S`organiser, tout simplement
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1. teindre bien entendu il faut agir Maintenant imaginez que ces ampoules sont en r alit des engagements des contrats que vous prenez avec vous m me manger plus quilibr ne pas oublier de dire Patrick de revoir son plan faire r parer ce cadre pointer mes relev s de banque faire mes notes de frais rappeler lodie son cours de piscine finir la conclusion de ma dissertation Toutes les fois que vous ne passez pas l action quelle qu en soit la cause raison objective ou pr texte tout se passe comme si vous ne respectiez pas l engagement que vous avez pris avec vous m me Exercice 1 Votre ami ne tient pas ses promesses Vous avez un ami Celui ci ne retourne pas vos appels t l phoniques ne r pond pas vos lettres vient en retard aux rendez vous sans vous en avertir Quelle opinion avez vous de lui Notez la ci dessous Si vous avez not Je peux difficilement lui faire confiance Il n est pas fiable Il ne respecte pas ses engagements Il n a pas l air de se soucier de ce que j prouve sachez que c est exactement ce qui se passe lorsque bien involontairement vous ne respectez pas ce que votre cerveau prend pour des engagements formels Les sensations n gatives que vous prouvez devant la masse de choses faire proviennent du fait que vous vous adressez des messages dont le th me est votre propre incapacit tre fiable respecter vos eng2. oui j avais promis que Et a c est rageant Peut tre comprenez vous mieux maintenant ces sensations de d bordement de moindre disponibilit votre cerveau vous rappelle en permanence vos engagements d une fa on anar chique au gr de ses connexions contextuelles et non quand a vous arrangerait bien Autrement dit notre cerveau sophistiqu de chef de projet d tudiant de femme active de retrait n est pas efficace Du moins pas en tant que pense b te Il semble pourtant vident que nous aurions int r t poss der un syst me fiable qui soit capable de nous lister tout ce que nous devons faire nous pr senter ces t ches o et quand nous pouvons les r aliser Et seulement de cette fa on 17 18 Partie I Une m thode tout terrain Or ce syst me ne peut pas tre notre cerveau Celui ci satur par le traitement des informations la gestion des motions le raisonnement s av re un pi tre partenaire d s qu il s agit de passer intelligemment l action La solution un syst me externe fiable anti ampoules Ainsi il faudrait pouvoir mettre en place un syst me qui nous permettrait d teindre les ampoules et donc de supprimer les motions n gatives dont nous nous bombardons en perma nence Autrement dit ce syst me devrait nous aider passer de l intention aux actions Il serait bon aussi de pouvoir lui faire davantage confiance qu notre cerveau pour
3. d habitudes rythmant le quotidien comme le rituel de mise au travail en arrivant au bureau aller chercher un caf dire bonjour Ir ne ouvrir sa messagerie ou celui du coucher du petit enfant bain pyjama d ner dents histoire bisous Urgence l ment n cessitant une action dans la journ e sous peine de probl mes ou d inutilit de l action Votre mat riel M me dans notre monde high tech il nous reste encore beaucoup de papiers et d objets g rer physiquement C est pour en tenir compte que nous vous proposons la liste de mat riel ci dessous Au moins trois corbeilles Ce que nous entendons par corbeille c est un contenant pour du papier facile remplir Une bo te bottes ou un couvercle de bo te de ramettes peut faire office de corbeille De quoi crire En lisant ces trois mots la moiti de nos lecteurs pense papier crayon et l autre cran clavier En v rit votre choix a peu d importance quelques d tails pr s Vous verrez que vous devrez prendre des notes dans des endroits incongrus en marchant dans la rue en attendant le bus en surveillant vos enfants au square dans les toilettes d un bistrot dans votre lit chez l picier Bref si vous choisissez un cran et un clavier choisissez les petits et faciles d utilisation Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 Mais si vous avez toujours
