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Handbuch ZeitexPlus - Zur Duve-Soft

1. Hilfe f r den Kalender Feiertage Verg tung um Verlassen des Unterprogramms Feiertage klicken Sie auf das Icon unten rechts mit der Bezeichnung Men um wieder zum Hauptmen zur ckzukommen 90 P OD Damit sind die Anleitungen zum Feiertagskalender abgeschlossen 5 1 Feiertage Neues Jahr anlegen Nach Anw hlen des Unterprogramms Feiertage siehe Hauptmenue stellt sich Ihnen eine bildliche Darstellung eines vollen Kalenders mit 12 Monatsk stchen auf der linken Bildschirmseite dar Das voreingestellte Jahr ist das Jahr das zum Zeitpunkt des Programmlaufs auf Ihrem Computer das aktuelle Jahr ist Vorbemerkung F r den richtigen Programmablauf ist es zwingend erforderlich da Sie bei der Anlage des Kalenders keinen Fehler machen Lesen Sie bitte unter Feiertage Kalender ndern kurz nach welche Konsequenzen bei Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 41 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Fehlern im Kalender zu erwarten sind Sofern Sie f r dieses Jahr einen neuen Feiertagskalender anlegen wollen so m ssen Sie mit dem Mauspfeil unten Links oder Rechts unterhalb dieses Jahreskalenders auf die kleinen Pfeiltasten dr cken um ein anderes als das aktuelle Jahr angezeigt zu bekommen Oben in der rechten Ecke dieses Kalenders sehen Sie das z Zt eingestellte Jahr Der Bildschirm ist zu diesem Zeitpunkt f r irgendwelche Eingaben noch nicht freigegeben au er f r diese ein
2. Personalstammsatz und auch hier am Schlu dieses Kapitels unter Nachtr gliche nderung wurde noch in das Programm bernommen ALT Ein Beispiel Sie arbeiten in den verschiedenen Abeilungen mit entweder sog Freien Mitarbeitern oder Halbtagskr ften Diese Mitarbeiter lassen sich berhaupt nicht in irgendeinen Dienstplan einteilen da sie m glicherweise kommen und gehen wie sie gerade k nnen F r Sie als Firmenleiter kommt es nur darauf an da die Arbeit gemacht wird Handelt es sich also bei diesen Mitarbeitern nicht um das gesamte Personal so raten wir dazu die Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 47 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Programme ZEITEXPLUS und ZEITTOUCH v llig unabh ngig voneinander zweifach zu installieren Legen Sie f r diesen Personenkreis einen Dienstplan z B von 72 Wochenstunden an bei einer 6 Tagewoche so haben Sie einen Zeitplan von 12 Stunden am Tag in den ein Mitarbeiter dieses Bereiches arbeiten und ein und ausbuchen kann Sie k nnen aber auch bei einer geringeren Wochenstundenvorgabe f r diese Sonderpersonen 2 verschiedene Dienstpl ne anlegen die sich berlappen So k nnte trotzdem ein gr erer Zeitrahmen f r einen Tag abgegrenzt werden Das Touchprogramm springt immer in den zeitlich am n chsten liegenden Plan zur Kommen Zeit Und da keine Pausen angelegt werden spielt es auch keine Rolle wenn jemand ausstempelt Mittagspause
3. Wenn Sie alle Teilzeitbesch ftigten auf die oben genannte Weise eingerichtet haben dann suchen Sie durch Vorw rts oder R ckw rtsbl ttern einen heraus der einer solchen Abteilung zugeordnet ist F hren Sie dort nun noch einmal diese Berechnung durch Also 1 Klick auf die gr ne Schaltfl che 2 die schon einmal angew hlte Abteilung noch einmal anklicken und so die Sollzeit berechnen lassen 3 Wenn dann diese Berechnung abgeschlossen ist und Sie bei der Ergebnisanzeige OK geklickt haben klicken Sie jetzt unten auf der Maske auf die linke der beiden Schaltfl chen mit dem Druckersymbol Und Sie erhalten diesen Ausdruck der Ihnen genau zeigt wie sich die Stunden ergeben Das sieht dann so aus Abrechnungs Zeitraum f r Teilzeit Arbeit Dr C 0 08 Liste vom 11 05 2007 Zahnarztpraxis 90453 N mberg f r die Abtelung wie unten inke angegeben Tsgad rk ADNI iioo Damm Tan sehrirt rd Fejertamsberchne m p o p a aea HE A a a e HERREN HERE D S En E 13 EEE 2 30 BEE Ol 2 hi ol o Die arrachaatan Gesumt Sollsrunden des vorgesehenen Alyarhnuneszeiwagms arzaber Pro Wooshe sind 4 AFDEIIStSGE geplant Es existieren 2 Diensipl ne f r gese Abtellung Jetzt gibt es noch ein Thema Es handelt sich hierbei um die Feiertage Dieser oben gedruckte Zeitrahmen ist KEIN Dienstplan sondern eine Sollzeitermittlung die sich nur nach den verwendeten Tagen richtet Jede Woche wird an 4 Tagen gearbeite
4. 1 3 1 4 1 F r weitere Informationen zu diesen Themenkreisen klicken Sie bitte auf L schen von Stamms tzen L schen von Eingabes tzen ber Korrekturen L schen von Eingabes tzen ber Erfassen L schen von Statistik S tzen 9 4 Interner Nachrichtendienst Mit dieser M glichkeit der Nachrichten bermittlung an Ihre Mitarbeiter haben Sie ein hervorragendes Schnellinformationsmittel in der Hand das Sie auf vielf ltige Weise einsetzen k nnen Sie erreichen dieses Unterprogramm ber diese Schaltfl che Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 137 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung auf dem ein Brief auf einem Bildschirm dargestellt ist Im Anschlu daran stellt sich Ihnen folgendes Bild dar is Hier verwalten Sie alle Personal klitteilungen f r den Touchscreen Interner Nachrichten Dienst zn ee Te pe e e e pee Diana Te pee DIE Stephan Eckrich Sie k nnen Ihre Nachrichten nach folgenden Gesichtspunkten erstellen und ver ffentlichen An einen bestimmten Mitarbeiter 7 1 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 138 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung an alle Mitarbeiter die ber Touchscreen ihren Zugang buchen Dar ber hinaus haben Sie die M glichkeit eine bestimmte Nachricht die Sie versandt haben aufzufinden was evtl von Nutzen sein kann Auf der linken Seite sehen Sie eine M g
5. Sie wirklich tats chlich den gleichen Zeitraum noch einmal updaten m ssen so bleibt Ihnen nichts anderes brig als die lteren und daher ung ltigen S tze einzeln oder in markierten Satzgruppen aus der Statistik herauszul schen Hierzu m ssen Sie die 3 verschiedenen Bereiche also Personal Abteilungen und Firma getrennt anw hlen und beim Anzeigen der S tze die S tze des entsprechenden Zeitraums der jeweils ganz links im ersten Feld angegeben ist herausl schen Siehe dazu L schen von Statistik S tzen Neben dem Anw hlen des Update Vorgangs verzweigen Sie von hier aus zu den 3 verschiedenen Statistik Masken indem Sie auf die entsprechenden Buttons dr cken Ansehen oder Drucken Statistische Auswertung Personaldaten Ansehen oder Drucken Statistische Auswertung Firmendaten Ansehen oder Drucken Statistische Auswertung Abteilungen 10 3 Statistische Auswertung Firmendaten Die Firmenstatistik bietet Ihnen die M glichkeit des Vergleichs aktueller zu fr heren Werten woraus Sie dann die f r Ihre Firma wichtigen Erkenntnisse zu den Lohn Ergebnissen gewinnen die f r Ihre gesch ftlichen Entscheidungen eine au erordentlich gro e Hilfe darstellen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 159 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Die Angaben beziehen sich entweder auf die diversen Zahlungsbelastungen insgesamt auf die verschiedenen Stunden Aufwendungen bzw angefallenen
6. berschrieben Nicht vorhandene Felder der alten Datenbank werden beim Import in die neue Datenbank bersprungen und ignoriert Das Ganze dauert wenige Sekunden und Sie haben die alte Sicherungsdatei auf den neuen Stand gebracht Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 147 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 7 Gehen Sie im Programm auf Ihre bliche Sicherungs Programm Taste die mit der Diskette ganz links au en und f hren Sie nun dort die Sicherung durch Sie sichern damit diese Datenbank die nun die convertierten Werte Ihrer alten Datenbank enth lt in ein datumentsprechendes Sicherungsverzeichnis 8 Mit der Lieferung des neuen Programms haben wir Ihnen einige Sicherungs Vorgabeverzeichnisse mitgeliefert die Sie jetzt benutzen k nnen 9 Auf diese Weise k nnen Sie nat rlich alle anderen alten Datenbanken her berholen wenn Sie es aus Gr nden der Archivierung f r wichtig erachten In diesem Fall gehen Sie wieder zur ck auf Punkt 1 und starten erneut 10 Wenn Sie mit Ihren Arbeiten fertig sind f hren Sie die R cksicherung durch indem Sie in der Erstmaske Die Zeit im Griff wieder den ersten Zugriffspfad einstellen wie Sie ihn oben vorgefunden hatten 11 Tipp Sie sollten sich einige Notizen machen damit Sie immer genau sehen wo Sie sind und was der n chste Schritt ist Wenn Sie ein sog Screenshopprogramm haben wird ein Screenshot der Datenbankstruktur hilfreich sein 9
7. bez Feiertage Stunden freie Tage Stunden Gesamt Stunden Maier 1984 13 104 104 832 2920 M ller 1992 13 104 103 824 2920 Schulze 2056 13 104 97 776 2936 Schmidt 2008 13 104 101 808 2920 Fischer 2016 13 104 100 800 2920 Es wurde so verfahren da alle Beteiligten in jedem Fall 13 Feiertage bezahlt bekommen und auf einem Feiertag auch nicht arbeiten F llt der freie Tag zusammen mit einem Feiertag so bekommt der Mitarbeiter trotzdem seinen Feiertag bezahlt Daf r fehlt inm in der Aufstellung allerdings ein freier Tag Schulze z B hat nur 97 freie Tage Daf r hat er die gr te Anzahl an Stunden die nat rlich auch bezahlt werden Geld statt Freizeit gleicht das vermeintliche Ungleichgewicht fast voll aus Sie sehen ganz rechts da gearbeitete und bezahlte Stunden und freie und unbezahlte Stunden sich ziemlich die Waage halten Dadurch da alle ihre 13 Feiertage haben ist f r Gerechtigkeit gesorgt Mu ein Mitarbeiter zus tzlich auf einem Feiertag zwischen Montag und Freitag arbeiten so mu der Feiertagsaufschlag gewertet werden Das Programm sieht diesen Aufschlag vor Arbeitet ein Mitarbeiter zus tzlich auf seinem freien Tag so mu er ebenfalls einen Aufschlag erhalten Das Handbuch enth lt die Tabelle zu dieser Berechnung Siehe unter 3 5 6 Feiertage freie Tage Auch hier aber gilt nat rlich die Grundvoraussetzung da alle Mitarbeiter in der Firma wirklich die gleiche Wochenarbeitszeit habe
8. dann werden die in der Zeiten2 Datei enthaltenen S tze nur r bergeholt soweit diese in den dann neu eingerichteten Zeitplan passen Wenn nicht bleiben diese in der Zeiten2 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 58 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Die eigentlich bernahme Die bernahme der zwischengespeicherten S tze l uft automatisch ab Sie werden jedes mal wenn Sie das Programm ZEITEXPLUS neu gestartet haben und in die Unterprogrammroutine Zeiterfassen mit dem kleinen ICON gehen bzw bei jedem Anw hlen automatisch hineinkommen darauf hingewiesen da noch zwischengespeicherte Datens tze existieren Das System stellt fest ob die S tze in der Datei Zeiten also der normalen Sammeldatei der Zeits tze gel scht worden ist In diesem Fall also Datei Zeiten ist leer und Datei Zeiten2 ist nicht leer werden Sie gefragt ob Sie die zwischengespeicherten S tze jetzt bernehmen wollen Hier haben Sie noch die M glichkeit diese S tze jetzt nicht zu bernehmen was evil sinnvoll sein kann wenn Sie f r bungszwecke jetzt den leeren Stand einmal nutzen wollen um z B zu sehen wie sich bestimmte Zeiteingaben die Sie dann nat rlich ber die Eingabemaske und nicht ber den Touchscreen machen auf die verschiedenen Entwicklungen auswirken In der Regel wird es so sein da Sie die hier auftauchende Frage mit JA beantworten k nnen Bei der bernahme der Z
9. wie wir eingangs sagten so haben Sie hier ein sehr gutes Instrument evtl tats chliche Eingabefehler aufzudecken oder Mi verst ndnisse zu kl ren Die Sortierung dieser Liste sofern Sie alle eingegebenen S tze ausdrucken lassen ist nach Abteilungs Nummer aufsteigend Am Ende der Liste ist f r jeden Mitarbeiter unten eine Addition der Zeiten ausgedruckt die Ihnen schon einen ersten Eindruck ber die geleisteten Stunden bietet Tauchen hier gravierende Fehler auf so k nnen Sie diese relativ schnell aufdecken Nach kurzer Zeit werden Sie sich in die Eigenheiten des Programms eingew hnt haben und sicherlich eine gro e Erleichterung bei der Auswertung Ihrer Stechkarten best tigt finden bzw bersicht ber Ihre Zeitkontrolle haben Diese Eingabeprotokolle sind bestens geeignet bei den Personalakten abgelegt zu werden wenn ein endg ltiger Stand fertig ist Diese S tze k nnen nur ausgedruckt werden bis diese beim Bearbeiten eines anderen Zeitraums aus der Datei Zeiten herausgel scht werden Wurde der Druck f r die Ablage vergessen so ist dieser nur erneut durchzuf hren wenn diese S tze dieses Zeitraums in der daf r vorgesehenen Weise abgespeichert worden sind und zum Zweck des erneuten Ausdrucks durch eine R cksicherung reaktiviert werden Hierzu gibt es ein gesondertes Hilfethema das Sie unter Fr here Zeitr ume einsehen finden Auch in der Statistik haben Sie dann noch hnliche Werte die mitgef hrt werden sofern Sie d
10. Als Aus Zeit aber geben Sie ca 2 Stunden sp ter ein Also z B Beginn 0800 und Aus 1000 und dr cken Sie die Entertaste Jetzt nehmen wir an der Mitarbeiter w re um 10 00 Uhr zum Arzt gegangen und von dort um 11 30 zur ckgekommen Geben Sie diese beiden Zeiten in das entsprechende Ein und Aus Feld ein Dr cken Sie jetzt aber nicht die Enter Taste sondern dr cken Sie mit Hilfe der Maus rechts auf den Button unter der Enter Taste mit der Aufschrift Zus Text Daraufhin erscheint eine bergelagerte kleinere Auswahlmaske mit vorgegebenen Feldern von denen Sie jeweils eines pro Eingabe ausw hlen k nnen Klicken Sie aber jetzt erst einmal auf den Abbruch Button Wie Sie sehen kommen Sie wieder ohne irgendwelche Ver nderungen zur ck zur Erfassmaske Klicken Sie jetzt noch einmal auf den Button mit Zus Text und lassen Sie die Auswahlmaske erneut erscheinen Dort befindet sich noch zus tzlich zu dieser Hilfe Anleitung ein weiterer Hilfe Hinweis den Sie durch Klicken auf den dort befindlichen Hilfe Button sichtbar machen Hier werden Sie noch einmal auf einige Wichtigkeiten im Zusammenhang mit dem Verwenden dieser Zus Text Routine aufmerksam gemacht Klicken Sie jetzt den obersten Begriff an und Klicken Sie dann auf das OK Sie kommen zur ck zur Erfass Maske und die eingegebene Zeit wurde mit dem gew hlten Zus Text in die Protokoll Zeile und nat rlich auch in das Programm bernommen Wiederholen Sie bei stundenweise weitergerechneter
11. CR Taste was dann so viel wie Carriage Return Taste hei t und an die gute alte Schreibmaschine erinnert und Wagenr cklauftaste hei t Die Funktion der Enter Taste kann von Programm zu Programm auch auf andere Tasten verlagert sein Bei der Maus bernimmt in der Regel die linke Maustaste die Funktion der Entertaste wobei dann aber der Mauszeiger erst auf ein Eingabe Control gef hrt werden mu das entweder den Focus schon hat oder durch Dr cken der linken Maustaste erh lt ERFASSEN Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 168 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Nennen wir den zentralen Eingabevorgang bei dem Sie die einzelnen Zeilen von einer Stechkarte in dieses Programmsystem bertragen Wir haben diesen Eingabevorgang so einfach wie m glich gestaltet Sie k nnen ohne Maus nur ber die Nummerntastatur arbeiten wobei Sie immer statt z B 14 50 nur die vier Zahlen 1450 allerding f r 8 50 auch 0850 eingeben Ohne den zus tzlichen Griff zur Maus geht die Eingabe wesentlich schneller Ein Eingabesatz besteht aus dem Teil EIN Zeit und dem Teil AUS Zeit Der Cursor springt automatisch nach Eingabe der vierten EIN Zeit Ziffer auf das Folgefeld der AUS Zeit Ist auch dort die vierte Ziffer geschrieben wandert der Cursor jetzt Focus genannt zum OK Knopf der dann aktiviert ist soda Sie somit nach Eingabe der letzten Ziffer im AUS Feld sofort die Enter Eingabe Taste dr cken k nnen Dan
12. Dienstplan angesetzt ist aber vom einen oder anderen Mitarbeiter entweder gar nicht oder nur v llig versetzt in Anspruch genommen wird Zus tzlich gibt es Situationen da dringende Liefertermine eine gesamte Pause von z B einer Stunde v llig unm glich machen und der als Konsequenz daraus kontrollierte fr here Feierabend ebenfalls h chst unwahrscheinlich ist Oder nehmen Sie die Zahnarztpraxis mit dem Schmerzpatienten der nun gerade vor der Mittagspause erscheint und sofort behandelt werden mu F r diesen besonderen Fall wurde eine M glichkeit geschaffen den automatischen Pausenabzug ganz zu unterdr cken Diese Einstellung k nnen Sie auf der gleichen Einstellungsseite vornehmen auf der das Vorplanstempeln geregelt wird Aber die logische und auch zwingende Konsequenz ist da in dem Moment wenn ein Mitarbeiter f r eine Pause den Betrieb verl t oder sich f r eine Pause hinsetzt er f r diese Zeit auch per Zeitkontrolle ehrlicherweise Aus und dann wieder Ein stempelt Dieser Umstand der also das Prinzip Ehrlichkeit in den Vordergrund r ckt war letztlich der Grund daf r den automatischen Pausenabzug nicht unterbinden zu k nnen Es wird also hier von betrieblicher Seite n tig sein sporadisch entsprechende Kontrollen durchzuf hren Gleichzeitig aber mu daf r gesorgt werden das das Ausstempeln w hrend der Pause nat rlich v llig frei sein mu um nicht in Konflikt mit den Pausenzeiten zu geraten In der Rubrik Ste
13. Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 14 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 2 des Programms Vor den drei oben benannten Einrichtungen m ssen Sie zu allererst folgende Themen kl ren Einstellungen a Ihre internen Firmendaten und Stundenvorgaben f r eine X Tage Woche f r die ganze Firma vorgeben b Ab wann gilt Nachtschicht wollen Sie Zeitkonten f hren u v m Feiertagskalendarium a beschaffen Sie sich einen aktuellen Kalender und tragen unter Feiertage das ist das Kalenderblatt im Hauptmen die f r Ihre Region bzw f r Ihr Land g ltigen Feiertage ein Hilfe in der Maske ber F1 Zeitrahmen a Sie m ssen f r den aktuellen Zeitraum der gerade kalenderm ig und auch in Ihrem Computer aktuell ist den Zeitrahmen f r die Stempelverwaltung vorgeben Das geschieht im Haupmen unter dem Icon mit dem kleinen Computer mit dem Wort IN b auch zum Testen denn wenn hier von dem Zeitpunkt der Lieferung ein nicht aktueller Zeitrahmen vorgegeben ist finden Sie Ihre testweise gestempelten Zeitdaten nicht wieder die in einer Zweitdatei auflaufen was aber nicht sofort ersichtlich ist Da im Rahmen der Programm nderung auch die Datenbankstruktur ver ndert worden ist mu te auch das Erfa programm ver ndert werden Bei einem Update werden alle alten Daten aus Ihrem alten Programm bernommen und die Teilzeitbesch ftigten sofern Sie solche schon jetzt auf Ihre Art verwalten
14. Spalten gelassen werden Machen Sie sich also vorher ein handschriftliches Konzept welche Feiertage zum Eintrag kommen sollen 5 2 Feiertage Kalender ndern Zum ndern eines bereits bestehenden Datensatzes m ssen Sie den zum ndern vorgesehenen Datensatz auf dem Bildschirm sichtbar machen In diesem Zusammenhang verweisen wir auf die Bemerkungen die wir unter BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI ausgef hrt hatten Bitte lesen Sie dort noch einmal nach Haben Sie den Datensatz den Sie ndern wollen auf dem Bildschirm so ist die Vorgehensweise genau gleich wie beim Anlegen eines neuen Satzes Lediglich wird kein neuer Satz zur Verf gung gestellt und Sie brauchen wahrscheinlich die aller erste Eintragung bei der automatisch das Kalenderjahr eingef gt wird nicht noch einmal zu machen Lesen Sie bitte noch einmal bei Neues Jahr nach um sich mit der Vorgehensweise erneut vertraut zu machen Dr cken Sie einfach hier im letzten Satz auf die Gr n markierte Schrift um direkt dorthin zu kommen Aber bitte bedenken Sie bei einer Kalender nderung die Sie m glicherweise w hrend eines Jahres durchf hren folgende wichtige Anmerkung Nehmen Sie an Sie h tten in einer katholischen Gegend den Fronleichnamstag als Feiertag vergessen anzulegen und merken das erst wenn der Abrechnungszeitraum schon begonnen hat und die ersten Buchungen angekommen sind Dann haben Sie zwei verschiedene Probleme 1 Sie m ssen diesen vergessenen Feierta
15. aussetzen Denn da erwiesenerma en die Krankenst nde in einer Woche auf Freitagen und Montagen besonders hoch waren lie zumindest den Schlu zu da hier m glicherweise der eine oder andere Mitarbeiter sein Zipperlein zur angenehmen Verl ngerung des Wochenendes benutzte Wie hei t es doch im britischen Hosenbandorden Honi soit qui mal y pense Ein Schuft also der Schlechtes dabei denkt Eines aber ist ebenfalls erwiesen jeder Arbeitsplatz der in einer Firma eingerichtet ist kostet ob dieser besetzt ist oder nicht Geld Abschreib oder sonstige Kosten f r nicht benutzte Maschinen laufen weiter Raumkosten fallen an oder Terminauftr ge die zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein m ssen m ssen mit berstundenkosten von anderen Mitarbeitern fertiggestellt werden Es gibt viele Beispiele f r weiterlaufende Kosten Demgegen ber steht keine oder eine nur verringerte Wertsch pfung des Betriebes f r diesen Arbeitsplatz Wenn also mit einer Goodwill Aktion hier eine Besserung bewirkt werden kann so sollte man es versuchen Mit unserem Programm k nnen Sie diesen Versuch verwirklichen Wir haben in einer uns befreundeten Firma diese Methode begutachten k nnen und dabei festgestellt da das System tats chlich funktioniert Nat rlich k nnen Sie keine zu gro en Erfolge erwarten denn da der eine oder andere Mitarbeiter auch einmal auf einem Freitag oder Montag wie auch sonst tats chlich unf hig Programmerweiterung der lt
16. die Nummer die in der Korrekturkarte steckt Sollten Sie das vorhaben so bitten wir um Ihre entsprechende Anfrage Im Programm ZEIT TOUCH ist oben in der Kopfzeile ein Programmeintrag Netzwerk angegeben der Ihnen dann weiterhilft Dort k nnen Sie unter Verwendung der Korrekturkarten Nummer damit kein Unfug gemacht wird jeden beliebigen Zugriffspfad zu der gemeinsamen Datenbank einstellen Auf diese Weise k nnten Sie auf jedem individuellen Arbeitsplatz die Anwesenheit jedes einzelnen Mitarbeiters signalisieren lassen und gleichzeitig auch eine Zeitkontrolle mit allen Vorteilen durchf hren 9 16 Automatische Zeiterfassung Und Zusatzmodul ZEIT TOUCH Hiermit ist gemeint da nicht mehr Stechkarten als Eingabemedium gelten die dann sp ter im B ro in m hseliger Rechenarbeit unter Zugrundelegung der verschiedensten Kriterien ausgewertet werden mu ten sondern da der Mitarbeiter statt der Stechkarte eine Barcodekarte oder Magnetkarte durch ein entsprechendes Leseger t durchziehen kann W hrend dieses Buchungsvorganges wird ein Datensatz erzeugt der sowohl die Personalnummer das Datum und die Zeit der Buchung festh lt Es wird unterschieden zwischen einem Kommen Satz und einem Gehen Satz Ist es ein Gehen Satz so wird die Differenz zum Kommen Satz berechnet und der Zeitsaldo der beiden Zeiten steht fest Je nach dem welche Anforderungen an ein Berechnungssystem gestellt werden und was ein Berechnungssys
17. die wirklich nicht erarbeitet wurden mu diese Zeit aus einem evtl Zeitguthaben per Entnahmebuchung wie blich ber Zus Text als Zeit Ver gebucht werden Siehe dazu unter Zeitkonto 2 verschiedene Betrachtungsweisen bezahlte Stunden oder Monatsgehalt Geschieht das nicht gibt es keine Kontrolle dar ber diese nicht erbrachten Zeiten dieses Abrechnungszeitraums zu einem sp teren Zeitpunkt zu ermitteln da es keine automatische Abbuchung bei Minuszeiten gibt Siehe hierzu auch Zeitkonto Hat der Betreffende Mitarbeiter berhaupt kein Guthaben mehr darf auch keine zeitliche Entnahmebuchung gemacht werden In diesem Fall mu im Stammsatz dieses Mitarbeiters nachdem alle Abschlu arbeiten erledigt sind dieser Minusbetrag an Stunden als Minuswert in das Zeitkonto eingetragen bzw einem m glicherweise bereits vorhandenen Minusbestand hinzugerechnet werden lt gt Pr fen ob die Feiertage dieses Zeitraums oben links richtig eingetragen wurden lt gt Wenn alle diese Pr fungen OK sind dann folgende Ausdrucke anfertigen 1 Ausdruck des Ausf hrlichen Protokolls aller Mitarbeiter das in Ihren Unterlagen verbleibt aber dem Mitarbeiter zur R ckkontrolle vorgelegt werden kann 2 Ausdruck aller Auswertungen mit den erarbeiteten Stunden f r die Ubernahme in die Lohnbuchhaltung Zweifach 1x f r die eigenen Unterlagen und 1 x f r den Mitarbeiter lt gt Wenn Sie Ihre Statistik mit echten Lohnzahlen fahren wollen was si
18. fertig 8 2 Abschlu arbeiten Checkliste kurz gt Ausdruck des gerade aktuellen Zeitrahmens gt Stundenlohn Betr ge evtl wieder auf Null gt Anzeige der Druckaufbereitung Protokoll einfach gt Pr fen tageweise Abwesenheit gt Anzeige der Druckaufbereitung ausf hrliches Protokoll gt Pr fen von stundenweiser Abwesenheit gt ggf R cksprache mit dem Mitarbeiter gt Tats chliche Minusstunden richtig behandeln gt Korrekturen nachbuchen gt AUSWERTUNGEN und START gt Auswertungsdrucke nacheinander anzeigen gt Pr fen ob Feiertage richtig angegeben wurden gt Sind alle diese Pr fungen OK_ Ausdruck des Ausf hrlichen Protokolls Ausdruck aller Auswertungen gt Statistik mit echten Lohnzahlen gt Zur ck zu Auswertungen und erneut fahren gt Updates f r alle Statistiken gt Wieder die Lohnbetr ge auf Null bringen gt Zeitraum in g ltiges Sicherungs Verzeichnis sichern gt Besonderheit 1 neuer Mitarbeiter gt Besonderheit 2 Mitarbeiter hat aufgeh rt gt Zeits tze werden jetzt ber Korrekturen herausgel scht gt Personalstammsatz Termin des Ausscheidens gt Neuen Zeitrahmen festlegen gt Neue Datens tze in der Datei Zeiten angekommen ANAAAAAAAAAAD AA N A NK AN N IM irma DUVE Soft Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 113 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 3 AUSWERTUNGEN Diese liefern Ihnen s mtliche Wert
19. klicken und beabsichtigen die Schichtbezeichnung zu ndern m ssen Sie um das rechte Dropdown mit Leben zu f llen jedes mal zuerst die linke Abteilungsbezeichnung noch einmal anw hlen damit berhaupt die dazugeh renden Schichtdienstbezeichnungen bereitgestellt werden Wollen Sie einen Plan g nzlich l schen so klicken Sie auf Plan l schen und der gerade angezeigte Plan verschwindet von Ihrem System Genau die selbe Vorgehensweise halten Sie auch Bei Teilzeit Arbeit ein Die einzige Ausnahme ist da Sie am Ende Ihrer Zeiteingaben eine Berechnung erhalten die nat rlich in diesem Fall aller Wahrscheinlichkeit nach berhaupt nicht mit Ihrer Vorgabe in den Einstellungen konform sein kann was aber in diesem Fall ja ausdr cklich gew nscht ist Trotzdem erhalten Sie die schon genannte Warnmeldung worauf Sie aber bei der Frage Ja f r ndern und Nein f r nicht ndern hier mit NEIN also f r nicht ndern antworten Bei einem Mitarbeiter der nach diesem Plan arbeitet wird aufgrund des Merkers im Personenstammsatz bei der Gesamtabrechnung nicht die Standardvorgabe aus den Einstellungen herangezogen sondern die individuelle Vorgabe aus dem Personenstammsatz wozu wir im Anschlu bei der Behandlung der Personalstamms tze noch kommen Der Dienstplan f r eine Kurzzeitabteilung wird sp ter nur dadurch als solcher gekennzeichnet da genau dieser Plan bei dem Teilzeitbesch ftigten zugewiesen wird und f r die
20. llend dargestellt reicht ein Prozentsatz von 30 bis 25 Im anderen Fall m ssen Sie das selber ausprobieren Bitte beachten Sie aber da bei mehreren Verkleinerungsstufen die Bildqualit t leidet Verkleinern in einem Schritt ist wesentlich besser Bitte selber versuchen 4 Nachdem nun das Bild in der Gr e Ihren Vorstellungen entspricht gehen Sie wieder oben in das Paintmen und klicken dort auf Bearbeiten Alles markieren Hierdurch wird eine gestrichelte Umrandung angezeigt und der Cursor ver ndert sein Aussehen in ein Verschiebewerkzeug 5 Klicken Sie jetzt oben im Paintmen noch einmal auf Bearbeiten jetzt aber auf Kopieren 6 Dr cken Sie jetzt auf Ihrer Tastatur auf die kleine Windows Starttaste damit die Fu zeile angezeigt wird Dort klicken Sie auf das Icon mit ZEITEXPLUS damit das Programm wieder aktiviert ist und erscheint 7 ber Suchen holen Sie den Stammsatz zu dem Sie das Bild einf gen wollen Klicken Sie jetzt auf Andern und dann sofort anschlie end auf die unten rechts befindliche leicht gelb get nte Fl che f r das Bild Das ber Kopieren vom Paint Programm in die Zwischenablage bernommene Bild wird nun dort eingesetzt Fertig Auf die gleiche Weise setzen Sie alle Bilder in die Stamms tze ein 1 3 Drucken einer Barcodekarte f r die Anwahl der Personalnummer F r dieses Thema bedarf es einer einmaligen vorherigen Internetaktion Haben Sie keinen Internetzugang so m ssen Sie
21. m ssen Sie diese dann nach den neuen Kriterien ndern oder neu einrichten Das alte ZEITEXPLUS und das Neue ZEIT EX PLUS Programm ist mit einer Komponente der anderen Version nicht lauff hig Also Zeit EX l uft nur mit Zeit Touch und ZEIT EX PLUS l uft nur mit ZEIT TOUCH PLUS Hierbei ergibt sich eine f r Sie m glicherweise wichtige Frage die wir unter dem folgenden Thema behandeln das Sie von hier aus anklicken k nnen Was geschieht mit den alten Sicherungsdateien Das aber betrifft nur Update Kunden Wenn Sie jetzt weiterschalten wollen so klicken Sie oben auf die Links die unter 1 2 und 3 angegeben sind 1 2 Ein Foto des Mitarbeiters im Stammsatz Ein Foto des Mitarbeiters im Stammsatz zu haben hilft der innerbetrieblichen Kommunikation Denken Sie an z B neue Mitarbeiter die noch nicht allen bekannt sind oder aber auch neue Mitarbeiter in der Verwaltung die das Personal noch nicht kennen Ein Bild kl rt sofort jede Situation Das Bildformat ist einmal vorgegeben mit der Gr e und in der Art des Bildformats Da das unter Windows auf jedem Rechner vorhandene kleine aber sehr hilfreiche PAINT Programm f r diesen Eintragungszweck ben tigt wird sind hier nur die beiden Bildformate von XYZ BMP das sog Bitmap Format oder XYZ jpg das etwas platzsparendere JEYPEG Format gefragt Das Einbringen eines Bildes ist denkbar einfach Ein Bild in einem der Formate sollte nat rlich auf Ihrem Rechner vorhanden sein
22. man es individuell nicht jedem Mitarbeiter recht machen kann wenn unterschiedlichste Bedingungen vorherrschen Sehen Sie sich bitte einmal die nachfolgend eingeblendeten EXEL Charts an die wir bezeichnenderweise PLANSPIELCHEN genannt haben Die magentafarbenen Linien bilden die vorgesehenen Wochentage dar an denen eine Teilzeitbesch ftigung vorgesehen war Zu Testzwecken wurden hier in den verschiedenen Monaten innerhalb der verschiedenen Wochen unterschiedliche Tage gew hlt surrsnedussansenuhsnwusunehehnsenasahunsmenneennnsunuchunsansusherunssenchenssennsbmesonnscdhncnssmmFenmesen TE BEE BEE SIE een Aa A AF omm mmmlm senka munia zuni E eE T Beispiel Juni 2007 bei Zeitarbeit von 4 Tagen die Woche a Tauo De alas ES VE EEE 4 i De e L T amen un mafas malma saan una E snnels BETT EET WE 7TSMo MDR Trouan J M O mi nnEE m nEn Wie Sie sehen haben wir einmal verschiedene Modelle durchgeplant In diesem Mai und Juni haben wir mal trotz immer gleichm iger 4 Tage Teilzeitarbeit mal 19 mal 18 und im Juni entsprechend des 30 Tage Monats 16 oder 17 Tage Wenn Sie aber nun evtl mehrere Dienstpl ne einrichten und dann mit diesen M glichkeiten von Woche zu Woche variieren dann l t sich das nicht mehr gesichert berechnen weil die M glichkeiten zu unterschiedlich sind bzw sein k nnen Haben Sie wie das folgende Bild zeigt aber nur 3 Arbeitstage geplant dann we
23. nen in dieser Abteilung genau bereinstimmen wie schon oben erw hnt und es m ssen auch hier wieder innerhalb dieser Abteilung die selben Tage allerdings z B andere als in der anderen Abteilung festgelegt werden Zugegeben das ist ein recht kompliziertes Vorgehen aber wir k nnen Ihnen versichern da es das von 1 1 Haus aus auch tats chlich ist wenn man saubere Ergebnisse haben will Da zu jeder Abteilung nun immer rein rechnerisch die gleichen Bedingungen vorliegen kann f r jede Teilzeitabteilung ein Sollstundenrahmen ermittelt werden der dann genau wir im Normalfall hier aber nur f r alle Teilzeit Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung die Berechnungsgrundlage f r die Endabrechnung bildet Zu jeder Teilzeit Abteilung wird automatisch ein Sollstundenplan erstellt der ermittelt welche Sollstunden insgesamt dann innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens der f r die ganze Firma G ltigkeit hat von dem Teilzeitbesch ftigten dieser Abteilung erbracht werden m ssen Sie vermuten ganz richtig Jede Teilzeitabteilung hat dann ihre ganz individuelle Teilzeit Sollstunden Vorgabe Diesen Sollstundenplan k nnen Sie f r jede eingerichtete Teilzeit Abteilung ausdrucken um daran nachzuweisen wie sich die Sollstunden ergeben Bitte beachten Sie da bei den dort eingesetzten Tageswerten immer Durchschnittswerte eingesetzt sind z B 3 Tage die Woche mit je 4 Stunden sind 12 Stunden in der Woche wobei aber diese 12 Stunden evtl auch
24. r diesen die Auswertung ausdrucken Wenn Sie vorher die Auswertung f r ALLE Mitarbeiter angew hlt hatten so macht das nichts denn beim zweiten ganz individuellen Berechnungslauf streng gegen ber den anderen abgegrenzt werden die vorher falsch ermiitelten und berechneten Zeitdaten f r diesen einen Mitarbeiter berschrieben und dadurch koriigiert Machn Sie einen Ausdruck zur Kontrolle bzw f r Ihre Unterlagen und f r den Mitarbeiter Erst jetzt machen Sie zuerst Ihre Datensicherung des gerade bearbeiteten Firmen Zeitraums wobei es aber aus Gr nden der Dokumentation besser ist wieder den vorherigen gesamten Zeitraum erneut einzugeben Erst jetzt fahren Sie das Personalupdate F r jeden Mitarbeiter wurde in der Auswertung aus der Menge der Zeits tze ein einziger Auswertungs Gesamtsatz erstellt so auch f r den betreffenden Mitarbeiter Die f r die Stammdaten wichtigen bertragunswerte wie Uber Minus Krank oder Urlaubsstunden werden in die Stamms tze aller Mitarbeiter bertragen und die korrekten S tze sind nun in den Stammdaten ACHTUNG Das Persupdate wie auch alle Statistik Updates d rfen Sie keinesfalls ein zweites Mal fahren lt gt Besonderheit 2 Hat ein Mitarbeiter innerhalb eines Abrechnungszeitraums aufgeh rt so sollte am Tag des Ausscheidens ber den Touchscreen EXTRAS der Betrag der aufgelaufenen berstunden festgehalten werden Gleichzeitig sollte an diesem Tag die Auswertung zu diesem Mitarbeiter ers
25. wochen Ge Wochen Ne Plan Suchen ID D I 5 n S 5 T 3 u haben Sie die M glichkeiten dazu Gehen wir einmal davon aus Sie h tten noch keinen Dienstplan angelegt und w rden nun einen Neuen Plan hinzuf gen wollen so ist klar da Sie auf 7 2 2 Dienstplan hinzuf gen kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Daraufhin wird Ihnen ein neuer leerer Plan angezeigt in dem in den Zeitfeldern nur 00 00 zu finden ist Bevor Sie aber jetzt drauflos schreiben und Ihre Zahlen eingeben will das Programm zuerst wissen f r welche Abteilung der Plan angelegt werden soll und welche Schichtbezeichnung der gerade angezeigte noch leere Plan erhalten soll Jetzt nehmen Sie Ihren Ausdruck heraus den Sie in der Abteilungsmaske ausgedruckt haben und legen fest welche Abteilungsbezeichnung Sie oben links aus dem Dropdown herausklicken wollen Dazu aber m ssen Sie zuerst einmal mit dem Cursor in das Feld gehen und dort hineinklicken Jetzt bekommen Sie alle von Ihnen angelegte Abteilungen angezeigt und k nnen die gew nschte Abteilung herausklicken Es ist wichtig hier zuerst die Abteilung links herauszuklicken und erst dann die gew nschte Schichtbezeichnung zu w hlen Warum Hier haben wir eine kleine Verbesserung angebracht denn es werden Ihnen nachdem Sie links die Abteilung gew hlt haben im rechten Dropdown f r die Schichtbezeichnungen nur die angezeigt die in
26. x 1von1 PDE alela gt den Bildschirmausschnitt bzw die Bildschirm Darstellung entsprechend vergr ern oder verkleinern Das Format des Ausdrucks ist vorgegeben und enth lt im Kopf Ihre Firmenangaben die Sie bei EINSTELLUNGEN vorgegeben haben Sie k nnen folgende 6 Druckvarianten erstellen Druck 1 mit einer Personalliste in aufsteigender Reihenfolge nach Pers Nr Druck 2 mit einer GeburtstagsListe aufsteigend nach Geburtstagen geordnet Druck 3 mit einem Personalbogen des gerade angezeigten Mitarbeiters Druck 4 mit den gleichen Personalb gen aber von allen Mitarbeitern Druck 5 mit einer sog BlancoListe die f r die Ersterfassungen hilfreich sein kann Druck 6 mit einer Urlaubsliste die f r Ihre Firmenplanung wichtig sein kann 7 3 9 Personalzahl Erweiterung Wenn Sie das Programm bzw die Lizenz daf r f r z B einen Personalstand von nur 30 Mitarbeiter erworben haben und nun pl tzlich diese Personalstandszahl berschritten wird so k nnen Sie eine Erweiterungslizenz erwerben Da Sie ja schon eine Anfangslizenz erworben haben richtet sich der nach zu entrichtende Preis nach diesem schon vorher gezahlten Preis und unserer allgemeinen Preisliste Hierbei wird der Normalpreis der jetzt verwendeten Version der Erweiterungsversion gegen bergestellt und nur der Differenzbetrag in Rechnung gestellt Eine Ausnahme allerdings wird hierbei zur Bedingung Da wir in der Vergangenheit zu Einf hrungs und Kampfpreisen besonde
27. 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 88 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Anwender also in diesem Fall entweder die Person im B ro die ber die Erfassroutine diese Daten eingibt oder der stempelnde Angestellte der seine Barcodekarte durch den Leseschlitz zieht und dann entwder auf KOMMEN oder GEHEN tippt dem System etwas helfen weil hier wegen der Kompliziertheit der Angelegenheit der richtige Dienstplan der nun letztlich genommen werden soll automatisch nicht gefunden werden kann Der Computer kann noch keine Gedanken lesen und dewegen nicht wissen ob Herr Mayer der in seinen Dienstpl nen eben solche Verh ltnisse hat nun am heutigen eigentlich auch m glichen freien Tag normal arbeitet oder ob er au er der Reihe tats chlich auf einem freien Tag einige Stunden zus tzlich mit arbeitet Im B ro kann beim Programm ZEITEXPLUS mit der F11 Taste eine andere Schicht f r diese Eingabe eingestellt werden nachdem eine entsprechende Warnung angezeigt worden ist Sehen Sie sich bitte einmal diesen vierteiliegen Dienstplan an Hier sind vier Schichten eingetragen n mlich nach der Nummer der Dienspl ne geordnet die beim Anlegen automatisch vergeben werden Sie finden Norlmaldienst Mittelschicht Nachtschicht und Fr hschicht Picken Sie sich nun z B f r den Samstag die vier verschiedenen Planzeilen heraus und Sie werden sehen da es an einem
28. 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein MI 12 00 00 00 00 00 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein DO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ge Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min 12 0 10 0 120 In der Abteilung PRAXIS Kurz16 wird ebenfalls an den Tagen MO DI und MI gearbeitet aber insgesamt statt 12 Stunden hier 16 Stunden Die Zeiten sind auch etwas anders aber im Saldo gleich Wenn Sie nun f r diese beiden Abteilungen deren Aufgabengebiete ja v llig unterschiedlich sind auch die Tage DO und FR abdecken wollen so m ssen Sie das in einer neuen Abteilung machen die Sie dann z B PRaxisKurzDF8 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 13 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 1 wenn es nur insgesamt 8 Stunden w ren bezeichnen Hier ist der Phantasie keine Grenze gesetzt Was aber wichtig ist und unbedingt eingehalten werden mu so hoffen wir haben wir vermitteln k nnen 08 Praxis Kurz 16 Mittelschicht Nein MO 12 00 00 00 00 00 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein D 12 00 00 00 00 00 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein MI 12 00 00 00 00 00 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein DO 11 00 00 00 00 00 00 00 00 00 15 00 04 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00
29. 1 aus Gleichzeitig aber wird sp ter bei der Verarbeitung der erfassten EIN Zeit und AUS Zeit S tze diese Kennziffer zur Ermittlung von Nachtschichtzeiten herangezogen Ansonsten bleibt der Inhalt dieser Felder auf 0 Eine andere Warnung als diese 0 oder 1 kommt nicht Sie m ssen hier selber darauf achten da der tats chliche Sachverhalt richtig angegeben ist Das Programm kann das leider nicht selber absch tzen Zu 4 Unterhalb des zuletzt besprochenen Bereichs finden Sie die Summierungen zu den Tagess tzen von Gesamt Zeit Pausen Zeit und Netto Zeit Ist diese Gesamtzeit nicht identisch mit der Angabe ber die vorgegebene Wochenzeit ganz oben so wird eine Warnung ausgegeben Sie k nnen dann diese Zeitdifferenz entweder akzeptieren oder nicht Das k nnte dann evtl n tig sein wenn Sie in Ihrer Firma in verschiedenen Schichten unterschiedliche Dienstzeiten haben aber im Wochendurchschnitt dann den Vorgegebenen Wert wieder erreichen Hierbei ist allerdings zu beachten da ein Monat ja nicht genau 4 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 81 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Wochen hat und es zu kleinen Differenzen kommen kann wenn es um die Errechnung von Uberstunden geht Hier m ssen Sie solche Zeitverl ufe austesten Wie schon erw hnt orientieren sich die Uberstunden nicht am Dienstplan sondern am durchschnittlichen Tagessatz und am kalenderm igen Stundensoll das von Mo
30. 18 Sonst Abw Std 19 Abw in v Fa 20 NachtStd 21 Aufw f N Aufschl 22 Aufschl in v Fa 23 berstd 24 Betrag Ub Aufschlg 25 Aufschl in v Fa 26 Std mit Aufschl 27 Betrag des Aufschl 28 Aufschl in v Fa 29 AbendStd 30 Abendaufschl 31 Abenauf in v Fa 32 Sonn FT Arb Std 33 Sonn FT Betrag 34 Betrag in v Fa Aus der Maske f r die statistischen Daten der Abteilungen k nnen Sie in die anderen Statistik Masken kommen indem Sie die entsprechenden Buttons im unteren Bereich anklicken Ebenso k nnen Sie auch von hier aus wieder zur ck zum Hauptmen oder zur Hauptmaske der Statistik kommen indem Sie auf den Button 565875 gt gt 437058 f 7793 17 klicken Zur Personal Statistik Zur Firmen Statistik Dr cken Sie auf eines der Buttons mit dem Drucker Symbol so k nnen Sie sich hier die entsprechenden Ausdrucke sowohl ansehen wie auch ausdrucken lassen Hierbei k nnen Sie entweder anw hlen Druck f angeg Zeitraum f r alle Abtlg Listendruck nach Abtlg sortiert f r alle Zeitr ume Druck f angeg Zeitraum f r diese Abtlg oder Listendruck nach Zeitraum sortiert f r alle Abtlg Beim Anw hlen S tze anzeigen ffnet sich eine Maske mit der Anzeige aller vorhandenen S tze Lesen Sie ggf noch einmal nach bei Bewegen innerhalb einer Datei wenn Sie hierzu weitere Informationen suchen 10 5 Statistische Auswertung Personaldaten Die Personal Statistik bietet Ihnen die M glichkeit de
31. 2330 155 235 0 8 88 10 07 2004 Sa 01210 SamstaoStd 11530 20 00 155 al ol o0 45 89 0 07 2004 5a Mittelschicht 20 00 103 00 20 27 0 7 10 01210 Unsere Vorgaben waren immer ungef hr die Zeiten wie diese in den Dienstpl nen eingetragen waren Aber wie Sie sehen tauchen an den verschiedenen Tagen auf einem MO oder DI die Schichtbezeichnungen Mittelschicht oder Normaldienst gar nicht auf w hrend am SA und SO die Schichtbezeichnungen Fr hschicht und Nachtschicht fehlen Sehen Sie sich nun die Dienstpl ne an so werden Sie die Erkl rung finden An diesen Tagen zeigen diese Schichtbezeichnungen bei den Zeitangaben immer 00 00 an An diesen Tagen kann aber sehr wohl eine Freie Tage Zeit eingegeben werden An diesen Tagen taucht auf dem Bildschirm die Abfrage auf wie oben schon angegeben Rot unterlegt Ja ich habe heute an meinem Freien Tag gearbeitet oder Gr n unterlegt Nein ich habe heute wie auf meinem normalen Arbeitstag gearbeitet Bleibt noch die Frage zu kl ren warum an den blauen Tagen MI DO FR an denen ja alle Pl ne vorhanden w ren trotzdem beim Arbeitsbeginn von 05 00 oder 08 30 nicht in Fr hschicht und Normaldienst unterschieden wird Hier liegen die Zeiten zu eng zusammen soda der Einsprungpunkt nicht sauber Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 93 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung berechnet werden kann Die bei
32. 9 Datenbank Reorganisation Wenn Sie Besitzer des Microsoft Access Programms sind so empfiehlt sich ab und zu auch einmal eine Komprimierung Dabei werden evtl existierende Dateifragmente die verteilt auf Ihrer Festplatte angeordnet sein k nnen wieder zusammengef hrt Achten Sie aber darauf da nach erfolgter Komprimierung Ihre urspr ngliche Datei Bezeichnung wieder im richtigen Verzeichnis steht da es sonst zum Programmabbruch kommt Einige Dateien haben sog Z hlfelder die mit jeder Eingabe weiterz hlen und m glicherweise irgendwann einmal an ein Ende kommen k nnten Auch f r diesen Fall eignet sich eine Zwischendurchkomprimierung bestens dazu hier wieder neue Anfangswerte zu setzen sofern Sie eine Datei inhaltlich v llig gel scht haben Microsoft schreibt in der Hilfe zu diesem Thema selber ich zitiere Wenn Sie am Ende einer Tabelle die ber ein Z hlerfeld verf gt Datens tze l schen erh ht Microsoft Access beim Komprimieren der Datenbank den n chsten Z hlerwert gegen ber dem letzten nicht gel schten Z hlerwert um 1 Das aber bedeutet da wenn alle S tze gel scht wurden der n chste Wert auf 1 n mlich O plus 1 gesetzt wird Ohne Komprimierung bleibt der alte Letzt Wert erhalten und Access z hlt weiter Auch wenn eine Datei inhaltlich nicht v llig gel scht wird bleibt der Z hlwert auf dem alten Stand plus 1 Inhaltlich l schen d rfen Sie aber nur Ihre Bewegungsdaten Dazu geh ren Die D
33. Allerdings sind in diesen beiden Werten alle anderen Werte enthalten Nehmen wir an Sie h tten bei einem Mitarbeiter 2 Kranktage eingegeben so w rde in dieser Aufstellung hier dieser Wert sowohl bei der Aufstellung der Kranktage wie aber auch bei dieser Aufstellung mit je 2 genannt werden Auch diese beiden Werte werden beim Updaten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 120 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung des Personenstammsatzes dorthin bernommen Diese beiden Werte zeigen ebenfalls den Stand der aktuellen Auswertung der mit dem Wert aus dem Stammsatz addiert wurde Diese Werte hielten wir f r sinnvoll weil bei der statistischen Auswertung der verschiedenen Abteilungen es m glicherweise schon f r den Produktionsablauf eine Rolle spielen kann ob eine Abteilung aus welchen Gr nden auch immer h here Abwesenheitszeiten zu verbuchen hat als eine andere Abteilung Eine andere Wertung also beispielsweise disziplinarischer oder moralischer Art kann schon deswegen nicht vorgenommen werden weil die Gr nde f r die Abwesenheit ja auch z B bei einer Schulung oder bei einer Gesch ftsreise f r die Firma durchaus wichtig sein k nnen daf r aber in der entsprechenden Abteilung unerledigte Arbeit zwangsl ufig liegen bleibt Block 10 In Block 10 werden die gesammelten berstunden als aufaddierte Zeiten in einem Zeitkonto ausgedruckt Zum Thema Zeitkonten und deren Verrechnung sehen Sie bitte na
34. Computerkenntnisse so sollten Sie besser einen in diesen Dingen erfahrenen Kollegen fragen bevor Sie irgendwelche Ver nderungen L schungen usw vornehmen Wie die Daten aus dem PROX Terminal nach Times ex bernommen werden lesen Sie in der Hilfe zum Terminal Programm TIMES IN wo auch Tricks gezeigt werden wie man per Computer in das Terminal hineinkommt oder z B Botschaften am Display anzeigen lassen kann wenn ein bestimmter Mitarbeiter seine Karte durchzieht und diese Botschaft erhalten soll 9 12 Netzwerkumgebung Wenn Sie in Ihrer Firma mit einem Netzwerk arbeiten so werden Sie die Datenbank auf einen Server legen wollen auf den Sie von anderen Workstations aus zugreifen k nnen Das ist nat rlich grunds tzlich m glich aber in unserem Fall gar nicht n tig Das Programm ZEITEXPLUS arbeitet in dieser Version mit einem Touchscreen Panel PC oder jedenfalls mit einem autonomen Computer mit Touchscreen ber den die Eingaben gemacht werden Da dieser Zugangscomputer ein vollwertiger Computer ist auf dem gen gend Kapazit ten vorhanden sind ist dieser Computer f r Ihr Zeitsystem bereits Ihr Server Diesen Computer m ssen Sie in Ihr Netzwerk einbinden und ihm einen Zugriffs Buchstaben zuweisen Voraussetzung ist da die Datenstruktur genau nach diesem Schema angelegt wird Bei der Erstinstallation haben Sie normalerweise die Struktur die wir Ihnen in der auf der CD befindlichen Datei Readme2 txt erl utert haben Drucke
35. Der Block 7 hat 5 verschiedene Kolumnen in denen folgende Werte angegeben sind Kolumne 1 Angabe der Stunden die f r die ang Kategorie angefallen sind Kolumne 2 Netto Ergebnis von Std x Stundenlohn Kolumne 3 Angabe des Prozentsatzes f r Auf oder Abschlag Kolumne 4 Betrag dieses Wertes in Landesw hrung Kolumne 5 Ergebnis von Wert aus Kol 2 Kol 4 oder minus Da Normalstunden ohne Aufschlag berechnet werden fehlt dort Kol 3 Bei den bezahlten Feiertagen gilt das Gleiche Bei Uberstunden aber ist zu beachten da die Basis Stunden ja schon in den Normalstunden enthalten sind und der Grundlohn dort schon berechnet wurde Deswegen finden Sie unter 7 11 die Anzahl der Uberstunden unter Kolumne 1 unter Kol 2 den Geldbetrag Stunden x Stundenlohn daneben den Aufschlagsprozentsatz und ganz rechts unter Kol 5 nur den Geldbetrag des Aufschlages der der Gesamtwertung hinzugerechnet wird Bei den bezahlten Abwesenheitszeiten in 7 13 und 7 14 gibt s es ebenfalls keine Aufschl ge Die Anwesenheits Pr mie bezieht sich auf die Stundenzahl aller geleisteten Anwesenheitsstunden In Kol 2 ist der Pr mienbetrag aus Ihren Einstellungen wiedergegeben In Kol 3 wird der errechnete Prozentsatz angegeben um den dieser Pr mienbetrag reduziert wird Das Ergebnis daraus ist unter Kol 4 angegeben und unter Kol 5 haben Sie dann das Endergebnis von Kol 1 x Betrag aus Kol 4 was bei 100 Abzug z B Null w re Zu Beginn des Jahres 1997 war das Problem des A
36. Diese Eingrenzung kann bei einigen Ausdrucken n tig werden weil manchmal das Druckprogramm unter bestimmten Seitenzust nden am Dateiende nochmals eine neue Seite zum Druck freigibt bei der dann nur noch der Kopfbereich ausgedruckt wird alles brige aber leer ist Wenn Sie sich jeweils zur letzten Seite in Ihrer Anzeige bewegen Taste rechts mit dem Dreieckspfeil und der vertikalen Linie und diese leere Seite entdecken so klammern Sie diese Seite einfach beim Ausdruck aus und sie wird nicht unn tigerweise mit ausgedruckt Also statt Drucken Seite 1 bis 15 Drucken Seite 1 bis 14 z B Wollen Sie sich hier in diesem Hilfeprogramm eine bersicht ber alle m glichen Ausdrucke verschaffen so dr cken Sie oben auf Suchen um in den Index oder das Inhaltsverzeichnis zu kommen Dort unter dem Buchstaben D den Sie eingeben k nnen finden Sie das Wort Druck Darunter eine Stelle nach Rechts einger ckt finden Sie diese Auflistung Bei der Anwahl von Drucken f r die Auswertungen bietet Ihnen das Programm bereits eine Vorw hlm glichkeit entweder nur f r einen den angezeigten Mitarbeiter oder f r alle Mitarbeiter diese Auswertung ausdrucken zu lassen 9 3 L SCHEN Was alles kann gel scht werden Beim L schen von Datens tzen oder Eingaben innerhalb des Programms gibt es folgende L schbereiche nnerhalb der Stamms tze nnerhalb der Korrekturen nnerhalb der Eingabe der Zeiterfassung und nnerhalb der Statistiken 1 1 2
37. Ein Und Aus Felder befinden sich drei Kontrollzeilen In der obersten ist jetzt Ihr Datensatz dokumentiert und zwar mit der Personalnummer dem Datum wie der Ein und der Aus Zeit Der Cursor steht schon wieder im Ein Feld und wartet auf Ihre n chste Eingabe Dr cken Sie jetzt einmal auf die F12 Taste und Sie werden sehen da das Datum einen Tag weiterspringt Der angezeigte Wochentag sollte jetzt ein Dienstag sein sofern Ihr erster Kalendertag als Montag eingestellt war Geben Sie jetzt statt des normalen Dienstplan Beginns It Dienstplan eine Zeit ein die ca 4 Stunden und 20 Minuten nach dem normalen Beginn liegt Die Ende Zeit kann wieder die Dienstplan Ende Zeit sein Dr cken Sie die Enter Taste und Sie erhalten eine Warnung Durch die wesentlich sp tere Einstempelzeit als die Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 28 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung vorgesehene Dienstplan Beginn Zeit wird angenommen da Sie evtl vergessen haben einen sp ter beginnenden Dienstplan einzuwechseln Antworten Sie hier sinngem da Sie Ihre Eingabe korrigieren wollen und tun Sie das Geben Sie also eine Zeit analog zur Dienstplan Beginnzeit ein Damit ist auch der zweite Satz eingegeben Bei der Eingabe ber den Touchscreen ist durch eine komplizierte Rasterfahndung sichergestellt da die eingegebene Zeit jeweils zu dem sinnvoll am n chsten liegenden Dienstplan springt Nehmen wir an Sie h
38. Erfassung vergessen weil Ihnen diese m glicherweise durch einen Windsto vom Tisch flog und Sie es nicht bemerkten da das Programm das ebenfalls nicht bemerken w rde Der betreffende Mitarbeiter merkt es aber mit Sicherheit Leider erst etwas sp ter Bevor Sie also Ihre abschlie enden Updates und Statistiken fahren m ssen Sie wirklich ganz sicher sein da keine Fehler mehr bestehen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 105 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Das letzte Feld 28 Bemerkungen bietet Ihnen die M glichkeit Interna zu speichern Hier k nnen Sie Verhaltensweisen o speichern verschickte Abmahnungen o festhalten Allerdings m ssen Sie sich kurz fassen denn das Feld enth lt h chstens 60 Stellen Hier k nnen Sie den Stundenlohn zwischenspeichern wenn Sie nur f r statistische Zwecke immer kurzfristig den Stundenlohn f r eine Auswertung eingeben wollen dann haben Sie es einfacher diesen von irgendwo herzuleiten Ganz oben rechts wird eine interne Satznummer angezeigt die f r Sie ohne Bedeutung ist Diese Zahl hilft Ihnen aber bei der Beurteilung wie viele Stamms tze Sie angelegt haben Zu diesem Zweck sollten Sie zu Beginn Ihrer Arbeiten diese Zahl die nicht bei Null beginnt notieren und dann entsprechend hochrechnen Achtung Beim L schen eines Datensatzes wird weitergez hlt was zu ber cksichtigen ist Bei der Neuanlage eines Stammsatzes ist ein Abbru
39. Feiertage ber das Jahr verteilt auf verschiedene Wochentage fallen ergibt sich im Durchschnitt weitestgehendst ein automatischer Ausgleich und der Grundsatz gleiches Recht f r alle bleibt ausreichend gewahrt Ist aber in einem Dienstplan eines Mitarbeiters z B der Montag als Freier Tag eingetragen der Sonntag aber als normaler Arbeitstag so w rde dieser Mitarbeiter Pfingst Montag oder Oster Montag nicht als Feiertag gewertet bekommen dagegen aber den entsprechenden Sonntag Auch hier gleicht sich das den anderen Mitarbeitern gegen ber wieder aus 4 4 Einstellungen Auf und Abschl ge berstd etc Wie bereits erw hnt m ssen Sie vor dem Versuch nderungen einzugeben auch hier wieder zuerst das Kontroll Element ndern dr cken das dann seine Aufschrift in OK ndert Diese vierte Registerkarte erscheint auf den ersten Blick etwas kompliziert was aber beim n heren Hinsehen und auch in Wirklichkeit nicht der Fall ist Bedauerlicherweise werden allerdings hier bereits von Ihnen Entscheidungen verlangt die Sie eigentlich beim ersten Einrichten des Programms noch nicht treffen k nnen da Ihnen aus anderen Bereichen die Kenntnisse bisher noch nicht vermittelt worden sind Wir unterteilen daher zur besseren Erl uterung die Bildschirmmaske der Registerkarte 4 in drei Bereiche die jede f r sich erkl rt wird Dr cken Sie dazu auf folgende Eintr ge Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 34 ZEIT EX
40. Hilfe darstellen Bei den Abteilungen haben Sie zudem noch die M glichkeit evtl Schwachstellen innerhalb der verschiedenen Abteilungen beim Vergleich der Abteilungswerte untereinander aufzudecken Die Angaben beziehen sich entweder auf die diversen Zahlungsbelastungen insgesamt auf die verschiedenen Stunden Aufwendungen bzw angefallenen Stunden und auf den jeweiligen prozentualen Anteil zum entsprechenden Gesamtwert der Firma All das nat rlich nur wenn Sie mit richtigen Geldwerten arbeiten Lesen Sie hierzu ggf noch einmal nach unter Statistische Auswertung Firmendaten Dort wo mit Aufschl gen gerechnet wird werden nur diese gezahlten Aufschl ge ber cksichtigt und nicht der Gesamtbetrag also etwa Grundlohn plus Aufschlag Die Bezeichnungen sind zwar aus Platzgr nden abgek rzt aber trotzdem noch verst ndlich soda sich hier weitere Erl uterungen er brigen Zur besseren bersicht sind die Felder sowohl hier wie auch auf der Bildschirm Maske nummeriert Die Felder beinhalten die Angaben f r Abt Nr Abr Jahr Monat Abt Name Anz Mitarbeiter Bruttolohn Lohn in v Fa Durchschn Lohn Durchschn Std L Monats Soll 10 Soll in v Fa 11 Pr mienbetrag 12 Pr mie in v Fa 13 Minusstd oOoOoNODOVIP OD Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 161 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 14 Minusstd in v Fa 15 KrankStd 16 Krank in v Fa 17 EURO Lfzlg
41. Kalender k nnen Sie Ihr Datum immer wieder korrigieren Auf diese Eigenheit des Programms m chten wir besonders hinweisen weil es ggf zu Verwirrungen kommen kann Beispiel Sie wollen f r einen Mitarbeiter einen Kranktag eintragen der zuf llig auf einem Freitag liegt Da Sie eine 5 Tage Woche haben und der Samstag als Freier Tag eingetragen ist wird nun nach Ihrer Eingabe des kranken Freitags automatisch der n chste Tag angew hlt der ein Samstag ist Dort wird nun wiederum automatisch eine Warnmeldung ausgel st da es sich bei dem automatisch gew hlten Tag um den freien Tag des Mitarbeiters handelt womit aber und hierin besteht evtl die Konfusion nat rlich Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 51 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung nicht der gerade eingegebene kranke Freitag sondern der weitergew hlte Samstag gemeint ist was ja dann auch richtig ist Darauf wollten wir hinweisen Im linken Bereich sehen Sie nach Ausl sen der Taste Pers Wchsl F10 die sich ganz unten im Gr n umrandeten Eingabebereich befindet im Bereich ber dem wieder verschwundenen Kalender eine jetzt erscheinende kleine Personenauswahl Maske Hier haben Sie zwei M glichkeiten der Personenwahl Die einfachere aber langsamere ist die Suchmethode Klicken Sie auf Suchen so wird Ihnen eine Auswahlliste angezeigt aus der Sie den gew nschten Mitarbeiter herausklicken k nnen Bei geringem berschaub
42. Kapazit tem voll nutzen mu Es wird in einigen Abteilungen mehrschichtig im 24 Stunden Rhythmus gearbeitet und in einigen Abteilungen geht es auch ber das Wochende voll durch Da jeder Mitarbeiter aber auch seinen freien Tag oder seine freien Tage haben mu sind die Dienstpl ne ziemlich kompliziert und es m ssen innerhalb ein und derselben Abteilung 2 3 oder gar 4 verschiedene Dienstpl ne gefahren werden Diejenigen Mitarbeiter die ber Nacht arbeiten erhalten selbstverst ndlich ihre Aufschl ge und diese sind gem der steuerlichen Bestimmungen unterschiedlich zu behandeln und daher getrennt zu f hren Um die hohen Kosten der Lohnfortzahlung zu minimieren hat die Gesch ftsleitung ein sehr interessantes Instrument der Anwesenheits Belohnung eingef hrt und dadurch die Krankenstandsrate erheblich senken k nnen Diese Belohnung dr ckt sich in Euro und Cent aus und wenn die Abwesenheitsrate einen bestimmten Punkt berschreitet so wird diese Belohnung nach bestimmten Kriterien geschm lert oder aber ganz gestrichen Die Firma betreibt im Untergescho eine kleine Verkaufsst tte als Factory outlet wo in den Abendstunden 3 Stunden lang nach 17 30 Uhr direkt ab Werk zu g nstigeren Preisen verkauft wird Zwei der Mitarbeiter die diesen Laden f hren arbeiten normalerweise am Tag in der Firma und k nnen sich hier mit entsprechenden Abendaufschl gen etwas zus tzlich verdienen Die Firma besch ftigt knapp 50 Le
43. Korrektur f r vergessenes Ein oder Aus Stempeln sind ber den Touchscreen ganz einfach allerdings nur mit einer Korrekturkarte des Vorgesetzten m glich Insofern ist die nachfolgende Kurzeinweisung zugegebenerweise etwas wirklichkeitsfremd Trotzdem haben wir dieses Thema hier belassen denn es bildet eine gute Grundlage das Programm und seine Wirkungsweise besser zu verstehen Au erdem aber werden Sie immer auch andere Korrekturbuchungen vornehmen m ssen wobei Ihnen dann die Kenntnis des hier Gesagten zu Gute kommt Unten links neben dem roten Pfeil unterhalb des Schildes mit den roten Buchstaben dr cken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil Klicken Sie auf ein Datumsfeld des sich ffnenden Monatskalenders F r diese Testzwecke nehmen Sie bitte keinen Tag der zuf llig ein Feiertag oder ein Samstag oder Sonntag ist Nehmen Sie m glichst einen Montag damit Sie bis zum Wochen Ende bei unserem Test einige normale Eingabem glichkeiten haben Das bernommene Datum ist jetzt in das Feld im Eingabebereich Eingabe f r eingeschrieben worden Klicken Sie auf das ganz unten im Eingabebereich befindliche Kontroll Element mit der Aufschrift Pers wchsl F10 Es ffnet sich im linken Bereich eine kleine Zusatzmaske mit einem Eingabefeld Klicken Sie mit der Maus auf das Element Suchen und dann in der sich ffnenden Listbox auf den von Ihnen bzw auf einen der von Ihnen angelegten Personen Namen Jetzt ist diese Person mit einigen zu
44. NE Sie haben einen Zeitrahmen vorgegeben wenn nicht dann Abrechnungs Zeitraum und Sie befinden sich in der Erfassmaske im Anfangsstadium also gerade nachdem Sie den Abrechnungszeitraum festgelegt haben Zum Zweck dieses Blitz Kurses sollten Sie den Ersten und Letzten des aktuellen Monats angegeben haben Bei den Einstellungen sollte 60 Minuten Std eingerichtet sein Bei den Einstellungen sollte Vorplan Einstempeln als nicht erlaubt markiert sein Aber in dem Feld der Karenzzeit sollte eine 30 stehen Bei den Einstellungen sollte die M glichkeit berstunden in ein Zeitkonto einflie en zu lassen jetzt vorerst Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 21 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung einmal nicht also ohne ein H kchen aktiviert sein Bei den Einstellungen sollte die M glichkeit des automatischen Pausenabzugs realisiert sein was ohne ein H kchen der Fall ist Die Maske zeigt noch keinerlei Daten an Vorbemerkung zu diesem Thema Das Programm ZEITEXPLUS war urspr nglich als reines Eingabeprogramm f r auf Stechkarten gestempelte Werte ausgerichtet und gedacht Hieraus entwickelte sich aufgrund von Kundenw nschen allm hlich eine Version die nur noch in wenigen F llen f r Korrekturen oder Sonderzeiten wie Arztgang o manuelle Eingaben vorsieht Fast alle Personaleingaben werden direkt ber einen Touchscreen vom Personal erfa t ja selbst Stempel korrekturen wie z B
45. PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Aufruf einer Datenbank in ACCESS unter Extras bei Zugriffsrechte Datenbank Kennwort zuweisen geklickt wird Hier k nnte es jeder Begriff sein Aber eben dort darf der Kennungswert nicht eingegeben werden Da der Touchscreen auch permanent auf diese Datenbank zugreifen mu ist das Einrichten einer Kennzahl f r die StechdatP mdb daher nicht anzuraten Beide Programme ZEIT TOUCH und ZEIT EX w rden berhaupt nicht geladen werden k nnen 9 11 Verbindung zum PROX Terminal Bevor wir einen modernen Touchscreen als Eingabemedium f r die Zeiterfassung eingef hrt hatten benutzten wir ein sog PROX Terminal f r diesen Zweck Wir h tten dieses Thema hier eigentlich herausnehmen k nnen haben es aber trotzdem hier belassen denn es zeigt Ihnen mit welchen umfangreichen internen Organisationen Sie als Anwender eines solchen Terminals Ihre Schwierigkeiten hatten Das ist der eigentliche Grund warum wir diese Art der Zeiterfassung die immer noch weit verbreitet ist v llig aufgegeben haben Falls es Sie also interessiert so k nnen Sie hier weiterlesen ansonsten ignorieren Sie einfach dieses ganze Thema Bei der Verbindung mit dem PROX Terminal bzw dem bertragen der vom Personal gebuchten Zeitdaten sind einige wichtige Vorbemerkungen aufmerksam zu lesen Es ist f r die richtige Funktion dieses Zusammenspiels und eine evil Fehlerbehebung bedeutungsvoll und sollte bitte nicht
46. Plan dieser Abteilung geplante Gesamtzeit eines Tages mu absolut gleich sein d h z B immer 4 Stunden und in einer anderen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 73 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Abteilung dann z B immer 3 c Die geplanten Zeiten k nnen bei den Anfangs und Endezeiten nach Belieben wechseln m ssen aber in der Gesamtzeit immer gleich sein Fr hschicht also z B bei z B 3 5 Stunden t glich von 08 30 bis 12 00 Mittelschicht von 12 00 bis 15 30 und Sp tschicht von 15 30 bis 19 00 Uhr Jedes mal also 3 5 Std 2 Sie k nnen so viele Abteilungen anlegen wie Sie wollen Wobei das aber hypothetisch ist denn je mehr Abteilungen Sie einrichten desto un bersichtlicher wird es f r Sie 3 Benennen Sie Ihre Abteilungen aussagekr ftig um bei der Zuordnung der Mitarbeiter keine Fehler zu produzieren So k nnten Sie der gerade zuletzt genannten Abteilung z B die Bezeichnung TZ Vormontage 3 5 geben Sie haben bei Ihrer kaufm nnischen Planung alle M glichkeiten Ihre Leute ganz nach Ihren gesch ftlichen Erfordernissen einzuteilen aber das Ger st um das es hier geht verlangt da Sie wenn Sie es f r Ihre Mitarbeiter elegant und vielschichtig planen wollen die dazu notwendigen Abteilungen angelegt werden m ssen was m glicherweise dann zu einer gewissen Un bersichtlichkeit f hren kann Selbstverst ndlich kann der Mitarbeiter auch einmal zu anderen Arbeite
47. Programms ffnet sich als erstes die Uhrzeitanzeige die die Systemzeit mit Sekundenangabe zeigt In der Mitte befindet sich ein Schild mit der Aufschrift Die Zeit im Griff das sich ber den ganzen Bildschirm hinweg in alle Richtungen bewegt Dadurch ist ein Bildschirm Schoneffekt ausgel st Sie k nnen diese Maske entweder ber Ende verlassen oder aber auf das Icon Men dr cken damit Sie zum Hauptmen kommen Von dort aus k nnen Sie sofern Sie diesen Bildschirmschoner einstellen wollen durch dr cken eines kleinen Wecker Icons zu diesem Bildschirm gelangen Ein kleiner Gag der mit dem Programm als solchem nichts zu tun hat Aber halt Ganz oben oberhalb der Urzeit befindet sich eine kleine Anzeige mit dem aktuell eingestellten Pfad der in Arbeit befindlichen Datenbank Wenn Sie auf das kleine NEU klicken ffnet sich eine Maske mit der Sie eine neue Datenbank einstellen k nnen 9 15 Touchscreen und was Sie dar ber wissen sollten Zu diesem Thema ist unter der Bezeichnung Automatische Zeiterfassung einiges gesagt Hier werden die wesentlichen Vorteile die f r die Benutzung eines Touchscreens sprechen abgehandelt Die Bedienung selber ist so einfach da es keiner erkl renden Worte bedarf Voraussetzung f r die Eingabe einer Kommen oder Gehen Zeit ist nat rlich da sie die entsprechende Identifikationskarte Barcode oder Magnetstreifen zuerst durch den Leseschlitz des Leseger tes durchziehen Pro
48. Qualit t dieses Programms nach k rzester Zeit begeistert sein Sie haben ZEIT EX PLUS erworben und werden uns nach einiger Zeit zustimmen Wir begl ckw nschen Sie zu Ihrer Entscheidung Anmerkung Der Text dieses Handbuchs wurde jetzt per Juli 2007 berarbeitet und den neuen Verh ltnissen angepa t Trotzdem kann es sein da ggf noch ltere Passagen oder Bilder enthalten sind die auf die Vorg ngerversion bezug nehmen Wir bitten diesbez alich um Ihr wohlwollendes Verst ndnis Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 6 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Vorwort des Autors Dieses Programm wurde von mir entwickelt weil ich mich als langj hriger selbst ndiger Unternehmer mit vielen Angestellten selber oft dar ber ge rgert hatte da es eine derartige M glichkeit der Zeiterfassung nicht gab Ein elektronisches Zeitsystem eines namhaften Herstellers mit lesbaren Chipkarten das ich in den Jahren 1990 91 erwarb war v llig unzufriedenstellend und derart kompliziert zu handhaben so da ich nach kurzer Zeit wieder zur ck zu den bew hrten Stempelkarten kam Das teure elektronische Ger t h ngt noch heute unbenutzt an der Wand und verbreitet lediglich das Firmenimage ganz modern zu sein Nur deswegen habe ich es h ngen lassen und nicht dem Sperrm ll bergeben Die eingangs umrissenen Szenarien habe ich in der eigenen Firma zum gr ten Teil alle selber erlebt und wei dah
49. Registermaske die wie in einer Kartei verschiedene Karteikarten anzeigt die voreinander liegen und sich jeweils gegenseitig berlagern soda immer nur die jeweils oberste Karte sichtbar ist Sie w hlen die 4 verschiedenen Register indem Sie auf die am oberen Ende der Registerkarten befindlichen Register Zungen dr cken Egal auf welcher der 4 Registerkarten Sie sich befinden Sie m ssen immer bevor Sie eine Eingabe machen wollen auf das Kontroll Element Andern dr cken Die vier Registerkarten verzweigen zu folgenden Themen 1 Schicht und Abenddienst Angaben 2 Sonstige Einstellungen 3 Firmen und Wochenangaben 4 Auf und Abschl ge berstd etc 5 Firmenlogo einbinden siehe WAS IST NEU unter ZEITEXPLUS Von jeder Registerkarte aus haben Sie Zugriff auf das Kontroll Element ndern und Ende bzw Hauptmenue Vorher aber noch eine grunds tzliche Bemerkung zu den Einstellungen Da diese Einstellungen von zentraler Bedeutung f r die Berechnung der einzelnen Zeiten sind diese Berechnung aber innerhalb eines Berechnungszeitraumes oder w hrend einer Sitzung nicht einmal so oder ein anderes Mal so sein d rfen haben wir die M glichkeit diese Einstellungen w hrend einer Sitzung zu Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 32 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ndern ganz bewu t verhindert Sobald Sie ber das Teilprogramm Erfassen mit Ihrer Zeiten Erfassung begonne
50. Reihenfolge ein 1 Diese Transaktion sollte nur erfolgen wenn kein Mitarbeiter mehr im Hause ist und die aktuelle Datenbank mit Sicherheit nicht benutzt wird weder in der alten noch in der neuen Version 2 Bitte sichern Sie die aktuelle neue Datenbank mit dem Sicherungsprogramm Diskettensymbol an die f r den aktuellen Monat und das aktuelle Jahr richtigen Stelle im Sicherungsverzeichnis z B C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESICH Wahr07 Mon08 Diese Datenbank hat neben der Pfadbezeichnung immer die Bezeichnung STECHDATP MDB wobei das P auf die neue Version PLUS hindeutet 3 Beschaffen Sie sich bitte die beiden Codekennziffern die Sie bei der Installation der Plusversion eingeben mu ten Die eine haben Sie mit der Lieferung erhalten und die andere mit der Lieferung der fr heren Version Da Sie das Update ja schon installiert haben m ten Sie diese beiden 20 stelligen Codezahlen vorliegen haben Erstkaufkunden ben tigen diese Routine nicht da sie ja auch keine alten Sicherungen haben Tipp Wollen Sie mehrere Datenbanken auf diese Weise updaten so sollten Sie den windowseigenen Editor aufrufen und dort in zwei Zeilen diesen Code hinterlegen dann k nnen Sie sp ter wenn dieser verlangt wird jede Zeile f r sich in die entsprechenden Felder kopieren und brauchen nicht m hselig die 40 2 x 20 Stellen konzentriert eintippen L schen Sie den Editor nicht sondern lassen ihn einfach unten an der Bildschirmkante mitlaufen Von dort
