La CNIL : mode d`emploi Cinq principes doivent être respectés
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1. de dossier un RIB Certaines informations b n ficient d une protection suppl mentaire Donn es sensibles ce sont les donn es qui font appara tre directement ou indirectement les origines raciales ou ethniques les opinions politiques philosophiques ou religieuses l appartenance syndicale l tat de sant ou la vie sexuelle Donn es relatives aux infractions condamnations et mesures de s ret NIR num ro de s curit sociale La soci t SPL X demat propose ses adh rents des services d e administration Pour autant en tant que maire ou pr sident vous tes responsable de la collecte du traitement et de la conservation des informations enregistr es dans les applications informatiques fournies par la soci t SPL X demat et plus g n ralement de l utilisation qui est faite des donn es collect es Du point de vue de la r glementation informatique et libert s la collectivit est le responsable de traitement et la soci t SPL X demat prestataire de service ou sous traitant pour le compte du responsable de traitement C est chaque collectivit de veiller au respect des cinq principes cadres fix s par la loi informatique et libert s Cinq principes doivent tre respect s concurremment e Principe de finalit les informations ne peuvent tre recueillies et trait es que pour un usage d termin et l gitime qui doit correspondre aux missions de la collectivit e Principe de prop2. Archivage lectronique finalit au sens de la loi Informatique et Xparaph Parapheur lectronique Libert s par ailleurs les documents concern s se rattachent des traitements qui ont fait ou doivent faire l objet des formalit s pr alables requises La collectivit peut d signer un correspondant Informatique et Libert s CIL Cette d signation exon re notamment de d claration la plupart des traitements C est le CIL qui tient jour la liste des traitements exon r s Le CIL contribue par ailleurs diffuser une culture informatique et libert s Communes de moins de 2000 habitants r gime de d claration simplifi Les communes de moins de 2000 habitants disposent d un r gime de d claration simplifi pour l ensemble des traitements concernant les relations avec la population tat civil listes lectorales cantine cr che biblioth que etc il s agit de la norme simplifi n 32 Comment informer Les informations suivantes doivent tre port es la connaissance des personnes concern es par le traitement usagers ou agents Identit du responsable du traitement Finalit du traitement Destinataires des informations collect es Droits des personnes concern es Services aupr s desquels ces droits peuvent tre exerc s L information doit tre d livr e au moment du recueil des donn es caract re personnel Par questionnaire l information d
3. Dispense n 4 gestion des fichiers fournisseurs Xfluco Outil de recherche des flux t l transmis Dispense d lib ration CNIL 80 34 du 21 r f rence comptable et nom du tiers octobre 1980 traitement automatis de la comptabilit g n rale Dispense n 4 gestion des fichiers fournisseurs D claration de conformit Novembre 2014 Xmanager Administration des comptes utilisateurs D claration de conformit la NS n 46 pour l acc s aux services d e administration fournis par la SPL Xdemat Xsip V rification des l ments de facturation et D claration de conformit la NS n 27 suivi du paiement des titres de recettes et communes gt 2000 habitants factures en r gie D claration de conformit la NS n 32 communes lt 2000 habitants D claration simple Xconvoc Gestion des assembl es convocations ordres du jour suivi des pr sents des mandats et des votes Xactes Outil d indexation et de recherche des actes et d lib rations produits par la collectivit Xrecensement Gestion du recensement militaire des citoyen jeunes de la commune impression des obligatoire documents et listes associ s gestion d mat rialis e des flux vers le bureau du Service National via le protocole PECOTO archivage Pas de formalit sp cifique Xs re Envoi en recommand lectronique Ne correspond pas en tant que telle une Xsacha
4. Novembre 2014 La CNIL mode d emploi Au quotidien les collectivit s ont de plus en plus recours aux outils informatiques pour g rer les services dont elles ont la comp tence Simultan ment les changes entre administrations et avec les usagers se d mat rialisent L ensemble de ces outils informatiques et services d e administration contiennent de nombreuses informations caract re personnel qui concernent des personnes physiques La loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e fixe un cadre la collecte au traitement et la conservation de ces informations afin de prot ger les droits fondamentaux dont la vie priv e de chacun d entre nous CNIL Commission nationale de l informatique et des libert s La CNIL est une autorit administrative ind pendante charg e de veiller au respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 ce que l informatique soit au service du citoyen et qu elle ne porte atteinte ni l identit humaine ni aux droits de l homme ni la vie priv e ni aux libert s individuelles ou publiques Qu est ce qu une information caract re personnel Une information permettant d identifier directement ou indirectement par recoupement d informations une personne physique Les informations peuvent tre directement nominatives comme le nom le pr nom une photographie ou indirectement nominatives comme un n d immatriculation une adresse IP un num ro