4. faire Concernant les PDA et autres smartphones si vous n en n tes pas encore coutumier commencez peut tre par emprunter l ancien mod le de votre meilleur copain pour l essayer quelque temps Aujourd hui les PDA font presque tout ils g rent votre temps vont sur Internet t l phonent trouvent votre chemin jouent de la musique diffusent la t l et la radio enregistrent des textes et des tableaux et en cr ent de nouveaux prennent des photos et des vid os lisent vos e mails C est vrai que c est tentant Mais le prix va avec Assurez vous donc avant d ache ter un assistant personnel pour sa fonction agenda que vous l utiliserez comme agenda et pas seulement pour regarder le foot au lieu de boucler votre rapport Conseils pratiques Les crit res importants pour bien choisir son PDA e l ergonomie s il ne vous suit pas partout et que vous n avez pas envie de vous en servir m me s il veut bien faire la vaisselle il ne vous servira pas e l encombrement de l appareil e sa facilit de prise en main notamment le confort de saisie des informations utilisation du stylet du clavier virtuel du clavier AZERTY du clavier num rique e son poids e sa taille et La lisibilit de l cran plus l cran est grand moins lauto nomie est importante e son autonomie e Le syst me d exploitation l OS selon ce que vous souhaitez faire avec votre PDA et les logiciels que vous souh
5. nous rappeler nos engagements Ce serait donc un syst me externe et non plus notre bonne vieille m moire aid e m diocrement de Post it et de listes de choses faire La m thode que nous vous proposons repose sur un syst me qui va vous permettre de g rer tous les aspects de votre vie person nelle et professionnelle Avec lui vous retrouverez facilement toutes les informations et tous les objets que vous avez mani pul s Il tient compte de notre tendance tout repousser plus tard et sa mise en place ne d pend pas d un outil informatique Vous aurez enfin la possibilit de traiter non seulement les urgences a vous le faites d j tr s bien mais aussi tout le reste ce qui vous fait envie et les t ches de longue haleine Issue non seulement de l exp rience de conseil en organisation que poss de Laurence Einfalt aupr s de particuliers et d entre prises mais aussi des recherches et exp rimentations que m ne St phanie Bujon dans ce m me domaine depuis des ann es cette m thode a pour objectif de vous offrir ce luxe une t te enfin vid e de ses guirlandes enfin libre de r fl chir et non plus consacr e majoritairement aux tentatives de souvenirs et Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 une capacit d cupl e passer l action Une m thode tout terrain qui vous permet de vous organiser tous les jours de votre vie sept jours sur sept P
6. peu Indice votre agenda doit vous suivre partout o vous pourriez tre amen prendre un rendez vous ou v rifier votre emploi du temps Selon votre mode favori de d placement et la taille de votre sac main ou sacoche vous choisirez un agenda plus ou moins lourd et encombrant Mais pour vous en servir correcte ment il doit sortir facilement de votre sac et ne pas vous provoquer une luxure de l paule gauche part pour des cas tr s particuliers il est tout fait imprudent de cantonner votre agenda un lieu particulier Ainsi le calendrier accroch au frigo ne fera pas votre affaire le jour o il faudra prendre un rendez vous chez le dentiste dans son cabinet Et le super logiciel de planification en ligne du bureau ne pourra rien pour vous chez vos beaux parents qui n ont pas Internet Peu d entre nous peu vent se permettre de dire leur m re Appelle ma secr taire pour prendre un rendez vous la semaine prochaine je ne ma trise pas du tout mon planning En g n ral donc vous devez choisir entre le papier relativement encombrant et l lectronique virtuel et si vous choisissez l lectronique vous avez besoin d un appareil portable performant ordinateur assistant personnel t l phone sophistiqu Si vous utilisez d j un t l phone portable vous aurez s rement int r t utiliser un smartphone et ainsi vous n oublierez presque plus jamais votre agenda sur votre bureau 2
7. sommes d accord il ne s agit l que d chantillons Votre t te d borde d id es de toutes sortes parmi lesquelles bien s r vous sentez bien qu il faudrait faire le tri En r alit vous faites 19 20 Partie I Une m thode tout terrain en permanence le tri au point que parfois vous avez l impres sion d avoir le cerveau qui mouline C est avant que votre cerveau mouline que nous cueillons l id e avec vous Une m thode en cinq tapes R colter les ampoules La premi re tape de notre m thode consiste r colter tout ce qui traverse votre esprit et votre vie de mani re teindre l ampoule qui clignote dans votre t te Pour reconna tre une ampoule c est simple Exercice 2 Votre premi re r colte d ampoules Sur votre lieu de travail ou chez vous choisissez un endroit de 1 m environ de pr f rence une table Examinez les objets qui se trouvent sur cette table et notez rapidement sur un morceau de papier toutes Les choses qui vous viennent l esprit en les regardant sous la forme de Il faut que Il faut que je paye mes factures que j appelle Machine pour d jeuner avec elle ce midi que je taille mon crayon papier que je r pare cet tui de portable etc Voil Vous avez r colt vos premi res ampoules C est l tape la plus importante du processus Pour organiser sa vie il faut avoir devant soi les l ments pou
