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my Attendant Bedienungsanleitung

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1. B ro Nur ausw hlbar wenn der CallMe Dienst nicht aktiv ist Ansonsten erscheint an dieser Stelle CallMe erreichbar am normalen Arbeitsplatz CallMe Nur ausw hlbar wenn der CallMe Dienst aktiv ist Ansonsten erscheint an dieser Stelle B ro erreichbar an einem alternativen Arbeitsplatz Besprechung abwesend Krank abwesend B Pause abwesend Au er Haus abwesend a Urlaub abwesend fl Mittagspause abwesend Zu Hause abwesend 22 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Anwesenheitsstatus Symbol Anwesenheits oder Verbindungsstatus Teilnehmer erh lt einen Anruf Teilnehmer ruft an Teilnehmer ist im Gespr ch Teilnehmer erh lt an seiner Mobilnummer einen Anruf oder ruft von seiner Mobilnummer an Ns Teilnehmer ist an seiner Mobilnummer im Gespr ch B Anwesenheitsstatus ist nicht sichtbar Telefon ist nicht angeschlossen INFO Von Teilnehmern ohne Systemtelefon z B ISDN oder analog zeigt das interne Verzeichnis keinen Anwesenheits status sondern nur den Verbindungsstatus Mapping des XMPP Status von extern Sie k nnen den Anwesenheitsstatus externer XMPP Kommunikationspartner sehen z B in der Favoritenliste oder im externen Verzeichnis sofern XMPP konfiguriert ist Dabei gilt folgende Zuordnung von links nach rechts
2. Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz Klicken Sie auf Bearbeiten W hlen Sie ein neues Startdatum W hlen Sie eine neue Startzeit W hlen Sie eine neue Endezeit Klicken Sie auf Erweitert 10 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen E Mail Einladung automatisch an die Konferenzteilnehmer senden 11 Klicken Sie auf Speichern 12 Klicken Sie auf Schlie en A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 67 Unified Communications Konferenzen 5 10 2 9 Wie Sie eine geplante oder offene Konferenz l schen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz Klicken Sie auf Entfernen und anschlie end auf Schlie en 5 10 2 10 Wie Sie einen einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie verschieben Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sie arbeiten mit der klassischen Benutze
3. 3 4 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung INFO Sie k nnen die pers nliche Begr ung auch ber das Telefonmen der Sprachbox aufzeichnen Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Profile und anschlie end auf ein beliebiges Profil Klicken Sie auf Aufzeichnen W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie die allgemeine pers nliche Begr ung aufzeichnen m chten klicken Sie auf Eigene VoiceMail Begr ung e Wenn Sie die pers nliche Begr ung f r Besetzt aufzeichnen m chten klicken Sie auf Besetzt Erste Schritte Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen 5 6 7 8 9 Wenn Sie die pers nliche Begr ung f r Nicht angenommen aufzeichnen m chten klicken Liste auf Nicht angenommen Klicken Sie auf Aufzeichnen Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an Sprechen Sie Ihre pers nliche Begr ung nach dem Ton Klicken Sie auf Anhalten Wenn Sie die Ansage am Telefon anh ren m chten klicken Sie auf Wiedergabe Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten 10 Wenn Sie die Ansage nochmals aufzeichnen m chten klicken Sie auf Aufzeichnen 11 Klicken Sie auf Speichern 4 5 Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Der Administrator Ihres Kommunikationssystems hat den E Mail Versand konfiguriert Klicken Sie auf Ein
4. Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abk rzungstaste aktiviert um die konfi gurierte Abk rzungstaste zu aktivieren Klicken Sie auf Speichern 7 13 Wie Sie die Serveradresse ndern 118 Hiermit ndern Sie die IP Adresse zum Kommunikationssystem A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Schritt f r Schritt 1 2 Konfiguration Wie Sie die Ubergabemethode festlegen Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes 3 ndern Sie unter Serveradresse die voreingestellte Adresse ab 4 Klicken Sie auf Speichern 7 14 Wie Sie die bergabemethode festlegen Hier legen Sie fest ob Anrufe entweder mit oder ohne vorherige R ckfrage an den Teilnehmer bergeben werden Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes W hlen Sie in der Aufklappliste f r die bergabemethode die bergabeme thode Ubergabe vor Melden oder Ubergabe nach Melden aus Klicken Sie auf Speichern 7 15 Wie Sie eine Durchwahlrufnummer festlegen Wird myAttendant z B von mehreren Firmen verwendet so werden Sie durch das Festlegen der virtuellen Rufnummern IDs dar ber informiert f r welche Firma der Anruf bestimmt ist Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Im Kommunikationssystem muss f r jede vir
5. Unified Communications Konferenzen 5 10 5 Web Collaboration Einbindung 76 Das System unterst tzt mit myAttendant bei Telefongespr chen bei telefonge steuerten Telefonkonferenzen und bei applikationsgesteuerten Telefonkonfe renzen die komfortable Einbindung des separaten Produktes Web Collaboration f r die gleichzeitige multimediale Zusammenarbeit Dies bietet Ihnen schnellen Zugriff auf Funktionen wie Desktop und Anwendungsfreigabe Dateifreigabe Co Browsing Whiteboarding URL Push IM Chat und Video Chat mit mehreren Teilnehmern Unterst tzte Arten von Verbindungen Die Web Collaboration Einbindung unterst tzt Telefongespr che sowie folgende Arten von applikationsgesteuerten Telefonkonferenzen des Systems e Ad hoc Konferenz e geplante Konferenz e permanente Konferenz Eine Web Collaboration kann w hrend eines Telefongespr chs einer Konferenz ber das PopUp Fenster gestartet werden Beim Initiieren bzw Konfigurieren einer Telefonkonferenz kann der Konferenz leiter eine Web Collaboration Sitzung zur gleichzeitigen Nutzung mit den selben Teilnehmern starten Beim Verschieben bzw L schen oder Beenden einer Telefonkonferenz wird die zugeh rige Web Collaboration Sitzung automatisch verschoben bzw gel scht Beim Start von Web Collaboration ffnet sich der Web Collaboration Client dieser erfordert keine lokale Installation auf dem Desktop Weitere Informationen finden Sie in der Web Collaboration Produktdokument
6. Voraussetzungen myAttendant ist auf Ihrem PC installiert Sie sind im Kommunikationssystem als Vermittlungsplatz konfiguriert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Installation Starten und Beenden von myAttendant Wie Sie myAttendant starten Klicken Sie auf Start gt Programme gt Communications Clients gt myPortal Anschlie end wird das Anmeldefenster angezeigt Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein Das ist blicherweise Ihre Rufnummer Bei Fragen wenden Sie sich an den Admini strator Ihres Kommunikationssystems Geben Sie im Feld Kennwort Ihr ausschlie lich aus Ziffern bestehendes Kennwort ein Das Standardkennwort f r die erstmalige Anmeldung ist 1234 Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikations systems HINWEIS Nach f nfmaliger Eingabe des falschen Kennworts wird Ihr Zugriff auf alle Clients gesperrt Das Entsperren ist ausschlie lich durch den Administrator Ihres Kommunikations systems m glich Wenn Sie zuk nftig myAttendant mit automatischer Anmeldung nutzen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Kennwort speichern Das Anmeldefenster wird dann k nftig nicht mehr angezeigt Beachten Sie das ein Start von myPortal for Desktop anschlie end nicht mehr m glich ist HINWEIS Verwenden Sie die automatische Anmeldung nur wenn Sie ausschlie en k nnen dass weitere Personen Zu
7. ndern Sichtbarkeit Ihres Anwesenheitsstatus Sie k nnen f r jeden Teilnehmer des internen Verzeichnisses festlegen ob dieser Ihren Anwesenheitsstatus abweichend von B ro und CallMe sowie den geplanten Zeitpunkt Ihrer R ckkehr und von Ihnen eventuell eingegebenen Infor mationstext sehen kann PopUp Fenster bei nderung des Anwesenheitsstatus Sie k nnen nderungen Ihres Anwesenheitsstatus durch PopUp Fenster anzeigen lassen 5 1 1 Wie Sie den Anwesenheitsstatus von anderen Teilnehmern ndern 24 Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzerschaltfl che des Benutzers dessen Anwesenheitsstatus Sie ndern m chten 2 W hlen Sie Benutzerstatus ndern aus 3 W hlen Sie den gew nschten An Abwesenheitsstatus aus nur m glich bei internen Teilnehmern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Anwesennheitsstatus 5 1 2 Wie Sie das automatische Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie das Automatische Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus auf B ro aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Autom zur ck zu B ro e Wenn Sie das Automatische Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus auf B ro deaktivieren m chten
8. A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Einf hrung Elemente der Benutzeroberfl che Bedienung von myAttendant myAttendant kann auf verschiedene Arten bedient werden mit Benutzerschaltfl chen Bedienung mit der Maus dies ist die in der vorliegenden Dokumentation vorwiegend beschriebene Methode e mit Funktionstasten F1 bis F12 der Tastatur e mit dem Ziffernblock der Tastatur zur Eingabe von Rufnummern e mit Funktionsschaltfl chen Die vorliegende Dokumentation beschreibt immer die g ngigste am schnellsten zum Ziel f hrende Bedienungsmethode Bedienung von myAttendant mit zwei Monitoren Bei einer Installation an einem PC mit zwei angeschlossenen Monitoren sollte ausschlie lich am Hauptmonitor Primary Monitor mit myAttendant gearbeitet werden Minimieren und Maximieren der Bildschirmanzeige Sie k nnen die Bildschirmanzeige von myAttandant auf die volle Bildschirm gr sse maximieren bzw ebenfalls minimieren Dies geschieht durch die bekannte Windows Funktionalit t in der oberen rechten Fensterecke INFO Bitte vermeiden Sie eine Bildschirmdarstellung mit 120 DPI da bei dieser Einstellung nicht alle Informationen von myAttendant dargestellt werden k nnen Einrichtung Einige Bedienaufgaben haupts chlich f r die Konfiguration werden ber die Schaltfl che Einrichtung F2 ausgef hrt Nach Klicken von Einrichtung m ssen Sie sich sicherheitshalber erneut mit Ihrem Kennw
9. Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz Klicken Sie auf Bearbeiten Die Einwahlnummer finden Sie neben Konferenz DuWa Klicken Sie auf Abbrechen Klicken Sie auf Schlie en 5 10 2 4 Wie Sie die Konferenz ID f r eine geplante oder permanente Konferenz ermitteln Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter INFO Als Konferenzteilnehmer k nnen Sie die Konferenz ID der E Mail mit der Einladung zur Konferenz entnehmen Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen 65 Unified Communications Konferenzen 4 5 6 7 8 Klicken Sie unter Name der Konferenz auf eine Konferenz Klicken Sie auf Bearbeiten Klicken Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers auf Eigenschaften Die Konferenz ID wird angezeigt Klicken Sie auf Abbrechen Klicken Sie auf Schlie en 5 10 2 5 Wie Sie das Kennwort f r eine geplante oder permanente Konferenz ndern Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Ko
10. aus einem Verzeichnis Ziehen Sie mit der Maus einen Teilnehmer aus Verzeichnisse in das Fenster AdHoc Konferenz W hlen Sie im Fenster Teilnehmer Kontaktnummer ausw hlen aus der Aufklappliste Kontaktnummer eine Rufnummer und klicken Sie auf OK e aus einem Suchergebnis F hren Sie eine Suche in den Verzeichnissen durch siehe In Verzeich nissen suchen und ziehen Sie dann mit der Maus einen Teilnehmer aus der Liste der Teilnehmer in das Fenster AdHoc Konferenz W hlen Sie im Fenster Teilnehmer Kontaktnummer ausw hlen aus der Aufklapp liste Kontaktnummer eine Rufnummer und klicken Sie auf OK e beliebiger Teilnehmer Klicken Sie im Fenster AdHoc Konferenz auf Teilnehmer gt Teilnehmer hinzuf gen Geben Sie im Fenster Teilnehmer hinzuf gen folgende Details des Teilnehmers ein Name Rufnummer im kanonischen Format oder im w hlbaren Format E Mail und klicken Sie auf OK 5 10 1 4 Wie Sie Konferenzteilnehmer trennen Voraussetzungen e m virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter aktiv A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 57 Unified Communications Konferenzen Schritt f r Schritt gt Klicken Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers auf Trennen gt Teilnehmer trennen Die Verbindung zum Teilnehmer wird getrennt der Teilnehmer bleibt jedoch in der Konferenz 5 10 1 5 Wie Sie Konferenzteilnehmer erneut verbinden Voraussetzungen e
11. Benutzerschalt fl chen mit den internen Teilnehmern des Kommunikationssystems vorbelegt werden Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 6 2 1 Wie Sie mehreren Teilnehmern Benutzerschaltfl chen zuweisen Schritt f r Schritt Sie k nnen mit Hilfe des internen und externen Verzeichnisses mehreren Teilnehmern Benutzerschaltfl chen zuwiesen 1 Klicken Sie auf Internes Verzeichnis 2 Ziehen Sie den ausgew hlten Teilnehmer auf eine leere Benutzerschalt fl che 3 Lassen Sie die Maustaste los 4 Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 6 2 2 Wie Sie Teilnehmer sortieren 98 Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte der Benutzerschaltfl chen 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Benutzerschaltfl che 3 F hren Sie die Sortierung durch A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Teilnehmerverwaltung e Rechte Maustaste gt Sortieren gt Vorname oder e Rechte Maustaste gt Sortieren gt Nachname 6 2 3 Wie Sie einen Teilnehmereintrag l schen Sie k nnen interne und externe Teilnehmer von den Benutzerschaltfl chen entfernen Aus dem jeweiligen Verzeichnis wird der Teilnehmer nicht gel scht Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte der Benutzerschaltfl chen 2 Klicken Sie auf den Teilnehmer den Sie l schen wolllen 3 W hlen Sie mit der rechten Maustaste Benutzer enfernen aus 6 2 4 W
12. Dies gew hrleistet dass nur anwesende Teilnehmer mit der Konferenz verbunden werden jedoch keine Sprachbox 11 Wenn Sie bei dieser Konferenz gleichzeitig Web Collaboration nutzen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Automatisches Starten der Telefonkonferenz mit Web Collaboration 12 Wenn Sie m chten dass das System die Konferenz automatisch A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung aufzeichnet aktivieren Sie das Kontrollk stchen Diese Konferenz automatisch aufzeichnen 71 Unified Communications Konferenzen 13 Wenn Sie m chten dass die E Mail Einladungen automatisch an die Konfe renzteilnehmer gesendet werden aktivieren Sie das Kontrollk stchen E Mail Einladung automatisch an die Konferenzteilnehmer senden 14 Wenn Sie der Einladungs E Mail einleitenden Text hinzuf gen m chten geben Sie diesen in Hinweise ein 15 Klicken Sie auf Speichern 16 Klicken Sie auf An alle senden Die Einladungs E Mails werden nun gesendet 5 10 3 2 Wie Sie Ihre eigene permanente oder offene Konferenz anzeigen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn
13. Fenstern bei Anrufende aktivieren oder deaktivieren 49 5 9 4 Wie Sie PopUp Fenster bei gehenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren 2 2 aannaaien 49 5 9 5 Wie Sie PopUp Fenster bei neuer Sprachnachricht aktivieren oder deaktivieren 50 5 9 6 Wie Sie myAttendant bei neuer Sprachnachricht automatisch im Vordergrund aktivieren oder deakiMiere m oeri a ee Bed Werne ee ee Re 50 9 10 Konferenzen euere a adi ee 50 510 1 Ad MOE KonNtereNnz zei a a a EEEE ee ne 55 5 10 1 1 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz konfigurieren und starten 2 222 22n nn een 56 5 10 1 2 Wie Sie eine eigene Ad hoc Konferenz anzeigen 22 22m samen nenn 56 5 10 1 3 Wie Sie Konferenzteilnehmer hinzuf gen 2 22nsan sense nennen nennen 57 5 10 1 4 Wie Sie Konferenzteilnehmer trennen 222n Hansen 58 5 10 1 5 Wie Sie Konferenzteilnehmer erneut verbinden 2 22 2nsnen nennen een en 58 5 10 1 6 Wie Sie Konferenzteilnehmer entfernen 2 2222nsan nennen nennen nn 58 5 10 1 7 Wie Sie einen anderen Korferenzleiter festlegen 22 220 ssen seen 59 5 10 1 8 Wie Sie eine Ad hoc oder geplante Konferenz beenden 2222 n css aaea 59 5 10 1 9 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz wiederholen 2222nssee nennen nennen 59 5 10 1 10 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz l schen 2 22220 n seen nennen nenn 60 5 102 Geplante Koahferenzi u u edia ee re ae 60 5 10 2 1 Wie S
14. Funktionstastenbelegung zur cksetzen 2 22eseeeeen nennen nenn 21 4 8 Qutlook Anbindung 4 n 4 0000 sn a an a a a ae a a aa ah 21 4 8 1 Wie Sie die Outlook Anbindung konfigurieren 2 222 2enaen nennen nennen nennen 21 5 Unified Communications 4 ss re a a aE a G 22 5 1 Anwesenheltsstatus resueeesndane ee ee 22 5 1 1 Wie Sie den Anwesenheitsstatus von anderen Teilnehmern ndern 2csennen nn 24 5 1 2 Wie Sie das automatische Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren 25 5 1 3 Wie Sie die Sichtbarkeit Ihres Anwesenheitsstatus f r Andere ndern 2222c 2 2 25 5 1 4 Wie Sie PopUp Fenster bei nderung des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren 26 5 2 GallMe Dienst corre aa a aa a a a a an En ae ee ne 26 5 2 1 Wie Sie den CallMe Dienst aktivieren 2 22usaen nennen een en een 27 5 3 Statusbezogene Anruf mleitung 2 2 u 2204 armani aan ern 27 5 3 1 Wie Sie Anrufumleitungsziele festlegen 2 22 222 s nennen nennen nennen nennen 28 5 4 Regelbasierte Anrufumleitung u HH Hu nennen nennen 28 5 4 1 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung erstellen 2 2 2 nneneenneneen nennen nen 28 5 4 2 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung bearbeiten 2 222 eneeneeee nennen 29 5 4 3 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung umbenennen 2 nnes nennen nen 29 5 4 4 Wie Sie ein
15. Im virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter aktiv Schritt f r Schritt gt Klicken Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers auf Teilnehmer erneut verbinden 5 10 1 6 Wie Sie Konferenzteilnehmer entfernen Voraussetzungen e Im virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter ge ffnet Schritt f r Schritt gt W hlen Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers eine der folgenden M glichkeiten e Wenn der Konferenzteilnehmer gerade in der Konferenz aktiv ist klicken Sie auf Entfernen e Wenn der Konferenzteilnehmer gerade nicht in der Konferenz aktiv ist klicken Sie auf Trennen gt Teilnehmer Trennen und Entfernen Die Verbindung zum Teilnehmer wird getrennt und der Teilnehmer wird aus der Konferenz entfernt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 58 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 5 10 1 7 Wie Sie einen anderen Konferenzleiter festlegen Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e m virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter ge ffnet e Der neue Korferenzleiter ist ein interner Teilnehmer desselben Knotens INFO Einen anderen Korferenzleiter f r eine eventuell zugeh rige Web Collaboration Sitzung k nnen Sie nur dort festlegen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie im virtuellen Konferenzraum im Kontextmen des Konferenz
16. Kennzahl f r MFV Nachwahl eingeben Das Standardkennwort f r Konferenzen ist 123456 Der Konferenzleiter kann dies f r Konferenzteilnehmer individuell ndern e Die f r alle Konferenzteilnehmer gemeinsame Konferenz ID e Sprache der Ansagen und der Einladungen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox Starten der Konferenz Alle Konferenzteilnehmer w hlen sich selbst ein Das System k ndigt jeden hinzukommenden internen Teilnehmer mittels Ansagean nimmt an der Konferenz teil Einwahl Mittels Einwahlnummer kann sich jeder Konferenzteilnehmer jederzeit in die Konferenz einw hlen Aufzeichnen der Konferenz Der Konferenzleiter kann die Konferenz automatisch oder manuell f r sich und f r alle verbundenen internen Konferenzteilnehmer aufzeichnen sofern das Aufzeichnen von Gespr chen im System aktiviert ist Teilnehmer des eigenen Knotens erhalten die Aufzeichnung in der Sprachbox Teilnehmer an anderen Knoten per E Mail Die Dauer der Aufzeichnung ist nur durch die verf gbare Speicherkapazit t des Systems begrenzt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 73 Unified Communications Konferenzen 5 10 4 1 Wie Sie eine offene Konferenz konfigurieren Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Ihr Administrator hat eine Einwahlnummer f r Konferenzen konfiguriert Klicken
17. Klicken Sie auf Weiter 8 W hlen Sie im n chsten Fenster des Regel Assistenten ggf einen Ausnah mefall f r die Regel aus A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 28 myAttendant Bedienungsanleitung 9 Unified Communications Regelbasierte Anrufumleitung Klicken Sie auf Fertig Im Regelmodul erscheint jetzt der Name der erstellten Regel 5 4 2 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung bearbeiten Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Anrufregeln gt Regelmodul Markieren Sie die gew nschte Regel Klicken Sie auf Bearbeiten es ffnet sich der Regel Assistent und die Regel wird angezeigt Klicken Sie auf Weiter W hlen Sie im n chsten Fenster des Regel Assistenten die Bedingung f r die Regel aus Klicken Sie auf Weiter W hlen Sie im n chsten Fenster des Regel Assistenten ggf einen Ausnah mefall f r die Regel aus Klicken Sie auf Weiter Die ge nderte Regel wird angezeigt 10 Klicken Sie auf Fertig 11 Klicken Sie auf Speichern 5 4 3 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung umbenennen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Anrufregeln gt Regelmodul Markieren Sie die gew nschte Regel Klicken Sie auf Umbenennen Geben Sie im Fenster Regel umbenennen einen neuen Namen f r die Regel ein Kli
18. Konferenz ID Kennwort Link f r Web Collaboration Sitzung Name der Konferenz Einwahlnummer Konferenz ID Kennwort Outlook Termin als E Mail Anlage ics A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 51 Unified Communications Konferenzen 52 Applikationsgesteuerte Konferenz Als Teilnehmer k nnen Sie eine Konferenz mit dem Konferenz Management von myAttendant initiieren steuern und verwalten Das Konferenz Management erfordert die Lizenz Comfort Plus User Telefongesteuerte Konferenz Als Teilnehmer k nnen Sie eine telefongesteuerte Konferenz auf folgende Arten initiieren und anschlie end am Telefon steuern e gew nschte Konferenzteilnehmer anrufen und mit der Konferenz verbinden e R ckfrageverbindung zu einer Konferenz erweitern e Zweitanruf zu einer Konferenz erweitern Virtueller Konferenzraum Im virtuellen Konferenzraum k nnen Sie in Echtzeit eine Konferenz mit ihrem Teilnehmerkreis grafisch dargestellt verfolgen und als Konferenzleiter auch steuern Der virtuelle Konferenzraum zeigt Rufnummer Name und Anwesen heitsstatus der Konferenzteilnehmer an sofern verf gbar Der virtuelle Konfe renzraum steht nur in der klassischen Benutzeroberfl che zur Verf gung Entsprechende Funktionen stehen bei der modernen Benutzeroberfl che im Arbeitsbereich zur Verf gung Symbol Bedeutung Konferenzleiter Kommunikationssystem Konferenz ist angeha
19. Markieren Sie die Registerkarte Journal 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Export im rechten oberen Fensterteil Die Daten werden sofort exportiert Nach erfolgtem Export wird eine Meldung angezeigt 5 6 7 Wie Sie einen geplanten Anruf hinzuf gen Voraussetzungen e Sie sind nicht Agent von Contact Center Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Journal 2 Klicken Sie auf die Gruppe Geplant 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen 4 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Geben Sie in der Aufklappliste Rufnummer die Rufnummer im kanoni schen Format oder im w hlbaren Format ein e W hlen Sie in der Aufklappliste Rufnummer eine Rufnummer aus und dr cken Sie die Taste Eingabe 5 W hlen Sie bei Geplante Zeit im Listenfeld die Uhrzeit und im Kalender Steuerelement das Datum 6 Wenn Sie einen Text zum geplanten Anruf hinterlegen m chten geben Sie diesen im Feld Hinweise ein 7 Klicken Sie auf Speichern INFO Den Anruf bei einem Gespr chspartner den Sie gerade nicht erreichen k nnen Sie alternativ aus dem PopUp Fenster des Anrufs f r einen sp teren Termin planen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 40 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Rufnummernformate 5 6 8 Wie Sie einen geplanten Anruf bearbeiten Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 Sie sind nicht Agent von Contact Center Klicken Sie
