Manuel d`utilisation du formulaire de saisie Excel
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1. 2 pos dE ir D A Schweizerische Eidgenossenschaft Conf d ration suisse Confederazione Svizzera Confederaziun svizra Personnes nor Cat Id Id personne Sexe des de Domicile DE ni naissance Mathieu CHAHV 7561234567897 Mi 19 10 1993 F tiqny ns Janine CHAHV 7569876543217 Fi 01 01 1984 Neuch tel nRothi nl Marcel CH AHVI 7 569876987691 _ MR 05 06 1989 er Yverdon free nn ee a nn peee dr i AE M re i 4 nm Mode d emploi Livraison MERE TE Ct CatID Sexe Com Ins lt Ta Pr t NUM C est ici que l on va introduire la liste des l ves qui ont re u un dipl me Chaque ligne en registrement contient les donn es d une personne La premi re colonne Enregistrement OK donne le r sultat des tests de plausibilit ex cut s sur la base des donn es d une personne Les statuts suivants sont possibles OK Les donn es introduites sont correctes aucune erreur n a t trouv e incomplet Les donn es introduites sont incompl tes il faut compl ter les donn es manquantes Pas utilis Aucune qualification n a t d finie pour cette personne Erreur Une ou plusieurs erreur a t d tect e il faut corriger les valeurs mises en vidence Attention Une valeur sort des limites habituelles merci de bien contr ler les valeurs mises en vidence 6 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc L utilisation des 2 colonnes suivantes Nom et Pr nom est facultative2. Il est noter que ces informations ne sont pas transmises avec le reste des donn es introduites dans le formulaire de saisie Voir onglet Fichier d export Elles ne servent qu faciliter le travail dans le for mulaire au moment de la saisie et de la correction des donn es e Cat Id s lectionner ici le type d identificateur utilis pour l identification de la person ne Il peut s agir soit du nouveau num ro AVS soit d un identificateur cantonal e id personne introduire ici le num ro d identification de la personne en faisant atten tion ce que la valeur introduite corresponde bien au type s lectionn dans la colon ne pr c dente L identificateur doit tre unique et d ventuels doublons sont indiqu s l cran en bleu Il convient de les corriger e Sexe date de naissance domicile introduire les valeurs correspondantes 2 1 4 Onglet Qualifications EF Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xls oeg de Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Adobe PDF Tapez une questic r X LS M 2 55 20157 E ME x 5 7 Ce 6 gt gt 51 0 Qualifications _ Aucune RCE CELL ELET SSSR Et NO BE EE EE E QE E BEE PBDE IE A A B B E LE AE BE E E E BERE BE IEEE PER ON E A AE OO OU EE ET DE E f vw jn 4 mA Mode d emploi Z Livraison AAEE Qualification MEET ct catID f Sexe Com ins lt gt Pr t NUM Dans cet onglet on va d finir une ou plus
3. Plausibilisation des donn es 17 4 1 F rmal des valeurs FOURS oein 17 4 2 Pante dUi NuUMErO AVS seuroina aT O A EE 18 4 3 Identificateur de personne double triple etc 19 4 4 Identificateur de personne num ro d examen double triple etc 19 4 5 Valeur n appartenant pas la nomenclature correspondante 19 AG AS NO IMISS ae annee nada E eat et are os 20 5 Aspects techniques 20 5 1 PAO O O RS de dan ne on tte ei ie Mo de Ge die 21 5 2 MACRO SORCIER 21 5 3 Langue 21 5 4 HIMTATONS de OUUL Se 21 5AT ONE de donnes A Lan te nn 21 2 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 1 Introduction Afin de livrer des informations statistiques de qualit l Office f d ral de la statistique OFS doit en permanence s adapter au monde qui l entoure et se doter d outils modernes et effica ces C est dans le but d optimiser la collecte de donn es que l OFS a d cid d offrir aux li vreurs de donn es un nouvel outil de saisie et de contr le lectronique des donn es Cet outil nomm excel tool SBA permet e la saisie des donn es individuelles des l ves recevant un dipl me e un contr le sommaire de leur qualit e l exportation de ces donn es dans un format CSV d fini qui pourra tre transmis au canton ou selon l option choisie par le canton directement l OFS L excel tool SBA est bas comme son nom le laisse entendre sur le produit Excel de Micro soft La configur
