Système de messagerie vocale Ascotel® IntelliGate
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1. Remarque Le responsable du syst me peut aussi configurer par utilisateur un renvoi automa 8 Utilisation des fonctions de messagerie vocale eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 tique sur le syst me de messagerie vocale en cas de non r ponse l appel De cette mani re tous les appels entrants sont apr s un certain temps configurable dirig s vers le syst me de messagerie vocale m me si vous n avez personnellement activ aucun renvoi Signalisation de nouveaux messages vocaux Si un appelant est renvoy sur le syst me de messagerie vocal mais il ne laisse aucun message vocal ou la bo te vocale est configur e de mani re ce qu il ne puisse pas le faire son appel g n re une entr e normale dans la liste d appels en absence Si l appelant laisse un message vocal son appel est report sur la liste d appels en absence et selon le type de t l phone l entr e est marqu e en cons quence avec un symbole de bande sonore remplis ou bien avec MV Si la bo te vocale est configur e en cons quence un nouveau message vocal accompagn d un message textuel est signal sur l affichage d un t l phone syst me et ou la DEL de message s allume La signalisation indiquant la pr sence de nouveaux messages vocaux reste pr sent tant que tous les messages vocaux n ont pas t cout s Veuillez en outre noter e2. Guide audio Les syst mes de messagerie vocale Ascotel IntelliGate contiennent un guide audio pour annoncer la date l heure et le num ro d appel des messages vocaux re us et pour expliquer la navigation dans le menu de messagerie vocale Pour la navigation dans le menu de messagerie vocale voir Mode d emploi succinct page 16 Commutation automatis e Les syst mes de messagerie vocale Ascotel IntelliGate peuvent contenir une commutation automatis e pour donner l appelant pendant le message d accueil la possibilit d activer des actions pr configur es avec les touches de chiffre DTMF Il peut s agir p ex de la commutation vers un autre num ro d appel ou vers une autre bo te vocale Mais il est galement possible d ex cuter des proc du res pr configur es b Les fonctions de la commutation automatis e sont d fi nies par le responsable syst me et peuvent tre diff rentes par bo te vocale et par message d accueil activ b A propos de ce document 3 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Configuration Le responsable du syst me peut adapter le syst me de messagerie vocale aux par ticularit s de votre environnement Selon sa configuration le comportement de votre syst me de messagerie vocale peut donc diverger des descriptions du pr sent mode d emploi La liste suivante montre les possibilit s de configuration du syst me de messagerie vocale disp
3. d j entendu peut tre effac de la liste des appels sans r ponse Ceci n est toutefois possible que si tous les messages vocaux de cet appelant ont t cout s e Un message vocal qui n a pas encore t cout ne peut pas tre effac Il y a deux fa ons d effacer malgr tout le message vocal durant sa premi re coute couter enti rement le message et actionner la touche d effacement imm diatement apr s le signal sonore la fin du message vocal couter la premi re partie du message au minimum 2 secondes et revenir au d but de ce message Le message prend ainsi l tat Ecout et peut tre effac sa prochaine diffusion Utilisation des fonctions de messagerie vocale 11 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Utilisation sans la touche Fox La desserte pour des t l phones syst me sans affichage ou des t l phones sans touche Fox est effectu e par le biais de proc dures et des touches de chiffre Administration des messages d accueil Enregistrer des messages d accueil Xx913 x x 1 2 3 Ecoute de contr le des messages d accueil 913 x x 1 2 3 7 8 Activer des messages d accueil 933 x x 1 2 3 D sactiver les messages d accueil 933 x x 1 2 3 Effacer les messages d accueil 913 x x 1 2 3 x 1 2 3 Messages d accueil personnels 1 2 3 x 7 message d accueil global x 8 message d accueil global de d bordeme
