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1. atigue pour tester son DROVE REAS TIARA URE Ergonomie dul Mde travail RENCONTRE avec Gr gory de LION BUREAUTIQUE Communiqu T LEXIRIS v a TROUVER VOTRE SECRETAIRE FREELANCE Accueil Quisommesnous Contacts Pourquoi se r f rencer sur LEXIRIS fr Par C line Lieffroy LEXIRIS fr est un guide sp cialis en prestations de secr tariat freelance destination des professionnels ou des particuliers a la recherche d une secr taire ind pendante Le principe du guide est simple LEXIRIS fr propose aux internautes qui ont un besoin en secr tariat une s lection de secr taires freelances parmi lesquelles ils pourront choisir en fonction des prestations propos es par chacune de leur mode de fonctionnement de leur localisation enfin bref de leurs caract ristiques propres qu elles auront choisi de mettre en avant L enjeu est d obtenir de la visibilit tout en affirmant la personnalit et la singularit de chacun des prestataires au contraire d un simple site d annonces o les secr taires freelances sont pr sent es sans distinction entre elles ni m me entre elles et d autres prestataires Qui peut s inscrire sur LEXIRIS fr Tout prestataire freelance proposant des services de secr tariat et exer ant son activit dans un cadre l gal peut demander tre r f renc sur le site Un prestataire freelance travaille seul et communique en son nom pr2. Grace internet le choix est vaste et la com paraison ais e Certains magasins d ameu blement proposent des solutions de bureau s rieuses dans des budgets raisonnables Les l ments essentiels de votre poste de travail sont votre plan de travail et votre si ge Le bureau id al est une grande table fixe stable sa hauteur n est pas tr s importante si votre chaise et votre repose pied sont r glables en hauteur N anmoins si vous tes particuli rement grande ou le contraire veillez choisir un bureau dont les pieds sont r glables en hauteur pour les adapter parfaitement notamment lors des grands mouvements se lever se rasse oir Saisir un objet loign La tablette coulissante porte clavier ne fait pas l una nimit question de hauteur ou de stabilit elle ne convient pas aux longues heures de frappe Le si ge id al n a pas une as sise trop mince la mousse se tasserait en quelques semaines faudrait id alement l essayer avant de l acheter Le si ge doit tre r glable en hauteur Le cas des accou doirs est souvent personnel mais s il y en a B ils devraient tre r glables en hauteur pour s adap ter la morphologie et viter que l on ait a tordre le dos pour y reposer les coudes Le but tant de sou lager galement les tensions des paules dans les positions statiques prolong es Les accoudoirs sont utiles pour reposer les bras si votre clavier est situ au bord de
3. a je vous pr sente juste une solution parmi d autres celle que j ai choisie pour m en sortir avec cette histoire de tarifs Je suis auto entrepreneur donc je ne parle jamais de TVA dans les calculs ci dessous et j ai d cid de travailler l appel et non au forfait En 2013 e 225 jours de travail 365 jours 104 samedi dimanche 11 jours f ri s 25 jours de vacances e hypoth se de d part si je travaille environ 7 h par jour et si je prends 15 appels heure 105 appels jour ce qui est peu mais il faut bien choisir un chiffre de d part et vous pouvez vous dire que Permanence t l phonique vous tes capable de prendre 30 appels heure J esp re que cet article vous aura aid au moins a e 105 appels jour x 225 jours an 23 625 appels d broussailler le terrain et vous permettra de vous possibles an lancer si vous en avez envie Je ne regrette pas de e hypoth se suivante si je vends un appel m tre uniquement consacr e la permanence t 1 20 cela donne 1 20 x 23 625 appels 28 l phonigue le d marrage a t suffisamment bon 350 euros an et suffisamment rapide pour que je sois confor e onenl ve les 24 6 de charges AE 28 350 eu t e dans mes choix Je souhaite la m me chose ros 24 6 28 350 6 974 21 376 euros an a toute personne qui se lance Bon lancement et 20 979 euros 12 mois 1 781 euros mois bons calculs Il faut encore enlever les frais Tessy box t
4. GORY DE LION BUREAUTIQUE 26 Membre du forum des secr taires ind pendantes depuis 2007 Gregory est l un des rares hommes dans Ia profession Install pr s de Lyon dans le d partement du Rh ne il a cr Lion Bureau tique et propose des prestations de secr tariat externalis a la carte TELETRAVAIL ET VIE DE FAMILLE COMMENT REUSSIR LA CONCILIATION Travailler de chez soi en tant son propre patron ne se fait pas du jour au lendemain il faut mener sa propre r flexion et bien se connaitre cette situation faisant appel a un certain savoir faire en termes d organisation et de discipline de vie Rappelons avant toute chose qu il est essentiel de prendre conscience que c est toute la famille qui t l travaille De ce fait il est n cessaire de prendre en compte les contraintes et r gles g n r es par cette situation Bien qu il n existe pas de solution cl en main pour concilier t l travail et vie de famille quelques r gles assez simples suivre peuvent vous y aider avec toujours le m me fil conducteur Vautodiscipline Etre convaincu de son choix Le t l travail fait r ver de nombreuses personnes mais toutes ne s panouiront pas dans ce choix de vie En effet il est imp ratif de savoir s imposer une cer taine discipline de vie et cr er une fron ti re entre le travail et la vie de famille II faut donc avant de se lancer bien peser le pour et le contre et s assurer que l on saur
5. aux effets n fastes de certains objets du quotidien comme un aspirateur trop lourd ou un plan de travail mal organis a la cuisine Pensons aussi au choix des activit s que nous pra tiquons en dehors du travail I est possible d allier mouvement et plaisir et certaines activit s en particulier sont recommand es c est le cas bien connu de la nata tion ou de la marche mais aussi de sports doux comme le yoga les Pilates que l on peut pratiquer tout niveau de forme Certains consid rent aussi le jardinage comme excellent pour la forme comme pour l intellect et la cr a tivit Pour d autres c est en pas sant du temps avec les enfants notamment en partageant les jeux d au dehors ballon corde sau ter raquettes etc 16 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Premi re astuce pour inscrire la date du jour appuyez simultan ment sur Ctrl et si en plus vous avez besoin de l heure du moment c est tout simple appuyez simultan ment sur Ctrl Vous allez gagner un temps fou rien gu avec ce petit truc Vous en voulez d autres Vous avez un tableur avec certaines cellules compl t es et d autres vides et vous d sirez comptabiliser uniguement les cellules remplies voici donc la for mule comme dans l exemple ci apr s F9 v fe SOMMEPROD F2 F8 lt gt F 1 Comm recue 2 _ 10 10 2013 2 4 5 6 7 8 9 10 On vo
