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1. 10 00 Einf hrung Messepersonal 17 18 19 20 2 ee 22 23 42 10 00 Gruppen Treffen Y amp 16 00 Messeauftritt Abbildung 25 Monatsansicht in einem Gruppenkalender Neben Ihrem pers nlichen Kalender der f r die Verwaltung Ihrer pers nlichen Termine ge dacht ist gibt es noch Gruppenkalender die f r die Koordination der Arbeit in einem be stimmten Arbeitsbereich durch die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs gedacht sind Kalender Umfragen und Gemeinschaften 157 e W hlen Sie Datei Neu Gruppenkalender im oberen Men eines Arbeitsbereichs um einen Gruppenkalender f r diesen Arbeitsbereich zu erzeugen Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Gruppenkalenders ein und klicken Sie auf OK um den neuen Gruppenkalender zu erzeugen e Aus naheliegenden Gr nden k nnen Sie nur einen Gruppenkalender pro Arbeitsbe reich erzeugen e Name Tags und Beschreibung eines Gruppenkalenders k nnen mit ndern Eigen schaften im Aktionsmen des Gruppenkalenders ge ndert werden Was im folgenden ber den Umgang mit Kalendern gesagt wird gilt sowohl f r pers nliche wie f r Gruppenkalender 7 1 1 Erstellen eines Termins In einen BSCW Kalender k nnen Sie Termine eintragen um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art private Termine Gruppentreffen Telefonkonferenzen zu organisieren Zu einem Termin geh ren mindestens ein Datum und eine Bezeichnung Name Wenn es sich um
2. DC Titel DC Verfasser oder DC Sprache Wenn Speicherung und Austausch von Schl sseln zur Verschl sselung von Dokumenten f r Ihren BSCW Server freigeschaltet ist gibt es zwei weitere Metadatenattribute f r Dokumente Schl ssel und Empf nger Diese Attribute sind f r Dokumente mit dem entsprechenden MIME Typ gedacht die Schl ssel f r das Verschl sselungsverfahren enthalten Das Schl ssel Attribut ist f r 56 Grundbegriffe und funktionen eine Beschreibung des Schl ssels gedacht und das Empf nger Attribut sollte die Be nutzer auflisten die den Schl ssel zugeschickt bekommen haben wenn es solche gibt Einzelheiten finden Sie in 9 5 3 BSCW Desktop Programm auf S 228 und in der Online Hilfe von BSCW Desktop o Kontakte werden durch zahlreiche Attribute beschrieben die Namen Adresse Tele fonnummern Organisation usw betreffen o Aufgaben werden durch einen anderen Satz von Attributen wie Kunde Kontakt Standort Kategorie usw beschrieben Beachten Sie dass die genaue Menge von benannten Metadatenattributen f r Ihren BSCW Server anders eingestellt sein kann Wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator Ein erster Satz von Attributen kann einem Objekt bei seiner Erzeugung zugewiesen werden im allgemeinen in der Abteilung Attribute des Aktionsformulars Geben Sie Werte in die da f r vorgesehenen Felder ein Datumangaben sollten vollst ndig sein d h Jahr Monat und Tag e
3. Darstellung des Aktionsformulars e Kreuzen Sie die Option Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern an wenn die Ansichtseinstellungen eines jeden Kalenders individuell behandelt wer den sollen widrigenfalls gelten die Ansichtseinstellungen eines Kalenders auch f r alle anderen Kalender Kalender Umfragen und Gemeinschaften 161 Auch wenn die Speichern Option aktiviert ist sind Sie noch in der Lage Ansichtseinstellun gen auf andere Kalender zu bertragen e W hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen um die Ansichtseinstellungen des aktuellen Kalenders auf alle anderen Kalender zu bertragen Wenn Sie die Ansichtseinstellungen des aktuellen Kalenders ge ndert haben k nnen Sie zu den Einstellungen zur ckkehren die auf diesen Ordner mit F r alle hnlichen bernehmen bertragen wurden indem Sie e Ansicht Zur cksetzen w hlen Wenn die Speichern Option deaktiviert ist werden Ansichtseinstellungen f r alle Kalender in gleicher Weise festgelegt Sie k nnen bestimmte Kalender davon ausnehmen indem Sie e Ansicht Individuell f r solche Kalender ankreuzen F r individualisierte Kalender k n nen Sie die Ansichtseinstellungen abweichend von den anderen Kalendern festlegen Die Ansichtseinstellungen individueller Kalender k nnen nicht durch Einstellungen anderer Kalender berschrieben werden Wenn die Individuell Option eines Kalenders deaktiviert wird werden die Ansichtseinstellun
4. Ihr Benutzer name aktive Arbeitsbereiche Die im Pfad benutzten Namen sind Verweise auf die betreffenden Ordner bersichtsseiten Ein Suchfeld ist in die Navigationsleiste integriert es l sst Sie in Ihren Arbeitsberei chen suchen Geben Sie Ihre Suchbegriffe ins Suchfeld ein und klicken Sie auf p Die Ergebnisse werden in einem gesonderten Suchordner angezeigt und zwar mit der genauen Position der Suchergebnisse in der Beschreibung Um zu Ihrem vorigen Ord ner zur ckzukehren klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste Die Standardsuche alles sucht nach allen Objekten im aktuellen Ordner bei denen die Suchbegriffe im Namen im Inhalt in der Beschreibung oder den Tags vorkommt Sie k nnen eine andere Art von Suche in einem Suchmen ausw hlen das erscheint wenn Sie auf das Dreieck vor dem Suchfeld klicken Name Tags oder Dokumente Eine Suche nach Namen findet alle Objekte im aktuellen Ordner deren Name die Suchbegriffe enth lt eine Tags Suche findet alle Objekte deren Tags die Suchbegriffe enthalten und eine Dokumentensuche schlie lich findet alle Ihre Dokumente die die Suchbegriffe enthalten Beachten Sie dass Tags und Dokumentensuche nicht auf den aktuellen Ordner beschr nkt sind sondern in allen Arbeitsbereichen suchen Weitere Einzelheiten zur Suche finden Sie in 4 9 Suche auf S 102 Das Banner Beispiel Banner f r einen Ordner mit Dateien ist im Regelfall leer kann aber individuell f
5. Sie k nnen auch ein einzelnes Dokument exportieren indem Sie im Aktionsmen des Doku ments Sendenan FTP Server ausw hlen Der Aufruf dieser Aktion im Aktionsmen eines Ordnereintrags hat dieselbe Wirkung wie oben beschrieben Hinweis Wenn Sie die Aktion Exportieren f r denselben FTP Server wiederholen werden standardm ig nur diejenigen Dokumente bertragen die seit der letzten bertragung ver n dert wurden Sie k nnen aber auch durch Ankreuzen der entsprechenden Option veranlassen dass ausnahmslos alle Dokumente bertragen werden 226 Import Export 9 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten Als Alternative zur Datei bertragungsfunktion Ihres Web Browsers gibt es in BSCW drei Hilfsprogramme die Sie benutzen k nnen um Dokumente in Ihre Arbeitsbereiche hochzu laden Drag amp drop Uploader Datei bertragungshilfe und BSCW Desktop Programm Die Verwendung dieser Hilfen ist insbesondere angezeigt wenn Sie es mit gro en Dokumenten oder einer Vielzahl von Dokumenten zu tun haben Alle bertragungshilfen bieten die folgen de Funktionalit t o Hochladen mehrerer Dokumente in einem Schritt o Hochladen ganzer Ordnern als komprimiertes Archiv oder als Einzeldateien o Auswahl hochzuladender Dateien durch Verschieben ins Anwendungsfenster drag amp drop Die Datei bertragungshilfe erlaubt vor dem Hochladen noch die Angabe von Dokumenttyp und Beschreibung das BSCW Desktop Programm unterst tzt
6. dies ist einer von zwei Orten wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen k nnen der andere ist Ihr Adressbuch e Im Formular Neue Gemeinschaft tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein z B Hobby Astronomen und wahlweise einen Beschreibung und Stichw rter Letzteres wird auch im Ordner Andere Gemeinschaften f r andere Benutzer ange zeigt Der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Ge meinschaft angelegt Dieser Arbeitsbereich der zun chst leer ist erscheint in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich und Sie sind sein Eigent mer und Manager Der Arbeits bereich wird denselben Namen dieselbe Beschreibung und dieselben Stichw rter haben wie die neue Gemeinschaft Der Name des Arbeitsbereichs kann unabh ngig vom Namen der Gemeinschaft ge ndert werden e Als n chstes w hlen Sie die Rolle der Gemeinschaftsmitglieder aus d h die Ge meinschaftsrolle in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeits bereich zugreifen Sie sollten eine Rolle ausw hlen die f r den Zweck Ihrer Gemein schaft angemessen ist Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z B nur in der Lage sein sollen den Inhalt des Arbeitsbereichs zu lesen w hlen Sie die Rolle Eingeschr nktes Mitglied wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen w hlen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied die angebotene Standardrolle die auch Aktionen zur nderung des Inhalts einschlie t
7. l sst Sie die ausgew hlten Dokumente oder die Objekte auf die die ausge w hlten URLs verweisen bewerten miea ins Adressbuch legt Verweise auf die in einer Mitgliederseite ausgew hlten Objekte in Ihr Adressbuch falls nicht schon dort vorhanden t zur Gemeinschaft erzeugt eine Gemeinschaft die die in einer Mitgliederseite oder in Ihrem Adressbuch ausgew hlten Objekte als Mitglieder hat C in Aktenkoffer legt Verweise auf die ausgew hlten Ordner in Ihren Aktenkoffer zum Abgleich mit Ihrem lokalen PC E zur Startseite erzeugt Widgets auf Ihrer pers nlichen Startseite die sich auf die aus gew hlten Objekte beziehen Im Falle von Ordnern oder Diskussionsforen z B zeigen die Widgets den Inhalt der ausgew hlten Ordner oder Diskussionsforen an vCard Export speichert die in einer Mitgliederseite oder in Ihrem Adressbuch ausge w hlten Benutzerobjekte als eine vCard Datei vcf auf Ihrem lokalen Computer die enthaltenen Kontaktdaten k nnen in lokale Anwendungen wie Microssoft Outlook im portiert werden ji 3 3 4 2 Aktionsmen Aktionen auf einzelnen Objekten Aktionen auf einem einzelnen Objekt werden durch Anwahl des entsprechenden Eintrags im Aktionsmen des Objekts aufgerufen Beachten Sie dass das Aktionsmen auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekteintrag angezeigt werden kann durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusammen mit einem rechten Maus
8. ndern Typ f r das Bilddokument in Ihrem pers nlichen Ar beitsbereich Hinweis Sie k nnen Ihr Bild im pers nlichen Profil auch dadurch austauschen dass Sie das entsprechende Bilddokument in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich ersetzen Selbst wenn Sie das hochgeladene Bild in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich l schen wird das entsprechende Bild wegen des Zugriffsrechts f r alle Benutzer immer noch auf Ihrer pers nlichen Info Seite angezeigt ffentlicher Schl ssel Hier k nnen Sie Ihren ffentlichen Schl ssel f r Verschl sselung und digitale Signatur von Dokumenten im Rahmen der Benutzung von BSCW Desktop angeben Einzelheiten enth lt die Online Hilfe von BSCW Desktop dieses Programm kann ber Optionen Einstellungen im oberen Men installiert werden Diese Abteilung erscheint nur wenn die Unterst tzung von Speicherung und Austausch von Schl sseln f r das Verschl sselungsverfahren f r Ihren BSCW Server freigeschaltet ist W hlen Sie die Datei mit dem ffentlichen Schl ssel indem Sie die Schaltfl che Browse bzw Durchsuchen verwenden oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollst ndigen Pfad an Wahlweise k nnen Sie einen Namen und eine Beschreibung des Schl ssels angeben 2 5 Browser konfigurieren Bevor Sie den BSCW Server benutzen berpr fen Sie bitte die Konfiguration Ihres Brow sers e Der Browser muss eine Seite jedesmal beim BSCW Server berpr fen bevor er sie aus seinem tem
9. Neue Um frage hat drei Abteilungen in denen Sie die neue Umfrage spezifizieren e In der Abteilung Allgemeines geben Sie zun chst Namen berschrift sowie optio nale Tags und Beschreibung der neuen Umfrage ein Unter der berschrift wird die Umfrage den Teilnehmern pr sentiert Wenn Sie keine gesonderte berschrift ange ben wird der Name des Umfrageobjekts genommen Kalender Umfragen und Gemeinschaften 169 170 Teilnahme an der Umfrage ist nur innerhalb des Zeitrahmens der Umfrage m glich Bitte beachten Sie dass die Auswahlk stchen sofort und endet nicht eventuell aus gew hlte Anfangs und Endzeiten berschreiben Unter Zugriff legen Sie fest ob es sich um eine ffentliche Umfrage handeln soll und ob und wann die Teilnehmer der Umfrage die Ergebnisse einsehen k nnen ffentliche Umfragen richten sich nicht nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs sondern k nnen von jedermann anonym beantwortet werden Beachten Sie dass nicht registrierte Teilnehmer hierf r den ffentlichen Verweis auf das Umfrageobjekt http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Umfrage Id verwenden m ssen wobei Umfrage Id die Objektnummer der Umfrage ist die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird die im Adressfeld Ihres Browsers er scheint wenn Sie die Umfrage ffnen F r die Darstellung der Umfrage gibt es verschiedene Optionen e Sie k nnen die Fragen mit 1 beginnend durchnummerieren lassen e Sie k nnen
10. e des aktuellen Dokuments angezeigt Sie K nnen ein anderes Objekt bestimmen dessen Gr e angezeigt werden soll indem Sie seinen Namen im Parameter filename angeben unit optional Die Standardeinheit ist Byte B Wenn Ihr Objekt recht gro ist w re eine an dere Einheit vielleicht angemessener G ltige Einheiten sind B KB MB GB Beispiel element size filename files dvd image iso unit GB F gt die Gr e des Objekts dvd image iso im Unterordner files des aktuel len Ordners in Gigabyte ein systembanner F gt das Systembanner ein standardm ig handelt es sich dabei um das normale BSCW Systembanner Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element systembanner tags F gt eine Liste der Tags ein die Objekten des aktuellen Websiteordners zugewie sen wurden Durch Klicken auf einen Tag wird die Anzeige von Objekten in der durch contents erzeugten Inhaltsliste auf diejenigen Objekte eingeschr nkt denen dieser Tag zugewiesen wurde Beachten Sie dass das Klicken auf einen Tag keine Wirkung auf hierarchische Listen hat die mit tree erzeugt wurden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element tags tree F gt einen Baum von klickbaren Verweisen ein der den Inhalt des aktuellen Websiteordners von der obersten Ebene bis zum aktuellen Dokument zeigt Nach einer Volltextsuche ersetzen die Suchergebnisse den Inhaltsbaum Statisch Ja Parameter Dieselben wie f r contents Beispiele element tree showla
11. m al elke x Noch nicht abgestimmt Thomas Koch x Registrierter BSCWV Nutzer Teilnehmer bearbeiten Abbildung 26 Terminabstimmung 7 2 1 Terminabstimmung erzeugen und ndern Sie erzeugen eine Terminabstimmung wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Terminabstimmung im oberen Men e Jn der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars Neue Terminabstimmung ge ben Sie die folgenden Einzelheiten des geplanten Treffens an e Name und wahlweise eine Beschreibung e Terminvorschl ge W hlen Sie Termine f r Ihr Treffen aus Benutzen Sie dazu die Men s oder klicken Sie auf das Kalendersymbol um ein Werkzeug zur Datums eingabe zu aktivieren Die Zeitfelder k nnen unausgef llt gelassen werden Sie k nnen den Terminen eine Bemerkung hinzuf gen z B ber den Ort oder die Dauer des geplanten Treffens die den Teilnehmern angezeigt wird Klicken Sie auf Terminvorschlag hinzuf gen wenn Sie mehr als drei Vorschl ge machen m chten 164 Kalender Umfragen und Gemeinschaften Hinweis Wenn die Terminabstimmung einmal erzeugt ist k nnen Sie die Termin vor schl ge nicht mehr ndern e Details zu Teilnahme und E Mails Tragen Sie das Ende der Abstimmung ein die Abstimmung ber die Termine beginnt sofort nachdem die Terminabstimmung er zeugt wurde Geben Sie an ob und wann Sie an das Ende der Abstimmung erin nert werden wollen und ob Sie ber jede einzelne Stimmabgabe informiert werden wo
12. 3 6 ffentlicher Bereich 55 3 7 Metadaten 56 3 7 1 Metadatenattribute 56 3 7 2 Tags 58 3 8 Die Info Seite 59 4 Weitere Funktionen 61 4 1 Registrieren und Authentisieren 61 4 1 1 Zus tzliche E Mail Adresse registrieren 61 4 1 2 Andere Methoden der Authentisierung 61 4 2 Pers nliche Startseite 62 4 2 1 Startseite erzeugen 62 4 2 2 Startseite ndern 63 4 2 3 Inhaltsansicht der Startseite 64 4 2 4 Startseite benutzen 64 4 2 5 Startseiten f r Arbeitsbereiche 65 4 3 Benutzeroberfl che anpassen 65 4 3 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache 66 4 3 2 Kompetenzniveaus 66 4 3 3 Pers nliche Einstellungen festlegen 67 4 3 4 Ordneransichten 70 4 4 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten 12 4 4 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen 13 4 4 2 Mitglieder verwalten 75 4 4 3 Zugriffsrechte setzen 75 4 4 4 Banner f r einen Arbeitsbereich erstellen 75 Inhaltsverzeichnis 4 4 5 Arbeitsbereichskarten 76 4 5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs 71 4 5 1 Mitgliederseite 78 4 5 2 Adressbuch 80 4 5 3 Mitgliedergruppen 81l 4 5 4 Kontaktlisten 82 4 5 5 Versand an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere Kontakte 83 4 6 Zugriffsrechte und Rollen 85 4 6 1 Das BSCW Rollenkonzept 85 4 6 2 Informationen ber aktuelle Zugriffsrechte 86 4 6 3 Rollen zuweisen 86 4 6 4 Rollen definieren und ndern 88 4 6 5 Eigentum und Eigent merrolle 89 4 6 6 Anonymen Zugriff erlauben 92 4 6 7 ffentliche Portalseiten f r anonymen Zugang 93 4 7 Diskussionsfo
13. Der ffentliche Schl ssel f r dieses Verfahren wird in Ihrem pers nlichen Profil angegeben Konsultieren Sie die Online Hilfe des BSCW Desktop Programms f r Fra gen zur Verschl sselung Beachten Sie dass die Unterst tzung Ihres BSCW Servers f r Speicherung und Austausch von Schl sseln f r das Verschl sselungsverfahren freigeschaltet sein muss Im Zweifel fragen Sie bitte bei Ihrem BSCW Administrator nach BSCW Desktop ist eine lokale Anwendung die auf Ihrem Computer installiert werden muss Achtung Es sind eine Reihe von BSCW Datei bertragungsprogrammen im Umlauf die mit fr heren BSCW Versionen benutzt wurden Unterst tzt wird mit der aktuellen BSCW Ver sion jedoch nur das BSCW Desktop Programm Vom Gebrauch lterer Programme wird ab geraten 228 Import Export 9 5 3 1 Installation von BSCW Desktop Die folgenden Anforderungen m ssen f r eine Installation von BSCW Desktop erf llt sein o Java BSCW Desktop basiert auf Java Technologie es wird eine Laufzeitumgebung sog Java Runtime Environment JRE der Java 2 Standard Edition J2SE ab Ver sion 1 4 ben tigt Wir empfehlen den Einsatz von Java 2 SE Version 1 6 verf gbar unter http java sun com o Java Web Start Die Software Verteilung Installation und Aktualisierung von BSCW Desktop und seinen Komponenten erfolgt mittels Java Web Start Java Web Start wird automatisch mit der Java Laufzeitumgebung installiert F r weitere Hinwei se zur Java Web Star
14. O obere Men leiste 6 24 Objekte erzeugen 35 Objekttypen 28 ffentlich machen 38 73 92 ffentliche Portalseite 93 ffentlicher Bereich 38 55 92 ffentlicher Zugriff 73 92 ffnen 27 Index Online Verzeichnisse 149 OpenID 61 Ordner 2 30 anonymer Zugriff 92 erzeugen 35 ver ffentlichen 92 Ordneransichten 27 70 Ordner bersicht 2 Outlook Abgleich 237 Systemanforderungen 238 P Papierkorb 54 parallele Arbeitssitzungen 16 Passwort ndern 20 Erstbelegung 14 vergessenes ersetzen 20 PDF exportieren 227 PDF Darstellung von Dokumenten 36 pers nliche Aufgabenliste 204 pers nliche Einstellungen 67 pers nliche Info Seite 17 pers nliche Kommunikationsdaten 149 pers nliche Startseite 62 pers nlicher Arbeitsbereich 5 50 Phase eines Projekts 33 191 ndern 194 erzeugen 194 Portalseite f r ffentlichen Zugang 93 pers nliche 62 prim re E Mail Adresse 17 61 Profil 17 Projekt 33 191 ndern 194 erzeugen 192 Q Quota System 36 52 54 89 R Reaktivieren Aufgabe 208 Registrieren am BSCW Server 13 relative Verweise auf BSCW Objekte 109 Rolle 85 ndern 88 definieren 88 einem Benutzer zuweisen 86 RSS Ereignis Feed 46 154 Index RSS Feed 31 106 S Schnellstartleiste 6 24 Schnellzugriffsleiste 24 Schnittstelle zu mobilen Ger ten 110 Senden an 41 Serie von Terminen 160 SMS senden 150 Sortieren nach Antworten 95 Sortieren von Eintr gen 27 70 Sperre aufheben 120 b
15. bernehmen wodurch die Aufgabe in den Zustand bernommen bergeht Die bernahme einer Aufgabe ist optional und nicht etwa Voraussetzung f r eine nachfolgende Erledigung Sie signalisiert lediglich dem Auf traggeber dass mit der Ausf hrung der Aufgabe zu rechnen ist Der Auftragnehmer erledigt die Aufgabe mit Aufgabe erledigen nachdem er die Ausgabedaten erstellt hat Die Aufgabe geht dadurch in den Zustand erledigt ber Fehlende Ausgabedaten die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforderlich gekenn zeichnet wurden f hren zu einer Fehlermeldung Bei mehreren Auftragnehmern spricht der agierende Auftragnehmer f r alle anderen sie bleiben alle auch nach der bernahme oder Erledigung Auftragnehmer Durch das Erledigen der Aufgabe werden die Ausgabedaten durch die Auftragnehmer freigegeben und sind dann f r den Auftraggeber sichtbar was in den Zust nden ge Workflow Management startet und bernommen nicht der Fall ist Die Ausgabedaten k nnen im Zustand erle digt nicht ge ndert werden e Der Auftraggeber nimmt schlie lich das Ergebnis der Aufgabe mit Aufgabe abneh men ab Die Bearbeitung der Aufgabe endet damit und die Aufgabe nimmt den End zustand abgenommen an Wenn beim Start der Aufgabe keine Auftragnehmer zugewiesen sind wird die Aufgabe zu einer pers nlichen Aufgabe desjenigen Benutzers der die Aufgabe gestartet hat Solche per s nlichen Aufgaben werden nat rlich nicht im Wechselspiel zwischen Auftra