4. messages vocaux notification suppl mentaire un autre utilisateur interne lors de nouveaux mes sages vocaux la langue du guide audio l A propos de ce document eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 e l annonce de la date de l heure et du num ro d appel des messages vocaux peut tre activ e d sactiv e e l autorisation d utiliser la commutation automatis e Veuillez vous adresser au responsable de votre syst me en cas de questions ou de d sirs de changement A propos de ce document Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Introduction Bien que les syst mes de messagerie vocale Ascotel IntelliGate offrent bien davantage que les seules fonctions d un r pondeur t l phonique les descriptions suivantes se limitent aux fonctions de base des syst mes l appelant entend un message d accueil g n ral ou le v tre Selon la configuration de votre bo te vocale l appelant recevra uniquement une information ou aura la possibilit de laisser un message vocal apr s le texte d accueil Conseil Si l appelant n a pas envie d couter le message d accueil jusqu la fin il peut le sauter avec la touche Les messages d accueil personnels Chaque propri taire de bo te vocale peut avoir jusqu 3 messages d accueil per sonnels qu il peut enregistrer lui m me via un t l phone A
5. BLT Syst mes de communications Ascotel IntelliGate Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Mode d emploi AASTRA Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Table des mati res A propos de ce document sssessssssssessseeeseeeesssece 3 Champ d application sense nement tent 3 D finition des termes 3 Configurations use Mes a a Un ne ORNE DA a A are 4 Introduction su etes unis sieste nie te TE EEn one de tee die ETa 6 Les messages d accueil personnels 6 Les messages d accueil globaux 7 Utilisation des fonctions de messagerie vocale 8 Utilisation avec la touche Fox 222 8 Administration des messages d accueil 8 Activer une bo te vocale 4222 8 Signalisation de nouveaux messages vocaux 9 Ecouter les messages vocaux 10 Effacer des messages vocaux 11 Utilisation sans la touche Fox 22 12 Administration des messages d accueil 12 Activer une bo te vocale 12 Signalisation de nouv
6. D s que vous avez cout tous les nouveaux messages vocaux le message prend ainsi l tat Ecout et le symbole prend la forme d une bande sonore vierge 4 e si tous les messages d un appelant sont effac s le symbole de bande sonore res pectivement l indication MV dispara t L entr e demeure cependant dans la liste des appels en absence Une entr e d un message vocal pas encore cout ne peut pas tre effac e de la liste des appels e Si un abonn est rappel directement son entr e ne dispara t de la liste d appels que si le message vocal a t cout auparavant e Lorsque l entr e d un message vocal cout est effac e de la liste d appels le message vocal correspondant est galement effac Utilisation des fonctions de messagerie vocale 9 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Ecouter les messages vocaux Les nouveaux messages vocaux re us peuvent tre cout s directement via la liste des messages vocaux ou par le biais d un appel au syst me de messagerie vocale e En cas d coute via le syst me de messagerie vocale le guide audio indique s il y a de nouveaux messages vocaux y compris leur nombre dans votre bo te vocalel Tous les messages vocaux sont ensuite restitu s dans l ordre chronolo gique en commen ant par le dernier message re u Avant chaque message le guide audio indique l heure la date et le num ro d appel de l appell Une fois le dernier m
7. assez directement au chapitre Utilisation sans la touche Fox page 12 Utilisation avec la touche Fox Pour arriver au menu de messagerie vocale actionner la touche de menu jusqu ce que l affichage indique Messagerie vocale resp MV Administration des messages d accueil Vous pouvez l aide de la touche fox de votre t l phone syst me enregistrer jusqu 3 messages d accueil personnels les couter des fins de contr le les acti ver et les d sactiver Le message d accueil personnalis actuellement actif est d ment affich Si aucun message d accueil n est actif ou disponible le message d accueil global est automatiquement activ pour autant qu il ait t enregistr Activer une bo te vocale Vous activez une bo te vocale en proc dant un renvoi sur le syst me de message rie vocale Le menu des touches FoxRenvoyer appel met votre votre disposition les variantes Renvoi d appel Renvoi sur occupation ou Retransmission d appel vers bo te vocale Vous avez aussi la possibilit de renvoyer l appel durant la phase de sonnerie Vous devez pour cela conna tre le num ro du syst me de messagerie vocale Ce num ro est le m me pour tous les propri taires de bo te vocale normalement le 899 II peut toutefois tre modifi par le responsable de votre syst me Un appel entrant sur votre num ro d appel est alors pris apr s le nombre de son neries configur par le syst me de messagerie vocale
