Vademecum voyages
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1. administration et aux parents g Portables e0sp mo V rifier qu ils soient utilisables l tranger Rappeler aux l ves que le r glement int rieur peut les interdire Garder la facture pour remboursement des frais occasionn s h Avoir r cup r l autorisation de sortie du territoire collective i Photocopier en plusieurs exemplaires pr voir un dossier pour le chauffeur est un geste souvent tr s appr ci qui renforce les bonnes relations de travail le r capitulatif des coordonn es des parents la liste d l ves avec tampon de l tablissement gratuit certains mus es la liste des allergies et des traitements m dicaux les plans des villes avec parcours fluoris XX XX X Et ventuellement un double de l autorisation collective les titres de transport les bons de visites j Le chef d tablissement peut ventuellement faire une intervention dans les classes partantes afin de rappeler les codes de la bonne conduite et ou le r glement int rieur de l tablissement et les sanctions pr vues en cas de manquement au r glement int rieur PENDANT le SEJOUR Briefings fr quents au sein de l quipe si possible avec le chauffeur afin de e Se mettre d accord sur les horaires visites lieux de pique niques itin raires Faire le bilan en fin de journ e de ce qui a bien et moins bien fonctionn Se r partir les t ches du lendemain V rifier le c2. Day Pays Bas Weston Super Mare Londres 4 SEPTEMBRE A Organisation p dagogique laboration de la fiche qui fait quoi gt Annexes Plannings pluridisciplinaires B Organisation mat rielle 1 Pr parer le budget d finitif pour ce contacter l organisme pour laboration devis d finitif en ajustant e Les tarifs autocar e La fourchette du nombre ventuel des participants maintenant qu on conna t la composition des classes concern es e La p riode du s jour e Les visites pr vues certains organismes fournissent les tarifs des mus es etc sinon il y a le web gt Annexes Budgets d finitifs Weston Super Mare Londres Pays Bas 2 R diger la lettre d information aux parents soumise pour accord au chef d tablissement et accompagn e d un coupon de r ponse engageant les parents gt Annexes Lettres d information aux parents avec coupon de r ponse OCTOBRE 1 R union avec les parents Pr voir avec l quipe date heure et lieu Informer le chef d tablissement de la date et de l heure et l inviter faire l ouverture c Assurances e Annulation soit l inclure dans le budget soit titre individuel et facultatif e Pour les s jours l tranger une assurance individuelle extra scolaire est demand e la rentr e scolaire e L tablissement scolaire ainsi que la plupart des organismes sont assur s aupr s de la M A L
3. F d Pr parer les feuilles d information aux parents fiches d inscription m dicale paiements chelonn s gt Annexes fiche m dicale pense b te destin aux parents Sp 2 Les aides financi res Le fonds social coll gien dont l imprim est r cup rer aupr s de l intendance Certains organismes offrent une bourse de s jour Le CCAS de la commune peut accorder des aides Certains comit s d entreprise offrent une aide financi re une fois le s jour effectu donc les familles doivent n anmoins faire l avance Etablir une liste des familles boursi res Les ch ques vacances sont accept s depuis novembre 2005 Ar re m LES MOIS SUIVANTS 1 R colter les premiers paiements pour rendre aupr s l organisme et les parents l inscription d finitive Sur les ch ques v rifier l ordre et la signature si le propri taire du ch que ne porte pas le m me nom que l l ve inscrire le nom de l l ve au dos du ch que 2 Lorsque le nombre d finitif des participants a t fix l organisme fait parvenir le contrat de s jour qui engage la responsabilit des deux partenaires l tablissement scolaire et l organisme 3 Les documents obligatoires pour un s jour l tranger e Carte d identit valable gratuit OU passeport pour les participants faisant partie de U E e VISA pour les ressortissants d autres pays d marches longues entamer