51. Samstag nur eigentlich zwei mit Inhalten besetzte Dienstpl ne gibt Soll also ein Mitarbeiter am Samstag It Dienstplan arbeiten so kann das nur beim Normaldienst oder in der Mittelschicht geschehen Bei der Eingabe ber die Erfa maske Coputersymbol mit IN k nnen Sie also wie oben schon vermerkt mit der F 11 Taste auf die entsprechend g ltige Zeile springen Dort werden nur diese vier Samstagszeilen unser Beispiel angezeigt Sie geben also mit der F 11 Taste explizit genau den Dienstplan an der sich nach Ihrer Vorlage z B Stempelkarte o ergibt Beim Touch Screen aber erscheint nach dem Ausstempeln wenn also der Mitarbeiter seinen Dienst an einem solchen Tag beendet hat und seine Barcodekarte durchzieht und auf GEHEN tippt eine Anfrage auf dem Bildschirm die zwei alternative Entscheidungen zu einem weiteren Tipp Vorgang anbietet Rot unterlegt Ja ich habe heute an meinem Freien Tag gearbeitet oder Gr n unterlegt Nein ich habe heute wie auf meinem normalen Arbeitstag gearbeitet Die Schichtbezeichnungen k nnen hier nicht angegeben werden Das System versucht nun anhand der jeweiligen Beginn und Endezeiten herauszufinden welcher Plan der g ltige sein k nnte Aber auch das System hat ja nur in diesem Beispiel die vier Dienstplanzeiten zur Verf gung und kann auch nur die dort vorgegebenen Pl ne anspringen und das sind wie wir oben schon ausf hrten nur 2 denn die anderen zwei haben ja keine Z
52. Se C Mond amp C MondgE C Monot Monga C Monga C Mont0l Mont 2C Greifen Sie jetzt mit dem Programm aus der Er ffnungsmaske Aktuelle Datenbank DUVE_SOFT TIMESTOUCH TIMESDTANSTECHDAT MDB NEU A auf diese Datenbank zu so sucht das System im bergeordneten Ordner ber dem Ordner TIMESICH den parallel liegenden Ordner TIMESRPT in dem die Reportdateien stecken Sie sehen also da Sie an diesem System der Ordnung nichts ver ndern oder umbezeichnen d rfen Weglassen w re aber auch eine Ver nderung Jetzt verstehen Sie warum wir bei Zur cksichern ein Fragezeichen gesetzt hatten Es wird niemals zur ckgesichert sonder es wird immer nur auf eine in einer genormten Sicherungsstruktur befindliche andere Datenbank zugegriffen Wenn Sie also aus Sicherheitsgr nden Ihre Sicherheitsdatenbanken auf einen anderen Computer im Netzwerk bringen wollen was sinnvoll ist so m ssen Sie zuerst immer eine ganze komplette Struktur mit dem Explorer dorthin bringen Das geht am einfachsten indem Sie bevor Sie zum ersten Mal eine Sicherungskopie ber das Unterprogramm Sichern anlegen wollen mit dem Explorer unter Windows die ganze Datenstruktur DUVETIMEP mit dem gesamten darunter befindlichen Datenmaterial auf diesen Sicherungscomputer bringen Zwischenbemerkung Sie d rfen sich aber nat rlich nicht wundern wenn das dort dann auch mit hinkopierte Programm ZEITEXPLUS von dieser Stelle aus nicht l uft Dieses
53. Sie einige Monate nacheinander diese Daten in den Statistik Dateien gesammelt haben sich Ihnen ein hervorragendes Instrument f r Ihre Firmenplanung bietet Zu Beginn Ihrer Abschlu arbeiten sollten Sie sich hier ber diese Hilfe eine Checkliste ausdrucken die Ihnen Schritt f r Schritt bei der Abrechnung hilft nichts zu vergessen 3 3 Eingabe Blitzkurs Tipp Drucken Sie sich diese Hilfeseite aus dann k nnen Sie leichter danach arbeiten Oder evtl noch besser Verzweigen Sie von hier aus zu einer Checkliste f r die Ersteinrichtung Wenn Sie diese Hilfeseite aus der Hilfeseite ZEITERFASSUNG heraus als zweite Maske angew hlt haben steht Ihnen die Druckroutine nicht zur Verf gung Gehen Sie deswegen zur ck auf Suchen in der Hilfe und w hlen Sie diese Programmseite direkt an Jetzt steht Ihnen die Druckroutine zur Verf gung und Sie k nnen einen Ausdruck starten Voraussetzung zur Arbeit in diesem Kurs sind Sie haben bereits mindestens eine Abteilung angelegt wenn nicht dann ABTEILUNGEN Sie haben mindestens einen Mitarbeiter im Personalstammsatz angelegt wenn nicht dann PERSONALSTAMMDATEN Sie haben alle Einstellungen richtig vorgenommen siehe hier unten wenn nicht dann EINSTELLUNGEN Sie haben einen Jahreskalender mit den g ltigen Feiertagen eingerichtet wenn nicht dann FEIERTAGE und Sie haben einen Dienstplan f r die angelegte Abteilung und f r den angelegten Mitarbeiter eingerichtet wenn nicht dann DIENSTPL
54. Std Nein Nein FR 18 00 00 09 00 00 00 00 00 00 19 00 04 0 Std Nein Ja sa 09 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 0 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ge Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min is 0 LO _ 0 TE l 76 10 Kurzarbeit Abteilung Normaldienst Nein MO 09 00 00 08 00 00 00 00 00 00 13 00 04 00 Std Nein Nein DI 09 00 00 00 00 00 00 00 00 00 13 00 04 00 Std Neis Nein MI 09 00 00 00 00 00 00 60 00 00 13 00 04 00 Std Nein Nein DO 09 00 00 09 00 00 00 00 00 00 13 00 04 0 Std Nein Nein FR 09 0 00 0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja SA 09 00 00 00 00 90 00 60 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 08 00 00 00 00 00 00 00 00 80 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std iin Woch Ges Zeit netto Std im Lie 0 KEE E 16 0 10 Karzarbeit Abteilung Fr hschicht Nein MO 07 00 00 00 00 00 00 00 09 00 11 00 04 00 Std Nein Nein Dt 07 00 00 00 00 00 00 00 00 00 11 00 04 00 Std Nein Nein MI 07 00 00 00 00 00 00 00 00 00 11 00 04 0 Std Nein Nein DO 07 00 00 0 00 00 00 00 00 00 11 90 04 0 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 004 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein och Ges Zeit och auser At Sii eit netio X p Wie Sie sehen haben alle 3 Pl ne genau die gleiche Stundenzahl von 16 Stunden in der Woche Siehe kleines rotes Kreuzchen Des weiteren
55. Stunden und auf den jeweiligen prozentualen Anteil zum Stunden Soll des jeweiligen Abrechnungszeitraums Hierzu eine kleine Vorbemerkung Da Sie ja h chstwahrscheinlich mit einem Lohnprogramm arbeiten bei dem neben der Ermittlung des zu zahlenden Lohns auch die verschiedenen Steuern und vieles mehr berechnet werden k nnen Sie bei dieser Auswertung nat rlich auch auf die Angabe von Geldbetr ge v llig verzichten F r die Lohnbuchhaltung brauchen Sie nur die Stunden Angaben f r die verschiedenen Zeitarten wie Normalstunden Feiertagsstunden Kranzeiten usw Diese Angaben erhalten Sie von ZEITEXPLUS und k nnen diese in das Lohnprogramm bernehmen Bei einer Statistik aber sind nicht nur die verschiedenen Stunden interessant sondern hier m chte man gerne z B Produktionsergebnisse den Kosten gegen berstellen und da ist es evtl schon besser doch mit richtigen Geldwerten zu rechnen Da andererseits aber keine Indiskretion per Programm geliefert werden soll denn die Auswertungen w rden dann ja f r jeden sichtbar diese Werte zeigen schlagen wir vor da Sie Ihre Auswertungen f r Ihr Personal ohne jegliche Betr ge fahren und die Auswertungsbelege an Ihr Personal nur mit den Stundenangaben verteilen Im Stammsatz k nnen Sie in einem Bemerkungsfeld den Verrechnungs Lohn zwischenspeichern und diesen f r den eigentlichen Statistiklauf einsetzen Sp ter nehmen Sie diese Werte wieder heraus und stellen den Lohn jeweils auf Null Wir werden di
56. Taste zwei mal um dieses Feld zu berspringen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 104 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Die Felder 14 Steuerklasse 15 Anzahl der Kinder 16 Steuerfreibetrag 17 Familienstand 18 Konf Arb Nehmer 19 Konf Ehepartner entnehmen Sie der Steuerkarte des Mitarbeiters Diese Angaben sind f r die Berechnungen dieses Programms ohne Bedeutung Sie werden lediglich auf der Ergebnis Berechnung der Auswertungen mit ausgedruckt und bilden so eine evtl Hilfe f r diejenige Person die dann die steuerliche Bewertung und Berechnung der L hne vornimmt In die Felder 20 Jahresurlaub 21 Url Uberhang Vor 22 bish Entn akt Jahr tragen Sie bei 20 den Urlaubsanspruch ein den der Mitarbeiter zum Zeitpunkt seiner Einstellung hat bzw den er zu Jahresbeginn hatte wenn Sie zum Zeitpunkt des Einrichtens der Stammdaten schon zeitlich sp ter liegen als Jahresanfang Beispiele Fall a Mitarbeiter hat neu angefangen am 1 Juli Sein Jahresanspruch betr gt 30 Arbeitstage Dann tragen Sie in 20 15 Tage ein in 21 0 und in 22 ebenfalls O Automatisch errechnet beim Dr cken der OK Taste das Programm den sich ergebenden Restsaldo hier also 15 Fall b Mitarbeiter war schon im Vorjahr besch ftigt und hatte noch 3 Tage Resturlaub aus dem alten Jahr Jahresanspruch betr gt 30 Tage Sie machen Ihre Stammsatzeintr ge zum 1 4 eines Jahres und der Mitarbeiter hat b
57. Updates f r alle Statistiken gefahren werden was nur wenige Sekunden abh ngig von der Anzahl der Mitarbeiter dauert lt gt Jetzt sollten zuerst wieder die Lohnbetr ge in den Stamms tzen auf Null gebracht werden und dann kann das Update der Personaldaten gefahren werden das ebenfalls nur wenige Sekunden je nach Personalzahl dauert Hat ein Mitarbeiter in der Zeit dieses Abrechnungszeitraums aufgeh rt so tragen Sie in dessen Stammsatz den Tag des Ausscheidens ein Tipp damit Sie nicht jedes mal neu rechnen m ssen tragen Sie in der Bemerkungenspalte den Betrag ein von wo aus Sie diesen Wert beim n chsten Mal wieder bernehmen k nnen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 111 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Setzen Sie noch das Basisgehalt dazu so sehen Sie sofort ob sich etwas ge ndert hat lt gt Nachdem alle diese Arbeiten erledigt sind sollten Sie die ganze Datenbank in das f r diesen Zeitraum g ltige Verzeichnis sichern lt gt Besonderheit 1 Hat ein neuer Mitarbeiter w hrend eines Abrechnungszeitraums neu angefangen so stimmen die angesammelten berstunden nicht berstunden werden bei der Endabrechnung immer dem Monatssoll gegen bergestellt Da dieser Mitarbeiter aber irgendwann innerhalb des Abrechnungszeitraums begonnen hatte hat er zwangsl ufig jetzt offenbar zu wenige Stunden Von Uberstunden ganz zu schweigen Es gibt zwei M glichkeiten diesen Sa
58. Urlaubsberechnung Block 7 Lohn bzw Lohnstundenberechnung Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 114 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ggf f r eine Lohnbuchhaltung Block 8 Aufgelaufene Kranktage Block 9 Aufgelaufene Abwesenheitstage u Std und die neu hinzugef gte Block 10 Abrechnung ber das Zeitkonto finden Sie unter AUSWERTUNGEN 2 8 4 AUSWERTUNGEN 1 Sie starten die Auswertung durch Klicken auf die START Taste Diesen Programmpunkt k nnen Sie beliebig oft fahren Das ist besonders f r den Fall wichtig wenn Sie ber Korrekturen evtl Anderungen vorgenommen haben Allerdings kann die Auswertung je nachdem wie viele Mitarbeiter besch ftigt werden und wie viele verschiedene Zeits tze enthalten sind eine ziemliche Zeit in Anspruch nehmen Hierbei spielt die Verarbeitungsgeschwindigkeit Ihres Computers eine wesentliche Rolle Bei einem Computer mit einem 100er Pentium Prozessor k nnen Sie ca 40 Sekunden pro Mitarbeiter rechnen sofern der Zeitraum eines Monats eingegeben wurde Eine Laufleiste zeigt Ihnen nach dem Starten den Stand an den die Verarbeitung in Prozent bisher durchlaufen hat Bei den heute 2004 aber wesentlich schnelleren Computern spielt das kaum noch eine Rolle F r einen Mitarbeiter werden nur wenige Sekunden ben tigt Da bei Korrekturen meist nur einzelne Mitarbeiters tze bearbeitet werden m ssen bietet das Programm hier die M glichkeit auch die ko
59. Version von ZEIT EX 60 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Best tigung Alle 174 S tze der Eingabe Datei wurden erfolgreich gel scht Auch die Datei brechnung mit 15 S tzen wurde gel scht Bitte nicht vergessen den Zeitrahmen zu aktualisieren Dazu Programm bitte neu anw hlen Das Programm wird jetzt beendet 11 Starten Sie also das Programm neu und gehen Sie sofort auf das Icon mit dem kleinen Computer und dem Wort IN woraufhin Sie die Anzeige erhalten i i i 5 A FR l Di or Bitte wichtige Entscheidung treffen ACHTUNG Ein Nach Ende des vergangenen brechnungszeitraums wurden BE weitere 15 Zeits tze erzeugt und separat in Zeiten gespeichert Da die Datei Zeiten leer ist sollten diese neuen S tze jetzt in das System bernommen werden um Ihre Zeitkontrolle zu aktualisieren Die bernommenen S tze werden in der Quelldatei Zeiten gel scht Sollen die neuen S tze jetzt bernommen werden Bei JA folgt die Einrichtung des neuen akt Zeitrahmens 12 Gehen Sie auf JA und richten Sie den neuen Zeitrahmen f r den Folgemonat ein indem Sie die Datumswerte direkt aus dem Kalender herausklicken Der alte Zeitrahmen wird Ihnen zur Kontrolle noch einmal angezeigt und Sie m ssen mit NEIN Antworten da dieser ja nicht mehr stimmt Achtung Hier darf kein Fehler gemacht werden 13 Nach dem Einrichten des neuen Zeitrahmens erscheint Oktobe
60. Vorg nge eingetreten sein k nnten An dem Tag der ja wirklich ein Feiertag ist wurde nicht gebucht Es entst nden wegen des falschen Vorgabesolls Minuszeiten Ist aber tats chlich an diesem Tag gearbeitet worden so w rden diese Stunden nicht in die Feiertagsberechnung einflie en ganz davon abgesehen da auch die Pausenregelung durcheinandergeraten w re Weitere unvorhergesehene Komplikationen k nnten auftreten Es bleibt Ihnen somit nichts anderes brig als s mtliche S tze noch einmal neu einzugeben Bei der Anlage des aktuellen Kalenders m ssen Sie also unbedingt darauf achten da keine Fehler gemacht werden In diesem Zusammenhang nennen wir den amerikanische Ausdruck GIGO was so viel hei t wie Garbage in garbage out oder frei bersetzt Wenn Mist eingegeben wird dann kommt auch nur Mist raus Sorry f r diese Offenheit die aber nur zu Ihrem Schutz so dramatisch dargestellt wird Und noch ein wichtiger Punkt der aber eigentlich gar nicht erw hnt werden m te ist da w hrend Sie mit den Korrekturarbeiten des Kalenders besch ftigt sind nat rlich keine Eingaben ber den Touchscreen gemacht werden d rfen weil das zu Eingabe oder irma DUVE Soft Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 45 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Zugriffsrechtsdifferenzen f hren k nnte Sollten Sie erfahrener Anwender eines ACCESS Programms sein so k nnten Sie der Auffassu
61. Zeit also jetzt beispielsweise 1130 bis 1400 erneut Eingaben mit dieser Zus Text Funktion und geben Sie so nacheinander indem Sie immer eine neue Zeitfolge eingeben alle Textvorgaben nacheinander ein Evtl m ssen Sie zwischendurch einmal einen Tagwechsel zwischenschalten Wenn Sie das nicht tun so werden alle diese Zeiten nach den Vorgaben Ihrer Einstellungen in die berstundenberechnung evtl mit einbezogen und das w ren bei der folgenden erneuten Auswertung f r Sie neue Erkenntnisse Arbeiten Sie aber bei der Verwertung von berstunden mit Zeitkonten so sollten Sie den gesonderten Hilfeteil Zeitkonto einsehen Beim Aufklappen der Auswahlm glichkeiten ber Zus Text sehen Sie in der letzten Zeile eine Rubrik Zeit Ver wobei es sich um genau dieses Thema handelt Lesen Sie bitte dazu unter Zeitkonto nach um das Zeitkonto richtig zu f hren Beim Stempeln von solchen Sonderzeiten von Abwesenheit ber Touchscreen ist eine Eingabem glichkeit absichtlich nicht vorgesehen weil hiermit zu viel Unsinn angestellt werden k nnte und dar ber hinaus immer wieder ein Vorgesetzter mit einer Sonderkarte operieren m te Stattdessen wird hier ganz normal ausgestempelt und der Mitarbeiter mu wenn er wiederkommt auch ganz normal wieder einstempeln K me er an diesem Tag nicht wieder was bei einer Kundenfahrt ja durchaus m glich w re w rde dieser Vorgang sehr kompliziert werden k nnen In allen F llen will der Mitarbeiter f r die Z
62. angefallen sind Also benennen Sie die eine Abteilung in der Teilzeitarbeit gemacht wird VormontageTZ und die andere entsprechend EndmontageTZ Es werden hier also alle 4 Abteilungen getrennt statistisch gef hrt und es wird Ihnen leicht fallen die beiden zusammengeh renden Abteilungen kostenm ig von den anderen beiden getrennt zu betrachten und deren Werte zusammen zu addieren Sie Statistik KK KT FF FH FH FH AH KH KH KH KK a Aber zuerst wollen wir Sie mit einer Problematik konfrontieren damit Sie bei Ihrer Planung nicht v llig im Wald stehen sondern durch diese Ausf hrungen unterst tzt werden Sinn der getrennten F hrung von Abteilungen f r Teilzeitarbeit ist es die hier erarbeiteten Stunden 1 zu erfassen aber auch 2 zu ermitteln ob zu viele oder zu wenig Stunden geleistet wurden ja evtl dadurch entweder ggf berstunden zur Zahlung anstehen oder aber bei eingeschalteter Zeitkontenverrechnung diese Mehrstunden diesem Konto entweder hinzuzurechnen oder in Abzug zu bringen sind Die Frage dabei ist Ab wann entstehen berhaupt berstunden oder Minusstunden Bei den normal arbeitenden Mitarbeitern haben Sie das bei den Einstellungen f r die ganze Firma schon vorgegeben indem Sie z B dort angegeben hatten 5 Tage Woche mit 40 Stunden oder etwas hnliches Anhand des zu jedem Abrechnungszeitraums vorzugebenden Zeitrahmens und in Verbindung mit dem aktuellen Kalender der die evtl in diesem Abr
63. ausger stet mit einem USB Stick f r eine bertragung einen Bekannten bitten Ihnen einen Internetzugang zu erm glichen Es geht darum ein v llig kostenloses kleines Programm herunter zu laden und dann auf Ihren Rechner zu bertragen damit Sie dieses immer parat haben wonach Sie dann das Internet nicht mehr ben tigen Warum dieser Umweg Nun wir h tten Ihnen auch den sog 39er Barcode hier als Font mitliefern k nnen sind aber aus rein rechtlichen Gr nden dazu nicht berechtigt Im Internet geben Sie die URL mit dem folgenden Namen an http www citronsoft com Auf der erscheinenden Site sehen Sie drei verschiedene kleine Abschnitte wovon Sie bitte auf den untersten mit dem Papagei klicken mit der Bezeichnung Code39 Barcode Label v2 build1231 Es ffnet sich eine Folgeseite von der Sie dieses kleine Programm herunterladen k nnen Merken Sie sich bitte die Stelle wohin Sie die ZIP File Barcode39v2 zip downloaden Kopieren Sie diese ZIP File wenn Sie nicht bei sich ins Internet gekommen sind auf Ihren USB Stick und bertragen Sie diese dann auf Ihren Computer Sollten Sie kein Zip Programm zum entzippen haben Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 16 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 2 fragen Sie Ihren Bekannten und bernehmen statt des Zip Files direkt die entzippte Fassung auf den Stick Das Programm hat im entzippten Zustand nur etwas unter 500 KB Wo imm
64. ausgestempelt hatte Ausstempeln oder nicht Ausstempeln das ist hier eben nicht die zentrale Frage sondern wichtig ist da Sie das Stempelverhalten Ihrer Mitarbeiter ergr nden und dann mit diesem Programm ein Instrument haben auf evtl Fehlentwicklungen einzuwirken Wir raten Ihnen einige Testeingaben durchzuf hren bei denen das Programm einmal so und einmal so eingestellt ist Drucken Sie sich dann ber Korrekturen das ausf hrliche Protokoll dieses einen Mitarbeiters f r den Sie diesen Test durchf hren aus und Sie werden sehen welche Einstellung f r Sie die geeignetere ist Im Protokoll ist an dieser Stelle der Vermerk A Pn erl eingedruckt was soviel hei t wie Achtung Ausstempeln w hrend der Pause nicht erlaubt bzw E Pn erl Einstempeln usw Sollten Sie mit dem 100 er System nicht so gut klar kommen so stellen Sie das 60 er System ein wobei Sie aber ber cksichtigen m ssen da das Programm in jedem Fall im 100 er System rechnet und druckt Nat rlich k nnen Sie diesen Test erst durchf hren wenn Sie die entsprechenden Stamms tze f r Abteilung Person und Dienstplan angelegt haben 4 Einstellung zum Unterbinden des automatischen Pausenabzugs NEUREGELUNG auf Kundenwunsch Es gibt Betriebe wie z B Arztpraxen oder Betriebe mit Freiberuflern bei denen zwar eine Pause It Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 40 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung
65. bei bestimmten Eingabekonstellationen automatisch sichtbar werden Wenn Sie das Erfassprogramm zum ersten Mal innerhalb einer Sitzung angew hlt haben erhalten Sie kurz vorher noch nachdem der Erfassbildschirm schon aufgetaucht ist die Maske angezeigt mit der Sie den zeitlichen Rahmen Ihrer Eingabe abstecken Diese Maske ist dem Erfassbildschirm berlagert und verschwindet wieder wenn Sie den Zeitrahmen eingegeben haben bzw den evtl weiterhin g ltigen Zeitrahmen mit Zur Eingabe Maske bernehmen Dieser Zeitrahmen ist in einer gesonderten Hilfe Seite mit der Bezeichnung Abrechnungs Zeitraum erl utert Danach sehen Sie die Grundmaske des Erfassprogramms Teilen Sie den Bildschirm gedanklich in 5 verschiedene Teile auf wovon auf der linken Seite ein Teil von ganz oben bis ganz unten reicht und auf der rechten Seite vier verschiedene Zonen einteilbar sind Die linke Seite nimmt ungef hr ein Drittel und die rechte Seite ca 2 Drittel des Bildschirms ein Die Trennlinie liegt gleich hinter dem letzten E von ZEITEINGABE Rechts geht der obere Teil bis zu den Personal Feldern die auf der linken Seite mit 3 und 4 bezeichnet sind Lassen Sie uns diesen Bereich als Personenbereich bezeichnen Direkt darunter nur aus zwei Zeilen bestehend befinden sich die Checkbox Markierungen in einem gesonderten Bereich den wir Einstellungen Bereich bezeichnen wollen Dort ist auch der von Ihnen soeben gew hlte oder bernommene Zeitrahmen noch einmal z
66. bzw schon angelegt wurden Verlassen Sie daher dieses Programm und klicken Sie unten rechts das Icon f r Abteilungen auf dem als Symbol eine Fabrikfassade angedeutet ist bei der einige Fenster in einem Stockwerk rot umrandet sind und so eine Abteilung versinnbildlichen sollen Dort haben Sie die M glichkeit einen Ausdruck aller bisher angelegten Abteilungen ausdrucken zu lassen Darauf finden Sie die Informationen die Sie zum Anlegen von Dienstpl nen ben tigen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 80 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Zuerst aber wollen wir Ihnen die Bildschirmseite Dienstplan erkl ren Dazu ist es am besten da Sie sich zur gleichen Zeit sowohl dieses Hilfeprogramm aufrufen mit F1 und im Hintergrund ebenfalls das Unterprogramm Dienstpl ne geladen haben Teilen Sie gedanklich die ganze Seite in 6 verschiedene Zonen auf 1 Der obere Bereich bis zur ersten horizontalen roten Linie 2 Der Zeitenbereich zwischen den beiden roten Linien aber nur bis zur schwarzen Vertikal Linie 3 Der berechnete Einzelbereich zwischen den roten Linien rechts von der schwarzen Vertikal Linie 4 Gesamtwertbereich unterhalb der zweiten roten Linie 5 der Kontroll Bereich 1 auf der unteren linken H lfte und 6 der Kontroll Bereich 2 auf der unteren rechten Seite zu 1 In diesem oberen Bereich wird Ihnen die vom System automatisch vergebene Dienstplan Nummer die A
67. da entweder einmal f r einen gleichen Abrechnungszeitraum mit Verg tung oder auch ohne Verg tung abgerechnet wird Das aber setzt etwas Konzentration bei der Erstellung der Abrechnungen voraus Um das zu erreichen m ten Sie wie folgt verfahren 1 Zwingende Vorgabe ist eine absolut gleichwertige Wochenarbeitszeit f r beide Gruppen also f r die gesamte Firma Der Personenkreis der Sondergruppe wird in einer speziellen Abteilung gef hrt 2 Bei der endg ltigen Fertigstellung aller Zeits tze nachdem Sie alle Fehler wie z B nachgetragene Kranktage Sonderzeiten f r Arztg nge o eingetragen haben u s w entscheiden Sie welche Gruppe Sie jetzt zuerst bearbeiten wollen 3 Treffen Sie Ihre Entscheidung dazu indem Sie in den Einstellungen jetzt entweder die Option Ja bezahlen oder die andere Nein nicht bezahlen einstellen 4 Jetzt gehen Sie auf die Endabrechnung mit dem Button mit der Beschriftung 1 1 und bearbeiten s mtliche S tze und lassen diese vom Programm berechnen 5 Wenn Sie alle S tze bearbeitet haben gibt es f r jeden Mitarbeiter jeweils nur einen einzigen Datensatz der eine Addition aller eingegebenen oder gebuchten Zeits tze eines Mitarbeiters darstellt Da Sie nun alle Datens tze unter der selben Einstellung berechnet haben haben alle diese S tze entweder die Feiertage berechnet oder nicht Jetzt m ssen Sie wissen da alle diese fertigen Zeits tze streng nach Personalnummer aufs
68. davon aus da innerhalb einer Firma derart geordnete Verh ltnisse vorherrschen da jeder Mitarbeiter dessen Arbeitszeiten ber die Stechuhren abgerechnet werden genau das selbe Stunden Soll hat wie sein Kollege oder seine Kollegin in irgendeiner anderen Abteilung Dieses Stunden Soll aber gibt die Berechnungsgrundlage f r z B berstunden vor und mu deswegen einmal f r die ganze Firma gleichm ig eingegeben werden Je nach dem ob Sie nun eine 35 Stunden Woche oder eine 48 Stunden Woche in Ihrer Firma fahren so ist hier der Platz wo Sie diese Vorgabe einstellen m ssen Bei der Eingabe dieser Einstellung verlangt das Programm einen Dezimalwert Haben Sie also eine 38 und 30 Minuten Woche so geben Sie hier bitte 38 50 also 5 Stellen mit Komma ein Vorsicht Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 33 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Diese Eingabe wird auf ihren Inhalt nicht abgepr ft Aber hier ist absichtlich eine kleine Sperre ein kleines aber berbr ckbares Hindernis eingebaut Sobald Sie mit der Maustaste auf eines der beiden Eingabefelder klicken erhalten Sie eine Warnungsanzeige die Ihnen die Bedeutung einer Anderung in diesen beiden Feldern noch einmal verdeutlicht Dr cken Sie dann auf OK so verschwindet diese Warnung die aber jedesmal wieder auftaucht wenn Sie mit der Maustaste auf eines dieser Felder klicken Da das angeklickte Feld aber schon den Focus hat br
69. den dann sichtbaren Kontroll Elementen an der unteren Bildschirmkante steuern x 1 von 1 gt gela fe z Links haben Sie die M glichkeit sich innerhalb der zum Druck aufbereiteten Datei hin und herzubewegen Auch auf diese Weise k nnten Sie lediglich eine dargestellte Gruppe zum Ausdruck freigeben Mit dem Drucker Symbol l sen Sie den Druck aus Mit drei weiteren Symbolen k nnen Sie z B Druckereinstellungen ver ndern oder durch Klicken auf das Blitzzeichen den aktuellen Dateninhalt noch einmal anfordern Das ist besonders dann hilfreich wenn Ihre Graphikkarte mangels gen gendem Speicherplatz beim Hoch oder Runterscrollen des Bildschirms ganze Bereiche frei l t und nicht mehr darstellt Mit dem Blitz haben Sie alles wieder auf dem Bildschirm Die Prozentangabe daneben ist selbsterkl rende und reguliert die Darstellungsgr e auf dem Bildschirm Die Bildschirmgr e k nnen Sie gem der blichen Microsoft Windows Konventionen manipulieren also beliebig vergr ern verkleinern auf Icon Gr e verkleinern oder aber innerhalb des Monitorbildschirms verschieben Mit Schlie en verlassen Sie das Ausdruckprogramm ohne einen Ausdruck vorzunehmen Nach dem Dr cken auf das Drucker Symbol ffnet sich eine Folgemaske in der Sie sowohl die Anzahl der Drucke wie auch die Seitenzahlen der Drucke eingrenzen k nnen nachdem Sie sich mit den Pfeiltasten auf der vorhergehenden Maske die entsprechende Seitenzahl herausgelesen haben
70. der Basis einer bestimmten Soll Stunden Zahl getroffen worden sind Bei diesen Ausf hrungen haben wir nur die tats chliche Plus oder Minuszeit ber cksichtigt die seitens des Programms ermittelt und saldiert werden und dann nach einer endg ltigen Abrechnung auch im Personalstammsatz eingetragen werde um dann f r die n chste Abrechnung wieder als Vorgabe aus dem fr heren Zeitraum zur Verf gung zu stehen Was wir aber noch gar nicht betrachtet haben was denn au er der schon angesprochenen Absenkung dann berhaupt als Lohn bezahlt werden soll Wird nach Sollstunden oder nach Leistungsstunden abgerechnet Zu bestimmen wann der tats chlich geleistete Stundenwert f r die Lohnberechnung herangezogen werden soll GelStd und wann der Wert der vorgegebenen Sollstunden SollStd bildete eine weitere Schwierigkeit Werden z B berstunden erarbeitet so werden diese nicht bezahlt sondern wandern als Guthaben in das Zeitkonto F r die Lohnberechnung wird also nur das Stundensoll berechnet Andersherum wird wenn es schon ein Manko gibt eine bei weiterer Minderleistung unter Soll nur die tats chliche Leistung bezahlt Auch hier gibt s es wie bei der Zeitberechnung ein gleiches Problem beim berschreiten des Nullpunktes Nun unser Programm ZEITEXPLUS bietet Ihnen die richtige L sung und alle diese komplizierten Verh ltnisse werden zufriedenstellend und korrekt gel st Damit brauchen Sie sich nicht herumzuschlagen Wir wollten Ihnen ledi
71. die alten Daten was wahrscheinlich nicht Ihre Absicht ist abgesehen davon da hier dokumentarische Inhalte ver ndert werden w rden und zweitens Ihre Absicht im aktuellen Zeitraum etwas zu ver ndern kommt gar nicht dort an da f r diesen Zweck ja die falsche Datenbank im Zugriff ist und dort ein v llig anderer Zeitraum G ltigkeit hat Die Ver nderungen finden nicht erst statt wenn Sie die gerade angesehene Datenbank zur cksichern sondern sind bei jeder Anderung eines Datensatzes sofort aktualisiert worden Eine R cksicherung ist also weder n tig noch m glich Sie brauchen somit nach erhaltener Information nur wieder die aktuelle Datenbank vorzugeben um normal weiterarbeiten zu k nnen Fehlt nur noch die Frage Wie komme ich in die ltere Datenbank Die Anwahl einer lteren und auch wieder der aktuellen Datenbank geschieht indem Sie in der Men zeile oben bei den kleinen Bild Ikonen auf das mit der runden Uhr klicken Sie kommen dann zur ck zur Anfangsmaske mit der Zeitanzeige Ganz oben sehen Sie eine Zeile mit der Angabe der gerade in Arbeit befindlichen Datenbank bzw des aktuellen Datenbankpfades Stellen Sie dort einfach den neuen Pfad ein Schaltfl che NEU um zu der zu einem fr heren Zeitpunkt gesicherten Datenbank zu kommen Da die Sicherungsverzeichnisse unter dem Programmverzeichnis liegen m ssen wird Ihnen deutlich weil dort auch die Reportdateien liegen H tten Sie die Sicherungsdateien z B auf ein
72. die eben n i c h t ber den Touchscreen m glich sind Hierf r aber ist die Kenntnis der Vorgehensweise ber diese Erfassmaske nun einmal zwingend n tig und wir bitten Sie h flichst um die Geduld weiterzulesen Im Personal Bereich oben sehen Sie Personenangaben die f r die richtige Wahl des Mitarbeiters wichtig sein m gen Denken Sie an z B Namensgleichheit Hier unterscheiden Sie sofort den Hans Maier vom Werner Maier und sollte es von diesem tats chlich auch zwei geben so w rde nur der eine in der X Abteilung der andere aber evtl in der Y Abteilung arbeiten Letzte M glichkeit der Unterscheidung w re die hundertprozentig unterschiedliche und daher immer eindeutige Personal Nummer Zu der Abteilung wird in diesem Bereich noch die Anzahl der verschiedenen Dienste bzw Schichten angezeigt Hat die Abteilung des angezeigten Mitarbeiters nur eine Schicht so tr gen alle anderen drei Felder die mit 2 3 und 4 bezeichnet sind den Eintrag Keine Schicht so wie Sie es beim Anlegen der Abteilungen eingerichtet haben Dar ber hinaus wird links in einem kleinen K stchen die Anzahl der aktiven Schichten von vier eingeblendet Der darunter befindliche Bereich zeigt Ihnen 4 Checkmarken Je nach dem ob diese ein schwarzes H kchen tragen oder nicht ist die damit zusammenh ngende Bedingung entweder aktiv oder inaktiv Es sind dies die Einstellungen f r Vor Arbeitsbeginn einstempeln erlaubt Ja Nein Pausen It Plan berechnen Ja Nein Syste
73. dieser Abteilung berhaupt nur gebraucht werden k nnen Im alten Programm wurden immer alle m glichen Schichtbetzeichnungen angezeigt und dabei entstanden dann manchmal Fehler weil die angeklickten Bezeichnungen evtl in der Abteilung berhaupt nicht vorgegeben waren Diese Fehlerm glichkeit ist jetzt ausgeschlossen Diese Anzeige aber kann nat rlich nur funktionieren wenn Sie die entsprechende Abteilungsbezeichnung oben rechts herausgeklickt haben Dieser Klick macht es erst m glich da in einer kleinen Hintergrundroutine die n tigen Bezeichnungen herausgesucht werden und dann zur Anzeige bereitstehen Klicken Sie auf das kleine Dropdown Men und dann auf die gew nschte Bezeichnung und haken Sie diese auf Ihrem ausgedruckten Plan ab Jetzt geben Sie die von Ihnen vorgeplanten Zeiten ein Hierbei k nnen Sie die Sprungfolge des Cursors gut nutzen der beim Dr cken der TAB Taste die mit den beiden gegenl ufigen Pfeilen ganz links auf Ihrer Tastatur genau immer in das logisch n chste Feld springt das die n chste sinnvolle Eingabe erh lt und das Zielfeld gleich blau unterlegt markiert Klicken Sie einmal alle Positionen mit dieser Taste durch dann sehen Sie da der Cursor zuerst auf die Beginnzeit und dann sofort auf die Endezeit springt Jedesmal wenn der Cursor ein Feld erreicht ist die dort angezeigte Zahl bzw Zeitzahl immer blau markiert was bedeutet da Sie diesen Wert nicht extra l schen Programmerweiterung der l
74. durch eintsprechende Anwesenheit und nat rlich n tzliche Arbeitsleistung selber korrigierend auf den Stand seines Kontos einwirken F r die Gesch ftsleitung ist hier die volle bersicht vorhanden und es kann so oder so auf den Mitarbeiter eingewirkt werden Das Buchen von entnommener Zeit ist wenn berhaupt n tig weiter unten am Schlu beschrieben B Lohnempf nger Hier wird streng nach geleisteten Stunden gewertet Im Personalstammsatz ist ein Stundenlohn eingesetzt und dieser wird in der Abrechnung zu einem Zeitabschnitt auch zur Berechnung herangezogen Hier aber liegen die Verh ltnisse anders als oben wo Zeit gleich Zeit ist Macht ein Arbeitnehmer Minusstunden so bekommt er diese automatisch nicht bezahlt denn diese wurden ja auch gar nicht geleistet Macht er aber berstunden so w rde er diese ja sogar mit Aufschlag mit seiner Abrechnung sofort bezahlt bekommen Wurde nun eine Zeitkontenverwaltung eingef hrt so erh lt er f r seine geleisteten berstunden keine Bezahlung sondern stattdessen ein Guthaben im Zeitkonto Nehmen wir einmal an das w ren 8 Stunden Vereinbart nun die Gesch ftsleitung mit ihm seine berstunden zu einem bestimmten Teil sagen wir mal er will an einem bestimmten Tag fr her nach Hause gehen und 4 Stunden weniger arbeiten also aus seinem Guthaben zu entnehmen so geht er an diesem Tag schon entsprechend fr her nach Hause und stempelt gehen wenn er geht Aber da es sich hierbei
75. entsprechend ber Zus Text gebucht wurden Bitte lesen Sie ggf noch einmal nach unter Zeitkonto Block 3 W hrend es sich bei Block 2 um stundenweise Abwesenheit handelte wird hier bei Block 3 die tageweise Abwesenheit angezeigt Immer wenn Sie auf der Stechkarte f r einen ganz normalen Arbeitstag It Kalender einen Zeit Stempel f r diesen Tag nicht vorfanden so hatten Sie bei Ihrer Eingabe mit gro er Wahrscheinlichkeit eine der beiden Options Marken und zwar die f r Anwesend Nein gedr ckt und dann aus der Auswahl der dann erschienenen Kontroll Elemente den entsprechenden Abwesenheitsgrund wie z B Krankheit Urlaub usw gew hlt Hier in Block 3 sind diese Ergebnisse zusammengefa t In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen da w hrend der ber das Programm ZEITEXPLUS durchgef hrten Erfass Arbeit jeder freie Tag eines Mitarbeiters angezeigt wird wenn Sie beim Weiterschalten von Datum zu Datum auf einen freien Tag dieses Mitarbeiters kommen Haben Sie also auf einer Stempelkarte z B auf einem Mittwoch keinen gestempelten Eintrag und stellen das Datum dieses Tages beim Erfassen ein so wird sich die Frage f r Sie nicht stellen ob Sie Nein bei der Options Marke f r anwesend zu dr cken haben wenn dieser Mitarbeiter It Dienstplan auf einem Mittwoch seinen freien Tag hat denn ein Hinweis zeigt Ihnen diesen Sachverhalt automatisch an Schalten Sie dann einfach weiter auf das n chste Datum F 12 Taste und dan
76. erfolgt aber zweiseitig Einmal greifen Sie mit dem Start des Programms automatisch auf diese voreingestellte Datenbank zu die im Normalfall auf der Festplatte des zum Touchscreen geh renden Rechners installiert ist und ber das Netzwerk mit Ihnen und Ihrem Computer z B im B ro verbunden ist zweitens aber hat gleichzeitig das Erfassungsprogramm ZEIT TOUCH zur gleichen Zeit ebenfalls Zugriff auf diese Datenbank Was aber ist mit Normalfall gemeint Nun in den meisten Firmen wird oft im Produktionsbereich l nger gearbeitet als im B robereich Da der als Server fungierende Rechner aber immer AN sein mu was dann im B ro m glicherweise nicht der Fall w re ist es also in einem solchen Fall der Normalfall da der Rechner im Zugangsbereich mit dem ZeittouchPLUS Programm der Server ist und deswegen das ZEITEX PLUS Programm dorthin zugreift Ist das aber nicht der Fall so m ssen Sie die nachfolgenden Bemerkungen analog anders betrachten d h da Sie dann vom ZeittouchPLUS Rechner nicht auf die Datenbank unter ZEIT EX zugreifen k nnen In diesem Fall sollte der Zugangsrechner abgeschaltet bzw das dort befindliche Zeit TOUCH PLUS Programm vor bergehend beendet werden Um nun auf fr here Zeitdaten also auf Zeitdaten zu einem fr heren Abrechnungszeitraums zugreifen zu k nnen m ssen Sie in der Anfangsmaske Die Zeit im Griff die Sie mit dem runden Uhr Symbol erreichen k nnen zuerst den Zugriffspfad vom Programm ZEITEXPLUS
77. graue Quadrat klicken und den ganzen Satz markieren und auf der Tastatur Entf dr cken um diese dann mit ver nderten Daten neu einzugeben Wobei auch hier wieder die Vorgabe gilt Sind Sie noch im aktuellen Zeitrahmen so buchen Sie auf die herk mmliche Weise wie ganz oben angegeben wenn aber diese nderung einen sp teren Zeitpunkt betrifft dann buchen Sie ber den oben angezeigten Weg Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 69 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Noch ein letztes Wort zum Buchen ber die reine Urlaubsvorwegbuchung 1 Im Dezember kann nicht mehr f r einen Folgezeitraum gebucht werden weil das Programm keine Zeiten verarbeiten kann die ber ein Jahresende hinausgehen Denn der Feiertagskalender usw gilt eben nur ein Jahr Dieser mu am Jahresende neu eingestellt werden 2 Nach dem Jahreswechsel kann nach Einstellen des neuen Zeitrahmens nur f r die Zeit vom 1 Februar bis 31 Dezember des akt Jahres gebucht werden Sollte also tats chlich Urlaub f r Januar geplant sein so bleibt nichts anderes brig als die dann leeren Tage in der Kontrollliste nachtr glich auf die herk mmliche Weise zu buchen leer deswegen weil der Mitarbeiter jawegen genommenen Urlaubs nicht gekommen war und demzufolge auch nicht gebucht hatte Also ist dort die buchungsm ige Behandlung dort genau so wie wenn der Mitarbeiter krank gewesen w re 3 Beim Buchen der reinen Urlaubsze
78. hnliche Zeiten vorherrschen dann k nnen Sie es sich noch einfacher machen indem Sie einen solchen Plan als Vergleichsplan anzeigen lassen und dann die Schaltfl che Plan kopieren anklicken Hier wird nun statt eines leeren Plans der vorher angew hlte kopiert An dieser Stelle sind Sie nun genau dort wo wir hier oben in der Beschreibung Plan Hinzuf gen und s unten angegeben hatten 7 2 3 Dienstplan Kopieren und ndern Allerdings mit dem einen Unterschied da Sie jetzt keinen leeren Plan vorfinden sondern eine vollkommene Kopie des vorher angezeigten Datensatzes Springen Sie nun beim Lesen dorthin und verfahren Sie wieder nach gleichem Muster Gehen Sie jetzt sinngem genau so vor wie vorher Einzige Ausnahme ist da nachdem der Plan kopiert worden ist dieser auch schon halb abgespeichert ist aber eben noch ung ltige bzw unkorrekte Werte und Bezeichnungen aufweist Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 84 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Um jetzt weiter arbeiten zu k nnen m ssen Sie die Schaltfl che Plan ndern anklicken Auch jetzt m ssen Sie wieder zuerst Sie haben hoffentlich Ihren Ausdruck parat links die Abteilung ausw hlen und dann rechts die Schichtbezeichnung herausklicken Falls zeitliche Anderungen gemacht werden m ssen so tragen Sie diese jetzt ein im anderen Fall sind Sie mit diesem Plan fertig Merke Immer wenn Sie auf Plan ndern
79. irgendeiner Weise unkorrekt behandelt worden zu sein Nun in Zukunft wird Annie M ller recht gl cklich sein k nnen denn ein solcher Sklave existiert tats chlich Mit dem Computerprogramm TIMES EX hat Annie M ller genau das was sie sich gew nscht hatte Ja wenn sie es sich recht eingesteht dann hatte sie von der Existenz dieses Programms nicht einmal zu tr umen gewagt Jetzt hat sie nach einer flotten allerdings konzentrierten Eingabe Arbeit f r jeden Mitarbeiter die einzelnen Zeitberechnungen und letztlich die Brutto Summe des zu zahlenden Geldbetrages mit allen verschiedenen Zeitergebnissen zu den verschiedenen Zeit bzw Lohnarten Normalzeit berstunden Schichtstunden usw Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 5 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Aber das ist noch nicht alles Durch das Vorhandensein des gesamten monatlichen Datenmaterials oder das Datenmaterial f r einen Abrechnungszeitraum kann sie auf einfachste Weise ihrer Gesch ftsleitung alle anfallenden statistischen Werte f r die verschiedenen Abteilungen liefern wie z B gearbeitete Stunden Krankenst nde gezahlte Uber oder Nachtstunden und und und Das sind Werte die f r die Gesch ftsleitung von h chstem Interesse sind um m glicherweise berf llige Entscheidungen zu treffen F r Annie liegen die Vorteile klar auf der Hand und das sind unter anderem Keine Angst mehr vor den ersten Tagen im neuen Mon
80. ist zu Beginn immer lokal Es besteht insofern keinerlei Verbindung von A nach B oder umgekehrt F r die Testphase vereinbaren wir jetzt da die Hauptdatenbank die von beiden Programmen gemeinsam genutzt werden soll unter C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESDTA STECHDATP mdb liegen soll Wir m ssen also eine Verbindung herstellen Dazu gehen Sie jetzt in das Programm ZEITTOUCHPLUS und klicken oben im Men leistenbereich auf Netzwerk Es ffnet sich eine Maske wie Sie sie von Windowsprogrammen her schon kennen Hier allerdings m ssen Sie jetzt die dem Chef vorbehaltene Sondernummer einlesen sofern Sie schon einen Lesescanner haben Das K rtchen kann ber die Personalmaske ausgedruckt werden oder Sie finden die Nummer hier in der Hilfe unter ZEITERFASSUNG und geben diese von Hand ein Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 23 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Mit der Nummer wird die Maske freigegeben und Sie hangeln sich zu dem oben genannten Verzeichnis C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESDTA STECHDATP mdb durch Mit einem Klick auf STECHDATP mdb ist die Verbindung hergestellt Das Programm bricht ab und Sie k nnen im ZEITEXPLUS Programm weitermachen 4 lt gt Aktuellen Zeitrahmen bestimmen Als n chstes m ssen Sie jetzt einen aktuellen Zeitrahmen f r die Stempelperiode einrichten Hierbei k nnen Sie z B vom 26 eines Monats bis zum 25 des Folgemonats oder aber vom 1 bis zum
81. lang gearbeitet haben so erhalten Sie m glicherweise sogar ein Update f r unser Programm sofern wir uns bis zu einem sp teren Zeitpunkt interessantere oder verbesserte L sungen f r unser Programm haben einfallen lassen und Ihnen diese in einer Programm berarbeitung einem Update anbieten Updaten Diese verdeutschte Version vom englischen to update bezeichnet im Englischen das Angleichen von gegebenen Werten an neuere aktuellere Werte Das englische Wort ist so sch n kurz und dr ckt alles mit wenigen Buchstaben aus w hrend man im Deutschen dazu etwas mehr schreiben m te Das ist der Grund warum wir hier diesen Terminus verwenden Diese Situation bei der wir den englishen Begriff statt des deutschen verwenden gibt es auch in vielen anderen Bereichen hat aber fast immer den selben Grund K rze Hier ist ein Update das berschreiben eines aktuellen Wertes einer Zahl anderswo evtl einer ganzen Adresse und wenn Sie mit unserem Programm eine Zeit lang gearbeitet haben so erhalten Sie m glicherweise sogar ein Update f r unser Programm sofern wir uns bis zu einem sp teren Zeitpunkt interessantere oder verbesserte L sungen f r unser Programm haben einfallen lassen und Ihnen diese in einer Programm berarbeitung einem Update anbieten Urlaub Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sic
82. mit der Nachricht klicken der dann der aktuelle satz ist Klicken Sie auf die Schaltfl che L schen aller Nachrichten so sind hier auch wieder nur die Nachrichten gemeint die in Ihrer Auswahl gerade angezeigt werden Wollen Sie tats chlich alle vorhandenen Mitteilungen l schen so geben Sie irgendeine Sortierung vor geben aber kein Auswahlkriterium an Auf diese Weise werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt 9 5 Wer ist im Haus Durch Anw hlen des Icons erhalten Sie eine Bildschirmanzeige die wir hier darstellen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 139 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Wer ist z Zt im Hause a TE CT POTT En rn gt EIN 00001 100 Stephan Eckrich Daniela Swatosch Manuela Klaus Heyeckhaus Reichl Sandra Zeige nwesende Zeige Nichtanwesende Diese Maske ist selbsterkl rend Die hier angezeigte Angabe ist seit 00 00 Uhr abwesend erh lt nat rlich bei Ihrer Bearbeitung den entsprechenden Wert Die anderen Anwahlm glichkeiten bieten Ihnen eine weitere bersicht Diese Anzeige ist eigentlich f r das Chefb ro gedacht wo sich ein Betriebsleiter o die n tige bersicht verschaffen soll Und warum dann auch noch ein Ausdruck Bitte beachten Sie da wegen der nachfolgend beschriebenen nderung das hier gezeigte Bild des betreffenden Bildschirms nicht mehr so stimmt F r den Ausdruck wurden e
83. oder nicht Also auch hier die selbe Frage H kchen oder nicht brigens das hier schon vorweggenommen die beiden Bezeichnungen Block 2 oder Block 3 tauchen sowohl sp ter bei den Auswertungen wie aber auch bei der ausgedruckten Version dieser Auswertungen auf Arbeiten mit Zeitkonten Als letztes unten Rechts finden Sie ein kleines K stchen in dem Sie ein H kchen setzen k nnen wenn Sie die Zeitkontenverwaltung mit diesem Programm durchf hren wollen Lesen Sie dazu nach unter Zeitkonto Damit w re die Erl uterung zu den Einstellungen abgeschlossen 4 9 Einstellungen Sonstige Einstellungen Diese durchzubrausende Serie geh rt zum Thema EINSTELLUNGEN Wie bereits erw hnt m ssen Sie vor dem Versuch nderungen einzugeben erst das Kontroll Element Andern dr cken das dann seine Aufschrift in OK ndert Diese Registerkarte bietet Ihnen die M glichkeit 4 interessante Einstellungen vorzunehmen Hierbei wird es Ihnen erm glicht durch einfaches Anklicken der in drei rechteckigen Feldern platzierten Checkmarken Ihre Auswahl zu treffen Diese drei M glichkeiten sind folgende Einstellung der Minutenverrechnung 100er oder 60er Minuten instellung der Zeiteingaben vor einem offiziellen Dienstplanbeginn instellung der Vorgabe der Art der Pausenberechnung instellung zum Unterbinden des automatischen Pausenabzugs mmm m 1 2 3 4 1 Vorgabe f r die Art der von Ihnen verwendeten Stechuhr Hierb
84. re es sinnvoll eine neue CD zu bestellen wobei dann aber wieder die Verpackungs und Herstellungskosten von Eur 7 00 anfallen Downloaden Sie sich aber die letzte Version vom Internet www duve soft de herunter so k nnen Sie nach Ihrer diesbez glichen Bestellung auch nach entsprechender Rechnungsstellung und Vorauskasse per E mail den Erweiterungscode erhalten Bitte pr fen Sie aber vorher ob Ihre bestehende Version auf der Hauptmen seite schon in der obersten Men zeile den Eintrag Lizenz Erweiterung aufweist Hat Ihr Programm diesen Men punkt noch nicht dann m ssen Sie sogar eine neuere Version herunterladen oder per CD erhalten weil Sie im anderen Fall berhaupt keine M glichkeit haben eine Eingabe eines neuen Lizenzcodes vorzunehmen In der Zwischenzeit haben wir unser Programm in mehreren Bereichen erweitert Beispiel aus der Praxis Eine Baufirma aus Berlin die eine Gro baustelle organisierte hatte die Auflage vom Zoll zu jeder Zeit nachweisen zu k nnen wer gerade auf der Baustelle anwesend ist um illegale Arbeitskr fte zu erwischen Hierbei wurde mit unseren beiden Programmen ein Trick angewendet F r alle Subunternehmer auf dieser Baustelle wurden in unserem Programm eine separate Abteilung eingerichtet Diesen Abteilungen wurde nun die verschiedenen jeweiligen Mitarbeiter dieser Subunternehmer zugeordnet Jetzt konnte bestens mit den Subunternehmern abgerechnet werden und der Zoll erhielt zweimal am Tag eine au
85. ren beide Anzeigen zwar gleich aber trotzdem h tten Sie einen Fehler gemacht Erst durch das Vergleichen der einen und anderen Angaben wie Ausdrucke Listbox Anzeige beim Suchen Einhalten der oben im Dienstplanbildschirm angezeigten Zahl der Schichtdiensteintr ge und mit dieser hier angef hrten Pr fung erhalten Sie die Kontrollm glichkeiten die n tig sind M glicherweise aber haben wir auch alles etwas dramatisiert und Sie kommen viel besser klar als wir annahmen Der zus tzliche Programmieraufwand erschien uns in jedem Fall gerechtfertigt Folgende M glichkeiten zum Pr fen bietet das Programm 1 Drucken Sie sich aus dem Bildschirm Abteilungen heraus eine Liste aller Abteilungen aus Dort sehen Sie welche Dienstpl ne berhaupt angelegt werden m ssen Alle Angaben in denen es bei der Bez 1 2 3 oder 4 nicht Keine Schicht hei t m ssen als Dienstplan angelegt werden 2 Drucken Sie sich aus dem Bildschirm Dienstpl ne eine Liste mit den dort vorhandenen M glichkeiten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 94 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung aus Kontrollieren Sie anhand der zu 1 erw hnten Liste was angelegt ist und was nicht Mit Headlines erhalten Sie dort eine Kurzliste 3 F hren Sie dieses Pr fprogramm durch um evtl trotzdem noch vorhandene Unstimmigkeiten aufzudecken 7 2 10 Fehlerhafte Dienstplandrucke Zuletzt zeigen wir Ihnen hier noch einige A
86. sehen Sie da einmal Montag keine Stunden angesetzt sind daf r aber in den anderen Pl nen jeweils am Freitag roter Punkt Die turnusm igen zwei Feiertage verlangt das System immer von Ihnen und kann aber an zwei willk rlich gelegten Tagen angesetzt werden hier auf SA und SO was durch das JA gekennzeichnet ist Andere Tage an denen keine Zeiten angesetzt werden k nnen einfach frei gelassen werden wie hier bei entweder 95 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung MO oder FR ABER gerade hier liegt der Fehler Alle Tage an denen gearbeitet werden soll m ssen bei den verschiedenen Pl nen immer am gleichen Tag der Woche liegen Nur die Beginn und Ende Zeiten d rfen variieren wie auch hier geschehen Es kommen in jedem Fall bei allen 3 Pl nen immer 16 Stunden zusammen 3 Das wird noch deutlicher im folgenden Plan bei dem nur an 3 Tagen in der Woche gearbeitet wird Hier Kreuzchen fallen nur 12 Stunden in der Woche an Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 96 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 76 08 KurNachmittas Sp tschicht Nein MO 00 00 amp 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nen DI 14 00 00 00 00 00 00 00 00 00 18 00 04 00 Std Nein Nein MI 14 00 00 00 00 00 00 00 00 00 18 00 04 00 Std Nein Nein DO 14 00 00 00 00 00 00 00 00 00 18 00 04 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 09 00 08 00 00 00 00 00 00 00 Std Neis Ja SA 00 00 00 0
87. sich diese alte Datenbank wieder ansehen wollen die 21 Tage berschritten sein d rften werden Sie evtl Schwierigkeiten haben Sollte dieser Zustand bei Ihnen vorliegen k nnten Sie sich damit helfen hier kurzfristig Ihren Computer auf das codegerechte Datum m ssen Sie ungef hr ermitteln umstellen Vergessen Sie aber nicht das Datum wieder zur ckzustellen Haben Sie ein gr eres Netzwerk so d rfte das allerdings evtl auch mit Schwierigkeiten verbunden sein Am besten ist es w hrend dieser 21 Tage keinerlei Sicherungen auf die vorgegebene Art durchzuf hren 3 Sie m ssen nachdem Sie Ihre Kontrolleinsichten und Ausdrucke zu dem alten Datenbestand durchgef hrt haben dann aber unbedingt sofort danach wieder die aktuelle Datenbank anw hlen damit sp ter nicht gew nschte und durchgef hrte Ver nderungen durch z B vorzunehmende Urlaubsbuchungen oder Zeitkontenbuchungen in der falschen Datenbank vorgenommen werden Sie m ssen also schon genau wissen was Sie tun damit es keinen Datensalat gibt Das Programm arbeitet w hrend der Umstellung auf einen anderen Pfad mit der angew hlten Datenbank so wie wenn es die aktuelle Datenbank w re wobei der Zeitraum nat rlich ebenfalls der alte ist Wenn Sie das vergessen und nach erhaltener Information wozu Sie ja den lteren Stand angew hlt hatten n i c h t wieder zur ckschalten zur aktuellen Datenbank so ver ndern Sie mit jeder erfolgenden Eingabe in irgendeinem Datensatz erstens
88. stempeln so wei er das gar nicht mehr und kann das nur unter Umst nden in Erfahrung bringen wenn er will Aber ob er will ja ob er wollen m te bleibt ihm verschlossen Er bucht erneut so wie er glaubt richtig buchen zu m ssen und schon sind zwei EIN S tze im System wovon einer nicht zugeordnet werden kann Fehler werden also mit Sicherheit gemacht Diese m ten immer sofort bereinigt werden um den zum Fehler f hrenden Sachverhalt noch aus der Kurzzeit Erinnerung heraus rekonstruieren zu k nnen Da aber Fehler erst bei der bernahme der Datens tze vom Terminal erkannt werden k nnen und zwar erst dann wenn man gezielt pr ft kann es zu Schwierigkeiten bei dieser Rekonstruktion f hren zumal der betreffende Mitarbeiter m glicherweise nicht gefragt werden kann weil er schon wieder zu Hause ist Einem Mitarbeiter einen aktuellen Stand seines Zeitguthabens zu geben ist immer nur dann m glich wenn das System durch die Daten bernahme aktualisiert wurde und die entsprechenden Mitteilungen vom System an das Terminal zur ckgegeben wurden Der Mitarbeiter kann diese mit einer Tastenkombination von Buchstaben und Zahlen abrufen Dazu mu er h ufig eine besondere oft in einer DIN A3 gro en Benutzungsanleitung aush ngende f r den Mitarbeiter dazu noch oft in unverst ndlichem Technik Kauderwelsch geschriebene Betriebsanleitung zur Benutzung des Terminals lesen die neben dem Terminal an der Wand h ngt Terminal preiswerter ab
89. t also da Ihre Zeits tze aus dem alten Zeitraum f r den neuen Zeitraum korrekt angepa t worden sind Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 74 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Aber bei den Teilzeitbesch ftigten kann dieser Wert ja nicht genommen werden weil der korrekte Wert des Teilzeitbesch ftigten immer nach der Zuordnung zu einer Abteilung neu berechnet wird und dann erst f r einen Eintrag in die soeben bernommen Zeitdaten aus der Zeiten2 nach Zeiten herangezogen werden kann Wenn also der Teilzeitbesch ftigte hier noch einige Tage unter der alten Vorgabe arbeitet und dann sp ter wechselt kommt die gesamte Berechnung f r Ihn durcheinander Wenn also um wieder zur ckzufinden zum Ausgangspunkt ein Wechsel in eine andere Abteilung stattfinden soll so mu das genau zu dem Zeitpunkt geschehen wenn ein Zeitrahmen in einen anderen It Kalender berspringt Jetzt kann das Programm gesichert davon ausgehen da die aus Zeiten2 nach Zeiten bernommenen S tze alle noch einmal durchgecheckt werden und auf die Zugeh rigkeit zu einer Teilzeitbesch ftigung gepr ft und dann mit dem zu dieser Abteilung geh renden Sollstundensatz im Feld Sollstunden versehen werden Nur auf diese Weise und bei diesen Konventionen kann eine zuverl ssige Sollstundenermittlung f r Teilzeitbesch ftigte durchgef hrt werden Jede einem Teilzeitarbeiter zugeordnete Abteilung hat ein anderes ganz individuell
90. und dazu geh ren nat rlich auch eventuelle Pausenzeiten so verwenden Sie einfach diese Zeiten und addieren oder subtrahieren jeweils eine Minute So ist also die Zeitangabe 23 59 oder 00 01 durchaus richtig und l st somit das Problem Sollten Sie einmal eine Zeit falsch eingegeben haben so werden Sie zudem vom System gewarnt Da Sie wie gesagt vor 19 00 Uhr keine Nachtschicht einrichten k nnen haben wir zus tzlich noch die M glichkeit geschaffen eine der Nachtzeit vorgelagerte sog Abendzeit mit Aufschlagsberechnung einrichten zu k nnen Diese Abendzeit wird erst dann aktiviert wenn ein entsprechender Dienstplan eingerichtet worden ist bei dem diese Abendzeiten speziell markiert sind Siehe dazu das Thema Dienstpl ne Das Thema Ladenschlu zeiten in Deutschland hatte uns dazu veranla t dieses aktuelle Thema gleich in unser Programm einzubauen Zum Abschlu Ihrer Eingabe R bevor Sie nach erfolgter Eingabe oder Anderung auf eine andere Registerkarte dr cken m ssen Sie zuerst ber das Dr cken der OK Taste das war vorher die A ndern Taste die Eingabe in dieser Registerkarte abschlie en Vergessen Sie das so werden Sie gewarnt und Sie werden zur unvollendeten Registerkarte zur ckbeordert 4 6 Auf und Abschl ge Teil Einstellungen Registerkarte 4 Bei diesem oberen ersten Bildschirmbereich gibt es bis zu der schwarzen horizontalen Linie 6 verschiedene Prozentzahl Felder Diese sind entsprechend ihres Inhaltes bezeichnet un
91. und dann beim Wiedereinstempeln programmgef hrt in einen sp teren Dienstplan springt Pausen sollten Sie in diesem Sonderplan keine anlegen Als Abteilung sollten Sie hier einen passenden Namen w hlen z B Halbtags und Freie Bei der Abrechnung zu diesem Personenkreis h tten Sie also die M glichkeit da ein Mitarbeiter z B nur an 3 Tagen in der Woche kommt Ihm aber hierf r noch irgendeinen anfallenden Feiertag zu bezahlen w re evtl na sagen wir mal Zu viel des Guten In den Einstellungen und zwar genau dort wo diese 72 Wochenstunden und die 6 Tagewoche eingestellt werden w rde haben Sie jetzt eine zus tzliche Einstellm glichkeit die Verg tung von Feiertagen zu unterbinden Nat rlich schl gt diese Routine nur dann durch wenn Sie beim Lohn einen Betrag eingeben Da keine Pausen eingetragen werden unterbleibt auch ein automatischer Pausenabzug Sie m ssen somit von diesem Personenkreis verlangen da er bei Verlassen der Arbeit seine Anwesenheit ausstempelt Eine zweite Konsequenz ist ebenfalls mit dieser Nichtverg tung von Feiertagen verbunden bzw mit dem Anlegen eines Dienstplans mit unrealistischen Sollstunden die ja daraus resultieren Da berstunden immer nur dann zu Stande kommen wenn das Soll eines Abrechnungszeitraums berschritten wird kommt es bei dem nur konstruktiven SOLL zu einer recht hohen Zahl die aber eben rein fiktiv ist und mit gro er Wahrscheinlichkeit niemals berschritten wird Dieser
92. untergebracht Sie haben einen ersten Start der Programme vorgenommen und entweder Ihren von uns erhaltenen Freigabe Code eingegeben oder aber die Alternative des 21 Tage Tests gew hlt 2 lt gt Einstellungen Nachdem das Porgramm ZEIT EX PLUS jetzt gestartet worden ist zeigt sich der Zeit im Griff Bildschirm von dem Sie jetzt auf Men klicken und dann im Hauptmen zur zentralen ersten Seite kommen Klicken Sie jetzt auf Einstellungen Dort gehen Sie direkt auf die Registerlasche Firmen und Wochenangaben Hier geben Sie Ihre eigenen Firmendaten ein Hier legen Sie fest in welchen Arbeitsrythmus Ihre gesamte Firma arbeitet Also z B 40 Stunden bei 5 Arbeitstagen Diese Angabe gilt f r die ganze Firma in allen Bereichen Mit dieser Angabe werden die in einem Abrechnungszeitraum zu leistenden Sollstunden festgestellt die dann erst zur Ermittlung von berstunden oder Minusstunden f hren Alle anderen Einstellungen k nnen Sie sp ter vornehmen wenn Sie sich einen besseren berblick verschafft haben 3 lt gt Zugriff zur Datenbank schalten Wohin Sie sp ter Ihre Hauptdatenbank platzieren ist jetzt noch nicht wichtig Hierbei m ssen Sie wissen da beide Programme die gleiche Datenbank lokal im Unterverzeichnis C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESDTA STECHDATP mdb bzw im Unterverzeichnis C DUVETIMEP ZEITOUCHPLUS TIMESDTA STECHDATP mdb von der Erstinstallation her aufweisen Auch der Zugriff auf diese beiden Datenbanken
93. von ZEIT EX 131 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Geben Sie mal verschiedene Werte ein und Sie k nnen so die unterschiedlichen Entwicklungen besser nachvollziehen Das Programm ZEITEXPLUS berechnet alle Bewegungen der verschiedenen Personalzeiten automatisch mit der Ausnahme wenn jemand zu einem bestimmten Tag eine ganz bestimmte Mange an Freizeit aus seinem Guthaben entnehmen will In diesem besonderen Fall ist es ratsam eine gesonderte Buchung durchzuf hren weil nur dann eine Dokumentation im Zeitabrechnungsbogen siehe unten ausgewiesen wird w hrend bei permanent verringerter Stunden Leistung zwar das Zeitkonto stimmt aber der mit der F hrung eines Zeitkontos beabsichtigte Verschiebe Effekt Zeit dann zu verbraten wenn weniger zu tun ist v llig verpufft und der wirtschaftliche Erfolg nicht erzielt wird Buchung ber Zeitverrechnung das Guthaben Grunds tzlich ist es eigentlich nicht mehr n tig explizit eine entnommene Zeit ber diese Ausbuchroutine zu buchen Diese Routine ist geschichtsbedingt denn vorher hatten wir diese jetzt vorhandene automatische Saldier Routine der Zeitkontenverrechnung noch nicht entwickelt Da jede Minderstunde automatisch era t und im Zeitkonto verrechnet wird ergibt sich automatisch die entsprechende Verg tung u s w Der eigentliche Sinn und Zweck aber n mlich berhaupt Zeitkontenverrechnung einzuf hren soll jagerade dazu f hren da Sie als Unternehmer si
94. von ZEIT EX 75 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ing KurzNachmittag 3 E Std Min Zjjsp tschicht 12 0 l ani a Sie erhalten eine Mitteilung ber einige der Dinge die Sie in der Verbindung mit der Verwendung von Teilzeitarbeit beachten m ssen Wochen Arbeits ok M PDienstplan angelegt Unten links haben wir die alte Hilfe belassen haben aber eine kleine angenehme Ver nderung einprogrammiiert Bisher war es so da Sie vorher bestimmen mu ten wie viele Schichten Sie beabsichtigen anzulegen Jetzt brauchen Sie sich nicht mehr darum zu k mmern Die Zahl wird ganz danach was Sie angelegt haben automatisch ermittelt und in das K stchen eingetragen Diese so ermittelte Zahl aber ist nat rlich schon wichtig denn sie zeigt Ihnen bei der Dienstplanerstellung wie viele Schichten bzw Dienstpl ne f r diese Abteilung Sie dort einrichten m ssen Geblieben ist nat rlich da Sie weiterhin nur die von uns einmal vorgegebenen Schichtbezeichnungen herausklicken k nnen was 1 viel angenehmer ist als diese selber zu schreiben aber auch viel sicherer weil so gew hrleistet ist da immer die genau gleiche Schreibweise verwendet wird Sie k nnen und m ssen lediglich die Bezeichnung der Abteilung selber eingeben Diese Bezeichnung aber wird dann sp ter wiederum sowohl in der Dienstplanerstellung wie auch beim Personalstammsatz per Dropdown angeboten Nur so ist ge
95. vorher ein genaues Konzept machen wie Sie Ihre Teilzeitbesch ftigung organisieren Wir haben bei den Dienstpl nen unter dem Thema Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Dienstpl ne ziemlich am Ende einige Dienstpl ne abgebildet aus denen Sie wichtige Erkenntnisse zu diesem Thema gewinnen k nnen Gehen wir alo hier jetzt davon aus da Sie alle diese Vorabentscheidungen getroffen haben und nun dem Mitarbeiter die f r ihn passende Teilzeitarbeits Abteilung zuordnen wollen Sie haben also alle relevanten Abteilungen eingerichtet dort die zu erstellenden Schichtdienstpl ne vorgegeben und dann auch tats chlich alle diesbez glichen Dienstpl ne angelegt wobei Sie streng darauf geachtet haben da in einer Teilzeitarbeit bis zu 4 Dienstpl ne erstellt werden k nnen die aber und das ist von ausschlaggebender Wichtigkeit alle genau die selbe Stundengesamtzahl pro Woche aufweisen m ssen Gut Dann k nnen wir mit der Zuordnung beginnen W hlen Sie ber das kleine Icon ganz links die Personalstammsatz Verwaltung an Wenn Sie die Personalmaske auf Ihrem Bildschirm haben sehen Sie oben in der Maske hier rot eingekreist einen kleinen Block mit zwei Options Kn pfen Hiermit teiklen Sie diesen Mitarbeiter f r eine Schichtdienstarbeit ein Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 98 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung rn Testabteilung Wenn Sie den J
96. zu Ihren Sicherungsdatenbanken in denen sich die lteren Zeitdaten befinden neu einstellen Lesen Sie ggf noch einmal unter Datensicherung nach wo hier ber die entsprechenden Kenntnisse vermittelt werden Wenn also die Zeiterfassung ber den Touchscreen l uft und die Datenbank von dort aus permanent On Line ist wird jeder Buchungsvorgang dort sofort online registriert Die Pfad nderung zu einer Sicherheitsdatenbank von ZEITEXPLUS aus tangiert also das Zugriffsverh ltnis Touchscreen ZEIT TOUCH berhaupt nicht Trotzdem weisen wir mit dieser Warnung auf folgende wichtige Verh ltnisse hin 1 Haben Sie mit dem Programm f r Kontrollzwecke eine andere als die aktuelle Datenbank angew hlt so stehen Ihnen hier nat rlich s mtliche M glichkeiten die das Programm bietet zur Verf gung Es ist grunds tzlich also m glich Jedes und Alles zu ndern wovor ausdr cklich gewarnt wird weil damit Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 157 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung der dokumentarische Sinn der Sicherung unwiederbringlich zerst rt werden w rde 2 Beim Neuinstallieren wurden Sie mit der 21 Tage Sperre der TEST Zeit konfrontiert Haben Sie w hrend der 21 Tage bevor Sie die Lizenz eingegeben haben eine Sicherungsdatei angelegt so ist der Freigabecode nat rlich in dieser Datenbank nicht enthalten Es ist der Code der Erstinstallation enthalten und da nun heute wenn Sie
97. zwei gr n unterlegten Feldern angezeigt Sie wissen also auch w hrend des Programmlaufs immer in welchem Zeitrahmen Sie gegenw rtig arbeiten Die Bildschirmmaske f r das Abstecken dieser Eingabe wird pro Sitzung nur einmal angezeigt und zwar dann wenn Sie das Unterprogramm Erfassen angew hlt haben Dieser Bildschirm zeigt auf der linken Seite einen Monatskalender und auf der rechten Seite zwei Eingabe und zwei Anzeigefelder Auf diesem Bildschirm sind Hinweise f r dessen Benutzung angegeben Hier werden Sie darauf hingewiesen da Sie nach erfolgter Eingabe einen neuen Abrechnungs Zeitraum ohne Programmneuanwahl nicht einstellen k nnen Mit den unter dem Kalender befindlichen kleinen schwarzen Dreieckspfeilen bewegen Sie die Monatsanzeige die beim Offnen des Bildschirms den gegenw rtig aktuellen Monat anzeigt in einen anderen Monat Diese Einstellungs nderung m ssen Sie wahrscheinlich immer vornehmen da Sie ja voraussichtlich immer einen Abrechnungszeitraum bearbeiten wollen der nicht mehr im aktuellen Monat liegt Haben Sie den gew nschten Monat des richtigen Jahres eingestellt so ist bei Offnen des Bildschirms schon das obere der beiden l ngeren Eingabefelder Gr n unterlegt also zur Eingabe aktiviert Klicken Sie jetzt auf das erste Datum das wird in der Regel immer ein Monats Erster sein also auf das von Ihnen gew nschte Beginn Datum des Zeitraums Das Datum wird dann ohne jegliche Tipparbeit in das Feld bertragen G
98. 0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Aline Woch Ges Pansen Zeir Sta lin Woch Ges Zeit netto Std Siin x LO 0 FR E a 08 KurzNachmittag Mittelschicht Nein MO 10 00 00 00 00 00 00 00 00 00 14 00 04 00 Std Neis Nein Di 10 00 00 00 08 00 06 00 00 00 14 00 04 00 Sid Nein Nein Mi 10 00 00 00 00 00 00 00 06 00 14 00 04 0 Sid Nein Nein DO 00 00 00 00 09 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 90 00 00 Std Neis Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Neia Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 09 Sid Nein Woch Ges Zeit Std lim Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min x Und wie Sie sehen wurden die Freien Tage die bei der Teilzeitarbeit eigentlich keine Bedeutung haben beides mal auf den SA und SO aber die anderen Tage an denen nicht gearbeitet wird k nnen wahllos vergeben werden wie hier f lschlicherweisse am MO und FR und im anderen Fall am DO und FR Entweder die Tage ohne Arbeit sind in beiden Pl nen Mo und Fr oder aber bei beiden Pl nen Do und FR Bitt beachten Auch diese beiden Pl ne sind zur Demonstration fehlerhaft Es ist eben nur wichtig da die Gesamtzeit in beiden Pl nen zu dieser Abteilung gleich ist also hier 12 Stunden Ob nun der Mitarbeiter sich an diesen Plan h lt ist von der Berechnung her v llig egal Denn die gestempelte bzw erfa te Zeit wird immer ri
99. 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Woa Gen Zeit St Min WochGesPausen Zeit StdMin _ Wod Ges Zeit netto Std Min 16 0 o 0 6 0 08 Praxis Kurz 16 Sp tschicht Nein MO 16 00 00 00 00 00 00 00 00 00 20 00 04 00 Std Nein Nein D 16 00 00 00 00 00 00 00 00 00 20 00 04 00 Std Nein Nein MI 16 00 00 00 00 00 00 00 00 00 20 00 04 00 Std Nein Nein DO 15 00 00 00 00 00 00 00 00 00 19 00 04 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Wodi Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min 16 0 o 0 h o Wenn Sie w hrend der Laufzeit des Programms innerhalb der mit dem Teilzeitproblem involvierten Programmteile 1 Abteilung Hier finden Sie weitere wichtige Bemerkungen zur Teilzeitarbeit 2 Dienstpl ne und Hier finden Sie weitere wichtige Bemerkungen zur Teilzeitarbeit 3 Personalstammsatz Hier finden Sie weitere wichtige Bemerkungen zur Teilzeitarbeit die F1 Taste Ihrer Tastatur dr cken erhalten Sie immer die kontextbezogene Hilfe bei der auch immer ein Abschnitt mit dem Titel Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten angeklickt werden kann wo Ihnen dann die Einzelheiten die es in diesem Bereich zu beachten gilt genauestens erl utert werden Die hie
100. 1 dr cken und in der sich dann ffnenden Maske auf Start dr cken Drucken Sie sich dann dort auch diese Auswertung aus und Sie haben eine genaue Ausrechnung der Zeiten die Sie eingegeben hatten Jetzt gehen Sie wieder zur ck zum ERFASSEN und bereiten Die Eingabemaske wie gehabt vor Nehmen Sie jetz ein Eingabedatum da nicht mit den anderen kollidiert Das w re zwar m glich denn der Kontrollmechanismus ist beim Verlassen der Erfass Maske unterbrochen und setzt erst mit der ersten Zeiteingabe wieder ein aber das w re wenig sinnvoll Nehmen wir jetzt an Ihr Mitarbeiter w re jetzt an diesem Tag nicht zur Arbeit erschienen Sie wissen aufgrund eines Eintrages auf der Stechkarte oder durch bereitgelegte Krank oder Urlaubsmeldungen Reisekostenabrechnungen oder hnliche Vorg nge nat rlich genau warum dieser Mitarbeiter nicht zum Dienst erschienen war Da er nicht da war klicken Sie jetzt auf die kleine Options Marke f r Anwesend Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 30 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Nein Es ffnet sich daraufhin eine Palette von Buttons mit vielen Gr nden warum dieser Mitarbeiter nicht anwesend gewesen sein k nnte Klicken Sie auf den ersten Button der mit Krank beschrieben ist Es wird in der Protokollspalte die Zeitfolge angegeben die von Geisterhand aus dem Diensiplan f r diesen Tag bernommen wurde und zus tzlich steht ein Vermerk dort der durch
101. 13 Gesamtbetrag z Normalatunden Hki 9 jbez Feiertag Std 500 10 berstd Zuschlag 2133 i Nur Aufschlagsberchng Grundst 12 Bez Abwht Block 2 0 00 13 Bez Abwht Block 3 14 Anwesend inkl Zeitvs 177 43 15 daronab 000 16 jergiht 17 bzer Lokadortzlz 5 00 18 Gesamtbetrag zur Pruttomhhmz In dieser Abrechnung dann finden Sie die 177 43 Stunden unten unter dem umrandeten Teil wieder wo diese im Falle von Minusstunden unter Monatssoll mit einem unter Einstellungen anzusetzenden Prozentsatz mit einem Abzug oder sogar ganz gestrichen werden k nnten weil es eine freiwillige Leistung ist In dieser Abrechnung wurden die berstunden in ein Zeitkonto einaddiert und werden dort gesammelt und daher hier jetzt nicht bezahlt Die 21 33 berstunden wurden von den gestempelten Normalstunden in Block 1 mit 92 08 Std abgesetzt und mit 70 75 Stunden verg tet Es mag sicher etwas kompliziert erscheinen aber bei der Vielfalt der M glichkeiten die ZEITEXPLUS bietet ging s leider nicht einfacher ohne in den Verdacht zu geraten ein Simplificateur dangereux zu sein Wenn Sie einige Zeit mit dem Programm gearbeitet haben dann k nnen Sie ganz einfach sagen Ja ich kann mich darauf verlassen da die Rechnung stimmt ob richtig gestempelt wurde das allerdings ist eine ganz andere Frage 8 8 Mitarbeiterbezogene Auswertung Sie k nnen eine mitarbeiterbezogene Auswertung vornehmen was oftmals wichtig ist wen
