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méthode du metaplan

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1. Metaplan Les r gles de la m thode Comment conduire des discussions de groupes avec la m thode Metaplan Metaplar Metaplan est une marque d pos e par Metaplan GmbH O Metaplan GmbH D 25451 Quickborn 2003 Metaplan les r gles de la m thode est prot g par un droit d auteur Impression Photos Jens Wunderlich Mise en page Karin Wengorz Traduction Claire Terrington Ralph Groener Introduction Chapitre 1 Visualiser les discussions La bo te a outils Rendre visible la discussion Pr senter un poster Etablir un compte rendu photographique Chapitre 2 D clencher et conduire des discussions Les r gles de discussion Metaplan Les r gles de discussion source de pouvoir pour le mod rateur Les clairs sont les catalyseurs de l entente Formuler des questions qui d clenchent la discussion Faire r pondre par crit la question carte S lectionner des id es la question de pond ration Faire r pondre par oral la question d appel Ouvrir avec la these Chapitre 3 Construire des dramaturgies Le moderateur mene des processus d intercomprehension Anticiper la discussion du groupe Elaborer un plan de discussion Duree indicative des differentes techniques d interaction Comment juger de la r ussite d une animation Conseils pour une premi re animation 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 17 19 20 21 22 23 24 25 26 21 28 29 29 32 33 34
2. 3 nom 9 31 gt QU inet sec Cid Le canevas de discussion comporte trois parties l introduction l approfondissement et la conclusion Dans le cas ou les participants n ont pas encore v cu de mod ration Metaplan pr voir au d but un poster qui pr sente les r gles de discussion Metaplan et faire essayer par tous la mani re d crire une carte L introduction L ouverture doit rester courte Une th se pond r e par chaque participant est un bon moyen d veiller l attention et de stimuler la curiosit Au d but l important est d introduire le th me sans pour autant entrer dans le c ur de la discussion Il faut en tenir compte lors de la formulation de la th se Sinon il se peut que les participants veuillent en d battre bien plus longtemps que le mod rateur ne le souhaite Au lieu d une th se le mod rateur peut ouvrir la discussion avec une question pour laquelle il n attend que quelques contributions qu il visualise lui m me Mais pr cis ment dans le cas d une discussion visualis e on risque facilement de rentrer trop t t dans le vif du sujet Auquel cas la discussion domin e par quelques participants d passera largement les 10 minutes pr vues pour cette phase L approfondissement Durant cette phase tous les participants doivent travailler le sujet Pour que chacun puisse contribuer avec ses propres id es on utilise la question carte comme technique d interaction Si le sujet es
3. Au d but de l animation pr senter les r gles de discussion Metaplan e temps de parole limit 30 secondes e discussion visualis e e indiquer les divergences d opinion par un clair Le mod rateur demande aux participants d adopter ces r gles pendant la dur e de la discussion Temps de parole limit 30 secondes C est la multiplicit des occasions de prendre la parole qui rend une discussion vivante et anim e 30 secondes par contribution suffisent exprimer l essentiel d une id e de mani re concise Ce temps compt permet davantage de participants de prendre la parole Celui qui a beaucoup dire intervient plusieurs fois et donne ainsi aux autres l occasion de r agir Si l on s en tient un seul argument par prise de parole la r gle est facile observer et la discussion comme succession d arguments et de contre arguments reste compr hensible et peut ainsi tre visualis e Discussion par crit Tous les arguments sont not s sur des cartes pingl es sur les panneaux Pour ce faire veiller aux points suivants pour chaque argument utiliser une nouvelle carte Cela permet de classer les contributions et de rapprocher des cartes dont le contenu va dans le m me sens afin de constituer des ensembles Un mot cl est toujours insuffisant pour rendre compr hensible l orientation d une pens e Une carte portant le seul mot information n explique pas ce que l on veut effectivement dire Le mo
4. L TT EE9 On A Aran E pm La capacit se comprendre au sein des entreprises et institutions est aujourd hui devenue plus importante Hi rarchies all g es coop rations r seaux inter d partementaux et projets transverses n cessitent cette aptitude se coordonner Aujourd hui influencer hors structure hi rarchique devient primordial La m thode Metaplan est un outil qui rend plus efficaces les discussions en groupe Plus efficaces de deux mani res D une part en faisant gagner du temps les discussions ainsi anim es aboutissent plus rapidement des r sultats concrets D autre part en permettant la prise en compte de toutes les opinions cela favorise une forte implication des participants dans le processus de groupe et aboutit des r sultats soutenus par tous Les r gles de la m thode Metaplan sont pr sent es en trois parties Chapitre 1 Visualiser des discussions Chapitre 2 D clencher et conduire des discussions Chapitre 3 Construire des dramaturgies Visualiser les discussions consiste rendre visible pour le groupe toutes les contributions importantes de la discussion Cela permet de les retenir de les classer et de les regrouper D clencher et conduire des discussions engendre des interactions fructueuses et vivantes cela garantit le d bat entre les participants Construire des dramaturgies aide le mod rateur anticiper le d roulement d une discu
