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Handbuch Archivista 2009/I

1. eo Eea pal ne reel S PfadAlt Download 16346 1 28 08 2008 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16347 1 03 12 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16345 1 11 07 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16344 1 11 07 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16341 1 23 01 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16340 1 17 01 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16338 1 17 01 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16337 1 17 01 2007 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei 16343 1 21 07 2006 Nein PDF IMG PIC ZIP Datei v Ansicht Suchen Editieren Akte Seiten Ordner Datum Archiviert Freitextabfrage Eigent mer Titel PfadAlt E Art der Abfrage Neue Auswahl O Erweitem O Eingrenzen Joker am Anfang von Textfeldem Joker am Ende Suchen Datenbank archivista Datensatz 1 8947 Akte 16346 Seite 1 1 Sie k nnen den WebClient verlassen indem Sie wie untenstehend auf das erste Icon in der Symbolleiste klicken Danach gelangen Sie erneut zum Anmeldebildschirm 7 5 4 Anmelden WebAdmin Bei der Auslieferung der ArchivistaBox erhalten Sie die Datenbank archivista mit bestimmten Feldern mit ausgeliefert Immer wenn Sie die Struktur einer Datenbank bearbeiten m chten oder aber Benutzer hinzuf gen bzw l schen m chten m ssen Sie die Ap plikation WebAdmin aufrufen Stellen Sie sicher dass Sie nicht im WebClient angemeldet sind siehe oben Klicken Sie nun auf den entsprechenden Link WebAdmin oben
2. 0 19 5 Barcode Verarbeitung 0 SCC ENEE anaes os SES 20 4 Aufbereitung der Seiten 20 5 Optionen f r Tabellenerkennung 21 SQL Definitionen 4 e Inhaltsverzeichnis 16 3 Feldtypl 104 104 106 109 109 109 111 114 114 114 115 122 123 125 125 125 125 125 126 127 22 Formularerkennung 22 1 Einleitung eae ae eS A ee ea 22 4 Logoerkennung 22 5 Zusammenfassung 23 Export von Akten 23 1 Einleitung 23 2 Export von Akten in WebAdmin 23 3 Export von Akten im WebClient 23 4 Export von Akten im RichClient 24 Mail Archivierung 24 1 Einleitung Page pate eee ewe es DEENEN 24 4 M gliche Probleme beim Einrichten 25 Archive erstellen 25 1 Befehl create 25 2 Befehl drop VI WebConfig 26 Administration mit WebConfig 26 1 Einleitung 26 2 LOGIN s i seaweed ee adda RE Ro 26 3 Aktuelle Einstellungen 26 4 Scantaste einrichten 84 26 5 Datensicherung 26 6 Dienste CUPS FTP Fernwartung 26 7 Dokumente entsperren 26 8 Passw rter ArchivistaBox 2 26 9 Systemdateien ansehen 2 2 128 128 128 129 132 134 135 135 135 135 135 136 136 136 136 137 138 138 138 Archivista 26 10Texterkennung OCI 143
3. Phoenix AuardBl0S CHOS Setup Utility IBE Channel 8 IDE HOD Auto Detect ion Press Enter IDE Channel 8 Master Auto Access Node LLBA i at Be tise Move Enter Selee PUZPB 8a luo Tem et F5 Previous Values f Fail Safe Defaults j pt imi Bei der Festplatte w hlen wir in jedem Falle LBA und stellen sicher dass der Kernel in jedem Falle mit Platten jenseits von 8 GByte klar kommt Phoenix AwardBIOS CHOS Setup Utility Advanced i gt CPU Feature gt Hard Disk Boot Priority Pr Virus Warning Enabl Quick Power On Self Test En First Boot Bevice Second Boot Device Disk Third Boot Device Bisabled Bisabled hn Normal d u Opti Setup APIE Node Enabied HPS Version Control For 8811 11 Small LagotBPR Show Disabled Enter Selsct A B He kue Pid Save ESC Bx 3 Qotinized Hefa Previous Values Pe Fail Safe Befaults F7 De Schliesslich muss auch der APIC Modus eingeschaltet werden an sonsten arbeitet die Hardware inbs USB nicht korrekt Phoenix Auard it Ch Menory Frequency For Auta System BIOS Cacheable Enabled Video BIOS Cacheable Enabled AGP Aperture Size 4B 11283 Init Display First PCI Slot On Chip UGA Enabled On Chip Frane Buffer Size 88 Boot Display Auto TU Standard SOREL os Video Connecter Automatic N Seier d llAftt a top F18 Save PS Faif Safe Befaults F7 Dptinized YS Pravtous Values BIOS Einstellungen Pilatus E
4. Mit dem Men punkt Duplizieren erstellen Sie Kopien von be stehenden Haftnotizen die Kopie erfolgt deckungsgleich ber der alten Notiz Eine Haftnotiz l schen Sie mit Entfernen und be arbeitete Haftnotizen werden automatisch gesichert Als weitere Parameter finden Sie Position Farben sowie Lini endicke Die Men punkte d rften selbsterkl rend sein Als Hin weis sei hier einzig angef gt dass Sie transparente Haftnotizen ber Farben sowie den Untermen punkt Durchscheinend erstel len konnen Sofern Sie ber den Men punkt Typ eine Textbox er ffnen er scheint zun chst der Text Archivista Wenn Sie diese Haftnotiz doppelklicken konnen Sie den Text direkt bearbeiten Textboxen k nnen zudem auch in 90 Grad Schritten rotiert werden Die Verwaltung der Haftnotizen erfolgt ber die Datenbank des halb k nnen Sie diese jederzeit nachbearbeiten Um Objekte physi kalisch mit der Seite zu verbinden z B f r einen Export verwen den Sie In Bild ablegen Dabei werden die Haftnotizen mit der aktuellen Seite verschmolzen die definitive Sicherung erreichen Sie mit Ctrl S 188 e Men Bearbeiten Uber Ausblenden bestimmen Sie ob die Haftnotizen angezeigt oder ausgeblendet werden sollen Sofern Sie Ausblenden gew hlt haben kann die Darstellung der Seiten etwas schneller erfolgen Ebenfalls hat dies zur Folge dass beim Ausdrucken von Seiten die Haftnotizen nicht gedruck
5. Bei der Tabelle Archiv wird immer auch die aktuelle Seite mit in das Ziel eingeschlossen Damit kann bequem auf eine be stimmte Seite innerhalb einer Akte verwiesen werden selbst aus der gleichen Akte heraus 30 4 2 Verbindung definieren Ctrl E Sofern bereits ein Ziel festgelegt wurde und Sie i d R einen an deren Datensatz bzw Tabelle ausgew hlt haben k nnen Sie mit diesem Men punkt eine Verbindung definieren Nach dem Aufruf erhalten Sie untenstehende Abfrage 164 e Verbindungen Hyperlinks Yerbindung definieren Ea Yerbindung zu Archiv 6 definieren Eingabe der Beschreibung Cancel SR 0 101 EMAK Geben Sie nun der Verbindung den gew nschten Namen selbst verst ndlich kann auch der Vorschlag bernommen werden und klicken Sie auf OK Die Verbindung ist nun definiert Sie sehen dies daran dass der Schl ssel in der Systemliste in roter Farbe dargestellt wird 30 4 3 Aktuelle Verbindungen Ctrl F8 Die aktuell definierten Verbindungen rufen Sie entweder ber den roten Schl ssel auf oder ber diesen Men punkt Es erscheint die Liste mit allen Verbindungen zu diesem Datensatz Klicken Sie nun auf einen Eintrag und der entsprechende Datensatz wird aufgerufen Archivista Verbindungen Archiv E1 SA 0 101 EMRK Archiv SLSR 142 31 Asyl Eintrag nach oben Eintrag nach unten Editieren L schen Zurich Gehezu 30 4 4 Letzter Aktiver Datensatz F8 Mit dies
6. 22 3 Objekte der aktiven Definition bearbeiten Durch einen Klick auf Neu kann ein neues Objekt in der aktiven Definition angelegt werden Formularerkennung archivista Objektnarne Petermann AG Position links mm 114 0 Position oben mm SIS Breite mm 15 0 H he mm Ss Typ Zahlen x Lange von 1 L nge bis 2 Feld Titel Start 1 Ende okriptname Honus Test einschalten IT Zur ck speichern Es k nnen folgende Eigenschaften festgelegt werden Objekte der aktiven Definition bearbeiten e 129 Objektname Jedes Objekt enthalt einen Namen Dieser dient zur Organisation hat aber keinen Einfluss auf die Erkennung Position Mit Hilfe der Felder Position links und Position oben lassen sich der Abstand des Objekts zum linken und zum obe ren Seitenrand definieren Dabei bildet die obere linke Ecke den Nullpunkt Die Hohe entspricht der y Achse und die Breite der x Achse Dazu ein Beispiel Die Rechnungsnummer befindet sich 9cm links und 6cm von oben auf dem Blatt Mit Logoerkennung geben Sie bei Position links 89mm ein bei Position oben 59mm Falls Sie ohne Logoerkennung arbeiten m ssten Sie plus minus drei Millimeter zus tzlichen Spielraum einkalkulieren d h 86mm sowie 56mm Breite H he Die Masse des Objekts k nnen durch die Felder Breite mm und H he mm festgelegt werden Dazu ein Beispiel Die Rechnungsnummer ist genau 1 2cm breit und 0 4cm hoch Analog zum obigen Beisp
7. Diese Funktion bedingt dass ein Scanner am System ange schlossen und funktionsbereit ist Sollte dies nicht der Fall sein erhalten Sie eine Fehlermeldung 31 8 Seiten anzeigen Verwenden Sie die nachfolgenden Men punkte zum Navigieren in nerhalb der einzelnen Akte Die ersten vier Eintr ge entsprechen im brigen den Buttons Kn pfen am unteren Ende der Detailansicht rechts aussen Diese Funktion steht sowohl in der Hauptansicht als auch in der Seitenansicht dort unter dem Men Seiten zur Verf gung Archivista 31 8 1 Erste Aktiviert wird die erste Seite der Akte 31 8 2 Vorige Shift F3 Aktiviert wird die Seite welche vor der aktuellen Seite liegt Al ternativ k nnen Sie ebenfalls PgUp verwenden 31 8 3 N chste Shift F4 Aktiviert wird die Seite welche nach der aktuellen Seite liegt Al ternativ k nnen Sie ebenfalls PgDown verwenden 31 8 4 Letzte Aktiviert wird die letzte Seite der Akte 31 8 5 Gehe zu Ctrl 6G Damit k nnen Sie zu einer bestimmten Seite innerhalb der Akte direkt gelangen Nach dem Aufruf werden Sie nach der entspre chenden Seite gefragt Geben Sie dabei entweder die absolute Zahl ein oder eine relative Positionierung z B 10 f r zehn Seiten weiter sowie 12 f r zw lf Seiten zur ck 31 8 6 Dateinummer Bitte beachten Sie dass mit diesem Men punkt nur in den selten sten F llen gearbeitet werden sollte Wesentlich eleganter ist der Zugriff ber
8. X cancel 8 Run Wahlen Sie nun zwischen CD und DVD Brennen auf CD DYD 0 Gew nschtes Archivierungsformat CE DVD NONE F4 OK oe cancel Die Entscheidung fiir gegen CD oder DVD h ngt von meh reren Faktoren ab die den Rahmen dieses Handbuches sprengen w rden Generell ist der Einsatz von CDs insbesondere goldbe schichteten CDRs nach wie vor sehr zu empfehlen W hlen Sie nun ob Sie einen oder zwei CD DVD Brenner gleich zeitig zur Verf gung haben wobei wir den gleichzeitigen Einsatz von zwei Brennern empfehlen da mit dieser Konfiguration immer zwei Archiv Datentr ger erstellt werden Anzahl der Kopien die von den m Brennerin gebrannt werden sollen i Anzahl Gerate Sa OK x Cancel Bestimmen Sie nun ob Sie die Schreibgeschwindigkeit nach oben begrenzen wollen Auch dies ist sehr zu empfehlen Einmal kann es sein dass CD DVD Brenner mit der h chstm glichen Schreib Version 2009 1 geschwindigkeit nicht mehr korrekt arbeiten auf der anderen Seite aber leidet bei zu hohen Schreibmodi auch die Qualitat der erstell ten Datentrager Archivierung auf CD DVD soll die schreibgeschwindigkeit begrenzt werden or Ja x Mein Stellen Sie nun die gew nschte Schreibgeschwindigkeit ein Zuge gebenermassen d rfte 1x in den allermeisten F llen zu konservativ sein betreffend der optimalen Geschwindigkeit sei auf obenstehen de Ausf hrungen verwiese
9. Personen Volker Zwick CHE Un Se Format EMPZIP zl HE Erfasst 7 Archiviet V 225 Datenbank Bearbeiten Suchen Makros Tabelle Hilfe vane I gt In ele aa eal x MARIE sis El oal a mn OOo re eege gt Meine erste Akte 04 02 2004 1 Akte Archivista Muster S M 4 i Archivieren beaibeit Seiten fanen nach Ic Pro Ge SEH INPUT l tc chi Kierf tfBn iap r Offen TiffCcfttG4 C Offen Pal I Seiten chMMen n CAProgranMn oy SON P Au tomafachet tcrtmen poo oMByte e je Datentrapw oc eist 10005 eiten je Aicniv RATE AKiewietan iDidnM 1 9999 Datum 04 02 2004 Akte 1 Seiten 0 Ordner 1 Markiert Eigent mer DI De scht a akzeptier Te uch Zip Drives und CD Laufwerke als U Titel Meine erste kte Stichw rter akte Archivista mer dem Motto Scan Store Search tritt die Schweizer Software Archivista 4 12 a m Ordnu unga aut ven Sche ibtis sei schaffen Das Archivierungsprogramm lie ebe rdokumente in legt sie ab und sortiert die M IP 2 Pesonen Muster ivier Notiz Format TIFF G4 D Erfasst Archiviert Seitentext Da noch keine Seiten erfasst wurden sehen Sie eine leere Seite vor sich Klicken Sie auf das Scannersymbol Zi um jetzt eine Seite zu erfassen Sollte kein Scanner vorhanden sein wahlen Sie im Men Seite das Untermen Importieren und dort die Opti on Aus Date Nach Eingabe des Dateinamens wird die Seite 2 darauf importiert A
10. 140 e Aktuelle Einstellungen Archivista 26 3 2 Maske Anmelden WebClient In diesem Men punkt legen Sie die Anmeldemaske der Applikation WebClient fest Maske Anmelden WebClient Rechner zum Anmelden localhost Keine weiteren Rechner Li Datenbank in Anmeldemaske archivista Keine weiteren Datenbanken T Benutzer zum Anmelden Admin Einstellungen jetzt vornehmen 26 4 Scantaste einrichten Bestimmen Sie in diesem Men ob auf der aktuellen Archivista Box die Scantaste verwendet werden kann und wenn ja in welche Datenbank die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen Scantaste einrichten Zahlenblock zum Scannen verwenden Je Rechner localhost Datenbank archivista Benutzerkonto Admin Passwort eingeben Einstellungen jetzt vornehmen 26 5 Datensicherung Legen Sie hier die Datensicherung fest M glich sind USB Festplatte Netzwerk RSYNC Server Tape Backup Version 2009 1 Datensicherung auf externe USB Festplatte Wochentage 1 Mo 7 So 0 Nie 1 Uhrzeit f r Sicherung 04 00 Einstellungen jetzt vornehmen Datensicherung auf Server Windows Linux Wochentage 1 Mo 7 So 0 Nie Uhrzeit f r Sicherung Art der Datensicherung cifs Windows nfs Linux cits Rechner Host Ordner f r Sicherung Benutzerkonto Passwort Dom ne falls vorhanden Einstellungen jetzt vornehmen Datensicherung Bandlaufwerk Wochentage 1 Mo 7 So 0 Nie Uhrzeit f r Sicherung Einstellungen jetzt vorne
11. 27 60 Einkauf Unter Einkauf werden die Einkaufsbestellungen verarbeitet Verkaufsarten Verkaufspersonal Verkaufsregion Kreditstatus einrichten ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH geh rt ebenfalls die Lieferantenverwaltung Verkauf Einkauf Artikel und Lager Produktion Training Co 41 localhost Administrator Einkaufsrechnung anlegen Aktuelle Einkaufsbestellungen bearbeiten Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Zahlungen an Lieferanten Lieferantenrechnungen Lieferantengutschriften Lieferantenzahlungen oder Gutschriften zuweisen Dazu Beenden Suchabfragen und Reporte Einkaufsrechnungen suchen Lieferantenbuchungen suchen Lieferantenanfragen suchen Lieferanten und Einkaufsberichte Wartung Lieferanten L 05 28 2008 02 19 pm ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH 27 7 Artikel und Lager In diesem Men verwalten wir die Artikel sowie die Lager Version 2009 I Verkauf Einkauf Artikel und Lager Produktion Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Training Co 41 localhost Administrator Lagerveranderungen Lagerabgleichungen Suchabfragen und Reporte Beenden Artikel in Lager bewegen Lagerbestand f r Artikel Berichte Lagerbestand Wartung Typen von Lagerbewegungen Steuerarten f r Artikel Masseinheiten Artikel Kategorien f r Artikel Lagerstandorte Levels
12. Basis W hrung Referenz f r Steuerfragen C J D Monate E Monate zur ck CHF Franken sl Passwort anmelden Klicken Sie auf Login Sie gelangen in die Arbeitsmaske von ArchivistaERP Verkauf Einkauf Artikel und Lager Herstellung Dimensionen Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Training Co localhost Administrator Beenden Buchungen Offerten und Bestellungen Vorlage f r Lieferung Direkte Lieferung Vorlage f rRechnung Direkte Rechnung Kundenzahlungen Lieferschein zu einer Bestellung Kundengutschrift Rechnung zu einem Lieferschein Verarbeiten von Kundenzahlungen oder Gutschriften Suchabfragen und Reporte Verkaufsbestellungen suchen Buchungen von Kunden suchen 3 Kunden und Verkaufsberichte Rechnungen von Kunden suchen Wartung Verkaufsarten Kunden er ffnen und verwalten Verkaufspersonal Abteilungen zu Kunden Verkaufsregion Kreditstatus einrichten 05 28 2008 12 24 am ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH Die Installation ist damit abgeschlossen Sinnvollerweise arbeiten Sie zun chst durch Anschliessend sollten Sie einige Einstel lungen unter 27 11 vornehmen Version 2009 I Buchhaltungsjahr 01 01 2008 31 12 2008 Aktiv sl Zurichstr 80 CH 8118 Pfaffhausen Adresse Telefonnummer 044 254 54 00 Faxnummer 044 254 54 02 Mail Adresse webmaster trainingcoxyz ch Firmenlogo Domizil Kostens
13. Setsct 2 settings category from the list on the bR side and move tho nouse Overa settings Zem fo get more information e 7 44 7 2 Installation mit VMWare Player Hinweis Bitte beachten Sie dass beim VMWare Player derzeit Stand Februar 2007 nur USB 1 1 zur Verfiigung steht Der Be trieb eines Dokumenten Scanners unter USB 1 1 kann nur bedingt wenn berhaupt empfohlen werden Download des VMWare Players von www vmware com dow nload player Dateigr sse ca 30MB Installation des VMWare Players Download des VMWare Images von www archivista ch Zip File Dateigr sse ca 10KB Entpacken des Zip Files in einen leeren Ordner Es sollte eine Festplatte ausgewahlt werden welche genug freien Platz hat also mindestens 5GB 10GB ware besser Version 2009 I e VMWare Player ausf hren Doppelklick auf we Netzwerkuma e Die ebenfalls von www archivista ch downloadbare ArchivistaBox ISO Datei ca 600MB in denselben Ordner kopieren wo auch schon das VMWare Image drin ist K j Player e Gehen Sie nun zu dem besagten Ordner wo das entpackte ZIP File mit dem VMWare Image sowie die Archivista Box ISO Datei liegen ffnen Sie die ArchivistaBox Datei Browse for virtual machine configuration file Suchen in S test DI rz ES I Dateiname Archivista ox vinx SS Dateityp VMware Configuration Files vmx DI Abbrechen e Die ArchivistaBox startet auf Bitte
14. Version 2009 1 8 10 1 Druck Server einschalten Tutorial zu Druck Server fiir virtuelles Drucken einschalten movie 2min Archivista Box Archivista WebClient F10 Archivista Webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Backup Yerschluesselung PDF Druck POF Druck POF Druck einschalten FTF Server verwaltung Mailserver POF Druck auschalten Datenbank Systertri Fernzugriff Beenden lt F1 Starten Sie die Funktion Nach Eingabe des Passwortes erhalten Sie folgende Meldung Geben sie die Internetadresse und das Metzwerkpr fis in der CIDR Notation an um von den gew nschten Rechner aus drucken zu k nnen 2 6 192 1660 0 0 24 oder 10 00 0167 192 166 0 0 24 E ok Hier geben Sie den Netzwerkbereich ein von dem Dateien entge gengenommen werden Dies ist die eine Seite des Druck Servers Beachten Sie bitte dass es auf der Seite der Clients notwendig ist die Arbeitsstationen von denen aus gedruckt werden soll mit dem Archivista Drucker auszur sten Zu diesem Zweck ben tigen wir die IP Adresse unserer Archivista Box Uber den Men punkt System und Systemstatus anzeigen k nnen wir die IP Adresse abfragen In unserem Fall lautet sie 192 168 0 71 Druck Server e 55 8 10 1 1 Archivista Drucker einrichten Das folgende Beispiel stammt von einer WindowsXP Arbeitsstation Gehen Sie zu Drucker und Faxger te und doppelklicken Sie auf Drucker hinzuf ge
15. if Lengochlstitle gt 128 title substring scicle 0 119 Stitle s Microsoft Word g Stitle s Mliero seft Office g stitle 8 57 469 Stitle s g Stitle s g to give values back you need to print it at first position include db name followed by a after it add the field value separated with a my Sret Scb Titelsstir le Eigentuemerssfer print oret Version 2009 1 Das Programm erh lt erh lt immer den Datenbanknamen die ent sprechende PDF Datei die dazugeh rende Postscript Datei sowie den Author falls er im PDF Dokument aufgef hrt wurde Zur ck gibt das Programm zun chst den Namen der Datenbank sowie die gew nschten Felder Neben coldplus pl existiert auch ftpplus pl wobei hier nur der Name des Dokumentes entgegengenommen wird Das entspre chende Programm ist in den nachfolgende Ort auf der Archivista Box zu legen home data archivista cust ftp ftpplus pl 45 7 Gibt es zur ArchivistaBox ein API Ja verwenden Sie die Fremdansteuerung zum Archivista WebCli ent Mehr Informationen finden Sie unter 45 8 Import von Bildern Es besteht die M glichkeit Bilder von einer Digitalkamera di rekt auf der ArchivistaBox zu speichern Schliessen Sie ihre Di gitalkamera oder einen USB Flash SD Card Reader an den USB Anschluss auf der Frontseite der ArchivistaBox an 45 8 1 Import mit USB Flash SD Card Reader Generell empfehlen wir einen USB Flash SD Card R
16. k nnen Sie festlegen in welchen Ordner nach der Archivierung eine Nachricht verscho ben werden soll Damit kann sichergestellt werden dass die Mail Nachrichten nicht mehrmals archiviert werden Mit Nachricht zur ckspielen nach legen Sie fest in wel chen Ordner eine archivierte Nachricht aus dem WebClient heraus zur ckgeschrieben werden soll wenn die Option Mal bei Dow nload angeklickt wird Version 2009 I Mit Verarbeitungsdefinition f r Archivierung k nnen Sie eine Scan Definition zur Nachbearbeitung der Mail Nachrichten heran ziehen Hier legen Sie ebenfalls fest ob die Mail Nachrichten in Schwarz Weiss Graustufen oder Farbe archiviert werden sollen Mit Anh nge nicht archivieren k nnen Sie festlegen dass die Mail Anh nge nicht als Bildseiten der eigentlichen Nachricht hin zugef gt werden In jedem Falle wird aber die gesamte Nachricht archiviert sodass diese inkl der Anh nge sp ter wieder zur ck gespielt werden kann Mit Nicht aktiviert k nnen Sie festlegen dass eine Definition tempor r nicht aktiviert ist 24 4 M gliche Probleme beim Einrichten Sollte die Mail Archvierung nicht auf Anhieb aktiviert werden k nnen so k nnen viele Informationen den Log Dateien entnom men werden Ebenfalls muss beachtet werden dass die Mail Archivierung nur arbeitet wenn sie zuvor im Systemmen unter Mail Archivierung aktiviert wird M gliche Probleme beim Einrichten e 137 25 Arch
17. l sst sich die Hauptansicht so ver wandeln dass im oberen Teil des Bildschirms anstatt der Tabelle die Voransichten der ersten Aktenseiten erscheinen Typischerwei se ist dies f r Fotosammlungen sinnvoll Dieses Untermen kann auch mit dem Piktogramm aufgerufen werden 31 10 Formatierung Memofelder Tutorial zu Formatierung movie 2min Der Men punkt Formatierung Memofelder kann nur inner halb von Memo Feldern bzw RTF Feldern Rich Text Format verwendet werden Dies sind Felder in denen Schriftformatierun gen wie fett oder unterstrichen m glich sind In Archivista 2009 1 sind dies folgende Felder Feld Notiz in den Tabellen Archiv Notzen und Bibliothek sowie das Feld Bemerkungen in der Tabelle Adressen Beachten Sie bitte dass die aktuellen Einstellungen z B die aktuelle Auszeichnung der Schrift durch ein im entsprechenden Men punkt davorstehendes H kchen gekennzeichnet werden S mtliche m glichen Einstellungen k nnen ber den Men punkt Schriftformatierungen eingestellt werden siehe untenstehende Abbildung 172 e Formatierung Memofelder Archivista Schriftarten und attribute Einstellungen Schriftart Arial Grosse E Attribute Fett D Kursiv 1 Unterstrichen IT Hochgestellt M Tiefgestellt Farbe Schwarz 7 Yorschau Tesdbeispiel Hinweis Auf eine weitergehende Erkl rung der Men s kann verzichtet werden die Eintr ge d r
18. meinen Einstellungen oder beim Reportgenerator Men Einstel lungen und entsprechende Untermen s Bei einigen Druckern wird die letzte Seite erst nach einiger Zeit gedruckt Dies k nnen Sie umgehen indem Sie eine zus tzliche weitere Seite mit einem neuen Druckauftrag drucken 45 11 11 Ist Archivista webf hig Ja Die einfachste und effizienteste Methode Archivista Datenbanken ins World Wide Web zu stellen ist die ArchivistaBox Siehe Part MI 45 11 12 Welche Scanner arbeiten mit ArchivistaGPL zusammen F r das Scannen sollten Sie eine ArchivistaBox verwenden Es gibt seit 1 1 2008 seitens von Archivista nur noch Scanner Support f r die ArchivistaBox Eine Liste der aktuell unterst tzten Scanner finden Sie auf der Homepage www archivista ch Wenn Sie dennoch einen Scanner unter Windows mit ArchivistaG PL verwenden m chten dann besteht in ArchivistaGPL nach wie vor die M glichkeit den Scanner via Twain Interface anzuspre chen Leider allerdings gibt bzw gab es die vergangenen Jahr oft und gerne Probleme mit Twain Scannern Eine letzte M glichkeit besteht darin den Kopierbutton der mit gelieferten Scannersoftware auf einen freigeschalteten Archivista Drucker zu legen Das Einrichten wird unter 8 10 beschrieben Da mit die gescannte randabfallend gedruckt wird sollte unter Win dows ein Druckertreiber verwendet verwenden der dazu in der Lage ist Archivista 46 Probleml sungen 46 1 Scannen ist lang
19. status 100 jobs jobs data status 100 job for sane daemon pl mysql table mysql table g E looks for a job with status 100 perl script sane daemon pl save ScanDef logid and pwd to ENV jobSane saveToLog jobNotSane update log entry or ss create new entry Save host db user and done 5 to table createpdf TP OCN mysql table logs check for done 0 done 1 in work and begin ocr app 2 after xerox axis done 3 scanadf 3 during ocr 4 after ocr 5 processing 6 sane client finished gt hands over scanned data to sane client via pipe 0 sane daemon finished perl script axis2sane pl sane client pl getimage getDocFromLogs checkBarcode checkEmptyPage job specific cmd Hi sane post pl optimizeBW LR perl script createThumbsAndSave Neue Auftr ge werden von einer aufgerufenen Applikation z B WebClient in die jobs Tabelle eingef gt und mit einem Status von 100 versehen Der Sane Daemon greift sich alle zwei Sekun den alle Jobs die einen Status 100 haben und verarbeitet sie Der Sane Daemon stellt den Status des Jobs nun auf 120 und f gt einen passenden logs Eintrag hinzu mit stimmendem DONE Wert Archivista Je nachdem um welche Art von Auftrag es sich handelt wird nun scanadf f r einen Scan oder andere Applikationen f r andere Auf gaben aufgerufen Diese Applikationen reichen nach Verarbeitung des Auftrags ihre D
20. 12 2 Akte er ffnen und scannen Tutorial zu Akte er ffnen und scannen movie 2min Das Anlegen von neuen Akten und das Scannen von Seiten erfolgt mittels des Editieren Formulars Gehen Sie zuerst in den Editieren Modus indem Sie auf den ro ten Reiter klicken Daraufhin erscheint in der oberen rechten Ecke das Fenster Aktion w hlen Klicken Sie darauf und w hlen Sie Scannen Legen Sie Seiten in Ihren Scanner und dr cken Sie den Button Knopf OK Version 2009 1 Aktion w hlen L schen Publizieren Fublizieren zur cknehmen scannen d coy scannen A4 Grau scannen A4 Farbe scannen 45 Brosch re scannen US letter GW scannen US letter fray scannen US letter colour Contact Nach ca 30 Sekunden erscheinen die neu angelegte Akte und die dazugehorigen gescannten Seiten Klicken Sie El oder dr cken Sie F6 um den Bildschirm zu aktualisieren und zu sehen ob die Seiten schon da sind Um einer bereits existierenden Akte neue Seiten hinzuzuf gen gehen Sie folgendermassen vor e gehen Sie in den Editieren Modus indem Sie auf den roten Reiter klicken e w hlen Sie Scannen im Aktionen Wahl Feld in der rechten oberen Ecke des Bildschirms e kreuzen Sie die Akte an zu der Sie Seiten hinzuf gen m chten Akte er ffnen und scannen e 87 Aktion w hlen L schen Publizieren Fublizieren zur cknehmen Scannen d coy scannen A4 Grau s
21. 18 Scandefinitionen 18 1 Einleitung Hier legen Sie verschiedene Scandefinitionen an die Sie beim Scan nen immer wieder ben tigen Nach Klicken auf den Men punkt Scannen sehen Sie zuerst eine Liste mit den vorhandenen Scan definitionen Scandefinitionen testdb Heu Editieren Editieren Editieren Editieren Editieren Editieren Editieren L schen L schen L schen L schen L schen L schen Name A4 SW 44 Grau A4 Farbe 45 Brosch re US letter BAM US letter gray US letter colour Anderungen an Scandefinitionen oder deren Loschung werden mit tels der gr n bzw rot ausgezeichneten Funktionen Editieren und L schen vorgenommen Im ersten oberen linken K stchen der Ta belle steht in roter Schrift Neu Klicken Sie auf Neu um eine neue Scandefinition zu erstellen Sie sehen folgenden Bildschirm Scandefinitionen archivista Name Art des Scannens Graustufen 8 Bit Aufl sung dpi 150 Helligkeit 0 Kontrast 0 Leere Seiten entfernen 0 deaktiviert 0 Schwarz Weiss Optimierung BR SW Optimierung Anzahl Punkte 1 x 3 Schwellenwert 0 128 255 190 SW Optimierung Ausgabeaufl sung DPI 300 Scanbreite mm 210 Scanh he mm 297 Position linker Rand mm 0 Position oberer Rand mm 0 Vorgabefelder Feld1 Wertl Feld2 Wert2 Gew nsche Barcodedefinition Keine x Formularerkennung Keine si Rotation o f Seite in Mitte teilen I
22. MandantNr und Mandat Text erhalten Sie k nnen die Feldobjekte auch untereinander anordnen und zwei Bezeichnungsobjekte z B Mandatsnummer bzw Mandat titel hinzuf gen genauso wie das Bezeichnungsobjekt auch nur den Text Mandat umfassen kann Zur ck zum Beispiel Wir haben nun drei zus tzliche Objekte die Sie bei Objekte in Formular vorfinden Markiert ist das Feldobjekt MandantNr Objekte in Formular Stichworten Personen Stichwarker Personen Mandant T ext Mandant Neues Objekt Objekt loschen Das Objekt MandantNr ist das derzeit aktuelle Objekt Sie k nnen weitere Einstellungen links davon vornehmen Um das Fel dobjekt so zu platzieren wie weiter oben dargestellt m ssen Sie folgende Werte eingeben Aktuelles Objekt Mandat H Schrift Koordinaten 1 300 v1 630 die 300 z 300 Die Positionierungsangaben k nnen entweder ber die Tastatur in den entsprechenden Feldern vorgenommen werden oder mit der Maus indem das Objekt zunachst mit einem Mausklick aktiviert wird Um das aktuelle Objekt mit der Maus zu bewegen klicken Sie auf dieses Taste nicht gedriickt halten und bewegen die Maus bequem zu der Stelle wo das aktuelle Objekt hingeschoben werden soll 214 e Feldobjekt Typ Mit dem Button Knopf Schrift kann jedem Objekt eine indivi duelle Schrift bzw weitere Attribute zugewiesen werden Uber den Button Knopf Tab Pos k nnen Sie die T
23. Men Seite e 183 w Hinweis Die Funktionen Geradestellen S ubern und Auto Rand funktionieren nicht in jedem Fall richtig Beim Scannen von Seiten die fast nur Bilder oder wenige W rter enthalten kann es vorkommen dass z B das Geradestellen nicht in jedem Fall zu 100 korrekt erfolgt Dies deshalb weil bis heute keine Software die Perfektion des Auges erreicht Bei Spatere OCR Erkennung legen Sie fest ob die Seite sp ter allenfalls mit einer Texterkennungssoftware in Text umgewandelt werden soll Falls Sie keine Textseiten sondern Bildseiten erfassen sollten Sie Ausschliessen verwenden um die OCR Erkennung f r die entsprechende Seite zu unterdr cken Weitere Informationen erhalten Sie in Kapitel 33 4 2 5 Scannen mit Auto Pilot Wenn Sie mehrere Seiten hintereinander mit den gleichen Ein stellungen f r die gleiche Akte erfassen wollen w hlen Sie bitte mit Auto Pilot Mit dieser Option wird automatisch bis zum Abbrechen bzw der eingegebenen Anzahl von Seiten nach der entsprechenden Wartezeit die n chste Seite gescannt 33 4 2 6 Scannen mit Einzug Wenn Ihr Scanner einen automatischen Stapeleinzug ADF be sitzt w hlen Sie mut Einzug sowie ADF simplex Damit scan nen Sie s mtliche im Einzug vorliegenden Seiten ein Einige teu rere Scanner k nnen zudem doppelseitig scannen bei diesen Ger ten aktivieren Sie anstelle von ADF simplex die Option ADF duplex Si
24. Mit diesem Wert bestimmen Sie wie das Bild nach der Optimie rung definitiv zur ck auf ein Schwarz Weiss gerastert werden soll Je h her der Wert desto h her der Schwarzanteil Sofern Sie ei ne 0 eingeben versucht die Software selbst ndig einen farbigen Hintergrund zu entfernen 18 2 9 SW Optimierung Anzahl Punkte 1 x Der hier eingegebene Wert erg nzt die Schwarz Weiss Optimierung Er bestimmt die Anzahl Punkte die sich der Al gorithmus um den Ursprungspunkt ansieht Am besten testet man ein paar typische Belege 2 ist ein guter Wert um mit dem Testen anzufangen 18 2 10 SW Optimierung Ausgabeaufl sung DPI Hier bestimmen Sie die Aufl sung die das Image das f r die Da tenbank bestimmt ist haben muss Der typische Wert hier und f r schwarzweisse Belege generell betr gt 300 18 2 11 JPEG Komprimierung Faktor Normalerweise werden die Bilddaten zwischen Scanner und Com puter ArchivistaBox unkomprimiert bertragen Bei 300dpi und Farbe fallen ca 25 MByte pro Seite an bei doppelseitigem Scan nen sind es gute 50 MByte pro Blatt Bei den derzeitigen USB Schnittstellen k nnen rein theoretisch 60 MByte bzw 480 MBit pro Sekunde an Daten bertragen werden Praktisch ist es aller dings nur ca die H flte und daher dauert das bertragen der Da ten gut und gerne zwei drei Sekunden Nun gibt es einige Scanner welche in der Lage sind die Bilddaten bereits im Scanner selber zu komprimieren und danach dir
25. Sie haben ebenfalls eine ArchivistaBox erworben Sie m chten die se aber virtualisiert in Betrieb nehmen Dann lesen Sie bitte unter 44 7 weiter 3 3 OpenSource Box w Bitte beachten Sie dass Sie falls Sie eine ArchivistaBox bei Archivista GmbH oder einem Vertriebspartner bezogen haben die L sung nicht installieren m ssen da Sie die ArchivistaBox en in diesem Falle vorkonfiguriert erhalten Die nachfolgenden Informa tionen gelten daher nur falls Sie die ArchivistaBox unter der GPL Lizenz betreiben m chten 3 3 1 Ben tigte Hardware Um mit der ArchivistaBox arbeiten zu k nnen ben tigen Sie die folgenden Komponenten e Computer ab 256 MByte Ram SCSI oder USB2 0 e Harddisk ab 10 GB empfohlen 40 GB und mehr e SANE f higer USB SCSI Scanner empfohlen Version 2009 1 3 3 2 CD beziehen und erstellen Die Installation der ArchivistaBox L sung ist einfach Beziehen Sie als Erstes die untenstehende ISO Datei ca 700 MByte ab unserer Homepage www archivista chund erstellen Sie mit einem Brennprogramm davon eine bootbare CDR Anschliessend starten Sie diese CD im gew nschten Computer Es wird zun chst die Live CD Version gestartet Mit dieser Versi on k nnen Sie zun chst s mtliche Funktionen testen ehe Sie die Installation vornehmen 3 3 3 ArchivistaBox als LiveCD starten Wenn Sie die LiveCD starten werden zun chst die Tastatur sowie allfallige Netzwerkdaten erfragt Danach gelangen Sie direkt in
26. UP Pfeiltaste nach oben Die Funktionstasten sind wie folgt zu bermitteln F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Tastenkombinationen mit der Shift Ctrl und oder Alt Taste realisieren Sie wie folgt Ctrl Taste Bsp d Ctrl und d Taste Shift Taste Bsp TAB Shift und Tabulator Taste Alt Taste Bsp f Alt und f Taste Archivista 36 Felder und Masken definieren Tutorial zu Felder und Masken definieren movie 2min 5 5 3 36 1 Zus tzliche Felder Archivista 2009 I h lt in der Tabelle Archiv einen Satz von Feldern bereit Diese sind in der Datenbank gespeichert Nach dem Er ffnen einer neuen Datenbank stehen die Felder Titel Stichw rter und Personen sowie einige Statusfelder wie Akte Seiten etc zur Verf gung Die Statusfelder sind fix und k nnen nicht verandert werden das Feld Titel wird ebenfalls in jeder Archivista Datenbank verlangt ein Ausblenden ist jedoch m glich siehe unter 35 1 4 Die Felder Stichworter und Personen dage gen sind optional d h sie m ssen nicht zwingend in der Daten bank vorkommen und konnen entfernt werden Ausserdem konnen zusatzliche Felder erstellt werden Das nachfolgende Kapitel macht Sie mit den Funktionen ver traut die Sie ben tigen um Felder hinzuzuf gen zu bearbeiten zu l schen und auf dem Formular zu plazieren Die M glichkeiten zur Formulargestaltung in Archivi
27. _Fettigstellen Archivista 2009 1 ist nun korrekt eingerichtet Version 2009 I 3 4 1 Erster Programmstart Nach der Installation klicken Sie auf die Schaltfl che Start am unteren Bildschirmrand und zeigen dann auf Programme Darin finden Sie den Eintrag ArchivistaGPL und in diesem starten Sie das Programm ArchivistaGPL Die Applikation wird gestartet Nach einiger Zeit erhalten Sie das Formular Archivista Neue Datenbank w hlen Archivista Neue Datenbank w hlen Neue Datenbank wahlen Host JJacalhast Datenbank arche Benutzer roct Paswot Abbrechen oo Geben Sie nun die Verbindungsdaten der gew nschten ArchivistaBox Datenbank ein und best tigen Sie dies mit dem Button Knopf OK Nach einigen Sekunden gelangen Sie in die Hauptmaske von Archivista Beachten Sie bitte dass zuvor auf der ArchivistaBox in We bAdmin entsprechende Benutzer erstellt werden m ssen ehe Sie mit dem RichClient auf die ArchivistaBox zugreifen k nnen Dazu mehr unter 14 1 OpenSource Windows e 25 26 Teil II Tutorials Archivista 4 Tutorial ArchivistaBox 4 1 Einleitung F r das Arbeiten mit den Online Tutorials sollte Ihr Bildschirm mindestens ber eine Aufl sung von 1280x1024 Pixeln verf gen Jede Lektion beinhaltet ein Beispiel in Form eines GIF Filmes sowie einen kurzen Erkl rungstext nach unten scrollen Jede Filmsequenz dauert zwischen 30 bis 120 Sekunden wenn Sie die Beispiele
28. an je der Stelle abgerufen werden egal ob bei der Eingabe beim Su chen Ersetzen oder im Archivsuchmodus die Abk rzungen stehen Ihnen jederzeit zur Verf gung Zudem k nnen Sie s mtliche defi nierten Abk rzungen ber die Hilfstabelle Abk rzungen jederzeit bearbeiten 31 2 2 Abk rzungsfenster abrufen Ctrl F2 Wenn Ihnen die definierten Abk rzungen nicht mehr so gel ufig sind so kann eine Liste jederzeit ber diese Funktion abgerufen werden Dabei wird nachfolgendes Fenster eingeblendet Version 2009 1 Abk rzungen einf gen aufl Auflage bg Bundesgericht by Bundesverfassung bwl Betriebewurtscha ft edmz Eidg Materialzentrale Bern f Franzosich F Semikolon und Leerzeichen ebenfalls einf gen Liste laden Abbrechen OF Klicken Sie mit der Maus auf die Abk rzungsdefinition der Liste und best tigen Sie die Eingabe mit OK so wird der definier te Text im aktuellen Feld eingef gt Durch Eingabe des ersten Buchstabens konnen Sie bei einer grossen Anzahl von definierten Abk rzungen direkt zum jeweiligen Anfangsbuchstaben gelangen Hinweis Die Option Semikolon und Leerzeichen ebenfalls einf gen verwenden Sie um automatisch mehrere einzugebende Stichw rter visuell sauber voneinander zu trennen Mit der Option Liste laden k nnen nachtr glich mit F2 definierte Abk rzungen direkt nach deren Eingabe aktualisiert werden 31 3 Navigieren innerhalb der Ak
29. 173 Tabelle 177 Module ArchivistaBox Navigieren RichClient Neu anmelden RichClient Notizen RichClient OCR Definitionen WebAdmin 125 Index e 285 OCR Erkennung RichClient Office Dateien Online Hilfe 9 Online Tutorials 154 Online Update Ordner 253 Ordner Einleitung Passw rter ArchivistaBox Passw rter RichAdmin 201 PDF Publishing Edition Piktogramme WebClient PNG RichAdmin 206 Printing RichClient Programm beenden RichClient 165 Programmstart RichClient Publishing Edition 229 Publizieren WebClient Quellformate Publishing Edition 230 Rechte Maustaste RichClient Reportmodul RichAdmin 223 Revisionssicherheit ArchivistaBox RichAdmin 197 RichClient RTF Felder RichClient Rubrik Tabelle Literatur RichClient 195 Scandefinitionen WebAdmin 109 Scannen F2 RichClient 182 Scannen mit Netzwerkscanner ArchivistaBox Schliissel in roter Farbe RichClient 164 Schwarzes Rechteck RichClient 286 e Index Seite einrichten RichAdmin 223 Seiten Einleitung Seiten anzeigen RichClient Seiten editieren und l schen WebClient Seitenansicht RichClient Exportieren von Seiten 186 Importieren von Seiten 185 Makros 193 Menu Akte 181 Men Ansicht 191 Men Seite 182 Men Archiv 180 Scannen 182 Server Einleitung Sortieren RichClient Aufsteigend
30. 9 Run Die obige Illustration zeigt die Passwortabfrage die immer erfolgt Geben Sie den Mamen des Benutzers ein dem sie den Zugang erteilen verweigern voller fe user 192 168 0 1 user 192 168 0 1 Es muss ein Benutzername im angegebenen Format eingetippt werden Archivista Gehen Sie das Passwort ein f r vser 192 160 0 1 F Hide typing B OK x cancel Anschliessend muss ein Passwort zugewiesen werden Scan Benutzer existiert nicht Soll er erstellt werden x nn Wird die obige Abfrage best tigt wird schliesslich falls noch kein Benutzer dieses Namens existiert ein Benutzer angelegt Siehe untenstehende Meldung Scan Benutzer erstellt azafata 192 166 0 1 E ok Nun kann der Benutzer innerhalb des RichClients z B fiir das Scannen mit einer ArchivistaBox verwendet werden 8 14 1 8 SCSI Anschluss testen Diese Funktion ist nur wichtig wenn Sie mit einem SCSI Scanner scannen der direkt an die ArchivistaBox angeschlossen ist Falls die Benutzer mit dem WebClient nicht scannen k nnen kann es daran liegen dass die SCSI Schnittstelle aus irgendwelchen Gr nden nicht aktiv ist z B weil der Scanner an das laufende ArchivistaBox System angeschlossen wurde Mit SCSI Anschluss testen k nnen Sie die SCSI Schnittstelle aktivieren 8 14 1 9 Multi CPU Mit diesem Befehl ist es m glich Mainboards mit Multiple Core CPUs anzusprechen Version 2009 1 Confi
31. Admin er ffnet werden bevor Sie im WebClient Daten eingeben k nnen 25 2 Befehl dron Wenn Sie eine Datenbank l schen wollen dann klicken Sie bei den Options drop an Achten Sie darauf dass Sie bei Host und Database die richti gen Namen eingeben Das Loschen einer Datenbank kann nicht r ckg ngig gemacht werden Sollte Ihnen hier ein Missgeschick unterlaufen dann ist das Zur ckspielen ab Backup die einzige L sung Bei User muss SYSOP stehen und im Feld Password das dazu passende Passwort Mit Klicken auf den Button Knopf Execute wird die Datenbank gel scht Archivista Version 2009 1 Teil VI WebConfig e 139 26 Administration mit WebConfig 26 1 Einleitung Die Applikation WebConfig dient dazu die Systemeinstellungen der ArchivistaBox webbasiert vorzunehmen 26 2 Login F r die Anmeldung m ssen Sie das root Passwort verwenden WebClient WebERP WebAdmin WebConfig Manual Handbuch Archivista WebConfig Version 2008 V Powered by Archivista GmbH gt Aktuelle Einstellungen gt Systemeinstellungen gt Datensicherung gt Dienste CUPS FTP Fernwartung gt Dokumente entsperren gt Passw rter ArchivistaBox gt Systemdateien ansehen gt Texterkennung OCR gt ArchivistaBox ausschalten gt Programm verlassen Aktuelle Einstellungen Inet addr 192 168 2 2 Bcast 192 168 2 255 Mask 255 255 255 0 HWaddr 00 0A 9D 08 4C 90 eb server h
32. Datenbank kommunizieren k nnen bietet auch die Publishing Edition von Archivista Dort finden Sie einen kompletten Source Code um inkl der korrekten Anmeldung mit Archivista Datenbanken zu kommunizieren Archivista 42 ArchivistaBox Dieses Kapitel dient ausschliesslich den TechnikerInnen von Archi vista GmbH 42 1 BlOS Einstellungen Pilatus Eiger und Titlis Die nachfolgenden Erl uterungen entsprechen den empfohlenen Default Einstellungen welche bei unseren ArchivistaBox Systemen zum Einsatz kommen Standard CHOS Features gt Frequency t Advanced HIUS Features Lori Fail Safe Refauit Advanced Chipset Features Load Optinized Defaults Integrated Peripherals Set Supervisor Password Power Managenent Setup Set User Password PaP PCI Configurations Save amp Exit Setup PC Health Status Exit Without Saving ter Quit rat Select Den F18 Save amp Exit Setup Load Faii Safe Defaults geladen Ba nn dd yy Tine hh nn ss we 43 15 R IBE Channel 8 Master SAMSUNG HP4482H1 IDE Channel 8 Slave E None IDE Channel 1 Master CD 224E N IBE Channel 1 Slave None Video EGA UGA Halt On AIT But Keyboard 648K 4 Move Enter Select PU PD Value F18 Save ESC Exit Fi General Het FS Previous Values F6 Fail Safe Defaults F Optinized Defaults Bei Halt On stellen wir sicher dass die Box ohne Tastatur be trieben werden kann Danach zur Festplatte wechseln Version 2009 I
33. Datenbankebene In MySQL lassen sich nicht ohne weiteres Zu griffsberechtigungen auf Stufe Datensatz festlegen in Version 4 0 x kennt MySQL leider noch keine Views und die Merged Tables liegen erst in Beta Qualitat vor Dies hat zur Folge dass ein Benutzer mit seinem Passwort sich ganz normal ber ein Drittprogramm z B mysql Clientprogramm anmelden und s mtliche Datens tze einsehen kann In Umgebun gen wo das nicht gew nscht ist d h ernsthaft mit Eigent mern gearbeitet wird sollten deshalb verschl sselte Passw rter verwen det werden Damit wird erreicht dass nur noch eine Anmeldung ber den Archivista Client m glich ist nicht aber ber eine Dritt Applikation Beim ersten User SYSOP kann diese Option nicht aktiviert werden dies ergibt aber auch keinen Sinn da der SYSOP als Superuser ohnehin s mtliche Datens tze einsehen kann 35 2 1 7 Zugriff Hier vergeben Sie dem entsprechenden Benutzer Rechte innerhalb der Datenbank Zu unterscheiden sind ffentliche lesen Keine bearbeiten Angezeigt werden nur jene Datens tze die keinem Eigent mer bzw dem Eigent mer AL LE zugewiesen wurden Bearbeitet werden k nnen keine Daten ffentliche lesen Eigene bearbeiten Angezeigt werden dieje nigen Datens tze die keinen Eigent mer besitzen sowie diejenigen des angemeldeten Benutzers Diese Datens tze k nnen bearbeitet werden 202 e Benutzerverwaltung S mtliche lesen Eigene bearbeiten Es werd
34. Diese Suche findet alle Seiten auf denen die W rter wort und schrift vorhanden sind e Sie k nnen Ausdr cke mit Anf hrungszeichen eingeben Berliner Tagblatt findet alle Seiten auf denen ge nau dieser Ausdruck vorkommt Suchen F5 e 81 Die Freitextabfrage generiert nur Resultate wenn zu den einzel nen Akten und Seiten auch Freitext vorhanden ist Fragen Sie bei diesbez glichen Unsicherheiten Ihre System Administratorin bzw Ihren System Administrator 11 2 2 Resultate erweitern oder eingrenzen neue Auswahl 11 2 2 1 Erweitern Mehrstufige Suchen sind mit Hilfe der Optionen im unteren Viertel des Suchformulars m glich art der Abfrage Neue Auswahl Te Erweitern Eingrenzen Wird bei einer zweiten Suche die Option Erweitern angeklickt werden zus tzlich zu den Resultaten der ersten Suche auch die Resultate der zweiten Suche angezeigt Ein Beispiel ich klicke Neue Auswahl an w hle beim Feld Kunde Muster AG aus und dr cke den Button Knopf Suchen Nach Erscheinen der Re sultate gehe ich wieder ins Suchformular und klicke auf Erweitern Ich w hle beim Feld Kunde nun Muster Holding AG aus und dr cke wieder auf den Button Knopf Suchen Diese zweistufige Suche ergibt alle Akten die entweder zu Muster AG oder zu Mu ster Holding AG geh ren 11 2 2 2 Eingrenzen Das Eingrenzen der Resultate funktioniert analog Ein Beispiel ich klicke Neue Auswahl an w hle beim Feld Kunde Muster AG
35. J archivuw S OK x Cancel Selbstragende Archive erstellen e 231 Danach sehen Sie eine Bestatigungsmeldung mit der Angabe der betroffenen Datenbank en Der darauffolgende Schirm gibt an wie gross der Platzbedarf f r das publizierte System ist Sie k nnen w hlen ob das System kom primiert werden soll oder nicht Die komprimierte Variante hat den Vorteil dass das ISO File klein genug bleibt dass Sie auch gr ssere Datenbanken schliesslich noch auf eine DVD brennen k nnen Anschliessend wird die ISO Datei erstellt Sie sehen an der Anzahl Megabytes welche am Ende der Meldung eingeblendet und stets aktualisiert wird ob der Prozess schon bald abgeschlossen ist Bitte beachten Sie dass w hrend der Zeit da die Datei zusam mengestellt wird niemand mit dem System arbeiten darf Schliesslich erhalten Sie eine Meldung welche die Erstellung einer entsprechenden ISO Datei best tigt E archive publishing Disc image generation completed The compressed 150 image is 1 1G and named fhome data publishing ay 2006041 0 2307 isa Do you Want to copy the archive to an USE device LA ve x No Sie werden ausserdem gefragt ob Sie das Archiv auf ein USB oder CD DVD Medium kopieren m chten Archive publishing The compressed archive image is 553 MB and named fhomedata publishing ay 20061 105 2546 iso Please choose a device type to write it to USB SA OK x Cancel 232 e Selbstragende Arch
36. Ki Voriger Datensatz F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenw rtigen Auswahl Version 2009 1 Erste Seite anzeigen Ctrl Shift F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte KI Vorige Seite anzeigen Shift F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte Gehe zur Seite alt g Hier ist vor dem Klicken auf das Pikto gramm die Eingabe der gew nschten Seite im Eingabefeld notig gt N chste Seite anzeigen Shift F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte Letzte Seite anzeigen Ctrl Shift F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte gt Nachster Datensatz F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenwartigen Auswahl ml N chste Datens tze in Auswahl Ctrl F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenw rtigen Auswahl Mit seiner Hilfe kann durch die Liste gescrollt werden Hauptansicht e 79 10 2 Sortieren Datum 16 01 2006 16 01 2006 16 01 2006 Die Aktenliste kann sortiert werden indem man im roten Balken auf die Dreiecke vor dem entsprechenden Begriff klickt 10 3 Seitenansicht Seitenansicht verlassen zur ck zur Hauptansicht F9 Bitte beachten Sie dass Sie zwischen Haupt und Seitenansicht auch wechseln k nnen indem Sie mit der Maus einmal auf das Image der Seite klicken Grafik nach links drehen Shift F7 Grafik nach rechts drehen Shift F8 Grafik auf den
37. OR Bitte geben Sie zur Definition Meier einen Code ein H 023 Die entsprechende Definition ist nun erstellt Sie sollten auch bei diesem Beispiel zwei drei weitere Eintrage erfassen Als Beispiel seien vorgeschlagen Muller mit 1024 sowie Bucher mit 1025 Sofern Sie nun beim Feld MandantNr den Wert 1025 eintragen so wird beim Feld Mandant Text automatisch der Wert Bucher eingetragen Auch dazu eine Abbildung Mandant f 025 E ucher v Abteilung 1023 v 104 Je Notiz Feldobjekt Typ e 217 Sie k nnen nun weitere Eintr ge erfassen wobei Sie mit der Zeit feststellen werden dass das Erfassen und Ausw hlen von Werten ussert einfach und schnell erfolgen kann Beim Feldtyp Textcode k nnen Sie anstelle von Zahl Text werte erfassen Diesen Feldtyp verwenden Sie z B dann wenn Sie bei den Mandanten Meer Moller und Bucher die Codes mei mu und bu verwenden m chten Bei den Textcodes sollten Sie beim Er ffnen eines Feldes darauf achten dass Sie ein Textfeld Optionen bei Felder in Tabelle er ffnen w hrend Sie bei einem Zahlcode sinnvollerweise ein Zahlfeld definieren sollten 36 6 5 1 N Hierarchisch Mit dem Feldtyp 1 N Hierarchisch k nnen Sie in Archivista Schlagwortb ume aufbauen Auch diese Funktionalit t soll anhand eines Beispiels vorgestellt werden Zun chst ben tigen wir ein wei teres Feld das in Abh ngigkeit des Feldes Abteil
38. PfadAlt Art der Abfrage Neue Auswa hl O Erweitern O Eingrenzen Joker am Anfang von Textfeldem Joker am Ende Suchen Mit go_search wird das Suchformular aktiviert Um einen Such vorgang auszul sen muss go_query verwendet werden wobei die Felder mit fld Feldl Wertl fld Feld2 Wert2 azu geben sind Erweiterter Zugriff e 239 39 2 2 3 Editieren 16346 Seiten 1 Ordner 1 Datum 28 08 2008 Archiviert Nein Eigent mer Titel PfadAlt Speichen Mit go_edit kann der Editiermodus erreicht werden Die Feld werte von Akten selber k nnen mit oo update unter Angabe der Felder mit ld_ Feldl Wertl fld Feld2 Wert2 bear beitet werden Dies ist allerdings nur m glich wenn auf die ent sprechende Akte Rechte zum Editieren bestehen 39 2 3 An und Abmelden 39 2 3 1 Anmelden Das Anmelden wir weiter oben unter beschrieben Einmal angemeldet sind die Parameter bis zum Ende Abmelden der Sitzung nicht mehr erforderlich 39 2 3 2 Abmelden Mit go_logout kann die aktuelle Sitzung beendet werden Auf dem Bildschirm erscheint anschliessend das Formular zum Anmel den 39 2 4 Navigation innerhalb von Akten 39 2 4 1 Alle Datens tze ausw hlen Mit go_all werden s mtliche vorhandenen Akten f r die aktive Sitzung dargestellt Dies ist auch dann der Fall wenn die Sitzung er ffnet wird und die ersten Akten dargestellt werden 240 e Erweiterter Zugriff 39 2 4 2 Vorherige Datens tze anzeigen Mit go_docs_prev werden
39. RichClient Andere Datenbank RichClient Anschrift 9 Ansicht WebClient API Anmelden an Datenbanken 253 Applikationen 254 Archivista Tabellen 249 Arbeitsmethodik Einleitung Archiv Einleitung Ordner Seiten Archiv verwalten WebAdmin 104 Archiv digitales Einleitung Version 2009 1 Archive erstellen WebAdmin 138 Archivieren Art der Archivierung RichAdmin 206 Archivieren ArchivistaBox Archivieren RichAdmin 207 Archivierung und Index RichAdmin 205 Archivista Akte Einleitung Archivista BarcodePrint RichClient ArchivistaBox Archivsuchmodus Ctrl F9 RichClient Art der Archivierung RichAdmin 1 Bit SW Tiff G4 Komprimiert JPEG Verlustfrei Png Verschl sselt Bmp Zip Auslagern Daten RichAdmin 207 Auswahl RichAdmin Einstellungen f r 208 Auswahl RichClient Alle Datens tze F6 Arbeiten mit Auswahldefinitionen 176 Backup Barcode RichClient Code 39 115 Interleaved 2 of 5 Index e 283 Barcode Verarbeitung Barcode Verarbeitung RichClient Warum 114 Barcodes WebAdmin 114 Barcodetechnologie RichClient Bearbeiten RichClient Beenden RichClient Benutzerverwaltung RichAdmin 199 Benutzerverwaltung WebAdmin Bildschirmkopien RichAdmin 206 BMP ZIP RichAdmin 206 Client Einleitung Computer Dateien Publishing Edition 234 Copyright Datei Upload Datenbank berf hrung nach Ar
40. Sie finden das Men OCR Einstellungen akt Seite sowohl in der Seitenansicht als auch in der Hauptansicht im Men Da tenbank und dem Untermen Archivieren Ebenfalls kann das Men mit der rechten Maustaste aufgerufen werden wenn Sie in der Hauptansicht auf Seitentext klicken Version 2009 1 30 7 1 bertragen auf Akte bzw Auswahl Sie k nnen die OCR Einstellung der aktuellen Seite entweder auf die gesamte Akte oder auf die gesamte Auswahl bertragen Da mit k nnen Sie jederzeit eine neue interne OCR Erkennung f r eine Akte bzw die gesamte Auswahl ausl sen Weisen Sie dazu der ak tuellen Seite eine neue OCR Einstellung zu und rufen Sie diesen Men punkt auf Bei einer sp teren internen OCR Erkennung wer den die entsprechenden Seiten neu anhand der neuen Parameter abgearbeitet 30 8 Beenden Alt F4 ber den Men punkt Beenden verlassen Sie das Programm Es erfolgt eine Kontrollabfrage welche Sie mit der Return Taste best tigen Das Programm kann zudem auch ber die Tasten kombination Alt F4 verlassen werden Beenden Alt F4 e 165 31 Men Bearbeiten Tutorial zu Men Bearbeiten movie 2min 5 2 3 Unter dem Men punkt Bearbeiten finden Sie s mtliche Funk tionen um sich effizient innerhalb Ihres Archives zu bewegen d h um einzelne Akten zu bearbeiten zu l schen zu kopieren oder neu zu er ffnen Die Befehle innerhalb dieses Men s beziehen sich nur a
41. Will er mehr Objekte sehen soll er nach den Objek ten 11 20 fragen Damit kann der Tresorraum Server erheblich entlastet werden und mehr Anfragen in der gleichen Zeit beant worten 2 4 Tabellen Datens tze und Felder Grunds tzlich gilt Eine Datenbank enth lt Tabellen diese enthal ten Datens tze die Datens tze sind unterteilt in einzelne Felder in jedem Datensatz erneut vorkommend und in den Feldern spei chern wir eine bestimmte Information z B eine Zahl Tabellen Die Funktion von Tabellen besteht darin jeweils gleich lautende Informationen in Form von Datens tzen z B die Akten in der Tabelle Archiv tabellarisch verf gbar zu machen Neben der Tabelle Archiv bestehen in Archivista weitere Tabellen z B Adressen Datensatz Jeder Datensatz entspricht in der Tabelle Archiv der Akte enth lt immer eine bestimmte gleiche Anzahl von Feldern Felder Das Feld ist die kleinste organisatorische Einheit und nimmt eine Information auf z B das Datum der Akte 2 5 Tipps zur Arbeitsmethodik Jetzt da Sie bereit sind mit der elektronischen Archivierung los zulegen noch ein zwei S tze zur Arbeitsmethodik mit Archivista Wahrscheinlich haben Sie bisher mit Ordnern gearbeitet D h je der Beleg wurde irgendwann in einem Ordner abgelegt Dabei ha ben Sie sich mit der Zeit eine Ordnerstruktur zurechtgelegt Diese Struktur k nnte z B so ausgesehen haben dass Sie f r die Rech nungen Bestellungen
42. beschrieben 8 8 Datensicherung Die Datensicherung Backup ben tigen Sie um eine Kopie der Daten zu erstellen Es gibt vier Varianten die nachfolgend be schrieben werden 8 8 1 Bandlaufwerk Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista dmin Alt F9 Dokument Archivierung amp OCR Archivista Module Datensicherung Bandlaufwerk Datensicherung Bandlaufwserk Datensicherung konfigurieren F verschluesselung Metzwerk Datensicherung jetzt starten POF Server Metzwerk rsync Datensicherung zuryeckspielen FTP Server Externe USB Festplatte Mailserver Datenbank Syste Fernzugriff Beenden Alt F1 8 8 1 1 Datensicherung konfigurieren Beim Einrichten der Datensicherung werden Sie zuerst nach dem root Passwort gefragt Anschliessend erhalten Sie folgende Abfra ge Bitte legen Sie den Zeitpunkt f r die Datensicherung fest Wahlen Sie zwischen 1 Montag bis 7 Sonntag 2 6 2 6 oder 0 um die Datensicherung zu deaktivieren 2 6 B OK x Cancel Archivista Geben Sie die Tage ein an denen eine Datensicherung erstellt werden soll Wann soll die Datensicherung Backup gestartet werden GD 2 30 vA GK x Cancel Geben Sie die Uhrzeit ein zu der die Datensicherung stattfinden soll Als Vorgabe Wert steht 200 was zwei Uhr morgens bedeu tet w Es erfolgt keine weitere Best tigung Nach Eingabe der Uhr zeit ist die Datensicherung fertig eingerichtet Jedes mal wenn der Prozess erfolgreich
43. bestimmen Sie f r Akten die ar chiviert werden und im JPEG Format vorliegen in welcher Qua litat die Bildschirmkopien erstellt werden sollen Ein hoher Wert bedeutet kleine Dateigr ssen aber auch niedrigere Qualit t der Bildschirmkopien Schliesslich bestimmen Sie bei Bildschirmkopie ebenfalls f r Auslagerung vorsehen ob zu erstellende Bildschirmkopien auch gleich in das dahinterfolgende Verzeichnis kopiert werden sollen oder nicht Beachten Sie den Unterschied zwischen Kopie erstellen und Bildschirmkopie ebenfalls f r Auslagerung vorsehen Die erste Option bewirkt dass eine Bildschirmkopie im Archivierungsver zeichnis erstellt wird die zweite Option dass diese zus tzlich ins entsprechende Bildschirmverzeichnis kopiert wird 35 3 5 Auslagerungskonzept Ordner Normalerweise arbeiten Sie mit der automatischen Archivie rung d h Archivista erstellt f r Sie die f r die Ablage notwen digen Verzeichnisse Solange Sie die archivierten Verzeichnisse auf CDR einmal beschreibbare CDs auslagern sollten Sie keine Ein stellungen ver ndern Arbeiten Sie dagegen mit einem anderen Archivdatentr ger so gilt es bei MByte je Datentr ger die Gr sse des externen Da tentr gers einzugeben Zudem kann die Anzahl der Seiten die bei der Archivierung in einem Verzeichnis Ordner Platz finden Version 2009 1 sollen bei Seiten je Ordner festgelegt werden Beachten Sie dass von jeder Seite im Archiv i d
44. blichen Konventionen f r das IP Adressen Management im LAN Wenn von s mtlichen Rech nern in Ihrem Intranet Zugriff m glich sein soll geben Sie beim Host an 45 3 2 2 Schritt Scanstation einrichten Die Scanstation muss selbstverst ndlich am Netzwerk angeschlos sen sein Mit der Hilfe der Funktion Configure login mask im Men System kann nun der WebClient auf der ArchivistaBox so angepasst werden dass mit ihr nur an einen Ort gescannt werden kann n mlich in die vorgesehene Datenbank Gehen Sie grunds tzlich vor wie unter 8 14 1 5 beschrieben Legen Sie insbesondere fest dass nur auf einen default host und in eine bestimmte Datenbank gescannt werden darf Default Host Se OK x Cancel Beim default host geben Sie die IP Adresse des Servers ein auf welchem die Datenbank liegt xdialog EEE Defaultdatenbank e OK x Cancel Archivista Hier geben Sie die Datenbank ein auf die von dieser Scanstation aus ausschliesslich gescannt werden soll Rdialog Jalal Default Benutzer Z OK x cancel Den User k nnen Sie ebenfalls spezifizieren damit der hauptsachli che Benutzer den User Namen beim Login nicht immer wieder einzugeben braucht Dieser Name kann jedoch in der Login Maske angepasst werden 45 4 Scannen auf ArchivistaBox mit RichClient Es ist m glich eine ArchivistaBox von einem PC aus anzusprechen auf dem der RichClient installiert ist Vorteil Die Flexibilit t
45. crypt Ein verschl sselter Export macht vor allem dann Sinn wenn Sie die verschl sselten Daten sp ter wieder in einen anderen PC ein lesen und entschl sseln k nnen Diese Funktion ist f r kleinere Datenmengen und den Transport via USB Stick gedacht Die Ver schl sselung von zum Beispiel 20GB Daten w re langsam und un handlich Damit Sie den Export mit der Verschl sselung w hlen k nnen muss vor dem eigentlichen Export Vorgang gewahrleistet sein dass ein Schl ssel vorliegt auf dem Ursprungs Ger t wie auf dem Ziel Ger t Gehen Sie zur Generierung eines Keys vor wie unter beschrieben Datenaustausch und Backup mit USB Stick e 267 Anschliessend wahlen Sie auch in diesem Fall dasselbe Vorgehen wie oben bei PDF Export beschrieben aber legen Sie statt des Verzeichnisses pdf eines an das crypt heisst Nach Eingabe des Passwortes des Archivista Admin Users wird der Kopierprozess gestartet Nach Abschluss der Aktion sehen Sie eine entsprechende Meldung Der Export ist erfolgreich durchgef hrt 44 9 5 Datenaustausch von und nach RichClient transfer Gehen Sie grunds tzlich vor wie oben unter PDF Export beschrie ben aber legen Sie statt des Verzeichnisses pdf eines an das transfer heisst Nach Eingabe des Passwortes des Archivista Admin Users wird der Kopierprozess gestartet Nach Abschluss der Aktion sehen Sie eine entsprechende Meldung Der Export ist erfolgreich durchgef hrt 44 9
46. damit nichts verloren geht auch wenn nur ca 30 Prozent wirklich doppelseitig sind Geben Sie hier die Bedingungen f r die Entfernung der leeren Seiten fol gendermassen ein 20 80 Der erste Wert steht f r die Schwarzanteil Schwelle in Promille Wenn 20 eingegeben wird heisst das dass jede Seite bei der weniger als 20 Promille oder 0 02 Prozent der Fl che schwarz sind gel scht wird Der Rand wird dabei nicht mitberechnet siehe unten Der zweite Wert steht f r den Rand in Anzahl Pixel der f r die Berechnung des Schwarzanteils nicht ber cksichtigt werden soll Beachten Sie dass Sie die zwei Werte mit einem Punkt tren nen m ssen Beim ersten Wert empfehlen wir eine Bandbreite zwischen 10 und 40 Promille zu nehmen Je h her der erste Wert desto mehr Schwarzanteil darf die Seite aufweisen Je tiefer der erste Wert desto eher werden auch Seiten mit wenig Schwarzin formation noch in die Datenbank aufgenommen Der zweite Wert muss DH betragen oder ein Mehrfaches davon sein also A0 48 etc 0 bedeutet dass keine leeren Seiten zu entfernen sind 18 2 7 Schwarz Weiss Optimierung Wenn diese Funktion aktiviert ist dann erfolgt das Scanning in Graustufen Die Seite wird jedoch beim Eintreffen in der Archivi staBox auf Schwarz Weiss optimiert das heisst Kontraste werden herausgearbeitet so dass ein gut leserliches Schwarz Weiss Bild entsteht 110 e Allgemeine Einstellungen 18 2 8 Schwellenwert 0 128 255
47. die im nachsten Abschnitt beschriebenen Logfiles dienen der Uberwachung der Prozesse 8 6 6 Log Datei einsehen 8 6 6 1 Archivierung amp anderes Die Log Dateien geben dar ber Auskunft wann und ob die Archi vierung oder der OCR Prozess gestartet wurden welche Vorg nge bereits abgearbeitet bzw ob Ungereimtheiten aufgetreten sind Archivista TETE Prg Update artt d 2 Efe Sele bb4UUT vista jobs sane post pl 20060307170633 tmp archivista 1 2464 3504 664 2 tif Amp archivista 1 2464 2 9904 6794 2 f 1 png update archivista archivhilder set where Seite 664002 1232 1752 home vs archivists jobs ocrNow pl 200603071 70720 Start activate ocr batch again in archivista home cys archivista jobs ocrNow pl 20060307170720 End activate ocr batch again in archivista home cys archivista jobs sane post pl 20060307172912 Amp archivista 1 2464 3504 665 1 tif Amp archivista 1 2464 2 3504 665 1 tif 1 png update archivista archivbilder set where Seite 665001 1232 1752 home cvs archivista jobs sane post pl 20060307172913 Amp archivista 1 2464 3504 665 2 tif mp archivista 1 2464 2 3904 665 2 HEI png update archivista archivbilder set where Seite 565002 1232 1752 home cvs archivista jobs sane post pl 20060307173236 Amp archivista 1 2464 3507 1 20 1 tif tmp archivista 1 2464 2 3507 120 1 tif 1 png update archivista archivbilder set where Seite 120001 1232 1753 home cvs archivistasjobs avdbutility pl 20060307174919 Connection ok localhost archivista
48. glich ist f r die Fern wartung von aussen auf die ArchivistaBox zuzugreifen Druckserver f r Archive CUPS Druckserver CUPS aktivieren Le Druckerlaubnis f r Rechner 192 z 168 2 x fo ER 24 sl Einstellungen jetzt vornehmen Upload Server f r Dateien FTP Upload Server FTP aktivieren Le Passwort eingeben Passwort wiederholen Einstellungen jetzt vornehmen Fernwartung Konsole mit SSH Fernwartung SSH aktivieren Le Dauerhaft aktivieren IT Einstellungen jetzt vornehmen Fernwartung Grafisch mit VNC Fernwartung Grafisch mit VNC L Dauerhaft aktivieren Ci Passwort eingeben Passwort wiederholen Einstellungen jetzt vornehmen 20 7 Dokumente entsperren Wenn w hrend des Scannens ein Papierstau auftritt kann es vor kommen dass ein Dokument gesperrt zur ckbleibt Das bedeutet 142 e Passw rter ArchivistaBox dass es nicht mehr m glich ist nderungen am Dokument vor zunehmen weil das System annimmt das Dokument sei noch in Arbeit In diesen F llen k nnen entsprechende Dokumente mit dem Entsperren wieder freigeschaltet werden Dokumente entsperren Rechner localhost Datenbank archivista Benutzerkonto Admin Passwort eingeben Gew nschte Dokumente z B 1 10 oder 4 Einstellungen jetzt vornehmen Achtung Eine falsche Bereichsangabe kann dazu f hren dass ein in Arbeit stehender Job nicht korrekt abgearbeitet wird 26 8 Passw rter ArchivistaBox Auf der ArchivistaBox werden
49. indem Sie folgendes Eingabeformat einhalten SS Als Trennzeichen verwenden Sie das Zeichen z B 1023 Mei er Jetzt ben tigen wir ein zweites Feld das mit dem zuvor er stellten Listenfeld zu verkn pfen ist In unserem Falle ist dies das Feld Mandat Text welches folgenden Eintrag erh lt d h es wird die Option Link zu Listenfeld aktiviert Ce Link zu Listenfeld MandantNr MM Damit sind die beiden Felder Mandat Text und MandantNr mit einander verkn pft Die Eintr ge links des Zeichens erscheinen in der Liste im Feld MandantNr jene rechts davon stehen bei Mandat Text in der Liste zur Verf gung Bei einer sp teren Eingabe k nnen Sie nun entweder im Feld Man dantNr den Eintrag 1023 ber die Liste abrufen sodass im Feld Mandat Text automatisch der korrespondierende Eintrag Meier eingef gt wird m glich ist selbstverstandlich auch die umgekehrte Vorgehensweise Am Ende sollten Sie innerhalb von Archivista folgendes Formular in der Detailansicht erhalten Das Feld Personen haben wir da wir nun ja die Mandanten Felder verwenden k nnen aus der Definition entfernt Datum 09 04 2004 kte 1 Seiten Ordner 1 Markiert Eigent mer Titel Brief an Meier Stichw rter Brief Buchhaltung Mandant 1 023 Meier ia Format TIFF G4 Erfasst Archiviert D Feldobjekt Typ e 215 36 6 3 Definition Die Listenfelder ob verknupft oder nicht si
50. nnen Sie neu einzelne W rter aus dem Seitentext markieren und anschliessend mit F2 in ein beliebiges Textfeld bertragen Das entsprechende Feld wird bei den Einstellungen und dort bei Allgemeines zum Programm festgelegt 258 e Effiziente Dateneingabe Optionen Settentext Archiv Schrift IMs Sans Serif Gr sse 2 Beschlagwortung Titel 43 2 Effiziente Dateneingabe Bevor wir auf die Verfahren eingehen welche die Dateneingabe vereinfachen sei zuvor kurz auf drei wichtige Standardtastenkom binationen hingewiesen e Ctri Insert Kopieren des markierten Bereichs e Shift Insert Einf gen des kopierten ausgeschnittenen Bereichs e Shift Delete Ausschneiden des markierten Bereichs F r h ufig verwendete W rter definieren Sie eine Abkiirzung d h Sie definieren zum entsprechenden Begriff einen Code und rufen diesen Begriff ab diesem Zeitpunkt durch Eingabe des Codes gefolgt von der Taste F2 auf Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in Kapitel 31 2 1 Wenn Sie in mehreren Datens tzen immer das gleiche Feld bear beiten m ssen sollten Sie es mit der Liste mittlerer Teil des Bildschirms probieren In der Liste l sst sich weit bequemer na vigieren als in der Detailansicht Dieses Vorgehen ist insbesondere dann sinnvoll wenn Sie z B einige Datens tze mit dem Feld Mar kiert bearbeiten m chten Um ein Feld in der Liste zu bearbeiten m ssen Sie zuvor die Ente
51. protokollieren deaktivieren und dabei gleichzeitig einen achstelli gen Pr fcode eingeben Den Pr fcode k nnen Sie der AccessLog Tabelle entnehmen Der einzugebende Pr fcode entspricht den er sten acht Zeichen des ersten generierten Hashs Feld hash 17 2 10 1 Integrit t Zugriffsprotokoll berpr fen Ein Protokoll der Zugriffe alleine bringt wenig Nutzen wenn nicht sichergestellt ist dass das Zugriffsprotokoll nicht selber gef lscht 108 e Weitere Optionen werden kann Aus diesem Grunde werden beim Erstellen eines Ein trags in der Tabelle access automatisch Schl ssel erstellt um sp ter die Richtigkeit der Eintr ge best tigen zu k nnen Die ver wendete Technologie entstammt der Applikation md5sum Beim sogenannten Signieren der Eintr ge werden immer die zu spei chernden Eintr ge signiert sowie der Hash des vorangegangen Ein trages Aus diesem Grunde kann sp ter zweifelsfrei festgestellt wer den ob samtliche Eintr ge korrekt erstellt wurden Allerdings nur wenn der Hash des ersten und letzten aktuellen Eintrages be kannt sind Aus diesen Gr nden empfehlen wir nach dem Einschal ten des Zugriffsprotokolls den ersten Hash anderweitig zu sichern sowie sp ter von Zeit zu den aktuellen letzten Hash ebenfalls zu sichern Falls Sie ein gutes Backup Konzept haben er brigt sich das manuelle Notieren der Hashs da diese Schl ssel automatisch in den entsprechenden Backups gesichert sind Archivista
52. root home cys archivista jobs avdkutility pl 20060307174919 Archivista database founded homercvs archivista jobs avdbutility p 20060307174919 We have 3909 chars of language strings home cvs archivistas jobs avdbutility pl 20060307174919 Connection closed X Cancel 8 7 Archivista Module Archivista Box Archivista webclient F10 Archivist eb dmin Alt F9 Dokupmentation Archivierung amp Archivista Module Archivista Module Zugangsprotok ll Arbeits abl aut Feldlisten oF Druck Barcode Druck FTP Serwer Mailserver nb ark Ba Der Log Datei Archivierung amp anderes kann z B entnommen 8 7 1 Accesslog werden ob die Archivierung f r bestimmte Akten bereits durch gef hrt wurde Dieses Modul kann verwendet werden um s mtliche Zugriffe des WebClients zu protokollieren 8 6 6 2 Texterkennung Unter Texterkennung werden Statusinformationen der Texterken nung aufgelistet IP dialog OCR text is being saved 664 1 OCR text is being saved 664 2 Archivista OCR Module FineReader Engine unloaded 3 7 2006 5 17 43 PM Endii 3772006 5 29 13 PM Start Archivista OCR Module FineReader Engine started Next document for OCR 6652 OCR text is being saved 665 1 OCR text is being saved 665 2 2 Archivista OCR Module FineReader Engine unloaded 3 7 2006 5 29 52 PM Endii X Cancel Version 2009 I YNC localhost 0 0 Host Db l
53. schen movie 2min Seiten k nnen innerhalb der Akte editiert werden das Rotieren und Speichern einzelner Seiten ist m glich wie auch das L schen einzelner Seiten oder das Zuweisen bestimmter OCR Definitionen Alle diese Funktionen werden in der Seitenansicht mittels der Ak tionsauswahl ausgef hrt Aktion w hlen ir Ok Aktion w hlen Seite l schen Seite speichern OCR Einstellungen Multi OCR Einstellungen German OCR Einstellungen Eng Ger Download PDF IMG PIC PDF IMG PIC ZIP Mail Auf der rechten Seite der Tabelle innerhalb der Hauptansicht des WebClients finden Sie einige Links um das entsprechende Do kument oder eine bestimmte Seite entweder als PDF oder als Bilddatei zu beziehen Derzeit k nnen folgende Formate heruntergeladen werden Archivista PDF Seite Akte als PDF Datei Abhangig von der Option Gesamte Akte in eine PDF Datei verwandeln wird entweder die aktuelle Seite oder die gesamte Akte als PDF Datei zur Verf gung gestellt e IMG Die aktuelle Seite wird in hoher Aufl sung herunterge laden e PIC Die aktuelle Seite wird in reduzierter Aufl sung herun tergeladen e ZIP Zur entsprechenden Akte gibt es eine origin re Datei Quelle die als gezippte Datei heruntergeladen werden kann e Mail Die aktuelle Akte st als Mail Nachricht archiviert wor den Mit diesem Befehl kann die Akte wieder zur ck zum Mail Server geschickt werden Datei Die aktuelle Akt
54. scht werden k nnen Kapitel im Handbuch 4 13 Maske editieren Tutorial zu Maske editieren Dieses Beispiel zeigt wie eine Maske mit einem Feld erg nzt wird Ausserdem wird am Anfang des Tutorials darauf hingewiesen dass die Maske benutzerabh ngig festgelegt werden kann Kapitel im Handbuch 16 4 14 SSH Fernwartung Hier wird die Fernwartung SSH aktiviert damit eine sichere Ver bindung zur Konsole von einem anderen Rechner hergestellt wer den kann Kapitel im Handbuch 4 15 VNC Fernwartung Tutorial zu VNC aktivieren Tutorial zu Auf andere Maschine zu greifen mit VNC Archivista Hier wird gezeigt wie der grafische Fernzugriff auf eine Archivi Kapitel im Handbuch staBox eingerichtet wird und wie anschliessend von einem anderen Computer aus auf diese Box zugegriffen werden kann Kapitel im Handbuch 8 15 1 1 4 16 Druck Server CUPS aktivieren Dieser Film zeigt wie die ArchivistaBox f r Spool Dateien die von anderen Computern aus ins Archiv geschickt werden ge ff net wird Das Drucken ins Archiv kann auch wieder ausgeschaltet werden Kapitel im Handbuch 8 10 1 4 17 Passwort Entsperren amp OCR neu starten Tutorial zu Passwort andern Akten entsperren und OCR neu star Hier lernen Sie drei Dinge e Andern des root Passwortes e Gesperrte Akten wieder freigeben e OCR Server neu starten Kapitel im Handbuch 4 18 Verschl sselung HTTPS aktivieren Tutorial zu HTTPS aktiviere
55. the intent is to exercise the right to control the distribution of derivative or collective works based on the Program Lizenzierung e 15 In addition mere aggregation of another work not based on the Program with the Program or with a work based on the Program on a volume of a storage or distribution medium does not bring the other work under the scope of this License You may copy and distribute the Program or a work based on it under Section 2 in object code or executable form under the terms of Sections 1 and 2 above provided that you also do one of the following a Accompany it with the complete corresponding machine readable source code which must be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange or b Accompany it with a written offer valid for at least three years to give any third party for a charge no more than your cost of physically performing source distribution a complete machine readable copy of the corresponding source code to be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange or c Accompany it with the information you received as to the offer to distribute corresponding source code This alternative is allowed only for noncommercial distribution and only if you received the program in object code or executable form with such an offer in accord with Subsection b above The
56. und 11 3 6 16 3 3 Definition Der Feldtyp Definition wird in einer Reihe von F llen verwendet Der einfachste Fall ist derjenige der Auswahlbox die beim Bearbei ten und bei Suchabfragen automatisch verwaltet und eingeblendet werden soll Nachfolgend m chten wir die Funktionalit t anhand eines Beispiels erkl ren Er ffnen Sie bei den Felddefinitionen ein zus tzliches Feld mit dem Namen Abteilung Klicken Sie dabei bei Feldtyp auf Definition Sichern Sie nun dieses Feld bzw die Maske und ver lassen Sie die WebClient Administration Im WebClient sieht die Maske nun folgendermassen aus Akte 28 Seiten 0 Ordner i Datum 06 07 2005 Eigent mer Titel Abteilung C gt Speichern D o Ka o 100 e Feldtyp Klicken Sie nun in das Feld Abteilung so erhalten Sie da noch keine Eintrage definiert wurden direkt unter dem Feld eine leere Auswahlliste Abteilung Klicken Sie auf gt und ein Feld ffnet sich Erfassen Sie den Wert Einkauf und klicken Sie auf den Button Add Abteilung D lt gt Einkauf Add Nun erfassen wir im Feld Abteilung noch die Werte Verkauf und Produktion Danach sollten Sie in etwa die nachfolgende Abbildung vorfinden Abteilung Einkauf verkauf Froduktion Beachten Sie bei der Auswahl der vordefinierten Werte dass es reicht wenn Sie den ersten eindeutigen Buchstaben eingeben Der entsprechende Eintrag aus der Auswah
57. 3 Hohe mm Allgemeine Angaben Ce Drucken in jeder Zelle Drucken einmal auf Seite Position Fix H he Fix Optionen Aussichten Links Zeilenhohe in amp i 20 Definition PLZ Ort Beispiel TFeldluvvuuvlteldbvuuy wobei Feld Hame L nge Ausnahme Ersatz Nachzeichen Max Objektbreite 58 Schrift an May Objekthahe 26 Positionierung und Gr sse Geben Sie hier die Position des Ob jektes ein sowie die Masse Wenn Sie Minimal oder Maximalwerte Uberschreiten erfolgt eine Fehlermeldung Allgemeine Angaben Drucken in jeder Zelle bedeutet dass das betreffende Objekt auf jeder Zelle gedruckt wird Anzahl ergibt sich aus Spalten x Zeilen Drucken einmal auf Seite verwenden Sie um ein Objekt nur einmal zu plazieren z B als Kopf oder Fusszeile Bei der Position sind folgende Einstellungen moglich 226 e Objekte definieren Fix Das Objekt hat eine fixe Position Variabel Die Position des Objektes wird aufgrund der H hen der zuvor gedruckten Felder mit variabler H he berechnet Beachten Sie dabei folgende Vorgehensweise von Archivista Bei der varia blen Positionsberechnung werden nur Objekte zur Berechnung her angezogen die direkt oberhalb des entsprechenden Objektes und innerhalb der Objektbreite liegen Unten Positionierung erfolgt unter Ber cksichtigung der varia blen Objekteh he am unteren Ende der Zelle Damit kann z B am unteren Ende eine Linie gedruckt werden B
58. 6 Backup kleinerer Archivista Archive backup Gehen Sie grunds tzlich vor wie oben unter PDF Export beschrie ben aber legen Sie statt des Verzeichnisses pdf eines an das backup heisst Nach Eingabe des Passwortes des Archivista Admin Users erhalten Sie folgende Abfrage Anschliessend kopiert die ArchivistaBox die Dokumente auf den USB Stick Nach erfolgreicher Aktion sehen Sie eine entsprechende Meldung Der Export ist abgeschlossen 44 9 7 Kundenspezifische Anpassungen cust Jede ArchivistaBox hat den genau gleichen Aufbau Manchmal jedoch soll eine ArchivistaBox eine sehr spezifische Funktion f r einen Kunden erf llen die der Kunde entweder nicht unter die OpenSource Lizenz stellen m chte oder die wir z B aus Platz gr nden nicht in die offizielle ArchivistaBox aufnehmen k nnen Weitere F lle stellen die Formularerkennung sowie spezielle Pro gramme zum Verarbeiten von Druckdaten COLD dar In all diesen F llen verwenden wir den cust Ordner zusammen mit einem USB Stick Ist der Ordner leer werden s mtliche verf gba ren Skripte Daten exportiert ist er nicht leer werden die auf dem USB Stick liegenden Daten importiert 44 9 8 Bildimport ab Digitalkameras brige Ordner Sofern sich auf dem Stick kein bestimmter Ordner befindet durch sucht die ArchivistaBox den Ordner nach JPG Bildern und bietet einen Import dieser an Diese Funktion ist ausf hrlich unter 45 8 beschrieben 44 10 LCD Displa
59. Archivista fragt dann bei der Abarbeitung der Auswahl nach einem variablen Wert f r das Feld Personen Ebenfalls m glich ist die Angabe von Personen Damit k nnen Sie erreichen dass eine einmal eingegebene Variable an anderer Stelle im SQL Auswahlstring verwendet wird Version 2009 1 35 6 3 SQL Auswahl beim Start von Archivista Fur die Tabelle Archiv kann optional festgelegt werden wie und welche Datens tze beim Start und bei der Auswahl s mtli cher Datensatze angezeigt werden sollen Verwenden Sie dazu die Definition AVSTART Die untenstehende Abbildung legt z B fest dass die Akten jeweils in umgekehrter Reihenfolge dargestellt werden Archivista SQL Auswahl bearbeiten Tabelle Archiv Name AVSTART ll Gruppeln Beschreib Inhalt ORDER BY Datum DESC al gt alex Zur ck 35 7 Makros editieren Archivista bietet ber das Men Makros editieren eine einfache Makroprogrammiersprache an Sie k nnen f r jede Haupttabelle jeweils 9 Makros und f r die Seitenansicht 5 Makros definieren Dazu rufen Sie bei den Einstellungen den Men punkt Makros editieren auf Die Tabelle f r welche die Makrodefinition erfolgen soll muss beim Feld Tabelle ausgew hlt werden Der Titel d h der Eintrag im Men Makros ist im Feld Name einzutragen und die Makrodefinition erfolgt im Feld Inhalt Das Feld Beschr kann zur GES der Definition verwendet werden Tabell
60. Auswahldefinition d h einen Eintrag erfas sen bzw l schen k nnen m ssen Sie beide eingeblendeten Felder ausf llen Neben der Kombination Textfeld Zahlfeld gibt es auch die Kombination Textfeld Textcode zum Beispiel f r den Fall wo in Archivista einem Konzern typische Abk rzungen gebraucht werden die aber zu wenig bekannt sind um Verwechslungen zu 100 Prozent aus zuschliessen Mit der Kombination Reporting and Consolidation HRC kann zum Beispiel die gew nschte Verschlagwortung ele gant erreicht werden Im brigen ist das Vorgehen gleich wie bei Textfeld Zahlcode 11 3 7 Navigation Am einfachsten und schnellsten arbeiten Sie sich durch das Editier formular durch indem Sie mit der linken Hand die Tabulatortaste bedienen um von einem Feld zum nachsten zu springen 11 3 8 Akten scannen Dies ist ein Spezialfall des Editierens Das Scannen von Akten bedingt dass ein Scanner an der ArchivistaBox angeschlossen ist Die Funktionalitat selber wird unter beschrieben 11 3 9 L schen W hrend das ndern bestehender Datens tze im Editierformular gemacht wird muss der Befehl zum L schen ber das Aktionen Wahl Feld in der rechten oberen Ecke des Bildschirms eingegeben werden Gehen Sie zuerst in den Editieren Modus indem Sie auf den ro ten Reiter klicken Daraufhin erscheint in der oberen rechten Ecke das Fenster Aktion w hlen Klicken Sie darauf und w hlen Sie Loschen Anschl
61. Beschlagworten Tutorial zu Scannen und Beschlagworten In diesem Beispiel werden einige Seiten gescannt Diese Akte wird anschliessend mit einem Titelstichwort versehen Kapitel im Handbuch 4 7 Rotieren von Seiten Tutorial zu Rotieren von Seiten Rotieren von Seiten e 27 Querformatige Seiten die im Hochformat gescannt wurden konnen in der Seitenansicht auf einfache Weise gedreht und gespei chert werden Falsch gescannte Seiten k nnen ausserdem gel scht werden Kapitel im Handbuch 4 8 Titelsuche Tutorial zu Titlesuche Hier wird gezeigt wie Sie auf bestimmte Dokumeten ber das Suchformular zugreifen k nnen Kapitel im Handbuch 4 9 Volltextsuche Tutorial zu Volltextsuche Das Beispiel illustriert eine Volltextabfrage mit der Eingabe eines entsprechenden Suchbegriffes der Resultatanzeige und dem ansch liessenden einfachen Navigieren von einem Treffer zum n chsten Kapitel im Handbuch 4 10 Login WebAdmin Dieses Tutorial zeigt wie Sie sich in WebAdmin anmelden Kapitel im Handbuch 13 4 11 Benutzer hinzuf gen Tutorial zu User hinzuf gen 28 e VNC Fernwartung Hier lernen Sie wie ein neuer Benutzer er ffnet wird Dieser soll Zugriff ber den Webbrowser erhalten und dazu gezwungen wer den beim ersten Login ein neues Passwort einzugeben Kapitel im Handbuch 4 12 Felder hinzuf gen l schen Tutorial zu Felder hinzuf gen loschen Hier sehen Sie wie Felder hinzugef gt und gel