102. 2345 ist gekommen am Montag den 14 07 98 um 07 05 Uhr und es war kein besonderer Anla wie Arztgang o der Grund zum Beginn des Zeitnehmens also Normal und der Punkt wird am Ende gesetzt zum Zeichen da dieser Satz von TIMES EX nicht bernommen wurde Der dazugeh rende Satz wenn dieser Mitarbeiter nach Hause geht w re z B 12345AUSMON1407981615NO 3 Abgangs Kontroll Datei Diese wird zu Beginn eines Buchungs zeitraums neu aufgebaut Auf diese Datei greift TIMES EX zu und pr ft ob die darin enthaltenen S tze schon bernommen wurden oder nicht Sind diese noch nicht bernommen das wird daran erkannt da hinten noch ein Punkt und nicht ein Sternchen gesetzt ist bernimmt TIMES EX diesen Satz und markiert diesen mit dem Sternchen Name TERMABGF TXT Zur ckkommend auf die bertragung von der Datei CVFILE TXT auf diese TERMABGF TXT so wird bei dieser bertragung gepr ft wo in der Datei das letzte Sternchen ist Der folgende Satz wurde noch nicht bernommen und dieser wird nun aus der neugeholten CVFILE TXT herausgefunden und in die TERMABGF TXT ans Ende eingelesen wobei der Punkt als Erkennungsmarke f r Times ex bleibt Alle Zeits tze sind streng chronologisch geordnet daher kann der Versuch einen Satz von Hand dazwischen zuschreiben nur mit Chaos enden Bei der bernahme der S tze nach Times ex wird au erdem der vorgegebene Zeitrahmen gepr ft Zur Sicherheit wird Ihnen dieser Zeitrahmen beim Anw h
103. 31 oder 30 eingeben Hiezu w hlen Sie jetzt oben das Icon ry an Ist das aktuelle Kalenderdatum Microsoft Systemdatum und Zeit nicht innerhalb des einzustellenden Zeitrahmens wird statt der Tabelle Zeiten die Tabelle Zeiten2 angesprochen was jetzt hier zu Beginn nat rlich nicht Ihre Absicht ist sondern sp ter f r den Fall des weiteren Stempelbuchens nach Auslaufen des Zeitrahmens der automatische Programmlauf ist brigens auf der Hauptmem seite wird Ihnen der gerade aktuelle Zeitrahmen angezeigt Sie erhalten jetzt eine eine Maske auf den Bildschirm in dem Sie aus dem links angezeigten aktuellen Monatskalender zuerst in das obere leicht gr n unterlegte Feld das Datum AB eingeben indem Sie links auf den gew nschten Tag im Kalender klicken Genauso gehen Sie dann mit dem zweiten Tag dem Datum BIS vor Klicken Sie nun auf die Best tigung da der Zeitrahmen jetzt OK ist Sie kommen auf die Erfassen Seie bei der Sie sp ter Korrekturen eingeben oder wenn Sie noch mit Stechkarten arbeiteten auch diese hier eingeben k nnten Klicken Sie nun unten auf ENDE und Sie kommen wieder zur ck zum Hauptmen 5 lt gt Abteilungen einrichten Bevor Sie nun Abteilungen einrichten k nnen Sie zuerst einmal die mitgelieferten Tabellen in denen diese Eingaben gespeichert sind benutzen MERKE Sie d rfen bevor Sie nicht mindstens einen eigenen Datensatz f r eine Abteilung angelegt haben die m
104. Abwesenheit zum Besuch eines Arztes Dieser Arztbesuch wird durch ein rztliches Attest belegt und gilt in der Regel f r die vom Arzt best tigte Zeit als bezahlte Arbeitszeit Die firmenspezifische Bewertung kann jedoch ganz individuell von Ihnen bei Einstellungen so oder so eingerichtet werden Ausf hrliches Eingabeprotokoll Im Unterprogramm Korrekturen gibt es zwei verschiedene Druck Darstellungen der eingegebenen Datens tze die in der Datei Zeiten gespeichert sind Die eine der beiden Darstellungen ist als Ausf hrliches Protokoll bezeichnet w hrend das andere als Protokoll in Kurzform benannt ist Auswertungen Ist der Programmpunkt bei dem s mtliche EIN und AUS Zeiten die Sie beim Erfassen eingegeben haben f r eine saubere Darstellung aufbereitet und berechnet werden Beim Anw hlen dieses Programmpunktes wird Ihnen auf zwei Bildschirmmasken der Inhalt der letzten Auswertung angezeigt Sie m ssen um einen aktuellen Stand zu erhalten die Start Taste dr cken Wegen der F lle von Informationen die Sie schon dort einsehen k nnen ohne einen Ausdruck anfertigen zu m ssen wurden diese Daten auf zwei verschiedene Bildschirme verteilt die mit Auswertungen und Auswertungen2 bezeichnet sind und auch so aus den beiden Bildschirmen heraus wechselseitig angew hlt werden k nnen Beh rdengang Unvermeidbarer Besuch bei einer Beh rde z B als Zeuge vor Gericht o der w hrend der normalen Dienstzeit anf llt Die ind
105. Als Anwender einer Digitalkamera sollten Sie damit vertraut sein wie ein Bild von der Kamera in den Computer kommt Mit dem Programm wird unter G DUVETIMEP ZEITEXPLUS PersPics ein Ordner mitgeliefert der sich f r die Speicherung dieser Bilder anbietet F r die folgende Operation sollte nat rlich das ZEITEXPLUS Programm mit der Personalmaske schon geladen sein W hren Sie dann mit Paint arbeiten bleibt das Programm unten am Bildschirmrand als Icon stehen 1 Starten Sie das Programm PAIT EXE das Sie unter C Programmen Zubeh r finden 2 Laden Sie das entsprechende Bild in das Programm entweder indem Sie dieses ber die Laderoutine hereinholen oder aber aus dem Explorer direkt mit der Maus in das wei e Programmfeld in der ge ffneten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 15 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 2 Paint Maske hineinziehen 3 Das Bildfeld im Programm mi t nur ca 4 x 4 5 cm je nach Bildschirmgr e unterschiedlich Da mit Sicherheit anzunehmen ist da das soeben eingeladene Bild unter Paint viel zu gro ist m ssen Sie dieses verkleinern Das geschieht indem Sie oben in der Paint Men zeile auf BILD Strecken und Zerren klicken worauf sich eine kleine Hilfsmaske zeigt Je nach dem wie gro Ihr Bild gerade ist m ssen Sie einen ungef hren Prozentsatz angeben auf den das Bild verkleinert werden soll Ist das Bild z B noch innerhalb Paint bildschirmf
106. Das ist allerdings ganz anders bei dem Feld 25 Stunden Lohn Hier mu der richtige aktuell f r diesen Mitarbeiter g ltige Brutto Stunden Lohn eingetragen werden Diese Angabe wird vom Programm f r weitere Berechnungen ben tigt Eine Bruttolohnberechnung ber das Programm ist ohne diese Angabe nicht m glich Aber lesen Sie hierzu in den Statistischen Auswertungen Firmendaten noch einmal nach was wir dort in einem separaten Kasten zu den Lohnangaben gesagt haben In Feld 26 VNr tragen Sie auch wieder nur zur internen Weitergabe von Informationen an die Lohnbuchhaltung die Sozialversicherungsnummer ein Diese finden Sie auf dem Versicherungs Schein Heft des Mitarbeiters Diese setzt sich zusammen aus der Zahlenfolge des Geburtstages einiger anderer Zahlenfolgen und dem Anfangsbuchstaben des Familiennamens oder bei Frauen des M dchennamens sofern die Mitarbeiterin verheiratet ist und jetzt einen anderen Namen z B den des Ehemannes tr gt Die Felder 27 Eingestellt per und evtl auch 28 Ausgeschieden erhalten die dazu relevanten Datumseingaben Auch diese Daten unterliegen keinerlei Rechenoperation Da bei der Berechnung der Stechkarten nur die It Stechkarte vorgegebenen und danach eingegebenen Datens tze berechnet werden wozu dann die eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht mehr geh ren kl rt sich die Berechnung automatisch Das hei t aber und das sei an dieser Stelle vermerkt da wenn Sie eine Stechkarte bei der
107. Dr cken auf den Kontroll Knopf ndern werden die Felder des Datensatzes zur nderung freigegeben Alle anderen Kontrollkn pfe au er OK und Abbr sind zu diesem Zeitpunkt deaktiviert soda Sie ber das Programm gezwungen werden erst Ihre Anderung entweder zu annulieren oder zu beenden Sie ndern die Inhalte in den Feldern indem Sie einfach die vorhandenen Buchstaben berschreiben Dabei ist allerdings zu beachten da manche Felder in ihrer m glichen Eingabel nge stellenm ig begrenzt sind Da bei Ihrer Eingabe an einer beliebigen Stelle eines Wortes der rechts neben dem Cursor befindliche Text nach Rechts geschoben wird kann es passieren da die Summe der links und rechts vom Cursor befindlichen Buchstaben schon dieses vorgegebene Stellenmaximum erreicht hat Dann m ssen Sie an der aktuellen Cursorposition mit der Entf Taste erst entsprechend Platz schaffen Sie k nnen aber auch durch zweimaliges Klicken auf ein zu beschreibendes Feld das ganze Feld markieren und dann den gesamten Inhalt mit der Entf Taste l schen um dann Ihre Anderungseingabe vorzunehmen Da die Abt Nr wie an anderer Stelle erw hnt ein Keyfeld ist sollte diese Abteiluingsnummer niemals ge ndert werden wenn diese einmal zu Beginn angelegt worden ist Besonders dann wenn schon weitere Arbeiten mit dem Programm erfolgt sind kann das ggf zu Datensatzverwechselungen f hren Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 78 ZEIT
108. EEE DUVESHft Handbuch Auswertungs Software f r Zeitwirtschaft Erfassung ber das Parallelprogramm Nur ein r Eog 4 Le et s findi it out Firma DUVE_Soft Hundertmorgen Ring 100 D 64546 M rfelden Walldorf Tel 06105 456610 Fax 06105 45661 1 Homepage WWW DUVE Soft de 2 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Leerseite Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 3 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Szenario In einigen Bereichen eine fiktive Darstellung Anni M ller arbeitet im Lohnb ro einer kleinen Fabrik Die Firma hat mehrere Abteilungen in denen die verschiedenen Einzelteile f r die dann verkaufsf higen Produkte hergestellt und bearbeitet werden U a gibt es einen hauseigenen Formenbau eine Kunststoff Spritzerei eine Druckerei eine Montageabteilung eine Abteilung f r die Arbeitsvorbereitung ein Lager f r Halbfertig und eines f r Fertigartikel eine Versandabteilung eine Rechnungs bzw kaufm nnische Abteilung eine Verkaufsabteilung eine Werbeabteilung und letztlich noch eine Verkaufsstelle als Factory outlet im Erdgescho des Hauses Die verschiedenen Abteilungen arbeiten zu v llig unterschiedlichen Zeiten und jede Abteilung hat ganz individuelle Aufgaben und Dienstpl ne Die Firma liefert Haushaltsprodukte aller Art auf die sie z T Patente hat was bedeutet da die Firma au erordentlich gut zu tun hat und alle
109. EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Bei den Vorgaben die Sie sich ber die Listboxen die beim Dr cken auf die kleinen Pfeiltasten herausklappen ausw hlen entf llt das berschreiben da immer nur aus vorhandenen Angaben ausgew hlt werden kann Grunds tzlich gelten die Angaben die wir bei Neuanlage Abteilung gemacht haben auch f r die hier vorzunehmenden nderungen Lesen Sie ggf dort noch mal nach Sie k nnen dazu ohne diese Hilfemaske zu schlie en direkt links auf die Haupthilfemaske Abteilungen auf den entsprechenden Text dr cken Beim Anw hlen von ndern innerhalb eines Abteilungs Stammsatzes werden alle bereits vorhandenen Felder gelesen und im Hintergrund zwischengespeichert Haben Sie sich einmal nach Anw hlen dieses Programmpunktes geirrt und versehentlich schon einige Felder mit neuen Werten berschrieben die Sie f r diesen Stammsatz gar nicht ndern wollten so k nnen Sie auf die Taste Abbr dr cken um den alten Zustand wieder herzustellen Die Taste mit der Markierung Andern teilt sich nach dem Anw hlen von ndern in zwei Tasten auf Die eine tr gt dann den Schriftzug OK den Sie benutzen wenn Sie die Anderung speichern wollen die andere mit der Aufschrift Abbr dr cken Sie wenn wie oben beschrieben 7 1 4 Satz L schen Das L schen eines Stammsatzes der Abteilungsdatei sollte eigentlich nur dann vorgenommen werden wenn die betreffende Abteilung Ihres Betrie
110. Feld unten bertragen und bleiben nun f r diesen Abrechnungszeitraum fester Bestandteil dieses Stammsatzes letzt btempeidatum j jMittw Ein_ Zeit RZZEITEN BE RECHNEN R ALLE Auf diese Weise m ssen Sie bei jedem neuen Mitarbeiter den Sie f r eine bestimmte Teilzeitarbeits Abteilung einteilen die Berechnung durchf hren Aber auch hier haben wir es Ihnen etwas leichter gemacht Beim Ersteinrichten eines Mitarbeiters m ssen Sie ja sowieso die Abteilung zuordnen und die Berechnung erfolgt dann immer sofort in Sekundenschnelle Wenn Sie aber alle Mitarbeiter eingerichtet haben dann k nnen Sie auch diese Berechnung im Hintergrund f r alle Teilzeitbesch ftigten in einem Zug durchf hren Dazu klicken Sie auf die jetzt im Bild nur grau angezeigte Schaltfl che KURZZEIT BERECHNEN F R ALLE Diese Berechnung mu vor jeder Abrechnung eines Zeitraums aber erst nach dem Einrichten eines neuen Zeitrahmens gemacht werden damit bei der Endberechnung auch die aktuellen Zahlen in die Berechnung einflie en Einen neuen Zeitrahmen erstellen Sie innerhalb der Erfa routine Icon im Hauptmen mit dem Bildschirm und dem Wort IN f r Input Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 101 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Noch Fragen Ja sicher Wie werden denn diese 60 Stunden ermittelt Das wird Sie und mit Sicherheit auch Ihren Mitarbeiter brennend interessieren
111. Firma A 175 Stunden gezahlt 10 Stunden wandern in sein Guthaben Ergebnis ist 175 X 10 EURO 1750 00 Guthaben 10 Stunden Bei Firma B macht der Mitarbeiter die gleiche Anzahl von Stunden hier sehen wir einmal ab von berstundenaufschl gen Ergebnis ist 185 X 10 EURO 1850 00 Kein Guthaben also 0 Stunden da nicht vereinbart Die Differenz betr gt also EURO 100 00 Im Folgemonat herrschen gleiche Soll Verh ltnisse beide Mitarbeiter arbeiten jetzt 165 Stunden also beide 10 Stunden unter dem Soll von 175 Stunden Mitarbeiter in Firma A erh lt jetzt Ergebnis 165 X 10 EURO 1650 00 und Guthaben 10 sinkt auf 0 Stunden Mitarbeiter in Firma B erhalt jetzt Ergebnis 165 X 10 EURO 1650 00 Berechnet man jetzt was beide in diesen 2 Monaten erhalten haben so hat der Mitarbeiter in Firma A erhalten 1750 00 plus Folgemonat 1650 00 zusammen 3400 00 bei einer Stundenleistung von 185 165 350 Std und der Mitarbeiter in Firma B 1850 00 plus Folgemonat 1650 00 3500 00 bei einer Stundenleistung von 185 165 350 Std Wie Sie sehen hat der Miarbeiter in Firma A bei der Zeitkontoberechnung tats chlich die gleiche Stundenleistung aber f r 10 Stunden weniger Geld bekommen n mlich EURO 100 00 weniger Daran sehen Sie da eine Absenkung eines Guthabens unbedingt zu einer Auszahlung der geleisteten Stunden f hren mu Dieses Beispiel hier war relativ einfach zu berschauen weil im B
112. It Dienstplan tagem ig unterschiedlich ausfallen k nnen aber insgesamt eben 12 Stunden ergeben Der Durchschnitt ist dann bei 3 Arbeitstagen trotzdem 4 Stunden Dieser Sollstundenplan ist nicht zu verwechseln mit dem tats chlichen Diensitplan Das ganze ist aber trotz allem nicht ganz so schwierig wie es aussieht Nachfolgend haben wir hier 4 Dienstpl ne von Teilzeitbesch ftigten aufgelistet die aufgrund ihrer unterschiedlichen Arbeitsweise zwei verschiedenen Teilzeit Abteilungen zugeordnet werden In der Abteilung Labor Kurzarbeit wird an den Tagen MO DI und MI je 4 Stunden insgesamt 12 Stunden gearbeitet Dienstplan Nr Abteilungs Nr AbteilungsBereichnung Schichtdienstbereichnung Abend Fri Wochentag Dienstbeginn Pauselvon bis Pause 2von bis Dienst Ende Gesamt Std Tag Arbeit BE 05 Labor Kurzarbeit Fr hschicht Nein MO 08 00 00 00 00 00 00 00 00 00 12 00 04 00 Std Nein Nein DI 08 00 00 00 00 00 00 00 00 00 12 00 04 00 Std Nein Nein MI 08 00 00 00 00 00 00 00 00 00 12 00 04 00 Std Nein Nein DO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nein FR 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min oO 0 n2 0 05 Labor Kurzarbeit Mittelschicht Nein MO 12 00 00 00 00 00 00 00 00 00 16 00 04 00 Std Nein Nein DI 12 00 00 00 00 00
113. Jedes Jahr weniger Suchvorg nge durchzuf hren lt gt Jetzt gehen Sie sofern Sie in dieser Sitzung noch keine S tze erfa t haben und deswegen nicht die Einrichtungsm glichkeit f r einen neuen Zeitrahmen angeboten bekommen zu der Erfa routine und legen einen neuen Zeitrahmen fest Dabei werden Sie darauf aufmerksam gemacht da schon gebuchte S tze in der Zweitdatei aufgelaufen sind und die Hauptdatei die Sie ja gerade voll gel scht haben keine Datens tze mehr enth lt Die Schaltfl che zur bernahme der Datens tze ist nach Eingabe des Zeitrahmens freigegeben ACHTUNG Die S tze d rfen erst bernommen werden wenn der neue Zeitrahmen wirklich korrekt eingerichtet worden ist W hrend der bernahme werden diese Zeits tze die zwar schon aus dem neuen Zeitrahmen stammen aber zu einer Zeit angelegt worden sind als noch der alte Zeitrahmen bestand und die deswegen auch noch den alten Zeitrahmen als Eintrag aufweisen an dieser Datensatzstelle mit den Daten des neuen Zeitrahmens berschrieben und in die aktuelle Datei Zeiten bertragen und in der Herkunftsdatei gel scht Dieser Vorgang ist sensibel mu korrekt durchgef hrt werden und darf nur einmal ablaufen Wenn etwas falsch gemacht wird m ssen Sie die bereits gesicherte Datenbank zur cksichern lt gt Als letztes pr fen Sie ob alle neuen Datens tze in der Datei Zeiten angekommen sind was Sie ber Korrekturen feststellen k nnen Ist das der Fall ist Ihr Abschlu
114. Kalendermaske verschwinden so k nnen Sie diese immer wieder mit dem kleinen Pfeil hervorholen Nachdem Sie also nach der gleichen Vorgehensweise Ihre zwei Eingaben wiederholt haben und nicht die Stornotaste gedr ckt haben vergessen Sie einmal absichtlich die F12 Taste um das n chste Datum anzeigen zu lassen Geben Sie jetzt wieder die Beginn und die Ende Zeit ein Nachdem Sie die Enter Taste gedr ckt haben erhalten Sie jetzt eine Warnung weil Sie sich noch auf dem gleichen Datum im ungef hr selben Zeitraum befinden Beantworten Sie die Warnung mit OK die eingegebenen Ziffern bleiben stehen und mit der F12 Taste gehen Sie ein Datum weiter Achtung der Button OK Enter hat durch diesen Vorgang den Focus verloren und Sie erreichen durch einfaches Dr cken der Entertaste jetzt keine Eingabe Sie m ssen jetzt mit der Maus diese Eingabe Taste ausl sen Bei der n chsten Zeiteingabe F12 Taste nicht vergessen geben Sie absichtlich einmal falsche Werte ein Z B 07 5 oder 705 oder 0875 oder irgendwelche v llig verr ckten Werte Sie werden sehen da alle diese Fehleingaben entsprechend abgefangen und nicht akzeptiert werden Versuchen Sie auch einmal die AUS Zeit kleiner als die EIN Zeit einzugeben Also z B Ein 0700 und Aus 0100 Sie werden sehen da Sie dann gefragt werden ob Sie sich evtl vertippt haben oder ob die Ende Zeit tats chlich richtig war und der Mitarbeiter evtl ber Mitternacht hinaus gearbeitet hat Antworten Sie a
115. Keine Schicht in das Feld ein Sollten Sie eine Dienstart zu viel eingegeben haben soda Sie eine wieder entfernen wollen so benutzen Sie beim Herausklappen der Vorgaben bitte diesen Terminus Keine Schicht klicken diesen an und berschreiben damit den vorher eingegebenen der entfernt werden soll Die Anzahl m ssen Sie in diesem Fall nat rlich auch wieder ndern Rechts neben den vier Dienstbezeichnungen sehen Sie 4 sog Checkmarks Diese sind zum Zeitpunkt des Anlegens eines Abteilungsstammsatzes noch leer Diese Checkmarks in dieser Maske k nnen Sie nicht ver ndern Diese sollen Ihnen lediglich anzeigen da zum Zeitpunkt wenn Sie diesen Abteilungssatz bei irgendeiner Gelegenheit einsehen erkennen k nnen da f r diesen Dienst bzw f r diese Schicht noch kein Dienstplan angelegt worden ist Damit haben Sie eine zus tzliche Eingabehilfe beim Erstellen von Dienstpl nen Denn in dem Augenblick wenn auch ein Dienstplan f r diese Schicht angelegt worden ist erh lt dieses Checkmark ein H kchen oder ein Kreuzchen Noch weiter rechts haben Sie vier Felderreihen mit je zwei Einzelfeldern untereinander Dort wird wenn ein Dienstplan angelegt worden ist die Stunden und Minutenmenge pro Woche f r die links daneben stehende Schicht angezeigt die in einem Dienstplan angelegt worden ist Diese Zeitangaben sind im Echtzeitsystem angegeben wobei eine Stunde 60 Minuten hat 7 1 3 Satz Abteilung ndern Abbr Siehe auch Abbr Durch
116. Minuswert w rde ROT dargestellt werden 5 1 Gestempelte Armesenheit 97 43 5 3 m zzlElock 2 stdw Abah 0 00 5 2 magl Block 3 Abwh Tage 50 00 5 4 m rechmende Anwheit 177 43 5 5 Monats Soll 160 00 5 6 Miroswert Aufschl_ Abzug 1743 Std 5 7 Das smidwom Sollwert 5 3 Pr mienabzuz somit Beim Block 5 werden f r Anwesenheitsstunden Pr mien gezahlt sofern das in den Einstellungen ber cksichtigt wurde Hier in dieser Abrechnung brigens nicht Die Berechnung der Minusstunden aber wird immer durchgef hrt um festzustellen wie der Mitarbeiter sich in seinem Arbeitsumfeld verh lt Diese w rden allerdings auch in Block 4 angezeigt werden wenn sie entst nden Die 9 25 Stunden werden bei der Pr mienzahlung f r Anwesenheit nicht gewertet die Urlaubszeit mit 80 Stunden aber doch Hier wurden somit 17 43 Stunden ber Soll gewertet gr ne Zahl somit w re eine Pr mie f llig Wenn Sie aber nun die 177 43 Stunden und die Krankstunden von 9 25 zusammenaddieren so kommen Sie auf die eingangs genannte Zahl von insgesamt 186 68 Stunden und es ist alles korrekt Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 124 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ag 1 21331 10 j Bersta Zusch agsberchng Gnmd stun Nur Aufschl ck 2 0 00 12 Bez Abm Bk ck 3 13 Bez Abwkt Bl l zeitvs 177 43 14 Anwesend ink 000 15 damon ab 16 Jergikt talz 2 00 17 bze Lohndor r Enttonhbhimg
117. Muster MMTT Hier ber wird sp ter der Ausdruck einer chronologisch richtigen Geburtstagsliste erm glicht Gleichzeitig wird auch sofort das Alter des Mitarbeiters ausgerechnet Da dieses aber relativ zum aktuellen Jahr wechselt gibt es den Eintrag des dazu relevanten Jahres wann der Mitarbeiter das angezeigte Alter hat oder hatte Wird diese Maske zu einem sp teren Zeitpunkt angew hlt so mu einmal kurz Andern gedr ckt werden um das Alter zu aktualisieren Beim Dr cken des Kontroll Knopfes mit dem Drucker Symbol wird diese Operation f r alle Datens tze in dieser Datei automatisch ausgef hrt soda beim Ausdruck automatisch immer richtige Altersangaben ausgedruckt werden Die Datumsangabe im Feld Geburtstag mu nach dem Muster TT MM JJJJ erfolgen also mit 10 Stellen In das Feld 13 Geschlecht Hier tragen Sie bitte ein w f r weiblich oder ein m f r m nnlich ein In diesem Feld erscheint bei Anwahl von Neuanlage automatisch der Buchstabe den Sie bei der letzten Neuanlage oder Anderung eingegeben haben Bei Neustart des Programms ist allerdings immer m vorgegeben Und dieses m bleibt so lange die Vorgabe bis diese von Ihnen ge ndert wird Es empfiehlt sich daher M nnlein und Weiblein nacheinander m glichst als Stapel zu verarbeiten Mit dem Dr cken der TAB Taste kommen Sie immer von einem Feld auf das N chste Sind Sie also mit der Eingabe beim letzten Feld vor diesem Geschlechter Feld dann dr cken Sie die TAB
118. Nummer des weiteren die dazugeh rende Abteilungsnummer die Schichtbezeichnung die gestempelte und ggf errechnete Ein und Auszeit dieses einen Eingabesatzes Haben Sie einen Satz der fehlerhaft war und den Sie l schen wollen eindeutig erkannt so k nnen Sie diesen jetzt l schen Haben Sie diesen noch nicht eindeutig ausgemacht so m ssen Sie zuerst die Druckroutine starten soda Sie den fehlerhaften Satz eindeutig zuordnen k nnen Diese Funktion erl utern wir weiter unten Zum L schen von Datens tzen haben Sie 3 M glichkeiten Sie wollen einen Satz l schen Sie wollen mehrere S tze l schen Sie wollen alle S tze l schen Voraussetzung zum L schen von S tzen ist da diese angezeigt sind d h also da Sie die Schaltfl che S tze anzeigen ausgel st haben m ssen Nur dadurch ist im Fall da Sie z B alle S tze l schen wollen die daf r vorgesehene Schaltfl che zum Bet tigen freigegeben Die beiden Vorhaben einen oder mehrere S tze zu l schen sind in etwa identisch Klickens Sie in der Liste ganz links jeweils auf eines der kleinen grauen Quadrate neben dem Satz den Sie zu l schen beabsichtigen Sie werden beim ersten Klick eine Warnung erhalten die Sie noch einmal darauf aufmerksam macht da eine Anderung von Datens tzen nicht m glich ist sondern nur eine Satzl schung und die sp tere evil Neueingabe die Korrektur bildet Siehe oben Durch den Klick auf dieses Quadrat wird der Datensatz blau u
119. P P steht hier f r Position die angezeigte Zeile der ersten Position und wiederholen Sie unter der dann ver nderten Datumsangabe und unter der schon vorher ge nderten Dienstplan Einstellung Ihre Eingabe Sofern Sie den Eingabe Blitzkurs durchgef hrt haben wissen Sie welche verschiedenen Warnungen auftauchen k nnen und welche Reaktionen von Ihnen daraufhin durchzuf hren sind Sie wissen auch wie die Abwesenheits Zeiten zu behandeln sind soda wir uns diese Erkl rungen hier ersparen k nnen Wenn Sie diesen Eingabe Blitzkurs noch nicht gemacht hatten so sollten Sie diesen jetzt anw hlen und durchf hren Ggf sollten Sie sich die Lektion zu diesem Thema ausdrucken dann haben Sie es einfacher diesen Ausf hrungen zu folgen Als letztes nennen wir Ihnen noch eine zus tzlich Hilfe die Sie bei Ihrer Zeiterfass Arbeit verwenden sollten In der Maske ganz oben links an der Bildschirmkante finden Sie einen Men punkt Druck Abrechnungszeitraum Diese Hilfe sollten Sie unbedingt in Anspruch nehmen Drucken Sie sich diesen kleinen Kalender f r Ihren Eingabezeitraum aus Er zeigt alle Feiertage die durchschnittlichen Tages Arbeitsstunden also nicht die nach Dienstplan individuellen Tagesstunden und zeigt als Ergebnis die Sollstunden dieses Abrechnungszeitraums Mit diesem kleinen Kalender gestaltet sich Ihre Erfass Arbeit wesentlich einfacher Zumindest zu Beginn Damit w re die Erkl rung zum Thema ZEITERFASSEN zu Ende Den Blitzkurs soll
120. PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 Auf und Abschlags Teil 2 Pr mien Teil 3 Berechnungsvorgaben Teil 4 5 Einstellungen Schicht und Abenddienst Angaben Wie bereits erw hnt m ssen Sie vor dem Versuch nderungen einzugeben erst das Kontroll Element Andern dr cken das dann seine Aufschrift in OK ndert Es erscheinen dann zus tzliche Anzeigen die es Ihnen erm glichen entweder alles auf 00 00 zu stellen wenn Sie keine Nachtschichten in Ihrem Hause fahren oder aber alle soeben gemachten Eingaben wieder zu stornieren und den alten Zustand wieder herzustellen Diese angew hlte Registerkarte Einstellungen Schicht und Abenddienst Angaben bernimmt von Ihnen die Einteilungen der Vorgabezeiten ab wann abends in Ihrem Hause und bis wann morgens eine mit Aufschlag zu zahlende Nachtschicht l uft Diese Eingaben k nnen programmbedingt nur innerhalb von abends 19 00 Uhr bis morgens 08 00 Uhr gemacht werden Davor oder danach liegende Zeiten k nnen nicht mehr als Nachtschicht gewertet werden und werden vom System nicht akzeptiert Daher finden Sie rechts oben in Rot diesen Vermerk Beginnt in Ihrem Hause eine Nachtschicht z B abends um 21 00 Uhr und endet morgens um 05 00 Uhr und Ihre Firma zahlt f r diese Zeit den gleichen Aufschlag so gen gt der Eintrag dieser Zeiten in einer Zeile und die anderen beiden Zeilen bleiben auf 00 00 bis 00 00 Da es aber aus steuerlicher Sicht sein kann da bestimmte Zeiten
121. Personenkreis erh lt also niemals Uber oder Plusstunden Sie k nnen auch Versuche machen indem Sie mit einer normal langen Arbeitszeit auskommen die dann f r alle Beteiligten der ganzen Firma gilt Wenn Sie f r Lohnberechnung dann nur f r den oben benannten Personenkreis durchf hren allen anderen aber gar keinen Lohn eintragen so w rde bei der Einstellung der Nichtverg tung das keine Rolle spielen Sie bernehmen die angefallenen Zeiten dieses normalen Mitarbeiterkreises zur Lohnbuchhaltung und sehen dort zu da die Feiertage gem der ges Bestimmungen bezahlt werden Durch die vorgenommene Einstellung auf Nichtverg tung wird lediglich im Block 7 Siehe 4 Abbildungen kein oder ein Betrag ausgeworfen und wie Sie sehen wird auch keine Feiertagszeile im einen dagegen aber im anderen Fall angezeigt AUSWERTUNG Personen Angaben AUSWERTUNG i ma or Im Hl ben Ru MD bemm ZEIT armen Monaks Zel in bande 1490 me e Pbl z Moets Balin Bund Tie N Te 0 0220S DA Tni Ede Dingen 08 Tuge hoder Nip eia atarin benre Kode Pierro v Dugem j Sng we banna Hier wird bei der Einstelung FTg vergaten Diese F s ertagszeile wird nicht ange zagt auch diese Zeile angezeigt 7 Fin Leiinibererluwung A f G f p 1 Fin Lobsderechneng A D E p Tar laaa g mamta Ad g 1 Fansrtagge 2 Soan u feis Tage 1 Faiatape 2 Bann u freie Tage 3 San
122. Programm mu immer korrekt mit der Installationsroutine installiert werden Wenn Sie mit einem TOUCHSCREEN arbeiten und dieser mit einem v llig getrennten selbst ndigen Computer l uft so haben Sie diese Struktur beim Installieren des Programms schon automatisch auf diesem Rechner mit eingerichtet und k nnen diese direkt dort unter a Tr erg wuurr J UN yas yyalLe AAO LOUIWYEIN YO Adresse _ E DUYESoft Timestouch Ordner x TIMESICH 159 WLDFPL3 E PS TIMESAPT verwenden Hier wurde das Laufwerk E benutzt wie Sie sehen k nnen Wie Sie die Kopien der aktuellen Datenbank in das vorhandene Verzeichnis bringen sehen Sie in einem gesonderten Thema unter Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 145 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Datensicherung Diese Sicherung l sen Sie mit dem Icon im Hauptmen aus 9 8 Was geschieht mit den alten Sicherungsdateien Bei einem Update Datensicherung ist ein wichtiges Thema und sollte nicht unterbewertet werden Was grunds tzlich hierzu zu sagen ist hat sich auch unter der neuen PLUS Version nicht ge ndert bitte klicken Sie auf diesen Link wenn Sie hierzu mehr erfahren wollen Datensicherung Jetzt aber geht es hier um Ihren Erwerb einer Update Version von ZEIT EX als ZEIT EX PLUS Um es gleich vorweg zu nehmen Diese Dateien in der alten Datenbankstruktur k nnen in unkonvertiertem Zustan
123. SA und SO und entfernen Sie die vorherigen vom MO und DI Jetzt machen Sie erneut genau die gleiche Buchung wie vorher also f r den gleichen Zeitraum den Sie sich ja notiert hatten z B vom 5 bis zum 16 w re Urlaub bei Herrn Mayer gewesen dann orientiert sich jetzt das System an der von Ihnen gemachten Anderung und schon stimmt alles wieder W rde nun innerhalb dieses Zeitraums aber die Schicht und somit also auch die freien Tage wechseln soda einmal der eine und das andere Mal der andere Zustand von freien Tagen herrschen w rde so bleibt Ihnen nichts anderes brig als diese beiden unterschiedlichen Dienstplanzeitr ume auch nacheinander zu buchen wobei Sie jedes mal die entsprechende Anderung der H kchen bei den freien Tagen vornehmen m ssen Buchen Sie solche Verh ltnisse immer nur wenn Sie sicher sind da zu dieser Zeit niemand in einer solchen Abteilung gerade am Touchscreen eine Buchung vornimmt denn die kurzfristig ge nderten Verh ltnisse w rden nat rlich auch auf den ber den Touchscreen gebuchten Vorgang durchschlagen Und vergessen Sie aber bitte auch nicht diese nderung sp ter wieder auf den Ausgangszustand zur ckzustellen damit wieder die f r Ihren Betrieb g ltigen Verh ltnisse herrschen Dazu haben Sie sich den Ausdruck angefertigt mit dessen Hilfe Sie alles wieder in den urspr nglichen Zustand versetzen k nnen Wir haben versucht diese Arbeiten auch per Computerprogramm erledigen zu lassen
124. Siehe auch Abbr Diese durchzubrausende Serie geh rt zum Thema STAMMDATEN Durch Dr cken auf den Kontroll Knopf ndern werden die Felder des Datensatzes zur nderung freigegeben Alle anderen Kontrollkn pfe au er OK und Abbr sind zu diesem Zeitpunkt deaktiviert soda Sie ber das Programm gezwungen werden erst Ihre nderung entweder zu annullieren oder zu beenden Sie ndern die Inhalte in den Feldern indem Sie einfach die vorhandenen Buchstaben berschreiben Dabei ist allerdings zu beachten da manche Felder in ihrer m glichen Eingabel nge stellenm ig begrenzt sind Da bei Ihrer Eingabe an einer beliebigen Stelle eines Wortes der rechts neben dem Cursor befindliche Text nach Rechts geschoben wird kann es passieren da die Summe der links und rechts vom Cursor befindlichen Buchstaben schon dieses vorgegebene Stellenmaximum erreicht hat Dann m ssen Sie an der Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 106 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung aktuellen Cursorposition mit der Entf Taste erst entsprechend Platz schaffen Sie k nnen aber auch durch zweimaliges Klicken auf ein zu beschreibendes Feld das ganze Feld markieren und dann den gesamten Inhalt mit der Entf Taste l schen um dann Ihre Anderungseingabe vorzunehmen Da die Personal Nummer wie an anderer Stelle erw hnt ein Keyfeld ist d rfen diese Personal Nummer niemals ge ndert werden wenn diese einmal zu Be
125. T EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung eine der beiden inneren Tasten dr cken aber jeweils zum Datei Anfang oder Datei Ende wenn Sie eine der beiden u eren Tasten mit der vertikalen Linie dr cken Eine gezielte Suche ist mit dieser Einrichtung hingegen nicht m glich In den verschiedenen Dateimasken werden verschiedene Hilfs Instrumente dieser Art verwendet Eine andere etwas platzsparendere Art ist die hier dargestellte Kontroll Einrichtung die aber nach dem gleichen Schema funktioniert KIKI Jahre bl ttern gt gt In einigen Masken haben Sie auch die M glichkeit mit einer Suchfunktion verschiedene Auswahlkriterien anzugeben Das ist haupts chlich im Statistikbereich der Fall Diese Kontroll Einrichtung sieht dann so aus KR 03Versandabe ig 1 Jaafr Im Bei dieser Kontroll Einrichtung sehen Sie zus tzlich zu den bereits oben genannten M glichkeiten noch ein kleines Fernglas das Ihnen beim Dr cken darauf eine Dialogmaske anbietet in die Sie die entsprechenden Suchkriterien eingeben Daneben gibt es noch die Darstellung eines Nagels wie man ihn von einer Pinwand her kennt Damit legen Sie f r einen im Augenblick angezeigten Datensatz ein Lesezeichen an Wenn Sie jetzt innerhalb der Datei hin und herspringen k nnen Sie beim Dr cken auf den nach oben rechts weisenden Pfeil wieder sofort zu dem von Ihnen soeben mit einem Lesezeichen versehenen Satz zur ckkommen Sie k nnen sogar
126. US Stempeln eine Karenzzeit von 5 Minuten bersteigt oder mehr als 5 Minuten vor Pausenende Ein gestempelt wird Das folgende Beispiel verdeutlicht den Vorgang Angaben im 100 Minuten System Pausenvorgaben 09 00 bis 09 25 und 12 00 bis 12 75 zusammen 1 Stunde 100 Min gestempelt wird EIN 0700 AUS 1225 AUS also 15 Echtminuten nach Pausenbeginn EIN 1250 AUS 1600 EIN also 15 Echtminuten vor Pausenende Das macht 30 Minuten Echtzeit Differenz zur Pausenzeit aus Diese Stempelzeiten werden im Protokoll auch gef hrt Gerechnet aber werden sofern Sie die entsprechende Einstellung gew hlt haben EIN 0700 AUS 1200 also strikt nach Dienstplan EIN 1275 AUS 1600 dto Die tats chliche Gesamtzeit l uft von 07 00 Uhr bis 16 00 Uhr also 9 Stunden abz glich der beiden Pausen sind das 8 Stunden reine Arbeitszeit 4 75 Stunden f r den Vormittag und 3 35 Stunden f r den Nachmittag Genau diese Zeit ermittelt das Programm sofern Sie die Markierung gesetzt haben Im anderen Fall werden die Zeiteingaben die oben protokolliert wurden auch auf die unten stehenden Werte bertragen und dann werden 5 Stunden f r den Vormittag und 3 5 Stunden f r den Nachmittag also tats chlich insgesamt 0 5 Stunden also 30 Echtzeitminuten mehr zur Zahlung an den Mitarbeiter vorgesehen obgleich er m glicherweise seine eigentlich vorgesehenen Pausenzeiten tats chlich eingehalten hatte zwischendurch aber f r einen privaten Besorgungsgang
127. Version von ZEIT EX 26 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung daher dort gel scht und ber Erfassen neu eingegeben werden Aus Korrekturen heraus k nnen Sie ein Eingabeprotokoll auf diverse Arten ausdrucken lassen um so schnell und sicher eine Eingabepr fung vorzunehmen Ist dann nach Ihrer Meinung alles richtig starten Sie die eigentliche Auswertung Hierbei werden die S tze aus der Datei Zeiten f r jeden einzelnen Mitarbeiter zusammengefa t und die Werte addiert In der Datei Abrechnung gibt es dann nur noch einen Satz f r jeden Mitarbeiter w hrend bei der Datei Zeiten f r jeden Mitarbeiter mindestens ein Satz pro Arbeitstag bzw Anwesenheits Tag existiert Aus der Datei Abrechnung k nnen Sie dann einen Ausdruck f r jeden Mitarbeiter starten der Ihnen eine vollkommene bersicht ber den zu zahlenden Bruttolohn bietet Sollten Sie dann trotzdem noch einen Fehler finden so k nnen Sie noch einmal ber Korrekturen einen Satz aus der Zeiten Datei herausl schen und diesen noch einmal neu erfassen Sie m ssen dann Ihre Auswertung noch einmal starten Erst wenn alles fehlerfrei ist k nnen Sie die fertig aufbereiteten Daten aus der Datei Abrechnung f r Ihre Statistik weiterverarbeiten Das Programm bietet Ihnen hier eine gute bersicht ber Ihre Firmen Abteilungs und Personalverh ltnisse Sie k nnen sich diese in Tabellen anzeigen lassen oder aber ausdrucken lassen Sie werden feststellen da wenn
128. Wert Alter Saldo durch den Wert Akt Saldo ersetzt Sie sehen somit da es zu Fehlern kommen kann wenn Sie den Update Vorgang fter als einmal pro g ltiger Endabrechnung fahren Vorsicht ist also auch hier geboten Die Auswertung selbst k nnen Sie dagegen bedenkenlos oft wiederholen Block 7 Bei diesem Block handelt es sich um die Crux um den Extract Ihrer ganzen Arbeit Hier erhalten Sie bzw Ihre Buchhaltung alle jene Werte die Sie f r die weitere Berechnung der Nettol hne innerhalb der Lohnbuchhaltung ben tigen Was n tzt die sch nste und teuerste Lohnbuchhaltung wenn Sie ihr keine Stundenwerte und Lohnarten anzubieten haben Zu gerne h tten wir Ihnen hier noch eine weitere M glichkeit in das Programm eingebaut mit der Sie ganz nach Ihren Bed rfnissen die vorhandenen Werte nach Belieben zusammenstellen k nnen die Sie nur f r Ihre spezielle Weiterverarbeitung ben tigen Hierbei aber stie en wir sofort auf un berwindliche Schwierigkeiten da wir gar nicht alle M glichkeiten in Betracht ziehen k nnen die z B gerade Ihr Lohnprogramm ben tigt Deswegen k nnen wir Ihnen nur den Tipp geben sofern das berhaupt n tig ist da Sie sofern Sie z B ber das Programm Access von Microsoft verf gen sich mit Hilfe dieses Programms aus den Daten die unser Programm zusammenstellt Ihre individuelle zus tzliche sog Access Abfrage zusammenbasteln Wir meinen allerdings da Sie sich mit einem farbigen Markier Stift die f r Ihre W
129. X 89 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Dieser Einsprungraster ist ziemlich kompliziert wie Ihnen das nachfolgende Bild deutlich zeigt Besser ist es also einen deutlichen Planbeginnunterschied herzustellen Was aber noch wichtiger ist ist da sich der Angestellte auch wirklich an die vorgegebenen Dienstzeiten h lt wenn er It Dienstplan arbeitet Es ist also nicht m glich z B an einem Samstag erst um 20 00 Uhr zu kommen um in der Nachtschicht zu arbeiten da diese It Dienstplan an diesem Tag nicht vorgesehen ist Der Einsprungraster kann also nur einen Einsprung in den Plan Normaldienst oder Mittelschicht vornehmen Das richtige Erstellen dieses Dienstplans ist von ausschlaggebender Bedeutung Siehe dazu unten unsere Beispieleingaben Die Differenzzeiten T sind in 10 gleiche Teile geteilt Der Splitpoint liegt jeweils im Zeh Alternative 01234567589 10111213 14 1E 1E 17 1E 18 2C 2122250123456 7 5410 5710 Splitpoint AB Splitpoint BC Splitpoint CO Splitpoint DA Fr hschicht A Normaldienst B Mittelschicht C Nachtschicht D Fr hschicht A ESP Einsprungbereich f r Plan ternative 01234567 39 1011121314 1E 1E 17 IE IS 2C2122250 1 2 34567 8110 2710 Splitpoint AB Splitpoint BC Splitpoint CD Splitpoint DA r hschicht A Normaldienst B fiinn Mittelschicht C D A Nachtschicht Fr hschicht am n chsten Tag Differenzzeiten T zu den DPLE s Diensiplanbe
130. Zeit kann bei Registerkarte 4 innerhalb der Einstellungen mit einem Aufschlag f r die Berechnung versehen werden DUVE_Soft Hundertmorgen Ring 100 D 64546 M rfelden Walldorf N he Frankfurt M Germany Tel 0049 6105 456610 Fax 0049 6105 456611 Bitte ggf Mitteilung auf dem Anrufbeantworter hinterlassen Mobil Telefon 0049 172 722 94 15 ggf Mailboxnachricht hinterlassen E Mail DUVE_Soft T online de Homepage WWW DUVE SOFT de Eingabe Control Bezeichnet ein bildlich dargestelltes Element auf einem Bildschirm in das Sie irgendeine Art von Information oder Aktion eingeben k nnen Entweder k nnen Sie z B in einem Feld eine Eingabe vornehmen oder auf ein anderes Element z B mit dem Mauscursor klicken oder sofern dieses Eingabe Control den Focus hat die Enter Taste dr cken um eine Folgeoperation auszul sen Einstellungen In einer gesonderten Bildchirmmaske nehmen Sie alle firmenspezifischen Einstellungen vor Enter Taste nennt man die bei den meisten Computer Programmen f r die eigentliche Eingabe zu dr ckende Taste bei deren Bet tigung die bergabe einer Information die vorerst nur auf dem Bildschirm steht in das Programm oder in eine Datei erfolgt Diese Enter Taste tr gt in der Regel einen in Linksrichtung deutenden Pfeil mit einem kleinen nach oben gerichteten Haken Dieser wird bei der Computerei spa halber folgerichtig dann auch als Enter Haken bezeichnet Oft findet man auch die englische Angabe
131. a Button angeklickt haben wechselt die Maske wie Sie hier sehen wird der Balken f r diesen Mitarbeiter orange unterlegt und unten erscheint ein breites Band mit weiteren Hinweisen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 99 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Fesonaianme 00002 o l rg ee ms Telefon G Posi me T zu teen gt Me Sievenisse IR ee Anzahl der Kinder 1 Url berkang Voi SteuerFieibenag 0 BehEnin aktJahr Familienstand _ ledio en 70 SKD KonkArb Nehme Kont Ehepartner 2 69 Eingestellt per 01 09 2004 leizt Stempeldatum Mitwoch 05 04 Status e n E A Ausgescheden par ee TE I u Mt Suchen Neuanlage AURZZEITEN BERECHNEN als Ki Dl ok ate L schen F R ALLE n Dort in der Mitte befindet sich ein kleines wei es Feld in dem jetzt noch eine 0 eingetragen ist Es wurde noch keine Abteilung zugewiesen und eigentlich m te hier das Feld oben rechts neben dem gr nen Button mit der Aufschrift Klick noch ohne Inhalt sein was bei Ihnen der Fall sein wird Nachdem Sie alle Eintragungen gemacht haben klicken Sie f r die Auswahl der zuzuordnenden Abteilung auf diese kleine gr ne Schaltfl che 2 219 Stra e KurzNachmittag On 0 0 10 Kurzarbeits Abteilung JEEN S hern 45 Poteretr Geb Code autom ahres Urlaub und es
132. aben nicht gesichert werden Sie erhalten beim Sicherungsversuch eine entsprechende Warnmeldung Sie k nnen aber wenn Sie wollen diesen Schreibschutz aus der Datei entfernen was aber nur geht wenn das Programm gerade noch nicht aufgerufen worden ist Sollten Sie also einmal beim Hineinspekulieren in eine Datenzelle diese versehentlich berschreiben so bleibt Ihnen nichts anderes brig als das Programm in diesem Moment sofort ungesichert zu beenden und neu zu starten Wenn Ihnen trotzdem das Mi geschick passiert und die evtl nicht mehr schreibgesch tzte EXCEL Datei kaputt ist so finden Sie diese noch einmal auf unserer Programm CD unter dem Verzeichnis X DSftTIME ZEITEXPLUS und Sie k nnen Sie sich von dort wieder her berholen und damit die alte zerst rte Datei berschreiben Erl uterung zur Excel Datei Diesen Teil sollten Sie sich ausdrucken geben Sie irgendwelche Werte in die gelben Felder ein und zwar f r Stundenlohn Links die Sollstunden f r die Monate 1 2 3 und 4 gegen ber die geleisteten Stunden dieser Zeitr ume und als letztes ein Guthaben oder Manko des Zeitguthabens wobei ein Manko als Minuswert 5 eingegeben wird Klicken Sie nun nacheinander auf die 4 grauen Schaltfl chen mit den Bezeichnungen Monat 1 Monat 2 Monat 3 und Monat 4 Oben rechts tauchen jetzt die Monatsergebnisse auf Bei der R ckw rtsberechnung der Stunden links unter der Spalte K wird der Lohnbetrag der Betrag der Ab
133. aber zu ber cksichtigen da einige Passagen deswegen berholt sein k nnten Also Von hier aus steuern Sie w hrend der Eingabe alle die Werte die dann sp ter vom Programmablauf beim Auswerten aber auch schon hier bei der Eingabe nach Ma gabe Ihrer Einstellungen verarbeitet werden Auf diese Einstellungen haben Sie allerdings von hier aus keinen Einflu mehr Sobald Sie das Zeiterfassprogramm gestartet haben sind die Einstellungen f r diese Sitzung gesperrt Haben Sie irgendeine Grundeinstellung vergessen oder falsch eingestellt so m ssen Sie das Programm neu starten Von der Erfassmaske aus haben Sie die M glichkeit alle gestempelten oder auch nicht gestempelten Zeiten dem Programm computergerecht zur Verf gung zu stellen Insofern ist dieser Programmteil gewisserma en Ihr Cockpit Ihr zentrales Schaltpult Wir haben sehr viel Wert darauf gelegt gerade diese Eingabe Arbeit so einfach wie m glich zu gestalten damit Sie sich ganz auf die von den Stechkarten zu bertragenden Stempelzahlen und das richtige Ablesen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 50 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung dieser Werte und deren korrekte Zuordnung konzentrieren k nnen Als erstes wollen wir Ihnen wieder den Bildschirm hier also den Erfass Bildschirm erkl ren Dieser Bildschirm ist eigentlich nicht nur ein Bildschirm sondern es sind hier mehrere Bildschirme bereinandergelagert die aber nur
134. ager Mittelschicht Ja MO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja DI 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nein MI 12 00 14 00 17 00 00 00 00 00 22 30 07 30 Std Nein Nein DO 12 00 14 00 17 00 00 00 00 00 22 30 07 30 Std Nein Nein FR 12 00 14 00 17 00 00 00 00 00 22 0 07 30 Std Nein Nein SA 12 00 14 00 17 00 00 00 00 00 22 30 07 30 Std Nein Nein so 12 00 14 00 17 00 00 00 00 00 23 00 08 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min 33 0 15 0 BS 0 E o o Nachtschicht Nein MO 20 00 23 00 23 30 00 00 00 00 04 00 07 30 Std Nein Nein DI 20 00 23 00 23 30 00 00 00 00 04 00 07 30 Std Nein Nein MI 20 00 23 00 23 30 00 00 00 00 04 00 07 30 Std Nein Nein DO 20 00 23 00 23 30 00 00 00 00 04 00 07 30 Std Nein Nein FR 19 30 23 00 23 30 00 00 00 00 04 00 08 00 Std Nein Ja SA 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja so 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Wodh Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min 40 30 2 30 BS 0 me ii ri Fr hschicht Nein MO 05 00 10 00 10 45 00 00 00 00 13 30 07 45 Std Nein Nein DI 05 00 10 00 10 45 00 00 00 00 13 30 07 45 Std Nein Nein MI 05 00 10 00 10 45 00 00 00 00 13 30 07 45 Std Nein Nein DO 05 00 10 00 10 45 00 00 00 00 13 30 07 45 Std Nein Nein FR 05 00 10 00 10 45 00 00 00 00 12 45 07 00 Std Nein Ja sa 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein J Std Nein a so 00 00 00 00
135. altet alle 43 Typen Zahlen Zeichen und Buchstaben des Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 18 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 4 code39 Diese Fonts aber d rfen nur f r den pers nlichen Gebrauch und nur von sog Non Profit Organisationsformen benutzt werden Dieser Vermerk ist aber nicht mehr beim Download des kleinen Programms angegeben Und wir stellen uns die Frage welche Organisation benutzt wohl Barcodes und ist gleichzeitig ohne Gewinnerzielung t tig Die Antwort m ssen Sie sich bitte selber geben Wir m chten lediglich zus tzlich darauf hinweisen was wir hiermit getan haben 1 4 Ein Firmen Logo bei Einstellungen einbinden Wie wir schon weiter oben sagten Corporate Identity ist heute sehr wichtig Deswegen haben wir es jetzt erm glicht da sowohl auf der Barcode Karte f r die Zugangskontrolle Kommen und Gehen wie aber auch auf der f r jeden Mitarbeiter auszudruckenden Auswertung seiner Zeiten das Firmenlogo erscheint Wenn Sie den Text oben zum Einbinden des Fotos in den Stammsatz gelesen haben unter 2 Ein Foto des Mitarbeiters im Stammsatz so ist die Vorgehensweisen hier genau gleich und Sie werden daher keinerlei Schwierigkeiten beim bertragen des Logos haben Sie m ssen dabei einige Versuche machen bis Sie die passende Gr e selber ermitteln 1 5 Ver nderte Bildschirmaufl sung schon im Inhalt erw hnt 1 6 TEILZEIT Besch ftigu
136. ammabbruch f hrt Wollen Sie mehr Personals tze verarbeiten so bedarf es einer anderen Programmversion die wir Ihnen gerne liefern Nach Dr cken auf die Taste Neuanlage wird ein neuer leerer Datensatz zur Verf gung gestellt Gleichzeitig werden alle anderen Kontroll Kn pfe mit Grau unterlegt und man kann diese nicht bet tigen Der Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 103 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Kontroll Knopf der gerade noch das Wort Neuanlage enthielt hat seine Bezeichnung in OK ge ndert Er ist der einzige Knopf der jetzt noch nat rlich erst nach vollst ndiger Eingabe aller Stammdaten Informationen bet tigt werden kann Bis auf wenige Felder sind alle Felder leer Das Feld mit der 1 Personal Nummer zeigt die Nummer 99999 Diese Nummer kann nach Ihren Erfordernissen berschrieben werden Hierbei ist zu ber cksichtigen da diese Personal Nummer gleichzeitig den Zugriffsschl ssel engl Key f r diesen Datensatz bildet Das aber bedeutet da dieser Key unbedingt eindeutig sein mu Eine evtl zum zweiten Mal vergebene gleiche Personalnummer wird vom System nicht akzeptiert In das Feld 2 Nachname tragen Sie den Nachnamen des betreffenden Mitarbeiters ein Da diese Angabe sp ter auch auf Drucksachen verwendet wird sollte auf korrekte Schreibweise geachtet werden In das Feld 3 Vorname tragen Sie den Vornamen des betreffenden Mitarbeiters sei
137. ammablauf vornehmen Siehe dazu Getrennte Programml ufe Bei solchen Berufen bei denen an Samstagen und Sonntagen ganz normal gearbeitet wird gehen wir davon aus da jenachdem wie viele Wochentage und Wochenstunden in Ihrer Firma gearbeitet wird f r diese Samstage und Sonntage an zwei bzw einem anderen Tag en in der Woche freie Tage genommen werden Insofern regelt sich die Arbeitszeit ganz normal ber die Dienstpl ne Auch wenn z B innerhalb einer Firma solche verschiedenen Dienste bestehen l t sich diese Arbeit ber verschiedene Dienstpl ne organisieren Allerdings ist eine hundertprozentige Gleichschaltung aller geleisteten Stunden und freien Tage f r alle Beteiligten nicht m glich Dadurch da die Monate verschieden lang sind kann es sein da der zweite freie Tag in den n chsten Monat f llt und daher Verschiebungen eintreten Wir haben deswegen einmal ein ganzes Jahr durchgerechnet und dabei sind wir in unserem Beispiel zu folgendem Ergebnis gekommen An Feiertagen wurden in unserem Beispiel 13 Feiertage eingesetzt Feiertage die auf einen Sonntag fallen wurden als Feiertag nicht gewertet 5 Mitarbeiter haben 5 verschiedene freie Tage Maier arbeitet normal und hat Samstag und Sonntag frei M ller arbeitet Sam und Son und hat frei Die und Mit Schulze arbeitet Sam und Son und hat frei Don und Fre Schmidt arbeitet Sam und Son und hat frei Mon und Die Fischer arbeitet Sam und Son und hat frei Mit und Don Arbeitsstunden
138. amms tze upgedated werden ist diese M glichkeit nicht sehr sinnvoll ber einige Tage hinaus l nger genutzt zu werden Ganz abgesehen davon da Sie ja auch schnellstm glich einen vergangenen Abrechnungszeitraum wirklich abschlie en wollen Die M glichkeit f r das Personal sich die eigenen Zeitkonten und Urlaubsguthaben ansehen zu k nnen wird durch eine zu sp te Abrechnung des vorherigen Zeitraums stark eingeschr nkt und kann sogar fehlerhaft sein wenn im neuen Zeitraum der ja noch nicht definiert ist Abbuchungen f r Zeitentnahmen aus dem Zeitkonto eines Mitarbeiters anstehen weil tats chlich durchgef hrt aber eben noch nicht gebucht werden konnten Im Klartext Bevor ein Zeitrahmen nicht voll abgerechnet ist die entsprechenden Statistiks tze erzeugt worden sind die Personaldaten upgedated worden sind alle alten S tze aus Zeiten herausgel scht worden sind und ein neuer Zeitrahmen eingerichtet worden ist k nnen keine Eingaben ber das Programm ZEITEXPLUS also nicht ber den Touchscreen f r z B Ausbuchungen von Zeitguthaben oder Urlaubserfassungen im neuen Zeitrahmen vorgenommen werden Es ist daher dringend empfohlen eine Abrechnung schnellstm glich nach Erreichen eines Datums au erhalb des letzten Abrechnungszeitraums durchzuf hren Aus Sicherheitsgr nden haben wir trotzdem bei der bernahme der zwischengespeicherten S tze daf r Sorge getragen da z B im Krankheitsfall des f r diese Abrechnu
139. an Feld zu wechseln Damit lassen wir es mit den Eingaben erst einmal genug sein Lesen Sie sp ter noch einmal die Erl uterungen zu der Erfass Maske dann werden sich die Zusammenh nge f r Sie nach dieser Testeingabe wesentlich deutlicher zeigen Wir kommen sp ter innerhalb dieses Blitzkurses wieder zur ck zum Erfassen Damit Sie aber nun auch die Fr chte Ihrer Testarbeit sehen wollen wir das Programm ganz bis zum letzten Detail bis zu Ende durchgehen Dr cken Sie dazu jetzt oben auf das Icon mit der Hand die einen Schwamm zum Reinigen oder Korrigieren h lt Sie kommen damit zur Maske der Korrekturen Dort k nnen Sie sich die eingegebenen S tze in einer einfachen Form anzeigen lassen indem Sie auf den Button Anzeigen klicken Besser aber ist es da Sie ganz links auf den Button f r Ausdruck klicken Daraufhin ffnet sich eine Folgemaske mit einigen Auswahlkriterien Wenn Sie die Auswahl 3 oder 4 w hlen so erhalten Sie ein ausf hrliches Protokoll Ihrer Eingaben Bei 4 zeigt sich eine weitere kleine Folgemaske in die Sie eine Personalnummer eingeben k nnen sofern Sie nur f r einen bestimmten Mitarbeiter das Protokoll ausgedruckt haben wollen Die Nummer des zuletzt bearbeiteten Mitarbeiters wird als Vorgabe angezeigt Drucken Sie sich dieses Protokoll aus und kontrollieren Sie Ihre verschiedenen Eingaben Dr cken Sie dann auf Ende bis Sie in das Hauptmen kommen Starten Sie jetzt das Auswertprogramm indem Sie auf das Icon 1
140. ander unabh ngig laufende Programme die im Normalfall auf die selbe Datenbank zugreifen Innerhalb von TIMESTOUCH kann im Bedarfsfall eine andere Zugriffskonstellation angew hlt werden was aber nur mit der Korrekturkarte geschehen kann Dazu lesen Sie bitte nach unter Einrichten Das Sicherungsverzeichnis ist nur unter ZEITEXPLUS nicht aber unter ZEITTOUCHPLUS zu finden 10 2 Statistik Berechnungen und Updaten Bevor Sie Ergebnisse aus der Statistik herausholen k nnen m ssen Sie zuerst daf r sorgen da alle anfallenden Daten aus den monatlichen Auswertungen in die 3 verschiedenen Statistik Dateien bertragen werden Dieser Vorgang geschieht innerhalb der Statistik Hauptmaske die Sie anw hlen indem Sie auf das ICON 565875 475784 737858 7733 17 oder an der oberen Leiste im Hauptmen auf Statistik dr cken Auf dieser Maske finden Sie unten links einen Button mit der Aufschrift START UPDATE Achten Sie aber vorher darauf ob die Kontrolleintragungen des letzten Abrechnungszeitraums nicht mit dem neuen Zeitraum den Sie abspeichern wollen identisch sind Diese werden Ihnen einzig und allein f r diesen Zweck der Gegenkontrolle an dieser Stelle angezeigt Zur Sicherheit ist hier zus tzlich noch eine Sperre eingebaut die es unm glich macht S tze zweimal einzugeben Sollten Sie allerdings bereits ein Update durchgef hrt haben und nachtr glich noch einmal die Auswertungen mit ver nderten Werten durchlaufen haben soda
141. angreichere Liste die im Querformat DIN A 4 ausgedruckt wird Diese Liste enth lt neben den bereits angef hrten Darstellungen auch noch folgende Eintr ge Unter dem Datum die Angabe eines evtl Feiertages sofern f r diesen eine Eingabe erfolgte Die Pausenzeit 1 und die Pausenzeit 2 werden sowohl angezeigt wie auch der vorgenommene Abzug und sich die daraus ergebende Netto Zeit Weiter rechts finden Sie die Auswertungen f r die Nachtschichtzeiten aufgegliedert nach den 3 verschiedenen Zonen und sofern in den Dienstpl nen daf r Pausen angegeben waren auch den Abzug daf r wie auch die sich nach Abzug dieser Pausenzeiten ergebenden Netto Werte Bei den Abk rzungen bedeutet das Z immer eine Zone mit der entsprechenden Zonen Nummer dahinter und P1 oder P2 die entsprechende Pause 1 oder 2 Wurde eine Abendzeit mit Aufschlag per Dienstplan eingerichtet und gestempelt so finden Sie diese Angabe auch hier In der letzten Spalte finden Sie den jeweiligen Grund einer Abwesenheit stunden oder tageweise oder eine mit Zuschlag bezahlte Zeit Sofern Sie bei der Pausenbestimmung bei Einstellungen Lt Dienstplan vorgegeben haben und w hrend einer Pause ein oder ausgestempelt wurde so haben Sie daf r hier eine Fehlermeldung unter der Rubrik Stempelfehler mit der Angabe E Pn erl oder A Pn erl je nachdem ob der betreffende w hrend einer Pause unerlaubt sp t ein oder ausgestempelt hatte Ergeben sich nun R ckfragen oder Reklamationen
142. ann 170 17 mal EURO 0 50 also EURO 76 50 W rde die Minderzeit noch weiter steigen so w rde die Pr mie zu 100 gestrichen werden Diese Einstellungen nehmen Sie hier vor Um dieses System sofern Sie es noch nicht haben einf hren wollen m ssen Sie statt einer n chsten Lohnerh hung vorsichtige Umschichtungen vornehmen Denn im ersten Zug l uft es nat rlich auf eine h here Belastung f r den Betrieb hinaus Der Erfolg stellt sich erst sp ter ein Wenn Sie aber eine Pr mienverg tung nicht einsetzen wollen so lassen Sie s mtliche Prozentzahlen auf Null und ebenfalls den Pr mienbetrag selber auch 4 8 Einstellungen Berechnungsvorgaben Teil Registerkarte 4 Diese durchzubrausende Serie geh rt zum Thema EINSTELLUNGEN Beim untersten Bereich der Bildschirmseite Registerkarte 4 handelt es sich bei den Checkmarken die in den beiden vertikalen Reihen jeweils Rechts stehen um die Fortsetzung der Pr mienberechnung Die Checkmarken auf der linken vertikalen Seite besprechen wir weiter unten Die Ermittlung der Sollstunden ist eine Sache die Ber cksichtigung der einzelnen Zeiten die f r die Berechnung der Minderzeiten herangezogen werden sollen eine andere Auf der rechten Seite mit Block 3 bezeichnet werden die Abwesenheiten bei tageweiser Abwesenheit aufgef hrt Diese werden hier zuerst genannt weil sie am h ufigsten vorkommen Die Krankzeiten hatten wir schon oben genannt Diese werden in jedem Fall abgesetzt als
143. arem Personalstand ist das sicherlich die sinnvolle Methode Kennen Sie aber die Personal Nr dieses Mitarbeiters die auf der Stempelkarte eingetragen sein sollte oder die Sie aufgrund der Sachlage Ihres Buchungsvorhabens kennen so k nnen Sie auch diese Nummer in das ebenso bezeichnete Feld eintragen Da der daneben befindliche OK Button bereits aktiv ist brauchen Sie nur nach Ihrer Nummerneingabe die Entertaste dr cken Der OK Button wird grau und steht nicht mehr zur Verf gung daf r aber ist jetzt der Ja Button mit der davor gestellten Frage Satz OK aktiv Da der Satz bereits im oberen Personal Bereich angezeigt wird ist die Frage schnell zu kl ren Dr cken Sie noch einmal die Entertaste und best tigen dadurch da Sie mit diesem Datensatz einverstanden sind und damit arbeiten wollen Diese Methode ist schneller da Sie mit der Tastenfolge F10 Nr Eingabe Enter Enter ohne den Griff zur Maus auskommen Die drei oberen Bereiche also Personenbereich Checkmarkierungs Bereich und Dienstplan Bereich sind reine Informationsbereiche in denen Sie keinerlei Eingaben vornehmen k nnen Sie dienen nur dazu Ihnen w hrend Ihrer Erfassarbeiten zu signalisieren welche Hintergrund Einstellungen vorherrschen Wenn Sie ungeduldig sind und bis hierher gelesen haben und sich jetzt die Frage stellen was soll denn der Quatsch ich benutze doch den Touchscreen so bedenken Sie bitte da es eben noch einige andere Buchungen gibt
144. arenzzeit H tten Sie 0729 eingegeben so l ge diese Zeit au erhalb der Karenzzeit weil 31 Minuten vor 08 00 Uhr was die Dienstplanm ge Beginnzeit sein m te und w rde ohne weiteres akzeptiert werden Das ist brigens beim Touchscreen ganz genau so aber hier wird nat rlich keine Warnung gebracht Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 29 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung sondern einfach die Zugangszeit entsprechend bereinigt Ihr Personal ist auf diesen Umstand entsprechend hinzuweisen Trotzdem haben Sie jetzt die M glichkeit entweder die eingegebene Zeit zu akzeptieren oder aber nicht dann wird automatisch die Beginnzeit des Dienstplans f r die Eingabe bernommen Sie k nnen das dann in der Protokollzeile sehen Versuchen Sie beide Eingaben und nat rlich immer h bsch die F12 Taste f r den Tageswechsel dr cken Kommen Sie dabei auf einen Samstag oder einen Sonntag so werden Sie entsprechend gewarnt und k nnen ebenfalls mit der F12 Taste jeweils den n chsten Tag einstellen Sie k nnen auch bei der Frage ob Sie f r einen Sonntag eine Zeiteingabe vornehmen wollen mit Ja antworten und dann w rde diese Zeit bernommen werden und als Sonntagszeit mit dem entsprechenden Aufschlag bewertet werden Wenn Sie es leid sind bei permanent zu fr h kommenden Mitarbeitern dauernd gefragt zu werden ob Sie die zu fr he Zeit akzeptieren wollen so k nnen Sie diese Frage f r d
145. as Statistik Update nach der Endauswertung gefahren haben Grunds tzlich aber sei gesagt da diese Ausdrucke keine Gesamt bersicht ber alle Verh ltnisse eines Mitarbeiters bietet Diese Ausdrucke sind nur Protokolle der erfolgten Zeitbuchungen aber noch keine endg ltigen Zusammenfassungen die sich erst aus den gesondert anzuw hlenden Auswertungen ergeben Dr cken Sie auf die jeweils zweite M glichkeit Druck2 oder Druck4 so werden Sie in einer Folgeabfrage nach der gew nschten Personalnummer gefragt und m ssen diese an der vorgesehenen Stelle eingeben Die dort evtl vorgegebene Nummer ist jeweils die Nummer des Mitarbeiters den Sie zuletzt bearbeitet haben die Sie ggf berschreiben k nnen Vorlaufnullen die Sie evtl beim Anlegen der Personalnummern mit angelegt haben m ssen hier nat rlich mit eingegeben werden Alle Personalnummern sind 5 stellig Nach Ausl sen dieser Eingabe ber die OK Taste wird der Druckvorgang eingeleitet Druck5 Ausdruck einer reinen Anwesenheitsliste bis heute geordnet nach Datum seit Beginn des aktuellen Abrechnungszeitraums und Druck6 Druck des Protokolls aller noch Offenen EIN S tze Als Hilfe f r das Feststellen von vergessenen AUS Stempelungen was aber beim Touchscreen kaum noch von Bedarf ist Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 122 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 7 Schneller Vergleich Sie werden nach einiger Ze
146. as bei 100 Minuten pro Stunde wesentlich einfacher geht Auf dem nachfolgenden Ausschnitt einer Abrechnung sehen Sie was ausgewiesen wird F r Testzwecke haben wir hier auch noch einmal eine zu verrechnende Zeit von 1 58 Std explizit ausgebucht um eine Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 132 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ganze Anzeige zu haben Diese wurde wie bisher oben unter Punkt 12 bei der Lohnberechnung aufgef hrt also als Absenkung bezahlt Unten aber im Block 10 mu dieser Stundenbetrag nat rlich auch vom Vorbestand 29 94 abgesetzt werden Und die erarbeiteten Minusstunden sind in diesem Fall mit den abgesenkten Sunden gleich hoch und diese m ssen ebenfalls im Ergebnis ganz rechts im Neuen Saldo einberechnet sein 29 94 14 69 1 58 ergibt 13 67 als neuer immer noch im Plus befindlicher Endsaldo av e W EL LMT a a wym www www www www www Nur Aufschlagsberchng Grundstunden schon in Pos 8 oben enthalt 12 Bez Abwrht Block2 1 53 10 00 15 83 15 83 13 Bez Abwht Block 3 43 00 10 00 430 00 430 00 14 Anwesend mikl Zeitrer 153 31 0 00 15 davon ab 0 00 0 00 15 ergibt 0 00 0 00 0 00 17 AbzevLohnfortzlg 0 00 10 00 0 00 0 00 0 00 0 00 18 Absenkungs Betrag von Zeitzuthaben s u fir 14 5 Std 146 87 1 840 00 19 Gesamtbetrag zur Bruttozahlung 8 Aufgelaufene Kranktage bis heute Inkl dieser Auswertung 300 Tage 9 Bisher a
147. aste durchl uft das Programm mit diesem Datensatz viele Berechnungen Durch die nachtr gliche Anderung einer evtl Zeit w rden diese Berechnungen nicht noch einmal durchlaufen werden Das rechnerische Ergebnis das ja aufgrund der Fehleingabe auch falsch sein mu w rde also nicht bereinigt werden Eine erneute Eingabe mit den richtigen Werten ist unabdingbar Wenn Sie den Eingabe Blitzkurs durchgef hrt haben so haben Sie festgestellt da beim nochmaligen Anw hlen des Erfassprogramms eine Warnmaske auftaucht die Ihnen mitteilt da noch soundso viele S tze aus einer fr heren Sitzung in der Datei Zeiten gespeichert sind Sofern Sie diese nicht mehr ben tigen oder sogar dringend l schen m ssen weil diese n mlich tats chlich aus einem fr heren Eingabezeitraum stammen so w hlen Sie Korrekturen and Das geschieht mit dr cken auf das Icon Dort haben Sie jetzt die M glichkeit sowohl alle Eingabes tze anzusehen wie auch dann den einen oder anderen oder gar alle S tze aus der Eingabedatei Zeiten herauszul schen In einem anderen Fall erscheint eine Warnmeldung da sich in der Datei Zeiten2 noch S tze befinden die evtl in den neuen Zeitraum bernommen werden m ssen Dieses Thema ist neu und h ngt mit dem Touchscreen und der Erfassung ber dieses Medium zusammen Lesen Sie bitte dazu das Thema bernahme neuer S tze aus Zwischendatei Zeiten2 Nach Erscheinen der Korrektur Maske stellt sich Ihnen ein relativ l
148. at den Horror Tagen Saubere Unterlagen und Berichte sagen genau aus wer was zu erwarten hat Gespartes Geld durch das Vermeiden versteckter Abrechnungsfehler Und die gibt es mit gro er Sicherheit Enorme Zeitersparnis bei der Erledigung der Abrechnungsarbeit Statististikwerte f r die Gesch ftsleitung f r anstehende Entscheidungen Fast keine Beschwerden mehr von un berzeugten Mitarbeitern da klare Verh ltnisse Automatische Fortf hrung der Urlaubsanspr che mit Urlaubssaldo Nachdem einmal die Optionen f r die Firma eingegeben worden sind alle verschiedenen Personalstamms tze Abteilungsstamms tze und Dienstpl ne angelegt wurden herrscht Ordnung und das Programm meckert sofort wenn irgendwo eine fehlerhafte Eingabe erfolgt ist Die eigentliche Eingabe der Zeiten aus den Stechkarten ist eine ziemlich unkomplizierte Tip Arbeit von 2 x 4 Zahlen f r jede Kartenzeile 4 Zahlen f r die EIN Zeit und 4 Zahlen f r die AUS Zeit Kommata werden automatisch gesetzt Diese Einzelheiten werden in den verschiedenen Kapiteln dieses Handbuchs genau beschrieben Eines allerdings kann TIMES EX nicht die oben genannten belt ter der Falschstempelei verhindern Das erledigt dann das ebenfalls unten beschriebene Programm TIMES TOUCH mit der supermodernen automatischen Erfassung Wir sind ganz sicher NICHT NUR ANNIE WIRD DIESES PROGRAMM M GEN Auch die Gesch ftsleitung der Firma wird ber die
149. atei Zeiten Die Datei Zeiten2 Die Datei Abrechnung Die Datei StatistikPersda Die Datei StatistikFirma Die Datei StatistikAbtig Nochmals damit keine Irrt mer auftauchen Nicht diese Dateien d rfen Sie l schen sondern nur die Inhalte Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 148 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Wenn Sie in Access die Datei l schen gehen alle Strukturen verloren und das Programm l uft nicht mehr Bei den Dienstpl nen z B wird vom System automatisch eine Dienstplan Nr vergeben Diese k nnen Sie nur voll zur cksetzen wenn Sie alle Dienstpl ne einmal g nzlich l schen und dann alle wieder neu anlegen Bevor Sie eine Reorganisation fahren werden Sie nat rlich zuerst eine Datensicherung des jeweils aktuellen Standes machen wozu Sie den Explorer benutzen k nnen Haben Sie kein ACCESS so benutzen Sie bitte das dem Programm ZEITEXPLUS beigef gte Unterprogramm f r Reorganisationen Dieses w hlen Sie an indem Sie auf das Symbol mit den Werkzeugen Schl ssel und Schwei brenner klicken Es ffnet sich dann die f r dieses Vorhaben bereitgestellte Maske Und noch ein wichtiger Hinweis Bitte lesen Sie dazu unbedingt die Bemerkungen die wir unter EINRICHTEN gemacht haben Sie sind f r den korrekten Programmablauf dringend zu beachten 9 10 Per Kennzahl sperren Kennzahl festlegen Auf der rechten Seite der Menuleiste befindet sich ein Icon mit
150. atz ndern 3 Starten Sie das Code39 Programm das Sie ja jetzt ber die Starttaste erreichen k nnen Es zeigt sich eine kleine Maske die so aussieht A x Copy About Exit The asterisk has been added as the start stop character automatically Barcode39 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 17 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 2 4 In das obere wei e Feld kopieren Sie jetzt aus der Zwischenablage die Personalnummer hinein Das sieht dann so aus denn die eingegebene Nummer wird sofort in einen Barcode verwandelt Code39 Barcode Label Version 1 0 build 1216 l x jpo004 Oo Dew Copy About Exit The asterisk has been added as the start stop character automatically Barcode39 5 Jetzt Klicken Sie dort auf die Schaltfl che Copy und Sie haben jetzt den Barcode als Image in der Zwischenablage 6 Gehen sie zur ck in den Stammsatz und klicken jetzt einfach oben in das zartgr ne Feld und schon ist der Barcode in diesem Feld und wird nach dem OK abgespeichert und bleibt Bestandteil dieses Stammsatzes 7 Jetzt k nnen Sie per Knopfdruck unten im Stammsatz den Ausdruck der Barcodekarte starten Hierbei ist zu bedenken da die Bezeichnung Karte eigentlich nicht richtig ist denn es ist normales Papier 80g DIN A4 das Sie verwenden Aber bei einem Discounter k nnen Sie f r schon unter 20 00 Euro ein kleines Laminierger t erhalten m
151. auchen Sie nur die neuen Werte einzugeben wobei sich ein neues Anklicken des betreffenden Feldes er brigt Nach erfolgtem Eintragen dr cken Sie unten auf OK Sie erhalten dann zwar noch einmal eine Warnung aber der neue Inhalt wurde bernommen Gleiches Verhalten liegt bei beiden Feldern vor und es geschieht zu Ihrer Sicherheit Tipp Gehen Sie mit dem Mauspfeil auf das Orts Feld bei den Firmendaten Dr cken Sie dann die Tabulator Taste die mit den beiden gegeneinandergerichteten Pfeilen und Sie kommen dann nacheinander auf diese beiden Felder und es erscheint keine Warnung Benutzen Sie bei der Eingabe zur Cursor Einstellung statt der Maus die Pfeiltasten Aus der darunter einzugebenden Tageszahl Ihrer Arbeitswoche errechnet das Programm dann den Tages Mittelwert der an anderen Stellen im Programm ben tigt wird Bei den Wochen Arbeitstagen akzeptiert das Programm nur entweder eine 5 Tagewoche oder eine 6 Tagewoche Andere Regelungen m ssen Sie ber die Dienstpl ne einteilen wo Sie z B nur den Montag Dienstag und Mittwoch als Arbeitstage benennen Das aber mu dann auch mit der Wochenarbeitszeit des ganzen Betriebes bereinstimmen Ist das nicht der Fall so mu die jeweilige Abrechnung mit den verschiedenen Wochenarbeitszeiten ber zwei getrennte Programminstallationen von ZEITEXPLUS ablaufen Beispiel Vorgabe 39 Wochenstunden bei 5 Wochen Arbeitstagen Der Durchschnitt pro Tag ist somit 7 8 Stunden pro Tag Dieser Wert wird auf d