8. eaux messages vocaux 13 Ecouter les messages vocaux 13 Effacer des messages vocaux 14 Desserte depuis le t l phone interne d un tiers 15 Desserte depuis le t l phone externe d un tiers 15 Mode d emploi succinct ssscssssosssssssese 16 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 A propos de ce document Champ d application Ce mode d emploi s applique un syst me int gr de messagerie vocale d Ascotel IntelliGate d s 17 8 Il est valable tant pour le syst me de messagerie vocale Basic que pour le syst me de messagerie vocale Enterprise Mais dans l esprit le mode d emploi peut aussi tre utilis pour le syst me de messagerie vocale AVS Certaines fonctionnalit s ne sont pas prises en charge sur tous les syst mes ou d pendent de la configuration Les paragraphes de texte y aff rents sont signal s par une lettre entre crochets La l gende suivante doit apporter toute la lumi re ce sujet Demandez au responsable de votre syst me quel est le syst me de messa gerie vocale dont vous disposez Voice Mail System AVS Basic Enterprise d s version 6 6 a b x x c D finition des termes
9. essage vocal diffus ou s il n y a pas de messages vous entendez une tonalit sp ciale et la connexion vers le syst me de messagerie vocale est inter rompue En cas d coute directe depuis la liste d appels seuls les messages vocaux de cet appelant sont restitu s dans l ordre chronologique en commen ant par le mes sage re u en dernier Une fois le dernier message vocal est diffus on entend une tonalit sp ciale et la connexion vers le syst me de messagerie vocale est interrompue e Durant la diffusion d un message vocal il est possible de revenir au d but de ce message avec la touche Fox Si la m me touche Fox est actionn e rapidement deux fois de suite c est le message pr c dent qui est diffus Il est possible de passer de la m me mani re au message suivant et ainsi de suite Conseil Vous pouvez passer par dessus les informations du guide audio avec la touche 10 Utilisation des fonctions de messagerie vocale eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Effacer des messages vocaux Il faut distinguer entre les deux cas suivants lors de l effacement des messages vocaux e messages vocaux d j cout s un message vocal d j entendu peut tre effac s il est cout pour la deuxi me fois La tonalit de confirmation est ensuite audible et le message suivant peut tre diffus un message vocal
10. ilisateur gt 94 lt code per sonnel gt e T l phonez sur l appareil d un tiers 36 Exemple d coute de messages vocaux 36 lt N d utilisateur gt lt code person nel gt 94 e Appeler depuis son propre t l phone comme d crit dans le paragraphe sui vant La condition pour toutes les trois possibilit s est que le code personnel de l utilisa teur ne corresponde pas la valeur au premier d marrage 0000 Desserte depuis le t l phone externe d un tiers Vous pouvez couter vos messages vocaux ou ceux d une autre bo te vocale par posts lection DTMF depuis le t l phone externe d un tiers consultation dis tance II faut pour cela que le renvoi ait t effectu vers le syst me de messagerie vocale et que vous connaissiez le code personnel correspondant qui ne doit pas tre gal la valeur au premier d marrage 0000 Les messages vocaux peuvent tre cout s plusieurs fois mais galement effac s La proc dure correspondante est indiqu e dans le mode d emploi succinct ci apr s Utilisation des fonctions de messagerie vocale 15 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Mode d emploi succinct Le mode d emploi succinct ci apr s montre comment faire pour consulter sa pro pre bo te vocale via le t l phone interne externe d un tiers Cette page peut au besoin tre imprim e pour y d couper le mode d emploi succinct Une fois pli ou agraf il se m tam