6. https www facebook com depannagemaintenan ceinformatiquelionbureautique 9 quai Armand Barb s 69250 Neuville Sa ne T l 09 74 77 70 79 06 69 91 98 31 Fax 04 81 91 69 13 lionbureautique hotmail fr www lionbureautique com 28 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Secr taires ind pendantes Le e Mag est une r alisation collective des membres du forum des secr taires ind pendantes http www les telesecretaires com Ont collabor ce num ro Pour la coordination C line Lieffroy Croquefeuille le blog d une t l secr taire http www croquefeuille fr Pour la mise en page Nathalie Serol sn graphisme gmail com Graphisme amp Pr AO Pour la relecture et la correction Estelle Guiton R dactrice La Plume d Aur http www laplumedaur com Josiane Klein Traduction allemand gt fran ais Secr tariat bilingue la carte http www josianeklein fr Eve Fran ois Secr taire ind pendante Art Admin http www art admin be Pour la r daction des articles C line Brulez Chronos Secr tariat n o dn de aged S verine Derrien Sm art occu ae Elodie Gobert Assist Plus Secr taire ind pendante sp cialis e en retranscription http www assistplussecretaire com Katiba C Gestion Un secr tariat r actif et polyvalent http www katibagestion fr Vanessa Letessier Assist alin a T l sec
7. l phonique Il n est pas vraiment difficile de se lancer dans la permanence t l phonique mais tout parait un peu obscur au d part On se pose beaucoup de questions on ne sait pas vraiment vers qui se tourner sauf si l on fait partie du forum des secr taires ind pendantes car on y trouve d j plein de r ponses Suite mon premier article dans le Mag j ai re u plusieurs demandes de renseignements de personnes qui justement souhaitaient se lancer Vous trouverez ci des sous mes r ponses aux princi pales questions qui m ont t po s es Ces r ponses n engagent que moi et sont loin d tre la v rit mais elles sont issues de ma petite exp rience Elles valent ce qu elles valent ce n est pas un mode d emploi juste des id es qui je l esp re peuvent un peu aider Le mat riel Il existe plusieurs solutions soit en passant par un standard Pabx je ne connais pas donc je ne peux pas en parler mais je vous laisse faire des recherches avec notre ami Google soit en passant par un logiciel de t l phonie Vous aurez donc besoin e d un ordinateur et d une connexion ADSL ce que nous avons d ja en g n ral e d un t l phone standard IP ou d un programme de t l phonie type Zoiper qui transforme votre ordinateur en t l phone le t l phone standard est une sorte de mini ordinateur cest par lui que transitent certaines infos du logiciel de t l phonie e d un ca
8. la soci t vous pourrez alors vous retourner vers la banque de laquelle le contrat a t sign e L accompagnement et formation e La possibilit de travailler avec d autres port s demandez les modalit s Statut Juridique e La location de bureaux mise disposition par la soci t de portage dans leurs locaux ou prise en charge des loyers e L pargne salariale n oubliez pas que vous tes salari et que comme d autres entreprises Vint ressement plan pargne entreprise plan pargne retraite peuvent tre mis en place e La couverture sociale mutuelle assurance vieillesse pr voyance allocation familiale accident de travail e Uacc s un compte extranet pour la gestion en direct de vos documents devis factures e La possibilit de b n ficier de tickets restaurant et CESU e La liste est non exhaustive les services propos s par les soci t s de portage salarial se d veloppent Quelques pistes de plus qui doivent vous alerter e Pas d adresse r elle pour un ventuel entretien e Frais de gestion suppl mentaires demand s pour la visite m dicale taxe professionnelle RC e Adh sion payante e Facturation lors d une demande de simulation e Capital 1 Les soci t s de portage pl biscit es par les membres du forum Challenge amp Co Portability As Com Ingenierie Free Cadre Acefas BNPSI Pour conclure le portage salarial reste un statut
9. les temps de travail pour alterner les p riodes sur cran et les autres t ches en se basant sur les p riodes de la journ e aux quelles nous sommes plus efficaces pour telle ou telle action Des m thodes d organi sation sugg rent d optimiser et de verrouil ler les temps de concentration sur cran en fermant les messageries et autres sources d interruption pour arriver plus rapidement notre objectif et passer plus rapidement une autre t che Cependant dans le cas o la majorit de nos t ches se font successi vement sur ordinateur les mains sur le cla vier et la souris les yeux riv s sur l cran il est important de trouver une solution alter native Ici un v lo l un tapis de sol pour Ergonomie quelques postures de yoga chacun y va de son astuce Il est vrai qu tre freelance offre au moins cet avantage d tre notre aise pour ce type de pause Pourquoi ne pas en profiter Le principal tant de bouger et de se d tendre avant de replonger dans nos t ches Le choix du mobilier Am nager son coin travail domicile n est pas toujours facile mais il faudrait au mini mum se r soudre refuser certaines r cup les tables instables avec l ge les tr teaux avec la planche qui plonge et bouge Exit la vieille chaise surtout si elle n est plus stable Au fil des longues heures de travail dans ces conditions nous pouvons rapi dement en ressentir les effets douloureux