5. es de base del nos 5 coll gues a b offres p i mise en forme attractive exercer u un nsulvi EN l apr s envol Une question carte avec 12 participants devrait r sulter en g n ral en 12 15 pav s On atteint cela en formant des petits paves de 3 ou 4 cartes Il faut galement avoir le courage de laisser quelques cartes seules Ainsi se d gagent pour la suite du travail des th mes concrets et on vite de tomber dans des th mes g n raux comme organisation strat gie ou qualification Pour la plupart des d butants en Metaplan le regroupement est un exercice difficile Car la plupart y voient plus que ce qu ils devraient y voir en r alit On pense qu il faudrait avoir d avance a l esprit un ordre d fini pour les cartes Ou alors on tente de trouver le plus petit d nominateur commun pour un maximum de cartes D autres encore sont tent s de re regrouper les cartes apr s qu ils les aient toutes accroch es Pour continuer la discussion des id es sont s lectionn es comment pouvons nous am liorer l attractivit de notre catalogue de formation ee 9 desen ptions faciles 4 _ assimiler tela r duit la compr hension k des personnes charg es du gt dossier b Joindre u une personnalis e i cala va dim M co teux p mais nous U i disposons des m donn es de base de m oe a nos co
6. rale l ambiance de travail devrait tre agr able et se distingue des r unions habituelles 34 35 Metaplan Sarl 85 avenue de Saint Cloud F 78035 Versailles Cedex Tel 33 1 39 20 80 20 Fax 433 1 39 49 00 78 Metaplan GmbH Goethestrasse 16 D 25 451 Quickborn Tel 49 4106 617 0 Fax 49 4106 617 100 Metaplan LLC 101 Wall Street Princeton NJ 08540 Tel 1 609 688 91 71 Fax 1 609 688 91 75 Metaplan Tyska Bryggaregarden S 37 170 Karlskrone Tel 46 455 815 00 Fax 46 455 815 50 Metaplan est un groupe de consultants mod rateurs sp cialis s dans les strat gies danimation dargumentation et de projet Notre quipe internationale est issue dun noyau de fondateurs bas Hambourg au d but des ann es 70 Au del de l Allemagne nous sommes aujourd hui implant s en France aux Etats Unis et en Su de A c t de nos interventions de conseils nous r alisons pour nos clients des formations la m thode Metaplan Pour plus d informations consultez notre site web www metaplan fr ou contactez nous a Versailles 36
7. de pond ration soigneusement formul e est lue aux participants Ceux ci recoivent des gommettes adh sives qu ils vont eux m mes coller sur les cartes rondes portant les titres de leur choix Chaque participant obtient e 3gommettes s il y a choisir parmi 12 au plus e 4gommettes s il y a entre 12 et 20 ensembles e 5 gommettes s il y a plus de 20 ensembles Le mod rateur veille ce que les participants fassent leur choix en restant assis leur place Il leur demande donc de noter leurs choix sur un brouillon pendant qu il num rote les ensembles Ceux qui ont crit le nombre requis de chiffres recoivent leurs gommettes Ensuite l animateur invite les participants venir tous en m me temps vers les panneaux afin que chacun se positionne ind pendamment des autres Une fois que la derni re gommette est coll e le mod rateur fait ressortir visuellement avec un gros feutre les points pl biscit s sans pour autant tablir un d compte pr cis des gommettes Il est important d viter tout ce qui peut sugg rer une valuation statistique 20 Faire r pondre par oral la question d appel Une discussion qui se d veloppe sans contrainte au sein d un groupe sans que l on demande aux participants de r diger eux m mes leurs id es sur des cartes peut n anmoins tre r dig e et visualisee Cette technique est applicable dans toutes les r unions o le mat riel Metaplan est disponible Le mod rateur indiqu
8. de rajouter ult rieurement d autres cartes e Afin d obtenir une image compr hensible se limiter environ deux douzaines de cartes et de ronds sur un poster e Les traits destin s encadrer les pav s comme ceux qui indiquent les liaisons sont trac es directement sur le papier kraft Mais seulement lorsque les cartes ont trouv leur emplacement d finitif Gr ce la visualisation les participants suivent mieux le d roulement oral de la discussion Mais attention Prenez garde ne pas abuser des couleurs des formes et des symboles ne s agit pas de d tourner les participants du contenu de la discussion par un tohu bohu optique C est pourquoi il convient d utiliser la bo te outils en connaissance de cause Presenter un poster Le moderateur montre au groupe son meilleur c te Quand il lit le poster il regarde le groupe et ne lui tourne pas le dos I doit veiller ce que sa pr sentation reste en rapport avec le contenu du poster Pour ce faire il lit mot mot ce qui est crit sur les cartes Les participants peuvent ainsi se concentrer sur la signification des contributions sans tre d rang s par des commentaires oraux qui d vient de ce qui est crit Vous pouvez stimuler l attention qu un auditeur porte la pr sentation en vous adressant lui aussi en tant que spectateur posez la main c t de la carte que vous lisez cela permet de synchroniser l il et l oreille Un soutien
9. le th me de la r union e Qui doit participer Combien seront ils e Quel est la dur e de la r union e Que doit on atteindre par la discussion e De quels l ments de contexte faut il tenir compte e A quoi doivent r fl chir les participants dans le d tail Il est tr s important de clarifier ce que l on peut et doit atteindre l issue de la r union On peut rechercher des r sultats concrets sp cifiques tels que le diagnostic des causes d une d ficience la mise au point de solutions pour un probl me la formulation de suggestions quant la marche suivre Mais le mod rateur peut aussi viser l am lioration des relations entre les participants liminer des tensions enthousiasmer pour une id e Bien souvent on voudra conjuguer les deux laborer des solutions tout en amenant le groupe emprunter cette voie Cependant le mod rateur qui pr pare le canevas doit rester conscient que l on ne peut pas tout atteindre dans une r union d une dur e moyenne soit une deux heures C est pourquoi il doit valuer de mani re r aliste ce que l on peut vraiment accomplir en une rencontre I faut parfois se contenter d ouvrir les participants un th me et d obtenir leur accord pour organiser une deuxi me r union Pour laborer un plan de discussion dans lequel toutes les interactions sont pertinentes le mod rateur doit prendre en consid ration la probl matique et le contexte devient