16. gen auf die Einstellungen der nicht individualisierten Kalender zur ckgesetzt Wenn Sie die Ansichtseinstellungen eines individuellen Kalenders auf andere Kalender ber tragen wollen e w hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen Andere individuelle Kalender sind von dieser Aktion nat rlich nicht betroffen Termine auf einer Zeitachse anzeigen Sie k nnen sich die Termine eines Kalenders auch auf einer Zeitachse anzeigen lassen Dabei wird jeder Termin an der Stelle der Zeitachse positioniert die seinem Anfang entspricht Ist auch ein Ende des Termins gegeben wird die Dauer des Termins als ein Balken dargestellt Die Zeitachsenansicht wird in einem separaten Browser Fenster angezeigt e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Kalenders um eine Zeitach sendarstellung der Termine zu erzeugen e Weitere Einzelheiten finden sich in 8 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 216 7 1 5 Kalender Aktionen Im oberen Men eines Kalenders bietet Anzeigen zwei Aktionen Heute und Datum an mit denen Sie sich das aktuelle Datum bzw ein von Ihnen zu bestimmendes Datum in der jewei ligen Kalendersicht anzeigen lassen k nnen Die Spezifikationsm glichkeiten f r das Datum h ngen von der jeweils g ltigen Kalenderansicht ab in der Monatsansicht etwa k nnen Sie nur einen bestimmten Monat ausw hlen Das Aktionsmen eines Termins bietet die Aktionen an die Sie zum Umgang mit Terminen
17. tion Auswerten bereitstellt Er enth lt im allgemeinen Vorlagen eine spezielle Art von Dokumenten und verf gt ber eigene Attribute die Instanzen siehe unten Wenn eine Dokumentensammlung Unterordner enth lt so erben diese Ordner die bereits definierten Instanzen Es k nnen dort au erdem neue Instanzen definiert und die Operation Auswerten ausgef hrt werden a Dokument und Inhaltsmanagement Vorlage Eine Vorlage dient der Erzeugung von Dokumenten in einer Dokumentensammlung In einer Vorlage k nnen die Instanzen referenziert werden oder andere Vorlagen ein gebunden werden Es gibt zwei Klassen von Vorlagen die eine erzeugt w hrend der Evaluierung direkt ein Dokument die andere wird in andere Vorlagen eingebunden Instanzen Eine Instanz ist eine Variable mit Namen und Wert die in einer Vorlage benutzt wird Eine Instanz kann f r einen einfachen Begriff stehen wie einen Verzeichnispfad oder eine Versionsnummer Eine Instanz kann aber genauso f r eine berschrift einen Ab satz oder den Inhalt einer ganzen Webseite stehen Instanzen werden innerhalb von Vorlagen oder als Attribute einer Dokumentensammlung oder einer ihrer Unterordner definiert Funktionen Vorlagen oder Instanz Werte k nnen einige Funktionen enthalten die eine Zeichen folge liefern So Kann z B die Gr e eines Dokuments durch Aufruf einer entspre chenden Funktion automatisch w hrend des Evaluierungsprozesses eingesetzt werden Evaluierungsproze
18. 191 Bei der automatischen Aggregation gelten folgende Regeln siehe auch die untenstehende Ab bildung o Sind alle untergeordneten Aufgaben planm ig kritisch oder berf llig so wird der Fortschritt von unmittelbar bergeordneter Aufgabe Phase oder Projekt ebenfalls auf planm ig kritisch bzw berf llig gesetzt o Sind die Fortschrittswerte der untergeordneten Aufgaben eine Mischung von planm Big kritisch und berf llig so wird der Fortschrittswert von unmittelbar bergeordne ten Aufgabe Phase oder Projekt auf kritisch gesetzt en i N m a a ao 08 Daa Jo gt o Abbildung 30 Fortschrittsaggregation Workflow Management 203 Die Aggregation des Fortschritts setzt sich in der Hierarchie nach oben bis auf Projektebene fort Sie folgt auch auf Phasenebene stets denselben Regeln Es gelten jedoch die folgenden Einschr nkungen und Ausnahmen o Der Fortschritt einer untergeordneten Aufgabe wird nur dann nach oben aggregiert wenn die unmittelbar bergeordnete Aufgabe von der Erledigung der untergeordneten Aufgabe abh ngig ist Ist der Fortschritt einer Aufgabe berf llig findet der aus etwaigen untergeordneten Aufgaben aggregierte Fortschritt keine Ber cksichtigung und der Fortschritt der Auf gabe bleibt berf llig Ist der Fortschritt einer Aufgabe kritisch aber der Fortschritt aller untergeordneten Aufgaben planm ig findet der aggregierte Fortschrittswert keine Ber cksichtigung un
19. DokSet 32 142 Dokument 28 abgleichen mit lokalem Rechner 234 anonym hochladen 93 direkt bearbeiten 115 einfrieren 120 entfrieren 120 hochladen 6 36 228 232 konvertieren 226 mit externen Editoren bearbeiten 118 PDF Darstellung 36 sperren 120 suchen 105 unter Versionskontrolle 29 121 wiedervorlegen 119 Dokumentensammlung 32 142 Dokument Ereigniskarte 48 Drag amp drop Uploader 229 Dublin Core 56 Index E eigener BSCW Server 8 Eigent mer 52 54 89 Einfrieren von Dokumenten 120 Einf gen 52 89 Eingabedaten Aufgabe 195 Einladen von Mitgliedern 38 73 79 Einstellung des Browsers 19 Einstellungen in Kalendern 165 pers nliche 17 66 67 Eintrag eines Blogs 101 Eintr ge sortieren 27 70 E Mail Adresse registrieren 61 E Mail Freigabe f r Ordner 232 E Mail Nachricht Objekt 34 endg ltiger Termin Terminabstimmung 170 Entfernen 54 89 Entfernen von Mitgliedern 79 Entfrieren von Dokumenten 120 Ereignisbenachrichtigung 46 152 154 Ereignisdienste 45 Ereigniskarte 48 Ereignismonitor 45 46 151 Ereignisse 44 best tigen 46 exportieren 45 Optionen auf Objektebene 47 Standardoptionen 46 Ereignissymbole 45 46 Ereignistypen 45 Erinnerung an Termine 160 Erledigung zur ckziehen Aufgabe 208 Erreichbarkeit anderer Benutzer 150 151 Ersetzen 41 Erstellen von Terminen 160 Erzeugen einer Version 122 Erzeugen von Objekten 35 Evaluierung von DokSets 142 143 144 Experte 66 Exportieren in PDF 227 mit
20. OK e Wenn Sie nur ein Dokument einfrieren wollen k nnen Sie Zugang Einfrieren im Aktionsmen des Dokuments ausw hlen 120 Dokument und Inhaltsmanagement Wenn Sie Dokumente wieder entfrieren m chten benutzen Sie Bearbeiten Entfrieren im obe ren Men Sie k nnen auch wieder Zugang Entfrieren im Aktionsmen eines Dokuments benutzen 5 3 Dokumente unter Versionskontrolle Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach berarbeitet wird Ohne Versionskontrol le m ssten die Autoren viel administrative Routinearbeit zus tzlich erledigen um die ver schiedenen Fassungen der Dokumente in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge ausein anderzuhalten Weil es sicherer und zudem deutlich bequemer ist sollte die Autorengruppe ihre BSCW Dokumente unter Versionskontrolle stellen Bei einem Dokument unter Versionskontrolle wird dessen Inhalt bei nderungen nicht ein fach berschrieben vielmehr wird eine zus tzliche Version erzeugt die nun die aktuelle Fas sung darstellt Die fr heren Fassungen bleiben erhalten Ihre Abfolge wird durch Versions nummern z B 0 1 0 2 0 3 usw gekennzeichnet ber die Info Seite oder direkt ber eine URL mit Versionsnummer siehe unten k nnen Sie weiterhin darauf zugreifen Als Eigent mer eines Ordners haben Sie zus tzlich die M glichkeit alle Dokumente des Ord ners unter automatische Versionskon
21. Safari Opera und Internet Explorer be merken die RSS F higkeit von BSCW automatisch und zeigen ein entsprechendes RSS Sym bol an Bei Firefox Safari und Opera ist es ein RSS Symbol am rechten Ende des Adress felds Im Internet Explorer ndert die Feeds Schaltfl che in der Toolbar ihre Farbe von grau zu orange und es ert nt ein Laut Klicken Sie auf das RSS Symbol und folgen Sie den Anwei sungen des Browsers Bei Firefox wird eine Live Bookmark f r einen BSCW RSS Ereignis Feed erzeugt Opera ffnet den BSCW RSS Ereignis Feed direkt in einem eigenen Tab Sehen Sie f r Einzel heiten in die Online Hilfe Ihres Browsers 156 Kommunikation und Awareness 7 Kalender Umfragen und Gemeinschaften 7 1 Kalender Ihr pers nlicher BSCW Kalender ist ein pers nliches Objekt wie Ihre Zwischenablage Ihr Papierkorb oder Ihr Adressbuch e Klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Kalender im oberen Men um auf Ihren pers nlichen Kalender zuzugreifen EBSCW Logout ei earbeiten c lonen nzeigen e sasa acant Kreifelts Mg CBd CeBIT fh Kalender CeBIT Mon Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sam Son 2 39 10 00 Gruppen Treffen 7 3 4 5 6 7 8 g9 40 11 00 Besuch Prof 10 00 Gruppen Treffen 16 00 Messeauftritt v Schmitz 10 11 12 13 14 15 16 u 13 00 Telefon Konf ACME Y 10 00 Gruppen Treffen
22. ber amp oder Bearbeiten Entfernen in Ihren Papierkorb verschieben Objekte die Sie vom Arbeitsbereich in Ihre Zwischenablage oder Ihren Papierkorb verscho ben haben sind f r die anderen Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs nicht mehr sichtbar Manche Aktionen z B bewerten k nnen nur auf Objekte bestimmter Typen angewandt werden In 3 3 Aktionen auf S 34 werden die BSCW Aktionen detailliert erl utert 1 4 6 Aktionen auf einem Objekt In der Mitte eines Objekteintrags in der Ordner bersicht finden Sie das Aktionsmen f r Operationen die Sie auf dieses Objekt anwenden k nnen und d rfen wie in der folgenden Abbildung dargestellt FEJLANSAT Kreifelts Mg CBd gt CeBIT H Suchen D P CeBm insgesamt 10 Eintr ge a Icon Name Aktion Gr e Teile Notiz Wert Erzeugt von Neu gA Kalender CeBIT i 14 Kreifelts er F j Produktbeschreibung 0 4 ffnen Kreifelts I E IB Fiyer Bee kreifeits Ir B Vorlage dtm ndern _Kreitaits ar en i Neu gt y Termin j paan Inhalt xml f worwer l ar NG E ceBit Bscw E Kreifelts 3 Auf die Anfrage passen 94100 Objekte 16 sind gespeichert Ko BEE me E Der Stand vom letzten Jahr Een woetzel Diesmal sind wir in Halle 3 Bern o8 CeBIT Review Y i B ruland amp al Web Info v hinrichs m Zeitplan v 6 ruland ar e amp Kontakte f r CeBIT v 5 Kreifelts M z Nachricht Hinrichs w 23K hinrichs Abb
23. eine Kontaktstatusanzeige nicht gezeigt auch wenn sie aktiviert ist 6 3 Aktivit tsverfolgung mit dem Ereignismonitor Der Ereignismonitor pr sentiert Informationen ber die Anwesenheit und Aktivit t von Be nutzern eines BSCW Servers Es stehen zwei Ansichten zur Verf gung die einmal gerade ak tive Benutzer und zum anderen aktuelle Ereignisse betreffen Sie k nnen das Ereignismoni Kommunikation und Awareness 151 tor Fenster neben der normalen Arbeit mit BSCW verwenden um sich ber zur Zeit aktive Kollegen zu informieren Benachrichtigungen ber aktuelle Ereignisse in Ihren Arbeitsbe reichen zu erhalten und diejenigen Kollegen zu kontaktieren die gerade mit BSCW arbeiten 6 3 1 Anforderungen Der Ereignismonitor wird vom BSCW Server geladen und l uft als Applet im Web Browser Dazu wird ein Java Plugin ben tigt das vom Browser bei Bedarf ebenfalls geladen und in stalliert wird Der Browser muss dazu Plugins sowie JavaScript unterst tzen Der Ereignis monitor verwendet SUNs Java Plugin in der Version 1 5 dieses Plugin wird von aktuellen Browsern unterst tzt Hinweis M glicherweise ist der Ereignismonitor auf Ihrem BSCW Server nicht verf gbar da es sich dabei um eine optionale Komponente handelt Sprechen Sie bitte Ihren BSCW Ad ministrator an falls diese Funktion bei Ihrem Server nicht aktiviert ist 6 3 2 Starten des Ereignismonitors Um den Ereignismonitor zu starten e w hlen Sie Anzeigen Ereignismonitor
24. en vor e W hlen Sie die Auswahlk stchen der Objekte an aus denen Sie ein Archiv erstellen m chten Sie k nnen Ihre Zwischenablage nutzen um Objekte aus verschiedenen Ordnern zusammenzubringen die Sie in einem Archiv versammeln m chten e W hlen Sie in der Mehrfachwahl Symbolleiste um das Formular Archivieren aufzurufen Es enth lt eine Liste der Archivtypen die Ihr BSCW Server erzeugen kann und der Kodierungsverfahren die auf die Archivdatei angewandt werden k nnen Die verf gbaren Archivtypen und Kodierungsverfahren h ngen von der Kon figuration Ihres BSCW Servers ab e Geben Sie einen Namen f r das Archiv ein und w hlen Sie den Archiv Typ und die anzuwendende Kodierung Bestimmen Sie ob und wo das Archiv gespeichert werden soll indem Sie eine Option unter Speicherung ausw hlen nur herunterladen in der Zwischenablage speichern oder im aktuellen Ordner speichern e Aktivieren Sie die Option Index Datei erzeugen wenn BSCW eine Index Datei der archivierten Eintr ge erzeugen soll die auch Meta Informationen enth lt Import Export 223 e Kreuzen Sie Zeichensatz f r Dateinamen automatisch w hlen an wenn BSCW den Zeichensatz f r die Dateinamen im Archiv automatisch aus Ihren Browserinformatio nen ableiten soll Andernfalls werden Sie in einem Folgeformular aufgefordert den Zeichensatz explizit anzugeben Hinweis Um Archive die auf einen lokalen Computer heruntergeladen wurden zu f
25. ersetzt oder es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument unter Versions kontrolle steht Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie Ihre s mt lichen bisherigen Eingaben Sie k nnen anschlie end das HTML Dokument im Quelltext bearbeiten W hrend der Erzeugung des HTML Dokuments entweder durch Hochladen oder di rekte Erzeugung auf dem BSCW Server wurde der Zeichensatz des Dokuments ent weder explizit angegeben oder aus den Browser Informationen des Erzeugers ge schlossen Im letzteren Fall erscheint bei der Bearbeitung im Quelltext ein Auswahl k stchen Zeichensatz f r Inhalt einer Textdatei nach M glichkeit automatisch w h len Wenn Sie dieses K stchen abw hlen und OK klicken werden Sie gebeten den Zeichensatz f r das HTML Dokument explizit anzugeben Beim n chsten Bearbeiten des HTML Dokuments im Quelltext erscheint dieses Auswahlk stchen nicht mehr Sie k nnen den Zeichensatz auch ber ndern Eigenschaften setzen 5 1 3 MS Office Dateien bearbeiten F r die direkte Bearbeitung von MS Office Dateien gibt es die M glichkeit auf die Funktio nalit t aktueller Versionen von Windows Internet Explorer und MS Office zur ckzugreifen Voraussetzungen f r diesen Ansatz sind O O O O Windows XP Vista oder h her Internet Explorer 7 oder h her Office XP 2003 oder 2007 bei dem Dokument handelt es sich um eine Word Excel PowerPoint Project oder Vis
26. home folder und nur hier k nnen Sie Arbeitsberei che auch auf einmal erzeugen statt zun chst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann andere Benutzer als Mitglieder einzuladen e w hlen Sie Datei Neu Arbeitsbereich in der oberen Men leiste Das Aktionsformular bietet neben den allgemeinen Angaben f r Ordner in der Abteilung Mitglieder die M glichkeit die Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs festzulegen In der Abteilung Allgemeines k nnen Sie ankreuzen ob auch gleich eine Kontaktliste und ein Grup penkalender f r den neuen Arbeitsbereich angelegt werden sollen 4 4 1 1 Positionieren eines Arbeitsbereichs in Ihrer Ordner Hierarchie Sie k nnen einen gemeinsamen Arbeitsbereich Ausschneiden und ihn irgendwo in Ihrer Ordner Hierarchie wieder Einf gen Dieses Verschieben des gesamten Arbeitsbereichs ist f r die anderen Mitglieder nicht sichtbar im Gegensatz zum Verschieben von Objekten inner halb des Arbeitsbereichs Es gibt eine Standard Position die BSCW f r gemeinsame Arbeitsbereiche benutzt denen vom Benutzer noch keine Position in der Ordner Hierarchie zugewiesen wurde die oberste Ebene in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder Davon sind Arbeitsbereiche be troffen zu dem Sie gerade als neues Mitglied eingeladen worden sind BSCW legt einen solchen Arbeitsbereich auf den Sie nun zugreifen k nnen in der obersten Ebene Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs ab unabh ngig von der Pos
27. nnen Sie k nnen in derselben Weise weitere Regeln hinzuf gen die weitere Wie derholungen Ihres Termins erzeugen Ausnahmen d h Tage an denen eine Wieder holung des Termins nicht stattfinden soll geben Sie dadurch ein dass Sie eine Regel ausw hlen auf Ausnahme klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren W n schen genauer spezifizieren e Erinnerungen Hier k nnen Sie angeben wie Sie selbst die Teilnehmer des Termins die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per E Mail an den Termin erinnert werden sollen W hlen Sie im Listenfeld Erinnerung hinzuf gen den Perso nenkreis aus an den die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll Durch Klicken auf Hinzuf gen erscheint ein Formularfeld wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungs nachricht angeben wann wie oft an wen Der automatisch generierten Erinnerungs nachricht k nnen Sie eine pers nliche Nachricht hinzuf gen Durch wiederholtes Kli cken auf Hinzuf gen k nnen Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen e Best tigen Sie mit OK um den Termin gem den bisher von Ihnen vorgenomme nen Spezifikationen zu erzeugen Sie k nnen alle Angaben zum Termin auch zu einem sp teren Zeitpunkt festlegen oder wieder ndern 7 1 2 ndern eines Termins Sie k nnen alle Eigenschaften eines Termins ndern sofern Sie Erzeuger oder Manager des Termins sind e W hlen Sie nd
28. nnte die Datei index html die Homepage der Konferenz sein und Verweise auf Grafiken Dokumente und andere HTML Seiten enthalten die alle in dem BSCW Ordner enthalten sind und dort von den brigen Mitgliedern die wir uns als Organisa tionskomitee der Konferenz vorstellen k nnen verwaltet werden Um die k nftigen Autoren ihre Beitr ge einreichen und unsichtbar f r die anderen Autoren im Konferenz Ordner speichern zu lassen m ssten Sie die Aktion Dokument hochladen in die Portalseite index htmi oder in eine andere HTML Seite in diesem Ordner einf gen und zwar mit einem Verweis wie dem folgenden http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Ordner Id op addoc Sie k nnen das BSCW Formular zum Hochladen von Dateien nach Ihren eigenen Bed rfnis sen modifizieren Kopieren Sie dazu dieses Formular Sie m ssen u U Ihren BSCW Admi nistrator nach dem genauen Ort in Ihrer BSCW Installation fragen BSCW Verzeichnis BSCW44 messages de upload html von Ihrem BSCW Server und ndern Sie es ab achten Sie darauf dass Sie nicht die relevan ten HTML FORM Variablen ver ndern oder entfernen Die folgende Datei ist ein Beispiel f r ein modifiziertes Formular zum Hochladen lt DOCTYPE HTML PUBLIC w3C DTID HTML 3 2 EN gt lt HTML gt lt HEAD gt lt TITLE gt Beitrag einreichen lt TITLE gt lt HEAD gt lt BODY gt lt Hl gt Reichen Sie Ihren Beitrag zur XYZ Konferenz ein lt Hl gt lt FORM ENCTYPE multipart form data ACTI
29. onsformular den gew nschten Fortschrittswert anklicken W hlen Sie automatisch be stimmt wenn BSCW den Fortschritt aggregieren soll F r die Darstellung des Fortschritts in der entsprechenden Spalte der Ordner bersicht werden Symbole benutzt liegen Phase oder Projekt im Plan noch nicht gestartet planm ig oder abgeschlossen wird der Fortschritt durch m symbolisiert die Symbole amp und amp bedeuten kritisch bzw berf llig Auch die Phasen und Projektsymbole in der Ordner bersicht weisen Workflow Management 191 auf den Fortschritt hin amp steht f r eine kritische Phase und stehen f r ein ber f lliges bzw abgeschlossenes Projekt 8 1 1 3 Phasen erzeugen Ergibt sich w hrend der Projektlaufzeit die Anforderung das Projekt um eine neue Phase zu erweitern e w hlen Sie dazu Datei Neu Phase im oberen Men desjenigen Projekts dem Sie eine neue Phase hinzuf gen m chten e Im Aktionsformular Neue Phase geben Sie im Abschnitt Allgemeines Namen Tags und Beschreibung der neuen Phase an Bei der Angabe des Beginns und des Fertigstellungstermins werden Ihnen fr heste und sp teste Daten angezeigt die Sie hier eingeben k nnen Diese Termine ergeben sich aus Beginn und Fertigstellungstermin des bergeordneten Projekts e Im Abschnitt Attribute k nnen Sie der neuen Phase eine Kategorie und eine hohe oder niedrige Priorit t zuordnen sowie eigene Attribute vergeben Tags Attribute und K
30. se in einem Schritt ndern e W hlen Sie ndern Projekt bzw ndern Phase im Aktionsmen des Projekts oder der Phase e In der Abteilung Allgemeines k nnen Sie Namen Tags Beschreibung und Zeit rahmen ndern in der Abteilung Fortschritt den Fortschritt und in der Abteilung At tribute schlie lich die Kategorie und die Priorit t sowie eigene Attribute definieren Phasen entfernen Sie mit Entfernen im Aktionsmen der Phase wie bei anderen Objekten auch 8 1 2 Aufgaben erzeugen und ndern 8 1 2 1 Grunds tzliches zu Aufgaben Aufgaben repr sentieren Auftr ge die Sie als Auftraggeber von einem oder mehreren anderen Benutzern den Auftragnehmern ausgef hrt haben m chten Gegenstand der Aufgabe wird durch Namen und Beschreibung angegeben Zus tzlich kann eine Aufgabe mit einem oder mehreren Tags Schl sselw rter verkn pft werden die sp ter zur kontextbasierten Suche Tag Suche in Projekten genutzt werden k nnen Weitere Bestandteile einer Aufgabe sind o voraussichtliche Dauer und F lligkeitstermin o Eingabe und Ausgabedaten o die Art und Weise der Benachrichtigungen der Verantwortlichen Auftraggeber und Auftragnehmer ber die Bearbeitung der Aufgabe sowie m glicherweise o Unteraufgaben ber welche Ein und Ausgabedaten eine Aufgabe verf gt bestimmen Sie als Auftraggeber bevor Sie die Aufgabe starten Die Eingabedaten sind Voraussetzung f r die Erledigung der Aufgabe und wer
