Les éliminations : mode d`emploi
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1. Visa du Maire ou du Pr sident Visa de la Directrice des Archives d partementales Un exemple de bordereau d limination valid r BORDEREAU D ELIMINATION N 12 Nombre de pages 1 Elimination effective le par soci t Service versant Commune Responsable M le maire MI lib r 1 50 ml Affaire suivie aux Archives par Val rie de Larrard Autorisation donn e par les Archives d partementales le 25 c ocp ever ae N D ORDRE INTITULE DES DOCUMENTS DATES EXTREMES OBSERVATIONS 1 Elections votes par correspondance et 1968 1988 procurations i Correspondance 1950 1997 3 Devis Ecovert et R trival MB 1986 1999 4 Cantine inscription s 2001 2005 ER 5 Bons de livraisons 2004 2006 6 Comptes rendus de r union du service dptal 2000 2007 m d inccendie 7 Bons de commandes 2001 2006 Elections tableaux de r visions 1996 1999 ea oo et de radiation sur la liste 1992 1993 Baux r volus 1994 1999 D clarations de TVA 1983 1999 Association sport section yoga relev s de comptes et anciens ch quiers 2000 2005 Association dissoute inscriptions planning m rdi des 40 000000 Bons de travaux E 1980 Factures n 1970 1993 j mu Station d puration r siliation du contrat 1982. j emblo a mode d r s ivage da collectivi arch ep eZ 4 a 3 opoooo URS O 0 t D 2 o2ZC diei am Nu 6S Om ee Sates Mem dun O o o ooEo0no00 I nest pas toujours facile de diff rencier ce qu il faut conserver de ce qui peut tre d truit Voici quelques conseils pour vous aider dans cette d marche de grand m nage Quelques r gles appliquer avant de proc der des liminations Toujours garder l original le document qui est dat et sign m me s il est en moins bon tat que la copie c est lui qui fait foi Si vous ne poss dez pas l original conserver la copie avec la meilleure frappe Si vous ne poss dez que des copies de mauvaise qualit conserver deux exemplaires Toujours conserver les documents annot s original comme copie ils comportent des informations suppl mentaires Conserver les dossiers en un seul exemplaire En r gle g n rale les documents r capitulatifs se conservent tandis que les d tails s liminent Tout document ant rieur 1830 est conserver Les documents d archives sont imprescriptibles et inali nables Les op rations d liminations sont donc contr l es par le directeur des Archives d partementales fonctionnaire d Etat La demande de destruction des archives doit s effectuer une fois que la dur e d utilit administrative du document est arriv e ch ance Ces dur es son
3. Elimination apr s 5 ans Liste des b n ficiaires de d gr vement Co Elimination apr s 5 ans mptabilit Documents de suivi budg taire et comptable tats de tr sorerie tats des d penses par enveloppe etc Elimination apr s 1 an Ligne de tr sorerie contrat relev s d op ration relev s de banque Elimination apr s 10 ans avances ponctuelles de tr sorerie par les banques Garanties d emprunts conventions projets bilans Elimination apr s 10 ans Fiches annuelles d inventaire du patrimoine Elimination apr s 2 ans Demandes de virement de cr dits Elimination apr s 2 ans Recettes Elimination apr s 10 ans Titres de recettes annulation de titres titres sp cifiques pour impay s Elimination apr s 10 ans Bordereau journal des titres de recettes Elimination apr s 10 ans tat r capitulatif des recettes fiscales et non fiscales percues en perception P 503 Elimination apr s 10 ans Emprunts tableau d amortissement tat de la dette versements contrats Elimination apr s 10 ans 11 Fonds de compensation de la TVA Y tat des d penses d investissement ligibles au FCTVA Y arr t pr fectoral signifiant le montant du versement Elimination apr s 5 ans D claration afin de r cup rer la TVA Elimination apr s 5 ans R les des taxes diverses droits de voirie taxe s