8. 9 30 Partie I Une m thode tout terrain 6 Le stylo de votre sac ou sacoche O il dispara t tous les jours O ily en a plusieurs mais aucun ne marche correctement O il est toujours dans la m me poche O vous en avez un fix dans votre agenda un dans le porte ch quier et un autre en cas de coup dur O votre stylo c est un stylet et il ne dispara t pas O votre stylo c est le clavier de votre PDA et vous le ma trisez comme un ado son portable Indice pour bien se servir d un agenda il faut pouvoir le d gainer rapidement avec un outil scripteur Si vous avez toujours un stylo accroch votre agenda vous mettrez moins longtemps noter un rendez vous sur papier que si vous devez ouvrir un logiciel de planification sur votre PDA apr s l avoir allum Mais si vous devez chercher votre stylo ou votre stylet chaque fois votre temps sera diff rent Notez aussi puisqu on parle ici de commodit d utilisation que le PDA doit tre r guli rement recharg sous peine de devenir totalement inutile Soyez aussi r aliste que possible 7 Votre relation avec votre agenda O elle est purement utilitaire v rifier vos rendez vous les noter ventuelle ment faire Le bilan du mois coul O elle est sentimentale vous personnalisez votre agenda comme le font les ados y notez des bouts de journal intime des projets artistiques O il vous sert de m moire vous vous en servez pour vous ra
9. Laurence Einfalt et St phanie Bujon S organiser tout simplement Groupe Eyrolles 2008 ISBN 978 2 212 54199 1 EYROLLES a Groupe Eyrolles Chapitre 1 Avant de vous lancer l origine des motions p nibles des ampoules Trop de choses faire Pas assez de temps pour les faire Trop d informations traiter Et si cette sensation de d bordement n tait due aucune de ces trois causes Ampoules et engagements Imaginez qu chaque fois que vous vous dites Il faut que je Je dois Il faudrait quand m me que je Ne pas oublier de Tant que j y pense Tiens si je Il faut que je pense Si je ne fais pas Il est urgent de Un jour je vous allumez une ampoule dans votre cerveau chaque ampoule correspond une chose faire dire r parer v rifier crire pointer pr parer ou encore une chose pour laquelle vous devez prendre une d cision Beaucoup pos s dent en permanence de v ritables guirlandes dans la t te Ce sont ces guirlandes clignotantes qui vous r veillent 4 heures du matin ou qui vous emp chent de regarder tranquillement La Mort aux trousses en savourant le suspense 15 16 Partie I Une m thode tout terrain Votre cerveau prend ces ampoules pour des alarmes Il est per suad qu il faut absolument que vous les teigniez Pour les
10. ador le crissement du stylo sur la feuille contentez vous du papier De m me trouvez un stylo facile utiliser qui marche et du papier pratique facile retrouver Le Post it et la feuille volante m me avec les meilleures intentions finissent souvent cras s au fond de votre sac main ou de votre attach case Carnets cahiers chemises et classeurs vous permettent de les garder ensemble ce qui n est pas superflu Des fournitures de bureau standards Post it ciseaux trombones agrafeuse et ses agrafes ruban adh sif ajoutez y des surligneurs tr s efficaces pour coder son organisation Assurez vous que tous ces petits outils sont en bon tat de marche en quantit et accessibles facilement car ils participent eux aussi votre efficacit Une titreuse Cet appareil dont on trouve des versions tr s peu co teuses permet de cr er rapidement des tiquettes pour tous les sys t mes d organisation et de rangement Vous pouvez appliquer la m thode sans elle mais vous ne regretterez pas d en avoir une Des chemises cartonn es toutes simples en quantit Une poubelle Vid e r guli rement car une poubelle pleine est la fois inutile et tout fait insuffisante comme objet d art contemporain pour d corer votre bureau Un agenda Choisir son agenda ne se limite pas arriver dans un magasin chic et prendre l objet le plus co teux ou inversement filer Carrechan p