4. Les S jours p dagogiques MODE D EMPLOI SOMMAIRE Introduction et liens utiles L organisation p dagogique et mat rielle pas pas Dernier trimestre de l ann e scolaire pr c dant le projet D s la rentr e scolaire Les mois suivants Juste avant de partir Pendant le s jour Au retour du s jour Gestion des groupes et quipes Les M mentos o Repas o Sant o Finances L Evaluation transversale pluridisciplinaire individuelle ludique Annexes e Les Avant projets e Les Budgets e Les Plannings pluridisciplinaires e Les lettres d information aux parents e La Fiche m dicale e L Autorisation collective de sortie du territoire e Les r unions avec les parents Les derni res recommandations avant le d part e Les Rallyes travers les villes visit es e L Evaluation de l l ve INTRODUCTION e Ce mode d emploi a comme objectif d aider les enseignants souhaitant se lancer dans un projet p dagogique entra nant un s jour l tranger e Les pr parations d crites sont toujours d ordre p dagogique et mat riel et volontairement pratiques e Les exemples annexes concernent les projets p dagogiques suivants S jours en Grande Bretagne en section europ enne Projets I T C aux Pays Bas Projets Londres niveau 5e Projet D Day des deux c t s de la Manche niveau 3 O O O O amp Projets labor s dans le respect
5. de suite m me si les d marches sont simplifi es lorsqu il s agit d un projet scolaire prendre contact avec l ambassade ou le consulat du pays visit e Un visa d entr e en France est galement obligatoire dans ce cas e La pr fecture peut tablir une autorisation de sortie du territoire collective Pour ce pr voir e Une demande sign e par le chef d tablissement comportant pour chaque participant nom pr nom date et lieu de naissance adresse gt Annexe e La photocopie recto verso de la carte d identit de chaque l ve 4 Compl ter la demande officielle aupr s de l I A Inspection Acad mique le chef d tablissement donne le dossier compl ter 5 Pr voir 2 paiement pour pouvoir tenir les engagements financiers aupr s l organisme et r gler les factures 6 Entamer le dossier de s jour labor soit par l quipe d enseignants soit par les l ves eux m mes en travail d quipe multim dia 7 Au besoin r server les visites de plus en plus cela peut se faire par courriel ne pas oublier d imprimer son courrier pour conserver une trace crite des r servations l Pour les s jours en Grande Bretagne English Heritage accorde des visites gratuites avec une demande pr alable http www english heritage org uk Fiche de demande en PDF 8 Sant H Prendre contact avec le m decin scolaire et ou l infirmi re de l tablissement X Elaborer une fiche d urgence m d
6. des programmes officiels par les quipes p dagogiques du Coll ge Missy La Rochelle amp Les projets ont t effectu s avec 2 classes enti res amp Document r dig par Marina Bureaud enseignante d anglais et organisatrice de nombreux projets et s jours Ao t 2004 Derni re mise jour juillet 2011 les annexes peuvent tre demand es l adresse suivante m bureaud gmail com Les sites suivant constituent un point de d part mais d autres textes et circulaires existent galement au niveau acad mique http eduscol education fr D0100 Reglementation voyage htm http eduscol education fr D0176 seconddegre htm financement http lamaisondesenseignants com index php action afficher amp rub 36 amp from 1 http www aplv languesmodernes org article php3id_article 782 les r gles d or du transport en autocar http www ac reims fr relinter voy_etr_formalites htm English Heritage http www english heritage org uk Booking form on line http www english heritage org uk server show conWebDoc 2155 L organisation p dagogique et mat rielle pas pas x Dernier trimestre de l ann e scolaire pr c dant l ann e scolaire pendant lequel le projet a lieu 1 Constitution de L quipe p dagogique Le th me f d rateur Les classes concern es La p riode envisag e pour le s jour pr voir le temps n cessaire l information aux familles r colter les fonds les pr paratio