10. votre bureau Si votre clavier se trouve au centre de votre bureau que vous avez la place de reposer vos avant bras sur le bureau ils perdent leur utilit Le mat riel informatique des p riph riques ne pas choisir la l g re Ne remplacez plus vos claviers et souris en les consi d rant comme des consommables sur lesquels faire des conomies mais comme de v ritables outils de travail Les souris ergonomiques ont la particula rit d tre volumineuses attention au poids lisez la description elles peuvent d sormais tre horizon tales ou verticales Choisissez la de pr f rence sans fil car celui ci fait faire une traction m me l g re et ce mouvement est r p t toute la journ e Les claviers ergonomiques sont soit de forme incur v e soit de forme extra plate ou encore en deux par ties s par es de mani re ne plus joindre les mains vers le centre Il existe aussi des claviers a touches ultra sensibles pour diminuer la pression exerc e par les doigts Dans la description le fabricant doit indiquer que les touches sont silencieuses cest important si vous faites des travaux sous audio ou si vous t l pho nez Pour les longues heures de transcription on peut pr f rer un palonnier en lieu et place du p dalier http www nch com au scribe fr pedals html Ceux ci sont ha bituellement vendus pour les jeux mais leur compatibi lit avec Windows v rifier votre version en faisant un clic dro
11. II repr sente l un des statuts les plus appr ci s pour s installer Plus de 500 soci t s de portage en France Aujourd hui plus de 500 soci t s de portage salarial officient sur le territoire national avec des offres tout aussi vari es Difficile alors de faire le bon choix d autant que les propositions et fonctionnement sont souvent diff rents 8 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 d une soci t une autre Les crit res de s lection doivent s adapter le plus souvent la situation de chacun Tout d abord la premi re question et non des moindres concerne le taux de r mun ration En effet toutes les soci t s de portage n appliquent pas le m me bar me Cette diff rence est d abord due aux montants des frais de gestion qui oscillent entre 2 et 15 Le taux appliqu est en premier lieu en relation directe avec le chiffre d affaires r alis C est bien connu plus celui ci est lev plus votre taux diminue Les modalit s de r glement de vos fac tures exig es par la soci t de portage A noter Le pr visionnel tablit lors de votre projet grace a votre tude de march vous sera bien utile lors de votre inscription aupr s d une soci t de portage Vous connaissez vos clients pr ts a signer vous avez une vue sur votre tr sorerie vous aurez alors toutes les armes pour n gocier ce taux peuvent aussi influer ce taux Par exemple
12. L ab sence de versement d un acompte a chaque signa ture pourra conduire a une augmentation du taux A l inverse certaines soci t s de portage pratiquent la fid lisation de leurs port s si vous atteignez un important chiffre d affaire sur plusieurs ann es le taux sera alors r vis la baisse C est le cas aussi de missions r guli res qui garantissent de la tr so rerie N h sitez pas vous renseigner aupr s des soci t s de portage Dernier point important pour la r vision la baisse de vos taux assurez vous d avoir toujours le m me interlocuteur qui s occupe de votre dossier cela faci litera vos changes Une grande fluctuation des taux pour un large ventail de services Les taux de gestion pr vus par les soci t s de por tage servent a couvrir principalement les frais pour l mission des vos factures et de vos contrats Et un taux tr s int ressant d s le d part n inclut pas for c ment tous les services dont vous pouvez avoir besoin Aussi prenez le temps de bien interroger chaque soci t avant de faire votre choix Les ser vices pouvant tre inclus e La prise en charge de vos frais professionnels t l com internet communication et prospection e Les frais de fonctionnement fournitures adminis tratives d placement h bergement repas e L assurance contre les impay s pour vous ga rantir un salaire e La garantie financi re afin de vous pr munir d une possible faillite de
13. a respecter lagenda planifi 6 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Par Elodie Gobert Assist Plus Etablir une zone interdite Votre espace de travail est d di a votre activit professionnelle il se doit d tre propice a la concentration Cela peut tre par exemple votre espace bureau ou une pi ce de la maison Il est ga lement important de faire comprendre aux enfants que l on ne peut tre d rang sans arr t que cet espace est votre lieu de travail et non une aire de jeux Si cela vous est possible fermez votre porte et demandez leur de ne pas vous d ranger sauf en cas d urgence D finir clairement ses horaires de travail Il est important de d finir les heures pendant les quelles vous pouvez vous consacrer uniquement a votre travail en tant concentr au maximum En fin de journ e il est bon d inverser ses priorit s afin de se concentrer sur les obligations personnelles ou fa miliales Il ne faut pas oublier de prendre galement en compte les plages horaires dans la journ e ou vous devez cumuler vos activit s professionnelles et vos enfants ces p riodes pouvant tre d di es a des taches professionnelles secondaires S il est important de poser des limites au temps de travail il est tout aussi important de pr server votre temps de travail Il faudra s rement faire face tout un tas d interruptions et de sollicitations Savoir dire non est
14. alarial pour une question de s curit et de garder mon CDI pour avoir un revenu fixe De plus l ambiance avec mes coll gues et ma direction tait encore bonne Jai fait le choix de ne rien dire a personne sur ma double activit pour tre tranquille Mon planning journalier type lever a 5h travail pour Lion Bureautique de 6h00 7h00 puis de 12h20 14h00 Ensuite travail salari de 14h00 17h15 et enfin reprise du travail pour Lion Bureau tique partir de 21h00 Les hommes sont tr s minoritaires dans la pro fession comment vis tu cette particularit D ailleurs comment doit on te pr senter T l secr taire Secr taire ind pendant J ai toujours t une minorit Durant toute ma sco larit d s le BEP nous tions peine 5 gar ons sur 30 l ves J avoue que j appr cie cette particu larit Je n aime pas faire partie d un moule En ce qui concerne la fa on dont on doit me pr senter T l secr taire secr taire ind pendant Je ne sais pas trop en fait Cela fait 7 ans maintenant que tu es membre du forum Que font apport celui ci et le Pack de Nathalie Le forum et le pack de Nathalie m ont t d une tr s grande aide J adore tre ind pendant mais pou voir avoir quasiment la demande de l aide et des conseils est tr s rassurant Quelles sont tes prestations As tu une sp cialit Je propose les m mes prestations qu un e t l se cr taire clas
