Office 1560/1560IP
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1. Ascotel Office 1560 15601P Mode d emploi succinct Syst me de telecommunications Ascotel IntelliGate Office 1560 1560IP Avant de commencer Bienvenue sur l Office 1560 15601P le softphone pour postes op rateur qui gr ce la convivialit de son interface pose les nouveaux standards d un poste op rateur flexible et moderne et s int gre la perfection dans l environnement PC de bureau Avant de commencer propos de ce mode d emploi page 3 Informations sur le produit page 3 La mani re d utiliser professionnellement l Office 1560 1560IP page 4 Travailler avec l Office 1560 1560IP D marrer l Office 1560 1560IP page 6 Utiliser l Office 1560 1560IP page 7 Modules de l Office 1560 15601IP L affichage d occupation page 12 Les annuaires t l phoniques page 13 Le journal des appels page 14 R f rence succincte FONCUONS sasad eau sas dodo cie page 15 ICONOS a a da to ii done page 16 Combinaisons de touches page 17 Avant de commencer A propos de ce mode d emploi Ce mode d emploi succinct vous facilite l entr e dans le monde de l Office 1560 15601P Une autre assistance vous est offerte par l aide en ligne pour y acc der appuyez sur F1 ou s lectionnez le menu Aide Vo2. Le responsable du syst me d finit galement la dur e pendant laquelle les entr es sont conserv es dans le journal des appels avant d tre effac es les entr es flanqu es d une note ne sont pas effac es automatiquement Modules de l Office 1560 156OIP Office 1560 1560IP R f rence succincte Fonctions Fonctions de la ligne de saisie pi Touche de r p tition de num ro appel des 20 derniers num ros compos s Touche bloc notes m moire interm diaire de num ros durant un appel ou en position de repos Fonctions de la barre d outils Commuter entre soci t A et B la fonction B n est disponible que si aucun groupe de poste op rateur n est configur Ouvrir Ascotel Feature Wizard AFW FF Assistant de Fonctionnalit Ascotel Ouvrir Ascotel Feature Wizard AFW EM avec des param tres de la communication active S annoncer se retirer des groupes de poste op rateur Pause se retirer temporairement de tous Activer et d sactiver DTMF les groupes de poste op rateur MCID activer l identification d appels Ouvrir le fichier d abonn s malveillants D Envoyer un courriel ouvre l application de Cr er un nouveau fichier d abonn s ie messagerie lectronique Recherche avanc e recherche des contacts dans les propres r pertoires et dans les r pertoires externes Ouvrir la fiche de note Ei Aper u avant impression Activer la suppl ance Aide contextuelle
3. Cliquez sur l ic ne et ensuite sur le champ pour afficher l aide contextuelle 4 ON E amp Imprimer Couper le microphone en hors Activer et d sactiver la signalisation p acoustique R f rence succincte Office 1560 1560IP Ic nes Etats de communication O O B 1 t HO El Appel de poste op rateur Appel Etats des abonn s MERE Ja 7 5 14 D amp Vert personnel Appel interne entrant Bleu Appel externe entrant Rouge Appel interne sortant Jaune Appel externe sortant Appel parqu Communication interne externe Vert Bleu Ambre Rouge L abonn est libre communication tablie la sonnerie retentit chez l abonn l abonn est occup rappel de communication maintenue en communication la sonnerie retentit chez l abonn l abonn appelle quelqu un l abonn est occup L abonn a effectu un renvoi il n est pas disponible Annonc dans le groupe de poste op rateur annonc et en pause L abonn est absent En vacances L abonn est malade chez le m decin formation continue L abonn est en affaires service civil militaire R f rence succincte Office 1560 1560IP Combinaisons de touches Vous pouvez saisir vos raccourcis des touches dans les champs de saisie en bleu A droite se trouvent les valeurs pr definies Saissisez les raccourcis de touches soit lectroniquement avec l Adobe Acrobat Reader