20. Nutzung telefongesteuert applikationsge applikationsge applikationsge applikationsge steuert steuert steuert steuert Start manuell nach Zeitplan manuell manuell Ende manuell nach Zeitplan manuell manuell Dauer der Reservie rung von Konferenzka n len standardm ig 1 Stunde nach Zeitplan bis zur Deakti vierung oder L schung der bis zur Deakti vierung oder L schung der im System aktiviert Demand Confe rence Recording Conference Recording manuell On Demand Confe rence Recording Conference Recording manuell On Demand Confe rence Recording Konferenz Konferenz Verl ngerung Wiederholung manuell nach Zeitplan Richtung des Verbin gehend gehend ankommend ankommend dungsaufbaus aus ankommend Sicht des Systems Teilnehmerkreis fest fest fest offen Authentifizierung der individuelle individuelle gemeinsame Konferenzteilnehmer Konferenz ID Konferenz ID Konferenz ID optional optional optional Kennwort optional Kennwort optional Aufzeichnung sofern manuell On automatisch Auto automatisch Auto automatisch Auto Conference Recording manuell On Demand Confe rence Recording Einladung per E Mail mit Name der Konferenz Link f r Web Collaboration Sitzung Name der Konferenz Einwahlnummer Konferenz ID Kennwort Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Konferenz Link f r Web Collaboration Sitzung Name der Konferenz Einwahlnummer
21. Sie auf Konferenz Klicken Sie auf AdHoc Konferenz Das Fenster AdHoc Konferenz ffnet sich mit Ihnen als Konferenzleiter Klicken Sie im Fenster AdHoc Konferenz auf Datei gt Speichern Geben Sie Name der Konferenz ein Geben Sie Startdatum ein Geben Sie Startzeit ein Geben Sie Endezeit ein Wenn die Konferenz wiederholt stattfinden soll klicken Sie auf Wiederkehrende Konferenz a W hlen Sie ein Endedatum f r die Konferenzserie b Klicken Sie entweder auf T gliche Wiederholung W chentliche Wiederholung oder Monatliche Wiederholung und w hlen Sie die daf r im Detail gew nschten weiteren Optionen Wenn Sie einen Konferenztermin einer Konferenzserie l schen m chten f hren Sie die folgenden Schritte aus a Klicken Sie auf Ausnahmen b Klicken Sie auf Hinzuf gen c W hlen Sie in der Aufklappliste den betreffenden Termin d Klicken Sie auf Diese Wiederholung entfernen e Klicken Sie auf OK f Klicken Sie auf Abbrechen 10 Wenn Sie einen Konferenztermin einer Konferenzserie verschieben m chten 74 f hren Sie die folgenden Schritte aus A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen a Klicken Sie auf Ausnahmen b Klicken Sie auf Hinzuf gen c W hlen Sie in der Aufklappliste den betreffenden Termin d Klicken Sie auf Diese Wiederholung neu planen e W hlen Sie ein Neues Geplant Datum f W hlen Sie eine neue Startzeit g K
22. Sie das Kontrollk stchen Empfang kann meine Sprachnachrichten abh ren und meine Fax Nachrichten lesen 83 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 4 Klicken Sie auf Speichern 5 11 1 9 Wie Sie die Kennwortabfrage der Sprachbox aktivieren oder deaktivieren HINWEIS Wenn Sie die Kennwortabfrage der Sprachbox deakti vieren k nnten fremde Personen telefonisch auf Ihre Sprachbox zugreifen und z B Ihre Sprachnachrichten abh ren oder zu Ihren Lasten kostenpflichtige externe Ziele anrufen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Sicherheit und Zugriff gt Sicherheit und Zugriff 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie die Kennwortabfrage bei Anruf Ihrer Sprachbox aktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Bei Anruf der VoiceMail Kennwort umgehen e Wenn Sie die Kennwortabfrage bei Anruf Ihrer Sprachbox deaktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Bei Anruf der VoiceMail Kennwort umgehen 4 Klicken Sie auf Speichern 5 11 1 10 Wie Sie die Sprache der Sprachbox ausw hlen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Kommunikation gt Einstellungen f r Sprachnachrichten 3 W hlen Sie in der Aufklappliste die VoiceMail Sprache 4 Klicken Sie auf Schlie en 5 11 2 Verwaltung der Sprachnachrichten Sie k nnen Sprachnachrichten z B abh ren weiterleiten in einen anderen Ordner
23. XMPP Status dargestellt als Anwesenheitsstatus Online B ro DND Besprechung Away Au er Haus Extended Away Urlaub INFO Der Abwesenheitsstatus von externen Teilnehmern die Yahoo oder den Microsoft Messenger nutzen k nnen ber XMPP angezeigt werden Mapping des Anwesenheitsstatus nach extern Externe XMPP Kommunikationspartner k nnen Ihren XMPP Status sehen sofern XMPP konfiguriert ist Dabei gilt folgende Zuordnung von links nach rechts Anwesenheitsstatus dargestellt als XMPP Status B ro Online Besprechung DND Krank Away A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 23 Unified Communications Anwesenheitsstatus Anwesenheitsstatus dargestellt als XMPP Status Pause Away Au er Haus Away Mittagspause Away Zu Hause Away Urlaub Extended Away Umleitung zur Sprachbox Wenn Ihr Anwesenheitsstatus nicht B ro oder CallMe ist leitet das Kommunika tionssystem Anrufe f r Sie standardm ig zur Sprachbox um und informiert durch statusbezogene Ansagen ber die Art Ihrer Abwesenheit und den geplanten Zeitpunkt Ihrer R ckkehr Automatisches Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus Sie k nnen zum geplanten Ende Zeitpunkt Ihrer Abwesenheit den Anwesenheits status automatisch auf B ro zur cksetzen lassen Anderenfalls verl ngert das Kommunikationssystem den aktuellen Anwesenheitsstatus in 15 Minuten Schritten bis Sie ihn selbst
24. auf die Registerkarte oder in das Fenster Journal Klicken Sie auf die Gruppe Geplant Klicken Sie auf den betreffenden Eintrag Klicken Sie auf Bearbeiten W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Geben Sie in der Aufklappliste Rufnummer die Rufnummer im kanoni schen Format oder im w hlbaren Format ein e W hlen Sie in der Aufklappliste Rufnummer eine Rufnummer aus und dr cken Sie die Taste Eingabe W hlen Sie bei Geplante Zeit im Listenfeld die Uhrzeit und im Kalender Steuerelement das Datum Wenn Sie einen Text zum geplanten Anruf hinterlegen m chten geben Sie diesen im Feld Hinweise ein Klicken Sie auf Speichern 5 6 9 Wie Sie einen geplanten Anruf l schen Voraussetzungen Schritt f r Schritt Sie sind nicht Agent von Contact Center 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Journal 2 Klicken Sie auf die Gruppe Geplant 3 Klicken Sie auf den betreffenden Eintrag 4 Klicken Sie auf Entfernen und anschlie end auf Ja 5 7 Rufnummernformate F r die Angabe von Rufnummern existieren unterschiedliche Formate A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 41 Unified Communications Desktop Wahl und Clipboard Wahl Windows Format Beschreibung Beispiel kanonisch Beginnt mit und enth lt stets 49 89 7007 98765 Landeskennzahl Ortskennzahl und die komplette restliche Ruf nummer Leerzeichen und die Sonderzeichen sind zul ss
25. festgelegt haben F r externe Konferenzteilnehmer muss der Initiator der Konferenz deren E Mail Adresse eingeben INFO Zur Benachrichtigung per E Mail erfolgt keinerlei R ckmeldung ber fehlgeschlagene Zustellung oder ber eventuelle Abwesenheitsmitteilungen da E Mails wegen der Integration von Web Collaboration direkt vom System gesendet werden Weitere Anrufe W hrend der Teilnahme an einer Konferenz f hrt das Ausf hren oder das Annehmen eines anderen Anrufs zur Trennung von der Konferenz Parken Makeln In einer Konferenz stehen die Leistungsmerkmale Parken und Makeln nicht zur Verf gung Geb hren Geb hren werden demjenigen Teilnehmer zugeordnet der das geb hren pflichtige Gespr ch aufgebaut hat Mit bergabe an einen anderen Konferenz leiter gehen die weiteren Geb hren auf diesen ber Video bertragung Eine eventuell laufende Video bertragung z B mit OpenScape Personal Edition muss vor der Teilnahme an einer Konferenz beendet werden 5 10 1 Ad hoc Konferenz Eine Ad hoc Konferenz findet spontan statt Der Konferenzleiter startet sie manuell Der Konferenzleiter kann Ad hoc Konferenzen speichern um sie zu einem beliebigen Zeitpunkt erneut einzuberufen Start der Konferenz Das System ffnet bei allen internen Konferenzteilnehmern automatisch das Fenster mit dem virtuellen Konferenzraum sofern der Konferenzteilnehmer myAttendant gestartet hat Das System ruft alle Konferenzteilnehmer gleichze
26. hlen Sie e aus den angezeigten Optionen Anruf trennen oder dr cken Sie die Taste 0 auf der Zehnertastatur 6 1 9 Wie Sie eine Rufnummer w hlen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf F11 W hlen 2 Geben Sie in dem Fenster die Rufnummer ein 3 Klicken Sie auf W hlen Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 6 2 Teilnehmerverwaltung F r die Verwaltung der Teilnehmer in myAttendant stehen die Benutzerschalt fl chen das interne das externe und das pers nliche Verzeichnis zur Verf gung Interne Teilnehmer werden in der Bedienoberfl che als Benutzer externe Teilnehmer als Kontakte bezeichnet A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 97 Vermittlungsplatzfunktionen Teilnehmerverwaltung Benutzerschaltfl chen Die Benutzerschaltfl chen befinden sich in der Registerkarte Standard und sind ein Bestandteil des Hauptfensters von myAttendant Die Benutzerschaltfl chen sind standardm ig alphabetisch nach Nachname sortiert In einer Registerkarte der Benutzerschaltfl chen stehen 90 Benutzerschalt fl chen zur Verf gung Es k nnen mehrere Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen eingerichtet werden f r diese Benutzerschaltfl chen k nnen Sie die Namen frei w hlen Den Benutzerschaltfl chen k nnen nur internen Teilnehmern zugeordnet werden Benutzerschaltfl chen mit internen Teilnehmern vorbelegen Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe k nnen die zugeh rigen
27. mit LAN Notizen aus Das Fenster LAN Notizen ffnet sich ndern bzw erg nzen Sie die Notiz Klicken Sie auf Speichern Klicken Sie auf Schlie en A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Verzeichnisse 5 5 9 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer l schen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzerschaltfl che des Teilnehmers dessen Notiz Sie sehen m chten W hlen Sie mit LAN Notizen aus Das Fenster LAN Notizen ffnet sich Entfernen Sie die Notiz Klicken Sie auf Speichern Klicken Sie auf Schlie en 5 5 10 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt hinzuf gen Sie k nnen private Daten im pers nlichen Verzeichnis speichern Damit haben Sie schnellen Zugriff auf diese Daten Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Klicken Sie auf ein Pers nliches Verzeichnis Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine leere Benuterschaltfl che und w hlen Sie Benutzer hinzuf gen aus Geben Sie im Fenster Pers nlicher Kontakt die Kontaktdaten ein Geben Sie dabei die Rufnummer im kanonischem Format ein Klicken Sie auf Hinzuf gen 5 5 11 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt ndern Sie k nnen private Daten im pers nlichen Verzeichnis jederzeit ndern Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Pers nliches Verzeichnis Kli
28. nennen nennen een 97 8 2 Teilnenmerverwallung se 4 8 200 einer beige 97 6 2 1 Wie Sie mehreren Teilnehmern Benutzerschaltfl chen zuweisen 2222er nennen 93 6 2 2 Wie Sie Teilnehmer SOklieren a u 2uu 2u 2 0 an a a ee elle a 98 6 2 3 Wie Sie einen Teilnehmereintrag l schen 2 2nnes nennen anne een 99 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 5 Inhalt 6 2 4 Wie Sie eine neue Registerkarte f r Benutzerschaltfl chen anlegen 2222enaen nn 99 6 2 5 Wie Sie eine neue Struktur f r Benutzerschaltfl chen anlegen 22 22 nee seen 99 6 2 6 Wie Sie Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen sortieren 22220 nsen seen nenn 100 6 2 7 Wie Sie Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen l schen 222222 seen nn 101 6 3 Nachrichten Genter siset ad irada ia ea ee ee 101 6 3 1 Wie Sie das Nachrichten Center ber eine Funktionstaste starten 2222 annann 102 6 3 2 Wie Sie das Nachrichten Center ber die rechte Maustaste starten anaua anana a anana 103 6 3 3 Wie Sie eine Nachrichten bersicht anzeigen 222 nn saen nennen een nenn 103 6 3 4 Wie Sie Sprachnachrichten abh ren 2 anaana sense nennen nenn 103 6 3 5 Wie Sie Sprachnachrichten verschieben 222222 neseen nennen een 104 6 3 6 Wie Sie Sprachnachrichten weiterleiten 22222 2eesane nennen nennen 104 6 3 7 Wie Sie Sprachnaehrichten
29. r die Weiterleitung zu von ihm festgelegten Rufnummern oder zu Ihrer Sprachbox bieten Wie beim pers nlichen AutoAttendant treffen Anrufer ihre Auswahl durch Eingabe von Ziffern am Telefon Durch den zentralen AutoAttendant k nnen nach den oben beschriebenen Ansagen weitere erfolgen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 79 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite Ansage Ihres Anwesenheitsstatus Sie k nnen festlegen ob Anrufer bei Erreichen Ihrer Sprachbox die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus h ren Sie k nnen dies f r alle externen Anrufer gemeinsam und f r bestimmte Anrufer gezielt zulassen oder unterdr cken Abruf Ihrer Sprachnachrichten durch die Vermittlung Sie k nnen der Vermittlung Zugriff auf Ihre Sprach und Faxnachrichten mit myAttendant gew hren oder entziehen In letzterem Fall kann die Vermittlung nur feststellen wie viele Nachrichten Sie haben Umgehung der Kennwortabfrage Wenn Sie die Sprachbox von einer Ihrer zus tzlichen Rufnummern aus anrufen k nnen Sie die Kennwortabfrage umgehen Die Einstellung gilt ebenfalls f r den telefonischen Benachrichtigungsdienst der Sprachbox Sprache der Sprachbox Sie k nnen festlegen in welcher Sprache die Sprachbox das Men und die syste meigenen Ansagen wiedergibt 5 11 1 1 Wie Sie die Rufnummer der Sprachbox ermitteln Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Pers nliche
30. scht werden 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten 2 Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Posteingang 3 Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht 4 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Klassische Benutzeroberfl che Klicken Sie im Kontextmen auf Nachricht abspielen gt Uber Lautsprecher Moderne Benutzeroberfl che Klicken Sie auf das Symbol Nachricht abspielen ber Lautsprecher 5 Klicken Sie im PopUp Fenster auf das Symbol Wiedergeben 5 11 2 3 Wie Sie den Absender einer Sprachnachricht zur ckrufen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Die Rufnummer des Anrufers wurde bermittelt Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Abgespielt Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Klassische Benutzeroberfl che Klicken Sie im Kontextmen auf den Eintrag W hlen und falls dort mehrere Rufnummern zur Auswahl stehen anschlie end auf die gew nschte Rufnummer 87 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite e Moderne Benutzeroberfl che Klicken Sie auf das Symbol Absender anrufen und falls dort mehrere Rufnummern zur Auswahl stehen anschlie end die gew nschte Rufnummer 5 11 2 4 Wie Sie ein
31. sein in der pers nlichen Ansage einleitend Ihren Anwesenheitsstatus zu nennen Die Sprachbox gibt Ansagen f r ein Profil in folgender Reihenfolge von links nach rechts wieder Profil Namensansage dynamische Ansage pers nliche Ansage f r Pro fil Besetzt Nicht angenommen Besprechung Krank Pause Au er Haus Urlaub Mittagspause Zu Hause x falls dynami sche Ansagen aktiviert sind x falls dynami sche Ansagen aktiviert sind Anrufschutz Beispiel dynamische Ansage aktiviert Profil Namensansage dynamische pers nliche Ansage Ansage f r Pro fil Besprechung Natalie Dubois ist in Um eine Nach einer richt zu hinter Besprechung lassen dr cken bis heute vierzehn Uhr drei ig Sie die Eins Um mit meiner Ver tretung zu spre chen dr cken Sie die Zwei A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 109 Vermittlungsplatzfunktionen Pers nlicher AutoAttendant Beispiel dynamische Ansage deaktiviert Profil Namensansage dynamische pers nliche Ansage Ansage f r Pro fil Au er Haus Ich bin momen tan au er Haus Um eine Nach richt zu hinter lassen dr cken Sie die Eins Um mit meiner Ver tretung zu spre chen dr cken Sie die Zwei Zur Weiterleitung an mein Mobiltele fon dr cken Sie die Drei Aktionen Beim
32. speichem z arsr Haare ara ner a 105 6 3 8 Wie Sie Faxnachrichten verschieben 222n 22 s seen een een en 105 6 3 9 Wie Sie Faxnachrichten weiterleiten 22m con nae nennen nennen 106 6 3 10 Wie Sie Faxnachrichten speichern 2 22 n nennen nennen nennen een nn 106 6 3 11 Wie Sie LAN Nachrichten bearbeiten H2s2n sans anne 107 6 3 12 Wie Sie LAN Nachrichten ansehen ndern oder l schen 2222un nee nennen 107 6 4 Pers nlicher AutoAttendant us au0 0 an ar Ha aa a ae 108 6 4 1 Wie Sie ein Profil f r den pers nlichen AutoAttendant bearbeiten 2 ncnernen 110 7 Konfiguration 22222 222222 a iR eier 112 7 1 Wie Sie Ihre eigene Daten ndern 2 2unsan seen anne nenne een nn 112 7 2 Wie Sie IhreigenesiBild einf gen neiise 202 2 an 2a aaa end 112 7 3 Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen 22 22 22usans nennen een 113 7 4 Wie Sie eine zus tzliche Rufnummer festlegen 2222222 saen seen rennen nn 113 7 5 Wie Sie Ihren XMPP Alias festlegen 22 22m oeesann een en 114 7 6 Programmierung der Funktionstasten eines Telefons 222 nnennn nennen nennen nn 114 7 6 1 Wie Sie Funktionstasten des Telefons programmieren 22222 eseeeneenen nennen 115 7 7 Wie Sie das Kennwort ndern 2 2 2222 n seen an een nennen 116 7 8 Wie Sie Ihren Benutzernamen ndern 22 un sense een nennen nennen
33. speichert Anrufe im Journal f r eine begrenzte vom Administrator konfigurierbare maximale Zeit Als Teilnehmer k nnen Sie diese Zeit reduzieren Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer l scht das Kommunikati onssystem betreffende Eintr ge automatisch Sie k nnen die Eintr ge jederzeit auch manuell l schen Der Administrator kann generell das L schen von Journaleintr gen ber das WBM des Kommunikationssystem Application Suite gt UC Suite gt Allgemeine Einstellungen verbieten Export von Journal Daten Sie k nnen die Journal Daten exportieren und speichern Daf r sollten Sie vorher ein Verzeichnis bestimmen denn ohne dieses Verzeichnis wei das Kommunika tionssystem nicht wo es die Daten abspeichern soll und stellt somit die Export Schaltfl che nicht zur Verf gung Wenn die Schaltfl che aktiviert ist werden die Journal Daten gespeichert bei jedem Bet tigen der Export Schaltfl che A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 37 Unified Communications Journal bei jedem Herunterfahren des PCs jeweils um Mitternacht falls der PC nicht heruntergefahren wird Alle Journal Daten werden im Standard CSV Format gespeichert mit Ausnahme von offenen und terminierten Eintr gen Beim ersten Daten Export wird eine Datei angelegt und die Daten der folgenden Exporte an diese Datei angeh ngt 5 6 1 Wie Sie das Journal sortieren Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Klicken Sie au
34. 0 wiederherstellen 120 Konfigurationsdatei l schen 121 Konzept 7 L LAN Nachrichten bearbeiten 107 lesen 107 l schen 107 senden 108 Mobility Entry Teilnehmer Konferenz 51 myAttendant erstmalig starten 13 starten 14 N Nachrichten verwalten 101 Nachrichten Center starten 102 103 Nachrichten bersicht 102 Nachrichten bersicht anzeigen 103 Namensansage 77 108 Notiz anzeigen 34 35 Notiz hinzuf gen 34 O offene Konferenz 73 124 Ordner Sprachnachrichten 84 Outlook Anbindung konfigurieren 21 P permanente Konferenz 51 70 pers nliche Ansage 108 pers nliche Begr ung 77 pers nlicher AutoAttendant 108 PopUp Fenster 10 45 Priorit t 84 Profil f r pers nlichen AutoAttendant 108 R R ckruf Journal 36 Rufnummer Sprachbox 77 Rufnummer w hlen 32 97 Rufnummernformat 42 S Serveradresse ndern 119 SIP Telefon Leistungsmerkmale der UC Clients 122 SMS 102 Sofortnachricht 90 senden 92 Sofortnachrichten 102 Sortierung Sprachnachrichten 84 Sprachbox 77 108 Sprache Sprachbox 77 Sprache ausw hlen 18 Sprachnachricht abh ren 84 Abruf durch Vermittlung 77 dringend 84 l schen 84 verschieben 84 vertraulich 84 weiterleiten 84 Sprachnachrichten 102 Abgespielt 103 104 105 106 107 bearbeiten 103 104 105 Gel scht 103 104 105 106 107 Gespeichert 103 104 105 106 107 Posteingang 103 104 105 106 107 T Tastenkombination f r Desktop Wahl 42 Tastenprogrammierung 114 A
35. 1 Sprach und Faxnachrichten UC Suite 5 11 1 Sprachbox Die im System integrierten Dienste Sprach und Faxnachrichten erm glichen Teilnehmern ber myAttendant das Empfangen und Verwalten von Sprach und Faxnachrichten Mit Fax Printer k nnen Teilnehmer Faxnachrichten senden Die Sprachbox zeichnet Sprachnachrichten und mitgeschnittene Gespr che auf ber k nnen Sie auf diese zugreifen Sie k nnen die pers nlichen Einstellungen Ihrer Sprachbox einsehen oder ndern z B die Sprache der Sprachbox w hlen die Rufnummer der Sprachbox ermitteln zwischen Aufzeichnungs oder Ansagemodus w hlen die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus steuern Ansagen aufzeichnen und Ansagen impor tieren Das System f hrt beim Importieren von Ansagen automatisch eine Pegel begrenzung und Normalisierung durch um die Anforderungen gem USA TIA 968 Signal Power Limitations zu erf llen INFO Damit Anrufer bei Besetzt und Nicht angenommen Ihre Sprachbox erreichen ist vom Administrator eine Rufweiter schaltung auf Ihre Sprachbox einzurichten Alternativ k nnen Sie hierf r an Ihrem Telefon die Umleitung nach Zeit aktivieren Ermitteln der Rufnummer der Sprachbox Sie k nnen ermitteln unter welcher Nebenstelle Sie die Sprachbox von einem beliebigen Telefon erreichen k nnen um ber das Telefonmen z B Sprach nachrichten abzuh ren oder Ihren Anwesenheitsstatus zu ndern Auswahl des Aufzeichnungs oder Ansagemodus Im Aufzeichnu
36. 10 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite Profil Namensansage Ansage Ihres Anwe pers nliche Begr senheitsstatus Bung Besetzt f r Besetzt falls nicht aufgezeich net allgemein Nicht ange f r Nicht angenom nommen men falls nicht aufgezeich net allgemein Besprechung x falls Sie f r den x falls Sie f r den allgemein Krank betreffenden Anrufer betreffenden Anrufer a die Ansage Ihres die Ansage Ihres Pause Anwesenheitsstatus Anwesenheitsstatus aktiviert haben aktiviert haben Au er Haus Urlaub Mittagspause Zu Hause Anrufschutz allgemein Beispiel Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r den Anrufer aktiviert Profil Namensansage Ansage Ihres Anwe pers nliche Begr senheitsstatus Bung Besprechung Natalie Dubios Ist in einer Ich kann Ihren Anruf Besprechung bis heute vierzehn Uhr drei ig momentan nicht entge gen nehmen Beispiel Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r den Anrufer deaktiviert Profil Namensansage Ansage Ihres Anwe pers nliche Begr senheitsstatus Bung Au er Haus Ich kann Ihren Anruf momentan nicht entge gen nehmen Zentraler AutoAttendant Mit dem zentralen AutoAttendant kann der Administrator Ihres Kommunikations systems Anrufern zeitabh ngig Auswahlm glichkeiten f
37. 116 7 9 Wie Sie die automatische Anmeldung aktivieren oder deaktivieren 222 2neseennee nenn 117 7 10 Ben chrichtigungen eur 000 0m a a nd a 117 7 10 1 Wie Sie Benachrichtigungen konfigurieren 2 222222 seneen nennen nennen 117 7 11 Wie Sie die Farbe der Bedienoberfl che ausw hlen 2 2222 nnneeeen nennen nenn 118 1 12 ADKUrZUNgStaSIen s 0 ne ne ED Bene a EE ERN 118 7 12 1 Wie Sie Abk rzungstasten konfigurieren und aktivieren 2 2 22m sun nennen nennen 118 7 13 Wie Sie die Serveradresse ndern 2 22m san nennen nennen nennen 118 7 14 Wie Sie die bergabemethode festlegen 2222222ununaaaenennanennnnnnnennnnnn 119 7 15 Wie Sie eine Durchwahlrufnummer festlegen 2222n sonne anne nennen 119 7 16 Datensicherung der myAttendant Konfiguration 2 2222 22er nennen rennen nen 120 7 16 1 Wie Sie die Konfiguration sichern 2 22 22 nsen nennen en nenn nenn 120 7 16 2 Wie Sie die Konfiguration wiederherstellen 2nsans nennen nennen nenn 120 7 16 3 Wie Sie die Konfigurationsdatei l schen 22222 2ensaneen nennen nenn 121 8 Anhang ssus2ae ss ee reed ai 122 8 1 Leistungsmerkmale der UC Clients die mit SIP Telefonen genutzt werden k nnen 122 Stichw rter 2 2 ea 123 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 6 myAttendant Bedienungsanleitung 1 ber diese Dokumentation ber diese Dokumentation Darstellungskonv
