AG-Coop Mode d`emploi - Fédération nationale des sociétés
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1. Au sein de chaque coll ge la pr sentation est assez similaire en SCP comme en SCIC Seules les cases grises sont a remplir Les informations saisies par soci taire sont e Le nombre de parts du soci taire e Le type de soci taire ce champ libre permet d organiser votre coll ge selon les acc dants les locataires voire les locataires r sidence par r sidence e Le nom du soci taire et pr nom si personne physique d nomination sociale si personne morale e Le repr sentant permanent pour les personnes morales et son adresse e L adresse du soci taire e A droite figure un champ pour indiquer la pr sence ou non du soci taire le jour de l AG En choisissant bien le type de soci taire indiqu cela simplifiera la recherche des soci taires Par ailleurs la feuille de pr sence tant dit e sur cette base cela facilitera la signature le jour de l assembl e Comment pr parer la feuille de pr sence La feuille de pr sence reprend le cas ch ants les soci taires enregistr s repr sent s ou ayant vot distance au sein des coll ges et que vous aurez renseign coll ge par coll ge Pour diter la feuille de pr sence cliquez sur le bouton G n rer la feuille de pr sence qui ouvre un nouveau tableur Excel contenant l ensemble des l ments de votre feuille de pr sence Pour le bon fonctionnement du fichier Excel cr il vous faudra enregistrer le fichier sur votre disque dur2. Vous pouvez alors la modifier avant de l imprimer pour recueillir les signatures lors de l Assembl e G n rale La feuille de pr sence se compose e D une page de garde e D un onglet par coll ge une ligne par soci taire e D une page de fin pour la certification par le bureau de l Assembl e L ordre de pr sentation des soci taires par coll ge est l ordre que vous avez retenu dans les pages de saisie des coll ges Il peut ainsi tre int ressant avant de g n rer la feuille de pr sence de trier fonction Tri de A Z d Excel accessible dans l en t te de la colonne selon l ordre alphab tique du nom puis le type de soci taire au sein de chaque coll ge Comment enregistrer les votes et conna tre le r sultat Avant de saisir les r sultats des votes il faut renseigner au sein de chaque coll ge les soci taires pr sents lors de l Assembl e l aide de la feuille de pr sence Vous pouvez alors confirmer que le quorum est atteint pour d marrer l Assembl e G n rale la part du soci tariat pr sent l AG ou repr sent e est indiqu e en dessous du tableau de la Vue G n rale Pour m moire le quorum actions d tenues par des soci taires pr sents ou repr sent s en assembl e g n rale est Le suivant e Assembl e extraordinaire 1 4 des actions sur premi re convocation 1 5 sinon e Assembl e ordinaire 1 5 des actions sur premi re convocation aucun quorum sinon Ensuite vo
3. solutions sens7bles Lors de l assembl e 6 Signature de la feuille de pr sence par les actionnaires 7 Approbation de la feuille de pr sence par le bureau de l Assembl e 8 Saisie des pr sences sur l outil 9 V rification du quorum 10 Par r solution a Remplissage et collecte des bulletins b Saisie des votes par r solution c Analyse manuelle de l adoption ou du rejet D roul simplifi Suivi des soci taires et calcul des droits de vote Avant la tenue de l Assembl e 1 Saisie ou actualisation du soci tariat 2 Saisie des procurations et votes par correspondance recus 3 Pr paration et impression de la feuille de pr sence Lors de l assembl e 4 Signature de la feuille de pr sence par les actionnaires 5 Approbation de la feuille de pr sence par le bureau de l Assembl e Les calculs des quorums sont faits manuellement et les votes sont r alis s a main lev e 10