15. e que je facture g n ralement en un trimestre mais est ce que a va durer Les prochains mois vont tre d cisifs pour l avenir de Lion Bureautique Du coup j ai commenc d velopper en parall le le d pannage et les cours en informatique Tu es galement l heureux papa d une petite fille Comment t organises tu pour la garde Est ce que tu restes avec elle la maison ou est ce que tu as un autre mode de garde Ma fille est en garde du lundi au jeudi inclus chez une assistante maternelle Le vendredi elle est la mai son ainsi que ma femme G raldine qui ne travaille pas les vendredis Elle peut s occuper de Joana si j ai du travail Quels seraient tes conseils celles et ceux qui souhaiteraient par exemple quitter leur em ploi salari pour devenir t l secr taire Mes conseils sont e d avoir une base de client le solide et pas qu un seul gros client actuellement j ai un gros client mais aussi plu sieurs petits clients ce que je n avais pas en 2013 e d avoir droit au ch mage ou alors d avoir un conjoint avec un emploi stable Comment en savoir plus sur les prestations de Lion Bureautique Mon site internet est cours de r novation mais voici le lien www lionbureautigue com Ma page Facebook pour le t l secr tariat https www facebook com LionGregory Ma page Facebook pour le d pannage informatique intervention dans la r gion lyonnaise ou a distance
16. ers Votre offre correspond la fa on dont vous pr sentez vos produits ou services aux prospects Elle doit tre bien con ue technique ment et valoris e sans n gliger l aspect rela tionnel car vous tes votre propre support mar keting Vous tes le premier acteur qui v hicule votre produit ou service e Quelle est la particularit de ma cible Bien d finir les caract ristiques de vos prospects leurs habitudes leurs principales probl matiques est ce qu ils sont pr ts payer pour obtenir une so lution Quel r sultat attendent ils Est ce que vous avez envie de travailler avec ce groupe de personnes e Quels sont mes atouts pour atteindre ma cible Vos qualit s d abord vous devez connaitre vos qualit s vos points forts celles qui vous distinguent des autres et qui vous rendent unique Puis faites ressortir vos qualit s person nelles et relationnelles celles qui vous rendent le contact facile avec les autres Votre exp rience votre parcours professionnel vos exp riences professionnelles vos comp tences et votre expertise Votre cr dibilit tout ce que vous avez mis en place pour communiquer autour de votre projet vos supports de communication votre offre packag e votre argumentaire Votre r seau ce sont vos contacts directs et indi rects tous ceux qui peuvent parler de vous et de votre produit ou service e Comment choisir ma client le prioritaire Vous tes pol
17. ers sur un serveur en ligne pour avoir acc s en permanence aux informa tions n cessaires pour effectuer les travaux r clam s par les clients de l une ou l autre Bien videmment la mise en place d une telle collaboration ne s est pas faite du jour au lendemain II a fallu apprendre travailler ensemble trouver des moyens de partage de documents et de gestion des mails Cha cune a cr un r capitulatif reprenant la m thode de travail les demandes particuli res de ses clients les d lais respecter etc Il a fallu apprendre s adapter aux exigences des clients de l une et l autre Un avantage sur la dur e L avantage est bien r el chacune peut s absenter facilement tout en tant assu r e que le travail sera effectu Le surplus de travail et les urgences sont plus facile ment trait s chacune pouvant aider l autre Vanessa et S verine ont d cid d avan cer ensemble Elles se calent l une sur l autre dans un sens ou dans l autre Depuis fin 2013 elles ont mis en place chacune avec l un de leurs clients respectifs instal lation du logiciel Kleos et ont pu obtenir une collaboration avec la soci t cr atrice du logiciel Cet outil de travail permet de partager les dossiers des avocats avec leur secr taire en temps r el Une nouvelle fa on de travailler un nouveau pas en avant Leur collaboration volue r guli rement et voluera dans le futur toujours en mieu
18. es de visite des d pliants des flyers avec mes tarifs eux ils sont partis la poubelle car ils n taient d j plus jour apr s mon premier client donc il ne faut pas trop se presser tout a m a co t 95 euros et j en ai encore plein mon tiroir Ce qui marche le mieux ce sont mes cartes je les donne en rendez vous et les clients aiment bien avoir un document profession nel entre les mains enfin c est Permanence t l phonique l impression que j ai Apr s vi demment tout d pend de la fa on dont vous prospectez vos clients moi c est t l phone avec demande de rendez vous donc j arrive avec des documents a leur laisser Si vous prospectez par mail pas besoin de docu ments crits Les tarifs Alors l ce n est pas simple J ai fait comme tout le monde je suppose J ai surf sur le net a la recherche de tarifs pour me faire une id e j ai donc trouv tout et son contraire je n tais pas vraiment plus avanc e J ai aussi essay de me renseigner aupr s de cons urs mais peu sont d accord pour donner leurs tarifs Cependant les conseils de certaines m ont bien aid e J ai donc d me d brouiller en partie seule et cest l o nos amies les maths sont entr es dans ma vie Je vais vous don ner les calculs par lesquels je suis pass e pour faire mes tarifs attention a fait chauffer le cer veau On est bien d accord je ne vous dis pas de faire comme
19. est la place qu occupe un produit ou un service dans l esprit du consommateur Vous pouvez positionner votre produit en tenant compte des besoins clients ainsi que de la concurrence Pour comprendre ce que vous vendez posez vous la question suivante en quoi vos prestations peuvent tre utiles pour le client Bien connaitre vos produits et services vous aidera concentrer vos efforts en communication sur un groupe de personnes qui sera pr t acheter ce que vous vendez Les gens ach tent pour trois raisons satisfaire un besoin r gler un pro 10 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Par Fatima LAMYNE Katiba Gestion bl me ou se sentir mieux Les entreprises ach tent g n ralement pour augmenter leur chiffre d affaires ou pour diminuer leurs d penses Le ciblage ou d finir sa client le id ale Plus vous affinez votre cible plus vous percez vite et efficacement Voici quelques questions pour vous aider cibler votre client le e qui je sers Vous devez trouver les personnes qui ont besoin de vos produits et services et qui sont pr tes acheter Ces personnes peuvent tre approch es de mani re favorable car elles ont un probl me et vous avez la solution Si vous vous comportez de fa on professionnelle et vous fournissez des produits et services de qua lit les r f rences sont tr s vite faites cest l effet du r seau et du bouche oreille e quoi je s