10. les mots longs deviennent illisibles La lisibilit s am liore galement si l on dessine les lettres les unes c te des autres sans les relier entre elles La visualisation est tout aussi vivante que la discussion Les alignements trop rigoureux n offrent qu un faux semblant d ordre Nous appelons collage le libre arrangement des cartes qui reflete cependant le d veloppement logique de la discussion Voici quelques conseils pour r ussir votre collage e Une seule id e par carte Si une carte ne suffit pas noter seulement sur la carte l id e principale et le compl ment d explication sur un ovale e Les mots cl s en disent trop peu Mieux vaut formuler des demi phrases Leur lecture est plus coulante et leur contenu plus riche parce qu elles reprennent la tendance qui s est exprim e Par exemple le mot cl co t sur une carte en dit trop peu Les co ts sont sans aucun rapport avec les b n fices est une affirmation plus utile L affirmation les co ts explosent notre budget par exemple aurait eu une autre connotation e R unir les cartes au contenu identique ou similaire Ce regroupement de cartes s appelle pav ou ensemble Un titre fid le au contenu du pav est inscrit sur une carte ronde Ce titre aussi doit tre r dig sous la forme d une demi phrase e Entre chaque pav laisser beaucoup d espace vide Ainsi chaque groupe de cartes se diff rencie clairement des autres Il reste aussi possible
11. obtenir une quantit qui reste ma trisable Apr s un temps de r daction de quelques minutes le mod rateur ramasse les cartes et les lit une par une devant le groupe Dans le m me temps il les montre aux participants afin qu ils puissent aussi les lire et pas seulement les entendre Il est conseill de battre les cartes auparavant la tension reste plus soutenue jusqu la fin Toutes les cartes flash es ou non sont parpill es sur le panneau comment pouvons nous am liorer l attractivit de notre catalogue de formation ne distribuer qu aupr s des 7 secr tariats cela r duit la compr hension des claires et utiles formuler clairement se dl les nonc s de nos eel UIG pros cat goriser par domalnes de comp tences joindre une lettre las Z 7 cela va tre co teux D mais nous CUM ie y disposons des exercer un suivi Bone t l phonique cibl i et cs eGColl gues apr s envoi En proposer des eme cr atives 1 proposer des ce e A activit s en privil gierie plein air format Ad au Lomas format de poche Joindre un cou placer le catalogue sur intranet Le classement Le mod rateur classe les cartes par affinit des contenus Il se fait aider par le groupe Il constitue des pav s des ensembles de cartes dont le contenu est identique ou similaire D
12. Metaplan servent pour les t tes de chapitres et pour titrer le poster d ouverture d une r union La tranche des petits feutres mesure 5 mm de large Des crayons plus fins ou m me pointus donnent une criture trop mince illisible une certaine distance On utilise des feutres de couleur noire et rouge La tranche des gros feutres mesure 10 mm C est avec eux que l on r dige les titres comme des affiches sur les bandes et les nuages Les gommettes adh sives permettent de pond rer les d clarations visualisees I est utile d en disposer en deux couleurs ou en deux dimensions afin que les participants puissent marquer leur opinion dans deux directions diff rentes Les pingles permettent de fixer sur les panneaux le papier kraft ainsi que les cartes r dig es qui plus tard seront coll es Un trait de colle par carte suffit Ainsi l on pourra si n cessaire d tacher les cartes sans pour autant d chirer le papier Quelle carte utiliser pour quelle partie du d bat Rendre visible la discussion Ecrire sur des cartes Lorsque des groupes discutent l aide des techniques Metaplan l image de la discussion appara t sur des panneaux Utiliser les cartes s apprend vite Pour que l criture reste lisible 6 8 metres de distance il faut crire gros et gras en utilisant le c t large du feutre la tranche I vaut mieux raccourcir les hampes et les jambages des lettres Ne pas crire seulement en majuscules
13. Pa eat flet vta Have continue antec wilt tia f e relation iu ena user with CAS je Zu stones LS d ndtabang his v a 0 J Kagu qu COST DEFECT EA VS oTi AVES kE uo ae UN ai tan y tuto i ie d t Ae Contiaven Ronoron N of TAM in np erc r flexion pr alable la dramaturgie E les changements organisationnels que doit on attelndre par la dis eussion r lesquels chacun peut s exprimer Anticiper la discussion du groupe Les discussions de groupe d marrent parfois spontan ment Si le mat riel Metaplan est disponible le mod rateur peut noter les d clarations des participants sur des cartes et pingler celles ci sur des panneaux ll peut aussi placer une question au bon moment et demander chacun d y r pondre par crit sur des cartes Sil on a la possibilit de pr parer la r union il faut alors r fl chir au d roulement et laborer un plan de discussion Cette dramaturgie comporte la succession d apports d informations et de questions qui permettent au groupe d examiner un th me sous tous les angles C est le fil rouge qui permet au mod rateur de guider la discussion jusqu au bout Avant de d terminer et de formuler ce que l on veut dire ou demander le mod rateur doit avoir une vision claire des raisons et des objectifs de la r union Il doit donc r fl chir aux questions suivantes Comment formuler
14. a th se n tait pas suffisamment bien formul e Ou alors que personne ne veut prendre de position claire Dans ce cas aucune gommette n est plac e dans les champs extr mes et elles se trouvent toutes dans les deux champs mod r s le oui mais et le non mais Que l animateur s enqui re d abord des r serves et il pourra travailler la these comme l accoutum e 24 Chapitre 3 Construire des dramaturgies Le moderateur mene des processus d intercompr hension Le mod rateur Metaplan a trois missions 1 Visualiser les d bats En r gle g n rale il est aid dans cette t che par un co mod rateur qui crit les contributions sur des cartes La visualisation assure que l argumentation est visible pour tous Cela permet au groupe de g rer plus de complexit La discussion ralentie par l criture permet aussi au groupe de mieux appr hender les ph nom nes motionnels et de rester centr sur le factuel 2 Mener la discussion Le mod rateur mene la discussion selon le fil directeur pr par Les d bats superficiels doivent tre vit s Le consensus d apparence qui s en d gage se d sagr ge d s qu on en arrive aux r alisations concr tes Le mod rateur doit donc forcer le groupe tre pr cis et concret travers des questions comme Pouvez vous pr ciser votre id e par un exemple ou Comment exprimeriez vous cette opinion de maniere plus concr te Souvent tout le monde es