7. e caisse doubles des factures En cas d exc dent au retour les parents seront rembours s pr voir RIB http eduscol education fr D0176 seconddegre htm Ce texte comporte des int ressants concernant la gratuit des accompagnateurs le paiement par ch ques vacances depuis novembre 2005 11 L EVALUATION e Objectifs transversaux et pluridisciplinaires e Avant pendant et apr s le s jour e Ludique sommative chiffr e orale B2i par crit ou sous toute autre forme e Sur le bulletin trimestriel sous forme de chiffre ou appr ciations ou sur place sous forme de lollypops livret du site visit ou tout autre prix ludique L valuation transversale les comp tences du savoir faire et savoir tre e Le savoir faire constitution avant le s jour du dossier de s jour par l l ve avec les outils multim dia B2i Annexes e Les savoir tre gestion pendant le s jour des quipes groupes apprendre ou ma triser les notions du devoir respect mutuel engagement solidarit entraide L valuation chiffr e pluridisciplinaire les savoirs bilan de connaissances sous forme d un contr le commun au retour portant sur le dossier de s jour et le v cu sur place gt Annexes tests communs de connaissances Londres Weston Super Mare L valuation individuelle qui peut prendre diverses formes e Constitution d un dossier personnel soit sur un sujet impos soit sur un sujet d
8. e son choix Annexes e Expos oral Annexe e Pr paration d une exposition ou diaporama pr sent s aux parents 12 L valuation ludique Objectif un l ve qui s ennuie fait des b tises afin d viter l ennui au mus e le d soeuvrement en ville des rallyes d couverte facultatifs sont propos s avec en prime des cadeaux pour les meilleurs r sultats Fonctionnement e Travail d quipe e Travail facultatif e Afin de court circuiter le copiage o question subsidiaire sous forme de dessin o des questionnaires l g rement diff rents e Distribution de prix sur le chemin de retour gt Annexes Rallyes Amsterdam Bath Weston Super Mare Italie 13
9. hes poubelles et le nettoyage du car le soir 10 SANTE 1 Pour le remboursement des frais m dicaux l tranger les parents peuvent se procurer la Carte Europ enne d Assurance Maladie CEAM aupr s de leur Caisse d Assurance Maladie 2 Etablir une fiche d urgence m dicale Annexes PDF 3 Etablir avec le m decin ou infirmi re une liste des allergies traitements m dicaux permanents etc et laisser un exemplaire chaque accompagnateur et dans le car Au besoin tablir un protocole m dical 4 Les accompagnateurs n ont pas le droit d administrer des m dicaments gt X Les l ves peuvent pr voir leur propre trousse de pharmacie dont ils sont responsables X Pr voir des m dicaments contre les maux de t te mal de transports etc X Apporter sa carte de groupe sanguin si l l ve en poss de une 5 Pr voir une trousse de pharmacie collective Intendance infirmerie de l tablissement 6 Si au moment de d part un l ve est sous traitement m dical demander la famille une photocopie de l ordonnance FINANCES e Etroite collaboration avec l administration e Elaboration budget provisoire pour l avant projet et budget d finitif Aides financi res fonds social coll gien bourses CCAS ch ques vacances services sociaux d entreprises Tenir double comptabilit Gestion r gie 2 responsables Pr voir bons de commande Achat devises trang res Conserver tickets d
10. icale de nombreuses inspections acad miques peuvent fournir un exemple en PDF et tablir un r sum des allergies traitements m dicaux permanents etc H Pr voir la Carte Europ enne d Assurance Maladie CEAM la carte europ enne de sant document se procurer aupr s de la Caisse d Assurance Maladie et qui permet le remboursement des frais m dicaux ventuels Ce formulaire n est pas obligatoire et c est aux parents de le fournir Doc en PDF X Etablir au besoin avec le m decin scolaire le protocole m dical indispensable pour certains cas 9 R cup rer les derniers paiements 10 Avec l intendance X V rifier les factures gt Etablir la r gie H Apr s avoir remis une liste des 1 2 P et externes pr voir les pique niques et les en cas boissons fruits etc V rifier la trousse de pharmacie 11 Distribuer aux l ves les dossiers s jour pour qu ils puissent se documenter et faire les exercices de d couverte voir l valuation AVANT de PARTIR Changer au besoin l argent Pr parer la lettre aux parents Derni res recommandations Annexe Faire les sous groupes voir fiche g rer les groupes et quipes V rifier le colis envoy par l organisme comportant selon le s jour les titres de transport de ferry bons de visites adresses des familles h tesses etc Etablir une liste de num ros de t l phone utiles Laisser ses coordonn es l