152. auf den Stechkarten ausgedruckt haben die jede f r sich einen eigenen Eingabezyklus verlangen so m ssen Sie jedesmal wieder genau den selben Zeitrahmen abstecken den Sie auch vorher schon eingegeben hatten Das Programm macht es Ihnen aber leicht denn der zuletzt eingegebene Zeitrahmen wird Ihnen 1 auf der Hauptmen Maske oben rechts angezeigt 2 Sie k nnen sich den Zeitrahmen mit den aufaddierten Sollstunden ausdrucken lassen das geht innerhalb der Erfassung oben links in der Men zeile Das sehen Sie bei dem folgenden gr eren Bild ganz oben links in der Ecke wo noch gerade zeitraum im angezeigten Men balken zu sehen ist kkkkkkkkkkkk Das Erfassen erreichen Sie ber dieses Icon oben im Hauptmen 3 Wenn Sie den Programmteil der Erfassung neu anw hlen d h nach dem Programmstart wird Ihnen die Auswahlmaske f r die neue Zeitrahmen Einstellung angeboten Hier ist bereits der gegenw rtig in der Datei enthaltene Wert Ihrer zuletzt vorgenommenen Eingaben voreingestellt und kann per Mausklick auf die Taste Zur Eingabe Maske ohne neues Einstellen bernommen werden NKZ 11 03 2008 31 03 2006 Mn pr Sitte neuen brechnungs Zeitraum angeben 54 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 4 Innerhalb der Erfassmaske wird au erdem im oberen Bereich wo Ihnen vielf ltige Informationen angeboten werden auch noch mal dieser Zeitrahmen in
153. ausen bewertet werden da f r den von Ihnen eingegebenen Zeitraum f r den aktiven Dienstplan evtl keine Pausen mehr vorgesehen w ren Au erdem aber w rden Sie auch gewarnt werden wenn die Eingabezeit wesentlich von der Dienstplanzeit abweicht Entweder w rden Sie gewarnt werden eine zu fr he Zeit eingegeben zu haben oder aber eine um mehr als 4 Stunden zu sp te Zeit Diese Ausf hrungen zeigen Ihnen da die manuellen Eingaben wegen der dadurch gr tm glichen Flexibilit t nicht ber ein automatisch vorbestimmendes Zeitraster gef hrt werden was ja bei der Eingabe ber den Touchscreen erfolgt sondern wirklich immer ganz individuell den Bedingungen des Mitarbeiters des Datums und dem g ltigen Dienstplan angepa t werden m ssen Es kann passieren da wenn Sie bei einem Schichtwechsel den Sie schon umgestellt haben versehentlich vergessen haben die F12 Taste f r den Tageswechsel zu dr cken Wenn Sie dabei die Konzentration verlieren so sollten Sie sich keine Sorgen machen L sen Sie Ihre Eingabe wie immer diese vom System akzeptiert wird aus und kontrollieren Sie vor jeglicher Weiterarbeit ob die unterhalb der Eingabefelder immer im Anschlu an Ihre Eingabe protokollierte Zeit mit dem Dienstplan oder Ihrer Eingabe bereinstimmt Je nach dem welche Warnung Sie erhalten hatten und jenachdem wie Sie auf diese Warnung geantwortet haben kann das System so oder so reagiert haben L schen Sie zur Sicherheit ber die Taste Storno1
154. bbr klicken und diese Routine zwangsweise verlassen Zwei gleiche Bezeichnungen sind nicht vorgesehen und nicht erlaubt Zu Ihrer Kontrolle w hlen Sie bitte Plan suchen an Dort sehen Sie welche Bezeichnungen f r die Abteilungen schon verwendet worden sind Sollte tats chlich eine Schichtbezeichnung zweimal auftauchen so m ssen Sie einen dieser Dienstpl ne l schen und erneut eingeben aber dann dabei die richtigen Bezeichnungen verwenden oder wenn tats chlich ein Dienstplan zu dieser Abteilung zu viel angelegt worden w re eben nicht noch einmal neu anlegen sondern einfach gel scht belassen 7 2 6 Dienstplan L schen Um einen bestehenden Dienstplan l schen zu k nnen m ssen Sie diesen zuerst auf dem Bildschirm des Dienstpl ne Bildschirms sichtbar machen Gehen Sie also in das Unterprogramm Dienstpl ne und w hlen Sie dort unten links das Kontroll Element Plan Suchen ber die daraufhin erscheinende Listbox w hlen Sie den Dienstplan den Sie l schen wollen durch Anklicken aus Dieser wird dann auf dem Bildschirm angezeigt Hier wird auch die jeweilige Dienstplan Nr angezeigt Dr cken Sie jetzt auf das Kontroll Element Plan L schen Es erscheint eine Kontroll Abfrage die Ihnen noch die M glichkeit gibt den L schvorgang abzubrechen W hlen Sie dann Ja f r L schen so wird der Dienstplan unwiederbringlich aus der Datei gel scht und ist nicht mehr vorhanden Sollte die Dienstplan Anzahl f r diese Abteilung da
155. bernahme dieser Stunden in die letztendliche Lohnberechnung ber das Lohnprogramm k nnten diese m glicherweise auftauchenden Unterschiede leicht ausgeglichen werden denn das Programm ZEIT EX liefert ja die Menge der Normalstunden und der berstunden separat aufgelistet Nun aber zur Eingabe Klicken Sie zuerst auf das oberste Feld in der linken Kolumne wenn dieses Feld nicht schon automatisch gr n markiert ist Das Feld erh lt in diesem Moment eine gr ne Markierung Diese soll Ihnen zeigen da dieses Feld das jetzt aktive Feld ist Jetzt f hren Sie den Mauszeiger links in den Jahreskalender auf den 1 Januar Sie klicken dort also auf die Zahl 1 im Januar K stchen In diesem Moment wird das Datum 01 01 des gew hlten Jahres in das gr n markierte Feld bertragen und gleichzeitig wird die f r diesen Feiertagskalender vorgew hlte Jahreszahl in das oben links befindliche Jahresfeld bertragen Diese automatische bernahme der Jahreszahl funktioniert aber nur in der obersten Zeile Daher ist es wichtig da Sie auch wirklich immer mit der ersten Zeile oben Ihre Eintragung beginnen Achten Sie aber auf die weiter oben gemachten Bemerkungen F llt der 1 Januar auf einen Sonntag oder bei einer 5 Tagewoche auf einen Samstag so ignorieren Sie diese Eingabe Der Feiertag w rde im anderen Fall zwar mit gr ter Wahrscheinlichkeit nicht bewertet werden aber evtl k me es bei bestimmten Daten Konstellationen zu Fehlberechnungen Lassen Sie die
156. berschritten wird In diesem Fall werden alle ankommenden Zeits tze statt in die Hauptdatei Zeiten in eine Zwischendatei Zeiten2 geschrieben Diese S tze k nnen erst verarbeitet werden wenn alle S tze des vorherigen Zeitraums v llig abgearbeitet worden sind Allerdings haben Sie eine M glichkeit der Korrektur Klicken Sie dazu bitte oben in der Men zeile auf Stammdaten Korrekturen Datei Zeiten2 Hier k nnen Sie evtl falsch eingegebene S tze l schen aber nicht korrigieren Eine erneute richtige Eingabe ist nur ber den Touchscreen m glich weil Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 57 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Sie dort die M glichkeit haben au erhalb des noch nicht abgeschlossenen Zeitraums eben in diese Datei Zeiten2 hineinzuschreiben Hier m ssen Sie dann aber mit der Kontrollkarte die Eingabe vornehmen um die gew nschte Zeit nachtr glich richtig eingeben zu k nnen Bei der Verarbeitung eines Abrechnungszeitraums kann es somit nicht zu ungew nschten berlappungen oder gar zu Fehlberechnungen kommen Neue S tze eines sp teren Zeitraums werden also abgesondert und zwischengespeichert Grunds tzlich ist es also m glich weit in den Folgezeitraum hinein zeitlich unbegrenzt neue S tze ber das Touchscreen Terminal zu erzeugen und zwischenzuspeichern Da aber nur mit einer neuen Abrechnung und einer klaren Beendigung eines Zeitraums auch alle Personalst
157. bes ebenfalls eliminiert oder umbenannt wird Da m glicherweise schon Dienstpl ne f r diese Abteilung angelegt worden sind m ssen diese da diese nicht mehr einer Abteilung zugeordnet werden k nnten ebenfalls gel scht werden Aber keine Sorge Das Programm erledigt das f r Sie In dem Moment wenn Sie eine Abteilung l schen werden Sie darauf hingewiesen da jetzt auch alle zu dieser Abteilung bestehenden Dienstpl ne automatisch gel scht werden Danach erhalten Sie eine Quittungsbest tigung die Ihnen sagt da der L schvorgang entweder voll erledigt wurde oder da evtl keine Dienstpl ne zum L schen vorhanden waren So k nnen Sie Ihre Arbeit besser kontrollieren Wichtig ist diese L schfunktion allerdings f r die Zeit der Testphase in der Sie mit dem Programm noch Ihre ersten Schritte tun und spielerisch hier und da wahllos S tze anlegen ndern und l schen In jedem Fall werden Sie zur Sicherheit vor dem endg ltigen L schen noch einmal im Dialog vom Programm gefragt ob Sie diesen Satz auch wirklich l schen wollen An dieser Stelle k nnen Sie dann immer noch mit Nein aussteigen und alles beim Alten belassen 7 1 5 Abteilungen Ausdruck anfertigen Nachdem Sie auf den Kontrollknopf Drucken geklickt haben dauert es einen kleinen Moment bis im Hintergrund ein Ausdruck aufbereitet wird Dieser wird bevor Sie diesen zum Drucken ber Ihren Drucker freigeben erst auf dem Bildschirm angezeigt Wollen Sie nur eine ku
158. besch ftigung in Ihrem Betrieb einzuf hren und zu organisieren Die Frage dabei ist wie verfahren Sie mit der Verg tung von Feiertagen Grunds tzlich ist es so da bei den Normalbesch ftigten alle Feiertage nach der gesetzlichen Regelung als bezahlte Feiertage gelten Hierbei werden dann immer die Stunden f r einen Feiertag verg tet die angefallen w ren wenn dieser Tag kein Feiertag gewesen w re Andererseits ist es nach gef hltem Recht zwar einem Unternehmer zumutbar diese Regelung bei voller Ganztagsbesch ftigung zu akzeptieren Wenn aber stattdessen nur z B 2 oder 3 Tage in der Woche in einem Teilzeitdienstplan festgelegt worden sind so ist es nach unserer Meinung zumindest einmal eine berlegung Wert ob in diesem Fall diese Vorgehensweise noch gerechtfertigt ist oder nicht Antwort haben m ssen haben wir in unseren Einstellungen eine zus tzliche M glichkeit geschaffen die blicherweise zu zahlenden ges Feiertage im Sonderfall nicht zu bezahlen Allerdings ist dabei zu ber cksichtigen da hier diese Einstellung dann m E f r die gesamte Firma so gilt Dieses Thema ist im Rahmen der Plus Version v llig berarbeitet worden Aus historischen Gr nden und zum besseren Verst ndnis lassen wir es hier zu Ihrer Information stehen Lesen Sie bei den Personals tzen nach wo die Feiertagsverg tung sauber geregelt worden ist Siehe dazu grunds tzlich unter 7 3 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten
159. bstag w rde nur so bezahlt werden jedoch bei der Urlaubstage Berechnung w rde ein ganzer Tag vom Urlaubsrest abgesetzt werden L ge der Kranktag in unserem Beispiel auf einem Dienstag so w rden 8 5 Stunden gezahlt werden Block 4 g In diesem Block findet die Berechnung der Uberstunden statt 4 Berechnung der berstunden 4 1 Gesamtstempelstunden bertrag aus 1 9 4 2 Feiertagsstunden Ubertrag aus 1 2 4 3 Sonnt Std bertrag aus 1 3 4 4 Samst Std bertrag aus 1 4 4 5 Block 3 bez bertrag aus 3 8 Kolumne 3 4 6 Block 2 bez bertrag aus 2 7 Kolumne 3 4 7 Zw Summe Zwischensumme aller f r die berstundenberechnung heranzuziehenden Stunden 4 8 Soll Std Davon ab die It Zeitrahmen abgesteckten Sollstunden des Abrechnungszeitraums 4 9 Insg wenn Ergebnis Anzeige der zu verg tenden berstunden sofern dieser Wert gr er als Null ist sonst keine Anzeige Bei der Ermittlung der berstunden wurde also davon ausgegangen da nur ganz normal angefallene Stunden gewertet werden Das sind alle die Stunden die It normalem Dienstplan in einer Wochenplanung anfallen Arbeitsstunden die z B auf einem freien Sonntag geleistet werden werden ohnehin mit Aufschlag bezahlt und geh ren daher nat rlich nicht in diese Rechnung Pos 4 7 zeigt diesen Wert Ist dieser Wert gr er als der Wert der Sollstunden so ergibt sich ein berhang der als berstunden gewertet wird Sofern Sie bei den Ei
160. bteilungs und Schichtdienst Bezeichnung wie auch die Abteilungs Nr angezeigt Die au erdem angezeigte fortlaufende Nummer ist f r Sie ohne Bedeutung Die beiden oberen Felder sind beide mit einer Listbox gekoppelt wobei die linke herausklappt wenn Sie auf das Feld klicken die rechte aber wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken Das Programm geht davon aus da wenn Sie dort klicken Sie auch etwas ndern wollen also erhalten Sie eine Mitteilung da Sie bitte zuerst das ndern entsprechend einleiten m ssen Ganz rechts in dieser Zeile sehen Sie die Anzahl der f r diese Abteilung unbedingt anzulegende Anzahl von Dienstpl nen Diese Zahl ist die die Sie beim Anlegen von Abteilungen eingetragen hatten und die auf ihre Richtigkeit dort abgepr ft wurde Unter dieser Felderzeile sehen Sie die Eintr ge die aus Ihren Einstellungen herr hren die Ihnen mitteilen da es sich um eine 5 oder 6 Tagewoche in Ihrer Firma handelt und wie hoch die durchschnittliiche Wochenarbeitszeit in Ihrer Firma ist Diese beiden Angaben werden beim Erstellen der Dienstpl ne f r Pr fzwecke ben tigt Legen Sie also statt 40 Wochenstunden 42 Stunden an und bemerken es nicht so merkt es das Programm in jedem Fall und gibt eine Warnung aus Geben Sie bei einer 5 Tage Woche nur einen freien Tag an so erhalten Sie auch dort eine Warnung zu 2 In diesem Zeiten Bereich haben Sie f r jeden Tag der Woche eine Zeile In 6 nebeneinander angeordneten Feldern werd
161. bucht werden mu Diesem Thema ist ein gesonderter Hilfetext gewidmet der unter Zeitkonto ausf hrlich behandelt wurde Bei der Verwendung von Touchscreen Eingaben wurde auf das direkte Buchen solcher Zeiten mit Zusatztexten verzichtet Sollte der Mitarbeiter zu solchen Anl ssen au er Haus sein so mu er sich seine Abwesenheit von einem Vorgesetzten best tigen lassen und dem Lohnb ro eine entsprechende Mitteilung machen Dort kann dann ber eine Eingaberoutine innerhalb der Erfa maske diese Zeit gebucht werden Nachdem die Zeit eingegeben wurde wird nicht wie sonst immer gleich die Entertaste gedr ckt sondern es wird mit der Maus die Taste Zus Text angeklickt Dort erscheint dann eine zweite Maske aus der die entsprechenden Vermerke herausgeklickt werden k nnen Dort befindet sich auch eine Hilfe Schaltfl che die weitere Erl uterungen gibt 6 5 Feiertage freie Tage Je nach dem wie Sie den Zeitrahmen abstecken kann es sein da ein Feiertag eines Monats herausf llt Angenommen Sie w rden versehentlich einen Zeitrahmen vom 2 bis zum 31 Mai abstecken so w rde der 1 Mai nicht gewertet werden und auch bei der Bezahlung nicht auftauchen F ngt aber ein neuer Mitarbeiter tats chlich erst am 2 Mai an so w re das richtig sofern Sie f r diesen neuen Mitarbeiter einen v llig Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 62 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung getrennten Progr
162. bzugs f r Lohnfortzahlung in Deutschland noch nicht ausdiskutiert obgleich das Gesetz verabschiedet war Wir haben Ihnen hier die M glichkeit gegeben das Programm so anzuwenden wie wenn der Abzug bei Lohnfortzahlung gesetzlich und tarifvertraglich schon geregelt w re Hierbei wird dann in Kol 1 die Stundenzahl der Kranktage eingesetzt Diese wurden oben bei den Abwesenheitstagen schon voll bezahlt In Kol 2 haben Sie das Ergebnis aus Stunden x Stundenlohn in Kol 3 finden Sie die Prozentangabe ber den Abzug und in Kol 4 und 5 dann das Ergebnis ber den abzusetzenden Geldbetrag von der Gesamtwertung Block 8 Bei diesem Block handelt es sich um das Ermitteln der Kranktage In dem Feld Kranktage bisher werden alle bis zum heutigen Tage angefallenen Kranktage zusammengestellt Dabei wird aus dem Personenstammsatz der letzte Stand geholt und mit dem aktuellen Stand der vorliegenden Abrechnung addiert Das Feld zeigt also nicht nur den Krankenstand dieser aktuellen Auswertung an sondern den aufgelaufenen Stand Der Stand der aktuellen Abrechnung ist unter AUSWERTUNG 1 unter 3 1 Kol 1 bzw Kol 4 genannt Auch hier gilt da beim Updaten und zwar erst dann der Personenstammsatz berschrieben wird Pr fen Sie vor dem Updaten ob auch dieser Eintrag stimmt Block 9 Als letzte Angabe f r statistische Zwecke werden die Abwesenheits Tage und Stunden ermittelt Diese beiden Werte werden nicht miteinander verbunden sondern bleiben getrennt
163. ch f r eine bessere Wertestatistik empfiehlt und Sie Ihre Abrechnung sonst ohne diese Werte erstellt haben so gehen Sie jetzt in die Stammdaten und setzen dort berall Ihre tats chlichen Lohnkosten f r eine Stunde zu dem jeweiligen Mitarbeiter ein Dieser Betrag ist ggf schon in der Bemerkungen Spalte von einer fr heren Auswertung her vorhanden 13 Monatsgehalt Sozialkosten etc sollten in eine Stundenlohnangabe eingeflossen sein Schema Mitarbeiter hat Monatsgehalt von 4500 und erh lt ein 13 Monatsgehalt 4500 x 13 58500 F r Sozilabgaben kommen noch einmal ca 20 als Kosten f r den Betrieb hinzu was dann 58500 11700 70200 ausmacht Dieser Betrag steht folgender Stundenzahl gegen ber Der Wochenschnitt ist z B 40 Stunden bei einer 5 Tagewoche macht also durchschnittlich pro Tag 8 Stunden Ein Jahr hat 365 Tage davon sind aber 2 x 52 Tage Samstage und Sonntage Es verbleiben somit 261 Tage zu 8 Stunden 2088 Stunden Feiertage und Urlaub werden bezahlt und bleiben in dieser Stundenzahl mit erfa t Der f r statistische Zwecke hier einzutragende Stundenlohn lautet somit 70200 2088 33 62 lt gt Gehen Sie jetzt wieder zur ck zu Auswertungen und fahren Sie die gesamten Auswertungen noch einmal Dieses mal haben Sie die Werte der Stunden auch als Betr ge vorliegen Einen Ausdruck brauchen Sie nicht anzufertigen lt gt Wenn alle weiter oben angef hrten Ausdrucke korrekt und richtig ausgedruckt wurden k nnen die
164. ch nicht m glich Wollen Sie Ihre evtl Fehleingabe jedoch r ckg ngig machen so l sen Sie ber die OK Taste die Eingabe des Datensatzes aus Sollte dabei der neue Datensatz auf dem Bildschirm durch die Anzeige eines anderen Datensatzes wegen der Sortierreihenfolge nicht sichtbar sein so w hlen Sie diesen nicht gewollten Satz z B ber die Suchfunktion neu an und l schen diesen aus Ihrem Datenbestand wieder heraus Siehe dazu L SCHEN Nach Bet tigen des OK Knopfes werden alle anderen Eingabe Control s wieder frei und Sie k nnen andere Funktionen ausl sen Dazu geh ren innerhalb der Personal Stammsatz Datei SUCHEN NDERN LOSCHEN BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI DRUCKEN und au erhalb der Datei ABTEILUNGEN DIENSTPL NE ZEITERFASSUNG HAUPTMENUE 7 3 4 Personal Stammsatz suchen Wenn Sie unten links auf den Kontroll Knopf SUCHEN dr cken ffnet sich eine Listbox aus der Sie Ihre Satzauswahl treffen k nnen Klicken Sie mit dem Cursor auf den entsprechenden Satzteil und das Programm verzweigt sofort zu dem richtigen Satz In der Listbox wird allerdings nur der Name und die Personal Nummer angezeigt Wenn Sie mehrere Schmidt s oder Meier s haben so hilft Ihnen die Personalnummer die Sie nach einiger Zeit sowieso auswendig wissen weiter Der Satz wird Ihnen zwar angezeigt Bearbeiten aber k nnen Sie diesen erst wenn Sie entweder ndern oder L schen usw dr cken 7 3 5 Personal Stammsatzes ndern
165. ch unter Zeitkonto Noch eine letzte Bemerkung zum Updaten des Personenstammsatzes Innerhalb einer Sitzung werden Sie beim Ausl sen dieser Routine auf die Konsequenzen noch einmal hingewiesen ja das Programm sagt Ihnen auch ob Sie in dieser Sitzung diese Routine schoneinmal gestartet hatten Die anderen Kontroll Elemente sind so wie auf der Maske der AUSWERTUNG1 zu benutzen 8 6 Eingabe Anforderung f r Ausdruckm glichkeiten Bei der Berechnung von Lohndingen ist u erste Korrektheit gegen ber dem Personal angebracht Da beabsichtigt ist diese Korrektheit auch tats chlich einzuhalten steht au er Zweifel Trotzdem ergeben sich leider immer wieder Situationen bei denen ein Mitarbeiter glaubt er sei in irgendeiner Weise bervorteilt worden obgleich doch alles genau stimmt Zu Beginn Ihrer Arbeit mit diesem Programm aber auch evtl sp ter sind Irrt mer nicht vermeidbar schlecht lesbare Zahlen f hren zu Fehleingaben und es gibt vielf ltige M glichkeiten etwas falsch zu machen Das brigens war ebenfalls ein Grund daf r auf Touchscreen umzusteigen weil hier die Fehlerm glichkeiten drastisch minimiert werden konnten Umso wichtiger ist es sp ter bei evtl Reklamationen seitens Ihrer Mitarbeiter saubere Dokumente und Eingabeprotokolle vorweisen zu k nnen mit deren Hilfe sich dann evtl tats chliche Fehleingaben oder Irrt mer schnell aufdecken lassen Wir haben daher diese Ausdruckroutinen sehr variabel gestalt
166. ch vorbehalten zu bestimmen wann diese Zeiten abgefeiert werden Sagt man dann also z B bleiben Sie Montag und Dienstag zu Hause so w rde das Programm am Ende des Abrechnungszeitraums diese Minderzeit automatisch richtig bei der Endabrechnung berechnen Durch permanentes kurzfristiges Nichterscheinen h tte Ihr Mitarbeiter aber jetzt auch die M glichkeit Ihre unternehmerische Absicht zu unterlaufen und k nnte sicher sein da alles richtig verrechnet werden w rde was vorher bei dem fr heren Stand nicht so war und weil eben explizit ausgebucht werden mu te Wollen Sie es trotzdem anwenden so lesen Sie hier bitte weiter Die Vorgehensweise bei dieser Zeitr ckverg tung l uft wie folgt ab Da die zu entnehmende Zeit mit der Gesch ftsleitung und dem Mitarbeiter abzusprechen ist ist diese zeitguthabensbedingte Abwesenheit in ihrem zeitlichen Umfang bekannt Diese wird manuell so eingebucht wie wenn der Mitarbeiter normal anwesend gewesen w re Also nehmen wir an er h tte noch 4 Stunden gut und m chte am Nachmittag etwas privat besorgen und ab Mittag sofort bei Pausenbeginn nach Hause gehen und der Nachmittag h tte nach der Pause gerade noch 4 Stunden normaler Arbeitszeit so stempelt der Mitarbeiter wenn er geht aus ber die Routine Erfassen w hlen Sie den entsprechenden Tag und Mitarbeiter an und buchen die Zeit nach der Pause so wie wenn der Mitarbeiter nach der Pause wiedergekommen w re Als Endezeit aber geben Sie die Dienst
167. che verf gen indem er eine bestimmte Zeit als nicht anwesend gebucht wird und diese Zeit dann vom Zeitkonto abgesetzt wird und ausgezahlt wird Diese Buchung geschieht ber die M glichkeit Zus Text und dort ber ZeitVer Zulage Arbeit Arbeiten die von Mitarbeitern w hrend der normalen Dienstzeit ablaufen deren Bezahlung aber aufgrund von z B Erschwernissen mit Zulage bezahlt werden Siehe dazu auch das Thema Stunden mit besonderem Aufschlag der Aufschlag ist individuell bei den Einstellungen einstellbar Zusatztext Innerhalb der Erfassmaske haben Sie rechts unterhalb der OK Taste eine entsprechend benannte Taste Nach Klicken dieser Taste ffnet sich ein Zusatzfenster in dem Sie die aus einer Listbox gew nschte Verwendung der eingegebenen Zeit ausw hlen M glich sind Arztgang Beh rdengang Lehrgang Gesch ftsfahrt Schlecht Wetter Frei Bezahlt Frei Zulage Arbeit Hier wird aber auch eine ggf zu buchende Zeitentnahme aus dem Zeitkonto angew hlt bzw gebucht berstunden Aufschlag Dieser Aufschlag wird bei den Einstellungen auf Registerblatt 4 eingestellt Er wird als Aufschlag dem Stundenlohn hinzugerechnet sofern ein Mitarbeiter in der Gesamtmenge der geleisteten Arbeitsstunden Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 174 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ber dem als Sollstunden ausgewiesenen Wert liegt Wenn die Einstellung Zeitkonto f hren ja gew hlt wurde so w
168. chichtbezeichnung und auch die Nummer dieses in dieser Beziehung ma gebenden Dienstplans Haben Sie nun nach einer gesammelten Urlaubsbuchung f r einen Zeitraum ber mehrere Tage f r einen Mitarbeiter bei der Kontrolle der S tze die Sie bei solchen Buchungen mit verschiedenen freien Tagen immer unbedingt unter Korrekturen durchf hren m ssen festgestellt da hier die falschen freien Tage gebucht worden sind so m ssen Sie diesen Fehler bereinigen damit Sie mit den Mitarbeitern keine unn tigen Diskussionen f hren m ssen L schen Sie bitte daher diese soeben gebuchten Urlaubs oder Krank S tze dieses Mitarbeiters alle miteinander aus der Aufstellung unter Korrekturen heraus Sie sehen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 66 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ja genau welche Tage gebucht worden sind und notieren sich diesen sp ter noch einmal zu buchenden Zeitraum zu Ihrer Erinnerung Gehen Sie dann in die Dienstpl ne und w hlen Sie den betreffenden Dienstplan mit Hilfe der Bezeichnung oder der Nummer an Ihre Korrektur besteht nun darin da Sie den Computer kurzfristig berlisten m ssen Wenn also MO und DI als freie Tage dort angegeben waren diese Verh ltnisse aber mit der Wirklichkeit bei den gebuchten S tze mit dem betreffenden Mitarbeiter nicht stimmen so setzen Sie ber ndern dort die beiden H kchen statt oben auf den MO und DI unten auf den
169. chtig ausgewertet und diesem Soll von hier 12 Stunden pro Woche gem den so zustande kommenden Kalendertagen umgelegt auf einen vorgegebenen Abrechnungszeitraum gegen bergestellt In der Beschreibung der Personaldaten kommen wir auf diesen Punkt zur ck und zeigen Ihnen dort auch eine solche Gesamt bersicht f r alle Normalbesch ftigten und individuell f r alle Teilzeitbesch ftigten einer bestimmten Abteilung Als letztes wenn Sie alle Dienstpl ne eingerichtet haben und alle Zeiten stimmen werden die Personaldaten eingegeben 7 3 PERSONALSTAMMDATEN Sie erreichen diesen Programmteil indem Sie auf die linke Schaltfl che Bild Icon klicken Die Eingabemaske f r die Personalstammdaten des in Ihrer Firma besch ftigten Personals macht es Ihnen m glich diese Daten zu verwalten bei Bedarf einzusehen oder zu ndern und f r diverse Zwecke ausdrucken zu lassen Dieses Programm gestattet Ihnen die Verwaltung von bis zu 500 Mitarbeitern Je nachdem welche Version Sie erworben haben gibt es aber Beschr nkungen bis zu 6 Mitarbeiter zwischen 7 und 15 zwischen 16 und 30 zwischen 31 und 50 zwischen 51 und 100 zwischen 101 und 250 und zwischen 251 und 500 Mitarbeiter Bei gr eren Personalbest nden bitten wir um R ckfrage weil hierzu eine andere Version erforderlich ist Bitte sehen Sie nach unter Personalzahl Erweiterung Hier k nnen Sie durch Klicken auf die plastisch dargestellten Kontroll Kn pfe folgen
170. chverhalt zu korrigieren a P nktlich am Ende des letzten Arbeitstages des vergangenen Zeitraumes mu ber den Touchscreen und ber EXTRAS der Betrag der aufgelaufenen Guthabensstunden per Notizzettel festgehalten werden die hier anhand der tats chlichen tageweisen Dienstpl ne aufaddiert wurden Diese k nnen dann im neuen Zeitrahmen im Stammsatz als Guthaben oder als Minusstunden eingetragen werden sofern eine Zeitkontenabrechnung gemacht wird Fallen aber keine berstunden an so werden diese auch nicht bewertet und bei Stundenlohneintr gen werden nur die Anwesenheitsstunden bezahlt Fiktive Minusstunden w rden nicht automatisch gebucht werden und sollten tats chlich schon Minusstunden angefallen sein so m ten diese sowieso von Hand eingebucht werden b Sie m ssen wenn alles fertig ist aber die S tze aus Zeiten noch nicht gel scht sind und aus Zeiten2 noch nicht bernommen worden sind f r diesen Mitarbeiter einen individuellen Zeitrahmen vorgeben und den dazugeh renden Abrechnungszeitraum als Dokumentation ausdrucken damit Sie kontrollieren k nnen ob die Sollstundenvorgabe stimmt Fahren Sie dann eine Auswertung f r nur diesen Mitarbeiter ganz gesondert und Sie haben dann den korrekten Stand seiner entsprechenden berstunden bzw zu leistenden Zahlung Beim Druck und bei der Auswertungsberechnung der Auswertung m ssen Sie aber ganz genau darauf achten da Sie nur diesen einen angezeigten Mitarbeiter berechnen und nur f
171. ck des gerade aktuellen Zeitrahmens zur besseren bersicht ber Feiertage etc ber die Erfassen Routine Pr fen ob die Feiertage auch wirklich in der Liste enthalten sind lt gt Wenn die Auswertungen nicht mit Geldwerten erstellt werden sollen pr fen Sie bitte in den Personalstamms tzen ob diese f r statistische Zwecke ggf eingetragenen Stundenlohn Betr ge wieder auf Null gesetzt wurden lt gt Anzeige der Druckaufbereitung Protokoll einfach Pr fen tageweise Abwesenheit Pr fen um welche Abwesenheitsart es sich handelt Liegen gelbe Krankmeldungen vor Gibt es Mitteilungen ber genommene Urlaubstage Wurde eine aus dem Zeitkonto entnommene Zeit eines ganzen Tages evtl nicht entsprechend gebucht Bemerkungen anbringen Protokoll f r den betreffenden Mitarbeiter ausdrucken und den wahrscheinlichen Fehler markieren lt gt Anzeige des ausf hlichen Protokolls in etwas vergr erter Art Feststellen ob die Zeitsalden der einzelnen Tage sinnvoll richtig sind Wenn es hier zeitliche Differenzen gibt das Protokoll f r diesen Mitarbeiter ausdrucken und den Satz markieren lt gt Pr fen von stundenweiser Abwesenheit bzw Buchungen unter Tagessoll Feststellen ob evtl Freizeit aus dem Zeitkonto entnommen wurde aber nicht gebucht wurde Bemerkung anbringen Zeit Ein Aus notieren Dienstplanpausen dabei in Abh ngigkeit von Einstellungen Pausenabzug automatisch Ja Nein nicht umschlie en Pr fen ob Pausen genomm
172. d In unserem Beispiel also existieren 5 fertige Dienstpl ne gr ne H kchen f r 5 Schichten gibt es noch keine Dienstpl ne rotes Fragezeichen und von den 16 m glichen Dienstpl nen dieser 4 Abteilungen werden nur 10 verlangt weil 6 mal die Bezeichnung Keine Schicht schwarzes Schild auftaucht Sie sehen wie hilfreich dieser Ausdruck ist Sie sollten vor Ihrer weiteren Arbeit bei Dienstpl nen diesen Ausdruck zuerst anfertigen wenn alle Abteilungen angelegt und mit Schichtbezeichnungen versehen worden sind 7 1 2 Neuen Satz f r eine Abteilung anlegen Beim Dr cken dieses Kontroll Knopfes stellt das System einen neuen Abteilungssatz bereit Im obersten Feld verlangt ein Hinweis die Eingabe einer Nr n mlich die der betreffenden neuen Abteilung und in der darunter befindlichen Zeile eine Abteilungs Bezeichnung Wenn Sie versehentlich vergessen eine dieser beiden Zeilen auszuf llen und den OK Knopf dr cken erhalten Sie eine Warnung und das System wartet weiter auf Ihre korrekte Eingabe Nach erfolgter richtiger Eingabe von Abt Nr und Abteilungs Bezeichnung kommt als n chstes die berlegung wie viele verschiedene Schichten oder Dienstrahmen es in dieser Abteilung gibt Die eine Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 77 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Abteilung arbeitet z B immer nur ab morgens um 8 Uhr Andere Arbeitszeiten gibt es dort nicht In einer anderen Abteilung k
173. d also so wie diese vorliegen nur vom alten Programm gelesen werden Gehen wir einmal davon aus da Sie Ihr altes Programm noch eine Zeitlang mitlaufen lassen und auf die bekannte Weise eine Sicherung in das Sicherungsverzeichnis vorgenommen haben dann haben Sie hier keinerlei Probleme Uber die Datenbankzuordnungsroutine ber das runde Uhrsymbol im Hauptmen kommen Sie zur ck zur Erstseite mit dem Slogan Die Zeit im Griff wo Sie oben auf NEU klicken veranlassen Sie den Zugriff statt auf die gerade aktuelle Datenbank auf die Datenbank aus dem Sicherungsverzeichnis und schon haben Sie den Stand der gerade aus dem alten Sicherungsverzeichnis geladenen Datenbank des entsprechenden Jahres und des entsprechenden Monats Werden hier irgendwelche nderungen durchgef hrt womit Sie aus Gr nden der Dokumententreue sehr vorsichtig umgehen sollten so brauchen sie nur norrmal zu arbeiten weil alle Ver nderungen sofort in der gerade aktuellen Datenbank die aus der Sicherung sofort abgespeichert werden MERKE Das Sicherungsverzeichnis befindet sich immer nur im Verzeichnis des ZEIT EX Programms bzw des ZEITEX PLUS Programms Weder mit dem ZEIT TOUCH Programm noch mit dem ZEITTOUCHPLUS Programm wird dieses Sicherungsverzeichnis nicht mitgeliefert Wollen Sie aber jeweils eine alte Datenbank in das neuere Format bertragen dann k nnen Sie das nur ber die im neuen Programm eingebaute Updateroutine erm glichen was nat rlic
174. d die andere Dame immer nur 3 mal in der Woche aber arbeitet dabei pro Tag 5 Stunden so m ssen Sie hier zwei Abteilungen daraus machen n mlich z B Buchhaltung TZ1 und Buchhaltung TZ2 weil die beiden Wochenstunden nicht gleich sind Denn das Prinzip der Sollstundenermittlung ist hnlich geblieben und das hei t da alle Personen die genau die gleiche Arbeitsleistung bringen nach einem gleichen Plan arbeiten m ssen Verschiedene Zeitsummen verlangen verschiedene Pl ne Ja es geht sogar noch weiter denn verschiedene Zeitsummen verlangen auch verschiedene Abteilungen Es sei aber hier schon vorweggenommen da alle diese Probleme detailreich erl utert werden und zwar da wo diese Probleme beachtet werden m ssen beim Anlegen von Abteilungen Dienstpl nen und Personen Also halten wir als erste Bedingung fest Alle Mitarbeiter innerhalb einer geplanten Kurzarbeitsabteilung m ssen genau die selbe Anzahl Stunden Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 12 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung haben Wie Sie Ihren diesbez glichen Dienstplan zeitlich also morgens mittags oder abends einrichten ist dabei v llig gleich Es mu nur im Ergebnis immer die gleiche Stundenzahl herauskommen und was ebenso wichtig ist es m ssen immer die selben Tage herangezogen werden F r eine andere Abteilung kann dann eine v llig andere Stundenzahl angesetzt werden mu aber ebenfalls dann wieder mit anderen Pl
175. d einige ACCESS Kenntnisse voraussetzt Der Name der Access Datenbank lautet STECHDAT MDB Bei Bedarf k nnen Sie sich dort ber die Routine Definitionen Drucken alle Felder der verschiedenen Dateien und deren L nge und Konfiguration ausdrucken lassen wenn Sie das wollen Diese STECHDAT MDB finden Sie innerhalb des Directories des Verzeichnisses in dem Sie dieses Stechkarten Auswertprogramm angelegt haben Bei Verwendung eines Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 25 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Touchscreens f r Erfa zwecke liegt die aktuelle Stechdat mdb aber unter dem Verzeichnis TOUCHTIME auf dem Zugangsrechner An diesen Dateien darf nichts ver ndert werden denn dann w rde das Programm nicht mehr laufen Weder an der Feldhierarchie der Feldwertigkeit noch an den Feldinhalten d rfen Ver nderungen vorgenommen werden Lediglich auf die Dateien im Rahmen Ihres Access Programms zugreifen ist gestattet Drucken Sie sich diese Seite der Hilfe ggf aus soda Sie die Reihenfolge der 5 von Ihnen anzulegenden Dateien parat haben Dr cken Sie dann wieder auf ZUR CK hier oben in der Men leiste der Hilfedatei und Sie kommen wieder zur Programm bersicht Das folgende Diagramm zeigt Ihnen weitere Einzelheiten Eine kurze Ablaufbeschreibung finden Sie weiter unten Programmbeschreibung Stechkarten Auswert Eirstellungen Persda Programm Feiertage Abteilungen Akt Kalen
176. d ggf vorher in der Jahresbezeichnung ge ndertes Verzeichnis hineinkopiert wird Das Verzeichnis lautet sofern Sie das Programm unter C installiert haben z B C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESICH Jahr07 Mon08Aug Dieses Verzeichnis existiert nur unter dem ZEIT EX PLUS Programm nicht aber unter ZEITTOUCHPLUS Der Name der kopierten Datenbank ist dabei immer vorgegeben mit STECHDATP MDB Die Sicherungsroutine greift immer automatisch auf die aktuelle Datenbank zu die gerade in der Benutzung ist Einstellung unter der Erstseite Die Zeit im Griff oberes kleines Textbox Fenster In bezug auf die Sicherung ist es also v llig egal wo Sie Ihre Hauptdatenbank haben Die Sicherungsroutine holt sich immer die gerade richtig eingestellte f r die Sicherungskopie Damit also die immer gleich bezeichneten Datenbanken der verschiedenen Zeitr ume also jede StechdatP MDB von den vielen StechdatP MDB s voneinander unterschieden werden k nnen m ssen Sie eine jeweils abgeschlossene Datenbank in das Verzeichnis kopieren das dieser Zeit Kategorie entspricht Achtung Der Name STECHDATP MDB darf nicht ge ndert werden weil das Programm immer nur auf diesen Dateinamen zugreifen kann und sich nur der Pfad dorthin ndert Also z B die Datenbank stechdatP mdb des Monats April im Jahr 2008 m ssen Sie in das Verzeichnis C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESICH Jahr08 Mon04Apr hineinkopieren Vorgegeben sind einige Jahre Sollten Sie diesbez glich an Gren
177. d hier geben Sie die Auf bzw Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 35 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Abschl ge ein die f r bestimmte Zeitkategorien in Ihrem Hause gewertet werden sollen Wegen der gesetzlichen Vorgabe von Beschr nkungen im Krankheitsfall bei der Zahlung von Lohnfortzahlung haben wir auch diese M glichkeit bereits in unser Programm eingebaut Geben Sie in die verschiedenen Felder einen dezimalen Wert evtl mit Komma ein der in Ihrem Hause als Aufschlag f r die entsprechende Zeitart zu werten ist Feiertags Aufschlag klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren Sonntags Aufschlag klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren Samstags Aufschlag klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren berstunden Aufschlag klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren Aufschlag f r Dienstzeiten ber Zusatztext klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren und Abschlag f r Lohnfortzahlung klicken Sie auf das Thema um mehr zu erfahren der Aufschlag f r Arbeitsleistung auf einem freien Tag wird so gewertet wie wenn es sich um einen normalen Samstag oder Sonntag bei einem anderen Mitarbeiter handelte an dem der Mitarbeiter arbeitet Hierbei wird immer wenn dieser freie Tag It Dienstplan nicht ein Samstag oder Sonntag ist der erste Tag innerhalb einer Woche als Samstag und der zweite Tag als Sonntag gewertet was bei der Vergabe der Aufschlagsprozente unterschiedlich angesetz
178. das ganze Wort oder ber alle Worte dieses Feldes bis diese alle Dunkelblau unterlegt sind und dr cken die Entf Taste Das geschieht genauso wenn Sie links ein Datum l schen wollen Sollten Sie aber Rechts ein Datum eingetragen haben so w rden Sie bei Dr cken von OK entsprechend gewarnt werden denn diese Eingabe w re unzul ssig Sollte ein Feiertag in unserer Auflistung nicht enthalten sein oder kommt ein neuer Feiertag hinzu den es heute noch nicht gibt so k nnen Sie diesen in das rechte Feld einschreiben und dr cken dann in der Listbox auf den unteren wei en Bereich damit dieser manuell eingetragene Feiertag nicht berschrieben wird Sind Sie mit Ihren Eingaben fertig so dr cken Sie OK und schlie en so Ihre Feiertagseinrichtung ab Alle vorher gesperrten Kontrollelemente werden wieder freigegeben Es sei schon an dieser Stelle gesagt da bei einem schon bestehenden Feiertagskalender an dem Sie nderungen vornehmen wollen genau nach gleichem Modus vorgegangen wird lediglich da Sie statt auf Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 43 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung den Knopf Neues Jahr auf den Knopf Andern dr cken Wichtig ist da Sie selbstverst ndlich nur einen Feiertagskalender pro Kalenderjahr anlegen d rfen Und noch eine wichtige Bedingung S mtliche Angaben in dem Kalender m ssen chronologisch aufsteigend sein und es d rfen keine leeren
179. de Funktionen ausl sen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 97 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Neuanlage ndern Abbr ndern Suchen L schen Drucken Barcode Foto oder Firmenlogo einbinden siehe WAS IST NEU unter ZEITEXPLUS 7 3 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Personalstammsatz Die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters der f r Teilzeitarbeit eingestellt worden ist k nnen in dem normal bestehenden Zeitger strahmen nicht verwaltet werden da die f r die Firma vorgegebenen Zeitrahmenbedingungen f r diesen Mitarbeiter nicht gelten und deswegen andere Abrechnungsverfahren zur Anwendung kommen 1 Eine Gesamtstundenzahl die f r die gesamte Firma vorgegeben ist wie z B 5 Tage Woche mit 40 Stunden kann hier nicht G ltigkeit erlangen 2 Bezahlung von Feiertagen wenn evtl aufgrund der geringen Besch ftigung kein Anspruch besteht wor ber man allerdings streiten k nnte mu bzw kann firmenspezifisch eingestellt werden 3 Sollen die Stunden bezahlt werden und evtl dabei erarbeitete berstunden ebenfalls oder sollen die geleisteten Stunden pauschal verg tet werden und evtl entstandene berstunden einem Zeitkonto hinzugerechnet oder Minusstunden diesem Konto in Abzug gebracht werden Wie Sie sehen gibt es programmtechnisch gesehen einige Dinge zu ber cksichtigen Wie wir schon bei der Basisplanung beim Anlegen von Abteilungen sagten m ssen Sie sich
180. den anderen Schichten Mittelschicht und Nachtschicht werden hingegen an diesen drei Tagen einwandfrei angesprungen Es ist sicherlich etwas schwierig auf Anhieb das Ganze zu durchschauen aber das ist ja auch hier absichtlich ein Extremfall den wir gew hlt haben Wie Sie nat rlich auch sehen werden f r die vorgefundenen Dienstpl ne auch die in den Dienstpl nen angegebenen Pausen herausgefunden Am MI DO FR SA und SO ist im Dienstplan in der Mittelschicht eine lange Pause von 3 Stunden eingetragen Diese ist nat rlich auf der Liste der eingegebenen S tze in diesem Bereich auch eingetragen F r den gleichen Arbeitszeitraum 15 30 bis 23 30 am MO und DI hingegen wurde statt Mittelschicht hier Nachtschicht eingesetzt und dementsprechend nur 0 5 Std also 30 Minuten als Pause gewertet Sie sehen also da Sie Ihre Pl ne im Bedarfsfall bei ausgefallenen Arbeitszeitmodellen schon sehr sorgsam planen m ssen Als letztes Mittel h tten Sie dann noch die M glichkeit einen Mitarbeiter f r einen bestimmten Zeitraum in einer anderen fiktiven neu einzurichtenden Abteilung einzusetzen f r die Sie erneut weitere 4 Dienstpl ne einrichten k nnen Das aber verlangt intensive Pflege denn es mu sichergestellt sein da Sie im B ro im Stammsatz dieses Mitarbeiters die Abteilung wechseln bevor er seinen ersten Buchungsvorgang durchf hrt und dann nat rlich dann wenn dieser Zeitraum verstrichen ist nicht vergessen d rfen wieder d
181. den mit Aufschlag 28 Bezahlte Aufschlagsaufwand daf r 29 Geleistete Abendstunden It Plan Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 160 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 30 Aufwand f r Aufschlag f Abendarbeit Aus der Maske f r die statistischen Firmendaten k nnen Sie in die anderen Statistik Masken kommen indem Sie die entsprechenden Buttons im unteren Bereich anklicken Ebenso k nnen Sie auch von hier aus wieder zur ck zum Haupmen oder zur Hauptmaske der Statistik kommen indem Sie auf den entsprechenden Button dran x 737858 7733 17 klicken Zur Personal Statistik Zur Abtlg Statistik Dr cken Sie auf eines der beiden Buttons mit dem Drucker Symbol so k nnen Sie sich hier die entsprechenden Ausdrucke sowohl ansehen wie auch ausdrucken lassen Hierbei k nnen Sie entweder anw hlen Druck ganze Liste gt oder Druck dieses Zeitraums gt Beim Anw hlen Alle S tze als Liste anzeigen ffnet sich eine Maske mit der Anzeige aller vorhandenen S tze Lesen Sie ggf noch einmal nach bei Bewegen innerhalb einer Datei wenn Sie hierzu weitere Informationen suchen 10 4 Statistische Auswertung Abteilungen Die Abteilungs Statistik bietet Ihnen die M glichkeit des Vergleichs aktueller zu fr heren Werten woraus Sie dann die f r Ihre Firma wichtigen Erkenntnisse zu den Lohn Ergebnissen gewinnen die f r Ihre gesch ftlichen Entscheidungen eine au erordentlich gro e
182. der Datei hier kommen Sie zur AUSWERTUNG 2 und hier k nnen Sie sich durch Klicken auf das Druckersynonym einen Ausdruck aller oder eines einzelnen Mitarbeiters ausdrucken lassen Nachdem die Druckmaske aufgebaut ist haben Sie dort die M glichkeit sich verschiedene Mitarbeiter anzeigen zu lassen und dann ber eine Druckvorgabe von bis auch einzelne Mitarbeiter Auswertungen ausdrucken zu lassen Alle Werte die Sie bei AUSWERTUNGI1 und AUSWERTUNG2 auf getrennten Masken sehen haben Sie bei der Ausdruck Maske alle zusammen allerdings recht klein und undeutlich In lesbarem Zustand also bei der entsprechenden Verg erung k nnen Sie die verschiedenen Bildschirmbereiche bergangslos und deutlich anzeigen lassen ber das ICON mit dem roten Punkt Menu kommen Sie zum Hauptmenu Als letztes nennen wir Ihnen noch eine weitere Auswahlm glichkeit Mit den vier verschiedenen Kontroll Elementen mit den roten Dreiecken kommen Sie entweder zum Datei Anfang oder Ende oder jeweils einen Datensatz vor oder r ckw rts Wollen Sie einen bestimmten Mitarbeiter anzeigen lassen so bewegen Sie den Cursor auf das links unten befindliche Feld mit der Bezeichnung Name das Gr n unterlegt ist und klicken darauf Es wird Ihnen dann wieder eine Listbox wie an anderen Stellen innerhalb dieses Programms zur Auswahl angezeigt und durch Klicken auf einen ausgew hlten Satz ffnet sich die Auswertung zu diesem Mitarbeiter Diese Auswahl haben Sie auch au
183. der Dierstpl ne Erfassen Zeiten Erfass Protokoll aus Datei Zeiten Ergebnis Ausdruck 2 Abrechnung Start Bi Korrekturen Auswertung aus Datei Start Statistik Statistk Auswertung StatistkPersda en diverser Art i Zeiten diverse Zusatzinformationen zusammengestellt Die Personendatei liefert dazu die Personaldaten und die Abteilungszugeh rigkeit Die Abteilung liefert die Zuordnung zu einem bestimmten Dienstplan in Abh ngigkeit der vorgew hlten Dienstbezeichnung wie Fr h Sp t oder Nachtschicht usw Der Aktuelle Kalender sorgt daf r da die Eingabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bleibt Der Dienstplan sorgt f r Ber cksichtigung der Pausen der Dienstplan Ende und Beginnzeiten wie auch f r die richtig eingehaltenen freien Tage Sonntage und Feiertage wobei ber die Datei Feiertage das richtige Datum bzw der richtige Wochentag f r einen Feiertag w hrend der Eingabe korrekt verwaltet wird Die Einstellungen sorgen f r die Wahl der vorgegebenen Aufschl ge Jeder dieser einzeln aufbereiteten S tze wandert in die Datei Zeiten Mit Korrekturen k nnen Sie in der Datei Zeiten unrichtige S tze herausl schen um diese fehlerhaften S tze dann ber Erfassen neu einzugeben Da jeder einzelne Eingabesatz w hrend der Eingabe unz hlig viele Pr fungen Abgleichungen und Berechnungen durchl uft ist bei Korrekturen eine nderung nicht m glich Ein fehlerhafter Satz mu Programmerweiterung der lteren
184. der Zeitwirtschaft n mlich eben die eigentliche Erfassung ebenfalls direkt mit dem Programm zusammenzubringen um so die als l stig empfundene manuelle Eingabe ebenfalls zu er brigen Mit der Anbindung des Programms an einen Touchscreen haben wir einen Riesenschritt zum augenblicklich modernsten Eingabemedium gemacht und bieten dadurch besondere andere Anzeigem glichkeiten die nur im echten On Line Modus m glich sind Dar ber hinaus ist die Gestaltung des Touchscreens so gehalten da auch der normale Nichtcomputermensch bei der Bedienung keinerlei Schwierigkeiten hat mit der Maschine Computer zu kommunizieren Diese Hilfe wurde zu einer Zeit begonnen als noch nicht bekannt war da mit einem anderen Eingabemedium als der Stechkarte gearbeitet werden wird Wenn also hier und da einmal Bezug genommen wird auf echte Stechkarten und eben auch vom Stempeln gesprochen wird so interpretieren Sie diese Passagen bitte entsprechend Die Zeitdaten die vom Touchscreen kommen werden ber ein Einsprungraster gef hrt das einem Datensatz automatisch die richtige zeitliche Zuordnung zum passenden Dienstplan gibt Alle diese ganz spezifischen Probleme innerhalb der automatischen Erfassung wurden hier in dieser Hilfe weitgehendst ber cksichtigt Wir bitten um Verst ndnis wenn Sie bemerken da einige versehentlich nicht ge nderte Erkl rungen auch v llig berholt sein k nnten ber die Anfangsmaske des HAUPTMENUES kommen Sie direkt i
185. die Wahl des entsprechenden Abwesenheits Buttons eingetragen wird also krank Urlaub o Wechseln Sie so weiter von Tag zu Tag und gehen Sie nacheinander alle M glichkeiten durch die als Grund f r das Fernbleiben f r einen Arbeitstag angegeben werden k nnen indem Sie die entsprechenden Buttons anklicken Da durch Ausl sen eines solchen Abwesenheitsbuttons f r tageweise Abwesenheit automatisch nach der Eingabe einen Tag weitergeschaltet wird er brigt ja verbietet sich das zus tzliche Dr cken der F12 Taste Diese Besonderheit ist zu beachten ber die Sie bei der Erfassung ber Touchscreen und somit nur gelegentlicher manueller Erfassung wie hier beschrieben stolpern werden Diese Eigenheit wird noch verwirrender wenn es sich bei dem Abwesenheitstag um einen Freitag oder einen Tag vor einem Feiertag handelt Auch hier springt das Datum automatisch weiter aber in diesem Fall kommt zus tzlich noch die Warnung da das gew hlte Datum auf einen Samstag oder auf einen Feiertag f llt Das aber ist nat rlich nicht mehr das von Ihnen richtig gew hlte Datum sondern schon das automatisch n chste geholte Datum Und das k nnte wie gesagt bei nur sporadischer Verwendung dieser Eingabemethode zum oben erw hnten Stolpern f hren Wie gesagt diese Abwesenheit bezieht sich auf immer volle Tage Jetzt wollen wir stundenweise Abwesenheiten und einige Besonderheiten eingeben Geben Sie jetzt eine Zeit als normale Dienstplan Beginnzeit ein
186. diese Dienstplan Schichten unter Verwendung der Tageszeitbezeichnungen in denen sie angelegt sind So gibt es Begriffe wie Fr hschicht Mittag oder Mittelschicht Abend oder Nachtschicht F r besondere F lle kann der Begriff Sonderschicht verwendet werden oder f r ganz normale Arbeitszeiten auch Normalschicht oder Normaldienst Diverse Begriffe dieser Art stehen in unserem Programm zur Auswahl d h zum Anklicken zur Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 171 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Verf gung Schlecht Wetter Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Schlecht Wetter Frei Bezahlte Freistellung eines Mitarbeiters der seine Arbeit aufgrund von Wetterbedingungen nicht durchf hren kann Diese Zeit kann entweder kurzfristig ber die Zusatztexte oder tageweise ber die Funktion Anwesend Nein eingegeben werden Die individuelle Bewertung bezahlt oder nicht bezahlt kann ber die Einstellungen vorgenommen werden Schulung Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M gl
187. direkt hier aus dieser Maske das Personal Update zu Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 59 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung starten C3 Pers Update 4 Klicken Sie auf diese Schaltfl che und Sie erhalten eine nochmalige Warnung da dieser Bereich nur einmal pro Abrechnungszeitraum gestartet werden darf 5 Wir gehen davon aus da das so ist und sie setzen den Prozess fort mit JA Es geht weiter und Sie erhalten eine Abschlu mitteilung da der Prozess ebenfalls beendet ist 6 Klicken Sie in dieser Messagebox auf das OK und Sie erhalten diese Anzeige Teen Kuzgprreeng SR re P A r START UpdateStatistik UpdatePersda KKI Auswtg 2 BAS E 7 Bevor Sie jetzt die alten abgearbeiteten S tze l schen m ssen Sie zuerst die gesamte Datenbank sichern damit Sie die alten Zust nde zu jeder Zeit zumindest was die reinen Zeits tze anbetrifft wieder herstellen k nnen An der Statistik und an den Personaldaten kann dann allerdings hier nichts mehr ge ndert werden 8 Gehen Sie zur ck ins Hauptmen und klicken dort oben ganz links auf das Diskettensymbol f r die Sicherungs bertragung Je nach Zustand des Programms kann es sein da Sie eine Fehlermeldung erhalten die besagt da evtl das Parallelprogramm noch eingeschaltet ist Beenden Sie dieses Programm und auch das vorliegende und starten das Zeit EX Programm erneut Dann wird die S
188. dividuell in den Einstellungen vorgenommen werden Hilfe erhalten Sie innerhalb dieses Programms auf 3 unterschiedliche Arten 1 W hlen Sie durch Anklicken des Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 169 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Menuepunktes Hilfe in der am oberen Bildschirmrand eingeblendeten Menuezeile Hilfe Dann wird Ihnen die Grundmaske der Hilfe angezeigt aus der Sie in alle anderen Verzweigungen kommen und wahllos hin und herspringen k nnen 2 Dr cken Sie innerhalb der Bildschirmmaske in der Sie sich gerade befinden die F1 Taste Dann erhalten Sie sofort den Hilfepunkt angezeigt der zu der aktuellen Bildschirmmaske pa t und Sie brauchen nicht lange zu suchen ber die F1 Taste erhalten Sie also eine sog kontextbezogene Hilfe 3 Bei einigen Masken ist noch eine zus tzliche Hilfe Anleitung in das Programm eingebaut die Sie durch Dr cken des so bezeichneten Kontroll Elements angezeigt bekommen Kontroll Element Bezeichnet ein bildlich dargestelltes Element auf einem Bildschirm in das Sie irgendeine Art von Information oder Aktion eingeben k nnen Entweder k nnen Sie z B in einem Feld eine Eingabe vornehmen oder auf ein anderes Element z B mit dem Mauscursor klicken oder sofern dieses Eingabe Control den Focus hat die Enter Taste dr cken um eine Folgeoperation auszul sen Sofern es sich hierbei um ein Element handelt auf das Sie klicken m ssen wird dieses auc
189. e bersicht zeigt Ihnen alle ben tigten Dateien wer diese verwaltet und in welcher Reihenfolge die von Ihnen zu erstellenden Dateien eingerichtet werden sollten Alle Dateien sind sog Microsoft Access Dateien innerhalb einer Microsoft Access Datenbank Sofern Sie ber das Access Programm von Microsoft verf gen so k nnen Sie sich im Bedarfsfall zus tzliche Ausdruckreports erstellen Das k nnte ggf im Statistik Bereich der Fall sein obgleich wir uns bem ht haben Ihnen gerade dort eine ausreichend gute Gesamt bersicht zu vermitteln F r unser Programm brauchen Sie nat rlich ACCESS auf Ihrem Computer nicht zu haben Die sog Data Engine ist in unserem Programm enthalten WARNUNG Die Access Dateien von ZEITEXPLUS sind unter der Version ACCESS_97 angelegt Sollten Sie aber einen neueren Stand haben so kann es bei Anwahl der Datenbank STECHDATP MDB m glich sein da Sie darauf hingewiesen werden da diese Datenbank nicht unter der Ihnen vorliegenden Version gespeichert ist und es wird Ihnen angeboten diese in die neuere Version zu konvertieren Diese Konvertierung d rfen Sie n i c h t vornehmen Das Programm k nnte diese neuere Version nicht mehr lesen und Sie h tten ein Problem Sie haben keine Chance diese Konvertierung r ckg ngig zu machen Sie m ten dem Programm wieder eine gesicherte 97 er Version zur Verf gung stellen und versuchen die Datens tze einzeln in die alte Version hin berzukopieren was sehr m hsam w re un
190. e Durch das berpr fen der einzelnen Dienstpl ne und dem aktuellen Zeitrahmen ist sichergestellt da freie Tage Feiertage Sonntage und Samstage bei 5 Tagewoche als solche erkannt werden und herausgerechnet werden Sie k nnen aber auch in mehreren Zeilen bis zu 5 die Einzelzeitspannen richtig vorgeben Hat der Mitarbeiter mehrere nacheinander gelagerte Abwesenheitszeiten der selben Art also entweder krank oder Urlaub usw so kann auch z B in einem Gesamtbuchungsschritt wie folgt gebucht werden 1 Zeile 2 Tage krank vom 16 08 00 bis zum 17 08 00 Mittwoch u Donnerstag und 2 Zeile 1 Tag krank vom 21 08 00 bis zum 21 08 00 einem Montag Sie k nnten bis zu 5 Zeilen eingeben Besonderheit beim Buchen von Urlaub Bei Anwahl des Abwesenheitsgrundes URLAUB taucht rechts unter Personensuche eine kleine Maske auf in der Sie ein Kreuzchen setzen k nnen wenn f r alle Betriebsmitarbeiter die ber ZEITEXPLUS ausgewertet werden ein genau gleichzeitiger Urlaub gebucht werden soll Diese M glichkeit haben wir hier realisiert da es h ufig vorkommt da der ganze Betrieb gemeinsam Urlaub macht Aber Vorsicht Es mu wirklich so sein da tats chlich alle Bucher zur selben Zeit abwesend sind und Urlaub machen Sollte sich dieser Urlaub berlappen so k nnen Sie nat rlich auch nur die sich tats chlich berlappende Zeit wo alle abwesend sind zuerst buchen und dann individuell alle anderen Sind aber z B nur zwei Mitarbeiter
191. e die Sie ggf zur weiteren Verwendung durch Ihr Lohnprogramm oder f r die steuerliche Weiterberechnung f r Ihre Nettolohnauszahlung ben tigen Das Stechkarten Auswert Programm liefert Ihnen die relevanten Brutto Lohn Werte sofern Sie echte Geldwerte beim Stundenlohn angegeben haben Die Auswertungen sind wesentlicher Bestandteil der zum Ende eines Abrechnungszeitraums n tigen Abschlu arbeiten Diese Abschlu arbeiten sind mehr oder weniger umfangreich und m ssen gewissenhaft durchgef hrt werden wenn Sie aussagekr ftige Ergebnisse haben wollen Diese Hilfe bietet daher eine gesonderte bersicht in Form einer Checkliste die Sie aus der Hilfe heraus ausdrucken k nnen W hlen Sie dazu weiter oben die Checkliste an Mitarbeiterbedingte Auswertung Das verbirgt sich hinter dem Klick auf das gr n unterlegte Name Da die Ergebnisdaten des Programms nicht alle auf eine Bildschirmseite passen gibt es zwei Masken der Auswertungen n mlich AUSWERTUNGEN 1 und AUSWERTUNGEN 2 Die auf diesen beiden Bildschirmen angezeigten Ergebnisdaten dienen bereits einer guten Vorab bersicht wobei evtl Fehler die ggf bei der Eingabe gemacht wurden noch festgestellt werden k nnen bevor diese mit entsprechendem Zeitaufwand ausgedruckt werden Alle Inhalte dieser beiden Masken k nnen selbstverst ndlich als Ausdruck aufbereitet werden wobei dann alle Daten auf ein DIN A 4 Blatt im Querformat passen Die verschiedenen Angaben sind in sinn
192. e bereits vorhandenen Felder gelesen und im Hintergrund zwischengespeichert Haben Sie sich einmal nach Anw hlen dieses Programmpunktes geirrt und versehentlich schon einige Felder mit neuen Werten berschrieben die Sie f r diesen Stammsatz gar nicht ndern wollten so k nnen Sie auf die Taste Abbr dr cken um den alten Zustand wieder herzustellen Die Taste mit der Markierung Andern teilt sich nach dem Anw hlen von Andern in zwei Tasten auf Die eine tr gt dann den Schriftzug OK den Sie benutzen wenn Sie die Anderung speichern wollen die andere mit der Aufschrift Abbr dr cken Sie wenn wie oben beschrieben 7 3 7 Personal Stammsatz l schen Das L schen eines Stammsatzes der Personaldatei sollte eigentlich nur vorgenommen werden wenn es sich um einen Mitarbeiter handelt der schon vor etlichen Jahren bei Ihnen aufgeh rt hat oder anfangen wollte dann aber doch nicht erschien was ja schon vorgekommen sein soll H tten Sie dann schon einen Stammsatz angelegt so w re eine L schung gerechtfertigt Zur Archivierung jedoch sind solche Angaben von oftmals gro er Wichtigkeit und das L schen eines Personal Stammdatensatzes sollte reiflich berlegt werden Wichtig ist diese L schfunktion allerdings f r die Zeit der Testphase in der Sie mit dem Programm noch Ihre ersten Schritte tun und spielerisch hier und da wahllos S tze anlegen ndern und l schen In jedem Fall werden Sie zur Sicherheit vor dem endg ltig
193. e eine sog Context Hilfe wobei Sie sofort in dem Hilfeprogrammpunkt sind der zu der gerade angezeigten Maske geh rt oder Sie klicken auf den am oberen Bildschirmrand sichtbaren Men punkt Hilfe Von dort aus kommen Sie zu der Programm bersicht und k nnen von dort aus in alle anderen Hilfe Verzweigungen weiterschalten Die erste M glichkeit F1 Taste ist bei der aller ersten Maske Hauptmen und deren erstem Aufbau nicht verf gbar Erst wenn Sie aus dem laufenden Programm zum Men zur ckschalten ist diese Hilfe Funktion auch dort mit dem richtigen Kontext verf gbar Mit Klicken auf Hilfe im Men balken oder auf das entsprechende Icon kommen Sie aber auch vom Hauptmen aus in jedem Fall in die Hilfe Routinen Mit der Hilfe steht Ihnen ein umfangreiches Hilfe Paket zudem Auswert Programm zur Verf gung ber eine reichhaltige Stichwort Auswahl und ber das Anw hlen des Glossary s finden Sie schnell die Erkl rungen die Sie suchen Die Hilfe wurde per August 2000 berarbeitet und an die neuen Techniken der Erfassung ber Touchscreen angepa t 4 Einstellungen Mit diesem Programmteil geben Sie dem Programm alle jene Informationen die f r die Auswertung der Stempel Zeiten wichtig sind Ohne das korrekte Eintragen all dieser Informationen w rde das Programm unsinnige Ergebnisse bringen oder Ergebnisse die nicht die Verh ltnisse in Ihrer Firma widerspiegeln Die nach Anwahl von Einstellungen erscheinende Maske ist eine
194. e ich die Vorg ngerversion angek ndigt Zwischenzeitlich ist einige Zeit vergangen und auf Altbew hrtes vertrauend habe ich in der vorliegenden neuen Version die ich nun ZEITEXPLUS getauft habe einige zus tzliche Module integriert die f r unsere inzwischen viele Hundert z hlenden Kunden in manchem Programmteil ganz wesentliche Verbesserungen und zus tzliche Erleichterungen bedeuten Es wurden aber auch einige v llig neue Module geschrieben Gleich hier im Anschlu hinter dem Inhaltsverzeichnis finden Sie das Thema Was ist neu unter ZEIT EX PLUS wo wir alles genauestens aufgelistet haben Wir w nschen Ihnen viel Vergn gen bei der Lekt re Wichtige Mitteilung zum Programm Bitte beachten Sie die Gesch ftsbedingungen auf unserer Liefer CD auf unserer Homepage unter WwWW DUVE SOFT de oder mitgeliefert mit der Programmlieferung Mit bernahme und Installation unseres Programms auch als Download vom Internet anerkennen Sie automatisch diese Gesch ftsbedingungen Firma DUVE Soft Juli 2007 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 7 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Inhaltsverzeichnis Wenn Sie Neukunde sind dann wird die Information f r Sie was alles in der sog PLUS Version Neu ist m glicherweise nicht so interessant sein ja es kann sogar verwirrend oder unverst ndlich sein da Ihnen die Erfahrungen aus der fr heren Klassik Version die aber immer noch angeboten wird
195. e mit einer neueren Version diese Datenbank in jedem Fall lesen Die hier verwendete Access Version ist Version Zeiteingabe vor Dienstplanbeginn erlaubt Man k nnte auch sagen der Teufel sitzt im Detail Wenn jeder Mitarbeiter nur jeden Tag 10 Minuten fr her kommt so summiiert sich diese Zeit innerhalb eines Abrechnungszeitraums zu einer ziemlich gro en Stundenzahl Diesem gezahlten Betrag steht kaum eine Leistung gegen ber da in der Regel dienstplanm ig mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird und das nat rlich in dem Fall zum Schaden der Firma TIMES EX sorgt auch hier f r Abhilfe Zeiten Ist der Name der Datei in der die erfassten EIN und AUS Zeiten gesammelt werden und bereits in rechnerisch aufgearbeitetem Zustand vorliegen Der Inhalt dieser Datei kann ber Korrekturen sowohl in einigen Bereichen dargestellt oder auch auf verschiedene Arten ausgedruckt werden Die S tze in dieser Datei d rfen nicht ge ndert sondern im Bedarfsfall nur gel scht und neu eingegeben werden weil sofort nach der Eingabe diverse Pr f und Rechenvorg nge ablaufen nicht aber bei einer evtl gewaltsam vorgenommenen Anderung z B ber Access Zeitkonto Bei entsprechender Einstellung in Einstellungen kann die Anzahl der erarbeiteten berstunden in ein Zeitkonto einflie en statt sofort ausgezahlt zu werden ber das Zeitguthaben das aber in Wirklichkeit ein Guthaben ber zu bezahlende Zeit ist kann der Mitarbeiter nach Abspra
196. e noch auf die ltere Version hinweisen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 20 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 2 Programm bersicht Diese Hilfe bietet die M glichkeit in sog Browsersequenzen die themenbezogen zu einer Serie zusammen gefa t sind schnell vor und r ckw rts zu bl ttern engl browse through oder von uns eingedeutscht durchzubrausende Serie Klicken Sie dazu hier oben auf die nach Rechts oder Links gerichteten Doppelpfeile lt lt oder gt gt Sie k nnen von hier aus auf die jeweils erste Hilfeseite solcher zusammengeh renden Sequenzen direkt umschalten Die Themen sind 1 Anfangen Das ist diese Seite 2 Stammdaten 3 Einstellungen 4 Kalender 5 Zeiterfassung 6 Auswertung 7 Statistik und 8 Sonstiges 9 Personalzahl Erweiterung Lizenzerwerb VORBEMERKUNG Historie Das Programm ZEIT EX wurde seinerzeit lediglich f r den Zweck geschrieben die m hselige Rechenarbeit des Auswertens von Stechkarten sinnvoll zu unterst tzen und weitgehendst zu automatisieren Die eigentliche Erfassung ber durch Stechuhren ausgedruckte Stechkarten sollte dabei weiterhin die Datenlieferung bilden Dieses Programm diente somit dazu diese gestempelten Zeiten manuell in ein Computersystem zu bernehmen Durch die rasante Entwicklung auf dem Computersektor aber erschien es schon sehr bald als gerechtfertigt dieses letzte Glied in der Kette
197. ebsfrieden wenn laufend Fehlberechnungen und Minderzeiten zu gek rzten Auszahlungen f hrten Nachdem sie nun alle Zeiten eines Mitarbeiters zusammengerechnet hat ist das leider erst nur ein Teil der Arbeit Sie mu n mlich auch wissen was in dem vergangenen Abrechnungszeitraum das Stundensoll gewesen ist damit sie dann die angefallenen berstunden berechnen kann Die Sollzeiten sind f r jeden Monat unterschiedlich und sie mu auch diese erst genau ermitteln Bezahlte Feiertage m ssen ber cksichtigt werden Aber daneben m ssen auch die Schichtzeiten die ber Nacht laufen ermittelt werden und zwar in verschiedenen Zeitzonen die unterschiedliche Aufschl ge haben und wegen der steuerlich unterschiedlichen Bewertung gesondert ausgeworfen werden m ssen Alle diese Zahlen m ssen in sauber aufbereiteter Form der Buchhaltung f r die Lohnbuchhaltung bergeben werden damit die L hne entsprechend berechnet werden k nnen Wir wissen nicht wie lange Annie M ller an diesen verschiedenen Zahlenwerten arbeitet bis endlich die Aufstellung f r die Lohnbuchhaltung fertig ist Eines ist aber ganz sicher das ist kein Zweistundenjob F r diese vielen Mitarbeiter sitzt sie oft weit ber zwei Tage an der Abrechnung bis alles fertig ist Und eine zweite Tatsache ist so sicher wie das Amen in der Kirche diese Arbeit ist eine hochgradige M glichkeit Fehler zu machen Es ist kein Geheimnis da diese Fehler auch in Wirklichkeit gemacht werd
198. echend gew nschten Werte nach dem Muster Zahl Zahl Doppelpunkt Zahl Zahl eintragen Lassen Sie die alle Zeit Felder Reihen der Tage frei also mit den Eintr gen 00 00 stehen an denen der Mitarbeiter nicht arbeiten soll Die noch per gesetztem Checkmark zu w hlenden Freien Tage SA oder SO o m ssen noch gesetzt werden obgleich das f r die Teilzeitbesch ftigten ohne Bedeutung ist Je nachdem welche Einstellungen Sie in den Einstellungen vorgenommen haben werden hier ein oder zwei Checkmarks verlangt 5 oder 6 Tage Woche Klicken Sie nun auf OK womit der Vorgang abgespeichert bzw berhaupt erst einmal berechnet wird wobei die eingegebenen Zeiten aufaddiert und als Endergebnis mit der von Ihnen vorgegebenen Wochenarbeitszeit verglichen wird Stimmt diese Rechnung nicht mit Ihrer Vorgabe berein bislang sprechen wir nur von den Normalzeiten und nicht von den Teilzeit Zeiten erhalten Sie eine Warnung und Sie haben noch die M glichkeit zur Anderung Merke Bei den Normalbesch ftigten m ssen diese Stunden unbedingt mit Ihrer Vorgabe in den Einstellungen z B 40 Stunden bei einer 5 Tagewoche bereinstimmen damit Ihre Berechnungen auch wirklich korrekt sind Nur so k nnen berstunden im Normalbereich richtig berechnet werden Bei den Teilzeitbesch ftigten wird hier anders verfahren weiter unten In dieser Weise gehen Sie alle n tigen Dienstpl ne durch H tten Sie nun verschiedene Abteilungen in denen aber
199. echnungszeitraum enthaltenen Feiertage ber cksichtigt berechnet der Computer eine Sollstundensumme f r diesen Zeitraum Alle geleisteten Stunden werden dann diesem Soll gegen bergestellt und so wird sofort ermittelt was zu viel und was zu wenig war Punkt Wie aber ist das bei den Teilzeitbesch ftigten F r diese Mitarbeiter kann ja dieses eben beschriebene Soll unm glich gelten denn Teilzeitarbeiter k men ja sofort ins Minus und erreichen niemals berstunden Einige unserer Kunden die Zeitbesch ftigte mit Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 71 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung unserem Programm in der alten Version f hrten mu ten dann entweder diese permanent gr er werdende Minuszahl entweder so hinnehmen denn die tats chlich geleisteten Stunden wurden ja korrekt ermittelt oder aber sie mu ten nach einer Abrechnung in den betreffenden Stamms tzen diesen Wert immer wieder auf Null setzen Also blieb nichts anderes brig als eben f r diesen Personenkreis ebenfalls eine Sollzeit festzulegen die dann ganz individuell an die per Vertrag oder Absprache vereinbarte zu leistende Stundenzahl angepa t wird was sich aber als wir mit dieser Programmierarbeit begannen als fast un berwindlich herausstellte weil die Gefahr zu gro war es jedem recht machen zu wollen Das aber w re so stellten wir fest die Quadratur des Kreises programmieren wollten Wir stellten fest da
200. eerer Bildschirm dar An der unteren Randleiste sind einige Kontroll Elemente genannt wovon einige inaktiv sind Oben im Kopf erhalten Sie nochmals einige Hinweise die Sie beachten sollten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 56 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Die Kontroll Elemente I Ausdruck S tze anzeigen Satz l schen Wie Ende sowie zwei sog Radio Buttons f r ein Sortierkriterium sind aktiv und k nnen benutzt werden Die anderen werden erst dann aktiviert wenn Sie weitere Aktionen vornehmen Klicken Sie zuerst jetzt auf S tze anzeigen Die Beschriftung auf dem gerade angeklickten Button wechselt jetzt auf Anzeige ausblenden Es wird eine Tabelle angezeigt die lediglich eine kleine Auswahl von Feldern zur Identifikation des Datensatzes anzeigt Das wichtigste Identifikations Merkmal ist die Satz Nummer Diese ist auf allen Drucksachen die Sie ber den Button Drucken ausw hlen k nnen angegeben Haben Sie schon so viele S tze eingegeben soda diese nicht auf einer Bildschirmseite Platz finden so wird automatisch ein sog Scrollbalken rechts eingeblendet wie er bei allen Windows Programmen blich ist mit dem Sie sich innerhalb der Datei auf und abw rts bzw vorw rts und r ckw rts bewegen k nnen Sie finden neben der Satz Nummer innerhalb einer horizontalen Ausrichtung das Datum das Tag K rzel also z B DI f r Dienstag usw daneben die Personal
201. egliedert nach 1 1 Normal Std Normalstunden 1 2 F T Stunden Feiertags Arbeitsstunden 1 3 Sonntag Std etc Sonntags Arbeitsstunden 1 4 Samstag Std etc Samstags Arbeitsstunden zu 1 3 und 1 4 geh ren auch analog die Freie Tag Arbeitsstunden daher etc 1 5 Sch Zone 1 Nachtstunden der Zone 1 1 6 Sch Zone 2 Nachtstunden der Zone 2 1 7 Sch Zone 3 Nachtstunden der Zone 3 1 8a Abend Zeit Abend Arbeitsstunden 1 8b Aufschl Zeit Stunden mit besonderem Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 115 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 4 Aufschlag und alles zusammen ergibt dann 1 9 Insgesamt Ergebnis aller gestempelter Anwesenheitszeiten Rechts neben diesen Werten sehen Sie noch einmal zu Ihrer Kontrolle die bei Einstellungen angegebenen Aufschlagswerte in Prozent unter der berschrift Aufschlag In diesem ersten Block werden alle normalen Stempelzeiten die ber die Stechkarten erfasst wurden in aufaddiertem Zustand angezeigt Diese Grunddaten bilden die Berechnungsbasis f r alle Zuschl ge und f r die Ermittlung der tats chlichen Geldwerte die sich aus Lohn x Stunden ergeben Hier sehen Sie bereits ob auf einem Feiertag einem Sonntag oder Samstag gearbeitet wurde Ein freier Tag w hrend der Woche bei solchen Dienstpl nen bei denen ber das Wochenende normal gearbeitet wird und auf dem gearbeitet wurde ist mit seinem Stundenwert bei den Sonntagen oder Samstagen integr
202. ei k nnen Sie nur entweder die eine Markierung oder die andere anklicken die linke klicken Sie an wenn Sie eine Stechuhr mit 60 Minuten Einteilung verwenden die rechte wenn Sie eine Stechuhr mit 100 Minuten Einteilung verwenden Bei Touchscreen wird immer auf 60 eingestellt Sollten Sie in Ihrem Hause beide Varianten betreiben was durchaus in den verschiedenen Abteilungen so sein k nnte so m ssen Sie allerdings Ihre Erfassarbeiten aufteilen Sie m ten die Stechkarten von der einen Uhr von denen der anderen Uhr trennen und die Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 38 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Zeiten dieser beiden Karten Arten v llig getrennt in getrennten Sitzungen eingeben Vor der Eingabe m ssen Sie dann diese Einstellung hier entsprechend ver ndern Siehe dazu die Vorbemerkungen die wir unter Einstellungen genannt hatten Eine Anderung w hrend einer Sitzung ist nicht m glich und wird vom Programm nicht zugelassen Der Grund ist leicht zu verstehen Bei der Erfa arbeit k nnte es zu Tippfehlern kommen die das Programm abpr ft und Ihnen als Warnung mitteilt So kann eine Zeit von 1675 bei der Sie versehentlich statt einer 1 eine 7 getipt haben von der Voreinstellung mit 60 Minuten nicht akzeptiert werden von der 100 er Einstellung aber sehr wohl wenn Sie sich nicht vertipt h tten Da das Programm intern alle Zeiten sowieso in das 100 er System umrechnet