38. 3 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Statusbezogene Anrufumleitung Aktivierung Sie k nnen den CallMe Dienst manuell aktivieren Au erdem wird der CallMe Dienst durch Automatisches Zur cksetzen des Anwesenheitsstatus nach Abwesenheit erneut aktiviert wenn er zuvor aktiv war Folgende Arten von CallMe Zielen werden nicht unterst tzt e Gruppe e _umgeleitetes Telefon Deaktivierung Der CallMe Dienst bleibt bis zur nderung Ihres Anwesenheitsstatus aktiv 5 2 1 Wie Sie den CallMe Dienst aktivieren Schritt f r Schritt 1 W hlen Sie in der Aufklappliste f r den Anwesenheitsstatus B ro 2 Klicken Sie auf die Option CallMe Dienst aktivieren 3 Legen Sie die Rufnummer des CallMe Ziels auf eine der folgenden Arten fest e W hlen Sie in der Aufklappliste eine Ihrer zus tzlichen Rufnummern aus e Geben Sie in der Aufklappliste eine Rufnummer im kanonischen Format oder im w hlbaren Format ein INFO Geben Sie als CallMe Ziel keine Gruppe und kein umgeleitetes Telefon an 4 Klicken Sie auf OK 5 3 Statusbezogene Anrufumleitung Abh ngig vom Abwesenheitsstatus wird die Betriebsbereitschaft von myAttendant gesteuert Folgende Betriebsarten stehen zur Verf gung e Wenn ich in einer Besprechung bin meine Anrufe weiterleiten an e Wenn ich krank bin meine Anrufe weiterleiten an e Wenn ich in einer Pause bin meine Anrufe weiterleiten an e Wenn ich au er Haus bin meine Anrufe weiterleiten
39. 31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Teilnehmer Notiz anzeigen 34 35 Notiz hinzuf gen 34 sortieren 33 92 suchen 32 Teilnehmer mehrere Benutzerschaltfl chen zuweisen 98 Teilnehmer extern bearbeiten 33 entfernen 34 hinzuf gen 33 Telefongesteuerte Konferenz 52 Teleworking 26 Themen Arten 7 U bergabemethode 119 V Verbindung trennen 97 Verbindungssteuerung 93 Aktive Anrufe 93 Gehaltene bergebene Geparkte Anrufe 94 Vermittlungsfunktion 93 vertrauliche Sprachnachricht 84 virtueller Konferenzraum 51 WwW w hlbares Rufnummernformat 42 WAV Datei Sprachnachricht 84 Web Collaboration 76 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Stichw rter 125
40. 5 104 Offene Konferenz isra su adii iaar ee ee ee ee 73 5 10 4 1 Wie Sie eine offene Konferenz konfigurieren 2 20 ssen onen een nenn 74 510 5 Web Gollaboration Einbindung pispe ni 2 222 HH ae ei En a 76 5 11 Sprach nd Faxnachrichten UG S lte ara 2 4 Hr He na Ra Ha a ne area rer 77 5 11 t SprachbDOX giare e g are ee nee ee 77 5 11 1 1 Wie Sie die Rufnummer der Sprachbox ermitteln n n ua anaua aa aee 80 5 11 1 2 Wie Sie den Aufzeichnungs oder Ansagemodus ausw hlen naas asaan naaa 80 5 11 1 3 Wie Sie eine Ansage aufzeichnen nsnaanan anaana 81 5 11 1 4 Wie Sie eine Ansage importieren a nananana anaana aaa 81 5 11 1 5 Wie Sie eine Ansage l schen sssanaaun anann 82 5 11 1 6 Wie Sie die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r externe Anrufer aktivieren oder deaktivieren 82 5 11 1 7 Wie Sie die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r bestimmte Anrufer aktivieren oder deaktivieren 83 5 11 1 8 Wie Sie das Abrufen Ihrer Sprach und Faxnachrichten durch die Vermittlung zulassen oder VOMO ee e Ei RR ee 83 5 11 1 9 Wie Sie die Kennwortabfrage der Sprachbox aktivieren oder deaktivieren 84 5 11 1 10 Wie Sie die Sprache der Sprachbox ausw hlen 22nseneeeeee nennen nn 84 5 11 2 Verwaltung der Sprachnachrichten 22220 an sn nen nennen een een 84 5 11 2 1 Wie Sie eine Sprachnachricht ber Telefon abh ren 2 222 ncneeeeneeen nenn 86 5 11 2 2 Wie Sie eine Sprac
41. Bearbeiten des Profils legen Sie die betreffenden Aktionen zu den in der Ansage genannten Ziffern fest e Aufzeichnen Der Anrufer kann eine Nachricht auf Ihrer Sprachbox hinterlassen bergabe Der Anrufer wird zu dem von Ihnen festgelegten Ziel weitergeleitet e Keine Die Ansagen f r dieses Profil werden wiederholt 6 4 1 Wie Sie ein Profil f r den pers nlichen AutoAttendant bearbeiten 110 Voraussetzungen Schritt f r Schritt e Sie haben f r den betreffenden Status eine Ansage aufgezeichnet 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Profile und anschlie end auf das Profil f r den betreffenden Status 3 W hlen Sie in der Zeile mit der entsprechenden Ziffer f r die gew nschte Aktion eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Anrufer nach dieser Eingabe zur Sprachbox weitergeleitet werden sollen w hlen Sie Aufzeichnen Wenn Anrufer nach dieser Eingabe zu einem anderen Ziel weitergeleitet werden sollen w hlen Sie bergabe A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 4 5 6 7 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Pers nlicher AutoAttendant Wenn nach dieser Eingabe keine Aktion erfolgen soll w hlen Sie Keine Wenn Sie bergabe gew hlt haben geben Sie im Feld Ziel die Rufnummer im kanonischen Format oder im w hlbaren Format ein W hlen Sie f r die Funktion des Profils eine der fol
42. Daten gt Eigene pers nliche Daten 3 Die Rufnummer der Sprachbox finden Sie im Feld VoiceMail Rufnummer 4 Klicken Sie auf Schlie en und anschlie end auf OK 5 11 1 2 Wie Sie den Aufzeichnungs oder Ansagemodus ausw hlen 80 Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Kommunikation gt Einstellungen f r Sprachnachrichten 3 W hlen Sie im Bereich Aufzeichnung in der Aufklappliste f r den jeweiligen Anwesenheitsstatus einen der folgenden Werte e Wenn Sie m chten dass Anrufer Nachrichten auf Ihrer Sprachbox hinter lassen k nnen w hlen Sie Aktiv e Wenn Sie m chten dass Anrufer nur Ansagen Ihrer Sprachbox h ren k nnen ohne Nachrichten zu hinterlassen w hlen Sie Nicht aktiv 4 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 5 11 1 3 Wie Sie eine Ansage aufzeichnen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Profile und anschlie Bend auf ein beliebiges Profil Klicken Sie auf Aufzeichnen Klicken Sie in der Liste auf die Ansage mit der gew nschten Bezeichnung Klicken Sie auf Aufzeichnen Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an Sprechen Sie Ihren Ansagetext nach dem Ton INFO Falls Sie Ansagen bzw Musik aus anderer Quelle nutzen Stellen Sie v
43. Documentation myAttendant Bedienungsanleitung Siemens Enterprise Communications www siemens enterprise com Unser Qualit ts und Umweltmanagementsystem ist entsprechend den Vorgaben der ISO9001 und ISO14001 implementiert und durch ein externes Zertifizierungsunternehmen zertifiziert Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG 2013 Hofmannstr 51 D 80200 M nchen Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Sachnummer A31003 P3010 U105 15 19 Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale die je nach Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen oder sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Eine Verpflichtung die jeweiligen Merkmale zu gew hrleisten besteht nur sofern diese ausdr cklich vertraglich zugesichert wurden Lieferm glichkeiten und technische nderungen vorbehalten OpenScape OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen der Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG Alle anderen Marken Produkt und Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber Inhalt 1 ber diese Dokumentation 22222 ssssnnnennnnnnennennnn nennen ennnne nennen nen 7 1 1 Darstellungskonventionen lt srirersscisririiranid ti ierste ak nd DEEE RAE AEN 7 1 2 Anen Von Themenzuns sas eaa al
44. Funktionen vorbelegt Sie k nnen sowohl die Funktionen der vorbelegten als auch der brigen Funktionstasten mit myAttendant Ihren Bed rfnissen anpassen INFO Bei Telefonen mit Display k nnen Sie bestimmte Funkti onstasten auch direkt am Telefon programmieren Mehrfachbelegung der Funktionstasten Sie k nnen die Funktionstasten zweifach belegen Die erste Ebene k nnen Sie mit allen angebotenen Funktionen belegen die zweite Ebene mit externen Rufnummern Zur Nutzung der zweiten Ebene muss am Telefon die Ebenenum schaltetaste Shift key konfiguriert sein Die LED der Funktionstaste ist stets der ersten Ebene zugeordnet A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Konfiguration Programmierung der Funktionstasten eines Telefons 7 6 1 Wie Sie Funktionstasten des Telefons programmieren Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes Klicken Sie auf die Schaltfl che Telefontasten programmieren Im Browser ffnet sich ein Fenster f r die Programmierung der Funktionstasten des Telefons a Wenn eine Meldung erscheint wie Es besteht ein Problem mit dem Sicherheitszertifikat der Website klicken Sie auf Laden dieser Website fortsetzen Klicken Sie im Telefonsymbol auf den Tastenbereich den Sie bearbeiten m chten Klicken Sie in der detaillierten Darstellung des Tastenbereichs auf das Tast
45. Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen vor jeder Benachrichtigung die Sie gerne A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung erhalten w rden 117 Konfiguration Wie Sie die Farbe der Bedienoberfl che ausw hlen 4 Klicken Sie auf Speichern 7 11 Wie Sie die Farbe der Bedienoberfl che ausw hlen Schritt f r Schritt 7 12 Abk rzungstasten 1 2 3 4 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Darstellung W hlen Sie unter Skin die gew nschte Farbeinstellung Meeresblau Hello range Classic Grey und Modern Skin f r die Bedienoberfl che aus Klicken Sie auf Speichern Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che Sie k nnen sich f r bestimmte Anwendungen Abk rzungstasten konfigurieren und so z B das W hlen ber Desktop erleichtern F r folgende Funktionen k nnen Sie Abk rzungstasten festlegen Anruf annehmenf trennen Anruf weiterleiten bergeben Taskleistensymbol f r Anruf anzeigen 7 12 1 Wie Sie Abk rzungstasten konfigurieren und aktivieren Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Abk rzungstasten Halten Sie STRG SHIFT oder STRG ALT oder SHIFT ALT gedr ckt und dr cken Sie anschlie end eine beliebige Taste um diese als Abk rzungstaste festzulegen
46. Sie den virtuellen Konferenzraum anzeigen m chten klicken Sie auf Ansicht Wenn Sie allgemeine Einstellungen der Konferenz anzeigen m chten klicken Sie auf Bearbeiten 5 10 3 3 Wie Sie eine permanente Konferenz l schen 72 Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz Klicken Sie auf Entfernen und anschlie end auf Schlie en A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 5 10 4 Offene Konferenz Eine offene Konferenz ist f r eine bestimmte Anzahl beliebiger Teilnehmer Jeder Teilnehmer der ber die Zugangsdaten verf gt kann sich einw hlen Der Konferenzleiter speichert eine permanente Konferenz unter einem eigenen Namen Sie bleibt bestehen bis er sie l scht Optionen beim Konfigurieren einer offenen Konferenz Der Initiator der Konferenz kann folgende Eigenschaften festlegen Anzahl der Konferenzteilnehmer max 16 e Authentifizierung der Konferenzteilnehmer beim Eintreten in die Konferenz erforderlich durch Eingabe von Konferenz ID und Kennwort ber die Telefon tastatur INFO Mobility Entry Teilnehmer m ssen vor ihrer Authentifi zierung die
47. Wahl aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abk rzungstaste aktiviert bei via Clipboard Wenn Sie die Desktop Wahl deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Abk rzungstaste aktiviert bei via Clipboard 5 Klicken Sie auf Speichern 5 8 3 Wie Sie die Tastenkombination f r Desktop Wahl oder Clipboard Wahl ndern 44 Voraussetzungen Schritt f r Schritt e Sie arbeiten unter Windows F hren Sie die folgenden Schritte durch wenn die konfigurierte Tastenkombi nation nicht die Wahl startet 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Abk rzungstasten 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die Tastenkombination f r die Desktop Wahl ndern m chten Klicken Sie in das rechteckige Feld bei via Desktop Wenn Sie die Tastenkombination f r die Clipboard Wahl ndern m chten Klicken Sie in das rechteckige Feld bei via Clipboard 4 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die Tasten Maustastenkombination f r die Desktop Wahl ndern m chten halten Sie eine oder mehrere der gew nschten Tasten Umschalten Strg und Alt gedr ckt und klicken Sie zus tzlich mit der gew nschten Maustaste A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications PopUp Fenster e Wenn Sie die Tastenkombination f r die Clipboard Wahl ndern m chten halten Sie eine oder mehrere der gew nsch
48. achrichtenbereich 2 zeigt die Sofortnachrichten aller Teilnehmer dieses Chat e Eingabebereich 3 enth lt das Eingabefeld f r Sofortnachrichten myAttendant zeigt Sofortnachrichten im Arbeitsbereich des Hauptfensters an 5 12 1 Wie Sie eine Sofortnachricht versenden Chat Sie k nnen im internen Verzeichnis Sofortnachrichten an einen oder mehrere Teilnehmer versenden bzw mit den Teilnehmern chatten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 91 Unified Communications Sofortnachrichten UC Suite 92 Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 Das Versenden von Sofortnachrichten wurde nicht durch den Administrator Ihres Kommunikationssystems deaktiviert Klicken Sie auf Internes Verzeichnis Klicken Sie auf den Teilnehmer dem Sie eine Sofortnachricht senden wollen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und ein PopUp Men erscheint W hlen Sie Sofortnachricht senden Geben Sie den Text im unteren freien Feld ein und beenden Sie die Eingabe mit Return Im oberen Feld sehen Sie Ihre versandte Sofortnachricht und in anderer Farbe dargestellt eine evtl Antwort des Teilnehmers F hren Sie den Chat weiter oder beenden Sie die Konversation in dem Sie das Fenster schlie en HINWEIS Sie k nnen Ihrer Sofortnachricht Emotion Icons Smileys durch Klick auf das abgebildete Icon und Auswahl des gew nschten Emotion Icons hinzuf ge
49. an e Wenn ich im Urlaub bin meine Anrufe weiterleiten an e Wenn ich in der Mittagspause bin meine Anrufe weiterleiten an e Wenn ich zu Hause bin meine Anrufe weiterleiten an ndern Sie den Anwesenheitsstatus aktiviert das Kommunikationssystem die Anrufweiterleitung zu dem von Ihnen festgelegten Ziel A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 27 Unified Communications Regelbasierte Anrufumleitung Der Anwesenheitsstatus wird am oberen Ende des Bereichs Verbindungssteu erung angezeigt 5 3 1 Wie Sie Anrufumleitungsziele festlegen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Anrufregeln gt Anrufweiterleitungsziele 3 W hlen Sie f r den jeweiligen Abwesenheitsstatus das entsprechende Anrufweiterleitungsziel Keines Sprachnachrichten Mobil Assistent Extern 1 Extern 2 Privat 4 Klicken Sie auf Speichern 5 4 Regelbasierte Anrufumleitung Anrufe k nnen nach bestimmten Regeln weitergeleitet oder sogar gel scht werden Diese Regeln k nnen sie selber konfigurieren 5 4 1 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung erstellen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Anrufregeln gt Regelmodul 3 Klicken Sie auf Neu es ffnet sich der Regel Assistent 4 Geben Sie einen Namen f r die Regel ein 5 Klicken Sie auf Weiter 6 W hlen Sie im n chsten Fenster des Regel Assistenten die Bedingung f r die Regel aus 7
50. ation INFO Damit Clients eine Web Collaboration automatisch starten k nnen muss auf dem Server die Proxy Authentifizierung deakti viert sein Verbinden mit der Web Collaboration Sitzung Interne Konferenzteilnehmer mit UC PC Clients werden beim Starten der Konferenz automatisch mit der entsprechenden Web Collaboration Sitzung verbunden Hierf r wird FastViewer automatisch im Hintergrund heruntergeladen und ge ffnet was einige Sekunden dauern kann Externe Konferenzteilnehmer mit bekannter E Mail Adresse erhalten per E Mail einen entsprechenden Link f r die Web Collaboration Sitzung INFO Benutzer unter Mac OS m ssen den Link f r die Web Collaboration Sitzung in den Webbrowser kopieren Bei einer geplanten Konferenz ist das Verbinden mit der Web Collaboration Sitzung bereits ab 5 Minuten vor dem geplanten Beginn der Konferenz m glich A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite Konferenz ID und Kennwort Konferenz ID und Kennwort f r eine Web Collaboration Sitzung sind jeweils indentisch mit Konferenz ID und Kennwort der zugeh rigen Telefonkonferenz Instant Messaging und Web Collaboration Instant Messaging des Systems und Instant Messaging von Web Collaboration sind voneinander unabh ngig Sofortnachrichten aus einem UC Client erscheinen nicht in einer Web Collaboration Sitzung des selben Teilnehmers und umgekehrt 5 1
51. atus des Anrufs Geparkt als auch die Parkposition angezeigt 6 1 3 Wie Sie einen Anruf entparken Durch Entparken wird ein geparkter Anruf wieder fortgef hrt Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den geparkten Anruf 2 Klicken Sie auf Anruf entparken 6 1 4 Wie Sie einen Anruf halten Ein ankommender Ruf wird auf Halten gesetzt wenn Sie ein weiteres Gespr ch mit einem anderen Teilnehmer f hren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Verbindungssteuerung auf den entsprechenden Anruf 2 Klicken Sie auf Anruf auf Halten setzen oder dr cken Sie die Taste auf der Zehnertastatur Der Anruf wird in den Bereich Gehaltene bergebene Geparkte Anrufe der Verbindungssteuerung verschoben Der Status des Anrufs im Haltezustand wird angezeigt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 95 Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsfunktionen 6 1 5 Wie Sie einen Anruf fortf hren Mit Anruf wiederverbinden wird ein gehaltener Anruf fortgef hrt Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gehaltenen Anruf 2 Klicken Sie auf e Anruf wiederverbinden oder auf die Taste der Zehnertastatur 6 1 6 Wie Sie einen Anruf bergeben Voraussetzungen e Der Anruf wurde angenommen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf den Anruf 2 Sie haben folgende M glichkeiten e Ziehen Sie bei gehaltener Mau
52. baus Bei Einwahl au erhalb des geplanten Zeitraums erfolgt eine entsprechende Ansage Erzwingen der Authentifizierung mit Taste Der Konferenzleiter kann die Konferenz so konfigurieren dass sich jeder Konfe renzteilnehmer zumindest durch Dr cken der Taste authentifizieren muss Dies gew hrleistet dass nur anwesende Teilnehmer mit der Konferenz verbunden werden jedoch keine Sprachbox A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 61 Unified Communications Konferenzen Verl ngerung der Konferenz Zehn Minuten vor dem geplanten Konferenzende h ren die Konferenzteilnehmer eine Ansage mit dem Hinweis auf das baldige Konferenzende und auf eine m gliche Verl ngerung durch Wahl einer bestimmten Ziffer Ein beliebiger Konfe renzteilnehmer kann die Konferenz dann durch Wahl der entsprechenden Ziffer verl ngern Der Konferenzleiter kann die Konferenz in myAttendant zu einem beliebigen Zeitpunkt verl ngern Aufzeichnen der Konferenz Der Konferenzleiter kann die Konferenz automatisch oder manuell f r sich und f r alle verbundenen internen Konferenzteilnehmer aufzeichnen sofern das Aufzeichnen von Gespr chen im System aktiviert ist Teilnehmer des eigenen Knotens erhalten die Aufzeichnung in der Sprachbox Teilnehmer an anderen Knoten per E Mail Die Dauer der Aufzeichnung ist nur durch die verf gbare Speicherkapazit t des Systems begrenzt Beenden der Konferenz Die Konferenz endet zum geplanten Konfe
53. che Begr ung f r Besetzt aufgezeichnet haben h ren Anrufer Ihre allgemeine pers nliche Begr ung e pers nliche Begr ung f r Nicht angenommen Diese Ansage h ren Anrufer im standardm igen Betrieb d h ohne aktive benutzerdefinierte Profile des pers nlichen AutoAttendant bei Umleitung zur Sprachbox nach Zeit oder bei manueller Weiterleitung zur Sprachbox z B Ich kann Ihren Anruf momentan nicht entgegen nehmen Falls Sie keine pers nliche Begr ung f r Nicht angenommen aufgezeichnet haben h ren Anrufer Ihre allgemeine pers nliche Begr ung e pers nliche Ansagen f r benutzerdefinierte Profile des pers nlichen AutoAttendant Diese Ansagen verwendet die Sprachbox nicht im standardm igen Betrieb sondern ausschlie lich in Verbindung mit dem pers nlichen Autoattendant INFO Stellen Sie vor der Benutzung von Ansagen bzw Musik aus anderer Quelle sicher dass Sie keine Copyright Verletzung begehen Die Sprachbox kann situationsbezogen Ansagen Ihres Anwesenheitsstatus generieren au er f r B ro CallMe und Anrufschutz mit Angabe des geplanten Zeitpunkts Ihrer R ckkehr z B Ist in einer Besprechung bis heute vierzehn Uhr drei ig Sie k nnen die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r bestimmte Anrufer und f r alle externen Anrufer separat aktivieren oder deaktivieren Die Sprachbox gibt im standardm igen Betrieb Ansagen in folgender Reihen folge von links nach rechts wieder A31003 P30
54. chende Meldung angezeigt Nach dem Beenden von myAttendant erfolgt das automatische Update 3 6 1 Wie Sie ein automatisches Update durchf hren Voraussetzungen Schritt f r Schritt N chste Schritte Ihr PC erf llt die Vorraussetzungen f r myAttendant Sie haben eine Meldung erhalten wie Client update available Please wait while the update is done Please close th following programs to continue the update Beenden Sie die genannten Programme Starten Sie nach dem automatischen Update myAttendant neu A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Erste Schritte Wie Sie die Sprache der Bedienoberfl che ausw hlen 4 Erste Schritte Folgende wichtige oder hilfreiche T tigkeiten empfehlen wir Ihnen gleich zu Beginn durchzuf hren detaillierte Anweisungen finden Sie im Anschluss Sprache ausw hlen W hlen Sie die Sprache f r die Bedienoberfl che von myAttendant aus Teilnehmer einer Benutzerschaltfl che zuweisen Legen Sie fest welche Benutzer Sie auf einer Benutzerschaltfl che mit direktem berblick ber Ihre Anrufe Nachrichten haben m chten 4 1 Wie Sie die Sprache der Bedienoberfl che ausw hlen Schritt f r Schritt N chste Schritte 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Darstellung 3 W hlen Sie unter Sprache die gew nschte Sprache aus 4 Klicken Sie auf Speichern Beenden Sie myAttendant und starten Sie die Anwen
55. chnachrichten Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Abgespielt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 3 Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht 4 W hlen Sie im Kontextmen unter Nachricht verschieben nach gt den gew nschten Ordner 5 11 2 6 Wie Sie eine Sprachnachricht als WAV Datei speichern Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten 2 Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Abgespielt 3 Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht 4 Klicken Sie im Kontextmen auf Als WAV Datei speichern 5 W hlen Sie im Fenster Speichern einen Ordner geben Sie im Eingabefeld den gew nschten Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern 5 11 2 7 Wie Sie Sprachnachrichten sortieren Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten 2 Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Abgespielt 3 Klicken Sie auf eine der Spalten berschriften Typ Datum Zeit Gruppenname Rufnr Nachname Vorname Firma Priorit t oder Dauer um die Sprachnachrichten nach diesem Kriterium alphanumerisch aufsteigend zu sortieren 4 Wenn Sie die Sortierreihenfolge umkehren m
56. chrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Sprachnach richten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Klicken Sie auf eine dieser Kategorien Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Sprachnachricht Klicken Sie auf Als WAV Datei speichern 6 3 8 Wie Sie Faxnachrichten verschieben Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Der Teilnehmer muss eine ComfortPlus Lizenz haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Faxnachrichten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Klicken Sie auf eine der angezeigten Faxgruppen 105 Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center 5 6 7 Im Fenster Nachrichtendetails werden die Faxnachrichten der Faxgru
57. chten klicken Sie erneut auf die Spalten berschrift 5 11 2 8 Wie Sie eine Sprachnachricht l schen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten 2 Klicken Sie auf einen der Ordner Posteingang Abgespielt oder Gespei chert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 89 Unified Communications Sofortnachrichten UC Suite 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht e Markieren Sie die gew nschten Sprachnachrichten klassische Benutzer oberfl che 4 W hlen Sie im Kontextmen Nachricht verschieben nach gt Verschieben nach Gel scht 5 Wenn Sie endg ltig l schen m chten a Klicken Sie auf den Ordner Gel scht b W hlen Sie die gew nschte n Sprachnachricht en aus c W hlen Sie im Kontextmen Nachricht verschieben nach gt Nachricht endg ltig l schen 5 12 Sofortnachrichten UC Suite 90 Mittels Sofortnachrichten k nnen Sie mit anderen Kommunikationspartnern chatten Das Kommunikationssystem unterst tzt sowohl Benutzer von UC Suite als auch einen externen Kommunikationspartner via XMPP und Multi User Chat sowie beides in Kombination Gesendete und empfangene Sofortnachrichten werden bei Ihnen und Ihren Kommunikationspartnern als Dialog angezeigt Kontextmen s mit dem Men punkt Sofortnachricht senden zeigen durch ein Symbol links ob der betreffende Teilnehmer ge
58. cken Sie auf OK Klicken Sie auf Speichern 29 Unified Communications Verzeichnisse 5 4 4 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung l schen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Anrufregeln gt Regelmodul 3 Markieren Sie die gew nschte Regel und klicken Sie auf Entfernen INFO Die Regel wird sofort gel scht es gibt keine zus tzliche Nachfrage 4 Klicken Sie auf Speichern 5 4 5 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung aktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Anrufregeln gt Regelmodul 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen vor der gew nschten Regel damit ist diese Regel aktiviert 4 Klicken Sie auf Speichern 5 5 Verzeichnisse Verzeichnisse organisieren Ihre Kontakte A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 30 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Verzeichnisse Folgende Verzeichnisse werden unterst tzt Symbol Verzeichnis 5 Pers nliches Verzeichnis Im pers nlichen Verzeichnis k nnen Sie Ihre pers nlichen Kontakte entweder einzeln hinzuf gen bearbeiten und l schen oder Ihre Outlook Kontakte beim Start von myAttendant importieren Wenn Sie die Outlook Kontakte importie ren k nnen Sie diese in myAttendant nicht ver ndern en Internes Verzeichnis Enth lt interne Teilnehmer mit ihrem Anwesenheitsstatus nur Systemtelefone und ihren zus tzlichen Rufnummern Bei Abwesen
59. cken Sie auf den betreffenden pers nlichen Kontakt Klicken Sie auf Bearbeiten Bearbeiten Sie im Fenster Pers nlicher Kontakt die Kontaktdaten HINWEIS Achten Sie darauf dass die Rufnummer immer im kanonischen Format eingetragen ist Klicken Sie auf Speichern 35 Unified Communications Journal 5 5 12 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt l schen Schritt f r Schritt 5 6 Journal 36 Sie k nnen private Daten im pers nlichen Verzeichnis jederzeit l schen 1 Klicken Sie auf Pers nliches Verzeichnis 2 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Klicken Sie auf den betreffenden pers nlichen Kontakt e Markieren Sie die betreffenden pers nlichen Kontakte 3 Klicken Sie auf Entfernen und anschlie end auf Ja Das Journal ist die Liste all Ihrer ankommenden und gehenden Anrufe Aus dem Journal k nnen Sie Kontakte schnell und einfach erneut anrufen oder entgangene Anrufe beantworten Ordner f r Anrufarten Die Anrufe sind in folgende Ordner gegliedert Offen Enth lt die von Ihnen unbeantworteten entgangenen Anrufe bei denen eine Rufnummer bermittelt wurde Sobald Sie einen dieser Anrufe beantworten entfallen alle Eintr ge mit der entsprechenden Rufnummer Alle Anrufe Entgangen Angenommen Intern Extern Ankommend Gehend Anrufdetails Jeder Anruf wird mit Datum und Zeit angezeigt und sofern vorhanden mit Rufnummer Falls ein Verzeichnis zur Rufnummer weiter
60. d Gespr ch Auflegen e l Weiterleiten zur Sprachbox C w hrend Gespr ch bergeben nach Eingabe einer zu w hlenden Ruf L nummer oder eines zu suchenden Namens Halten Aufzeichnen sofern im System aktiviert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 45 Unified Communications PopUp Fenster 46 Symbol Funktion mer E Mail an den Gespr chspartner XMPP an den Gespr chspartner der Anwesenheitsstatus des 2 Gespr chspartners wird angezeigt sofern verf gbar Geplanter Anruf amp Web Collaboration ffnen des Hauptfensters bei ankommendem Anruf Sie k nnen w hlen ob myAttendant bei ankommenden Anrufen automatisch das Hauptfenster ffnet Schlie en des PopUp Fensters bei Anrufende Sie k nnen PopUp Fenster bei Anrufende automatisch schlie en lassen Wenn Sie mittels PopUp Fenster ber entgangene Anrufe benachrichtigt werden m chten deaktivieren Sie diese Funktion Sobald mehr als drei PopUp Fenster f r Anrufe ge ffnet sind werden diese minimiert in der Taskleiste dargestellt PopUp Fenster bei gehendem Anruf Das PopUp Fenster zeigt die Rufnummer des Angerufenen und falls in einem Verzeichnis verf gbar dessen Namen Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Symbol Funktion Auflegen w hrend Gespr ch bergeben nach Eingabe einer zu w hlenden Ruf nummer oder eines zu suchenden Namens Ha
61. d geholt werden Es kann auf einem PC nur ein Nachrichten Center ge ffnet sein 6 3 3 Wie Sie eine Nachrichten bersicht anzeigen Schritt f r Schritt 1 2 Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf einen Teilnehmer 6 3 4 Wie Sie Sprachnachrichten abh ren Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung F r das Abh ren von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Sprachnach richten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Klicken Sie auf eine dieser Kategorien Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Sprachnachricht Klicken Sie auf Nachricht abspielen Klicken Sie auf eine der Kategorien 103 Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center e ber Telefon e ber Lautsprecher 6 3 5 Wie Sie Sprachnachrichten verschieben Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Klicken Sie auf Nachrichten Center K
62. deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Autom zur ck zu B ro 4 Klicken Sie auf Speichern 5 1 3 Wie Sie die Sichtbarkeit Ihres Anwesenheitsstatus f r Andere ndern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Sensibilit t gt Sichtbarkeit Ihres Anwesenheitsstatus 3 W hlen Sie im Bereich eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie Ihren Anwesennheitsstatus f r einen bestimmten Teilnehmer sichtbar machen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen in der betreffenden Zeile e Wenn Sie Ihren Anwesennheitsstatus f r einen bestimmten Teilnehmer unsichtbar machen m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen in der betreffenden Zeile e Wenn Sie Ihren Anwesenheitsstatus f r alle Teilnehmer sichtbar machen m chten klicken Sie auf Alle ausw hlen e Wenn Sie Ihren Anwesennheitsstatus f r alle Teilnehmer unsichtbar machen m chten klicken Sie auf Auswahl aufheben 4 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 25 Unified Communications CallMe Dienst 5 1 4 Wie Sie PopUp Fenster bei nderung des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 5 2 CallMe Dienst 26 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie PopUp Fenster bei nderung des Anwesenheitsstatus aktivieren m chten aktivie
63. die Registerkarte Eigene Konferenzen 4 Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz 5 Klicken Sie auf Bearbeiten 6 Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Wiederkehrende Konferenz und aktivieren Sie es erneut 7 Klicken Sie auf Ausnahmen 8 Klicken Sie auf Hinzuf gen 9 W hlen Sie in der Aufklappliste Originaldatum uhrzeit den betreffenden Konferenztermin 10 Klicken Sie auf Diese Wiederholung entfernen 11 Klicken Sie auf OK 12 Klicken Sie auf Abbrechen 13 Klicken Sie auf OK 14 Klicken Sie auf Erweitert 15 Wenn Sie der Einladungs E Mail einleitenden Text hinzuf gen m chten Klicken Sie in das Eingabefeld Hinweise und geben Sie den gew nschten Text ein 16 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 69 Unified Communications Konferenzen 5 10 3 Permanente Konferenz 70 Eine permanente Konferenz ist zeitlich unbegrenzt Die Konferenzteilnehmer k nnen sich jederzeit einw hlen Der Konferenzleiter speichert eine permanente Konferenz unter einem eigenen Namen Sie bleibt bestehen bis er sie l scht Optionen beim Konfigurieren einer permanenten Konferenz Der Initiator der Konferenz kann folgende Eigenschaften festlegen e Authentifizierung der Konferenzteilnehmer beim Eintreten in die Konferenz erforderlich durch Eingabe von Konferenz ID und Kennwort ber die Telefon tastatur INFO Mobility Entry Teilnehmer m s
64. dung erneut Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 4 2 Wie Sie die Sprache der Sprachbox ausw hlen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Kommunikation gt Einstellungen f r Sprachnachrichten 3 W hlen Sie aus der Aufklappliste VoiceMail Sprache die gew nschte Sprache 4 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Erste Schritte Wie Sie Ihre Namensansage aufzeichnen 4 3 Wie Sie Ihre Namensansage aufzeichnen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 INFO Sie k nnen die Namensansage auch ber das Telefonmen der Sprachbox aufzeichnen Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Profile und anschlie Bend auf ein beliebiges Profil Klicken Sie auf Aufzeichnen Klicken Sie in der Liste auf die Ansage Eigener VoiceMail Name Klicken Sie auf Aufzeichnen Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton Klicken Sie auf Anhalten Wenn Sie die Ansage am Telefon anh ren m chten klicken Sie auf Wiedergabe Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten 10 Wenn Sie die Ansage nochmals aufzeichnen m chten klicken Sie erneut auf Aufzeichnen 11 Klicken Sie auf Schlie en und anschlie end auf Speichern 4 4 Wie Sie eine pers nliche Begr ung aufzeichnen Schritt f r Schritt 1 2
65. e griffe l schen Erweiterte Suche Sie k nnen gezielt in den Feldern Anrede Vorname Nachname Firma Nebenstelle Firmen Rufnr Gesch ftlich 1 Gesch ftlich 2 Privat 1 Privat 2 Mobilrufnummer und E Mail suchen und die maximale Anzahl der Treffer begrenzen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 31 Unified Communications Verzeichnisse Sortierung Sie k nnen die Kontakte eines Verzeichnisses nach einer Spalte alphanumerisch auf oder absteigend sortieren Die Richtung in die das Dreieck bei einer Spalten berschrift weist zeigt die auf oder absteigende Sortierung an Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 5 5 1 Wie Sie Teilnehmer suchen Sie k nnen sowohl im internen als auch im externen Verzeichnis nach Details zu einem Teilnehmer suchen wie z B Rufnummer oder Name Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Suchen 2 Geben Sie die Suchzeichenfolge ein z B einen Teil des Namens 3 W hlen Sie ber die Schaltfl che Optionen das Verzeichnis internes externes pers nliches oder externes Offline Verzeichnis aus in dem Sie suchen lassen wollen 4 Geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff Name Rufnummer ein HINWEIS Klicken Sie auf die Schaltfl che Erweitert f r eine Suche mit weiteren Kriterien 5 Klicken Sie auf Starten Die Ergebnisse werden auf der rechten Seite des Fensters angezeigt 5 5 2 Wie Sie eine Rufnummer aus internem Verzeic
66. e Informationen enth lt wie Nachname Vorname und Firma werden auch diese angezeigt Zus tzlich angezeigt werden Richtung Dauer und die Spalte Gespr ch abgeschlossen Die Breite aller Spalten ist variabel Richtung Bedeutung amp ankommend gehend A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Journal Gespr ch abge Bedeutung schlossen D Der Anruf war erfolgreich oder wurde beantwortet Gruppierung Die Anrufe in allen Ordnern sind nach dem selben von Ihnen w hlbaren Kriterium gruppiert Datum z B Heute Gestern etc Letzte Woche Vor zwei Wochen Vor drei Wochen Letzten Monat und Alter Rufnummer Nachname Vorname e Vorname Nachname Firma Rechts von der Bezeichnung der Gruppe ist in Klammern die Anzahl der enthal tenen Journaleintr ge angegeben Sortierung Sie k nnen die Anrufe im Journal nach einer beliebigen Spalte alphanumerisch auf oder absteigend sortieren Die Richtung in die das Dreieck bei der Spalten berschrift weist zeigt die auf oder absteigende Sortierung an Heranzoomen eines Eintrags Sie k nnen in der Spalte nach der sortiert ist einen bestimmten Eintrag Zeichen f r Zeichen heranzoomen So springen Sie buchstabenweise z B zum ersten Nachnamen der mit Sen beginnt Diese Methode k nnen Sie auch in einem Suchergebnis verwenden Aufbewahrungsdauer Das Kommunikationssystem
67. e Regel f r die Anrufumleitung l schen 2 22ncensaeeeenn een 30 5 4 5 Wie Sie eine Regel f r die Anrufumleitung aktivieren 22 2 ssan sense 30 9 9 VEIZEICHMISSEr Arsen ie ee ee 30 5 5 1 Wie Sie Teilnehmer suchen 2o2a0 one an aa ai a aaa a a ad a 32 5 5 2 Wie Sie eine Rufnummer aus internem Verzeichnis w hlen 22uncenseeeeen nenn 32 5 5 3 Wie Sie interne Teilnehmer sortieren u nan ana uaaa naana 33 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 3 Inhalt 5 5 4 Wie Sie externe Kontakte hinzuf gen 2 2 22n sone an nenn nennen een nenn 33 5 5 5 Wie Sie externe Kontakte bearbeiten 2 2n 22 snen nennen een 33 5 5 6 Wie Sie externe Kontakte l schen 22n 22H nan nennen nennen nennen nenn 34 5 5 7 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer hinzuf gen 2 222 saen rennen nenn 34 5 5 8 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer anzeigen und erg nzen n nous annan 34 5 5 9 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer l schen 22ns sense nennen een nenn 35 5 5 10 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt hinzuf gen 2 22us nennen rennen rennen nn 35 5 5 11 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt ndern 2 22unsnneeennenennee nennen een 35 5 5 12 Wie Sie einen pers nlichen Kontakt l schen naana aa 36 5 6 Journal a run a a nee EEE he Id eher Eee are 36 5 6 1 Wie Sie das Journal Sortier
68. e Rufnummer m chten dass diese im internen Verzeichnis nicht angezeigt wird deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Sichtbar neben der Rufnummer Wenn Sie bei Mobilrufnummer Externe Rufnummer 1 Externe Rufnummer 2 oder Private Rufnummer m chten dass diese im internen Verzeichnis angezeigt wird aktivieren Sie das Kontroll k stchen Sichtbar neben der Rufnummer Klicken Sie auf Speichern 113 Konfiguration Wie Sie Ihren XMPP Alias festlegen 7 5 Wie Sie Ihren XMPP Alias festlegen Voraussetzungen Schritt f r Schritt e Der Administrator Ihres Kommunikationssystems hat XMPP aktiviert 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten 3 Geben Sie in XMPP ID Ihren XMPP Alias ein das ist der linke Teil z B john public Ihrer vollst ndigen XMPP ID z B john public oso example domain com also ohne Dom nenname Der XMPP Alias muss innerhalb einer Dom ne eindeutig sein INFO Teilen Sie externen XMPP Kommunikationspartnern stets Ihre vollst ndige XMPP ID mit z B xmpp john public oso example domain com also einschlie lich Dom nenname Falls erforderlich erfragen Sie den Dom nennamen beim Administrator Ihres Kommunikations systems 4 Klicken Sie auf Speichern 7 6 Programmierung der Funktionstasten eines Telefons 114 Ihr Telefon ist mit einer bestimmten Anzahl an Funktionstasten ausgestattet Einige dieser Funktionstasten sind mit
69. e Sprachnachricht weiterleiten Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Abgespielt Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht Klicken Sie im Kontextmen auf Nachricht weiterleiten Wenn Sie die Liste der Empf nger sortieren m chten klicken Sie auf eine der Spalten berschriften Nebenstelle oder Name um nach diesem Kriterium alphanumerisch aufsteigend zu sortieren Wenn Sie die Sortierreihenfolge der Liste der Empf nger umkehren m chten klicken Sie erneut auf die Spalten berschrift Aktivieren Sie das Kontrollk stchen f r den oder die gew nschten Empf nger Wenn Sie einen Kommentar aufnehmen m chten f hren Sie folgende Schritte durch a Klicken Sie auf Kommentar b Klicken Sie auf Starten Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an c Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an d Sprechen Sie Ihren Kommentar nach dem Ton e Klicken Sie auf Anhalten f Wenn Sie den Kommentar am Telefon anh ren m chten klicken Sie auf Anh ren Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten g Wenn Sie den Kommentar nochmals aufzeichnen m chten klicken Sie erneut auf Aufzeichnen Klicken Sie auf Weiterleiten 5 11 2 5 Wie Sie eine Sprachnachricht verschieben Schritt f r Schritt 1 2 88 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Spra
70. e a ar a a neh 7 2 Einf hrung 24 33 ee ee ee ee een ee EA 8 21 MyAttendanl ere ceesre rri ee en Ee a EE E E e EE a a ea E eea E ea 8 2 2 Elemente der Benutzeroberflache ssi ssreissrrseriresri trest r s ernennen 8 213 Online Hilfe ass essen ne a ee E ee EE E EE 12 3 Installation Starten und Beenden von myAttendant H Hseenen en nenn nenn nennen 13 3 1 Wie Sie myAttendant installieren 2 22 sono eeeann nennen een 13 3 2 Wie Sie myAttendant erstmalig starten 222 2n oem een een een 13 2 3 WiesieimyAltendantist tlene zer ceri rrer eri inane AEAEE TEAOR NE RTE ERTA 14 3 4 myAttendant benden z 22 202 2220 00 er a a A 16 3 5 Wie Sie myAttendant deinstallieren nananana aaa 16 26 Automatische Updates niee ritak 22a ara Ba en He 17 3 6 1 Wie Sie ein automatisches Update durchf hren 22222 nanana nennen nennen 17 A Erste Schritte 0 ee anne 18 4 1 Wie Sie die Sprache der Bedienoberfl che ausw hlen 22m 2unaen een en nennen nenn 18 4 2 Wie Sie die Sprache der Sprachbox ausw hlen 2 2 2 2unsane een nenn 18 4 3 Wie Sie Ihre Namensansage aufzeichnen 222n nase nennen een nenn 19 4 4 Wie Sie eine pers nliche Begr ung aufzeichnen 22 unsenenen anne nenn 19 4 5 Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen 222222 nuneen nennen 20 4 6 Wie Sie Funktionstasten konfigurieren 222 n seen ennen nennen een nn 20 4 7 Wie Sie die
71. eiten wollen W hlen Sie aus dem Men Bearbeiten aus F hren Sie nun die nderungen durch Klicken Sie auf OK Klicken Sie auf Schlie en 33 Unified Communications Verzeichnisse 5 5 6 Wie Sie externe Kontakte l schen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 INFO Ein gel schter externer Kontakt kann nicht wiederherge stellt werden Klicken Sie auf Externes Verzeichnis Klicken Sie auf den Kontakt den Sie l schen m chten Klicken Sie auf die Schaltfl che Entfernen Klicken Sie auf Ja um das Entfernen zu best tigen Klicken Sie auf Schlie en 5 5 7 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer hinzuf gen Schritt f r Schritt Sie k nnen Teilnehmern Notizen hinzuf gen Diese Notizen dienen Ihnen als Merkzettel Im Nachrichten Center k nnen Sie diese Notizen dort als LAN Nachrichten bezeichnet ansehen ndern oder l schen 1 2 3 4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzerschaltfl che des Teilnehmers dem Sie eine Notiz hinzuf gen m chten W hlen Sie mit rechtem Mausklick Notiz hinzuf gen aus Geben Sie den Text ein Klicken Sie auf OK Ein Briefsymbol wird zum Teilnehmereintrag im Internen Verzeichnis angezeigt 5 5 8 Wie Sie eine Notiz zu einem Teilnehmer anzeigen und erg nzen 34 Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzerschaltfl che des Teilnehmers dessen Notiz Sie sehen m chten W hlen Sie
72. en symbol am Ende der betreffenden Zeile Das Tastensymbol wird rot und kennzeichnet dass die Funktionstaste f r die Programmierung aktiviert ist W hlen Sie in der Aufklappliste Funktion Ausw hlen die gew nschte Funktion aus a Wenn eine Funktion Zusatzinformationen Parameter erfordert w hlen Sie diese aus bzw geben Sie die erforderlichen Daten ein INFO Wenn Sie f r eine Funktionstaste die Funktion Ebenen umschaltung ausw hlen steht Ihnen eine zweite Ebene f r die Belegung mit externen Rufnummern zur Verf gung Klicken Sie auf Speichern Wenn Sie ein Systemtelefon mit automatischer Tastenbeschriftung ausge w hlt haben z B optiPoint 420 Standard k nnen Sie in der Spalte Beschrift den Text eingeben der im Display der Funktionstaste erscheinen soll Wenn Sie auf einer Funktionstaste die Ebenenumschaltung eingerichtet haben aktivieren Sie das Kontrollk stchen 2 Ebene Geben Sie die externen Rufnummern ein wie beschrieben 10 Wenn Sie weitere Funktionstasten belegen m chten wiederholen Sie die Schritte 4 bis 9 11 Schlie en Sie das Browserfenster f r die Tastenprogrammierung 12 Klicken Sie im Fenster myAttendant Einrichtung auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 115 Konfiguration Wie Sie das Kennwort ndern 7 7 Wie Sie das Kennwort ndern HINWEIS ndern Sie aus Sicherheitsgr nden nach der ersten Anmeldung Ihr Kennwort Ander
73. en 42 4 4432 ns an eb ai 38 5 6 2 Wie Sie Journaleintr ge gruppieren 22H nan san en nennen een nn 38 5 6 3 Wie Sie Journaleintr ge l schen nHan sense nennen een nenn 39 5 6 4 Wie Sie die Aufbewahrungsdauer f r Journaleintr ge ndern 2222 nneeeeneen nenn 39 5 6 5 Wie Sie Journal Eintr ge exportieren vorbereiten 2 222ns seen nennen nenn 39 5 6 6 Wie Sie Journal Eintr ge exportieren 2H nun nennen nennen een nn 40 5 6 7 Wie Sie einen geplanten Anruf hinzuf gen 2usnnnneeneneen nennen nennen nn 40 5 6 8 Wie Sie einen geplanten Anruf bearbeiten 222nsneneee nennen nennen nn 41 5 6 9 Wie Sie einen geplanten Anruf l schen 222 nnnesann nennen nennen nn 41 5 7 BRUnummerniormale rer en er en ee a ae aeg 41 5 8 Desktop Wahl und Clipboard Wahl Windows s an asaan saaa aaaea 42 5 8 1 Wie Sie ber Desktop Wahl oder Clipboard Wahl anrufen sasaaa aaae 43 5 8 2 Wie Sie Desktop Wahl oder Clipboard Wahl aktivieren oder deaktivieren 22222220 43 5 8 3 Wie Sie die Tastenkombination f r Desktop Wahl oder Clipboard Wahl ndern 44 5 9 POP P Fenster as 2220 ee ne nee ee 45 5 9 1 Wie Sie PopUp Fenster bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren 48 5 9 2 Wie Sie das ffnen des Hauptfensters bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren 48 5 9 3 Wie Sie das Schlie en von PopUp
74. en Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Profile und anschlie end auf ein beliebiges Profil Klicken Sie auf Aufzeichnen Klicken Sie in der Liste auf die Ansage mit der gew nschten Bezeichnung Klicken Sie auf Entfernen Klicken Sie auf Schlie en und anschlie end auf Speichern 5 11 1 6 Wie Sie die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r externe Anrufer aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Sensibilit t gt VoiceMail Anwesenheitsstatus 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die Sprachbox Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r externe Anrufer aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Externe Anrufer werden ber meinen Anwesenheitsstatus informiert wenn sie meine VoiceMail erreichen Wenn Sie die Sprachbox Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r externe Anrufer deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Externe Anrufer werden ber meinen Anwesenheitsstatus infor miert wenn sie meine VoiceMail erreichen 4 Klicken Sie auf Speichern 82 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 5 11 1 7 Wie Sie die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r bestimmte Anrufer aktivieren oder deaktivieren Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 Damit Sie die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus f r eine bestimmte Rufnumm