31. und Mitgliedschaft unver ndert lassen Das L schen von Objekten in Ihrem Papierkorb nimmt Ihnen die Eigent merschaft wenn Sie berhaupt Eigent mer sind und nicht noch Zugriff auf die gel schten Objekte ber andere Eintr ge haben F r eine tiefergehende und umfassende Diskussion siehe 4 6 5 Eigentum und Eigent mer rolle auf S 89 3 6 ffentlicher Bereich Der ffentliche Bereich stellt denjenigen Teil eines BSCW Servers dar der f r jedermann ber das World Wide Web zug nglich ist ohne als Benutzer am BSCW Server registriert zu sein Ordner und Diskussionsforen k nnen mit Datei Zugang ffentlich machen im oberen Men und Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des Objekts ffentlich zug nglich gemacht werden Diese Aktion ist standardm ig nur f r Manager erlaubt Die Zugriffsrechte f r anonyme Benutzer werden festgelegt wenn ein Objekt ver ffentlicht wird Standardm ig ist anonymer Zugriff auf das Leserecht beschr nkt siehe auch 4 6 6 Anonymen Zugriff erlauben auf S 92 Hinweis Aus Sicherheitsgr nden kann der BSCW Administrator den ffentlichen Bereich Ihres BSCW Servers entfernen In diesem Fall k nnen keinerlei Objekte ffentlich zug ng lich gemacht werden Der ffentliche Bereich ist als Gemeinschaftsarbeitsbereich mit dem Namen public verwirk licht Seine Gemeinschaft ist die Gruppe der anonymen Benutzer d h aller Benutzer die auf den ffentlichen Teil eines BSCW Serve
32. 2010 10 29 A un O Testbetrieb und Schulung v 0 2010 11 01 2011 01 28 a 7 DD Umstellung v 0 2011 01 03 2011 02 25 E Im D I Unterst tzung v 0 2011 02 28 2011 10 20 dx MT P Betrieb y 0 2011 02 28 2011 10 20 dx Abbildung 28 Projekt mit sieben Phasen W hlen Sie ber Ansicht Anpassen im oberen Men die Spalten Beginn F lligkeit und Fortschritt aus damit diese Phasen und Projekteigenschaften auch in der Ordner bersicht angezeigt werden Die F lligkeit einer Phase entspricht dem geplanten Fertigstellungstermin 8 1 1 2 Fortschritt eines Projekts Der Fortschritt eines Projekts kann o noch nicht gestartet o planm ig o kritisch o berf llig oder o abgeschlossen sein Nach dem Erzeugen eines Projekts wird der Fortschritt auf noch nicht gestartet gesetzt wenn sein Zeitrahmen in der Zukunft liegt sonst auf planm ig optimistisches Modell Der Fort schritt eines Projekts wird standardm ig von der Aufgabenebene ber die Phasenebene zur Projektebene automatisch aggregiert siehe 8 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation auf S 203 kann aber auch vom Benutzer explizit gesetzt werden Wenn ein Projekt keine Phasen oder Aufgaben hat findet nat rlich keine Fortschritts aggregation statt und der Fortschritt muss manuell gesetzt werden Sie setzen den Fortschritt eines Projekts explizit indem e Sie Datei ndern Fortschritt im oberen Men des Projekts ausw hlen und im Akti
33. 216 8 2 Laufmappen 217 8 2 1 Laufmappen erzeugen und ndern 218 8 2 2 Laufmappen starten und weiterleiten 219 8 2 3 Laufmappen Status und Historie 220 9 Import Export 223 9 1 Objekte archivieren 223 9 2 Dokumente konvertieren 224 9 3 Exportieren in PDF 225 9 4 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren 226 9 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten 227 9 5 1 Drag amp drop Uploader 227 9 5 2 Datei bertragungshilfe 228 9 5 3 BSCW Desktop Programm 228 9 6 Hochladen per E Mail 230 9 7 Aktenkoffer 232 9 7 1 Systemanforderungen f r den Aktenkoffer 232 9 7 2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer 232 9 8 Outlook Abgleich 235 9 8 1 Systemanforderungen f r den Outlook Abgleich 236 Inhaltsverzeichnis vii 9 8 2 Outlook Abgleich verwenden 236 9 9 WebDAV 239 Index 241 viii Inhaltsverzeichnis 1 1 Wie n tzt mir BSCW BSCW unterst tzt die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern ber das Internet in Ihrem Intranet oder in einem Netz mit Ihren Gesch ftspartnern Extranet F r asynchrone nicht gleichzeitige Zusammenarbeit bietet BSCW gemeinsame Arbeitsbe reiche in denen Gruppen ihre Dokumente Notizen URLs Aufgaben usw ablegen ver walten gemeinsam bearbeiten und austauschen k nnen Die wesentlichen Vorteile O Mit einem BSCW Arbeitsbereich k nnen Sie innerhalb von Arbeitsgruppen Doku mente gemeinsam nutzen und das unabh ngig von den Computersystemen mit denen die Mitglieder arbeiten Sie m ssen keine Software i
34. 7 5 Notizen eines Diskussionsforums durchsehen BSCW bietet Ihnen verschiedene M glichkeiten den Inhalt eines Diskussionsforums darzu stellen und durchzusehen In der Diskussions bersicht werden alle Notizen in einem Kasten mit Betreff und Autor dargestellt Sie k nnen die Darstellung der Diskussions bersicht anpas sen indem Sie Ihre Ansichtseinstellungen w hlen e Erm glichen Sie die Anzeige des Inhalts von Notizen einer Diskussions bersicht durch Aktivieren der Option Ansicht Notizinhalt Wenn diese Option aktiviert ist haben alle Notizen eine eigene Schaltfl che oder 5 zur Anzeige bzw zum Aus blenden des Inhalts Zus tzlich erscheinen diese Schaltfl chen in der Mehrfachwahl Symbolleiste mit denen Sie den Inhalt ausgew hlter Notizen anzeigen oder ausblen den k nnen Wenn keine Notizen ausgew hlt sind wirken diese Schaltfl chen auf alle Notizen e W hlen Sie diejenigen Notiz Attribute mit Ansicht Spalten aus die Sie in der Diskus sions bersicht angezeigt haben wollen e Ordnen Sie die Notizen nach Typ Datum Autor Betreff oder Antworten durch An wahl des entsprechenden Eintrags Ansicht Sortieren nach in der oberen Men leiste Die Standardmethode ist das Sortieren nach Antworten In diesem Fall werden alle Notizen die zu einem Diskussionsstrang geh ren in einem Kasten zusammenge fasst e Aktivieren Sie die Option Ansicht Ausklappbar um eine zus tzliche Schaltfl che in der oberen rechten Ecke einer
35. 8 Die Info Seite BSCW erstellt und pflegt zu jedem Objekt Ordner Diskussionsforum Dokument Benutzer Gruppe usw eine Menge beschreibender Informationen Einige Informationen k nnen von Benutzern mit entsprechenden Zugriffsrechten editiert werden andere sind vor manueller n derung gesch tzt und werden von BSCW automatisch aktualisiert Einige Informationen z B Name und Typ eines Objekts oder der Name seines Eigent mers werden je nach Zusammen hang in der Web basierten Benutzeroberfl che von BSCW angezeigt Auf der Info Seite des Objekts werden alle Informationen zu einem Objekt geb ndelt pr sentiert e W hlen Sie Information Allgemein oder klicken Sie auf das Symbol i links im Ob jekteintrag um die Info Seite des Objekts zu erhalten siehe Abbildung 9 f r ein Bei spiel Die Info Seite stellt einige technische Informationen ber das Objekt bereit zeigt Tags und Attribute mit Werten die dem Objekt zugewiesen wurden und f hrt die aktuellen Zugriffs rechte auf d h welchen Benutzern in welchen Rollen welche Aktionen auf dem Objekt erlaubt sind Der brige Inhalt der Info Seite h ngt vom Objekttyp ab Beispiele sind o Dokument unter Versionskontrolle F r ein Dokument unter Versionskontrolle zeigt die Info Seite zus tzlich noch die Versionshistorie als Tabelle an Klicken Sie die Ver sionsnummer in der linken Spalte an um die gew nschte Version auf Ihr lokales Sys tem herunterzuladen o Kontakt Die Info Sei
36. Alternativ k nnten Sie auch erst die Abteilungsgemeinschaft erzeugen und dann die drei Ge meinschaften A B und C als Untergemeinschaften einladen e Erzeugen Sie die Abteilungsgemeinschaft D zusammen mit ihrem Gemeinschafts arbeitsbereich in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich durch Auswahl von Datei Neu Gemeinschaft im oberen Men Die neue Gemeinschaft hat zun chst keine Mitglieder e Klicken Sie auf das Symbol F in der Teilen Spalte des Eintrags des Gemein schaftsarbeitsbereichs D um auf die Mitgliederseite dieses Arbeitsbereichs zuzugrei fen die als einziges Mitglied die Gemeinschaft D anzeigt e W hlen Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft D und la den Sie die drei Gemeinschaften A B und C ein wobei Sie im Formular Mitglied einladen die Option Aus meinem Adressbuch ausw hlen benutzen Hinweis Aus dem Umstand dass eine Gemeinschaft Y Mitglied einer Gemeinschaft X ist d h eine Untergemeinschaft von X ist folgt keine Enthaltenseins Relation zwischen den asso ziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichen X und Y Die Mitglieder der Gemeinschaft Y k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich X zugreifen aber Gemeinschaftsarbeitsbereich X wird nicht automatisch ein Teil vom Gemeinschaftsarbeitsbereich Y Dies ist anders als die schein bar hnlichen Beziehungen zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedergruppen wenn die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs Y in die Mitgliedergruppe eines
37. Be nutzer in Kontakt zu treten e klicken Sie auf den Benutzernamen um die Info Seite des Benutzers anzuzeigen Die se beinhaltet die Informationen die der Benutzer in seinem pers nlichen Profil ange geben hat Die Abteilung Kontaktdaten auf der pers nlichen Info Seite f hrt wenn vorhanden die Kontaktm glichkeiten auf die dieser Benutzer anbietet Instant Messaging Systeme die der Benutzer verwendet werden zusammen mit ei nem entsprechenden Symbol und seiner Benutzerkennung aufgef hrt Klicken Sie auf ein Symbol um mit dem Benutzer ber das entsprechende Instant Messaging System Kontakt aufzunehmen Der Eintrag Online Verzeichnisse gibt Verweise auf die Ver zeichnisse die der Benutzer zusammen mit einem Suchschl ssel in sein pers nliches Profil eingetragen hat Klicken Sie auf die Verweise um mehr ber den Benutzer her auszufinden Abh ngig von der Konfiguration Ihres BSCW Servers k nnen Sie einem Benutzer eine E Mail Nachricht oder eine SMS schicken indem Sie Sendenan E Mail oder SMS sen den im Aktionsmen des Benutzereintrags ausw hlen Die letztere M glichkeit besteht nat rlich nur wenn der Benutzer eine Mobiltelefonnummer in seinem pers nlichen Profil ein getragen hat Wenn Sie einen oder mehrere Benutzereintr ge auf Ihren lokalen Computer bertragen m ch ten z B zur Benutzung als Kontakt in Outlook k nnen Sie sie als vCard Datei vcf spei chern indem Sie Sendenan vCard im Akti
38. Bedingungen eine Aufgabe kann z B erst gestartet werden wenn eine andere Aufgabe erledigt worden ist Ein solcher benutzer definierter Workflow kann auch zur Laufzeit ge ndert und zur Wiederverwendung kopiert werden Die Aufgaben eines Workflows werden automatisch vom System gestartet wenn die n tigen Eingaben freigegeben sind Die Bearbeitung der Aufgaben eines Workflows wird automatisch unterbrochen wenn dies nicht mehr der Fall ist Unteraufgaben werden automatisch storniert wenn die Hauptaufgabe storniert wurde Ebenso wird die Hauptaufgabe automatisch erledigt wenn durch Erledigung der Unteraufgaben alle Ausgaben der Hauptaufgabe freigegeben sind Auf diese Weise wird die Abwicklung von Workflows durch das System unterst tzt Wir haben die Erzeugung von Workflows innerhalb der Aufgaben einer Phase oder eines Pro jekts kurz erw hnt als wir die Definition der Ein und Ausgabedaten neuer Aufgaben be schrieben haben siehe 8 1 2 3 Aufgaben erzeugen der allgemeine Fall auf S 194 Im fol Workflow Management 209 genden werden wir Workflows eingehender behandeln wobei wir auch Workflows die aus Unteraufgaben einer Hauptaufgabe bestehen einschlie en 8 1 9 1 Mehrere Unteraufgaben erzeugen Es gibt zwei M glichkeiten Unteraufgaben zu erzeugen einmal k nnen Sie mehrere Unter aufgaben in einem Schritt erzeugen zum anderen k nnen Sie Unteraufgaben einzeln erzeu gen Wir beginnen mit der Erzeugung mehrerer Unterau
39. Die Unterst tzung von Workflow Management muss von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren Server aktiviert werden um die jeweilige Funktionalit t nutzen zu k nnen 8 1 Aufgaben und Projekte BSCW unterst tzt Projektmanagement durch Zeitplanung und Fortschrittskontrolle in Pro jekten Phasen und Aufgaben Alle drei Objekttypen sind in BSCW als spezielle Ordner reali siert die auch weitere Unterlagen Diskussionsforen usw enthalten k nnen Unter einem Projekt verstehen wir ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel Der Zeitrahmen eines Projekts kann durch Beginn und Fertigstellungstermin festgelegt werden Projekte k nnen in einzelne Arbeitsabschnitte sogenannte Phasen unterteilt sein Projekte selbst liegen immer in normalen Ordnern Eine Phase ist ein abgeschlossener Arbeitsabschnitt in einem Projekt und kann in einzelne Aufgaben unterteilt sein Eine Phase liegt immer in einem Projekt und der Zeitrahmen Be ginn und Fertigstellungstermin einer Phase ist eingeschr nkt durch den Zeitrahmen des ber geordneten Projekts Die Termine der einzelnen Phasen in einem Projekt k nnen berlappen Eine Aufgabe beschreibt eine zu erledigende T tigkeit Eine Aufgabe hat eine oder mehrere verantwortliche Personen die die Aufgabe erledigen oder ihre Erledigung berwachen Auf gaben stehen in der Regel im Kontext eines bergeordneten Prozesses Projekt oder Phase k nnen jedoch auch eigenst ndig vorkommen Eine Aufgabe kann
40. Ereignisse aus Ihren s mtlichen Arbeitsbereichen auf Diese Einstellungen des sogenannten Kontextes des Widgets k nnen Sie sp ter ndern Wie Sie direkt Widgets erzeugen die z B nur den Inhalt eines bestimmten Ordners oder Gruppenkalenders anzeigen erfahren Sie weiter unten Weitere Angaben zu externen Widget etwa die URL der Nachrichtenquelle f r RSS Nachrichten k nnen Sie bei der Erzeugung nicht angeben Hier wird hier ein Stan dardwert eingesetzt den Sie aber nachtr glich ndern k nnen Klicken Sie auf OK um das neue Widget zu erzeugen Das neue Widget wird automatisch in Ihre Startseite an einer freien Stelle eingef gt Sie k nnen neue BSCW Widgets f r Ihre Startseite auch erzeugen indem Sie in einer normalen BSCW Ordner bersicht im Aktionsmen eines Eintrags Ver weis zur Startseite w hlen Im Falle eines Ordners wird ein Widget vom Typ Ordner erzeugt das den Inhalt des betreffenden Ordners anzeigt wie auch im Fall Vorlagen ordnern und Kontaktlisten Im Falle eines Gruppenkalenders wird ein Kalender Wid get erzeugt das Termine des betreffenden Gruppenkalenders anzeigt Bei Diskussionsforen Blogs und RSS Feeds wird ein Inhalt Widget erzeugt das auf das jeweilige Objekt fokussiert ist Bei allen anderen Objekten wird ein Info Widget f r die Startseite erzeugt das wichtige Informationen ber das betreffende Objekt anzeigt Sie erzeugen mehrere solcher Widgets auf einmal indem Sie mehrere Objekte durch An
41. Ex traktion an einen geeigneten Ort in Ihren Arbeitsbereichen eingef gt werden Hinweis BSCW verwendet f r Objektnamen den Unicode Zeichensatz UTF 8 Bitte w hlen Sie beim Archivieren und Extrahieren von Archiven f r die Dateinamen den Zeichensatz Ihres Betriebssystems oder bei Versand eines Archivs den Zeichensatz des empfangenden Be triebssystems Andernfalls werden einige Zeichen in Dateinamen wie z B deutsche Umlaute griechische Buchstaben o m glicherweise falsch oder berhaupt nicht wiedergegeben Wenn Sie keine explizite Einstellung vornehmen w hlt BSCW den Zeichensatz f r die Datei namen in Abh ngigkeit von Ihrem Betriebssystem und der in Ihrem Browser eingestellten Sprache aus 9 2 Dokumente konvertieren Konvertieren hilft Ihnen bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in einem Arbeits bereich wenn nicht alle Mitglieder dieselben Programme zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden k nnen Durch eine Konversion wird das gegebene Dateiformat eines Dokuments 224 Import Export in ein anderes Dateiformat umgewandelt das Sie oder Ihre Partner besser lesen und bearbei ten k nnen als das Ausgangsformat Das Originaldokument bleibt unver ndert Hinweis Genau wie Konvertierungsprogramme auf Ihrem lokalen Rechner k nnen auch die Konvertierungsroutinen in BSCW nicht alle Merkmale spezifischer Dateiformate ohne Ver luste in andere Formate bersetzen Soweit wie m glich werden Sie auf zu erwartende Ver n derungen
42. Formular Kopie bearbeiten k nnen Sie einen Namen f r die Kopie und eine op tionale Beschreibung angeben e Klicken Sie auf OK um die Kopie zu erzeugen und den Editor zu starten mit dem die Kopie bearbeitet werden kann Die Aktion Kopie bearbeiten beschleunigt das Ableiten einer Webseite von einer schon exis tierenden wobei der urspr ngliche Stil erhalten bleibt Wenn die Websiteordner Funktionali t t freigeschaltet ist ist diese Aktion f r alle HTML und Textdokumente auf Ihrem BSCW Server verf gbar Sie k nnen die Seiten eines Websiteordners drucken indem Sie Drucken im Aktionsmen der Seite in der normalen Ordneransicht ausw hlen oder in der Webansicht auf das Symbol 5 klicken 5 5 5 BSCW Elemente verwenden Websiteordner verf gen ber ein eigenes System von Elementen mit einer wiki hnlichen Syntax element das es Ihnen erlaubt BSCW Elemente in Ihren Seiten zu verwenden Beispiele sind das Datum der letzten nderung einer Seite Verweise zum Bearbeiten einer Seite die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmen s BSCW Elemente haben einen Namen und k nnen auch noch Parameter mit Werten haben Ein abstraktes Bei spiel f r die Syntax von BSCW Elementen ist element name paraml True param2 Ein langer Text mit Leerzeichen Dokument und Inhaltsmanagement 133 Dieses Element name hat zwei Parameter param und param2 mit den Werten True bzw Ein langer Text mit Leerzeichen
43. Homepage Anschrift und E Mail Adresse Alle diese pers nlichen Daten werden auf Ihrer pers nlichen Info Seite dargestellt und sind damit allen Benutzern Ihres BSCW Systems zug nglich Vollst ndiger Name und Organisation aus Ihrem pers nlichen Profil werden auch in Eintr gen ber Sie in Adressb chern und Mitglieder Seiten benutzt Solch ein Eintrag schreibt sich z B wie folgt schmuecke Erika Schm cke Regex AG wenn vollst ndiger Name und Organisation angegeben wurden Wenn der vollst ndige Name jedoch fehlt wird der Benutzer folgenderma en dargestellt schmuecke lt e schmuecke regex ag de gt Das Feld Prim re E Mail Adresse ist auf diejenige E Mail Adresse gesetzt an die BSCW Ihre Nachrichten schickt z B die t glichen Arbeitsbereichsberichte Standardm ig ist das die E Mail Adresse mit der Sie sich registriert haben Wenn sich Ihre E Mail Adresse ge n dert hat oder wenn Sie zus tzliche E Mail Adressen benutzen wollen geben sie die neue oder die weiteren Adressen bitte unter Weitere E Mail Adressen hinzuf gen ein F r jede dieser weiteren E Mail Adressen m ssen Sie einen Prozess durchlaufen der Ihrer ersten Registrie rung hnelt Wenn Sie mehrere E Mail Adressen registriert haben k nnen Sie eine neue prim re E Mail Adresse durch Auswahl im entsprechenden Feld festlegen Beachten Sie dass abh ngig von der Server Konfiguration nicht jeder Benutzer weitere Adressen eingeben kann und auch der Ber
44. Ihres BSCW Ser vers angek ndigt aber die Benutzer k nnen nicht von sich aus Mitglieder werden sondern m ssen die Gemeinschaftsmanager um Aufnahme bitten o Verborgene Gemeinschaften werden den Benutzern Ihres BSCW Servers nicht ange k ndigt Mitglied einer verborgenen Gemeinschaft kann man nur durch Einladung eines Gemeinschaftsmanagers werden 7 4 1 Mitglied einer Gemeinschaft werden Um herauszufinden welche nicht verborgenen Gemeinschaften es auf Ihrem BSCW Server gibt e w hlen Sie Anzeigen Andere Gemeinschaften im oberen Men woraufhin eine Liste aller Gemeinschaften angezeigt wird wo Sie nicht Mitglied sind Sie k nnen an ihrem Symbol erkennen ob eine Gemeinschaft offen oder geschlossen GB ist Sie k nnen nun Mitglied einer solchen Gemeinschaft werden indem Sie e Gemeinschaft beitreten im Aktionsmen einer offenen Gemeinschaft ausw hlen was Sie sofort zum Mitglied macht oder e Aufnahme beantragen im Aktionsmen einer geschlossenen Gemeinschaft ausw h len Dies f hrt zu einem E Mail Formular das als Adressaten die Gemeinschafts manager auff hrt und wo Sie die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft beantragen k n nen Bei verborgenen Gemeinschaften k nnen Sie nur durch ausdr ckliche Einladung des Gemein schaftsmanagers Mitglied werden Nachdem Sie Mitglied geworden sind verschwindet die Gemeinschaft aus dem Ordner An dere Gemeinschaften Der assoziierte Arbeitsbereich erscheint stattdesse
45. Java Ein stellungen aus der Systemsteuerung ffnen und sich dann unter Tempor re Internet Dateien die installierten Anwendungen anzeigen lassen Beachten Sie dass die BSCW Desktop Anwendung pers nliche Einstellungen pro Benutzer speichert Diese Daten werden bei der Deinstallation ber Java Web Start nicht entfernt Sie k nnen diese Einstellungen ggf manuell l schen die Dateien befinden sich im Benutzerver zeichnis unter Windows etwa in C Dokumente und Einstellungen Anwender BSCWDesk top Bitte denken Sie daran anschlie end im BSCW System die Option BSCW Desktop Pro gramm zur Datei bertragung verwenden ber Optionen Einstellungen zu deaktivieren 9 6 Hochladen per E Mail Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten ber die Aktion Datei Neu Dokument bzw ber die BSCW Hilfsprogramme k nnen Sie Textnachrichten oder auch Dokumente als Anhang per E Mail an einen Ordner senden Bitte beachten Sie dass das Hochladen per E Mail aus Sicherheitsgr nden ausdr cklich von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren BSCW Server aktiviert werden muss In der Standard Installation ist diese M glichkeit nicht aktiviert Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per E Mail hochzuladen m ssen Sie diesen zun chst daf r freigeben e W hlen Sie Zugang E Mail Freigabe im Aktionsmen desjenigen Ordners den Sie f r Hochladen per E Mail freischalten m chten Diese Aktion steht standardm ig nur den Managern eines Or
