L`entretien de fonctionnement : mode d`emploi
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1. collent avec le plan de travail et objectifs d partementaux Est ce que le collaborateur se sent bien dans la fonction qu il remplit Commentaires 2 Le contenu des t ches et la charge de travail m thodes et outils de travail Est ce que les taches contenues dans la description de fonction actuelle sont toujours valables dans le cadre des objectifs d partementaux ou y a t il des amendements des ajouts ou des soustractions faire Est ce que le temps de travail actuel permet d accomplir raisonnablement toutes les taches Si non quels am nagements peut on proposer Est ce que les m thodes de travail actuelles sont valables et raisonnable ou y a t il des changements ou des am liorations faire Est ce que les outils de travail actuels sont suffisamment performants ou y a t il des changements ou am liorations y apporter Est ce que l environnement du travail aide le fonctionnement du collaborateur ou y a t il des changements ou am lioration apporter Commentaires 3 Moyens techniques les comp tences les formations compl mentaires Est ce que les moyens techniques actuels permettent le bon fonctionnement du collaborateur Si non quels am nagements peut on proposer Est ce que les comp tences actuelles du collaborateur collent avec le profil et les comp tences d crites dans la description de fonction actuelle ou y a t il des amendements des ajouts ou des soustractions fa2. ensemble du contexte dans lequel le collaborateur travaille et de voir ensemble les propositions d am lioration de cet environnement Consid rer le fonctionnement futur L entretien de fonctionnement est galement un moment qui peut tre utilis pour inventorier les besoins de formation et de d veloppement du collaborateur et de les concr tiser en prenant ce sujet les accords n cessaires qui s imposent Les aspirations du collaborateur long terme peuvent aussi tre discut es Ceci permet de veiller suffisamment de challenge et d couvrir des comp tences existantes sous valu es jusqu alors Analyser la collaboration La collaboration entre coll gues et en particulier avec le responsable direct peut tre analys e dans l entretien de fonctionnement Peut tre que le collaborateur a certaines attentes ou une certaine vision quant la mani re dont il est coach Ce sujet peut galement tre abord III Quelle est la diff rence avec un entretien d valuation La diff rence primordiale se base sur la communication r ciproque Pendant un entretien d valuation c est le responsable direct qui principalement prononce un jugement sur le fonctionnement du collaborateur durant une p riode ant rieure Dans beaucoup de cas des conclusions sont tir es au niveau des scores de la r mun ration ou primes des possibilit s de promotion etc Le collaborateur n intervient que tr s peu il s agit d un commun
3. par les deux parties Les entretiens sont organis s annuellement La p riode est fix e par chaque d partement En dehors de cette p riode chaque collaborateur peut demander un entretien de fonctionnement II Quel est son but Le but final des entretiens de fonctionnement est double Aider les collaborateurs gt obtenir une plus grande satisfaction personnelle gt fonctionner plus efficacement Il est clair que si le collaborateur est satisfait et fonctionne bien toute l association s en ressent positivement A ce but g n ral s ajoutent quelques sous objectifs Confirmer le bon fonctionnement Les entretiens de fonctionnement ont trop fr quemment une connotation n gative En effet lors de ces entretiens sont souvent num r s les points am liorer et r aliser Le feedback positif est plus timide L entretien de fonctionnement est pourtant galement le moment id al pour num rer explicitement les c t s positifs des prestations du collaborateur et confirmer les endroits o le fonctionnement de ce dernier est positif Am liorer le mauvais fonctionnement Les corrections et le coaching quotidiens doivent aider r soudre rapidement les probl mes op rationnels Mais l entretien de fonctionnement doit arriver prendre en main de mani re plus fondamentale les probl mes r calcitrants et structurels concernant le fonctionnement Il est donc important lors d un entretien de fonctionnement de consid rer l