20. fois afin de s assurer un maxi mum de disponibilit pour le travail et pour la vie de famille il est n cessaire de d finir votre propre rythme de travail en fonction du planning de votre famille et de ne pas aller contre celui ci En d finitive le t l travail est un v ritable mode de vie qui permet de concilier vie de famille et vie profes sionnelle mais n cessite une rigueur indispensable quant la gestion de son temps professionnel qui d passe r guli rement les 35 heures Une fois l qui libre entre vie professionnelle et vie de famille trouv le t l travail aboutit votre panouissement et un environnement familial heureux SOCIETE DE PORTAGE SALARIAL UN OUTIL PRATIQUE POUR TESTER SON PROJET Par Tania RIBEIRO Votre alternative bureau Se lancer dans l aventure de l entreprenariat en prenant un minimum de risques est la raison principale qui motivent les adh rents aux soci t s de portage salarial Ainsi ce dispositif permet l intervenant d agir en ind pendant tout en b n fi ciant de la structure juridique de cette entit Le port s occupe alors seul de la partie dite commerciale de son activit de meurant l interlocuteur unique de sa client le que ce soit dans les phases de prospection ou pour l tablissement des devis Alliant l autonomie du chef d entre prise et la s curit du salari le por tage salarial est un concept qui fait de nombreux adeptes
21. illardise Que ce soit des personnes au ch mage en difficult s financi res des personnes dont l ge limite l acc s au salariat des personnes en situation de handicap ou connaissant des pro bl mes de sant importants imposant le travail domicile ou m me des m res de famille qui ont besoin de travailler mais ont d cid de privil gier leur vie personnelle plut t que professionnelle je suis convaincue qu il y a de la place pour tout le monde sur le march Il suffit de savoir adapter son offre ses contraintes tout en s effor ant de r pondre un besoin client Car le secret est l r pondre un besoin client Pas besoin de s vertuer vendre un service dont personne n a besoin ou que personne ne voudra acheter Fatima nous le rappelle dans ce nouvel eMag Pour r ussir il faut cibler ses clients chaque cible correspond non seulement des besoins sp cifiques mais galement une mani re de communiquer et de prospecter Il ne faut pas passer c t C line Lieffroy Administratrice du forum des secr taires ind pendantes http www les telesecretaires com R dactrice du site collaboratif Croquefeuille Le blog d une t l secr taire http www croquefeuille fr SOMMAIRE T L TRAVAIL ET VIE DE FAMILLE 6 Comment r ussir la conciliation Travailler de chez soi en tant son propre patron ne se fait pas du jour au lendemain il faut mener sa propre r flexio
22. it sur l exemple que 5 cellules sur la colonne F sont remplies 4 sur la colonne G et 3 sur la co lonne H simplement gr ce cette formule qui a t saisie sur la ligne 9 de chaque colonne Donnez de la couleur vos onglets de classeurs Excel Un classeur peut tre compos de plusieurs feuilles vous pouvez renommer ces feuilles avec un clic droit mais vous pouvez galement attribuer une couleur vos onglets pour faire correspondre par exemple les ann es aux classeurs rang s dans vos armoires Placez votre curseur sur une feuille et avec un clic droit allez sur couleur d onglet et choisissez la couleur qui vous convient comme sur l exemple ci dessous EEE Et le classeur est tout de suite plus sympa non Jesp re gue ces petites astuces vous aideront tre un peu plus laise avec Excel V Se lancer dans la permanence t l phonique n a rien de compliqu mais encore faut il disposer des bonnes informations Or rien ne vaut les t moignages des t l secr taires d j install es Tatiana Rabin cr atrice de Votre Accueil t l phonique revient sur les principales questions que se posent les candidates la permanence t l pho nique quel est le mat riel indispensable pour se lancer et son co t Quel budget faut il Quels sont les tarifs et comment tablir sa grille tarifaire COMMENT DEBUTER LA PERMANENCE TELEPHONIQUE par Tatiana RABIN Votre Accueil T
23. it sur l ic ne ordinateur Propri t s peut vous permettre d en d tourner l usage en le s lectionnant dans les pr f rences de votre logiciel de dict e Soyez sans piti avec les crans qui faiblissent Clignotement scintillement barres ou points fixes sont le signe de la retraite Choisissez votre cran avec soin L aussi quand il s agit d une zone sen sible il Vaut mieux prendre le temps de les essayer en magasin voir les mod les allum s lancer le trai tement de texte tous les PC sous Windows ont Wor dPad et essayer les r glages de luminosit 14 Secr taires ind pendantes Le Mag N 2 2 trimestre 2014 Les accessoires de bureau votre souris de comp tition vous pouvez ajouter un tapis avec support de poignet en gel cens limiter les probl mes de canal carpien ou les tensions Il existe maintenant aussi des repose poignets longs disposer devant le clavier con us pour les longues heures de frappe On n oublie pas non plus le re pose pied r glable en hauteur et en inclinaison pour le confort des jambes le porte copie et le support d cran pour les cervicales sensibles Et pour le dos on trouve maintenant des supports lombaires qui se fixent par une sangle velcro au dossier de chaise si vous ne l avez pas choisie ergonomique Enfin lachat de ces accessoires ne doit pas nous faire perdre de vue que l organisation de notre sur face de travail doit nous offrir un certai