4. exclure puis dans la colonne suivant le soci taire concern et les calculs se font automatiquement L astuce propos e pour les SCP alternative au vote main lev e En g n ral les votes sont r alis s main lev e Toutefois dans certaines circonstances un vote plus organis peut s av rer n cessaire notamment s il y a beaucoup de pr sents en particulier aux coll ges B et C et que le vote de la r solution est difficile Dans ce cas l outil permet de distribuer des bulletins aux soci taires qui y indiquent leur vote Les bulletins indiquent le nombre de voix attach es au soci taire concern Il suffit alors au bureau de l assembl e de constituer 3 piles OUI NON et Abstention et d additionner pour chaque pile les droits de vote indiqu s sur les bulletins Astuce Vous pouvez diter les bulletins avant l Assembl e Si votre coll ge A est relativement peu pr sent vous avez la possibilit d diter moins de bulletins que de soci taires en utilisant des bulletins anonymes pour ce coll ge chacun ayant le m me nombre de droits de vote Deroule complet de l Assembl e Avant la tenue de l Assembl e 1 Saisie ou actualisation du soci tariat 2 Saisie des r solutions pr vues v rification des exclusions de votes 3 Saisie des procurations et votes par correspondance recus 4 Pr paration et impression de la feuille de pr sence 5 Pr paration des bulletins si n cessaires pour les r
5. l AG d bull Les bulletins sont une astuce i Impression de bulletins pour la gestion des soci tariats les 4 plus complexes Statut Valeur de la part sociale 15 25 Pour acc der la composition de chaque coll ge par AEREA Li sot exemple consulter ajouter ou modifier un soci taire SCIC Description de l outil AG Coop La solution coop rative A RE COOP Outil de gestion d Assembl e G n rale pour les coop ratives Him L ensemble des champs compl ter au sein de l outil apparaissent sur fond gris Raison sociale de la coop rative Statut scp SCIC ala proportionnalit SCIC majoritaire Valeur de la part sociale 15 25 Coll D TS SCIC Coll ge 1 B n ficiaires des services de la coop rative SCIC Coll ge 2 Salari s SCIC Coll ge 3 Les Collectivit s publiques SCIC Coll ge 4 Autres Tableau de r partition du capital et des droits de votes Pour pr parer la feuille de pr sence G n rer la feuille de pr sence P Ce A qui sera sign e lors de l AG Saisie des votes a Pour saisir les r solutions et les votes exprim s Lors de l AG Droits de vote Ajouter un college Supprimer le coll ge s lectionn 10 Pour modifier le nom ou les droits sone de vote associ s a chaque coll ge Pour acc der la composition de chaque coll ge par exemple consulter ajouter ou modifier un soci taire Comment bien saisir mon soci tariat
6. sein de B et C les droits de vote sont r partis proportionnellement au capital d tenu sans que B puisse d tenir plus de 35 des droits de vote SCIC la coop rative fixe dans ses statuts une organisation en coll ges r unissant les soci taires utilisateurs salari s collectivit s locales et attribuant chaque coll ge un pourcentage de droits de vote Il existe 2 types de SCIC selon le mode de remont e des votes des coll ges lors de l Assembl e G n rale soit le coll ge vote int gralement pour ou contre chaque r solution vote majoritaire soit les votes sont report s en fonction du vote interne vote a la proportionnalit Selon le type de coop rative l affichage s adapte pour permettre l acc s aux coll ges ou cat gories choisies Vous trouverez ci apr s le descriptif des fonctions accessibles Avant de pouvoir utiliser l outil il vous faudra y recopier les informations de votre gouvernance et de votre soci tariat au sein des diff rents coll ges SCP Description de l outil xO AG Coop A RE COOP Outil de gestion d Assembl e G n rale pour les coop ratives Him L ensemble des champs compl ter au sein de l outil apparaissent sur fond gris Tableau de r partition du Vue g n rale capital et des droits de votes Pour pr parer la feuille de pr sence G n rer la feuille de pr sence qui sera sign e lors de l AG ta Pour saisir les r solutions et TEE les votes exprim s Lors de
