Fonctionnement de l`eComptes et génération des fichiers S.I.C.
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1. tre ex cut e automatiquement par exemple chaque nuit au moyen d une t che planifi e dans l operating system de votre serveur la suite de la t che d exportation de votre logiciel comptable Voir votre service ou fournisseur informatique ce sujet e Soit tre ex cut e manuellement via le logiciel eComptes Cette importation manuelle s effectue au moyen du menu importation de l eComptes Importations Donn es Comptables Caract ristiques G n ration Analyses Gestion de Projets Out l A CPLA MST Importation par fichier XML YYOIRAC Exercice s 20411 2011 1 Fermer 3 ey V Traiter articles 911412011BU1 Importer A Traiter Journal 911412011JB1 Tous J Traiter Balance G n rale Porazom AUCUN Traiter Comptes Particuliers 911412011CP1 Traiter Extraits v W J Traiter Journal G n ral 911412011 G1 W v E raitement incr mentiel n efface pas les donn es avant traitement Dur e importation 00 00 cs Ann e en Cours Emplacement fichiers XML carwn palesivvorrac Il Fichier r cup rer C RWSA Donnees YVOIRACI911412011CP1 XML 1 Indiquer la ou les ann es importer Pour importer toute la B D C S tous les boutons articles journal balance g n rale journal g n ral kcomptes particuliers extraits doivent tre coch s Mais il est possible de ne r importer qu un l ment si un probl me d importation s est produit dans un seul fi2. 10 2009 29 10 2009 2009 ME 3 4 16 11 2009 03 12 2009 2008 Budget 0 Si 17 12 2007 13 02 2008 2008 AAR 4 E n7 Nd FNNA 74 id 2008 Il est galement conseill de v rifier les donn es des articles budg taires par le menu Donn es comptables s lection d articles pour l ann e concern e par les donn es SIC g n rer Fichier Importations Donn es Comptables Caract ristiques G n ration Analyses Gestion de Projets Outils Logiciel eComptes Gestion Locale c PW DGOS p i A J S lection Articles Exercice 2011 Fonction Code Eco 1 Eco 2 Libell Recettes Exercice propre Ordinaire Groupes lt Tous gt X D penses Exercices ant rieurs Extraordinaire F Tous Tous Tous Gr Fet E K E 4 Exercice Reports A Eudeet Nh 9 Budget Ini MBEncours BudgetFinal N Engagement inua er rticle 000125 07 2071 125 00 000 128 10 2011 2011 0 00 0 00 10 000 00 0 00 10 000 00 1397 000 215 01 2011 2011 0 00 0 00 225 00 0 00 225 00 0 000 215 02 2011 2011 0 00 0 00 2 000 00 0 00 2 000 00 0 NAN 7418 14 704141 2011 n nn nnn RANN NN n nn RANN NN n Si une date de tutelle fictive a t introduite la colonne Budget Non Approuv ou MB en cours seront logiquement vides puisque cette date valide votre budget et transf res ces cr dits vers la colonne Budget Initial et Budget final pou
3. 5 DR a E 1 Exportation des donn es comptables vers la base de donn es standardis es La premi re tape consiste alimenter la B D C S avec vos donn es comptables Cette op ration s effectue au d part de votre logiciel comptable Celui ci doit tre param tr pour g n rer les fichiers de la B D C S dans un r pertoire sur votre serveur Par d faut nous conseillons nom du serveur RWSA XML AC ou CPAS Nous conseillons galement d automatiser cette op ration d alimentation de la BDCS par exemple chaque nuit via une t che planifi e sur votre serveur voir avec votre fournisseur ou service informatique CE Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 2 2 La B D C S Utilit v rification de son alimentation La B D C S est une copie int grale de votre comptabilit pr vue par l art 35 du RGCC dans un format universel xml Le logiciel eComptes a t con u pour travailler sur ce standard dans un souci d conomie d chelle En effet s adapter tous les formats de donn es et leur volution aurait t tr s complexe et co teux Par ailleurs cette fa on de proc der pr sente d autres avantages e La B D C S est une copie dans un format p renne de toute votre comptabilit et doit d ailleurs se conserver en backup dans un b timent autre que celui qui abrite votre serveur comptable au m me titre que les donn es de votre logiciel comptable e Gr ce la B D C