15. at riel aux m thodes ou au management 19 IV de S lectionner des id es ponderation la question de Pour faire progresser une discussion il sera bon de demander en temps utile au groupe de faire ressortir les points les plus importants de la masse des id es affich es sur les panneaux La discussion pourra ensuite se concentrer sur les points jug s essentiels La question de pond ration sert plusieurs objectifs e les participants r fl chissent une fois de plus la discussion e ils ontla possibilit de codiriger le travail e les priorit s du groupe apparaissent clairement Comme la question de pond ration orientera le travail qui suit il est essentiel qu elle soit d finie avec pr cision en rapport avec les objectifs de la r union Elle peut d boucher sur les tapes suivantes e identifier des th mes pour des sous groupes ou choisir une mise en ceuvre concr te Que devrions nous approfondir encore e porter un coup de projecteur sur les themes qui auraient trop peu retenu l attention S ur quoi devrions nous nous pencher encore une fois e valuer la faisabilit Quels th mes pouvons nous effectivement r aliser e Parfois on utilise une deuxi me question de pond ration pour affiner la s lection Fi ddp Tu 7 a erstandigunas Miti Typiquement ce seront des questions comme Quelles id es ne sont bonnes qu en apparence Sur quoi devrions nous avancer La question
16. citent a exprimer des points de vue divergents Les diverses opinions sont visualis es et ainsi clairement mises en regard sans que le mod rateur prenne parti Souvent les clairs servent galement inviter les participants demander des pr cisions quand une carte n est pas claire Gr ce aux clairs les id es et arguments des participants peuvent ainsi tre compl t s pr cis s ou mis l preuve par la controverse Le participant qui pose l clair contribue la discussion et s approprie par l le mode de pens e des autres Le signal de consentement suffit pour porter l action commune m me s il ne partage pas toutes les id es jusqu au bout 15 Formuler des questions qui declenchent la discussion Dans la m thode Metaplan le mod rateur pose des questions successives qui guident la r flexion du groupe Les questions doivent susciter les interactions au sein du groupe Chaque question doit tre imm diatement compr hensible On a donc besoin de plusieurs crit res pour obtenir l effet escompt La question doit s adresser l exp rience et aux opinions et non pas des connaissances sp cialis e Chacun doit pouvoir contribuer au d bat que lance la question Si on la formule de telle sorte que seul un sp cialiste peut y r pondre alors on n obtiendra pas de discussion au sein du groupe La question doit tre ouverte et permettre chacun de donner plusieurs r ponses Il faut toujours
17. cussion d un groupe Par exemple l animateur n aura stopper l intervention d un participant que dans de rares cas Pourtant ces r gles ont plus de poids qu il n y parait au premier abord Elles paraissent tr s anodines Elles ne donnent pas lieu d bat en partie parce qu elles sont pr sent es comme des indications purement techniques Les participants les acceptent sans vouloir mener de grandes discussions leur sujet Personne ne se sentira offens s il est rappel a l ordre sur base de ces regles ce qui serait moins vident avec des regles moralisantes comme nous serons bienveillants Ces r gles de discussion si elles ne sont pas appliqu es de mani re trop rigide constituent pourtant une source de pouvoir importante pour l animateur car elles lui donnent le droit de prendre ou de reprendre le contr le de la discussion Elles permettent par exemple de e conduire la discussion 30 secondes de temps de parole s il vous plait laissez l autre participant prendre la parole vous pourrez ensuite reprendre la main e prendre le controle d une discussion entre diff rents participants et reprendre le fil conducteur Nous devons discuter par crit autrement tout ce que vous dites sera perdu e brider les controverses Essayons de formuler pr cis ment l argument de votre clair 13 Les clairs sont les catalyseurs de l entente Les Eclairs sont importants dans une discussion car ils in
18. d rateur doit alors faire clarifier l id e En revanche la demi phrase nos repr sentants commerciaux ignorent les objectifs annuels exprime pr cis ment et en sept mots l opinion de son auteur Enfin bien entendu chaque participant doit s appliquer crire lisiblement afin que tous puissent saisir le contenu des cartes r gles de discussion Metaplan 30 secondes de temps de parole discussion visualis e indiquer les diff rence d opinions par clair Indiquer les divergences d opinions par un clair Cette troisieme r gle est aussi la plus importante A la demande des participants le mod rateur signale par un clair not sur la carte concern e soit une explication compl mentaire soit un contre argument Les clairs signalent ainsi des zones de controverse auxquelles il vaut la peine de consacrer suffisamment de temps A cet instant on favorisera le d bat etla compr hension mutuelle Par cons quent faire un clair ne suffit pas le mod rateur s attachera tout particulierement reprendre avec exactitude le contenu des divers arguments et contre arguments Ces contributions sont not es sur des ovales et dispos es au dessous de la carte rectangulaire concern e On obtient ainsi une chaine d argumentation 12 Les regles de discussion Source de pouvoir pour le moderateur Toutes ces r gles ne doivent pas tre appliqu es de mani re rigide Elles ont pour objectif de faciliter la dis