4. Pour modifier une cellule ou un graphique prot g tez la protection avec la commande ter la protection de la feuille Outils Protection Vous devrez peut tre taper un mot de passe 3 2 Listes d roulantes Afin de minimiser les erreurs de frappe l utilisateur la possibilit de s lectionner les valeurs introduire dans des listes d roulantes Cette fonctionnalit a t impl ment e partout o cela tait possible dans le formulaire de saisie 3 3 Copier coller Il est possible de copier coller des donn es dans le formulaire de saisie cependant il faut tre attentif aux consid rations suivantes Lors d un copier coller normal Excel ne copie pas seulement le contenu de la cellule il copie galement les formats associ s cette cellule ainsi que les r gles de validation li es cette cellule Ainsi donc si on dispose d un tableau contenant les noms des personnes comme celui ci Et qu on fait un copier coller simple Ctrl C Ctrl V dans le formulaire de saisie on obtiendra ceci Maire Heinin On constate que la couleur t copi e avec le contenu des cellules alors qu on ne voulait copier que ce contenu Pour pallier cela il vaut mieux utiliser le Collage sp cial que l on obtient au moyen d un clic droit de la souris puis en s lectionnant collage sp cial dans le menu qui appara t 14 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc Couper Copier Col
5. ceux dans lesquels TOUS les champs doivent tre saisis afin que le fichier d export pour le canton soit en ordre pour l envoi hormis quelques champs facultatifs voir onglet Personnes et Qualifications L onglet Fichier d export repr sente le r sultat de vos saisies sous la forme de codes Seul le contenu de cet onglet sera transmis au canton respectivement l OFS Les onglets qui suivent contiennent les listes de nomenclatures dans lesquelles vous pourrez simplement rechercher plus d information Dans la plupart des cellules vous trouverez un menu d roulant qui correspond aux listes indiqu es dans les onglets de nomenclatures Si vous souhaitez saisir sans utilisez la souris il vous suffit de tenir la touche alt du clavier et naviguer avec les fl ches de direction et validez votre choix avec Enter Proc dure suivre pour la saisie des dipl mes M 4 Mode d emploi Livraison MALE Pr t Comme son nom l indique cet onglet contient un mode d emploi succinct pour l utilisation du formulaire 2 1 2 Onglet Livraison ES Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Adobe PDF Tapez une question a X ver AA G a ES pe A Z 7 Relev statistique du personnel du canton Libell de la livraison Ann e de r f rence Nombre d erreurs pour les personnes et qualifications Statistique sur les donn es introduites Nombre de personnes Nombre de qualifications m 4 gt M Mode d emplo
6. permet de saisir un ou plusieurs types de formation qui ne figurent pas dans la liste d roulante avec le code correspondant qui vous sera donn par le canton ou l OFS Une fois param tr s vous retrouverez ces nouveaux types de formation dans la liste d roulante correspondante ATTENTION les types de formation introduits ici apparaissent dans les derni res lignes de la liste d roulante correspondante et sont s par s du reste de la liste originale par des lignes vides Type de formation Exam Sp cialiste dans le redressement des enfants caract riels 12 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 2 1 9 Onglet Nomen compl te Lx Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xls MAX BE Fichier Editon Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre Adobe PDF Dad aa aaa Aa a a C M EM L G 4 100 e aa o 000 soo E E ii E 6 C D E A 1 Canton actuel Nomenclature des cantons Nomenclature des cat gories d identificateurs Nomenclature des sexes Nomenclature des commune Code Code Canton Code Cat gories d identificateurs Code Sexe Code Code hist Con 10 1 Z rich CH AHV Nouveau Num ro AVS 1M 8207 Aller 2 Berne CT FR Matricule cantonal variable d ann e en ann e 2F 8229 Autr 3 Lucerne LOCID Identificateur local 8212 Fran 4 Uri 8218 italie 5 Schwytz 8222 Liec 6 Obwald 4551 14072 Aad 7 Nidwald 4001 15385 Aare 8 Glaris 301 14995 Aart 9 Zoug 4271 11738 Aart 10 Fribourg 321 15007 Aarv 11 So
