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PDF -Handbuch

1. vcf auf Ihrem lokalen Computer die enthaltenen Kontaktdaten k nnen in lokale Anwendungen wie Microsoft Outlook im portiert werden Grundbegriffe und funktionen 3 3 4 2 Aktionsmen Aktionen auf einzelnen Objekten Aktionen auf einem einzelnen Objekt werden durch Anwahl des entsprechenden Eintrags m Aktionsmen des Objekts aufgerufen Beachten Sie dass das Aktionsmen auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekteintrag angezeigt werden kann durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusammen mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Aktionsmen symbol positioniert wird ein zus tzliches horizontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschnei den Kopieren Entfernen angeboten Einige der Eintr ge m Aktionsmen s nd f r einen bestimmten Typ von Objekten vorgese hen So unterscheiden s ch z B die angebotenen Aktionen zu Ordnern und zu Dokumenten Abh ngig von Ihrem gew hlten Kompetenzniveau k nnen Sie eventuell nur einen Teil der m glichen Eintr ge im Aktionsmen eines Objekts sehen Zudem zeigt BSCW Ihnen nur Ak tionen an die Sie auch von den Zugriffsrechten auf ein gegebenes Objekt her auch benutzen d rfen Wir f hren m folgenden die meisten der n den Aktionsmen s angebotenen Aktionen auf und zwar in der Reihenfolge in der s
2. DC Sprache de Deutsch bitte ausw hlen Der Indexdienst Pylecere wird benutzt Neuer Such ausdruck nn w l Eee A Eee Abbildung 9 BSCW Suchformular Bei den Suchkriterien ist die namensbasierte Suche voreingestellt aber die Suche kann auch mit anderen Kriterien wie Inhalt Beschreibung und anderen Metadatenattributen durch gef hrt werden W hlen Sie dazu ein zus tzliches Kriterium im Feld Neuer Suchausdruck aus und klicken Sie auf Hinzuf gen Sie k nnen Suchkriterien durch Klicken auf das Sym bol rechts neben dem Kriterium auch wieder entfernen Bei vielen Suchkriterien k nnen Sie bestimmen wie die eingegebene Phrase bei der Suche benutzt werden soll Wenn Sie ausw hlen und ber B in ein Namenfeld eingeben werden damit alle Objekte gefunden deren Name mit dieser Phrase anf ngt also z B ber BSCW oder ber beide Seiten der Medaille Wenn Sie lt regex gt anstatt beginnt mit ausw hlen k nnen Sie einen regul ren Ausdruck nach der Python Syntax f r regul re Ausdr cke in das Suchfeld eingeben Diese M glichkeit ist f r Benutzer gedacht die sich mit regul ren Aus dr cken n Python auskennen vgl Python Library Reference Modul re Beachten S e dass die Eingabe n ein Tag Suchfeld n cht als Phrase interpretiert wird sondern als eine Reihe von W rtern die durch Leerzeichen getrennt sind Wenn Sie also beginnt mit ausw
3. ber Ansicht Filter k nnen Sie sich nur Termine mit einem bestimmten Status oder einer be stimmten Kategorie anzeigen lassen indem Sie die entsprechende Filteroption aktivieren haben Sie z B Eingeladen aktiviert werden nur solche Termine angezeigt zu denen Sie ein geladen s nd Sie k nnen verschiedene Ans chtsoptionen auf einmal aktivieren bzw deaktivieren indem S e Ansicht Anpassen ausw hlen G ltigkeitsbereich von Ansichtseinstellungen Wie bei Ordnern k nnen Sie sich aussuchen ob die Ansi chtseinstellungen f r jeden einzelnen Kalender individuell gesetzt und gespeichert werden sollen oder ob die Ansi chtseinstellungen f r einen Kalender auch f r alle anderen Kalender pers nlicher und Gruppenkalender gelten sollen Diese Option legen Sie in Ihren pers nlichen Einstellungen fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste gehen Sie zum Abschnitt Darstellung des Aktionsformulars e Kreuzen Sie die Option Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern an wenn die Ansi chtseinstellungen eines jeden Kalenders individuell behandelt wer den sollen w dr genfalls gelten die Ansichtseinstellungen eines Kalenders auch f r alle anderen Kalender Auch wenn die Speichern Option aktiviert ist sind Sie noch in der Lage Ans chtseinstellun gen auf andere Kalender zu bertragen Kalender Umfragen und Abstimmungen 183 e W hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehm
4. Der Papierkorb verhindert den unbeabsichtigten Verlust von Objekten In BSCW k nnen Objekte nur aus dem Papierkorb des Eigent mers unwiderruflich zerst rt werden Das Adressbuch wird im wesentlichen dazu benutzt um neue Mitglieder in einen Arbeitsbereich einzuladen und ihnen gegebenenfalls spezielle Rollen zuzuweisen Mit dem Kalender k nnen Sie private sowie Gruppentermine verwalten Die Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte berblick 5 Die Aufgabenliste enth lt von Ihnen zu erledigende Aufgaben Aufgaben im engeren Sinn und in Laufmappen siehe auch 12 Workflow Management auf S 209 Der Aktenkoffer dient der Synchronisierung von BSCW Dokumenten mit entsprechen den Dokumenten auf einem lokalen Computer 1 4 4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner Popup Men s und Schaltfl chen f r Aktionen wie das Erstellen und ndern von Objekten be finden sich im oberen Abschnitt der Ordner bersicht und beziehen sich auf den aktuellen Ord ner Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen zu ZABRD Abbildung 3 Obere Men leiste und Schnellstartleiste Neue Objekte werden m Men Datei hinzugef gt e W hlen Sie Datei Neu Dokument um eine Datei von Ihrem lokalen Computer system in den aktuellen BSCW Ordner zu laden e W hlen Sie Datei Neu und dann einen Objekttyp aus der angebotenen Liste Arbeits bereich Ordner URL Diskussionsforum Umfrage Aufgabe Suchordner usw um ein Objekt des gew
5. Navigator Das Navigator Widget unterst tzt das schnelle und einfache Navigieren zu einem Ordner oder Dokument durch Auf und Zuklappen von Ordnern und anderen Container Objekten Klicken auf die angezeigten Objekte ffnet sie in einem neuen Tab Ihres Web Browsers Sie k nnen Dokumente per drag amp drop in BSCW hochladen W hlen Sie ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten Ihres lokalen PC aus ziehen Sie sie bei gedr ckter Maus taste zum Navigator Widget und lassen Sie sie in einen dortigen Ordner fallen Einstellungen e Ausgangsordner Ausgangspunkt der Ordnerhierarchie die das Navigator Widget dar stellt e Kontext Ordner bis zu dem die Ordnerhierarchie beim Start des Navigator Widgets automatisch aufgeklappt wird Adressbuch Das Adressbuch Widget bietet eine bersicht ber die Kontakte und Kontaktlisten die in Ihrem pers nlichen BSCW Adressbuch enthalten sind Als Tooltip eines Eintrags wird eine Auswahl der vorliegenden Kontaktdaten bzw d e Namen der enthaltenen Kontakte angezeigt Neben einem Kontakteintrag der einem Benutzer zugeordnet werden kann wird der Kontakt status und das Datum der letzten Anmeldung angezeigt Der Kontaktstatus w rd als kleiner farbiger Punkt angezeigt gr n gelb oder grau wenn der Benutzer w hrend der letzten f nf Minuten der letzten Stunde oder der letzten zwei Stunden aktiv in BSCW war Der Kon taktstatus st rot wenn die letzte Benutzeraktivit t l nger als zwei
6. e Direkte Dokumentbearbeitung mit ndern Bearbeiten f r die entsprechend konfi gurierten Dokumenttypen Installation der Hilfsanwendung f r direkte Bearbeitung mit externen Editoren BSCW unterst tzt als H lfsanwendung den Zope External Editor Client der auch f r das Con tent Management System Zope http www zope org eingesetzt wird Der Zope Client ist f r Windows und Linux verf gbar Nach Herunterladen und Installation ist der Zope Client sofort einsatzbereit Die g ngigen Dokumenttypen sind bereits vorkonfiguriert 138 Dokument und Inhaltsmanagement e Laden Sie den Zope Client von http plone org products zope externaleditor client f r Ihre Plattform herunter e Installieren Sie den Zope Client auf Ihrem lokalen Computer auf Windows z B in dem S e das heruntergeladene Installationsprogramm starten und den Anweisungen des Installationsassistenten folgen Falls Sie eine spezielle Netzwerkanbindung verwenden z B einen Proxy Server sind gege benenfalls noch weitere Konfigurationsschritte erforderlich Einzelheiten dazu und Verweise auf weiterf hrende Informationen finden Sie unter http www bscw de externaleditor html auf der BSCW Website Konfiguration der externen Editoren in Ihren BSCW Einstellungen W hlen Sie die Dokumenttypen aus die Sie mit lokal vorhandenen Anwendungen den ex ternen Editoren direkt in BSCW bearbeiten wollen e W hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men und gehen
7. e Sie entfernen Mitglieder aus einem Arbeitsbereich indem Sie im Tab Mitglieder EZ Bearbeiten aufrufen Kreuzen Sie diejenigen Mitglieder an die Sie entfernen wollen und klicken Sie auf Mitglieder entfernen Das funktioniert nur n der Detailansicht des Arbeitsbereichs selbst n cht n etwaigen Unterordnern Die Beitr ge n Blogs und Diskussionsforen werden ebenfalls n einer Listenansicht angezeigt Sie k nnen die Inhalte der einzelnen Beitr ge abrufen einen neuen Beitrag anlegen oder in Diskussionsforen auf Beitr ge antworten Hinweis An der mobilen Benutzerschnittstelle ist im Gegensatz zur Standard Benutzer schnittstelle keine besondere Formatierung von Beitr gen wie fett kursiv usw m gl ch Wenn Sie bestehende Beitr ge bearbeiten gehen dabei u U vorhandene Formatierungen ver loren g Details Beispiel PA ffnen Aktio Name BeispielWorkflow xml Gr e 8 7 KB 8860 Bytes MIME Typ text plain charset UTF 8 Abbildung 17 Detailseite eines Dokuments Wenn Sie ein Dokument in einer Ordneransicht ausw hlen wird die Detailansicht dieses Do kuments angezeigt Hier finden Sie z B die Dokumentbeschreibung die Gr e den MIME Typ und Informationen ber die letzte nderung Sie k nnen die Dokument Metadaten bear beiten das Dokument als Verweis oder Anlage per E Mail versenden oder das Dokument mit ffnen herunterladen Hinweis Die Anzeige von Dokumenten kann weitere An
8. Die direkte Suche funktioniert wie das Suchfeld in der Navigat onsleiste der Standard Benutzerschnittstelle Es handelt sich dabei um eine Suche nach BSCW Objekten die Name Beschreibung Tags und Inhalt nach dem eingegebenen Text durchsucht und alle Objekte findet die in mindestens einem Feld einen Treffer haben e Erweitert Bei der erweiterten Suche k nnen Sie die Suchfelder einzeln belegen die Suche auf bestimmte Typen einschr nken und die Art der Suche Und oder Oder Verkn pfung festlegen Nach Best tigung der Eingabe werden Ihnen die Suchergebnisse als Liste angezeigt 7 2 5 11 Mobiles Portal Einstellungen Mit der Schaltfl che Einstellungen unten links k nnen Sie die Darstellung im mobilen Por tal anpassen 132 Alternative Benutzerschnittstellen e Sie k nnen unter Eintr ge pro Seite die Anzahl der angezeigten Objekte in einer Lis tenansicht beschr nken W hlen S e einen Wert der mit Ihrem Endger t ein kom fortables Arbeiten erm glicht e Die Option Details in Ordneransicht aktiviert die Anzeige von weiteren Details wie etwa der Beschreibung in der Listenansicht Deaktivieren Sie diese Option wenn Sie eine kompakte Darstellung bevorzugen e Die Option Visuelle Effekte aktiviert besondere Effekte wie z B das Wischen beim Seitenwechsel oder feststehende Navigationsleisten auch beim Scrollen Diese Option wird nur f r Apple Ger te angeboten Alternative Benutzerschnittstellen 133 8 Dokum
9. Z BSCW c Suppor ar O ooperative Wor BSCW 5 0 Handbuch April 2013 ED BSCW Basic Support for Cooperative Work Version 5 0 http www bscw de BSCW ist 1995 2013 Fraunhofer FIT und OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Vertrieben durch OrbiTeam Software GmbH amp Co KG in Zusammenarbeit mit Fraunhofer FIT Institut f r Angewandte Informationstechnik OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Endenicher Allee 35 53121 Bonn Deutschland http www orbiteam de E Mail support orbiteam de Texte und Abbildungen wurden mit gr ter Sorgfalt erstellt Die Autoren k nnen jedoch f r eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verant wortung noch irgendeine Haftung bernehmen Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich gesch tzt Alle Rechte vorbehalten 2013 OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Inhaltsverzeichnis 1 2 3 berblick 1 1 Wie n tzt mir BSCW 1 2 Was brauche ch um BSCW zu benutzen 1 3 Weitere Informationen ber BSCW 1 4 BSCW im kurzen berblick 1 4 1 Die Ordner bersicht 1 4 2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs 1 4 3 Die pers nlichen Objekte 1 4 4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner 1 4 5 Aktionen auf ausgew hlten Objekten 1 4 6 Aktionen auf einem Objekt 1 5 Der Betrieb eines eigenen BSCW Servers 1 6 Was ist neu in Version 5 0 Erste Schritte 2 1 Als Benutzer registrieren 2 1 1 Als neuer Benutzer registrieren 2 1
10. ber das Starten benachrichtigen o den Manager der Laufmappe und die anderen Benutzer die f r die aktuelle Aufga be verantwortlich sind und o die Benutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind und an die die Lauf mappe weitergeleitet wird Beim Start der Laufmappe besteht der erste Personenkreis aus dem Laufmappenmana ger wahrscheinlich Sie selbst und den anderen Mitgliedern der Laufmappe in die sem Kontext bedeutet aktuelle Aufgabe das Starten der Laufmappe Der zweite Personenkreis besteht aus den Benutzern die f r die erste Aufgabe der Laufmappe verantwortlich sind S e k nnen der automatisierten Nachricht einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen e Best tigen Sie mit OK Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die pers nliche Aufgabenliste des oder der verant wortlichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen Workflow Management 239 Laufmappen weiterleiten Nachdem die Laufmappe gestartet worden ist erscheint sie in der pers nlichen Aufgabenliste derjenigen Benutzer die f r die erste Aufgabe zust ndig sind Diese Benutzer k nnen dann die Aufgabe ausf hren indem sie etwa das Material in der Laufmappe bearbeiten oder neue Dokumente hinzuf gen und dann die Laufmappe zu hrer n chsten Station weiterleiten Die Benutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind fahren mit der Ausf hrung ihrer Aufgabe fort und leiten die Mappe ihrerseits weiter Wenn es keine n chste Aufga
11. eines Eintrags Ver weis zur Startseite w hlen Im Falle eines Ordners wird ein Widget vom Typ Ordner erzeugt das den Inhalt des betreffenden Ordners anzeigt wie auch im Fall Vorlagen ordnern und Kontaktlisten Im Falle eines Gruppenkalenders wird ein Kalender Wid get erzeugt das Termine des betreffenden Gruppenkalenders anzeigt Bei Diskussions foren Blogs und RSS Feeds wird ein Inhalt Wi dget erzeugt das auf das jeweilige Ob jekt fokussiert ist Bei allen anderen Objekten wird ein Info Widget f r die Startseite erzeugt das wichtige Informationen ber das betreffende Objekt anzeigt S e erzeugen mehrere solcher Widgets auf einmal indem Sie mehrere Objekte durch Ankreuzen ihrer Auswahlk stchen ausw hlen und dann in der Mehrfachwahl Sym bolleiste anklicken Fahren Sie fort neue Widgets zu erzeugen bis Sie zun chst einmal alle Ihnen wichtige An zeigen auf Ihrer Startseite sehen 48 Grundbegriffe und funktionen 3 4 1 2 Startseite ndern Sie k nnen die Startseite ndern indem o Sie die Positionen der Widgets ver ndern o neue Widgets hinzuf gen bereits erzeugte Widgets w eder l schen und o die Einstellungen einzelner Widgets ver ndern Die Positionen der Widgets n der Startseite k nnen S e durch Verschieben mit der Maus so genanntes drag amp drop ndern e Klicken Sie auf die Titelzeile und ziehen Sie das Widget bei gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position Auf diese Weise arra
12. sofort und endet nicht eventuell aus gew hlte Anfangs und Endzeiten berschreiben Unter Zugriff legen S e fest ob es sich um eine ffentliche Umfrage handeln soll und ob und wann die Teilnehmer der Umfrage die Ergebnisse einsehen k nnen ffentliche Umfragen richten sich nicht nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs sondern k nnen von jedermann anonym beantwortet werden Beachten Sie dass nicht registrierte Teilnehmer hierf r den ffentlichen Verweis auf das Umfrageobjekt http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Umfrage Id verwenden m ssen wobei Umfrage Id die Objektnummer der Umfrage ist die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird die im Adressfeld Ihres Browsers er scheint wenn S e die Umfrage ffnen F r die Darstellung der Umfrage gibt es verschiedene Optionen e Sie k nnen die Fragen mit 1 beginnend durchnummerieren lassen e Sie k nnen die URL eines eigenen Stylesheets angeben das f r die Darstellung des Fragebogens verwendet werden soll Mit einem eigenen Stylesheet berschrei Kalender Umfragen und Abstimmungen ben Sie die standardm ige grafische Darstellung Ihres Fragebogens z B Farben und Schrifttypen Das Standard Stylesheet f r Fragebogen finden Sie unter http Ihr BSCW Server bscw_resources static styles bscw poll css Die nderung des Standard Stylesheets setzt allerdings eine gewisse Erfahrung im Umgang mit Stylesheets voraus e Anstatt Ihren Fragebogen in der Standar
13. BSCW liefert ber RSS keine Dokumente oder andere gespeicherte Daten Die BSCW RSS Ereignis Feeds sind lediglich dazu da um aktuelle Informationen ber die Vorg nge in Ihren Arbeitsbereichen zur Verf gung zu stellen S e erg nzen den t glichen Arbeitsbereichsbericht per E Mail oder den Ereignismonitor BSCW schickt nicht die ganze Ereignishistorie ber die RSS Feeds Die Ereignishistorie wird auf eine bestimmte Zeitspanne eingeschr nkt z B sechs Stunden vom Zeitpunkt des Abrufs aus r ckw rts gerechnet Die genaue Dauer dieses Zeitraums ist Teil der BSCW Serverkonfi guration Ihr Browser oder RSS Nachrichtensammler merkt sich welche BSCW Ereignisse Sie schon gelesen oder entfernt haben und we wie BSCW Ereignisse dargestellt werden 9 3 2 Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds Wenn Sie BSCW RSS Ereignis Feeds einsetzen wollen um die Vorg nge in Ihren Arbeits bereichen zu verfolgen e m ssen BSCW RSS Ereignis Feeds auf Ihrem BSCW Server aktiviert sein Fragen S e m Zweifelsfall Ihren Systemadministrator nach Einzelheiten der Konfiguration e Au erdem m ssen Sie in Ihren pers nlichen Ereignisoptionen den Dienst RSS Ereig n s Feed aktivieren bei dieser Gelegenheit k nnen Sie auch festlegen ber welche Ereignistypen S e ber RSS unterrichtet werden m chten Mit aktuellen Versionen von Web Browsern wie Firefox Opera Safari oder Internet Explorer k nnen Sie BSCW RSS Ereignis Feeds direkt importieren und
14. ET vom Benutzer definierte Attribute von Dokument Benutzeranforderungen DC Verfasser DE Mitwirkencder woeltzel hinrichs Koch Abbildung 12 Metadatenattribute auf der Info Seite 3 9 2 Tags Tags sind frei vergebene Schlagw rter die dazu benutzt werden k nnen um die meisten BSCW Objekte zu beschreiben und zu klassifizieren So k nnen Ordner Dokumente URLs Notizen RSS Feeds Gemeinschaften und sogar Benutzer mit Tags versehen werden Tags werden dazu benutzt um Objekte zu finden und Beziehungen zwischen Objekten zu ent decken Tags k nnen neuen Objekten bei der Erzeugung zugewiesen werden indem man das Tags Feld des Aktionsformulars ausf llt Objekte k nnen beliebig viele Tags haben Tragen Sie Ihre Tags als durch Leerzeichen getrennte W rter ein Beachten Sie dass bei Tags nicht zwi schen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Sie k nnen existierenden Objekte neue Tags zuweisen oder existierende Tags ndern oder l schen indem e Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des betreffenden Objekts w hlen und die Tags in der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars ndern Tags werden wie Attribute mit Namen unterhalb der Objektbeschreibung angezeigt Auch sie erscheinen als Tooltips wenn die Ansi chtseinstellungen so gesetzt sind dass keine Be schreibungen oder nur kompakte Beschreibungen angezeigt werden Auf Tags die in einer Ordner bersicht angezeigt werde
15. Grunds tzlich ist eine Auf gabe auch ein Ordner der jede Art von Anlagen enthalten kann d e nach der Erzeugung der Aufgabe hinzugef gt werden k nnen Workflow Management 213 In unserem Beispielprojekt dienen Aufgaben zur weiteren Aufteilung der Arbeitsplanung in den einzelnen Projektphasen Daneben kann es aber auch eigenst ndige vor allem einfachere Aufgaben geben die ohne einen Projektkontext auskommen 12 1 2 2 Aufgaben erzeugen ein Beispiel Nachdem alle vorbereitenden Ma nahmen zur Definition eines Projekts seiner Phasen und der Zusammenstellung des Projektteams erledigt sind kann die Aufgabenbearbeitung m Pro jekt beginnen Als Projektverantwortlicher erzeugen Sie in unserem Beispielprojekt Erset zung des Provisionsabrechnungssystems in der Phase Analyse die erste Aufgabe Exper ten Interviews Die Aufgabe soll von zwei Mitgliedern des Projektteams gemeinsam bearbei tet werden Als Eingabedaten f r die zu erledigende Aufgabe f gen Sie die Teilnehmerliste der Interview Partner hinzu Das Ergebnis der Aufgabe also die Ausgabedaten soll ein Do kument mit allen Protokollen sein Um diese neue Aufgabe zu erzeugen e w hlen Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Phase Analyse zu der die neue Aufgabe geh ren soll e Das Aktionsformular Neue Aufgabe hat mehrere Abteilungen die wir ausf hrlich weiter unten behandeln F r unser Beispiel gehen Sie in die Abteilung Allgemeines
16. Wenn sowohl icon als auch text angegeben werden wird der Aktionsverweis mit dem Symbol unterlegt und der Text fungiert als Tooltip forbiddenicon optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Wenn die angegebene Aktion f r den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist wird statt dem Verweis auf die Aktion das Symbol angezeigt auf das der Wert dieses Parameters verweist Beispiele element documentactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript f r das aktuelle Dokument ein element documentactions action get text Quelltext F gt einen Verweis zum ffnen des aktuellen Dokuments mit dem Text Quelltext ein Diese Aktion zeigt den Quelltext des Dokuments an d h BSCW und Textelemente werden nicht ausgewertet und ersetzt element documentactions action replace F gt einen Verweis zum Ersetzen des aktuellen Dokuments mit dem Standard text dem Aktionsnamen Ersetzen ein M gliche Aktionen addpage Neue Seite addrole Neue Rolle addsubwebfolder Neuer Unterord ner addtempl Kopie von Vorlage attachnote Notiz anh ngen checkout Sper ren chrole Rolle zuweisen chtype Typ ndern copy Kopieren cut Aus schneiden cutattachment Anhang ausschneiden duplicate _ edit Kopie bearbei ten edit Bearbeiten editobject Eigenschaften ndern editrole Rolle ndern export Exportieren firstversion Unter Versionskontrolle stellen freeze Ein frieren ge
17. Windows Explorer dar Sie k nnen wie vom Windows Explorer gewohnt in den Ar beitsbereichen navigieren o Sie k nnen die Ihnen bekannten Aktionen auf den dargestellten Objekten ber die rechte Maustaste oder auch per drag amp drop durchf hren z B kopieren einf gen l schen o Sie k nnen Microsoft Office Dokumente direkt aus einem Webordner heraus ffnen wobei die entsprechende Office Anwendung automatisch startet Nach Bearbeitung des Dokuments k nnen Sie ber Speichern bzw Speichern unter das bearbeitete Dokument direkt auf Ihren BSCW Server zur ckschreiben Es ist kein Zwischenspei chern und Hochladen mehr erforderlich Um s ch unter Windows mit einem BSCW Server mittels WebDAV zu verbinden gehen S e folgenderma en vor 260 Import Export e ffnen Sie die Netzwerkumgebung entweder per Doppelklick auf das entsprechende Symbol auf Ihrem Desktop oder aus dem Windows Explorer heraus e W hlen Sie Netzwerkressource hinzuf gen Der Dialog Assistent zum Hinzuf gen von Netzwerkressourcen ffnet s ch e Best tigen Sie zweimal mit weiter e Geben Sie als Netzwerkadresse die URL Ihres BSCW Servers an z B http Ihr BSCW Server bscw bscw cgi e Best tigen Sie mit weiter e Geben Sie in das Anmelde Fenster Ihren BSCW Benutzernamen und das Passwort ein e Wenn Sie m chten k nnen Sie einen Namen f r die Ressource eingeben e Klicken S e auf Fertigstellen Wen
18. brett ein in der Annahme dass diese Zeichenkette im Namen aller drei Schwarzes Brett Gemeinschaften A B und C auftaucht bertragen Sie die drei gefundenen Gemeinschaften in das Feld Ausgew hlte Benutzer und klicken Sie auf OK um die neue Gemeinschaft zu erzeugen e Setzen Sie die Aufnahmeregelung der drei Gemeinschaften wieder zur ck auf verbor gen Alternativ k nnten Sie auch erst die Abteilungsgemeinschaft D erzeugen und dann die drei Gemeinschaften A B und C als Untergemeinschaften ber Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft D einladen oder S e k nnten erst einen Arbeitsbereich D er zeugen und diesem dann eine Gemeinschaft mit den drei Gemeinschaften A Bund C als Mit gliedern hinzuf gen Wie Sie auch vorgehen Sie w rden immer denselben Mechanismus der Suche nach BSCW Gruppen im E nladungsformular benutzen Wenn Sie Zugriff auf eine Gemeinschaft haben weil Sie Mitglied einer Untergemeinschaft sind wird diese Gemeinschaft auch unter Gemeinschaften von hr Benutzername angezeigt obwohl S e kein Mitglied s nd 206 Gemeinschaften Wenn S e eine Gemeinschaft aus der Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs ent fernen wird die Gemeinschaft gel scht aber nicht eventuelle Untergemeinschaften Sie wer den nur als Mitglieder der Gemeinschaft entfernt bevor die Gemeinschaft selbst gel scht wird Sie k nnen jedoch m Aktionsformular Mitglieder entfernen wahlweise
19. cksichtigt Andere BSCW Objekte wie etwa Notizen Kalender oder URLs werden nicht in den lokalen Akten koffer bertragen Dokumente und Ordner aus dem BSCW Aktenkoffer die noch nicht im lokalen Ak tenkoffer vorhanden sind werden beim Abgleich zum lokalen Aktenkoffer bertragen Dokumente und Ordner die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden werden beim n chsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW Aktenkoffer abgelegt wenn die Zugriffsrechte ausreichen Es d rfen keine neuen Dokumente oder Ordner auf oberster Ebene im lokalen Akten koffer erstellt werden sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner Neue Ordner auf oberster Ebene m ssen zuerst m BSCW Aktenkoffer ber die Aktion Verweis in Aktenkoffer angelegt werden Widrigenfalls erfolgt eine Fehlermeldung beim Abgleich Dokumente und Ordner die im BSCW Aktenkoffer gel scht worden sind werden beim Abgleich aus dem lokalen Aktenkoffer gel scht sofern sie dort nicht ge ndert worden sind Dasselbe gilt f r eine Umbenennung im BSCW Aktenkoffer Dokumente aus dem BSCW Aktenkoffer die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhan den sind aber dort nicht ge ndert worden sind werden zum lokalen Aktenkoffer ber tragen wenn sie in BSCW seit der letzten Synchronisierung ge ndert worden sind Dokumente die im lokalen Aktenkoffer ge ndert worden sind werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW Aktenkoffer bertragen Dabei wird mit dem dort
20. d h BSCW Benutzer die lokal in einer Windows Umgebung arbeiten k nnen ihre Kontaktlisten und pers nlichen oder Gruppenkalender in BSCW mit entsprechen den Daten in ihrer lokalen Outlook Anwendung synchron halten Auf diese Weise k nnen die Termine eines BSCW Gruppenkalenders auf einen lokalen Computer heruntergeladen wer den die lokalen Kontaktdaten der Mitglieder eines Arbeitsbereichs k nnen in einer BSCW Kontaktliste des Arbeitsbereichs versammelt werden und Kontakte ebenso wie Termine k n nen in BSCW und Outlook ber regelm ige Outlook Abgleiche auf dem laufenden gehalten werden Der Outlook Abgleich funktioniert auf der Basis einzelner Kontaktlisten und Kalender die je weils f r sich abgeglichen werden In diesem Sinne werden eine Kontaktliste oder ein Kalen der in BSCW mit einem Kontaktordner oder Kalender in Outlook verkn pft Um eine Kon taktl ste oder einen Kalender mit dem entsprechenden Outlook Ordner auf Ihrem lokalen Rechner abzugleichen w hlen Sie Abgleichen im Aktionsmen der Kontaktliste oder des Kalenders Sie k nnen dazu auch die Kontaktliste oder den Kalender ffnen und das Symbol gt in der Schnellstartleiste anklicken W hrend des Abgleichs werden die Kontakte oder Termine in Ihrer Kontaktliste oder Ihrem Kalender mit den Kontakten und Terminen m entsprechenden Outlook Ordner auf Ihrem lo kalen Computer verglichen und die folgenden Aktionen durchgef hrt o Seit dem letzten Abgleich erzeugte K
21. e nach Ihrer Aufgabenrolle als Auftraggeber oder Auftragnehmer die n chste Aktion ausf hren m ssen 222 Workflow Management o Kategorien wie Auslieferung Bestellung usw o Fortschritt von planm ig bis abgeschlossen o Zust nde von initial bis abgeschlossen S e k nnen die Filter auch ber Klicken auf das rechts neben der Mehrfachwahl Symbolleiste angezeigte Filterkriter um ausw hlen Durch Auswahl von Kein Filter erreichen Sie dass wieder alle Aufgaben Ihrer Aufgabenliste angezeigt werden 12 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation Nach der Erzeugung einer Aufgabe wird ihr Fortschritt auf planm ig gesetzt Sobald eine Aufgabe dann gestartet wird wird der voraussichtliche Fertigstellungstermin als Beginn zu z glich Dauer berechnet Wenn dieser voraussichtliche Fertigstellungstermin sp ter liegt als der vom Benutzer festgelegte F lligkeitstermin wird der Fortschritt der Aufgabe auf kritisch ds gesetzt Sobald der F lligkeitstermin berschritten ist und die Aufgabe noch nicht erledigt ist wird der Fortschritt der Aufgabe auf berfallig gesetzt Hinweis Die Aufgabensymbole Ea R und fo die in Ordner bersichten verwendet wer den stehen nicht f r den zeitlichen Fortschritt der Aufgabe sondern weisen auf Besonderhei ten bei der inhaltlichen Bearbeitung hin EE steht f r eine erledigte oder abgeschlossene Auf gabe A weist auf ein Zur cksetzen bei der Bearbeitung hin wie etwa eine Be
22. erten Benutzer schnittstelle die Ver nderungen an Objekten anzeigen einen t glichen Arbeitsbereichs bericht der Ihnen per E Mail zugestellt wird sowie auch eine sofortige Benachrichtigung per E Mail oder durch den Ereignismonitor ein spezielles Java Applet Sie k nnen aktuelle Er eignisse sogar ber einen BSCW RSS Feed beziehen Hinweis Einige der obigen Ereignisdienste stehen Ihnen auf Ihrem BSCW Server m glicher weise nicht zur Verf gung weil sie von Ihrem BSCW Administrator nicht aktiviert worden sind 3 6 1 Ereignisse anzeigen BSCW kann die Mitglieder eines Arbeitsbereichs in verschiedener Form ber Ereignisse in formi eren o Ereignissymbole in Ordner bersichten informieren auf einen Blick dar ber welche Aktionen k rzlich auf einem Objekt durchgef hrt worden sind BSCW unterscheidet verschiedene Ereignistypen rt und Jedes dieser Symbole hinter einem Objektnamen zeigt an dass k rzlich wenigstens eine Aktion des jeweiligen Typs stattgefunden hat Klicken Sie auf das Ereignissymbol um eine Liste dieser Er eignisse zu erhalten o Eine detaillierte Historie aller Ereignisse auf einem Objekt wird f r alle Objekte be reitgehalten Sie reicht so weit zur ck wie Ihr BSCW Administrator Ereignisse vor h lt W hlen Sie Information Historie im Aktionsmen eines Objekts um seine His torie zu sehen o Der t gliche Arbeitsbereichsbericht listet quer ber alle Ihre Arbeitsbereiche alle in t
23. ffnen Sie den neuen Arbeitsbereich laden Sie Dokumente hoch die Sie mit den anderen Mitgliedern teilen wollen erzeugen Sie ein neues Diskussionsforum innerhalb des Arbeitsbe reichs oder berufen Sie ein Treffen im Kalender des Arbeitsbereichs ein F r eine detailliertere Einf hrung in gemeinsame Arbeitsbereiche siehe 4 1 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten auf S 81 Hinweis Verwechseln Sie nicht Arbeitsbereiche und Gemeinschaften Wenn Sie mit BSCW anfangen werden S e aller Voraussicht nach Arbeitsbereiche erzeugen wollen und n cht Ge meinschaften Gemeinschaften sind f r sehr gro e Benutzergruppen mit gemeinsamen Inter essen gedacht und haben ihre Beschr nkungen was die Gestaltung der Zugriffsrechte angeht 2 2 3 Arbeitssitzung beenden Um Ihre Arbeitssitzung mit BSCW zu beenden e w hlen Sie Datei Abmelden im oberen Men Daraufhin wird Ihnen die ffentlich zu g ngliche Begr ungsseite Ihres BSCW Servers angezeigt Alternativ k nnen Sie die Logout Schaltfl che in der oberen rechten Ecke der BSCW Benutzer schnittstelle bet tigen e Einige Browser verlangen zun chst eine erneute Authentifizierung In diesem Fall m ssen Sie sich mit eerem Passwort authentifizieren um die Arbeitssitzung tats ch lich zu beenden Ein Abbrechen der Authentifizierung schlie t nicht Ihre Arbeits s tzung mit BSCW F r einige Web Browser kann die explizite Abmeldung nicht angeboten werden In diesem Fall m ssen Sie die Arbe
24. hlten Typs direkt im BSCW Server zu erzeugen ZBSCW Neu gt Ordner Zugang 4 Websiteordner ndern j 5 Dokument Test Textdokument Pn Inhalt 4 HTML Dokument E Information von Vorlage C Arbeitsbereichskarte To Diskussionsforum Kein Filter Historie SZ URL insgesamt 10 Eintr ge 7E g Ereignisse best tigen Blog Aktion Gr e Teilen Notiz Wer Erzeugt von Letzte nderung w Neu Enen a a B ruland 19 12 2011 17 30 dor Dokument Ereignisse RSS Feed ii 16 Kreifelts 19 12 2011 17 27 P Abbildung 4 Wie man ein neues Dokument erzeugt Die g ngigen Web Browser bieten die n tige Funktionalit t zum bertragen von Dateien Falls Sie einen Browser benutzen der das nicht tut m ssen Sie eines der BSCW Hilfspro gramme zum Hochladen von Dateien benutzen siehe 13 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 248 Benutzen Sie die Zwischenablage um Objekte innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche zu verschie ben 6 berblick e W hlen Sie Bearbeiten Einf gen um zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekte in den aktuellen Ordner einzuf gen Von BSCW durch die Aktionen Konvertieren Ar chivieren oder Extrahieren erzeugte Objekte liegen im Anschluss an die Aktionen ebenfalls in der Zwischenablage und k nnen von dort aus im Zi elordner abgelegt werden 1 4 5 Aktionen auf ausgew hlten Objekten Direkt oberhalb der Liste von Objekten in einer Ordner bersicht befindet sich die Mehrfach wahl
25. ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Aufgabe aufrufen Das Akt ionsfor mular enth lt alle oben beschriebenen Abteilungen n denen S e Ihre Angaben korri gieren k nnen Wenn Sie einen gesetzten F lligkeitstermin wieder l schen wollen m ssen Sie ein leeres Datum eingeben Nachdem die Aufgabe gestartet worden ist h ngen die nderungsm glichkeiten vom Zustand der Aufgabe ab eine bersicht ber die Zust nde einer Aufgabe finden Sie in 12 1 8 Ausnahmesituationen behandeln auf S 226 In Zust nden wo die Aufgabe wieder gestar tet werden k nnte sind grunds tzlich alle nderungen m glich In anderen Zust nden k nnen teilweise auch noch nderungen vorgenommen werden Im Zustand gestartet z B k nnen Sie als Auftraggeber zwar noch neue Ergebnisse verlangen indem S e neue Ausgabedaten einge ben aber Sie k nnen die Eingabedaten nicht mehr ndern und auch nicht die Auftragnehmer Die jeweils m glichen nderungen ersehen Sie aus dem Aktionsformular Aufgabe ndern 12 1 2 5 Aufgaben kopieren Sie m ssen Aufgaben nicht jedesmal ganz neu erzeugen sie k nnen auch vorhandene Aufga ben kopieren Dabei werden die Angaben zu den Verantwortlichen den Datenfeldern und der Dauer mitkopiert Der Zustand der kopierten Aufgabe wird auf initial gesetzt Der F lligkeits termin wird n cht bernommen Wenn S e Aufgaben in Bearbeitung kopieren werden eventu elle Werte von Datenfeldern sowie der Starttermin und Endterm
26. nnen in einer Vorlage oder in einem Wert einer anderen In stanz genutzt werden G ltigkeitsbereich der Instanzdefinitionen Instanzen die in einem Ordner eines DokSets definiert sind K nnen innerhalb des Ordners in allen Vorlagen Instanzen und Unterordnern referenziert werden Der G ltigkeitsbereich einer Instanzdefinition folgt der Ordnerhierarchie Eine bestehende Instanzdefinition kann in einem Unterordner oder n einer Vorlage berschrieben werden 8 7 4 Vorlagen Eine Vorlage ist ein BSCW Dokument vom MIME Typ Document Generator Dokumentvor lage text x bscw template Vorlagen sollte mit einem normalen Texteditor z B Win dows Notepad oder einem HTML Editor erzeugt werden Nicht geeignet s nd Textverarbei tungssysteme wie Microsoft Word Beim Hochladen einer Vorlage in einen DokSet muss der MIME Typ Document Generator Dokumentvorlage gew hlt werden Andernfalls wird das Dokument vom Evaluierungsprozess n cht als Vorlage erkannt Es wird empfohlen ein Suffix wie dtm f r Dokumente vom Typ Vorlage zu benutzen so dass sie in einer Ordner bersicht anhand ihres Namens leicht erkannt werden k nnen Eine Es gibt zwei Klassen von Vorlagen Aus Vorlagen der ersten Klasse werden w hrend des Eva luierungsprozesses direkt Dokumente erzeugt Eine Vorlage geh rt zu dieser Klasse wenn der Evaluierungsparameter document gesetzt st d h wenn der Vorlage als Parameter das zu erzeugende Dokument angegeben wurde Vo
27. oberen Men aktiviert Im ersteren Fall werden alle Mitglieder mit ihrem Kontaktstatus an gezeigt im letzteren Fall nur diejenigen Mitglieder die aktuell in BSCW aktiv sind oder in j ngster Vergangenheit aktiv waren Beachten Sie dass die Kontaktstatusanzeige JavaScript erfordert d h sie m ssen JavaScript mit Optionen Einstellungen aktiviert haben I en pa Logout Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen SaL ERBBO nr Kreifelts BSCW Dewelopers vH T Suchen 2 daniels elsherf fHatsch gt hinrichs koch kKreifelts pab a pawsen prinz ruland master IIIN Abbildung 22 Kontaktstatusanzeige Anwesenheit in BSCW wird mit der Zeitspanne zwischen jetzt und der letzten Benutzerak tivit t im BSCW Browser Fenster gemessen Aktivierung dieses Fensters Mausbewegungen Awareness 171 oder Tastenanschl ge in diesem Fenster gelten als Aktivit t im Sinne der BSCW Anwesen heit Der Kontaktstatus wird durch verschiedene Farben signalisiert o gr n der Benutzer war w hrend der letzten f nf Minuten akt v o gelb der Benutzer war w hrend der letzten Stunde akt v o grau der Benutzer war w hrend der letzten zwei Stunden aktiv o rot die letzte Benutzeraktivit t liegt l nger als zwei Stunden zur ck Die angegebenen Zeitspannen entsprechen der Standardkonfiguration der Kontaktstatusanzei ge Ihr Server ist m glicherweise anders konfiguriert Fragen Sie im Zweifel Ihren BSCW Administrat
28. und Ausgabedatenfelder der Aufgabe Sofern Sie als Auftrag geber oder Auftragnehmer im gegenw rtigen Zustand der Aufgabe die Ein oder Aus gabedaten bearbeiten k nnen k nnen sie Werte f r die Datenfelder hier direkt ein tragen oder bereitgestellte Werte beanstanden Im Zustand gestartet z B k nnen Sie als Auftragnehmer s mtliche Ausgabedaten ein tragen die ja das Ergebnis der Aufgabe darstellen Ebenso k nnen Sie Beanstandun gen unter den entsprechenden Eingabedatenfeldern eintragen Be Datenfeldern vom Typ Dokument stehen zwei Schaltfl chen zur Verf gung E zum Ausw hlen eines Dokuments in BSCW als Wert des Datenfelds und el zum Leeren des Datenfelds Mit der Schaltfl che Formular sichern sollten Sie eingetragene Datenwerte und Be anstandungen gegen unbeabsichtigtes L schen sch tzen Diese Werte gehen n mlich verloren wenn Sie die Aufgabenansicht verlassen ohne eine Aufgabenaktion auszu f hren Gesicherte Werte von Datenfeldern und Beanstandungen sind f r alle anderen Inhaber derselben Aufgabenrolle sichtbar Wenn also im Zustand gestartet ein Auftragnehmer ein Ausgabedatenfeld ausf llt oder eine Beanstandung zu einem Eingabedatenfeld ein tr gt und sichert dann sind die Werte dieser Felder f r alle weiteren Auftragnehmer sichtbar F r den Auftraggeber sind diese Werte nicht sichtbar solange sie nicht von einem Auftragnehmer freigegeben sind Die Freigabe erfolgt durch eine entsprechende Aufgabenaktion e
29. und Managerrolle soweit sie ber diesen Eintrag bertragen wurde Wenn der Eintrag Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war werden Sie nicht mehr als Eigent mer und Mitglied des Objekts gef hrt Der Plattenplatz der von dem Objekt belegt wird wird nicht mehr Ihrem Plattenplatzverbrauch zugerechnet wenn Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert ist Wenn der rollen bertragende Eintrag der ge l scht werden soll der letzte rollen bertragende Eintrag ist der auf ein Objekt ver weist und es noch andere rollensetzende Eintr ge gibt die auf dasselbe Objekt ver weisen haben wir ein Problem Wenn der rollen bertragende Eintrag einfach gel scht Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen w rde h tte das Objekt keinen Eigent mer mehr zudem w rden Sie denken Sie h tten das Ihnen geh rende Objekt gel scht w hrend andere Mitglieder immer noch Zugriff darauf haben Um eine solche Situation zu vermeiden werden die anderen rollensetzenden Eintr ge ebenfalls gel scht Weil dadurch die anderen Mitglieder ihren Zugriff auf das Objekt verlieren werden Sie von BSCW gewarnt bevor Sie den letzten rollen bertragenden Eintrag der auf ein Objekt verweist das noch andere Mit glieder hat l schen Wenn Sie fortfahren hat das Objekt keine Eintr ge mehr und wird bei n chster Gelegenheit aus dem System entfernt 4 3 Arbeitsbereichskarten Arbeitsbereichskarten dienen dazu sich einen berblick ber gemeinsame Arbeits
30. und geben als Namen der neuen Aufgabe Experten Interviews ein Als Dauer geben Sie vier Wochen an die Zeit die voraussichtlich zur Erledigung n tig ist Als F llig keitstermin geben Sie zwei Wochen vor Ende der Phase an da vom Ergebnis dieser Aufgabe noch die abschlie ende Zusammenfassung der Analyseergebnisse abh ngt e In der Abteilung Verantwortliche w hlen Sie in der Unterabteilung Auftragnehmer die drei Projektmitglieder aus die Sie f r die Aufgabe vorgesehen haben Den Auf traggeber lassen Sie noch unbestimmt Sie selbst werden automatisch Auftraggeber wenn Sie die Aufgabe schlie lich starten e In der Abteilung Daten geben Sie in der Unterabteilung Eingabedaten ein neues Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen Expertenliste an den Wert lassen Sie noch offen Vor dem Start der Aufgabe m ssen Sie allerdings das Eingabedoku ment bereitstellen Wir kommen darauf weiter unten zur ck In der Unterabteilung Ausgabedaten definieren Sie ein weiteres Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen Protokolle das das Ergebnis der Aufgabe darstellt und von den Auftrag nehmern geliefert werden soll Bei beiden Datenfeldern kreuzen Sie Erforderlich an d h die Aufgabe kann nicht gestartet werden ohne dass die Expertenliste vorliegt und sie kann auch nicht erledigt werden ohne dass die Protokolle der Interviews erstellt worden s nd e Wenn Sie diese Angaben gemacht haben klicken Sie au
31. wird die Versionshistorie angezeigt Dort legen Sie durch Klicken auf die Optionsschaltfl che in der Spalte Nummer diejenige Ver s on fest von der der neue Zweig ausgehen soll Benennen S e den neuen Versions zweig Die erste Version des neuen Zweig Dokuments st eine Kopie der Ausgangsversion des Origi naldokuments im selben Ordner Der Zustand wird bernommen die Versionsnummer wird durch Anh ngen von n chste Zweignummer l gebildet dies kann ber ndern Versions Info ge ndert werden Dokument und Inhaltsmanagement 143 Hinweis Kopieren von Dokumenten unter Versionskontrolle bedeutet Verzweigen d h es wird automatisch ein neuer Versionszweig des Dokuments in der Zwischenablage angelegt BSCW bietet keine spezielle Unterst tzung um verschiedene parallel weiterentwickelte Versionszweige wieder zu vereinigen Insofern ist es besonders wichtig aussagekr ftige nderungsbeschreibungen zu verfassen und die Versionsstruktur mit den Mitgliedern des Arbeitsbereichs die andere Versionszweige bearbeiten abzusprechen und so eine problem lose Zusammenf hrung der Versionszweige zu einem Dokument zu erleichtern Anmerkung Sie k nnen eine neue Zweigversion nicht als Hauptversion speichern d h S e k nnen beim Erzeugen einer neuen Zweigversion nicht als Zweigversionsnummer eine Hauptversionsnummer angeben Ein Beispiel Nehmen wir an Sie h tten einen neuen Zweig 0 1 0 1 erzeugt der von der Hauptversion 0 1 ausgeht
32. zus tzliche Aktionen f r die Rolle oder andere durch gestrichen sind nicht mehr zugelassene Aktionen Wenn solche unterstrichenen oder durch Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 91 gestrichenen Aktionen nicht auftreten entspricht die Rollendefinition dem vordefinierten Standard 4 2 3 Rollen zuweisen Rollenzuweisung kann auf zwei verschiedene Arten geschehen e bei der Einladung von Benutzern zu der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs Ord ners Diskussionsforums o e ausdr cklich durch die Aktion Zugang Rolle zuweisen Rollenzuweisung bei der Einladung Wenn Sie Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen werden die Rollen die zugewiesen werden k nnen in der Auswahlliste des Felds Einladen als des Formulars Mitglied einla den angezeigt Hier kommen normale Rollen wie Manager oder Mitglied und eingeschr nkte Rollen wie Eingeschr nktes Mitglied vor nicht aber nicht aber systemdefinierte Rollen wie Eigent mer oder Erzeuger Manager eines Arbeitsbereichs k nnen Benutzer n allen Rollen einladen d e f r einen bestimmten Arbeitsbereich g ltig s nd einfache Mitglieder jedoch k nnen das nur f r Rollen auf ihrem Niveau oder darunter z B als Mitglieder oder einge schr nkte Mitglieder aber n cht als Manager Da nicht nur einzelne Benutzer sondern ganze Mitgliedergruppen eingeladen werden k nnen ist es m glich einer ganzen Gruppe eine Rolle zuzuweisen die dann f r alle Mitglied
33. 11 20 Fertigstellungstermin 2010 01 12 F lligkeitstermin 2011 10 29 Auftraggeber Auftragnehmer ids koch ruland Kontext Analyse Daten 1 Eingaben 1 Ausgaben Expertenliste Experten Liste Interview Protokolle InterviewProtokolle txt Beanstandung Bemerkung w Name Aktion Status i 0 Experten Liste 0 1 freigegeben w Name Aktion Status J 5 InterviewProtokolle txt 0 1 v freigegeben v Name Akton Neu U gt Start der Aufgabe m Abbildung 32 Aufgabe nach der Erledigung Abbildung 32 zeigt die Beispielaufgabe nach der Erledigung Als Auftragnehmer k nnen Sie jetzt nur noch weitere Auftragnehmer hinzuziehen etwa zur Information f r sp tere Projekt phasen Aufgabe zuweisen die Aufgabe an andere Auftragnehmer delegieren etwa weil Sie in Urlaub gehen Aufgabe delegieren oder die Erledigung zur ckziehen Mit der letzteren Aktion erhalten Sie die M glichkeit wieder nderungen an den Ausgabedaten hier also den Interview Protokollen vorzunehmen und dann erneut die Aufgabe zu erledigen siehe auch den folgenden Abschnitt 12 1 8 Ausnahmesituationen behandeln W hrend der Durchf hrung einer Aufgabe k nnen Ausnahmesituationen auftreten die ein Abweichen vom normalen Gang der Dinge erfordern Die entsprechenden Aufgabenaktionen werden in der Aufgabenansicht als Schaltfl chen sowie als Aktionen im Aktionsmen bzw Kontextmen unter Aufgabe angeboten Was hier im einzelnen ange
34. 12 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation 12 1 7 Aufgaben bearbeiten 12 1 8 Ausnahmesituationen behandeln 12 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows 12 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen Laufmappen 12 2 1 Laufmappen erzeugen und ndern 173 174 175 175 179 179 180 181 182 182 184 185 186 186 188 189 190 191 191 192 194 194 195 196 197 197 199 200 201 203 204 205 207 209 209 210 213 219 221 222 223 224 226 229 236 237 238 viii 12 2 2 Laufmappen starten und weiterleiten 12 2 3 Laufmappen Status und Historie 13 Import Export 13 1 Objekte archivieren und bertragen 13 2 Dokumente konvertieren 13 3 Exportieren in PDF 13 4 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren 13 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten 13 5 1 Drag amp drop Uploader 13 5 2 Dater bertragungshilfe 13 5 3 BSCW Desktop Programm 13 6 Hochladen per E Mail 13 7 Aktenkoffer 13 7 1 Systemanforderungen f r den Aktenkoffer 13 7 2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer 13 8 Outlook Abgleich 13 8 1 Systemanforderungen f r den Outlook Abgleich 13 8 2 Outlook Abgleich verwenden 13 9 WebDAV Index 239 241 243 243 246 246 247 248 248 249 249 251 253 253 253 256 2517 257 260 263 Inhaltsverzeichnis 1 berblick 1 1 Wie n tzt mir BSCW BSCW unterst tzt die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern ber das Internet in Ihrem Intranet oder n einem Netz mi
35. 2 lt A gt Ebenso wird korrekt konvertiert wenn das Dokument Dokument2 html einen Verweis lt A HREF Artikel html gt vorhergehendes Dokument lt A gt enth lt und sich Artikel html relativ zu Dokument2 html zwei Ordnerebenen weiter oben befindet 8 6 Websiteordner Websiteordner bieten eine komfortable M glichkeit Miniatur Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten Abgesehen von den HTML Dokumenten Seiten die den Inhalt der Website ausmachen enth lt ein Websiteordner drei spezielle Dokumente o die Startseite die angezeigt wird wenn man auf den Namen oder das Symbol E eines Websiteordners klickt o die Layoutseite die als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Website ordners sicherstellt und o die Stildefinition ein Stylesheet das z B Farben und Fonts f r die n den Seiten des Websiteordners verwendeten HTML Elemente festlegt Wenn Sie einen Websiteordner erzeugen werden vordefinierte Startseiten Layoutseiten und Stildefinitionen zur bernahme angeboten Websiteordner k nnen unter Umgehung der Startseite auch w e normale Ordner ge ffnet wer den ber ffnen im Aktionsmen anstatt ber Webansicht was die Startseite anzeigt und besitzen die Funktionalit t normaler Ordner d h sie k nnen au er HTML Dokumenten noch andere Objekte enthalten und auch Unterordner die ihrerseits Websiteord
36. Adressbuch erzeugen 5 2 2 Adressbucheintr ge ndern 5 2 3 Adressbuch gliedern 5 2 4 Adressbuch benutzen 5 3 Versand von Nachrichten und BSCW Objekten 5 3 1 Versand von Nachrichten 5 3 2 Versand von BSCW Objekten 6 Diskussionsforen Blogs und Feeds 6 1 Diskussionsforen und Notizen 6 1 1 Diskussionsforen erzeugen 6 1 2 Notizen schreiben 6 1 3 Auf Notizen antworten 6 1 4 Notizen mit Anlagen versehen 6 1 5 Notizen eines Diskussionsforums durchsehen 6 1 6 Notizen verschieben oder l schen 6 1 7 Objekte annotieren 6 2 Blogs 6 2 1 Blogs erzeugen und ndern 6 2 2 Blogs benutzen 6 3 RSS Feeds 7 Alternative Benutzerschnittstellen 7 1 Desktop Widgets 7 1 1 Installation der Desktop Widgets 7 1 2 Benutzung der Desktop Widgets 7 2 Schnittstelle zu mobilen Ger ten Inhaltsverzeichnis 106 107 109 109 110 110 111 111 111 112 1 12 113 114 115 116 119 119 119 120 125 8 9 7 2 1 Mobiler Zugang 7 2 2 Mobile Anmeldung am BSCW Server 7 2 3 Mobiles Portal 7 2 4 Benutzerschnittstelle des mobilen Portals 7 2 5 Die Bereiche und Funktionen des mobilen Portals Dokument und Inhaltsmanagement 8 1 Dokumente direkt bearbeiten 8 1 1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten 8 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten 8 1 3 MS Office Date en bearbeiten 8 1 4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten 8 2 Dokumentfunktionen 8 2 1 Dokumente w edervorlegen 8 2 2 Dokumente sperren 8 2 3 Dokumente einfrieren 8 3 Do
37. Aktionen an der mobilen Benutzerschnittstelle angeboten Die Erzeugung neuer Objekte ist in der Listenansicht mit der Schaltfl che rechts in der oberen Navigationsleiste m glich Sie erhalten eine Liste der Objekttypen aus der Sie das zu erzeugende Objekt ausw hlen k nnen Die weitere Interaktion geschieht hnlich w e an der Standard Benutzerschnittstelle Alle anderen Aktionen auf Objekten werden nur n der Detailansicht angeboten und zwar ber Schaltfl chen im oberen Teil des Tabs Allgemeines Wenn mehr als zwei Aktionen m glich sind werden die zweite und weitere Aktionen durch Klicken auf die Schaltfl che Aktionen sichtbar gemacht Nach Klicken auf eine Aktionsschaltfl che verl uft die weitere Interaktion w e an der Standard Benutzerschnittstelle gewohnt 128 Alternative Benutzerschnittstellen An der mobilen Benutzerschnittstelle steht Ihnen m Vergleich zur Standard Benutzerschnitt stelle nur eine beschr nkte Anzahl von Aktionen auf den unterschiedlichen Objekttypen zur Verf gung Wie oben ausgef hrt k nnen Sie neue Objekte anlegen allerdings ist die Anzahl der Objekttypen die an der mobilen Benutzerschnittstelle erzeugt werden k nnen gegen ber der Standard Benutzerschnittstelle stark eingeschr nkt Ordner Dokument URL Kontakt liste Diskussionsforum Sie k nnen bestehende Objekte ndern ausschneiden l schen ko pieren und einf gen aber Sie k nnen ber die mobile Schnittstelle beispielsweise
38. Anklicken ihrer Auswahlk stchen markieren und dann auf 5 in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken e Sie k nnen eine ganze Kontaktliste exportieren indem Sie Datei Senden an vCard im oberen Men w hlen Der Export von Kontaktinformation die in Benutzereintr gen Ihres Adressbuchs oder bel ebi ger Mitgliederseiten enthalten ist ist im vCard Format mit denselben Aktionen m glich Hinweis E n Importieren von Microsoft Outlook Kontakten ist nicht ohne weiteres m glich sie m ssen dazu zun chst in Outlook als vCard Date vcf gespeichert werden Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten k nnen Sie Ihre BSCW Kon taktl sten mit lokalen Kontakten in MS Outlook abgleichen Einzelheiten finden Sie in 13 8 Outlook Abgleich auf S 256 Kontakte und Kontaktlisten k nnen auch in Ihr Adressbuch kopiert werden Kontakte und Kontaktlisten Ihres Adressbuchs k nnen be Einladung neuer Mitglieder in Arbeitsbereiche verwendet werden e W hlen Sie Datei ins Adressbuch im oberen Men einer Kontaktliste um die gesamte Kontaktliste n Ihr Adressbuch zu kopieren e Um einzelne Kontakte in Ihr Adressbuch zu kopieren kreuzen Sie die Auswahlk st chen der betreffenden Kontakte an und klicken Sie auf 5 in der Mehrfachwahl Sym bolleiste 5 1 6 Kontakte kontaktieren Sie k nnen einem Kontakt mit E Mail Adresse eine Nachricht senden indem Sie e im Aktionsmen des Kontakts Senden an E Mail w hlen Einzelheit
39. Arbeitsbereich ausschneiden wird er auch n Ihre Zwischenabla ge bertragen aber Eigent mer und Mitgliedschaft bleiben unber hrt Der Arbeitsbereichs eintrag erbt nicht die Eigent merschaft von Ihrer Zwischenablage wie er es ja auch schon nicht in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich getan hat Wenn S e nun den Arbeitsbereich n einen Ihrer privaten Ordner einf gen bleiben wiederum Eigent mer und Mitgliedschaft unber hrt Wenn Sie den Arbeitsbereich irgendwo innerhalb eines anderen gemeinsamen Arbeitsbereichs einf gen werden die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs auch Mitglieder des eingef gten Arbeitsbereichs die E gent merschaft bleibt jedoch unver ndert siehe auch 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs n einen anderen auf S 88 Das Kopieren von Dokument und Arbeitsbereich erzeugt in beiden F llen Kopien von denen Sie das einzige Mitglied und der einzige Eigent mer sind sozusagen private Kopien in Ihrer Zwischenablage Das Einf gen dieser privaten Kopien n einen Ordner bertr gt das Eigentum auf den Eigent mer dieses Ordners Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekts in Ihrer Zwischenablage erzeugen erzeugen Sie einen Eintrag der auf das Objekt verweist und der die Eigent merschaft von Ihrer Zwischen ablage erbt Sie werden den Eigent mern des Objekts hinzugef gt Verweisen ist nur f r Ma nager eines Objekts erlaubt f r unsere beiden Standardf lle w ren Sie im allgemeinen nur in der Lage ei
40. Benutzernamen angegeben werden der auch sonst in BSCW angezeigt wird F r manche Attribute k nnen mehrere Werte angegeben werden indem man auf amp rechts neben dem Eingabefeld klickt Durch Klicken auf rechts neben dem Feld k nnen Sie Wer te l schen Um Attributen Werte zuzuweisen oder Werte zu ndern e w hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des betreffenden Objekts und gehen Sie zur Abteilung Attribute des Aktionsformulars Werte von nicht mehr be n t gten Attributen k nnen Sie l schen Mit Eigenschaften zur cksetzen k nnen Sie alle in dieser Abteilung angezeigten Attr butwerte l schen Grundbegriffe und funktionen 77 Wenn Ihr BSCW Server entsprechend konfiguriert ist k nnen Sie auch eigene Attribute defi nieren indem Sie Namen und wahlweise Wert eines solchen Attr buts in die beiden leeren Felder unter Eigene Attribute definieren eintragen Weitere eigene Attribute definieren Sie indem Sie nach Eingabe eines Attributs auf Weitere Attribute klicken Benutzerdefinierte Attr bute m ssen eindeutige Namen haben S e werden gel scht indem hr Name gel scht wird Alle Attribute die mit Werten versehen sind werden unterhalb der Beschreibung eines Ob jekts in der Ordner bersicht angezeigt benutzerdefinierte Attribute werden dort angezeigt auch wenn sie keine Werte haben Wenn die Ans chtseinstellungen so gesetzt sind dass keine Beschreibungen angezeigt werden oder nur n kompak
41. Berechnung des voraussichtlichen Fertigstellungstermins einer Hauptaufgabe wird die voraussichtliche Dauer f r die Fertigstellung der Unteraufgaben herangezo gen sollte sie l nger sein als die urspr nglich angegebene voraussichtliche Dauer der Hauptaufgabe Wenn ein Workflow bestehend aus Hauptaufgabe und Unteraufgaben kopiert wird werden alle Aufgaben behandelt als w rden s e als Einzelaufgaben kopiert Auftraggeber eventuelle Datenfeldwerte und Ablaufprotokolle werden entfernt der Zustand wird auf initial gesetzt da die Datenfelder kopiert werden bleiben die Beziehungen zwischen den Aufgaben des Workflow in Form gemeinsamer Datenfelder und Freigabebedingungen erhalten Unterst tzung von Workflows ein Beispiel Wir nehmen als Beispiel die Aufgabe Anforderungen aus der Analyse Phase unseres Pro jekts Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Diese Aufgabe haben wir oben in zwei Unteraufgaben Anforderungserhebung und Abnahme der Anforderungen aufgeteilt und zwar so dass Anforderungserhebung die E ngabedaten von Anforderungen bernimmt als Ausgabe das Dokument Anforderungsspezifikation an die Hauptaufgabe und die Nach baraufgabe Abnahme der Anforderungen liefert die ihrerseits schlie lich Anforderungen abgenommen ein Ankreuzfeld an die Hauptaufgabe liefert die damit ihre s mtlichen Aus gaben erhalten hat Wenn die Aufgabe Anforderungen gestartet wird wird
42. CBd CeBIT Th Suchen 2 und zeigt die Position des aktuellen Objekts in Ihrer Ordnerhierarchie an und zwar als Pfad von Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich zu eben diesem Objekt Ihr Benutzer name aktive Arbeitsbereiche Die im Pfad benutzten Namen sind Verweise auf die betreffenden Ordner bersichtsseiten Ein Suchfeld ist in die Navigationsleiste integriert es l sst Sie direkt in Ihren Arbeits bereichen suchen Geben Sie Ihre Suchbegriffe ins Suchfeld ein und klicken Sie auf 2 Die Ergebnisse werden in einem tempor ren Suchordner angezeigt und zwar mit der genauen Position der Suchergebnisse in der Beschreibung Um zu Ihrem vorigen Ordner zur ckzukehren klicken Sie auf J in der Schnellzugriffsleiste Die Standardsuche alles sucht nach allen Objekten im aktuellen Ordner bei denen die Suchbegriffe im Namen im Inhalt in der Beschreibung oder den Tags vorkommt Sie k nnen eine andere Art von Suche in einem Suchmen ausw hlen das erscheint wenn Sie auf das Dreieck vor dem Suchfeld klicken Name Tags oder Dokumente Eine Suche nach Namen findet alle Objekte m aktuellen Ordner deren Name die Grundbegriffe und funktionen 27 Suchbegriffe enth lt eine Tags Suche findet alle Objekte deren Tags die Suchbegriffe enthalten und eine Dokumentensuche schlie lich findet alle Ihre Dokumente die die Suchbegriffe enthalten Beachten S e dass Tags und Dokumentensuche nicht auf den aktuellen Ordner beschr
43. Daten im Feld Zus tzliche E Mail Adresse eine weitere Adresse an F r diese zus tzliche Adresse wird die obige verk rzte Registrierungsprozedur durchlaufen um sicherzustellen dass die Verkn pfung der zus tzlichen E Mail Adresse mit Ihrem Benut zernamen g ltig ist Sie K nnen diesen Vorgang f r weitere Adressen wiederholen Die Registrierung weiterer E Mail Adressen ist auch sinnvoll wenn Sie von unterschiedli chen E Mail Adressen aus Dokumente an einen Arbeitsbereich senden m chten In diesen F llen wird BSCW dann in der Lage sein zu jeder der angegebenen Adressen korrekterweise Ihren Benutzernamen zuzuordnen Unabh ngig von der Registrierung weiterer E Mail Adressen wird BSCW weiterhin Ihre pri m re E Mail Adresse verwenden um Ihnen z B den t glichen Arbeitsbereichsbericht zuzu senden Diese Adresse wird auch auf Ihrer Benutzer Infoseite angezeigt Wenn Sie mehrere E Mail Adressen registriert haben k nnen Sie Ihre prim re E Mail Adres se umsetzen e indem Sie Optionen Profil ndern w hlen und in der Abteilung Pers nliche Daten des Aktionsformulars m Feld Prim re E Mail Adresse aus der angezeigten Liste Ihrer registrierten Adressen die gew nschte Adresse ausw hlen S e k nnen sich die Ihrem Benutzernamen zugeordneten E Mail Adressen auch mit Optionen Profil Zeigen anzeigen lassen und zwar in der Abteilung Administrator Daten im Feld Registrierte E Mail Adressen Andere Ben
44. Der Lesezeichenbereich erm glicht so einen schnellen Zugriff auf h ufig verwendete Ordner und Dokumente in BSCW sowie auf regelm ig besuchte Web seiten Sie k nnen an der mobilen Benutzerschnittstelle n der Detailansicht eines Objekts auch neue Lesezeichen anlegen 7 2 5 8 Mobiles Portal Meine Gemeinschaften Der Zugriff auf Ihre Gemeinschaften erfolgt hnlich wie auf die Arbeitsbereiche d h Sie er halten eine Listenansicht Ihrer Gemeinschaften und k nnen darin navigieren wie in Arbeits bereichen sowie Details abrufen und ggf auch ndern 7 2 5 9 Mobiles Portal Aktenkoffer Der Zugriff auf Ihren Aktenkoffer erfolgt hnlich wie auf die Arbeitsbereiche d h Sie er halten Zugriff auf die Ordner in Ihrem Aktenkoffer und k nnen darin navigieren und Details abrufen sowie ggf auch ndern Beachten Sie dass Sie an der mobilen Benutzerschnittstelle mit der Aktion Entfernen auch Ordner aus dem Aktenkoffer entfernen k nnen jedoch keine Ordner in den Aktenkoffer legen k nnen Zudem ist der Abgleich mit den Inhalten des Aktenkoffers nur an der Standard Be nutzerschnittstelle an Ihrem PC m glich siehe auch 13 7 2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer auf S 253 7 2 5 10 Mobiles Portal Suche Die Suche ist vom mobilen Portal aus erreichbar und in Form einer einfachen Suche ber Su chen mit Eingabefeld direkt im Portal oder einer erweiterten Suche ber Erweitert mit einem eigenen Aktionsformular verf gbar e Suchen
45. Dokumen ten von au erhalb eines BSCW Servers benutzt werden Auf der anderen Seite k nnen Sie wenn Sie die gebr uchlichen relativen Pfadnamen be nutzen eine durch Verweise verbundene Menge von Dokumenten portabel halten S e k nnen sie z B archivieren oder auf einen anderen Server oder an eine andere Stelle in der Ordner Hierarchie verschieben und die Verweise funktionieren weiterhin vorausgesetzt dass S e keine Dokumente aus der Menge l schen oder umbenennen 8 5 1 BSCW internes Adressformat Jedes BSCW Objekt hat eine interne Adresse Sie steht in der Adresszeile Ihres Web Brow sers w hrend das Objekt angezeigt wird Wenn ein Dokument vom Typ text html mit dem Namen Artikel angezeigt wird k nnte m Adressfeld z B folgendes stehen http Ihr BSCW Server bscew bsew cgV d3014 Artikel html S e k nnen diese interne Adresse f r Verweise n jedem beliebigen HTML Dokument benut zen lt A HREF http Ihr BSCW Server bscw bsew cgV d30 14 Artikel html gt Artikel lt A gt Wenn s ch das Dokument das den Verweis enth lt auf demselben BSCW Server befindet k nnen s e auch abk rzend das folgende schreiben lt A HREF bsew bscw cgV d30 14 Artikel html gt Artikel lt x A gt Wenn Sie den anonymen Zugriff aus dem Internet auf Artikel html erlauben wollen muss die Adresse wie folgt abge ndert werden lt A HREF http Ihr BSCW Server pub bsew cgV d3014 Artikel html gt Artikelx A gt Einzelheiten finden
46. Eingabedaten haben 12 1 9 5 Aufgabe in eine Sequenz von Unteraufgaben gliedern ein Beispiel Wir nehmen als Beispiel die Aufgabe Anforderungen aus der Analyse Phase unseres Pro jekts Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems In dieser Aufgabe sollen die funktiona len Anforderungen an das neue System erstellt und von der Fachabteilung abgenommen wer den Definieren Sie zun chst die Aufgabe Anforderungen indem Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Projektphase Analyse w hlen Als Auftragnehmer bestimmen Sie zwei Projektmitglieder die das Anforderungsdokument erstellen sollen und einen Vertreter der Fachabteilung den Sie zuvor ins Projekt eingeladen haben und der die Abnahme durchf hren soll Als Auftraggeber tragen Sie sich selbst ein Als Eingaben w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten d e Ausgabedokumente der Aufgaben Experten Interviews und Workshops als Ausgaben definieren S e unter Neue Ausgaben ein Datenfeld Anforderungsspezifikation vom Typ Dokument und ein Datenfeld Anforde rungen abgenommen vom Typ Ankreuzfeld Mit der Festlegung der Eingabedaten haben Sie bestimmt dass die Aufgabe Anforderungen erst gestartet wird wenn d e Aufgaben Experten Interviews und Workshops erledigt wor den s nd die Protokolle der Experten Interviews und Workshops also n einer freigegebenen Workflow Management 233 Version vorl
47. Einstellung der automatischen Versionierung behalten diese Ein stellung andere Unterordner erben die neue Einstellung andere Dokumente werden normale Dokumente entweder mit oder ohne Versionskontrolle aber ohne eigene Einstellung der automatischen Versionierung Hinweis Wie oben dargestellt f hrt das Zur cknehmen der automatischen Versionierung oder die Beschr nkung der automatischen Versionierung auf eine kleinere Max malzahl von 146 Dokument und Inhaltsmanagement Versionen nicht zum L schen von Versionen Wenn S e Versionen l schen wollen die Sie nicht mehr brauchen m ssen Sie das manuell mit Versionen verwalten machen Sollte das viele Ordner und Dokumente betreffen bitten Sie Ihren BSCW Administrator Ihnen mit einem automatisierten Skript zu helfen 8 4 Vorlagen und Vorlagenordner Vorlagen werden als Muster f r h ufig gebrauchte Arten von Dokumenten Briefe Berichte Formulare verwendet die normalerweise umfangreiche Layout und Formatierungsinforma tionen sowie ggf Berechnungsformeln enthalten In BSCW k nnen daneben auch beliebige Objekte als Vorlagen deklariert werden Umfragen Umlaufmappen und Aufgaben oder sogar Ordner mit hrem gesamten Inhalt Alle Vorlagen m ssen in Vorlagenordnern enthalten sein die spezielle Ordner sind die nur Vorlagen enthalten Vorlagenordner k nnen beliebige Namen tragen sie werden durch das Symbol F gekennzeichnet Weil sich Vorlagenordner im brigen genau wie normale
48. Endger te 125 mobile Schnittstelle als App 125 mobiler Zugang zu BSCW 125 mobiles Portal 126 Adressbuch 130 Aktenkoffer 132 Aktionen 127 Arbeitsbereiche 129 Aufgabenliste 131 Benutzerschnittstelle 127 Bereiche und Funktionen 129 Detailansicht 127 Einstellungen 132 Ereignisse 131 Gemeinschaften 132 Kalender 131 Lesezeichen 132 Listenansicht 127 Papierkorb 131 Suche 132 Zwischenablage 131 MS Office Dateien bearbeiten 137 N Navigationsleiste 26 Neu einladen 84 Neu n Version 5 0 10 Neu starten Aufgabe 226 Neues Objekt Ereignis 58 Niveau 69 Notiz 31 109 anh ngen 112 beantworten 111 bearbeiten 110 l schen 112 schreiben 110 verschieben 112 Index O obere Men leiste 6 26 Objekte erzeugen 37 Objekttypen 29 ffentlich machen 40 55 ffentliche Einstiegsseite 56 ffentlicher Bereich 40 54 55 ffentlicher Zugriff 55 ffnen 28 OpenID 18 Ordner 2 32 anonymer Zugriff 55 erzeugen 37 ver ffentlichen 55 Ordneransichten 28 73 Ordner bersicht 2 Outlook Abgleich 256 Systemanforderungen 257 P Papierkorb 53 parallele Arbeitssitzungen 18 Passwort ndern 14 Erstbelegung 13 vergessenes ersetzen 14 PDF exportieren 246 PDF Darstellung von Dokumenten 38 pers nliche Aufgabenliste 222 pers nliche Einstellungen 70 pers nliche Info Seite 19 pers nliche Kommunikationsdaten 19 pers nliche Startseite 47 pers nlicher Arbeitsbereich 5 46 Phase eines Projekts 35 209 ndern 212 erzeuge
49. Ereignisse f r Sie n cht l nger aktuell sind BSCW wird Ihnen die Symbole daher nicht mehr anzeigen den anderen Mitgliedern werden s e jedoch so lange weiter angezeigt bis diese sie ebenfalls best tigen S e k nnen Ereignisse bestimmter Typen best tigen e Klicken S e auf ein Ereignissymbol eines Objekts um seine Liste aktueller Ereignisse von diesem Typ angezeigt zu bekommen e In dieser Seite klicken S e auf Best tigen Alle n dieser Liste gezeigten Ereignisse sind f r S e nun nicht mehr aktuell Alle Ereignisse die sich ereignen w hrend Ihr Web Browser die Ereignisliste anzeigt sind nat rlich aktuell und werden wieder durch ein Symbol angezeigt Hinweis Wenn Sie die Ereignisse von f r Sie interessanten Objekten in einem Ordner zur Kenntnis genommen haben sollten Sie die Aktion Datei Ereignisse best tigen f r alle im ak tuellen Ordner sichtbaren Ereignisse ausf hren Andernfalls laufen S e Gefahr dass S e durch die schnell anwachsende Menge an Ereignissymbolen die bersicht dar ber verlieren was ei gentlich n Ihren Arbeitsbereichen geschieht 3 6 4 Abonnieren von Ereignisdiensten S e k nnen detailliert festlegen n welcher Form S e ber welche Ereignisse n Ihren Arbeits bereichen informiert werden wollen F r den allgemeinen Fall werden die Standardoptionen Grundbegriffe und funktionen 59 f r die Ereignisbenachrichtigung gesetzt die angeben ber welche Ereignistypen Sie durch d
50. Fehlermeldung wenn der f fentliche Zugang auf das angeforderte Objekt nicht gestattet ist 3 5 3 ffentliche Einstiegsseiten f r anonymen Zugang Gemeinsame Arbeitsbereiche oder private Ordner mit ffentlichem Zugang k nnen mit einer zus tzlichen Einstiegsseite f r den anonymen Zugang versehen werden W hrend die Mit glieder des Ordners mit der normalen Benutzerschnittstelle in dem Ordner arbeiten k nnen wird dem anonymen Benutzer die spezielle Einstiegsseite pr sentiert Auf diese Weise bleibt der Ordner selbst bei anonymem Zugriff verborgen und nur ausgew hlte Inhalte werden dem anonymen Benutzer pr sentiert der m glicherweise gar nicht merkt dass er sich in einem BSCW Arbeitsbereich befindet Die Erstellung ffentlicher Einstiegsseiten ist f r Benutzer gedacht die sich mit der Erstel lung von HTML Seiten auskennen Beachten Sie bitte dass ffentliche Einstiegsseiten nur funktionieren wenn sie zuvor durch den BSCW Administrator erlaubt worden s nd Dazu muss der Administrator INDEX PAGE EXT index html in die BSCW Konfigurationsdatei eintragen Die Einstiegsseite ist eine HTML Date mit dem Namen index html die in dem ver ffent lichten Ordner enthalten sein muss Der Mechanismus von index htm1l in ver ffentlichten 56 Grundbegriffe und funktionen BSCW Ordnern wirkt hnlich wie die Pr senz einer Seite mit dem Namen index html in einem Website Verzeichnis bei Zugriff aus dem World Wide Web wird n
51. Feld MIME Typ auf wenn noch nicht geschehen e Kreuzen Sie das Auswahlk stchen PDF Pr sentation des Dokuments generieren an und best tigen Sie mit OK Die PDF Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordner bersicht anklicken wird die PDF Darstellung des Dokuments gezeigt Wenn Sie dagegen ffnen oder ndern Bear beiten im Aktionsmen des Dokuments w hlen erhalten Sie das Originaldokument mit der entsprechenden Anwendung oder zum Herunterladen Die zus tzliche PDF Darstellung kann Grundbegriffe und funktionen 39 auch wieder abgeschaltet werden indem man das entsprechende Auswahlk stchen wieder ab w hlt Achtung Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen das denselben Namen und denselben MIME Typ wie ein vorhandenes Dokument hat wird das vorhandene Dokument ohne R ckfrage berschrieben Um dies zu verhindern k nnen S e das Dokument sperren e W hlen Sie Zugang Sperren im Aktionsmen des Dokuments um eine nachtr g lich entfernbare Sperre zu setzen Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht wird es nicht berschrieben sondern es w rd automatisch eine neue Version erzeugt Hinweis Dokumente die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen geh ren nicht Ihnen dem Erzeuger sondern dem Eigent mer des Arbeitsbereichs Der von diesen Dokumenten belegte Plattenpla
52. Geben Sie einen Namen und wahlweise Tags Beschreibung und eigene Attribute an und klicken Sie auf OK Der neue Unter Websiteordner enth lt eine leere Startseite mit dem Namen des Unterordners als Titel Er erbt alle anderen Einstellungen Design Auto Versionierung vom enthaltenden Websiteordner Unter Websiteordner werden als Inhalt des Websiteordners in der Webansicht standardm ig angezeigt normale Unterordner nicht 8 6 2 Startseite Layoutseite und Stildefinition erzeugen und bearbeiten Wenn Sie eine neue Startseite Layoutseite oder Stildefinition f r einen Websiteordner festle gen wollen erzeugen Sie eine neue Seite oder Definition Damit wird die alte Seite oder Defi nition deaktiviert Nun k nnen Sie die neue Seite oder Stildefinition nach Ihren W nschen be arbeiten Dazu gehen Sie wie folgt vor e Erzeugen Sie die neue Seite oder Definition mit Sie Datei Neu Startseite Datei Neu Layoutseite oder Datei Neu Stildefinition im oberen Men des Websiteordners den Sie mit ffnen ge ffnet haben Die neue Seite oder Definition ist jetzt aktiv Die alte Seite oder Definition wird nicht gel scht damit Sie gegebenenfalls zum alten De s gn zur ckkehren k nnen e Bearbeiten Sie die neue Seite oder Stildefinition indem Sie ndern Bearbeiten im Akt onsmen des betreffenden Dokuments aufrufen alternativ Datei ndern Start seite usw im oberen Men S e k nnen aber auch auf Ihrem lokalen Ordner eine entspreche
53. Gemeinschaftsrolle ndern o die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ndern o Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen o die Gemeinschaft als Mitglied aus dem Gemeinschaftsarbeitsbereich entfernen was auch die Gemeinschaft l scht Um auf eine Gemeinschaft zuzugreifen e klicken S e auf das Symbol pi in der Teilen Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbe reichs Dies zeigt die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs einschlie lich der Gemeinschaft Nun k nnen Sie als Gemeinschaftsmanager andere Benutzer zu der Gemeinschaft einladen e W hlen Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft Wenn S e Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs zu Mitgliedern der Gemeinschaft ma chen wollen e w hlen Sie diese Mitglieder aus indem Sie die Auswahlk stchen vor den d iesbez g lichen Eintr gen ankreuzen und klicken Sie dann auf 4 in der Mehrfachwahl Sym bolleiste oder w hlen Sie Bearbeiten zur Gemeinschaft im oberen Men Diese Aktion kann die Zugriffsrechte der betroffenen Mitglieder ndern wenn s ch hre Rolle m Arbeitsbereich von der Gemeinschaftsrolle unterscheidet Beachten Sie dass Eigen Gemeinschaften 203 t mer des Arbeitsbereichs auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern ge macht werden k nnen sie m ssen zus tzlich als Gemeinschaftsmitglieder eingeladen werden Standardm ig zeigt die Info Seite einer Gemeinschaft aus Gr nden der Performanz und des Datenschutzes ih
54. Ja Nein e In der Abteilung Teilnehmer legen Sie die Teilnehmer sowie Einzelheiten zu deren Benachrichtigung fest e Teilnehmer W hlen Sie die Teilnehmer des Treffens aus wie Sie auch die Mit glieder eines Arbeitsbereichs ausw hlen w rden Sie k nnen auch die E Mail Adressen von Personen angeben die n cht registrierte Benutzer Ihres BSCW Ser vers sind im Falle der Terminabstimmung k nnen diese Personen teilnehmen ohne sich als Benutzer zu registrieren Wenn Sie eine Terminabstimmung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erzeugen sind die Mitglieder des Arbeitsbereichs als Teilnehmer standardm ig vorausgew hlt e E Mail Sprache W hlen Sie die Sprache aus in der die automatische Einladungs E Mail abgefasst werden soll e Kommentar f r die automatische Einladungs E Mail Tragen Sie wahlweise einen zus tzlichen Kommentar zu der ansonsten automatisch erzeugten Einladungs E Mail ein die an alle Teilnehmer verschickt wird e Klicken S e auf OK um eine Vorschau des Abstimmungsformulars zu erzeugen Wenn Sie damit zufrieden sind klicken Sie noch einmal OK um die Terminabstim mung zu starten Wenn nicht klicken S e auf Terminabstimmung bearbeiten um noch nderungen vorzunehmen e Wenn Sie selbst Teilnehmer sind werden Sie als n chstes gebeten ber die Termin vorschl ge abzustimmen was weiter unten erl utert wird Als Organisator k nnen Sie hier auch die Teilnehmerliste bearbeiten indem Sie auf
55. Kalender Diskussionsforum Blog E Mail Nachricht Vorlagenordner Grundbegriffe und funktionen 25 o Websiteordner o Dokumentensammlung DokSet o Projekt o Phase eines Projekts o Aufgabe o Laufmappe o Kontaktliste o Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs o Gemeinschaft o Adressbuch o Zwischenablage o Papierkorb Die Inhalte von Container Objekten werden von BSCW in bersichtsseiten dargestellt die eine gemeinsame Grundstruktur und funktionalit t aufweisen Die bersichtsseite eines Ord ners kann als Modell f r solche Seiten angesehen werden Die webbasierte Darstellung von Ordnern Kalendern Diskussionsforen oder von pers nli chen Objekten wie Adressbuch oder Zwischenablage hat immer eine zweiteilige Struktur die aus o einem Kopfbereich und o einer Liste von Eintr gen besteht Die folgenden Abschnitte beschreiben die allgemeine Struktur und Funktionalit t die ser bersichtsseiten wobei die Ordnerseite als Beispiel dient Die Darstellung dieser ber sichtsseiten passt sich der von Ihnen gew hlten Breite des Browser Fensters automatisch an damit auf die wesentlichen Funktionen auch bei einem schmalen Browser Fenster noch zu gegriffen werden kann 3 1 1 Kopfbereich Die folgende Abbildung zeigt die Elemente des Kopfbereichs einer Ordnerseite T Kreifelts Mg CBd CeBIT i Suchen Po Fa CeBIT insgesamt 10 Eintr ge Ab
56. Mitglied eines Arbeitsbereichs entfernen indem Sie e Zugang Entfernen im Aktionsmen der Gemeinschaft ausw hlen Diese Aktion l scht auch die Gemeinschaft Wenn die Gemeinschaft Mitglieder hat werden Sie im Formular Mitglied entfernen gefragt ob S e vor dem L schen der Gemeinschaft alle Mitglieder entfernen oder in die Mitgliedergruppe des assozuerten Arbeitsbereichs bernehmen wollen Letzteres macht die Gemeinschaftsmitglieder zu Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle Beachten Sie dass nicht nur die Manager eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs die Gemein schaft aus der Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs entfernen k nnen sondern auch die Mit glieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs n der Rolle Mitglied 11 4 Gemeinschaften als gemeinsame E Mail Verteiler Gemeinschaften k nnen auch als gemeinsam genutzte E Mail Verteiler eingesetzt werden Standardm ig kann n mlich jedes Mitglied an die ganze Gemeinschaft E Mail Nachrichten schicken Nat rlich k nnen dies auch die Mitglieder des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbe reichs tun So schicken Sie eine E Mail Nachricht an eine Gemeinschaft e Gehen Sie zur Mitgliederseite des Gemeinschaftsarbeitsbereichs indem Sie auf das Symbol i in der Te len Spalte des Arbeitsbereichseintrags klicken 204 Gemeinschaften e W hlen Sie Sendenan E Mail im Aktionsmen der Gemeinschaft Daraufhin wird das Formular E Mail versenden angezeigt
57. Order verhalten k nnen sie auch gemeinsam mit anderen Benutzern genutzt werden Auf diese Weise k nnen Sie z B gemeinsam nutzbare Vorlagen f r Ihre Arbeitsgruppe erzeugen Zu s tzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern die Vorlagen f r den Gebrauch einer einzel nen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten gibt es noch systemweite Vorlagenordner die f r alle registrierten Benutzer des BSCW Servers zug nglich sind und die vom Systemadmi nistrator verwaltet werden 8 4 1 Vorlagenordner erzeugen Sie erzeugen einen neuen Vorlagenordner im aktuellen Ordner so wie Sie einen normalen Ordner erzeugen w rden e W hlen Sie Datei Neu Vorlagenordner im oberen Men e Im Formular Neuer Vorlagenordner das als n chstes angezeigt wird tragen Sie Na men und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Vorlagenordners ein S e k n nen in den entsprechenden Abteilungen des Aktionsformulars auch automatische Ver s ionierung festlegen und eigene Attribute definieren e Best tigen Sie mit OK um den Vorlagenordner zu erzeugen Dieser ist zun chst leer und muss mit Vorlagen gef llt werden Wenn Sie eine Vorlage in einem Ihrer Vorlagenordner erzeugen empfiehlt es sich die Vor lage mit einer Beschreibung zu versehen n der Zweck und Gebrauch der Vorlage erl utert werden Eine solche Beschreibung wird angezeigt wenn die Vorlage kopiert wird BSCW verfolgt eine bestimmte Strategie wenn Vorlagenordner f r das Kopieren vo
58. Position f r kleinere Versionsschritte hinter dem Punkt Beispiele daf r sind 0 1 3 11 4 5 oder 8 1 o Eine Zweigversionsnummer wird gebildet indem eine Zweignummer Schrittnummer Kombination an diejenige Versionsnummer angeh ngt wird von der der Versions zweig ausgeht Dabei identifiziert die Zweignummer den Zweig der von der bestimm ten Version ausgeht und die Schrittnummer die Version in diesem Zweig Nur diese ganz rechts stehende Schrittnummer ist bei einer Zweigversionsnummer ver nderbar Zum Beispiel bezeichnet die Versionsnummer 0 1 2 3 die Version 3 im Zweig 2 der von der Hauptversion 0 1 ausgeht Man kann auch von Zweigversionen wieder Zweig 142 Dokument und Inhaltsmanagement versionen erzeugen F r die Verzweigung von Versionen siehe 8 3 4 Versionen verzweigen auf S 143 Wenn S e eine neue Version eines Dokuments erzeugen bietet BSCW Ihnen daf r eine vor ausgef llte Versionsnummer an bei der jeweils die Schrittnummer um 1 gegen ber der Vor version erh ht ist Sie k nnen eine h here Schrittnummer eingeben Eine niedrigere Schritt nummer ist nur bei einer Hauptversionsnummer m glich wenn Sie zugleich die Sprungnum mer erh hen z B die Versionsnummer von 0 12 auf 1 0 setzen 8 3 3 2 Versionszustand Mit dem Versionszustand eines Dokuments k nnen Sie den Stand z B Reifegrad eines zu geh rigen Arbeitsprozesses kennzeichnen Beispielsweise kann ein Dokument zun chst als Entwurf geke
59. RSS st ein Format in dem man Web Inhalte zusammenfasst Die Abk rzung RSS hat seit ihrer Entstehung eine Reihe verschiedener Bedeutungen durchlaufen die zur Zeit gebr uchlichste ist really simple syndication etwa wirklich einfache Bildung von Zusammenfassungen RSS st ein XML Dialekt der n den sp ten 90er Jahren des vergangenen Jahrhunderts definiert wurde damit Listen von Informationen die als Feeds bezeichnet werden von den Erzeugern der Inhalte pu bliziert und von den Lesern abonniert werden k nnen Die Verf gbarkeit eines RSS Feeds wird blicherweise in Ihrem Browser durch ein RSS Symbol Bi angezeigt Wenn Sie auf die ses Symbol klicken werden Ihnen die Artikel des RSS Feeds angezeigt Sehr h ufig werden RSS Feeds von Nachrichtenagenturen Fernsehsendern und Zeitungsver lagen angeboten Beispiele f r RSS Feeds finden Sie hier o http www heute de ZDFheute infoservices rss feed ZDF Heute o http news yahoo com tss Yahoo oder o http feeds reuters com reuters businessNews Reuters Eine RSS Datei ist eine einfache strukturierte Liste von Artikeln bestehend aus Schlagzeile Zusammenfassung und Verweis auf den vollen Artikel die so kodiert werden dass sie von einem anderen Programm dem Nachrichtensammler news aggregator oder feed reader leicht benutzt werden k nnen Diese Nachrichtensammler k nnen den Benutzern Nachrichten oder Ereignisse von einer beliebigen Anzahl von RSS Fee
60. Sie bearbeiten die zugrundeliegende Datei und speichern sie als neue Zweigversionen 0 1 0 2 und 0 1 0 3 Wenn Sie nun eine neue Zweigversion als Haupt version speichern wollen k nnen Sie aus Gr nden der Versionssicherheit nicht einfach die Versionsnummer von 0 1 0 3 auf 1 0 erh hen Stattdessen m ssen S e 0 1 0 4 als neue Ver sionsnummer eintragen und eine neue Hauptversion erzeugen indem Sie die Datei die der Version 0 1 0 4 zugrundeliegt hochladen und als Hauptversion 1 0 speichern 8 3 5 Versionen verwalten In BSCW k nnen S e auf ltere Versionen von Dokumenten unter Versionskontrolle durch Anklicken der Version auf der Info Seite des Dokuments oder durch direkte Eingabe der URL zugreifen e W hlen Sie Information Allgemein im Aktionsmen des gew nschten Dokuments e Die Info Seite des Dokuments enth lt den Abschnitt Versionshistorie und einen weite ren Abschnitt Verwandte Versionszweige wenn das Dokument Versionszweige hat Die Tabellen zeigen f r jede Version Erstellungsdatum Autor Zustand und nde rungsbeschreibung e Klicken Sie auf die Versionsnummer derjenigen Version die Sie lesen oder herunter laden wollen Sie k nnen eine ltere Version auch per URL direkt aufrufen mehr zu dem Verfahren gene rell in 8 5 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen auf S 148 Bei Dokumenten unter Versi onskontrolle wird an die Adresse f r normale Dokumente die Versionsnummer wie im fol genden Beispiel angeh ng
61. Suchanfragen 65 von Textdokumenten 136 Beenden der Arbeitssitzung 17 Benutzer kontaktieren 102 suchen 68 benutzerdefinierte Attr bute 77 benutzerdefinierter Workflow 209 229 Benutzerinformationen 84 Benutzerkontakt 100 Benutzerkonto l schen 15 Benutzernamen w hlen 13 Benutzerniveau 69 Benutzeroberfl che 25 anpassen 68 ohne JavaScript 69 Benutzer Profil 19 Benutzerschnittstelle 264 mobiles Portal 127 Beschreibung zeigen und verbergen 73 Best tigung von Ereignissen 59 Betreiben eines eigenen BSCW Servers 8 Bewerten 43 Blog 33 113 ndern 114 erzeugen 114 Blog Eintrag hinzuf gen 115 Blog Kommentar 115 Browser konfigurieren 22 69 BSCW Desktop 249 deinstallieren 251 installieren 250 starten 251 BSCW Anwesenheit 171 BSCW Element Websiteordner 154 155 BSCW Homepage 2 BSCW Objekte suchen 65 BSCW Ordner als Windows Webordner 260 BSCW Rollenkonzept 90 BSCW RSS Ereignis Feed 174 175 BSCW RSS Ereignis Feeds 58 C Cache Browser Einstellungen 22 D Darstellung auf Zeitachse 236 Dater bertragungshilfe 249 Delegieren Aufgabe 226 Deregistrierung 15 Desktop Widgets Benutzung 120 Installation 119 Systemanforderungen 119 Detailansicht mobiles Portal 127 direkte E Mail Benachrichtigung 60 Diskussionsforum 31 32 109 ndern 110 erzeugen 110 Document Generator 164 benutzen 169 DokSet 34 164 Dokument 30 abgleichen mit lokalem Rechner 253 archivieren 243 aus Archiv extrahieren 243 Index d
62. Symbolleiste mit Symbolen f r Aktionen die auf mehrere ausgew hlte Objekte ange wandt werden k nnen Die Namen der Aktionen f r die die Symbole stehen werden als Tooltip angezeigt wenn Sie den Cursor ber ein Symbol bewegen Abbildung 5 Mehrfachwahl Symbolleiste Objekte werden ausgew hlt indem man hre Auswahlk stchen check boxes anklickt und sind Schaltfl chen mit denen man alle Objekte in einem Ordner an oder abw hlen kann S e k nnen die ausgew hlten Objekte z B e ber IR oder Bearbeiten Ausschneiden n Ihre Zwischenablage verschieben oder e ber oder Bearbeiten Entfernen in Ihren Papierkorb verschieben Objekte die Sie vom Arbeitsbereich n Ihre Zwischenablage oder Ihren Papierkorb verscho ben haben sind f r die anderen Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs nicht mehr sichtbar Manche Aktionen z B bewerten 44 k nnen nur auf Objekte bestimmter Typen angewandt werden In 3 3 Aktionen auf S 36 werden die BSCW Aktionen detailliert erl utert 1 4 6 Aktionen auf einem Objekt In der Mitte eines Objekteintrags in der Ordner bersicht finden Sie das Aktionsmen f r Operationen die Sie auf dieses Objekt anwenden k nnen und d rfen wie in Abbildung 6 dar gestellt berblick 7 Abbildung 6 Das Aktionsmen f r einen Kalender Das Akt onsmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekt eintrag angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cke