11. agements vous respecter vous m me fina lement Il y a donc de quoi tre en col re ou attrist d autant qu au d part vous partez le plus souvent d une id e tr s posi tive Regardez toutes ces bonnes r solutions que vous avez encore prises le 1 janvier dernier elles taient pourtant vrai ment bonnes Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 Nous sommes plus b tes que nous Le pensons Je pense rappeler ma belle m re lorsque je suis devant la machine caf du bureau Tu trouves la solution de ton probl me de maths en faisant des longueurs la piscine Elle pense ses imp ts en plein massage cr nien chez le coiffeur Je r vise mentalement ma pr sentation au lieu de profiter de la pr sence de mon conjoint Il se r veille en pleine nuit argumentant avec son sup rieur au sujet de ses objectifs Elle pense contacter le traiteur de son mariage au beau milieu d une r union Que celui qui cela n est jamais arriv nous jette la premi re pierre Il est p nible de constater que notre cerveau nous rappelle d teindre nos ampoules quand pr cis ment on ne peut pas le faire Mais le pire n est pas tellement que notre cerveau nous rem more nos engagements des moments sau grenus mais c est surtout que nous les oublions lorsque c est le bon moment Alors qu il nous rappelle l ordre fr quemment Ah
12. aitez absolument utiliser vous choi sirez l un ou l autre des syst mes les plus courants Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 e la m moire v rifiez qu une m moire amovible compl te la m moire interne de votre PDA e La bureautique et l acc s la messagerie selon votre utilisation choi sissez un PDA qui vous permet ou non de cr er des documents textes tableaux pr sentations et un syst me qui transmet ou non automatique ment vos e mails sur votre smartphone Evidemment assurez vous que votre PDA est compatible avec votre ordinateur la maison comme au bureau Et pour le classement Soyons simples dans un premier temps hormis des chemises cartonn es toutes simples n achetez rien de nouveau pour votre syst me de classement Nous aborderons la question en d tail dans un prochain chapitre du livre o nous vous aiderons r fl chir aux outils de classement qui vous conviennent le mieux Le classement est une telle corv e pour beaucoup d entre nous qu il doit tre abord la fois avec simplicit et pr cision Pr voyez cependant un espace pour stocker vos dossiers clas ser ou une caisse si vous n avez pas d j un meuble d di cet usage Maintenant que vous disposez de toutes les informations de base et du mat riel n cessaire n attendez plus lisez la m thode Ne cherchez pas le parfait agenda ou la Rolls des stylos Commen
13. arce que nous croyons qu une vie r ussie est certes faite de bonnes id es mais surtout de r alisations Notre monde est constitu de d clencheurs d ampoules la minute o vous lisez o que vous soyez des dizaines d id es traversent votre esprit Certaines sont des informations celles que vous venez de lire celles qui vous reviennent l esprit C est vrai que j avais commenc une liste de choses faire le mois dernier celles qui n ont qu un lointain rapport vous avez lu exp rimentations et pensez au super cadeau d anniversaire qu a re u votre excel lent ami chercheur au CNRS D autres sont des appels l action continuer de lire ce livre filer la r union de 14 h 30 regarder dans le mode d emploi de votre lecteur MP3 pourquoi le voyant vert clignote acheter votre abonnement de bus D autres encore sont des choses que vous voulez vous rappeler mais dont vous n avez pas besoin tout de suite la couleur pr f r e de Sylvain pour lui choisir un cadeau de d part le mot de passe de votre blog les dates des vacances scolaires de la Toussaint Sans compter toutes les informations inutiles Le Bon Samari tain fait des soldes la semaine prochaine mais vous avez d j votre tenue pour le mariage de Clara Il faut manger cinq fruits et l gumes par jour vous le faites d j Bonato a une r union de service lundi prochain pourquoi avez vous retenu a Nous
14. cez Vous aurez int r t lire d abord les chapitres de la m thode d un trait puis les reprendre un par un pour bien comprendre chaque tape et faire vos premiers essais Ensuite selon votre envie vous lirez les chapitres suivants ou y picorerez les infor mations qui vous int ressent Ce que nous esp rons c est que cette m thode vous donnera envie de r aliser tous les projets qui vous tiennent c ur 33