11. insi il peut toujours choisir un message d accueil adapt au motif de son absence Selon la configura tion de votre bo te vocale l appelant la possibilit de laisser ou non un message parl la fin du message d accueil Conseil Les messages d accueil sont enregistr s via le microphone du combin ou via le microphone mains libres Il est pr f rable d utiliser le microphone du combin qui offre une meilleure qualit d enregistrement D Les t l phones syst me suivants ne disposent pas de microphone mains libres Office 10 0ffice 20 Office 25 Aastra 5360 5360ip Avec ces t l phones l enregistrement se fait donc toujours via le microphone du combin 6 Introduction eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Les messages d accueil globaux Un message d accueil global pour autant qu il y en ait un est activ automatique ment si vous n avez enregistr aucun message d accueil personnel ou activ aucun des messages d accueil enregistr s Selon la configuration les appelants peuvent laisser ou non des messages vocaux Le message d accueil global est le m me pour tous les propri taires de bo te vocale et il est enregistr par le responsable de votre syst me Si aucun message d accueil global n est enregistr ce sont les textes sys t me du guide audio qui sont diffus s Lorsque la capacit totale de la m moire voca
12. le du syst me de messagerie vocale ou la dur e d enregistrement maximale configur e pour votre bo te vocale est atteinte tous les nouveaux appelants renvoy s sur le syst me de messagerie vocale entendent un message d accueil de d bordement apr s le message d accueil personnel ou le message global IIs ne peuvent pas laisser de messages vocaux la fin de celui ci Le message d accueil de d bordement reste actif jusqu ce qu un espace de m moire ait t lib r par effacement de messages vocaux ou d accueil Le message d accueil global de d bordement est le m me pour tous les propri taires de bo te vocale et il est enregistr par le responsable de votre syst me Introduction 7 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Utilisation des fonctions de messagerie vocale En tant que propri taire de la bo te vocale vous tes inform des messages vocaux re us vous pouvez les couter les effacer ou rappeler directement l appelant Il est galement possible de consulter les messages vocaux depuis un t l phone tiers interne ou externe Selon le t l phone les fonctions de messagerie vocale sont utilis es via la touche fox ou avec des proc dures via le pav de num rotation du clavier du t l pho ne Les deux chapitres suivants d crivent exactement ces deux cas Lisez le chapitre suivant si vous poss dez un t l phone syst me avec touche fox et affichage Si ce n est pas le cas p
13. nt L enregistrement et l effacement des messages d accueil globaux requi rent une autorisation sp ciale et ne peuvent g n ralement tre effectu s que par le respon sable du syst me Activer une bo te vocale Vous activez une bo te vocale en proc dant un renvoi sur le num ro du syst me de messagerie vocale Vous avez ici le choix entre un renvoi d appel 21 un renvoi sur occupation 67 ou une retransmission d appel 61 Vous avez aussi la possi bilit de renvoyer l appel durant la phase de sonnerie Le num ro du syst me de messagerie vocale est le m me pour tous les propri tai res de bo te vocale normalement le 899 II peut toutefois tre modifi par le res ponsable de votre syst me Un appel entrant sur votre num ro d appel est alors pris apr s le nombre de son neries configur par le syst me de messagerie vocale Remarque Le responsable du syst me peut aussi configurer par utilisateur un renvoi automa tique sur le syst me de messagerie vocale en cas de non r ponse l appel De cette mani re tous les appels entrants sont apr s un certain temps configurable dirig s vers le syst me de messagerie vocale m me si vous n avez personnellement activ aucun renvoi 12 Utilisation des fonctions de messagerie vocale eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Signalisation de nouveaux messages
14. orphose en mode d emploi pratique au format carte de cr dit Syst me de messagerie vocale AAST RA Ascotel IntelliGate d s 17 8 Mode d emploi succinct D marrer la consultation distance n um Composer son propre num ro d appel Appuyer sur la touche durant le message d accueil composer son code personnel et valider avec la touche Les messages vocaux disponibles sont diffus s commencer par le plus r cent Il est ensuite possible de naviguer dans le menu de messagerie vocale Menu de messagerie vocale Touche 1 Diffuser le message vocal suivant Touche 2 Revenir au d but du message vocal en cours d coute Touche 8 Effacer le message vocal en cours Conseil Vous pouvez passer par dessus les informations du guide audio avec la touche D Un mode d emploi succinct distinct est disponible pour le syst me de messagerie vocale AVS 16 Mode d emploi succinct eud 0653 1 1 17 8 05 2009