7. 1 doc 4 3 Identificateur de personne double triple etc Une m me personne ne peut appara tre qu une seule fois dans le formulaire de saisie Si le m me identificateur est saisi plusieurs fois il est signal en bleu et doit tre corrig d Id personne 5e Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Livraison 4 4 Identificateur de personne num ro d examen double triple etc Une m me personne ne peut pas avoir plusieurs qualifications portant le m me num ro d examen De tels cas sont signal s en bleu et doivent tre corrig s men Num ro de l examen TT E EE A A EEA Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Livraison 4 5 Valeur n appartenant pas la nomenclature correspondante Deux cas de figure peuvent se produire e Une valeur hors nomenclature est introduite au clavier Dans ce cas le formulaire la signale imm diatement et une valeur correcte est demand e 19 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc RUE EAN Microsoft Excel X La valeur saisie n est pas valide veuillez consulter la liste des valeurs possibles dans l onglet Cat pers Annuler pream raon e Une valeur hors nomenclature est introduite par copier coller Dans ce cas la valeur est bien enregistr e par le formulaire mais l erreur est signal e en rouge et doit tre corrig e Ca
8. Schweizerische Eidgenossenschaft D partement f d ral de l int rieur DFI PEL does Office f d ral de la statistique OFS Confederazione Svizzera ap Division de la formation Confederaziun svizra Division de la formation section Personnes en formation Relev des dipl mes SBA 17 juin 2011 Manuel d utilisation du formulaire de saisie Excel Tool SBA Version 1 01 Table des mati res 1 Introduction 3 2 Description de l outil 4 2 1 Les diff rents onglets pages du formulaire 4 21 11 Ondiel Mode demploi LE ss ess nes ne ne np ne ne ne ne 5 2 12 ONJE EINTAISON ES Re en de nissan teen nan ects 5 21 93 Onglet Personnes nine Ne tn st tnt dr ts nn 6 21 4 Onder QUAITIGAIONS ss ru cr ne ni dd nu 7 2 1 5 Ondel Fichier T XDON usempi ien sn eee eus 9 21 0 Onglets Ct j usgu a Resultat eriein 10 27 Onglet INSEE SUDD ae E E E 11 21S Onglets EOrMSUPDI Es ns iaa aE E niote 12 2 1 9 Onglet Nomenrcomplele seen nca ere E 13 3 Saisie des donn es 13 3 1 ZONES editale Soseo e din nsc en td died 13 3 2 LIST SOC O ARS SE 14 33 COMECON RSS ete S 14 3 4 Mat Sail e 140 M 115 NoNe Re 16 3 5 Fin de la saisie et sauvegarde du fichier de donn es n nnnnnnennennoenennnnennrnennenennnne 16 3 6 Tcs EL ASIUCSS da nn rm rene rondes de porto EEEE danse 17 3 6 1 Information dans les libell s des colonnes 17 3 6 2 S lection sans souris dans une liste d roulante nnnannnannnennnnnnnnnnnnennnnnnnennnennnennn 17 4
9. ation minimale n cessaire l utilisation de l outil est d crite au chapitre 5 Plateforme L excel tool est d clin dans des versions diff rentes pour chaque canton En effet il n est pas possible pour des questions de taille du fichier et de performances d inclure toutes les nomenclatures de tous les cantons dans un outil unique Pour ces raisons une version sp cifique est labor e pour chaque canton et chaque langue Deux feuilles onglets dans l outil permettent la saisie des donn es concernant Personnes et Qualifications La page Fichier d export qui se compl te automatiquement au fur et mesure de la saisie contient les donn es sous forme de codes qui seront transmises lors que le formulaire sera enti rement compl t L utilisation de cet outil se veut simple et intuitive Il est possible de copier coller des donn es dans l outil Une nouvelle version de l excel tool SBA est pr par e avant chaque relev Elle est transmi se aux livreurs de donn es par le canton Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 3 21 2 Description de l outil 2 1 Les diff rents onglets pages du formulaire L outil se compose de diff rentes pages entre lesquelles on peut naviguer en cliquant sur les onglets correspondants affich s au bas de chacune d entre elles ULI Ct CatID Sexe Mode d emploi Livraison Personnes 4 Les informations du formulaire sont r parties par th me sur chacune
10. d finition d cran au minimum de 1024x768 pixels 5 2 Macros excel Le formulaire de saisie n utilise pas de macros excel 5 3 Langue Le formulaire de saisie excel tool SBA a t labor en 3 versions une fran aise une alle mande et une italienne Il n est pas possible de passer d une langue l autre en cours de Saisie Les cantons ont la possibilit de mettre disposition de leurs fournisseurs de don n es l une ou l autre des versions ou m me les 2 dans les cantons bilingues 5 4 Limitations de l outil 5 4 1 Quantit de donn es Pour conserver une taille de fichier raisonnable le formulaire excel est limit la saisie d au maximum 1000 personnes et 1000 qualifications Si votre institution comporte un nombre de personnes ou de qualifications sup rieur ces limites il faudra les r partir dans 2 formulai res diff rents Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 21 21