15. e d un r sultat choisi Agenda outil permettant de consigner les dates et heures d v nements ou d actions qui doivent advenir date fixe Ampoule l ment mat riel ou immat riel incomplet de la vie qui provoque un engagement avec soi m me n importe quoi qui n est pas sa place pas dans l tat o on voudrait qu il soit Archives documents conserver pour m moire qui ne n cessiteront pas d action avant plusieurs ann es Bo te Entr e ou ampoules corbeille ou autre contenant qui permet de recueillir Les ampoules au quotidien sous toutes leurs formes c est dire documents crits pense b tes objets messages lectroniques vocaux etc ch ancier outil permettant de classer des documents la date o on aimerait Les retrouver 25 26 Partie I Une m thode tout terrain Organiser ranger et classer des objets ou des documents num riques ou papier de mani re Les rendre imm diatement disponibles quand on en a besoin Point faire le effectuer le bilan et la revue de travaux en cours pass s ou en projet Projet ensemble de plusieurs actions permettant d atteindre un r sultat R colte des ampoules action de r unir en un ou plusieurs points pr cis l ensemble des ampoules qui surviennent dans la vie R serve ensemble des informations que l on d cide de garder pour Le jour o on en aura besoin Rituel ensemble
16. e retrouver le moral suite sa d pression qu elle me donne des pistes pour la r union de mardi de ne pas d jeuner tout seul de lui extirper son num ro de t l phone personnel partir du r sultat qu on attend d une action on peut r fl chir la mani re dont on va agir On v rifie que c est la bonne action d abord Peut tre vaudrait il mieux s organiser une rencontre pour la r union de mardi ou plut t pr voir un d ner un de ces soirs pour rigoler ou lui rendre le moral On v rifie que c est le bon moment aussi Pourquoi ce midi et pas demain midi ou la semaine prochaine Que c est la bonne personne enfin Apr s tout peut tre que Nicolas pourrait mieux que vous lui deman der de vous recommander chez Outcome amp Co Votre objectif trouver l action la plus simple la plus petite pour faire avancer l affaire de mani re aboutir au r sultat voulu Ne pas trouver l id e mais l action Vous notez qu on passe ici de l id e l action qui se d finit par un verbe et potentielle ment un lieu une date une personne qui agit Et si finalement les tats d me de Brigitte vous importent peu et ses entr es 21 22 Partie I Une m thode tout terrain chez Outcome amp Co tout autant vous pouvez toujours d cider de donner la priorit autre chose et tout simplement laisser tomber Organiser Le r sultat de vos r flexions La troisi me tape vous ent
17. ez passer en revue tout votre syst me et en profiter pour surveiller les fuites Le rapport Y de Th ophile n est pas boucl la veille du 4 novembre qu cela ne tienne il faut que je le relance donc je recueille vite fait cette ampoule et la replace au bon endroit du syst me J ai enfin re u le catalogue de la banque mais leur lecteur MP3 n a m me pas de casque je dois pouvoir trouver mieux sur Internet Et voil une ampoule de plus Exercice 4 Zut j ai oubli Vous est il d j arriv d oublier un rendez vous que vous aviez not dans votre agenda ou sur un Post it coll sur votre bureau votre avis pourquoi est ce arriv 23 24 Partie I Une m thode tout terrain Vous qui avez d j not dans un agenda un rendez vous que vous avez quand m me oubli vous connaissez la n cessit de surveiller son syst me d organisation de consulter ses outils d observer la progression de ses projets Si l cole primaire noter ses devoirs sur son cahier de textes est souvent suffisant pour s en souvenir une fois de retour la maison on ne peut plus compter sur sa m moire quand on est dans le monde du travail charg de famille ou m me tudiant Noter ne suffit pas il faut relire pour conna tre et souvent aussi pour modifier et mettre jour Et agir La cinqui me tape vous para tra peut tre incongrue Passer l action Est ce que passer l action
18. fait partie r ellement du syst me d organisation Bien s r que oui Regardez vous sur votre canap 19 h 30 devant ce jeu t l vis haute ment intellectuel Vous savez que c est maintenant qu il faudrait vous lever pour ranger la cuisine et faire cuire les p tes si vous voulez d ner 20 heures Mais vu l tat de la cuisine vous ne savez finalement plus par quoi commencer Je sors d abord les p tes ou je range la pile d assiettes Et si finalement je commen ais par faire une petite partie de cartes avec les enfants ils ont bien le droit un peu d attention aussi non Ou bien je regarde la fin de Jean Pierre Magui j en saurai plus sur la capitale de l Uruguay comme a Au moment de passer l action vous avez plusieurs probl mes r gler Par quoi dois je commencer tant donn la situation dans laquelle je me trouve et les moyens dont je dispose D abord les p tes le rangement de la cuisine les enfants ou la t l Suis je assez motiv pour mettre en uvre l action que j ai choisie Comment me convaincre qu il est urgent de pr parer le d ner ce soir Ou comment me d cider entamer une partie de cartes avec Juliette et Arnaud alors que je n aime pas tellement les cartes Comment se fait il que pour autant je n arrive pas toujours passer l action imm diatement m me si je l ai choisie et qu elle Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vo
