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Un outil efficace : le plan de journée Mode d`emploi
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1. riodes r serv es Hachurez dans la colonne horaire les p riodes que vous avez r serv es soit pour des rendez vous ou r unions soit pour des travaux personnels rendez vous avec vous m me Inscrivez le ou les mots cl s qui vous permettent d identifier l activit correspondante Veillez r server les ventuels moments de pr paration synth se trajet temps de d contraction recentrage Cr er les conditions de la performance Organiser son temps et celui de son quipe 1 2 FICHE MEMO tape 3 Reportez les activit s ponctuelles Il s agit maintenant de s lectionner les activit s ponctuelles mobiles grouper dans les temps usage libre Passez en revue les activit s not es dans votre check list Arbitrez faites un choix en fonction des priorit s de la dur e disponible et de la dur e estim e de chaque t che de votre liste Faites une s lection r aliste en fixant une heure buttoir de fin de journ e Reportez les activit s s lectionn es dans votre plan de journ e elles ne sont pas affect es un moment pr cis Vous pouvez ventuellement regrouper les t ches de m me nature appels t l phoniques par exemple Laissez toujours un peu de place pour les impr vus tape 4 Faites le bilan en fin de journ e Le plan pr vu a t il t suivi Si non pourquoi Le temps affect aux activit s tait il bien valu En quoi le temps a t il t mal g r Q
2. FICHE MEMO Objectif Manager Un outil efficace le plan de journ e Le plan de journ e est un outil de gestion du temps qui pr sente sur un m me support papier ou lectronique les temps r serv s de votre agenda et une liste ponctuelle de choses faire Il est la synth se de deux outils L agenda C est l outil de base de la gestion du temps pas toujours utilis de fa on rationnelle S il s agit d un agenda papier l id al est qu il permette de visualiser une semaine enti re Les agendas lectroniques permettent l affichage par semaine ou par mois Sa fonction premi re est l enregistrement des rendez vous programm s l avance Il vous aide visualiser le temps bloqu et les plages de temps disponibles vous notez les heures de d but et de fin Notez aussi les rendez vous avec vous m me pr paration organisation classement r flexion conception r daction Ne le surchargez pas Sous peine d en faire un fourre tout difficilement g rable n y notez pas les autres informations comme les id es ou les observations qui vous viennent l esprit les observations glan es les priorit s que l on se donne Utilisez un syst me de prises de notes compl mentaire cahier bloc de feuilles d tachables que vous classez ensuite La check list Les listes de choses faire peuvent prendre des formes tr s vari es Vous pouvez comme certains utiliser une liste unique que vous a
3. ctualisez en permanence en int grant au fur et mesure les nouvelles activit s r aliser et en rayant celles qui sont termin es Vous pouvez aussi comme d autres clater une liste de base en plusieurs listes sp cifiques m des choses dire et des points aborder avec diff rents interlocuteurs des appels t l phoniques donner m des d actions personnelles entreprendre m des choses faire ou d l guer m des probl mes r soudre par vous ou par d autres Dans tous les cas vous attribuez chaque action un degr de priorit reportez vous ventuellement la classification d Eisenhower une estimation de dur e et une ch ance Mode d emploi R servez un temps calme un quart d heure chaque soir ou chaque matin avant d attaquer la journ e pour tablir votre plan de journ e en quatre tapes tape 1 R unissez votre agenda a les liste s des choses faire check lists le plan de journ e vierge du jour Si vous utilisez un formulaire papier crivez au crayon ou au porte mine avec une gomme sous la main Le rendez vous du temps est quotidien est primordial qu il se passe dans le calme un moment de vigilance Le rendez vous du temps est un rendez vous avec vous m me Rendez vous irrempla able qui fait de vous l arbitre et l architecte de vos journ es Le seul qui ne puisse absolument pas tre report ni d l gu tape 2 Bloquez les p
4. uelles sont les activit s reporter sur le plan de journ e de demain Etc Plan de journ e Date Rendez vous Priorit A faire aujourd hui A BC Dur e OK Remarques Notes Bilan En compl ment de cette fiche un mod le de plan de journ e Cr er les conditions de la performance Organiser son temps et celui de son quipe 2 2
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