63. Verwendung von search ist also nur sinnvoll wenn gleichzeitig auch contents oder tree verwendet werden weil sonst die Suchergebnisse nicht angezeigt werden Dokument und Inhaltsmanagement 161 162 Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element search size F gt die Gr e eines Objekts ein Statisch Ja Parameter filename optional Standardm ig wird die Gr e des aktuellen Dokuments angezeigt Sie k nnen ein anderes Objekt bestimmen dessen Gr e angezeigt werden soll indem Sie seinen Namen im Parameter filename angeben unit optional Die Standardeinheit ist Byte B Wenn Ihr Objekt recht gro ist w re eine an dere Einheit vielleicht angemessener G ltige Einheiten sind B KB MB GB Beispiel element size filename files dvd image iso unit GB F gt die Gr e des Objekts dvd image iso im Unterordner files des aktuel len Ordners in Gigabyte ein systembanner F gt das Systembanner ein standardm ig handelt es sich dabei um das normale BSCW Systembanner Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element systembanner tags F gt eine Liste der Tags ein die Objekten des aktuellen Websiteordners zugewie sen wurden Durch Klicken auf einen Tag wird die Anzeige von Objekten in der durch contents erzeugten Inhaltsliste auf diejenigen Objekte eingeschr nkt denen dieser Tag zugewiesen wurde Beachten Sie dass das Klicken auf einen Tag keine Wirkung auf hierarchische Listen hat die mit tree erze
64. abzuw hlen W hlen Sie Bearbeiten zur Gemeinschaft im oberen Men oder klicken Sie auf in der Mehr fachwahl Symbolleiste Eigent mer des Arbeitsbereichs k nnen auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden e Im Formular Gemeinschaft hinzuf gen verfahren Sie genauso wie es oben f r das Hinzuf gen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit Zugang Gemeinschaft hinzuf gen beschrieben wurde Der angebotene Standardwert f r die Gemeinschafts rolle ist diejenige Rolle die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeitsbereich innehaben Im blichen Fall dass alle Mitglieder des Arbeitsbereichs au er dem Ma nager die Rolle Mitglied haben bleiben die Zugriffsrechte unver ndert wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gew hlt wird Beachten Sie dass die Zugriffsrechte von Gemeinschaftsmitgliedern ge ndert werden wenn sie im Arbeitsbereich eine Rolle haben die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist Als Aufnahmeregelung w rden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft w hlen weil die Gemein schaft nicht dem Zweck dient andere Benutzer f r die Gemeinschaft zu interessieren sondern die Antwortzeit des Servers zu verbessern 11 3 Gemeinschaften verwalten Gemeinschaften werden von den Gemeinschaftsmanagern d h den Managern des assoziler ten Gemeinschaftsarbeitsbereichs verwaltet Die grundlegenden Verwaltungsfunktionen sind o Benutzer zu einer Gemeinschaft einladen o die
65. aktivieren S e n cht den Ereignisdienst selbst sondern alle Ereignistypen dieses Dienstes n den Standardoptionen Bitte beachten S e dass m glicherweise bestimmte Dienste auf Ihrem BSCW Server nicht installiert sind und folglich nicht bei der Einstellung angeboten werden 60 Grundbegriffe und funktionen Achtung Das Abonnieren der direkten E Mail Benachrichtigung f r ein Objekt das andere Objekte enthalten kann Ordner Diskussionsforum usw kann zahlreiche E Mail Nachrichten nach sich ziehen die an Ihre prim re E Mail Adresse zugestellt werden 3 6 4 2 nderung der Ereignisoptionen auf Objektebene Sie k nnen f r bestimmte Objekte festlegen ber welche Ereignisse die dieses Objekt und eventuell darin enthaltene Objekte betreffen S e n besonderer Weise benachrichtigt werden wollen Dazu rufen Sie Information Ereignisoptionen im Aktionsmen des Objekts auf Das Formular Ereignisoptionen ndern weist Abschnitte f r alle Ereignisdienste auf die Sie in den Standardoptionen aktiviert haben F r jeden Dienst den S e aktiviert haben k nnen S e die Ereignistypen ausw hlen ber die S e mit dem jeweiligen Dienst benachrichtigt werden wollen S e haben d e Wahl entweder die Optionen vom bergeordneten Ordner zu bernehmen oder besondere Einstellungen vor zunehmen indem Sie die hierf r vorgesehenen Auswahlk stchen benutzen Wenn keine spe zifischen Ereignisoptionen in bergeordneten Ordner gesetzt wurd
66. also meinen dass genug Mitglieder Ihrer Gemeinschaft beigetreten sind k nnen sie ihre Aufnahmeregelung zu geschlossen ndern e Schlie lich w hlen Sie die Rolle der Gemeinschaftsmitglieder aus d h die Gemein schaftsrolle n der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen Sie sollten eine Rolle ausw hlen die f r den Zweck Ihrer Gemeinschaft an gemessen ist Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z B nur in der Lage sein sollen den Inhalt des Arbeitsbereichs zu lesen w hlen Sie die Rolle Eingeschr nktes Mitglied wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen w hlen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied die angebotene Standardrolle die auch Aktionen zur nderung des Inhalts einschlie t Beachten Sie dass die Rolle Mitglied den Gemeinschaftsmit gliedern das Recht gibt andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschlie lich der Ge meinschaft selbst auszuladen was Sie f r gew hnlich nicht wollen In unserem Fall w rden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied ausw hlen da wir von k nftigen Gemeinschaftsmitgliedern erwarten dass sie zu dem Inhalt des Gemeinschaftsarbeits bereichs beitragen aber n cht seine Mitgliedschaft ver ndern Die Gemeinschaftsrolle kann sp ter vom Gemeinschaftsmanager ge ndert werden e In der Abteilung Mitglieder bestimmen Sie die initialen Mitglieder der neuen Ge meinschaft Wenn S e schon einige Hobby Astronomen kennen d e Benut
67. angegebenen Reihenfolge erledigt werden sollen Laufmappen k nnen Objekte aller m glichen Typen enthalten also z B andere Ordner Dokumente oder Diskussionsforen Eine Laufmappe folgt ihrem Bearbeitungsablauf indem sie weitergeleitet wird Der Laufmap penordner und damit die Dokumente oder anderen Objekte die darin enthalten sind werden an die Benutzer in der Aufgabenliste der Reihe nach weitergeleitet Der Bearbeitungsablauf der Laufmappe kann je nachdem wie er definiert ist nach Bearbeitung einer Aufgabe auch an eine von mehreren Stationen verzweigen und dadurch dem bearbeitenden Benutzer die Wahl lassen an welchen Benutzer die Laufmappe als n chstes weitergeleitet werden soll Eine Laufmappe ist dem gerade verantwortlichen Bearbeiter ber seine pers nliche Aufga benliste zug nglich Nach der Weiterleitung verschwindet die Laufmappe aus dieser Liste und der Bearbeiter hat dann nur noch Zugriff auf die Laufmappe wenn er auch noch Mitglied der Workflow Management 237 Laufmappe ist Laufmappenordner sind ja auch Arbeitsbereiche die mehrere Mitglieder haben k nnen Unabh ngig von der aktuellen Bearbeitungsstation k nnen sich die Mitglieder der Laufmappe ber deren Status informieren den Inhalt als auch die Aufgaben ndern und auch ihrerseits die Laufmappe weiterleiten wenn der gerade zust ndige Bearbeiter nicht reagiert 12 2 1 Laufmappen erzeugen und ndern Um eine neue Laufmappe zu erzeugen verfahren Sie
68. anlegen und den Mitgliedern des Arbeitsbereichs zur Verf gung stellen zu k n nen Allerdings muss man solche Kontakte erst ins pers nliche Adressbuch kopieren bevor man s e zur Einladung in Arbeitsbereiche benutzen kann Die in Kontakten gespeicherten E Mail Adressen und Mobiltelefonnummern k nnen bei ge eigneter Konfiguration Ihres BSCW Servers dazu verwendet werden Nachrichten SMS oder BSCW Objekte an Kontaktpersonen zu versenden 5 1 Kontaktlisten Kontaktlisten sind spezielle Ordner in denen Sie Kontaktdaten zu Personen mit denen Sie in Verbindung stehen verwalten k nnen Die Kontaktdaten einer Person werden n einem Kon taktobjekt gespeichert Kontaktlisten enthalten nur solche Kontakte Kontaktlisten k nnen in beliebigen Ordnern erzeugt werden so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Ar beitsbereichs angelegt und verwaltet werden k nnen und zwar auch zu Personen die nicht Mitglieder dieses Arbeitsbereichs sind Die Darstellung einer Kontaktliste hnelt der Darstel lung einer Mitgliederseite Sie erzeugen eine neue Kontaktliste wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Kontaktliste im oberen Men und geben Sie Namen und opti onale Beschreibung ein Beides kann sp ter ge ndert werden 5 1 1 Kontakte erzeugen Zur Erzeugung von Kontakten in dieser Liste e ffnen Sie die neue Kontaktliste und w hlen Sie Datei Neu Kontakt Im Formular Neuer Kontakt geben Sie die gew nschten Informationen zu diesem Kont
69. auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo in der Titelzeile der Ordner bersicht angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusammen mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Kontextmen symbol positioniert wird ein zus tzliches horizontales Men mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten 3 1 2 Inhaltsliste Der Inhaltsteil einer Ordnerseite Adressbuchseite usw besteht aus einer Liste von Eintr gen die jeweils ein Objekt repr sentieren das n dem betreffenden Ordner enthalten st Jeder Ob jekteintrag beginnt normalerweise mit dem Informationssymbol gefolgt von einem Auswahl k stchen und einem Symbol f r den Objekttyp Als n chstes kommt der Namen des Objekts gefolgt von der Schaltfl che f r das Aktionsmen mit den Aktionen die auf das Objekt angewandt werden k nnen das durch den Eintrag dargestellt wird Die Gr e des Objekts 28 Grundbegriffe und funktionen wird in Bytes angegeben im Falle eines Ordners durch die Zahl der enthaltenen Objekte Anschlie end k nnen Symbole folgen die zu verschiedenen Zusatzinformationen f hren z B verweist bei einem Ordner das Mitgliedersymbol auf die Mitglieder der Gruppe mit der Sie den Ordner teilen Beachten Sie dass Sie die Informationen die zusammen mit einem Eintra
70. auf Ihrem BSCW Server eingesetzt wird werden auch die Tags von Objekten f r eine schnellere Tag Suche indexiert In diesem Fall k nnen Sie auch Jokerzeichen in den Tags verwenden die Sie als Suchkriterien ein geben Grundbegriffe und funktionen 67 Hinweis Eine Tag Suche kann auch durch einfaches Klicken auf ein Tag das in einer Ord ner bersicht angezeigt wird gestartet werden 3 7 5 Suche nach Benutzernamen oder E Mail Adressen Sie k nnen in Ihrem eigenen Adressbuch oder unter allen registrierten Benutzern Ihres BSCW Servers nach Benutzern suchen Die zweite Option kann besonders dann hilfreich sein wenn S e jemanden n einen Arbeitsbereich einladen m chten dessen Benutzernamen und E Mail Adresse S e nicht genau kennen Allerdings sollten S e ber cksichtigen dass die Suche im gesamten System aufgrund gro er Datenmengen recht lange dauern kann Als Suchkriterien k nnen Sie jedes Feld der pers nlichen Info Seite nehmen das ein Benutzer ber Optionen Profil ndern ausf llen kann Oft sind allerdings Name hier Benutzer name und E Mail Adresse die einzigen Informationen die f r jeden Benutzer sicher vor handen sind da die pers nliche Info Seite nicht unbedingt ausgef llt werden muss Auf der Ergebnisseite einer BSCW Benutzersuche k nnen S e verschiedene Aktionen durch f hren S e k nnen z B d e Benutzer n Ihr Adressbuch aufnehmen oder ihnen eine E Mail Nachricht schicken Mit 2 E M
71. ber Inhalte und Ereignisse in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder benutzen k nnen Sie auch von Startseiten f r beliebige Arbeitsbereiche Gebrauch machen Sie erzeugen eine Startseite f r den aktuellen Arbeitsbereich indem Sie e Datei Neu Startseite im oberen Men ausw hlen Die neu erzeugte Startseite enth lt bereits einige Widgets die sich auf den aktuellen Arbeits bereich beziehen jeweils ein Ordner Ereignis Navigator Such und Info Wi dget Sie k n nen in der Arbeitsbereich Startseite neue Widgets erzeugen einige der Standard Widgets ent fernen und die Widgets neu anordnen wie es oben f r Ihre pers nliche Startseite beschrieben wurde Jeder Arbeitsbereich kann nur eine Startseite enthalten 3 4 2 Lesezeichen BSCW Lesezeichen sind Verweise auf Webseiten und auch auf BSCW Objekte die f r Sie von pers nlichem Interesse sind Ihr Lesezeichen Ordner ist ein pers nliches Objekt in dem S e diese Verweise hnlich wie bei Web Browsern sammeln k nnen e Klicken S e auf in der Schnellzugriffsleiste oder w hlen Sie im oberen Men Anzeigen Lesezeichen um Ihren Lesezeichen Ordner zu ffnen S e k nnen jetzt mit Datei Neu URL neue Verweise hinzuf gen 50 Grundbegriffe und funktionen ment in einen Ordner einf gen wird der Eigent mer des Ordners auch der Eigent mer des Dokuments in bereinstimmung mit der standardm igen Vererbung der Eigent merschaft Wenn S e den gemeinsamen
72. bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren o Das Dokument wird ersetzt wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht ge ndert worden ist o Es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument bereits unter Versions kontrolle steht Import Export 255 o Wenn das Dokument auch in BSCW ge ndert worden ist Konfliktfall wird immer eine neue Dokumentversion erzeugt Dazu wird das Dokument wenn noch nicht geschehen unter Versionskontrolle gestellt und das lokal ge nderte Doku ment als neue Version mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen Der Konfliktfall wird zudem nach dem Abgleich in der Resultatsliste entsprechend angezeigt Um einen etwaigen Konflikt aufzul sen m ssen Sie entscheiden welche nderung vorrangig ist Ist die nderung in BSCW vorrangig so sollten Sie die letzte Version in BSCW l schen diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer und das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer l schen um einen weiteren Konflikt zu verhindern Ist hingegen die lokale nderung vor rangig so ist keine Aktion in BSCW notwendig das lokal ge nderte Dokument entspricht der aktuellen Version in BSCW Um Konflikte zu vermeiden empfiehlt es sich bei einer geplan ten lokalen Bearbeitung eines Dokuments im Aktenkoffer das Dokument vor der Bearbeitung in BSCW zu sperren 13 8 QOutlook Abgleich BSCW unterst tzt den Abgleich von Kontakten und Terminen mit entsprechenden Daten n Microsoft Outlook
73. d e Hauptaufgabe Experten Interviews hochge laden und m ssen dann zum Ausgabedokument zusammengefasst werden Be der Erzeugung von Unteraufgaben als einzelne Aufgaben k nnen auch die Ein und Aus gabedaten angegeben werden Dabei besteht immer die M glichkeit die Unteraufgabe mittels geeigneter Definition ihrer Ein und Ausgabedaten in einen Workflow einzubinden Deshalb haben wir diesen Fall f r den n chsten Abschnitt zur ckgestellt 12 1 9 3 Unteraufgaben zu Workflows verbinden Man kann die Unteraufgaben einer Hauptaufgabe und auch die Aufgaben eines Projekts oder einer Phase zu einem Workflow Prozess verkn pfen indem man s e durch gemeinsame Da ten oder Bedingungen ber den Bearbeitungsstand verbindet Hat man etwa zwei Unteraufga ben U und U so kann man z B die folgende Festlegung bez glich der Ein und Ausgabeda ten der Unteraufgaben treffen o F r Unteraufgabe U gibt man als Eingabedatum ein Dokument D an das zu den Aus gabedaten von Unteraufgabe U geh rt Folglich kann U2 erst starten wenn U1 erle digt ist das Dokument D also freigegeben ist Es besteht eine Lieferbeziehung zwi schen den beiden Aufgaben U liefert D an U2 o Genauso kann man f r Unteraufgabe U als Ausgabedatum das Dokument D angeben das zu den Eingabedaten von Unteraufgabe U geh rt Der Effekt ist der gleiche das unterschiedliche Vorgehen h ngt davon ab welche Unteraufgabe man zuerst definiert hat U oder U Man kan
74. dadurch austauschen dass Sie das entsprechende Bilddokument in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich ersetzen Selbst wenn Sie das hochgeladene Bild in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich l schen wird das entsprechende Bild wegen des Zugriffsrechts f r alle Benutzer immer noch auf Ihrer pers nlichen Info Seite angezeigt ffentlicher Schl ssel Hier k nnen Sie Ihren ffentlichen Schl ssel f r Verschl sselung und digitale Signatur von Dokumenten m Rahmen der Benutzung von BSCW Desktop angeben Einzelheiten enth lt die Online Hilfe von BSCW Desktop dieses Programm kann ber Optionen Einstellungen im oberen Men installiert werden Diese Abteilung erscheint nur wenn die Unterst tzung von Speicherung und Austausch von Schl sseln f r das Verschl sselungsverfahren f r Ihren BSCW Server freigeschaltet ist W hlen Sie die Datei mit dem ffentlichen Schl ssel indem Sie die Schaltfl che Browse bzw Durchsuchen verwenden oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollst ndigen Pfad an Wahlweise k nnen S e einen Namen und eine Beschreibung des Schl ssels angeben Erste Schritte 21 2 5 Browser konfigurieren Bevor S e den BSCW Server benutzen berpr fen S e bitte die Konfiguration Ihres Brow sers e Der Browser muss eine Seite jedesmal beim BSCW Server berpr fen bevor er sie aus seinem tempor ren Speicher cache l dt Das funktioniert mit den aktuellen Versionen der meisten Browser einwandfr
75. damit verbundenen Zugriffsrechte in form ert Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 89 o Rollen zuwei st o Rollen ndert und auch o neue Rollen definiert Zum Abschluss des Abschnitts gehen wir auf die Eigent merrolle ein die regelt welcher Be nutzer f r die von einem Objekt belegten Plattenplatz verantwortlich ist 4 2 1 Das BSCW Rollenkonzept BSCW verwaltet Zugriffsrechte ber die Rolle oder die Rollen die ein Benutzer innehat Eine Rolle wird durch einen Namen und eine Menge von Aktionen definiert die f r den Rollen inhaber erlaubt sind Zugriffskontrolle ber Rollen ist sehr einfach Ein Benutzer darf immer dann eine Aktion auf ein bestimmtes Objekt anwenden wenn diese Aktion in einer seiner Rollen hinsichtlich dieses Objekts enthalten ist Es werden jeweils nur erlaubte Aktionen n den Men s angeboten Wenn Benutzer mehrere Rollen nnehaben d rfen s e eine Akt on aus ben wenn d e Akt on in einer der Rollen erlaubt ist Benutzern ist also die Vereinigungsmenge der Aktionen er laubt die sich aus ihren Rollen ergeben Die vordefinierten Standardrollen Als Beispiele f r BSCW Rollen sollen hier die vordefinierten Standardrollen dienen die bei der Einladung neuer Mitglieder angeboten werden o Mitglied kann o die Objekte eines Arbeitsbereichs lesen und kopieren ausschneiden und entfernen o sich die Info Seiten ansehen o neue Objekte erzeugen wie z B Dokumente hochladen Objekte ver ndern Nam
76. dardm ig wird hier aus S cherheitsgr nden nur ein Leserecht gew hrt Grundbegriffe und funktionen E Mail Freigabe gibt den Arbeitsbereich f r das Hochladen von Dokumenten per E Mail frei Gemeinschaft hinzuf gen erzeugt eine neue Gemeinschaft die Mitglied des aktuellen Arbeitsbereichs wird Uber die Gemeinschaft haben potentiell viele Benutzer mit glei chen Rechten Zugriff auf den Arbeitsbereich ohne dass die Performanz leidet Sperren sperrt ein Dokument um es vor versehentlichem ndern oder L schen zu sch tzen Geben Sie den Grund f r die Sperre an Dieser Text wird angezeigt wenn auf das Symbol in der Spalte Teilen geklickt wird Bei dieser Gelegenheit k nnen S e d e Sperre aufheben andere Mitglieder des Arbeitsbereichs k nnen die Sperre auch bernehmen Einfrieren sch tzt ein Dokument vor nderungen durch andere Mitglieder eines Ar beitsbereichs Eingefrorene Dokumente k nnen von anderen nur gelesen werden Standardm ig ist Einfrieren nur f r Erzeuger und Manager m glich Neue Rolle l sst Sie eine neue Rolle definieren die auf Standardvorlagen oder Akti onsklassen basiert Rolle ndern l sst Sie die mit einer bestehenden Rolle verbundenen Zugriffsrechte ndern Voraussetzung ist dass Sie hierf r die entsprechenden Rechte haben Rolle zuweisen l sst Sie einem anderen Mitglied eine neue Rolle und damit neue Zu griffsrechte zuweisen sofern Sie selbst die entsprechenden Rechte da
77. der Benutzername bzw die vorl ufige E Mail Adresse dem Namen des Kontakts in Klam mern hinzugef gt und der Typ des Kontakts der in der Spalte Status der Kontaktlisten bersicht angezeigt wird ndert sich von Kontakt zu Benutzer oder Vorl ufige E Mail Adresse Auch an dem Symbol des Kontakts k nnen Sie seinen Typ erkennen normaler Kontakt Ed einem Benutzer zugeordneter Kontakt Ed einer vorl ufigen E Mail Adresse zugeordneter Kontakt Hinweis S nd f r einen Kontakt mehrere E Mail Adressen eingetragen so wird er nur einem Benutzer zugeordnet wenn dies eindeutig m glich ist d h wenn es nur einen Benutzer gibt der mit dem Kontakt bereinstimmende E Mail Adressen hat Kontakte die Sie mit der Aktion Benutzer w hlen erzeugt haben sind nicht nur immer ei nem Benutzer oder einer vorl ufigen E Mail Adresse zugeordnet sondern weisen auch die Originalattr bute auf die der jeweilige Benutzer in der Abteilung Pers nliche Daten seines pers nlichen Profils gesetzt hat Solche Kontakte hei en origin re Kontakte und haben den Typ Benutzer oder Vorl ufige E Mail Adresse Origin re Kontakte sind an ihrem Symbol von anderen Kontakten desselben Typs zu unter scheiden T origin rer Benutzerkontakt i origin rer Kontakt einer vorl ufigen E Mail Adresse Das Besondere an origin ren Benutzerkontakten ist dass sie immer genau die Attribute auf weisen die der jeweilige Benutzer
78. der Gemeinschaft selbst einladen wollen e Als n chstes w hlen Sie die Rolle der Gemeinschaftsmitglieder aus d h die Ge meinschaftsrolle n der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeits bereich zugreifen In unserem Fall w rden wir Eingeschr nktes Mitglied ausw hlen weil w r den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zugestehen wollen e Schlie lich laden Sie die Mitglieder der neuen Gemeinschaft ein in unserem Fall die Mitarbeiter Ihrer Abteilung Sie k nnten dabei die Option Nach BSCW Benutzern suchen mit dem Abteilungsnamen als Suchkriterium benutzen In unserem letzten Beispielfall berf llter Arbeitsbereich m chten Sie die vielen Mitglie der des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft berf hren die dann als Ganzes Mitglied des Arbeitsbereichs wird und dadurch die Server Antwortzeiten bei Operationen im Arbeits bereich wesentlich verbessern Standardm ig m ssen Sie f r diese Aktion Manager des Ar beitsbereichs sein 202 Gemeinschaften e Klicken S e auf das Symbol i in der Teilen Spalte des Arbeitsbereichseintrags um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen e W hlen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus die Mitglieder der Gemeinschaft werden sollen indem Sie die Auswahlk stchen der entsprechenden Mitgliedereintr ge ankreuzen M glicherweise ist es schneller alle Mitglieder durch Klicken von auszuw hlen und dann Manager und Eigent mer wieder
79. des Arbeitsbereichs aus e W hlen Sie E Mail Adresse oder Benutzernamen eingeben aus dem Men geben Sie die E Mail Adressen von Benutzern an die schon auf Ihrem BSCW Server registriert sind Sie kennen vermutlich nicht ihre genauen Benutzernamen oder von Benutzern die S e zur Registrierung auf Ihrem BSCW Server einladen wollen wenn der Server Selbstregistrierung erlaubt und dr cken Sie auf Hinzu f gen 16 Erste Schritte e Alternativ w hlen Sie die Option Nach BSCW Benutzern suchen und geben einen Suchbegriff ein der Teil eines Benutzernamens sein soll W hlen Sie Benut zer aus den Suchergebnissen aus und dr cken w ederum auf Hinzuf gen Sie k nnen beide Methoden auch kombinieren e W hlen Sie die Rolle Mitglied f r die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs und ge ben Sie wahlweise einen Einladungstext an wenn Sie Mitglieder zur Registrierung eingeladen haben Dieser Einladungstext wird Einladungs E Mails hinzugef gt die an diese Mitglieder verschickt werden e Klicken S e auf OK um den neuen Arbeitsbereich zu erzeugen die anderen angebo tenen Optionen Tags Auto Versionierung Attribute sollten Sie sich f r einen sp teren Zeitpunkt aufheben Wenn S e nicht explizit die betreffenden Auswahlk stchen abgew hlt haben werden eine Kontaktliste ein Gruppenkalender und eine Startseite in dem neuen Arbeitsbereich erzeugt um gemeinsame Termine und Kontaktinformati onen aufzunehmen
80. die Mitglieder auf einer Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs Wenn Ihr BSCW Server f r den E Mail Versand konfiguriert ist k nnen Sie auch BSCW Objekte per E Mail versenden Dabei k nnen Sie die Adressaten aus Ihrem Adressbuch oder der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs ausw hlen 5 3 1 Versand von Nachrichten S e k nnen E Mail Nachrichten an Kontakte Ihres Adressbuchs oder einer Kontaktliste ver senden wenn f r diese Kontakte E Mail Adressen eingetragen wurden e ffnen Sie Ihr Adressbuch etwa mit Anzeigen Adressbuch oder eine Kontaktliste und markieren Sie diejenigen Kontakte an die Sie eine E Mail Nachricht versenden m chten Wenn Sie an alle Kontakte einer Kontaktliste eine Nachricht versenden m chten w hlen Sie Bearbeiten Alles ausw hlen e W hlen Sie E Mail oder E E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbol leiste um die Nachricht zu versenden e Bei E Mail wird das E Mail Formular Ihres Web Browsers gestartet BSCW hat bereits die E Mail Adressen der ausgew hlten Kontakte im An Feld eingetragen Sie k nnen weitere E Mail Adressen eingeben oder aus dem Adressbuch Ihres Web Browsers hinzuf gen e Bei E Mail versenden wird statt der E Mail Funktion Ihres Web Browsers eine BSCW eigene Akt on benutzt Je nach Konfiguration Ihres BSCW Servers k nnen Sie damit E Mail und oder Faxnachrichten versenden Bei der Angabe der Adressaten k nnen Sie hier hr BSCW Adressbuch benutzen e Im F
81. die Suche m Inhalt von Dokumenten nur reine Text und HTML Dokumente MIME Typ text plain und text html einschlie t wenn auf Ihrem BSCW Server kein Indexdienst installiert ist In jedem Fall wird die Suche im Inhalt von Dokumen ten erst durchgef hrt nachdem alle anderen Suchkriterien ausgewertet worden s nd Wenn Sie also nur nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts suchen sollten Sie die unten be schriebene Suche n Ihren Dokumenten benutzen sofern Ihre BSCW Installation ber einen Indexdienst verf gt 3 7 3 Suche nach Dokumenten in BSCW Wenn Ihre BSCW Installation ber den Indexdienst PyLucene verf gt k nnen Sie eine schnelle Suche nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts durchf hren PyLucene h lt sei nen Index stets auf dem laufenden d h wenn immer ein Objekt ge ndert wird oder ein neues Objekt erzeugt w rd Wenn viele Transaktionen auf Ihrem BSCW Server vorgenommen werden kann dies einige Minuten in Anspruch nehmen Im Formular Anfrage bearbeiten einer Suche n Dokumenten geben Sie Ihre Suchanfrage n dem Feld Suche innerhalb der Dokumente nach an Unter dem Feld wird angegeben dass der Indexdienst PyLucene benutzt wird Anfragen bestehen aus einer Reihe von Schlagw rtern die durch Leerzeichen getrennt sind und die im Inhalt der gesuchten Dokumente enthalten sein sollen Sie k nnen dabei Jokerzei chen benutzen und durch Verwendung von Anf hrungszeichen Suchphrasen bilden BSCW
82. durch bevor S e mit der Systembenutzung begin nen 2 1 Als Benutzer registrieren Damit Sie mit BSCW arbeiten k nnen m ssen Sie sich zu Anfang einmal registrieren Im Anschluss an d e unkomplizierte Anmelde Prozedur kennt der BSCW Server einen regis trierten Benutzer durch die Kombination aus o Benutzernamen o Passwort und o E Mail Adresse S e k nnen mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort von jedem Rechner aus der ber einen Internetzugang verf gt auf Ihre Ordner und Arbeitsbereiche zugreifen 2 1 1 Als neuer Benutzer registrieren Bei der Konfiguration eines BSCW Servers wird festgelegt ob zuk nftigen Benutzern die Selbstregistrierung erlaubt ist Wenn Selbstregistrierung nicht zugelassen ist kann nur der Systemadministrator neue Benutzer registrieren Ansonsten gehen Sie wie folgt vor Der Schl ssel zur Registrierung ist Ihre pers nliche E Mail Adresse Diese bekommt ein BSCW Server e von Ihnen selbst wenn Sie auf der Eingangsseite Ihres BSCW Servers auf Registrie ren klicken um s ch mit Ihrer E Mail Adresse und ggf weiteren erforderlichen Anga ben Name Organisation Telefonnummer zu registrieren oder e von einem bereits registrierten Benutzer der Sie in einen Arbeitsbereich einl dt BSCW schickt Ihnen daraufhin eine E Mail Nachricht an die angegebene Adresse Diese Nachricht enth lt eine spezielle URL die Sie mit Ihrem Web Browser ffnen Wenn Sie die URL ffnen was Sie aus S che
83. e Kontakte m Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichs angelegt und verwaltet werden k nnen und zwar auch ber Personen die nicht Mitglieder dieses Arbeitsbereichs oder Benutzer Ihres BSCW Servers sind 3 2 7 Diskussionsforum Ein Diskussionsforum ist ein Ordner der nur Notizen enth lt Die Grundidee ist den popul ren Usenet News entlehnt ein Diskussionsforum entspricht einer Newsgroup die Verkn p fung von Notizen zu einem Diskussionsstrang entspricht einem thematischen roten Faden E n wichtiger Unterschied ist dass Sie in BSCW den Zugang zu einem Diskussionsforum und zu einzelnen Notizen dar n ber die Vergabe von Zugriffsrechten steuern k nnen ffnen Sie ein Diskussionsforum um sich die Beitr ge anzusehen e Klicken S e auf das Diskussionssymbol oder den Namen des Diskussionsforums oder w hlen Sie ffnen 32 Grundbegriffe und funktionen S e k nnen Diskussionsforen au erdem dazu benutzen um Anmerkungen an Dokumente und URLs zu heften 3 2 8 Blog Ein Blog Abk rzung f r Web log so viel wie Web Tagebuch besteht aus einer Folge von Eintr gen die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt werden d h der letzte Eintrag wird als erster angezeigt Die Blog Eintr ge selbst sind HTML Dokumente normaler weise eher kurze Texte Sie k nnen auch Bilder und Verweise auf andere Web Dokumente enthalten Blogs unterscheiden sich dar n wer d e Eintr ge lesen und wer neue Eintr ge hin zu
84. er sich bei Betrach tung direkt in BSCW darstellt BSCW Elemente die sich nicht in einen statischen Kontext bertragen lassen Aktionsverweise Men s usw fehlen n einer statischen Kopie andere Elemente k nnen ein wenig anders aussehen 8 6 8 Integration eines externen Wiki Systems Neben der M glichkeit mit Websiteordnern eine Art von Wiki innerhalb von BSCW zu er zeugen kann man auch eine externe Wiki Software die MoinMo n Software in BSCW inte grieren Die Integration geschieht in der Weise dass einem Arbeitsbereich ein MoinMoin Wiki zugeordnet wird Die Existenz eines solchen Wikis wird im Banner des Arbeitsbereichs durch einen Verweis auf das Wiki angezeigt Klicken auf den Verweis im Banner f hrt zum Wiki Wenn Sie das Wiki so ber BSCW ffnen sind Sie automatisch mit Ihrem Benutzer namen im Wiki angemeldet Unter http moinmo in finden Sie weitere Informationen ber MoinMoin Die Integration von MoinMoin muss vom BSCW Administrator durchgef hrt werden und zwar f r jeden Arbeitsbereich f r den ein MoinMoin Wiki verf gbar gemacht werden soll 8 7 Document Generator Mit dem Document Generator steht einer Arbeitsgruppe ein Werkzeug f r die komfortable Verwaltung von Dokumentensammlungen kurz DokSets zur Verf gung die st ndig ber arbeitet und in regelm igen Abst nden ver ffentlicht werden m ssen Basierend auf hier archisch strukturierten Vorlagen wird aus einer Dokumentensammlung die jeweils aktu
85. f llen Sie das Aktionsformular aus e Best tigen S e mit OK um neue Kontakte n Ihrem Adressbuch zu erzeugen Adressbuch und Kontakte 103 Statt neue Adressbucheintr ge manuell zu erstellen k nnen Sie auch Benutzer von Mitglie derseiten oder Kontakte aus Kontaktlisten n Ihr Adressbuch kopieren e Markieren Sie in der Mitgliederseite oder Kontaktliste diejenigen Eintr ge die Sie in Ihr Adressbuch einf gen wollen und w hlen Sie 35 aus der Mehrfachwahl Symbol leiste oder e w hlen S e ins Adressbuch m Aktionsmen einzelner Eintr ge Wenn diese Akt on nicht im Aktionsmen angeboten wird liegt das daran dass Ihr Adressbuch einen ent sprechenden Kontakt bereits enth lt Kontakte die Sie aus einer Mitgliederseite kopieren sind origin re Kontakte Sie k nnen auch Kontakte im vCard Format von lokalen Anwendungen wie Microsoft Out look mit Datei Importieren vCard ins Adressbuch importieren Das funktioniert genauso wie f r Kontaktlisten siehe 5 1 5 Kontakte importieren und exportieren auf S 102 Sie k nnen auch Kontakte und Kontaktlisten Ihres Adressbuchs oder das gesamte Adressbuch mit Sen den an vCard im Aktionsmen bzw Datei Senden an vCard im oberen Men wieder im vCard Format zur Benutzung in Ihrem lokalen Computer exportieren Hinweis Mitgliedergruppen k nnen ab dieser BSCW Version nicht mehr n pers nliche Adressb cher bernommen und von dort n Arbeitsbereiche eingeladen werden
86. ffnen im Aktionsmen der Terminabstimmung Der Organisator kann sich auch an das nahende Ende des Abstimmung per E Mail erinnern lassen Eine solche Erinnerungsnachricht enth lt einen Verweis auf die Terminabstimmung Die Zeile Endg ltiger Termin im Formular der Terminabstimmung zeigt den aggregierten Status der vorgeschlagenen Termine an o Gr n Alle Teilnehmer haben zugestimmt o Orange Kein Teilnehmer hat abgelehnt mindestens ein Teilnehmer hat mit Unter Vorbehalt abgestimmt o Rot Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt Als Organisator werden Ihnen hier zwei zus tzliche Schaltfl chen angeboten um den endg l tigen Termin festzulegen oder um die Terminabstimmung abzubrechen z B weil offenbar kein Termin gefunden werden kann der allen Teilnehmern passt e Legen Sie den endg ltigen Termin fest indem Sie einen Termin in der Zeile Endg l tiger Termin anklicken und dann auf Festlegen klicken Damit beenden Sie auch die Abstimmung e Im Aktionsformular Terminabstimmung beenden k nnen Sie einen Kommentar an geben der der ansonsten automatisch erzeugten E Mail Nachricht hinzugef gt wird die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt Sie k nnen den endg ltigen Termin auch in Ihren pers nlichen Kalender oder den Gruppenkalender des Arbeits bereichs der die Terminabstimmung enth lt bernehmen falls ein solcher Gruppen kalender existiert e Klicken S e auf Ohne Termin beende
87. ge l scht worden s nd wird auch das Objekt be n chster Gelegenheit aus dem System entfernt siehe L schen weiter unten Nach der Darstellung der allgemeinen Grunds tze wenden wir uns nun der Frage zu wie sich Ausschneiden Einf gen Entfernen und L schen von Eintr gen d e auf ein Objekt verweisen auf die Eigent merschaft und Mitgliedschaft bei diesem Objekt auswirken O 96 Ausschneiden Das Ausschneiden eines Eintrags aus einem Ordner F verschiebt den Eintrag in Ihre Zwischenablage Wenn der Eintrag Rollen bertr gt bertr gt er nun Rollen und Mitglieder von Ihrer Zwischenablage statt von Ordner F Dies gibt Ihnen die Rolle des Eigent mers und Managers Wenn der Eintrag Rollen setzt bleibt Ihre Rolle unver ndert Etwaige andere Mitglieder von F verlieren den Zugriff auf das Ob jekt auf das der Eintrag verweist ber diesen Eintrag Mitgliedschaft und Eigent merschaft die sich aus anderen Eintr gen herleitet die auf dasselbe Objekt verweisen bleibt unver ndert Einf gen Das Einf gen eines rollen bertragenden Eintrags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G l sst diesen Eintrag nun die Mitglieder und Rollen von Ordner G bertragen anstatt von Ihrer Zwischenablage Folglich werden alle Mitglieder Mana ger und Eigent mer von G auch Mitglieder Manager und Eigent mer des Objekts auf das der Eintrag verweist Sie verlieren Ihre Rolle als Eigent mer Manager wenn Sie nicht auch Eigent mer Mana
88. gerade in Bearbeitung durch die aktuellen Auftragneh mer ist gestartet oder bernommen In manchen Zust nden z B zur ckgewiesen k nnen auch Auftragnehmer diese Akt on ausf hren und sich so etwa von der Auf gabe zur ckziehen Bis auf Delegieren und Zuweisen haben alle die oben aufgef hrten Aktionen kein eigenes Ak tionsformular d h die Aktion wird ohne weiteres durchgef hrt weil sie ja im wesentlichen in einer Zustands nderung der zugrundeliegenden Aufgabe besteht Die n tigen Angaben zur Aktion Bemerkungen f r das Ablaufprotokoll Beanstandungen Eingabe oder Ausgabeda ten m ssen vor Ausf hrung einer Aufgabenaktion in der Aufgabenans cht eingetragen und n tigenfalls mit Formular sichern gesichert werden Bei der eigentlichen Aufgabenaktion wird nur gepr ft ob die erwarteten Daten vorliegen Wenn Daten fehlen erfolgt eine Fehler meldung oder eine Warnung in Form eines Hinweises Die nderungen des Aufgabenzustands durch die Aktionen werden in der folgenden Tabelle zusammengefasst Zustand vor Aktion Zustand nach Aktion starten initial beanstandet gestartet zur ckgezogen zur ckgewiesen reaktiviert gestartet bernommen erledigt gestartet beanstandet bernahme bernommen gestartet zur ckziehen Erledigung erledigt bernommen Fr zur ckweisen a arig Erledigung erledigt mmm beanstanden stornieren jeder Zustand au er storniert abgenommen und storniert gestartet bernommen erledigt z
89. hierarchische Organisation von Gemeinschaften zu bilden k nnen Sie auch von unten her vorgehen indem Sie existie rende Gemeinschaften vereinigen so dass diese Gemeinschaften Untergemeinschaften der neuen vereinigten Gemeinschaft werden Nehmen wir an dass Sie schon drei Gemeinschaften A B und C f r die drei Unterabteilungen erzeugt haben und nun eine Abteilungsgemeinschaft mit diesen drei Gemeinschaften als Mitgliedern erzeugen wollen so dass alle Mitglieder der existierenden Gemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der neuen Abiteilungs gemeinschaft zugreifen k nnen e Setzen Sie die Aufnahmeregelungen aller drei Gemeinschaften A B und C auf ge schlossen Verborgene Gemeinschaften k nnen nicht in andere Gemeinschaften ein geladen werden e Erzeugen Sie eine neue Gemeinschaft in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich ber Da tei Neu Gemeinschaft im oberen Men In der Abteilung Allgemeines des Aktions formulars tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein in unserem Fall Schwarzes Brett von Abteilung D und w hlen die Aufnahmeregelung als auch die Gemeinschaftsrolle aus in unserem Fall Verborgene Gemeinschaft und Eingeschr nk tes Mitglied Dies erzeugt auch den assoz ierten Gemeinschaftsarbeitsbereich der in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigent mer und Manager erscheint e In der Abteilung Mitglieder w hlen Sie Nach BSCW Gruppen suchen und tragen als Anfrage z B
90. in BSCW mithilfe von URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen erstellt und verwaltet werden Solche Sammlungen k nnen mit ande ren Mitgliedern eines Arbeitsbereichs gemeinsam genutzt oder f r anonymen Zugriff ber das Internet ffentlich gemacht werden HTML Dokumente k nnen in einem Websiteordner gruppiert werden um dort als eine Art Miniatur Website verwaltet zu werden Websiteordner haben zwei besondere Seiten die Startseite und die Layoutseite letztere dient als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners Der Document Generator ist ein Werkzeug f r die komfortable Verwaltung von Do kumentensammlungen die st ndig berarbeitet und in regelm igen Abst nden ver f fentlicht werden m ssen Dokument und Inhaltsmanagement 135 8 1 Dokumente direkt bearbeiten Die Bearbeitung eines Dokuments das in BSCW gespeichert st erfordert normalerweise das Herunterladen des Dokuments die Bearbeitung auf dem lokalen Computer und das anschlie Bende Hochladen des bearbeiteten Dokuments Unter bestimmten Voraussetzungen k nnen jedoch Dokumente auch von der Web basierten Benutzerschnittstelle aus direkt auf dem BSCW Server bearbeitet werden o Text und HTML Dokumente durch in den Web Browser integrierte Editoren o MS Office Dateien durch die Verwendung von WebDAV nur m glich wenn Sie In ternet Explorer unter Windows verwenden o beliebige Dokumente durch die Anbindung einer lokalen Hilfsanwendung die di
91. in dem die Adresse der Gemeinschaft be reits im An Feld eingetragen ist Alternativ k nnen Sie auch ka E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste benutzen Beachten Sie dass die Aktion a E Mail der Mehrfachwahl Symbolleiste nicht zum Ver sand von E Mail Nachrichten an Gemeinschaften benutzt werden kann Diese Aktion verwen det n mlich die E Mail Funktion Ihres lokalen Web Browsers um die Nachricht an Ihren BSCW Server zur weiteren Verteilung zu schicken BSCW Server k nnen z Zt jedoch noch keine empfangenen E Mail Nachrichten weiterverteilen Wenn S e vorhaben eine Gemeinschaft als gemeinsamen E Mail Verteiler zu benutzen sollte die Aufnahmeregelung einer verborgenen oder geschlossenen Gemeinschaft gew hlt werden und die Gemeinschaftsrolle sollte nicht das Recht einschlie en Mitglieder einzuladen oder zu entfernen so dass Sie selbst die Kontrolle ber die Mitgliedschaft behalten Als Gemein schaftsrolle sollten sie z B Assoziiertes Mitglied w hlen aber nicht Mitglied hat das Recht die ganze Gemeinschaft zu l schen oder Manager hat das Recht die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft zu verwalten 11 5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften Gemeinschaften k nnen hierarchisch organisiert werden indem man Gemeinschaften zu Mit gliedern anderer Gemeinschaften macht Auf diese Weise kann die hierarchische Organisation eines Unternehmens auf BSCW Gemeinschaften abgebildet werden Mitglieder einer U
92. in seinem pers nlichen Profil gesetzt hat d h die Attribute eines origin ren Benutzerkontakts werden automatisch aktualisiert Der origin re Kontakt einer vorl ufigen E Mail Adresse wird automatisch in einen origin ren Benutzerkontakt umgewandelt sobald sich der betreffende Benutzer registriert 100 Adressbuch und Kontakte Origin re Kontakte haben in aller Regel eine Mitgliedergruppe von eingeschr nkten Mitglie dern kenntlich am Gruppensymbol T in der Teilen Spalte Dies ist die Gruppe derjenigen Benutzer die diesen or gin ren Kontakt in ihrem Adressbuch oder einer Kontaktliste haben Der Vollst ndigkeit halber sei erw hnt dass Benutzerkontakte je nach Zustand Ihres Benut zerkontos auch noch andere Typen aufweisen k nnen etwa Ung ltige E Mail Adresse Be nutzer dessen E Mail Adresse ung ltig geworden ist Gesperrter Benutzer Benutzer des sen Benutzerkonto durch den Administrator gesperrt worden ist oder Abgelaufener Benut zer Benutzer auf Zeit dessen Benutzerkonto erloschen ist 9 1 3 Kontakte ndern Alle Kontaktinformationen k nnen jederzeit e mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen eines Kontakts ge ndert werden Be der Bearbeitung eines Benutzerkontakts also eines Kontakts der einem Benutzer zuge ordnet ist gibt es die folgenden Besonderheiten e Unter den Feldern des Aktionsformulars Kontakt ndern werden bei Abweichungen diejenigen Angaben in gr n angezeigt die d
93. k nnen Ihre Mitgliedschaft auf zwei Weisen beenden e Sie entfernen sich selbst aus der Mitgliedergruppe indem Sie e auf das Symbol W rechts neben dem Arbeitsbereichsnamen klicken um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzeigen zu lassen und e Zugang Entfernen im Aktionsmen Ihres eigenen Eintrags w hlen e S e l schen den Arbeitsbereich d h Sie entfernen ihn und l schen ihn dann im Papier korb Einfaches Entfernen reicht nicht auch wenn sich der Arbeitsbereich in Ihrem Papierkorb befindet bleiben Sie immer noch Mitglied Um nach dem Verlassen erneut Zugang zu dem Arbeitsbereich zu erlangen m ssen Sie ein anderes Mitglied bitten Sie wieder einzuladen Es ist nicht m glich sich selbst zu einem fremden Arbeitsbereich einzuladen 4 1 3 Mitgliederseite Die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs zeigt die Liste der Mitglieder des Arbeitsbereichs e Klicken S e auf das Symbol 1 rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen Die Symbole f und N an dieser Stelle zeigen an dass der Arbeitsbereich eine Gemeinschaft als Mitglied hat bzw f r den ffentlichen Zugang freigegeben ist Auf der Mitgliederseite werden diejenigen Benutzer Ihres BSCW Servers aufgef hrt die ak tuell Mitglieder des Arbeitsbereichs s nd Es k nnen auch E Mail Adressen Mitgliedergrup pen und Gemeinschaften als Mitglieder auftauchen o Personen mit vorl ufiger Mitgliedschaft werden
94. lIhr BSCW Server oder bscw Ordnerld lIhr BSCW Server in Ab h ngigkeit von dem E Mail Server der verwendet wird Es st zu empfehlen diese Nachricht abzuwarten bevor mit dem Hochladen begonnen wird Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen gehen Sie wie folgt vor e Verfassen Sie eine E Mail Nachricht f gen Sie Dokumente als Anh nge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners Diese Aktion steht jetzt na t rl ch auch allen Personen frei f r die Sie den Ordner freigegeben haben Wenn die E Mail Nachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ E Mail Nachricht mit dem Betreff der Nachricht als Namen Sollte kein Betreff eingegeben worden sein hat das Objekt den Namen Nachricht von Benutzername Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach Internet Norm RFC 822 das den Text der E Mail Nachricht sowie ihre Anh nge enth lt MIME Typ message rfc822 e Klicken S e auf den Objektnamen um die Nachricht selbst und eventuelle Text oder HTML Anh nge zu lesen e W hlen Sie Extrahieren im Aktionsmen der E Mail Nachricht um auf die Anh n ge der Nachricht zuzugreifen Dies funktioniert genauso wie bei Archiven Die An h nge befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und k nnen von dort aus an geeigne te Stellen n Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per E M
95. lesen Alternativ k nnen Sie einen der zahlreichen im Web angebotenen RSS Nachrichtensammler verwenden Wenn S e einen RSS Nachrichtensammler benutzen um BSCW RSS Ereignis Feeds zu le sen h ngt es von der Konfiguration Ihres BSCW Servers ab ob Sie sich mit Ihrem BSCW Benutzernamen und Passwort authentisieren m ssen oder nicht Wenn Ihr bevorzugter RSS Nachrichtensammler keine Authentisierung unterst tzt wenden S e s ch an hren BSCW Sys temadministrator damit er die Authentisierung von RSS Ereignis Feeds gegebenenfalls ab schaltet Die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds Um die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds die sich auf Ereignisse in einem bestimm ten Ordner bezieht herauszufinden gehen Sie wie folgt vor e Setzen Sie Ihr Kompetenzniveau auf Experte falls noch nicht geschehen sonst wird die folgende Aktion nicht angeboten e Navigieren Sie zu demjenigen Ordner an dessen Ereignissen Sie interessiert sind Wenn Sie z B an eingehenden Aufgaben interessiert sind ffnen Sie Ihre Aufgaben liste Awareness 175 Logout 1 Arbeitsbereiche E Startseite Auftr ge Ir Kreifelts Mg CBd F CeBIT ier IE Kalender Suchen p ei Adressbuch ii w E C F E O a a EEn E a E 7 Zwischenablage E RER Fa CeBIT m Papierkorb insgesamt 10 Eintr ge Icon Mame Aktenkoff etz Wert Erzeugt won Letzte nderung w Neu TE ktenkoffer MW Kalender CeBIT Bere Kreife
96. nicht die Zugriffsrechte von einem Objekt ndern An Objekte der meisten Typen k nnen S e Notizen anh ngen sofern Sie dazu die Zugriffsrechte besitzen und Sie k nnen f r die meisten Objek te Ihre pers nlichen BSCW Lesezeichen anlegen Weitere Aktionsm glichkeiten und dies bez gliche Beschr nkungen werden bei den einzelnen Bereichen des mobilen Portals erl u tert 7 2 5 Die Bereiche und Funktionen des mobilen Portals 7 2 5 1 Mobiles Portal Arbeitsbereiche Hier k nnen Sie auf die Inhalte Ihrer Arbeitsbereiche zugreifen Ordner und andere Contai ner Objekte werden in einer einfachen Listenansicht dargestellt weitere Details zu den an gezeigten Objekten finden sich n der Detailansicht n der auch d e Bearbeitung der Objekte wie z B die nderung der Beschreibung oder das Anh ngen einer Notiz durchgef hrt werden Innerhalb von Ordnern k nnen Sie neue Objekte anlegen Ordner Kontaktlisten Kalender URLs und Diskussionsforen Einem Ordner f gen Sie neue Objekte in der Listenansicht hin zu e Klicken Sie auf die Schaltfl che E rechts oben in der Navigationsleiste e W hlen Sie den gew nschten Objekttyp aus Die weitere Interaktion geschieht hnlich wie an der Standard Benutzerschnittstelle In der Detailansicht der einzelnen Objekte k nnen Sie weitere Aktionen ausw hlen So lassen sich z B bestehende Objekte aus einem Ordner l schen oder per Ausschneiden und Einf gen in andere Ordner verschieben In gem
97. nkt sind sondern in allen Arbeitsbereichen suchen Weitere Einzelheiten zur Suche finden Sie in 3 7 Suche auf S 64 Das Banner Beispiel Banner f r einen Ordner mit Dateien ist im Regelfall leer kann aber individuell f r jeden Ordner mit Text und Grafik ge staltet werden siehe 3 8 5 Banner auf S 75 Die Mehrfachwahl Symbolleiste bietet Schaltfl chen an zum e Ausw hlen W oder Aufheben Eder Auswahl aller Eintr ge auf der Seite e Einschalten gt oder Ausschalten der Anzeige von Unterordnern wenn die Opti on Ansicht Ausklappbar aktiviert ist e Anwenden der aufgef hrten Aktionen auf die ausgew hlten markierten Objekte Das Kontextmen P CeBIT insgesamt 10 Fintr ne Icon Name Aktion Gr e Teilen Notiz Wer Erzeugt von Letz Offnen i E F H Kalender CeBIT Y 16 Kreifelts 21 Information b Mr E CeBIT Review hi 4 ruland 19 em 3 DE cee Bscw 1 Kreifelts 10 M Auf die Anfrage passen 42000 Objekte 16 sin l Mitglied einladen Zugang b F m E Zeitplan T T l Neue Rolle Anh ngen p ELE Flyer v 2 Kreifelts 15 7 Wendenen E ME Vorlage dtm 5b amp Kreifelts o4 Auden FM kmt That nl ha 57K woetzel 04 i Kopieren FM Der Stand vom letzten Jahr v 156K a woetzel 16 Werweis EB Diesmal sind wir in Halle 7 u befindet sich in der rechten unteren Ecke des Kopfbereichs und bietet alle Aktionen an die auf dem aktuellen Ordner m glich sind Das Kontextmen kann
98. nlicher Arbeitsbereich home folder Pers nliche Startseite Gemeinschaften Zwischenablage Papierkorb Adressbuch Kalender Lesezeichen Aufgabenliste Aktenkoffer Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder ist der nur Ihnen zug ngliche Ordner der alle Ordner die Sie erzeugt haben und alle Arbeitsbereiche bei denen sie aufgrund Einla dung anderer Benutzer Mitglied sind enth lt Wenn S e von anderen pers nlichen Daten bereichen z B Zwischenablage oder Adressbuch her auf das Symbol Ihres pers nlichen Ar beitsbereichs klicken kehren Sie zu demjenigen Ihrer Arbeitsbereiche zur ck den Sie sich zuletzt angesehen haben erst ein nochmal ges Klicken auf das Symbol bringt Sie wirklich zu Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich 46 Grundbegriffe und funktionen oO Ihre pers nliche Startseite f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse und anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Ihre Startseite wird von Ihnen selbst konfiguriert Sie k nnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden die z B die neuesten Nachrichten oder die aktuelle Wettervorhersage anzeigen Sie mit Kommunikationsdiensten verbinden oder Sie eine Adresse auf einer Karte finden lassen Die bersicht ber Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt alle Arbeitsbereiche mit Gemeinschaften wo Sie Mitglied sind Gemeinschaften sind dazu gedacht gro en Grupp
99. oder Favoriten in Ihrem Web Browser bietet ein URL Objekt direkten Zugriff auf ein Objekt das sich nicht im aktuellen Ordner befindet sondern im Web auf einem FTP Server o Ein URL Objekt kann auch benutzt werden um auf ein BSCW Objekt in einem anderen Ordner auf demselben BSCW Server zuzugreifen siehe 8 5 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen auf S 148 Sie erzeugen eine URL indem Sie e auf Datei Neu URL im oberen Men klicken e In der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars geben Sie unter URL die Adresse ein z B http www bscw de files help 4 5 german und legen fest ob die Adresse der Beschreibung hinzugef gt wird und ob nur die Adresse abgespeichert werden soll oder auch das Dokument auf das die Adresse verweist Nach dem Hoch Grundbegriffe und funktionen 31 laden wird eine lokale Kopie des externen Dokuments erzeugt auf die Sie auch dann zugreifen k nnen wenn die urspr ngliche Quelle nicht mehr verf gbar ist weil z B der entsprechende Server nicht mehr l uft oder das Dokument an einen anderen Ort verschoben wurde Ferner k nnen Sie dem URL Objekt einen Namen geben standardm ig wird die Adresse als Name verwendet und wahlweise Tags und Beschreibung eingeben Schlie lich k nnen Sie die URL bewerten Hochladen und bewerten k nnen Sie auch sp ter noch siehe die URL Aktionen weiter unten e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Metadatenattribute f r die neue URL ein
100. publizierten Objekts entfernen 3 5 2 Anonym auf Ordner zugreifen Alle Objekte auf einem BSCW Server die f r den ffentlichen Zugang durch Zugang f fentlich machen freigegeben wurden werden im ffentlichen Bereich von BSCW einem Ge meinschaftsordner mit dem Namen public angezeigt Sie gelangen zum ffentlichen Be reich wie folgt e Klicken S e auf in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Men Dies zeigt den Ordner Gemeinschaften von hr Benutzername an der alle Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt wo S e Mitglied s nd e ffnen Sie den Gemeinschaftsarbeitsbereich public der alle Objekte auf Ihrem BSCW Server enth lt die ffentlich zug nglich s nd Alternativ k nnen Sie den ffentlichen Bereich auch als anonymer Benutzer erreichen e W hlen Sie Anzeigen ffentlicher Bereich im oberen Men Dies zeigt den Ordner Communities of anonymous an der den Arbeitsbereich public enth lt Grundbegriffe und funktionen 55 e ffnen Sie den Arbeitsbereich public um sich alle Objekte anzusehen die auf Ihrem BSCW Server ver ffentlicht worden s nd Auf diese letztere Art greifen Sie auf die Objekte des ffentlichen Bereichs zu wie es auch ein anonymer Benutzer tun w rde und Sie m ssen dazu nicht Ihre laufende BSCW Sitzung unter Ihrem Benutzernamen beenden Dies ist insbesondere dann n tzlich wenn Sie einen Arbeitsbereich mi
101. r das Datenfeld vorliegt Sie k nnen den Wert des Datenfelds jetzt oder sp ter eintragen etwa ber die Aktion ndern Eigenschaf ten oder direkt in der Aufgabenansicht e Fahren Sie mit der Angabe weiterer Eingabedatenfelder durch Klicken auf H nzu f gen fort bis Sie alle ben tigten Datenfelder eingetragen haben Durch Klicken auf k nnen Sie bereits eingegebene Datenfelder auch wieder l schen Benutzen Sie die Pfeile und um die Reihenfolge der Datenfelder umzustellen wie sie in der Aufgabenansicht erscheinen S e k nnen die Reihenfolge der Datenfelder auch ndern indem Sie ein Datenfeld an einem der Pfeile mit gedr ckter Maus an eine neue Positi on ziehen um dann ber oder unter einem anderen Datenfeld zu erscheinen e Wenn es bereits Nachbaraufgaben gibt haben Sie zwei zus tzliche M glichkeiten Eingabedaten zu definieren e Bedingungen f r den Start der Aufgabe W hlen S e eine oder mehrere der ange botenen Bedingungen aus Die Ausgabedaten einer Nachbaraufgabe sind freigege ben wenn diese Nachbaraufgabe erledigt ist Durch Auswahl einer solchen Bedin gung machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe davon abh ngig dass die se andere Aufgabe erledigt ist e Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten W hlen Sie eines oder mehrere Ausgabendatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten aus Ein solches Datenfeld st beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der zu erzeugenden Aufgabe
102. schen dann entfernen Sie ihn auch aus anderen Adressb chern und Kontaktlisten Sie erhalten in diesem Fall einen entspre chenden Warnhinweis Ansonsten hat das L schen von Kontakten keinerlei Einfluss auf ande re Adressb cher oder den Mitgliedsstatus derjenigen Benutzer deren Eintr ge gerl scht wur den 5 2 3 Adressbuch gliedern Um die Kontakte Ihres Adressbuchs in verschiedene Bereiche zu gliedern k nnen Sie Kon taktlisten im Adressbuch erzeugen e W hlen Sie Datei Neu Kontaktliste im oberen Men und geben Sie Namen und opti onale Beschreibung ein Beides kann sp ter ge ndert werden Sie k nnen in einer solchen Kontaktliste Ihres Adressbuchs neue Kontakte erzeugen wie f r Ihr Adressbuch beschrieben oder Kontakte aus Ihrem Adressbuch durch Ausschneiden bzw Kopieren und anschlie endes Einf gen in eine solche Kontaktliste bertragen Kontaktlisten eines Arbeitsbereichs k nnen als Ganzes mit der Aktion Datei ins Adressbuch im oberen Men der Kontaktliste in Ihr Adressbuch bertragen werden Kontaktlisten aus dem Adressbuch k nnen bei der Einladung zu Arbeitsbereichen verwendet werden indem man alle oder bestimmte Kontakte einer Liste in einen Arbeitsbereich einl dt f r Einzelheiten siehe 4 1 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen Andere Benutzer einladen auf S 81 Um im Aktionsformular bei der Einladung zu erscheinen m ssen solche Kontaktlisten mindestens einen Kontakt enthalten der einem Benutzer oder
103. tzliches Werkzeug um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen und die Zugriffsrechte zu verwalten Insbesondere k nnen Sie eine Mitgliedergruppe dazu be nutzen die Zuordnung von Personen zu Rollen und den damit verbundenen Zugriffsrechten an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten Sie k nnen diese Informationen f r alle Benutzer Ihres BSCW Servers nutzbar machen indem Sie die Gruppe bei der Einladung in Arbeitsbereiche sichtbar machen Damit steht die Gruppe als Ganzes f r die Einladung zu einem beliebigen Arbeitsbereich zur Verf gung Mitgliedschaft und Rollenzuweisung n der Gruppe wird bei nderungen automatisch an allen Stellen aktualisiert wo die Gruppe als Ganzes auftritt e Erstellen Sie Arbeitsbereiche f r diejenigen kleineren Personengruppen die durch ihre Funktion oder die Aufgabe an der sie arbeiten f r Ihr Anwendungsgebiet in BSCW wichtig s nd und die S e als Gruppe behandeln m chten e W hlen Sie im oberen Men eines solchen Arbeitsbereichs bzw auf seiner Mitglieder seite Datei Zugang Gruppe anzeigen um die Gruppe als Ganzes f r alle Benutzer Ihres BSCW Servers zur Einladung n Arbeitsbereiche verf gbar zu machen Der Name der Gruppe ist Mitglieder von Arbeitsbereichsname Klicken Sie auf OK Hinweis Dies Aktion ist standardm ig nur f r Manager vorgesehen e Sie und andere Benutzer k nnen nun diese Mitgliedergruppen als Ganzes in belie bige Arbeitsbereiche einladen im Aktionsformu
104. verwalten usw angeboten die alle in 8 3 Dokumente unter Versionskontrolle auf S 141 ausf hrlich behandelt werden Bewerten bietet die M glichkeit ein Dokument oder ein Objekt auf das eine URL verweist auf einer 5 Punkte Skala zu bewerten Eine erneute Bewertung ersetzt Ihre alte Bewertung Alle Bewertungen durch die Mitglieder des Arbeitsbereichs werden auf der Info Seite angezeigt Die mittlere aller Bewertungen Median wird in der Wert Spalte des Objekteintrags angezeigt Kopie bearbeiten erzeugt die Kopie eines Text oder HTML Dokuments und l sst Sie die Kopie anschlie end bearbeiten Neu Dieses Men gibt es nur f r Container Objekte also Objekte die andere Objekte ent halten k nnen Ordner Diskussionsforen usw Es fasst alle Aktionen zusammen mit denen neue Objekte m aktuellen Objekt erzeugt werden Welche Objekte erzeugt werden k nnen h ngt vom Typ des aktuellen Container Objekts ab Zugang Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die den Zugriff auf das aktuelle Ob jekt regeln d h wer was mit dem aktuellen Objekt tun darf 44 Mitglied einladen l sst Sie ein neues Mitglied zu einem Arbeitsbereich oder einem Dis kuss onsforum einladen ffentlich machen macht den Ordner oder das Diskussionsforum zu einem ffentlichen Bereich Sie k nnen angeben welche Aktionen der ffentlichkeit erlaubt werden sol len Hinzuf gen von Dokumenten Ordnern Diskussionsforen Notizen URLs Stan
105. wieder hochzuladen Durch Aufruf der Aktion ndern Bearbeiten wird der dem Dokumenttyp entsprechende lokale Editor z B MS Word direkt aus dem Web Browser heraus ge ffnet F r die direkte Bearbeitung ist die Installation eines Hilfsprogramms auf Ihrem Computer erforderlich Hinweise zur Installation und weitere Einzelheiten finden Sie in 8 1 4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten auf S 138 Darstellung Unterabteilung Grundeinstellungen Anzeige Thema W hlen Sie Schwarz Wei f r ein weniger farbenfrohes Interface oder BSCW Orange um zum Standard zur ckzukehren Maximale Anzahl von sichtbaren Eintr gen in Ordner bersichten Mit dieser Option k nnen Sie die maximale Anzahl von Eintr gen begrenzen die in einer Ordneransicht angezeigt wer den Wenn die Anzahl der Eintr ge n einem Ordner das von Ihnen festgelegte Max mum berschreitet wird die Ordneransicht in mehrere Seiten aufgeteilt und Sie k nnen mit ent sprechenden Schaltfl chen die an Kopf und Fu der Eintragsliste angeboten werden durch die Ordneransicht bl ttern Schriftgr e durch Browser festlegen Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie die Schriftgr Be in der BSCW Benutzerschnittstelle ber diesbez gliche Einstellungen in Ihrem Browser steuern m chten Wenn diese Option n cht n Kraft st werden Browsereinstellungen bez g lich der Schriftgr e ignoriert und BSCW legt die Schriftgr e der Benutzerschnittstelle selbs
106. zu einem Ordner in der Rolle xyz eingeladen wird Dann wird n mlich im pers nlichen Arbeitsbereich home folder des Benutzers A ein Eintrag erzeugt der auf den Ordner verweist und die Rolle xyz f r den Benutzer A setzt Die Eigent mer des Ordners bleiben unver ndert es kommt nur Benutzer A in der Rolle xyz hinzu Wenn Sie ber die n tigen Zugriffsrechte verf gen standardm ig die Rechte eines Mana gers k nnen S e die Eigenschaft von Eintr gen Rollen zu bertragen oder Rollen zu setzen ndern Der Aufruf der Aktion Zugang Rolle zuweisen zeigt ein Formular in dem Sie ent weder nur spezifische Rollenzuweisungen f r die Mitglieder des Objekts machen k nnen in diesem Fall hat das Objekt nur einen Eintrag bei dem es sich um einen rollen bertragenden handeln muss oder auch noch f r die einzelnen Eintr ge bestimmen k nnen dass entweder die Rollen von bergeordneten Ordnern bertragen werden oder eine bestimmte Rolle f r die Mitglieder eines bergeordneten Ordners gesetzt wird Abh ngig von Ihrer Wahl werden die Eintr ge entweder rollen bertragend oder rollensetzend Dabei muss mindestens ein rollen bertragender Eintrag pro Objekt brig bleiben der die Eigent merrolle von einem berge ordneten Ordner bertr gt da die Eigent merrolle nicht vom Benutzer gesetzt werden kann Die spezifischen Rollenzuweisungen f r die aufgef hrten Benutzer berschreiben die Rollen zuweisungen die s
107. zur Verf gung wenn die Nachbaraufgabe ihn freigegeben Workflow Management 217 hat Dadurch machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe von der Erledi gung der Nachbaraufgaben abh ngig S e w hlen Bedingungen und Daten in den beiden Listen durch Klicken aus Zum Ab w hlen klicken S e mit gedr ckter Strg Taste Eingehendere Erl uterungen finden Sie in 12 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen auf S 232 Geben Sie in der Unterabteilung Ausgabedaten die Ausgabedatenfelder an Unter Neue Ausgabedaten gehen Sie so vor wie f r die Eingabedaten beschrieben Sie k n nen auch hier Werte f r die Ausgabedatenfelder angeben etwa als Vorschl ge oder Mitteilungen f r den Auftragnehmer der die Werte der Datenfelder ja letzten Endes liefern soll Bei Ausgabedokumenten k nne Sie hier als Wert z B eine Formatvorlage angeben Wenn es bereits Nachbaraufgaben gibt haben Sie eine zus tzliche M glichkeit Aus gabedatenfelder zu definieren Unter Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte D aten k nnen S e Eingabedatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten ausw h len Ein solches Datenfeld ist beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der Nachbaraufgabe zur Verf gung wenn die zu erzeugende Aufgabe hn freigegeben hat Dadurch machen Sie den Start der Nachbaraufgaben von der Erledigung der zu erzeu genden Aufgabe abh ngig Wieder w hlen Sie durch Klicken aus und w hlen durch Klicken bei gedr ckter Strg Taste wieder
108. 0 Ans cht anpassen 73 Kalender 182 Ordner 73 Antworten auf Notizen 111 Anwesenheit in BSCW 171 Arbeitsbereich 2 81 einbetten 88 eingeladen werden 83 erzeugen 16 37 81 verlassen 53 83 verschieben 88 Arbeitsbereichsbericht 58 Arbeitsbereichskarten 97 Arbeitssitzung beenden 17 starten 16 Archivieren von Objekten 243 Attr bute benutzerdefiniert 77 Name Wert Paare 77 Aufgabe 35 209 abnehmen 224 ndern 219 beanstanden 226 bearbeiten 224 delegieren 226 erledigen 224 Erledigung zur ckziehen 226 erzeugen 215 fertigstellen 224 kopieren 219 neu starten 226 reakt vieren 226 starten 221 stornieren 226 strukturieren 229 bernahme zur ckziehen 226 bernehmen 224 263 zur ckweisen 226 zur ckziehen 226 Zustand 226 zuweisen 226 Aufgabe n Laufmappen 238 Aufgabenansicht 219 Aufgabenliste 222 Aufnahme beantragen 200 Aufnahmeregelung Gemeinschaft 199 Auftraggeber 213 Auftragnehmer 213 Ausgabedaten Aufgabe 213 ausklappbar 73 Ausnahmebehandlung bei Aufgaben 226 Ausschneiden 51 94 Auswahl aufheben 7 26 Ausw hlen eines Eintrags 41 Auswerten von DokSets 164 165 166 Authentisierung 13 weitere Methoden 18 automatische Versionierung 145 Awareness 59 171 172 B Banner 26 75 Beanstanden Aufgabe 226 Bearbeitung mit externen Editoren 138 von Aufgaben 224 von Dokumenten auf dem Server 136 von HTML Dokumenten 137 von MS Office Date en 137 260 von Notizen 110 von
109. 1 Sp testens zu diesem Zeitpunkt wird die Aufgabe in die pers nlichen Aufgabenl sten der Auf tragnehmer eingetragen Zus tzlich w rd die Aufgabe auch n die pers nliche Aufgabenliste des Auftraggebers eingetragen wenn nicht schon geschehen 12 1 5 Pers nliche Aufgabenliste Jeder BSCW Benutzer hat eine pers nliche Aufgabenliste die alle Aufgaben die der Be nutzer als Auftragnehmer ausf hren oder als Auftraggeber berwachen soll enth lt Die Auf gabenliste wird durch Klicken auf das Symbol in der Schnellzugriffsleiste angezeigt Sollten Sie dort dieses Symbol nicht finden aktivieren Sie das Symbol mit Optionen Einstel lungen in der Abteilung Darstellung Sie k nnen auch mit Anzeigen Aufgaben im oberen Men auf die Aufgabenliste zugreifen Wenn e n Benutzer d e Auftragnehmer oder Auftraggeberrolle verliert z B durch Entfernen oder Delegieren der Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus der Aufgabenl ste des Benutzers Aufgaben die nicht in der Aufgabenliste auftauchen auf die Sie aber Zugriff haben dadurch dass Sie Mitglied der Aufgabe sind k nnen mit in Aufgabenliste in Ihre Aufgabenliste ein gereiht werden auch wenn Sie nicht f r die Erledigung oder berwachung dieser Aufgabe zust ndig s nd Sie k nnen sich aufgabenspezifische Attribute wie F lligkeit Beginn Fortschritt Zustand Auftragnehmer oder Auftraggeber in der Aufgabenliste anzeigen lassen indem e Sie Ansicht Anpassen im oberen Men d
110. 1 Ereignisse anzeigen 3 6 2 Ereignistypen 3 6 3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen 3 6 4 Abonnieren von Ereignisdiensten 3 6 5 Dokument Ereignisse 3 7 Suche 3 7 1 Besondere Aktionen n Suchordnern 3 7 2 Suche nach Objekten in BSCW 3 7 3 Suche nach Dokumenten in BSCW 3 7 4 Suche mithilfe von Tags 3 7 5 Suche nach Benutzernamen oder E Mail Adressen 3 7 6 Suche m Web 3 8 Benutzeroberfl che anpassen 3 8 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache 3 8 2 Kompetenzniveaus 3 8 3 Pers nliche Einstellungen festlegen 3 8 4 Ordneransichten 3 8 5 Banner 3 9 Metadaten und Info Seite 3 9 1 Metadatenattr bute 3 9 2 Tags 3 9 3 Die Info Seite Inhaltsverzeichnis 4 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 4 1 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten 4 1 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen Andere Benutzer einladen 4 1 2 Zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden 4 1 3 Mitgliederseite 4 1 4 Gemeinsame Arbeitsbereiche verschieben 4 2 Zugriffsrechte und Rollen 4 2 1 Das BSCW Rollenkonzept 4 2 2 Informationen ber aktuelle Zugriffsrechte 4 2 3 Rollen zuweisen 4 2 4 Rollen definieren und ndern 4 2 5 Eigentum und Eigent merrolle 4 3 Arbeitsbereichskarten 5 Adressbuch und Kontakte 5 1 Kontaktlisten 5 1 1 Kontakte erzeugen 5 1 2 Benutzerkontakte und origin re Kontakte 5 1 3 Kontakte ndern 5 1 4 Kontakte filtern und sortieren 5 1 5 Kontakte importieren und exportieren 5 1 6 Kontakte kontaktieren 5 2 Adressbuch 5 2 1 Eintr ge m
111. 2 Passwort ndern 2 1 3 Passwort vergessen 2 1 4 Zus tzliche E Mail Adresse registrieren 2 1 5 Eigenes Benutzerkonto l schen 2 2 Bei BSCW anmelden 2 2 1 Arbeitssitzung starten 2 2 2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW 2 2 3 Arbeitssitzung beenden 2 2 4 Parallele Arbeitssitzungen 2 2 5 Andere Methoden der Authentisierung 2 3 Sprache ausw hlen 2 4 Pers nliches Profil einstellen 2 5 Browser konfigurieren Grundbegriffe und funktionen 3 1 Die Standard Benutzeroberfl che 3 1 1 Kopfbereich 3 1 2 Inhaltsliste 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte 3 2 1 Dokument 3 2 2 Dokument unter Versionskontrolle 3 2 3 Notiz 3 2 4 URL 3 2 5 Ordner 3 2 6 Kontaktliste 3 2 7 Diskussionsforum Inhaltsverzeichnis O OO NINO WDD NND DH Mm p 3 2 8 Blog 3 2 9 Suchordner 3 2 10 RSS Feed 3 2 11 Vorlagenordner 3 2 12 Websiteordner 3 2 13 DokSet Dokumentensammlung 3 2 14 Kalender 3 2 15 Terminabstimmung 3 2 16 Umfrage und Abstimmung 3 2 17 Gemeinschaft 3 2 18 Projekt und Phase 3 2 19 Aufgabe 3 2 20 Laufmappe 3 2 21 E Mail Nachricht 3 3 Aktionen 3 3 1 Objekte erzeugen 3 3 2 Dokumente n BSCW hochladen 3 3 3 Mitglieder einladen 3 3 4 Aktionen auf Objekten in einem Ordner 3 4 Pers nliche Objekte 3 4 1 Pers nliche Startseite 3 4 2 Lesezeichen 3 4 3 Zwischenablage 3 4 4 Papierkorb 3 5 ffentlicher Bereich 3 5 1 Anonymen Zugriff erlauben 3 5 2 Anonym auf Ordner zugreifen 3 5 3 ffentliche Einstiegsseiten f r anonymen Zugang 3 6 Ereignisse 3 6
112. 47 von Abstimmungsergebnissen 197 von Benutzereintr gen 84 von BSCW Lesezeichen 50 von Kontakt nformationen 102 256 von Terminen 184 256 von Umfrageergebnissen 197 Extrahieren aus Archiven 243 F F lligkeitstermin Aufgabe 213 Fertigstellungstermin 210 Filter Aufgabenliste 222 Kalender 182 Ordneransi cht 73 fortgeschrittener Benutzer 69 Fortschritt Aufgabe 223 Projekt 211 Fortschrittsaggregation 223 Fragebogen 191 Funktionen eines DokSet 168 f r alle hnlichen bernehmen 73 G Gelesenes Objekt Ereignis 58 gemeinsam nutzbare Objekte 3 gemeinsamer Arbeitsbereich 81 Gemeinschaft 35 199 beitreten 200 hinzuf gen 201 Gesamtinhalt anzeigen 28 Google 68 Gruppe anzeigen 87 Gruppe verbergen 87 Gruppe von Mitgliedern 84 265 Gruppen als Mitglieder eines Arbeitsbereichs 87 Gruppenkalender 179 H Historie 58 von Gruppen 84 von Laufmappen 241 von Versionen 144 Hochladen mehrerer Dokumente 248 251 per E Mail 251 von Dokumenten 6 38 248 251 von URLs 31 Hochladen von Dokumenten 123 HTML Dokument bearbeiten 137 erzeugen auf BSCW Server 137 Calendar Format von Terminen 184 Ignorieren von Suchergebnissen 65 Ignorieren Liste 65 Importieren von Dokumenten 243 von Kontaktinformationen 102 256 von Ordnern 243 von Terminen 184 256 individuelle Ans cht 73 Information mehr Information 80 Informationen ber BSCW im Web 2 Info Seite 76 80 Benutzer 84 Info Seite eines Benutzers 19 Inhaltsl
113. 80 abgleichen mit Outlook 257 ndern 181 entfernen 182 l schen 182 zusagen und absagen 184 Terminabstimmung 34 186 abstimmen 188 andere vorschlagen 189 ndern 186 endg ltiger Termin 190 erzeugen 186 zur cksetzen 191 Terminserie 180 Textdokument bearbeiten 136 erzeugen auf BSCW Server 136 Textelement Websiteordner 163 U bernahme zur ckziehen Aufgabe 226 berpr fen von URLs 31 Umfrage 35 191 ndern 194 beantworten 196 Ergebnisse exportieren 197 erzeugen 192 zur cksetzen 197 Unteraufgabe 229 ndern 234 erzeugen 232 Sequenz von 233 zu Workflows verbinden 231 Unterordner anzeigen 73 URL hochladen 31 berpr fen 31 Index URL Objekt 31 V vCard Format 84 102 103 Ver ndertes Objekt Ereignis 58 Ver ffentlichen von Ordnern 55 Versand von BSCW Objekten 107 von E Mail Nachrichten 106 Verschobenes Objekt Ereignis 58 Versenden 106 107 Version l schen 144 vergleichen 144 verwalten 144 verzweigen 143 versioniertes Dokument 141 Versionshistorie 144 Versions Info 142 Versionskontrolle aufheben 144 Versionskontrolle von Dokumenten 141 Versionsnummer 142 Versionszustand 143 Versionszweig 143 Verweis 43 Verweis n Zwischenablage 51 Verweise auf BSCW Objekte 148 Verweise zwischen Dokumenten 153 Verzweigung von Versionen 143 von Vorlage kopieren 148 Voraussetzungen zur Benutzung von BSCW 1 Vorlage 33 147 kopieren 148 Vorlage eines DokSet 166 Vorlagenordner 33 147
114. Abbildung 29 das Entwicklungsprojekt Ersetzung des Provisionsabrech nungssystems f r ein Versicherungsunternehmen Das Projekt ist in sieben Phasen unterteilt Diese Projektphasen folgen zum Teil zeitlich aufeinander manche berlappen auch 210 Workflow Management KBSCW zu ZAR RD N Kreifelts Projekte gt Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Ey FR a mA Logout alleele Ir Suchen Pe W Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Ersetzung des Provisionssystems Provis im Rahmen der Migration der Allg Vers AG auf die neue Rechnerplattform o gt 3 m Aktio Gr e Beginn F lligkeit w 7 Eintr ge Forts Neu UT DD Analyse v 8 2009 11 15 2010 02 26 ur oor FTD Entwurf 0 2010 0901 2010 04 30 E Ho A M DD Realisierung 0 2010 03 01 2010 10 29 E y oar A M DD Testbetrieb und Schulung v 0 2010 11 01 2011 01 28 w y A O DD Umstellung v 0 2011 01 03 2011 02 25 E Im A M P Unterst tzung v O 2011 02 28 2011 10 20 dx A T DD Betrieb v 0 2011 02 28 2011 10 20 w y Abbildung 29 Projekt mit sieben Phasen W hlen Sie ber Ansicht Anpassen im oberen Men in der Abteilung Spalten Beginn F lligkeit und Fortschritt aus damit diese Phasen und Projekteigenschaften auch in der Ordner bersicht angezeigt werden Die F lligkeit einer Phase entspricht dem geplanten Fer tigstellungstermin 12 1 1 2 Fortschritt eines Projekts Der For
115. BSCW Arbeitsbereich hochzuladen und dort diese Dateien und Ordner zu ex trah eren Sie k nnen auch ganze BSCW Arbeitsbereiche archivieren um sie zu einem sp teren Zeitpunkt auf demselben oder einem anderen BSCW Server wieder zu extrahieren Sie k nnen bei der Archivierung wahlweise BSCW Metadaten mitarchivieren lassen Die op tionale Archivierung von Metadaten in Form einer XML Datei liefert Zusatzinformationen zu den archivierten Objekten und kann von anderen Programmen automatisch ausgewertet wer den Bei der Extrahierung eines mit Metadaten erzeugten Archivs auf einem BSCW Server ab Version 5 0 werden die archivierten Objekte mit ihren gespeicherten Metadaten w ederherge stellt Sie sollten bei der Archivierung beachten dass nicht alle BSCW Objekte archiviert werden k nnen und dass auch nicht alle BSCW Metadaten wie etwa Ereignishistorie Anh nge oder Bewertungen archiviert werden dass also eine v llig verlustfreie Archivierung nicht m glich ist Einzelheiten zu archivierbaren Objekttypen und Metadaten finden s e weiter unten n die sem Abschnitt Zum Archivieren einer Menge von Objekten gehen Sie folgenderma en vor e W hlen Sie die Auswahlk stchen der Objekte an aus denen Sie ein Archiv erstellen m chten S e k nnen Ihre Zwischenablage nutzen um Objekte aus verschiedenen Ordnern zusammenzubringen die Sie in einem Archiv versammeln m chten e W hlen Sie in der Mehrfachwahl Symbolleiste um das Formular Arc
116. EF dokument1 gt Dokument 1 lt A gt lt P gt Irgendein Text lt P gt lt P gt lt A HREF unterordner dokument2 gt Dokument 2 lt A gt lt P gt Irgendein Text lt P gt lt BODY gt lt HTML gt Bevorzugte Sprache ber cksichtigen Sie k nnen eine ffentliche Einstiegsseite in verschiedenen Sprachen anbieten indem Sie z B in diesem Verzeichnis eine Datei index fr html ablegen die die franz sische bersetzung der index html Datei enth lt Nun sehen anonyme Benutzer mit franz sischer Browser Oberfl che diese Seite in der franz sischen Version 3 6 Ereignisse Bei kooperativer Arbeit ist es besonders wichtig dass alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs ber das Geschehen m Arbeitsbereich informiert werden BSCW bernimmt die Protokol lierung der Vorg nge automatisch und h lt jede Aktion auf einem Objekt im Arbeitsbereich als ein Ereignis fest Jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs wird ber die Ereignisse innerhalb des Arbeitsbereichs informiert Grundbegriffe und funktionen 57 BSCW stellt verschiedene Ereignisdienste zur Verf gung die unterschiedlich prominent auf die Aktivit ten in gemeinsamen Arbeitsbereichen aufmerksam machen Sie k nnen unter die sen Diensten diejenigen aussuchen die f r Ihre Bed rfnisse am besten geeignet s nd Dar ber hinaus k nnen Sie angeben f r welche Typen von Ereignissen Sie die ausgesuchten Dienste einsetzen wollen Die Dienste umfassen Ereignissymbole an der Web bas
117. Edition mit Service Pack 3 Windows Server 2003 oder 2008 Windows Vista Home Premium Business Ultimate oder Enterprise auch 64 Bit mit Service Pack 2 oder Windows 7 und o MacOS Mac OS X ab Version 10 4 9 7 1 1 Installation der Desktop Widgets Die BSCW Desktop Widgets werden an der Web basierten Benutzeroberfl che von BSCW zur Installation angeboten e W hlen Sie Anzeigen Desktop Widgets im oberen Men um zu einer bersichtsseite der verf gbaren Desktop Widgets zu gelangen e Navigator Navigieren in der Ordnerhierarchie Zugriff auf Ordner und Dokumen te ber den Web Browser Hochladen von Dokumenten per drag amp drop e Adressbuch bersicht ber Kontakte Online Status und Kontaktdaten im pers n lichen Adressbuch e Termine bersicht ber aktuelle Termine im pers nlichen Kalender e Aufgaben bersicht ber aktuelle Aufgaben in der pers nlichen Aufgabenliste e Suche Einfache Suche in BSCW vom Desktop aus e Ereignisse bersicht ber aktuelle nderungen in Ihren Arbeitsbereichen Alternative Benutzerschnittstellen 119 e Klicken Sie bei einem der angebotenen Desktop Widgets auf Jetzt installieren um es zu installieren Die Installation eines Desktop Widgets erfolgt durch Herunterladen und Installation auf dem lokalen Rechner Sie m ssen der Installation des Desktop Widgets auf Ihrem Rechner zustim men Dazu sind einige Dialoge zu best tigen Klicken Sie jeweils auf ffnen Instal
118. Eintr ge in Widgets Geben Sie hier den Standardwert f r die maximale Anzahl von Eintr gen an die in einem Widget das als Liste von Eintr gen organisiert ist z B Arbeitsbe reiche Ereignisse Nachrichten auf einmal angezeigt werden sollen Widgets s nd die recht eckigen Fenster die Ihre Startseite ausmachen Kalender Aufgabenliste Zeitskala Wochenanfang Werktage Geben Sie an wie Termine in der Tages und Wochen ansicht dargestellt werden sollen welcher Tag der Wochenanfang st und was f r S e als Werktage z hlt Dies hat Einfluss auf d e Darstellung Ihrer Kalender Aufgaben die Sie erstellen grunds tzlich in Ihre Aufgabenliste bernehmen Ihre Aufgaben liste auf die Sie ber Anzeigen Aufgabenliste zugreifen k nnen enth lt alle Aufgaben die Sie erledigen sollten Wenn Sie ber die Aufgabenliste auch Aufgaben berwachen wollen die Sie erstellt haben mit denen Sie also andere Benutzer beauftragt haben kreuzen Sie diese Option an F r Termine k nnen Sie bestimmen e ob Termine die Sie selbst in einem Gruppenkalender erstellt haben automatisch in Ihren pers nlichen Kalender kopiert werden sollen auch wenn Sie nicht daran teil nehmen e ob Termine an denen Sie nicht mehr teilnehmen automatisch aus Ihrem pers nlichen Kalender gel scht werden sollen und e ob Termine in einem neuen Browser Fenster angezeigt werden sollen Ereignisoptionen BSCW verf gt ber verschiedene Ereignisdienste di
119. Fokus r cken indem Sie auf ihn klicken Die Arbeitsbereichskarte w rd nach der gew hlten Anzeigetiefe neu berech net Hinweis Arbeitsbereichskarten die diejenigen Arbeitsbereiche anzeigen die Sie mit einem bestimmten Benutzer teilen sind auf genau diese Arbeitsbereiche beschr nkt Eine gr ere Anzeigetiefe oder eine Ver nderung des Fokus vergr ern nicht den An zeigebereich solcher Karten Wenn S e auf den Knoten m Fokus klicken w rd der betreffende Arbeitsbereich als aktueller Arbeitsbereich n einem neuen Browser Tab angezeigt Bei Klicken auf einen Benutzer im Fokus wird die zugeh rige Info Seite angezeigt Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 5 Adressbuch und Kontakte Das pers nliche Adressbuch unterst tzt die Verwaltung von Kontaktdaten beliebiger Perso nen also sowohl von Benutzern Ihres BSCW Servers als auch von Personen die nicht zum Benutzerkreis geh ren Die Kontaktdaten einer Person werden in einem Kontaktobjekt ge speichert Zur Erh hung der bersichtlichkeit k nnen die Kontakte des Adressbuchs in Kon taktlisten gruppiert werden Die Eintr ge Ihres Adressbuchs stehen Ihnen beim Einladen neuer Mitglieder n Arbeitsbereiche von Teilnehmern zu einem Treffen oder einer Terminab stimmung zur Verf gung Kontaktlisten sind spezielle Ordner die nur Kontakte enthalten Kontaktlisten lassen sich auch in beliebigen Arbeitsbereichen anlegen um Kontaktdaten auch im Kontext eines Ar beitsbereichs
120. Ihrer Notiz in das Fenster des HTML Editors unter Notiz Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie alle Ihre bisherigen Eingaben und k nnen die erste Notiz als Textnachricht anstatt als HTML Nachricht eingeben Als Autor der Notiz k nnen Sie diese jederzeit ndern sogar nachdem sie durch andere Noti zen beantwortet wurde e W hlen Sie ndern Eigenschaften m Akt ionsmen der Notiz um das Formular Notiz bearbeiten zu erzeugen in dem S e Typ Betreff Tags und Inhalt der Notiz ver ndern k nnen 110 Diskussionsforen Blogs und Feeds 6 1 3 Auf Notizen antworten Mit der Aktion Antworten k nnen Sie einen inhaltlich thematischen Bezug zwischen einer bereits existierenden Notiz und einer neuen Notiz die Sie gerade schreiben wollen herstel len Nachtr glich lassen s ch solche Bez ge nicht erzeugen e W hlen Sie Antworten im Aktionsmen der gew nschten Notiz um das Formular Antworten anzuzeigen e Fahren Sie fort wie f r das Schreiben einer Notiz oben erl utert 6 1 4 Notizen mit Anlagen versehen Sie k nnen einer Notiz beliebige Dokumente und URLs als Anlagen hinzuf gen anh n gen e W hlen Sie Anh ngen Dokument oder Anh ngen URL im Aktionsmen einer Notiz um dieser Notiz ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzuf gen e Fahren Sie fort als ob Sie einem Ordner ein Dokument oder URL hinzuf gen w rden e Um einer Notiz in der Einzelnotiz An
121. In diesem Handbuch gehen wir davon aus dass JavaScript und Stylesheets aktiviert sind Benutzeroberfl che ohne JavaScript Wenn Ihr Browser JavaScript n cht interpretiert benutzt BSCW automatisch die Benutzer oberfl che ohne JavaScript Diese ist weniger komfortabel und grafisch etwas un bersicht licher ist jedoch voll funktionsf hig Der Hauptunterschied st das Fehlen der Popup Men s Alle Popup Men s werden in diesem Fall durch Auswahllisten und Eingabe Schaltfl chen Hilfe x ersetzt Um eine Aktion aufzurufen w hlen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste und dr cken auf Beachten Sie bitte dass sich das Eingabe Symbol nur auf die angew hlte Aktion links von ihm bezieht und dass immer nur eine Aktion auf einmal durchgef hrt wird S e k nnen jederzeit zu der komfortableren durch JavaScript erweiterten Oberfl che zur ck kehren indem Sie Ihren Browser JavaScript akzeptieren lassen Die JavaScript Benutzerober fl che erscheint nach dem n chsten Laden einer Seite Sprache der Benutzeroberfl che Viele Browser bieten Ihre Oberfl chen in mehreren Sprachen an z B in Deutsch Englisch Franz sisch oder Spanisch BSCW liest die Spracheinstellung des Browsers aus und antwortet automatisch n derselben Sprache wenn Ihr BSCW Administrator das entsprechende Sprach paket installiert hat Um eine der verschiedenen von BSCW unterst tzten Sprachen zu benutzen stellen Sie ent weder sicher dass I
122. Liste und zur ck l sst sich auch in dem Men bewerkstelligen das nach Klicken auf Ergebnisliste bzw Ignorieren Liste angeboten wird Die Ignorieren Liste ist keine pers nliche Einstellung sie gilt f r alle Mitglieder des Suchord ners Das Ignorieren von Suchergebnissen f hrt nur zum Ausschluss von der Anzeige wenn Kein Filter ausgew hlt wird Wird nach bestimmten Objekttypen oder MIME Typen gefiltert wer den auch ignorierte Suchergebnisse mit angezeigt 3 7 2 Suche nach Objekten in BSCW Mit einer internen Suchmaschine finden S e Objekte n BSCW Im Formular Anfrage bear beiten spezifizieren S e f r eine Suche n BSCW e im Feld Suchen den Ordner in dem die Suche gestartet werden soll wenn Sie zahl reiche Objekte n vielen Arbeitsbereichen gespeichert haben sollten S e die Suche auf den vielversprechendsten Ordner einschr nken und es nach M glichkeit vermeiden in Ihren Arbeitsbereichen zu suchen da dies sehr lange dauern kann e im Feld vom Typ den Typ des Objekts das Sie suchen Dokument Ordner usw oder beliebig wenn Sie den Typ nicht kennen e im restlichen Teil des Formulars die Suchkriterien den die von Ihnen gesuchten Ob jekte gen gen sollen Grundbegriffe und funktionen 65 Anfrage bearbeiten Suche in BSCW Suchen more cette vom Typ wobei Mame Benutzer 2 lO amp und MIME Typ applieationiend ms wor x hitte ausw hlen und
123. Mitglied einladen aktiviert wurde In Ihrem t glichen Arbeitsbereichsbericht werden Sie ebenfalls ber Einladungen in Arbeits bereiche des vergangenen Tages informiert Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder ist die Standard Position die BSCW f r neue gemeinsame Arbeitsbereiche verwendet Sie k nnen einen solchen neuen gemeinsamen Ar beitsbereich Ausschneiden und ihn irgendwo in Ihrer pers nlichen Ordner Hierarchie wie Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 83 der Einf gen Dieses Verschieben des gesamten Arbeitsbereichs ist f r die anderen Mitgl e der nicht sichtbar im Gegensatz zum Verschieben von Objekten innerhalb des Arbeitsbe reichs Wenn Sie den neuen Arbeitsbereich in einen bereits existierenden Arbeitsbereich ver schieben wird er Teil dieses Arbeitsbereichs und die Mitglieder des bergeordneten Arbeits bereichs seine Mitgliedergruppe werden Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs siehe auch 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen auf S 88 Wenn Sie zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden und noch kein registrierter Benutzer sind erhalten Sie eine Einladungsnachricht zusammen mit der Aufforderung sich zu regis tr eren Nach der Registrierung erscheint der Arbeitsbereich zu dem S e eingeladen worden sind in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder BSCW bietet keine spezielle Funktion an um eine Einladung zu einem Arbeitsbereich abzu lehnen S e
124. Monatskalender ein oder ausblenden Im Navigator Widget wird der Inhalt des Ausgangsordners als ausklappbare Ordnerhierarchie angezeigt in der Sie durch Ein und Ausklappen von Unterordner navigieren k nnen Die An zeige kann falls erforderlich mit rechts und unten angebrachten Scroll Balken bewegt wer den Sowohl in den Listendarstellungen als auch in der Ordnerhierarchie des Navigator Wi dgets ffnet ein Klicken auf einen gezeigten Eintrag die entsprechende Seite in einem neuen Tab des Web Browsers hier wird dann beispielsweise ein BSCW Ordner ein Dokument oder ein Termin angezeigt Bei Ereignissen w rd das betroffene Objekt angezeigt Bei der Anzeige von BSCW Inhalten im Web Browser ist eine Anmeldung bei Ihrem BSCW Server ber den Web Browser erforderlich wenn Sie nicht schon angemeldet sind Hinweis f r Windows Beim Schlie en des Fensters wird ein Desktop Widget nicht beendet sondern l uft im Hintergrund weiter Durch Klicken auf sein Benachrichtigungssymbol in der Taskleiste unten rechts wird das Widget Fenster w ederhergestellt Durch Rechts Klick auf 122 Alternative Benutzerschnittstellen das Benachrichtigungssymbol erscheint das Kontextmen des Widgets mit dem es unabh n gig vom Zustand des Fensters beendet werden kann 7 1 2 3 Funktionalit t der Desktop Widgets Im folgenden wird kurz die Funktionalit t der Desktop Widgets sowie die Einstellungsm g lichkeiten die die einzelnen Widgets bieten beschrieben