19. ligent si vous n y connaissez rien Demandez d abord un ami ou un vendeur de vous montrer comment cela fonctionne pour vous rendre compte des obstacles que vous rencontrerez peut tre Si Les fous de technologies adorent jouer du smartphone les amateurs de papier trouveront un bon compromis en choisissant l organiseur anneaux rechargeable Il a en plus le m rite d tre relativement conomique long terme et facile faire voluer au fur et mesure des besoins 3 Vos rendez vous c est plut t O des p riodes de vingt minutes car vous travaillez par consultation O des rendez vous et des r unions de travail et une s ance coiffeur de temps en temps O beaucoup de d placements des stages des sorties O jour et nuit 7 jours sur 7 Indice quels que soient votre emploi du temps et le type de rendez vous que vous avez d habitude vous trouverez facilement un agenda m me papier Vous serez cependant amen faire des choix ainsi vous ne trouverez pas de petit agenda papier pr sentant une semaine de rendez vous par double page avec un marquage horaire par quart d heure 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 il serait tout simplement illisible La plupart des sp cialistes de la gestion du temps encouragent l utilisation d agenda permettant de voir le programme de toute une semaine en m me temps Notez que cela n est pas facile faire avec un assistant lectronique tant donn la taille de l cran Groupe Ey
20. n souviendrez et penserez le relancer s il a oubli Vous vous tes promis de faire un jogging tous les samedis matin Votre surv tement vous sautera dessus votre r veil Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 samedi prochain enfin fa on de parler Vous attendez le nou veau catalogue de la banque pour savoir si vous avez assez de points de fid lit pour un lecteur MP3 Une note vous le redira d s que vous aurez le catalogue entre les mains Plus besoin de red corer votre bureau avec des Post it que vous ne lisez plus Finies les piles de documents sur le bureau pour les voir et ne pas oublier Fini aussi le coup de tonnerre quand vous vous rappelez brusquement que vous deviez vous rendre tel rendez vous il y a deux heures ou cuisiner un pot au feu pour votre belle m re qui arrive dans vingt minutes Vous saurez ce que vous voulez faire au moment o vous voulez le faire parce que vous vous serez envoy un message et qu il sera arriv au bon moment Vous tenir jour la quatri me tape vous pensez tre enti rement pourvu qu aucune bombe retardement ne peut plus vous arriver Pourtant l id e transform e en projet d action doit sortir un moment du sys t me pour donner un r sultat l action Et pour cela vous devez vous tenir r guli rement au bout de la cha ne pour r cup rer le projet et le mettre en uvre Vous dev
21. ppeler les titres de films que vous avez vus les noms des gens que vous avez rencontr s Indice en g n ral les t ches et rendez vous programm s dans un agenda lectro nique ne sont pas conserv s apr s Le jour pr vu sauf si vous les reportez moins d effectuer des sauvegardes r guli res vous ne pouvez donc pas vous en servir de m moire de votre vie comme votre grand tante Pour Le c t cr atif et intime de l objet c est vous de voir certains sont plus cr atifs avec un crayon papier et d autres avec des images num riques Ma s il est clair que ce compagnon de vie doit tre pour vous suffisamment attractif pour tre couramment utilis 8 Votre m moire est plut t O visuelle vous vous rappelez facilement l emplacement o vous avez not quelque chose sur une page O chronologique vous vous souvenez des dates de la chronologie des v ne ments des nombres O kinesth sique vous vous rappelez mieux les choses quand vous les crivez mauvaise Indice les visuels aiment bien l espace de la page pour m moriser ils sont plus souvent l aise avec le papier ils visualisent plus facilement le temps sous la forme d un planning hebdomadaire par exemple Les chronologiques ont une ligne temporelle en t te et s aident plus facilement d une date pour retrouver une Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 information sur un agenda lectronique Le fai