75. en durch Anklicken oder ber die entsprechende Funktionstaste der Tastatur aufgerufen Die Zuordnung der Funktionschaltfl che zur jeweiligen Funktionstaste kann vom Benutzer individuell angepasst werden Nachfolgend wird die Funktion der einzelnen Schaltfl chen beschrieben Standardzuordnung nach der Installation Schatlfl che Funktions Beschreibung taste 9 F1 Hilfedatei ffnen a F2 Auf Einrichtungsoptionen zugreifen F3 Interne Teilnehmer des Kommunikationssystems anzei gen und bearbeiten F4 Unternehmensweite Kontaktdaten anzeigen p F5 Teilnehmer im internen und externen Verzeichnis suchen 7 F6 Anrufe annehmen bzw trennen il F7 Anrufe halten und fortsetzen N F8 Anrufe bergeben mit oder ohne vorheriger Ank ndigung ii F9 Anrufe parken und entparken F10 Nachrichten Center ffnen F11 Rufnummern w hlen L e F12 Gespr che aufzeichnen PopUp Fenster PopUp Fenster erscheinen situationsbezogen im Hauptfenster von myAttendant und bieten die M glichkeit mit einem Klick zu reagieren Beispiele Ankommende Anrufe k nnen sofort angenommen neue Sprachnachrichten k nnen direkt abgeh rt werden und Web Collaboration Sitzungen k nnen direkt gestartet werden Anzeige von entgangenen Anrufen Entgangene Anrufe werden zus tzlich als Icon und PopUp Fenster in der Microsoft Startleiste angezeigt Klicken Sie auf das Icon um die Anzahl der entgangenen Anrufe angezeigt zu bekommen
76. enfalls k nnten fremde Personen mit dem Standardkennwort z B auf Ihre Sprach und Faxnach richten zugreifen oder Ihre Rufnummer zu Ihren Lasten zu kosten pflichtigen externen Zielen umleiten INFO Sie k nnen das Kennwort auch ber das Telefonmen der Sprachbox ndern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten 3 Klicken Sie bei Kennwort auf ndern 4 Geben Sie im Feld Aktuell ihr momentanes Kennwort ein 5 Geben Sie in den Feldern Neu und Best tigen ihr neues Kennwort ein Das Kennwort darf nur aus Ziffern bestehen INFO Das Kennwort gilt sowohl f r myPortal for Desktop myPortal for Outlook Fax Printer Driver myAttendant und myAgent sowie f r telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox 6 Klicken Sie auf OK und anschlie end auf Speichern 7 8 Wie Sie Ihren Benutzernamen ndern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten 3 Geben Sie im Feld Benutzername den gew nschten Benutzernamen ein INFO Der Benutzername gilt sowohl f r myPortal for Desktop myPortal for Outlook Fax Printer Driver myAttendant und myAgent 4 Klicken Sie auf OK und anschlie end auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 116 myAttendant Bedienungsanleitung Konfiguration Wie Sie die automatische Anmeldung aktivieren oder deaktivieren 7 9 Wie S
77. enster bei ankommenden Anrufen aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei eingehenden Anrufen anzeigen Wenn Sie PopUp Fenster bei ankommenden Anrufen deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei eingehenden Anrufen anzeigen 4 Klicken Sie auf Speichern 5 9 2 Wie Sie das ffnen des Hauptfensters bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 48 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications PopUp Fenster 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie das ffnen des Hauptfensters bei ankommenden Anrufen aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Outlook Kontakt myAttendant bei ankommenden Anrufen ffnen e Wenn Sie das ffnen des Hauptfensters bei ankommenden Anrufen deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Outlook Kontakt myPortal for Desktop bei ankommenden Anrufen ffnen 4 Klicken Sie auf Speichern 5 9 3 Wie Sie das Schlie en von PopUp Fenstern bei Anrufende aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie das Schlie en von PopUp Fenstern bei Anrufende aktivie
78. entionen Hier erhalten Sie einf hrende Hinweise zu dieser Dokumentation 1 1 Darstellungskonventionen Diese Dokumentation verwendet unterschiedliche Mittel zur Darstellung verschiedener Arten von Informationen Art der Information Darstellung Beispiel Elemente der Benutzerober fl che fett Klicken Sie auf OK Men folge gt Datei gt Beenden Besondere Hervorhebung fett Name darf nicht gel scht werden Querverweistext kursiv Weitere Informationen fin den Sie im Themenbereich Netzwerk weite z B Courier Ausgabe Schriftart mit fester Lauf Befehl nicht gefun weite z B Courier den Eingabe Schriftart mit fester Lauf LOCAL als Dateiname einge ben Tastenkombination Schriftart mit fester Lauf weite z B Courier lt Strg gt lt Alt gt lt Esc gt 1 2 Arten von Themen Die Arten von Themen umfassen Konzepte und Tasks Art des Themas Beschreibung Konzept Erkl rt das Was und gibt einen berblick ber Zusammenh nge sowie Hintergrundin formationen z B zu Leistungsmerkmalen Task Handlungsanweisung Beschreibt das Wie f r aufgabenorien tierte Anwendungsf lle Schritt f r Schritt das und setzt Kenntnis der zugeh rigen Konzepte voraus Tasks sind erkennbar an der berschrift Wie Sie A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Einf hrung myAttendant 2 Einf hrun
79. enz anzeigen Konferenzleiter Der Initiator einer Konferenz ist bis auf Weiteres automatisch Konferenzleiter Dieser kann abh ngig von der Art der Konferenz e Konferenzteilnehmer hinzuf gen oder entfernen Entfernte Teilnehmer bleiben nicht in der Konferenz _ Konferenzteilnehmer trennen oder erneut verbinden Getrennte Teilnehmer k nnen weiterhin in der Konferenz bleiben W hrend der Konferenzleiter einen Konferenzteilnehmer verbindet h rt der einzige andere Konferenzteilnehmer Wartemusik bzw bleiben die anderen Konfe renzteilnehmer miteinander verbunden die Konferenz aufzeichnen Konferenzen an denen ein gehaltener Teilnehmer beteiligt ist k nnen nicht aufgezeichnet werden A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 53 Unified Communications Konferenzen 54 einen anderen internen Teilnehmer desselben Knotens als Konferenzleiter festlegen e die Konferenz verlassen ohne sie zu beenden Der am l ngsten teilnehmende interne Teilnehmer wird automatisch Konfe renzleiter e die Konferenz beenden Konferenzton Beim Verbinden oder Trennen eines Konferenzteilnehmers h ren die anderen Konferenzteilnehmer den Konferenzton Der Administrator kann den Konfe renzton aktivieren oder deaktivieren Konferenzteilnehmer Konferenzteilnehmer k nnen die Konferenz verlassen oder sich erneut einw hlen geplante Konferenz und permanente Konferenz Solange eine Konferenz nur einen Teilne
80. er berschreitet Sprachnachrichten f r Gruppen Der Administrator kann Gruppen f r Sprachnachrichten mit einer jeweils eigenen Rufnummer einrichten Das Kommunikationssystem leitet Sprachnachrichten an eine Gruppe an jedes Gruppenmitglied weiter Sobald ein Teilnehmer eine neue Nachricht abh rt ist die Nachricht bei allen Gruppenmitgliedern als abgeh rt gekennzeichnet L scht ein Gruppenmitglied eine Nachricht wird dieser Eintrag auch bei den anderen Gruppenmitgliedern gel scht A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 85 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite Abh ren von Sprachnachrichten Sie k nnen Sprachnachrichten wahlweise am Telefon oder am PC abh ren Das Kommunikationssystem verschiebt neue Sprachnachrichten bei erstmaligem Abh ren automatisch von Ordner Posteingang in den Ordner Abgespielt Anruf beim Absender einer Sprachnachricht Sie k nnen den Absender einer Sprachnachricht anrufen Weiterleiten einer Sprachnachricht Sie k nnen eine Sprachnachricht einfach an interne Teilnehmer weiterleiten Verschieben einer Sprachnachricht Sie k nnen eine Sprachnachricht in einen anderen Ordner verschieben Speichern einer Sprachnachricht als Datei HINWEIS Das Kommunikationssystem speichert Sprachnach richten f r eine begrenzte vom Administrator pro Ordner konfigu rierbare Zeit Nach dieser Zeit l scht das Kommunikationssystem Sprachnachrichten automatisc
81. er ar t7 ar ar Va i 7 ier J r a i pop ppe re nn nm ga lu fus e7 las a7 ax a7 Jar las ar for 3 B e e e e e e e e e e vir i n HEL la t f i Ee e e e e nr DE z z z Das Hauptfenster umfasst folgende Elemente 1 2 ONP YW Anzeige der Rufnummer bei aktuellem Anruf Anzeige ber den eigenen Telefonstatus mit detailierten Angaben ber die Art des Anrufs z B R ckruf Weitergeleitet Anzeige ber aktive Anrufe Anzeige ber geparkte im Transfer bzw Haltezustand befindliche Anrufe Funktionsschaltfl chen Men leiste mit Anwesenheitsstatus Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen Internes Verzeichnis und Journal Benutzerschaltfl chen Benutzerschaltfl chen Wenn der Cursor etwas l nger auf der Benutzerschaltfl che eines Teilnehmers steht ffnet sich ein Fenster mit Informationen ber diesen Teilnehmer Angezeigt werden Name Nebenstelle und Abteilung des Teilnehmers Anwesenheitsstatus Sprachnachrichten Normale Sprachnachrichten Vertrauliche Sprachnachrichten Dringende Sprachnachrichten Notizen Faxnachrichten Neue Faxnachrichten Gelesene Faxnachrichten Gel schte Faxnachrichten Einf hrung Elemente der Benutzeroberfl che Funktionsschaltfl chen Die Funktionsschaltfl chen enthalten die wichtigsten Funktionen zum Steuern der Vermittlungsfunktionen und zum Aufrufen der Verzeichnisse Die einzelnen Funktionen werd
82. er 51 AutoAttendant pers nlich 77 108 zentral 77 Automatisches Update 17 B Bedienung mit zwei Monitoren 11 Benachrichtigung konfigurieren 117 benutzerdefiniertes Profil 108 Benutzerschaltfl chen 9 98 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Layout 98 l schen 101 mehrere 98 neue anlegen 99 neue Struktur anlegen 100 sortieren 98 100 Teilnehmer l schen 99 Teilnehmer sortieren 98 Bild einf gen 112 Bildschirmanzeige Minimieren und Maximieren 11 C CallMe 26 CallMe Dienst 26 Clipboard Wahl 42 D Darstellungskonventionen 7 Desktop Wahl 42 dringende Sprachnachricht 84 Durchwahlnummer festlegen 119 dynamische Ansage 108 E Eigene Daten ndern 112 Einladung Konferenz 51 Einrichtung Kennwort 11 Einwahlnummer Konferenz 51 E Mail Einladung zu Konferenz 51 F Farbe festlegen 118 FastViewer 76 Fax Nachrichten 102 bearbeiten 105 106 107 speichern TIFF Datei 107 verschieben 106 weiterleiten 106 Funktionsschaltfl chen 10 G geplante Konferenz 51 60 Gruppe 123 Stichw rter Sprachnachricht 84 H Handlungsanweisung 7 Hauptfenster des Vermittlungsplatzes 9 Instant Message 90 Instant Messaging 102 J Journal 36 Aufbewahrungsdauer 36 Eintr ge gruppieren 36 Sortierung 36 K kanonisches Rufnummernformat 42 Kennwort Sprachbox 77 Konferenz 51 Automatisches Beenden ohne Konferenzleiter 52 Konferenz Management 52 Konfiguration sichern 12
83. er gezielt deaktivieren k nnen muss diese beim Anruf bermittelt werden Klicken Sie auf Einstellungen Klicken Sie auf Sensibilit t gt VoiceMail Anwesenheitsstatus W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie f r eine Rufnummer die Sprachbox Ansage Ihres Anwesen heitsstatus unterdr cken m chten klicken Sie auf Hinzuf gen geben Sie im Eingabefeld die gew nschte Rufnummer ein und klicken Sie auf OK INFO Sie k nnen folgende Zeichen als Platzhalter verwenden um Rufnummernbereiche festzulegen f r eine beliebige Ziffer und f r beliebig viele Ziffern Wenn Sie f r eine Rufnummer die Sprachbox Ansage Ihres Anwesen heitsstatus zulassen m chten klicken Sie auf den gew nschten Eintrag und auf Entfernen 4 Klicken Sie auf Speichern 5 11 1 8 Wie Sie das Abrufen Ihrer Sprach und Faxnachrichten durch die Vermittlung zulassen oder verhindern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Sensibilit t gt Sicherheit und Zugriff 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Wenn Sie das Abrufen Ihrer Sprach und Faxnachrichten durch die Vermittlung zulassen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Empfang kann meine Sprachnachrichten abh ren und meine Fax Nachrichten lesen Wenn Sie das Abrufen Ihrer Sprach und Faxnachrichten durch die Vermittlung verhindern m chten deaktivieren
84. f Journal Klicken Sie auf eine der Gruppen Offen Alle Anrufe Entgangen Angenommen Intern Extern Ankommend Gehend oder Geplant Doppelklicken Sie erforderlichenfalls auf das Dreieck links von der betref fenden Gruppe um die zugeh rigen Journaleintr ge aufzuklappen Klicken Sie auf eine der Spalten berschriften z B Nachname um die Journaleintr ge nach diesem Kriterium alphanumerisch aufsteigend zu sortieren Wenn Sie die Sortierreihenfolge umkehren m chten klicken Sie erneut auf die Spalten berschrift 5 6 2 Wie Sie Journaleintr ge gruppieren Schritt f r Schritt 1 2 3 4 38 Klicken Sie auf Journal Klicken Sie auf eine der Gruppen Offen Alle Anrufe Entgangen Angenommen Intern Extern Ankommend Gehend oder Geplant W hlen Sie im Kontextmen einer beliebigen Spalten berschrift eine der folgenden M glichkeiten e Gruppieren nach Datum e Gruppieren nach Rufnummer e Gruppieren nach Nachname Vorname e Gruppieren nach Vorname Nachname e Gruppieren nach Firma Doppelklicken Sie auf das Dreieck links von der betreffenden Gruppe um die zugeh rigen Journaleintr ge aufzuklappen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Journal 5 6 3 Wie Sie Journaleintr ge l schen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 Klicken Sie auf Journal Klicken Sie auf eine der Gruppen Offen Alle Anrufe Entgangen Angenommen Intern E
85. ffnet das Fenster bei einer sp teren Anmeldung wieder so wie Sie es eingestellt haben Gehaltene bergebene Geparkte Anrufe Im Bereich Gehaltene bergebene Geparkte Anrufe wird die Liste der einge henden Anrufe angezeigt die von Ihnen bergeben geparkt oder auf Halten gesetzt wurden F r jede Verbindung werden wie im Bereich Aktive Anrufe Details zum Anrufer angezeigt Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 6 1 1 Wie Sie einen Anruf annehmen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Bereich Aktive Anrufe der Verbin dungssteuerung auf den Anruf f r den Klingeln angezeigt wird 2 Klicken Sie auf e Anruf annehmen oder dr cken Sie die Taste 0 der Zehnertastatur Sie befinden sich mit dem Anrufer im Gespr ch 94 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsfunktionen 6 1 2 Wie Sie einen Anruf parken Durch Parken eines Anrufs wird der Anruf in eine verf gbare Parkposition verschoben bis der gerufene Teilnehmer wieder verf gbar ist Voraussetzungen e Sie m ssen den Anruf angenommen haben Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Bereich Aktive Anrufe der Verbin dungssteuerung auf den entsprechenden Anruf 2 Klicken Sie auf Anruf parken Der Anruf wird in den Bereich Gehaltene bergebene Geparkte Anrufe der Verbindungssteuerung verschoben Es werden sowohl der St
86. g Dieses Dokument richtet sich an Benutzer von myAttendant und beschreibt die Installation Konfiguration und Bedienung 2 1 myAttendant myAttendant ist eine Unified Communications Anwendung f r Vermittlungsfunk tionen Neben komfortablen Vermittlungsfunktionen Wahlhilfen ber Verzeich nisse und Informationen ber den Anwesenheitsstatus von Teilnehmern besteht z B auch Zugriff auf Sprach und Faxnachrichten Instant Messaging unterst tzt die Kommunikation mit internen Teilnehmern myAttendant bietet folgende Leistungsmerkmale Vermittlungsfunktionen Verzeichnisse Journal Pop Up Fenster Anwesenheitsstatus von Teilnehmern ndern Aufzeichnen von Anrufen Nachrichten Center Teilnehmerschaltfl chen Verwaltung von Sprach und Faxnachrichten Instant Messaging Teamfunktionen Konferenz Management 2 2 Elemente der Benutzeroberfl che Das Hauptfenster mit den Funktions und Benutzerschaltfl chen ist die zentrale Schnittstelle f r die Einrichtung und Bedienung von myAttendant A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Einf hrung Elemente der Benutzeroberfl che 0 N gt e m m zie jere ji i Si sjsj 47 alali z ar D Si R NO t ro er er ernennen a u fer ar ar ax 27 e7 Jar Jar 27 la i e e ee e e e e e e e 5 us far ar Jar 3 es er far jar a e u re er ee mern ga ix
87. genden M glichkeiten e Wenn Sie das Profil aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontroll k stchen Profil aktiv e Wenn Sie das Profil deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontroll k stchen Profil aktiv W hlen Sie f r die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie m chten dass Ihre Sprachbox Ihren Anwesenheitsstatus ansagt deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Dynamische Ansage berspringen e Wenn Sie m chten dass Ihre Sprachbox Ihren Anwesenheitsstatus nicht ansagt aktivieren Sie das Kontrollk stchen Dynamische Ansage berspringen Klicken Sie auf Speichern 111 Konfiguration Wie Sie Ihre eigene Daten ndern 7 Konfiguration Mit myAttendant konfigurieren Sie Anrufumleitungen Durchwahlnummern etc Die Konfigurationseinstellungen k nnen gesichert und wiederhergestellt werden 7 1 Wie Sie Ihre eigene Daten ndern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Eigene pers nliche Daten 3 Sie k nnen folgende Daten eingeben bzw ndern Benutzername Nebenstelle Kennwort Vorname Nachname VoiceMail Rufnummer Mobilrufnummer Externe Rufnummer 1 Externe Rufnummer 2 Faxnummer Assistenten Rufnummer E Mail XMPP ID 4 Folgende dieser Eingaben k nnen Sie durch Aktivieren des Kontrollk st chens Sichtbar f r andere Benutzer sichtbar bzw unsichtbar einstellen Mobilrufnummer Externe Rufnummer 1 Exte
88. gespeichert Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf eine Konferenz Klicken Sie auf Entfernen Falls die Konferenz gestartet ist wird sie abgebrochen 5 10 2 Geplante Konferenz 60 Eine geplante Konferenz Meet Me Konferenz findet zu einem k nftigen Termin mit festgelegter Dauer statt eventuell wiederkehrend zur selben Uhrzeit Eine geplante Konferenz bleibt w hrend des gesamten geplanten Zeitraums aktiv unabh ngig davon ob Teilnehmer verbunden sind Der Konferenzleiter speichert eine geplante Konferenz unter einem eigenen Namen Optionen beim Konfigurieren einer geplanten Konferenz Der Initiator der Konferenz kann folgende Eigenschaften festlegen Beginn und Ende Zeitpunkt regelm ig stattfindend Anwesenheit des Konferenzleiters erforderlich A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen e Authentifizierung der Konferenzteilnehmer beim Eintreten in die Konferenz erforderlich durch Eingabe von Konferenz ID und Kennwort ber die Telefon tastatur INFO Mobility Entry Teilnehmer m ssen vor ihrer Authentifi zierung die Kennzahl f r MFV Nachwahl eingeben Das Standardkennwort f r Konferenzen ist 123456 Der Konferenzleiter kann dies f r Konferenzteilnehmer individuell ndern e Sprache der Ansagen und der Einladu
89. gration 4 8 1 Wie Sie die Outlook Anbindung konfigurieren Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Outlook Anbindung Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Outlook Kontakte beim Starten impor tieren wenn Sie diese Funktion nutzen m chten Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Kalendertermine automatisch aus meinen Anwesenheitsstatus nderungen generieren wenn Sie diese Funktion nutzen m chten W hlen Sie die gew nschte Kalenderfunktion aus der Auswahlliste M glich sind Keine Kalenderintegration Outlook Kalender Integration oder Exchange Kalender integrieren Klicken Sie auf Speichern 21 Unified Communications Anwesenheitsstatus 5 Unified Communications Unified Communications ist die Integration unterschiedlicher Kommunikations systeme medien ger te und anwendungen innerhalb einer Umgebung z B IP Telefonie ortsgebundene und mobile Telefonie E Mail Instant Messaging Desktop Anwendungen Sprachbox Fax Konferenzen und Unified Messaging Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 5 1 Anwesenheitsstatus Der Anwesenheitsstatus informiert im internen Verzeichnis und auf den Benutzer schaltfl chen ber die Verf gbarkeit interner Teilnehmer Folgende Anwesenheitsstatus sind vorgesehen Symbol Anwesenheitsstatus Verf gbarkeit
90. griff zu Ihrem Windows Benutzerkonto haben Anderenfalls k nnten diese zum Beispiel auf Ihre Sprach und Faxnachrichten zugreifen oder Ihre Rufnummer zu Ihren Lasten zu kostenpflichtigen externen Zielen umleiten 5 Geben Sie im Feld Serveradresse die IP Adresse Ihres Application Servers ein falls diese nicht bereits angezeigt wird 6 W hlen Sie in der Aufklappliste myAttendant aus A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Installation Starten und Beenden von myAttendant myAttendant beenden 7 Klicken Sie auf Anmelden HINWEIS Beim erstmaligen Start von myAttendant werden Sie aufgefordert dass Kennwort zu ndern Diese Aufforderung erfolgt nicht wenn die nderung des Kennworts bereits ber eine andere Client Applikation oder ber das Telefonmen der Sprachbox durchgef hrt wurde Erfolgt der Start von myAttendant nach einer Erstinstallation geben Sie im Feld Altes Kennwort das Standardkennwort 1234 ein Geben Sie in den Feldern Neues Kennwort und Kennwort best tigen ihr mindestens sechsstelliges ausschlie lich aus Ziffern bestehendes neues Kennwort ein Das Kennwort gilt f r myAgent myReports myAttendant myPortal for Desktop myPortal for Mobile myPortal for OpenStage myPortal for Outlook FaxPrinter und f r den telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox 3 4 myAttendant beenden Generell muss myAttendant nicht explizit beendet werden sondern meldet sich automatisch
91. h Sie k nnen eine Sprachnachricht als WAV Datei im Dateisystem Ihres PCs speichern um diese dauerhaft zu archivieren oder per E Mail an beliebige Empf nger zu senden 5 11 2 1 Wie Sie eine Sprachnachricht ber Telefon abh ren 86 Voraussetzungen Schritt f r Schritt N chste Schritte e Ihr Anwesenheitsstatus ist B ro oder CallMe 1 Klicken Sie auf die Registerkarte oder in das Fenster Sprachnachrichten 2 Klicken Sie auf den gew nschten Ordner z B Posteingang 3 Klicken Sie auf die gew nschte Sprachnachricht 4 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Klassische Benutzeroberfl che Klicken Sie im Kontextmen auf Nachricht abspielen gt ber Telefon e Moderne Benutzeroberfl che Klicken Sie auf das Symbol Nachricht abspielen ber Telefon Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 5 11 2 2 Wie Sie eine Sprachnachricht am PC abh ren Voraussetzungen Schritt f r Schritt Ihr PC verf gt ber eine korrekt konfigurierte Soundkarte und Lautsprecher oder Kopfh rer INFO Falls Sie unter Mac OS iTunes f r die Wiedergabe Ihrer Mutimediadateien nutzen bernimmt die iTunes Library abgeh rte Sprachnachrichten automatisch Diese werden unter Umst nden durch Synchronisierung automatisch zu iCloud sowie an weitere Ger te bertragen und sollten manuell gel
92. heit eines Teilnehmers sehen Sie den geplanten Zeitpunkt der R ckkehr in der Spalte Datum Uhr zeit sofern er seinen Anwesenheitsstatus f r Sie sichtbar sein l sst ze Externes Verzeichnis Enth lt Kontakte aus einem Unternehmensverzeichnis und ist durch den Administrator des Kommunikationssystems zu konfigurieren Externes Offline Verzeichnis Enth lt Kontakte aus dem LDAP Unternehmensverzeichnis und ist durch den Administrator des Kommunikationssystems zu konfigurieren Die Eintr ge wer den jedes Mal aktualisiert wenn Sie es ffnen Details der Kontakte Die Listenansicht der Kontakte zeigt je nach Verzeichnis unterschiedliche der folgenden Details Nebenstelle Datum Uhrzeit Nachname Vorname Mobil Assistent Extern Privat 1 Gesch ftlich 1 Gesch ftlich 2 Faxnr E Mail XMPP Adresse Faxnummer Abteilung Standort Firma Die Breite aller Spalten ist variabel Einfache Suche Sie k nnen in den Verzeichnissen nach Vorname Nachname oder einer Rufnummer suchen Sie k nnen ausw hlen welche Verzeichnisse die Suche einschlie en soll Die Verzeichnisse werden in der Reihenfolge wie in der Tabelle oben durchsucht Die Suche ist sowohl nach einem ganzem Wort als auch mit einem unvollst ndigem Suchbegriff m glich z B Teil einer Rufnummer Die eingestellten Suchoptionen bleiben bis auf Weiteres erhalten Alle verwendeten Suchbegriffe werden gespeichert Sie k nnen die Liste der verwendeten Suchb