62. Computern abgerufen werden verschl sselt bertra gen werden Dies macht immer dann Sinn wenn vertraulichere Daten vorliegen 8 9 1 2 Funktion HTTPS aktivieren beim Server ArchivistaBox F HTTPS SSL fuer Webserver konfigurieren Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort X cance JB Run Version 2009 I Server IP oder Hostname 192 168 0 1 00 S OK x cancel Hier muss die IP Adresse desjenigen Computers eingegeben wer den mit dem Sie gerade arbeiten Sie sind ja gerade dabei HT TPS auf dem Server einzurichten el Landercode Fa OK x cancel Der Landercode muss zwei Zeichen aufweisen Xdialog O1 staat oder Provinz Die weiteren Einstellungen k nnen frei eingegeben werden E Re E dialog lm Stadt Lo al X Cancel dialog Organisation x Cancel Ficticious WY x dialog Abteilung Accounting ao K lt Cancel Unnamed Il HTTP s ssLl aktiviert E OK E N Verschl sselung e 53 8 9 1 3 Abfragen von einem anderen Computer im Intranet Nachdem HTTPS auf dem Server eingerichtet worden ist muss gepr ft werden ob mit der Client Arbeitsstation auf die Datenbank zugegriffen werden kann Geben Sie im Browserfenster die IP Adresse des Archiv Servers ein und stellen Sie ihr nicht http sondern https voran F gen Sie avclient
63. Ctrl F6 Sinkend Ctrl F7 176 SQL Definitionen WebAdmin 127 Statuszeile RichClient Suchen Shift F5 RichClient 169 Suchen RichClient Akten Felder Suchen WebClient Support Symbolleiste RichClient Sysop Privilegien RichAdmin 197 System ArchivistaBox Tabellen Einleitung Tabellen RichClient Adressen 194 Literatur 195 Notizen 195 Archivista Tabulator Taste RichClient Tastaturk rzel RichClient Textrecherche Archiv Einleitung TIFF G4 RichAdmin 206 Tiff Multipage RichClient Tutorial Update Verbindungen RichClient Vergr ssern der Seite RichClient Verschl sselung ArchivistaBox Verschlagwortung Versionen Volltextindexierung RichAdmin 207 Web Seiten Publishing Edition 235 WebAdmin WebAdmin ArchivistaBox WebClient ArchivistaBox Workflow Modul Zugriffsberechtigungen RichAdmin 202 Zus tzliche Felder RichAdmin Zwischenablage RichClient Version 2009 1 Index e 287
64. Dadurch k nnen Sie erreichen dass bestimmte Benutzer zwar gewisse Felder zur Ansicht erhalten sollen nicht aber darin nderungen vornehmen k nnen Beachten Sie den Unterschied zwischen dieser Option und dem kompletten Ausblenden eines Feldes sowohl in der Detailmaske als auch in der Tabelle Bei der ersten Variante verhindern Sie eine Eingabe bei der zweiten M glichkeit sollen Benutzer die ent sprechenden Felder gar nicht sehen k nnen 36 8 Mehrere Maskendefinitionen Mit Archivista 2009 Ik nnen Sie mehrere Maskendefinitionen in nerhalb der gleichen Datenbank verwalten Sie finden die entspre chenden Optionen ganz unten im Formular Name der Definition Felddefinition 1 1 1 al D gt Ba e x Abbrechen OK Ganz links k nnen Sie einen Namen f r eine Definition festlegen Rechts davon finden Sie Icons um die derzeit maximal 16 Defini tionen je Datenbank verwalten zu k nnen Beachten Sie insbeson dere dass Sie eine Definition komplett kopieren k nnen Kopieren und Einf gen und dass Sie eine Definition auch wieder l schen k nnen Nach dem Erstellen von Definitionen m ssen Sie diese den ein zelnen Benutzern bei der Benutzerverwaltung zuweisen Beach ten Sie weiter dass Sie nur in der ersten Definition die Felder hinzuf gen und auch wieder l schen k nnen Zudem ist das nur m glich falls Sie zuvor nicht bereits nderungen in den brigen Maskendefinitionen vorgenommen haben Sollte dies der Fall s
65. Die Hauptansicht mit der Tabelle Archiv kann grob in vier Teil bereiche von oben nach unten betrachtet unterteilt werden e Funktionenteil mit Men s und Symbolleiste oberster Bereich des Bildschirms e Liste e Detailansicht e Statuszeile Die Funktionen d h die Men s und die Symbolleiste ben tigen Sie immer dann wenn Sie eine bestimmte Aktion z B um einen Archivista 156 e Die Hauptansicht IVI neuen Datensatz zu er ffnen ausf hren wollen Beachten Sie da bei dass Sie in den Men s s mtliche Funktionen finden in der Symbolleiste jedoch nur die wichtigsten Eine detaillierte Beschrei bung der einzelnen Men punkte finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln Die Liste ben tigen Sie um bequem innerhalb des Archivs zu na vigieren Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Liste Sie k nnen nun mit den Pfeiltasten andere Akten bzw Felder akti vieren Innerhalb der Liste k nnen Sie auch Eingaben vornehmen dr cken Sie dazu die Enter Taste Beachten Sie weiter dass die Liste zwar die Daten der Tabelle Archiv tabellarisch angeordnet enth lt die Tabelle Archiv jedoch umfassender im Sinne der Da tenbanktabelle zu verstehen ist Nur eine Akte kann jeweils aktiv sein Sie sehen die aktive Akte in der Liste anhand des schwarzen Dreiecks links aussen am Listenrand Die untere Bildschirmh lfte ist f r die Detailansicht reserviert Auf der linken Seite werden die Informationen der aktiven A
66. Dieses Vorgehen ist ebenfalls zu empfehlen wenn Sie die ArchivistaBox an einen Beamer anschlies sen 7 5 1 Aufbau der ArchivistaBox Auf der ArchivistaBox gibt es vier Betriebsmodi e WebClient Arbeiten als Benutzer in Beispiel Dokumente hinzuf gen e WebAdmin nderungen in einer Archiv Datenbank vorneh men Beispiel Felder bearbeiten Version 2009 1 e WebConfig Anderungen an der ArchivistaBox vornehmen Beispiel Netzwerkadresse e Systemmen Rechte Maustaste und Quit nochmals rechte Maustaste nur auf Box verf gbar Falls Sie mit ArchivistaERP arbeiten m chten beachten Sie bitte die Hinweise unter 27 2 Nachfolgend zeigen wir auf wie Sie die verschiedenen Betriebs modi erreichen bzw f r was sie gedacht sind 7 5 2 Anmelden WebClient Wenn die ArchivistaBox eingeschaltet wird erscheint nach dem Start die Anmeldemaske des WebClients Der WebClient ist f r Endbenutzer gedacht die mit den Archiven arbeiten Hier k nnen Dokumente erfasst und bearbeitet werden ebClient WebERP WebAdmin dbuc Version 2007 VIll Powered by Archivista GmbH Um sich im WebClient anzumelden geben Sie bitte das Passwort ein und klicken auf Anmelden Wichtig Das voreingestellte Passwort ist archivista in Klein buchstaben F r die weiteren Funktionen des WebClients verweisen wir auf Ka pitel 9 Einschalten und erste Schritte e 39 7 5 3 Verlassen WebClient
67. Externe USB Festplatte Netzwerk Backup jetzt starten Mailserver Netzwerk Backup wiederherstellen Datenbank Systeri Fernzugriff Beenden Alt F1 Mit diesem Men punkt k nnen Sie ebenfalls ein Netzwerk Backup durchf hren Auf der Gegenseite wird allerdings kein Laufwerk Share zur Verf gung gestellt sondern ein RSync Server Dieser kann die Unterschiede zwischen dem Original auf der Archivista Box und der Kopie die der RSync Server allenfalls bereits fr her gesichert hat weit effizienter herausfiltern als dies beim normalen Netzwerk Backup der Fall ist 52 e Verschl sselung 8 8 4 Externe USB Festplatte Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista webadmin Alt r3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Backup Backup Tape Verschlugsselung Netzwerk Backup POF Druck Rsync Metzwerk Externe USE Festplatte FTF Server Externe USB Festplatte USE Festplatten Backup konfigurieren Mailserver USB Festplatten Backup jetzt starten Datenbank USE Festplatten Backup wiederherstellen System Fernzugriff Beenden Alt F1 Die Befehle unter diesem Men punkt funktionieren analog zur Da tensicherung auf ein Bandlaufwerk nur dass die Kopie auf eine externe USB Festplatte erstellt wird Bitte beachten Sie dass die Festplatten mit dem ext3 Format eingerichtet werden m ssen sofern eine der zu sichernden Tabellen mehr als 4 GByte gross ist Ansonsten k nnen diese auch mit Fat32 formatiert werden In
68. Gray Ad 24 Bit Color Ad Farbe duplex Optionen Helligkeit ail Kontrast a f H w VM H Gamma Art des Scannens Schwarzeweiss Ce Graustufen 8 Bit C Farbe 24 Bit Scanauflosung Gewunechte Aufl sung in dpi 200 Worgaben verwenden Setteneinstellungen Scanbreite Et mm Position linker Rand 5 mm Scanhohe 297 mm Position oberer Rand fo mm Rotation Hachbearbeitung Ge D Sp tere OCR Etkennung Mult sl s ae bh Sw Optimierung Punkte a ER DPI 200 er Barcodes Nicht aktivie sl Leere Seiten ou o Hehrere Seiten mit Auto Pilot scannen 1 Seiten ER Sekunden Pause M mit Einzug ADF simples D T Neue Akte nach 1 Seiten In der untersten Zeile wird die IP Adresse derjenigen ArchivistaBox eingetragen welche als Scanstation hier ArchivistaBox EIGER benutzt wird Es werden die Scandefinitionen angezeigt wie sie f r die Datenbank archivista auf dem Server hier Archivista Box EIGER festgelegt wurden Bei den Einstellungen muss Erfasste Seiten direkt in Daten bank speichern aktiviert sein Hauptansicht Men Datenbank Einstellungen Archivierung amp Index Archivista 45 4 3 Mit RichClient via ScanBox auf Server scannen PC mit RichGlient IP Adr 0 20 ArchivistaBox EIGER J IF Adr 0 100 ArchivistaBox ROTHORN IF Adr 0 75 Bei dieser Variante wird der Scanvorgang an einem PC mit dem Archivista 2009 1 RichClient ausgel st aber die S
69. Hier kann eingestellt werden wie die Gr sse des Vorschaubildes im Verh ltnis zur Originalbilddatei sein soll 25 f r 25 ist ein guter Wert Mit der Angabe von 0 bewirken Sie dass berhaupt Version 2009 1 keine Vorschaubilder erstellt werden Dies kann unter Umstanden sinnvoll sein wenn Sie mit dem RichClient arbeiten Ansonsten sollte die Vorschau aktiviert bleiben der Zugriff auf die Bilder kann dadurch wesentlich schneller erfolgen auch wenn diese Option bei z B 25 vielleicht ca 10 mehr Speicherbedarf zur Folge hat Die folgenden drei Optionen beziehen sich auf die Gr sse der Bild dateien 17 2 6 Bedingung en bei Archivierung SQL Bedingungen bei Archivierung SQL Gr sse des Auslagerungsordners MByte 300 Maximale Anzahl Dateien je Ordner 1000 Hier l sst sich mit einem SQL Fragment bestimmen dass der Archivierungsprozess nur ber bestimmte Akten laufen soll Als Beispiel m ge Publish lt gt _ dienen Dies bedeutet dass nur diejenigen Dokumente archiviert werden sollen welche f r andere Benutzer publiziert worden sind 17 2 7 Gr sse des Auslagerungsordners MByte In einem Archivista Archiv findet in regelm ssigen Abst nden ein Archivierungsprozess statt Dieser Archivierungsprozess b schelt und komprimiert die hinzugef gten Seiten und macht generell al les was es mit den Seiten anzustellen gilt Ein wichtiger Punkt hierbei ist das Vorbereiten der Akten und Seiten f r das Ausla ge
70. Men punkt ruft den zuvor in die Zwischenablage kopierten Text auf und kopiert ihn an die aktuelle Position d h in das aktive Feld der aktuellen Tabelle 31 2 Arbeiten mit den Abk rzungsfunktionen Tutorial zu Abk rzungsfunktionen movie 2min 31 2 1 Abk rzung in Definition F2 Damit Sie bei den Eingaben h ufig verwendete W rter nicht im mer wieder eingeben m ssen k nnen Sie Abk rzungen definieren welche Sie bequem ber die Taste F2 abrufen k nnen Geben Sie dazu in einem Eingabefeld die Abk rzung ein als w rden Sie das betreffende Wort eingeben Dr cken Sie die Funktionstaste F2 und die Abk rzung wird durch die Definition ersetzt sofern zur betreffenden Abk rzung eine Definition besteht Existiert die Abk rzung jedoch noch nicht so erscheint folgendes Dialogfeld Archivista Abkurzung definieren Ea Abkirzung t nicht gefunden Um eine Abk rzung zu definieren geben Sie diese ein Ce und best tigen Sie die Eingabe Bitte beachten Abkurzungsfunktion danach emeut aufrufen Tastatureingabeabkiireuna Sie haben da die Abk rzung noch nicht besteht jetzt die M glich keit diese zu definieren Geben Sie dazu die gew nschte zur Abk rzung geh rende Definition ein und klicken Sie auf den But ton Knopf OKT Die Abk rzung ist nun definiert und Sie k nnen diese durch erneutes Dr cken der Taste F2 ab jetzt jederzeit aufrufen Die Abk rzungen k nnen ber die Funktionstaste F2
71. Mitte der neunziger Jahre in denen die Entwicklungsanf nge der Archivista Produktepalette liegen sind einige Versionen ent standen In chronologischer Reihenfolge Bisherige Versionen e 9 1998 RichClient RichAdmin Endbenutzer und Administrato rin arbeiten grunds tzlich mit demselben Programm wobei die Administratorinnen lediglich mehr Zugriffsrechte besitzen 2002 WebClient Endbenutzer m ssen die Dokumente nicht mehr ber ein installiertes Programm abfragen sondern k nnen sie ber einen Webbrowser ansehen Vorteil gr ssere Flexibilit t we niger Implementationsaufwand Die Administrator innen machen die Archiv Einstellungen jedoch nach wie vor ber den RichCli ent RichAdmin 2005 WebAdmin Endbenutzer k nnen ber Webbrowser neu auch Dokumente hinzuf gen und Datens tze editieren Auch Ad ministratorlnnen k nnen die Archiv Einstellungen nun ber eine browserbasierende Oberfl che vornehmen 2006 ArchivistaBox Mini Archiv Server der bereits mit Web Client und WebAdmin vorkonfiguriert ist Ebenfalls in der Archi vistaBox integriert sind Funktionen f r Backup Verschl sselung Fernzugriff etc 2007 ArchivistaBox mit AJAX Web2 Herk mmliche Web Applikationen arbeiten z T aufgrund des Formular Konzeptes et was langsamer als RichClient Applikationen Dank neuen Web Technologien insb AJAX ist es m glich ohne Nachladen eines Formulares Inhalte dynamisch darzustellen Diese Technologie wird daher mit de
72. Multipage jede Akte anhand Feld Titel in eigene Datei sichern ergibt nur einen Sinn wenn Sie Alle Akten f r den Export bestimmt haben In diesem Falle wird jede Akte in eine separate Datei exportiert Der Dateiname entspringt da bei dem Feld Titel der jeweiligen Akte Beachten Sie dazu auch die Parameterdatei Endung avp die vor dem Export bestimmt werden muss da diese nach dem Export dar ber Auskunft gibt wie viele Seiten pro Akte exportiert wurden 33 4 8 2 Exportieren nach Zwischenablage Ctrl C Die aktive auf dem Bildschirm dargestellte Seite kann auch in die Zwischenablage kopiert werden um sie z B von einem anderen Programm aus zu bearbeiten Beachten Sie dabei allerdings dass dieser Vorgang je nach Speicherausstattung Ihres Computers einige Zeit in Anspruch nehmen kann 33 4 8 3 Seite in Zwischenablage Die jeweils aktuelle Seite kann im RTF Format direkt in die Zwi schenablage exportiert werden 33 4 9 OCR Einstellungen akt Seite Bestimmen Sie mit diesen Men punkt wie die aktive Seite mit der internen OCR Erkennung abgearbeitet werden soll Ausf hrlichere Informationen finden Sie in Kapitel Version 2009 1 33 4 10 Haftnotizen Jede zus tzliche Information zu erfassten Seiten sollte in einem fixen Datenbankfeld und nicht unstrukturiert im Sinne einer Zettelwirtschaft erfasst werden In einzelnen F llen z B beim Ausdrucken und Weiterreichen des digitalen Beleges k nnen Haft notize
73. RE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM AS IS WITHOUT WARRAN TY OF ANY KIND EITHER EXPRESSED OR IMPLIED INCLU DING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPO SE THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU SHOULD THE PROGRAM PRO VE DEFECTIVE YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING REPAIR OR CORRECTION IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER OR ANY OTHER PARTY WHO MAY MODIFY AND OR REDISTRIBUTE THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES INCLUDING ANY GENERAL SPECIAL INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INA BILITY TO USE THE PROGRAM INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS Lizenzierung e 17 EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES 18 e Lizenzierung Archivista 2 Bevor Sie loslegen 2 1 Einleitung Die nachfolgende Einleitung gibt Ihnen einige Tipps mit auf den Weg zum Arbeiten mit einer ArchivistaBox Wenn Sie direkt mit der ArchivistaBox loslegen m chten dann finden Sie unter 3 die gew nsch
74. Scanning D Single sided E O Double sided Paper Orientation Portrait O Landscape Multipage Documents El all pages in one file go Separate file for each page Resolution 300 x 300 DPI Intensity 50 1 Contrast 50 LES Data Type NW Black amp White E OGrayscale E O Color Format Compression Dithering Method only for Black amp White PDF CCITT G 4 None x JPEG Quality Level conty for JFIF JPEG or PDF JPEG 1 Bei Destinations geben Sie die IP Adresse der ArchivistaBox an auf die gescannt werden soll Beachten Sie dabei bitte dass Sie bei User den Wert ftp sowie bei Passwort das auf der ArchivistaBox f r den FTP Server festgelegte Passwort eingeben m ssen FTP Server e 59 Edit File Destination Bl This AXIS 7000 Destination Narne box 2 archivista Du zx L Profile lt DefaultT iff 300dpi Sv v Can be See at the moment of scanning Profiles Include Image Information Complete rm E Paper Sizes FTP Server L 92 168 0 72 User ftp DAA Password L Network Settings Ee Event Log Confirm nes E Directory File Name Admin Append sequence number to file name b Start sequence with 00001 v Store sequence number on FTP server b Append file extension to file name Support Help Contents External Link Information File z bd Extension L Use Passive FTP Le If left blank
75. Sie nicht das JPG Format weil dadurch die Qualitat des Logos geschmalert w rde Nehmen Sie nun einen leeren formatieren USB Stick legen Sie dort den Ordner cust an und schieben Sie den USB Stick in die ArchivistaBox ein Best tigen Sie das Exportieren der Customized Skripten ffnen Sie den USB Stick auf einem anderen Rechner Sofern Sie innerhalb des cust Ordners kein Verzeichnis formrec vorfinden legen Sie den Ordner formrec im Verzeichnis cust an Kopieren Sie die Logo Datei in den entsprechenden Ordner form rec Spielen Sie die Dateien zur ck auf den USB Stick Die Box erkennt den Ordner cust formrec automatisch Folgendes Bild erscheint auf Ihrem Bildschirm Logoerkennung 133 Authentication To import customer scripts Please enter the system password root user Password HA NH AH Cancel S Run gl Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf RUN dialog Operation finished The USE storage device can be safely removed now Ward Sie erhalten eine Bestatigung dass der Prozess erfolgreich abge schlossen wurde Klicken Sie auf OK Nun ist das betreffende Logo auf ihrer ArchivistaBox gespeichert Um bei einer Logoerkennung darauf zur ckgreifen zu k nnen d rfen Sie nicht vergessen das Bild unter dem Men punkt Logoerkennung einzutragen Warnung Damit Sie nicht bereits bestehende Logos auf einer ArchivistaBox berschreiben m ssen Sie immer jew
76. Sie nicht nur in die Datenbank archivhallo drucken es wird vielmehr beim Import zus tzlich nachgeschaut ob es die Scan Definition farbe gibt Ist dies der Fall erlangen die Optionen jener Scan Definition G ltigkeit d h die Druckjobs werden mit den erweiterten Optionen nachbearbei tet 8 10 3 Druck Server ausschalten Mit dieser Funktion schalten Sie das Drucken in Archive wieder aus 8 11 FTP Server Mit Hilfe dieser Funktion k nnen Sie von Netzwerkscannern aus direkt in die ArchivistaBox scannen 8 11 1 FTP Dateiupload einschalten Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista WebAdmin Alt FS Archivista Webcontig Alt F11 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Datensicherung verschluesselung Druck Server FTP Server FTP Server FTF Dateiupload einschalten Mail Seruer FTP Dateiupload abschalten Datenbank System Fernzugriff Beenden Alt F4 Rufen Sie die Funktion FTP Dateiupload einschalten auf FTP Server e 57 Geben Sie das neue FIP Passwort ein F Hide typing w GK Cancel Nach der Abfrage des root Passwortes erfolgt eine Eingabeauf forderung f r ein spezifisches FT P Passwort Dieses m ssen Sie zweimal eingeben Anschliessend ist der FTP Zugang passwort gesch tzt offen Sie erhalten keine Best tigung Unnamed FIP Server aktiviert x ok Schauen Sie unter System und Systemstatus anzeigen nach wie es um den FI P Zu
77. Speichern Die einzelnen Einstellungen sind im Folgenden beschrieben Archivista 19 4 1 Name Das System ist grunds tzlich darauf ausgelegt dass Sie verschie dene Barcode Definitionen nebeneinander verwenden k nnen zum Beispiel eine Barcodedefinition f r die Kreditorenrechnungen ei ne andere f r Lieferscheine etc Die verschiedenen Definitionen werden durch Namen unterschieden die Sie hier eingeben k nnen Bitte beachten Sie dass mit Stand Juli 2005 nur eine d h die erste Barcode Definition benutzt werden kann 19 4 2 1 und 2 Barcodeart Bei Barcodeart bestimmen Sie die Art d h den Typ des zu erkennenden Barcodes Archivista erkennt folgende Barcodety pen Code39 mit oder ohne Pr fzeichen Code25 mit oder oh ne Pr fzeichen EAN13 Code128 EAN Ist Automatisch akti viert wird jeder Barcodetyp erkannt w Es k nnen gleichzeitig zwei verschiedene Barcodearten erkannt werden z B Code128 sowie Code25 Zusatzliche Sicherheit bei der Barcodeerkennung kann erreicht werden in dem die Ausrichtung des Barcodes vorbestimmt wird Moglich sind hier Links nach rechts Unten nach oben Rechts nach links Oben nach unten Bei Automatisch spielt die Aus richtung keine Rolle Mit Priifzeichen kann der zu erkennende Barcode weiter einge grenzt werden Dies bedingt jedoch dass samtliche zu erkennenden Barcodes gewisse gemeinsame Zeichen am Anfang haben Dabei k nnen mehrere Pr fzeichen als Sta
78. Version 2009 1 allerdings leidet die Qualitat der Medien erheblich Deshalb be steht hier durch Dr cken von Yes die M glichkeit die Schreib geschwindigkeit zu reduzieren optical disc archiving Limit write speed for writing to the optical media v ve x Na Im folgenden Formular kann angegeben werden mit welcher Ge schwindigkeit der Brennvorgang durchgef hrt werden soll optical disc archiving Maximal speed to be used for writing to the optical media media reference speed x Cancel Anschliessend wird die CD DVD gebrannt Es wird eine Meldung ausgegeben dass das Ger t am Schreiben ist Write optical disc media PPT Writing to optical disc in device fdevcdrorn Der Abschluss des Vorganges wird Uber die Meldung dass das Archiv erfolgreich kopiert wurde bestatigt successtully written archive to dew cdrom hnlich wie unter 38 6 1 beschrieben folgt auch hier eine Ab frage ob die ISO Datei die zum Schreiben des Mediums auf der ArchivistaBox erstellt wurde nun gel scht werden kann Des weiteren gilt dass das publizierte System nach Erstellung am besten gleich getestet wird Ausserdem dient die CD DVD nicht nur als Kopie des Archivs sondern sie kann gleichzeitig zur Installation des Systems auf einem PC verwendet werden Lesen Sie f r eine etwas ausf hrlichere Beschreibung diese zwei hier genannten Punkte Selbstragende Archive erstellen e 233 38 6 3 T
79. Version 2009 1 Ist dieser Men punkt sowie Buchweise aufbauen nicht akti viert so erfolgt die Anzeige unabh ngig voneinander d h die je weils inaktive Seite bleibt beim Navigieren der aktiven Seite wie eingefroren bestehen 33 6 18 Buchweise aufbauen Ctrl Shift F12 Dieser Men punkt deaktiviert Paarweise aufbauen und erm glicht ein Bl ttern wie Sie es von einem Buch her ge wohnt sind d h werden die Seiten 2 und 3 angezeigt und wechseln Sie zur n chsten Seite so erfolgt die Anzeige der Seiten 4 und 5 d h es wird zwei Seiten nach hinten gebl ttert wobei nunmehr Seite 5 als aktive Seite gilt 33 0 19 Zus tzliche Icons ber diesen Men punkt k nnen Sie einige zus tzliche Icons ein blenden welche das Arbeiten mit den Seiten L schen und Ver schieben Importieren und Exportieren sowie das Nachbearbeiten vereinfachen Ziele giel al 33 7 Men Makros Auch innerhalb der Seitenansicht sind Makros m glich Die Funk tionsweise ist genau gleich wie innerhalb der Tabellenansicht Bitte schlagen in Kapitel nach Men Makros e 193 34 Weitere Tabellen Archivista 2009 1 bietet neben der Tabelle Archiv weitere fest eingebaute Datenbankmodule Diese k nnen ber das Men Ta belle in der Hauptansicht aufgerufen werden Beachten Sie dass bei der Arbeit mit den brigen Tabellen einige Men punkte der Ta belle Archiv nicht zur Verf gung stehen und dass die Men pun
80. Wir empfehlen und viele nationale gesetzliche Vorgaben verlangen dies dass Sie Ihre Daten zum Zweck der langfristigen Aufbewah rung auf nicht wiederbeschreibbaren Datentr gern speichern Die se Datentr ger k nnen direkt auf der ArchivistaBox erstellt wer den siehe 8 6 4 44 9 Datenaustausch und Backup mit USB Stick 44 9 1 Allgemein Hinweise Wir empfehlen die Anschaffung von USB Sticks Der USB Stick spielt beim Datenaustausch mit der Box eine wichtige Rolle und ist usserst einfach anzuwenden Je nach gew nschter Aktion erstellen Sie auf einem Stick einen Ordner z B exchange und schieben den Stick in eine Archivista Box Anhand des Ordnernamens f hrt die ArchivistaBox anschlies send die gew nschte Aktion durch I d R erfolgt bei einem leeren Ordner ein Export ab der Box und bei einem Ordner der bereits Daten enth lt wird ein Importvorgang durchgef hrt Derzeit gibt es die folgenden Arten von Aktionen Im Folgenden wird die Vorgehensweise bei den einzelnen Siche rungsarten beschrieben Am ausf hrlichsten wird die Handhabung Archivista des USB Sticks bei der ersten Art der Sicherung der Daten als PDF Dokumente erlautert 44 9 2 PDF Export von Archivista Akten pdf Wie oben beschrieben erkennt die ArchivistaBox an den Eigen schaften des USB Sticks welches die n chsten Aktionen sind die von ihr erwartet werden Damit ein PDF Export stattfinden kann muss der USB Stick also entsprechend vorbereit
81. action we need to use upload uploadbits gt 1 1 black white 8 gray 24 color uploadocr gt 27 the desired ocr def 1 x 27 does mean no ocr meta gt Titel 450 filling in some meta keys is no problem if res gt is success if we got a succes file is uploaded print file Stout uploaded n Hinweis Das obenstehende Beispiel l uft auf jeder Ar chivistaBox Grunds tzlich kann der WebClient aber von ei nem beliebigen Rechner aus angesprochen werden und selbst das Arbeiten mit verschl sseltem Zugriff HTTPS ist pro blemlos m glich Das Programm ist auf der ArchivistaBox CD unter home cvs archivista jobs unter dem Namen wcupload pl zu finden 39 2 15 Arbeiten mit archivierten Mails Archivierte Mail Dateien k nnen aus dem WebClient heraus auch wieder auf den urspr nglichen Mail Server zur ckkopiert werden Dazu verwenden wir den Befel go_mail_xxx wobei xxx f r die gew nschte Aktennummer steht Mit go_zip_xxx kann die Mail Nachricht als geippte Datei heruntergeladen werden 39 2 16 Arbeiten mit Office Dateien Archivierte Office Dateien k nnen aus dem WebClient heraus auch wieder zur ckgespielt werden Dazu verwenden wir den Befel go_file_xxx wobei xxx f r die gew nschte Aktennummer Archivista steht Mit go_zip_xxx kann das Office Dokument als gezippte Datei heruntergeladen werden 39 2 17 Version WebClient feststellen Jede Seite die vom WebClien
82. aktuelle Seite Auch dazu ein Beispiel Aktennummer 84 Modulo 26 6 G Rest 3 D ergibt 000DG Seitennummer 12 Modulo 26 12 M Rest 0 ergibt OM Der gesamte Dateiname ohne Erweiterung lautet demnach A000DGOM XXX Die Erweiterung des Dateinamens berechnen wir mit dem Feld ArchivArt e 0 BMP ZIP e 1 TIF 252 e Archivierungskonzept e 2 PNG e 3 JPG Dies ergibt den Dateinamen AODOODGOM JPG wenn wir beim Feld ArchivArt den Wert 3 haben 41 2 3 Unterschiede bei der Archivierung 41 2 3 1 Arbeiten mit internen Bildern ArchivistaBox e Die Bilddateien gelangen direkt in die Tabelle archivbilder bzw das Feld BildInput e Die Quelldateien gelangen direkt in die Tabelle archivbilder bzw das Feld Quelle e Das Feld Bildinput der Tabelle archiv erh lt eine 1 e Bei der Archivierung werden die Dateien immer in den Output Ordner verschoben Dabei k nnen die Bilddateien in der Datenbank belassen werden oder auch nicht 41 2 3 2 Arbeiten ohne interne Bilder Archivista 5 x e Die Bilddateien werden beim Erfassen im input Ordner ab gelegt e Quelldateien werden beim Erfassen ebenfalls im input Ordner abgelegt e Das Feld BildInput der Tabelle archiv erh lt eine 0 e Bei der Archivierung werden die Dateien vom Input in den Output Ordner verschoben Archivista 41 2 4 Archivista Ordner Beim Archivieren der Akten z hlt Archivista die Anzahl
83. das Feld Akte und das Navigieren zur entsprechen den Seite Aufgrund der Akte und der entsprechenden Seite sowie der Aufl sung wird f r jede einzelne Seite eine Dateinummer berech net Diese Nummer bildet den Dateinamen f r die entsprechende Seite Die Dateinummer beinhaltet immer acht Buchstaben wobei es folgende Zusammensetzung zu beachten gilt Version 2009 I 1 Buchstaben A Hohe Auflosung B Bildschirmauflosung 2 6 Buchstaben Aktennummer codiert von 0000B bis ZZZZZ 7 und 8 Buchstaben Seitennummer codiert beginnend bei OB bis ZZ Hinweis Innerhalb der Tabelle Archiv wird die hohe Aufl sung der Seite nur angezeigt wenn keine Bildschirmkopie gefunden wer den kann sodass in der Regel nur die B Seite erscheint auch wenn Sie an der ersten Stelle ein A eingeben Dies im Gegen satz zur Seitenansicht wo entsprechend der Eingabe des ersten Buchstabens die entsprechende Seite d h Qualit t von den Da tentr gern abgerufen wird 31 9 Fotomodus Shift Ctrl F9 Datum 01 05 2001 Akte 78 FilmNr 2001 002 FotoNr 126 ersonen Dia Show Ausschuss Inten E Format N PEG e Erfasst M Archiviert IM Datei B000DAOB JPG 1 1 E Aktiviert Seitenansicht 14 a p ot i le Datensatze an Archiv pfotos Auswahl Alle Dat t rchiv pfotos atensatz 47 von sta AES I 4 Archivista BP Qh 1602 Fotomodus Shift Ctrl F9 e 171 Mit dem Befehl Fotomodus
84. den entsprechenden Feldern Wenn Sie mit den Verzeichnissen mehrerer L nder arbeiten k nnen Sie der Eingabe den Code f r das Land voranstellen ge folgt von einem Bindestrich d h z B f r obenstehendes Beispiel ch a Wenn Sie die Postleitzahl kennen rufen Sie aus dem Feld PLZ diese analog dazu auf z B 5 F2 bzw ch 5 F2 Die restlichen Felder der Tabelle Adressen funktionieren in Zu sammenhang mit der Abk rzungsfunktion wie in den brigen Ta bellen Stellen Sie sicher dass sich in der Hilfstabelle Adressen Postleitzahlen mindestens ein Postleitzahlenverzeichnis befindet nur so arbeitet diese Funktion 34 1 2 Statuscode Rechts neben dem Feld Statuscode finden Sie ein Fragezeichen Klicken Sie auf dieses so erscheint eine Meldung mit den Konven tionen der Statuscodes die Sie d h sofern Sie Sysop Privilegien besitzen selber bei den Einstellungen anpassen k nnen Sie sollten das Statusfeld als eine Art Multizuordnungsfeld mit Buchstaben verstehen Dazu ein Beispiel Nehmen wir an Sie h tten als Statuscode A Arbeit V Verwandte sowie K Kartengrusse vereinbart Beim Erfassen der Adressen m ssen Sie sich nun entscheiden ob eine Adresse zum Arbeitsbereich geh rt ob Sie mit der Person verwandt sind und ob die betref fende Person jeweils einen Kartengruss aus den Ferien erhalten Archivista soll Fur jede bejahte Frage erhalt die Person den entsprechenden Buchstaben d h einer
85. der Tabelle Literatur sind die Felder Rubrik und Co de entspricht der Buchsignatur bzw die Hilfstabelle Literatur Rubrik 34 3 1 Felder Rubrik und Code l d R ordnen Sie Ihre Literatur einzelnen Rubriken zu z B Wirt schaft Recht etc Damit Sie einerseits Ordnung behalten mit welchen Rubriken Sie arbeiten und diese andererseits aber auch schnell abrufen k nnen kann ber das Feld Rubrik jederzeit eine Liste aller verf gbaren Rubriken angezeigt werden Um nun einem Literaturdatensatz eine Rubrik zuzuweisen w hlen Sie den gew nschten Eintrag im Feld Rubrik und verlassen das Feld Im Feld Code wird automatisch der zum gew hlten Ein trag passende Codetext eingef gt Normalerweise m ssen Sie das Feld Code nun gem ss Ihren W nschen um z B eine f r Sie eindeutige Buchsignatur zu erhalten vervollst ndigen 34 3 2 Hilfstabelle Literatur Rubrik Die Eintr ge f r die Rubriken in der Tabelle Literatur definieren Sie in der Hilfstabelle Literatur Rubrik Sie gelangen in diese Ta belle ber das Men Tabelle und den entsprechenden Men punkt F gen Sie dort neue Eintr ge hinzu ndern und oder l schen Sie Eintr ge Entsprechend dieser Tabelle wird sp ter das Listenfeld Rubrik in der Tabelle Literatur aufgebaut Tabelle Literatur e 195 196 e Teil IX RichAdmin Archivista 35 Einstellungen Bedenken Sie bitte dass Sie wenn si
86. des RichClients beim Scannen kann ausgen tzt werden So k nnen zum Beispiel die Metadaten einer bestehenden Akte f r die n chste zu scannende Akte kopiert werden was im WebClient direkt so nicht geht Es gibt drei Varianten die im Folgenden beschrieben sind Bitte beachten Sie die IP Adressen der ArchivistaBoxen in den Illustrationen Sie werden in den Bildschirmfotos zur Verdeutli chung wieder aufgenommen Version 2009 1 45 4 1 Mittels RichClient und Windows Scanner scannen FC mit RichGlient IP Adr 0 20 ArchivistaBox EIGER IP Adr 0 100 Die erste Variante betrifft eine typische Installation im Windows Netzwerk mit einem Scanner der unter Windows an einen PC angeschlossen ist Es wird lokal gescannt und die Images werden auf den Server hier ArchivistaBox EIGER geschickt 45 4 1 1 Einloggen Beim Login Formular muss die IP Adresse der ArchivistaBox an gegeben werden auf die gescannt werden soll Auch der Daten bankname muss der richtige sein Bei Eingabe des Benutzers muss darauf geachtet werden dass es einer ist der nicht nur lokal zu greifen darf Siehe auch 35 2 1 2 Archivista Neue Datenbank w hlen E Host fi 92 168 0 100 Datenbank archivista Benutzer can Passwort E Abbrechen ooo 45 4 1 2 Scanformular aufrufen und scannen In der Seitenansicht das Scanformular mittels Befehl Scannen mit Auswahl F2 im Men Seite aufrufen Die Seiten welche nun gescannt
87. des Feldes IT Ohne Best tigung ersetzen Starten Abbrechen Bevor ein bestimmter Suchbegriff durch einen anderen ersetzt wer den kann m ssen Sie sowohl bei Suchen nach als auch bei Er setzen durch einen bestimmten Wert Text eingeben Erst dann kann der Ersetzen Vorgang durch Klicken auf Starten ausgel st werden Der Ersetzen Vorgang erfolgt normalerweise manuell d h Sie miissen jede einzelne Anderung bestatigen Durch Aktivieren des 170 e Seiten anzeigen Kastchens Ohne Best tigung ersetzen k nnen Sie den Vor gang automatisch ablaufen lassen Auch beim Ersetzen kann mit dem Platzhalter NULL gearbei tet werden sowohl bei Suchen nach als auch bei Ersetzen durch Zudem existiert der Platzhalter ALL der bei Suchen nach einzugeben ist und ein Suchen Ersetzen Vorgang ber s mtliche Datens tze erm glicht Da ein solcher Ersetzungs Vorgang das ge samte Feld beinhaltet muss bei Vergleichen die Option Gesamtes Feld aktiviert werden Ein Ersetzen Vorgang mit Ohne Best tigung ersetzen kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Beim manuellen Ersetzen erfolgt vor jedem Anderungsvorgang eine Kontrollabfrage 31 7 Akte er ffnen und scannen Shift F9 Innerhalb der Tabelle Archiv k nnen Sie in einem Schritt eine Ak te er ffnen in die Seitenansicht wechseln und die Funktion Scan nen mit Auswahl aufrufen Damit wird das Scannen von Seiten wesentlich vereinfacht
88. durchgef hrt wurde blicherweise jeden Morgen erhalten Sie eine entsprechende Meldung 8 8 1 2 Datensicherung jetzt starten Mit dem Men punkt Datensicherung jetzt starten kann sofort eine Datensicherung durchgef hrt werden Men punkt anklicken root Passwort eingeben und die Datensicherung wird erstellt so fern ein Bandlaufwerk angeschlossen ist 8 8 1 3 Datensicherung zur ckspielen Nach Anklicken von Datensicherung zur ckspielen und Eingabe des root Passwortes wird die Kopie auf dem Band im Bandlaufwerk auf die Festplatte der ArchivistaBox zur ckgespielt Je mehr Daten zur ckzuspielen sind desto l nger dauert der Vorgang Version 2009 1 volume Label level 0 homedata Tue sep 20 11 94 24 2005 afio gzip from localha 1156 0 records in 1156 0 records out afio 11m 594k 1002 bytes read in 4 seconds The operation was st CH AL 222GU4DEa2m 40m 7 F ok Nach Ende des Zur ckspielens erhalten Sie eine Meldung die aus sagt dass der Datenbank Server wieder gestartet wurde 8 8 2 Netzwerk Die Befehle unter diesem Men punkt funktionieren analog zu den jenigen beim Bandsicherung nur dass die Kopie auf einen anderen Computer des Netzwerks erfolgt Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt F3 Eokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Backup Si Backup Tape Netzwerk Backup Yerschluesselung Netzwerk Backup Netzwerk Backup konfigurieren POF Druck R
89. ein Sie sehen als erstes ein Dia logfeld in dem Sie die Sprachauswahl vornehmen m ssen Wahlen Sie die Sprache aus die w hrend der Installation benutzt werden soll Abbrechen W hlen Sie die Sprache die Sie w nschen Um die Installation vorzunehmen klicken Sie auf Weiter Bitte akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung f r Archivista i Setup Archivista d E ll sl Lizenzvereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren gt ARCHIVISTA Lesen Sie bitte die folgenden Lizenzvereinbarungen Benutzen Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste oder dr cken Sie die Bild Ab T aste Archivista GmbH besitzt s mtliche Rechte an der Software rchyista 5 1 Dieses a Programm ist durch schweizerische Urheberrechtsgesetze und Bestimmungen internationaler Vertr ge gesch tzt Unbefugte Vervielfatiqung oder ebensolcher Vertrieb des Programms bzw auch nur einzelner Teile davon ist strafbar Neben der zivilrechtlichen ist auch die strafrechtliche Yerfolgung zu verantworten Dies kann schwere Strafen und Schadenersatzforderungen zur Folge haben Archivista GmbH Postfach CH 8042 Z rich Tel 41 0 1 254 54 00 Fax 41 0 1 254 54 02 sl Ich akzeptiere de Vereinbarung Ich lehne die Yereinbarung ab lt Zur ck Abbrechen Beachten Sie anschliessend die letzten Tipps und Tricks 24 e OpenSource Windows i Setup Archivista d E loj xj Informat
90. einige Minuten warten bis der WebClient auf dem Bildschirm zu sehen ist Es kann vorkommen dass eine Meldung des Inhalts erscheint dass die RAM ID nicht eindeutig ist Sie lautet ungef hr fol gendermassen If the virtual machine has been copied you should create a unique identifier UUID If it has been mo ved you should keep its old identifier Erstellen Sie nun eine eindeutige RAM ID indem Sie auf Create oder Erstellen klicken Danach startet die ArchivistaBox auf Nach wenigen Minuten k nnen Sie damit arbeiten und ihre Funktionen ausprobieren Installation auf virtuellen Maschine e 265 Archivista WebClient Version 5 2 Powered by Archivista GmbH 44 8 Datensicherung Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen langfristiger und kurzfristiger Datensicherung Das ArchivistaBox Konzept un terst tzt folgende Sicherheitsstufen e Spiegelung auf zweite ArchivistaBox f r die Sicherung der nderungen des laufenden Tages nur ArchivistaBoxen Titlis und Eiger e Tages Backup mittels a USB Stick oder b Tape e Sicherung auf nicht wiederbeschreibbaren Datentr gern CDs oder DVDs f r die langfristige Aufbewahrung Ihrer Daten Die Spiegelung auf eine zweite ArchivistaBox ist unter be schrieben Die Datensicherung mittels USB Stick wird im folgen den Abschnitt er rtert F r das Backup mittels Tape sehen Sie am besten unter 8 8 1 nach 266 e Datenaustausch und Backup mit USB Stick
91. erhalten Archivierte Akten sind gesperrt Der Check Button Gesperrt ist immer dann aktiviert wenn Sie eine Akte zur Bearbeitung her anziehen die bereits archiviert ist Jede Akte wird automatisch gesperrt Selbst wenn Sie den Check Button Gesperrt beim Bearbeiten ausschalten so wird die Option beim Verlassen einer Akte umgehend wieder aktiviert Ein zig nach dem Er ffnen einer neuen Akte ist die Option nicht aktiv Sie k nnen den Check Button auch ber die Funktionstaste F12 jeweils ein bzw wieder ausschalten 35 1 4 Optionen f r Tabelle Archiv Bei Feld Titel in Hauptansicht ausblenden k nnen Sie global d h f r s mtliche Benutzer innen festlegen ob das Feld Tel angezeigt werden soll oder nicht Eine nderung wird erst bei der n chsten Anmeldung wirksam Mit Breite des Feldes Tel in Tabelle k nnen Sie die Breite welche das Feld in der Tabelle der Hauptansicht einnehmen soll hier bestimmen Das Ankreuzen der Funktion Bl ttern Seitenansicht auf Akte erreicht dass Enduser in der Seitenansicht nicht mehr ber die Aktengrenzen hinwegbl ttern k nnen 198 e Allgemeine Parameter Das Feld das Sie neben Feld f r Publizieren ausw hlen ist eine Art zweites Eigent mer Feld mit dem eine Akte nicht nur einer Person oder Gruppe sondern zwei Personen oder Gruppen zuge wiesen werden kann F r viele Archive ist diese Funktion irrelevant Es kann aber eine sehr wichtige Funktion sein Zum Beispi
92. erscheint Archivista Archivistabox lz odierungsschluessel generieren Bitte geben Sie das Systempasswon root user ein Passwort X cancel ge Run Geben Sie das Passwort ein klicken Sie Run und der ffentliche Schl ssel wird auf den USB Stick kopiert Der private Schl ssel verbleibt auf Ihrer Ziel ArchivistaBox Um den ffentlichen Schl ssel nun der Ursprungs ArchivistaBox zur Verf gung zu stellen nehmen Sie diesen USB Stick und st pseln ihn in die Ursprungs Box der Schl ssel wird hin berko piert Wenn Sie nun Dokumente von der ersten Box exportieren werden Sie verschl sselt Wenn Sie sie auf Ihren Server impor tieren dann k nnen die Dokumente dort mit dem privaten Key entschl sselt werden Angenommen die ArchivistaBoxen mit den zu verschl sseln den Daten sind weit von Ihrem zentralen Server entfernt und das bertragen des Schl ssels via USB Stick ist nicht praktika bel dann k nnen Sie den public key auch per E Mail an Ihre Datenlieferanten senden Der public key liegt im ASCII Format vor und enth lt keine Sonderzeichen In einem solchen Fall muss die Datei key dann vor Ort auf einen USB Stick bertragen und schliesslich in die ArchivistaBox eingespeist werden 8 10 Druck Server Mit dem Druck Server wird ein virtueller Drucker zur Verf gung gestellt Damit konnen Daten die irgendwo im Netzwerk vorliegen direkt in entsprechende Archive gedruckt werden
93. ge fragt Anschliessend m ssen Sie zus tzlich einen Benutzer sowie ein Passwort eingeben damit dieser Benutzer den eigentlichen Ex port durchf hren kann Einen entsprechenden Benutzer richten Sie unter 8 14 1 7lein Export von Akten im RichClient e 135 24 Mail Archivierung 24 1 Einleitung Mit der Mail Archivierung k nnen Mail Nachrichten EMails ar chiviert werden Dazu sind die folgenden Schritte notwendig e Mail Server mit IMAP Protokoll inkl SSL Unterst tzung e Mail Archivierung muss im Systemmen eingeschaltet werden siehe dazu 8 12 2 e Mail Archivierung muss pro Datenbank in WebAdmin einge richtet werden e Manuelle oder Automatische Mail Archivierung muss abgear beitet worden sein In diesem Kapitel geht es nur um den dritten Punkt das Einrich ten von einzelnen Mail Ordnern die in einer Datenbank archiviert werden sollen Bevor wir die einzelnen Einstellungsoptionen behandeln wollen sei an dieser Stelle noch darauf verwiesen dass bei der Mail Archivierung die folgenden Dinge passieren e Eine Mail Nachricht wird vom Server abgeholt e Die Mail Nachricht wird analisiert e Die Nachricht selber sowie optional alle enthaltenen PDF Dateien sowie Bilder werden archiviert e Es wird pro Mail Nachricht eine Archivista Akte er ffnet Die Felder Subject From To CC sowie das Datum k nnen automatisch beschlagwortet werden e Die Nachricht selber wird gezippt und
94. glich ist es nachtr glich mehrere Seiten gleichzeitig mit einander nachzubearbeiten d h solange die Seiten noch nicht ar chiviert wurden Beachten Sie das Formular Skalieren Grosse Breite Pixel Skalieren Aufl sung ver nden T Angaben in Prozent Hohe 768 Pixel Grosse ndern Fl che anpassen M Eingaben proportional Bits amp Pixel je Zoll I Anden Bits je Seite Ge 24 Bit Farbe C 16 Bit Farbe 8 Bit Farbe CC BEit Graustufen 4 Bit Graustufen 7 1 Bit 5w MT Aufl sung in Pixeln je Zoll 300 dpi bei Farbe Graustufen 300 dpi bei Schwarz Weiss Botieren Keine Rotation S0Grd 180Grad 270Grad C Freie Eingabe 0 Grad Effekte D Helligkeit mo I Inwertieren IT Geradestellen Kontrast a J dn I Auto Kontrast S ubem IT Gamma Korrektur al whs I Angleichen T Rand abschneiden T Sch rfen All I St rungen entfernen 1 Horizontal spiegeln PF Weichzeichnen aj ah o PF Yertikal spiegeln sboecren 0 Bei Skalieren Gr sse k nnen Sie die Gr sse der Datei Effekte wiederholen fur folgende Anzahl Seiten Fi nachtr glich beeinflussen Dabei bedeutet Skalieren Aufl sung ver ndern dass die Seite physikalisch neu berechnet wird Bei Gr sse ndern Fl che anpassen wird die Seitenbreite bzw h he ver ndert d h es entsteht entweder zus tzlicher Leerraum oder ein Teil der urspr nglichen Seite wird abgeschnitten Norma lerweise geben Sie die Masse bei Bre
95. heute berlebt und die Infor mationen nicht Daten konnten gerettet werden weil sie zus tz lich zur Digital Datei in Papierform vorlagen Also doch alles fein s uberlich ausdrucken und ablegen Zugegeben die Antwort kann hier kaum Ja lauten weil wir sonst ja keine Publishing Edition br uchten 38 3 Das XP Abenteuer Die erste Version ist im Rahmen eines Projektes f r einen Kunden im Jahre 2004 entstanden Es galt eine CD zu erstellen welche oh ne weitere zus tzliche Software unter Windows gestartet werden konnte Diese L sung fand grossen Anklang bei unseren Kunden bis zu jenem Zeitpunkt als bei Windows XP die Firewall mit SP1 Das XP Abenteuer e 229 per Default aktiviert wurde Nicht dass unsere Losung nicht mehr gelaufen ware aber da unsere Losung den lokalen Port 8088 in Beschlag nahm blockte die windowseigende Firewall den lokalen Port unserer L sung Dies f hrte dazu dass die meisten Benut zer innen letztlich nicht sorgenfrei mit unserer Publishing Edition umgehen konnten Wir k nnten jetzt ausf hrlich argumentieren dass es wenig Sinn macht die lokalen Ports in der lokalen Umgebung selber per Default zuzumachen obwohl es bei der gleichen Umgebung zu mindest damals problemlos m glich war die Festplatte ber das tempor re Verzeichnis nach Lust und Laune zu beschreiben Wenn Sie ein selbstragendes Archiv ffnen m chten dann d rften Sie diese Ausf hrungen kaum interessieren Sie m chten doch gan
96. hinzu Archivista WebClient Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Adresse https 1 192 166 0 64 avclient Nun stellt sich heraus ob Ihre Einstellungen richtig sind oder nicht Bitte beachten Sie dass die ArchivistaBoxen mit dem Ver schl sselungs Zertifikat von Verisign arbeiten Es kann sein dass Sie Warnmeldungen erhalten die Anstoss an bestimmten Details nehmen Falls zum Beispiel die Systemzeiten des Servers und der Client Arbeitsstation nicht bereinstimmen erhalten Sie eine ent sprechende Warnmeldung auf dem Bildschirm die jedoch die Ver schl sselung an sich nicht tangiert Das Wichtigste ist Folgendes wenn Sie mit https und der IP Adresse des Servers auf Ihre Daten zugreifen k nnen dann werden die Daten ver schl sselt bertragen Wenn Sie allenfalls auftretende Warnmel dungen genau lesen erkennen Sie dass es nur unwichtige Teila spekte sind ber die Sie Verisign informieren will 8 9 2 HTTPS abschalten Hier muss lediglich das Root Passwort eingegeben werden Ansch liessend ist der HT TPS Modus wieder aufgehoben 8 9 3 Datenaustausch Verschl sselung wird bei den ArchivistaBoxen eingesetzt um einen sicheren Datentransport zu gew hrleisten zum Beispiel beim USB 54 e Verschl sselung Stick Export und Import Daf r m ssen Ursprungs Ger t und Ziel Ger t mit dem Schl ssel ausger stet sein Das hier benutzte System ist eine Public Ke
97. jedem handels blichen Scanner erfassen Wir zeigen Ihnen hier das Erfas sen von doppelseitig bedruckten Losebl ttern Zun chst legen wir f r die A5 Vorlagen eine Scandefinition an Danach scannen wir zun chst alle Vorderseiten dann die R ckseiten und schliesslich sortieren wir die Seiten so dass die Reihenfolge stimmt Kapitel im Handbuch Scannen mit Auswahl F2 33 4 2 9 Definitionen Sortieren 5 4 3 Drucken von Seiten inkl Bildschirmkopie Tutorial zu Drucken von Seiten inkl Bildschirmkopie Einzigartig bei Archivista sind die Bildschirmkopien Es handelt sich dabei um verkleinerte Seiten die Archivista erstellt und zwar so dass die Qualit t haargenau f r den Bildschirm stimmt Dies spart Kapazit t auf der Harddisk und ergibt in Netzwerken einen weit h heren Durchsatz da i d R nur auf die Bildschirmkopien zugegriffen wird Beim Drucken k nnen Sie jederzeit entscheiden Erweiterte Funktionen e 31 welche Qualit t Sie ausdrucken m chten genauso wie Sie mehre re Seiten auf einem Blatt ausdrucken k nnen das spart Papier und Verarbeitungszeit Kapitel im Handbuch Drucken Ctrl P 5 4 4 Druckreporte und Listendruck Tutorial zu Druckreporte und Listendruck Archivista besitzt neben dem Ausdrucken von einzelnen Seiten auch einen Druckmodus f r Aktenlisten und auswertungen Die entsprechenden Druckreporte k nnen Sie frei definieren genauso wie Sie sp ter den Ausdruck in eine Datei oder direkt zu einem F
98. jedoch nur einige 208 e Definitionen f r Auswahl wenige SQL Befehle verwendet Definitionen f r das Men Aus wahl k nnen Sie definieren indem Sie bei den Einstellungen den Men punkt Definitionen f r Auswahl aufrufen Dabei gelangen Sie zu folgendem Formular Arche SQL EE Tabelle Archiv f Mame Tite 227 x Gruppe n Bes Inhalt LIKE Titel ORDER BY Datum Akte Ml a gt for rl slelzsl _ Zuck Die Tabelle fur welche die Definition erfolgen soll muss beim Feld Tabelle ausgew hlt werden Der Titel d h der Eintrag im Men Auswahl ist im Feld Name einzutragen und die eigent liche SQL Definition erfolgt im Feld Inhalt Das Feld Beschr kann zur Umschreibung der Definition verwendet werden Beim Feld Gruppe n k nnen Sie Benutzer bzw Benutzer Gruppen angeben Damit erreichen Sie dass entsprechende Aus wahldefinitionen nur noch jenen Benutzern zug nglich sind die entweder SYSOP Rechte haben oder der entsprechenden Gruppe angeh ren 35 6 1 Von Archivista verwendete SQL Befehle Nachfolgend eine kurze Beschreibung wie Auswahldefinitionen grunds tzlich vorzunehmen sind Die einzelnen Fragmente m ssen jeweils durch Leerzeichen voneinander getrennt werden und sind in der nachfolgend beschriebenen Reihenfolge zu gebrauchen SELECT x FROM Tabelle WHERE Bedingungen ORDER BY Sortierung Der unterstrichene Teil des SQL Fragmentes darf dabei nicht eingegeben werden bei
99. k nnen muss die richtige Tastatureinstellung akti viert werden Siehe 8 14 1 1 46 4 OCR funktioniert nicht mehr Sollte die Texterkennung nicht durchgef hrt werden k nnen dem folgende Ursachen zugrunde liegen e OCR Modul wurde nicht registriert e OCR ist f r diese Datenbank nicht eingeschaltet e Ein st render Log Eintrag verhindert dass die eingeschaltete OCR Software die Arbeit weiterf hrt Abhilfe kann folgendermassen geschaffen werden Reihenfolge der Massnahmen gem ss obiger Ursachenliste e OCR Modul muss registriert werden siehe 8 14 4 5 e OCR muss f r die fragliche Datenbank aktiviert werden siehe 17 1 OCR funktioniert nicht mehr e 281 e Log Tabelle l schen und OCR neu starten siehe 8 14 4 2 und 8 14 4 4 46 5 ArchivistaBox l uft nicht mehr ArchivistaBoxen sind f r einen 7x24 Stunden Betrieb ausgelegt und es empfiehlt sich sie einfach laufen zu lassen Ober Monate und Jahre Wenn eine ArchivistaBox plotzlich nicht mehr lauft und das Pro blem nicht bei der Software liegt dann kann man es mit einem Herunter und Wieder Herauffahren des Mini PCs versuchen Mit anderen Worten ist dies einer der wenigen F lle wo es Sinn macht die Hardware abzuschalten Folgen Sie dem Prozedere wie oben unter beschrieben Wenn dies nicht funktioniert dann driicken Sie ca 7 Sekunden lang den Knopf Power der sich rechts an der Stirnseite der Ar chivistaBox befindet bis sich das Ger t ausschalte
100. keinem Falle d rfen diese im ntfs Format erstellt werden da die entsprechenden Treiber unter Linux derzeit nicht stabil laufen 8 9 Verschl sselung Im Rahmen dieser Men funktion k nnen einerseits die Daten str me die von den ArchivistaBoxen bers Netzwerk gehen ver schlusselt werden und andererseits kann fur den Datenaustausch zwischen zwei ArchivistaBoxen explizit ein Schliissel generiert wer den damit verschl sselt exportierte Daten nur noch von einer be stimmten ArchivistaBox gelesen werden k nnen Archivista Archivista Box Archivists Webclient F10 Archivista WebAdmin Alt F9 Dokurmentatior Archivierung amp OCR Archivista Module Backup Yerschluesselung Yerschluesselung HTTPS aktivieren POF Bruck HTTPS abschalten FTP Server Mailserver Datenaustausch Datenbank System Fernzugriff Beenden Alt F1 Die Funktionen werden der Reihe nach vorgestellt 8 9 1 HTTPS aktivieren Tutorial zu HTTPS Verschl sselung aktivieren movie 2min 8 9 1 1 Was st HTTPS blicherweise erfolgt das Abrufen und bertragen von Webseiten mit HTTP Hypertext Transfer Protocol Die Daten bertra gung passiert unverschl sselt Bei der Verwendung von HTTPS Hypertext Transfer Protocol Secure wird die Verbindung zwischen Webbrowser und server verschl sselt Indem wir die Funktion HTTPS aktivieren aufrufen sagen wir unserer ArchivistaBox dass die Daten die ber das Netzwerkkabel von anderen
101. legt wird ob die Lieferung der Steuerpflicht unterliegt 27 3 3 Artikel erfassen Wir wechseln zu Artikel und Lager Hier muss zun chst eine Steu erart er ffnet werden 148 e Erste Schritte Artikel und Lager st Administrator Produktion Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten ad Reporte igen ikel Berichte Lagerbestand Typen von Lagerbewegungen Steuerarten f r Artikel Gehen Sie analog zur untenstehenden Grafik vor Steuerarten f r Artikel Name Steuerbefreit Bearbeiten Schweiz Nein L schen Neuer Posten f r Steuerart Beschreibung Ist vollst ndig von der Steuer befreit Nein K Bitte wahlen Sie die Posten die von der Steuer befreit sind Name des Steuersatzes Rate Befreit Schweiz 76 Zur ck Danach k nnen wir ber Artikel den ersten Artikel erfassen Konto f r Lager 1420 Lager vertiggestellte G ter Material und 4010 Verkaufskosten Endkunden Warenaufwand Konto Lagerberichtigungen Neuen Artikel eingeben Artikel Artikelcode rigi Name farchivistaBox Rigi Beschreibung Bild Datei jpg Browse Kein 8 Bild Kategorie Komponenten xl Steuerart f r i Mwst Schweiz gt Artikel Artikeltyp nn Masseinheiten St ck si Hauptbuchkonten Erfolgskonto 3000 Verkauf El a 4210 Materialverbrauch Le Dimension 1 Rd Neuen Artikel einf gen Zur
102. links auf dem Fenster 40 e Einschalten und erste Schritte WebClient noeng enamn Ya onfig Manual Handbuch Archivista WebClient Version 2007 VIII Powered by Archivista GmbH Host localhost Datenbank archivista Username Admin Passwort Sprache Deutsch sl Anmelden Sie gelangen nun zum Anmeldefenster der Applikation WebAdmin WebClient WebERP WebAdmin WebConfig Manual Handbuch Archivista WebAdmin Version 2007 VIIl Powered by Archivista GmbH Host localhost Database archivista Username Admin Password archivista Language Deutsch sl Geben Sie auch hier das Passwort archivista ein Anschliessend klicken Sie auf Login Die weiteren Funktionen von WebAdmin sind unter Part V dieses Handbuches beschrieben Archivista 7 5 5 Verlassen WebAdmin Um die Applikation WebAdmin zu beenden klicken Sie auf Ver lassen Sie gelangen zur ck zum Anmeldebildschirm Benutzer Benutzerverwaltung archivista gt Felder und Masken gt Archiv verwalten Neu Host Benutzername gt Scannen localhost SYSOP gt Barcodes localhost Admin gt Formularerkennung gt Editieren gt L schen user gt OCR Definitionen Editieren L schen localhost up gt SQL Definitionen Editieren gt L schen localhost st gt Export von Akten Editieren L schen localhost user gt Datenbank erstellen Editieren L schen localhost userl Editieren L schen localhost Adminl E
103. mit Ihnen verwandten Person der Sie Kar tengr sse zukommenlassen wollen weisen Sie die Buchstaben Vi und K zu wobei die Reihenfolge VK oder KV keine Rolle spielt Sp ter k nnen Sie bei Bedarf z B alle Adressen welche eine Karte aus den Ferien erhalten sollen oder all jene die den Statuscode Vi also alle Verwandten besitzen ber die Auswahl aktivieren bzw auch nach diesen Adressen suchen 34 2 Tabelle Notzen Mit der Tabelle Notzen verwalten Sie Notizen Der Aufbau der Tabelle ist einfach gehalten sodass hier keine zus tzlichen Infor mationen notwendig sind nn 22 10 2002 22 10 2002 Nein Datum 22 10 2002 Pendent ab 22 10 2002 Erledigt Marken Eigentiimer D Betrifft Stichw rter Notiz Notizen archiv 5 Datensatz 1 von 1 1 Laufnummer 1 34 3 Tabelle Literatur Mit der Tabelle Literatur verwalten Sie bequem Ihre eigene Lite ratur Version 2009 1 Datenbank Bearbeiten Auswahl Format Makros Tabelle Hilfe vame wfc gt oi Boja Bal eal x aus del Rubrik age Titel Untertitel Autoren Verlag __ Auflag Spract Anzah AusgallSBNN 4 SES WEE ES es RES ELSEN GES Rubrik Di Code Markiert l D Titel Auflage Sprache Untertitel Anzahl Seiten jo Jahr der Ausgabe jo Stichw rter Autoren Notizen Verlag ISBN Nummer Kaufdatum 2 1 0 2002 Kaufpreis fo Literatur farchiv5 Datensatz 1 von 1 1 Laufnummer 1 Speziell an
104. modus berpr fen Win F7 8 11 2 FTP Dateiupload abschalten Mit diesem Men punkt schliessen Sie den FT P Zugang wieder 8 12 Mal Server Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Datensicherung verschluesselung POF Seryer FTP Server Mailserver Mailserver Adresse fuer Ereignisbenachrichtigung Datenbank Eingangsmailseruer einschalten System Eingangsmailserver ausschalten Fernzugriff Beenden Alt F1 8 12 1 Adresse f r Ereignisbenachrichtigung Ereignismeldungen sollen an folgende Mailadresse n geschickt werden Pe X OK bi Cancel Die ArchivistaBox schickt fiir gewisse Vorgange wie z B die Datensicherung Bestatigungs Nachrichten an gew nschte Mail Adressen Geben Sie hier die Mailadressen ein f r die Sie Nach richten erhalten m chten IT dialog el Ereignismeldungen sollen an folgende Mailadresse n geschickt werden X OK x Cancel Version 2009 1 8 12 2 Mail Archivierung einschalten Mit dieser Funktion aktivieren Sie die Mail Archivierung f r al le Datenbanken Beachten Sie bitte dass die Mail Archivierung danach im WebAdmin pro Datenbank eingerichtet werden muss Weitere Informationen zur Mail Archivierung finden Sie unter 24 1 8 12 3 Mail Archivierung jetzt starten Mit diesem Men punkt kann die Mail Archivierung jederzeit gest artet werden 8 12 4 Mail Archivierung ausschalten Mi
105. mtliche unserer Produkte unterstehen der OpenSource Lizenz GPL so dass Sie Ihre Drittapplikationen aber auch wir selber problemlos mit unseren Daten umzugehen wissen Diese Konstanz w re nicht m glich gewesen ohne Sie die in ir gendeiner Art und Weise zum Gelingen unserer Produkte beige tragen haben Daf r m chte ich Ihnen an dieser Stelle danken In diesem Sinne freue ich mich auf eine wertvolle Zusammenarbeit mit Ihnen heute und in Zukunft Urs Pfister Gesch ftsf hrer Archivista GmbH Version 2009 1 1 2 Hinweise zum Handbuch Das Handbuch ist sowohl als PDF Datei als auch HTML Publikation erh ltlich Bei der Online Hilfe gibt es eine Volltextsuchm glichkeit Sie finden diese jeweils als Formulareingabefeld am oberen bzw unte ren Rand Tragen Sie dort die Suchbegriffe ein und klicken Sie auf Search Hinweis zum RichClient Innerhalb der RichClient Applikation beachten Sie bitte auch die Readme Datei readme txt Wichtiger Hinweis oder Tipp Immer wenn Sie dieses Zeichen vorfinden erhalten Sie eine zus tzliche Hilfe zum jeweiligen The ma 1 3 Unsere Anschrift Wann immer Sie mit uns in Kontakt treten m chten so erreichen Sie uns unter der folgenden Anschrift Archivista GmbH Z richstr 80 CH 8118 Pfaffhausen Tel 41 0 1 254 54 00 Fax 41 0 1 254 54 02 E Mail Die neuste Version von Archivista finden Sie auf unseren Home pages 1 4 Bisherige Versionen 1 4 1 berblick Seit
106. nnen diese via ANSII Datei direkt nach Archivista BarcodePrint importiert werden Dazu verwenden Sie den But ton Knopf Importieren 19 3 3 Archivista Barcodeformulare Tutorial zu Archivista Barcodeformulare movie 2min Wenn Sie mit den bestehenden Formularen die gew nschten Bar codes nicht ausdrucken k nnen bzw Einstellungen vornehmen wol len so k nnen Sie bestehende Formulare bearbeiten und vollkom men neue erstellen Der Archivista Barcodeformulargenerator weist grosse hn lichkeiten mit dem Reportgenerator von Archivista 2009 1 auf Bitte beachten Sie auch die entsprechenden Informationen im Archivista Handbuch zum Reportgenerator Kapitel 37 19 3 3 1 Formulargenerator Aus dem Hauptformular gelangen Sie ber den Button Knopf Formulare zum Formulargenerator Dabei erhalten Sie die nach folgende Bildschirmmaske Erfassen von Barcodes e 117 UU Archivista Barcodeformulare definieren Beenden Bearbeiten Einstellungen Zur ck 4 gt or p Sa cel x Einrichten 50 BFF l l HIEN II II UU IEN Hi mt eh kel Kal y EL EB wi E D D EL EB Kal ac S mtliche Funktionen zum Hinzuf gen und L schen einzelner For mulare finden Sie im Men Bearbeiten Auf dem Bildschirm wird das jeweils ausgew hlte Formular vi suell dargestellt wobei jedes blaue K stchen ein Barcodefeld sym bolisiert 19 3 3 2 Formulardefinitionen vornehmen Das Au
107. noch keine Seiten in der Akte enthalten sind Stan dardm ssig wird die Akte mit dem Format PNG er ffnet Diese 168 e Akten er ffnen kopieren einf gen und l schen Vorgabe kann bei den Einstellungen bei Art der Archivierung ge ndert werden 31 4 2 Kopieren Akte ohne Seiten Ctrl C Die Statusinformationen der Akte werden tempor r in einem Zwischenspeicher abgelegt um sie ber den untenstehenden Men punkt f r eine neue Akte zu bernehmen Hinweis Im Gegensatz zum Men punkt Markierung in Zwi schenablage der sich nur auf ein Feld bzw einen Teil davon be zieht werden mit Kopieren Akte ohne Seiten s mtliche Felder der Akte memoriert 31 4 3 Einf gen kopierte Aktenvorlage Ctrl V Eine zuvor nach dem Zwischenspeicher kopierte Akte voriger Men punkt wird aus diesem ausgelesen und mit diesen Informa tionen erfolgt das Er ffnen einer neuen Akte Dabei wird das ak tuelle Datum gesetzt die Aktennummer um eins erh ht und das Feld Seiten wird auf den Wert 0 gesetzt da innerhalb der neuen Akte noch keine Seiten existieren Dieser Men punkt bietet sich dann an wenn immer wieder hnliche Akten zu er ffnen sind Beachten Sie weiter dass die In formationen aus dem Zwischenspeicher beim Abrufen ber diesen Men punkt nicht gel scht werden d h also mehrmals abgerufen werden k nnen 31 4 4 L schen der Akte mit Seiten Ctrl L Verwenden Sie diesen Men punkt um eine Akte und
108. r 180 C 270 IT Geradestellen Sauber 7 AutoBand Mehrere Seiten mit Auto Pilot scannen D Seiten E ns d I mit Einzug 4DF simplex el E Neue Ate nach E Seiten y EN un Direktes Scannen mit Scannen mit A otal E Scannen Auswahiteld Trennbl ttern Bitte beachten Die Funktion Scannen arbeitet nur wenn ein zum Twain Standard kompatibler Scanner angeschlossen ist 33 4 2 1 Art des Scannens Bei Art des Scannens bestimmen Sie die Farbtiefe des Scanvor ganges d h Sie legen fest ob die Seite schwarz weiss mit Grau stufen oder als Farbbild eingelesen werden soll Schwarz Weiss Scans besitzen nur weisse und schwarze Punkte w hrend Graustufen Bilder verschiedene Schattierungen von schwarz und weiss beinhalten einer Schwarz Weiss Fotografie entsprechen 33 4 2 2 Optionen Bei den Optionen bestimmen Sie Helligkeit Kontrast und Gam mawert der zu scannenden Seite Normalerweise d h sofern die Seiten in einer befriedigenden Qualit t vorliegen sollten Sie die se Einstellungen nicht ver ndern Beim Erfassen von in schlechter Qualit t vorliegenden Seiten k nnen diese Optionen jedoch wahre Wunder bewirken Version 2009 1 33 4 2 3 Scanauflosung Bei Scanaufl sung bestimmen Sie die gew nschte Aufl sung beim Scannen Selbstverst ndlich muss diese Aufl sung durch Ih ren Scanner unterst tzt werden Normalerweise verwenden Sie f r Schwarz Weiss Seiten 300dpi f r
109. sein Siehe 16 3 3 17 1 5 Combofeld Durch das Feld Elemente in Combo Feldern 0 x er folgt eine Beschr nkung der angezeigten Akten in der WebCli entsuche Um die Menge der anzuzeigenden Eintr ge zu w hlen tr gt man die gew nschte Anzahl in das Combo Feld ein Somit vereinfacht und beschleunigt das Combo Feld die Suche nach einer bestimmten Akte im WebClient Wer mehr zum The Archivista ma Suche lesen m chte sei auf folgendes Kapitel verwiesen 11 2 Anhand folgenden Beispiels soll erkl rt werden wie solch eine Ein schr nkung der Auswahlm glichkeiten aussieht und wann sie Sinn macht Beispiel Dr Gutelaune besitzt eine ArchivistaBox in der er die Namen Adressen und Krankheitsbilder seiner 100000 Patienten verwaltet Wann immer ein Patient ins Krankenhaus eingeliefert wird m ssen die bereits bestehenden Daten aufgerufen werden Dr Gutelaune hat 20000 Patienten die am Blinddarm operiert worden sind und M ller heissen Wenn er nun nach einem speziel len Patienten suchen m chte w rden ihm ohne das Combo Feld 20000 Eintr ge angezeigt Dies ist zum einen zeitlich problema tisch und zum anderen kann eine solche Datenmenge zum Zusam menbruch des Systems f hren Daher legt Dr Gutelaune indem er in das Combo Feld die Zahl 100 eingibt fest dass nur 100 Eintr ge auf einmal angegeben werden sollen Wenn man jedoch alle dem Definitionsfeld M ller un tergeordneten Eintr ge einsehen m chte so muss man a
110. sen ee eg 143 VII WebERP 144 27 ArchivistaERP 145 27 1 Einleitung 145 eee Ree eee eae es 145 27 3 Erste Schritte 4 zu pe srode owe ba BO Ge 147 eh et ene nee oe fa oe 149 27 5 Verkaufl 150 Be Gen eee ee es 151 pee eee Se eae eee ob ee 151 27 8 Herstellungl 151 27 9 Kostenrechnung 151 27 10Bank und Hauptbuchhaltung 152 A eee 152 VIII RichClient 153 154 28 1 Bevor Sie loslegen 154 28 2 Programmstart 154 EEN 155 peepee eeease eee wee 155 28 5 Die Hauptansicht 156 See eae ot oe 157 158 etek e ee eG eee eas 158 eae eee ee eee eeneeraes 158 Paes ee eeahe eeu ee 158 29 4 Tabulator Tastel 158 ee 158 Version 2009 1 f2 bo eee ee 159 ee a 159 29 8 Zus tzliche Felder Tabelle Archiv 159 161 30 1 Drucken Ctrl P 2 222222 22 nenn 161 a a 162 ZER 162 30 4 Verbindungen Hyperlinks 164 WEE eh eae 165 30 6 Seitenansicht Foi 165 nn 165 30 8 Beenden Alt F4 165 166 ie 166 ore 166 wa Soak we 167 31 4 Akten er ffnen kopieren einf gen und l schen 168 31 5 Suchen nach Feldinhalten Shift F5 169 31 6 Ersetzen von Feldinhalten CtrI F5 170 31 7 Akte er ffnen und scannen Shift F9 170 pee eee ee eee se
111. t ausgedruckt werden muss zuvor die Seite mit Druckqualit t geladen werden Funktionstaste F7 33 2 2 Archivsuchmodus Ctri F9 Mit dem Archivsuchmodus starten Sie eine Volltextsuche ber s mtliche indizierten Seiten des Archivs Sie finden eine ausf hrli che Beschreibung zu diesem Men punkt in Kapitel 33 2 3 Z hlen der Seiten in Archiv Ctrl J Nach dem Aufruf werden die aktuell in der Auswahl vorhandenen Seiten gez hlt und es wird deren Anzahl bekanntgegeben 33 2 4 Auswahl des Scanners Sofern mehr als ein Scanner am System angeschlossen sind k nnen Sie ber diesen Men punkt den gew nschten Scanner ausw hlen 33 2 5 Zur ck zu Archivista F9 Verlassen Sie mit diesem Men punkt die Seitenansicht und kehren Sie zur ck zum Tabellenmodus von Archivista 33 3 Men Akte 33 3 1 Grundfunktionen Verwenden Sie die ersten vier Men punkte innerhalb dieses Men s um bequem innerhalb der einzelnen Akten zu bl ttern Dabei wird jeweils eine neue Seite dargestellt bzw aktiviert Version 2009 1 33 3 2 Sortieren Tutorial zu Sortieren movie 2min Diese Funktionalit t ben tigen Sie i d R immer dann wenn bei ei nem Einzugsscanner der nur einseitig scannen kann doppelsei tig bedruckte Vorlagen anfallen Sofern Ihr Scanner keinen Einzug ADF kennt bzw doppelseitig scannen kann ergeben die nach stehenden Sortierfunktionen wenig Sinn Bevor Sie diesen Men punkt aufrufen vergewissern Sie sic
112. und Gruppe n beschrieben In einem an schliessenden Abschnitt wird auf die M glichkeit der Zuweisung eines zweiten nachrangigen Akteneigent mers eingegangen Zuoberst in der Hierarchie dessen was ein Benutzer in Bezug auf eine Akte darf und was nicht steht der Zugriff wie unter 35 2 1 7 beschrieben Die Option Neue Akten mit Eigent mer wirkt etwas blass mit ihr kann aber entschieden werden dass eine Akte einem andern zugewiesen wird wodurch der Ersteller die Eigent merschaft verliert Die Option Gruppe n bedeutet nichts anderes als dass wenn hier ein Eintrag gemacht wird Rechte auf jemand anderes Akten erweitert werden Zur Kombinierbarkeit dieser Optionen m ge als bersicht folgen de Tabelle dienen Damit alles Platz hat wurden die Optionen Benutzerverwaltung e 203 abgek rzt Unter Gruppe n steht kein Vorschlag f r einen Ein trag sondern lediglich ob ein Eintrag gemacht werden kann oder muss Eintrag bei Eintrag bei uw ke mit Enppet _ ALLE bag Leder User obligatorisch ALE Siet FF remder User obligatorisch Lu Siet ronde User obligatorisch Selbstverstandlich sind nicht alle obenstehenden Kombinationen gleich sinnvoll Wenn eine Benutzerin samtliche Akten lesen und bearbeiten kann warum sollte sie dann einer Gruppe angeh ren Die bersicht hilft einem trotzdem die f r den eigenen Fall rich tigen Kombinationen zu eruieren Als typisches Beispiel f r eine etwas komplizierte
113. wahlen Sie einen Report Unter Report bzw Druckreport verstehen wir eine Definition um Daten auszu drucken Archivista wird mit einigen Druckreporten ausgeliefert Weiter konnen Sie im Reportmodul eigene Druckreporte definie ren Version 2009 1 Bestimmen Sie danach bei Datensatze zum Drucken welche Datens tze gedruckt werden sollen Dabei k nnen Sie entweder alle Datens tze w hlen oder nur eine bestimmte Auswahl Bei den Optionen w hlen Sie zun chst bei Ausgabe aus ob alle Seiten gedruckt werden sollen bzw nur alle ungeraden oder geraden Seiten Bei Duplex bestimmen Sie ob ein oder dop pelseitig gedruckt werden soll sofern ihr Drucker Duplexdruck unterst tzt Zudem k nnen Sie bei Exemplare die Anzahl Ex emplare je Seite festlegen Die Felder Startzeile und Startspalte ben tigen Sie wenn Sie Klebeetiketten ausdrucken m chten und dabei Etikettenbl tter verwenden wollen die z T bereits bedruckt wurden Archivista be druckt immer zuerst die gesamte Zeile d h alle Spalten dann erst die n chste Zeile Um jetzt einen Ausdruck auf der dritten Zeile in der zweiten Spalte zu beginnen geben Sie die Werte 2 bei Startzeile und 2 bei Startspalte ein Wenn Sie Seite mit gleichem Datensatz anklicken wird jeweils von einem Datensatz eine ganze Seite gedruckt bei Etiketten mit 8 Zeilen zu je 3 Spalten erfolgt also 24 x der gleiche Datensatz Diese Option verwenden Sie
114. wirkt Dar ber hinaus besteht keine weitere Gew hrleistung Ins besondere wird eine Haftung f r Folgesch den soweit gesetzlich zul ssig ausgeschlossen Anwendbar ist Schweizer Recht und der Gerichtsstand befindet sich in Z rich 1 5 5 Support und Wartungs Lizenzen Sollte der Basis Support bzw die bliche Gew hrleistung f r Sie nicht ideal sein so steht jederzeit eine ganze Palette von Support und Wartungsvertr gen zur Verf gung Keine Support Lizenz erwerben k nnen Sie wenn Sie auf die GPL Lizenz zur ckgreifen In einem solchen Falle unterst tzen wir Sie bei Bedarf gerne beratend Die entsprechenden Konditionen finden Sie auf unserer Homepage 1 5 6 The GNU General Public License Der gesamte Sourcecode der ArchivistaBox ist unter der GPL Lizenz erh ltlich Deshalb folgt hier der Originaltext der GPL Lizenz in englischer Sprache Version 2 June 1991 1989 1991 Dreh Software Foundation Inc 51 Franklin St Fifth Floor Boston MA 02110 1301 USA Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document but changing it is not allowed 14 e Lizenzierung The licenses for most software are designed to take away your freedom to share and change it By contrast the GNU General Public License is intended to guarantee your freedom to share and change free software to make sure the software is free for all its users This General Public License applies to most of the Free Softwar
115. zu erhalten m ssen Sie das Pro gramm beenden Erst zu diesem Zeitpunkt werden die Formulare auf die Festplatte in die Datei avbcode dat geschrieben 19 3 3 4 Testseite drucken Nachdem Sie s mtliche Parameter im Formular Einstellungen vorgenommen haben sollten Sie im Formulargenerator eine Test seite zur Kontrolle ausdrucken Klicken Sie dazu auf das Drucker Icon bzw w hlen Sie im Men Beenden die Option Drucken einer Testseite Version 2009 1 Archivista B arcodePrint Ea Bitte Testbarcodetest eingeben Hinweis Fortlaufende Mumererung mit 123456 Cancel Sie k nnen im Sinne eines Beispiels einen Barcodetext eingeben und die Eingabe best tigen Danach wird eine komplette Seite mit dieser Information im Sinne eines Tests ausgedruckt w Um eine fortlaufende Nummerierung zu erreichen stellen Sie der zu druckenden Barcodeinformation ein Plus voran z B 123456 Problembeseitigung Sollte der Ausdruck nicht das gew nschte Ergebnis erzielen so m ssen Sie das Formular in den Einstellungen entsprechend anpassen Probleme entstehen oft dadurch dass die minimalen Druckerr nder unterschritten werden Erh hen Sie in einem solchen Falle bitte den entsprechenden Randwert 19 3 4 Anbringen der Barcodekleber auf den Belegen Nach dem Ausdrucken der Etikettenbl tter mit Archivista BarcodePrint sind die Kleber vor dem Scannen auf dem Blatt anzubringen Sie haben dabei zwei M glichkeiten 19 3 4
116. zu ver ndern sondern der linke Rand muss auch ausgeglichen werden Version 2009 I 18 2 16 Position oberer Rand Bei einigen Scannermodellen mag es n tig sein bei Spezialforma ten den oberen Rand anzupassen Dies kann mit dieser Funktion geschehen 18 3 Nachbearbeiten Wenn Seiten gescannt werden so ist gleichzeitig eine Nachbear beitung der Daten m glich Diese Optionen finden Sie nachfolgend beschrieben 18 3 1 Vorgabefelder Hier k nnen Defaultwerte f r bestimmte Felder eingegeben wer den D h beim Scannen werden diese Felder automatisch aus gef llt Dabei gilt es folgendes Format einzuhalten Feldl Wert1 Feld2 Wert2 script Feld3 Wert3 18 3 2 Programmaufruf beim Scannen Normalerweise verwenden Sie immer Feldname Wert dann folgt ein Doppelpunkt und anschliessend erfolgt der nachste Ein trag Zusatzlich zu starren Feldern steht die Option script of fen Dabei wird nach jeder gescannten Seite das entsprechende Programm aufgerufen Diesem Programm wird Uber die Kommandozeile die Aktennum mer Host Rechner Datenbank Benutzer und das Passwort der aktiven Akte bergeben Das Programm kann sich nun im System anmelden und bestimmte Nachbearbeitungen vornehmen Dazu ein Beispiel usr bin perl Nachbearbeiten e 111 my Shost db user pwd linr H use DBI my Sdns DBI mysql host Shost database Sdb my dbh DBI gt connect dns user pwd if Sdbh my sql select Mandant fr
117. zweiten Feld legen Sie fest wie breit das Feld in der Tabelle dargestellt werden soll Ein Bildschirmpixel entspricht dabei 15 Einheiten d h bei einem Wert von 900 w rde das Feld 150 Pixel breit dargestellt Ein Wert von 1 bedeutet dass das betreffende Feld gar nicht in der Tabelle dargestellt werden soll 36 3 3 L schen aus Tabelle Mit diesem Button Knopf l schen Sie ein Feld definitiv aus der Tabelle Dabei werden s mtliche Informationen die in diesem Feld bei den einzelnen Akten vorhanden sind unwiderruflich gel scht Bitte verwenden Sie diese Option nur wenn das Feld absolut zwingend aus der Datenbank entfernt werden soll 36 3 4 Zuweisen zu Objekt Mit Zuweisen zu Objekt verkn pfen Sie ein Feld aus der Tabelle mit einem zuvor als Bezeichnungsobjekt er ffneten Objekt sodass Version 2009 1 das Bezeichnungs zum Feldobjekt umgewandelt wird Ein solches Objekt er ffnen Sie mit Neues Objekt bei Objekte in Formular Es ist nicht m glich ein Feldobjekt mit Zuweisen zu Objekt einem anderen Feld zuzuweisen Sie ben tigen dazu immer ein Bezeichnungsobjekt 36 4 Erste Schritte mit Objekten Im Unterschied zu den Feldern welche die Tabelle Archiv d h die Datenbank selber erweitern dienen die Objekte dazu eine benutzerdefinierte Erfassungsmaske f r die Tabelle Archiv zu er stellen Damit Sie die Funktionsweise der Objekte besser verstehen k nnen arbeiten wir nachfolgend mit ei
118. 0 180 und 270 Grad Diese Funktion ist zurzeit nicht implementiert 18 3 5 Seite in Mitte teilen Diese Funktion kommt beim Scannen von B chern zum Einsatz F r weitere Informationen siehe Kapitel 18 3 6 Mehrere Seiten Ist mehr als eine Seite zu scannen gibt es einige Optionen die das Arbeiten erleichtern sollen e ADF Simplex einseitiges Scannen mit dem Seiteneinzug e ADF Duplex doppelseitiges Scannen mit dem Seiteneinzug e ADF 270 90 doppelseitiges Scannen mit dem Seiteneinzug wo die Vorderseite um 270 Grad und die R ckseite um 90 Grad gedreht werden m ssen damit am Ende des Prozesses alle Seiten auf den F ssen stehen e Auto Pilot manuelles Scannen mit dem Flachbettscanner hierzu gibt es zwei zus tzliche Einstellungen Archivista 18 3 7 Anzahl Seiten bei Auto Pilot Wenn Sie zum Beispiel ein Buch scannen wollen dann k nnen Sie mit dem Auto Piloten den Scanner dazu bringen dass er in re gelmassigen Abstanden scannt wahrend Sie immer wieder die Vor lage wechseln d h in unserem Fall die B cherseiten umbl ttern Hier geben Sie an wie viele Male hintereinander der Scanner scan nen soll Diese Funktion ist zurzeit nicht implementiert Der Flachbettmo dus kann zwar angesprochen werden aber es wird nur eine Seite aufs Mal gescannt 18 3 8 Wartezeit bei Auto Pilot Sekunden Hier geben Sie an wie lange der Scanner zwischen den einzelnen Scans warten soll Diese Funktion ist zurzeit nicht imple
119. 009 1 Abteilungen zu Kunden Kunden wahlen Petermann AG sl Der gew hlte Kunde hat noch keine Abteilung Bitte erstellen Sie mindestens eine Abteilung Name und Kontakt Hauptbuchkonten Abteilungsname Petermann AG Erfolgskonto 3000 Verkauf KA a Kontaktperson Herr Meier Konto 3000 Verkauf sl Telefonnummer Verkaufsrabatte k 4 Faxnummer Debitorenkonto 1500 Debitoren x Mail j Konto gew hrte forder petermann ch 3200 Rabatte p nktliche Zahlungen fad Verkauf Zahlungsrabatte Verkaufsperson Verkaufsperson ei Verkaufsregion cH si Gewunschter Standard Ka Postadresse Lagerstandort Normale Default Lieferfirma Steuergruppe Mwst Schweiz xl 5400 Baden Diese Abteilung Rechnungsadresse S Nein x l schen Zur ck Bitte beachten Sie dass f r jede Abteilung eigene Adressen f r die Rechnung und Lieferung erfasst werden k nnen In unserem Fall bernehmen wir aber die Adressangaben der Firma 27 4 Rechnung erstellen Um eine Rechnung zu erstellen w hlen wir Direkte Verkaufsrech nung bei Verkauf Um einen Artikel zu erfassen tragen Sie entweder den Artikelcode ein hier rigi oder aber treffen direkt aus der Auswahlliste die Auswahl Damit der Artikel verrechnet wird klicken wir am Ende auf Artikel hinzuf gen Rechnung erstellen e 149 Direkte Verkaufsrechnung Kunde Petermann AG Preisliste Endkunden f Abteilung Petermann AG Rechnung
120. 070220181535 20070220181531 20070220181523 20070220181518 20070220181513 20070220181510 20070220181504 20070220181457 20070220181454 20070220181450 20070220181446 20070220181439 Id 77 Host localhost Db archivista User test Document 26 Action select Additional page 1 Moddate 20070226224353 Checkstate 0 Database archivista Table access Document 1 77 8 7 1 1 Einschalten Bitte beachten Sie dass diese Option normalerweise nicht aktiviert ist Sie m ssen die Option zun chst unter 17 2 9 aktivieren Archivista Module e 47 8 7 1 2 RichClient Der RichClient ist derzeit nicht in der Lage auf Archive die pro tokolliert werden zuzugreifen Beim Versuch sich anzumelden er halten Sie eine entsprechende Fehlermeldung 8 7 1 3 Slave Rechner Bitte beachten Sie dass weil ja s mtliche Zugriffe nur einmal protokolliert werden d rfen es nicht m glich ist bei einem Slave Rechner mit dem WebClient auf ein Archiv zuzugreifen Damit Sie dennoch einfach und sicher feststellen k nnen ob die Archi vistaBox im Slave Modus sauber abgleicht erscheint nach dem Anmelden auf einem Slave Rechner als Fehlermeldung die letzte Modifikation die in der Datenbank stattgefunden hat Dazu ein Beispiel Versuchen Sie sich auf dem Slave anzumel den Es erscheint die Zeit der letzten nderung Navigieren Sie nun auf dem Master mit dem WebClient von einer zu einer anderen Ak te Dabei wird im Hint
121. 1 Anbringen Barcodekleber an einer variablen Position Normalerweise werden Sie mit dieser Option arbeiten Sie k nnen dabei den Barcodekleber an irgendeiner Stelle auf dem Beleg an bringen Achten Sie einzig darauf dass zwischen Kleber und rest lichem Text einige wenige Millimeter Abstand vorhanden sind Wenn Sie mit dieser Option arbeiten m ssen Sie in Archivista 2009 1 die entsprechende Option unter Datenbank Einstellun Erfassen von Barcodes e 119 gen und dem Formular Barcode Einstellungen einstellen siehe Abbildung Position der Barcodes Ce Automatisch Manuell mit nachfolgenden Einstellungen Links lo mm Oben jo mm Breite jo mm H he jo mm Toleranzwert jo mm Anzahl Versuche li Problembeseitigung bei nicht erkannten Barcodes Weiter soll te gewahrleistet sein dass der Barcode bei der automatischen Er kennung eine Mindestlange nicht unterschreitet Dies ist der Fall wenn Sie mit dem Format 2 of 5 interleaved und 6 stelligen Bar codenummern arbeiten Verwenden Sie in diesem Falle anstelle des kurzen 2 of 5 interleaved das Format 3 of 9 bzw Code 39 19 3 4 2 Anbringen Barcodekleber an einer fixen Position Unter Umst nden kann es erforderlich sein dass der Barcodekle ber immer an der gleichen Position auf dem Blatt angebracht wird Dies insbesondere dann wenn sich bereits andere Barcodeinforma tionen auf dem Beleg befinden oder der Barcode aufgrund eines komplexe
122. 1 Fixe IP Adressen Bevor Sie mit der Master Slave Konfiguration beginnen k nnen m ssen beide betroffenen ArchivistaBoxen je eine fixe IP Adresse haben dazu mehr unter 8 14 1 3 Internetadresse und Metzwerkhr fis m ssen in CIDR Notation GD 132 165 0 100724 oder 10 0 0 100 16 dargestellt werden 132 168 0 100 24 E ok Dies ist ein Beispiel f r die ArchivistaBox Master Internetadresse und Metzwerkpr fis m ssen in CIDR Notation GD 132 165 0 100724 oder 10 0 0 1 0016 dargestellt werden 132 168 0 101 24 E ok Dies ist ein Beispiel f r die ArchivistaBox Slave 62 e Datenbank D system status Inet addr 192 166 0 100 Beast 0 0 0 0 Mask 255 255 255 0 HWaddr 00 0 4 90 08 00 F 7 speed 100MbE Duplex Full Link detected yes Remote access 55H not active Tape Backup not enabled Database in normal mode T 5DE 2 2 0 alpha 2005 00 10 200503923 Unter Systemstatus anzeigen k nnen wir die IP Adresse abfragen Oben sehen Sie den Master D system status Inet addr 192 169 0 101 Beast 0 0 0 0 Mask 255 200 205 0 H addr 00 0 4 90 08 00 F4 speed 100Mbs Duplex Full Link detected yes Remote access 55H not active Tape Backup not enabled Database in normal mode T 5DE 2 2 0 alpha 2005 00 10 200503923 Archivista Oben sehen Sie den Slave 8 13 3 2 Eine Box zum Master machen Richten Sie nun zuerst die Archivista Master Box ein Archi
123. 45 Metabo COPIE Quincaillerie Riviera SA Andrey Philippe Avenue Nestl 25 Case postale 1800 Vevey 1 Quincaillerie Riviera SA Andrey Philippe Avenue Nestl 25 Case postale 1800 Vevey 1 Bulletin de livraison Pour info Date Claudio Togni 052 3543 16 01 06 Page N no de ode No de client Votre commande du 1290562 174418 11 01 06 par repr sentant Votre r f rence de commanc Mr Vallotton D signation d article command e Attention prix et catalogues valables just qua la fin de f vrier livr e Prix la p 10 AUS 069 03 001 0 400011 CH Pce Kr nzle Nettoyeurs haute pression Flyer 2005 45 9 berf hrung RichClient auf ArchivistaBox Der einfachste Weg eine bestehende RichClient Datenbank auf die ArchivistaBox zu bertragen stellt der Export aus der al ten Archivista Datenbank und anschliessende Import mittels ei nes USB Sticks dar Dabei m ssen Sie die exportieren Daten in den Order transfer speichern Nur so wird der USB Stick auf der ArchivistaBox korrekt erkannt w Bitte beachten Sie dass die Feldinformationen nur bernom men werden wenn die Datenbank auf der ArchivistaBox die glei chen Felder besitzt wie jene der alten RichClient Datenbank 278 e ArchivistaGPL RichClient 45 10 Datenimport aus anderer DMS Software Die ArchivistaBox verf gt ber vollautomatisierte Importfunk tionen Um eine bertragung durchf hren zu k nnen m ssen die Daten aus dem alten System exportiert werden