46. Layoutseite bearbeiten export Ex portieren get ffnen getweb Webansicht zeigen history Historie zeigen info Mehr Information link Verweisen in Ablage make Statische Kopie pub access ffentlich machen uploaddoc Dokument hochladen o goto F gt das Anzeigen Men obere Men leiste der Benutzeroberfl che ohne Java Script ein Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element goto o history F gt die Liste der zuletzt besuchten Dokumente als klickbare Verweise ein Statisch Nein Parameter divider optional Standardm ig werden die Verweise in der Liste durch Komma und Leerzei chen getrennt Mit dem Parameter divider k nnen Sie eine andere Zeichenkette als Trenner angeben Dokument und Inhaltsmanagement maxdocs optional Standardm ig werden h chstens 5 Dokumente in der Liste angezeigt Mit maxdocs k nnen Sie eine andere H chstzahl festlegen showextensions optional Standardm ig werden Dateinamenerweiterungen so wie html nicht in der history Liste gezeigt Sie K nnen sich diese Erweiterungen jedoch anzeigen lassen indem Sie showextensions auf True setzen Example element history divider maxdocs 7 o lastmod F gt Datum und Uhrzeit der letzten nderung des aktuellen Dokuments ein Statisch Ja Parameter format optional Sie k nnen hier Ihr eigenes Format angeben wie es oben bei date erl utert wurde Beispiel element lastmod o lastmodby F gt den Nam
47. Mail Nachricht versenden m chten e W hlen Sie S E Mail oder S E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbol leiste um die Nachricht wie oben f r die Mitglieder eines Arbeitsbereichs beschrie ben zu versenden Weitere Funktionen 83 4 5 5 2 Versand von BSCW Objekten Sie k nnen BSCW Objekte und ggf ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeits bereichs und andere Personen verschicken Die BSCW Objekte werden als Anhang einer E Mail Nachricht oder als Fax verschickt Bei Versand per E Mail Nachricht k nnen Sie auch Verweise auf die Objekte versenden anstatt sie Komplett als Anhang mitzuschicken was gerade bei gro en Dokumenten von Vorteil sein kann e Markieren Sie die Auswahlk stchen derjenigen Objekte die Sie versenden m chten und w hlen Sie Pe E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste e Im Formular E Mail versenden geben Sie die E Mail Adressen der Adressaten den Betreff und den Text der Nachricht ein die Objekte die als Anhang mitgeschickt wer den sind am unteren Ende des Formulars aufgef hrt e Mit Mitglieder hinzuf gen k nnen Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs dem Adressatenkreis hinzuf gen mit Mitglieder entfernen k nnen Sie sie wieder ent fernen Sie k nnen Adressen aus Ihrem BSCW Adressbuch verwenden indem Sie die Schaltfl chen An Cc und Bcc benutzen e Unter Als Verweis oder als Anhang versenden k nnen Sie w hlen wie Sie die aus gew hlten Objekte
48. Notiz E amp oder l zu erhalten mit der Sie zwischen der vollen und einer minimalen Ansicht der Notiz hin und herschalten k nnen Klicken Sie auf eine Notiz um zur Einzelanzeige von Notizen berzugehen wo Inhalt und Bez ge zu anderen Notizen anzeigt werden Sie k nnen die angezeigten Bez ge benutzen um das Diskussionsforum durchzusehen das kann u U zu einem anderen Diskussionsforum f h ren wenn etwa eine Notiz eine Antwort auf eine Notiz in einem anderen Diskussionsforum ist Die Einzelanzeige bietet am oberen Rand eine Navigationsleiste an mit der Sie sich durch Klicken auf die Symbole und durch die Notizen eines Diskussionsforums hindurcharbei ten k nnen Die Notizen sind dabei nach dem aktuellen Sortierkriterium geordnet das Sie in Weitere Funktionen 97 der Diskussions bersicht mit Ansicht Sortieren im oberen Men aktiviert haben Klicken Sie auf den Namen des Diskussionsforums in der berschriftszeile der Notizeinzelanzeige um zur Diskussions bersicht zur ckzukehren 4 7 6 Notizen verschieben oder l schen Eine Notiz ist ein Objekt dass wie jedes andere Objekt verschoben oder gel scht werden kann mit einer Ausnahme eine Notiz kann nur in ein Diskussionsforum verschoben werden nicht in einen normalen Ordner e Markieren Sie die Notizen innerhalb eines Diskussionsforums und wenden Sie an schlie end die Aktionen i kopieren KR ausschneiden oder amp entfernen auf Ihre Auswahl an Sie k nnen
49. OK um den neuen Mitgliedern Zugriff auf den Arbeitsbereich zu gew hren und die E Mail Nachricht an die Eingeladenen abzuschicken Wenn Sie E Mail Adressen eingegeben oder ausgew hlt haben die BSCW noch nicht mit re gistrierten Benutzern verkn pft hat sendet BSCW automatisch eine E Mail Nachricht an diese Adressen Diese Nachricht die in Ihrem Namen verschickt wird ist eine Einladung zur Registrierung als neuer Benutzer an Ihrem BSCW Server Diese Nachricht wird in der von Ihnen oben ausgew hlten Sprache verschickt wobei dem Standardtext die von Ihnen unter Einladungstext eingegebene pers nliche Einladung angef gt wird Hinweis Die Sprache die Sie f r die Einladungsnachricht ausw hlen wird von BSCW als Sprache f r die Benutzeroberfl che f r neu registrierte Benutzer genommen wenn die Ein stellung der Sprache ber die bevorzugte Sprache des jeweiligen Browsers nicht gelingt Weitere Funktionen 73 Statt einen gemeinsamen Arbeitsbereich f r mehrere Benutzer Ihres BSCW Servers zu bil den k nnen Sie auch den ffentlichen anonymen Zugriff aus dem Internet f r Ihren Ordner erlauben e W hlen Sie Datei Zugang ffentlich machen in der oberen Men leiste um jedem Nutzer des Internets Lese Rechte f r alle Objekte im Arbeitsbereich zu gew hren Die beiden Aktionen finden Sie auch im Aktionsmen eines Ordners als Zugang Mitglied einladen und Zugang ffentlich machen In Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich
50. Seien Sie bei der Freigabe Ihrer Ordner f r Hochladen per E Mail sehr vorsichtig Allein die Freigabe f r alle Benutzer Ihres BSCW Servers gibt dieses Recht m glicherweise Tausenden von Personen die Sie in der Regel nicht kennen Noch genauer sollten Sie er w gen ob eine allgemeine anonyme Freigabe n tig und sinnvoll ist Import Export 231 9 7 Aktenkoffer Der Aktenkoffer ist ein pers nlicher Ordner in BSCW hnlich der Zwischenablage Er dient zur Synchronisierung von BSCW Dokumenten mit den entsprechenden Dokumenten auf einem lokalen Computer Beim Abgleich werden Dokumente im Aktenkoffer mit den Doku menten auf dem lokalen Computer verglichen und es werden neuere Dokumente vom BSCW Server zum lokalen Computer bertragen und umgekehrt Um auf Ihren Aktenkoffer zuzu greifen e klicken Sie auf das Symbol in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Aktenkoffer im oberen Men Der Einsatz des Aktenkoffers bietet sich an wenn Sie mehrere Dokumente vom BSCW Server auf Ihren lokalen Rechner bertragen um diese dort zu bearbeiten und dann wieder in BSCW verf gbar zu machen Sie k nnen ganze Arbeitsbereiche im Aktenkoffer vorhalten auf Ihren lokalen Computer bertragen und enthaltene Dokumente dort lesen und bearbeiten w hrend Sie z B auf Reisen sind Anschlie end nutzen Sie die Synchronisierung um unter wegs ge nderte Dokumente mit dem BSCW Server abzugleichen bzw von anderen Mitglie dern ge nderte Dokumen
51. Sie ein neues Passwort zu Ihrem Benutzernamen angeben k nnen Erste Schritte 21 3 Grundbegriffe und funktionen Die Abschnitte dieses Kapitels vermitteln Ihnen Grundkenntnisse ber BSCW Einige der hier beschriebenen Details k nnen in manchen Ihrer Arbeitsbereiche nicht vorhanden sein oder anders funktionieren Das kann folgende Gr nde haben o Sie wurden in einer Rolle mit reduzierten Rechten in einen Arbeitsbereich eingeladen o Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als hier gezeigt Alle neuen Be nutzer sind automatisch als Anf nger eingestuft bis sie selbst diese Einstufung ndern wie in 4 3 2 Kompetenzniveaus auf S 66 beschrieben o Die Konfiguration des von Ihnen benutzten BSCW Servers unterst tzt bestimmte Funktionen nicht Weitere M glichkeiten einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich einzurichten und zu ver walten finden Sie in Kapitel 4 Weitere Funktionen auf S 61 3 1 Die Standard Benutzeroberfl che BSCW verwaltet zwei Grundklassen von Objekten o Objekte die keine weiteren Objekte enthalten o Dokument o Notiz o URL o Termin o Blog Eintrag o Umfrage o Kontakt o Benutzer o Objekte die andere Objekte enthalten k nnen Container Objekte o Ordner o Suchordner o Kalender o Diskussionsforum Grundbegriffe und funktionen 23 o Blog o E Mail Nachricht o Vorlagenordner o Websiteordner o Dokumentensammlung DokSet o Projekt o Phase eines Projekts
52. Sie hier o http www heute de ZDFheute infoservices rss feed ZDF Heute o http news yahoo com rss Yahoo oder 106 Weitere Funktionen o http reuters com rss Reuters Eine RSS Datei ist eine einfache strukturierte Liste von Artikeln bestehend aus Schlagzeile Zusammenfassung und Verweis auf den vollen Artikel die so kodiert werden dass sie von einem anderen Programm dem Nachrichtensammler news aggregator oder feed reader leicht benutzt werden k nnen Diese Nachrichtensammler k nnen den Benutzern Nachrichten oder Ereignisse von einer beliebigen Anzahl von RSS Feeds liefern In BSCW sind RSS Feeds spezielle Ordner in denen die neuesten Zusammenfassungen eines RSS Feeds aus dem Web als RSS Artikel gespeichert werden Sie erzeugen einen RSS Feed Ordner indem Sie e Datei Neu RSS Feed im oberen Men ausw hlen In der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars geben Sie die URL des RSS Feeds den Namen und wahlweise Tags Beschreibung und Bewertung an Wenn Sie das Namensfeld leer lassen wird der Name vom RSS Feed bernommen e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Attribute f r den neuen RSS Feed Ordner angeben e Mit OK erzeugen Sie den neuen RSS Feed Ordner Der gerade erzeugte RSS Feed Ordner enth lt bereits die neuesten Zusammenfassungen des angegebenen RSS Feeds ffnen Sie den RSS Feed f r eine bersicht ber die RSS Artikel des Feeds Die Zusammenfassungen selbst sind
53. Typ An einem bestimmten Datum er zeugt werden 7 1 3 Entfernen eines Termins Um einen Termin aus der Tages Wochen oder Monatsansicht eines Kalenders zu entfernen e w hlen Sie Entfernen im Aktionsmen des betreffenden Termins Aus den anderen Kalenderansichten Quartal Jahr k nnen Sie keine Eintr ge entfernen Ein Termin den Sie aus einem Kalender entfernen wird in Ihren Papierkorb verschoben Wenn Sie einen Termin aus Ihrem pers nlichen Kalender entfernen bleibt er f r die anderen Teilnehmer erhalten Wenn Sie einen Termin aus einem Gruppenkalender entfernen ist er f r die anderen Mitglieder des diesbez glichen Arbeitsbereichs nicht mehr zugreifbar aber f r die Teilnehmer des Termins bleibt er in ihren pers nlichen Kalendern erhalten Einen Termin den Sie versehentlich entfernt haben k nnen Sie wiederherstellen indem Sie ihn aus dem Ihrem Papierkorb wieder Zur cklegen F r das endg ltige L schen von Terminen im Papierkorb gelten dieselben Regeln wie f r andere Objekte siehe auch 4 6 5 Eigentum und Eigent merrolle auf S 89 Wenn Sie z B einen Termin dessen einziger Eigent mer Sie sind aus einem Gruppenkalender l schen und dieser Termin auch noch in Ihrem pers nlichen Kalender vorkommt ist der Termin immer noch zugreifbar auch f r die Teilnehmer und Sie bleiben Eigent mer Sie haben nur den Termineintrag im Gruppenkalender gel scht Wenn der Termin allerdings nicht in Ihrem pers nlic
54. Wahl mit OK e BSCW legt das konvertierte Dokument in Ihrer Zwischenablage ab von wo aus Sie es an passender Stelle einf gen k nnen und zeigt ein Formular an das Sie das Doku ment sofort herunterladen l sst und das auch noch den Informationsverlust w hrend der Konvertierung zusammenfasst Hinweis Die Konvertierungsroutinen sind nicht Bestandteil der BSCW Serversoftware Sie m ssen vom BSCW Administrator gesondert installiert werden Somit wird die Auswahl der auf Ihrem BSCW Server erh ltlichen Konvertierungsprogramme durch den Administrator be stimmt 9 3 Exportieren in PDF Sie k nnen Druckansichten von vielen Container Objekten also Objekten die andere Objekte enthalten k nnen im PDF Format exportieren Beispiele sind Ordner und hnliche Objekt typen wie Websiteordner Projekte oder Laufmappen wo eine Liste der Eintr ge erzeugt wird Bei Diskussionsforen und Blogs enth lt die PDF Ansicht auch den Inhalt der Notizen und Blog Eintr ge Bei Kontaktlisten k nnen Sie festlegen welche Kontaktinformationen in die Druckansicht bernommen werden sollen Import Export 225 W hlen Sie Datei Senden an PDF im oberen Men desjenigen Objekts dessen Druckansicht Sie als PDF Dokument exportieren wollen Fehlt dieser Men eintrag dann kann man f r diesen Objekttyp keine Druckansicht in PDF erzeugen Bei manchen Objekttypen k nnen Sie im Aktionsmen PDF Export weitere Anga ben machen So k nnen Sie f r Ordner ausw
55. auf den Namen des Ob jekts klicken um das Objekt im urspr nglichen Browser Fenster zu ffnen Die Zeitachsen darstellung erlaubt nur lesenden Zugriff d h Sie k nnen keine Objekte ver ndern oder l schen noch neue Objekte hinzuf gen Sie k nnen die Zeitachsendarstellung mit den Cursor Tasten verschieben oder auch mit der Maus indem Sie mit gedr ckter Maustaste den Cursor nach rechts oder links bewegen Der untere Teil der Zeitachsendarstellung zeigt einen gr eren zeitlichen Ausschnitt und kann f r schnellere Bildverschiebung mit der Maus benutzt werden Hier werden die Objekte nur durch einen kleinen senkrechten Strich repr sentiert nur Projekte werden auch mit ihrem Na men dargestellt Schlie en Sie die Zeitachsendarstellung indem Sie das entsprechende Browser Fenster schlie en 8 2 Laufmappen Laufmappen sind Ordner mit besonderer Funktionalit t Mit einer Laufmappe k nnen Sie einen Gesch ftsprozess nachbilden bei dem Dokumente einem bestimmten Bearbeitungsab lauf folgen und von einem Benutzer zum n chsten Benutzer zur Bearbeitung weitergereicht werden Jeder Laufmappe ist eine Reihe von Aufgaben zugeordnet die von den daf r vor gesehenen Benutzern in der angegebenen Reihenfolge erledigt werden sollen Laufmappen k nnen Objekte aller m glichen Typen enthalten also z B andere Ordner Dokumente oder Diskussionsforen Eine Laufmappe folgt ihrem Bearbeitungsablauf indem sie weitergeleitet wird Der Laufmap pe
56. aus dem lokalen Aktenkoffer gel scht sofern sie dort nicht ge ndert worden sind Dasselbe gilt f r eine Umbenennung im BSCW Aktenkoffer Dokumente aus dem BSCW Aktenkoffer die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhan den sind aber dort nicht ge ndert worden sind werden zum lokalen Aktenkoffer ber tragen wenn sie in BSCW seit der letzten Synchronisierung ge ndert worden sind Dokumente die im lokalen Aktenkoffer ge ndert worden sind werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW Aktenkoffer bertragen Dabei wird mit dem dort bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren o Das Dokument wird ersetzt wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht ge ndert worden ist Import Export o Es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument bereits unter Versions kontrolle steht o Wenn das Dokument auch in BSCW ge ndert worden ist Konfliktfall wird immer eine neue Dokumentversion erzeugt Dazu wird das Dokument wenn noch nicht geschehen unter Versionskontrolle gestellt und das lokal ge nderte Doku ment als neue Version mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen Der Konfliktfall wird zudem nach dem Abgleich in der Resultatsliste entsprechend angezeigt Um einen etwaigen Konflikt aufzul sen m ssen Sie entscheiden welche nderung vorrangig ist Ist die nderung in BSCW vorrangig so sollten Sie die letzte Version in BSCW l schen diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer und
57. bei der Erzeugung des Objekts getroffen haben Da zu geh ren Name Beschreibung Tags Bewertung und Attribute bei Ordnern und Dokumenten f r die Eigent mer noch die Auto Versionierung Bearbeiten l sst Sie Text und HTML Dokumente z B Notizen direkt auf dem BSCW Server bearbeiten Unter bestimmten Umst nden k nnen auch Microsoft Of fice Dateien auf diese Weise bearbeitet werden Ersetzen l dt ein Dokument von Ihrem lokalen Computersystem in Ihren Arbeitsbe reich und setzt es an die Stelle des aktuellen Dokuments Das ersetzte Dokument wird berschrieben und ist nicht mehr verf gbar Versionskontrolle stellt ein Dokument unter Versionskontrolle Zus tzliche Angaben sind eine Beschreibung der Basisversion eine initiale Versionsnummer und der Zu stand Bei einem Dokument das unter Versionskontrolle steht werden im ndern Men noch weitere Aktionen wie Neue Version Versionen l schen usw angeboten die alle in 5 3 Dokumente unter Versionskontrolle auf S 121 ausf hrlich behandelt werden Bewerten bietet die M glichkeit ein Dokument oder ein Objekt auf das eine URL verweist auf einer 5 Punkte Skala zu bewerten Eine erneute Bewertung ersetzt Ihre alte Bewertung Alle Bewertungen durch die Mitglieder des Arbeitsbereichs werden auf der Info Seite angezeigt Die mittlere aller Bewertungen Median wird in der Wert Spalte des Objekteintrags angezeigt Grundbegriffe und funktionen Kopie bearbeiten erzeug
58. ber GPRS oder UMTS Bei Fragen zum Netzwerkzugriff oder zur Konfiguration Ihres mobilen Endger tes wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkanbieter oder den Hersteller des Endger ts Der mobile Zugang zum BSCW Server kann grunds tzlich ber zwei verschiedene Arten erfolgen o Zugriff ber einen WAP Browser o Zugriff ber einen mobilen Web Browser Die angebotene Funktionalit t ist bei beiden Zugangsarten hnlich wobei die Darstellung der Inhalte auf WAP kompatiblen Ger ten meist vereinfacht erfolgt Welche Zugangsart f r Sie die richtige ist h ngt von den M glichkeiten Ihres Endger ts ab Wenn das mobile Endger t ber einen Web Browser verf gt so ist der Zugriff ber den mobilen Web Browser vorzu ziehen Es ist zu beachten dass es sich bei dem mobilen Zugang zum BSCW Server um eine zus rz liche optionale Erweiterung des BSCW Servers handelt die nicht auf jedem System aktiviert ist Fragen Sie ggf Ihren BSCW Administrator Aufgrund der Vielfalt mobiler Endger te und der unterschiedlichen technischen Randbedin gungen kann nicht garantiert werden dass der mobile Zugang zum BSCW Server f r jedes mobile Endger t in vollem Umfang funktioniert 4 13 2 Anmeldung beim BSCW Server Die Anmeldung beim BSCW Server von einem mobilen Endger t aus erfolgt ber eine be sondere Einstiegsseite f r solche Ger te Die entsprechende URL ist abh ngig von der Konfi guration Ihres BSCW Servers blicherweise ergibt sich diese
59. bertragung verwenden e Starten Sie anschlie end die Installation ber die Launch Schaltfl che und best ti gen Sie die Anderungen mittels OK Beachten Sie dass bei Java Web Start keine besondere Software Installation ben tigt wird Nachdem Sie die Launch Schaltfl che bet tigt haben wird der Web Browser die Installati on ber Java Web Start automatisch starten Folgen Sie dann den Anweisungen von Java Web Start Der Web Browser wird Sie m glicherweise fragen wie von BSCW erzeugte Dateien vom Typ JNLP Datei behandelt werden sollen Der Web Browser soll diese Dateien direkt an Java Web Start bergeben was automatisch funktionieren sollte wenn Java Web Start korrekt installiert ist W hrend des Installationsvorgangs mittels Java Web Start werden Sie aufgefordert die Instal lation verschiedener Komponenten zu best tigen Neben den von OrbiTeam herausgegebenen und signierten Komponenten sind dies Cryptix JCE und Java Help Sie k nnen die Instal lation aller Komponenten von BSCW Desktop ohne Bedenken best tigen Sie sollten dar ber hinaus die Option zur automatischen Installation dieser Komponenten f r die Zukunft best ti gen Ansonsten werden Sie unter Umst nden bei jedem Start von BSCW Desktop zu einer Best tigung aufgefordert Import Export 229 Abh ngig von Ihrer Systemkonfiguration werden Sie schlie lich aufgefordert die Verkn p fung bestimmter Dateitypen pgp und asc mit BSCW Desktop zu best tige
60. das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer l schen um einen weiteren Konflikt zu verhindern Ist hingegen die lokale nderung vor rangig so ist keine Aktion in BSCW notwendig das lokal ge nderte Dokument entspricht der aktuellen Version in BSCW Um Konflikte zu vermeiden empfiehlt es sich bei einer geplan ten lokalen Bearbeitung eines Dokuments im Aktenkoffer das Dokument vor der Bearbeitung in BSCW zu sperren 9 8 Outlook Abgleich BSCW unterst tzt den Abgleich von Kontakten und Terminen mit entsprechenden Daten in Microsoft Outlook d h BSCW Benutzer die lokal in einer Windows Umgebung arbeiten k nnen ihre Kontaktlisten und pers nlichen oder Gruppenkalender in BSCW mit entsprechen den Daten in ihrer lokalen Outlook Anwendung synchron halten Auf diese Weise k nnen die Termine eines BSCW Gruppenkalenders auf einen lokalen Computer heruntergeladen wer den die lokalen Kontaktdaten der Mitglieder eines Arbeitsbereichs k nnen in einer BSCW Kontaktliste des Arbeitsbereichs versammelt werden und Kontakte ebenso wie Termine k n nen in BSCW und Outlook ber regelm ige Outlook Abgleiche auf dem laufenden gehalten werden Der Outlook Abgleich funktioniert auf der Basis einzelner Kontaktlisten und Kalender die je weils f r sich abgeglichen werden In diesem Sinne werden eine Kontaktliste oder ein Kalen der in BSCW mit einem Kontaktordner oder Kalender in Outlook verkn pft Um eine Kon taktliste oder einen Kalender mit dem entspr
