Mode d`emploi - demander son audit
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1. l audit I I El ments envoyer Offices de Tourisme de France ODF Le repr sentant l gal envoie ODF le dossier de candidature en double exemplaire avec l ensemble des documents demand s liste des pi ces indiqu e dans le dossier de candidature sur la plate forme qualit tourisme L OT n a pas signer le contrat de suivi de la marque avec ODF celui ci sera tabli entre l OT et H rault Tourisme il sera transmis par H rault Tourisme L OT devra transmettre ce contrat de suivi ODF Elements envoyer l auditeur I cf dossier de candidature sur la plate forme qualit tourisme pr voir 1 mois avant le jour pr visionnel de l audit mais certains auditeurs acceptent de recevoir L les l ments aue 15 iours avant H rault Tourisme Relais d partemental des OT 4 COFINANCEMENT PREMIER AUDIT DE MARQUE QUALITE TOURISME Si l OT obtient la marque qualit tourisme H rault Tourisme cofinance l audit de l OT hauteur de 500 euros par journ e d audit pour le premier audit de demande de marque condition que l OT ait r alis son audit blanc avec le RT L OT doit transmettre une facture H rault Tourisme Un conventionnement entre l OT et H rault Tourisme pour la participation financi re d H rault Tourisme est possible nous disposons d une convention type 5 CONVENTION DE SUIVI ENTRE L OT ET HERAULT TOURISME Une convention de suivi entre l office de tourisme qui demande la2. marque et H rault Tourisme sera transmise l OT par le RT Cette convention pr cise le suivi qui est propos par H rault Tourisme entre deux audits d attribution de la marque enqu tes myst res audit blanc les obligations de l OT envoi bilan qualit Cette convention sera demand e l OT par offices de tourisme de France lorsque l OT enverra son dossier de demande de marque H rault Tourisme ne facture aucun frais de suivi l OT H rault Tourisme Relais d partemental des OT
3. IRE LE MANUEL QUALITE I i 1 mois avant l envoi du dossier de demande de la marque ODF cf 3 i En cas de 1er audit de demande d attribution de la marque ou pour les OT ayant la marque en cas de modifications importantes et ou d ajout de chapitres optionnels Objectif identifier les ventuels carts documentaires s assurer de la conformit de la r daction du manuel Intervenant Qualitaixpertise Fabienne Pons Financement gratuit Le RT finance la relecture pour le compte de l OT D lai de relecture 15 jours L OT contacte le RT par t l phone pour lui indiquer son souhait de faire relire le manuel et lui communiquer la date pr visionnelle de l audit Le RT s assure auparavant que l emploi du temps de Fabienne Pons lui permet de r pondre dans les d lais D lai de travail par l OT suite aux ventuels remarques de Fabienne Pons compter 15 jours pour tre large Pi ces n cessaires la relecture du manuel qualit e votre Manuel Qualit toutes les fiches d instructions la liste des documents applicables et des annexes le tableau des enregistrements la synth se annuelle des questionnaires de satisfaction les compte rendus des Groupe de travail Local et des r unions Qualit en interne votre convention d objectifs et de moyens si existante tout document formalisant votre politique strat gique et votre plan d action annuel et le bilan vos statuts votre arr t de classement si dossier de classement tran
4. N H rault Q Mode d emploi demander la marque qualit tourisme Cible OT accompagn par H rault Tourisme Relais des OT 1 Demander un audit blanc au relais d partemental des OT RT 2 Faire relire le manuel qualit 3 Organiser l audit de marque liste des auditeurs agr es l ments envoyer ODF l ments envoyer l auditeur 4 participation financi re 1 audit 5 Suivi par le relais d partemental des OT RT convention 1 DEMANDER UN AUDIT BLANC AU RELAIS DEPARTEMENTAL DES OT Objectif identifier les ventuels carts et les actions correctives mettre en place afin de s assurer que l office de tourisme est pr t pour demander la marque A l issue de l audit le RT produit un avis sur les dispositions de l OT demander la marque D roulement et intervenants Le RT proc de un audit blanc de l OT avec l aide d un groupe d auditeurs r f rents 4 auditeurs ext rieurs minimum 2 auditeurs du RT Ces auditeurs r f rents proviennent d offices de tourisme ayant la marque On associe galement des r f rents d OT engag s plus r cemment dans la d marche et ou des r f rents d OT certifi s NF services L audit se d roule sur e Une journ e si l OT est concern au maximum par les chapitres 1 6 1 chapitre optionnel e Deux journ es si l OT est concern au minimum par les chapitres 1 6 au moins 2 chapitres optionnels Ou si tr s gros office de tourisme Pr re
5. quis L OT doit avoir mis en place son syst me qualit avoir proc d son auto valuation et avoir b n fici d un audit conseil Documents transmettre au RT en amont PRE RP RE CRT 1 Envoyer le manuel qualit par mail i 7 jours avant l audit blanc l I Documents qualit pr voir le jour J Manuel qualit en 3 exemplaires Synth se annuelle des questionnaires de satisfaction en 3 exemplaires Bilan des r clamations suggestions et remarques en 1 exemplaire Comptes rendu du groupe qualit local en 1 exemplaire ou en version num rique sur PC reli un vid oprojecteur Tableau des enregistrements 3 exemplaires Tableau des annexes 3 exemplaires Annexes en version papier 1 exemplaire ou num rique sur PC reli un vid oprojecteur Personnel de l OT pr sent Pr sence obligatoire de la Direction du r f rent qualit ainsi que des personnels r f rents sur certains chapitres Il est fortement conseill que la majorit des personnels soient pr sents Logistique 1 salle de r union ou un bureau sur place pouvant accueillir 6 auditeurs 1 vid oprojecteur et un PC peuvent tre utile Horaires 18h30 Une restitution avec l ensemble du personnel a lieu de 17h30 18h30 Co ts Gratuit pour l OT audit NB Le repas des auditeurs est pris en charge par le RT ou par l OT audlit s il le souhaite H rault Tourisme Relais d partemental des OT 2 FAIRE REL
6. smis la DIRRECTE avec avis favorable du RT mais arr t de classement pas encore transmis par la DIRRECTE le pr ciser Fabienne PONS Modalit s d envoi en version num ris e pdf scan docs sur dropbox avec un lien envoyer fabienneponsconseil orange fr 3 RE DEMANDER L AUDIT DE MARQUE Les informations ci dessous sont toutes d taill es sur la plate forme qualit tourisme htto www qualiteofficedetourisme com nous pr sentons ici les informations les plus importantes pr sentes dans la rubrique offices de tourisme comment obtenir la marque qualit tourisme pr requis disposer d un classement pr fectoral en cours de validit la date de l audit S lectionner son auditeur et choisir la date de l audit e La liste des auditeurs agr es est disponible sur la plate forme qualit tourisme e Siles conditions le permettent il peut tre int ressant de se concerter 2 3 offices de tourisme H raultais afin de demander la marque aux m mes dates et conomiser ainsi les frais de d placements de l auditeur e L OT ne peut pas s lectionner un auditeur l ayant accompagn dans la mise en place de la d marche qualit dans le cadre d une d marche collective et ou individuelle e Dans le cadre d un renouvellement de la marque l OT ne peut pas engager l auditeur qui a effectu l audit pr c dent Sans plust t Lasers esseeneseseeessuns 1 mois avant le jour pr visionnel de
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