124. 9 1 AdministratorIn die bersicht ber die erstellten und aktiven Da tenbanken sowie ber die SysAdmin Passworter zu behalten Es kann sein dass bei Ihrer spezifischen Installation der Host und eventuell auch die Datenbank nicht eingegeben werden muss 13 2 Abmelden Benutzer Felder und Masken Archiv verwalten gt Scannen gt Barcodes Formularerkennung s OCR Definitionen SQL Definitionen Archive erstellen 2 sty ni Das Abmelden am Archiv Server geschieht ganz einfach uber den untersten Eintrag im WebAdmin Men Abmelden e 91 14 Benutzer 14 1 Benutzerverwaltung allgemein Nachdem Sie im Men auf Benutzerverwaltung geklickt haben erhalten Sie eine Tabelle mit den bereits bestehenden Benutzern Benutzerverwaltung archivista Me u Host Benutzername Editie ren localhost SYSOP Editieren L schen localhost Admin Editieren L schen 197 168 0 heidi Editieren L schen 132 168 0 peter Editieren L schen 197 168 0 clara Im ersten oberen linken Kastchen der Tabelle steht in roter Schrift Neu Klicken Sie auf Neu um eine neue Benutzerin oder einen neuen Benutzer zu erstellen Sie sehen folgendes Formular Benutzerverwaltung testdb Host localhost Benutzername Passwort Passwort neu setzen leeres Passwort m glich sl Zugriff ffentliche lesen Eigene Bearbeiten zl Neue Akten er ffnen IS Neue Akten mit Eigent mer ate Gruppetn Interne Seiten i Web
125. 9 2 8 Darstellung beeinflussen 39 2 8 1 Nach links drehen Mit go_rotate_left wird die aktuelle Seite nach links gedreht 39 2 8 2 Um 180 Grad drehen Mit go_rotate_180 wird die aktuelle Seite um 180 Grad ge dreht d h auf den Kopf gestellt 39 2 8 3 Nach rechts drehen Mit go_rotate_right wird die aktuelle Seite nach rechts ge dreht 242 e Erweiterter Zugriff 39 2 8 4 Seiten vergr ssert bzw verkleinert darstellen zoomen Die nachfolgenden Funktionen stehen nur in der Seitenansicht zur Verf gung weil nur dort die Seiten vergr ssert bzw verkleinert dargestellt werden k nnen Zun chst kann mit go_zoom amp zoom x die Darstellung stufenlos ver ndert werden F r x sind Werte zwischen 0 1 und 1 m glich 10 bis 100 Prozent Mit go_zoom amp zoom 0 wird die Seite entsprechend dem verf gbaren Bildschirmausschnitt dargestellt Zus tzlich stehen mit go_zoom_in und go_zoom_out Befehle zur Verf gung um die Seite aufgrund der aktuellen Ansicht ver gr ssert bzw verkleinert darzustellen 39 2 9 Erweitere Befehle action Einige Befehle k nnen im WebClient normalerweise nur erreicht werden wenn zuvor das Editieren einer Seite Akte eingeschaltet wird Diese Befehle k nnen mit go_action amp action xxx er reicht werden und zwar unabh ngig davon ob das Editieren zu vor aktiviert wurde oder nicht Bedingung ist einzig dass die Ak te ver ndert werden darf d h der entsprechende Benutzer diese Rechte auch hat 3
126. 9 2 9 1 Akte n l schen Mit go_action amp action delete kann die aktuelle Akte gel scht werden Mehrere Akten k nnen mit dem Zusatz seldocs x y z direkt gel scht werden wobei anstelle von x y und z entsprechende Ak tennummern anzugeben sind Maximal k nnen 16 Akten direkt gel scht werden Auch dazu ein Beispiel Archivista http localhost perl avclient index pl gqo_action amp act ion deletes amp seldocs 1 4 Gel scht werden die Akten 1 und 4 in der aktiven Datenbank Das L schen erfolgt ohne R ckfrage allerdings d rfen die Akten weder gesperrt in Arbeit oder bereits archiviert sein in diesem Falle k nnen Akten grunds tzlich nicht gel scht werden 39 2 9 2 Akte n publizieren Mit go_action amp action publish amp owner xxx k nnen Ak ten publiziert werden Bei owner ist der gew nschte Eigent mer bzw die entspre chende Gruppe anzugeben Soll die Akte f r s mtliche Benut zer innen publiziert werden so kann dies mit owner ALL er reicht werden Im brigen k nne mit seldocs x y z mehrere Akten direkt publiziert werden 39 2 9 3 Publizierte Akten zur cknehmen Das Publizieren kann auch zur ckgenommen werden Dazu wird go_action amp action unpublish verwendet Auch hier gilt Mit seldocs x y z k nnen mehrere Akten gleichzeitig bear beitet werden 39 2 9 4 Akten zusammenf hren Mit go_action amp action combine k nnen zwei oder mehrere Akten zusammengef hrt d h in einer Akte
127. Akte gedruckt werden Dies ist allerdings nur m glich wenn auf der ent sprechenden ArchivistaBox ein Postscript Drucker installiert und in Archivista WebAdmin bei den Benutzern aktiviert wurde 39 2 11 Ausgabeformat Normalerweise wird beim externen Zugriff auf die Akten die norma le Ansicht des WebClients zur ckgegeben Damit das Abrufen von Informationen so einfach wie m glich ist gibt es einige Ausgabe formate um bestimmte Informationen direkt beziehen zu k nnen Diese Darstellungsmodi werden nachfolgend aufgezeigt 39 2 11 1 Seitentext beziehen Mit go_text kann die aktuelle Seite einer Akte als Textdatei bezogen werden 39 2 11 2 PDF Datei beziehen Mit go_pdf kann die aktuelle Akte als PDF Datei bezogen wer den Hinweis Je nach Gr sse der Akte kann der Bezug der PDF Datei eine gewisse Zeit in Anspruch zu nehmen da die gesamte PDF Datei zun chst erstellt und ausgeliefert werden muss 39 2 11 3 Bild Datei anzeigen Mit go_image_doc_page_width_height kann direkt eine Seite als Bild abgerufen werden Dabei entsprechen doc der Aktennummer page der Seitennummer width der maximalen Breite sowie height der maximalen Hohe Auch dazu ein Beispiel Archivista http localhost perl avclient index pl go_image_2108_2_1000_1000 Zuruckgegeben wird die Seite 2 der Akte 2108 wobei das Bild ent weder in der Breite oder Hohe mit maximal 1000 Bildpixel zur ck gegeben wird 39 2 11 4 Ajax Liste anzeigen Mit go_
128. Anschlies send k nnen Sie eine Import Datei erstellen und diese entweder mit ArchivistaGPL oder dem USB Stick Ordner transfer auf der ArchivistaBox importierten Betr des Importformates siehe auch 30 3 1 Das zu verwendende Format l sst sich einfach erkennen in dem Sie zwei drei Akten aus der ArchvistaBox oder ArchivistaGPL exportieren 45 11 ArchivistaGPL RichClient Bitte beachten Sie dass die nachfolgenden Informationen nur f r den RichClient zur ArchivistaBox gelten Die FAQs zur Archi vistaBox finden Sie hier 44 45 11 1 Unter welchen Betriebssystemen l uft der RichClient ArchivistaGPL Der RichClient ArchivistaGPL l uft unter dem Betriebssystem Windows Dabei k nnen Sie in der Version 2009 1 Windows9x Me sowie WindowsN T4 2000 XP oder h her verwenden Sofern Sie unter Linux Wine einsetzen k nnen Sie Archivista auch unter Li nux einsetzen 45 11 2 Welches sind die Voraussetzungen f r eine Installation von ArchivistaGPL Um mit Archivista 2009 1 arbeiten zu k nnen ist ein Pentium PC mit minimal 256 MByte RAM erforderlich Weiter muss Win Archivista dows9x Me oder WindowsNT4 2000 XP oder h her installiert sein 45 11 3 Was ist beim Umstieg von einer fr heren Version auf zu beachten Umstieg von Archivista 4 x 5 x Bitte beachten Sie die Hinweise unter 45 9 45 11 4 Fallen beim Umstieg auf die Version 2009 1 Update Geb hren an Ja nach nunmehr knapp zehn Jahren auf dem Markt f
129. Bos angeben Name des Replikationaccounts ok x Cancel Hier m ssen Sie den Namen des Slave Benutzers eingeben Selbstverstandlich muss er bereinstimmen mit dem Namen den Sie bei der Master Box vergeben haben In unserem Fall ist dies Slaveuser 64 e Datenbank Passwort des Replikationaccounts fo Fr Hide typing wv OK X Cancel Auch das Passwort ist dasselbe E db slavesh PING 192 168 0 100 192 168 0 100 56 octets data 64 octets from 192 168 0 100 icmp_seq 0 ttl 64 time 0 2 ms 192 168 0 100 ping statistics 1 packets transmitted 1 packets received 0 packet loss round trip min avg max 0 2 0 2 0 2 ms Please enter the master server system root user password in order to copy the initial database The authenticity of host 192 168 0 100 192 168 0 100 can t be established RSA key fingerprint is df c8 82 e2 d4 cb fb f6 fc f9 da 67 07 b9 24 6c Are you sure you want to continue connecting yes no H Diese Meldung kann erscheinen oder auch nicht aber wenn sie es tut sollte sie mit Ja beantwortet werden Py db slavesh PING 192 168 0 100 192 168 0 100 56 octets data 64 octets from 192 168 0 100 icmp_seq 0 ttl 64 time 0 2 ms 192 168 0 100 ping statistics 1 packets transmitted 1 packets received 0 packet loss round trip min avg max 0 2 0 2 0 2 ms Please enter the master server system root user password in order to copy the initial data
130. Conference 10th Session Round Table 4 Mozilla Wir k nnen nun bei den Druckoptionen die folgenden Werte ein stellen Page Setup Format amp Options Format Orientation Portrait el A Landscape Scale EI Shrink To Fit Page Width Options 1 Print Background colors amp images Sie finden diese Optionen entweder direkt in der Druckvorschau oder je nach Browser Version im Men Datei 236 e Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten Nach der Korrektur d rfte die Seite weit besser aussehen wobei es aber vorkommen kann dass der eigentliche Inhalt erst auf der zweiten Seite dargestellt wird UNIDO General Conference 10th Session Round Table 4 Mozilla UNITED NATIONS INDUSTRIAL DEVELOPMENT ORGANIZATION General Conferend sesston Vienna December 1 5 2003 Wir k nnen nun entweder erst ab Seite 2 drucken oder den Zoom Faktor manuell nachjustieren um ein besseres Resultat zu erhal ten UNIDO General Conference 10th Session Round Table 4 Mozilla Page 4 4 1 of 2 Mm ZA EA ER EWKZZEEN VMware Worksta Sobald wir die Seite einigermassen im Kasten haben drucken wir diese zum Archivista Drucker Archivista Teil XI Interna Version 2009 1 e 237 39 Fremdansteuerung WebClient Soll automatisiert via WebClient auf eine Archivista Datenbank zugegriffen werden k
131. Datensatz z B eine Akte auch mit einem anderen Eigent mer versehen 35 2 1 2 Anmeldung von Definieren Sie ber diesen Punkt von wo aus sich ein Benutzer anmelden kann Bei Anmeldung von geben Sie entweder local host Dol eine Dom ne wie z B firma com auch kombiniert mit Del m glich oder eine IP Adresse wie z B 192 168 0 44 ebenfalls in Kombination mit ein 200 e Benutzerverwaltung Beachten Sie dass Sie f r Benutzer die auf dem gleichen Rech ner arbeiten auf dem auch MySQL installiert ist immer local host verwenden m ssen M chten Sie dagegen von einem ande ren Rechner aus auf eine Archivista Datenbank zugreifen dann ben tigen Sie entweder den globalen Zugriff mit Del die Domain des auf die Datenbank zugreifenden Rechners oder die IP Adresse des entsprechenden Rechners 35 2 1 3 Anzahl Datens tze bei Abfragen Der Vorteil von Client Server L sungen liegt darin dass Daten bankabfragen z B wie wir m chten alle Akten eines bestimmten Kunden des letzten Jahres sehen nicht lokal auf dem Client son dern zentral auf dem MySQL Datenbankserver ausgef hrt werden Der Server sucht die Datens tze heraus und bertr gt diese zur ck zum Client Nun ist es denkbar dass ein Client sagt er m chte s mtliche Da tens tze sehen was bei grossen Datenbanken viel Zeit in Anspruch nehmen kann weil die gesamte Datenbank zum Client bertra gen werden m sste Damit dies nicht auftritt bzw we
132. Er 3042 Z ich 41 0 1 350 4674 Nach dem Programmstart erhalten Sie die obenstehende Auftei lung in der Hauptansicht Seite klein Liste gross fs mm TE cote tage EEE Peer Ale ie Artikel in PC Bus 30 11 2001 2891 89 Artikel Pre Pr 28102001 2892 1 Artikel Pre Artikel in Faxiile 20 11 2001 2893 1 Artikel Pre Repot DigtlesEibe 01 12 2000 3067 8 Artkel COR Datum 27 02 2002 Akte 2886 Seiten t Denel Markiert Eigent mer IB Titel Artikel Infoweek Umfrage S Stich rcv Artikel Pres eet eser haben thd I 19 Kat erry Personen Infoweek Die Produkte des Jahres 2001 auf einen Blick E Format BMPZIP e Erfasst KR Archiviet M Es Seitentext Produkte des Jahres 2001 anuar e Business Software DTP Grafik Enterprise Computing i towser Internet T cols System Utilities Schweizer Software ardware Nach dem Aufruf von Vergrossern Verkleinern Liste Ctrl F11 wird die Tabelle verkleinert und die darzustellende Seite ver gr ssert Diese Funktion ist nur innerhalb der Tabelle Archiv verf gbar Beachten Sie zudem die Verwandtschaft zur bereits beschriebenen Funktion Vergr ssern der Seite 178 e Men Hilfe F1 Archivista 33 Seitenansicht Tutorial zu Seitenansicht movie 2min 33 1 Was ist die Seitenansicht Mit der Seitenansicht k nnen Sie in der Tabelle Archiv einzelne Seiten bzw Grafiken betrachten drehen modifizieren ausdrucken als Datei exportieren un
133. FE EEE 30 poe ew eee eee ee ee ee 30 Paes e eee ee te E eee esse 30 Boe ee eae eee ee ae 31 5 5 Benutzer und Felderl 32 5 6 Datenbanken und Felder und BarcodePrint 33 Ill ArchivistaBox 34 6 Einf hrung 35 6 1 Vorteile 35 6 2 Modell DOLDER 35 6 3 Modelle RIGI und SANTIS 35 6 4 Modell PILATUS 36 Archivista 6 5 Modell IIUSN 36 6 6 Modell EIGER 37 6 7 Modell MYTHEN 37 6 8 Modell ROTHORN 37 7 Inbetriebnahme 38 7 1 Einleitung 38 7 2 DOLDER RIGI und SANTIS 38 2 3 PILATUS 38 74 TITLIS und EIGER e 39 Ch Einschalten und erste Schritte 39 43 a aa 43 8 2 Archivista WebClient F10 2 2 2 43 8 3 Archivista WebAdmin AIt F9 43 8 4 Archivista WebConfig 43 oh e ease ee eae ate eee 43 8 6 Archivierung amp OCR 44 8 Archivsta Module 47 8 8 Datensicherung 50 8 9 Verschlusselung 52 8 10 Druck Serverl 55 8 11 FTP Server 57 8 12 Mail Serverl aaa a a 61 8 13 Datenbank 61 a a a a a a aa 65 8 15 Fernzugriff Nie be ow an een 74 8 16 Beenden ALT F4 15 A es 15 IN WebClient 76 9 Einleitu
134. Faktor 0 7 eingetragen der einen guten Mittelwert bildet Die Optionen Anzahl Pixel Anzahl Konturen Toleranz Bildreduktion Maximale Rotation Logo Rotierungsschritte und Genauigkeit bei Logo sind noch nicht benutzbar Nachdem Sie die notwendigen Felder ausgef llt haben speichern Sie ihre Einstellungen 22 4 2 Erstellen eines neuen Logos Zuerst muss eine Seite welche das Logo enth lt gescannt wer den Damit sp ter bei der Erkennung gute Resultate erzielt werden k nnen sollten Sie die folgenden Punkte beachten e Scannen Sie die Musterseite in Farbe mit 300dpi e Setzen Sie bei 17 2 4 die Qualit t auf 90 e Verwenden Sie eine gute klare Vorlage Version 2009 1 Die entsprechende Akte m ssen Sie nun auf einem USB Stick ex portieren Der Export auf einen USB Stick ist unter beschrie ben Auf dem Stick finden Sie die exportierte Datei im Ordner transfer oder exchange ffnen Sie diese mit einem Bildbearbeitungspro gramm z B Gimp Schneiden Sie das Logo sorgf ltig aus und stellen Sie es gerade Hinweis Es ist usserst schwierig eine Seite absolut gerade zu scannen Das Logo muss aber extrem gerade ausgerichtet sein weil ansonsten bei der Logoerkennung Ungenauigkeiten beim ermittel ten Rotationswinkel brigbleiben Dies wiederum f hrt zu falschen Positionsangaben bei den Objekten Stellen Sie daher das Logo haargerade Anschliessend speichern Sie die Datei im Format PNG Bitte ver wenden
135. Funktion ausgef hrt wurde k nnen Sie mit Sy stemstatus anzeigen nachsehen wie der Status ist Ist der Slave Modus aktiviert finden Sie Database in slave mode ist dagegen der Master Modus eingeschaltet so finden Sie bei Systemstatus anzeigen die Information Database in master mode F llt bei einer redundanten ArchivistaBox L sung eine Station aus so sollte umgehend eine Ersatzbox aufgesetzt werden Die Version 2009 1 neue ArchivistaBox wird anschliessend als Slave konfiguriert Im Ubrigen sollte wahrend der Zeit in der nur mit einer ArchivistaBox gearbeitet werden kann allenfalls ein Zusatzbackup am Mittag vorgenommen werden Siehe 8 8 1 2 8 13 5 Master Logdateien l schen Auf der ArchivistaBox arbeiten im Hintergrund MySQL Datenbanken Dabei werden sogenannte Bin r Logdateien erstellt damit s mtliche nderungen auf Stufe Datenbank r ckverfolg bar bleiben Grunds tzlich gilt dass f r jede eingef gte Informa tion fast nochmals soviel Platz tempor r f r die Bin r Logdateien ben tigt wird Da wir auf der ArchivistaBox haupts chlich Bild daten speichern k nnen daher erhebliche Datenmengen in den Bin r Logdateien entstehen Aus diesem Grunde k nnen Sie von Zeit zu Zeit ber die Monate Jahre diese Log Dateien ber die sen Men punkt l schen 8 13 6 Slave Logdateien l schen Diese Option wird nur ben tigt falls Sie mit einer Master Slave Konfiguration arbeiten Im Prinzip ist d
136. Graustufen und Farbseiten 150dpi Diese Werte erhalten Sie auch wenn Sie Vorgaben ver wenden aktivieren Die Gr sse der Seite legen Sie bei Seiteneinstellungen fest Ach ten Sie darauf dass beim Scannen die Seite immer im Hochformat erfasst wird Schliesslich kann bei Rotation die Seite nachtr glich gedreht werden damit z B auch querformatige Vorlagen nach dem Scannen richtig dargestellt werden Die Scanneraufl sung kann bis zu maximal 9600 dpi betragen Damit k nnen auch hochaufl sende Dia Scanner bzw Digital Kameras angesprochen werden Beachten Sie beim Arbeiten mit diesen Ger ten aber dass einige nur im Modus Scannen mit Aus wahlfeld betrieben werden k nnen 33 4 2 4 Nachbearbeitung Mit der Funktion Seite in Mitte teilen k nnen Scans bei denen gleichzeitig zwei Seiten gescannt wurden was z B bei B chern sinnvoll ist nach dem Scannen automatisch zu zwei physikalischen Seiten aufgeteilt werden Nach dem Scanvorgang kann automatisch ein Makro abgearbeitet werden Damit k nnte z B die Seite automatisch aufgehellt wer den doch muss dazu ein entsprechendes Makro vorliegen siehe Einstellungen und Makros Mit Geradestellen k nnen leicht schr g gescannte Scans Scannen mit dem Einzug automatisch geradegestellt werden S ubern bewirkt dass Schmutzpartikel auf dem Blatt entfernt werden Auto Rand schliesslich bewirkt dass berfl ssiger weis ser Rand entfernt wird
137. Handbuch Archivista 2009 1 18 1 2009 by Archivista GmbH CH 8118 Pfaffhausen Homepage Inhaltsverzeichnis I Einleitung 8 1 Einleitung 9 mas 9 1 2 Hinweise zum Handbuch 9 1 3 Unsere Anschriftl 2 222222 a a 9 EN ce 9 1 5 Lizenzierung 2 0 00 2 12 19 2 1 Einleitung SNS au oo bee 2 mo Be ww Ai 19 E E 19 2 3 Datenbank Server und Client 2 19 PRG ae sd 20 2 5 Tipps zur Arbeitsmethodik 20 2 6 Einige Gedanken zur Archivierung 21 pe ee whee hee eo 21 2 8 Die Archivista Aktel 21 23 N 23 3 2 Virtuell Box 23 3 3 OpenSource Box 23 3 4 OpenSource Windows 24 Il Tutorials 26 4 Tutorial ArchivistaBox 27 4 1 Einleitung 2 0 00 008 2 4 2 Installation ArchivistaBox 27 4 3 Update ArchivistaBox 27 2 e Inhaltsverzeichnis 44 Aufrufen des Manuals 2 27 4 5 Login WebClient 27 BEER 27 Shea eee tbeteaeeeens 27 4 8 _ Titelsuchel 28 4 9 Volltextsuche 28 A ee ee eee 28 oeh ee oaeee ee eee es 28 DEENEN 28 a e a a ee 28 4 14 SSH Fernwartung aa 28 4 15 VNC Fernwartung aa 28 4 16 Druck Server CUPS aktivieren 29 TTET 29 4 18 Verschl sselung HTTPS aktivieren 29 5 Tutorial RichClient 30
138. Kopf stellen Alt u Ansicht ganze Seite Ctrl F2 Zoom out Alt w Zoom in Shift F2 80 e Seitenansicht D Voriger Datensatz F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenwartigen Auswahl KI Vorige Seite anzeigen Shift F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte Gehe zur Seite alt g Hier ist vor dem Klicken auf das Pikto gramm die Eingabe der gew nschten Seite im Eingabefeld notig gt N chste Seite anzeigen Shift F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Seiten der aktiven Akte gt Nachster Datensatz F4 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenwartigen Auswahl fl Stufenloses Zoomen Mit dem Schieberegler k nnen die Seiten stufenlos in der Darstellung skaliert werden Archivista 11 Ansicht Suchen und Editieren Neben der Haupt und Seitenansicht gibt es drei weitere Betriebs modi in der Hauptansicht Dokumente k nnen gesichtet gesucht und editiert werden Bei der Ansicht wird unten rechts jeweils das aktuelle Dokument dargestellt 11 1 Ansicht Ctrl F5 In die Ansicht gelangen Sie mit dem blauen Reiter Ansicht in nerhalb der Detailansicht der aktuellen Akte Bereich links in der Mitte 11 2 Suchen F5 Tutorial zu Suchen movie 2min 4 8 Tutorial zu Suchen mo vie 2min Die Suche mit dem WebClient ist sehr komfortabel weil ein eigenes Suchformular zur Verf gung steht Zu diesem Zweck klicken Sie auf den gr nen Reiter Such
139. NDO Funktion 33 5 6 Letzte Aktion stornieren F5 Jede im Men Bearbeiten verf gbare Funktion kann r ckg ngig gemacht werden allerdings nur immer die zuletzt ausgef hrte Ak tion im Sinne einer UNDO Funktion Am einfachsten verwenden Sie dazu die Funktionstaste EN 33 6 Men Ansicht Tutorial zu Men Ansicht movie 2min 5 2 3 Version 2009 1 In diesem Men bestimmen Sie die Darstellungsgr sse die Qualit t der Anzeige niedrige oder hohe Aufl sung und die Massangaben Zudem wechseln Sie von der Einseiten in die Doppelseitenansicht 33 6 1 Normale Ansicht entsprechend Fenster F6 Die Seite wird immer ganz auf dem Bildschirm dargestellt d h entweder entsprechend verkleinert oder vergr ssert Diese Ansicht eignet sich zur schnellen bersicht 33 6 2 25 von Original Die Seite wird entsprechend verkleinert dargestellt 33 6 3 40 von Original Ctrl F6 Die Seite wird entsprechend verkleinert dargestellt 33 6 4 50 von Original Shift F6 Die Seite wird um die H lfte verkleinert dargestellt 33 6 5 75 von Original Ctrl F7 Die Seite wird entsprechend verkleinert dargestellt 33 6 6 100 von Original Shift F7 Die Seite wird in Originalgr sse dargestellt Wenn im gleichen Men Pixelgetreu aktiviert ist entspricht 1 Pixel auf dem Bildschirm einem Pixel in der Seitendatei Ist Pixelgetreu deaktiviert entspricht 1cm auf dem Bild schirm 1cm auf dem Papier Sollte die Seite
140. R zwei Dateien Original und Bildschirmkopie erstellt werden die Anzahl der Dateien wird also doppelt so hoch sein Das Feld Ordner bzw die Ordnernummer wird bei der au tomatischen Archivierung durch Archivista nachgef hrt deshalb k nnen Sie bei Ordner keine Eingabe vornehmen Bei der manuellen Archivierung bestimmen Sie selber wann ein neuer Ordner er ffnet werden soll Sobald Sie im Feld Ordner die Zahl um eins erh hen werden alle nachfolgenden Akten im neuen Ordner abgelegt bzw mit einer um eins erh hten Ordner nummer er ffnet Eine einmal erh hte Ordnernummer kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Das Arbeiten mit der manuellen Archivierung ist nur in Ausnahmef llen sinnvoll 35 3 5 1 Volltextindexierung mit MySQL Bei der Indexierung mit MySQL werden die Seiten direkt durch den Datenbank Server indexiert Dies erfolgt vollautomatisch im Hintergrund sodass der Index jederzeit aktualisiert ist 35 4 Interne Bildkopien Mit den Optionen in diesem Formular bestimmen Sie wie die inter nen d h direkt in der Datenbank verwalteten Bild Kopien erstellt werden Mit der Option Interne Bildkopien aktivieren bestimmen Sie dass ab der hochaufl senden Originalkopie interne Vorschaubil der gerastert werden Die interne Bildkopie dient vornehmlich der Schnellansicht ber den WebClient Interne Bildkopien e 207 Beachten Sie dass BMP Zip sowie TiffG4 Seiten intern auto matis
141. Scannens ausgeschaltet nicht entsperrt wird weil der Job nie korrekt zu Ende abgearbeitet wird In diesem Falle bleibt eine gesperrte Akte zur ck Damit Sie dennoch eine gesperrte Akte weiter bearbeiten k nnen sind diese ber dieses Hilfsprogramm explizit wieder zu entsperren 8 14 4 2 Log Tabelle l schen Mit diesem Men Unterpunkt k nnen Sie die Log Datei der Tex terkennung l schen zum Thema Logdatei ansehen vgl 8 6 6 2 Dies kann hilfreich sein wenn die Texterkennung nicht zu funk tionieren scheint obwohl sie eingeschaltet ist In gewissen Fallen verhindert ein krummer Logeintrag das einwandfreie Funktionie ren der OCR 8 14 4 3 Dokumente oder Ordner entfernen Mit diesem Men punkt k nnen Sie bestimmte Dokumente oder Ordner dauerhaft aus den Archivista Archiven entfernen und zwar selbst dann wenn die Akten bereits archiviert wurden Verwen den Sie diesen Men punkt bitte mit der erforderlichen Sorgfalt Im Prinzip ben tigen Sie diesen Men punkt erst nach der abge laufenen Aufbewahrungsfrist um die Dokumente definitiv und f r immer zu l schen 8 14 4 4 OCR Server neu starten Tutorial zu OCR Texterkennung erneut starten movie 2min Version 2009 1 Sollte die Texterkennung aus irgendwelchen Gr nden nicht durch gef hrt werden dann benutzen Sie diese Funktion um sie erneut zu starten 8 14 4 5 OCR registrieren Damit die eingescannten Seiten mit der Texterkennungssoftware fur die Freite
142. Schwarz Weiss Umwandlung verarbeiten Je Tabellenzellen anhand won Linien festlegen E Tabelle enth lt keine berlappenden Zellen L Zellen enthalten genau eine Zeile Zur ck Speichern 20 1 Name der OCR Seitendefinition Jede OCR Definition enth lt einen Namen den Sie ber das Feld Name der OCR Seitendefinition festlegen Dieser Name erscheint sp ter f r die Auswahl ber das Men OCR Seiteneinstellungen akt Seite Version 2009 1 20 2 Sprachen innerhalb Definition Jeder Definition k nnen bis zu f nf Sprachen zugewiesen werden wobei minimal eine Sprache festgelegt werden muss Das Zuweisen von Sprachen dient dazu dass sp ter bei der Erkennung die spra chenspezifischen Umlaute richtig erkannt werden Das Einstellen der Sprachen Deutsch und Franz sisch bewirkt dass s mtliche Umlaute der beiden Sprachen als g ltige Zeichen akzeptiert wer den nicht aber z B die Umlaute der italienischen Sprache 20 3 Textqualit t der Seiten Normalerweise verwenden Sie die Option Typografisch Falls Texte erkannt werden sollen die von einem Matrix Drucker oder von der Schreibmaschine stammen kann mit den brigen beiden Einstellungen unter Umst nden eine bessere Erkennungsqualit t erreicht werden 20 4 Aufbereitung der Seiten Mit Text auf korrekte Seitenausrichtung berpr fen werden falsch eingelesene Seiten in die richtige Position gebracht Mit Seite vor dem Erkennen s ubern we
143. T Mehrere Seiten Nein x Anzahl Seiten bei Auto Pilot Wartezeit bei Auto Pilot Sekunden Wartezeit vor Scannen Sekunden 0 Gew nschte OCR Definition Multi x Neue Akten er ffnen 1 Anzahl Seiten zwischen Akten 0 Zur ck Speichern Version 2009 1 18 2 Allgemeine Einstellungen 18 2 1 Name Hier geben Sie den Namen der Scandefinition ein z B Ab farbig quer 18 2 2 Art des Scannens Bei Art des Scannens bestimmen Sie die Farbtiefe des Scan vorganges d h Sie legen fest ob die Seite schwarz weiss mit Graustufen oder als Farbbild eingelesen werden soll 18 2 3 Aufl sung dpi Bei Auflosung bestimmen Sie die gew nschte Aufl sung beim Scannen Selbstverstandlich muss diese Aufl sung durch Ihren Scanner unterst tzt werden Normalerweise verwenden Sie f r Schwarz Weiss Seiten 300dpi f r Graustufen und Farbseiten 150dpi 18 2 4 Helligkeit Normalerweise ist der Wert hier 0 Wenn Sie jedoch oft sehr hel le oder sehr dunkle Seiten erfassen m ssen k nnen Sie hier die Helligkeit vermindern oder erh hen 18 2 5 Kontrast Auch bei Kontrast ist der Standardwert 0 Wenn Sie den Kontrast erh hen m chten dann versuchen Sie es einmal mit 10 30 oder 50 Wenn Sie ihn vermindern m chten dann k nnen Sie auch Minus Werte eingeben Allgemeine Einstellungen e 109 18 2 6 Leere Seiten entfernen Diese Funktion macht z B dann Sinn wenn Sie Ihr Beleggut aus Prinzip doppelseitig scannen wollen
144. Tabelle archivseiten enth lt die Informationen betr der OCR Erkennung einer Seite d h wir finden den extrahierten Seitentext sowie die zur Seite geh rende OCR Definition Bei der Archivie rung wird die Tabelle archivseiten nicht bearbeitet 250 e Archivierungskonzept mysql gt describe archivseitent 4 1 1 4 Field Type Null Key Default Extra Seite eil PRI Io Ausschliessen tinyint d4 MUL a Erfasst tinyintidi MUL a Schl ssel varchar 56 Text mediumtext YES MUL I HULL Zipped tinyintidi a Indexiert tinyintidi MUL a OCR inti11 u Notes blob YES NULL Screenluality intfi1i a 4 4 4 10 rows in set 0 06 sec mysql gt D Die folgenden Felder sind fur uns relevant e Seite Referenz auf Akte und Seite der archiv Tabelle Ak te 1000 Seite e Ausschliessen Seite nicht mit OCR bearbeiten e Erfasst Seite bereits mit OCR erfasst e Text Memofeld um diverse Informationen zu sammeln e Indexiert Zeigt an ob Index f r diese Akte erstellt ist obso let e OCR Definition 0 x welche die gew nschten Sprachen strings bereith lt e ScreenQuality Verkleinerungsfaktur f r Bildschirmkopie 0 50 41 2 1 3 Tabelle arc
145. Zugriffsberechtigung vorausge setzt Verlustfrei Tiff In der Archivierung h ufig anzutreffendes Da teiformat In Schwarz Weiss Tiff G4 ben tigen die Seiten wenig Speicher ca 50 KByte bei 300dpi Durch Ausw hlen der Zu satzoption Farb Tiff Dateien im LZW Format zulassen kann das Tiff Format auch f r Farbseiten benutzt werden Verlustfrei Png Das Archivista Standardformat gute Kom primierung sowohl bei Schwarz Weiss Graustufen und Farbsei ten Das Png Format ist v llig frei verwendbar und wird auch durch Internet Browser unterst tzt Komprimiert JPEG Ausserst gute Komprimierung jedoch er folgt diese nicht verlustfrei d h die Seiten verlieren beim Speichern an Qualit t im Unterschied zu den drei vorangehenden Forma ten Die JPEG Archivierung wird sinnvollerweise da eingesetzt wo Farbbilder zu archivieren sind 206 e Archivierung und Index F r das Format Komprimiert JPEG ist zudem der Kom primierungsfaktor 2 bis 255 anzugeben Beachten Sie dass dieser Faktor sowohl bei Art der Archivierung bei Faktor f r die hochaufl sende Seite sowie bei Bildschirmkopien bei JPEG Faktor f r zu erstellende Bildschirmkopien separat eingestellt wer den kann Unterschiedliche JPEG Faktorwerte bei Art der Archivierung und Bildschirmkopien bedeuten dass die Originalkopie und die niedrigaufl sende Bildschirmkopie in unterschiedlicher Qualit t ar chiviert werden Da die Bild
146. a 2009 I Ihre Daten auch exportieren Derzeit sind ASCII und HTML Exportvorg nge HTML Export nur aus Tabelle Archiv m glich Damit lassen sich 1 d R s mtliche Problemstellungen l sen Der Export von Datens tzen ist denkbar einfach W hlen Sie zun chst nur jene Datens tze aus welche Sie exportieren wollen d h die aktuell g ltige Auswahl wird f r den Export verwendet 162 e Importieren und Exportieren von Akten Ein Export ist im brigen nur in ein leeres Verzeichnis m glich andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt Rufen Sie danach diese Funktion auf Im Export Formular w hlen Sie zun chst den Namen f r den Exportvorgang Archivista Parameterdatei Sollen die RTF bzw Memo Felder als eigene RTF Datei je Datensatz exportiert werden w hlen Sie bitte die entsprechende Option Der eigentliche Export kann je nach Datenvolumen einige Zeit in Anspruch nehmen doch kann der Exportvorgang jederzeit ab gebrochen werden Nach dem Export finden Sie s mtliche zum Export geh rende Dateien im entsprechenden Verzeichnis Exportierte Datens tze nur ASCII Export k nnen prim r von einer anderen Archivista Datenbank wieder importiert wer den Dar ber hinaus ist jedoch auch ein Import in ein anderes Programm m glich Dabei gilt es zu beachten dass die erste Zeile der Exportdatei jeweils die Feldnamen der Tabelle enth lt die wei teren Zeilen jeweils einen Datensatz Die einzelnen Eintr ge d h Felder bzw Fel
147. aERP 1 4 2 5 ArchivistaBox 2007 VIII Neben diversen Detailverbesserungen gibt es neu einen komforta blen Import von Bildern ab einer Digitalkamera bzw USB Stick Ebenfalls neu ist die Formularerkennung welche zusammen mit der Logoerkennung das automatische Verarbeiten von Belegen erm glicht Der gesamte Source Code untersteht nun der GPL Lizenz Version 2 Und berdies kann die ArchivistaBox nun direkt an einen LDAP Server angeschlossen werden damit die Benutzer zentral verwaltet werden k nnen 1 4 2 6 ArchivistaBox 2007 701 Komplett neuer WebClient Ajax basierend bessere Scan Engine parallele Abarbeitung der Scan Jobs Schnellere OCR Erkennung Version 2009 I auf ArchivistaBox Zusammenf hren von Akten RichClient Ar chivierte Ordner konnen automatisch auf CD DVDs gebrannt wer den sowie die M glichkeit s mtliche Sitzungen WebClient zu protokollieren und mit der Applikation AccessLog zu kontrollieren 1 4 2 7 ArchivistaBox 2006 XI Schwarz Weiss Optimierung f r schwach gedruckte Belege Split ting von Dokumenten auch ohne Barcodes direkt beim Scan nen Automatisches Brennen von DVD CDRW mit kompletten Ar chiven Remote Access f r die komfortable Wartung MultiCore Prozessoren Unterst tzung mit bis zu 4 GB RAM Automatisches Erstellen von Archiven auf USB Sticks 1 4 2 8 ArchivistaBox 2006 III Erste freigegebene ArchivistaBox Edition Print und FTP Server Backups auf USB Stick Bandlaufwerk Win
148. ab Version 2009 I bestimmen ob die ak tuelle Abfrage auf einer bereits bestehenden Auswahl beruhen soll Version 2009 1 oder nicht Mit Erweitern erhalten Sie eine Oder Verkn pfung es kommen neue Datens tze hinzu und mit Eingrenzen be stimmen Sie dass nur jene Datens tze angezeigt werden die auf s mtliche Abfragen zutreffen 32 7 Men Makros Das Men Makros kann je Haupttabelle maximal 9 benutzerspe zifische Befehlsfolgen enthalten Die Makros Befehle von Archivi sta 2009 1 finden Sie in Kapitel 32 8 Men Tabelle Mit dem Men Tabelle rufen Sie die verschiedenen Tabellen in Archivista 2009 1 auf Unterschieden werden muss zwischen den Haupttabellen Adressen Notzen Archiv und Literatur sowie den Hilfstabellen Abkurzungen Feldlisten Adressen Postleitzahlen und Literatur Rubrik Im Unterschied zu den Haupttabellen besitzen die Hilfstabellen einen eingeschr nkteren Funktionsumfang Weiter gibt es f r die Hilfstabellen keine Funktionstastenbelegung und sie sind auch nicht ber die Symbolleiste aufrufbar 32 8 1 Aktivieren Liste Formular F11 Verwenden Sie diese Funktion um direkt zwischen den Feldern der Detailansicht und dem korrespondierenden Feld innerhalb der Liste hin und herzuwechseln Dadurch kann die Navigation durch die Datenbest nde wesentlich vereinfacht werden 32 8 2 Vergr ssern Verkleinern Liste Ctrl F11 In der Standardansich
149. abulator Reihenfolge bei der spateren Feld bzw Such Maske festlegen 36 5 Sichern des Formulars Sie sollten jetzt das Formular endg ltig sichern indem Sie auf OK klicken Dabei werden die entsprechenden nderungen an der Datenbanktabelle Archiv vorgenommen Danach gelangen Sie zur ck zur Hauptansicht von Archivista Sie finden nun die aktualisierten Felder vor Das Klicken auf Abbrechen verwirft s mtliche gemachten nderungen genauso wie dies der Fall ist wenn Sie auf das Ein gabeformular von Archivista wechseln ohne auf OR zu klicken 36 6 Feldobjekt Typ Tutorial zu Feldobjekte movie 2min Bei den Feldobjekten k nnen Sie je Feld einen Typ festlegen Be trachten wir die Einstellungen f r das zuvor er ffnete Feld Man dantNr Feldobjekt Typ Mormales Fed Ge Listenfeld Bsp 2 yy C Link zu Listenfeld 10 2 Meier 1024 Muller x Definition Zahlcode Textcode C IN Mult Feld In diesem Beispiel haben wir uns f r ein verkn pftes Listenfeld entschieden und entsprechende Werte erfasst Nachfolgend sollen die verschiedenen Feldtypen vorgestellt werden Archivista 36 6 1 Normales Feld Ublicherweise ist Normales Feldobjekt aktiviert sodass das Feld in der Maske als simples Eingabefeld dargestellt wird 36 6 2 Listenfeld Tutorial zu Listenfeld movie 2min 5 5 5 Sie haben nun die M glichkeit ein Listeneingabefeld f r die Mas ke zu erstellen indem
150. achten wir folgendes Beispiel A er ffnet eine Akte und klickt beim Eigent mer Feld ABC an ABC hat die Rechte ffentliche lesen keine bearbeiten Gleichzeitig weist A die Akte mit dem zweiten Eigent mer Feld B zu Da B die Rechte ffentliche lesen eigene bearbeiten hat wird B die Akte bearbeiten k nnen ABC jedoch nicht Kann A die Akte nachher Version 2009 1 immer noch bearbeiten Ja A ist zwar kein Eigentumer mehr aber da er zur Gruppe ABC geh rt und selber Bearbeiten Rechte hat kann er die Akte nicht nur ansehen sondern auch editieren 35 3 Archivierung und Index Im Untermen Archivierung und Index finden Sie die Parame ter welche f r das Archivieren bzw Auslagern von Seiten notwen dig sind Archivista Parameter f r Archivieren bearbeiten Optionen beim Erfassen der Seiten J Farb Tiff Dateien im L2 Format zulassen Exif Infos extrahieren Jw Art der Archivierung Werschl sselt EmpZip Ze Verlustfrei Tiff Komprimiert Peg Faktor 2 255 16 Werlustfrei Png Zuweisen je Akte M Bedingunglen bei Archivierung SQL Bildschirmkopien Jh Kopie erstellen Grosse 10 1003 50 JPeg Faktor ES Jh Bildschirmkopien ebenfalls f r Auslagerung vorgehen Auslagerungskonzept Ordner Ce Automatisches Archivieren 00 MBute je Datentr ger oder Fi 000 Seiten je Ordner 28 Ordner 1 3395 Yolltextindexierung Treffer je Seite 30 M
151. ajax amp ajaxfield Feldname amp ajaxval xx k nnen die Werte aus sogenannten Ajax Feldern das sind im WebClient jene Felder bei denen sich automatisch ein Fenster mit passenden Werten beim Suchen bzw Editieren offnet ausgelesen werden Auch dazu ein Beispiel http localhost perl avclient index pl go_ajax amp ajaxfield Higentuemer ajaxval a Mit diesem Beispiel werden alle verf gbaren Eigent mer f r eine Akte zur ckgegeben Die Aussage k nnte z B so aussehen lt z Ll gt lt l1 gt Aamin lt l1i gt lt 1li gt Adminl lt li gt 39 2 12 Werte als HTML Formular zur ckgeben Normalerweise wird beim externen Zugriff auf die Akten die normale Ansicht des WebClients zur ckgegeben Da die se Darstellung recht komplexe Formulare beinhaltet kann mit frm_Feldname 1 erreicht werden dass nur bestimmte Felder in einer vereinfachten Darstellung dargestellt werden Auch dazu ein Beispiel http localhost perl avclient index pl qo_query amp searchmode new amp fld_Seiten 4 amp frm_Laufnummer 1l1 amp frm_Seiten l Version 2009 I Es sollen samtliche Akten abgerufen werden die genau vier Sei ten enthalten Angezeigt werden sollen die Felder Laufnummer Aktennummer sowie Seiten wobei wir bei Seiten wenig berra schend immer den Wert A im Formular enthalten werden lt input type hidden name Laufnummer_1 value 1251 gt lt input type hidden name Seiten_1 value 4 gt lt input type hidden name L
152. aktiv N Zur ck Speichern Hier k nnen Sie einen Benutzer einer oder auch mehrerer LDAP Gruppe n zuweisen Archivista 14 2 2 1 Gruppe extern Geben Sie hier den Namen der Gruppe der der Benutzer zugewie sen werden soll an siehe auch 14 2 1 14 2 2 2 Profil intern W hlen Sie indem Sie auf den Pfeil dr cken den Benutzer aus der der oben ausgew hlten Gruppe zugewiesen werden soll 14 2 2 3 Bemerkung Durch einen Eintrag in dieses Feld k nnen Sie den Benutzer mit zus tzlichen Informationen versehen 14 2 2 4 Nicht aktiv Wenn Sie dieses K stchen anklicken werden die von Ihnen vorge nommenen Einstellungen nicht aktiv Speichern der Einstellungen nicht vergessen Version 2009 1 Benutzerverwaltung extern e 97 15 Felder definieren Tutorial zu Felder hinzuf gen und l schen movie 2min 4 12 Dieses Kapitel entspricht strukturell Kapitel 36 1 W hrend hier die Einstellungen von der Web Oberfl che aus vorgenommen wer den werden dort die Einstellungen im RichClient gemacht Falls Sie eine Einstellung absolut nicht verstehen kann es helfen den entsprechenden Abschnitt im Teil 36 nachzulesen Nachdem Sie im Men auf Felder definieren geklickt haben er halten Sie eine Tabelle mit den bereits bestehenden Feldern nde rungen an Feldern oder deren L schung werden mittels der gr n bzw rot ausgezeichneten Funktionen Editieren und L schen vorgenommen Im ersten oberen linken K st
153. aktive Seite gr sser d h passend ska liert auf den Browser box systems PLUG AND PLAY MIT DEM ARCHIVISTABOx KONZEPT Das ArchivistaBox Konzept umfasst fixfertig ausger stete DMS Systeme die ohne Implementierungsaufwand ready to use in den verschiedensten Varianten ausgeliefert werden Daraus ergeben sich viele Vorteile gt Einfachste Installation Das Aufsetzen einer L sung ist selbst f r Anwender innen einfach gt Wartung webbasierend Die gesamte L sung wird bers Web gesteuert ES SR TEEN Datenbank archivista Datensatz 1 2 Akte 2 Seite 2 8 18 e Ansichten Archivista 10 Navigation Die Navigation d h das Blattern von Akte zu Akte oder das Vor und Zur ckbl ttern der Akten Seiten erfolgt nicht ber Men s sondern ber Piktogramme oder Icons 10 1 Hauptansicht Seitenansicht Anzeigen von Seiten F9 Mit diesem Befehl wech seln Sie zu einer Ansicht welche die aktive Seite passend skaliert auf den Browser zeigt Bitte beachten Sie dass Sie zwischen Haupt und Seitenansicht auch wechseln k nnen indem Sie mit der Maus einmal auf die dargestellte Seite klicken In der Hauptansicht ist dies der Bereich unten rechts in der Seitenansicht nimmt die Seite praktisch den gesamten Platz in Anspruch Programm beenden F12 Alle Datens tze ausw hlen F6 DI Vorige Datens tze in Auswahl Ctrl F3 Dieser Befehl bezieht sich auf die Akten der gegenw rtigen Auswahl
154. allen bei der Version 2009 I zum zweiten Mal Update Geb hren an Die genau en Update Preise finden Sie auf unter Alterna tiv k nnen Sie aber die ArchivistaBox unter der GPL betreiben 45 11 5 Welche Archivformate bietet Archivista an 1 Bit Schwarz Weiss Tiff G4 In der Archivierung h ufig an zutreffendes Dateiformat Zielgruppe Offenes branchen bliches Schwarz Weiss Archiv Verlustfrei Png Archivista Standardformat gute und verlust freie Komprimierung bei Schwarz Weiss Graustufen und Farb seiten Zielgruppe Bitte nicht mehr verwenden Komprimiert JPeg Extrem hohe Komprimierung z B 1 20 Allerdings erfolgt diese nicht verlustfrei d h es muss je nach Kom primierungsfaktor ein mehr oder minder grosser Qualit tsverlust der Seiten in Kauf genommen werden Zielgruppe Geeignet f r Farbbilder Das Archivformat kann je Akte ber das Feld Format in der Hauptansicht festgelegt werden Dies muss jedoch erfolgen bevor Seiten der Akte hinzugef gt werden Version 2009 1 45 11 6 Warum k nnen keine Seiten hinzugef gt werden wenn die Akte archiviert ist Beim Archivieren der Akte wird diese fur die Auslagerung bereit gestellt Dazu gelangen die Seiten in das zum Ordner passende Verzeichnis im Output Pfad D h nach dem Archivieren k nnen die Akten sofern ebenfalls der einer Akte zugeordnete Ordner abgeschlossen wurde auf externe Datentrager CDR gesichert werden Ware es m glich sp ter nochmal
155. ant indem Sie zus tzlich zu den Benutzern A B C und D die jeweils die ffentli chen und die eigenen Akten einsehen und bearbeiten d rfen einen weiteren virtuellen Benutzer ABC einrichten Weisen Sie danach den Benutzern A B und C nicht aber D bei den Gruppe n den virtuellen Benutzer ABC zu so k nnen diese eine Gruppe bil den indem Sie die gemeinsam zu nutzenden Akten dem virtuellen Eigent mer ABC zuweisen A B und C sehen dann ihre eigenen Akten sowie jene von ABC d h des Gruppen Benutzers D hat keinen Zugriff und S hat sowieso Zugriff auf s mtliche Akten da er Rechte zum Lesen und Bearbeiten auf s mtliche Akten hat Ab Version 5 1 k nnen jedem Benutzer mehrere Gruppen zuge wiesen werden Dies erreichen Sie dadurch dass Sie die einzelnen zus tzlichen Gruppen Benutzer hintereinander getrennt durch Kommas eingeben M chten Sie z B dass ein Benutzer sowohl auf die Akten der Gruppe Einkauf als auch Verkauf Zugriff erh lt so f gen Sie bei Gruppe n einfach Einkauf Verkauf ein Version 2009 1 Gruppen Benutzer k nnen m ssen auch in Kombination mit der Option Feld f r Publizieren verwendet werden Siehe Kapitel und Wenn Benutzer in die Lage versetzt werden sollen ihren Akten nachrangige Eigent mer Gruppen zuzutei len dann muss in der Benutzerverwaltung bei Gruppen derjenige User stehen auf den der urspr ngliche User die Eigent merschaft erweitern kann 35 2 1 5 Passwort Zu unters
156. aran dass es nur die CD ist Das System wirkt Archivista ziemlich langsam Nach einiger Zeit werden Sie nach Tasta tureinstellung und Netzwerkkonfiguration gefragt Bei Tasta tur geben Sie die entsprechende Belegung die f r Ihre Tasta tur gilt ein Bei Netzwerkkonfiguration machen Sie jedoch keine Eingabe berspringen Sie diese Abfrage mit No Ge dulden Sie sich einen Moment bis Sie am Ende des Aufstart Prozesses den Login Bildschirm des WebClients sehen WebClient schliessen Mit Rechtsklick auf die Einstellungen der ArchivistaBox wech seln Nun sollten Sie im Men System den Eintrag Install current system to a hard disk partition sehen Diesen Befehl anklicken Siehe auch 8 149 Wenn Sie vertrauensw rdige Backups haben in jedem Fall en Muss dann k nnen Sie die Option dev hda Reformat whole disk w hlen d h Sie for matieren die ganze Festplatte und spielen die Datenbank mit den Daten nachher wieder auf Wollen Sie die auf der Fest platte befindlichen Daten nicht tangieren dann w hlen Sie f r die Neuinstallation des Programms eine bereits benutzte Partition angegeben durch Archivista und das Datum in Klammern oder dev hda2 Not formated Der Installationsprozess dauert ca 20 Minuten Bitte warten Sie bis die Meldung erscheint dass die Installation abgeschlos sen Ist Die CD hat damit ihre Schuldigkeit getan Fahren Sie nun das System hinunter Bedenken Sie dass Sie das s
157. are je Papierblatt 11 Seitenvorschub bei Aktenende Auswahl des Druckers OKIPAGE 24 PS W4ACHIE netzt Abbrechen Drucken Zun chst m ssen Sie die gew nschte Anzahl von Seiten bestim men welche ausgedruckt werden sollen Bei Gewiinschte Akten bzw Seiten bestimmen Sie ob s mtliche Akten eine bestimm te Anzahl von Seiten bzw nur die aktuelle Seite gedruckt werden soll Bei Ausgabe der Seiten bestimmen Sie einmal ob die Seite in Originalgr sse dabei findet die Seite jedoch unter Umst nden nicht vollst ndig Platz auf dem Ausdruck oder skaliert d h sei tenf llend ausgedruckt werden soll Da i d R bei Druckern nicht druckbare Minimalbereiche zu ber cksichtigen sind kann bei 180 e Men Archiv Rand links oben unterdr cken festgelegt werden ob der Ausdruck mit oder ohne Seitenr nder erfolgen soll Weiter be stimmen Sie bei Ausgabe ob alle nur die geraden oder die ungeraden Seiten zu drucken sind Wenn Sie Seiteninfo aktivieren wird bei jeder Seite eine Infor mation mitgedruckt die dar ber Auskunft gibt um welche Seite es sich handelt Die gew nschte Schrift und deren Gr sse k nnen Sie einstellen Als Vorgabe wird die Schrift Arial mit 10 Punkt Schriftgr sse verwendet Falls Sie auf jeder Seite Wasserzeichen eingedruckt haben m chten w hlen Sie Wasserzeichen drucken sowie die gew nsch te Position auf dem Blatt Beim Drucken wird mit dieser Opt
158. ass die zuvor erfassten Eintr ge Frankreich Benelux und Schweiz nicht er scheinen weil diese hierarchisch nur der Abteilung Einkauf zuge ordnet sind Abteilung Produktion r x Gebiet Sie k nnten bei der Produktion beispielsweise die Werte Schweiz Deutschland und Italien erfassen und sich letztlich fur Italien entscheiden um beide Akten korrekt zu beschlagworten 1 N Felder k nnen auch ber mehrere hierarchische Stufen er ffnet werden Sie k nnten z B eine 1 N Verkn pfung zwischen Version 2009 1 dem Feld Gebiet und einem neu zu er ffnenden Feld Kontakt definieren womit eine dritte Hierarchiestufe erstellt w rde Feldname Kontakt Feldtp 1 M Link zu Feld Gebiet Bezeichnung Kontakt Position Breite Ebenso k nnen Sie mehrere 1 N Beziehungen zu einem Feldtyp Definition erstellen Sie m ssen einfach darauf achten dass zu oberst in der Hierarchie der Feldtyp Definition festgelegt ist Dies ist auch die pragmatische Vorgehensweise am besten arbeiten Sie sich immer von oben nach unten vor beginnen also stets mit dem Feld das in der Hierarchie zuoberst steht 16 3 5 Zahlcode Sie k nnen Felder erstellen welche verkn pft sind Eine Varian te ist die Verkn pfung eines Textfeldes mit einem Zahlcode Feld Details erfahren Sie unter 36 6 4 und 11 3 6 16 3 6 Multi Beim Feldtyp Multi geht es darum dass Sie inne
159. astaturlayout inkl Sprache Maske Anmelden WebClient Scantaste einrichten Tasturlayout Swiss German xj gt Datensicherung Einstellungen jetzt vornehmen gt Dienste CUPS FTP Fernwartung gt Dokumente entsperren Netzwerkeinstellungen gt Passw rter ArchivistaBox Systemdateien ansehen Netzwerk Adresse IP automatisch beziehen DHCP Texterkennung OCR Netzwerk Adresse ArchivistaBox IP 192 68 sl 2 12 E 24 sl gt ArchivistaBox ausschalten Gateway Adresse Verbindung nach aussen 192 sl 68 sl 2 xij sl gt Programm verlassen Rechner f r Namensaufl sung DNS 192 sl J168 Jo 15 xl Einstellungen jetzt vornehmen Datum und Uhrzeit Region Africa sl Zeitzone Datum und Uhrzeit 29 05 2008 15 11 Einstellungen jetzt vornehmen w Wichtig Falls die ArchivistaBox bereits eine Netzwerkadres se besitzt kann diese auch von einem anderen Rechner aus ge setzt werden sofern die Applikation WebConfig freigeschaltet ist Falls Sie dies nicht m chten k nnen Sie die Applikation WebCon fig ber das Systemmen unter System Konfiguration sowie WebConfig konfigurieren sperren Einschalten und erste Schritte e 41 7 5 7 Systemmen w Wichtig Das Systemmen steht nur direkt auf der Archivista Box zur Verf gung Die nachfolgende Beschreibung funktioniert daher nur falls Sie direkt an einer ArchivistaBox mit direkt ange schlossenem Bildschirm sitzen Wenn die ArchivistaBox nach einem N
160. aten an Sane Client weiter der den Log Ein trag auf seinen finalen DONE Wert setzt die vorbereiteten Daten weiter auswertet und schliesslich an Sane Post weiterleitet Version 2009 I Ablauf bei neuen Jobs e 257 43 RichClient 43 1 Verschlagwortung einfach gemacht Abkurzungen einfugen a Archivista a4 Archivista 4 14f 35 Archivista 4 15 Ar Archivista 4 156 aufl Auflage av Archivista GmbH b beta be Belastungsanzeige bg Bundesgericht bge Bundesgenchtsentscheid by Bundesverfassung El Betriebswurtschaft c Changed F Semikolon und Leerzeichen ebenfalls einf gen Definition Liste laden Abbrechen ID Die Praxis hat gezeigt dass viele Anwenderinnen und Anwen der die Taste F2 Abk rzung in Definition im Men Bearbei ten selten oder berhaupt nicht verwenden Weit h ufiger wur de das Abk rzungsfenster Ctrl F2 zum Arbeiten herangezogen Da aber neue Abk rzungen mit F2 oder direkt ber die Tabel le Abkiirzungen er ffnet werden mussten bereitete der Einstieg in die rationelle Verschlagwortung oft Verst ndnisprobleme Aus diesem Grunde k nnen Sie nun direkt im Abk rzungsfenster unter Definition neue Abk rzungen er ffnen An dieser Stelle sei darauf hingewiesen dass der Seitentext prim r f r Volltextabfragen und die Schlagw rter f r die Auswahl gedacht sind Oft ist eine Trennung der beiden Suchstrategien aber schwie rig Deshalb k
161. auf dem Computer vorliegen werden so eingebunden als ob Sie auf einem Drucker ausgedruckt w rden d h immer wenn der Drucker eine gedruckte Seite auswerfen w rde entsteht eine Seite im Archiv Die Akte enth lt mehrere Seiten die zueinander geh ren Eine Akte kann auch nur aus einer Seite bestehen doch ist jede Seite zwingend einer Akte zugeordnet Jedes Archivista Archiv enth lt eine beliebige Anzahl von Ak ten Jede Akte besteht aus einer oder mehreren Seiten 2 8 Die Archivista Akte Kennzeichnend f r die Akte ist die Aktennummer Feld Akte Diese wird automatisch durch das System vergeben Jede Akte besteht aus maximal 640 Seiten wobei jede Akte automatisch ei nem Ordner zugeordnet wird Diese Ordnernummer Feld Ord ner wird automatisch vergeben Kurz gesagt zu Beginn arbeiten Sie mit der Ordnernummer 1 sp ter wird die Ordnernummer von Zeit zu Zeit automatisch um jeweils eins erh ht Die Archivista Akte e 21 Die Felder Akte Seiten und Ordner k nnen deshalb nicht be arbeitet werden Das Gleiche gilt f r das Feld Archiviert wel ches anzeigt ob eine Akte bereits archiviert wurde Ist sie das so k nnen keine weiteren Seiten mehr hinzugef gt werden 22 e Die Archivista Akte Archivista 3 Installation 3 1 ArchivistaBox Sie haben eine ArchivistaBox erworben Diese steht vor Ihnen und Sie m chten Sie in Betrieb nehmen Dann lesen Sie unter 7 weiter 3 2 Virtuell Box
162. aufnummer_2 value 1229 gt lt input type hidden name Seiten_2 value 4 gt lt input type hidden name Laufnummer_3 value 1228 gt lt input type hidden name Seiten_3 value 4 gt 39 2 13 Abschliessendes Beispiel Zum Abschluss ein Programmbeispiel das eine einfache Sitzung mit dem WebClient in der Programmiersprache Perl veranschau licht use strict use LWP UserAgent use HTTP Cookies my Sserver http localhost perl avclient index pl my Sconnect host localhost amp db archivista amp uid Admin amp pwd archivista my Swww LWP UserAgent gt new new www session Swww gt cookie_jar HTTP Cookies gt new file gt tmp cookies 1lwp autosave gt 1 my Sres Swww gt get SserverSconnect connect to webclient if res gt is success if res gt content we got login my Scmd go_query fld_Seiten 3 search for 3 pages Sres Swww gt get SserverScmd my Scmd go_doc_next for my c 1 c lt 18 c navigate 18 times to next doc Sres Swww gt get SserverScmd Das obige Beispiel baut eine Verbindung zum WebClient auf f hrt eine Suchabfrage aus bei der alle Akten mit drei Seiten aktiviert werden und navigiert anschliessend durch 13 Akten Zentral beim externen Aufruf ber ein Skript ist zudem dass bei der Sitzung die Cookies gespeichert werden nur so k nnen weitere Befehle an den WebClient be
163. aus und dr cke den Suchen Button Knopf Nach Erscheinen der Resultate erscheint mir die Auswahl zu gross deshalb gehe ich ins Suchformular und klicke auf Eingrenzen Beim Feld Dokumen tenart w hle ich nun Korrespondenz und dr cke den Suchen 82 e Suchen F5 Button Knopf Nun listet das Programm nur noch die Korrespon denz welche die Muster AG betrifft auf Alle anderen Dokumen tenarten wie Rechnungen Lieferscheine etc werden weggelassen 11 2 2 3 Neue Auswahl Wie oben bereits erw hnt wird Neue Auswahl dann angeklickt wenn alle Dokumente f r die Sie die Rechte besitzen durchsucht werden sollen Art der Abfrage Neue Auswahl Erweitern Eingrenzen Beim Aufstarten des Programms erscheint in aller Regel die ge samte f r einen Benutzer einsehbare Auswahl an Akten und Neue Auswahl ist der Default Wert im Suchformular Bei Workflow Implementationen kann es Sinn machen dass einer Benutzerin oder einem Benutzer bereits eine eingegrenzte Auswahl an Akten gezeigt wird z B nur diejenigen Akten die noch bearbeitet wer den m ssen Bitte halten Sie sich in einem solchen Fall an die spezifische Workflow Dokumentation 11 2 3 Datumsbereich Format bei einer Suche f r einen Datumsbereich t m jj t m jj d h zum Beispiel 1 9 03 30 9 03 Dies entspricht dem Monat Septem ber 2003 11 2 4 Bereichsangabe bei Zahlfeldern Ebenfalls eine Bereichsabfrage gemacht werden kann bei Zahlfel dern Dazu z hlen auch die Felde
164. aximum 1000 SpeedSearch Erstellen Zuriek Manuelles Archivieren 35 3 1 Optionen beim Erfassen der Seiten Mit der Option Erfasste Seiten direkt in Datenbank speichern anstelle Input Ordner k nnen Sie bewirken dass Benutzern welche Seiten erfassen keine Rechte auf die Server Verzeichnisse gegeben werden m ssen F r das Format Verlustfrei Tiff kann die Option Farb Tiff Dateien im LZW Format zulassen gew hlt werden Somit k nnen auch Farbseiten im Tiff Format gespeichert werden Seit 2004 ist auch Tiff LZW frei verf gbar d h die fr her bestehenden Archivierung und Index e 205 Patente gelten nicht mehr und fiir die Speicherung von Farbseiten steht eine Alternative mehr zur Verf gung Mit der Option Exif Infos extrahieren k nnen die Exif Informationen extrahiert werden Dies ist sinnvoll wenn Fotos ab Digitalkamera nach Archivista 2009 I eingelesen werden 35 3 2 Art der Archivierung Bei der Art der Archivierung geht es darum festzulegen in wel chem Format die Seiten gespeichert werden sollen Folgende vier Formate sind derzeit vorhanden Verschl sselt Bmp Zip Dieses Format verwendet Windows Bitmapdateien die im Zip Format komprimiert werden Einmalig ist die vollautomatische Verschl sselung Ihrer Daten Jede Seite Schwarz Weiss Graustufen oder Farbseiten wird verschl sselt auf der Festplatte abgelegt und kann nur ber Archivista 2009 1 eingesehen werden entsprechende
165. axtreiber senden k nnen Falls Sie Klebeetiketten erstellen wol len so kann die Startposition frei gew hlt werden Kapitel im Handbuch 37 Druckreporte definieren 30 1 Drucken Ctrl P 5 5 Benutzer und Felder Mit Archivista haben Sie auch die M glichkeit den Zugriff durch Benutzer und Gruppen zu beschr nken In diesem Kapitel lernen Sie zudem wie man eigene Felder definiert wo welche Feldtypen verwendet werden und was Feldlisten sind 5 5 1 Benutzer und Gruppen Tutorial zu Benutzer und Gruppen Hier lernen Sie wie man neue Benutzer f r Archivista einrichtet dabei k nnen Sie auch eine Gruppe erstellen in der alle User die gleichen Rechte haben Kapitel im Handbuch Benutzerverwaltung 32 e Benutzer und Felder 5 5 2 Eigent mer Tutorial zu Eigent mer Der Eigent mer ist der Besitzer der Akte Sowohl Akte wie auch Eigent mer k nnen nicht von allen Benutzern eingesehen werden da wir schon im vorhergehenden Kapitel die entsprechenden Rech te vergeben haben Kapitel im Handbuch 35 2 1 8 Neue Akten mit Eigent mer 5 5 3 Zus tzliche Felder Tutorial zu Zus tzliche Felder In diesem Beispiel sehen Sie dass auf einfache Art und Weise die Archivista Datenbank um weitere Felder erweitert werden kann Zus tzlich lernen Sie hier auch noch wie Sie die Eingabemaske nach ihren Bed rfnissen anpassen k nnen Kapitel im Handbuch Felder definieren 5 5 4 Feldtypen Tutorial zu Feldtypen Hier lernen Sie wie
166. base root 192 168 0 100 s password I Anschliessend muss das Master Passwort eingegeben werden Archivista E db siavesh deleting mysql localhost bin 003 deleting mysql localhost bin 002 deleting mysql localhost bin 001 mysql mysql archivista archiv MYD mysql archivista archiv MYI mysql archivista archivbilder MYD mysql archivista archivbilder MYI mysql archivista logs MYD mysql archivista logs MYI mysql mysql user MYD mysql mysql user MYI sent 2861 bytes received 458813 bytes 14739 13 bytes sec total size is 265379813 speedup is 433 86 home archivista db slave sh line 59 f unary operator expected Starting mysqld daemon with databases from var opt mysql Press enter or close this window Wenn Sie diesen Bildschirm sehen dann ist der Slave bereit sich beim Master in regelm ssigen kurzen Abst nden die nderungen an der Live Datenbank zu holen und nachzuvollziehen Bitte vergessen Sie nicht zum Abschliessen der Konfiguration bei der Master Box den Continue Button Knopf zu klicken 8 13 3 4 Test Machen Sie einen Test ob Ihre Master Slave Konfiguration wirk lich funktioniert Machen Sie auf der ArchivistaBox Master ein paar nderungen und sehen Sie auf Slave nach ob sie bernom men wurden 8 13 4 Slave zum Master machen Diesen Men punkt ben tigen Sie falls die ArchivistaBox Master ausf llt und Sie die Box Slave zum Master aufwerten wollen Nachdem diese
167. being created 11 PDF page is being created 10 Ka 26 10 Texterkennung OCR Unter diesem Men kann die Texterkennung OCR freigeschal tet werden Normalerweise d rfte dies bereits der Fall sein Wei ter k nnen Sie den OCR Erkennung bestimmter Akten nochmals durchf hren sowie bei Problemen den OCR Server neu anwerfen Version 2009 I ArchivistaBox ausschalten e 143 144 e Teil VII WebERP Archivista 27 ArchivistaERP 27 1 Einleitung Die ArchivistaBox ist als DMS und Archivierungssoftware ent standen Ab dem Jahre 2008 enth lt die ArchivistaBox auch ein ERP Modul Enterprise Resource Planning Wir von der Archivi sta GmbH sind der berzeugung dass das Verkn pfen einer ERP mit einer DMS L sung auf einer Box aus verschiedenen Gr nden Sinn ergibt Als wichtigste Gr nde seien genannt e Viele Kunden fragen nach einer Integrationsm glichkeit ihrer bestehenden ERP L sung mit der ArchivistaBox Dank Archi vistaERP gibt es f r alle nun ein Anschauungsbeispiel Alles auf einer Box ist heute gefragter denn je Eine einfache webbasierte ERP Software die ready to use eingesetzt werden kann gibt es nicht ArchivistaERP ist daher h chst innovativ e Die Anzahl der webbasierten ERP L sungen kann an einer Hand gez hlt werden Auch OpenSource L sungen gibt es keineswegs wie Sand am Meer ArchivistaERP untersteht der GPL und l uft komplett webbasiert e Wir Archivista GmbH ben tigten selber e
168. belle Benutzername Email Grup penliste abgerufen werden k nnen 14 2 1 4 Dom ne f r Benutzer LDAP Hier k nnen Sie festlegen ab welchem Zweig des LDAP Baums gesucht werden soll Geben Sie den Zweig hier ein z B dc archivitsa dc ch 14 2 1 5 Basis Domane LDAP Die Angabe der Domain ist notwendig damit der LDAP Server weiss in welchem Netzwerk er sich befindet z B archivista ch 96 e Benutzerverwaltung extern 14 2 1 6 Benutzer klein Gruppen gross Mit diesem Feld k nnen Sie festlegen dass beim Anmelden ge mischte Eingaben beim Benutzer immer in Kleinschreibung umge setzt werden Dazu ein Beispiel Benutzer wird als meiere er ff net Ist diese Option aktiviert wird auch MeierE akzeptiert Kei ne Umwandlung erfolgt nur wenn der gesamte Name GROSS geschrieben wird 14 2 1 7 Benutzer Akten ohne Eigent mer Hier kann explizit ein Benutzername angegeben werden sodass es auf der ArchivistaBox bzw s mtlichen Diensten Scannen FTP Upload und PDF Printer nicht mehr m glich ist eine Akte zu er ffnen die keinen Eigent mer besitzt 14 2 1 8 Benutzer bei hochgeladenen Dateien setzen Ist diese Option aktiviert wird beim Hochladen einer Datei immer auch die der angemeldete Benutzer in als Eigent mer in der Akte gesetzt 14 2 2 Vorlage Das nachstehende Bild erscheint wenn Sie auf Vorlage dr cken Vorlagen archivista Gruppe extern Profil intern Admin Bemerkung Nicht
169. bestehende Akten in der Datenbank sowie Einstellungen f r Felder und Masken etc belassen sondern auch die Konfiguration Passw rter IP Adresse etc bernehmen Take over configuration from a previous Archivista installation md EE Archivista 20051107 Durch Auswahl von dev hdal Archivista 20051107 bernehmen Sie auch die Konfiguration Recognized configuration root password hash archivista password hash Tip password hash archivista class password oH keys network configuration X UK x Cancel Es wird in einer kurzen Ubersicht angezeigt welche Konfigurati onsdaten akzeptiert werden E xdialog Installing to partition dev hda All data will be lost L ves X ul 74 e Fernzugriff Bitte beachten Sie dass Sie auch bei der zweiten Option ge warnt werden all data will be lost Aber dies bezieht sich nur auf die alte Programmversion 8 15 Fernzugriff 8 15 1 Graphisch Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista module Datensicherung erschluesselung POF Server FTF Seruer Mailserver Datenbank System Fernzugriff Graphisch Fernzugriff graphisch AE einschalten Alt F2 Beenden Alt F1 Shell pc abschalten Alt F3 Andere YAC BOH 8 15 1 1 VNC einschalten Alt F2 Tutorial zu VNC einschalten movie 2min Hier legen Sie mit VNC einschalten fest da
170. blage Clipboard FileSave Name Inhalt der Zwischenablage speichern nach Da tei Name PageSave Name Speichern der aktuellen Seite der Akte mit Name in Grafikdatei Pagelmport Name Importie ren Datei Name als Seite in aktuelle Akte nur Seitenansicht Wait Sekunden Entsprechende Anzahl von Sekunden warten Wait Clipboard Jede Sekunde wird Zwischenablage getestet 210 e Makros editieren solange keine Daten vorliegen SingleStepOn Einzelschritt modus wird aktiviert SingleStepOff Einzelschrittmodus wird deaktiviert Break Makro wird unterbrochen End Makro wird beendet 35 7 2 Normale Zeichen Zeichen sind ganz normal Bsp Hallo einzugeben sofern es sich nicht um Sonder oder Funktionstasten handelt ASCII Werte k nnen berdies in Sternchen gesetzt werden Bsp 32 f r ein Leerzeichen Die Sondertasten sind in Makros wie folgt zu ber mitteln BACKSPACE BS oder BKSP Backspace Taste BREAK Break Taste CAPSLOCK Caps Lock Taste DELETE oder DEL Delete Taste DOWN Pfeil taste nach unten END Endtaste ENTER Enter Taste ESC Escape Taste HELP Hilfe Taste HOME Home Taste INSERT Insert Taste Einfiigen LEFT Pfeiltaste nach links NUMLOCK Numerischer Zah lenblock PGDN PageDown Taste PGUP PageUp Taste PRTSC Print Screen Taste RIGHT Pfeiltaste nach rechts SCROLLLOCK ScrollLock Taste TAB Tabulator Taste
171. cannen A4 Farbe scannen 5 Brosch re scannen US letter CE scannen US letter fray scannen US letter colour Contact 7 e klicken Sie Ok e best tigen Sie die Meldung die erscheint 12 3 Akten zusammenf hren Normalerweise kann man um einer Akte eine neue Seite hinzu zuf gen die Seite in die Akte scannen Wenn ein Digitalkopierer im Spiel ist so geht dies jedoch nicht F r die neue Seite die ko piert wird wird eine separate Akte erstellt Um diese Seite n der Zielakte anzuh ngen ben tigen Sie die Funktion Akten zusam menf hren Diese Funktion finden Sie in dem Feld Aktion w hlen das bei Aktivierung des Editierenmodus erscheint Aktion w hlen nn Aktion w hlen L schen Scannen 44 1 Bit BW Scannen 44 8 Bit Gray Scannen A4 24 Bit Color Scannen Copy of 44 1 Bit BW w Wenn Sie zwei Akten zusammenf hren m chten darf keine der beiden Akten archiviert sein Um zwei Akten zusammenzuf hren gehen Sie wie folgt vor 1 Aktivieren Sie den Editierenmodus 88 e Download 2 Markieren Sie die beiden Akten die Sie zusammenf hren m chten Die Akte in die kopiert wird ist grau unterlegt Sie k nnen die Zielakte ndern indem Sie auf einen Doppelklick auf die Zielakte machen 3 W hlen Sie bei Aktion w hlen den Unterpunkt Akten zu sammenf hren und klicken Sie auf Ok 12 4 Seiten editieren und l schen Tutorial zu Seiten editieren und l
172. canstation selber ist eine ArchivistaBox mit dazugeh rigem Scanner hier ScanBox ROTHORN und die gescannten Seiten landen schliesslich auf dem zentralen Server hier ArchivistaBox EIGER 45 4 3 1 Einloggen Beim Login Formular muss die IP Adresse der ArchivistaBox an gegeben werden auf die gescannt werden soll Server Auch der Datenbankname muss der richtige sein Bei Eingabe des Benutzers muss darauf geachtet werden dass es einer ist der nicht nur lokal zugreifen darf Siehe 35 2 1 2 Archivista Neue Datenbank w hlen Hast hs21880100 ee Datenbank archiwista Benutzer ES Passwort E Abbrechen Lok Version 2009 1 45 4 3 2 Scanformular aufrufen und scannen Im Men Seite in der Seitenansicht befindet sich der Befehl Scannen via ArchivistaBox Umschalt F1 Damit rufen Sie das Scanformular auf Archivista Seiten erfassen mit Scannen Definitionen all L schen Zuweisen Art des Scannens Schwarz Welse Ce Graustufen 8 Bit Farbe 24 Bit Optionen Helligkeit 4 a Kontrast ef 10 Gamma ES WE f H Scanauflosung Gewunechte Auflosung in dpi Fr 50 orgaben verwenden Seiteneinstellungen Scanbreite ER mm Position linker Aand lo mm S canhohe 237 mm Position oberer Rand lo mm Rotation Nachbearbeitung Ge D Sp tere OCR Etkennung Multi sl ae Sw Optimierung Punkte 1 8 D DPI I 1 Barcode Barcode Leere Seiten ou jo Mehrere Seiten CO 270 o
173. ch in die Einstellungen vor wagen unter Umst nden nderungen vornehmen k nnen die den gewohnten Programmablauf massiv beeinflussen Um Einstellun gen vornehmen zu k nnen ben tigen Sie SYSOP Privilegien Zun chst unterscheiden wir zwischen den allgemeinen Parametern der Benutzerverwaltung dann den Einstellungen f r das Archivie ren von Akten den Auswahldefinitionen sowie den Makros Das Definieren von Druckreporten beinhaltet umfangreiche Funktio nen sodass daf r ein eigenes Kapitel B7 zur Verf gung steht Einstellungen werden immer je Datenbank vorgenommen und in dieser auch abgelegt Was immer auch bei den Einstellungen ver ndert wird die nderungen erfolgen nur in der entsprechenden ge ffneten Datenbank 35 1 Allgemeine Parameter r Datumsformat f r Anzeige r Drucken in Seitenansicht Archiv C ddmmy C gue Rand auf Seite 5 mm 0 25 4 C mm dd yy mm dd yyyy jaye Opti Seitentext Archiv Ausgleich links jo mm 12 7 12 7 Optionen Seitentext Archiv Ausgleich oben 0 mm 12 7 12 7 Schrift DS D Gr sse 3 DI l 3 BEE Te xl r Scannen in Seitenansicht Archiv 9 Erste Scandefinition immer aktivieren E Eingabeverhalten Tabelle Archiv _ S mtliche Tabellen D Keine Einschr nkung Normalfall Adressen Notizen amp Literatur einbinden M Wahl durch Benutzer Ein Ausschalten Archivierte Akten sind gesperrt r Landerdefinitionen Adre
174. ch ins JPEG Format umgewandelt werden weil jene Forma te in einem Web Browser normalerweise nicht dargestellt werden k nnen Die Gr sse in Prozent ab erfasster Seite 10 100 dr ckt die Gr sse der Bildkopie in Prozent der Originalkopie aus 50 bedeutet also dass die Dateigr sse der Bildkopie halb so gross sein soll wie die Dateigr sse der Originalkopie Unter JPEG Faktor bei Bildkopie kann festgelegt werden wie stark die Seiten komprimiert werden sollen 35 5 Feldnamen Die Feldnamen liegen intern in deutscher Sprache vor Bei der englischen Version werden die Feldnamen automatisch durch das Programm ins Englische bersetzt Beachten Sie deshalb beim Arbeiten mit der englischen Version dass Sie bei den Einstellun gen die internen deutschen Feldnamen verwenden m ssen Eine Liste der bei der englischen Version nach aussen verwendeten Feld namen finden Sie im englischen Handbuch 35 6 Definitionen f r Auswahl Archivista arbeitet intern beim Ausw hlen d h dem Anzeigen ei nes Teils Ihrer Datenbank ber das Men Auswahl mit SQL SQL steht dabei als K rzel f r Structured Query Language bzw zu Deutsch strukturierte Abfragesprache Dieses Kapitel sollten Sie nur durcharbeiten wenn Sie entspre chende SQL Kenntnisse besitzen Archivista bietet denjenigen unter Ihnen welche diese Sprache be herrschen die M glichkeit eigene Abfragen zu definieren Bei den Abfragen welche Archivista ausf hrt werden
175. cheiden gilt es folgende drei M glichkeiten Ohne Passwort Der entsprechende Benutzer besitzt kein Passwort und kann muss sich ohne Eingabe eines Passwortes iden tifizieren Passwort bei Anmeldung Bei der Anmeldung ist ein Passwort einzugeben Ohne Eingabe des Passwortes ist keine Anmeldung m glich Neues Passwort bei Anmeldung Bei der n chsten Anmeldung ist zun chst das alte Passwort sofern bereits eines vergeben wur de anzugeben Darauf fragt Archivista 2009 I nach einem neu en Passwort welches zudem best tigt werden muss Damit errei chen Sie dass die Benutzer jeweils ein neues Passwort definieren m ssen Das neue Passwort muss vom alten Passwort verschieden sein Im Gegensatz zum Benutzernamen darf das Passwort auch nur eine Zahlenfolge aufweisen g ltig w re z B 56777 Die Passwort Verwaltung erfolgt direkt durch MySQL d h Sie k nn ten jederzeit auch ein Passwort direkt in der MySQL Konsole oder einem Drittprogramm ndern Beachten Sie weiter dass ein ge ndertes Passwort in s mtlichen Datenbanken ge ndert wird da die Passw rter in MySQL global f r alle Datenbanken gelten Benutzerverwaltung e 201 35 2 1 6 Verschl sselte Passw rter verwenden Aufgrund der Rechte die jeder Benutzer in Archivista erh lt siehe unter bzw 35 2 1 4 darf ein Benutzer nicht s mtliche Datens tze bzw Akten einsehen Innerhalb des Archivista Clients ist das zu 100 gew hrleistet derzeit aber nicht auf MySQL
176. chen Lizenzformen zu diesem Zeitpunkt bestehen Archivista Version 4 x 5 x ist ursp nglich unter einer propriet ren Lizenz ClosedSource enstanden Das heisst der Quellcode wird gegen ber den Kunden nicht zur Verf gung gestellt Im Jahre 2003 haben wir mit einer neuen Softwaregeneration be gonnen die webbasierend arbeitet und dabei haben wir vermehrt OpenSource Tools eingesetzt Im Prinzip h tten wir bereits zu Archivista diesem Zeitpunkt jenen kleinen Teil unter die GPL Lizenz stel len konnen Weil damals jedoch ein eigenstandiges Arbeiten nicht denkbar war schien es uns wenig sinnvoll einen kleinen Teil der Software unter OpenSource zu stellen Es muss auch darauf hinge wiesen werden dass unsere RichClient Produkte an Vertrage ge bunden waren die es zl verunmoglichten diese Applikationen unter eine OpenSource Lizenz zu stellen Anlasslich der Messe Linux Tag 2005 haben wir die Software der Ar chivistaBox den WebClient und die WebAdmin Applikation unter die GPL gestellt weil damit ein eigenst ndiges Arbeiten m glich ist Im Jahre 2007 haben wir auch den gesamten Source Code des RichClients unter die GPL Lizenz gestellt Im brigen muss unterschieden werden ob Sie die Software ber unsere oder jede andere Homepage im Rahmen der GPL Lizenz beziehen oder ob Sie es vorziehen die ArchivistaBox bei uns oder Dritten die dazu autorisiert sind k uflich zu erwerben und da bei Support zu erhalten Falls Sie eine ArchivistaBo
177. chen der Tabelle steht in roter Schrift Neu Klicken Sie auf Neu um ein neues Feld zu erstellen Sie sehen folgenden Bildschirm Felder definieren archivista Feldname Feldtyp Text L nge Position nach Seiten Zur ck Speichern Die einzelnen Einstellungen sind im Folgenden beschrieben 15 1 Feldname Bezeichnung des Feldes Beachten Sie dass der Name eindeutig sein muss keine Leerzeichen enthalten darf und nicht mit einer Zahl beginnen darf Der Name des Feldes kann sp ter d h nach dem Anlegen des Feldes ver ndert werden nicht aber nach dem Verlassen des Formulars Sollte es sp ter dennoch notwendig sein m ssten Sie das direkt mit der MySQL Konsole erledigen 98 e Position nach 15 2 Typ Entscheiden Sie zwischen folgenden Feldtypen Text 1 250 Zei chen Zahl Integer d h Ganzzahl Zahl Double d h Fliess kommazahl Datum sowie Ja Nein Feld Nach dem Erstellen und dem Speichern der Maske kann diese Option nicht mehr ver ndert werden 15 3 L nge Beim Feldtyp Text bestimmen Sie mit diesem Eintrag die Lange des Feldes Nach dem Erstellen nicht mehr ver nderbar 15 4 Position nach Hier k nnen Sie die Position des Feldes in Bezug auf die anderen Felder angeben Archivista 16 Masken definieren Tutorial zu Mask definieren movie 2min Dieses Kapitel entspricht strukturell Kapitel W hrend hier die Einstellungen von der Web Oberfl che aus vorgenommen wer den werden dort die Einste
178. chivistaBox Datenbank Einleitung Datenbankkonvertierung 278 Datensatz Einleitung Datensatz RichClient Datensicherung Datensicherung ArchivistaBox Datum 259 Detailansicht RichClient Digitales Archiv Einleitung Dossierablage Einleitung Download WebClient Drucken Ctrl P RichClient 161 Drucken RichAdmin 223 Drucken in Seitenansicht RichAdmin 199 Druckreporte RichAdmin 223 284 e Index Druckreporte RichClient E Mails archivieren ArchivistaBox Editieren WebClient Effiziente Dateneingabe 258 Eigene Applikationen 254 Eigent mer RichAdmin 202 Einf gen aktuelles Datum 259 Eingabebedingungen RichAdmin Eingabeverhalten Tabelle Archiv RichAdmin 1197 Einleitung 9 Einstellungen Archivista Box Einstellungen RichAdmin 197 Allgemeine Parameter 197 Elektronische Dateien archivieren ArchivistaBox Erfassen von Seiten RichClient Ersetzen RichClient Erster Programmstart Einleitung Exportieren von Daten RichClient Exportieren von Seiten RichClient FatClient Fehlermeldung 3024 Fehlermeldungen 259 Felder Einleitung Felder ausblenden RichAdmin 213 Felder ausblenden WebAdmin 102 Felder definieren WebAdmin Felder und Masken definieren RichAdmin 211 Felder spezielle RichClient Feldnamen RichAdmin 208 Feldobjekte RichAdmin 214 Feldtypen WebClient Archivista Fernzugriff ArchivistaBo
179. cht mehr ber die Archiv Verzeichnisse geladen werden sondern direkt ber die Datenbank ausgeliefert werden Dadurch ben tigen Be nutzer keine Lese Rechte mehr auf Archiv Verzeichnisse wodurch die Administration vereinfacht und die Sicherheit erh ht werden kann Bitte beachten Sie dass ein Benutzer bei dem diese Option aktiviert ist im RichClient keine neuen Akten erstellen kann Diese Option ist am sinnvollsten f r Benutzer die Dokumente mit dem Webbrowser ansehen und editieren und in einer Umgebung in der Akten nicht manuell er ffnet werden 14 1 9 Web Die Option Web muss aktiviert sein sofern der betreffende Be nutzer ber den Archivista WebClient auf das Archiv Zugriff er halten soll Wenn Web nicht angeklickt ist dann besteht ein Benutzerzugriff nur im Rahmen des RichClient 14 1 10 Workflow Bei Workflow geht es darum dass aufgrund bestimmter Ereig nisse z B eine neue Akte wird erfasst ge ndert oder gel scht bestimmte Aktionen erfolgen Beachten Sie dazu die Hinweise un ter 8 7 2 94 e Benutzerverwaltung allgemein 14 1 11 Anzahl Datens tze bei Abfragen Siehe 35 2 1 3 14 1 12 Maskendefinition Mit der Option Maskendefinition k nnen Sie festlegen welche Feldmaske d h welche Felder ein Benutzer nach dem Anmelden an der Datenbank vorfinden soll Damit ist es m glich mehrere Archive in der gleichen Datenbank zu f hren Stichwort Mandan tenf higkeit 14 1 13 SQL Definitio
180. ck Archivista Am Ende klicken Sie auf Neuen Artikel einf gen Nun haben wir den ersten Artikel erfasst was noch fehlt ist dass wir dem Artikel einen Preis zuweisen Artikel Komponenten ArchivistaBox Rigi x W hrung Verkaufsarten Preis Faktor CHF Endkunden 800 00 0 00 Bearbeiten L schen L L L L W hrung CHF Franken xl Verkaufsarten Endkunden Preis 800 00 Faktor 000 Preis Hinzuf gen ndern Zur ck 27 3 4 Kunden erfassen Damit wir mit dem Verkauf loslegen k nnen m ssen wir einen Kunden er ffnen Gehen Sie zu Verkauf und dort zu Kunden er ffnen und verwalten Tragen Sie dazu hnliche Werte in den Feldern ein Bitte neuen Kunden eingeben Kundenname PettermannAG Verkaufsart Preisliste Endkunden sl Buchgasse 3 Dimension 1 5400 Baden Rabatt in Prozent oo Rabatt f r p nktliche Zahlungen oo Kreditlimite 1000 00 Mail forder petermann ch Zahlungskonditionen Zahlungen innerhalb 30 Tage KA GSTNo b sesg ss S Kreditstatus Gute Zahlungsmoral sl Wahrung des Kunden CHF Franken zl Adresse Wichtig Die Adresse wird in ArchivistaERP immer in einem Memofeld eingetragen Dabei bestimmen Sie gleichzeitig die For matierung der dresse Um den Kunden zu er ffnen klicken Sie auf Neuen Kunden hin zuf gen F r jeden Kunden m ssen wir zudem eine Abteilung er ffnen Dies erreichen wir ber Abteilungen zu Kunden Version 2
181. d es erscheint eine Liste mit allen aktiven Benutzern und w hlen Sie den gew nschten Benutzer aus Der Benutzer ALLE bedeutet dass der Datensatz wieder allen Benutzern zug nglich gemacht werden soll bzw keinem Eigent mer allein geh ren soll Sofern den brigen Benutzern der Zugriff auf fremde Datens tze genommen wird ist dieser nur noch f r den Eigent mer ersichtlich Sie k nnen mit dem Feld Eigent mer also erreichen dass die brigen Benutzer einen Teil der Datens tze weder einsehen noch bearbeiten k nnen Dieses Feld ben tigen Sie wenn mehrere Benutzer mit der glei chen Datenbank arbeiten Sollte dies nicht der Fall sein k nnen Sie diesen Abschnitt berspringen 29 7 3 Feld Laufnummer Dieses Feld wird in der Detailansicht nicht angezeigt Sie k nnen es aber einsehen indem Sie mit der Maus auf die Liste klicken und mit der Taste Pfeil nach rechts bis zum letzten Feld fahren die Liste wird dabei mit neuen rechts liegenden Fel dern neu aufgebaut Das letzte Feld der Liste ist das Feld Lauf nummer Dieses Feld ist ein Zahlfeld d h immer wenn Sie einen neuen Datensatz er ffnen wird in diesem Feld der dannzumalige Datensatzz hler eingef gt wobei das Feld diesen Wert bis ans En de seiner Existenz d h bis der Datensatz gel scht wird beibeh lt und nicht bearbeitet werden kann 29 8 Zus tzliche Felder Tabelle Archiv Innerhalb der Tabelle Archiv k nne
182. d Hauptbuchhaltung Hier finden Sie die Buchhaltung sowie alle Optionen f r Zahlungen und Bankkonten Verkauf Artikel und Lager Produktion Kostenrechnung Training Co 41 localhost Administrator Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Einstellungen Bildschirm Einstellungen f r Formulare Steuers tze Steuergruppen System und Einstellungen f r Hauptbuch Buchhaltungsjahr Zahlungskonditionen Lieferfirma Wartung Buchung stornieren Anzeigen und Drucken von Buchungen Datensicherung und Wiederherstellen Erstellen Bearbeiten von Firmen Installation ndern Sprachen Module installieren bzw aktualisieren 05 28 2008 02 21 pm Beenden Zahlungen Anzahlungen Zahlungen Bankkonten Suchabfragen und Reporte Journaleintrag Budgeteintrag Bankkontenabfrage Hauptbuch Kontenabfrage Probebilanz Wartung Berichte Bankkonten Berichte Hauptbuchhaltung Bankkonten Zahlungen Anzahlungen und berweisungen W hrungen Wechselkurse Hauptbuchkonten Hauptbuchgruppen Hauptbuchkontenklassen 05 28 2008 02 21 pm ArchivistaERP 2008 V Thema default 27 11 Einrichten Archivista GmbH In diesem Hauptmen k nnen diverse Optionen eingestellt werden 152 e Einrichten ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH Archivista Teil VIII RichClient Version 2009 I e 153 28 Erste Schritte 28 1 Bevor Sie loslegen Nachfolg
183. d selbstverst ndlich auch Seiten erfassen Sie rufen die Seitenansicht aus der Tabelle Archiv im Men Da tenbank und dem Men punkt Seitenansicht auf oder dr cken die Funktionstaste F9 ebenso gelangen Sie mit der Taste F9 zur ck in die normale Ansicht Daneben k nnen Sie mit der linken Maustaste mit einem Doppelklick auf die entsprechende Seite zwischen den beiden Ansichten hin und herwechseln LERE LELTE Die Seitenansicht zeigt i d R eine Seite an Je nachdem ob die Seite ganz angezeigt werden kann oder nicht erscheinen unten und rechts sogenannte Scrollbalken mit der Sie einen anderen Teil der Version 2009 1 Seite betrachten k nnen Wesentlich eleganter ist dabei im brigen das Navigieren ber die Pfeiltasten rechts neben der rechten Ctrl Taste auf der Tastatur Eine Beschreibung der Men s finden Sie nachstehend betreffend der Symbolleiste handelt es sich wiederum um die wichtigsten Befehle welche Sie ben tigen Zudem wird die aktuelle Posi tion des Mauszeigers auf der Seite jeweils in der Symbolleiste dargestellt X UND Y Dabei wird die Einstellung aus den Massangaben verwendet siehe Kapitel 33 6 13 Wenn Ihr Bildschirm ber eine h here Aufl sung als 640x480 Bild schirmpunkte verf gt erhalten Sie zudem Informationen zur ak tuell dargestellten Seite im einzelnen den Ordner die Akte die aktuelle Seite die Anzahl der Seiten der Akte den Dateinamen sowie
184. da dort die Seite fensterf llend dargestellt wird 192 e Men Ansicht 33 6 12 Hohe Aufl sung Drucker aktiviert F7 Von jeder archivierten Seite bestehen zwei Varianten Die Origi nalkopie mit einer hohen Aufl sung sowie die Bildschirmkopie mit einer niedrigen Aufl sung zur schnellen Durchsicht Die Origi nalkopie ben tigen Sie prim r f r eine sp tere Weiterverarbeitung insbesondere f r das Drucken die Bildschirmkopie zur schnel len Durchsicht Je nachdem ob Sie bei diesem Men punkt ein H kchen finden ist die hohe Aufl sung aktiviert oder nicht Sie sehen dies auch daran dass in der Symbolleiste beim Dateinamen der erste Buchstabe ein A tr gt besteht er hingegen aus einem BR so wird die Bildschirmkopie angezeigt d h die hohe Aufl sung ist nicht aktiviert Um Seiten in hoher Aufl sung auszudrucken bzw zu exportie ren muss vor dem Aufruf der entsprechenden Funktion von der Bildschirmkopie zur Originalkopie gewechselt werden d h die ho he Aufl sung ist zu aktivieren 33 60 13 Massangaben Wenn Sie die Seitenansicht das erste Mal aufrufen h ngt das ver wendete Mass von den Benutzereinstellungen ab siehe Kapitel 35 2 3 Tempor r d h f r die laufende Sitzung kann das Mass ber das Men Massangaben ge ndert werden M glich sind da bei Twips Punkte Inches Millimeter und Zentimeter S mtliche Angaben innerhalb der Seitenansicht inkl Scannen haben ansch liessend in diesem Mass zu erfolg