11. if Meilleure gestion du travail des d placements et du savoir tre Fonctionnements 1 Le partenariat de 2 l ves qui s journent ensemble avec une famille h tesse Ils doivent tenir leur engagement de bonne entente et de respect mutuel pris lors de l inscription quelques mois auparavant 2 Les quipes de 2 pour le travail ludique en rallye en ville etc 3 Les sous groupes de 10 12 l ves pour les visites des mus es d placements en ville etc Les enseignants prennent chaque jour un groupe diff rent ce qui permet de faire connaissance avec tout le monde de part et d autre gt Ces sous groupes sont constitu s par l quipe juste avant le d part X en m langeant les classes en quilibrant le nombre de gar ons et de filles en respectant les affinit s en r partissant les l ments difficiles ou incompatibles X XX X Les l ves ne changent pas de groupe sauf en cas de force majeure LES MEMENTOS REPAS 1 Pr voir dans le budget les repas non pr vus par l organisme ou non fournis par les familles d accueil 2 Etablir une liste des l ves 1 2 pensionnaires et externes 3 Pr voir avec l intendance les pique niques et en cas boissons fruits petits g teaux 4 Demander aux l ves de pr voir une gourde rigide pour avoir de l eau avec eux 5 R server au besoin les Mac Do resto route etc 6 Limiter dans le car les chewing gums bonbons etc tout en pr voyant des poc
12. ns mat rielles et p dagogiques mais aussi pr voir suffisamment de temps au retour pour l exploitation p dagogique et les valuations STA 2 Elaboration du budget provisoire pour ce a Contacter des organismes organisateurs pour la demande de plusieurs devis pour un groupe de participants allant de 40 60 l ves Pour la pr sentation au C A 3 devis sont obligatoires b Ajouter les assurances annulation adh sion l organisme organisateur visites et repas non fournis par l organisme les frais des dossiers de s jour t l phone documentation lots de r compense etc P S lt gt LIRE fond toute la documentation fournie par l organisme Se renseigner pour des visites gratuites ou tarifs r duits dans les mus es gt Annexe Budgets Fin juin D p t de l avant projet et le budget provisoire aupr s de la commission de voyages ce qui permet son approbation lors du dernier conseil d tablissement de l ann e et l ouverture d une ligne budg taire Ainsi le projet peut tre organis mat riellement avec r cup ration des fonds d s la rentr e de septembre Inscrire sur les fiches de v ux de service les classes et les enseignants avec lesquels on pr voit ce projet S1 on souhaite tre professeur principal l tre d une des classes participant au projet facilite largement les contacts fr quents et indispensables avec les parents gt Annexes Avant projets D
13. omportement des l ves en sous groupes et quipes Discuter ouvertement de toute difficult rencontr e afin de conserver la coh sion de l quipe et de g rer ensemble les difficult s rencontr es Veiller la meilleure entente possible avec le chauffeur qui doit faire partie de l quipe Contacter r guli rement l tablissement scolaire pour donner de ses nouvelles Rester intransigeant sur le bon comportement des l ves Garder les tickets de caisse amp Pr venir en cas de retard responsable sur place RDV mus es AU RETOUR 1 Avec l intendance fermer la r gie apr s remise des tickets de caisse et le bilan des d penses Ne pas oublier la facture des portables Avant de fermer ce chapitre budg taire pr voir les frais ventuels de tirage photos exposition soir e avec les parents Au besoin rembourser les parents de l exc dent 2 Effectuer l valuation du projet e Avec l organisme organisateur e Entre les membres de l quipe e Avec l administration au besoin sanctionner les l ves qui se sont particuli rement mal comport s e Avec les l ves voir m mo l valuation o Sommative test commun de connaissances o Remise individuelle d une travail personnel le dossier de s jour d ment compl t et personnalis ou toute autre forme orale ou crite de travail GESTION des GROUPES et EQUIPES Object
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