125. Ordner verschoben Beachten Sie dass Sie nur einen Ordner ausw hlen k nnen in den die Objekte der Zwischenablage verschoben werden sollen Entfernen verschiebt die ausgew hlten Objekte in Ihren Papierkorb Zur cklegen legt die in Ihrem Papierkorb ausgew hlten Objekte in die Ordner zu r ck aus denen sie entfernt wurden sofern es diese Ordner noch gibt Archivieren packt die ausgew hlten Objekte in ein Zip Winzip oder Tar Archiv Archivieren ist besonders n tzlich wenn S e eine gro e Anzahl von Dokumenten aus BSCW herunterladen wollen Bewerten l sst Sie die ausgew hlten Dokumente oder die Objekte auf die die ausge w hlten URLs verweisen bewerten ins Adressbuch legt Verweise auf die in einer Mitgliederseite ausgew hlten Objekte in Ihr Adressbuch falls nicht schon dort vorhanden zur Gemeinschaft erzeugt eine Gemeinschaft die die in einer Mitgliederseite ausge w hlten Objekte als Mitglieder hat in Aktenkoffer legt Verweise auf die ausgew hlten Ordner in Ihren Aktenkoffer zum Abgleich mit Ihrem lokalen PC zur Startseite erzeugt Widgets auf Ihrer pers nlichen Startseite die sich auf die aus gew hlten Objekte beziehen Im Falle von Ordnern oder Diskussionsforen z B zeigen die Widgets den Inhalt der ausgew hlten Ordner oder Diskussionsforen an vCard Export speichert die in einer Mitgliederseite oder in Ihrem Adressbuch ausge w hlten Benutzerobjekte als eine vCard Date
126. Ordner wieder aus dem Aktenkoffer zu entfernen und damit vom Abgleich mit Ihrem lokalen Rechner auszuschlie en e ffnen Sie den Aktenkoffer z B mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Men und e w hlen Entfernen im Aktionsmen des betreffenden Ordners Dem BSCW Aktenkoffer entspricht auf Ihrem lokalen Computer ein lokaler Aktenkoffer Ord ner der nach einem erfolgreichen Abgleich dieselben Ordner und Dokumente enth lt w e Ihr BSCW Aktenkoffer Den Ort dieses lokalen Aktenkoffers und weitere Synchronisierungsein stellungen legen S e wie folgt fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men e Gehen Sie zur Abteilung Synchronisierung des Aktionsformulars e Geben Sie den ge nderten Ort f r den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers m entsprechenden Feld e n e Kreuzen Sie die Option Versionen eines Dokuments in Aktenkoffer bernehmen an um auch die Versionen eines versionierten BSCW Dokuments in Ihren lokalen Akten koffer zu bernehmen Die Versionen eines Dokuments DokName werden in einem Unterordner DokName versions des lokalen Aktenkoffers abgelegt Beachten Sie dass standardm ig nur bis zu drei neuere Versionen eines Dokuments bernommen wer den Wenn Sie mehr Versionen bernehmen wollen fragen Sie Ihren Systemadminis trator Wenn diese Option nicht aktiviert ist wird bei der Synchronisierung nur die aktuelle Version eines BSCW Dokuments unter Vers
127. Projekte Aufgaben vgl die entsprechenden Abschnitte f r Einzelheiten die m g licherweise von den allgemeinen Regeln wie sie hier dargestellt werden abweichen 4 1 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen Andere Benutzer einladen Sie erzeugen einen gemeinsamen Arbeitsbereich indem Sie andere Benutzer in einen Ihrer pers nlichen Ordner als Mitglieder einladen Sie k nnen so jeden privaten Ordner in einen ge meinsamen Arbeitsbereich umwandeln Sie gew hren den eingeladenen Mitgliedern Zugriffs rechte zu diesem Ordner und allen dar n enthaltenen Objekten e W hlen S e Datei Zugang Mitglied einladen in der oberen Men leiste des Ordners um das Formular Mitglied einladen anzuzeigen Die Aktion finden Sie auch im Aktions men eines privaten Ordners als Zugang Mitglied einladen e W hlen Sie Personen aus die Sie einladen wollen und bertragen Sie sie mit ins Feld Ausgew hlte Benutzer Zur Auswahl stehen Ihnen einige M glichkeiten zur Verf gung die Sie auch kombinieren k nnen e Benutzernamen oder E Mail Adresse direkt eingeben Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 81 82 e Kontakte oder Kontaktlisten aus Ihrem Adressbuch ausw hlen Es werden nur solche Kontakte zur Auswahl angeboten die einem Benutzer oder einer vorl ufigen E Mail Adresse zugeordnet sind oder die mit einer E Mail Adresse ausgestattet s nd die zur Selbstregistrierung an Ihrem BSCW Server zu gelassen ist Ebenso werden n
128. Server als Benutzer registrieren k nnen o Um auf gemeinsame Arbeitsbereiche zugreifen zu k nnen und daraus Dokumente auf Ihrem lokalen Rechner zu speichern brauchen S e einen Web Browser der forms und basic authentication unterst tzt Alle g ngigen Browser tun das z B die aktuel len Versionen von Microsoft Internet Explorer Mozilla F refox und Safar von Apple berblick 1 o Der bliche Weg Dokumente von Ihrem lokalen Rechner in einem BSCW Arbeitsbe reich abzulegen benutzt die Dater bertragungsfunktion die alle g ngigen Browser bieten Sollte es Probleme geben ben tigen Sie eines der BSCW Hilfsprogramme zum Hochladen von Dokumenten siehe 13 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 248 1 3 Weitere Informationen ber BSCW Besuchen Sie die BSCW Homepage unter http www bscw de Hier finden Sie u a weitere Informationen zur neuesten BSCW Version zu Einsatzgebieten und Lizensierungsfragen eine Liste mit Referenzinstallationen und projekten sowie unter der Rubrik Support eine Reihe h ufig gestellter Fragen zum BSCW mit unseren Antworten Ebenso erfahren Sie dort wie Sie BSCW auf einem Demo Server ausprobieren k nnen 1 4 BSCW im kurzen berblick Der folgende berblick soll Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln Manche der Objekte und Aktionen die hier beschrieben werden stehen Ihnen m glicherweise nicht in allen Ihren Arbeitsbereichen zur Verf gung oder s nd generell ausgeblen
129. Sie in der Mehrfachwahl Symbolleiste oder e w hlen Sie Zugang Entfernen im Aktionsmen wenn Sie ein einzelnes Mitglied aus diesem Arbeitsbereich entfernen wollen Entfernte Mitglieder werden auch aus allen anderen Arbeitsbereichen entfernt auf die sie nur Zugriff hatten weil sie zu diesem Arbeitsbereich geh rt haben Alle anderen Arbeitsbereiche Ihr Adressbuch und die Adressb cher aller anderen registrierten Mitglieder werden durch diese Aktion nicht beeinflusst Sie laden ein vorl ufiges Mitglied kenntlich am Eintrag als E Mail Adresse mit einer wei teren Einladung erneut ein indem Sie e im Aktionsmen des Mitgliedseintrags auf Zugang Neu einladen klicken Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs k nnen Sie auch zus tzliche Mitglieder zu die sem Arbeitsbereich einladen e W hlen Sie Datei Zugang Mitglied einladen im oberen Men um das Formular Mit glied einladen anzuzeigen Mit ihm k nnen Sie weitere Mitglieder bestimmen denen Zugriff auf diesen Arbeitsbereich gew hrt werden soll e Fahren Sie fort wie in 4 1 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen auf S 81 be schrieben Wenn Sie als normales Mitglied weitere Mitglieder einladen werden Ihnen 86 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen als Rollen nur Mitglied und Eingeschr nktes Mitglied angeboten Nur als Manager k nnen Sie neue Mitglieder in der Rolle Manager einladen 4 1 3 2 Mitgliedergruppen Mitgliedergruppen sind ein n
130. Sie als Benutzer registriert sind 14 Erste Schritte In einem solchen Fall haben Sie zwei M glichkeiten Sie k nnen sich unter einem neuen Benutzernamen registrieren den Sie f r diese Ihre E Mail Adresse verwenden wollen das ist nat rlich auch ohne Einladung durch andere Benutzer m glich Sie k nnen aber auch Ihre verschiedenen E Mail Adressen unter einem Benutzerkonto zusammenfassen Dann kennt Ihr BSCW Server Ihre verschiedenen E Mail Adressen und bei einer Einladung ber eine Ihrer E Mail Adressen wird immer Ihr Benutzernamen zugeordnet Wenn Sie also eine Nachricht an eine Ihrer weiteren E Mail Adressen erhalten die Sie zur Registrierung an Ihrem BSCW Server auffordert wiederholen Sie bitte die Registrierungspro zedur Wenn S e d e neue E Mail Adresse unter Ihrem alten Benutzernamen als zus tzliche Adresse registrieren wollen geben Sie dabei genau den Benutzernamen an unter dem Sie bereits registriert sind sowie Ihr aktuelles Passwort BSCW schickt Ihnen daraufhin eine E Mail Nachricht mit der nur einmal benutzbaren URL eines Formulars an die neue Adresse In diesem Formular k nnen Sie durch Eingabe Ihres Passworts best tigen dass Sie eine E Mail Zweitadresse f r Ihren Benutzernamen registrieren wollen Sie k nnen aber auch ohne eine Einladung erhalten zu haben schon vorsorglich weitere E Mail Adressen unter Ihrem Benutzernamen registrieren e W hlen Sie Optionen Profil ndern und geben Sie unter Pers nliche
131. Sie auf Versionen l schen Bitte beachten Sie dass ge l schte Versionen nicht wiederhergestellt werden k nnen Wenn Sie alle Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle l schen heben Sie damit die Versionskontrolle auf d h das Dokument wird wieder ein normales Dokument 8 3 6 Automatische Versionierung Als Eigent mer k nnen S e Versionskontrolle f r ganze Ordner und deren Unterordner fest legen mit der Folge dass alle Dokumente die neu erzeugt werden und alle existierenden Do kumente die bearbeitet oder ersetzt werden automatisch unter Versionskontrolle gestellt wer den e W hlen Sie Datei ndern Eigenschaften im oberen Men des Ordners den Sie unter Versionskontrolle stellen wollen e Die Abteilung Auto Versionierung des Aktionsformulars die auch bei der Erzeu gung eines Ordners angeboten wird bietet Ihnen vier Einstellungen an e Die Einstellung die von einem bergeordneten Ordner bernommen wird oder die BSCW Voreinstellung wenn kein bergeordneter Ordner keine von der Vor einstellung abweichende Einstellung hat Die BSCW Voreinstellung s eht normalerweise keine automatische Versionierung vor aber kann nat rlich be Ihrem BSCW Server davon abweichen im Zweifel fragen Sie Ihren BSCW Administrator Die brigen M glichkeiten s nd explizite Einstellungen f r den aktuellen Ordner e Automatische Versionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen e Automatische Versionskon
132. Sie in 3 5 1 Anonymen Zugriff erlauben auf S 55 8 5 2 Verzeichnispfad URLs BSCW kann Pfadnamen wie sie im Feld Ihre Position einer Ordneransicht angezeigt wer den in die entsprechenden BSCW nternen Adressen konvertieren Dies erm glicht es Ihnen dieses gebr uchliche Format relativer Pfadadressen zu benutzen um Verweise auf Objekte in einem Arbeitsbereich von BSCW zu definieren insbesondere von anderen Objekten n die sem Arbeitsbereich aus Nehmen wir z B ein Dokument Artikel html das ein Bild Bild gif enth lt und auf ein zweites Dokument Dokument2 html verweist Der Text von Artikel html k nnte dann die folgenden Angaben enthalten lt IMG SRC Bild gif gt lt A HREF Dokument html gt Dokument 2 lt A gt Dokument und Inhaltsmanagement 149 Wenn sich die drei Dateien Artikel html Bild gif und Dokument2 html In einem Ordner befinden wird BSCW die Verweise korrekt konvertieren und die angeforderten Dateien an zeigen Dateien in Unterordnern in Ordnern weiter oben im Ordnerbaum oder in einem anderen Zweig des Ordnerbaums k nnen auf die gleiche Art adressiert werden wobei die bliche UNIX Notation benutzt wird Wenn sich z B die Bilddatei Bild gif m Unterordner Bilder befindet und das zweite Dokument in einem Ordner Dokumente des Unterordners weitere wird BSCW die folgenden Verweise korrekt konvertieren lt IMG SRC Bilder Bild gif gt lt A HREF weitere Dokumente Dokument2 html gt Dokument
133. Sie zur Unterabteilung Datei Behandlung der Abteilung Allgemeines des Akt ionsformulars e Unter Externe Editorprogramme w hlen Sie die Dokumenttypen aus die Sie mit loka len f r BSCW externen Editoren ber den Zope Client direkt auf Ihrem BSCW Ser ver bearbeiten wollen z B MS Office oder OpenOffice Dateien Wenn Sie hier etwa reine Textdatei ankreuzen werden Textdateien nicht mit dem in BSCW integrierten einfachen Text Editor bearbeitet sondern ber den Zope Client mit Ihrem lokalen Text Editor e Best tigen Sie mit OK Direktes Editieren ber die Hilfsanwendung Das direkte Editieren von BSCW Dokumenten ber den Zope Client geschieht wie folgt e W hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen eines Dokuments f r dessen Typ ein externer Editor konfiguriert wurde e Ihr Browser wird Sie nun fragen was mit der Arbeitskopie des Dokuments geschehen soll ffnen Speichern oder Abbrechen Best tigen Sie das ffnen mit Zope External Editor Bei manchen Browsern k nnen Sie diesen Dialog f r die Zukunft unter dr cken indem Sie eine entsprechende Option an oder abw hlen e Danach wird der dem Dokumenttyp entsprechende Editor automatisch mit dem aktu ellen Dokument gestartet das Dokument selbst wird in BSCW gesperrt e Nach der Bearbeitung speichern S e das Dokument mit der Operation Speichern des Editors und schlie en den Editor Danach werden Sie vom Zope Client aufgefordert den Abschl
134. Stattdessen k nnen Mitgliedergruppen f r eine Einladung allgemein verf gbar gemacht und bei der Einladung ber eine globale Suche gefunden werden 5 2 2 Adressbucheintr ge ndern Mit Ausnahme der origin ren Kontakte Symbol k nnen Sie die Kontakte Ihres Adress buchs jederzeit ndern indem e Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen eines Kontakts w hlen Bei der Bearbeitung eines Benutzerkontakts also eines Kontakts der einem Benutzer zuge ordnet ist gibt es die folgenden Besonderheiten e Unter den Feldern des Aktionsformulars Kontakt ndern werden bei Abweichungen diejenigen Angaben in gr n angezeigt die der Benutzer selbst in seinem pers nlichen Profil f r das entsprechende Feld gemacht hat Sein Benutzername wird n Klammern hinzugef gt e W hlen Sie die Schaltfl che Abgleichen mit Original um f r ein oder mehrere Fel der die Werte des zugeordneten Benutzers zu bernehmen e W hlen Sie Bearbeiten um mit der gewohnten Bearbeitung des Kontakts fortzu fahren e Wenn Sie aus dem Benutzerkontakt einen or gin ren Kontakt machen wollen um die Benutzerdaten jederzeit aktuell in dem Kontakt verf gbar zu haben w hlen S e Erset zen durch Original Hinweis Auch wenn Sie Benutzerdaten mit Abgleichen mit Original wie oben beschrieben in einen Kontakt bernommen haben werden diese Felder nicht automatisch bei Anderungen durch den Benutzer selbst abgeglichen wie bei or gin ren Konta
135. Stunden zur ckliegt oder dem Eintrag kein Benutzer zugeordnet werden kann Neben Ihrem Adressbuch k nnen Sie sich im Adressbuch Wi dget auch die Kontakte einer beliebigen Kontaktliste anzeigen lassen Einstellungen e Kontext Adressbuch oder Kontaktliste deren Kontakte angezeigt werden sollen Mit E w hlen Sie eine Kontaktliste aus mit kehren Sie wieder zu Ihrem pers nlichen Adressbuch zur ck e Anzahl der Eintr ge Maximale Anzahl der Eintr ge auf einer Seite des Widgets e Filter Ausblenden von Kontakten deren zugeordneter Benutzer nicht in der gew hl ten Zeitspanne an Ihrem BSCW Server aktiv war Bei Anwendung eines solchen Fil ters werden Kontaktlisten Ihres Adressbuchs nicht angezeigt e Aktualisierungsrate Zeitspanne nach der die Anzeige des Inhalts automatisch aktuali siert wird e Sortieren Kriterium f r die Sortierung der Adressbucheintr ge Ihre Voreinstellung sortiert die Eintr ge so wie Sie zur Zeit in Ihrem Adressbuch bzw in der ausgew hl ten Kontaktliste sortiert sind Alternative Benutzerschnittstellen 123 Termine Das Termine Widget zeigt die anstehenden Termine aus Ihrem pers nlichen Kalender als Lis te an Als Tooltip werden Ihnen die wesentlichen Daten eines Termins angezeigt ber die Einstellungen k nnen Sie den Zeitraum f r den die Termine angezeigt werden sollen ver ndern und die Termine sortieren und nach Status filtern Auch k nnen Sie statt Ihres per s nlichen K
136. Symbolleiste angezeigt Durch Klicken auf diese An zeige des gerade g ltigen Filters k nnen Sie ebenfalls eine neue Filtereinstellung w h len W hlen S e Kein Filter um alle Objekte und Dokumente n der Ordner bersicht sichtbar zu machen Bei einigen Container Objekten gibt es zus tzliche Optionen m Ansicht Men z B k nnen S e s ch den Inhalt von Notizen n Diskussionsforen anzeigen lassen oder S e k nnen zwi schen vielen verschiedenen Optionen zur Darstellung von Kalendern ausw hlen S e k nnen mehrere Ansichtsoptionen auf einmal ndern indem Sie Ansicht Anpassen aus w hlen Das Aktionsformular hat zwei Abschnitte im Abschnitt Allgemeines k nnen Sie die verf gbaren Optionen wie Ausklappbar Kompakt oder Beschreibungen aktivieren oder deaktivieren w hrend Sie im Abschnitt Spalten die Spalten festlegen k nnen die in der Ordneransicht angezeigt werden sollen G ltigkeitsbereich von Ansichtseinstellungen S e k nnen sich aussuchen ob die Ansichtseinstellungen f r jeden einzelnen Ordner und jedes einzelne Container Objekt individuell gesetzt und gespeichert werden sollen oder ob die Ansi chtseinstellungen f r einen Ordner oder ein Container Objekt auch f r alle anderen Ob jekte gleichen oder hnlichen Typs gelten sollen Diese Option legen S e n Ihren pers nli chen Einstellungen fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste gehen Sie zum Abschnitt Darste
137. Teilnehmer bearbeiten kli cken Nachdem die Terminabstimmung erzeugt worden ist werden alle Teilnehmer per E Mail ein geladen ber die vorgeschlagenen Termine abzustimmen In der Einladungsnachricht erhal ten s e eine personalisierte URL die es hnen erlaubt auf die Terminabstimmung zuzugreifen auch wenn sie nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt oder berhaupt keine registrierten Benutzer des BSCW Servers sind Sie als Organisator k nnen die meisten Details der Terminabstimmung ndern Nachdem die erste Stimmabgabe erfolgt ist k nnen Sie allerdings die Termine und das Abstimmungssche ma Ja Nein oder Ja Nein Vielleicht nicht mehr ndern dazu m ssten Sie die Terminab stimmung zur cksetzen e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Terminabstimmung und ndern Sie Name Beschreibung Ende der Abstimmung Einzelheiten der Teilnahme und Benachrichtigung sowie die Teilnehmer Geben Sie wahlweise Kommentare an die den Benachrichtigungen der Teilnehmer beigef gt werden Kalender Umfragen und Abstimmungen 187 e Klicken Sie auf OK damit die nderungen in Kraft treten Alle Teilnehmer werden ber die Anderungen benachrichtigt neue Teilnehmer werden eingeladen und Teil nehmer die Sie ausgeladen haben werden davon informiert Wenn ein Teilnehmer neue Teilnehmer vorschl gt und dies von Ihnen best tigt werden muss erhalten Sie eine E Mail Nachricht die
138. Terminvorschl ge ab indem Sie die Ihrer 188 Kalender Umfragen und Abstimmungen Meinung entsprechenden Felder f r die einzelnen Vorschl ge anklicken und schlie lich auf Abstimmen klicken Wenn S e bereits abgestimmt haben und Ihre Meinung ndern wollen klicken Sie auf das Symbol neben Ihrem Namen e Die Kommentare zu einem Termin sowie den Grad der Zustimmung die er bisher er fahren hat werden als Tooltip des Informationssymbols i eines Termins angezeigt e Die Zeile Aktueller Stand zeigt den aggregierten Stand der vorgeschlagenen Termi ne o Gr n Alle Teilnehmer haben zugestimmt o Orange Kein Teilnehmer hat abgelehnt mindestens ein Teilnehmer hat mit Viel leicht abgestimmt o Rot Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt Ihre Stimme wirkt sich unmittelbar auf den aktuellen Stand eines Termins aus wenn S e z B mit Nein stimmen wird der aktuelle Stand auf rot gesetzt e Sie k nnen auch andere Teilnehmer vorschlagen wenn der Organisator diese M g lichkeit vorgesehen hat siehe n chsten Abschnitt e Klicken Sie auf Zur ck um wieder zur Ordner bersicht zu gelangen Sie k nnen Ihre Meinung ndern oder sich die anderen Ergebnisse der Abstimmung ansehen indem S e denselben Verweis n der Einladungsnachricht anklicken S e sollten also diese Nachricht nicht l schen Zugriff auf die Terminabstimmung ist m glich solange die Abst m mung nicht zu Ende ist oder der Organisato
139. Unter Direkte Benachrichtigung klappen Sie wenn noch nicht geschehen die ver schiedenen Aktionen auf ber die benachrichtigt werden soll Hier k nnen Sie dann einzelne Aktionen ausw hlen oder auch s mtliche Aktionen aus oder abw hlen Da bei wird der Auftraggeber nat rlich ber Aktionen des Auftragnehmers benachrichtigt und umgekehrt Workflow Management e Bei Erinnerungen k nnen Sie sich selbst Auftragnehmer Auftraggeber und allen Mit gliedern an das Herannahen des F lligkeitstermins erinnern lassen W hlen Sie den Adressaten der Erinnerung aus und klicken Sie auf Hinzuf gen In der nun erschei nenden Zeile w hlen S e aus w e lange vor Eintritt der F lligkeit d e Erinnerung ver schickt werden soll Mit Pers nliche Nachricht hinzuf gen k nnen S e der ansonsten automatisch erstellten Erinnerungsnachricht eine eigene Anmerkung hinzuf gen Durch wiederholtes Klicken auf Hinzuf gen k nnen Sie Erinnerungen zu verschie denen Zeitpunkten an die Beteiligten verschicken lassen Durch Klicken auf k n nen Sie bereits erstellte Erinnerungen auch wieder l schen Attribute In dieser Abteilung k nnen Sie bestimmte Aufgabenattribute Kunde Kontakt Standort URL setzen Die Aufgabenattribute sind f r Ihren BSCW Server konfiguriert und k nnen von Ihrem BSCW Administrator ge ndert werden 12 1 2 4 Aufgaben ndern Bevor die Aufgabe gestartet st k nnen S e alle Angaben zur Aufgabe ndern indem e Sie
140. Ver s on jedoch nur das BSCW Desktop Programm Vom Gebrauch lterer Programme wird ab geraten Import Export 249 13 5 3 1 Installation von BSCW Desktop Die folgenden Anforderungen m ssen f r eine Installation von BSCW Desktop erf llt sein o Java BSCW Desktop basiert auf Java Technologie es wird die Java Laufzeitumge bung Java Runtime Environment JRE der Java Standard Edition JSE ab Version 1 5 ben tigt Wir empfehlen den Einsatz von Java SE Version 7 verf gbar unter http www oracle com technetwork java o Java Web Start Die Software Verteilung Installation und Aktualisierung von BSCW Desktop und seinen Komponenten erfolgt mittels Java Web Start Java Web Start wird automatisch mit der Java Laufzeitumgebung installiert F r weitere Hinweise zur Java Web Start Technologie s ehe http www oracle com technetwork java javase javawebstart o Java Sicherheitsrichtlinien Die integrierten Verschl sselungsfunktionen des BSCW Desktop Programms bas eren auf der Java Cryptography Extension JCE In einer Standard Java Installation sind die Verschl sselungsm glichkeiten blicherweise auf eine bestimmte Schl ssell nge beschr nkt Sie werden feststellen ob S e von diesen Einschr nkungen betroffen sind wenn Sie die Verschl sselungsfunktionen von BSCW Desktop zum ersten Mal verwenden Wenn Sie dabei eine entsprechende Mel dung erhalten m ssen Sie die Java Sicherheitsrichtlinien f r eine unbeschr nkte Schl ssel
141. Von Unteraufgaben ben tigte Daten H er k nnen S e Eingabedatenfeldern von Unter aufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Eingabefeld der aktuellen Hauptaufgabe Wenn die Hauptaufgabe gestartet wird w rd das betreffende Datenfeld freigegeben und steht dann als Eingabe der Unteraufgabe zur Verf gung Der Wert des Datenfelds bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht dann den Auftragnehmern der Unteraufgabe zur Verf gung Normalerweise wird man bei der Verkn pfung der Datenfelder von Haupt und Unter aufgaben von oben nach unten vorgehen also erst alle Eingaben der Hauptaufgabe spezifizieren und sie dann wenn ben tigt als Eingabedaten von Unteraufgaben dekla rieren Hier hat man die M glichkeit von unten nach oben vorzugehen und Eingaben 234 Workflow Management von Unteraufgaben die nicht von anderen Unteraufgaben geliefert werden nachtr g lich als Eingaben der Hauptaufgabe zu erkl ren Ausgabedaten e Bedingungen f r die Erledigung der Aufgabe Hier k nnen festlegen dass die aktuelle Hauptaufgabe nur erledigt werden darf wenn bestimmte Unteraufgaben erledigt worden s nd W hlen S e eine oder mehrere Bedingungen durch Klicken aus lt Ausgabedaten von Unteraufgabe freigegeben gt bedeutet dass d e Unteraufgabe durchgef hrt wurde sich also in einem Zustand befindet in dem die Ausgabedaten nicht ge ndert werden k nnen z B erl
142. Windows Desktop In diesem Fall erm glicht Ihnen BSCW Desktop einen Ordner f r die Dater bertragung auf einem BSCW Server aus zuw hlen ohne sich zuvor im BSCW System anmelden zu m ssen Nachdem Sie BSCW Desktop gestartet haben sehen Sie in der Online Hilfe von BSCW Desktop f r weitere Hinweise zur Benutzung des Programms nach insbesondere was das Verschl sselungsverfahren angeht 13 5 3 3 Deinstallation von BSCW Desktop Falls Sie das BSCW Desktop Programm deinstallieren wollen z B um eine neuere Version zu installieren benutzen Sie zu diesem Zweck Java Web Start ffnen Sie dazu die Anzeige der installierten Anwendungen in Java Web Start w hlen Sie die Anwendung BSCW Desk top aus und l schen Sie diese Dieser Vorgang ist je nach Version von Java Web Start und verwendetem Betriebssystem unterschiedlich Unter Windows k nnen Sie etwa die Java Ein stellungen aus der Systemsteuerung ffnen und sich dann unter Tempor re Internet Dateien die installierten Anwendungen anzeigen lassen Beachten Sie dass die BSCW Desktop Anwendung pers nliche Einstellungen pro Benutzer speichert Diese Daten werden bei der Deinstallation ber Java Web Start nicht entfernt Sie k nnen diese Einstellungen ggf manuell l schen die Dateien befinden sich im Benutzerver zeichnis unter Windows etwa in C Dokumente und Einstellungen Anwender BSCWDesk top Bitte denken Sie daran anschlie end im BSCW System die Option BSCW Des
143. Zugriff auf den Gemein Grundbegriffe und funktionen 41 42 VETE ji Ereignisse best tigen signalisiert BSCW dass Sie von k rzlich stattgefundenen Ak tionen Notiz genommen haben An den markierten Objekten werden nun die Ereignis symbole entfernt Hinweis Wenn Ereignisse best tigen auf einen Ordner angewandt wird gilt die Ak tion auch rekursiv f r alle Unterordner Wenn f r Ereignisse best tigen keine Objek te ausgew hlt sind wirkt die Aktion auf alle Objekte eines Ordners ist also identisch mit der Aktion Datei Ereignisse best tigen im oberen Men E Mail versenden verschickt die markierten Objekte per E Mail wobei Objekte mit ihren Unterobjekten als Anh nge beigef gt oder Verweise auf die Objekte versandt werden Objekte k nnen auch per Fax verschickt werden Die Aktion f hrt S e zu einem Formular in dem Sie zwischen E Mail und Faxversand w hlen und die ent sprechenden Adressen und Nummern eingeben k nnen In beiden F llen k nnen Sie sowohl Daten aus Ihrem Adressbuch nutzen als auch neue Kontaktdaten direkt einge ben Ausschneiden verschiebt die ausgew hlten Objekte in Ihre Zwischenablage Kopieren legt Kopien der ausgew hlten Objekte in Ihre Zwischenablage Einf gen verschiebt die Objekte der aktuellen Auswahl in Ihrer Zwischenablage in den ausgew hlten Ordner Wenn nichts ausgew hlt ist wird die aktuelle Auswahl aus Ihrer Zwischenablage in den aktuellen
144. a bscw category Die Tags und die Kategorie die dem aktuellen Objekt zugewiesen wurden auch andere Metadaten sind auf diesem Wege verf gbar 8 6 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen S e k nnen eine ausgewertete Kopie Ihres Websiteordners erzeugen d h eine Kopie n der die BSCW und Textelemente ausgewertet und ersetzt sind und in der alle Inhaltsseiten in die Layoutseite eingebettet sind Eine solche Kopie wird statische Kopie genannt weil alle Ele mente die das Erscheinungsbild des Websiteordners bestimmen ein f r allemal ausgewertet worden s nd Statische Kopien werden in Ihrer Zwischenablage erzeugt und k nnen von da aus in einen normalen Ordner eingef gt auf einen externen Web Server exportiert oder per E Mail verschickt werden Sie erzeugen eine statische Kopie wie folgt e W hlen S e Statische Kopie im Aktionsmen des Websiteordners Dokument und Inhaltsmanagement 163 e Im Aktionsformular Statische Kopie k nnen Sie w hlen ob alle Objekte des Web s teordners kopiert werden oder nur die HTML Dokumente und Unter Websiteordner mit deren HTML Dokumenten e Klicken Sie auf OK um den Kopiervorgang zu starten Wenn es in den Seiten des Websiteordners BSCW Elemente gibt die nicht in einen statischen Kontext ber tragen werden k nnen werden S e dar ber n einem zus tzlichen Formular unterrich tet Eine statische Kopie eines Websiteordners sieht nicht genauso aus wie
145. ab Eingehendere Erl uterungen finden Sie in 12 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen auf S 232 Bei Datenfeldern vom Typ Dokument erscheinen zwei Schaltfl chen hinter dem Wert mit k nnen Sie Ihre Ordnerhierarchie durchsuchen und eines Ihrer Dokumente in BSCW als Wert ausw hlen mit l k nnen Sie die Auswahl r ckg ngig machen und den Wert wieder l schen Wenn Sie ein Dokument als Wert f r das Datenfeld vorge sehen haben das erst in BSCW hochgeladen werden muss tragen Sie den Wert f r das Dokumentfeld sp ter ein Wenn S e den Wert f r ein Ein oder Ausgabedokument einer Aufgabe eintragen w rd der Aufgabe ein Verweis auf das Dokument hinzugef gt und in der Aufgabenans cht im Abschnitt Inhalt angezeigt Sobald die Aufgabe gestartet wird werden Eingabe dokumente unter Versionskontrolle gestellt damit die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt Gleiches gilt f r Ausgabedokumente dort erfolgt die automatische Versionie rung wenn die Aufgabe erstmalig erledigt wird und das Ausgabedokument damit durch die Auftragnehmer freigegeben wird Benachrichtigung ber Aufgabenereignisse benachrichtigen In dieser Abteilung k nnen Sie angeben wie Auftraggeber und Auftraggeber ber wechsel seitige Aktionen benachrichtigt werden sollen und wann Sie selbst und die anderen Beteilig ten ber das Herannahen des F lligkeitstermins erinnert werden wollen Benachrichtigungen und Erinnerungen werden per E Mail verschickt 218
146. aftsrolle zugreifen nicht zu verwechseln mit der Rolle die Gemeinschaftsmitglieder in Bezug auf die Gemeinschaft selbst innehaben dies ist die Rolle Mitglied die f r Gemeinschaften mit minimalen Rechten festgesetzt wird Die Manager des Gemeinschaftsarbeitsbereichs sind auch die Manager der Gemeinschaft Beachten Sie dass der Zugriff auf einen Arbeitsbereich ber eine Gemeinschaft mit vielen Mitgliedern n einer einzigen Rolle bez glich der Performanz dem Zugriff auf denselben Arbeitsbereich durch dieselbe Anzahl von Mitgliedern in jeweils verschiedenen Rollen mit Je weils verschiedenen Zugriffsrechten deutlich berlegen ist Gemeinschaften k nnen in vielen Zusammenh ngen als ein einziger Benutzer behandelt werden was den Aufwand f r die Be rechnung der Zugriffsrechte entscheidend verringert Gemeinschaften unterscheiden sich hinsichtlich hrer Aufnahmeregelung und Sichtbarkeit f r andere Benutzer Gemeinschaften 199 o Offene Gemeinschaften s nd f r alle registrierten Benutzern Ihres BSCW Servers sichtbar und Benutzer k nnen von sich aus Mitglieder werden indem sie der Gemein schaft beitreten o Geschlossene Gemeinschaften sind f r alle registrierten Benutzern Ihres BSCW Ser vers sichtbar aber die Benutzer k nnen nicht von sich aus Mitglieder werden sondern m ssen die Gemeinschaftsmanager um Aufnahme bitten o Verborgene Gemeinschaften sind f r die Benutzer Ihres BSCW Servers nicht sichtbar Mitglied einer verb
147. agement 169 Parameter f r Auswertung Vorlage dtm Vorlage in die die NENNE UM Iv amp vorlagen Layout dtm aktuellen Vorlage eingesetzt werden Dokument das aus der aktuellen Vorlage erzeugt ME nhaltxm werden soll geben Sie den Pfadnamen ein w m Abbildung 20 Eingabe von Evaluierungsparametern Um alle Instanzen in einem DokSet einem Unterordner oder einer Vorlage anzeigen zu las sen benutzen Sie den Men eintrag Datei Instanzen anzeigen bzw Instanzen anzeigen Eine von einem bergeordneten Ordner geerbte Instanz erscheint in der Liste kursiv Instanzen anzeigen Vorlage dtm Instanzen document Inhalt xmi template amp vortagen Layout dtm bid verz amp rel bilde voragen morgen Abbildung 21 Anzeige von Instanzen Der Evaluierungsprozess kann f r das ganze DokSet einzelne Ordner eine Menge von aus gew hlten Vorlagen oder auch einzelne Vorlagen durch die Aktionen Datei Auswerten Bear beiten Auswerten bzw Auswerten gestartet werden Bereits in fr heren Auswertungen er zeugte Dokumente werden dabei ersetzt Zur Sicherung eines DokSets k nnen Sie mit dem Men eintrag Datei Instanzen exportieren alle Instanzen sichern Dies liefert eine Datei die Sie auf Ihrem lokalen Rechner speichern k nnen Sie hat die folgende Syntax wobei Objektpfad den Pfadnamen des Objekts Ordner Vorlage dessen Instanzen gespeichert werden innerhalb des DokSets bezeichnet
148. agen Klicken Sie auf Neue Auswahl um die neue Liste von Dokumenten angezeigt zu bekommen e Wenn auf Ihrem BSCW Server ein Indexdienst installiert ist der die Dokumente auf dem Server f r eine schnellere inhaltsbasierte Suche aufbereitet siehe 3 7 3 Suche nach Dokumenten in BSCW auf S 67 k nnen S e die Menge der Dokumente die im Aktionsformular angezeigt wird weiter einengen indem Sie eine Suchabfrage ein geben der die Dokumente gen gen m ssen e Um die Ereignisse der aktuellen Dokumentauswahl n grafischer Form darzustellen klicken Sie auf die obere der beiden Schaltfl chen Ereigniskarte Um eine Ereignis karte zu erhalten die alle Dokumente des aktuellen Ordners umfasst klicken Sie auf die untere Schaltfl che Ereigniskarte Eine Dokument Ereigniskarte wird n einem neuen Tab oder einem neuen Fenster Ihres Browser dargestellt Der gr ere Teil der Darstellung wird von der eigentlichen Ereigniskarte eingenommen einem Graphen mit Knoten die Dokumente und Benutzer darstellen und mit Kanten in verschiedenen Farben die Ereignisse darstellen Sie k nnen die Darstellung der Ereigniskarte wie folgt steuern e Klicken auf einen Knoten schiebt diesen Knoten ins Zentrum der Darstellung wo durch man die Einzelheiten in der Umgebung des Knotens besser erkennen kann e Ziehen eines Knotens oder einer Kante d h Bewegen bei gedr ckter Maustaste ver ndert ebenfalls die Darstellung der Ereigniskarte Die l
149. agen und Abstimmungen 179 e W hlen Sie Datei Neu Gruppenkalender im oberen Men eines Arbeitsbereichs um einen Gruppenkalender f r diesen Arbeitsbereich zu erzeugen Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Gruppenkalenders ein und klicken Sie auf OK um den neuen Gruppenkalender zu erzeugen e Aus naheliegenden Gr nden k nnen Sie nur einen Gruppenkalender pro Arbeitsbe reich erzeugen e Name Tags und Beschreibung eines Gruppenkalenders k nnen mit ndern Eigen schaften im Aktionsmen des Gruppenkalenders ge ndert werden Was m folgenden ber den Umgang mit Kalendern gesagt wird g lt sowohl f r pers nliche wie f r Gruppenkalender 10 1 1 Erstellen eines Termins In einen BSCW Kalender k nnen S e Termine eintragen um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art private Termine Gruppentreffen Telefonkonferenzen zu organisieren Zu einem Termin geh ren mindestens ein Datum und eine Bezeichnung Name Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status zugesagt abgesagt zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird Neben Namen Datum und eventuellen Teilnehmern k nnen S e auch noch zus tzliche Informationen ber den Termin wie z B eine Kategorie eine Beschreibung und einen Ort hinzuf gen e Um einen Termin zu erzeugen w hlen Sie in einem Kale
150. ail ber die Absenderadresse Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per E Mail f r diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde k nnen Nachrichten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden Andernfalls wird das Hochladen mit einer entsprechenden Fehlermeldung zur ckgewiesen Sie sollten Ihrem pers nlichen Pro fil weitere E Mail Adressen hinzuf gen wenn Sie E Mail Nachrichten von verschiedenen E Mail Adressen aus hochladen wollen siehe 2 1 4 Zus tzliche E Mail Adresse registrieren auf S 14 S e k nnen das Hochladen per E Mail f r einen Ordner jederzeit auch wieder sperren e W hlen Sie Zugang E Mail Freigabe im Aktionsmen eines Ordners den Sie frel gegeben haben aktivieren S e die Option gesperrt m Formular Hochladen per E Mail und best tigen Sie mit OK Achtung Seien S e bei der Freigabe Ihrer Ordner f r Hochladen per E Mail sehr vorsichtig Allein die Freigabe f r alle Benutzer Ihres BSCW Servers gibt dieses Recht m glicherweise Tausenden von Personen die Sie in der Regel nicht kennen Noch genauer sollten Sie er w gen ob eine allgemeine anonyme Freigabe n tig und s nnvoll st 252 Import Export 13 7 Aktenkoffer Der Aktenkoffer ist ein pers nlicher Ordner in BSCW hnlich der Zwischenablage Er dient zur Synchronisierung von BSCW Dokumenten mit den entsprechenden Dokumenten auf einem lokalen Computer Beim Abgl
151. ail versenden rufen Sie ein BSCW eigenes E Mail Formu lar auf Wenn S e auf Fe E Mail klicken ffnet sich falls vorhanden Ihr im Browser ein gestelltes E Mail Programm z B Outlook oder Thunderbird 3 7 6 Suche im Web Sie k nnen in BSCW Anfragen an die Google Suchmaschine richten BSCW zeigt das Ergeb nis der Anfrage d h die Liste der Treffer auf einer Ordner Seite mit URL Objekten an Stan dardm ig ist die Liste nach der Relevanz der Treffer wie sie von Google angeboten wird sortiert Sie k nnen die Liste umordnen indem Sie den entsprechenden Men punkt aus dem Men Ansicht Sortieren ausw hlen S e k nnen auch die G ltigkeit der gelieferten Ergebnisse berpr fen d h solche URLs herausfinden die auf nicht mehr existierende Seiten verweisen indem Sie alle Ergebnisse markieren und Bearbeiten berpr fen im oberen Men ausw hlen 3 8 Benutzeroberfl che anpassen Die Benutzerschnittstelle von BSCW kann sowohl in Hinsicht auf d e Darstellung als auch die Funktionalit t an die pers nlichen Bed rfnissen angepasst werden z B an spezielle Anfor derungen zur Bearbeitung der aktuellen Aufgabe Ihren pers nlichen Arbeitsstil oder Ihre Kenntnisse im Umgang mit BSCW BSCW passt sich automatisch den M glichkeiten des von Ihnen benutzten Browsers an in Bezug auf den Einsatz von JavaScript und Stylesheets und auf die bevorzugte Benutzer sprache Sie selbst passen BSCW an indem Sie Ihre pers nlichen Einstellunge
152. akt ein Alle Informationen k nnen jederzeit mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen eines Kontakts ge ndert werden Adressbuch und Kontakte 99 e Sie k nnen den Kontakt einer oder mehreren Kategorien zuordnen nach denen die Kontakte sortiert und auch gefiltert werden k nnen S e k nnen mit Optionen Kontakt liste im oberen Men einer Kontaktliste auch eigene Kontaktkategorien definieren e Statt Kontaktinformationen manuell einzugeben k nnen Sie auch Benutzer w hlen Diese Schaltfl che ffnet das Aktionsformular Neue Eintr ge Hier k nnen Sie Na men oder E Mail Adressen direkt eingeben aus dem Resultat einer BSCW Benutzer suche oder einer Suche im LDAP Verzeichnis ausw hlen und sie dann in das Feld Ausgew hlte Benutzer bertragen Indem S e auf OK klicken erzeugen S e neue Kontakte deren Details dem pers nlichen Profil der ausgew hlten Benutzer entspre chen Solche Kontakte hei en origin re Kontakte 5 1 2 Benutzerkontakte und origin re Kontakte Wenn f r einen Kontakt eine E Mail Adresse eingetragen ist die auch ein Benutzer hat wird der Kontakt diesem Benutzer zugeordnet Es handelt sich dann um einen Benutzerkontakt hnliches gilt auch f r sogenannte vorl ufige E Mail Adressen d h Adressen an die eine Einladung zur Selbstregistrierung herausgegangen ist Ein Kontakt mit einer solchen E Mail Adresse wird der betreffenden vorl ufigen E Mail Adresse zugeordnet In diesen F llen wird
153. alenders einen Gruppenkalender zur Anzeige der Termine im Widget ausw hlen Zur besseren Orientierung wird Ihnen ein Monatskalender angezeigt in dem das aktuelle Da tum unterstrichen und die Tage mit Terminen in orange eingef rbt sind Diesen Monatskalen der k nnen Sie mit ein oder ausklappen Wenn Sie durch Anklicken im Monatskalender ein Datum ausw hlen werden angezeigte Termine die an diesem Tag stattfinden grau hinter legt Einstellungen e Kontext Kalender dessen Termine angezeigt werden sollen Mit E w hlen Sie einen Gruppenkalender mit Z kehren Sie wieder zu Ihrem pers nlichen Kalender zur ck e Anzahl Eintr ge Maximale Anzahl der Eintr ge auf einer Seite des Widgets e Filter Ausblenden von Terminen nach Teilnahme und Status e Zeitraum Zeitraum f r den Termine angezeigt werden sollen e Sortieren Sortieren der Termine in zeitlich aufsteigender oder absteigender Reihen folge Aufgaben Das Aufgaben Widget zeigt Aufgaben aus Ihrer pers nlichen Aufgabenliste an und zwar mit Status und F lligkeitstermin falls vorhanden Der Tooltip einer Aufgabe zeigt die wesent lichen Angaben zu einer Aufgabe an Sie k nnen die Aufgaben nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren ferner nur Aufgaben anzeigen lassen deren F lligkeitstermin in einem bestimmten Zeitraum liegt Einstellungen e Filter Ausblenden von Terminen nach Status e Zeitraum Zeitraum in dem der F lligkeitstermin der angezeigten Aufgaben l
154. alle Mitglieder dieselben Programme zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden k nnen Durch eine Konversion wird das gegebene Dateiformat eines Dokuments in ein anderes Dateiformat umgewandelt das Sie oder Ihre Partner besser lesen und bearbei ten k nnen als das Ausgangsformat Das Originaldokument bleibt unver ndert Hinweis Genau wie Konvertierungsprogramme auf Ihrem lokalen Rechner k nnen auch die Konvertierungsroutinen in BSCW nicht alle Merkmale spezifischer Dateiformate ohne Ver luste in andere Formate bersetzen Soweit wie m glich werden Sie auf zu erwartende Ver n derungen oder Verluste be der Konvertierung hingewiesen S e k nnen e n konvertiertes Dokument zus tzlich noch kodieren normalerweise mit dem Ziel die Gr e des Dokuments zu verringern um so Speicherplatz und bertragungszeit zu sparen Wenn Sie Dokumente kodieren brauchen Sie auf Ihrem lokalen Rechner passende Dekodierungsprogramme um kodierte Dokumente wieder lesbar zu machen Stellen Sie sicher dass alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs entsprechende Programme auf ihren lokalen Rechnern installiert und ihre Web Browser so konfiguriert haben dass diese Programme ge startet werden wenn der Browser auf den MIME Typ eines kodierten Dokuments st t Um ein Dokument zu konvertieren gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Senden an Konverter aus dem Aktionsmen des entsprechenden Doku ments e Das Formular Konvertieren enth lt eine Liste m
155. als E Mail Adresse angezeigt Eine Mitgliedschaft ist vorl ufig wenn eine Person eingeladen wurde sich jedoch noch nicht am Server registriert hat Diese Person kann den gemeinsamen Arbeitsbereich nicht benutzen bevor sie die Registrierung durchgef hrt hat Eine Person deren Mit gliedschaft vorl ufig ist kann daran erinnert werden sich zu registrieren e Klicken Sie im Aktionsmen des Mitgliedseintrags auf Zugang Neu einladen um eine weitere Einladung an die E Mail Adresse abzuschicken o Personen die registrierte Benutzer von BSCW sind werden als o Benutzername Vollst ndiger Name Organisation oder o Benutzername lt E Mail Adresse gt 84 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen dargestellt Eintr ge der letzteren Form deuten darauf hin dass keine weiteren pers n lichen Informationen ber den Benutzer vorhanden sind e Klicken Sie auf den Benutzernamen um die Info Seite des Mitglieds anzuzeigen Diese beinhaltet einen Gro teil der Informationen die der Benutzer unter Optio nen Profil ndern eingegeben hat Unter Gemeinsame Ordner k nnen Sie sich alle Arbeitsbereiche anzeigen lassen die S e s ch zur Zeit mit dem Benutzer teilen Im Formularabschnitt Kontaktdaten werden auf der Info Seite die Informationen angezeigt die das Mitglied in seinem pers nlichen Profil in der Abteilung Kom munikation eingegeben hat Sie k nnen direkt Kontakt mit dem Mitglied aufnehmen indem Sie auf die an
156. an die das Lesen ndern und Erzeugen von Dokumenten des aktuellen Arbeitsbereichs betreffen Ereignisse exportieren liefert die Ereignisse des aktuellen Objekts als komma separierte Datei zur Weiterverarbeitung z B mit einem geeigneten Tabellenkalkulationspro gramm ndern Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die nderungen am aktuellen Objekt betreffen Verschiedene Objekttypen lassen verschieden Anderungen zu Eigenschaften l sst Sie s mtliche Eigenschaften des aktuellen Objekts ndern Dies umfasst alle Festlegungen die S e bei der Erzeugung des Objekts getroffen haben Da zu geh ren Name Beschreibung Tags Bewertung und Attribute bei Ordnern und Dokumenten f r die Eigent mer noch die Auto Versionierung Bearbeiten l sst Sie Text und HTML Dokumente z B Notizen direkt auf dem BSCW Server bearbeiten Unter bestimmten Umst nden k nnen auch Microsoft Of fice Dateien auf diese Weise bearbeitet werden Ersetzen l dt ein Dokument von Ihrem lokalen Computersystem n Ihren Arbeitsbe reich und setzt es an die Stelle des aktuellen Dokuments Das ersetzte Dokument wird berschrieben und ist nicht mehr verf gbar Versionskontrolle stellt e n Dokument unter Versionskontrolle Zus tzliche Angaben sind eine Beschreibung der Basisversion eine initiale Versionsnummer und der Zu stand Bei einem Dokument das unter Versionskontrolle steht werden im ndern Men noch weitere Aktionen wie Neue Version Versionen
157. an wo Sie Ihre Standardoptionen festlegen k nnen e In der Unterabteilung Akt ve Ereignisdienste k nnen Sie diejenigen Ereignisdienste ankreuzen die Sie verwenden wollen F r den t glichen Bericht k nnen Sie zus tzlich angeben ob S e auch ber eigene Ereignisse benachrichtigt werden wollen d h ber Ereignisse die Sie selbst verursacht haben Solche Ereignisse werden ber die anderen aufgef hrten Ereignisdienste prinzipiell nicht bermittelt e In der Unterabteilung Abonnierte Ereignistypen k nnen Sie f r jeden aktivierten Er eignisdienst diejenigen Ereignistypen ankreuzen ber die Sie der jeweilige Dienst be nachrichtigen soll Die Standardereignisoptionen gelten f r alle Objekte in Ihren Arbeitsbereichen es sei denn S e haben die Ereignisoptionen auf Objektebene ge ndert S e k nnen diese Standardoptionen jederzeit ndern z B um einen ganzen Ereignisdienst zu deaktivieren oder die Leseereignisse vom t glichen Bericht auszuschlie en W hrend nde rungen der Ereignistypen in den Standardoptionen nicht die individuell auf Objektebene fest gelegten Ereignisoptionen tangieren gilt die Deaktivierung eines Ereignisdienstes auch f r die individuellen Ereignisoptionen Somit bieten die Standardoptionen einen zentralen Ort um einen ganzen Ereignisdienst zu aktivieren und zu deaktivieren Wenn Sie bei der Deakt vierung eines Ereignisdienstes auf individuelle Einstellungen R cksicht nehmen wollen de
158. and initial zur ckgezogen oder storniert Als Bedingung f r den Start einer an deren Aufgabe wirkt lt Eingabedaten freigegeben gt immer so dass die andere Aufgabe starten kann wann immer die bedingende Aufgabe in einen Zustand bergeht in dem ihre Eingabedaten freigegeben sind o lt Ausgabedaten freigegeben gt Die Ausgabedaten einer Aufgabe sind freigegeben wenn der Auftragnehmer die Ausgabedaten durch eine Aufgabenaktion erledigen oder fertigstellen f r g ltig erkl rt hat und sie nun nicht ndern kann Die Aufgabe befindet sich m Zustand erledigt abgenommen oder abgeschlossen aber n cht etwa Workflow Management 231 im Zustand gestartet oder bernommen Als Bedingung f r den Start einer anderen Aufgabe wirkt lt Ausgabedaten freigegeben gt immer so dass die andere Aufgabe star ten kann wann immer die bedingende Aufgabe durch die Erledigung n den Zustand bergeht n dem hre Ausgabedaten freigegeben sind Wenn man also erreichen will dass Unteraufgabe U erst loslaufen kann wenn Unteraufgabe U erledigt ist w hlt man bei den Eingabedaten von U als Bedingung lt Ausgabedaten von U freigegeben gt aus Wenn man erreichen will dass die Hauptaufgabe erst erledigt werden kann wenn Unteraufgabe U erledigt ist w hlt man bei den Ausgabedaten der Hauptaufgabe als Bedingung lt Ausgabedaten von U freigegeben gt aus 12 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen Unteraufgaben k nnen vom Auftraggeber der Hauptaufgabe vord
159. ang geraten zu lassen werden nicht alle verf gbaren BSCW Elemente dort aufgef hrt F r eine vollst ndige Liste siehe den n chsten Abschnitt e BSCW Verweis einf gen bietet die Namen von anderen Objekten im aktuellen Web siteordner an Wenn Sie auf einen der Namen klicken wird ein Verweis auf das ent sprechende Objekt an der Cursor Position in den Quelltext des aktuellen Dokuments eingef gt Um das Men nicht zu lang werden zu lassen werden hier max mal die 10 zuletzt ge nderten Objekte aufgef hrt das zuletzt ge nderte ganz oben Dieses Men erscheint nicht wenn das aktuelle HTML Dokument das einzige Objekt im Websiteordner abgesehen von der aktiven Layoutseite ist Die aktive Layoutseite wird n diesem Men nicht angezeigt 154 Dokument und Inhaltsmanagement Hinweis Im Rahmen der Verwendung in BSCW Elementen von Websiteordnern haben man che Aktionen andere Namen als gew hnlich Beispiele sind Anderungen zur cknehmen statt Versionen l schen und Neuer Unterordner statt Neuer Unter Websiteordner Obwohl die BSCW Elemente Syntax eckige Klammern verwendet k nnen Sie eckige Klam mern m Text von Dokumenten eines Websiteordners weiterhin verwenden Lediglich die Zeichenkette element wird als Beginn eines Websiteordner Elements aufgefasst Fehler in Spezifikationen von BSCW Elementen f hren zu Fehlermeldungen die n den ausgewerteten Text einer Seite eingef gt werden w hrend der Rest der Seite sich immer noch so v
160. anschlie end auf den anderen BSCW Server Ihre Zwischenablagen auf den verschiedenen Servern sind nicht mit einander verbunden auch wenn s e durch identische Symbole dargestellt werden 2 2 5 Andere Methoden der Authentisierung Die Standardmethode der Authentisierung f r BSCW Server ist die oben beschriebene An meldung bei Ihrem Web Browser mit Benutzernamen und Passwort Dieses Verfahren ist ver gleichsweise unsicher wenn die Kommunikation mit dem BSCW Server abgeh rt wird k n nen Benutzername und Passwort in die H nde Dritter geraten Diese Situation kann verbessert werden wenn der BSCW Datenverkehr verschl sselt wird In der Tat kann ein BSCW Server auch mit HTTPS einer Kombination von HTTP und einem kryptografischen Transportprotokoll betrieben werden so dass die Kommunikation Ihres Browsers mit dem BSCW Server verschl sselt wird Fragen Sie Ihren Administrator nach dieser M glichkeit wenn n cht schon ohnehin HTTPS verwendet wird erkennbar daran dass Ihre Serveradresse mit https statt mit http beginnt Ihr BSCW Server kann aber auch so konfiguriert sein dass er ganz andere Methoden der Au thentisierung zul sst Hier kommen vor allem Verfahren in Frage die auch f r andere Web Anwendungen benutzt werden k nnen ohne s ch jeweils andere Benutzernamen und Pass w rter merken zu m ssen oder sogar ohne s ch erneut authentisieren zu m ssen wenn die An wendung oder Website gewechselt wird sogenannte Single Si
161. anstandung von Ergebnissen und P schlie lich bedeutet dass die Bearbeitung gescheitert ist und die Aufga be wenn berhaupt neu gestartet werden muss siehe auch 12 1 8 Ausnahmesituationen behandeln auf S 226 Damit der Fortschritt des Gesamtprojekts auch auf Projektebene ersichtlich ist w rd der Fort schritt untergeordneter Aufgaben vertikal in der Projektstruktur nach oben aggresiert voraus gesetzt dass der Fortschritt in den bergeordneten Phasen und Projekten auf automatisch be stimmt gesetzt ist siehe 12 1 1 2 Fortschritt eines Projekts auf S 211 Bei der automatischen Aggregation gelten folgende Regeln siehe auch die untenstehende Ab bildung o Sind alle untergeordneten Aufgaben planm ig kritisch oder berfallig so wird der Fortschritt von unmittelbar bergeordneter Aufgabe Phase oder Projekt ebenfalls auf planm ig kritisch bzw berf llig gesetzt o Sind die Fortschrittswerte der untergeordneten Aufgaben eine Mischung von planm Pig kritisch und berfallig so wird der Fortschrittswert von unmittelbar bergeordne ten Aufgabe Phase oder Projekt auf kritisch gesetzt Abbildung 31 Fortschrittsaggregation Workflow Management 223 Die Aggregation des Fortschritts setzt sich in der Hierarchie nach oben bis auf Projektebene fort Sie folgt auch auf Phasenebene stets denselben Regeln Es gelten jedoch die folgenden Einschr nkungen und Ausnahmen o Der Fortschritt einer untergeordnet
162. anz ist eine Variable mit Namen und Wert die in einer Vorlage benutzt wird Eine Instanz kann f r einen einfachen Begriff stehen wie einen Verzeichnispfad oder eine Versionsnummer Eine Instanz kann aber genauso f r eine berschrift einen Ab satz oder den Inhalt einer ganzen Webseite stehen Instanzen werden innerhalb von Vorlagen oder als Attr bute einer Dokumentensammlung oder einer hrer Unterordner definiert Funktionen Vorlagen oder Instanz Werte k nnen einige Funktionen enthalten die eine Zeichen folge liefern So kann z B die Gr e eines Dokuments durch Aufruf einer entspre chenden Funktion automatisch w hrend des Evaluierungsprozesses eingesetzt werden Evaluierungsprozess Der Evaluierungsprozess wird auf die Objekte innerhalb einer Dokumentensammlung angewandt Dabei werden ein oder mehrere Dokumente erzeugt indem in eine oder mehrere Vorlagen die Werte der referenzierten Instanzen eingesetzt andere Vorlagen eingebunden und die Funktionen ausgewertet werden Dies wird solange fortgesetzt bis alle Referenzen aufgel st sind 8 7 2 DokSets Dokumentensammlungen Eine Dokumentensammlung kurz DokSet wird durch Aufruf von Datei Neu DokSet im oberen Men erzeugt und durch das Symbol in der Ordner bersicht dargestellt Da e n DokSet auch ein Ordner ist k nnen auch Unterordner und rekursiv Unterordner von Unter ordnern erzeugt werden Vorlagen k nnen an beliebiger Stelle in der Ordnerhierarchie eines DokSets abgele
163. ars die Option Drag amp drop Uploader zum Hochladen von Dateien benutzen an und best tigen S e mit OK Nach seiner Aktivierung erscheint ein spezielles Hochladesymbol m Kopfbereich Ihrer Ord ner bersichten siehe die untenstehende Abbildung Zum Hochladen m ssen Sie nur eine Datei oder eine Gruppe von Dateien auf dieses Symbol fallen lassen Bitte beachten Sie dass diese Erweiterung nicht f r alle Plattformen und Browser verf gbar ist Logout Sa anD D N Kreifelts Mg CBd gt CeBIT h Search 20 gt B a total of 10 entries Abbildung 33 BSCW Kopfbereich mit installiertem Drag amp drop Uploader 248 Import Export 13 5 2 Datei bertragungshilfe Die Datei bertragungshilfe wird automatisch ber Anzeigen Datei bertragung im oberen Me n gestartet wenn alle Voraussetzungen erf llt s nd Java f h ger Browser und Plattform Alternativ k nnen Sie die Datei bertragungshilfe auch starten indem Sie auf das Symbol H gt in der Schnellstartleiste klicken Br man a m re Sx 998 oo BR Dateiname Dateityp IE Frotokoll Yertriebsmeeting te Plain text Fraduktbeschreibung neue Funktionen dorc MS org Benutreranforderungen doc MS Word Beschreibung enth lt die Anforderungen der ACME Benutzer Info Hame CidataBFLOWBenufzeranforderungen doc TE Gr sse 51 0 KB r 3 Datei en Gr sse 102 22 KB Lo mm mu Abbildung 34 Datei bertragungshilfe Die D
164. atei bertragungshilfe ffnet sich in einem neuen Browser Fenster Sie erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in den aktuellen Ordner Dateien k nnen der Dateiauswahl durch drag amp drop oder ber einen Dateiauswahldialog der durch Klicken auf 9 initiiert wird hinzugef gt werden Sie k nnen bei jeder Datei den Namen ndern eine Beschreibung hinzuf gen oder den Dokumenttyp MIME Typ ndern Klicken Sie auf das Symbol um den Dater bertragungsvorgang zu starten 13 5 3 BSCW Desktop Programm Wenn Sie regelm ig eine gro e Anzahl von Dokumenten gleichzeitig hochladen m ssen finden Sie im BSCW Desktop Programm ein sehr effektives Werkzeug Au erdem bietet es Verschl sselung und Signierung von Dokumenten auf Bas s des PGP Verfahrens Pretty Good Privacy Der ffentliche Schl ssel f r dieses Verfahren wird n Ihrem pers nlichen Profil angegeben Konsultieren Sie die Online Hilfe des BSCW Desktop Programms f r Fra gen zur Verschl sselung Beachten S e dass die Unterst tzung Ihres BSCW Servers f r Speicherung und Austausch von Schl sseln f r das Verschl sselungsverfahren freigeschaltet sein muss Im Zweifel fragen S e bitte bei Ihrem BSCW Administrator nach BSCW Desktop ist eine lokale Anwendung die auf Ihrem Computer installiert werden muss Achtung Es sind eine Reihe von BSCW Datei bertragungsprogrammen im Umlauf die mit fr heren BSCW Versionen benutzt wurden Unterst tzt wird mit der aktuellen BSCW
165. auch die Mit glieder der Gemeinschaft einschlie lich einer Untergemeinschaft als Mitglieder des Gemein schaftsarbeitsbereichs n der Gemeinschaftsrolle bernehmen Im Fall einer Untergemein schaft sollten Sie bedenken dass nicht die einzelnen Mitglieder der Untergemeinschaft als Mitglieder bernommen werden sondern die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs der Un tergemeinschaft d es schlie t mindestens hre Manager und oder Eigent mer mit ein Au er dem hat das zur Folge dass der Gemeinschaftsarbeitsbereich Teilbereich des Arbeitsbereichs der Untergemeinschaft wird 11 6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt Man kann Gemeinschaften nicht in Mitgliedergruppen einladen und auch Mitgliedergruppen nicht in Gemeinschaften Dabei verstehen wir hier unter Gemeinschaft die Gruppe der Ge meinschaftsmitglieder im engeren Sinne also nicht den assoz ierten Gemeinschaftsarbeits bereich und auch nicht die Mitgliedergruppe dieses Gemeinschaftsarbeitsbereichs die ja min destens auch noch den Manager und oder Eigent mer enth lt o K nnten Sie eine Gemeinschaft in eine Mitgliedergruppe einladen dann w re diese Gemeinschaft Mitglied in zwei Arbeitsbereichen was dem Prinzip der 1 1 Relation zwischen Gemeinschaft und ihrem assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich wider spricht Hinweis Bei der Suche nach BSCW Gruppen die Sie in die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs einladen wollen werden immer nur Mitgliedergr
166. auch die Unteraufgabe Anforde rungserhebung automatisch gestartet und die Auftragnehmer werden benachrichtigt Nach Erledigung dieser Unteraufgabe wird die Unteraufgabe Abnahme der Anforderungen auto matisch gestartet Nach Erledigung der Abnahme sind die Ausgabedaten der Hauptaufgabe Anforderungen freigegeben und die Hauptaufgabe wird automatisch erledigt denn die Unteraufgaben sind ja gerade so definiert dass sie die Hauptaufgabe ersetzen Wenn Ausnahmesituationen auftreten z B die Anforderungsspezifikation vom Vertreter der Fachabteilung beanstandet wird Aktion Aufgabe Beanstanden in der Unteraufgabe Ab nahme der Anforderungen wird der Workflow zur ckgesetzt das Ergebnis der Unterauf gabe Anforderungserhebung wird automatisch beanstandet so dass auf die Beanstandungen reagiert werden kann Nach erneuter Erledigung von Anforderungserhebung wird Abnah me der Anforderungen wieder gestartet 12 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen Sie k nnen sich Projekte Phasen und Aufgaben auf einer Zeitachse angeordnet hnlich wie in einem Balkenplan darstellen lassen Diese Funktion erlaubt einen schnellen berblick ber die zeitlichen Beziehungen zwischen Ihren Aufgaben Phasen und Projekten sowie deren Sta tus Diese Art der Darstellung funktioniert auch f r andere Objekte mit zeitlichen Daten wie Termine Umfragen Abstimmungen und Terminabstimmungen Die Zeitachsendarste
167. auf Aktuelle Er gebnisse zeigen am Ende des Fragebogens zeigt in diesem Fall die Ergebnisse an Zus tzlich zur grafischen Darstellung k nnen Sie die Ergebnisse auch als komma separierte Date m csv Format exportieren Dadurch k nnen Sie die Ergebnisse f r die Weiterverarbei tung mit einer geeigneten Anwendung z B Microsoft Excel speichern Bei Abstimmungen werden die Ergebnisse als Einzelantworten mit Benutzernamen des Teilnehmers exportiert bei Umfragen wahlweise als anonymisierte Einzelantworten oder als aggregierte Zahlen Ex portieren k nnen standardm ig nur Erzeuger und Manager des Arbeitsbereichs in dem sich die Umfrage oder Abstimmung befindet e W hlen Sie Senden an Datei Antworten im Aktionsmen einer Umfrage oder Ab stimmung um die Ergebnisse als Einzelantworten im csv Format zu exportieren Kalender Umfragen und Abstimmungen 197 e W hlen Sie Senden an Datei Ergebnisse im Aktionsmen einer Umfrage um die Ergebnisse n aggregierter Form m csv Format zu exportieren 198 Kalender Umfragen und Abstimmungen 11 Gemeinschaften Gemeinschaften in BSCW erlauben gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeits bereiche mit gleichen Zugriffsrechten ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzich ten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorgani sierte Foren f r Benutzer mit hnlichen Interessen In den folgenden Beispielf llen w rde man in BSCW eine Gemeinschaft w hlen
168. aufgaben hinzuzuf gen und best tigen S e schlie lich mit OK Die neuen Unteraufgaben erscheinen n der Abteilung Inhalt der Hauptaufgabe Wenn Sie keine Eingabedaten f r die so definierten Unteraufgaben angeben werden sie s mtlich beim Start der Hauptaufgabe automatisch gestartet 12 1 9 2 Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen ein Beispiel Wir kehren wieder zu unserem Beispiel der Aufgabe Experten Interviews im Projekt Er setzung des Provisionsabrechnungssystems zur ck S e als der Auftraggeber dieser Aufgabe wollen die anstehenden Interviews noch vor dem Start der Aufgabe nach der fachlichen Kom petenz der Experten und der als Auftragnehmer der Aufgabe eingeteilten Projektmitgliedern aufteilen W hlen Sie Datei Neu Mehrere Unteraufgaben und definieren Sie vier Unterauf gaben Interview Dr K nig Interview Herr Kaiser usw die Sie den geeigneten Projekt mitgliedern als Auftragnehmer zuweisen Die Dauer bernehmen S e von der Hauptaufgabe F lligkeitstermin wahlweise auch Anschlie end starten Sie die Aufgabe Experten Interviews womit auch alle Unteraufgaben automatisch gestartet werden So hat jeder Auftragnehmer der Aufgabe Experten Inter views einen berblick ber die Zust ndigkeit und wei ob und wann die einzelnen Inter 230 Workflow Management views durchgef hrt worden sind Die einzelnen Interviewprotokolle werden nach Durch f hrung der Interviews als Dokumente n
169. be mehr gibt beendet das Weiterleiten die Bearbeitung der Laufmappe Sie als ein Benutzer der f r eine Aufgabe einer Laufmappe verantwortlich ist finden die Laufmappe in Ihrer pers nlichen Aufgabenliste M glicherweise sind S e per E Mail ber den Eingang der Laufmappe benachrichtigt worden Nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben le ten Sie die Laufmappe zu ihrer n chsten Station wie folgt weiter e W hlen Sie Weiterleiten im Aktionsmen der Laufmappe e Im Aktionsformular k nnen Sie a den Laufmappenmanager und andere Benutzer die m glicherweise ebenfalls f r die aktuelle Aufgabe verantwortlich sind und b die Be nutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind ber die Weiterleitung be nachrichtigen S e k nnen der automatisch erzeugten Benachrichtigung einen zus tzli chen Bearbeitungsvermerk hinzuf gen e Unter Weiterleiten an werden die n chste Aufgabe und der oder die Verantwortlichen angegeben Wenn mehrere Aufgaben als n chste Station der Laufmappe in Frage kommen k nnen S e selbst ausw hlen zu welcher Aufgabe die Laufmappe als n chs tes weitergeleitet werden soll Wenn es keine n chste Aufgabe mehr gibt wird das durch Zaufmappe beenden ange zeigt Durch die Weiterleitung der Laufmappe erkl ren Sie die aktuelle Aufgabe f r erledigt Die Laufmappe verschwindet aus Ihrer pers nlichen Aufgabenliste und auch aus den pers nlichen Aufgabenlisten der anderen Benutzer die m glicherweise
170. ben Sie den Inhalt des Dokuments in das Fenster des HTML Editors ein e Wenn Sie auf OK klicken oder die Editor Operation Speichern aufrufen erzeugen S e das neue HTML Dokument e Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie Ihre s mt lichen bisherigen Eingaben und k nnen das HTML Dokument m Quelltext also mit HTML Tags eingeben Um ein HTML Dokument direkt auf dem BSCW Server zu bearbeiten e w hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments Wenn Sie den in tegrierten HTML Editor benutzen sperrt diese Aktion das Dokument automatisch bis Sie mit der Bearbeitung fertig sind e Der Inhalt des HTML Dokuments wird m Fenster des HTML Editors angezeigt wo S e das Dokument bearbeiten k nnen e Wenn Sie auf OK klicken wird das existierende Dokument durch das berarbeitete ersetzt oder es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument unter Versions kontrolle steht e Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie Ihre s mtl chen bisherigen Eingaben Sie k nnen anschlie end das HTML Dokument im Quell text bearbeiten W hrend der Erzeugung des HTML Dokuments entweder durch Hochladen oder direkte Er zeugung auf dem BSCW Server wurde der Zeichensatz des Dokuments in der Regel aus den Browser Informationen des Erzeugers geschlossen Sie k nnen den Zeichensatz aber auch ber ndern Eigenschaften explizit setzen W hlen Sie dazu das Auswa
171. ben vor und kopieren die korrekte URL vom Adressfeld Ihres Brow SETS e Geben Sie dem neuen BSCW Ereignis Feed einen Namen und setzen Sie fest wie oft der Nachrichtensammler BSCW nach neuen Ereignissen abfragen soll Abh ngig von der Konfiguration Ihres BSCW Servers wird Sie Ihr Nachrichtensammler um Authentisierung bitten wenn er bei BSCW nach neuen Ereignissen fragt Beachten S e dass nicht alle Nachrichtensammler ber M glichkeiten zur Authentisierung verf gen solche Nachrichtensammler k nnen f r BSCW RSS Ereignis Feeds nur verwendet werden wenn Authentisierung f r diese Feeds bei Ihrem BSCW Server abgeschaltet ist Hinweis Nicht alle Nachrichtensammler sehen gleich aus oder funktionieren gleich einige funktionieren noch nicht einmal sehr gut So werden einige Nachrichtensammler Schwierig keiten haben BSCW Ereignisse anzuzeigen Sie sollten sich von Zeit zu Zeit nach neueren Versionen umsehen oder einfach einen anderen Nachrichtensammler ausprobieren 176 Awareness Live Bookmarks in Ihrem Browser Aktuelle Versionen von Web Browsern wie Firefox Safari Opera und Internet Explorer be merken die RSS F higkeit von BSCW automatisch und zeigen ein entsprechendes RSS Sym bol an Bei Firefox Safari und Opera ist es ein RSS Symbol am rechten Ende des Adress felds Im Internet Explorer ndert die Feeds Schaltfl che in der Toolbar ihre Farbe von grau zu orange und es ert nt ein Laut Klicken Sie auf das RSS Symbol und f
172. bereiche zu verschaffen auf d e man Zugriff hat Dabe z hlen als Arbeitsbereiche auch alle anderen Container Objekte auf die verschiedene Benutzern zugreifen k nnen wie Diskussionsforen Gruppenkalender oder Projekte Eine Arbeitsbereichskarte visualisiert die Beziehungen zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedern als einen Graph mit zwei Arten von Kno ten Arbeitsbereiche und Benutzer Ein Benutzer wird mit einem Arbeitsbereich durch eine Kante verbunden wenn er Zugriff auf diesen Arbeitsbereich hat Die M glichkeit der Benutzung von Arbeitsbereichskarten muss von Ihrem BSCW Adminis trator f r Ihren Server aktiviert werden S e erzeugen eine Arbeitsbereichskarte indem S e e Information Arbeitsbereichskarte im Aktionsmen eines gemeinsamen Arbeits bereichs aufrufen Die Arbeitsbereichskarte erscheint n einem separaten Browser fenster Sie k nnen eine Arbeitsbereichskarte des aktuellen Ordners auch ber Datei Arbeitsbereichskarte in der oberen Men leiste erzeugen Der Arbeitsbereich von dem aus Sie d e Karte erzeugt haben steht im Fokus und wird her vorgehoben Alle Mitglieder dieses Arbeitsbereichs finden sich auf der Karte Sie selbst nat rlich auch sowie alle weiteren Arbeitsbereiche die Sie sich mit den Mitgliedern des Arbeitsbereichs m Fokus teilen Um einen berblick ber s mtliche Arbeitsbereiche zu erhalten an denen Sie beteiligt sind erzeugen Sie eine Arbeitsbereichskarte in Ihrem pers n
173. bildung 7 Elemente im Kopfbereich Der Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite wie der Kopfbereich einer Kalenderseite einer Adressbuchseite usw besteht aus den folgenden Elementen 26 Grundbegriffe und funktionen Die obere Men leiste ZBSCW Bearbeiten Optionen Anzeigen enth lt die Men s zum Erzeugen und Handhaben von Objekte n Ordnern oder Ka lendern Diskussionsforen usw Einzelheiten finden sich in 3 3 Aktionen auf S 36 Die Logout Schaltfl che beendet Ihre Arbeitssitzung mit BSCW Die Schnellstartleiste zu ZARRhD bietet h ufig gebrauchte Aktionen wie das Erzeugen von Objekten wie z B Dokumen ten Unterordnern oder Diskussionsforen das Starten einer Suche oder den Zugriff auf Informationen ber den aktuellen Ordner an Das erste Schnellstartsymbol l sst S e Ihre Arbeitsbereiche durchsehen Klicken auf dieses Symbol ffnet ein Fenster das Ihre gesamte Ordnerhierarchie anzeigt F r einen schnellen Zugriff auf einen bestimmten Ordner gehen Sie hier Ihre Arbeitsberei che durch und klicken dann auf den Ordner um hn in BSCW zu ffnen Die Schnellzugriffsleiste SERERE gibt direkten Zugriff auf pers nliche Objekte wie den pers nlichen Arbeitsbereich home folder Zwischenablage Papierkorb Adressbuch oder Kalender Bei einem sehr schmalen Browser Fenster wird die Schnellzugriffsleiste nicht mehr angezeigt Die Navigationsleiste y Kreifelts Mg
174. blen den k nnen Wenn keine Notizen ausgew hlt s nd wirken diese Schaltfl chen auf alle Notizen e W hlen Sie diejenigen Notiz Attribute mit Ansicht Spalten aus die Sie in der Diskus s ons bersicht angezeigt haben wollen e Ordnen Sie die Notizen nach Typ Datum Autor Betreff oder Antworten durch An wahl des entsprechenden Eintrags Ansicht Sortieren nach in der oberen Men leiste Die Standardmethode ist das Sortieren nach Antworten In diesem Fall werden alle Notizen die zu einem Diskussionsstrang geh ren in einem Kasten zusammenge fasst Diskussionsforen Blogs und Feeds 111 Darstellung werden Listen angezeigt mit den Tags d e verwendet wurden mit den Autoren die zum Blog beigetragen haben und mit den Monaten in denen Eintr ge entstanden sind Tags Autoren und Monate werden m Verh ltnis zu hrer relativen H ufigkeit aufgef hrt z B werden die Autoren mit den meisten Eintr gen in gro er Schrift dargestellt w hrend die Autoren von nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt werden Zus tzlich k nnen Blogs auch als RSS Feeds angezeigt werden worin wahlweise auch die Kommentare zu Eintr gen enthalten sind Man kann einen solchen Blog Feed abonnieren um ber die neuesten Blog Eintr ge im Bilde zu sein Die Anzeige von RSS Feeds erfordert einen neueren Web Browser z B Internet Explorer 7 0 Firefox 2 0 oder Safar 2 0 S e k nnen Blogs auf Ihrem BSCW Server nur verwenden wenn die entsprec
175. boten wird h ngt na t rlich von der Rolle des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab Aufgabe Beanstanden Eingabedaten enthalten Fehler Der Auftragnehmer kann in der Aufgabenansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen eintragen 226 Workflow Management und die Aufgabe beanstanden Beanstandungen von Eingabedatenfeldern k nnen auch eingegeben und mit Formular sichern gesichert werden ohne die Aufgabe tat s chlich zu beanstanden Solche vorl ufigen Beanstandungen sind f r den Auftrag geber nicht sichtbar solange d e Akt on Aufgabe beanstanden nicht ausgef hrt wird sie k nnen beliebig ver ndert oder auch wieder gel scht werden Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftraggeber zug nglich Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut starten Aufgabe Zur ckziehen Aufgabenstellung muss ge ndert werden Der Auftraggeber kann die Aufgabe zur ckziehen um etwa zus tzliche Ein oder Ausgabedaten oder andere Werte f r vorhandene Eingabedaten anzugeben Nach einer Korrektur kann die Auf gabe erneut gestartet werden Aufgabe Erledigung beanstanden Ausgabedaten enthalten Fehler Der Auftraggeber kann in der Aufgabeans cht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen eintragen und die Erledigung beanstanden Beanstandungen von Ausgabedatenfel dern k nnen auch eingegeben und mit Formular sichern gesichert werden ohne die Erledigung tats chlich zu b
176. ch com projects calendar Copyright 2002 2005 Mihai Bazon http www bazon net mishoo und ist lizenziert unter der GNU Lesser General Public Li cense http www gnu org licenses lgpl html Die mobile Benutzerschnittstelle basiert auf dem jQuery Mobile Framework lizenziert unter den Bedingungen der MIT Lizenze siehe http querymobile com Die mobile Benutzer schnittstelle enth lt auch das Datumsauswahl Plugin Copyright JTSage das unter der CC 3 0 Attribution License lizenziert ist siehe https github com jtsage Jquery mobile datebox Die BSCW Desktop Widgets verwenden Adobe AIR und schlie en Adobe AIR SDK Quell dateien und Beispiel Code mit ein Copyright Adobe Systems Inc Adobe AIR ist unter dem Adobe AIR SDK DK License Agreement lizenziert siehe http www adobe com special products air tools sdk eula Das direkte Editieren von BSCW Dokumenten mit lokalen Editoren und Anwendungen ba siert auf dem Zope External Editor Client Copyright 2008 Thierry Benita Jean Nicolas Bes atReal Casey Duncan und Zope Corporation http www zope org der aber nicht Be standteil der BSCW Software ist sondern vom Benutzer separat installiert werden muss Der Zope Client wird unter der Zope Public License ZPL lizenziert F r die Visualisierung von Dokumentereigniskarten benutzt BSCW die HyperGraph Software http hypergraph sourceforge net die unter der GNU Lesser General Public License lizen ziert ist http www g
177. ch der ihnen zugewiesenen Organisation gefil tert werden Sie k nnen neben den vordefinierten Kontaktkategorien Gesch ftlich und Pers nlich auch eigene Kategorien definieren Adressbuch und Kontakte 101 e W hlen Sie hierzu Optionen Kontaktliste im oberen Men einer Kontaktliste Im an schlie enden Formular k nnen S e Ihren eigenen Kategorien Hinzuf gen bzw schon existierende benutzerdefinierte Kategorien L schen 5 1 5 Kontakte importieren und exportieren Kontakte einer Kontaktliste k nnen im vCard Format von lokalen Anwendungen wie Micro soft Outlook importiert werden e W hlen Sie Datei Importieren vCard und laden Sie eine vCard Date vcf von Ihrem lokalen Computer hoch BSCW hat den Zeichensatz der Datei automatisch aus Ihren Browserinformationen abgeleitet Sie k nnen den vorgeschlagenen Zeichensatz durch eine andere Auswahl berschreiben e Alternativ k nnen Sie eine oder mehrere vCard Dateien mit dem Drag amp drop Up loader per drag amp drop in eine Kontaktliste hochladen Kontakte und Kontaktlisten k nnen nat rlich auch im vCard Format wieder exportiert wer den e Um einen einzelnen Kontakt als vCard Date zu exportieren w hlen Sie Senden an vCard im Aktionsmen eines Kontakts und speichern Sie die Datei in Ihrem lokalen Computer ab e Mehrere Kontakte k nnen gleichzeitig in einer vCard Date exportiert werden indem Sie die zu exportierenden Kontakte durch
178. d BSCW Darstellung anzeigen zu lassen k nnen Sie auch die URL einer externen Layoutseite angeben in die die Umfrage zur Pr sentation eingebettet werden soll z B um einige Hintergrundinformationen ber den Zweck der Umfrage zu geben oder Leser zur Teilnahme an der Umfrage zu motivieren S e k nnen die Breite des Fragebogens in der er innerhalb der externen Layout seite erscheinen soll festlegen in Pixel Wichtig Die externe Layoutseite muss die Stelle wo die Umfrage eingebettet werden soll mit poll markieren Diese externe Seite wird nur f r die Pr sentation benutzt nicht f r die Teilnahme an der Umfrage Dazu wird weiterhin das BSCW Umfrageob jekt bzw f r ffentliche Umfragen der oben angegebene Verweis verwendet e In der Abteilung Fragen k nnen Sie die Fragen Ihrer Umfrage angeben W hlen Sie dazu einen Fragetyp aus und klicken Sie auf Hinzuf gen Gegenw rtig stehen sieben Fragetypen zur Verf gung o Nur eine Antwort Auswahlm glichkeit aus mehreren vorgegebenen Antworten aus denen der Umfrageteilnehmer genau eine ausw hlen kann o Mehrere Antworten Auswahlm glichkeit aus mehreren vorgegebenen Antwor ten aus denen der Umfrageteilnehmer eine oder mehrere Antworten ausw hlen kann o Ja Nein Auswahlm glichkeit aus Ja oder Nein o Ja Nein Unsicher Auswahlm sglichkeit aus Ja Nein oder Unsicher o Bewertung Auswahlm glichkeit aus vorgegebenen Be
179. d Beschreibung Die berschrift er scheint oben im Abstimmungsformular Wenn keine berschrift angegeben wird fungiert der Name als berschrift e Terminvorschl ge W hlen Sie Termine f r Ihr Treffen aus Benutzen Sie dazu die Men s oder klicken S e auf das Kalendersymbol um ein Werkzeug zur Datums eingabe zu aktivieren Die Zeitfelder k nnen unausgef llt gelassen werden Sie k nnen den Terminen eine Bemerkung hinzuf gen z B ber den Ort oder die Dauer des geplanten Treffens die den Teilnehmern angezeigt wird Klicken Sie auf Terminvorschlag hinzuf gen wenn Sie mehr als drei Vorschl ge machen m chten 186 Kalender Umfragen und Abstimmungen Hinweis Sobald Stimmabgaben zu der Terminabstimmung eingegangen s nd k nnen Sie die Terminvorschl ge nur noch ndern nachdem Sie die Terminabstimmung zu r ckgesetzt haben Beim Zur cksetzen gehen s mtliche bisherigen Stimmabgaben der Teilnehmer verloren e Details zu Teilnahme und Benachrichtigung Tragen Sie das Ende der Abst m mung ein die Abstimmung ber die Termine beginnt sofort nachdem die Termin abstimmung erzeugt wurde Geben Sie an ob und wann Sie an das Ende der Ab stimmung erinnert werden wollen und ob S e ber jede einzelne Stimmabgabe in formiert werden wollen Sie k nnen ferner den Teilnehmern erlauben weitere Teilnehmer vorzuschlagen und ber einen Termin mit Vielleicht abzustimmen als zus tzliche M glichkeit zu der Standardalternative
180. das neue Blog die S e oben festgelegt haben bestimmen wer Blog Eintr ge lesen und wer neue Blog Eintr ge hinzuf gen darf Diese Zugriffsrechte werden durch Standard Zugriffsrechte erg nzt die festlegen wer einem Eintrag Kommentare hinzu f gen darf wer Eintr ge bearbeiten und entfernen darf und wer das Blog ndern darf o Jeder der Eintr ge lesen darf kann auch Kommentare hinzuf gen o Der Manager eines Blogs und der Autor eines Eintrags k nnen einen Eintrag entfer nen o Der Autor eines Eintrags kann den Eintrag bearbeiten der Autor eines Kommentars kann den Kommentar bearbeiten o Nur der Erzeuger eines Blogs kann das Blog ndern Wenn S e diese Standard Zugriffsrechte ndern wollen z B um dem Manager eines Blogs zu erlauben es zu ndern und anonymen Lesern das Kommentieren von Eintr gen zu verbieten m ssen Sie die entsprechenden Rollen bearbeiten W hlen Sie dazu Zugang Rolle ndern im Aktionsmen des Blogs In unserem Beispiel w rden Sie die Aktion Eigenschaften n dern f r die Rolle Manager zulassen und die Aktion Neuer Blog Kommentar f r die Rolle Anonymes Mitglied verbieten zur Bearbeitung von Rollen siehe 4 2 4 Rollen definieren und ndern auf S 93 Wenn Sie die Zugriffsrechte eines Blogs ge ndert haben ist im Akt ionsformular Blog n dern keine der Optionsschaltfl chen die die Lese und Schreibrechte regeln vorausgew hlt damit S e nicht Ihre speziell defin
181. demselben Namen in unterschiedlichen Geltungsbereichen geben kann d h Mitglieder in zwei Arbeits bereichen k nnen durchaus verschiedene Zugriffsrechte haben 4 2 5 Eigentum und Eigent merrolle Die Eigent merrolle ist eine Systemrolle d h sie wird von BSCW berechnet und nicht belie big vom Benutzer gesetzt Jedes Objekt hat einen oder mehrere Eigent mer die gemeinsam die Verantwortung f r den Plattenplatz tragen die das Objekt belegt das ihnen geh rt wich tig wenn die Plattenplatz berwachung Quota System f r Ihren BSCW Server aktiviert ist Eigent merschaft und die bertragung von Eigent merschaft sowie auch die bertragung von Rollen m allgemeinen versteht man am besten wenn man s ch die Eintr ge n Ordner bersichten die als Verweise auf die BSCW Objekte selbst fungieren einmal genauer be trachtet Auf ein Objekt wird mithilfe der Eintr ge zugegriffen wobei ein Objekt mehrere Eintr ge haben kann Ein Beispiel Wenn Sie auf den Eintrag eines HTML Dokuments in einem Ihrer gemeinsamen Arbeitsbereiche klicken w rd Ihnen das Dokument angezeigt Wenn ein anderes Mitglied desselben Arbeitsbereichs auf ihren Eintrag desselben HTML Dokuments klickt wird auch ihr das Dokument angezeigt Sie haben beide zumindest Lese zugriff auf das HTML Dokument verm ge Ihrer Eintr ge im gemeinsamen Arbeitsbereich die beide auf dasselbe Objekt verweisen Wenn Sie ein Objekt ausschneiden entfernen oder einf gen
182. der Angabe der nicht archivierten Objekte Welche Objekttypen nicht archivierbar sind wird weiter unten beschrieben Wenn die Speicherungsoption Nicht speichern nur herunterladen gew hlt wurde wird das erzeugte Archiv sofort zum Herunterladen angeboten Be gr eren Archiven wird der Archivierungsprozess m Hintergrund ausgef hrt In diesem Fall erscheint die Meldung Archivierung l uft und Sie erhalten eine E Mail Nachricht an Ihre prim re E Mail Adresse wenn der Archivierungsprozess abge schlossen ist Diese enth lt einen Verweis auf den Ort des Archivs sowie eine Liste aller Objekte die nicht archiviert werden konnten Wenn bei gr eren Archiven die Speicherungsoption Nicht speichern nur herunter laden gew hlt wurde wird das Archiv der Benachrichtigungs E Mail als Anlage bei gef gt oder bei sehr gro en Archiven in der Zwischenablage gespeichert im letzteren Fall enth lt die Benachrichtigung einen Verweis auf das Archiv Hinweis Um Archive die auf einen lokalen Computer heruntergeladen wurden zu ffnen m ssen die notwendigen Extrahierungsprogramme installiert und der Web Browser so konfi guriert sein dass diese Programme gestartet werden wenn er auf den MIME Typ eines Ar ch vs st t Wenn Kodierung angewandt wird m ssen die passenden Dekodierungsprogram me installiert und der Web Browser so konfiguriert sein dass diese Programme gestartet wer den wenn er auf den MIME Typ eines kod
183. der von Arbeitsbereichsname Umgekehrt hat auch jede Mitgliedergruppe einen ihr zugeordneten Arbeitsbereich d h es gibt keinen Arbeitsbereich ohne seine Mitglie dergruppe und keine Mitgliedergruppe ohne ihren Arbeitsbereich Hinweis Wie alle BSCW Objekte haben auch Mitgliedergruppen eine Historie die als Ereig nisse das Hinzuf gen bzw Entfernen von Mitgliedern enth lt Sie k nnen diese Historie be nutzen um Informationen ber ehemalige Mitglieder zu bekommen W hlen Sie Informa tion Historie im Kontextmen der Mitgliederseite um die gesamte Historie einer Mitglieder gruppe einzusehen In den Men leisten der Mitgliederseite finden Sie alle Funktionen um die Mitgliedschaft zu verwalten was im n chsten Abschnitt behandelt wird Was Sie sonst noch ber Mitgliedergruppen wissen sollten finden Sie im bern chsten Ab schnitt 4 1 3 1 Mitgliedschaft verwalten Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs k nnen Sie die Mitgliedschaft in diesem Ar beitsbereich verwalten Sie k nnen o vorhandene Mitglieder entfernen o vorl ufige Mitglieder erneut einladen und o neue Mitglieder einladen Alle diese Aktionen stehen standardm ig nicht nur den Managern sondern auch den norma len Mitgliedern eines Arbeitsbereichs zur Verf gung S e entfernen Mitglieder aus einem Arbeitsbereich auf der Mitgliederseite wie folgt e Markieren Sie die Auswahlk stchen derjenigen Mitglieder die Sie entfernen wollen und w hlen
184. dern chrole Rolle zuweisen copy Kopieren cut Ausschneiden editindex Start seite bearbeiten editpobject Eigenschaften ndern editrole Rolle ndern edit style Stildefinition bearbeiten edittemplate Layoutseite bearbeiten export Ex portieren get ffnen getweb Webansicht zeigen history Historie zeigen info Mehr Information link Verweisen in Ablage make Statische Kopie pub access ffentlich machen uploaddoc Dokument hochladen o goto F gt das Anzeigen Men obere Men leiste der Benutzeroberfl che ohne Java Script ein Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element goto o history F gt die Liste der zuletzt besuchten Dokumente als klickbare Verweise ein Statisch Nein Parameter divider optional Standardm ig werden die Verweise in der Liste durch Komma und Leerzei chen getrennt Mit dem Parameter divider k nnen S e eine andere Zeichenkette als Trenner angeben maxdocs optional Standardm ig werden h chstens 5 Dokumente n der Liste angezeigt Mit maxdocs k nnen Sie eine andere H chstzahl festlegen showextensions optional Standardm ig werden Dateinamenerweiterungen so wie html nicht in der history Liste gezeigt Sie k nnen sich diese Erweiterungen jedoch anzeigen lassen indem S e showextensions auf True setzen 160 Dokument und Inhaltsmanagement Example element history divider maxdocs 7 o lastmod F gt Datum und Uhrzeit der letzte
185. det Das kann z B an folgendem liegen o Die Konfiguration des BSCW Servers den S e benutzen erlaubt die Objekte oder Ak tionen nicht o Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als unten dargestellt werden Alle neuen Benutzer sind automatisch als Anf nger eingestuft bis sie selbst diese Einstu fung ndern wie in 3 8 2 Kompetenzniveaus auf S 69 beschrieben 1 4 1 Die Ordner bersicht Das zentrale Konzept von BSCW ist der gemeinsame Arbeitsbereich d h ein Ordner mit einer spezifischen Gruppe von Benutzern repr sentiert durch das Gruppensymbol Er die auf die Objekte in diesem Ordner zugreifen und neue Objekte einbringen k nnen Als registrierter Benutzer eines BSCW Servers k nnen Sie Mitglied in einer beliebigen An zahl von Arbeitsbereichen sein Au erdem k nnen Sie Ordner und andere Objekte erzeugen und diese zur gemeinsamen Nutzung freigeben wie es die aktuelle Aufgabe gerade erfordert In der Web bas erten Benutzeroberfl che zeigt BSCW den Inhalt eines Ordners oder eines Arbeitsbereichs im Mittelteil einer bersichtsseite an Dar ber befindet sich ein Kopfteil der Popup Men s und mit Symbolen versehene Schaltfl chen buttons enth lt Abbildung 1 zeigt eine Ordner bersicht mit exemplarischen Objekten die Sie in BSCW er zeugen und gemeinsam nutzen k nnen Verschiedene Symbole stellen unterschiedliche Ob jekttypen dar In 3 1 Die Standard Benutzeroberfl che auf S 25 wird die S
186. det also in einem Zustand in dem die Eingabedaten nicht ge ndert werden k nnen z B gestartet lt Ausgabedaten von Nachbaraufgabe freigegeben gt bedeutet dass die Nachbarauf gabe d h eine andere Unteraufgabe derselben Hauptaufgabe durchgef hrt wurde sich also in einem Zustand befindet in dem die Ausgabedaten nicht ge ndert wer den k nnen z B erledigt e Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten Hier k nnen Sie unter den Datenfeldern von Haupt oder Nachbaraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen S e es zum Eingabefeld der neuen Unteraufgabe Damit kann die neue Unteraufgabe erst gestartet werden wenn das betreffende Datenfeld freigegeben ist Der Wert des Datenfelds bei einem Daten feld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht den Auftragnehmern der neuen Unteraufgabe dann zur Verf gung Wenn Sie hier Eingabedaten der Hauptaufgabe ausw hlen kann die neue Unter aufgabe erst starten wenn auch die Hauptaufgabe gestartet worden ist und ihre Eingabedaten damit freigegeben sind Wenn Sie hier Ausgabedaten einer Nachbar Workflow Management aufgabe ausw hlen kann die neue Unteraufgabe erst starten wenn die Nachbar aufgabe erledigt worden ist und ihre Ausgabedaten damit freigegeben sind Hinweis Wenn Sie eine bereits ausgew hlte Bedingung oder ein bereits ausgew hltes Datenfeld wieder abw hlen m chten klicken Sie mit gedr ckter Strg Taste bzw Ct
187. ds l efern 116 Diskussionsforen Blogs und Feeds In BSCW sind RSS Feeds spezielle Ordner in denen die neuesten Zusammenfassungen eines RSS Feeds aus dem Web als RSS Artikel gespeichert werden S e erzeugen einen RSS Feed Ordner indem S e e Datei Neu RSS Feed im oberen Men ausw hlen In der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars geben Sie die URL des RSS Feeds den Namen und wahlweise Tags Beschreibung und Bewertung an Wenn Sie das Namensfeld leer lassen wird der Name vom RSS Feed bernommen e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Attribute f r den neuen RSS Feed Ordner angeben e Mit OK erzeugen Sie den neuen RSS Feed Ordner Der gerade erzeugte RSS Feed Ordner enth lt bereits die neuesten Zusammenfassungen des angegebenen RSS Feeds ffnen Sie den RSS Feed f r eine bersicht ber die RSS Artikel des Feeds Die Zusammenfassungen selbst sind in den Beschreibungen der RSS Artikel ent halten Wenn Sie auf einen RSS Artikel klicken wird Ihnen der volle Original Artikel ange zeigt Nachrichtenmeldung Blog Eintrag Video oder was auch immer das Thema des RSS Feeds ist Wenn der RSS Feed Ordner leer ist haben Sie wahrscheinlich eine URL angegeben die nicht auf einen RSS Feed verweist Die maximale Zahl von RSS Artikeln in einem RSS Feed Ord ner ist Teil der Konfiguration Ihres BSCW Servers Fragen Sie Ihren BSCW Administrator S e k nnen einzelne RSS Artikel kopieren und s e als URL Objek