61. das Symbol E in der Teilen Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbe reichs Dies zeigt die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs einschlie lich der Gemeinschaft Nun k nnen Sie als Gemeinschaftsmanager andere Benutzer zu der Gemeinschaft einladen e W hlen Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft Wenn Sie Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs zu Mitgliedern der Gemeinschaft machen wollen e w hlen Sie diese Mitglieder aus indem Sie die Auswahlk stchen vor den diesbez g lichen Eintr gen ankreuzen und auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken Diese Aktion kann die Zugriffsrechte der betroffenen Mitglieder ndern wenn sich ihre Rolle im Arbeitsbereich von der Gemeinschaftsrolle unterscheidet Beachten Sie dass Eigent mer des Arbeitsbereichs auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitglie dern gemacht werden k nnen sie m ssen zus tzlich als Gemeinschaftsmitglieder ein geladen werden Die Info Seite einer Gemeinschaft zeigt aus Gr nden der Performanz ihre einzelnen Mitglie der nicht an Auch ist eine Gemeinschaft standardm ig nicht f r ihre Mitglieder zugreifbar d h die Gemeinschaftsmitglieder k nnen die Gemeinschaft nicht ffnen um sich die Liste der Mitglieder anzusehen dies ist den Managern und Mitgliedern des Gemeinschaftsarbeits bereichs vorbehalten Dieses Verhalten k nnen Sie als Gemeinschaftsmanager ndern indem Sie die Mitgliedsrolle der Gemeinschaft so bearbeiten dass
62. definieren dort ein neues Banner oder e w hlen ndern Banner und best tigen bei leerem Bannertext mit OK um das Banner explizit abzustellen 4 4 5 Arbeitsbereichskarten Arbeitsbereichskarten dienen dazu sich einen berblick ber gemeinsame Arbeitsbereiche zu verschaffen auf die man Zugriff hat Dabei z hlen als Arbeitsbereiche auch alle anderen Container Objekte auf die verschiedene Benutzern zugreifen k nnen wie Diskussionsforen Gruppenkalender oder Projekte Eine Arbeitsbereichskarte visualisiert die Beziehungen zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedern als einen Graph mit zwei Arten von Kno ten Arbeitsbereiche und Benutzer Ein Benutzer wird mit einem Arbeitsbereich durch eine Kante verbunden wenn er Zugriff auf diesen Arbeitsbereich hat Sie erzeugen eine Arbeitsbereichskarte indem Sie e Information Arbeitsbereichskarte im Aktionsmen eines gemeinsamen Arbeits bereichs aufrufen Die Arbeitsbereichskarte erscheint in einem separaten Browser fenster Sie k nnen eine Arbeitsbereichskarte des aktuellen Ordners auch ber Datei Arbeitsbereichskarte oder Anzeigen Arbeitsbereichskarte in der oberen Men leiste erzeugen Der Arbeitsbereich von dem aus Sie die Karte erzeugt haben steht im Fokus und wird her vorgehoben Alle Mitglieder dieses Arbeitsbereichs finden sich auf der Karte Sie selbst nat rlich auch sowie alle weiteren Arbeitsbereiche die Sie sich mit den Mitgliedern des Arbeitsbereichs im Fokus
63. den Typ an Falls das Objekt ein Dokument ist kann das Symbol seinen MIME Typ anzeigen Wenn es der Suchordner einer Web Suche ist infor miert das Symbol ber die eingesetzte Suchmaschine Notizen erhalten ein vom Autor ge w hltes Symbol das ihren Charakter symbolisiert BSCW Objekttypen werden in 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte auf S 28 noch wesentlich detaillierter behandelt Der Name eines Objekts ist der hervorstechendste Teil eines Objekteintrags W hlen Sie des halb beschreibende Namen die auch andere Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf Anhieb ver stehen dadurch wird der Informationsaustausch sehr erleichtert Rechts vom Objektnamen folgt o das Aktionsmen mit Aktionen f r dieses Objekt Unterschiedliche Objekte erlau ben unterschiedliche Aktionen Abbildung 6 zeigt ein paar Beispiele der f r jedes Ob jekt zul ssigen Eintr ge im Aktionsmen Das Aktionsmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekteintrag angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusam men mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Aktionsmen symbol positioniert wird ein zus tzli ches horizontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigen schaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten BSCW zeigt des weiteren zus tzliche Informationen an die
64. der Hauptaufgabe Wenn ein Workflow bestehend aus Hauptaufgabe und Unteraufgaben kopiert wird werden alle Aufgaben behandelt als w rden sie als Einzelaufgaben kopiert Auftraggeber eventuelle Datenfeldwerte und Ablaufprotokolle werden entfernt der Zustand wird auf initial gesetzt da die Datenfelder kopiert werden bleiben die Beziehungen zwischen den Aufgaben des Workflow in Form gemeinsamer Datenfelder und Freigabebedingungen erhalten Unterst tzung von Workflows ein Beispiel Wir nehmen als Beispiel die Aufgabe Anforderungen aus der Analyse Phase unseres Pro jekts Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Diese Aufgabe haben wir oben in zwei Unteraufgaben Anforderungserhebung und Abnahme der Anforderungen aufgeteilt und zwar so dass Anforderungserhebung die Eingabedaten von Anforderungen bernimmt als Ausgabe das Dokument Anforderungsspezifikation an die Hauptaufgabe und die Nach baraufgabe Abnahme der Anforderungen liefert die ihrerseits schlie lich Anforderungen abgenommen ein Ankreuzfeld an die Hauptaufgabe liefert die damit ihre s mtlichen Aus gaben erhalten hat Wenn die Aufgabe Anforderungen gestartet wird wird auch die Unteraufgabe Anforde rungserhebung automatisch gestartet und die Auftragnehmer werden benachrichtigt Nach Erledigung dieser Unteraufgabe wird die Unteraufgabe Abnahme der Anforderungen auto matisch gestartet Nach Erledigung
65. der Relevanz der Treffer wie sie von Google angeboten wird sortiert Sie k nnen die Liste umordnen indem Sie den entsprechenden Men punkt aus dem Men Ansicht Sortieren ausw hlen Sie k nnen auch die G ltigkeit der gelieferten Ergebnisse berpr fen d h solche URLs herausfinden die auf nicht mehr existierende Seiten verweisen indem Sie alle Ergebnisse markieren und Bearbeiten berpr fen im oberen Men ausw hlen 4 10 RSS Feeds RSS Feeds stellen Zusammenfassungen von h ufig aktualisiertem Material im Web z B Nachrichten oder Blogs im standardisierten RSS Format zur Verf gung RSS ist ein Format in dem man Web Inhalte zusammenfasst Die Abk rzung RSS hat seit ihrer Entstehung eine Reihe verschiedener Bedeutungen durchlaufen die zur Zeit gebr uchlichste ist really simple syndication etwa wirklich einfache Bildung von Zusammenfassungen RSS ist ein XML Dialekt der in den sp ten 90er Jahren des vergangenen Jahrhunderts definiert wurde damit Listen von Informationen die als Feeds bezeichnet werden von den Erzeugern der Inhalte pu bliziert und von den Lesern abonniert werden k nnen Die Verf gbarkeit eines RSS Feeds wird blicherweise in Ihrem Browser durch ein RSS Symbol angezeigt Wenn Sie auf die ses Symbol klicken werden Ihnen die Artikel des RSS Feeds angezeigt Sehr h ufig werden RSS Feeds von Nachrichtenagenturen Fernsehsendern und Zeitungsver lagen angeboten Beispiele f r RSS Feeds finden
66. dergruppe Mitglieder von Arbeitsbereichsname bilden Die Eintr ge auf der Mitgliederseite lassen Sie Informationen ber einzelne Gruppenmitglieder einsehen In den Men leisten der Mitgliederseite finden Sie alle Funktionen um die Mitgliedschaft zu verwalten e Klicken Sie auf das Symbol Fi rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen Die Eintr ge auf der Mitgliederseite zeigen die eingeladenen Mitglieder des Arbeitsbereichs an o Personen mit vorl ufiger Mitgliedschaft werden als E Mail Adresse angezeigt Eine Mitgliedschaft ist vorl ufig wenn eine Person eingeladen wurde sich jedoch noch nicht am Server registriert hat Diese Person kann den gemeinsamen Arbeitsbereich nicht benutzen bevor sie die Registrierung durchgef hrt hat Eine Person deren Mit gliedschaft vorl ufig ist kann daran erinnert werden sich zu registrieren e Klicken Sie im Aktionsmen des Mitgliedseintrags auf Zugang Neu einladen um eine weitere Einladung an die E Mail Adresse abzuschicken o Personen die registrierte Benutzer von BSCW sind werden durch ihren Benutzer namen und ihre o E Mail Adresse oder o den vollen Namen und Unternehmenszugeh rigkeit dargestellt o Mitgliedergruppen werden in der Form Mitglieder von Arbeitsbereichsname einge tragen Mitglieder dieser Gruppen werden ausschlie lich durch ihre Gruppe repr sen tiert und sind nicht als einzelne Mitglieder sichtb
67. die neue Seite oder Stildefinition indem Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des betreffenden Dokuments aufrufen alternativ Datei ndern Start seite usw im oberen Men Sie k nnen aber auch auf Ihrem lokalen Ordner eine entsprechende HTML Seite erstellen in den Websiteordner hochladen und zur Start oder Layoutseite erkl ren Genauso k nnen Sie ein lokal erstelltes Stylesheet zur Stildefinition Ihres Websiteordners machen Alternativ k n nen Sie Layoutseite Startseite oder Stildefinition in existierenden Websiteordnern kopieren und in Ihren Websiteordner einf gen Sie aktivieren die neue Seite oder Definition wie folgt e W hlen Sie Datei ndern Eigenschaften im oberen Men des Websiteordners e Sie erkl ren die neuen Seiten zur Start oder Layoutseite bzw das neue Stylesheet zur Stildefinition des Websiteordners indem Sie sie in den entsprechenden Abteilungen des Aktionsformulars ausw hlen F r die Startseite gehen Sie dazu z B in die Abtei lung Startseite und w hlen Sie die neue Startseite unter Startseite ausw hlen aus Wenn Sie so eine neue Startseite Layoutseite oder Stildefinition festlegen werden die bisher aktiven Seiten oder die bisher aktive Stildefinition deaktiviert aber nicht ersetzt damit sie sp ter gegebenenfalls reaktiviert werden k nnen Sie k nnen aktive Startseiten Layoutseiten oder Stildefinitionen mit den Aktionen ndern Startseite ndern Layoutseite oder ndern St
68. durch die Lieferung von Ergebnissen erledigt werden Aufgaben k nnen eine voraussichtliche Dauer und einen Fertig stellungstermin haben Aufgaben k nnen in Unteraufgaben weiter unterteilt werden Die Unteraufgaben einer Auf gabe k nnen zu einem Workflow zusammengef gt werden indem eine Unteraufgabe von dem Ergebnis anderer Unteraufgaben abh ngt Workflows k nnen zur Laufzeit ver ndert werden indem weitere Aufgaben hinzugef gt andere entfernt oder existierende Aufgaben an andere Benutzer zur Erledigung vergeben werden Workflows k nnen zur Wiederverwendung ko piert werden Projekten Phasen und Aufgaben ist ein Wert zugeordnet der ihren Fortschritt beschreibt planm ig kritisch berf llig oder abgeschlossen Der Fortschritt in einem Projekt wird von unten der Aufgabenebene nach oben der Projektebene aggregiert und in der Ordner bersicht angezeigt Workflow Management 189 Die BSCW Unterst tzung f r das Projektmanagement mit Projekt Phase und Aufgabe wird im folgenden am Beispiel eines verteilten Entwicklungsprozesses erl utert von der Definition des Projekts und seiner Phasen ber das Einladen der Projektmitglieder bis hin zu kooperati ven Aufgabenerledigung bersichts und Benachrichtigungsfunktionen informieren den Be nutzer ber den Stand der Arbeiten und die laufenden Aktivit ten 8 1 1 Projekte und Phasen erzeugen und ndern 8 1 1 1 Projekte erzeugen Auf der Basis eines Projektplans der die Ph
69. e Die neue Gemeinschaft die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird tr gt denselben Namen wie der Arbeitsbereich Der Gemeinschaftsname kann sp ter unabh ngig von dem Namen des Arbeitsbereichs ge ndert werden 178 Kalender Umfragen und Gemeinschaften e Im Formular Gemeinschaft hinzuf gen w hlen Sie die Rolle der Gemeinschaftsmit glieder aus d h die Gemeinschaftsrolle in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen In unserem Fall w rden wir Eingeschr nktes Mitglied ausw hlen weil wir den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zu gestehen wollen e Als n chstes w hlen Sie die Aufnahmeregelung f r die neue Gemeinschaft offen geschlossen oder verborgen In unserem Fall w hlen wir die verborgene Gemein schaft weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekannt machen wollen sondern die Mitglieder der Gemeinschaft selbst einladen wollen Nachdem Sie die zun chst leere Gemeinschaft dem Arbeitsbereich hinzugef gt haben ndert sich das Symbol in der Teilen Spalte zu Th Wenn Sie auf dieses Symbol klicken wird die Mitgliederliste des Arbeitsbereichs angezeigt die nun auch die neu hinzugef gte Gemein schaft enth lt Laden Sie die Mitglieder Ihrer Abteilung zu der Gemeinschaft ein indem Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft ausw hlen Versuchen Sie dabei im Formular Mitglied einladen die Option N
70. ein Eintrag auf einer Blog Seite dargestellt werden soll Wenn Sie hier O angeben wird der gesamte Eintrag angezeigt Best tigen Sie mit OK die Erzeugung des neuen Blogs der nat rlich zun chst leer ist Weitere Funktionen Alle Eigenschaften des neuen Blogs die Sie bei der Erzeugung festgelegt haben k nnen je derzeit ge ndert werden W hlen Sie dazu ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Blogs Das Formular Blog ndern das Ihnen angezeigt wird hat exakt dasselbe Aussehen wie das Formular Neues Blog von oben Die Zugriffsrechte f r das neue Blog die Sie oben festgelegt haben bestimmen wer Blog Eintr ge lesen und wer neue Blog Eintr ge hinzuf gen darf Diese Zugriffsrechte werden durch Standard Zugriffsrechte erg nzt die festlegen wer einem Eintrag Kommentare hinzu f gen darf wer Eintr ge bearbeiten und entfernen darf und wer das Blog ndern darf o Jeder der Eintr ge lesen darf kann auch Kommentare hinzuf gen o Der Manager eines Blogs und der Autor eines Eintrags k nnen einen Eintrag entfer nen o Der Autor eines Eintrags kann den Eintrag bearbeiten der Autor eines Kommentars kann den Kommentar bearbeiten o Nur der Erzeuger eines Blogs kann das Blog ndern Wenn Sie diese Standard Zugriffsrechte ndern wollen z B um dem Manager eines Blogs zu erlauben es zu ndern und anonymen Lesern das Kommentieren von Eintr gen zu verbieten m ssen Sie die entsprechenden Rollen bearbei
71. ein einzelnes Mitglied aus diesem Arbeitsbereich entfernen wollen Entfernte Mitglieder werden auch aus allen anderen Arbeitsbereichen entfernt auf die sie nur Zugriff hatten weil sie zu diesem Arbeitsbereich geh rt haben Alle anderen Arbeitsbereiche Ihr Adressbuch und die Adressb cher aller anderen registrierten Mitglieder werden durch diese Aktion nicht beeinflusst Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs k nnen Sie auch zus tzliche Mitglieder zu die sem Arbeitsbereich einladen W hlen Sie Datei Zugang Mitglied einladen im oberen Men um das Formular Mir glied einladen anzuzeigen Mit ihm k nnen Sie zus tzliche Benutzer Ihres BSCW Servers bestimmen denen Zugriff auf diesen Arbeitsbereich gew hrt werden soll Fahren Sie fort wie in 4 4 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen auf S 73 be schrieben Weitere Funktionen 79 4 5 2 Adressbuch In Ihrem Adressbuch verwalten Sie die Namen von Benutzern Mitgliedergruppen und Ge meinschaften sowie auch die E Mail Adressen von Personen die Sie zur Registrierung einla den wollen oder eingeladen haben und die dies bislang noch nicht getan haben Das Adress buch ist eine wichtige Grundlage zum Einladen von Mitgliedern zu Arbeitsbereichen oder von Teilnehmern zu einem Treffen Zus tzlich k nnen Sie auch Kontaktlisten als eine Art von Ar beitsbereichsadressb chern benutzen um Kontaktinformationen ber Personen zu verwalten die im Kontext eines Arbeitsbereichs
72. erzeugt einen Verweis auf das aktuelle Objekt in Ihren Lesezeichen in Aktenkoffer erzeugt einen Verweis auf das aktuelle Objekt in diesem Fall ein Ord ner in Ihrem Aktenkoffer f r den Dateiabgleich mit Ihrem lokalen Computer zur Startseite erzeugt ein Widget in Ihrer pers nlichen Startseite das sich auf das aktu elle Objekt bezieht Im Falle eines Ordners oder eines Diskussionsforums z B zeigt das Widget den Inhalt des Ordners oder des Diskussionsforums an 3 4 Ereignisse Bei kooperativer Arbeit ist es besonders wichtig dass alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs ber das Geschehen im Arbeitsbereich informiert werden BSCW bernimmt die Protokol lierung der Vorg nge automatisch und h lt jede Aktion auf einem Objekt im Arbeitsbereich als ein Ereignis fest Jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs wird ber die Ereignisse innerhalb des Arbeitsbereichs informiert BSCW stellt verschiedene Ereignisdienste zur Verf gung die unterschiedlich prominent auf die Aktivit ten in gemeinsamen Arbeitsbereichen aufmerksam machen Sie k nnen unter die sen Diensten diejenigen aussuchen die f r Ihre Bed rfnisse am besten geeignet sind Dar ber hinaus k nnen Sie angeben f r welche Typen von Ereignissen Sie die ausgesuchten Dienste einsetzen wollen Die Dienste umfassen Ereignissymbole an der Web basierten Benutzer schnittstelle die Ver nderungen an Objekten anzeigen einen t glichen Arbeitsbereichs bericht der Ihnen per E Mail zugestellt
73. es m glich ist Gemeinschaften in Mitgliedergruppen von Arbeits bereichen und umgekehrt Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einzuladen Die Antwort auf diese Frage ist ganz allgemein ja aber die Auswirkungen dieser Aktionen sind nicht das was man auf den ersten Blick erwarten w rde 7 4 6 1 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen Wenn Sie eine Gemeinschaft X in einen Arbeitsbereich Y einladen k nnten Sie erwarten dass Gemeinschaft X einfach Mitglied des Arbeitsbereich Y wird Aber das ist nicht der Fall weil sonst Gemeinschaft X Mitglied in zwei Arbeitsbereichen w re in Y und in ihrem eige nen Gemeinschaftsarbeitsbereich Stattdessen laden Sie wenn Sie eine Gemeinschaft X in einen Arbeitsbereich Y einladen tats chlich die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeits bereichs X ein Gemeinschaft X wird kein Mitglied von Arbeitsbereich Y sondern die Mit gliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X der die Gemeinschaft X enth lt Daraus folgt dass Arbeitsbereich Y Teil des Gemeinschaftsarbeitsbereich X wird also in diesem ent halten ist Wenn die Gemeinschaftsrolle von X Eingeschr nktes Mitglied oder Anonymes Mit glied ist k nnen alle Gemeinschaftsmitglieder nur in der Rolle Anonymes Mitglied auf den Arbeitsbereich Y zugreifen unabh ngig davon in welcher Rolle die Gemeinschaft X ein geladen wurde Ansonsten k nnen die Gemeinschaftsmitglieder auf den Arbeitsbereich Y in der Rolle zugreifen in der die Gemeinschaft ein
74. f r alle Dokumente eines ganzen Ordners tun Einzelheiten finden Sie in 5 3 7 Automatische Versionierung auf S 125 Dokument und Inhaltsmanagement 121 5 3 2 Neue Version erstellen Eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle erstellen Sie wie Sie ein norma les Dokument bearbeiten oder ersetzen w rden Wenn Sie ein Textdokument unter Versions kontrolle direkt auf dem Server bearbeiten wird automatisch eine neue Version erstellt Die Versionsinformation sollte vervollst ndigt werden um die anderen Mitglieder des Arbeits bereichs zu unterrichten siehe n chsten Abschnitt Explizit erstellen Sie eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle wie folgt e W hlen Sie ndern Neue Version im Aktionsmen des Dokuments diese Aktion ersetzt die Aktion ndern Ersetzen normaler Dokumente e Das Formular Neue Version l sst Sie eine Datei als neue Version auf den Server hochladen Es bietet Ihnen ferner vorausgef llte Werte f r die neue Versionsnummer und den Versionszustand an Diese k nnen Sie bei Bedarf berschreiben wenn bei spielsweise eine tiefgreifende oder abschlie ende Ver nderung durch einen Sprung in der Versionsnummer deutlich gemacht werden soll e In das Feld nderungen in Version Versionsnummer k nnen Sie eine Charakterisie rung des Unterschieds zur Vorversion eintragen damit die Mitglieder des Arbeits bereichs die Versionshistorie besser verstehen und eine bestimm
75. f r die Ereignisbenachrichtigung Abh ngig von Ihrer BSCW Installation sind unterschiedliche Ereignisdienste verf gbar die einzeln konfiguriert werden k nnen o Ereignissymbole zeigen Ereignisse an der Benutzerschnittstelle an o Der t gliche Arbeitsbereichsbericht wird per E Mail zugesandt und enth lt die Ereig nisse des vorherigen Tages f r alle Ihre Arbeitsbereiche o Direkte E Mail Benachrichtigung informiert Sie sofort ber relevante Ereignisse o Der Ereignismonitor unterst tzt sofortige Benachrichtigung ber Ereignisse mittels eines separaten Java Applets 46 Grundbegriffe und funktionen o Die BSCW RSS Ereignis Feeds stellen aktuelle Ereignisse als RSS formatierte Nach richten zur Verf gung Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen Sie mit modernen Browsern oder anderen RSS Nachrichtensammlern zeitnahe Informationen ber die Vorg nge in Ihren Arbeitsbereichen beziehen Um festzulegen ber welche Ereignistypen neues ver ndertes verschobenes oder gelesenes Objekt Sie mit welchen Ereignisdiensten Sie benachrichtigt werden wollen e w hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste e Das Aktionsformular Einstellungen bietet eine Abteilung Ereignisoptionen mit den Unterabteilungen Aktive Ereignisdienste und Abonnierte Ereignistypen an wo Sie Ihre Standardoptionen festlegen k nnen e In der Unterabteilung Aktive Ereignisdienste k nnen Sie diejenigen Ereignisdienst