185. dass beim Scannen die Option Seite in zwei Seiten aufteilen aktiviert ist Men Seite sowie Scannen mit Auswahl Auch hier werden nur jene Seiten sortiert die ab der aktiven Seite vorliegen Dabei muss jedoch eine Seitenanzahl vorliegen die durch vier geteilt werden kann 33 3 3 Weitere Seiten zu n chster Akte Ctril W Diese Option ben tigen Sie unter Umst nden nach dem Scan nen mit dem automatischen Einzelblatteinzug Nachdem Sie einen Stapel in eine Akte gescannt haben k nnen Sie mit dieser Funktion einen Restteil der Seiten auf neue Akten bertragen Beispiel Sie haben neun Seiten gescannt Diese sollen in drei Ak ten aufgeteilt werden Die Seiten 1 bis 3 verbleiben in der alten bereits bestehenden Akte Auf der Seite 4 rufen Sie diese Funkti on ein erstes Mal auf die Seiten 4 bis 9 werden nun auf eine neue Akte bertragen und Sie befinden sich nun in der neuen Akte auf der Seite 1 der vormaligen Seite 4 Bl ttern Sie nun zur Seite 4 und rufen Sie diese Funktion erneut auf die restlichen drei Seiten Seiten 4 bis 6 der neuen Akte werden dabei wiederum in eine neue Akte bertragen 33 3 4 Akte er ffnen Ctri N Damit er ffnen Sie eine neue Akte direkt in der Seitenansicht 182 e Men Seite 33 3 5 Akte er ffnen und Scannen Shift F9 Er ffnen Sie mit diesem Men punkt eine neue Akte und rufen Sie direkt das Formular Scannen mit Auswahl auf 33 3 6 Seiten f r Zusammenf hr
186. ddefinitionen werden durch ein Tabulator Zeichen getrennt 30 3 1 1 Seiten der Tabelle Archiv exportieren Bei der Tabelle Archiv m ssen Sie zus tzlich festlegen ob die Seiten ebenfalls exportiert werden sollen Original und Bild schirmkopie bzw ob eine HTML Publikation erfolgen soll Archivista Datens tze aus Tabelle archi exportieren Allgemeine Einstellungen MF ATF Teste Memo Felder in separate ATF Dateien exportieren Seitenexport der Akten Ce Originalkopie Bildschirmkopie f Kein Seitenexport M Export im PNG Format langsamer aber beste Komprimierung MF OCR Seitenteste exportieren z B f r sp teren Import Art des Exportes Ce Standard sp terer Import in andere Archivista D atenbank C Internet Publik ation erstellen HTML Dateien erstellen Optionen fir HTML Export Link Created by Titel JHTML Export by Archivista Max male Breite der Seiten in Pixel Detailansicht 500 Yorlage Typus Titelzeile 7 Abbrechen Exportieren Weiter muss entschieden werden ob ein Export der ASCII Texte der Seiten erfolgen soll diese Option ist nur sinnvoll wenn die Akten zuvor mit OCR Erkennung von Akten abgearbeitet wur den Stellen Sie beim Exportieren von Seiten sicher dass auf dem Exportdatentr ger s mtliche Seiten Platz finden da sonst der Ex port mangels Speicherplatz auf der Festplatte nicht vollst ndig ausgef hrt werd
187. de39 und Code128 Aus diesem Grunde stellen wir hier diese drei Barcodes genauer vor Code25 Reine Zahlencodierung daf r effizient in der Ablage Normalerweise werden Sie dieses Format verwenden da es auch gr ssere Zahlen auf engem Raum darstellen kann 12345678 Code 39 Zahlen und Textcodierung Dadurch dass neben Zah len auch Text codiert werden kann ben tigt das Format Code 39 mehr Platz als das erste Verfahren 12345678 Code 128 Zahlen und Textcodierung Ein platzsparendes Multilevel Format welches auch bei Zahlen und Text schmale unaufdringliche Strichcodes liefern kann 12345678 19 3 Erfassen von Barcodes 19 3 1 Barcodes liegen auf einzulesenden Belegen vor Sofern die Barcodes bereits beim Ausdrucken der Belege auf die sen angebracht werden k nnen diese direkt mit Archivista 2009 1 erfasst und die Barcode Informationen nach dem Scannen direkt ausgewertet werden Erfassen von Barcodes e 115 19 3 2 Arbeiten mit Archivista BarcodePrint Tutorial zu Arbeiten mit Archivista BarcodePrint movie 2min Sofern die Belege die archiviert werden sollen noch keinen Bar code enthalten muss die entsprechende Barcode Information auf dem Beleg angebracht werden und zwar unbedingt vor dem Scan nen Verwenden Sie dazu die eigenstandige Applikation Archivista BarcodePrint deren Hauptmaske folgendes Aussehen hat II echivista BarcodePrint Barcodeeingaben Aktuelle Barcodedefinition Eingabefeld Zur
188. dem nachfolgenden Tu torial 38 5 Vorbemerkungen Damit Sie Archivista Datenbanken publizieren k nnen ben tigen Sie eine ArchivistaBox Installation Die Installation dieser ist un ter 3 3 beschrieben Sobald Sie eine ArchivistaBox Installation vor sich haben k nnen die Dokumente ganz normal erfasst werden Version 2009 1 Danach k nnen Sie mit dem n chsten Men punkt weiterfahren siehe 38 6 38 6 Selbstragende Archive erstellen Mit Aktuelles System publizieren im Men System auf der Ar chivistaBox k nnen Sie ein USB oder CD DVD Medium erstellen auf dem Sie das System d h die Archivista Datenbank mit allen Dokumenten und Metadaten aber auch die Einstellungen voll funktionst chtig vor sich haben So k nnen z B Treuh nder ihre Kundendokumente einfach mitnehmen und vor Ort beim Kunden anzeigen und durchsuchen Starten Sie den Befehl Archivista Box Archivista webclient F10 APCHIMISTA Backup Encryption FOF printing FTP server Mai SerUEr Geen vatabase System System configure Remote access Display system status F7 Exit F4 Passwords Archivista tools Terminal Alt F7 Convert SE storage convert CD USE storag Publish current system Nach der Eingabe des Passwortes erscheint eine Liste aus der Sie die Datenbank ausw hlen k nnen welche publiziert werden soll Standardm ssig ist archivista angekreuzt D archive publishing _jarchiwdd4 E archivista
189. den Titel der Akte SEE 111 288 80000808 SR 210 ZGB Zivigesetzbuch 33 1 1 Aufbau der Men s in der Seitenansicht Globale Funktionen d h solche die sich auf s mtliche Akten aus wirken finden Sie im Men Archiv diejenigen Funktionen welche die gesamte Akte betreffen im zweiten Men und jene Funktionen welche nur eine oder mehrere Seiten betreffen rufen Sie ber das Men Seite ab Innerhalb des Men s Bearbeten k nnen ein zelne Seiten nachbearbeitet werden und bei Ansicht finden Sie Funktionen um die Seiten entsprechend darzustellen Was ist die Seitenansicht e 179 33 2 Men Archiv 33 2 1 Drucken Ctrl P Hinweis In der Seitenansicht werden nur Seiten nicht auch die brigen Informationen einer Akte gedruckt Dazu m ssen Sie im Tabellenmodus bei Datenbank den gleichnamigen Men punkt aufrufen Seitenansicht Drucken Auflosung fur Drucker Gewunschte Akten bzw Seiten Alle Akten C Seiten von ffl bis f Aktuelle Seite Ausgabe der Se te n Ce Originalgrsse Passend skaliert Ausgabe Alle Seiten Y Rand links oben unterdr cken originalgetreue Seitenpasitionierung Seiteninfo drucken M Akte Seite Datenbank Schrift Arial Gr sse 10 Wasserzeichen Wasserzeichen drucken Ausrichtung Rechts unten T Optionen beim Drucken Papierformat automatisch Duplex Nicht aktiviert Seiten je Papierblatt i Seitenvorschub nach jedem Blatt 7 Exempl
190. den WebClient Vollbildmodus Um sich anzumelden verwenden Sie das Passwort archivista dies gilt im brigen f r s mtliche Default Passworter 3 3 4 Installation ab LiveCD Um das System definitiv auf die Festplatte zu installieren verlas sen Sie den WebClient Modus Driicken Sie dazu die Taste F12 um den Vollbildmodus zu verlassen Mit der rechten Maustaste gelangen Sie nun ins Systemmen Dort finden Sie unter System den Men punkt Aktuelles System auf Festplattenpartition instal Ieren Danach bestimmen Sie die gew nschte Festplatte und best tigen die Installation Dieser Vorgang wird je nach Computer ca 15 bis 25 Minuten dauern Anschliessend k nnen Sie mit Alt F das System herunterfahren dabei archivista als Passwort eingeben OpenSource Box e 23 Entfernen Sie nach dem Herunterfahren des Ger tes die Live CD Anschliessend k nnen Sie das System ab Festplatte starten 3 4 OpenSource Windows Seit Mitte 2006 wird nur noch ein Datentr ger ausgeliefert ganz egal ob Sie mit der ArchivistaBox oder dem RichClient arbeiten m chten Falls Sie die CD unter Windows einlegen wird norma lerweise das Setup Programm des RichClients gestartet Liegt die CD dagegen bereits beim Start des Computers im Laufwerk ein gelegt und startet dieser ab CD so gelangen Sie automatisch in den LiveCD Modus der ArchivistaBox Schliessen Sie s mtliche Applikationen Programme und legen Sie die Installations CD ins Laufwerk
191. den gleichen Aufbau e Bezeichnung Text der im BarcodePrint Formular erscheinen soll z B Aussendienst MA e Start position Legt fest an welcher Stelle dieser Eintrag in den Barcode eingef gt werden soll Der erste Eintrag sollte immer die 1 enthalten damit keine berfl ssigen Leerstellen verbraucht werden e L nge Die maximale L nge des Eintrages Eine 3 bedeutet z B dass dieser Teil des Barcodes drei Zeichen enth lt und zwar immer egal wie die Eingabe ausf llt e Min Enth lt den minimalen Wert des Barcodes e Max Enth lt den maximalen Wert des Barcodes muss gr sser als der Wert bei Min sein e Default Der zu verwendende Standardwert muss zwischen Min und Max liegen Version 2009 1 e Wert1 Wert2 optional Sofern Sie eine genaue Eingabeliste festlegen m chten k nnen Sie bis zu 100 Eintr ge festlegen Bei der Eingabe werden dann nur mehr diese Eintr ge akzeptiert F r jeden Eintrag verwenden Sie folgendes Eingabeformat Mert Beschreibung Unter Wert geben Sie jenen Wert an der in den Barcode bertragen werden soll unter Beschreibung vergeben Sie die gew nschte Umschreibung zum Wert Sie k nnen via die Parameterdatei avbcode2 dat sowohl Bar codes f r das Format Code25 Code39 und Codel128 erstel len beachten Sie jedoch dass Sie alphanumerische Zeichen d h Buchstaben nur in Verbindung mit den Formaten Code39 und Code128 verwenden k
192. der Abfrage ber das Men Auswahl wird dieser Teil automatisch hinzugef gt Archivista Bedingungen Die Bedingungen dienen dazu Einschrankungen bei der Auswahl von Datens tzen vorzunehmen Eine Beschrei bung wirde an dieser Stelle den Rahmen dieses Handbuches spren gen Entweder Sie kommen anhand der nachfolgenden Beispie le klar oder Sie schlagen ein SQL Handbuch auf Ein Weglassen der WHERE Bedingung bewirkt dass alle Datens tze ausgew hlt werden Bei den Bedingungen kann das Joker Suchzeichen das Prozentzeichen verwendet werden Sie k nnen und m ssen es aber gem ss dem SQL Standard verwenden Sortierung Hinter dem Fragment ORDER BY folgen die Feld namen nach denen sortiert werden soll Dabei k nnen mehrere Felder verwendet werden Die K rzel ASC und DESC bewirken auf und absteigende Sortierung wobei ASC optional ist d h bei Weglassen wird grunds tzlich aufsteigend sortiert Ein Weg lassen der ORDER BY Bedingung bewirkt dass keine Sortierung erfolgt 35 6 2 Erweiterungen bei den SQL Abfragen Archivista stellt bei den SQL Abfragen zwei Erweiterungen bereit 1 Bei der Speicherung der SQL Abfragen Archivista legt alle SQL Abfragen in der Tabelle Parameter ab 2 Das Einf gen von Varia blen wird wie folgt gel st Wenn Sie eine Variable in die Abfrage einbinden wollen m ssen Sie dazu den Namen des Feldes um schlossen mit eckigen Klammern eingeben z B Personen
193. der Seiten die im laufenden Archivierungsverzeichnis vorhanden sind Sobald eine bestimmte Anzahl von Gesamtseiten erreicht ist wird auto matisch ein neues Verzeichnis er ffnet und die restlichen Seiten werden dorthin kopiert Dies deshalb weil jedes Betriebssystem nur eine bestimmte An zahl von Dateien je Verzeichnis effizient im Zugriff halten kann Ebenfalls ein neues Verzeichnis wird er ffnet wenn das aktuelle die festgesetzte Gr sse des externen Datentr gers berschreitet W rde in einem solchen Fall kein neues Verzeichnis er ffnet so k nnte es sp ter nicht ausgelagert werden Wie bereits erw hnt erledigt Archivista diese Arbeiten f r Sie Achten Sie einzig darauf ob nach der Archivierung die Akten beim Feld Ordner eine erh hte Nummer enthalten Wenn ja dann wur de ein neuer Ordner erstellt d h der alte Ordner und nur dieser kann ausgelagert werden Dazu ein Beispiel Die Akten 1 34 hatten vor der Archivierung beim Feld Ordner die Nummer 1 Nach der Archivierung besit zen die Akten 29 34 die Nummer 2 Der Ordner 1 ist definitiv voll und kann ausgelagert werden Wenn das Output Verzeichnis unter c programme av5d archiv output vorhanden ist so fin den Sie nach der Archivierung in diesem Verzeichnis die beiden Un terverzeichnisse arch0001 sowie arch0002 Das erste Verzeichnis arch0001 kann da der Ordner 1 abgeschlossen ist nun ausge lagert werden indem das Unterverzeichnis arc
194. der Stromanschluss ist nicht zu vergessen Die Peripherieger te sind entsprechend einzust pseln 38 e PILATUS 7 3 PILATUS D ie ee N gt d S Dors oqo ill fess tan eS oe CEE SE T T Z Die Peripherieger te sind entsprechend einzust pseln w Wichtig Benutzen Sie den USB Anschluss an der Vor derseite der ArchivistaBox zum Anschliessen des Scanners wie auch fiir das Backup mittels USB Stick und oder USB Festplatte Archivista 7 4 TITLIS und EIGER Sie haben zwei Boxen vor sich Beide Boxen sind je einzeln wie die ArchivistaBox PILATUS zu verkabeln w Wichtig Einen Scanner k nnen Sie nur an der Master Box anschliessen Benutzen Sie bei der Master Box zudem den USB Anschluss an der Vorderseite Das Aufsetzen der Master Slave Konfiguration wird unter 8 13 be schrieben 7 5 Einschalten und erste Schritte Sobald alle Ger te angeschlossen sind dr cken Sie den Knopf Power auf der Vorderseite der ArchivistaBox Die Box startet auf und nach ca einer Minute gelangen Sie direkt zum Login Bildschirm des Archivista WebClients Wichtig Sollte nach dem Aufstarten der Bildschirm flimmern so konnte die ArchivistaBox keine geeigneten Aufl sung f r den Bildschirm finden Schalten Sie in einem solchen Falle die Archi vistaBox ein ohne dass der Bildschirm angesteckt ist Nach zwei Minuten k nnen Sie den Bildschirm anschliessen es wird nun die Aufl sung 1024x768 verwendet
195. die Passw rter f r die Datenbanken direkt in dieser verwaltet Daher k nnen die normalen Passw rter direkt in WebAdmin verwaltet werden siehe auch Daneben gibt es aber zwei Benutzer Konten die nicht in den Datenbanken gespeichert werden Einmal handelt es sich um das root Konto besitzt s mtliche Rechte und weiter um das archivista Konto ArchivistaBox l uft unter diesem Benutzer Die Passw rter f r beide Benutzer k nnen Sie hier festlegen Weiter k nnen s mtliche Benutzerkonten f r WebAdmin und WebClient zur ckgesetzt werden Den letzteren Punkt ben tigen Sie als Ad ministrator wenn die Benutzer das Passwort vergessen haben Passwort ndern Benutzerkonto root Ka Passwort Administrator root Passwort eingeben Passwort wiederholen Einstellungen jetzt vornehmen Passwort zur cksetzen Benutzerkonto Einstellungen jetzt vornehmen Archivista Achtung Das falsche Setzen dieser Passw rter bzw das Ver Freischalten Texterkennung OCR Texterkennung OCR ist bereits registriert gessen dieser f hrt dazu dass berhaupt kein Zugriff mehr auf die OCR Server neu starten ArchivistaBox m glich ist Seien Sie daher vorsichtig wenn Sie die Einstellungen jetzt vornehmen Passw rter neu setzen OCR f r Akte n neu starten Rechner Host localhost Datenbank archivista Benutzerkonto Admin Passwort eingeben Gew nschte Dokumente z B 1 10 oder 4 Einstellungen jetzt vornehmen 26 9 Systemdate
196. die dazu geh renden Seiten aus dem Archiv zu entfernen Bevor der Vor gang ausgel st wird erhalten Sie eine Kontrollabfrage Das L schen von Akten ist endg ltig Es gibt keine Funktion um gel schte Akten wieder zur ckzuholen Archivista 31 4 4 1 L schen von archivierten Akten Archivierte Akten k nnen nicht mehr ohne weiteres ber den Men punkt L schen der Akte mit Seiten aus dem Archiv ent fernt werden I d R soll ja gerade verhindert werden dass archi vierte Akten entfernt werden k nnen Muss eine archivierte Akte dennoch gel scht werden so gibt es dazu folgenden Trick sofern Sie Sysop Privilegien besitzen Ent fernen Sie zun chst die Statusinformation Archiviert sodass die Akte als nicht mehr archiviert gilt Daran anschliessend kann die entsprechende Akte aus dem Archiv entfernt werden Beachten Sie jedoch dass bereits ausgelagerte Seiten nicht mehr automa tisch gel scht werden k nnen 31 5 Suchen nach Feldinhalten Shift F5 Innerhalb der aktuellen Auswahl k nnen Sie mit diesem Men punkt gezielt nach bestimmten Informationen in einem Feld suchen Um eine Suche innerhalb der Auswahl zu starten m ssen Sie zun chst den Cursor in das gew nschte Feld bewegen d h das Feld muss aktiviert sein Beachten Sie bitte dass unter dem Men Suchen sowie dem Men punkt Akten Felder siehe in Kapitel eine komfortablere Suchm glichkeit zur Verf gung steht Der Unter schied zwische
197. die vorhergehenden Datens tze in der Auswahl angezeigt Dies ergibt nur einen Sinn wenn nicht die erste Akte bereits aktiviert ist 39 2 4 3 Vorheriger Datensatz Mit go_doc_prev wird der vorhergehende Datensatz aus gew hlt 39 2 4 4 Einen Datensatz ausw hlen Mit go_select sowie selectnr xx amp selectpage yy wird aus der aktuellen Auswahl eine bestimmte Akte und Seite akti viert Die Angabe der Seite ist optional ohne Angabe einer Seite wird immer die erste Seite aktiviert Diese Funktion wird prim r dann verwendet wenn es darum geht nach einer Suchabfrage go_query ein bestimmtes Dokument bzw Seite darzustellen Das folgende Beispiel beschreibt die Auswahl der Seite 50 aus dem 4 Dokument 0 ist erstes Dokument aus der aktuellen Auswahl http localhost perl avclient index pl go_select amp selectnr 3 amp selectpage 50 Das obige Beispiel verwendet die Adresse localhost dies ist nur zutreffend wenn lokal an einer ArchivistaBox gearbeitet wird In allen anderen F llen ist localhost durch die IP Adresse bzw den Namen des Rechners Dom ne zu ersetzen 39 2 4 5 N chster Datensatz Mit go_doc_next wird die n chste Akte aktiviert 39 2 4 6 N chste Datens tze anzeigen Mit go_docs_next werden die nachfolgenden Akten innerhalb der Auswahl dargestellt Archivista 39 2 5 Navigation innerhalb von Seiten 39 2 5 1 Erste Seite im Dokument anzeigen Mit go_page_first wird die erste Seite im aktuellen Dok
198. diesem Formular bearbeitet oder gel scht werden Zwar ist das Suchformular prim r zum Suchen von Datens tzen gedacht aber es erf llt eine Doppelfunktion im Zusammenhang mit den Feldlisten Gerade bei komplizierteren Editier oder L schaktionen ist das Arbeiten mit dem Suchformu lar dem Arbeiten direkt in der Tabelle Feldlisten berlegen Im Suchformular kann ausschliesslich editiert und gel scht werden das Hinzuf gen von Feldeintr gen ist nicht m glich Das Vorgehen ist das Folgende e Mit ER Suchformular aufrufen e Mit dem Cursor in das entsprechende Pulldown Feld gehen so dass es sich ffnet Pets Alpha Beta Epsilon Gamma e Doppelklick auf den zu andernden oder loschenden Eintrag e Es erscheint eine Abfrage Mit Ja wird der Eintrag gel scht mit Nein erhalten Sie die M glichkeit ihn zu editieren und mit Abbrechen gelangen Sie einen Schritt zur ck 220 e Eingabebedingungen Bei hierarchischen Feldern ist zu beachten dass Obereintr ge nur gel scht werden k nnen wenn alle dazugeh rigen Untereintr ge vorher gel scht wurden Dies ist eine Sicherheitsmassnahme damit nicht versehentlich ganze Strukturb ume entfernt werden 36 7 Eingabebedingungen Tutorial zu Eingabebedingungen movie 2min Bei den Eingabebedingungen geht es darum dass nicht alle einge gebenen Werte akzeptiert werden sollen Ebenfalls k nnen Sie bei diesen Optionen festlegen dass nicht alle Benutzer in allen Fel dern E
199. distribution and modification are not covered by this License they are outside its scope The act of running the Program is not restricted and the output from the Program is covered only if its contents constitute a work based on the Program independent of having been made by running the Program Whether that is true depends on what the Program does You may copy and distribute verbatim copies of the Program s source code as you receive it in any medium provided that you conspicuously and appropriately publish on each copy an appro priate copyright notice and disclaimer of warranty keep intact all the notices that refer to this License and to the absence of any warranty and give any other recipients of the Program a copy of this License along with the Program You may charge a fee for the physical act of transferring a copy and you may at your option offer warranty protection in exchange for a fee You may modify your copy or copies of the Program or any portion of it thus forming a work based on the Program and copy and Version 2009 I distribute such modifications or work under the terms of Section 1 above provided that you also meet all of these conditions a You must cause the modified files to carry prominent notices stating that you changed the files and the date of any change b You must cause any work that you distribute or publish that in whole or in part contains or is derived from the Program or any part t
200. ditieren gt L schen localhost draxireg 7 5 6 Anmelden WebConfig Damit Sie die ArchivistaBox an die Aussenwelt sprich Netzwerk anschliessen k nnen m ssen Sie die Applikation WebConfig auf rufen WebClient WebERP WebAdmin WebConfig Manual Handbuch Bei der Anmeldemaske geben Sie wiederum archivista als Passwort ein Klicken Sie auf Login Sie gelangen nun in die Hauptmaske Version 2009 1 gt Aktuelle Einstellungen gt Systemeinstellungen Aktuelle Einstellungen gt Datensicherung gt Dienste CUPS FTP Fernwartung Inet addr 192 168 2 2 Bcast 192 168 2 255 gt Dokumente entsperren Mask 255 255 255 0 gt Passw rter ArchivistaBox Systemdateien ansehen Hwaddr 00 0A 9D 08 4C 90 gt Texterkennung OCR gt ArchivistaBox ausschalten eb server https SSL disabled Programm verlassen FTP server enabled Incoming mail server enabled Database in master mode PDF printing enabled Remote access SSH active Graphical remote access VNC not active ape backup not enabled Network backup not enabled Rsync network backup not enabled USB hard disk backup enabled at time 04 00 o clock for days 1 Hard disk usage 56 of 4 0G used on 82 of 28G used on home data 2 SDE 2 2 0 2005 12 01 20080529 Hier sollten Sie Systemeinstellungen klicken damit Sie z B die Netzwerkadresse festlegen k nnen gt Aktuelle Einstellungen gt Systemeinstellungen T
201. dows Linux Dateisysteme und USB Harddisks Master Slave Konfigurationen PDF OCR Server sowie Barcode Erkennungsmodul 1 4 2 9 ArchivistaBox 2006 III Mit der ArchivistaBox 2006 III erfolgt eine neue Versionierung An erster Stelle steht das Jahr und an zweiter Stelle der Monat in r mischen Lettern der ver ffentlichten Version Die Software der ArchivistaBoxen unterstehen der GPL d h die Sourcen sind offengelegt 1 4 2 10 Archivista 5 2 Mit Version 5 2 gibt es neben der RichClient Version von Archi vista auch die OpenSource L sung ArchivistaBox RIGI PILATUS TITLIS und EIGER Als kleinere Neuerungen wurden unter ande rem ein Photo Modus f r Photo Archive sowie ein Vorlageneditor f r das Barcode Print Programm hinzugef gt 1 10 2005 Bisherige Versionen e 11 1 4 2 11 Archivista 5 1 Version 5 1 bietet viele Neuerungen ein Web Modul sowie eine Publishing Edition fiir selbsttragende Archive 15 4 2004 1 4 2 12 Archivista 5 0 Version 5 0 arbeitet mit MySQL als Datenbank Server Da durch k nnen weit gr ssere Archive als bisher realisiert werden 30 3 2003 1 4 2 13 Archivista 4 1 Version 4 16c arbeitet mit der FineReader5 Engine inkl PDF Export und bietet Nachbearbeitungsfunktionen f r gescannte Do kumente an 8 5 2002 Version 4 15 f hrt ein viertes Archivformat JPEG Archivierung ein Weiter kann das Archivformat auf Stufe Akte festgelegt wer den 15 1 2001 Version 4 14 enth lt eine erweit
202. e 16 5 Bezeichnung Soll neben dem Feld ein Feldname erscheinen Wenn ja geben Sie hier die entsprechende Bezeichnung ein In den meisten F llen ist ein Feldname sinnvoll Beim zweiten bis n ten Multifeld oder bei einem abh ngigen Feld ist es jedoch oft besser den Feldnamen wegzulassen 16 6 Position Hier k nnen Sie festlegen an welcher Position das Feld in der Tabelle dargestellt werden soll Dabei verwenden Sie eine Nummer die h her als 0 ist 16 7 Breite Hier kann festgelegt werden wie breit das Feld in der Tabelle dargestellt werden soll Ein Bildschirmpixel entspricht dabei 15 Einheiten d h bei einem Wert von 900 w rde das Feld 150 Pixel breit dargestellt Ein Wert von 1 bedeutet dass das betreffende Feld gar nicht in der Tabelle dargestellt werden soll 16 8 Neueintr ge nur f r Benutzer Mit den zwei letzten Optionen in diesem Formular kann ein Feld f r Benutzer die hier nicht aufgef hrt sind gesperrt werden Neueintr ge nur f r Benutzer PS DM Eingaben nur f r Benutzer Zur ck Speichern Archivista 102 e Neueintrage nur fur Benutzer Die Benutzer deren Namen hinter Neueintrage nur fur Benut zer stehen k nnen kontrolliertes Vokabular in die Pulldownliste einf gen Diese Option betrifft also vornehmlich 1 N oder Multi Felder Bei der Eingabe der Benutzer ist darauf zu achten dass die Benutzernamen durch Komma getrennt werden 16 9 Eingaben nur f r Benutzer Bei Ein
203. e Datei 40000F0C TIF 2 2 Archiv farchiv1 0 Datensatz 1 von 2 2 Nun k nnen Sie zu jeder Akte mehrere Kontaktpersonen erfas sen S mtliche unter Kontakt definierten Werte erscheinen je weils auch bei den Feldern Kontaktl sowie Kontakt2 Das dazu passende Beispiel finden Sie untenstehend Mandant 025 Bucher D Kontakt H Kapf gt Hr Bucher il D AbteilunglEinkauf Hr Bucher Hr Kapf Gebiet Schweiz Hr Meier 36 6 7 Tabelle Feldlisten Nachdem wir nun alle moglichen Feldtypen besprochen haben durfte die Frage auftauchen wo die entsprechend definierten Werte festgelegt werden Die Antwort lautet Sie finden diese Werte alle in der Hilfstabelle Feldlisten Falls Sie s mtlichen Beispielen bei den verschiedenen Feldtypen gefolgt sind sollten Sie in etwa die untenstehenden Eintr ge vorfinden Version 2009 I O x Halo wll le Ser ALA SS a To cu Administration Einkauf Produktion Verkauf Benelux Frankreich Schweiz Deutschland Italien Schweiz Hr Bucher Hr Kapf Hr Meier MandantT ext Bucher MandantNr MandantT ext Meier MandantNr MandantT ext Muller MandantNr Auswahl Alle Datens tze Feldlisten farchiv10 Datensatz 1 von 16 0 Damit Sie diese Tabelle ber das Menu Tabelle bzw mit Ctrl Shift F11 aufrufen d rfen ben tigen Sie SYSOP Privilegien Der Aufbau der Tabelle Feldlisten ist an sich nicht schwierig zu
204. e Stxt don t give back anything print Stxt print it out give it back to the form recognition Damit das Skript aufgerufen werden kann muss es im untenste henden Pfad gespeichert werden nome data s archivyista cust formrec Um ein Skript in diesen Ordner zu kopieren k nnen Sie genau gleich verfahren wie wenn Sie ein Logo f r die Formularerkennung aufbereiten m chten Mehr Informationen dazu finden Sie unter 22 4 2 Version 2009 1 Test einschalten Mit dieser Option k nnen Sie einen Test einschalten Ist dies der Fall wird bei der Formularerkennung f r jede Seite eine PDF Datei erstellt in der ersichtlich wird ob und wie das entsprechende Objekt an die OCR Erkennung weitergereicht wird Dadurch lassen sich Positionierungsfehler leicht aufsp ren Denn wenn beispielsweise der Bereich in dem sich das zu erken nende Objekt befindet zu gross oder zu klein gefasst ist kann dies dazu f hren dass ein Objekt und damit das gesamte Formular nicht erkannt wird Um einen Test durchzuf hren schalten Sie diese Option ein Be achten Sie dass immer nur ein Objekt gleichzeitig getestet werden kann Danach scannen Sie mit aktivierter Formularerkennung ei nige Seiten Warten Sie bis die Seiten verarbeitet worden sind Danach k nnen Sie im WebClient die generierte PDF Datei ff nen und nachsehen ob das Objekt richtig positioniert wurde Dazu ein Beispiel Im folgenden Formular wird die Rechnungs num
205. e ahl und Datumsfeldern konnen s w gt xs l verwendet werden Bei Textfeldern kann am Anfang mit auf Ungleichheit gesucht werden MF Such Jaker am Anfang von Testfeldem M Joker am Ende von Testfeldern Abk rzungen Abbrechen Loschen FE Auswahl F5 Version 2009 1 Zun chst finden Sie die gleiche Feldmaske wie sie bereits in der Hauptansicht unten links vorhanden ist Im Unterschied zur Haupt maske wo Sie durch das Ver ndern der Felder die Werte der Felder ndern k nnen Sie hier jene Werte eingeben nach denen Sie eine Suchabfrage Auswahl starten m chten Sie sollten sich die Funktionstaste F5 merken weil Sie da mit das Suchformular jederzeit ohne zur Maus greifen zu m ssen aufrufen k nnen Zudem k nnen Sie erneut ER dr cken um den Suchvorgang auszul sen Beachten Sie weiter die Button Kn pfe L schen FOI sowie Abk rzungen Mit L schen F6 werden s mtliche bereits eingegebenen Suchwerte aus dem Formular entfernt und mit Abk rzungen k nnen Sie die Abk rzungsliste einblenden um bequem den Text einer definierten Abk rzung eingeben zu k nnen Das Suchformular besitzt eine Doppelfunktion haupts chlich dient es der Suche es kann jedoch auch zum Editieren von Feld listeneintr gen benutzt werden Siehe 36 6 7 1 32 1 1 Art der Abfrage Voreingestellt ist Neue Auswahl Mit dieser Option werden bei jeder Suchabfrage s mtliche Akten zur Suche herangezogen Oft kan
206. e 1 NamefVowats gt Gruppe n D SES Beschebf Inhalt F4 F4 lala ex Zur ck Makros editieren e 209 Beim Feld Gruppe n k nnen Sie Benutzer bzw Benutzer Gruppen angeben Damit erreichen Sie dass entsprechende Aus wahldefinitionen nur noch jenen Benutzern zug nglich sind die entweder SYSOP Rechte haben oder der entsprechenden Gruppe angeh ren Die eigentliche Makrodefinition besteht aus Zeilen die je entweder einen Makrobefehl in eckigen Klammern beinhalten oder ganz einfach Zeichen welche in den Tastaturpuffer d h mit einer klei nen Verz gerung zur Tastatur geschrieben werden Nachfolgend erfolgt eine Beschreibung dieser beiden Arten von Makrozeilen 35 7 1 Makro Befehle Achtung Einzelne Makrobefehle sind immer in geschlossene eckige Klammern zu setzen DoEvents Alles abarbeiten bevor Weiterarbeit erfolgt Prg Main Archivista 2009 1 aufrufen Prg Titelzeile Aufruf Fremdprogramm Fieldname Name Wert des entsprechenden Feldes ber Tastaturpuffer ausgegeben ClipboardClear Zwi schenablage l schen ClipboardField Name Wert des Feldes Name wird in Zwischenablage kopiert ClipboardText Text Text wird in Zwischenablage kopiert ClipboardRemoveNon sens Mehrfache Leerzeichen Returns in Zwischenablage entfer nen ClipboardFileLoad Namel Laden der ANSI Datei Name als Text in Zwischenablage ClipboardFileLoadRtfT xt Name Laden RTF Datei Name als Text in Zwischena
207. e 1 5GHz Prozessor 512MB RAM Automatischer L fter Masse 14 8 x 25 4 x 7 cm Anschl sse 3xUSB LAN VGA 2 5 Zoll SATA HD mit minimal 160GB 12 Volt DC Stromanschluss Produktanderungen bleiben aufgrund der schnel len Entwicklung bei der Hardware vorbehalten 36 e Modell TITLIS 6 4 2 Software Mehrplatzfahige Version inkl OCR Maximal 200 000 Akten pro Datenbank Total f r ca 1 000 000 Seiten Optional k nnen wei tere concurrent user Lizenzen oder eine Barcode Modul Lizenz dazu erworben werden 6 5 Modell TITLIS 6 5 1 Hardware Die ArchivistaBox TITLIS besteht aus zwei industrietauglichen PCs die zusammen ein redundantes System bilden Sie sind fol gendermassen ausgestattet Intel Mobile 1 5GHz Prozessor 512MB RAM Automatischer L fter Masse 14 8 x 25 4 x 7 cm Anschl sse 3xUSB LAN VGA 2 5 Zoll SATA HD mit minimal 160GB 12 Volt DC Stromanschluss Produktanderungen bleiben aufgrund der schnel len Entwicklung bei der Hardware vorbehalten 6 5 2 Software Mehrplatzfahige Version inkl OCR Maximal 200 000 Akten pro Datenbank Total f r ca 1 000 000 Seiten Optional k nnen wei tere concurrent user Lizenzen oder eine Barcode Modul Lizenz dazu erworben werden Archivista 6 6 Modell EIGER 6 6 1 Hardware Das ArchivistaBox Modell EIGER besteht aus zwei industrietaug lichen PCs die zusammen ein redundantes System bilden Intel Dualcore T7400 Prozessor 1GB RAM Automatischer L fter Ma
208. e Dokumente nach dem Scannen automatisch weiterzuverarbeiten Die Barcode L sung von Archivista beruht dabei auf drei Schwerpunkten Erfas sen Anbringen von Barcodes Erkennen von Barcodes sowie Aus wertung der erkannten Barcodes Neben einer kurzen Einleitung bilden diese drei Themen die Schwerpunkte dieses Kapitels 19 1 2 Voraussetzungen f r den Einsatz Die Barcode Erkennung von Archivista 2009 1 oder h her beruht auf der Barcode Engine von Softek Software 19 1 3 Bisherige Versionen Die Version 1 0 stellt die erste ver ffentlichte Version von Archivista BarcodePrint dar Mit der Version 2 0 kann die Ein gabe der Barcodes formatiert und mit Verifizierung der Eingaben erfolgen 19 2 Barcodetechnologie 19 2 1 Barcode Verarbeitung Warum Beim Archivieren von Datenbest nden stellt das Einlesen Scan nen der Daten nur den ersten Schritt des Archivierens dar Ebenso wichtig ist es sp ter jederzeit wieder Zugriff auf die erfassten Sei ten zu erhalten d h diese innert k rzester Frist wiederzufinden 114 e Barcodetechnologie Archivista 2009 1 bietet deshalb sowohl eine Volltextindizierung als auch das Arbeiten mit Stichw rtern an Die Volltextindizierung eignet sich hervorragend f r Archive mit Freitext die Stichwortvergabe kommt berwiegend bei der Abla ge von klassischen Akten im Sinne von Dossiers zum Einsatz Die Barcode Verarbeitung ist nun der n chste logische Schritt inner halb von Belegarchiven mit mittle
209. e E bebe a rrr a E E E EE 5 Teil RS ee ee OS CEE Start Ende Positionen in Barcode Min Max W erbereich 1 ohne Default ist optional Laden Verwerfen Speichern Der unter Lange eingegebene Code God definiert dass das Da tum sechsstellig erscheint und dass es gem ss deutschsprachiger Gewohnheit eingegeben werden kann z B 1 1 06 Die verwendbaren Codes sind e 6d e 6e e 8d 122 e Barcode Erkennung o 8e wobei d f r deutsche Eingabe steht e f r englische Eingabe und D oder 8 f r die Anzahl Stellen die bei der Ausgabe ben tigt werden 19 4 Barcode Erkennung Hier legen Sie Definitionen f r die Barcodeerkennung an Nach Klicken auf den Men punkt Barcodeerkennung sehen Sie zuerst eine Liste mit den vorhandenen Definitionen Barcode Erkennung testdb Heu Hame Editieren Barcode Editieren L schen Barcode nderungen an Definitionen oder deren L schung werden mit tels der gr n bzw rot ausgezeichneten Funktionen Editieren und L schen vorgenommen Im ersten oberen linken K stchen der Ta belle steht in roter Schrift Neu Klicken Sie auf Neu um eine neue Definition zu erstellen Sie sehen folgenden Bildschirm Barcode Erkennung archivista Name Barcode 1 Barcodeart Automatisch gt 2 Barcodeart Automatisch r Ausrichtung Automatisch Fr fzeichen d h St rtzeichen wie AX BY BZ Vertikal dehnen Keine Nachkorrektur HM Erkennung immer nach jeder Seite Zuruck
210. e Foundation s software and to any other program whose authors commit to using it Some other Free Software Foundation software is covered by the GNU Library General Public License instead You can apply it to your programs too When we speak of free software we are referring to freedom not price Our General Public Licenses are designed to make sure that you have the freedom to distribute copies of free software and charge for this service if you wish that you receive source code or can get it if you want it that you can change the software or use pieces of it in new free programs and that you know you can do these things To protect your rights we need to make restrictions that forbid anyone to deny you these rights or to ask you to surrender the rights These restrictions translate to certain responsibilities for you if you distribute copies of the software or if you modify it For example if you distribute copies of such a program whether gratis or for a fee you must give the recipients all the rights that you have You must make sure that they too receive or can get the source code And you must show them these terms so they know their rights We protect your rights with two steps 1 copyright the software and 2 offer you this license which gives you legal permission to copy distribute and or modify the software Also for each author s protection and ours we want to make certain that everyone understands that there i
211. e Sei tenbreite Details zur aktiven Akte untere H lfte des Bildschirms links und dem Abbild der aktiven Seite rechts unten eo ere Akte Seiten Datum Archiviert Titel Rubrik Land Region FirmenNummer FirmenName Dokumententyp PDF Prospekt Box Systeme box systems Archivierung Grossbritannien PRE Brosch re english AG 11 08 2005 Nein Archivista Schweiz Meier Broschure 11 08 2005 Nein Akte 2 Seiten 8 Ordner 1 Datum 11 05 2005 Archiviert Nein Eigent mer E BOKEN Titel Prospekt Box Systeme BRAUCHT DAS LAND Rubrik Archivista Rubrikl Rubrik2 Land Schweiz N Region Z rich FirmenNummer 1 a i o 3 Ka D a a rz o FirmenName Meier Dokumententyp Brosch re Datenbank archivista Datensatz 1 2 Akte 2 Seite 1 8 Die Statuszeile ganz unten links zeigt Informationen zum aktiven Datensatz welcher Datensatz von wievielen es ist welche Akten nummer die aktive Akte aufweist und auf welcher Seite der aktiven Akte man steht Je nachdem welche Rechte Sie haben k nnen Sie Akten und Sei ten nicht nur suchen sondern auch editieren und l schen Die ver schiedenen M glichkeiten erkennen Sie an den verschiedenfarbigen Reitern bei der Detailansicht Genaueres zum Suchmodus erhalten Sie untenstehend unter 11 2 Genaueres zum Editieren finden Sie unter 11 3 Ansichten e 77 9 2 2 Seitenansicht Die Seitenansicht zeigt die
212. e Textinformation bearbeiten 19 3 2 3 Kopieren eines Barcodes in die Zwischenablage Soll der generierte Barcode in eine andere Applikation bertragen werden so kann der generierte Barcode durch Klicken mit der Maus auf Kopieren in die Zwischenablage kopiert und in jeder beliebigen Windows Anwendung die Bitmap Dateien verarbeiten kann weiterverwendet werden 19 3 2 4 Drucken der erfassten Barcodes Um s mtliche in der Liste erfassten Barcodes auszudrucken klicken Sie auf Drucken Dadurch werden s mtliche erfassten Barcodeinformationen aus dem Feld Erfasste Barcodes zum Drucker bertragen Der Druckvorgang erfolgt ohne Kontrollabfrage 19 3 2 5 Druckoptionen Wenn Archivista BarcodePrint eingerichtet ist m ssen in der Re gel keine Einstellungen vorgenommen werden Trotzdem werden Archivista Sie die Druckoptionen ab und zu ben tigen um das gew nschte Ergebnis erzielen zu k nnen Formular Formular fur D bal Hmm 4816 Code 39 4stellig mittel Drucker 4 192 168 0 98 nete8 Ne08 X Startzeile 1 Startspalte f Zun chst w hlen Sie ber Formular das gew nschte Formular f r den Ausdruck Das bei der letzten Sitzung aktivierte Formular erscheint jeweils bei der n chsten Sitzung als Standardformular Zus tzliche Formulare erstellen Sie ber den Button Knopf For mulare Ebenfalls kann es notwendig sein Formulare anzupassen z B um diese auf der Seite korrekt auszurichte
213. e die ESC Taste Version 2009 1 LCD Display mit ArchivistaBox e 269 45 Integrationsfragen 45 1 Gibt es zur ArchivistaBox eine Mail Archivierung Ja zur ArchivistaBox gibt es eine IMAP kompatible Mail Archivierung die beliebige Ordner berwacht und archiviert Ar chivierte Mails k nnen auch wieder ausgecheckt werden Weitere Informationen finden Sie unter 3 12 2 45 2 Kann ich Office Dateien archivieren und diese wieder auschecken Ja die ArchivistaBox kann ab Release 2009 I mehr als 200 Datei formate ohne externe Plugins verarbeiten Weitere Informationen finden Sie unter 8 11 1 1 oder unter 12 1 45 3 Auf andere ArchivistaBox scannen Wie wir unter 8 11 gesehen haben kann mittels Netzwerkscannern direkt auf eine ArchivistaBox gescannt werden Wenn kein solcher Netzwerkscanner besteht ist es selbstverst ndlich auch m glich ArchivistaBoxen als eigentliche periphere Scanstationen einzuset zen z B ArchivistaBox ROTHORN wobei die Daten aber auf einem zentralen Server gespeichert werden z B ArchivistaBox EL GER Nachfolgend wird das Einrichten einer solchen Scanstation skiz ziert 270 e Auf andere ArchivistaBox scannen 45 3 1 1 Schritt auf dem Server Benutzer einrichten Wenn Sie es nicht bereits getan haben dann richten Sie auf dem Server den Benutzer ein welcher von Ferne in die Datenbank scan nen soll Geben Sie unter Host an von welchen Rechnern der Be nutzer zugreifen darf Es gelten die
214. e dort Ae Suchbegriffe ein und klicken Sie auf rch Seitenansicht _ Weitere Tabellen amp _ Einstellungen Felder definieren _ Druckreporte definie A Tipps und Tricks _ Archivista DirectPrir _ Barcode Verarbeitur _ Zus tzliche Module E L OpenSource Edition E L Fragen amp Antworten Informa n die nicht mehr ins Handbuch aufgen den ko See Sie im Pr ogramm ber das Mena Hilfe tzte Neuigkeiten bew in der Datei read50 t4 im nis Wo Unterschiede in Bezug auf die Versionen Professional Business und Enterprise bestehen erfolgt ein entsprechender Hinweis Wichtiger Him RR Tip Immer wenn Sie dieses Zeichen vorfin deu erhalte n Sie us tzliche Hilfe zum jew eigen The ma 1 3 Unsere Anschrift Wenn immer Sie mit uns in Kontakt treten m chten so erreichen ER k er der folgenden Anschrift ge oa E een Bea Testa eh rokh ele s sta GmbH Postfach CH 3042 Zarich ERBE u Poe tear lene Tel 41 0 1 350 46 74 Fax 41 0 1 350 46 72 E Mail webmaster a ch Jie neus n Archivista finden Sie auf unseren Home Urs Pfister Gesch ftsf hrer Archivista GmbH rchivista net Version 5 1 Unsere Anschrift e k Er LJ Le 4 Svontat FH 297x210mm Ol W A gt W hlen Sie nun das Druckmen nicht aber das Druck Icon Sie gelangen nun zu den Optionen F r uns entscheidend sind prim r dass wir f r die Ausgabe den Archivista Drucker w hlen sowie die Option Prin
215. e gleiche Akte importiert Die Steuerdatei besteht aus dem Kopf in der ersten Zeile sowie aus den zu importierenden Dateinamen der weiteren Zeilen xxxxxArchivista Parameterdatelxxxxx C Programme avinst TEMP EQOOOOBOB BMP C Programme avinst TEMP EQOOOOBOC BMP 33 4 7 4 Tiff Multipage Ctrl 1 Tiff Multipage Dateien zeichnen sich dadurch aus dass sie mehre re Bilddateien physikalisch in einer Seite enthalten Um samtliche Seiten einer Tiff Multipage Datei zu importieren verwenden Sie diesen Men punkt 33 4 8 Exportieren von Seiten Verwenden Sie diese Funktionen um Seiten aus Archivista heraus zu exportieren 186 e Men Seite 33 4 8 1 Exportieren nach Datei en Verwenden Sie diesen Men punkt um Seiten zu exportieren Dabei k nnen die Formate BMP JPEG PNG TIFF und TIFF Multipage verwendet werden Das BMP Format ist Windows Standard und kann deshalb von jedem anderen Windows Pro gramm gelesen werden die brigen Formate ben tigen Sie unter Umst nden bei anderen Betriebssystemen z B Macintosh Bei den Optionen bestimmen Sie ob beim Exportvorgang TIFF und JPEG Dateien komprimiert abgelegt werden sollen Beim JPEG Format muss zudem ein Faktor eingegeben werden 2 ge ringste Komprimierung 255 h chste Komprimierung Zudem kann bestimmt werden ob beim Exportvorgang eine berschreib warnung erfolgen soll oder nicht Durch das Aktivieren des letzten Punktes bei Optionen
216. e k nnen einen solchen Scanvorgang mit der ESC Taste abbre chen Beachten Sie jedoch dass die ESC Taste i d R erst nach vollendetem Scanvorgang der Seite interpretiert wird Die Option Nach jeder Seite Akte er ffnen wird i d R beim Scannen mit dem Stapeleinzug verwendet Sie k nnen damit z B 184 e Men Seite einen Stapel Belege scannen und jeden einzelnen Beleg in eine eigene Akte ablegen 33 4 2 7 Scanvorgang ausl sen Nachdem s mtliche Einstellungen vorgenommen wurden kann der Scanvorgang ausgel st werden W hlen Sie dazu eine der folgen den Optionen Direktes Scannen Scanner wird ohne scannerspezifisches Aus wahlfeld angesprochen Scannen mit Auswahlfeld Scannerspezifisches Auswahlfeld wird mit den aktuellen Einstellungen direkt aufgerufen Dabei wird die Scannerquelle nach dem Scannen nicht geschlossen d h es k nnen mehrere Seiten individuell gescannt werden Die Seite wird nun gescannt Nach dem Scannen k nnen Sie die Seite bearbeiten siehe Men Bearbeiten d h zum Beispiel drehen bzw einen Bereich ausschneiden etc Nicht m glich ist das pixelweise Bearbeiten der Seite Nach dem Erfassen wird die Seite automatisch gespeichert Ein mal gespeicherte Seiten k nnen bis zur Archivierung erneut bear beitet werden Allerdings muss dann die Seite manuell gespeichert werden Men Archiv und Speichern aktuelle Seite 33 4 2 8 Optionen f r Twain Scanner Ansprechung Beachten Sie b
217. e wurde als Office Datei archiviert Sie k nnen die Originaldatei durch Klicken auf den Link zur ck auf die Festplatte spielen bzw direkt ffnen Ist in WebAdmin die Option PDF Dateien erstellen aktiviert dann kann die PDF Datei direkt heruntergeladen werden Ist dies nicht der Fall so wird on the fly die entsprechende PDF Datei erstellt 12 6 Seiten drucken Im Prinzip k nnen Sie einzelne Seiten drucken indem Sie die Sei te in der Seitenansicht gen gend gross darstellen und beim Web Browser die Druckfunktion aufrufen F r einzelne Seiten mag dies eine Option sein Wenn es aber darum geht ber den WebCli ent eine oder mehrere Akten zu drucken dann d rfte dies kaum zweckm ssig sein Version 2009 1 Diese Option muss vom Adminstratoren unter 14 1 15 einge schaltet werden Sofern der Adminstrator die Option f r Sie aufgeschaltet hat er halten Sie unten rechts entsprechende Felder um eine oder meh rere Akten drucken zu k nnen Aktuelle Akte seiten von bis Drucken Mehrere Akten k nnen nur ausgedruckt werden wenn Sie ber Editieren Rechte verf gen In diesem Falle k nnen Sie die Akten ausw hlen und bei Aktuelle Akte die Option Ausgew hlte Ak te n w hlen um mehrere Dokumente gleichzeitig auszudrucken 12 7 Barcode Verarbeitung Wenn Ihr Archivista WebClient 2009 I f r Sie entsprechend eingerichtet wurde k nnen Sie Ihre Belege mittels Barcode Verarbeitung einfach einle
218. eader zur bertragung der Daten zu verwenden MobileMate so Import von Bildern e 275 Auf diese Art und Weise kann eine hohere Flexibilitat bei der Daten bertragung erreicht werden Ausserdem kann die direkte bertragung von der Kamera auf die Box spezielle Einstellungen erfordern die f r den Normalverbraucher nicht berschaubar sind 45 8 2 Ausl sen des Imports Der Computer erkennt dass Sie Bilddateien importieren wollen folgendes Fenster erscheint F Railay Fall i Do you want to import images from the USB device S Yes x No Klicken Sie auf Yes wenn Sie die Bilder importieren wollen Da nach geben Sie Ihr Passwort in folgendes Fenster ein Authentication li A Please enter the password for the archivista user Password A Cancel oe Run Nun gelangen Sie in das Hauptmen 276 e Import von Bildern Archivista image import SEX mnt usbdisk dcim 100casio cimg1627 jpg nt usbdisk dcim L00casio cimg1626 jpg nt usbdisk dcim LOOcasio cimg1625 jpg m Login information _ Select all images _ Deselect all images Host localhost Database archivista User Admin _ All images in one doc Password jr _ Process as text images Fill out filelds in database Field1 Valuel Field2 Value2 JPeg USB stick import c 2007 by Archivista GmbH Hier haben Sie folgende Auswahl e select all images um alle Bilder zum Import auszuwahlen e dese
219. ebenfalls gespeichert 136 e Eine Definition bearbeiten 24 2 Einzelne Definitionen gt Benutzer Mail Archivierung archivmail Felder und Masken gt Archiv verwalten Scannen Neu Name gt Barcodes Editieren gt L s n Formularerkennun g Editieren gt L s gt OCR Definitionen Editieren gt L s n SQL Definitionen Editieren gt L s Export von Akten Mail Archivierung SEKR SR obt 3 3 337 ao a o 2 s gt Datenbank erstellen Abmelden Wenn der Menpunkt Mail Archivierung gew hlt wird erscheinen alle Definitionen f r die Mail Archivierung die in der in WebAdmin aktivierten Datenbank aktiv sind Sollte noch keine Definition bestehen so kann eine solche mit Neu er ffnet werden Mit Editieren und Loschen k nnen die Definitionen bearbeitet werden 24 3 Eine Definition bearbeiten Mail Archivierung archivmail Definition Mail Server Host all mail archivista ch Port f r Anmeldung 143 Benutzerkonto mailgmbh Passwort Verschl sselung SSL O Ordner f r Archivierung xx yy INBOX arbeit Feld f r Absender MailFrom Feld f r Mitempfanger MailCC Feld f r Empf nger MailTo Feld f r Betreff Titel Eigent mer Admin Minimales Alter in Tagen 0 Mails l schen O Nachrichten verschieben nach Nachricht zur ckspielen nach INBOX testrestore Verarbeitungsdefinition ff r Archivierung A4 1 Bit BW Anh nge nicht archivieren O Nicht ak
220. ee ee ae 170 31 9 Fotomodus Shift CtrI F9 2222222020 171 31 10Formatierung Memofelder 172 32 Men Suchen und weitere Men s 173 32 1 Akten Felder ER 173 32 2 Seiten Volltext Ctrl F9 174 32 3 Sortierung aufsteigend CtrI F6 176 32 4 Sortierung absteigend CtrI F7 176 32 5 Alle Datens tze Foi 176 pe eee CECR 176 DEENEN 177 ee ee ee ee ee 177 32 9 Men Hilfe FIJ 178 Inhaltsverzeichnis e 5 33 Seitenansicht 179 37 Druckreporte definieren 223 33 1 Was ist die Seitenansicht 2222220 179 GC Eunktion 223 nn 180 37 2 Report erdffnenl 02 223 ewes eee eee ee an eens 181 1 DC Seite einrichten 223 See a ee oes een ees 182 37 4 Objekte definieren s 225 owe ee eee 188 eee eee eee ee 191 NEE 193 228 38 Publishing Edition II 229 194 LI Langfristigkeit bei Dokumenten 2 229 KEES a 38 2 Das Schneder Abenteuel 229 EENEG 195 Bee ae ee rr cs aan x vou Koad 229 34 3 Tabelle Literatur 2 2 oo oo or We CC se life ICE Gone cx 230 RE 231 jpg B8 6_Selbstragende Archive erstellen 231 we 88 7 Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten 234 197 EE 197 XI Interna 237 35 2 Benutzerverwaltung 199 pee eee ee hee be 205 39 Fremdansteuerung WebClient 238 eee eb bee een en 207 30 1 Automati
221. ei der H he gibt es die Einstellungen fixe und variable H he Erstere ist Standard letztere Einstellung nur beim Text Feld und Kombi Objekt m glich Ist ein Objekt mit variabler H he ak tiviert so erfolgt die H henberechnung aufgrund des konkreten Inhaltes aufgrund des Datensatzes und die H he wird entspre chend berechnet Darunter liegende Zeilen werden entsprechend verschoben Bitte beachten Sie dass bei den variablen einspaltigen Druckreporten die H he der Zellen Zeilen entsprechend den variablen H hen der Objekte berechnet wird sodass die Maxi malh he eines variablen Objektes nur durch die Seitenmasse be grenzt wird Bei den fixen mehrspaltigen Reporten bildet die H he der Zellen die Maximalh he der Objekte Optionen Je nach Objektart sind hier andere Angaben notwen dig Die Erkl rungen bei den Optionen sollten ohne genaue Be schreibung an dieser Stelle verst ndlich sein mit Ausnahme des Kombi Objektes welches relativ umfangreiche M glichkeiten bie tet und nachfolgend beschrieben wird Archivista 37 4 4 1 Kombi Objekte Kombi Objekte sind aus mehreren Text und Feldteilen zusammen gesetzte Felder Dabei m ssen Sie grunds tzlich folgendes Format einhalten xXXxX Feld xxxx Feld Xx xASCII xxxx Nachfolgend die Beschreibung e xxxxx entspricht Text ohne ASCII Sonderzeichen also z B Datum Feld entspricht einem Wert aus einem Feld wobei der Eintrag wiederum zusammengese
222. eichern Im Folgenden sollen die einzelnen Funktionen beschrieben werden e Name der Definition In diesem Feld geben Sie der Definition einen Namen Im Beispiel ist es die Petermann AG e Logo Bilddatei Damit das Logo erkannt werden kann m ssen Sie es als Bild datei gespeichert haben Den Dateinamen f gen Sie in dieses Feld ein e X Position Logo auf Seite mm und Y Position Logo auf Seite mm Sie k nnen sich auch hier das Formular als den 4 Quadranten eines kartesischen Koordinatensystems vorstellen so dass die Breite des Blattes die x Achse und die H he die y Achse bildet Der Nullpunkt also der Punkt von dem aus alle Messungen ausgehen befindet sich im linken oberen Eck wo sich die beiden Achsen schneiden Den jewei ligen Abstand des Logos von diesem Punkt auf der jeweiligen Achse tragen Sie in das jeweilige Feld ein e Anzahl Pixel e Anzahl Konturen Archivista e Toleranz e Bildreduktion e Maximale Rotation Logo e Rotierungsschritte e Genauigkeit bei Logo Wie schon unter 22 erw hnt ist eine genaue Definition des Bereiches in dem sich die zu erkennende Eigenschaft befin det unabdingbar Jedoch ist es wiederum utopisch anzuneh men dass es m glich sei ein Formular einzuscannen ohne es dabei leicht zu verschieben Daher soll eine gewisse Toleranz herrschen In dieses Feld tragen Sie den Genauigkeitsfaktor ein wobei der Faktor 1 eine Genauigkeit von 100 Prozent bedeutet Im obigen Bild ist der
223. eils zun chst den cust Ordner exportieren ehe Sie ihn mit dem neuen Logo versehen aktualisieren 22 4 3 Problematische Logos ab Vordrucken Bei der Verwendung von Vordrucken ist h chste Vorsicht geboten Hommel Hercules Werkz er 52 DE 68519 V FALSCH Hommel HESE Werkzeugl Auf dem ersten Bild sehen Sie einen Teil eines Vordrucks Alles was gr n gedruckt ist ist Teil des Vordrucks Alles was in Schwarz gedruckt ist wurde nachtr glich auf den Vordruck gedruckt Wie Sie unschwer erkennen k nnen ist der Druck schief 134 e Zusammenfassung Wenn Sie nun den gr nen Balken als Logo verwenden k nnen die Objekte nicht sauber positioniert werden weil die Informationen schief zum Logo hier Balken gedruckt wurden Verwenden Sie daher einen Schriftzug hier Hommel dann sind die Objek te zwar schief aber korrekt schief zum Logo gedruckt Die For mularerkennung wird keine Probleme haben die Objekte korrekt auszulesen Hinweis Selbstverst ndlich ist dieses Vorgehen nur m glich falls sich ein Element des individuell gedruckten Bereiches f r die Logo Erkennung eignet Denkbar sind gedruckte Texte ab ca 15 Punkt Schriftgr sse sowie alle Rahmen bzw Linien 22 5 Zusammenfassung Nachstehend werden die einzelnen Schritte noch einmal zusam mengefasst um Ihnen den Umgang mit der F lle an Informationen zu erleichtern 1 Formular mit Logo einscannen 2 Datei exportieren bearbeiten und Logo auf Arch
224. ein Mehrere Maskendefinitionen e 221 so sichern Sie zunachst die Anderungen und rufen das Formular erneut auf um die weiteren nderungen vornehmen zu k nnen 222 e Mehrere Maskendefinitionen Archivista 37 Druckreporte definieren Tutorial zu Druckreporte definieren movie 2min 37 1 Funktion Das Reportmodul verwenden Sie um f r die Haupttabellen soge nannte Druckreporte zu erstellen Dies sind Definitionen um Ihre Daten auszudrucken Immer wenn Sie diesen Men punkt aufrufen gelangen Sie in das Reportmodul ge Archivista Druckreporte definieren Datenbank Tabele Bearbeiten Seite Objekt Hilfe Di el ah a gt on Sex 100 sl SD 20 3 von 3 bersicht 44 Datum Datum Akte Akte Seiten Seiten Das Reportmodul zeigt jeweils eine Seite in einer Voransicht da mit Sie die gew nschten Einstellungen vornehmen k nnen Dabei m ssen Sie Druckobjekte auf der Seite platzieren Um in den Reportmodus gelangen zu k nnen ben tigen Sie Sysop Privilegien Das Definieren von Druckreporten wird nicht derart ausf hrlich beschrieben wie andere Funktionen da einerseits bereits Vorlagen bestehen und sich zudem nur ge bte Benutzer an Druckreporte heranwagen sollten Version 2009 1 Grundsatzlich sind die folgenden Schritte erforderlich um einen Druckreport Druckerdefinition zu definieren 37 2 Report erdffnen Wahlen Sie zun chst die gew nschte Tabelle f r welche Sie einen Druckre
225. eine Mehrfachbeschlagwortung umsetzbar ist anhand von Multi Feldern Zus tzlich gibt es noch weitere Feldty pen die hier nicht behandelt werden Diese sind alle im Handbuch zu finden Kapitel im Handbuch 36 6 Feldobjekt Typ 5 5 5 Feldlisten Tutorial zu Feldlisten Anhand des hier gezeigten Beispiels wissen Sie nun wof r Feldli sten da sind und wie man die Reihenfolge der angezeigten Felder in der Datenbank bersicht ver ndern kann Kapitel im Handbuch Listenfeld Einstellungen an Feld vornehmen Archivista 5 5 6 Bedingte Eingabe Tutorial zu Bedingte Eingabe Hier sehen Sie dass es auch m glich ist ein Feld nur f r einen aus gew hlten Benutzer frei zu geben Alle anderen Benutzer ausser dem priviligierten Benutzer durfen keine nderungen Neueintr ge vornehmen Kapitel im Handbuch Eingabebedingungen 5 6 Datenbanken und Felder und BarcodePrint 5 6 1 Zus tzliche Felder Tutorial zu Zus tzliche Felder Zum Einrichten zus tzlicher Felder in der Datenbank und in der Eingabemaske benutzen Sie die Funktion Felder und Masken un ter Einstellungen im Men Datenbank Kapitel im Handbuch Felder definieren 5 6 2 BarcodePrint Tutorial zu BarcodePrint Das Aussehen des BarcodePrint Formulars wird ber eine Konfi gurationsdatei bestimmt Wenn Sie auf Ihrem eigenen Computer ein Beispiel machen m chten benutzen Sie daf r am besten die Werte dieses Beispiels Kapitel im Handbuch BarcodePrint Form
226. ekt den komprimierten Datenstrom Archivista zu bertragen Dadurch k nnen die Bilddaten weit effizienter zwi schen Scanner und Computer bertragen werden Falls der verwen dete Scanner eine solche Komprimierung unterst tzt k nnnen Sie hier den Komprimierungsfaktor eingeben Beachten Sie dass derzeit einzig einige Fujitsu Scanner diese Option unterst tzen Verwenden Sie 0 keine Komprimierung so wie zwischen 1 schnelle bertragung mit weniger Qualit t und 7 nicht so schnelle bertragung beste Bildqualit t 18 2 12 Doppeleinzugskontrolle Der Fujitsu Scanner verf gt ber eine Ultraschall Doppeleinzugskontrolle die durch das Anklicken dieses K stchens aktiviert wird Mit Hilfe des Ultraschalls kann der Scanner kontrollieren ob wirklich nur ein Blatt gescannt wird Somit k nnen Papierstau und der Einzug mehrerer Bl tter verhindert werden Beachten Sie dass derzeit einzig einige Fujitsu Scanner diese Option unterst tzen 18 2 13 Scanbreite mm Die Scanbreite f r eine A4 Seite betr gt 210mm 18 2 14 Scanh he mm Die Scanh he f r eine A4 Seite betr gt 297mm 18 2 15 Position linker Rand mm Dieser Wert wird bei einigen Scannermodellen ben tigt wenn die Breite des Papiers nicht mit der Breite des von der Scannerlampe aufgenommenen Bereichs bereinstimmt Wenn zum Beispiel mit dem Einzug Bl tter gescannt werden die schmaler sind als US letter dann gen gt es nicht einfach die Scanbreite
227. el in fol gendem Fall Ein Knowledge Archiv wird von den beteiligten Projektleitern fort laufend mit neuen Dokumenten best ckt Jeder Projektleiter ist f r diejenigen Dokumente die er hinzugef gt hat verantwortlich Gleichzeitig kann er die Dokumente einem erweiterten Benutzer kreis zug nglich machen Wird diese Option aktiviert dann erscheint in der Maske das ent sprechende zweite Pulldown Feld mit den Eigent mern Auf diese Weise kann jede mit den entsprechenden Rechten ausgestattete Benutzerin dieses Feld bei Bedarf auf einen zweiten nachrangi gen Eigent mer stellen Selbstverst ndlich gelten die grundsatz lichen Benutzereinstellungen auch in der erweiterten Eigent mer Umgebung Siehe Kapitel 35 2 Das Feld das Sie hier ausw hlen muss ein Definitionsfeld sein Siehe 36 6 3 RichEdit Komponenten deaktivieren bewirkt dass in Memo feldern keine Formatierung z B Kursivschrift mehr m glich ist Diese Funktion wurde f r Firmen mit Niederlassungen in verschie denen L ndern entwickelt Je nachdem mit welcher Sprache die Tastatur belegt ist k nnen sich Inkompatibilit ten ergeben Diese Option f ngt das Problem ab Horizontale Scrollleiste in Tabelle archiv bewirkt dass in der Tabelle archiv eine Scrollleiste ein bzw ausgeblendet wird Mit Elemente in Combo Feldern legen Sie fest wie viele Ein tr ge im RichClient innerhalb von Auswahlfeldern dargestellt wer den Auswahlfelder sind Definitio
228. eliefert Dieses umfasst 30 Tage Unterst tzung zur Inbetriebnahme der ArchivistaBox per Mail und Telefon Daneben erhalten Sie kostenfreien Support ber unse re Supportforen genauso wie Sie wahrend dreier Jahre die jeweils aktualiserte Version der ArchivistaBox erhalten Weiter k nnen Sie w hrend f nf Jahre jederzeit den kostenpflichtigen Support in An spruch nehmen Die Nutzungsrechte der der GPL Lizenz unterste henden ArchivistaBox bestehen unabhangig davon Ben tigen Sie dar ber hinaus Support eine garantierte Reaktions zeit vertraglich vereinbarte Updates so ben tigen Sie zus tzlich zur ArchivistaBox einen Wartungsvertrag Der Wartungsvertrag ist bei Erwerb der ArchvistaBox abzuschliessen bzw r ckwirkend ber die gesamte Zeitdauer Falls Sie noch mit 4 x oder 5 x arbeiten so empfehlen wir Ihnen raschm glichst ein Update auf die ArchivistaBox da sowohl f r die Version 4 x und 5 x keine aktulisierten Versionen mehr angeboten werden Lizenzierung e 13 1 5 4 bliche Garantiegew hrung Archivista GmbH garantiert f r einen Zeitraum von 90 Tagen ab Erwerbsdatum dass die Archivista Applikationen 2009 I im we sentlichen gem ss dieser Dokumentation arbeiten Die gesamte Haftung gegen ber Archivista GmbH besteht nach Wahl von Ar chivista GmbH entweder in der R ckerstattung des Kaufpreises oder in einer Nachbesserung des Programmes Diese Garantie ist bei Missbrauch des Programms oder fehlerhafter Bedienung ver
229. elle der Hauptansicht einnehmen soll hier bestimmen 17 1 3 Erweiterte Icons ausblenden Wenn Sie sich im WebClient anmelden werden zwei Icons zum Scannen und f r den Datei Upload angezeigt Falls Sie diese Icons nicht darstellen m chten muss diese Option aktiviert werden 104 e Felder im Archiv sowie OCR Erkennung 17 1 4 Feld f r Publizieren Das Feld das Sie neben Feld f r Publizieren ausw hlen ist eine Art zweites Eigent mer Feld mit dem eine Akte nicht nur einer Person oder Gruppe sondern zwei Personen oder Gruppen zuge wiesen werden kann F r viele Archive ist diese Funktion irrelevant Es kann aber eine sehr wichtige Funktion sein Zum Beispiel in fol gendem Fall Ein Knowledge Archiv wird von den beteiligten Projektleitern fort laufend mit neuen Dokumenten best ckt Jeder Projektleiter ist f r diejenigen Dokumente die er hinzugef gt hat verantwortlich Gleichzeitig kann er die Dokumente einem erweiterten Benutzer kreis zug nglich machen Wird diese Option aktiviert dann erscheint in der Maske das ent sprechende zweite Pulldown Feld mit den Eigent mern Auf diese Weise kann jede mit den entsprechenden Rechten ausgestattete Benutzerin dieses Feld bei Bedarf auf einen zweiten nachrangi gen Eigent mer stellen Selbstverst ndlich gelten die grundsatz lichen Benutzereinstellungen auch in der erweiterten Eigent mer Umgebung Siehe Kapitel Das Feld das Sie hier ausw hlen muss ein Definitionsfeld
230. em Men punkt gelangen Sie zum zuvor aktiven Datensatz Dies kann der Datensatz sein aus dem eine Verbindung zu die sem Datensatz aufgerufen wurde oder aber auch der letzte aktive Datensatz Archivista 30 5 Einstellungen Bei diesem Men punkt k nnen Sie Archivista 2009 1 individuell auf Ihre Bed rfnisse konfigurieren Informationen zu den Einstel lungen finden Sie in Kapitel 35 weiter hinten in diesem Handbuch 30 6 Seitenansicht F9 Mit dem Men punkt Seitenansicht k nnen Sie zur Seitenansicht wechseln und Seiten vergr ssert darstellen erfassen und bearbei ten Beachten Sie dazu das separate Kapitel 30 7 OCR Einstellungen akt Seite Bestimmen Sie mit diesem Men punkt wie die aktive Seite mit der OCR Erkennung abgearbeitet werden soll Die OCR Definitionen dienen dazu die Seite entsprechend dem Inhalt m glichst genau auszuwerten Dabei k nnen 20 OCR Definitionen erstellt werden siehe Kapitel 33 Die verf gbaren Ein tr ge erscheinen im Men OCR Einstellungen akt Seite und es kann ber dieses Men jeder Seite ein Eintrag zugewiesen werden Der jeweils erste Eintrag der OCR Definition kann ber Ctrl X direkt angesprochen werden Wenn Sie Ausschliessen Ctrl Y w hlen wird die betreffende Seite bei der sp teren OCR Erkennung nicht bearbeitet Ist Er fasst Ctrl Z aktiviert so wird die Seite ebenfalls nicht erkannt Sie k nnen jedoch im Feld Seitentext selber einen Text einf gen
231. en Bitte brennen Sie die ISO Datei als solche und nicht als Datendisk letztere l sst sich nie und nimmer booten 44 7 Installation auf virtuellen Maschine Die ArchivistaBox ist einerseits ein Produkt das Sie als Hardware fixfertig bei Archivista GmbH beziehen k nnen Andererseits ist es auch eine Konfiguration die grunds tzlich jeden PC zur Archivi staBox also zum Archiv Server macht Wenn Sie ber keinen PC verf gen der f r diese Aufgabe frei ist steht Ihnen die attraktive Variante einer Installation in einer virtuellen Box offen Im Folgenden ist das Vorgehen f r die beiden Produkte VMWare Player und VirtualBox beschrieben Selbstverstandlich funktionieren auch andere Virtualisie rungsl sungen allerdings wurden diese nicht mit der ArchivistaBox getestet 44 7 1 Installation mit VirtualBox Seit Januar 2007 ist VirtualBox als OpenSource erh ltlich Es kann allerdings keinem Anwender keiner Anwenderin empfohlen wer den VirtualBox selber zu kompilieren Selbst wenn es denn ginge so fehlt der OpenSource Version f r den Betrieb mit der Archivi staBox ein ganz entscheidendes St ck Software die USB Treiber Bei der vorkompilierten Version liegen die USB Treiber bei sodass wir doch eher den Einsatz dieser Version empfehlen m chten Es 264 e Installation auf virtuellen Maschine sei an dieser Stelle aber darauf hingewiesen dass die vorkompilier te Version nur zum pers nlichen Gebrauch was auch immer das heisse
232. en Zur Information Ein Inch zu deutsch Zoll entspricht 1440 Twips 72 Punkten 25 4 Millimetern bzw 2 54 Zentimetern 33 6 14 Zwei Seiten darstellen F11 Tutorial zu Zwei Seiten darstellen movie 2min Zur komfortableren Durchsicht der Seiten k nnen deren zwei gleichzeitig dargestellt werden Sie erreichen dies durch Aufrufen Archivista dieses Men punktes und erhalten dabei untenstehende Seitenan zeige Nach dem Aufruf zeigen beide Seiten zun chst den gleichen Inhalt an we Archivista Seitenansicht Archiv Akte Seite Bearbeiten Ansicht Makros Hilfe SO dbl gexa sielo saas Im Doppelseitenmodus kann nur immer jeweils eine Seite aktiviert sein d h nur in dieser k nnen Sie navigieren bzw nderungen vornehmen Standardm ssig ist dies die rechte Seite wobei die Seiten paarweise aufgebaut werden Beschreibung siehe unten 33 6 15 Linke Seite aktiviert Shift F11 Aktiviert die linke Seite als aktive Seite Sie erreichen dies auch indem Sie mit der linken Maustaste auf die linke Seite klicken 33 6 16 Rechte Seite aktiviert Ctrl F11 Aktiviert die rechte Seite als aktive Seite Sie erreichen dies auch indem Sie mit der linken Maustaste auf die rechte Seite klicken 33 6 17 Paarweise aufbauen Ctrl Shift F11 Wenn dieser Men punkt aktiviert ist werden die Seiten paarweise dargestellt d h immer die zuletzt angezeigte Seite wird ebenfalls angezeigt die beiden benachbarten Seiten bilden ein Paar
233. en innerhalb der Detailansicht der aktuellen Akte CAE WS Ha U 4 MI Pal in ir nl Akte Seiten Datum gt iviert Titel 8 11 08 2005 Nein ee Archivista Schweiz Z rich 1 Meier Brosch re 10 11 08 2005 Nein Akte Seiten Ordner Datum Archiviert a t Eigent mer a Neve Boxen 5 Volltextabfrage BRAUCHT DAS LAND 7 Titel A Rubrik 2 Rubrikl Archivierung Archivista aq Computer DMS Datenbank archivista Datensatz 1 2 Akte 2 Seite 1 8 Version 2009 1 Sie sehen eine Feldmaske mit leeren Feldern Sie konnen Doku mente nach beliebigen Kriterien ausw hlen 11 2 1 Freitextabfrage M chten Sie Akten und Seiten nicht anhand der Verschlagwor tung ausw hlen sondern m chten Sie nach Textfragmenten in den texterkannten Seiten suchen dann k nnen Sie dies mit der Freitextabfrage tun Yolltertabfrage Das hierzu dienende Fensterchen befindet sich in der rechten obe ren Ecke des Suchformulars Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten der Freitextsuche e Gross Kleinschreibung wird ignoriert e Sie k nnen Wortteile suchen indem Sie am gesuchten Wort einen Asterisk anh ngen z B wortx e Ein Asterisk am Anfang des Suchwortes xwort wird igno riert d h Jawort wird nicht gefunden e Eine Boolsche UND Operation erreichen Sie indem Sie zu erst das eine und dann das andere Wort eingeben z B wort schrift
234. en Archivierte Seiten k nnen selbstverst ndlich nicht mehr aufgeteilt werden 33 5 2 Rotierung Damit k nnen Sie die Seite beliebig rotieren M glich sind die fixen Gradwerte 90 180 und 270 sowie die Eingabe eines freien Wertes in Grad Wenn Sie ein JPG Bild mit den fixen Gradwerten rotieren er scheint auf Ihrem Bildschirm folgende Abfrage Br Archivista E EZ JPEG Datei br iaygmbhiinputlinoogs 400N1C06 DC verlustfrei rotieren Achtung Die Originaldatei wird dabei automatisch berschrieben ven Damit verlustfrei rotiert werden kann benutzt Archivista 2009 1 eine spezielle Subroutine die das urspr ngliche Bild direkt ersetzt Wenn Sie sicher sind dass Sie das Image gedreht im Archivista Archiv haben m chten muss diese Abfrage best tigt werden 33 5 3 Modifizierung Diese Men punkte nehmen entweder an der Aufl sung der Seite oder aber an der Gr sse der Seite nderungen vor 33 5 4 Effekte Bei den Effekten finden Sie Funktionen um gezielt den Inhalt aber nicht dessen Gr sse oder Aufl sung zu modifizieren Sie fin den dabei die gebr uchlichsten Funktionen wie Invertieren Hel 190 e Men Bearbeiten ligkeit Kontrast und S ttigung Gammakorrektur Sch rfen und Weichzeichnen 33 5 5 Alle Einstellungen ber Dialogfeld CtrI H S mtliche Funktionen im Men Bearbeiten sowie zus tzliche Ein stellungen k nnen Sie ber diesen Men punkt vornehmen Eben falls m
235. en d h immer dann wenn etwas geschehen soll welche Ihnen in Archivista 2009 I zur Verf gung stehen fin den Sie in den Men s zweitoberste Zeile im Programmfenster Eine Beschreibung der Men s erfolgt in den n chsten Kapiteln an dieser Stelle wird nur eine kurze bersicht gegeben Im Men Da tenbank finden Sie jene Befehle welche f r die gesamte Da tenbank G ltigkeit haben Im Men Bearbeiten nehmen Sie nderungen an den einzelnen Akten vor oder aktivieren eine be stimmte Akte inkl Suchfunktionen Mit dem Men Auswahl k nnen Sie eine bestimmte Anzahl von Datens tzen zur Bear beitung ausw hlen z B alle Akten vor dem 1 1 1990 und im Men Format finden Sie f r das Notiz Feld Memo Feld die Formatierungsm glichkeiten Im Men Makros schliesslich ru fen Sie zuvor definierte Makros ab eine andere Tabelle z B die Adressen aktivieren Sie ber das Men Tabellen und bei der Hilfe erhalten Sie zus tzliche Informationen zum Programm 29 2 Symbolleiste Die wichtigsten Befehle finden Sie in der Symbolleiste Wenn Sie mit der Maus ber die Symbole fahren erhalten Sie zu jeder Funk tion eine Kurzhilfe 29 3 Tastaturdefinitionen Zu fast allen Men punkten existiert eine Tastaturdefinition Ta staturk rzel Sie finden diese rechts neben dem entsprechenden 158 e Vergr ssern der Seite Men eintrag Das Arbeiten mit Tastaturk rzeln steigert die Effi zienz enorm dies gilt im br
236. en Sie dass diese Jokeroption f r das Freitextsuch feld nicht gilt Bitte sehen Sie f r alle Varianten der Freitextabfrage unter 11 2 1 nach 11 3 Editieren Shift F5 Das Editieren mit dem WebClient geschieht ber ein spezielles Formular Klicken Sie auf den roten Reiter Editieren der Detail ansicht der aktuellen Akte Version 2009 1 ee Ca 2B lle Jf e Palo Il I Aktion w hlen o 11 08 2005 Nein 11 08 2005 Nein 1 Seiten 10 Ordner 1 Datum 11 08 2005 Archiviert Nein box systems english Datenbank archivista Datensatz 2 2 Akte 1 Seite 1 10 Sie erhalten die speziell f r die Belange Ihrer Firma und Ihren Benutzertyp eingerichtete Editiermaske Je nach Benutzerrechten und Wirkungskreis k nnen gewisse Felder f r Sie gesperrt sein w hrend andere durch Sie mit Feldinformationen gef llt werden sollen Ausserdem gibt es auch beim Ausf llen der Felder verschie dene Varianten Untenstehend sind sie aufgef hrt Zum Zweck der durchgehend konsequenten Verschlagwortung in nerhalb einer Datenbank ist den einzelnen Benutzern die Ent scheidung wie sie beschlagworten sollen weitgehend abgenom men Je gr sser die Datenmenge in der Datenbank desto wich tiger ist die Einschr nkung der m glichen Eingaben beim Erfas sen der Akten Dokumente Lassen Sie sich von Ihrem System Administratoren Ihre spezifische Editiermaske gut erkl ren Im Folgenden gebe
237. en USB Datentr ger wieder entfernen k nnen Dr cken Sie OK 45 8 3 berpr fen des Imports im WebClient Im WebClient haben Sie die M glichkeit in den Fotomodus zu schalten Dies erreichen Sie durch einen Klick auf das Baumsym bol das sich in der Kopfleiste befindet Die von Ihnen archivierten Bilder erscheinen dann wie in einer Fotogalerie Dies hat nat rlich den Vorteil dass Sie alle Bilder auf einmal sehen und schnell zwischen den einzelnen Aufnahmen hin und her schalten k nnen Den Fotomodus k nnen Sie durch einen erneuten Klick auf das Baumsymbol verlassen RI TABELLENMODUS Bia aaa 4 M FOTOMODUS Version 2009 1 Ausserdem k nnen Sie im WebClient sowohl im Fotomodus als auch im normalen Modus durch einen Klick auf den blauen Reiter Ansicht die Exchangeable Image File Format Information also die Exif Informationen abrufen Dokumententyp File name mnt usbdisk dcim 100casio cimg1620 jpg File size 642970 bytes File date 2007 07 16 08 07 26 Camera make CASIO COMPUTER CO LTD Camera model EX S500 Date Time 2007 07 16 08 07 25 Resolution 1600 x 1200 Flash used No Focal length 6 2mm 35mm equivalent 38mm Exposure time 0 0010 s 1 1000 Aperture f 4 3 Whitebalance Auto Metering Mode matrix Exposure program auto 45 8 4 Photos mit Text Der Import von fotografierten Textdokumenten geschieht fast analog zum Import von Fotos mit e
238. en bereiten da diese auf die genaue Position der Erkennungs merkmale angewiesen ist Bei der Logoerkennung wird das Logo das zuvor im System gespei chert wurde erkannt Anhand der Position des Logos ist es dem System nun m glich zu erkennen ob das Formular beim Einscan nen verrutscht ist und dies wenn n tig zu korrigieren so dass die Erkennung des Formulars ohne Probleme erfolgen kann 22 4 1 Erstellen Logoerkennungsdefinition Um eine neue Logoerkennungsdefinition zu erstellen gehen Sie wie folgt vor Unter dem Men punkt Formularerkennung in WebAdmin finden Sie den Unterpunkt Logoerkennung Wenn Sie diesen ffnen erscheint folgendes Bild Logo Erkennung archivista Neu Name Editieren L schen bb Editieren L schen kisling Durch einen Klick auf das Feld Editieren k nnen Sie bereits erstellte Logoerkennungsdefinitionen bearbeiten und durch einen Klick auf das Feld L schen eben solche l schen Um eine neue Definition zu erstellen klicken Sie auf Neu Daraufhin erscheint folgende Maske auf Ihrem Bildschirm 132 e Logoerkennung Logo Erkennung archivista Name der Definition Petermann AG Logo Bilddatei petermann png X Position Logo auf Seite mm 25 0 Y Position Logo auf Seite mm 25 0 Anzahl Pixel Phase 1 Anzahl Konturen Phase 2 Toleranz Phase Ai Bildreduktion Phase A Maximale Rotation Logo Phase 2 Rotierungsschritte Phase 2 Genauigkeit bei Logoerkennung Phase 3 0 7 Zur ck Sp
239. en der ORDER BY Bedingung bewirkt dass keine Sortierung erfolgt Beispiel Laufnummer gt 0 ORDER BY Datum DESC Laufnummer DESC Kapitel 21 SQL Definitionen e 127 22 Formularerkennung 22 1 Einleitung Mit der Formularerkennung k nnen gescannte Belege die den glei chen Aufbau haben automatisch verarbeitet werden Angenommen wir m chten Lieferantenrechnungen archivieren Der Aufbau der Rechnungen ist jeweils gleich D h wir finden an fi xen Positionen das Datum der Rechnung sowie die Rechnungsnum mer Wir m chten nun beide Informationen automatisch aus den jeweiligen Rechnungen Formularen in die entsprechenden Felder unseres Archivs bertragen und die Akten entsprechend aufge teilt archivieren Das heisst dass wir in einem Durchlauf s mtliche Rechnungen scannen die Formularerkennung diese korrekt in ein zelne Akten mit Rechnungsnummer und Datum beschlagwortet aufteilt und im Archiv ablegt Damit dies mit der ArchivistaBox funktioniert m ssen in WebAdmin Formulare erfasst werden Anschliessend k nnen die se bei den Scandefinitionen siehe 18 aktiviert werden Gestartet wird die Formularerkennung beim Scannen im WebClient siehe 12 2 Mit der Formularerkennung k nnen mehrere Formulare verwaltet werden Diese werden in WebAdmin und dort beim Men punkt Formularerkennung definiert Dort k nnen in Masken einzel ne Formulare erfasst werden wobei eine Maske einer Formularde finition entspricht Innerhalb ein
240. en einer Seite speichern Mit go_action amp action savepage kann eine zuvor z B ro tierte Seite gespeichert werden Erweiterter Zugriff e 243 39 2 9 8 OCR Definition f r Seite ndern Mit go_actionsaction ocrpage x kann einer Seite eine neue OCR Definition zugewiesen werden Damit kann erreicht wer den dass beim n chsten Aufruf der Texterkennung OCR die se Seite mit der neu zugewiesenen OCR Definition abgearbeitet wird 39 2 9 9 OCR f r Seite auf erledigt setzten Mit go_actionsaction ocrdone wird eine Seite als f r die OCR Erkennung als erledigt gesetzt d h sie wird nicht f r die Texterkennung herangezogen 39 2 9 10 Seite von der OCR ausschliessen Mit go_actionsaction orcexclude wird aktuelle Seite von einer jeden Texterkennung ausgeschlossen Diese Option sollte dann zum Einsatz kommen wenn innerhalb von Akten bestimmte Seiten nur Bilder enthalten da die OCR Texterkennung bei Bildern weder brauchbaren Text ausliefert noch besonders schnell arbeitet 39 2 9 11 OCR Definition auf Akte bertragen Mit go_actionsaction ocrselectdoc wird die OCR Einstellung der aktuellen Seite auf die gesamte Akte bertragen 39 2 9 12 OCR Definition auf Auswahl bertragen Mit go_action amp action ocrselectdocall wird die OCR Definition der aktuellen Seite auf alle Akten der angezeigten Akten Ubertragen 244 e Erweiterter Zugriff 39 2 10 Seite n ausdrucken Mitgo_printsprint_from x amp print_to y kann eine
241. en kann 30 3 1 2 HTML Export in der Tabelle Archiv Beim HTML Export wird eine fixfertige HTML Publikation er stellt Auf der Hauptseite finden s mtliche Informationen der ein zelnen Akten Platz auf den Unterseiten wird jeweils eine Seite in der Aufl sung der Bildschirmkopie jedoch stark komprimiert als JPEG Datei dargestellt Die Navigation erfolgt ber die oberste Zeile innerhalb der Unterseiten wobei Home Gehe zur Haupt seite lt lt lt vorige Akte lt lt erste Seite der Akte lt vo Version 2009 1 rige Seite gt n chste Seite gt gt letzte Seite der Akte sowie gt gt gt nachste Akte bedeuten Beachten Sie beim HTML Export dass der Vorgang immer die aktuelle Auswahl einschliesst d h die Auswahl der Akten muss vor dem Export erfolgen Beim HTML Export k nnen einige Einstellungen vorgenommen werden um das Aussehen der HTML Publikation individuell zu bestimmen Created Link Wahlweise k nnen Sie den Datenbanknamen sowie Created with Archivista bei Archivista Business und Enterprise ein oder ausschalten Ein Titel kann f r jede HTML Publikation einzeln bestimmt wer den Maximale Breite Mit diesem Parameter bestimmen Sie die Brei te der Bitmaps innerhalb der Einzelseitenansicht Damit k nnen Sie Ihre HTML Publikationen bequem in bestehende Homepages z B Frames einpassen Vorlage Optional kann eine Vorlagendatei verwendet werden Bit te beachten Sie die Hinweise
242. en kann 33 5 1 Bereich Gr sse Tutorial zu Bereich movie 2min 5 4 1 Verwenden Sie die ersten acht Men punkte des Men s Bear beiten um einen Bereich bzw die Gr sse der aktiven Seite zu ver ndern F r die ersten f nf Men punkte ben tigen Sie die Maus 33 5 1 1 Markierung vornehmen Ctri Ins Nach dem Aufruf ver ndert sich zun chst der Mauszeiger aus dem Zeiger wird ein Kreuz Klicken Sie nun mit der linken Maustaste an eine beliebige Stelle auf der Seite halten Sie die linke Taste ge dr ckt und fahren Sie mit der Maus an eine andere Position dabei erscheint ein Rahmen Sobald Sie die linke Maustaste loslassen wird der Rahmen in die Zwischenablage kopiert 33 5 1 2 Einf gen aus Markierung Shift Ins Nach dem Aufruf ver ndert sich der Mauszeiger in einen Pfeil nach oben Positionieren Sie die Maus an jene Stelle wo der zuvor markierte Bereich eingef gt werden soll und klicken Sie kurz auf die linke Maustaste der Bereich wird an der gew nschten Stelle eingef gt 33 5 1 3 Markieren und L schen Shift Del Das Vorgehen ist zun chst identisch zu jenem bei Markierung vornehmen Ctrl Ins allerdings ist die Wirkung eine vollkommen andere da der markierte Bereich nicht kopiert sondern gel scht wird Version 2009 1 Beim L schen von Bildteilen kann beim Loslassen der linken Maustaste und gleichzeitigem Dr cken der Shift Taste erreicht werden dass mehrere Bildpartien direkt nacheina
243. en mehrspaltigen Reporten mit fixen Zellen und einspaltigen Reporten mit variablen Zellen wobei hier nur jeweils eine Spalte m glich ist Die Sortierung f r die R ckseite bewirkt dass die Spalten beim Ausdruck vertauscht werden D h mit anderen Worten die Spalte ganz links wird rechts aussen gedruckt jene auf der rechten Seite ganz links usw Weiter kann hier festgelegt werden ob Trennlinien zwischen den Bereichen Zellen gedruckt werden sollen 37 3 4 Hauptbereich Hier erfolgen die Angaben f r die einzelnen Zellen der Druckre porte Unter Zellen verstehen wir jenen Bereich auf dem jeweils Archivista ein Datensatz gedruckt wird Die Anzahl Zellen ergibt sich aus den Werten Zeilen mal Spalten Bei den variablen Druckreporten ist nur eine Spalte m glich Auch sollten Sie bei den variablen Druckreporten die Anzahl der Zeilen so eingeben dass die resultierende H he dem Minimalbe darf entspricht die jede Zeile einnehmen soll Sollte sp ter eine Zeile mehr Platz ben tigen aufgrund eines Objektes mit varia bler H he so wird die Zeilenh he entsprechend vergr ssert mit anderen Worten die Zeilenh hen sind variabel Die erste Zelle des Reportmodules auf dem Bildschirm blau gezeichnet dient sp ter zur Plazierung der Druckobjekte die in jeder Zelle d h je Datensatz vorkommen sollen 37 4 Objekte definieren Unter Objekten verstehen wir im Prinzip Platzhalter um bestimm te Daten auszudrucken Je R
244. en s mtliche Da tens tze angezeigt d h auch jene welche einem anderen Ei gent mer zugewiesen sind Allerdings k nnen einem anderen Ei gent mer zugewiesene Datens tze nicht bearbeitet werden S mtliche lesen S mtliche bearbeiten S mtliche Datens tze werden angezeigt und k nnen bearbeitet werden Sysop Privilegien S mtliche und Einstellungen S mtliche Da tens tze werden angezeigt und k nnen bearbeitet werden Zus tz lich hat der Benutzer Zugriff auf s mtliche Einstellungen Stellen Sie sich den Sysop als eine Art Superbenutzer vor da er die Rechte aller brigen Benutzer bestimmen darf Normalerweise melden Sie sich als Sysop nur an wenn Sie nderungen bei den Einstellungen vornehmen wollen 35 2 1 8 Neue Akten mit Eigent mer Tutorial zu neue Akte mit Eigent mer movie 2min Mit diesen beiden Optionen k nnen Sie festlegen ob ein Benutzer Akten er ffnen kann und mit welchem Eigent mer die entspre chende Akte er ffnet werden soll Sofern ein Benutzer keine Rechte zum Er ffnen von Akten hat kann der betreffende Benutzer auch keine Akten l schen 35 2 2 Zugriff auf Datenbank Bei der Option SQL Definition k nnen Sie festlegen welche Ak ten der Benutzer nach dem Anmelden in Archivista vorfinden soll Die eigentliche Definition erfolgt bei den SQL Auswahldefinitionen siehe unter Kapitel 35 6 Mit der Option Maskendefinition k nnen Sie festlegen welche Feldmaske d h welche Felder e
245. en vormerken Mit diesem Men punkt k nnen Sie eine Akte vormerken um die Seiten der Akten sp ter einer anderen Akte anzuf gen 33 3 7 Vorgemerkte Seiten in Akte einf gen Vorgemerkte Seiten k nnen mit diesem Men punkt der aktuellen Akte zugef hrt werden 33 4 Men Seite 33 4 1 Grundfunktionen Verwenden Sie die ersten sechs Men punkte innerhalb dieses Men s um bequem innerhalb einer einzelnen Akte zu bl ttern Die ersten sechs Men punkte sind deckungsgleich zu Kapitel behandelt 33 4 2 Scannen mit Auswahl F2 Tutorial zu Scannen mit Auswahl movie 2min 5 2 1 Tutorial zu Scannen mit Auswahl movie 2min Diese Funktion verwenden Sie um Seiten ber Ihren Scanner ein zulesen Nach dem Aufruf der Funktion gelangen Sie zum nach folgenden Formular Archivista Archivista Seiten erfassen mit Scannen D efinitionen Art des Scannens Optionen e Schwarz Weiss Helligkeit 4 nan n 8 eu L schen Fuweisen Graustufen 8 Bit Kontrast 1 Farbe 24 Bit Gamma 1 5 Ad Grau Ad Farbe A5 Broschure US letter RAA US letter gray US letter colour Scanauflosung Gew nschte Auflosung in dpi 300 Yorgaben verwenden M Setteneinstellungen Scanbreite 208 mm Position linker Aand jo mm Scanhohe 235 mm Position oberer Aand jo mm Rotation Hachbearbeitung 2 A Sp tere DCR Erkennung Deutsch x gt Seite in Mitte teilen 1 Makro Keine Makr