22. r le faire Nul doute que si vous ne lavez jamais fait l id e de noter toutes ces choses vous semble tre une perte de temps Pour tant si vous lisez ce livre c est bien que vous pensez que votre syst me d organisation a des lacunes des fuites Et ces fuites se situent souvent ce niveau l du processus si vous avez oubli d appeler Nadine c est parce que vous aviez en t te ce congr s pour lequel vous deviez r diger une intervention Appeler vous est sorti de la t te Votre t te tait pleine Groupe Eyrolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 d autres choses ce moment l Si vous aviez not quelque part d appeler Nadine et retrouv votre note au bon moment vous ne l auriez vraisemblablement pas oubli R fl chir ce que vous voulez en faire La deuxi me tape vous incite r fl chir chacun des l ments que vous avez r colt s L organisation est faite de a la proactivit pro pour avant et activit pour agir L organisation c est ce qu on fait en vue d agir et c est d abord r fl chir Les l ments r colt s sont pris un par un et c est nous de d cider quelles suites donner chacun Est ce que j attends comme r sul tat de d jeuner avec Brigitte ce midi une bonne partie de rigolade 2 qu elle m invite au resto qu elle me trouve un poste dans sa nouvelle bo te que je lui fass
23. ra ne elle lancer un message de rappel dans un circuit pour qu il revienne au bon moment et la bonne personne Pour ce faire il faut d j sortir du circuit les infor mations qui n ont plus lieu de s y trouver Chacune doit tre aiguill e Mille fois vous avez fait une liste de choses faire ou empil quelques dossiers sur un coin de bureau en vous disant D s que j ai boucl le rapport Y je commence par a ou Tous les jours je fais au moins un truc de ma liste Tout a pour retrouver listes et dossiers sous des piles de documents que vous avez d traiter depuis en urgence ou pour tre d tourn par une pr f rence vidente pour les relations sociales ou les jeux vid o Cette tape permet de vous assurer quau moment o vous le souhaitez lundi prochain 9 h 20 ou quand Germain vous aura confirm votre rendez vous ou encore tous les jeudis soir un rappel appara tra un endroit o vous le recevrez pour que vous passiez l action en temps voulu Exercice 3 Comment d l guez vous Avez vous r cemment demand quelqu un de faire quelque chose pour vous Avez vous d l gu une t che un coll gue un membre de la famille En avez vous gard une trace quelque part Comment vous rappelez vous de suivre Les t ches que vous d l guez Vous avez d l gu le rapport Y Th ophile pour le 4 novembre La veille vous vous e
24. rendre le plus petit carnet premier prix Si vous avez d j un agenda qui vous convient en termes de format de place pour crire de souplesse d utilisation gardez le pour le moment Sinon voyons si nous pouvons vous aider le choisir 27 28 Partie I Une m thode tout terrain Exercice 5 Comment choisir votre agenda 1 Vous organisez O seulement votre temps personnel O le temps de toute la famille O votre temps professionnel et votre temps personnel Indice autant que possible essayez de n avoir qu un seul agenda qui r unira les rendez vous et informations pour votre travail votre vie personnelle et votre famille Si vous avez des enfants en ge de lire mais encore trop jeunes pour utiliser un agenda vous pouvez ajouter un calendrier familial condition de le mettre jour tr s r guli rement 2 Question technologie vous tes plut t O passionn par les hautes technologies et au fait de tous Les nouveaux appareils de la vieille cole papier crayon O pr t tout essayer si a peut vous sortir de votre gal re O fou de nouveaut s mais souvent d u O la recherche d un syst me souple mais sans devoir passer des heures lire le mode d emploi Indice si vous avez un syst me qui fonctionne d j bien conservez le et ajoutez lui quelques fonctionnalit s Ne vous lancez pas aveugl ment dans l achat d un PDA assistant personnel lectronique ou d un smartphone t l phone intel
25. rolles Groupe Eyrolles Avant de vous lancer Chapitre 1 4 Pour crire vous tes plut t O crayon gomme et pattes de mouche O plume et pleins et d li s O stylet magique O clavier Indice si vous savez crire petit et adorez les crayons gris l agenda papier vous aimera Par contre si vous crivez bien grand et gros tenez compte de l espace qui vous est allou pour crire vos rendez vous et prendre d ventuelles notes Quant au stylet c est un coup prendre Ma s il se laisse doucement d tr ner par les mini claviers de certains PDA la mode Si a vous tente demandez quand m me essayer le clavier avant de l adopter vue la taille des touches il vous faudra jouer de pr cision et de d licatesse Vous avez aussi la possibilit d enre gistrer la majorit de vos rendez vous avec un logiciel agenda sur ordinateur muni d un vrai grand clavier condition de ne pas oublier de synchroniser vos agendas sinon attention aux doubles rendez vous 5 Vos d placements au quotidien O vous vous d placez beaucoup pour le travail et dans votre vie personnelle principalement en voiture O vous vous d placez surtout pied et en transports en commun O vous devez surtout planifier votre activit professionnelle qui occupe la plu part de votre temps O vous ne travaillez pas ou votre travail ne n cessite pas une planification tr s compliqu e O vous travaillez chez vous et vous vous d placez