76. ffentlich machen zu einem ffentlichen Arbeitsbereich standardm ig nur f r Ma nager erlaubt Diese M glichkeit kann allerdings durch Ihren BSCW Administrator aus Sicherheitsgr nden abgeschaltet worden sein Legen Sie fest welche Aktionen auf dieses Objekt frei zug nglich sein sollen Auf diese Weise haben Sie eine erweiterte Kontrolle ber m gliche Zugriffe Standardm ig werden nur Leserechte gew hrt Alle Objekte auf Ihrem BSCW Server die so ffentlich zug nglich gemacht worden sind werden im ffentlichen Bereich des Servers aufgef hrt Sie gelangen er zu diesem ffentlichen Bereich ber das Symbol _ amp _ in der Schnellzugriffsleiste oder durch Auswahl von Anzeigen ffentlicher Bereich im oberen Men Die oben beschriebenen Aktionen werden auch im Aktionsmen eines Ordner oder Diskus sionseintrags angeboten Zugang Mitglied einladen und Zugang ffentlich machen Wenn Sie vorhaben eine gro e Anzahl von Benutzern zu einem Arbeitsbereich einzuladen sollten Sie in Betracht ziehen dem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzuzuf gen Gemein schaften k nnen eine gro e Zahl von Mitgliedern aufnehmen und bieten Zugriff auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich ohne Einbu en hinsichtlich der Performanz 3 3 4 Aktionen auf Objekten in einem Ordner Aktionen auf Objekten in einem Ordner k nnen auf verschiedene Art und Weise aufgerufen werden BSCW unterscheidet zwischen e simultaner Anwendung der Aktion auf me
77. gesetzt im Evaluierungsparameter docu ment Beispiel Wenn man den Funktionsausdruck srel Images in einer Vorlage be nutzt die ein Dokument faq index htm erzeugt so wird dieser Ausdruck in Images umgewandelt Soll dagegen ein Dokument faq question install htm erzeugt werden so wird der Ausdruck zu Images ausgewertet amp size Dateiname B IK M G liefert die Gr e der angegeben Datei in Byte Kilobyte Megabyte oder Gigabyte Beispiel amp size Download bscw34 exe M ergibt 8 43 amp date Format liefert das aktuelle Datum und die Tageszeit In dem Parameter Format k nnen die folgenden Formatierungsanweisungen verwendet werden Sie werden hier ohne die optionalen Angaben zu Feldbreite und Genauigkeit angegeben Anweisung Bedeutung w Abk rzung f r den Wochentag 3A Wochentag sb Abk rzung f r den Monatsnamen 5B Monatsname sc Standarddarstellung f r Datum und Uhrzeit sd Tag im Monat als Dezimalzahl 01 31 SH Stunde als Dezimalzahl 24 Stunden 00 23 SI Stunde als Dezimalzahl 12 Stunden 01 12 3j Tag im Jahr als Dezimalzahl 001 366 sm Monat als Dezimalzahl 01 12 3M Minute als Dezimalzahl 00 59 sp AM oder PM je nach Tageszeit ss Sekunde als Dezimalzahl 00 60 SU Wochennummer im Jahr Sonntag ist der erste Tag der Woche 00 53 Alle Tage des Jahres die dem ersten Sonntag vorausgehen geh ren zu Woche 0 Wochentag als Zahl 0 Sonntag 6 ao z 146 Doku
78. in den Beschreibungen der RSS Artikel ent halten Wenn Sie auf einen RSS Artikel klicken wird Ihnen der volle Original Artikel ange zeigt Nachrichtenmeldung Blog Eintrag Video oder was auch immer das Thema des RSS Feeds ist Wenn der RSS Feed Ordner leer ist haben Sie wahrscheinlich eine URL angegeben die nicht auf einen RSS Feed verweist Die maximale Zahl von RSS Artikeln in einem RSS Feed Ord ner ist Teil der Konfiguration Ihres BSCW Servers Fragen Sie Ihren BSCW Administrator Sie k nnen einzelne RSS Artikel kopieren und sie als URL Objekte an einer anderen Stelle Ihrer Ordnerhierarchie einf gen Sie k nnen die Auswahl der Artikel eines RSS Feeds aktualisieren indem Sie e Suche wiederholen im Aktionsmen des RSS Feeds aufrufen Was die Einstellung der Ansicht angeht sind RSS Feeds ein eigener Objekttyp sie erben kei ne Ansichtseinstellungen von anderen Ordnern und ihre Einstellungen beeinflussen nicht die Ansichten von anderen Ordnern 4 11 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen Sie k nnen in BSCW mithilfe von URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen Sammlungen von aufeinander verweisenden Dokumenten HTML Dokumente gif und jpeg Dateien Audio und Videodateien usw erstellen und verwalten Sie k nnen sie mit anderen Mitgliedern eines Arbeitsbereichs gemeinsam nutzen oder sie f r anonymen Zugriff ber das Internet ffentlich machen siehe 4 6 6 Anonymen Zugriff erlauben auf S 92 Verweise auf BSCW Objek
79. k n nen in den entsprechenden Abteilungen des Aktionsformulars auch automatische Ver sionierung festlegen und eigene Attribute definieren e Best tigen Sie mit OK um den Vorlagenordner zu erzeugen Dieser ist zun chst leer und muss mit Vorlagen gef llt werden Wenn Sie eine Vorlage in einem Ihrer Vorlagenordner erzeugen empfiehlt es sich die Vor lage mit einer Beschreibung zu versehen in der Zweck und Gebrauch der Vorlage erl utert werden Eine solche Beschreibung wird angezeigt wenn die Vorlage kopiert wird BSCW verfolgt eine bestimmte Strategie wenn Vorlagenordner f r das Kopieren von Vor lagen gesucht werden Sie sollten diese Suchstrategie ber cksichtigen wenn Sie Vorlagenord ner anlegen Die Vorlagen die f r das Kopieren in den aktuellen Ordner angeboten werden stammen aus Vorlagenordnern an den folgenden Orten o Vorlagenordner in Ihrer Zwischenablage Ihre Zwischenablage kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten sie sollten jedoch nicht in Unterordnern Ihrer Zwischenablage enthalten sein weil BSCW nur nach Vorlagenordnern auf der ober sten Ebene Ihrer Zwischenablage sucht Die Zwischenablage ist ein geeigneter Ort f r pers nliche Vorlagenordner da Sie ja normalerweise keine anderen Benutzer zu Ordnern in Ihrer Zwischenablage einladen o Vorlagenordner im aktuellen Ordner Der aktuelle Ordner wie auch alle anderen Ordner kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten Wiederum
80. markieren die Aktionsgrup pen zu denen die Rolleninhaber berechtigt sein sollen Alle BSCW Aktionen die der Zugriffskontrolle unterliegen sind in Aktionsgruppen eingeteilt Im folgenden sind die Aktionsgruppen mit einigen typischen Beispielen aufgef hrt Lesen ffnen Kopieren Lesen erw Mehr Information ndern Neuer Ordner Dokument hochladen Beschreibung ndern ndern erw Entfernen Eigent mer Rolle zuweisen Rolle ndern Teilen Mitglied einladen Mitglied entfernen Teilen erw Neue Rolle Hochladen per E Mail Bearbeiten Ausschneiden Notiz bearbeiten W hlen Sie Rolle ndern um alle Aktionsgruppen im Detail anzeigen zu lassen diejenigen die Sie angekreuzt haben als auch diejenigen die Sie nicht angekreuzt haben e Best tigen Sie mit OK wenn Sie mit den Aktionsgruppen die Sie ausgew hlt haben zufrieden sind oder klicken Sie auf Rolle ndern um n tige Feineinstellungen an der neu definierten Rolle auf Aktionsebene vorzunehmen vgl weiter unten bei Rolle ndern Selbstdefinierte Rollen sind auf den Geltungsbereich des betreffenden Objekts beschr nkt und k nnen nur dort verwendet werden Sowohl vordefinierte als auch selbstdefinierte Rollen werden als normale Rollen bezeichnet weil sie in ihrem Geltungsbereich ohne Einschr nkungen zugewiesen werden k nnen Da neben gibt es auch noch Spezialrollen die nur eingeschr nkt anderen Benutzern zugewiesen werden k nnen oder sich
81. mit dem BSCW Server in Interaktion getreten ist Benutzer die ebenfalls den Ereignismonitor verwenden werden in jedem Fall als aktiv ange zeigt 152 Kommunikation und Awareness koch Thomas Koch si 2 users online Java Applet window Abbildung 22 Benutzeransicht im Ereignismonitor Sie k nnen in der Benutzeransicht einen Benutzer ausw hlen und mittels rechtem Mausklick ein Kontextmen ffnen ber das Kontextmen k nnen Sie weitere Information ber den Benutzer anfordern eine E Mail Nachricht an den gew hlten Benutzer senden oder mit dem Benutzer ber ein Instant Messaging System in Kontakt treten Ereignisansicht In der Ereignisansicht werden aktuelle Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen chronologisch sortiert angezeigt Dazu werden zu jedem Ereignis das betroffene Objekt der handelnde Be nutzer sowie eine kurze Beschreibung des Ereignisses angezeigt Wenn es f r Sie wichtig ist sofort zu wissen dass beispielsweise ein bestimmtes Dokument bearbeitet und wieder auf dem Server abgelegt wurde dann ist die Ereignisansicht der schnellste und bequemste Weg diese Information zu bekommen und das ge nderte Dokument vom BSCW Server zu holen Die Ereignisansicht wird automatisch in regelm igen Abst nden durch den Ereignismonitor aktualisiert Diskussion read Note created Note read Report doc renamed G Document Info 5 Open Document Remove Selected Clear List 2 users online Java Applet
82. nat rlich auch die entsprechenden Aktionen im Aktions men einzelner Notizen verwenden e W hlen Sie Bearbeiten Einf gen im oberen Men eines Diskussionsforums um vor her ausgeschnittene oder kopierte Notizen einzuf gen Sie k nnen auch hier die ent sprechende Aktion im Aktionsmen eines Diskussionsforums verwenden 4 7 7 Objekte annotieren Notizen k nnen dazu verwendet werden BSCW Objekte mit Anmerkungen zu versehen Sie erg nzen so Beschreibung und Bewertung mit zus tzlichen Informationen e W hlen Sie Anh ngen Notiz im Aktionsmen eines Eintrags um das Formular Notiz anh ngen anzuzeigen e Fahren Sie fort wie f r das Schreiben einer Notiz oben erl utert Pro Objekt ist nur eine Notiz als Annotation m glich diese angeheftete Notiz hat die volle Funktionalit t eines selbst ndigen Diskussionsforums d h Sie k nnen weitere Notizen hin zuf gen antworten und so ganze Diskussionsstr nge innerhalb einer Anmerkung erzeugen Wenn ein Objekt eine Anmerkung hat wird dies durch das Symbol in der Notiz Spalte auf der Ordner bersichtsseite angezeigt Klicken Sie auf dieses Symbol um sich den Inhalt der Anmerkung anzusehen Wenn Sie dieses Symbol in der Ordner bersicht nicht sehen akti vieren Sie die Option Ansicht Spalten Anhang Sie entfernen die Anmerkung an einem Objekt indem Sie den Inhalt des zugeh rigen Diskus sionsforums komplett entfernen Anmerkungen bleiben erhalten wenn S
83. nicht erlaubt ist wird statt dem Verweis auf die Aktion das Symbol angezeigt auf das der Wert dieses Parameters verweist angezeigt Beispiele element documentactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript f r das aktuelle Dokument ein element documentactions action get text Quelltext F gt einen Verweis zum ffnen des aktuellen Dokuments mit dem Text Quelltext ein Diese Aktion zeigt den Quelltext des Dokuments an d h BSCW und Textelemente werden nicht ausgewertet und ersetzt element documentactions action replace F gt einen Verweis zum Ersetzen des aktuellen Dokuments mit dem Standard text dem Aktionsnamen Ersetzen ein M gliche Aktionen addpage Neue Seite addrole Neue Rolle addsubwebfolder Neuer Unterord ner addtempl Kopie von Vorlage attachnote Notiz anh ngen checkout Sper ren chrole Rolle zuweisen chtype Typ ndern copy Kopieren cut Aus schneiden cutattachment Anhang ausschneiden duplicate_edit Kopie bearbei ten edit Bearbeiten editobject Eigenschaften ndern editrole Rolle ndern Dokument und Inhaltsmanagement 137 138 export Exportieren firstversion Unter Versionskontrolle stellen freeze Ein frieren get ffnen history Historie zeigen info Mehr Information link Verweisen in Ablage make Statische Kopie printweb Drucken rate Bewer ten rename Namen ndern replace Ersetzen res
84. nur Objekte enth lt deren Namen auf html endet element contents onlytypes text plain text html Zeigt eine Inhaltsliste an die neben Ordnern nur Text und HTML Dokumente enth lt o date F gt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ein Verf gbare Datumformate finden sich auch in 5 6 5 Funktionen auf S 146 Statisch Ja Parameter format optional Wenn Ihnen das Standardformat f r Datum und Zeit nicht gef llt Beispiel 2007 07 10 14 31 und Sie mit Python Programmierung vertraut sind K nnen Sie hier Ihr eigenes Format angeben Konsultieren Sie dazu das Python Hand buch unter strftime oder die oben angegebene Referenz f r einen ber blick Beispiel element date format A d B H M F gt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in einem benutzerdefinierten Format ein das statt des obigen Standardformats Dienstag 10 Juli 14 31 ergibt 136 Dokument und Inhaltsmanagement o documentactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript siehe 4 3 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache auf S 66 f r das aktuelle Dokument ein oder einen Verweis auf eine bestimmte Aktion Statisch Nein Parameter action optional Wenn dieser Parameter weggelassen wird wird ein ganzes Aktionsmen ein gef gt Sonst wird ein direkter Verweis auf die angegebene Aktion erzeugt Die zul ssigen Werte f r den Parameter action sind weiter unten aufgef hrt Wenn die angegebe
85. oberen Men leiste Optionen Niveau und den f r Sie passenden Eintrag Abh ngig von der Serverkonfiguration k nnen Anzahl und Namen der Niveaus abweichen Auch kann der erlaubte Funktionsumfang unterschiedlichen Niveaus zugeordnet sein Es ist jederzeit m glich in ein anderes Kompetenzniveau zu wechseln Sie k nnen Ihr Kompetenzniveau auch mit Optionen Einstellungen setzen w hlen Sie Ihr Niveau in der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars aus Wenn Ihr aktuelles Kom petenzniveau nicht alle verf gbaren Aktionen eines Aktionsmen s anbietet k nnen Sie die Option mehr w hlen um in ein h heres Niveau zu wechseln 4 3 3 Pers nliche Einstellungen festlegen In BSCW k nnen Sie eine ganze Reihe von Parametern die sogenannten pers nlichen oder Benutzereinstellungen setzen die das Erscheinungsbild und die Funktionalit t Ihrer BSCW Benutzerschnittstelle bestimmen Sie k nnen so Ihre Benutzeroberfl che individuell anpas sen ein gemeinsamer Arbeitsbereich muss nicht unbedingt f r alle Mitglieder gleich aus sehen Achtung Diese Einstellungen werden f r einen bestimmten Server gesetzt Wenn Sie mit mehreren Servern in derselben Weise arbeiten wollen m ssen Sie identische Einstellungen bei allen Servern festlegen Um Ihre pers nlichen Einstellungen zu pr fen oder zu ndern e w hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men Das Aktionsformular Einstellungen hat eine Reihe von Abteilungen in denen Ihr
86. oder Verluste bei der Konvertierung hingewiesen Sie k nnen ein konvertiertes Dokument zus tzlich noch kodieren normalerweise mit dem Ziel die Gr e des Dokuments zu verringern um so Speicherplatz und bertragungszeit zu sparen Wenn Sie Dokumente kodieren brauchen Sie auf Ihrem lokalen Rechner passende Dekodierungsprogramme um kodierte Dokumente wieder lesbar zu machen Stellen Sie sicher dass alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs entsprechende Programme auf ihren lokalen Rechnern installiert und ihre Web Browser so konfiguriert haben dass diese Programme ge startet werden wenn der Browser auf den MIME Typ eines kodierten Dokuments st t Um ein Dokument zu konvertieren gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Sendenan Konverter aus dem Aktionsmen des entsprechenden Doku ments e Das Formular Konvertieren enth lt eine Liste mit den Formaten in die BSCW Ihr Dokument konvertieren kann Pfeile in dieser Liste zeigen den Weg der Konvertierung an wenn z B ein Pfeil von Format A nach Format B weist so wird Ihr Dokument bei Konversion nach Format B erst nach Format A konvertiert und dann nach Format B In dieser Liste werden die wichtigeren Arten von m glichem Informationsverlust w h rend der bertragung in das jeweilige Format angegeben e Geben Sie den Namen des konvertierten Dokuments ein w hlen Sie das Zielformat und oder die Art der Kodierung Kompression die angewandt werden soll und best ti gen Sie Ihre
87. oder durch direkte Eingabe der URL zugreifen e W hlen Sie Information Allgemein im Aktionsmen des gew nschten Dokuments e Die Info Seite des Dokuments enth lt den Abschnitt Versionshistorie und einen weite ren Abschnitt Verwandte Versionszweige wenn das Dokument Versionszweige hat Die Tabellen zeigen f r jede Version Erstellungsdatum Autor Zustand und nde rungsbeschreibung e Klicken Sie auf die Versionsnummer derjenigen Version die Sie lesen oder herunter laden wollen Sie k nnen eine ltere Version auch per URL direkt aufrufen mehr zu dem Verfahren gene rell in 4 11 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen auf S 107 Bei Dokumenten unter Ver sionskontrolle wird an die Adresse f r normale Dokumente die Versionsnummer wie im fol genden Beispiel angeh ngt http Ihr BSCW Server bscw bscew cgi d12345 Bericht doc version 0 6 Achtung Sie k nnen ltere Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle nachtr glich nur ver ndern wenn Sie von der Version die Sie bearbeiten wollen verzweigen und an schlie end die Zweigversion bearbeiten Wenn Sie Versionen eines Dokuments l schen wollen die Sie nicht mehr brauchen e w hlen Sie ndern Versionen verwalten im Aktionsmen des Dokuments aus Sie erhalten dann die Versionshistorie mit Datum Autor Status und etwaigen nderungs notizen aller Versionen die gel scht werden k nnen Beachten Sie dass bestimmte Versionen aus technischen Gr nden ni
88. r alle anderen Ob jekte gleichen oder hnlichen Typs gelten sollen Diese Option legen Sie in Ihren pers nli chen Einstellungen fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste gehen Sie zum Abschnitt Darstellung des Aktionsformulars e Kreuzen Sie die Option Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern an wenn jeder Ordner in Hinsicht auf die Ansichtseinstellungen individuell behandelt werden soll widrigenfalls gelten die Ansichtseinstellungen eines Ordners oder Contai ner Objekts auch f r alle anderen Ordner und Objekte gleichen oder hnlichen Typs Weitere Funktionen 71 Auch wenn die Speichern Option aktiviert ist sind Sie noch in der Lage Ansichtseinstellun gen auf andere Ordner oder Container Objekte zu bertragen e W hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen um die Ansichtseinstellungen des aktuellen Ordners oder Container Objekts auf alle anderen Ordner oder Container Ob jekte gleichen oder hnlichen Typs zu bertragen Durch diese Aktion bertragen Sie die Ansichtseinstellungen eines Ordners auf alle anderen Ordner Website Ordner Vorlagenordner Laufmappen Gemeinschaftsordner Dokumentensammlungen genau so wie auf pers nliche Objekte wie Zwischenablage und Aktenkoffer und umge kehrt Ebenso werden Ansichtseinstellungen von einem Kalender auf alle anderen Kalender und von einem Diskussionsforum auf alle anderen Diskussionsforen bertra gen Im Hinblick auf di
89. r jeden Ordner mit Text und Grafik ge staltet werden siehe 4 4 4 Banner f r einen Arbeitsbereich erstellen auf S 75 Die Mehrfachwahl Symbolleiste bietet Schaltfl chen an zum e Ausw hlen VI oder Aufheben I der Auswahl aller Eintr ge auf der Seite e Einschalten oder Ausschalten der Anzeige von Unterordnern wenn die Opti on Ansicht Ausklappbar aktiviert ist e Anwenden der aufgef hrten Aktionen auf die ausgew hlten markierten Objekte Das Kontextmen 26 Kein Filter B CeBIT insgesamt 1N Fintr ne iv Icon Name Aktion Gr e TeileNotizWert Erzeugt von en A Kalender CeBIT v 14 Kreifelts Information 2 mM Produktbeschreibung 0 4 v 490K Kreifelts ndern 2 IB Fiyer 2 Kreifeits Neu 2 IE Vorlage dtm 50 4 Mitglied einladen Zugang 7 Tim Inhalt xmi v 57K Neue Rolle Senden an A NG amp ceBIt Bscw wl AG Kreifelts X Ausschneiden Auf die Anfrage passen 94100 Objekte 16 sind gespeichert L Kopieren mM Der Stand vom letzten Jahr v 156K a woetzel Verweis d Diesmal sind wir in Halle 3 mehr befindet sich in der rechten unteren Ecke des Kopfbereichs und bietet alle Aktionen an die auf dem aktuellen Ordner m glich sind Das Kontextmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo in der Titelzeile der Ordner bersicht Grundbegriffe und funktionen angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusammen mit einem rechten Mausklick wir
90. seine Beanstandungen eintragen und die Aufgabe beanstanden Beanstandungen von Eingabedatenfeldern k nnen auch eingegeben und mit Formular sichern gesichert werden ohne die Aufgabe tat s chlich zu beanstanden Solche vorl ufigen Beanstandungen sind f r den Auftrag geber nicht sichtbar solange die Aktion Aufgabe beanstanden nicht ausgef hrt wird Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftraggeber zug nglich Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut starten Aufgabe Zur ckziehen Aufgabenstellung muss ge ndert werden Der Auftraggeber kann die Aufgabe zur ckziehen um etwa zus tzliche Ein oder Ausgabedaten oder andere Werte f r vorhandene Eingabedaten anzugeben Nach einer Korrektur kann die Auf gabe erneut gestartet werden Aufgabe Erledigung beanstanden Ausgabedaten enthalten Fehler Der Auftraggeber kann in der Aufgabeansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen eintragen und die Erledigung beanstanden Beanstandungen von Ausgabedatenfel dern k nnen auch eingegeben und mit Formular sichern gesichert werden ohne die Erledigung tats chlich zu beanstanden Solche vorl ufigen Beanstandungen sind f r den Auftragnehmer nicht sichtbar solange die Aktion Erledigung beanstanden nicht ausgef hrt wird sie k nnen beliebig ver ndert oder auch wieder gel scht werden Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftragnehmer zug nglich Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe er