246. en wurden erscheinen in der Spalte Feldcode Der dem Zah lencode im WebClient zugewiesene Code erscheint in der Spalte Code N here Informationen zum Editieren der Felder im Web Client finden Sie im Kapitel Beispiel Es soll ein System entwickelt werden in dem jeder Firma eine Nummer zugewiesen werden soll Der Name der Firma sei Petermann AG Daher muss nun zuerst das Feld Firmenname erstellt und dann dem Feldtypen Definition zu gewiesen werden Dieses Feld erscheint in der Feldliste in der Spalte Felddefinition Im WebClient f gt man dem Feld Firmenname Petermann AG hinzu welches daraufhin in der Spalte Definition zu finden ist Um dieser Firma eine Firmen nummer zuzuweisen legt man das Feld Firmennummer an und weist ihm den Feldtyp Zahlencode zu Die Codes f r die Fir men lassen sich im WebClient zuteilen und erscheinen dann in der Spalte Code gt Laufnummer gt Felddefinition Definition Feldcode Code gt Id 21 Firmenname Petermann AG Firmennummer 2 0 Der Sinn des Multifeldes ist es innerhalb einer Akte meh rere gleichartige Schlagw rter erfassen zu k nnen Der Feldtyp Multi ist ebenfalls dem Feldtyp Definition untergeordnet Somit muss jedes Multifeld mit einem Definitionsfeld verlinkt werden Vergleiche Kapitel 11 3 5 Archivista Module e 49 Bei einem Multifeld erscheint das Feld mit dem Definitionstyp Definition in der Spalte Felddefinition und das Feld mit dem Definitionstyp Multi in der Spalte Defi
247. end zeigen wir Schritt f r Schritt auf wie Sie das Pro gramm starten neue Akten mit Archivista er ffnen und dem Ar chiv Seiten hinzuf gen Es wird davon ausgegangen dass Sie Ar chivista 2009 I bereits installiert und die Datenbank eingerichtet haben Sollte dies nicht der Fall sein arbeiten Sie bitte zun chst das Kapitel 3 durch Beachten Sie die Online Tutorials die anhand von Filmen Schritt f r Schritt das Arbeiten mit Archivista zeigen Das Online Tutorial finden Sie auf der CD und oder auf unseren Homepages www archivista ch 28 2 Programmstart Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfl che Start am unteren Bildschirmrand und bewegen Sie die Maus auf Programme Dar in finden Sie den Eintrag Archivista 2009 1 d und in diesem das Programm Archivista 2009 1 Klicken Sie auf diesen Eintrag das Programm wird gestartet Je nach Version bzw ob Sie bereits Benutzer innen eingerichtet haben gelangen Sie mit oder ohne Anmeldungsformular direkt ins Programm Sollte eine Passwortabfrage erscheinen geben Sie bitte Host Server Datenbank Benutzername und Passwort ein Diese In formationen sollten Sie in diesem Falle vom Systemadministrator zugeteilt erhalten haben 154 e Programmstart Archivista Neue Datenbank w hlen Host Iosalhost Datenbank archiv Benutzer root Abbrechen Passwort 28 2 1 Verkn pfung zur Datenbank Wenn Sie auf dem Desktop eine Verkn pfung zum Programm er s
248. enden Archive jederzeit auch wieder so installierbar sind dass weitere Daten hinzugef gt werden k nnen So gesehen sind wir dankbar dass bei der Windows Firewall da mals die lokalen Ports zu waren es hat uns das Fenster ge ffnet um eine L sung zu erarbeiten die auf alle Seiten weit offener ist als die bisherige Publishing Edition Denn mit der neuen L sung die selbstverst ndlich zu 100 Prozent OpenSource ist ben tigen wir weder eine Windows Lizenz noch m ssen wir die irgendwelche Versionsnummern und ServicePacks als Voraussetzung anf hren Alles was wir ben tigen ist a Ein Rechner mit 256 MByte RAM oder b eine virtuelle Box mit ebenfalls 256 MByte Alles ande re erledigt die ArchivistaBox und die erstellen Publishing Archive gerne f r Sie Wir sind der Ansicht dass die r mische Zwei in der Kapitel ber schrift daher gerechtfertigt ist und w nschen uns und Ihnen viel Spass mit der neuen Publishing Edition 38 4 Warum sich Quellformate nicht eignen Doch wie k nnen wir Dokumente langfristig und sicher erhalten Warum eignen sich Quellformate z B Word Dateien dazu nicht und warum sollten wir selbst bei PDF Dokumenten obwohl sie als Portable Document Format angepriesen werden nicht als solche belassen Ganz einfach weil wir dazu m chtige Program me ben tigen um die Information anzeigen zu k nnen All diese Dokumente enthalten Schriftzeichen mehr oder minder exotische Schriften z T ausf hrbaren Code s
249. entspre chende Volltextsuchabfragen mangels Volltext ja nicht beantwor tet werden k nnen 17 1 10 Seitentext in Ansicht darstellen Die Funktion Seitentext in Ansicht darstellen gibt Ihnen die M glichkeit im WebClient unter Ansicht den Text der aktuellen Akte einzusehen 106 e Weitere Optionen VE SCOIQCNLE 2 Rubrikl DMS on Rubrik Land Schweiz Region Z rich FirmenNummer 1 FirmenName Meier Dokumententyp Brosch re box svstem NEUE BOXEN BRAUCHT DAS LAND Im Jahre 1993 ist Archivista als DMS und Archivierung entsta damals und im brigen auch heute noch nienti keine ander Dokumente zu 100 Prozent applikationsneutral verwaltet Diese Funktion erweist sich als ausserordentlich n tzlich wenn man den Text der Seite ohne Graphiken Barcodes zusam menh ngend kopieren m chte Abschalten sollte man diese Funktion nur wenn man die Akten ins Internet stellen m chte weil eventuelle OCR Erkennungsfehler sich dabei als St rfaktor erweisen k nnten 17 2 Weitere Optionen 17 2 1 Eigent mer ausblenden Feld Eigent mer ausblenden E Start mit Photomodus E EA Download Link anzeigen Die Aktivierung des Feldes Eigentumer ausblenden bewirkt dass das Feld Eigent mer unter Ansicht im WebClient nicht er scheint Diesem Feld kann man entnehmen welchem Benutzer oder welcher Benutzergruppe die aktuelle Akte gehort Auf welche Akten ein Benutzer Zugriff hat wird unter beschrieben H u
250. eport k nnen maximal 50 Objekte pla ziert werden Verwechseln Sie die Objekte nicht mit den Reporten Im Gegensatz zu den Reporten werden die Objekte nicht ber das Men Bearbeiten erstellt sondern ber das Men Objekt mit den Men punkten Hinzufiigen Duplizieren und Entfernen Mindestens ein Objekt muss jedoch im Druckreport verbleiben Sie k nnen die Objekte manuell auf der Seite plazieren indem Sie das gew nschte Objekt mit der Maus anklicken oder dieses ber den Men punkt Ausw hlen bestimmen Das aktivierte Objekt erscheint nun farbig umrandet Gr sse und Breite des aktiven Ob jektes k nnen Sie mit der Maus festlegen mit der linken Maustaste unten rechts das Objekt anfassen die Maustaste gedr ckt halten und die Maus bewegen Die weiteren Einstellungen finden Sie im Men Objekt Alternativ k nnen Sie bei aktiviertem Objekt die rechte Maustaste dr cken das Men Objekt erscheint ebenfalls Folgende Einstellungen finden Sie in diesem Men 37 4 1 Druckreihenfolge Damit bestimmen Sie die Reihenfolge mit der die Objekte ge druckt werden Was zuletzt gedruckt wird kommt zuoberst aufs Papier wobei Grafikobjekte die Textobjekte berdecken wenn Sie nach den Textobjekten gedruckt werden 37 4 2 Art des Objektes Derzeit gibt es f nf Objektarten e Feld Objekte enthalten ein Feld aus der entsprechenden Tabelle e Text Objekte enthalten Text z B aktuelle Seitennummer e K
251. er Definition legen wir anhand von Objekten fest wo auf dem Formular sich eine Information z B Rechnungsnummer befindet welchem Typ z B Zahlfeld sie ent spricht und in welchem Feld im Archiv die Information abgelegt werden soll Dank guter OCR Erkennung funktioniert das Auslesen der Infor mation soweit gut w re da nicht das Problem dass es beim Scan 128 e Formulare verwalten nen gewisse Ungenauigkeiten geben kann Der Beleg wird nicht ganz gerade gescannt die Seite wird einen Millimeter fr her oder sp ter eingezogen oder die Seite wurde bereits leicht schr g ge druckt F r all diese F lle gibt es die Logoerkennung Dank dieser wird zun chst auf der Seite das Logo gesucht und anschliessend erfolgt die Positionierung der Objekte relativ zum Logo Damit k nnen die Objekte haargenau ausgelesen werden ganz egal wie schr g die Seite gescannt wurde Wenn immer m glich sollte die Logoerkennung zusammen mit der Formularerkennung verwendet werden Ist dies nicht m glich weil z B die Belege gar kein Logo enthalten so m ssen die ent sprechenden Bereiche grossz gig er ca 3 Millimeter angegeben werden Nachfolgend werden die Funktionen zum Erfassen der Formulare beschrieben Jede Maskendefinition entspricht dabei einer Formu lardefinition 22 2 Formulare verwalten Bei der Formularerkennung k nnen mehrere Definitionen verwaltet werden 22 2 1 Definition w hlen Um eine andere Definition als die erste z
252. er Module aktiviert werden ERP L sung aktivieren e 145 Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt F3 Archivista Weboontig Alt F11 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista rodule Datensicherung Verschluesselung POF Server FTP Server Mailserver Datenbank Systeri Fernzugriff Beenden Alt F1 Archwista Module ArchivistaERP Installation Wizard Welcome to the ArchivistaERP Installation Wizard KW f f ARCHIVISTA H d A Please enter the database name and the root password Database Name farchivistaerp Password Company Name f raining Co Accounting scheme de_CH new sql Usemame admin Password AccessLog Workflow Feldlisten BarcodePrint ArchivistaE RP Email jinfo trainingcoxyz ch Re Passwo Please note ArchivistaERP is released under the GNU General Public License By clicking install you are accepting the license iii se Archivista ERF ArchivistaERF starten DatenbankenfBenutzer einrichten ERP Sustern aktivieren ERP System deaktivieren m e Database name Name der gew nschten Datenbank ERP System einschalten SE DENE IS EURE nS EE EE e Password root Passwort der ArchivistaBox Passwort X cancel S Run e Company Name Name ihrer Firma sp ter nderbar T Unnamed e Database scheme Kontenplan derzeit de_CH new sql ERF System eingeschaltet ES en_US new sql en_US demo sql e EMail Gew nschte E Mail Adresse f r admin Ben
253. er auch fast alle Digital Kopierger te an derer Marken weisen diese M glichkeit auf Vom Kopierger t m ssen Sie sicherstellen dass eine Anmeldung mit dem Typ ftp erfolgt Als Benutzernamen ist ftp zu verwen den Als Passwort verwenden Sie das zuvor festgelegte Passwort Damit die ArchivistaBox nun weiss welche Dokumente wie zu verarbeiten sind m ssen die gescannten Dokumente in bestimmte Ordner hochgeladen werden An erster Hierarchiestufe steht dabei der Dokumententyp i d R tiff oder pdf sowie an zweiter Stelle die gew nschte Archivista Datenbank Dazu zwei Beispiele e Schwarzweiss Scans f r die Datenbank archivista e Tf archivista e Farb Scans f r die Datenbank archiv44 pdf archiv44 Archivista 8 11 1 3 Scannen mit AXIS Document Servers Eine spezielle Rolle nehmen die AXIS Document Servers ein Im Folgenden wird in kurzen Worten beschrieben wie ein AXIS Do cument Server eingerichtet wird so dass mit ihm direkt in eine ArchivistaBox gescannt werden kann AXIS 7000 Document Server konfigurieren Der AXIS Do cument Server ist ein Ger t das mit einer Reihe von handelsubli chen Scannern verbunden werden kann und das aus gewohnlichen Scannern Netzwerkscanner macht AXIS Document Servers sind sehr einfach in der Handhabung und mit ihnen lassen sich eventu elle Treiberprobleme elegant umgehen F r eine ausf hrliche Beschreibung und Betriebsanleitung verwei sen wir auf die Homepage www a
254. er internen mysql Verwaltungsdatenbank nach ob in der Tabelle tables_priv ent sprechende Eintr ge f r den Benutzer vorhanden sind Ist dies der Fall darf der Benutzer mit richtigem Passwort auf eine Archivista Datenbank grunds tzlich zugreifen Allerdings m ssen wir nun noch die benutzerspezifischen Informationen aus der Archivista Datenbank in der Tabelle user auslesen Dabei wird berpr ft ob zum angemeldeten Benutzer in dieser Tabelle ein Eintrag be steht der bei den Feldern User und Host die gleichen Eintr ge Sauberes Anmelden in Archivista Datenbanken e 253 besitzt wie die interne MySQL Datentabelle tables_priv Ist dies der Fall kann die Anmeldung definitiv erfolgen 41 4 Dateiname einer ausgelagerten Seite Nachdem wir nun wissen wie wir auf eine Archivista Datenbank zugreifen k nnen m chten wir anhand einiger Perl Zeilen exem plarisch aufzeigen wie wir aufgrund einer Datenbankabfrage die entsprechenden Bitmap Seiten in den entsprechenden Verzeichnis sen finden sub GetDateiName my Smodus shift A bzw B Kopie my Sakte shift Aktennummer my Sseite shift gew nschte Seite return Smodus FileName Sakte 5 FileName Sseite 2 sub FileName my Seingabe shift my Sanzahl shift my res resl Sout while Seingabe 0 Sres Seingabe 26 Sresl Sres 65 Sout chr resl Sout Seingabe Seingabe Sres Seingabe Sei
255. eranzeige Die Volltextindizierung bietet einen bequemen Zugriff auf die Sei tentexte Je gr sser die Archive aber werden desto mehr Treffer werden klassischerweise durch Volltext Abfragen generiert Des halb arbeitet die Volltextabfrage innerhalb von Archivista 2009 1 immer in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Auswahl d h normalerweise sollten Sie zun chst bestimmte Akten aufgrund der Verschlagwortung suchen und erst dann mit der Volltextabfrage die entsprechenden Seiten auf Volltexttreffer durchsuchen Letztlich n tzt Ihnen eine Volltextabfrage die 34 234 Treffer ge neriert wenig und die gesamten Treffer werden Sie auch nicht alle durchbl ttern wollen Aus diesem Grunde ist Archivista 2009 1 so voreingestellt dass maximal nur jeweils 1 000 Treffer je Abfrage dargestellt werden 32 2 2 1 Anzahl der Treffer beeinflussen Sofern Sie ein reines volltextbasierendes Archiv aufbauen was wir an dieser Stelle ausdr cklich nicht empfehlen m chten k nnte es Seiten Volltext Ctrl F9 e 175 w nschenswert sein dass Sie die Anzahl der Treffer beeinflussen k nnen Dies kann in Archivista 2009 I zwar erreicht werden wo bei gleichzeitig darauf hingewiesen werden soll dass ein ndern der Werte die Geschwindigkeit in gr sseren Archiven insb im Netz werk massiv beeinflussen kann Zudem setzt das ndern den Ein satz entweder des MySQL Konsolenprogramms mysql oder eines MySQL Frontends voraus Zur Not kann auch eine V
256. erbasierte Archivierung sichergestellt Die ArchivistaBox ist unabh ngig von bereits benutzten Be triebssystemen sie arbeitet mit Windows Unix und Ma cOS X zusammen Die Inbetriebnahme ist einfach einstecken und loslegen Version 2009 I 6 2 Modell DOLDER 6 2 1 Hardware Die ArchivistaBox DOLDER wird als l fterlose Embedded Box ausgeliefert Geode LX800 Prozessor 600 MHz Prozessor 256MB RAM l fter los 2xUSB LAN VGA CompactFlash Harddisk mit minimal 32GB SSD 12 Volt DC Stromanschluss Produkt nderungen bleiben aufgrund der schnellen Entwicklung bei der Hardware vor behalten 6 3 Modelle RIGI und SANTIS 6 3 1 Hardware Modelle RIGI und SANTIS e 35 Die ArchivistaBoxen RIGI und SANTIS werden als l fterlose Embedded Boxen ausgeliefert VIA C7 Prozessor 1 2GHz Prozessor 512MB RAM l fterlos 2xUSB LAN VGA 2 5 Zoll ATA HD mit minimal 32GB SSD 12 Volt DC Stromanschluss Produktanderungen bleiben aufgrund der schnellen Entwicklung bei der Hardware vorbehalten 6 3 2 Leistungsumfang Rigi Einplatzversion inkl OCR fiir maximal 20000 Akten pro Daten bank Total f r ca 100 000 Seiten pro Datenbank 6 3 3 Leistungsumfang S ntis Mehrplatzfahige Version inkl OCR f r maximal 20 000 Akten pro Datenbank Total f r ca 100 000 Seiten pro Datenbank 6 4 Modell PILATUS 6 4 1 Hardware Die ArchivistaBox PILATUS ist ein industrietauglicher PC mit fol gender Ausstattung Intel Mobil
257. erbindung ber ODBC aufgebaut werden Wenn Sie die nachfolgenden Werte ver ndern so erfolgt das auf eigene Gefahr Insbesondere ist keine Hilfestellung im kosten freien Support machbar Sollten Sie an dieser Stelle nur Bahnhof verstehen so belassen Sie die Voreinstellung so wie sie ist Nun gut wenn Sie sich nicht davon abhalten lassen m chten nderungen in der Tabelle parameter vorzunehmen dann be trachten wir die Tabelle parameter kurz Sie finden darin zwei Spalten Name sowie Inhalt Innerhalb der Spalte Name fin den Sie zwei Eintr ge SearchHits und SearchHits Der erste Eintrag enth lt per Voreinstellung 9 und bei SearchMax sollten Sie den Wert 1000 vorfinden Sie k nnen nun bei SearchHits einen beliebigen Wert zwischen 0 und DU eingeben womit Sie erreichen dass im Volltextsuchfenster entsprechend mehr Tref fer auf einmal angezeigt werden bevor Sie die Buttons Kn pfe Bl ttern benutzen m ssen Beim zweiten Eintrag bei Search Max k nnen Sie festlegen wie viele Treffer maximal bei einer Volltextabfrage angezeigt werden M glich sind hier Werte zwi schen 100 und 20000 Entsprechende nderungen werden erst beim n chsten Start eines Archivista Clients wirksam 32 3 Sortierung aufsteigend Ctrl F6 Klicken Sie mit der Maus auf ein Feld bzw navigieren Sie mit der Tabulator Taste zum gew nschten Feld und rufen Sie diesen 176 e Arbeiten mit Au
258. ergrund automatisch das Zugangsprotokoll nachgef hrt Nun melden Sie sich nochmals auf dem Slave im WebClient an Die generierte Zeit muss sich von der ersten zwin gend unterscheiden weil durch die nderung am Zugangsprotokoll ein automatischer Abgleich stattgefunden haben muss 8 7 2 Workflow Modul Das Modul Workflow ist nicht f r alle Kunden aktiviert insbeson dere ist es nicht vorkonfiguriert auf der ArchivistaBox OpenSource CD Das Workflow Modul kann daher nicht fixfertig in Betrieb genommen werden Wir arbeiten daran 48 e Archivista Module 8 7 3 Feldlisten Res 2 14 gt gt HU C gt Laufnummer gt Felddefinition Definition gt Feldcode Code n o a 3 o N el D OO w WON OFS BE NNO Laufnummer 1 Z Felddefinition Land Definition Schweiz EZ Feldcode Code a 0 editieren l suchen 8 7 3 1 Einleitung In der Tabelle Feldlisten werden die Definitionen f r die Aus wahlfelder festgelegt Normalerweise werden die Eintr ge zu den Auswahlfeldern direkt im WebClient bearbeitet siehe auch 11 3 3 Mit dem Modul feldlisten k nnen die Definitionen zu den Aus wahlfeldern zentral bearbeitet werden Das Bearbeiten der Tabelle Feldlisten sollte mit Vorsicht erfolgen da die einzelnen Eintr ge z T miteinander verlinkt sind und ein fehlerhaftes Bearbeiten diese Links zerst ren kann 8 7 3 2 Navigat
259. ern Sie z B Produktion ausgew hlt haben in etwa die nachfolgende Ab bildung vorfinden Abteilung Produktion E Notiz Administration Einkauf Verkauf Seitentext Beachten Sie bei der Auswahl der vordefinierten Werte dass es reicht wenn Sie den ersten eindeutigen Buchstaben eingeben Der entsprechende Eintrag aus der Auswahl wird ausgew hlt und Sie Archivista k nnen den Eintrag durch das Dr cken der Enter Taste definitiv ins Feld Ubertragen 36 6 4 Verkn pfte Definitionsfelder Zahl und Textcode Analog zu den verkn pften Listenfeldern gibt es auch beim Arbei ten mit der Tabelle Feldlisten verkn pfte Definitionsfelder wobei wir hier zwischen Definition Zahlcode und Textcode unter scheiden Die Definition enth lt immer den l ngeren Text w hrend der Zahl oder Textcode die entsprechende Abk rzung zur Definition auf nimmt Auch hier m chten wir ein Beispiel anf hren Gehen Sie in die Felddefinition und er ffnen Sie zwei neue Felder Das erste Feld benennen Sie mit Mandant Text und bei Typ w hlen Sie De finition Das zweite Feld benennen Sie MandantNr und w hlen beim Typ Zahlcode Falls Sie bereits das Beispiel bei den verkn pften Listenfeldern durchgearbeitet haben und die beiden Felder Mandant Text und MandantNr bereits existieren belegen Sie diese beiden Felder ganz einfach nur mit dem jeweils neuen Feldtyp Definition sowie Zahlcode S
260. erreichen Sie dass JPEG Dateien der bes seren Qualit t zuliebe f r den Export kopiert werden und nicht neu geschrieben Nach dem Start des Exportvorganges werden die Seiten expor tiert wobei dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann Selbstverst ndlich ist ein Abbruch m glich Archivista Seiten exportieren Gewunschte Seiten Alle Akten f Aktuelle Seite Gewunschtes Export Format GG BMP JPEG PNG TIFF TIFF Multipage GIF TIFF Multipage jede Akte anhand Feld Titel in eigene Datei sichern C Dateinameln anhand Feld EO YName aufgrund fr heren Import Optionen I Komprimiert abspeichern 2 JPEG Komprimierung LZ bis 255 PF vorhandene Dateien ohne Abfrage berschreiben M JPEG Dateien nur kopiereren nicht erneut schreiben hohe Qualit t Broche Um die gew nschten Seiten zu exportieren klicken Sie auf Star ten Bestimmen Sie nun den Namen der Grafikdatei wenn Sie Archivista eine einzelne Seite bzw mehrere Seiten in eine Tiff Multipage Datei exportieren wollen Sofern Sie mit den Formaten BMP JPEG oder TIFF mehrere Seiten gleichzeitig exportieren wol len erfolgt dies anhand einer Parameterdatei Der Dateiname der einzelnen Seiten wird aus dem Buchstaben E sowie dem Rest des durch Archivista vergebenen Dateinamens zusammengesetzt So exportierte Seiten k nnen via Parameterdatei einer anderen Ak te hinzugef gt werden Die Option TIFF
261. ert Intern in der Datenbank entspricht er dem Be nutzer SYSOP SYSOP darf im WebAdmin nicht bearbeitet werden Der User root besitzt die am weitesten reichenden Rechte sowohl f r MySQL als auch f r das Gesamtsystem insofern als nur er Datenbanken erstellen und l schen oder System Konfigurationen vornehmen kann 8 14 3 1 System Passwort root setzen Tutorial zu System Passwort setzen movie 2min Hier setzen Sie das neue System Passwort root Passwort Der User root hat sowohl Rechte auf Betriebssystem Ebene wie auch auf MySQL Ebene Das Passwort ist dasselbe und wird hier be stimmt 8 14 3 2 Archivista Password setzen Hier setzen Sie das neue archivista Passwort Der User archivista besitzt dasselbe Passwort wie auch der SYSOP 8 14 3 3 Benutzerpasswort neu setzen Sollte ein e Benutzer in sein ihr Passwort vergessen haben kann es mit diesem Befehl zur ckgesetzt werden Benutzerpasswort neu setzten f r z B user localhost E of OK x Cancel 8 14 4 Archivista Werkzeuge 8 14 4 1 Dokumente entsperren Tutorial zu Dokumente entsperren movie 2min Archivista Immer wenn eine Akte in Arbeit ist wird diese kurzfristig gesperrt Dies ist z B der Fall wenn beim Scannen Seiten hinzugef gt wer den Dies deshalb damit z B nicht gleichzeitig zwei Benutzer in die gleiche Akte scannen Nun kann es leider passieren dass eine Akte z B Stromunter bruch Scanner wird w hrend des
262. erte FineReader Engine die neue Search33 Engine f r die Volltextindizierung sowie weitere Verbes serungen 16 6 2000 Version 4 12 enth lt neu FineReader4 OCR Technologie sowie ei ne umfassende Barcode Verarbeitung 19 7 1999 Version 4 11 f hrt zwei weitere Archivformate ein Mit der Versi on 4 11 wird ebenfalls die englische Version auf den Markt gebracht 30 12 1998 1 4 2 14 Archivista 4 0 Version 4 0i wurde komplett neu berarbeitet Archivista 4 01 ist im Gegensatz zu fr heren Versionen nicht mehr als Shareware Version erh ltlich 26 5 1998 12 e Lizenzierung 1 4 2 15 Archivista 3 x Version 3 x mit neuen Modulen Archiv Adressen Notzen und Literatur Die Version 3 x l uft unter Windows 9x NT 1 6 1997 1 4 2 16 Archivista 2 x Version 2 x l uft unter Windows 3 x und Windows9x NT 30 8 1996 1 4 2 17 Archivista 1 x Version 1 x Interne Version 20 1 1996 1 4 3 Nobody is perfect Die Software Archivista wurde ber einen Zeitraum von mehr als zehn Jahren entwickelt Jede Version wird vor Auslieferung ausgie big getestet Trotzdem Nobody is perfect Archivista GmbH ist deshalb dankbar f r Hinweise bei allenfalls auftretenden Fehlern und oder Ungereimtheiten im Programmablauf 1 5 Lizenzierung 1 5 1 bersicht ber die Lizenzierung Bevor die einzelnen Lizenzformen der jeweiligen Produkte darge legt werden sollen sei kurz darauf verwiesen weshalb die unter schiedli
263. esten des erstellen Datentr ger Wir sollten erstellte Medien anschliessend umgehend testen um sicherzustellen dass wir mit dem Resultat zufrieden sind Dazu booten Sie die ArchivistaBox neu und stellen sicher dass der Boot vorgang nunmehr ab dem erstellen Medium erfolgt Danach sollten Sie in Form einer LiveCD diejenigen Datenbanken vorfinden wel che Sie zuvor publiziert haben 38 7 Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten An dieser Stelle m chten wir einige Tipps geben damit das Er stellen kein Kopfzerbrechen bereitet 38 7 1 Dokumente in Papierform Dokumente die Sie in Papierform erhalten m ssen Sie in aller Regel scannen Bevor Sie diesen zeitraubenden Prozess starten sollten Sie sicherstellen ob nicht vom gleichen Dokument nicht bereits eine PDF Datei existiert In aller Regel sollten Sie mit digital vorliegenden Dokumenten einfacher und schneller Erfolge erzielen k nnen sofern Sie die ben tigte Applikation haben und den Archivista Drucker auf der ArchivistaBox erfolgreich einrich ten konnten Beim Scannen selber sollten Sie mit Aufl sungen von 300dpi gu te Resultate erzielen Farbdokumente k nnen aus Geschwindig keits berlegungen auch mit weniger Aufl sung gescannt werden es muss allerdings ber cksichtigt werden dass dabei die Texter kennung leiden k nnte F r gr ssere Volumen empfiehlt es sich einen Scanner mit Einzug zu erwerben sofern es Ihnen m glich ist die Dokumente in ein zelne Seiten aufz
264. et werden F hren Sie folgende Schritte durch e USB Stick bei Windows PC einstecken e Er erscheint auf Ihrem PC als Wechseldatentr ger e Rechte Maustaste dr cken Formatieren als Fat32 e Rechte Maustaste dr cken Legen Sie auf dem USB Stick ein Verzeichnis einen Ordner namens pdf an Kleinschreibung beachten e Rechte Maustaste dr cken Auswerfen Ziehen Sie den USB Stick heraus und stecken Sie das Medium an die USB Schnittstelle an der Vorderseite Ihrer Archivista Box Nach Eingabe des Passwortes des Archivista Admin Users erhalten Sie folgende Abfrage Range of documents to esport e g 2 4 or just 21 Pe eck X All Version 2009 1 Geben Sie den Bereich ein den Sie wiinschen Mit den Zahlen fiir von bis sind die Dokumentennummern gemeint Anschliessend kopiert die ArchivistaBox die Dokumente auf den USB Stick Nach erfolgreicher Aktion sehen Sie folgende Meldung Operation finished The USE storage device can be safely removed now Fz ok 44 9 3 Datenaustausch zwischen ArchivistaBoxen exchange Gehen Sie grunds tzlich vor wie oben unter PDF Export beschrie ben aber legen Sie statt des Verzeichnisses pdf eines an das exchange heisst Nach Eingabe des Passwortes des Archivista Admin Users wird der Kopierprozess gestartet Nach Abschluss der Aktion sehen Sie eine entsprechende Meldung Der Export ist erfolgreich durchgef hrt 44 9 4 Verschliisselter Export Import
265. eustart bereit ist wird au tomatisch der Startbildschirm f r die Applikation WebClient gest artet Ebenso kann es sein dass bereits eine Applikation gestartet ist Um nun ins Systemmen gelangen zu k nnen muss die ak tuelle Applikation geschlossen werden Dies erreichen Sie durch Klicken auf die rechte Maustaste Full Screen Danach finden Sie einen grauen Bildschirm vor Klicken Sie nun erneut die rechte Maustaste um ins Systemmen gelangen zu k nnen Archivista Box u Archivista webclient F10 Archivista Webadmin alt F3 Archivista Webcontig Alt F11 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista module Datensicherung Verschluesselung POF Server FTP Server Mailserver Datenbank SU De Fernzugriff Beenden Alt F1 Unterschied WebConfig und Systemmen In der Appli kation WebConfig finden Sie fast alle Men punkte des System men s Daher ben tigen Sie das Systemmen eher selten Einige Punkte allerdings erreichen Sie nur ber das Systemmen z B Master Slave Konfiguration Weiter ben tigen Sie das System men auch falls die Applikation WebConfig abgeschaltet wurde Archivista 42 e Einschalten und erste Schritte 8 Systemeinstellungen 8 1 Systemmen aufrufen Die meisten Systemeinstellungen k nnen in WebConfig gemacht werden siehe Es gibt aber einige Einstellungen z B Ma ster Slave die Sie direkt auf der ArchivistaBox im System men machen m ssen Dazu muss ein Bildschirm Maus
266. eweils wichtigste Men aufklappen und die darin vorhandenen Befehle direkt abrufen 29 7 Spezielle Felder In jeder der vier Haupttabellen gibt es drei spezielle Felder welche wir da wir nun ja mit dem Begriff Feld vertraut sind gleich auch noch n her betrachten wollen 29 7 1 Feld Markiert Das Feld Markiert Detailansicht oben rechts ist ein sogenanntes Ja Nein Feld d h entweder ist der Datensatz markiert oder dann eben nicht Markiert I Eigent mer Sie k nnen dieses Feld prim r dazu verwenden um schnell ei nige wenige Datens tze auszuw hlen Klicken Sie dazu in al len gew nschten Datens tzen das Feld Markiert an sodass ein Kreuzchen erscheint W hlen sie danach ber das Men Auswahl den Men punkt Markierte in der Liste werden nun nur noch je ne Datens tze angezeigt welche Sie zuvor markiert haben d h beim Feld Markiert ein Kreuzchen besitzen Nun k nnen Sie die se Datens tze miteinander bearbeiten z B auf dem Drucker aus geben Vergessen Sie anschliessend nicht in allen Datens tzen im Feld Markiert das Kreuzchen wieder zu entfernen d h zu demarkieren 29 7 2 Feld Eigent mer Mit dem Feld Eigent mer Detailansicht oben rechts ist es m glich jeden Datensatz genau einem Benutzer zuzuordnen d h der entsprechende Datensatz geh rt nun jenem Benutzer Version 2009 I Markiert I Eigentiimer Klicken Sie dazu auf das Auswahldreieck am rechten Feldran
267. ext Preisausschreiben markiert so k nnen Sie mit der Funktionstaste F2 diese Markierung in das hier eingetragene Feld z B ins Feld Tell automatisch bertra gen 35 1 3 Eingabeverhalten Tabelle Archiv Wenn Sie in der Detailmaske ein Feld ver ndern so wird entspre chende Rechte vorausgesetzt der Feldwert ohne weiteres Nach fragen in der Datenbank gespeichert Dies entspricht dem hier voreingestellten Normalfall Wenn Sie eine der weiteren Optionen aktivieren so erhalten Sie in der Tabelle Archiv unten links neben dem Check Button Akti viert einen weiteren Check Button Gesperrt Damit k nnen Sie je nach Eingabesituation erzwingen dass ein e Benutzer in vor dem Speichern eines Wertes eine Kontrollabfrage erh lt ob der Wert wirklich gespeichert werden soll Allgemeine Parameter e 197 Bitte beachten Sie dass mit ver ndertem Eingabeverhalten das Verandern von Akten nach wie vor moglich bleibt nur werden beim Bearbeiten von Akten keine Werte mehr ohne manuelles Nachfra gen gespeichert sofern der Check Button Gesperrt aktiviert ist Nachfolgend folgt eine kurze Beschreibung der zus tzlichen Op tionen Wahl durch Benutzer Ein Ausschalten Der Check Button Gesperrt wird eingeblendet per Default ist die Option nicht akti viert es liegt aber in der alleinigen Entscheidung der Benutzer ob sie den Check Button Gesperrt anklicken und damit eine Nach frage beim Ver ndern von Akten
268. f hren m chte w hlt nun Drucken und beim zu benutzenden Drucker den Namen der Datenbank In unserem Fall ist dies archivista Bei einem quer zu druckenden Dokument kann beim Drucken Querformat gew hlt werden 8 10 2 Verwaltung Wenn der Druck Server aktiviert ist k nnen Sie diesen Drucker auch ber die ArchivistaBox verwalten Nach Aufruf der Funktion erscheint die folgende Nachricht welche nach ID und Passwort verlangt i Enter username and password for CUPS at http localhost 631 User Name Password Use Password Manager to remember this password Cancel OK Melden Sie sich mit dem Benutzer root und dessen Passwort an Sie erhalten eine bersicht ber die vorhandenen Drucker Sie k nnen hier die Drucker verwalten und weitere Druckdefini tionen er ffnen zum Beispiel um in eine zweite Datenbank zu drucken Dazu ist es notwendig jeweils einen zur Datenbank pas senden Drucker einzurichten D h wenn Sie z B in die Datenbank archivhallo drucken m chten dann ben tigen Sie ebenfalls einen Drucker mit dem Namen archivhallo Oft kommt es vor dass Sie z B gewisse Dateien in Farbe und andere wiederum in Schwarz Weiss ins Archiv drucken m chten Sie k nnen nun einen Drucker einrichten der neben dem Na Version 2009 I men der Datenbank mit einem Bindestrich getrennt die gew nsch te Scandefinition enth lt Dazu ein Beispiel Mit dem Drucker archivhallo farbe k nnen
269. fern Ein tr ge gefunden werden erfolgt eine Abfrage ob Sie weitersuchen m chten Wenn Sie bei Suchen nach den Wert Platzhalter NULL ein geben dann wird nach allen Datens tzen gesucht die noch keinen Wert besitzen d h noch nie bearbeitet wurden Da ein solcher Suchvorgang das gesamte Feld beinhaltet muss bei Vergleichen die Option Gesamtes Feld aktiviert werden Suchen nach Feldinhalten Shift F5 e 169 Innerhalb von Ja Nein Feldern ALL und NULL z B Feld Markiert suchen Sie nach dem Ja Wert indem Sie J wi yes oder Ja eingeben nach dem Nein Wert indem Sie N No oder Nein eingeben 31 6 Ersetzen von Feldinhalten Ctri F5 Tutorial zu Ersetzten movie 2min Archivista bietet Ihnen auch eine Funktion zum automatischen Ersetzen einzelner Begriffe innerhalb Ihrer Datenbank an Beach ten Sie dabei aber dass vorgenommene nderungen nicht mehr r ckg ngig gemacht werden k nnen Dies ist insbesondere dann zu beachten wenn Sie Ohne Best tigung ersetzen aktivieren Nach folgend finden Sie das Dialogfeld Ersetzen Das Dialogfeld Er setzen entspricht weitgehend dem Dialogfeld Suchen Deshalb werden an dieser Stelle nur die nderungen besprochen Ersetzen in Feld Stichw rter Suchen nach Wettbewerb Ersetzen durch Preisausschreiber Suchbereich Suchrchtung Ce Aktuelles Feld f Aufsteigend C Sinkend Yergleichen C Gesamtes Feld f Anfang des Feldes CG Teil
270. fig ist der Eigent mer der Akten jedoch nicht von Bedeutung In diesem Falle kann das Feld einfach inaktiv bleiben Archivista 17 2 2 Start mit Fotomodus Wenn Sie Start mit Fotomodus aktivieren dann erscheint beim Aufstarten gleich der Fotomodus das heisst es werden im oberen Teil des Bildschirms die ersten Aktenseiten gezeigt anstatt der Tabelle Diese Ansicht ist vor allem fiir Fotosammlungen sinnvoll 17 2 3 Downloadlink anzeigen Wenn Sie den WebClient ffnen und das Feld Downloadlink an zeigen aktiviert ist so erscheint in der Tabelle am Ende jeder Zeile das Feld Download Das Downloadfeld bietet die M glichkeit das aktuelle Dokument als PDF downzuloaden Um das PDF downloaden zu k nnen m ssen Sie das Feld PDF Dateien erstellen nicht unbedingt aktiviert haben Ein PDF kann trotzdem auf Abruf erstellt wer den Wenn Sie jedoch die automatische Erstellung eines PDFs f r jede Akte w nschen damit die PDF Dateien durchsuchbar sind m ssen Sie neben dem Feld PDF Dateien erstellen ebenfalls das Feld Downloadlink anzeigen aktivieren 17 2 4 Qualit tsfaktor bei JPEG Bildern 1 100 Qualit tsfaktor bei JPEG Bildern 1 100 33 Skalierung der Vorschau 0 10 100 20 Farbscans werden im Format JPEG abgespeichert Hier lasst sich steuern wie gut die Qualit t sein soll 100 ist die beste Qua litat Je geringer der Wert den man eingibt desto hoher ist die Komprimierung 17 2 5 Skalierung der Vorschau 0 10 100
271. ften selbsterkl rend sein Doch beachten Sie stets dass dieses Men nur aufgerufen werden kann wenn das aktive Feld ein Memo bzw RTF Feld ist Archivista 32 Menu Suchen und weitere Men s Immer wenn Sie Akten oder Datens tze suchen verwenden Sie dieses Men Beim ersten Men punkt Akten Felder k nnen Sie nach Werten in einzelnen Feldern suchen unter dem zwei ten Men punkt Seiten Volltext k nnen Sie nach W rtern oder Satzteilen in den texterkannten Seiten suchen Die beiden weiteren Eintr ge helfen Ihnen Ihre Daten schnell und unkompliziert zu sortieren in aufsteigender und absteigender Rei henfolge Im brigen k nnen Sie mit den weiteren Men punk ten bestimmte Datens tze zur Bearbeitung ausw hlen ohne das Suchformular aufzurufen Alle Datens tze welche gewissen Bedin gungen entsprechen werden in der Liste angezeigt und sind einer Bearbeitung zug nglich Die restlichen Datens tze schlummern in der Zwischenzeit im Hintergrund bzw f hren ein Schattendasein 32 1 Akten Felder F5 Tutorial zu Suchen in Akten movie 2min Die einfachste M glichkeit bestimmte Akten zu suchen finden Sie unter diesem Men punkt Nach dem Aufruf erscheint das un tenstehende Formular Datum Akte Seiten Ordner Markiert Eigentiimer T Titel Wettbewerb Stichw rter Personen Art der Abfrage Ge Neue Auswahl Erweitern mehr Treffer Eingrenzen weniger Treffer Suchoptionen B
272. g mittel Drucker HP AMY PS2 Ipt LPT2 D Startzeile H Startspalte H fc v2 0 10 1999 by Archivista GmbH Hilfe Formulare Drucken Ende In obenstehendem Eingabeformular finden Sie drei Eingabefelder welche zusammen den Barcode fir die Liste generieren Fiir das Aussehen und die Fehler berpr fung zust ndig ist die Parameter datei avbcode2 dat welche im Programmverzeichnis von Bar codePrint vorliegen muss 19 3 5 1 Arbeiten mit Vorlagen Dank dem Button Knopf Vorlagen k nnen Sie das Barcode Eingabefeld auf relativ einfache Weise anpassen Archivista BarcodePrint Bezeichnung Start L nge Mm Max Default Wert Wert2 ODER Wertl Definition Wert2 Definition2 1 Teil Aussendienst i 2 jo 99 Hl M e chte SS 2 rei Artikel 3 fe Jo Joel 1234Buchhaltung 3891 Vertieb 3 Teil Konto Fo p p s EEE 4 Tei I en E 5 Teil CCTTE Start Ende Positionen in Barcode Min Max Werbereich 1 kein Wertbereich Default ist optional Speichern Jede Auswertungseinheit des Barcodes erh lt eine Zeile Achten Sie darauf dass Sie die Werte im letzten Feld mit Strichpunkt trennen Sie k nnen die Anpassungen des Eingabeformulars auch direkt in der Parameterdatei avbcode2 dat vornehmen Innerhalb einer Parameterdatei sind maximal f nf Eintr ge m glich da maximal f nf Felder zur Verf gung stehen massge bend sind in der Parameterdatei die Zeilen 2 bis 6 Jede Zeile mit einem Eintrag hat zudem
273. gaben nur f r Benutzer werden diejenigen Benutzer ge listet die im entsprechenden Feld berhaupt Eingaben machen d rfen Dies betrifft nicht nderungen an kontrolliertem Vokabular sondern lediglich nderungen an der Auswahl von kontrolliertem Vokabular oder nderungen an Feldern f r die keine vordefinierten Eintr ge bestehen Bei der Eingabe der Benutzer ist darauf zu achten dass die Benutzernamen durch Komma getrennt werden Version 2009 I Eingaben nur fur Benutzer e 103 17 Archiv verwalten Die allermeisten Funktionen die hier vorkommen und untenste hend beschrieben sind finden sich auch im Teil IX insbesondere unter 35 1 4 35 3 2 und Falls Sie eine Einstellung absolut nicht verstehen kann es helfen den entsprechenden Abschnitt dort nachzulesen 17 1 Felder im Archiv sowie OCR Erkennung Archiv verwalten archivista Feld Titel in Hauptansicht ausblenden m Breite des Feldes Titel in Tabelle 3000 Feld f r Publizieren FelderPublish sl Elemente in Combo Feldern 0 x 4 17 1 1 Feld Titel in Hauptansicht ausblenden Bei Feld Titel in Hauptansicht ausblenden k nnen Sie global d h f r s mtliche Benutzer innen festlegen ob das Feld Titel angezeigt werden soll oder nicht Eine nderung wird erst bei der n chsten Anmeldung wirksam 17 1 2 Breite des Feldes Titel in Tabelle Mit Breite des Feldes Titel in Tabelle k nnen Sie die Breite welche das Feld in der Tab
274. gang bestellt ist In der oben abgebildeten Illustration sehen Sie den Eintrag FTP server enabled Es ist also alles bereit dass Sie von einem anderen Ger t aus direkt in die Datenbank der ArchivistaBox scannen konnen 8 11 1 1 Upload in Ordner Der FTP Server wurde urspr nglich f r die Zusammenarbeit mit FTP f higen Digitalkopierern entwickelt Mittlerweile k nnen aber beliebige Dokumente per FTP Upload ins Archiv gelegt werden Im Moment gibt es die folgenden Ordner e office Import von beliebigen Dateien es erfolgt keine OCR Erkennung aber eine Textextraktion e pdf Import von gescannten PDF Dateien OCR Erkennung erfolgt e tiff Import von gescannten tiff Multipage Dateien OCR Erkennung erfolgt 58 e FTP Server e tosca Cold Import aus ERP L sung e axapta Cold Import aus ERP L sung e xerox Import ab Xerox Kopierern Bitte beachten Wenn Sie eine Datei direkt in den Unterord ner z B office legen erfolgt der Import immer in die Datenbank archivista Soll die Datei in eine andere Datenbank importiert wer den so m ssen Sie die Datei in den entsprechenden Unterordner kopieren z B muss eine Datei nach office archiv abgelegt werden wenn sie als Office Dokument in die Datenbank archiv abgelegt werden soll 8 11 1 2 Scannen mit Netzwerkscannern Es gibt heutzutage viele Ger te mit denen direkt auf eine IP Adresse gescannt werden kann Erw hnt seien zum Beispiel die Xerox Work Centres Ab
275. gure E Keuboard F5 Network port Fe Fasswords Time and date Archivista tools Terminal Alt F7 Login mask Convert CD to USE storage Scan button Publish current system Richclient scanning 1 SCSI bus _ Rescan zc Multi CPU 8 14 1 10 WebConifg konfigurieren Mit diesem Men punkt kann die Applikation WebConfg zu oder auch abgeschaltet werden Bei der Auslieferung ist WebConfig ak tiviert kann aber hier ausgeschaltet bzw spater auch wieder zu geschaltet werden 8 14 1 11 Erweitertes Formular zum Anemlden Wenn Sie den WebClient WebAdmin oder WebConfig aufrufen k nnen Sie feststellen dass es oben links direkte Links auf die Applikationen sowie die Handb cher gibt Falls Sie dies nicht m chten k nnen Sie das erweiterte Formular zum Anmelden ab schalten 8 14 1 12 Tabellenstruktur f r Bilder bestimmen Die ArchivistaBox speichert die Bilddaten dies sind wohl ca 90 bis 95 Prozent der Daten normalerweise in einer Tabelle Bei sehr grossen Archiven ab ca 50 bis 100 GByte empfiehlt es sich mit diesem Men punkt die Tabellen welche die Bilddaten enthalten in kleinere Einheiten aufzuteilen Melden Sie sich mit diesem Men punkt an Danach erhaten Sie eine Abfrage wieviele Ordner in einer Tabelle gespeichert werden sollen Normalerweise d rfen Sie hier den Wert 10 eingeben d h alle zehn Ordner wird autoamtisch eine neue Tabelle er ffnet Selbstverst ndlich k nnen Sie einen beliebigen Wert zwische
276. h bei jedem Anmelden schaut der WebClient beim ange gebenen Rechner nach ob das verwendete Konto vorhanden und g ltig ist Nur wenn dies der Fall ist kann eine Anmeldung erfol gen Die Art und Weise wie Sie ihre Benutzerverwaltung t tigen m chten k nnen Sie unter diesem Men punkt ebenso wie die daf r notwendigen Einstellungen festlegen 14 2 1 Verwaltung Bei einem Klick auf Verwaltung erscheint folgendes Bild Verwaltung archivista Zugriff mit MySQL Server Port LDAP Programm HTTP Dom ne fur Benutzer LDAP Basis Domane LDAP Benutzer klein Gruppen gross N Benutzer Akten ohne Eigent mer Zur ck Speichern Im ersten Feld Zugriff mit haben Sie die M glichkeit zwischen den folgenden Optionen zu w hlen Version 2009 1 e MySQL e LDAP e HTTP MySQL Wenn Sie MySQL wahlen erfolgt der Zugriff immer Ober die ent sprechende ArchivistaBox d h es wird kein externer Rechner fiir das Anmelden verwendet LDAP Server LDAP Lightweight Directory Access Protocol ist ein Anwen dungsprotokoll aus der Computertechnik Mit Hilfe des LDAP Servers ist es m glich die Benuzterverwaltung ber ein zentra les System abzuwickeln Hier ist nur ein einziges Passwort n tig Der WebClient dient als Daten bermittler zwischen der Zentrale und der einzelnen Datenbank Mit LDAP ist es somit m glich die Benutzer zentral zu verwalten F r Interessierte LDAP erlaubt die Abfrage und die Modif
277. h bit te ber die genaue Funktionsweise da ansonsten mit hoher Wahr scheinlichkeit ein Seitensalat entstehen wird Die nachfolgenden Beispiele gehen davon aus dass genau acht Seiten vorliegen d h es wird der einfachste Fall besprochen Bei mehr Seiten entstehen entsprechend andere Seitenzahlen 33 3 2 1 Normal Sie scannen erst alle Vorderseiten anschliessend alle R ckseiten Die Seiten liegen nun in der Reihenfolge 1 3 5 7 8 6 4 2 vor und sollen sortiert werden Es werden nur jene Seiten sortiert die hinter der aktiven Seite liegen inkl Ber cksichtigung ob eine gerade Seitenanzahl vor liegt oder nicht Dieses Vorgehen hat den Vorteil dass bei Bedarf mehrmals erfasst und sortiert werden kann 33 3 2 2 Brosch ren und Erweitert Diese beiden Optionen sind anspruchsvoller als die vorangehende Es empfiehlt sich deshalb zun chst mit einigen Seiten zu ben bevor Sie mehrere hundert Seiten falsch sortieren Brosch ren Die Seiten liegen in der Reihenfolge 8 1 6 3 4 5 2 7 vor und sollen sortiert werden Diese Konstellation treffen Sie an wenn Sie entheftete Brosch ren scannen Men Akte e 181 Erweitert Die Seiten liegen in der Reihenfolge 1 2 5 6 7 8 3 4 vor und sollen sortiert werden Diese Konstellation entsteht wenn Buchvorlagen mit einem Kopierer doppelseitig kopiert wurden und zu verarbeiten sind Achten Sie beim Erfassen von Seiten die mit Brosch ren bzw Erweitert sortiert werden sollen darauf
278. h0001 und nur dieses auf den externen Datentr ger kopiert wird Wenn Sie mit den Standardeinstellungen arbeiten werden die Archivordner so erstellt dass sie auf CDR gebrannt werden k nnen Sie brauchen i d R also keine Parameter bei den Einstellungen anzupassen Version 2009 I Und noch ein Tip Fur eine optimale Datensicherheit empfiehlt es sich bei der Auslagerung zwei Kopien der Datentr ger zu erstellen 41 3 Sauberes Anmelden in Archivista Datenbanken Am Anfang steht das korrekte Anmelden am System Grundsatz lich ben tigen Sie entsprechende MySQL Rechte um auf eine Archivista Datenbank zugreifen zu k nnen Dazu k nnen Sie direkt in der MySQL Konsole einen Benutzer er ffnen der entsprechen de Rechte erh lt oder aber Sie verwenden ein normales Archivista Benutzerkonto Die erste Variante d rfte etwas einfacher zu implementieren sein w hrend die zweite Variante mehr Flexibilit t erm glicht Bei der zweiten Variante k nnen Sie zudem auf s mtliche benutzerspezifi schen Informationen eines Benutzers zur ckgreifen was bei der er sten Variante nicht m glich ist Die benutzerspezifischen Informa tionen werden in jeder Archivista Datenbank in der Tabelle user abgelegt Damit die Anmeldung im Archivista Client erfolgreich abl uft wird zun chst gepr ft ob der angemeldete Benutzer auf die entspre chende Archivista Datenbank berhaupt zumindest Lese Rechte hat Dazu schl gt der MySQL Server in d
279. hZlient scanning ScSl Anschluss testen Multi FU 8 14 1 1 Tastatur F5 Hier kann die Tastaturbelegung ausgew hlt werden Voreingestellt sind folgende Tastaturen e US Franzosisch Deutsch Italienisch Schweiz Deutsch 66 e System e Schweiz Franz sisch e Schweiz Italienisch Um eine andere Tastatur zu w hlen klicken Sie auf die Schalt fl che Other worauf Sie im erscheinenden Fenster das K rzel f r Ihre Tastatur eingeben k nnen Nehmen Sie im Zweifelsfall die US Belegung weil sie von jeder Tastatur akzeptiert wird 8 14 1 2 Sprache In diesem Men k nnen Sie festlegen welche Sprache auf der Ar chivistaBox aktiviert werden soll 8 14 1 3 Netzwerkschnittstelle Alt F6 Hier bestimmen Sie die Netzwerkschnittstelle Soll DHCP benutzt werden um die Konfiguration herzustellen a Ja X Nein In den allermeisten Fallen wird das Vorgehen mit DHCP sinnvoll sein Dabei werden die Adressen automatisch vergeben Mit Sy stemstatus anzeigen k nnen Sie sehen welche Adressen der Ar chivistaBox tats chlich zugewiesen wurden Bitte kontaktieren Sie Ihre n Netzwerkbeauftragte n wenn Sie mit diesem Punkt nicht klarkommen 8 14 1 4 Zeit und Datum Hier bestimmen Sie Datum und Zeit die das System ausweisen soll Archivista 8 14 1 5 Login Maske Hier k nnen Sie die Login Maske des WebClients jedoch nicht des WebAdmin Tools auf die Bed rfnisse Ihrer Mitarbeiter innen zurechtsc
280. hard disk aufgestartet werden soll W hlen Sie zuerst HD und dann USB device Nach dem Aufstarten sehen Sie nun das Live System ab dem USB Medium Wichtig Lassen Sie das USB Medium eingesteckt solange die ArchivistaBox lauft Um das USB Medium zu entfernen fahren Sie die ArchivistaBox stets zuerst herunter Das Live System k nnen Sie ab USB Medium an einem anderen Ort auch wieder installieren Benutzen Sie dafiir den Men punkt Install current system to a hard disk partition unter System Beachten Sie dass Sie eine Vollinstallation machen m ssen da mit schliesslich alle Daten auf der Zielmaschine vorhanden sind Option Reformat whole disk 38 6 2 CD DVD Medium Wenn Sie wissen dass Sie eine CD oder DVD brennen wollen legen Sie die Scheibe bereits vorher ins Laufwerk Sollte Ihre Ar chivistaBox ohne entsprechendes Laufwerk geliefert worden sein konnen Sie einfach ein externes Laufwerk nehmen das Sie mittels USB Kabel mit der ArchivistaBox verbinden Nachdem Sie die Abfrage ob Sie USB oder CD DVD als Medium wollen siehe unten The compressed archive image is 453 MB and named fhomedata publishing ay 20061 105 2546 iso Please choose device type to write it to USB COYDYD SA OK x Cancel mit CD DVD beantwortet haben miissen Sie entscheiden ob die Schreibgeschwindigkeit begrenzt werden soll Moderne CD DVD Laufwerke k nnen mit vervielfachter Geschwindigkeit schreiben
281. he post method must be imported my Sfin home archivista documentation_de pdf demo doc our manual my Spages 1 5 pages to extract so we don t wait too long my fout tmp eins pdf the finally file we want to import if e fout create file with pdftk if it does not already exist system pdftk fin cat Spages output Sfout server we use link to webclient my Sserver http localhost perl avclient index pl connection string host db user password my Sconnect host localhost amp db archivista uid Admin pwd archivista my Swww LWP UserAgent gt new new www session 246 e Erweiterter Zugriff save the cookie for the corrent session Swww gt cookie_jar HTTP Cookies gt new file gt tmp cookies lwp autosave gt 1 my res Swww gt get SserverSconnect connect to webclient if Sres gt is_success if Sres gt content we got login now upload a file we use request method with POST my Sres Swww gt request POST server Content_Type gt form data multipart form data Content gt structure for our file MAX_FILE_SIZE gt 134217728 max size WebClient won t accept more upload gt fout Sfout J file to upload file name to use go gt go_action we need to call the go_action command action gt upload inside of oo
282. hereof to be licensed as a whole at no charge to all third parties under the terms of this License c If the modified program normally reads commands interac tively when run you must cause it when started running for such interactive use in the most ordinary way to print or display an announcement including an appropriate copyright notice and a notice that there is no warranty or else saying that you provide a warranty and that users may redistribute the program under these conditions and telling the user how to view a copy of this License Exception if the Program itself is interactive but does not normally print such an an nouncement your work based on the Program is not required to print an announcement These requirements apply to the modified work as a whole If iden tifiable sections of that work are not derived from the Program and can be reasonably considered independent and separate works in themselves then this License and its terms do not apply to tho se sections when you distribute them as separate works But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the Program the distribution of the whole must be on the terms of this License whose permissions for other licensees extend to the entire whole and thus to each and every part regardless of who wrote it Thus it is not the intent of this section to claim rights or contest your rights to work written entirely by you rather
283. hivbilder In der Tabelle archivbilder finden wir die einzelnen Bild sowie die Quelldateien Archivista mysql gt describe archivbilder 4 4444 4 4444 Seite int 11 PRI Io Bild mediumblob YES I NULL BildA mediumblob YES I NULL BildInput longblob YES I NULL Quelle longblob YES NULL Bildx int 11 YES I NULL Bildt int 11 YES I NULL BildAx int 11 YES NULL BildAY int 11 YES NULL DatumA datetime YES I NULL tp ponponponp 10 rous in set 0 07 sec mysql gt mysql gt F Betrachten wir die relevanten Felder der Tabelle archivbilder e Seite Referenz auf Akte und Seite der archiv Tabelle Ak te 1000 Seite e Bild 1 Bilddatei welche in verkleinerter Web Qualitat vor liegt e BildA derzeit nicht belegt e BildInput Origin re Bilddatei d h erfasste Seite e Quelle Quelldatei entweder auf erster Seite oder jede Seite einzeln e BildX BildY Pixelangaben Datei in Feld Bild optional e BildAX BildAY Pixelangaben Datei in Feld BildInput op tional 41 2 2 Vorgang der Archivierung Das Ziel der Archivierung ist es die erfassten Dokumente Ak ten so zu speichern dass sie sp ter nicht mehr ver ndert werden k nnen und langfristig lesbar bleiben Das Nicht Ver ndern der Bilddaten wird dadurch erreicht dass so bald das Feld Archiviert der Tabelle arch
284. hmen Datensicherung auf Server RSYNC Warhentane 11 Mn 7 6n N Nie Datensicherung zur ckspielen Das Zur ckspielen der Sicherung ist aus Sicherheits berlegungen nicht in der Applikation WebCon fig integriert Verwenden Sie stattdessen das Systemmen unter 8 8 1 3 26 5 1 Jetzt starten In diesem Men punkt k nnen Sie ein Backup umgehend starten Jetzt starten G Datensicherung auf externe USB Festplatte C Datensicherung Bandlaufwerk Einstellungen jetzt vornehmen Modelle Dolder Rigi Santis und Pilatus Beachten Sie bit te dass wahrend des Backups mit der ArchivistaBox nicht gear beitet werden kann Stellen Sie daher sicher dass wahrend des Backups keine Benutzer mit der ArchivistaBox arbeiten Modelle Titlis und Eiger Das Backup bei den Modellen Titlis und Eiger wird immer auf der Slave Maschine gemacht Damit ist sichergestellt dass auf der Master Maschine s mtliche Benutzer normal arbeiten k nnen Datensicherung e 141 26 5 2 Log Meldungen Hier finden Sie die aktuellen Statusmeldungen der bereits durch gef hrten Sicherungen Log Meldungen Network backup is not configured properly Mon May 26 04 00 02 UTC 2008 Network backup is not configured properly Mon May 19 22 00 01 CEST 2008 26 6 Dienste CUPS FTP Fernwartung Hier k nnen Sie festlegen ob Sie in Archivista Datenbanken drucken d rfen und ob es m glich ist per FTP Upload Dateien anzuliefern Weiter legen Sie fest ob es m
285. hneidern so dass zum Beispiel der Hostname nicht jedes Mal eingegeben werden muss Archivistabox WebClientLogin Maske konfigurieren Bitte geben Sie das Systempasswon root user ein Passwort X Cancel ga Run Wie immer erfolgt zuerst eine Passwort Abfrage Wollen sie nur einen lokalen Zugang erlauben Fa Ja X nen Wenn nur vom lokalen Rechner aus zugegriffen werden darf klicken Sie Ja Mur Defaultdatenbank zulassen B Ja LS nen Wenn nur immer auf eine Datenbank zugegriffen werden darf klicken Sie Ja dialog el EH zl Default Host a OK bad Cancel Sie werden nach dem Host gefragt auf dem die Datenbank liegt auf die zugegriffen werden soll Version 2009 I dialog Defaultdatenbank S UK x cancel Sie werden nach der Datenbank gefragt auf die zugegriffen werden soll Default Benutzer Se OK x Cancel Sie werden nach dem Benutzer gefragt dessen Benutzer Name in der Login Maske stehen soll Usemame scan Passwort Sprache Deutsch xl Anmelden In unserem Beispiel erscheinen nun die Felder f r die Eingabe des Hostes und der Datenbank nicht mehr 8 14 1 6 Scantaste Diese Funktion erleichtert das Scannen indem zum Ausl sen des Scan Vorganges eine Zahlentastatur benutzt werden kann System e 67 rchivistaBox PE A Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort Hrn X cancel 29 Run Zue
286. hren Die Masse werden in folgende Fel der eingetragen Scanbreite mm 135 scanh he mm 245 Da die meisten B cher nur die Farben schwarz und weiss enthalten gen gt hier ein Graustufenscan und 200 dpi Wenn es sich um farbige B cher handelt sind diese Werte nat rlich anzugleichen Art des Scannens Graustufen 8 Bit Aufl sung dpi 200 Um ein sehr gutes Scanergebins zu erzielen sollten Sie die Schwarz Weiss Optimierung aktiviert lassen Nun werden Sie sich vielleicht fragen warum Sie nicht einen Schwarz Weiss Scan machen Die Antwort ist dass bei einem Schwarz Weiss Scan die Schwarz Weiss Optimierung nicht greift Daher werden die B cher in Graustufen gescannt und vom Com puter optimiert Je nachdem wie Sie ihr Buch scannen muss es gedreht werden um es sp ter in der richtigen Position zu haben Daf r benutzt man das Rotationsfeld Das Buch wird je nach Einstellung automatisch gedreht Rotation 270 Damit Sie nicht f r jede zu scannende Seite die Scanfunktion auf ein Neues aktivieren m ssen gibt es das Feld Mehrere Seiten Stellt man hier Auto Pilot ein werden automatisch so viele Scans 274 e Kann ich B cher scannen gemacht wie im Feld Anzahl Seiten bei Auto Pilot angegeben sind Mehrere Seiten Auto Pilot Anzahl Seiten bei Auto Pilot 4 In diesem Beispiel ist die Zahl 4 in das Feld Anzahl Seiten bei Auto Pilot eingetragen Somit macht der Scanner automatisch 4 Scans Zwischen den einzelne
287. i Start eine 1 und bei Ende eine A eintragen Skriptname Diese Option verwenden Sie um den erkannten Text zu verarbeiten veredeln Durch Angabe eines Skriptnamens erreichen Sie dass Archivista wahrend der Formularerkennung das entsprechende Skript aufge rufen wird Das Skript muss als ersten und einzigen Parameter den Dateinamen des erkannten Textes entgegennehmen Das Skript muss diese Datei ffnen den Text verarbeiten und auf der Konso le ausgeben Die Formularerkennung bernimmt die Ausgabe des Skripts und legt den Wert im entsprechenden Feld des Archivs ab Dazu ein Beispiel Aus einem erkannten Datum soll einzig das Jahr extrahiert werden Das untenstehende Perl Skript erledigt genau diesen Job usr bin perl use strict my Sfile shift get the file nam open FIN file read the fil binmode FIN my lines lt FIN gt 0 close FIN my Stxt join lines get the whole text in one variable Stxt s r g replace all return with space Stxt s n g all newlines Stxt s t g all tabs Stxt s s g space and point goes to point Stxt s s g point and space goes to point Stxt s s 2 2 g replace two 2 spaces with 1 txt x 0 9 12 2 ATI 12723 Xe 110 9 14543 4 877 if 2 ne amp amp S4 ne amp amp 6 ne Stxt S6 if we got a day month and year give back the year els
288. icht bereits vorher manuell Fernzugriff eingestellt worden war fragt die ArchivistaBox Master nun nach ob die Schl ssel f r den SSH Zugang generiert werden sollen Klicken Sie auf Ja Archivistabos Fernzugriff SSH dauerhaft aktiviert d ol Die n chste Meldung bestatigt die SSH Verbindung Klicken Sie auf OK dialog el O1 zl Replikation kann nun auf dem slave vorgenommen werden Klicken Sie auf Continue wenn der Slave konfiguriert und die Datenbankinformationen bertragen worden sind Continue Das Einrichten des Masters ist abgeschlossen Achtung Klicken Sie noch nicht Weiter Zuerst muss noch die ArchivistaBox Sla ve eingerichtet werden Datenbank e 63 8 13 3 3 Die andere Box zum Slave machen Datenbank in Slavemodus verseten Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort ARE x cancel 9 Run Starten Sie den Men punkt Slave Modus aktivieren Wieder er folgt zuerst eine Passwort Abfrage dialog Die Aktivierung des Slavemodus wird die aktuelle Datenbank l schen wollen Sie trotzdem fortfahren S Ja ES Nein Durch Best tigung der obenstehenden Meldung bewirken Sie dass bestehende Datenbanken von der ArchivistaBox gel scht werden Bitte geben sie die IP oder den Hostnamen des Master Serwers ein e OK x cancel Anschliessend m ssen Sie die fixe IP Adresse der Master
289. ie Tabelle Archiv eine Auswirkung haben Sie k nnen einzelne Fel der der Tabelle hinzuf gen diese Felder sp ter l schen und f r definierte Felder mit Zuweisen zu Objekt ein Feldobjekt er ff nen Daneben k nnen Sie die Darstellung Bezeichnung Position und Breite der Felder in der Tabellenansicht individuell pro Feld einstellen 36 3 1 Neues Feld er ffnen Betrachten wir zun chst den Fall dass ein Feld hinzugef gt werden soll Klicken Sie dazu auf Neues Feld er ffnen Geben Sie den Namen des Feldes ein best tigen Sie die Eingabe mit OK und das Feld wird er ffnet Gleichzeitig werden Sie gefragt ob f r das 212 e Arbeiten mit Feldern neu erstellte Feld ebenfalls ein Feldobjekt er ffnet werden soll Sie sollten diese Abfrage bejahen da i d R definierte Felder auch auf dem Formular dargestellt werden 36 3 2 Einstellungen an Feld vornehmen Tutorial zu Einstellungen an Feld vornehmen movie 2min Nach dem Er ffnen eines neuen Feldes sollten Sie die Eigenschaf ten des Feldes anpassen denn einige der Einstellungen k nnen nur beim Neuer ffnen ver ndert werden Felder n Tabelle Shchworter Personen Name Mandant Feldtop Text MM Lange 30 Mel Feldindex erstellen J Tab Mame Pos Breite Neues Feld eroffnen Loschen aus Tabelle Zumelsen zu Objekt Folgende Einstellungen sind m glich Name Bezeichnung des Feldes Beachten Sie dass der Name eindeutig sein mus
290. ie die Komponenten aus die Sie installieren m chten Klicken Sie auf weiter wenn sie bereit sind fortzufahren DirectPrint Modul 8 6 MB Tiff oPDF Modul 0 4 MB Zus tzliche Programme 1 0 MB Konvertierung 5 0 lt gt 5 1 0 3 MB Konvertierung 4 16c gt 5 0 21 MB MySQL 4 0 17 21 7 MB OCH Modul 31 2 MB M OpenSource Edition 17 6 MB a Die aktuelle Auswahl erfordert min 99 9 MB Speicherplatz lt Zur ck Abbrechen Nun k nnen Sie noch den Startordner best tigen unter diesem Eintrag finden Sie die Archivista Programmgruppe sp ter Archivista el Setup Archivista d Startmenu Ordner ausw hlen Wo soll das Setup die Programm Verknupfungen anlegen A Wahlen Sie den Startmenu Ordner in dem das Setup die Programm Verknupfungen anlegen soll und klicken Sie danach auf weiter lt Zur ck Abbrechen Archivista wird nun installiert dabei wird einige Zeit vergehen iG Setup Archivista d j Sj xi Installiere LP Warten Sie bitte w hrend Archivista d auf Ihren Computer installiert wird ARCHIVISTA Dateien werden ausgepackt C Programme 4yv5d av50 pdf GG Setup Archivista d 2 la x Beenden des Archivista d Setup Assistenten Setup hat die Installation von Archivista d auf Ihren Computer abgeschlossen Die Anwendung kann ber die installierten Programm Yerkn pfungen gestartet werden Klicken Sie auf Fertigstellen um das Setup zu beenden
291. ie k nnen nun die ver nderte Definition sichern und sollten in etwa die nachfolgende Maske vorfinden Mandant D Abteilung hd Zun chst sehen Sie keinen Unterschied zu den Listenfeldern Klicken Sie nun aber in das zweite Feld MandantText geben Sie den Wert Meier ein und dr cken Sie die Tabulator Taste Sie erhalten die nachfolgende Abfrage Version 2009 1 Herzlich willkommen beim Eroffnen des ersten Eintrages f r das Auswahlfeld MandantT ext Klicken Sie auf OK um ein einfaches Listenfeld Normalfall zu er ffnen oder geben Sie den Feldnamen fur ein verlinktes Code Feld Cancel ein nn Da wir nun ein verlinktes Definitions Feld er ffnen m chten geben Sie den Namen des entsprechenden zu verlinkenden Feldes ein In unserem Falle geben Sie MandantNr ein und klicken auf OK Sie erhalten nun die untenstehende Kontrollabfrage die Sie mit Ja best tigen m ssen OO xl Die Definition Meier existiert noch nicht in den Yorlagen Tabelle Feldlisten M chten Sie einen neuen Eintrag vornehmen Hinweis Mit Nein wird der Wert nur zum aktuellen Datensatz hinzugef gt nicht aber als Yorlage gespeichert Nein Abbrechen Damit wir die Definition des Eintrages abschliessen k nnen m ssen wir zum Feld Mandant Text noch eine Mandantennummer Feld MandantNr definieren Tragen Sie bei der nun folgenden Abfrage z B den Wert 1023 ein und klicken Sie auf
292. ie mit den Auswahldefinitionen in diesem Archivista Men arbeiten Sie finden diese unterhalb des Eintrages Alle Da tensatze Sie rufen die Auswahldefinition auf indem Sie den entsprechenden Eintrag anklicken Der Auswahlvorgang wird darauf gestartet Die Auswahl der Datens tze kann unter Umst nden einige Sekunden Zeit in Anspruch nehmen Zu beachten sind weiter jene Auswahldefinitionen welche Varia blen Platzhalter enthalten Diese Eintr ge fragen nach zus tzli chen Angaben welche bei der Auswahl mitverwendet werden Ei ne Variable beim Feld Personen bedeutet deshalb dass wir zwar eine bestimmte Person auswahlen wollen jeweils aber bei jeder Auswahl die entsprechende Person neu festlegen Dabei erfolgt untenstehende Abfrage Ausw hlen von Datens tzen Eingabe Yanable Personen Neue Auswahl fe Erweitern r Eingrenzen r Abk rzungen Abbrechen Io Sie k nnen nun eine Person eingeben Best tigen Sie die Einga be und die Tabelle wird nach den entsprechenden Daten f r die Auswahl durchsucht Bei den mitgelieferten Definitionen ist standardm ssig die Jo kersuche Sternchen aktiviert Ein Suchvorgang Buch findet so wohl alle Buchhandlungen als auch alle Eintr ge mit Herbst buchmesse 32 6 1 Erweitern bzw Eingrenzen von Abfragen Bei jeder Abfrage Men Auswahl bei der variable Werte einge geben werden m ssen i d R sind dies die Eintr ge mit drei Fra gezeichen k nnen Sie
293. iel bei der Positio nierung w rden Sie 14mm bei der Breite und 6mm bei der H he eingeben oder 20mm bei der Breite und 12mm bei der H he falls ohne Logoerkennung gearbeitet wird Typ In diesem Feld k nnen Sie festlegen um welchen Typ es sich han delt Es gibt die Optionen e Text Gesamter Text wird akzeptiert 130 e Objekte der aktiven Definition bearbeiten e Zahlen Die erste Zahl im erkannten Text wird als g ltig er achtet e Datum Das erste Datum mit Format d d m m yy yy wird ausgelesen Beispiele 13 4 07 oder 20 12 2006 e Datum Das erste Datum mit Format m m d d yy yy wird ausgelesen Beispiele 04 13 07 oder 12 20 2006 Lange Mit den Feldern L nge von und L nge bis kann die Lange des Objektes eingeschr nkt werden Falls z B nur sechsstellige Nummern erkannt werden sollen geben Sie bei beiden Feldern je weils eine D ein Sollen sechs bis achstellige Nummern verwendet werden m ssen Sie bei L nge von eine D und bei L nge bis eine 8 eingeben Falls die L nge nicht bekannt ist belassen Sie die Felder leer Feld Im Element Feld wird festgelegt in welchem Feld des Archivs der erkannte Text des Objektes abgelegt werden soll Start und Ende Bestimmen Sie mit diesen beiden Optionen welcher Teil des er kannten Textes im zuvor bestimmten Feld abgelegt wird Dazu ein Beispiel Wir haben die Nummer 12220001 und m chten nur die ersten vier Zeichen herauslesen dann w rden wir be
294. ien ansehen 26 11 ArchivistaBox ausschalten Statusmeldungen ArchivistaBox Diesen Men punkt verwenden Sie um die ArchivistaBox entweder createpdf pl 20080529130813 start ocr home cvs archivista jobs avdbutility pl 20080529130804 Connection closed home cvs archivista jobs avdbutility pl 20080529130804 We have 25037 chars of Language neu Zu Sta rten oder auszuschalten strings home cvs archivista jobs avdbutility pl 20080529130803 Archivista database found ArchivistaBox ausschalten home cvs archivista jobs avdbutility pl 20080529130802 Connection ok localhost archivista root createpdf pl 20080529084427 start ocr createpdf pl 20080529033918 start ocr Ausschalten home cvs archivista jobs sane daemon pl 20080529033546 DBConnection 0 failed home cvs archivista jobs sane daemon pl 20080529033545 DBConnection 0 failed home cvs archivista jobs sane daemon pl 20080529033544 DBConnection 0 failed home cvs archivista jobs sane daemon pl 20080529033543 DBConnection 0 failed sl Neu starten Systemmeldungen Texterkennung OCR 5 26 2008 1 14 18 AM End rchivista OCR Module FineReader Engine unloaded PDF page is being created 20 PDF page is being created 19 PDF page is being created 18 PDF page is being created 17 PDF page is being created 16 PDF page is being created 15 PDF page is being created 14 PDF page is being created 13 PDF page is being created 12 PDF page is
295. iese Option aus den glei chen Gr nden notwendig wie bei Master Logdateien l schen w Nach dem L schen der Bin r Logdateien muss eine Master Slave Konfiguration zwingend berpr ft werden Im Zwei felsfalle sollte die Master Slave Konfiguration gar neu aufgesetzt werden 8 14 System Tutorial zu System Passwort setzen movie 2min 4 17 Tu torial zu Dokumente entsperren movie 2min 4 17 Tutorial zu OCR Texterekennung erneut starten movie 2min System e 65 Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista webadmin Alt F3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista module Datensicherung verschlyesselurng POF Seryer FTP S rver Mailseruer Datenbank System System k Kanfiguration Fernzugriff S System status anzeigen Wint F Beenden Alt F1 Fasswoerter Archiuista Werkzeuge Terminal Alt F7 CD auf USB Datentraeger Kopieren Aktuelles System publizieren 8 14 1 Konfiguration Archivista Box 000 Archivista WebClient F10 Archivista Webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista module Datensicherung Verschiuesselung POF Seruer FTP Server Mailserver Datenbank System _ Konfiguration System Konfiguration Tastatur Fernzugriff Systemstatus anzeigen Win F7 Hetzwerkschnittstelle Alt F6 Beenden Alt F1 Passwcerter zeit und Datum Archivista werkzeuge Terminal Alt F7 Login Maske CD auf USB Datentraeger kopieren Scantaste Aktuelles System publizieren Ric
296. iessend k nnen Sie durch Anklicken der K stchen diejenigen Akten bestimmen die gel scht werden sollen L schen F Personen Public edic Alle Benutzer Version 2009 1 Klicken Sie OK Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage Erst wenn diese best tigt wird wird der L schvorgang definitiv ausgef hrt 11 3 10 Publizieren und Publizieren zur cknehmen Diese Funktion dient einem Eigent mer einer Akte dazu diese einem erweiterten Benutzerkreis zug nglich zu machen ohne dass er das Eigentum an der Akte verliert Sollten Sie diesen Men punkt nicht im WebClient vorfinden so wurde dise Funktionalit t in WebAdmin abgeschaltet Mehr dazu unter 1 1 4 EKKE ealo o le 17 03 2005 Protokoll 9 03 03 2005 2 HMG Swissmedic In unserem Beispiel geht Benutzer freuler zuerst in den Editieren Modus worauf in der oberen rechten Ecke ein Fenster mit ver schiedenen Aktionen erscheint Es muss die Aktion Publizieren ausgew hlt werden In einem zweiten Schritt werden die Benutzer bestimmt welche eine oder mehrere Akten zusatzlich sehen sollen In einem dritten Schritt wird werden diejenige n Akten angeklickt die publiziert werden soll en Publizieren 4lle Benutzer Ok Personen Public m dic M dic D Durch Klicken des obersten K stchens k nnen brigens alle in der Auswahl erscheinenden Akten f r die nachfolgende Aktion selektioniert werde
297. igen nicht nur f r Archivista Bei den nachfolgenden Beschreibungen der Men punkte sind diese Tasta turdefinitionen jeweils in Klammern angegeben 29 4 Tabulator Taste Die Tabulator Taste dies ist die Taste oben links mit den zwei entgegengesetzten Pfeilen dient in den Tabellen zum bequemen Navigieren innerhalb eines Datensatzes da Sie mit dieser Taste von einem zu einem anderen dem n chsten Feld wechseln k nnen Zum vorigen Feld gelangen Sie indem Sie die Tastenkombination Shift Tab dr cken 29 5 Vergr ssern der Seite Sie k nnen sowohl die Seite Grafik als auch das Feld des allen falls erfassten Textes vergr ssert darstellen Beachten Sie dazu das schwarze Rechteck unten rechts der Liste CEM Helen wendier iticiem Charles Doyle jo m d sss es Oe seenen wi p Klicken Sie auf dieses halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie die Maus nach oben Sie werden feststellen dass dabei ein schwarzer Balken auf dem Bildschirm erscheint Die ser markiert das neue Verh ltnis Liste zu Seite Detailansicht So bald Sie die linke Maustaste loslassen erscheint die Seite bzw das entsprechende Feld vergr ssert Auf die gleiche Art und Wei se erreichen Sie sp ter das Verkleinern der Seite dazu muss der schwarze Balken nach unten gezogen werden Archivista 29 6 Verwenden der rechten Maustaste Innerhalb von Archivista 2009 1 k nnen Sie mit der rechten Maustaste das j
298. iger und Titlis e 255 Damit die ArchivistaBox nicht einfriert verwenden wir beim RAM Werte wie obenstehend Phoenix ne a ACPI Suspend Type Power Managenent User Define Video Off Method Blank Screen Video Off In Suspend No Suspend Type Stop Grant MODEM Use IRQ 3 Suspend Hode Hisabled HDD Power Down DS Kin Soft Off by PHR BTTN finstant Dff CPU THRM Thrott ling 175 82 Hake Up On EAN isableds Power Dn by Ring Disabled CRisaktad Resune by Alara Disabled Phoenix AuardBI0S CMOS S Frequency Volt Step down CPU Voltage Enabled CPU Host Clock OTTEN ii H 4 WEE psc ixit Fi General Help Tire Hove Enter Select a F7 Optinized Defaults Und sollte die Box im Hochsommer einmal unter Volllast stehen reduzieren wir die Leistung damit keine berhitzung auftritt 42 2 Festplatten Partitionen Die Festplatte wird so konfiguriert dass insgesamt vier Partitionen automatisch eingerichtet werden ET Daten SWAP hda3 Daten hda4 Auf den ersten beiden Partitionen je 4 GByte k nnen max 2 verschiedene ArchivistaBox Versionen installiert werden Die dritte 256 e Ablauf bei neuen Jobs Partition wird als SWAP Speicher verwendet und auf der vierten Partition werden die Daten gespeichert 42 3 Ablauf bei neuen Jobs app app perl script WebClient SaneButton notify pl app RW insert jobs from RichClient creates a new gt en files job entry with e g ftp
299. ikati on von Informationen eines Verzeichnisdienstes ber das TCP IP Netzwerk Ein wichtiges Merkmal von LDAP ist sein hierarchi scher Aufbau den beispielsweise MySQL nicht aufweist hier liegt der normale tabellarische Aufbau vor Die Datenstruktur eines LDAP Verzeichnisses ist durch einen hierarchischen Baum mit Wurzeln Zweigen und Bl ttern gegeben Die Wurzel root suffix ist das oberste Datenobjekt unter ihm verzweigen sich die h her en Strukturen Wenn Sie einem Benutzer zwei Gruppen von unter schiedlichem Hierarchiestatus zuordnen m chten siehe 14 2 2 1 so entspricht der hierarchische Status des Benutzers dem der Grup pe die hierarchisch am h chsten steht Benutzerverwaltung extern e 95 HT TP Abfrage Anstelle der LDAP Abfrage wird in diesem Fall ein externer HT TP Web Server kontaktiert Die Abfrage gliedert sich in zwei Teile die Passwort Verifikation und die Abfrage der Benutzerdaten 14 2 1 1 Server Geben Sie hier die IP Adresse des Servers an z B 192 168 0 12 Bei Verwendung von HTTP muss hier die vollst ndige URL des Serverscripts zur Passwortpr fung stehen z B http my server com 1234 cgi bin pwcheck pl 14 2 1 2 Port LDAP Geben Sie hier bei Bedarf die Schnittstelle Port Adresse an z B 389 Wird bei HTTP ignoriert der Port kann in der URL angegeben werden so 14 2 1 3 Programm HTTP Dieses Feld enth lt bei Verwendung von HTTP eine URL unter der die Benutzerkonten als Ta
300. in eingestellt Archivista os Fernzugriff SSH dauerhaft aktivieren S Ja X nen 8 16 Beenden ALT F4 Mit diesem Befehl fahren Sie die ArchivistaBox hinunter 8 17 Funktionstasten Die wichtigsten Funktionen der Archivista Box k nnen direkt ber Funktionstasten erreicht werden Version 2009 1 Funktionstasten e 75 16 Teil IV WebClient Archivista 9 Einleitung Der Zugriff auf die Archivista Datenbank erfolgt beim WebClient ber einen Internet Browser 9 1 Anmelden Tutorial zu Anmelden WebClient movie 2min Es m ssen normalerweise Host Datenbank Benutzername und Passwort eingegeben werden Diese Angaben erhalten Sie von Ih rem System Administrator oder Ihrer System Administratorin Hinweis Es ist m glich dass nur Benutzername und Passwort einzugeben sind Ebenfalls denkbar ist dass zwar der Name der Datenbank angegeben werden kann nicht aber der Rechner Bei der Auslieferung sind s mtliche vier Werte notwendig wobei die ersten drei Angaben Vorgabewerte haben localhost archivista Admin Das Standard Passwort lautet archivista Archivista WebClient Version 5 12 Powered by Archivista GmbH Host serveri Datenbank archiv Username verw Passwort ae Sprache Deutsch vf Anmelden 9 2 Ansichten Es gibt eine Haupt sowie eine Seitenansicht Version 2009 1 9 2 1 Hauptansicht Die Hauptansicht besteht aus einer Aktenliste oben ganz
301. in Archivista selber nachvollziehen wollen d rften Sie je Lektion etwa 10 Minuten ben tigen Am Ende der Lektion finden Sie einen Hinweis auf das Handbuch Durch die Kombination von Online Tutorials und Handbuch erzielen Sie die besten Lernerfolge Hinweis Auf vielfachen Kundenwunsch haben wir die Online Tutorials etwa um die H lfte verlangsamt generiert damit beim Betrachten die einzelnen Schritte besser nachvollzogen werden k nnen Wir hoffen Ihnen damit den Einstieg in die Welt der Ar chivistaBox nochmals etwas leichter machen zu k nnen Nun aber viel Spass bei der Arbeit mit den Online Tutorials und Archivista 4 2 Installation ArchivistaBox Tutorial zu Update ArchivistaBox In diesem Tutorial wird Ihnen gezeigt wie Sie eine neue Version auf die ArchivistaBox aufspielen und die bisherige Konfiguration berschreiben Kapitel im Handbuch 4 3 Update ArchivistaBox Tutorial zu Update ArchivistaBox Version 2009 1 In diesem Tutorial wird Ihnen gezeigt wie Sie eine neue Version auf die ArchivistaBox aufspielen und die Konfiguration Ihrer bisherigen Installation beibehalten Kapitel im Handbuch 4 4 Aufrufen des Manuals Tutorial zu Manual Aufrufen Im Film sehen Sie wie das Handbuch aufgerufen direkt auf ein Kapitel gesprungen und darin gebl ttert werden kann Kapitel im Handbuch 4 5 Login WebClient Hier sehen Sie wie Sie sich im WebClient anmelden k nnen Kapitel im Handbuch 19 1 4 6 Scannen und
302. in Benutzer nach dem Anmelden an der Datenbank vorfinden soll Damit ist es m glich mehrere Archive in der gleichen Datenbank zu f hren Stichwort Mandan tenf higkeit Archivista Bei Interne Seiten geht es darum dass die Bitmap Seiten nicht mehr ber die Archiv Verzeichnisse geladen werden sondern direkt Uber die Datenbank ausgeliefert werden Dadurch benotigen Be nutzer keine Lese Rechte mehr auf Archiv Verzeichnisse wodurch die Administration vereinfacht und die Sicherheit erhoht werden kann Bitte beachten Sie dass ein Benutzer bei dem diese Option aktiviert ist keine neuen Akten erstellen kann Diese Option ist am sinnvollsten fur Benutzer die Dokumente mit dem Webbrowser ansehen und editieren und Akten nicht manuell er ffnen Die Option Web muss aktiviert sein sofern der betreffende Be nutzer auch ber den Archivista WebClient auf das Archiv Zugriff erhalten soll Beachten Sie dazu auch die Informationen unter 0 Bei Workflow geht es darum dass aufgrund bestimmter Ereig nisse z B eine neue Akte wird erfasst ge ndert oder gel scht bestimmte Aktionen erfolgen Beachten Sie dazu die Hinweise un ter 8 7 2 35 2 3 Masse f r Bildschirmansicht M glich sind bei den Masseinheiten Twips Punkte Inches Milli meter und Zentimeter Legen Sie hierf r jeden Benutzer fest mit welcher Masseinheit er in Archivista arbeiten soll Zur Information Ein Inch zu deutsch Zoll entspricht 1440 Twips 72 Pu
303. in der Datei avexpo htm Typ W hlen Sie die Art der HT ML Publikation Ausf hrlich er stellt eine Publikation mit s mtlichen Feldern bei Titelzeile wird nur die Titelzeile exportiert und bei Bilderalbum werden nur noch verkleinerte Vorschaubilder erstellt 30 3 2 Importieren von Daten Dieses Formular bildet das Gegenst ck zu Exportieren von Da ten Damit k nnen Datens tze die aus einer anderen Archivista Datenbank exportiert wurden in die aktuelle Datenbank im portiert werden Dabei erfolgt der Import ber die Archivista Parameterdatei Nach dem Aufruf bestimmen Sie zun chst diese Importdatei und klicken dann auf OK um die entsprechenden Importieren und Exportieren von Akten e 163 Daten zu importieren Bei der Tabelle Archiv m ssen Sie sich weiter entscheiden ob zuvor exportierte Seiten ebenfalls eingelesen werden sollen 30 4 Verbindungen Hyperlinks Sie k nnen Datens tze der Haupttabellen Adressen Notzen Archiv und Bibliothek miteinander verbinden d h verbundene Datens tze k nnen bequem aus dem anderen heraus aufgerufen werden Sie finden die nachfolgenden vier Funktionen auch in der Taskleiste rechts aussen 30 4 1 Ziel festhalten Ctrl 1 Um eine Verbindung herzustellen w hlen Sie zun chst den Daten satz den Sie sp ter aus einem anderen Datensatz heraus aufru fen wollen den Zieldatensatz Danach halten Sie den Datensatz mit diesem Men punkt fest
304. ine neue ERP L sung Bei der Evaluation sind wir auf verschiedene Produk te gestossen Die nun vorliegende L sung entstammt Fron taccounting siehe www frontaccounting com und wurde fiir unsere Bed rfnisse so angepasst dass wir speditiv arbeiten konnen Soviel zu den Griinden warum es ArchivistaERP gibt Und damit hier keine Missverstandnisse auftreten sei an dieser Stelle auch gleich gesagt was ArchivistaERP nicht ist Version 2009 1 e ArchivistaERP ist kein Ersatz f r ihre bestehende ERP Losung Entscheidend bei einer ERP Losung sind nicht in er ster Linie die Lizenzkosten sondern die Implementierungsko sten Falls Ihre ERP Losung die Arbeit einigermassen verrich tet bleiben Sie gut und gerne dabei e ArchivistaERP stellt zumindest derzeit kaum eine L sung f r mittlere oder gr ssere Betriebe dar e ArchivistaERP ist eine L sung unter vielen und die Archivista Box unterst tzt ganz unabh ngig vom ERP Modul s mtliche nur denkbaren L sungen mit kleinstem Integrationsaufwand e ArchivistaERP wird in der n chsten Zeit aktiv weiterent wickelt d h es muss mit gewissen Anpassungen in Zukunft gerechnet werden 27 2 ERP L sung aktivieren Bei der Auslieferung der ArchivistaBox ist das ERP Modul nicht aktiviert Damit Sie mit dem ERP Modul arbeiten k nnen muss ArchivistaERP aktiviert werden Dazu muss auf dem Archivista Desktop die rechte Maustaste ge dr ckt werden Im Systemmen kann ArchivistaERP unt
305. iner Ausnahme Im Haupt men des Fotoimports klicken Sie folgendes Feld an process as text images Das Foto wird wie blich importiert und auf der ArchvistaBox archiviert Voraussetzung f r eine gute Kopie des Textdokuments ist eine gute Kamera mit hoher Aufl sung Viele Digitalkameras haben speziell zum Fotografieren von Texten einen Textmodus der ber das Men eingestellt werden kann Ausser dem kann ein Stativ von ausserordentlichem Vorteil sein da eine Aufnahme ohne Stativ leicht verwackeln kann Dieses Stativ kann bei der Archivista GmbH erworben werden Bei einer guten Kamera 10 Megapixel aber schon 5 Megapixel k nnen ausreichend sein erscheint das fotografierte Dokument in ausserordentlich guter Qualit t Wovon Sie sich im Folgenden selbst berzeugen k nnen Import von Bildern e 277 D signation d article oc Attention prix et catalogues valables just c la fin de fevrier wm we per mn wm A wm wm em g wm e wm wm m mm wm din mp em gr gem Gm o mm om gr gt wm gn vm zm ee mm mm em mm ze gg gp mp oe mm JS 069 03 001 0 400011 CH Pce Kranzle Nettoyeurs haute pression Flyer 2005 Bei ausreichender Qualit t die Buchstaben m ssen geschlossen und gut lesbar sein funktioniert die OCR Erkennung auch bei ei nem fotografierten Dokument so dass der Text des Dokuments unter dem blauen Reiter Ansicht im WebClient vorzufinden ist Service de l amp pa ra ion et poe do ruoli Pel 052 3541444 Kax 052 35434