188. duktbeschreibung 0 4 Y 490K Kreifelts F Abbildung 2 Darstellung eines Objekts Klicken Sie auf das Informationssymbol links neben dem Auswahlk stchen um sich In formationen ber das Objekt anzusehen Das Symbol vor dem Objektnamen gibt den Typ an Falls das Objekt ein Dokument ist kann das Symbol seinen MIME Typ anzeigen Wenn es der Suchordner einer Web Suche ist infor miert das Symbol ber die eingesetzte Suchmaschine Notizen erhalten ein vom Autor ge w hltes Symbol das hren Charakter symbolisiert BSCW Objekttypen werden in 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte auf S 29 noch wesentlich detaillierter behandelt Der Name eines Objekts ist der hervorstechendste Teil eines Objekteintrags W hlen Sie des halb beschreibende Namen die auch andere Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf Anhieb ver stehen dadurch wird der Informationsaustausch sehr erleichtert Rechts vom Objektnamen folgt o das Aktionsmen mit Aktionen f r dieses Objekt Unterschiedliche Objekte erlau ben unterschiedliche Aktionen Abbildung 6 zeigt ein paar Beispiele der f r jedes Ob jekt zul ssigen Eintr ge m Aktionsmen Das Aktionsmen kann auch durch einen Klick auf d e rechte Maustaste irgendwo m Objekteintrag angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusam men mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Aktion
189. e Beschreibung usw und editieren soweit das Objekt das zul sst o nach Objekten suchen Versionskontrolle f r Dokumente einf hren o neue Mitglieder einladen und vorhandene entfernen o Manager kann o alles was ein Mitglied kann und dar ber hinaus o die Zugriffsrechte in einem Arbeitsbereich ver ndern Rollen zuweisen Rollen ver ndern neue Rollen definieren und ffentlichen Zugriff erlauben o Eingeschr nktes Mitglied hat nur Leserechte kann also Objekte ffnen kopieren und sich die Info Seite ansehen o Assozliertes Mitglied hat Zugriffsrechte wie ein Mitglied darf aber keine neuen Mit glieder einladen oder vorhandene entfernen Vererbung von Rollen Der Geltungsbereich einer Rolle Damit nicht bei jedem neu angelegtem Objekt eine ausdr ckliche Zuordnung von Rollen not wendig wird vererben s ch Definitionen und Zuweisungen von Rollen entlang der Ordner Hierarchie Wenn ein Benutzer z B einen Unterordner in einem Ordner anlegt erbt dieser Unterordner die Benutzergruppe des bergeordneten Ordners einschlie lich aller Rollen zuweisungen 90 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen Der Geltungsbereich einer Rolle ist das Objekt f r das der Benutzer eine Rolle innehat und alles unterhalb dieses Objekts und zwar so weit bis dem Benutzer in der Objekthierarchie eine andere Rolle zugewiesen wird Hinweis Wenngleich dieses Prinzip auch f r spezielle Ordner wie die pers nlichen Bereiche pers nlic
190. e ber neue Ereignisse in Ihren Arbeits bereichen informieren Die verschiedenen Dienste nutzen verschiedene bertragungswege f r die Benachrichtigung ber Ereignisse F r Ereignisdienste die Sie aktiviert haben k nnen Sie die Benachrichtigung ber bestimmte Ereignistypen gelesene Objekte neue Objekte usw abonnieren F r Einzelheiten siehe 3 6 4 1 Einstellung der Standardoptionen f r die Ereignisbenachrichtigung auf S 60 Unterabteilung Aktive Ereignisdienste Hier k nnen Sie durch Ankreuzen diejenigen Ereignisdienste ausw hlen ber die Sie ber neue Ereignisse unterrichtet werden wollen Unterabteilung Abonnierte Ereignistypen 72 Grundbegriffe und funktionen Hier k nnen Sie f r die aktiven Ereignisdienste jeweils die Ereignistypen ankreuzen ber die S e mit dem betreffenden Ereignisdienst benachrichtigt werde wollen Durch Ausklappen der Men s gt zu den einzelnen Diensten gelangen Sie zu den einzelnen Ereignistypen Sie k n nen aber auch pauschal alle Ereignistypen f r einen bestimmten Dienst ankreuzen Wenn ein Ereignisdienst nicht in der Liste auftaucht pr fen Sie ob Sie den Dienst in der Unterabteilung Aktive Ereignisdienste aktiviert haben Synchronisierung Die Einstellungen in dieser Abteilung betreffen die Synchronisierung von BSCW Dokumen ten mit den entsprechenden Dokumenten auf Ihrem lokalen Computer mithilfe des Aktenkof fers einem pers nlichen Objekt wie der Pap
191. e nach Betriebssystem ist dies unterschiedlich blicherweise finden Sie dazu eine sogenannte Verkn pfung auf dem Desktop kleine symbolisierte Darstellung des Desktop Widgets auf das S e zum Start des Widgets klicken m ssen Beim ersten Start eines Desktop Widgets werden Sie aufgefordert die BSCW Adresse sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort anzugeben Die BSCW Adtresse ist die URL Ihres BSCW Servers und wird Ihnen auf der Installationsseite der Desktop Widgets die Sie mit Anzeigen Desktop Widgets im oberen Men aufrufen angezeigt am besten kopieren S e die Adresse von dort Benutzername und Passwort sind dieselben die Sie zur Anmeldung an Ihrem BSCW Server an der Standard Benutzerschnittstelle verwenden BSCW Adresse und Benutzername werden f r weitere Starts des Widgets gespeichert Wahlweise k nnen Sie auch das Passwort speichern lassen Im Web Browser gespeicherte Kennw rter werden von dem Desktop Widget nicht erkannt oder verwendet Hinweis Wenn Sie irrt mlich ein bereits gestartetes Desktop Widget erneut starten wird das Fenster des laufenden Widgets w ederhergestellt es wird keine weitere Instanz des Widgets erzeugt Beachten S e dass Anmeldung beim Desktop Widget und BSCW Anmeldung beim Web Browser v llig getrennt voneinander verlaufen Dies bedeutet insbesondere o Eine Anmeldung im Desktop Widget zieht keine erfolgreiche Anmeldung im Web Browser nach s ch 120 Alternative Benutzerschnittstellen
192. e F llen Sie das Formular Passwort ndern aus und klicken Sie OK Nun werden Sie aufgefordert sich erneut zu authentisieren 2 1 3 Passwort vergessen Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben k nnen Sie nicht mehr auf Ihre BSCW Arbeitsberei che zugreifen und daher nat rlich auch Ihr Passwort nicht wie oben beschrieben ndern F r genau diesen Notfall bietet BSCW das folgende Vorgehen an e ffnen Sie die Eingangsseite Ihres BSCW Servers auf dem ffentlichem BSCW Ser ver von FIT ist dies http public bscw de pub und klicken Sie auf Passwort verges sen um sich mit einem neuen Passwort bei Ihrem BSCW Server zu registrieren e Im folgenden Aktionsformular geben Sie eine E Mail Adresse an die BSCW bereits mit Ihrem Namen verkn pft hat z B Ihre prim re E Mail Adresse und best tigen Sie mit OK e BSCW schickt daraufhin an die angegebene E Mail Adresse eine Nachricht mit der URL eines Formulars n dem S e ein neues Passwort festlegen k nnen 2 1 4 Zus tzliche E Mail Adresse registrieren Wenn Sie mehr als eine E Mail Adresse haben die Sie in verschiedenen Kontexten etwa gesch ftlich und privat benutzen so kann es vorkommen dass Sie aufgefordert werden sich erneut auf Ihrem BSCW Server zu registrieren weil Sie jemand in einen Arbeitsbereich ein geladen hat Das liegt daran dass Sie ein anderer Benutzer Ihres BSCW Servers unter einer E Mail Adresse eingeladen hat die nicht dieselbe ist unter der
193. e Vorlagen im Ordner amp content_dir faq deren Name dem Muster question dtm entspricht mit der Vorlage amp template_dir fag dtm verbunden ausgewertet und anschl e Bend eingesetzt 8 7 5 Funktionen Um w hrend des Evaluierungsprozesses Werte von Umgebungsvariablen einsetzen zu k n nen stellt der Document Generator einige Funktionen zur Verf gung d e n Vorlagen oder Instanzen benutzt werden k nnen amp base Dateiname entfernt Pfadinformation und Suffix aus einem Dateinamen Beispiel amp base home bscw www faq dtm ergibt faq amp rel Pfad erzeugt einen relativen Pfadnamen aus einem absoluten Pfadnamen und zwar relat v zu dem Dokument das erzeugt werden soll gesetzt im Evaluierungsparameter docu ment Beispiel Wenn man den Funktionsausdruck amp rel Images in einer Vorlage be nutzt die ein Dokument fag index htm erzeugt so wird dieser Ausdruck in Images umgewandelt Soll dagegen ein Dokument faqg question install htm erzeugt werden so wird der Ausdruck zu Images ausgewertet amp size Dateiname B K M G liefert die Gr e der angegeben Datei in Byte Kilobyte Megabyte oder Gigabyte Beispiel amp size Download bscw34 exe M ergibt 8 43 amp date Format liefert das aktuelle Datum und die Tageszeit In dem Parameter Format k nnen die folgenden Formatierungsanweisungen verwendet werden S e werden hier ohne die optionalen Angaben zu Feldbreite und Genauigkeit angeg
194. e di rekte Bearbeitung mit externen Editoren erm glicht Dar ber hinaus k nnen Sie Text und HTML Dokumente direkt auf dem BSCW Server er zeugen 8 1 1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten S e k nnen Textdokumente MIME Typ text plain ohne Einschr nkungen direkt auf dem BSCW Server erstellen und bearbeiten Der Text Editor besteht jedoch nur aus einem einfa chen Textfeld in dem der Inhalt des Dokuments dargestellt wird und wo er eingegeben und bearbeitet werden kann Um ein Textdokument zu erzeugen e w hlen Sie Datei Neu Textdokument im oberen Men des aktuellen Ordners e Geben Sie Name und wahlweise auch Tags und Beschreibung des neuen Dokuments ein Tragen Sie den Text des Dokuments in das angebotene Textfeld ein e Klicken Sie auf OK um das neue Dokument zu erzeugen Um e n Textdokument direkt auf dem BSCW Server zu bearbeiten e w hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments Wenn Sie den in tegrierten einfachen Texteditor benutzen sperrt diese Aktion das Dokument automa tisch bis Sie mit der Bearbeitung fertig sind e Der Inhalt des Dokuments wird in einem Textfeld angezeigt wo Sie das Dokument bearbeiten k nnen e Wenn Sie auf OK klicken wird das existierende Dokument durch das berarbeitete ersetzt oder es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument unter Versions kontrolle steht W hrend der Erzeugung des Dokuments entweder durch Hochladen oder direkte Erzeugung auf de
195. e die Autorengruppe ihre BSCW Dokumente unter Versionskontrolle stellen Bei einem Dokument unter Versionskontrolle wird dessen Inhalt bei nderungen nicht ein fach berschrieben vielmehr wird eine zus tzliche Version erzeugt die nun die aktuelle Fas sung darstellt Die fr heren Fassungen bleiben erhalten Ihre Abfolge wird durch Versions nummern z B 0 1 0 2 0 3 usw gekennzeichnet ber die Info Seite oder direkt ber eine URL mit Versionsnummer siehe unten k nnen Sie weiterhin darauf zugreifen Als Eigent mer eines Ordners haben Sie zus tzlich die M glichkeit alle Dokumente des Ord ners unter automatische Versionskontrolle zu stellen so dass bei Hochladen neuer Dokumente und Ersetzen oder Bearbeiten existierender Dokumente automatisch Dokumente unter Ver s onskontrolle erzeugt werden 8 3 1 Dokument unter Versionskontrolle stellen Das Einrichten der Versionskontrolle f r ein Dokument bedeutet das Erstellen eines neuen Objekts des Typs Dokument unter Versionskontrolle unter Benutzung des existierenden Do kuments als initiale Version e W hlen Sie ndern Versionskontrolle im Aktionsmen des Dokuments e Tragen Sie im Formular Unter Versionskontrolle stellen Beschreibung Zustand und Nummer der Urversion ein Als Ergebnis der Aktion ndert s ch der Eintrag des Dokuments o Hinter dem Namen des Dokuments ist eine Versionsnummer eingef gt o Im Aktionsmen des Dokuments wird anstelle von Ersetz
196. eanstanden Solche vorl ufigen Beanstandungen sind f r den Auftragnehmer nicht sichtbar solange d e Akt on Erledigung beanstanden nicht ausgef hrt wird sie k nnen beliebig ver ndert oder auch wieder gel scht werden Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftragnehmer zug nglich Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut erledigen Aufgabe Erledigung zur ckziehen Ausgabedaten enthalten Fehler Der Auftragnehmer kann die Erledigung zur ckziehen um die Ausgabedaten zu korrigieren Nach einer Korrektur kann die Aufgabe erneut erledigt werden Aufgabe Zur ckweisen Auftragnehmer kann oder will die Aufgabe nicht ausf hren fehlende Zust ndigkeit Urlaub Krankheit Der Auftragnehmer kann die Aufgabe zur ckweisen der Aufgabenzustand ndert sich n zur ckgewiesen Eine zur ckgewiesene Aufgabe kann vom Auftraggeber ver ndert und wieder gestar tet werden M gliche Ver nderungen schlie en die Zuweisung neuer Auftragnehmer und die Definition neuer Datenfelder ein Aufgabe bernahme zur ckziehen Zusage die Aufgabe auszuf hren muss widerrufen werden Der Auftragnehmer kann die bernahme zur ckziehen Der Auftragnehmer kann daraufhin d e Aufgabe beanstanden zur ckweisen oder doch noch erledigen Der Auftraggeber seinerseits kann die Aufgabe zur ckziehen stornieren oder auf die Erle digung warten Aufgabe Stornieren Grund f r die Aufgabe ist weggefallen Der Auftraggeber kann d
197. eben Anweisung Bedeutung sa Abk rzung f r den Wochentag SA Wochentag ge Abk rzung f r den Monatsnamen SB Monatsname e Standarddarstellung f r Datum und Uhrzeit sd Tag im Monat als Dezimalzahl 01 31 sH Stunde als Dezimalzahl 24 Stunden 00 23 sI Stunde als Dezimalzahl 12 Stunden 01 12 j Tag m Jahr als Dezimalzahl 001 366 Sm Monat als Dezimalzahl 01 12 sM Minute als Dezimalzahl 00 59 sp AM oder PM je nach Tageszeit S Sekunde als Dez malzahl 00 60 SU Wochennummer im Jahr Sonntag ist der erste Tag der Woche 00 53 Alle Tage des Jahres die dem ersten Sonntag vorausgehen geh ren zu Woche 0 SW Wochentag als Zahl 0 Sonntag 6 168 Dokument und Inhaltsmanagement Anweisung Bedeutung SW Wochennummer im Jahr Montag ist der erste Tag der Woche 00 53 Alle Tage des Jahres die dem ersten Montag vorausgehen geh ren zu Woche 0 5x Standarddarstellung f r Datum SX Standarddarstellung f r Tageszeit 5y Jahr ohne Jahrhundert 00 99 a Jahr mit Jahrhundert SZ Name der Zeitzone oder leere Zeichenkette wenn Zeitzone unbekannt ist oo o0 das Zeichen Beispiel date 3B sy ergibt am 10 10 2005 oktober 2005 8 7 6 Benutzung des Document Generator Um den Document Generator zu starten legen S e zun chst mit Datei Neu DokSet ein neu es DokSet an Dabe geben S e den Namen des DokSets und wahlweise eine Beschreibung und etwaige Tags an und w hlen noc
198. ebenfalls f r diese Aufgabe verantwortlich waren Vor einer Weiterleitung sollten Sie sicherstellen dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist dass also z B ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappen ordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe entsprechend der Aufgabenstellung berarbeitet worden ist Was Sie sonst noch ber die Bearbeitung von Laufmappen wissen sollten o Wenn Sie die Laufmappe aus Ihrer pers nlichen Aufgabenliste entfernen werden Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe gestrichen Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Laufmappe o Nicht nur die verantwortlichen Bearbeiter der aktuellen Aufgabe k nnen eine Lauf mappe weiterleiten sondern auch d e Mitglieder der Laufmappe Damit entziehen sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe und leiten die Lauf mappe in ihrem gegenw rtigen Zustand dem oder den verantwortlichen Bearbeitern der n chsten Aufgabe zu o Wenn die letzte Aufgabe erledigt ist und es keine n chste Aufgabe mehr gibt ist der Lauf der Laufmappe beendet Eine beendete Laufmappe kann wiederverwendet wer den Nach einer eventuellen berarbeitung ihres Inhalts oder ihrer Aufgaben kann sie durch ein Mitglied erneut durch Weiterleiten gestartet werden 240 Workflow Management 12 2 3 Laufmappen Status und Historie Die aktuelle Aufgabe und der oder d e daf r verantwortlichen Bearbeiter werden mit der Be schreibung der Laufmappe angezeigt Ei
199. ecke lt e schmuecke regex ag de gt S e k nnen Ihren pers nlichen Daten Tags und eine Beschreibung hinzuf gen d e auch in der Beschreibung Ihres Benutzereintrags auf Mitgliederseiten auftauchen Das Feld Prim re E Mail Adresse ist auf diejenige E Mail Adresse gesetzt an die BSCW Ihre Nachrichten schickt z B die t glichen Arbeitsbereichsberichte Standardm ig ist das die E Mail Adresse mit der Sie sich registriert haben Wenn sich Ihre E Mail Adresse ge n dert hat oder wenn Sie zus tzliche E Mail Adressen benutzen wollen geben sie die neue oder die weiteren Adressen bitte unter Weitere E Mail Adressen hinzuf gen ein F r jede dieser weiteren E Mail Adressen m ssen Sie einen Prozess durchlaufen der Ihrer ersten Reg strie rung hnelt Wenn S e mehrere E Mail Adressen registriert haben k nnen S e eine neue prim re E Mail Adresse durch Auswahl im entsprechenden Feld festlegen Beachten Sie dass abh ngig von der Server Konfiguration n cht jeder Benutzer weitere Adressen eingeben kann und auch der Bereich f r zul ssige Adressen auf bestimmte E Mail Domains eingeschr nkt sein kann Kommunikation Hier k nnen Sie Kontaktdaten eingeben die es anderen Benutzern erm glicht mit Ihnen in sozialen Netzwerken oder Instant Messaging Diensten in Kontakt zu treten Um ein soziales Netzwerk oder einen Instant Messaging Dienst Ihrem pers nlichen Profil hinzuzuf gen e w hlen Sie einen Eintrag aus der angeboten
200. edigt oder abgenommen e Von Unteraufgaben stammende Daten Hier k nnen Sie Ausgabedatenfelder von Un teraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen S e es zum Ausgabefeld der aktuellen Hauptaufgabe Wenn das Datenfeld freigegeben wird etwa durch Erledigung der Unteraufgabe steht es der Hauptaufgabe als Ausgabe zur Verf gung Hier hat man wieder die M glichkeit bei der Verkn p fung der Datenfelder von Haupt und Unteraufgaben von unten nach oben vorzugehen und nachtr glich Ausgaben von Unteraufgaben die nicht von anderen Unteraufgaben ben tigt werden als Ausgaben der Hauptaufgabe zu erkl ren Wenn eine gegebene Aufgabe sowohl eine Hauptaufgabe und Nachbaraufgaben als auch selbst wieder Unteraufgaben hat k nnen bei der nderung der Ein und Ausgabedaten im all gemeinen Fall sowohl Daten oder Bedingungen der Haupt und Nachbaraufgaben als auch Daten und Bedingungen von Unteraufgaben angegeben werden was das Formular noch etwas komplexer macht als bei der Erzeugung von Unteraufgaben die ja noch keine Unteraufgaben haben k nnen 12 1 9 7 Workflows bearbeiten Was ist anders als bei Einzelaufgaben Die Hauptunterschiede zwischen der Bearbeitung von Einzelaufgaben und einem Workflow aus Hauptaufgabe und Unteraufgaben sind o Aufgaben die gemeinsame Datenfelder m t Hauptaufgabe Unteraufgaben oder Nach baraufgaben haben h ngen bei Start oder Erledigung von der Freigabe dieser Daten f
201. efiniert werden wenn die Hauptaufgabe nicht in Bearbeitung ist z B in den Zust nden initial oder reaktiviert oder sie k nnen von den Auftragnehmern der Hauptaufgabe erzeugt werden wenn die Hauptaufgabe in Bearbeitung ist Sie erzeugen eine neue Unteraufgabe als Einzelaufgabe dadurch dass 232 Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Aufgabenans cht einer Aufgabe aufru fen Ebenso steht Ihnen der Aufruf von Neu Aufgabe im Aktionsmen einer Auf gabe in einer Ordner bersicht zur Verf gung Die bestehende Aufgabe wird zur Hauptaufgabe der neu zu erzeugenden Unteraufgabe Das Aktionsformular zur Erzeugung einer Unteraufgabe gleicht in allen Teilen dem Aktionsformular zur Erzeugung von Aufgaben Lediglich bei der Definition der Ein und Ausgabedaten ergeben sich neue Aspekte W hrend bei der Erzeugung von Auf gaben in Phasen oder Projekten Bedingungen und Datenfelder von Nachbaraufgaben angegeben werden konnten kommen be der Erzeugung von Unteraufgaben noch Be dingungen und Datenfelder der Hauptaufgabe h nzu Eingabedaten e Bedingungen f r den Start der Aufgabe Hier k nnen S e Bedingungen festlegen unter welchen die neue Unteraufgabe gestartet werden darf wenn die Hauptauf gabe gestartet worden st oder wenn eine Nachbaraufgabe erledigt worden ist W hlen S e eine oder mehrere Bedingungen durch Klicken aus lt Eingabedaten von Hauptaufgabe freigegeben gt bedeutet dass die Hauptaufgabe sich in Bearbeitung befin
202. ege der Anmeldung anbieten siehe 2 2 5 Andere Methoden der Authentisierung auf S 18 Nach der berpr fung der bermittelten Daten erm glicht Ihnen BSCW den Zugriff auf Ihren pers nlichen Arbeitsbereich bzw auf das Objekt in einem Arbeitsbereich dessen URL Sie direkt eingegeben haben Wenn Ihnen z B jemand die URL eines Ordners schickt sehen Sie die entsprechende Ordner bersicht unmittelbar nach der Anmeldung vorausgesetzt Sie haben die n tigen Zugriffsrechte Wenn Sie l ngere Zeit nicht mit BSCW arbeiten endet Ihre BSCW Sitzung automatisch und S e werden erneut aufgefordert sich anzumelden 2 2 2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW Wenn Sie sich das allererste Mal bei BSCW anmelden ist Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder leer oder er enth lt als einziges den Arbeitsbereich zu dem Sie eingeladen wurden Im letzteren Fall haben Sie zumindest ein konkretes Beispiel wie Zusammenarbeit in BSCW aussieht Aber im Fall des leeren pers nlichen Arbeitsbereichs m gen Sie sich fragen wie Sie mit BSCW anfangen sollen Der einfachste Beginn ist die Erzeugung eines eigenen Arbeitsbereichs den Sie mit anderen Benutzern teilen e W hlen Sie Datei Neu Arbeitsbereich im oberen Men oder klicken Sie auf E in der Schnellstartleiste Geben Sie Name und wahlweise eine Beschreibung des neuen Arbeitsbereichs ein e Gehen Sie zur Abteilung Mitglieder des Aktionsformulars und w hlen Sie die k nf tigen Mitglieder
203. ei Sollten Sie jedoch diesbez gliche Zwei fel haben Ihre nderungen werden auf BSCW Seiten nicht angezeigt sollten Sie Ihre Browser Einstellung berpr fen Im Internet Explorer 8 0 w hlen Sie z B Extras gt Internetoptionen gt Allgemein gt Browserverlauf Einstellungen gt Tempor re Internetdateien gt Bei jedem Zugriff auf die Webseite Das genaue Verfahren diese Option zu setzen h ngt von Ihrem Browser und der Browserversion ab e Stellen Sie sicher dass die Uhr an Ihrem Rechner richtig eingestellt ist Andernfalls kann es zu Problemen bei der Synchronisierung zwischen dem BSCW Server und den Seiten in Ihrem lokalen Cache kommen e Wenn Sie die mit JavaScript verbesserte Benutzeroberfl che nutzen wollen m ssen S e Ihren Web Browser so konfigurieren dass JavaScript aktiviert st und Cookies ak zeptiert werden e Wenn Sie den Internet Explorer benutzen sollten Sie die Option Extras gt Internetop tionen gt Erweitert gt Browsen gt Kurze HTTP Fehlermeldungen anzeigen ausschal ten da der Internet Explorer sonst wichtige Fehlermeldungen ausblendet Die folgenden BSCW Erweiterungen sind als Java Applets realisiert o Datei bertragungshilfe und Drag amp drop Uploader Hilfsprogramme zum beque men Hochladen von Dateien o Ereignismonitor synchrone Gruppenwahrnehmung in Ihren Arbeitsbereichen o Aktenkoffer Synchronisierung Ihrer BSCW Arbeitsbereiche mit Ihrem lokalen Dateisy
204. eich werden Dokumente m Aktenkoffer mit den Doku menten auf dem lokalen Computer verglichen und es werden neuere Dokumente vom BSCW Server zum lokalen Computer bertragen und umgekehrt Um auf Ihren Aktenkoffer zuzu greifen e klicken S e auf das Symbol in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Aktenkoffer im oberen Men Der Einsatz des Aktenkoffers bietet sich an wenn S e mehrere Dokumente vom BSCW Server auf Ihren lokalen Rechner bertragen um diese dort zu bearbeiten und dann wieder in BSCW verf gbar zu machen Sie k nnen ganze Arbeitsbereiche im Aktenkoffer vorhalten auf Ihren lokalen Computer bertragen und enthaltene Dokumente dort lesen und bearbeiten w hrend Sie z B auf Reisen sind Anschlie end nutzen Sie die Synchronisierung um unter wegs ge nderte Dokumente mit dem BSCW Server abzugleichen bzw von anderen Mitglie dern ge nderte Dokumente eines Arbeitsbereichs mit Ihrem lokalen Computer abzugleichen Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer ist nur im Rahmen einer professionellen BSCW Lizenz verf gbar Orb iTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalit t der professionellen Lizenz an Bitte wenden Sie sich f r weitere Informationen an license orbiteam de Der Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer muss zudem noch von Ihrem BSCW Systemadministrator aktiviert werden 13 7 1 Systemanforderungen f r den Aktenkoffer Der Aktenkoffer verwendet zum Abgle
205. einen Verweis enth lt der Sie direkt zu dem Aktions formular f hrt in dem Sie die neuen und auch weitere Teilnehmer einladen k nnen e Das Aktionsformular Teilnehmer zeigt die derzeitigen Teilnehmer an Sie k nnen neue Teilnehmer hinzuf gen und existierende Teilnehmer entfernen e Geben Sie wahlweise Kommentare an die den Einladungen neuer Teilnehmer und den Benachrichtigungen ausgeladener Teilnehmer hinzugef gt werden Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind S e als Organ sator einer Terminabstimmung k nnen eine E Mail Nachricht an die Teilneh mer versenden e W hlen Sie Sendenan Teilnehmer im Aktionsmen der Terminabstimmung geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf OK Sie k nnen die Nachricht an alle Teilnehmer alle Teilnehmer die schon oder noch nicht abgestimmt haben schicken oder die Empf nger der Nachricht unter den Teilnehmern ausw hlen Beachten S e dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger der Terminabstimmung son dern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Terminabstimmung enth lt eine Termin abstimmung ndern und Nachrichten an die Teilnehmer versenden kann Sie k nnen sich die Abstimmungszeitr ume von Terminabstimmungen auch auf einer Zeit achse anzeigen lassen e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Ordners um eine Zeitachsen darstellung aller Terminabstimmungen die in dem Ordner enthalten sind zu erzeugen e Weitere Einzelheiten find
206. einer vorl ufigen E Mail Adresse zugeordnet ist oder eine zur Selbstregistrierung auf Ihrem BSCW Server zu l ssige E Mail Adresse enth lt 5 2 4 Adressbuch benutzen Die Hauptanwendung des Adressbuchs ist die Unterst tzung bei der Auswahl von Personen bei Einladungen zu Arbeitsbereichen Terminen und Abstimmungen dazu wird in dem jeweiligen Aktionsformular immer die Option Aus meinem Adressbuch ausw hlen angebo ten Adressbuch und Kontakte 105 S e k nnen die Kontakte Ihres Adressbuchs mit Ansicht Sortieren nach verschiedenen Krite rien sortieren Bei der Sortierung nach Typ erscheinen zuerst die Kontaktlisten dann die Kon takte hrerseits geordnet nach allgemeinen Kontakten Benutzerkontakten und schlie lich E Mail Adress Kontakten Die Kontakte Ihres Adressbuchs k nnen mit Ansicht Filter nach Kategorie und Organisation gefiltert werden siehe auch 3 8 4 Ordneransichten auf S 73 S e k nnen mit den Personen die durch die Kontakte Ihres Adressbuchs dargestellt werden Kontakt aufnehmen sofern E Mail Adressen Mobiltelefonnummern oder andere Kontaktda ten vorliegen Das funktioniert genauso wie in normalen Kontaktlisten und ist in 5 1 6 Kontakte kontaktieren auf S 102 beschrieben 9 3 Versand von Nachrichten und BSCW Objekten Wenn f r Kontakte E Mail Adressen angegeben sind k nnen Sie an solche Kontakte in Ih rem Adressbuch oder einer beliebigen Kontaktliste Nachrichten schicken Das gilt auch f r
207. einsamen Arbeitsbereichen k nnen Sie in der Detailansicht im Tab Mitglieder die Mitgliedschaft verwalten e Sie laden neue Mitglieder mit Hinzuf gen ein Alternativ k nnen Sie auch die Schaltfl che Mitglied einladen im Tab Allgemeines benutzen e Im Aktionsformular Mitglied einladen k nnen Sie im obersten Feld jeweils nur einen Benutzernamen oder eine E Mail Adresse eintragen F r das Feld Aus meinem Adressbuch ausw hlen k nnen S e auch mehrere Eintr ge ausw hlen die nach Schlie en des Adressbuchs in das Feld bernommen werden e Wenn Sie neue Mitglieder zu einem Unterordner eines Arbeitsbereichs einladen k n nen S e zus tzlich w hlen ob S e neue Mitglieder zum Unterordner zu Mitglieder von Unterordnername oder zum bergeordneten Arbeitsbereich zu Mitglieder von Arbeitsbereichsname einladen wollen W hlen Sie den bestehenden Arbeitsbereich aus wenn Sie die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereiches erweitern und den neuen Mitgliedern in der ausgew hlten Rolle so Zugriff zum gesamten Arbeitsbereich ein r umen wollen Wenn Sie die Mitgliedergruppe des aktuellen Unterordners aus w hlen so erhalten die eingeladenen Benutzer lediglich Zugriff zu genau diesem Unterordner des Arbeitsbereichs Dies verh lt sich genauso in der Standard Benutzer Alternative Benutzerschnittstellen 129 schnittstelle wenn Sie die Aktion Zugang Mitglied einladen explizit in einem Unter ordner ausw hlen
208. eint wenn Sie die Umfrage ffnen Wenn Sie im Zweifel ber die korrekten Verweise sind fragen Sie Ihren BSCW Adminis trator Bei einer Abstimmung werden Beginn oder nderungen des Abstimmungszeitraums den Teilnehmern automatisch per E Mail mitgeteilt Sie brauchen diesbez glich nichts zu unter nehmen Als Organisator einer Abstimmung k nnen Sie den Teilnehmern jederzeit eine E Mail Nach richt schicken e W hlen Sie Senden an Teilnehmer im Aktionsmen der Abstimmung geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf OK Sie k nnen die Nachricht an alle Teil nehmer alle Teilnehmer die schon oder noch nicht abgestimmt haben schicken oder die Empf nger der Nachricht unter den Teilnehmern ausw hlen Beachten Sie dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger der Abstimmung sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Abstimmung enth lt Nachrichten an die Teil nehmer versenden kann Um eine Umfrage zu beantworten klicken Sie auf den Verweis der wie oben beschrieben ver ffentlicht wurde Wenn Sie in einer Abstimmung abstimmen wollen klicken Sie auf den Verweis den Sie automatisch per E Mail erhalten Wenn Sie Zugang zum Arbeitsbereich der Umfrage oder Abstimmung haben e w hlen Sie einfach ffnen im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung oder klicken Sie auf den Umfrage oder Abstimmungseintrag in der Ordner bersicht Da durch wird der Fragebogen angezeigt e F llen S e den Fragebogen aus und k
209. eis auch mit einem Symbol unterlegen Geben S e als Wert f r den Parameter icon die URL des Symbols an Wenn sowohl icon als auch text angegeben werden wird der Aktionsver weis mit dem Symbol unterlegt und der Text fungiert als Tooltip Beispiel element back text Nach oben o categories F gt eine Liste der Kategorien ein die Objekten des aktuellen Websiteord ners zugewiesen wurden Durch Klicken auf eine Kategorie wird die Anzeige von Ob jekten in der durch contents erzeugten Inhaltsli ste auf diejenigen Objekte einge schr nkt denen diese Kategorie zugewiesen wurde Beachten S e dass das Klicken 156 Dokument und Inhaltsmanagement Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element categories o contents F gt eine Liste aller Objekte die im aktuellen Websiteordner enthalten sind als klickbare Verweise ein Nach einer Volltextsuche ersetzen die Suchergebnisse die Inhaltsliste Statisch Ja Parameter showlayout showstyle optional Standardwert False Standardm ig erscheinen Layoutseite und Stildefinition nicht in der Inhalts liste Sie k nnen das erzwingen indem Sie den entsprechenden Parameter auf True setzen showhome optional Standardwert True Standardm ig erscheint die Startseite in der Inhaltsl ste Sie k nnen von die sem Verfahren abweichen indem Sie den Parameter auf False setzen onlytypes optional Standardwert text html Der Parameter onlytypes erm glicht es Ihnen Dokumente aus der Inhalt
210. eit akt ve Kollegen zu informieren Benachrichtigungen ber aktuelle Ereignisse n Ihren Arbeitsbe reichen zu erhalten und diejenigen Kollegen zu kontaktieren die gerade mit BSCW arbeiten 9 2 1 Anforderungen Der Ereignismonitor wird vom BSCW Server geladen und l uft als Applet im Web Browser Dazu wird ein Java Plugin ben tigt das vom Browser bei Bedarf ebenfalls geladen und 1n stalliert wird Der Browser muss dazu Plugins sowie JavaScript unterst tzen Der Ereignis monitor ben tigt das Java Plugin Version 1 5 oder h her dieses Plugin wird von aktuellen Browsern unterst tzt Hinweis M glicherweise ist der Ereignismonitor auf Ihrem BSCW Server nicht verf gbar da es sich dabei um eine optionale Komponente handelt Sprechen Sie bitte Ihren BSCW Ad ministrator an falls diese Funktion bei Ihrem Server nicht aktiviert ist 9 2 2 Starten des Ereignismonitors Um den Ereignismonitor zu starten 172 Awareness e w hlen Sie Anzeigen Ereignismonitor oder klicken Sie einfach auf das Ereignismoni tor Symbol Ian in der Schnellstartleiste Der Ereignismonitor verwendet zwei Fenster die sich beide beim Starten des Werkzeugs ff nen das Konsolfenster und das Appletfenster Der Ereignismonitor ben tigt beide Fenster um richtig zu arbeiten Schlie en Sie keines dieser Fenster wenn Sie den Ereignismonitor nicht beenden m chten Das Konsolfenster zeigt lediglich Systemnachrichten an und kann daher minimiert werden um den benu
211. eit ver ndert wer den indem weitere Aufgaben hinzugef gt andere entfernt oder existierende Aufgaben an andere Benutzer zur Erledigung vergeben werden Workflows k nnen zur Wiederverwendung kopiert werden Grundbegriffe und funktionen 35 3 2 20 Laufmappe Laufmappen gleichen normalen Ordnern insofern sie andere Objekte wie Dokumente und Notizen enthalten k nnen Dar ber hinaus ist Laufmappen eine Reihe von Aufgaben die mit dem Inhalt der Mappe durchgef hrt werden sollen zugeordnet Eine Laufmappe wird nach einander denjenigen Benutzern zugeleitet die f r die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind und zwar in der angegebenen Reihenfolge Die Aufgaben einer Laufmappe stellen keinen eigenen Objekttyp dar und haben lediglich einen Namen eine informelle Beschreibung und einen Verantwortlichen Sie sind nicht zu verwechseln mit den oben erw hnten eigenst ndigen Aufgaben Objekten 3 2 21 E Mail Nachricht Sie k nnen E Mail Nachrichten direkt an einen BSCW Ordner schicken wenn dieser Ordner das zul sst Solche E Mail Nachrichten k nnen beliebige Anh nge enthalten und werden in BSCW als Objekte des Typs E Mail Nachricht nach Internet Standard RFC 822 abgespei chert So k nnen Sie z B ganz einfach ein komplettes E Mail Archiv Ihres Projekts erstellen indem Sie die E Mail Adresse eines Ordners in Ihren E Mail Verteiler aufnehmen Die Mitglieder Ihres Projektteams brauchen nun nicht mehr alle wichtigen E Mail Nachrichten in Ihr
212. elche Aktionen die neuen Mitglieder n dem gemeinsamen Arbeitsbereich ausf hren k nnen Standardm ig ist die Rolle f r neue Mitglieder Mitglied siehe 4 2 1 Das BSCW Rollenkonzept auf S 90 f r eine Beschreibung der Standardrollen Wenn S e Mitglieder n verschiedenen Rollen ein laden wollen m ssen Sie die Einladungsaktion mehrfach ausf hren e Bestimmen Sie in Einladungs E Mail n in welcher Sprache der automatisch er zeugte Teil der E nladungsnachricht an noch nicht registrierte Benutzer geschickt wird e Klicken Sie auf OK um den neuen Mitgliedern Zugriff auf den Arbeitsbereich zu gew hren und die E Mail Nachricht an die Eingeladenen abzuschicken Wenn S e E Mail Adressen eingegeben oder ausgew hlt haben die BSCW noch nicht mit re gistrierten Benutzern verkn pft hat sendet BSCW automatisch eine E Mail Nachricht an diese Adressen Diese Nachricht die in Ihrem Namen verschickt wird ist eine Einladung zur Registrierung als neuer Benutzer an Ihrem BSCW Server Diese Nachricht wird in der von Ihnen oben ausgew hlten Sprache verschickt wobei dem Standardtext die von Ihnen unter Einladungstext eingegebene pers nliche Einladung angef gt wird Hinweis Die Sprache die Sie f r die Einladungsnachricht ausw hlen wird von BSCW als Sprache f r die Benutzeroberfl che f r neu registrierte Benutzer genommen wenn die Ein stellung der Sprache ber die bevorzugte Sprache des jeweiligen Browsers nic
213. elder ab eine Unteraufgabe kann nur gestartet werden wenn alle hre Eingabedaten die sie mit anderen Aufgaben gemeinsam hat freigegeben sind eine Hauptaufgabe kann nur erledigt werden wenn alle Ausgabedaten die sie gemeinsam mit Unterauf gaben hat freigegeben s nd Genauso wirken Start oder Erledigungsbedingungen ber die Freigabe solcher Daten o Aktionen an einer Hauptaufgabe oder Unteraufgaben in einem Workflow k nnen weli tere Aktionen an anderen Aufgaben m Workflow ausl sen Der Arbeitsablauf n einem Netz von Hauptaufgabe und Unteraufgaben wird unterst tzt o durch die Weitergabe von Werten gemeinsamer Datenfelder wenn immer sie frei gegeben werden und durch automatisches Vorantreiben des Workflow z B durch Starten von Unteraufgaben deren s mtliche Eingaben durch Start der Hauptauf gabe freigegeben wurden und durch Erledigung von Hauptaufgaben deren s mt liche Ausgaben durch die Erledigung von Unteraufgaben freigegeben wurden o durch R cknahme von Werten gemeinsamer Datenfelder wenn immer ihre Frei gabe r ckg ngig gemacht wurde und durch automatisches R cksetzen des Work flow z B durch Beanstandung der Erledigung einer Unteraufgabe deren Ausgabe als Eingabefeld in einer Nachbaraufgabe beanstandet wurde Workflow Management 235 Auch werden alle Unteraufgaben storniert wenn die Hauptaufgabe storniert wird und alle Unteraufgaben werden reaktiviert wenn die Hauptaufgabe reaktiviert wird o Bei der
214. elle Version der Dokumente in einem Evaluierungsprozess erzeugt Der Document Generator hilft dabei Redundanzen zu vermindern und erm glicht Konsistenz von Struktur und Layout Mit der Aktion Sendenan FTP Server k nnen anschlie end die erzeugten Dokumente per FTP auf einen anderen Server bertragen werden Insbesondere eignet sich der Document Gene rator f r die Verwaltung der HTML Dateien von Websites Der Document Generator ist eine optionale Komponente und muss f r Ihren BSCW Server aktiviert sein 8 7 1 Grundlagen Der Document Generator bas ert auf folgenden Konzepten Dokumentensammlung Dokset Eine Dokumentensammlung kurz DokSet ist ein besonderer Ordner der die Opera tion Auswerten bereitstellt Er enth lt im allgemeinen Vorlagen eine spezielle Art von Dokumenten und verf gt ber eigene Attribute die Instanzen siehe unten Wenn eine Dokumentensammlung Unterordner enth lt so erben diese Ordner die be reits definierten Instanzen Es k nnen dort au erdem neue Instanzen definiert und die Operation Auswerten ausgef hrt werden 164 Dokument und Inhaltsmanagement Vorlage Eine Vorlage dient der Erzeugung von Dokumenten in einer Dokumentensammlung In einer Vorlage k nnen die Instanzen referenziert werden oder andere Vorlagen ein gebunden werden Es gibt zwei Klassen von Vorlagen die eine erzeugt w hrend der Evaluierung direkt ein Dokument die andere wird in andere Vorlagen eingebunden Instanzen Eine Inst
215. em Objektstatus gef rbt ist Das Farbschema wird unterhalb der Zeit achsendarstellung erl utert Klicken Sie auf einen Objektnamen oder symbol um weitere Informationen ber das Objekt in Form eines Tooltip zu erhalten Innerhalb des Tooltips k nnen S e auf den Namen des Ob jekts klicken um das Objekt im urspr nglichen Browser Fenster zu ffnen Die Zeitachsen darstellung erlaubt nur lesenden Zugriff d h Sie k nnen keine Objekte ver ndern oder l schen noch neue Objekte hinzuf gen Sie k nnen die Zeitachsendarstellung mit den Cursor Tasten verschieben oder auch mit der Maus indem S e mit gedr ckter Maustaste den Cursor nach rechts oder links bewegen Der untere Teil der Zeitachsendarstellung zeigt einen gr eren zeitlichen Ausschnitt und kann f r schnellere Bildverschiebung mit der Maus benutzt werden Hier werden die Objekte nur durch einen kleinen senkrechten Strich repr sentiert nur Projekte werden auch mit hrem Namen dargestellt Schlie en Sie die Zeitachsendarstellung indem Sie das entsprechende Browser Fenster schlie en 12 2 Laufmappen Laufmappen sind Ordner mit besonderer Funktionalit t Mit einer Laufmappe k nnen Sie einen Gesch ftsprozess nachbilden bei dem Dokumente einem bestimmten Bearbeitungsab lauf folgen und von einem Benutzer zum n chsten Benutzer zur Bearbeitung weitergereicht werden Jeder Laufmappe ist eine Reihe von Aufgaben zugeordnet die von den daf r vor gesehenen Benutzern n der
216. ement element Die Definition kann irgendwo im Quelltext einer Seite erfolgen Wenn das Textelement ein mal definiert ist k nnen Sie es verwenden indem Sie element get name Name des Textelements in den Quelltext einer Seite einf gen In der Webansicht dieser Seite wird das Textelement ausgewertet und durch seinen Wert ersetzt Textelemente die in der Layoutseite definiert werden k nnen in jeder Inhaltsseite des Web s teordners verwendet werden z B als K rzel f r eine oft benutzte Textpassage die m g licherweise noch aufwendig formatiert ist Textelemente die in einer Inhaltsseite definiert sind k nnen nur in dieser selben Inhaltsseite und der Layoutseite verwendet werden Wenn S e Textelemente mit demselben Namen sowohl in einer Inhaltsseite als auch in der Layout seite definieren dann hat die Definition in der Inhaltsseite Vorrang vor der Definition in der Layoutseite So k nnen Sie also Standard Textelemente in der Layoutseite definieren die Sie in den Inhaltsseiten berschreiben k nnen oder auch nicht Sehen Sie sich die Quelltexte der Demonstrationsseiten f r Start und Layoutseite an um mehr ber die Verwendung von Text elementen zu erfahren Es gibt auch einige vordefinierte Textelemente die Sie benutzen k nnen o title der BSCW Name des aktuellen Objekts o description die Beschreibung des aktuellen Objekts aus BSCW o author der Name des Erzeugers des aktuellen Objekts o meta bscw keywords met
217. en Projekten Phasen und Aufgaben ist ein Wert zugeordnet der ihren Fortschritt beschreibt planm ig kritisch berf llig oder abgeschlossen Der Fortschritt in einem Projekt wird von unten der Aufgabenebene nach oben der Projektebene aggregiert und n der Ordner bersicht angezeigt Workflow Management 209 Die BSCW Unterst tzung f r das Projektmanagement mit Projekt Phase und Aufgabe wird m folgenden am Beispiel eines verteilten Entwicklungsprozesses erl utert von der Definition des Projekts und seiner Phasen ber das Einladen der Projektmitglieder bis hin zu kooperati ven Aufgabenerledigung bersichts und Benachrichtigungsfunktionen informieren den Be nutzer ber den Stand der Arbeiten und die laufenden Aktivit ten 12 1 1 Projekte und Phasen erzeugen und ndern 12 1 1 1 Projekte erzeugen Auf der Basis eines Projektplans der die Phasen des Projekts und die zeitlichen Rahmenbe dingungen festlegt werden Projekt und Phasen erzeugt e W hlen Sie Datei Neu Projekt im oberen Men desjenigen Ordners in dem Sie das neue Projekt anlegen wollen e Das Aktionsformular Neues Projekt hat drei Abschnitte Im Abschnitt Allgemeines geben S e den Namen eine Beschreibung sowie Beginn und Fertigstellungstermin S e k nnen auch noch Tags vergeben Alle Angaben au er dem Namen sind optional Wenn S e keine zeitlichen Rahmenbedingungen angeben verzichten S e allerdings auch auf eine Kontrolle des zeitl
218. en die Sie pers nlich mit dem jeweiligen Benutzer teilen o Aufgabe Die Info Seite zeigt Auftraggeber und Auftragnehmer Zustand und zeitliche Rahmenbedingungen 80 Grundbegriffe und funktionen 4 Arbeitsbereiche Zugriffs rechte und Rollen 4 1 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten Ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist ein Ordner der von mehreren Personen genutzt wird Mitglieder eines Arbeitsbereichs sind in der Regel eine Gruppe registrierter BSCW Benutzer Nach den Standard Einstellungen die Sie nat rlich Ihren Bed rfnissen anpassen k nnen kann jedes Mitglied des Arbeitsbereichs o alle Objekte des Arbeitsbereichs sehen o die Effekte aller Aktionen der anderen Mitglieder auf Objekten im Arbeitsbereich un mittelbar wahrnehmen und o selbst Aktionen auf dem Ordner und den in ihm enthaltenen Objekten ausf hren zu Beschr nkungen s ehe 4 2 Zugriffsrechte und Rollen auf S 89 Ein Ordner signalisiert seinen speziellen Status als gemeinsamer Arbeitsbereich durch das Symbol T hinter seinem Namen in der Navigationsleiste und in der Teilen Spalte des Ord nereintrags Klicken Sie auf dieses Symbol um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen Dort k nnen Sie auch die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich verwalten Die hier und im folgenden geschilderten Regeln f r Ordner gelten im wesentlichen auch f r alle von der Ordner Klasse abgeleiteten Container Objekte Diskussionsforen Gruppenka lender
219. en um die Ans chtseinstellungen des aktuellen Kalenders auf alle anderen Kalender zu bertragen Wenn S e die Ans chtseinstellungen des aktuellen Kalenders ge ndert haben k nnen Sie zu den Einstellungen zur ckkehren die auf diesen Ordner mit F r alle hnlichen bernehmen bertragen wurden indem Sie e Ansicht Zur cksetzen w hlen Wenn die Speichern Option deaktiviert ist werden Ansichtseinstellungen f r alle Kalender in gleicher Weise festgelegt Sie k nnen bestimmte Kalender davon ausnehmen indem Sie e Ansicht Individuell f r solche Kalender ankreuzen F r individualisierte Kalender k n nen Sie die Ans chtseinstellungen abweichend von den anderen Kalendern festlegen Die Ans chtseinstellungen individueller Kalender k nnen nicht durch Einstellungen anderer Kalender berschrieben werden Wenn die Individuell Option eines Kalenders deaktiviert wird werden die Ansi chtseinstellun gen auf die Einstellungen der nicht individualisierten Kalender zur ckgesetzt Wenn Sie die Ansichtseinstellungen eines individuellen Kalenders auf andere Kalender ber tragen wollen e w hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen Andere individuelle Kalender sind von dieser Aktion nat rlich nicht betroffen Termine auf einer Zeitachse anzeigen Sie k nnen sich die Termine eines Kalenders auch auf einer Zeitachse anzeigen lassen Dabei wird jeder Termin an der Stelle der Zeitachse positioniert die seinem Anfang entspric
220. en dass der anonyme Zugriff aus dem Internet gestattet wird Standardm ig st diese Akt on nur f r d e Manager der betref fenden Objekte m glich Beachten Sie auch dass Ihr Systemadministrator diese Aktion aus Sicherheitsgr nden komplett abgeschaltet haben kann e W hlen Sie Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des Objekts das Sie publi zieren wollen kreuzen Sie ffentlich machen an und klicken Sie auf OK e Bei manchen Objekttypen z B Ordnern und Diskussionsforen k nnen Sie zus tzlich zum voreingestellten Leserecht weitere Aktionen auf dem Ordner zulassen die das Hinzuf gen von Objekten eines bestimmten Typs betreffen e In diesem Fall Sie k nnen ebenfalls einstellen ob der ffentliche Zugriff moderiert sein soll Dann sind die anonym ber das Internet erzeugten Objekte bei anonymem Zugriff solange nicht sichtbar bis sie explizit von einem Mitglied des Ordners durch Zugang Freigeben f r den anonymen Zugriff freigegeben werden Durch das Publizieren eines Objekts wird der fiktive Benutzer anonymous Mitglied des Ob jekts was durch das Symbol T hinter dem Objektnamen n der Navigationsleiste angezeigt wird S e k nnen den ffentlichen Zugriff jederzeit widerrufen indem S e entweder e Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des publizierten Objekts w hlen das Auswahlk stchen ffentlich machen abw hlen und auf OK klicken oder e den Benutzer anonymous aus der Mitgliederliste des
221. en die Aktion Neue Ver sion angeboten Au erdem wirken die folgenden BSCW Aktionen bei Anwendung auf Dokumente unter Ver s onskontrolle auf die aktuelle Version des Dokuments e Ein Klicken auf den Dokumentnamen oder das MIME Typ Symbol links daneben l dt die aktuelle Version herunter e Sendenan Konverter und Sendenan Archiv betreffen die aktuelle Version Sie k nnen die Einrichtung der Versionskontrolle f r ein Dokument nur wieder aufheben in dem S e alle Versionen des Dokuments l schen s ehe 8 3 5 Versionen verwalten auf S 144 Dokument und Inhaltsmanagement 141 Anstatt Dokumente einzeln unter Versionskontrolle zu stellen K nnen Sie dies auch f r alle Dokumente eines ganzen Ordners tun Einzelheiten finden Sie in 8 3 6 Automatische Versionierung auf S 145 8 3 2 Neue Version erstellen Eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle erstellen Sie wie Sie ein norma les Dokument bearbeiten oder ersetzen w rden Wenn Sie ein Text oder HTML Dokument unter Versionskontrolle direkt auf dem Server bearbeiten w rd automatisch eine neue Version erstellt Die Versionsinformat on sollte vervollst ndigt werden um die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs zu unterrichten siehe n chsten Abschnitt Explizit erstellen S e eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle wie folgt e W hlen Sie ndern Neue Version im Aktionsmen des Dokuments diese Aktion ersetzt die Aktio
222. en sind die geerbten Optio nen die Standardoptionen In diesem Fall wird die entsprechende Auswahl mit Standardopti onen bernehmen beschriftet w hrend es sonst Geerbte Einstellungen verwenden hei t Wenn die Ereignisoptionen f r das aktuelle Objekt ge ndert wurden f r mindestens einen Ereignisdienst ist die Auswahl Besondere Einstellungen w hlen getroffen k nnen Sie diese nderungen r ckg ngig machen indem Sie auf Zur cksetzen klicken Anschlie end gelten wieder die Einstellungen des bergeordneten Ordners oder die Standardoptionen wenn in keinem bergeordneten Ordner spezifische Ereignisoptionen gesetzt wurden Ereignisdienste k nnen nur als Ganzes in den Standardereignisoptionen aktiviert oder deakti viert werden Wenn Sie einen Ereignisdienst f r das aktuelle Objekt verwenden wollen der in den Standardoptionen nicht aktiviert worden ist klicken Sie auf Standardoptionen ndern Nachdem Sie die Standardoptionen entsprechend ge ndert haben kehren Sie wieder zum Ak tionsformular Ereignisoptionen ndern zur ck um die individuellen Ereignisoptionen f r das aktuelle Objekt festzulegen Warnung Alle nderungen im Formular Ereignisoptionen ndern gehen verloren wenn Sie auf Standardoptionen ndern klicken Eine Einstellung der Ereignisoptionen die von den Optionen des bergeordneten Ordners ab weicht wird bei dem betroffenen Objekteintrag durch das Symbol l kenntlich ge
223. en von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benutzer mit hnlichen Interessen Das Adressbuch Ihr pers nlicher Adressspeicher wird haupts chlich benutzt um neue Mitglieder n einen Arbeitsbereich einzuladen Der Kalender st f r Ihren pers nlichen Gebrauch bestimmt Zus tzlich zum pers nli chen Kalender bietet BSCW noch Gruppenkalender an um die Zusammenarbeit in beliebigen Arbeitsbereichen zu organisieren Gruppenkalender werden in Arbeitsbereichen abgelegt Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte Dieser pers nliche Daten bereich enth lt die Lesezeichen die Sie angelegt haben Die Aufgabenliste enth lt die Aufgaben Aufgaben im engeren Sinne und in Laufmap pen die von Ihnen bearbeitet und erledigt werden sollen Das Symbol ver ndert sein Aus sehen wenn Aufgaben f r S e vorliegen Der Aktenkoffer enth lt Dokumente die Sie mit entsprechenden Dokumenten auf Ihrem lokalen Computer synchronisieren wollen Zwischenablage und Papierkorb werden in den folgenden Unterabschnitten n her erl utert 3 4 1 Pers nliche Startseite Ihre pers nliche Startseite f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche n BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse oder anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Sie k n
224. en Aufgabe wird nur dann nach oben aggres ert wenn die unmittelbar bergeordnete Aufgabe von der Erledigung der untergeordneten Aufgabe abh ngig ist Ist der Fortschritt einer Aufgabe berf llig findet der aus etwaigen untergeordneten Aufgaben aggregierte Fortschritt keine Ber cksichtigung und der Fortschritt der Auf gabe bleibt berfallig Ist der Fortschritt einer Aufgabe kritisch aber der Fortschritt aller untergeordneten Aufgaben planm ig findet der aggregierte Fortschrittswert keine Ber cksichtigung und der Fortschritt der Aufgabe bleibt kritisch Sobald ein Benutzer explizit den Fortschritt eines Projekts bzw einer Phase ndert wird der Fortschritt dieses Projekts bzw dieser Phase nicht mehr durch die Aggrega tion ver ndert der vom Benutzer definierte Fortschrittswert hat Vorrang 12 1 7 Aufgaben bearbeiten Aufgaben werden mit spezifischen Aufgabenaktionen bearbeitet Sie finden diese Aktionen in der Ordner bersicht im Aktionsmen eines Aufgabeeintrags unter Aufgabe oder in der Aufgabenansicht direkt als Schaltfl chen und m Datei Men Aufgaben werden normalerweise n drei Schritten bearbeitet wobei Auftraggeber und Auf tragnehmer abwechselnd t t g werden 224 Der Auftraggeber startet eine Aufgabe mit Aufgabe starten nachdem er die Eingabe daten bereitgestellt hat Dadurch geht die Aufgabe in den Zustand gestartet ber Feh lende Eingabedaten die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforder
225. en Aufgabennummern nach dem Aufgabennamen an zu welcher Aufgabe oder zu welcher von mehreren Aufgaben die Laufmappe weitergeleitet wird e Benutzen Sie die Pfeile und um die Reihenfolge der Aufgaben zu ndern und um bereits erzeugte Aufgaben zu entfernen Sie k nnen die Reihenfolge der Aufgaben auch ndern indem S e eine Aufgabe an einem der Pfeile mit ge dr ckter Maus an eine neue Position ziehen um dann ber oder unter einer anderen Aufgabe zu erscheinen e Sie k nnen die Aufgaben selbst ndern indem Sie sie ausklappen klicken Sie auf gt und im Aufgabenformular alle Angaben nach Wunsch ver ndern Name Be schreibung n chste Station Verantwortliche In der Abteilung Auto Versionierung k nnen Sie eine Versionskontrolle f r die neuen Laufmappe und ihre Unterordner festlegen mit der Folge dass alle Dokumente die neu erzeugt werden automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden Workflow Management e In der Abteilung Attribute k nnen Sie ihre eigenen Attribute f r die Laufmappe angeben die bei der Suche nach der Laufmappe benutzt werden k nnen e Klicken S e auf OK um die neue Laufmappe zu erzeugen Nach der Erzeugung der neuen Laufmappe k nnen S e nun dem Laufmappenordner Doku mente oder andere Objekte die f r die Laufmappe wichtig sind hinzuf gen Als Mitglied der Laufmappe k nnen Sie die Laufmappe jederzeit ndern Das betrifft nicht nur den Inhalt der Laufmappe sonder
226. en Liste und klicken Sie auf Hinzu f gen e Bei sozialen Netzwerken geben Sie die URL an unter der Sie in dem betreffenden Netzwerk erreicht werden k nnen Erweitern S e gegebenenfalls die Beschreibung des sozialen Netzwerks e Bei Instant Messaging Diensten geben Sie Ihre Benutzernummer oder kennung an Instant Messag ng Dienste unterst tzen Echtzeit Kommunikation zwischen zwei oder mehr Benutzern wobei je nach System Textnachrichten Telefonie oder sogar Video kommunikation eingesetzt werden Klicken Sie auf um mehr ber Systeme zu er fahren die Sie noch nicht kennen e Um ein soziales Netzwerk oder einen Instant Messaging Dienst aus Ihrem pers nli chen Profil zu entfernen klicken Sie auf n der entsprechenden Zeile Die hier gemachten Angaben werden unter Kontaktdaten auf Ihrer Benutzer Info Seite auf gef hrt und dienen anderen Benutzern um mit Ihnen in Kontakt zu treten 20 Erste Schritte Zeitzone Hier k nnen Sie Ihre lokale Zeitzone d h die Zeitzone Ihres derzeitigen Aufenthaltsortes festsetzen Alle Zeitangaben an der BSCW Benutzerschnittstelle z B die Zeitpunkte von Er eignissen werden an diese pers nliche Einstellung angepasst Standardm ig st als Zeitzone die Zeitzone Ihres BSCW Servers gesetzt Wenn S e keine Zeitzone ausgew hlt als Ihre Zeitzone w hlen k nnen Sie Ihre Ortszeit n den Feldern Stunde und Minute angeben der Wert im letzteren Feld sollte 0
227. en Objekten im ak tuellen Ordner Indem Sie z B auf _ klicken erzeugen Sie einen neuen Unterord ner im aktuellen Ordner mit demselben Aktionsformular wie oben e Im Kontextmen k nnen S e ebenfalls neue Objekte erzeugen indem Sie den ge w nschten Objekttyp aus dem Men Neu ausw hlen Mit Neu Diskussionsforum erzeugen Sie z B eine neue Diskussionsforum m aktuellen Ordner e Das Aktionsmen von Ordnereintr gen oder Eintr gen anderer Container Objekte wie Diskussionsforen Websiteordner oder Projekte bietet auch ein Men Neu zur Er zeugung neuer Objekte an Mit Neu Umfrage im Aktionsmen eines Unterordners erzeugen Sie z B eine neue Umfrage in diesem Unterordner Zu allen Aktionen zur Erzeugung neuer Objekte geh rt ein Aktionsformular in das Sie die Informationen eintragen die BSCW ben tigt um das neue Objekt zu erzeugen Das Formular h ngt vom ausgew hlten Objekttyp ab Eine bersicht ber die Objekttypen bietet 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte auf S 29 Einige Objekte k nnen nur innerhalb bestimmter anderer Objekte erzeugt werden Notizen k nnen z B nur innerhalb von Diskussionsforen erzeugt werden und Phasen nur innerhalb Grundbegriffe und funktionen 37 von Projekten Die Erzeugung von Gemeinschaften ber das Datei Men ist nur in Ihrem per s nlichen Arbeitsbereich home folder und Ihrem Adressbuch m glich Hinweis In Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder k nn
228. en Ordner zu erzeugen gehen S e wie folgt vor e W hlen Sie Datei Neu Websiteordner im oberen Men e Das Formular Neuer Websiteordner hat die Abteilungen Allgemeines Inhalt Design Auto Versionierung und Attribute e Allgemeines Geben Sie den Namen und wahlweise Tags und eine Beschreibung an Sie k nnen hier des weiteren die Standardansicht des Websiteordners Webansi cht oder normale Ordneransicht festlegen und entscheiden ob ein Vorlagenordner mit einer Vorlage Empty angelegt werden soll die bei der Erzeugung neuer Seiten mit Neu Seite benutzt wird e Inhalte W hlen Sie den initialen Inhalt des Websiteordners aus Die Standardoption Basis bietet lediglich eine leere Startseite Die restlichen Optionen geben einen Ein druck von den M glichkeiten eines Websiteordners und m ssen nat rlich an Ihre spe z ellen Umst nde angepasst werden Unabh ngig davon welche Wahl Sie treffen k nnen Sie die Start und andere Seiten sp ter berarbeiten e Design Ihnen werden zwe Layouts mit jeweils zwei Stilen angeboten also insgesamt vier Design Optionen Das Layout Baum ist f r hierarchisch organisierte Websites geeignet das Layout Abfrage f r eine unstrukturierte Menge von Seiten in der man Dokument und Inhaltsmanagement 151 s ch anhand von Autorennamen Tags und Kategorien zurechtfindet Ihre Auswahl resultiert in zwei entsprechenden Dokumenten Ihres Websiteord
229. en Phasen des Pro 212 Workflow Management jekts Falls es keine untergeordneten Phasen gibt oder diese Phasen keinen benutzer definierten Beginn oder Fertigstellungstermin haben so wird der fr heste Beginn et waiger untergeordneter Aufgaben als sp testm glicher Projektbeginn und der sp teste Fertigstellungstermin etwaiger untergeordneter Aufgaben als fr hestm glicher Fertig stellungstermin genommen Phasen eines Projekts entfernen Sie mit Entfernen im Aktionsmen der Phase wie bei ande ren Objekten auch Sie k nnen eine Phase hnlich wie ein Projekt ndern e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Phase Das Aktionsfor mular hat wiederum drei Abteilungen Allgemeines wo Sie Namen Tags Beschrei bung und Zeitrahmen der Phase ndern k nnen Fortschritt wo S e den Fortschritt der Phase manuell setzen k nnen siehe oben Attribute wo Sie die Attribute der Phase ndern k nnen e In der Abteilung Allgemeines sind unter den Feldern f r Beginn und Fertigstellungs termin fr hest und sp testm gliche Daten angegeben Der fr hestm gliche Beginn einer Phase ist der Beginn des bergeordneten Projekts Falls der Beginn des Projekts nicht definiert ist muss der Beginn der Phase vor dem sp testm glichen Beginn der Phase liegen Der sp testm gliche Beginn der Phase ergibt sich aus dem fr hesten Be ginn etwaiger untergeordneter Aufgaben Der fr hestm gliche Fertigstellungste
230. en Sie gemeinsame Ar beitsbereiche mit Datei Neu Arbeitsbereich erzeugen anstatt erst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann dazu andere Benutzer als Mitglieder einzuladen s ehe 3 3 3 Mitglieder einladen auf S 40 Dieser Men eintrag steht nur in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich zur Verf gung und ist dazu gedacht eine Verwechslung von Arbeitsbereichen und Gemeinschaf ten durch neue BSCW Benutzer zu vermeiden 3 3 2 Dokumente in BSCW hochladen Sie k nnen eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW Servers hochla den Dort wird die Datei als Dokument behandelt F r Browser mit eingebauter Datei bertra gungsfunktion file upload z B Firefox Internet Explorer oder Safari ist keine zus tzliche Software zum Hochladen in BSCW erforderlich Wenn Sie jedoch h ufiger gro e Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen sollten S e die Verwendung der browserunabh ngigen BSCW Hilfen zum Hochladen von Do kumenten in Betracht ziehen f r Einzelheiten siehe 13 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 248 F r das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser e w hlen Sie Datei Neu Dokument um das Formular Dokument hochladen anzuzei gen das aus drei Abteilungen Allgemeines Auto Versionierung und Attribute besteht e In der Abteilung Allgemeines w hlen Sie ber den blichen Date ffnen Dialog eine Datei aus Verzeichnispfad und Name der aus
231. en eige nen E Mail Systemen zu speichern E Mail Versand ist auch eine bequeme M glichkeit zum Einbringen von Dokumenten in BSCW Arbeitsbereiche alternativ zum Hochladen dieser Dokumente ber die Web basierte Benutzerschnittstelle 3 3 Aktionen In BSCW wird eine Aktion durch Auswahl eines Men eintrags oder durch Klicken auf eine Schaltfl che einen Verweis oder ein Symbol die jeweils die Aktion repr sentieren aufgeru fen An der Web basierten Benutzerschnittstelle kommen diese Aktionsaufrufe in den folgen den Formen vor Men s Oberes Men z B Datei Neu Dokument Kontextmen und Aktionsmen s z B ndern Eigenschaften Schaltfl chen Schnellstartleiste E D BB DO gibt Zugang zu h ufig benutzten Aktionen Schnellzugriffsleiste Beispiel zeigt Ihre Zwischenablage an Navigationsleiste Beispiel Zhr Benutzername zeigt Ihren pers nlichen Arbeitsbereich an Mehrfachwahl Symbolleiste z B T ausschneiden oder al entfernen Verweise oder Symbole in den Objekteintr gen einer Ordner bersicht 36 Grundbegriffe und funktionen Beispiel A zeigt die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs an Mit der offensichtlichen Ausnahme der Schnellstartleiste sind die Aktionen die durch Schalt fl chen Verweise oder Symbole aufgerufen werden einfache Navigationsaktionen s e ffnen und zeigen eine neue Seite an die einen Ordner ein Dokument die Mitglieder eines Arbeits bereichs eine Info Seite us
232. en finden Sie in 5 3 1 Versand von Nachrichten auf S 106 102 Adressbuch und Kontakte Wenn Ihr BSCW Server entsprechend konfiguriert ist K nnen Sie einem Kontakt mit Mobil telefonnummer auch eine SMS schicken indem Sie e im Aktionsmen des Kontakts SMS senden w hlen Bei einem Benutzerkontakt d h einem Kontakt der einem Benutzer zugeordnet ist und der durch die Symbole oder Ed kenntlich gemacht wird k nnen Sie dar ber hinaus versu chen mit dem entsprechenden Benutzer ber soziale Netzwerke oder Instant Messag ng Dienste in Kontakt zu treten Voraussetzung ist dass der Benutzer entsprechende Angaben in der Abteilung Kommunikation seines pers nlichen Profils gemacht hat e Klicken Sie auf den Benutzerkontakt um seine Info Seite anzuzeigen In der Abtei lung Kontaktdaten der Info Seite sind die Angaben zu sozialen Netzwerken und In stant Messaging Diensten zusammengefasst die der Benutzer in seinem pers nlichen Profil dazu gemacht hat Fehlt diese Abteilung so hat der Benutzer keine solchen An gaben gemacht e Klicken S e auf das Symbol eines sozialen Netzwerks um den Eintrag des Benutzers aufzusuchen Klicken Sie auf das Symbol eines Instant Messaging Dienstes um da r ber mit dem Benutzer in Kontakt zu treten 5 2 Adressbuch Ihr Adressbuch ist ein pers nliches Objekt auf das nur S e selbst Zugriff haben Es unterst tzt die Verwaltung von Kontaktdaten beliebiger Personen also sowo
233. en hier auch E Mail Adressen von Personen angeben die keine registrierten Benutzer Ihres BSCW Servers s nd diese Personen k nnen an einer Terminabstimmung teilnehmen ohne sich als BSCW Benutzer zu registrieren Kalender Umfragen und Abstimmungen 189 e Klicken Sie auf OK damit entweder die von Ihnen vorgeschlagenen Personen direkt eingeladen werden oder der Organisator ber Ihren Vorschlag unterrichtet wird der dann dar ber entscheidet wie er mit Ihrem Vorschlag verf hrt Abh ngig von der Konfiguration Ihres BSCW Servers und den Festlegungen des Organisators werden die von Ihnen vorgeschlagenen Personen entweder direkt eingeladen oder die Einla dung muss vorher vom Organisator best tigt werden Im letzteren Fall erh lt er eine diesbez gliche E Mail Nachricht Der Organisator kann auch e Vorschl ge bearbeiten im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen e Im Aktionsformular Vorgeschlagene oder weitere Teilnehmer einladen sind die Vor schl ge bereits unter Vorgeschlagene Personen eingetragen e Klicken Sie auf OK um die Vorgeschlagenen einzuladen An dieser Stelle k nnen S e auch weitere Personen zur Terminabstimmung einladen 10 2 4 Endg ltigen Termin festlegen Der Organ sator einer Terminabstimmung kann sich ber den aktuellen Stand der Terminab stimmung informieren indem er sie ffnet entweder durch Klicken auf den Terminabstim mungseintrag in der Ordner bersicht oder durch Auswahl von
234. en im Ordner Ge meinschaften von hr Benutzername der die Gemeinschaftsarbeitsbereiche von allen Ge meinschaften enth lt wo S e Mitglied sind Um auf diesen Ordner zuzugreifen e w hlen Sie Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Men Alternativ k nnen Sie auf in der Schnellzugriffsleiste klicken Der Ordner Gemeinschaften von hr Benutzername enth lt auch noch den Eintrag public mit allen Ordnern und Diskussionsforen die ffentlich zug nglich sind Eine Gemeinschaft zu verlassen ist nur f r Gemeinschaftsmitglieder in offenen Gemeinschaf ten m glich entfernen S e dazu den diesbez glichen Gemeinschaftsarbeitsbereich aus dem Ordner Gemeinschaften von hr Benutzername Bei geschlossenen und verborgenen Ge meinschaften m ssen Sie einen Gemeinschaftsmanager bitten Sie als Mitglied aus der Ge meinschaft auszuladen Sie k nnen den Gemeinschaftsarbeitsbereich von geschlossenen oder verborgenen Gemeinschaften nicht selbst aus der Liste Ihrer Gemeinschaften entfernen 200 Gemeinschaften 11 2 Gemeinschaften erzeugen Es g bt viele verschiedene Wege eine neue Gemeinschaft zu erzeugen Wir demonstrieren einige dieser M glichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsf lle Wir beginnen mit dem Astronomie Forum Wenn Sie ganz von vorn anfangen gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Datei Neu Gemeinschaft im oberen Men Ihres pers nlichen Arbeits bereichs home folder dies ist der einz
235. en nicht angezeigt werden wenn d e Umfrage oder Ab stimmung noch nicht begonnen hat Wenn S e das Erscheinungsbild Ihres Fragebogens kon trollieren m chten bevor die eigentliche Umfrage oder Abstimmung beginnt erzeugen Sie die Umfrage bzw Abstimmung in einem Ihrer privaten Ordner legen Sie sofort bzw das entsprechende Datum als Startzeitpunkt fest und lassen Sie sich den Fragebogen anzeigen indem S e das Umfrage oder Abstimmungsobjekt ffnen e W hlen Sie ffnen im Aktionsmen der Umfrage bzw Abstimmung oder klicken Sie auf den Umfrage oder Abstimmungseintrag in der Ordner bersicht Dadurch wird der Fragebogen angezeigt Klicken Sie auf Zur ck wenn Sie den Fragebogen durch gesehen haben Sie sollten jetzt noch keine Antwort abschicken Wenn Sie zufrieden sind k nnen Sie die richtige Startzeit einsetzen und die Umfrage durch Ausschneiden und Einf gen n denjenigen Arbeitsbereich bertragen wo sie stattfinden soll Bei Abstimmungen werden bei einer solchen bertragung nicht automatisch die Mitglieder des Zielarbeitsbereichs als Teilnehmer eingetragen Sie m ssen das explizit tun Hinweis W hrend standardm ig jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs neue Umfragen und Abstimmungen erzeugen kann d rfen nur der Erzeuger einer Umfrage oder Abstimmung und der Manager des Arbeitsbereichs der die Umfrage oder Abstimmung enth lt diese ndern 10 3 4 Umfragen und Abstimmungen auf einer Zeitachse anzeigen Sie k
236. en oder Terminen auf beiden Seiten keine Abgleichsaktion n tig macht und folglich auch beim Abgleich nicht angezeigt wird EB Ein existierender Kontakt oder Termin ist sowohl in BSCW als auch in Outlook ge ndert worden der so entstandene Konflikt muss h ndisch aufgel st werden indem einer der beiden Anderungen Vorrang einger umt wird AWG Ein Termin kann nicht von einer Seite zur anderen bertragen werden Der Grund f r das bertragungsproblem wird im unteren Teil des Applet Fensters angezeigt wenn man auf den entsprechenden Eintrag klickt In den meisten F llen werden ber tragungsprobleme von komplexen Wiederholungsregeln bei BSCW Terminserie oder durch nderungen von einzelnen Terminen einer Terminserie verursacht In beiden F llen w rd ein Abgleich n cht unterst tzt bertragungsprobleme m ssen h ndisch au erhalb des Abgleichvorgangs behandelt werden indem man z B die komplexe Wiederholungsregel eines BSCW Termins vereinfacht oder die nderung eines einzelnen Termins einer Terminserie in Outlook r ckg ngig macht Die andere Situation die durch den Abgleich nicht automatisch behandelt werden kann ist der Konflikt Nebenl ufige nderungen zweier entsprechender Kontakte oder Termine seit dem letzten Abgleich stellen einen Konflikt dar Die Art der nderungen spielt dabei keine Rolle es z hlt nur der Zeitpunkt zu dem eine nderung durchgef hrt wurde Die nderung eines Objekts auf der einen Seite und die Entfern
237. en sich in 12 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 236 10 2 2 ber Terminvorschl ge abstimmen Nach der Erzeugung einer Terminabstimmung werden alle Teilnehmer ber E Mail eingela den ber die vorgeschlagenen Termine abzustimmen Diese Nachricht enth lt einen persona lisierten Verweis URL der es Ihnen als Teilnehmer erlaubt auf die Terminabstimmung zu zugreifen um abzustimmen die eigene Abstimmung zu ndern oder sich den aktuellen Stand der Abstimmung anzusehen Leiten Sie diesen Verweis nicht an andere Personen weiter sie k nnten diese URL nur dazu benutzen unter Ihrem Namen an der Terminabstimmung te lzu nehmen sondern benutzen S e den zweiten Verweis n der Nachricht falls vorhanden um andere Personen zur Teilnahme an der Terminabstimmung vorzuschlagen Wenn S e Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt k nnen Sie einfach die Termin abstimmung ffnen um abzustimmen Sie stimmen in einer Terminabstimmung ab indem Sie e in der Einladungsnachricht auf den Verweis Zur Terminabstimmung klicken oder ffnen im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen letzteres nur wenn Sie Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt e Das Aktionsformular Terminabstimmung stellt die Terminabstimmung als Tabelle dar die Terminvorschl ge bilden die Spalten die Teilnehmer mit Ihren Meinungen bilden die Zeilen Stimmen Sie ber die
238. ent und Inhaltsmanagement Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt Dokumente k nnen Text Grafik Tabellenkalkulationen Druckdateien Bilder oder Audio und V ideodaten enthalten und sind ein grundlegender Objekttyp in BSCW Das Hochladen von Dokumenten in BSCW wird in 3 3 2 Dokumente in BSCW hochladen auf S 38 be schrieben BSCW unterst tzt das Management von Dokumenten und hren Inhalten O Text und HTML Dokumente k nnen direkt auf dem BSCW Server erzeugt und bear beitet werden MS Office und auch andere Dokumente k nnen unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls direkt auf dem BSCW Server bearbeitet werden Dokumente k nnen zur Erinnerung wiedervorgelegt werden Dokumente k nnen ge sperrt oder eingefroren werden um sie vor unbeabsichtigtem Ersetzen oder Bearbei ten zu sch tzen Dokumente k nnen unter Versionskontrolle gestellt werden um Anderungen nachver folgen zu k nnen wenn ein Dokument von verschiedenen Autoren in einem gemein samen Arbeitsbereich bearbeitet wird Dokumente k nnen als Vorlagen dienen die in spezifischen Vorlagenordnern gehalten werden und die von dort an andere Stellen kopiert werden k nnen Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief oder Formularvorlagen mit umfangreicher Formatierung oder komplizierten Berechnungsformeln Sammlungen von aufeinander verweisenden Dokumenten HTML Dokumente Bild Audio und Videodateien usw k nnen
239. er zeugen Wenn Sie neue Seiten erzeugen wird dazu als Vorlage die Seite Empty aus dem Vorlagenordner Page Templates genommen falls Sie diesen Vorlagenordner bei der Erzeu gung des Websiteordners angelegt haben Sie k nnen auch nachtr glich einen Vorlagenordner erzeugen und dort eine HTML Seite mit dem Namen Empty anlegen die als Vorlage f r neue Seiten Ihres Websiteordners dienen soll Diese Seite k nnen Sie nat rlich nach Ihren W nschen gestalten Wenn n keinem Vorlagenordner des Websiteordners eine Seite Empty gefunden wird wird als Vorlage die Systemvorlage genommen eine leere Seite mit dem Namen der Seite als Titel Bearbeiten k nnen S e vorhandene Seiten Ihres Websiteordners mit ndern Bearbeiten im Aktionsmen der Seite in der normalen Ordneransicht oder durch Klicken auf das Symbol 2 in der Webansi cht Wenn Sie JavaScript aktiviert haben ber Optionen Einstellungen wird f r die Bearbeitung neuer oder bereits vorhandener Seiten der in BSCW integrierte HTML Editor benutzt Dieser Editor zeigt bei Seiten eines Websiteordners eine zus tzliche Werkzeugleiste an Diese Werk zeugleiste bietet vier Men s die die Bearbeitung der Seiten von Websiteordnern erleichtert e BSCW Element einf gen bietet oft gebrauchte BSCW Elemente an Auswahl einer der angebotenen Elemente f gt den entsprechenden element Code an der Cur sor Position in den Quelltext des Dokuments ein Um das Men nicht zu l
240. er Aufgabenliste ausw hlen und in der Ab teilung Spalten die entsprechenden Attribute zur Darstellung in der bersicht aus w hlen Die Aufgabenliste enth lt au erdem auch Laufmappen bei denen der Benutzer die aktuelle Aufgabe als verantwortlicher Bearbeiter ausf hren soll Sortieren und Filtern der Aufgaben in der Aufgabenliste Die Aufgaben n der Aufgabenliste lassen sich nach mehreren aufgabenspezifischen Kriterien sortieren e W hlen Sie z B Ansicht Sortieren F lligkeit im oberen Men Ihrer Aufgabenliste um die Aufgaben nach dem F ll gkeitstermin zu sortieren Andere Kriterien sind z B Be ginn Zustand oder Kontext Neben dem Sortieren haben Sie auch die M glichkeit Aufgaben zu filtern d h es werden dann nur die Aufgaben in der Aufgabenliste dargestellt die einem bestimmten Kriterium ge n gen e W hlen Sie z B Ansicht Filter Auftraggeber im oberen Men der Aufgabenliste um sich nur diejenigen Aufgaben anzeigen zu lassen wo Sie Auftraggeber sind bzw wo noch kein Auftraggeber zugewiesen ist Sie es aber werden k nnten weil Sie Zugriff auf die Aufgabe haben e Es stehen als Filterkriterien daneben noch zur Verf gung o Auftragnehmer alle Aufgaben werden angezeigt bei denen S e Auftragnehmer sind oder wo noch kein Auftragnehmer zugewiesen ist Sie es aber werden k nn ten weil Sie Zugriff auf die Aufgabe haben o Zust ndig alle Aufgaben werden angezeigt wo Sie am Zug sind d h bei denen S
241. er Benutzer selbst in seinem pers nlichen Profil f r das entsprechende Feld gemacht hat Sein Benutzername wird in Klammern hinzugef gt e W hlen Sie die Schaltfl che Abgleichen mit Original um f r ein oder mehrere Fel der die Werte des zugeordneten Benutzers zu bernehmen e W hlen Sie die Schaltfl che Ersetzen durch Original um f r alle Felder die Werte des zugeordneten Benutzers zu bernehmen Dadurch wird der Kontakt n einen origi n ren Benutzerkontakt umgewandelt und die Kontaktdetails werden automatisch an geglichen wann immer der Benutzer sein pers nliches Profil ndert e W hlen Sie Bearbeiten um mit der gewohnten Bearbeitung des Kontakts fortzu fahren e Beenden Sie die Bearbeitung mit OK Hinweis Auch wenn Sie Benutzerdaten mit Abgleichen mit Original wie oben beschrieben in einen Kontakt bernommen haben werden diese Felder nicht automatisch bei nderungen durch den Benutzer selbst abgeglichen Wenn Sie einen or gin ren Benutzerkontakt ndern wird aus dem or gin ren ein normaler Kontakt und die Kontaktdaten werden n cht mehr automatisch dem pers nlichen Profil des Benutzers angeglichen Sie werden auf diesen Umstand durch eine Meldung m Aktionsfor mular Kontakt ndern Kopie hingewiesen 5 1 4 Kontakte filtern und sortieren S e k nnen Kontakte e mit Ansicht Sortieren bzw Ansicht Filter im oberen Men sortieren und filtern Ne ben der Kategorie k nnen Kontakte na
242. er Nachbaraufgaben ben tigte Daten das Ankreuzfeld Anforderungen abgenommen der Hauptaufgabe aus Sie haben so die Aufgabe Anforderungen in zwei Unteraufgaben aufgeteilt die nacheinan der ausgef hrt die Leistung der urspr nglichen Aufgabe erbringen Die beiden Unteraufgaben erscheinen in der Abteilung Inhalt der Aufgabenansicht unter Aufgaben Die Lieferbe z ehungen zwischen den Aufgaben werden in der Beschreibung der Unteraufgaben und in der Abteilung Eigenschaften der Aufgabenansicht der Hauptaufgabe angezeigt 12 1 9 6 Unteraufgaben und Hauptaufgaben ndern Unteraufgaben lassen sich mit ndern Eigenschaften ndern wie andere Aufgaben auch Was ge ndert werden kann h ngt vom Zustand der Unteraufgabe ab Beachten Sie dass Unteraufgaben einer Hauptaufgabe in Bearbeitung sofort nach ihrer Erzeugung automatisch gestartet werden wenn alle Eingaben vorliegen In diesem Zustand sind dann nicht mehr alle nderungen m glich und Sie m ssen die Unteraufgabe zum Zwecke der nderung zun chst zur ckziehen Das Aktionsformular f r die nderung von Unteraufgaben gleicht dem Akti onsformular zur Erzeugung von Unteraufgaben Bei der nderung von Hauptaufgaben d h Aufgaben die bereits Unteraufgaben haben kom men bei der Angabe der Ein und Ausgabedaten noch drei Formularfelder hinzu die sich auf Daten von oder f r Unteraufgaben und Bedingungen bez glich deren Erledigung beziehen Eingabedaten e
243. er gilt Dies f hrt unter Umst nden zu mehreren Rollen f r einen Benutzer wenn Sie z B zwei Mitgliedergruppen die beide denselben Benutzer enthalten in verschiedenen Rollen einladen Rollenzuweisung mittels Rolle zuweisen Mit der Aktion Zugang Rolle zuweisen k nnen Sie einzelnen Benutzern abweichend von anderen Mitgliedern bestimmte Rechte gew hren oder verweigern indem Sie die Rollen zuweisung die bei der Einladung gesetzt oder von bergeordneten Arbeitsbereichen vererbt worden ist ab ndern Das Formular Rolle zuweisen zeigt Ihnen eine Liste aller Mitglieder mit ihren Rollen denen durch Anklicken eine neue Rolle zugewiesen werden kann Wenn die Einstellung eines Benutzers beibehalten werden soll st f r den betreffenden Benutzer keine Aktion n tig Zuweisung von systemdefinierten Rollen wie Eigent mer oder Erzeuger k nnen hier nicht ver ndert werden Durch Klicken auf Rolle zur cksetzen k nnen Sie etwaige individuelle nderungen der Rollenzuweisungen f r dieses Objekt zur cksetzen Standardm ig ist die Aktion Rolle zuweisen den Managern eines Objekts vorbehalten Wenn das Objekt f r das die Rollenzuweisung erfolgt in mehr als einem Ordner enthalten ist wird Ihnen zuerst ein anderes Formular angezeigt in dem Sie f r jeden bergeordneten Ordner w hlen k nnen ob S e alle Rollenzuweisungen von diesem Ordner per Vererbung bernehmen wollen einschlie lich der Eigent merrolle oder ob S e a
244. erden an der mobilen Benutzer schnittstelle in der Detailansicht nur angeboten wenn Sie auf das betreffende Objekt ber eine Listenansicht zugegriffen haben nicht jedoch wenn Sie direkt auf das Objekt etwa aus einer Ereignishistorie oder der oberen Navigationsleiste heraus zugegriffen haben 7 2 5 6 Mobiles Portal Ereignisse Im Bereich Ereignisse erhalten Sie eine bersicht der aktuellen d h noch nicht best tigten Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen Die Ereignisse werden dabei in chronologischer Reihen folge angezeigt Mit der entsprechenden Schaltfl che oben rechts k nnen Sie die angezeigten Ereignisse best tigen Zu jedem Ereignis werden Objekt Aktion und das Aktionsdatum angezeigt ber den Namen des Objekts gelangen Sie zur jeweiligen Detailansicht Uber das Info Symbol rechts im Ereigniseintrag gelangen Sie zur Detailansicht desjenigen Benutzers der die Aktion ausge f hrt hat Alternative Benutzerschnittstellen 131 Ereignismeldungen werden zudem zu allen Objekten n Form einer Ereignishistorie angezeigt die Sie in der Detailansicht unter dem Tab Historie abrufen k nnen 7 2 5 7 Mobiles Portal Lesezeichen ber Lesezeichen lassen sich Verweise auf BSCW Objekte sowie Verweise auf Webseiten in BSCW verwalten Jeder Benutzer bes tzt dazu einen pers nlichen Lesezeichenordner n BSCW ber den Lesezeichenbereich im mobilen Portal erhalten Sie auch unterwegs Zugriff auf Ihren Lesezeichenordner
245. eren Benutzernamen bei Ihrem BSCW Server anzumelden Genauso k nnen Sie eine andere BSCW Adresse eintragen um s ch bei einem anderen BSCW Server anzumelden Des weiteren k nnen Sie in diesem Tab die Sprache sowie die Opti onen zur Speicherung des Passworts und zum automatischen Start des Desktop Widgets ndern e Version Hier ist festgehalten welche Version des Desktop Widgets Sie installiert haben und welches die neueste Version ist Bei Aktualisierung der BSCW Server Software kann auch ein Desktop Widget auf eine neue Version aktualisiert wer den Bei wichtigen nderungen wird die Installation der neuesten Version auto mat sch beim Start des Widgets durchgef hrt Ansonsten k nnen S e manuell mit Jetzt aktualisieren die Installation der letzten Version veranlassen wenn die Ver sionshinweise dies geraten erscheinen lassen Der Inhalt eines Desktop Widgets wird mit Ausnahme des Navigator Widgets als Liste von Eintr gen also von Kontakten Terminen Aufgaben Suchergebnissen oder Ereignissen an gezeigt Wenn nicht alle Eintr ge im Widget dargestellt werden k nnen k nnen Sie ber weiter bzw zur ck in der Inhaltsliste bl ttern Sie erhalten weitere Informationen zu einem Eintrag in einem Tooltip der erscheint wenn Sie mit der Maus ber den betreffenden Eintrag fahren Bei Suchergebnissen k nnen S e diesen Tooltip mit der Schaltfl che auch aus klappen Im Termine Widget k nnen Sie wieder mit der Schaltfl che noch
246. eressierenden Ereignisse des vorangegangenen Tages auf o Die direkte E Mail informiert den Benutzer sofort ber Ereignisse o Der Ereignismonitor zeigt dem Benutzer die ihn interessierenden Ereignisse in seinen Arbeitsbereichen fast zeitgleich mit dem Eintreten der Ereignisse an o Die BSCW RSS Ereignis Feeds stellen aktuelle Ereignisse als RSS formatierte Nach richten zur Verf gung Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen S e mit modernen Browsern oder anderen RSS Nachrichtensammlern zeitnahe Informationen ber die Vorg nge n Ihren Arbeitsbereichen beziehen Sie k nnen auch s mtliche Ereignisse eines Objekts in Form einer komma separierten csv Datei exportieren indem Sie Information Ereignisse exportieren im Aktionsmen dieses Ob jekts ausw hlen So k nnen S e die Ereignisdaten z B mit einem Tabellenkalkulationspro gramm weiterverarbeiten 3 6 2 Ereignistypen In BSCW werden f nf Ereignistypen unterschieden die in der Ordner bersicht durch spezi fische Ereignissymbole f r jeweils ein Objekt dargestellt werden 58 Grundbegriffe und funktionen Neues Objekt Dies ist ein neu erzeugtes Objekt Dokument Ordner Notiz usw das S e zuvor noch n cht gesehen haben Das Ereignis kann von Ihnen selbst oder einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs erzeugt worden sein Ver ndertes Objekt Das Objekt wurde ge ndert Dies kann sich z B auf Inhalt oder Beschreibung des Objekts beziehen Auch das Hinzuf gen v
247. erh lt w e erwartet Im folgenden werden die verf gbaren BSCW Elemente in alphabetischer Reihenfolge aufge f hrt Das Attribut Statisch zeigt an ob das betreffende Element in eine statische Kopie des Websiteordners bernommen wird oder nicht siehe 8 6 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen auf S 163 Sie k nnen die BSCW Elemente direkt in den Quelltext Ihrer Websiteordner Seiten einf gen oder das diesbez gliche Men m integrierten HTML Editor benutzen o authors F gt eine Liste der Autoren von Dokumenten des aktuellen Websiteordners ein Durch Klicken auf einen Autorennamen wird die Anzeige von Objekten in der durch contents erzeugten Inhaltsliste auf diejenigen Objekte eingeschr nkt die durch diesen Autor erzeugt wurden Beachten S e dass das Klicken auf einen Autorennamen keine Wirkung auf hierarchische Listen hat die mit tree erzeugt wurden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element authors o back F gt einen Verweis ein der aus dem Websiteordner heraus auf den ersten ber geordneten Nicht Websiteordner f hrt Statisch Ja Parameter text optional Standardm ig w rd der Text f r den back Verweis auf den entsprechenden BSCW Text n der jeweiligen Sprache des Benutzers gesetzt im Deutschen also auf Zur ck Mit dem Parameter text k nnen Sie eine andere Beschrif tung des Verweises angeben icon optional Statt mit einem Text k nnen Sie den back Verw
248. erhalten BSCW stellt den jeweiligen MIME Typ durch ein spezielles Symbol vor dem Dokumentnamen dar sofern der BSCW Server f r diesen MIME Typ ber ein solches Symbol verf gt Andernfalls wird das Symbol angezeigt BSCW unterst tzt f r folgende zwei Arten von Dokumenten besondere Funktionen Text und HTML Dokumente Dokumente vom MIME Typ Plain text und HTML text plain bzw text HTML k nnen direkt in BSCW erzeugt und editiert werden Aktionen Datei Neu Textdoku ment Datei Neu HTML Dokument und ndern Bearbeiten siehe 8 1 Dokumente direkt bearbeiten auf S 136 Zip Winzip und Tar Archive BSCW kann aus den Objekten eines Ordners einschlie lich pers nlicher Objekte wie Ihrer Zwischenablage oder Ihres Pap ierkorbs ein Z p Winzip oder Tar Archiv erstel len Solche Archive sind wiederum BSCW Dokumente MIME Typ application 30 Grundbegriffe und funktionen zip oder application tar Au erdem kann BSCW die Dateien aus Z p Winzip und Tar Archiven die Sie von Ihrem lokalen System hochgeladen haben auspacken die Dateien werden als Dokumente und Ordner n Ihre Zwischenablage eingestellt Aktionen Archivieren und Extrahieren siehe 13 1 Objekte archivieren auf S 243 Wenn Sie einen Dokumentnamen anklicken k nnen abh ngig vom MIME Typ des Doku ments und von der Konfiguration Ihres Web Browsers unterschiedliche Dinge geschehen o der Web Browser interpretiert das Dokument und zeig
249. ern Eigenschaften im Akt ionsmen der Umfrage oder Abstimmung In den Formularen Umfrage ndern bzw Abstimmung ndern k nnen Sie die Um frage oder Abstimmung ndern Die Formulare sind exakt so aufgebaut wie die ent sprechenden Formulare f r die Erzeugung einer Umfrage oder Abstimmung e Wenn bereits Antworten auf die Umfrage oder Abstimmung vorliegen k nnen Sie die Fragen nicht mehr ndern d h die Abteilung Fragen fehlt im Aktionsformular Bei einer laufenden Abstimmung werden nderungen des Starts ignoriert Alle anderen Angaben k nnen Sie jedoch auch bei laufenden Umfragen und Abstimmungen ndern Auf diese Weise haben Sie z B die M glichkeit eine Umfrage zu beenden die als endet nicht definiert war e Wenn Sie bei einer laufenden Abstimmung Teilnehmer ausladen k nnen Sie der auto matisch versandten Mitteilung einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen Wenn Sie die Fragen einer Umfrage oder Abstimmung mit bereits vorliegenden Antworten trotzdem noch ndern wollen haben Sie nur die M glichkeit die Umfrage oder Abstimmung zur ckzusetzen und dann die Fragen zu ndern S e verlieren allerdings die bereits eingegan genen Antworten Wenn Sie also bereits wissen dass Sie mit der Eingabe aller Fragen bei der Erzeugung nicht fertig werden sollten Sie sicherstellen dass der Umfrage oder Abstim mungszeitraum nicht beginnt bevor Sie mit Ihren nderungen fertig sind Umfragen und Abstimmungen k nn