93. hmer hat h rt dieser Wartemusik Der Administrator kann festlegen ob in Konferenzen mehrere externe Konferenzteilnehmer zul ssig sind Die maximale Anzahl der externen Konferenzteilnehmer ist unter anderem durch die Anzahl der verf gbaren Amtsleitungen begrenzt Automatisches Beenden ohne Konferenzleiter Verbleiben in einer Konferenz nur externe Teilnehmer h ren die Konferenzteil nehmer nach Ablauf einer bestimmten Zeit einen Aufmerksamkeitston Nach Ablauf einer weiteren Zeit beendet das Kommunikationssystem die Konferenz automatisch Der Administrator kann diese Zeiten ndern Benachrichtigung per E Mail und Outlook Termin Das System kann Konferenzteilnehmer automatisch per E Mail und bei geplanten Konferenzen zus tzlich mittels Outlook Termin als Anlage ics benachrichtigen Ereignis benachrichtigte Konfe Outlook Termin renzteilnehmer Neue Konferenz alle automatische Erstellung L schen der Konferenz automatische L schung Verschieben der Konferenz automatische Aktualisierung Hinzuf gen von Konferenz betroffene automatische Erstellung teilnehmern betroffene Entfernen von Konferenzteil automatische L schung nehmern betroffene A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen Voraussetzung ist dass der Administrator den E Mail Versand konfiguriert hat Ferner muss ein interner Konferenzteilnehmer seine E Mail Adresse
94. hnachricht am PC abh ren 2 saaana aaaea 87 5 11 2 3 Wie Sie den Absender einer Sprachnachricht zur ckrufen 22 22 22 s2se sense 87 5 11 2 4 Wie Sie eine Sprachnachricht weiterleiten 22222 nnes nennen nennen nenn 88 5 11 2 5 Wie Sie eine Sprachnachricht verschieben 22 22220 s nennen nn 88 5 11 2 6 Wie Sie eine Sprachnachricht als WAV Datei speichern 2222 nnen seen 89 5 11 2 7 Wie Sie Sprachnachrichten sortieren anaa anaana anane 89 5 11 2 8 Wie Sie eine Sprachnachricht l schen ansaa anaana aaea 89 512 Sofortn chrichten UC SUE errr iaire nie 90 5 12 1 Wie Sie eine Sofortnachricht versenden Chat uesasaua uaaa a aaaea 92 6 Vermittlungsplatzfunktionen H reennneen nn nennen 93 6 1 VEimittlumgsSiumktonen ums ee ee a ee een an RE ende 93 6 1 1 Wie Sie einen Anruf annehmen 2 au 2 a a ae 94 6 1 2 Wie Sie einen Anruf parken 2 2 2 nun enn nennen nennen een 95 6 1 3 Wie Sie einen Anruf entparken u u 20 000 000 Ba a E E 95 6 1 4 Wie Sie elnen Antut hallenze sssri eenia aa ea a ana 95 6 1 5 Wie Sie einen Anruff rff hren au mr ee 96 6 1 6 Wie Sie einen Anruf bergeben nn nen aeneen nennen 96 6 1 7 Wie Sie einen Anruf aufzeichnen und wiedergeben 2 naes seen een nenn 96 6 1 8 Wie Sie eine Verbind ngitrennen 2 2 222 022 0 a tea nee 97 6 1 9 Wie Sie eine Rufnummer wahlen o ce seeria sagaci sakci d nennen
95. hnis w hlen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Internes Verzeichnis 2 Doppelklicken Sie den markierten Eintrag des Teilnehmers A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 32 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Verzeichnisse 5 5 3 Wie Sie interne Teilnehmer sortieren Schritt f r Schritt 1 2 Klicken Sie auf Internes Verzeichnis Klicken Sie in der Spalten berschrift auf das Sortierkriterium Nachname Vorname Nebenstelle etc nach dem Sie die Teilnehmer sortieren wollen 5 5 4 Wie Sie externe Kontakte hinzuf gen Schritt f r Schritt Sie k nnen Daten von externen Teilnehmern im externen Verzeichnis als Kontakte speichern Damit haben Sie schnellen Zugriff auf diese Daten 1 2 3 4 5 Klicken Sie auf Externes Verzeichnis Eine Liste aller externen Kontakte wird angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che Neu Ein leeres Eingabefeld erscheint Geben Sie die Details des neuen Kontakts ein Speichern Sie den neuen Kontakt mit Speichern Klicken Sie auf Schlie en 5 5 5 Wie Sie externe Kontakte bearbeiten Schritt f r Schritt Sie k nnen die Details eines Kontakts wie Anrede Vorname Nachname Gesch ftlich 1 Gesch ftlich 2 Mobil und Privatrufnummer im externen Verzeichnis bearbeiten 1 2 3 4 5 6 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Externes Verzeichnes Klicken Sie auf den Kontakt dessen Details Sie bearb
96. hritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Ihr Administrator hat eine Einwahlnummer f r Konferenzen konfiguriert Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf AdHoc Konferenz Das Fenster AdHoc Konferenz ffnet sich mit Ihnen als Konferenzleiter F gen Sie Konferenzteilnehmer hinzu siehe Wie Sie Konferenzteilnehmer hinzuf gen Klicken Sie im Fenster AdHoc Konferenz auf Datei gt Speichern Geben Sie Name der Konferenz ein Klicken Sie auf Erweitert W hlen Sie in der Aufklappliste Konferenztyp eine der folgenden M glich keiten e Wenn Sie m chten dass die Konferenzteilnehmer sich mittels Kennwort authentifizieren m ssen w hlen Sie Permanente Konferenz e Wenn Sie auf die Authentifizierung der Konferenzteilnehmer mittels Kennwort verzichten m chten w hlen Sie Permanente Konferenz kein Kennwort W hlen Sie die gew nschte Konferenzsprache f r die Ansagen und die Einladungen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Diese Konferenz ist aktiv 10 Wenn Sie m chten dass sich die Konferenzteilnehmer mittels Taste authentifizieren m ssen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Teilnehmer zur Eingabe von Stern zwingen um der Konferenz bei zutreten INFO Diese Option wird empfohlen wenn die Konferenzteil nehmer sich nicht mittels Kennwort authentifizieren m ssen
97. ichten k nnen weitergeleitet werden LAN Nachrichten LAN Nachrichten k nnen nur von Benutzern von myAttendant erstellt werden Sie dienen als eine Art Schwarzes Brett f r den Teilnehmer auf dem er sich Notizen zu einzelnen Teilnehmern macht Diese Nachrichten k nnen angesehen ge ndert oder gel scht werden sie k nnen nicht an andere Teilnehmer versendet werden Verwandte Themen Elemente der Benutzeroberfl che 6 3 1 Wie Sie das Nachrichten Center ber eine Funktionstaste starten Schritt f r Schritt 102 gt Klicken Sie auf Nachrichten Center INFO Sofern das Nachrichten Center schon ge ffnet und im Hintergrund war so muss das Nachrichten Center per Taskwechsel in den Vordergrund geholt werden Es kann auf einem PC nur ein Nachrichten Center ge ffnet sein A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center 6 3 2 Wie Sie das Nachrichten Center ber die rechte Maustaste starten Schritt f r Schritt 1 2 Klicken Sie im Hauptfenster von myAttendant mit der rechten Maustaste auf die Benutzerschaltfl che des Teilnehmers zu dem Sie das Nachrichten Center starten wollen Es erscheint ein PopUp Fenster Klicken Sie im PopUp Fenster auf den Eintrag Vermittlungsplatz Nachrichten Center INFO Sofern das Nachrichten Center schon ge ffnet und im Hintergrund war so muss das Nachrichten Center per Taskwechsel in den Vordergrun
98. ie Sie eine neue Registerkarte f r Benutzerschaltfl chen anlegen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf myAttendant gt Gruppeneinrichtung 3 Klicken Sie auf Neu und vergeben Sie einen Namen f r die Registerkarte 4 Klicken Sie auf OK 5 Markieren Sie den neu angelegten Eintrag f r die Registerkarte und klicken Sie auf Autom ausf 6 W hlen Sie aus der Aufklappliste Gruppen erstellen auf Basis von Abteilung oder Standort aus 7 W hlen Sie aus der Aufklappliste Gruppen sortieren nach Nachname oder Vorname aus 8 Klicken Sie auf die Optionsschaltfl che Neue Gruppen am Ende meiner bestehenden Gruppen hinzuf gen 9 Klicken Sie auf OK 10 Klicken Sie auf Speichern 6 2 5 Wie Sie eine neue Struktur f r Benutzerschaltfl chen anlegen HINWEIS Beim Anlegen einer neuen Struktur der Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen wird die vorhandene Struktur gel scht A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 99 Vermittlungsplatzfunktionen Teilnehmerverwaltung Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf die Einrichtung Klicken Sie auf myAttendant gt Gruppeneinrichtung Klicken Sie auf Neu und vergeben Sie einen Namen f r die Registerkarte Klicken Sie auf OK Markieren Sie den neu angelegten Eintrag f r die Registerkarte Klicken Sie auf Autom ausf llen HINWEIS In einer Registerkarte k nnen 90 Te
99. ie Sprachbox folgende Ansagen wieder e Namensansage Wenn Sie dynamische Ansagen aktiviert haben wird die von Ihnen aufge zeichnete Namensansage zur Begr ung verwendet au er Ihr Anwesen heitsstatus ist B ro CallMe oder Anrufschutz e dynamische Ansagen Wenn Sie dynamische Ansagen aktiviert haben generiert die Sprachbox situationsbezogene Ansagen f r Ihren Anwesenheitsstatus au er B ro CallMe und Anrufschutz mit der Angabe des geplanten Zeitpunkts Ihrer R ckkehr z B Ist in einer Besprechung bis heute vierzehn Uhr drei ig Siek nnen die Wiedergabe dynamischer Ansagen f r jedes Profil separat aktivieren oder deaktivieren Sind die dynamischen Ansagen f r ein Profil aktiviert k nnen Sie die Ansagen Ihres Anwesenheits status f r bestimmte Anrufer und f r alle externen Anrufer separat aktivieren oder deaktivieren e pers nliche Ansage f r das Profil Bevor Sie ein Profil aktivieren m ssen Sie f r dieses Profil eine pers nliche Ansage aufzeichnen die Ihren Anrufern die entsprechenden Ziffern und zugeordnete Auswahlm glichkeiten nennt z B Um eine Nachricht zu hinterlassen dr cken Sie die 1 Um mit meiner Vertretung zu sprechen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Pers nlicher AutoAttendant dr cken Sie die 2 Zur Weiterleitung an mein Mobiltelefon dr cken Sie die 3 Wenn Sie dynamische Ansagen f r das Profil deaktivieren kann es sinnvoll
100. ie die automatische Anmeldung aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt HINWEIS Verwenden Sie die automatische Anmeldung nur wenn Sie ausschlie en k nnen dass weitere Personen Zugriff auf Ihren PC haben Anderenfalls k nnten diese z B auf Ihre Sprach und Faxnachrichten zugreifen oder Ihre Rufnummer zu Ihren Lasten zu kostenpflichtigen externen Zielen umleiten 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Sensibilit t gt Sicherheit und Zugriff 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die automatische Anmeldung aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Kennwort speichern und automatisch bei myPortal anmelden Wenn Sie die automatische Anmeldung deaktivieren m chten deakti vieren Sie das Kontrollk stchen Kennwort speichern und automatisch bei myPortal anmelden 4 Klicken Sie auf Speichern 7 10 Benachrichtigungen Sie k nnen sich von myAttendant ber Anrufe und Aktionen benachrichtigen lassen Folgende M glichkeiten der Benachrichtigung stehen zu Ihrer Verf gung Taskleistensymbol bei eingehenden Anrufen anzeigen Taskleistensymbol bei gehenden Anrufen anzeigen Bei neuer Sprachnachricht Taskleistensymbol anzeigen Taskleistensymbol bei nderungdes Anwesenheitsstatus Screenpop anzeigen wenn ich eine neue Sprachnachricht PopUp Anwendung f r eingehende Anrufe 7 10 1 Wie Sie Benachrichtigungen konfigurieren Schritt f r Schritt 1 Klicken
101. ie eine geplante Konferenz konfigurieren 22 222 seeseeeee nern nennen 62 5 10 2 2 Wie Sie eine eigene geplante Konferenz anzeigen 22m sen aen nennen nenn 64 5 10 2 3 Wie Sie die Einwahlnummer f r eine geplante permanente oder offene Konferenz ermitteln 65 5 10 2 4 Wie Sie die Konferenz ID f r eine geplante oder permanente Konferenz ermitteln 65 5 10 2 5 Wie Sie das Kennwort f r eine geplante oder permanente Konferenz ndern 66 5 10 2 6 Wie Sie eine geplante permanente oder offene Konferenz als Konferenzteilnehmer anzeigen 66 5 10 2 7 Wie Sie eine geplante Konferenz verl ngern 2222 san nennen 67 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 4 myAttendant Bedienungsanleitung Inhalt 5 10 2 8 Wie Sie eine geplante Konferenz verschieben 2222 22eeeeseeeennen nennen 67 5 10 2 9 Wie Sie eine geplante oder offene Konferenz l schen 2 2 2 22222ceeee seen 68 5 10 2 10 Wie Sie einen einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie verschieben 68 5 10 2 11 Wie Sie einen einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie l schen 69 5 10 3 Permanente Konferenz aaaea saa eieaa ta a aaa a ee 70 5 10 3 1 Wie Sie eine permanente Konferenz konfigurieren sausas auauna nane 71 5 10 3 2 Wie Sie Ihre eigene permanente oder offene Konferenz anzeigen 22 222eenneeee 72 5 10 3 3 Wie Sie eine permanente Konferenz l schen n annsa nananana nanan 72
102. ig w hlbar So wie Sie die Rufnummer am 321 intern Telefon w hlen w rden stets mit 0700798765 eigenes Ortsnetz AED lt 0089700798765 fremdes Ortsnetz e 0004989700798765 Ausland INFO Verwenden Sie wo immer m glich das kanonische Rufnummernformat Damit ist eine Rufnummer in jeder Situation vollst ndig und eindeutig und auch bei Vernetzung konsistent Bei der manuellen Wahl w hlbares Format einer externen Rufnummer muss die Amtskennzahl immer mitgew hlt werden Auch bei der manuellen Eingabe der Zielrufnummer w hlbares Format f r den CallMe Dienst UC Suite in Clients muss die Amtskennzahl mit eingegeben werden Bei der Wahl einer externen Rufnummer im w hlbaren Format aus einem Verzeichnis sowie mit bestimmten Clients bei Desktop Wahl und Clipboard Wahl erg nzt das Kommunikationssystem die Amtskennzahl automatisch Richtung 1 Die automatische Erg nzung der Amtskennzahl erfolgt auch wenn als Zielrufnummer f r den CallMe Dienst UC Suite eine Rufnummer der eigenen pers nlichen Daten ausgew hlt wird Mobilrufnummer private Rufnummer etc INFO Bei Anrufen innerhalb der USA ber CSTA zu einer Rufnummer im kanonischen Format wird die Rufnummer in das w hlbare Format konvertiert 5 8 Desktop Wahl und Clipboard Wahl Windows ber die Desktop Wahl und Clipboard Wahl k nnen Sie aus vielen Windows Anwendungen ein markiertes Ziel bzw ein Ziel in der Windows Zw
103. ilnehmereintr ge verwaltet werden Eintr ge ohne Namen werden am Ende der letzten Registerkarte aufgelistet Die Sortierung erfolgt nach IP Telefone mit Namen IP Telefone ohne Namen Faxrufnummern mit Namen Faxrufnummern ohne Namen W hlen Sie aus der Aufklappliste Gruppen erstellen auf Basis von Abteilung oder Standort aus W hlen Sie aus der Aufklappliste Gruppen sortieren nach Nachname oder Vorname aus Klicken Sie auf die Optionsschaltfl che Meine Gruppenstruktur neu erstellen 10 Klicken Sie auf OK 11 Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage Klicken Sie auf Ja 12 Klicken Sie auf Speichern 6 2 6 Wie Sie Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen sortieren 100 Voraussetzungen Schritt f r Schritt Sie k nnen die Reihenfolge ndern in der die Registerkarten f r Benutzerschalt fl chen angezeigt werden 1 2 3 4 5 6 Es sind mehrere Registerkarten mit Benutzerschaltfl chen eingerichtet Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf myAttendant gt Gruppeneinrichtung Klicken Sie im Feld Gruppenname auf eine Gruppe Klicken Sie auf die Schaltfl che Nach oben oder Nach unten Wiederholen Sie gegebenenfalls Schritt 3 und 4 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center 6 2 7 Wie Sie Registerkarten f r Benutzerschaltfl chen l schen Gel schte Registerkarten k nnen nicht wiederhergestel
104. im Detail gew nschten weiteren Optionen 11 Wenn Sie einen Konferenztermin einer Konferenzserie l schen m chten f hren Sie die folgenden Schritte aus a Klicken Sie auf Ausnahmen b Klicken Sie auf Hinzuf gen c W hlen Sie in der Aufklappliste Originaldatum uhrzeit den betref fenden Termin d Klicken Sie auf Diese Wiederholung entfernen e Klicken Sie auf OK f Klicken Sie auf Abbrechen 12 Wenn Sie einen Konferenztermin einer Konferenzserie verschieben m chten f hren Sie die folgenden Schritte aus a Klicken Sie auf Ausnahmen b Klicken Sie auf Hinzuf gen c W hlen Sie in der Aufklappliste Originaldatum uhrzeit den betref fenden Termin d Klicken Sie auf Diese Wiederholung neu planen e W hlen Sie ein Neues Geplant Datum f W hlen Sie eine neue Startzeit g Klicken Sie auf OK h Klicken Sie auf Abbrechen 13 Klicken Sie auf OK 14 Klicken Sie auf Erweitert 15 W hlen Sie in der Aufklappliste Konferenztyp eine der folgenden M glich keiten e Wenn Sie m chten dass die Konferenzteilnehmer sich mittels Kennwort authentifizieren m ssen w hlen Sie MeetMe Konferenz e Wenn Sie auf die Authentifizierung der Konferenzteilnehmer mittels Kennwort verzichten m chten w hlen Sie MeetMe Konferenz kein Kennwort 16 W hlen Sie die gew nschte Konferenzsprache f r die Ansagen und die Einladungen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox 17 Aktivieren Sie da
105. ischenablage anrufen z B aus einem Editor oder einer Outlook E Mail Abh ngig von der Art der verwendeten Zeichenfolge funktioniert die Wahl folgen derma en e Eine Rufnummer im kanonischen Format wird gew hlt Eine Rufnummer im w hlbaren Format wird gew hlt sofern das Kommunika tionssystem entscheiden kann ob es sich um ein internes oder externes Ziel handelt Anderenfalls wird der Benutzer zur entsprechenden Auswahl aufge fordert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 42 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Desktop Wahl und Clipboard Wahl Windows e Eine Zeichenfolge die Buchstaben enth lt wird in den Verzeichnissen als Vorname oder Nachname gesucht Windows Anwendungen die mittels Windows Standardkomponenten implemen tiert wurden unterst tzen in der Regel die Desktop Wahl und Clipboard Wahl nicht jedoch 16 bit Anwendungen 5 8 1 Wie Sie ber Desktop Wahl oder Clipboard Wahl anrufen Voraussetzungen e Sie arbeiten unter Windows e Sie haben die gew nschte Zeichenfolge markiert Desktop Wahl oder die gew nschte Zeichenfolge befindet sich in der Windows Zwischenablage Clipboard Wahl INFO Bei Anwendungen die Desktop Wahl nicht unterst tzen z B Microsoft Office 2010 64 Bit k nnen Sie stattdessen Clipboard Wahl versuchen Schritt f r Schritt 1 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie die Desktop Wahl verwenden m chten bet tigen Sie die daf r ko
106. itig an Bei Eintritt in die Konferenz erhalten die Konferenzteilnehmer eine Begr ungsansage welche den Konferenzleiter nennt Aufzeichnen der Konferenz Der Konferenzleiter kann die Konferenz manuell f r sich und f r alle verbundenen internen Konferenzteilnehmer aufzeichnen sofern das Aufzeichnen von Gespr chen im System aktiviert ist Teilnehmer des eigenen Knotens erhalten die A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 55 Unified Communications Konferenzen Aufzeichnung in der Sprachbox Teilnehmer an anderen Knoten per E Mail Die Dauer der Aufzeichnung ist nur durch die verf gbare Speicherkapazit t des Systems begrenzt Beenden der Konferenz Der Konferenzleiter kann die Konferenz im Client beenden oder durch Auflegen Alternativ wird die Konferenz beendet wenn alle Konferenzteilnehmer die Konferenz verlassen haben 5 10 1 1 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz konfigurieren und starten Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf AdHoc Konferenz Das Fenster AdHoc Konferenz ffnet sich mit Ihnen als Konferenzleiter F gen Sie Konferenzteilnehmer hinzu siehe Wie Sie Konferenzteilnehmer hinzuf gen Klicken Sie im Fenster AdHoc Konferenz auf Konferenzraum gt Starten Das System ruft nun Sie und alle anderen Konferenzteilnehmer an Wenn Sie in dieser Konferenz O
107. lationsdatei CommunicationsClients exe aus INFO Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first die sich im Ablageverzeichnis der Installations dateien befindet 2 Wenn das Fenster Benutzerkontensteuerung angezeigt wird mit der Meldung Ein nicht identifiziertes Programm m chte auf den Computer zugreifen klicken Sie auf Zulassen 3 Klicken Sie auf Next 4 W hlen Sie das Installationsverzeichnis aus und klicken Sie auf Next 5 Aktivieren Sie das Optionsfeld Custom und klicken Sie auf Next 6 W hlen Sie das Feature myPortal myAttendant zur Installation aus und klicken Sie auf Next 7 Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms N chste Schritte Starten Sie myAttendant erstmalig 3 2 Wie Sie myAttendant erstmalig starten Voraussetzungen e _myAttendant ist auf Ihrem PC installiert e Sie sind im Kommunikationssystem als Vermittlungsplatz konfiguriert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 13 Installation Starten und Beenden von myAttendant Wie Sie myAttendant starten Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Klicken Sie auf Start gt Programme gt Communications Clients gt myPortal Anschlie end wird das Anmeldefenster angezeigt Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein Das ist blicherweise Ihre Rufnummer Bei Fragen wenden Sie sich an den Admini strator Ihres Kommunikatio
108. licken Sie auf OK h Klicken Sie auf Abbrechen 11 Klicken Sie auf OK 12 Klicken Sie auf Erweitert 13 W hlen Sie in der Aufklappliste Konferenztyp den Eintrag Offene Konferenz 14 W hlen Sie die gew nschte Konferenzsprache f r die Ansagen und die Einladungen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox 15 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Diese Konferenz ist aktiv 16 Wenn Sie m chten dass sich die Konferenzteilnehmer mittels Taste authentifizieren m ssen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Teilnehmer zur Eingabe von Stern zwingen um der Konferenz bei zutreten INFO Diese Option wird empfohlen wenn die Konferenzteil nehmer sich nicht mittels Kennwort authentifizieren m ssen Dies gew hrleistet dass nur anwesende Teilnehmer mit der Konferenz verbunden werden jedoch keine Sprachbox 17 Wenn Sie m chten dass das System die Konferenz automatisch aufzeichnet aktivieren Sie das Kontrollk stchen Diese Konferenz automatisch aufzeichnen 18 Wenn Sie die Konferenz ID selbst festlegen m chten f hren Sie folgende Schritte durch a Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Erstellen Sie Ihre eigene Konferenz ID b Geben Sie im Eingabefeld die gew nschte Konferenz ID ein 4 8 Stellen 19 W hlen Sie in Anzahl der Kan le die maximale Anzahl der Konferenzteil nehmer 20 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 75
109. licken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Sprachnach richten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Sprachnachricht Klicken Sie auf Nachricht verschieben nach Klicken Sie auf eine der Kategorien Posteingang Abgespielt e Gespeichert Gel scht 6 3 6 Wie Sie Sprachnachrichten weiterleiten 104 Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Sprachnach richten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 4 Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Sprachnachricht Klicken Sie auf Nachricht weiterleiten 6 3 7 Wie Sie Sprachnachrichten speichern Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 F r die Bearbeitung von Na
110. llen 5 Klicken Sie zum Best tigen auf Ja 6 Klicken Sie auf Speichern Verwandte Themen e Wie Sie die Konfiguration sichern e Wie Sie die Konfigurationsdatei l schen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 120 myAttendant Bedienungsanleitung Konfiguration Datensicherung der myAttendant Konfiguration 7 16 3 Wie Sie die Konfigurationsdatei l schen Voraussetzungen e Sie m ssen eine Backup Datei Ihrer Konfiguration erstellt haben Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf myAttendant gt Datensicherung 3 W hlen Sie die zu l schende Backup Datei aus 4 Klicken Sie auf Backup l schen 5 Klicken Sie zum Best tigen auf Ja 6 Klicken Sie auf Speichern Verwandte Themen e Wie Sie die Konfiguration wiederherstellen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 121 Anhang Leistungsmerkmale der UC Clients die mit SIP Telefonen genutzt werden k nnen 8 Anhang Der Anhang enth lt Referenzinformationen wie zum Beispiel Aufstellung der Leistungsmerkmale die mit SIP Telefonen genutzt werden k nnen 8 1 Leistungsmerkmale der UC Clients die mit SIP Telefonen genutzt werden k nnen Die nachfolgend genannten Leistungsmerkmale der UC Clients myAttendant myPortal for Desktop und myPortal for Outlook k nnen mit SIP Telefonen genutzt werden Das verwendete SIP Telefon muss folgende Voraussetzungen erf llen e 3PCC gem RFC 3725 wird unterst tzt e Das Leist