19. donc opportun de prendre en compte des questions telles que quels int r ts les participants representent ils Quelles pistes concretes ont ils l esprit Existe t il des tensions entre individus ou d partements Existe t il des menaces externes comme un effondrement du march ou l arriv e de nouveaux concurrents De nouvelles orientations demand es par le management doivent elles tre r alis es L id al est de visualiser la pr paration sur un poster Cela permet d int grer d autres personnes dans la conception ou encore de montrer au groupe la fin de la r union comment elle a t pr par e 2 Elaborer un plan de discussion Une fois que le theme et les objectifs de la r union sont bien delimites que l on connait le temps disponible et que l on est familiaris avec le contexte on peut attaquer la confection d un d roulement C est un plan chronologique qui sp cifie les techniques utiliser la formulation pr cise de tous les l ments d information et des questions ainsi que l enchainement des diff rentes interactions P ab en 4 one reschatts h ngt Dur e indicative des diff rentes formes de mod ration Les diff rentes formes sont d crites dans les chapitres Techniques de visualisation et Techniques d interaction Les dur es indiqu es ici sont tir es de la pratique de mod rateurs exp riment s Le respect de ces indications permet de conserver un bon ryt
20. e la sorte les r p titions sautent aux yeux Le groupe est invit manifester ses d saccords ses critiques Ceux ci sont marqu s sous forme d clairs sur les cartes vis es Ce premier classement des cartes est suivi d un deuxi me plus pr cis D abord toutes les cartes d un ensemble sont relues une par une Si l on arrive une carte marqu e d un clair le mod rateur demande quelle est la critique le contre argument et le r sume en quelques mots not s sur un ovale Celui ci est ensuite pingl sous la carte o figure l argument initial Lorsqu on a trait toutes les cartes d un ensemble on r sume ces diverses contributions dans un titre On note le titre sur un rond plac au dessus du pav Ce titre doit faire ressortir la tendance qui s exprime dans le contenu de ces cartes Il est pr f rable de formuler ces titres avec un verbe d action et d viter les mots cl s comme personnel production co ts 17 Les cartes sont regroup es dans des clusters et les objections sont prises en compte et discut es comment pouvons nous am liorer l attractivit de notre catalogue de formation descriptions faciles assimiler donner des mers Ptela r duit l pies 5 les y compr hension k nonc s de nos des personnes Charg es du gt dossier ois i cela va tre co teux maisnous disposons des don n
21. e le th me qu il a r dig au gros feutre sur une grande bande blanche Encore mieux il pose tout de suite une question qui lance la discussion Ce genre de question de d marrage r pond aux m mes crit res que la question carte Le mod rateur note ensuite au fur et mesure les contributions des participants sur des cartes et les pingle imm diatement sur les panneaux Ainsi on visualise simultan ment le d roulement d une discussion voir aussi le chapitre 1 Visualiser les discussions Cela aide conserver une vue d ensemble et remarquer la r p tition d arguments Dans le m me temps on tablit un compte rendu de la discussion qu il suffit ensuite de photographier et d envoyer aux participants Si le groupe compte plus de quatre personnes le mod rateur a int r t se faire assister par un participant pour r diger les cartes Dans ce cas le mod rateur r p te les d clarations en raccourci C est cette contraction que l assistant note sur une carte que le mod rateur pingle sur le panneau II n est pas facile de synth tiser l essentiel d une affirmation sur une carte Beaucoup pensent qu ils doivent tenter de redire en d autres termes ce qu a dit le participant qu ils doivent l exprimer de mani re plus abstraite ou alors trouver un mot clef Le mod rateur peut y perdre le fil de la discussion notamment si le groupe est peu coop ratif La prise de notes est plus facile et plus authentique quand les mots de
22. ement en dessous une deuxi me bande divis e en quatre secteurs Ceux ci portent marqu s au feutre rouge les signes Alors le mod rateur pr sente l affirmation et invite chaque participant indiquer son accord total ou partiel ou son d saccord partiel ou total en collant une gommette dans l un des quatre secteurs Sila th se doit servir ouvrir c est dire donner envie de d battre d un theme il faut la formuler de mani re ce que les approbations etles d saccords s quilibrent presque coup sur Car c est ainsi que d marre l interaction ceux des participants qui approuvent sont curieux de savoir pourquoi d autres s opposent et vice versa La th se doit tre formul e positivement afin d viter des difficult s d interpr tation des signes plus et moins dans le sens d une approbation ou d un d saccord Afin d obtenir une large dispersion des points de vue l affirmation ne doit pas tre formul e de maniere trop absolue Ainsi si l on affirme que tous les clients ach teront notre nouveau produit les participants ne peuvent qu tre en d saccord puisqu il y aura toujours des exceptions En revanche ce nouveau produit va trouver ses clients ne dit pas si tous le feront 23 apprendre o ee BE too Il est conseill de faire patienter un peu ceux qui souhaitent marquer leur opinion imm diatement jusqu a ce que tous les pa
23. hme et du dynamisme dans la discussion e pr senter un poster de deux douzaines de cartes au maximum 5 mn animer une question carte 30 mn animer une question carte double 45 mn poser une question de pond ration 5 mn animer une these 10 mn une discussion visualis e par le mod rateur 10 45 mn 29 dramaturgie les processus de changements dans les organisations le aS p roc essus de cf iangements on ge anisa tio nnels soil mise en Appronfon conclusion anisationnels 1 org ar isa itio on O ee peti ts et ja BY pi mpl I e E Mm M i B am x L le repertoire Metaplan ife ju temps af minimum Ex t cua amo carte question seul d appel _ deuxou double utiliser pour ge gt ra pour 40 tayer l avant m yu P 10 multiple propos lt 1 ail w p ex du point de vue de 4 hese UR chelle N question Y 10 de m N 4 d pond ration 5 avec plusieurs points p ex fixer des priorit s ec LH Lini liste de q avec qui p jusqu quand js quel r sultat escompt d infor mation 5 nu Y e euius q le poster N E suite de questions p ex en quoi est ce compliqu comment ca R USSIE rrait marcher question de classement nr du 5