11. des ces pages e Mode d emploi contient un petit manuel d utilisation de l outil de saisie e Livraison permet la saisie d information concernant l ensemble de la livraison On y trouve galement une statistique rudimentaire concernant les donn es d j introdui tes dans le formulaire e Personnes permet la saisie des donn es individuelles des l ves e Qualifications permet la saisie des dipl mes et qualifications d livr s aux l ves e Fichier d export contient les donn es finales sous la forme de codes qui seront transmises au canton respectivement l OFS Les onglets suivants Ct CatlD Sexe contiennent les diff rentes nomenclatures n ces saires la saisie des donn es des l ves et des dipl mes qui leurs sont remis Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 4 21 2 1 1 Onglet Mode d emploi F7 4 hic OS oft Fycel krai cel TT Cp z DE AA OGR 1m fm x lt s AE Fichier Editon Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Tapez une question x D ip 3 c i 5 s k Y RES r m gt Schweizerische Eidgenossenschaft Stat stique suisse Conf d ration suisse Confederazione Svizzera Confederaziun svizra Mode d emploi pour les coles Pr ambule Cet outil a t cr afin de faciliter la saisie des donn es pour le releve des dipl mes L outil se compose de diff rents onglets Livraison Personnes et Qualifications Ces onglets sont
12. donn es Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 8 21 2 1 5 Onglet Fichier d export Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xis oeg A Fichier Editon Affichage Insertion Format Qutils Donn es Fen tre Adobe PDF apez une questo FR Nom_de 2011 06 01 v1 00 i i i 4084 01 01 12512 gizz i 2010 05 24 1 1993 10 g Ee l 63430095 1984 04 28 4 4 HA a A RE CLS 0 Fichier d e RE TA Pr t Les donn es introduites dans l excel tool SBA sont automatiquement reproduites au fur et mesure dans cet onglet Fichier d export Lorsque la saisie est termin e cet onglet contient sous la forme de codes l ensemble des donn es introduites dans les onglets pr c dents l exception des noms et pr noms des personnes qui ne sont pas transmis C est le contenu de cet onglet qui sera sauvegard dans un fichier que l on pourra ensuite transmettre au canton resp l OFS pour la r alisa tion du relev des dipl mes Aucune modification ne peut tre faite sur cette page 9 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 2 1 6 Onglets Ct jusqu R sultat Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xls Joe dE Fichier Edition Affichage Insertion Format Qutls Donn es Fen tre Adobe PDF RPEEURE CHESLIN rag x MBNA MANN MIA NP ET E RUN CEUX 7 2 7 71 4 02 Vi R pondre eninduant des modifications Terminer la r visio Nomenclature de
13. i Livraison XLR METRE TN ct CatID Sexe Com ins lt Pr t 5 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc Sur cet onglet on trouve tout d abord le canton pour lequel le formulaire de saisie a t pr par Le canton ne peut pas tre modifi par l utilisateur du fait que le contenu tout entier du formulaire de saisie a t sp cialement pr par pour ce canton liste des institutions coles types d enseignement prodigu s etc Le libell de la livraison doit permettre d identifier la livraison de mani re univoque lors des changes d informations avec le canton resp avec l OFS L utilisateur est libre de choisir un libell jusqu 20 caract res alphanum riques au maximum Par ann e de r f rence on entend l ann e civile o le titre a t d livr cf manuel de rele v 2011 On indiquera donc 2011 pour les l ves qui terminent l ann e scolaire 2010 2011 Une indication du nombre d erreurs encore pr sentes dans les donn es introduites ainsi qu une petite statistique permettent de d terminer si les donn es sont pr tes tre trans mises 2 1 3 Onglet Personnes EF Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xls oeg AE Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre Adobe PDF Tapez une questio AR JE lt US de L 52 IEA Lada ro Cr Er LL 6 42 100 CETTE dant desmodiicatons Terminer la yisio Arial 10 r la
