Feedback des stages et du soutien local - Mode d`emploi 1
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1. Feedback des stages et du soutien local Mode d emploi 1 Objectif Le fichier Excel Feedback est un outil de gestion des connaissances mis disposition de tous les membres des quipes mobiles F2 aux coordinateurs de r seau et aux personnes directement impliqu es dans la formation des quipes mobiles L objectif de cet outil est de recueillir structurer et partager les principales le ons lessons learned identifi es par les membres des quipes mobiles lors d un stage l tranger ou lors d un soutien local d un expert tranger au sein des quipes Ces lessons learned sont des propositions concr tes des recommandations des exp riences de r solution apport es face des questions tr s pratiques rencontr es par les quipes mobiles belges questions qui sont reconnaissables pour des quipes mobiles trang res La collecte et la mise en commun de ces propositions a pour but de partager le feedback l expertise acquise par les stagiaires et quipes un maximum de membres des quipes mobiles Cet outil n est en rien un guide de bonnes pratiques mais plut t un recueil d exp riences jug es pertinentes pour la propre quipe par des membres d une quipe mobile et donc peut tre galement pertinentes pour des autres quipes En outre cette application vous permettra d alimenter et de mieux documenter les sessions d intervision th matiques venir partir de septembre 2013 et con2. le r seau l usagers etc une description d un TO DO qui pourrait tre reformul comme NOT TO DO et puis une question le to do doit tre converti en une question par ex une question comment viter comment garantir mieux etc En tout cas ce TO DO reste plut t une solutionneur potentielle pas n cessairement la seule et grande solution mais per u comme utile et n cessaire de continuer explorer et concr tiser En outre on peut ajouter des documents compl mentaires et utiles chaque exp rience d crite par le biais d un hyperlien dans l application feedback Le version finale du document FAQ utilis pour pr parer l entr e des descriptions dans l application feedback est tablie en consultation avec Patrick Van der Jeugt qui reformule si n cessaire les lessons learned en un texte court pr cis et en recourant des mots clefs communs pour tous Il demande ensuite la validation et l accord des personnes mettant la le on avant de l introduire dans le fichier Feedback et d y ajouter les documents compl mentaires ventuels Le fichier excel Feedback ne peut pas tre modifi directement par ses utilisateurs seul Patrick Van der Jeugt peut y apporter des ajouts des corrections ou de nouvelles propositions pour une m me question Pour ce faire veuillez le contacter via l adresse formation psy107 be IL y aura une mise jour mensuelle de l application 3 Mode d empl
3. n rapport interm diaire est pr vu pour avoir une vue d ensemble des participants et quelques grandes lignes Template support local docx Ce bref rapport interm diaire doit contrairement au rapport interm diaire de stage tre envoyer formation psy107 be Document FAQ pr paration de l entr e dans le fichier Tant un stage qu un support local peuvent entra ner des descriptions qui peuvent aider les quipes r diger une liste de FAQ Frequently Asked Questions sur le d ploiement des quipes mobiles Il est important de maintenir une certaine structure mais en fin de compte se sont les stagiaires et les quipes qui identifient eux m mes les le ons qu ils jugent utiles et pertinentes retirer et partager avec les autres quipes belges en les ajoutant dans le fichier Excel Un bon tuyau pour se mettre au travail et pour viter que la structure propos e constitue un carcan plut t qu une aide partirez d une soi disant aha exp rience un d clic pertinent pour l quipe parce que vous avez vu ou entendu quelque chose qui vous semble tr s int ressante comme id e comme approche pour optimaliser un aspect du fonctionnement de votre quipe Il est propos de lier cette aha exp rience une description concr te d une situation ou d un probl me au sein de la propre quipe une description de l impact ou des cons quences de cette situation ou probl me pour l quipe ou plus large pour