15. osition du responsable de votre syst me Configurations valables pour tout le syst me de messagerie vocale le responsable syst me peut charger un message d accueil global dans le syst me Ce message d accueil est diffus chaque fois qu aucun message d accueil personnel n est disponible ou activ lPl le responsable syst me peut charger dans le syst me un message d accueil glo bal de d bordement Ce message d accueil est diffus chaque fois que la capaci t minimale de m moire vocale configurable de la bo te vocale personnelle ou de l ensemble du syst me de messagerie vocale est puis e l la dur e minimale des messages vocaux pour que ceux ci soient enregistr s P la dur e maximale de conservation s par ment pour les nouveaux messages vocaux et les messages d j cout s Configurable s par ment par bo te vocale la capacit maximale d enregistrement de la bo te vocale en tout par message d accueil et par message vocal le nombre de messages d accueil personnels 0 3 tant pour le message d accueil global que pour les messages d accueil person nels 1 2 et 3 la possibilit de l appelant de laisser ou non des messages vocaux b le nombre de sonneries jusqu ce que l appel soit pris par le syst me de messa gerie vocale qualit vocale utilisation de la m moire pour les messages d accueil et les mes sages vocaux message de texte DEL Message la r ception de nouveaux
16. ouche de chiffre 1 Conseil Vous pouvez passer par dessus les informations du guide audio avec la touche Utilisation des fonctions de messagerie vocale 13 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Effacer des messages vocaux e Un message vocal d j cout peut tre effac sa prochaine diffusion avec la touche de chiffre 8 La tonalit de confirmation est ensuite audible et le mes sage suivant peut tre diffus e Un message vocal qui n a pas encore t cout ne peut pas tre effac Il y a deux fa ons d effacer malgr tout le message vocal durant sa premi re coute couter enti rement le message et actionner la touche de chiffre 8 imm diatement apr s le signal sonore la fin du message vocal couter la premi re partie du message au minimum 2 secondes et revenir au d but de ce message avec la touche de chiffre 2 Le message prend ainsi l tat Ecout et peut tre effac sa prochaine diffusion avec la touche de chiffre 8 14 Utilisation des fonctions de messagerie vocale eud 0653 1 1 17 8 05 2009 eud 0653 1 1 17 8 05 2009 Syst me de messagerie vocale Ascotel IntelliGate de 17 8 Desserte depuis le t l phone interne d un tiers Vous disposez des possibilit s suivantes pour la desserte depuis le t l phone interne d un tiers e via la commande distance 06 Exemple d coute de messages vocaux 06 lt N d ut
17. vocaux La signalisation de nouveaux messages vocaux sur les t l phones sans touche Fox se fait sur la DEL de message et ou avec un message textuel La signalisation indi quant la pr sence de nouveaux messages vocaux reste pr sent tant que tous les messages vocaux n ont pas t cout s Remarque La plupart des terminaux SIP prennent galement en charge la signalisation de nouveaux messages vocaux Ecouter les messages vocaux Les nouveaux messages vocaux re us peuvent tre cout s par un appel au syst me de messagerie vocale ou x 94 e Apr s connexion au syst me de messagerie vocale le guide audio indique s il y a de nouveaux messages vocaux y compris leur nombre dans votre bo te vocalel Tous les messages vocaux sont ensuite restitu s dans l ordre chronolo gique en commen ant par le dernier message re u Avant chaque message le guide audio indique l heure la date et le num ro d appel de l appell Une fois le dernier message vocal diffus ou s il n y a pas de messages vous entendez une tonalit sp ciale et la connexion vers le syst me de messagerie vocale est inter rompue e Durant la diffusion d un message vocal il est possible de revenir au d but de ce message avec la touche de chiffre 2 Si la m me touche 2 est actionn e rapi dement deux fois de suite c est le message pr c dent qui est diffus Il est possi ble de passer de la m me mani re au message suivant et ainsi de suite avec la t
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