4. soit manuellement sur papier Ctri 1 F3 Aller vers les l ments d information et d utilisation Ctrl 2 Aller vers la vue des modules Ctrl 3 Aller vers la file d appels internes Ctrl 4 Aller vers la file d appels externes Ctri B Ouvrir l affichage d occupation Ctri Ouvrir l annuaire t l phonique interne Ctri E Ouvrir l annuaire t l phonique public externe Ctri R Ouvrir l annuaire personnel Ctri L Ouvrir le journal des appels Alt F8 Rappel Oooo Alt F9 R p tition de la num rotation Ooo Alt F10 Bloc notes Oooo F11 F12 Prendre un appel dans la 1 re 2 me ligne de la file d appels interne Oooo Shift F11 F12 Comme ci dessus en ouvrant simultan ment le fichier d abonn s D F5 Fe Prendre un appel dans la 1 re la 4 me ligne de la file d appels o interne Oooo Shift F5 F8 Comme ci dessus en ouvrant simultan ment le fichier Combinaisons de touches d finies par l utilisateur R f rence succincte
5. Esc gt lt Shift gt lt Tab gt et lt Fl che gt sont affect es des fonctions de navigation conformes Windows Barre des menus Barre des outils Ligne de saisie Touches Fox Modules Champ d occupation Affichage de l tat Etats de communication Affichage de l tat Fonctions de t l phonie File d appels interne File d appels externe 1 Office 1560 15601P Illustration Console centrale de l utilisateur de l Office 1560 15601P Travailler avec l Office 1560 1560IP Office 1560 1560IP Travailler en quipe partir de la version 16 6 Dans votre soci t plusieurs personnes r pondent aux demandes des clients par t l phone l aide d un Office 1560 15601P Souvent vous ne savez pas si un appel est de votre ressort ou plut t de celui de votre coll gue A l aide des groupes de poste op rateur les appels sont attribu s un groupe d termin sur la base du num ro d appel L appel est alors propos aux membres du groupe de poste op rateur selon l ordre De cette fa on vous savez d une part si un appel releve de votre comp tence et d autre part s il est adress vous ou votre coll gue Note Les groupes de poste op rateur peuvent tre configur s de de mani re tr s flexible aux besoins d une organisation Toutefois eux m mes en tant que op rateurs ne peuvent ni organiser de nouveaux groupes de poste op rateur ni effectuer des r glages Contactez votre adminis
6. automatiquement propos s dans cette filiale Avant de commencer Travailler avec l Office 1560 15601IP D marrer l Office 1560 15601IP Votre Office 1560 15601P est install par d faut pour s ouvrir automatiquement au d marrage du PC Vous pouvez aussi ex cuter manuellement l Office 1560 15601IP via l ic ne sur votre bureau chaque d marrage de l Office 1560 15601P le syst me v rifie si la version du logiciel install est la plus actuelle Si ce n est pas le cas vous pouvez proc der une mise jour automatique du programme Vous devez entrer un nom d utilisateur et code personnel durant le d marrage Entrez sous Nom d utilisateur le num ro d appel interne de votre Office 1560 15601P Lors du premier d marrage modifiez le code personnel pr d fini 0000 par un code personnel de votre choix Cliquez sur Enregistrer le code personnel si vous ne voulez plus que ces questions s affichent au prochain d marrage Note Sachez toutefois qu un code personnel enregistr sur votre PC peut tre d cod par une personne mal intentionn e qui pourra alors utiliser votre t l phone de mani re ill gitime Cliquez sur OK Votre Office 1560 15601IP d marre Travailler avec l Office 1560 1560IP Destination de remplacement si votre Office 1560 15601IP n est pas d marr Les appels sont automatiquement renvoy s vers une destination pr configur e si votre Office 1560 15601IP n est pas d marr Evidemmen