5. ersonnel est une notion tr s large Il s agit de toute op ration portant sur des donn es caract re personnel quel que soit le proc d technique utilis notamment la collecte l enregistrement la conservation la modification l extraction la consultation la communication le transfert Comment d clarer La d claration doit tre pr alable la mise en uvre du traitement Il existe plusieurs r gimes de formalit selon la finalit du traitement et ou le degr de sensibilit des donn es collect es Dispense de formalit D claration simple Demande d avis Demande d autorisation Applications fournies par la SPL Xd mat comment se mettre en conformit Nom de Finalit s Observations l application Dispenses de d claration Xelec Gestion du fichier lectoral Dispense n 12 gestion du fichier lectoral Xactes T l transmission des actes soumis au Dispense n 5 traitements mis en uvre par contr le de l galit les collectivit s et les services de l Etat dans le cadre de la d mat rialisation du contr le de l galit Xmarch s D mat rialisation des march s publics Dispense n 3 traitements mis en uvre par les organismes publics dans le cadre de la d mat rialisation des march s publics Xfluco T l transmission des flux comptables Dispense d lib ration CNIL 80 34 du 21 octobre 1980 traitement automatis de la comptabilit g n rale
6. oit figurer sur le questionnaire ainsi que le caract re obligatoire ou facultatif des r ponses Novembre 2014 Au guichet de la collectivit l information peut tre diffus e au moyen d affiches appos es dans les services ou par remise d une plaquette d information Le site internet de la collectivit est galement le moyen d informer les personnes de leurs droits Lorsque les informations ne sont pas collect es directement aupr s de l int ress l information est fournie lors du premier contact avec lui par courrier par exemple Exemple de mention CNIL faire figurer sur les formulaires Veuillez indiquer l identit du responsable du traitement Les informations recueillies font l objet d un traitement informatique destin Veuillez pr ciser la finalit Les destinataires des donn es sont pr cisez Conform ment la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 vous b n ficiez d un droit d acc s et de rectification aux informations qui vous concernent que vous pouvez exercer en vous adressant Veuillez pr ciser le service et l adresse Vous pouvez galement pour des motifs l gitimes vous opposer au traitement des donn es vous concernant Quelles mesures de s curit Il s agit notamment de mesures techniques mises en uvre par la soci t SPL X demat mais pas se
7. ortionnalit seules doivent tre trait es les informations pertinentes et n cessaires pour la gestion desdites missions de la collectivit e Principe d une dur e limit e de conservation des informations les informations ne peuvent pas tre conserv es de mani re illimit e la dur e de conservation doit tre d finie l avance et dans tous les cas adapt e la finalit du traitement Cette dur e peut tre tr s variable en fonction des traitements de quelques mois plusieurs dizaines d ann es Novembre 2014 e Principe de s curit et de confidentialit des informations le maire ou le pr sident est responsable de la s curit des informations il doit garantir leur confidentialit et s assurer qu elles ne sont pas communiqu es des personnes non autoris es e Principe du respect des droits des personnes lors du recueil des informations les usagers doivent tre inform s de la finalit du traitement du caract re obligatoire ou facultatif des r ponses des destinataires des informations et de leurs droits droit d acc s de rectification de suppression voire dans certains cas droit de s opposer ce que des informations les concernant soient enregistr es Les bonnes pratiques D clarer le traitement aupr s de la CNIL Informer les usagers Mettre en uvre des mesures de s curit ad quates Qu est ce qu un traitement Un traitement de donn es caract re p
8. ulement le principal risque en mati re informatique est l erreur humaine les utilisateurs doivent tre sensibilis s et sensibles au fait qu ils manipulent des donn es caract re personnel qu il s agit pour l essentiel de donn es confidentielles et qu elles ne doivent tre communiqu es qu aux seules personnes autoris es Pour en savoir plus Le site Internet de la CNIL fournit de nombreux renseignements et guides pratiques Un service d accueil t l phonique est galement assur par la CNIL
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