4. Tous les documents d archives que vous souhaitez d truire doivent faire lobjet d un bordereau d limination qui sera valid par le Maire ou le Pr sident et par le directeur des Archives d partementales Aucun document d archives ne peut tre d truit sans leur accord crit La r daction du bordereau est une tape primordiale qu il ne faut surtout pas n gliger Il faut le pr parer avec minutie et le remplir avec le plus de pr cisions possibles ce qui rendra son utilisation future plus facile En effet il est important de garder une trace de tous les documents qui ont exist mais qui ont t d truit Le bordereau est compos de trois parties 1 PARTIE INFORMATIONS GENERALES Vous devez identifier votre structure 1 et la personne contacter en cas de probl me 2 Vous devez aussi indiquer le m trage lin aire que repr sentent les documents propos s l limination 3 et le nombre de pages que comporte le bordereau d limination 4 2 PARTIE LISTE DETAILLEE DES DOCUMENTS PROPOSES A L ELIMINATION Veuillez indiquez les renseignements suivants dans les diff rentes colonnes v Num ro d ordre 5 Inscrire les num ros des bo tes ou les cotes des dossiers concern s v Intitul des documents 6 D tailler sommairement les dossiers propos s l limination v Dates extr mes 7 Indiquer les dates extr mes de chaque dossier la date du document le plus ancien suivi de la date du document le plus
5. Tickets de cantine Elimination apr s 1 an Fiches individuelles d inscriptions Elimination apr s 5 ans Transport scolaire Liste des l ves Elimination apr s 5 ans Inscriptions individuelles Elimination apr s 5 ans Demandes d utilisation du car Elimination apr s 5 ans Ordres de missions Elimination apr s 5 ans 13 6 ELECTIONS TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL REMARQUES Instructions et correspondance Tableaux rectificatifs et de modification Elimination d s la fin de l lection concern e Elimination apr s 1 an r vision des listes lectorales PV de la commission de r vision Elimination apr s 1 an MEEEERN Vote par procuration Elimination apr s 5 ans MEE Bulletins de vote non utilis s Feuilles de d pouillement et annexes Elimination imm diate 7 ETAT CIVIL TYPE DE DOCUMENT Extraits et copies int grales d actes d tat civil demandes SORT FINAL Elimination apr s 1 an Ces REMARQUES documents sont transmis Ceux qui restent ne sont que des copies D clarations de naissances ou de d c s Elimination apr s 5 ans Avis de mention ou de mise jour rectifications et documents transmis par d autres administrations Elimination apr s 1 an R c piss s d avis de mise jour Elimination apr s 10 ans Publications de mariages Elimination apr s 1 an Demandes et autorisations relatives aux
6. etc bordereaux p riodiques mensuels HE trimestriels de d claration de cotisations TN appels cotisations d clarations annuelles de donn es sociales 5 ans DADS Cessation progressive d activit proposition des titres de recettes demandes de 10 ans remboursement listes des agents Remboursements de la CPAM l employeur 10 ans titres de recettes Agents de la collectivit mis disposition TOR dossier par organisme b n ficiaire Allocation de perte d emploi d claration de annuelle des versements la CRAM Gestion des absences Cong s annuels cong s exceptionnels ARTT ISDN 2 ans demandes justificatifs Contr le du temps de travail fiches horaires 5 ans p riodiques Bilan annuel des absences 5 ans Frais de d placement tats des frais de d placement et justificatifs ians personnel et lus Relations avec l agence de voyages attributaire du march de d placements bons de 10 ans commande factures Bordereaux journaux de mandatement des f 10 ans frais Ordres de missions 10 ans Avantages sociaux Ch ques d jeuner tickets restaurant demandes des agents 2 ans bordereaux de commande remise aux agents listes d margement 10 ans Remboursement des trajets du domicile au lieu 10 ans de travail 17 Gestion individuelle Personnel non r mun r Stages demandes contrats et conventions correspondance attestations D
7. r cent Y Observations 8 N h sitez pas expliquer concr tement ce qui vous am ne demander la destruction des documents r gle d archivage proc dure fixant une dur e de conservation originaux conserv s dans un autre service etc 3 PARTIE LES SIGNATURES Faites dater et signer le bordereau par le Maire ou le Pr sident 9 Faites le parvenir aux Archives d partementales pour accord 10 Attendez le retour du document pour proc der la destruction des documents par incin ration Pensez alors indiquer la date d limination effective 11 Conservez soigneusement ce bordereau vous aurez peut tre besoin d y revenir Un certain nombre de documents n ont pas figurer sur les bordereaux d limination Il s agit notamment de Y la documentation les imprim s vierges les enveloppes pouvant tre mis au recyclage Y les brouillons les exemplaires multiples pouvant tre incin r s sans autorisation Mod le de bordereau d limination Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRANCAISE PR FECTURE DES ALPES DE HAUTE PROVENCE BORDEREAU D ELIMINATION Nombre de pages 4 Service versant Elimination effective le 11 par soci t Responsable MI lib r 3 Autorisation donn e par les Archives Affaire suivie aux Archives par D partementales le N D ORDRE INTITULE DES DOCUMENTS DATES EXTREMES OBSERVATIONS