4. Les cahiers de l eComptes Fonctionnement de l eComptes et g n ration des fichiers S I C Mode d emploi Pr ambule La pr sente note a pour but d expliquer de fa on compl te les conditions n cessaires un bon fonctionnement et une alimentation correcte en donn es du logiciel eComptes Ces conditions sont indispensables pour pouvoir en exploiter toutes les possibilit s de recherche d analyse de reporting et de g n rations de fichiers Synth se Analytique Rapport art 12 Fichier S I C Conditions de base requises pour un fonctionnement correct de l eComptes 1 Une configuration correctement install e et param tr e L eComptes est une application client serveur permettant de travailler sur plusieurs postes il est donc important que son param trage soit correctement effectu Un document technique permettant votre responsable informatique de r aliser un check up est disponible en ligne l adresse http ecomptes wallonie be documents schema _ install eComptes pdf 2 Une liaison FTP op rationnelle L eComptes doit pouvoir communiquer via internet pour deux raisons e Obtenir les mises jours du logiciel e Communiquer les fichiers SIC l attention des statistiques financi res Pour vous assurer que cette liaison FTP est bien fonctionnelle un utilitaire de test est disponible dans le menu outil du logiciel eComptes Si ce test donne un message d chec demandez votre respo
5. S le logiciel eComptes peut s utiliser par tout membre du personnel qui en dispose sur son poste sans risque de causer du d g t aux donn es primaires de votre comptabilit N B La B D C S est une base de donn es qui reste localis e sur votre serveur elle n est pas utilis e ni visible par la DGOS qui se borne exploiter les fichiers SIC que vous lui exp diez Comment v rifier que les donn es de la B D C S sont correctement g n r es Pour v rifier si votre logiciel comptable a bien g n r les donn es vous pouvez via votre PC aller voir sur le serveur dans le r pertoire de la B D C S comme indiqu dans les param tres de votre logiciel de comptabilit Par d faut nom du serveur RWSA XML AC ou CPAS En affichage mode d tail il suffit de contr ler visuellement la date de g n ration des fichiers XML si votre logiciel est param tr pour effectuer une exportation chaque nuit vous devez y trouver des fichiers dat s de la veille Si tel n est pas le cas signalez le votre service ou fournisseur informatique afin qu il v rifie le param trage du logiciel comptable ainsi que les t ches planifi es de l operating system de votre serveur Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 3 3 Importation des donn es de la BDCS dans l eComptes Pour pouvoir exploiter les donn es de la B D C S il est n cessaire de les importer dans l eComptes Cette op ration peut e Soit
6. ation s effectue par liaison FTP File Transfert Protocol autoris e par le r seau publilink condition qu un firewall de votre administration ne l emp che pas voir pr ambule page 1 Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 7 R cup ration du fichier S I C pour un envoi manuel Le fichier g n r est stock dans le r pertoire de destination que vous avez indiqu cf pt 2 ci haut C est dans ce r pertoire que vous pourrez le r cup rer pour le joindre un envoi mail ou pour le r cup rer afin de le d poser sur l eGuichet Pour les communes qui n ont pas encore adh r l eTutelle cet envoi par mail est obligatoire en plus de l envoi FTP sur l adresse mail depotcomptesetbudgets pouvoirlocaux spw wallonie be Voir le tableau ci apr s qui r capitule les envois faire selon votre statut cpas commune adh rant eTutelle ou pas Important SVP ne jamais modifier le nom du fichier que vous envoyez car une telle modification a pour effet de le rendreillisible dans les syst mes automatis s des statistiques et de la Tutelle Tableau r capitulatif des envois effectuer Envoi des fichiers SIC Envoi via mail sur Exp dition D p t sur l eGuichet depot compte et automatique par FTP du budget logiciel eCompte Commune adh rant eTutelle Commune n adh rant pas eTutelle depotcomptesetbudgets pouvoirlocaux spw wallonie be 5 Pr vention et r solut
7. ationaux dans le cadre des obligations europ ennes norme sec95 Alimenter la Tutelle sur les budgets MB et comptes NB Les anciens fichiers au format TXT sont devenus obsol tes et ne doivent plus tre envoy s Le contenu Les fichiers SIC sont une version informatique des chiffres et donn es contenues dans les budgets et comptes papier en ce compris les donn es compl mentaires n cessaires l alimentation de la Synth se analytique qui est une composante des comptes d exercice conform ment au RGCC Comme vous le verrez ci apr s il vous est possible de v rifier le contenu du fichier avant son envoi Quand le fichier doit il tre envoy Aussit t apr s l arr t par le Conseil du budget initial d une modification budg taire ou du compte Dates d arr t Conseil et date d approbation Tutelle Sauf en cas de demande de reconstitution d un historique n cessitant l envoi de fichiers SIC de budgets ou comptes approuv s un fichier S I C ne doit jamais comporter de date d approbation par la Tutelle mais seulement celle de l arr t par le Conseil du document concern car c est le fichier SIC qui va servir au processus de Tutelle On ne peut donc y anticiper la date d approbation Avant d envoyer et de g n rer le fichier il est conseill de v rifier dans le menu donn es comptables documents budg taires du logiciel eComptes que la date d arr t par le conseil a bien t expo