250. ersten Ebene eines gemeinsamen Arbeitsbereichs anlegen k nnen die Vorlagen dieses Vorlagenordners von allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs n allen Unterordnern des Arbeitsbereichs benutzt werden o sSystemweite Vorlagenordner Abgesehen von pers nlichen Vorlagenordnern in Ihrer Zwischenablage und gemeinsam genutzten Vorlagenordnern f r die Mitglieder von Arbeitsbereichen gibt es Vorlagenordner die f r alle registrierten Benutzer zug ng lich sind Solche systemweiten Vorlagenordner werden vom BSCW Administrator er zeugt und verwaltet Wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator wenn Sie Be darf an weiteren systemweit g ltigen Vorlagen haben 8 4 2 Vorlagen kopieren Sie kopieren eine Vorlage wie folgt e W hlen Sie Datei Neu von Vorlage im oberen Men e Im Formular Kopie von Vorlage das als n chstes angezeigt wird w hlen Sie die Vorlage aus die kopiert werden soll Die Beschreibung der Vorlage wird ebenfalls an gezeigt wenn es eine gibt e ndern Sie gegebenenfalls den standardm igen Namen der Kopie und geben Sie wahlweise eine Beschreibung an e Klicken Sie auf OK um die Kopie der ausgew hlten Vorlage zu erzeugen Die Vorlagen die zum Kopieren angeboten werden werden durch die Suchstrategie von BSCW im Hinblick auf Vorlagenordner bestimmt siehe vorigen Abschnitt 8 5 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen Sie k nnen in BSCW mithilfe von URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen Sammlungen von aufe
251. erzeugen 147 vorl ufige Mitgliedschaft 84 W Webansicht 150 WebDAV 260 Websiteordner 34 150 ndern 153 BSCW Element 154 155 erzeugen 151 exportieren 163 Layoutseite 152 neue Seite 154 Startseite 152 Index Stildefinition 152 Textelement 163 Website Verwaltung 150 164 Websuche 68 Weiterleiten von Laufmappen 239 Widget Startseite ndern 49 erzeugen 48 Wiederholung von Suchanfragen 65 Wiederholung von Terminen 180 Wi edervorlage von Dokumenten 139 Workflow 209 229 aus Unteraufgaben 231 bearbeiten 235 Z Zeitachse 236 Z p Winzip Archiv 30 243 Zope External Editor Helper Application 138 Zugang 43 Zugriffsrechte 89 Zugriffsrechtstabelle 91 zur Gemeinschaft 201 Zur cklegen 53 Zur cksetzen Abstimmung 197 Terminabstimmung 191 Umfrage 197 Zur ckweisen Aufgabe 226 Zur ckziehen Aufgabe 226 zus tzliche E Mail Adresse registrieren 14 Zustand von Aufgaben 226 Zuweisen Aufgabe 226 Zuwei sen einer Rolle 92 Zwischenablage 51 269
252. es kann letztlich zu einer berschreitung des Ihnen zugestande nen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen f hren Das Entfernen und L schen von Objekten kann zu nderungen beim Eigentum an diesen Objekte f hren Wenn Sie ein Objekt entfernen d h in Ihren Papierkorb verschieben finden dieselben Regeln zu Eigent mer und Mitgliedschaft Anwendung die auch beim Ausschneiden des Objekts gelten d h beim Verschieben des Objekts n Ihre Zwischenablage Das bedeutet f r die Stan dardf lle eines Dokuments das Sie in einem Ordner erzeugt haben der Ihnen nicht geh rt und eines Arbeitsbereichs zu dem Sie eingeladen worden sind dass Sie der Eigent mer des entfernten Dokuments in Ihrem Papierkorb werden und dass eventuelle andere Mitglieder des Ordners Zugriff auf das Dokument verlieren w hrend das Entfernen des Arbeitsbereichs Eigent mer und Mitgliedschaft unver ndert lassen Das L schen von Objekten in Ihrem Papierkorb nimmt Ihnen die Eigent merschaft wenn Sie berhaupt Eigent mer sind und nicht noch Zugriff auf die gel schten Objekte ber andere Eintr ge haben F r eine tiefergehende und umfassende Diskussion siehe 4 2 5 Eigentum und Eigent mer rolle auf S 94 3 5 ffentlicher Bereich Der ffentliche Bereich stellt denjenigen Teil eines BSCW Servers dar der f r jedermann ber das World Wide Web zug nglich ist ohne als Benutzer am BSCW Server registriert zu sein Ordner Diskussionsforen und wei
253. esen S e die Warnmeldung und best tigen S e mit OK e Der Anfang der Umfrage oder Abstimmung wird auf den Zeitpunkt des Zur ck setzens verlegt e Die Teilnehmer einer zur ckgesetzten Abstimmung werden per E Mail ber das Zu r cksetzen benachrichtigt Nach einem Zur cksetzen k nnen Sie die Fragen der Umfrage oder Abstimmung wieder n dern allerdings nur solange keine neuen Antworten eingehen Wenn Sie eine umfangreiche Revision der Fragen vorhaben sollten Sie den Anfang der zur ckgesetzten Umfrage oder Ab stimmung weiter n die Zukunft verlegen 10 3 7 Umfrage und Abstimmungsergebnisse anzeigen und exportieren Standardm ig k nnen sich der Erzeuger und der Manager des Arbeitsbereichs der die Um frage oder Abstimmung enth lt die aktuellen Ergebnisse anzeigen lassen e W hlen Sie Antworten zeigen im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung um sich die aktuellen Ergebnisse grafisch anzeigen zu lassen Wenn eine Umfrage oder Abstimmung entsprechend konfiguriert ist K nnen sich auch die Teilnehmer die Ergebnisse anzeigen lassen indem Sie die Umfrage oder Abstimmung ffnen durch Klicken auf den Eintrag in der Ordner bersicht ber das Aktionsmen oder ber den automatisch per E Mail versandten Verweis Abstimmung oder sonst ver ffentlichten Ver weis ffentliche Umfrage Wenn ein Teilnehmer noch nicht geantwortet hat pr sentiert das ffnen des Umfrage oder Abstimmungsobjekts den Fragebogen Klicken
254. essen von Outlook erlauben wollen Dies ist eine Si cherheitsabfrage die zum Schutz vor Viren eingebaut wurde Um den Abgleich fortzusetzen m ssen Sie den Zugriff erlauben Es gibt ein Freeware Programm das das f r Sie erledigt http www contextmagic com express clickyes 13 9 WebDAV WebDAV steht f r Web based Distributed Authoring and Versioning Es handelt sich dabei um eine Erweiterung des HTTP Protokolls die Benutzern erlaubt gemeinsam Dateien zu be arbeiten und zu verwalten die auf einem Web Server liegen Es ist mit WebDAV z B m g lich Dateien auf den Server hochzuladen oder Dateien auf dem Server umzubenennen BSCW unterst tzt als Server das WebDAV Protokoll so dass es von einem WebDAV Klien ten d h einer Klienten Anwendung die ebenfalls das WebDAV Protokoll unterst tzt aus m glich ist Ihre Arbeitsbereiche durchzusehen Dokumente zu ffnen zu bearbeiten auf den Server zur ckzuschreiben zu verschieben usw Als die wohl interessantesten Anwendungen die WebDAV unterst tzen sind Microsofts Internet Explorer Windows Explorer und das Office Paket zu nennen auf die wir uns in der folgenden Beschreibung beschr nken wollen siehe www webdav org f r andere Anwendun gen die ebenfalls WebDAV unterst tzen Wenn Sie von diesen Anwendungen her ber WebDAV auf Ihrem BSCW Server zugreifen haben Sie die folgenden Vorteile o Ihre BSCW Arbeitsbereiche stellen sich als Webordner des Internet Explorer oder des
255. ets mit mehr Eintr gen als die aktuell einge stellte Maximalzahl von Eintr gen bieten am Fu des Widgets zwei Schaltfl chen weiter und zur ck zum Vorw rts und R ckw rtsbl ttern an Weitere Informationen zu einem Eintrag in einem Widget werden in vielen Widgets in der Form von Tooltips angezeigt wenn man die Maus auf dem Eintrag positioniert Durch Kl cken auf l sst sich der Tooltip in Ordner Widgets auch im Widget selbst anzeigen Viele Widgets bieten ihre Eintr ge als klickbare Verweise an Der Inhalt eines Eintrags z B ein BSCW Ordner oder eine RSS Nachricht werden beim Klicken in einem separaten Tab oder Fenster des Browsers angezeigt Jedesmal wenn Sie die Startseite aufrufen werden ihre Inhalte aktualisiert d h in Widgets f r Arbeitsbereiche werden die aktuellen Inhalte in Widgets f r Ereignisse werden die neues ten Ereignisse angezeigt in Widgets f r Nachrichten werden die neuesten Nachrichten ange zeigt usw Manche Widgets wie die Uhrzeit werden permanent aktualisiert Eine Aktualisie rung der Startseite l sst sich auch mit Datei Ereignisse best tigen im oberen Men erreichen Die BSCW Widgets der pers nlichen Startseite funktionieren sehr hnlich w e die Desktop Widgets siehe 7 1 2 3 Funktionalit t der Desktop Widgets auf S 123 f r eine detaillierte Beschreibung 3 4 1 5 Startseiten f r Arbeitsbereiche Genau so wie Sie Ihre pers nliche Startseite f r einen schnellen berblick
256. ewertet und der daraus resultierende Text eingesetzt Solch eine Referenz auf eine eingebettete Vorlage kann auch Pfadinformationen enthalten die die Vorlage innerhalb eines DokSets lokalisieren Die Pfadnamen werden als relativ zum Ort derjenigen Vorlage angesehen die die Referenz auf die eingebettete Vorlage enth lt Vorlagen die Definitionen von Instanzen enthalten k n nen ebenso eingebettet werden In diesem Fall wird w hrend der Auswertung ebenfalls das Resultat der Auswertung der eingebetteten Vorlage f r die Referenz eingesetzt Mit der Notation Name der Vorlage Name einer verbundenen Vorlage kann man eine eingebettete Vorlage mit einer Vorlage verbinden d e Definitionen von Instan zen enth lt Zum Zeitpunkt der Auswertung der eingebetteten Vorlage werden zun chst die Instanzen der verbundenen Vorlage ausgewertet und in die eingebettete Vorlage eingesetzt erst danach wird die eingebettete Vorlage ausgewertet und eingesetzt Auf diese Weise kann man Vorlagen die Definitionen von Instanzen enthalten abh ngig vom jeweiligen Kontext mit verschiedenen Vorlagen verbinden Namen von eingebetteten Vorlagen k nnen die Jokerzeichen beliebige Zeichenkette und 2 beliebiges Zeichen enthalten In diesem Fall werden nacheinander alle Vorlagen einge bettet die dem Muster entsprechen Durch Dokument und Inhaltsmanagement 167 amp content dir faq questions dtm amp template dir faq dtm werden all
257. f OK um die Aufgabe zu er zeugen Klicken Sie auf den Eintrag der neu erzeugten Aufgabe um sich Ihre Eingaben in der Aufga benansicht anzusehen w e n Abbildung 30 dargestellt 214 Workflow Management KBSCW Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe z a maB i Kreifelts Projekte Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Fi gt Analyse gt Experten Interviews Suchen n Abbildung 30 Neu erzeugte Aufgabe in der Aufgabenansicht 12 1 2 3 Aufgaben erzeugen der allgemeine Fall Im allgemeinen k nnen Sie Aufgaben nicht nur innerhalb von Phasen erzeugen Ist ein klei neres Projekt nicht in Phasen unterteilt k nnen Aufgaben auch direkt im Projekt erzeugt werden Auch au erhalb von Projekten und Phasen k nnen Aufgaben verwendet werden d h Sie k nnen Aufgaben auch in jedem beliebigen Ordner erzeugen Aufgaben erzeugen Sie mit der Aktion Datei Neu Aufgabe im oberen Men des Projekts der Phase oder des Ordners in dem sie die Aufgabe erzeugen wollen Das Aktionsformular Neue Aufgabe hat die Abteilungen o Allgemeines o Verantwortliche o Daten o Benachrichtigung und o Attribute wo zahlreiche Angaben zu der neuen Aufgabe gemacht werden k nnen F r ganz einfache per s nliche Aufgaben gen gt schon die Angabe des Namens in der Abteilung Allgemeines komplexere Aufgaben erfordern nat rlich weitere Angaben Die neue Aufgabe wird mit OK erzeugt eine nder
258. f gen darf Standardm ig darf jeder der einen Eintrag lesen darf auch einen Kommentar hinzuf gen Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt die noch nach eigenen Vorstellun gen ver ndert werden kann Blogs k nnen als solche angezeigt werden oder eingebettet n eine normale BSCW Seite bzw eine benutzerdefinierte Webseite Zus tzlich k nnen Blogs auch als RSS Feed angezeigt werden Man kann einen solchen Blog Feed abonnieren um ber d e neuesten Blog Eintr ge m Bilde zu sein 3 2 9 Suchordner Ein Suchordner enth lt die Ergebnisse einer Suche als Liste von Verweisen auf BSCW Ob jekte bei Suchen in BSCW oder als Liste von URLs bei einer Web Suche Sie k nnen den Inhalt eines Suchordners als Ganzes ver ndern indem Sie e bei einer Web Suche einen weiteren Abschnitt der Trefferliste die die Suchmaschine bietet hinzuf gen oder e die Suchanfrage identisch zur Aktualisierung oder modifiziert z B zur Pr zisierung wiederholen F r eine Weiterverwendung von ausgew hlten Ergebnissen einer Web Suche k nnen Sie diese n Ihre Zwischenablage kopieren und von dort in einen anderen Ordner einf gen 3 2 10 RSS Feed RSS Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten Blogeintr gen oder hnli chem Material im Web in einem standardisierten Format bereit In BSCW sind RSS Feeds spezielle Ordner die die neuesten Artikel eines RSS Feeds als RSS Artikel speichern Mit der Aktion Suche wiede
259. f Ihren pers nlichen Kalender 126 Alternative Benutzerschnittstellen e Aufgabenliste Zugriff auf Ihre pers nliche Aufgabenliste e Zwischenablage Zugriff auf Ihre Zwischenablage e Papierkorb Zugriff auf Ihren Papierkorb e Ereignisse bersicht ber aktuelle Ereignisse e Lesezeichen Zugriff auf Ihre Lesezeichen e Meine Gemeinschaften Zugriff auf Ihre Gemeinschaften e Aktenkoffer Zugriff auf Ihren Aktenkoffer nur m glich sofern diese Komponente auf Ihrem System aktiviert ist fragen Sie Ihren BSCW Administrator Darunter angeordnet s nd zwei Suchfunktionen e Suchen Direkte Suche mit Eingabefeld m Portal e Erweitert Erweiterte Suche nach Typ Name Beschreibung Tags und Inhalt In der untersten Zeile gibt es zwei weitere Schaltfl chen e Einstellungen Konfiguration der mobilen Ansicht e Hilfe Online Hilfe zur Verwendung der mobilen Benutzerschnittstelle EBscw Runen D g Arbeitsb Adressb IE Kalender Aufgabe m Zwische Papierk AN Ereignisse Lesezeic ar Meine G Aktenko Abbildung 16 Mobiles Portal 7 2 4 _ Benutzerschnittstelle des mobilen Portals Die Benutzerschnittstelle des mobilen Portals ber cksichtigt die beschr nkte Gr e der mobi len Endger te und bietet weniger Einzelheiten und Aktionen als die Standard Benutzerschnitt stelle Listenansicht Ordner und hnliche Container Objekte werden in einer einfachen Listenansicht dargestellt Falls v
260. f der Info Seite des Dokuments an der mittlere Wert aller Bewertungen Median wird in der Spalte Wert des Dokument 38 Grundbegriffe und funktionen eintrags mit einem Symbol dargestellt bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen e Au erdem k nnen S e den MIME Typ des Dokuments angeben standardisierte Be zeichnungen f r Dateiformate m Internet Normalerweise erkennen Web Browser und BSCW Uploader den richtigen MIME Typ und weisen ihn dem Dokument auto matisch zu Manchmal kann es allerdings notwendig werden den richtigen MIME Typ explizit zuzuweisen Gleicherma en wird das Kodierungsverfahren falls verwen det korrekt erkannt Nur n Ausnahmef llen m ssen S e das Kodierungsverfahren n dem entsprechenden Feld explizit angeben Sie k nnen den MIME Typ und die Ko dierung sp ter mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Dokuments wieder ndern e Die Abteilung Auto Versionierung erscheint nur wenn Sie Eigent mer des Ordners sind in dem das neue Dokument erzeugt wird also auch Eigent mer des neuen Doku ments werden Sie k nnen hier andere Einstellungen bez glich der Versionierung vor nehmen als s e f r den Ordner gelten in dem das neue Dokument erzeugt wird F r weitere Einzelheiten siehe 8 3 6 Automatische Versionierung auf S 145 e Inder Abteilung Attribute k nnen Sie Metadatenattribute f r das neue Dokument an geben Diese Attribute k nnen beim Suchen verwe
261. frage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs zu dem sie geh rt oder an die ffentlichkeit Die Beantwortung der Fragen ist nur w hrend des Umfragezeit raums m glich Umfrageergebnisse k nnen w hrend und nach der Umfrage n grafischer Form angezeigt werden Die Ergebnisse k nnen auch f r eine weitere Bearbeitung exportiert werden Eine Abstimmung unterscheidet sich von einer Umfrage lediglich n zweierlei Hinsicht es wird zur Person abgestimmt w rd und n cht anonym d h jeder Teilnehmer kann sehen wie die anderen abgestimmt haben und an einer Abstimmung k nnen beliebige Personen teilnehmen die durch ihren Benutzernamen oder ihre E Mail Nachricht identifiziert werden d h der Teil nehmerkreis von Abstimmungen ist nicht auf die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs be schr nkt der die Abstimmung enth lt 3 2 17 Gemeinschaft Gemeinschaften s nd dazu gedacht gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeits bereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabei auf gleichbleibende Perfor manz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benut zer mit hnlichen Interessen 3 2 18 Projekt und Phase Mit Projekten und Phasen wird Projektmanagement durch Zeitplanung und Fortschrittskon trolle unterst tzt Beide Objekttypen sind in BSCW als spezielle Ordner realisiert die weitere Dokumente und Diskussionsforen enthalten k nnen Unter einem Projekt w
262. g Ihres Browsers unterlassen wird er Sie bei jeder Datei die er nicht darstellen kann nach der gew nschten Aktion fragen Wenn Sie einen neueren Browser benutzen wird er Ihnen dabei anbieten zwischen dem MIME Typ der Datei und dem daf r von Ihnen gew hlten Programm eine feste Beziehung herzustellen auf die er zur ckgreift wenn wieder eine Date mit diesem MIME Typ bermittelt wird Erste Schritte 23 3 Grundbegriffe und funktionen Die Abschnitte dieses Kapitels vermitteln Ihnen Grundkenntnisse ber BSCW Einige der hier beschriebenen Details k nnen in manchen Ihrer Arbeitsbereiche nicht vorhanden sein oder anders funktionieren Das kann folgende Gr nde haben O Q 3 1 O Sie wurden n einer Rolle mit reduzierten Rechten in einen Arbeitsbereich eingeladen Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als hier gezeigt Alle neuen Be nutzer sind automatisch als Anf nger eingestuft bis sie selbst diese Einstufung ndern wie in 3 8 2 Kompetenzniveaus auf S 69 beschrieben Die Konfiguration des von Ihnen benutzten BSCW Servers unterst tzt bestimmte Funktionen nicht Die Standard Benutzeroberfl che BSCW verwaltet zwei Grundklassen von Objekten Objekte die keine weiteren Objekte enthalten O O O O O Dokument Notiz URL Termin Blog Eintrag Umfrage Kontakt Benutzer Objekte die andere Objekte enthalten k nnen Container Objekte O O O Ordner Suchordner
263. g angezeigt werden mit Ansicht Spalten im oberen Men konfigurieren k nnen siehe 3 8 4 Ordneransichten auf S 73 Klicken S e auf den Namen des Objekteintrags oder w hlen S e ffnen im Aktionsmen um den Inhalt angezeigt zu bekommen Falls es sich bei dem Objekt um ein Dokument han delt das Ihr Web Browser nicht darstellen kann k nnen Sie die entsprechende Datei herun terladen und anschlie end mit einer passenden Anwendung ffnen Bitte beachten Sie dass Kalenderseiten anders aussehen und funktionieren als die hier be schriebenen Ordnerseiten Eintr ge sortieren BSCW kann die Objekteintr ge nach verschiedenen Kriterien sortieren W hlen S e Ansicht Sortieren um die Eintr ge in der von Ihnen gew nschten Reihenfolge anzuzeigen e nach Name e nach Typ e nach Datum der letzten nderung e nach Gr e e nach Bewertung Sie k nnen die Eintr ge auch sortieren indem Sie auf eine der Spalten berschriften der Ord nerliste klicken z B auf Name oder Letzte Anderung Anzeigen des ganzen Inhalts S e k nnen den gesamten Inhalt eines Ordners anzeigen lassen indem S e Datei Inhalt m oberen Men des jeweiligen Ordners ausw hlen Dies l sst eine einger ckte Liste erscheinen die nicht nur die Objekte auff hrt die direkt im Ordner enthalten sind sondern auch die Objekte die in Unterordnern Unter Unterordnern usw enthalten s nd Durch Klicken auf den Namen des Ordners in der Navigat
264. gabe Erledigen oder Aufgabe Beanstanden Oberhalb der Schaltfl chen k nnen Sie eine pers nliche Bemerkung zu Ihrer Aufgabenakt on f r das Ab laufprotokoll eingeben 12 1 4 Aufgaben starten Bevor eine Aufgabe gestartet werden kann m ssen alle n tigen Angaben vorliegen Dazu ge h rt insbesondere dass alle als erforderlich gekennzeichneten Eingabedatenfelder einen Wert erhalten haben sonst erscheint eine Fehlermeldung Wenn die Aufgabe Eingabedatenfelder vom Typ Dokument hat laden Sie erst die gew nsch ten Dokumente in BSCW hoch falls Sie sich noch nicht dort befinden Sie k nnen die Doku mente in die Aufgabe hochladen z B mit Neu Dokument im Aktionsmen der Aufgabe oder an einen anderen geeigneten Ort z B n das bergeordnete Projekt Um die Eingabedatenfelder nachtr glich mit Werten zu versehen e w hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Aufgabe und gehen Sie zur Abteilung Daten Sie k nnen auch einfach durch ffnen der Aufgabe zur Aufgaben ansicht bergehen e Tragen Sie zumindest Werte f r die erforderlichen Datenfelder ein Bei Feldern vom Typ Dokument bedienen Sie sich der Schaltfl che hinter dem Wert die Sie das Dokument in Ihrer Ordnerhierarchie auffinden l sst S e sollten sich auch vergewissern dass Sie Auftragnehmer zugewiesen haben sonst bleiben Sie der einzige Verantwortliche f r die Aufgabe es handelt sich dann um eine pers nliche Aufgabe wie etwa ein Ein
265. ganze Woche e Monat zeigt den ganzen Monat e Quartal zeigt das ganze Quartal e Jahr zeigt das ganze Jahr e Inhalt zeigt eine Liste aller Termine des Kalenders In der Inhaltsans cht werden die Termine wie in einer gewohnten Ordneransicht dargestellt und k nnen z B nach Kategorie oder Status sortiert werden In den anderen Ansichten k n nen Sie mit den Symbolen und gt navigieren Sie k nnen die Anzeige des Wochenendes hervorheben indem Sie die Option Ansicht Wochenende hervorheben aktivieren Sie k nnen n der Monats und Wochenansicht aber auch die Anzeige des Wochenendes ganz unterdr cken indem Sie die Option Ansicht Wochenende berspringen aktivieren dann werden Tage des Wochenendes nur angezeigt wenn sie Termine enthalten Was f r Sie als Wochenende gelten soll legen Sie in der Abteilung Aufgabenliste und Kalender des Aktionsformulars von Optionen Einstellungen fest Ferner k nnen Sie hier 182 Kalender Umfragen und Abstimmungen angeben mit welchem Tag die Woche beginnen soll und wie die Zeiteinteilung in der Tages und Wochenansicht gestaltet werden soll Wenn Sie die Option Ansicht Spaltenbreite anpassen aktivieren erhalten in der Monats und Wochenansicht diejenigen Wochentage d e keine Termine enthalten weniger Platz so dass f r die Anzeige von Terminen an den anderen Wochentagen entsprechend mehr zur Ver f gung steht Standardm ig ist in der Tages und Wochenansicht die gesamte Dauer e
266. ge X eingesetzt die in der mit dem Parameter template bezeichneten Vorlage referenziert werden In diesem Fall besteht die Vorlage X aus Definitionen von Instanzen die in die mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage eingesetzt werden bevor das neu erzeugte Dokument in den DokSet eingef gt wird c Es sind keine Evaluierungsparameter f r die Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus wenn sie ihrerseits in einer anderen Vorlage im Parameter template angegeben wurde siehe Fall b oben oder in eine andere Vor lage eingebettet wird siehe unten Dabei besteht die Vorlage X im wesentlichen aus Text der Referenzen auf Instanzen enth lt d e durch den Evaluierungsprozess ausgewertet werden d Der Parameter template ist f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus wenn sie in einer anderen Vorlage im Parameter template angegeben wurde siehe Fall b oben oder wenn sie in eine andere Vor lage eingebettet ist siehe unten Dabe besteht die Vorlage X aus Definitionen von Instanzen die in die im Parameter template angegebene Vorlage eingesetzt werden Eingebettete Vorlagen In eine Vorlage k nnen andere Vorlagen eingebettet werden Dadurch kann eine Vorlage von mehreren anderen Vorlagen verwendet werden Eine Vorlage wird mit der folgenden Notation eingebettet Name der Vorlage W hrend des Evaluierungsprozesses wird zun chst die eingebettete Vorlage ausg
267. geben Einzelheiten in 3 9 1 Metadatenattribute auf S 77 e Klicken Sie auf OK um die neue URL zu erzeugen URL Objekte k nnen auch von der Ergebnisseite einer BSCW Suche m Web oder aus einem RSS Feed n BSCW kopiert werden Markieren S e die gew nschten Sucheintr ge oder RSS Artikel und kopieren Sie diese Auswahl in Ihre Zwischenablage f gen Sie anschlie end die kopierten URLs in den gew nschten Ordner ein Ein URL Objekt verf gt ber die folgenden besonderen Aktionen im Aktionsmen Information berpr fen berpr ft die URL auf Erreichbarkeit URL hochladen speichert den Inhalt des Dokuments oder Objekts auf das eine URL ver weist in Ihrem Arbeitsbereich ndern Bewerten l sst Sie die Qualit t des Dokuments oder Objekts auf das eine URL verweist auf einer 5 wertigen Skala bewerten 3 2 5 Ordner Ordner sind das grundlegende Werkzeug um die Objekte die Sie in BSCW erstellt oder dorthin transferiert haben zu organisieren Ein Ordner kann beliebige Objekte enthalten auch andere Ordner Diskussionsforen oder einen Kalender e Klicken S e auf das Ordnersymbol oder den Namen des Ordners um den Inhalt des Ordners in der aktuellen Ordner bersicht anzeigen zu lassen 3 2 6 Kontaktliste Kontaktlisten sind spezielle Ordner in denen Sie Kontakt Informationen zu Personen mit denen Sie in Verbindung stehen verwalten k nnen Kontaktlisten k nnen in beliebigen Ord nern erzeugt werden so dass d
268. gebotenen Schaltfl chen klicken Sie k nnen sich mit Weitere Informationen ber den jeweiligen Kommunikations dienst infor mieren o Alle aktuellen Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden die Mitgliedergruppe Mitglie der von Arbeitsbereichsname Mitgliedergruppen k nnen als Ganzes in einen Arbeits bereich eingeladen werden siehe oben oder implizit Mitglied werden wenn ein Ar beitsbereich in einen anderen eingebettet wird siehe 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen auf S 88 Gruppen werden auf der Mitgliederseite in der Form Mitglieder von Arbeitsbereichsname eingetragen Mitglieder dieser Gruppen werden ausschlie lich durch hre Gruppe repr sentiert und sind auf der Mitgliederseite nicht als einzelne Mitglieder sichtbar e Klicken Sie auf den Namen einer Mitgliedergruppe um die Mitgliederseite dieser Gruppe anzuzeigen Beachten Sie dass die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs mit einer Gemeinschaft nicht zu verwechseln mit der Gemeinschaft selbst durch das Symbol f kenntlich gemacht wird Die Bezeichnung lautet in diesem Fall Mitglieder amp Gemeinschaft von Arbeitsbereichsname Mitgliedergruppen von Arbeitsbereichen die f r den ffentli chen Zugang freigegeben s nd werden durch das Symbol 1 kenntlich gemacht Die Bezeichnung lautet in diesem Fall Mitglieder amp Gast Benutzer von Arbeitsbereichs name o Gemeinschaften in BSCW erlauben gro en Gruppen von Benutzer
269. ger von G sind Das Einf gen eines rollensetzenden Ein trags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G bel sst Sie in Ihrer Rolle die Sie auch schon in der Zwischenablage hatten Etwaige andere Mitglieder von G erhalten Zugriff auf das Objekt auf das der Eintrag verweist in der Rolle des rollensetzenden Eintrags gegebenenfalls berschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen des Objekts mit der Ausnahme von eingeschr nkten und anonymen Mitgliedern von G die anonyme Mitglieder des Objekts werden um zumindest einen minimalen Zugriff auf das Objekt zu gew hrleisten Eigent merschaft an dem Objekt das ja auf anderen rollen bertragenden Eintr gen beruht bleibt unver ndert Entfernen funktioniert wie ausschneiden die Eintr ge werden lediglich in Ihren Pa pierkorb verschoben statt in Ihre Zwischenablage Zur cklegen funktioniert wie einf gen die Eintr ge werden lediglich an ihren ur spr nglichen Ort verschoben L schen entfernt Eintr ge aus Ihrem Papierkorb Wenn Sie einen rollensetzenden Eintrag l schen verlieren Sie den Zugriff auf das Objekt auf das der Eintrag verweist ber diesen Eintrag wenn der Eintrag Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war werden Sie nicht mehr als Mitglied des Objekts gef hrt Wenn Sie einen rollen bertragenden Eintrag l schen Sie sind in diesem Fall Eigent mer und Manager des Objekts weil Sie Eigent mer und Manager Ihres Papierkorbs sind verlieren Sie die Eigent mer
270. gew hlten Datei werden automa tisch in das Formular eingetragen In BSCW gilt derselbe Dateiname sofern Sie kei nen neuen Namen im Feld Name vergeben W hlen Sie einen Dokumentnamen der den Inhalt des Dokuments f r die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend be schreibt Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden wer den wenn Sie planen ber verschiedene Computer Plattformen hinweg zu koope rieren z B zwischen Windows und Macintosh Das Suffix im Dokumentnamen z B doc das auf manchen Plattformen den Date Typ anzeigt sollte beibehalten wer den da es die Erkennung des Datei Typs erleichtert wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird der BSCW Dokument name wird standardm ig als lokaler Dateiname verwendet e Im Feld Tags k nnen S e fre w hlbare Schlagw rter eintragen d e das neue Doku ment charakterisieren Diese Schlagw rter k nnen beim Suchen verwendet werden Mehrere Tags werden durch Leerzeichen getrennt Es wird nicht zwischen Gro und Kleinbuchstaben unterschieden e Im Feld Beschreibung k nnen Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw An weisungen wie es zu benutzen ist eingeben e Sie k nnen die Qualit t des Dokuments bewerten indem Sie eine der angebotenen Be wertungen ausw hlen Die Bewertung k nnen Sie nachtr glich mit ndern Bewer ten ndern BSCW zeigt alle Bewertungen au
271. gn On Verfahren Alternative Methoden der Authentisierung f r Ihren BSCW Server werden auf dem normalen Anmelde formular angeboten Ein Beispiel f r ein alternatives Authentisierungsverfahren ist OpenID das mit digitalen Iden tit ten in Form von URLs arbeitet Wenn Sie das OpenID Symbol auf der Anmeldeseite sehen k nnen Sie sich bei BSCW mit Ihrer OpenID Identit t anmelden Sie k nnen eine OpenID Identit t bei einem der vielen OpenID Providern bekommen Nachdem Sie Ihre OpenID Identit t eingegeben haben werden Sie von Ihrem OpenID Provider aufgefordert sich zu authentisieren Danach sind Sie bei BSCW angemeldet Der Hauptvorteil dieses Ver fahrens besteht darin dass Sie dieselbe OpenID Identit t bei allen Websites benutzen k nnen die OpenID zulassen Mehr ber OpenID erfahren sie bei http openid net 18 Erste Schritte 2 3 Sprache ausw hlen Die Wahl der Sprache der BSCW Benutzeroberfl che ist eine pers nliche Einstellung die vom Benutzer festgesetzt wird Sie betrifft nur Ihre pers nliche Sicht auf die dargestellten Daten Standardm ig n mmt BSCW als Sprache f r die Benutzeroberfl che die Sprache die Sie in Ihrem Web Browser verwenden Sie k nnen auch eine andere Sprache ausw hlen e Stellen Sie die Sprache Ihres Web Browsers neu ein Im Internet Explorer z B w hlen Sie Extras gt Internetoptionen gt Allgemein gt Sprachen und w hlen dann Ihre be vorzugte Sprache aus Falls Ihre gew nschte Sprac
272. gruppen und Arbeitsbereichen Hinweis Wenn Sie vorhaben gro e Mitgliedergruppen zu erzeugen wo die weit berwie gende Mehrheit der Mitglieder dieselbe Rolle nnehat sollten Sie aus Performanzgr nden die Verwendung von Gemeinschaften in Betracht ziehen 4 1 4 Gemeinsame Arbeitsbereiche verschieben 4 1 4 1 Positionieren eines Arbeitsbereichs in der Ordner Hierarchie Es gibt eine Standard Position die BSCW f r gemeinsame Arbeitsbereiche benutzt denen vom Benutzer noch keine Position in der Ordner Hierarchie zugewiesen wurde die oberste Ebene in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder Davon sind Arbeitsbereiche be troffen zu dem Sie gerade als neues Mitglied eingeladen worden sind Dies ist unabh ngig von der Position die dieser Ordner in der jeweiligen Ordner Hierarchie der anderen Gruppen mitglieder hat Wenn z B ein Ordner B der n einem Arbeitsbereich A enthalten ist selbst n einen gemein samen Arbeitsbereich umgewandelt wird indem zus tzliche Mitglieder zu B eingeladen wer den ndert sich die Position von Arbeitsbereich B im urspr nglichen Arbeitsbereich A f r die Mitglieder von Arbeitsbereich A nicht F r die neuen Mitglieder von Arbeitsbereich B er scheint er in der obersten Ebene ihres jeweiligen pers nlichen Arbeitsbereichs Sie k nnen einen gemeinsamen Arbeitsbereich Ausschneiden und ihn irgendwo in Ihrer privaten Ordner Hierarchie wieder Einf gen Dieses Verschieben des gesamten Arbe
273. gs und im B ro noch effi z enter m glich Mobile Benutzerschnittstelle Die mobile Benutzerschnittstelle wurde vollst ndig neu entwickelt und bietet dem mo bilen Benutzer Zugriff auf s mtliche Inhalte Ordner Dokumente Termine Aufgaben usw ber ein aktuelles Smartphone wie iPhone oder Android Der Benutzer greift ber das mobile Portal das auch eine Suchfunktion einschlie t auf die verschiedenen Bereiche des Systems zu Neben der einfachen und schnellen Navigation in der Ord nerhierarchie bietet die mobile Benutzerschnittstelle zahlreiche Details zu den dar gestellten Objekten eine Detailansicht zeigt Metadaten zu einem Objekt und erm g licht auch die Bearbeitung des Objekts Der mobile Benutzer kann sogar Dokumente hochladen andere Benutzer zu gemeinsamen Arbeitsbereichen einladen oder Personen aus seinem pers nlichen Adressbuch heraus kontaktieren s ehe 7 2 Schnittstelle zu mobilen Ger ten auf S 125 BSCW Desktop Widgets Die neuen Desktop Widgets bieten direkten Zugriff auf Inhalte aus BSCW vom Desk top des PC oder Mac und lassen sich einfach ber die Web Schnittstelle des Systems installieren F r den komfortablen und schnellen Zugriff auf das System wurden eini ge wesentliche Widgets aus der pers nlichen Startseite auf den Desktop bertragen und angepasst Einmal installiert sind die Widgets auf dem Desktop des Anwenders verf gbar und lassen sich mit Neustart des Systems automatisch starten So k nne
274. gt werden Mit der Operation Auswerten wird der Evaluierungsprozess gestartet Dabei werden dieje nigen Dokumente neu erzeugt die in dem Evaluierungsparameter document siehe 8 7 4 Vorlagen auf S 166 angegeben s nd 8 7 3 Instanzen Instanzen sind Variablen in einem DokSet Sie haben einen Namen und einen Wert Der Name besteht aus einer Zeichenkette die alphanumerische Zeichen Buchstaben und Ziffern und den Unterstrich _ enthalten kann F r den Wert ist jede Zeichenkette m glich Der Wert einer Instanz kann auch Referenzen auf anderen Instanzen enthalten Instanzen k nnen in einem DokSet oder einem seiner Unterordner als Attribute oder innerhalb von Vorlagen definiert werden e In einem DokSet oder einem Unterordner w hlen Sie Datei Instanzen ndern im obe ren Men und geben anschlie end den Namen und den Wert der Instanz an Weitere Instanzen geben Sie nach Weitere Attribute ein e Innerhalb einer Vorlage werden Instanzen durch die folgende Notation definiert Dokument und Inhaltsmanagement 165 lt entity name Name der Instanz gt Wert der Instanz lt entity gt Der Name einer Instanz darf nicht leer sein Bei Eingabe eines leeren Instanznamens wird keine neue Instanz angelegt Wenn Sie bei der Aktion Datei Instanzen ndern den Namen einer existierenden Instanz l schen wird die ganze Instanz gel scht Instanzen werden mit der Notation amp Name der Instanz referenziert Die Referenzen k
275. h den Zeichensatz f r die Instanzen des neuen DokSets aus Diesen Zeichensatz k nnen Sie mit Datei ndern Zeichensatz im oberen Men des neuen DokSets auch wieder ndern Name Wert bild _verz amp relibilder systemfunktionen funktionen version 4 3 vorlagen vorlagen w or Abbrechen Abbildung 19 Eingabe von Instanzen mit Name und Wert Um Instanzen mit ihren Werten zu definieren die f r die Auswertung des DokSets relevant sind w hlen Sie Datei Instanzen ndern im oberen Men des DokSets Dort geben Sie den Namen und den Wert einer oder mehrerer Instanzen an Sie k nnen auch den Namen oder Wert einer existierenden Instanz ndern Bleibt das Namensfeld einer Instanz leer wird die Instanz gel scht bzw nicht angelegt Au erdem k nnen Sie den Zeichensatz f r die Instanzen mit Datei ndern Zeichensatz im oberen Men des DokSets ndern Nachdem Sie die Vorlagen auf Ihrem lokalen Computer erstellt und hochgeladen haben An gabe des MIME Typs nicht vergessen Document Generator Dokumentvorlage text x bscw template k nnen Sie die Evaluierungsparameter mit dem Men eintrag Parameter setzen Dort k nnen Sie eine Vorlage angeben in die die Instanzen der aktuellen Vorlage ein gesetzt werden sollen und den Namen des Dokuments das aus der aktuellen Vorlage erzeugt werden soll Intern werden die Evaluierungsparameter als Instanzen mit den Namen template bzw document gespeichert Dokument und Inhaltsman
276. he Objekte bei der Extrahie rung im wesentlichen wiederherstellen Bei anderen Objekttypen z B Aufgaben oder Lauf mappen fehlen be einer anschlie enden Extrahierung viele Details Die folgenden Objekttypen werden nicht archiviert o Umfragen Abstimmungen und Terminabstimmungen o Startseiten von Arbeitsbereichen und ihre Widgets Archivierbare und nicht archivierbare Metadaten Folgende Metadaten k nnen wahlweise mitarchiviert werden o Name Beschreibung und weitere Details der archivierten Objekte o Angaben zum Erzeuger und dem Erstellungsdatum o BSCW spezifische Angaben wie Objekttyp und Objektnummer Die folgenden Metadaten werden bei einer Archivierung nie erfasst und stehen nach der Ex trah erung eines Archivs in BSCW nicht mehr zur Verf gung o Ereignisse Historie abgesehen von der Erzeugung und der Extrahierung selbst o Mitglieder und Zugriffsrechte d h Arbeitsbereiche werden als einfache Ordner archi viert o Anh nge und Bewertungen o Einstellungen zur Auto Versionierung bei Ordnern und Dokumenten o Sperren und Versionen von Dokumenten o Teilnehmer Erinnerungen Tags und benutzerdefinierte Attribute von Terminen o Start und Endzeiten von Projekten Phasen und Aufgaben o Verantwortliche Zustand und Aufgabendetails bei Aufgaben und Laufmappen Import Export 245 13 2 Dokumente konvertieren Konvertieren hilft Ihnen bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in einem Arbeits bereich wenn nicht
277. he nicht aufgef hrt ist benutzen Sie den Hinzuf gen Knopf um aus weiteren Sprachen auszuw hlen Schieben Sie die gew nschte Sprache mit den Nach oben und Nach unten Kn pfen an den Anfang der Liste e Stellen Sie die Sprache direkt in BSCW ber Optionen Einstellungen ein wo Sie auch angeben k nnen ob Sie die automatische bernahme der Browser Sprache w nschen oder nicht Passen Sie die Sprache m glichst zu Beginn Ihrer Arbeit mit BSCW an Wenn Sie w hrend einer Sitzung die vom Browser verwendete Sprache umstellen kann diese nderung in BSCW m glicherweise nicht sichtbar werden In diesem Fall schlie en Sie bitte alle Browser Fenster starten den Browser erneut und er ffnen eine neue BSCW Sitzung Die ausgew hlte Sprache wird jetzt verwendet Wenn Sie Deutsch als Sprache der Benutzeroberfl che w hlen ist die Online Hilfe ebenfalls in Deutsch Dasselbe gilt f r Englisch und Franz sisch Alle anderen Sprachen jedoch haben z Zt keine eigene Online Hilfe und benutzen stattdessen die englische Version 2 4 Pers nliches Profil einstellen In BSCW haben Sie ein pers nliches Profil das n tzliche Informationen ber Sie selbst ent h lt w e vollst ndigen Namen Organisation Anschrift Telefonnummern Foto Verweise auf zus tzliche Informationen m Web z B auf eine pers nliche Homepage und die Website Ihrer Organisation Ihren ffentlichen Schl ssel f r Verschl sselung und digitale Signatur von Do kumenten
278. hende Funktio nal t t von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet worden ist 6 2 1 Blogs erzeugen und ndern Um ein Blog im aktuellen Ordner zu erzeugen verfahren Sie wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Blog im oberen Men Das Formular Neues Blog hat vier Abteilungen e In der Abteilung Allgemeines tragen Sie Namen und wahlweise Tags und eine Be schreibung des neuen Blog e n e In der Abteilung Zugriff geben Sie an wer Blog Eintr ge lesen und schreiben darf indem Sie die entsprechende Optionsschaltfl che anklicken Hinweis Wenn S e den registrierten Benutzern 114 Diskussionsforen Blogs und Feeds e W hlen Sie die Anzahl von Eintr gen aus die auf einer Blog Seite angezeigt werden sollen Geben Sie die Anzahl von Zeichen vom Beginn des Textes an mit der ein Eintrag auf einer Blog Seite dargestellt werden soll Wenn Sie hier 0 angeben wird der gesamte Eintrag angezeigt e In der Abteilung Attribute k nnen Sie Ihre eigenen Attribute f r den neuen Blog angeben e Best tigen S e mit OK die Erzeugung des neuen Blogs der nat rlich zun chst leer ist Alle Eigenschaften des neuen Blogs die Sie bei der Erzeugung festgelegt haben k nnen je derzeit ge ndert werden W hlen Sie dazu ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Blogs Das Formular Blog ndern das Ihnen angezeigt wird hat exakt dasselbe Aussehen wie das Formular Neues Blog von oben Die Zugriffsrechte f r
279. her Arbeitsbereich home folder Zwischenablage Papierkorb gilt so wird doch die Standardrolle die der Benutzer in seinen pers nlichen Bereichen innehat nicht auf ge meinsame Arbeitsbereiche die sich in diesen pers nlichen Bereichen befinden vererbt Ein Beispiel Sie sind standardm ig Manager Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs und dadurch auch aller Ordner die sich darin befinden Die Rolle Manager wird auf den Geltungsbereich Ihres per s nlichen Arbeitsbereichs vererbt Nehmen wir an dass Sie nun eingeladen werden in einem gemeinsamen Arbeitsbereich Pro Jjektdokumentation mitzuarbeiten Der Manager dieses Ordners l dt Sie in der Rolle Finge schr nktes Mitglied ein um Ihnen nur eingeschr nkte Rechte in diesem Fall nur Leserechte zu gew hren Damit haben Sie die Rechte eines Eingeschr nkten Mitglieds im Ordner Pro jektdokumentation und in allen Unterordnern Andererseits befindet sich der Ordner Projektdokumentation in Ihrem pers nlichen Arbeits bereich wo Sie Manager sind Welche Rollen gelten nun f r Sie in Projektdokumentation Wenn Sie die Manager Rechte auch in Projektdokumentation erben w rden w ren Sie dort gleichzeitig Eingeschr nktes Mitglied und Manager Das ginge zwar technisch w re aber sicher nicht im Sinne Ihres Gastgebers Aus diesem Grund vererben die speziellen pers nli chen Bereiche hre Rollenzuweisungen nur auf private Ordner n cht aber auf gemeinsame A
280. hersage oder Verkehrsnachrichten Netvibes Widgets Geben S e wahlweise einen Namen f r das neue Widget an Ansonsten wird der Wid get Typ als Name genommen Ebenso k nnen S e Tags f r das neue Widget angeben Die so erzeugten BSCW Widgets fokussieren alle auf Ihre pers nlichen Bereiche n BSCW Widgets vom Typ Navigator Ordner Inhalt zeigen Ihren pers nlichen Ar beitsbereich home folder Widgets vom Typ Termine Aufgaben Lesezeichen und Adressbuch zeigen Ihren pers nlichen Kalender Ihre pers nliche Aufgabenliste Ihr pers nliches Lesezeichenverzeichnis bzw Ihr pers nliches Adressbuch Ein Widget vom Typ Ereignisse f hrt aktuelle Sie betreffende Ereignisse aus Ihren s mtlichen Arbeitsbereichen auf Diese Einstellungen des sogenannten Kontextes des Widgets k nnen Sie sp ter ndern Wie Sie direkt Widgets erzeugen die z B nur den Inhalt eines bestimmten Ordners oder Gruppenkalenders anzeigen erfahren S e weiter unten Weitere Angaben zu externen Widget etwa die URL der Nachrichtenquelle f r RSS Nachrichten k nnen Sie bei der Erzeugung nicht angeben Hier wird hier ein Standard wert eingesetzt den S e aber nachtr glich ndern k nnen Klicken Sie auf OK um das neue Widget zu erzeugen Das neue Widget wird automatisch in Ihre Startseite an einer freien Stelle eingef gt S e k nnen neue BSCW Widgets f r Ihre Startseite auch erzeugen indem Sie in einer normalen BSCW Ordner bersicht im Aktionsmen
281. hivieren aufzurufen Es enth lt eine Liste der Archivtypen die Ihr BSCW Server erzeugen kann und der Kodierungsverfahren die auf die Archivdate angewandt werden k n nen Die verf gbaren Archivtypen und Kodierungsverfahren h ngen von der Konfigu ration Ihres BSCW Servers ab e Geben Sie einen Namen f r das Archiv ein Import Export 243 Bestimmen S e ob und wo das Archiv gespeichert werden soll indem S e eine Option unter Speicherung ausw hlen nur herunterladen n der Zwischenablage speichern oder m aktuellen Ordner speichern Aktivieren Sie die Option Index Date erzeugen wenn BSCW eine Index Date der archivierten Eintr ge erzeugen soll Die index htm1 Date ist ein Inhaltsverzeichnis des Archivs mit BSCW Meta Informationen wie Beschreibungen Aktivieren Sie die Option Metadaten Datei erzeugen wenn BSCW eine XML Date bscw mit einigen Metadaten der archivierten Objekte m Archiv anlegen soll Dies er m glicht eine verlustfreiere Extrahierung des Archivs auf einem anderen oder auch dem gleichen BSCW Server Welche Metadaten berhaupt archiviert werden k nnen wird weiter unten erl utert W hlen S e den Archiv Typ der zu Ihrer lokalen Computer Plattform passt und w h len Sie ggf die anzuwendende Kodierung Starten S e die Archivierung mit OK Be kleineren Archiven erscheint die Meldung Archivierung erfolgreich durchge f hrt mit einem Verweis auf das Archiv und
282. hl von Benutzern Ihres BSCW Servers als auch von Personen die nicht zum Benutzerkreis geh ren Die Kontakt daten einer Person werden in einem Kontaktobjekt gespeichert Zur Erh hung der bersicht lichkeit k nnen die Kontakte des Adressbuchs in Kontaktlisten gruppiert werden Die Ein tr ge Ihres Adressbuchs Kontakte als auch ganze Kontaktlisten stehen Ihnen beim Einladen neuer Mitglieder in Arbeitsbereiche von Teilnehmern zu einem Treffen oder von Teilneh mern zu einer Terminabstimmung zur Verf gung Der Inhalt Ihres Adressbuchs wird als Liste angezeigt die der Darstellung einer Kontaktliste entspricht Die meisten Aktionen auf Kontakten in Kontaktlisten sind auch auf Kontakten Ihres Adressbuchs m glich e Klicken Sie Sie auf das Symbol in Ihrer Schnellzugriffsleiste oder w hlen Sie Anzeigen Adressbuch im oberen Men um Ihr Adressbuch zu ffnen 5 2 1 Eintr ge im Adressbuch erzeugen Neue Eintr ge n Ihrem Adressbuch stammen aus zwei Quellen einmal f gt BSCW automa tisch alle Benutzer und E Mail Adressen hinzu die Sie zu Arbeitsbereichen einladen zum anderen k nnen Sie Eintr ge explizit manuell vornehmen Sie k nnen neue Eintr ge im Adressbuch genauso erzeugen wie Sie es in einer Kontaktliste tun w rden e ffnen Sie Ihr Adressbuch indem Sie auf das Symbol in Ihrer Schnellzugriffs leiste klicken oder indem Sie Anzeigen Adressbuch im oberen Men w hlen e W hlen Sie Datei Neu Kontakt im oberen Men und
283. hlen und eisen sys in ein Tag Feld eingeben werden damit alle Objekte gefunden die mindestens zwei Tags besitzen die mit eisen bzw sys beginnen z B Eisenbahn System oder Sys tole Eisenhut Komplexere Anfragen k nnen durch Kombinieren einzelner Suchkriterien durch und oder und nicht und oder nicht gestellt werden Die Operatoren und und und nicht bin den st rker als oder und oder nicht d h eine Anfrage A und B oder C wird als A und B oder C interpretiert Wenn der Indexdienst PyLucene auf Ihrem BSCW Server eingesetzt wird werden nicht nur Dokumentinhalte f r eine schnellere Suche indexiert sondern auch Metadaten von Objekten wie Namen Beschreibungen und Tags In diesem Fall wird Ihre Eingabe in Suchfelder als W rter interpretiert die in den betreffenden Attributen von gesuchten Objekten enthalten sein m ssen Sie k nnen dabei Jokerzeichen benutzen und durch Verwendung von Anf hrungs zeichen Phrasen bilden Sie k nnen zur Standardanfrage zur ckkehren die Name als einzigen Suchausdruck hat oder die Letzte Anfrage anzeigen lassen 66 Grundbegriffe und funktionen BSCW zeigt das Suchergebnis d h die Liste der Treffer auf einer Ordner Seite Die Be schreibung jedes Objekts enth lt den Ordner in dem es sich befindet Vergewissern Sie sich deshalb dass Sie Ansicht Beschreibung aktiviert haben Bitte beachten Sie dass
284. hlk stchen Zei chensatz f r Inhalt einer Textdate nach M glichkeit automatisch w hlen ab und best tigen Sie mit OK Sie k nnen dann den Zeichensatz f r das HTML Dokument im Aktionsformu lar eingeben 8 1 3 MS Office Dateien bearbeiten F r die direkte Bearbeitung von MS Office Dateien gibt es die M glichkeit auf die Funktio nal t t aktueller Versionen von Windows Internet Explorer und MS Office zur ckzugreifen Voraussetzungen f r diesen Ansatz sind o Windows XP Vista oder h her o Internet Explorer 7 oder h her o Office XP 2003 oder 2007 Dokument und Inhaltsmanagement 137 o bei dem Dokument handelt es sich um eine Word Excel PowerPoint Project oder V s o Date o das Dokument hat auf dem BSCW Server eine g ltige Dateinamenerweiterung z B doc bei einem Word Dokument Au erdem muss auf dem BSCW Server o WebDAV aktiviert sein siehe 13 9 WebDAV auf S 260 Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator Wenn die Voraussetzungen erf llt sind bearbeiten Sie eine MS Office Date direkt auf dem BSCW Server wie folgt e W hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments e Diese Aktion sperrt die Datei und startet automatisch die entsprechende Office An wendung Durch die Operation Speichern in der Office Anwendung wird die Date auf den BSCW Server zur ckgeschrieben Dort wird die Ursprungsdatei ersetzt bzw bei Dokumenten unter Versionskontrol
285. hr Web Browser die von Ihnen gew nschte Sprache benutzt schlagen Sie auf den Hilfeseiten Ihres Browsers nach oder legen Sie eine Sprache explizit in Ihren per s nlichen Einstellungen fest wie weiter unten erl utert 3 8 2 Kompetenzniveaus BSCW kennt verschiedene Kompetenzniveaus eines Anwenders Ein Benutzer sollte erst dann mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten wenn er sich an den Umgang mit BSCW gew hnt hat und BSCW s nnvoll und effektiv einsetzen kann BSCW Server k nnen hren Benutzern eine Reihe vordefinierter Benutzeroberfl chen mit wachsender Funktionalit t und Komplexit t anbieten Im Fall des BSCW Servers des Fraun hofer Instituts FIT sind dies drei Kompetenzniveaus Grundbegriffe und funktionen 69 o Anf nger o Fortgeschrittener o Experte Als neuer Benutzer des BSCW Servers starten Sie blicherweise als Anf nger sofern Ihr Systemadministrator es nicht anders konfiguriert hat Sobald Sie mit dem eingeschr nkten Funktionsumfang zurechtkommen sollten S e n ein h heres Niveau also Fortgeschrittener oder Experte wechseln e W hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men e W hlen Sie das gew nschte Kompetenzniveau in der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars aus Abh ngig von der Serverkonfiguration k nnen Anzahl und Namen der Niveaus abweichen Auch kann der erlaubte Funktionsumfang unterschiedlichen Niveaus zugeordnet sein Es ist jederzeit m glich n ein anderes Kompetenznivea
286. hrem Adress buch aufgef hrt wird o eine Web Anfrage an die Google Suchmaschine zu richten Unabh ngig von der Art Ihrer Suche haben Sie die M glichkeit die Ergebnisse Ihrer Suche dauerhaft in BSCW zu speichern oder nicht Dauerhafte Suchordner sind hilfreich wenn eine bestimmte Suche sp ter noch einmal wiederholt werden soll Dauerhafte Suchordner bilden einen eigenen Objekttyp in BSCW Einen dauerhaften und benannten Suchordner der d e Liste der Treffer auf Ihre Anfrage ent h lt und m aktuellen Ordner gespeichert wird erzeugen Sie wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Suchordner in der oberen Men leiste um sich das Formular Neuer Suchordner anzeigen zu lassen e Geben Sie den Namen des Suchordners an und w hlen Sie den von Ihnen gew nsch ten Suchbereich aus der angebotenen Liste aus Nachdem Sie auf OK geklickt haben erscheint ein Formular Anfrage bearbeiten n dem S e Ihre Suche spezifizieren k nnen Die Eintr ge in diesem Formular h ngen ab von dem Suchbereich den Sie gew hlt haben Bei allen Suchbereichen wird bei den Suchtermen nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden Eine Suche bei der die Ergebnisse in einem tempor ren Suchordner gespeichert werden f h ren Sie wie folgt durch e W hlen Sie Datei Suchen in der oberen Men leiste und bestimmen Sie durch An wahl von in Ihren Dokumenten in BSCW in den Tags nach Benutzern oder im Web welche Art von Suche S e durchf hre
287. ht Ist auch ein Ende des Termins gegeben wird die Dauer des Termins als ein Balken dargestellt Die Zeitachsenansicht wird in einem separaten Browser Fenster angezeigt e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Kalenders um eine Zeitach sendarstellung der Termine zu erzeugen e Weitere Einzelheiten finden sich in 12 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 236 10 1 5 Kalender Aktionen Im oberen Men eines Kalenders bietet Anzeigen zwei Aktionen Heute und Datum an mit denen Sie sich das aktuelle Datum bzw ein von Ihnen zu bestimmendes Datum in der jewei ligen Kalendersicht anzeigen lassen k nnen Die Spezifikationsm glichkeiten f r das Datum h ngen von der jeweils g ltigen Kalenderansicht ab in der Monatsansicht etwa k nnen Sie nur einen bestimmten Monat ausw hlen Das Aktionsmen eines Termins bietet die Aktionen an die Sie zum Umgang mit Terminen benutzen k nnen Die folgenden Aktionen s nd spezifische Terminaktionen e Sendenan iCalendar exportiert die Termindaten in einem Format das auch von an deren Kalenderprogrammen wie z B Outlook oder StarOffice verstanden wird Eine entsprechende Date wird an Ihren Web Browser geschickt die dann von solchen Ka lenderprogrammen importiert werden kann um den Termin zu bernehmen Sie k n nen auch alle Termine eines Kalenders exportieren indem Sie Datei Senden an iCal endar im oberen Men w hlen e Termindaten im iCalendar F
288. ht gelingt In Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder und nur hier k nnen S e Arbeitsberei che auch auf einmal erzeugen statt zun chst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann andere Benutzer als Mitglieder einzuladen e w hlen Sie Datei Neu Arbeitsbereich in der oberen Men leiste Das Aktionsformular bietet neben den allgemeinen Angaben f r Ordner in der Abteilung Mitglieder die M glichkeit die Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs festzulegen In der Abteilung Allgemeines k nnen Sie ankreuzen ob auch gleich eine Kontaktliste und ein Grup penkalender f r den neuen Arbeitsbereich angelegt werden sollen S e als Erzeuger des neuen Arbeitsbereichs haben automatisch die Rolle Manager die mehr Rechte umfasst als die Rolle Mitglied siehe 4 2 1 Das BSCW Rollenkonzept auf S 90 f r eine Beschreibung der Standardrollen 4 1 2 Zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden Mitglied in einem Arbeitsbereich werden Benutzer nur dadurch dass sie vom Manager oder einem anderen dazu berechtigten Mitglied eingeladen werden Wenn Sie als registrierter Benutzer eines BSCW Servers in einen neuen Arbeitsbereich ein geladen wurden erkennen Sie das zumindest daran dass dieser neue Arbeitsbereich mit dem Symbol t in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder erscheint Neue Mitglieder werden zus tzlich durch eine Einladungs Nachricht informiert wenn die entsprechende Opti on im Formular
289. ich enthaltenen Objekte also auch auf alle Unterordner und die darin enthaltenen Objekte Die Zugriffsrechte k nnen jedoch auch f r bestimmte Objekte ge ndert werden indem der Mana ger z B f r einen bestimmten Unterordner festlegt dass auch normale Mitglieder nur lesen den Zugriff haben Diese Regelung gilt dann wieder f r alle in diesem Unterordner enthalte nen Objekte Hinweis Die Zugriffsrechte auf Dokumenten werden h ufig deshalb eingeschr nkt weil sie vor versehentlichem berschreiben oder L schen gesch tzt werden sollen BSCW bietet ne ben der etwas aufwendigen nderung der Zugriffsrechte auch einfachere Wege an dies zu vermeiden e vor bergehendes Sperren des Dokuments mit Zugang Sperren e Einfrieren des Dokuments mit Zugang Einfrieren e Einf hren von Versionskontrolle f r das Dokument mit ndern Versionskontrolle Die Verwaltung der Zugriffsrechte ist standardm ig den Managern eines Arbeitsbereichs vorbehalten aber selbst dieser Umstand l sst sich nat rlich durch nderung der Zugriffsrech te ndern Man sollte mit der nderung von Zugriffsrechten sparsam umgehen und sie inner halb des Arbeitsbereichs absprechen um m gliche Irritationen zu vermeiden Warum ist die se Aktion hier nicht m glich die doch in jedem anderen Arbeitsbereich erlaubt st Im folgenden werden wir das Rollenkonzept in BSCW erl utern und zeigen wie man o sich ber die aktuelle Rollenverteilung und die
290. ich aus der Rollen bertragung und der Rollensetzung ergeben siehe 4 2 3 Rollen zuweisen auf S 92 Die beiden Sorten von Eintr gen k nnen in einer Ordner bersicht leider nicht leicht unter schieden werden Das Symbol TI bei einem Eintrag zeigt an dass das betreffende Objekt n mindestens zwei Ordnern mit verschiedenen Mitgliedergruppen enthalten ist und ist somit ein gutes Ind z zur Unterscheidung Eintr ge mit A wo Eigent mer und Eigent mer des berge ordneten Ordners verschieden sind sind gute Kandidaten f r rollensetzende Eintr ge wohin gegen Eintr ge ohne gute Kandidaten f r rollen bertragende Eintr ge sind Um ganz sicher zu gehen m ssen Sie allerdings die Aktion Zugang Rollen zuweisen aufrufen Wenn Eintr ge verschoben ausgeschnitten eingef gt entfernt werden ndern sie ihre Eigenschaft Rollen zu bertragen oder zu setzen nicht Wenn Sie einen rollensetzenden Ein trag in Ihre Zwischenablage verschieben bleibt er rollensetzend und Sie behalten ihre Rol le n die Sie vorher auch schon hatten Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 95 Die Mitglieder und ihre Rollen in Bezug auf ein Objekt ergeben sich als die Summe dessen was von den einzelnen Eintr gen die auf das Objekt verweisen bertragen oder gesetzt wird gegebenenfalls noch berschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen aus Zugang Rollen zuweisen Wenn kein Eintrag mehr auf ein Objekt verweist d h wenn alle Eintr ge
291. ich mit dem lokalen Verzeichnis ein Java Applet das in Ihren Browser geladen und ausgef hrt wird Dazu wird ein Java Plugin verwendet das bei Bedarf installiert wird Damit der Aktenkoffer genutzt werden kann m ssen Sie zudem bei Ihrem Web Browser JavaScript aktiviert haben Das Java Applet ben tigt das Java Plug in in der Version 1 5 oder h her das von aktuellen Web Browsern unterst tzt wird Bitte beachten S e dass der Abgleich mit lokalen Dateien nur auf der Windows Plattform m glich ist mindestens Version 98 2000 oder XP 13 7 2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer Aktenkoffer Aktionen sind nur in den Kompetenzniveaus Fortgeschrittener und Experte verf gbar W hlen Sie mit Optionen Niveau eines dieser Kompetenzniveaus um den Akten koffer zu benutzen Um einen Ordner f r den Abgleich mit dem lokalen Computer vorzubereiten muss zun chst ein Verweis auf diesen Ordner im Aktenkoffer abgelegt werden e W hlen Sie Verweis in Aktenkoffer im Aktionsmen eines Ordners oder Arbeitsbe reichs um diesen f r den Abgleich mit Ihrem lokalen Computer zu bestimmen Der Ordner bleibt an seiner urspr nglichen Stelle in BSCW erhalten Sie k nnen nicht ein zelne Dokumente n den Aktenkoffer einbringen sondern nur ganze Ordner e Sie k nnen auch mehrere Ordner in den Aktenkoffer einbringen indem Sie diese Ord ner zun chst ausw hlen und dann in der Mehrfachwahl Symbolleiste anklicken Import Export 253 Um einen
292. ichen Aktionen als Schaltfl chen angeboten Die an gebotenen Aktionen h ngen vom Zustand der Aufgabe und der Eigenschaft des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab Bei einer Aufgabe m Zustand gestartet z B k nnen S e als Auftragnehmer die Aufgabe bernehmen erledigen beanstanden und zur ckweisen als Auftraggeber k nnen Sie sie zur ckziehen und stornieren in beiden F llen k nnen Sie die Aufgabe in Ihrer jeweiligen Rolle delegieren Wenn Sie den Bereich Zustand der Aufgabenansicht aufklappen werden die m glichen Zu st nde der Aufgabe angezeigt Der aktuelle Zustand wird in blass orange angezeigt Zust nde die durch eine Auftragnehmeraktion erreicht werden k nnen werden n blau dargestellt Zu st nde die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden k nnen in gr n Durch Klicken auf einen Z elzustand k nnen Sie die entsprechende Aktion ebenfalls ausl sen 12 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows Aufgaben k nnen Unteraufgaben enthalten Diese Unteraufgaben k nnen vorgegeben werden oder zur Laufzeit erzeugt werden Die Erzeugung von Unteraufgaben kann ber beliebig viele Ebenen fortgesetzt werden Die Arbeit an einer Aufgabe kann ganz oder auch nur teilweise auf hre Unteraufgaben verteilt werden Die Unteraufgaben einer Hauptaufgabe k nnen mit einander zu einem Arbeitsablauf Workflow verbunden werden Gleiches gilt f r die Auf gaben eines Projekts oder einer Phase Die Verkn pfung von A
293. ichen Fortschritts e Im Abschnitt Phasen klicken Sie auf Phase hinzuf gen um eine Projektphase ein zugeben jeweils wieder mit Namen Tags Beschreibung Beginn und Fertigstellungs termin Wieder s nd alle Angaben au er dem Namen optional allerdings bedeutet der Verzicht auf zeitliche Rahmenbedingungen auch den Verzicht auf Kontrolle des zeit lichen Fortschritts Mit Phase hinzuf gen k nnen Sie weitere Phasen eingeben Sie k nnen die Phasen auch sp ter nach der Erzeugung des Projekts noch hinzuf gen ndern oder l schen e Im Abschnitt Attribute k nnen Sie eine Kategorie und eine Priorit t f r das Projekt angeben sowie eigene Attribute f r das Projekt definieren Tags eigene Attribute und sonstige Metadaten k nnen bei der Suche nach dem Projekt in BSCW verwendet werden e Klicken Sie auf OK um das Projekt zu erzeugen Nachdem das Projekt und seine Phasen erzeugt wurden kann nun das Projektteam zusam mengestellt werden Alle am Prozess beteiligten Personen werden mit Datei Zugang Mitglied einladen im oberen Men des Projekts n der Rolle Mitglied n das Projekt eingeladen Danach k nnen alle Teammitglieder auf die Projektinhalte zugreifen Aufgaben erzeugen bearbeiten und koordinieren Sie k nnen nicht zus tzlich weitere Mitglieder zu den einzelnen Projekt phasen einladen d h Mitglieder der Phasen eines Projekts sind immer genau die Mitglieder des Projekts Sp ter be der Als Beispiel zeigt
294. icht der Inhalt des Verzeichnisses oder Ordners angezeigt sondern die Datei index html So erzeugen Sie ffentliche Einstiegsseiten in BSCW e Erzeugen Sie die Datei index html mit Datei Neu HTML Dokument im oberen Men des Ordners der mit einer Einstiegsseite ver ffentlicht werden soll e Editieren Sie index html gem Ihren Anforderungen Mit relativen Verweisen in index html k nnen Sie auf andere Objekte in dem BSCW Ordner verweisen Ein schematisches Beispiel findet sich weiter unten in diesem Abschnitt e ffnen Sie den Ordner f r anonymen Zugriff durch Zugang ffentlich machen e Anonyme Benutzer k nnen jetzt Ihren Ordner mit dem blichen Adressierungsschema von BSCW benutzen http Ihr BSCW Server pub bscew cgi Ordner Id Unter der URL http Ihr BSCW Server bsew bscw cg1 Ordner Id ist der Portal Ordner nat rlich f r nicht anonyme Benutzer nach wie vor in seiner vollen Funktionalit t verf gbar Beispiel f r eine ffentliche Einstiegsseite Das folgende Beispiel zeigt w e der HTML Quelltext einer ffentlichen Einstiegsseite aus sehen k nnte Diese Einstiegsseite zeigt anonymen Benutzern Verweise auf zwei Dokumente des ver ffentlichten Ordners eingebettet n Text Ihrer Wahl lt x DOCTYPE HTML PUBLIC w3C DTD HTML 3 2 EN gt lt HTML gt lt HFAD gt lt TITLE gt Titel lt TITLE gt lt HEAD gt lt BODY gt lt Hl gt berschrift lt Hl gt lt P gt Irgendein Text lt P gt lt P gt lt A HR
295. ie Aufgabe stornieren Eine stornierte Aufgabe wird nicht weiter bearbeitet Der Auf traggeber kann eine solche Aufgabe allerdings reaktivieren berarbeiten und erneut starten oder zu einem sp teren Zeitpunkt einfach neu starten Aufgabe Delegieren Andere Benutzer sind geeigneter f r die berwachung oder Durchf hrung der Aufgabe Der Auftraggeber oder Auftragnehmer kann die Aufgabe delegieren an andere Benutzer Wenn man eine Aufgabe delegiert kann man trotz dem noch Auftraggeber oder Auftragnehmer bleiben indem man das entsprechende K stchen im Aktionsformular ankreuzt Es gibt noch zwei weitere Aktionen durch die man Aufgaben in einem Endzustand abge nommen storniert oder abgeschlossen erneut verwenden kann Workflow Management 227 Aufgabe Reaktivieren Der Auftraggeber versetzt die Aufgabe in einen Zustand wo er alle Angaben zur Aufgabe ndern kann um s e dann erneut mit den ge nderten Anga ben Auftragnehmer Eingabedaten Zeitrahmen zu starten Aufgabe Neu starten Der Auftraggeber startet die Aufgabe mit der vorhandenen Spezi fikation einfach wieder neu Beachten Sie dass bei einem einfachen Neustart etwaige Werte von Eingabedaten und der F lligkeitstermin erhalten bleiben Der Auftraggeber kann weitere Auftragnehmer benennen und andere von der Aufgabe entfer nen und zwar mit Aufgabe Zuweisen Die Aktion ist nicht in Endzust nden einer Aufgabe m glich und auch nicht wenn die Aufgabe
296. ie gesuchte Adresse unter An frage ndern 3 4 1 3 Inhaltsansicht der Startseite Einen kompakten berblick ber die Widgets Ihrer Startseite erhalten Sie indem e Sie Ansicht Inhalt im oberen Men der Startseite ausw hlen Sie erhalten dann eine Anzeige der Widgets Ihrer pers nlichen Startseite wie in einer gew hnlichen Ordner bersicht e Sie k nnen hier mit ndern Eigenschaften Ihre Widgets ndern Ebenso lassen sich in der Inhaltsans cht Widgets neu hinzuf gen oder entfernen e Sie kehren zur normalen Ansicht Ihrer Startseite zur ck indem Sie im Ansicht Men d e Option Inhalt abw hlen Hinweis Wenn Sie JavaScript in Ihren pers nlichen BSCW Einstellungen deaktiviert haben wird Ihre pers nliche Startseite immer als Inhaltsansicht angezeigt Grundbegriffe und funktionen 49 3 4 1 4 Startseite benutzen Sie k nnen mit Optionen Einstellungen in Ihren BSCW Einstellungen unter Startseite festle gen dass Ihre pers nliche Startseite als erstes angezeigt wird nachdem S e sich bei BSCW angemeldet haben Ferner k nnen Sie dort den Standardwert f r die Max malzahl der s chtba ren Eintr ge in listenorientierten Widgets z B Ordner Ereignisse Nachrichten angeben Die Widgets Ihrer Startseite weisen in ihrer Titelzeile neben ihrem Titel drei Schaltfl chen auf m 7 EJ die das Widget minimieren bzw maximieren seine Einstellungen ndern oder das Widget l schen Listenartig organisierte Widg
297. ie im Aktionsmen auftauchen o Allgemeines o ndern o Neu o Zugang o Anh ngen o Senden an o Verschieben o Verweis Daneben gibt es noch eine Reihe von Aktionen im Aktionsmen die spezifisch f r bestimmte Objekttypen sind und die dort behandelt werden Allgemeines ffnen zeigt das Objekt Ordner Dokument Kalender usw an Inhalt zeigt Ihnen den kompletten Inhalt eines Ordners als einger ckte Liste die nicht nur die Objekte auff hrt die direkt im Ordner enthalten sind sondern auch die Objekte von Un terordnern Unter Unterordnern usw Auch bei Diskussionsforen Kalendern und anderen Container Objekten wird hier der Inhalt angezeigt Information Allgemein zeigt Ihnen die Info Seite des Objekts an Historie zeigt Ihnen alle Ver nderungsereignisse die seit der Erstellung dieses Objekts stattgefunden haben Ereignisse best tigen signalisiert BSCW dass Sie die k rzlich stattgefundenen Lese und Anderungszugriffe auf das Objekt zur Kenntnis genommen haben Die entspre chenden Ereignissymbole werden entfernt Ereignisoptionen l sst Sie detailliert festlegen in welcher Form Sie ber welche Ereig nisse die das aktuelle Objekt betreffen informiert werden wollen Grundbegriffe und funktionen 43 Wiedervorlegen l sst Sie einen oder mehrere Zeitpunkte angeben wann Sie eine E Mail Nachricht erhalten m chten die Sie an das Dokument erinnert Dokument Ereignisse zeigt in Form einer Karte Ereignisse
298. ie verschiedenen Ereignisdienste informiert werden wollen Diese Standardoptionen k nnen f r einzelne Objekte berschrieben werden 3 6 4 1 Einstellung der Standardoptionen f r die Ereignisbenachrichtigung Abh ngig von Ihrer BSCW Installation sind unterschiedliche Ereignisdienste verf gbar die einzeln konfiguriert werden k nnen o Ereignissymbole zeigen Ereignisse an der Benutzerschnittstelle an o Der t gliche Arbeitsbereichsbericht wird per E Mail zugesandt und enth lt die Ereig nisse des vorherigen Tages f r alle Ihre Arbeitsbereiche o Direkte E Mail Benachrichtigung informiert Sie sofort ber relevante Ereignisse o Der Ereignismonitor unterst tzt sofortige Benachrichtigung ber Ereignisse mittels eines separaten Java Applets o Die BSCW RSS Ereignis Feeds stellen aktuelle Ereignisse als RSS formatierte Nach richten zur Verf gung Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen S e mit modernen Browsern oder anderen RSS Nachrichtensammlern zeitnahe Informationen ber die Vorg nge in Ihren Arbeitsbereichen beziehen Um festzulegen ber welche Ereignistypen neues ver ndertes verschobenes oder gelesenes Objekt Sie mit welchen Ereignisdiensten Sie benachrichtigt werden wollen e w hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste e Das Aktionsformular Einstellungen bietet eine Abteilung Ereignisoptionen mit den Unterabteilungen Akt ve Ereignisdienste und Abonnierte Ereignistypen
299. iegen Wenn Sie das nicht wollen verzichten Sie bei der Definition der Aufgabe einfach auf die Angabe von Eingabedaten Die Auftragnehmer k nnen dann als Mitglieder des Projekts auf die beiden Aufgaben und ihre Ergebnisse zugreifen Die Aufgabe Anforde rungen kann dann unabh ngig von den beiden anderen Aufgaben gestartet werden Sie teilen nun die Aufgabe Anforderungen in zwei Unteraufgaben auf die Anforderungser hebung und die Abnahme Sie gehen dazu in die Aufgabenansicht und w hlen Datei Neu Aufgabe im oberen Men Als Namen der neuen Unteraufgabe geben Sie Anforderungser hebung ein als Auftragnehmer die zwei vorgesehenen Projektmitglieder als Eingabedaten w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten die Ein gabedaten der Hauptaufgabe Anforderungen aus bei den Ausgabedaten w hlen Sie im For mularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte Daten das Ausgabedokument Anfor derungsspezifikation der Hauptaufgabe Anforderungen aus W hlen Sie erneut Datei Neu Aufgabe im oberen Men und geben als Namen Abnahme der Anforderungen an als Auftragnehmer den Vertreter der Fachabteilung bei den Eingabe daten w hlen S e m Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten das Ausgabedokument Anforderungsspezifikation der gerade zuvor definierten Unteraufgabe Anforderungserhebung bei den Ausgabedaten w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt od
300. iegen soll e Sortieren Sortieren der Aufgaben nach verschiedenen Kriterien Suche Das Such Widget funktioniert hnlich wie das Suchfeld in der Navigationsleiste der Standard Benutzerschnittstelle Sie k nnen so vom Desktop aus nach BSCW Objekten suchen deren Name Beschreibung Tags oder Inhalt den eingegebenen Text enth lt Option alles Sie k nnen die Suche aber auch auf Objekte beschr nken wo nur der Name oder die Tags den Suchbegriff enthalten bzw nur nach Dokumenten suchen die den Suchbegriff beinhalten Der Suchraum kann auf bestimmte Ordner eingeschr nkt werden Der Tooltip eines Suchergebnisses der den Fundort anzeigt kann mit als klickbarer Such pfad auch dauerhaft ausgeklappt werden um s ch etwa nicht nur das Suchergebnis selbst an zeigen zu lassen sondern auch den ganzen Ordner der es enth lt Einstellungen e Kontext Ordner in dem gesucht werden soll 124 Alternative Benutzerschnittstellen e Anzahl Eintr ge Maximale Anzahl der Eintr ge auf einer Seite des Widgets Ereignisse Das Ereignis Widget bietet eine bersicht der aktuellen d h noch nicht best tigten Ereig nisse in Ihren Arbeitsbereichen Die Ereignisse werden dabei in chronologischer Reihenfolge angezeigt Zu jedem Ereignis werden Objekt Aktion Akteur und Aktionsdatum angezeigt Klicken auf ein Ereignis ffnet das betroffene Objekt im Web Browser Sie k nnen die ange zeigten Ergebnisse auch Alle best tigen Eins
301. ierkorb oder die Zwischenablage siehe auch 13 7 Aktenkoffer auf S 253 Lokaler Ordner f r Aktenkoffer Geben S e den ge nderten Ort f r den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers ein Hinweis Wenn S e den Ort des lokalen Aktenkoffer Ordners auf Ihrem lokalen Computer nachtr glich ndern wird der alte Aktenkoffer beim n chsten Abgleich n cht mehr ber ck s chtigt und dort ge nderte Dokumente werden nicht zum BSCW Server bertragen F hren Sie daher eine nderung des Pfades zum Aktenkoffer nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und l schen Sie anschlie end den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer Beim n chsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt Versionen eines Dokuments in lokalen Aktenkoffer bernehmen Kreuzen Sie diese Option an um auch die Versionen eines versionierten BSCW Dokuments in Ihren lokalen Aktenkoffer zu bernehmen Wenn diese Option nicht aktiviert ist wird bei der Synchronisierung immer nur die letzte Version eines versionierten BSCW Dokuments in den lokalen Aktenkoffer bertragen Lokale Dokumentnamen um bliche Dateinamenendungen erweitern Kreuzen Sie diese Opti on an um Dokumentnamen um die blichen Dateinamenendungen zu erweitern wenn die Dokumente n den lokalen Aktenkoffer bernommen werden Ein BSCW Dokument Dok Name vom MIME Typ Adobe PDF z B wird als DokName pdf in den lokalen Aktenkoffer bernomme
302. ierten Archivs st t Um lokale Dateien in einen BSCW Arbeitsbereich mithilfe eines Archivs zu bertragen gehen Sie wie folgt vor 244 Erzeugen Sie auf Ihrem lokalen Computer ein Archiv derjenigen Dateien die Sie auf Ihren BSCW Server bertragen wollen Zip Winzip oder Tar Archiv je nach Ihrer Plattform auch eine E Mail Nachricht mit Dokumenten als Anh nge kommt als RFC822 Archiv in Frage Laden Sie das Archiv Dokument in einen Ihrer Arbeitsbereiche Extrahieren Sie die Original Date en in Ihre Zwischenablage durch Aufruf von Ex trahieren im Aktionsmen des Archiv Dokuments Bei kleineren Archiven erscheint die Meldung Archiv extrahiert mit der Liste der ex trahierten Objekte Import Export Bei gr eren Archiven wird die Extrahierung im Hintergrund ausgef hrt und die Mel dung Extrahierung l uft erscheint Sie werden dann durch eine weitere Meldung Ihres Browsers informiert wenn die Extrahierung abgeschlossen ist e Die extrahierten Objekte in der Zwischenablage k nnen im Anschluss an die Extrahie rung an einen geeigneten Ort n Ihren Arbeitsbereichen eingef gt werden Archivierbare und nicht archivierbare Objekttypen Folgende Objekttypen k nnen archiviert werden o Ordner o Dokumente o Kontaktlisten und Kontakte o Kalender und Termine o Blogs und Diskussionsforen mit Notizen o Website Ordner o URL Objekte und RSS Ordner Bei gleichzeitiger Archivierung der Metadaten lassen sich solc
303. ierten Zugriffsrechte unbeabsichtigterweise berschreiben Wenn Sie jedoch zu einer der Standardregelungen f r die Zugriffsrechte zur ckkehren m ch ten w hlen Sie die entsprechende Optionsschaltfl chen aus bevor Sie auf OK klicken 6 2 2 Blogs benutzen Um sich ein Blog und seine Eintr ge anzusehen klicken S e auf den Namen oder das Symbol des Blogs n der Inhaltsliste des enthaltenden Ordners oder w hlen Sie ffnen m Aktions men des Blogs Abbildung 13 oben zeigt ein Beispiel Sie k nnen einem Blog Eintr ge hin zuf gen indem Sie die Aktionsschaltfl che Neuer Eintrag in der oberen linken Ecke einer Blog Seite bet tigen Die rechte Seite der Blog Darstellung f hrt die Eintr ge mit Datum Betreff Beginn des Tex tes Autor Anzahl der Leser und Kommentare bis dato und falls vorhanden Tags Schlag w rter auf Klicken S e auf den Betreff um den vollst ndigen Eintrag zu lesen wenn er nicht Diskussionsforen Blogs und Feeds 115 ganz angezeigt wird und oder einen Kommentar hinzuzuf gen Wenn S e die erforderlichen Zugriffsrechte besitzen k nnen Sie einen Eintrag bearbeiten oder Entfernen indem Sie auf die entsprechenden Schaltfl chen Bearbeiten und Entfernen klicken Beachten Sie dass entfernte Eintr ge im Papierkorb landen von wo aus sie auch wieder zur ckgelegt werden k nnen Wenn das Blog mehr Eintr ge enth lt als auf eine Blog Seite passen w rd am Fu der Blog Seite eine Reihe v
304. ige Ort wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen k nnen Das Formular Neue Gemeinschaft enth lt verschie dene Abteilungen e In der Abteilung Allgemeines tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein z B Hobby Astronomen und wahlweise einen Beschreibung und Stichw rter Letzteres wird auch im Ordner Andere Gemeinschaften f r andere Benutzer ange zeigt Der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Ge meinschaft angelegt Dieser Arbeitsbereich der zun chst leer st erscheint n Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich und Sie sind sein Eigent mer und Manager Der Arbeits bereich wird denselben Namen dieselbe Beschreibung und dieselben Stichw rter ha ben wie die neue Gemeinschaft e Als n chstes w hlen Sie die Aufnahmeregelung f r die neue Gemeinschaft offen geschlossen oder verborgen S e sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur erzeu gen wenn Sie wirklich sicher sind dass Ihre Gemeinschaften auch f r andere Benut zer Ihres BSCW Servers von Interesse sind Nicht verborgene Gemeinschaften er scheinen in der Liste Andere Gemeinschaften von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW Servers In unserem Fall w hlen wir die offene Gemeinschaft weil wir andere Benutzer dazu bewegen wollen unserer Gemeinschaft von Hobby Astronomen beizu treten Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft kann sp ter von einem Gemein schaftsmanager ge ndert werden Wenn S e
305. igenen BSCW Servers S e k nnen Ihren eigenen BSCW Server installieren wenn S e einen geeigneten Web Server unter Unix Linux oder Windows Windows 7 2008 V 1sta 2003 XP betreiben Die BSCW Serversoftware wird durch Orb Team Software GmbH amp Co KG Bonn in Li zenz des Fraunhofer Instituts f r Angewandte Informationstechnik FIT vertrieben Sie k nnen die BSCW Serversoftware von http www bscw de Download html herunterladen und innerhalb der Evaluierungsperiode von 90 Tagen kostenlos nutzen Die Nutzung eigener 8 berblick BSCW Server ist ab dem 91 Tag lizenzpflichtig Der Vertrieb der BSCW Lizenzen erfolgt durch die OrbiTeam Software GmbH amp Co KG ffentliche Schulen und Universit ten k nnen f r Ausbildungszwecke eine kostenlose Lizenz erhalten F r andere Zwecke und alle brigen Interessenten sind BSCW Lizenzen gegen Ent richtung einer Lizenzgeb hr erh ltlich Bitte wenden Sie sich an license orbiteam de wenn S e weitere Informationen zum Lizensierungsverfahren ben tigen Danksagung Die BSCW Unterst tzung f r das Editieren von HTML Dateien basiert auf dem CKEditor http ckeditor com Copyright 2003 2011 Frederico Knabben der mit der BSCW Soft ware integriert worden ist und unter der GNU Lesser General Public License lizenziert ist siehe http www opensource org licenses lgpl license php Der JavaScript Kalender der in BSCW integriert ist basiert auf dem DHTML Calendar 1 0 http www dynar
306. igenschaften eines Termins ndern der zu einer ganzen Serie von Wiederholun gen eines Termins geh rt betreffen die Anderungen nur den individuellen Termin die ande ren Termine der Serie bleiben unver ndert Wenn Sie die Eigenschaften einer ganzen Serie von Terminen ndern wollen einschlie lich der Wiederholungsregeln gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie ndern Eigenschaften Serie im Aktionsmen eines beliebigen Termins der Serie e ndern Sie beliebige Eigenschaften und best tigen Sie mit OK Beachten Sie dass Ihre nderungen alle Termine der Serie betreffen au er den Terminen bei denen eine Eigenschaft individuell ver ndert wurde Des weiteren betreffen Anderungen des Da Kalender Umfragen und Abstimmungen 181 tums nur den ersten Termin der Serie nderungen der Zeit alle Termine der Serie mit Ausnahme der Termine die ber Regeln vom Typ An einem bestimmten Datum er zeugt werden 10 1 3 Entfernen eines Termins Um einen Termin aus der Tages Wochen oder Monatsansicht eines Kalenders zu entfernen e w hlen Sie Entfernen im Aktionsmen des betreffenden Termins Aus den anderen Kalenderansichten Quartal Jahr k nnen Sie keine Eintr ge entfernen Ein Termin den S e aus einem Kalender entfernen wird n Ihren Papierkorb verschoben Wenn Sie einen Termin aus Ihrem pers nlichen Kalender entfernen bleibt er f r die anderen Teilnehmer erhalten Wenn S e einen Termin aus einem Gruppenkalender en
307. ilnehmer entfernen und damit von der Abstimmung ausschlie en Beachten Sie dass Abstimmungsteilnehmer nicht automatisch Mitglieder des umge benden Arbeitsbereichs werden wenn s e es n cht schon s nd sondern per E Mail zur Abstimmung eingeladen werden und ber personalisierte Verweise URLs auf die Abstimmung zugreifen Sie k nnen als Teilnehmer auch Personen ber ihre E Mail Adresse angeben die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW Servers sind Solche Personen k nnen an der Abstimmung teilnehmen ohne sich als Benutzer zu registrie ren Sie k nnen die Sprache der automatisch erzeugten Einladungs E Ma l angeben sowie wahlweise noch einen pers nlichen Kommentar In den Abteilungen Fragen und Attribute geben Sie die Fragen ein ber die abgestimmt werden soll sowie etwaige Attribute der Abstimmung exakt so wie Sie dies f r eine Umfrage tun w rden s ehe vorigen Abschnitt Best tigen Sie mit OK um die neue Abstimmung zu erzeugen 10 3 3 Umfragen und Abstimmungen ndern Nachdem Sie eine Umfrage oder Abstimmung erzeugt haben k nnen Sie alle Angaben noch ndern mit zwei Ausnahmen o Fragen k nnen nur ge ndert werden solange noch keine Antworten eingegangen sind o Der Anfang einer Abstimmung kann nicht mehr ge ndert werden sobald die Einla 194 dungs E Mails herausgegangen sind Kalender Umfragen und Abstimmungen Um eine Umfrage oder Abstimmung zu ndern e w hlen Sie nd
308. in gel scht ebenso wie das Ablaufprotokoll Eventuelle Anlagen der Aufgabe werden mitkopiert 12 1 3 Aufgabenansicht Wenn man ein Aufgabenobjekt ankl ckt ffnet es sich in der Aufgabenans cht die s mtliche aufgabenrelevanten Informationen in vier Abschnitten anzeigt die man jeweils auf und zu klappen kann o Eigenschaften enth lt die zeitlichen Rahmenbedingungen Auftraggeber und Auftrag nehmer sowie den Kontext d h die Phase das Projekt oder der Ordner zu dem die Aufgabe geh rt Bei einer noch nicht gestarteten Aufgabe werden unter den zeitlichen Randbedingun gen Dauer und F lligkeitstermin angezeigt bei einer laufenden Aufgabe werden statt Workflow Management 219 der Dauer der Beginn und die voraussichtliche Fertigstellung angezeigt Alle Anga ben erfolgen nat rlich nur soweit vorhanden o Zustand zeigt den aktuellen Zustand der Aufgabe an z B bei einer neu erzeugten Aufgabe initial bei einer gerade gestarteten Aufgabe gestartet Klappen S e den Zu standsabschnitt auf um einen berblick ber die m glichen Zust nde zu bekommen Der aktuelle Zustand wird n blass orange angezeigt Zust nde die durch eine Auf tragnehmeraktion erreicht werden k nnen werden n blau dargestellt Zust nde die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden k nnen in gr n Durch Klicken auf einen Zustand der Ihrer Aufgabenrolle entspricht k nnen S e die entsprechende Aktion ausl sen o Daten enth lt die Ein
309. inander verweisenden Dokumenten HTML Dokumente gif und jpeg Dateien Audio und Videodateien usw erstellen und verwalten Sie k nnen sie mit anderen Mitgliedern eines Arbeitsbereichs gemeinsam nutzen oder s e f r anonymen Zugriff ber das Internet ffentlich machen siehe 3 5 1 Anonymen Zugriff erlauben auf S 55 Verweise auf BSCW Objekte k nnen ebenfalls in Notizen in der Beschreibung eines Objekts und in diversen anderen Textfeldern enthalten sein o Wenn S e einen Verweis auf ein Objekt anlegen wollen das n einem anderen Arbeits bereich auf demselben Server enthalten ist vergewissern Sie sich dass die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf dieses Objekt zugreifen d rfen o Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekt auf einem anderen Server anlegen wollen vergewissern Sie sich dass das Objekt ffentlich gemacht wurde d h dass der Be nutzer anonymous auf dieses Objekt zugreifen darf 148 Dokument und Inhaltsmanagement Um einen Verweis zu erstellen ben tigen S e die URL des Objekts Diese URL kann auf zwei verschiedene Arten angegeben werden o m BSCW nternen Adressformat oder o durch den Pfad n einem Verzeichnisbaum Jedes dieser Formate hat spezifische Vorteile Die BSCW internen numerischen Adressen sind kurz und ndern sich nicht wenn das Objekt in einen anderen Ordner verschoben wird oder wenn ein Ordner umbenannt wird S e k nnen als Einstiegspunkte n eine durch Verweise verbundene Menge von
310. ines Termins im Kalender markiert Sie k nnen dies abschalten indem Sie die Option Ansicht Termindauer anzeigen deaktivieren so dass nur der Beginn eines Termins dargestellt wird Aktivieren S e die Option Ansicht Kategorien farbig um die verschiedenen Kategorien von Terminen n der Tages Wochen und Monatsansicht durch die Farbe des Terminnamens unterscheiden zu k nnen Diese Option ist ohne Wirkung wenn die Anzeige von Kategorie symbolen aktiviert st ber Ansicht Eintr ge In der Jahres und Quartalsansicht werden neue Termine durch die Hintergrundfarbe gelb und ge nderte Termine durch die Hintergrundfarbe orange kenntlich gemacht Mit der Option Ansicht nderungen farbig k nnen S e dies auch f r d e Tages Wochen und Monatsansicht erreichen allerdings nur wenn die Anzeige von Ereignissymbolen deaktiviert ist ber An sicht Eintr ge Welche Informationen zu den einzelnen Termineintr gen in der jeweiligen Kalenderansicht gezeigt werden k nnen Sie ber die Optionen von Ansicht Eintr ge steuern Naturgem ste hen Ihnen n der Tagesans cht mehr Optionen zur Verf gung als z B n der Jahres oder Mo natsansicht Wenn Sie in der Tages Wochen oder Monatsansicht die Option Auswahlbox ak tivieren steht Ihnen f r Aktionen auf Terminen auch die Mehrfachwahl Symbolleiste zur Verf gung mit dem Sie gleichzeitig f r mehrere Termine deren Auswahlk stchen Sie ange kreuzt haben Aktionen durchf hren k nnen
311. inke Seite der Darstellung einer Ereigniskarte enth lt ein Popup Men zur Steuerung der Ereigniskarte ein Textfeld das die Ereignisse desjenigen Knotens enth lt der gerade im Zen trum des Interesses steht und die Schaltfl che Schlie en siehe Abbildung 8 e W hlen Sie einen Benutzer oder ein Dokument im Popup Men aus um den entspre chenden Benutzer oder Dokumentknoten ins Zentrum der Ereigniskarte zu schieben Das Klicken auf den Knoten in der Ereigniskarte hat dieselbe Auswirkung Das Text feld unter dem Men zeigt alle Ereignisse an die den ausgew hlten Benutzer oder das ausgew hlte Dokument betreffen e Klicken Sie auf Schlie en wenn Sie die Ereigniskarte nicht mehr ben tigen Sie k nnen weitere Ereigniskarten erzeugen indem Sie zum Aktionsformular Dokument Er eignisse zeigen zur ckkehren eine Neue Auswahl erzeugen und auf Ereigniskarte kl cken Klicken Sie auf Zur ck um die Aktion zu beenden Grundbegriffe und funktionen 63 3 7 Suche BSCW hilft Ihnen o Objekte Ordner Dokumente usw in Ihren Arbeitsbereichen Ihrem Kalender Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb zu finden o Dokumente in Ihren Arbeitsbereichen nach ihrem Inhalt zu finden o Objekte Ordner Dokumente usw in Ihren Arbeitsbereichen Ihrem Kalender Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb nach den ihnen zugewiesenen Tags zu finden o zu berpr fen ob eine Person Benutzer Ihres BSCW Servers ist oder in I
312. ionskontrolle in den lokalen Aktenkoffer bernommen e Kreuzen Sie die Option Dokumentnamen um bliche Dateinamenendungen erweitern an um Dokumentnamen um die blichen Dateinamenendungen zu erweitern wenn die Dokumente n den lokalen Aktenkoffer bernommen werden Ein BSCW Doku ment DokName vom MIME Typ Adobe PDF z B wird als DokName pdf n den lo kalen Aktenkoffer bernommen S e m ssen den Ordner f r den lokalen Aktenkoffer nicht erzeugen er wird beim ersten Ab gleich automatisch angelegt Hinweis Mit der Aktion Optionen Einstellungen k nnen Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer Ordners auf Ihrem lokalen Computer wie oben beschrieben nachtr glich ndern In diesem Fall wird der alte Aktenkoffer beim n chsten Abgleich nicht mehr ber cksichtigt und dort ge nderte Dokumente werden nicht zum BSCW Server bertragen F hren Sie daher eine nderung des Pfades zum Aktenkoffers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und l schen S e anschlie end den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer Beim n chsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt Den Abgleich des Aktenkoffers mit Ihrem lokalen Computer f hren Sie wie folgt durch e ffnen Sie den Aktenkoffer z B mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Men e W hlen Sie dort Abgleichen im Kontextmen des Aktenkoffers oder klicken Sie auf E in der Schnellstartleiste e Es ffnet sich ein neues Fenster in dem ein Fortschrittsbalken f