203. eiertagsberechnungsvariante wurde im Februar 2005 in unser Programm eingearbeitet Nachtr gliche nderung wurde noch in das Programm bernommen Im Personalstammsatz haben Sie jetzt zus tzlich noch die M glichkeit eine vorgenommene Gesamteinstellung ganz individuell f r jeden Teilzeitbesch ftigten zu ignorieren oder nicht Deswegen sieht die Personalmaske jetzt etwas ver ndert aus wenn der betreffende Mitarbeiter f r Zeitarbeit eingeteilt ist und die Berechnungsroutine f r die Sollstundenermittlung entsprechend der Vorgabe angew hlt worden ist Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 49 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Zeit Guthaben uthaben euanlage euanlage KURZZEITEN Fr BERECHNEN L schen F R ALLE Hier k nnen Sie mit dem Optionsbutton festlegen ob eine Feiertagsverg tung f r diesen Mitarbeiter geschehen soll oder nicht und zwar unabh ngig von der oben erw hnten Gesamteinstellung 6 ZEITERFASSUNG Das Thema Zeiterfassung ist eigentlich kein Thema mehr so k nnte man annehmen weil ja die Erfassung vollkommen ber den Touchscreen abgewickelt werden kann Aber die Themen Zeitrahmen festlegen und Korrekturen werden innerhalb der Erfassmaske abgewickelt Siehe weiter unten auch 6 1 KORREKTUREN und deswegen halten wir an dieser Reihenfolge fest Wie bereits in unserer Programm bersicht erw hnt wird die Erfassung der Komm
204. eine Abrechnung vorgenommen haben Seine Stempelzeiten wandern statt in die aktuelle ZEITEN Datei in eine im Hintergrund befindliche ZEITEN2 Datei und werden dann nach einer Endabrechnung des vorherigen Zeitrahmens in den dann neu eingerichteten Zeitrahmen bernommen Das geschieht innerhalb der Maske f r die manuelle Eingabe IN mit Coputersymbol wenn Sie auch die Statistik und die Personaldaten upgedated haben und wirklich mit dem alten Zeitrahmen fertig sind Sie werden darauf hingewiesen Der neue Zeitrahmen f r den Folgezeitraum darf also erst nach einer endg ltigen Abrechung von Ihnen neu vorgegeben werden aber andererseits mu dieser auch dann wenn alles fertig berechnet ist neu vorgegeben werden Beide Dateien ZEITEN und ZEITEN2 haben genau den gleichen Satzaufbau Ein Feld in jedem Satz erh lt die jeweils g ltigen Sollstunden Dieses erh lt w hrend der jeweiligen Zeiterfassung immer den gerade g ltigen Sollstundensatz in dieses Feld eingetragen Der Inhalt dieses Feldes wird auf dem Abrechnungsformular Querformat A4 oben links mit eingedruckt und bildet auch die Basis f r die richtige Berechnung Diese Sollstunden stimmen aber nicht mehr wenn ein neuer Zeitrahmen und damit eben auch eine erneute Sollstundenberechnung stattgefunden hat Bei der bertragung wird daher automatisch die neue aktuelle Sollstundenzahl die ja durch Ihre Eingabe des neuen Zeitrahmens berechnet worden ist in dieses Feld eingetragen Das hei
205. einem angedeuteten gelben Ordner mit der Aufschrift GEHEIM Wenn Sie dieses Icon anklicken ffnet sich eine Maske in der Sie eine Code Kennziffer einrichten k nnen Immerhin sind ja ber das Programm evtl delikate Lohndaten gespeichert die nat rlich mit dem Start des Programms f r jeden zur Einsicht offen liegen Daher haben wir in der Version 1 01 Fr hjahr 1998 diese M glichkeit nachtr glich in das Programm integriert Die Vorgehensweise ist bedingt durch die Anwenderf hrung ber Mitteilungsboxen und eingeblendete Texte unproblematisch Da Sie bei der nderung einer Kennzahl auch L schen ist m glich immer die bereits dem System bermittelte Kennzahl eingeben m ssen m chten wir hier nicht die Dinge beschreiben die Sie nur mit Eingabe der Kennzahl lesen k nnen Wichtig ist da Sie eine Kennzahl immer ein zweites Mal zur Kontrolle eingeben m ssen Die Kennzahl ist 5 stellig und es d rfen nur Zahlen von 0 bis 9 genommen werden da die verwendete Codierung nur mit Zahlen m glich ist Ist einmal eine Kennzahl eingegeben so k nnen Sie das Programm beim n chsten Mal nur starten wenn Sie in einer dann vor Programmstart erscheinenden Maske die Kennzahl richtig eingeben Sie haben 4 M glichkeiten einer Fehleingabe Danach bricht der Programmstart ab Sollten Sie einmal Ihre Kennzahl vergessen haben so kann diese zwar rekonstruiert werden aber dazu mu man den Code der die Zahlen umwandelt kennen Sie k nnten uns anru
206. einen Tag fr her wieder da so k nnen Sie f r alle buchen und l schen dann sp ter diese 2 S tze der beiden Mitarbeiter wieder unter Korrekturen heraus Lassen Sie sich von den beiden Mitarbeitern die Protokolle am Bildschirm anzeigen und notieren Sie sich die entsprechenden Satznummern und l schen diese dann gezielt raus 3 Als n chstes m ssen Sie jetzt festlegen f r welchen Mitarbeiter Sie diese Abwesenheit buchen wollen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Person Suchen Es ffnet sich eine Personalliste aus der Sie die entsprechende Person herausklicken k nnen Die Liste ist nach Personalnummer aufsteigend sortiert Sie sollten also bei vielen Mitarbeitern immer die Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 65 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Personalnummer parat haben Die Personalangaben werden in die unten rechts befindlichen Felder bertragen Sie dienen Ihrer Kontrolle Sollten Sie einen falschen Mitarbeiter angeklickt haben so k nnen Sie den Vorgang wiederholen und noch einmal auf Person suchen klicken Dabei werden die Eintr ge unten rechts wieder gel scht 4 Als n chstes klicken Sie jetzt auf Speichern Damit ist gemeint da die Angaben jetzt in einen Datenbatch eingetragen werden Sie erhalten dar ber eine Best tigung da so und so viele Buchungss tze erzeugt worden sind Des weiteren werden Sie gefragt ob Sie noch weitere Datens tze erzeugen wo
207. eispiel absichtlich ganz einfache und gleiche Verh ltnisse gew hlt wurden Das aber ist bei der Vielfalt der M glichkeiten in Wirklichkeit ganz anders Deswegen ist die Verwaltung der Zeitkonten wesentlich komplizierter als hier dargestellt Dazu einige Fragen Was ist wenn bei A ein Manko statt eines Guthabens besteht und im Folgezeitraum macht er etwas gut aber nicht soviel Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 129 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung da er schon ins PLUS kommt Ja dann handelt es sich um eine relative Absenkung seines Zeitkontos n mlich von viel unter Null auf wenig unter Null Auch diese relative Absenkung bei der ja Mehrarbeit geleistet wurde ist eine Absenkung die bezahlt werden mu Erst wenn wieder ein Guthaben entsteht so wird dieses in der H he wie es gerade ber Null liegt als Guthaben gewertet und gebucht Was ist wenn entweder aus einem vorherigen Zeitraum ein Guthaben oder ein Zeit Manko besteht und die jeweils geleistete h here oder geringere Arbeitszeit hin und her rauf und runter ber den jeweiligen Null Punkt beim Zeitkonto geht Wann entsteht eine Absenkung oder relative Absenkung Sie sehen schon da diese jeweiligen Kontenstandsentwicklungen sehr kompliziert und umfangreich sein k nnen Diese kann man im Einzelfall jeden f r sich nach einiger Einf hlung auch sicherlich l sen Wenn das aber ein Programm automatisch tun so
208. eiten weil es die vorgesehenen freien Tage sind Sollten die beiden Dienstbeginnzeiten dieser zwei infrage kommenden Schichten n mlich auf einem Montag oder Dienstag die fr here oder sp tere Schicht oder auf einem Samstag oder Sonntag die fr here oder sp tere Schicht ziemlich eng beieinander liegen so kann es vorkommen da das automatische Anspringen des richtigen Dienstplans m glicherweise nicht sauber gelingt und statt der ersten m glichen die zweite vorhandene Schicht zur Anwendung kommt Sofern Sie dabei gleiche Pausendauern haben spielt das keine Rolle da diese in jedem Fall bei der automatischen Pausenabzugskontrolle abgesetzt werden Wenn das aber nicht so ist so m ssen Sie Tests machen und ggf auch die M glichkeit nutzen die innerhalb des Touchprogramms bei der Routine des sog Einsprungrasters in 3 verschiedenen Einstellm glichkeiten gegeben sind oder aber den automatischen Pausenabzug abstellen Das aber bedeutet da dann bei Pausenbeginn immer Aus und bei Wiederbeginn der Arbeit Ein gestempelt bzw gebucht werden mu Z B h tten Sie ja auch die M glichkeit wie in der Gastronomie sog Freistunden als unbezahlte Pausen innerhalb eines Dienstplans einzugeben Dann sollte aber besser zu Beginn der Freistunde und am Ende EIN bzw AUS gestempelt werden und der automatische Pausenabzug eliminiert werden Wie gesagt hier m ssen Sie Ihre eigenen Tests machen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT E
209. eiterverareitung zur Lohnbuchhaltung n tigen Ergebnis Zeilen die Ihnen mit dem Ausdruck der Auswertungen vorliegen entsprechend markieren und diese dann direkt in Ihr Lohnprogramm bernehmen und einbuchen 7 Berechnung des Bruttolohns 7 1 FeiertagsStd gearbeitet Auf Feiertag gearbeitet 7 2 Sonn od freieTage Std Auf Sonntag oder freiem Tag gearbeitet 7 3 Sams od freieTage Std Auf Samstag oder freiem Tag gearbeitet 7 4 Schicht Zone1 Std Nachtschicht der ersten Zeitzone 7 5 Schicht Zone2 Std Nachtschicht der zweiten Zeitzone 7 6 Schicht Zone3 Std Nachtschicht der dritten Zeitzone 7 7 Abend Zeit mit Plan Abendarbeit It sep Dienstplan 7 7a Aufschlg Zeit Zus Txt Aufschlagsberechnung f r Sonderzeit ber Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 119 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 5 Zusatztext 7 8 Normal Stunden Normalstunden Ermittlung 7 10 Bezahlte FeiertagStd g Bezahlte Feiertagsstunden ohne Arbeit 7 11 Uberstunden Aufschlag Uberstunden Aufschlagsberechnung 7 13 Block2 bez Abwesenh Berechnung der Abwesenheit Block 2 In dieser Spalte wird auch die Zeit zur Zahlung gutgebracht die sich aus dem Zyclus der Zeitkontenregulierung ergibt 7 14 Block3 bez Abwesenh Berechnung der Abwesenheit Block 3 7 17 Anwesenheits Pr mie Berechnung der Anwesenheitspr mie 7 18 Abzug f Lohnfortzig Abzug bei Lohnfortzahlung Stundenlohn EURO Gesamt Brutto Lohn in EURO
210. eits tze eines Folgezeitraums korrigiert das System automatisch den fr heren in diesen S tzen enthaltenen Abrechnungszeitraum in den dann aktuellen ndert den ver nderten Sollstand der Stunden und setzt die im neuen Zeitraum evtl bestehenden Feiertage ein Hierzu geh ren dann auch die Teilzeits tze mit dem ganz individuellen Stundensoll der dann dort eingetragen wird Zur besseren bersicht des gesamten Hergangs finden Sie hier ein bebildertes Schema nach dem alles abl uft 1 Sie haben alle erarbeiteten Stempelzeits tze korrigiert und unter dem Icon 1 1 einen letzten g ltigen Ausdruck aller Zeits tze f r jeden einzelnen Firmenangeh rigen angefertigt 2 Gehen Sie jetzt auf Update Statistik worauf sich eine Folgemaske zeigt auf der Sie unten links auf STATR UPDATE f r alle Statistik UPDATE el umi Gegenkontso e 1 Biasd dar iularun Abend Zeitraum vos f bis Airechret oema der later Ataschrunng Ik mar Sanar iger nen den abt re han denen ad nd Said 2 Latasar Stand is dm Saotinlik Doais eat Banane inach um Faeteirg HU FNORE Farraenl sbrechrung MHR NONA Terechrurg ONR NONG p ar e T Dinero on D aa o aT Stith Peroral Bahi rearen i STAAT LEDATE Mandel 3 Sie erhalten eine nochmalige Sicherheitsabfrage die Sie mit JA beantworten woraufhin der Updateprozess abl uft was Sie an einer Fortschrittsanzeige erkennen k nnen Sie erhalten dann eine Abschlu meldung und die Aufforderung
211. ellungen mu immer zuerst auf das auf jedem Registerblatt angezeigte Kontroll Element Andern geklickt werden Ohne diese Ma nahme ist jede Registerkarte gesperrt um nicht ungewollt Anderungen versehentlich auszul sen In dem Moment wenn auf Andern geklickt wird erh lt dieses Kontroll Element die Aufschrift OK Wenn Sie versehentlich vergessen nach einer nderung OK zu dr cken womit Sie Ihre Anderung gewisserma en best tigen und schon vorher auf eine andere Registerkarte wechseln so werden Sie zur ck zu der Registerkarte beordert um zuerst dort Ihre Anderung mit OK abzuschlie en Das hei t also da jede Registerkarte f r sich gesperrt ist und individuell behandelt werden mu 4 3 Einstellungen Firmen und Wochenangaben Wie bereits erw hnt m ssen Sie vor dem Versuch nderungen einzugeben erst das Kontroll Element Andern dr cken das dann seine Aufschrift in OK ndert Auf dieser Registerkarte der vierteiligen Einstellungen haben Sie die M glichkeit Ihren Firmennamen zu speichern der dann auf allen Drucksachen ausgedruckt wird Hierzu bedarf es keiner weiteren Erkl rungen denn die zu beschreibenden Felder sind selbsterkl rend genug DemThema Feiertagsverg tung ist eine eigene Seite gewidmet Klicken Sie bitte hier auf Feiertagsverg tung und Sie kommen direkt zu diesem Thema Anders verh lt es sich bei den auf derselber Registerkarte rechts unten vorhandenen Wochenvorgaben Das Programm geht
212. ema verschiedene Stechuhren wo zus tzliche Bemerkungen angef hrt sind Storno1 P Mit Klicken auf diese Taste die sich rechts neben dem Eingabebereich bei der Zeiterfassmaske befindet haben Sie die M glichkeit bis zu 3 der letzten Eingaben zu stornieren Dabei wechselt die Beschriftung dieser Taste jeweils auf Storno2 P Storno3 P Sind alle 3 M glichkeiten ersch pft so erhalten Sie eine Warnung Das P steht f r Position Weitere M glichkeiten zum L schen bieten sich dann im Programmpunkt Korrekturen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 172 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Stunden mit besonderem Aufschlag Es gibt Situationen bei denen ein Mitarbeiter f r zeitlich begrenzte Arbeiten besondere Aufschl ge erhalten kann Z B Schmutzzulage Gefahrenzulage o F r diese F lle kann bei den Einstellungen eine entsprechende Vorgabe eingestellt werden Bedingung ist nat rlich da diese Zeit gesondert ein und ausgestempelt wird und f r die Person die die Eingabe in diesem Programm vornimmt auf der Stechkarte ein entsprechender handschriftlicher Vermerk angebracht wird Diese Zeiteingabe wird dann ber die M glichkeit Zusatztext realisiert siehe dort Stunden Lohn ist der Geldbetrag der f r eine Arbeitsstunde zwischen der Firma und dem Arbeitnehmer vereinbart wurde Es ist der reine Betrag ohne evtl Zus tze die sich aus der Ermittlung ber dieses Programm automatisch
213. en Wer das nicht glaubt denkt unrealistisch Hinzu kommen noch da beim Stempeln nicht immer sehr sorgsam vorgegangen wird und schonmal ein Stempel auf den vorherigen gesetzt wird oder gar ein Stempelvorgang berhaupt g nzlich vergessen wurde Sie mu dann durchs Haus toben um im Gespr ch mit dem belt ter die korrekte L sung zu dokumentieren und neu zu berechnen Das ungute Gef hl das Annie gegen Monatsende beschleicht ist also irgendwie verst ndlich H tte sie einen Super Sklaven der ihr diese nervenaufreibende Arbeit abn hme der es zudem noch viel schneller k nnte und der auch keine Fehler machte ja dann w re Annie M ller richtig gl cklich Diesen Sklaven fand sie bisher nicht Das Schlimmste aber ist da es fast jeden Monat immer wieder mit sch ner Regelm igkeit passiert da der eine oder andere Mitarbeiter mit einer Beschwerde ber unkorrekte Zahlung oder Stundenabrechnung zu ihr kommt In einem solchen Fall mu sie die entsprechende Stechkarte heraussuchen und dann die beanstandete Zeile nachrechnen und nat rlich die Endsummen entsprechend angleichen oder aber im g nstigsten Fall mu sie dem Mitarbeiter mit langwierigen Erkl rungen versuchen den Sachverhalt zu erl utern und ihn davon zu berzeugen da der errechnete Betrag der richtige ist und der erwartete Betrag der falsche In solchen F llen entfernt sich dann der Mitarbeiter oft wenig berzeugt von seinem Unrecht mit dem unguten Gef hl in
214. en aber nicht gebucht wurden abh ngig von Einstellungen evtl Korrekturen notieren und anhand der Satznummer des fehlerhaften Satzes diesen zum evtl L schen vorsehen wenn dieser in sich falsch ist Fehlen jedoch nicht gebuchte zus tzliche Zeiten braucht nichts gel scht zu werden lt gt In zweifelhaften Situationen ggf R cksprache mit dem Mitarbeiter nehmen und Korrektur irma DUVE Soft Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 110 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung notieren lt gt ber die Erfa routine alle Korrekturen nachbuchen oder bei l ngeren Abwesenheiten ber die sog Urlaubsroutine mit dem Symbol der untergehenden Urlaubs Sonne eingeben lt gt Nach erfolgter Korrektur und wiederholter Pr fung aller Mitarbeiterzeits tze das Unterprogramm AUSWERTUNGEN anw hlen und ber START alle Mitarbeiter fahren lt gt Auswertungsdrucke nacheinander anzeigen lassen und mit Hilfe der Vergr erung feststellen ob die Ergebnisse logisch richtig sein k nnen also ob die erarbeiteten berstunden oder Minusstunden im Rahmen des Erkl rbaren liegen Wenn nicht mu die zweifelhafte Auswertung dieses Mitarbeiters ausgedruckt werden und es m ssen ber die oben benannten Ausdrucke und Ansichten Erkl rungen gesucht und gefunden werden Entsprechende Anderungen m ssen durch Datensatz l schen und Neueingabe korrigiert werden lt gt Bei tats chlichen Minusstunden also Zeiten
215. en und Gehen Zeiten ber einen Touchscreen abgewickelt Auch Korrekturen bei vergessenen Aus oder Ein Stempelungen k nnen mit einer Berechtigungskarte ber den Touchscreen vorgenommen werden Diese Berechtigungskarte k nnen Sie ber die Personalroutine mit der die personellen Barcodekarten ausgedruckt werden ebenfalls drucken Sie werden bei der Anwahl danach gefragt Aus Sicherheitsgr nden wird die Nummer aber auf dieser Karte nicht mit ausgedruckt Wenn Sie nicht mit Barcodekarten arbeiten wollen was beraus sinnvoll w re so k nnen Sie diese Nummer auch an einer verlangten Stelle eingeben Diese Nummer wurde Ihnen mit der CD und einem dort eingef gten kleinen Beiblatt schon mitgeteilt Sie lautet 999992 und Sie finden diese Angabe hier in der Hilfe nur ein einziges Mal hier an dieser Stelle Diese Zeiterfassungen bilden aber ca 95 aller Zeitbuchungen und somit k nnte man eigentlich auf diese weiterhin belassene manuelle Eingabem glichkeit die in diesem Abschnitt beschrieben wird verzichten aber das ist nur anscheinend richtig In Wirklich gibt es doch noch einige andere Buchungen die ber diese Erfassung abgewickelt werden m ssen Der Programmteil Erfassen war also das zentrale Unterprogramm f r die Eingabe aller von den Stechkarten bernommenen EIN und AUS Zeiten Obgleich jetzt wie gesagt 95 per Touchscreen eingegeben werden belassen wir den nachfolgend aufgef hrten Text unver ndert bitten Sie
216. en L schen noch einmal im Dialog vom Programm gefragt ob Sie diesen Satz auch wirklich l schen wollen An dieser Stelle k nnen Sie dann immer noch mit Nein aussteigen und alles beim Alten belassen Wenn Sie aber die jeweils vollst ndige Datenbank nach einem Abrechnungszeitraum immer in ein gesondertes Sicherungsverzeichnis wie wir es Ihnen f r die ersten 4 Jahre vorgegeben haben absichern so sollten Sie ein Personalmitglied nach dem Ausscheiden sofort mit dem entsprechenden Ausscheidungsdatum versehen und dann im n chsten Abrechnungszeitraum herausl schen Wir geben diesen Vorschlag weil es l stig sein kann Mitarbeiter mitzuf hren die schon l ngst nicht mehr bei Ihnen sind aber trotzdem in allen evtl angew hlten Listen mit ausgedruckt werden Bei der Sicherung wird immer das gesamte Datenmaterial insgesamt gesichert und kann jederzeit f r Kontrollzwecke kurzfristig in das Programm eingebunden werden Aber es sollte sicher sein da wenn Sie diese Einbindung vorgenommen haben keine Buchungen stattfinden Kommen diese Kontrollen fters vor w rden wir vorschlagen das Programm ZEITEXPLUS insgesamt einmal zus tzlich in ein anderes Verzeichnis zu installieren und nur dort dann Ihre Kontrollen vorzunehmen Das w rde dann den Tagesablauf des Normalprogramms nicht tangieren Alle Einstellungen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 107 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung sind ebenfall
217. en Sie den Feiertagskalender den Sie ausdrucken wollen zur Anzeige Die Hilferoutine BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI hilft Ihnen im Bedarfsfall weiter Rechts unten in der Ecke finden Sie ein sog Icon mit dem Symbol eines Druckers Wenn Sie auf dieses Icon klicken wird ein Druck des angezeigten Kalenders aufbereitet und angezeigt Mit dem auf dem dann angezeigten Bildschirm dargestellten Icon wie hier noch einmal gezeigt 66 k nnen Sie diese Anzeige ver ndern Mit dem daneben befindlichen kleinen Icon mit dem Druckersynonym drucken Sie den Kalender aus Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 46 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 5 5 Hilfe f r den Kalender Innerhalb der Feiertags Bearbeitungsmaske haben Sie eine zus tzliche Hilfe Maske im Hintergrund die Ihnen weiteren Aufschlu ber die einzuhaltenden Kriterien beim Erstellen von Feiertags Kalendern gibt Durch Klicken auf das entsprechende Kontroll Element ffnet sich diese zus tzliche Hilfeanleitung 5 6 Feiertage Verg tung Neue Zeiten erfordern neue Wege Da wir heute in unserer Arbeitswelt mit vielen Arbeitslosen zu k mpfen haben ist Teilzeitarbeit oft ein zus tzlich gangbarer Weg Aber Sie m ssen auch auf die Bitte einer jungen Mutter die nach einem Mutterschaftsurlaub nicht mehr ganztags arbeiten will eine Antwort haben Aber letztlich ist ja auch die Kostenseite in Ihrem Betrieb h ufig die Konsequenz Teilzeit
218. en die Zeiten f r Arbeitsbeginn Beginn der ersten Pause Ende der ersten Pause Beginn der zweiten Pause Ende der zweiten Pause und das Arbeitsende angezeigt bzw eingegeben Links daneben rechts neben den Buchstaben der Wochentage haben Sie zwei vertikale Reihen von Checkmarken In der linken Reihe markieren Sie den oder die f r diesen Dienstplan anzugebenden Freien Tage Rechts daneben k nnen Sie im Rahmen eines gesonderten Dienstplanes angeben ob sogenannte Abendzeiten als solche mit Aufschlag bewertet werden oder nicht Zu 3 Rechts hinter der schwarzen Vertikallinie sehen Sie die errechneten Werte der eingegebenen Zeiten Hier kann keine Eingabe erfolgen Diese Felder dienen nur Ihrer Information um bei evtl Fehleingaben einen Fehler sofort zu lokalisieren Diese Felder zeigen links die gesamte Zeit von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende daneben die addierte Zeit der beiden Pausenzeiten und rechts daneben die Nettozeit also Gesamtzeit abzgl der Pausen Die Berechnung erfolgt erst wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben In der letzten Spalte wird nur entweder eine 1 oder eine 0 angezeigt Geht Ihre Dienstplanzeit ber Mitternacht hinaus so ist rein rechnerisch gesehen die Zeit des Arbeitsendes kleiner als die Beginnzeit Das aber darf es normalerweise nicht geben eben nur bei diesem Sonderfall der Nachtarbeit Hier pr ft das Programm also ab ob Sie m glicherweise einen Eingabefehler gemacht haben und gibt eine Warnung in Form einer
219. en entfernten Server ausgelagert so h tten Sie zwar die Daten im visuellen Zugriff aber Sie k nnten keinerlei Ausdrucke vornehmen Das ginge nur wenn Sie das gesamte Programm ein zus tzliches Mal auf diesem Server installierten Und noch eine letzte wichtige Bemerkung Als Windowsanwender sind Sie gew hnt da in der Regel beim Verlassen von Programmen ein gerade vorliegender Zustand f r eine n chste Sitzung festgehalten wird Das ist hier selbstverst ndlich auch der Fall Bei der Anwahl einer anderen Datenbank wird gleichzeitig in einer Ini Datei dieser Pfad als der aktuell g ltige Pfad gespeichert Schalten Sie Ihren Computer ab bevor Sie den Pfad umgestellt haben oder Sie erleben w hrend Ihrer Arbeiten einen Stromausfall so wird beim Neustart des Computers und des Programms ZEITEXPLUS immer zuerst dieser Pfad vom Programm gesucht und gefunden und das ist dann in diesem Fall nicht der eigentliche aktuelle Pfad f r die normale Programmbenutzung sonder der letzte den Sie gerade vor dem Abschalten gew hlt hatten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 158 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Sie m ssen also wenn Sie mit den aktuellen Daten arbeiten wollen zuerst wieder zu dem Pfad zur ckgehen in dem die aktuellen Daten enthalten sind oder beim Neustart darauf achten Sowohl das Programm ZEITEXPLUS wie auch das den Touchscreen betreibende Programm TIMESTOUCH sind zwei vonein
220. en und letztlich welche Aufschl ge z B f r berstunden gelten sollen Und in bezug auf die Feiertagsverg tung kann hier eine Einstellung vorgenommen werden s unten 2 Abteilungen Da sowohl bei der Anlage von Dienstpl nen und auch sp ter beim Anlegen und Zuordnen zu Abteilungen bei Mitarbeitern Personal eine schon vorhandene Abteilung anzuklicken ist m ssen deswegen also zuerst Abteilungen eingerichtet werden Was dabei unter den Teilzeitbedingungen zu beachten ist erfahren Sie hier Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 19 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Abteilungen 1 6 3 Dienstpl ne Um einem Mitarbeiter eine Abteilung zuzuweisen mu diese Abteilung auch Dienstpl ne aufweisen Deswegen m ssen diese als N chstes eingerichtet werden Was dabei zu beachten ist und wie Sie hierbei vorgehen erfahren Sie unter Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Dienstpl ne 4 Um einen Zeitrahmen ein bzw vorgeben zu k nnen was zu jeder Abrechnungsperiode gemacht werden mu in dem alle Zeitbuchungen ablaufen sollen m ssen Sie sicher sein da ein aktueller Jahreskalender vorliegt Oben im Hauptmen da wo das Kalenderblatt mit der 31 zu sehen ist erhalten Sie diese Information Zu dem Thema kommen Sie dort ber die F1 Taste oder hier ber den Link Feiertag Eingabe Maske 5 Der Abrechnungs Zeitraum mu wie schon erw hnt vo
221. en vorherigen Zustand einzustellen Da hier Fehler vorprogrammiert zu sein scheinen k nnen wir von dieser Methode aber eigentlich nur abraten Eine wichtige Angelegenheit aber wollen wir hier noch erw hnen Mit dem Unterprogramm Urlaub oder Krank buchen gibt es bei der Einrichtung unterschiedlicher freier Tage beim Buchen die wichtige Regel da immer nur die Tage als freie Tage gewertet werden die in den bis zu vier Dienstpl nen zuerst angef hrt sind Ggf bitte dort unter diesem Thema nachlesen 7 2 9 Dienstplan Pr fen Wie schon eingangs erw hnt ist das korrekte Anlegen von Dienstpl nen sehr wichtig Vor allem mu zu jeder Schichtbezeichnung die Sie bei den Abteilungen angelegt haben ein separater Dienstplan angelegt werden Mit diesem kleinen Z hlprogramm das Sie durch Dr cken dieser Pr fen Taste aktivieren erhalten Sie eine Mitteilung ber den gegenw rtigen Zustand n mlich wie viele Dienstpl ne angelegt wurden und wie viele Schichtdienst Bezeichnungen existieren Sind beide Anzeigen gleich so haben Sie eine zus tzliche Kontrolle Eine korrekte Anzeige erhalten Sie aber nur wenn Sie bevor Sie Pr fen anw hlen einmal kurz die Abteilungsmaske anw hlen und wieder zu Dienstpl ne zur ckkehren Das Programm weist Sie darauf hin Hundertprozentig schl ssig ist diese Aussage allerdings nicht denn wenn Sie bei einer Abteilung einen Plan zu viel bei einem anderen einen zu wenig angelegt haben so w
222. er Dienstplan Maske mit angegeben und dort haben Sie dadurch eine bessere Kontrolle das richtige Wochensoll ber die Planung eines Dienstplanes einzuhalten Wird innerhalb des Erfassens ein Kranktag erfasst so wird f r diesen Tag die Stundenzahl zur Berechnung Stundenzahl mal Stundenlohn berechnet die sich aufgrund des Stundenplanes an diesem Tage ergeben h tte W rden auf einem Freitag z B nur 5 Stunden gearbeitet werden so w rden auch nur 5 Stunden mal Stundenlohn in den Auswertungen als Verg tung ausgerechnet Kommen mehrere Tage zusammen so wird zus tzlich die Gesamtzahl der Kranktage stundenunabh ngig hochgerechnet und dann z B als Information f r die Anzahl von Kranktagen dieses Mitarbeiters f r die Statistik bereitgestellt wobei der Kostenfaktor der Lohnfortzahlungen sich am wirklich bezahlten Betrag orientiert Analog gleiche Verh ltnisse liegen vor wenn es sich um Urlaubstage oder sonstige bezahlte Abwesenheitstage handelt Anders allerding bei gesetzlichen Feiertagen Da diese nicht ber das Erfassen gesondert eingegeben werden m ssen sofern nicht an einem gesetzlichen Feiertage gearbeitet wird sondern bei der Auswertung anhand des Feiertag Kalenders ermittelt und berechnet werden kann eine individuelle Zuordnung ber den Dienstplan eines jeden Mitarbeiters nicht mehr vorgenommen werden Hier wird nach dem Gie kannenprinzip verfahren und der Mittelwert angesetzt der in unserem Beispiel hier 7 8 Stunden lautete Da die
223. er Ihnen f r jeden Mitarbeiter alle Informationen gesammelt auf einem DIN A 4 Blatt zur Verf gung stellt Hiermit haben Sie ein wunderbares Instrument zur Ablage im Personalordner Personalliste k nnen Sie ber die Druckroutine des Personalstammsatzes ausdrucken lassen Hier werden in tabellarischer Form alle n tigen Kurzinformationen der einzelnen Mitarbeiter aufgef hrt Die Sortierung ist aufsteigend nach Personal Nummer Samstags Aufschlag Dieser Aufschlag wird bei den Einstellungen auf Registerblatt 4 eingestellt Er wird als Aufschlag dem Stundenlohn hinzugerechnet sofern ein Mitarbeiter auf einem Samstag der in seinem Dienstplan nicht als normaler Arbeitstag ausgewiesen ist was z B in der Gastronomie vorkommen kann arbeitet Samstagsstunden Sofern auf einem Samstag gearbeitet wird und ein entsprechender Dienstplan diese Zeit nicht als normal einstuft wie z B im gastronomischen Gewerbe so kann ber die Einstellungen hierf r ein besonderer Aufschlag vorgegeben werden Dieser kann sich durchaus von Sonntagsstunden die sinngem hnlich behandelt werden unterscheiden Diese Vorgaben wirken dann bei den Freie Tag Stunden analog Schicht ist die Bezeichnung f r eine Zeitspanne innerhalb derer eine oder mehrere Personen in einer Firma unter zeitlich gleichen Bedingungen ihre Arbeit verrichten Der zeitliche Rahmen f r eine Schicht wird in einem Dienstplan f r eben diese Schicht genau umrissen blicherweise benennt man
224. er Options Button wie hier links mit einem schwarzen Punkt versehen und Sie klicken auf WEITER so kommen Sie zur herk mmlichen Methode der Sammelbuchung von Abwesenheit Klicken Sie aber auf die andere Option und dann auf WEITER so zeigt sich eine hnliche Maske aber mit anderer berschrift und leicht ver ndertem Aufbau Urlaubsplanung ab Folgezeitraum bis Jahresende Autom bergabe Nur zur Laufzeit sichtbar Hier k nnen Sie nur Urlaubstage buchen und sonst nichts Aber wie immer gibt es einige Einschr nkungen Wenn Sie bitte einmal den kleinen eingeblendeten Kalender ansehen nachdem Sie auf URLAUB geklickt haben werden Sie feststellen da hier immer nur ein Zeitraum der auf den aktuellen Zeitraum folgt angew hlt werden kann das aber bis zum Jahresende Ziel dieser Vorgehensweise ist dass alle jetzt folgenden Buchungen nicht in die aktuelle Datei ZEITEN gebucht werden sondern in die Folgedatei ZEITEN2 Alle Buchungen ber die andere Methode wurden ja ausnahmslos in die gerade aktuelle Datei ZEITEN eingetragen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 68 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Warum wurde das so ge ndert Weil nach jeder Endabrechnung eines Zeitraumes also nach Ausdruck s mtlicher Kontrolllisten und Abrechnungen vor der bertragung der Datens tze aus ZEITEN2 nach ZEITEN ja zuerst der neue dann aktuelle Zeitrahmen erneut vorgegeben werden
225. er Sie das Programm nun hininstallieren unter z B Programme raten wir Ihnen dieses zus tzlich mit der Starttaste zu verlinken denn dann k nnen Sie immer w hrend Sie im ZEITEXPULS Programm arbeiten mal eben die Starttaste dr cken und das Progr mmchen ganz einfach nebenher laden und damit arbeiten Haben Sie hingegen das Programm auf dem Desktop so wird es vom ZEITEXPLUS Programm vollkommen berdeckt Wie das geht Gehen Sie in das Verzeichnis wo das Programm hin installiert worden ist Wenn Sie nicht wissen wo dann hilft Ihnen die Suchroutine in der Sie die Bezeichnung unter Suchen von Dateien und Ordnern BCode39 exe eingeben Das Symbol dazu sieht so aus E IKR So das war die Vorbereitung und der Rest ist wirklich denkbar simpel Die Frage ist Wie bringen Sie also jetzt die Personalnummer als codierten Barcode in das zartgr ne Feld rechts neben der Personalnummer im Personalstammsatz Gehen wir wieder schrittweise vor 1 W hlen Sie bitte ber Suchen den entsprechenden Personalstammsatz an Mit dieser Anwahl ist automatisch verbunden da die jeweils gerade angezeigte Personalnummer immer in die Zwischenablage kopiert wird und f r Sie f r die folgenden Operationen zur Verf gung steht Die Gefahr des Vertippens ist somit ausgeschlossen Sobald Sie aber irgend eine andere Kopierfunktion starten ist dieser Eintrag nat rlich wieder weg 2 W hlen Sie jetzt bei dem angezeigten und gew hlten Stamms
226. er auch weniger aussagef hig und unpers nlicher Bei einem Touchscreen handelt es sich um ein kleines gesondertes Rechnersystem das v llig autonom in einem Netzwerk eingebunden ist und solange Personal im Hause ist auch angeschaltet bleibt Der letzte macht das Licht aus Der Touchscreen ist also permanent mit dem System verbunden und greift bei einer Buchung sofort auf die Personaldatei zu pr ft dort den Status EIN oder AUS und gibt daraufhin auf dem Touchscreen eine Schaltfl che frei die nur die korrespondierende M glichkeit des Buchens freigibt Ist der Status AUS so kann der Mitarbeiter nur EIN stempeln ist der Status EIN so kann er nur AUS stempeln Hat er am Vortag vergessen auszustempeln so sind wahrscheinlich mehr als 12 Stunden vergangen bis er wieder vor der T re steht Das aber kann das System sofort berechnen und gibt deswegen eine Verweigerungsmeldung aus Der Mitarbeiter mu jetzt zu einem Vorgesetzten gehen und dieser der darob nat rlich sauer reagiert kann die vergessene AUS Buchung des Vortages mit einer besonderen Korrekturkarte nachbuchen Sauer wurde hier ganz bewu t erw hnt da diese evtl peinliche Situation k me sie denn fters vor sicherlich dazu f hrte da dieser Mitarbeiter bei einer n chsten Gelegenheit besser aufpa t Das Wichtigste aber ist da der Fehler sofort vor Ort von den Beteiligten geregelt wird und nicht erst mit viel gr erem Aufwand im Lohnb ro gekl rt werden mu mit l s
227. er eine Weiche eingebaut sein Die erste Weichenstellung wird somit im Personalstammsatz festgelegt und bleibt so lange bis der dort im Falle von Teilzeitbesch ftigung dieses Mitarbeiters eingerichtete Status der Teilzeitbesch ftigung wieder aufgehoben wird Damit aber diese Einteilung im Personalstammsatz berhaupt m glich ist m ssen Sie sich zuerst Gedanken machen wie Sie Ihre Teilzeitarbeit sauber planen wollen Zus tzlich zur speziellen Markierung im Personal Stammsatz sind aber noch zwei weitere Kriterien zu beachten Teilzeitbesch ftigte arbeiten in einer eigens f r sie gewisserma en virtuell eingerichteten Abteilungen mit ebenfalls korrekt und vollkommen eingerichteten Dienstpl nen Mit virtueller Abteilung ist gemeint da wie weiter unten noch vertieft dieser Mitarbeiter nat rlich in einer realen Abteilung arbeitet aber innerhalb dieser wird er programmtechnisch gesondert gef hrt Hierbei gilt folgender Grundsatz Sie k nnen so viele Abteilungen anlegen wie Sie wollen wobei die Bezeichnung Abteilung etwas weiter gefa t werden mu als bisher Bei z B Produktion Versand Buchhaltung usw schlagen wir vor in Abteilungen in denen beide Arbeitsarten vorkommen also Normalarbeit und Teilzeitarbeit Sie eine Abteilungsbezeichnung w hlen wie z B Produktion TZ oder Versand TZ oder Buchhaltung TZ u s w Kommen nun zwei Damen der Buchhaltung z B 4 mal in der Woche nur morgens pro Tag mit 3 Stunden un
228. er ist im Haus 9 6 Datensicherung 9 7 Sichern und Zur cksichern der Datenbank 9 8 Was geschieht mit den alten Sicherungsdateien Bei einem Update 9 9 Datenbank Reorganisation 9 10 Per Kennzahl sperren Kennzahl festlegen 9 11 Verbindung zum PROX Terminal 9 12 Netzwerkumgebung 9 13 INFORMATION 9 14 Bildschirmschoner 9 15 Touchscreen und was Sie dar ber wissen sollten 9 16 Automatische Zeiterfassung 10 STATISTIKEN 10 1 Fr here Zeitr ume einsehen 10 2 Statistik Berechnungen und Updaten 10 3 Statistische Auswertung Firmendaten 10 4 Statistische Auswertung Abteilungen 10 5 Statistische Auswertung Personaldaten 10 6 L schen von Statistik S tzen 11 Lizenz en f r das ZEITEXPLUS Programm 12 ENDE 13 Glossary Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 10 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 1 1 WAS IST NEU IN ZEIT EX PLUS 5 Themen hierzu 1 Teilzeitarbeit jetzt m glich 2 Ein Foto des Mitarbeiters im Stammsatz 3 Drucken einer Barcodekarte f r die Anwahl der Personalnummer 4 Ein Firmen Logo bei Einstellungen einbinden 5 Beide Programme ZEIT EX und ZEIT TOUCH haben jetzt auch endlich die wesentlich gro z gigere Bildschirmaufl sung von 1024 x 768 Pixel und k nnen unter 600 x 800 nicht mehr gefahren werden weil dann Randbezirke nicht mehr darstellbar sind Hierzu bedarf es keines weiteren Textes Es ist eine unter Windows Einstellungen Systems
229. er k nnen Sie Ihre M glichkeiten ausloten um dann die richtige Wahl f r Ihre Dienstpl ne zu treffen Aber nochmals gesagt bei den normalen Arbeitsverh ltnissen werden Sie keinerlei Schwierigkeiten haben Ihre Pl ne zu organisieren Nur wenn Sie wirklich ausget ftelte Zust nde in Ihrer Firma haben so gilt es hier sehr sauber das Ganze zu realisieren Mit ZEITEXPLUS haben Sie jedenfalls diese M glichkeiten Nun zur Praxis Wir haben einmal diese vier Dienstplan M glichkeiten ber den Touchscreen durchgebucht und Sie sehen das Ergebnis weiter unten Unsere Vorgaben waren der Einfachheit halber haben wir immer den selben Angestellten genommen bei dem diese Abteilung eingetragen war Wie Sie sehen wollen wir eine ganze Woche durchbuchen Die Tagesbuchstaben wie MO DI usw die in Rot gehalten sind zeigen an da dieser Tag f r den einen oder anderen Schichtdienstleistenden ein Feiertag sein kann An den blauen Tagen gibt es dagegen nie einen freien Tag Deswegen kann auch nur besondere Feiertagsarbeit an Tagen stattfinden an denen die Buchstaben rot sind Wie gesagt der Einfachheit halber haben wir immer den selben Mitarbeiter Nr 01210 genommen was in Wirklichkeit nicht m glich ist Es zeigt aber hier die richtige Eingabeverarbeitung an Eine Auswertung erg be mit diesen Zahlen nat rlich ein Chaos Wenn Sie also diese Zeiteingaben nachvollziehen wollen so versuchen Sie bitte nicht diese auszuwerten F r Ihre Test
230. er sehr gut wovon ich spreche Die Szenario Figur Annie M ller hat es tats chlich gegeben nur war ihr Name nicht wie hier angegeben Annie sondern Ina Hier in diesem Vorwort bedanke ich mich bei Ina f r die vielen Anregungen die sie mir w hrend der Programmierarbeit zuleitete und die in diesem Programm hier jetzt ihren Platz fanden Ganz besonderen Dank sage ich meiner lieben Frau Wiltrud Kishon h tte gesagt der besten aller Ehefrauen die mir durch reichliche und hilfreiche Kritik und Textdurchsicht eine au erordentlich gro e Hilfe war Dank sage ich ihr auch und bitte um Vergebung f r die vielen Abende w hrend der ber zwei Jahre andauernden Basis Programmierarbeit zu denen ich mich vom Eheleben verabschiedete und mich mit einem gro en imagin ren Schild BITTE NICHT ANSPRECHEN in meine Programmiergedankenwelt zur ckzog Ihr widme ich dieses Programm und sage noch einmal DANKE Ich habe mich bem ht mit ZEIT EX ein Instrument zu erarbeiten das leicht zu bearbeiten ist und bei dem die Erl uterungen und Hilfen in verst ndlichem Deutsch abgefa t sind Was heutzutage leider nicht immer der Fall ist Ich w nsche Ihnen viel Spa bei der Arbeit mit ZEIT EX Sollten Sie Gr nde zur Beanstandung haben denn wie sagt man doch Nobody is perfect so lassen Sie es mich bitte wissen In diesem Sinne herzlichst Ihr Otto Duve Autor Walldorf bei Frankfurt Sept 1998 Fortsetzung So hatt
231. erden berstunden in das Zeitkonto einaddiert Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 175 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX
232. ereits im neuen Jahr 10 Arbeits Tage f r seine Winterferien entnommen In 20 tragen Sie 30 ein in 21 tragen Sie eine 3 ein in 22 tragen Sie 10 ein Das Programm ermittelt dann nach Dr cken der OK Taste einen Restsaldo von 23 Arbeitstagen Rest Urlaub W hrend der Arbeit mit dem Programm wird ber die Auswertungen bei Ausl sen der Update Funktion Personal siehe dort der jeweils aktuelle Stand mitgeschrieben und bei den Auswertungsausdrucken auch mit ausgedruckt Sie k nnen aber auch ganz nach Ihrem Belieben den Fall a so behandeln wie den Fall b wobei Sie dann die m glicherweise in der Vorg ngerfirma des neu eingestellten Mitarbeiters die dort entnommenen Urlaubstage gleich mit festhalten was evtl sinnvoll sein kann Bei den Feldern 23 Aufgel KrankTg 24 Aufgel AbwTage 25 Aufgel AbwStd tragen Sie die Werte ein die Ihnen z Zeitpunkt des Erstellens des Stammsatzes bekannt sind Das Programm tr gt diese Werte weiter vor und aktualisiert sie mit den Werten die sich ber die Auswertungen neu ergeben Wollen Sie mit Null beginnen so lassen Sie die bereits vorgegebenen Null Werte unver ndert in das Feld 24 Krankenkasse tragen Sie die gesetzliche Krankenkasse ein bei der der Mitarbeiter versichert ist Auch diese Eintragung ist lediglich f r die Lohnbuchhaltung als zus tzliche Information aus ordnungsprinzipiellen Gr nden vorzunehmen Sie nimmt an keinerlei Berechnungen irgendeiner Art innerhalb dieses Programms teil
233. eren Version von ZEIT EX 36 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung ist seiner Arbeit nachzugehen ist unbestritten Die Erfolge aber waren und sind berzeugend Das System ist ganz einfach Es wird ein Pr miensatz von z B EURO 0 75 pro Arbeitsstunde dem Stundenlohn freiwillig hinzugerechnet Hat der Mitarbeiter sein Stundensoll innerhalb eines Abrechnungszeitraumes um einen bestimmten Prozentsatz den Sie in den Einstellungen hier vorgeben unterschritten so wird ebenfalls ein bestimmter Prozentsatz dieser Pr mie in Abzug gebracht Bei diesem System k nnen somit 4 verschiedene Stufen eingestellt werden und 2 bzw drei verschiedene Abzugs Prozente wobei der dritte Prozentsatz 100 ist es also in diesem Fall keine Pr mienzahlung gibt Beispiel Pr mie EURO 0 75 Stundensoll in einem Monat ist 170 Arbeitsstunden Das ergibt eine Vollpr mie von EURO 127 50 bei einer Minderzeit von 2 das sind also 3 4 Stunden w rde diese Pr mie nicht beeintr chtigt werden Liegt der Anteil der Minderzeit aber bis zu 5 das sind bis zu 8 5 Stunden so soll der Abzug bei der Pr mie von EURO 0 75 13 33 EURO 0 10 sein Die Pr mie w rde dann nur noch 170 8 5 mal 0 65 EURO 104 79 betragen Liegt der Anteil der Minderzeit dar ber also bis zu 10 der Sollzeit also bei 17 Stunden so soll der Pr mienbetrag um 33 33 reduziert werden Das ist dann ein Abzug von EURO 0 25 und die Pr mienberechnung w re d
234. eren Version von ZEIT EX 44 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Anmerkung Wenn Sie in Ihrer Sitzung schon auf dieses Symbol zugegriffen hatten erscheint die M glichkeit den Zeitrahmen einzustellen nicht mehr Um diese Anzeige zu erhalten m ssen Sie einmal das Programm beenden und neu starten Zu dieser Methode der Korrektur ber die Neueingabe aller S tze gibt es bedauerlicherweise keine Alternative W hrend einer Eingabe oder Zeiterfassung greift das Programm immer auf einen aktuellen Zeitrahmen der sich am aktuellen Kalender orientiert zu Bei diesem Zugriff verarbeitet das Programm jeden ankommenden Zeitsatz unter Ber cksichtigung der vorhandenen Feiertage Freien Tage Samstage und Sonntage und auch unter Ber cksichtigung des g ltigen Stundensolls f r diesen Monat Dieser noch vorgegebene Zeitrahmen der in einer gesonderten Datei gef hrt wird mu ebenfalls neu erstellt werden Der dort noch vorhandene alte aktuelle Zeitraum hat den nachtr glich eingef gten Feiertag noch nicht erkennen k nnen weil er noch nicht vorhanden war Um dem Programm zu erm glichen diesen neuen Feiertag zu erkennen m ssen Sie nachdem Sie den neuen Feiertag angelegt haben erst aus dem Programm aussteigen und dieses neu anw hlen Hierdurch k nnen Sie durch das Anw hlen der Erfa routine Computersynonym mit dem Wort IN den Zeitraum neu definieren Damit ist gemeint da Sie nicht nur den Zeitraum wie sonst ei
235. ergeben wie berstunden Zulagen Aufschl ge oder Pr mien Evtl Zulagen die ansonsten frei vereinbart wurden und die nicht vom Programm errechnet werden sind ggf hier mit einzubeziehen Unbezahlter Urlaub Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Unentschuldigt Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Update Vorgang Mit to update bezeichnet man im Englischen das Angleichen von gegebenen Werten an neuere aktuellere Werte Das englische Wort ist so sch n kurz und dr ckt alles mit wenigen Buchstaben aus w hrend man im Deutschen dazu etwas mehr schreiben m te Das ist der Grund warum wir hier diesen Terminus verwenden Diese Situation bei der wir den englishen Begriff statt des deutschen verwenden gibt es auch in vielen anderen Bereichen hat aber fast immer den selben Grund K rze Hier ist ein Update das berschreiben eines aktuellen Wertes einer Zahl anderswo evtl einer ganzen Adresse und wenn Sie mit unserem Programm eine Zeit
236. errechnetes Stundensoll Mit diesen Kenntnissen k nnen Sie jetzt an die Planung Ihrer TZ Abteilungen gehen KR TH TH KK TH KH FH IK IF IF TH IF FF FH FH FH TH FH TH TH FH AH KT FH FF KK KH AH FH AH AH AH AK KK AK KK a a Wie Sie sehen haben wir ganz oben im Text das Wort Abteilung bei Vormontage TZ in G nsef chen gesetzt weil es ja im eigentlichen Sinn keine weitere firmenspezifische Abteilung ist Hier geht es bei dieser Einteilung einzig und allein um die Stundenermittlung f r diese Teilzeitbesch ftigten Ein Teilzeitbesch ftigter mu wegen der separaten Berechnung unbedingt in einer eigens f r diesen Zweck geschaffenen imagin ren oder neudeutsch virtuellen Teilzeitabteilung gef hrt werden Die Maske zum Einrichten einer Teilzeitabteilung sieht genau so aus wie die f r die normalen Abteilungen Einen kleinen Unterschied aber gibt es im oberen Bereich Dort finden Sie zwei sog Option Buttons von denen immer nur entweder der eine oder der andere angeklickt werden kann Bei Nein gibt es einen schwarzen Rand und siehe weiter unten bei Ja wechselt dieser auf Rot Anteilung pms joa F r diese Abteilung ist ausschlie lich Teilzeitarbeit vorgesehen o 9 bteilungs Bezeichnung PRAXIS Sobald Sie also eine Abteilung f r Teilzeitbesch ftigung einrichten wollen klicken Sie bitte oben auf den JA Button wobei dann das Aussehen der Maske etwas ver ndert wird Programmerweiterung der lteren Version
237. erung von Zeitguthaben Das Thema der Verwaltung von Zeitkonten wird in den verschiedenen Firmen recht unterschiedlich behandelt Da die Berechnungsweise oder die Entscheidung wie mit dem Guthaben in Zeitkonten umgegangen wird in erster Linie eine unternehmerische ist k nnen und wollen wir hier keine zwingenden Verhaltensweisen vorgeben Andererseits aber wollen wir Ihnen ein Werkzeug an die Hand geben mit dem Sie mal abgesehen von Ihrer zu treffenden unternehmerischen Entscheidung in jedem Fall eine sachlich richtige und unparteiische Berechnung der Zeiten vom Programm ZEITEXPLUS durchf hren lassen k nnen Daran l t sich auch durch Manipulationen der Berechnung nichts ndern Der Komplex der Einf hrung von Zeitkonten mu in jedem Fall grunds tzlich einmal in 2 Betrachtungsweisen unterteilt werden A Die Behandlung von Zeitkonten bei Gehaltsempf ngern und B Die Behandlung von Zeitkonten bei Lohnempf ngern A Gehaltsempf nger In der Regel bestehen hier f r Angestellte Vertr ge in denen in geeigneter Weise f r die Ermittlung von Zeit Guthaben und deren Aufl sung eine Regelung getroffen worden ist H here Angestellte werden im Rahmen Ihres dann auch h heren Gehalts sicherlich nicht in nur eine 40 Stunden Woche eingebunden sein F r diesen Personenkreis wird auch wahrscheinlich gar keine Zeitnahme erfolgen es sei denn man wolle ber das System lediglich die Anwesenheit berpr ft sehen wobei dann die geleistete
238. ese M glichkeit in einer sp teren Programmversion einbauen soda Sie dann diese manuelle Auswechselung per Knopfdruck erledigen k nnen Dort wo mit Aufschl gen gerechnet wird werden nur diese gezahlten Aufschl ge ber cksichtigt und nicht der Gesamtbetrag also etwa Grundlohn plus Aufschlag Die Bezeichnungen sind zwar aus Platzgr nden abgek rzt aber trotzdem noch verst ndlich soda sich hier weitere Erl uterungen er brigen Zur besseren bersicht sind die Felder sowohl hier wie auch auf der Bildschirm Maske nummeriert Die Felder beinhalten die Angaben f r 01 Abrechnungs Jahr Monat 02 Zahl der Mitarbeiter 03 Brutto Lohnsumme 04 Durchschnittsbetrag p Mitarbeiter 05 Durchschnitts Std Lohn p Mitarbtr 06 Monats Sollstunden insgesamt 07 Stunden mit Pr mienzahlung 08 Pr mienbetrag insgesamt 09 Insgesamt Minusstunden 10 MinusStd in Proz v Sollstunden 11 Krankstunden insgesamt 12 KrankStd in Proz v Sollstunden 13 Betrag der Lohnfortzahlungen 14 Geleistete Sonn u Feiertags Std 15 Aufwand f r diese Arbeiten 16 Urlaubsstunden insgesamt 17 Url Std in Proz v Sollstunden 18 Aufwand f bezahlte Feiertage 19 Sonstige Abwesenheitsstunden 20 Abwesenheitsstd in Proz v Sollstd 21 Anzahl aller Nachtstunden 22 Nachtstd in Proz v Sollstunden 23 Aufwand f r Nachtstd Aufschl ge 24 Anzahl aller berstunden 25 berstd in Proz v Sollstunden 26 Aufwand f r berstd Aufschl ge 27 Sonstige Stun
239. et was sich Ihnen sofort zeigt wenn Sie in der Korrekturmaske auf den ganz links befindlichen Button mit der Aufschrift Ausdruck klicken Sofort ffnet sich eine Folgemaske auf der Sie vier verschiedene Wahlm glichkeiten haben Druck 1 Ausdruck eines Eingabe Protokolls in Kurzform mit allen bisher eingegebenen Datens tzen Druck 2 Gleich wie unter Druck1 aber nur f r einen bestimmten anzuw hlenden Mitarbeiter Diese beiden schnellen Listen sind haupts chlich dazu geeignet einen zu l schenden Satz anhand der Satz Nummer eindeutig zu identifizieren Diese Listen zeigen schon etwas mehr als die Tabelle die Sie vorher auf dem L sch Bildschirm gesehen hatten Hier haben Sie auch noch den Namen des Mitarbeiters und zus tzlich auch noch in zwei Spalten den Abwesenheits Grund den Sie bei Ihrer Eingabe ber die Funktion Anwesend Nein angegeben hatten Hatten Sie ber die Funktion Zusatz Texte auch dort etwas eingegeben so wird auch das hier ausgedruckt Die Liste ist im DIN A 4 Format hochkant und ist f r Ihre ersten und einfacheren Kontrollzwecke durchaus ausreichend Druck 3 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 121 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Ausdruck eines ausf hrlichen Eingabe Protokolls mit allen bisher eingegebenen Datens tzen Druck 4 Gleich wie unter Druck3 aber nur f r einen bestimmten anzuw hlenden Mitarbeiter Hier erhalten Sie eine wesentlich umf
240. etzt bearbeitete Satz mit den noch nicht angeglichenen Werten 9 2 Ausdruckprogramme S mtliche in diesem Programm m glichen Ausdrucke werden aus dem Herkunftsbereich aus dem deren Daten stammen zum Ausdrucken angew hlt Jeweils in der gerade angezeigten Bildschirmdarstellung haben Sie entweder oben am Kopfrand einen Men punkt Drucken oder aber es ist unten auf der Ebene der Kontroll Elemente ein Kontroll Knopf mit einem Drucker Symbol dargestellt Es kann aber auch sein da ein separater Kontroll Knopf engl Contol button mit der Aufschrift Druck oder hnlich angezeigt ist Klicken Sie auf eines dieser Kontroll Elemente so wird der Ausdruck gestartet Oft haben Sie zus tzlich noch weitere M glichkeiten den Druck nach bestimmten Auswahl Kriterien anzuordnen Finden Sie hingegen auf einer Bildschirmmaske ein solches Element nicht so gibt es f r diesen Programmteil auch keine Ausdruckm glichkeit Bei den Auswertungen ist wegen der F lle von Informationen das gesamte Datenmaterial nicht auf einer Bildschirmmaske darstellbar weswegen wir diese Daten auf zwei verschiedene Bildschirmseiten verteilt haben Die Druckroutine aber k nnen Sie nur aus dem ersten Bildschirm Auswertungen 1 heraus starten Grunds tzlich ist es immer so da zuerst das Druckbild vor dem Ausdruck angezeigt wird Dieses k nnen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 136 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Sie mit
241. f der Folgeseite in AUSWERTUNG 2 Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 118 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Wenn Sie jetzt zu Auswertung 2 kommen wollen so klicken Sie auf die Taste mit dieser Aufschrift Der in Auswertung 1 angezeigte Mitarbeiter bleibt und die in AUSWERTUNG 2 angezeigten Werte beziehen sich auf den selben Mitarbeiter Das gilt auch beim Zur ckschalten von AUSWERTUNG 2 auf AUSWERTUNG 1 Damit ist die Besprechung von AUSWERTUNG 1 abgeschlossen Klicken Sie jetzt hier in der Hilfe auf AUSWERTUNG 2 so kommen Sie zu der Hilfeseite f r dieses Thema 8 5 AUSWERTUNGEN 2 Bei dieser Bildschirmseite handelt es sich um die Fortsetzung zur Bildschirmmaske der AUSWERTUNG Auf dieser Maske sehen Sie die zusammen gefa ten Berechnungsbl cke f r Block 6 Block 7 Block 8 und Block 9 Block 6 6 Urlaubsentwicklung 6 1 Jahres Urlaub eingeblendeter Wert aus dem Stammsatz 6 2 Ubh Vorjahr eingeblendeter Wert aus dem Stammsatz 6 3 Bish Entn eingeblendeter Wert aus dem Stammsatz 6 4 Alter Saldo eingeblendeter Wert aus dem Stammsatz 6 5 Akt Entnahme Wert aus dieser Abrechnung 6 6 Akt Saldo Wert aus dieser Abrechnung Zu diesen Angaben ist weiter nicht viel zu sagen Der Wert der aktuellen Entnahme wurde aus der Vormaske aus Block 3 Pos 3 2 Kolumne 3 bernommen Beim Updaten wird im Stammsatz jedes Mitarbeiters der Wert Bish Entn mit dem Wert der Akt Entnahme addiert und der
242. fehlen Updatekunden hingegen wollen sofort wissen was Sache ist Bitte nehmen Sie es uns deswegen nicht bel wenn wir deswegen dieses Thema im Inhaltsverzeichnis ganz oben ansetzen 1 WAS IST NEU IN ZEIT EX PLUS 1 1 Teilzeitarbeit jetzt m glich 1 2 Ein Foto des Mitarbeiters im Stammsatz 1 3 Drucken einer Barcodekarte f r die Anwahl der Personalnummer 1 4 Ein Firmen Logo bei Einstellungen einbinden 1 5 Beide Programme ZEIT EX und ZEIT TOUCH haben jetzt auch endlich die wesentlich gro z gigere Bildschirmaufl sung von 1024 x 768 Pixel und k nnen unter 600 x 800 nicht mehr gefahren werden weil dann Randbezirke nicht mehr darstellbar sind 1 6 TEILZEIT Besch ftigung Diese Angaben aber gelten auch f r den normalen Ablauf des Programms N u u u u u u u u u Und noch zwei nderungen E Anmerkung m 2 Programm bersicht 2 1 Hauptmen Da bei mehreren Kapiteln immer W 3 Anfangen l BR E wieder Nachtr ge und 3 1 Checkliste f r die Ersteinrichtung nderungen gemacht wurden H 3 2 EINRICHTEN E h tten hier eingesetzte Ei 3 3 Eingabe Blitzkurs E Seitenzahlen im i N ie allgemein Inhaltsverzeichnis nicht mehr i gen E korrekt dargestellt werden 4 1 Firmen Stammdaten und Einstellungen i E 4 2 Einstellungen ndern k nnen Deswegen haben wir wie 4 3 Einstellungen Firmen und Wochenangaben hier oben rechts sichtbar auf allen 4 4 Einstellungen Auf und Abschl ge berstd etc Seiten kleine Kapitelk
243. fen und wir k nnen Ihnen ggf helfen aber das ist doch mit einigem Aufwand verbunden Hilfe nat rlich nur mit der Legitimation Ihrer Firma Besser ist es also da Sie sich die Kennzahl irgendwo notieren Tipp Ihre Handy PIN 5 stellig haben Sie immer im Kopf Ein weiterer wichtiger Punkt ist zu beachten Das Programm ZEITEXPLUS arbeitet mit einer Microsoft ACCESS Datenbank Auch wenn Sie den Access Zugriff auf die Datenbank ber die innerhalb des Access Programms gebotenen M glichkeiten siehe dort sperren k nnen so ist der Zugriff auf die gesperrte Datenbank ber das Programm z Zt leider nicht m glich Da aber der Touchscreen permanent auf diese Datenbank zugreifen mu ist das explizite Einrichten einer Kennzahl f r die Stechdat mdb z Zt nicht anzuraten Beide Programme ZEIT TOUCH und ZEITEXPLUS w rden berhaupt nicht geladen werden k nnen Aber zus tzlich sollte der Zugriff auf das ACCESS Programm durch eine Kennziffer gesperrt werden Unter dieser Methode kann vom Programm trotzdem auf die Datenbank zugegriffen werden Aber Vorsicht Wenn kein Name eingegeben wird so ist der Name immer Administrator Also nochmals zur Sicherheit Es darf keine Kennzahl innerhalb einer Datenbank eingegeben werden da sonst die Programme ZEIT Touch und Zeit ex nicht gestartet werden k nnen Wie das funktionieren w rde wird deutlich wenn nach dem Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 149 ZEIT EX
244. freien Tage eigentlich nur in Firmen vorkommt in denen l nger als die normalen 8 Stunden gearbeitet wird wo es also Dienstzeit berlappungen gibt ist es notwendig da f r diese beiden Dienstpl ne nicht nur unterschiedliche freie Tage sondern auch v llig andere Dienstplanzeiten vorgegeben werden m ssen Sie m ssen also in irgendeiner Weise die Dienstplanbezeichnungen wie z B Fr hschicht Mittelschicht Sp t oder gar Nachtschicht so planen da gew hrleistet ist da die Planzeiten niemals zeitlich zusammenfallen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 87 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Ein Beispiel w re z B hier diese Vorgabe von 4 verschiedenen Dienstpl nen in einer Abteilung Abteilungs Nr __AbteilungsBezeichnung Schichtdienstbereichnung Abend Fri Wochentag Dienstbeginn Pauselvon bis Pause von bis Dienst Ende Gesamt Std Tag Arbeit ie Normaldienst Ja MO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Ja DI 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Std Nein Nein MI 08 30 12 00 12 30 00 00 00 00 16 45 07 45 Std Nein Nein DO 08 30 12 00 12 30 00 00 00 00 16 45 07 45 Std Nein Nein FR 08 30 12 00 12 30 00 00 00 00 16 45 07 45 Std Nein Nein SA 08 30 12 00 12 30 00 00 00 00 16 45 07 45 Std Nein Nein so 08 30 12 00 12 30 00 00 00 00 16 00 07 00 Std Nein Woch Ges Zeit Std Min Woch Ges Pausen Zeit Std Min Woch Ges Zeit netto Std Min 40 _ 30 2 30 BS 0 mn m L
245. g werden dann die Sollstunden ermittelt die wiederum die Basis f r die berstundenberechnung bilden Dieser Zeitrahmen sollte m glichst immer einen ganzen vollen Monat umfassen Dieser Zeitrahmen ist dann der Aktuelle Kalender Diesen k nnen Sie sich vor dem Erfassen ausdrucken lassen Er zeigt Ihnen die Wochentage und deren Namen evtl Feiertage und deren Bezeichnungen und die Sollzeit die Sie ber die Einstellungen vorgegeben haben W hrend einer Abrechnung m ssen Sie immer im selben Aktuellen Kalender bleiben oder diesen bei Neuanwahl des Programms genau gleich neu eingeben Dienstplan Ist eine f r jede Abteilung mindestens einmal bestehende Terminplanung f r Arbeitsbeginn Arbeitsende erste Pause und zweite Pause F r eine Abteilung k nnen pro Abteilungs Nr h chstens 4 Dienstpl ne angelegt werden Wollen Sie dar berhinaus noch weitere Dienstpl ne f r eine Abteilung vergeben so m ssen Sie unter der selben Abteilungsbezeichnung eine neue Abt Nr vergeben Die unter diesem Dienstplan arbeitenden Mitarbeiter m ssen in ihrem Personalstammsatz bei Abteilung genau diese Abt Nr eingetragen haben weil dar ber die Zuordnung abl uft Beim Erfassen wird f r den betreffenden Mitarbeiter eine Kurzform seines individuellen Dienstplans angezeigt Ein jeweils aktiver Dienstplan ist dabei gr n unterlegt Dienstzeiten ber Zusatztext siehe zu diesem Thema bei Zusatztext oder bei Stunden mit besonderem Aufschlag Diese
246. g anw hlen und dann f r Ihre Zwecke kopieren und dann ggf ndern Wie das im Einzelnen vor sich geht erfahren Sie unter folgenden Rubriken Kopieren eines bestehenden Diensiplans Neu anlegen eines Dienstplans bzw Hinzuf gen Andern eines Dienstplans Plan Suchen PLan L schen Pr fen Drucken Sonderfall mit unterschiedlichen freien Tagen _ _ N a 1 2 3 4 5 6 7 8 7 2 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Dienstpl ne Bevor Sie Dienstpl ne anlegen sollten Sie sich immer einen Ausdruck anfertigen der Ihnen Aufschlu dar ber gibt welche Dienstpl ne berhaupt schon bestehen oder nicht Bitte lesen Sie noch einmal nach unter Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Abteilungen _ Es ist wirklich wichtig hier bei den Dienstpl nen die bersicht zu behalten Wir haben versucht es Ihnen von der Programmierung her so leicht wie m glich zu machen aber weiterhin gibt es hier noch einige M glichkeiten trotz allem unangenehme Fehler zu produzieren Es gibt wie Sie wissen beim Anlegen eines Dienstplans zwei verschiedene M glichkeiten N mlich Plan hinzuf gen oder Plan kopieren Mit den links unten auf der Dienstplanmaske befindlichen Schaltfl chen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 82 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 52 Jv juu uU juu uu juu uu juu uu juu uu juu u so Mr 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 0 wochen Ge
247. g nachtr glich anlegen und 2 Sie m ssen voraussetzen da Ihre Zeitkontrolle wahrscheinlich nicht korrekt ist Betrachten wir zuerst Problem 1 Das nachtr gliche ndern des Kalenders ist nicht ganz einfach Ein fehlender Feiertag darf nicht einfach hinten am Kalender angeh ngt werden sondern dieser mu chronologisch genau in der richtigen Datumsfolge angelegt werden Leere Zeilen im Kalender sind nicht erlaubt Benutzen Sie einen kleinen Trick um Ihr Problem m glichst schnell zu l sen Legen Sie in der ersten unbeschriebenen Zeile direkt hinter Ihrem letzten Feiertag genau diesen letztgenannten Feiertag noch einmal an Danach gehen Sie in die Zeile in der dieser Feiertag noch steht und legen nun den dar ber befindlichen Feiertag ebenfalls noch einmal in dieser Zeile an dann gehen Sie weiter nach oben und wiederholen diesen Vorgang bis Sie zu dem Datum kommen wo Sie nun den vergessenen Feiertag dazwischensetzen k nnen Problem 2 ist weit unangenehmer Das Sicherste aber auch das Aufwendigste und Einzige ist alle bisherigen Zeit S tze des bisherigen Abrechnungszeitraums auszudrucken damit Sie eine Vorlage haben dann alle S tze ber Korrekturen zu l schen und dann wieder erneut ber die Eingaberoutine mit dem kleinen Computersymbol und dem Wort IN einzugeben nachdem der neue Kalender dieses Jahres eingegeben bzw korrigiert worden ist und der Zeitrahmen neu definiert worden ist Programmerweiterung der lt
248. ge gesondert in die normale Abrechnung integriert werden m ssen Es kostet dann in dem Monat etwas mehr an Lohnkosten 2 Der im Hintergrund zu Beginn eines Jahres eingerichtete Jahreskalender bildet dann mit dem Zeitplan im Verbund ein Sollstundenger st wobei die Mitarbeiter und zwar alle ausnahmslos genau den selben Zeitrahmen haben also auch die Teilzeitbesch ftigten 3 Hierbei ist die Vorgabe in den Einstellungen wichtig bei der ebenfalls f r die gesamte Firma eine gleiche Vorgabe erfolgt also z B 5 Tage Woche mit 40 Stunden wobei die einzelnen Stundenverschiebungen innerhalb verschiedener Dienstpl ne immer insgesamt wieder genau diese Wochen Vorgabe einhalten m ssen Ein Zeitrahmen wird immer entweder ganz zu Beginn Ihrer Arbeiten angelegt bzw vorgegeben oder dann wenn die letzte Abrechnung vollkommen abgeschlossen worden ist Anhand des Kalendariums und der aktuellen Kalendersituation mit Feiertagen usw und dem vorgegebenen aktuellen Zeitrahmen wird eine Sollstundensumme ermittelt die von jedem Mitarbeiter erbracht werden mu 4 Nach Ablauf des Zeitrahmens wenn Sie mit Ihrer Auswertung beginnen wollen werden dann die Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 11 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 1 1 tats chlich geleisteten Stunden dem nach oben genanntem Prinzip ermittelten Sollstunden gegen bergestellt und dabei entweder Plus oder Minusstunden ermittelt Hierbei kann e
249. gem zusammengeh rende Problemkreise zusammengefa t Im ersten Augenblick wirkt das m glicherweise etwas verwirrend wenn Sie sich aber einmal eingelesen haben werden Sie feststellen da Sie eine recht gute in sich geordnete bersicht ber die Stundenlohn Abrechnungsverh ltnisse Ihrer Firma haben Diese verschiedenen Problemkreise sind in Bl cke zusammengefa t die wir auf den folgenden Seiten besprechen Aber vorab noch eine Bemerkung zum schnellen Vergleich Sie sollten diesen Text einsehen er enth lt wichtige Tipps Kommen Sie im Anschlu wieder hierher zur ck Es betrifft den Vergleich zwischen dem Ausdruck des ausf hrlichen Protokolls und dem Ausdruck der letztendlichen Auswertung Hier ergeben sich auf den ersten Blick manchmal undurchschaubare Zahlenwerte die nat rlich bei entsprechender Kenntnis leicht erkl rt werden k nnen Aus Erfahrung wissen wir da das Lesen und Erl utern dieses Ausdrucks wegen seiner Vielf ltigkeit eben auch f r einen neuen Anwender die gr ten Probleme darstellen Viele Menschen haben auch beim Lesen der eigenen Stromrechnung die allergr ten Probleme obwohl alles seine richtige Zuordnung und Richtigkeit hat Schneller Vergleich Block 1 Gestempelte Anwesenheit Block 2 Stundenweiser Abwesenheit Zus Text Block 3 Abwesenheitstage krank etc Block 4 Uberstunden Ermittlung Block 5 Anwesenheitsberechnung f r Pr mie finden Sie unter AUSWERTUNGEN 1 Block 6
250. ginn angelegt worden ist Besonders dann wenn schon weitere Arbeiten mit dem Programm erfolgt sind kann das ggf zu Datensatzverwechselungen f hren Bei den Vorgaben die Sie sich ber die Listbox ausw hlen entf llt das berschreiben da immer nur aus vorhandenen Angaben ausgew hlt werden kann W hrend der Arbeit mit dem Programm kann es vorkommen da einer Ihrer Mitarbeiter f r ein paar Tage die Arbeit eines anderen Mitarbeiters in einer anderen Abteilung bernimmt Ist das der Fall und herrscht in dieser Abteilung ein v llig anderer Dienstplan so ist es n tig da Sie w hrend der Eingabe f r diesen Mitarbeiter die Abteilungszugeh rigkeit f r diese Arbeitstage ndern bis er sp ter auf der Stechkarte wieder f r seine urspr ngliche Abteilung gestempelt hat und wieder dort eingesetzt wird Diese M glichkeit besteht also grunds tzlich Ob Sie diese nutzen h ngt von Ihnen ab Es ist ggf ratsam solche Situationen ber verschiedene Wege auszutesten Beim Protokoll w rden die beiden Abteilungen mit dem selben Mitarbeiter nacheinander ausgedruckt werden Bei den Auswertungen w rde nur eine Gesamtrechnung erfolgen bei der alle Zeiten f r diesen Mitarbeiter zusammengefa t w ren Bei der Zugeh rigkeit zur Abteilung w rde allerdings nur die zuletzt angegebene Abtig Nr oben bei dem Mitarbeiter benannt werden 7 3 6 Personal Stammsatz ndern Abbruch Beim Anw hlen von ndern innerhalb eines Personalstammsatzes werden all
251. ginnen von amp amp ESP Einsprungbereich f r Plan erno 2 10 3710 210 ternative 01234586789 1011121314181617 18185202123230 1 23 4 567 3410 7710 Splitpoint AB Splitpoint BC Splitpoint CD Splitpoint DA Fr hschicht A 0400 Normaldienst BE Mittelschicht c Nachtschicht D Fr hschicht A amn chsten Tag ESP Einsprungbereich f r Plan Wie Sie sehen gibt es 3 verschiedene Einsprungraster die Sie im Programm ZEIT TOUCH vorgeben k nnen Dazu klicken Sie oben in der Kopfleiste auf Hilfe und dann auf Einsprungraster Unten rechts haben Sie die M glichkeit durch Klick auf einen der Optionskn pfe Ihre entsprechende Auswahl zu treffen Die dicken schwarzen Balken sind hier die schematisch vorgegebenen Dienstplanzeiten Die Buchstabenk rzel sind auf der Maske erkl rt Um einen Einsprungpunkt zu finden wird die Differenzzeit zwischen dem Beginn eines Dienstplans und dem Beginn eines folgenden Dienstplans ganz unten als Differenzbereich angezeigt Im ersten Fall bei der Unterteilung von 2 10 zu 5 10 befinded sich der Splitpoint genau in der Mitte dieses Bereiches Liegt die gebuchte Beginnzeit nun vor diesem Punkt so wird der Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 90 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung vorherige sonst schon der n chstfolgende Dienstplan ausgew hlt Die beiden anderen Vorgaben teilen nach der M glichkeit 8 10 zu 2 10 sowie 7 10 zu 3 10 Hi
252. glich die Problematik aufzeigen Wenn Sie nun immer noch Zweifel an der Richtigkeit der Zahlung f r sog Absenkungen haben so lesen Sie bitte weiter Wir haben uns ausf hrlich mit diesen Problemen besch ftigt und f r Sie und Ihre bersicht hierzu eine EXCEL Datei geschrieben Im Verzeichnis in dem Sie das Programm Times EX gespeichert haben finden Sie eine kleine EXCEL Datei in der 4 verschiedene Zeitfolgen mit von Ihnen einzusetzenden Werten durchgerechnet werden k nnen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 130 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Erl uterung weiter unten Die Dateibezeichnung lautet ZeitkontoTest xis Diese Excel Datei benutzt im Hintergrund einige Makros also automatische Ablauffolgen Hierbei sind in diversen Feldern Formeln enthalten die die Gefahr in sich bergen schnell und leicht aber unbeabsichtigt berschrieben werden zu k nnen und dann aber leider auch nicht mehr zu funktionieren Diese Makros l sen auch beim Laden unter Windows eine Warnmeldung aus da hier potentiell Computer Vieren enthalten sein k nnten was Sie in diesem Fall nat rlich ignorieren d rfen Achten Sie aber bitte beim Testen verschiedener Werte unbedingt darauf da nur in den oben links befindlichen gelben Feldern Eingaben bzw berschreibungen erlaubt sind Die Datei ist unter Eigenschaften als schreibgesch tzt eingestuft und kann deswegen nach irgendwelchen Eing
253. gramm mit dem Sie bei der Verarbeitung richtig Geld sparen k nnen das bisher f r langwierige Stechkartenberechnungen Un bersichtlichkeit nicht enden wollende Fehlstempelungen und Fehlerkorrekturen usw entstehen und dadurch da Sie einfach in das Personalwesen eine gewisse Straffheit einerseits aber auch Flexibilit t bringen k nnen Je gr er Ihr Personalbestand desto gr er ist Ihre Ersparnis die Sie mit unserem Programm erreichen Dieses Programm gestattet Ihnen die Verwaltung von bis zu 500 Mitarbeitern Je nachdem welche Version Sie erworben haben gibt es aber Beschr nkungen n mlich bis zu 6 Mitarbeiter zwischen 7 und 15 Mitarbeiter zwischen 16 und 30 Mitarbeiter zwischen 31 und 50 Mitarbeiter zwischen 51 und 100 Mitarbeiter zwischen 101 und 250 Mitarbeiter und zwischen 251 und 500 Mitarbeiter und zwischen 500 und 1000 Mitarbeiter Bei gr eren Personalbest nden bitten wir um R ckfrage weil hierzu eine v llig andere Version erforderlich ist Wenn Sie nicht wissen f r wie viele Mitarbeiter Ihre Version ausreicht w hlen Sie bitte INFO an wo Ihnen das mitgeteilt wird 7 3 3 Personal Stammsatz Neuanlage Vorbemerkung Die Ihnen gelieferte Programmversion ist f r eine Personalanzahl ausgestattet wie diese entweder von Ihnen bestellt wurde oder aber wie diese in unseren Angeboten beschrieben wurde Wenn mehr Stamms tze angelegt werden wird ein Systemfehler ausgel st der m glicherweise zum Progr
254. grammerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 154 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Das Programm ZEIT TOUCH ist ein Programm dessen Funktionen auch mit der Maus oder dem Keybord ausgel st werden k nnen Das ist f r die Testzeit wichtig wenn Sie noch keinen Touchscreen installiert haben Sie k nnen also die f nfstelligen Personalnummern auch mit der Nummerntastatur eingeben und mit dem Mauscursor auf die verschiedenen Schaltfl chen klicken Aber Sie d rfen eine wichtige Tatsache nicht vergessen Das Touchscreenprogramm ist von Haus aus so angelegt da es immer auf das Verzeichnis auf dem Computer zugreift wo es installiert ist und das mu lauten wie bei der Installation angelegt C DUVESoft Timestouch Timestouch exe Dort sind auch die anderen Datenbank und Reportdatei Pfade und die Dateien selber eingerichtet Normalerweise ist der Touchcreen ein standalone computer der dieses Laufwerk aufweist weswegen eine Anderung dieses Pfades kaum n tig ist Aber sollten Sie auf diesen standalone PC mit Touchscreen verzichten wollen und stattdessen von verschiedenen Computern auf eine gemeinsame MUSS Datenbank zugreifen wollen so m ten Sie ZEIT TOUCH auf jedem dieser Computer installieren und dann in jedem Programm ganz individuell den richtigen Datenpfad einrichten Das darf nat rlich nur von jemandem gemacht werden der als Systemadministrator fungiert Hierzu ist die Korrekturkarte n tig bzw
255. h eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 173 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Urlaubsliste Diese Liste bietet Ihnen die M glichkeit der genauen Planung Sie enth lt neben den Urlaubsrestsalden auch aufgelaufene Kranktage und Abwesenheitszeiten Diese Liste gibt Ihnen sofort eine gewisse bersicht ber eventuelle schwarze Schaafe oder Krankamseln innerhalb Ihrer Reihen verschiedene Stechuhren Die handels blichen Stechuhren sind entweder im normalen 60 Minutensystem oder aber im 100 Minuten System das f r die Zeitberechnung im Dezimalsystem besser geeignet ist konstruiert Das Programm bietet Ihnen die M glichkeit in den Einstellungen einzustellen mit welcher Art von Stechuhr Sie arbeiten Sie k nnen auch mit zwei verschiedenen Uhren bzw den von diesen Uhren gedruckten Stechkarten arbeiten m ssen aber diese beiden Kartenarten voneinander trennen und in getrennten Eingabezyklen Ihre Erfass Arbeiten vornehmen Siehe auch Thema Stechkarten WARNUNG WARNUNG Wenn Sie im Besitz einer h herwertigen Version des Microsoft Access Programms sind so d rfen Sie die Datenbank dieses TIMESX Programms nicht in eine h here Version konvertieren Ihre gesamten Daten k nnten dann nicht mehr gelesen werden Da die h herwertige Version in jedem Fall abw rtskompatibel ist k nnen Si
256. h h ufig als Button der englischen Bezeichnung f r Knopf in unserem Programm bezeichnet Krank Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Lehrgang Ein im Firmeninteresse liegender Besuch einer Fortbildungsma nahme f r einen Mitarbeiter in einer Zeit in der dieser eigentlich in der Firma seinen Arbeitsplatz ausf llen sollte Die individuelle Bewertung bezahlt oder nicht bezahlt ist ber die Einstellungen vorzunehmen Lesezeichen Sie k nnen ein elektronisches Lesezeichen setzen sofern die Datei die gerade engezeigt wird den Scrollbalken zeigt wie er in der Hilfe unter BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI genannt ist Bitte lesen Sie dort nocheinmal nach Listbox Hiermit wird eine kleine Anzeigeliste bezeichnet die nach Klicken auf ein anderes Feld oder ein anderes Eingabe Control automatisch aufklappt und Ihnen die M glichkeit bietet aus einer Liste von M glichkeiten eine Auswahl zu treffen ohne unn tige Tiparbeit zu leisten l schen Sowohl bei der Hilfe KORREKTUREN wie auch bei den Statistik Masken k nnen Sie einzelne S tze aus Dateien l schen Angaben dazu finden Sie sowohl bei KORREKTUREN wie auch in der Statistik Personalmaske indem Sie dort nachdem Sie ganz
257. h manuell ausgeglichen werden Bei einem ausscheidenden Mitarbeiter ergeben sich dann analoge Verh ltnisse die es zu ber cksichtigen gilt Wollen Sie aber in Ihrer Firma keinen Lohn berechnen sondern wirklich nur die geleisteten Stunden festhalten damit evtl berstunden ermittelt werden k nnen so k nnen Sie bei einer Neueinstellung auch einen kleinen Trick anwenden Geben Sie f r diesen neuen Mitarbeiter ganz genau gem Ihres normalen Abrechnungs Zeitraums f r die Tage an denen er noch gar nicht da war die Zeiten ein die er It Dienstplan normalerweise gemacht h tte Diese Zeiten werden dann dem Zeitsoll das f r alle g ltig ist gegen bergestellt und dadurch werden die berstunden die im tats chlichen Anwesenheitszeitraum dieses Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 55 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung neuen Mitarbeiters evtl angefallenen sind richtig berechnet Im anderen Fall wenn weder der Zeitrahmen f r diesen neuen Mitarbeiter umgestellt worden w re oder die Zeiten des Zeitraums zu dem er noch nicht in der Firma war unber cksichtigt geblieben w ren so erg ben sich hier automatisch Minusstunden weil er die f r ihn dann vorgegebenen Sollstunden in der k rzeren Zeit seiner tats chlichen Anwesenheit gar nicht erreichen k nnte Der aktuell eingestellte Zeitrahmen der brigens auch vom z B 26 eines Monats bis zum 25 des Folgemonats gehen kann wird Ihnen s
258. h sehr aufwendig w re Das Prinzip ist wie folgt Die Updateroutine in der neuen Version greift immer auf die Datenbank zu die unter dem alten Verzeichnis CADUVETIME ZEITEX TIMESDTA STECHDAT MDB abgelegt ist Von dort her kopiert das System die gefundene Stechdat mdb in das Verzeichnis unter dem neuen Programm unter z B C DUVETIMEP ZEITEXPLUS OldDatabase Stechdat mdb sofern Sie den Laufwerksbuchstaben C gew hlt hatten was wir ausdr cklich empfehlen Wird die alte Datenbank unter C nicht gefunden weil Sie z B zur damaligen Zeit der Installation des alten Programms nicht Laufwerk C sondern irgendeinen anderen Buchstaben verwendeten so m ssen Sie dem System helfen indem Sie diese upzudatenden Datenbank selber von A nach B kopieren Also von ihrem alten nur Ihnen bekannten Standort oder aber aus dem Sicherungsverzeichnis in das oben schon Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 146 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung angegebene Verzeichnis C DUVETIMEP ZEITEXPLUS OldDatabase Stechdat mdb Und genau das machen Sie jetzt auch und wiederholen Ihre Updateroutine Beim Updaten n mlich wird vom Updateprogramm zuerst nachgesehen ob unter OldDatabase schon etwas enthalten ist oder nicht Da aber von Ihnen dort wie angegeben etwas hinterlegt wird sucht das Updateprogramm nicht unter C weiter Dazu gehen Sie bitte Schritt f r Schritt wie folgt vor und halten unbedingt ganz genau diese
259. hrd4 Jahr05 TimeslniLic TIMESRPT Anmerkung diese Bilder entstammen der alten Hilfe in der noch die alten seinerzeitigen Bezeichnungen eingetragen waren Achtung Die hier angegebenen Pfadbezeichnungen beziehen sich noch auf die ltere Version Das Pluspprogramm finden Sie unter C DUVETIME ZEITEXPLUS TIMESICH usw Sollten Sie also einmal auf alte Zeitabl ufe fr herer Monate oder Jahre zur ckgreifen wollen so ist das jederzeit m glich Siehe dazu Fr here Zeitr ume einsehen ABER Handelt es sich dabei um Zeitr ume in denen noch das alte System also noch nicht die Plusversion vorlag so wird die Sache etwas komplizierter In diesem Fall arbeiten Sie mit der neuen PLUSVERSION als Update Lesen Sie bitte dazu nach unter Was geschieht mit den alten Sicherungsdateien Wenn Sie also in einen fr heren Zeitraum hineinsehen wollen wobei wir jetzt davon ausgehen da Sie unter Was geschieht mit den alten Sicherungsdateien nachgelesen haben so gilt hierbei immer das Prinzip da Sie die aktuelle Datenbank die Sie gerade bearbeiten zuerst in dieser Sicherungs Verzeichnisstruktur vor bergehend unterbringen Zu dieser Zeit aber sollte keinerlei Buchung Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 142 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung vorgenommen werden und auch das Programm ZEITTOUCHPLUS nicht gestartet worden sein Sind Sie dann mit Ihren Vergleichsa
260. ich hierbei um reine Information sowie um das genaue Herleiten der einzelnen Werte die dann in der Maske AUSWERTUNGENZ zu echten Lohn Summen berechnet werden In der unten am Fu rand befindlichen Kontroll Leiste haben Sie einige Kontroll Elemente mit deren Hilfe Sie verschiedene Prozesse ausl sen k nnen Die START Taste hatten wir ganz oben schon erw hnt Rechts daneben haben Sie eine Taste mit der Aufschrift UpdateStatistic Klicken Sie auf diese Taste so kommen Sie zum Statistik Teil des Programms Diese Taste verzweigt nur dorthin l st aber keinerlei Rechenvorg nge oder Update Routinen aus Sie k nnen also bedenkenlos auf diese Taste klicken Zur ck zur Auswertung kommen Sie dann aber nur ber das Men Anders verh lt es sich bei der rechts daneben befindlichen Taste UpdatePersda Hier werden allerdings mit einer Vorwarnung sofort alle Personalstamms tze auf den letzten Stand gebracht Diese Update Routine d rfen Sie daher wirklich erst dann fahren wenn Sie ganz sicher sind da alle Eingaben und Bewertungen richtig sind Beim Updaten handelt es sich um das Angleichen der Anzahl der entnommenen Urlaubstage die im Personenstammsatz ver ndert wird Eine Kranktage Rechnung wird ebenfalls auf den letzten Stand gebracht Diese Werte sehen Sie auf der Folgemaske der AUSWERTUNG 2 die wir im Anschlu besprechen Ausdruck der Auswertungen Die anderen Kontroll Elemente sind Ihnen schon bekannt Hiermit bewegen Sie sich innerhalb
261. icherung funktionieren Nach dieser Datenbanksicherung bricht das Programm ab und mu neu gestartet werden 9 Wenn Sie jetzt in das Eingabeprogramm gehen Icon mit dem kleinen Computer und dem Wort IN erhalten Sie die folgende Warnmitteilung nat rlich mit anderen Inhalten als hier L schen Bitte entscheiden Die Eingabedatei enth lt bereits 174 Datens tze Wenn diese S tze zu einer fr heren Auswertung also zu einem anderen als dem aktuellen brechnungszeitraum geh ren so m ssen diese S tze zuerst alle unbedingt gel scht werden Das Programm kann keine Eingabedaten verschiedener Zeitr ume gleichzeitig verarbeiten Aktueller Zeitrahmen ist vom 01 09 2007 bis zum 30 09 2007 ber Korrekturen k nnen Sie diese S tze L schen Achtung Nach dem L schen m ssen Sie einmal ganz aus dem Programm aussteigen und einen neuen Zeitrahmen festlegen Mit JA verzweigt das Programm zu Korrekturen zum L schen Mit NEIN bleiben diese S tze jetzt bestehen 10 Gehen Sie wie angegeben in das Korrekturprogramm und l schen dort den gesamten alten Zeitsatzbestand Die Schaltfl che Alle S tze l schen wird in dem Moment aktiv wenn Sie zuerst auf S tze anzeigen klicken Klicken Sie jetzt auf Alle S tze l schen und alle alten S tze werden gel scht Sie erhalten wieder zuerst eine Sicherheitsabfrage und dann eine Fortschrittsanzeige sowie die Quittungsbest tigung Programmerweiterung der lteren
262. ichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Sonderurlaub Ein Abwesenheits Terminus der ber die Funktion Anwesend Nein bei der Erfassmaske im Eingabe Bereich durch Anklicken des entsprechenden Buttons gew hlt werden kann nachdem sich eine Auswahl mehrerer M glichkeiten durch das Anklicken der gleichnamigen Options Marke dort ge ffnet hat Sonntags Aufschlag Dieser Aufschlag wird bei den Einstellungen auf Registerblatt 4 eingestellt Er wird als Aufschlag dem Stundenlohn hinzugerechnet sofern ein Mitarbeiter auf einem Sonntag der in seinem Dienstplan nicht als normaler Arbeitstag ausgewiesen ist was z B in der Gastronomie vorkommen kann arbeitet Sonntagsstunden Sofern auf einem Sonntag gearbeitet wird und ein entsprechender Dienstplan diese Zeit nicht als normal einstuft wie z B im gastronomischen Gewerbe so kann ber die Einstellungen hierf r ein besonderer Aufschlag vorgegeben werden Dieser kann sich durchaus von Samstagsstunden die sinngem hnlich behandelt werden unterscheiden Diese Vorgaben wirken dann bei den Freie Tag Stunden analog Stechkarten Stechkarten gibt es in unterschiedlicher Art F r das Programm ist lediglich wichtig da ein Datum eine EIN und eine AUS Zeit sowie der Name des Mitarbeiters vorhanden ist Notizen mit zus tzlichen Angaben sind oft f r die Weiterverarbeitung hilfreich um unn tige R ckfragen zu vermeiden Siehe zu diesem Thema auch das Th
263. icht die Funktion hat wie beim Schreiben wo er Ihnen zeigt an welchem Buchstaben sich Ihre Schreibmarke gerade befindet sondern wenn der Cursor z B durch Bet tigen der Tabulator Taste die mit den zwei gegeneinander gerichteten Pfeilen auch andere Eingabe Controls durchl uft Dieses Eingabe Control erh lt dann eine kleine gestrichelte Umrandung kann von Computer zu Computer unterschiedlich dargestellt sein die Ihnen zeigt da dieser Knopf jetzt aktiviert ist und Ihren Eingabebefehl sprich Dr cken der Enter Taste sofort akzeptiert und umsetzt Freie Tag Stunden Hiermit bezeichnen wir die Stunden die auf dem freien Tag eines Mitarbeiters geleistet werden Das kann z B in solchen Branchen wie der Gastronomie vorkommen Dieser freie Tag wird dann analog behandelt wie Samstagsstunden oder Sonntagsstunden Bei der Berechnung wird jeweils der erste freie Tag in einer Woche sofern es 2 freie Tage gibt als Samstag der zweite als Sonntag gewertet Wobei die Aufschl ge ber die Einstellungen bei Registerkarte 4 eingestellt werden und verschieden sein k nnen GeburtstagsListe ist eine Liste aus der Sie genau ersehen wann als n chstes welcher Mitarbeiter Geburtstag hat K nnte f r manche sog zwischenmenschliche Beziehungen von Nutzen sein Gesch ftsfahrt Eine im Firmeninteresse vorgenommene kurzfristige Gesch ftsfahrt w hrend der eigentlichen Arbeitszeit eines Mitarbeiters Die Bewertung bezahlt oder nicht bezahlt kann in
264. ienstpl ne 7 2 2 Dienstplan hinzuf gen 7 2 3 Dienstplan Kopieren oder ndern 7 2 4 Dienstplan Suchen Dienstplan Suchen 7 2 5 Fehlerkontrolle 7 2 6 Dienstplan L schen 7 2 7 Dienstplan Drucken 7 2 8 Dienstplan Sonderfall mit unterschiedlichen freien Tagen 7 2 9 Dienstplan Pr fen 7 2 10 Fehlerhafte Dienstplandrucke 7 3 PERSONALSTAMMDATEN 7 3 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Personalstammsatz 7 3 2 Personalgr e 7 3 3 Personal Stammsatz Neuanlage 7 3 4 Personal Stammsatz suchen 7 3 5 Personal Stammsatzes ndern 7 3 6 Personal Stammsatz Andern Abbruch 7 3 7 Personal Stammsatz l schen 7 3 8 Druckauswahl Personenstammdaten 7 3 9 Personalzahl Erweiterung 7 4 Allgemein L schen von Stamms tzen 8 Ergebnispogramme 8 1 Abschlu arbeiten Checkliste 8 2 Abschlu arbeiten Checkliste kurz 8 3 AUSWERTUNGEN 8 4 AUSWERTUNGEN 1 8 5 AUSWERTUNGEN 2 8 6 Eingabe Anforderung f r Ausdruckm glichkeiten 8 7 Schneller Vergleich 8 8 Mitarbeiterbezogene Auswertung 8 9 Getrennte Programml ufe Bei Eingabe von Stechkartenwerten 8 10 L schen von Eingabes tzen ber Korrekturen 8 11 Zeitkonto Gehaltsempf nger Lohnempf nger 8 12 Zeitguthabens Einsicht Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 9 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 9 SONSTIGES 9 1 BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI 9 2 Ausdruckprogramme 9 3 LOSCHEN Was alles kann gel scht werden 9 4 Interner Nachrichtendienst 9 5 W
265. iert Sie sehen ob Nachtschicht stattgefunden hat und wenn ja in welcher Zone und Sie sehen ob Abendstunden angefallen sind oder Stunden mit besonderem Aufschlag wie z B mit Schmutzzulage Block 2 Hier werden die Zeiten angezeigt die Sie nach Anwahl der Hilfsmaske Zusatztexte eingegeben haben 2 Stundenw Abw It Zus Text 2 1 Arztgang Arztbesuch 2 2 Lehrgang Teilnahme an einem kurzen Lehrgang 2 3 Beh rd Gng Wahrnehmen eines Termins bei einer Beh rde 2 4 Gesch Fahrt Dienstfahrt im Firmenauftrag 2 5 Schlecht Wetter Ausfallzeit wegen schlechten Wetters 2 6 Bez Freistellung sonstige bezahlte Freistellung 2 7 Additionen zu den 6 verschiedenen Zeitarten Die angegebenen Bezeichnungen sind selbsterkl rend und bed rfen keiner weiteren Kommentierung Wie Sie aber sehen werden die Werte dieses Blocks in 3 Kolumnen angezeigt In der ersten Kolumne haben Sie die Gesamtzeiten der jeweiligen Zeitart In der zweiten Kolumne die Zeiten die f r die Pr mienberechnung herangezogen werden und in der dritten Kolumne solche f r die eine Zahlung erfolgt Diese letzten beiden Kolumnen sind die Ergebnisse Ihrer Angaben bei den Einstellungen wo Sie zu diesem Problemkreis Ihre Entscheidungen getroffen haben Ggf lesen Sie dort noch einmal nach In diesem Block wurde die Anzeige mit integriert die Ihnen zeigt welche Anzahl von Stunden aus dem Zeitkonto eines Mitarbeiters im Abrechnungszeitraum entnommen worden sind sofern diese
266. iesen Mitarbeiter unterdr cken indem Sie an der oberen rechten Ecke der blau umrandeten Ein und Aus Felder die kleine Markierung aktivieren Dann werden Sie nicht mehr gefragt und es wird immer die Dienstplan Beginnzeit gewertet egal wie viele Minuten oder Stunden Sie vor Dienstplan Beginn innerhalb der KarenzzeitKarenzzeit eingeben Sobald Sie zu einem anderen Mitarbeiter wechseln ist diese Markierung wieder freigegeben Wiederholen Sie jetzt hnliche Eingaben wie beim ersten Mitarbeiter Sofern Sie bei den Dienstpl nen auch schon mehr als einen Dienstplan f r diesen Mitarbeiter angelegt hatten so sollten Sie auch einige Eingaben in verschiedenen Dienstpl nen vornehmen Mit der F11 Taste wechseln Sie die gr ne Unterlegung beim aktiven Dienstplan auf einen anderen der dadurch zum aktiven Dienstplan erhoben wird Im Dienstplan Bereich werden immer nur so viele Dienstpl ne angezeigt maximal 4 wie viele Sie f r diese Abteilung angelegt haben Bei jedem Ausl sen der F11 Taste wandert gleichzeitig aber im oberen Personal Bereich die gr ne Markierung durch alle 4 dort angezeigten Felder mit ebenfalls einer gr nen Markierung Hier ist entweder der Name des Dienstes der Schicht benannt oder aber die Bezeichnung Keine Schicht angegeben Bleiben Sie mit Ihrer Einstellung durch Bet tigen der F11 Taste auf einem solchen Feld mit der Angabe Keine Schicht stehen so erhalten Sie eine Warnung und Sie werden veranla t auf ein g ltiges Dienstpl
267. iner Gesamtverarbeitung mit verarbeitet werden k nnen Im Anschlu ist der Name dieses Mitarbeiters dann in der Liste ebenfalls enthalten Zum Thema Neuer Mitarbeiter finden Sie unter Abrechnungs Zeitraum einige wichtige Bemerkungen Aus dem Vorgesagten ergibt sich nat rlich zwangsl ufig da bevor ein Zeitrahmen abgeschlossen worden ist und per START noch keine erneute Gesamtverarbeitung f r alle erfolgt ist bei der Anwahl eines Mitarbeiters und dessen Auswertungs Ausdruck immer der alte Zustand des vorherigen Zeitraums angezeigt wird Bei einer zwingend erforderlichen Neuberechnung der Auswertung mit allen Mitarbeitern werden dann alle alten S tze von denen zu jedem Mitarbeiter nur ein einziger besteht berschrieben Diese S tze bilden also die Kumulierung der vielen einzelnen Zeits tze jedes Mitarbeiters die die neue Grundlage f r einen aktualisierten Ausdruck der Auswertung erm glicht 8 9 Getrennte Programml ufe Bei Eingabe von Stechkartenwerten Der Normalfall ist sicherlich da Sie die Stechkarten Ihres gesamten Personals innerhalb einer Sitzung eingeben vorausgesetzt Sie fangen nicht mit dieser Erfassarbeit erst kurz vor Feierabend an Es kann aber durchaus m glich oder n tig sein getrennte Programml ufe vorzunehmen Hierf r gibt es folgende Gr nde 1 Sie haben tats chlich wie eingangs erw hnt zu sp t mit der Eingabe begonnen und m ssen am n chsten Tag weitermachen 2 Sie haben die eine oder a
268. infach weitergestempelt werden weil die nicht mehr in den vorgegebenen Zeitrahmen passenden Zeiten automatisch in eine zweite Zeiten Datei eingetragen werden 5 Je nachdem ob Sie nun eine berstundenzahlung oder eine Zeitkontenberechnung eingestellt haben s Einstellungen wurden diese Stunden entsprechend ausgewertet Hieran hat sich nichts ge ndert und insofern bleibt alles unver ndert beim Alten Wie Sie m glicherweise schon selber festgestellt haben funktioniert diese hier genannte Methode nicht wenn Sie Miterbeiter besch ftigen die nur z B jeden Tag nur 3 oder 4 Stunden arbeiten morgens oder Nachmittags Entweder die ganze Woche oder evtl nur 3 Tage usw usw kurz gesagt berhaupt nicht firmenkonform in bezug auf die oben dargestellte Vorgabe des Normalfalls ihren Dienst in Ihrer Firma leisten Sie sehen schon da um das Ziel des Einrichtens von Teilzeitarbeit zu erreichen n mlich eben auch k rzere Arbeitszeiten f r diesen speziellen Personenkreis zu erm glichen es hier mit der herk mmlichen Methode wie oben besprochen keine vern nftige L sung geben kann Also haben wir innerhalb unseres Programms gewisserma en als interne Parallel L sung alle erfa technischen und berechnungstechnischen Funktionen doppelt angelegt die parallel einmal f r die Normalen und einmal f r die Teilzeitler innerhalb des Programms durchgezogen werden Um aber hier in die richtige individuelle Richtung zu berechnen mu e hi
269. inige Schaltfl chen zus tzlich angebracht die aber ebenso selbsterkl rend sind Wenn Sie aber z B Ihre Abteilungen umfunktionieren und daraus nicht Druckerei Einkauf oder Vertrieb und Fertigung machen weil Sie Bauherr oder Beauftragter einer Gro baustelle w ren der mit vielen Subunternehmern zu tun hat so k nnten Sie hier statt einer Abteilungsbezeichnung die Namen Ihrer Subunternehmer eintragen und beim Zusatz im Firmenstammsatz bei den Einstellungen w rden Sie noch z B Neubau Parkhaus Sternstrasse eintragen so h tten Sie eine hervorragende M glichkeit sofern alle Baustellenmitarbeiter ber eine zentrale Touch Time Erfassungsstelle EIN und AUS gehen bei z B vom Zoll durchgef hrten Fremdarbeiterkontrollen saubere Anwesenheitslisten vorlegen zu k nnen Aber das ist wahrscheinlich nur f r ganz besondere F lle n tig Ein Duck zu dieser Anzeige ist eigentlich nicht n tig wir wollten Ihnen aber erkl ren warum es denn diese M glichkeit dann berhaupt gibt Es war ein besonderer Kundenwunsch den wir mit gro em Interesse in die Tat umgesetzt haben OTEET Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX irma DUVE Soft 140 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 9 6 Datensicherun Die Datensicherung starten Sie ber das ICON Das Programm bietet Ihnen eine Datensicherung bei der die ganze Datenbank insgesamt in ein vom Installationsprogramm angelegtes Verzeichnis un
270. innerhalb einer Datei auch mehrere Lesezeichen anlegen Diese bleiben w hrend der Programmsitzung erhalten Beim Klicken auf den nach oben rechts weisenden Pfeil klappt in diesem Fall eine kleine Liste der S tze heraus zu denen ein Lesezeichen besteht Beim Vergleichen von verschiedenen S tzen z B im Statistikbereich kann der Gebrauch dieser Lesezeichen evtl sehr n tzlich sein Wenn Sie auf den durchgestrichenen Pin dr cken heben Sie die Lesezeichen Markierung wieder auf brigens englisch hei Lesezeichen Bookmark Eine letzte Anmerkung zu diesem Thema scheint hier angebracht Dieses gilt f r alle Bildschirm Masken auf denen der Inhalt von Dateien angezeigt wird Bei Anwahl einer solchen Maske sehen Sie fast immer sofort irgendeinen Datensatz in der Regel der erste in der Datei auf dem Bildschirm Haben Sie diese Maske z B beim Personenstammsatz angew hlt nachdem Sie in den Auswertungen ein Personen Update gefahren haben so wird dieser erste Satz mit dem alten Stand angezeigt Wollen Sie den aktuellen Stand sehen so gehen Sie einmal auf den n chsten Satz und wieder zur ck auf den ersten Satz und schon werden die richtigen Werte angezeigt Dieses Verhalten aber gibt es nur beim ersten angezeigten Satz nach Bildschirmanwahl oder wenn Sie einen Datensatz bearbeitet hatten aus dem Unterprogramm ausgestiegen sind irgendwo andere Werte ver ndert haben und wieder zu der vorherigen Maske zur ckkommen Dort steht immer noch der zul
271. ir uns mit dieser Problematik auseinandergesetzt haben was nun zu diesem Hilfeeintrag und einer entsprechenden Programm nderung gef hrt hat Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 109 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Wir sind erstaunt mit welcher Selbstverst ndlichkeit die Access Datenbank diese Personalmenge verkraftete Wir sind aber auch stolz darauf ein Programm f r wenig Geld geliefert zu haben das solche Personalst nde m helos verwaltet 7 4 Allgemein L schen von Stamms tzen W hlen Sie innerhalb der Hilfe die entsprechende Gruppe von Stammdaten und darunter den Punkt L schen an so erhalten Sie dort genauere Angaben zu diesem Thema Sie k nnen von hier aus direkt dort hinkommen Personal Stammsatz l schen Abteilungs Satz L schen Dienstplan L schen Feiertage Jahr L schen 8 Ergebnisprogramme Alle eingegebenen Zeitwerte werden nachdem alle Daten einer nochmaligen Pr fung oder Korrektur unterzogen worden sind je nach den Vorgaben die Sie bei den Einstellungen vorgegeben haben ausgewertet Diese Auswertung wird aus dem Unterprogramm 8 1 Abschlu arbeiten Checkliste Wenn Sie diese Checkliste einige Male durchgearbeitet haben so bedarf es nicht mehr des ganzen Ausdrucks in voller L nge Dann gen gt auch eine Kurzform die Sie unter einer separaten Hilfeseite finden Dazu klicken Sie bitte hier auf Abschlu arbeiten Checkliste kurz lt gt Ausdru
272. it den entsprechenden Visitenkarten Folien in die unsere Drucke nachdem Sie diese entsprechend zuschneiden reinpassen und dann eben saubere und vor allen Dingen haltbare Karten ergeben Warum berhaupt Karten Schon mal was von Corporate Identity geh rt Ein Mitarbeiter mit einer Karte auf der auch evtl das Firmenloge mit angebracht ist hat ein sch neres Gef hl dazu zu geh ren Aber zus tzlich bietet die Barcodekarte auch bei der Eingabe in das Programm ZEITTOUCHPLUS eine bessere Sicherheit ber einen Barcodeleser oder einen preiswerten Handscanner als umst ndlich mit einer Tastatur die Nummer evtl sogar falsch einzugeben Sie brauchen in der Tat keine Tastatur f r den Betrieb des Programms Wenn Sie aber auch noch auf die Maus verzichten wollen so schaffen Sie sich doch einfach die superpreiswerte TOUCHSCREEN Aufsetzscheibe an wie viele unserer anderen Zeitprogrammkunden Noch ein Nachtrag zur Rechtslage mit Citron Soft Bei der Seite zum Runterladen des Barcode Fonts nicht f r das Programm wird auf Englisch wie folgt hingewiesen Print your own barcode39 label by using Free TrueType Barcode39 Font This font package includes the all 43 characters of code39 This font may only be used for personal use and by organizations that are non profit In der bersetzung hei t das Zeichnen Sie Ihre eigenen Barcode Label indem sie den kostenlosen TrueTypeFont Barcode39 nutzen Dieses Font Buchstabensammlung Paket beinh
273. it zum Pr fen aller angekommenen Stempeldaten immer das Eingabeprotokoll mit der ausf hrlichen Aufstellung aller Werte heranziehen Hierbei aber sollten Sie wissen da ein einfacher Vergleich der summierten Stunden mit der Wirklichkeit nur dann als bereinstimmend betrachtet werden kann wenn Sie genau wissen wie Sie dieses Protokoll lesen Dieses Protokoll ist keine Abrechnung Die Werte dort sind so wie sie ankommen zusammenadldiert aber es sind gewisserma en pfel und Birnen die hier zusammenaddiert worden sind Sie k nnen in dem Protokoll z B keine berstunden oder etwa die Summe aller Urlaubsstunden usw feststellen Was Sie hier kontrollieren k nnen und m ssen ist ob an einem bestimmten Tag dieser Tag als Urlaub Krank oder Sonntagsarbeit usw gewertet wurden Ja ob der betroffene Mitarbeiter berhaupt anwesend war und wenn nicht warum nicht Liegt eine Krankmeldung vor usw usw Wenn das nicht der Fall ist so hilft Ihnen diese Kenntnis bei einer Korrektur und auch innerbetrieblich entsprechend weiter Zum Abschlu eines Zeitabschnitts sind bestimmte Arbeiten n tig Sie k nnen sich hier ber diese Hilfe eine Checkliste ausdrucken lassen Sollten Sie trotzdem einmal eine Endabrechnung mit diesem Protokoll vergleichen wollen so werden Sie z B im Falle von Krankheit den Gesamtstundenbetrag Ihres Protokolls in der Abrechnung in Block 4 nicht finden wenn gleichzeitig auch noch z B an einem Sonntag gearbeitet wurde u
274. iten ber die neue Methode k nnen Sie bedenkenlos ber das Wochende hinaus buchen nicht aber ber ein Monatsende Hier m ssen Sie vom X ten bis zum Monatsende und dann getrennt mit neuer Kalendereinstellung vom ersten bis zum Y ten buchen Wir sind sicher dass Sie schon nach k rzester Zeit gute bersicht ber Ihre Urlaubsplanung und Einteilung haben Wollen Sie nur die Zeiten2 Daten einer Person haben so haben Sie zus tzlich die M glichkeit eine entsprechende Selektion aus einer Dropdownliste herauszuklicken 6 8 L schen von Eingabes tzen ber Erfassen Neben der M glichkeit ber KORREKTUREN eingegebene S tze zu l schen k nnen Sie sofern Sie Ihre Erfass Eingabe ber die Erfass Methode wie oben beschrieben gemacht haben die jeweils letzten 3 S tze l schen indem Sie rechts direkt unterhalb des OK Buttons innerhalb der Erfass Maske auf den Button dr cken der je nach dem ob Sie schon einen zwei oder alle drei letzten S tze gel scht haben unterschiedliche Aufschriften hat Sind alle drei M glichkeiten ersch pft so m ssen Sie ber die Routine KORREKTUREN gehen Genaueres finden Sie bei der Hilfe und Erl uterung zur Maske ZEITERFASSUNG 7 STAMMDATEN 7 1 ABTEILUNGEN Sie erreichen diesen Programmteil indem Sie auf die mittlere Schaltfl che Bild Icon klicken Mit diesem Programmteil legen Sie die in Ihrer Firma bestehenden Abteilungen an ber die am unteren Bildschirmrand befindlichen Kontro
275. itgelieferten nicht l schen Wenn Sie also dann sp ter Ihre eigenen Tabellen einrichten wollen m ssen Sie sich ein Konzept machen wie Sie Ihre Zeitwirtschaft insgesamt planen wollen Deswegen arbeiten Sie jetzt zuerst einmal mit den schon vorhandenen Tabellen bzw deren Inhalten Das Unterprogramm Abteilungen erreichen Sie ber das Icon Beim Einrichten dr cken Sie ggf die F1 Taste f r kontextbezogene Hilfe 6 lt gt Dienstpl ne einrichten Auch hier gilt genau das Gleiche wie schon bei den Abteilungen erw hnt Das Unterprogramm Dienstpl ne erreichen Sie mit dem Icon Beim Einrichten dr cken Sie ggf die F1 Taste f r kontextbezogene Hilfe 7 lt gt Personalstamms tze anlegen Auch hier gilt genau das Gleiche wie schon bei den Abteilungen erw hnt Das Unterprogramm Personalstamms tze anlegen erreichen Sie mit dem Icon Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 24 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung wen J Beim Einrichten dr cken Sie ggf die F1 Taste f r kontextbezogene Hilfe 8 lt gt Bitte das Handbuch lesen Tun Sie sich einen Gefallen und berfliegen zumindest einmal das ber 150 Seiten starke HandbuchO0 Es ist tats chlich so da das Programm wirklich sehr vielschichtig ist und die verschiedenen Programmteile untereinander verwoben sind soda Sie mit Sicherheit Schwierigkeiten bekommen wenn Sie sich nicht dieser kleinen M he unterziehen Da
276. ividuelle Bewertung bezahlt oder nicht bezahlt k nnen Sie bei den Einstellungen vornehmen Bezahlt Frei Hiermit ist eine bezahlte Freistellung eines Mitarbeiters gemeint die z B f r einen Umzug oder einen Todesfall freiwillig genehmigt wird Diese Freistellung kann sowohl stundenweise ber Zusatztext oder tageweise ber die Funktion Anwesend Nein ausgel st werden BlancoListe Bei der Ersteingabe aller Ihrer Mitarbeiter ist eine handschriftliche Vorabaufnahme aller f r die Eingabe Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 166 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung relevanten Daten sehr sinnvoll Diese leere Liste weist aber genau die selbe Reihenfolge auf wie sp ter die Bildschirmmaske was dann zu einer wesentlichen Vereinfachung bei der Ersteingabe aller Stamms tze f hrt Alle Daten die Sie sich m glicherweise alle erst zusammensuchen m ssen tragen Sie dann hier in diese Liste handschriftlich ein und haben so sofort bersicht ber evtl noch fehlende Angaben Die Ausdruckm glichkeit erhalten Sie nach Anwahl der Personal Maske ber das Druck Synonym Blitzkurs Ein kleiner Hilfekurs mit dem Sie in einzelnen Schritten bei der Zeiterfassung gef hrt werden Voraussetzung dazu ist allerdings da Sie bereits erste wichtige Stammdaten angelegt haben Bookmark Sie k nnen ein elektronisches Lesezeichen engl Bookmark setzen sofern die Datei die gerade engezeigt wird den Scrol
277. k nnen Sie ihn immer wieder mit der Windowstaste aktivieren 4 Starten Sie das neue ZEITEXPLUS Programm und klicken Sie oben im Hauptmen auf diesen Eintrag E Update wiederholen VORSICHT Nu ae LE Hiermit wird bewirkt da sowohl alle Codekennziffern gel scht werden und auch ein evtl Inhalt im Verzeichnis OldDatabase gel scht wird Nach dieser Initialisierung bricht das Programm ab und wird f r einen Neustart vorbereitet 5 Bevor Sie das Programm neu starten m ssen Sie wie wir schon oben sagten dem System helfen indem Sie die upzudatende Datenbank selber von A nach B kopieren Also von ihrem alten nur Ihnen bekannten Standort oder aber aus dem Sicherungsverzeichnis in das angegebene Verzeichnis CA DUVETIMEP ZEITEXPLUS OldDatabase Stechdat mdb sofern Sie das neue PLUS Programm unter C installiert hatten 6 Starten Sie jetzt das Programm neu Das Programm zeigt sich Ihnen dann so wie nach der Erstinstallation Sie werden gefragt nach den 3 M glichkeiten wobei Sie dann immer Update w hlen Geben Sie dann Ihre Daten und Kennzahlen erneut ein oder bertragen Sie die erste und anschlie end die zweite Codezahl aus dem Editor Durch die Platzierung der alten Datenbank an die OldDatabase Stelle ist alles schon wie zu Beginn richtig eingestellt Die aktuelle mitgelieferte bzw evtl schon bearbeitete neue Datenbank liefert die Struktur und die Felder werden mit dem Inhalt der Felder aus der alten Datenbank
278. k nnen die Erfass S tze aus dem einen Zyklus dem des zweiten ohne Komplikationen hinzugef gt werden Die Zeiten der Dienstpl ne werden immer in Echtzeit angelegt w hrend des Programmlaufs aber in das 100 er System umgerechnet soda auch hier keine Schwierigkeiten auftreten k nnen sofern Sie die beiden Eingabezyklen voneinander trennen brigens werden Sie bei der zweiten Sitzung dann gewarnt da noch alte S tze in der Datei Zeiten enthalten sind und gefragt ob Sie diese l schen wollen Dann d rfen Sie diese nat rlich nicht l schen All das aber spielt bei Benutzung eines Touchscreen keine Rolle Hier wird auf 60 Minuten eingestellt 2 Behandlung von Zeiteingaben die vor einem It Dienstplan gegebenen Dienstplanbeginn liegen Das Thema lautet Zeiteingabe Zeiteingabe vor Dienstplanbeginn erlaubt Es kann vorkommen da ein Mitarbeiter im Stra enverkehr wider Erwarten besser durchgekommen ist als geplant vielleicht aber hatte er auch nur schlecht geschlafen und ist einfach fr her aufgestanden und fr her losgefahren Unterwegs hat er sich noch eine Zeitung besorgt und hat in Ihrer Firma schon 20 Minuten fr her eingestempelt Da die Kollegen aber noch nicht da sind lie t er Zeitung und das nat rlich dann auf Firmenkosten Das aber k nnen Sie unterbinden indem Sie hier die Checkmarkierung entfernen also kein Ja eingeben Die Zeit wird somit nicht gewertet und obgleich Sie beim Erfassen eine fr here Zeit ei
279. ken Zu dem Thema Abrechnungszeitraum wollen wir aber noch eine wichtige Bemerkung machen Diese Maske taucht sp ter w hrend der selben Sitzung wie gesagt nicht mehr auf was auch gleichzeitig hei t da Sie einen evtl fehlerhaft eingegebenen Zeitrahmen nicht mehr korrigieren k nnen Sie m ten das Programm wie bereits erw hnt neu starten und evtl schon vorgenommene Eingaben l schen und wiederholen Der Grund ist einfach zu verstehen Der Zeitrahmen gibt die Sollstunden vor er umfa t alle Feiertage in dieser Zeit Siehe dazu auch Feiertage Wenn Sie schon S tze eingegeben h tten und dann einen neuen Zeitrahmen setzen so w rde der eine Mitarbeiter evtl berstunden nicht erreichen weil der Zeitrahmen zu gro w re obgleich er diese tats chlich gemacht h tte W re der Zeitrahmen zu klein so k nnten Sie vor dem Beginn dieses Zeitrahmens keine Zeiten eingeben weil dieser Bereich f r jegliche Eingabe gesperrt w re Bei der Feiertagsberechnung k nnte es zu Differenzen kommen F ngt allerdings ein neuer Mitarbeiter erst z B am 15 eines Monats an so m ssen Sie sofern Sie dessen Zeiten auch f r diesen halben Monat schon ber das Programm laufen lassen wollen f r diesen Mitarbeiter ber cksichtigen da er in dieser Zeit seine f r die Firma angesetzen Sollstunden nicht erreichen wird und wenn Sie auf Zeitkonten geschltet haben diese Minuszeiten ja automatisch in seinen Stammsatz wandern diese m ssen dann nat rlic
280. ks sehen Sie eine kleine Men zeile mit dem Wort Drucken Klicken Sie dort auf dieses Wort so ffnet sich eine Doppelzeile mit den Eintr gen Alle Dienstpl ne drucken und Nur Headlines drucken Bei den Headlines werden sowohl die Dienstplan Nummer wie auch die laufende Nummer die Sie zur richtigen Identifikation der bereits angelegten Dienstpl ne nutzen k nnen diese sind auf dem Dienstplan Bildschirm angezeigt mit ausgedruckt Dieser Ausdruck ist haupts chlich f r Ihre Einrichtarbeiten gedacht Dieser Ausdruck gibt Ihnen eine schnelle bersicht welche Dienstpl ne schon angelegt wurden ohne deren Inhalte anzuzeigen Wollen Sie aber mehrere Dienstpl ne einzeln ausdrucken um diese im Betrieb an verschiedenen Stellen auszuh ngen so benutzen Sie f r den Ausdruck unten das Druckersynonym Beim Klicken auf dieses Icon wird links ein kleines Auswahlfenster ge ffnet aus dem Sie 3 verschiedene Druckvarianten ausw hlen k nnen Diese sind dort beschrieben und es d rfte keine weitere Erl uterung n tig sein Das kleine Fenster ist absichtlich etwas grell in Gelb unterlegt damit es sofort nach dem Aufklappen deutlich sichtbar ist und nicht im allgemeinen Grau des Bildschirms untergeht Klicken Sie dort auf das Kontroll Element Druck 2 mit der berschrift Nur angezeigter Plan so wird nur der jeweils auf dem Bildschirm dargestellte Dienstplan ausgedruckt Mit Abbr wird das kleine Fenster wieder zugeklappt Die Druckaufbereitu
281. lbalken zeigt wie er in der Hilfe unter BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI genannt ist Bitte lesen Sie dort nocheinmal nach Button Bezeichnet ein bildlich dargestelltes Element auf einem Bildschirm auf das Sie mit dem Mauscursor klicken oder sofern dieses Eingabe Control den Focus hat die Enter Taste dr cken um eine Folgeoperation auszul sen Sofern es sich hierbei um ein Element handelt auf das Sie klicken m ssen wird dieses auch h ufig als Button der englischen Bezeichnung f r Knopf in unserem Programm bezeichnet Checkmarken Das sind kleine viereckige K stchen deren Inhalte Sie durch einfaches Anklicken ver ndern k nnen soda dort entweder ein Haken engl checkmark oder ein kleines Kreuzchen erscheint In der Regel befindet sich neben diesen Checkmarken ein Text der dar ber entweder Auskunft gibt oder Auskunft verlangt ob ein bestimmter Zustand der in dem Text benannt ist besteht oder nicht Wird ein Haken oder ein Kreuzchen angezeigt so ist der Sachverhalt gegeben is checked oder im anderen Fall eben nicht Es k nnen mehrere K stchen den gleichen Zustand haben Datei Dateien sind die Speichereinheiten auf der Festplatte Ihres Computers in denen Ihre Eingabeinformationen gespeichert werden und bei Bedarf wieder hervorgeholt werden k nnen Innerhalb eines Programms wird aber auch oft ohne Ihr Dazutun pausenlos auf die unterschiedlichsten Dateien zugegriffen ohne da der Anwender etwas davon bemerkt Rechenfaktoren
282. leichzeitig wandert die gr ne Markierung auf das darunter befindliche Eingabefeld f r das Ende Datum des gew nschten Zeitraumes Dr cken Sie jetzt nach gleichem Rezept auf das zweite Datum wahrscheinlich immer der Monats Letzte ihres gew nschten Zeitraums Sollten Sie dabei irgendwelche Eingabefehler machen auch wenn Sie versehentlich auf eine Taste gekommen w ren und irgendeinen Buchstaben zu einem bereits bertragenen Datum unbeabsichtigt hinzugemogelt h tten so w rde das Programm diesen Fehler bemerken und Sie veranlassen den Fehler zu beheben Die beiden rechts daneben befindlichen Felder zeigen Ihnen welche Wocheneinstellungen und Wochentage eingestellt sind Dr cken Sie dann auf den Knopf Zur Eingabemaske so ist dieser Eingabevorgang abgeschlossen und wird wie gesagt f r diese Sitzung nicht noch einmal verlangt Danach wird diese Maske zum Einstellen des Abrechnungszeitraumes ausgeblendet und die Erfassmaske wird sichtbar H tten Sie aber jetzt hier einen Eingabefehler gemacht und einen falschen Zeitrahmen eingegeben so m ten Sie jetzt aus dem Programm ganz aussteigen und dieses neu anw hlen Dazu dr cken Sie in der Erfassmaske die jetzt sichtbar geworden ist unten rechts auf Ende und im Hauptmenue ebenfalls auf Ende Haben Sie bei einer fr heren Sitzung schon einen aktuellen Zeitrahmen angegeben so brauchen Sie diesen nat rlich nicht noch einmal definieren sondern k nnen sofort auf den Button Zur Eingabe klic
283. len des bertragungsprogramms im Programm TIMES IN zur Best tigung angezeigt Lie t das Programm also aus der T_URFILE TMP S tze die schon in einem Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 151 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung neuen Zeitrahmen liegen so werden diese zwar convertiert und auch in die TERMABGF TXT geschrieben aber von Times ex nicht abgeholt Wichtige Mitteilung Die Datei TERMABGF TXT wird gel scht wenn nach der Auswertung aller Zeits tze der Programmteil STATISTIK UPDATE gefahren wird Das Programm und ich als Programmierer gehen davon aus da wenn Sie die Statistiken updaten alle Arbeiten am alten Zeitrahmen endg ltig erledigt sind und diese Daten nur noch eben statistischen Wert besitzen Das wirft die Frage auf welchen Nutzen denn die Datei TERMABGF TXT f r Sie noch haben k nnte Ja sie hat einen Nutzen n mlich sollten Sie wirklich einmal Schwierigkeiten haben und es ginge nichts mehr so k nnten Sie sich diese Datei ausdrucken z B ber Word oder den neuen Norton Commander um dann von Hand Ihre so geretteten Zeits tze neu zu verarbeiten Vorher aber sollten Sie in einem solchen besonderen Fall wie folgt vorgehen 1 Pr fen Sie ber das Terminalprogramm ob die Zeits tze der letzten 33 Tage noch vorhanden sind es werden bei jeder bertragung nur die letzten 33 Tage erhalten wenn Sie Ihre bertragung nur einmal im Monat machen so b
284. lerdings ist die Karenzzeit hier auf 59 Minuten begrenzt Diese Einstellung gilt dann f r alle Mitarbeiter Wir haben hier das Beispiel absichtlich auf 45 statt auf 59 gesetzt denn es k nnte ja vorkommen da sich Herr Mayer ca 10 Minuten versp tet und dann w rde er trotz des fr heren Kommens bestraft werden und die Kommen Zeit w rde auf 08 00 Uhr gesetzt werden 3 Eine dritte M glichkeit ist die Vorgabe der Pausenberechnung Grunds tzlich ist die Pausenberechnung so organisiert da wenn Pausen in einem Dienstplan eingetragen sind und die EIN Zeit und die AUS Zeit diese Pausen auch jede f r sich gesehen zeitlich umschlie t das Programm diese Pausen automatisch von der errechneten Gesamtanwesenheitszeit absetzt und zur Zahlung nur die reine Arbeitszeit berechnet Wird also bei Pausen nicht gestempelt so regelt sich die Berechnung der Pausen automatisch Sollen aber Pausen von Ihrer Firma evtl bezahlt werden so m ssen Sie diese aus dem Dienstplan herauslassen dann k nnen diese auch nicht abgesetzt werden In diesem Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 39 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Fall m te aber die Wochenarbeitszeit mit der Zeit It Dienstplan wie brigens immer bereinstimmen Wird aber bei Pausen AUS und EIN gestempelt so gibt es m glicherweise berschneidungen die zu gravierenden Fehlberechnungen und Zahlungsverlusten f r Ihre Firma f hren k nnten wobei
285. lichkeit s mtliche Personals tze zu sortieren Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Radio Button um die Sortierung durchzuf hren Sie k nnten sogar alle Mitarbeiter die in ihrem Namen z B ein cK haben m helos auffinden Entsprechende Anleitungen finden Sie direkt auf diesem Bildschirm Wenn Sie z Beispiel nach Abteilung sortieren so sind die S tze nach Abteilung aufsteigend sortiert aber das hilft Ihnen nicht sonderlich weiter Wenn Sie aber innerhalb solch einer Sortierung z B eine 100 f r Abteilung Nr 100 angeben so werden nur die S tze der Mitarbeiter angezeigt die in der Abteilung 100 arbeiten Vorausgesetzt Sie h tten eine Abteilung mit dieser Nr Schreiben Sie nun in einen rechten Freiraum f r die Mitteilung das rein was Sie mitteilen wollen W hrend Sie dort etwas hineinschreiben wird ganz links ein kleiner Bleistift sichtbar der Ihnen andeutet da gerade etwas geschrieben wird Solange dieser Bleistift sichtbar ist ist der Text noch nicht gespeichert Erst wenn Sie auf ein benachbartes Feld klicken ist der Speichervorgang abgeschlossen Wenn diese Mitteilung aber nicht nur an diesen einen Mitarbeiter versendet werden soll sondern an alle in dieser Abteilung so klicken Sie auf den Button Aktuelle Nachricht in alle anderen S tze kopieren Mit aktueller Nachricht ist die Nachricht gemeint bei der gerade das schwarze kleine Dreieck steht Evtl m ssen Sie also mit dem Mauscursor wieder auf den Satz
286. lieben alle erhalten aber bei fehlerhaftem Stempeln w rden Sie das viel zu sp t merken um den Fall sauber rekonstruieren und korrigieren zu k nnen Deswegen empfehlen wir t gliches berspielen was brigens auch schneller geht In diesem Zusammenhang Jedes Terminal kann nur bis zu 45 Dateien incl 3 oder 4 Systemdateien speichern Ist das Maximum erreicht so l scht das Terminal automatisch die jeweils lteste Datei heraus Dazu wird auf dem Ger t im Display eine kurze Anzeige aktiv die darauf hinweist Achtung also bei Urlaub usw Vor Urlaubsbeginn m ssen Sie in jedem Fall einmal eine berspielung machen denn sonst gingen evtl einige Dateien verloren Diese Begrenzung der Dateianzahl hat nur bedingt mit der Datenmenge zu tun denn die Standardversion des RAM im Terminal hat 64 K also 64000 Bites Setzen Sie ein Bite ein Buchstabe und sehen oben da ein Datensatz 12 Bites braucht so k nnen insgesamt ca 5000 Zeits tze erzeugt werden Das w ren pro Tag ca 190 S tze bei 26 Arbeitstagen Braucht jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2 5 S tze pro Tag so reicht der Speicher f r ca 75 Mitarbeiter f r einen Monat Bei gr erem Bedarf brauchen Sie eine Erweiterungskarte die wir im Angebot haben Auch Sonntags wird eine Datei angelegt Diese Berechnung ist allerdings nur ganz grob und nicht sehr zuverl ssig Es kommt auf das Stempelverhalten Ihrer Mitarbeiter an und wie viele Tage in der Woche gearbeitet wird Wir em
287. ll dann mu man als Entwickler alle erdenklichen M glichkeiten in den Griff bekommen damit das Programm dan die jeweils richtigen Zahlen ermitteln kann denn darauf m ssen Sie sich als Anwender ja verlassen k nnen Wir geben zu da wir auch lange daran gesessen haben um dieses Puzzlespiel in der Form vieler verschiedener Berechnungs Parameter zu l sen Dieser Nullpunkt ist ein ganz wichtiger Grenzwert Immer wenn durch geleistete berstunden ein unterhalb des Nullpunktes befindlicher Mankostand geringer wird aber diesen Nullpunkt noch nicht erreicht hat besteht eine relative Absenkung und diese mu bezahlt werden Sobald aber der Kto Stand ber dem Nullpunkt w chst so wird die geleistete Mehrarbeit nicht gezahlt sondern wird dem Kontoguthaben hinzugerechnet Sinkt durch geringere Arbeitsleistung der Guthabenswert gegen den Nullpunkt aber nicht darunter hinaus so handelt es sich um eine direkte Absenkung und diese mu bezahlt werden Geht es nach unten ber den Nullpunkt abw rts so werden nur die noch im Plus befindlichen Stunden als Absenkung bezahlt und der Rest erzeugt ein Manko des Zeitkontos das dann seitens der Gesch ftsleistung zum Ausgleich angefordert werden kann Aber es wurde noch nichts bezahlt weil auch nicht geleistet Hier geht es nur um die anderen Vereinbarungen in einem Arbeitsvertrag wie Urlaub Urlaubs und Weihnachtsgeld besondere Verg nstigungen durch die Firmenzugeh rigkeit usw die ja alle auf
288. ll Kn pfe k nnen sie folgende Funktionen ausl sen Neuer Satz Suchen L schen Andern Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 70 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Andern Abbr Hilfe Angaben Bewegen innerhalb einer Datei Ausdruck Aus der Maske Abteilungen k nnen Sie direkt in andere Programmteile kommen ohne ber das Hauptmen zu gehen dazu benutzen Sie die Kontrollkn pfe mit den Bildsynonymen f r PERSONAL DIENSTPL NE MENUE Mit allen 3 M glichkeiten beenden Sie die Arbeit im Programmteil Abteilungen 7 1 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Abteilungen Um die Zuordnungen zu den Teilzeitbesch ftigten zu erm glichen mu eine f r Teilzeitbesch ftigung gesondert eingerichtete Abteilung angelegt werden Es empfiehlt sich innerhalb des Namens dieser Abteilung so zu verfahren da 1 eingegrenzt wird in welcher Normal Abteilung dieser Teilzeitbesch ftigte arbeitet und 2 da die Abteilungsbezeichnung irgendwie deutlich kenntlich macht da es sich bei dieser Abteilung um eine Teilzeit Abteilung handelt Beispiel Sie haben zwei Abteilungen f r Ihre Montagearbeiten mit den Bezeichnungen z B VorMontage Abteilung und eine andere mit Endmontage Abteilung In diesen beiden Abteilungen sollen nun Teilzeitbesch ftigte zus tzlich besch ftigt werden Sie wollen aber auch sp ter wissen welche Lohnkosten in der einen und anderen Montage Abteilung
289. llen oder ob die Verarbeitung starten soll Wenn Sie jetzt mit JA antworten werden die bisher erstellten Buchungss tze direkt gebucht Wenn Sie aber mit Nein antworten so gibt es ein kleines Hindernis das aber gewollt ist Es k nnte ja sein da Sie versehentlich Nein gedr ckt haben Bei Nein ist die Schaltfl che f r die Verarbeitung inaktiv und Grau Aber zur gleichen Zeit ist eine kleine Schaltfl che mit Ab Abbruch aktiviert worden Wollten Sie tats chlich weitere S tze anlegen so ist das OK und Sie arbeiten nach oben angezeigtem Muster weiter wobei die Nummernfolge wieder gleich ist und es mit der Wahl des Abwesenheitsgrundes beginnt Haben Sie sich aber wirklich geirrt und haben lediglich versehentlich Nein geklickt so k nnen Sie jetzt auf dieses Ab klicken und die gro e Schaltfl che Verarbeitung starten wird aktiviert und Sie k nnen jetzt die Verarbeitung starten indem Sie darauf klicken Ihre Urlaubs und Abwesenheitsverarbeitung ist je nach Personalgr e mit geringstem Aufwand sicher und einfach durchgezogen und Sie haben wirklich viel Zeit gespart Sonderthema bei der Einrichtung verschiedener freier Tage innerhalb der Dienstpl ne einer Abteilung Haben Sie in den Dienstpl nen einer Abteilung verschiedene freie Tage eingerichtet so gibt es einige Dinge zu beachten Haben Sie z B im ersten Plan der f r die Fr hschicht gelten soll bei einer 5 Tage Woche die freien Tage immer auf einen Sam
290. m eingestellt im 100 Minuten System Ja Nein System eingestellt im 60 Minuten System Ja Nein Wovon bei den letzten beiden immer nur eine der beiden so oder so eingestellt sein kann Ggf lesen Sie bei Einstellungen nochmals nach falls Sie nicht mehr wissen welche Konsequenzen mit diesen Einstellungen verbunden sind brigens bei der Touchscreenverwendung ist die Einstellung immer im 60er System Zwei Checkmarks sind hier nicht angegeben die sp ter eingef hrt wurden Das sind einmal die jetzt bestehende M glichkeit der F hrung eines Zeitkontos und zum Zweiten da neuerdings auch die sonst immer automatisch in Abzug gebrachten Pausenzeiten neuerdings auch diese Automatik unterdr ckt werden kann Das war besonders f r Arztpraxen wichtig bei denen es zwar eingetragene Pausen gibt die aber manchmal bei Notf llen oder Schmerzpatienten nicht genommen werden k nnen Das allerdings setzt dann voraus da bei Inanspruchnahme einer Pause dann immer aus und eingestempelt werden mu Als n chster Bereich wird der Dienstplan bzw werden die Dienstpl ne des betreffenden Mitarbeiters angezeigt Der Dienstplan der bei der n chstfolgenden Eingabe f r Kontrollzwecke herangezogen werden wird ist Gr n unterlegt und es ist der aktive Dienstplan Die Bezeichnung dieses aktiven Dienstplans sehen Sie oben im Personal Bereich ebenfalls Gr n unterlegt Hier finden Sie die gleichen Felder wie Sie diese aus der Maske Anlegen von Dienstpl nen her kenne
291. maldienst SO 08 30 SO 15 30 Mittelschicht SO 15 3050 23 30 zus Arbeit SO 15 30 50 20 00 Feiertagsarbeit Nachtschicht SO 20 00 MO 03 00 Lare BBNR ARBRISSEL naan Nun diese Buchungen so wie hier gezeigt haben wir f r Sie durchgef hrt und Sie sehen da die Ergebnisse die wir unter ZEITEXPLUS haben anzeigen lassen nicht genau den Vorgaben entsprechen was die Schichtzugeh rigkeit anbetrifft ees Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 92 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Inhalt Ihrer bisherigen Eingaben f r den aktuellen Abrechnungszeitraum 5 N Dat Tag eiertagsbe P Ne AbtNr _ Schichtbezchng 11 07 2004 100 Sp tschicht 63 05 DDA Fr hschicht DO f 3 0 7 0 f yYolololo Fr hschi 69 06 07 2004 Di 01210 10200 Fr hschicht 08 30 115 30 70 06 07 2004 Di 01210 0200 Nachtschicht 15 30 23 30 71 06 07 2004 Di 01210 0200 FrTa wieSon 15 30 20 00 olo Nachtschicht 0 Normald KLEE m I 08 07 2004 91210 Normaldiens 05 00 13 00 08 07 2004 mzao Normaldienst 08 30 15 30 01210 Mittelschicht 15 30 20 00 01210 Nachtschicht 0 01210 Normaldi i u e DioR w on on fonli in piim m pa in m n in g Or J 05 00 J 5 86 10 07 2004 Sa 01210 0200 Normaldienst CERAR 65 87 10 07 2004 5a 01210 0200 Mittelschicht 15 30
292. mpeln w hrend der Pause kontrollieren darf in diesem Fall also kein Checkmark gesetzt sein Einstellungen Ende Mit Klicken auf Ende beenden Sie die Arbeit in dem Programmpunkt Einstellungen 5 Feiertag Eingabe Maske Mit der Feiertage Eingabe Maske richten Sie die Feiertage f r ein bestimmtes Jahr ein Zwar f llt Neujahr immer auf den 1 Januar eines Jahres aber nicht immer auf einen Montag Genau aber das teilen Sie innerhalb dieser Maske dem Programm mit und legen die Feiertage die Sie sich aus einem g ltigen Kalender herauslesen an Ostern z B f llt jedes Jahr verschieden aus und mu daher von Ihnen ebenfalls genau mit dem richtigen Tag eingegeben werden Dazu kommen solche Feiertage die z B in Bayern gelten in Hamburg aber nicht Der 1 August ist f r die Schweizer ein ganz besonderer Tag aber f r die sterreicher und Deutschen nicht Aber haben Sie keine Angst wir haben Ihnen diese Arbeit so einfach wie m glich gestaltet soda Sie v llig ohne Tipparbeit auskommen S mtliche im deutschen Sprachraum und z Zt bekannten Feiertage haben wir in einer Liste bereits vorher zusammengestellt soda Sie diese nur noch aus einer Listbox herausklicken m ssen und diesen Vorgang mit einem ebenfalls vorgegebenen Kalender Raster analog wiederholen Wie das im Einzelnen abl uft beschreiben wir ausf hrlich unter den folgenden separaten Anleitungen Neues Jahr anlegen Kalender ndern Jahr L schen Kalender ausdrucken
293. mu Beim Her berholen wird dann jeder einzelne Satz daraufhin abgecheckt ob er in diesen neuen Zeitrahmen passt oder nicht Wenn nicht so bleibt er einfach in der ZEITEN2 und somit fliegen alle dann zur Buchung und Auswertung anstehenden S tze aus ZEITEN2 raus die in den neuen Zeitrahmen passen und Sie haben mit der restlichen ZEITEN2 eine gute bersicht wessen Urlaub noch aussteht Sie k nnen sich nat rlich auch alle diese S tze zu jeder Zeit ausdrucken lassen wobei die dann im neuen Folgezeitraum gebuchten S tze Ihre alten Urlaubss tze nicht st ren Diesen Ausdruck erhalten Sie wenn Sie im Hauptmen oben ganz links diese Men zeile anklicken oje ewige Stammdaten Einstellg Feiertage man Erfassen Kormektur Personal Abteilg Druck des aktuellen Zeitrahmens Dienstplane Datensicherung Zahlenblockanzeige in Zeittouch aktiviert Programm Ende Auf der daraufhin erscheinenden Maske klicken Sie unten links auf die Schaltfl che Daten2ausdrucken Bitte beachten Die Bearbeitung dieser Datei is abgeschlossenen Zeitraums Sie k nnen wenn ge aktuellen Zeitrahmen ist nur als erneute Eingabe h anw hlen und mit Daten ausdrucken Hier hat sich das Bild noch einmal ge ndert weil jetzt auch gezielt die Daten einer bestimmten Person angew hlt werden k nnen Hier ist dann auch die Stelle wo Sie bei anstehenden Urlaubs nderungen ggf ung ltige Datens tze herausl schen links auf das kleine
294. mu ten dabei aber doch feststellen da ohne mehrere zus tzliche Abfragen an Ihre Adresse also an den Anwender es nicht gegangen w re Antworten aber auf die dort zu stellenden Fragen aber w ren wegen der Kompliziertheit auch evtl unrichtig beantwortet worden soda Ihnen damit auch nicht gedient gewesen w re Alle anderen Anwender die aber solche unterschiedlichen Tage gar nicht haben und das sind die meisten w ren durch diese Fragen bel stigt worden Deswegen haben wir uns zu diesem immerhin ja gangbaren Weg entschlossen Die Vielfalt der M glichkeiten mit ZEITEXPLUS einerseits machen es andererseits an anderer Stelle wie hier daher manchmal etwas komplizierter wof r wir um Ihr Verst ndnis bitten ACHTUNG NEU NEU NEU Nachtr glich haben wir noch eine hilfreiche Routine in diesen Themenkreis Abwesenheitszeit eingef gt die wir Ihnen nachfolgend erl utern wollen URLAUB planen und eingeben Mit diesem neuen TOOL unter ZEIT EX PLUS haben Sie eine hervorragende M glichkeit schon im Januar f r das ganze Jahr die Urlaubsanspr che f r Ihr Personal terminlich genau vorzuplanen Allerdings m ssen hierbei einige Konventionen eingehalten werden was aber keine besondere Schwierigkeit darstellt Aber gehen wir schrittweise vor Wie war der Zustand vorher Bisher hatten Sie ber diese Maske Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 67 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertu
295. n Ist das aus besonderen betriebsbedingten Umst nden nicht m glich so m ssen in diesem Betrieb auch zwei getrennte Erfa m glichkeiten bestehen und das Programm ZEITEXPLUS m te ebenfalls zweimal installiert sein Sprechen Sie uns an wenn das bei Ihnen der Fall w re oder werden k nnte 6 7 Urlaub oder Krank buchen Bitte beachten Sie am Ende dieses hier behandelten Themas die Bemerkungen zu der Situation wenn in einer Abteilung verschiedene freie Tage im Wechsel zur Anwendung kommen Im Blitzkurs haben Sie gelernt wie die einzelnen Buchungen f r diese Art von tageweiser Abwesenheit gebucht werden k nnen Da aber oft Krankheitszeiten und auch Urlaubszeiten nicht nur an einem Tag vorkommen sondern sich oft ber mehrere Tage hinziehen haben wir eine wesentlich elegantere Methode bereitgestellt diese Abwesenheiten zu buchen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 63 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Klicken Sie auf dieses Icon das eine untergehende Sonne am sch nen Urlaubsstrand symbolisieren soll und Sie kommen zu der Eingabem glichkeit f r solche Vorkommnisse Danach zeigt sich Ihnen diese Maske Tageweise bwesenheiten eingeben Vorgehensweise Bitte oben beginnen Yor dem Ende bitte x keine freien Zeilen belassen Das Gr n w hlen Sie den Grund der unterlegte Feld ist das Zielfeld Es ist auch Geben Sie die Zeitr ume ein Kalender durch kicke
296. n 8 Minusstunden 9 Krankstunden 10 Aufwendungen Lohnfortzahlungen 11 Genommene Urlaubsstunden 12 Bezahlte Feiertags Arbeitsstunden 13 Aufwendungen daf r 14 Nachtstunden 15 Aufschlagsbetrag f Nachtstunden 16 berstunden 17 berstundenaufschlagsbetrag 18 Abendstunden It Plan 19 Abenaufschlagsbetrag 20 Arb Stunden mit Aufschlag 21 Aufschlagsbetrag hierf r Aus der Maske f r die statistischen Daten des Personals k nnen Sie in die anderen Statistik Masken kommen indem Sie die entsprechenden Buttons im unteren Bereich anklicken Ebenso k nnen Sie auch von hier aus wieder zur ck zum Hauptmen oder zur Hauptmaske der Statistik kommen indem Sie auf den Button 565875 gt 437058 amp 7793 17 klicken Zur Firmen Statistik Zur Abteilungs Statistik Dr cken Sie auf eines der Buttons mit dem Drucker Symbol so k nnen Sie sich hier die entsprechenden Ausdrucke sowohl ansehen wie auch ausdrucken lassen Hierbei k nnen Sie entweder anw hlen Listendruck aller S tze nach Zeitraum Druck dieser Anzeige Listendruck aller S tze nach Pers Nr Beim Anw hlen S tze anzeigen ffnet sich eine Maske mit der Anzeige aller vorhandenen S tze Lesen Sie ggf noch einmal nach bei Bewegen innerhalb einer Datei wenn Sie hierzu weitere Informationen suchen 10 6 L schen von Statistik S tzen Das L schen von Statistiks tzen geschieht analog zum L schen der S tze innerhalb des Programmerweiterung der lteren Ver
297. n obwohl man da eine Dokumentierung h tte aber das kann man auch in Form eines Quittungsbelegs Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 127 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung organisieren und die Zeit dann in der entsprechenden Menge aus dem Stammsatz des Angestellten einfach durch berschreiben ausbuchen besser korrigieren Da bei Gehaltsempf ngern im Personalstammsatz im Stundenlohn 0 angegeben ist erfolgt ber die Abrechnung auch keine Berechnung die im Ergebnis zu einem Auszahlungsbetrag in der Gesamtabrechnung f hren k nnte 100 mal Null bleibt Null Sie sehen also da die Behandlung von Zeitkonten bei Gehaltsempf nger recht einfach zu handhaben und zu verstehen ist Hier sind Arztpraxen Kanzleien Konstruktions oder Planungsb ros etc oder freiberufliche Arbeitsstellen angesprochen Da f r evtl anfallende Minderzeiten oder trotz angefallener Minderzeiten ja schon im Regelfall das volle Monatsgehalt gezahlt worden ist steht hier in erster Linie der Zeitausgleich oder aber bei permanenter Minderzeit auch eine zus tzliche Zahlungsminderung zur Diskussion Es kann Leistungssteigerung verlangt werden Bei dieser Art hat sich der Touchscreen als ganz besonders n tzlich erwiesen da hier der Mitarbeiter wirklich t glich sehen kann wie er mit seinen Stundenleistungen steht Er kann so selber im Einklang mit der Gesch ftsleitung seinen Guthabensstand Manko verfolgen und
298. n Also Wochentag freier Tag heute Ja Nein Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 52 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Abendarbeit geplant Ja Nein und dann die Zeiten f r diesen Tag Wenn Sie einen Tagwechsel durchf hren wandert der Plan ebenfalls weiter und wird immer f r den aktuellen Tag der sich aus dem gew hlten Datum ergibt angezeigt Ganz am Ende sehen Sie die Nacht Kennziffer die Ihnen weiteren Aufschlu ber diese Dienstplanzeiten gibt Wenn Sie nun eine Stechkarte eines Mitarbeiters bearbeiten wollen und Sie sehen an der gestempelten Zeit die z B 14 00 f r Ein als Eintrag hat da es sich dabei unm glich um eine normale Fr hschicht handeln kann die aber evtl Gr n unterlegt ist und somit als der gerade aktive Dienstplan angezeigt ist so m ssen Sie nun in der Aufstellung der Dienstpl ne dieses Datums nachsehen welcher Dienstplan der aktive Dienstplan sein m te Wechseln Sie die gr ne Markierung mit der F11 Taste oder der Taste ganz unten im Eingabe Bereich mit der Aufschrift Schichtw F11 Sobald der Dienstplan richtig eingestellt ist werden alle Ihre Eingabe Zeiten korrekt und in Abh ngigkeit dieses Dienstplans bearbeitet Die Einstellung des Dienstplans ist deswegen wichtig da sonst Fehlberechnungen vorkommen k nnen Haben Sie beispielsweise einen Dienstplan eingestellt der von 07 00 bis 16 00 ginge Ihre Eingabezeiten aber w ren viel sp ter so w rden keine P
299. n Dieser kann ggf sehr wichtig sein wenn es mehrere Mitarbeiter mit Namensgleichheit in Ihrer Firma gibt In die Felder 4 Strasse 5 Postleitzahl 6 Ort 7 Telefon geben Sie die n tigen Eintragungen ein In das Feld 8 Position tragen Sie ein ob es sich bei dem Mitarbeiter um den Formenbauer Schichtdienstleiter Vorarbeiter Arbeiter Hausmeister u s w handelt Wenn Sie mit dem Cursor auf das Bezeichnungs Feld f r 10 Abt Bezchng klicken so ffnet sich automatisch eine sog Listbox aus der Sie die betreffende Abteilung durch Anklicken ausw hlen In der Liste finden Sie nat rlich nur die Abteilungen die Sie bereits zu einem fr heren Zeitpunkt ber das Unterprogramm ABTEILUNGEN angelegt haben Durch das Anklicken werden beide Felder n mlich auch das Feld Abtlg Nr automatisch beschrieben Das Feld 11 Berufsbezeichnungs Code ist f r die Speicherung des Sozialversicherungscodes vorgesehen der sowohl die Berufsbezeichnung beinhaltet wie aber auch Ausbildungskriterien des Mitarbeiters enth lt Hierzu gibt es entsprechende Literatur die f r Sie in der Lohnbuchhaltung bekannt sein d rfte Diese Angaben sind nicht obligatorisch Das Feld 12 Geburtstag das das Geburtsdatum des Mitarbeiters enth lt l st nach Dr cken der OK Taste eine kleine Rechenoperation aus bei der in das darunter befindliche Feld ein sog Geburtstagscode eingetragen wird der sich aus dem Monat und Tag des Geburtstages zusammensetzt nach dem
300. n in anderen Abteilungen herangezogen werden aber was in diesem Fall z hlt ist seine Anwesenheit im Hause und da das Soll das er erbringen mu auch erbracht wird Soll dann aber ein Mitarbeiter f r mindestens den Zeitraum eines Abrechnungszeitraums in einer anderen Abteilung arbeiten so da er mehr als z B nur 3 Tage in der Woche mit je 4 Stunden sondern statt dessen lieber an 4 Tagen in der Woche nur je 3 Stunden arbeiten will so sollten Sie das erst nach Abschlu einer Zeitabschnittsberechnung planen und durchf hren und diesem Mitarbeiter dann diese andere Zeitarbeitsabteilung mit solchen Kriterien zuordnen Diese Abteilung mu dann aber schon fertig angelegt sein damit nur noch im Stammsatz des Mitarbeiters die Abteilungszuordnung ge ndert wird was nur geht wenn diese schon angelegt worden war und herausgeklickt werden kann Und der oder die Dienstpl ne m ssen ebenfalls schon fertig sein Ebenfalls wird dann dort ACHTUNG Diese Neueinteilung mu aber leider punktgenau dann durchgef hrt werden wenn ein Zeitrahmen ausl uft und ein neuer Zeitrahmen beginnt Also der betreffende Mitarbeiter mu ausgestempelt haben und darf auch nicht mehr im alten Zeitrahmen erneut stempeln also keinen Zeitsatz mehr erzeugen Erkl rung Wie Sie wissen kann jeder Mitarbeiter wenn ein Zeitrahmen den Sie festgelegt hatten durch den letzten Datumswechsel aus diesem Zeitrahmen ausl uft beruhigt weiterstempeln auch wenn Sie noch k
301. n Kontrollkn pfe unten auf der rechten Seite deaktiviert und daf r die soeben gedr ckte Taste mit der Beschriftung OK versehen und diese ist aktiv Sie kommen also aus dieser Bildschirmmaske nicht mehr raus bevor Sie nicht die Taste OK zum Abspeichern gedr ckt haben Das erste Feld zur Aufnahme des ersten Datums ist jetzt gr n unterlegt und somit zur Aufnahme des Datums vorbereitet In der Maske haben Sie eine Schaltfl che mit dem Wort Hilfe Dort haben Sie die M glichkeit im Telegrammstil Schritt f r Schritt angezeigt zu bekommen wie Sie vorgehen Lesen Sie bitte dort einmal nach Wie Sie sehen k nnen Sie bis zu 17 Feiertage f r ein Jahr einrichten Das d rfte f r die meisten L nder v llig genug sein es werden wahrscheinlich sogar einige Felder frei bleiben Dazu kommt noch eine Programmbesonderheit die Sie bei der Vergabe von Feiertagen ber cksichtigen m ssen F llt ein Feiertag auf einen Sonntag wie das bei Ostern oder Pfingsten der Fall ist so sollten Sie diesen Feiertag nicht bei den Feiertagen anf hren Arbeiten Sie in einer 5 Tagewoche so wird auch ein auf einem Samstag liegender Feiertag nicht angef hrt Da es f r die Programmauswertung v llig egal ist ob der Sonntag der ohnehin nicht bezahlt wird auch noch ein Feiertag ist kann diese Information vernachl ssigt werden Bei einer 5 Tagewoche verh lt sich das genau so mit einem Samstag der in diesem Fall ja auch nicht bezahlt wird Allerdings haben wir hie
302. n Sie f r einen bestimmten Mitarbeiter noch z B fehlende Krankzeiten oder Urlaubzeiten nachgetragen haben und nicht wieder alle anderen Zeits tze aller Mitarbeiter unn tigerweise noch einmal berechnen was mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden ist Auch wenn ein Mitarbeiter nicht zu einem Monatsbeginn anf ngt oder aufh rt Siehe dort Dazu klicken Sie auf das gr n unterlegte Name und es wird Ihnen eine Liste angezeigt die die Mitarbeiter Namen enth lt f r die bereits eine Auswertung vorgenommen worden ist Durch Klick auf einen der angezeigten Namen wird Ihnen zuerst die bisherige Auswertung zu diesem Mitarbeiter angezeigt Wenn Sie dann auf die Start Schaltfl che auf dieser Bildschirmseite klicken nicht zu verwechseln mit dem Start button Ihres Betriebsystems so erhalten Sie eine Nachfolgefrage ob Sie alle oder den angezeigten Mitarbeiter auswerten wollen Antworten Sie also an dieser Stelle mit Ja Hierbei aber gibt es besonders bei der Benutzung des Programms ganz zu Beginn wenn noch kein verarbeiteter Satz zu einem neu eingestellten Mitarbeiter in der Auswertung enthalten ist zu beachten da dieser Mitarbeiter nat rlich in dieser Liste auch noch nicht enthalten sein kann In diesem Fall m ssen Sie die Auswertung f r alle w hlen damit die Zeits tze dieses neuen Mitarbeiters in Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 125 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung e
303. n Sie sich diesen Inhalt ber Wordpad aus lesen ihn und kommen Sie dann hierher zur ck Der Zugangscomputer aber hat weder Tastatur noch Maus jedenfalls z Zt des normalen Betriebsablaufs denn f r Wartungsarbeiten sollten diese Eingabeger te nat rlich schon vorhanden sein bzw kurzfristig angeschlossen werden k nnen und ist nur ber den Touchscreen zug nglich Andererseits aber liefert und speichert er alle Daten Um jetzt netzwerkm ig auf diesen Computer zugreifen zu k nnen mu das Programm ZEITEXPLUS auf jedem Computer installiert sein von dem aus auf die dort befindlichen Daten zugegriffen werden soll Hier sollte ein System Administrator im Auftrag der Firmenleitung die verschiedenen Zugriffsbeschr nkungen vorher festlegen Nach der Installation auf einer Workstation also nachdem Sie alles als Erstinstallation auf den Touchscreen Computer gebracht haben k nnen die dort ja auch installierten Datenbanken gel scht werden da nur die auf dem Touchscreen Computer eingerichteten Datenbanken f r das System dienen sollen Sie m ssen auf einer Workstation aber in jedem Fall das Unterverzeichnis TimeslniLic belassen da dieses jeweils auf der Workstation gebraucht wird In diesem Ordner wird der Pfad hinterlegt der zum Touchscreen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 153 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Computer f hrt Und der kann wie Sie wissen von jedem Computer a