8. chier 3 Pour gagner du temps il est possible de cocher la case traitement incr mentiel Dans ce cas l importation se limitera aux nouvelles critures intervenues depuis la derni re importation 4 Ilest tr s important de v rifier que le chemin pointant vers le r pertoire contenant la B D C S est correct cf pt 2 de la pr sente note Par d faut nom du serveur RWSA XML AC ou CPAS 5 Si le chemin n est pas correct rechercher le bon r pertoire au moyen du bouton d exploration Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 4 6 Vous pouvez alors d clencher l importation au moyen du bouton importer Celle ci s effectuera dans un laps de temps qui d pendra des performances de votre serveur et de la taille de vos donn es 4 Pr paration et contr le du fichier SIC Synth se des Informations Comptables Contexte l gal et importance des fichiers S I C Petit rappel du contexte Conform ment l art 35 du RGCC et son arr t minist riel d ex cution du 21 janvier 2009 ce fichier doit tre g n r et exp di la DGOS au moyen de l application eComptes 1 Son objectif est double Alimenter num riquement la R gion Wallonne en donn es statistiques financi res sur les pouvoirs locaux Conform ment un protocole d accord sign en 2011 entre la Wallonie et l Etat F d ral les donn es contenues dans les fichiers S I C servent alimenter l Institut des Comptes N
9. e de destination qui va recevoir le fichier S I C que vous allez g n rer par d faut c RWSA SIC mais vous pouvez indiquer un autre r pertoire de votre choix par exemple sur votre serveur au moyen du bouton droite 3 IMPORTANT veillez bien cocher dans motif de l envoi la nature du document concern Le choix compte exporte en plus des pr visions budg taires les engagements et les droits constat s 4 Le bouton totaux vous donne acc s un cran de visualisation des totaux afin de contr ler visuellement que ceux ci correspondent bien au document papier Le bouton Contr ler donne acc s une dition d taill e du contenu du fichier S I C 5 La case j autorise envoi la DGOS5 DOIT rester coch e pour l envoi FTP vers les statistiques Si le fichier va servir galement pour la Tutelle que vous ayez ou non adh r au processus eTutelle cette case doit tre coch e afin d enclencher divers contr les de base indispensables son traitement par le processus informatique de Tutelle Pour l envoyer un autre tiers que la DGOS5 cette case n est pas obligatoire 6 La zone mail accus de r ception doit comporter l adresse mail de votre administration o vous voulez qu arrive l accus de r ception lectronique de votre envoi Lorsque vous avez contr l les points ci avant vous pouvez proc der l envoi effectif via le bouton Exporter Cette export
10. ion des probl mes techniques pouvant survenir Pr vention Pour pr venir au mieux les probl mes techniques la cellule eComptes apporte r guli rement des am liorations au fonctionnement du logiciel en concertation avec des informaticiens locaux et les soci t s informatiques Afin d viter au maximum les probl mes techniques il est important que e installation sur votre serveur et les postes clients soit correctement param tr e en ce compris les t ches planifi es pour automatiser l export import de donn es de la B D C S e de disposer de la derni re version du logiciel information disponible sur http ecomptes wallonie be news ph CE Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 8 Pour am liorer la r solution et la pr vention des probl mes nous avons demand aux administrations locales de d signer un correspondant technique afin de pouvoir dialoguer avec une une personne connaissant votre infrastructure informatique et habilit e y intervenir Un aide m moire destination des correspondants techniques eComptes et des informaticiens des soci t s prestataires de service permettant de checker une installation est disponible l adresse suivante http ecomptes wallonie be documents schema install eComptes pdf R solution des probl mes Si le probl me rencontr concerne l alimentation de la BDCS par le logiciel de comptabilit ou le param trage des t ches planifi es sur vo