111. lt werden Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf myAttendant gt Gruppeneinrichtung 3 Markieren Sie die Gruppe im Feld Gruppenname 4 Klicken Sie auf Entfernen 5 Klicken Sie auf Speichern 6 3 Nachrichten Center Im Nachrichten Center werden Sprach Fax und Sofortnachrichten sowie SMS protokolliert und verwaltet Nachrichten k nnen f r andere Teilnehmer verwaltet werden Diese m ssen dazu die Erlaubnis erteilt haben Im linken Fensterteil im folgenden als Teilnehmerliste bezeichnet sind alle Teilnehmer des Kommunikationssystems mit ihrem An Abwesenheitsstatus aufgelistet An oberster Stelle steht Ihr eigener Status mit aufgeklappter Nachrich ten bersicht Die weiteren Teilnehmer folgen in alphabetischer Reihenfolge A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 101 Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center Abh ngig von der Auswahl in der Nachrichten bersicht werden im rechten Fenster im folgenden als Nachrichtendetails bezeichnet die Informationen zu den Nachrichten tabellarisch angezeigt und k nnen dort zur Bearbeitung ausge w hlt werden Die Nachrichtentypen k nnen wie folgt bearbeitet werden e Sprachnachrichten k nnen abgeh rt gel scht weitergeleitet werden e LAN Nachrichten k nnen gelesen ge ndert und gel scht werden e SMS k nnen gelesen an interne Teilnehmer geschrieben und versendet werden e Faxnachr
112. lten Aufzeichnen sofern im Kommunikationssystem aktiviert E Mail an den Gespr chspartner XMPP an den Gespr chspartner der Anwesenheitsstatus des Gespr chspartners wird angezeigt sofern verf gbar Geplanter Anruf Web Collaboration eece9 KK F A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications PopUp Fenster PopUp Fenster bei neuer Sprachnachricht Das PopUp Fenster zeigt die Rufnummer des Anrufers und falls in einem Verzeichnis verf gbar dessen Namen sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs Die Aktivierung ist nur f r Sprach und Faxnachrichten gemeinsam m glich Folgende Funktionen stehen zur Verf gung e R cklauf Windows e Wiedergeben ber Lautsprecher und Pause Anhalten e Vorlauf Windows e E Mail Sofortnachricht versenden e ber Telefon wiedergeben PopUp Fenster bei neuer Faxnachricht Das PopUp Fenster zeigt die Rufnummer des Absenders und falls in einem Verzeichnis verf gbar dessen Namen sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs Die Aktivierung ist nur f r Sprach und Faxnachrichten gemeinsam m glich Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Symbol Funktion 1 Ansicht H Schlie en F PopUp Fenster nach Versenden einer Faxnachricht Das PopUp Fenster zeigt Datum und Uhrzeit sowie die Anzahl der erfolgreichen bzw fehlgeschlagenen bertragungen Diese Art PopUp Fenster erscheint nur wenn myA
113. lten Kommunikationssystem Konferenz wird gestartet Kommunikationssystem Konferenz ist gestartet RW Kommunikationssystem Konferenz wird aufgezeichnet Ds Kommunikationssystem Konferenz wird aufgezeichnet und u abwechselnd Kommunikationssystem Konferenz wird angehalten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen Symbol Bedeutung geplanter Konferenzteilnehmer Symbol entsprechend aktuellem Anwesenheitsstatus gerufener Konferenzteilnehmer sich einw hlender Konferenzteilnehmer sich authentifizierender Konferenzteilnehmer verbundener Konferenzteilnehmer Jeder Pfeil zwischen Kommunikationssystem und Konferenzteilnehmer bzw Konferenzleiter gibt die Richtung des Verbindungsaufbaus an aus Sicht des Kommunikationssystems e Gehend Das Kommunikationssystem ruft an Bei internen Teilnehmern jedoch nur wenn der Teilnehmer keine Umleitung zur Sprachbox aktiviert hat Ankommend Der Konferenzteilnehmer bzw Konferenzleiter w hlt sich mittels Einwahl nummer ein W hrend der Teilnahme an einer Konferenz f hrt das Ausf hren oder das Annehmen eines anderen Anrufs zur Trennung von der Konferenz Einwahlnummer Der Administrator kann die bei der Basisinstallation festgelegten Einwahl nummern f r Konferenzen ndern Sie k nnen die Einwahlnummer f r eine Konfer
114. mit dem Herunterfahren des Rechners ab INFO Aufgrund einer aktuellen Einschr nkung in Oracle Java 1 6 x kann es auf 64 Bit Microsoft Windows Betriebs systemen erforderlich sein dass myAttendant vor dem Herunter fahren des Rechners manuell geschlossen werden muss 3 5 Wie Sie myAttendant deinstallieren Voraussetzungen e _myPortal for Desktop wird ebenfalls nicht mehr ben tigt Schritt f r Schritt 1 Schlie en Sie myAttendant INFO Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first die sich im Ablageverzeichnis der Installations dateien befindet 2 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 16 myAttendant Bedienungsanleitung 3 4 5 6 Installation Starten und Beenden von myAttendant Automatische Updates Windows XP Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Software e Windows Vista Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Programme und Funktionen Klicken Sie im Kontextmen des Eintrags CommunicationsClients auf Andern Klicken Sie auf Modify W hlen Sie das Feature myPortal for Desktop myAttendant zur Deinstal lation aus Wenn eine Meldung zum L schen gemeinsam benutzter Dateien angezeigt wird klicken Sie auf No to all 3 6 Automatische Updates Automatische Updates halten myAttendant auf dem neuesten Stand Stellt myAttendant fest dass auf dem Kommunikationssystem eine neuere Version vorliegt wird eine entspre
115. n A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsfunktionen 6 Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsplatzfunktionen beschreiben die Vermittlungsfunktionen von myAttendant sowie die Teilnehmerverwaltung und das Nachrichten Center 6 1 Vermittlungsfunktionen Mit Hilfe der Vermittlungsfunktionen werden ankommende Telefonanrufe gesteuert Sie nehmen die Anrufe an bergeben sie an einen Teilnehmer legen sie auf Halten oder parken die Anrufe Das Ausf hren dieser Funktionen erfolgt im Bereich Verbindungssteuerung des Hauptfensters Aktive Anrufe Im Bereich Aktive Anrufe wird die Liste der zur Zeit aktiven eingehenden Anrufe angezeigt Wenn der Anruf von einem unbekannten Anrufer kommt dessen Daten im System noch nicht gespeichert sind ist nur das Feld ID ausgef llt Sie haben dann die M glichkeit die anderen Felder mit den betreffenden Informa tionen auszuf llen und im externen Verzeichnis zu speichern Sofern die Daten bereits gespeichert sind werden f r jeden aktiven Anruf folgende Details angezeigt Spalte Icon Beschreibung ID Eindeutige Kennung die das System automatisch f r jeden Anruf ver gibt Sie k nnen diese Kennung einem Anrufer zuordnen so dass Sie in Zukunft bei eingehenden Anrufen von dieser Nummer wissen wer der Anrufer ist Wenn der Anruf von einem unbekannten Anrufer kommt des sen Daten nicht gespeichert sind ist nu
116. nferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf eine Konferenz Klicken Sie auf Bearbeiten Klicken Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers auf Eigenschaften Geben Sie das neue Kennwort ein Klicken Sie auf OK Klicken Sie auf Speichern 10 Klicken Sie auf Schlie en 5 10 2 6 Wie Sie eine geplante permanente oder offene Konferenz als Konferenzteilnehmer anzeigen 66 Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Konferenzen an denen ich beteiligt bin 4 Klicken Sie unter Name der Konferenz auf eine Konferenz und auf Ansicht A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 5 10 2 7 Wie Sie eine geplante Konferenz verl ngern Voraussetzungen Schritt f r Schritt Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Im virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter aktiv W hlen Sie unter Konferenzraum gt Konferenz verl ngern eine der folgenden M glichkeiten e Klicken Sie auf einen der Eintr ge 10 Minuten 20 Minuten 30 Minuten oder 1 Stunde e Klicken Sie auf Mehr geben Sie in Verl ngern um die gew nschte Zeit in Minuten ein und klicken Sie auf OK 5 10 2 83 Wie Sie eine geplante Konferenz verschieben Voraussetzungen
117. nfigurierte Tasten Maustastenkombination Standard Strg rechte Maustaste Wenn die Zeichenfolge eine Rufnummer ist wird diese gew hlt e Wenn Sie die Clipboard Wahl verwenden m chten dr cken Sie die daf r konfigurierte Tastenkombination Standard Umschalten Strg D Wenn die Zeichenfolge eine Rufnummer ist wird diese gew hlt INFO Wenn Sie die Wahl einer Rufnummer abbrechen m chten klicken Sie innerhalb von f nf Sekunden im PopUp Fenster W hlen ber Desktop auf das Symbol Schlie en 2 Wenn die Zeichenfolge Buchstaben enth lt klicken Sie im Suchergebnis in Verzeichnisse im Kontextmen des gew nschten Kontakts auf die zu w hlende Rufnummer 5 8 2 Wie Sie Desktop Wahl oder Clipboard Wahl aktivieren oder deaktivieren Voraussetzungen e Sie arbeiten unter Windows A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 43 Unified Communications Desktop Wahl und Clipboard Wahl Windows Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Abk rzungstasten 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die Desktop Wahl aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abk rzungstaste aktiviert bei via Desktop Wenn Sie die Desktop Wahl deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Abk rzungstaste aktiviert bei via Desktop 4 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie die Clipboard
118. ngen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox e Richtung des Verbindungsaufbaus f r jeden einzelnen Konferenzteilnenmer Standard Gehend Starten der Konferenz Das System ffnet zum geplanten Zeitpunkt bei allen internen Konferenzteil nehmern automatisch das Fenster mit dem virtuellen Konferenzraum sofern der Konferenzteilnehmer myAttendant gestartet hat Ist die Anwesenheit des Konfe renzleiters erforderlich ruft das System zun chst diesen an und erst nach seiner erfolgreichen Authentifizierung gleichzeitig alle weiteren Konferenzteilnehmer Konferenzteilnehmer die zur Sprachbox umgeleitet haben oder deren Anwesen heitsstatus signalisiert dass sie abwesend sind werden nicht gerufen Je nach konfiguriertem Verbindungsaufbau ruft das System die Konferenzteilnehmer an oder diese k nnen sich selbst einw hlen Das System k ndigt jeden hinzukom menden Teilnehmer mittels Ansage namentlich an nimmt an der Konferenz teil vorausgesetzt der Initiator hat seine Namensansage aufgezeichnet INFO Damit die Teilnehmer einer von Ihnen geplanten Konferenz ohne Authentifizierung zu Konferenzbeginn die Ansage mit Ihrem Namen h ren m ssen Sie zuvor einmal eine Konferenz mit Authentifizierung initiiert haben Einwahl Mittels Einwahlnummer kann sich jeder Konferenzteilnehmer innerhalb des geplanten Zeitraums in die Konferenz einw hlen unabh ngig von der f r ihn festgelegten Richtung des Verbindungsauf
119. ngsmodus k nnen Anrufer bei Erreichen Ihrer Sprachbox wie auf einem Anrufbeantworter eine Nachricht hinterlassen w hrend sie im Ansage modus nur Ihre Ansage h ren Sie k nnen diese Einstellung f r jeden Anwesen heitsstatus separat festlegen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 77 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 78 Ansagen Sie k nnen folgende Arten von Ansagen aufzeichnen oder importieren e Namensansage Ihre Namensansage wird bei Konferenzen zu denen Sie einladen zu Beginn verwendet und um Sie anzuk ndigen wenn Sie zu einer Konferenz hinzu kommen Au erdem wird die von Ihnen aufgezeichnete Namensansage zur Begr ung verwendet wenn Sie f r den betreffenden Anrufer die Ansage Ihres Anwesenheitsstatus aktiviert haben und Ihr Anwesenheitsstatus nicht B ro CallMe oder Anrufschutz ist e allgemeine pers nliche Begr ung Diese Ansage h ren Anrufer im standardm igen Betrieb wenn kein Anwesenheitsstatus aktiviert wurde Status B ro oder CallMe Bei Erreichen Ihrer Sprachbox z B Ich kann Ihren Anruf momentan nicht entgegen nehmen pers nliche Begr ung f r Besetzt Diese Ansage h ren Anrufer im standardm igen Betrieb d h ohne aktive benutzerdefinierte Profile des pers nlichen AutoAttendant bei Erreichen Ihrer Sprachbox im Besetztfall z B Ich kann Ihren Anruf momentan nicht entgegen nehmen Falls Sie keine pers nli
120. nssystems Geben Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein Das Standardkennwort f r die erstmalige Anmeldung ist 1234 Bei Fragen wenden Sie sich an den Admini strator Ihres Kommunikationssystems Geben Sie im Feld Serveradresse die IP Adresse Ihres Application Servers ein falls diese nicht bereits angezeigt wird Klicken Sie auf Anmelden myPortal for Desktop wird gestartet ndern Sie am Besten schon jetzt Ihr Kennwort um einen unberechtigten Zugriff zu vermeiden INFO Das Kennwort gilt sowohl f r myAttendant myReports myAgent myPortal for Desktop und myPortal for Outlook sowie f r den telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox Beenden Sie myPortal for Desktop Klicken Sie auf Start gt Programme gt Communications Clients gt myPortal Anschlie end wird das Anmeldefenster angezeigt Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein Das ist blicherweise Ihre Rufnummer Bei Fragen wenden Sie sich an den Admini strator Ihres Kommunikationssystems 10 Geben Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein Das Standardkennwort f r die erstmalige Anmeldung ist 1234 Bei Fragen wenden Sie sich an den Admini strator Ihres Kommunikationssystems 11 Geben Sie im Feld Serveradresse die IP Adresse Ihres Application Servers ein falls diese nicht bereits angezeigt wird 12 W hlen Sie in der Aufklappliste myAttendant aus 13 Klicken Sie auf Anmelden myAttendant wird gestartet 3 3 Wie Sie myAttendant starten
121. nster bei neuen Sprachnachrichten deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei neuer Sprachnachricht anzeigen 4 Klicken Sie auf Speichern 5 9 6 Wie Sie myAttendant bei neuer Sprachnachricht automatisch im Vordergrund aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 5 10 Konferenzen 50 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie m chten dass myAttendant beim Eintreffen einer Sprachnach richt automatisch im Vordergrund ist aktivieren Sie das Kontrollk stchen Screenpop anzeigen wenn ich eine neue Sprachnachricht erhalte Wenn Sie m chten dass myAttendant beim Eintreffen einer Sprachnach richt automatisch im Vordergrund ist deaktivieren Sie das Kontroll k stchen Screenpop anzeigen wenn ich eine neue Sprachnachricht erhalte 4 Klicken Sie auf Speichern In einer Konferenz k nnen mehrere Teilnehmer darunter auch externe gleich zeitig miteinander telefonieren Mit dem Konferenz Management von myAttendant k nnen Sie verschiedenartige Konferenzen schnell und einfach durchf hren oder im Voraus planen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Arten von Konferenzen Unified Communications Konferenzen Die unterschiedlichen Arten von Konferenzen bieten folgende M glichkeiten manuell Ad hoc geplant permanent offen
122. or der Benutzung sicher dass Sie keine Copyright Verletzung begehen Klicken Sie auf Anhalten Wenn Sie die Ansage am Telefon anh ren m chten klicken Sie auf Wiedergabe Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten 10 Wenn Sie die Ansage nochmals aufzeichnen m chten klicken Sie erneut auf Aufzeichnen 11 Klicken Sie auf Speichern 5 11 1 4 Wie Sie eine Ansage importieren Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Die Audiodatei liegt als PCM Datei mit folgenden Eigenschaften vor 8 kHz 16 bit mono INFO Stellen Sie vor der Benutzung sicher dass Sie keine Copyright Verletzung begehen Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Profile und anschlie Bend auf ein beliebiges Profil Klicken Sie auf Aufzeichnen Klicken Sie auf Upload 81 Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite 5 W hlen Sie die gew nschte Datei aus und klicken Sie auf ffnen 6 Klicken Sie im Fenster Warnung auf OK 7 Klicken Sie auf OK 8 Klicken Sie auf Schlie en und anschlie end auf Speichern INFO Das System f hrt beim Importieren von Ansagen automa tisch eine Pegelbegrenzung und Normalisierung durch damit die Anforderung gem USA TIA 968 Signal Power Limitations erf llt werden 5 11 1 5 Wie Sie eine Ansage l schen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 Klick
123. ort anmelden Dieser Bedienschritt wird in den einzelnen Bedienaufgaben nicht mehr explizit aufge f hrt Verwandte Themen e Unified Communications e Verzeichnisse e Vermittlungsfunktionen Teilnehmerverwaltung e Nachrichten Center e Wie Sie die Sprache der Bedienoberfl che ausw hlen e Wie Sie die Farbe der Bedienoberfl che ausw hlen e Wie Sie eine Rufnummer w hlen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 11 Einf hrung Online Hilfe 2 3 Online Hilfe Die integrierte Online Hilfe beschreibt wichtige Konzepte und Handlungsanwei sungen Navigation Die Schaltfl chen in der Online Hilfe bieten folgende Funktionen e Inhalt gibt einen berblick ber die Struktur e Index bietet direkten Zugang zu einem Thema ber Stichworte e Suchen bietet eine Volltextsuche zum gezielten Auffinden relevanter Themen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 12 myAttendant Bedienungsanleitung Installation Starten und Beenden von myAttendant Wie Sie myAttendant installieren 3 Installation Starten und Beenden von myAttendant Hier erfahren Sie wie Sie myAttendant installieren starten und Beenden und wie die Vorgehensweise bei einem Upgrade oder Update ist 3 1 Wie Sie myAttendant installieren Voraussetzungen e Ihr PC erf llt die Voraussetzungen f r myAttendant e Die Installationsdatei CommunicationsClients exe steht Ihnen zur Verf gung Schritt f r Schritt 1 F hren Sie die Instal
124. penScape Web Collaboration nutzen m chten klicken Sie auf Kooperation gt Kooperation Starten Wenn Sie die Ad hoc Konferenz mit dem selben Teilnehmerkreis sp ter wiederholen m chten speichern Sie diese nun a Klicken Sie auf Konferenzraum gt Speichern als b Geben Sie Name der Konferenz ein c Klicken Sie auf Speichern 5 10 1 2 Wie Sie eine eigene Ad hoc Konferenz anzeigen 56 Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie haben eine Ad hoc Konferenz gespeichert Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 4 Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz 5 Klicken Sie auf Ansicht 5 10 1 3 Wie Sie Konferenzteilnehmer hinzuf gen Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e m virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter ge ffnet Schritt f r Schritt gt F gen Sie Konferenzteilnehmer auf eine der folgenden Arten hinzu aus der Favoritenliste Ziehen Sie mit der Maus einen Teilnehmer aus Favoriten in das Fenster AdHoc Konferenz W hlen Sie im Fenster Teilnehmer Kontakt nummer ausw hlen aus der Aufklappliste Kontaktnummer eine Rufnummer und klicken Sie auf OK
125. ppe angezeigt Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Faxnachricht Klicken Sie auf Nachricht verschieben nach Klicken Sie auf eine der Kategorien Posteingang Abgespielt e Gespeichert e Gel scht 6 3 9 Wie Sie Faxnachrichten weiterleiten Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Der Teilnehmer muss eine ComfortPlus Lizenz haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Faxnachrichten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Klicken Sie auf eine der angezeigten Faxgruppen Im Fenster Nachrichtendetails werden die Faxnachrichten der Faxgruppe angezeigt Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Faxnachricht Klicken Sie auf Weiterleiten W hlen Sie eine Faxgruppe aus Klicken Sie auf Weiterleiten 6 3 10 Wie Sie Faxnachrichten speichern 106 Voraussetzungen F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Der Teilnehmer muss eine ComfortPlus Lizenz haben A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Schritt f r Sch
126. r das Feld ID ausgef llt Eingegan Gibt an wann ein Anruf das erste Mal eingegangen ist und zeigt mit gen am einem Icon den jeweiligen Gespr chszustand an Klingelt Im Gespr ch Geparkt Im Haltezustand Transfer G A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 93 Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsfunktionen Spalte Icon Beschreibung W hlt Rufnr Zeigt die Rufnummer des Anrufers an Nachname Gibt bei gespeicherten Anrufern detaillierte Daten an Vorname Nach Vorname und name Firma Wenn die Anrufer ID z B einem Kunden zugeordnet ist Firma dessen Daten im externen Verzeichnis gespeichert sind werden in den Feldern Name und Rufnummer Firma bei eingehenden Anrufen die entsprechenden Daten angezeigt Anruf f r Zeigt an f r wen der Anruf bestimmt ist Diese Funktion ist besonders hilfreich wenn auf bei myAttendant mehrere Anrufe gleichzeitig einge hen Status Zeigt den Status eines Anrufs z B Klingeln Gespr ch etc Durch rech ten Mausklick auf einen Anruf werden die Funktionen angezeigt die auf den Anruf angewendet werden k nnen zum Beispiel entparken wenn ein Anruf geparkt ist trennen bei einem aktiven Gespr ch Ver nderbare Spaltenbreite im Bereich Aktive Anrufe Im Bereich Aktive Anrufe k nnen Sie die Spaltenbreite variieren myAttendant merkt sich die von Ihnen eingestellte Spaltenbreite und
127. rade angemeldet ist Symbol Zustand BZ angemeldet abgemeldet Falls ein Kommunikationspartner offline ist geschieht mit der Sofortnachricht abh ngig von der Art des ausgew hlten Empf ngers Folgendes Empf nger Verhalten Einzelne Teilnehmer Die Sofortnachricht wird bei der n chsten Anmeldung angezeigt Gruppe in Favoriten Die Sofortnachricht wird bei jenen Teilnehmern die offline sind nie angezeigt Externe Sofortnachrichten Sie k nnen mit einem externen XMPP Kommunikationspartner z B Benutzer von Google Talk chatten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sofortnachrichten UC Suite Multi User Chat Multi User Chat ist der Austausch von Sofortnachrichten mit mehreren Kommu nikationspartnern Dabei unterst tzt das Kommunikationssystem auch maximal einen externen XMPP Kommunikationspartner Instant Messaging und Web Collaboration Instant Messaging des Systems und Instant Messaging von Web Collaboration sind voneinander unabh ngig Sofortnachrichten aus einem UC Client erscheinen nicht in einer Web Collaboration Sitzung des selben Teilnehmers und umgekehrt Sofortnachricht Fenster Das Fenster Sofortnachricht in myAttendant besteht aus folgenden Bereichen E Instant Message TOX e Teilnehmerbereich 1 zeigt jeden am Chat teilnehmenden Kommunikationspartner als Symbol oder falls verf gbar als Bild e N
128. ren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei Beenden von Anrufen schlie en e Wenn Sie das Schlie en von PopUp Fenstern bei Anrufende deakti vieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleisten symbol bei Beenden von Anrufen schlie en 4 Klicken Sie auf Speichern 5 9 4 Wie Sie PopUp Fenster bei gehenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie PopUp Fenster bei gehenden Anrufen aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei gehenden Anrufen anzeigen e Wenn Sie PopUp Fenster bei gehenden Anrufen deaktivieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei gehenden Anrufen anzeigen 4 Klicken Sie auf Speichern A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 49 Unified Communications Konferenzen 5 9 5 Wie Sie PopUp Fenster bei neuer Sprachnachricht aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie PopUp Fenster bei neuen Sprachnachrichten aktivieren m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleistensymbol bei neuer Sprachnachricht anzeigen Wenn Sie PopUp Fe