8. 3 1984 d entretien Visa du Responsable du service Visa de la Directrice des Archives D partementales p Tableaux de recommandations par domaine 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Actions sociales Administration g n rale Budget et comptabilit Documentation Ecole Elections Etat civil March s publics Ressources humaines Sports culture associations et syndicats Urbanisme travaux et am nagement 1 TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL Ch mage ACTIONS SOCIALES REMARQUES Cartes de pointage des ch meurs Elimination apr s 5 ans Dossiers de RMI Elimination des dossiers individuels 5 ans apr s la cl ture du dossier si vous disposez de la liste des b n ficiaires S il n existe pas de liste r capitulative d terminer avec la collectivit Pointages inscriptions l ANPE Conserver les registres mais liminer les demandes de cartes apr s 5 ans Caisses d assurance sociale D comptes horaires des travailleurs sociaux Elimination apr s 5 ans R capitulatifs des prestations effectu es Elimination apr s 5 ans Contentieux Conservation des ann es en 3et8 Cr ches et haltes garderies Carnet d admission Elimination apr s 5 ans Dossier individuel Conserver les dossiers en Ber et Tra Suivi psychologique et p dagogique Centres de loisirs Conserve
9. d c s autorisation d embaumement ou de cr mation transports de corps permis d inhumer d exhumer Elimination apr s 10 ans Jugements de divorce Elimination apr s 5 ans Etrangers demandes de titres de s jours naturalisation Elimination des que le dossier est transmis la Pr fecture et termin Conserver ventuellement 1 an Cartes d identit s passeports cartes grises dossiers et registres de demandes Elimination apr s 5 ans 14 8 TYPE DE DOCUMENT MARCHES PUBLICS SORT FINAL Publicit REMARQUES Dossier de consultation des entreprises ou DCE documents non sign s et formulaires vierges R glement de la consultation acte d engagement CCAP CCTP d tail estimatif bordereau des prix unitaires plans Elimination apr s 5 ans En cas de proc dure fructueuse ces pi ces se retrouveront dans le dossier de l entreprise retenue Annonces l gales insertion au Moniteur au BOAMP et au JOUE Attributi Elimination apr s 10 ans on et notification Dans le cas o la publicit est r alis e sur support papier on peut se limiter conserver le temps de la DUA les r f rences des publications Proc dure fructueuse Offres non retenues Dossier de l entreprise Acte d engagement r glement de la consultation dossiers de consultation des concepteurs CCAP CCTP d tail quantitatif estimatif borde
10. du centre de gestion dans la presse Formation Plan de formation Organismes de formation documentation textes brochures catalogues etc Validit Relations avec le CNFPT et autres organismes de formation correspondance notes tat des besoins demandes de formation Formation de perfectionnement Formations organis es en interne avis de stage ou de cycle de formation organisation mat rielle programme inscriptions convocations listes d margement synth se ou bilan Pr paration aux concours et examens professionnels Relations avec le CNFPT correspondance Gestion collective Gestion des effectifs Relations avec le CDG cotisations 10 ans circulaires validit tablissement de la paie Liste des postes budg taires listing du dca personnel servant tablir la paie l ments de paiement tats des heures suppl mentaires des primes de mi traitement PP P 10 ans d opposition sur salaire pi ces justificatives etc 16 tat des indemnit s verser aux agents 10 ans Bordereaux journaux de paie listings fa p riodiques de mandatement Retraites et cotisations sociales Cotisations et charges sociales URSSAF Assedic CNRACL IRCANTEC Pr fon CNFPT Contribution solidarit ch ques d jeuner mutuelles de sant