7. 6OIP L affichage d occupation dynamique Pour consulter l tat d un abonn qui n est pas r pr sent sur l affichage d occupation vous pouvez partir la situation en place tirer l entr e d sir e de l abonn depuis la liste des abonn vers un champ de l affichage d occupation dynamique et cr er ainsi un champ d abonn temporaire L affichage d occupation dynamique sera r initialis lors que vous quitterez votre Office 1560 1560IP Si vous g rez de nombreux abonn s sur vos champs d occupation l affichage d occupation dynamique vous permet d acc der rapidement aux abonn s momentan ment les plus importants Les annuaires t l phoniques Dans les r pertoires des annuaires t l phoniques priv s vous pouvez entretenir plusieurs annuaires priv s avec vos contacts personnels Lors de la premi re installation le r pertoire est vide En plus vous disposez de 2 autres annuaires t l phoniques pr definis Dans l annuaire Publique vous trouverez tous les contacts m moris s dans le syst me en tant que num rotation abr g e et qui sont disponibles pour tous les abonn s Dans l annuaire Abonn s PBX vous ne trouverez que les contacts des abonn es internes Les annuaires sont accessibles dans la vue des modules chacun via son propre onglet Si votre entreprise utilise p ex un serveur MS Exchange pour g rer des contacts et des d lais votre Office 1560 15601IP peut tre synchronis avec ce serveur Ceci vo
8. dia filaires et sans fil y compris des appareils Bluetooth N utilisez que des appareils m dias express ment recommand s par le constructeur Exclusion de la responsabilit Ce produit a t construit conform ment aux crit res de qualit ISO 9001 Les informations d utilisation qui l accompagnent ont t labor es avec le plus grand soin Les fonctions du produit ont t soumises des tests pouss s d homologation et approuv es Il n est toutefois pas possible d exclure compl tement les d fauts Le fabricant ne peut tre tenu pour responsable des dommages directs et indirects qui peuvent tre occasionn s par un faux maniement une utilisation inad quate ou un autre comportement fautif avec un produit ou ses composants Il est fait r f rence aux risques possibles aux emplacements correspondants du mode d emploi La responsabilit pour manque gagner est exclue dans tous les cas La mani re d utiliser professionnellement l Office 1560 1560IP Office 1560 15601P le poste op rateur professionnel Le recours un Office 1560 15601P comme poste de commutation offre de nombreux avantages par rapport aux postes op rateur conventionnels Commuter les appels avec la souris affichage graphique de la disponibilit des abonn s internes file d attente interactive pour les appels en attente num rotation rapide et confortable par le nom utilisation simplifi e des listes d appels nombre illimit de contacts synchroni
9. ice 1560 1560IP Les files d appels nternes et Externes servent d une part afficher les appels en attente Elles affichent chacune jusqu 10 appels en attente D autre part elles vous permettent aussi d occuper une ligne par un double clic sur une des lignes affich es Recherche avanc e En plus de la num rotation par le nom vous pouvez rechercher un contact en utilisant la recherche avanc e En plus des annuaires personnels int gr s vous pouvez aussi acc der des annnuaires externes pour rechercher le contact directement Int gration du courrier lectronique Vous voulez renvoyer un appel mais l abonn de destination n est pas joignable Cliquez dans le menu contextuel sur Envoyer courriel l application de messagerie lectronique s ouvre avec l adresse du destinataire pr saisie l adresse est ins r e automatiquement pour autant qu elle soit enregistr e dans l annuaire Dans la zone de texte sont saisi s automatiquement les information disponibles sur l appel p ex num ro nom horodatage Ecrivez votre message cliquez sur Envoyer et vous serez nouveau pr t pour d autres appels Ascotel Feature Wizard AFW Assistant de Fonctionnalit Ascotel H Cet outil int gr vous permet d utiliser avec confort les innombrables fonctionnalit s Ascotel que vous pouvez au besoin placer sur un des champs d occupation Mode d arri re plan Si vous le souhaitez votre Office 1560 15601IP passe auto