24. l phone portable Imaginons environ 200 euros il reste 1 581 euros par mois vous de faire bou ger les diff rents l ments vous pouvez travailler 8 heures par jour ou vendre un appel 1 50 euro ou prendre plus d appels par heure Cela devrait vous donner de quoi faire turbiner vos m ninges 20 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Collaboration Yo k T oto prise lors de leur premi re d A1 22 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Depuis 2007 S verine travaille princi palement pour des avocats Assistante juridique depuis 1998 elle souhaitait continuer dans ce domaine Elle a toujours collabor avec d autres secr taires ind pendantes afin de sous traiter sa surcharge de travail et les prestations qu elle ne pouvait pas r aliser elle m me notamment pour ses remplacements lors des cong s Vanessa et S verine ont d but leur collaboration en 2010 gr ce au forum des secr taires ind pendantes Va nessa souhaitait se sp cialiser dans le secr tariat juridique Elle a notamment remplac S verine lors de son cong maternit M thode de travail Les deux t l secr taires ont les m mes m thodes de travail et travaillent ensemble ais ment Elles partagent leurs diff rentes adresses mails afin de g rer les messages de leurs clients respectifs n importe quel moment avec facilit Elles partagent leurs dossi
25. m thodologie rigoureuse appuy e sur ma propre exp rience comme t l secr taire mais galement sur l exp rience cumul e de tous les membres du forum ainsi que de nombreuses lectures compl mentaires d ouvrages r dig s par des experts dans les diff rents domaines n cessaires au d veloppement de votre activit Pour en savoir plus je vous invite me contacter ou vous inscrire cette liste d information en cliquant sur le lien ci dessous http ow ly vlaSr Cette inscription est bien s r sans engagement T moignage RENCONTRE AVEC GR GORY DE LION BUREAUTIQUE Gr gory Lion Interview C line Lieffroy Membre du forum des secr taires ind pendantes depuis 2007 Gregory est l un des rares hommes dans la profession Install pr s de Lyon dans le d partement du Rh ne il a cr Lion Bureautique et propose des prestations de secr tariat externalis la carte distance et sur site pour les professionnels et les particuliers Apr s avoir cumul les statuts d ind pendant et de salari pendant 5 ans Gr gory a finalement d missionn de son poste en 2012 pour se consacrer enti rement son activit Bonjour Gr gory Tu as cr Lion Bureautique en 2007 alors que tu tais encore salari Peux tu revenir un petit peu sur tes d buts sur ton lan cement Bonjour toutes C est vrai j ai commenc en 2007 tout en tant encore salari Au d but j ai choisi d tre en portage s
26. mme j tais salari auparavant je n ai pas eu assez de temps pour bien continuer ma prospection Mon site a t rel gu au fin fond de Google alors qu avant je sortais en premi re page lorsqu on cherchait un t l secr tariat dans la r gion lyonnaise Comme j avais d missionn je n ai pas eu droit au ch mage Actuellement mon dossier est en cours de r va luation aupr s de P le Emploi J estime avoir droit a T moignage cette allocation car j ai cotis durant plus de 10 ans et que je ne reste pas a la maison a ne rien faire J ai aussi demand le RSA mais pour le moment le dossier est refus La CAF nous a aussi deman d un remboursement de 600 euros car j ai b n fici du cong parental une journ e par semaine le vendredi alors que je n y avais pas droit en tant qu auto entrepreneur De mai a d cembre 2013 j ai factur environ 1 500 euros sur 3 mois alors que mon pouse gagne environ 1 200 euros par mois Bien entendu je ne suis pas du genre rester sans rien faire et attendre que l argent arrive sur un pla teau Je me suis inscrit toutes les agences d int rim mais je n ai eu aucune mission L une d elles ma m me dit Mais mon pauvre Monsieur On ne sait m me pas si nous allons encore rester ouverts Sur les conseils d une assistante sociale nous nous sommes inscrits aux restos du c ur Le mois de janvier a t meilleur puisque j ai fac tur c
27. n confort es pace d gag pas de dossiers sous un coude assez d espace pour la souris et dispos de fa on viter de se tordre pour saisir dossiers et copies Le bureau ne devrait tre ni face ni dos une fe n tre pour limiter la fatigue visuelle due aux longues heures sur cran Attention aux reflets des appliques galement Le t l phone et l audition Il n y a rien de mieux pour avoir un torticolis que de coincer le combin entre l oreille et l paule Prot gez vos cervicales et soyez efficace des deux mains en utilisant un t l phone avec fonction haut parleur ou un casque compatible avec votre t l phone Certains permettent m me d alterner transcription et commu nication t l phonique Attention au poids de appa reil Prudence sur les casques intra auriculaires pas toujours confortables sur le long cours v rifiez les accessoires D autres se m fieront des casques cou vrants g nants avec le port des lunettes Enfin et surtout dans le cas d utilisations prolong es ou r p t es pensez prot ger votre audition Choisissez un appareil qui vous permet de r gler rapidement le volume par une molette ou des boutons en acc s direct Et en dehors du bureau La diminution des maux et la correction de la pos ture se font aussi en dehors de nos heures de travail l o d autres facteurs peuvent empirer les choses literie si ge de voiture canap en mauvais tat On ne songe pas
28. n et bien se conna tre SOCIETE DE PORTAGE SALARIAL 8 Se lancer dans l aventure de l entreprenariat en prenant un minimum de risques est la raison principale qui motivent les adh rents aux soci t s de portage salarial Ainsi ce dispositif permet l intervenant d agir en ind pendant D FINIR SA CIBLE 10 Vouloir vendre tout le monde risque de conduire V puisement et l parpillement Tout le monde n a pas les m mes besoins pour acheter vos produits et services VITER LES MAUX AU BUREAU 12 Qui n a jamais eu souffrir des cons quences de longues heures de travail au bureau les mains sur le clavier les yeux riv s sur l cran TROIS ASTUCES EXCEL 16 Admettons que comme moi vous faites parfois de la prospection t l phonique Vous avez un fi chier de prospects Sommaire COMMENT DEBUTER LA PERMANENCE TELEPHONIQUE 18 Se lancer dans la permanence t l phonique n a rien de compliqu mais encore faut il disposer des bonnes informations Or rien ne vaut les t moignages des t l secr taires d j install es UN EXEMPLE DE COLLABORATION REUSSIE 22 Vanessa Letessier et S verine Derrien sont t l secr taires et assistantes juridiques ind pen dantes Install e en Normandie Vanessa a cr Assist alin a en 2010 sous le statut d auto entre preneur S verine a cr Smart Secr tariat en 2007 24 ACCORD DES NOMS COMPOS S RENCONTRE AVEC GR