306. intr ge ver ndern k nnen oder nur falls eine Abh ngigkeit zu einem anderen Feld erf llt ist Betrachten wir nun die Optionen bei den Eingabebedingungen Feldobjekt Eingabebedingungen e Beliebig Wert empfohlen C Zwingend C Abh ngig von Feld mit wert en Neueintr ge nur fur Benutzer Eingaben nur f r Benutzer 36 7 1 Beliebig Immer dann wenn gar keine Einschr nkung bei der Eingabe beste hen soll m ssen Sie Beliebig ausw hlen Damit werden s mtli che Eingaben als g ltig anerkannt 36 7 2 Wert empfohlen Wenn Sie Wert empfohlen w hlen k nnen Sie zwar eben falls s mtliche Werte eingeben falls Sie ein Feld jedoch komplett l schen erhalten Sie einen Hinweis dass an dieser Stelle ein Wert eingegeben werden sollte 36 7 3 Zwingend Bei Zwingend k nnen Sie keine Feldwerte l schen da wie der Name der Option besagt eine zwingende Eingabe erwartet wird Archivista Beachten Sie bitte dass nach dem Er ffnen einer Akte oft Fel der leere Werte enthalten Dies ist solange zul ssig bis Sie die erste Eingabe im entsprechenden Feld vornehmen Soll es bereits beim Er ffnen einer Akte nicht m glich sein dass leere Felder vorhan den sind k nnen Sie entweder den Vorgabe Wert eines Feldes ent sprechend ab ndern oder diese Funktionalit t mit dem Workflow Modul Archivista Enterprise realisieren 36 7 4 Abh ngig von Feld mit Wert en Falls Sie m chten dass in einem Feld nu
307. ion Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren gt Wo ARCHIVISTA Klicken Sie auf weiter sobald Sie bereit sind mit dem Setup fortzufahren auren eine NEUE SUCN Maske EISELZT b Neue Tabelle Feldlisten erm glicht hierarchisch aufgebaute Felder GP Detailbereich h ngt von Hauptbereich ab c Erweiterte Eingabebedingungen bei Feldern Wert empfohlen Zwingend sowie Abhangigkeit von anderem Feld d Gewisse Felder k nnen f r bestimmte Benutzer ganz gesperrt oder nur f r Neueintr ge gesperrt werden e Eigenes Formular f r Benutzer Verwaltung erm glicht einfachere Administration f Jeder Benutzer kann mehreren Gruppen entsprechenden Benutzern zugewiesen werden bisher gab es einzig den Alias Benutzer gt lt Zur ck Abbrechen Nun m ssen Sie das Verzeichnis f r die Installation best tigen Normalerweise klicken Sie einfach auf Werter g Setup Archivista d E lo x x a Ziel Ordner wahlen Wohin soll Archivista d installiert werden ARCHIVISTA Bitte geben Sie an in welchen Ordner Sie Archivista d installieren wollen und klicken Sie danach auf Weiter Programme Adobe av41fr5 AyBbatch Aw5d Aybe Ei ER DI Erforderlicher Speicherplatz min 15 0 MB lt Zur ck Abbrechen 6 Setup Archivista d A ell x Komponenten auswahlen a Welche Komponenten sollen installiert werden m Wahlen S
308. ion Es gibt sechs Navigationssymbole Programm beenden Alt q Alle Datens tze ausw hlen Alt a Archivista ml Vorige Datens tze in Auswahl Alt f D Voriger Datensatz Alt p gt N chster Datensatz Alt n ml N chste Datens tze in Auswahl Alt H 8 7 3 3 Aufbau der Tabelle feldlisten Die Tabelle feldlisten besitzt folgenden Aufbau e Felddefinition Definition e Feldcode e Code e ID e Laufnummer Die Laufnummer enthalt eine fortlaufende Nummer In der Spalte Felddefinition erscheinen diejenigen Felder die bei der Mas kendefinition im WebAdmin entweder den Feldtyp Definition oder 1 N zugewiesen bekommen haben Beispiel Das Feld Land erhalt den Feldtyp Definition So er scheint Land in der Spalte Felddefinition Die dem Feld Land im WebClient zugewiesenen Lander erscheinen in der Spal te Definition Angenommen das Feld Land hat in einer Feld liste die Laufnummer 1 so erscheint diese Laufnummer bei dem Version 2009 1 ebenfalls in der Spalte Felddefinition erscheinenden Feld Region mit dem Feldtyp 1 N in der Spalte ID Denn die Region wurde dem Land durch die Feldtypenzuweisung 1 N untergeord net Die dem Feld Region im WebClient zugewiesenen Regio nen erscheinen in der Spalte Definition Laufnummer Felddefinition gt Definition gt Feldcode Code gt Id 1 Land Schweiz 0 mw 20 Region Z rich 1 m Felder denen die Feldtypen Text code oder Zahlencode zuge wies
309. ion bei jeder Seite eine Vorlagendatei Wasserzeichen mitgedruckt Die Vorlagen m ssen unter den Namen watermi png f r Schwarz Weiss waterm2 png f r Graustufen bzw waterm3 png f r 24 Bit Farbbilder ins Programmverzeichnis kopiert werden und im PNG Format vorliegen Bei Optionen beim Drucken wird zun chst bei Papierformat die Blattausrichtung eingestellt W hlen Sie zwischen Automa tisch Hochformat sowie Breitformat Bei Automatisch wird die Blattausrichtung je Seite automatisch gew hlt je nachdem ob die Bitmap Seite in der H he oder der Breite besser auf das Blatt passt Bei Duplex bestimmen Sie ob ein oder doppelseitig ge druckt werden soll sofern ihr Drucker Duplexdruck unterst tzt Mit Seiten je Papierblatt k nnen bis zu 16 Seiten auf einem Blatt Papier ausgedruckt werden wobei Seitenvorschub bei Akte nende festlegt ob am Ende einer Akte ein neues Blatt verwendet werden soll oder nicht Ist die Option Seitenvorschub nach je dem Blatt aktiviert so wird nach jedem Blatt beim Drucken der Druckjob geschlossen und ein neuer Druckjob gestartet dies kann in Netzwerken zu einem besseren Durchsatz f hren Archivista Zuletzt k nnen Sie bei Auswahl des Druckers bestimmen mit welchem Drucker gedruckt werden soll Beim Drucken wird immer jeweils jene Qualit t der Seite ver wendet die aktiviert ist Soll die Seite in Originalqualit t und nicht in Bildschirmqualit
310. ion of the Program by all those who receive copies directly or indirectly through you then the only way you could satisfy both it and this License would be to refrain entirely from distribution of the Program If any portion of this section is held invalid or unenforceable under any particular circumstance the balance of the section is intended to apply and the section as a whole is intended to apply in other circumstances It is not the purpose of this section to induce you to infringe any patents or other property right claims or to contest validity of any such claims this section has the sole purpose of protecting the inte grity of the free software distribution system which is implemented by public license practices Many people have made generous con tributions to the wide range of software distributed through that system in reliance on consistent application of that system it is up to the author donor to decide if he or she is willing to distribute software through any other system and a licensee cannot impose that choice This section is intended to make thoroughly clear what is believed to be a consequence of the rest of this License If the distribution and or use of the Program is restricted in certain countries either by patents or by copyrighted interfaces the original copyright holder who places the Program under this License may add an explicit geographical distribution limitation excluding those countries so that distrib
311. ir alle unsere Dokumente in einem Verzeichnisbaum im Dateisystem auf unserer Festplatte ablegen Bei einem kleinen Archiv w rde dies durchaus funktionieren doch je mehr Dokumente wir in unser Archiv aufnehmen desto schwie riger w rde die Verwaltung der Daten Archivista 2009 1 arbeitet deshalb intern mit der leistungsf higen Datenbank MySQL 2 3 Datenbank Server und Client An dieser Stelle sollen noch einige Begriffe gekl rt werden deren Verst ndnis das Arbeiten mit Archivista einfacher machen d rften Falls Ihnen diese Begriffe klar sein sollten k nnen Sie direkt in Kapitel weiterarbeiten Datenbank Gesamte Organisationseinheit um Informationen aufgrund bestimmter Kriterien abzulegen bzw wieder abrufen zu k nnen Eine Datenbank k nnte auch als eine Art Tresor bezeich net werden wo Informationen sicher verwaltet werden k nnen Server und Clients Damit wir unsere Informationen sicher auf bewahren k nnen w hlen wir einen m glichst sicheren Aufbewah rungsort Server Dieser Ort darf f r Kunden Clients erst nach einer Zutrittskontrolle zug nglich sein Oder abstrakter formuliert Der Server bietet gegen ber Clients Dienste an in unserem Fall den Dienst Datenbank Der Informationsaustausch erfolgt dabei in kleinen Einheiten Fragt der Kunde Client nach dem ganzen Tresorinhalt erh lt er die Anzahl sowie den Inhalt der ersten zehn Objekte nicht aber die Datenbank Server und Client e 19 restlichen 990
312. ist zwin gend und besitzt immer Sysop Privilegien d h er kann s mtliche in Archivista vorhandenen Funktionen ausf hren Nach der Er ff nung besitzt der Sysop noch kein Passwort sofern nicht bereits zuvor in einer anderen Datenbank ein Passwort f r den Benutzer SYSOP vergeben wurde Benutzerverwaltung e 199 Um Benutzer zu er ffnen anzuwahlen bzw zu l schen stehen die f nf Buttons Kn pfe am unteren Rahmenende zur Verf gung links davon erhalten Sie Auskunft welcher Benutzereintrag gera de zur Bearbeitung aktiviert wurde Neuen Benutzer er ffnen Beachten Sie bitte dass beim Neuanlegen eines Benutzers immer Name und Anmeldung von einzugeben sind z B user localhost Beachten Sie dazu die Erl uterungen unter 35 2 1 1 und 35 2 1 2 Folgende Eintr ge gilt es je Benutzer zu unterscheiden 35 2 1 Anmeldung und Rechte 35 2 1 1 Name Jeder Benutzer ben tigt zun chst eine Identifikation d h eine ein deutige Kennung mit der er sich einerseits ausweisen kann und anhand derer er Rechte innerhalb der Datenbank erh lt M glich sind als Name maximal 10 Buchstaben wobei nicht mit einer Ziffer begonnen werden darf der Benutzername 4DOS ist nicht g ltig wohl aber DOS4 Benutzername und Eigent mer sind insofern identisch als dass jeder definierte Benutzer als Eigent mer siehe Kapitel aufgelistet wird Allerdings kann sofern entsprechende Zugriffs rechte vorhanden sind der Benutzer einen
313. it dieser ID eingerichtet wurde Beim Benutzer Admin aus unserem Beispiel ist dies blicherweise der Fall weil er bei der Auslieferung der ArchivistaBox bereits besteht Aus dem Obenerw hnten ergibt sich dass der scannende Benut zer bzw die scannende Benutzerin mittels einem Knopfdruck das heisst der Destinationswahl auf dem AXIS 7000 Ger t gleichzeitig folgende Punkte bestimmen kann e in welche Datenbank gescannt wird e welche Archivista Scandefinition inkl Zusatzoptionen ange wendet wird e welcher Benutzer als Eigent mer der Akten gilt w Wichtig Falls Ihre Scanbox keine Verbindung zur Archivista Box aufbauen kann pr fen Sie bitte ob folgende Punkte erf llt sind Da Sie ein FTP Scanning machen muss unter der Rubrik Destinations in dem Feld User ftp eingetragen sein Das Passwort dass Sie in den beiden darauf folgenden Feldern an geben muss genau dem Passwort entsprechen mit dem Sie das FTP Scanning auf der Zielbox aktiviert haben Lassen Sie sich von der Anzahl der Asteriske nicht irref hren da diese beim n chsten Einloggen nicht mehr der Anzahl der von Ihnen eingege benen Zeichen entspricht Dies ist eine Sicherheitsmassnahme so Archivista dass man das Passwort auf Grund der Anzahl der Zeichen nicht erraten kann Sollte das FT P Scanning immer noch nicht funktio nieren stellen Sie sicher dass das FTP Scanning auf der Zielbox aktiviert ist Dies k nnen Sie auf der Zielbox mit Hilfe des System
314. ite und Hohe in Pixel ein Falls Sie die Option Angaben in Prozent w hlen k nnen Sie Eingaben in Prozent vornehmen Ist Eingaben proportional ak tiviert erfolgen Eingaben bei Breite bzw Hohe immer synchron Archivista d h wenn Sie die Breite ndern ndern Sie gleichzeitig auch die H he entsprechend proportional Bits amp Pixel je Zoll ndern Sie einmal die Farbtiefe sowie weiter die Aufl sung der Bilder Dabei bedeutet bei der Farbtiefe 24 Bit Farbe die beste sowie 1 Bit SW die schlechteste Qualit t Bei der Aufl sung k nnen die Werte f r Graustufen Farbbilder sowie f r Schwarz Weiss getrennt eingestellt werden unterschiedliche Werte sind allerdings nur sinnvoll wenn Sie mehrere Seiten auf einmal verarbeiten Das Rotieren von Seiten sollte keine Schwierigkeiten verursachen und eine Auflistung der Effekte w rde an dieser Stelle zu weit f hren Am einfachsten probieren Sie die einzelnen Werte mit Test seiten durch oder erwerben ein Buch zur Bildbearbeitung Beach ten Sie dabei einzig dass bei Schwarz Weiss Bildern nicht alle Effekte eine Ver nderung des Bildes zur Folge haben z B ergibt die Gamma Korrektur nur bei Graustufen bzw Farbbildern einen Sinn Mit Effekte wiederholen f r folgende Anzahl von Seiten k nnen s mtliche nderungen auf diesem Formular f r eine be liebige Anzahl von Seiten als Batch gestartet werden Achtung Bei Effekte wiederholen gibt es keine U
315. ition des allerersten Eintrages die nachfolgende Kon trollabfrage 216 e Feldobjekt Typ Herzlich willkommen beim Eroffnen des ersten Eintrages OK f r das Auswahlfeld Abteilung Klicken Sie auf UK um D ein einfaches Listenfeld Normalfall zu er ffnen oder geben Sie den Feldnamen fur ein verlinktes Code Feld _ Cancel ein Da wir an dieser Stelle nur ein einfaches Definitionsfeld er ffnen m chten klicken Sie bei dieser Abfrage ganz einfach auf OK Sie erhalten nun nochmals eine Abfrage Die Definition Einkauf existiert noch nicht in den Yorlagen Tabelle Feldlisten M chten Sie einen neuen Eintrag vornehmen Hinweis Mit Nein wird der Wert nur zum aktuellen Datensatz hinzugef gt nicht aber als Yorlage Nein Abbrechen gespeichert Diese Abfrage erfolgt immer dann wenn zum entsprechenden Feld hier das Feld Abteilung noch keine Vorlage in der Tabelle Feld liste existiert Klicken Sie auf Ja so wird der Wert Einkauf de finitiv in die Vorlagen der Tabelle Feldlisten aufgenommen Wenn Sie mit Shift Tab zur ck ins Feld Abteilung klicken erscheint in der Vorlage immer auch der Wert Einkauf weil wir diesen Eintrag ja nun als Vorlage definiert haben Beachten Sie die entsprechende Darstellung Abteilung Einkaut Notie EE Nun erfassen wir im Feld Abteilung noch die Werte Verkauf Produktion und Administration Danach sollten Sie sof
316. itte die Option Twain Modul im Speicher Da mit erreichen Sie dass beim Scannen der Twain Treiber im Spei cher belassen wird Abgesehen davon dass so Probleme mit lte ren Scannertreibern 16 Bit Treiber vermieden werden erfolgt das Scannen i d R weit schneller als wenn das Twain Modul vor jedem Scanvorgang erneut geladen werden m sste Mit Scan Fortschritt anzeigen erreichen Sie dass sofern dies Ihr Scanner treiber unterst tzt eine Fortschrittsanzeige beim Scannen ange zeigt wird Mit Scannen via Hauptspeicher wird die Seite direkt Archivista in den Speicher und nicht in einen Harddisk Buffer gescannt Da mit erreichen Sie u U ein schnelleres Scannen jedoch unterst tzen nicht samtliche Ger te diese Option 33 4 2 9 Definitionen Tutorial zu Definitionen movie 2min Mittels der Definitionen k nnen jene Einstellungen welche immer wieder ben tigt werden f r einen sp teren Aufruf festgehalten werden Dies erspart Ihnen umfangreiche Eingaben falls z B von einem A4 Farbfoto zu einer A6 Textseite gewechselt werden muss Um eine Definition neu zu erstellen nehmen Sie zun chst die gew nschten Einstellungen vor starten Sie dabei den Scanvorgang noch nicht Klicken Sie danach auf den Button Knopf Neu bei den Definitionen und Sie k nnen der neuen Definition einen Namen geben Damit ist die Definition erstellt ersichtlich durch den neuen Eintrag in der Liste Eine bereits bestehende Definition
317. ittels der gr n bzw rot ausgezeichneten Funktionen Edi tieren und L schen vorgenommen Beim Editieren sehen Sie fol genden Bildschirm Barcode Verarbeitung e 123 Barcode Verarbeitung archivista Barcodedefinition Barcode xl Ausw hlen Barcode H Lange ane Feld Titel sl Start H sl Zeichen Alle Zur ck Speichern Die einzelnen Einstellungen sind im Folgenden beschrieben Bitte beachten Sie dass das was Sie hier eingeben sp ter automatisch im Hintergrund ablaufen wird wenn Sie oder ein e Mitarbeiter in Belege mit Barcodes scannen Barcodedefinition w hlen Sie hier f r welchen Barcode die fol genden Einstellungen gelten Klicken Sie auf den Ausw hlen Button Knopf Barcode Grenzen Sie zus tzlich ein f r welchen der f nf Barco des die theoretisch unter dem Schirm einer Barcodedefinition zu sammengefasst sein k nnen die folgenden Einstellungen bestimmt sind L nge Tragen Sie hier die Gesamtl nge des Barcodes ausge dr ckt in Anzahl der Zeichen ein Sie k nnen auch einfach AL le ausw hlen Der Vorteil der Eingabe der Gesamtl nge ist je doch dass das System noch einmal pr ft ob der richtige Barcode ber cksichtigt wird Feld Dieser Eintrag legt das Feld fest in welches die Barcodein formation kopiert werden soll Start Geht es um die erste Auswertungseinheit des Barcodes ver wenden Sie bitte bei Start die 1 F r die n chsten Auswertungs einheiten soll die e
318. iv eine 1 besitzt jegli che Manipulationen an den Bildern in einer Archivista Applikation nicht mehr zul ssig sind Version 2009 I Langfristig lesbar bleiben die Bilddaten dadurch dass sie in je dem Falle in einer bestimmten Ordnerstruktur gespeichert werden und die so erstellten Bilder bzw die entsprechenden Ordner auf nicht wiederbeschreibbare Datentr ger CDR DVDR ausgelagert werden 41 2 2 1 Sinn und Zweck der Ordnernummer Das Feld Ordner der Tabelle archiv dient dazu festzuhalten in welchem Ordner eine bestimmte Datei Bilddatei auffindbar ist Die Ordnernummer wird automatisch durch das System verwal tet Die letzte aktuelle Ordnernummer wird in der Tabelle para meter verwaltet Dort findet sich beim Feld Name ein Eintrag ArchivOrdner Die dort entsprechende Zahl ergibt die aktuelle Ordnernummer Grunds tzlich erh lt jede Akte bereits beim Anlegen dieser die zuletzt aktive Ordnernummer Die Ordnernummer verweist auf den entsprechenden Archivordner Dazu ein Beispiel Enth lt die Akte 84 die Ordnernummer 10 so wird die Akte 84 bei der Archivierung in den Ordner ARCHO010 abgelegt sofern zuvor s mtliche Akten im Archivordner ARCH0010 Platz gefunden haben Wichtig beim Archivvorgang sind folgende zus tzliche Eintr ge in der parameter Tabelle ArchivAutomatisch 0 manuelle obsolet 1 automatische Archivierung ArchivMByte 100 10000 Wert Anzahl MByte je Auslage rungsordner Archi
319. ive erstellen 38 6 1 USB Medium Nach Dr cken des entsprechenden Button Knopfes erfolgt die Meldung dass die ArchivistaBox auf ein USB Medium wartet D archive publishing Waiting for USE device Please insert the device you want to use Se Cancel Nach Anst pseln des USB Mediums wird mit dem Kopiervorgang der ISO Datei auf das USB Medium begonnen Sobald der Kopiervorgang abgeschlossen ist gibt die ArchivistaBox folgende Meldung aus archive publishing Archive copied to the USB device Ee Ok Eine weitere Meldung fragt ab ob Sie die ISO Datei auf der Ar chivistaBox behalten wollen Falls Sie sie behalten k nnen Sie sie wieder verwenden zum Beispiel um sie mit WinSCP auf Ihr Windows System zu transferieren und dann eine CD oder DVD damit zu brennen Bitte denken Sie jedoch daran dass der Fest plattenplatz den eine solche Datei ben tigt nicht vernachl ssigbar Ist FF archive publishing Delete published archive now va VEE No Sie k nnen nun die ArchivistaBox herunterfahren Wir empfeh len dass Sie das Live System auf dem USB Medium gleich testen Lassen Sie das USB Medium eingesteckt Fahren Sie die Archivi staBox mit dem Exit Befehl herunter Danach dr cken Sie den Start Knopf an der ArchivistaBox und dr cken Sie nach ca 3 Se kunden gleich auf die ESC Taste bis Sie ins Aufstart Men gelan gen Sie k nnen dort ausw hlen ab welcher Festplatte HD f r Archivista
320. ive erstellen Database Username root Password Options create drop Settings from v Execute Das Formular um Archive zu erstellen oder zu loschen sieht dem Login Formular sehr ahnlich 25 1 Befehl create Wenn Sie eine Datenbank neu erstellen wollen gehen Sie folgen dermassen vor Geben Sie bei Host den Dom nennamen ein den Sie in Ihrem Netzwerk f r Archivista vorgesehen haben Bei Database k nnen Sie den Datenbanknamen frei bestimmen er muss in einem Wort geschrieben werden und darf am Anfang keine Zahl aufweisen Beim User muss root stehen wenn Sie ein neues Archiv erstellen wollen Im Feld Password geben Sie das root Passwort ein Mit dem Feld Settings from wird Ihnen die M glichkeit gegeben die Einstellungen von einer anderen Datenbank auf die neue zu vererben W hlen Sie aus der Pull down Liste die entsprechende Datenbank aus Falls Sie mit der Datenbankgestaltung lieber bei Null beginnen dann lassen Sie dieses Feld einfach leer Die erste Datenbank namens archivista kann nicht gel scht werden Mit Klicken auf den Button Knopf Execute wird die Datenbank erstellt 138 e Befehl drop Wichtig Bitte beachten Sie dass Sie auf eine neue leere Da tenbank nur mit dem Benutzer SYSOP zugreifen k nnen und der Benutzer Admin zuerst erstellt werden muss Mit dem WebClient k nnen Sie mit SYSOP nicht arbeiten Es muss also zuerst zwin gend im WebAdmin der Benutzer
321. ivistaBox speichern 3 Logoerkennung festlegen 4 In der Formularerkennung Maske definieren 5 In der Formularerkennung Objektdefinition festlegen 6 Scandefinition fiir die Formularerkennung festlegen Wich tig 300dpi 7 Generell ist beim Anlegen der Formular und Logoerkennung absolute Prazision gefragt Archivista 23 Export von Akten 23 1 Einleitung Mit der ArchivistaBox k nnen bestehende Archive jederzeit publi ziert werden Dies ist unter ausf hrlich beschrieben Wenn es darum geht nur bestimmte Akten zu exportieren dann k nnen in diesem Formular bestimmte Benutzer angegeben werden die aus einer aktuellen Abfrage im WebClient heraus eine Datenbank erstellen k nnen Die so erstellte neue kopierte Datenbank kann danach publiziert werden Sinn macht dies z B dort wenn Sie als Scan Dienstleister t tig sind und gescannte Dokumente als selbsttragende Archive ablie fern m chten Oder Sie m chten z B als Treuh nder bestimmten Mandaten die erfassten Unterlagen bequem zur Verf gung stel len Oder Sie m chten ein Jahres Archiv exportieren In all diesen F llen k nnen Sie die Einstellungen ber das nachfolgende Formu lar vornehmen 23 2 Export von Akten in WebAdmin Export von Akten archivista Berechtigte Benutzer up m Benutzerprofil Angemeldeter Benutzer zl Maximale Anzahl Datens tze 20000 Export deaktivieren IT Zur ck Speichern Bei Berechtigte Benutzer tragen Sie die Namen je
322. k te und der gegebenenfalls zur Seite korrespondierende Seitentext dargestellt Auf der rechten Seite wird jeweils zur Orientierung ei ne Seite der aktiven Akte angezeigt allerdings nur wenn zuvor bereits Seiten erfasst wurden Unten links Detailansicht wird der aktuelle Dateiname der Sei te ohne Erweiterung sowie die aktive Seite eingeblendet Mit dem Button Knopf Seitenansicht k nnen Sie zur Seitenansicht wechseln und Seiten vergr ssert darstellen erfassen und bearbei ten Rechts davon befinden sich die Buttons Kn pfe zum Na vigieren innerhalb der aktuellen Akte Die Statuszeile enth lt Kenndaten zum ge ffneten Archiv Links aussen wird der Name der ge ffneten Datenbank angezeigt in der Mitte die Position der aktiven Akte sowie die Maximalanzahl Akten der Auswahl Rechts erfolgen Informationen zur aktiven Auswahl Version 2009 1 Unter Auswahl verstehen wir einen bestimmten Teil aller Ak ten die ber ein gleiches Kriterium verf gen und aufgrund dieses Merkmals ber das Men Auswahl ausgesondert wurden 28 6 Weitere Tabellen von Archivista Neben der Tabelle Archiv bestehen drei weitere Haupttabellen die Tabellen Adressen Notizen und Literatur Zudem be stehen einige Hilfstabellen diese enthalten keine Detailansicht Informationen dazu finden Sie in Kapitel Weitere Tabellen von Archivista e 157 29 Men s Symbolleiste und Tastatur 29 1 Men s und Funktionen S mtliche Funktion
323. kte im Men Bearbeiten anstatt der Bezeichnung Akte teilweise die Bezeichnung Datensatz besitzen Mit den nachfolgenden Tabellen kann nur gearbeitet werden wenn diese beim Start ge ffnet werden Dazu muss bei den Ein stellungen und Allgemein die Option S mtliche Tabellen akti viert sein 34 1 Tabelle Adressen Die Tabelle Adressen beinhaltet eine komfortable Adressenver waltung s Archivista Datenbank Bearbeiten Auswahl Format Makros Tabelle Hilfe vame I gt In ol lelal Solera x aaz Sal om Vorname Nachname Zusatzzeile Strasse lanfPLZ_ Du Lag Telefon el WR RR ee eee eee Anrede 1 Markiert Eigent mer z Vor Nachname Telefon Zusatzzeile Gesch ft Strasse Fax Zusatz Land Geb Datum 22 10 2002 Internet Briefanrede Statuscode RH Temp Mut Bemerkungen Laufnummer 1 Adressen farchiv5 Datensatz 1 von 1 1 34 1 1 Felder Landcode PLZ Ort und Land Wenn Sie die Abk rzungsfunktion in den Feldern PLZ oder Ort aufrufen werden Landcode Postleitzahl Ort sowie Land auto 194 e Tabelle Adressen matisch aus der Tabelle Adressen Postleitzahlen herangezogen sofern ein Eintrag in dieser Tabelle gefunden werden kann Dazu ein Beispiel a F2 innerhalb des Feldes Ort ergibt so fern Sie die Schweizer Postleitzahlen eingebunden haben CH 5000 Aarau sowie Schweiz in
324. l lierten System Die Live CD ist eine CD die sich grunds tzlich verh lt wie eine richtige ArchivistaBox welche aber auch zur In stallation verwendet werden kann Der Live USB Stick entspricht der Live CD nur dass es eben ein USB Stick ist Indem Sie diesen Befehl ausw hlen bewirken Sie dass das System auf der Harddisk installiert wird Sie k nnen dabei w hlen ob die ganze Festplatte einbezogen werden soll und auf der Festplatte befindliche Daten gel scht werden sollen oder ob das neue System installiert wird bestehende Daten aber nicht ver ndert werden Archivistaco Bitte w hlen Sie die Partition auf der Sie die Installation vornehmen m chten devihda Gesamte Festplatte formatieren d af OK x cancel Um die ganze Festplatte zu formatieren und das Programm auf zuspielen w hlen Sie den ersten Submen punkt Der zweite Sub men punkt zeigt dass auf einer Partition bereits eine Installation von einem bestimmten Datum hier 7 11 2005 vorhanden ist Um System e 73 die neue Programmversion ber das bestehende System zu instal lieren w hlen Sie diesen Submen punkt Wenn Sie noch unsicher sind ob Sie Ihr Archiv auf die neue Programmversion updaten m chten dann w hlen Sie die dritte M glichkeit und installieren auf die noch freie Partition Das Folgende bezieht sich auf Variante 2 Update des Archivs auf die neue Programmversion Hier k nnen Sie w hlen ob Sie nicht nur die Daten
325. l wird ausgew hlt und Sie k nnen den Eintrag durch das Dr cken der Enter Taste definitiv ins Feld bertragen 16 3 4 1 N Mit dem Feldtyp UN k nnen Sie in Archivista Schlagwortb ume aufbauen Ein anderer Ausdruck daf r ist voneinander abh ngige Felder Auch diese Funktionalit t soll anhand eines Beispiels vor gestellt werden Zun chst ben tigen wir ein weiteres Feld das in Abh ngigkeit des Feldes Abteilung aufgebaut werden soll Nen nen wir das Feld Gebiet und bestimmen wir bei diesem Feld den Feldtyp UN Sie k nnen nun unten bei Link zu Feld den Wert Abteilung ausw hlen womit Sie eine 1 N Beziehung zwischen dem Feld Abteilung und dem Feld Gebiet festgelegt haben Archivista Feldname Gebiet Feldtyp TH MM Link zu Feld Abteilung sl Bezeichnung Gebiet Position Breite Sichern Sie nun die ver nderte Felddefinition und w hlen Sie in der Hauptmaske beim Feld Abteilung zun chst den Wert Ein kauf aus Im Feld Gebiet k nnen Sie nun die Werte Frankreich Benelux sowie Schweiz er ffnen Wahlen Sie zuletzt beim Feld Gebiet den Wert Benelux Vergessen Sie nicht Ihre Eintr ge zu speichern Abteilung Einkauf wl lt x gt Gebiet Frankreich Benelux Schweiz Nun k nnen Sie eine weitere Akte er ffnen Bei dieser Akte er fassen Sie bei Abteilung nun den Wert Produktion und w hlen danach das Feld Gebiet Sie werden feststellen d
326. lect all images um die Auswahl aller Bilder ruckgangig zu machen e all images in one doc um alle ausgew hlten Dokumente in einer Akte abzulegen e process as text images um abfotografierte Textseiten zu importieren Das Feld fill out fields in database dient der Verschlagwortung der einzelnen Fotos Geben Sie beispielsweise Folgendes in diese Zeile ein Titel B ro Fill out filelds in database Field1 Valuel Field2 Value2 Titel Buerd JPeg USB stick import c 2007 by Archivista GmbH Somit erscheint im WebClient in der Spalte Titel die Bezeichnung des Bildes Buro Akte Seiten Datum Archiviert Publizieren Ze Kontinent Geschichte Land Region FirmenNummer FirmenName Dokumententyp PDF 172 1 16 07 2007 Nein Buero Downloat Sie geben den Namen der Spalte in der Sie die Verschlagwor tung w nschen an f gen ein Gleichzeichen ein und geben das Archivista gewunschte Schlagwort ein In der linken unteren Ecke sehen Sie folgendes Kastchen Login information Host localhost Database archivista User Admin Password kkkkkkkkkk In diesem K stchen werden normalerweise die Daten ihrer Archivi staBox automatisch eingetragen Wenn Sie jedoch auf eine andere Box zugreifen m chten dann k nnen Sie hier die Daten entspre chend ndern Um die Bilder zu importieren klicken Sie auf Import und ansch liessend auf Exit um das Men zu verlassen Es erscheint eine Meldung die Ihnen sagt dass Sie Ihr
327. len immer einzeilig erkannt werden obwohl z B entsprechende Trennlinien bzw Abst nde fehlen 126 e Optionen f r Tabellenerkennung Archivista 21 SQL Definitionen SQL Definitionen archivista Die hier beschriebenen SQL Definitionen sind daf r da f r ein zelne Ben tzer jeweils eine eigene Startauswahl festzulegen Der Name der SQL Definition muss in jedem Fall AVSTART sein Die einzelnen Fragmente m ssen jeweils durch Leerzeichen vonein ander getrennt werden und sind in der nachfolgend beschriebenen Reihenfolge zu gebrauchen SELECT x FROM Tabelle WHERE Bedingungen ORDER BY Sortierung Der unterstrichene Teil des SQL Fragmentes darf nicht eingege ben werden Das System f gt diesen Teil automatisch hinzu wenn es die Startauswahl ausf hrt Bedingungen Die Bedingungen dienen dazu Einschr nkun gen bei der Auswahl von Datens tzen vorzunehmen Es kann das Joker Suchzeichen das Prozentzeichen verwendet werden Sie k nnen und m ssen es aber gem ss dem SQL Standard ver wenden Ein Weglassen der WHERE Bedingung bewirkt dass alle Datens tze ausgew hlt werden Sortierung Hinter dem Fragment ORDER BY folgen die Feld namen nach denen sortiert werden soll Dabei k nnen mehrere Version 2009 1 Felder verwendet werden Die K rzel ASC und DESC bewirken auf und absteigende Sortierung wobei ASC optional ist d h bei Weglassen wird grunds tzlich aufsteigend sortiert Ein Weg lass
328. llungen im RichClient gemacht Da ge rade im Fall der Eingabe und Such Masken die Oberfl che die gr sste Rolle spielt m chten wir Ihnen hier ausnahmsweise nicht empfehlen bei offenen Fragen Hilfe im Geschwister Kapitel zu suchen Wir raten Ihnen sich ausschliesslich an die untenstehen den Informationen zu halten Nachdem Sie im Men auf Masken definieren geklickt haben er halten Sie einen Bildschirm bei dem Sie oben die Maske ausw hlen k nnen mit der Sie weiterarbeiten wollen Unten in der Tabelle se hen Sie die Felder der aktiven Maske Masken definieren archivista Maske Mask Deutsch Ausw hlen L schen Mask Deutsch Urmbenennen Erstellen Heu Fekiname Bezeichnung Position Breit rEditieren Persons Personen DU DU Editieren L schen Keywords Stichw rter DU DU 16 1 Maske Bei Maske k nnen Sie angeben ob Sie e eine bestehende Maske ausw hlen und bearbeiten m chten e eine bestehende Maske l schen m chten e eine bestehende Maske umbenennen m chten e eine vollst ndig neue Maske anlegen m chten Version 2009 1 Bevor Sie an einer bestehenden Maske etwas ndern k nnen m ssen Sie sie ausw hlen Um eine Maske zum Beispiel umzu benennen w hlen Sie sie zuerst aus und schreiben anschliessend den neuen Namen ins Feld vor dem Button Knopf Umbenennen Anschliessend auf diesen Button Knopf dr cken Beachten Sie dass der Name eindeutig sein muss keine Leerzei chen enthalten und nicht mit eine
329. m Feld Gruppe n k nnen Sie festlegen welche Benutzer den entsprechenden Druckreport benutzen und somit Daten aus drucken d rfen Falls der Eintrag leer bleibt Voreinstellung k nnen s mtliche Benutzer den Report ausdrucken Falls Sie bestimmten Benutzern gewisse Felder nicht zur Verf gung stellen m chten sollten Sie ebenfalls sicherstellen dass diese Benutzer keine Felder ber die Druckreporte ausdrucken k nnen 224 e Seite einrichten 37 3 2 Seiteninformationen Definieren Sie hier die Masse der Seite sowie die R nder und den Ausgleich f r eine korrekte Ausrichtung der gedruckten Infor mationen auf der Seite Beachten Sie dass bei Archivista Druckreporten nicht festge legt werden muss ob eine hoch oder querformatige Seite vorliegt da sobald die Seitenbreite gr sser als die Seitenh he ist automa tisch eine querformatige Seite angenommen wird Die eingestellten Seitenmasse werden im brigen beim Drucken nicht an den Drucker bermittelt Dies hat den Vorteil dass grunds tzlich mit jeder Gr sse von Papier gedruckt werden kann Sie m ssen dabei nur sicherstellen dass die eingestellten Mas se nicht die physikalischen Papiermasse bersteigen Bei einigen Druckern kann es zudem erforderlich sein die gesamte Seite etwas nach links oder rechts bzw nach oben oder unten zu verschieben Dazu verwenden Sie Ausgleich linker Rand und Ausgleich oberer Rand 37 3 3 Art des Reportes W hlen Sie zwisch
330. mentiert 18 3 9 Wartezeit vor Scannen Sekunden Wenn der Scanner nicht neben dem Arbeitsplatz steht sondern weiter weg kann hier eine Verz gerung in Sekunden angegeben werden 18 3 9 1 Gew nschte OCR Definition W hlen Sie hier die OCR Definition die f r die Seiten die mit dieser Scan Definition gescannt werden zur Anwendung kommen soll 18 3 9 2 Neue Akten erstellen Anzahl Seiten zwischen Akten Diese zwei Punkte geh ren zusammen Hier geben Sie an dass in regelm ssigen Abst nden eine neue Akte erstellt werden muss und Version 2009 I Sie geben auch an wie viele Seiten eine solche Akte jeweils haben soll Angenommen Sie scannen Rechnungen die in der Regel einsei tig sind Sie k nnen nun indem Sie Neue Akten erstellen aktivie ren und bei Anzahl Seiten zwischen Akten eine UU eingeben eine Scandefinition erstellen die es Ihnen erlaubt einen ganzen Stapel Papier in den Scanner einzulegen nach jeder Seite wird automa tisch eine neue Akte erstellt Der eingescannte Strom von Seiten wird also ganz ohne Barcode automatisch aufgeteilt Wenn Sie oft auch zweiseitige Rechnungen haben k nnen Sie eine zweite Scan Definition erstellen und bei Anzahl Seiten zwischen Akten eine Zwei schreiben Nachbearbeiten e 113 19 Barcodes 19 1 Einleitung 19 1 1 Barcode Verarbeitung mit Archivista Sinn und Zweck der Archivista Barcode L sung ist es entspre chende d h mit Barcodes gekennzeichnet
331. mer im Feld Titel fehlerhaft angegeben Eigentlich m sste sie 196625 lauten im WebClient erscheinen aber nur die Ziffern 19662 Akte Zeiten Datum rchiviert Publizieren gt Titel Kontinent Geschichte Land Region FirmenNummer FirmenName Dokumententyp PDF 63 1 11 07 2007 Ja 19662 Download Wenn man nun das PDF Dokument betrachtet dies k nnen Sie durch einen Klick auf das Feld Download am Ende jeder Zeile tun so erkennt man durch den mit der leichten grauen Linie zu Illustrationszwecken hier rot eingef rbt eingegrenzten Bereich woran dies liegen mag LI Hommel Hercules Werkzeughandel FE WW Werkzeuge und Werkzeugmaschinen HOMMEL HERCULES Telefon 06204 739 0 HEIDELBERGER STR 52 DE 68519 VIERNHEIM Telefax _ 06204 739222 USt Id Nr HHW DE 146279926 Firma USt Id Nr Kunde HHW SCHWEIZ AG STEUERFREI DRITTLAND RECHNUNG NR 196625 Kd Nr 80311 Bei Zahlung und R ckfragen bitte stets angeben Objekte der aktiven Definition bearbeiten e 131 Wenn Sie sich den Rahmen um die Rechnungsnummer genau an schauen stellen Sie fest dass er etwas zu weit nach links geht und somit die Linie an die er st sst mit einschliesst Eine solche Linie kann sich bei der OCR Erkennung als st rend erweisen 22 4 Logoerkennung Die Logoerkennung ist eine besondere Form der Formularerken nung Beim Scannen kann es leicht passieren dass das Dokument verrutscht Dies wiederum kann der Formularerkennung Schwierig keit
332. mit Auto Pilot scannen i Seiten 2 Sekunden Fause M mit Einzug ADF amples D IT Neue Akte nach 1 Seiten Ad 24 Bit Color Ad Farbe duplex In der untersten Zeile wird die IP Adresse derjenigen Archivista Box eingetragen welche als Scanstation hier ArchivistaBox RO THORN benutzt wird Als Benutzer muss derjenige verwendet werden der auf der ScanBox mit der IP Adresse 0 75 eingerich tet wurde Bez glich des Vorgehens ist 8 14 1 7 zu beachten Es werden die Scandefinitionen angezeigt wie sie f r die Datenbank archivista auf dem Server hier ArchivistaBox EIGER festgelegt wurden Es wird in diejenige Akte gescannt welche aktiviert ist wenn das Scanformular aufgerufen wird 45 5 Kann ch B cher scannen Das Scannen eines Buches kann mit der normalen Scanfunktion durchgef hrt werden Jedoch sollten Sie ein paar Punkten beson Kann ich B cher scannen e 273 dere Aufmerksamkeit schenken Um eine Scandefinition f r ein Buch zu erstellen w hlen Sie im Men des WebAdmin Scannen aus Unter Neu k nnen Sie eine f r das zu scannende Buch spezi fische Scandefinition erstellen F r eine genaue Beschreibung aller Scandefinitionen lesen Sie bitte Kapitel 18 Von grundlegender Bedeutung ist beim Scannen von B chern die genaue Angabe des Buchformats Die Angabe erfolgt in Millimeter Sehr ungenaue Angaben k nnen zu einer erheblichen Beeintr chti gung der Scannqualit t f
333. mtliche Einstellungen die benutzerspezifisch festgelegt werden k nnen finden Sie in Archivista 2009 I innerhalb dieses Formula res Archivista Benutzerverwaltung zugriff auf Datenbank pus SOL Detinitian avs TART r Maskendefinitian Felddefinition 1 h T Interne Seiten Web Workflow Anmeldung und Rechte Name mas 10 Buchstaben Anmeldung von Anzahl Datens tze bei Abfragen MO Gruppeln Passwort Passwort bei Anmeldung Verschlusselte Passworter verwenden E zugriff Sysop 5 amtliche sowie Einstellur M Neue Akten mit Eigent mer ALLE fusatziche Informationen E Malkonto Zusatz Bemerkungen Masse fur Bildschimansicht Gewunechte Masseinheit Millimeter Skalerungskorrektur f r Seitendarstellung Messen Sie bitte den obenstehenden Balken und geben Sie den Wert ein 50 8 Eintrag 1 von 10 EIMI gt tl UIUC Es gilt zu unterscheiden zwischen der Anzahl von Lizenzen und der Anzahl von definierten Benutzern Selbst mit nur einer Lizenz fiir Archivista 2009 1 k nnen grunds tzlich beliebig viele Benut zer definiert werden Die einzelnen Benutzer konnen jedoch nicht gleichzeitig am System arbeiten bzw es k nnen immer nur so vie le Benutzer mit einer Archivista 2009 1 Datenbank arbeiten wie Lizenzen vorhanden sind Bei der Neueroffnung einer Archivista Datenbank wird zunachst nur der Benutzer SYSOP eingerichtet Dieser Benutzer
334. n rchivistaBox JA Maximale Geschwindigkeit i l Brenngeschwindigkeit vd ol _X cance Damit ist die Konfiguration des r CD DVD Brenner s abgeschlos sen Sie k nnen nun den Archivierungsvorgang ausl sen und ent sprechend abwarten bis der erste Datentr ger erstellt wird Selbst verst ndlich m ssen dazu entsprechende CD DVDs in den Lauf werken eingelegt sein Und ja je nach Anzahl Dokumenten kann dieser Vorgang l nger oder weniger lang auf sich warten lassen Im Schnitt d rfte die erste CD DVD nach einigen tausend Seiten erstellt werden 8 6 3 Archivierung jetzt starten Der Archivierungsprozess kann alternativ sofort gestartet werden Nach der Eingabe des root Passwortes k nnen die Datenbanken ausgew hlt werden f r welche die Archivierung ausgel st werden soll Im untenstehenden Beispiel findet sich nur eine einzige Da tenbank zur Auswahl Archivierung amp OCR e 45 Es wird keine Bestatigungsmeldung angezeigt es empfiehlt sich zur Uberwachung des Prozesses das in einem der folgenden Ab schnitte beschriebene Logfile Archivierung amp anderes zu Rate zu ziehen dialog w hle Archivista Datenbanken J archivista X OK x cancel 8 6 4 Ordner brennen Die Funktion Ordner brennen sorgt daf r dass die Seiten nicht nur in der Datenbank gespeichert werden sondern auch auf einen nichtwiederbeschreibbaren Datentr ger CD DVD ausge lagert werden k nnen Um eine Ko
335. n Bei Drucker w hlen Sie den zu verwendenden Drucker aus wobei hier der jeweils als Standard definierte Drucker nach dem Start von Archivista BarcodePrint erscheint Die Optionen Startzeile und Startspalte ben tigen Sie um den Druck erst ab einer bestimmten Position auf dem Blatt zu beginnen 19 3 2 6 Verwenden der entsprechenden Etikettenblatter Sinnvollerweise werden die Barcodes mit einem Laserdrucker aus gedruckt da dieser einen guten Ausdruck der Barcodes erm glicht Zur Not d h wenn die Barcodes in gen gender Gr sse gedruckt werden kann auch ein Tintenstrahldrucker verwendet werden Beim Drucken verwenden Sie i d R Etikettenbl tter Stan dardm ssig arbeitet Archivista BarcodePrint mit den Etiketten bl ttern der Marke Zweckform Nr 3667 4732 sowie 6071 zusammen d h die Standardformulare werden f r diese Etiketten bl tter erstellt 19 3 2 7 L schen aller erfassten Barcodes Nach dem Drucken der Barcodes stehen die entsprechenden In formationen weiter in Erfasste Barcodes bereit Sie k nnen diese Version 2009 1 entweder erneut drucken oder modifizieren und danach weitere Barcodekleber erstellen Nicht mehr ben tigte Barcodeinformationen werden mit L6schen Liste gel scht dabei werden s mtliche Eintr ge im Feld Erfasste Barcodes gel scht 19 3 2 8 Importieren bestehender Barcodeinformationen Sofern die Barcodeinformationen bereits in elektronischer Form bestehen k
336. n Klicken Sie Weiter Druckerinstallations Assistent Lokaler Drucker oder Netzwerk Sie mussen angeben welcher Druckertyp eingenchtet werden soll Wahlen Sie die Option f r den gewunschten Drucker aus Lokaler Drucker der an den Computer angeschlossen ist Ce Netzwerkdrucker oder Drucker der an einen anderen Computer angeschlossen ist Anschliessend bestimmen Sie dass Sie einen Netzwerkdrucker hinzuf gen m chten Yerbindung mit einem Drucker im Internet oder Heim Firmennetzwerk herstellen URL 1 192 168 0 71 631 printersarchivista Beispiel http Serverpnnters MeinDrucker printer In der anschliessenden Dialogbox k nnen Sie nun die IP Adresse eingeben an welche die gew hlten und mit dem Archivista Drucker gedruckten Dateien geschickt werden sollen Die Eingabe heisst in unserem Fall http 192 168 0 71 631 printers archivista In Ihrem Fall muss im nicht fetten Teil des Eintrages Ihre eigene IP Adresse stehen Der erste Teil http und der letzte Teil 631 printers archivista sind also f x vorgegeben 631 ist brigens der Port ber den gedruckt wird Bitte beachten Sie ebenfalls dass der letzte Teil der Eingabe im obigen Fall archivista die Datenbank bezeichnet Wenn Sie einen virtuellen Drucker f r eine neue Datenbank die zum Beispiel 56 e Druck Server archiv4 heisst einrichten wollen dann schreibt sich der Eintrag http 192 168 0 71 631 printers archi
337. n Kurz nach dem Einschalten erhalten Sie den untenstehenden Bild schirm kann auch leicht anders aussehen Dr cken Sie nun um gehend e damit Sie den aktuellen ersten Eintrag aktivieren k nnen Version 2009 I Dr cken Sie nochmals e um den Eintrag bearbeiten zu k nnen L schen Sie nun die Zeichen vga 0x311 ganz am Schluss und dr cken Sie die Enter Taste Mit bh k nnen Sie den Bootvorgang nun starten ArchivistaBox einschalten funktioniert nicht e 261 Nach einigen Sekunden erscheinen anstelle des gewohnten Start bildschirms Statusinformationen welche Sie Uber das Hochfahren des Systems ausfuhrlich unterrichten Die letzte Zeile bei der das System stecken bleibt d rfte das Problem sein Falls Sie einen Supportvertrag f r die ArchivistaBox haben machen Sie bitte mit einer Digitalkamera ein Abbild des Bildschirms und senden Sie das Bild zusammen mit einer Beschreibung des Problems an die entsprechende Supportabteilung Leading wee starage DESTLUSCTESELSECSCCCE CECE CECE ECE AAA rite iiiam SS 424424111111 vatile watched etit sf ntt REH esters File exists is si P S Die ArchivistaBox startet schnell daher sei uns verziehen dass kein scharfes Bild entstanden ist 44 3 ArchivistaBox abschalten Die ArchivistaBox ist ein Archiv Server der f r 7 x 24 Stunden Betrieb ausgelegt ist Nichtsdestotrotz mag es unter gewissen Umst nden sinnvoll sein ihn abzuschalten Klicken Sie a
338. n Dieses Beispiel zeigt wie die Verschl sselung HTTPS f r das Arbeiten mit der ArchivistaBox eingeschaltet wird Version 2009 I Verschliisselung HTTPS aktivieren e 29 5 Tutorial RichClient 5 1 Archivista in 90 Sekunden Tutorial zu Archivista in 90 Sekunden In diesem Beispiel er ffnen wir zun chst eine Akte gehen dann zur Seitenansicht scannen zwei Seiten kehren zuriick zur Haupt ansicht und beschlagworten die Akte mit Stichwortern via der Abk rzungsfunktion Weiter arbeiten wir kurz mit der Freitext suche Kapitel im Handbuch Akte er ffnen Erfassen von Seiten 5 2 Erfassen von Akten Die nachfolgenden Lektionen zeigen Ihnen wie Sie Akten erfassen Dabei f hren Sie folgende Schritte aus 5 2 1 Seiten scannen In diesem Beispiel erfassen wir drei Seiten ber die Seitenansicht wir entfernen Schmutzpartikel ndern die Gr ssenansicht und keh ren zur ck zur Hauptseite Kapitel im Handbuch 33 Seitenansicht 33 4 3 Scannen von Sei ten 5 2 2 Beschlagwortung Tutorial zu Beschlagwortung Nach dem Erfassen von Seiten k nnen Sie jeder Akte individuelle Schl sselw rter zuweisen Dazu verwenden Sie die Abk rzungs funktionen Innerhalb von Memo Feldern k nnen Sie sogar Texte formatiert darstellen 30 e Suchen Kapitel im Handbuch 31 3 Arbeiten mit den Abk rzungsfunk tionen Formatierung Memofelder 5 2 3 Seitenansicht Teil 1 Tutorial zu Seitenansicht Innerhalb der Seitenansicht k n
339. n Durch Dr cken auf den Button Knopf OK wird die Aktion aus gef hrt Editieren Shift F5 e 85 Publizieren Alle Benutzer aj Ok Personen Public dic ALL dic QT In unserem Beispiel wurde eine Akte f r alle Benutzer freigegeben Dies sieht man ebenfalls am Eintrag ALL neben dem betreffenden Datensatz Soll der Vorgang r ckg ngig gemacht werden w hlt man anstatt Publizieren Publizieren zur cknehmen 86 e Editieren Shift F5 Archivista 12 Erweiterte Funktionen 12 1 Datei hochladen Datei hochladen Mit diesem Men punkt bzw auch wahlweise mit dem links ab gebildeten Icon k nnen Sie innerhalb des WebClients direkt eine Datei in die aktive Datenbank hochladen Nach dem Aufruf erhal ten Sie in der Symbolleiste eine leicht ge nderte Darstellung Browse schwarWeiss OCR Multi ei Ok ber den ersten Button Knopf k nnen Sie die Datei bestimmen die ins Archiv gestellt werden soll Rechts davon w hlen Sie ob die Datei mit Schwarz Weiss Graustufen oder Farbe verarbeitet werden soll und ganz rechts bestimmen Sie ob und welche OCR Texterkennung durchgef hrt werden soll w Derzeit k nnen Sie PDF Dateien sowie g ngige Bitmap Dateien tif png gif und jpg hochladen Ab Version 2009 1 k nnen Sie zudem s mtliche Office Dateien uploaden Dabei wer den diese Dateien automatisch gerastert Die Originaldatei wird ebenfalls archiviert und kann sp ter wieder ausgecheckt werden
340. n Hier steht normalerweise AVSTART d h es wird die Definition ausgew hlt die bestimmt welche Akten ein e Ben tzer in beim Aufstarten sieht Die eigentliche Definition wird jedoch in einem separaten Formular eingetragen Siehe 21 14 1 14 E Mail Konto Zusatz und Bemerkungen Zu jedem Benutzer kann eine E Mail Adresse erfasst werden Die E Mail Adresse kann z B von Dritt Modulen z B Workflow Modul verwendet werden um automatisch Benachrichtigungen auszul sen Das Feld Zusatz dient dazu zu jedem Benutzer eine weitere Kennnummer erfassen zu k nnen und bei Bemerkungen k nnen Sie in der Form eines Memo Feldes zus tzliche Informa tionen erfassen 14 1 15 Zusatz Der Adminstrator kann Benutzern welche drucken m chten im Feld Zusatz den gew nschten Drucker anzugeben Es sei darauf hingewiesen dass derzeit nur Postscript Drucker unterst tzt wer den Weiter muss sichergestellt sein dass der gew nschte Drucker korrekt auf der ArchivistaBox als CUPS Drucker eingerichtet ist Archivista 14 2 Benutzerverwaltung extern Benutzer Verwaltung Vorlagen Die externe Benutzerverwaltung steht der internen Benutzerver waltung mit MySQL gegen ber Melden Sie sich beispielsweise auf Ihrer ArchivistaBox an so greifen Sie direkt auf die MySQL Datenbank zu arbeiten also intern Sofern eine zentrale Benutzerverwaltung besteht z B LDAP kann die ArchivistaBox auch an diese Zentrale angeschlossen wer den D
341. n Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort X cancel 8 Run Danach k nnen Sie festlegen an welchen Tagen der Woche der Archivierungsprozess durchgef hrt werden soll 44 e Archivierung amp OCR M xdialog An welchen Tagen soll die Archivierung ausgef hrt werden M glich ist dies von 1 Montag bis 7 Sonntag 2 6 2 6 Wahlen Sie 0 um die Archivierung zu deaktivieren 2 6 Sa OR x Cancel Weiter konnen Sie angeben zu welcher Zeit der Archivierungspro zess jeweils starten soll EZE Wann soll die Archivierung gestartet werden GD 2 30 S OK Cancel Es wird keine Best tigungsmeldung angezeigt Es empfiehlt sich zur berwachung des Prozesses regelm ssig das in einem der fol genden Abschnitte beschriebene Logfile Archivieren amp anderes zu Rate zu ziehen 8 6 2 CD DVD Brenner konfigurieren Mit diesem Men punkt k nnen Sie angeschlossene CD DVD Brenner konfigurieren damit sp ter beim Archivierungsvorgang die ausgelagerten Ordner automatisch auf CD DVDs ausgelagert werden w Falls Sie tiefergreifende Informationen zum Archivierungskon zept von Archivista erhalten m chten finden Sie diese Informatio nen unter Um das automatische Erstellen der Archivordner zu veranlassen m ssen Sie sich zun chst autorisieren Archivista Archivistapox Brenndefinitionen fuer CD DVDs konfigurieren Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort
342. n Daher wird auch nur die erste Sprache aus der entsprechenden OCR Definition siehe 20 ber cksichtigt 17 1 7 PDF Dateien erstellen Das Ankreuzen von PDF Dateien erstellen bewirkt dass der OCR Durchlauf nicht nur den ASCII Text der Seiten f r die Volltextsuche verf gbar macht sondern zus tzlich durchsuchba re PDF Dateien generiert Diese Option funktioniert bei Tesseract 2 0 derzeit nicht Felder im Archiv sowie OCR Erkennung e 105 17 1 8 Gesamte Akte in eine PDF Datei Mit der Option Gesamte Akte in eine PDF Datei k nnen Sie erreichen dass beim Erstellen von PDF Dateien f r jede einzelne Seite eine eigene PDF Datei erstellt wird Normalerweise sollten Sie diese Option nicht ausschalten es sei denn Sie m ssen ex trem grosse Akten mit Farbbildern verarbeiten Sollte dies der Fall sein so k nnte es sein dass die PDF Gesamtdatei gr sser als 128 MByte wird und nicht mehr in der Datenbank gespeichert wer den kann denn derzeit k nnen max 128 MByte pro Feld in der Datenbank gespeichert werden 17 1 9 Volltextabfragefeld beim Suchen einblenden Mit Volltextabfragefeld beim Suchen einblenden k nnen Sie festlegen ob das Feld zur Volltextsuche auf der Maske im Web Client angezeigt wird oder nicht Normalerweise sollten Sie diese Option eingeschaltet lassen es sei denn Sie m chten in einem Archiv auf die OCR Erkennung verzichten In diesem Fall k nnte es st rend sein wenn ein Feld eingeblendet wird obwohl
343. n Sie erhalten umgehend s mtliche Akten die diesen Kriterien entsprechen Das geht viel schneller als wenn Sie sich jedesmal von neuem durch Aktenschr nke Archiv Ordner und weiss was noch alles durchbl ttern m ssen Lassen Sie das alte verstaubte Archiv gedanklich ein f r alle Male hinter sich und profitieren Sie in vollen Z gen von den Vorteilen welche Ihnen die digitale Archivierung mit Archi vista bietet Archivista 2 6 Einige Gedanken zur Archivierung In welcher Art und Anzahl stehen Dokumente zur Archivie rung an Je h her die Anzahl je eher dr ngt sich die Anschaffung eines leistungsf higen Scanners mit Einzug auf Wichtig neben der Scangeschwindigkeit ist die Qualit t des Einzugs verarbeitet der Scanner gerade Ihre Belege z B ganz dickes oder d nnes Pa pier ohne Probleme Wir vermitteln Ihnen gerne einen f r Sie sinnvollen Scanner eine Nachricht nach webmaster archivista ch gen gt F hren Sie eine Dossierablage so stellt sich die Frage ob die Ablage mit Verschlagwortung oder mit Barcodes erfolgen soll Die Verschlagwortung eignet sich bei kleinerem bis mittlerem Belegvo lumen bis ca 100 Seiten je Tag falls mehr Belege anstehen soll ten Sie die Barcode Verarbeitung ernsthaft in Erwagung ziehen da durch die auf den Blattern angebrachten Strichcodeinformationen den Seiten eigentliche Referenznummern mit auf den Weg gege ben werden konnen Damit kann ein spaterer Zugriff Uber diese Schl sseli
344. n 1 und 100 eingeben Bei hohem Farbanteil sollte die Ordnerzahl eher kleiner liegen z B bei 5 bei aussschliesslichem Arbeit mit System e 69 Schwarz Weiss Bildern darf der Wert auch h her liegen z B bei 20 Sofern Sie es w nschen k nnen Sie mit der 0 bereits geteil te Tabellen wieder in eine Tabelle zusammenf hren Diese Opti on ist aus Kompatiblit tsgr nden vorhanden Vergessen Sie auch nicht vor dem Aufteilen der Tabellen eine Datensicherung durch zuf hren denn tritt w hrend der Umwandlung ein Stromausfall auf so k nnen in zwar seltenen F llen die Tabellen dabei zerst rt werden 8 14 2 Systemstatus anzeigen Win F7 Hier erhalten Sie einige Systeminformationen Zum Beispiel wel cher Netzwerk Port vergeben wurde Dies ist wichtig wenn die ArchivistaBox in einem Netzwerk verwendet wird 8 14 3 Passw rter Die ArchivistaBox hat f r den die Administratorln Passw rter auf drei Ebenen e Admin e User archivista e User root Der die Admin ist grundsatzlich fiir die Administrations Arbeiten im WebAdmin Werkzeug vorgesehen dass heisst das Einrichten von Masken und Feldern oder die Aufnahme von neuen Benutze rinnen User Admin ist ein gew hnlicher User der auf der Ebene der Datenbank Superuser SYSOP Rechte hat Der User archivista ist f r die Aussenbeziehungen der Archivi staBox vorgesehen Mit ihm werden zum Beispiel Daten exportiert 70 e System und importi
345. n Computer Schneider CPC 464 den der Gesch ftsf hrer 1983 erwarb hat te als Speicher Medium eine Kassette Das Medium w re relativ unsicher aber f r eine Kurz Speicherung w rde es sicher reichen meinte der damaliger Computer H ndler Aber es k me ja bald ein Disketten Laufwerk und das w re dann megasicher und viel schneller Zugegeben die Speicherkapazit t von 180 KByte reizte schon aber so weit das Auge reichte der Schneider war der einzige Com Version 2009 I puter der ein 3 Zoll Laufwerk hatte Nachgefragt ob es nicht problematisch sei wenn der Schneider ein 3 Zoll Laufwerk habe wahrend doch alle anderen Home Computer entweder ein 5 25 oder 3 5 Zoll Laufwerk h tten erwiderte der Verk ufer das sei kein Problem das 3 Zoll Laufwerk sei m chtig im Kommen Am strad w rde das ja auch einf hren Kurz und gut der Kunde gab sich geschlagen sp ter erfuhr er dass Schneider Amstrad war und dass er leider Recht behalten sollte weit und breit kein weiteres 3 Zoll Laufwerk ist je wieder auf dem Markt erschienen ist Dem Schneider ist der Gesch ftsf hrer lange treu geblieben aber jene Daten d h die Jahre 1983 85 konn ten sp ter nicht konvertieren werden Immerhin die ausgedruckten Belege konnten sp ter noch gescannt und archiviert werden Und unter uns gesagt ohne dieses Erlebnis gabe es wohl Archivista nicht Nun was lernen wir aus dieser Geschichte Die Kassette hat im Gegensatz zur 3 Zoll Diskette bis
346. n Eigent merstatus zuerkannt Normalerweise passiert dies automatisch siehe 14 1 6 Es lassen sich viele unter schiedliche Archive vorstellen 1 Zum Beispiel eines mit zwei Ben tzern und beide arbeiten berhaupt nur mit ihren je eigenen Akten 2 Zum Beispiel eines mit zwei Ben tzern bei dem keiner eige ne Akten hat sondern bei dem es ausschliesslich ffentliche Akten gibt 3 Zum Beispiel eines mit drei Ben tzern n mlich einer Blumen binderin einer Buchhalterin und einer Gesch ftsleiterin die Blumenbinderin er ffnet f r ihre eigenen Zwecke eine Foto sammlung von gelungenen Blumenkompositionen die Buch halterin kreiert Akten mit Buchhaltungsbelegen stellt aber allgemein interessante Dokumente wie zum Beispiel die Fei ertagsregelung f r das neue Jahr auch der Allgemeinheit zur Verf gung und die Gesch ftsleiterin legt ein paar eigene Akten nur f r sich selbst an darf aber nat rlich alle Akten ansehen Im ersten Fall erhalten beide Ben tzer den Zugriff ffentliche lesen Eigene bearbeiten wobei es keine ffentlichen Akten gibt Im zweiten Fall erhalten beide Ben tzer den Zugriff S mtliche lesen S mtliche bearbeiten Im dritten Fall teilen wir den Benutzerlnnen folgende Rechte zu Version 2009 1 e Blumenbinderin ffentliche lesen Eigene bearbeiten e Buchhalterin ffentliche lesen Eigene bearbeiten e Geschaftsleiterin S mtliche lesen Eigene bearbeiten Auf diese Wei
347. n Layouts nicht automatisch erkannt werden kann Wenn Sie mit dieser Option arbeiten m ssen Sie in Archivista 2009 1 die entsprechende Option unter Datenbank Einstellun gen OCR Einstellungen bei Optionen f r Barcode Erkennung auf Manuell mit nachfolgenden Einstellungen aktivieren Zu dem ist die entsprechende Position des Barcodes einzugeben 19 3 5 BarcodePrint Formulare anpassen Das Anpassen des BarcodePrint Formulars ist nicht grunds tzlich schwierig Sie sollten sich jedoch eine ruhige Minute herausneh men da die M glichkeiten relativ umfassend sind und eine opti male Anpassung sp ter bei der Eingabe einen enormen Zeitvorteil ergibt 120 e Erfassen von Barcodes Wenn Sie nach der Installation von Archivista das BarcodePrint Programm starten finden Sie auf der Eingabemaske genau ein Feld in welchem Sie einen Barcode eingeben k nnen Archivista BarcodePrint kann jedoch individuell auf Ihre Bed rfnisse so an gepasst werden dass bei der Eingabe von Barcodes eine Fehler pr fung erfolgt Betrachten Sie das unten stehende Formular NN Archivista BarcodePrint x Barcodeeingaben Aktuelle Barcodedefinition Liste fur SQuedruck dussendienstM filter 200 Z000000Z1234 fO00000z0000 Artikel Buchhaltung 2 l300000121734 Konto 234 El Zurucksetzen kopieren Loschen Liste Importieren 200000020234 Druckoptionen Formular Formular f r 35 6 16 3mm 2816 Code 25 20stelli
348. n Scans macht der Scanner eine Pause Wie lange diese Pause ist kann in dem Feld Wartezeit bei Auto Pilot Sekunden bestimmt werden In dem im Folgenden aufgef hrten Beispiel wartet der Scanner 0 Sekunden Wartezeit vor Scannen Sekunden D Wenn Sie ein Buch scannen so scannen Sie meist zwei Seiten auf einmal keinin Es gibt jedoch mit Hilfe der Funktion Seite in Mitte teilen die M glichkeit dass die Seiten zwar nach wie vor auf die gleiche Art und Weise gescannt jedoch nach dem scannen in die einzelnen Seiten gesplittet werden Da es sich bei B chern meist berwiegend um Text handelt sollte man die OCR Erkennung nicht vergessen Hier k nnen Sie w hlen zwischen Multi Deutsch Englisch und Deutsch Archivista 45 6 Dokumente auswerten ERP Schnittstelle Sie drucken mit dem Archivista Drucker Dokumente ins Archiv Nun m chten Sie diese Dokumente automatisch beschlagworten und suchen nach einer L sung mit Archivista Dies L sung heisst coldplus pl home data archivista cust cold coldplus pl Sofern dieses Programm auf der ArchivistaBox existiert wird die ses Programm bei jedem Druckjob abgearbeitet Dazu ein Beispiel HK l usr bin perl my Sdb shift database name you can change it my stitle shift ae title of document goes to Titel my Spdffile shift pdf file name for own work my Spsfile shift ps file name for own work my Sfor shift author goes to Eigentuemer
349. n den beiden Suchm glichkeiten besteht darin dass beim Suchen nach Feldinhalten die aktuelle Auswahl verwen det wird w hrend beim Suchen in Akten Feldern jeweils eine neue ver nderte Auswahl aufgrund der Suchabfrage erfolgt Nach dem Aufrufen ber das Men Bearbeiten erscheint folgen des Dialogfeld Version 2009 1 Suchen in Feld Titel E Suchen nach Yergleichen Suchbereich Suchrchtung Ce Gesamtes Feld f Aktuelles Feld f Aufsteigend Sinkend Abbrechen Anfang des Feldes In der Titelzeile sehen Sie jenes Feld in welchem der Suchvorgang Teil des Feldes gestartet wird Beachten Sie beim Suchen dass der Suchvorgang aufgrund der gew hlten Option bei Vergleichen erfolgt Dabei stehen Ihnen die folgenden Optionen offen Teil des Feldes Standardeinstellung Der Suchvorgang zeigt jeden Datensatz bzw Feld an bei dem ein entsprechender Teil des Feldes dem Suchbegriff entspricht Anfang des Feldes Beim Suchen werden nur jene Felder gefun den welche mit dem entsprechenden Suchbegriff am Anfang des Feldes bereinstimmen Gesamtes Feld Dieser Vergleich findet nur noch Felder welche zu 100 mit dem Suchbegriff bereinstimmen Weiter kann bei Suchrichtung bestimmt werden ob der Such vorgang von der aktuellen Position aus auf oder absteigend ab gearbeitet werden soll Der Suchvorgang wird begonnen sobald Sie auf den Button Knopf Starten geklickt haben So
350. n dennoch gute Dienste leisten Hinweis zur Aktivierung Nach der Installation von Archivista 2009 1 sind die Haftnotizen noch nicht aktiviert Aktivieren Sie die Haftnotizen indem Sie in der Seitenansicht im Men Seite und im Untermen Haftnotizen den Men punkt Ausblen den deaktivieren Um eine Haftnotiz zu erstellen w hlen Sie den Men punkt Hin zuf gen in der oberen Ecke erscheint eine Rahmennotiz Klicken Sie auf diese und dr cken Sie die rechte Maustaste Sie gelangen so direkt ins Untermen Haftnotizen und k nnen direkt die Pa rameter setzen Ebenfalls zu den Haftnotizen gelangen Sie wenn Sie ohne aktivierte Haftnotiz die Shift Taste gedr ckt halten und anschliessend die rechte Maustaste dr cken Bei Typ bestimmen Sie ob die Haftnotiz als Linie Dreieck Rahmen oder Textbox dargestellt werden soll Normalerweise aktivieren Sie eine Haftnotiz indem Sie diese anklicken Alternativ kann sie ber Ausw hlen ebenfalls zur Bearbeitung herangezogen werden Untenstehend finden Sie einige Beispiele Men Seite e 187 Archiv Akte Seite Bearbeiten Ansicht Makros Hilfe eagle gt gt oeisde sa ASA We same Pr fung bei 25 A i Pr fung Isolationswiderstand mind 1MOhm bei 1000V Pr fung Spannungstestigkeit Fehlerstrom max 20 mA t Ger t gefertigt am 02 01 2004 durch CO4 002 Gera ft am 02 01 2004 durch DRUCK O1 E al mee D
351. n erfolgt eine Kontrollabfrage welche Sie best tigen m ssen Mit gedr ckter Shift Taste k nnen gleichzeitig mehrere Seiten innerhalb einer Akte gel scht werden 33 4 6 Verschieben aktuelle Seite Ctri M Normalerweise werden die Seiten in der Reihenfolge der Ablage erfasst sodass ein Verschieben von Seiten kaum notwendig sein wird Soll jedoch eine sp ter erfasste Seite an einer vorderen Po sition abgelegt werden so verwenden Sie diesen Men punkt Die Seite kann an eine x beliebige Position geschoben werden also nach vorne und nach hinten Mit gedr ckter Shift Taste k nnen gleichzeitig mehrere Seiten innerhalb einer Akte verscho ben werden 33 4 7 Importieren von Seiten Seiten welche bereits als Bitmap Datei vorliegen k nnen ber diese Funktionen bequem nach Archivista in eine Akte importiert werden Dabei werden die Formate BMP TIF PNG und JPEG unterst tzt Men Seite e 185 33 4 7 1 Importieren aus Datei Shift F2 ber diesen Men punkt importieren Sie eine einzelne als Bitmap Grafik vorliegende Datei als neue Seite 33 4 7 2 Importieren aus Zwischenablage Ctrl V Eine zuvor in der Zwischenablage abgelegte Grafik auch als Sei te direkt aus Archivista kann ber diesen Men punkt der Akte hinzugef gt werden 33 4 7 3 Mehrere Seiten aus Parameterdatei Mehrere Seiten k nnen mit diesem Men punkt auf einmal via eine Steuerdatei importiert werden Dabei werden s mtliche Seiten in di
352. n es aber w nschbar sein dass Sie eine Abfrage aus der aktuel len Auswahl heraus starten m chten Sie m chten z B s mtliche Akten erhalten die im Feld Titel sowohl den Wert Wettbewerb als auch den Wert Preis enthalten oder nur jene Akten die beide Werte Wettbewerb und Preis gleichzeitig enthalten Dies erreichen Sie mit den beiden Optionen Erweitern mehr Treffer und Eingrenzen weniger Treffer Das Arbeiten mit den beiden Optionen ist einfach wobei Sie am besten einige Test akten er ffnen Die erste Akte beschlagworten Sie beim Titel mit Akten Felder F5 e 173 Wettbewerb die zweite mit Wettbewerbspreis die dritte Akte mit Preisausschreiben und weitere Akten k nnten Sie z B mit Test beschlagworten Spielen Sie nun mit den drei Abfragearten indem Sie nacheinander jeweils Suchabfragen mit Wettbewerb Preis und Test eingeben 32 1 2 Suchoptionen Bei den Suchoptionen konnen Sie die Suchabfrage verfeinern Zun chst k nnen Sie bei Zahl und Datumsfeldern vor dem ei gentlichen Wert lt lt gt gt sowie verwenden um die Suchabfrage sinnvoll einzugrenzen Auch dazu Beispiele Erfas sen Sie bei einigen Textakten beim Datum die folgenden Werte 1 1 2004 20 4 2004 10 7 2004 sowie 1 1 2005 Starten Sie nun eine Abfrage mit lt 1 1 2004 so sollten Sie keine der vier Ak ten sehen bei lt 1 1 2004 sollten Sie die erste Ak
353. n f r den Start von Archivista Beachten Sie die zweite Zeile mit dem Eintrag Activated Ei ne 0 bedeutet hier dass keine benutzerdefinierten Einstellungen ber cksichtigt werden die 1 verwendet immer nur jeweils die Einstellungen dieser Datei beim Start von Archivista und die 2 die standardm ssig aktiv ist bewirkt dass die Einstellungen von Sitzung zu Sitzung erhalten bleiben 45 11 8 Kann ich meine Daten exportieren Ja verwenden Sie dazu die Funktion Exportieren von Daten sie he Kapitel 30 3 1 Daneben sei darauf hingewiesen dass Sie ein zelne markierte Felder mit Ctri Insert kopieren und in jede An wendung also auch in ein Textverarbeitungsprogramm einf gen k nnen mit Shift Insert Dies funktioniert auch f r Memo Felder 45 11 93 K nnen archivierte Akten in andere Archivista Datenbanken bernommen werden Verwenden Sie dazu die Export und Import Funktionen von Ar chivista und schliessen Sie dabei die Seiten mit in die Vorg nge ein Dabei m ssen Sie einzig sicherstellen dass s mtliche Seiten im gew hlten Verzeichnis auf der Festplatte Platz finden 45 11 10 Probleme beim Drucken Sollten beim Ausdrucken mit Archivista 2009 1 unbeabsichtigte Seitenumbr che erfolgen liegt das h chstwahrscheinlich daran dass die Minimalr nder des Druckers unterschritten wurden Pas sen Sie bitte die entsprechenden Werte an entweder bei den allge 280 e ArchivistaGPL RichClient
354. n mag und oder zu Testzwecken verwendet werden darf Zur Installation selber sei gesagt dass Sie die Software unter beziehen k nnen ca 11 MByte und dass Sie zwingend die Version 1 3 4 oder h her verwenden sollten da bei fr heren Versionen zumindest auf unseren Testrechnern die USB Ports nicht sauber liefen Nach der Installation starten Sie VirtualBox und legen eine Sitzung gem ss den untenstehenden Angaben an 0 File VM Help E Z Details Snapshots Ke EI L Start Discard General New Settings Delete Leg Name ArchivistaBox ArchivistaBox OS Type Linux 2 6 Mux Powered Off Base Memory 256 MB S Video Memory 8 MB Boot Order Floppy CD DVD ROM Hard Disk zer ACPI Enabled a W Powered Off I0 APIC Disabled 2 Hard Disks Primary Master av vdi Normal 20 00 GB Fl Floppy Not mounted Le CD DYD ROM Image archivista_cdl iso Audio Disabled F Network Adapter 0 NAT L USB Controller Device Filters 1 1 active ar Remote Display Disabled Beachten Sie insbesondere die Einstellungen beim USB Port Archivista ArchivistaBox Settings 2 x CD DVD ROM Audio New Filter 1 Network Remote Display USB W Enable USB Controller r USB Device Filters Name New te Vendor ID Manufacturer rss Product ID Product 0 Revision Serial No EE O Port Remote Any v
355. n wir Ihnen einen kurzen berblick dar ber was f r Eingabearten vom System her vorgesehen sind Sollten Sie mehr wissen wollen verweisen wir auf Kapitel bzw 36 6 11 3 1 Freie Verschlagwortung Sie d rfen eingeben was Sie wollen Editieren Shift F5 e 83 11 3 2 Feldtypen Zahlenfeld und Datumsfeld Das Feld verlangt eine Zahl keinen Text oder Zahlen im Datums format meistens tt mm jjjj oder tt mm jj 11 3 3 Auswahlfelder Sie m ssen zwingend aus einer vorgegebenen Anzahl von Eintr gen ausw hlen Sobald Sie eine Eingabe t tigen erscheint unterhalb des entsprechenden Feldes automatisch eine Auswahlliste aus der Sie den g ltigen Wert ausw hlen k nnen Archivierung Archivista Wer dem kontrollierten Vokabular neue Ausdr cke hinzuf gen darf sieht rechts neben dem Feld folgende Zeichen lt H gt Durch Klicken auf gt auf der rechten Seite k nnen neue Aus dr cke hinzugef gt werden Es ffnet sich ein Feld a wx Sitzungsprotokolle Add Das Klicken auf den Button Knopf Add best tigt anschliessend die Eingabe Ein Klick auf lt schliesst das Feld wieder es sollen keine neuen Ausdr cke mehr hinzugef gt werden Um kontrolliertes Vokabular zu l schen w hlen Sie einen Ausdruck zuerst aus und l schen ihn dann mit Klick auf das x 11 3 4 Feldtyp hierarchisches Feld Mit hierarchischen Feldern k nnen Schlagwortb ume hnlich dem Ordner im Ordner P
356. n zus tzliche benutzerdefinier te Felder erstellt werden Diese werden beim Starten von Archivista automatisch in der Maske dargestellt Zus tzliche Felder Tabelle Archiv e 159 Dazu steht das Formular Felder definieren Men Datenbank sowie Einstellungen zur Verf gung Weitere Informationen fin den Sie in Kapitel 160 e Zus tzliche Felder Tabelle Archiv Archivista 30 Men Datenbank Im Men Datenbank finden Sie diejenigen Befehle die f r das gesamte Archiv G ltigkeit besitzen Nachfolgend werden die ein zelnen Men punkte der Reihe nach beschrieben 30 1 Drucken Ctrl P Tutorial zu Drucken movie 2min 5 4 3 Tutorial zu Drucken movie 2min Wahlen Sie den Men punkt Drucken um Ihre Daten zu Papier zu bringen Beim Drucken in der Hauptansicht erfolgt der Aus druck anhand von Druckreporten Listen Kleber etc Falls Sie die Seiten alleine ausdrucken wollen wechseln Sie bitte zur Seitenansicht und rufen Sie dort den Men punkt Drucken auf Archivista Drucken Gewunschter Ausdruck Report NGC Datens tze zum Drucken f Alle Ge Auswahl von bis CL aktueler Datensatz Optionen Ausgabe Alle Seiten Duplex Nicht aktivier Exemplare 1 Startzeile i Startspalte 1 Seite mit gleichem Datensatz M Auswahl des Druckers OKI OKIPAGE Sc Plus PS S SACHIESokI8c raw Abbrechen Drucken Wahlen Sie zun chst die Art des Ausdruckes bei Gew nsch ter Ausdruck Dabei
357. nd in ihrer Anwendung etwas beschrankt Einmal muss die Auswahl Box angeklickt wer den um Werte bequem auswahlen zu konnen Die nachfolgenden Feldtypen bieten mehr Komfort Einmal werden die entsprechen den Auswahlwerte automatisch eingeblendet weiter aber konnen die gew nschten Werte bequem ber die Tabelle Feldlisten ver waltet werden Betrachten wir zun chst den einfachsten Fall den Feldtyp Defi nition Dieser Feldtyp wird immer dann verwendet wenn wir eine einfache Auswahlbox erhalten m chten die beim Bearbeiten und Suchabfragen automatisch verwaltet und eingeblendet werden soll Nachfolgend m chten wir die Funktionalit t anhand eines Beispiels erkl ren Er ffnen Sie bei den Felddefinitionen ein zus tzliches Feld mit dem Namen Abteilung Klicken Sie dabei bei Feldtyp auf Definition Sichern Sie nun die aktuelle Definition Sie sollten nun in etwa die nachfolgende Feldmaske vor sich haben Datum 09 04 2004 Akte 1 Seiten 0 Ordner 1 Markiert Eigentiimer il Titel Brief an Meier Stichw rter Buet Buchhaltung Mandant 1 023 v Meier v Abteilung hd Klicken Sie nun in das Feld Abteilung so erhalten Sie da noch keine Eintrage definiert wurden direkt unter dem Feld eine leere Auswahlliste Abteilung x Notiz Erfassen Sie nun im Feld Abteilung den Wert Einkauf und dr cken Sie die Tabulator Taste so erhalten Sie allerdings nur bei der Defin
358. nder gel scht werden k nnen 33 5 1 4 Seite in Bereich ausschneiden Alt Backspace Nach dem Aufruf ver ndert sich der Mauszeiger in ein Kreuz Klicken Sie mit der linken Maustaste an eine bestimmte Position halten Sie die linke Maustaste gedr ckt fahren Sie an eine andere Position mit der Maus ein Rahmen erscheint und lassen Sie die linke Maustaste los die Seite wird auf den Rahmen verkleinert 33 5 1 5 Seite unten rechts abschneiden Ctrl U Nach dem Aufruf ver ndert sich der Mauszeiger in einen Pfeil nach oben Positionieren Sie die Maus an jene Stelle die das untere rechte neue Ende der Seite darstellen soll und klicken Sie kurz mit der linken Maustaste die Seite wird unten und rechts auf die gew nschte Gr sse reduziert 33 5 1 6 Seitenbreite modifizieren Nach Eingabe der gew nschten neuen Breite wird die Seite rechts abgeschnitten Derzeit ist nur das Verkleinern der Seitenbreite m glich 33 5 1 7 Seitenh he modifizieren Nach Eingabe der gew nschten neuen H he wird die Seite un ten abgeschnitten Derzeit ist nur das Verkleinern der Seitenh he m glich 33 5 1 8 Seite in zwei Seiten aufteilen Ctrl T Tutorial zu In zwei Seiten aufteilen movie 2min Men Bearbeiten e 189 Dieser Men punkt teilt eine Seite vertikal in der Mitte die linke H lfte wird in der alten Seite belassen mit der rechten H lfte wird eine weitere neue Seite er ffnet Nur jeweils die letzte Seite kann aufgeteilt werd
359. nem Beispiel Betrachten Sie das untenstehende Formular Archivista Felder und Masken definieren SEN Stichw rter Personen ren Name ee Feldtyp Text L nge 30 Nefa Feldindex erstellen Vv Tab Name Pos Breite Eu Neues Feld er ffnen L schen aus Tabelle Zuweisen zu bjekt r Aktuelles Objekt Objekte in Formular Name MandantText i Schrift Koordinaten 1 2145 Y1 630 Stichw rter Objektart Feldobjekt Bezeichnung Tab Pos x2 3315 2 300 Personen Feldobjekt Typ r Feldobjekt Eingabebedingungen Normales Feld C Listenfeld Bsp x yy Beliebig C Wert empfohlen Zwingend fe Link zu Listenteld a Abh ngig von Feld E mit Werten C Definition Zahlcode Textcode Neueintr ge nur f r Benutzer Neues Objekt C IN Multi Feld DI Eingaben nur fiir Benutzer Objekt l schen Name der Definition Maskendefinition 1 nat al D gt Ba Si x Abbrechen ok Es handelt sich dabei um das Standardformular das wir um die Felder MandantNr und Mandat Text erweitert haben Die Feld objekte wurden direkt beim Er ffnen der Felder erstellt entspre chende Frage bejahen Das Bezeichnungsobjekt Mandat haben Erste Schritte mit Objekten e 213 wir manuell ber die Funktion Neues Objekt erstellt damit wir auf dem Formular eine sinnvolle Beschriftung f r die beiden Feld objekte
360. nen Sie neben dem Erfassen der Seiten diese auch nachbearbeiten und einzelne Seiten l schen Zu dem k nnen Sie zwei Seiten nebeneinander gleichzeitig Doppel seitenansicht anzeigen Kapitel im Handbuch 31 Men Bearbeiten Men An sicht 33 6 14 Zwei Seiten darstellen F11 5 2 4 Arbeiten mit JPEG Das Arbeiten mit JPEG ist usserst einfach Akte er ffnen Format w hlen und schon k nnen Sie Seiten in diesem Format ablegen Kapitel im Handbuch 31 4 1 Neue Akte er ffnen Ctrl N 5 3 Suchen M chtige Suchfunktionen erm glichen das schnelle Auffinden der Seiten 5 3 1 Auswahl Suchen und Ersetzen Tutorial zu Auswahl Suchen und Ersetzten Neben der Freitextsuche welche den gesamten Text der texter kannten Seiten enth lt k nnen Sie die Stichwortinformationen der Akten selber ebenfalls auswerten Zu diesem Zweck ffnen Sie Archivista die Suchmaske Sie konnen die Suchresultate anschliessend ein schranken oder wieder erweitern Auch das Ersetzen von Werten innerhalb der Felder ist moglich Kapitel im Handbuch Akten Felder F5 Ersetzen von Feldinhalten Ctrl F5 5 3 2 Freitextsuche im Archiv Tutorial zu Freitextsuche im Archiv Dank der komfortablen Freitextindexierung konnen Sie inner halb des gesamten Textes der erfassten Seiten suchen Rufen Sie dazu einfach das Suchformular auf und geben Sie Stichworter ein Uber die Suchoptionen orientiert Sie direkt das Fragezeichen auf dem Suchf
361. ner Benutzer ein die diese Funktion sowohl in WebClient als im RichClient auf rufen d rfen Version 2009 1 Bei Benutzerprofil k nnen Sie w hlen ob das Benutzerprofil des angemeldeten Benutzers oder aber das Profil eines anderen Benut zers verwendet werden soll Sie k nnen so z B eine Datenbank mit einem gast Benutzer exportieren d h auf die exportierte Daten bank kann nur mit dem gast Benutzerkonto zugegriffen werden Bei Maximale Anzahl Datens tze k nnen Sie festlegen wie viele Datens tze im Maximum exportiert werden k nnen OU bedeutet eine beliebige Anzahl bei einer positiven Nummer kann maximal die angegebene Anzahl von Akten exportiert werden Mit Export deaktivieren k nnen Sie den Export tempor r sperren 23 3 Export von Akten im WebClient Nachdem der Export aktiviert wurde k nnen Sie sich mit einem der zuvor festgelegten Benutzernamen anmelden Sie finden nun entweder im WebClient bei Aktion w hlen den Men punkt Ak ten exportieren Wenn Sie diese Funktion w hlen werden Sie nach dem gew nschten Datenbanknamen gefragt Sobald Sie einen Na men eingeben und die Aktion best tigen wird ein Export mit den aktuell ausgew hlten Datens tzen durchgef hrt 23 4 Export von Akten im RichClient Im RichClient finden Sie unter Datenbank den Unterpunkt Ex portieren und dort ArchivistaBox Zun chst werden Sie ana log zum WebClient nach dem gew nschten Datenbanknamen
362. neu anordnen Preise und Kosten Verkaufspreis Fixkosten Einkaufspreis 05 28 2008 02 19 pm ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH 27 8 Herstellung Hier konnen Produktionsplane erstellt werden Einkauf Artikel und Lager Produktion Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Training Co 41 localhost Administrator Beenden Buchungen Auftrag erfassen Ausstehende Auftr ge Suchabfragen und Reporte Nachgefrage Lagerartikel g Produktionsberichte Auftrage abfragen Wartung St cklisten Arbeitsplatz 05 28 2008 02 20 pm ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH 27 9 Kostenrechnung Unter Kostenrechnung sind Kostenstellen und oder Profit Centers zu verstehen Kostenrechnung e 151 Verkauf Einkauf Artikel und Lager Produktion Kostenrechnung Training Co 41 localhost Administrator Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Verkauf Einkauf Artikel und Lager Produktion Beenden Training Co 41 localhost Administrator Buchungen Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Beenden Einstellungen Firma Er ffnen einer Kostenstelle Ausstehende Kostenstellen Einstellungen Firma Einstellungen Benutzerkonten Suchabfragen und Reporte Abfrage einer Kostenstelle 05 28 2008 02 20 pm Berichte betr Kostenstellen ArchivistaERP 2008 V Thema default Archivista GmbH 27 10 Bank un
363. nformation zu 100 sichergestellt werden Textrecherche Archiv Falls Sie eher Texte scannen arbeiten Sie vorzugsweise mit der OCR Erkennung und der Volltextindizierung von Archivista Achten Sie bei der OCR Erkennung darauf dass den Seiten die richtigen Sprachensets zugeordnet werden Kritische Umlaute werden dabei weit besser erkannt und mit den umfangrei chen W rterb chern k nnen exzellente Resultate erzielt werden Datenintegration von bestehenden Dokumenten Dateien die bereits in digitaler Form vorliegen k nnen Sie via einem Archivista Drucker in die Archive integrieren Wir empfehlen Ihnen sich zun chst mit den Grundfunktionen von Archivista vertraut zu ma chen und erst danach die Datenintegration in Angriff zu nehmen Mehr Informationen finden Sie unter 26 6 Version 2009 1 Das Backup ist und bleibt ein ganz zentraler Punkt der Archi vierung Archivierte Seiten sollten Sie auf einen nicht wiederbe schreibbaren Datentrager z B CDR bannen Aber auch die Da tenbank und noch nicht archivierte Seiten sollten Sie sichern siehe Kapitel 26 5 Soviel zur Archivierung im Allgemeinen 2 7 Archiv Seiten und Akten Wenn Sie sich an einer ArchivistaBox anmelden dann steht das erste Archiv mit dem Namen archivista bereits bereit Sie k nnen also gleich loslegen Zwei Begriffe des Archivista Archivs sollten Sie aber dennoch kennen Akten und Seiten Jedes Blatt Papier entspricht einer Seite Dokumente die be reits
364. ng 77 e e ee ee ee ee 77 Version 2009 I Inhaltsverzeichnis e 3 92 _ Ansichten 10 Navigation 10 1 Hauptansicht 10 2 Sortieren 2 2 Coon 10 3 Seitenansicht 2 884 11 1 Ansicht Ctrl F5 11 2 Suchen F5 11 3 Editieren Shift F5 Dee kee ee eee ee eh eee poe he ee TEREE ene ake 12 5 Download A ee 12 7 Barcode Verarbeitung 2 2 22 V WebAdmin 13 Login und Abmelden 13 1 Login sa saos we ERE ee sas 13 2 Abmelden 14 Benutzer 14 1 Benutzerverwaltung allgemein 14 2 Benutzerverwaltung extern 15 1 Feldname 22 as aus isai 2 herea ee aa a bea ee ee eee a A 15 4 Position nach 2 82 08 90 91 91 91 92 92 95 16 Masken definieren 16 1 Maske 16 2 Feldname 16 4 Link zu Feld e 16 5 Bezeichnungl 2 0 0 00 eee ee ee ee ee 16 7 Breite a6 4 5 amp u u nu Gee ee an cba dae couea 17 Archiv verwalten 17 1 Felder im Archiv sowie OCR Erkennung 17 2 Weitere Optionen 18 Scandefinitionen 18 1 Einleitung e 18 2 Allgemeine Einstellungen 18 3 Nachbearbeiten 19 Barcodes 19 1 Einleitung e ne ee eee e ae 19 3 Erfassen von Barcodes 19 4 Barcode Erkennung
365. ngabe 26 Sout 0 x Sanzahl length Sout Sout return Sout Der obenstehende Code dokumentiert das Berechnen des Dateinamens aus der Aktennummer und einer gew nschten Seite Zus tzlich muss aus der Tabelle archiv der Typ der Akte Feld ArchivArt enth lt die nachfolgenden Werte 0 BMP ZIP 1 TIF 2 PNG sowie 3 JPG f r die Dateiendung sowie der gew nschte Ordner Feld Ordner berechnet werden um den gesamten Pfad einer Seite berechnen zu k nnen Ebenfalls beachtet werden muss ob eine Akte bereits archiviert wurde Feld Archiviert in der Tabelle Archiv Ist dies der Fall so befindet sich die gew nschte Seite nicht im Input sondern im 254 e Dateiname einer ausgelagerten Seite Output Pfad Den entsprechenden Ordnernamen einer nicht ar chivierten Akte im Input Pfad erhalten Sie leicht vereinfacht ge sagt dadurch dass Sie von einer Aktennummer mit Modulo 100 den Restwert nehmen und so im entsprechenden Unterordner die gew nschte Seite finden Nachfolgend noch zwei Beispiele Seite im Input Ordner Akte 1 Seite 1 mit A Kopie und dem Wert 1 beim Feld ArchivArt befindet sich unter input in001 AQ000BOB TIF Seite im Output Order Akte 2 Seite 3 mit B Kopie und dem Format JPEG ist bereits archiviert und liegt im Ar chivordner 1 Feld Ordner Diese Seite finden wir unter output ARCHO0001 BO000COD JPG Einen guten Anhaltspunkt wie Sie mit einer Archivista
366. ngr sse des Papiers nicht mit jener auf dem Bildschirm bereinstimmen so kann dies bei den Einstellungen sowie Allgemeines zum Programm f r je den Benutzer kalibriert werden Beachten Sie bitte dass die Bildschirmkopien physikalisch ver kleinert werden sodass sie auch kleiner dargestellt werden Men Ansicht e 191 33 6 7 200 von Original Shift Ctrl F6 Die Seite wird doppelt so gross dargestellt d h auf 200 ver grossert 33 6 8 300 von Original Die Seite wird dreifach so gross dargestellt d h auf 300 ver grossert 33 6 9 400 von Original Die Seite wird vierfach vergr ssert d h auf 400 gezoomt dar gestellt 33 6 10 Freie Eingabe in Prozent Ctri F Geben Sie die gew nschte Gr sse in Prozent ein und die Seite wird danach entsprechend dargestellt M glich sind Prozentanga ben von 10 bis 800 Die Einstellung bzw der Zoomfaktor bleibt solange erhalten bis Sie einen anderen Wert bestimmen bzw die Seitenansicht verlassen 33 6 11 Pixelgetreu ohne Blattskalierung Ctrl 0O Normalerweise wird die Seite entsprechend der physikalischen Pa piergr sse der Seite dargestellt d h nach der Blattgr sse skaliert Mit dieser Option bestimmen Sie dass die Skalierung nach Pixeln Punkten erfolgen soll Bei 100 von Original entspricht jeder Pixel Punkt in der Datei einem Pixel auf dem Bildschirm Diese Option hat keinen Einfluss auf die Darstellungsart Nor male Ansicht