304. n Sunden als reine Information automatisch mit anfallen Andere Angestellte deren Gehalt an die bestimmte Leistung einer Stundenzahl pro Woche gebunden ist die an der Zeitnahme teilnehmen erarbeiten ebenfalls entweder ein Guthaben oder ein Manko an geleisteter Anwesenheits Zeit Kommt ein solcher Angestellter ins Zeit Minus so hat er ja f r sein Gehalt zu wenig geleistet und die Gesch ftsleitung hat hier die Information um auf mehr Leistung zu dr ngen Erarbeitet ein solcher Angestellter ein Zeitguthaben so hat er ja sein Gehalt erhalten obwohl er mehr daf r geleistet hat Erh lt er nun f r sein Guthaben zu einem Zeitpunkt der seitens der Gesch ftsleitung mit diesem Angestellten festgelegt wird aus seinem Zeitkonto Zeit sprich Nichtanwesenheitszeit verg tet so erh lt er ja daf r wenn er also nicht anwesend ist trotzdem sein volles Gehalt Hier wird also in jedem Fall Zeit Zeit 1 1 verrechnet und das ist auch v llig OK Der Gesch ftsleitung steht es frei bzw kann sie das mit dem Angestellten frei vereinbaren ob ein Zeit Guthaben durch Nichtanwesenheitszeit oder aber durch eine irgendwie geartete Bezahlung ausgeglichen wird Soll es zur Zahlung kommen so mu durch eine entsprechende Buchung ber Zeitverrechnung und paralleler Zahlung dazu das Guthaben ausgeglichen werden In diesem Fall wird nat rlich keine Freizeit verg tet sonder nur gezahlt Das braucht nicht unbedingt ber die Zeitverrechnung gebucht werde
305. n ausw hibar else dem aktuellen Zeitrahmen ffnet sich nach der nwahl der Begr ndung 3 w hlen Sie die Person Bei Urlaub evtl alle Sp ter unten rechts m glich e 4 peichern Sie Ihre Eingabe und starten Sie sp ter die endg ltige Verarbeitung B bemahme nach TIMES EX Person Suchen Abwesenheit hier unten Bitte geben Sie die Art der Abwesenheit ein Krank Krank Urlaub Unl Personal Nr 5 l Unbezahlter Urlaub unb U SE speichern Au Eingabe Hilfe Unentschuldigtes Fehlen un en Wegen schlechten Wetters S W Name Schulung oder Gesch Reise Schu Abwh Grund Abwh Grund Kurz Sonderurlaub bezahlt Son U Verarbeitung starten Ende Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 64 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Als erstes m ssen Sie den aktuellen Zeitrahmen best tigen Diese Handlung ist ganz wichtig denn Sie k nnen immer nur innerhalb eines Zeitrahmens buchen Wenn der Mitarbeiter seinen Urlaub ber das Ende des vorgegebenen Zeitrahmens hinaus nimmt so m ssen Sie die in den Folgezeitraum hineinreichenden Tage gesondert buchen und auch erst dann wenn der erste Zeitrahmen abgehandelt und wirklich abgeschlossen ist Die auf dem Touchscreen angezeigte Urlaubsentnahme ist nur dann korrekt wenn Sie auch diesen zweiten Rest gebucht haben Bitte verwechseln Sie das nicht mit der M glichkeit ber den Touchscreen auch nach Erreiche
306. n des Zeitranmen Endes weiterbuchen zu k nnen Das geht hier ber diese Routine leider noch nicht wird aber sp ter in einer Folgeversion angepa t Durch die gro en Zahlen ist f r Sie deutlich gekennzeichnet welche Schritte Sie nacheinander ausf hren m ssen um die Abwesenheitszeiten zu buchen Diese Zahlen also die durchzuf hrenden Schritte sind in einer kleinen Hilfemaske oben untereinander angegeben 1 W hlen Sie zuerst die Art der Abwesenheit also Krank Urlaub usw Die entsprechenden Vorgaben brauchen Sie nur anzuklicken Der gew hlte Abwesenheitsgrund wird daraufhin in Rot dargestellt Gleichzeitig klappt ein kleiner Kalender heraus und das erste Feld f r den entsprechenden Datumseintrag ist gr n markiert Haben Sie sich geirrt oder wollen f r einen anderen Vorgang den Abwesenheits Grund ndern so klicken Sie auf den rosafarbenen Balken mit der Aufschrift Begr ndung stornieren 2 Klicken Sie jetzt auf das Datum ab dem z B der Urlaub beginnen soll Sie werden sehen da das Datum in das linke Feld bertragen wurde und jetzt das rechte Feld gr n markiert ist Klicken Sie jetzt auf das n chste Datum und dieses wird ebenfalls in das jetzt markierte rechte Feld bertragen Bitte beachten Bei einem Einzeltag geben Sie bitte nacheinander zweimal das selbe Datum an Geht ein Urlaub oder eine andere Abwesenheit ber ein Wochenende hinaus so buchen Sie so wie wenn auch das Wochenende zum Urlaub geh rt
307. n die verschiedenen Unter Programme die in folgende Kategorien eingeteilt werden k nnen 1 Stammdaten und Einstellungen 2 Stechkartenwerte erfassen 3 Ergebnisprogramme 4 Korrekturprogramme 5 Statistik Auswertungen 6 Ausdruckprogramme Bevor Sie aber beginnen sollten Sie zuerst das Thema EINRICHTEN lesen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 21 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Hier erhalten Sie wichtige Hinweise f r Ihre ersten Schritte Wenn Sie aber gleich auf Erste Schritte klicken verzweigt die Hilfe zu einem Blitzkurs der Ihnen schnell weiterhilft wenn Sie alles Grunds tzliche eingerichtet haben 2 1 Hauptmen Diese durchzubrausende Serie geh rt zum Thema Anfangen Vom Hauptmen aus w hlen Sie durch zwei Methoden die unterschiedlichen Programme an 1 Sie klicken auf eines der kleinen quadratischen Sinnbilder engl Icons die auch hier unten dargestellt sind oder 2 Sie klicken innerhalb der ganz oben am Bildschirmrand dargestellten Men zeile auf die verschiedenen Programmbezeichnungen 3 Sie k nnen aber auch durch gleichzeitiges Dr cken eines Buchstabens und der Alt Taste das gew nschte Programm anw hlen Der dabei zu dr ckende Buchstabe ist innerhalb der Men zeile bei den Programm Bezeichnungen mit einem Unterstrich dargestellt j Datensicherung Personal Abteilung Dienstpl ne Einstellungen Feiertage Zeiten erfas
308. n dieser Kontroll Taste beenden Sie das Programm Sie k nnen aber auch im Men balken ganz oben am Bildschirmrand auf Stammdaten und dann ganz unten in der letzten Zeile auf Programm Ende klicken 13 Glossary Abendstunden Im Rahmen der Ladenschlu zeit Umstellung in Deutschland gab es Bestrebungen diese Abendzeiten mit besonderen Aufschl gen zu verg ten Sofern Sie das wollen k nnen Sie das ber die Einstellungen realisieren und vorgeben Abrechnungszeitraum Der Abrechnungszeitraum ist der von Ihnen einstellbare Zeitraum innerhalb dessen Sie sich mit der Eingabe der Stechkarten bewegen Siehe dazu Programmpunkt mit gleichem Namen Abschlag f r Lohnfortzahlung Das Programm erm glicht einen prozentualen Abzug bei der Lohnfortzahlung Diese Einstellung wird bei Registerkarte 4 bei den Einstellungen vorgenommen Abt Nr Ist die Nummer ber die Sie auf eine Abteilung innerhalb einer Datei zugreifen Es ist der sog Key Diese Nummer die auch alphanumerisch sein kann darf innerhalb der Abteilungsdatei nur einmal vorkommen Bei Fehleingabe erhalten Sie eine Warnmitteilung Eine Abt Nr wie XJ5 oder hnlich ist kein Problem Die Stellenzahl ist begrenzt was Sie durch Austesten schnell herausfinden k nnen Abteilungs Bezeichnung Ist der von Ihnen zu vergebende Name einer Abteilung Wenn Sie viele Abteilungen im Hause haben so ist es sinnvoll der Abteilungsbezeichnung die Abteiluingsnummer zus tzlich voranzustellen Da die Ab
309. n geht es mit dem Erfassen weiter Aber da Sie ja mit dem modernen Medium Touchscreen arbeiten ergeben sich f r Sie diese fr heren Schwierigkeiten gar nicht Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 116 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung mehr Ein solcher Fall w rde sich Ihnen als fehlende Zeit darstellen Bei Verwendung eines Touchscreen sollten Sie immer sofort wenn Sie eine Krankmeldung erhalten haben oder eine Abwesenheit festgestellt haben den Vorgang sofort nebenher im Programm ZEITEXPLUS eingeben 3 Abwesenheit tageweise 3 1 Krank 3 2 Urlaub 3 3 Schulg Reise 3 4 Unbez Urlaub 3 5 Schlecht W 3 6 Unentschuld 3 7 Sond Freistig 3 8 Additionen Auch diese Rubriken sind selbsterkl rend und bed rfen keines weiteren Kommentars Der Block 3 hat eine Kolumne mehr als der Block 2 Die ersten 3 Kolumnen sind analog zu denen des Blocks 2 zu verstehen Die vierte Kolumne ermittelt zus tzlich noch die ganzen Tage da z B die Urlaubsberechnung oder das Ermitteln von Kranktagen f r statistische Zwecke sonst nicht m glich w re Die Stundenanzahl kann je nach Dienstplan unterschiedlich sein und wird auch nur so bezahlt Werden also z B von Montag bis Donnerstag je 8 5 Stunden geleistet daf r aber bei einer 40 Stunden Woche auf einem Freitag nur 6 Stunden so w rden f r einen Kranktag auf einem Freitag auch nur 6 Stunden f r diesen Kranktag bezahlt werden Auch ein bezahlter Urlau
310. n haben k nnen Sie an den Einstellungen keine nderungen mehr vornehmen Um trotzdem Anderungen durchzuf hren m ssen Sie das Programm neu starten Dieser Umstand kann kaum eintreten es ei denn Sie wollen grunds tzlich ab irgendeinem Zeitpunkt bestimmte Vorgaben ndern wie z B berstunden Aufschl ge usw Wenn Sie den Programmablauf einmal richtig eingestellt haben so bedarf es in der Regel keiner weiteren nderungen 4 1 Firmen Stammdaten und Einstellungen Bevor Sie mit dem Programm richtig arbeiten k nnen bedarf es einiger Vorbereitungen So kann das Programm nat rlich nicht wissen welche Abteilungen in Ihrer Firma bestehen welche Mitarbeiter in Ihrer Firma arbeiten und die Zeitnahme benutzen welche Mitarbeiter in welcher Abteilung arbeiten welche Mitarbeiter in welcher Abteilung wie lange arbeiten d h nach welchem abteilungsspezifischen Dienstplan sie arbeiten ob und wie viel Prozente an Stundenlohnaufschlag f r z B berstunden oder Sonntagsarbeit von Ihrer Firma gezahlt werden und last not least um welche Firma es sich berhaupt handelt Dieser Firmenname taucht dann sp ter auf allen durch dieses Programm zur Verf gung gestellten Drucksachen auf Diese vorbereitenden Programmteile sind folgende Personalstammdaten Abteilungsstammdaten Dienstpl ne Firmeneinstellungen Kalenderfeiertage 4 2 Einstellungen ndern F r das ndern irgendwelcher Einstellungen bei den verschiedenen Registerbl ttern bei Einst
311. n springt der Cursor wieder zur ck auf das EIN Feld Uber die F12 Taste steuern Sie das Datum immer einen Tag weiter ber die F11 Taste wechseln Sie einen Dienstplan und ber die F10 Taste suchen Sie einen n chsten Mitarbeiter Bei Fehleingaben k nnen Sie bis zu 3 S tze r ckw rts l schen und neu eingeben ohne die Maske zu verlassen und Korrekturen anzuw hlen Feiertags Arbeitsstunden Zu den Feiertags Arbeitsstunden z hlen alle die gestempelten Stunden die auf einem gesetzlichen Feiertag geleistet werden Unabh ngig davon wird dieser gesetzliche Feiertag sofern dieser nicht auf den ohnehin freien Tag eines Mitarbeiters f llt bei der Endabrechnung wie ein bezahlter Arbeitstag gewertet Feiertags Aufschlag Dieser Aufschlag wird bei den Einstellungen auf Registerblatt 4 eingestellt Er wird als Aufschlag dem Stundenlohn hinzugerechnet sofern ein Mitarbeiter auf einem als Feiertag eingerichteten Tag des Jahres arbeitet Felder Sind die Worte einer Datei in denen die relevanten Informationen gespeichert werden Felder innerhalb einer Datei sind in unterschiedlicher Wortl nge aber jedes f r sich gleich lang wie ein gleiches Wort in einem anderen Datensatz So kann z B das Feld Name innerhalb eines Datensatzes in einer Datei immer 25 Stellen lang sein w hrend das Feld Strasse z B in allen Datens tzen dieser Datei 35 Stellen umfa t Focus nennt man den Zustand wenn der Cursor auf einem Element erscheint bei dem der Cursor n
312. n wir diesem Thema besondere Beachtung Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 42 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung beigemessen und eine Vergleichstabelle erstellt Wenn Sie nicht dieser Meinung sind so bietet Ihnen das Programm ja auch die M glichkeit die Dienstpl ne alle in normalen Wochenabl ufen einzurichten und die Sonn und Feiertagsarbeiten mit entsprechend zu bewertenden Aufschl gen zu berechnen und freie Tage beim Erfassen v llig zu ignorieren Dann werden diese Abwesenheits Zeiten auch nicht berechnet und bezahlt aber trotzdem als Feiertag verg tet werden Wichtig aber ist immer da die durchschnittliche Wochenarbeitszeit It Dienstplan f r alle Mitarbeiter einer Firma genau gleich ist weil nur dann der Durchschnittswert bei der Bezahlung von Feiertagen korrekt ist Auch die Ermittlung von berstunden sind hier sinngem gleichgeschaltet Hat ein Zeitraum aufgrund bestimmter Kalenderverh ltnisse insgesamt 169 Soll Stunden so gilt dieses Soll f r alle Mitarbeiter gleicherma en Diese Kenntnis ist wichtig da es m glicherweise Firmen gibt in denen Angeh rige verschiedener Gewerkschaften besch ftigt sind die unterschiedliche Wochenvorgaben und damit auch unterschiedliche Soll Stunden h tten In einem solchen Fall w rden zwar die geleisteten Stunden gerechnet werden aber im einen oder anderen Fall ohne oder mit einem berstundenaufschlag ber cksichtigt werden Vor der
313. n zum richtigen Ausf llen der Felder dieser Maske geben Rechts unten in einer dieser Anzeigen erhalten Sie zus tzlich ber das Dr cken dieses kleinen Kontroll Elements mit dem Ausrufungszeichen weitere Tipps Nach Dr cken dieser Hilfe Taste ndert diese ihre fr here Beschriftung in Hilfe ausblenden was Sie dann mit dem erneuten Dr cken dieser Taste tun k nnen Die Hilfe in der Sie sich jetzt befinden erreichen Sie entweder durch Anklicken der Hilfe in der Men zeile oder kontextbezogen mit der F1 Taste 7 1 7 Abteilungs Stammsatz suchen Siehe auch Bewegen innerhalb einer Datei Wenn Sie unten links auf den Kontroll Knopf SUCHEN dr cken ffnet sich eine Listbox aus der Sie Ihre Satzauswahl treffen k nnen Klicken Sie mit dem Cursor auf den entsprechenden Satzteil und das Programm zeigt sofort den richtigen Satz an In der Listbox wird der Abteilungs Name in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge angezeigt Daher ist es ratsam da Sie beim Anlegen des Abteilungsnamens die Abt Nr direkt vor die Abteilungs Bezeichnung setzen damit die Abteilungen nach ihrer Nummer sortiert sind Wollen Sie das nicht so geben Sie beim Anlegen der Abteilung dort nur die Bezeichnung ein Der Satz wird Ihnen zwar angezeigt Bearbeiten aber k nnen Sie diesen erst wenn Sie entweder ndern L schen usw dr cken Tipp Sollten Sie bei der Anlage von Abteilungen und den zugeh rigen Dienstpl nen etwas die bersicht verlieren was durcha
314. nat zu Monat verschieden ist Eine weitere Schwierigkeit entsteht bei dieser ungleichm igen Wahl von Wochen Soll Zeiten innerhalb einer gleichen Abteilung ZEITEXPLUS bietet Ihnen bzw Ihrem Personal ber den Touchscreen die M glichkeit die erwirtschafteten berstunden einzusehen und zwar t glich Dabei wird das Tagessoll It Dienstplan zugrundegelegt Gibt es jetzt aber zwei verschiedene Dienstpl ne mit ungef hr gleichem Beginn aber unterschiedlichen Ende Zeiten kann das Programm ber einen internen Einsprungraster nicht feststellen welcher Dienstplan genau herangezogen werden soll und es kommt mit Sicherheit zu Fehlangaben was dem Arbeitsfrieden nicht unbedingt dient Zwei verschiedene Schichten dagegen also z B eine Fr h und eine Sp tschicht w rden genau anhand der gestempelten Einzeit festgestellt werden k nnen und w rden f r jeden Arbeitnehmer egal wann er kommt richtig gewertet werden Zu 5 Hier finden Sie Ihr Kontroll Pult von dem aus Sie die verschiedenen Eingaben steuern k nnen und Zu 6 letztlich finden Sie die M glichkeit sich innerhalb der Dienstpl ne Datei hin und herzubewegen wie auch zu anderen Programmen berzuwechseln Sofern Sie sich also einen Ausdruck wie oben erw hnt angefertigt haben kommen Sie wieder zur ck zum Anlegen von Dienstpl nen Da wir bereits einige Muster Pl ne f r Sie angelegt haben k nnen Sie so vorgehen da Sie einen dieser Musterpl ne der Muster Abteilun
315. nd einige Tage Urlaub genommen worden sind Dann wird der Vergleich recht schwierig was wir Ihnen mit nachfolgendem Beispiel demonstrieren wollen Das Protokoll weist eine gesamte Stundenzahl von 186 68 als dezimalen Wert aus In der Auswertung sehen Sie in den verschiedenen Bl cken folgende Angaben en p vev vu Aufschl Dienat It ZusTxt 0 90 0 00 1 9 Gestempelte Zeit 97 43 1 2 FeiertagStd o0 om 1 3 Sorm odfeiTage 535 000 1 4 Sams odfeiTaze 0 00 000 1 5 Schicht Zomel 0 00 050 1 6 Schicht Zone 0 00 050 1 7 Schicht Zore3 0 00 050 1 8 Abendarb m Dienstpl 000 000 Aufschl Dienat It Zus Txt 000 000 1 9 Crestempeltz Zeit 9743 Sie sehen da 92 08 Normalstunden angefallen sind und da an einem Sonntag oder einem freien Tag 5 33 Std gearbeitet worden ist 3 Abwhis Tage Ang in Std 3 1 Ermmkheit 925 0 00 925 100Tz s000 8000 80 00 10 00T2 000 0 00 000 0 00TzE Thibez Urlaub 0 00 0 00 0 00 0 00T2 SHl Wetter 000 000 0 00 0 00TzE Umertschuldit 0 00 0 00 0 00 0 00T2 In Block 3 sehen Sie da der Mitarbeiter einen Tag krank war w hrend sein Dienstplan f r diesen Tag eine normale Dienstzeit von 9 25 Stunden auswies Weil am Mittwoch und Freitag wesentlich weniger gearbeitet wird Und er hat 10 Tage Urlaub genommen die zu 80 Stunden zusammen addiert wurden Auch das ist richtig Im Wochendurchschnitt wurden per Dienstplan 40 Stunden bei einer 5 Tage Woche angesetzt und das sind bei 2
316. ndere Stechkarte vergessen was ja schon vorgekommen sein soll 3 Sie haben fehlerhafte Eingaben auf Ausdrucken entdeckt nachdem Sie das Programm schon verlassen hatten 4 Sie betreiben zwei verschiedene Stempeluhren mit verschiedenen Minuten Berechnungen also z B 1 Stunde 60 Minuten oder dezimal 1 Stunde 100 Minuten 5 Ein oder mehrere neuer Mitarbeiter hat sp ter als zu Beginn des angegebenen Abrechnungszeitraums bei Ihnen begonnen Und es mag noch andere hier nicht aufgez hlte Gr nde geben F r alle diese Gr nde au er dem letzten m ssen Sie immer und in jedem Fall bei Neuanw hlen des Programms immer wieder den selben Abrechnungszeitraum ein bzw vorgeben den Sie schon im vorherigen Lauf angegeben hatten Im letzten Fall aber ist der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters auch der erste Tag ihrer Abrechnungs Zeitraum Vorgabe Haben Sie zwei oder mehrere neue Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsanf ngen in Ihrem Hause so m ssen Sie f r jeden dieser Mitarbeiter einen getrennten Programmlauf durchf hren Das hei t in jedem Fall ganz mit ENDE aus dem Programm aussteigen und das Programm wieder neu anw hlen Die eingegebenen Zeiten werden alle in der Datei Zeiten gespeichert Da der Zeitraum mit Tag ab und Tag bis f r jeden Eingabesatz individuell f r jeden Eingabezyklus ebenfalls mit gespeichert wird ist eine getrennte Behandlung jedes einzelnen Mitarbeiters sp ter bei den Auswertungen gew h
317. ne anw hlen einen Laufzeitfehler erhalten weil das dazugeh rende Druckprogramm an dieser Stelle nicht gefunden wird Wenn Sie also diese zugegebenerrma en wesentlich sicherere Datensicherung verwenden wollen so m ssen Sie das ganze Programm an dieser Stelle ein zweites Mal installieren weil dann auch alle Druckdateien im richtige Zugriff sind und auch die Sicherungsdateien dort unter normalen Verzeichnisbedingungen vorliegen Dort wird dann alles auch normal funktionieren braucht aber zus tzlichen Platz auf dieser Festplatte Noch besser aber w re es wenn Sie sich ein kleines Festplattenspeicherger t beschaffen und zus tzlich t glich eine Datensicherung Ihres Datenbestandes dort hin bersichern beim mal eben reingucken aber Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 141 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung immer auf das normale Sicherungsverzeichnis zugreifen Die vorgegebene Verzeichnisstruktur ist wie hier dargestellt voreingerichtet EN Explorer TIMESICH Iof x Datei Bearbeiten Ansicht WWechselnzu Favoriten gt m Zur ck Vorw rts Aufw rts Laufwerk verbinden Adresse F DUYETIMENTIMESEXSTIMESICH Ordner DUYETIME TIMESEX PROX TIMESDTA TIMESICH B JahrO3 MonO1Jan MonD2Feb MonO3hrz MonD4 pr MonO5Mai MonO Jun MonO7Jul MonO8Aug Mon09Sep MonlD Okt Mon11Nov Mon12Dez Ja
318. nfach bernehmen sondern explizit vom x ten bis zum y ten Tag des Monats erneut eingeben was durchaus wieder derselbe Zeitraum wie vorher sein kann Sie zwingen dadurch das Programm den Kalender neu anzufordern und den zus tzlichen Feiertag in den neuen oder alten Zeitrahmen einzubauen Sie werden sehen da sich dadurch auch die Angabe der Monatssollstunden ver ndert Drucken Sie zu diesem Zweck vor jeglicher neuen Eingabe diesen aktuellen Zeitraum aus und pr fen Sie ob der neu eingesetzte Feiertag dort richtig erscheint Ist das wider Erwarten nicht der Fall so hat das Programm m glicherweise nicht erkannt den Kalender noch einmal heranzuziehen In diesem h chst unwahrscheinlichen Fall steigen Sie bitte noch einmal aus dem Programm aus und wieder ein w hlen Erfassen an und legen einmal einen fr heren oder g nzlich anderen Zeitraum an und drucken diesen Zeitraum aus der jetzt angekommen sein sollte Ausdruck pr fen Diesen Vorgang wiederholen Sie noch einmal jetzt aber mit dem richtigen Zeitraum Beim neuerlichen Ausdrucken sehen Sie jetzt den richtigen Zeitraum mit dem nachgetragenen Feiertag und der korrigierten Sollzeit Da dieser Fall da ein Feiertage vergessen wurde oder da die Einrichtung eines Kalenders fehlerhaft ist eigentlich nur h chst selten vorkommen kann haben wir eine automatische Wiederherstellung der bereits vorgenommenen Buchungen nicht realisiert Das w re auch ziemlich unm glich da die verschiedensten
319. ng Sammelbuchungen bei Abwesenheit die M glichkeit bereits genommene Urlaubstage nach der Kontrolle Ihrer Stempelwerte nachtr glich zu buchen sodass diese dann in der Abrechnung 1 amp 1 erschienen Diese M glichkeit besteht weiterhin denn Sie m ssen ja ggf einmal Urlaubsplanungen ndern Soweit hat sich an der alten Methode nichts ge ndert Wenn Sie aber schon zu Jahresbeginn eine bersichtliche Planung machen wollen so geschieht das ber eine hnliche Routine wobei aber erweiterte M glichkeiten eingebaut worden sind Bisher ist es so dass in dem kleinen eingeblendeten Kalender immer nur der aktuelle Zeitrahmen vorgegeben ist und demzufolge keinerlei andere Datums Termine gew hlt werden k nnen Wahlen Sie aber jetzt im Hauptmen dieses Icon an er so erhalten Sie eine weitere Auswahl Innerhalb der Buchungen f r Abwesenheit k nnen Sie auch eine Vorausplanung f r die Urlaubsdaten Ihres Personals festlegen Bitte klicken Sie den entsprechenden Options Button an Ich will Urlaubsdaten f r den Ich will f r zuk nftige Zeitr ume bis aktuellen Zeitraum buchen Jahresende Urlaubstage planen Wenn Sie eine Urlaubsplanung einrichten wollen so dr cken Sie jetzt hier f r weitere wichtige Informationen die F 1 Taste f r Hilfe zu diesem Thema bevor Sie die WEITER Schaltfl che anklicken um zur Buchung oder Planung zu kommen WEITER auf der zwei Auswahlkriterien zur Verf gung stehen Ist d
320. ng Diese Angaben aber gelten auch f r den normalen Ablauf des Programms Um sich ber das Thema Teilzeitbesch ftigung umfassend zu informieren m ssen Sie sich zuerst ber die Problematik die mit diesem Thema zusammenh ngt umfassend informieren Das Thema ist ziemlich komplex und die Realisation dieser in der heutigen Zeit notwendigen Einrichtung innerhalb Ihres Betriebes erfordert da Sie sich mit diesem Thema wirklich gut auseinandersetzen Tun Sie das nicht werden Sie mit Sicherheit Fehler machen die Ihnen dann sp ter w hrend der Laufzeit des Programms durch etliche unangenehme Warnmeldungen und damit verbundenen Programmablaufunterbrechungen das Leben schwer machen ganz davon abgesehen da Sie keine Ergebnisse erhalten derentwegen Sie ja diese Art von Besch ftigungs Organisation berhaupt nur einrichten wollen Wie grunds tzlich bei unserem Zeiterfassungs und Auswertungsprogramm Zeit Touch und Zeit Ex wie auch hier bei der sog PLUS Version ist die Reihenfolge der Einrichtung wichtig 1 In den Einstellungen legen Sie fest welche grunds tzlichen Verh ltnisse in Ihrer Firma vorliegen Also ob Sie eine 5 oder 6 Tage Woche fahren und wie viele Stunden dabei von allen Mitarbeitern wichtig in der gesamten Firma pro Woche geleistet werden sollen Eine Firma eine Art von diesbez glicher Einrichtung Desweiteren legen Sie dort auch fest ob Sie Zeitkontenberechnung oder berstunden Auszahlung betreiben woll
321. ng sein diese Korrekturen direkt in den Datens tzen unter ACCESS vorzunehmen indem Sie dort berall die richtigen Sollzeiten und die richtigen Feiertage eintragen Wir warnen vor diesem Vorhaben Zugegeben es k nnte klappen wenn sonst keinerlei kompliziertere Buchungen vorl gen Aber s mtliche aufgelaufenen Zeitsalden w rden Sie nicht in den Griff bekommen Die Sicherheit alles richtig berechnet zu haben w re nicht gegeben und Fehler bei der Abrechnung k nnten nicht erkl rt werden Nocheinmal sei hier erw hnt S mtliche Angaben in dem Kalender m ssen chronologisch aufsteigend sein und es d rfen keine leeren Spalten gelassen werden Machen Sie sich also vorher ein handschriftliches Konzept welche Feiertage zum Eintrag kommen sollen 5 3 Feiertage Jahr L schen Auch hier gilt nat rlich der gleiche Grundsatz da Sie einen Satz den Sie bearbeiten wollen zuerst auf den Bildschirm bringen m ssen Die Bemerkungen die wir unter BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI gemacht hatten helfen Ihnen da weiter Lesen Sie dort bitte im Bedarfsfall noch mal nach Aber Bei den Kalendern gibt es eine Besonderheit Da auch die Jahreskalender in chronologischer Reihenfolge bestehen m ssen kann ein Kalender der mittendrinn ist nicht gel scht werden Das Programm l scht bei dieser Anwahl immer automatisch den ltesten Kalender der ja dann auch wahrscheinlich nicht mehr gebraucht wird Nach einer zur Sicherheit erscheinenden Best tigu
322. ng ist vom Programm her vorgegeben Einige Linien darin sind Farbig und k nnen ber einen Farbdrucker auch farbig dargestellt werden Ihre Firmenangaben die Sie in Einstellungen vorgenommen haben werden hier mit ausgedruckt Grunds tzlich wird ein aufbereiteter Druck zuerst auf einem Bildschirm angezeigt und Sie k nnen dort auch ohne einen Ausdruck vorzunehmen wieder aus der Druckroutine aussteigen indem Sie Schlie en w hlen Wie schon an anderer Stelle angegeben k nnen Sie die Bildschirmanzeige in ihrer Darstellung beeinflussen wenn Sie auf das Icon 5 klicken Durch Klicken auf das kleine Druckersynonym l sen Sie den Druckvorgang aus 7 2 8 Dienstplan Sonderfall mit unterschiedlichen freien Tagen Das hier behandelte Thema ist f r Sie nur dann wichtig wenn Sie in Ihrer Firma Dienstpl ne anlegen bei denen z B 14 Tage lang in der Fr hschicht immer der Samstag und Sonntag der normale freie Tag f r den Arbeitnehmer ist w hrend zur gleichen Zeit f r die selbe Abteilung noch z B ein zweiter Dienstplan ebenfalls f r diese 14 Tage besteht bei denen aber der Montag und Dienstag als freie Tage eingetragen werden Diese M glichkeit ist also durchaus gegeben und das Programm kann diese Situation berechnen Allerdings sind hier einige Regeln zu beherzigen denn die Gestaltung Ihrer Dienstpl ne in einem solchen Fall ist einigerma en kompliziert und bestimmt die Zuverl ssigkeit der Berechnungen Da dieser Wechsel der
323. ng verantwortlichen Sachbearbeiters keine Probleme auftauchen Alle Folges tze werden wie gesagt zeitlich unbegrenzt fortgeschrieben Bei der bernahme aber nachdem ein neuer nahtloser Anschlu zeitrahmen festgelegt worden ist pr ft das Programm ob die zwischengespeicherten Datens tze in diesen Zeitraster passen Ist das nicht der Fall so werden diese S tze f r die bernahme in den neuen jetzt aktuellen Zeitrahmen ignoriert Jeder bernommene Satz wird hingegen aus der Datei Zeiten2 herausgel scht Haben Sie also p nktlich Ihre bernahme gemacht was im Rahmen der Erstellung eines neuen Zeitrahmens geschieht so mu Ihre Datei Zeiten2 leer sein was Sie wenn Sie wollen ber Access pr fen k nnen ber den Touchscreen sehen Sie das allerdings nur f r jeden Mitarbeiter getrennt ber die Anzeige aller Datens tze im Folgezeitraum ABER Haben Sie einmal umst ndehalber eine ganze zweite Zeitperiode ebenfalls noch nicht ausgewertet und haben noch keinerlei Auswertungsarbeiten vorgenommen und der n chste Zeitrahmen w re schon f llig So spielt auch das keine Rolle soweit es Ihre B roarbeit anbetrifft da das Personal m glicherweise damit nicht zufrieden ist ist ein anderes Thema Alle Zeits tze werden weiterhin in die Datei Zeiten2 gebracht Wenn Sie dann aber soweit sind und eine Abrechnung vollkommen abgeschlossen haben Sicherung bitte vor dem Personenstammsatz Update und vor den Statistik Updates machen
324. ngeben wird nur die Zeit des regul ren Dienstplanbeginns gewertet Da das aber durchaus auch einmal so sein kann da der Mitarbeiter tats chlich fr her kommen sollte so werden Sie bei der Eingabe noch einmal gebeten die verfr hte Beginnzeit entweder zu akzeptieren oder eben nur die regul re Dienstplanbeginnzeit zu werten In diesem Fall sollte allerdings auf der Stempelkarte ein entsprechender Vermerk eines Vorgesetzten o sein Auch diese Abfrage k nnen Sie unterdr cken Siehe dazu die Angaben beim Erfassen NEU NDERUNG Nachtr glich wurde hier eine neue Variante auf Kundenwunsch eingef hrt die es erm glicht bestimmte Mitarbeiter aus besonderen Anl ssen wie z B bei Terminauftr gen u abweichend vom Dienstplan tats chlich eine bestimmte Zeit fr her kommen zu lassen Deswegen haben Sie die M glichkeit ohne den Dienstplan zu ndern eine Karenzzeit einzugeben Beispiel Normaler Dienstplanbeginn 08 00 Uhr Herr Mayer soll aber schon um 07 00 Uhr kommen Durch die Vorgabe der Karenzzeit von z B 45 w rde das bedeuten da der Stempelwert innerhalb der Zeit von 07 15 bis 08 00 Uhr auf 08 00 gesetzt werden w rde also ein Vorplanstempeln in dieser Zeit nicht m glich w re Kommt er aber schon kurz nach oder auch lange vor 07 00 Uhr so w rde der tats chlich gestempelte Wert richtig bernommen werden und der Zweck da Herr Mayer vor dem regul ren Dienstplanbeginn mit seiner Arbeit beginnen kann ist erf llt Al
325. ngsfrage die Sie fragt ob Sie den Satz auch wirklich l schen wollen wird dieser Kalender endg ltig und unwiederbringlich aus dem Datenbestand gel scht Normalerweise orientiert sich das Programm immer am gegenw rtigen Datum daran welchen Feiertagskalender es zu nehmen hat Insofern ist also ein fr herer alter Kalender eigentlich f r das Programm nicht mehr n tig wenn Sie aber f r die berpr fung von Statistikdaten einmal einen lteren Feiertagsstand abgelaufener Jahre parat haben wollen so sollten Sie einen lteren Feiertagskalender ruhig in der Datei belassen Die Datei fri t nicht viel Speicherplatz und der Zugriff auf einen Kalender fr herer Jahre dauert nur unmerklich l nger Sie k nnen jeden Kalender gezielt ausdrucken Sie k nnen bis zu 10 Jahreskalender programmm t ig innerhalb der Erfassung verwalten W rden Sie einen 11 Kalender anlegen so k nnte dieser nicht mehr auf Feiertage gepr ft werden L schen Sie dann den ltesten raus Besonders wichtig allerdings ist da Sie im Stadium der ersten Schritte mit dem Programm hier Ihre bungen machen k nnen und dazu m ssen Sie auch Kalender neu anlegen und l schen k nnen Auch hier weisen wir in diesem Zusammenhang noch einmal darauf hin da f r ein Kalenderjahr nat rlich nur ein Feiertags Kalender bestehn darf 5 4 Feiertage Kalender ausdrucken W hlen Sie um einen Feiertagskalender auszudrucken den Prorgrammteil Feiertage siehe dazu Hauptmenue und bring
326. nmal erledigt Immer wenn Mayer kommt oder geht taucht diese Erinnerung beim Durchziehen seiner Identifikationskarte auf Er wird alles daran setzen diese l stige Erinnerung endlich loszuwerden und das fehlende Papier im B ro abliefern wo Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 156 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung dann die Mitteilung sofort gel scht werden kann Hat Mayer Geburtstag so erh lt er eine Gratulation ber den Touchscreen was zum guten Betriebsklima beitr gt Der Touchscreen hat weder Maus noch Tastatur und hat sich weltweit als das schnellste und sicherste Medium f r Computer Eingaben von Computer Unge bten erwiesen Selbst der sicherlich nicht unkomplizierte Vorgang eine Fahrkarte in der U Bahn in Barcelona zu l sen ist dort schon seit Jahren ber Touchscreens geregelt und der Autor sah mit Erstaunen wie einfachste Leute mit wenigen Fingertipps auf einem Touchscreen in den Besitz ihrer Fahrkarte gelangten TIMES EX bietet Ihnen dieses moderne allerdings auch etwas teurere Medium 10 STATISTIKEN 10 1 Fr here Zeitr ume einsehen Bevor Sie sich einen fr heren Zeitraum ansehen wollen m ssen Sie sich dar ber im Klaren sein da Sie nur einmal eben in einen lteren Zeitraum hineinsehen wollen Sie d rfen das nicht vergessen Sie sind im Programm ZEITEXPLUS und zwar in der aktuellen gerade f r ZEITEXPLUS im Zugriff befindlichen Datenbank Dieser Zugriff
327. nn nicht mehr mit der Vorgabe die Sie bei der Einrichtung der Abteilung vorgenommen haben bereinstimmen so m ssen Sie wieder einen neuen Dienstplan anlegen oder diese Ziffer in der Abteilung und die entsprechende Bezeichnung ver ndern Lesen Sie im Bedarfsfall noch einmal alles nach was wir zu dem Thema Dienstpl ne als Hilfe Anleitungen aufgef hrt haben und was es bei der Anlage von Abteilungen zu beachten gilt Grundsatz Jede angelegte Abteilung mu mindestens einen Dienstplan aufweisen Ist in einer Abteilung ein Eintrag anders als Keine Schicht eingegeben so mu f r jeden dieser Eintr ge ein gesonderter Dienstplan bestehen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 86 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 7 2 7 Dienstplan Drucken Ein wichtiges organisatorisches Instrument in Ihrer Firma ist das Vorhandensein eines Dienstplans Schon alleine deswegen sollte ein Dienstplan existieren Wollen Sie aber mit diesem Auswertprogramm arbeiten so ist das ohne einen oder mehrere Dienstpl ne gar nicht m glich Zum richtigen Erstellen und Einrichten eines Dienstplans sehen Sie bitte dort unter Dienstpl ne nach Zur besseren bersicht und nat rlich auch zur Verteilung in den verschiedenen Abteilungen mu ein aktueller Dienstplan f r jede Abteilung ausgedruckt werden k nnen Diese M glichkeit besteht selbstverst ndlich in dem vorliegenden Programm Auf dem Dienstplan Bildschirm oben lin
328. nstellungen eine Verrechnung ber Zeitkonto voreingestellt haben werden angefallene berstunden automatisch dem Guthabenskonto gutgebracht und es werden bei geldwerter Berechnung keine berstundenaufschl ge zur Zahlung angezeigt Block 5 5 Berechnung der Anwesenheits Pr mie Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 117 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 4 5 1 Gesamt gest bertrag aus 1 9 5 2 Block 3 bertrag aus 3 8 Kolumne 2 5 3 Block 2 bertrag aus 2 7 Kolumne 2 5 4 Zw Summe Zwischensumme 5 5 Soll Std Davon ab Sollstunden des Eing Zeitraums 5 6 Plus Minus Plus oder Minuswert Anzeige 5 7 ergibt in Prozent Ergebnis von 5 6 zum Soll Anzeige wenn kleiner als Null Abwh Pr mie EURO Betrag des bei Einstellungen genannten Pr mienbetrages 5 8 davon abzus Prozentsatz des Abzuges von dieser Pr mie ebenfalls so wie bei Einstellungen vorgegeben Die Ermittlung der Anwesenheits Pr mie l uft nat rlich nur dann wenn Sie bei Einstellungen entsprechende Weichen gestellt haben Zum Thema Anwesenheits Pr mie sollten Sie unter dem Punkt Einstellungen Registerkarte 4 Pr mien Teil nochmals nachlesen wenn Sie nicht mehr wissen was es mit diesem Punkt auf sich hat Damit sind die Anzeigefelder der Maske AUSWERTUNGEN 1 alle benannt nderungen an den Feldern dieser und der Folgemaske k nnen Sie nicht vornehmen was auch nicht sinnvoll w re Es handelt s
329. nterlegt und ist somit markiert Wenn Sie jetzt egal wie viele Datens tze Sie markiert haben die Entf Taste auf Ihrer Tastatur dr cken so wird der oder werden die markierten S tze nach einer nochmaligen Sicherheitsabfrage unwiederbringlich und endg ltig gel scht Mit Ja l schen Sie mit Nein steigen Sie aus dem L schvorgang aus und es bleibt alles beim Alten Wollen Sie nicht nur einen oder einige gezielte S tze l schen sondern alle in der Datei Zeiten befindlichen S tze so klicken Sie auf den Button Alle S tze l schen Sie erhalten umgehend eine Sicherheitsabfrage die Sie auffordert zu best tigen da Sie auch wirklich alle S tze l schen wollen Auch hier k nnen Sie ohne Ausl sen des L schvorgangs noch aussteigen Sollten Sie w hrend Ihrer Arbeit nicht mehr wissen wie gel scht wird so hilft Ihnen ein kleiner Hilfetext der angezeigt wird wenn Sie die Schaltfl che Satz l schen Wie anklicken Das Thema Ausdruckm jglichkeiten bei Korrekturen finden Sie in einer separaten Hilfeseite zu der Sie von hier aus verzweigen k nnen 6 3 bernahme neuer S tze Bei der Erstellung der Zeits tze ber ein Eingabemedium Touchscreen bei dem zu jeder Zeit wirklich echt on line also mit permanentem Zugriff auf die Datenbank gearbeitet wird pr ft das System beim Durchziehen der Barcode Karte sofort ob mit dem aktuellen Tagesdatum der f r einen Abrechnungszeitraum vorgegebene Zeitrahmen evtl
330. o nicht beim Errechnen der Sollzeit hinzugerechnet Hier darf also in der rechten Spalte bei dieser Checkmarkierung kein H kchen sein Beim Urlaub ist das nicht so Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf seinen Urlaub und deswegen mu die Urlaubszeit so bewertet werden wie wenn der Mitarbeiter anwesend gewesen w re hier wird also ein Kreuzchen gesetzt Bei einer Schulung au er Haus oder einer Gesch ftsreise verh lt sich das genauso Anders bei einem unbezahlten Urlaub Hier ist es Ihnen berlassen so oder so zu entscheiden Arbeiten Sie mit Schlechtwetter Geld so kann man h chstens Petrus die Schuld zuweisen nicht aber dem Mitarbeiter der nicht arbeiten konnte Also H kchen setzen Bei diesem H kchen wird immer das korrespondierende H kchen bei stundenweiser Abwesenheit bei Schlecht Wetter automatisch mitgesetzt Und ebenso umgekehrt Unentschuldigtes Fernbleiben wird nat rlich abgesetzt also kein H kchen Eine bezahlte Freistellung ist sicherlich im Firmeninteresse und wird wahrscheinlich mit einem H kchen bedacht Als n chstes kommen die stundenweisen Abwesenheiten an die Reihe die Sie auf der linken Seite unter der Bezeichnung Block 2 finden Ob diese Zeiten sp ter erfasst werden oder nicht sollte Sie hier jetzt nicht interessieren Gehen wir einmal Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 37 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung davon aus diese w rden alle erfa t werden dann
331. ommt Fr hschicht Mittelschicht Abendschicht und Nachtschicht vor Je nach dem wie viele Schichten vorkommen m ssen Sie die vier Folgefelder ausf llen oder leer belassen Damit es keinerlei Begriffsverwirrungen innerhalb des Programms gibt haben wir die verschiedenen Dienstbezeichnungen bereits vorgegeben und Sie k nnen sich diese anzeigen lassen und durch Anklicken ausw hlen und bernehmen indem Sie den kleinen Knopf mit dem Pfeil rechts neben den vier Feldern dr cken Sie m ssen mindestens eine Dienstart festlegen denn nur dazu dient die Einteilung in Abteilungen Wenn Sie keine Dienstart vorgeben dann brauchen Sie auch keine Abteilung anzulegen Dann allerdings arbeitet das Programm nicht Mindestens eine Abteilung m ssen Sie also anlegen und deswegen auch mindestens eine Dienstart und daraus resultierend auch einen Dienstplan Beim Dr cken auf die OK Taste wird sofern Sie das nicht gemacht haben eine Zahl in dem links ber den vier Dienstangaben befindlichen Feld angemahnt Diese Zahl mu mit der Menge der von Ihnen eingerichteten Dienstarten bereinstimmen Stimmt diese Zahl nicht berein so wird dieser Fehler auch bis zur Bereinigung nicht akzeptiert Diese Nummernangabe ist f r sp tere Kontrollmechanismen innerhalb anderer Programmteile wichtig Sobald Sie alles richtig eingegeben haben und dabei m glicherweise nicht alle Dienstbezeichnungen aller vier M glichkeiten benutzt haben setzt das System automatisch den Text
332. owohl auf der Hauptmaske des Programms wie auch auf der Erfa maske angezeigt Zum Schlu aber doch noch ein Hinweis zum Touchscreen bzw zur Erfassung ber dieses moderne Medium Einen Mitarbeiter der morgens zur Arbeit kommt interessiert es berhaupt nicht ob ein neuer Monat begonnen hat oder nicht Er will nur Ordnung ber seine Stunden haben Er mu also normal weiterstempeln k nnen wenn der Zeitrahmen abgelaufen ist Diese Vorgabe ist durch das Programm ZEITEXPLUS erf llt Bei jeder ankommenden Gehen Buchung wird ein Zeitsatz erzeugt indem die Kommen Zeit dieser Buchung gegen bergestellt wird Bei dieser Buchung pr ft das Programm das aktuelle Tagesdatum und die Vorgabe des aktuellen Zeitrahmens Ist das Tagesdatum gr er als das letzte Datum des Zeitrahmens so wird dieser Datensatz in einer gesonderten Datei Zeiten2 gespeichert Dieses Thema ist gesondert behandelt Sehen Sie bitte unter bernahme neuer S tze nach 6 2 KORREKTUREN Mit dem Unterprogramm Korrekturen haben Sie eine M glichkeit evtl vorgenommene Fehleingaben zu korrigieren Hierbei bezieht sich diese Korrektur aber immer und in jedem Fall auf das L schen einer oder mehrerer Eingabezeilen und deren Neueingabe Auch wenn es ber Umwege evtl m glich w re eine Zeiteingabe von z B 1000 auf 1100 zu ndern so w rden Sie den Fehler dadurch nicht beheben Der Grund ist einleuchtend W hrend des Erfassens unmittelbar nach dem Dr cken der Enter T
333. pfehlen daher bei mehr als 50 Mitarbeitern eine Erweiterungskarte zu installieren 2 Drucken Sie sich die Datei TERMABGF TXT wie oben angegeben aus 3 Drucken Sie sich das Eingabeprotokoll aus oder die Liste der tageweisen Anwesenheit 4 L schen Sie innerhalb des Unterprogramms Korrekturen alle neueren S tze die janoch im PROX vorhanden sind und neu geholt werden k nnen Hier m ssen Sie die Schnittstelle genau erkennen damit keine Zeits tze zu irgendeinem Mitarbeiter doppelt ank men was durchaus m glich w re Vorsicht in den ausgedruckten Protokollen sind die S tze nicht immer chronologisch sondern evtl nach Satznummer geordnet Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 152 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 5 L schen Sie die Datei TERMABGF TXT ganz vom Verzeichnis mit dem Explorer oder dem Norton Diese Datei wird automatisch neu angelegt 6 Starten Sie nachdem Sie den Zeitrahmen genau festgelegt haben die bertragung erneut WICHTIG Wenn Sie die TERMABGF TXT zu einem anderen Zeitpunkt l schen so werden alle S tze aus dem PROX bernommen auch wenn diese schon nach Times ex bernommen worden waren und es g be v llig verr ckte Zeitwerte Stichwort Sternchen sind weg TIPP Sehen Sie sich den Inhalt dieser Dateien einmal ein ohne diese in irgendeiner Weise zu ver ndern dann verstehen Sie besser die Bedeutung derselben Haben Sie aber wenig
334. planende Zeit ein die ja so hatten wir gesagt vier Stunden sp ter ist Aber bevor Sie in der Eingabemaske auf OK klicken klicken Sie direkt darunter auf die Schaltfl che Zus Text Daraufhin erscheint eine Folgemaske In dieser Maske klicken Sie ganz unten in der Auswahlliste auf den Terminus ZeitVer und dann auf OK Dieses OK l st auch das OK auf der Zeiterfassmaske aus und der Vorgang ist gebucht Der erzeugte Datensatz tr gt sp ter bei allen Betrachtungen diesen Zusatz ZeitVer und weist somit aus um welchen Vorgang es sich handelt Bei der Abrechnung wird dann 1 Das Zeitguthaben um die Zeit Netto unter Ber cksichtigung der Pausen die angefallen w ren wenn der Mitarbeiter in dieser Dienstplanzeit anwesend gewesen w re und wenn das automatische Pausenabzugsverfahren bei Einstellungen aktiviert wurde reduziert Die Pausen hatten wir in unserem Beispiel oben vernachl ssigt aber es k nnte ja am Nachmittag noch eine kleine Kaffee Pause bestehen 2 Im Block 2 wird diese Zeit angezeigt und dokumentiert 3 und in Block 7 als zu zahlende Zeit ausgewiesen 4 In der Angabe der Zeitkontoabrechnung rechts unten entsprechend dokumentiert Bei der automatischen Verrechnung bei der ein Guthaben durch Absenkung zu einer Verrechnung und Zahlung f hrt wird das alles automatisch ausgewiesen brigens rechnet das Programm hier nat rlich mit der hunderter Einteilung weil ja permanent hin und her gerechnet wird und d
335. r ndern weitere Informationen Zum besseren Verst ndnis Diese Einstellung wird unter Zeit EX Plus vorgenommen wirkt sich aber dann nur unter ZEIT TOUCH PLUS aus weil die Korrekturen eigentlich nur dort durchgef hrt wrden 9 Die M glichkeit einen Nummernblock einzublenden um den Touchscreen noch effektiver zu verwenden ist jetzt optional unter Zeit Ex Plus f r Zeit Touch m glich Auch hier handelt es sich um eine sich selbsterkl rende Vorgehensweise Im Hauptmen klicken Sie oben links auf Stammdaten und dann sehen Sie ziemlich weit unten eine Zeile Nummernblock de aktivieren oder aber Nummernblock aktivieren wenn dieser schon de aktiviert ist Zum besseren Verst ndnis Diese Einstellung wird unter Zeit EX Plus vorgenommen wirkt sich aber dann nur unter ZEIT TOUCH PLUS aus Mit den hier gewonnenen Erkenntnissen haben Sie das R stzeug erarbeitet um Teilzeitbesch ftigung in Ihrem Betrieb einzuf hren und zu verwalten Herzlichen Gl ckwunsch da Sie die Geduld aufgewendet haben Sie werden es nicht bereuen Und zum Schlu bitten wir Sie noch um Nachsicht Bei der berarbeitung dieses Handbuchs wurde selbstverst ndlich der Text des alten Handbuchs der lteren Normalversion als Basis verwendet weil sich ja vieles in der Plusversion als bew hrte Funktion gegen ber der alten Version nicht ver ndert hat Es kann daher hier und da vorkommen da ltere Bilder gezeigt werden oder Texte genannt werden di
336. r Mo Di Mi Do Ea EA 8 9 10 11 15 16 17 18 Ekt Ralender WK 7 und Sie erhalten die Aufforderung zur bernahme der Zeits tze aus Zeiten2 nach Zeiten Klicken Sie auf den breiten Balken bernahme zwischengespeicherten S tze JE Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 61 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 14 und Sie erhalten die Mitteilung da nun alle relevanten S tze aus Zeiten2 bernommen worden sind Information i i Best tigung 15 Zeits tze aus der Zwischendatei wurden bernommen Die Gesamtmenge betrug 15 Datens tze Tageswechsel F12 TetawersAHl 15 Bis zur n chsten Abrechnung kann jetzt mit dem neuen Zeitrahmen weitergearbeitet werden 6 4 Zusatztext Arztgang etc Mit diesem Hilfethema ist die stundenweise Abwesenheit eines Mitarbeiters gemeint Zur Zeit der Stechkarten wurde blicherweise auf der Stechkarte ein handschriftlicher Vermerk angebracht der von einem Vorgesetzten unterzeichnet wurde F r diese kurzfristigen Abwesenheiten geh rten folgende Arztgang Beh rdengang Auf Lehrgang Gesch ftsfahrt Schlechtwetter Zeit Bezahlte Freizeit Arbeiten mit Zulageaufschlag und auch sofern berstunden ber ein Zeitkonto abgewickelt werden das Ausbuchen aus dem Zeitkonto wenn der Mitarbeiter ber sein Zeitguthaben verf gt hat und diese genommene Zeit vom Guthaben abge
337. r Berechnungszustand vorgew hlt Es sind bei Options Marken mindestens 2 Auswahl Positionen m glich Sie k nnen aber immer nur eine aller vorhandenen Optionsmarken die meist in einer optisch zusammengefassten Gruppe angeordnet sind w hlen Beim Klicken auf die eine Marke wird eine schwarze Punkt Markierung auf einer anderen Options Marke automatisch entfernt Beispiel Beim Erfassen ist eine Options Marke bei Anwesend Ja oder Nein bei Ja markiert Klicken Sie auf die Marke f r Nein so ffnet sich eine Reihe von weiteren Eingabem glichkeiten und der schwarze Punkt wandert auf die Marke f r Nein P A Pn erl Kontrollvermerk in Ausf hrliches Eingabeprotokoll das Ihnen zeigt da das Programm so eingestellt ist da das Ausstempeln w hrend einer laufenden Pause nicht erlaubt ist Siehe dazu auch A E Pn erl P E Pn erl Kontrollvermerk in Ausf hrliches Eingabeprotokoll das Ihnen zeigt da das Programm so eingestellt ist da das Einstempeln w hrend einer laufenden Pause nicht erlaubt ist Siehe dazu auch A Pn erl Personal Nummer Eine eindeutige Identifikations Nummer des Personalstammsatzes eines Mitarbeiters Hier l t sich nach l ngerer Zeit der Programmarbeit mit dem Stechkarten Auswertprogramm sehr sch n eine Seniorit t Ihres Personals ablesen Deswegen sollten die Nummern von ausgeschiedenen Mitarbeitern nicht neu vergeben werden Personalbogen ist eine Ausdruckvariante aus dem Personal Stammsatz heraus d
338. r ergeben Um dieses Handicap zu berwinden bietet es sich an wie an anderer Stelle erw hnt das Programm ZEITEXPLUS ein zweites Mal nur f r diese besonderen Zwecke der R ckschau auf fr here Zeitr ume an einer anderen Stelle zu installieren und ggf sogar auf dem dazu erscheinenden Link auf dem Desktop etwas anders zu bezeichnen Auch hier also gilt da Sie wissen m ssen was Sie tun Fehlerhinweis W hrend der bertragung der Datenbank in das Sicherungsverzeichnis mu die Datenbank freigestellt werden d h da kein anderes Programm als das Sicherungsprogramm auf die Datenbank zugreifen darf 1 Starten Sie daher die Datensicherung immer sofort nachdem Sie das Programm ZEITEXPLUS nach allen nderungen und Abrechnungen usw geschlossen und dann erneut wieder gestartet haben Es d rfen keine Dateien aus ZEITEXPLUS heraus im Zugriff sein 2 Erhalten Sie nach dem Versuch der Datensicherung trotzdem einen Fehler mit der Fehlerbezeichnung Error 70 dann ist die Datenbank immer noch irgendwo im Zugriff Es handelt sich mit h chster Wahrscheinlichkeit um das im Online Betrieb arbeitende Programm ZEIT TOUCH Schlie en Sie f r die Dauer der Sicherung kurzfristig das Touch Programm f hren Sie Ihre Datensicherung durch und starten dann das Touch Programm wieder Was aber ist mit den Datensicherungen wenn ich ein UPDATE ZEIT EX PLUSerworben Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 143 ZEIT EX PLUS Handb
339. r jeglichem Buchen von Zeit vorgegeben werden Ein Wechsel zu einem n chsten Rahmen ist dann f llig wenn eine Abrechnung eines Zeitranmens endg ltig abgeschlossen ist Ob Sie nun den Zeitrahmen vom 1 bis zum 31 eines Monats oder aber vom 26 bis zum 25 des Folgemonats festlegen bleibt Ihnen berlassen Denken Sie aber daran da wenn Sie das wieder einmal zur ckstellen wollen bei der neuen Planung einmal die Tage vom 26 bis zum 1 des Monats mit in den neuen Zeitrahmen hineinnehmen damit diese Zeiten nicht verloren gehen Also dann z B von 26 des ersten Monats bis zum 31 des Folgemonats Bitte lesen Sie unter Abrechnungs Zeitraum nach 6 In diesem Zusammenhang sollten Sie sich schlau machen ber das Thema der Feiertagsverg tung im Fall von Teilzeitarbeit was Sie hier tun k nnen Feiertagsverg tung 7 Erst jetzt sind Sie soweit an die Personaleinrichtung zu gehen Auch hierzu sind in bezug auf die Teilzeitbesch ftigung einige Dinge zu ber cksichtigen die Sie hier in Erfahrung bringen Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Personalstammsatz Und noch zwei kleine nderungen wurden get tigt 8 Die Kennziffer der Korrekturkarte f r Korrekturen unter Zeit Touch Plus kann jetzt auch ver ndert werden Die Sache ist ziemlich selbsterkl rend wenn Sie im Hauptmen auf den gelben Ordner GEHEIM klicken erhalten Sie dort alle entsprechenden Mitteilungen In der Hilfe finden Sie unter dem Stichwort Korrekturkarten Numme
340. r oben dargestellt Ordnung Abteilung Dienstpl ne und Personenstamms tze mu auch f r Sie die Reihenfolge des Anlegens zwingend eingehalten werden weil beim Personal 1 zum Ermitteln der Sollstunden zu einem Mitarbeiter vorher ein Dienstplan angelegt worden sein mu und 2 weil beim Anlegen des Mitarbeiterstammsatzes die Frage nach der zugeordneten Abteilung gestellt wird die aus einem kleinen Dropdown Men herausgeklickt werden kann Diese Men kann aber noch nicht verwendet werden wenn die entsprechende Abteilung noch nicht angelegt worden ist Bei den Dienstpl nen 1 weil innerhalb des Dienstplanes ebenfalls nach der Nummer bzw der Bezeichnung der Abteilung f r die der anzulegende Dienstpan gelten soll abgefragt wird die also zu diesem Zeitpunkt schon vorhanden sein mu Bei der Abteilung aber werden keinerlei vorherige programminterne Verkn pfungen gebraucht Sie m ssen sich lediglich selber vorher ein ungef hres Konzept gemacht haben wie wir ja schon oben angedeutet haben um zu wissen welche Abteilungen mit welchen Dienstpl nen oder Schichten Sie f r Ihre individuelle Organisation ben tigen Was im Einzelnen bei den 3 oben genannten verschiedenen Bereichen zur Zuordnung zu Teilzeitarbeit zu beachten ist erfahren Sie in weiteren Hilfestellungen die Ihnen bei der Anwahl dieser Themen geboten werden In diesem Zusammenhang aber erweitern wir noch die vorher einzurichtenden Dinge f r den korrekten Lauf
341. r wieder das Problem mit solchen Branchen in denen die Sonn und Feiertage und ggf auch die Samstage v llig normale Arbeitstage sind Hier gehen wir wieder wie bereits an anderer Stelle erw hnt davon aus da sich w hrend eines Jahres ein automatischer Ausgleich einstellt Hat also ein Mitarbeiter der z B in der Gastronomie arbeitet auf dem Ostersonntag Dienst so bekommt er diesen Tag ganz normal wie einen Werktag bezahlt weil in seinem Dienstplan dieser Tag nicht als freier Tag markiert ist Daf r h tte er z B immer auf einem Mittwoch seinen freien Tag Fiele dieser Mittwoch in irgendeiner anderen Woche auf einen Feiertag so w rde er diesen Tag an dem er nicht arbeitet als Feiertag bezahlt bekommen was im ersten Augenschein als ungerecht erscheint H tte er aber auf einem Dienstag seinen freien Tag so w rde dieser wie ein Sonntag nicht bezahlt werden am Mittwoch m te er wieder arbeiten an einem Tag an dem andere in diesem Beispiel einen Feiertag h tten Dieses Wechselspiel von freien Tagen Feiertagen und Sonntagen wirkt sich im Jahresdurchschnitt kaum forteilhaft oder nachteilig f r den einen oder anderen aus In jedem Fall haben wir sichergestellt da beide Gruppen also sowohl jene mit normalen Wochenabl ufen wie auch die bei denen an Sonn und Feiertagen gearbeitet wird genau die gleiche Anzahl von zu verg tenden gesetzlichen Feiertagen haben und wir glauben gerecht vorgegangen zu sein Im Handbuch auf Seite 39 habe
342. ragende Instrument f r Ihre Anwesenheitszeitberechnung und Weiterverfolgung der damit ermittelten Daten Sie damit in H nden halten Das Programm bietet ber 25 verschiedene Bildschirmseiten mit den unterschiedlichsten Funktionen Da das Programm auf eine Access Datenbank von Microsoft zugreift haben Sie die M glichkeit sich im Bedarfsfall zus tzlich ber das ACCESS Programm sofern Sie dieses auf Ihrem Computer installiert haben weitere Ausdruckm glichkeiten oder Auswertungen nach Belieben zu erstellen Die 32 Bit Version l uft ausschlie lich auf Windows95 98 oder Windows NT Wenn Sie sich von der guten Qualit t des Programms berzeugt haben und die Begrenzung der 60 Tage aufheben wollen so haben Sie folgende M glichkeiten ACHTUNG Hier gibt es eine neue Regelung die Sie automatisch in Erfahrung bringen wenn Sie nach der Installation das Wort TEST an verlangter Stelle eingegeben haben Ich w nsche Ihnen mit meinem Programm viel Erfolg und bin berzeugt da Ihnen die Arbeit damit zusagt Firma DUVE_Soft Otto Duve Autor 12 ENDE Um das Programm zu beenden m ssen Sie immer zur ck zum Hauptmen Hierher kommen Sie aus allen Bildschirmmasken durch dr cken auf das Kontroll Element So Dort am oberen Bildschirmrand rechts finden Sie dieses Icon Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 164 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung mit dem Wort ENDE daneben Mit Dr cke
343. rbeiten zu lteren Zeitr umen fertig m ssen Sie die zwischengesicherte Datenbank zu Fu wieder in das aktuelle Verzeichnis bringen ndern sollten Sie allerdings an den alten Daten nichts Wenn ja so m ssen Sie diese auf die gleiche Weise hier ber das Sicherungsprogramm erneut bertragen und auf den Warnhinweis da diese Datenbank schon vorhanden ist bei berschreiben mit JA antworten Grunds tzlich aber ist es so da Sie zum Ende einer Abrechnungsphase also z B nachdem Sie einen Monat voll abgeschlossen haben eine Sicherung machen bevor Sie die enthaltenen Datens tze ber Korrekturen schon gel scht haben denn Sie wollen ja bei der Sicherung den wirklichen alten Stand mit allem Drum und Dran rekonstruieren k nnen Sie m ssen sich an diese Sicherungsvorgaben also der Wahl des richtigen Verzeichnisses innerhalb der vorgegebenen Struktur aus einem ganz bestimmten Grund halten Wenn Sie einen alten Zeitraum geladen haben so wollen Sie ja wahrscheinlich auch den einen oder anderen Bereich ausdrucken um diesen in irgendwelchen Firmengespr chen oder zu Vergleichszwecken auch als geschriebenes Dokument vorliegen zu haben Die Reportdateien aber die das erm glichen sind in dem Verzeichnis z B TOUCHI c DUVETIMEP ZEITTOUCHPLUS TIMESRPT gespeichert und das Programm kann diese Reports nur finden wenn Sie sich an diese vorgegebene Verzeichnisstruktur und Bezeichnungsl ngen halten Die Reportdateien brauchen also nich
344. rcodekarte auf EXTRAS geklickt werden Daraufhin erscheint eine Folgemaske auf der Sie rechts auf die blaue Schaltfl che klicken k nnen Sie haben Extras gew hlt Bitte dr cken Sie auf die Taste Ihrer Wahl Letzter Zu oder Ich m chte mein Abgang wurde Zeit und Zur ck zur Hauptmaske f r 2 offenbar nicht Urlaubs Konto eine neue Eingabe gebucht einsehen Sollte einmal nach dem Klicken dieser Hinweis kommen B SO Entwicklungen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 134 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung m Letzter Zu oder h m chte mein Zur ck zur i B Abgang wurde Zeit und Hauptmaske f r A 2 p k offenbar nicht Urlaubs Konto eine neue Eingabe gebucht einsehen so ist die Datenbank wegen gerade laufender Abschlu arbeiten im B ro in Benutzung und es kann nicht auf die Datenbank zugegriffen werden Falls aber ein Mitarbeiter sein Konto einsehen will so kann er das nur tun wenn er ausgestempelt hat denn erfahrungsgem geht bei der innerlichen Verarbeitung des gerade Gelesenen immer ein sch nes Qu ntchen an Arbeitszeit verloren und das sollte die Firma nicht belasten In der Folgemaske erhalten Sie dann die relevanten Daten angezeigt Besonders bei den Plus oder Minus Stunden die in Rot oder Gr n angezeigt werden wird das jeweilige Tagessoll It Dienstplan mit der schon abgelaufenen Zeit kumuliert und saldiert darges
345. rden die Verschiebem glichkeiten noch vielf ltiger Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 72 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Beis iel M i 2007 eye 3 Tagen die Woche E heran i vun m Mo iD iMi iDo iFr EY I fii iDi iMi iDo iFr pi So wo iMi iDo fer 33 fr iMo Di iMi iDo ar S iSo iMo iDi iMi iDo T T en ame Um miiia mil z mii sani fer A TT T Eoss Hanns uoa AE e E pEr Mo Do Fr m im sr TATE Cm eer A Bun nikns siin Beispiel Juni 2007 ul le dA en die Woche 1 j T 5 1 12 8 i 3 i Sas fa io Di Mi iDo Fr i E EE i50 iDi i iu wi Seil nu an wnai CECT Ri Cunill Wa Je Bao 7 ug TT EE TT Bu TT E a T Ta T HT ELH krm e A free MT a PT TE ser MM a m En nn Das Fazit das wir aus dieser Schwierigkeit gewonnen haben ist schlicht und einfach da Sie bei Teilzeitbesch ftigung Konventionen festlegen m ssen bei denen Sie zwar eine weitgehende Freiheit des Planens haben aber ebenfalls einige Bedingungen einhalten m ssen 1 Alle Dienstpl ne einer einzurichtenden Teilzeit Abteilung m ssen a jeder f r sich absolut gleiche Tage der Woche einhalten also z B jeder Plan in der Abteilung hat immer den Mo Di Mi und Freitag also 4 Tage geplant Oder in einer anderen Abteilung nur 3 Tage in jedem Plan mit Di Mi Do b Die in jedem
346. rleistet Bei Punkt 4 d rfen Sie nat rlich nicht vergessen da Sie nach Neuanwahl des Programms bei Einstellungen die entsprechende Anderung der Minutenvorgabe ver ndern Vergessen Sie das so werden Sie v llig falsche Werte erhalten und aber auch z T bestimmte Zeiteingaben gar nicht in das System bringen k nnen und permanent abgewiesen werden Bei einem 60 Minuten System gibt es keine Zeitangabe die auf z B 10 75 lautet und eine Eingabe dieser Art n hme Ihnen Ihr Computer dann bel und w rde sich Ihnen verweigern Bei der Erfassung per Touchscreen behandeln Sie bitte diese Angaben analog Beim Touchscreen wird immer mit 60 richtigen Minuten gearbeitet Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 126 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Die berstundenanzeige ber den Touchscreen zeigt immer die richtige aktuelle Uberstunden Anzahl da diese nicht dem Monatssoll sondern dem jeweiligen Tagessoll gegen bergestellt werden was f r die Beurteilung getrennter L ufe bei Neueinstellungen oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wichtig ist zu wissen weil dann besonders beim Ausscheiden dieser Wert vom Touchscreen verwendet werden kann 8 10 L schen von Eingabes tzen ber Korrekturen Weitere Angaben zu diesem Thema finden Sie unter 6 2 KORREKTUREN 8 11 Zeitkonto Bei Gehalts oder Lohnempf ngern Das Programm arbeitet sofern in den Einstellungen voreingestellt mit der Aufsummi
347. rrigierten Daten einzelner Mitarbeiter zu verarbeiten wodurch viel unn tige Rechenzeit gespart wird Auch beim Kontrollausdruck der Auswertung k nnen Sie den gerade angezeigten Mitarbeiter ausdrucken oder alle Voraussetzung ist nat rlich da ein Auswertungslauf einmal f r alle durchgef hrt wurde Das Prinzip ist leicht verst ndlich W hrend der Laufzeit eines Abrechnungszeitraums werden t glich Zeits tze f r jeden Mitarbeiter erzeugt Diese Zeits tze befinden sich alle in der Datei Zeiten Die Auswertung macht nun nichts anderes als alle diese S tze durchzugehen und aufzuaddieren und zu berechnen und diese Werte dann jeweils f r einen Mitarbeiter in einem einzigen Satz zusammenzufassen Dieser eine Datensatz in der Datei Abrechnung bietet dann alle Zeit Informationen ber den jeweiligen Mitarbeiter In Abrechnung befinden sich also nur so viele S tze wie Mitarbeiter Zeiten gebucht haben Ausgeschiedene Mitarbeiter z B die nicht mehr gebucht haben werden dabei ignoriert Bei der Auswahl eines Mitarbeiters wird die Auswahl Liste der Mitarbeiter aus dieser Datei gespeist Ist also noch kein Abrechnungslauf durchgef hrt worden so besteht in Abrechnung auch noch kein Satz und der Mitarbeiter kann nicht ausgew hlt werden Wie bereits erw hnt ist dieser Bildschirm in verschiedene Bl cke eingeteilt die wir hier erl utern wollen Block 1 Grunddaten 1 Gestempelte Anwesenheitszeiten Hier werden die Eingabezeiten aufg
348. rs ber eBay unsere Programme extrem verbilligt abgegeben haben k nnen wir das nun f r ein derartiges Update nicht erm glichen Es gelten unsere diesbez glichen Normalpreise die Sie auf unserer Homepage unter WWW ottoduve de einsehen k nnen Sie m ssen uns also Ihre Erstkaufsrechnung als Fotokopie zusenden damit wir von dort her ablesen k nnen welche Berechnungsgrundlage wir Ihnen gegen ber haben Ein Beispiel soll das verdeutlichen Sie erwarben das Programmpaket DUVE ZEITEXPLUS und DUVE ZEIT TOUCH vormals als ZEITEXPLUS und ZEIT TOUCH z B ber ebay als Bundle f r z B 39 50 inkl MwSt f r eine Personenanzahl von 15 Mitarbeitern und ohne jeglichen Support Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 108 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Der eigentliche damalige Preis also vor 2004 05 w re aber gewesen ZEITEXPLUS Eur 35 00 ZEIT TOUCH Eur 35 00 Zusammen inkl Mw Eur 70 00 Bei einem Personalstand von 50 Leuten m ten Sie beim Erstkauf bezahlen ZEITEXPLUS Eur 49 50 ZEIT TOUCH Eur 49 50 Zusammen also Eur 99 00 ebenfalls inkl MwSt Da Sie aber beim Erstkauf nur 39 50 bezahlt hatten kostet Sie das Upgrade jetzt die Differenz von Eur 59 50 Auch hier gilt die Einschr nkung ohne Support weil wir davon ausgehen k nnen da Sie das Programm vor einer Erweiterung ausf hrlich kennen und bedienen k nnen Da wir immer wieder kleinere Verbesserungen angebracht haben w
349. rze Information dar ber ablesen ob eine bestimmte Abteilung bereits angelegt ist oder ob f r eine bestimmte Abteilung bereits entsprechende Dienstpl ne angelegt sind so erhalten Sie hier eindeutige Antworten auf Ihre Fragen Durch Klicken auf das hier dargestellte Zeichen das sich am unteren Bildschirmrand befindet 66 k nnen Sie den Bildschirmausschnitt bzw die Bildschirm Darstellung entsprechend vergr ern oder verkleinern Das Format des Ausdrucks ist vorgegeben und enth lt im Kopf Ihre Firmenangaben die Sie bei EINSTELLUNGEN vorgegeben haben Wenn Sie auf die Angabe Schlie en dr cken verschwindet die Anzeige wieder und es wird nichts ausgedruckt Wenn Sie einen Ausdruck w nschen so dr cken Sie innerhalb dieser Anzeige auf das dort angezeigte kleine Kontroll Element mit dem Drucker Symbol Dieser Ausdruck gibt Ihnen eine gute bersicht ber alle angelegten Abteilungen und gibt dar ber hinaus Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 79 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Auskunft dar ber f r welche der Abteilungen welche Dienstpl ne schon angelegt oder eben noch nicht angelegt sind 7 1 6 Tipp Eingabe Hilfe Angaben Auf der Abteilungs Maske finden Sie ein Kontroll Element mit der Bezeichnung HILFE Damit kommen Sie nicht hierher in diese Hintergrundhilfe sondern nach dem Dr cken dieser Taste erhalten Sie eine eingeblendete Anzeigen die Ihnen weitere Informatione
350. s tzlichen Daten im oberen Personenbereich angezeigt und gleichzeitig hat sich der Dienstplanbereich mit den Zeiten des f r diesen Mitarbeiter relevanten Diensiplanzeiten gef llt na a an ab hier ggf noch einmal wiederholen siehe unten Lassen Sie jetzt die Maus Maus sein und geben Sie in dem Feld das mit der roten Beschriftung Ein versehen ist und auf dem bereits der Cursor steht die Beginnzeit des Dienstplans ein die Sie oben in einem gr n umrandeten Dienstplanfeld sehen Sollten Sie schon zwei Dienstpl ne angelegt haben so w rden hier zwei Zeilen f r Dienstpl ne angezeigt werden wovon aber nur einer n mlich der aktuelle gr n unterlegt w re Ihre Eingabe machen Sie nach der Ziffernfolge 0800 oder 0730 je nachdem welche Zeit Sie im Dienstplan als Beginnzeit finden also ohne Zeit Doppelpunkt nur immer vier Stellen Nach Eingabe dieser vier Ziffern steht der Cursor schon in dem rechts daneben befindlichen Feld mit der roten Beschriftung Aus Dort geben Sie jetzt die Dienstplan Ende Zeit oben aus dem Dienstplan ein Wenn Sie auch diese vier Ziffern eingegeben haben so steht der Cursor jetzt auf dem Kontroll Element OK Enter was dadurch zu sehen ist da dieser Button leicht gestrichelt umrandet ist Indem Sie jetzt auf die Entertaste dr cken haben Sie Ihre erste Zeit erfolgreich eingegeben sofern Sie sich nicht vertippt haben und z B nicht im 60 Minutensystem geblieben w ren was Sie ja vorgew hlt hatten Unterhalb der
351. s Handbuch ist nicht so trocken angelegt da es nur so von Anweisungen wimmelt sondern wurde als eine roman hnliche leicht zu verdauende Lekt re geschrieben Hiermit haben wir beabsichtigt da Sie sp ter bei der Programmarbeit zumindest sagen k nnen Halt das hatte ich doch irgendwo gelesen Es bleibt einfach in der Erinnerung h ngen Abends vor dem Einschlafen immer ein kleines Proti nchen von 5 bis 10 Seiten gen gt ja schon Au erdem so glauben wir ist der Text nicht so kauderwelschich wie eine chinesische Gebrauchsanweisung aufgebaut nach dem unverst ndlichen Motto Du mu t den Nippel durch die Lasche zieh n In diesem Sinne viel Spa beim Lesen 3 2 EINRICHTEN Das Programm arbeitet mit verschiedenen Basisdateien die nach der Erstinstallation nur als Muster in wenigen S tzen vorliegen Da in Ihrer Firma andere Verh ltnisse vorherrschen als in unseren Mustervorgaben ist es n tig da Sie speziell f r Ihre Firma alle notwendigen Dateien anlegen einrichten und gewisserma en mit Leben erf llen Einige Dateien greifen bei der Bearbeitung bereits auf andere Dateien zu soda die richtige Reihenfolge der Dateibearbeitung ebenfalls wichtig ist Das Programm arbeitet mit Dateien die von Ihnen erstellt werden aber auch mit solchen die vom Programm selber zusammengestellt werden auf die Sie lediglich zugreifen oder die Sie auch inhaltlich l schen k nnen sofern der Ablauf des Programms das verlangt Diese klein
352. s Vergleichs aktueller zu fr heren Werten woraus Sie dann die f r Ihre Firma wichtigen Erkenntnisse zu den Lohn Ergebnissen gewinnen die f r Ihre gesch ftlichen Entscheidungen eine au erordentlich gro e Hilfe darstellen Bei der Personal Statistik haben Sie zudem noch die M glichkeit evtl Krank Amseln oder berstunden Profis zu erkennen und dadurch im Vergleich zu anderen Mitarbeitern Ihre Erkenntnisse zu gewinnen Die Angaben beziehen sich entweder auf die diversen Zahlungsbelastungen insgesamt auf die verschiedenen Stunden Aufwendungen bzw angefallenen Stunden oder Ausfallzeiten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 162 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung All das nat rlich nur wenn Sie mit richtigen Geldwerten arbeiten Lesen Sie hierzu ggf noch einmal nach unter Statistische Auswertung Firmendaten Dort wo mit Aufschl gen gerechnet wird werden nur diese gezahlten Aufschl ge ber cksichtigt und nicht der Gesamtbetrag also etwa Grundlohn plus Aufschlag Die Bezeichnungen sind zwar aus Platzgr nden abgek rzt aber trotzdem noch verst ndlich soda sich hier weitere Erl uterungen er brigen Zur besseren bersicht sind die Felder sowohl hier wie auch auf der Bildschirm Maske nummeriert Die Felder beinhalten die Angaben f r 1 Personal Nr 2 Name des Mitarbeiters 3 Abrechnungs Jahr Monat 4 Abteilungs Nr 5 Lohn Brutto 6 Stunden Lohn 7 Gezahlte Pr mie
353. s aber k nnten Sie zumindest Ihre Testwerte eingeben Dazu m ssen Sie vor jeder Eingabe unten rechts auf dem Bildschirm einen Doppelklick auf die Uhrzeitangabe in der Fu leiste durchf hren damit Sie die jeweilige Zeit und das n chste Datum einstellen um dann am Touchscreen eine Buchung vornehmen zu k nnen Vergessen Sie aber nicht die korrekte Zeit und das korrekte Datum nach Ihren Testversuchen wieder dem aktuellen Stand anzupassen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 91 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Fr hschicht MO 05 00 MO 13 00 Normaldienst MO 08 30 MO 15 30 Mittelschicht MO 15 30 MO 23 30 zus Arbet MO 15 30 MO 20 00 Feiertagsarbeit Nachtschicht MO 20 00 DI 03 00 Fr hschicht DI 05 00 DI 13 00 Normaldienst DI 08 30 DI 15 30 Mittelschicht DI 15 30 DI 23 30 zus Arbeit DI 15 30 DI 20 00 Feiertagsarbeit Nachtschicht DI 20 00 MI 03 00 Fr hschicht MI 05 00 MI Normaldienst MI 08 30 MI Mittelschicht MI 15 30 MI Nachtschicht MI 20 00 DO Fr hschicht DO 05 00 DO Normaldienst DO 08 30 DO Mittelschicht DO 15 30 DO Nachtschicht DO 20 00 FR Fr hschicht FR 05 00 FR Normaldienst FR 08 30 FR Mittelschicht FR 15 30 FR Nachtschicht FR 20 00 SA Fr hschicht SA 05 00 SA 13 00 Normaldienst SA 08 30 SA 15 30 Mittelschicht SA 15 30 S5A 23 30 zus Arbeit SA 15 30 SA 20 00 Feiertagsarbeit Nachtschicht SA 20 00 S50 03 00 Fr hschicht SO 05 00 SO 13 00 Nor
354. s in der Datenbank die Sie gerade heranziehen oder einbinden ebenfalls so enthalten wie diese zu der Zeit die Sie ausgew hlt haben gegeben waren Lesen Sie hierzu auch einmal unter Fr here Zeitr ume einsehen nach 7 3 8 Druckauswahl Personenstammdaten Nachdem Sie auf den Kontrollknopf Drucken geklickt haben ffnet sich eine neue Bildschirmseite Dies allerdings geschieht erst nachdem das Programm alle Datens tze kurz einer nderungsroutine unterzogen hat bei der alle evtl vom Auswerten herr hrenden Hintergrund nderungen bei denen evtl etwas gerechnet werden m te neu berechnet werden z B die im Programm ermittelten entnommenen Urlaubstage werden nach der Auswertung sofern verlangt hierher bertragen werden aber evtl nicht mit den anderen Tagen wie berh nge aus Vorjahren saldiert was erst jetzt hier geschieht Diese Berechnungsroutine geht relativ schnell Der Ausdruck mu einen aktuellen Stand aufweisen und das wird durch diese Routine sichergestellt Sie k nnen diesen Vorgang auch umgehen indem Sie auf die auftauchende Frage entsprechend antworten Wenn diese neue Bildschirmseite dann angezeigt wird haben Sie die M glichkeit durch erneutes Klicken auf andere Kontroll Kn pfe verschiedene Ausdruck Varianten zu erstellen Alle Ausdrucke werden vor dem Ausdruck auf dem Bildschirm noch einmal angezeigt und Sie k nnen durch Klicken auf das hier dargestellte Zeichen das sich am unteren Bildschirmrand befindet