4. oi du fichier Excel Feedback Les le ons mises par des stagiaires ou quipes sont traduites dans les deux langues pour ne plus constituer qu un seul et m me fichier bilingue La version de lancement contient donc des le ons d j traduits Une version concise en Anglais sera rendue disponible pour les experts et lieux d apprentissage non n erlandophones et non francophones impliqu s dans la formation F2 Dans le fichier Excel Feedback chaque ligne correspond une le on apprise par un ou des stagiaire s ou quipe s chaque colonne apporte une caract ristique de la le on apprise voir la structure du document FAQ FR docx Les diff rentes colonnes permettent d identifier O O O Th mes cat gorise la le on selon un des neuf th mes majeurs identifi s dans le volet formation pour d velopper et accompagner les quipes mobiles F2 voir galement les r union en groupe th matiques Sous rubique chaque th me comprend plusieurs sous rubriques qui caract risent davantage la le on Hyper lien disponible donne l acc s des documents informations compl mentaires lien internet en relation directe avec la le on Par ex des scans de documents mis en disposition par des experts ou lieux de stage ou des descriptions par des stagiaires ou quipes plus d taill es Question chaque le on doit r pondre une question courte et pr cise qui permet l utilisateur du fichier d identifie
5. positions contenues dans la colonne appara t Cliquez sur une s lection pr cise et toutes les lessons learned correspondantes apparaissent recherche par mots clefs O O Soit cliquer sur EDITION puis RECHERCHER ic ne des jumelles Soit s lectionnez tout le tableau en cliquant sur la case en haut gauche du tableau cliquez ensuite simultan ment sur les touches Ctrl F du clavier gt une nouvelle fen tre intitul e Rechercher et remplacer appara t s lectionnez l onglet Rechercher taper dans le cadre rechercher un mot pr cis correspondant votre recherche puis cliquer sur Rechercher tout Les coordonn es des cases o appara t le mot recherch sont indiqu es dans la partie inf rieure de la fen tre cliquer sur ces diff rentes coordonn es pour atteindre ces cases puis s lectionnez la ligne enti re pour identifier toute la lesson learned
6. r une probl matique concr te pour lui Description du probl me permet de d crire bri vement le contexte les raisons les causes du probl me de la situation Impact Cons quence permet de d crire bri vement les cons quences l impact positif ou n gatif du probl me de la situation Lesson learned Proposition noncer en pratique la lesson learned l action faire TO DO ventuellement un not to do R f rence Contact la personne de contact par ex la personne qui a formul l exp rience d apprentissage stagiaire quipe La personne contacter par l utilisateur de l application si plus d infos est souhait e sur cette le on Cela peut tre galement un expert ou une personne de contact du lieu de stage l tranger Equipe Mobile cat gorie de l quipe mobile 2A 2B ayant mis la le on Projet nom du projet ayant mis v cu exp riment la lesson learned Stage l tranger Lieu r f rence du stage au cours duquel la le on fut apprise Support local Nom expert r f rence de l expert ayant communiqu une le on lors d un soutien local sur le terrain Date date ou p riode laquelle la le on fut apprise L acc s au lesson learned peut se faire par diff rentes entr es dans le tableau recherche par colonne choisir la colonne correspondant votre recherche dans la case du titre cliquez sur la petite fl che en bas droite une liste de toutes les pro
7. tinuer en 2014 Cet instrument est donc purement fonctionnel en vue de supporter le processus d apprentissage mutuel et de renforcer les liens entre quipes mobiles belges 2 Proc dure d enregistrement et de mise jour des lessons learned Apr s un stage l tranger ou apr s la visite d un expert tranger dans le cadre d un soutien local dans votre quipe les stagiaires ou les membres des quipes sont invit s transmettre leur feedback Patrick Van der Jeugt via l adresse formation psy107 be Pour un stage Sur la site web un template est disponible template stage FR docx qui peut tre utilis pour structurer des notes sur le stage Ce n est pas obligatoire d envoyer ce rapport structur formation psy107 be sauf si les stagiaires le trouveront utile de transf rer ce rapport interm diaire pour ensuite pouvoir compter sur le support de Patrick Van der Jeugt en vue de l entr e de quelques exp riences d apprentissage essentielles dans l application Excel L introduction dans l application est pr par e par le document FAQ FR docx Les stagiaires peuvent toujours utiliser directement ce document et l envoyer l adresse ci dessus Pour un support local Comme pour un stage le document FAQ FR docx doit tre utilis retirer quelques exp riences essentielles d un support local par un ou plusieurs experts trangers et en vue de les introduire dans l application Excel Pour chaque support local u
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