367. niger akut k nnen Sie f r jeden User festlegen wie viele Datens tze maximal pro Abfrage zwischen Server und Client bertragen werden Diesen Wert tragen Sie bei Anzahl Datens tze bei Abfragen ein Die hier eingegebene Anzahl entspricht sp ter der Anzahl Listen eintr ge in der Hauptansicht die ein Benutzer maximal einsehen kann Bei jeder Abfrage wird neben der hier eingetragenen Anzahl Da tens tze zus tzlich die Maximalanzahl der verf gbaren Datens tze zum Client bertragen damit sofort klar wird ob es sich bei den Resultaten um die Gesamt oder nur um eine Teilmenge handelt Archivista 35 2 1 4 Gruppen Benutzer Zunachst sei gesagt dass Gruppen Benutzer in Archivista im Prin zip ganz normalen Benutzern entsprechen Der einzige Unterschied eines normalen Benutzers zu einem Gruppen Benutzer ist der dass Gruppen Benutzer anderen Benutzern zugewiesen werden Sie k nnen demnach jedem Benutzer einen oder auch mehrere Gruppen Benutzer zuweisen Der entsprechende Benutzer kann dann zus tzlich zu seinen eigenen Akten auch die Akten der ent sprechenden Gruppe n einsehen und bearbeiten als w ren es seine Akten Beispiel Nehmen wir an die Benutzer A B und C sollen eine Gruppe bilden D soll keinen Zugang zu den Akten von A B und C erhalten S hat s mtliche Privilegien die Akten von 5 d rfen jedoch weder von A B C oder D eingesehen werden k nnen Mit Gruppen Benutzern l sen Sie dieses Fallbeispiel eleg
368. nition gt Laufnummer Felddefinition Definition Feldcode Code Id 16 Katalog Deutschland 0 i Katalog sterreich 0 18 Katalog Schweiz 0 In diesem Beispiel wurde Katalog als Feldtyp Definition fest gelegt In den Multifeldern Katalogl und Katalog2 wurden Deutschland die Schweiz und Osterreich angelegt 8 7 3 4 Detailansicht Maske Im unteren Drittel des Bildschirms befindet sich eine Maske mit drei verschiedenen Modi e Ansicht e Suchen e Editieren Die Ansicht gibt die Informationen welche die Tabelle feldli sten enth lt wieder Der Suchmodus erm glicht es nach bestim men Feldwerten zu suchen Wenn man z B wissen m chte welche Datens tze mit dem Datensatz der Laufnummer 3 verkn pft sind so gibt man in der Suchmaske bei ID 3 ein und erh lt daraufhin al le Datens tze die dem Datensatz 3 als Feldtyp 1 N untergeordnet wurden Mit Hilfe des Men punktes Editieren erscheint oben links ein Fenster mit den Optionen Add new String oder Delete String Damit k nnen Datens tze hinzugef gt bzw gel scht wer den Ausserdem k nnen bestehende Datens tze ge ndert werden indem zun chst Edtieren und anschliessend auf Update geklickt wird Add new String 50 e Datensicherung 8 7 4 Barcode Druck Das Barcode Modul ist derzeit nicht f r alle Kunden bzw auf der OpenSource CD nicht fixfertig vorkonfiguriert einsatzbereit 8 7 5 ArchivistaERP Diese Optionen sind ausf hrlich unter 27
369. nkten 25 4 Millimetern bzw 2 54 Zentimetern Die Skalierungskorrektur ben tigen Sie um f r jeden Benutzer eine gr ssenpassende Anzeige der Seiten f r seinen Bildschirm fest zulegen Dazu sollten Sie die Kalibrierung direkt an seinem Bild schirm vornehmen indem Sie dort die L nge des roten Balkens mit einem Massstab bestimmen und den entsprechenden Wert anhand der gew hlten Masseinheit eingeben Damit erfolgt die Gr ssen anzeige korrigiert zum eingegebenen Wert d h eine A4 Seite ent spricht auch auf dem Bildschirm der Gr sse eines A4 Blattes Version 2009 1 35 2 4 Zus tzliche Informationen Zu jedem Benutzer kann eine E Mail Adresse erfasst werden Die E Mail Adresse kann z B von Dritt Modulen z B Workflow Modul verwendet werden um automatisch Benachrichtigungen auszul sen Das Feld Zusatz dient dazu zu Jedem Benutzer eine weitere Kennnummer erfassen zu k nnen und bei Bemerkungen k nnen Sie in der Form eines Memo Feldes zus tzliche Informa tionen erfassen 35 2 5 Arbeiten mit Eigent mern 35 2 5 1 Arbeiten mit einem Eigent mer Die Benutzerverwaltung mit Archivista mag manchmal etwas kom plex erscheinen weil an den Benutzernamen verschieden kombi nierbare Optionen gekn pft werden k nnen Dieser Abschnitt dient dazu ein etwas klareres Bild des Benutzer und Eigent mer Konzeptes von Archivista herauszuarbeiten Es wird zuerst das Zusammenspiel der Optionen Zugriff Neue Ak ten mit Eigent mer
370. nnen Bevor Sie eine neue Vorlage machen k nnen muss auch das Formular den entsprechenden Barcode Typen aufweisen 19 3 5 2 Serien Es ist in limitiertem Umfang auch m glich Barcode Serien zu er stellen Angenommen Sie liefern von Ihrem Produktionswerk zweimal pro Tag aus und legen die Belege dazu in einem Tagesordner ab Am Ende der Woche m chten Sie die Belege scannen aber ohne detail lierte inhaltliche Erfassung Es muss vor allem schnell gehen Er fasst werden lediglich das Datum und eine 1 oder 2 f r die mor gendliche bzw abendliche Lieferung Mit Barcode Print k nnen die daf r ben tigten Barcodes mit einem Klick erstellt werden Indem Sie in Barcode Print das Folgende eingeben erstellt das Programm automatisch die Serie dazu Erfassen von Barcodes e 121 HN Archivista BarcodePrint Barcodeeingaben Aktuelle Barcodedetinitian Anzahl Barcodes Datum 1 1 06 gt vw Fortlaufend Lieferung EI 2 W Fortlaufend Das Datum kann auf Deutsch im Format t m j eingegeben werden Das Datum wie es auf dem Barcode erscheint erh lt jedoch das Format jjmmtt Erfasste Barcodes Export Es werden f r die ganze Woche Barcodes aufbereitet die das Da tum und eine 1 oder 2 tragen Die zum Beispiel geh rige Vorlage welche das Erscheinungsbild der Maske bestimmt sieht so aus Bezeichnung Stat L nge Min Max Default Wert Wert ODER wertl Definitioni wert2 Definition2 Da eeng eg Ce ed P
371. normalen Text ge druckt werden w hlen Sie dazu beim Feld Objekt den entspre chenden Feldnamen Soll das Feld mit den Formatierungen ausge druckt werden so muss der Feldname gew hlt werden der zus tz lich die Endung RTF besitzt z B NotizRTF Objekte definieren e 227 Teil X Publizieren 228 e Archivista 38 Pusblishing Edition Il 38 1 Langfristigkeit bei Dokumenten Ganz zum Anfang sollten wir uns aber die Frage stellen warum wir berhaupt eine Archivista Publishing Publikation erstellen m chten Gehen wir einmal davon aus dass wir Dokumente langfristig verf gbar halten m chten Einverstanden Langfristig keit kann Verschiedenes bedeuten aber nehmen wir einmal eine Zeitspanne zwischen 20 und 50 oder gar 100 Jahren Klingt in der Computertechnologie nach einer unendlich langen Zeitspanne nicht aber f r Dokumente in Papierform Also welche Dokumente werden wir dannzumal noch verf gbar haben K nnen wir eine Word Datei in 20 Jahren noch korrekt le sen Gibt es eine ketzerische Frage das Internet berhaupt noch Und wo wird wohl das PDF Format von Adobe stehen Werden wir berhaupt noch das Recht haben unsere eigenen Dokumente betrachten zu d rfen ohne dass irgendwo der Kassenz hler tickt und die Meldung erscheint ihr Konto ist leider gerade abgelaufen 38 2 Das Schneider Abenteuer Lassen Sie uns an dieser Stelle kurz abschweifen weil das Er lebnis gewissermassen nachhaltig pr gte Den erste
372. ns Multi 1 N Text sowie Zahlcode Felder Sie auch unter 36 6 3 Archivista 35 1 5 Drucken in der Seitenansicht Archiv Innerhalb der Seitenansicht nur f r die Tabelle Archiv besteht die M glichkeit direkt Seiten auf dem Drucker auszugeben Da nun bestimmte Druckmodelle einen nicht druckbaren Mindestrand besitzen kann dieser hier festgelegt werden Zudem kann die Start position auf der Seite links und oben justiert werden 35 1 6 S mtliche Tabellen Mit dieser Option bestimmen Sie ob die Tabellen Adressen No tizen und Literatur sowie deren Hilfstabellen beim Start von Archivista ge ffnet werden Ist diese Option deaktiviert erfolgt der Start schneller aber auf die Tabellen kann nicht zugegriffen werden 35 1 7 L nderdefinitionen Die L nderdefinitionen ben tigen Sie nur innerhalb der Tabelle Adressen bzw der Tabelle Adressen Postleitzahlen Bestimmen Sie in diesem Feld die Landdefinition f r das Feld Land in der Tabelle Adressen zu jedem vorhandenen Landcode aus der Ta belle Adressen Postleitzahlen Sollte z B anstelle von Schweiz f r CH Suisse im Feld Land eingef gt werden so gen gt es wenn Sie hier CH Suisse festlegen 35 1 8 Statushilfe f r Adressen Definieren Sie hier die Referenzliste f r Ihre Statusbuchstaben Mehr Informationen erhalten Sie in Kapitel 34 1 2 35 2 Benutzerverwaltung Tutorial zu Benutzerverwaltung movie 2min Version 2009 1 Sa
373. ntsprechende Startposition eingetragen werden 124 e Barcode Verarbeitung Zeichen Mit Alle wird der gesamte Barcode in das Feld bert ragen mit einem Eintrag zwischen 1 und 20 bestimmen Sie die Anzahl der Zeichen welche bertragen wird Bitte vergessen Sie nicht das Speichern Ihrer Einstellungen Sie k nnen neben Text und Zahlfeldern auch Datumsfelder an sprechen m ssen aber beachten dass das Datum entweder in einer sechs oder achtstelligen Form ohne Trennzeichen als Nummer auf dem Barcode codiert ist Funktionieren w rde z B 040130 bzw 20040130 nicht aber 30 01 2004 Archivista 20 OCR Definitionen Im Formular OCR Einstellungen nehmen Sie s mtliche Ein stellungen vor um mit der internen OCR Erkennung arbeiten zu k nnen Archivista arbeitet dabei mit OCR Definitionen d h Sie k nnen bis zu 20 eigene Sets erstellen die Sie individuell Seiten zuweisen k nnen W hlen Sie die Button Kn pfe am unteren Ende des Formulars um zwischen den OCR Definitionen zu navigieren und um eine Definition zu l schen OCR Definitionen archivista Name der OCR Seitendefinition Multi 1 Sprache englisch sl 2 Sprache Deutsch 3 Sprache Franz sisch sl 4 Sprache italienisch 5 Sprache Niederlandisch Qualit t der Seiten Typographisch Text auf korrekte Seitenausrichtung berpr fen EA seite vor dem Erkennen s ubern IT Seite minimal auf 300dpi skalieren unterdr cken Le Ohne
374. nummer verlangt Die Reihenfolge der Ausdr cke zwischen den amp Zeichen spielt kei ne Rolle Es ist allerdings darauf zu achten dass notwendige Anga ben gemacht werden Host und Datenbank sind zwingend lang f r Sprache dirigiert das Layout ist f r eine gelungene Anzeige also ebenfalls zwingend go ist nicht zwingend 39 2 Erweiterter Zugriff Mit der ArchivistaBox 2008 IIl und aufw rts kann nicht nur das Anmelden sowie die Aktenauswahl automatisiert ablaufen son dern der gesamte WebClient fremdgesteuert werden D h es ist neu m glich den WebClient ber eine andere Web Anwendung fernzusteuern Dabei muss diese Anwendung zun chst eine Ver bindung zum WebClient aufbauen siehe 39 1 Danach kann die Applikation s mtliche Funktionen des WebClients aufrufen die auch im manuellen Betrieb zur Verf gung stehen Dabei stehen s mtliche Editier Funktionen zur Verf gung Es k nnen Akten gel scht werden es besteht die M glichkeit zu scan nen und auch die Verschlagwortung kann automatisiert werden F r das weitere Verst ndnis des externen Zugriffs ist wichtig die verschiedenen Formulare Haupt Seitenansicht sowie Ansichten Anzeigen Suchen oder Editieren zu kennen da nicht s mtliche Befehle in s mtlichen Ansichten verf gbar sind Archivista Der WebClient verf gt ber zwei Formulare Ansichten Haupt go_main und Seitenansicht go_page In diesen beiden For mularen gibt es drei ver
375. nutzer Neues Objekt ON Multi Feld D Eingaben nur f r Benutzer Objekt l schen Name der Definition Maskendefinition 1 1 1 D gt Gal Si x Abbrechen OK Der Formularbereich oben links dient dazu die Felder der Ta belle Archiv oben rechts als Objekte zusammen mit den Be zeichnungsobjekten so anzuordnen wie sie sp ter als Unterformu lar in der Detailansicht der Hauptansicht bzw beim Suchformular dargestellt werden sollen Dazu arbeiten Sie mit den Objekten Formular Maskendefinition e 211 unten rechts wobei die Objekte entweder aus den zus tzlich definierten Feldern oder Bezeichnungsobjekten bestehen Letztere dienen dazu die optionalen Felder auf dem Formular zu beschrif ten Ob es sich um ein Feld oder ein Bezeichnungsobjekt handelt se hen Sie daran dass auf dem Formular das Objekt entweder weiss Feld oder grau Bezeichnung dargestellt wird Optionale Ein stellungen k nnen Sie bei Aktuelles Objekt sowie bei den Feld objekten auch bei Typ und den Eingabebedingungen vorneh men Ganz unten im Formular k nnen Sie maximal 16 Maskendefini tionen verwalten die Sie jeweils verschiedenen Benutzern bzw Benutzer Gruppen zuweisen k nnen Felder nehmen Daten in der Tabelle Archiv auf die Objekte stellen Felder und Texte Bezeichnungsobjekte auf dem Formular dar 36 3 Arbeiten mit Feldern Bei Felder in Tabelle nehmen Sie Einstellungen vor die auf d
376. oad den erhaltenen Dateinamen ein z B fr41 zip rchivistaBox Dateiname f r Download fr0041 zip Z OK x Cancel Best tigen Sie die Eingabe mit OK und geben Sie nun das erhal tene Passwort ein Archivistabox Passwort fur Installation F Hide typing S OK x cancel Die Best tigung erfolgt abermals durch einen Klick auf OK Der Download ist nun aktiviert und folgendes Bild erscheint auf Ihrem Bildschirm FANS T Download in Arbeit E ok Wenn der Download beendet ist erscheint folgende Bestatigung auf Ihrem Bildschirm die Sie mit OK schliessen Archivistabox o OCR Option erfolgreich installiert E ok Danach ist OCR Option freigeschaltet und steht ab sofort zur Verf gung 8 14 5 Terminal Alt F7 Dieser Men punkt dient ausschliesslich den Entwicklern der Archi vistaBox 72 e System 8 14 6 Online Update Mit diesem Men punkt k nnen Sie die ArchivistaBox direkt ber das Internet auf eine neue Version updaten Nach dem Aufruf des Men punktes m ssen Sie zun chst das root Passwort eingeben Danach m ssen Sie die gew nschte Versionsnummer eingeben Diese Nummer besitzt den folgenden Aufbau JJJJMMDD Um z B das Release vom 17 5 2009 zu installieren geben Sie 20090517 ein Danach wird zun chst die aktuelle ISO Datei ca 700 MByte her untergeladen Dieser Vorgang kann je nach Leitung einige Zeit in Anspruch nehmen Nach erfolgreichem Download wird das U
377. ocalhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista localhost archivista Document 26 28 28 28 28 28 28 28 28 28 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 Action select all all all go_search go_search go_all go_ajax go_edit go_all go_mainview go_zoom_in go_zoom_in go_pageview go_mainview go_zoom go_pageview go_mainview go_zoom go_pageview go_mainview go_zoom_in go_pageview go_mainview Additional page 1 page 1 page 1 page 1 page 1 lang de page 1 lang de page 1 lang de page 1 lang de page 1 lang de page 1jlang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de page 3 lang de Moddate 20070226224353 20070226224348 20070226224344 20070226224220 20070220210457 20070220210425 20070220210406 20070220210347 20070220210331 20070220210320 20070220181546 20070220181540 20
378. om archiv where Laufnummer S lnr my row S dbh gt selectrow_array sql my sqll ir Srowl 0 300 3 Ssqll Eigentuemer HHWRW elsif row 0 100 4 Ssqll Eigentuemer KISRW if esq ne w 4 Ssqll update Sdb archiv set sqll where Laufnummer S1Inr obhn gt 061e sql Das obenstehende Skript passt automatisch das Feld Eigentue mer an wenn das Feld MandantNr jeweils den Wert 100 oder 300 einnimmt Das entsprechende Skript w rde hier z B mit auto pl bei den Vorgabefeldern eingetragen Auf der ArchivistaBox muss es unter dem folgenden Pfad abgelegt werden home data archivista cust autofields auto pl Sinnvollerweise werden die Skripte bei den Vorgabefeldern mit der Barcodeerkennung verkn pft 18 3 3 Gew nschte Barcodedefinition Wenn Sie hier eine Barcodedefinition angeben die Sie vorher er stellt haben siehe 19 4 1 dann wird die entsprechende Barcode Erkennung nach dem Scanning mit dieser Scandefinition automa tisch durchgef hrt Damit ist sichergestellt dass Sie mit mehreren 112 e Nachbearbeiten Barcodedefinitionen arbeiten k nnen und das Dokument bereits beim Bet tigen des Scan Knopfes ins richtige Verarbeitungsgleis gelenkt wird 18 3 4 Rotation Hier kann eingestellt werden dass die Seite nach dem Scannen automatisch gedreht wird damit z B auch querformatige Vorlagen richtig dargestellt werden Zur Verf gung stehen die Varianten O 9
379. ombi Objekte bestehen aus Feldern und Textteilen siehe auch unten e Grafik Objekte stellen interne bei Archiv oder externe Grafiken dar e Rahmen Linien Objekte dienen zum Drucken von Rahmen und Linien Bevor Sie die Einstellungen des Objektes vornehmen muss die entsprechende Art des Objektes bestimmt werden 37 4 3 Spezielle Eingaben in Objekten Feld Objekte Jedes Datumsfeld erscheint vierfach d h f r jede Darstellungsm glichkeit einmal siehe Kombi Objekte Doppelt erscheinen die Memo bzw RTF Felder siehe unten sowie die Ja Nein Felder jeweils mit Zusatz D Ja Nein sowie E Yes No Text und Kombi Objekte besitzen nachfolgende Variablen Platzhalter P aktuelle Seitennummer S Seitenanzahl Objekte definieren e 225 Version 2009 I gesamt DS Druckdatum dd mm yy DL dd mm yyyy EST mm dd yy EL mm dd yyyy L Laufnummer Grafikobjekte enthalten entweder den Namen der einzubindenden Grafik oder aber falls die erste Seite der Akte des betreffenden Da tensatzes eingebunden werden soll die nachfolgenden Kiirzel G Bildschirmqualitat niedrige Aufl sung GD Druckqualit t hohe Aufl sung 37 4 4 Einstellungen Bei den Einstellungen finden wir neben Positionierung und Grosse die Allgemeinen Angaben und die Optionen Archivista Kombiobjekt A bearbeiten Fositionierung und Grosse fo Links mm M6 Open mm 50 Breite mm 3
380. ommen die untenstehende Vorgehensweise sowie folgende Konventionen zum Zug Grunds tzlich wird der Zugang via WebClient z B auf ei ne ArchivistaBox mit IP Adresse oder DNS Namensaufl sung erm glicht Soll nun zum Beispiel auf eine spezifische Datenbank mit einem spezifischen Benutzer direkt zugegriffen werden kann die IP Adresse einfach entsprechend erg nzt werden 39 1 Automatisiertes Anmelden Wenn im Browser die Adresse einer ArchivistaBox eingegeben wird http 192 168 0 75 dann wird nach Dr cken der Enter Taste die IP Adresse automa tisch mit einigen internen Parametern erg nzt Dieser Zeichenstring kann nun erg nzt werden so dass die Anmel dung automatisch erfolgt Die untenstehende vollst ndige Einga be dr ckt den Weg aus mit dem der Benutzer direkt und oh ne manuelles Ausl sen der einzelnen Schritte in diejenige Ansicht des Archivs gelangt die er braucht oder will Er will Host lo calhost die Datenbank archivista mit dem User Admin der das Passwort archivista besitzt und er will das englische Layout sowie nur Akte 426 sehen http 41 92166 0 6 perl avchent index plftanget _top host localhostidb archivistakuids4dmingpud archivistatilang entgo 426 Die Konventionen die gelten sind 238 e Erweiterter Zugriff Hostcomputer db Datenbank uid Benutzername User lang Sprache en f r Englisch und de f r Deutsch go Gehe direkt zur Akte hier ist eine Akten
381. on Bildern 215 2 278 SE E 278 REENEN 278 281 poe ee anaes 281 ba Gee ee a 281 es 281 eure 281 fetes Fae pe 282 ine a we sex 282 ENEE 282 fovea 282 46 9 Meldung Akte gesperrt erscheint 282 Inhaltsverzeichnis 7 Teil Einleitung Archivista 1 Einleitung 1 1 Herzlich willkommen bei Archivista Ganz herzlichen Dank daf r dass Sie sich f r Archivista 2009 1 interessieren oder gar bereits entschieden haben Nach vielen Jah ren wie schnell die Zeit immer vergeht habe ich das Vergn gen Sie in einem neuen Vorwort herzlich willkommen zu heissen Die Archivista Produkte gehen diesen Monat ins elfte Jahr In dieser Zeit haben wir zwei Major Releases auf den Markt ge bracht Das mag nach wenig aussehen doch genau hier setzen wir an Kontinuit t steht im Vordergrund Das hat damit angefangen dass unsere Dokumentenstrukturen zun chst intern f r mehr als f nf Jahre verfeinert wurden Und das hat sich ausbezahlt weil wir im vergangenen Jahrzehnt nicht einmal die Datenstrukturen bei den Archivmedien ver ndern mussten Und so gew hren wir Ihnen heute 30 Jahre Garantie auf unsere Datenstrukturen Nochmals 30 Jahre lang tasten wir die Daten strukturen bei den Archivmedien nicht an dannzumale werden es bereits weit ber 40 Jahre sein und ein Ende ist nicht abzuse hen Wir gew hren Ihnen die Lesbarkeit mit unseren Produkten und offengelegte Datenstrukturen samt dem Quellcode s
382. ormular Die gefundenen Treffer k nnen sowohl in der Hauptansicht als auch der Seitenansicht dargestellt werden Kapitel im Handbuch 32 2 Seiten Volltext CtrI F9 5 3 3 Nachbearbeiten der Seitentexte Tutorial zu Nachbearbeiten des Seitentextes Da die OCR Erkennung stark von der Qualit t der erfassten Sei ten abh ngt sind Erkennungsfehler nicht ganz zu 100 auszu schliessen Anhand eines fingierten Beispiels zeigen wir Ihnen auf wie einfach Sie den Seitentext ndern bzw weitere Notizen hin zuf gen 5 4 Erweiterte Funktionen Die nachfolgenden Abschnitte zeigen einen kleinen Teil der vielf ltigen M glichkeiten welche bei der Arbeit mit Archivista offenstehen Version 2009 1 5 4 1 Seitenansicht Teil 11 Tutorial zu Seitenansicht Teil 11 Das Scannen erfolgt ber ein einziges Formular Nach dem Scan nen stehen leistungsf hige Funktionen zur Nachbearbeitung zur Verf gung Sie k nnen Seiten frei drehen Bereiche entfernen Sei ten l schen und auch Buchseiten in zwei physikalische Seiten auf teilen um nur einige wenige Funktionen zu erw hnen Kapitel im Handbuch Bereich Gr sse Letzte Seite Ctrl L 33 5 1 8 Seite in zwei Seiten aufteilen Ctrl T 5 4 2 Scannen von Brosch ren Tutorial zu Scannen von Brosch ren Das Erfassen von doppelseitig bedruckten Dokumenten z B Brosch ren erforderte bis anhin Scanner die doppelseitig scan nen k nnen Mit Archivista k nnen Sie diese Dokumente mit
383. ou have not signed it However nothing else grants you permission to modify or distribute the Program or its derivative works These actions are prohibited by law if you do not accept this License Therefore by modifying or distributing the Program or any work based on the Program you indicate your acceptance of this License to do so and all its terms and conditions for copying distributing or modifying the Program or works based on it Each time you redistribute the Program or any work based on the Program the recipient automatically receives a license from the original licensor to copy distribute or modify the Program subject to these terms and conditions You may not impose any further restrictions on the recipients exercise of the rights granted herein You are not responsible for enforcing compliance by third parties to this License If as a consequence of a court judgment or allegation of patent infringement or for any other reason not limited to patent issues conditions are imposed on you whether by court order agreement or otherwise that contradict the conditions of this License they do not excuse you from the conditions of this License If you cannot distribute so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations then as a consequence you may not distribute the Program at all For example if a patent Archivista license would not permit royalty free redistribut
384. owie Grafiken die bei der Dar Archivista stellung mit viel Rechenpower auf den Bildschirm gezaubert wer den Das alles kann massiv vereinfacht werden wenn wir statt der Quell eine Bild Datei erstellen Die Bilddatei halt fotografisch fest was zu einem bestimmten Zeitpunkt war und kann wesentlich einfa cher am Bildschirm dargestellt werden Wir von Archivista GmbH sprechen dabei vom virtuellen Drucken weil wir im Prinzip nichts anderes machen als Dateien zu drucken nur dass diese nicht auf dem Drucker landen sondern als Bild Dateien in Archivista Nachfolgend m chte ich zusammen mit Archivista genau diesen Weg aufzeigen damit wir die Dokumente eben nicht mehr in globo ausdrucken ablegen und wieder scannen m ssen Selbstverst nd lich k nnen Sie aber auch Dokumente publizieren die in Papier form vorliegen indem Sie diese scannen das nachfolgende Tutorial widmet sich aber ausschliesslich Dokumenten die bereits auf dem Computer vorliegen Die obengenannten Punkte treffen nat rlich nicht nur auf die Publishing Edition von Archivista zu sondern auf s mtliche Ar chive mit oder ohne Archivista Wir sollten uns diese Ausf hrun gen auch vor Augen halten wenn wir sp ter beim Importieren von Dokumenten an das eine oder andere Problem stossen Sie d rfen davon ausgehen dass ein bereits heute existierendes Konvertie rungsproblem in zehn Jahren massiv versch rft auftreten wird In diesem Sinne w nsche ich viel Spass mit
385. ox ber das Systemmen neu ber das Internet zu aktualisieren Dank ge splitteten Archivtabellen sind nunmehr Archive im hohen Terabyte Bereich m glich 1 4 2 2 ArchivistaBox 2008 XI Neu kann optional ein LCD Panel geordert werden mit dem das Scannen direkt ber ein kleines Display ausgel st werden kann Ebenfalls sind s mtliche Einstellungen ber dieses Display abruf bar Weiter kann die ArchivistaBox 2008 XI neu auf Netbooks betrieben werden getestet mit EeePC Serie Passend dazu gibt es neu einen mobilen Scanner sowie die Variante der nicht virtua lisierten ArchivistaBox Dolder Archivista 1 4 2 3 ArchivistaBox 2008 1X Mit der ArchivistaBox 2008 1X werden neue ArchivistaBoxen Eiger eingef hrt die im Schnitt zwei bis viermal leistungsf higer als die alten Eiger Boxen sind Ebenfalls steht neu eine gute OpenSource Texterkennung Linuxport von Cuneiform zur Verf gung mit der neben der Texterkennung in ca 20 Sprachen auch durchsuchbare PDF Dateien erstellt werden k nnen 1 4 2 4 ArchivistaBox 2008 VI Franz sische Version WebClient WebAdmin und die Systemober fl che stehen in franz sischer Sprache zur Verf gung Mit Archivi sta WebConfig steht eine neue Verwaltungsapplikation f r die Sy stemeinstellungen zur Verf gung Weiter gibt es neu einen Datei Upload Und f r Programmierer interessant sein d rfte das neue API Inerface f r den WebClient Ebenfalls neu ist die webbasierte Applikation Archivist
386. p searchmode new amp fld_Titel Meier amp fulltext Staubsauger amp jokerstart 1 amp jokerend 1 Diese Abfrage sucht mit einer neuen Suchabfrage im Feld Titel nach Meier wobei zus tzlich im Volltext einer Seite das Wort Staubsauger vorkommen muss Beim Suchen innerhalb von Fel dern werden zudem sowohl am Anfang als auch am Ende Suchjoker verwendet d h es werden s mtliche Meierhans und Hansmeier ebenfalls gefunden 39 2 6 2 Suchabfragen sortieren Mit den Befehlen go_order_desc und go_order_asc kann eine Abfrage f r ein bestimmtes Feld ab oder aufstei gend sortiert werden Dazu muss das gew nschte Feld mit orderfield Feldname entsprechend mitangegeben werden Auch dazu ein Beispiel Erweiterter Zugriff e 241 http localhost perl avclient index pl go_order_asc orderfield Datum Mit diesem Befehl wird die aktuelle Auswahl nach dem Feld Da tum aufsteigend sortiert 39 2 7 Bearbeiten von Akten Mit go_update und der Angabe von Feldern z B fld_Titel Meier ist es m glich die Akten nachzube arbeiten Das Bearbeiten von Feldern ist nur m glich wenn entsprechende Rechte auf die gew nschte Akte bestehen Ist dies aber der Fall erfolgt das Bearbeiten ohne R ckfragen Auch dazu ein Beispiel http localhost perl avclient index pl go_update amp fld Titel Meier amp fld INr 1001 Dieser Befehl setzt in der aktuellen Akte das Feld Titel auf Meer und beim Feld Nr wird 1001 eingetragen 3
387. pdate auf die alternative Systempartition durchgef hrt Am Schluss er halten Sie eine Best tigungsmeldung dass das Update erfolgreich aufgespielt werden konnte w Bitte beachten Sie dass die Verbindung zum Server auto matisch hergestellt wird Es kann leider vorkommen dass ein Download Server z T recht langsam reagiert Sollte dies der Fall sein k nnen Sie die ArchivistaBox w hrend des laufenden Updates d h solange der Download erfolgt neu starten und das Update nochmals starten Sollte auch dann der Download nicht erfolgen sollten Sie ein Update nach 8 14 9 durchf hren 27219777 8 14 7 CD auf USB Datentr ger kopieren Nur LiveCD Mit dieser Funktion l sst sich ein Installations USB Stick herstel len als Vorlage wird eine Installations CD benutzt Siehe auch 8 14 9 Dies ist n tzlich in allen F llen in denen Sie ArchivistaBoxen die ohne CD Laufwerk sind neu installieren wollen Zum Erstellen des USB Sticks ben tigen Sie jedoch eine Box mit CD Drive Archivista Legen Sie die Installations CD ein und f hren Sie die Funktion aus Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista webadmin Alt F3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Moadule Datensicherung Verschivesselung POF Seryer FTF Seruer Mailseruer Datenbank System System Kontiguration Fernzugriff Systemstatus anzeigen ein rr7 Beenden Alt F1 Fasswoerter Archivista werkzeuge Terminal Alt F7 CD auf USB Da
388. pfung zwischen dem Feld Gebuer und einem neu zu er ffnenden Feld Mitarbeiter definieren womit eine dritte Hierarchiestufe erstellt w rde Ebenso k nnen Sie mehrere 1 N Beziehungen zu einem Feldtyp Definiti on erstellen Sie m ssen einfach darauf achten dass zuoberst in der Hierarchie der Feldtyp Definition festgelegt ist 36 6 6 Multi Feld Beim Feldtyp Multi Feld geht es darum dass Sie innerhalb einer Akte mehrere gleichartige Schlagw rter erfassen k nnen Ange nommen Sie m chten pro Akte mehrere Kontaktpersonen festle gen so k nnen Sie dies ber diesen Feldtyp erreichen Auch da zu ein Beispiel Er ffnen Sie bei den Felddefinitionen drei Felder mit den Namen Kontakt kontakt sowie kontakt Dem Feld Kontakt weisen Sie den Feldtyp Definition zu bei den Feldern Kontakt und Kontakt2 legen Sie jeweils den Feldtyp Multi fest und weisen bei Feld den Wert Kontakt zu Archivista Archivista ICI XI Datenbank Bearbeiten Suchen Makros Tabelle Hilfe wame En m cores a Aadal dell eE Bn ee FESCH Schweiz Italien 10 04 2004 6 Datum 10 04 2004 Akte 5 Seiten 2 Ordner 1 Market Eigent mer D Mandant 1025 Bucher l AbtellunglEinkauf e m ila an Gebiet S chweiz v R Notiz Format TIFF G4 D en u Erfasst JW Archiviert I sun Seitentext Deutsch Si M Aktiviert Seitenansicht 14 ajojo Auswahl Alle Datens tz
389. pie von einem oder mehreren Ordnern herzustellen gehen Sie wie folgt vor Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt r3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivierung amp OCR Archivierung konfigurieren Archiuista Madule CO D D Brenner konfigurieren Datensicherung Archivierung jetzt starten Yerschluesselung ordner brennen POF Seruer QCR Texterkennung erneut starten FTF Seruer Log Dateien einsehen Mailserver Datenbank System Fernzugriff Beenden Alt F1 Sie w hlen im Men punkt Archivierung amp OCR die Funktion Ord ner brennen aus Archivista os Archivierte Ordner erneut brennen Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort X cancel a Run 46 e Archivierung amp OCR Geben Sie das Passwort ein Bitte gew nschtes Archiv eingeben a OE x Cancel Bitte geben Sie das Archiv an f r welches Sie Ordner auslagern mochten M Rdialog EEH Bitte geben sie die gew nschten Ordner ein z B 1 4 1 4 TA OK x Cancel Tragen Sie hier die Laufnummer der Ordner ein die gebrannt wer den sollen Schreiben Sie beispielsweise 1 4 in das Kastchen so werden die Ordner 1 4 gebrannt Klicken Sie auf ORT 8 6 5 OCR Texterkennung erneut starten Diese Funktion startet die Texterkennung als Batch Programm Das heisst die OCR l uft nicht st ndig im Hintergrund sondern sie wird jeweils manuell ausgelost Es wird keine Bestatigungsmel dung angezeigt
390. port definieren wollen F gen Sie dann einen neuen Druck report ber das Men Bearbeiten und den Men punkt Neuen Report hinzu Standardm ssig wird eine A4 Seite hochformatig er ffnet 37 3 Seite einrichten ber das Men Seite k nnen Sie die Seitenmasse und jene Infor mationen welche auf die gesamte Seite Einfluss haben eingeben Seite einrichten e 223 Archivista Seiteneinstellungen Reportname und Gruppeln Tabelle Archiv Liste 44 hoch Gruppen Seiteninformationen Seitenbreite mm 210 Seltenhohe rm 237 Linker Rand mm 20 Oberer Hand mm 20 Rechter Aand mm Ion Unterer Hand mm 20 Ausgleich linker Rand jo Ausgleich oberer Hand jo Art des Reportes Ce Mehrspaltig Fixe Zellen Einspaltig Variable Zellen Trennlinien zw Bereichen Datens tze auf Seite wenn IT Sortierung f r R ckseite moglich zusammenhalten Hauptbereich Anzahl Zeilen je Blatt 56 Anzahl Spalten Blatt i Linker Aand mm lo Oberer Rand mm lo Rechter Rand mm fo Unterer Rand mm lo UTUCK Dabei sind folgende Einstellungen vorzunehmen 37 3 1 Reportname und Gruppe n Definieren Sie hier den Namen welchen Sie sp ter beim Drucken Men Datenbank und Drucken in der Liste vorfinden Jeder Druckbereich sollte einen eindeutigen Namen besitzen da ansonsten in der Auswahlliste beim Drucken mehrere Eintr ge mit dem gleichen Namen erfolgen Bei
391. r Yorkta TI Anzahl Datens tze bei Abfragen 1000 Maskendetinition o0 S L Detinition E E Mail Konta Zusatz Bemerkungen Zur ck Speichern Die einzelnen Einstellungen sind im Folgenden beschrieben 92 e Benutzerverwaltung allgemein 14 1 1 Host Hier geben Sie den Namen des Hosts an auf dem Ihre Archivista Datenbank liegt Siehe auch 35 2 1 2 14 1 2 Benutzer Tutorial zu Benutzer movie 2min Hier geben Sie den Benutzernamen desjenigen Users ein den Sie er ffnen m chten Der Benutzername muss aus einem Wort be stehen das neben Buchstaben auch Zahlen enthalten darf 14 1 3 Passwort Hier gibt es drei Optionen e Normale Anmeldung e Passwort neu setzen leeres Passwort nicht m glich e Passwort neu setzen leeres Passwort m glich Wenn Sie einen User neu er ffnen dann w hlen Sie entweder die zweite oder dritte Variante Ver ndern Sie sp ter eine Einstellung dann ist die erste Variante sinnvoll Vergisst ein User sein Passwort dann k nnen Sie als SYSOP dieses nicht etwa einsehen sondern Sie stellen dann einfach die zweite der obenstehenden Optionen ein worauf der User beim Einloggen ein neues Passwort angeben muss 14 1 4 Zugriff Die Alternativen sind hier e ffentliche lesen Keine bearbeiten Archivista e Offentliche lesen Eigene bearbeiten e S mtliche lesen Eigene bearbeiten e S mtliche lesen S mtliche bearbeiten e SYSOP S mtliche sowie Einstellungen Jeder Akte wird ei
392. r her oder sp ter d h wenn sich die neueren Versionen des Acrobat Writers durchgesetzt haben eben doch auf die letzte Version von Acrobat zur ckgreifen m ssen Auf der anderen Seite bleibt das Prinzip plus minus ab Version 4 0 des Acrobat Readers gleich sodass unter Umst nden eine ltere Version f r unsere Zwecke besser geeignet ist Archivista 38 7 3 1 Schwierige PDF Dateien In der Praxis bereiten PDF Dateien oft Schwierigkeiten Allerdings gibt es in Acrobat und auch anderen Produkten oft eine Opti on um diese PDF Dateien direkt als Bilddatei zu drucken Dazu ein Beispiel ffnen Sie bitte eine beliebige PDF Datei oder das Archivista Handbuch wie in untenstehendem Beispiel BS Acrobat Reader av51 pdf z E lelx Ti Datei Bearbeiten Dokument Werkzeuge Anzeige Fenster Hilfe ES GB Ms EM Hr eo MQ no ap H Lesezeichen f Einleitung Erste Schritte amp Men Datenbank Men Bearbeiten E Weitere Men s Gane herzlichen Dank daf r des Sie sich f r Archivista 51 e hivista haben e kist er ces ie armer t prol SES einem konkur gt a 1 Einleitung al c 2 N D a 1 1 Herzlich willkommen bei Archivista 1 2 Hinweise zum Handbuch Das Handbuch is geins ckter Form als auch als Hilfedatei HTML Seiten E d Die Online Hilfe Mere Sie in Archivista mit der Taste EU Bei der 2 it Volltextsuchm glichkeit Sie nie dos jot als Fer ge Gm Get a unte n Rand Tragen Si
393. r Akte Seiten und Ordner Dazu ein Beispiel 10 11 beim Feld Seiten bewirkt dass alle Akten ausgew hlt werden die zwischen 10 und 11 Seiten haben 11 2 5 Suchen mit Gr sser Kleiner Beim Suchen in Datums und Zahlfeldern d rfen Sie auch lt f r kleiner gleich sowie gt f r gr sser gleich verwenden Archivista 11 2 6 Textfelder mit Ungleich Bei Textferldern k nnen Sie mit am Anfang der Eingabe auf Ungleich suchen Z B findet Meier bei einem Firmenname alle Akten die nicht auf Meier lauten Sofern Sie mit Suchjokern arbeiten werden diese auch bei der Suche nach Ungleich angewendet Beispiel Mit baum wer den s mtliche Treffer ausgeschlossen die z B Birnbaum Baum stamm oder Baum enthalten 11 2 7 Suchen mit Joker teilgenau Ganz unten im Suchformular l sst sich festlegen ob Sucheingaben in Textfeldern ein Jokerzeichen voran oder hintangestellt werden soll M Joker am Anfang von Textfeldern M Joker am Ende Der Nutzen dieser Funktion wird anhand von Beispielen erkl rt Wenn die Option Joker am Anfang von Textfeldern gesetzt ist dann findet die Eingabe baum auch Akten mit den Eintr gen Ein baum Birnbaum oder Tannenbaum im entsprechenden Feld Wenn die Option Joker am Ende von Textfeldern gesetzt ist dann findet die Suche baum auch Akten mit den W rtern Bau meister Baumaterial Baumann oder Baumstamm im ent sprechenden Feld Bitte beacht
394. r ArchivistaBox 2007 IIl eingef hrt Mit Archivista Box 2007 VIIl wird auch der RichClient zu 100 Prozent Open Source 2008 ArchivistaBox als BusinessBox Neben der webbasier ten Applikation WebConfig Systemeinstellungen webbasiert gibt es neu ein zuschaltbares Modul ArchivistaERP Die ArchivistaBox kann daher neu nicht nur als DMS Box sondern neu auch als ERP Box verwendet werden Weiter wird mit dem Linuxport von Cu neiform eine gute OpenSource Erkennung zur Verf gung gestellt die zudem durchsuchbare PDF Dateien erstellen kann 10 e Bisherige Versionen 2009 Mit der Integration der Office Formate k nnen neu mehr als 200 Dateiformate direkt verwaltet werden Dokumen te k nnen in die Archive gestellt werden und auch wieder im Original ausgecheckt werden Zudem steht eine leistungsf higere Mail Archivierung zur Verf gung 1 4 2 Im Einzelnen 1 4 2 1 ArchivistaBox 2009 1 Mit der ArchivitaBox 2009 1 k nnen was bisher nur dem alten RichClient vorbehalten war s mtliche Office Dokumente Ope nOffice und MicrosoftOffice ins Archiv gestellt werden Die so archivierten Dokumente k nnen auch wieder im Original ausge checkt und weiterverarbeitet werden S mtliche Formate mehr als 200 Dateitypen k nnen ohne externen Plugins verarbeitet werden Zudem steht eine leistungsf higere Mail Archivierung zur Verf gung mit der ganze IMAP Ordner automatisiert archiviert werden k nnen Ebenfalls m glich ist es die ArchivistaB
395. r Taste dr cken Im brigen k nnen Sie zur besseren Darstellung die Breite und H he der einzelnen Zellen der Liste ver ndern Archivista Wenn Sie immer wieder gleiche oder ahnliche Datensatze erfas sen sollten Sie mit Kopieren Akte gefolgt von Einfiigen arbeiten Des weiteren sei darauf hingewiesen dass in Datumfeldern mit dem Leerzeichen das aktuelle Datum eingef gt werden kann 43 3 Ablauffehler Archivista wurde m glichst absturzsicher entwickelt und ausgie big getestet Normalerweise sollten keine Ablauffehler w hrend der Arbeit auftreten Sollte trotzdem ein Ablauffehler auftreten so steckt an jeder Stelle im Programmcode eine Abfangroutine welche den Fehler auff ngt Der Fehler wird dann intern analysiert und darauf wird eine allge meine Fehlermeldung eingeblendet Nachfolgend finden Sie das Beispiel einer allgemeinen Fehlermel dung Fehlermeldung Control pic Error in Module 5 194 Error Code Object doesn t support this property or method 438 Wiederholen Ignorieren Normalerweise k nnen Sie den Fehler bergehen indem Sie auf Wiederholen klicken Der entsprechende Befehl welcher den Feh ler verursachte wird nochmals abgearbeitet Tritt erneut eine Feh lermeldung auf so klicken Sie auf Ignorieren der entsprechende Befehl wird nun einfach bergangen Treten nachfolgend weiterhin wiederholt Fehlermeldungen auf w hlen Sie Abbrechen Dadu
396. r Werte erfasst werden d rfen sofern in einem anderen Feld bestimmte andere Werte vor handen sind k nnen Sie dies durch die Option Abh ngig von Feld mit Wert en entsprechend festlegen Beim ersten Ein trag geben Sie einen beliebigen Feldnamen eines anderen Feldes ein beim zweiten Eintrag legen Sie den oder die Werte fest die das entsprechende Feld enthalten muss damit Sie eine Eingabe vornehmen k nnen Auch dazu ein Beispiel Sie haben ein Feld Sachgebiet und ein weiteres Feld Vertragsnummer in dem Sie eine entsprechende Nummer festhalten m chten Die Benutzer sol len das aber nur k nnen wenn Sie beim Feld Sachgebiet den Wert Vertrag erfasst haben da eine Vertragsnummer ohne den entsprechenden Wert beim Sachgebiet keinen Sinn ergibt 36 7 5 Neueintr ge nur f r Benutzer Bei diesem Feld k nnen Sie bestimmte Benutzer bzw Benutzer Gruppen festlegen die f r das Neuerfassen von Eintr gen zust ndig sein sollen Die brigen Benutzer k nnen nun zwar wei terhin Werte erfassen aber nur falls bereits ein entsprechender Wert in der Tabelle Feldlisten existiert Dadurch k nnen Sie prim r erreichen dass keine orthografisch falsche oder hnliche Eintr ge in die Datenbank gelangen Version 2009 1 36 7 6 Eingaben nur f r Benutzer Sofern Sie bei diesem Feld Benutzer bzw Benutzer Gruppen er fassen kann das entsprechende Feld nur noch durch die eingetra genen Benutzer ver ndert werden
397. r Zahl beginnen darf Ob Sie eine neue Maske erstellen oder eine bestehende ndern immer gilt es folgende Einstellungen zu ber cksichtigen 16 2 Feldname Sie k nnen der Maske neue Felder hinzuf gen W hlen Sie dazu einfach einen Eintrag aus der Feldliste aus Aus Gr nden der Kompatibilit t mit dem RichAdmin folgt die Maskendefinition einer speziellen Logik Prinzipiell m ssen Sie alle Felder in die Maske aufnehmen auch diejenigen die nicht ange zeigt werden sollen Letzteren teilen Sie unter Breite den Wert 1 zu Damit stellen Sie sicher dass ein Feld nicht in der Maske erscheint Siehe auch Aus denselben Gr nden ist es auch so dass ein Definitionsfeld das Sie einer Maske zugewiesen haben welche Sie einem Benutzer zugewiesen haben nicht von allen Benutzern editiert werden kann 16 3 Feldtyp Entscheiden Sie hier ber einige Zusatzbedingungen die Feldern mitgegeben werden k nnen Soll ein Feld mit anderen verlinkt werden Soll eine Feldhierarchie erstellt werden bei der ein Feld Feldtyp e 99 von einem anderen abhangig ist Die nachfolgende Aufzahlung der Feldtypen gibt Ihnen einen berblick 16 3 1 Normal blicherweise ist Normal aktiviert so dass das Feld in der Maske als simples Eingabefeld dargestellt wird 16 3 2 Textcode Sie k nnen Felder erstellen welche verkn pft sind Eine Varian te ist die Verkn pfung eines Textfeldes mit einem Textcode Feld Details erfahren Sie unter 36 6 4
398. rch wird einmal die aktuelle Funk tion verlassen und Sie erhalten eine Kontrollabfrage ob Sie das Programm verlassen wollen Wenn der Fehler immer wieder auftritt wenden Sie sich bitte schriftlich an Archivista GmbH Neben einer genauen Fehlerbe schreibung ben tigen wir die genaue Versionsnummer des Pro grammes Sie finden diese im Men Hilfe unter dem Men punkt Info Ihre Kundennummer die Eckdaten Ihrer Arbeitsumgebung sowie den exakten Wortlaut alle drei Zeilen der Fehlermeldung Tritt Fehlercode 3024 auf wird beim Laden von Archivista versucht eine Datenbank zu laden welche nicht existiert In die sem Falle entfernen Sie die Datei av40 dat aus Ihrem Archivista Programmverzeichnis Ablauffehler e 259 Version 2009 1 260 e Teil XH FAQs Archivista 44 ArchivistaBox 44 1 Gibt es von Archivista eine Demo Version Nein aber Sie k nnen jederzeit die GPL Version installie ren Wenn Sie die kommerzielle OCR Option in Betrieb neh men m chten dann verweisen wir gerne an den Verein www freearchives ch 44 2 ArchivistaBox einschalten funktioniert nicht Beim Einschalten der ArchivistaBox erscheint normalerweise die Information System being started Sollte es beim Hochfahren des Systems passieren dass die ArchivistaBox auf diesem Bild ste hen bleibt so k nnen Sie den Startbildschirm tempor r so an passen dass Sie ausf hrliche Informationen beim Hochfahren des Systems erhalte
399. rchiv test999 Datensatz 1 von 1 1 Falls Sie sich f r das Scannen entschieden haben und ein Scanner Auswahl Alle Datens tze bereitsteht erhalten Sie folgendes Formular T tigen Sie danach analog zur obigen Abbildung in den Feldern Archivista Seiten erfassen mit Scannen Art des Scannens Optionen Definitionen Titel Stichw Stichworte und Personen Eingaben Dies er Schwarz Weiss Helligkeit nf f p Neu L schen Zuweisen z S a C Graustufen 8 Bit Kontrast gt 0 reichen Sie indem Sie mit der linken Maustaste das entsprechende Farbe 24 Bit Gamma A dis Scanaufl sung Feld d h den weissen Balken anklicken Ihre Eingaben werden Gew nschte Aufl sung in dpi 300 Vorgaben verwenden v Seiteneinstellungen automatisch gespeichert Nicht ver ndert werden d rfen die Fel em mm cr 1 1 1 H 1 H 1 1 H Scanh he 1295 Positi b Rand 0 der Akte Seiten sowie das Feld Ordner Die Akte ist nun zum Zee ee line S Rotation Nachbearbeitung g S e 0 Sp tere OCR Erkennung Deutsch E rfa ssen von Seite n be reit i a Seite in Mitte teilen J Makro Keine Makre C 270 IT Geradestellen 7 S ubem 7 Auto Rand Mehrere Seiten J mit Auto Pilot scannen p S a Sekunden Pause 28 4 Erfassen von Seiten eo E M Twain Modul im Speicher Direktes Scannen mit 7 Scannen mit I_ Scan Fortschritt anzeigen Scannen A
400. rchiv werden die einzelnen Akten gespeichert Wir finden darin die Verschlagwortung sowie die Anzahl der Seiten die Ordnernummer nicht aber die Bilddateien oder Seitentexte der einzelnen Seiten mysql gt mysql gt mysql gt select Akte Seiten ArchivArt Erfasst Archiviert BildInput BildIntern QuelleIntern BildInputExt BildAExt QuelleExt from archiv or der by Akte desc limit 3 oo MMMM MMMM MMMM MMMM H MMMM MMMM E E 4444 LI vc 230 1 1 0 0 0 0 6 16 1 1 0 0 0 0 751 1 1 1 0 0 0 0 4 4 444444444 3 rows in set 0 00 sec mysql gt F Archivierungskonzept e 249 Betrachten wir die relevanten Felder der Tabelle archiv e Akte Eindeutige Nummer fiir Dokument 1 x e Seiten Anzahl der Seiten je Dokument 0 keine 1 640 Sei ten e ArchivArt O BMP ZIP Obsolet 1 TIF 2 PNG 3 JPG e Erfasst O keine Seiten erfasst 1 Akte enth lt Seiten e Archiviert O Akte nicht archiviert 1 Akte ist archiviert e BildInput O Bild in input Ordner 1 Bild in Tabelle ar chivbilder e Bildintern O Keine Web Vorschau Bilder 1 Web Vorschau Bilder e Quellelntern O Keine Quelldatei 1 Quelldatei e BildInputExt Dateierweiterung in Grossbuchstaben TIF PNG JPG e BildAExt Dateierweiterung fur Web Vorschau Bilder TIF PNG JPG e QuelleExt Dateierweiterung fiir Quellformat Archivierung z B DOC PDF 41 2 1 2 Tabelle archivseiten Die
401. rden st rende Raster entfernt Die Option Seite minimal auf 300dpi skalieren unterdr cken wird verhindert dass Seiten welche in niedriger Aufl sung vorliegen minimal auf 300dpi hochgerechnet werden Mit Ohne Schwarz Weiss Umwandlung verarbeiten wird erreicht dass Graustufen bzw Farbseiten direkt der Texterkennung zugef hrt werden Aufbereitung der Seiten e 125 20 5 Optionen f r Tabellenerkennung Falls Sie Seiten bzw Akten Men Seite innerhalb Seitenan sicht die Tabellen enthalten zur Weiterbearbeitung erkennen lassen wollen kann es vorkommen dass nicht in jedem Falle die Zellen zu 100 richtig erkannt werden Mit diesen Optionen er reichen Sie i d R bessere Resultate Mit der Option Tabellenzellen anhand von Linien festlegen werden nur Zellen erkannt die von einer Linie umgeben sind Falls bei der Erkennung von Zellen einmal alles schiefgehen sollte ziehen Sie einfach auf den einzulesenden Bl ttern entsprechende Linien mit dem Lineal scannen die Seite nochmals und lassen die Seite mit dieser Option erkennen die Zellen werden dann richtig erkannt Die Option Tabelle enth lt keine berlappenden Zellen be wirkt dass keine Zelle ber die Breite bzw H he einer anderen Zelle hinausragen kann Enthalten Ihre Tabellen spalten bergrei fende Titelzeilen so sollte diese Option ausgeschaltet werden Mit der Option Zellen enthalten genau eine Zeile kann erreicht werden dass die Zel
402. re Rechtevergabe mag das folgende Musterunternehmen dienen Die Buchhaltungsabteilung eines KMU verf gt ber e zwei Leute in der Debitorenbuchhaltung D1 und D2 e zwei Mitarbeiterinnen in der Kreditorenbuchhaltung K1 und K2 e eine Chefbuchhalterin C e einen Lehrling L in der Kreditorenbuchhaltung Wie werden die Rechte geschickt vergeben 204 e Benutzerverwaltung Tae Akte mit E ng D2 2 OFFI eigene b et 1 s mtliche D L keine b Wenn D1 also eine Akte eroffnet dann erhalt die Akte sofort den Eigent mer Debitoren und weil sowohl D1 wie auch D2 zur Grup pe Debitoren geh ren d rfen Sie mit der Akte verfahren wie mit ihrer eigenen Die Chefbuchhalterin darf alle Akten sehen und ver ndern Der Lehrling in der Kreditorenabteilung darf in unse rem Beispiel nur die ffentlichen Akten und diejenigen die zur Kreditorenabteilung geh ren sehen Er darf keine bearbeiten Bitte achten Sie darauf den Gruppenbenutzer einzurichten bevor Sie einem Benutzer eine Gruppe zuweisen 35 2 5 2 Arbeiten mit zwei Eigent mern Solange MySQL Views noch nicht aufweist muss man sich mit einem Trick behelfen um einer Akte zwei Eigent mer zuweisen zu k nnen Obwohl in vielen F llen v llig unn tig kann diese Option zum Beispiel in folgendem Fall sehr wertvoll sein Ein Knowledge Archiv wird von den beteiligten Projektleiterinnen fortlaufend mit neuen Dokumenten best ckt Jede Projektleite
403. rekte Archivieren von Web Seiten ist mitunter nicht ganz einfach Aus diesem Grunde k nnen wir an dieser Stelle nur die wichtigsten Problematiken kurz besprechen Zun chst sollten Sie sich im Klaren sein dass wir Web Seiten i d R nicht einfach als Datei auf die Festplatte speichern k nnen da fast jede Web Seite heute aus weit mehr als einer Datei besteht oder gar dynamisch Inhalt kommt aus einer Datenbank aufge baut wird Zun chst sollten wir auf der gew nschten Seite nach einem Link Ausschau halten der eine Druck Version der Seite zur Verf gung stellt Manche Web Seiten bieten diese Option an um einem ex plizit einen einfachen Ausdruck zu erm glichen Ist dies nicht m glich so sollten wir wenn immer m glich ne ben dem Internet Explorer zumindest auch noch den Mozilla oder Netscape Browser beide beruhen auf der gleichen Technologie installiert haben I d R erhalten wir mit Mozilla die besseren Re Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten e 235 sultate doch in einigen Fallen kann auch der Explorer bessere Resultate liefern und falls beide Programme versagen sollten so k nnte ein anderer Browser z B Opera dennoch ein gutes Druckresultat liefern Beachten wir an dieser Stelle die nachfolgende Seite in der Druck Vorschau Leider sieht das alles andere als sch n aus aus dem einfachen Grund weil wir den Hintergrund ausgeschaltet haben und zudem die Vorschau im Hochformat betrachten UNIDO General
404. rem bis grossem Volumen Vereinfacht gesagt geht es darum dass jeder Akte eine eindeuti ge Information zugewiesen werden kann die automatisch und als eindeutige Information f r eine sp tere Suche bereitsteht Bei der Barcode L sung wird dies dadurch erreicht dass entweder bereits beim Ausdruck des Formulars eine eindeutige Information nach folgend Referenznummer genannt mit ausgedruckt wird oder die se Information jeder Akte vor dem Scannen durch Anbringen eines Barcode Klebers mit auf den Weg gegeben wird Konkret bedeutet dies dass diese Referenznummer bereits beim Scannen auf dem Blatt als Barcode vorhanden ist Einmal gescannte Seiten k nnen nun via Barcode Erkennung au tomatisch abgearbeitet werden und die daraus erzeugte Referenz nummer steht jederzeit f r eine Suchabfrage bzw weitere Auswer tungen bereit Daraus resultiert gerade bei mittleren bis grossen Belegarchiven eine enorme Zeitersparnis sowohl beim Erfassen als auch beim Suchen nach erfassten Belegen 19 2 2 Was ist ein Barcode 233333 Barcodes bestehen aus schwarzen Strichen und weissen Zwi schenr umen Die Abfolge dieser in ihrer Breite verschiedenen Stri che und Zwischenr ume dient dazu eine bestimmte Information Archivista abzulegen um sie sp ter mit einem Leseger t Scanner auto matisiert einlesen und verarbeiten zu k nnen Durch ihre einfa che Codierung kann die Verarbeitung d h das Erkennen durch Barcode Leseger te mit 100 Genauigkei
405. rhalb einer Ak te mehrere gleichartige Schlagw rter erfassen k nnen Angenom men Sie m chten pro Akte mehrere Kontaktpersonen festlegen so k nnen Sie dies ber diesen Feldtyp erreichen Auch dazu ein Beispiel Er ffnen Sie bei den Felddefinitionen drei Felder mit den Namen Kontakt Kontaktl sowie kontakt Dem Feld Kon takt weisen Sie den Feldtyp Definition zu bei den Feldern Kon takt1 und Kontakt2 legen Sie jeweils den Feldtyp Multi fest und weisen bei Link zu Feld den Wert Kontakt zu Feldtyp e 101 Feldname Kontakt Feldty p Muti Link zu Feld Kontakt Bezeichnung kontakt Position Breite Nun k nnen Sie zu jeder Akte mehrere Kontaktpersonen erfas sen S mtliche unter Kontakt definierten Werte erscheinen je weils auch bei den Feldern kontakt sowie kontakt Das dazu passende Beispiel finden Sie untenstehend Kontakt M ller lt gt Kontakt Huber sl e NS Kontakt2 Muller Huber Keller 16 4 Link zu Feld Hier tragen Sie den Bezug ein den Ihr Feld haben soll F r 1 N Felder wird hier das Feld mit dem Oberbegriff in der Archivista Terminologie Definition also dasjenige Feld von dem die anderen abh ngig sind gew hlt Bei Multifeldern die ja eigentlich Kopien eines Hauptfeldes sind wird das Hauptfeld eingetragen Feldname Gebiet Feldtyp 1 M Link zu Feld Abteilung Bezeichnung Gebiet Position Breit
406. rin ist f r diejenigen Dokumente die sie hinzugef gt hat verant wortlich Gleichzeitig kann sie die Dokumente einem erweiterten Benutzerkreis zug nglich machen M chte man diese zwei Eigent mer aktivieren dann sind drei Schritte durchzuf hren Archivista e Erster und zweiter Schritt Zweites Eigent mer Feld anlegen und ausw hlen siehe 35 1 4 e Dritter Schritt In der Benutzerverwaltung bei Gruppe n be stimmen wer welche n nachrangige n Eigent mer vergeben darf siehe 35 2 1 4 Damit haben die Benutzer ein Feld in dem sie ihre Akte n f r weitere Benutzer zug nglich machen k nnen Datum 03 03 2005 Akte 3 Seiten 2 Ordner 1 Markiert Eigentiimer freuler Titel Protok all Stichw iter HMG Swissmedic Personen Publizieren Format BMP ZIP Nobz Erfasst JW Archiwiert Seitentext Deutsch In unserem Beispiel kann Benutzerin Treuler ihrer Akte den zwei ten Eigent mer ALLE zuweisen oder auch nur das Team SALES Selbstverstandlich gelten die grundsatzlichen Benutzereinstellun gen auch in der erweiterten Eigentumer Umgebung Eine Akte die mir als zweitem Eigent mer zugewiesen ist ist als egene Ak te zu betrachten Benutzer die egene Dokumente bearbeiten d rfen erhalten auch das Recht eine Akte zu bearbeiten f r die sie zweiter nachrangiger Eigent mer sind Es ist als zweiter Eigent mer sogar m glich mehr Rechte zu ha ben als der erste Eigent mer Betr
407. rinzip des Windows Explorer abgebil det werden Typischerweise treten hierarchische Felder mit kon trolliertem Vokabular auf 84 e Editieren Shift F5 11 3 5 Feldtyp Multifeld Ein Multifeld erm glicht die Aufnahme von mehreren Stichw rtern zu einer Akte So kann eine Akte zum Beispiel mehreren Kunden zugeordnet werden Typischerweise treten hierarchische Felder mit kontrolliertem Vokabular auf 11 3 6 Feldtyp verlinktes Feld F r die manuelle Bearbeitung kann ein verlinktes Feld sinnvoll sein denn oft wird die Eindeutigkeit der Verschlagwortung erst durch ein Zahl und Textfeld die miteinander verlinkt werden erreicht Dieser Feldtyp tritt oft bei der Verwendung von Barcodes auf einem Zahlenfeld ist ein Textfeld zugeordnet und wenn das Zah lenfeld durch den Barcode ausgef llt werden kann wird das andere Feld vom System mit dem entsprechenden Begriff erg nzt Beispiel Eine im Personalverleih t tige Firma hat mehrere Hun dert Kunden von denen einige hnlich heissen Bei der manuellen Verschlagwortung k nnen Moller Fahrzeugbau AG und Muller Jakob AG Fahrzeugteile besser auseinandergehalten werden in dem bei der Auswahl jeweils auch die Kundennummer erscheint Definition M ller ahlcode 01 F r das Hinzuf gen neuer Ausdr cke springen beim Klicken auf das X gleich zwei auszuf llende Felder auf M ller lt gt M ller Fahrzeugbau oi ZH gt 0455 Add Damit Sie nun eine
408. rmittelt werden Erweiterter Zugriff e 245 39 2 14 Dateien ins Archiv bertragen Da es im WebClient m glich ist eine Datei PDF oder Grafikda tei zum Archivserver zu bertragen k nnen wir dies auch mit der Fremdansteuerung bewerkstelligen Im Prinzip verwenden wir da zu den Befehl go_actionsaction upload Allerdings ist es beim Hochladen von Dateien notwendig bei der Kommunikation mit dem WebClient in den POST Modus zu wechseln dies im Unterschied zum normalerweise verwendeten GET Modus Beim Upload k nnen Sie die Optionen uploadocr x sowie uploadbits y mitgeben um sowohl die OCR Definition als auch die Rasterung zu bestimmen Alternativ ist es auch m glich beim Upload direkt eine Scandefinition zu bestimmen wel che die Verarbeitungsparameter enth lt Dazu verwenden wir uploaddef x um eine bestimmte Scandefinition auszuw hlen wobei die erste Scandefinition mit O anzusprechen ist Anhand des untenstehenden Beispiels zeigen wir den Upload einer Datei zum Web Server in der Programmiersprache Perl Anhand der Kommentare sollte es m glich sein den Upload auch mit einer anderen Programmiersprache hinzukriegen usr bin perl wcupload pl gt demo script for uploading a document via web client c 2008 by Archivista GmbH Urs Pfister use strict use LWP UserAgent we work with UserAgent our batch web browser use HTTP Cookies we need to work with cookies use HTTP Request Common qw POST t
409. rn Das heisst bevor man mit den Daten eine CD oder DVD brennen kann wird vom System ein entsprechender Ordner auf bereitet Unter Gr sse des Auslagerungsordners MByte l sst sich angeben wie gross der Auslagerungsordner maximal werden soll Arbeitet man zum Beispiel mit CDs als Auslagerungsmedien dann macht die Eingabe 600 Sinn Weitere Optionen e 107 17 2 8 Maximale Anzahl Dateien je Ordner Zus tzlich zur Angabe der Ordnergr sse kann auch die H chstan zahl der Seiten die bei der Archivierung in einem Verzeichnis Ord ner Platz finden sollen festgelegt werden 17 2 9 Zugriffe auf Datenbank protokollieren Zugriffe auf Datenbank protokollieren IT Pr fcode zum Ausschalten Mit dieser Option erreichen Sie dass der Zugriff auf das Archiv protokolliert werden kann Mehr Informationen finden Sie unter 8 1 1 Diese Option f hrt dazu dass die ArchivistaBox etwas langsa mer arbeitet Diese Option sollte daher nur eingeschaltet werden wenn Sie Wert auf ein Zugriffsprotokoll legen Im brigen m ssen Sie sich bewusst sein dass sich die Option sp ter nicht mehr ohne weiteres ausschalten l sst Dies deshalb weil sonst ein Administra tor seine eigenen Zugriffe verbergen k nnte 17 2 10 Ausschalten Zugriffsprotokoll Sollten Sie das Zugriffsprotokoll aus Versehen eingeschaltet haben oder m chten Sie den Zugriff aus anderen Gr nden ausschalten so k nnen Sie dies tun indem Sie die Option Zugriffe auf Datenbank
410. rst erfolgt wie immer eine Passwortabfrage BETEN 132 168 0 1 00 Anschliessend muss der Host auf dem die Datenbank liegt und in die Sie scannen wollen eingegeben werden Datenbank Default Benutzer S D i Cancel Schliesslich wird der Benutzer eingegeben dialog el CH 2 Passwort F Hide typing sowie das Benutzerpasswort Konsultieren Sie unbedingt auch wenn Sie mehr ber die Einstellungen wissen wollen die gesetzt werden m ssen wenn Sie 68 e System von einer ArchivistaBox auf eine andere ArchivistaBox scannen wollen Nach diesen Eingaben steht dem Scanning via numerischer Tasta tur nichts mehr im Weg Falls beim Scan Button das Zugriffsprotokoll eingeschaltet ist kann mit dem Scan Button nur gearbeitet werden sofern eine Ver bindung zum WebClient aufgebaut wurde w Unter 44 10 finden Sie ein LCD Display mit dem das Scannen noch einfacher ausgel st werden kann 8 14 1 7 Admin Benutzer RichClient F r das unter beschriebene Scannen mit dem RichClient sowie f r einige weitere Men punkte wie z B das Exportieren von Akten auf einer ArchivistaBox muss ein Benutzer eingerich tet werden der Rechte hat die ArchivistaBox entsprechend in An spruch zu nehmen Im Folgenden werden die einzelnen Schritte kurz beleuchtet rchivistaBox WT RichClient Benuter zulassen bzw sperren Bitte geben Sie das Systempasswon root user ein Passwort X cancel
411. rtsequenzen verwendet wer den Durch die Eingabe von STAT PERS erreichen Sie z B dass nur Barcodes als g ltig erkannt werden die entweder mit STAT oder PERS beginnen Dies erh ht die Sicherheit bei der Barcode Verarbeitung Version 2009 1 Mit Vertikal dehnen konnen Barcodes die unter einem Zoll Hohe vorliegen so gedehnt werden dass die Mindesthohe erreicht wird Mit Erkennung immer nach jeder Seite erfolgt die Barcodeer kennung auch dann wenn der gleiche Barcode auf der darauffol genden Seite exisitert Damit kann erreicht werden dass immer jede Seite mit einem Barcode in eine eigene Akte abgelegt wird 19 5 Barcode Verarbeitung Hier bestimmen Sie wie die Barcodes nach der Erkennung zu verar beiten sind d h welcher Barcode bzw welcher Teil eines Barcodes in welches Feld kopiert werden soll Nach Klicken auf den Men punkt Barcodeverarbeitung sehen Sie zuerst eine Liste mit den vorhandenen Zuweisungen pro Feld In anderen Worten jede Zeile entspricht der Auswertungseinheit eines Barcodes welche sp ter in ein Feld zu stehen kommt Tats chlich k nnen zwei Barcodes bis zu zehn Felder mit Informationen f llen Barcode Verarbeitung archivista Barcodedetinition Barcode el Ausw hlen Barcode Lange Feld Start Zeichen Editieren L schen 1 4 Countries 1 1 Editieren Loschen 1 4 Process 2 Editieren L schen 1 4 Subprocess 4 1 nderungen an diesen Auswertungseinheiten oder deren L schung werden m
412. rufen Sie ganz einfach ab indem Sie mit der Maus auf den entsprechenden Eintrag klicken Sofort werden die Werte anhand der Definition neu gesetzt Schliesslich k nnen Definitionen auch wieder entfernt werden mit L schen sowie neu definiert werden mit Zuweisen Definitionen bleiben nur w hrend der aktuellen Sitzung mit Ar chivista erhalten Soll eine Definition dauernd und f r alle Benut zer verf gbar gemacht werden m ssen diese angepasst werden indem sie mit SYSOP Privilegien modifiziert werden Beim Ver lassen des Programms werden sie gespeichert und stehen dann f r s mtliche Benutzer zur Verf gung 33 4 3 Direktes Scannen Ctri F2 Damit k nnen Sie einen Scanvorgang ausl sen ohne zuvor Einstel lungen t tigen zu m ssen Verwendet werden die zuvor gesetzten Einstellungen Version 2009 1 33 4 4 Speichern aktuelle Seite Ctrl S Wenn Sie Seiten erfassen werden diese jeweils automatisch ge speichert Danach jedoch d h bis die Akte archiviert wird muss jede Seite manuell gespeichert werden sofern daran nderungen vorgenommen wurden Dabei erfolgt keine Best tigungsmeldung sondern nur eine Statusmeldung in der Titelzeile welche anzeigt dass die Seite nun gespeichert wird 33 4 5 Seite l schen Ctrl L Tutorial zu Seite l schen movie 2min Mit dieser Funktion k nnen Sie innerhalb einer Akte Seiten l schen Allerdings nur bis zu jenem Zeitpunkt bis die Akte ar chiviert wird Beim L sche
413. s keine Leerzeichen enthalten darf und nicht mit einer Zahl beginnen darf Der Name des Feldes kann sp ter d h nach dem Anlegen des Feldes ver ndert werden nicht aber nach dem Verlassen des Formulars Sollte es sp ter dennoch notwendig sein m ssten Sie das direkt mit der MySQL Konsole erledigen Feldtyp Entscheiden Sie zwischen folgenden Feldtypen Text 1 250 Zeichen Zahl int d h Ganzzahl Zahl double d h Fliess kommazahl Datum sowie JaNein Feld Nach dem Erstellen und dem Speichern der Maske kann diese Option nicht mehr ver ndert werden Archivista Lange Beim Feldtyp Text bestimmen Sie mit diesem Eintrag die Lange des Feldes Nach dem Erstellen nicht mehr ver nderbar Nr Die Position innerhalb der Tabelle Die Position OU bedeutet dass das Feld an erster Stelle in der Tabelle hinter dem Feld Seiten dargestellt wird generell kann gesagt werden je h her der Wert desto weiter hinten wird das Feld angezeigt Feldindex Mit dieser Option bestimmen Sie ob zum Feld ein In dex Sortierhilfe erstellt werden soll I d R d rfte dies von Nutzem sein Jederzeit ver nderbar Tab Name Mit dieser Option k nnen Sie eine Bezeichnung des Feldnamens f r die Titelzeile der Tabelle Archiv Liste in der Hauptansicht festlegen Pos Breite Beim ersten Eintrag k nnen Sie festlegen an welcher Position das Feld in der Tabelle dargestellt werden soll Dabei verwenden Sie eine Nummer die h her als 0 ist Beim
414. s Seiten hinzuzuf gen k nnte ein Ordner nie abgeschlossen und folglich auch nicht ausgelagert wer den da ja sp ter nochmals Seiten hinzukommen k nnten Deshalb ist Jede Akte nach dem Archivieren nicht mehr erweiterbar Arbeiten Sie statt dessen mit Aktenvorlagen D h suchen Sie zun chst die Akte zu welcher Sie neue Seiten hinzuf gen m chten Erstellen Sie nun eine Aktenvorlage indem Sie die Akte ber das Men Bearbeiten kopieren Ctrl C und anschliessend als Vor lage einf gen Ctrl V Dabei wird physikalisch eine zweite Akte er ffnet diese enth lt aber s mtliche Informationen der bereits bestehenden Akte mit Ausnahme der Seiten sodass sp ter bei Recherchen ber die Auswahl beide Akten gefunden werden Zu dem k nnen so gefundene Seiten auch nach dem Datum der Akte sortiert und unterschieden werden 45 11 7 Kann das Aussehen des Startbildschirms beeinflusst werden Ja Sie k nnen individuell festlegen wie der Startbildschirm aus sehen soll und welche Druckoptionen standardm ssig verwendet werden sollen Die Gr sse des Programmfensters wird in der Datei Av src festgehalten Wenn Sie m chten dass beim Start immer der gesamte verf gbare Bildschirm belegt wird setzen Sie die erste Zeile von auf 0 ArchivistaGPL RichClient e 279 Weitere Optionen zur Darstellung der Seiten sowie der Druckop tionen finden Sie in der Datei Avi sta Darin finden Sie um fangreiche Einstellungsm glichkeite
415. s no warranty for this free software If the software is modified by someone else and passed on we want its recipients to know that what they have is not the original so that any problems introduced by others will not reflect on the original authors reputations Finally any free program is threatened constantly by software patents We wish to avoid the danger that redistributors of a free program will individually obtain patent licenses in effect making the program proprie tary To prevent this we have made it clear that any patent must be licensed for everyone s free use or not licensed at all Archivista The precise terms and conditions for copying distribution and modifica tion follow GNU GENERAL PUBLIC LICENSE TERMS AND CONDITIONS FOR COPYING DISTRIBUTION AND MODIFICATION 0 This License applies to any program or other work which contains a notice placed by the copyright holder saying it may be distribu ted under the terms of this General Public License The Program below refers to any such program or work and a work based on the Program means either the Program or any derivative work un der copyright law that is to say a work containing the Program or a portion of it either verbatim or with modifications and or translated into another language Hereinafter translation is inclu ded without limitation in the term modification Each licensee is addressed as you Activities other than copying
416. sam Der Scan Vorgang kann durch folgende Optionen verlangsamt wer den Untenstehend einige Funktionen die betr chtliche Rechenka pazit ten verbrauchen e OCR Texterkennung e PDF Erstellung e Barcode Erkennung optionales Modul e Entfernen von leeren Seiten Wenn mehrere dieser Optionen eingestellt sind und das System alle Aufgaben gleichzeitig abarbeiten muss dann kann die Scan Geschwindigkeit sinken Die ersten beiden Optionen k nnen auch nachtr glich durchgef hrt werden indem Sie die Texterkennung w hrend des Scannens tempor r deaktivieren Siehe 17 1 6 46 2 Das Scannen funktioniert nicht Arbeiten Sie mit der richtigen Scandefinition Ist z B in der Scan defition Flachbett eingestellt wird ab dem Einzug im besten Fall ein Blatt eingezogen Weiter sollten Sie pr fen ob der Scanner berhaupt eingeschaltet und korrekt angeschlossen ist Scanner mit USB Anschluss soll ten direkt an der Frontseite der ArchivistaBox angeschlossen wer den Wird ein Scanner abgeschaltet und wieder eingeschaltet so ist in aller Regel kein Neustart der ArchivistaBox notwendig Erst Version 2009 1 wenn nach mehrmaligem Ein Ausschalten der Scanner noch im mer nicht reagiert bleibt als letzte Moglichkeit der Neustart der ArchivistaBox Siehe und Bei SCSI Scannern beachten Sie bitte auch 8 14 1 8 46 3 Zeichen auf Tastatur funktionieren nicht Wenn Zeichen die sich auf der Tastatur befinden nicht angespro chen werden
417. schiedene Modi Zust nde Dokumen te anzeigen go_view suchen go_search und Editieren go_edit Bevor die einzelnen Befehle beschrieben werden sei en diese verschiedenen Formularansichten hier kurz dargestellt 39 2 1 Formulare 39 2 1 1 Hauptansicht Mit go_main kann jederzeit in die Hauptansicht gewechselt wer den Dabei wird eine Tabelle mit den derzeit aktivierten Da tens tzen in der bersicht sowie dem aktiven Datensatz in einer Detailansicht sowie Vorschaubild dargestellt 39 2 1 2 Seitenansicht Mit go_page kann die Seitenansicht aktiviert werden Darin k nnen Seiten vergr ssert darstellt werden Ebenso gibt es Funk tionen zum Rotieren und Nachbearbeiten von Seiten Version 2009 1 39 2 1 3 Wechseln zwischen Seiten und Hauptansicht Mit go_pageswitch kann zwischen Haupt und Seitenansicht hin und her gewechselt werden 39 2 1 4 In den Fotomodus wechseln Im Fotomodus werden die Seiten als kleine Vorschaubilder Thumbs dargestellt Daher lautet der Befehl fiir diesen Modus go ie E erer 39 2 2 Modi Zust nde 39 2 2 1 Ansehen Ansicht Suchen Editieren Akte 16346 Seiten 1 Ordner 1 Datum 28 08 2008 Archiviert Nein Archivista GmbH Zurichstr 80 8118 Pfaffhausen Tel 01 254 54 00 Fax 01 254 54 02 ivista ch www archivista ch upfister archivist Mit oo view wird in den Ansichtsmodus gewechselt Dabei wer den die derzeit in der Datenbank gespeicherten Werte dargestellt 39 2 2 2 Suchen
418. schirmkopie die schlechtere Qua lit t hat sollte der JPEg Faktorwert bei Bildschirmkopien im mer gr sser sein als bei Art der Archivierung Ein gr sserer JPEG Faktor bedeutet schlechtere Qualit t aber daf r kleinere Dateigr sse 35 3 2 1 Zuweisen je Akte Bei Archiven die mit der Version 4 14 oder fr her erstellt wur den konnte die Art der Archivierung d h das Format nur jeweils f r die gesamte Datenbank und zu Beginn bestimmt werden So fern die Option Zuweisen je Akte nicht aktiviert ist verh lt sich Archivista 2009 1 genau so wie dies der Fall bei fr heren Versio nen 4 14 der Fall war d h nach dem Er ffnen einer Akte kann beim Feld Format keine Anpassung vorgenommen werden 35 3 3 Bedingung en bei Archivierung SQL Hier l sst sich mit einem SQL Fragment bestimmen dass der Ar chivierungsprozess nur ber bestimmte Akten laufen soll 35 3 4 Bildschirmkopien Bei Konte erstellen bestimmen Sie ob berhaupt eine Bild schirmkopie erstellt werden soll Normalerweise sollten Sie diese Archivista Option aktiviert lassen da dadurch die Anzeige der Seiten sp ter schneller erfolgen kann Wahlen Sie bei Gr sse der Kopie 10 100 die gew nschte Gr sse welche die Bildschirmkopie im Verh ltnis zur hochaufl sen den Kopie erhalten soll Normalerweise werden Sie mit Werten zwischen 25 und 50 Prozent letzterer Wert ist vorangestellt ar beiten Mit der Option JPEG Faktor
419. sdatum 05 28 2008 E Kundenrabatt 0 Referenz 1 Artikel f r Verkaufsrechnug Artikelcode Artikelbeschreibung Anzahl Einheit Preis Rabatt Total Komponenten ArchivistaBox Rigi sl 1 00 St I 800 00 0 0 800 00 Artikel hinzuf gen Total ohne Lieferkosten 0 00 Details zur Lieferung Lieferung von Kundenreferenz Standard xl Standort Falligkeitsdatum 06 27 2008 BE Lieferung an Petermann AG Bemerkungen Bachgasse 3 5400 Baden Adresse Lieferkosten 0 00 Lieferfirma Default Ka Telefonnummer fur Kontakt Mit Rechnung anlegen wird die Rechnung erstellt Aufgrund der Tatsache dass z T zun chst einige Informationen aktualisiert wer den m ssen kann es vorkommen dass der Button Knopf Rech nung anlegen zweimal aufgerufen werden muss Direkte Verkaufsrechnung Rechung 18 ist verarbeitet worden Diese Rechnung anzeigen Diese Verkaufsrechnung drucken Neue Verkaufsrechnung erstellen Zur ck Die Rechnung ist erstellt und auch bereits verbucht Sie kann mit Diese Verkaufsrechnung drucken als PDF Datei erstellt werden Das Resultat sollte in etwas so aussehen 150 e Verkauf Training Co Rechnung an Gelietert an Petermann AG Petermann AG Bachgasse 3 Bachgasse 3 5400 Baden 5400 Baden Rechnungsnummer Kundennummer Datum Rechnung 3 1 05 28 2008 Lieferfirma Default F lligkeitsdatum 06 27 2008 Ihre Referenz Herr Meier Unsere Referen
420. se sehen die Blumenbinderin und die Buchhalterin nur je ihre eigenen und die ffentlichen Dokumente w hrend die Gesch ftsleiterin alle sieht Wenn die Buchhalterin ein Dokument erstellt das auch die Blumenbinderin sehen soll dann stellt sie den Eigent mer Status des Dokumentes manuell auf ALLE 14 1 5 Neue Akten er ffnen Soll der Benutzer oder die Benutzerin Akten er ffnen d rfen muss diese Option angeklickt werden 14 1 6 Neue Akten mit Eigent mer Diese Option h ngt mit 14 1 4 zusammen Sinnvoll sind zum Bei spiel folgende Varianten e Neue Akten mit dem eigenen Eigent mer e Neue Akten mit dem Eigent mer ALLE e Neue Akten mit dem Gruppeneigent mer Siehe auch 35 2 1 8 14 1 7 Gruppe n Gruppen dienen dazu neben den eigenen Dokumenten auch noch jene einer Gruppe ansehen oder bearbeiten zu d rfen Typische Gruppen k nnten zum Beispiel die Kreditorenbuchhaltung oder die Produktionsabteilung sein Somit k nnte Maximiliane Muster Benutzerverwaltung allgemein e 93 der Gruppe Kreditorenbuchhaltung zugeteilt werden Unter Neue Akten mit Eigent mer k nnte bei Maximiliane Muster gleich die Gruppe stehen und mit Zugriff ffentliche lesen Eigene bearbei ten kann sie mit den Akten der Kreditorenbuchhaltung umsprin gen wie mit ihren eigenen und ihre Kollegen und Kolleginnen k nnen es ebenso Siehe auch 35 2 1 4 14 1 8 Interne Seiten Bei Interne Seiten geht es darum dass die Bitmap Seiten ni
421. sen und automatisch beschlagworten Legen Sie die Belege mit den vorbereiteten Barcodes ein und scan nen Sie sie Anschliessend wird das System im Hintergrund den Barcode lesen ihn decodieren und die entsprechenden Informa tionen in die dazugeh rigen Felder schreiben Mehr Informationen dazu unter Barcode Verarbeitung e 89 90 e Teil V WebAdmin Archivista 13 Login und Abmelden Tutorial zu Login WebAdmin movie 2min Willkommen bei der Administration von Archivista 2009 1 mittels Web Interface Im Folgenden f hren wir Sie durch die einzelnen Bildschirme und Optionen Um Archivista 2009 1 auf Ihre Bed rf nisse anzupassen k nnen Sie Benutzer einrichten neue Felder er stellen und mit diesen Feldern Eingabe und Such Masken ge stalten Archivista 2009 I ist voll mandantenf hig d h Sie k nnen wenn gew nscht mehrere ganz verschiedene Archive in einer Da tenbank unterbringen Im n chsten Abschnitt geht es zun chst um das An und Abmelden an der WebClient Administration 13 1 Login WebClient WebERP WebAd min WebConfig Manual Handbuch Version 2007 VIll Powered by Archivista GmbH Host localhost Datenbank archivista Username Admin Passwort archivista Sprache Deutsch x Der Zugriff auf die Datenbank die eingerichtet werden soll erfolgt ber den Internet Browser Es m ssen Host Datenbank Ben tzer Id und Passwort eingegeben werden Es obliegt Ihnen als System Version 200
422. siertes Anmelden 238 RE 208 39 2 Erweiterter Zugriff 238 35 6 Definitionen f r Auswahl 208 DR eee 209 248 Js 249 FU ALL Die wichtigsten Archivista Tabellen 249 36 1 Zus tzliche Felder ERBE Fee oe Fae a es done u c lt cc c 249 EEE TEE TEE 211 __ 953 e e s a ss OO O amp 212 e 254 ee 213 36 5 Sichern des Formularsl 214 255 36 6 Feldobjekt Typ 214 255 eee 220 422 Festplatten Partitionen 256 FE eee 221 42 3 Ablauf bei neuen Jobs 256 6 e Inhaltsverzeichnis Archivista 43 RichClient 43 1 Verschlagwortung einfach gemacht 43 2 Effiziente Dateneingabe 43 3 Ablauffehler XII FAQs 44 ArchivistaBox 44 1 Gibt es von Archivista eine Demo Version 44 2 ArchivistaBox einschalten funktioniert nicht 44 3 ArchivistaBox abschalten 44 8 Datensicherung 44 9 Datenaustausch und Backup mit USB Stick 44 10LCD Display mit ArchivistaBox 45 Integrationsfragen 258 258 258 259 260 261 261 261 262 262 263 264 264 266 266 268 270 45 1 Gibt es zur ArchivistaBox eine Mail Archivierung 270 Version 2009 1 45 2 Kann ich Office Dateien archivieren und diese wie eee eee eee 270 Ka 270 res 271 EECH 273 ie 275 nn 275 45 8 Import v
423. sind diese mit bzw anzugeben Hinweis zur Aktivierung Wenn Sie Archivista 2009 1 instal lieren so wird das Programm avstart exe nicht automatisch ak tiviert Die entsprechende Programmdatei wird zun chst als av start eee ins Programmverzeichnis installiert Erst wenn Sie die Datei avstart eee in avstart exe umbenennen k nnen Sie mit dieser Funktionalit t arbeiten Archivista 41 Datenstrukturen 41 1 Die wichtigsten Archivista Tabellen Nachfolgend m chten wir die wichtigsten Archivista Tabellen einer Datenbank kurz vorstellen und bei Bedarf sofern keine Eintr ge mehr in der Tabelle archivseiten existieren die Akte selber gel scht wird Tabelle archivbilder In dieser Tabelle werden die Bildda e Tabelle archiv Jeder Eintrag entspricht einer Archivista Akte F r die Verwaltung der Aktennummer ist das Feld Laufnummer zust ndig Wichtig in der Tabelle archiv ist zudem das Feld Gesperrt Bevor Sie eine nderung an ein zelnen Seiten vornehmen d rfen muss ber dieses Feld gete stet werden ob nicht bereits ein anderer Benutzer die Akte f r sich beansprucht Ist dies nicht der Fall d h das Feld Gesperrt ist leer muss dort der Benutzer eingetragen wer den der nderungen an den Seitenstrukturen vornehmen will Nach dem Ver ndern muss die Akte wieder freigegeben wer den indem das Feld Gesperrt auf eine leere Zeichenfolge gesetzt
424. source code for a work means the preferred form of the work for making modifications to it For an executable work complete source code means all the source code for all modules it contains plus any associated interface definition files plus the scripts used to control compilation and installation of the executable However as a special exception the source code distributed need not include anything that is normally distributed in either source or binary form with the major components compiler kernel and so on of the operating system on which the executable runs unless that component itself accompanies the executable 16 e Lizenzierung If distribution of executable or object code is made by offering access to copy from a designated place then offering equivalent access to copy the source code from the same place counts as distribution of the source code even though third parties are not compelled to copy the source along with the object code You may not copy modify sublicense or distribute the Program except as expressly provided under this License Any attempt other wise to copy modify sublicense or distribute the Program is void and will automatically terminate your rights under this License Ho wever parties who have received copies or rights from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance You are not required to accept this License since y
425. ss die ArchivistaBox mit der Sie arbeiten f r andere Computer im Netzwerk via VNC zug nglich ist Mit VNC abschalten Alt F3 schliessen Sie den grafischen Fernzugriff wieder Der Befehl Andere VNC Box l sst Sie eine entfernte Box f r den Fernzugriff ffnen Der Fernzugriff ist ein Wartungsaccount und sollte im Normalfall nicht ge ffnet sein Es ist jedoch f r besondere F lle m glich ihn permanent offen zu halten Klicken Sie bei der folgenden Abfrage auf Ja Standardm ssig ist Nein eingestellt tchivistaBos IE soll der graphische Fernzugriff NC dauerhaft aktiviert werden X Ja x Nein Archivista 8 15 2 Shell Tutorial zu SSH einschalten movie 2min Archivista webclient F10 chi badmin Alt r9 Dokumenta Archivierun l r LI JE OCR Archivista Moadule Datensicherung verschluesselung POF Seruer FTP Server Mailseruer Datenbank System Fernzugriff Fernzugriff sraphisch Smell Beenden Alt r1 el 55H einschalten Win Fz SSH abschalten Win F3 F r eine sichere Verbindung auf die Konsole k nnen Sie den Be fehl SSH einschalten Win F2 w hlen Mit SSH abschalten Win F3 schliessen Sie die Verbindung wieder Der Fernzugriff ist ein Wartungsaccount und sollte im Normalfall nicht ge ffnet sein Es ist jedoch f r besondere F lle m glich ihn permanent offen zu halten Klicken Sie bei der folgenden Abfrage auf Ja Standardm ssig ist Ne
426. ss die eingestellten Masse nicht die physikalischen Papiermas se bersteigen Bei einigen Druckern kann es zudem erforderlich sein die gesamte Seite etwas nach links oder rechts bzw nach oben oder unten zu verschieben Dazu verwenden Sie Ausgleich linker Rand und Ausgleich oberer Rand Archivista Unter Hauptbereich bestimmen Sie die Anzahl der Zeilen und der Spalten sowie die R nder f r eine einzelne Barcodezelle Bei Barcodeart w hlen Sie die Art des zu druckenden Barcodes W hlen Sie dabei zwischen dem reinen Zahlenbarcode Interleaved 2 of 5 Code25 und den alphanumerischen Barcodes Code 3 of 9 Code39 und Code 128 Bei Grosse des Barcodes bestimmen Sie das visuelle Ausse hen des Barcodes W hlen Sie dabei zwischen den drei Vorgaben Klein Mittel und Gross sowie Eigen falls Sie die Felder Barcodeh he und Zwischenabstand selber beeinflussen wol len Der Wert Zwischenabstand beeinflusst den Abstand zwischen schwarzem Balken und weissem Zwischenraum die nderungen werden sofort visuell dargestellt Falls Sie den Barcodetext nicht drucken m chten klicken Sie auf das entsprechende K stchen 19 3 3 3 Speichern der Formularinformationen nderungen an Formularen werden erst nach einer Kontrollabfra ge beim Wechseln zu einem anderen Formular bzw beim Verlas sen des Formulargenerators in den Speicher geschrieben Um die nderungen f r weitere Sitzungen
427. sse 14 8 x 25 4 x 5 cm Anschl sse 3xUSB LAN VGA 2 5 Zoll SATA HD mit minimal 160GB 12 Volt DC Stromanschluss Produktanderungen bleiben aufgrund der schnellen Entwicklung bei der Hardware vorbehalten 6 6 2 Software Mehrplatzfahige Version inkl OCR fiir zwei gleichzeitige Benutzer Unlimitierte Anzahl Akten pro Datenbank Total f r ca 3 000 000 Seiten Optional k nnen weitere concurrent user Lizenzen oder eine Barcode Modul Lizenz dazu erworben werden 6 7 Modell MYTHEN Die Hardware entspricht der Hardware von Pilatus Modell MY THEN dient als reine Scanbox mit der zum Server PILATUS oder TITLIS gescannt wird Siehe Version 2009 1 6 8 Modell ROTHORN Die Hardware entspricht der Hardware von Eiger Modell RO THORN dient als reine Scanbox mit der zum Server EIGER gescannt wird Siehe 45 3 Modell ROTHORN e 37 7 Inbetriebnahme 7 1 Einleitung Sie haben die ArchivistaBox vor sich und m chten loslegen Sie ben tigen f r die Installation Ausnahme virtuelle ArchivistaBo xen kurzfristig eine Maus eine Tastatur und einen Bildschirm Falls Sie die ArchivistaBox mit der Aussenwelt sprich Netzwerk verbinden m chten m ssen Sie auch ein Netzwerkkabel bzw anschluss bereitstellen ehe Sie weiterfahren 7 2 DOLDER RIGI und SANTIS Der erste Schritt der Inbetriebnahme ist das Verbinden der Archi vistaBox mit den notwendigen Eingabe und Ausgabeger ten wie Bildschirm Tastatur Maus und Scanner Auch