14. ieurs qualifications pour chaque personne Chaque ligne enregistrement contient les donn es d une qualification Les qualifications concernant une m me personne ne doivent pas obligatoirement tre saisies la suite les unes des au tres Elles peuvent donc se trouver diff rents endroits de la liste et dans le d sordre La premi re colonne Enregistrement OK donne le r sultat des tests de plausibilit ex cut s sur la base des donn es de la ligne et donc d une seule activit Les statuts suivants sont possibles OK Les donn es introduites sont correctes aucune erreur n a t trouv e incomplet Les donn es introduites sont incompl tes il faut compl ter les donn es manquantes Erreur Une ou plusieurs erreur a t d tect e il faut corriger les valeurs mises en vidence Attention Une valeur sort des limites habituelles merci de bien contr ler les valeurs mises en vidence 7 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc Les 2 colonnes suivantes Nom et Pr nom reprennent les informations introduites dans l on glet Personnes Elles permettent de mieux se situer dans le formulaire au moment de la Saisie et de la correction des donn es La colonne ge est calcul e sur la base de l ann e de naissance de la personne ainsi que de l ann e de relev Lorsque l ge est color en rouge il faut corriger la date de naissance cor respondante introduite dans l onglet Personnes Lorsque l ge et
15. ille apr s feuille en leur attribuant des noms de fichiers diff rents ou bien s lectionnez un type de fichier qui prenne en charge plusieurs feuilles Annuler 16 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc R pondre OUI pour conserver le format du classeur Microsoft Excel Donn es csv peut contenir des informations non compatibles avec CSV s parateur point virgule Voulez vous conserver le format du dasseur Cliquez sur Qui pour conserver le format Les fonctionnalit s non compatibles seront perdues Cliquez sur Non pour conserver ces caract ristiques Enregistrez ensuite une copie de votre document dans le format de fichier Excel le plus r cent Cliquez sur Aide pour v rifier les pertes possibles Fermer excel et transmettre le fichier Donn es csv au canton ou l OFS selon ce qui a t convenu 3 6 Trucs et astuces 3 6 1 Information dans les libell s des colonnes Dans les onglets de saisie des donn es il est possible d obtenir des informations en s lec tionnant le libell des colonnes Par exemple N Cette indicateur peut prendre 5 Ernie ne valeurs OK INCOMPLET des valeurs manquent FE ATTENTION une valeur en orange est hors des limites habituelles ERREUR une valeur en rouge n est pas correcte PAS UTILISE cette personne n est pas li e une activit 3 6 2 S lection sans souris dans une liste d roulante On peut viter l utilisation de la souris pour s lec
16. le type de formation sont color s en orange cela signifie que l ge de la personne ne se situe pas dans la fourchette d ges habituellement observ e pour cette formation et qu il faut recontr ler les donn es introduites e id personne permet d associer la qualification avec une des personnes d finies dans l onglet pr c dent e Institution de formation indique l institution de formation par laquelle le dipl me est remis e Type de formation type de formation re ue e Type d examen La variable type d examen vise d terminer si l examen est organis et le dipl me d livr par l cole m me ou par une autre instance Le code standard est l examen organis par l cole e Date d examen La date d examen correspond la date o l examen a lieu ou cel le de la remise du dipl me Format en 10 caract res selon AAAA MM JJ par exem ple 2011 06 10 pour le 10 juin 2011 e Num ro de l examen introduire les donn es correspondantes La variable num ro de l examen indique si l l ve s est pr sent un ou plusieurs examens 1 premier examen dans l ann e 2 second examen eic Le num ro d examen doit tre unique pour un m me l ve Les doublons seront indiqu s en bleu et doivent tre corrig s e R sultat Ici il faut relever si le candidat ou la candidate a r ussi ou non l examen final e Commentaire tout commentaire introduit dans cette colonne facultative sera trans mis avec les