29. nne volont faire mon travail et plus Depuis des ann es cette t che avait t mal faite par mes pr d cesseurs et j avais commenc mettre en place une nouvelle m thode d organisation Malheureuse ment je devais rendre des comptes toutes les se maines car mon sup rieur contr lait mon travail par rapport au chiffre d affaires gagn Ce que je ne savais pas cest qu une coll gue me mettait des b tons dans les roues en me faisant porter le chapeau pour des erreurs qu elle avait elle m me commises Jai bien tent de me d fendre mais comme ma coll gue tait aussi ma sup rieure c tait perdu d avance Du coup quelques mois plus tard comme la pression augmentait j ai demand faire une rupture de contrat convention nelle afin de pouvoir avoir le ch mage Celle ci a t refus e Comme j avais une base de client le et des promesses de missions et que j tais fatigu morale Gr gory et sa fille Joana ment j ai d missionn Ce qui m a aussi motiv cest qu la rentr e on devait mettre ma fille Joana chez une nounou On n avait pas envie de courir comme tout le monde pour les horaires Trois mois apr s ta d mission tu nous apprenais la perte de deux gros clients Finalement as tu pu te sortir de ce mauvais pas En fait je n ai pas perdu ces clients mais ils n ont pas tenu leurs promesses de grosses missions Du coup j ai eu un gros manque gagner en 2013 Co
30. opre qu il soit inscrit comme travailleur ind pendant entreprise individuelle auto entrepreneur ou qu il exerce au sein d une soci t de portage d une couveuse ou d une coop rative d activit s et d emploi Les freelances exer ant en EURLou SASU sont galementaccept s Il n est pas n cessaire d avoir un site internet pour s inscrire Le r f rencement est gratuit dans les rubriques sur site En revanche l inscription dans les rubriques distance suppose la souscription d un abonnement Premium voir les tarifs sur le site Il reste tout fait possible de ne s inscrire que dans les rubriques gratuites et profiter ainsi d une visibilit suppl mentaire Pour en savoir plus Rendez vous directement sur le site dans la rubrique Se r f rencer sur LEXIRIS fr http www lexiris fr Se referencer sur LEXIRIS Retrouvez galement LEXIRIS fr sur Facebook http www facebook com Lexiris fr Secr taires ind pendantes L E Mag Le secret de la r ussite J ai souvent pr cis dans mes diff rents articles sur Croquefeuille que tout n tait pas rose dans la vie d une t l secr taire ce gui a t confirm depuis par les r sultats de l enqu te sur le m tier de secr taire ind pendante Pourtant je suis intimement persuad e que tout le monde a sa chance dans ce secteur qui demande finalement assez peu d investissement de d part mais beaucoup de bon sens et de d brou
31. out 24 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 Par C line Lieffroy celine croquefeuille fr Le Pack installation s adresse a celles et ceux qui ont le projet de se lancer comme t l secr taire ou secr taire ind pendante Le m tier de secr taire ind pendante ne n cessite aucune formation particuli re et vous connaissez certainement votre m tier Cependant il n est pas vident pour tout le monde de savoir d finir une offre chiffrer son projet choisir un statut d finir ses tarifs cr er ses documents commerciaux ou encore trouver des clients C est pour a que le Pack Installation Devenir t l secr taire a t cr Il comprend Vous pourrez y retrouver l ensemble des posts qui ont t r dig s depuis la cr ation du forum en 2005 ainsi que des t moignages de t l secr taires qui ont r ussi Vous pourrez bien s r y poser toutes les questions que vous souhaitez pour obtenir des r ponses personnalis es Vous pourrez galement y trouver une marraine c est dire une personne secr taire ind pendante depuis quelque temps pr te vous accompagner et vous pauler dans votre projet relire vos documents vous conseiller vous aider dans la m thode vous rassurer etc En 8 modules ce guide vous permet de construire pas pas votre projet Vous y trouverez non seulement des trucs et astuces sur les difficult s du m tier mais surtout une
32. qui s duit toujours notamment pour tester son activit mais pas seulement A la question pos e a S ve rine DERRIEN Smart Secr tariat Pourquoi ne pas avoir chang de statut depuis 2007 date de ton lancement celle ci repond Parce que je gagne certainement plus que si j avais ma propre soci t J ai toujours eu les avantages du salariat sans les inconv nients de entrepreneur paperasse charges qui tombent Marketing Prospection Vouloir vendre a tout le monde risque de conduire l puisement et l parpillement Tout le monde n a pas les m mes besoins pour acheter vos produits et services D finir votre cible permet votre entreprise de mettre en place les actions de communication qui r pondent aux besoins r els de votre client le id ale D FINIR SA CIBLE UNE VENTE EFFICACE COMMENCE PAR SE METTRE EN FACE D UN PROSPECT QUALIFI Chaque entrepreneur se doit d avoir une vision claire par rapport son activit Cette vision va lui per mettre de d finir l objectif final et les actions mettre en place pour atteindre le futur id al Cette vision apporte de la constance et de la r sistance face aux difficult s Elle contribue galement la confiance que l on va inspirer nos prospects et nos parte naires notre charisme se d veloppe et nos actions se concr tisent Quelle est mon offre Qu est ce qui la caract rise Le positionnement Le positionnement
33. r taire juridique http www ma secretaire juridique fr Gr gory LION LION Bureautique Secr tariat et assistance bureautique http www lionbureautique com Tatiana Rabin Votre a t l phonigue www votreaccueiltelephonigue Tania Ribeiro Votre alternative bureau en projet AzertyPlus exalt pour tre diffus es SECRETATRES INDEPENDAN TES L emag