24. lexion vers le suivi Il peut annexer cette conclusion une petite discussion visualis e pour recueillir des suggestions quant la mani re de poursuivre le travail ou d appliquer les r sultats obtenus A la fin de la r union le mod rateur r capitule le contenu de la derni re interaction question de pond ration discussion visualis e et explique la suite des op rations Il s abstient de tout jugement quant au contenu ou aux r sultats 32 Comment juger de la reussite d une animation Le moderateur peut se poser les questions suivantes pour valuer la r ussite de son travail e Les participants ont ils d velopp une compr hension commune de la situation et des orientations e A t on exprim des divergences d opinions e A t on soumis les propositions la critique e Les d saccords sont ils bien identifi s e A t on identifi les marges de man uvres Ces questions portent sur le travail effectu savoir sur le contenu du th me discut La question de la satisfaction du groupe vis a vis du mod rateur peut tre trompeuse Car un groupe peut tre satisfait parce que l on est rest un niveau g n ral de discussion un niveau o personne ne s est senti menac Inversement un groupe peut rejeter son mod rateur parce qu il a mis en lumi re des choses d sagr ables Tant qu il ne met pas en p ril le consensus de fond n cessaire l action un mod rateur peut emmener le grou
25. ll gues p mise en E mii torme attractive e y offres A E plein air exercer un suivi t l phonique cibl apr s envoi Pourtant l art du regroupement consiste justement s parer les diff rents arguments et ne regrouper que ce qui correspond de mani re vidente L animateur doit tre confiant que les ressemblances lui sauteront aux yeux et que le groupe interviendra le cas ch ant Tout le reste doit rester s par Pour ce faire l animateur s efforcera d utiliser la totalit de l espace que lui offre le tableau et de bien s parer les arguments Ce classement est un service de l animateur au groupe Il ne doit donc pas chaque fois demander l avis du groupe Il doit proposer et appliquer en s orientant d ventuelles remarques des participants L objectif c est que 90 des cartes soient correctement plac es apr s le premier passage La relecture doit maintenant servir traiter les clairs et d finir des titres pour les pav s 18 Variante la question carte double Ce type de question pousse les participants a repondre selon deux axes a la fois pour et contre points forts et points faibles court terme et long terme etc La r flexion est d autant plus stimul e Chacun doit ainsi dans un premier temps consid rer les divers aspects d une id e Il est alors plus ouvert aux arguments d autres participants qui contredisent les siens Lors de l intr
26. oduction d une question carte double on demande chacun de donner au moins une r ponse dans chacun des deux segments propos s S il s agit d une question pour et contre on fait r diger les arguments pour sur des cartes vertes les arguments contre sur des cartes orange Variante la marguerite Ici on propose d avance plusieurs axes de r ponses Cela garantit une r flexion approfondie sous tous les angles De plus les r ponses deviennent plus concr tes puisque les g n ralit s sont reprises dans les titres des axes Au c ur de la marguerite correspond la question elle m amp me Les titres des axes se placent sur les p tales On demande aux participants de r pondre dans deux axes au moins afin que le probl me soit examin du plus grand nombre de points de vue possible Lors de l affichage des cartes il est inutile de r diger des titres les axes de r ponse en tiennent lieu Au moment de la pr paration d une marguerite il faut veiller laisser un axe en blanc pour faire apparaitre si n cessaire un nouveau champ de r ponses La marguerite est particulierement bien adapt e lorsque l on cherche connaitre l tendue d un th me et en d limiter le perimetre Ainsi l on peut aborder les probl mes de qualit dans le secteur de la production en posant la question suivante A quoi est ce d quand la qualit n est pas au rendez vous Cela tient il la main d oeuvre aux machines au m
27. ormul une question il faut encore choisir la m thode d animation de cette tape de la discussion e R ponses par oral C est le remue m nage classique e R ponses par critsur des cartes Souvent on parle de post il mais nos cartes sont plus grandes et plus visibles e R ponses avec une gommette e R ponses avec plusieurs gommettes e R ponses avec des cartes de couleurs 16 Les premi res cartes sont pingl es comment pouvons nous am liorer l attractivit de notre catalogue de formation formuler clairement les nonc s de nos produits Se cibler le suivi t l phonique apr s envoi proposer des offres Fri Faire r pondre par crit la question carte Si le moderateur souhaite que chaque membre du groupe apporte ses propres vues il utilise de pr f rence le moyen de la question carte Les participants redigent chacun plusieurs reponses sur des cartes tous en m me temps Ainsi chacun note ses propres opinions avant d tre influenc par celles des autres Le mod rateur proc de de la mani re suivante Il introduit la question en quelques mots en pr cisant cette occasion le contexte dans lequel elle se pose et en faisant la transition avec l tape pr c dente Cependant il doit veiller ne pas donner lui m me de r ponses Apr s avoir lu la question il pr cise le nombre de cartes qu il attend de chacun en r gle g n rale deux trois par participant afin d