11. emandes de stages refus es Communication interne Publications internes Documents pr paratoires Correspondance Messagerie lectronique et utilisation d Internet Mise en place comptes rendus des r unions Charte d utilisation laboration mise jour Annuaire lectronique M decine pr ventive Chronos des convocations aux visites ze 2 ans m dicales Commission Administrative Paritaire CAP Listes lectorales et listes d margement 2 mois Mat riel de vote 2 mois Dossier de pr paration Elimination apr s 6 ans Les l ments de la notation Dossiers de notation par agent Elimination apr s 6 ans se trouvent normalement dans le dossier de l agent Elimination apr s 3 ans lorsque ce sont des doubles Convocations comptes rendus de r union correspondance Les originaux sont au Centre de Gestion 18 10 SPORTS CULTURE ASSOCIATIONS ET SYNDICATS TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL REMARQUES Sport Tarifs Elimination apr s 1 an Culture Paiement de la redevance la SACEM Elimination apr s 5 ans 11 URBANISME TRAVAUX ET AMENAGEMENT TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL REMARQUES Note de renseignement d urbanisme RU Elimination apr s 1 an environ A l exception de celles D clarations de Travaux DT Elimination apr s 5 ans concernant les b timents communaux Autorisations de v
12. es d ouvertures Actes d pos s par les huissiers en M Elimination apr s 5 ans Conservation des droits de licences airie Actes d pos s par huissiers plis Elimination apr s 1 an Registres d margement des plis d huissiers Elimination apr s 2 ans Affaires militaires et service national Fiches d inscription individuelles Elimination apr s 5 ans Demandes de dispenses et de reports Elimination apr s 5 ans Patrimoine immobilier Location ou mise disposition acte administratif correspondance contrat convention bail tat des lieux cahier des charges Elimination apr s 10 ans 10 3 BUDGETS ET COMPTABILITE TYPE DE DOCUMENT Documents pr paratoires autres que les rapports des chefs de service SORT FINAL Elimination apr s 5 ans Compte administratif REMARQUES tat des d penses engag es non mandat es ou restes r aliser lorsqu il n est pas li au compte administratif Elimination apr s 5 ans Imp ts locaux Dossiers de pr paration des valuations des imp ts locaux Elimination apr s 5 ans Feuilles de mutations du cadastre Elimination d s que les l ments figurent sur la matrice Taxes fonci res b ti et non b ti taxe d habitation taxe d enl vement des ordures m nag res taxe professionnelle Copie de la matrice taxes fonci res professionnelle du r le g n ral taxe d habitation
13. les mais d liminer les dossiers Y lettre de notification au b n ficiaire des associations certificat de paiement ext rieures ou tri chronologique conservation des ann es en 3 et en 8 peut tre r alis v tat des b n ficiaires tat de ventilation par secteur d activit Y dossier de demande Demande de subvention sans suite Elimination apr s 2 ans TYPE DE DOCUMENT 4 DOCUMENTATION SORT FINAL Publications officielles REMARQUES Journal officiel Elimination apr s 5 ans Bulletins des lois Elimination apr s 5 ans Recueil des Actes Administratifs de la R gion Elimination apr s validit Recueil des Actes Administratifs de la Pr fecture Elimination apr s 10 ans Publications locales Sauf pour les chefs lieux de canton Bulletin municipal Conserver 2 exemplaires D poser 1 exemplaire aux Archives d partementales Affiches d information municipale Conserver 1 exemplaire Brochures et d pliants du service accueil Conserver 1 exemplaire Abonnement Revues journaux TYPE DE DOCUMENT Fiches individuelles d inscription Validit 5 ECOLE SORT FINAL Elimination apr s 5 ans Restaurant scolaire Conserver les articles qui parlent de la collectivit REMARQUES Menus Elimination apr s 1 an Conserver les ann es en 3 et en 8 Etat de fr quentation Elimination apr s 5 ans
14. oirie Elimination apr s 5 ans CDG 04 mai 2012 Violaine CHARBONNIER CJ ARCHIVES Service Documents et courriers types 19
15. r les dossiers en Ber et Tra sans h bergement CLSH Fiches individuelles d inscription Elimination d s la fin de la p riode Dossier d assurance Elimination d s la fin de la p riode Prestations de services de la CAF listes des b n ficiaires de l allocation vacances Aide Elimination apr s 5 ans s m nag res Facturation des heures aupr s des caisses mutuelles sociales Elimination apr s 5 ans 2 ADMINISTRATION GENERALE TYPE DE DOCUMENT Correspondance du maire courrier dit personnel SORT FINAL Elimination apr s 6 ans REMARQUES Il peut tre fait un tri s lectif conserver les ann es en 3 et en 8 Chronos du courrier Elimination apr s 5 ans Extraits des d lib rations Elimination apr s 1 an Il s agit uniquement de collection chronologique apr s v rification des registres Ne pas liminer les extraits dispers s dans les dossiers d affaires Circulaires et arr t s pr fectoraux Elimination apr s 1 an Ils sont tous conserv s en pr fecture Agenda du Maire Elimination L agenda fait parti des documents priv s du maire et non du fonds public des archives communales Carburant d tax Elimination apr s 5 ans Bons de commandes de livraisons bordereaux d envois Police des Elimination apr s 1 an d bits de boissons D bits de boissons demandes et autorisations temporair