7. AG Coop Outil de gestion d Assemblee Generale pour les coop ratives Him La F d ration des coop ratives Hlm a souhait appuyer ses adh rents dans l organisation de leur Assembl e G n rale et met leur disposition un outil Excel adapt Celui ci permet Le suivi du soci tariat selon l organisation sp cifique des coll ges La pr paration des r solutions L dition de la feuille de pr sence La v rification du quorum lors de l Assembl e Le suivi des votes pour chaque r solution UT amp WP PR Et plus sp cifiquement pour les SCP 1 Le calcul des droits de votes de chaque soci taire 2 Une proposition d organisation pratique du vote avec des bulletins pour les situations les plus complexes Vous trouverez dans ce guide des l ments pour vous aider dans l utilisation de l outil chacune des tapes de pr paration de votre assembl e g n rale Il est recommand de le lire int gralement pour vous familiariser avec les possibilit s qui vous sont offertes Ce livret pr sente toutes les fonctions accessibles Vous trouverez la fois les indications pour une assistance de base au suivi de votre assembl e suivi du soci tariat calcul des droits de vote et pr paration de la feuille de pr sence et les indications pour une utilisation compl te pr voyant la saisie et le suivi des pr sences lors de la l assembl e le calcul du quorum le suivi des r solutions et des votes exprim s Ces fonctions
8. compl mentaires sont signal es par des ast risques La solution coop rative A RE COOP Contenu Pr sentation SCP Description de l outil SCIC Description de l outil Comment bien saisir mon soci tariat Comment pr parer la feuille de pr sence Comment enregistrer les votes et connaitre le r sultat L astuce propos e pour les SCP alternative au vote a main lev e D roul complet de l Assembl e D roul simplifi 10 10 L OUTIL UTILISANT DES MACROS IL VOUS FAUDRA AVANT TOUTE MANIPULATION ACTIVER LE CONTENU EN CLIQUANT SUR LE BANDEAU JAUNE OU DANS L ONGLET FICHIER Fonctions comp mentaires pour le suivi complet de PAG 2 Pr sentation _ x AG Coop A RE COOP Outil de gestion d Assembl e G n rale pour les coop ratives Him champs compl ter au sein de l outil apparaissent sur fond gris Raison sociale de la coop rative Vue g n rale Statut C sa G n rer la feuille de pr sence SCIC la proportionnalit SCIC majoritaire Saisie des votes Valeur de la part sociale 15 25 Sur la page d accueil de l outil vous serez amen s personnaliser la d nomination de la coop rative la valeur de la part sociale et le type de coop rative SCP La gouvernance est organis e en 3 cat gories groupe A B et C Les droits de vote sont r partis comme suit o A poss de au minimum 51 des droits de vote o Au
9. us pourrez saisir une ligne par r solution le nombre de votes exprim s par coll ge selon POUR CONTRE et ABSTENTION Le nombre de votes correspond la somme des droits de votes des personnes s tant exprim es dans ce sens En SCIC on compte une personne pour une voix L outil calcule automatiquement en fonction de votre type de coop rative le pourcentage total de vote favorable La validation de l adoption ou non de la r solution est manuelle Elle doit prendre en compte 2 facteurs l atteinte du quorum pour la r solution et l atteinte ou non de la majorit Pour m moire hors dispositions contraires dans les statuts une r solution est adopt e en Assembl e G n rale si elle re oit e La majorit simple des voix en AGO la moiti des voix plus une e La majorit des 2 3 en AGE il faut au moins 2 3 des voix plus une Quorum l ouverture et quorum par r solution Lors du d roulement de votre assembl e g n rale le quorum volue Non seulement des personnes peuvent quitter l assembl e mais certains soci taires peuvent galement tre exclus du vote pour certaines r solutions IL s agit notamment du cas de l approbation des conventions r glement es dont les parties prenantes sont exclues Vous pourrez g rer ces situations depuis la page d di e accessible par le bouton Exclusions sur la page de Saisie des votes Vous s lectionnez dans la liste d roulante le coll ge du soci taire a
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