28. pe en terrain inconfortable existe donc pour toutes ces raisons un risque pour que le groupe juge de mani re critique l action d un mod rateur quand bien m me il les aurait fait avancer d un cran En quel cas cela signifierait la fin du consensus voqu et une implosion du groupe 33 Conseils pour une premiere animation En tout premier commencez petit Animez d abord une discussion Prenez bien votre temps pour la preparation Cela autorise des sans grand enjeu Des themes simples sont pr paration d un v nement ou d une f te discussion interne sur de prochaines actions Des th mes difficiles sont les restructurations les d veloppements de strat gies discussions avec des participants pour mieux connaitre les int r ts et modes de pens e en jeu Vous devriez d s que vous avez termin une premi re version du plan de discussion avoir un moment pour changer vos id es avec quelqu un d autre Une animation a plus de poids si des participants critiques y ont galement t invit s et ont pu s y exprimer Les accords trouv s y gagnent en cr dibilit La plupart des soci t s ne dispose pas de locaux adapt s ce sont soit des salles de r union ou bien des salles de formation pourvues de tables Arrangez ces lieus de telle mani re que les tables ne fassent pas obstacle au mouvement V rifiez l avance qu il y ait suffisamment de feutres et de mat riel de visualisation De mani re plus g n
29. rticipants aient pu r fl chir la th se et choisir l une des quatre options Lorsque le groupe a plac les gommettes le mod rateur invite donner quelques arguments pour illustrer les diff rentes opinions note chaque argument sur une carte qu il place sous le champ correspondant En g n ral on ne distingue pas entre approbation totale et partielle ni entre d saccord total et partiel On demande aux participants de faire conna tre les arguments qui tayent les c t s gauche et droit du nuage de points Le mod rateur commence avec le c t qui compte le moins de gommettes pour que le point de vue de la minorit b n ficie de la plus grande attention Mais il ne s agira jamais de forcer quelqu un se r v ler mieux vaut orienter la discussion sur les arguments qui penchent en faveur de telle ou telle opinion puisqu il s agit en l occurrence de d nicher le doute qui se loge dans l infirmation bien communiquer c est facile gt fr last am Tout a la fin on invite ceux qui ont coll leur gommette sur le trait central autrement dit qui n ont pas voulu prendre position Il s agit de faire connaitre leurs arguments afin de les visualiser galement Tous ne doivent pas contribuer la discussion Quelques arguments pour et contre suffisent illustrer la diversit des points de vue Si les participants collent tous leur gommette dans un seul champ c est que l
30. s participants sont utilis s dans la retranscription m me si les termes sontissus de la langue parl e Il s agit d extraire une courte demi phrase du flot de paroles du participant et de l crire Mais cela ne peut pas fonctionner si l on attend 30 secondes car notre m moire active ne porte qu 15 secondes en arri re I faut donc crire quelque chose rapidement Et si les explications ult rieures du participant touchent encore mieux le coeur du probl me on peut crire une deuxi me carte Si les participants ne fournissent que des mots clefs l animateur devra les forcer formuler une courte demi phrase La question d appel est recommand e pour l num ration rapide de points essentiels avant de pouvoir avancer Les participants connaissent souvent les causes d un probl me qui n ont donc plus besoin d tre discut es en d tail Il est plus important de prendre du temps pour laborer des propositions de solutions Une question d appel est galement appropri e lorsque dans un s minaire on souhaite nouveau mettre en perspective des id es Cl s Il suffira alors de quelques contributions 21 Ouvrir avec la these La these est particuli rement bien adapt e pour introduire un th me ou pour obtenir un clich instantan des opinions d un groupe Le mod rateur formule une affirmation et la r dige sur une grande bande blanche avec un gros feutre Il l affiche sur une feuille de kraft et place direct
31. s sacs de rangement Pour des moderations Metaplan il faut compter un panneau pour deux participants Les feuilles destin es recouvrir les panneaux sont en papier robuste de couleur brun clair d un format de 145 cm sur 125 cm Lorsqu on les pingle il faut laisser en haut du panneau une marge de 4 cm dans laquelle on piquera quelques pingles avant de d buter le travail Elles seront ainsi toujours disponibles Sur les cartes rectangulaires qui mesurent 9 5 cm x 20 5 cm on note un par un les arguments et les contributions la discussion C est avec les petits feutres que l on r dige jusqu trois lignes ou sept mots sur une carte Les trois couleurs des cartes rectangulaires servent rendre perceptibles les diff rences th matiques Des cartes vertes pour les id es et arguments positifs Des cartes oranges pour les critiques les points faibles Des cartes jaunes pour les alternatives les actions r aliser et les cons quences Les explications complementaires les remarques et les critiques adress es aux arguments r dig s sur une carte rectangulaire sont not es sur des cartes ovales blanches Elles mesurent 9 cm dans leur longueur Pour titrer des ensembles de cartes on utilise des ronds blancs de 14 cm de diam tre Pour titrer tout un poster ou pour formuler une th se il existe de longues bandes blanches de 56 cm de long sur 10 cm de large On les r dige avec un gros feutre en deux lignes Les nuages