10. matiquement en arri re plan lorsque vous travaillez dans une autre application Lors d un appel une bo te de dialogue s ouvre et vous pr sente des informations sur l appelant Vous pouvez ex cuter les actions les plus importantes pour traiter l appel directement dans cette bo te de dialogue Le mode d arri re plan peut tre activ ou d sactiv sous R glages Signalisation et ainsi configur selon vos besoins Travailler avec l Office 1560 1560IP Office 1560 1560IP Utilisation depuis le clavier Vous pouvez galement utiliser votre Office 1560 15601IP l aide du clavier Vous disposez pour cela de combinaisons de touches pour la navigation et la t l phonie Vous pouvez modifier maintes des combinaisons de touches pr d finies sous R glages Autres combinaisons de touches Pour en garder une bonne vision d ensemble reportez les combinaisons choisies manuellement ou lectroniquement dans les cases pr vues cet effet voir Combinaisons de touches page 17 Les touches Fox peuvent tre activ es depuis le bloc de 6 touches du clavier du PC en dessus des touches fl ch es Celles ci sont dispos es de la m me mani res que les touches fox de l interface utilisateur graphique et l attribution des fonctions est la m me Le fait d actionner la touche Entr e ex cute la commande la plus vraisemblable selon la situation Travailler avec l Office 1560 1560IP Office 1560 15601IP Les touches lt
11. sation avec un serveur Microsoft Exchange acc s direct des bases de donn es de contacts et bien d autres choses encore Vous disposez en m me temps de toutes les fonctions de confort des terminaux syst me Office dans leur haute qualit traditionnelle Avant de commencer Peu importe que le softphone soit utilis comme un Office 1560 conjointement terminal syst me Office filaire ou que vous l utilisiez travers le r seau IP en tant qu Office 15601P avec un appareil m dia de PC vous saurez appr cier ses multiples capacit s II va de soi que vous pouvez aussi utiliser l Office 1560 1560IP comme t l phone personnel Utiliser l Office 1560 1560IP comme outil de groupe partir de la version 16 6 Lorsque plusieurs personnes r pondent aux demandes des clients par t l phone l id e de s organiser en groupes de travail coule de source Que les appels entrants soient pr sent s simultan ment sur le PC de votre collegue de travail ou que vous distribuissez les appels selon le num ro d appel L Office 1560 15601P met un confortable outil de groupe votre disposition Utiliser l Office 1560 15601IP sur divers postes de travail Vous pouvez installer votre Office 1560 1560IP sur plusieurs PC Les appels seront alors propos s automatiquement sur le PC que vous tes en train d utiliser Vous arrive t il de travailler temps partiel dans une filiale D s que vous d marrerez l Office 1560 15601P les appels seront
12. t vous pouvez aussi renvoyer vous m me les appels vers la destination de remplacement d sir e avant de quitter le programme Note La destination de remplacement peut tre n importe quel t l phone du syst me Mais les fonctions de poste op rateur ne sont disponibles que si la destination de remplacement est un Office 1560 15601P ou un Office 45 VA Utiliser l Office 1560 15601P Console centrale d utilisation C est depuis la console centrale d utilisation de l Office 1560 1560IP voir la figure la Seite 10 que vous effectuez vos appels et utilisez les champs d occupation les annuaires personnes ou le journal des appels Vous ex cutez les fonctions les plus courantes avec la souris via la barre d outils voir Fonctions de la barre d outils page 15 Vous entrez le num ro d appel dans la ligne de saisie Pour cela soit vous compulsez les annuaires t l phoniques l aide de la num rotation alphab tique soit vous reprenez le num ro d appel de la liste de r p tition de la num rotation soit vous l entrez directement voir galement Fonctions de la ligne de saisie page 15 Vous tablissez la communication via la touche fox Prise de ligne Les touches fox proposent les fonctions t l phoniques les plus utiles dans un contexte donn L tat des groupes de commutation et d autres fonctions telles que commutations de suppl ance ou renvois d appel est affich dans le Champ d etat Travailler avec l Off