11. nsable informatique de rectifier son param trage pour permettre la liaison au serveur ftp www ecomptes be 3 Une mise jour r guli re de la version de votre logiciel Afin de pouvoir b n ficier des correctifs et des am liorations du logiciel il est important de veiller toujours disposer de la derni re version de l eComptes Si le firewall et le param trage de votre syst me l autorise cette mise jour logicielle est enti rement automatis e par liaison FTP via internet et autoris e par le r seau Publilink Lorsque cette liaison fonctionne vous pouvez aussi forcer la mise jour du syst me par le menu outil recherche nouvelle version Si une nouvelle version est disponible votre logiciel sera remis jour Si votre version actuelle est trop ancienne elle ne pourra se remettre jour automatiquement et il faudra une intervention du helpdesk eComptes pour y parvenir Ph Brognon Cellule eComptes DGOS janvier 2011 Page 1 Sch ma g n ral B D C S xml Logiciel eComptes logiciel comptable z i 2 4 Statistiques eTutelle Fichiers SIC Tutelle L gende 1 Exportation des donn es comptables vers la base de donn es comptables standardis es BDCS La BDCS utilit v rification des donn es sur votre serveur Importation de la BDCS dans l eComptes Pr paration et contr le du fichier SIC Synth se des Informations Comptables G n ration du fichier Envois au SPW DGOS
12. r une MB DONC un fichier SIC budget soumis la Tutelle doit TOUJOURS avoir des montants en budget NA et une MB doit toujours avoir des montants en VIB en cours L envoi d un fichier SIC avec une date de Tutelle fictive a donc aussi pour effet d envoyer un budget ou une MB z ro dans les rubriques cr dits soumis l approbation Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 6 Contr le du contenu du fichier Les op rations de contr le et de g n ration du fichier S I C s effectuent dans le menu G n ration de l eComptes via le point Fichier S I C qui ouvre la fen tre suivante Fichier Importations Donn es Comptables Caract ristiques G n ration Analyses Gestion de Projets Outils Logiciel G n ration du Fichier de Synth se des Informations Comptables 1 C G n ration du fichier 1 C destination de la R W Fermer x Exercice s 20414 2011 1 FETE R pertoire de destination C RWSASIC 2 Contr ler ke Date d exportation 24 01 2012 Export er Q Motif de l envoi 3 C Budget 5 MB Z J autorise l envoi des fichiers SIC la DGOS AM du 21 Janvier 2009 via FTP Compte Envoi pour tutelle Mail accus r ception jean boncompte publilink be 5 1 Permet d indiquer l exercice du fichier il est possible d y indiquer une fourchette d ann es pour g n rer plusieurs ann es la fois 2 Permet d indiquer le r pertoir
13. rt e de votre logiciel comptable vers la B D C S Si tel n est pas le cas vous pouvez l introduire manuellement dans le tableau ci apr s Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 5 Attention Si vous avez encod pour d bloquer vos cr dits en raison de circonstances exceptionnelles et d ments motiv es par l urgence une date fictive de tutelle dans votre logiciel de comptabilit celle ci arrivera dans votre B D C S et sera in fine export e dans le fichier S I C ce qui aura pour effet de bloquer le processus de traitement de votre budget MB ou de votre compte dans le cadre de la tutelle Si une telle date fictive appara t il y a lieu de la retirer du tableau ci apr s via le bouton modifier en vous positionnant sur le champ correspondant Importations Donn es Comptables Caract ristiques G n ration Analyses Gestion de Projets Outils Comptes Gestion Locale C SPW DGO5 Table des Documents budg taires Date approbation DS ESI EAA A Exercice Etape Num ro Approuv Date arr t x x AS Conseil NES Nouveau 2o11 Eudes ERZAR E 2011 MB 1 p 14 03 2011 14 04 2011 2011 ME 2 E 27 06 2011 supprimer 2010 Budget 0 f 28 12 2009 04 02 2010 2010 ME 1 Le 17 05 2010 17 06 2010 Imprimer 2010 ME 2 p 04 10 2010 10 11 2010 7 Fermer R 2009 Budget 0 M 30 12 2008 11 02 2009 2009 ME 1 C 16 06 2009 02 07 2009 2009 ME 2 E 12
14. tre serveur il convient de vous adresser votre soci t informatique seule comp tente pour r gler ce probl me Pour le reste nous vous invitons recourir aux services du helpdesk eComptes par mail l adresse Ecomptes PouvoirsLocaux spw wallonie be en joignant un descriptif le plus pr cis du probl me avec copie du message d erreur Vous pouvez galement introduire votre demande d assistance en ligne via http ecomptes wallonie be intervention ph Besoin d une information compl mentaire sur l eComptes et ses nombreuses fonctionnalit s Pour toute information compl mentaire sur l eComptes et ses fonctionnalit s vous pouvez contacter le Chef de Projet eComptes Mr Philippe Brognon Philippe brognon spw wallonie be Un aper u des fonctionnalit s de l eComptes est disponible sur http ecomptes wallonie be news php id 4 Vous avez une suggestion L eComptes est une application volutive qui a pour objectif de coller au mieux vos besoins et volue en collaboration constructive avec le terrain Si vous avez une suggestion une bo te id e en ligne est votre disposition l adresse h ecombptes wallonie be boiteaidees ph eComptes Analysez vos finances en 3 clics Ph Brognon Cellule eComptes DGO5 janvier 2011 Page 9
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