129. ren Sie das Kontrollk stchen Taskleisten symbol bei Anderung des Anwesenheitsstatus e Wenn Sie PopUp Fenster bei nderung des Anwesenheitsstatus deakti vieren m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Taskleisten symbol bei Anderung des Anwesenheitsstatus 4 Klicken Sie auf Speichern Mit dem CallMe Dienst k nnen Sie ein beliebiges Telefon an einem alternativen Arbeitsplatz als CallMe Ziel festlegen an dem Sie unter Ihrer internen Telefon nummer erreichbar sind Sie k nnen myAttendant an Ihrem alternativen Arbeits platz wie im B ro nutzen und damit auch gehende Anrufe vom CallMe Ziel t tigen Ankommende Anrufe Ankommende Anrufe bei Ihrer internen Telefonnummer werden zum CallMe Ziel umgeleitet Beim Anrufer wird Ihre interne Telefonnummer angezeigt Nicht angenommene Anrufe werden nach 60 Sekunden an die Sprachbox weiterge leitet Gehende Anrufe Bei gehenden Anrufen mit myAttendant baut das Kommunikationssystem zwei Verbindungen auf Zuerst ruft das Kommunikationssystem Sie am CallMe Ziel an Wenn Sie den Anruf annehmen ruft das Kommunikationssystem das gew nschte Ziel und verbindet Sie mit diesem Am Ziel wird Ihre interne Telefon nummer angezeigt One Number Service Anwesenheitsstatus Bei aktiviertem CallMe Dienst erscheint im Display Ihres Telefons CallMe aktiv nicht f r analoge Telefone und DECT Telefone Andere Teilnehmer sehen als Ihren Anwesenheitsstatus B ro A31003 P3010 U105 15 19 04 201
130. renzende oder vorzeitig wenn der Konferenzleiter sie beendet 5 10 2 1 Wie Sie eine geplante Konferenz konfigurieren 62 Voraussetzungen Schritt f r Schritt e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e Ihr Administrator hat eine Einwahlnummer f r Konferenzen konfiguriert 1 Klicken Sie auf Konferenz 2 Klicken Sie auf AdHoc Konferenz Das Fenster AdHoc Konferenz ffnet sich mit Ihnen als Konferenzleiter 3 F gen Sie Konferenzteilnehmer hinzu siehe Wie Sie Konferenzteilnehmer hinzuf gen 4 Wenn Sie die Richtung des Verbindungsaufbaus f r einen Konferenzteil nehmer ndern m chten f hren Sie folgende Schritte durch a Klicken Sie im Kontextmen des betreffenden Konferenzteilnehmers auf Eigenschaften b Klicken Sie bei Richtung auf Gehend bzw auf Ankommend um die Richtung zu ndern 5 Klicken Sie im Fenster AdHoc Konferenz auf Datei gt Speichern 6 Geben Sie Name der Konferenz ein 7 Geben Sie Startdatum ein 8 Geben Sie Startzeit ein A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 9 Geben Sie Endezeit ein 10 Wenn die Konferenz wiederholt stattfinden soll aktivieren Sie das Kontroll k stchen Wiederkehrende Konferenz a W hlen Sie ein Endedatum f r die Konferenzserie b Klicken Sie entweder auf T gliche Wiederholung W chentliche Wiederholung oder Monatliche Wiederholung und w hlen Sie rechts die daf r
131. richtung Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten Geben Sie in E Mail Ihre E Mail Adresse ein Klicken Sie auf Speichern 4 6 Wie Sie Funktionstasten konfigurieren 20 Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf myAttendant gt Tastenbelegung In der linken Spalte des folgenden Fensters sehen Sie die zur Verf gung stehenden Funktionen wie Hilfe Suchen Parken usw W hlen Sie im Pulldown Men der mittleren Spalte die gew nschte Funkti onstaste f r die jeweilige Funktion aus W hlen Sie im Pulldown Men der rechten Spalte die gew nschten Tasten des Ziffernblocks f r die jeweilige Funktion aus A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Erste Schritte Wie Sie die Funktionstastenbelegung zur cksetzen 5 Klicken Sie auf Speichern HINWEIS Sollten Sie versehentlich eine Funktionstaste oder eine Taste des Ziffernblocks doppelt vergeben haben so erscheint nach dem Speichern eine Fehlermeldung und Sie k nnen die Eingabe korrigieren 4 7 Wie Sie die Funktionstastenbelegung zur cksetzen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 4 8 Outlook Anbindung Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf myAttendant gt Tastenbelegung Klicken Sie auf die Schaltfl che Zur cksetzen Klicken Sie auf Speichern Sie k nnen myAttendant direkt an Microsoft Outlook anbinden und erhalten dadurch eine komfortable Kalender Inte
132. ritt 1 2 3 4 5 6 7 8 Vermittlungsplatzfunktionen Nachrichten Center Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieich vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag Faxnachrichten Im Fenster Nachrichtendetails werden die Sprachnachrichten in den Kategorien Posteingang Abgespielt Gespeichert und Gel scht und Gesamt angezeigt Klicken Sie auf eine der angezeigten Faxgruppen Im Fenster Nachrichtendetails werden die Faxnachrichten der Faxgruppe angezeigt Markieren Sie mit rechtem Mausklick eine Faxnachricht Klicken Sie auf als TIFF Datei speichern Vergeben Sie einen Dateinamen Klicken Sie auf Speichern 6 3 11 Wie Sie LAN Nachrichten bearbeiten Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 F r die Bearbeitung von Nachrichten anderer Teilnehmer m ssen diese die Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt haben Klicken Sie auf Nachrichten Center Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieck vor einem Teilnehmer Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag LAN Nachrichten Klicken Sie im rechten Fenster auf die betreffende Nachricht Sie k nnen die Nachricht ndern Update oder l schen 6 3 12 Wie Sie LAN Nachrichten ansehen ndern oder l schen A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung INFO Als Textbausteine gespeicherte LAN Nachrich
133. rne Rufnummer 2 Private Rufnummer 5 Klicken Sie auf Speichern 7 2 Wie Sie Ihr eigenes Bild einf gen Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Eigenes Bild A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 112 myAttendant Bedienungsanleitung 3 4 5 Konfiguration Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen Klicken Sie im Fenster Eigenes Bild auf Ausw hlen W hlen Sie Ihr gew nschtes Bild aus Klicken Sie auf Speichern 7 3 Wie Sie Ihre E Mail Adresse festlegen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Der Administrator Ihres Kommunikationssystems hat den E Mail Versand konfiguriert Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten Geben Sie in E Mail Ihre E Mail Adresse ein Klicken Sie auf Speichern 7 4 Wie Sie eine zus tzliche Rufnummer festlegen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Pers nliche Daten gt Eigene pers nliche Daten Geben Sie in einem der Felder Mobilrufnummer Externe Rufnummer 1 Externe Rufnummer 2 Private Rufnummer oder Assistenten Rufnummer eine zus tzliche Rufnummer im kanonischen Format oder im w hlbaren Format ein W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie bei Mobilrufnummer Externe Rufnummer 1 Externe Rufnummer 2 oder Privat
134. roberfl che Sie sind Konferenzleiter der geplanten Konferenz Klicken Sie auf das Symbol Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz Klicken Sie auf Bearbeiten Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Wiederkehrende Konferenz und aktivieren Sie es erneut Klicken Sie auf Ausnahmen Klicken Sie auf Hinzuf gen W hlen Sie in der Aufklappliste Originaldatum uhrzeit den betreffenden Konferenztermin 10 Klicken Sie auf Diese Wiederholung neu planen 11 Klicken Sie auf OK 12 W hlen Sie ein Neues Geplant Datum 13 W hlen Sie eine neue Startzeit 14 Klicken Sie auf OK 68 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 15 Klicken Sie auf Abbrechen 16 Klicken Sie auf OK 17 Klicken Sie auf Erweitert 18 Wenn Sie der Einladungs E Mail einleitenden Text hinzuf gen m chten Klicken Sie in das Eingabefeld Hinweise und geben Sie den gew nschten Text ein 19 Klicken Sie auf Speichern 5 10 2 11 Wie Sie einen einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie l schen Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e Sie sind Konferenzleiter der geplanten Konferenz Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf das Symbol Konferenz 2 Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten 3 Klicken Sie auf
135. s Kontrollk stchen Diese Konferenz ist aktiv A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 63 Unified Communications Konferenzen 18 Wenn Sie die Konferenz nur bei Teilnahme des Konferenzleiters erm glichen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Bei dieser Konferenz ist die Anwesenheit des Konferenzleiters erforderlich 19 Wenn Sie m chten dass sich die Konferenzteilnehmer mittels Taste authentifizieren m ssen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Teilnehmer zur Eingabe von Stern zwingen um der Konferenz beizutreten INFO Diese Option wird empfohlen wenn die Konferenzteil nehmer sich nicht mittels Kennwort authentifizieren m ssen Dies gew hrleistet dass nur anwesende Teilnehmer mit der Konferenz verbunden werden jedoch keine Sprachbox 20 Wenn Sie bei dieser Konferenz gleichzeitig Web Collaboration nutzen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Automatisches Starten der Telefonkonferenz mit Web Collaboration 21 Wenn Sie m chten dass das System die Konferenz automatisch aufzeichnet aktivieren Sie das Kontrollk stchen Diese Konferenz automatisch aufzeichnen 22 Wenn Sie m chten dass die E Mail Einladungen automatisch an die Konfe renzteilnehmer gesendet werden aktivieren Sie das Kontrollk stchen E Mail Einladung automatisch an die Konferenzteilnehmer senden 23 Wenn Sie der Einladungs E Mail einleitenden Text hinzuf gen m chten geben Sie diesen in Hinwei
136. se ein 24 Klicken Sie auf Speichern 25 Klicken Sie auf An alle senden Die Einladungs E Mails werden nun gesendet 5 10 2 2 Wie Sie eine eigene geplante Konferenz anzeigen Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Konferenz 2 Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen 4 Klicken Sie unter Name der Konferenz auf die betreffende Konferenz 5 Wenn Sie den virtuellen Konferenzraum anzeigen m chten klicken Sie auf Ansicht 6 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Wenn Sie den Zeitplan der Konferenz anzeigen m chten klicken Sie auf Bearbeiten A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 64 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen e Wenn Sie allgemeine Einstellungen der Konferenz anzeigen m chten klicken Sie auf Bearbeiten und anschlie end auf Erweitert 5 10 2 3 Wie Sie die Einwahlnummer f r eine geplante permanente oder offene Konferenz ermitteln Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 6 7 8 Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che Sie sind Konferenzleiter INFO Als Konferenzteilnehmer k nnen Sie die Einwahlnummer der E Mail mit der Einladung zur Konferenz entnehmen Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen
137. sen vor ihrer Authentifi zierung die Kennzahl f r MFV Nachwahl eingeben Das Standardkennwort f r Konferenzen ist 123456 Der Konferenzleiter kann dies f r Konferenzteilnehmer individuell ndern e Sprache der Ansagen und der Einladungen per E Mail standardm ig ist dies die Sprache der Sprachbox Starten der Konferenz Sobald sich der erste Konferenzteilnehmer einw hlt ffnet das System bei allen internen Konferenzteilnehmern automatisch das Fenster mit dem virtuellen Konferenzraum sofern der Konferenzteilnehmer myAttendant gestartet hat Alle Konferenzteilnehmer w hlen sich selbst ein Das System k ndigt jeden hinzu kommenden Teilnehmer mittels Ansage an nimmt an der Konferenz teil Einwahl Mittels Einwahlnummer kann sich jeder Konferenzteilnehmer jederzeit in die Konferenz einw hlen Aufzeichnen der Konferenz Der Konferenzleiter kann die Konferenz automatisch oder manuell f r sich und f r alle verbundenen internen Konferenzteilnehmer aufzeichnen sofern das Aufzeichnen von Gespr chen im System aktiviert ist Teilnehmer des eigenen Knotens erhalten die Aufzeichnung in der Sprachbox Teilnehmer an anderen Knoten per E Mail Die Dauer der Aufzeichnung ist nur durch die verf gbare Speicherkapazit t des Systems begrenzt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Konferenzen 5 10 3 1 Wie Sie eine permanente Konferenz konfigurieren Voraussetzungen Sc
138. staste den Anruf auf die Benutzerschalt fl che des gew nschten Teilnehmer und lassen Sie dann die Maustaste los Drag amp Drop oder e dr cken Sie die Taste der Zehnertastatur 3 Beantworten Sie die nachfolgende Frage im PopUp Fenster M chte der andere Teilnehmer ein Gespr ch f hren mit Ja 6 1 7 Wie Sie einen Anruf aufzeichnen und wiedergeben Voraussetzungen e Sie sind mit Ihrem Gespr chspartner verbunden Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf F12 Aufzeichnen Das Gesp ch wird aufgezeichnet 2 Nach dem Beenden des Gespr chs erscheint ein Popup Fenster e Klicken Sie auf Anh ren Das aufgezeichnete Gespr ch wird ber den PC Lautsprecher wiedergegeben oder A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 96 myAttendant Bedienungsanleitung Vermittlungsplatzfunktionen Teilnehmerverwaltung e Klicken Sie auf Schlie en Das aufgezeichnete Gespr ch wird im Nachrichten Center unter Ihrer eigenen Kennung unter Sprachnach richten gespeichert und mit einem roten Punkt gekennzeichnet Der rote Punkt ist ein Symbol f r mitgeschnittene Gespr che INFO Die Rufnummer des aufgezeichneten Gespr ches wird im Journal gespeichert 6 1 8 Wie Sie eine Verbindung trennen Mit der Funktion Verbindung trennen wird eine bestehende Verbindung wieder getrennt Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Verbindungssteuerung auf den Anruf f r den der Status Gespr ch angezeigt wird 2 W
139. teil nehmers den Sie als Konferenzleiter festlegen m chten auf Eigenschaften 2 Klicken Sie auf Als Konferenzleiter festlegen 3 Klicken Sie auf Speichern 5 10 1 8 Wie Sie eine Ad hoc oder geplante Konferenz beenden Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e m virtuellen Konferenzraum ist eine Konferenz mit Ihnen als Konferenzleiter aktiv INFO Eine Ad hoc Konferenz k nnen Sie in jedem Fall durch Auflegen beenden Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Konferenzraum gt Anhalten 2 Geben Sie unter Beenden in die Wartezeit in Sekunden bis zum Beenden der Konferenz ein und klicken Sie auf OK 5 10 1 9 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz wiederholen Voraussetzungen e Sie arbeiten mit der klassischen Benutzeroberfl che e Sie haben eine Ad hoc Konferenz unter einem Namen gespeichert A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 59 Unified Communications Konferenzen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Klicken Sie auf Konferenz Klicken Sie auf Eigene Konferenzen verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Eigene Konferenzen Klicken Sie unter Name der Konferenz auf eine Konferenz Klicken Sie auf Konferenz starten Das Kommunikationssystem ruft nun Sie und die Konferenzteilnehmer an 5 10 1 10 Wie Sie eine Ad hoc Konferenz l schen Voraussetzungen Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 Sie haben eine Ad hoc Konferenz unter einem Namen
140. ten Tasten Umschalten Strg und Alt gedr ckt und dr cken Sie zus tzlich die weitere f r die Tastenkombination gew nschte Taste 5 Klicken Sie auf Speichern Ab nun dient die in Schritt 3 festgelegte Tastenkombination zum Starten der Wahl 5 9 PopUp Fenster PopUp Fenster bieten Ihnen die komfortable M glichkeit mit einem Klick zu reagieren z B auf ankommende Anrufe oder neue Sprachnachrichten Ein PopUp Fenster wird in der unteren rechten Ecke des Bildschirms angezeigt Sie k nnen verschiedene Arten von PopUp Fenstern aktivieren oder deakti vieren Einige Schaltfl chen der PopUp Fenster ndern sich situationsbezogen Sie k nnen Funktionen in PopUp Fenstern mit der Tastatur steuern TAB oder Pfeiltasten und Eingabe Sie k nnen PopUp Fenster zu einem Taskleisten symbol minimieren INFO Auf einem Citrix Client darf die Windows Taskleiste nur mit einer H heneinheit benutzt werden damit PopUp Fenster sichtbar und erreichbar sind PopUp Fenster bei ankommendem Anruf Das PopUp Fenster zeigt die Rufnummer des Anrufers und falls in einem Verzeichnis verf gbar dessen Namen Die Verzeichnisse werden in folgender Reihenfolge durchsucht Pers nliches Verzeichnis Internes Verzeichnis Externes Offline Verzeichnis Externes Verzeichnis Ein eventueller erster Treffer wird im PopUp Fenster angezeigt Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Symbol Funktion w hrend ankommendem Anruf Annehmen ra w hren
141. ten werden nicht gel scht Nur im Bereich LAN Nachrichten direkt eingege bener Text wird gel scht 107 Vermittlungsplatzfunktionen Pers nlicher AutoAttendant Schritt f r Schritt 1 Starten Sie das Nachrichten Center 2 Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das symbolische Dreieck vor dem gew nschten Teilnehmer 3 Klicken Sie auf das symbolische Dreieck vor dem Eintrag LAN Nachrichten Die LAN Nachrichten dieses Teilnehmers werden angezeigt 4 Klicken Sie in der Tabelle auf die Anzeige der gew nschten LAN Nachricht 5 Klicken Sie auf Update um die LAN Nachricht zu ndern oder 6 klicken Sie auf Gel scht um die LAN Nachricht zu l schen 6 4 Pers nlicher AutoAttendant 108 Der pers nliche AutoAttendant gibt Anrufern abh ngig von Ihrem Anwesenheits status Auswahlm glichkeiten f r die Weiterleitung von Sprachanrufen zu von Ihnen festgelegten Rufnummern oder zu Ihrer Sprachbox Anrufer treffen ihre Auswahl durch Eingabe von Ziffern am Telefon Benutzerdefinierte Profile f r pers nlichen AutoAttendant F r jeden Anwesenheitsstatus gibt es ein benutzerdefiniertes Profil in dem Sie die Auswahlm glichkeiten f r Anrufer festlegen k nnen Sie k nnen jedes Profil separat aktivieren oder deaktivieren Standardm ig ist kein Profil aktiv Wenn Sie ein Profil deaktivieren gilt f r den betreffenden Anwesenheitsstatus das standardm ige Verhalten Ihrer Sprachbox Ansagen Bei aktiviertem Profil gibt d
142. ttendant bei Versand der Faxnachricht ge ffnet ist Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Symbol Funktion Ansicht Er Schlie en F PopUp Fenster mit bersicht beim Start von myAttendant klassische Benutzeroberfl che Das PopUp Fenster zeigt beim Start von myAttendant gegebenenfalls eine Ubersicht mit der jeweiligen Anzahl f r e neue Sprachnachrichten e neue Faxnachrichten e offene Anrufe A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung 47 Unified Communications PopUp Fenster Durch Anklicken des jeweiligen Elements k nnen Sie zu den jeweiligen Details springen Falls Ihr Anwesenheitsstatus nicht B ro ist erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis PopUp Fenster bei berf lligem Anwesenheitsstatus Das PopUp Fenster wird angezeigt wenn Ihr Anwesenheitsstatus nicht B ro ist und der geplante Zeitpunkt Ihrer R ckkehr berschritten ist Falls Sie das PopUp Fenster schlie en wird es nach einer Stunde erneut angezeigt wenn Ihr Anwesenheitsstatus noch berf llig ist Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Symbol Funktion a Anwesenheitsstatus auf B ro ndern Schlie en F 5 9 1 Wie Sie PopUp Fenster bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Benachrichtigungen 3 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Wenn Sie PopUp F
143. tuelle Rufnummer DuWa eine Durchwahlnummer festgelegt sein HINWEIS Diese Funktion sollte nur durch einen geschulten Techniker durchgef hrt werden Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf myAttendant gt DuWas Klicken Sie auf Hinzuf gen und tragen Sie im Feld DuWa Nummer die virtuelle Rufnummer und im Feld DuWa Name den entsprechenden Firmen namen ein Klicken Sie auf OK und anschlie end auf Speichern 119 Konfiguration Datensicherung der myAttendant Konfiguration 7 16 Datensicherung der myAttendant Konfiguration Sie k nnen verschiedene Konfigurationseinstellungen f r myAttendant in Backup Dateien sichern diese wiederherstellen oder l schen 7 16 1 Wie Sie die Konfiguration sichern Sie k nnen die Konfigurationseinstellungen f r Ihre myAttendant Sitzung in einer Backup Datei sichern Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf myAttendant gt Datensicherung 3 Klicken Sie auf Backup erstellen 4 Geben Sie ggfs einen Dateinamen ein Klicken Sie auf OK 5 Klicken Sie auf Speichern Verwandte Themen e Wie Sie die Konfiguration wiederherstellen 7 16 2 Wie Sie die Konfiguration wiederherstellen Voraussetzungen e Sie m ssen eine Backup Datei Ihrer Konfiguration erstellt haben Schritt f r Schritt 1 Klicken Sie auf Einrichtung 2 Klicken Sie auf myAttendant gt Datensicherung 3 W hlen Sie eine Backup Datei aus 4 Klicken Sie auf Backup wiederherste
144. ungsmerkmal Anklopfen wird unterst tzt Der Anklopfschutz ist deaktiviert Alternativ kann f r Teilnehmer mit SIP Telefon der Anklopfschutz im Kommu nikationssystems aktiviert werden INFO Die vollst ndige Funktionalit t der Leistungsmerkmale ist abh ngig vom verwendeten SIP Telefon und kann nicht gew hr leistet werden Der erfolgreiche Test der nachfolgend genannten Leistungs merkmale erfolgte mit OpenStage 15 S e Verbindungs gespr chsorientierte Leistungsmerkmale Anrufen Anruf weiterleiten Anruf wiederaufnehmen Applikationsgesteuerte Konferenz Halten Makeln R ckfrage Trennen bergabe e Telefonorientierte Leistungsmerkmale Anrufschutz Anrufumleitung A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 122 myAttendant Bedienungsanleitung Stichw rter A Abk rzungstasten 118 Abk rzungstasten konfigurieren 118 Absender anrufen Sprachnachricht 84 Ad hoc Konferenz 51 55 allgemeine pers nliche Begr ung 77 Anruf annehmen 94 aufzeichnen 96 entgangen 36 entparken 95 geplant 36 halten 95 parken 95 bergeben 96 Anruf wiederverbinden 96 Anrufhistorie 39 Anrufregel Aktivieren 30 Bearbeiten 29 Erstellen 28 Umbenennen 29 Anrufregeln L schen 30 Anrufumleitung bei Nichtannahme 28 festlegen 28 im Notfall 28 Ansage 77 Ansagemodus 77 Anwesenheitsstatus 24 108 Ansage 77 Applikationsgesteuerte Konferenz 52 Aufzeichnungsmodus 77 Authentifizierung Konferenzteilnehm
145. verschieben als WAV Datei speichern oder den Absender anrufen Ordner f r Sprachnachrichten myAttendant Sprachnachrichten in folgenden Ordnern Posteingang Abgespielt A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 84 myAttendant Bedienungsanleitung Unified Communications Sprach und Faxnachrichten UC Suite e Gespeichert e Gel scht Anzeige der Sprachnachrichten Folgende Symbole kennzeichnen unterschiedliche Arten von Sprachnachrichten Symbol Art der Sprachnachricht Sprachnachricht an einen Teilnehmer En Sprachnachricht an eine Gruppe a aufgezeichnete Konferenz Die Listenansicht der Sprachnachrichten zeigt folgende Details e Symbol f r die Art der Sprachnachricht e Datum Zeit e Gruppe sofern verf gbar Rufnummer sofern verf gbar Nachname sofern verf gbar Bei aufgezeichneten Konferenzen Name der Konferenz falls vorhanden ansonsten Nachname des zweiten Konferenzteilnehmers falls verf gbar Vorname sofern verf gbar e Firma sofern verf gbar Priorit t Farbliche Kennzeichnung Dringend rot Vertraulich blau Normal schwarz Beim Abh ren des Posteingangs der Sprachbox informiert Sie eine Ansage ber die Anzahl der Nachrichten pro Priorit t Dauer aufgezeichneter Anruf Aufbewahrungsdauer f r Sprachnachrichten Das Kommunikationssystem l scht automatisch Sprachnachrichten deren Alter die vom Administrator konfigurierbare Aufbewahrungsdau
146. xtern Ankommend oder Gehend Doppelklicken Sie erforderlichenfalls auf das Dreieck links von der betref fenden Gruppe um die zugeh rigen Journaleintr ge aufzuklappen W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten e Klicken Sie auf den betreffenden Eintrag Markieren Sie die betreffenden Eintr ge W hlen Sie im Kontextmen l schen Best tigen Sie die nachfolgende Frage mit Ja 5 6 4 Wie Sie die Aufbewahrungsdauer f r Journaleintr ge ndern Schritt f r Schritt 1 2 3 4 Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes Geben Sie unter Anrufhistorie aufbewahren f r die Zeit in Tagen ein wie lange diese aufgehoben werden soll Klicken Sie auf Speichern 5 6 5 Wie Sie Journal Eintr ge exportieren vorbereiten Schritt f r Schritt 1 2 3 4 5 A31003 P3010 U105 15 19 04 2013 myAttendant Bedienungsanleitung Klicken Sie auf Einrichtung Klicken Sie auf Meine Einstellungen gt Verschiedenes Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Export aktivieren Geben Sie im Feld Exportpfad den Speicherort f r die zu exportierenden Journal Eintr ge an bzw Durchsuchen Sie Ihre Verzeichnisse nach dem Speicherort Klicken Sie auf Speichern 39 Unified Communications Journal 5 6 6 Wie Sie Journal Eintr ge exportieren Voraussetzungen e Sie haben den Speicherort f r den Export unter Einstellungen gt Verschie denes definiert Schritt f r Schritt 1

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