26. t d crire parfois plusieurs fois peut aider Les kinesth siques m moriser plus facilement Mais dans tous les cas l agenda est Le sauveteur des mauvaises m moires condition de ne pas oublier de l utiliser 9 Vous partagez votre agenda O avec vous m me et c est d j pas mal O vous transmettez r guli rement votre planning au bureau pour que le secr tariat puisse prendre des rendez vous O votre planning est partag avec tout Le service et avec la nounou Indice qui dit synchronisation entre syst mes lectroniques dit aussi facilit de transmission de son agenda d autres personnes L informatique facilite Le par tage de l agenda c est clair Il est toujours possible de faire une photocopie vite fait si Vous avez un copieur disposition 10 Dans votre agenda vous aimez avoir O absolument tout sous la main vos rendez vous la pointure d Agathe le num ro de t l phone de Brigitte les courses faire Bristorama O juste de quoi vous d brouiller quand vous faites vos courses et quand vous avez un rendez vous noter O votre num ro de S cu et vos rendez vous et c est tout Indice vous vous lancez aujourd hui dans une nouvelle organisation de vos t ches et vous serez amen adjoindre votre carnet de rendez vous un certain nombre d informations pour le bon d roulement de vos journ es Donc sans vous pousser l achat d un outil tr s perfectionn nous pensons que le pe
27. tit planning que vous offre votre banquier en d but d ann e est insuffisant pour notre m thode 11 Votre budget pour un agenda O pas plus de 10 euros vous achetez assez de trucs inutiles comme a O entre 10 et 40 euros mais pas plus O de 40 80 euros O jusqu 150 euros O peu importe c est Le patron qui paye Indice nous mettons le budget en fin de liste car il ne doit pas tre votre crit re premier N achetez pas un PDA hors de prix pour vous rendre compte que vous ne pouvez rien faire sans votre carnet spirale et votre crayon gris M me votre patron serait choqu Il y a des agendas papier tous les prix de 0 jusqu 200 euros voire plus si vous aimez le luxe Si l achat d un agenda modulaire peut para tre co teux au premier abord il en existe partir de 32 Partie I Une m thode tout terrain 25 euros environ et on ne rach te chaque ann e qu une recharge Prenez donc la peine de vous renseigner sur le prix des recharges et sur la compatibilit avec d autres marques et formats Certains se lancent dans la conception de leur propre agenda On trouve r guli rement sur Internet des pages tr s ing nieuses t l charger et imprimer soi m me L id e est int ressante mais il faudra tout de m me trouver un support et surtout penser impri mer r guli rement des recharges les perforer si besoin etc C est un effort que les plus d sorganis s parviennent rarement
28. us lancer Chapitre 1 correspond aux circonstances et aux moyens dont je dispose Pourquoi suis je toujours devant ce jeu t l vis idiot alors que j ai faim Une fois que ces questions seront r solues vous n aurez plus de raisons de ne pas faire ce que vous avez pr vu de faire et vous passerez l action Vous cocherez la case Fait de votre ch re liste ou de votre assistant personnel lectronique Et vous conna trez la satisfaction d une t che boucl e finie termin e Les cinq tapes pour s organiser tout simplement 5 aa i Faire le f R colter R fl chir Organiser Agir point pour savoir o mes ampoules ce que c est et i le r sultat de j en suis et mentales et ce que je veux En agir bus f mes r flexions d cider sur ext rieures en faire Sn quoi je vais Quelques termes qu il est bon de conna tre d s maintenant M me si nous d taillerons les termes nouveaux utilis s dans cet ouvrage vous serez mieux pr munis si vous avez votre disposition notre vocabulaire habituel 3PA acronyme de Plus Petite Prochaine Action c est dire en vue d un r sultat d sir la plus petite action que je peux faire maintenant pour progresser vers mon but Pour la trouver se poser la question Si je my mettais maintenant qu est ce que je ferais physiquement tout de suite Agir effectuer une action physique qui rapproch
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