428. ssehen eines einzelnen Formulars bestimmen Sie im Formu largenerator ber das Men Einstellungen und Einrichten der Seite bzw direkt ber die Symbolleiste und den Button Knopf Einrichten Danach k nnen s mtliche Einstellungen direkt vor genommen werden 118 e Erfassen von Barcodes Formulareinstellung Formularname Formular fur D bal Hmm 5416 Code 1286 11 stellig klein Seiteninformalionen Seitenbreite mm 21 0 Seitenhohe mm 237 Linker Rand mm Fi U Oberer Rand mm Fi 3 Rechter Rand mm Fi U Unterer Rand mm i 3 Ausgleich linker Aand 2 Ausgleich oberer Rand Le Hauptbereich Anzahl Zeilen je Blatt j E Anzahl Spalten Blatt 5 Linker Rand mm 3 Oberer Rand mm 3 Rechter Rand mm 3 Unterer Rand mm 3 Barcodeart rt Zahlen 205 Test Zahlen 309 Ge Test Zahlen 2881 123456 Ce Klein Mittel Gross Eigen Barcodehohe Pixel 44 Zwischenabstand i FM Barcodetest nicht drucken Unter Formularname benennen Sie das Formular d h diese In formation erscheint spater im Hauptformular bei der Auswahl des zu verwendenden Formulars Unter Seiteninformationen finden Sie s mtliche Einstellungen f r die Seite Bitte beachten Sie dass die eingestellten Seiten masse beim Drucken nicht an den Drucker bermittelt wer den Dies hat den Vorteil dass grunds tzlich mit jeder Gr sse von Papier gedruckt werden kann Sie m ssen dabei nur sicherstellen da
429. ssen A Desterreich Jede Akte wird automatisch gesperrt D Deutschland Optionen f r Tabelle Archiv Feld Titel in Hauptansicht ausblenden I ae des Fods i in Tabelle 4200 Obi odai Topack Bl ttern Seitenansicht auf Akte festlegen D tt T ag der offenen T r Feld fur Publizieren Nicht aktiviert sl Definition A Arbeit P Privat K Kunden etc Er ffnen von Akten mit neuer Auswahl I RichE dit Komponenten deaktivieren E Zur ck Landcode Land nur ein Eintrag je Zeile r Statushilfe f r Adressen 35 1 1 Datumsformat f r Anzeige Normalerweise ist dd mm yy aktiviert d h innerhalb von Datum feldern wird die Jahreszahl zweistellig dargestellt z B 13 03 98 Version 2009 1 Eine vierstellige Anzeige innerhalb von Archivista kann mit dd mm yyyy aktiviert werden ebenso m glich ist die Anzeige nach amerikanischen Konventionen mm dd yy 03 13 98 sowie mm dd yyyy 35 1 2 Optionen Seitentext Archiv Bei Schrift f r Anzeige und Grdsse bestimmen Sie Schrift art und gr sse f r die Anzeige des Seitentextfeldes innerhalb der Tabelle Archiv Dank dieser Option k nnen auch 8 Bit Fremdsprachenzeichens tze dargestellt werden Beim Eintrag Verschlagwortung legen Sie fest mit welchem Feld eine Verschlagwortung aus erkanntem OCR Text des Feldes Seitentext erfolgen soll Dazu ein Beispiel Angenommen Sie ha ben im Feld Seitentext den T
430. sta 2009 1 sind vielf ltig Wir empfehlen Ihnen deshalb zun chst mit einer Demo Datenbank zu ben bevor Sie bestehende Formulare einer im Einsatz stehenden Datenbank ver ndern 36 2 Formular Maskendefinition Wenn Sie bei den Einstellungen den Men punkt Felder und Mas ken definieren aufrufen erhalten Sie ein Formular das aus den folgenden Teilbereichen besteht e Formularbereich oben links Version 2009 1 e Felder in Tabelle oben rechts e Objekte in Formular unten rechts e Aktuelles Objekt sowie Optionen f r Feldobjekt mitte links e Feldobjekt Typ unten links e Feldobjekt Eingabebedingungen unten Mitte e Name der Definition ganz unten Archivista Felder und Masken definieren Ke Felder in Tabelle Personen Name Stichw rter Feldtyp Text 128 Nr o Feldindex erstellen V Tab Name Pos Breite L nge Neues Feld er ffnen L schen aus Tabelle Zuweisen zu Objekt Aktuelles Objekt Objekte in Formular Name Schrift Koordinaten x1 300 un lo j zi iek i i 6570 295 Personen Objektart Feldobjekt Bezeichnung _Tab Pos x2 1a NM Beie r Feldobjekt Typ Feldobjekt Eingabebedingungen Personen Nomales Feld Listenfeld Bsp x yy Beliebig Wert empfohlen Aaa C Link zu Listenfeld C Abh ngig von Feld l mit wert en C Definition Zahlcode C Textcode Neueintr ge nur f r Be
431. swahldefinitionen Men punkt auf um einen Sortierungsvorgang auszul sen der auf grund des aktiven Feldes aufsteigend erfolgt Die aufsteigende Sortierung kann auch ausgel st werden indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Feld der Titelzeile der Tabelle der Hauptansicht klicken 32 4 Sortierung absteigend Ctrl F7 Klicken Sie mit der Maus auf ein Feld bzw navigieren Sie mit der Tabulator Taste zum gew nschten Feld und rufen Sie diesen Men punkt auf um einen Sortierungsvorgang auszul sen der auf grund des aktiven Feldes absteigend erfolgt Die absteigende Sortierung kann auch ausgel st werden indem Sie mit der Maus und gedr ckter Shift Taste auf das entspre chende Feld der Titelzeile der Tabelle der Hauptansicht klicken 32 5 Alle Datens tze F6 Wenn Sie Archivista starten werden immer die ersten gefundenen Datens tze jeder Tabelle angezeigt Diesen Grundzustand errei chen Sie sp ter wieder durch die Funktion Alle Datens tze Dr cken Sie dazu einfach die Taste F6 Bitte beachten Sie dass unter Umst nden nicht alle Datens tze einer Abfrage angezeigt werden Sie finden aber in der Statuszeile am unteren Fensterrand die Anzahl der gefundenen Treffer bei der Angabe der Datens tze in der Klammer ganz rechts Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie unter 35 2 1 3 32 6 Arbeiten mit Auswahldefinitionen Immer dann wenn Sie nicht mit s mtlichen Datens tzen arbei ten wollen k nnen S
432. sync Metzwerk Netzwerk Backup jetzt starten FTP Server Externe USB Festplatte Hetzwerk Backup wiederherstellen Mailseruer Datenbank System Fernzugriff Beenden Alt F1 Beim Einrichten des Netzwerk Backups m ssen jedoch das ver wendete Protokoll und die IP Adresse des Ziel Computers einge geben werden Bei folgenden Meldungen muss ein Eintrag erfolgen Datensicherung e 51 dialog Um Zugang zum Remote Server zu bekommen wird das Protokoll CIFS Common Internet Filesystem benutzt fr her bekannt als SMB Dieses wird auf Microsof Servern benutzt w hrend MFS normalerweise in UNIS Umgebungen eingesetzt wird OK x Cancel server IP fader Hostname 192 168 0 80 Re x cancel Geben Sie im oben stehenden Formular die IP Adresse desjenigen Computers ein auf dem die Backup Kopie gespeichert werden soll Es erfolgt keine weitere Best tigung Sehen Sie unter System und Systemstatus anzeigen nach ob das Einrichten der Datensi cherung erfolgreich war Ausserdem erhalten Sie jedes mal wenn die Datensicherung erfolgreich durchgef hrt wurde blicherweise jeden Morgen eine entsprechende Meldung 8 8 3 Netzwerk rsync Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Backup Backup Tape verschluesselung Netzwerk Backup Rsync Netzwerk POF Druck Rsync Netzwerk Netzwerk Backup einrichten FTP Server
433. t as Image mit der wir jede Seite direkt als Grafik Datei zum Drucker schicken Dadurch ben tigen wir zwar mehr Zeit bei der Rasterung auf der anderen Seite werden die Schrift arten besser gerastert als dies ohne diese Option der Fall ist Leider ist es nun aber so dass je nach Acrobat Version diese Op tion an etwas anderer Stelle versteckt ist Das Acrobat Handbuch wird Ihnen dabei sicher zu Rate stehen falls Sie die Option nicht sofort finden Version 2009 1 CEE ER M Drucker Nene Archivista x Eigenschaften Status Bereit I Seiten umkehren Typ Apple Color DA 12 660 PS VW Als Bild drucken Ort Archivista IV Ausdruck in Datei m Druckbereich Kopien und Anpassungen Alles C Ausgewanlte Seiten Gratit Exemplare h C Aktuelle Seite M Sortieren C Seiten Yon 1 Bis ba IV Gro e Seiten auf Seitengr e verkleinern Drucker Gerade und ungerade Seten E T Kleine Seiten auf Seitengr e vergr em IV Seiten automatisch drehen und zentrieren IV Kommentare r Rostserptenstell ngen Vorschau K 297 04 J Jruckmethode i Level 2 i k Gptmale geschwindigkeit 209 55 JV Asiatische Schritte runterladen E Druckerspeicher speichemn Farbverwaltung Auf Drucker Drucktips Einheiten Millimeter Zoom 99 8 Sie k nnen nun die Datei normal drucken und werden qualitativ hochstehende Ergebnisse insbesondere bei Farbpublikationen er halten 38 7 4 Arbeiten mit Web Seiten Das kor
434. t ausgeliefert wird enth lt eine ver steckte Formular Variable avversion die das aktuelle Datum des Releases enthalt z B 20080222 Dadurch kann die aufrufende Applikation testen ob eine gen gend aktualisierte Version zur Verf gung steht Version 2009 1 Erweiterter Zugriff e 247 40 Fremdansteuerung RichClient Archivista Business bzw Enterprise bieten eine Schnittstel le an um aus Dritt Applikationen in Archivista einzelne Akten abzurufen Dazu wird das Hilfsprogramm avstart exe ben tigt Sobald dieses Programm gestartet wird erfolgt eine Datenbank abfrage Gefundene Akten werden direkt in Archivista dargestellt avstart exe selber wird dabei beendet Hinweis Das Hilfsprogramm avstart exe kann Archivista auto matisch starten sofern das Programm noch nicht ge ffnet ist Da zu muss die Datei avstart dat erstellt werden Die erste Zeile die ser Datei enth lt den Programmnamen von Archivista Av7 exe die zweite Zeile kann den Pfad von Archivista enthalten z B c Programme Av5d oder auch leer sein und in der dritten Zei le muss die Startsequenz von Archivista eingegeben werden die in etwa so aussieht s localhost archiv sYSOP Beachten Sie insbesondere dass zun chst ein Sternchen dann ein Leerzeichen gefolgt von einem kleinen s nochmals einem Leerzeichen und schliesslich jeweils durch Strichpunkte getrennt der gew nschte Host die Datenbank sowie der User angegeben werden m
435. t den Papierbergen si Seitentext Archivista 4 12 Dokumente scannen speichern suchen Weg mit den Papierbergen Aichivista Paiametei fui Archivieren beaibeiten Seiten fanen nach IC Programmew41 INPUT l daucht YtttdillMetfEn iap r Offen TiffCcfttG4 C Offen Pral Seiten chMMen n CAProgranMneww SOLJTPUTS AutomafachetAtcrtmen POOMByte j KR Datentrapw ee 11000 Seiten je Aicniv Mw UBle Ki wietan ja iDidnM 1 9999 Freie Auswahl Archivi pai eptiert auch Zip Drives und CD Laufwerke als Archivdatentrager u nter dem Motto Scan Store Search tritt die Schweizer Software Archivista 4 12 an um Ordnung auf Ihrem Schreibtisch zu schaffen Das Archivierungsprogramm liest Papierdokumente ein legt sie ab und sortiert die Datei BOOBRTOB BMP 1 1 M Aktiviert Seitenansicht pl gt v1 es era ae Archiv ayambhl Datensatz 1 von 1 1 Titel Artikel in CHIP 7 1999 Die erfasste Seite wird nun auch in der Standardansicht der Ta belle Archiv angezeigt Das Feld Seiten wurde automatisch ak tualisiert Damit haben Sie erfolgreich eine Akte und einige Seiten erfasst 28 5 Die Hauptansicht Wenn Sie Archivista starten gelangen Sie zun chst immer zur Hauptansicht Dabei werden die Daten der Tabelle Archiv d h Ihres Archives EES ar Ai Pressemappe Archivista 4 0 19 06 1998 60 25 Werbung Pressemappe Archivsta artikel Handelsblatt 05 11 1999 1023 3 handelsbla
436. t diesem Men punkt kann die Mail Archivierung wieder deakti viert werden 8 13 Datenbank Dieser Men punkt wird nur bei Titlis und Eiger ben tigt wenn also zwei ArchivistaBoxen ein redundantes System bilden Da bei unterscheiden wir zwischen einem Master und einem Slave Rechner Der Master Rechner nimmt die nderungen Hinzuf gen ndern L schen entgegen und leitet diese Daten automatisch an den Slave Rechner weiter Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista WebAdmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Module Datensicherung Verschluesselung FOF Server FTF Server Mailseruer Datenbank Datenbank Master konfigurieren Systeri Fernzugriff Beenden Alt F1 Master Logdateien loeschen Slave Logdateien loeschen Datenbank e 61 8 13 1 Master konfigurieren Hiermit legen Sie die ArchivistaBox fest welche den originaren Datenbestand aufnehmen soll Beachten Sie das vollstandige Beispiel fiir das Einrichten einer Master Slave Konfiguration weiter unten 8 13 2 Slave Modus aktivieren Hiermit bestimmen Sie die ArchivistaBox welche die Anderun gen auf dem Master automatisch entgegennimmt Beim Aktivie ren des Slave Modus werden die zuvor vorhandenen Datenbanken des Slave Rechners berschrieben Beachten Sie das vollst ndige Beispiel f r das Einrichten einer Master Slave Konfiguration im n chsten Abschnitt 8 13 3 Beispiel Master Slave Konfiguration 8 13 3
437. t erfolgen 19 2 3 Welche Barcode Arten sind zu unterscheiden Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlichster Barcode Formate Allen gemeinsam ist das f r den Laien hnliche Erscheinungs bild von dickeren bzw d nneren schwarzen Balken mit weissen Zwischenr umen Etwas technischer gesprochen unterscheiden wir zwei unterschiedliche Typen von Barcodes die Zweistufen Two Level Codes und die Mehrstufen Barcodes Multi Level Codes 39 CODE Bei den Zweistufen Barcodes bestehen zwei verschiedene Strich breiten schmal und breit Zu den Zweistufen Barcodes z hlen Interleaved 2 of 5 MSI Code Codebar Code 39 und Extended Code 39 III OUNI Code 128 Bei den Mehrstufen Barcodes bestehen mehr als zwei verschiedene Strichbreiten z B ganz schmal schmal normal breit sehr breit Zu den Mehrstufen Codes z hlen Code 11 UPC EAN Code 128 und Code 93 19 2 4 Welche Barcodes werden von Archivista unterst tzt Dem Sinn und Zweck einer Barcode L sung f r die Archivierung folgend d h automatische Zuordnung von Dossiers zu einer ein deutigen Information bietet die Archivista Barcode L sung die am meisten verbreiteten Barcodes an und verzichtet darauf s mtliche Version 2009 I mehr oder minder exotischen Barcode Formate zu unterst tzen Sie finden bei der Archivista Barcode L sung die Barcodeformate Code25 Code39 Code128 EAN8 sowie EAN13 Falls Sie Barco dePrint verwenden finden Sie dort Code25 Co
438. t und die Lamp chen erl schen Wenn die ArchivistaBox einige Minuten geruht hat konnen Sie sie durch Dr cken des Power Knopfes wieder einschalten Lauft das Ger t noch immer nicht kontaktieren Sie bitte Archivi sta GmbH 46 6 Box lauft Bildschirm ist schwarz Versuchen Sie den Bildschirm abzuschalten und nach einer Minute wieder einzuschalten 282 e Meldung Akte gesperrt erscheint 46 7 Box l uft Programme sind verschwunden Wenn aus Versehen alle Programme geschlossen wurden und nur noch ein grauer Bildschirm zu sehen ist dr cken Sie F10 um die Anzeige wieder zur ckzusetzen 46 8 Benutzer hat sein Passwort vergessen Sie k nnen via WebConfig das Passwort eines Benutzers zur ck setzen Beachten Sie die Hinweise unter 26 8 46 9 Meldung Akte gesperrt erscheint Wird das Programm nicht ordnungsgem ss verlassen z B ber Anwendung schliessen mit Ctrl Alt Del so bleibt eine in Arbeit stehende Akte unter Umst nden gesperrt Sie k nnen so gesperrte Akten via WebConfig unter Dokumente entsperren wieder frei schalten Beachten Sie die Hinweise unter 26 7 Archivista Index Abk rzungen 258 Abk rzungen F2 RichClient 166 Ablauffehler 259 Adressen RichClient Akte RichClient Er ffnen und Scannen Akte er ffnen RichClient Akte er ffnen und scannen WebClient Akten Einleitung Akten RichClient Er ffnen Kopieren Einf gen und L schen 168 Alt F4
439. t werden Ist Ausblenden nicht ak tiviert werden die Haftnotizen automatisch mitgedruckt Ob eine Seite Haftnotizen enth lt oder nicht erkennen Sie in der Seiten ansicht an der Titelzeile Ein unterstrichener Eintrag bedeutet es gibt zu dieser Seite Notizen e al 143 11 107402 BOODOROK TIFL ZH LEX Ordner 1 Hinweis zum Schluss Die Haftnotizen sind ausschliesslich der Seitenansicht vorbehalten Innerhalb dieser spielt es aber keine Rolle ob Sie die hochaufl sende A Kopie oder die kleinere B Kopie aufgerufen haben 33 4 11 Dateiinfo der aktuellen Seite Ctrl A Mit dem Men punkt Dateiinfo erhalten Sie zur aktuell dargestell ten Seite Informationen ber deren Aufl sung und Gr sse 33 5 Men Bearbeiten Dieses Men stellt relativ umfangreiche M glichkeiten bereit um erfasste Seiten ins gew nschte Format zu bringen Eine Beschrei bung aller Funktionen k me einer reinen Auflistung gleich worauf verzichtet werden soll Es empfiehlt sich vielmehr die einzelnen M glichkeiten einmal einzeln durchzuarbeiten d h mit diesen zu experimentieren Archivista ist eine Archivierungssoftware und kein Bildbearbei tungsprogramm Sie k nnen deshalb die erfassten Seiten nicht pi xelweise bearbeiten Insbesondere k nnen Sie keine Inhalte hin zuf gen z B durch Malen Pinseln etc Dagegen k nnen Seiten Archivista in dem Sinne modifiziert werden dass die gesamte Seite z B auf gehellt oder rotiert werd
440. t wird normalerweise die aktive Seite relativ klein dargestellt damit umso mehr Akten in der Liste dargestellt Men Tabelle e 177 werden k nnen Manchmal ist es jedoch sinnvoll die Seite ver 32 9 Men Hilfe F1 grossert und die Liste entsprechend verkleinert darzustellen Be trachten Sie die nachfolgenden zwei Abbildungen Wahrend des gesamten Programms kann die Hilfe uber die Funkti onstaste F 1 aufgerufen werden Bl ttern Sie danach in der Hilfe als w rden Sie die entsprechende Seite im Handbuch aufschlagen 7 D D 7 D D D D atur E en Unter Letzte Neuigkeiten erhalten Sie Informationen die nicht tial He Za T 05 11 1999 1023 3 1 _jArtikel in PC Welt 2 2000 11 01 2000 1136 1 Artikel i Edema 1 Pressetext ARTIKEL3 DOC 18 07 2002 3247 1 Mailing PR ORBIT 2002 1 h s H d b h f d k Artikel Online PC Zeitung 25 09 2002 3607 1 Drbit02 Artikel Presse Online PC 2 I Y I Y I Y Artikel 07 02 2003 4355 3 Computerworld 1 e r l n S a n u C a u ge n O e n we r e n O n n te n Unterlagen geschickt aufgrund 14 02 2003 4375 2 Gschwind 1 Unterlagen geschickt aufgrund 14 02 2003 4376 2 scha 1 _IKMU Artikel el Bel le eger emplar 18 02 2003 4387 1 EMU 1 Artikel IT Busi 02 04 2003 4724 10 0 NZZ Artikel On gt e lesen wie 04 04 2003 4747 2 nzz 0 Datum 13 06 1998 Akte 60 Seiten 25 Ordner 1 Markiert Eigent mer e itel Pr ivi Arc Po ae e
441. tandardm ssig gesetzte Root Passwort archivista verwenden m ssen Version 2009 1 e Starten Sie die ArchivistaBox mit Dr cken auf den Power 44 Knopf neu und offnen Sie gleich das CD Laufwerk sobald dort das gr ne Lampchen erscheint Entnehmen Sie die CD Nun startet das System von der neuinstallierten Harddisk 5 Installation Update ab USB Stick Das System kann auch von einem USB Stick neu aufgespielt wer den In diesem Fall ist das Vorgehen das folgende ArchivistaBox herunterfahren USB Stick anschliessen Power Knopf dr cken ESC Taste gedr ckt halten Das System startet auf dank gedr ckter ESC Taste geraten Sie in einen Modus in dem Sie w hlen k nnen von wo das System booten soll Selektieren Sie als Boot First Device die Harddisk Es erscheint ein neuer Bildschirm wo Sie zum Boot First Device genauere Angaben machen k nnen w hlen Sie USB HDD Das restliche Vorgehen entspricht dem was unter bzw 8 14 9 beschrieben ist Denken Sie daran den USB Stick erst zu entfernen nachdem Sie die ArchivistaBox nach der Installation heruntergefahren haben Installation Update ab USB Stick e 263 44 6 Meine CD bootet nicht Wenn Sie das Update heruntergeladen haben m ssen Sie eine CD erstellen auf der Sie den Computer booten k nnen Falls ihre erstellte CD nicht bootet oder die Meldung kommt No suitable CD found kann das daran liegen dass Sie die CD nicht als Image gebrannt hab
442. te als Treffer erhalten und bei gt 1 7 2004 sollten Sie die letzten beiden Akten in der Auswahl vorfinden gt 1 1 2005 schliesslich wird die letzte Akte mit einschliessen w hrend 1 1 2005 genau diese Akte ausschliessen wird Bei den Textfeldern steht nur die Suche auf Ungleichheit zur Verf gung d h mit Wettbewerb erhalten Sie s mtliche Treffer die nicht das Wort Wettbewerb enthalten Bei Textfeldern gibt es zudem die Suchjoker Damit kann der Textvergleich auf Stufe Feld festgelegt werden Such Joker am Anfang bedeutet dass eine Abfrage mit Wettbewerb auch dann zum Erfolg f hrt wenn z B Skiwettbewerb erfasst wurde beim Joker am Ende w rde bei einer Suchabfrage mit Wettbewerb ebenfalls Skiwettbewerbe gefunden d R empfiehlt sich ein Arbeiten mit eingeschalteten Suchjo kern Normalerweise ben tigen Sie diese erst wenn Sie zu viele falsche Treffer erhalten In einem solchen Falle k nnen Sie mit dem Ausschalten dieser Optionen die Suchabfrage verfeinern 32 2 Seiten Volltext Ctrl F9 Tutorial zu Suchen Seiten movie 2min Diese Funktion steht sowohl im normalen Tabellenmodus als auch in der Seitenansicht zur Verf gung Beachten Sie dabei aber dass der Archivsuchmodus nur funktioniert wenn Sie f r die erfassten Seiten die OCR Erkennung abgearbeitet haben Mit dem Archiv suchmodus k nnen Sie eine Freitextsuche ber s mtliche erfas sten Seiten vornehmen Sie r
443. tellen dann k nnen Sie diese so bearbeiten dass Host Daten bankname und User bereits voreingestellt sind Das Vorgehen e Verkn pfung des Programms Archivista erstellen Auf die Schaltfl che Start klicken und die Maus auf Programme und Archivista bewegen Mit Rechtsklick und Senden an das Icon auf dem Desktop erstellen e Rechtsklick auf Icon und unter Eigenschaften das Ziel erg nzen Im Beispiel unten steht localhost f r Host test f r den Namen der Datenbank und ph f r den User Eigenschaften von Archivista 5 Fix Allgemein Yerknupfung Archivista 5 leltup Anwendung Zielort Ay ziel C AProgramme AvS av5 exe e localhost test ph Archivista 28 3 Akte er ffnen Um der Akte Seiten hinzuzuf gen m ssen Sie mit dem But ton Knopf siens in das Formular der Seitenansicht wechseln Tutorial zu Akte Er ffnen movie 2min 5 1 Die gleiche Funktion erreichen Sie auch mit der Funktionstaste Nach dem Programmstart gelangen Sie in die Tabelle Archiv Untenstehend finden Sie eine Abbildung dieser Tabelle Zun chst m ssen Sie eine neue Akte er ffnen Klicken Sie auf das Icon ns mn u bzw Schaltfl che lin der Symbolleiste und die Akte wird er ffnet Gebe wird im Feld Datum das aktuelle Sn eingef gt Artikel CHIP Volker Zwick Datum 10 06 1999 kte 1137 Seiten Ordner Markiert Eigentiimer 7 Titel Artikel in CHIP 7 1999 Stichwotter Arike CHE
444. tellen verwenden Nummern f r Artikel verwenden Le Nummern f r Kunden verwenden Le Alummarn f r iefarantan wanaandan EZ 27 3 2 Steuers tze erfassen Bevor wir einen Artikel erfassen k nnen m ssen wir sicherstellen dass es mindestens einen Eintrag bei Steuersatz gibt Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Steuers tze Erfassen Sie dort einen Eintrag analog zur untenstehenden Abbil dung Erste Schritte e 147 Steuerarten Beschreibung Standardsteuersatz Verkaufskonto f r Hauptbuch Einkaufskonto f r Hauptbuch l Neuer Steuersatz Beschreibung Bez Standardmenge 76 Verkaufskonto f r Hauptbuch 2660 MwSt CH sl Einkaufskonto f r Hauptbuch 2680 MwSt CH Vorsteuer Neben dem Steuersatz ben tigen wir weiter eine Steuergruppe Bitte klicken Sie auf Steuergruppen um eine Steuergruppe zu er ffnen Steuergruppen Beschreibung Steuer auf Lieferkosten Neue Steuergruppe Beschreibung schweiz Steuer f r Lieferung Ja sl Bitte die Steuer w hlen die f r diese Gruppe angewendet werden soll Steuer Schweiz 7 6 zl Keine Bil Keine I Keine Keine Le Standardsteuersatz Steuersatz 7 6 7 6 Zur ck Hinweis Der Unterschied zwischen Steuersatz und Steuergrup pen besteht darin dass eine Steuergruppe eine oder mehrere Steuers tze enthalten kann und dass bei der Steuergruppe festge
445. ten 31 3 1 Erste Akte aktivieren Ctrl F3 Damit gelangen Sie zur ersten Akte des Archivs bzw der Auswahl Diese wird in die Detailansicht geladen und steht zur Bearbeitung bereit Navigieren innerhalb der Akten e 167 31 3 2 Gehe zu voriger Akte F3 Aktiviert wird die Akte die vor der aktiven Akte steht In der Regel sehen Sie diese in der Liste oberhalb der aktiven Akte d h jene die links aussen ein schwarzes Dreieck besitzt 31 3 3 Gehe zu n chster Akte F4 Aktiviert wird die Akte die nach der aktiven Akte steht Sie finden diese in der Liste unterhalb der aktiven Akte d h jene die links aussen ein schwarzes Dreieck besitzt 31 3 4 Letzte Akte aktivieren Ctrl F4 Damit gelangen Sie zur letzten Akte des Archivs bzw der Auswahl Diese wird in die Detailansicht geladen und steht zur Bearbeitung bereit 31 4 Akten er ffnen kopieren einf gen und l schen 31 4 1 Neue Akte er ffnen Ctrl N Tutorial zu Neue Akte er ffnen movie 2min Damit f gen Sie eine neue Akte dem Archiv hinzu Diese Funkti on ist nur verf gbar wenn Sie entsprechende Benutzerprivilegien besitzen Archivista unterst tzt vier verschiedene Archivformate Ver schl sselt Bmp Zip 1 Bit Schwarz Weiss Tiff G4 Verlust frei Png sowie Komprimiert JPeg Das Archivformat kann ab Version 2009 I neu f r jede Akte einzeln eingestellt werden indem beim Feld Format die entsprechende Option gew hlt wird aber nur solange
446. ten Hinweise 2 2 Das elektronische Archiv Seit Informationen in Schrift und Bildform aufbewahrt werden k nnen besteht die Problematik dass so festgehaltenes Wissen sp ter bei Bedarf nicht rechtzeitig zur Verf gung steht Hier setzt die Archivierung ein Im Unterschied zur konventionellen Ablage wo alles pingelig in Ordner Register oder Mappen abgelegt werden muss um Infor mationen sp ter wieder m hsam herauszusuchen erledigen Sie mit Archivista diese Arbeit in einem Bruchteil der bisherigen Zeit und vollkommen digital Dieser Zeitgewinn resultiert aufgrund ausgefeilter Erfassungs und Suchfunktionalit ten Ob integrierte Volltextrecherche au tomatisierte Barcode Verarbeitung individuelle Verschlagwor tung oder Hyperlinks mit Archivista rufen Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden direkt am Bildschirm ab Elektronische Archivierung mit Archivista bedeutet weiter dass Sie sowohl Dokumente in Papierform als auch bereits auf dem Com puter vorliegende Daten effizient in Archivista ablegen k nnen Archivista ist darauf ausgerichtet Informationen f r Jahre ja Jahrzehnte zu 100 verf gbar zu halten Dazu werden s mtliche Dokumente zun chst in einem Bildformat abgelegt Da solche Bilddateien Bitmaps ein einfaches Format Version 2009 1 besitzen ist die korrekte Darstellung langfristig gew hrleistet zu mal Archivista mit offenen und frei verf gbaren Standardfor maten arbeitet Selbstverst ndlich k nnten w
447. tentraeger Kopieren Aktuelles system publizieren Geben Sie das root Passwort ein archivistaBox 4 ArchivistaBox CD auf einen USB Datentraeger kopieren Bitte geben Sie das Systempasswort root user ein Passwort EE X cancel 9 Run USB Stick an das Ger t anschliessen Unnamed el Ell zl Bitte stecken Sie den gew nschten Datentr ger ein ef cancel und best tigen dass der Schreibvorgang gestartet werden soll Unnamed el lt I Wollen sie das Archiv wirklich auf einen USB Datentr ger kopieren fdew sday Alle Daten werden gel scht E Ja X nein Nach Beendigung des Kopiervorgangs erhalten Sie eine entspre chende Meldung Der USB Stick kann nun entfernt werden Archiv wurde auf US6 Datentrager kopiert E ok Version 2009 1 8 14 8 Aktuelles System publizieren Installierte ArchivistaBox Diesen Men punkt verwenden Sie um eine bestehende Archivista Box inkl einer oder mehreren Datenbank en auf eine DVD zu brennen bzw auf eine externe Harddisk zu kopieren Das Publizie ren von Archiven ist unter 38 beschrieben 8 14 9 Aktuelles System auf Festplattenpartition installieren Nur LiveCD Vergleichen Sie auch 44 4 zum konkreten Vorgehen bei einer Neuinstallation Wenn dieser Men punkt erscheint dann arbeiten Sie mit der Live CD oder mit dem Live USB Stick Wenn dieser Men punkt nicht erscheint dann arbeiten Sie mit dem auf der Harddisk insta
448. thalten gleichzeitig aber nicht das Wort Wald Ebenfalls m glich ist die Jokersuche mit dem Sternchen So finden Sie bei der Eingabe von Baum sowohl Baum als auch Baum stamm nicht aber B ume dazu m ssten Sie Baum B ume eingeben Die Joker Suche bei der MySQL Indizierung ist derzeit auf das Ende von Wortern beschrankt Ebenfalls moglich ist eine Satzsuche d h mit Wir suchen den gesamten Satz werden nur Treffer angezeigt die den gesamten Text 1 1 enthalten Beachten Sie dass bei der MySQL Indizierung aufgrund einer ent sprechenden Voreinstellung des MySQL Servers nur jene Worter Version 2009 1 indiziert werden die minimal vier Buchstaben enthalten Archivista 2009 1 bernimmt als Client Applikation diese Voreinstellungen Sofern Sie das Verhalten des Volltext Indexes ver ndern m chten m ssen Sie diesbez gliche nderungen direkt beim MySQL Server vornehmen und nicht innerhalb von Archivista Mehr Informatio nen zur Volltextindizierung finden Sie im MySQL Handbuch An dieser Stelle sei einzig verraten dass Sie in der my ini Startdatei von MySQL auf einer nachfolgenden Zeile von mysqld mit ft_min_word_len 2 die minimale Wortlange auf 2 Zeichen ver ndert werden kann Nach einer nderung muss der MySQL Server neu gestartet und der Index in Archivista Men Datebank Einstellungen Archivierung und Index sowie dort Index neu erstellen neu aufgebaut werden 32 2 2 Treff
449. the value specified on the Destination Defaults page will be used w Wichtig Es ist m glich bei Destinations bei den stan dardmassigen Netzwerkzielen nicht nur die IP Adresse der Archi vistaBox anzugeben sondern auch gleich die Datenbank in der die gescannten Seiten landen sollen In unserem Fall ist es die Standarddatenbank archivista Siehe untenstehende Illustration box archivista Die ArchivistaBox ist so programmiert dass sie die Angabe hinter Destination Mare dem Bindestrich als Datenbanknamen erkennt w Wichtig Wenn Sie bei Profiles denselben Namen f r die Scan definition setzen wie im WebAdmin der ArchivistaBox dann wird die ArchivistaBox die folgenden in den Scandefinitionen spezifi zierten Zusatzoptionen automatisch durchf hren wenn sie akti viert sind e Schwarz Weiss Optimierung e Vorgabefelder e Leere Seiten entfernen e Barcode Erkennung optionales Modul Profile Marne Titi 300dpi S 60 e FTP Server Abbildung Der Profilname im AXIS Dokumenten Server stimmt idealerweise mit dem Namen der Scandefinition berein Wichtig Bei Destinations k nnen Sie den Dateinamen bzw die Dateinamensstruktur eintragen welche die von Ihnen gescann ten Seiten erhalten sollen Die vor dem Bindestrich eingegebene Information wird von der ArchivistaBox als Eigent mer erkannt File Mame Le Admin Selbstverst ndlich geschieht dies nur wenn im WebAdmin vorher ein Benutzer m
450. tiviert O Zur ck Speichern Archivista Bitte bestimmen Sie zun chst den Namen f r die Definition in unserem Beispiel ist dies all Dieser Name sollte spater nicht mehr geandert werden da ansonsten die archivierten Mail Nachrichten unter umst nden nicht mehr in den gew nschten Ordner zur ck kopiert werden k nnen Bei Mail Server Host Port f r Anmeldung Benutzer konto Passort sowie Verschl sselung SSL tragen Sie die Verbindungsdaten zum Mail Server ein Bei Ordner f r Archivierung xx yy k nnen Sie mehrere Ord ner Folder angeben die archiviert werden sollen Die Eintr ge trennen Sie bitte durch Kommas getrennt ein Dazwischen d rfen keine weiteren Zeichen verwendet werden Bei Feld f r Absender Feld f r Mitempf nger Feld f r Empf nger sowie bei Betreff bestimmen Sie Felder in der Da tenbank die f r das Archvieren der Mail Nachrichten zur Be schlagwortung herangezogen werden sollen Bei Eigent mer k nnen Sie bestimmen dass die archivierten Mail Nachrichten immer einem bestimmten Benutzer bzw einer Gruppe zugeordnet werden k nnen Mit Minimales Alter in Tagen k nnen Sie festlegen dass eine Mail Nachricht erst nach einer bestimmten Zeit archiviert wird Mit Mails l schen k nn t en Sie die Mail Nachrichten nach der Archivierung l schen Derzeit ist diese Option noch nicht aktiviert Mit Nachrichten verschieben nach
451. tt 11 Artikel in PC Welt 2 2000 11 01 2000 1136 1 Artikel Datum 19 06 1998 Akte 60 Seiten 25 Ordner Maier Eigent mer Titel Pressemappe Archivista 4 0i Presseartikel Stichw rter werbung Pressemappe OSS y y Personen Acta x Notiz Format BMP ZIP gt F Erfasst M Archive M Seitentext Archivista 4 0i Fakten amp Preise Archivista 4 0i Fakten amp Preise Schon bei der ersten Akte werden Sie Archivista sch tzen lemen denn Archivista arbeitet wie Sie es sich gewohnt sind mit Akten un Seiten Vergessen Sie Ihre tdner das erledigt Archivista f r Sie ganz nebenbei Die Geschwindi Sech mit welcher Archivista arbeil tet ist schlicht und einfach ph nomenal Das beginnt beim Erfassen zwei Mausklicks noch schneller geht s ber die Tastatur und schon werden Archivisla Komfortable Listenansicht Innertlaib aer Artl eztsoberjlache von Archwista 4 0i die gew nschten Seiten wenn es sein muss gleich stapelweisel erfasst Und alles geht blitzschnell denn Archivista beinhaltet die derzeit auf dem Markt schnellsten Algorithmen um Bilddaten zu manipulieren LeadT ools Dabei werden die Akten mit einem absoluten Minimum an Verwalhmgsaufwand speditiv und vierfach optimiert abgelegt Vierfach optimierte Ablage bei der Archivierung Datei BODOCIOU BMP 20 25 F Aktiviert Seitenansicht wl D Archiv avambhl Datensatz 1 von 11 11 Auswahl PC welt
452. ttps SSL disabled FTP server enabled Incoming mail server enabled Database in master mode PDF printing enabled Remote access SSH active Graphical remote access VNC not active ape backup not enabled Network backup not enabled Rsync network backup not enabled USB hard disk backup enabled at time 04 00 o clock for days 1 Hard disk usage 56 of 4 0G used on 82 of 28G used on home data 2 SDE 2 2 0 2005 12 01 20080529 26 3 1 Systemeinstellungen Password English Login Hier k nnen Sie die Einstellungen f r Tastatur Netzwerk und Da tum Uhrzeit und Zeitzone vornehmen Tastaturlayout inkl Sprache Bitte beachten Sie dass die Applikation unter Umst nden nicht verf gbar ist weil sie entweder abgeschaltet wurde oder aber weil Netzwerkeinstellungen Netzwerk Adresse IP automatisch beziehen DHCP in R Netzwerk Adresse ArchivistaBox IP 192 sl 168 2 v 2 A24 x die Daten bank z B infolge Backu ps In Arbeit IST Wahrend dieser Gateway Adresse Verbindung nach aussen 192 d 168 si 2 HN sl 192 de die xfs x Rechner f r Namensaufl sung DNS 192 x 1168 CH uw Le Zeit ist kein Arbeiten mit Archivista WebConfig m glich Einstellungen jetzt vornehmen Datum und Uhrzeit Region Africa x 26 3 Aktuelle Einstellungen zetzone Datum und Uhrzeit 29 05 2008 15 40 Einstellungen jetzt vornehmen Hier finden Sie die aktuellen Einstellungen der ArchivistaBox
453. tzt wird aus Name L nge Ausnahme Ersatz Nachzeichen einzelne Teile sind zwingend durch Kommata zu trennen Name entspricht dem Feldnamen L nge enth lt Maximall nge des entsprechenden Feldwertes Ausnahme jener Wert der nicht gedruckt werden soll Ersatz Wert der anstelle der Ausnahme zu drucken ist Nachzeichen weitere Textzeichen sind m glich sofern zuvor Zeichen vorhanden sind Dazu ein Beispiel Landcode 5 CH bedeutet dass das Feld Landcode zu drucken ist dass maximal 5 Zeichen ber cksichtigt werden sollen dass der Landcode CH nicht gedruckt und daf r kein Ersatz eingef gt werden soll und dass als Nachzeichen der Bindestrich zu verwenden ist jedoch nur wenn ein Landcode und nicht CH vorhanden ist Version 2009 1 e ASCII erm glicht das Drucken von nicht darstellbaren ASCll Zeichen Werte 0 31 sowie jener die von Archivista als Trennzeichen innerhalb des Kombi Objektes verwendet werden Zeichen und Die Zeichenfolge 13 10 bewirkt dass an der entsprechenden Stelle ein Zeilenumbruch erfolgt 37 4 5 Schrift Mit Ausnahme der Grafik und Rahmen Linien Objekte kann f r jedes Objekt eine eigene Schriftdefinition vorgenommen werden Dies erreichen Sie ber diesen Men punkt Standardm ssig wird im brigen die Schrift Arial mit 10 Punkt Schriftgr sse verwendet 37 4 6 Druck von RTF Feldern RTF Felder siehe Kapitel 31 10 k nnen als
454. u aktivieren w hlen Sie bei Maske die gew nschte Definition und klicken auf Ausw hlen Archivista Formularerkennung archivista Maske Auswahlen Loschen Si Umbenennen Petermann AG Erstellen Archivista GmbH Gew nschte OCR Definition German Speichern Neu 22 2 2 Definition l schen Die aktivierte Definition kann mit L schen gel scht werden 22 2 3 Definition umbenennen Der aktivierten Definition kann ein neuer Name zugewiesen wer den Dies wird mit Umbenennen erreicht 22 2 4 Definition erstellen Wenn Sie eine neue Maske erstellen m chten geben Sie den Na men der Maske in das Nachbarfeld des Feldes Erstellen ein und dr cken auf Erstellen Formularerkennung archivista Maske bobo Ausw hlen L schen Umbenennen Petermann AG Erstellen N Gew nschte OCR Definition German si Speichern Neu 22 2 5 OCR Erkennung zuweisen Jede Formulardefinition greift beim Auslesen der Objekte auf die OCR Texterkennung zur ck Daher muss jeder Formularerkennung eine OCR Definition siehe unter 20 zugewiesen werden Version 2009 1 Sofern nur Zahlen z B Rechnungsnummer und Datum auszu lesen sind sollte bei der OCR Definition nur die Sprache Englisch oder allenfalls nur Zahlen aktiviert werden Formularerkennung archivista Maske Petermann AG sl Ausw hlen L schen bobo Umbenennen Erstellen Gew nschte OCR Definition Speichern German Eng Ger Copy of Eng Ger Copy of Copy of
455. ucksetzen kopieren L schen Liste Drucken 5667 Formular Formular f r Zb Pv Hmmm 4416 Code 39 4stellig mittel sl Drucker 44192 168 0 98 netz97 Ne08 5 tartzsile f1 Startspalte f c 5 2 7 2005 Ore ieee al Hilfe Vorlagen Formulare Importieren Ende 19 3 2 1 Eingabe von Barcodes Das Arbeiten mit Archivista BarcodePrint ist usserst einfach Nach dem Starten des Programms gelangen Sie direkt zur Eingabe maske Geben Sie bei Eingabefeld die entsprechende Informati on ein so wird untenstehend der Barcode direkt aufgebaut Durch Bet tigen der Return Taste oder durch einen Klick auf Barcode bertragen wird die eingegebene Referenznummer in die Liste f r 116 e Erfassen von Barcodes den Ausdruck bertragen Sie k nnen nun die n chste Referenz nummer erfassen und ebenfalls mit der Return Taste in die Liste bertragen Sind s mtliche Referenznummern erfasst so k nnen Sie die Barcodes ber Drucken ausdrucken Einmal eingegebene Barcodes k nnen jederzeit durch Dr cken auf das Combo Eingabefeld schwarzes Dreieck rechts aus der Eingabeliste zur ck ins aktuelle Eingabefeld geholt werden 19 3 2 2 Bearbeiten und L schen einzelner Barcodes Erfasste Barcodes werden als Textinformation in eine Liste Er fasste Barcodes bertragen Dort k nnen sie nachtr glich editiert und gel scht werden Klicken Sie dazu auf das Feld Erfasste Barcodes und Sie k nnen di
456. uf das X in der rechten oberen Ecke des Bildschirms um auf die Ebene der ArchivistaBox zu gelangen Sie sehen einen grauen Bildschirm Durch einen Mausklick mit der rechten Taste erscheint ein Kontextmen W hlen Sie daraus Exit aus Zuerst erfolgt eine Passwortabfrage Geben Sie das Root Passwort ein Darauf erscheint eine neue Dialog Box 262 e Installation Update ab CD Choose one option Shutdown w Reboot uf OK X Cancel Klicken Sie auf die Option Shutdown um die ArchivistaBox aus zuschalten w hlen Sie Reboot um einen Neustart auszul sen Beachten Sie bitte dass sich die ArchivistaBox selbstt tig ab stellt Es muss kein Knopf gedr ckt werden 44 4 Installation Update ab CD Tutorial zu Installation Update ab CD movie 2min 4 2 Tu torial zu Installation Update ab CD movie 2min Es kann sein dass Sie ein System Update durchf hren wollen Zu diesem Zweck erhalten Sie eine CD mit dem neuen System In einem solchen Fall verfahren Sie wie folgt e WebClient und WebAdmin schliessen e Neue CD einlegen e Mit Rechtsklick auf die Einstellungen der ArchivistaBox wech seln Men Exit anw hlen und ArchivistaBox herunterfahren gem ss Beschreibung unter 44 3 e Eine Minute warten e ArchivistaBox durch Dr cken des Power Knopfes wieder starten e Nun startet die ArchivistaBox von der CD Der Vorgang des Aufstartens gleicht dem Aufstarten von der Harddisk aber denken Sie d
457. uf die Fieldlist zur ckgreifen Um auf die Fieldlist zugreifen zu k nnen bedarf es Administra torenrechte Wenn man das Combo Feld leer l sst erscheinen bei einer Suche alle Eintr ge Keinen Sinn macht eine Eingabe in dieses Feld wenn Dr Gute laune beispielsweise nur ber 5 Patienten mit dem Namen M ller verf gt und im Combo Feld die Anzahl der anzuzeigenden Ein tr ge auf 20 beschr nkt da in diesem Fall nicht mehr als 5 Pati enten mit dem Namen M ller existieren Version 2009 1 17 1 6 OCR Erkennung OCR Erkennung FineReader ArchivistaBox AddOn PDF Dateien erstellen FA Gesamte Akte in eine POF Datei EA Volltextabfragefeld beim Suchen einblenden Je Seitentext in Ansicht darstellen Die OCR Erkennung ist eine Software die zur Erkennung des Textes bei einem gescannten Text dient Hier haben Sie vier Wahlm glichkeiten 1 Lassen Sie die Option leer wenn Sie keine OCR Erkennung w nschen 2 W hlen Sie FineReader wenn Sie eine OCR Option vor dem 1 1 2007 erworben haben Alternativ dazu beachten Sie die Webpage Hier bekommen Sie gute Er gebnisse 3 Falls Sie nicht ber die kommerzielle OCR Erkennung verf gen bieten die OpenSource Produkte Cuneiform 0 5 und Tesseract 2 0 eine Alternative Beide OpenSource Produkte beherrschen Umlaute beide En gines k nnen allerdings nur eine Sprache Englisch Deutsch Franz sisch Italienisch Spanisch und Niederl ndisch etc gleich zeitig erkenne
458. uf die ausgew hlten Akten d h jene Daten welche sich in der Liste befinden Wenn Sie alle Akten einbeziehen wollen m ssen Sie zuvor die Taste Fo dr cken bzw das Men Auswahl und den Men punkt Alle Datens tze aufrufen um alle Akten zu aktivie ren 31 1 Arbeiten mit der Zwischenablage 31 1 1 Markierung in Zwischenablage Ctrl Ins Markierte Textteile k nnen in die Zwischenablage kopiert werden Dabei wird der Text f r sp ter im Speicher intern abgelegt und kann von einem anderen Programm oder auch innerhalb von Archi vista mit den untenstehenden Funktionen selber abgerufen werden Das Markieren eines Textteiles erreichen Sie entweder mit der Maus indem Sie mit der linken Maustaste eine Textposi tion anklicken diese gedr ckt halten die Maus bewegen und die Taste loslassen oder Sie benutzen die Tastenkombination Shift Pfeiltasten Die Ins Taste ist manchmal auch mit Insert oder Einfiigen beschriftet die Del Taste mit Delete oder L schen Die Ctrl Taste ist auf einigen deutschen Tastaturen mit Strg beschriftet 166 e Arbeiten mit den Abk rzungsfunktionen 31 1 2 Ausschneiden von Text Shift Delete Im Unterschied zur Markierung in Zwischenspeicher welche den markierten Text unver ndert l sst wird der Text mit diesem Men punkt entfernt wobei er jedoch zuvor in die Zwischenablage kopiert wird 31 1 3 Einf gen Text aus Zwischenablage Shift Ins Dieser
459. ufen den Archivsuchmodus ber das Men Suchen bzw Men Archiv in der Seitenansicht auf oder ber CtriI F9 Archivista Suchmodus Archiv Akte Seite Text biz Andere Der Bundesrat kann einen Kanton ern A Erlasse durch den Bund in Kraft seit Febr 1991 faq Erlasse durch den Bund in Kraft seit 1 Febr 1991 384 uber die Genehmigung kantonaler Erlasse dure h 243 der Genehmigung des Bundes 4 Kantonale Such leisten konnen der Bund und de Kantone auf dem 260 ntlichen Rechts wie Bund Kanton Bezirk oder Der 304 tichen Rechts wie Bund Kanton Bezirk oder Geme 103 Bundesgesetz 311 0 3 Wenn fur eine Handlung die La Te Ro Po EM ui N oo auch in Anwendung fur die Erichtung vertragsmassiger Grundptandverschreibungen auf Tandlchen Grundstucken t Fassung gem ss Ziff 1121 des BG vom 15 Dez 1989 uber die Genehmigung kantonaler Erlasse durch den Bund in Kraft seit 1 Febr 1991 4 amp 5 1991362369 H BEI 198971 1333 Suchbegriffe bund El Treffer 9 von 349 Bl ttern plus Bl ttern minus Suchen UTLUCK Um nach bestimmten Begriffen in den zu den Seiten erfassten Texten suchen zu k nnen geben Sie die einzelnen Stichw rter ein gefolgt von einem Leerzeichen L sen Sie den Suchvorgang bitte mit Suchen aus Nach einiger Zeit erscheinen sofern Eintr ge gefunden wurden die Suchergebnisse in der Liste Bl ttern Sie n
460. ulare anpassen 5 6 3 Barcodes erfassen mit BarcodePrint Tutorial zu Barcodes erfassen mit BarcodePrint Version 2009 1 Mit dem Programm BarcodePrint erfassen Sie bequem und ein fach Barcodes Die Eingabemaske wird entsprechend der zuvor er stellten Parameterdatei avbcode2 dat dargestellt Bei der Eingabe der Barcodes erfolgt eine Fehler berpr fung Kapitel im Handbuch Arbeiten mit Arctitlevista BarcodePrint Datenbanken und Felder und BarcodePrint e 33 34 e Teil Ul ArchivistaBox Archivista 6 Einf hrung Die ArchivistaBox ist ein vorkonfigurierter Server f r den Business Alltag Im Zentrum stehen das Verarbeiten von Dokumenten DMS und Archivierung sowie neu ab 2008 auch das Abbilden der Gesch ftsprozesse ERP L sung S mtliche Benutzerschnitt stellen sind webbasiert die gesamte L sung wird fixfertig auf einer Box ausgeliefert und die Sourcen unterstehen der GPL d h die Software liegt als OpenSource vor Es gibt die folgenden Hauptmodelle DOLDER RIGI SANTIS PILATUS TITLIS und EIGER Zus tzlich gibt es zwei Untermo delle die als intelligente Netzwerkscanstationen gebraucht werden MYTHEN und ROTHORN 6 1 Vorteile e Keine Installation auf einem bereits von anderen Programmen belegten Server oder auf Client Arbeitsstationen e Sehr intuitive Benutzeroberfl che Kaum Schulung n tig e Dokumente liegen firmenweit zentral auf einem Server vor der Zugriff ist langfristig durch die rast
461. ument ausgewahlt 39 2 5 2 Eine Seite zur ck Mit go_page_prev wird die vorhergehende Seite im aktuellen Dokument ausgewahlt 39 2 5 3 Auf bestimmte Seite springen Mit oo page jump kann direkt eine gew nschte Seite aktiviert werden 39 2 5 4 Eine Seite weiter Mit go_page_next wird die nachfolgende Seite im aktuellem Dokument ausgew hlt 39 2 5 5 Letzte Seite anzeigen Mit go_page_last wird die letzte Seite im aktuellen Dokument ausgew hlt 39 2 6 Suchen in Archiven 39 2 6 1 Suchabfragen ausl sen Der Suchvorgang wird mit go_query ausgel st Dazu muss ein Feld mit 1d_Feldname Wert oder auch meh rere Felder und oder eine Volltextabfrage mit fulltext Wert angegeben werden Mit searchmode xxx wird die Art der Abfrage festgelegt Dabei gibt es folgende M glichkeiten Version 2009 I e searchmode new f r eine komplett neue Abfrage e searchmode or f r das Erweitern der Suchabfrage oder e searchmode and f r das Eingrenzen einer Suchabfrage und ber die gesamte Abfrage kann festgelegt werden ob mit Suchjo kern gearbeitet werden soll oder nicht Mit jokerstart 1 wird nicht zwingend auf den Anfang gesucht mit jokerend 1 gilt dies auch f r das Ende eines Feldes bei beiden Optionen m ssen die gew nschten Werte ganz einfach irgendwo innerhalb des gew nschten Feldes auftreten Um den Suchvorgang zu illustrieren sei auch hier auf ein Beispiel verwiesen http localhost perl avclient index pl go_query am
462. un durch diese so stellen Sie fest dass automatisch die entsprechende Akte und Seite aufgerufen wird 174 e Seiten Volltext Ctrl F9 Archivista In der Liste finden normalerweise neun Eintr ge Platz Mit den Buttons Kn pfen Blattern plus und Blattern minus k nnen Sie beliebig hin und herbl ttern ber die Art und Weise der Ein gabe der Suchbegriffe orientiert der Button Knopf 32 2 1 Suchoptionen bei MySQL Archivista Suchdefinitionen E X Suchbegriffe durch Leerzeichen trennen Beispiele Worti Workz Sowohl Wort als auch Wort m ssen vorhanden sein UMD Worti Wortz Mur entweder Wort oder Wort muss vorhanden sein ODER Wort Wortz Wort muss vorhanden sein wobei Wort dabei nicht auftreten darf NOT Hinweis Um nach ganzen Wortteilen zu suchen verwenden Sie das Jokerzeichen 1 Beispiel Suchvorgang mit Baur findet 2 6 Baum und auch Baumstamm Sofern Sie mit der MySQL Indizierung arbeiten stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen bei Volltextabfragen zur Verf gung Der Operator bedeutet dass die eingegebenen Worte gleichzeitig vorhanden sein m ssen Mit Baum Wald finden Sie s mtli che Seiten die sowohl Baum als auch Wald enthalten Sofern Sie Baum Wald eingeben werden s mtliche Seiten gefunden die entweder Wald oder Baum enthalten und mit Baum Wald erreichen Sie dass alle Seiten gefunden werden die das Wort Baum en
463. und Mahnungen oder aber f r jeden Kunden einen separaten Order gef hrt haben 20 e Tipps zur Arbeitsmethodik Dieses Ordner Denken ist aber ablagemethodisch usserst in effizient Es ist schlicht und einfach sinnlos wegen eines Beleges einen Ordner zu schleppen Nehmen Sie den Beleg heraus dann muss er sp ter wieder m hsam eingeordnet werden Das Aufsu chen eines Beleges dauert unn tig lange weil Sie zun chst etliche Belege durchbl ttern bis Sie das gew nschte Dokument finden Das kann zwar gelindert werden indem Untereinheiten wie Regi ster geschaffen werden doch wehe die Register m ssen erweitert werden dann krempeln Sie all Ihre Ordner um Deshalb haben wir uns von Archivista GmbH ganz bewusst nicht fiir solche zeitaufwendigen Ordnerstrukturen entschieden D h Sie finden in Archivista keine nachgebildeten Tresore Aktenschranke Ordner und Register denn damit hatten wir nur die Nachteile der Ordner in die digitale Welt r bergeschleppt In Archivista k nnen Sie ganz einfach Ihren Belegen diejenigen Informationen mit auf den Weg geben nach denen Sie sp ter suchen wollen bzw m ssen Die Rechnung wird mit dem Schlagwort Rechnung abgelegt al lenfalls wird noch der Kundenname bzw eine Kundennummer er fasst und das ist es Beim sp teren Aufsuchen von Belegen suchen Sie keinen Ordner hervor sondern Sie sagen Archivista ganz einfach nur ich m chte alle Rechnungen und diese bitte nach dem Datum sortiert anzei ge
464. und Ta statur an der ArchivistaBox angeschlossen sein oder aber Sie mel den sich mit VNC direkt auf der ArchivistaBox an siehe dazu 8 15 1 1 Wenn Sie auf der ArchivistaBox selber arbeiten ist normalerweise eine Web Applikation WebClient WebAdmin oder WebConfig aktiv d h Sie m ssen zun chst auf die Systemebene wechseln Dr cken Sie dazu die rechte Maustaste Sie erhalten folgendes Bild w Full Screen Wahlen Sie Out Es erscheint ein leerer grauer Bildschirm Nach Klicken der rechten Maustaste sehen Sie folgendes Fenster Archivista Webadmin Alt F9 Dokumentation Archivierung amp OCR Architista Module Datensicherung Verschluesselung POF Server FTP S rver Mailserver Datenbank Systeri Fernzugriff Beenden Alt F1 Im Folgenden werden die einzelnen Befehle beschrieben Bei vielen Funktionen wird ein Passwort verlangt Das voreingestellte root Passwort heisst archivista Version 2009 1 8 2 Archivista WebClient F10 Archivista WebClient ist die Applikation um mit den Archiven als Benutzer zu arbeiten Der WebClient wird unter 9 beschrieben 8 3 Archivista WebAdmin Alt F9 Archivista WebAdmin ist die Applikation um die Archive zu ver walten Benutzereinstellungen Einrichten von Feldern etc Ar chivista WebAdmin wird unter V beschrieben 8 4 Archivista WebConfig Mit Archivista WebConfig k nnen Sie die ArchivistaBox bequem ber eine Web Applikation verwalten Archivista WebConfig
465. ung aufgebaut werden soll Nennen wir das Feld Gebiet und bestimmen wir bei diesem Feld den Feldtyp IN Sie k nnen nun rechts davon bei Feld den Wert Abteilung ausw hlen womit Sie eine 1 N Beziehung zwischen dem Feld Abteilung und dem Feld Gebiet festgelegt haben Feldobjekt Typ C Normales Feld Listenfeld Bsp x yy Link zu Listenfeld a z zi C Definition Zahlcode Textcode Ge 1 N Multi Feld Abteilung z Sichern Sie nun die ver nderte Felddefinition und w hlen Sie in der Hauptmaske beim Feld Abteilung zun chst den Wert Ein kauf aus Im Feld Gebiet k nnen Sie nun die Werte Frankreich Benelux sowie Schweiz er ffnen W hlen Sie zuletzt beim Feld Gebiet den Wert Benelux Nun k nnen Sie eine weitere Ak te er ffnen Bei dieser Akte erfassen Sie bei Abteilung nun den Wert Verkauf und w hlen danach das Feld Gebiet Sie werden 218 e Feldobjekt Typ feststellen dass die zuvor erfassten Eintr ge Frankreich Bene lux und Schweiz nicht erscheinen weil diese hierarchisch nur der Abteilung Einkauf zugeordnet sind Sie k nnten beim Verkauf beispielsweise die Werte Schweiz Deutschland und Italien er fassen und sich letztlich fur Italien entschieden um beide Akten korrekt zu beschlagworten 1 N Felder k nnen auch ber mehrere hierarchische Stufen er ffnet werden Sie k nnten z B eine 1 N Verkn
466. uss die letzte Angabe kann auch entfallen Folgende Parameter k nnen beim Aufruf von avstart exe zur Steuerung verwendet werden SQL SQLEQUAL SQLLI KE FIRST PREVIOUS NEXT sowie LAST ben tigt wird Grossschreibung Die Befehle SQL sowie SQLLIKE sind insofern speziell als beim Aufruf von avstart exe und SQL bzw SQLLI KE zus tzlich Feldnamen und werte notwendig sind Dazu einige Beispiele c Programme avstart exe SQL Titel Meier c Programme avstart exe SQLEQUAL Titel Meier 248 e Kapitel 40 Fremdansteuerung RichClient In beiden F llen erfolgt eine Abfrage im Feld Titel d h es werden jene Akten aufgerufen die im Feld Titel genau den Wert Meier enthalten c Programme avstart exe SQLLIKE Datum Titel Meier Es werden alle Akten aktiviert in denen Meier an irgendeiner Position auftritt d h es wird auch Hansmeer oder Meierhans gefunden Die Sortierung der Treffer erfolgt in diesem Beispiel nach dem Datum sortiert absteigend verantwortlich daf r ist das Mi nuszeichen beim Feldnamen und in zweiter Instanz nach dem Feld Titel Hinweis Es k nnen max f nf Felder f r die Selektion Sortierung verwendet werden Jede Einheit wird durch ein Semikolon ge trennt Die Trennung von Feldname und wert erfolgt mit einem Komma Wird kein Feldwert bergeben wird das Feld nur f r die Sortierung herangezogen Sollen die Zeichen sowie verwendet werden so
467. uswahlfeld Trennbl ttern Tutorial zu Erfassen von Seiten movie 2min EES Version 2009 1 Erfassen von Seiten e 155 Um Seiten zu erfassen die weder Farb noch Graustufeninforma tionen besitzen klicken Sie bei Definitionen auf A4 SW Daran anschliessend w hlen Sie Direktes Scannen Der Scanvorgang wird ausgel st und die Seite eingelesen s Archivista Seitenansicht Archiv Akte Seite Bearbeiten Ansicht Makros Hilfe vawe dll eja aea ajajaja ARCHIVIS Anisgabe 4 2000 Aulaye SOO Seed CeBIT Weltneuheit Hence reich AVision ScanCopie An der diesj hrigen CeBh Compuier ans und gesund messe wurde ein Scanner vorgestellt k r w ME A Nach dem Erfassen wird die Seite im Ganzseitenmodus dargestellt Verwenden Sie die Lupe um die Seite vergrossert darzustellen Selbstverstandlich stehen Ihnen an dieser Stelle samtliche weitere Funktionen zur Verf gung am besten probieren Sie die Men punk te im Men Bearbeiten gleich einmal aus Um zur ck zur Tabel le Archiv zu gelangen m ssen Sie die Seitenansicht verlassen Dr cken Sie dazu die Funktionstaste F9 Datum 10 06 1999 Akte 1137 Seiten Ordnerf7 Markiert Eigent mer zl Titel tikelinCHIP7 1999 Stichw rter Artikel CHP Personen Volker Zwick Hm J Be Format BMP ZIP Fe en Erfasst E Archiviet SESS Archivista 4 12 Dokumente sanne speichern wachen Weg mi
468. uteilen Bei B chern ist dies oft nicht m glich 234 e Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten Bei B chern kann heute entweder ein Flachbettscanner oder aber auch eine Digitalkamera gute Dienste leisten Bei Digitalkameras gilt es zu beachten dass die Lichtverh ltnisse mit Kunstlicht oft Probleme bereiten und ein Stativ um die Kamera sauber in Posi tion zu bringen leistet ebenfalls gute Dienste F r eine A4 Seite sollte die Kamera im brigen mindestens ber eine Aufl sung von 6 Mio Pixeln verf gen 38 7 2 Arbeiten mit Computer Dateien Um einzelne Dateien ins Archiv zu bertragen ffnen wir die Ap plikation und drucken auf den Archivista Drucker Unter 8 10 finden Sie Informationen wie Sie auf der Archivista Box einen Drucker einrichten damit Sie die Dokumente ins Archiv drucken konnen 38 7 3 Arbeiten mit PDF Dateien Nachfolgend m chten wir einige Besonderheiten beim Arbeiten mit PDF Dateien durchgehen Vorausschickend m ssen wir zun chst einmal festhalten dass das K rzel PDF Portable Document Format von Adobe heute eine enorme Vielzahl von verschiede nen Versionen des Formates umfasst Die Formatvielfalt wird noch dadurch verst rkt dass es unz hlige Fremdprodukte zum Adobe Acrobat Writer gibt die alle mehr oder minder gute PDF Dateien erzeugen Leider ist der Acrobat Reader in der Version 6 0 auch nicht mehr eine so kleine Applikation wie es einmal der Fall war Und leider ist es auch so dass Sie f
469. ution is permitted only in or among coun tries not thus excluded In such case this License incorporates the limitation as if written in the body of this License The Free Software Foundation may publish revised and or new ver sions of the General Public License from time to time Such new versions will be similar in spirit to the present version but may differ in detail to address new problems or concerns Each version is given a distinguishing version number If the Pro gram specifies a version number of this License which applies to it and any later version you have the option of following the terms and conditions either of that version or of any later version Version 2009 I 10 11 12 published by the Free Software Foundation If the Program does not specify a version number of this License you may choose any version ever published by the Free Software Foundation If you wish to incorporate parts of the Program into other free programs whose distribution conditions are different write to the author to ask for permission For software which is copyrighted by the Free Software Foundation write to the Free Software Founda tion we sometimes make exceptions for this Our decision will be guided by the two goals of preserving the free status of all deriva tives of our free software and of promoting the sharing and reuse of software generally No WARRANTY BECAUSE THE PROGRAM IS LICENSED FREE OF CHARGE THE
470. utzer Nachdem wir die ERP L sung aktiviert haben k nnen wir eine Datenbank er ffnen Rufen Sie dazu im gleichen Men wie oben stehend den folgenden Men punkt auf e Password Re Password Passwort f r den admin Benutzer ArchivistaERP zweifach einzugeben ArchivistaERP starten Datenbanken B RP S ktivieren eak Sie gelangen zur Installationsmaske Tragen Sie die folgenden In Klicken Sie auf Install ArchivistaERP Sofern alle Angaben formationen ein vollstandig sind gelangen Sie zum Anmelde Bildschirm 146 e ERP Losung aktivieren Archivista ArchivistaERP 2008 V fi User name fi A Password f d It OA LAA Company Training Co zi ARCHIVISTA Please loginhere Login Archivista GmbH Version 2008 V Build 22 27 3 Erste Schritte In diesem Kapitel m chten wir Schritt f r Schritt das erstmalige Erstellen einer Rechnung durchgehen Damit wir die Rechnung sel ber erstellen k nnen m ssen wir zun chst die Firmendaten min destens einen Steuersatz eine Steuergruppe einen Artikel sowie weiter einen Kunden erstellen 27 3 1 Firmendaten setzen Nach dem Anmelden wechseln Sie zu Einrichten sowie Einstel lungen Firma Sie k nnen nun Ihre Firmendaten erfassen Einstellungen Firma Name der auf den Reports erscheint Training Co Offizielle Firmennummer 1234123 Sie k nnen sich jetzt mit admin und dem entsprechenden Steuerperioden Letzte Steuerperiode
471. v4 Druckerinstallations Assistent Wahlen Sie den Hersteller und das Modell des Druckers aus Falls Sie uber eine Installationsdiskette verf gen klicken Sie auf Datentr ger Wenn der Drucker nicht aufgef hrt wird informieren Sie sich im Druckerhandbuch uber kompatible Modelle Hersteller Drucker Agta Alps Swf Apple Color Laserwriter 12 600 Apollo APS PS Ei Apple Lasetwnter 16 600 PS AST warum ist Treibersignierung wichtig Wahlen Sie den Apple LaserWriter Drucker aus Lassen Sie sich durch die Namen nicht verwirren Wir arbeiten immer noch an der Installation unseres virtuellen Archivista Druckers der nun einige Eigenschaften des Apple Druckers erhalten soll Es konnte auch ein Drucker eines anderen Herstellers sein Wenn das Druckermodell das Sie ausw hlen Color im Namen f hrt wird der virtuelle Drucker in Farbe ins Archiv drucken Wenn beim Druckermodell Color nicht im Namen steht dann druckt der virtuelle Drucker schwarzweiss Soll dieser Drucker als Standarddrucker verwendet werden Ce Nein Bei der Frage ob der Archivista Drucker als Standard Drucker aus gew hlt werden soll sagen Sie Nein Klicken Sie auf Fertigstel len Se archivista an Akko 192 168 0 71 6351 Archivista Wenn Sie nun Drucker und Faxger te wieder aufrufen sehen Sie den eben eingerichteten Archivista Drucker Wer eine Kopie eines Dokuments aus einer Fremdapplikation in die ArchivistaBox ber
472. vDateien 100 10000 Wert Anzahl Dateien je Ordner Bei ArchivMByte kann festgelegt werden wie viele MByte in einem Ordner gespeichert werden sollen z B 600 MByte bei Archivierungskonzept e 251 ArchivDateien wird die maximale Anzahl der Dateien z B 2000 Dateien die in einem Archivordner Platz finden soll festgehalten Dazu zwei Beispiele Wir wissen zun chst nicht ob die Akte 84 noch im Ordner 10 Name ARCH0010 archiviert wird Wir haben im Ordner 10 bisher 25 MBytes und 1789 Dateien Das Feld ArchivDateien nennt 1800 Dateien unsere aktuelle Akte hat 14 Seiten Zusammen mit der Akte 84 w rden sich 1803 Dateien im Ordner ARCHO010 befinden deshalb wird ein neuer Archivordner ARCHO011 erstellt und die Ordnernummer auf 11 erh ht Zweites Beispiel Bis und mit Akte 83 befinden sich 1500 Dateien im Ordner ARCHO010 der Ordner umfasst 589 MBytes die Akte 84 enth lt 220 Dateien und umfasst insgesamt 44 MBytes auch hier w rde die Akte 84 in den Archivordner ARCHO011 abgelegt 41 2 2 2 Berechnung des Dateinamens Sofern die Seite in der Datenbank direkt gespeichert wird enth lt die Bilddatei keinen Namen Vielmehr wird der Dateiname auf grund des Feldes Akte sowie der entsprechenden Seite berechnet Und das erfolgt wie folgt Zun chst erh lt die Bilddatei an erster Position ein A Die Positi on zwei bis einschliesslich sechs ist f r die Aktennummer reserviert an den Positionen 7 und 8 folgt die
473. vereinigt werden Die Angabe von seldocs x y Ist hier zwingend damit zwei Akten in eine Akte berf hrt werden k nnen Die Zielakte entspricht dabei der aktiven Akte Version 2009 I 39 2 9 5 Scannen von Akten Mit go_scan kann eine neue Akte gescannt werden Dies be dingt dass an der entsprechenden ArchivistaBox auch ein Scanner angeschlossen wurde Mit append_to xxx kann zudem erreicht werden dass in eine bestehende Akte gescannt wird Die gew nschte Aktennummer ist anstelle von xxx anzugeben Mit scandef y kann die gew nschte Scandefinition angegeben werden Weiter k nnen beim Scannen einer Akte Feldinformationen mitge geben werden Dies wird mit meta Feldname Wert erreicht Wobei mehrere Felder mit mehreren met a Bl cken angesprochen werden k nnen Um die vielf ltigen M glichkeiten beim Scannen zu verdeutlichen hier ein Beispiel http localhost perl avclient index pl go_scan amp append_to 44 amp scandef 3 amp meta Titel Meier amp meta BestellungNr 1001 Wird der obige Befehl unter localhost als Gesamtzeile abeschickt so wird der Scanprozess ausgel st wobei die gescannten Seiten der Akte 44 hinzugef gt werden Dabei wird die dritte Scandefinition verwendet und die Akte enth lt danach im Feld Titel den Wert Meier sowie beim Feld BestellNr den Wert 1001 39 2 9 6 Seite loschen Mit go_action amp action deletepage kann eine einzelne Sei te gel scht werden 39 2 9 7 nderung
474. verstehen wohl aber das Feld ID mit dem festgehalten wird wie hierarchische Felder miteinander verkn pft sind Beachten Sie die Eintr ge die beim Feld FeldDefinition den Wert Gebiet ent halten Die ersten drei Eintr ge enthalten die ID 1 was nichts anderes bedeutet als dass diese Felder auf den Eintrag mit der Laufnummer 1 also den Eintrag Einkauf mit der FeldDefiniti on Abteilung gelinkt sind Genau gleich verweist die ID 5 auf den Wert Verkauf weil diese Eintr ge auf die Laufnummer 5 verweisen Im Prinzip k nnen Sie die Eintr ge in der Tabelle Feldlisten direkt bearbeiten indem Sie entweder Eintr ge hinzuf gen oder auch l schen Ein Editieren ist jederzeit m glich indem Sie ein Feld anklicken und dann die Enter Taste dr cken Das Arbeiten ber die Feldmaske ist allerdings weit komfortabler Die Tabelle Feldlisten ben tigen Sie nur wenn Sie Eintr ge falsch erfasst ha Feldobjekt Typ e 219 ben oder Eintr ge komplett l schen m chten Beachten Sie beim L schen von Datens tzen dass diese anschliessend nicht mehr in der Auswahl erscheinen dass die entsprechenden Werte innerhalb der Tabelle Archiv aber nicht angetastet werden 36 6 7 1 Feldlisten editieren mittels Suchformular Im Men Suchen findet sich der Befehl Akten Felder F5 Damit oder mit dem Tastenk rzel ER kann das Suchformular aufgerufen werden Felder aus Feldlisten k nnen mit
475. vista Box Archivista webclient F10 Archivista WebAdmin Alt r3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista module Datensicherung Yerschluesselung POF Seryer FTP SEFUEr Mailserver Datenbank Datenbarnk Master Konfigurieren System Slave Modus aktivieren Fernzugriff Slave zum Master machen Beenden Alt F1 Master Logdateien loeschen Slave Logdateien loeschen Wahlen Sie bei der Master Box den Befehl Master konfigurieren Archivistabox EE Datenbank von Slavemodus in Mastermodus befoerdern Bitte geben Sie das Systempasswor root user ein Passwort X cancel 9 Run Es erfolgt zuerst eine Passwort Abfrage AZET Pel Geben sie die IP oder den Hostnamen des Slave Servers ein I S Ok X Cancel Danach m ssen Sie die IP Adresse der ArchivistaBox Slave ein geben ohne die Information hinter dem Es geht bei den n chsten Schritten darum dem Slave zu gestatten auf die Ar chivistaBox Master zuzugreifen Name des Replikationaccounts X OK Ka cancel Version 2009 I Der n chste Bildschirm fordert Sie dazu auf f r den Slave einen Namen anzugeben Hier wurde slaveuser gew hlt dialog EH Passwort des Replikationaccounts F Hide typing e OK Ka cancel Hier teilen Sie dem Slave Benutzer ein Passwort zu IT Rdialag el Cl gt Initialisierung des Fernzugriffs aut slavedatenbank Sofern n
476. werden werden auf dem Server hier ArchivistaBox El GER abgelegt Scannen auf ArchivistaBox mit RichClient e 271 Bei den Einstellungen muss Erfasste Seiten direkt in Daten bank speichern aktiviert sein Hauptansicht Men Datenbank Einstellungen Archivierung amp Index 45 4 2 Mit RichClient auf Server scannen an dem Scanner angeschlossen ist PC mit RichCliant P Adr 0 20 u ArchivistaBox EIGER IP Adr 0 100 Bei der zweiten Variante ist der Scanner an den Server hier Archi vistaBox EIGER angeschlossen Der Scanvorgang wird von einem separaten PC auf dem der RichClient installiert ist ausgel st 45 4 2 1 Einloggen Beim Login Formular muss die IP Adresse der ArchivistaBox an gegeben werden auf die gescannt werden soll Auch der Daten bankname muss der richtige sein Bei Eingabe des Benutzers muss darauf geachtet werden dass es einer ist der nicht nur lokal zu greifen darf Siehe 35 2 1 2 Archivista Neue Datenbank w hlen Host 192 168 0100 0 ee Datenbank archivista Benutzer ES Passwort Abbrechen Lok 45 4 2 2 Scanformular aufrufen und scannen Im Men Seite in der Seitenansicht befindet sich der Befehl Scannen via ArchivistaBox Umschalt F1 Damit rufen Sie das Scanformular auf 272 e Scannen auf ArchivistaBox mit RichClient Archivista Seiten erfassen mit Scannen Definitionen eu L schen Zuweisen Aad 8 Bit
477. wir auf Listenfeld klicken Je nachdem welche weiteren Eingaben Sie vornehmen kennt Archivista drei verschiedene Listeneingabefelder 36 6 2 1 Listenfeld mit Memo Effekt Das Listenfeld mit Memo Effekt beh lt die zuletzt get tigten Eingaben beim Bearbeiten einer jeden Akte im Listenfeld sodass sie erneut abgerufen werden k nnen Um ein Memo Listenfeld zu erhalten darf das Textfeld unter der Option Listenfeld keinen Text enthalten 36 6 2 2 Listenfeld mit Wahlm glichkeit Sofern Sie immer wieder gleiche Eingaben in Feldern vornehmen m ssen empfiehlt sich das Listenfeld mit Wahlm glichkeit Sie f gen im Textfeld einzelne Zeilen als Eintr ge ein Jeder Eintrag kann danach ber die Listenbox bequem abgerufen werden indem beim Erfassen der Akten entweder ein Teil des Listeneintrages ein gegeben wird der Rest wird automatisch erg nzt oder indem die Liste aufgeklappt und der Eintrag explizit angeklickt wird 36 6 2 3 Verkn pftes Listenfeld Bei der Variante verkn pftes Listenfeld geht es darum dass Sie zwei Felder haben die zueinander geh ren Sie m chten dass die Integrit t dieser beiden Felder immer gegeben ist z B soll jede Version 2009 1 Akte einem Mandat zugeordnet werden wobei der Mandat aus einem Mandatstext sowie einer eindeutigen Nummer besteht Dazu gehen Sie wie folgt vor Aktivieren Sie das Feldobjekt Man dantNr Tragen Sie die Eintr ge im Textfeld unter der Option Listenfeld ein
478. wird Tabelle archivseiten Jeder Eintrag entspricht einer Sei te in einer Akte Die notwendige Verkn pfung zwischen Ak ten und Seiten erfolgt ber das Feld Seite die letzten drei Stellen des Feldes bezeichnen die Seite einer Akte die zuvor liegenden Stellen ergeben die Aktennummer Dazu ein Bei spiel 2412004 bedeutet dass wir die Informationen zur Akte 2412 sowie die Seite A auslesen k nnen Wichtig zu wis sen ist dass derzeit keine relationale Verkn pfung zwischen den beiden Tabellen besteht d h eine Applikation muss selber daf r besorgt sein dass zun chst alle Seiten in der Tabelle ar chivseiten gel scht werden der entsprechende Seitenzahler in der Tabelle archiv Feld Seiten korrekt nachgef hrt wird Version 2009 I ten sowie falls entsprechend eingerichtet die PDF Dateien gespeichert Die Verkn pfung zwischen Akte und Seite aus der Tabelle archiv erfolgt analog zur Tabelle archivseiten e Tabelle parameter In dieser Tabelle finden Sie s mtliche Einstellungen die in irgendeiner Form in einer Archivista Datenbank eine Rolle spielen Die wichtigsten Eintr ge sind sicher die Eintr ge zu den Archiv Verzeichnissen Eintr ge die beim Namen mit Pfad beginnen e Tabelle user In dieser Tabelle finden Sie die benutzerspe zifischen Einstellungen 41 2 Archivierungskonzept 41 2 1 Tabellen und Felder 41 2 1 1 Tabelle archiv In der Tabelle a
479. wird unter 26 beschrieben 8 5 Dokumentation Tutorial zu PDF Dokumentation starten movie 2min Mit diesem Men punkt k nnen Sie auf die Handb cher im PDF Format zugreifen Archivista webclient F10 Archivista webadmin AIt F9 Archivierung amp OCR Deutsch WintF1 Archivista Module Datensicherung Yerschluesselung FOF Server FTP Server Mailserver Datenbank System Fernzugriff Beenden Alt F1 Dokumentation e 43 Benutzen Sie das Icon mit dem Feldstecher fiir die Suche nach bestimmten Ausdr cken 8 6 Archivierung amp OCR Archivista Webclient F10 Archivista Webadmin te oeh Dokumentation Archiuista module CD DYD Brenner Konfigurieren Datensicherung Archivierung jetzt starten Verschluesselung ordner brennen POF Server OCR TesterkKennung erneut starten FTP Server Log Dateien einsehen Mailserver Datenbank Syste Fernzugriff Beenden Alt F1 In einem Archivista Archiv sollte in regelm ssigen Abst nden ein Archivierungsprozess stattfinden Dieser Prozess bereitet die Akten und Seiten f r das Auslagern der Seiten auf CD DVD Datentr ger vor Unter 17 2 5 sind die Optionen beschrieben die beim Archivie rungsprozess ausgew hlt werden k nnen Hier in diesem Abschnitt geht es um das Ausl sen des Archivierungsprozesses wann und wie oft soll er starten 8 6 1 Archivierung konfigurieren Zuerst muss das Root Passwort eingegeben werden DT Tr Archivierung im Hintergrund aktiviere
480. x Formatierung RichClient Fotomodus RichClient Fragen und Antworten 261 Fragen und Antworten RichClient FTP Server ArchivistaBox Funktionen RichClient Funktionenteil RichClient Funktionstasten ArchivistaBox Gedanken zur Archivierung Einleitung Handb cher ArchivistaBox Handbuch Einleitung 9 Handbuch WebClient Handbuch WebConfig Hauptansicht RichClient Hauptansicht und Seitenansicht WebClient Herunterfahren ArchivistaBox Hilfe 9 Hilfe RichClient Hilfstabellen RichClient Literatur Rubrik Hyperlinks RichClient Importieren von Daten RichClient Inbetriebnahme ArchivistaBox Installation Einleitung Interne Bildkopien RichAdmin 207 Internet Homepage 9 JPEG RichAdmin 206 Kontrolliertes Vokabular WebClient Version 2009 1 Konvertierung Langfristigkeit bei Dokumenten Publishing Edition 229 Leerzeichen 259 Liste RichClient Literatur RichClient Lizenzen RichAdmin 199 Login und Abmelden WebAdmin Mail Archivierung WebAdmin 136 Mail Server ArchivistaBox Makros RichAdmin 209 Makros RichClient Masken definieren WebAdmin Maskendefinition RichAdmin 211 Maskendefinitionen RichAdmin 221 Master Slave einrichten ArchivistaBox Maus RichClient Doppelklick auf Seite Rechte Taste 159 Memofelder RichClient Men RichClient Bearbeiten 166 Datenbank Makros 177 Suchen
481. x erwerben gew hren wir in jedem Falle Support Dienstleistungen Sollte es f r Sie sinnvoller erscheinen von dieser Support Lizenz zur GPL zu wechseln so d rfen Sie dies selbstverst ndlich tun 1 5 2 Copyright Vermerke Archivista GmbH Postfach CH 8042 Z rich besitzt s mtliche Rechte an der Software Archivista 2009 1 Warenzeichen MySQL MySQL AB Postscript amp Acrobat Ado be Microsoft Word Excel amp Access sowie Windows Microsoft Apple Macintosh Apple Zweckform Zweckform B ro Produkte GmbH Ghostscript Artifex Ghostgum Ghostgum AXIS Axis Communications sowie Xerox Xerox Corporation ABBYY TM FineReader TM OCR 1993 2006 by ABBYY Software House All rights reserved ABBYY FineReader are trademarks of AB BYY Software House Part of imaging code Pegasus Software Version 2009 1 LLC Tampa FL Barcode from Softek Software www softeksoftware co uk VMWare ist eine registrierte Handelsmarke von VMWare Inc USA S mtliche Archivista Applikationen 2009 1 sind durch schweizeri sche Urheberrechtsgesetze und Bestimmungen internationaler Ver trage geschutzt 1 5 3 Support zur ArchivistaBox Selbstverst ndlich d rfen Sie die ArchivistaBox unter der GPL Lizenz betreiben Bitte haben Sie aber Verst ndnis daf r dass daf r kein Support erh ltlich ist siehe auch GPL Lizenz unter 1 5 6 Wenn Sie eine ArchivistaBox erwerben erhalten Sie das Support Package Silber kostenfrei mitg
482. xis com Zusammenfassend gesagt l sst sich das AXIS Ger t mit folgenden Schritten in Betrieb nehmen Beide Ger te Scanner und AXIS Dokumenten Server m ssen ausgeschaltet sein AXIS Dokumenten Server mit Scanner verbinden SCSI Kabel AXIS Dokumenten Server mit Netzwerk verbinden e Scanner einschalten e AXIS Dokumenten Server einschalten Konfigurieren und Profile setzen Die IP Adresse l sst sich ma nuell setzen wenn die Scanbox aufstartet Alternativ kann die IP Adresse auch automatisch mittels DHCP gesetzt werden Version 2009 1 F This AXIS 7000 This Destinations Network Settings Leen e Sobald die Scanbox Strom erh lt erscheinen im Display Her steller und Version Sofort Men dr cken e Nun k nnen Sie die IP Adresse eingeben e Wenn gew nscht kann noch am AXIS Document Server selbst mit den Pfeiltasten zu Router Netzmasken und Knoten adresse gewechselt werden e Wenn jedoch die IP Adresse bestimmt ist wird die Konfigu ration mit Vorteil an einem PC im Netzwerk fortgesetzt e Best tigen Sie die Einstellung mit dem Knopf f r Select F r die Konfiguration ber die webf hige AXIS Software einfach im Browser die IP Adresse des Ger tes AXIS 7000 eingeben Bei Profiles k nnen Sie die Scandefinitionen Papiergr sse Spei cherformat etc eintragen Siehe unten Edit Profile Bl Profile Name Tiff 300dpi SW Paper Size Ad v Pa OR J Pi Si Ku Duplex
483. xtsuche aufbereitet werden enthalt die ArchivistaBox verschiedene Texterkennungsprogramme Neben zwei OpenSource Texterkennungsprogrammen Tesseract und Cuneiform steht eine kommerzielle OCR Option zur Verf gung Seit dem 1 1 2007 k nnen Sie die OCR Lizenzen beim Verein freearchives ch siehe www freearchives ch erwerben Sie erhalten dann drei Informationen einen Download Link einen Da teinamen sowie ein Passwort Und die OCR Option nun zu akti vieren m ssen Sie diese registrieren Wahlen Sie im Systemmen unter System den Men punkt Archivista Werkzeuge sowie dort OCR registrieren Archivista Box Archivista webclient F10 Archivista Webadmin Alt r3 Dokumentation Archivierung amp OCR Archivista Madule Datensicherung Verschiuesselung POF Server FTP Server Mailseruer Datenbank System System Konfiguration Fernzugriff Systemstatus anzeigen Win F7 Beenden Alt F1 Passiwoerter Archivista Werkzeuge Archivista Werkzeuge Dokumente entsperren Alt F3 Terminal Alt F Dokumente oder ordner entfernen CO auf USB Datentraeger Kopieren Log Tabelle loeschen aktuelles System publizieren Daraufhin erscheint folgendes Fenster Archivista os Download Link OCR Option ww freearchives ch liz S OK x Cancel System e 71 Geben Sie den erhaltenen Download Link ein normalerweise d rf te dies www freearchives ch liz sein Klicken Sie auf OK und geben Sie f r den Downl
484. y Verschl sselung Das heisst es werden zwei Schl ssel benutzt ein ffentlicher und ein privater Der ffentliche wird zur Verschl sselung benutzt der pri vate zur Entschl sselung Wenn Peter eine Nachricht an Heidi schicken will chiffriert er die Nachricht mit Heidis public key und Heidi dechiffriert sie mit ihrem private key Bereiten Sie den USB Stick vor erstellen Sie auf Ihrem Server dem Zielger t f r die Daten einen Schl ssel und kopieren Sie ihn auf den USB Stick F hren Sie dazu die folgenden Schritte durch e USB Stick bei Windows PC einstecken e Er erscheint auf Ihrem PC als Wechseldatentrager e Rechte Maustaste dr cken Formatieren als Fat32 e Rechte Maustaste dr cken Legen Sie auf dem USB Stick ein Verzeichnis einen Ordner namens key an Kleinschreibung beachten e Rechte Maustaste dr cken Auswerfen Danach gehen Sie zu Ihrem Server der Ziel ArchivistaBox und lassen die Funktion Verschliisselungs Key erstellen laufen noch ohne den USB Stick anzuschliessen Warten Sie bis die Meldung erscheint dass der Schl ssel erstellt wurde es erscheint done Sollten Sie eine Meldung mit dem Satz not enough entropy sehen dann warten Sie einfach oder kreieren Sie Entropie indem Sie auf der Tastatur wahllos einige Tasten dr cken Nachdem das Wort done erschienen ist klicken Sie ORK und schliessen Sie den USB Stick an die ArchivistaBox an Die folgende Meldung
485. y mit ArchivistaBox Mit dem LCD Display steht optional zur ArchivistaBox ein Kleinst Bildschirm 4x20 Zeichen zur Verf gung mit dem einerseits gescannt werden kann sowie weiter die Systemeinstellungen ab gerufen werden k nnen 44 10 1 Scannen hivistabox El it Gras 114 Color I ito Bi gt A R H D wm 5 Sg SW CW CW i m LEE 268 e LCD Display mit ArchivistaBox Archivista Um mit dem LCD Display scannen zu k nnen schliessen Sie dieses an einen USB Port der ArchivistaBox Nach einer Begriissungsmel dung sollten Sie die ersten Scandefinitionen sehen Um den Scanvorgang ausl sen zu k nnen dr cken Sie auf der ak tuellen Definition duchr ein gt gekennzeichnet auf OK Danach wird der Scanvorgang umgehend ausgel st Wichtig das Scannen funktioniert nur wenn die Scantaste der ArchivistaBox aktiviert unter 8 14 1 6 ist Um eine andere Scandefintion auszuw hlen verwenden Sie die Pfeiltasten ober und unterhalb des Button Knopfs OK 44 10 2 Systemeinstellungen ber das LCD Display k nnen ebenfalls die aktuellen Systemein stellungen abgefragt werden Um die Systemmeldungen einzublen den dr cken Sie bitte die Home Taste Taste unten rechts Da nach werden die Systemeinstellungen dargestellt Mit den Pfeilta sten k nnen Sie nach unten bzw oben scrollen w Um von den Systemeinstellungen zur ck zu den Scan Definitionen zu gelangen dr cken Si
486. z Verkaufsperson Ihre MwSt Nummer 44454555 Unsere MwSt Nummer Zahlungskonditionen Zahlungen innerhalb 30 Tage Unsere Bestellnummer 16 Artikelcode Artikelbeschreibung Anzahl Einh Preis Rabatt Total rigi ArchivistaBox Rigi 1 00 St 800 00 800 00 RERO eee TP TET Bitte beachten Sie dass verbuchte Rechnungen nicht mehr gel scht werden k nnen Gerade am Anfang d rfte dies aber mitunter vorkommen Wir empfehlen deshalb sehr zun chst mit einem Probemandanten zu spielen ehe die endg ltige Fassung scharfgeschaltet wird Eine neue Firma f gen Sie wie unter 27 2 beschrieben durch 27 5 Verkauf Im Verkauf k nnen Offerte Bestellungen und Rechnungen ver arbeitet werden Ebenso findet sich die Adressverwaltung f r die Kunden hier Archivista Verkauf Einkauf Artikel und Lager Produktion Training Co 41 localhost Administrator Kostenrechnung Bank und Hauptbuchhaltung Einrichten Beenden Buchungen Offerten und Bestellungen Direkte Lieferung Direkte Rechnung Lieferschein zu einer Bestellung Rechnung zu einem Lieferschein Suchabfragen und Reporte Verkaufsbestellungen suchen Buchungen von Kunden suchen Rechnungen von Kunden suchen Vorlage f r Lieferung Vorlage f r Rechnung Kundenzahlungen Kundengutschrift Verarbeiten von Kundenzahlungen oder Gutschriften Kunden und Verkaufsberichte Kunden er ffnen und verwalten Abteilungen zu Kunden 05 28 2008 02 18 pm
487. z und einfach mit dem Archiv arbeiten alles brige interessiert wohl an dieser Stelle kaum Wir als Anbieter allerdings hatten die Zwei am R cken und da bei hatten wir doch auf bew hrte Technologien wie Web MySQL und Windows gesetzt Pech gehabt denn wenn Windows nicht mehr will dann steht vieles still Wir h tten nun argumentieren k nnen Windows mag halt keine Web Technologien da k nnen wir ja schliesslich auch nichts daf r Nur auch das interessiert Sie wohl wenig wenn es darum geht archivierte Daten verf gbar zu halten Als langfristige Folge dieses und anderer Erlebnisse ist die Archi vistaBox entstanden eine L sung die einerseits weiter aus guten Gr nden auf Web Technologien setzt auf der anderen Seite aber auch vollkommen Standalone als Embedded Box L sung betrieben werden kann um gegen zuk nftige Eventualit ten gut und sicher ger stet zu sein Der Einsatz einer ArchivistaBox setzte bis vor einigen Monaten voraus dass die Software aufgesetzt wird und anschliessend die zu archivierenden Daten erfasst werden womit das selbstragende 230 e Warum sich Quellformate nicht eignen Archiv mit der ArchivistaBox zun chst nicht machbar war Aus diesem Grunde haben wir uns entschlossen unserer Archivista Box die M glichkeit zu geben jederzeit ab dem laufenden System selbstragende Archive zu erstellen Und zwar so dass diese Archi ve entweder als LiveCD betrachtet werden k nnen oder aber dass die entsprech
488. zum Beispiel um einfach schnell und bequem Adressetiketten eines Datensatzes auszudrucken Schliesslich kann der gew nschte Drucker bequem ber Auswahl des Druckers bestimmt werden dabei wird auf die Standardde finitionen von Windows zur ckgegriffen Starten Sie anschliessend den Druckvorgang mit Drucken Dar auf erfolgt eine Statusmeldung mit der Angabe welcher Datensatz gedruckt wird Soll der aktuelle Ausdruck nicht zu Ende gef hrt werden k nnen Sie w hrend des Druckvorganges Abbrechen w hlen Drucken Ctrl P e 161 30 2 Arbeiten mit Datenbanken 30 2 1 Neu anmelden mit Passwort Diese Funktion erm glicht eine Neuanmeldung ohne das Pro gramm verlassen zu m ssen Dies ist dann von Vorteil wenn ver schiedene Personen an einem einzigen Computer Eingaben in die Archivista Datenbank vornehmen sollen Es wird nur ein Passwort abgefragt wenn zuvor Benutzer defi niert wurden siehe Kapitel 35 2 1 30 2 2 Andere Datenbank w hlen Mit diesem Men punkt bzw den entsprechenden Untermen s k nnen Sie direkt eine der vier zuletzt ge ffneten Datenbanken ffnen Solange Sie mit einer der ersten Datenbank arbeiten ben ti gen Sie diese Men punkte nicht Dies deshalb weil beim Pro grammstart immer die Datenbank gew hlt wird mit der Sie zuletzt gearbeitet haben 30 3 Importieren und Exportieren von Akten 30 3 1 Exportieren von Daten Selbstverst ndlich k nnen Sie mit Archivist

Handbuch Archivista 2009/I

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