313. ionsleiste kehren Sie zur normalen Ordneransicht zur ck 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte In BSCW k nnen S e Objekte verschiedener Typen in einem Arbeitsbereich erzeugen ver walten und gemeinsam nutzen f r die gemeinsame Nutzung siehe 3 3 3 Mitglieder einladen auf S 40 Dokument in diesem Beispiel eine PDF Datei Dokument unter Versionskontrolle 1 2 in diesem Beispiel eine HTML Datei gt Notiz URL Verweis Ordner AEG Kontaktliste Grundbegriffe und funktionen 29 Diskussionsforum Blog Suchordner RSS Feed RSS Artikel Vorlagenordner Websiteordner DokSet Dokumentensammlung Kalender Umfrage Abstimmung Terminabstimmung j E a y A A ann DSE Projekt Phase Aufgabe Laufmappe Wenn Objekte der obigen Typen in der Inhaltsliste einer Ordnerseite aufgef hrt werden zeigt das Symbol vor dem Objekt an zu welchem Typ das Objekt geh rt Bei einem Dokument zeigt das Symbol an welcher MIME Typ dem Dokument zugeordnet ist 3 2 1 Dokument Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt Dokumente k nnen Text Grafik Tabellenkalkulationen Druckdateien Bilder oder Audio und Videodaten enthalten die typischerweise in verschiedenen z T anwendungsspezifischen Dateiformaten abgespeichert werden Diese Dateiformate werden im Internet in Form von MIME Typen repr sentiert Alle Dokumente in BSCW haben einen MIME Typ den sie beim Hochladen
314. ird Bei Diskussionsforen und Blogs enth lt die PDF Ansicht auch den Inhalt der Notizen und 246 Import Export Blog Eintr ge Bei Kontaktlisten k nnen Sie festlegen welche Kontaktinformationen in die Druckansicht bernommen werden sollen e W hlen Sie Datei Senden an Datei PDF im oberen Men desjenigen Objekts des sen Druckansicht S e als PDF Dokument exportieren wollen Fehlt dieser Men ein trag dann kann man f r diesen Objekttyp keine Druckansicht in PDF erzeugen e Bei manchen Objekttypen k nnen Sie im Aktionsmen PDF Export weitere Anga ben machen So k nnen Sie f r Ordner ausw hlen ob Sie z B in die Druckansicht auch die Beschreibungen der Eintr ge bernehmen wollen und f r Kontaktlisten wel che Informationen Sie neben dem Namen noch in die Druckansicht bernehmen wol len Klicken Sie auf OK um das PDF Dokument zu erzeugen Anschlie end werden Sie gefragt ob Sie das Dokument auf Ihrem Computer speichern oder mit einem ge eigneten Programm ffnen wollen e Bei Objekttypen wo keine weiteren Angaben n tig sind wie z B Diskussionsforen oder Blogs wird die PDF Ansicht in einem Formular ge ffnet von wo aus Sie es drucken oder auf Ihrem Computer speichern k nnen 13 4 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren Die Aktion FTP Export erm glicht den Transfer ganzer Ordnerstrukturen an einen FTP Ser ver wie z B die gesamten Ordner und Dateien einer Website die in BSCW gespeichert sind Da
315. ird ein zeitlich be grenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel verstanden Der Zeitrahmen eines Projekts kann durch Beginn und Fertigstellungstermin festgelegt werden Projekte k nnen in einzelne Ar beitsabschnitte sogenannte Phasen unterteilt sein Eine Phase ist ein abgeschlossener Arbeitsabschnitt in einem Projekt und kann in einzelne Aufgaben unterteilt sein Eine Phase liegt immer n einem Projekt und der Zeitrahmen Be ginn und Fertigstellungstermin einer Phase ist eingeschr nkt durch den Zeitrahmen des ber geordneten Projekts Die Termine der einzelnen Phasen in einem Projekt k nnen berlappen 3 2 19 Aufgabe Eine Aufgabe beschreibt eine zu erledigende T tigkeit Eine Aufgabe hat eine oder mehrere verantwortliche Personen die die Aufgabe erledigen oder ihre Erledigung berwachen Auf gaben stehen n der Regel m Kontext eines bergeordneten Prozesses Projekt oder Phase k nnen jedoch auch eigenst ndig vorkommen Eine Aufgabe kann durch die Lieferung von Ergebnissen erledigt werden Aufgaben k nnen eine voraussichtliche Dauer und einen Fertig stellungstermin haben Jeder Benutzer hat eine pers nliche Aufgabenliste die alle Aufgaben enth lt die ein Benutzer erledigen soll Aufgaben k nnen in Unteraufgaben weiter unterteilt werden Die Unteraufgaben einer Auf gabe k nnen zu einem Workflow zusammengef gt werden indem eine Unteraufgabe von dem Ergebnis anderer Unteraufgaben abh ngt Workflows k nnen zur Laufz
316. irekt bearbeiten 136 einfrieren 140 entfrieren 140 hochladen 6 38 248 251 importieren 243 konvertieren 246 mit externen Editoren bearbeiten 138 PDF Darstellung 38 sperren 140 suchen 67 unter Versionskontrolle 31 141 wi edervorlegen 139 Dokumentensammlung 34 164 Dokument Ereigniskarte 61 Drag amp drop Uploader 248 Dublin Core 77 E eigener BSCW Server 8 Eigent mer 51 53 94 Einfrieren von Dokumenten 140 Einf gen 51 94 Eingabedaten Aufgabe 213 Einladen von Mitgliedern 40 81 86 Einstellung des Browsers 22 Einstellungen in Kalendern 185 pers nliche 19 69 70 Einstiegsseite f r ffentlichen Zugang 56 Eintrag eines Blogs 115 Eintr ge sortieren 28 73 E Mail Adresse registrieren 14 E Mail Freigabe f r Ordner 251 E Mail Nachricht Objekt 36 endg ltiger Termin Terminabstimmung 190 Entfernen 53 94 Entfernen von Mitgliedern 86 Entfrieren von Dokumenten 140 Ereignis 57 Ereignisbenachrichtigung 59 173 174 Ereignisdienste 58 Ereigniskarte 61 Ereignismonitor 58 60 172 Ereignisse best tigen 59 exportieren 58 Optionen auf Objektebene 61 Standardoptionen 60 Ereignissymbole 58 60 Index Ereignistypen 58 Erinnerung an Termine 180 Erledigung zur ckziehen Aufgabe 226 Erreichbarkeit anderer Benutzer 171 172 Ersetzen 43 Erstellen von Terminen 180 Erzeugen einer Version 142 Erzeugen von Objekten 37 Evaluierung von DokSets 164 165 166 Experte 69 Exportieren in PDF 246 mit FTP 2
317. ise vererben Nur Systemadministratoren k nnen Spezialrollen neu definieren oder l schen Beispiele f r Spezialrollen sind Zigent mer und Erzeuger Alle Rollen normale Rollen sowie Spezialrollen k nnen f r beliebige Objekte ge ndert wer den e Dazu w hlen Sie Zugang Rolle ndern im Aktionsmen desjenigen Objekts f r das S e Rollen ndern wollen e W hlen Sie die Rolle aus die Sie ndern m chten und best tigen Sie mit OK An dieser Stelle k nnen auch etwaige schon vorgenommene Rollen nderungen mit Alle Rollen nderungen zur cksetzen in ihrer Gesamtheit f r das Objekt zur ckgenommen werden e Im nachfolgenden Formular w hlen Sie diejenigen Aktionen aus die f r die ge nderte Rolle erlaubt sein sollen und best tigen mit OK Wenn es sich um eine selbstdefi nierte Rolle handelt kann sie hier auch mit Rolle entfernen gel scht werden Hinweis Wenn f r eine Rolle die Aktion Ausschneiden erlaubt ist ist auch automatisch die Aktion Entfernen erlaubt auch wenn sie nicht angekreuzt wurde Dies ist deshalb so gere gelt weil ein Objekt nach dem Ausschneiden ohne weitere Einschr nkung aus der Zwischen ablage entfernt werden kann Die Aktion Ausschneiden schlie t also mittelbar die Aktion Entfernen mit ein Die ge nderten Rollendefinitionen gelten f r den Geltungsbereich des Objekts wo sie ge n dert wurden aber nicht au erhalb Das bedeutet dass es verschiedene Rollen mit
318. iste einer Ordnerseite 28 ns Adressbuch 103 Instant Messag ng Systeme 19 Instanz eines DokSet 165 J JavaScript 22 69 K Kalender 34 179 Kalenderansichten 182 Kalendereinstellungen 185 Kodierung 38 243 kompakte Ansicht 73 Kompetenzniveau 69 266 Kompression 243 Konfiguration der Ereignisdienste 59 Konfiguration des Browsers 22 Kontakt ndern 101 erzeugen 99 exportieren 102 filtern 101 importieren 102 kontaktieren 102 or gin rer 100 103 sortieren 101 Kontakte mit Outlook abgleichen 257 Kontaktliste 32 99 Kontaktstatus 171 Kontextmen 26 Konvertierung von Dokumenten 246 Kopfbereich einer Ordnerseite 26 Kopie bearbeiten 154 Kopieren 51 L Laden von Dokumenten 6 248 251 Laufmappe 36 237 erzeugen 238 starten 239 weiterleiten 239 Laufmappen Historie 241 Layoutseite Websiteordner 152 LDAP Verzeichnis 81 Lesezeichen 50 linearer Gesch ftsprozess 237 Listenansicht mobiles Portal 127 Live Bookmarks 175 Login 16 Logout 17 l schen 53 94 Benutzerkonto 15 Markieren eines Eintrags 41 mehr Information 80 Mehrere Unteraufgaben 230 Mehrfachwahl Symbolleiste 7 26 41 Meine Gemeinschaften 200 Metadaten 76 exportieren 77 MIME Typ 3 30 38 Mitglied Index einladen 40 81 86 entfernen 86 Mitglied einer Gemeinschaft werden 200 Mitglieder eines Arbeitsbereichs 84 Mitgliedergruppe 84 87 207 Mitgliederseite 84 Mitgliedschaft verwalten 86 vorl ufige 84 mobile Anmeldung 126 mobile
319. it den Formaten in die BSCW Ihr Dokument konvertieren kann Pfeile in dieser Liste zeigen den Weg der Konvertierung an wenn z B ein Pfeil von Format A nach Format B weist so wird Ihr Dokument bei Konversion nach Format B erst nach Format A konvertiert und dann nach Format B In dieser Liste werden die wichtigeren Arten von m glichem Informationsverlust w h rend der bertragung in das jeweilige Format angegeben e Geben Sie den Namen des konvertierten Dokuments ein w hlen Sie das Zielformat und oder die Art der Kodierung Kompression die angewandt werden soll und best ti gen Sie Ihre Wahl mit OK e BSCW legt das konvertierte Dokument in Ihrer Zwischenablage ab von wo aus Sie es an passender Stelle einf gen k nnen und zeigt ein Formular an das Sie das Doku ment sofort herunterladen l sst und das auch noch den Informationsverlust w hrend der Konvertierung zusammenfasst Hinweis Die Konvertierungsroutinen sind nicht Bestandteil der BSCW Serversoftware Sie m ssen vom BSCW Administrator gesondert installiert werden Somit wird die Auswahl der auf Ihrem BSCW Server erh ltlichen Konvertierungsprogramme durch den Administrator be stimmt 13 3 Exportieren in PDF Sie k nnen Druckansichten von vielen Container Objekten also Objekten die andere Objekte enthalten k nnen m PDF Format exportieren Beispiele sind Ordner und hnliche Objekt typen wie Websiteordner Projekte oder Laufmappen wo eine Liste der Eintr ge erzeugt w
320. itere Metadatenattr bute f r Dokumente Schl ssel und Empf nger Diese Attribute sind f r Dokumente mit dem entsprechenden MIME Typ gedacht die Schl ssel f r das Verschl sselungsverfahren enthalten Das Schl ssel Attribut st f r eine Beschreibung des Schl ssels gedacht und das Empf nger Attribut sollte die Be nutzer auflisten die den Schl ssel zugeschickt bekommen haben wenn es solche gibt Einzelheiten finden Sie in 13 5 3 BSCW Desktop Programm auf S 249 und in der Online Hilfe von BSCW Desktop o Kontakte werden durch zahlreiche Attribute beschrieben die Namen Adresse Tele fonnummern Organisation usw betreffen o Aufgaben werden durch einen anderen Satz von Attributen wie Kunde Kontakt Standort und Kategorie beschrieben o Laufmappen werden sofern im Umlauf durch die Attribute Aufgabe und Verantwort lich beschrieben womit die aktuelle Aufgabe und der oder die daf r verantwortlichen Bearbeiter gemeint sind Beachten Sie dass die genaue Menge von benannten Metadatenattr buten f r Ihren BSCW Server anders eingestellt sein kann Wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator Ein erster Satz von Attributen kann einem Objekt bei seiner Erzeugung zugewiesen werden im allgemeinen in der Abteilung Attribute des Aktionsformulars Geben Sie Werte in die da f r vorgesehenen Felder ein Datumangaben sollten vollst ndig sein d h Jahr Monat und Tag enthalten Benutzer sollten am besten mit ihrem
321. itsbe reichs ist f r die anderen Mitglieder nicht sichtbar im Gegensatz zum Verschieben von Ob jekten innerhalb des Arbeitsbereichs Wenn S e einen gemeinsamen Arbeitsbereich n einen anderen gemeinsamen Arbeitsbereich verschieben hat das Konsequenzen f r die Mitgliedschaft in den Arbeitsbereichen die wir im folgenden Abschnitt behandeln 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen S e k nnen innerhalb eines Arbeitsbereichs weitere Arbeitsbereiche anlegen s e also n diesen Arbeitsbereich einbetten indem Sie e Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen eines Unterordnereintrags w hlen und weitere Mitglieder zu dem Unterordner einladen Sie k nnen auch die entsprechende Option m Datei Men des jeweiligen Unterordners benutzen Sie k nnen auch einen Arbeitsbereich in einen anderen einbetten indem Sie einen Arbeitsbe reich in einen anderen mit Ausschneiden und Einf gen bertragen Die Mitglieder des ber 88 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen geordneten Arbeitsbereichs werden den Mitgliedern des eingebetteten Arbei tsbereichs auto matisch als Mitgliedergruppe hinzugef gt Sollte der eingebettete Arbeitsbereich aus einem anderen Arbeitsbereich ausgeschnitten worden sein wird dessen Mitgliedergruppe automa tisch aus dem Kreis der Mitglieder entfernt Das Einbetten eines Arbeitsbereichs n einen an deren oder das Entfernen eines Arbeitsbereichs aus einem anderen ndert automatisch die Gr
322. itsbereichs B in den Arbeitsbereich A siehe 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs n einen anderen auf S 88 wenn S e eine Gemeinschaft A n eine Ge meinschaft B einladen bleiben die Gemeinschaftsarbeitsbereiche A und B unabh ngig Welche der oben skizzierten L sungen vorzuziehen ist h ngt vom Einzelfall ab Erinnerung Sie bedienen sich bei der Einladung von Gemeinschaften oder Mitgliedergrup pen immer der Option Nach BSCW Gruppen suchen im Einladungsformular 208 Gemeinschaften 12Workflow Management Workflow Management wird in BSCW in den folgenden Bereichen unterst tzt e Aufgaben und Projekte Zeitplanung in Projekten und Phasen Abwicklung und Kon trolle von strukturierten Aufgaben M glichkeit der Definition von benutzerdefinierten Workflows e Laufmappen Abbildung linearer Gesch ftsprozesse als wandernde Ordner Die Unterst tzung von Workflow Management muss von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren Server aktiviert werden um die jeweilige Funktionalit t nutzen zu k nnen 12 1 Aufgaben und Projekte BSCW unterst tzt Projektmanagement durch Zeitplanung und Fortschrittskontrolle n Pro jekten Phasen und Aufgaben Alle drei Objekttypen sind in BSCW als spezielle Ordner reali siert die auch weitere Unterlagen Diskussionsforen usw enthalten k nnen Unter einem Projekt verstehen wir ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel Der Zeitrahmen eines Projekts kann durch Begin
323. itssitzung mit BSCW dadurch beenden dass Sie den Web Browser auf Ihrem lokalen Rechner schlie en bzw beenden Bis zum Abmelden bzw Schlie en des Browsers gelten die Zugriffsrechte die Ihnen unter Ihrem Benutzernamen einger umt wur den Achtung Wenn auch andere Personen Ihren lokalen Rechner benutzen z B in einem ffent lichen Internet Cafe sollten Sie Ihre BSCW Arbeitssitzung auf jeden Fall beenden sobald Sie Ihre Arbeit mit BSCW abgeschlossen haben Erste Schritte 17 2 2 4 Parallele Arbeitssitzungen S e k nnen auf mehreren BSCW Servern registriert sein etwa auf einem eigenen Server in Ihrer Firma und auf einem ffentlichen BSCW Server Dabei k nnen Sie unter demselben oder verschiedenen Benutzernamen registriert sein Ihr Web Browser kann zur selben Zeit nur einen registrierten Benutzer bei ein und demselben BSCW Server repr sentieren parallele Arbeitssitzungen mehrerer registrierter Benutzer mit ein und demselben Browser bei einem BSCW Server sind nicht m glich Jedoch ist es mit den meisten Web Browsern m glich gleichzeitig bei mehreren BSCW Ser vern als Benutzer angemeldet zu sein parallele Arbeitssitzungen be verschiedenen BSCW Servern sind damit m glich Hinweis BSCW Objekte lassen sich zwischen verschiedenen Servern bei denen Sie gleich zeitig angemeldet sind nur ber Ihren lokalen Rechner als physische Relaisstation transferie ren S e speichern d e Daten auf Ihrem lokalen System und laden s e
324. jekt abgelegt wird Mithilfe von Verweisen kann man Eintr ge an verschiedenen Stellen seiner Ordnerhierarchie haben die alle auf das selbe Objekt verweisen ohne dass man das Objekt kopieren m sste Das L schen eines Ver weises l scht nicht das Objekt solange es noch andere Verweise gibt d h Eintr ge in irgend einem Ordner die auf das Objekt verweisen Grundbegriffe und funktionen 45 in Zwischenablage erzeugt einen Verweis in Ihrer Zwischenablage von wo aus Sie den Verweis an eine beliebige Stelle n Ihrer Ordnerhierarchie kopieren k nnen nur f r Manager als Lesezeichen erzeugt einen Verweis auf das aktuelle Objekt in Ihren Lesezeichen in Aktenkoffer erzeugt einen Verweis auf das aktuelle Objekt in diesem Fall ein Ord ner in Ihrem Aktenkoffer f r den Dateiabgleich mit Ihrem lokalen Computer zur Startseite erzeugt ein Widget n Ihrer pers nlichen Startseite das sich auf das aktu elle Objekt bezieht Im Falle eines Ordners oder eines Diskussionsforums z B zeigt das Widget den Inhalt des Ordners oder des Diskussionsforums an 3 4 Pers nliche Objekte Jeder Benutzer hat in BSCW von berall her direkten Zugang zu einer Reihe pers nlicher Objekte deren Symbole n der Schnellzugriffsleiste rechts oben angezeigt werden Die Schnellzugriffsleiste ist in jeder Ihrer Ordner bersichten verf gbar Die pers nlichen Objekte k nnen nicht mit anderen Benutzern auf Ihrem BSCW Server ge meinsam genutzt werden Pers
325. kt ausgew hlten Sprache siehe auch 2 3 Sprache ausw hlen auf S 19 70 Grundbegriffe und funktionen Kompetenzniveau W hlen S e ein Niveau aus das Ihrer Kompetenz m Umgang mit BSCW entspricht siehe auch vorigen Abschnitt JavaScript W hlen Sie aus ob Sie JavaScript f r die verbesserte Benutzerschnittstelle ver wenden wollen sofern die Benutzung von JavaScript in Ihrem Browser aktiviert ist oder ob Sie JavaScript nicht verwenden wollen Siehe auch weiter oben f r die Benutzerschnittstelle ohne JavaScript E Mail Geben S e das Format an n dem S e Nachrichten von BSCW empfangen m chten vor allem die t glichen Arbeitsbereichsberichte und legen Sie fest ob Sie automatisch eine Kopie von allen E Mail Nachrichten erhalten m chten die Sie ber BSCW versenden auto matischer Eintrag Ihrer E Mail Adresse ins BCC Feld blind carbon copy Unterabteilung Datei Behandlung Datei bertragung Kreuzen Sie die Hilfsprogramme zur Datei bertragung an die Sie benut zen wollen Die Launch Schaltfl che startet die Installation des BSCW Desktop Programms siehe auch 13 5 3 BSCW Desktop Programm auf S 249 Externe Editorprogramme W hlen S e diejenigen Dokumenttypen aus f r die eine direkte Bearbeitung mit lokalen f r BSCW externen Editoren aktiviert werden soll Sie k nnen dann Dokumente des entsprechenden Typs direkt in BSCW editieren ohne die Dokumente herunter und nach der Bearbeitung
326. kten Einen or gin ren Kontakt k nnen Sie nicht wirklich ndern weil Sie ja damit das pers nliche Profil des Benutzers ndern w rden Sie k nnen jedoch einen or gin ren Kontakt in einen ge w hnlichen Benutzerkontakt kopieren und hn dann bearbeiten 104 Adressbuch und Kontakte e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen eines origin ren Kontakts e Im Aktionsformular Kontakt ndern Kopie werden Sie darauf hingewiesen dass Sie eine Kopie des or gin ren Kontakts erzeugen und damit auch die automatische Nachf hrung der Attr bute des Kontakts verlieren e W hlen Sie Abbrechen um den or gin ren Kontakt zu behalten oder bearbeiten Sie die Kopie und ersetzen mit OK den origin ren Kontakt Ihren eigenen or g n ren Benutzerkontakt den Sie z B ber Benutzer w hlen in Ihrem Adressbuch erzeugt haben k nnen Sie jedoch mit ndern Eigenschaften ndern Das hat dieselbe Wirkung als ob Sie die Abteilung Pers nliche Daten Ihres pers nlichen Profils mit Optionen Profil ndern bearbeiten w rden Eintr ge in Ihrem Adressbuch k nnen nur von Hand entfernt werden BSCW l scht auch Ein tr ge die automatisch erstellt wurden nicht automatisch e Markieren Sie die zu entfernenden Eintr ge auf Ihrer Adressbuchseite und w hlen Sie A in der Mehrfachwahl Symbolleiste Dies verschiebt die markierten Kontakte in Ihren Papierkorb Wenn Sie Ihren eigenen origin ren Kontakt im Papierkorb l
327. ktionsmen der Terminabstimmung komplett ber arbeitet werden Durch die nderung der zur ckgesetzten Terminabstimmung wird sie nicht automatisch ge startet Dazu e klicken Sie auf den Eintrag der Terminabstimmung oder w hlen ffnen im Akti onsmen Mit OK starten Sie die zur ckgesetzte Terminabstimmung wieder 10 3 Umfragen und Abstimmungen Umfragen und Abstimmungen bestehen aus Fragen d e jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben Eine Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs zu dem sie geh rt oder an die ffentlichkeit Abstimmungen richten sich an bestimmte Benutzer und Personen die durch ihre E Mail Adresse identifiziert werden Die Beantwortung der Fra gen ist nur w hrend des vorgesehenen Zeitraums m glich Ein wesentlicher Unterschied zwischen Umfragen und Abstimmungen besteht dar n dass Umfragen anonym beantwortet werden w hrend Abstimmungen namentlich beantwortet werden d h es ist f r die Teil nehmer ersichtlich wer w e m einzelnen abgestimmt hat Umfrageergebnisse k nnen w hrend und nach der Umfrage aggresiert als Prozentzahlen oder Grafik angezeigt werden Abstimmungsergebnisse k nnen daneben auch im einzelnen einge sehen werden Alle Ergebnisse k nnen auch f r eine weitere Bearbeitung exportiert werden Umfrageergebnisse auch anonymisiert als Einzelantworten Kalender Umfragen und Abstimmungen 191 DaggieBog Umfrage Wie haben Sie von ACMEs DaggieBog Sys
328. ktop Pro gramm zur Datei bertragung verwenden ber Optionen Einstellungen zu deaktivieren 13 6 Hochladen per E Mail Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten ber die Aktion Datei Neu Dokument bzw ber die BSCW Hilfsprogramme k nnen Sie Textnachrichten oder auch Dokumente als Anhang per E Mail an einen Ordner senden Bitte beachten Sie dass das Hochladen per E Mail aus Sicherheitsgr nden ausdr cklich von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren BSCW Server aktiviert werden muss In der Standard Installation ist diese M glichkeit nicht aktiviert Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per E Mail hochzuladen m ssen Sie diesen zun chst daf r freigeben e W hlen Sie Zugang E Mail Freigabe im Aktionsmen desjenigen Ordners den Sie f r Hochladen per E Mail freischalten m chten Diese Akt on steht standardm ig nur den Managern eines Ordners zur Verf gung Import Export 251 e Im Formular Hochladen per E Mail k nnen S e festlegen wer Nachrichten und Do kumente per E Mail in Ihren Ordner hochladen darf o nur Mitglieder dieses Ordners o nur registrierte Mitglieder von BSCW auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ord ners s nd o jedermann d h der Ordner st f r den allgemeinen ffentlichen Zugang freige geben Ferner k nnen S e eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mitglieder des Ordners schicken lassen Diese E Mail Adresse lautet normalerweise bscw Ordnerld
329. kumente unter Versionskontrolle 8 3 1 Dokument unter Versionskontrolle stellen 8 3 2 Neue Version erstellen 8 3 3 Versionsinformationen ndern 8 3 4 Versionen verzweigen 8 3 5 Versionen verwalten 8 3 6 Automatische Versionierung 8 4 Vorlagen und Vorlagenordner 8 4 1 Vorlagenordner erzeugen 8 4 2 Vorlagen kopieren 8 5 URLs f r Objekte n Arbeitsbereichen 8 5 1 BSCW nternes Adressformat 8 5 2 Verzeichnispfad URLs 8 6 Websiteordner 8 6 1 Websiteordner erzeugen 8 6 2 Startseite Layoutseite und Stildefinition erzeugen und bearbeiten 8 6 3 Websiteordner ndern 8 6 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten 8 6 5 BSCW Elemente verwenden 8 6 6 Textelemente verwenden 8 6 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen 8 6 8 Integration eines externen Wiki Systems 8 7 Document Generator 8 7 1 Grundlagen 8 7 2 DokSets Dokumentensammlungen 8 7 3 Instanzen 8 7 4 Vorlagen 8 7 5 Funktionen 8 7 6 Benutzung des Document Generator Awareness 9 1 Kontaktstatusanzeige 9 2 Aktivit tsverfolgung mit dem Ereignismonitor 9 2 1 Anforderungen 9 2 2 Starten des Ereignismonitors 125 126 126 127 129 135 136 136 137 137 138 139 139 140 140 141 141 142 142 143 144 145 147 147 148 148 149 149 150 151 152 153 154 155 163 163 164 164 164 165 165 166 168 169 171 171 172 172 2 Inhaltsverzeichnis 9 2 3 Benutzen des Ereignismonitors 9 3 Ereignisverfolgung mit RSS Feeds 9 3 1 BSCW RSS E
330. kuments 8 2 3 Dokumente einfrieren Als Erzeuger oder Manager eines Dokuments k nnen Sie das Dokument auch einfrieren und es damit vor weiteren nderungen durch andere Mitglieder des Arbeitsbereichs sch tzen n derungen an einem eingefrorenen Dokument sind nicht m glich es kann nur gelesen werden Nach einem Entfrieren kann das Dokument wieder bearbeitet werden e Klicken Sie die Auswahlk stchen derjenigen Dokumente in der Ordner bersicht an die S e einfrieren m chten e W hlen Sie Bearbeiten Einfrieren im oberen Men um eine Auflistung derjenigen Dokumente zu erhalten die eingefroren werden sollen Best tigen S e mit OK 140 Dokument und Inhaltsmanagement e Wenn Sie nur ein Dokument einfrieren wollen k nnen Sie Zugang Einfrieren im Aktionsmen des Dokuments ausw hlen Wenn Sie Dokumente wieder entfrieren m chten benutzen Sie Bearbeiten Entfrieren im obe ren Men Sie k nnen auch wieder Zugang Entfrieren im Aktionsmen eines Dokuments benutzen 8 3 Dokumente unter Versionskontrolle Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach berarbeitet w rd Ohne Versionskontrol le m ssten die Autoren viel administrative Routinearbeit zus tzlich erledigen um die ver schiedenen Fassungen der Dokumente in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge ausein anderzuhalten Weil es sicherer und zudem deutlich bequemer ist sollt
331. l nge Java policy files for unlimited keysize f r Ihre Java Umgebung herunterladen und installieren Sie finden die erforderlichen Sicherheitsrichtlinien Da teien policy files im Download Bereich der Java Website f r Ihre Java Laufzeitum gebung http www oracle com technetwork java javase downloads unter Unlimit ed Strength Jurisdiction Policy Files Laden Sie die Dateien herunter und ersetzen Sie die Standard Sicherheitsrichtlinien wie in der Installationsanleitung beschrieben Das BSCW Desktop Programm wird initial direkt aus dem BSCW System heraus mittels Java Web Start ber den Web Browser installiert e Melden S e s ch zun chst am BSCW System an e W hlen Sie dann im oberen Men Optionen Einstellungen und aktivieren Sie im Ab schnitt Allgemeines des Aktionsformular die Option BSCW Desktop Programm zur Datei bertragung verwenden e Starten Sie anschlie end die Installation ber die Launch Schaltfl che und best tigen Sie die nderungen mittels OK Beachten Sie dass bei Java Web Start keine besondere Software Installation ben tigt wird Nachdem Sie die Launch Schaltfl che bet tigt haben wird der Web Browser die Installat on ber Java Web Start automatisch starten Folgen Sie dann den Anweisungen von Java Web Start Der Web Browser wird Sie m glicherweise fragen wie von BSCW erzeugte Dateien vom Typ JNLP Datei behandelt werden sollen Der Web Browser soll diese Dateien direkt a
332. l scht worden sein und weitere Kon takte oder Termine k nnen auf einer Seite oder auf beiden Seiten hinzugekommen sein Infolgedessen m ssen Kontakte oder Termine f r den Abgleich auf den neuesten Stand ge bracht gel scht oder neu erzeugt werden Die n tigen Abgleichaktionen werden im Haupt fenster des Abgleich Applets aufgef hrt wie es in der Abbildung oben dargestellt wird Die Abgleichaktionen werden durch spezifische Symbole unterschieden 258 Asi Ein neuer Kontakt oder Termin ist in Outlook erzeugt worden ein entsprechendes Objekt muss durch bertragung von Outlook in BSCW erzeugt werden Asg Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook ge ndert worden das ent sprechende Objekt muss durch bertragung von Outlook in BSCW angepasst werden HAB Ein neuer Kontakt oder Termin ist in BSCW erzeugt worden ein entsprechendes Objekt muss durch bertragung von BSCW in Outlook erzeugt werden Import Export IB Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW ge ndert worden das entspre chende Objekt muss durch bertragung von BSCW n Outlook angepasst werden Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook entfernt worden das entspre chende Objekt in BSCW muss ebenfalls entfernt werden Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW entfernt worden das entsprechen de Objekt n Outlook muss ebenfalls entfernt werden Beachten S e dass d e Entfer nung von einander entsprechenden Kontakt
333. l k nnen Sie mehrere Unter aufgaben in einem Schritt erzeugen zum anderen k nnen Sie Unteraufgaben einzeln erzeu gen Wir beginnen mit der Erzeugung mehrerer Unteraufgaben in einem Schritt Diese Aktion dient der schnellen Erzeugung einer Reihe einfacher Unteraufgaben die zun chst einmal kei ne eigenen Ein und Ausgabedaten haben Auch weitere Angaben wie Beschreibung Benach richtigung ber die Aufgabe sowie eventuelle Tags und Attribute m ssen ber ndern Eigenschaften nachgetragen werden insbesondere wenn die so erzeugten Unteraufgaben zu einem Workflow verkn pft werden sollen siehe 12 1 9 3 Unteraufgaben zu Workflows verbinden auf S 231 Die Erzeugung mehrerer Unteraufgaben in einem Schritt ist nur m glich wenn die Haupt aufgabe nicht in Bearbeitung ist also etwa im Zustand initial oder reaktiviert e W hlen Sie Datei Neu Mehrere Unteraufgaben im oberen Men der Aufgabenansi cht einer Aufgabe e Im Aktionsformular klicken Sie auf Unteraufgabe hinzuf gen und geben Name Dauer F lligkeit und Auftragnehmer der neuen Unteraufgabe an Als Auftragnehmer sollten Sie Benutzer w hlen die auch Zugriff auf die Hauptaufgabe haben also z B Mitglieder oder Auftragnehmer der Hauptaufgabe Andere Benutzer k nnten Schwie rigkeiten mit der Ausf hrung ihrer Unteraufgabe haben da sie keinen Zugriff auf etwa in der Hauptaufgabe abgelegtes Material haben e Fahren Sie fort mit Unteraufgabe hinzuf gen weitere Unter
334. lar Mitglied einladen w hlen Sie Nach BSCW Gruppen suchen geben einen Suchbegriff ein und bertragen eine oder mehrere der gefundenen Gruppen ins Feld Ausgew hlte Benutzer Die Gruppen wer den als Ganzes Mitglieder des Arbeitsbereichs Wenn S e d e Einladbarkeit einer Mitgliedergruppe r ckg ngig machen wollen e w hlen Sie im oberen Men eines solchen Arbeitsbereichs bzw auf seiner Mitglieder seite Datei Zugang Gruppe verbergen Hinweis F r Mitgliedergruppen von Gemeinschaftsarbeitsbereichen d h von Arbeitsberei chen mit einer Gemeinschaft als Mitglied wird die Verf gbarkeit f r Einladungen in andere Arbeitsbereiche durch die Aufnahmeregelung der Gemeinschaft bestimmt Bei einer verbor genen Gemeinschaft kann die Mitgliedergruppe des entsprechenden Arbeitsbereichs nicht in andere Arbeitsbereiche eingeladen werden bei geschlossenen und offenen Gemeinschaften die sowieso schon f r alle Benutzer sichtbar sind ist dies m glich Die Aktionen Gruppe an zeigen und Gruppe verbergen sind bei solchen Mitgliedergruppen daher nicht m glich Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in einen Arbeitsbereich Y einladen werden Mitglieder von X Mitglied von Mitglieder von Y d h Mitglieder von X sind in Mitglieder von Y enthalten Diese Beziehung zwischen den Mitgliedergruppen bedingt die umgekehrte Beziehung zwischen den entsprechenden Arbeitsbereichen Arbeitsbereich Y wird automa
335. le eine neue Version angelegt e Die Sperre des Dokuments wird durch Schlie en der Datei in der Office Anwendung aufgehoben Hinweis Wenn direktes Bearbeiten mit der H lfsanwendung f r externe Editoren f r MS Of fice Dateien aktiviert ist siehe n chsten Abschnitt hat dieses Verfahren Priorit t vor dem hier beschriebenen Verfahren des direkten Bearbeitens 8 1 4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten Mithilfe einer lokalen H lfsanwendung f r externe Editoren k nnen Sie beliebige Dokumente direkt auf dem BSCW Server bearbeiten Eine solche H lfsanwendung muss auf Ihrem loka len Computer installiert werden Sie wird f r das direkte Editieren eines BSCW Dokuments vom Browser aufgerufen startet dann ihrerseits den f r d e Bearbeitung des Dokumenttyps geeigneten lokalen Editor auf und speichert w hrend und nach Abschluss der Bearbeitung das Ergebnis wieder auf dem BSCW Server Als Editor kann dabe je nach Dokumenttyp ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer ein Grafikeditor oder ein Tabellenkalkulationsprogramm eingesetzt werden Wenn Sie dieses Verfahren einsetzen m chten gehen Sie wie folgt vor e Installation der H lfsanwendung f r die direkte Bearbeitung mit externen Editoren auf Ihrem lokalen Computer e Konfiguration Ihrer pers nlichen BSCW Einstellungen so dass d e H lfsanwendung f r bestimmte Dokumenttypen den passenden lokalen Editor f r die direkte Bearbei tung startet
336. len System WebDAV f r seinen Benutzernamen einrichten wollen ffnen sich Ihre pers nlichen Arbeits bereiche trotz der Eingabe korrekter Zugangsdaten Um dies zu vermeiden melden Sie sich unter Ihrem Windows Benutzernamen ab start gt Herunterfahren gt hr Benutzername abmelden und wieder an Diese Ma nahme ist notwendig wenn andere Personen Zugang zu Ihrem lokalen Rechner haben Import Export 261 Index A Abgleichen von Dokumenten 253 von Kontakten 256 von Terminen 256 Ablaufprotokoll Aufgabe 219 Abmelden 17 Abstimmen 196 Abstimmung 35 191 ndern 194 beantworten 196 Ergebnisse exportieren 197 erzeugen 194 Teilnehmer kontaktieren 196 zur cksetzen 197 Adressbuch 103 Eintr ge ndern 104 Eintr ge exportieren 103 Eintr ge importieren 103 filtern und sortieren 105 gliedern 105 neuer Eintrag 103 Adressen von BSCW Objekten 148 Aktenkoffer 253 Aktionen 36 auf einzelnen Objekten 43 auf markierten Objekten 7 41 Akt onsmen 7 43 akt ve Benutzer 173 Aktivit tsverfolgung 172 aktuelle Auswahl 51 aktuelle Ereignisse 59 alles ausw hlen 7 26 Andere Gemeinschaften 200 ndern 43 Anf nger 69 Anforderungen zur Benutzung von BSCW l Anh ngen 43 111 112 184 Anh ngen von Notizen 112 Anlagen Index zu Notizen 111 zu Terminen 184 Anmeldung 16 erstmalige 16 wenn Passwort vergessen 14 Anmerkungen 112 Annotationen 112 anonymer Zugriff 55 Anpassen Ans cht 73 Benutzeroberfl che 68 BSCW 7
337. lerdings hier Dauer und F lligkeit n cht angegeben werden kann keine automatische Berechnung und Aggregation des Fortschritts von Aufgabe und bergeordneten Phasen und Pro jekten erfolgen Verantwortliche Auftraggeber und Auftragnehmer ausw hlen In dieser Abteilung gibt es zwei entsprechende Unterabteilungen wo Sie Auftraggeber und Auftragnehmer angeben die f r berwachung und Durchf hrung der Aufgabe verantwortlich sind 216 Als Auftragnehmer werden Benutzer ausgew hlt die die Aufgabe ausf hren sollen Beim Start einer Aufgabe mit mehreren Auftragnehmern bleiben alle verantwortlich Jeder der ausgew hlten Auftragnehmer darf die Aufgabe dann bearbeiten und erledi gen Sie k nnen die Auswahl der Auftragnehmer auch zur ckstellen und die Aufgabe nach tr glich ber die Aktion Aufgabe Zuweisen im Aktionsmen der Aufgabe einem oder mehreren Auftragnehmern zuweisen Beachten Sie dass die Aufgabe ohne Auf tragnehmer nicht gestartet werden kann Sie k nnen als Auftragnehmer auch Benutzer ausw hlen die nicht Mitglieder des Pro jekts der Phase oder des Ordners sind in dem Sie die Aufgabe erzeugen Beachten Sie in diesem Fall dass solche Auftragnehmer nur Zugriff auf die Aufgabe selbst und ihre Inhalte haben aber n cht auf den umgebenden Kontext Projekt Phase oder Ordner mit hren Inhalten Als Auftraggeber werden Benutzer ausgew hlt die die Ausf hrung der neuen Auf gabe berwachen sollen Mehrere Benutze
338. lich gekennzeich net wurden f hren zu einer Fehlermeldung Durch das Starten der Aufgabe werden die Eingabedaten durch den Auftraggeber frei gegeben und sind dann f r alle Auftragnehmer sichtbar was im Zustand initial nicht der Fall ist Die Eingabedaten k nnen im Zustand gestartet nicht ge ndert werden Sind mehrere Auftraggeber vorgesehen wird derjenige der die Aufgabe startet zum alleinigen Auftraggeber Der Auftragnehmer kann die Ausf hrung der Aufgabe zun chst zusagen er ber nimmt die Aufgabe mit Aufgabe bernehmen wodurch die Aufgabe in den Zustand bernommen bergeht Die bernahme einer Aufgabe ist optional und nicht etwa Voraussetzung f r eine nachfolgende Erledigung Sie signalisiert lediglich dem Auf traggeber dass mit der Ausf hrung der Aufgabe zu rechnen ist Der Auftragnehmer erledigt die Aufgabe mit Aufgabe erledigen nachdem er die Ausgabedaten erstellt hat Die Aufgabe geht dadurch n den Zustand erledigt ber Fehlende Ausgabedaten die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforderlich gekenn zeichnet wurden f hren zu einer Fehlermeldung Bei mehreren Auftragnehmern spricht der agierende Auftragnehmer f r alle anderen sie bleiben alle auch nach der bernahme oder Erledigung Auftragnehmer Durch das Erledigen der Aufgabe werden die Ausgabedaten durch die Auftragnehmer freigegeben und sind dann f r den Auftraggeber sichtbar was in den Zust nden ge Workflow Management startet und bern
339. lichen Arbeitsbereich home folder etwa ber Datei Arbeitsbereichskarte Die resultierende Arbeitsbereichskarte zeigt auch ge meinsame Arbeitsbereiche die sich auf unteren Ebenen Ihrer Ordnerhierarchie befinden Sie k nnen auch Arbeitsbereichskarten erzeugen die nur die Arbeitsbereiche enthalten die Sie mit einem bestimmten Benutzer teilen e Wechseln Sie dazu auf die Mitgliederseite eines gemeinsamen Arbeitsbereichs oder in Ihr Adressbuch e W hlen Sie Information Arbeitsbereichskarte im Aktionsmen dieses Benutzers Folgende Aktionen sind auf Arbeitsbereichskarten m glich e Sie k nnen die Darstellung der Karte vergr ern verkleinern oder an das Browser fenster anpassen Ferner k nnen Sie die Knoten durch Ziehen Bewegen bei gedr ck ter Maustaste verschieben e Sie k nnen die Anzeigetiefe d h die maximale Entfernung eines Knotens vom Knoten im Fokus ver ndern Die Anzeigetiefe wird bei der Erzeugung einer Arbeitsbereichs karte standardm ig auf 2 gesetzt Bei dieser Einstellung sehen Sie ausgehend von einem Arbeitsbereich dessen Mitglieder und alle weiteren Arbeitsbereiche die Sie mit Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 97 98 diesen Mitgliedern teilen Eine Erh hung der Anzeigetiefe bewirkt dass auch die Mitglieder dieser neuen Arbeitsbereiche anzeigt werden sowie Arbeitsbereiche die Sie sich eventuell mit diesen Benutzern teilen usw Sie k nnen einen beliebigen Knoten der Karte in den
340. licken S e auf Antwort abschicken um die Be antwortung zu beenden und den Fragebogen abzuschicken Alle Fragen die mit als erforderlich gekennzeichnet sind m ssen beantwortet werden sonst wird die Antwort nicht akzeptiert Bei Umfragen k nnen Sie Ihre Antworten danach nicht mehr revidieren bei Abstim mungen k nnen Sie Ihre Meinung noch ndern siehe unten e Anschlie end werden die bisherigen Umfrage oder Abstimmungsergebnisse ange zeigt wenn die Umfrage oder Abstimmung die Einsichtnahme f r Teilnehmer vor steht 196 Kalender Umfragen und Abstimmungen Teilnahme an einer Umfrage oder Abstimmung ist nur m glich wenn hr Zeitrahmen begon nen hat und noch nicht abgelaufen ist Jeder potentielle Teilnehmer einer Umfrage kann nur einmal antworten Bei einer ffentlichen Umfrage wird dies durch Cookies die im Browser des Teilnehmers gesetzt werden gew hrleistet Bei einer Abstimmung kann ein Teilnehmer seine Meinung noch ndern e ffnen Sie dazu die Abstimmung und klicken Sie im Kopf des Fragebogens auf Ihre Meinung ndern 10 3 6 Umfragen und Abstimmungen zur cksetzen S e k nnen eine laufende Umfrage oder Abstimmung jederzeit zur cksetzen Durch das Zu r cksetzen werden allerdings alle bisherigen Antworten gel scht Alle potentiellen Teil nehmer k nnen erneut antworten Um eine Umfrage oder Abstimmung zur ckzusetzen e w hlen Sie Zur cksetzen im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung L
341. lieren Weiter oder Fortsetzen andernfalls wird die Installation abgebrochen Sie ben tigen f r die Installation Administratorrechte auf Ihrem lokalen Rechner Die Desktop Widgets wurden von Orb Team mit Sorgfalt entwickelt und sind mit einem Zertifikat von OrbiTeam signiert F r den Betrieb der Desktop Widgets ist die AIR Laufzeitumgebung ab Version 2 0 erforder lich Bei der Installation eines Widgets wird gepr ft ob diese Laufzeitumgebung auf Ihrem Rechner vorhanden ist Falls dies nicht der Fall ist m ssen Sie die aktuelle Version instal lieren Dazu sind wieder einige Dialoge zu best tigen Erst nach erfolgreicher Installation von Adobe AIR k nnen S e mit der Installation des Widgets fortfahren BSCW Desktop Widgets sind mit Adobe AIR ab Version 2 0 kompatibel es empfiehlt sich aber immer die aktuelle Version zu installieren Nach erfolgreicher Installation ffnet sich das Desktop Widget und fordert Sie zur Anmel dung auf Fahren Sie fort wie im n chsten Abschnitt beschrieben S e k nnen die Installation von Desktop Widgets jederzeit wieder r ckg ngig machen indem Sie das Desktop Widget unter Windows z B ber Systemsteuerung gt Programme und Funk tionen wieder deinstallieren Die Deinstallation kann von System zu System unterschiedlich sein 7 1 2 Benutzung der Desktop Widgets 7 1 2 1 Start eines Desktop Widgets Nach der Installation k nnen Sie ein Desktop Wi dget lokal auf Ihrem Rechner starten J
342. llen Mitgliedern dieses Ordners eine bestimmte Rolle f r das Objekt zuweisen wollen Die letztere Option kann wie derum zu mehreren Rollen f r einen Benutzer f hren Klicken S e auf Spezifische Rollenzu weisungen angeben um zum Formular f r die Rollenzuweisung f r die einzelnen Mitglieder zu gelangen Hinweis Sie k nnen die Aktion Zugang Rolle zuweisen dazu benutzen um andere an der E gent merschaft an einem Objekt zu beteiligen oder als Eigent mer ganz auszuscheiden wenn dieses Objekt in mehreren Ordnern enthalten ist W hlen Sie dazu die Option die Rol lenzuweisungen und die Eigent merschaft von einem bergeordneten Ordner zu bernehmen 92 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen um damit die Eigent mer des bergeordneten Ordners ebenfalls zu Eigent mern des Objekts zu machen Sie k nnen das Eigentum an dem Arbeitsbereich auch ganz aufgeben indem Sie die Rollenvererbung von demjenigen bergeordneten Ordner abschalten dessen Eigent mer Sie sind und so der Eigent mer des Arbeitsbereichs den wir hier betrachten geworden sind Die Frage der Eigent merschaft wird wichtig wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert ist weil alle Objekte deren Eigent mer Sie sind Ihrem Plattenplatz anteil zugerechnet werden Dies kann letztlich zu einer berschreitung des Ihnen zugestande nen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen f hren Gemeinsame Eigent mer schaft an aufwendigen Re
343. llung des Aktionsformulars e Kreuzen Sie die Option Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern an wenn jeder Ordner in Hinsicht auf die Ansichtseinstellungen individuell behandelt 74 Grundbegriffe und funktionen werden soll w drigenfalls gelten die Ansichtseinstellungen eines Ordners oder Conta1 ner Objekts auch f r alle anderen Ordner und Objekte gleichen oder hnlichen Typs Auch wenn die Speichern Option aktiviert ist sind Sie noch in der Lage Ans chtseinstellun gen auf andere Ordner oder Container Objekte zu bertragen e W hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen um die Ansichtseinstellungen des aktuellen Ordners oder Container Objekts auf alle anderen Ordner oder Container Ob jekte gleichen oder hnlichen Typs zu bertragen Durch diese Aktion bertragen Sie die Ansichtseinstellungen eines Ordners auf alle anderen Ordner Website Ordner Vorlagenordner Laufmappen Gemeinschaftsordner Dokumentensammlungen genau so wie auf pers nliche Objekte w e Zwischenablage und Aktenkoffer und umge kehrt Ebenso werden Ansichtseinstellungen von einem Kalender auf alle anderen Kalender und von einem Diskussionsforum auf alle anderen Diskussionsforen bertra gen Im Hinblick auf diese Aktion werden auch Mitgliederlisten und das Adressbuch als hnlich betrachtet Wenn Sie die Ans chtseinstellungen des aktuellen Ordners ge ndert haben k nnen Sie zu den Einstellungen zur ckkehren die auf diese
344. llung ist eine wahlweise zuschaltbare Funktion und muss von Ihrem Sys temadministrator f r Ihren BSCW Server aktiviert sein Zus tzlich m ssen Sie auch Java Script aktivieren Sie erzeugen eine Zeitachsendarstellung f r Aufgaben Phasen und Projekte die im aktuellen Ordner und seinen Unterordnern enthalten sind wie folgt e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men des aktuellen Ordners 236 Workflow Management e Im Aktionsformular w hlen Sie das Zeitintervall d h die Zeiteinheit f r Ihre Zeit achse W hlen S e das monatliche Zeitintervall f r eine etwas gr bere Darstellung und das w chentliche Zeitintervall f r eine feinere Kreuzen Sie an welche Typen von Ob jekten n der Zeitachsendarstellung angezeigt werden sollen Sie k nnen sich neben Aufgaben Phasen und Projekten auch Termine Umfragen Abstimmungen und Ter minabstimmungen anzeigen lassen e Klicken Sie auf DK um die Zeitachsendarstellung in einem separaten Browser Fenster zu erzeugen Das Zeitachsenfenster zeigt in seinem oberen Teil alle zeitbezogenen Objekte der von Ihnen ausgew hlten Typen die im aktuellen Ordner und seinen Unterordnern enthalten sind Jedes Objekt wird durch sein Symbol und seinen Namen dargestellt und zwar an der Stelle der Zeitachse die seinem Beginn entspricht wenn das Objekt auch ein Ende hat wird die zeit liche Ausdehnung des Objekts durch einen Balken oberhalb von Symbol und Name darge stellt der entsprechend d
345. lt objektpfad gt lt Instanzname gt lt Insta nzwere gt Mit Datei Instanzen importieren k nnen Sie solche S cherungsdateien wieder importieren 170 Dokument und Inhaltsmanagement 9 Awareness BSCW bietet zwei Awareness Werkzeuge an um herauszufinden welche Benutzer zur Zeit an ihrem Computer erreichbar sind o Kontaktstatusanzeige zeigt die BSCW Anwesenheit der Mitglieder eines gemein samen Arbeitsbereichs an o Benutzeransicht des Ereignismonitors gibt eine bersicht ber alle Benutzer aus Ihrem Adressbuch die k rzlich in BSCW akt v waren Um etwas zeitn her ber die Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen informiert zu werden als es durch die t glichen Arbeitsbereichsberichte geschieht bietet BSCW zwei M glichkeiten o Ereignisansicht des Ereignismonitors zeigt neuere Ereignisse aus Ihren Arbeitsberei chen an o RSS Feeds ber BSCW Ereignisse enthalten neuere Ereignisse aus Ihren Arbeits bereichen im RSS Format zu lesen mit den RSS Funktionen aktueller Browser oder speziellen RSS Nachrichtensammler 9 1 Kontaktstatusanzeige Die Kontaktstatusanzeige gibt Auskunft ber die Anwesenheit in BSCW von Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeitsbereichs d h ber ihre aktuelle Aktivit t in BSCW Die Kontakt statusanzeige wird unter der Navigationsleiste des gemeinsamen Arbeitsbereichs angezeigt und wird mit Optionen Anwesenheit alle zeigen oder Optionen Anwesenheit aktive zeigen im
346. lts 2112201319 dr Mein A MS CeBIT Review F ee ruland 1912011730 dar MG E cegIt Bscw YEA Andere Kreifelts 19122011737 J Auf die Anfrage passen 42000 Objekte 16 a a n o7 ffentlicher Bereich 5 FS E Zeitplan ruland 17 12 2011 13 52 dr A ME Flyer Ds iae Kreifelts 1612 2011 10 57 J ochladen F M Vorlage dtm A E Kreifelts 04 12 2011 14 10 il Fie Inhalt xml sches woetzel 04 12 2011 14 09 DE Der Stand vom letzten Jahr E Desktop Widgets N woetzel 16 12 2011 10 55 dan Diesmal sind wir in Halle 7 Ereignisse Abbildung 25 RSS Ereignisse ansehen e W hlen Sie Anzeigen Ereignisse um einen RSS Feed von allen BSCW Ereignissen im aktuellen Ordner zu erzeugen die sich in der j ngsten Vergangenheit ereignet ha ben e Das Adressfeld Ihres Browsers enth lt nun die Adresse des BSCW RSS Ereignis Feeds f r Ihren aktuellen Ordner Diese Adresse m ssen S e n Ihren bevorzugten Nachrichtensammler kopieren wenn S e den Feed nicht in Ihrem Browser betrachten wollen siehe unten BSCW Ereignis Feed einem Nachrichtensammler hinzuf gen e Starten S e Ihren bevorzugten Nachrichtensammler erzeugen S e einen neuen RSS Feed und geben Sie die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds http Ihr BSCW Server bscw bscw cgV Ordner Id op rss in das Adressfeld des neuen RSS Feeds ein Wenn S e die Serveradresse oder die Ken nung des Ordners an dessen Ereignissen Sie interessiert sind nicht kennen gehen Sie wie oben beschrie
347. lzugriffsleiste bie tet Zugriff auf Ihre pers nlichen Objekte d e nur f r S e zug nglich s nd Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder ist der nur Ihnen zug ngliche Ordner der alle Ordner die Sie erzeugt haben und alle Arbeitsbereiche bei denen sie aufgrund Ein ladung anderer Benutzer Mitglied s nd enth lt Wenn Sie s ch n einem anderen pers nlichen Objekt befinden und auf das Haus Symbol klicken kehren Sie zu demjenigen privaten Ordner oder gemeinsamen Arbeitsbereich zur ck in dem Sie sich zuletzt befunden haben Ein noch maliges Klicken auf das Haus Symbol bringt Sie zu Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich E Ihre pers nliche Startseite f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse und anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Sie k nnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden z B Nachrichten Wettervorhersage Karten Die bersicht ber Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt alle Arbeitsbereiche mit Gemeinschaften wo Sie Mitglied sind Gemeinschaften sind dazu gedacht gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabe auf gleichbleibende Performanz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benutzer mit hnlichen Interessen U Die Zwischenablage dient als Zwischenspeicher beim Ausschneiden und Kopieren
348. m pakten Darstellung angezeigt werden kann e W hlen Sie Ansicht Beschreibung um die Objektbeschreibungen insgesamt anzuzei gen oder zu verbergen e W hlen Sie Ansicht Spalten um zu bestimmen welche Attribute eines Eintrags in den Spalten einer Ordneransicht dargestellt werden sollen Die angebotenen Spalten h ngen vom Typ des aktuellen Container Objekts ab eine Mitgliederliste bietet weni ger Spalten an als die Aufgabenliste e w hlen Sie Ansicht Sortieren nach um die Eintr ge eines Ordner zu sortieren Die angebotenen Sortiermerkmale s nd eine Teilmenge der Eintragsattr bute Das aktuelle Sortiermerkmal ist durch ein kleines aufw rts oder abw rts gerichtetes Dreieck e vor dem Merkmal m Men gekennzeichnet Durch Klicken auf dieses Dreieck k n nen Sie die Sortierreihenfolge umdrehen Das aktuelle Sortiermerkmal wird auch durch ein kleines schwarzes Dreieck neben der entsprechenden Spalten berschrift angezeigt vorausgesetzt dass die Spal te berhaupt angezeigt wird Unterstrichene Spalten berschriften stehen f r g ltige Sortiermerkmale Indem Sie auf eine solche Spalten berschrift klicken k nnen Sie die Eintr ge eines Ordners direkt sortieren W ederholtes Klicken dreht die Sortierreihen folge um e W hlen Sie Ansicht Filter um nur Objekte eines bestimmten Typs oder Dokumente eines bestimmten MIME Typs anzeigen zu lassen Der gerade g ltige Filter wird am rechten Ende der Mehrfachwahl
349. m Aktionsmen des Dokuments und geben Sie einen Sperrvermerk an Best tigen Sie mit OK Als Besitzer der Sperre k nnen Sie den Sperrvermerk jederzeit ndern ohne die Sperre aufzu heben Klicken Sie dazu auf das Symbol amp in der Teilen Spalte des Dokumenteintrags in der Ordner bersicht Bei dieser Gelegenheit k nnen S e das Dokument durch Klicken auf Sperre aufheben auch wieder f r die Bearbeitung freigeben Anstatt auf das Symbol zu kli cken k nnen Sie diese Aktion auch im Aktionsmen durch Zugang Sperre zeigen aufru fen Wenn S e ein Dokument das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde unbedingt ndern wollen k nnen Sie die Sperre bernehmen vorausgesetzt Sie haben die n tigen Zugriffs rechte e Klicken Sie auf das Symbol amp in der Teilen Spalte des Dokumenteintrags in der Ordner bersicht geben Sie Ihren eigenen Sperrvermerk ein und best tigen Sie mit Sperre bernehmen S e haben nun das Dokument f r andere Benutzer gesperrt und k nnen es selbst ndern Der vorige Inhaber der Sperre wird ber diesen Vorgang per E Mail unterrichtet Wenn Sie nicht die n tigen Zugriffsrechte haben um die Sperre zu bernehmen wird nur der Sperrvermerk angezeigt bernahme oder Anzeige der Sperre kann auch durch Zugang Sperre zeigen im Aktionsmen des gesperrten Dokuments aufgerufen werden Wenn Sie ein Dokument sperren dessen Eigent mer Sie nicht sind werden Sie Miteigen t mer des Do
350. m BSCW Server wurde der Zeichensatz des Dokuments in der Regel aus den Browser Informationen des Erzeugers geschlossen Sie k nnen den Zeichensatz aber auch ber n dern Eigenschaften explizit setzen W hlen S e dazu das Auswahlk stchen Zeichensatz f r Inhalt einer Textdatei nach M glichkeit automatisch w hlen ab und best tigen S e mit OK Sie k nnen dann den Zeichensatz f r das Dokument im Aktionsformular eingeben Zus tzlich zu reinen Textdokumenten k nnen auch andere Typen von Textdokumenten direkt auf dem Server bearbeitet werden z B XML Dokumente MIME Typ text xml Wegen des primitiven Charakters der Bearbeitungsmethode empfiehlt sich die direkte Bearbeitung nur f r recht kurze Dokumente 136 Dokument und Inhaltsmanagement 8 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten Sie k nnen HTML Dokumente MIME Typ text html direkt auf dem BSCW Server erzeu gen und bearbeiten Bei einigen neueren Web Browsern wie z B Firefox und Internet Ex plorer 7 0 und h her wird dazu ein in BSCW integrierter HTML Editor verwendet Wenn Sie einen Browser verwenden f r den die Integration mit dem HTML Editor nicht funktioniert wie etwa Konqueror Opera oder Safari werden HTML Dokumente wie gew hnliche Text dokumente bearbeitet Um ein HTML Dokument zu erzeugen e w hlen Sie Datei Neu HTML Dokument im oberen Men des aktuellen Ordners e Geben Sie Name und wahlweise auch Tags und Beschreibung des neuen Dokuments ein Ge
351. m BSCW Server kann auf zwei Arten erfolgen o Zugriff ber einen mobilen Web Browser o Direkter Zugriff ber ein App Symbol auf dem Start Bildschirm eines Apple Phones Der Zugriff ber einen mobilen Web Browser erfolgt wie auf dem Desktop ffnen Sie die Startseite des BSCW Servers in Ihrem mobilen Web Browser indem Sie die entsprechende URL eingeben Sie k nnen die BSCW URL auch von Ihrem Desktop Browser kopieren und sie Sie sich per E Mail auf das mobile Endger t zusenden Sie brauchen sie dann nur noch von Ihrem Posteingang auf den mobilen Browser zu kopieren Auf Apple Ger ten k nnen Sie die mobile Schnittstelle Ihres BSCW Servers als App Symbol zum Start Bildschirm des iPhone hinzuf gen so dass Sie auf das mobile Portal Ihres BSCW Servers direkt ber dieses Symbol zugreifen k nnen ffnen Sie dazu die BSCW Server URL mit dem mobilen Web Browser klicken dann auf das Symbol in der Browser Statuszeile und w hlen Add to Home Screen Alternative Benutzerschnittstellen 125 7 2 2 Mobile Anmeldung am BSCW Server Wenn Ihr BSCW Server f r den mobilen Zugriff konfiguriert ist k nnen Sie sich wie folgt beim mobilen Portal Ihres BSCW Servers anmelden e Klicken Sie bei der BSCW Anmeldung auf die Schaltfl che Mobiler Zugang die so wohl auf der ffentlichen Startseite Ihres BSCW Servers bei Zugang zu den Arbeits bereichen z B https my bscw de pub als auch im Formular Anmelden z B https my bscw de bsc
352. macht Kli cken S e auf dieses Symbol um die Ereignisoptionen einzusehen oder zu ndern 3 6 5 Dokument Ereignisse Dokument Ereignisse beziehen sich auf die Ereignisse die das Lesen ndern und Erzeugen von Dokumenten eines Arbeitsbereichs betreffen Mit der Aktion Information Dokument Ereignisse im Aktionsmen eines Ordners k nnen Sie sich die Ereignisse ansehen die die Do kumente dieses Ordners seiner Unterordner und Unter Unterordner betreffen Sie k nnen dabei die Dokumente ausw hlen die ein bestimmtes Mitglied erzeugt oder ver ndert hat und BSCW anzeigen lassen welche Benutzer die einzelnen Dokumente gelesen haben und wie oft Sie k nnen auch die Dokumente ausw hlen die ein bestimmter Benutzer gelesen hat um sich anzeigen zu lassen wer diese Dokumente erzeugt hat Auf diese Weise k nnen Sie Fra gen untersuchen wie o Wer hat die Dokumente gelesen die ich erzeugt habe o Welche Dokumente des Arbeitsbereichs habe ch bis jetzt gelesen Grundbegriffe und funktionen 61 Au erdem k nnen Sie sich die Ereignisse Ihrer aktuellen Dokumentauswahl auch in der Form einer Dokument Ereigniskarte grafisch darstellen lassen Dokument Ereigniskarten s nd Gra phen bei denen die Knoten Dokumente und Benutzer darstellen w hrend die Kanten Ereig nisse darstellen und immer einen Dokumentknoten mit einem Benutzerknoten verbinden Die Kanten haben verschiedene Farben f r die verschiedenen Arten von Ereignissen eine gr ne Ka
353. mmungen Eine Terminabstimmung hilft dabei einen akzeptablen Termin f r ein gemeinsames Treffen zu finden Der Organisator erzeugt eine Terminabstimmung und gibt dabei die m glichen Termine und die vorgesehenen Teilnehmer an Teilnehmen k nnen nicht nur registrierte BSCW Benutzer sondern auch andere Personen Die Teilnehmer werden ber E Mail be nachrichtigt und k nnen dann ber die vorgeschlagenen Termine abstimmen bis der Abstim mungszeitraum abgelaufen ist Der Organisator legt je nach Ausgang der Abstimmung einen endg ltigen Termin fest Alle Teilnehmer werden ber diesen Termin informiert den sie in einen BSCW Kalender oder ein anderes Kalendersystem bernehmen k nnen Kino n chste Woche Ende der Abstimmung 08 04 2012 Abstimmung Apr 2012 Di 10 Do12 Fr13 20 00 19 30 22 00 Endg ltiger Termin o i 3 Festlegen Ohne Termin beenden Ihre Meinung Ei IE Ei Thomas Kreifelts Einzelne Meinungen E IE IE Elke Hinrichs amp Noch nicht geantwortet AisEneicch amp Registrierter BSCW Nutzer Teilnehmer ndern Abbildung 27 Terminabstimmung 10 2 1 Terminabstimmungen erzeugen und ndern Sie erzeugen eine Terminabstimmung wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Terminabstimmung im oberen Men e In der Abteilung Allgemeines des Akt onsformulars Neue Terminabstimmung ge ben S e die folgenden Einzelheiten des geplanten Treffens an e Name und wahlweise berschrift Tags un
354. n 3 8 4 Ordneransichten Sie k nnen die Art und Weise wie Ihre Ordner und anderen Container Objekte Diskussions foren Kalender usw an der BSCW Benutzerschnittstelle angezeigt werden an Ihre pers n lichen Vorlieben anpassen Die verf gbaren Optionen werden m Men Ansicht n der oberen Men leiste angeboten und unterscheiden sich geringf gig f r die verschiedenen Arten von Container Objekten Anzahl der verf gbaren Spalten oder spezielle Funktionen wie die An zeige von Notizinhalten bei Diskussionsforen e W hlen Sie Ansicht Ausklappbar um die Anzeige von Unterordnern zu erm glichen oder nicht Wenn diese Option aktiviert st erm glichen zwei zus tzliche Schaltfl chen in der Mehrfachwahl Symbolleiste die Anzeige bzw das Verbergen des In halts der ausgew hlten Unterordner wenn kein Unterordner ausgew hlt ist sind alle Unterordner betroffen Wenn die Anzeige von Unterordnerinhalten die maximale Anzahl von sichtbaren Eintr gen in einer Ordneransicht bersteigt werden die Inhalte von Unterordner nur angedeutet und nicht vollst ndig angezeigt Grundbegriffe und funktionen 73 e W hlen Sie Ansicht Kompakt um die Objektbeschreibungen auf eine kurze Zeile zu verk rzen die vollst ndige Beschreibung einschlie lich Attribute und Tags wird als Tooltip angezeigt wenn S e Ihre Maus zu der verk rzten Beschreibung bewegen Die Symbole und x zeigen an dass die Objektbeschreibung mehr umfasst als in der ko
355. n ndern Ersetzen normaler Dokumente e Das Formular Neue Version l sst Sie eine Datei als neue Version auf den Server hochladen Es bietet Ihnen ferner vorausgef llte Werte f r die neue Versionsnummer und den Versionszustand an Diese k nnen Sie bei Bedarf berschreiben wenn beli spielsweise eine tiefgreifende oder abschlie ende Ver nderung durch einen Sprung in der Versionsnummer deutlich gemacht werden soll e In das Feld nderungen in Version Versionsnummer k nnen Sie eine Charakterisie rung des Unterschieds zur Vorversion eintragen damit die Mitglieder des Arbeits bereichs die Versionshistorie besser verstehen und eine bestimmte ltere Version bes ser finden k nnen 8 3 3 Versionsinformationen ndern Versionsnummer Versionszustand und Anderungsbeschreibung k nnen nur bei der aktuellen Version nachtr glich ge ndert werden ltere Versionen s nd unver nderbar Um Teile der Versionsinformation eines Dokuments zu ndern e w hlen Sie ndern Versions Info um das Formular Versions Info aufzurufen mit dem Sie die Versionsinformationen ndern k nnen 8 3 3 1 Versionsnummern Versionen werden mit eindeutigen Versionsnummern identifiziert Sie bestehen aus Zahlen mit Punkten dazwischen Die Zahlen m ssen im Bereich 0 32767 liegen BSCW kennt zwei Varianten von Versionsnummern o Die Hauptversionsnummer hat eine Position f r gr ere Versionsspr nge vor dem Punkt und eine
356. n nderung des aktuellen Dokuments ein Statisch Ja Parameter format optional Sie k nnen hier Ihr eigenes Format angeben wie es oben bei date erl utert wurde Beispiel element lastmod o lastmodby F gt den Namen des Benutzers ein der das aktuelle Dokument zuletzt ge ndert hat Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element lastmodby o location F gt den Pfad zum aktuellen Dokument als klickbare Verweise ein Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element location o message F gt eine BSCW Systemmeldung ein Diese Meldungen werden n der vom aktuellen Benutzer eingestellten Sprache angezeigt Statisch Ja Parameter name erforderlich Der Name der Meldung die angezeigt werden soll Die verf gbaren Meldun gen sind n der Date BSCW Verzeichnis messages de lg msgconfig py auf Ihrem BSCW Server enthalten Fragen S e Ihren BSCW Administrator nach der genauen Position dieser Datei in Ihrer BSCW Installat on Beispiel element message name location Zeigt die Meldung mit den Namen location an Auf Deutsch ergibt das Ihre Position o metadata F gt eine Tabelle mit allen Metadaten Tags Attributen des aktuellen Ob jekts ein Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element metadata o search F gt den Eingabebereich f r die Volltextsuche im Websiteordner ein Die Er gebnisse der Suche ersetzen die Inhaltsliste bzw den Inhaltsbaum die mit contents bzw tree erzeugt werden Die
357. n um die Terminabstimmung zu beenden ohne einen endg ltigen Termin festzulegen Im Aktionsformular Terminabstimmung been den k nnen Sie wiederum einen Kommentar angeben der der E Mail Nachricht hin zugef gt wird die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt Die Teilnehmer werden s mtlich per E Mail ber den endg ltigen Termin bzw das Ende der Abstimmung benachrichtigt Wenn ein endg ltiger Termin festgelegt wurde enth lt diese 190 Kalender Umfragen und Abstimmungen Nachricht einen Verweis mit dem auch die Teilnehmer den endg ltigen Termin im Cal For mat in ihren BSCW oder sonstigen Kalender bernehmen k nnen Beachten Sie dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger einer Terminabstimmung einen endg ltigen Termin festlegen kann sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Terminabstimmung enth lt 10 2 5 Terminabstimmungen zur cksetzen Wenn Sie die Termine oder das Abstimmungsschema Ja Nein oder Ja Nein Vielleicht einer Terminabstimmung ndern wollen nachdem schon erste Stimmabgaben erfolgt sind m ssen Sie die Terminabstimmung zur cksetzen ndern und wieder neu starten Dabei gehen allerdings alle bisherigen Stimmabgaben verloren e W hlen Sie Zur cksetzen im Aktionsmen der Terminabstimmung und best tigen S e den Warnhinweis mit OK Die Terminabstimmung erh lt den Status in Vorbereitung und kann nun von Ihnen e mit ndern Eigenschaften im A
358. n Anwender etwa schnell und einfach eine Suche im System durchf hren sich ber n derungen informieren lassen oder die Inhalte hrer Arbeitsbereiche durchforsten Das Navigator Wi dget erlaubt zus tzlich das einfache Hochladen von Dokumenten mittels drag amp drop siehe 7 1 Desktop Wi dgets auf S 119 Weitere Verbesserungen und Weiterentwicklungen 10 berarbeitung des pers nlichen Adressbuchs Das pers nliche Adressbuch wurde da hingehend erweitert dass n cht nur Benutzer sondern auch Kontakte verwaltet werden k nnen Die Behandlung von registrierten Benutzern und frei editierbaren Kontakten wurde zur einfacheren Benutzung des Systems angeglichen Wenn ein Kontakt einem Benutzer zugeordnet werden kann werden auch die Kontaktdaten des Benutzers aus seinem pers nlichen Profil angezeigt Bei einer nderung von Kontaktdaten werden Unterschiede in den Kontaktdaten angezeigt und der Anwender kann diese Daten ein fach abgleichen Selbstverst ndlich dient das pers nliche Adressbuch weiterhin zur Auswahl von Benutzern bei der Einladung in neue Arbeitsbereiche oder zu Terminab stimmungen Die Synchronisation des pers nlichen Adressbuchs mit Outlook Kon takten ist nun ebenfalls m glich siehe 5 Adressbuch und Kontakte auf S 99 Erweiterte Archivierungsfunktion Die Archivierungsfunktion wurde ebenfalls grund legend erweitert so dass auch die Erstellung gr erer Archive durch Ausf hrung im Hintergrund m glich i
359. n Java Web Start bergeben was automatisch funktionieren sollte wenn Java Web Start korrekt installiert st W hrend des Installationsvorgangs mittels Java Web Start werden Sie aufgefordert die Instal lation verschiedener Komponenten zu best tigen Neben den von Orbi Team herausgegebenen und signierten Komponenten sind dies Cryptix JCE und Java Help S e k nnen die Installa tion aller Komponenten von BSCW Desktop ohne Bedenken best tigen Sie sollten dar ber hinaus die Option zur automatischen Installation dieser Komponenten f r die Zukunft best ti gen Ansonsten werden Sie unter Umst nden bei jedem Start von BSCW Desktop zu einer Best tigung aufgefordert 250 Import Export Abh ngig von Ihrer Systemkonfiguration werden S e schlie lich aufgefordert die Verkn p fung bestimmter Dateitypen pgp und asc mit BSCW Desktop zu best tigen Wenn S e wol len dass das BSCW Desktop Programm diese Dateitypen automatisch behandeln soll dann best tigen Sie die entsprechenden Dialoge 13 5 3 2 Start von BSCW Desktop Das BSCW Desktop Programm wird typischerweise innerhalb von BSCW gestartet wenn Sie ein neues Dokument etwa mit Datei Neu Dokument hochladen BSCW wird das BSCW Desktop Programm automatisch starten und so eine komfortable Dokument bertragung n den aktuellen Ordner erm glichen Alternativ k nnen Sie das BSCW Desktop Programm auch direkt im Betriebssystem starten etwa aus dem W ndows Start Men oder vom
360. n Kreu zen Sie an ob die Teilnehmer per E Mail zu dem Treffen eingeladen werden sollen Bei Gruppenkalendern k nnen Sie auch Personen zu einem Termin einladen die nicht Mitglied des Arbeitsbereichs sind zu dem der Gruppenkalender geh rt Wenn Sie an 180 Kalender Umfragen und Abstimmungen dem Termin teilnehmen wollen vergessen Sie nicht sich selbst einzuladen Sie sind nicht automatisch Teilnehmer eines Termins den Sie erzeugen e Wiederholung Hier k nnen Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hin zuf gen Diese bestimmen S e mit Regeln unterschiedlichen Typs z B w chentlich w chentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag die Sie im Listenfeld Regel hinzuf gen ausw hlen Durch Klicken auf Wiederho lung erscheint eine Wiederholungsregel die Sie nach Ihren W nschen ausgestalten k nnen S e k nnen in derselben Weise weitere Regeln hinzuf gen die weitere Wie derholungen Ihres Termins erzeugen Ausnahmen d h Tage an denen eine Wieder holung des Termins nicht stattfinden soll geben S e dadurch ein dass S e eine Regel ausw hlen auf Ausnahme klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren W n schen genauer spezifizieren e Erinnerungen Hier k nnen Sie angeben wie Sie selbst die Teilnehmer des Termins die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per E Mail an den Termin erinnert werden sollen W hlen Sie im Listenfeld Erinnerung hi
361. n eine E Mail Nachricht an den gew hlten Benutzer senden oder mit dem Benutzer ber ein Instant Messaging System in Kontakt treten Ereignisansicht In der Ereignisansicht werden aktuelle Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen chronologisch sortiert angezeigt Dazu werden zu jedem Ereignis das betroffene Objekt der handelnde Be Awareness 173 nutzer sowie eine kurze Beschreibung des Ereignisses angezeigt Wenn es f r Sie wichtig ist sofort zu wissen dass beispielsweise ein bestimmtes Dokument bearbeitet und wieder auf dem Server abgelegt wurde dann ist die Ereignisans cht der schnellste und bequemste Weg diese Information zu bekommen und das ge nderte Dokument vom BSCW Server zu holen Die Ereignisansicht wird automatisch in regelm igen Abst nden durch den Ereignismonitor aktualisiert Hinweis Sie k nnen den Umfang der im Ereignismonitor angezeigten Ereignisse ber die konfigurierbaren Ereignisfilter beschr nken siehe 3 6 4 Abonnieren von Ereignisdiensten auf S 59 amp BSCW Monitor Description Diskussion read Mote created Note read Gjtsermio FRepon doc renamed i Document Info 7 Open Document Remove Selected Clear List a 24 F 2 users online Java Applet Windom Abbildung 24 Ereignisansicht im Ereignismonitor In der Ereignisansicht kann zu jedem Ereignis ber ein Kontextmen rechter Mausklick weitere Information abgerufen werden Sie k nnen e die pers nliche Info Seite de
362. n kann man klicken und so eine Suche nach Objekten mit demselben Tag ansto en In diesem Fall wird m kleinsten Arbeits bereich gesucht der den aktuellen Ordner enth lt d h demjenigen Arbeitsbereich der dem aktuellen Ordner seine Mitglieder vererbt Grundbegriffe und funktionen 79 Abgesehen von dieser M glichkeit eine Tag Suche zu starten k nnen Tags auch bei der nor malen BSCW Suche benutzt werden Tags spielen eine noch prominentere Rolle innerhalb von Blogs die Tags die zur Beschrei bung von Blog Eintr gen benutzt werden werden nach der H ufigkeit hrer Benutzung angezeigt Die Anzeige des Blogs kann auf Eintr ge die mit einem bestimmten Tag versehen worden sind eingeschr nkt werden f r Einzelheiten siehe 6 2 Blogs auf S 113 3 9 3 Die Info Seite BSCW erstellt und pflegt zu jedem Objekt Ordner Diskussionsforum Dokument Benutzer Gruppe usw eine Menge beschreibender Informationen Einige Informationen k nnen von Benutzern mit entsprechenden Zugriffsrechten editiert werden andere sind vor manueller n derung gesch tzt und werden von BSCW automatisch aktualisiert Einige Informationen z B Name und Typ eines Objekts oder der Name seines Eigent mers werden je nach Zusammen hang in der Web bas erten Benutzeroberfl che von BSCW angezeigt Auf der Info Seite des Objekts werden alle Informationen zu einem Objekt geb ndelt pr sentiert e W hlen Sie Information Allgemein oder klicken Sie auf da
363. n und geben Sie jeweils die n tigen Angaben ein Beim Zeitrah men werden die Randbedingungen angegeben die sich aus Beginn und Fertigstel lungstermin des bergeordneten Projekts ergeben Bei der Erzeugung mehrerer Phasen in einem Schritt k nnen keine Attribute angegeben wer den Falls gew nscht m ssen diese sp ter mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Phase eingegeben werden 12 1 1 4 Projekte und Phasen ndern Nachdem ein Projekt erzeugt wurde k nnen Sie falls dies erforderlich wird sowohl den Zeit rahmen also Beginn und Fertigstellungstermin ndern als auch neue Phasen einf gen siehe vorigen Abschnitt bzw ndern oder auch existierende Phasen wieder entfernen Sie k nnen auch Namen Tags Beschreibung Fortschritt und Attribute eines Projekts oder einer Phase ndern Zum ndern eines Projekts e w hlen Sie Datei ndern Eigenschaften im oberen Men des Projekts Das Akt ons formular hat drei Abteilungen Allgemeines wo Sie Namen Tags Beschreibung und Zeitrahmen des Projekts ndern k nnen Fortschritt wo S e den Fortschritt des Pro jekts manuell setzen k nnen siehe oben Attribute wo Sie die Attribute des Pro jekts ndern k nnen e Inder Abteilung Allgemeines sind unter den Feldern f r Beginn und Fertigstellungs termin der sp testm gliche Beginn und der fr hestm gliche Fertigstellungstermin an gegeben Diese Daten ergeben s ch aus den Zeitrahmen der einzeln
364. n 212 Portal mobiles 126 Portalseite pers nliche 47 prim re E Mail Adresse 14 19 Profil 19 Projekt 35 209 ndern 212 erzeugen 210 Q Quota System 38 51 53 94 267 R Reaktivieren Aufgabe 226 Registrieren am BSCW Server 13 relative Verweise auf BSCW Objekte 149 Rolle 89 ndern 93 definieren 93 einem Benutzer zuweisen 92 Vererbung 90 RSS Ereignis Feed 60 174 RSS Feed 33 116 S Schnellstartleiste 6 26 Schnellzugriffsleiste 5 26 Schnittstelle zu mobilen Ger ten 125 Senden an 43 Serie von Terminen 180 SMS senden 102 106 Sortieren nach Antworten 109 Sortieren von Eintr gen 28 73 soziale Netzwerke 19 Sperre aufheben 140 bernehmen 140 von Dokumenten 140 Sprache der Benutzeroberfl che 69 einstellen 19 Starten der Arbeitssitzung 16 Startseite pers nliche 47 ndern 49 benutzen 50 erzeugen 48 Inhaltsans cht 49 Startseite Websiteordner 152 Startseite f r Arbeitsbereiche 50 statische Kopie 163 Status von Laufmappen 241 Stildefinition Websiteordner 152 Stornieren Aufgabe 226 Stylesheets 69 Suchanfrage 64 Suche im Web 68 in BSCW 65 in den Tags 67 nach Benutzern 68 nach BSCW Dokumenten 67 nach BSCW Objekten 65 Suchfeld 26 268 Suchordner 33 64 Synchronisierung mit lokalem Rechner 253 256 Systemanforderungen Aktenkoffer 253 Ereigniskarte 62 Ereignismonitor 172 T t gl cher Arbeitsbereichsbericht 58 60 Tags 79 Tag Suche 67 Tar Arch v 30 243 Termin 1
365. n Fehlen dieser Angaben bedeutet dass die Lauf mappe noch nicht gestartet wurde oder ihr Ablauf bereits beendet ist Die Info Seite einer Laufmappe zeigt hre Aufgaben an H er kann man die aktuelle Aufgabe auch daran erkennen dass der Verantwortliche fett vermerkt ist Die Laufmappen Historie beschreibt den gesamten bisherigen Verlauf einer Laufmappe also wer wann die Laufmappe weitergeleitet hat und ggf mit welchem Bearbeitungsvermerk Die Laufmappen Historie zeigt nicht die aktuelle Aufgabe an e W hlen Sie Laufmappen Historie im Aktionsmen einer Laufmappe um sich die Laufmappen Historie anzeigen zu lassen Workflow Management 241 131mport Export 13 1 Objekte archivieren und bertragen Sie erstellen ein Archiv um viele oder sehr gro e Dateien so schnell und kosteng nstig wie m glich zu bertragen Es werden hierbei Kopien von einer Menge von Objekten Ordner Dokumente Diskussionsforen usw in ein kompaktes Dokument transformiert das Speicher platz und bertragungszeit spart Sie k nnen das resultierende Archivdokument auch noch kodieren normalerweise mit dem Ziel die Dateigr e des Arch vdokuments noch weiter zu reduzieren Sie k nnen sowohl Objekte in BSCW archivieren um das Archiv auf den lokalen Rechner zu laden und dort die Originaldateien zu extrahieren oder um das Archiv zu versenden als auch Dateien und Ordner auf Ihrem lokalen Rechner in ein Archiv Zip Winzip oder Tar packen um es n einen
366. n Fortschritt hin amp amp steht f r eine kritische Phase W und 9 stehen f r ein ber f lliges bzw abgeschlossenes Projekt 12 1 1 3 Phasen erzeugen Ergibt sich w hrend der Projektlaufzeit die Anforderung das Projekt um eine neue Phase zu erweitern e w hlen S e dazu Datei Neu Phase m oberen Men desjenigen Projekts dem S e eine neue Phase hinzuf gen m chten e Im Aktionsformular Neue Phase geben S e m Abschnitt Allgemeines Namen Tags und Beschreibung der neuen Phase an Bei der Angabe des Beginns und des Fertigstellungstermins werden Ihnen fr heste und sp teste Daten angezeigt die Sie hier eingeben k nnen Diese Termine ergeben s ch aus Beginn und Fertigstellungstermin des bergeordneten Projekts e Im Abschnitt Attribute k nnen Sie der neuen Phase eine Kategorie und eine hohe oder niedrige Priorit t zuordnen sowie eigene Attribute vergeben Tags Attribute und Kategorie k nnen in der Ordner bersicht angezeigt und bei der Suche in BSCW be nutzt werden Beachten Sie dass Phasen nur innerhalb von Projekten erzeugt werden k nnen und dass keine Projekte innerhalb von Projekten erzeugt werden k nnen Sie k nnen auch mehrere Phasen in einem Schritt erzeugen e W hlen Sie Datei Neu Mehrere Phasen im oberen Men desjenigen Projekts dem S e neue Phasen hinzuf gen m chten e Im Aktionsformular Phasen klicken Sie so oft auf Phase hinzuf gen wie Sie Pha sen erzeugen wolle
367. n Ordner mit F r alle hnlichen bernehmen ber tragen wurden indem Sie e Ansicht Zur cksetzen w hlen Wenn die Speichern Option deaktiviert ist werden Ansi chtseinstellungen f r alle Ordner und Container Objekte gleichen oder hnlichen Typs in gleicher Weise festgelegt Sie k nnen be stimmte Ordner oder Container Objekte davon ausnehmen indem Sie e Ansicht Individuell f r solche Objekte ankreuzen F r individualisierte Ordner oder Container Objekte k nnen Sie die Ansichtseinstellungen abweichend von den anderen Ordnern oder Container Objekten gleichen oder hnlichen Typs festlegen Die An s chtseinstellungen individueller Ordner oder Container Objekte k nnen nicht durch Einstellungen anderer Ordner oder Container Objekte berschrieben werden Wenn die ndividuell Option eines Ordners oder Container Objekts deaktiviert wird werden die Ans chtseinstellungen auf die Einstellungen der nicht individualisierten Ordner oder Con tainer Objekte desselben Typs zur ckgesetzt Wenn Sie die Ansichtseinstellungen eines individuellen Ordners auf andere Ordner und Con tainer Objekte hnlichen Typs bertragen wollen e w hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen Andere individuelle Ordner sind von dieser Aktion nat rlich nicht betroffen 3 8 5 Banner Jede Ordner bersichtsseite hat einen Kopf der aus mehreren Zeilen besteht In der Vorein stellung ist der Platz unter der Navigat onsleiste leer Grundbegriffe
368. n Vor lagen gesucht werden Sie sollten diese Suchstrategie ber cksichtigen wenn S e Vorlagenord ner anlegen Die Vorlagen die f r das Kopieren in den aktuellen Ordner angeboten werden stammen aus Vorlagenordnern an den folgenden Orten o Vorlagenordner in Ihrer Zwischenablage Ihre Zwischenablage kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten sie sollten jedoch nicht in Unterordnern Ihrer Zwischenablage enthalten sein weil BSCW nur nach Vorlagenordnern auf der ober sten Ebene Ihrer Zwischenablage sucht Die Zwischenablage ist ein geeigneter Ort f r pers nliche Vorlagenordner da S e ja normalerweise keine anderen Benutzer zu Ordnern in Ihrer Zwischenablage einladen Dokument und Inhaltsmanagement 147 o Vorlagenordner im aktuellen Ordner Der aktuelle Ordner wie auch alle anderen Ordner kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten Wiederum wer den Vorlagenordner n Unterordnern des aktuellen Ordners nicht ber cksichtigt wenn Vorlagen in den aktuellen Ordner kopiert werden o Vorlagenordner in Ordnern auf dem aktuellen Pfad BSCW ber cksichtigt auch Vor lagenordner die in Ordnern auf dem Pfad vom aktuellen Ordner zu Ihrem Ordner auf oberster Ebene enthalten sind der aktuelle Pfad wird in der Navigationsleiste angezeigt Auch n diesem Fall werden nur Vorlagenordner ber cksichtigt die direkt in Ordnern auf dem aktuellen Pfad enthalten s nd Wenn S e also einen Vorlagenord ner auf der ob
369. n auch die Unteraufgaben mit der Hauptaufgabe verbinden indem sie z B die Ein gabedaten der Hauptaufgabe als Eingabedaten bernehmen oder als Ausgabedaten Teile der Ausgabedaten der Hauptaufgabe liefern So kann man die Leistung der Hauptaufgabe kom plett oder teilweise durch die Unteraufgaben erbringen lassen Wenn man f r eine Unteraufgabe festlegt dass sie z B als Eingabedatenfeld ein Eingabefeld der Hauptaufgabe bernimmt dann haben Unteraufgabe und Hauptaufgabe dieses Datenfeld gemeinsam Aufgaben die ein Datenfeld gemeinsam haben haben auch den Wert dieses Da tenfelds gemeinsam wenn der Wert freigegeben ist Folglich wird der Wert eines solchen Datenfelds von der Hauptaufgabe zur Unteraufgabe kopiert wenn er freigegeben wird in un serem Beispiel also wenn die Hauptaufgabe gestartet wird Der Wert kann nicht in der Unter aufgabe unabh ngig von der Hauptaufgabe ge ndert werden Man kann die Verkn pfung von Aufgaben nicht nur an konkreten Datenfeldern festmachen sondern auch am Bearbeitungszustand einer Aufgabe Dabei orientiert man sich am Freigabe zustand der Ein und Ausgabedaten o lt Eingabedaten freigegeben gt Die Eingabedaten einer Aufgabe sind freigegeben wenn der Auftraggeber die Eingabedaten durch eine Aufgabenaktion in der Regel starten f r g ltig erkl rt hat und sie nun nicht ndern kann Die Aufgabe befindet sich im Zustand gestartet bernommen vielleicht auch schon erledigt aber nicht etwa im Zust
370. n auch ihre Aufgaben Sie k nnen neue Aufgaben defi nieren Aufgaben entfernen die Reihenfolge der Aufgaben ver ndern oder einzelne Aufgaben umdefinieren was auch den verantwortlichen Bearbeiter einschlie t Das ndern der Lauf mappe ist auch f r den verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe m glich e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Laufmappe die Sie ndern m chten Das Akt onsformular f r die Anderung von Laufmappen funktioniert genau wie das Formular zur Erzeugung von Laufmappen das wir oben beschrieben haben e Denken Sie daran in der Abteilung Aufgaben die Aufgaben die Sie ndern m ch ten mit gt aufzuklappen S e k nnen eine Laufmappe auch einschlie lich hrer Aufgaben kopieren Der Zustand der Abarbeitung der Aufgaben wird dabei nicht kopiert der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start Dies betrifft allerdings nur die Aufgaben der Inhalt der Laufmappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert 12 2 2 Laufmappen starten und weiterleiten Laufmappen starten Nachdem Sie das relevante Material in die Laufmappe abgelegt haben k nnen Sie die Abar beitung der Aufgaben einer Laufmappe dadurch starten dass Sie die Laufmappe an die Be nutzer weiterleiten d e f r d e erste Aufgabe d h die oberste n der Liste verantwortlich sind e W hlen Sie Weiterleiten im Aktionsmen der Laufmappe Im Aktionsformular k n nen Sie zwei Personenkreise
371. n den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten ohne dabei auf gleichbleibende Perfor manz zu verzichten Ein Arbeitsbereich kann h chstens eine Gemeinschaft als Mit glied haben die durch das Symbol 2 kenntlich gemacht wird Eine Gemeinschaft wird als Gemeinschaft von Gemeinschaftsarbeitsbereichsname angezeigt wobei der Gemeinschaftsarbeitsbereich derjenige Arbeitsbereich ist zu dem die Gemeinschaft geh rt in diesem Fall der Arbeitsbereich dessen Mitglieder seite Sie sich gerade ansehen Mitglieder der Gemeinschaft werden durch die Gemein schaft repr sentiert und sind nicht als einzelne Mitglieder sichtbar Standardm ig k nnen sich nur Manager der Gemeinschaft d e Mitgliederseite einer Gemeinschaft anzeigen lassen Sie k nnen die Eintr ge auf einer Mitgliederseite als vCard Date vcf auf Ihrem lokalen Computer speichern Solche vCard Date en enthalten die Kontaktinformation von Benutzern und k nnen in lokale Anwendungen wie Microsoft Outlook importiert werden e W hlen Sie Datei Sendenan vCard im oberen Men 3 in der Mehrfachwahl Sym bolleiste bzw Senden an vCard im Aktionsmen um die ganze Mitgliederseite Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 85 ausgew hlte Eintr ge bzw einen einzelnen Eintrag als vCard Date vcf auf Ihrem lokalen Computer zu speichern Die auf der Mitgliederseite aufgef hrten Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden die Mitgl e dergruppe Mitglie
372. n der Listenansicht mit neue Termine anlegen In der Detailansicht k nnen Sie die Eigenschaften eines Termins einsehen und ndern sowie ihre Teilnahme an einem Termin Zusagen oder Absagen sofern Sie dazu eingeladen sind Gruppenkalender n gemeinsamen Arbeitsbereichen werden ebenso behandelt wie Ihr pers n licher Kalender f r die m glichen Aktionen an Terminen gilt dasselbe 7 2 5 4 Mobiles Portal Aufgabenliste Ihre pers nliche Aufgabenliste wird als Listenansicht dargestellt Sie k nnen die hier ange zeigten Aufgaben n der Detailansicht etwa starten erledigen stornieren oder beenden und Laufmappen weiterleiten Hinweis An der mobilen Benutzerschnittstelle ist das Anlegen neuer Aufgaben sowie die Be arbeitung von Ein und Ausgabefeldern von Aufgaben nicht m glich Sie k nnen jedoch den F lligkeitstermin einer Aufgabe ndern ffnen einer Aufgabe zeigt nur etwaige Anlagen die n der Aufgabe enthalten sind 7 2 5 5 Mobiles Portal Zwischenablage und Papierkorb Die Bereiche Zwischenablage und Papierkorb bieten Ihnen den Zugriff auf Ihre Zwi schenablage bzw Ihren Papierkorb die von Ihnen ausgeschnittene kopierte bzw entfernte Objekte enthalten Die verf gbaren Aktionen n Bezug auf Zwischenablage und Papierkorb sind dieselben wie an der Standard Benutzerschnittstelle Ausschneiden Kopieren Einf gen Entfernen L schen und Zur cklegen Hinweis Die Aktionen Ausschneiden Kopieren Entfernen w
373. n der Strg Taste zusammen mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel spei chern unter Wenn man den Cursor ber das Aktionsmen symbol positioniert wird ein zus tzliches hori zontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten Die Konfiguration des Aktionsmen s h ngt vom Objekttyp ab z B sind f r eine URL einen Ordner oder ein Dokument jeweils verschiedene Aktionen m glich BSCW zeigt keine Aktionen an die Sie auf das betreffende Objekt nicht anwenden d rfen etwa aufgrund Ihrer Rolle in Bezug auf das Objekt Zugriffsrechte in BSCW werden auf der Grundlage von Rollen verwaltet Sie k nnen neue Mitglieder zu einem Ihrer Arbeitsbereiche einladen und ihnen dabei eine bestimmte Rolle zuweisen z B die Rolle Lehrer oder Sch ler sofern diese Rollen vorher definiert wurden Rollen spezifizieren Zugriffsprofile und k nnen an jedes Objekt angeh ngt werden Eine Reihe vordefinierter Rollen steht zur Aus wahl Manager Mitglied assoziiertes Mitglied kann keine anderen Mitglieder einladen und eingeschr nktes Mitglied nur Leserechte sind Standardrollen definieren Sie nach Belieben Ihre eigenen Rollen Rollenzuweisungen werden ber die Ordnerhierarchie vererbt und k n nen jederzeit abge ndert werden s ehe 4 2 Zugriffsrechte und Rollen auf S 89 1 5 Der Betrieb eines e
374. n die neue Netzwerkressource erfolgreich angelegt wurde haben Sie dar ber Zugriff auf Ihren BSCW Server Ihr pers nlicher Arbeitsbereich Benutzername ist dabei ber den Ordner Alias home erreichbar Sie k nnen nun ber den Windows Explorer auf Dokumente in BSCW zugreifen und mittels Kopieren und Einf gen oder per drag amp drop Dokumente hoch bzw herunterladen Falls die oben beschriebene Methode nicht funktioniert weil z B der Dialog zur Eingabe von Benutzernamen und Kennwort immer wieder erscheint sehen Sie sich bitte auf der BSCW Website http www bscw de unter H ufige Fragen die Hinweise zur Probleml sung bei der WebDAV Verbindung an Da Microsoft das WebDAV Protokoll teilweise nicht RFC konform implementiert hat erge ben sich folgende bisher bekannten Probleme der WebDAV Erweiterung o Die Dialogboxen und Fehlermeldungen sind teilweise irref hrend o Leer und Sonderzeichen in BSCW Objektnamen werden in der Webordner Ansicht von Internet Explorer und Windows Explorer falsch dargestellt o Das bergeordnete Verzeichnis wird im aktuellen Verzeichnis angezeigt o Bei drag amp drop innerhalb desselben Verzeichnisses wird die Datei kopiert Achtung Um die WebDAV Verbindung zu BSCW zu beenden reicht es nicht aus den Brow ser zu schlie en oder Ihre WebDAV Ordner zu entfernen die Netzwerkverbindung ist weiterhin mit Ihrem Benutzernamen aktiv Sollte nun jemand anders auf Ihrem loka