4. FRATERNITE ENSEMBLE L entretien de fonctionnement mode d emploi L entretien de fonctionnement est un instrument qui peut tre utilis dans la gestion du personnel ax e sur les r sultats Un entretien de fonctionnement est un moment privil gi de concertation entre le collaborateur et son responsable direct pour discuter de tous les aspects li s la fonction de ce premier Le point de d part d un entretien de fonctionnement est la mise en route d une concertation durant laquelle tant le responsable direct que le collaborateur peuvent s entretenir des r sultats des relations du contexte environnement de travail des circonstances et ambitions professionnelles du soutien des formations etc Ces entretiens cadrent donc parfaitement dans une politique du personnel participative avec une attention toute particuli re la communication r ciproque entre le responsable direct et le collaborateur l Qu est ce qu un entretien de fonctionnement exactement C est un entretien planifi et pr par l avance par les deux parties responsable direct et collaborateur au sujet du fonctionnement de ce dernier Des sujets li s la description de la fonction et au contrat de travail y peuvent tre abord s en toute transparence ainsi que tout sujet mentionn ci dessus Ces entretiens visent l efficience des collaborateurs Ils sont orient s vers lavenir et sont porteurs de r solutions consign s dans un rapport sign
5. eur voit il se progresser dans l association Est il satisfait de sa fonction actuelle ou pense il se diriger vers une autre fonction au sein de l association A t il l intention de rester longtemps dans l association ou de quitter apr s un certain nombre d ann e pour des raisons professionnelle ou personnelles Est ce que le collaborateur d autres attentes Commentaires 7 Objectifs SMART pour l ann e venir si souhait Lister ici les objectifs SMART Sp cifiques Mesurables Acceptables ax s sur le R sultat et li s dans le Temps Aussi des l ments concrets sur lesquels le collaborateur veut se focaliser 8 Autres commentaires Y a t il d autres points que le collaborateur ou le responsable direct voudraient ajouter Mentionner ici s il y a des possibles d saccords Collaborateur Responsable direct Responsable direct
6. iqu du responsable direct son collaborateur Par contre pour l entretien de fonctionnement l intervention du collaborateur est essentielle Il s agit d un entretien visant surtout le futur fonctionnement et le d veloppement du collaborateur mais galement de la mani re de collaborer avec le responsable direct et les coll gues L accompagnement par le responsable direct peut galement tre abord et discut Le pass est utilis comme source d information et pour r f rer ce qui avait t convenu mais ne sert pas d l ment pour prononcer une appr ciation IV Quels avantages de l entretien de fonctionnement Rompre avec le hasard L accompagnement quotidien se d roule sur base de faits concrets Souvent il s agit de r agir aux faits qui se produisent sur le moment Un entretien de fonctionnement par contre permet de discuter sur base d un aper u long terme de points plus globaux et structurels qui souvent ont un impact bien plus profond sur le collaborateur Plus de chance de concertation Dans l accompagnement quotidien il arrive de n gliger la concertation sous la pression des circonstances temps travail tensions Ainsi l int gration des int r ts conjugu s peut alors tre en danger Un entretien de fonctionnement ne r sout certainement pas tout mais peut servir de stand de ravitaillement et laisser la place la concertation plut t qu au r glement des probl mes par la c
7. ire Quelles formations compl mentaires sont n cessaires pour am liorer les comp tences du collaborateur dans le but d un meilleur fonctionnement Commentaires 4 Qualit de la communication indispensable au bon fonctionnement Est ce que le collaborateur l acc s toutes les informations qui sont indispensables pour son bon fonctionnement Si non quelles sont les informations manquantes et comment les obtenir Est ce qu il y a transparence dans l organisation et la communication entre le responsable direct et le collaborateur et entre le collaborateur et ses coll gues Y a t il des points am liorer Est ce que la participation aux activit s communes se fait r guli rement et aide le fonctionnement Commentaires 5 Encadrement coaching et appui de son responsable direct et collaboration avec ses coll gues Est ce que le collaborateur estime que l appui en encadrement et coaching par son responsable direct est suffisant et bien fait Y a t il des choses am liorer Sur quoi est ce que le responsable direct estime que son appui devrait se concentrer si n cessaire Sur quoi la collaboration entre responsable direct et collaborateur pourrait s am liorer Comment le collaborateur estime la collaboration avec ses coll gues Y a t il des choses am liorer et si oui comment Commentaires 6 Plan de carri re attentes court et long terme Comment le collaborat