17. ler Collage sp cial Une fen tre s ouvre et il est alors possible de s lectionner Texte ou Valeur suivant que e les cellules copier proviennent d un autre fichier Excel Collage sp cial source Objet Feuille de calcul Microsoft Office Exce Classeur 1 Feuil11L2C1 En tant que Coller Wki DIF Feuille de calcul XML HTML Texte Unicode O Coller avec liaison R sultat Ins re le contenu du Presse papiers en tant ia que texte mais sans aucune mise en forme e ou du formulaire de saisie lui m me Collage sp cial Coller Tout Validation Formules O Tout sauf la bordure Largeurs de colonnes CC Formules et formats des nombres Valeurs et formats des nombres Op ration Aucune Multiplication 2 Addition 2 Division Ci Soustraction _ Blancs non compris _ Transpos OK Annuler Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc 15 21 De cette mani re on ne copie que le contenu des cellules et on n alt re pas les formats pr d finis dans le formulaire de saisie 3 4 Insertion d une ligne Il n est pas possible d ins rer une ligne vide au milieu des donn es des personnes ou des activit s Cela est d aux nombreuses formules contenues dans le formulaire qui sont li es ces tableaux de valeurs Il est cependant possible de faire un copier collage sp cial des valeurs voir au chapitre Copier coller afin de lib rer une ligne dans ces tables 3 5 Fin de la
18. leure 11740 Aaw 12 B le Ville 4221 11741 Abtv 13 B le Campagne 5621 14781 Acle 14 Schaffhouse 5048 14492 Acq 15 Appenzell Rh Ext 561 15137 Adel 16 Appenzell Rh Int 1051 11743 Adlig 17 Saint Gall 21 11735 Adlil 18 Grisons 131 11745 Adlis 19 Argovie 2421 13711 Aedi 20 Thurgovie 401 15058 Aefli 21 Tessin 731 15237 Aeg 2761 12824 Aps 25 TE E p j 5 4 4 m Sexe Com LATTE TForm TForm suppl TypExam R sultat Nomen compl te lt Pr t Ce dernier onglet un peu particulier permet la mise jour de toutes les nomenclatures contenues dans l outil C est uniquement ici que doivent se faire par le canton les ventuelles modifications du contenu des nomenclatures Les modifications apport es dans cet onglet sont automatiquement r percut es dans les autres onglets pr sentant les nomenclatures individuelles Cette centralisation des nomenclatures permet d en faire la mise jour au moyen d une seule op ration en rempla ant le contenu de cet onglet par une version r vi s e 3 Saisie des donn es 3 1 Zones ditables D une mani re g n rale l utilisateur peut saisir des donn es dans les cases jaunes par exemple Bosi Nadine Mever Hans 13 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc Si on essaye d introduire des donn es dans une case non pr vue pour cet usage on obtient alors le message Microsoft Excel La cellule ou le graphique est prot g et en lecture seule
19. on suppl mentaires Type IF Code Institution de formation l14 4 m4 Fichier d exp Ct CatID Z Sexe Com Inst Inst suppl lt TForm TForm suppl 7 gt Pr t NUM Les nomenclatures contenues dans le formulaire de saisie sont tablies au d but de chaque relev Il peut arriver par la suite qu une institution de formation ne se trouvant pas dans la liste propos e soit requise pour la saisie des donn es Cette page permet d introduire une nouvelle institution de formation dans le formulaire de saisie Les informations requises pour cette op ration code de l institution doivent tre demand es aupr s du canton ATTENTION les institutions de formation introduites ici apparaissent dans les derni res li gnes de la liste d roulante et sont s par es du reste de la liste originale par des lignes vides Institution de formation 11 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 2 1 8 Onglets TForm suppl Lx Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xls oeg dE Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Adobe PDF Tapez une questior ls E X DES A EL ET e e E E EEA E ETO Arial 510 ahe SEER c MSIE ENT A5 fe Types de formation suppl mentaires Titi Code Type de formation EE esi v EEN Fichier d exp Ct CatID Sexe Com Inst Inst suppl TForm TForm suppl 7 lt gt Pr t NUM L onglet I Form suppl
20. s cantons Code Canton 1 Z rich 2 Berne 3 Lucerne 4 Uri 5 Schwytz 6 Obwald 7 Nidwald 8 Glaris 9 Zoug 10 Fribourg 11 Soleure 12 B le Ville 13 B le Campagne 14 Schaffhouse 15 Appenzell Rh Ext 16 Appenzell Rh_ nt 17 Saint Gall 18 Grisons 19 Argove 20 Thurgovie 21 Tessin 22 Vaud Personnes d Fichier d export ct CatID Sexe Com Ins lt RA 24l Valais m 4 gt nm Mode d emploi Z Livraison Pr t NUM Ces onglets contiennent les diff rentes nomenclatures utilis es lors de l introduction des donn es Ces listes servent de documentation pour l utilisateur durant la saisie Elles sont galement utilis es par le formulaire pour contr ler les valeurs introduites et minimiser ainsi les erreurs de frappe Les nomenclatures suivantes sont disponibles e Ct cantons e CatlD types d identificateurs de la personne e Sexe sexes e Com communes e Inst et Inst suppl institutions de formation e TForm et TForm suppl types de formation e TypExam type d examen e R sultat r sultat de l examen Ces onglets de nomenclatures ne sont pas ditables Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc 10 21 2 1 7 Onglet Tinst suppl f 5 EF Microsoft Excel Excel Tool SBA FR f v1 00 xts Ax Pa Fichier Edition Affichage Insertion Format Qutils Donn es Fen tre Adobe PDF Tapez une questior re AX AENEA MENEE NE ES A E 09 7 GE y A1 gt institutions de formati