375. n festlegen und Ihre Op tionen bez glich der Ordneransichten ausw hlen Au erdem k nnen Sie BSCW so kon figurieren dass zus tzliche Funktionen zum Hochladen von Dateien installiert und benutzt werden k nnen oder dass BSCW in einer bestimmten Sprache mit Ihnen kommuniziert Indem S e JavaScript abschalten k nnen S e z B BSCW ad hoc an eine Arbeitssitzung unter ung nstigen technischen Umst nden anpassen etwa wenn Sie reisen oder eine Modemverbin dung mit n edriger Bandbreite benutzen 68 Grundbegriffe und funktionen 3 8 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache Die BSCW Benutzeroberfl che ab Version 4 benutzt insbesondere f r das Seitenlayout und die Erstellung von Popup Men s JavaScript und Stylesheets o Wenn JavaScript in Ihrem Browser aktiviert ist wird automatisch die mit JavaScript erweiterte Benutzeroberfl che dargestellt o Wenn Sie JavaScript deaktivieren z B aus Sicherheitsbedenken pr sentiert BSCW Ihnen automatisch die Benutzeroberfl che ohne JavaScript Das Abschalten von Java Script empfiehlt sich auch wenn nicht gen gend Bandbreite bei der Kommunikation mit dem BSCW Server zur Verf gung steht o Bitte schalten Sie Stylesheets in Ihrem Browser nicht ab da Ihre Benutzeroberfl che sonst wichtige Informationen ber Anordnung und Aussehen verliert Sie wird zwar weiter funktionsf hig sein jedoch unsch n aussehen S cherheitsbedenken wegen des Einsatzes von Stylesheets sind unbegr ndet
376. n und Fertigstellungstermin festgelegt werden Projekte k nnen in einzelne Arbeitsabschnitte sogenannte Phasen unterteilt sein Projekte selbst liegen immer in normalen Ordnern Eine Phase ist ein abgeschlossener Arbeitsabschnitt in einem Projekt und kann in einzelne Aufgaben unterteilt sein Eine Phase liegt immer in einem Projekt und der Zeitrahmen Be ginn und Fertigstellungstermin einer Phase ist eingeschr nkt durch den Zeitrahmen des ber geordneten Projekts Die Termine der einzelnen Phasen in einem Projekt k nnen berlappen Eine Aufgabe beschreibt eine zu erledigende T tigkeit Eine Aufgabe hat eine oder mehrere verantwortliche Personen die die Aufgabe erledigen oder ihre Erledigung berwachen Auf gaben stehen n der Regel m Kontext eines bergeordneten Prozesses Projekt oder Phase k nnen jedoch auch eigenst ndig vorkommen Eine Aufgabe kann durch die Lieferung von Ergebnissen erledigt werden Aufgaben k nnen eine voraussichtliche Dauer und einen Fertig stellungstermin haben Aufgaben k nnen in Unteraufgaben weiter unterteilt werden Die Unteraufgaben einer Auf gabe k nnen zu einem Workflow zusammengef gt werden indem eine Unteraufgabe von dem Ergebnis anderer Unteraufgaben abh ngt Workflows k nnen zur Laufzeit ver ndert werden indem weitere Aufgaben hinzugef gt andere entfernt oder existierende Aufgaben an andere Benutzer zur Erledigung vergeben werden Workflows k nnen zur Wiederverwendung ko piert werd
377. n vornherein sicher sind dass Sie die ganze Kontaktliste einladen wollen w hlen S e s e als Ganzes aus Ihrem Adress buch s ehe oben Sie k nnen Eintr ge aus dem Feld Ausgew hlte Benutzer mit auch wieder ent fernen Wenn Sie sich an dieser Stelle einen berblick dar ber verschaffen wollen wer alles bereits Mitglied im Arbeitsbereich ist e w hlen Sie die Option Mitglieder des Arbeitsbereichs ausw hlen So k nnen Sie auch Benutzer die bereits Mitglieder des Arbeitsbereichs sind in einer zus tz lichen Rolle n den Arbeitsbereich einladen Hinweis Wenn ein LDAP Verzeichnis auf Ihrem BSCW Server installiert ist K nnen Sie im Formular Mitglied einladen auch in diesem LDAP Verzeichnis nach Benut zern suchen die Sie einladen m chten Fragen Sie Ihren Systemadministrator Schreiben Sie eine pers nliche Nachricht in das Feld Einladungstext Diese pers n liche Nachricht wird der automatisch versandten Einladungsnachricht hinzugef gt die alle Personen erhalten die noch keine registrierten Benutzer Ihres BSCW Servers sind Kreuzen Sie das entsprechende Auswahlk stchen oberhalb des Einladungstextes an wenn Sie auch eine Einladungsnachricht an die registrierten Benutzer die Sie einla den versandt haben wollen Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen e Bestimmen Sie mit Einladen als die Rolle in der die neuen Mitglieder den Arbeits bereich nutzen sollen Die Rolle bestimmt w
378. n wollen e Fahren Sie dann wie bei der Suche mit dauerhaftem Suchordner fort S e k nnen s ch auch noch nach der Durchf hrung einer Suche mit tempor ren Ergebnissen dazu entschlie en die Ergebnisse in einem dauerhaften Suchordner zu speichern siehe Be sondere Aktionen in Suchordnern weiter unten Wenn s e eine Suche mit tempor ren Ergebnissen durchf hren st das Formular Anfrage be arbeiten n der Regel mit den zuletzt bei einer solchen Suchanfrage benutzten Werten aus gef llt bei Abweichungen k nnen Sie die Letzte Anfrage wiederherstellen Im selben For mular werden auch die Ergebnisse Ihrer letzten Suche unter Letzte Ergebnisse angeboten Hinweis Suchen k nnen Sie auch direkt in der Navigationsleiste mit dem dort angebotenen Suchfeld das eine einfache Suche nach Objekten Tags oder Dokumenten erm glicht Die identische Suchfunktion wird auch als Desktop Widget und als Such Widget der pers nlichen Startseite angeboten Suche nach BSCW Objekten wird ebenfalls im mobilen BSCW Portal unterst tzt 64 Grundbegriffe und funktionen 3 7 1 Besondere Aktionen in Suchordnern In einem Suchordner werden die folgenden besonderen Aktionen angeboten e W hlen Sie Datei Anfrage bearbeiten um Ihre Suche mit ver nderter Suchanfrage zu wiederholen e W hlen Sie Datei Suche wiederholen um Ihre Suche unver ndert zu wiederholen e W hlen Sie Datei Sichern in Zwischenablage um tempor re Suchergebnisse da
379. nal Wenn dieser Parameter weggelassen wird wird ein ganzes Aktionsmen ein gef gt Sonst wird ein direkter Verweis auf die angegebene Aktion erzeugt Die zul ssigen Werte f r den Parameter action sind weiter unten aufgef hrt Wenn die angegebene Aktion f r den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist wird das documentactions Element durch den Wert der Parameter forbiddentext bzw forbiddenicon oder durch eine leere Zeichenkette ersetzt text optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Der Text des Verweises auf die angegebene Aktion entspricht dem Wert des Parameters text Wenn der Parameter text weggelassen wird besteht der Text des Verweises aus dem BSCW Namen der Akt on n der Sprache des aktuellen Benutzers Denken Sie daran dass ein Text der Leerzeichen enth lt in Anf h rungszeichen eingeschlossen werden muss forbiddentext optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Wenn die angegebene Aktion f r den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist wird der Wert dieses Parameters statt dem Verweis auf die Aktion angezeigt Wenn der Parameter weggelassen wird w rd n diesem Fall eine leere Zeichenkette angezeigt icon optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Mit dem Parameter icon kann der Verweis auf die Aktion mit einem Symbol versehen werden Der Wert des Parameters st eine URL die auf das Symbol verweist Wenn der Wert auf True gesetzt wird wird das BSCW eigene Symbol f r die Aktion genommen
380. nde HTML Seite erstellen n den Websiteordner hochladen und zur Start oder Layoutseite erkl ren Genauso k nnen Sie 152 Dokument und Inhaltsmanagement tischen Versionierung und eigene Attribute in den entsprechenden Abteilungen des Aktions formulars eingeben oder ndern wie es f r die Erzeugung eines Websiteordners beschrieben wurde Das ndern Men eines Websiteordners bietet au erdem noch eine Aktion an mit der Sie die Verweise auf andere BSCW Dokumente in den Seiten Ihres Websiteordners von der norma len HTML Notation in BSCW Notation berf hren lassen k nnen e W hlen Sie dazu ndern Verweise zwischen Dokumenten Im Gegensatz zu gew hnlichen HTML Verweisen zeichnen sich BSCW Verweise dadurch aus dass sie unabh ngig vom Speicherort des Zieldokuments sind Dadurch k nnen Sie Ver weise setzen und anschlie end die Dokumente auf die verwiesen wird in Ihren Arbeitsberei chen verschieben ohne defekte Verweise bef rchten zu m ssen Hinweis Wenn Sie das Editor Men BSCW Verweis einf gen f r Verweise auf BSCW Dokumente verwenden werden diese Verweise in BSCW Notation erzeugt Die Aktion Ver weise zwischen Dokumenten ist haupts chlich daf r gedacht Verweise in Websiteordnern die mit fr heren BSCW Versionen erzeugt wurden s mtlich in BSCW Notation zu berf hren 8 6 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten Sie k nnen neue Seiten f r Ihren Websiteordner hochladen oder Seiten mit Neu Seite
381. nder Datei Neu Termin im oberen Men klicken Sie auf p in der Schnellstartleiste oder klicken Sie auf in einem Tageseintrag einer Wochen oder Monatsansicht e Das Aktionsformular Neuer Termin hat f nf Abteilungen wo Sie die Angaben zum neuen Termin machen k nnen e Termin Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Ter mins ein Ferner k nnen Sie angeben e Kategorie Priorit t W hlen Sie eine Kategorie und die Priorit t des Termins aus Sie k nnen Termine unterschiedlicher Kategorie verschiedenfarbig darstellen sie he 10 1 6 Kalender Optionen auf S 185 e Datum Zeit Geben Sie Datum und Zeit des Termins an Wahlweise k nnen Sie das Ende des Termins und eine Zeitzone festlegen e Ort Geben Sie wenn sinnvoll den Ort des Termins an e Status legt den Status eines Termins fest unbestimmt best tigt abgesagt Wenn ein Termin unabh ngig von Zu oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall statt findet w hlen Sie hier z B best tigt Der voreingestellte Status automatisch bedeutet dass der Status zun chst als unbestimmt angezeigt wird und sich dann automatisch ndert wenn alle Teilnehmer zu oder abgesagt haben e Teilnehmer Die Teilnehmer f r den Termin w hlen Sie aus wie Sie auch neue Mit glieder zu einem Arbeitsbereich einladen w rden Sie k nnen Ihr Adressbuch benut zen direkt Benutzernamen eintragen oder erst eine Benutzersuche durchf hre
382. ndet werden Der erste Satz von Attributen ist vorgegeben Schl ssel und Empf nger sind zwei Attribute die zur Vers chl sselung verwendet werden und die DC Attribute dienen der Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin Core Standard siehe 3 9 1 Metadatenattribute auf S 77 Bei diesen Attributen k nnen Sie weitere Werte hinzuf gen indem Sie auf kli cken Kategorie und Priorit t werden in der Ordner bersicht angezeigt wenn die An zeige der entsprechenden Spalten ber Ansicht Spalten im oberen Men aktiviert ist e Sie k nnen auch Ihre eigenen Attribute definieren indem Sie Namen und Wert ange ben Klicken Sie auf Weitere Attribute um weitere Attribute hinzuzuf gen Bereits eingegebene Attribute werden durch L schen des Attributnamens gel scht Auch be nutzerdefinierte Attr bute k nnen beim Suchen verwendet werden e Klicken Sie auf OK um das Dokument hochzuladen Sie k nnen alle Ihre Angaben zum Dokument nachtr glich wieder ndern indem Sie im Ak tionsmen des Dokuments ndern Eigenschaften aufrufen Dabei wird dasselbe Aktions formular benutzt wie beim Hochladen oben S e k nnen nach dem Hochladen eine zus tzliche PDF Darstellung des neuen Dokuments er zeugen wenn die Konvertierung ins PDF Format f r den MIME Typ des Dokuments auf Ihrem BSCW Server konfiguriert ist e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Dokuments e Klappen Sie in der Abteilung Allgemeines das
383. ne A n chste Aufgabe mehr gibt ist die Laufmappe beendet Funktionsweise Handbuch Testergebnisse Test Weiterleiten 1149 Bytes Letzte nderung 2009 08 21 14 16 Thomas Kreifelts a Mehr Information Eigenschaften ndern Historie zeigen Kopie bearbeiten Kopie von Vorlage Neue Seite Dokument hochladen Abbildung 18 Beispielseite eines Websiteordners Sowohl BSCW Elemente als auch Verweise auf andere Seiten des Websiteordners k nnen sehr leicht in Seiten des Websiteordners eingef gt werden indem man den in BSCW inte grierten HMTL Editor verwendet Dieser Editor bietet vier diesbez gliche Men s an wenn HTML Dokumente innerhalb eines Websiteordners bearbeitet werden Websiteordner k nnen auch n Form einer statischen Kopie exportiert und ffentlich zug ng lich gemacht werden Die statische Kopie ist das Resultat einer Auswertung des Website ordners wobei alle Text und BSCW Elemente durch hre Werte ersetzt und die Inhaltsseiten dann in die Layoutseite eingebettet werden BSCW Elemente die in einer externen Umge bung nicht benutzt werden k nnen z B Verweise auf Aktionen oder Aktionsmen s werden bei diesem Vorgang ausgelassen Unterordner werden in eine statische Kopie miteingeschlos sen Websiteordner sind auf Ihrem BSCW Server nur verf gbar wenn die diesbez gliche Funktio nal t t von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet wurde 8 6 1 Websiteordner erzeugen Um einen Websiteordner im aktuell
384. nen Verweis auf das Dokument zu erzeugen wenn Sie Manager des Ordners w ren in dem sich das Dokument befindet Das Einf gen des Verweises in einen Ordner ent fernt S e als Eigent mer und f gt den Eigent mer dieses Ordners den Eigent mern des Doku ments hinzu Beachten Sie dass sich mehrere Eigent mer eines Objekts den Plattenplatz den ein Objekt belegt teilen z B werden zwei Eigent mer eines 500 kB Dokuments nur mit je weils 250 kB Plattenplatz belastet F r eine tiefergehende und umfassende Diskussion siehe 4 2 5 Eigentum und Eigent mer rolle auf S 94 3 4 4 Papierkorb Der Papierkorb enth lt alle Objekte die Sie aus Ihren Ordnern mit Entfernen im Aktions men des Objekts oder mit amp l in der Mehrfachwahl Symbolleiste f r eine Menge von vorher ausgew hlten Objekten entfernt haben Den Papierkorb finden Sie in der Schnellzugriffsleiste oben rechts Sein Aussehen zeigt an ob sich derzeit Objekte m Papierkorb befinden oder nicht e Klicken Sie auf das Symbol E um den Inhalt des Papierkorbs anzusehen der wie jede andere Ordnerseite dargestellt wird Alternativ k nnen Sie dazu Anzeigen Papierkorb im oberen Men ausw hlen Zwei Aktionen f r Objekte im Papierkorb werden in der Mehrfachwahl Symbolleiste und in Aktionsmen s der Objekteintr ge zus tzlich angeboten Zur cklegen legt die ausgew hlten Objekte in die Ordner zur ck aus denen sie ent fernt wurden sofern es diese Ordner noch gib
385. nen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden die z B die neuesten Nachrichten oder die aktuelle Wettervorhersage anzeigen S e mit Kom munikationsdiensten verbinden oder S e eine Adresse auf einer Karte finden lassen Ihre Startseite wird von Ihnen selbst eingerichtet Sie ist als ganz pers nliche Einstiegsseite gedacht um schnell und direkt auf wichtige Informationen n Ihrem BSCW Server oder auf oft benutzte externe Anwendungen zuzugreifen S e erreichen Ihre pers nliche Startseite indem e Sie auf lt in der Schnellzugriffsleiste klicken wenn Sie dort dieses Symbol nicht sehen aktivieren Sie es mit Optionen Einstellungen in der Abteilung Darstellung oder ber Anzeigen Startseite im oberen Men Grundbegriffe und funktionen 47 3 4 1 1 Startseite erzeugen Zun chst ist Ihre pers nliche Startseite leer S e legen n Ihrer Startseite Fenster zu Arbeitsbe reichen Ereignissen Terminen Kontaktdaten usw in Form von sog Widgets an W hlen Sie Datei Neu Widget um ein neues Widget zu erzeugen In dem Aktionsformular Neues Widget w hlen Sie den Typ des neuen Widgets in der angezeigten Symbolleiste aus Wenn Sie mit der Maus ber ein Symbol fahren wird der genaue Charakter des Widgets als Tooltip angezeigt Beispiele f r Widget Symbo le s nd Fr BSCW Inhalte wie Ordner Ereignisse Termine Aufgaben Lesezeichen Kon takte externe RSS Feeds externe Anwendungen wie die Wettervor
386. nen f r den jeweiligen Eintrag ent h lt W hlen Sie eine Aktion aus Dies ist insbesondere f r die h ndische Aufl sung von Konflikten n tzlich Auch k nnen Sie bestimmte Eintr ge vom Abgleich ausneh men indem Sie f r diese Eintr ge die leere Abgleichaktion ausw hlen f r die das Symbol AB steht Import Export 259 e Sie k nnen die Abgleichaktion auch f r eine ganze Gruppe von Eintr gen festsetzen die S e durch Klicken auf die jeweiligen Eintr ge ausgew hlt haben Nach Auswahl der Eintr ge wird durch einen rechten Mausklick ein Popup Men angezeigt das die jenigen Aktionen enth lt die f r alle Eintr ge in der Gruppe m glich sind Dies ist insbesondere dann n tzlich wenn eine ganze Gruppe von Konflikten in gleicher Weise aufgel st werden soll Achtung Wenn Ihre Auswahl von Eintr gen zu hetero gen ist kann die leere Abgleichaktion EZB die einzige Aktion sein die f r alle Eintr ge der Auswahl zul ssig ist Nachdem Sie sich entschieden haben welche Objekte wie abgeglichen werden sollen starten Sie schlie lich den Abgleichvorgang indem Sie auf OK im Applet Fenster klicken Die Fortschrittsanzeige m unteren Teil des Fensters informiert S e ber den Fortgang des Ab gleichvorgangs Achtung Wenn der Abgleichvorgang zwischendurch stehenbleibt kann es daran liegen dass S e von Outlook n einem separaten Popup Dialog gefragt werden ob S e f r das Abgleich Applet den Zugriff auf die E Mail Adr
387. ner sein k n nen oder auch n cht Websiteordner verf gen ber ein eigenes System von Elementen mit einer w ki hnlichen Syntax element das es Ihnen erlaubt BSCW Systemfunktionen in Ihre Seiten einzu bauen Beispiele sind das Datum der letzten nderung einer Seite Verweise zum Bearbeiten einer Seite die Anzeige der zuletzt besuchten Seiten oder gar ganze Aktionsmen s Zus tz lich k nnen Sie auch Ihre eigenen Textelemente definieren die Sie an anderen Stellen im Websiteordner verwenden k nnen Auf diese Weise k nnen S e z B den Seitentitel n jeder Inhaltsseite definieren der dann n der Layoutseite verwendet wird um den Seitentitel anzu zeigen Abbildung 18 zeigt eine Beispielseite eines Websiteordners bei der einige dieser M glichkeiten eingesetzt werden 150 Dokument und Inhaltsmanagement A Zuletzt besuchte Seiten Handbuch Funktion Weiterleiten Funktion Neue Aufgabe oOo aui Funktion Aufgabe bearbeiten Funktion Weiterleiten _Suchen l Funktion Aufgabe bearbeiten DS zeugt ve Funktion Neue Aufgabe Durch die Yeiterleitung einer Laufmappe wird die aktuelle Aufgabe Kreifelts Funktion Weiterleiten f r erledigt erkl rt Die Laufmappe verschwindet aus der Aufgabenliste des oder der verantwortlichen Bearbeiter dieser Aufgabe und erscheint in der pers nlichen Aufgabenliste des oder der Benutzer die f r die n chste m Aufgabe verantwortlich sind Yenn alle Aufgaben erledigt sind es also kei
388. ners der Layoutseite und der Stildefinition Beide k nnen sp ter berarbeitet werden e Auto Versionierung W hlen Sie die Strategie f r die automatische Versionierung in Ihrem Websiteordner aus Als Standard wird die Speicherung von maximal 10 Versio nen eines Dokuments im Websiteordner angeboten damit man nderungen sp ter noch r ckg ngig machen kann In der Webansicht w rd d e neueste Version einer Seite angezeigt Um zu einer fr heren Version zur ckzukehren m ssen Sie die neueren Versionen l schen e Attribute Definieren Sie ihre eigenen Attribute f r den Websiteordner e Klicken Sie auf OK um den neuen Websiteordner nach den bislang gemachten An gaben zu erzeugen Alle Eigenschaften des Websiteordners k nnen nachtr glich ge n dert werden Nachdem Sie einen Websiteordner erzeugt haben k nnen Sie jetzt darangehen die Inhaltssei ten Ihres Websiteordners zu erzeugen oder hochzuladen siehe hierzu 8 6 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten auf S 154 Ihr neuer Websiteordner enth lt zumindest drei Do kumente Home die Startseite Layout die Layoutseite und Style die Stildefinition je nach der gew hlten Auto Versionierungs Option als versionierte Dokumente Wenn Sie Ihren neuen Websiteordner hierarchisch strukturieren wollen legen Sie Unter Websiteordner wie folgt an e W hlen Sie Neu Unter Websiteordner im Aktionsmen des Websiteordners dem S e den Unterordner hinzuf gen wollen e
389. ng der E Mail Nachricht versenden m chten Diese Option ist nicht empfehlenswert wenn es sich um gro e Dokumente handelt oder wenn Sie dar ber informiert bleiben m chten wer die Dokumente liest e W hlen S e eine der beiden Optionen Als Verweis versenden wenn Sie E Mail Nachrichten mit Anh ngen vermeiden wollen Wenn S e Verweise auf Dokumente auch an Nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden k nnen auch diese Nicht Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen Der Lesezugriff geschieht ber ein Token und ist auf die angege bene Zeitspanne beschr nkt Sie k nnen den Zugriff auf ein versandtes Objekt auch vor Ablauf der angegebenen Zeitspanne wieder sperren indem Sie das Token l schen ffnen Sie die Info Seite des Objekts unter Zugriffsrechte ist dort der Zugriff mit Token aufgef hrt mit der Aktion Token l schen in der rechten Spal Adressbuch und Kontakte 107 te der Zugriffsrechtstabelle sperren Sie den Zugriff ber Token f r Nicht Mitglie der Die Option Als Verweis nur an Mitglieder senden stellt sicher dass niemand au er Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann n cht autorisierte Empf nger werden von den Empf ngerlisten entfernt und erhalten keine E Mail Nachricht in diesem Fall erscheint eine diesbez gliche Warnung vor dem Ver sand e Sie k nnen BSCW Objekte auch als Fax versenden Benutzen Sie dazu Fax versen den Sie k nnen nat rlich nur Dok
390. ngieren Sie die Widgets nach Ihren Vorstellungen Sie k nnen Widgets Ihrer pers nlichen Startseite wieder l schen indem e Sie in der Titelzeile des Widgets auf klicken Sie k nnen einzelne Widgets ndern indem e Sie auf amp J in der Titelzeile des Widgets klicken e Inder Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars Widget ndern k nnen Sie Na men Tags und Beschreibung des Widgets ndern Der Titel eines BSCW Widgets wie er n der Titelzeile angezeigt wird besteht aus dem Namen gefolgt vom Kontext in Klammern be den anderen Widgets besteht der Titel aus dem Namen Eine eventu elle Beschreibung des Widgets wird nur in der Inhaltsans cht des Portals angezeigt e Bei den meisten Widgets gibt es zus tzlich die Abteilung Einstellungen wo Sie ab h ngig vom Typ des Widgets die bei der Erzeugung des Widgets vorgenommenen Standardeinstellungen ndern k nnen Bei BSCW Widgets l sst sich unter Daten der Kontext einstellen d h dasjenige Ob jekt ausw hlen auf das das Widget fokussiert ist bei Ordner Widgets z B der Ordner dessen Inhalt angezeigt wird Benutzen Sie die Schaltfl che El um das Kontextobjekt auszuw hlen Unter Anzeige lassen s ch je nach Typ des Widgets d e Anzahl der ange zeigten Eintr ge festlegen und ein Filter oder ein Sortierkriterium ausw hlen Bei anderen Widgets k nnen Sie unter Daten z B bei RSS Nachrichten die URL der RSS Nachrichtenquelle oder bei einer Google Karte d
391. nierung findet gilt die BSCW Voreinstellung f r diesen Ordner oder dieses Dokument Wenn Sie automatische Versionskontrolle f r einen Ordner festlegen unbegrenzte oder be grenzte Anzahl von Versionen wird folgendes mit den bereits existierenden Dokumenten und Unterordner geschehen Dokumente ohne Versionskontrolle bleiben unver ndert d h bleiben Dokumente ohne Versionen Ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen wird aber solche Dokumente au tomat sch unter Versionskontrolle stellen mit dem Original als erste Version und dem be arbeiteten oder ersetzten Dokument als zweite Version Sie k nnen nat rlich solche Doku mente auch explizit unter Versionskontrolle stellen Dokumente unter Versionskontrolle Wenn automatische Versionierung mit einer unbe grenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde bleiben solche Dokumente unver ndert Wenn automatische Versionierung mit einer begrenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde werden Dokumente mit mehr Versionen als das angegebene Maximum unter Ver s onskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen gestellt um nicht unbeab sichtigt existierende Versionen zu l schen f r Dokumente mit einer Versionsanzahl unter dem Maximum gilt die automatische Versionierung wie angegeben Dokumente unter Versionskontrolle mit expliziter Einstellung der automatischen Versio nierung bleiben unver ndert und behalten ihre Einstellung Unterordner Unterordner mit einer expliziten Eins
392. nnen sich die Abstimmungszeitr ume von Umfragen oder Abstimmungen auch als Bal kendiagramm anzeigen lassen Dabei werden die Abstimmungszeitr ume aller Umfragen oder Abstimmungen die n einem Ordner und seinen Unterordnern enthalten s nd auf einer Zeit achse dargestellt Die Zeitachsendarstellung erfolgt in einem separaten Browser Fenster e W hlen S e Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Ordners um eine Zeitachsen darstellung aller Umfragen oder Abstimmungen die in dem Ordner enthalten sind zu erzeugen Kalender Umfragen und Abstimmungen 195 e Weitere Einzelheiten finden sich in 12 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 236 10 3 5 Umfragen beantworten und abstimmen Wenn Sie eine neue Umfrage erzeugt haben k nnen Sie den Beginn der Umfrage ank ndi gen z B in einer Webseite oder per E Mail Dies ist besonders dann sinnvoll wenn es sich um eine ffentliche Umfrage handelt In diesem Fall sollten Sie den ffentlichen Verweis auf die Umfrage ver ffentlichen d h http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Umfrage Id F r authentisierte Teilnehmer mit Zugang zu dem Arbeitsbereich der das Umfrageobjekt ent h lt sollten Sie die Benutzung des authentisierten Zugangs zur Umfrage anraten d h den Verweis http Ihr BSCW Server bsew bscew cgi Umfrage Id wobei Umfrage Id die Objektnummer der Umfrage ist die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird die im Adressfeld Ihres Browsers ersch
393. nnzeichnet werden nach einer Begutachtung k nnte der Zustand auf akzep tiert und sp ter auf freigegeben gesetzt werden S e k nnen mit Ihren Partnern f r gemeinsame Arbeitsprozesse geeignete Zust nde verein baren und in das Feld f r den Versionszustand eingeben Als Arbeitserleichterung bietet BSCW e n Men mit drei Versionszust nden an o experimentell o stabil o freigegeben 8 3 3 3 nderungsbeschreibung Alle Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sollten die Abfolge von Dokumentversi onen verstehen und interpretieren k nnen Dies ist z B wichtig um die letzte Version vor einer kritischen nderung zu finden Um das zu erm glichen sollte jede neue Version im Textfeld nderungen in Version der Formulare Neue Version und Versions Info kurz beschrieben werden 8 3 4 Versionen verzweigen Wenn ein Dokument gleichzeitig von mehreren Autoren bearbeitet oder unterschiedliche Varianten parallel verwaltet werden sollen k nnen Sie in BSCW Versionszweige anlegen zwei oder mehr parallele Versionsstr nge mit zwei oder mehr aktuellen Versionen Ein neuer Versionszweig ist wieder ein Dokument unter Versionskontrolle der von einer beliebigen Version des Originaldokuments ausgeht Es lassen sich auch von Versionszweigen wieder neue Zweige anlegen e W hlen Sie ndern Neuer Versionszweig im Aktionsmen eines Dokuments unter Versionskontrolle e Im Formular Neuer Versionszweig
394. nte d e z B Benutzer X mit Dokument D verbindet steht f r das Ereignis dass Benutzer X das Dokument D gelesen hat Rote Kanten bedeuten Erzeugung gelbe Kanten Ver nde rung Abbildung 8 zeigt ein Beispiel einer Ereigniskarte RequirementsBSCV u s Requirements BS CWDeskt E AN ZN N DE txt 7 u NX erzeugt won ge ndert von gelesen von HyperGraph Schlie en Abbildung 8 Eine Dokument Ereigniskarte Sie erhalten den berblick ber alle Dokument Ereignisse im aktuellen Ordner indem Sie eine Dokument Ereigniskarte erzeugen die alle Dokumente des aktuellen Ordners enth lt Mit dieser Darstellung k nnen Sie Fragen untersuchen wie o Wer leistet besonders viele Beitr ge zu dem Arbeitsbereich d h wer hat viele Doku mente erzeugt oder ver ndert o Welche Dokumente sind f r die Mitglieder von besonderem Interesse d h welche Do kumente sind von vielen Mitgliedern des Arbeitsbereichs gelesen worden W hrend jeglicher lesende Zugriff auf ein Dokument z B ffnen Archivieren Kopieren usw f r die Dokument Ereignisse als Leseereignis gilt gelten hier nur Ersetzen Erstellen einer neuen Version und Bearbeiten eines Dokuments als Ver nderungen nicht aber z B das ndern der Beschreibung 3 6 5 1 Systemanforderungen f r Ereigniskarten Die grafische Darstellung von Dokument Ereigniskarten benutzt das HyperGraph Applet http hypergraph sourceforge net das in Ihren Browse
395. ntergemeinschaft k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Ober gemeinschaft zugreifen Die diesbez glichen Gemeinschaftsarbeitsbereiche sind aber nicht notwendigerweise neinander enthalten Dies st anders als bei der scheinbar hnlichen Beziehung zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedergruppen Als Beispiel nehmen wir den Fall des Schwarzen Bretts f r eine gro e Abteilung das wir oben als Gemeinschaftsarbeitsbereich organisiert hatten Die assoziierte Gemeinschaft hat als Mitglieder alle Mitarbeiter der Abteilung Wenn S e als Gemeinschaftsmanager nun z B auch Schwarze Bretter f r die Unterabteilungen A B und C einrichten m chten die auch als Ge meinschaftsarbeitsbereiche implementiert werden sollen gehen Sie wie folgt vor e Gehen Sie zur Mitgliederseite der Abteilungsgemeinschaft indem Sie erst auf das Symbol N in der Teilen Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichseintrags klicken um sich die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs anzusehen und dann auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken e Kreuzen Sie die Auswahlk stchen aller der Mitarbeiter an die zur Unterabteilung A geh ren und klicken Sie auf gt in der Mehrfachwahl Symbolleiste um die neue Ge meinschaft f r die Unterabteilung A zu erzeugen e Im Formular Neue Gemeinschaft das als n chstes erscheint tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein in unserem Fall Schwarzes Brett von Unterabteilung A und w hlen die Aufnahmeregel
396. nu org licenses lgpl htm F r eine schnellere Suche nach Dokumenten unterst tzt BSCW wahlweise die Integration der Indexierungssoftware PyLucene http lucene apache org pylucene PyLucene wird von der Apache Software Foundation unter der Apache License bereitgestellt F r die Visualisierung von zeitbezogenen Objekten auf einer Zeitachse benutzt BSCW die T meline Komponente der SIMILE Widgets die am Massachusetts Institute of Technology entwickelt wurden http www simile widgets org timeline Timeline ist Open Source Soft ware und ist unter der BSD Lizenz lizenziert F r die Visualisierung der Arbeitsbereichskarten benutzt BSCW eine freie Version der Con stellation Roamer Software mit freundlicher Genehmigung von Asterisq Innovation http asterisq com F r gemeinsames Bearbeiten von Webseiten bietet BSCW die Integration der MoinMoin Software an siehe http mo nmo in die unter der GNU General Public License lizenziert ist berblick 9 BSCW schlie t ferner Software ein die von der Apache Software Foundation entwickelt wurde http www apache org 1 6 Was ist neu in Version 5 0 Im Mittelpunkt der neuen Version steht der einfache Zugriff auf die Inhalte in BSCW von un terwegs und vom Desktop her Neben der bekannten komfortablen web basierten Benutzer schnittstelle bietet BSCW ab Version 5 0 eine mobile Benutzerschnittstelle und d e Desktop Widgets Damit wird der Zugriff auf Inhalte in BSCW von unterwe
397. nzuf gen den Perso nenkreis aus an den d e Erinnerungsnachricht geschickt werden soll Durch Klicken auf Hinzuf gen erscheint ein Formularfeld wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungs nachricht angeben wann wie oft an wen Der automatisch generierten Erinnerungs nachricht k nnen Sie eine pers nliche Nachricht hinzuf gen Durch wi ederholtes Kli cken auf Hinzuf gen k nnen S e mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen e Best tigen Sie mit OK um den Termin gem den bisher von Ihnen vorgenomme nen Spezifikationen zu erzeugen S e k nnen alle Angaben zum Termin auch zu einem sp teren Zeitpunkt festlegen oder w eder ndern 10 1 2 ndern eines Termins S e k nnen alle Eigenschaften eines Termins ndern sofern Sie Erzeuger oder Manager des Termins sind e W hlen Sie ndern Eigenschaften um den Termin zu ndern Das Aktionsformular hat dieselben Abteilungen wie das Formular zur Erstellung von Terminen e Wenn dem Termin Teilnehmer zugeordnet sind und der Termin nicht schon abgelau fen ist wird BSCW Ihnen anbieten die Teilnehmer per E Mail ber die Anderung zu benachrichtigen Ferner k nnen Sie die Teilnehmer erneut zu oder absagen lassen Wenn Sie Tag und oder Zeit eines Termins ndern sollten Sie wenn Teilnehmer vorhanden sind den Status auf unbestimmt setzen da erneut gekl rt werden muss wer an dem Termin teilnimmt Wenn Sie E
398. o Bei Anzeige von BSCW Inhalten im Web Browser aus dem Desktop Widget heraus ist eine Anmeldung im Web Browser erforderlich wenn nicht schon erfolgt Hinweis Die Anmeldung bzw das Speichern von Anmeldedaten erfolgt pro Desktop Widget d h wenn man zwei BSCW Desktop Widgets verwendet und startet so muss man sich in jedem Desktop Widget mindestens einmal anmelden 7 1 2 2 Benutzerschnittstelle der Desktop Widgets Der Aufbau der Benutzerschnittstelle der Desktop Widgets erfolgt nach einem einheitlichen Prinzip o Die obere Zeile des Desktop Widgets enth lt den Titel des Desktop Widgets und da hinter in Klammern den sog Kontext sowie zwei Schaltfl chen und zum Aktualisieren und Bearbeiten Der Kontext ist der Ordner der im Fokus des Widgets steht im Falle des Navigators der Ordner bis zu dem die Ordnerhierarchie automatisch ausgeklappt wird oder im Falle des Such Widgets der Ordner n dem das Widget sucht Der Kontext kann f r einige Widgets ge ndert werden f r manche z B das Adressbuch liegt er fest o Unter der Titelzeile werden die jeweiligen Inhalte des Widgets angezeigt etwa eine scrollbare Ordnerhierarchie oder Listen von Ereignissen Terminen oder Aufgaben W BSCW Ereignisse m Ereignisse BSCW Developers D E ImageStrips file types png Sr Icons zip ImageStrips ImageStrips bearbeitet von koch 07 12 2011 16 25 ImageStrips Imagestrips Imagestrips Imagestrips Alle best
399. o Sie m chten ein Forum f r alle Hobby Astronomen die Benutzer Ihres BSCW Ser vers sind einrichten Dabei soll es sich um einen Arbeitsbereich handeln der den Be nutzern Ihres BSCW Servers angek ndigt wird und auf den alle Benutzer Zugriff er langen k nnen um den Inhalt zu lesen und auch relevante Dokumente und Verweise einzustellen Astronomie Forum o Sie m chten einen Arbeitsbereich f r alle 250 Mitglieder einer Abteilung in Ihrer Or gan sat on erstellen in den Sie und einige andere Manager Dokumente Verweise und ganze Unterordner einstellen k nnen die n tzliche Informationen f r die ganze Abtei lung darstellen Schwarzes Brett o Sie verwalten einen Arbeitsbereich dessen Mitgliederzahl im Laufe der Zeit sehr stark angewachsen ist Die Antwortzeiten des Servers sind dadurch selbst f r einfache Ope rationen auf dem Arbeitsbereich unbefriedigend geworden Uberf llter Arbeitsbe reich Eine Gemeinschaft ist eine Gruppe von Benutzern ihren Mitgliedern Jede Gemeinschaft ist Mitglied von genau einem Arbeitsbereich dem Gemeinschaftsarbeitsbereich der auch als as soziierter Arbeitsbereich der Gemeinschaft bezeichnet wird Ein Arbeitsbereich kann h chs tens eine Gemeinschaft als Mitglied haben d h es g bt eine Eins zu eins Beziehung zwischen einer Gemeinschaft und ihrem Arbeitsbereich Die Gemeinschaftsmitglieder k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich in einer einzigen Rolle der Gemeinsch
400. oder 30 sein andernfalls wird er auf einen dieser Werte gerundet Bei jeder anderen Auswahl der Zeitzone werden Eingaben in diesen Feldern ignoriert S e k nnen hier auch Ihr bevorzugtes Datumsformat w hlen das dann wiederum f r alle Datumsangaben an Ihrer BSCW Benutzerschnittstelle verwendet wird Bild Um Ihrem pers nlichen Profil ein Bild von s ch hinzuzuf gen e w hlen Sie Bestehendes oder externes Bild verwenden und geben Sie im Feld Bild URL eine URL an die auf ein solches Bild im Web verweist Alternativ e w hlen Sie Neues Bild hochladen um ein Bild von Ihrem lokalen Computer auf den BSCW Server hochzuladen Benutzen Sie dazu die Schaltfl che Durchsuchen um ein Bild auf Ihrem lokalen Computer auszuw hlen oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollst ndigen Pfad an Sie k nnen einen vom Standard abweichenden Bildnamen und ein Beschreibung angeben Die hochgeladene Bilddate wird in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder gespeichert Die Zugriffsrechte werden so gesetzt dass alle Benutzer das Bild ansehen d rfen Das Feld Bild URL verweist nach dem Hochladen auf dieses Bilddokument MIME Typ und Kodierung des Bildes werden n aller Regel korrekt erkannt und zugewiesen Wenn n tig k nnen Sie den MIME Typ des Bilddokuments in Ihrem pers nlichen Arbeits bereich mit der Aktion ndern Typ korrigieren Hinweis Sie k nnen Ihr Bild im pers nlichen Profil auch
401. okoll verzichten Sie e Nach Durchf hrung der Aktion wird als Zustand der Aufgabe bernommen angezeigt Nachdem Sie die vier Interviews auch mit Hilfe Ihrer anderen Auftragnehmer erledigt und das Dokument Interview Protokolle erstellt abgestimmt und hochgeladen haben k nnen Sie die Aufgabe erledigen e Sie ffnen die Aufgabe Experten Interviews und dort die Abteilung Daten Kli cken Sie auf die Schaltfl che El hinter dem Ausgabedatenfeld Protokolle um einen Navigator zu ffnen mit dem Sie das Ausgabedokument Interview Protokolle aus w hlen und als Ausgabedokument der Aufgabe festlegen e Geben Sie oberhalb der Schaltfl chen f r die Aufgabenaktionen eine Bemerkung f r das Ablaufprotokoll ein wenn es Besonderheiten bei der Durchf hrung der Interviews gegeben hat z B Austausch eines Interviewpartners und klicken S e auf Aufgabe erledigen e Durch die Aktion geben Sie das Ausgabedokument frei und es wird auch f r den Auf traggeber sichtbar und zugreifbar Sie k nnen es nun nicht mehr ohne weiteres ndern Als Zustand der Aufgabe wird erledigt angezeigt Workflow Management 225 Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe zuUnB naAn Ben HAED D hinrichs Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems en Analyse gt Experten Interviews D Suchen gt F Experten Interviews S se Verantwort ch Kreifelts o Eigenschaften Beginn 2009
402. olgen Sie den Anwei sungen des Browsers Bei Firefox wird eine Live Bookmark f r einen BSCW RSS Ereignis Feed erzeugt Opera ffnet den BSCW RSS Ereignis Feed direkt in einem eigenen Tab Sehen Sie f r Einzel heiten n d e Online Hilfe Ihres Browsers Awareness 177 10 Kalender Umfragen und Abstimmungen 10 1 Kalender Ihr pers nlicher BSCW Kalender ist ein pers nliches Objekt wie Ihre Zwischenablage Ihr Papierkorb oder Ihr Adressbuch H in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Kalender im oberen Men um auf Ihren pers nlichen Kalender zuzugreifen Logout zu 25 O Kreifelts Mg CBd CeBIT Kalender CeBIT Dei Lu 2011 F E Kein Yanini Mon Dienstag Mittwoch Donnerstag l Freitag Sam Son 1 I 3 4 5 6 7 g amp 9 10 1i amp 49 10 00 Gruppen 16 00 Messeauftritt Treffen 2 14 15 16 e 50 13 00 Telefon Konf 10 00 Gruppen 10 00 Einf hrung Si ACME Treffen Ta Messepersonal 19 2 m 2 2 ea 85 Schmitz Treffen Th Abbildung 26 Monatsansicht in einem Gruppenkalender Neben Ihrem pers nlichen Kalender der f r die Verwaltung Ihrer pers nlichen Termine ge dacht ist gibt es noch Gruppenkalender die f r die Koordination der Arbeit in einem be stimmten Arbeitsbereich durch die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs gedacht sind Kalender Umfr
403. omieinteressierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen e Klicken S e auf das Symbol u das in der Teilen Spalte des Eintrags des Gemein schaftsarbeitsbereichs erscheint um sich die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeits bereichs anzeigen zu lassen Dieses Symbol zeigt ganz allgemein an dass eine Ge meinschaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist e W hlen Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft Als n chsten betrachten wir unseren Beispielfall Schwarzes Brett Wir nehmen an dass der Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern d e ebenfalls Input liefern sollen als Mitglieder Sie f gen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu die alle Mitglieder Ihrer Abteilung enth lt standardm ig m ssen Sie daf r ein Manager des Arbeits bereichs sein um dies tun zu k nnen e W hlen Sie Zugang Gemeinschaft hinzuf gen im Aktionsmen des Arbeitsbereichs e Die neue Gemeinschaft die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird tr gt denselben Namen wie der Arbeitsbereich e Im Formular Gemeinschaft hinzuf gen w hlen Sie die Aufnahmeregelung f r die neue Gemeinschaft offen geschlossen oder verborgen In unserem Fall w hlen wir die verborgene Gemeinschaft weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekanntmachen wollen sondern die Mitglieder
404. ommen nicht der Fall ist Die Ausgabedaten k nnen im Zustand erle digt n cht ge ndert werden e Der Auftraggeber nimmt schlie lich das Ergebnis der Aufgabe mit Aufgabe abneh men ab Die Bearbeitung der Aufgabe endet damit und die Aufgabe n mmt den End zustand abgenommen an Wenn beim Start der Aufgabe keine Auftragnehmer zugewiesen sind wird die Aufgabe zu einer pers nlichen Aufgabe desjenigen Benutzers der die Aufgabe gestartet hat Solche per s nlichen Aufgaben werden nat rlich nicht im Wechselspiel zwischen Auftraggeber und Auf tragnehmer erledigt sondern k nnen durch den einzig Zust ndigen mit Aufgabe fertigstellen direkt in den Zustand abgeschlossen versetzt werden Diese Aktion ist auch m glich wenn kein Auftragnehmer mehr Zugriff auf die Aufgabe hat bernehmen und Erledigen von Aufgaben ein Beispiel Wir kehren wieder zu unserem Beispiel der Aufgabe Experten Interviews im Projekt Er setzung des Provisionsabrechnungssystems zur ck Die Aufgabe ist inzwischen gestartet worden mit dem Eingabedokument Expertenliste Sie sind einer der Auftragnehmer und ffnen die Aufgabe Nach Durchsicht der Expertenliste es handelt sich nur um vier Personen die interviewt werden m ssen sagen S e die Erledigung der Aufgabe zum vorgesehenen Ter min Zu e Sie w hlen Aufgabe bernehmen im Kontextmen der Aufgabe oder klicken auf Aufgabe bernehmen Auf die Eingabe einer Bemerkung f r das Ablaufprot
405. on Dokument Versionen und Modifizieren von Meta Informationen f llt unter diesen Typ Verschobenes Objekt Das Objekt wurde von einem Ort zu einem anderen bewegt etwa durch Ausschneiden Einf gen Entfernen und Zur cklegen Archivieren Extra hieren und Konvertieren bereits existierender Objekte amp Ereignisse innerhalb Es gibt Ver nderungsereignisse f r Objekte die in diesem Ord ner enthalten sind Dies bezieht sich auch auf Objekte die in irgendwelchen Unterord nern enthalten sind Dieses Symbol wird nur f r Ordner angezeigt Ereignisse dieses Typs werden nur als Ereignissymbol dargestellt und n cht durch die anderen Ereignis dienste bermittelt as Gelesenes Objekt Auf das Objekt wurde ohne Ver nderung zugegriffen es wurde z B gelesen heruntergeladen oder kopiert Wenn ein Benutzer mehrere dieser Akti onen durchgef hrt hat zeigt BSCW f r diesen Benutzer nur das J ngste Ereignis an Soweit Ereignissymbole betroffen sind werden Leseereignisse n bergeordnete Ord ner propagiert und werden auch unter deren Ereignissymbolen aufgef hrt 3 6 3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen Ereignissymbole weisen auf aktuelle Ereignisse hin Es sind genau die Ereignisse aktuell die nach dem letzten Best tigen der Ereignisliste stattgefunden haben e Rufen Sie Information Ereignisse best tigen auf um anzuzeigen dass Sie die aktuel len Ereignisse des Objekts zur Kenntnis genommen haben Das bedeutet dass diese
406. on Navigationsschaltfl chen angeboten mit denen man vor und zur ck bl ttern und auch eine bestimmte Blog Seite aufschlagen kann Die linke Seite der Blog Darstellung zeigt Listen der verf gbaren Aktionen der verwendeten Tags der Autoren des Blogs und die Monate in denen Eintr ge entstanden sind Tags Auto ren und Entstehungsmonate werden m Verh ltnis zu hrer relativen H ufigkeit aufgef hrt z B wird der Autor mit den meisten Eintr gen in gro er Schrift dargestellt w hrend ein Autor mit nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt wird Sie k nnen die Darstellung auf Eintr ge beschr nken die ein bestimmtes Schlagwort tragen die von einem bestimmten Au tor verfasst worden oder in einem bestimmten Monat entstanden sind indem Sie in diesen Listen auf ein Tag einen Autor oder Monat klicken Um zur Darstellung aller Eintr ge zur ckzukehren bet tigen Sie die Aktionsschaltfl che Alle Eintr ge zeigen in der oberen linken Ecke Wenn Sie auf die Schaltfl che RSS Feed in der linken unteren Ecke der Blog Darstellung klicken erhalten Sie das gesamte Blog als einen RSS Feed in chronologischer Reihenfolge dargestellt Sie k nnen bei dieser Gelegenheit den RSS Feed auch abonnieren um ber die Aktivit ten in diesem Blog im Bilde zu bleiben 6 3 RSS Feeds RSS Feeds stellen Zusammenfassungen von h ufig aktualisiertem Material im Web z B Nachrichten oder Blogs m standardisierten RSS Format zur Verf gung
407. ontakte oder Termine werden in den lokalen Out look Ordner bertragen und umgekehrt o Kontakte oder Termine die in BSCW entfernt wurden werden auch aus dem lokalen Outlook Ordner entfernt und umgekehrt o nderungen an Kontakten oder Terminen in BSCW seit dem letzten Abgleich werden in Outlook bertragen und umgekehrt o Konflikte d h nderungen von Kontakten oder Terminen und ihrer entsprechenden Objekte sowohl in BSCW als auch in Outlook seit dem letzten Abgleich m ssen ma nuell aufgel st werden indem einer der Anderungen Priorit t einger umt wird Beachten Sie dass der Outlook Abgleich nur im Rahmen einer professionellen BSCW Lizenz verf gbar ist Orb Team bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die 256 Import Export volle Funktionalit t der professionellen Lizenz an Bitte wenden Sie sich f r weitere Einzel heiten an license orbiteam de Der Outlook Abgleich muss zudem noch von Ihrem BSCW Systemadministrator aktiviert werden 13 8 1 Systemanforderungen f r den Outlook Abgleich Zun chst sollten Sie beachten dass der Outlook Abgleich nur auf MS Windows 2000 XP und aufw rts mit Outlook 2000 2002 2003 XP 2007 funktioniert Der Outlook Abgleich ist als ein Java Applet implementiert Dieses Applet wird in Ihren Browser geladen und wird von einem speziellen Java Plugin ausgef hrt Sie ben tigen dazu die Java Laufzeitumgebung 1 5 oder h her die von allen aktuellen Browsern unter
408. or Wenn ein Benutzer aktiv ist wird die Kontaktstatusanzeige automatisch erneu ert S e k nnen auf jeden Benutzernamen n der Kontaktstatusanzeige klicken um mit diesem Be nutzer Kontakt aufzunehmen Daraufhin wird die Info Seite des Benutzers angezeigt die alle Kontaktdaten anbietet die der Benutzer in sein pers nliches Profil eingetragen hat Die Chan cen einen Benutzer mit einem der unter Kontaktdaten angebotenen Online Werkzeuge zu erreichen sind nat rlich besser wenn der Benutzer in j ngster Zeit in BSCW aktiv war Ein zelheiten zu der Aktion finden Sie in 5 1 6 Kontakte kontaktieren auf S 102 Die Kontaktstatusanzeige wird mit Optionen Anwesenheit verstecken deaktiviert Hinweis Die Kontaktstatusanzeige wird auch in Ihrem Adressbuch gezeigt und gibt Auskunft ber die aktuelle BSCW Aktivit t aller Benutzer die in Ihrem Adressbuch enthalten sind In ihren privaten Ordnern einschlie lich Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs home folder w rd eine Kontaktstatusanzeige nicht gezeigt auch wenn sie aktiviert ist 9 2 Aktivit tsverfolgung mit dem Ereignismonitor Der Ereignismonitor pr sentiert Informationen ber die Anwesenheit und Aktivit t von Be nutzern eines BSCW Servers Es stehen zwei Ansichten zur Verf gung die einmal gerade ak tive Benutzer und zum anderen aktuelle Ereignisse betreffen Sie k nnen das Ereignismoni tor Fenster neben der normalen Arbeit mit BSCW verwenden um sich ber zur Z
409. orgenen Gemeinschaft kann man nur durch Einladung eines Ge meinschaftsmanagers werden Offene und geschlossene Gemeinschaften k nnen n andere Gemeinschaften eingeladen wer den verborgene Gemeinschaften nicht F r die Mitgliedergruppen von Gemeinschaftsarbeits bereichen gilt dasselbe im Hinblick auf die Einladung in andere Arbeitsbereiche 11 1 Mitglied einer Gemeinschaft werden Um herauszufinden welche n cht verborgenen Gemeinschaften es auf Ihrem BSCW Server gibt e w hlen Sie Anzeigen Andere Gemeinschaften im oberen Men woraufhin eine Liste aller Gemeinschaften angezeigt wird wo Sie nicht Mitglied sind Sie k nnen an ihrem Symbol erkennen ob eine Gemeinschaft offen H oder geschlossen G ist S e k nnen nun Mitglied einer solchen Gemeinschaft werden indem S e e Gemeinschaft beitreten im Aktionsmen einer offenen Gemeinschaft ausw hlen was S e sofort zum Mitglied macht oder e Aufnahme beantragen im Aktionsmen einer geschlossenen Gemeinschaft ausw h len Dies f hrt zu einem E Mail Formular das als Adressaten die Gemeinschafts manager auff hrt und wo S e die Mitgliedschaft n der Gemeinschaft beantragen k n nen Bei verborgenen Gemeinschaften k nnen Sie nur durch ausdr ckliche Einladung des Gemein schaftsmanagers Mitglied werden Nachdem Sie Mitglied geworden sind verschwindet die Gemeinschaft aus dem Ordner An dere Gemeinschaften Der assoziierte Arbeitsbereich erscheint stattdess
410. orhanden werden einige Zusatzdetails w e etwa die Beschreibung unterhalb eines Ein trags angezeigt dies ist ber Einstellungen auf der Portalseite konfigurierbar Zu jedem Objekt w rd zumindest das entsprechende Symbol und der Name angezeigt Die Navigation n einer Ordnerhierarchie erfolgt durch Auswahl der angezeigten Ordner Beim ffnen eines Ordners werden die Inhalte wieder in einer Listenansicht dargestellt Mit der Schaltfl che Alternative Benutzerschnittstellen 127 oben links gelangen Sie eine Ebene h her in der Hierarchie Die Schaltfl che amp bringt Sie wieder zur ck zum mobilen Portal Innerhalb einer Listenansicht wie der Ordneransicht oder der Ereignishistorie werden jeweils nur eine bestimmte Anzahl von Eintr gen angezeigt dies st ber Einstellungen auf der Por talseite anpassbar Sofern die Liste mehr Objekte enth lt k nnen Sie mit den Schaltfl chen amp und in der unteren Navigationsleiste vor und zur ckbl ttern Detailansicht Neben der Listenansicht von Ordnern wird auch eine Detailansicht mit weiteren Informatio nen ber solche Objekte angeboten Zur Detailansicht gelangt man ber das Info Symbol am rechten Ende eines Eintrags in der Listenansicht Bei Objekten die keine anderen Objekte enthalten wie z B Dokumente und Kontakte ffnet auch ein Klick auf den Namen in der Listenansicht die Detailansicht Die Detailansicht beinhaltet hnlich wie die Info Seite der Standard Benutzerschni
411. ormat MIME Typ text calendar Windows Dateisuf fix cs k nnen auch in einen BSCW Kalender importiert werden und zwar durch 184 Kalender Umfragen und Abstimmungen Datei Importieren iCalendar im oberen Men Alternativ k nnen Sie eine oder mehre re ics Dateien mit dem Drag amp drop Uploader per drag amp drop in einen Kalender hochladen e Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten k nnen Sie mit mittels Datei Abgleichen im oberen Men alle Termine eines BSCW Kalenders mit den Ter minen eines Outlook Kalenders abgleichen Einzelheiten finden Sie in 13 8 Outlook Abgleich auf S 256 e Zusagen sagt Ihre Teilnahme am Termin zu wird nur angeboten wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht zugesagt haben e Absagen sagt Ihre Teilnahme am Termin ab wird nur angeboten wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht abgesagt haben e ndern Eigenschaften l sst Sie die verschiedenen Einzelheiten eines Termins bear beiten e Anh ngen l sst Sie ein Dokument eine URL oder eine Notiz als Anhang einem Termin hinzuf gen Das Vorhandensein von Anh ngen wird n der Tages und Wo chenansicht durch das Symbol T angezeigt wenn die entsprechende Option mittels Ansicht Eintr ge Anhang aktiviert ist Klicken Sie auf dieses Symbol um auf den Anhang Ordner zuzugreifen Dokument und URL Anh nge an Termine werden wie Anh nge an Notizen behandelt angeh ngte Notizen
412. ormular E Mail versenden sind bereits die E Mail Adressen der ausgew hl ten Kontakte im An Feld eingetragen Sie k nnen weitere E Mail Adressen ma nuell eingeben oder durch Klicken auf die Schaltfl chen An Cc und Bcc aus Ihrem BSCW Adressbuch hinzuf gen Nach Eingabe des Betreffs und der Nachricht best tigen Sie mit OK um die Nachricht abzuschicken e Sie k nnen hier zwischen E Mail und Faxversand ber die entsprechenden Schaltfl chen Fax versenden bzw E Mail versenden w hlen Auch beim Fax versand k nnen S e auf die Daten Ihres Adressbuchs zur ckgreifen indem S e auf die Schaltfl che Fax Nr klicken 106 Adressbuch und Kontakte Wenn Ihr BSCW Server entsprechend konfiguriert ist K nnen Sie einem Kontakt mit Mobil telefonnummer auch eine SMS schicken indem Sie e im Aktionsmen des Kontakts SMS senden w hlen S e k nnen E Mail Nachrichten auch an eine beliebige Auswahl von Mitgliedern eines Ar beitsbereichs senden hier liegen ja in jedem Fall E Mail Adressen vor e Klicken S e auf das Symbol En um die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs zu erhal ten e W hlen Sie Bearbeiten Alles ausw hlen bzw die Auswahlk stchen der jeweiligen Ein tr ge um Mitglieder in Ihren tempor ren E Mail Verteiler aufzunehmen e Klicken Sie auf E Mail oder a E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste um eine Nachricht wie oben f r Kontakte beschrieben zu versenden 5 3 2 Ver
413. platefolders auf True setzen vorausgesetzt dass diese Ordner nach dem Wert des Parameters show folders berhaupt angezeigt w rden showextensions optional Standardwert False Standardm ig werden Dateinamenerweiterungen so wie html nicht in der Inhaltsliste gezeigt Sie k nnen sich diese Erweiterungen jedoch anzeigen las sen indem S e showextensions auf True setzen Dokument und Inhaltsmanagement 157 sort optional Standardwert byName Legt die Sortierung der Inhaltsliste fest und kann einen der folgenden Werte haben O byType Sortierung nach Objekttyp O byName Sortierung nach Name oO bySize Sortierung nach Gr e O byDate Sortierung nach Datum der letzten nderung byRating Sortierung nach Bewertung Wenn sort nicht angegeben wird wird nach Namen sortiert indextopmost optional Standardwert True Standardm ig wird die Startseite eines Websiteordners als erste in der Inhalts liste angezeigt Sie k nnen die Startseite aber auch nach dem g ltigen Kriteri um in die Inhaltsl ste einsortieren indem Sie den Parameter indextopmost auf False setzen uplink optional Standardwert False Standardm ig enth lt die Inhaltsl ste f r alle Unter Websiteordner einen Ver weis auf den bergeordneten Websiteordner jedoch nicht im Websiteordner auf oberster Ebene Sie k nnen diesen Verweis unterdr cken indem Sie den Parameter uplink auf False setzen Sie k nnen den Verweis auch auf oberster Ebene erscheinen las
414. r Dater bertragungshilfe und BSCW Desktop Programm Die Verwendung dieser Hilfen ist insbesondere angezeigt wenn S e es mit gro en Dokumenten oder einer Vielzahl von Dokumenten zu tun haben Alle bertragungshilfen bieten die folgen de Funktionalit t o Hochladen mehrerer Dokumente in einem Schritt o Hochladen ganzer Ordnern als komprimiertes Archiv oder als Einzeldate en o Auswahl hochzuladender Dateien durch Verschieben ins Anwendungsfenster drag amp drop Die Dater bertragungshilfe erlaubt vor dem Hochladen noch die Angabe von Dokumenttyp und Beschreibung das BSCW Desktop Programm unterst tzt dar ber hinaus noch die Ver schl sselung und das Signieren von Dokumenten Drag amp drop Uploader und BSCW Desk top Programm verlangen vor ihrer Benutzung die Aktivierung in Ihren Benutzer Einstellun gen 13 5 1 Drag amp drop Uploader Der Drag amp drop Uploader ben tigt normalerweise einen Java f h gen Browser F r einige Browser Firefox ab Version 4 Chrome ab Version 7 st Java nicht mehr n tig Wenn Sie den Drag amp drop Uploader benutzen wollen m ssen Sie ihn vorher aktivieren e Wenn Sie nicht neuere Versionen von Firefox oder Chrome verwenden stellen Sie sicher dass Ihr Browser Java unterst tzt ber Java Plugin und diese Option auch ak tiviert ist e Klicken Sie Optionen Einstellungen im oberen Men an e Kreuzen Sie im Abschnitt Allgemein des Aktionsformul
415. r den Fortgang des Abgleichs angezeigt w rd Es werden zun chst die Anderungen berechnet und diese dann in einer Voransicht Auswahl Ordner f r Abgleich angezeigt w hlen Sie nun die Ordner die Sie mit dem Aktenkoffer in BSCW abgleichen m chten 254 Import Export W hlen Sie Start um den Abgleich zu beginnen Je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der nderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen Bitte warten Sie ab bis der Fortschrittsbalken 100 erreicht hat Nach Beendigung des Abgleichs wird eine Liste der Ordner und Dokumente ange zeigt die bertragen worden sind Dabei werden die folgenden Symbole verwendet Gl Information ber eine beim Abgleich durchgef hrte Aktion A Warnung ber eine beim Abgleich durchgef hrte Aktion 9 Hinweis auf einen Fehler der beim Abgleich aufgetreten ist Je Es wurde ein Dokument vom Server in den lokalen Aktenkoffer bertragen E gt Es wurde ein Dokument vom lokalen Aktenkoffer zum Server bertragen Ee Es wurde ein Konflikt festgestellt und eine neue Version in BSCW erzeugt Anschlie end k nnen Sie das Fenster ber die daf r vorgesehene Schaltfl che schlie Ben Be der Synchronisierung der Aktenkoffer k nnen sowohl Dokumente vom BSCW Server n den lokalen Aktenkoffer des lokalen Computers bertragen werden als auch vom lokalen Computer zum BSCW Server Dabei ist folgendes zu beachten O Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente ber
416. r die Terminabstimmung nicht fr her beendet hat wor ber S e per E Mail benachrichtigt werden Wenn Sie als Organisator ber Terminvorschl ge abstimmen wird der aktuelle Stand in der Zeile Endg ltiger Termin angezeigt den Sie als Organisator durch Auswahl eines Termins festlegen k nnen siehe weiter unten Sie k nnen auch mit Teilnehmer bearbeiten die Teil nehmerliste bearbeiten wie oben erl utert 10 2 3 Andere Personen zur Teilnahme vorschlagen Der Organisator einer Terminabstimmung kann den Teilnehmern erlauben andere Teilneh mer vorzuschlagen Wenn das der Fall ist enth lt die Einladungs E Mail f r eine Terminab stimmung auch eine URL die auf eine Seite verweist wo Sie andere Personen zur Teilnahme an dem Termin vorschlagen k nnen z B wenn Sie selbst nicht teilnehmen m chten Sie schlagen andere Personen zur Teilnahme am Termin wie folgt vor e Klicken Sie auf den Verweis Teilnehmer vorschlagen der Einladungs E Mail oder ffnen S e d e Terminabstimmung und klicken S e auf Teilnehmer vorschlagen m Terminabstimmungsformular Wenn Sie Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt k nnen S e auch neue Teilnehmer vorschlagen indem S e Teilnehmer vorschlagen im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen e Im Aktionsformular Teilnehmer vorschlagen w hlen Sie zus tzliche Teilnehmer aus so w e S e Mitglieder eines Arbeitsbereichs ausw hlen w rden Sie k nn
417. r geladen und mittels eines Java Plugins ausgef hrt wird Aktuelle Browser unterst tzen dieses Java Plugin das bei Bedarf automatisch installiert wird Sie ben tigen das Java Plugin und die Java Laufzeitumgebung JRE ab Version 1 5 Au erdem m ssen S e f r die Interaktion mit dem HyperGraph Applet in Ihrem Browser JavaScript aktivieren 62 Grundbegriffe und funktionen 3 6 5 2 Dokument Ereignisse benutzen Sie k nnen sich die Dokument Ereignisse innerhalb eines Ordners wie folgt ansehen e W hlen Sie Information Dokument Ereignisse im Aktionsmen des Ordners e Das Formular Dokument Ereignisse zeigen listet als erstes alle Dokumente im aktu ellen Ordnern und seinen Unterordnern auf die Sie erzeugt haben d h die Startaus wahl von Dokumenten ist die Menge Ihrer Dokumente F r jedes dieser Dokumente werden die Benutzer aufgef hrt d e das betreffende Dokument gelesen haben So k n nen S e herausfinden wer Ihre Dokumente wie oft gelesen hat e Oben im Aktionsformular k nnen Sie eine andere Menge von Dokumenten ausw h len die im Formular aufgelistet werden soll Dokumente des aktuellen Ordners die von einem bestimmten Mitglied des Ordners oder einem anderen Benutzer der kein Mitglied mehr st erzeugt ver ndert oder gelesen worden sind Treffen S e Ihre Aus wahl indem Sie eine der Optionsschaltfl chen anklicken ein Mitglied aus der angebo tenen Liste ausw hlen oder einen anderen Benutzer manuell eintr
418. r konkurrieren um die Position des Auftrag gebers derjenige der die Aufgabe startet wird letztendlich der einzige Auftraggeber Wieder k nnen Sie die Auswahl eines Auftraggebers zur ckstellen denn alle Mitglie der die Zugriff auf die Aufgabe haben k nnen Auftragnehmer zuweisen sofern noch keine ausgew hlt wurden und d e Aufgabe starten wodurch sie automatisch Auftrag geber werden Das gilt nat rlich auch f r Sie selbst als Erzeuger der Aufgabe Wahlweise k nnen Sie festlegen ob die neue Aufgabe unmittelbar nach dem Erzeu gen also noch bevor sie gestartet wird in die Aufgabenlisten der Auftraggeber oder Auftragnehmer eingetragen werden soll Auf diese Weise haben die ausgew hlten Workflow Management Verantwortlichen schon vor dem Start ber hre Aufgabenliste Zugriff auf d e Auf gabe Das ist insbesondere dann wichtig wenn die ausgew hlten Auftraggeber nicht Mitglied des Projekts oder der Phase s nd zu dem die Aufgabe geh rt und folglich die Aufgabe gar nicht starten k nnen weil sie keinen Zugriff auf die Aufgabe haben Daten Ein und Ausgabedaten festlegen In dieser Abteilung gibt es zwei Unterabteilungen wo Sie die Eingabe und Ausgabedaten der neuen Aufgabe angeben k nnen Die Eingabedaten werden vom Auftraggeber bereitgestellt und dienen zur bergabe von ben tigten Daten z B Textfelder oder ganze Dokumente an den Auftragnehmer Die Ausgabedaten stellen die Ergebnisse der Aufgabe dar und werden vom A
419. rbeitsbereiche Gemeinsame Arbeitsbereiche k nnen Rollendefinitionen und zuweisungen nur von anderen gemeinsamen Arbeitsbereichen erben Erweiterte Zugriffsrechte f r den BSCW Administrator BSCW Administratoren d rfen unabh ngig von hrer aktuellen Mitgliedschaft n allen Ord nern Rollen zuweisen und ndern Aktionen Zugang Rolle zuweisen und Zugang Rolle ndern Au erdem k nnen BSCW Administratoren alle Ordner ffnen und bei allen Ob jekten die Aktion Information Allgemein ausf hren Wegen der umfangreichen Rechte ist Administrator aus Sicherheitsgr nden keine Rolle im ei gentlichen Sinn des BSCW Rollenkonzepts Auf diese Weise wird vermieden dass die beson deren Rechte des BSCW Administrators ber die Benutzerschnittstelle manipuliert werden k nnen 4 2 2 Informationen ber aktuelle Zugriffsrechte F r jedes Objekt werden die Zugriffsrechte in der Zugriffsrechtstabelle auf der Info Seite an gezeigt e W hlen Sie Information Allgemein oder klicken Sie auf das Symbol 9 links im Ob jekteintrag um die Info Seite zu erhalten Die Tabelle Zugriffsrechte auf der Info Seite zeigt f r jede Rolle diejenigen Benutzer an die sie aus ben und welche Aktionen ihnen damit zur Verf gung stehen Wenn eine Rolle f r dieses Objekt ver ndert worden ist also zus tzliche Aktionen erlaubt oder standardm ig erlaubte Aktionen nicht zugelassen sind erkennen Sie das daran dass einige Aktionen unterstrichen sind
420. rden 1st Die Verkn pfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem Out lookordner gilt f r die gesamte Existenzdauer der verkn pften Objekte d h bis das BSCW Objekt oder der Outlookordner gel scht worden sind in Outlook aus dem Ordner Gel schte Objekte dauerhaft gel scht Hinweis Obwohl es m glich ist zwei Kontaktlisten oder zwei Kalender in BSCW mit dem selben Outlookordner zu verkn pfen raten wir Ihnen jedoch entschieden von einem solchen Vorgehen ab Nachfolgende Abgleiche f hren in einem solchen Fall zu zwei verschiedenen Kontaktlisten oder Kalendern mit demselben Inhalt Dies ist in den meisten F llen verwirrend und f hrt m glicherweise zu unn tigen Konflikten W hrend des allerersten Abgleichs werden Kontakte und Termine der BSCW Kontaktliste oder des BSCW Kalenders in den entsprechenden Outlookordner heruntergeladen und die eventuell existierenden Kontakte oder Termine des Outlookordners werden in das entspre chende BSCW Objekt hochgeladen Die entsprechenden Aktionen werden im Hauptfenster Import Export 257 des Abgleich Applets angezeigt siehe Abbildung 35 Als Ergebnis des Abgleichs enthalten nun die beiden verkn pften Objekte dieselben Kontakte oder Termine hilp Amsestral fit fraunhofer de Outlook Datenabgleich Java Applet Mozilla Firefox Ausgew hlte nderungen Bitte Auswahlk stchern abw hlen um nderungen zu verbergen und zu berspringen BB dei a38 38 nder
421. re einzelnen Mitglieder nicht an Auch ist eine Gemeinschaft standardm ig nicht f r hre Mitglieder zugreifbar d h die Gemeinschaftsmitglieder k nnen die Gemein schaft nicht ffnen um sich die Liste der Mitglieder anzusehen dies ist den Managern des Gemeinschaftsarbeitsbereichs vorbehalten Dieses Verhalten k nnen S e als Gemeinschafts manager ndern indem Sie die Mitgliedsrolle der Gemeinschaft so bearbeiten dass die Akti on ffnen erlaubt ist siehe 4 2 4 Rollen definieren und ndern auf S 93 Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ndern S e mit e ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Gemeinschaft Die Gemeinschaftsrolle d h die Rolle in der die Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemein schaftsarbeitsbereich zugreifen kann ge ndert werden indem Sie e Zugang Rolle zuweisen im Aktionsmen der Gemeinschaft oder des Gemein schaftsarbeitsbereichs w hlen und die Gemeinschaft in einer anderen Rolle einladen Beachten Sie dass Gemeinschaften nicht Eigent mer des assoziierten Gemeinschaftsarbeits bereichs werden k nnen S e k nnen Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen indem S e e zun chst auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken um s ch die Liste hrer Mitglieder anzeigen zu lassen und dann e die zu entfernenden Gemeinschaftsmitglieder durch Ankreuzen ihrer Auswahlk stchen ausw hlen und auf amp in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken Sie k nnen die ganze Gemeinschaft als
422. rechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie alle Ihre bisherigen Eingaben und k nnen die erste Notiz als Textnachricht anstatt als HTML Nachricht eingeben Obwohl ein Diskussionsforum immer mit einer Notiz erzeugt wird kann Sie ohne Notizen existieren Sie k nnen alle Notizen des Diskussionsforums mit Ausschneiden oder Entfernen aus dem Diskussionsforum entfernen und sp ter neue Beitr ge hinzuf gen Dies k nnte sinn voll sein wenn s e einen Arbeitsbereich f r eine Gruppe einrichten und von vornherein Ort und Bezeichnung eines m glichen Diskussionsforums festlegen m chten S e k nnen Name Tags und Beschreibung eines Diskussionsforums mit Datei ndern Ei genschaften im oberen Men ndern 6 1 2 Notizen schreiben In einem Diskussionsforum k nnen S e neue Notizen erstellen als Antwort auf eine existie rende Notiz das wird weiter unten behandelt oder als eigenst ndige Notiz die sich auf keine existierende Notiz bezieht e W hlen Sie Datei Neu Notiz im oberen Men eines Diskussionsforums oder e w hlen Sie Neu Notiz im Aktionsmen eines Diskussionsforums um jeweils das Formular Neue Notiz zu erzeugen e W hlen Sie den Typ der dem Inhalt der Notiz die Sie erzeugen wollen am besten entspricht siehe oben f r die einzelnen Typen e Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld Betreff ein e Geben Sie wahlweise Tags f r das Diskussionsforum ein e Schreiben Sie den Inhalt
423. reignis Feeds 9 3 2 Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds 10 Kalender Umfragen und Abstimmungen 10 1 10 2 10 3 Kalender 10 1 1 Erstellen eines Termins 10 1 2 ndern eines Termins 10 1 3 Entfernen eines Termins 10 1 4 Verschiedene Ansichten benutzen 10 1 5 Kalender Aktionen 10 1 6 Kalender Optionen Terminabstimmungen 10 2 1 Terminabstimmungen erzeugen und ndern 10 2 2 ber Terminvorschl ge abstimmen 10 2 3 Andere Personen zur Teilnahme vorschlagen 10 2 4 Endg ltigen Termin festlegen 10 2 5 Terminabstimmungen zur cksetzen Umfragen und Abstimmungen 10 3 1 Umfragen erzeugen 10 3 2 Abstimmungen erzeugen 10 3 3 Umfragen und Abstimmungen ndern 10 3 4 Umfragen und Abstimmungen auf einer Zeitachse anzeigen 10 3 5 Umfragen beantworten und abstimmen 10 3 6 Umfragen und Abstimmungen zur cksetzen 10 3 7 Umfrage und Abstimmungsergebnisse anzeigen und exportieren 11 Gemeinschaften 11 1 11 2 11 3 11 4 11 5 11 6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt Mitglied einer Gemeinschaft werden Gemeinschaften erzeugen Gemeinschaften verwalten Gemeinschaften als gemeinsame E Mail Verteiler Hierarchische Organisation von Gemeinschaften 12 Workflow Management 12 1 12 Inhaltsverzeichnis Aufgaben und Projekte 12 1 1 Projekte und Phasen erzeugen und ndern 12 1 2 Aufgaben erzeugen und ndern 12 1 3 Aufgabenansicht 12 1 4 Aufgaben starten 12 1 5 Pers nliche Aufgabenl ste
424. rheitsgr nden nur einmal k nnen erscheint ein Formular n das S e Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eintragen Benutzernamen w hlen Der Benutzername den Sie w hlen dient Ihrer Identifizierung im gesamten Bereich des BSCW Servers Wir empfehlen die Wahl Ihres Nachnamens als Benutzernamen ohne Um laute ae usw Erste Schritte 13 Hinweis BSCW unterscheidet standardm ig beim Benutzernamen nicht zwischen gro en und kleinen Buchstaben Wenn Ihr Nachname auf dem Server bereits als Benutzername verwendet wird so dass Sie damit f r den BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind meldet BSCW Ihnen in der Regis tr erungsprozedur einen Fehler In diesem Fall h ngen Sie z B Ihren Vornamen oder eine Ziffer an Ihren Nachnamen an Achtung Sie k nnen Ihren Benutzernamen selbst nicht mehr nachtr glich ndern Passwort w hlen Im Interesse der S cherheit der Information auf dem BSCW Server zu der Sie Zugang haben w hlen Sie ein hinreichend sicheres Passwort halten Sie es geheim und wechseln Sie es re gelm ig Im Interesse der Sicherheit Ihres eigenen Rechners sollten Sie f r BSCW nicht das selbe Passwort w hlen wie f r Ihren lokalen Rechner Nach Abschicken des Reg strierungsformulars k nnen Sie sich mit dem gew hlten Benutzer namen und Passwort bei Ihrem BSCW Server anmelden 2 1 2 Passwort ndern Ihr Passwort k nnen Sie jederzeit nach Belieben ndern e W hlen Sie Optionen Passwort ndern
425. rholen kann man die Auswahl der Artikel auf den neuesten Stand brin gen Einzelne RSS Artikel k nnen kopiert und an einem anderen Ort als URL Objekte einge f gt werden die dann die Zusammenfassung in ihrer Beschreibung enthalten und auf den Ori ginal Artikel verweisen 3 2 11 Vorlagenordner Vorlagenordner sind spezielle Ordner mit Vorlagen die in andere Ordner kopiert werden k n nen Als Vorlagen k nnen beliebige Objekte verwendet werden z B Dokumente jeglicher Art Umfragen Umlaufmappen und Aufgaben oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief oder Formularvorlagen mit umfangreichen Lay out und Formatierungsinformationen sowie ggf Berechnungsformeln Die Vorlagen werden nach dem Kopieren mit spezifischem Inhalt ausgef llt Zus tzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern d e Vorlagen f r den Gebrauch einer ein zelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten gibt es noch systemweite Vorlagenordner Grundbegriffe und funktionen 33 die f r alle registrierten Benutzer des BSCW Servers zug nglich sind und die vom System administrator verwaltet werden 3 2 12 Websiteordner Websiteordner bieten eine komfortable M glichkeit Miniatur Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten Abgesehen von den HTML Dokumenten Seiten die den Inhalt der Website ausmachen enth lt ein Websiteordner drei spezielle Dokumente die Start seite die angezeigt wird wenn man a
426. rl Taste darauf e Neue Eingabedaten Hier k nnen Sie eigene Eingabedatenfelder f r die neue Un teraufgabe angeben indem S e einen Datentyp ausw hlen und auf Hinzuf gen klicken Ausgabedaten e Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte Daten Hier k nnen Sie Datenfelder von Haupt oder Nachbaraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch d e Auswahl eines solchen Datenfelds machen S e es zum Ausgabefeld der neuen Unterauf gabe Wenn die neue Unteraufgabe erledigt ist wird das betreffende Datenfeld freigegeben Der Wert des Datenfelds bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht dann den Auftragnehmern der Nachbaraufga be bzw dem Auftraggeber der Hauptaufgabe zur Verf gung e Neue Ausgabedaten Hier k nnen Sie eigene Ausgabedatenfelder f r die neue Un teraufgabe angeben indem S e einen Datentyp ausw hlen und auf Hinzuf gen klicken e Machen Sie die n tigen Angaben in den anderen Abteilungen des Aktionsformulars und klicken S e dann auf OK um die neue Unteraufgabe zu erzeugen Fahren Sie mit der Erzeugung von Unteraufgaben fort bis Sie die beabsichtigte Aufteilung der Hauptaufgabe n Unteraufgaben abgeschlossen haben Hinweis Bei bereits laufender Hauptaufgabe werden neu erzeugte Unteraufgaben vom Sys tem automatisch gestartet wenn alle Eingabedaten vorliegen Dies trifft insbesondere auf Un teraufgaben zu die ihre Eingabedaten von der Hauptaufgabe bernehmen oder die gar keine
427. rlagen der zweiten Klasse sind indirekt an der Erzeugung von Dokumenten beteiligt da s e in andere Vorlagen eingebettet werden Eine Vorlage geh rt zu dieser Klasse wenn der Eva luierungsparameter document fehlt also kein zu erstellendes Dokument angegeben wurde Neben dem Evaluierungsparameter document gibt es noch den Evaluierungsparameter tem plate der eine Vorlage bezeichnet in die die Werte der Instanzen der vorliegenden Vorlage eingef gt werden Beide Parameter benennen Dateinamen innerhalb eines DokSets Die Evaluierungsparameter kann man als eine Art von Instanzen ansehen die zu Vorlagen ge h ren Sie k nnen durch die Aktion Parameter im Aktionsmen einer Vorlage gesetzt und auch wieder zur ckgesetzt werden F r den Evaluierungsprozess gelten die folgenden Regeln a Der Parameter document ist f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X aus und erzeugt das Dokument das im Para meter document angegeben ist In diesem Fall besteht die Vorlage X im Wesentlichen aus 166 Dokument und Inhaltsmanagement Text der Referenzen auf Instanzen enth lt die durch den Evaluierungsprozess ausgewertet werden b Die Parameter document und template sind f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet d e mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage aus und erzeugt ein Dokument mit dem in Parameter document angegebenen Namen W hrend der Auswertung werden die Instanzen der Vorla
428. rmin der Phase ergibt sich aus dem sp testen Fertigstellungstermin etwaiger untergeord neter Aufgaben Falls das bergeordnete Projekt ber einen definierten Fertigstel lungstermin verf gt dann st das Projektende der sp testm gliche Fertigstellungs termin der Phase 12 1 2 Aufgaben erzeugen und ndern 12 1 2 1 Grunds tzliches zu Aufgaben Aufgaben repr sentieren Auftr ge die Sie als Auftraggeber von einem oder mehreren anderen Benutzern den Auftragnehmern ausgef hrt haben m chten Gegenstand der Aufgabe wird durch Namen und Beschreibung angegeben Zus tzlich kann eine Aufgabe mit einem oder mehreren Tags Schl sselw rter verkn pft werden die sp ter zur kontextbasierten Suche Tag Suche in Projekten genutzt werden k nnen Weitere Bestandteile einer Aufgabe sind o voraussichtliche Dauer und F lligkeitstermin o Eingabe und Ausgabedaten o die Art und Weise der Benachrichtigungen der Verantwortlichen Auftraggeber und Auftragnehmer ber die Bearbeitung der Aufgabe sowie m glicherweise o Unteraufgaben ber welche Ein und Ausgabedaten eine Aufgabe verf gt bestimmen Sie als Auftraggeber bevor Sie die Aufgabe starten Die Eingabedaten sind Voraussetzung f r die Erledigung der Aufgabe und werden von Ihnen als Auftraggeber bereitgestellt Die Ausgabedaten s nd die Ergebnisse der Aufgabe und werden von den Auftragnehmern der Aufgabe geliefert F r einfache Aufgaben k nnen Ein und Ausgabedaten auch entfallen
429. s Benutzer ffnen der das Ereignis verursacht hat e die Info Seite des betroffenen Objekts ffnen e direkt das betroffene Objekt ffnen d h das Dokument ffnen wenn das Ereignis ein Dokument betrifft e das Ereignis aus der Liste entfernen oder e die Ereignisliste vollst ndig leeren 9 3 Ereignisverfolgung mit RSS Feeds BSCW implementiert RSS Feeds die alle aktuellen Ereignisse aus einem Ihrer Ordner liefern Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen moderne Browser oder andere RSS Nachrichten sammler bei BSCW aktuelle Ereignisse abfragen d e als RSS Artikel formatiert sind Die BSCW RSS Ereignis Feeds sind dazu gedacht aktuelle Informationen dar ber zu liefern was in Ihren Arbeitsbereichen vorgeht Sie sind eine Erg nzung zu Ihrem t glichen Arbeits bereichsbericht per E Mail oder der Ereignisansicht im Ereignismonitor Weitere Informatio nen ber RSS finden Sie in 6 3 RSS Feeds auf S 116 Die Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds auf Ihrem BSCW Server erfordert d e vorhe rige Aktivierung der entsprechenden Funktionalit t durch Ihren BSCW Administrator 174 Awareness 9 3 1 BSCW RSS Ereignis Feeds BSCW implementiert RSS Feeds mit aktuellen BSCW Ereignissen die von modernen Brow sern oder anderen RSS Nachrichtensammlern abgefragt werden k nnen Die RSS Feeds von BSCW stellen die aktuellen BSCW Ereignissen bereit die in einem bestimmten Ordner eines Benutzers und seinen Unterordnern passiert s nd
430. s Symbol links im Ob jekteintrag um die Info Seite des Objekts zu erhalten siehe Abbildung 12 f r ein Bei spiel Die Info Seite stellt einige technische Informationen ber das Objekt bereit zeigt Tags und Attribute mit Werten die dem Objekt zugewiesen wurden und f hrt die aktuellen Zugriffs rechte auf d h welchen Benutzern n welchen Rollen welche Aktionen auf dem Objekt erlaubt sind Der brige Inhalt der Info Seite h ngt vom Objekttyp ab Beispiele sind o Dokument unter Versionskontrolle F r e n Dokument unter Versionskontrolle zeigt die Info Seite zus tzlich noch die Versionshistorie als Tabelle an Klicken Sie die Ver sionsnummer in der linken Spalte an um die gew nschte Version auf Ihr lokales Sys tem herunterzuladen o Kontakt Die Info Seite zeigt alle die Informationen an die einen Kontakt beschrei ben Sie entsprechen den Angaben die ein Benutzer im pers nlichen Profil unter Per s nliche Daten machen kann o Benutzer Die Info Seite eines Benutzers enth lt neben dem Benutzernamen und der E Mail Adresse alle die Informationen die im pers nlichen Profil des Benutzers ange geben worden sind wie z B seine Telefonnummer oder ein Bild Sie enth lt ebenfalls Kontaktinformationen w e ein Benutzer ber soziale Netzwerke oder Instant Mes saging Dienste erreicht werden kann wenn solche Angaben im pers nlichen Profil ge macht worden sind Au erdem k nnen S e sich die Arbeitsbereiche anzeigen lass
431. sand von BSCW Objekten Sie k nnen BSCW Objekte und ggf ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeitsbe reichs und andere Personen verschicken Dabei k nnen Sie auf Kontaktinformationen aus Ihrem Adressbuch zur ckgreifen Die BSCW Objekte werden als Anhang einer E Mail Nachricht oder als Fax verschickt Bei Versand per E Mail Nachricht k nnen Sie auch Verweise auf die Objekte versenden anstatt sie komplett als Anhang mitzuschicken was gerade bei gro en Dokumenten von Vorteil sein kann e Markieren Sie die Auswahlk stchen derjenigen Objekte die Sie versenden m chten und w hlen S e Fe E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste e Im Formular E Mail versenden geben Sie die E Mail Adressen der Adressaten den Betreff und den Text der Nachricht ein die Objekte die als Anhang mitgeschickt wer den sind am unteren Ende des Formulars aufgef hrt e Mit Mitglieder hinzuf gen k nnen S e alle Mitglieder des Arbeitsbereichs in dem Sie sich gerade befinden dem Adressatenkreis hinzuf gen mit Mitglieder entfernen k nnen Sie sie wieder entfernen Sie k nnen Kontakte mit E Mail Adressen aus Ihrem BSCW Adressbuch verwenden indem Sie die Schaltfl chen An Ce und Bce benutzen e Unter Als Verweis oder als Anhang versenden k nnen Sie w hlen wie Sie die aus gew hlten Objekte verschicken wollen e W hlen Sie die Option Als Anhang an alle Empf nger versenden wenn Sie die Objekte als Anha
432. schneiden Sie nicht tats chlich ein Objekt aus oder entfernen bzw f gen es ein sondern Sie verschieben einen Eintrag der 94 Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen auf das Objekt verweist n Ihre Zwischenablage Ihren Papierkorb oder aus Ihrer Zwischen ablage in einen Ordner Verschieben von Objekten in BSCW hei t Eintr ge verschieben nicht die Objekte selbst W e werden Eintr ge erzeugt Wenn S e ein Objekt erzeugen werden Eintr ge f r dieses Objekt f r alle Mitglieder desjenigen Ordners erzeugt in dem Sie das Objekt erzeugen Andere Aktionen erzeugen ebenfalls zus tzliche Eintr ge f r ein Objekt z B erzeugt Ver weis in Zwischenablage einen Eintrag n Ihrer Zwischenablage der auf das Objekt verweist und die Einladung neuer Mitglieder in einen Arbeitsbereich erzeugt Eintr ge f r den Arbeits bereich und seinen Inhalt im pers nlichen Arbeitsbereich home folder der neu eingelade nen Mitglieder Es gibt zwei Sorten von Eintr gen die sich in Bezug auf Eigent merschaft Mitgliedschaft und die bertragung von Rollen unterscheiden o Eintrag bertr gt Rollen Dies ist typischerweise dann der Fall wenn ein Objekt zu sammen mit seinen Eintr gen in einem Ordner erzeugt wird In diesem Fall erbt das Objekt alle Mitglieder und ihre Rollen einschlie lich der Eigent merrolle von dem Ordner in dem das Objekt erzeugt wurde o Eintrag setzt Rollen Dies ist typischerweise dann der Fall wenn ein Benutzer A
433. sen indem Sie den Wert auf True setzen Beispiele element contents showlayout True Zeigt eine Inhaltsl iste an die auch die Layoutseite einschlie t element contents onlynames html Zeigt eine Inhaltsliste an die neben Ordnern nur Objekte enth lt deren Namen auf html endet element contents onlytypes text plain text html Zeigt eine Inhaltsliste an die neben Ordnern nur Text und HTML Dokumente enth lt o date F gt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ein Verf gbare Datumformate finden sich auch in 8 7 5 Funktionen auf S 168 Statisch Ja Parameter format optional Wenn Ihnen das Standardformat f r Datum und Zeit nicht gef llt Beispiel 2007 07 10 14 31 und Sie mit Python Programmierung vertraut sind k nnen Sie hier Ihr eigenes Format angeben Konsultieren Sie dazu das Python Hand buch unter strftime oder die oben angegebene Referenz f r einen ber blick Beispiel element date format 3A d B H M F gt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in einem benutzerdefinierten Format ein das statt des obigen Standardformats Dienstag 10 Juli 14 31 er gibt o documentactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript siehe 3 8 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache auf S 69 f r das aktuelle Dokument ein oder einen Verweis auf eine bestimmte Aktion Statisch Nein Parameter 158 Dokument und Inhaltsmanagement action optio
434. sicht d h der Ansicht die gezeigt wird wenn Sie auf eine einzelne Notiz klicken ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzuf gen benutzen Sie Datei Neu Dokument oder Datei Neu URL Die Tatsache dass eine Notiz Anlagen hat wird durch das Symbol bei der Notiz ange zeigt in der Einzelnotiz Ansicht immer und in der Diskussionsansicht wenn Ansicht Spal ten Anhang aktiviert st Klicken S e auf dieses Symbol um auf den Anlagenordner zuzu greifen Dort k nnen S e mit Datei Neu Dokument oder Datei Neu URL weitere Anlagen hinzuf gen und auch Anlagen Entfernen Ausschneiden und Kopieren Genau wie bei Notizen kann man auch Termine mit Anlagen versehen 6 1 5 Notizen eines Diskussionsforums durchsehen BSCW bietet Ihnen verschiedene M glichkeiten den Inhalt eines Diskussionsforums darzu stellen und durchzusehen In der Diskussions bersicht werden alle Notizen in einem Kasten mit Betreff und Autor dargestellt Sie k nnen die Darstellung der Diskussions bersicht anpas sen indem Sie Ihre Ans chtseinstellungen w hlen e FErm glichen Sie die Anzeige des Inhalts von Notizen einer Diskussions bersicht durch Aktivieren der Option Ansicht Notizinhalt Wenn diese Option aktiviert ist haben alle Notizen eine eigene Schaltfl che 7 oder I zur Anzeige bzw zum Aus blenden des Inhalts Zus tzlich erscheinen diese Schaltfl chen in der Mehrfachwahl Symbolleiste mit denen S e den Inhalt ausgew hlter Notizen anzeigen oder aus
435. sliste auszuschlie en die nicht einen bestimmten MIME Typ haben Spezifizieren S e als Wert dieses Parameters eine komma separierte Liste mit den zul ssigen Typen z B text html f r HTML Dokumente Die Spezifikation ganzer Grup pen von MIME Typen ist auch m glich wobe als Jokerzeichen eingesetzt werden kann z B text Ordner sind von diesem Filtern nach MIME Typ nicht betroffen Wenn Sie den Filter ausstellen wollen geben Sie als Wert an onlynames optional Standardwert Wirkt wie onlytypes nur wird auf der Grundlage der Namen der Objekte gefil tert Geben Sie eine komma separierte Liste der zul ssigen Namen an etwa x html oder image jpg dabei steht f r eine beliebige Zeichenkette und f r ein beliebiges Zeichen Wiederum sind Ordner von diesem Filtern nach Namen nicht betroffen Sie k nnen onlytypes gleichzeitig mit onlynames ver wenden In diesem Fall werden nur Dokumente angezeigt die beide Kriterien erf llen showfolders optional Standardwert webonly Legt fest welche Ordner zus tzlich zu den anderen Objekten angezeigt wer den und kann einen der folgenden drei Werte haben all Alle Ordner werden angezeigt none Kein Ordner wird angezeigt webonly Nur Websiteordner mit aktiver Startseite werden angezeigt showtemplatefolders optional Standardwert False Standardm ig werden Vorlagenordner nicht n der Inhaltsliste angezeigt S e k nnen das erzwingen indem S e den Parameter showtem
436. smen symbol positioniert wird ein zus tzli ches horizontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigen schaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten BSCW zeigt des weiteren zus tzliche Informationen an die vom Objekttyp und den ausge w hlten Ansichtsoptionen abh ngen wie zum Beispiel o eine Gr enangabe f r das Objekt o bei Ordnern die Anzahl der enthaltenen Objekte o bei Dokumenten und E Mail Nachrichten deren Gr e in Byte Kilobyte oder Megabyte o keines eines oder mehrere der folgenden Symbole der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt der Zugriff auf dieses Objekt wurde gesperrt dem Objekt wurde eine Notiz angeh ngt das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet 4 berblick o den Benutzernamen seines Erzeugers und oder Eigent mers o Datum und Zeitpunkt der letzten nderung o kein ein oder mehrere Symbole die Ereignisse anzeigen ein neues Objekt 2 nderungen an dem Objekt fs Objekt wurde gelesen nderungen in einem untergeordneten Objekt Sie k nnen fast alle Symbole in einem Objekteintrag anklicken um weitere Informationen et wa ber eine Gruppe eine Zugriffssperre eine Notiz eine Bewertung usw zu erhalten 1 4 3 Die pers nlichen Objekte In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfl che finden Sie eine Leiste mit Symbolen die f r Sie in jedem Ordner oder Arbeitsbereich zug nglich sind Diese Schnel
437. sowie Ihre Kontaktdaten in sozialen Netzwerken und Instant Messaging Diensten die es anderen Benutzern erleichtert mit Ihnen in Kontakt zu treten Um Informationen in Ihre pers nliche Info Seite einzutragen oder zu ndern e w hlen Sie Optionen Profil ndern Um das Erscheinungsbild Ihrer pers nlichen Info Seite zu berpr fen e w hlen Sie Optionen Profil Zeigen Das Formular Pers nliches Profil ndern wo S e Informationen f r Ihr pers nliches Profil eintragen oder ndern besteht aus verschiedenen Abteilungen d e jeweils eine Gruppe von Informationen f r Ihr pers nliches Profil enthalten o Pers nliche Daten o Kommunikation o Zeitzone o Bild o ffentlicher Schl ssel Erste Schritte 19 Pers nliche Daten Ihre pers nlichen Daten umfassen E Mail Adresse vollst ndigen Namen Organisation Adresse gesch ftliche und private Telefonnummern Faxnummern und Webseiten Alle diese pers nlichen Daten werden auf Ihrer pers nlichen Info Seite dargestellt und sind damit allen Benutzern Ihres BSCW Systems zug nglich Vollst ndiger Name und Organisation aus Ihrem pers nlichen Profil werden auch in Eintr gen ber S e n Adressb chern und Mitglieder Seiten benutzt Solch ein Eintrag schreibt sich z B wie folgt schmuecke Er ka Schm cke Regex AG wenn vollst ndiger Name und Organisation angegeben wurden Wenn der vollst ndige Name jedoch fehlt wird der Benutzer folgenderma en dargestellt schmu