355. s sind die ersten Tage in einem neuen Monat bekommt sie die gestempelten Stempelkarten aller Mitarbeiter auf den Tisch und dann beginnt der Stress Jetzt beginnt sie die beiden Sorten Stempelkarten im hunderter und sechziger System einzeln St ck f r St ck auszurechnen Sie macht das auf die einzig m gliche Weise indem sie jeweils von der gr eren Zeit sprich von der sp teren Zeit die kleinere also fr here Zeit abzieht Bei den sechziger Karten mu sie besonders aufpassen da hier das normale Dezimalsystem nicht angewendet werden kann Diese Subtraktionsarbeit mu sie f r jede Einzelzeile auf jeder der vielen Stempelkarten Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 4 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung vornehmen Dabei mu sie aber auch ber cksichtigen da sie die Pausenzeiten die zwar in der Firma einheitlich sind was die Dauer anbetrifft aber von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich im Dienstplan eingerichtet sind in den F llen von der Gesamtzeitdauer absetzt wenn der Mitarbeiter nicht ohnehin bei der Mittagpause ausgestempelt hat Wenn er aber ausgestempelt hat dann mu das auch kontrolliert werden Die Fr hst ckspause wird z B einmal mit 15 Minuten und bei der anderen Stempelzeit mit 25 Hunderter Minuten abgesetzt Anni M ller darf hierbei keinerlei Fehler machen denn das k nnte die Firma evtl viel Geld kosten oder aber im anderen Fall w re es vorbei mit dem Betri
356. sen Korrekturen Auswertungen Statistik Kennzahl Bildschirmschoner Hilfe INFO zu Duve _ Soft Wer ist im Haus Interner Nachrichtendienst ENDE 3 Anfangen 3 1 Checkliste f r die Ersteinrichtung Diese Seite ist zum separaten Ausdruck gedacht Die Ersteinrichtung f r ZEIT EX PLUS erf llt das Programm mit Leben Glauben Sie bitte nicht da in diesem Fall Probieren ber Studieren ginge Wir garantieren Ihnen SCHIFFBRUCH Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 22 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Ohne die penibel eingehaltene Reihenfolge dieser hier aufgef hrten Arbeiten bei der Ersteinrichtung werden Ihnen Fehler angezeigt Datens tze kommen nicht an wo diese hingeh ren oder das Erfa programm ZEIT TOUCH PLUS funktioniert zwar aber Ihre dort eingegebenen ZEIT Buchungen kommen berhaupt nicht an und k nnen unter ZEIT EX PLUS nicht eingesehen werden g Sie laden sich viel wirklich absolut unn tigen Arger auf und davor sollten Sie sich sch tzen Hier also die korrekte Reihenfolge wobei bei irgendweclchen Einstellungen sp ter immer noch korrigiert werden kann 1 lt gt Installation und Freigabe Sie haben das Programm ZEIT EX PLUS installiert und f r die erste Testphase auch das Programm ZEIT TOUCH PLUS auf dem selben Rechner eingerichtet Beide Programme sind von der Installation her sofern Sie nichts anderes vorgegeben haben unter Laufwerk C DUVETIMEP
357. sen Mitarbeiter dann das Ma aller Dinge ist Damit das aber sp ter auch richtig geschehen kann haben wir Ihnen schon gesagt da die Bezeichnung dieser Abteilung auch f r Sie selbst zur Erkennung irgendwie TZ oder Kurz o enthalten soll Wollen Sie einen schon l nger existenten Dienstplan ndern so gehen Sie genau so vor wie hier dargestellt 7 2 4 Dienstplan Suchen Dienstplan Suchen Unten links auf dem Bildschirm Dienstpl ne finden Sie ein Kontroll Element mit der Beschriftung Plan Suchen Wenn Sie darauf klicken ffnet sich eine Listbox in der Sie alle bereits angelegten Dienstpl ne untereinander sehen k nnen Die dort eingestellte Anordnung ist aufsteigend sortiert Klicken Sie auf irgendeinen Eintrag innerhalb dieser Liste so wird der entsprechende Dienstplan sofort angezeigt und Sie k nnen diesen bearbeiten nachdem Sie auf eines der Kontroll Elemente geklickt haben und so den Bildschirm zur Bearbeitung freigegeben haben Beim Wechseln von einem Dienstplan zu einem anderen ber die Kontroll Elemente wie in Bewegen innerhalb einer Datei genannt m ssen Sie wissen da die Ordnung der S tze innerhalb der Datei nicht in der Reihenfolge wie in der Listbox angezeigt vorherrscht sondern in der Datei sind die S tze in der Reihenfolge ihrer Anlage angeordnet Haben Sie also alle Dienstpl ne fertig angelegt und f gen sp ter einen Dienstplan zum ganz zu Anfang angelegten Dienstplan hinzu so liegt dieser Satz am Da
358. sen Tag aber einfach raus so kann mit Sicherheit nichts falsches passieren Als n chstes klicken Sie jetzt auf das rechts neben dem soeben mit dem Datum gef llte Feld Dieses Feld erh lt jetzt die gr ne Markierung und in dem Augenblick wird eine Listbox sichtbar aus der Sie den entsprechenden Feiertag als geschriebenen Text in das jetzt gr n markierte Feld per Mausklick bernehmen Das w re dann evtl der Neujahrstag Zur gleichen Zeit wird Ihnen noch einmal mitgeteilt da Sie Feiertage auf Sonntagen usw nicht einsetzen sollen Jetzt gehen Sie wieder auf das n chste Datumsfeld eine Spalte tiefer und klicken wieder darauf um es zu markieren Die vorherige Listbox ist zwischenzeitlich wieder verschwunden Dr cken Sie jetzt im Jahreskalender auf den n chsten Feiertag den Sie aus Ihren Unterlagen gem Datum herleiten Und so setzen Sie Ihre Eingaben fort bis Sie den letzten Feiertag wahrscheinlich den 2 Weihnachtsfeiertag eingegeben haben Wenn Sie auf der rechten Seite ein Feld markiert haben aber dort keine Feiertagsbezeichnung eingeben wollen so klicken Sie mit der Maus auf den unten in der Listbox befindlichen Freiraum Dann wird nichts bernommen und es wird auch nichts ungewollt berschrieben Wollen Sie eine Eintragung berschreiben so klicken Sie auf einen Eintrag in der Listbox und die fr here Bezeichnung wird berschrieben Wollen Sie einen Eintrag entfernen so fahren Sie mit der links gedr ckten Maustaste ber
359. senkung zusammen addiert und dividiert durch den Lohnstundensatz Ganz rechts au en unter Zeitsaldo steht immer der nach der Berechnung eines Zeitraums sich ergebende Zeitkontostand der dann f r die n chste Berechnung als Anfangswert bernommen wird Rechts daneben sehen Sie ob bei der aktuellen Berechnung des Lohns die Soll oder geleisteten Stunden zur Berechnung herangezogen worden sind Wir hatten weiter oben schon dar ber gesprochen Im unteren Mittelfeld das in 3 Einteilungen rechts und 3 Einteilungen links aufgeteilt ist wird zuerst die Hauptweichenstellung vorgenommen n mlich ob es ein vorhandenes Guthaben gibt oder nicht Das w re bei einem Guthaben die linke Seite die zartgr n eingef rbt wird oder wenn ein Manko besteht die rechte Seite Welches dann von den weiteren 6 Bereichen dann der G ltige ist ersehen Sie an der etwas dunkler eingef rbten Gr nf rbung innerhalb der zartgr nen Einf rbung Zur Gegen berstellung der Verh ltnisse in einer Firma ohne Zeitkontenberechnung werden ganz unten mit den selben Werten wie oben immer nur die tats chlich geleisteten Stunden berechnet und die sich ergebende Differenz gegen bergestellt Hierbei gibt es die Schwierigkeit da ja vorherige Guthaben oder Zeitmankos wie aber auch neu entstandene Guthaben oder Mankos unten bei der Leistung unber cksichtigt bleiben und bei der Gegen berstellung dann entsprechend eingeordnet werden m ssen Programmerweiterung der lteren Version
360. sgedruckte Liste in der geordnet nach Abteilungen also nach Subunternehmern genau ersichtlich war wer vor Ort anwesend war bzw nur anwesend sein durfte Es wurde uns berichtet da mancher Subunternehmer hierbei nicht sehr gl cklich war Jeder Mitarbeiter erhielt einen Barcodepass mit Lichtbild der von einer Dame die in einem Baucontainer sa angefertigt wurde Ein Barcodeleser als Scanner stand auf der Innenseite des Fensters in dem Container und der Mitarbeiter mu te den ihm vorher ausgeh ndigten Barcodepass in das au erhalb des Fensters befindliche Wirkungsfeld dieses Scanners bringen der per Kabel mit dem Computer und also mit dem Programm verbunden war Das eigentliche Buchen von EIN und AUS wird nach jedem Scann Vorgang von besagter Dame per Fingertipp ausgef hrt weil man leider feststellen mu te da der einfache und dann auch noch sehr h ufig fremdl ndische Bauarbeiter mit dem seinerseits auszuf hrenden Fingertipp auf dem Touchscreen nicht zurecht kam obgleich man mit unserer speziellen Touchscreen Aufsetz Scheibe die zuerst in die Fensterscheibe zur Au enseite des Fensters hin eingelassen war und bestens funktionierte zuerst auf diese Weise den Buchungsablauf durchf hren wollte Das Tollste aber ist da die Anzahl der insgesamt vorhandenen Mitarbeiter Datens tze nun kurz vor 1000 liegt und wir jetzt gerade Nov 2005 eine Erweiterung auf 2000 Mitarbeiter vornehmen mu ten Das hatte zur Folge da w
361. sion von ZEIT EX 163 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Korrekturprogramms Eine genaue Angabe zum L schvorgang erhalten Sie wenn Sie bei der Statistik die Statistik Personendaten anw hlen Links unten befindet sich ein Button zum Anzeigen von Statistiks tzen Beim Anklicken dieses Buttons wird rechts daneben ein zweiter Button sichtbar der die Frage stellt Wie werden S tze gel scht Klicken Sie dort so erhalten Sie eine genaue Angabe Diese ist analog zum L schen von S tzen innerhalb der KORREKTUREN Da die Sicherung der Datenbank f r das Programm ZEITEXPLUS monatsweise vorgenommen wird ist am Ende eines Wirtschaftsjahres eine Gesamtl schung vor dem Neubeginn n tig Dieser L schvorgang darf erst vorgenommen werden wenn der letzte Monat abgesichert worden ist Die Gesamtl schung wird durch Klick auf die Schaltfl che ausgel st die diese Aufschrift tr gt 11 Lizenz en f r das ZEITEXPLUS Programm Das Stechkarten Auswertprogramm ZEITEXPLUS soll nicht wie die Katze im Sack gekauft werden DUVE_Soft gibt Ihnen das vollkommene Programm mit allen verf gbaren Programmroutinen im Englischen w rde man Features sagen kostenlos zum Testen f r 21 Kalender Tage Hierbei z hlt der Tag der Installation auf Ihrem System als erster Tag Sie haben somit ausreichend Zeit das Programm auf Herz und Nieren zu pr fen Testen Sie alle verschiedenen Routinen durch und Sie werden sehen welches hervor
362. stag und einen Sonntag gesetzt also dort im Dienstplan das SA und SO mit einem H kchen versehen gleichzeitig aber haben Sie die Sp tschicht oder Nachtschicht so organisiert da diese beiden freien Tage der 5 Tage Woche auf den Montag und den Dienstag fallen sollen so haben Sie die Verh ltnisse f r die dieses Thema hier extra angef gt wurde Da der Computer nicht wissen kann wer nun gerade zur Urlaubszeit dann oder dann einen freien Tag gehabt h tte springt das Programm immer in den zuerst angelegten Dienstplan und sieht dort nach an welchen Tagen von MO bis SO die H kchen f r die freien Tage gesetzt sind Ist es der MO und DI so werden diese Tage bei der oben ausgef hrten Bewertung nach Ihrer Buchung nicht als Urlaubstag oder Kranktag gewertet sondern gelten als freie Tage an denen kein Dienst stattgefunden h tte Also wurde auch kein zu bezahlender Urlaubstag oder Krankentag usw berechnet Da Sie sich mit Sicherheit nicht mehr daran erinnern welchen Plan Sie nun zuerst oder zuletzt angelegt hatten m ssen Sie sich einen Ausdruck der Dienstpl ne der betreffenden Abteilung anfertigen Dort sehen Sie welcher Dienstplan zuerst ausgedruckt wird Und genau dieses ist der Datensatz der innerhalb einer Abteilung immer als erster Datensatz von diesem Buchungsprogramm gelesen wird Dieser erste Satz ist also verantwortlich f r die Vergabe der entsprechenden Berechnung von freien Tagen Auf dem Ausdruck sehen Sie die S
363. stchen 4 5 Einstellungen Schicht und Abenddienst Angaben angebracht in denen das hierim W 4 6 Auf und Abschl ge Teil Inhaltsverzeichnis genannte Einstellungen Registerkarte 4 Kapitel passend zum Thema _ 4 7 Pr mien Teil m eingetragen ist und Sie somit Einstellungen Registerkarte 4 Bu beim Durchbl ttern den gesuchten 4 8 Einstellungen Berechnungsvorgaben Text schnell finden l sst Teil Registerkarte 4 i 4 9 Einstellungen Sonstige Einstellungen Er EEE ELBE E 5 Feiertag Eingabe Maske 5 1 Feiertage Neues Jahr anlegen 5 2 Feiertage Kalender ndern 5 3 Feiertage Jahr L schen 5 4 Feiertage Kalender ausdrucken 5 5 Hilfe f r den Kalender 5 6 Feiertage Verg tung 6 ZEITERFASSUNG Vorgesetzten Kennziffer hier 6 1 Abrechnungs Zeitraum und bernahme neuer S tze 6 2 KORREKTUREN 6 3 bernahme neuer S tze 6 4 Zusatztext Arztgang etc 6 5 Feiertage freie Tage 6 7 Urlaub oder Krank buchen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 8 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 6 8 L schen von Eingabes tzen ber Erfassen 7 STAMMDATEN 7 1 ABTEILUNGEN 7 1 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Abteilungen 7 1 2 Neuen Satz f r eine Abteilung anlegen 7 1 3 Satz Abteilung Andern Abbr 7 1 4 Satz L schen 7 1 5 Abteilungen Ausdruck anfertigen 7 1 6 Tipp Eingabe Hilfe Angaben 7 1 7 Abteilungs Stammsatz suchen 7 2 DIENSTPL NE 7 2 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten D
364. swertung Plan um den aktiven Dienstplan handelt Durch Bet tigen der F11 Taste springt die Markierung immer von Plan zu Plan weiter Anwesend Nein Mit dieser Funktion die Sie ber den Eingabebereich bei der Zeiterfassmaske steuern k nnen indem Sie dort eine Options Marke n mlich die mit Nein anklicken zeigt sich Ihnen eine Palette von Druckkn pfen sog Buttons mit deren Hilfe Sie durch Anklicken tageweise Abwesenheit bzw deren Begr ndung ausw hlen k nnen Die M glichkeiten sind Krank Urlaub Unbezahlter Urlaub Unentschuldigt Schlecht Wetter Schulung oder Sonderurlaub Ob diese Abwesenheitszeiten bezahlt werden sollen oder nicht l t sich ber die Einstellungen einrichten Anwesenheits Pr mie Die Zahlung einer Anwesenheits Pr mie ist eine M glichkeit einen Teil der Lohnkosten im Krankheitsfall zu drosseln ohne dabei mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten Da die Zahlung einer Anwesenheits Pr mie eine v llig freiwillige Leistung ist die vertraglich mit dem Mitarbeiter abgestimmt sein mu kann diese unter bestimmten Bedingungen auch ausgesetzt werden Hat der Mitarbeiter eine zu vereinbarende Anwesenheits Zeit unterschritten so kann von einer Pr mie die sich auf einen Geldbetrag pro Arbeitsstunde bezieht ein ebenfalls zu vereinbarender Prozentsatz gek rzt werden Dieser kann in besonderen F llen bis zu 100 dieser Pr mie betragen Arztgang W hrend der Arbeitszeit gestempelte und so dokumentierte
365. t am Mon Die Mit und Don was insgesamt dann 4 x 4 Stunden also 16 Stunden in einer Woche ergibt Wir haben einmal willk rlich einen Feiertage Sonderfest eingef gt und wie Sie sehen wird hier Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 102 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung korrekterweise weil ja an diesem Tag normalerweise nicht gearbeitet wird die Sollzeit nicht mit 4 sondern mit 0 angegeben und so im Gesamtergebnis mit 4 Stunden weniger berechnet Wie Sie sehen haben wir einen k nstlichen Feiertag in unseren Feiertagskalender eingebaut um das demonstrieren zu k nnen F llt jetzt zuf llig ein Feiertag auf einen Tag an dem der Teilzeitbesch ftigte nicht arbeitet so st nde wie Sie an anderen Stellen sehen ohnehin diese 0 in der Sollspalte Hier liegt der Hauptgrund warum die Dienstpl ne in einer Abteilung immer genau die gleichen Tage verwenden m ssen Wie bei der Bezahlung von Feiertagen zu verfahren ist kann in den Einstellungen bestimmt werden In der Regel werden Feiertage bei Teilzeitbesch ftigten wohl nicht bezahlt aber da m ssen Sie sich nach Ihren rtlichen Verh ltnissen richten Wenn ein Feiertage bezahlt wird dann nur in dem Stundenumfang wie er bei einem Nichtfeiertag angefallen w re Hierzu aber gibt es ein eigenes Thema 5 6 Feiertage Verg tung 7 3 2 Personalgr e Das Programm ZEITEXPLUS in Verbindung mit ZEIT TOUCH ist ein wirklich starkes Pro
366. t u freis Tage A Sida Tome I 5 Schicht Zor 2 Schacht Zone 3 7 Bercoadase Dienete 3 Buro u eh Tage 4 3 Sctu Zone J Schicht Zone 4 Bchicht Zone J Buronden D nt Abenda zit Disntp Dawst ri Aufschlag 3 Namsalstunden Mumie hai Abendurb ri henstp Dienst uk Aufuch ug B N oanalstumden Abt bi Utbescmuntz m are 9 ber Fanstag rd J bes Poisitap nd ofj 2800 218600 760 10 t antt Zuriaga 7 2 3 Je Ye 19 Uberstd Zuschlag F 35 00 oe O OM 0 0 Mas Aufschlageber cung LLE t E cha ohen anih Hu Aufschligeiksrchrg G stumm schoninPos8 ob mAh 12 ha Avohi Dock ii Q 12 Bez bmtt Block gt 090 153 n Abehi Block Da 13 BezAbatz Block no Hier I det bai der erts prechanden H i Au Acker L ren eae 13 davon ab 19060 oeo Einstellung keine Berachnung statt IILS davon ab Lohnsumme berechnet 16 ergibt IR 6 66 24 16 ag t 0 00 0 00 ITIAtagvLotefintzig 290 2 00 0 00 0 10 0 0 00 I JAbay v_Lohnforteig a0 0 0 0 030 0 0 18 Abcerkuunge Betsagg van Zekgeshuah nn tn fit am SH 0 20 1 Absenkungs Batrag von Zeigithahben z u fr 2 00 Std 0 00 19 Gen eih trug ne Brut emule Lusiewiheng ms 19 Gerast betrag an Bauttoaahlis g Landsewduung une Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 48 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Aber es gibt noch eine weitere M glichkeit f r die ganze Firma beides miteinander zu verbinden also
367. t mitkopiert bzw mitgesichert zu werden Die monatsweise gesammelten Datenbanken k nnen Sie dann bei Bedarf immer wieder in das Programm einbinden und so auf diese Daten ber das Programm zugreifen Nochmals zum besseren Verst ndnis Die aktuelle Datenbank im Verzeichnis auf dem Touchscreen PC bleibt in ihrem akt Zustand immer erhalten und wird nur jeweils in die oben bezeichneten Verzeichnisse hineinkopiert Die aktuelle Datenbank wird zu Beginn eines neuen Zeitrahmens durch L schen der alten Bewegungss tze Zeiten wieder neu mit neuen S tzen gef llt die durch die Buchungen erzeugt werden Wird ein alter Zeitraum bearbeitet so wird lediglich der Pfad zu diesem alten Zeitraum ge ndert und mu sofort nach Einsichtnahme wieder zur ckgestellt werden da w hrend dieser Zeit keine neuen Buchungss tze in die ja jetzt nicht aktuelle Datenbank geschrieben werden d rfen W hrend dieser Zeit mu jegliche Art von Einbuchung ber das Programm unterbleiben Der Touchscreen hingegen greift immer auf die richtige Datenbank zu sofern der Zugriffspfad dort hinweist wenn er so eingestellt worden ist Diese Datenbank ist immer die aktuelle Datenbank f r die Buchungen ber den Touchscreen die dort ganz normal weiterlaufen k nnten Da also w hrend der Einsichtnahme in alte Zeitr ume keinerlei Buchungen ber das Programm vorgenommen werden d rfen k nnten sich hieraus beim Vergessen der R ckstellung auf den alten Zustand unangenehme Eingabefehle
368. t sein kann Die Eingaben in diesem oberen Bereich sind weitgehend selbsterkl rend und es bedarf keiner weiteren Erl uterungen Wenn Sie irgendwo den Wert 0 eingeben so wird f r eine gestempelte Zeit dieser Kategorie kein Auf oder Abschlag berechnet Bei dem Aufschlag f r Zeiten die ber Zus Text erfa t werden handelt es sich ausschlie lich um sog Zulage Arbeiten wie mit Schmutzzulage mit Gefahrenzulage oder hnliche Kategorien Wenn Sie unter Erfassen die kleine Zusatz Text Maske aufrufen gibt es dort nur eine Rubrik die daf r angeklickt werden mu wenn diese Zulage ausgel st werden soll Der Terminus dort lautet ZulagAr Zur ck zur Vormaske 4 7 Pr mien Teil Einstellungen Registerkarte 4 Bei dem mittleren Teil der Registerkarte 4 werden die sog Anwesenheits Pr mien ermittelt Dazu aber eine Vorbemerkung Kranksein ist teuer Diese Aussage trifft nicht nur f r den Kranken zu sondern auch f r den Betrieb in dem der Kranke arbeitet Bevor es den Versuch der gesetzlichen Regelung zur Lohnfortzahlung gab und ber die zu Beginn des Jahres 1997 noch eifrig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter diskutiert wurde hatten einige findige Arbeitgeber schon vorher den Spie gewisserma en umgedreht Sie konnten die Lohnfortzahlung nicht k rzen sehr wohl aber freiwillige Zulagen an bestimmte Verhaltensweisen der Mitarbeiter anbinden und diese je nach Art dieser Verhaltensweisen entweder zahlen k rzen oder ganz
369. tei Ende Es empfiehlt sich daher evtl auch aus dieser Sicht einen Vorabentwurf oder eine kleine handschriftliche Planskizze anzufertigen bevor Sie mit den Eingabearbeiten beginnen F r den Programmablauf ist das jedoch ohne jegliche Bedeutung Auf eine kleine aber n tzliche Besonderheit wollen wir in diesem Zusammenhang hinweisen Wenn Sie auf Plan Suchen klicken erhalten Sie eine Auswahlmaske aus der Sie den gew nschten Dienstplan herausklicken k nnen Diese Liste ist aufsteigend sortiert Da aber die Gesamtstundenzahl einer Woche dieser Abteilung jetzt immer ganz links steht ist diese Sortierung eben nach den Wochenstunden sortiert Da die Zeitarbeitspl ne in der Regel wesentlich weniger Wochenstunden aufweisen stehen diese immer ziemlich eng zusammen im oberen Bereich Hier k nnen Sie bei gleicher Abteilungs Nr und bei den Schichtbezeichnungen sofort erkennen ob auch tats chlich gleiche Stundenverh ltnisse vorliegen was unabdingbar ist Sie sehen also erneut wie wichtig es ist sich gut vorzubereiten indem Sie sich vorher aus der Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 85 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Abteilungsmaske einen Ausdruck anfertigen 7 2 5 Fehlerkontrolle Ein Fehler bei der richtigen Vergabe der zugeh renden Schichtbezeichnung kann leicht vorkommen besonders wenn Sie unkonzentriert sind weil Sie abgelenkt wurden Wenn Sie einen neuen Dienstplan einrich
370. teigend geordnet sind Pr fen Sie nun durch Weiterbl ttern der WYSIWYG Maske mit dem Druckbild bis zu welcher Seite Sie den Ausdruck haben wollen Wenn Sie oben auf das Drucksymbol klicken so kommt eine kleine Folgemaske in der Sie genau sagen k nnen ab welcher Seite Sie einen Ausdruck w nschen und bis zur wievielten Seite gedruckt werden soll Hierbei ist es wesentlich einfacher die Kontrolle zu behalten wenn Sie f r diese beiden Personengruppen v llig getrennte Nummernkreise anlegen z B Normale von 00001 bis 09999 und die Nichtnormalen von 10001 bis 19999 o 6 Um nun den zweiten Personenkreis zu berechnen stellen Sie die Feiertagseinstellung um Gehen wieder in die Berechnung und lassen alle Mitarbeiter noch einmal berechnen Jetzt haben alle Mitarbeiter eine andere Berechnungsart erhalten und Sie k nnen diesen Personenkreis entsprechend der oben gemachten Angaben ausdrucken In diesem Fall br uchten Sie die Programme auch nicht zweimal zu installieren Aber einen Haken hat die Geschichte schon Da immer nur die jeweils letzte Abrechnung gilt wird der dann gegebene Zustand in die Statistik bernommen Und das kann dann evil ein nicht korrektes Bild abgeben Eine Anderung in diesem Bereich w rde zu umfangreiche Anderungen am Programm bedingen soda wir vorerst davon abgesehen haben und Sie in diesem Fall wenn Sie saubere Statistik Zahlen haben wollen doch bitten die Programme zweimal getrennt zu installieren Diese F
371. teilungsbezeichnungen innerhalb von Suchmasken sortiert werden h tten Sie dann eine Sortierung die sich an dieser Nummer orientiert Die Bezeichnung einer Abteilung kann mehrere Male vorkommen was aber nur dann n tig w re wenn Sie f r eine Abteilung mit dem gleichen Namen mehr als 4 Dienst oder Schichtranmen und auch so viele Dienstpl ne festlegen m ssen Die Abt Nr mu dabei aber anders lauten und innerhalb der Abteilungsdatei eindeutig sein Access WARNUNG Wenn Sie im Besitz einer h herwertigen Version des Microsoft Access Programms sind so d rfen Sie die Datenbank dieses TIMES EX Programms nicht in eine h here Version konvertieren Ihre gesamten Daten k nnten dann nicht mehr gelesen werden Da die h herwertige Version in jedem Fall abw rtskompatibel ist k nnen Sie mit einer neueren Version diese Datenbank in jedem Fall lesen Die hier verwendete Access Version ist ACCESS 97 Aktiver Dienstplan Auf der Erfass Maske werden f r jeden gerade bearbeiteten Mitarbeiter alle vorhandenen Dienstpl ne seiner Abteilung angezeigt Um die Pausen und Zeiten dieser Pl ne an die einzugebende Stechzeit anzupassen mu jeweils der gerade aktive Dienstplan eingestellt werden Das geschieht mit der F11 Taste wobei die gr ne Markierung die jeweils nur einen dieser Dienstpl ne gr n unterlegt anzeigt da es sich bei diesem Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 165 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Au
372. tellt soda immer der gerade aktuelle Plus oder Minuswert angezeigt wird nicht aber die geleisteten Gesamtstunden Diese werden dann dem Monatssoll in der Auswertung gegen bergestellt wobei sich m glicherweise leichte Differenzen ergeben wobei aber die Auswertung die korrekten Zahlen zeigen w hrend die Touchscreen Anzeige je nach unterschiedlichem Dienstplan geringf gig abweichen kann Aber es kann auch vorkommen da w hrend dieser Arbeiten das Programm ZEITEXPLUS nicht richtig beendet wurde und der Sperrvermerk in der Datenbank noch gesetzt ist Sollte das einmal der Fall sein Stromausfall o so w hlen Sie das Programm ZEITEXPLUS noch einmal an und starten das Unterprogramm Auswertung mit diesem ICON 1 1 7 Wenn die Maske erschienen ist klicken Sie unten rechts auf das Symbol mit dem Sie wieder zur ck zum Hauptmen kommen Dabei erhalten Sie eine Warnmeldung die Sie mit OK beantworten Dadurch wird der Bearbeitungsvorgang der den Sperreintrag verursachte ordnungsgem abgeschlossen und Sie k nnen wieder auf das Datenmaterial zugreifen 9 SONSTIGES 9 1 BEWEGEN INNERHALB EINER DATEI al DIDI Mit Hilfe dieser hier dargestellten vier Tasten k nnen Sie sich innerhalb einer Datei sowohl vorw rts wie auch r ckwarts bewegen Dabei kommen Sie jeweils einen Datensatz vorw rts oder r ckw rts wenn Sie auf TED Entwicklungen irma DUVE Soft Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 135 ZEI
373. tellt werden Ist das nicht m glich so m te wie im Fall der Neueinstellung auch d r diesen Mitarbeiter eine gesonderte Abrechnung mit gesondertem Zeitrahmen gefahren werden Die in diesen beiden F llen nicht ganz korrekte Statistik bezieht sich nur auf evtl insgesamt aufgelaufene Minusstunden oder berstunden und kann entweder direkt in den Statistiken korrigiert werden oder aber g nzlich ignoriert werden Korrektur Stellen Sie die Summe der berstunden oder Minusstunden insgesamt f r diese beiden F lle zusammen und saldieren Sie soda Sie entweder nur ber oder nur Minusstunden haben Addieren Sie in den Statistiken die entsprechenden Zahlenwerte f r berstunden oder subtrahieren Sie diese f r Minusstunden Alsdann geht es wie folgt weiter lt gt Alle alten Zeits tze werden jetzt ber Korrekturen herausgel scht damit die neuen irma DUVE Soft Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 112 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung schon in der Parallel Datei Zeiten2 gesammelten Datens tze dorthin bertragen werden k nnen lt gt Hatten Sie vor der Datensicherung der Datenbank in einem Personalstammsatz einen Termin des Ausscheidens f r diesen Mitarbeiter eingetragen so k nnen Sie dessen Stammsatz jetzt l schen Sinnvoller allerdings w re es wenn Sie diesen f r ca 3 oder 6 Monate in der Datenbank belassen Wenn Sie diesen Datensatz irgendwann einmal suchen so haben Sie f r
374. tem leisten kann werden bei einer Auswertung eines bestimmten Zeitabschnitts diverse zus tzliche Informationen berechnet und bereitgestellt Mit dem Programm ZEITEXPLUS kann mit zweierlei Buchungsmedien gearbeitet werden 1 mit einem Touchscreen oder 2 mit einem Bildschirm Terminal Das Terminal ist die billigere L sung bietet aber bei weitem nicht den Komfort der bei einem Touchscreen gewisserma en Standard ist Ein Terminal hat eine eigene Speicherverwaltung Dieser Speicher mu in gewissen Zeitr ume m glichst t glich ber ein weiteres Ubernahmeprogramm abgefragt werden Die dort erzeugten spartanisch kurzen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 153 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Daten S tze die mit Kennziffern und Zahlenkolonnen zusammengestellt werden sind auf den ersten Blick f r das menschliche Auge nicht gut zu entziffern weil sie f r den Computer erstellt wurden Da ein Terminal nicht direkt am Computer h ngt also nicht On Line arbeitet kann ein Terminal nur sehr ungenau kontrollieren ob eine gerade vorgenommene Buchung die richtige jetzt f llige Ausbuchung also Gehen Buchung ist oder ob der Mitarbeiter aufgrund eines bereits fr her gebuchten Vorgangs jetzt Kommen buchen m te Erfahrungsgem werden hier immer wieder Fehler gemacht da der Mitarbeiter selber entscheiden mu was er gerade buchen soll Hat er z B am Vortag vergessen Gehen zu
375. ten Sie aber jedenfalls gemacht haben 6 1 Abrechnungs Zeitraum und bernahme neuer S tze Falls Sie etwas ber die bernahme neuer zwischengespeicherter S tze wissen wollen so ist diesem Thema eine eigene Hilfeseite gewidmet Bitte klicken Sie dazu auf bernahme neuer S tze Bitte beachten Dieser Text wurde nicht berarbeitet und bezieht sich auf die reine Auswertung von tats chlich gestempelten Stechkarten Die Eingabe bzw das Erfassen von Zeiten ber Touchscreen wird hier nicht gesondert behandelt Da aber auch in diesem Fall bei Korrekturarbeiten ganz normale Eingaben ber die Erfassroutine gemacht werden m ssen haben wir diesen Text unver ndert belassen Au erdem ist es auch mit dem Touchscreen zwingend notwendig einen Zeitrahmen vorzugeben so wie es hier beschrieben wird Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 53 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Der Abrechnungszeitraum ist der von Ihnen einstellbare Zeitraum innerhalb dessen Sie sich mit der Eingabe der Stechkarten bewegen Haben Sie die zeitliche Einstellung f r eine Abrechnung z B des Monats Mai vorgenommen so k nnen Sie aus einem anderen Zeitraum z B vom April keine Eingabe machen Verlassen Sie einmal das Programm um z B am n chsten Tag weiterzuarbeiten oder aber weil Sie zwei verschiedene Stechuhren in Ihrem Hause haben z B 1 Std 100 Min oder 1 Std 60 Min und daher zwei verschiedene Zeitangaben
376. ten wollen und Sie haben einen hnlichen Plan kopiert so m ssen Sie jetzt zuerst auf die zu bearbeitende Abteilung klicken f r den Sie diesen Dienstplan kopiert haben Das geht noch aus dem Ged chtnis ganz gut wenn Sie aber schon am zweiten Plan zu dieser Abteilung sind und jetzt beim Downklick der richtigen Schicht Bezeichnung angekommen sind passiert schnell einmal der Fehler da Sie versehentlich eine schon vorher genommene Bezeichnung noch einmal w hlen Hier an dieser Stelle m ssen Sie also aufpassen und Ihre Ausdrucke als Eingabenhilfe parat haben Haben Sie aber einmal versehentlich eine gleiche schon bereits einmal angeklickte und dadurch schon verwendete Schichtdienstbezeichnung innerhalb einer selben Abteilung noch ein zweites mal angeklickt so erhalten Sie eine Warnmeldung wonach Sie in der Regel die f lschlicherweise schon verwendete Bezeichnung per erneutem Klick berschreiben und dann weiterverarbeiten k nnen Haben Sie aber z B berhaupt nur 2 verschiedene Schichten vorgegeben und hierf r beide Bezeichnungen schon verbraucht und f r den einen und anderen Dienstplan angegeben aus dem Dropdown angeklickt so erhalten Sie wenn Sie ebenfalls versehentlich einen weiteren Dienstplan anlegen w rden immer wieder diese Warnung weil Sie ja immer auch die erneut angeklickte Bezeichnung tats chlich schon vergeben haben Aus dieser Fehlerschleife kommen Sie nur wieder heraus indem Sie statt des OK unten jetzt auf A
377. teren Version von ZEIT EX 83 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung m ssen sondern einfach berschreiben k nnen Da Sie das f nfstellige Format 00 00 also zwei Ziffern links vom Doppelpunkt und zwei rechts davon unbedingt f r alle Zeiteingaben einhalten m ssen ist folgender Weg ratsam Da ja oft f r sich alle Beginn und Endzeiten gleich sind geben Sie in das erste Feld Ihren ersten Zeitwert z B 08 00 f r Acht Uhr morgens ein 8 0 w re falsch Kopieren Sie diesen gerade eingegebenen Wert jetzt durch nochmaliges Doppelanklicken und dann indem Sie mit der rechten Maustastenfunktion ein kleines Untermen anzeigen lassen aus dem Sie die Funktion kopieren anklicken Jetzt befindet sich dieser Wert in der Zwischenablage Jetzt dr cken Sie zweimal auf die TAB Taste und Sie stehen mit dem Cursor automatisch unter dem gerade eingegebenen Wert eine Zeile tiefer und der dortige Eintrag 00 00 ist schon markiert Jetzt dr cken Sie wieder die rechte Maustaste f r das Erscheinen des Untermen s und klicken jetzt nicht mehr auf Kopieren sondern auf Einf gen und schon steht der neue Wert in dem Feld Wiederholen Sie den Vorgang bis alle Tagesbeginne entsprechend eingetragen sind Jetzt machen Sie das gleiche Spielchen auch noch mit den Endezeiten dann ebenfalls mit den Morgen und anderen Pausen bis alle Werte eingegeben sind Wollen Sie nicht berall gleiche Werte haben so m ssen Sie dort die entspr
378. teuerung Anzeige vorzunehmende Bildschirmeinstellung 1 1 Teilzeitarbeit jetzt m glich Dem Trend der Zeit folgend und auch weil wir festgestellt haben da relativ viele unserer Zeitwirtschafts Kunden mit diesem Problem konfrontiert sind haben wir jetzt unser Programm so verbessert da wir die Arbeitszeiten auch in bezug auf Kurz Arbeit besser gesagt Teilzeitarbeit nicht nur einwandfrei erfassen sondern auch ebenso einfach und sauber berechnen k nnen Dazu einige Vorbemerkungen In der Normalversion unseres Programms wurde seinerzeit nicht davon ausgegangen da die Besch ftigungssituation so dramatischen Wandlungen unterliegen w rde wie das heute der Fall ist Neben den diesbez glichen Ver nderungen gilt aber nach wie vor auch in der neuen Version 1 Zu Beginn einer Auswertung und Berechnung mu ein Zeitrahmen festgelegt werden der ganz nach Ihren W nschen festgelegt werden kann Hierbei mu nicht unbedingt der Monat der Rahmen sein Sie k nnen auch z B vom 26 bis zum 25 des Folgemonats Ihre zu bearbeitenden und schon bisher erfa ten Zeit S tze in Ihren Zeitrahmen pressen ja wenn es Ihnen einmal beliebt wieder diesen Zeitrahmen wieder zur ckzustellen auf den normalen Monatsbeginn k nnen Sie auch dann als logische Folge vom 26 bis zum Monatsende des Folgemonats eingrenzen wobei dann allerdings dieser einmalige Zeitrahmen etwas gr er ist und demzufolge auch f r die Lohnbuchhaltung diese Zwischenta
379. tigen R ckfragen Wer war es wann ist er denn gestern oder Vorgestern gegangen usw F r alle besonderen Abfragen ber den Touchscreen gibt es f r den Mitarbeiter nur eine einzige alternative Taste die er dr cken kann ber diese EXTRAS Taste ffnet sich eine weitere Maske die in leicht verst ndlichen 3 Angaben abfragt ob es wieder zur ckgehen soll ob eine Zeit nachgebucht werden soll oder ob eine Anzeige ber das Urlaubs und Zeitkonto bei berstunden Auskunft geben soll Die daraufhin aufgerufenen Masken sind selbsterkl rend wobei auch alle f r diesen Mitarbeiter schon gebuchten Zeits tze f r einen bestimmten Zeitrahmen eingesehen werden k nnen Beim Nachbuchen wird die Zeit des Kommens oder Gehens je nachdem welche Buchung vergessen wurde und auch das Datum dazu eingeblendet und der Vorgesetzte hat es einfacher den Sachverhalt zu kl ren Noch eine M glichkeit von gro er innerbetrieblicher Bedeutung ist das interne Nachrichtensystem Sie kennen das wenn Sie im B ro nicht weiterkommen weil Mayer seine Steuerkarte oder eine andere wichtige Unterlage noch nicht vorgelegt hat weil er sie immer wieder vergi t Im B ro denkt man auch nicht immer wieder daran Mayer zu erinnern Mit dem Touchscreen ist das kein Problem weil das System immer on line ist Sie geben von Ihrem Arbeitsplatz wo ZEITEXPLUS installiert worden ist eine Mitteilung ein die Mayer an die Angelegenheit erinnert und somit ist die Sache vorerst ei
380. tten jetzt einen anderen Eingabefehler gemacht und wollten Ihre Eingabe stornieren so dr cken Sie jetzt und dazu m ssen Sie wieder die Maus nehmen auf das Kontroll Element mit der Aufschrift Storno1 P Sie sehen da die Eingabe in Position 1 gel scht wurde Der Button hat jetzt seine Beschriftung in Storno2 P ge ndert Dr cken Sie jetzt noch einmal auf diesen Button mit der neuen Beschriftung Sie sehen jetzt ist auch Ihre aller erste Eingabe die auf die zweite Position heruntergerutscht war gel scht worden Der Button hat jetzt die Beschriftung Storno3 P Versuchen Sie es jetzt noch einmal so erhalten Sie die Fehlermeldung da ein leerer Satz nicht gel scht werden kann Sie haben also jetzt alle Eingaben storniert und beginnen noch einmal von vorne mit den gleichen Eingabewerten Damit Sie die Stelle wo Sie begonnen hatten schneller wiederfinden haben wir diese oben durch eine gestrichelte Linie markiert Sie m ssen aber jetzt ber den kleinen schwarzen Pfeil unten links wieder den Monatskalender ffnen und wieder auf das erste Datum klicken das Sie auch schon vorher gew hlt hatten Sollte dieser Tag den Sie w hlen wollen mit einem blauen Karo unterlegt sein so k nnen Sie dieses Datum nicht anw hlen Benutzen Sie einen kleinen Trick W hlen Sie ein anderes Datum Jetzt ist das blaue Karo auf diesem anderen Datum und Sie k nnen das erste gew nschte Datum problemlos anklicken Sollte bei dieser Operation die kleine
381. uch zur Zeiterfassung und Auswertung habe In diesem Link finden Sie die Antwort 9 7 Sichern und Zur cksichern der Datenbank Dieses Thema wurde ganz bewu t mit einem Fragezeichen gebracht Warum werden Sie fragen Nun ganz einfach weil die sonst bliche Art etwas mit dem Computer Gefertigtes absichern zu m ssen in unserem Fall w hrend der Erzeugung immer schon automatisch abgesichert wird Jedesmal wenn Sie einen Datensatz entweder anlegen oder ndern und diese Arbeit mit OK best tigen wurde der betreffende Datensatz in der Quelldatenbank upgedatet und weist in diesem Moment den aktuellen Stand auf Indem Sie aber eine zus tzliche Kopie dieser Datenbank erzeugen haben Sie eine Sicherung des aktuellen Standes angelegt Wohin Sie diese Sicherungskopie hinlagern ist grunds tzlich Ihrer Entscheidung berlassen Sie k nnen das mit den unter Windows mitgelieferten M glichkeiten mit dem Explorer tun und in der gleichen Weise eine Datenbank auch wieder an die urspr ngliche Stelle zur ckkopieren wenn z B ein Plattencrash soll jaschon hier und da vorgekommen sein aufgetreten ist In einem solchen Fall sollten Sie aber Ihre Kopie auf ein anderes Laufwerk ja evtl innerhalb eines Netzwerkes sogar auf einen anderen Computer gebracht haben Insofern sind Sie in Ihrer Entscheidung v llig frei Wenn Sie aber im Er ffnungsbildschirm diese dorthin gesicherte Datenbank als aktuelle Datenbank in das Programm einbinden wollen so
382. uf diese Frage ganz nach Ihrem Belieben f r diese Testzwecke nat rlich nur und die Zeit wird so oder so akzeptiert oder Sie m ssen Ihre Eingabe korrigieren Oberhalb der Dienstpl ne im Bereich f r die Anzeige der Einstellungen sollte von den Einstellungen das kleine viereckige Checkmark Vor Arb Beg Stempeln nicht markiert also das Einstempeln vor Dienstplan Beginn nicht erlaubt sein ndern k nnen Sie hier nichts denn das ist nur unter Einstellungen m glich Jetzt w hlen wir einen neuen Mitarbeiter Dr cken Sie statt mit der Maus auf die Taste Pers wchsi F10 auf die F10 Taste Hierdurch wird die gleiche Funktion ausgel st wie wenn Sie die Maus n hmen und Sie w hlen sofern Sie einen anderen Mitarbeiter angelegt haben einen neuen Mitarbeiter nach der gleichen Vorgehensweise wie beim ersten Mal Mit der kleinen Pfeiltaste m ssen Sie jetzt das Beginndatum wieder auf den ersten Tag einstellen wie Sie das schon einmal gemacht haben Geben Sie jetzt statt des normalen Dienstplan Beginns It Dienstplan eine Zeit ein die 25 Minuten vor dem normalen Beginn liegt ein Also z B statt 0800 geben Sie 0735 ein Die Ende Zeit kann wieder die Dienstplan Ende Zeit sein Dr cken Sie die Enter Taste und Sie werden eine Warnung erhalten da das Einstempeln vor der Dienstplan Beginnzeit nicht gestattet ist Und da Sie die Karenzzeit auf 30 bei den Einstellungen angesetzt hatten befindet sich die Eingabezeit EIN auch innerhalb dieser K
383. ufgelaufene Abwesenheits Tage Inkl dieser Auswertung 57 00 Tage sowie Inkl dieser Auswertung 6 33 Stunden Bei Zeitrearechumghiermg lig Saldo alt berstd Minus Std AbsenkStd Zeitentnahme Neuer Saldo 29 94 0 00 14 69 14 59 1 58 13 57 Bei Lohruempfingem m berahlende Abserikstd entstehen bei Absenkung uach relativ Jeimes Guthabens Die Bezahlung f r die Absenkung von 14 69 finden Sie oben unter Punkt 18 wo diese mit 146 87 bei einem angenommenen Stundenlohn von 10 Euro angegeben ist Abschlu bemerkung Wenn Sie sich aber fragen welchen wirtschaftlichen Nutzeffekt die ganze Geschichte der Zeitkontenf hrung hat wenn doch die berstunden trotzdem bezahlt werden dann denken Sie daran da diese Stunden mit keinerlei Zahlungsaufschlag versehen werden sondern wie Normalstunden abgerechnet werden berstunden fallen dann an wenn diese gebraucht werden und k nnen bei ruhigeren Zeiten wieder abgefeiert werden Als Unternehmer erhalten Sie in der Gestaltung Ihrer Betriebsabl ufe eine gr ere Flexibilit t Das Programm ZEITEXPLUS hilft Ihnen lediglich dabei diese Zeiten zu verwalten und aufzurechnen Es kann Ihnen keine unternehmerischen Entscheidungen abnehmen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 133 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 8 12 Zeitguthabens Einsicht Um den Stand des Zeitkontos und auch des Urlaubskontos einzusehen kann nach dem Durchziehen der Ba
384. um die Absenkung seines Guthabens von 8 Stunden auf 4 Stunden handelt mu er diese 4 abzusenkenden Guthabensstunden da diese ja schon einmal voll geleistet worden sind jetzt parallel zur reinen Zeitverg tung auch bezahlt bekommen Au erdem aber zus tzlich zum Nichtanwesendsein und zur Zahlung mu durch eine entsprechende Buchung ber Zeitverrechnung diese Absenkung des Guthaben ausgeglichen werden In diesem Fall gechieht das nicht automatisch Dieser Vorgang wird am Schlu beschrieben Dieser Sachverhalt der zus tzlichen Zahlung zum Abbummeln der Stunden ist auf Anhieb nicht sofort von jedem zu verstehen Man k nnte auch hier die Meinung vertreten das auch hier Zeit gleich Zeit ist Das aber ist eben nicht so Das wird Ihnen sofort klar sein wenn Sie 2 Mitarbeiter bei gleichem Lohn in 2 verschiedenen Firmen betrachten Die eine Firma A macht Zeitkontenverrechnung die andere Firma B nicht Dazu folgendes Beispiel Beide Firmen haben gleiche Wochenstundenvorgaben was bedeutet da es eine bestimmte Monats Soll Leistung in gleicher H he f r beide Firmen gibt Diese ist z B 175 Stunden Stundenlohn bei beiden w re Euro 10 00 Std Beide Mitarbeiter machen in diesem Monat jeder f r sich insgesamt 185 Stunden also 10 mehr als die durch Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 128 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung den Kalender vorgegebene Soll Menge Davon werden bei
385. unten links den Button S tze anzeigen u ggf l schen angew hlt haben Rechts daneben wird dann ein Text sichtbar Wie wird gel scht Klicken Sie darauf so haben Sie eine genaue Angabe zu diesem Thema L schvorg nge innerhalb der Stammdaten sind dort und L schvorg nge beim Erfassen dort beschrieben Nachtstunden Stunden die innerhalb des in den Einstellungen vorgegebenen Zeitrahmen f r Nachtstunden fallen Wobei es bis zu drei verschiedene Nachtzeitzonen siehe dort geben kann Nachtzeitzonen Die Nachtstunden lassen sich in bis zu drei verschiedene Zeitzonen einteilen Dadurch ist es m glich z B w hrend der fr hen Nachtstunden beispielsweise nach 21 00 Uhr bis 00 30 einen anderen Aufschlag zu gew hren als in den h rteren Morgenstunden von 00 30 bis 03 30 Hierbei ist es Ihnen bei den Einstellungen selbst berlassen diese Zeiten nach Ihren Vorstellungen einzuteilen Normalstunden Unter Normalstunden verstehen wir all solche Arbeitsstunden die keinerlei Aufschlagsberechnungen Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 170 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung unterliegen Diese ergeben sich rechnerisch dadurch da zuerst alle gestempelten Zeiten insgesamt ermittelt werden und dann alle Zeiten mit Sonderaufschl gen davon abgesetzt werden Der Saldo daraus das sind dann die Normalstunden Options Marke Mit dem Klicken auf eine Options Marke wird ein bestimmter Programm ode
386. untersch tzt werden Die bertragung geschieht auf folgende Weise An jedem Tag wird bei Datumswechsel automatisch eine Tagesdatei im RAM Speicher des PROX Terminals erzeugt Diese Datei beginnt immer mit den Buchstaben PRE danach folgt das Datum in umgekehrter Reihenfolge Eine Datei mit dem Namen PRE80714 ist also die Tages datei des 14 07 1998 Im PROX werden in dieser Tagesdatei Datens tze erzeugt die das folgende Format haben 070510012345 161500012345 gt Pers Nr 5St gt Arztgang o 2St 150 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung a a m u gt Status 1 EIN O AUS 1St gt Buchungszeit 4St Da TIMES EX diese Formatierung f r die eigenen Zwecke umwandeln mu werden bei der bertragung Zwischendateien angelegt Diese Dateien befinden sich im Verzeichnis X TIMESTOUCH PROX FILES Diese Dateien haben folgende Bedeutung und hei en 1 Auffangdatei jeweils eines Tagessatzes mit allen Zeitdaten eines Tages in der Formatierung wie oben angegeben Name T_URFILE TMP 2 Convertierdatei in die die S tze aus der T_URFILE in umgewandelter Form bertragen werden Diese Datei wird bei jeder bertragung gel scht und neu aufgebaut Das Format dieser Datei sieht so aus Name CVFILE TXT 12345EINMON1407980705NO Fa t man diesen Satz in erkl rende Worte so ist er ganz einfach zu verstehen Der Mitarbeiter mit der Pers Nr 1
387. ur Sicherheit angegeben Darunter mit den vielen Feldern die aber beim ersten Erscheinen des Bildschirms noch nicht sichtbar sind befindet sich der Dienstplan Bereich und noch weiter unten insgesamt Gr n eingerahmt liegt der eigentliche Eingabe Bereich Den Bereich auf der linken Seite nennen wir ganz einfach linker Bereich mit dem wir auch gleich beginnen Es zeigt sich Ihnen zu Beginn eine ziemlich leere Bildschirmseite auf der ganz unten im linken Bereich lediglich ein kleines Schild mit rotem Text und auch einem roten Pfeil darauf hinweist da wohl ganz offensichtlich hier an dieser Stelle als aller erstes etwas zu geschehen hat Dort hei t es da Sie als erste Ma nahme f r das richtige Einstellen eines Datums sorgen m ssen Sie k nnen nat rlich noch keine Eingabe machen wenn nicht feststeht unter welchem Datum und f r welchen Mitarbeiter eine Erfass Eingabe get tigt werden soll Um den Ablauf einer Eingabe zu verdeutlichen schlagen wir vor da Sie jetzt zu einem Eingabe Blitzkurs verzweigen bei dem wir ohne jegliche Kommentare einfach angeben welche Schritte Sie zu unternehmen haben Wenn Sie diese Schritte dann durchgegangen sind so k nnen Sie wieder hierher zur ckkommen um dann Ihre Eingabeschritte mit Hilfe dieser Erl uterungen nachzuvollziehen Sie k nnen nat rlich auch hier jetzt weiterlesen Wenn Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil dr cken so ffnet sich ein Kalender der immer den gem Ihres Comp
388. us anders aussehen was den ersten Buchstaben anbetrifft Am besten ist es die gesamte Erstinstallation auf jedem Rechner elementem ig so zu belassen wie eingerichtet Entfernen auf jeder Workstation k nnen Sie also PROX mit allen Unterverzeichnissen TIMESDTA mit allen Unterverzeichnissen TIMESICH mit allen Unterverzeichnissen und TIMESRPT mit allen Unterverzeichnissen bzw Dateien Sie k nnen das tun aber wir empfehlen es nicht Denn sollte einmal durch unvorhergesehene Umst nde die Notwendigkeit bestehen diese Zugriffseinstellung umzustellen dannn h tten Sie schlechte Karten Sinnvoll ist der Zugriff ber diese doch ziemlich sensiblen Daten des Personals nur von den Vertrauenspersonen die beide gemeinsam ber die gleiche Kenn Nummer auf das Programm zugreifen k nnen Da die Kenn Nummer ebenfalls in der Datenbank auf dem Touchscreen Computer gespeichert wird ist nur eine Kenn Nummervergabe m glich Das aber ist ein anderes Thema das Sie unter Kenn Nummeranw hlen k nnen 9 13 INFORMATION Im Hauptmen oben rechts finden Sie ein kleines Icon mit der Aufschrift INFO bei dessen Anklicken sich eine Informationsmaske ffnet Hier finden Sie Angaben ber den Autor die Versionsnummer dieses Programms und Hinweise ber evtl Shareware Restriktionen sowie Angaben dar ber wie Sie in den Besitz einer lizenzierten Vollversion dieses Programms kommen k nnen 9 14 Bildschirmschoner Bei Anw hlen des ZEIT EX
389. us passieren kann wenn Sie bei Ihrer Arbeit abgelenkt werden so bet tigen Sie die Taste mit dem Drucker Symbol Dort erhalten Sie wieder bersicht Siehe dazu DRUCKEN 7 2 DIENSTPL NE Sie erreichen dieses Unterprogramm indem Sie hier auf die rechte Schaltfl che Bild Icon klicken Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Dienstpl ne Zu jeder Schicht in einer Abteilung mu ein gesonderter Dienstplan eingerichtet werden Letztlich ist es ja so da der einzige Grund f r das Anlegen verschiedener Schichten innerhalb einer Abteilung eben nur der zeitlich unterschiedliche Ablauf dieser Schichten ist Nach Anwahl des Unterprogramms Dienstpl ne stehen Ihnen neben vielen Informationen aus anderen Bereichen auch hinreichende M glichkeiten zur Verf gung einen Dienstplan einzurichten und auch zu kontrollieren wie der Bearbeitungsstand Ihrer Dienstplan Anlege Arbeiten fortgeschritten ist Denn einerseits mu zu jeder von Ihnen angelegten Abteilung mindestens ein Dienstplan bestehen aber keinesfalls d rfen mehr als vier Pl ne existieren Da das korrekte Anlegen der Dienstpl ne von zentraler Bedeutung f r den richtigen Programmablauf ist haben wir gerade hierauf sehr viel Wert gelegt Ihnen Hilfestellungen und Automatismen an die Hand zu geben um Fehler zu vermeiden Es ist trotzdem ratsam vor Beginn der Dienstplan Eingaben sich kurz einen Gesamt berblick zu verschaffen f r welche Abteilungen welche Dienstpl ne anzulegen sind
390. usdrucksbeispiele von Dienstpl nen die f r Ihre Planung von Bedeutung sein m gen 1 Hier finden Sie einen Beispiel Ausdruck der Headlines aller vergebenen Dienstpl ne Folgende Dienstpl ne sind angelegt Name der Liste DINPLHL RPT Stand per 08 05 2007 lfd Nr Dienstplan Nr Abteilungs Nr AbteilungsBezeichnung Schichtdienstbezeichnung 28 1 71 PRAXIS Fr hschicht Ss ap fpess as or i Sp tschichi EO U E 7 f e g Mich O Eu Kurzarbeits Abteilung Sp tschicht BEE C o Karat Abtei 3 L Kurzarbeits Abteilung Fr hschicht Nirtelschch BEI BE E ER A G 2 Hier ist ein Beispiel von Teilzeitarbeit bei dem einige Besonderheiten erkennbar sind Und um es gleich vorwegzunehmen J oo J J u eg a ol p Die folgenden Pl ne sind fehlerhaft und d rfen So nicht erstellt werden In diesem Zusammenhang beachten Sie bitte die Angaben unter 7 2 1 Bei Teilzeit Arbeit bitte beachten Dienstpl ne Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX Dienstpl ne J Stand per 08 05 07 Dienstplan Nr Schichtdienstbereichnung Abend Frei Wochentag Dienstbezins Pauselvon bis Pauselvon bis Daeast Ende Gesam Std Tag Arbeit 10 Kurzarbeits Abteilung Sp tschicht Nein MO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 0 Std Nein Nein DI 15 00 00 00 00 00 00 00 00 00 19 00 04 00 Std Nein Nein a 13 00 00 00 00 00 00 00 00 00 19 00 04 00 Std Nein Nein DO 18 00 00 00 00 00 00 00 00 00 19 00 04 00
391. ute und nur 5 davon arbeiten im Managementbereich und erhalten Monatsgeh lter Alle anderen Mitarbeiter werden im Stundenlohn bezahlt und alle Abrechnungen laufen ber zwei verschiedene Stempeluhren bei denen jeder der Mitarbeiter pro Tag mindestens einmal EIN und einmal AUS stempelt Die eine Uhr z hlt die Stunden im 60 Minuten die andere im 100 Minuten System Einige Mitarbeiter wohnen in Fabrikn he und gehen ber Mittag zum Essen nach Hause Dazu stempeln sie dann jeweils aus und ein Daneben kommt es vor da ein Mitarbeiter f r mehrere Tage nicht anwesend ist sei es wegen einer Gesch ftsreise einer Schulung oder einfach weil er tats chlich krank ist oder ein Paar Tage Urlaub hat oder sogar berstunden abbummelt Ein anderer geht f r 2 Stunden zum Arzt und wieder ein anderer zieht um und die Firma zahlt den einen Arbeitstag oder wegen eines Trauerfalls bleibt jemand der Arbeit fern Einige dieser Fehlzeiten werden von der Firma bezahlt andere nicht Da die Firma au erordentlich gut im Markt liegt kommt es hin und wieder vor da auf einem Feiertag oder auf einem freien Tag eines bestimmten Mitarbeiters dieser auch zur Arbeit kommt und seinen freien Tag also mit entsprechenden Aufschl gen bezahlt bekommt Nun was Anni M ller betrifft so macht sie ihre normale Arbeit w hrend der B rostunden und alles w re sch n und recht wenn da nicht einmal im Monat diese Horrortage w ren An diesen Tagen n mlich e
392. uter Betriebssystems aktuellen Tag mit dem dazugeh renden aktuellen Monats Zeitraum anzeigt Sofern Sie eine Eingabe in Ihrem individuell abgesteckten Zeitraum f r dieses Programm vornehmen wollen und dieser Zeitraum was wahrscheinlich immer der Fall sein wird im vorausgegangenen Monat liegt so w re dieser Kalender in einer grauen Darstellung angezeigt und Sie k nnen daraus keine Datums Angaben bernehmen Klicken Sie ein zweites und evtl drittes Mal auf den kleinen schwarzen Pfeil bis Sie den Zeitraum Ihrer Vorwahl angezeigt bekommen Diese Felder sind jetzt deutlich angezeigt und Sie k nnen daraus Ihre Datums Angaben bernehmen H tten Sie einen Zeitraum z B beginnend mit dem 10 eines Monats vorgew hlt so w re jetzt hier der Bereich au erhalb Ihrer Vorgaben also vom 1 bis zum 9 ebenfalls Grau dargestellt und nicht zug nglich Der zwangsl ufige Nebeneffekt allerdings ist da wenn Sie ber die F12 Taste ber Ihren Vorgabe Zeitraum hinaus in den Bereich au erhalb des von Ihnen vorgew hlten Bereiches kommen Sie eine Warnung erhalten die besagt da Sie sich au erhalb des vorgew hlten Zeitraums befinden und keine Eingabe machen k nnen Das passiert genau so wenn Sie ber die Buttons der Abwesenheitstage eine Krank oder Urlaubszeit oder irgendeine andere Abwesenheitszeit an einem Zeitraum Ende ausl sen und der automatische Tagwechsel dann ebenfalls einen Tag weiter also in den gesperrten Bereich hineinspringt ber diesen
393. w hrleistet da alle Weiterverwendungen dieser Bezeichnungen innerhalb des Programms eindeutig sind Der Umkenhrschlu ist dann nat rlich ebenfalls einzuhalten Wurden einmal Bezeichnungen vergeben so sollten diese nur dann ge ndert werden wenn sichergestellt ist da entweder noch keine sonstigen Arbeiten durchgef hrt worden sind oder Sie sofort und noch vor irgendwelchen Zeiterfassungen alle in bezug stehenden Bezeichnungen per neuem Klick in den verschiedenen Dropdowns unverz glich ebenfalls ge ndert werden Am besten ist es daher sich vorher Gedanken zu machen und dann nichts mehr zu ndern Bitte beachten Das Zusammenspiel von Personaldaten Abteilungsdaten und Dienstpl nen verbunden mit den von Ihnen vorzugebenden Wochen Arbeitszeiten oder Tagesarbeitszeiten bei Teilzeitbesch ftigung ist gewisserma en das Skelett des ZEIT EX PLUS Programms Hier mu wirklich vor der eigentlichen Erfassung alles stimmen Um das zu erm glichen haben Sie verschiedene Ausdruckshilfsmittel die Ihnen genau zeigen welche Einrichtungen noch fehlen Klicken Sie in der Abteilungsmaske bitte einmal unten auf die Schaltfl che mit dem Druckersymbol Sie erhalten einen Ausdruck der so aussehen k nnte Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 76 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Folgende Abteilungen sind angelegt Stand per 06 05 2007 Name der Liste ABTLG RPT Abt Nr AbteilungsBe
394. w re die Frage zu kl ren ob diese der Berechnung analog wie oben zugef hrt werden sollen oder nicht So ist ein Arztgang wie Krankheit zu z hlen und erh lt also kein H kchen Bei einem kurzen Lehrgang au er Haus ist das nicht der Fall also hier m te ein H kchen gesetzt werden Bei einem Beh rdengang ist es Ihrer Kulanz berlassen hier die Zeit zu ber cksichtigen oder nicht H kchen oder nicht das ist hier die Frage Die Gesch ftsfahrt das schlechte Wetter oder die bezahlte Freistellung d rfte f r Sie jetzt keine Schwierigkeit mehr bedeuten richtig bewertet zu werden Nocheinmal grunds tzlich Ist ein H kchen gesetzt so z hlt die gestempelte und erfasste Zeit innerhalb dieses Zeitkriteriums mit den Stand der Sollzeit zu erreichen d h da der Betrag der Minderzeit sich verringert Bei der linken Reihe der beiden Checkmarken handelt es sich darum ob eine erfa te Zeit berhaupt bezahlt werden soll oder nicht So ist es klar da z B im Block 2 Krankheit Urlaub Schulung und Gesch ftsreise Schlechtes Wetter sofern in Ihrem Betrieb blich und bezahlte Freistellung wie auch im Block 3 die Gesch ftsfahrt Schlechtes Wetter und bezahlte Freistellung bezahlt werden also ein H kchen erhalten Bei dem unbezahlten Urlaub bei unentschuldigtem Fernbleiben sicherlich nicht Hier darf also kein H kchen gesetzt werden Fraglich oder Ihrer Kulanz berlassen ist es ob Sie einen Arzt oder Beh rdengang bezahlen wollen
395. werden Sie sobald Sie z B Ausdrucke anfertigen wollen Programmabst rze verzeichnen Das Verzeichnis das Sie dort einbinden liefert automatisch dem System auch die Adresse der Druckdateien die immer in einem parallel liegenden Ordner TIMESRPT liegen m ssen Ist das nicht der Fall was in diesem Beispiel sicherlich so sein wird kann das System diese Druckdateien nicht finden und es kommt zum Absturz Es gilt also in diesem Fall Sicherung durch Kopie ja Per Explorer R cksicherung durch R ckkopie ja Per Explorer Zugriff ber das Programm auf Ihren Kopie Ort NEIN Aus diesem Grund haben wir Ihnen ein ganzes Verzeichnis einer Sicherungsstruktur mitgeliefert das immer parallel zu den anderen evtl ben tigten anderen Dateien liegt Diese Basisstruktur ist hier noch einmal gezeigt Die Hauptstruktur sieht so aus Jetzt nicht mehr unter DUVESoft sondern unter DUVETIMEP a DUVESoft TIMESDTA TIMESICH TIMESRPT Das Verzeichnis TIMESICH darunter sieht so aus _1 MonD1Jan 3 03 TIMESICH f Mon 2Feb JahrO0 Mon 3hlrz JahrO1 I MonOd pr Jahr02 ZI Mon05Mai E JahrO3 L MonO amp Jun E L Mon07Jul Und wenn Sie dort z B den Monat 07 im Jahr 00 ausw hlen so sehen Sie dort die dorthin gesicherte Datenbank STECHDAT MDB Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 144 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Moni2C C Mond J
396. werden so z B aus 2 verschiedenen Dateien geholt dann im sog Prozessor berechnet und dann in eine dritte Datei zur ckgeschrieben Mehrere Dateien befinden sich in einer sog Datenbank in unserem Fall in einer Microsoft ACCESS Datenbank Datenbatch Damit bezeichnet man eine interne Dateianordnung in die viele Einzels tze hineingegeben werden die nach einem ganz bestimmten Feldmuster und Feldinhaltsmuster automatisch zusammengestellt werden Ist die Zusammenstellung dieser Batchdatei abgeschlossen wird der Inhalt dieser Datei ebenfalls automatisch abgearbeitet Datensatz ist ein Teil einer Datei der wie alle anderen Teile dieser Datei nach genau gleichem Muster aufgebaut ist Jeder Datensatz innerhalb einer Datei hat sowohl die gleiche Anzahl Felder wie auch die gleichen L ngen dieser Felder In der Regel ist mindestens eines dieser Felder ein sog Keyfeld ber das der Zugriff erfolgt oder nach dem die gesamte Datei d h alle Datens tze darin auf oder absteigend sortiert werden k nnen Datensicherung Zum Thema Datensicherung lesen Sie bitte in der Hilfe unter dem selben Thema Dort finden Sie genaue Angaben auf welche Weise Sie aus dem Programm heraus eine Datensicherung machen k nnen Der Aktuelle Kalender Bevor Sie mit dem Erfassen beginnen stecken Sie den f r die Eingabe richtigen Zeitrahmen ab Daraus Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 167 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertun
397. wir unterstellen da diese nicht trickreich vom einen oder anderen Mitarbeiter bewu t ausgenutzt werden Dazu folgendes Beispiel Herr Maier macht ab 12 00 Mittagspause Er packt sein Pausenbrot aus nimmt sich die Zeitung raus und macht Pause Recht so 10 Minuten vor 13 00 Uhr aber f llt inm ein da er ja noch in der Pause kurz zur Apotheke wollte um ein Medikament f r seine Frau zu beschaffen Dazu mu er aber mindestens 35 Minuten aufwenden Er fragt also seinen Vorgesetzten ob er das eben darf er w rde ja auch ausstempeln Der gestattet ihm das und Maier stempelt aus und zwar w hrend einer Pause Die Vorgabe da eine EIN Zeit und eine AUS Zeit eine Pause umschlie t ist nicht mehr gegeben und das Programm rechnet die Pause nicht obgleich Maier seit 12 00 Uhr Pause gemacht hatte Jetzt w rde das Programm die AUS Zeit 12 50 rechnen und dann wieder ab der gestempelten EIN Zeit also gegen 13 30 neu mit der Zeitberechnung beginnen Maier h tte somit tats chlich 90 Minuten Pause gemacht w rde daf r aber nur mit der nicht gestempelten EIN Zeit zwischen 12 50 und 13 30 also 40 Minuten belastet werden denn diese Zeit w re einzig nicht erfa t und w rde keine zu bezahlende Arbeitszeit bringen Um das zu unterbinden k nnen Sie an der vorgesehenen Stelle ein Ja markieren Damit wird erreicht da beim Stempeln w hrend einer laufenden Pause It Dienstplan die Pausen ab ihrem Pausenbeginn It Dienstplan abgesetzt werden wenn das A
398. wird Ihnen diese Auswahl angeboten vorausgesetzt Sie haben alles auch so vorher eingegeben und angelegt if Klicken Sie jetzt auf die angegebene hier im Beispiel Abteilung 10 Kurzarbeits Abteilung und es wird Ihnen diese Warnmeldung bzw Ergebnismeldung angezeigt Wir haben diese hier etwas zur Seite geschoben damit der andere Rest besser sichtbar ist Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 100 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Personal Bogen 00002 Nachname Gm Vorname mu BZ 30547 Telefon Position Zahntechnikein i Teizet rbet Berechnungsdaten von Abteilung Kurzarbeits btellung Die Dienstzeten pro Woche betragen 16 Stunden Die Arbeitstage pro Woche sind 4 Tage Das ergibt eine Tages Sol Leistung von 4 Stunden Die Solzet f r diesen Teil Zeit Besch ftigten betr gt f r den akt Abr Zeitraum somit 60 Stunden F r diese Abteilung bestehen 2 Dienstpl ne Sie k nnen den Zeitrahmen f r die involvierte Abteilung jetzt hier ausdrucken Klicken Sie auf das inke Druckersymboi vonn banen EZA n e aen Zeit Guthaben Std 0 Neu anlage KURZZEITEN Abr Zym DvO BERECHNEN 5 FAR L schen FUR ALLE KIKI DIDI zz E 3 SAE Die so errechnete Zahl von insgesamt 60 Stunden bei 16 Stunden t glich an 4 Wochentagen werden nach dem Klick auf das OK in das wei e
399. wischenzeit ja wahrscheinlich Bezahlung haben Er m te dann einen entsprechenden Beleg vorlegen und dann k nnte die Person die f r die Zeitkonten Abrechnungen zust ndig ist entsprechende Eingaben wie hier beschrieben vornehmen Diese Vorgehensweise ist dann eine kontrollierte Angelegenheit und wenn Sie so wollen als Holschuld seitens des Arbeitnehmers zu betrachten Drucken Sie sich Ihre Eingaben ber das ausf hrliche Protokoll wieder aus und w hlen Sie dann die Auswertung an Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 31 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung Beim Protokoll werden Sie sehen da alle It Dienstplan angegebenen Pausen automatisch von der Gesamtzeit in Abzug gebracht wurden und da auch die Stempelzeit des Arzt oder Beh rdengangs sofern dieser ber die Pause lief entsprechend gek rzt wurde Wiederholen Sie Ihre Blitzkurs Eingaben mehrere Male bis Sie sich bei der Eingabe sicher f hlen Wenn Sie Ihre Eingaben wieder auf Null bringen wollen so k nnen Sie das bei den Korrekturen machen Lesen Sie ggf dort noch einmal nach Sie k nnen innerhalb dieser Hilfe direkt dorthin kommen indem Sie hier auf KORREKTUREN klicken Damit ist der Eingabe Blitzkurs abgeschlossen 3 4 Hilfe allgemein Sie k nnen Hilfe zu Ihrer Unterst tzung bei der Bearbeitung des Programms ZEITEXPLUS von jeder Bildschirmmaske aus erhalten Entweder k nnen Sie die F1 Taste dr cken dann haben Si
400. x5 10 Tagen eben 80 Stunden Programmerweiterung der lteren Version von ZEIT EX 123 ZEIT EX PLUS Handbuch zur Zeiterfassung und Auswertung 2 EEE tunden 4 3 6 bitte gof im Zeitkto man ebenen Minua 4 1 Gestempelte Gesamtzeit 9743 Std 4 2 abzgl Feiertagsstd 1 2 0 00 St 4 3 abzelSonntagsstd 1 3 535 Std 4 4 abzelSamstagstdll 2 000 Std 4 5 phis Block3 Std AbwsTg 8925 Std 4 6 phis Block2 stdw bwsh 000 Std 4 7 ergibt nismmen 18133 Std 4 3 abzzl5ollstd t Vorgabe 16000 Std 4 9 ergibt Ub Std werm Phiswert 2133 Std Minuastunden 3 5 6 bitte pof im Zeitkto man abbuch In Block 4 sehen Sie die insgesamt gestempelte Arbeitszeit mit 97 43Stunden aus Block 1 bernommen Hierin aber sind die 5 35 Std Sonntagsarbeit schon enthalten Da diese in der Gesamtabrechnung weiter unten ber den Punkt 2 gesondert bezahlt werden m ssen sie hier herausgerechnet werden berstunden und um die geht es im Block 4 werden erst dann erreicht wenn das Monatssoll hier mit 160 Stunden benannt berschritten wird Sonntage sind nicht im Monatssoll enthalten werden gesondert bezahlt und m ssen deswegen zum Ermitteln der berstunden hier abgesetzt werden Kranktage und Urlaubstage aber m ssen in bezug auf berstunden so gewertet werden wie wenn der Mitarbeiter anwesend gewesen w re also werden die 89 25 Std gewertet Daraus ergeben sich somit 21 33 berstunden Hier GRUN dargestellt ein
401. zeichnung Bez l PRAXIS Dienstplan angelegt gt KurzNachmittag Dienstplan angelegt gt Kurzarbeits Abteilung Fr hschicht Schichtdienst Bezeichnungen Bez Bez 3 Bez 4 Fr hschicht Sp tschicht Keine Schicht l Y Nein Nein Keine Schicht Mittelschicht 2 J Nein Nein 2 Sp tschicht Keine Schicht Dienstplan angelegt gt Ja Ja Nein Fr hschicht Keine Schicht Keine Schicht Nein Y Nein Testabteilung Dienstplan angelegt gt Nein An diesem Beispiel Ausdruck erkennen Sie sofort welche Abteilungen Sie angelegt haben und welche Schichtbezeichnungen Sie daf r vergeben haben Die Fragezeichen H kchen usw haben wir hier zur Verdeutlichung nachtr glich eingebracht Diese werden nicht mit gedruckt Wir raten dringend dazu diesen Ausdruck anzufertigen bevor Sie mit den Arbeiten an den Dienstpl nen beginnen Der Ausdruck zeigt Ihnen auch bei evtl nachtr glichen Arbeiten wie weit Sie schon sind indem hier bei Dienstplan angelegt entweder ein JA der ein NEIN verzeichnet ist So behalten Sie die n tige bersicht und haken einfach ab was getan wurde wobei nat rlich bei Keine Schicht auch kein Dienstplan angelegt werden darf Es sind immer nur je Abteilung vier Dienstpl ne m glich und der Text Keine Schicht bedeutet da es f r diese Abteilung nur so viele Schichten bzw Dienstpl ne gibt wie die oben sichtbaren Felder nicht mit Keine Schicht bezeichnet sin
402. zen sto en und weitere Sicherungen vornehmen wollen so m ssen Sie die entsprechenden Ordner und Pfadbezeichnungen nach diesem Schema anlegen Hierbei aber m ssen Sie unbedingt darauf achten da Sie bei der Jahresbezeichnung genau wieder 6 Stellen verwenden also f r das Jahr 2009 somit C DUVETIMEP ZEITEXPLUS TIMESICH ahr09 Mon04Apr Die Monatsverzeichnisse sollten Sie einfach ber den Explorer in das neue Jahr09 usw hin berkopieren dann aber die nicht mehr aktuellen StechdatP mdb s die Sie dabei mitkopieren wieder herausl schen Diese sollen dann ja erst wieder w hrend des laufenden Jahres einkopiert werden Legen Sie auch die Monate an so m ssen auch hier die Stellen mit genau 8 Stellen eingehalten werden da das Programm sonst die Datenbank nicht finden kann Und noch ein ganz wichtiger Hinweis Ganz schlaue Kunden und das ist nicht b se gemeint wollen sich nat rlich mit einer Datensicherung auf dem selben Rechner und noch auf dem selben Laufwerk im gleichen Hauptverzeichnis nicht zufrieden geben Also kopieren sie einfach das ganze Verzeichnis auf einen anderen Rechner oder nur auf ein anderes physikalisches wirklich vorhandenes Laufwerk und sichern dann alles dorthin VORSICHT Wenn es nur um die reine Sicherung geht spricht nichts dagegen aber wenn Sie beim mal eben reingucken in der Erstmaske Die Zeit im Griff den Pfad auf dieses Sicherungsverzeichnis einstellen werden Sie indem Moment wenn Sie eine Ausdruckrouti
403. zige M glichkeit ein bestimmtes Jahr vorzuw hlen Das sollten Sie auch tun bevor Sie andere Funktionen ausl sen Dr cken Sie dann auf die unten Rechts befindliche Taste mit der Aufschrift Neues Jahr anlegen Jetzt ist der Bildschirm zur Weiterbearbeitung freigegeben und es wird ein neuer leerer Datensatz bereitgestellt Sie werden nochmals auf diesen Sachverhalt hingewiesen und noch einmal gefragt ob Sie das richtige Jahr eingestellt haben Sollte das nicht so sein so k nnen Sie auch jetzt noch mit Hilfe der oben benannten Pfeiltasten das richtige bzw gew nschte Jahr einstellen Wenn das geschehen ist beginnen Sie mit der Vergabe der Feiertage WICHTIG Sollten Sie nur mal so zum Testen bereits bis zu dieser Stelle vorgedrungen sein so vergessen Sie bitte nicht diesen leeren Satz in dem Sie evtl einige Testeingaben gemacht haben oder auch nicht unbedingt zuerst mit OK abzuspeichern dann aber sofort wieder zu l schen Ein permanent zur Verf gung stehender Kalendersatz mu unbedingt richtig sein weil es sonst unweigerlich Fehler in der Zeitberechnung geben kann Auf der rechten Bildschirmseite sehen Sie 2 Kolumnen ber denen links die Beschriftung Datum und rechts Feiertags Bezeichnung steht Das oben in der linken Ecke der rechten Bildschirmseite befindliche K stchen ist noch leer und erh lt sp ter automatisch die voreingestellte Jahreszahl Beim Dr cken der Taste Neues Jahr anlegen wurden s mtliche andere
404. zwischen z B morgens 01 00 Uhr und morgens 03 00 Uhr mit einem anderen Steuersatz berechnet werden als andere Zeiten ja evtl sogar steuerfrei sind haben Sie die M glichkeit diese Zeiten gesondert auszuweisen was f r Ihre Lohnbuchhaltung dann sehr n tzlich sein k nnte Dar ber hinaus k nnen Sie diese Zeiten auch noch mit einem anderen Aufschlagsatz berechnen lassen Wir haben Ihnen deswegen die M glichkeit gegeben 3 verschiedene Schichtzeitzonen einzurichten Bei der Eingabe dieser Zeiten sind bestimmte Eingabekriterien einzuhalten ber die Sie beim Dr cken auf das Kontroll Element Hilfe weiter ja dort sogar nochmals mit einer erweiterten Darstellung informiert werden soda wir uns hier weitere Erkl rungen sparen k nnen Eine Aussage aber treffen wir hier die auch f r das zeitliche Anlegen von Dienstpl nen wichtig ist Da 24 00 Uhr und 00 00 Uhr abgesehen vom Datum identisch sind uns das Datum bei Schichtdienst aber nicht interessiert weil immer vom Dienstbeginn ausgegangen wird haben wir sowohl die Zeit 24 00 Uhr und auch 00 00 Uhr in unserem Programm f r ung ltig erkl rt 00 00 hei t in unserem Verst ndnis daher immer soviel wie keine Zeitangabe Das Programm k nnte hier keine Unterscheidung treffen und es w rden gravierende Berechnungsfehler auftauchen Das aber ist f r Sie ohne jegliche Bedeutung Sollte irgendwann einmal tats chlich ein Zeitrechnungsbeginn oder ein Zeitrechnungsende auf eine dieser Zeiten fallen

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