32. ssion et guider le groupe le long d un fil rouge jusqu au r sultat vis Cet aide m moire permet de retrouver ais ment les divers l ments des techniques d interaction d velopp es dans la m thode Metaplan C est un support qui vient compl ter les formations la m thode Metaplan que nous proposons Chapitre 1 Visualiser les discussions La bo te outils Pour conduire une discussion avec la m thode Metaplan il faut disposer de mat riel de visualisation afin de rendre les id es et arguments du groupe visibles pour tous On aura besoin de e panneaux pingler e feuilles de papier kraft e cartes rectangulaires ovales et rondes e pingles pour fixer les feuilles et les cartes e crayons feutres e Qommettes adh sives e batons de colle Les panneaux pingler sont recouverts de feuilles de papier kraft Toutes les contributions la discussion sont not es avec les feutres sur les cartes qui sont ensuite pingl es sur les panneaux Il est facile de d placer les cartes sur les panneaux pour constituer des regroupements d id es similaires ou des chaines d argumentation Les gommettes adh sives permettent de pond rer les contributions visualis es Les panneaux a pingler utilis s dans la technique Metaplan sont des plaques de polystyr ne expans mont es sur deux pieds Si l on souhaite pouvoir les transporter il vaut mieux choisir le mod le pliant facile emballer dans le
33. t d accord sur le plan g n ral Qui sera contre plus de flexibilit Des que l animateur insiste et que par exemple plus de flexibilit devient prolonger les horaires d ouverture des bureaux jusqu 22h00 une forte opposition peut apparaitre La g n ralisation des probl mes est un autre cas nos syst mes ne sont pas coordonn s L animateur doit l aussi faire pr ciser les id es tous les syst mes sont ils concern s ou ce probl me impacte t il r ellement la r ussite de l entreprise 3 Planifier le d roulement de la discussion En fonction de sa mission l animateur cible la th matique Il identifie l avance les contenus discuter pour atteindre l objectif fix Il fait le tour de ce que pourraient tre les int r ts des participants et des r sistances potentielles ll formule ces r flexions en une s quence de appropri es questions 25 ex bk mxhhw Support Po der DET cannot IST S u oe that the J FL Le as Coo aal ie DONT FIGHT oa Nek pr s i i PRICE Foiro W TE A ha 1 8 ve ISTS T p PRICE x ser malena rs FU ABLE Supr utu Lange sut mu 1 fexble and L pt god ho Pori B AM EGETEP TAXoL x mus ova inca e 100 que dr T SERO PROMOTION se a fedele VAE MACC Y suppl sy c nocd d ing comunion A sh ato ANEN Br tee mA Cus M o t inf h co Ate hing gt
34. t tr s controvers on formule une question carte double laquelle chacun r pondra non seulement de son point de vue mais aussi en donnant des arguments qui illustrent le point de vue oppos au sien S il s agit d laborer des solutions un probl me il convient de demander au groupe quels sont les points faibles et les difficult s l origine du probl me Les suggestions de solutions sp cifiques Unsere neue Marketing Strategie Worum r geht es heute viendront plus facilement sur la base d un tel diagnostic labor en commun ll arrive qu apr s la phase d analyse du probl me les propositions apparaissent tr s spontan ment Le mod rateur gagne alors du temps en saisissant au vol ces suggestions et en les notant sur des cartes La conclusion Une discussion se conclut dans le cas id al par un plan d action qui d finit qui r alise quoi quand et avec qui pour concr tiser les diff rentes propositions Mais ce ne doit pas toujours tre le cas On peut aussi bien finir par un accord sur des r gles de cooperation des orientations strat giques ou des d finitions de r les Ce n est qu exceptionnellement qu une r union s ach ve sur un r sultat d finitif Le d roulement devrait plut t aboutir d cider de l utilisation des id es collect es Les participants sont invit s pond rer avec des gommettes les points approfondir ult rieurement Le mod rateur oriente ainsi la r f
35. visuel stimule l attention et augmente la m morisation des th mes pr sent s Des pauses artificielles entre chaque carte et des commentaires brefs facilitent l assimilation de l information pr sent e r gles de pr sentation montrez votre bon c t touchez la carte que vous lisez lisez tout limitez vos commentaires 10 Etablir un compte rendu photographique Les posters produits lors d une mod ration Metaplan constituent tout la fois un compte rendu simultan du d roulement et des r sultats de la r union Ainsi ce ne sont pas les seuls r sultats qui transparaissent mais aussi l ambiance et les approches utilis es pour aboutir faut veiller enrouler les posters de mani re ce qu ils restent faciles photographier La pile de posters doit donc tre retourn e en fin d animation face contre terre sur une feuille de kraft vierge On roule ensuite ces posters les cartes vers l ext rieur Si on fait l inverse elles resteront repli es lorsqu on d roulera le poster Pour transformer les grands posters en un compte rendu maniable et pratique pour utilisation ult rieure on peut soit les photographier par exemple l aide d un appareil num rique soit si l on d sire un niveau de qualit optimal les envoyer un reprographe professionnel pour tre scann s 11 Chapitre 2 Declencher et conduire des discussions Les r gles de discussions Metaplan
36. viter les questions auxquelles on r pond par oui ou par non qui conduisent trop directement la conclusion De m me les questions inductrices comme pourquoi le salaire aux pieces est il la seule possibilit ou d autres qui bloquent les participants sont rejeter Lorsqu une question marche le groupe l accepte et a envie de la traiter Il est recommand que la question puisse faire appel plusieurs interpr tations bares Braga Dg E is miaa few n Pham P un el lug ri ERE lena Fa Cr la OT LL ar Araba ms dog gets ds gmgag e me faga don in i p j a 4 L pr ae pl Piras ar Ii Fake ler Er Cela pousse chacun la r flexion et il en r sulte un large ventail de r ponses l inverse elle doit rester suffisamment concr te pour ne pas recueillir en guise de r ponses platitudes et lieux communs La question doit stimuler et impliquer La question doit s adresser aux exp riences des participants et non aux informations de seconde main tir es de la lecture des journaux Etre personnellement concern incite r pondre Dans une r union de responsables de production il ne faut pas demander quelles difficult s r sulteront d un style de management participatif mais quels probl mes peuvent r sulter d une participation accrue du personnel de production La question doit orienter les r ponses dans une direction anticip e Lorsque l on a f

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