438. ssourcen und damit geteilte Plattenplatzzuweisung kann eine faire L sung sein 4 2 4 Rollen definieren und ndern Einige Rollen in BSCW sind schon vom System vordefiniert wie z B Manager Mitglied oder Eingeschr nktes Mitglied Diese Rollen k nnen Benutzern f r alle BSCW Objekte zugewie sen werden und s nd daher berall verwendbar Dar ber hinaus k nnen Sie neue Rollen definieren wenn Sie sie f r eine bestimmte Anwen dung brauchen Beispiele w ren Lehrer Sch ler oder Gast Dazu gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Zugang Neue Rolle im Aktionsmen desjenigen Objekts f r das Sie eine neue Rolle definieren wollen Handelt es sich dabei um einen Ordner gilt die neue Rolle auch f r den Inhalt des Ordners e Im Formular Neue Rolle geben S e den Namen f r die neue Rolle ein Nun legen S e fest welche Zugriffsrechte k nftige Rolleninhaber erhalten sollen und welche nicht Dazu haben Sie zwei M glichkeiten e Sie k nnen auf Rollen zur ckgreifen die bereits im aktuellen Arbeitsbereich definiert s nd W hlen S e dazu aus der Liste der bestehenden Rollen eine Rollenvorlage aus und selektieren Sie das K stchen daneben Die Rollenvorlage k nnen Sie dann mit Rolle ndern Ihren Bed rfnissen anpassen e Sie k nnen die Zugriffsrechte der neuen Rolle auch v llig neu zusammenstellen Dazu w hlen S e d e Verwendung einer Rollenvorlage ab und markieren die Aktionsgrup pen zu denen die Rolleninhaber berech
439. st Insbesondere erlaubt die Funktion nun eine umfassendere Archivierung und Wiederherstellung von Inhalten in BSCW da zus tzliche Metadaten erfasst und archiviert werden Damit ist beispielsweise auch eine bertragung von Ar berblick beitsbereichen von einem BSCW Server auf einen anderen nahezu verlustfrei m glich siehe 13 1 Objekte archivieren auf S 243 Verschiedenes Verbesserung der Pop up Aktions Men s Bearbeitung und Wiederho lung von Suchanfragen von der Schnellstartleiste aus dauerhaftes Ausblenden von nicht interessierenden Suchergebnissen siehe 3 7 1 Besondere Aktionen in Suchordnern auf S 65 automatisches Sperren von Text und HTML Dokumenten die mit integriertem Editor bearbeitet werden siehe 8 1 1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten auf S 136 ff Hochladen von Dokumenten mit dem Drag amp Drop Uploader f r neuere Versionen von Firefox und Chrome auch ohne Java s ehe 13 5 1 Drag amp drop Uploader auf S 248 Wegfall einiger Aktionen bei den Gemein schaften insbesondere das Einladen von Mitgliedergruppen in Gemeinschaften siehe 11 6 Gemeinschaften n Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt auf S 207 berblick 11 2 Erste Schritte Die Abschnitte dieses Kapitels beschreiben was Sie tun m ssen um BSCW zu benutzen E1 nige dieser Schritte sind unerl sslich und andere werden Ihnen die Arbeit mit BSCW erleich tern Lesen S e das ganze Kapitel gr ndlich
440. st tzt wird 13 8 2 Outlook Abgleich verwenden Als ersten Schritt bei der Verwendung des Outlook Abgleichs m ssen Sie eine Verkn pfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem entsprechenden Kon taktordner oder Kalender in Outlook auf Ihrem lokalen Computer herstellen e ffnen Sie die Kontaktliste oder den Kalender den Sie mit einem lokalen Outlookord ner abgleichen wollen e W hlen Sie Datei Abgleichen im oberen Men oder klicken Sie auf gt in der Schnellstartleiste um das Abgleich Applet zu starten e Nach dem Hochfahren zeigt das Applet ein separates Fenster an in dem Sie einen Outlookordner ausw hlen k nnen den Sie zum Zwecke des Abgleichs mit der aktuel len Kontaktliste bzw dem aktuellen Kalender verkn pfen wollen Sie k nnen ent weder einen bereits existierenden Outlookordner ausw hlen oder einen neuen leeren Ordner erzeugen Einen neuen Ordner erzeugen Sie indem Sie zun chst einen existie renden Ordner ausw hlen der den neuen Ordner enthalten soll dann den Namen des neuen Ordners eingeben und schlie lich auf Ordner anlegen klicken Das Fenster zur Ordnerauswahl wird nur angezeigt wenn keine Verkn pfung zwischen der aktuellen Kontaktliste bzw dem aktuellen Kalender und einem Outlookordner besteht Dies ist der Fall wenn der Outlook Abgleich zum ersten Mal durchgef hrt w rd oder wenn der zu geordnete Outlookordner nicht zugreifbar ist weil er z B zwischenzeitlich gel scht wo
441. stem o Outlook Abgleich Synchronisierung Ihrer Kontaktlisten und Kalender in BSCW mit Ihren lokalen Outlook Daten o Arbeitsbereichs Browser schnelles Durchsuchen Ihrer BSCW Arbeitsbereiche Wenn Sie diese Erweiterungen nutzen wollen m ssen Sie Ihren Web Browser so konfigurie ren dass JavaScript interpretiert wird und lokal installierte Java Applets ausgef hrt werden Wie Sie dabei im einzelnen vorgehen unterscheidet sich von Plattform zu Plattform und von Browser zu Browser Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers Sofern Dokumente die Sie von Ihren Arbeitsbereichen heruntergeladen haben von Ihrem Web Browser u U mit Hilfe von vorher installierten Plugins angezeigt werden k nnen brauchen Sie die die Konfiguration Ihres Browsers nicht zu ndern um BSCW benutzen zu k nnen Wenn Sie allerdings Dokumente in spezifischen Anwendungsformaten mit anderen Mitglie dern eines Arbeitsbereichs austauschen wollen also in Dateiformaten die eine bestimmte An wendung voraussetzen wie z B WordPerfect Excel oder Photoshop sollten Sie Ihren Brow ser so konfigurieren dass er den MIME Typ standardisierte Kennung f r Dateiformate m Internet heruntergeladener Dateien auswertet und die Dateien mit dem richtigen Programm ffnet Wie Sie dabei vorgehen m ssen ist wiederum von Plattform und verwendetem Brow ser abh ngig Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers 22 Erste Schritte Wenn Sie diese Anpassun
442. t http Ihr BSCW Server bscew bsew cgV d12345 Bericht doc version 0 6 Achtung S e k nnen ltere Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle nachtr glich nur ver ndern wenn Sie von der Version die Sie bearbeiten wollen verzweigen und an schlie end die Zweigversion bearbeiten Wenn Sie sich die verschiedenen Versionen eines Dokuments nicht nur anzeigen lassen wol len sondern auch m glicherweise berfl ssige l schen wollen oder bei Text und HTML Dokumenten die Versionen miteinander vergleichen wollen e w hlen Sie ndern Versionen verwalten im Aktionsmen des Dokuments aus Sie erhalten dann die Versionshistorie mit Datum Autor Status und etwaigen Anderungs not zen aller Versionen die gel scht werden k nnen Beachten Sie dass bestimmte 144 Dokument und Inhaltsmanagement Versionen aus technischen Gr nden nicht gel scht werden k nnen wenn s e z B Aus gangspunkt eines Versionszweigs sind e Bei Text und HTML Dokumenten k nnen S e vor dem L schen je zwei Versionen vergleichen W hlen Sie die beiden Versionen aus und klicken Sie auf Versionen ver gleichen Der Vergleich der beiden Versionen erscheint im Aktionsformular neuer Text ist unterstrichen gel schter Text ist durchgestrichen e F r das L schen w hlen Sie die Version en aus die Sie l schen wollen und kontrol lieren sorgf ltig dass alle Versionen die Sie nicht l schen wollen auch nicht markiert sind Anschlie end klicken
443. t ffnen history Historie zeigen info Mehr Information link Verweisen in Ablage make Statische Kopie printweb Drucken rate Bewer ten rename Namen ndern replace Ersetzen resubmit Wiedervorlegen revise Neue Version uploaddoc Dokument hochladen Dokument und Inhaltsmanagement 159 o folderactions Wirkt genau wie documentactions jedoch ist der aktuelle Websiteord ner der Gegenstand des Aktionsmen s bzw der einzelnen Aktionen auf die verwiesen wird Statisch Nein Parameter Dieselben wie f r documentactions Beispiele element folderactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript f r den aktuel len Websiteordner ein element folderactions action get text Liste aller Objekte im BSCW Stil F gt einen Verweis zum ffnen des aktuellen Websiteordners mit dem Text Liste aller Objekte im BSCW Stil ein Diese Aktion zeigt die BSCW bliche Liste von Eintr gen des Websiteordners an element folderactions action history F gt einen Verweis auf die Historie des aktuellen Websiteordners mit dem Standardtext dem Aktionsnamen Historie zeigen ein M gliche Aktionen addcal Neuer Gruppenkalender addctlist Neue Kontaktliste addpage neue Seite addsubwebfolder Neuer Ordner addmember Mitglied einladen add notes Neues Diskussionsforum addocset Neues DokSet addrole Neue Rolle addSearch Neuer Suchordner addurl Neue URL chbanner Banner n
444. t ffentlichem Zugang moderieren Sie k nnen so schnell und bequem kon trollieren wie das was Sie ins Netz stellen aus der Perspektive des anonymen Benutzers im World Wide Web aussieht und in welchem Umfeld es steht Wenn Sie dar ber hinaus ein BSCW Objekt das ffentlich zug nglich ist aus dem World Wide Web z B von Ihrer Homepage aus erreichbar machen m chten gehen Sie folgender ma en vor e Notieren Sie sich die URL dieses Objekts die meisten Web Browser k nnen die URL eines Verweises n Ihre lokale Zwischenablage kopieren e Ver ndern S e die URL so dass die Anmelde Prozedur umgangen und das Objekt di rekt angesprochen wird indem ste in der URL bscw durch pub ersetzen e F gen Sie die so ver nderte URL z B in Ihre Homepage ein um so von dort aus den direkten Zugriff auf das ffentlich zugreifbare BSCW Objekt zu erm glichen Die Ver nderung der URL wird durch das folgende Beispiel veranschaulicht Die interne Adresse eines Objekts sei http Ihr BSCW Server bsew bscw cg d18147 ein doc Der fettgedruckte Teil dieser Adresse muss f r den anonymen Zugang wie unten gezeigt er setzt werden http Ihr BSCW Server pub bscew cgV d18147 ein doc Das Austauschen von bscw durch pub hat den Effekt dass die Anmelde Prozedur die normalerweise bei jedem Zugriff auf den Server erfolgt umgangen wird Die Zugriffskontrol le wird dadurch trotzdem nicht abgeschaltet BSCW gibt eine
445. t Andernfalls k nnen Sie die Objekte einfach ausschneiden und an geeigneter Stelle wieder einf gen amp l L schen entfernt die ausgew hlten Objekte aus Ihrem Papierkorb Dadurch verlieren Sie den Zugriff auf diese Objekte ber die gel schten Eintr ge Sie k nnen immer noch Zugriff auf diese Objekte ber andere Eintr ge haben die Sie z B mit Ver weis in Zwischenablage erzeugt haben Wenn Sie einen Arbeitsbereich l schen des Grundbegriffe und funktionen 53 sen einziger Eigent mer Sie sind und wo Sie durch das L schen den Zugriff vollst n dig verlieren st der Arbeitsbereich auch f r etwaige andere Mitglieder n cht mehr zu greifbar In diesem Fall werden Sie auf diese Tatsache hingewiesen bevor der Ar beitsbereich tats chlich gel scht w rd Wenn S e einen gemeinsamen Arbeitsbereich l schen dessen Eigent mer Sie nicht sind oder der noch andere Eigent mer hat so be endet das lediglich Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich der Arbeitsbereich selbst bleibt f r die anderen Mitglieder bestehen Besondere Regeln f r das L schen von Versionen gelten bei Dokumenten unter Versions kontrolle siehe 8 3 5 Versionen verwalten auf S 144 Wem geh ren entfernte und gel schte Objekte Diese Frage wird wichtig wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server Quo ta System aktiviert ist weil alle Objekte deren Eigent mer Sie sind Ihrem Plattenplatz anteil zugerechnet werden Di
446. t Ihren Gesch ftspartnern Extranet F r asynchrone n cht gleichzeitige Zusammenarbeit bietet BSCW gemeinsame Arbeitsbe reiche in denen Gruppen hre Dokumente Notizen URLs Aufgaben usw ablegen ver walten gemeinsam bearbeiten und austauschen k nnen Die wesentlichen Vorteile o Mit einem BSCW Arbeitsbereich k nnen Sie innerhalb von Arbeitsgruppen Doku mente gemeinsam nutzen und das unabh ngig von den Computersystemen mit denen die Mitglieder arbeiten o Sie m ssen keine Software installieren um BSCW zu benutzen Sie brauchen nur einen der marktf hrenden fre erh ltlichen Web Browser o Sie greifen auf BSCW Arbeitsbereiche zu sehen Ordner bersichten durch und k nnen Dokumente auf dem eigenen Rechner speichern o BSCW h lt Sie ber alle Ereignisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen die Sie interes sieren auf dem laufenden o Sie k nnen mit Ihrem Web Browser Dokumente in einen gemeinsamen Arbeitsbereich laden oder Notizen URLs Aufgaben usw erzeugen Die synchrone gleichzeitige Zusammenarbeit unterst tzt BSCW durch Werkzeuge f r o die Planung und Organisation von Treffen o die unmittelbare Kommunikation mit Partnern die gerade in einem gemeinsamen Ar beitsbereich akt v sind 1 2 Was brauche ich um BSCW zu benutzen Die technischen Anforderungen f r die Arbeit mit BSCW sind ausgesprochen gering o Sie brauchen eine pers nliche E Mail Adresse damit Sie sich an einem ffentlichen BSCW
447. t es als Bild Text oder Web seite an o ein Programm auf Ihrem lokalen Rechner welches das Dokument anzeigen oder bear beiten kann wird gestartet o eine Dialog Box wird angezeigt mit der Sie das Dokument lokal abspeichern k nnen o der Web Browser bietet Ihnen eine Reihe von Optionen an mit dem Dokument umzu gehen 3 2 2 Dokument unter Versionskontrolle Die Versionskontrolle ist ein m chtiges und komfortables Instrument das verhindert dass ein Dokument von dem mehrere Bearbeitungsstufen oder Fassungen gespeichert werden sollen versehentlich berschrieben wird Au erdem wird gew hrleistet dass f r jede Bearbeitung nur die jeweils neueste Fassung des Dokuments verwendet wird 3 2 3 Notiz Eine Notiz ist typischerweise eine kurze Mitteilung die Sie in BSCW erstellen Notizen sind ein geeignetes Mittel um o die Mitglieder eines Arbeitsbereichs ber ein Thema zu informieren o eine Diskussion zu einem Problem zu starten oder daran teilzunehmen o alle Mitglieder um eine Stellungnahme zu einem Thema zu bitten Innerhalb eines Diskussionsforums k nnen Notizen als eigenst ndige Beitr ge oder als Antwort auf andere Notizen innerhalb eines Diskussionsstrangs erstellt werden Au erhalb von Diskussionsforen kann eine Notiz als Eintrag in Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papier korb existieren wenn Sie sie ausgeschnitten kopiert oder entfernt haben 3 2 4 URL hnlich wie ein Eintrag in einer Liste von Lesezeichen
448. t fest Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern Kreuzen S e diese Option an wenn Sie die Einstellungen f r die Ordneransicht individuell f r jeden Ordner speichern wol len Wenn diese Option nicht in Kraft ist gelten die Ansichtseinstellungen f r einen Ordner automatisch auch f r alle anderen Ordner F r Einzelheiten siehe 3 8 4 Ordneransichten auf S 73 insbesondere den Unterabschnitt ber den G ltigkeitsbereich von Ansi chtseinstellun gen Popup Dialoge benutzen Kreuzen S e diese Option an wenn S e Aktionsformulare als Pop up Fenster in Registerkartenformat angezeigt haben m chten Wenn diese Option nicht akti Grundbegriffe und funktionen 71 viert ist werden Aktionsformulare als Standardformulare mit ausklappbaren Abteilungen an gezeigt Datumeingaben f r Zeigeger t Maus optimieren Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie Daten lieber ber Auswahllisten und Ihre Maus eingeben anstatt direkt ber Ihre Tastatur Unterabteilung Symbole in der Schnellzugriffsleiste Kreuzen Sie die Symbole an die Sie in der Schnellzugriffsleiste angezeigt haben m chten Unterabteilung Symbole in der Schnellstartleiste Kreuzen Sie die Symbole an die Sie in der Schnellstartleiste angezeigt haben m chten Startseite Startseite nach Anmeldung zeigen Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie eine Sitzung mit BSCW immer mit der Anzeige Ihrer pers nlichen Startseite beginnen wollen Anzahl
449. te an einer anderen Stelle Ihrer Ordnerhierarchie einf gen Sie k nnen die Auswahl der Artikel eines RSS Feeds aktualisieren indem Sie e Suche wiederholen im Aktionsmen des RSS Feeds aufrufen Was die Einstellung der Ansicht angeht sind RSS Feeds ein eigener Objekttyp sie erben kei ne Ans chtseinstellungen von anderen Ordnern und hre Einstellungen beeinflussen nicht die Ansichten von anderen Ordnern Diskussionsforen Blogs und Feeds 117 7 Alternative Benutzerschnittstellen 7 1 Desktop Widgets Die Desktop Widgets erf llen dieselben Funktionen wie die Widgets Ihrer pers nlichen Start seite siehe 3 4 1 Pers nliche Startseite auf S 47 Sie befinden sich aber nicht innerhalb eines BSCW Browserfensters sondern auf dem Desktop Ihres PC und laufen unabh ngig von Ihrem Browser Sie k nnen mittels eines Desktop Widgets in Ihren BSCW Inhalten navigie ren oder sich ber aktuelle nderungen informieren lassen ohne dazu den Web Browser ff nen zu m ssen Zur Anzeige von weiteren Informationen wenn S e z B einen Ordner ffnen oder ein Dokument herunterladen verwenden die Desktop Widgets dann wieder den Web Browser und f hren den Benutzer n die gewohnte Benutzeroberfl che Systemanforderungen Desktop Widgets setzen die Installation von Adobe AIR ab Version 2 0 und einen Speicher von mindestens 5 2 kB RAM 1 GB empfohlen voraus und laufen auf o Windows Microsoft Windows XP Home Professional oder Tablet PC
450. tellung der automatischen Versionie rung behalten diese Einstellung alle anderen Unterordner erben die Einstellung vom aktu ellen Ordner Alle Dokumente die innerhalb des Ordners neu erzeugt werden etwa ber Neu Dokument oder ber Hochladen per drag amp drop werden unter Versionskontrolle wie angegeben ge stellt mit dem neuen Dokument als erste Version Beachten Sie dass Dokumente die dem Ordner ber Bearbeiten Einf gen hinzugef gt werden n cht automatisch unter Versionskon trolle gestellt werden erst ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen bewirkt dies wie oben erw hnt Wenn ein Neuer Versionszweig von einem Dokument das schon unter Versionskon trolle steht erzeugt wird siehe 8 3 4 Versionen verzweigen auf S 143 wird das Zweig dokument unter dieselbe Art von Versionskontrolle gestellt wie sie f r den Ordner g ltig ist Beachten Sie dass Versionen von denen ein Versionszweig ausgeht nicht gel scht werden k nnen Solche Versionen z hlen f r automatische Versionierung mit einer begrenzten An zahl von Versionen n cht mit Wenn Sie die automatische Versionierung f r einen Ordner zur cknehmen d h Sie w hlen die Einstellung Keine automatische Versionierung oder die BSCW Voreinstellung wenn die auf dasselbe hinausl uft werden die Dokumente des Ordners und seiner Unterordner nicht ver ndert und keine existierenden Versionen gehen verloren Dokumente und Unter ordner mit einer expliziten
451. tellungen e Kontext Ordner dessen Ereignisse angezeigt werden sollen e Anzahl Eintr ge Maximale Anzahl der Eintr ge auf einer Seite des Widgets e Filter Ausblenden von Ereignissen die von Ihnen bzw nicht von Ihnen verursacht worden sind e Aktualisierungsrate Zeitspanne nach der die Anzeige des Inhalts automatisch aktuali siert wird 7 2 Schnittstelle zu mobilen Ger ten BSCW bietet einen mobilen Zugang zu Ihrem BSCW Server so dass Sie auch unterwegs ber mobile Endger te auf den BSCW Server zugreifen k nnen ber ein mobiles Portal er halten S e z B Zugriff auf Ihr Adressbuch Ihren Kalender und Ihre Arbeitsbereiche Die neu esten BSCW Ereignisse werden Ihnen in einer speziellen Ansicht pr sentiert ber Lese zeichen k nnen Sie schnell und unkompliziert auf h ufig verwendete Bereiche zugreifen Der derzeitige mobile Zugang zum BSCW Server wurde f r mobile Endger te der neuesten Generation entwickelt Als Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ben tigen Sie ein ent sprechendes mobiles Endger t wie etwa ein Apple iPhone oder ein Android Smartphone Die Benutzung des mobilen Zugangs zu Ihrem BSCW Server erfordert die vorherige Aktivie rung der entsprechenden Funktionalit t durch Ihren BSCW Administrator Bei Fragen zum Netzwerkzugriff oder zur Konfiguration Ihres mobilen Endger tes wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkanbieter oder den Hersteller des Endger ts 7 2 1 Mobiler Zugang Der mobile Zugang zu
452. tem erfahren O Suchmaschine im Web O Kollegen Freunde O Link auf einer Daggie Site O Mennen Sie andere Wieviel Zeit haben Sie mit der Benutzung des Systems verbracht Unter 1 Stunde 1 4 Stunden O Mehr Haben Sie Express Anfragen benutzt Ja Mein Wie bewerten Sie Daggiebog achlecht 5 6 Benuftzerschnitstelle O 6 O O Anfragesprache O O C O O D O Fr zision der Ergebnisse C O O C D C O Haben Sie Vorschl ge f r Verbesserungen oder Erweiterungen HERE Antwort abschicken erforderlich Abbildung 28 Fragebogen einer Umfrage Das Arbeiten mit Umfragen und Abstimmungen ist nur m glich wenn die entsprechende Funktionalit t von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren Server aktiviert worden ist 10 3 1 Umfragen erzeugen Um eine neue Umfrage im aktuellen Ordner zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor 192 W hlen Sie Datei Neu Umfrage im oberen Men Das Aktionsformular Neue Um frage hat drei Abteilungen in denen Sie die neue Umfrage spezifizieren In der Abteilung Allgemeines geben Sie zun chst Namen berschrift sowie optio nale Tags und Beschreibung der neuen Umfrage ein Unter der berschrift wird die Umfrage den Teilnehmern pr sentiert Wenn Sie keine gesonderte berschrift ange ben wird der Name des Umfrageobjekts genommen Teilnahme an der Umfrage ist nur innerhalb des Zeitrahmens der Umfrage m glich Bitte beachten Sie dass die Auswahlk stchen
453. ter Form erscheinen die Attribute als Tooltips des Symbols bzw der einzeiligen Beschreibung Alle Attribute werden auch auf der Info Seite angezeigt Alle Attribute einschlie lich der benutzerdefinierten k nnen in BSCW Suchen benutzt wer den Das Suchformular bietet an diese Attribute als Suchkriterien zu verwenden S e k nnen die Metadaten von Dokumenten Notizen Kontakten Aufgaben und Laufmappen eines Ordners in Form einer komma separierten csv Datei speichern und exportieren Dabei werden auch Unterordner Unter Unterordner usw durchsucht Neben den Metadaten werden auch Zugriffspfad und BSCW Objekt Id f r jedes Objekt n der Date ausgegeben e W hlen Sie Datei Sendenan Metadaten im oberen Men des Ordners e Im Aktionsformular Metadaten exportieren k nnen Sie die Attribute ausw hlen die Sie exportieren wollen kreuzen Sie komplette Namensr ume an oder klappen Sie einen Namensraum auf und w hlen Sie einzelne Attribute f r den Export aus e Wahlweise k nnen Sie die Metadatendatei direkt herunterladen in der Zwischen ablage oder im Ordner selbst speichern So k nnen S e Metadaten z B mit einem Tabellenkalkulationsprogramm weiterverarbeiten Sie k nnen die Aktion auch mit Senden an Metadaten im Aktionsmen eines Ordners aufrufen 78 Grundbegriffe und funktionen Mehr ber Benufzeranforderungen T x Details von Dokument Berutzeranforderungen oem keine Brees gut Hnzugef gtvon Tann
454. tere Objekte k nnen mit Datei Zugang ffentlich machen im oberen Men und Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des Objekts ffentlich zug nglich gemacht werden Diese Aktion ist standardm ig nur f r Manager er laubt Die Zugriffsrechte f r anonyme Benutzer werden festgelegt wenn ein Objekt ver ffent licht wird Standardm ig ist anonymer Zugriff auf das Leserecht beschr nkt Hinweis Aus S cherheitsgr nden kann der BSCW Administrator den ffentlichen Bereich Ihres BSCW Servers entfernen In diesem Fall k nnen keinerlei Objekte ffentlich zug nglich gemacht werden Der ffentliche Bereich ist als Gemeinschaftsarbeitsbereich mit dem Namen public verwirk licht Seine Gemeinschaft ist die Gruppe der anonymen Benutzer d h aller Benutzer die auf den ffentlichen Teil eines BSCW Servers anonym zugreifen Gemeinschaften im allgemei nen werden in 11 Gemeinschaften auf S 199 beschrieben Der Ordner public ist in der Liste der Gemeinschaftsarbeitsbereiche von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW Ser 54 Grundbegriffe und funktionen vers enthalten Sie gelangen zum ffentlichen Bereich z B durch Klicken auf in der Schnellzugriffsleiste 3 5 1 Anonymen Zugriff erlauben BSCW macht es Ihnen leicht Objekte im World Wide Web zu publizieren Private Ordner gemeinsame Arbeitsbereiche Websiteordner Diskussionsforen Kalender Blogs Kontakt listen und andere Objekte k nnen dadurch publiziert werd
455. tfernen ist er f r die anderen Mitglieder des diesbez glichen Arbeitsbereichs n cht mehr zugreifbar aber f r die Teilnehmer des Termins bleibt er in ihren pers nlichen Kalendern erhalten Einen Termin den S e versehentlich entfernt haben k nnen S e wiederherstellen indem S e ihn aus dem Ihrem Papierkorb wieder Zur cklegen F r das endg ltige L schen von Terminen m Papierkorb gelten dieselben Regeln wie f r andere Objekte siehe auch 4 2 5 Eigentum und Eigent merrolle auf S 94 Wenn Sie z B einen Termin dessen einziger Eigent mer Sie sind aus einem Gruppenkalender l schen und dieser Termin auch noch in Ihrem pers nlichen Kalender vorkommt st der Termin immer noch zugreifbar auch f r die Teilnehmer und Sie bleiben Eigent mer Sie haben nur den Termineintrag im Gruppenkalender gel scht Wenn der Termin allerdings nicht in Ihrem pers nlichen Kalender eingetragen gewesen w re w re er f r niemanden mehr zugreifbar 10 1 4 Verschiedene Ansichten benutzen S e k nnen s ch einen Kalender n verschiedenen Ansichten zeigen lassen Die meisten An sichten sind im Men Ansicht zusammengefasst Zus tzlich k nnen Sie sich die Termine eines Kalenders auch auf einer Zeitachse anzeigen lassen siehe unten e W hlen Sie unter den Optionen von Ansicht in der oberen Men leiste dasjenige For mat aus das Ihren aktuellen Bed rfnissen entspricht e Tag zeigt alle Termine eines Tages an e Woche zeigt die
456. tigen weiter Abbildung 14 Das Ereignis Desktop Widget Die Benutzung der Desktop Widgets erfolgt nach demselben Muster wie die Benutzung einer BSCW Startseite e Klicken Sie auf um die Inhaltsanzeige eines Desktop Widgets zu aktualisieren Hinweis Bei einigen Desktop Widgets wie den Ereignissen und dem Adressbuch wird die Inhaltsanzeige in regelm igen Abst nden automatisch aktualisiert Den Zeit abstand k nnen Sie in den Einstellungen ndern Alternative Benutzerschnittstellen 121 e Klicken Sie auf 7 um ein Desktop Widget zu bearbeiten Ihnen werden daf r drei Tabs angeboten e Einstellungen Hier k nnen Sie die Darstellung des Inhalts ver ndern etwa den Kontext eines Widget die Anzahl der Eintr ge die in einer Liste dargestellt wer den sollen oder ein Sortier oder Filterkriterium Das Sortierkriterium Ihre Vor einstellung bedeutet dabei immer dass so sortiert wird wie es der Benutzer an der Standard Benutzerschnittstelle f r die jeweilige Liste eingestellt hat So kann man erreichen dass die Sortierung im Desktop Widget synchron mit der Sortie rung an der Browser Schnittstelle st Die Einzelheiten werden weiter unten bei der Funktionalit t der Widgets behan delt e Mein Konto Hier wird angezeigt als welcher Benutzer und bei welchem BSCW Server Sie mit dem Desktop Widget angemeldet sind Sie k nnen hier einen ande ren Benutzernamen eintragen um sich mit dem Desktop Widget unter einem an d
457. tigt sein sollen Alle BSCW Aktionen die der Zugriffskontrolle unterliegen sind in Aktionsgruppen eingeteilt Im folgenden sind die Aktionsgruppen mit einigen typischen Beispielen aufgef hrt Lesen ffnen Kopieren Lesen erw Mehr Information ndern Neuer Ordner Dokument hochladen Beschreibung ndern ndern erw Entfernen Eigent mer Rolle zuweisen Rolle ndern Teilen Mitglied einladen Mitglied entfernen Teilen erw Neue Rolle Hochladen per E Mail Bearbeiten Ausschneiden Notiz bearbeiten W hlen Sie Rolle ndern um alle Aktionsgruppen im Detail anzeigen zu lassen diejenigen die Sie angekreuzt haben als auch diejenigen die Sie nicht angekreuzt haben e Best tigen Sie mit OK wenn Sie mit den Aktionsgruppen die Sie ausgew hlt haben zufrieden sind oder klicken Sie auf Rolle ndern um n tige Feineinstellungen an der neu definierten Rolle auf Aktionsebene vorzunehmen vgl weiter unten bei Rolle ndern Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 93 Selbstdefinierte Rollen s nd auf den Geltungsbereich des betreffenden Objekts beschr nkt und k nnen nur dort verwendet werden Sowohl vordefinierte als auch selbstdefinierte Rollen werden als normale Rollen bezeichnet weil sie in ihrem Geltungsbereich ohne Einschr nkungen zugewiesen werden k nnen Da neben gibt es auch noch Spezialrollen die nur eingeschr nkt anderen Benutzern zugewiesen werden k nnen oder sich n spezieller We
458. tisch zu einem Teil von Arbeitsbereich X d h ist in Arbeitsbereich X enthalten siehe auch 4 1 4 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen auf S 88 wo Arbeits bereiche ineinander eingebettet werden mit analogen Folgen f r die Mitgliedergruppen Hinweis Alle Mitglieder einer eingeladenen Gruppe erhalten bez glich des Arbeitsbereichs in den sie eingeladen werden die Rolle in der sie eingeladen werden lediglich die einge Arbeitsbereiche Zugriffsrechte und Rollen 87 schr nkten Mitglieder werden zu anonymen Mitgliedern haben also nur Lese kein Info Recht mehr Wenn ein Mitglied durch eine solche Einladung mehrere Rollen hat hat es alle Rechte die sich aus den verschiedenen Rollen ergeben S e k nnen diesen Mechanismus dazu verwenden um eine hierarchische Organisation auf BSCW Arbeitsbereiche und ihre Mitgliedergruppen abzubilden Erzeugen Sie zun chst Ar beitsbereiche f r alle Organ sationseinheiten dann laden Sie die Benutzer die zu den unters ten Einheiten geh ren zu den entsprechenden Arbeitsbereichen ein und f gen die Mitglieder gruppen dieser Arbeitsbereiche ihrem Adressbuch hinzu Als n chstes laden Sie die Mitglie dergruppen der untersten Einheiten zu den Arbeitsbereichen eine Ebene h her zu denen sie geh ren ein eventuell zuz glich einiger Manager und Stabsangeh riger Indem Sie sich so die Organisationshierarchie hinaufarbeiten erzeugen Sie eine entsprechende Hierarchie von Mitglieder
459. trag in einer pers nlichen Zu Erledigen Liste Wenn Sie eine solche pers nliche Aufgabe gestartet haben k nnen S e aber immer noch nachtr glich Auftragneh mer zuweisen etwa mit Aufgabe Zuweisen Die Zuweisung von Auftraggebern kann unterbleiben Sie werden dann nach dem Start auto matisch Auftraggeber Sollte das nicht in Ihrem Sinne sein so k nnen Sie die Aufgabe sp ter immer noch an einen anderen Auftraggeber delegieren Nachdem Sie nun alle n tigen Vorbereitungen getroffen haben e k nnen Sie die Aufgabe mit Aufgabe Starten im Aktionsmen der Aufgabe star ten Denselben Effekt hat Aufgabe starten in der Aufgabenans cht e Die Aufgabe geht durch diese Aktion vom Zustand initial n den Zustand gestartet ber und Sie werden einziger Auftraggeber Sollten vorher noch andere Benutzer als Auftraggeber vorgesehen gewesen sein verlieren sie diese Rolle e Alle Eingabedaten werden mit dem Starten der Aufgabe freigegeben sie sind f r die Auftragnehmer s chtbar und k nnen in diesem Aufgabenzustand nicht ge ndert wer den weder von Ihnen als Auftraggeber noch von den Auftragnehmern Dokumente als Eingabedaten werden beim Starten unter Versionskontrolle gestellt damit nderungen stets nachvollziehbar sind und Dokumentversionen Bearbeitungszust nden eindeutig zugeordnet werden k nnen z B wenn ein Eingabedokument nach etwaigen Beanstandungen noch von Ihnen als Auftraggeber ge ndert werden muss Workflow Management 22
460. tragszeile an Notizeintr ge die zu einem Diskussionsstrang geh ren k nnen gruppiert werden e W hlen Sie Ansicht Sortieren nach Antworten in der oberen Men leiste Durch Notizen k nnen Inhalte verschiedenster Art zu einem Diskussionsforum beigesteuert werden Sie k nnen Ihren Beitrag durch einen Typ charakterisieren der bei der Darstellung durch ein entsprechendes Symbol repr sentiert wird Der ffentliche BSCW Server bietet fol gende Typen an die m glicherweise auf anderen Servern variieren I neutrale Notiz Pro Zustimmung Kontra Ablehnung rger starke Ablehnung Wichtig bedeutungsvoller Beitrag 9 Idee pl tzliche Inspiration Diskussionsforen Blogs und Feeds 109 6 1 1 Diskussionsforen erzeugen Sie erzeugen ein neues Diskussionsforum und die erste Notiz darin in einer einzigen Aktion e W hlen Sie Datei Neu Diskussionsforum im oberen Men e Im Formular Neues Diskussionsforum geben S e den Namen des neuen Diskussions forums ein wenn Sie das Namensfeld leer lassen wird der Betreff als Name genom men e W hlen Sie den Typ der dem Inhalt der ersten Notiz die Sie erzeugen wollen am besten entspricht siehe oben f r die einzelnen Typen e Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld Betreff ein e Geben Sie wahlweise Tags f r das Diskussionsforum ein e Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Notiz in das Fenster des HTML Editors unter Notiz Wenn Sie auf Abb
461. trolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen die Erzeugung einer Version die das angegebene Maximum berschreitet f hrt dazu dass die lteste Version gel scht wird e Keine automatische Versionskontrolle Versionskontrolle muss explizit f r einzel ne Dokumente festgelegt werden e Die aktuelle Einstellung w rd durch Vorauswahl angezeigt Treffen S e Ihre Wahl und best tigen S e mit OK Automatische Versionskontrolle wird auf alle Unterordner eines Ordners vererbt es sei denn dass ein Unterordner eine eigene Einstellung zur automatischen Versionierung hat Sie k n nen also ganze Teilb ume Ihrer Ordnerhierarchie unter Versionskontrolle stellen wobei Sie bestimmte Unterordner davon ausnehmen k nnen indem S e f r diese explizit Keine auto matische Versionierung festlegen Sie k nnen mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen eine automatische Versionierung auch f r einzelne Dokumente festlegen um z B bestimmte Dokumente von der Versionskon Dokument und Inhaltsmanagement 145 trolle auszunehmen oder Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen fest zulegen Dies wird auch bereits bei der Erzeugung von Dokumenten angeboten Die Einstellung f r die automatische Versionierung die f r einen Ordner oder ein Dokument g ltig ist wird auf der Info Seite unter Details angezeigt klicken Sie auf FE am linken Rand des Objekteintrags Wenn sich in der Abteilung Details kein Eintrag Auto Versio
462. truktur der Ord nerseite m Detail erkl rt 2 berblick Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe BUILD aB RD JAANE N Kreifelts gt Mg CBd CeBIT fh Suchen 2u insgesamt 10 Eintr ge Icon Name Aktion Gr e Teilen Notiz Wert Erzeugt von Neu al I 188 E CeBIT Review ar DA ruland E ar ME amp cegit Bscw l Kreifelts P i M Auf die Anfrage passen 42000 Objekte 16 sind gespeichert A E H Zeitplan hd 7 ruland ar al E 5i Flyer 2 Kreifelts F FI mie Vorlage dtm 5 amp Kreifelts Abbildung 1 Beispiel f r eine Ordner bersicht 1 4 2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs BSCW unterst tzt eine Vielfalt von Objekttypen O O O Dokument Dokument unter Versionskontrolle Notiz URL Ordner Suchordner Kalender Diskussionsforum Blog E Mail Nachricht Vorlagenordner Websiteordner DokSet Dokumentensammlung Projekt Laufmappe Aufgabe Umfrage berblick o Kontaktliste Der in Abbildung 1 gezeigte Ordner enth lt ein Exemplar von vielen der genannten Typen Jedes Objekt wird durch einen Eintrag repr sentiert Dieser beginnt mit einem Auswahlk st chen check box um das Objekt f r weitere Aktionen auszuw hlen und enth lt des wei teren den Objektnamen eine Schaltfl che die ein Aktions Popup Men ffnet sowie einige Symbole und zus tzliche Daten wie in der folgenden Abbildung dargestellt Ee Pro
463. tschritt eines Projekts kann o noch nicht gestartet o planm ig o kritisch o berf llig oder o abgeschlossen sein Nach dem Erzeugen eines Projekts w rd der Fortschritt auf noch nicht gestartet gesetzt wenn sein Zeitrahmen in der Zukunft liegt sonst auf planm ig optimistisches Modell Der Fort schritt eines Projekts wird standardm ig von der Aufgabenebene ber die Phasenebene zur Projektebene automatisch aggregiert siehe 12 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation auf S 223 kann aber auch vom Benutzer explizit gesetzt werden Wenn e n Projekt keine Phasen oder Aufgaben hat findet nat rlich keine Fortschritts aggregation statt und der Fortschritt muss manuell gesetzt werden S e setzen den Fortschritt eines Projekts explizit indem e Sie Datei ndern Eigenschaften im oberen Men des Projekts ausw hlen und im Aktionsformular n der Abteilung Fortschritt den gew nschten Fortschrittswert anklicken W hlen Sie automatisch bestimmt wenn BSCW den Fortschritt aggregie ren soll F r die Darstellung des Fortschritts n der entsprechenden Spalte der Ordner bersicht werden Symbole benutzt liegen Phase oder Projekt m Plan noch nicht gestartet planm ig oder abgeschlossen wird der Fortschritt durch amp symbolisiert die Symbole amp und bedeuten kritisch bzw berf llig Auch die Phasen und Projektsymbole in der Ordner bersicht weisen Workflow Management 211 auf de
464. ttstelle ne ben allgemeinen Informationen weitere Details wie besondere Attribute Mitglieder und Ereignishistorie soweit verf gbar Dazu ist die Detailansicht in verschiedene Tabs unterteilt die unten auf der Seite angeklickt werden k nnen o Allgemeines Allgemeine Informationen wie Name nderungsdatum oder Pfad zum Objekt sowie ggf m gliche Aktionen auf dem jeweiligen Objekt o Attribute Objektspezifische Details wie Dokument Metadaten und benutzerdefinierte Attribute o Mitglieder Teilnehmer Liste der Mitglieder mit Zugriff auf den angezeigten Ordner bzw Teilnehmer des Termins o Historie Ereignishistorie des Objekts Sofern Sie ber hinreichende Zugriffsrechte zum ndern des angezeigten Objekts verf gen k nnen Sie ber die verschiedenen Tabs der Detailansicht z B nderungen an Name Tags oder Beschreibung vornehmen spezielle Attr bute w e Dokumentmetadaten ndern oder Mitglieder einladen oder entfernen Zur nderung dient jeweils die Schaltfl che EZ Bearbeiten oben rechts in der Navigations leiste der Detailansicht Sie k nnen auch im Bearbeitungsmodus zwischen den verschiedenen Tabs hin und herschalten Die Bearbeitung muss mit OK oben rechts in der Navigations leiste best tigt werden Die Bearbeitung kann durch Auswahl der Schaltfl che oben links in der Navigationsleiste abgebrochen werden Aktionen Neben der nderung von Objektattributen und dem Mitgliedermanagement werden auch wei tere
465. twa werden die Beanstandungen dadurch freigegeben dass die Auf gabe mit Aufgabe beanstanden beanstandet wird und Ausgabedaten werden durch Aufgabe erledigen freigegeben Freigegebene Daten k nnen im aktuellen Zustand der Aufgabe hier beanstandet oder erledigt nicht ver ndert werden und sind f r alle Beteiligten sichtbar o Inhalt enth lt s mtliche Aufgabendokumente d h die Werte von Datenfeldern vom Typ Dokument sortiert nach Eingaben und Ausgaben und beliebige sonstige Anlagen zur Aufgabe d e von den Beteiligten hier eingestellt werden Den letzten Teil des Inhalts bildet das Ablaufprotokoll H er werden s mtliche Aufga benaktionen also Start Erledigung Beanstandung usw automatisch dokumentiert Das Ablaufprotokoll ist als Diskussionsforum organisiert Der jeweilige Akteur kann der Aktionsnotiz einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen Die einzelnen Abschnitte werden nur angezeigt wenn sie etwas enthalten d h der Abschnitt Daten entf llt wenn die Aufgabe z B keine Ein oder Ausgabedatenfelder enth lt Abbildung 30 zeigt ein Beispiel einer neu erzeugten Aufgabe in der Aufgabenansicht 220 Workflow Management Zwischen Daten und Inhalt befindet sich ein Bereich der Schaltfl chen f r die m glichen Aufgabenaktionen enth lt die Sie als Auftraggeber oder Auftragnehmer im aktuellen Zustand der Aufgabe durchf hren k nnen Dieselben Aufgabenaktionen finden Sie auch im Kontext men der Aufgabe z B Auf
466. tz w rd demnach auch dem Eigent mer dieses Arbeitsbereichs zugerechnet Wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server Quota System aktiviert st kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs f r den Eigent mer zu Problemen wegen berschreitung des zugestandenen Plattenplatzes f hren Der Eigent mer eines Arbeitsbereichs st n aller Regel auch der Mana ger und kann in dieser Eigenschaft nat rlich bei Problemen Dokumente auch wieder l schen Wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert st w rd der von Ihnen belegte Plattenplatz auf der Info Seite Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs home folder an gezeigt Die Info Seite rufen Sie mit Datei Information auf 3 3 3 Mitglieder einladen Ein pers nlicher Ordner wird zum gemeinsamen Arbeitsbereich indem Sie andere Benutzer als Mitglieder einladen Sie selbst s nd das erste Mitglied und der Eigent mer des Arbeits bereichs e W hlen Sie Datei Zugang Mitglied einladen F r die Einzelheiten dieser Aktion siehe 4 1 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen auf S 81 Durch das Einladen von Mitgliedern zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich vergr ern Sie die Gruppe der Personen die auf den Arbeitsbereich und auf die Objekte darin zugreifen d rfen Bevor Sie jemanden einladen und aus einem pers nlichen Ordner einen gemeinsamen Arbeitsbereich machen lesen Sie bitte 4 1 Arbeitsbereiche er
467. tze von benannten Attributen z B k nnen Dokumente mit Attributen des Dublin Core Metadata Element Set Titel Autor Sprache usw beschrieben und klassifiziert werden Benutzer k n nen sogar ihre eigenen Attribute definieren die jeweils aus einem Name Wert Paar bestehen wenn der BSCW Server entsprechend konfiguriert ist 76 Grundbegriffe und funktionen Ein anderer Ansatz zur Beschreibung und Klassifizierung versieht die Objekte mit frei verge benen Schlagw rtern den sogenannten Tags Viele Typen von Objekten in BSCW k nnen mit Tags versehen werden einschlie lich Ordner Dokumente und Benutzer Sowohl benannte Attribute als auch Tags k nnen innerhalb von Suchen in BSCW benutzt werden Auf der nfo Seite eines Objekts werden alle beschreibenden Informationen zu einem Objekt geb ndelt pr sentiert Dies schlie t die vom Benutzer vergebenen Metadatenattribute und Tags mit ein 3 9 1 Metadatenattribute Einer ganzen Reihe von Objekttypen k nnen benannte Attribute zugeordnet werden Einige haben einen vordefinierten Satz von Attributen abgesehen von Name und Beschreibung o Dokumente k nnen mit Attributen aus einer Teilmenge des Dublin Core Metadata Element Set beschrieben und klassifiziert werden Beispiele sind DC Titel DC Verfasser oder DC Sprache Wenn Speicherung und Austausch von Schl sseln zur Verschl sselung von Dokumenten f r Ihren BSCW Server freigeschaltet ist gibt es zwei we
468. tzt verschiedene Ansichten Jahr Monat Woche Tag wie man es von herk mmlichen Kalendern gew hnt ist Die Benutzer k nnen ihre Termine direkt in den Ka lender eintragen Zus tzlich zum pers nlichen Kalender den jeder Benutzer hat kann man Gruppenkalender in beliebigen Arbeitsbereichen anlegen jedoch nicht in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich Diese Kalender k nnen dann von den Mitgliedern des Arbeitsbereichs und anderen Benutzern benutzt werden Die Funktionen des Kalenders unterst tzen Sie sowohl bei der Planung und der Vorbereitung von Terminen als auch bei deren Dokumentation f r die eingeladenen Teilnehmer Selbstver st ndlich k nnen Sie auch Personen zu Terminen einladen die nicht zu Ihrem aktuellen Ar beitsbereich geh ren 3 2 15 Terminabstimmung Eine Terminabstimmung hilft dabei einen akzeptablen Termin f r ein gemeinsames Treffen zu finden Der Organisator erzeugt eine Terminabstimmung und gibt dabei die m glichen Termine und die vorgesehenen Teilnehmer an Teilnehmen k nnen nicht nur BSCW Benut zer sondern auch andere Personen Die Teilnehmer werden ber E Mail benachrichtigt und k nnen ber die vorgeschlagenen Termine abstimmen Der Organisator legt je nach Ausgang der Umfrage einen endg ltigen Termin fest ber den alle Teilnehmer informiert werden 34 Grundbegriffe und funktionen 3 2 16 Umfrage und Abstimmung Eine Umfrage besteht aus Fragen die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben Eine Um
469. tzten Bildschirmplatz zu reduzieren Nach dem Start des Ereignismonitors werden Sie m glicherweise gebeten Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort f r Ihren BSCW Server anzugeben 9 2 3 Benutzen des Ereignismonitors Der Ereignismonitor stellt Ihnen zwei verschiedene Ansichten zur Darstellung der Erreichbar keit und der Aktivit ten von Benutzern zur Verf gung Sie k nnen zwischen diesen beiden Ansichten hin und herschalten indem Sie die entsprechenden Tab Symbole unten im Ereig n smonitor Fenster benutzen Benutzeransicht und Ereignisansicht Benutzeransicht Die Benutzeransicht bietet eine bersicht ber die angemeldeten Benutzer F r jeden Benut zer wird neben dem Benutzernamen der vollst ndige Name die E Mail Adresse und die Tele fonnummer angezeigt sofern verf gbar Der Ereignismonitor zeigt alle Benutzer an die sich in Ihrem Adressbuch befinden und die derzeit im BSCW System aktiv sind Aktivit t im Sys tem bedeutet dass ein Benutzer k rzlich mit dem BSCW Server in Interaktion getreten ist Benutzer die ebenfalls den Ereignismonitor verwenden werden in jedem Fall als aktiv ange zeigt amp BSCW Monitor IJ koch Thomas Koch 2 users online Java Applet Window Abbildung 23 Benutzeransicht im Ereignismonitor Sie k nnen in der Benutzeransicht einen Benutzer ausw hlen und mittels rechtem Mausklick ein Kontextmen ffnen ber das Kontextmen k nnen Sie weitere Information ber den Benutzer anforder
470. u zu wechseln Wenn Ihr aktuelles Kompetenzniveau nicht alle verf gbaren Aktionen eines Aktionsmen s anbietet k nnen Sie die Option mehr w hlen um in ein h heres Niveau zu wechseln 3 8 3 Pers nliche Einstellungen festlegen In BSCW k nnen Sie eine ganze Reihe von Parametern die sogenannten pers nlichen oder Benutzereinstellungen setzen die das Erscheinungsbild und die Funktionalit t Ihrer BSCW Benutzerschnittstelle bestimmen S e k nnen so Ihre Benutzeroberfl che individuell anpassen ein gemeinsamer Arbeitsbereich muss nicht unbedingt f r alle Mitglieder gleich aussehen Achtung Diese Einstellungen werden f r einen bestimmten Server gesetzt Wenn S e mit mehreren Servern in derselben Weise arbeiten wollen m ssen Sie identische Einstellungen bei allen Servern festlegen Um Ihre pers nlichen Einstellungen zu pr fen oder zu ndern e w hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men Das Aktionsformular Einstellungen hat eine Reihe von Abteilungen n denen Ihre pers n lichen Einstellungen gruppiert werden o Allgemeines o Darstellung o Startseite o Kalender Aufgabenliste o Ereignisoptionen o Synchronisierung Allgemeines Unterabteilung Grundeinstellungen Sprache W hlen Sie die Sprache der Benutzerschnittstelle direkt aus dem angebotenen Men oder kreuzen Sie die Option zur automatischen Verwendung der bevorzugten Sprache Ihres Browsers an Diese Option hat Vorrang vor einer dire
471. ue Abstimmung im aktuellen Ordner zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor W hlen Sie Datei Neu Abstimmung im oberen Men Das Aktionsformular Neue Abstimmung hat vier Abteilungen in denen Sie die neue Abstimmung spezifizieren Das Aktionsformular gleicht in weiten Teilen dem Aktionsformular f r die Erzeugung neuer Umfragen Die Abteilung Teilnehmer kommt hinzu in der Abteilung Allge meines unterscheiden s ch einige Optionen Die Abteilung Allgemeines ist aufgebaut wie die entsprechende Abteilung bei der Erzeugung von Umfragen im vorigen Abschnitt Es bestehen die folgenden Unter schiede e Anfang und Ende des Abstimmungszeitraums m ssen exakt mit Datum angegeben werden es gibt keine beliebig lang laufenden Abstimmungen Der Organisator d h der Erzeuger kann s ch an den Ablauf des Abstimmungszeitraums vorher er innern lassen e Es gibt keine ffentlichen Abstimmungen Die Teilnehmer der Abstimmung wer den explizit in der Abteilung Teilnehmer festgelegt In der Abteilung Teilnehmer werden die Teilnehmer der Abstimmung eingegeben Die Mitglieder des Arbeitsbereichs in dem die Abstimmung erzeugt wird sind als Teilnehmer vorausgew hlt Sie k nnen nun weitere Teilnehmer f r die Abstimmung ausw hlen indem Sie ihre Benutzernamen oder E Mail Adressen angeben hnlich wie Sie auch bei der Einladung neuer Mitglieder zu einem Arbeitsbereich vorgehen w rden Sie k nnen auch bereits eingetragene Te
472. uerhaft zu speichern Nachdem Sie den Namen f r den permanenten Suchordner eingegeben haben erscheint er in Ihrer Zwischenablage von wo aus Sie ihn an passender Stelle einf gen k nnen e W hlen Sie Datei Weitere Ergebnisse um weitere Ergebnisse von der Suchmaschine anzufordern und in das Suchergebnis einzuf gen nur bei der Suche m Web Alle diese Aktionen sind auch im Kontextmen eines Suchordners verf gbar Sie k nnen Suchergebnisse ber Ansicht Filter nach Objekttyp und MIME Typ filtern wie in einem normalen Ordner auch Dar ber hinaus k nnen Sie in der ungefilterten Ansicht der Suchergebnisse einzelne n cht interessierende Ergebnisse von der Anzeige ausschlie en indem Sie e ignorieren im Aktionsmen eines Suchergebnisses ausw hlen Dies hat zur Folge dass dieses Ergebnis nicht mehr im Suchordner angezeigt wird selbst wenn die Suche wiederholt oder die Anfrage ver ndert wird Werden Suchergebnisse igno riert wird am rechten Ende der Mehrfachwahl Symbolleiste Ergebnisliste statt Kein Filter angezeigt Die ignorierten Ergebnisse werden in der Ignorieren Liste zusammengefasst die man sich durch Ansicht Filter Ignorieren Liste anzeigen lassen kann Hier kann man auch das Ignorie ren eines Ergebnisses durch erneutes Ignorieren im Aktionsmen wieder r ckg ngig ma chen Durch Ansicht Filter Ergebnisliste kehrt man wieder zur Ergebnisliste zur ck Das Wechseln von der Ergebnisliste zur Ignorieren
473. uf den Namen oder das Symbol eines Websiteordners klickt die Layoutseite die als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Websiteordners sicherstellt und schlie lich die Stildefinition ein Stylesheet das z B Farben und Fonts f r die n den Seiten des Websiteordners verwendeten HTML Elemente festlegt Zus tzlich verf gen Websiteordner ber ein eigenes System von Elementen mit einer wiki hnlichen Syntax element das es Ihnen erlaubt BSCW Systemfunktionen in die Sei ten eines Websiteordners einzubauen Beispiele sind das Datum der letzten nderung einer Seite Verweise zum Bearbeiten einer Seite die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmen s 3 2 13 DokSet Dokumentensammlung Eine Dokumentensammlung oder kurz DokSet ist ein spezialisierter Ordner der dazu gedacht ist die Verwaltung einer gr eren Anzahl von Dokumenten die kontinuierlich fortgeschrie ben und in regelm igen Abst nden publiziert werden m ssen zu erleichtern Ein Beispiel ist das Management von Websites Dokumentensammlungen enthalten typischerweise Textvor lagen mit S tzen von Textvariablen sowie weitere Dokumentensammlungen f r die hier archische Strukturierung Dokumentensammlungen haben eine Aktion Auswerten die die aktuellen Dokumente aus den Vorlagen und den Werten der Textvar ablen erzeugt 3 2 14 Kalender Der Kalender unterst
474. ufgaben geschieht ber ge meinsame Daten eine Aufgabe ben tigt z B als Eingabe ein Dokument das von einer ande ren Aufgabe als Ausgabe geliefert wird oder ber Bedingungen eine Aufgabe kann z B erst gestartet werden wenn eine andere Aufgabe erledigt worden ist Ein solcher benutzer definierter Workflow kann auch zur Laufzeit ge ndert und zur Wiederverwendung kopiert werden Die Aufgaben eines Workflows werden automatisch vom System gestartet wenn die n tigen Eingaben freigegeben sind Die Bearbeitung der Aufgaben eines Workflows wird automatisch unterbrochen wenn dies nicht mehr der Fall st Unteraufgaben werden automatisch storniert wenn die Hauptaufgabe storniert wurde Ebenso wird die Hauptaufgabe automatisch erledigt Workflow Management 229 wenn durch Erledigung der Unteraufgaben alle Ausgaben der Hauptaufgabe freigegeben s nd Auf diese Weise wird die Abwicklung von Workflows durch das System unterst tzt Wir haben die Erzeugung von Workflows innerhalb der Aufgaben einer Phase oder eines Pro jekts kurz erw hnt als wir die Definition der Ein und Ausgabedaten neuer Aufgaben be schrieben haben s ehe 12 1 2 3 Aufgaben erzeugen der allgemeine Fall auf S 215 Im fol genden werden wir Workflows eingehender behandeln wobei wir auch Workflows die aus Unteraufgaben einer Hauptaufgabe bestehen einschlie en 12 1 9 1 Mehrere Unteraufgaben erzeugen Es gibt zwei M glichkeiten Unteraufgaben zu erzeugen einma
475. uftragnehmer geliefert bevor die Aufgabe als erledigt erkl rt wird Ein und Ausgabedaten sind in Datenfelder gegliedert f r die verschieden Typen zur Verf gung stehen u a Text Ankreuzfeld und Dokument Eingabe und Ausgabedaten dienen auch der Definition von Abh ngigkeiten innerhalb von Aufgabenstrukturen z B zwischen mehreren Aufgaben einer Phase oder eines Projekts und zwischen Hauptaufgabe und Unteraufgaben Eine Aufgabe h ngt von einer anderen ab wenn sie ihre Eingabedaten von der anderen Aufgabe erh lt oder wenn sie unter ihren Eingabedaten die Bedingung enth lt dass die Ausgabedaten einer anderen Aufgabe freigegeben sind Die abh ngige Aufgabe kann erst gestartet werden wenn die andere Aufgabe erledigt ist Wenn schon Nachbaraufgaben existieren d h Aufgaben derselben Phase oder desselben Projekts wo Sie Ihre neue Aufgabe erzeugen werden deshalb auch die Daten bereits existierender Auf gaben zur Auswahl als Ein oder Ausgabedaten angeboten F r weitere Einzelheiten und Bei spiele siehe 12 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows auf S 229 e Geben Sie in der Unterabteilung Eingabedaten die Eingabedatenfelder an Unter Neue Eingabedaten w hlen S e einen Datentyp aus und klicken auf Hinzuf gen Es er scheint eine Zeile mit Feldern f r Name und Wert des Datenfelds Tragen Sie den Na men ein und kreuzen Sie an ob das Datenfeld erforderlich ist d h ob die Aufgabe erst gestartet werden kann wenn der Wert f
476. ugt wurden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element tags tree F gt einen Baum von klickbaren Verweisen ein der den Inhalt des aktuellen Websiteordners von der obersten Ebene b s zum aktuellen Dokument zeigt Nach einer Volltextsuche ersetzen die Suchergebnisse den Inhaltsbaum Statisch Ja Parameter Dieselben wie f r contents mit einer Ausnahme f r den Standardwert showhome optional Standardverfahren siehe unten Standardm ig wird die Startseite f r den obersten Ordner angezeigt aber nicht f r die Unterordner m Baum Sie k nnen von diesem Verfahren abwei chen indem S e den Parameter auf True oder False setzen Beispiele element tree showlayout True Zeigt einen Inhaltsbaum mit Layoutseiten an Dokument und Inhaltsmanagement element tree onlynames html Zeigt einen Inhaltsbaum an der neben Ordnern nur Objekte enth lt deren Namen auf html endet 8 6 6 Textelemente verwenden Textelemente sind Websiteordner Elemente die ein benutzerdefiniertes St ck Text darstellen und die in einer Seite eines Websiteordners definiert und in einer anderen Seite verwendet werden k nnen Auf diese Weise k nnen Sie z B den Seitentitel in jeder Inhaltsseite definie ren der dann in der Layoutseite verwendet wird um den Seitentitel oben auf der Seite anzu zeigen Textelemente haben einen Namen und einen Wert Sie definieren ein Textelement wie folgt element set name Name des Textelements Wert Textel
477. umente derjenigen Dateitypen faxen mit denen dies auch au erhalb von BSCW funktioniert Hinweis Die Aktion E Mail versenden ist nur verf gbar wenn Ihr BSCW Server vom Administrator f r E Mail und oder Faxversand konfiguriert wurde 108 Adressbuch und Kontakte 6 Diskussionsforen Blogs und Feeds 6 1 Diskussionsforen und Notizen Diskussionsforen sind entweder eigenst ndige Objekte innerhalb eines Arbeitsbereichs oder geh ren zu BSCW Objekten als Annotationen Ein Diskussionsforum besteht aus Notizen Diese sind vergleichbar mit Kurzmitteilungen an einem schwarzen Brett die von allen Mit gliedern gelesen und kommentiert werden k nnen Eine m gliche Aktion ist die Erwiderung auf eine Notiz o als Antwort auf eine Frage o als Gegenargument zu einem Argument o als zus tzliche Information zu einer Teilinformation Der Autor einer Antwort erg nzt und verfeinert ein Netz von Notizen innerhalb eines Diskus s onsforums oder sogar ber deren Grenzen hinaus Dieses Netz aufeinander bezogener Noti zen bleibt auch intakt wenn eine Notiz in eine andere Diskussion in die Zwischenablage oder sogar in den Papierkorb verschoben wird Ein Diskussionsforum kann einzelne unverbundene Notizen enthalten ebenso mehrere selb st ndige Diskussionsstr nge mit Notizen die sich auf Notizen beziehen die sich auf Notizen beziehen usw hnlich wie eine Ordnerseite zeigt die Diskussionsseite jede Notiz im Diskussionsforum als Ein
478. und funktionen 75 Datei Bearbeiten Ansicht Eon RI Ti mi iKreifelts Mg CBd CeBIT i Shen Abbildung 10 Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite ohne Banner Dort k nnen Sie ein Banner einf gen Setzen Sie dazu Ihr Kompetenzniveau auf Experte e W hlen Sie Datei ndern Banner e Im Formular Banner ndern definieren S e das Banner durch einen HTML Text mit Verweisen zu Bildern usw Mit den meisten aktuellen Web Browsern z B Firefox Internet Explorer 7 0 und h her definieren und ndern Sie das Banner mit einem in BSCW integrierten HTML Editor siehe auch 8 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten auf S 137 Wenn Sie ein Banner eingef gt haben k nnte der Kopfbereich eines Arbeitsbereichs und der Ordner die er enth lt wie in Abbildung 11 aussehen Logout CeBIT Abbildung 11 Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite mit Banner Das Banner wird von Unterordnern geerbt es sei denn S e definieren dort ein neues Banner oder e w hlen ndern Banner und best tigen bei leerem Bannertext mit OK um das Banner explizit zu l schen 3 9 Metadaten und Info Seite BSCW Objekte haben eine Reihe von Metadatenattribute die entweder vom Benutzer gesetzt werden z B Name und Beschreibung oder die vom System gesetzt werden z B Datum der Erzeugung oder Name des Erzeugers Einige Objekttypen haben umfangreichere S
479. ung als auch die Gemeinschaftsrolle aus in unserem Fall Verborgene Gemeinschaft und Eingeschr nktes Mitglied Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich der in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigent mer und Manager erscheint Wenn S e das Schwarze Brett der Unterabteilung n cht selber verwalten m chten laden S e jemanden aus der Unterab teilung A als Manager in den neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich ein Gemeinschaften 205 e Wiederholen Sie die obigen Schritte f r die Unterabteilungen B und C Jetzt zeigt die Mitgliederseite des Schwarzen Bretts der Abteilung nicht mehr die Mitarbeiter der drei Unterabteilungen sondern nur noch die drei Eintr ge der Unterabteilungsgemein schaften Auf diese Weise haben S e drei Untergemeinschaften der urspr nglichen Gemeinschaft er zeugt Sie k nnten nun die Untergemeinschaften weiter unterteilen indem Sie genau wie oben beschrieben vorgehen Beachten Sie dass die Mitglieder von Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft n der Gemeinschaftsrolle der Ober gemeinschaft zugreifen d h die Gemeinschaftsrolle der Obergemeinschaft bestimmt wie die Mitglieder der Untergemeinschaften und weiter untergeordneten Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreift unabh ngig von den Ge meinschaftsrollen n den Untergemeinschaften Anstatt eine existierende Gemeinschaft zu unterteilen um eine
480. ung der Angaben ist vor dem Start noch ohne weiteres m glich Allgemeines Namen Dauer und F lligkeit festlegen In dieser Abteilung legen Sie allgemeine Angaben sowie Dauer und F lligkeit fest e Geben Sie den Namen der Aufgabe eine Beschreibung Tags Kategorie und Priorit t an Name und Beschreibung sollten anzeigen worum es bei der Aufgabe geht Workflow Management 215 Die Dauer einer Aufgabe ist der erwartete Zeitraum zwischen tats chlichem Start der Aufgabe und hrer Fertigstellung Aus der Dauer wird ein voraussichtlicher Fertig stellungstermin berechnet wenn die Aufgabe tats chlich gestartet wird Damit ist es m glich bei versp tetem Start der Aufgabe auf kritische Situationen hinzuweisen Bei dieser Berechnung und den Konsequenzen f r die Fertigstellungstermine der enthal tenden Phasen und Projekte wird davon ausgegangen dass es sich bei der Dauer um die mindestens erforderliche Zeit zur Erledigung der Aufgabe handelt Eine fr here Fertigstellung der Aufgabe als es die Dauer nahelegt ist nat rlich m glich Wenn der voraussichtliche Fertigstellungstermin einer Aufgabe berschritten wird gilt ihr Fortschritt als kritisch Der F lligkeitstermin gibt an wann die Aufgabe nach den Erfordernissen und dem Zeitplan des Projekts erledigt sein sollte Wenn der F lligkeitstermin einer Aufgabe berschritten wird gilt ihr Fortschritt als berf llig Alle Angaben zur Aufgabe au er dem Namen s nd optional Wenn al
481. ung des entsprechenden Objekts auf der an deren Seite werden ebenfalls als Konflikt betrachtet Folglich k nnen Konflikte nicht dadurch aufgel st werden dass man eines der betroffenen Objekte auf einer Seite entfernt Auch das R ckg ngigmachen der nderung auf einer Seite f hrt nicht zum Ziel da dies f r den Ab gleich wiederum als nderung angesehen wird Konflikte k nnen also nur dadurch aufgel st werden dass der nderung auf einer der beiden Seiten Vorrang gegeben wird und das ent sprechende Objekt auf der anderen Seite angepasst wird Nat rlich kann Sie niemand zwin gen einen Konflikt aufzul sen oder ein bertragungsproblem zu beseitigen Sie werden le diglich jedesmal wenn Sie einen Outlook Abgleich durchf hren an diese Probleme erinnert Sie haben mehrere M glichkeiten den Abgleich zu steuern e Im oberen Teil des Applet Fensters k nnen Sie bestimmte Gruppen von Abgleichakti onen f r die Darstellung in der Hauptliste ausw hlen indem Sie die entsprechenden Auswahlk stchen ankreuzen oder nicht Aktionen die in der Liste nicht dargestellt werden werden w hrend des Abgleichs auch nicht durchgef hrt Auf diese Weise k nnen Sie z B das L schen von Kontakten in Ihrem Outlookordner unterbinden e Sie k nnen f r die Eintr ge in der Hauptliste individuell die Abgleichaktion bestim men die jeweils durchgef hrt werden soll Wenn S e auf das Aktionssymbol klicken wird ein Men angezeigt das die m glichen Aktio
482. ungen Outlook CeBIT Kalerder Aktion B5CW Kalender CeBIT 2 8 Skuttgart Beginn am 12 10 2005 um 10 00 00 as dep Einf hrung Messepersonal Beginn am 14 10 200 Infarmakiar Es sind 3 Objekte zu synchronisieren wovon 3 angezeigt werden ne Applet syricher started Abbildung 35 Hauptfenster des Outlook Abgleich Applets Wichtig Beim Abgleich von Terminen sollten S e d e folgenden Punkte beachten O Setzen Sie Ihre Ortszeit ber Optionen Profil ndern in der Abteilung Zeitzone Dies stellt sicher dass Termine f r die keine Zeitzone gesetzt ist die Standardeinstellung beim Abgleich korrekt in Outlook bertragen werden Outlook kennt weit weniger komplexe Wiederholungsregeln f r Termine als BSCW Folglich k nnen nur BSCW Terminserien mit einer einzigen Wiederholungsregel und keiner Ausnahmeregel beim Abgleich in Outlook bertragen werden Es gibt noch weitere Einschr nkungen f r Wiederholungsregeln die in Outlook bertragen werden k nnen worauf Sie durch entsprechende Fehlermeldungen hingewiesen werden Um auf der siche ren Seite zu sein sollten Sie sich die Serienmuster ansehen die in Outlook m glich sind nderungen an einzelnen Terminen einer Terminserie k nnen w hrend eines Abgleichs nicht von einer Seite zur anderen bertragen werden Bei den Abgleichen die dem allerersten folgen k nnen weitere Typen von Aktionen n tig werden Kontakte oder Termine k nnen ge ndert oder ge
483. uppe der Mitglieder Denken Sie daran zu berpr fen ob diese automatischen nderungen Ihren Absichten entsprechen und korrigieren Sie wenn n tig die Gruppe der Mitglieder und deren Zugriffsrechte 4 2 Zugriffsrechte und Rollen In einem gemeinsamen Arbeitsbereich werden der Arbeitsbereich und die n hm enthaltenen Objekte von den verschiedenen Mitgliedern des Arbeitsbereichs gemeinsam bearbeitet Die Zugriffsrechte m Arbeitsbereich regeln welche Aktionen ein bestimmtes Mitglied aus ben darf Zugriffsrechte werden Mitgliedern durch Rollen Manager Mitglied Eingeschr nktes Mitglied usw zugewiesen die sie bei der Einladung erhalten Beispielsweise d rfen stan dardm ig normale Mitglieder weitere Mitglieder einladen und vorhandene Mitglieder entfer nen eingeschr nkte Mitglieder d rfen das n cht eingeschr nkte Mitglieder haben nur lesen den Zugriff auf die Objekte eines gemeinsamen Arbeitsbereichs normale Mitglieder k nnen Objekte ver ndern und neue Objekte erzeugen Die Standardzugriffsrechte k nnen von einem Manager des Arbeitsbereichs ge ndert werden indem f r bestimmte Rollen weitere Aktionen zugelassen werden oder Aktionen ausgeschlos sen werden So kann man z B erreichen dass nur noch Manager die Mitgliedschaft im Ar beitsbereich verwalten k nnen oder dass eingeschr nkte Mitglieder neue Dokumente hoch laden d rfen Die ber die Rollen definierten Zugriffsrechte vererben sich auf alle in einem Arbeitsbere
484. uppen gefunden Darunter k nnen aber auch Mitgliedergruppen von Gemeinschaftsarbeitsbereichen sein die ihrerseits eine Gemeinschaft als Mitglied enthalten o K nnten S e eine Mitgliedergruppe n eine Gemeinschaft einladen st nden die po tentiell verschiedenen Rollen die die Mitglieder einer Mitgliedergruppe innehaben dem Konzept der Gemeinschaft als einer Gruppe von vielen Mitgliedern mit derselben Rolle entgegen Hinweis Bei der Suche nach BSCW Gruppen die Sie in eine Gemeinschaft einladen wollen werden immer nur Gemeinschaften gefunden Wenn Sie einer Gemeinschaft A Zugriff auf einen Arbeitsbereich B geben wollen haben Sie zwei M glichkeiten e Erzeugen Sie eine m glicherweise leere Gemeinschaft f r B und laden Sie die Ge meinschaft A in die Gemeinschaft von B ein e Laden Sie die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereich von A in den Ar beitsbereich B ein Wenn Sie der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs B Zugriff auf einen Gemeinschaftsar beitsbereich A geben wollen haben Sie ebenfalls zwei M glichkeiten e Laden Sie die Mitgliedergruppe von B in den Gemeinschaftsarbeitsbereich A ein Gemeinschaften 207 e Machen Sie aus der Mitgliedergruppe eine Gemeinschaft B wie im Beispielfall berf llter Arbeitsbereich und laden Sie diese Gemeinschaft B in die Gemein schaft A e n Wenn Sie eine Mitgliedergruppe A in eine Mitgliedergruppe B einladen bedeutet das immer auch eine Einbettung des Arbe
485. ur ckgezogen neu starten abgenommen storniert gestartet reaktivieren abgenommen storniert reaktiviert 228 Workflow Management Wenn be der Bearbeitung einer Aufgabe ein Zustand eintritt der vom normalen Gang der Dinge starten bernehmen erledigen abnehmen abweicht wird dies auch durch ein ver ndertes Aufgabensymbol in der Ordner bersicht etwa der Aufgabenliste kenntlich gemacht Die verschiedenen Aufgabensymbole haben die folgende Bedeutung steht f r eine Aufgabe die noch nicht gestartet wurde oder sich im normalen Bearbei tungsablauf befindet aber noch nicht erledigt wurde EH steht f r eine erledigte Aufgabe Auch die Aufgabenzust nde abgenommen und abge schlossen nach der Aktion fertigstellen durch den Auftraggeber zeigen dieses Sym bol Z steht f r eine Aufgabe bei der der normale Bearbeitungsablauf durch Aktionen wie beanstanden Erledigung zur ckziehen Erledigung beanstanden usw zur ckgesetzt wurde Wenn die Aufgabe durch eine entsprechende Aktion z B ein erneutes Starten oder Erledigen nach einer Beanstandung wieder in den normalen Gang der Bearbei tung zur ckkehrt wird sie wieder durch das entsprechende Symbol f r zu bearbeiten de oder erledigte Aufgaben dargestellt F steht f r eine stornierte Aufgabe Solche Aufgaben k nnen gegebenenfalls mit anderen Daten oder Auftragnehmern neu gestartet werden Aktionen reaktivieren und neu starten In der Aufgabenans cht werden die m gl
486. ur solche Kontaktlisten zur Auswahl angeboten die mindestens einen solchen Kontakt enthalten Wenn Sie eine Kontaktliste ins Feld Ausgew hlte Benutzer bertragen werden alle Benutzer und alle zul ssigen E Mail Adressen aus der Kontaktliste in den Arbeitsbereich eingeladen Andere Kontakte werden nicht ber cksichtigt e Eine Suche nach Benutzern in BSCW durchf hren und aus dem Suchergebnis aus w hlen e Eine Suche nach BSCW Mitgliedergruppen durchf hren und aus dem Suchergeb n s ausw hlen Bei der Suche nach BSCW Gruppen werden nur solche Gruppen gefunden die zuvor als f r Einladungen verf gbar deklariert worden sind siehe 4 1 3 2 Mitgliedergruppen auf S 87 Die Gruppen werden als ganze Mitglieder des Arbeitsbereichs Mitgliedergruppen k nnen eine Gemeinschaft als Mitglied enthalten oder gar f fentlichen Zugang erlauben letzteres wird durch Gast Benutzer im Gruppenna men kenntlich gemacht Die Einladung solcher Mitgliedergruppen macht Ihren Ar beitsbereich allen Mitgliedern der Gemeinschaft oder sogar der allgemeinen f fentlichkeit zug nglich e Aus Kontaktlisten ausw hlen die am Ende der Auswahlliste aufgef hrt sind Diese Kontaktlisten stammen aus Ihrem Adressbuch Wenn Sie eine Kontaktliste ausw hlen werden alle Benutzerkontakte und solche mit zul ssiger E Mail Adresse die in der Liste enthalten sind aufgelistet und Sie k nnen einige oder alle Eintr ge ausw hlen Wenn Sie schon vo
487. uss der Bearbeitung zu best tigen Anschlie end wird das Ursprungsdoku ment durch das bearbeitete Dokument ersetzt bzw bei Dokumenten unter Versions kontrolle eine neue Version angelegt und die Sperre aufgehoben 8 2 Dokumentfunktionen 8 2 1 Dokumente wiedervorlegen S e k nnen s ch ein Dokument zu bestimmten Zeitpunkten wiedervorlegen lassen d h Sie er halten dann eine E Mail Nachricht von BSCW mit einem Verweis auf das Dokument und den Ordner der es enth lt Dokument und Inhaltsmanagement 139 e W hlen Sie Information Wiedervorlegen im Aktionsmen des Dokuments Geben Sie den Zeitpunkt der W edervorlage sowie den Betreff und den Inhalt der Erinne rungsnachricht an Des weiteren k nnen Sie bestimmen ob die Nachricht nur an Sie selbst oder auch an alle anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs geschickt werden soll Best tigen Sie mit OK e Mit Hinzuf gen k nnen Sie weitere Wi edervorlagetermine angeben Vorhandene Wiedervorlagetermine k nnen Sie durch Klicken der Symbole oder in der Spal te Aktion l schen oder ndern 8 2 2 Dokumente sperren Sie k nnen ein Dokument f r andere Benutzer f r eine gewisse Zeit sperren um Konflikte beim nebenl ufigen Editieren durch mehrere Autoren zu vermeiden Ein gesperrtes Dokument darf von anderen Benutzern nur noch gelesen nicht aber ver ndert oder ersetzt werden Auch die Erzeugung einer neuen Version ist n cht m glich e W hlen Sie Zugang Sperren i
488. utzer sehen auf Ihrer Benutzer Infoseite nur Ihre prim re E Mail Adresse 2 1 5 Eigenes Benutzerkonto l schen Bei manchen BSCW Servern die Selbstregistrierung erlauben k nnen Sie auch Ihr eigenes Benutzerkonto wieder l schen wenn Sie diesen BSCW Server nicht mehr benutzen wollen Beachten Sie dass diese Aktion irreversibel ist und alle Daten auf dem Server l scht zu de nen nur S e Zugang haben e W hlen Sie Optionen Konto l schen im oberen Men e Geben Sie Ihr Passwort zur Best tigung ein und klicken Sie auf OK um Ihr Benut zerkonto endg ltig zu l schen Erste Schritte 15 Hinweis Diese Aktion muss von Ihrem BSCW Administrator freigeschaltet sein Standard m ig steht sie nicht zur Verf gung 2 2 Bei BSCW anmelden Als registrierter Benutzer melden Sie sich zu Beginn jeder Arbeitssitzung an 2 2 1 Arbeitssitzung starten Sie starten eine Arbeitssitzung bei einem BSCW Server bei dem Sie als Benutzer registriert sind indem Sie e die URL http Ihr BSCW Server bscw bscw cgi ffnen und damit Ihren pers nlichen Arbeitsbereich home folder aufrufen oder e auf ein Objekt in einem Ihrer Ordner oder Arbeitsbereiche direkt ber seine URL zu greifen z B ber ein Lesezeichen bookmark Zur Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein Statt mit Ihrem Benut zernamen k nnen S e s ch auch mit Ihrer E Mail Adresse anmelden Ihr BSCW Server kann m glicherweise auch andere W
489. w darstellt Im folgenden Teil dieses Abschnitts konzentrieren wir uns auf die Aktionen die durch Men auswahl aufgerufen werden und die einer eingehenderen Erl uterung bed rfen Beachten Sie dass die Aktionen die Ihnen in den verschiedenen Men s angeboten werden auch abh ngen von o Ihrer BSCW Kompetenz die Sie in den Optionen selbst festgelegt haben und o den Zugriffsrechten die Sie f r dieses Objekt haben 3 3 1 Objekte erzeugen Die Men punkte zum Erzeugen von Objekten finden S e an vier verschiedenen Stellen auf einer Ordnerseite e In der oberen Men leiste k nnen Sie Objekte im aktuellen Ordner erzeugen indem S e den gew nschten Objekttyp aus dem Men Datei Neu ausw hlen Mit Datei Neu Ordner erzeugen Sie z B einen neuen Unterordner des aktuellen Ordners Das Aktionsformular hat drei Abteilungen e In der Abteilung Allgemeines geben Sie Name und wahlweise Tags und Be schreibung an e In der Abteilung Auto Versionierung legen Sie fest ob Dokumente im neuen Ordner automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden sollen Einzelheiten in 8 3 6 Automatische Versionierung auf S 145 e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Metadatenattribute f r den neuen Ordner eingeben Einzelheiten in 3 9 1 Metadatenattribute auf S 77 e Schlie lich klicken Sie auf OK um den neuen Ordner zu erzeugen e Die Schnellstartleiste unterst tzt die Erzeugung von h ufig benutzt
490. w bscw cgi erscheint Anmeldung erfolgt wie gewohnt mit Benutzernamen und Passwort Je nach mobilem Endger t kann die angezeigte Anmeldeseite unterschiedlich aussehen siehe Abbildung 15 f r ein Beispiel HBSCW Anmelden BSCW Development Server degi Benutzername koch Passwort OK amp Abbrec v Desktop Zugang Abbildung 15 Mobile Anmeldung am BSCW Server Wenn Sie nicht den direkten Zugriff ber ein App Symbol auf dem iPhone benutzen k nnen Sie sich die Anmeldeseite in den Lesezeichen Ihres mobilen Browsers speichern um den n chsten Zugriff zu erleichtern Wenn Sie sich einmal f r das mobile Portal angemeldet haben werden Sie bei k nftigen An meldungen immer zum mobilen Portal gef hrt Wenn Sie wieder den normalen Zugang zu Ihrem BSCW Server nutzen wollen e w hlen Sie Desktop Zugang bei der n chsten Anmeldung 7 2 3 Mobiles Portal Das mobile Portal ist Ihre Einstiegsseite f r den mobilen Zugriff auf Ihren BSCW Server Alle angebotenen Bereiche sind von dieser Seite aus erreichbar Zur vereinfachten Navigation und besseren Orientierung gelangen Sie von den angebotenen Bereichen immer wieder zu dieser Portalseite zur ck Verwenden Sie dazu das Symbol W das auf den Bereichsseiten oben links angezeigt wird Auf der Portalseite k nnen Sie die verschiedenen Bereiche ausw hlen e Arbeitsbereiche Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche e Adressbuch Zugriff auf Ihr Adressbuch e Kalender Zugriff au
491. wendungen auf dem mobilen Endge r t ben tigen Das Anlegen neuer Dokumente ist ebenfalls m glich sofern dies von Ihrem Endger t unter st tzt wird Derzeit ist dies beispielsweise auf 1OS iPhone nicht m glich Android ab Version 2 2 gestattet Ihnen in der Regel das Hochladen von Bildern oder Sprachnotizen 7 2 5 2 Mobiles Portal Adressbuch Hier werden alle Kontakte aufgelistet die sich in Ihrem pers nlichen Adressbuch in BSCW befinden Im Adressbuch und in anderen Kontaktlisten von Arbeitsbereichen k nnen Sie neue Kontakte anlegen e indem Sie oben rechts in der Listenansicht anklicken W hlen Sie hier als Objekt typ Benutzer dann k nnen Sie nach Benutzern suchen und so Ihrem Adressbuch 130 Alternative Benutzerschnittstellen oder Ihrer Kontaktliste die entsprechenden origin ren Benutzerkontakte siehe auch 5 2 1 Eintr ge im Adressbuch erzeugen auf S 103 hinzuf gen In der Detailansicht k nnen sie Kontakte X Bearbeiten Sofern n der Detailansicht eines Kontakts eine Telefonnummer angegeben ist k nnen S e die betreffende Person dar ber kontaktieren Dies st auch ber eine vorhandene E Mail Adresse m glich falls Ihr Endger t diese Funktion unterst tzt Alternativ k nnen Sie ber die Aktion E Mail eine E Mail Nachricht ber den BSCW Server senden 7 2 5 3 Mobiles Portal Kalender In Ihrem pers nlichen Kalender werden Ihnen Ihre Termine in einer Listenansicht angezeigt Sie k nnen i
492. werden dem Anhang Ordner als Einzel Notizen hinzugef gt e Verweis in Kalender erzeugt in Ihrem pers nlichen Kalender einen Verweis auf einen Termin in einem Gruppenkalender Die restlichen Aktionen im Aktionsmen eines Termins sind generische Funktionen die bei Terminen dasselbe Verhalten aufweisen wie bei anderen Objekten 10 1 6 Kalender Optionen In der Abteilung Kalender Aufgabenliste des Aktionsformulars von Optionen Einstellun gen k nnen Sie verschiedene Optionen festlegen die die Einteilung Ihrer Kalender betreffen sowie die automatische bertragung und das automatische L schen von Terminen regeln So k nnen Sie hier angeben e mit welchem Tag die Woche beginnen soll e was f r Sie als Arbeitstag gilt und e wie die Zeiteinteilung in der Tages und Wochenansicht gestaltet werden soll Ferner k nnen S e angeben ob e Termine die Sie selbst in einem Gruppenkalender erstellen automatisch auch in Ihren pers nlichen Kalender eingetragen werden sollen auch wenn Sie n cht teilnehmen und ob e Termine an denen Sie nicht oder nicht mehr teilnehmen automatisch aus Ihrem per s nlichen Kalender gel scht werden sollen Mit Optionen Dieser Kalender im oberen Men eines Gruppenkalenders k nnen Sie ferner be stimmen ob Termine zu denen Sie in diesem Kalender eingeladen werden automatisch in Ihren pers nlichen Kalender bernommen werden sollen Kalender Umfragen und Abstimmungen 185 10 2 Terminabsti
493. wertungen von einer An zahl vorgegebener Gegenst nde Themen oder Sachverhalte mit einer variablen Anzahl von m glichen Bewertungen o Text Freitext Antwort o Terminauswahl Auswahl eines Termins aus bis zu acht Vorschl gen Es k nnen mehrere Termine ausgew hlt werden Bei Einfach und Mehrfachantworten geben Sie die Antwortm glichkeiten vor bei Bewertungen geben Sie die Gegenst nde der Bewertung vor In den Feldern Antwor ten oder Gegenst nde der Bewertung werden pro Zeile eine vorgegebene Antwort oder ein Gegenstand angegeben Die mit Antwort erforderlich gekennzeichneten Fragen m ssen von Umfrageteilnehmern beantwortet werden S e k nnen f r einige Fragetypen auch zus tzliche Felder Andere und Kommentar zulassen so dass Teilneh mer auch eine andere als die vorgegebenen Antworten geben und ihre Antwort noch weiter kommentieren k nnen Bei Bewertungen geben S e die Spanne der Bewertun gen und ihre Bezeichnungen an Fahren Sie fort neue Fragen einzugeben bis Ihr Fragebogen vollst ndig ist Bereits eingegebene Fragen k nnen Sie mit amp entfernen Die Reihenfolge der Fragen k nnen Sie ndern indem Sie die Fragen mit und nach oben oder unter verschieben e Inder Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Attribute f r die Umfrage vergeben Kalender Umfragen und Abstimmungen 193 Best tigen S e mit OK um die neue Umfrage zu erzeugen 10 3 2 Abstimmungen erzeugen Um eine ne
494. wie folgt 238 W hlen Sie Datei Neu Laufmappe im oberen Men Das Aktionsformular Neue Laufmappe hat vier Abteilungen Allgemeines Aufgaben Auto Versionierung und Attribute In der Abteilung Allgemeines geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschrei bung der neuen Laufmappe ein In der Abteilung Aufgaben geben Sie die Aufgaben Ihrer Laufmappe ein e Klicken S e auf Neue Aufgabe hinzuf gen um eine neue Aufgabe zu erzeugen Im Aufgabenformular geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung der Aufgabe an Unter Weiterleiten an bestimmen Sie die n chste Station im Laufmappen Ablauf Standardeinstellung ist dass die Laufmappe an die Bearbeiter der n chsten Auf gabe in der Reihe weitergeleitet wird Alternativ k nnen Sie erlauben dass die Laufmappe auch an e ne andere oder eine von mehreren anderen Stationen weiter geleitet werden kann Schlie lich w hlen Sie einen oder mehrere Benutzer aus die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen wie Sie auch Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen w rden e Klappen Sie die Aufgabe zu indem Sie auf das Dreieck in der oberen linken Ecke des Aufgabenformulars klicken e Fahren S e fort neue Aufgaben hinzuzuf gen indem S e auf Neue Aufgabe hin zuf gen klicken e In der zugeklappten und kompakten Darstellung sind die Aufgaben nummeriert Wenn Sie von der Standardabfolge der Aufgabenbearbeitung abgewichen sind zeig
495. zeigt die gefundenen Dokumente auf einer Ordner Seite Die Beschreibung jedes Do kuments enth lt den Ordner in dem es sich befindet Vergewissern Sie sich deshalb dass Sie Ansicht Beschreibung aktiviert haben 3 7 4 Suche mithilfe von Tags Mit einer internen Suchmaschine finden Sie Objekte in BSCW auf der Basis der diesen Ob jekten zugewiesenen Tags Tags sind frei vergebene Schlagw rter zur Klassifikation von BSCW Objekten und werden mit ndern Eigenschaften zugewiesen Im Formular Anfra ge bearbeiten spezifizieren S e Ihre Suche n den Tags e Das Feld Suchen enth lt den Namen desjenigen Arbeitsbereichs wo die Suche statt finden soll Dieses Feld st zun chst auf den kleinsten Arbeitsbereich gesetzt der den aktuellen Ordner enth lt d h denjenigen Arbeitsbereich von dem der aktuelle Ordner seine Mitglieder erbt Wenn S e ber zahlreiche Objekte n vielen Arbeitsbereichen verf gen versuchen Sie m glichst die Suche auf den vielversprechendsten Arbeitsbe reich einzuschr nken und vermeiden Sie eine zeitaufw ndige Suche in Ihren Arbeits bereichen letzteres ist voreingestellt wenn Sie eine Tag Suche in einem privaten Ordner starten e Tragen Sie Tags von Objekten nach denen Sie suchen in das vorgesehene Feld ein Mehrere Tags m ssen durch Leerzeichen getrennt werden Falls verf gbar k nnen Sie sich auch Letzte Ergebnisse einer Tag Suche anzeigen lassen e Wenn der Indexdienst PyLucene
496. zer Ihres BSCW Servers s nd k nnten S e Ihre Gemeinschaft erzeugen indem S e mit diesen Gemeinschaftsmitgliedern beginnen Bei der Auswahl der Mitglieder k nnen Sie dieselben Mechanismen benutzen als ob Sie neue Mitglieder in einen Arbeitsbereich einladen mit dem Unterschied dass S e keine Mitgliedergruppen von anderen Ar beitsbereichen einladen k nnen sondern nur Gemeinschaften siehe auch 11 5 Gemeinschaften 201 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften auf S 205 und 11 6 Gemeinschaften n Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt auf S 207 S e als Erzeuger und Manager der Gemeinschaft sind nicht automatisch Mitglied der Gemeinschaft aber S e sind nat rlich Mitglied des Gemeinschaftsarbeitsbereichs n der Rolle als Manager e Die anderen Abteilungen Auto Versionierung und Attribute betreffen die Regeln zur Auto Versionierung von Dokumenten im neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich und die Vergabe benutzerdefinierter Attribute Der neue Gemeinschaftsarbeitsbereich Hobby Astronomen erscheint in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder aber wird nicht unter Gemeinschaften von hr Benutzer name aufgef hrt solange S e kein Mitglied sind Normalerweise w rden S e jetzt eine Struktur mit entsprechendem Inhalt f r den Arbeits bereich erstellen Anschlie end k nnten Sie entweder darauf warten dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten oder direkt einige astron
497. zeugen und verwalten auf S 81 in Abschnitt 4 2 Zugriffsrechte und Rollen auf S 89 wird erkl rt wie Sie die Zugriffs rechte von Mitgliedern ndern k nnen E n pers nlicher Ordner ein Arbeitsbereich oder ein Diskussionsforum werden durch Datei Zugang ffentlich machen zu einem ffentlichen Arbeitsbereich standardm ig nur f r Ma nager erlaubt Diese M glichkeit kann allerdings durch Ihren BSCW Administrator aus Sicherheitsgr nden abgeschaltet worden sein Legen Sie fest welche Aktionen auf dieses Objekt frei zug nglich sein sollen Auf diese Weli se haben S e eine erweiterte Kontrolle ber m gliche Zugriffe Standardm ig werden nur Leserechte gew hrt Alle Objekte auf Ihrem BSCW Server die so ffentlich zug nglich ge macht worden sind werden im ffentlichen Bereich des Servers aufgef hrt Sie gelangen zu diesem ffentlichen Bereich ber das Symbol in der Schnellzugriffsleiste oder durch Auswahl von Anzeigen ffentlicher Bereich im oberen Men Die oben beschriebenen Aktionen werden auch im Aktionsmen eines Ordner oder Diskus s onseintrags angeboten Zugang Mitglied einladen und Zugang ffentlich machen 40 Grundbegriffe und funktionen Wenn S e vorhaben eine gro e Anzahl von Benutzern zu einem Arbeitsbereich einzuladen sollten Sie in Betracht ziehen dem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzuzuf gen Gemein schaften k nnen eine gro e Zahl von Mitgliedern aufnehmen und bieten
498. zu gehen S e wie folgt vor e W hlen Sie Datei Senden an FTP Server im oberen Men desjenigen Ordners des sen gesamten Inhalt einschlie lich Unterordnern S e bertragen m chten Leere Unter ordner werden nicht bertragen e Das Formular FTP Export ben tigt folgende Angaben o FTP Host o FTP Pfad auf dem FTP Server o FTP Benutzererkennung o FTP Passwort o Zeichensatz f r die Dateinamen auf dem FTP Host BSCW benutzt f r Objekt namen den Unicode Zeichensatz UTF 8 Alle FTP Parameter mit Ausnahme des Passworts werden gespeichert und bleiben so mit f r zuk nftige bertragungen erhalten S e k nnen auch ein einzelnes Dokument exportieren indem S e m Aktionsmen des Doku ments Senden an FTP Server ausw hlen Der Aufruf dieser Aktion im Aktionsmen eines Ordnereintrags hat dieselbe Wirkung wie oben beschrieben Hinweis Wenn Sie die Aktion FTP Export f r denselben FTP Server wiederholen werden standardm ig nur diejenigen Dokumente bertragen die seit der letzten bertragung ver n dert wurden S e k nnen aber auch durch Ankreuzen der entsprechenden Option veranlassen dass ausnahmslos alle Dokumente bertragen werden Import Export 247 13 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten Als Alternative zur Datei bertragungsfunktion Ihres Web Browsers gibt es in BSCW drei Hilfsprogramme die S e benutzen k nnen um Dokumente in Ihre Arbeitsbereiche hochzu laden Drag amp drop Uploade
499. zu haben Anh ngen Die Aktionen dieses Men s lassen Sie dem aktuellen Objekt andere Objekte als Anhang hinzuf gen So k nnen S e einem Dokument oder einer URL eine Notiz anh ngen und einer Notiz ein Dokument oder eine URL anh ngen Die Notiz wird beim Anh ngen er zeugt das angeh ngte Dokument hochgeladen Senden an Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die das aktuelle Objekt in ein anderes Format verwandeln oder auf andere Weise exportieren Die m glichen Aktionen h n gen vom Typ des Objekts ab Beispiele sind das Archivieren von Ordnern das Konvertieren von Dokumenten oder das Aufbereiten f r den Druck von Ordner bersichten oder Kontakt listen im PDF Format Verschieben Ausschneiden verschiebt das Objekt in Ihre Zwischenablage Kopieren legt eine Kopie des Objekts in Ihre Zwischenablage Hinweis Einen Ordner zu kopieren bedeutet dass Sie alle darin enthaltenen Objekte Unter ordner usw rekursiv mitkopieren In manchen F llen erf llt Verweisen in die Zwischenablage oder Ausschneiden den gleichen Zweck und spart viel Speicherplatz Einf gen verschiebt die aktuelle Auswahl von Objekten aus Ihrer Zwischenablage in das Objekt in diesem Fall ein Ordner ein Diskussionsforum oder anderes Container Objekt Entfernen verschiebt das Objekt in den Papierkorb Verweis Dieses Untermen fasst alle Aktionen zusammen durch die ein Verweis auf das aktuelle Objekt erzeugt und n einem anderen Ob

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