21. saisie et sauvegarde du fichier de donn es Lorsque la saisie est termin e et qu aucune erreur de saisie n est signal e dans l onglet Li vraison Vous pouvez produire un fichier CSV ne contenant que les donn es sous forme de codes C est ce fichier CSV qu il faudra transmettre au canton ou l OFS La proc dure pour enregistrer ce fichier de donn es est la suivante 1 Tout d abord il est conseill de faire une sauvegarde du formulaire excel Menu Fi chier Enregistrer 2 Puis se placer dans l onglet Fichier d export 3 Menu Fichier gt Enregistrer sous choisir comme type de fichier CSV s parateur point virgule csv introduire le nom du fichier sauvegarder par exem ple Donn es csv appuyer sur Enregistrer E Enregistrer sous ES Enregistrer dans Exemples ET e D Al X C EJ Outs Se Nom Taille Type Date de modifici Mes documents r cents Bureau Mes documents ay Poste de travail Momde fichier Donn eslcev vel ul Favoris r seau Type de fichier esy s parateur point virqule cer wi Appuyer sur OK pour n enregistrer que la feuille active Microsoft Excel Le type de fichier s lectionn ne prend pas en charge les classeurs qui contiennent plusieurs feuilles Pour enregistrer seulement la feuille active diquez sur OK Pour enregistrer toutes les feuilles proc dez feu
22. t g de personnel 1 Personnel de direction des coles Cont 5 POR enseignant Cont Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Livraison 4 6 Age hors limites Lorsque l ge de la personne ne se trouve pas entre 16 et 65 ans l erreur est signal e en rouge Date de naissance Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Livraison 5 Aspects techniques 20 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 01 doc 5 1 Plateforme L outil de saisie excel tool SBA est pr vu pour fonctionner sur la majeure partie des infras tructures bureautiques des coles et des cantons Pour cela il a t d cid de le r aliser sur la base du programme Excel de Microsoft du fait de la grande disponibilit de celui ci L outil fonctionne avec les configurations suivantes Excel pour Windows de la version 97 la version actuelle 2007 Windows de la version 95 la version actuelle Vista Aucun test n a t r alis sur la nouvelle version Windows 7 cette derni re n tant pas encore disponible au moment de l criture de ce manuel Excel pour Apple Macintosh de la version 98 la version 2004 Nous ne disposons pas de la version 2008 pour faire des tests Mac OS de la version 8 la version actuelle X L outil est pr vu pour fonctionner sur une
23. tionner une valeur dans une liste d roulante en appuyant la touche Alt et en m me temps la fl che vers le bas Il est ensuite possible de naviguer dans la liste avec les fl ches haut bas ainsi qu avec les touches page haut page bas ou selon le clavier Pg up Pg down 4 Plausibilisation des donn es De nombreux contr les sont effectu s sur les valeurs introduites dans l outil de saisie excel Comme nous allons le voir certains tests d clenchent des avertissements alors que d au tres d clenchent des erreurs 4 1 Format des valeurs introduites Le formulaire refuse automatiquement une valeur dont le format n est pas celui requis 17 21 Manuel d utilisation Excel Too l SBA 1 01 doc Par exemple si on introduit des caract res dans la colonne date de naissance X Le format de la date introduite n est pas correct Annuler A Le format de la valeur n est pas correct Annuler AR A A A A A Et 4 2 Parit du num ro AVS Le nouveau num ro AVS 13 chiffres contient en fait 12 chiffres utiles et un 13 qui sert contr ler que les 12 premiers chiffres sont corrects Le formulaire de saisie contient l algo rithme de contr le et un num ro AVS incorrect sera imm diatement signal en rouge Id personne 1AHV 7561234567897 Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Livraison 18 21 Manuel d utilisation Excel Tool SBA 1 0
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