34. sique mis part la permanence t l pho nique et la retranscription audio Je propose gale ment de l int gration web Pendant cinq ans tu as r ussi concilier un emploi salari temps plein et ton travail en tant qu ind pendant Comment est ce possible de tout faire Il faut surtout tre tr s patient et organis Ce que les autres t l secr taires a temps plein faisaient en un mois prenait pour ma part presque un an un site internet un bon r f rencement la prospection Il faut aussi tre bien entour et avoir un moral d acier Tu ne manquais pas de clients malgr peu de temps pour prospecter Quelles sont tes m thodes de prospection Mes m thodes de prospection taient l emailing et un bon r f rencement Puis au fur et mesure le bouche oreille En 2012 tu as finalement d missionn de l entre prise dont tu tais salari depuis 10 ans Qu est ce qui a motiv ta d cision J ai d missionn le 31 ao t 2012 Ce n tait pas un coup de t te mais j avoue que si c tait refaire je ne le referais pas Attention Je ne regrette pas du tout mon choix Au contraire Mais 2013 a t une tr s tr s mauvaise ann e Un changement de direc tion a t fait d but 2012 dans l entreprise o je tra Vaillais Jai eu des responsabilit s importantes tout en ayant le m me salaire et la m me qualification Ce n est pas grave il y a pire Je mettais toute ma bo
35. sque qui devient utile partir d un certain nombre d appels par jour mais qui mon avis peut attendre d avoir trouv un ou deux clients je vous le conseille sans fil 18 Secr taires ind pendantes L e Mag N 2 2 trimestre 2014 e pour moi le logiciel de t l phonie Tessy de Teambox en toute honn tet je n ai pas compar j ai juste interrog plusieurs t l secr taires beaucoup utilisaient Tessy je ne me suis pas pos plus de questions j ai demand une d monstration gratuite j en suis tr s satisfaite D autres entreprises proposent des logiciels de t l phonie vous les trouverez sur le net Le budget Voici le mien ce qui vous don nera une id e Je ne compte ni l ordinateur ni la connexion car je les avais avant de me lancer et vous les avez s rement aussi e T l phone SNOM Bon coin 75 euros e Casque Jabra Pro sans fil Bon coin 105 euros e Licence Tessy logiciel de t l phonie 265 euros TTC Ce qui fait un co t de d part de 340 euros sans le casque ou de 445 euros avec Vous devrez ensuite payer un abonnement mensuel pour votre logiciel de t l phonie environ 114 euros mois vous rajouterez peut tre aussi une imprimante 120 euros pour celle que je viens d acheter pour imprimer des devis des fac tures envoie mes factures par mail conomie de papier encre enveloppe et timbre Ensuite j ai fait imprimer des cart
36. vital Par ailleurs ce n est pas parce que votre bureau est la maison que vous devez travail ler 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 Vous devez vous tablir des horaires de travail fixes et les respecter c est le meilleur moyen de ne pas se laisser envahir G rer votre concentration Certaines t ches tant plus compliqu es elles n cessitent une concentration accrue tablir un plan ning de sa journ e la veille voire d une semaine sur l autre si vous le pouvez avec les temps o vous tes seul ou au calme vous permettra de traiter ces t ches en toute qui tude D terminer des r gles pour les appels t l phoniques Cela peut sembler logique mais doit on rappeler que vos clients ne vous connaissent majoritairement qu travers votre t l phone De ce fait il est bon de programmer les moments o vous appelez vos clients A l inverse si c est le client qui vous appelle vous pouvez choisir de ne pas d crocher tout de suite si la situation ne s y pr te pas Vous pourrez le rappeler quelques minutes plus tard lorsque vous vous serez isol ou lorsque l ambiance sera plus fa vorable Organisation Travailler en symbiose avec l emploi du temps de votre famille T l travailler ne veut pas dire travailler sans cesse Le plus gros b n fice d tre en t l travail c est de pouvoir arranger son planning g n ralement en pr venant tr s peu de monde et surtout sans demander d autorisation Toute
37. x en s adaptant aux nouvelles technologies aux nouveaux logiciels leurs nouveaux clients 23 Atelier La La r gle est simple mais pas toujours facile d appli cation Les noms compos s s accordent quand cha cun des termes qui les composent s accorderaient pris individuellement D une mani re g n rale noms et adjectifs ont tendance s accorder tandis que verbes adverbes et pr positions sont invariables Les deux s accordent s il y a lieu Par exemple des choux fleurs des montres bracelets des fichiers son des ann es lumi re Cependant attention certaines homographies des micros casques micro nom mais des micro instructions micro pr fixe Les deux s accordent Par exemple des coffres forts des plates bandes Cas particulier Grand s accorde uniquement au masculin Par exemple des grands p res des grand m res ou grands m res Les deux s accordent sauf si un des adjectifs a va leur d adverbe ou pour les adjectifs de couleur Par exemple des sourds muets L adjectif s accorde s il y a lieu mais le verbe reste invariable Par exemple des couvre lits des porte bagages des gratte ciel Attention garde peut d signer une personne gardien ou un verbe gar der Par exemple des gardes malades des garde manger Dans ce cas aucun accord Par exemple des sa voir faire des savoir vivre Ici aussi aucun accord Par exemple des passe part
38. yvalente et vous maitrisez de nom breuses comp tences qui int ressent diff rents secteurs d activit s Pour bien concentrer vos efforts sur un groupe de personnes vous devez faire des choix par rapport aux prestations que vous souhaitez mettre en avant et par rapport aux personnes auxquelles vous allez proposer votre offre U ER i En passant de longues heures quotidiennes a votre poste de travail vous avez identifi des points sensibles raideur de la nuque ou du poignet fourmillements dans les doigts paules douloureuses jambes ankylos es maux de dos sans oublier pour clore cette liste non exhaustive les troubles oculaires Les cons quences pour certaines sont par fois p nibles port d orth ses s ances de kin infiltrations Voici un petit tour d hori zon des moyens de pr vention La pause et le rythme de travail De longues journ es assise au bureau ne sont pas du meilleur effet sur notre forme On ne compte plus les articles de presse mouvements de gym en prime sur le carac t re n cessaire de la pause La pause oui mais encore faut il que nous ne la prenions pas dans une position statique similaire notre posture de travail S tirer bouger se lever pour classer quelques dossiers faire quelques pas ou mieux une br ve sortie l ext rieur pour par exemple d poser le courrier en par tance serait plus b n fique Les sp cialistes conseillent d am nager
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