8. le collaborateur soit mis dans la possibilit et accepte de les r aliser Apr s l entretien Le responsable direct propose une premi re version du rapport de l entretien en utilisant le formulaire joint et ce end ans la semaine Il l envoie au collaborateur qui dans la semaine de r ception a la possibilit soit de faire des remarques ou des corrections soit d accepter le rapport Dans le premier cas le responsable direct propose dans la semaine une deuxi me version pour signature Deux exemplaires originaux du rapport sont sign s par le responsable direct et le collaborateur un exemplaire est pour le collaborateur tandis que l autre est envoy par le responsable direct au responsable secteur du d veloppement du personnel pour archivage dans la farde personnelle du collaborateur Le responsable direct garde une photocopie du rapport d entretien Dans le cas exceptionnel d un d saccord le secr taire g n ral entendra dans la semaine de la non acceptation de la seconde version du rapport les deux parties soit ensemble soit s par ment selon son appr ciation et proposera une solution Sa d cision est d finitive En cas de non accord par un collaborateur direct du secr taire g n ral le pr sident du conseil d administration entendra les parties et proposera une solution qui sera d finitive Pour d autres informations sur l entretien de fonctionnement contactez directement la responsable du Secteur D velop
9. onfrontation et une concertation r ciproque L entretien de fonctionnement offre plus de garantie pour une concertation r ellement r ciproque o les deux intervenants responsable direct et collaborateur ont l opportunit de se remettre en question Possibilit de r colte syst matique d information Le caract re p riodique de l entretien de fonctionnement li son application g n rale au sein de l association permet d enregistrer et de r colter certaines informations en fonction des choix de politique de gestion du personnel contribuant influencer ces politiques Comme par exemple des besoins de formation d tect s l aide de questions tr s concr tes Un moment privil giant l aspect collaboration Durant la p riode des entretiens de fonctionnement l aspect diriger et accompagner se verra offrir une plus grande attention Le responsable direct sera ainsi stimul examiner de mani re plus critique son propre leadership V Points d attention Avant l entretien Veiller au pr alable ce que la communication concernant le pourquoi de l entretien de fonctionnement et sa structure se d roule correctement Un collaborateur doit savoir l avance quoi il peut ou non s attendre pendant un entretien de fonctionnement Le responsable direct doit si n cessaire lui faire remarquer qu il attend galement son apport et qu il s agit donc d une interaction La pr paration des deux
10. parties est indispensable Au plus de pr paration au plus de chance d obtenir des points d action ax s sur le r sultat durant l entretien de fonctionnement Le responsable direct est g n ralement le preneur d initiative lors de l entretien et doit proposer une date au minimum deux semaines l avance Mais il est important de pr server le plus possible l galit entre les interlocuteurs Ce n est qu cette condition qu on obtiendra une concertation quitable Avant l entretien tant le collaborateur que le responsable directe devrait avoir rempli en grandes lignes l outil propos pour l entretien voir ci dessous se donnant un temps pr alable de r flexion et vitant ainsi toute improvisation Durant l entretien Utiliser un style de communication participative durant l entretien de fonctionnement Le deux parties doivent couter attentivement et faire en sorte de se retrouver dans ce qu on conviendra ensemble Ne rien imposer tout convenir y compris de convenir sur des possibles d saccords bien que ceux ci en principe devraient constituer une exception car le but de l entretien est de trouver toujours des solutions Convenir de mani re SMART Sp cifiques Mesurables Acceptables ax s sur le R sultat et li s dans le Temps des accords Pour le responsable direct veiller ce que ces accords soient faisables dans le cadre de son emploi du temps et surtout motivants En d autres termes que
11. pement du Personnel Bruxelles 21 d cembre 2009 Formulaire de rapport Entretien de fonctionnement EF AVE VEE MT Nom collaborateur date de l entretien D partement Nom du responsable direct date entretien pr c dent Fonction collaborateur Sujets 1 Les objectifs SMART de l ann e pr c dente pas d application pour la premi re ann e 2 La fonction telle que d crite dans la description de fonction sa place dans l organigramme son r le et ses responsabilit s dans le contexte du plan de travail et des objectifs d partementaux 3 Le contenu des t ches et la charge de travail m thodes et outils de travail 4 Moyens techniques les comp tences les formations compl mentaires 5 Qualit de la communication indispensable au bon fonctionnement 6 Encadrement coaching et appui du responsable direct et collaboration avec ses coll gues 7 Plan de carri re attentes court et long terme 8 Accords et objectifs SMART pour l ann e venir 9 Autres commentaires 1 La fonction telle que d crite dans la description de fonction sa place dans l organigramme son r le et ses responsabilit s dans le contexte du plan de travail et des objectifs d partementaux Est ce que la description de fonction actuelle dans son r le et ses responsabilit s est encore valable ou y a t il des amendements des ajouts ou des soustractions faire Est ce que ces que ce r le et ces responsabilit s
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