16. reau des prix unitaires plans Elimination apr s 5 ans fonds francais ou 3 ans compter de la cl ture du programme fonds europ ens Lettre de rejet de candidature Proc dure infructueuse suivie ou non d une nouvelle consultation Dossiers des entreprises Acte d engagement r glement de la consultation dossiers de consultation des concepteurs CCAP CCTP d tail quantitatif estimatif bordereau des prix unitaires plans Elimination apr s 5 ans Notification du caract re infructueux de la consultation accus s de r ception Proc dure sans suite Dossiers des entreprises Acte d engagement r glement de la consultation dossiers de consultation des concepteurs CCAP CCTP d tail quantitatif estimatif bordereau des prix unitaires plans Elimination apr s 5 ans 15 9 RESSOURCES HUMAINES TYPE DE DOCUMENT SORT FINAL ents g n raux REMARQUES Notes de service Elimination apr s validit Eliminer celles qui n ont pas une port e g n rale Horaires planning Elimination apr s 1 an Recrutement Demandes d emplois Lettres de candidature et pi ces jointes recommandations des lus r ponses adress es Les candidatures retenues sont class es dans les dossiers de carri re des int ress s Publicit d claration de cr ation ou de vacance de poste s en interne aupr s du CNFPT
17. t fix es par des textes officiels ou pr conis es par les archivistes Les tableaux pr sent s dans cet aide m moire reprennent les principaux documents pr sents dans les collectivit s territoriales qui sont terme liminables Toutes les recommandations des fiches jointes par domaine sont faites titre indicatif Les d lais de conservation peuvent tre rallong s si vous le jugez n cessaire Pour plus de d tail il faut consulter les documents suivants la circulaire de 1993 relative l instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablissements publics des communes disponible l adresse suivante http www archivesdefrance culture gouv fr static 958 la circulaire du 28 ao t 2009 concernant le tri et la conservation des archives produites et recues par les services communs l ensemble des collectivit s territoriales communes d partements et r gions et structures intercommunales disponible l adresse suivante http www archivesdefrance culture gouv fr static 3217 Sinon au cas o vous n y trouveriez pas votre r ponse n h sitez pas contacter l assistante d archives du Centre de gestion 06 71 73 23 16 ou les Archives d partementales 04 92 36 75 00 qui assurent le contr le scientifique et technique des archives des communes Je r dige un bordereau d limination
18. ur les spectacles droits de place d bits de boissons publicit affichage droits de mutation titre on reux taxe int rieure sur les produits p troliers TIPP fonds d partemental de p r quation de la taxe professionnelle taxe Elimination apr s 10 ans sur l lectricit taxe sp ciale sur les conventions d assurance taxe sur les espaces naturels sensibles taxe locale d quipement taxe au profit des conseils en architecture urbanisme et environnement CAUE etc Bulletin de liquidation Elimination apr s 5 ans D penses Bordereau journal des mandats Elimination apr s 10 ans Factures fonctionnement ou investissement celles dans les dossiers sont conserver Il peut exister diff rentes d nominations fiche Bon d engagement comptable Elimination apr s 10 ans gag P P d engagement ordre de service etc Conserver 10 ans les bons de SEE 1 commande qui font office de Bon de commande Elimination apr s 1 an 3 bon d engagement comptable Bon de livraison Elimination apr s 1 an liste r capitulative des Compte fiche des fournisseurs Elimination apr s 2 ans engagements par fournisseur Subventions vers es par la collectivit La conservation ou l limination est d terminer par la collectivit La d lib ration d attribution se retrouve dans le registre de d lib rations Il est conseill Elimination apr s 10 ans de conserver les dossiers des associations communa
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