13. trateur syst me si vous pensez que les groupes de poste op rateur doivent tre organis s ou r gl s autrement Travailler avec l Office 1560 1560IP Modules de l Office 1560 1560IP La vue des modules sur le c t droit de l cran vous propose des modules sous forme d onglets Le module souhait est ouvert simplement en cliquant sur l onglet correspondant Les modules suivants sont votre disposition affichage d occupation et affichage d occupation dynamique annuaires t l phoniques et journal des appels L affichage d occupation L affichage d occupation L affichage d occupation place dans une matrice les abonn s que vous avez choisis L abonn est appel par un double clic sur un champ d abonn un appel peut tre commut directement avec la souris en glissant l affichage de l appel sur un champ d abonn L tat actuel d un abonn p ex libre occup en train de composer un num ro ou absent est affich par des ic nes voir Ic nes page 16 Les informations d absence du calendrier Outlook sont galement reprises et affich es pour autant que votre Office 1560 1560IP se soit synchronis avec un serveur MS Exchange Un champ de la matrice peut aussi tre associ au choix une touche de fonction de team ou de num ro Vous pouvez installer plusieurs affichages d occupation dans la vue des modules qui seront dispos s sous forme d onglets individuels Modules de l Office 1560 15
14. tre Office 1560 15601P a t quip d un appareil m dia par votre responsable syst me Il peut s agir d un combin ou d un casque raccord directement au PC mais galement d un terminal syst me de la famille Office Selon l appareil mis en uvre l utilisation peut tre l g rement diff rente de celle indiqu e dans ce mode d emploi N de document eud 0619 fr version 2 0 Informations sur le produit Affectation Ce t l phone PC softphone est un terminal syst me et ne peut tre utilis qu avec le syst me PBX adapt Le logiciel ne peut tre ex cut que s il reconna t un syst me PBX configur en cons quence Le t l phone PC peut tre utilis comme poste op rateur d un syst me autonome ou d un environnement de plusieurs syst mes mis en r seau Etendue des fonctions En plus de ses multiples fonctions de commutation le t l phone offre toutes les fonctions d un appareil de confort pour l usage personnel Disponibilit La disponibilit du t l phone PC d pend des capacit s et de l alimentation du PC ainsi que de la disponibilit du r seau de donn es et du syst me de t l communication y compris le serveur OIP Si le t l phone PC n est pas disponible les appels sont dirig s vers une destination de remplacement qui a t d finie par l administrateur de votre syst me Avant de commencer Equipements suppl mentaires L Office 15601P a t test avec une s rie d appareils m
15. us permet d une part de synchroniser votre carnet d adresses priv de MS Outlook avec l annuaire priv de votre Office 1560 15601P et d autre part vous avez un acc s direct gr ce l annuaire public aux contacts de l entreprise enregistr s dans MS Exchange Modules de l Office 1560 156OIP Le journal des appels Tous les appels sont enregistr s en tant qu v nements dans le journal des appels A partir d une entr e vous pouvez lire d autres informations utiles voir la nature de l v nement quand il a eu lieu quels en taient les acteurs et combien de temps il a dur De plus vous pouvez saisir pour chaque entr e une petite note aussi bien pendant qu apr s une communication Vous pouvez d cider des entr es afficher pour retrouver rapidement les entr es d sir es dans le journal des appels Vous disposez pour cela de tout un ventail de crit res tels que nom date heure type de communication ou destination de la communication Vous pouvez videmment aussi tablir directement une communication depuis le journal des appels tout simplement en double cliquant sur une entr e Des journaux d appels peuvent par ailleurs tre masqu s afin de garantir la protection des donn es Ainsi si la protection des donn es est active vous ne voyez plus que les entr es des appels que vous avez trait s personnellement La protection des donn es est activ e d sactiv e par le responsable de votre syst me
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