91. siehe 9 1 Objekte archivieren auf S 223 Wem geh ren ausgeschnittene kopierte und eingef gte Objekte Diese Frage wird wichtig wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server Quo ta System aktiviert ist weil alle Objekte deren Eigent mer Sie sind Ihrem Plattenplatz anteil zugerechnet werden Dies kann letztlich zu einer berschreitung des Ihnen zugestande nen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen f hren Das Verschieben Kopieren und Verweisen von Objekten kann zu nderungen beim Eigentum an diesen Objekte f hren Wenn Sie ein Objekt erzeugen dann geh rt das Objekt dem Eigent mer desjenigen Ordners in dem das Objekt erzeugt wurde und nicht etwa Ihnen als Erzeuger wenn Sie nicht auch schon Eigent mer des Ordners sind Man k nnte sagen dass sich bei Fehlen anderer Regeln die Eigent merschaft entlang der Ordnerhierarchie vererbt Wenn Sie jedoch zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden erscheint der Arbeitsbereich als Eintrag in Ihrem pers n lichen Arbeitsbereich home folder wo Sie Eigent mer sind aber Sie sind nicht Eigen t mer des neuen Arbeitsbereichs Man k nnte sagen dass dieser Arbeitsbereichseintrag die standardm ige Vererbung der Eigent merschaft berschreibt und einen neuen Eigent mer festsetzt In der folgenden Darstellung konzentrieren wir uns auf diese beiden Standardf lle ein Dokument das Sie erzeugt haben und einen gemeinsamen Arbeitsbereich zu dem
92. sind Textverarbeitungssysteme wie Microsoft Word Beim Hochladen einer Vorlage in einen DokSet muss der MIME Typ Docu ment Template gew hlt werden Andernfalls wird das Dokument vom Evaluierungsprozess nicht als Vorlage erkannt Es wird empfohlen ein Suffix wie dtm f r Dokumente vom Typ Vorlage zu benutzen so dass sie in einer Ordner bersicht anhand ihres Namens leicht erkannt werden k nnen Eine Vorlage wird durch das Symbol dargestellt Es gibt zwei Klassen von Vorlagen Aus Vorlagen der ersten Klasse werden w hrend des Eva luierungsprozesses direkt Dokumente erzeugt Eine Vorlage geh rt zu dieser Klasse wenn der Evaluierungsparameter document gesetzt ist d h wenn der Vorlage als Parameter das zu erzeugende Dokument angegeben wurde Vorlagen der zweiten Klasse sind indirekt an der Erzeugung von Dokumenten beteiligt da sie in andere Vorlagen eingebettet werden Eine Vorlage geh rt zu dieser Klasse wenn der Eva luierungsparameter document fehlt also kein zu erstellendes Dokument angegeben wurde Neben dem Evaluierungsparameter document gibt es noch den Evaluierungsparameter tem plate der eine Vorlage bezeichnet in die die Werte der Instanzen der vorliegenden Vorlage eingef gt werden Beide Parameter benennen Dateinamen innerhalb eines DokSets Die Evaluierungsparameter kann man als eine Art von Instanzen ansehen die zu Vorlagen ge h ren Sie k nnen durch die Aktion Parameter im Aktionsmen einer Vorlage gesetz
93. sowohl icon als auch text angegeben werden wird der Aktionsver weis mit dem Symbol unterlegt und der Text fungiert als Tooltip Beispiel element back text Nach oben o categories F gt eine Liste der Kategorien ein die Objekten des aktuellen Websiteord ners zugewiesen wurden Durch Klicken auf eine Kategorie wird die Anzeige von Ob jekten in der durch contents erzeugten Inhaltsliste auf diejenigen Objekte einge schr nkt denen diese Kategorie zugewiesen wurde Beachten Sie dass das Klicken auf eine Kategorie keine Wirkung auf hierarchische Listen hat die mit free erzeugt wurden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element category o contents F gt eine Liste aller Objekte die im aktuellen Websiteordner enthalten sind als klickbare Verweise ein Nach einer Volltextsuche ersetzen die Suchergebnisse die Inhaltsliste Statisch Ja Parameter showlayout showhome showstyle optional Standardwert False Standardm ig erscheinen Layoutseite Startseite und Stildefinition nicht in der Inhaltsliste Sie K nnen das erzwingen indem Sie den entsprechenden Pa rameter auf True setzen onlytypes optional Standardwert text htm1 Der Parameter onlytypes erm glicht es Ihnen Dokumente aus der Inhaltsliste auszuschlie en die nicht einen bestimmten MIME Typ haben Spezifizieren Sie als Wert dieses Parameters eine Komma separierte Liste mit den zul ssigen Typen z B text html f r HTML Dokumente Die Spezifikation ganzer G
94. teilen Um einen berblick ber s mtliche Arbeitsbereiche zu erhalten an denen Sie beteiligt sind erzeugen Sie eine Arbeitsbereichskarte in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder etwa ber Anzeigen Arbeitsbereichskarte Die resultierende Arbeitsbereichskarte zeigt auch gemeinsame Arbeitsbereiche die sich auf unteren Ebenen Ihrer Ordnerhierarchie befinden Sie k nnen auch Arbeitsbereichskarten erzeugen die nur die Arbeitsbereiche enthalten die Sie mit einem bestimmten Benutzer teilen e Wechseln Sie dazu auf die Mitgliederseite eines gemeinsamen Arbeitsbereichs oder in Ihr Adressbuch e W hlen Sie Information Arbeitsbereichskarte im Aktionsmen dieses Benutzers Folgende Aktionen sind auf Arbeitsbereichskarten m glich 76 Weitere Funktionen e Sie k nnen die Darstellung der Karte vergr ern verkleinern oder an das Browser fenster anpassen Ferner k nnen Sie die Knoten durch Ziehen Bewegen bei gedr ck ter Maustaste verschieben e Sie k nnen die Anzeigetiefe d h die maximale Entfernung eines Knotens vom Knoten im Fokus ver ndern Die Anzeigetiefe wird bei der Erzeugung einer Arbeitsbereichs karte standardm ig auf 2 gesetzt Bei dieser Einstellung sehen Sie ausgehend von einem Arbeitsbereich dessen Mitglieder und alle weiteren Arbeitsbereiche die Sie mit diesen Mitgliedern teilen Eine Erh hung der Anzeigetiefe bewirkt dass auch die Mitglieder dieser neuen Arbeitsbereiche anzeigt werden sowi
95. tigt werden muss erhalten Sie eine E Mail Nachricht die einen Verweis enth lt der Sie direkt zu dem Aktions formular f hrt in dem Sie die neuen und auch weitere Teilnehmer einladen k nnen e Das Aktionsformular Teilnehmer zeigt die derzeitigen Teilnehmer an Sie k nnen neue Teilnehmer hinzuf gen und existierende Teilnehmer entfernen e Geben Sie wahlweise Kommentare an die den Einladungen neuer Teilnehmer und den Benachrichtigungen ausgeladener Teilnehmer hinzugef gt werden Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind Sie als Organisator einer Terminabstimmung k nnen eine E Mail Nachricht an die Teilneh mer versenden e W hlen Sie Sendenan Teilnehmer im Aktionsmen der Terminabstimmung geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf OK Sie k nnen die Nachricht an alle Teilnehmer alle Teilnehmer die schon oder noch nicht abgestimmt haben schicken oder die Empf nger der Nachricht unter den Teilnehmern ausw hlen Beachten Sie dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger der Terminabstimmung son dern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Terminabstimmung enth lt eine Termin abstimmung ndern und Nachrichten an die Teilnehmer versenden kann Sie k nnen sich die Abstimmungszeitr ume von Terminabstimmungen auch auf einer Zeit achse anzeigen lassen e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Ordners um eine Zeitachsen darstellung aller Terminabstimmungen die in dem Ordner ent
96. und der fr hestm gliche Fertigstellungstermin angegeben Diese Daten ergeben sich aus den Zeitrahmen der einzelnen Phasen des Projekts Falls es keine untergeord neten Phasen gibt oder diese Phasen keinen benutzerdefinierten Beginn oder Fertig stellungstermin haben so wird der fr heste Beginn etwaiger untergeordneter Aufga ben als sp testm glicher Projektbeginn und der sp teste Fertigstellungstermin etwa iger untergeordneter Aufgaben als fr hestm glicher Fertigstellungstermin genommen Wenn Sie den Zeitrahmen einer Phase ndern wollen 192 Workflow Management e w hlen Sie ndern Zeitrahmen im Aktionsmen der Phase e Unter den Feldern f r Beginn und Fertigstellungstermin sind fr hest und sp test m gliche Daten angegeben Der fr hestm gliche Beginn einer Phase ist der Projekt beginn Falls der Beginn des Projekts nicht definiert ist muss der Beginn der Phase vor dem sp testm glichen Beginn der Phase liegen muss Der sp testm gliche Beginn der Phase ergibt sich aus dem fr hesten Beginn etwaiger untergeordneter Aufgaben Der fr hestm gliche Fertigstellungstermin der Phase ergibt sich aus dem sp testen Fertigstellungstermin etwaiger untergeordneten Aufgaben Falls das bergeordnete Projekt ber einen definierten Fertigstellungstermin verf gt dann ist das Projektende der sp testm gliche Fertigstellungstermin der Phase Sie k nnen auch Namen Attribute Fortschritt und Zeitrahmen eines Projekts oder einer Pha
97. unter dem Sie bereits registriert sind sowie Ihr aktuelles Passwort BSCW schickt Ihnen daraufhin eine E Mail Nachricht mit der nur einmal benutzbaren URL eines Formulars an die neue Adresse In diesem Formular k nnen Sie durch Eingabe Ihres Passworts best tigen dass Sie eine E Mail Zweitadresse f r Ihren Benutzernamen registrieren wollen Diese zus tzliche E Mail Adresse wird automatisch in Ihr Formular Pers nliche Daten ein getragen und unter Optionen Profil Zeigen angezeigt Unter Optionen Profil ndern k nnen Sie noch weitere E Mail Adressen angeben F r jede dieser Adressen wird die obige verk rz te Registrierungsprozedur durchlaufen um sicherzustellen dass die Verkn pfung der zus tz lichen E Mail Adresse mit Ihrem Benutzernamen g ltig ist Die Registrierung weiterer E Mail Adressen ist sinnvoll wenn Sie erwarten unter unter schiedlichen E Mail Adressen zu BSCW Arbeitsbereichen eingeladen zu werden oder von unterschiedlichen E Mail Adressen aus Dokumente an einen Arbeitsbereich senden m chten In diesen F llen wird BSCW dann in der Lage sein zu jeder der angegebenen Adressen kor rekterweise Ihren Benutzernamen zuzuordnen Unabh ngig von der Registrierung weiterer E Mail Adressen wird BSCW weiterhin Ihre prim re E Mail Adresse verwenden um Ihnen z B den t glichen Arbeitsbereichsbericht zuzusenden 4 1 2 Andere Methoden der Authentisierung Die Standardmethode der Authentisierung f r BSCW Server ist die so
98. verschicken wollen e W hlen Sie die Option Als Anhang an alle Empf nger versenden wenn Sie die Objekte als Anhang der E Mail Nachricht versenden m chten Diese Option ist nicht empfehlenswert wenn es sich um gro e Dokumente handelt oder wenn Sie dar ber informiert bleiben m chten wer die Dokumente liest e W hlen Sie eine der beiden Optionen Als Verweis versenden wenn Sie E Mail Nachrichten mit Anh ngen vermeiden wollen Wenn Sie Verweise auf Dokumente auch an Nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden k nnen auch diese Nicht Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen Der Lesezugriff geschieht ber ein Token und ist auf die angege bene Zeitspanne beschr nkt Sie k nnen den Zugriff auf ein versandtes Objekt auch vor Ablauf der angegebenen Zeitspanne wieder sperren indem Sie das Token l schen ffnen Sie die Info Seite des Objekts unter Zugriffsrechte ist dort der Zugriff mit Token aufgef hrt mit der Aktion Token l schen in der rechten Spal te der Zugriffsrechtstabelle sperren Sie den Zugriff ber Token f r Nicht Mitglie der Die Option Als Verweis nur an Mitglieder senden stellt sicher dass niemand au er Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann nicht autorisierte Empf nger werden von den Empf ngerlisten entfernt und erhalten keine E Mail Nachricht in diesem Fall erscheint eine diesbez gliche Warnung vor dem Ver sand e Sie k nnen BSCW Objekte auc
99. wer den Vorlagenordner in Unterordnern des aktuellen Ordners nicht ber cksichtigt wenn Vorlagen in den aktuellen Ordner kopiert werden o Vorlagenordner in Ordnern auf dem aktuellen Pfad BSCW ber cksichtigt auch Vor lagenordner die in Ordnern auf dem Pfad vom aktuellen Ordner zu Ihrem Ordner auf Dokument und Inhaltsmanagement 127 oberster Ebene enthalten sind der aktuelle Pfad wird in der Navigationsleiste angezeigt Auch in diesem Fall werden nur Vorlagenordner ber cksichtigt die direkt in Ordnern auf dem aktuellen Pfad enthalten sind Wenn Sie also einen Vorlagenord ner auf der obersten Ebene eines gemeinsamen Arbeitsbereichs anlegen k nnen die Vorlagen dieses Vorlagenordners von allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs in allen Unterordnern des Arbeitsbereichs benutzt werden o Systemweite Vorlagenordner Abgesehen von pers nlichen Vorlagenordnern in Ihrer Zwischenablage und gemeinsam genutzten Vorlagenordnern f r die Mitglieder von Arbeitsbereichen gibt es Vorlagenordner die f r alle registrierten Benutzer zug ng lich sind Solche systemweiten Vorlagenordner werden vom BSCW Administrator erzeugt und verwaltet Wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator wenn Sie Bedarf an weiteren systemweit g ltigen Vorlagen haben 5 4 2 Vorlagen kopieren Sie kopieren eine Vorlage wie folgt e W hlen Sie Datei Neu von Vorlage im oberen Men e Im Formular Kopie von Vorlage das als n chstes angezeigt wird w hlen Sie
100. window Abbildung 23 Ereignisansicht im Ereignismonitor Kommunikation und Awareness 153 Hinweis Sie k nnen den Umfang der im Ereignismonitor angezeigten Ereignisse ber die konfigurierbaren Ereignisfilter beschr nken siehe 3 4 4 Abonnieren von Ereignisdiensten auf S 46 In der Ereignisansicht kann zu jedem Ereignis ber ein Kontextmen rechter Mausklick weitere Information abgerufen werden Sie k nnen e die pers nliche Info Seite des Benutzer ffnen der das Ereignis verursacht hat e die Info Seite des betroffenen Objekts ffnen e direkt das betroffene Objekt ffnen d h das Dokument ffnen wenn das Ereignis ein Dokument betrifft e das Ereignis aus der Liste entfernen oder e die Ereignisliste vollst ndig leeren 6 4 Ereignisverfolgung mit RSS Feeds BSCW implementiert RSS Feeds die alle aktuellen Ereignisse aus einem Ihrer Ordner lie fern Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen moderne Browser oder andere RSS Nach richtensammler bei BSCW aktuelle Ereignisse abfragen die als RSS Artikel formatiert sind Die BSCW RSS Ereignis Feeds sind dazu gedacht aktuelle Informationen dar ber zu liefern was in Ihren Arbeitsbereichen vorgeht Sie sind eine Erg nzung zu Ihrem t glichen Arbeits bereichsbericht per E Mail oder der Ereignisansicht im Ereignismonitor Weitere Informatio nen ber RSS finden Sie in 4 10 RSS Feeds auf S 106 Die Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds auf Ihrem BSCW Ser
101. wird sowie auch eine sofortige Benachrichtigung per E Mail oder durch den Ereignismonitor ein spezielles Java Applet Sie k nnen aktuelle Er eignisse sogar ber einen BSCW RSS Feed beziehen Hinweis Einige der obigen Ereignisdienste stehen Ihnen auf Ihrem BSCW Server m glicher weise nicht zur Verf gung weil sie von Ihrem BSCW Administrator nicht aktiviert worden sind Grundbegriffe und funktionen 3 4 1 Ereignisse anzeigen BSCW kann die Mitglieder eines Arbeitsbereichs in verschiedener Form ber Ereignisse in formieren o Ereignissymbole in Ordner bersichten informieren auf einen Blick dar ber welche Aktionen k rzlich auf einem Objekt durchgef hrt worden sind BSCW unterscheidet verschiedene Ereignistypen t 9 B und Jedes dieser Symbole hinter einem Objektnamen zeigt an dass k rzlich wenigstens eine Aktion des jeweiligen Typs stattgefunden hat Klicken Sie auf das Ereignissymbol um eine Liste dieser Er eignisse zu erhalten o Eine detaillierte Historie aller Ereignisse auf einem Objekt wird f r alle Objekte be reitgehalten Sie reicht so weit zur ck wie Ihr BSCW Administrator Ereignisse vor h lt W hlen Sie Information Historie im Aktionsmen eines Objekts um seine His torie zu sehen o Der t gliche Arbeitsbereichsbericht listet quer ber alle Ihre Arbeitsbereiche alle in teressierenden Ereignisse des vorangegangenen Tages auf o Die direkte E Mail informiert den Benutzer sofort ber Ereig
102. zugreifen Die Aufgabe Anforde rungen kann dann unabh ngig von den beiden anderen Aufgaben gestartet werden Sie teilen nun die Aufgabe Anforderungen in zwei Unteraufgaben auf die Anforderungser hebung und die Abnahme Sie gehen dazu in die Aufgabenansicht und w hlen Datei Neu Aufgabe im oberen Men Als Namen der neuen Unteraufgabe geben Sie Anforderungser hebung ein als Auftragnehmer die zwei vorgesehenen Projektmitglieder als Eingabedaten w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten die Ein gabedaten der Hauptaufgabe Anforderungen aus bei den Ausgabedaten w hlen Sie im For mularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte Daten das Ausgabedokument An forderungsspezifikation der Hauptaufgabe Anforderungen aus W hlen Sie erneut Datei Neu Aufgabe im oberen Men und geben als Namen Abnahme der Anforderungen an als Auftragnehmer den Vertreter der Fachabteilung bei den Eingabe daten w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten das Ausgabedokument Anforderungsspezifikation der gerade zuvor definierten Unteraufgabe Anforderungserhebung bei den Ausgabedaten w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte Daten das Ankreuzfeld Anforderungen abgenommen der Hauptaufgabe aus Sie haben so die Aufgabe Anforderungen in zwei Unteraufgaben aufgeteilt die nacheinan der ausgef hrt die Leistu
103. 20 Anzeige von Instanzen Der Evaluierungsprozess kann f r das ganze DokSet einzelne Ordner eine Menge von aus gew hlten Vorlagen oder auch einzelne Vorlagen durch die Aktionen Datei Auswerten Bear beiten Auswerten bzw Auswerten gestartet werden Bereits in fr heren Auswertungen er zeugte Dokumente werden dabei ersetzt Zur Sicherung eines DokSets k nnen Sie mit dem Men eintrag Datei Instanzen exportieren alle Instanzen sichern Dies liefert eine Datei die Sie auf Ihrem lokalen Rechner speichern k nnen Sie hat die folgende Syntax wobei Objektpfad den Pfadnamen des Objekts Ordner Vorlage dessen Instanzen gespeichert werden innerhalb des DokSets bezeichnet lt Objektpfad gt lt Instanzname gt lt Instanzwert gt Mit Datei Instanzen importieren k nnen Sie solche Sicherungsdateien wieder importieren wao Dokument und Inhaltsmanagement 6 Kommunikation und Awareness BSCW Benutzer die ber Instant Messaging Systeme miteinander in Kontakt treten m ch ten k nnen ihre pers nlichen Kommunikationsdaten in Ihrem pers nlichen Profil eintragen BSCW unterst tzt die Kontaktaufnahme mit einem anderen Benutzer auf der Basis dieser Daten von der pers nlichen Info Seite dieses Benutzers BSCW bietet zwei Awareness Werkzeuge an um herauszufinden welche Benutzer zur Zeit an ihrem Computer erreichbar sind o Kontaktstatusanzeige zeigt die BSCW Anwesenheit der Mitglieder eines gemein samen Arbeits
104. 3 144 Authentisierung 13 weitere Methoden 61 automatische Versionierung 125 Awareness 46 150 151 B Banner 24 75 Beanstanden Aufgabe 208 Bearbeitung mit externen Editoren 118 von Aufgaben 206 von Dokumenten auf dem Server 115 von HTML Dokumenten 116 von MS Office Dateien 117 241 von Notizen 96 von Suchanfragen 102 von Textdokumenten 116 Beenden der Arbeitssitzung 16 Benutzer kontaktieren 150 suchen 106 benutzerdefinierte Attribute 56 benutzerdefinierter Workflow 191 211 Benutzerinformationen 78 Benutzernamen w hlen 14 Benutzerniveau 66 Benutzeroberfl che 23 anpassen 65 ohne JavaScript 66 Benutzer Profil 17 Beschreibung zeigen und verbergen 70 Best tigung von Ereignissen 46 Betreiben eines eigenen BSCW Servers 8 Bewerten 41 Blog 31 98 ndern 100 erzeugen 100 Blog Eintrag hinzuf gen 101 242 Blog Kommentar 101 Browser konfigurieren 19 66 BSCW Desktop 230 deinstallieren 232 installieren 231 starten 232 BSCW Anwesenheit 150 BSCW Element Websiteordner 132 133 BSCW Homepage 2 BSCW Objekte suchen 103 BSCW Ordner als Windows Webordner 241 BSCW Rollenkonzept 85 BSCW RSS Ereignis Feed 154 155 BSCW RSS Ereignis Feeds 45 C Cache Browser Einstellungen 19 D Darstellung auf Zeitachse 218 Datei bertragungshilfe 229 Delegieren Aufgabe 208 direkte E Mail Benachrichtigung 46 Diskussionsforum 29 31 95 ndern 95 erzeugen 95 Document Generator 142 benutzen 147
105. 43 143 144 146 147 149 149 149 150 150 151 152 152 152 154 154 154 157 157 158 159 160 160 162 163 164 164 vi Inhaltsverzeichnis 7 2 2 ber Terminvorschl ge abstimmen 166 7 2 3 Andere Personen zur Teilnahme vorschlagen 167 7 2 4 Endg ltigen Termin festlegen 168 7 3 Umfragen und Abstimmungen 169 7 3 1 Umfragen erzeugen 169 7 3 2 Abstimmungen erzeugen 171 7 3 3 Umfragen und Abstimmungen ndern 172 7 3 4 Umfragen und Abstimmungen auf einer Zeitachse anzeigen 173 7 3 5 Umfragen beantworten und abstimmen 173 7 3 6 Umfragen und Abstimmungen neu starten 174 7 3 7 Umfrage und Abstimmungsergebnisse anzeigen und exportieren 175 7 4 Gemeinschaften 175 7 4 1 Mitglied einer Gemeinschaft werden 176 7 4 2 Gemeinschaften erzeugen 177 7 4 3 Gemeinschaften verwalten 180 7 4 4 Gemeinschaften als gemeinsame E Mail Verteiler 181 7 4 5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften 182 7 4 6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt 183 8 Workflow Management 189 8 1 Aufgaben und Projekte 189 8 1 1 Projekte und Phasen erzeugen und ndern 190 8 1 2 Aufgaben erzeugen und ndern 193 8 1 3 Aufgabenansicht 199 8 1 4 Aufgaben starten 201 8 1 5 Pers nliche Aufgabenliste 202 8 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation 203 8 1 7 Aufgaben bearbeiten 204 8 1 8 Ausnahmesituationen behandeln 206 8 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows 209 8 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen
106. Arbeitsbereichs X eingeladen wird dann wird Arbeitsbereich X automatisch zum Bestandteil von Arbeits bereich Y gemacht d h X ist in Y enthalten 7 4 6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt Im vorigen Abschnitt haben wir gesehen dass Gemeinschaften als Mitglieder in andere Ge meinschaften eingeladen werden k nnen und dadurch zu Untergemeinschaften dieser Ge meinschaften werden In 4 5 3 Mitgliedergruppen auf S 81 wird beschrieben wie die ganze Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs als Mitglied in einen anderen Arbeitsbereich einge laden werden kann Als Mechanismus f r diese Aktionen dient das Adressbuch das Eintr ge f r Gemeinschaften und Mitgliedergruppen enthalten kann die dann ihrerseits im Formular Mitglied einladen mithilfe der Option Aus meinem Adressbuch ausw hlen ausgew hlt werden k nnen siehe auch 4 5 1 2 Mitgliedschaft verwalten auf S 79 Sie k nnen Ihrem Adressbuch Gemeinschaften hinzuf gen wenn immer Gemeinschaften in einer bersicht auf tauchen in Andere Gemeinschaften oder auf den Mitgliederseiten eines Arbeitsbereichs mit Kalender Umfragen und Gemeinschaften 183 einer Gemeinschaft als Mitglied kreuzen Sie die Auswahlk stchen der Gemeinschaftsein tr ge an und w hlen Sie in der Mehrfachwahl Symbolleiste Beachten Sie dass Gemein schaften die Sie selbst erzeugt haben automatisch in Ihr Adressbuch eingetragen werden Wir k nnen nun fragen ob
107. Aufgabe in der Aufgabenansicht Aufgaben erzeugen Sie mit der Aktion Datei Neu Aufgabe im oberen Men des Projekts der Phase oder des Ordners in dem sie die Aufgabe erzeugen wollen Das Aktionsformular Neue Aufgabe hat die Abteilungen O O O O O Allgemeines Verantwortliche Daten Benachrichtigung und Attribute wo zahlreiche Angaben zu der neuen Aufgabe gemacht werden k nnen F r ganz einfache per s nliche Aufgaben gen gt schon die Angabe des Namens in der Abteilung Allgemeines komplexere Aufgaben erfordern nat rlich weitere Angaben Die neue Aufgabe wird mit OK erzeugt eine nderung der Angaben ist vor dem Start noch ohne weiteres m glich Allgemeines Namen Dauer und F lligkeit festlegen In dieser Abteilung legen Sie allgemeine Angaben sowie Dauer und F lligkeit fest Geben Sie den Namen der Aufgabe eine Beschreibung Tags Kategorie und Priorit t an Name und Beschreibung sollten anzeigen worum es bei der Aufgabe geht Die Dauer einer Aufgabe ist der erwartete Zeitraum zwischen tats chlichem Start der Aufgabe und ihrer Fertigstellung Aus der Dauer wird ein voraussichtlicher Fertig stellungstermin berechnet wenn die Aufgabe tats chlich gestartet wird Damit ist es m glich bei versp tetem Start der Aufgabe auf kritische Situationen hinzuweisen Bei dieser Berechnung und den Konsequenzen f r die Fertigstellungstermine der enthal tenden Phasen und Projekte wird davon ausgegangen dass
108. Aufgaben interessiert sind ffnen Sie Ihre Aufgaben liste zu 27 RR a 1 Arbeitsbereiche Bawen uan B Aufgaben IM Kreifelts Mg CBd gt CeBIT N T Kalender Suchen 2 Adressbuch oo Lesezeichen SIR Zwischenablage Kein Filter m CeBIT mi Papierkorb insgesamt 10 Eintr ge Icon Name Ej Aktenkoffer Gr e TeileNotiz Wert Erzeugt von Neu J kalender CeBIT Zum Kreifelts dr F Produktbeschreibung 0 4 Gemeinschaten 490K A Kreifelts I mM E Flyer SFR Andere 2 Kreifelts Im aj Vorlage dtm Samemacheten 58b A Kreifelts Pr m ffentlicher Bereich Ra Inhalt xmi 57K woetzel ar Dokumente MG CeBIT BScw hochladen 16 Kreifelts F Auf die Anfrage passen 94100 Objekte 1 Ereignismonitor Der Stand vom letzten Jahr Zeitachse 15 6K f woetzel Diesmal sind wir in Halle 3 EY Ereignisse 7 RS A raRIT Dawin m N Ea miland Abbildung 24 RSS Ereignisse ansehen e W hlen Sie Anzeigen Ereignisse um einen RSS Feed von allen BSCW Ereignissen im aktuellen Ordner zu erzeugen die sich in der j ngsten Vergangenheit ereignet ha ben e Das Adressfeld Ihres Browsers enth lt nun die Adresse des BSCW RSS Ereignis Feeds f r Ihren aktuellen Ordner Diese Adresse m ssen Sie in Ihren bevorzugten Nachrichtensammler kopieren wenn Sie den Feed nicht in Ihrem Browser betrachten wollen siehe unten Kommunikation und Awareness 155 BSCW Ereignis Feed einem Nachrichtensammler hi
109. Beachten Sie dass die Rolle Mitglied den Gemein schaftsmitgliedern das Recht gibt andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschlie lich der Gemeinschaft selbst auszuladen was Sie f r gew hnlich nicht wollen In unserem Fall w rden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied ausw hlen da wir von k nftigen Gemeinschaftsmitgliedern erwarten dass sie zu dem Inhalt des Gemeinschaftsarbeitsbereichs beitragen aber nicht seine Mitgliedschaft ver ndern Die Gemeinschaftsrolle kann sp ter vom Gemeinschaftsmanager ge ndert werden e Schlie lich w hlen Sie die Aufnahmeregelung f r die neue Gemeinschaft offen ge schlossen oder verborgen Sie sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur erzeugen wenn Sie wirklich sicher sind dass Ihre Gemeinschaften auch f r andere Benutzer Ihres BSCW Servers von Interesse sind Nicht verborgene Gemeinschaften erscheinen in der Liste Andere Gemeinschaften von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW Servers In unserem Fall w hlen wir die offene Gemeinschaft weil wir andere Benut Kalender Umfragen und Gemeinschaften 177 zer dazu bewegen wollen unserer Gemeinschaft von Hobby Astronomen beizutreten Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft kann sp ter von einem Gemeinschafts manager ge ndert werden Wenn Sie also meinen dass genug Mitglieder Ihrer Ge meinschaft beigetreten sind k nnen sie ihre Aufnahmeregelung zu geschlossen n dern Der neue Gemeinschaftsarbeitsbereich H
110. Beachten Sie die Anf hrungszeichen die nur f r Werte ben tigt werden die Leerzeichen enthalten Ein konkretes Beispiel f r ein BSCW Ele ment ist element documentactions action edit text Dokument bearbeiten Dieses Element stellt die Aktion Bearbeiten dar die auf das aktuelle Dokument angewandt wird In der Webansicht eines HTML Dokuments in einem Websiteordner werden die BSCW Elemente ausgewertet und die Ergebnisse in das Dokument eingef gt Im obigen Bei spiel w rde ein Verweis mit dem Text Dokument bearbeiten in das Dokument eingef gt Klicken auf den Verweis w rde die Aktion Bearbeiten auf dem Dokument selbst aufrufen Hinweis Im Rahmen der Verwendung in BSCW Elementen von Websiteordnern haben man che Aktionen andere Namen als gew hnlich Beispiele sind nderungen zur cknehmen statt Versionen l schen und Neuer Unterordner statt Neuer Unter Websiteordner Obwohl die BSCW Elemente Syntax eckige Klammern verwendet k nnen Sie eckige Klam mern im Text von Dokumenten eines Websiteordners weiterhin verwenden Lediglich die Zeichenkette element wird als Beginn eines Websiteordner Elements aufgefasst Fehler in Spezifikationen von BSCW Elementen f hren zu Fehlermeldungen die in den ausgewerteten Text einer Seite eingef gt werden w hrend der Rest der Seite sich immer noch so verh lt wie erwartet Im folgenden werden die verf gbaren BSCW Elemente in alphabetischer Reihenfolge aufge f hrt Das Attribut Statisc
111. CW Dokumenten mit entsprechen den Dokumenten auf einem lokalen Computer 1 4 4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner Popup Men s und Schaltfl chen f r Aktionen wie das Erstellen und ndern von Objekten be finden sich im oberen Abschnitt der Ordner bersicht und beziehen sich auf den aktuellen Ord ner Erste Schritte 5 KBSCW Datei Bearbeiten Ansicht Za DO Abbildung 3 Obere Men leiste und Schnellstartleiste Neue Objekte werden im Men Datei hinzugef gt e W hlen Sie Datei Neu Dokument um eine Datei von Ihrem lokalen Computer system in den aktuellen BSCW Ordner zu laden e W hlen Sie Datei Neu und dann einen Objekttyp aus der angebotenen Liste Arbeits bereich Ordner URL Diskussionsforum Umfrage Aufgabe Suchordner usw um ein Objekt des gew hlten Typs direkt im BSCW Server zu erzeugen Fr E Logout 155 za Neu 7 4 Arbeitsbereich hr D R a5 wa ol l T ya ol al sn gt gt 5 Inhalt Ordner 2 GJ Information Websiteordner i Historie gt Dokument Suchen 2 Ereignisse Textdokument best tigen B HTML Dokument Ereignisoptionen von Vorlage Dokument a Diskussionsforum insgesamt 5 Eintr ge Ereignisse E URL Aktion Gr e Teile Erzeugt von Letzte nderung Neu _ Ereignisse sichern Blog v 5 Kreifelts 2010 06 29 14 15 or RSSFeed a paulsen 2010 06 29 10 21 8 ar hmalrdan TE Abbildung 4 Wie man ein neues Dokument erzeugt Die g ngig
112. E Mail Adressen Sie k nnen in Ihrem eigenen Adressbuch oder unter allen registrierten Benutzern Ihres BSCW Servers nach Benutzern suchen Die zweite Option kann besonders dann hilfreich sein wenn Sie jemanden in einen Arbeitsbereich einladen m chten dessen Benutzernamen und E Mail Adresse Sie nicht genau kennen Allerdings sollten Sie ber cksichtigen dass die Suche im gesamten System aufgrund gro er Datenmengen recht lange dauern kann Als Suchkriterien k nnen Sie jedes Feld der pers nlichen Info Seite nehmen das ein Benut zer ber Optionen Profil ndern ausf llen kann Oft sind allerdings Name hier Benutzer name und E Mail Adresse die einzigen Informationen die f r jeden Benutzer sicher vor handen sind da die pers nliche Info Seite nicht unbedingt ausgef llt werden muss Auf der Ergebnisseite einer BSCW Benutzersuche k nnen Sie verschiedene Aktionen durch f hren Sie k nnen z B die Benutzer in Ihr Adressbuch aufnehmen oder ihnen eine E Mail Nachricht schicken Mit E Mail versenden rufen Sie ein BSCW eigenes E Mail Formu lar auf Wenn Sie auf m E Mail klicken ffnet sich falls vorhanden Ihr im Browser ein gestelltes E Mail Programm z B Outlook oder Thunderbird 4 9 5 Suche im Web Sie k nnen in BSCW Anfragen an die Google Suchmaschine richten BSCW zeigt das Ergeb nis der Anfrage d h die Liste der Treffer auf einer Ordner Seite mit URL Objekten an Stan dardm ig ist die Liste nach
113. Einstiegsadresse wie folgt Zugriff per WAP Browser http Ihr BSCW Server pub mobile wml Zugriff per mobilem Web Browser http Ihr BSCW Server pub mobile html Bei Fragen zur Konfiguration Ihres BSCW Servers wenden Sie sich bitte an Ihren BSCW Administrator 110 Weitere Funktionen ffnen Sie zur Anmeldung am BSCW Server diese Adresse im Browser des mobilen End ger ts Dazu wird eine Verbindung zum Netzwerk aufgebaut Es wird empfohlen die einge gebene Adresse in den Lesezeichen bookmarks des Browsers zu speichern um den n chs ten Zugriff zu vereinfachen Je nach verwendetem Zugang und mobilem Endger t kann die angezeigte Startseite unterschiedlich aussehen siehe die folgende Abbildung f r ein Bei spiel Abbildung 14 Mobile Anmeldung am BSCW Server Zur Anmeldung am BSCW Server folgen Sie dem Verweis zum login Sie werden zur Ein gabe von Benutzernamen und Kennwort aufgefordert Anschlie end gelangen Sie zum mobi len Portal 4 13 3 Mobiles Portal Das mobile Portal ist Ihre Einstiegsseite f r den mobilen Zugriff auf Ihren BSCW Server Alle angebotenen Funktionen sind von dieser Seite aus erreichbar Zur vereinfachten Navi gation und besseren Orientierung gelangen Sie von den angebotenen Diensten immer wieder zu dieser Portalseite zur ck Auf der Portalseite k nnen Sie verschiedene Funktionen ausw hlen e Kontakte Zugriff auf Ihr Adressbuch e Dokumente Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche e Ne
114. FTP 228 von Abstimmungsergebnissen 177 von Adressbucheintr gen 80 von Benutzereintr gen 150 von BSCW Lesezeichen 109 von Kontaktinformationen 82 237 von Mitgliedseintr gen 78 von Terminen 164 237 Index von Umfrageergebnissen 177 Extrahieren aus Archiven 225 F F lligkeitstermin Aufgabe 195 Fertigstellungstermin 192 Filter Aufgabenliste 204 Kalender 162 Ordneransicht 70 Forschrittsaggregation 205 fortgeschrittener Benutzer 66 Fortschritt Aufgabe 205 Projekt 193 Fragebogen 171 f r alle hnlichen bernehmen 70 Funktionen eines DokSet 146 G Gelesenes Objekt Ereignis 45 gemeinsam nutzbare Objekte 3 gemeinsamer Arbeitsbereich 72 Gemeinschaft 33 177 beitreten 178 hinzuf gen 179 Gesamtinhalt anzeigen 27 Google 106 Gruppe von Mitgliedern 77 Gruppen als Mitglieder eines Arbeitsbereichs 81 Gruppenkalender 159 H Historie 45 von Gruppen 78 von Laufmappen 222 von Versionen 124 Hochladen mehrerer Dokumente 228 232 per E Mail 232 von Dokumenten 6 36 228 232 von URLs 30 HTML Dokument bearbeiten 116 erzeugen auf BSCW Server 116 iCalendar Format von Terminen 164 243 Importieren von Kontaktinformationen 82 237 von Terminen 164 237 individuelle Ansicht 70 Information mehr Information 59 Informationen ber BSCW im Web 2 Info Seite 59 Info Seite eines Benutzers 17 78 Inhaltsliste einer Ordnerseite 27 Instanz eines DokSet 143 J JavaScript 19 66 K Kalender 32 159 Kalenderans
115. Farben und Fonts f r die in den Seiten des Websiteordners verwendeten HTML Elemente festlegt Zus tzlich verf gen Websiteordner ber ein eigenes System von Elementen mit einer wiki hnlichen Syntax felement das es Ihnen erlaubt BSCW Systemfunktionen in die Sei ten eines Websiteordners einzubauen Beispiele sind das Datum der letzten nderung einer Seite Verweise zum Bearbeiten einer Seite die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmen s 3 2 13 DokSet Dokumentensammlung Eine Dokumentensammlung oder kurz DokSet ist ein spezialisierter Ordner der dazu gedacht ist die Verwaltung einer gr eren Anzahl von Dokumenten die kontinuierlich fortgeschrie ben und in regelm igen Abst nden publiziert werden m ssen zu erleichtern Ein Beispiel ist das Management von Websites Dokumentensammlungen enthalten typischerweise Textvor lagen mit S tzen von Textvariablen sowie weitere Dokumentensammlungen f r die hier archische Strukturierung Dokumentensammlungen haben eine Aktion Auswerten die die aktuellen Dokumente aus den Vorlagen und den Werten der Textvariablen erzeugt 3 2 14 Kalender Der Kalender unterst tzt verschiedene Ansichten Jahr Monat Woche Tag wie man es von herk mmlichen Kalendern gew hnt ist Die Benutzer k nnen ihre Termine direkt in den Ka lender eintragen Zus tzlich zum pers nlichen Kalender den jeder Benutzer hat kann man Gruppenkalender in beliebigen Arbeitsbereichen anleg
116. Hauptaufgabe in Bearbeitung ist Sie erzeugen eine neue Unteraufgabe als Einzelaufgabe dadurch dass e Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Aufgabenansicht einer Aufgabe aufru fen Ebenso steht Ihnen der Aufruf von Neu Aufgabe im Aktionsmen einer Auf gabe in einer Ordner bersicht zur Verf gung Die bestehende Aufgabe wird zur Hauptaufgabe der neu zu erzeugenden Unteraufgabe e Das Aktionsformular zur Erzeugung einer Unteraufgabe gleicht in allen Teilen dem Aktionsformular zur Erzeugung von Aufgaben Lediglich bei der Definition der Ein und Ausgabedaten ergeben sich neue Aspekte W hrend bei der Erzeugung von Auf gaben in Phasen oder Projekten Bedingungen und Datenfelder von Nachbaraufgaben angegeben werden konnten kommen bei der Erzeugung von Unteraufgaben noch Be dingungen und Datenfelder der Hauptaufgabe hinzu Eingabedaten e Bedingungen f r den Start der Aufgabe Hier k nnen Sie Bedingungen festlegen unter welchen die neue Unteraufgabe gestartet werden darf wenn die Hauptauf gabe gestartet worden ist oder wenn eine Nachbaraufgabe erledigt worden ist W hlen Sie eine oder mehrere Bedingungen durch Klicken aus lt Eingabedaten von Hauptaufgabe freigegeben gt bedeutet dass die Hauptaufgabe sich in Bearbeitung befindet also in einem Zustand in dem die Eingabedaten nicht ge ndert werden k nnen z B gestartet lt Ausgabedaten von Nachbaraufgabe freigegeben gt bedeutet dass die Nachbarauf gabe d h eine an
117. Ihre Oberfl chen in mehreren Sprachen an z B in Deutsch Englisch Franz sisch oder Spanisch BSCW liest die Spracheinstellung des Browsers aus und antwortet automatisch in derselben Sprache wenn Ihr BSCW Administrator das entsprechende Sprach paket installiert hat Um eine der verschiedenen von BSCW unterst tzten Sprachen zu benutzen stellen Sie ent weder sicher dass Ihr Web Browser die von Ihnen gew nschte Sprache benutzt schlagen Sie auf den Hilfeseiten Ihres Browsers nach oder legen Sie eine Sprache explizit in Ihren per s nlichen Einstellungen fest wie weiter unten erl utert 4 3 2 Kompetenzniveaus BSCW kennt verschiedene Kompetenzniveaus eines Anwenders Ein Benutzer sollte erst dann mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten wenn er sich an den Umgang mit BSCW gew hnt hat und BSCW sinnvoll und effektiv einsetzen kann BSCW Server k nnen ihren Benutzern eine Reihe vordefinierter Benutzeroberfl chen mit wachsender Funktionalit t und Komplexit t anbieten Im Fall des BSCW Servers des Fraun hofer Instituts FIT sind dies drei Kompetenzniveaus 66 Weitere Funktionen o Anf nger o Fortgeschrittener o Experte Als neuer Benutzer des BSCW Servers starten Sie blicherweise als Anf nger sofern Ihr Systemadministrator es nicht anders konfiguriert hat Sobald Sie mit dem eingeschr nkten Funktionsumfang zurechtkommen sollten Sie in ein h heres Niveau also Fortgeschrittener oder Experte wechseln e w hlen Sie in Ihrer
118. Kontakt einer oder mehreren Kategorien zuordnen Alle Informationen k nnen jederzeit mit ndern Eigenschaf ten im Aktionsmen eines Kontakts ge ndert werden Sie k nnen auch eigene Kategorien von Kontakten definieren e W hlen Sie hierzu Optionen Kontaktliste im oberen Men einer Kontaktliste Im an schlie enden Formular k nnen Sie Ihren eigenen Kategorien Hinzuf gen bzw schon existierende benutzerdefinierte Kategorien L schen Kontakte einer Kontaktliste k nnen im vCard Format zu lokalen Anwendungen wie Micro soft Outlook exportiert und von dort importiert werden e W hlen Sie Datei Importieren vCard und laden Sie eine vCard Datei vcf von Ihrem lokalen Computer hoch BSCW hat den Zeichensatz der Datei automatisch aus Ihren Browserinformationen abgeleitet Sie k nnen den vorgeschlagenen Zeichensatz durch eine andere Auswahl berschreiben e Alternativ k nnen Sie eine oder mehrere vCard Dateien mit dem Drag amp drop Up loader per drag amp drop in eine Kontaktliste hochladen e Um einen einzelnen Kontakt als vCard Datei zu exportieren w hlen Sie Senden an vCard im Aktionsmen eines Kontakts und speichern Sie die Datei in Ihrem lokalen Computer ab e Mehrere Kontakte k nnen gleichzeitig in einer vCard Datei exportiert werden indem Sie die zu exportierenden Kontakte durch Anklicken ihrer Auswahlk stchen markie ren und dann auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken e Sie k nnen
119. Kopieren oder um Kopien der ausgew hlten Objekte zu verschieben a Ihre Zwischenablage zeigt eine sichtbare Reaktion sie ist jetzt nicht mehr leer e ffnen Sie den Ordner in den Sie die Objekte verschieben oder kopieren wollen e W hlen Sie Bearbeiten Einf gen in der oberen Men leiste um die Objekte aus der Zwischenablage in diesem Ordner abzulegen Hinweis Einen Ordner zu kopieren bedeutet alle seine Objekte einschlie lich aller Unter ordner mit ihren Objekten rekursiv zu kopieren Das kann viel Speicherplatz verbrauchen Wenn Sie keine richtige Kopie eines Ordners ben tigen sondern nur sowohl von der alten als auch von der neuen Stelle Zugriff auf den Ordner ben tigen haben Sie eine sparsamere M glichkeit Sie k nnen e mit Verweis in Zwischenablage einen Verweis auf den Ordner in Ihrer Zwischenab lage erzeugen standardm ig nur m glich f r Manager des Ordners Ein Verweis auf 52 Grundbegriffe und funktionen ein Objekt arbeitet genau wie jeder andere Eintrag in einer Ordner bersicht der auf das Objekt verweist Mithilfe von Verweisen kann man Eintr ge an verschiedenen Stellen seiner Ordnerhierarchie haben die alle auf dasselbe Objekt verweisen ohne dass man das Objekt kopieren m sste Das L schen eines Verweises l scht nicht das Objekt solange es noch andere Verweise gibt d h Eintr ge in irgendeinem Ordner die auf das Objekt verweisen Sie k nnen den Verweis an beliebiger Stelle in I
120. Layoutseite verwendet haben das die Seitengr e anzeigt wird die Gr e der eingebetteten Seite dargestellt nicht die Gr e der Layoutseite selbst Der eigene Entwurf von Stildefinitionen setzt Kenntnisse ber die Funktionsweise von Style sheets voraus Sehen Sie sich in jedem Fall die vordefinierten Stildefinitionen an die mit einem neu erzeugten Websiteordner geliefert werden Einzelheiten zur Bearbeitung von HTML Seiten in Websiteordnern finden Sie im bern chs ten Abschnitt Dokument und Inhaltsmanagement 131 Sie k nnen die Aktion ndern Eigenschaften dazu benutzen um Startseite Layoutseite oder Stildefinition zu deaktivieren indem Sie Keine Startseite Keine Layoutseite oder Keine Stildefinition in den diesbez glichen Auswahllisten des Aktionsformulars ausw hlen Das Deaktivieren der Startseite aus welchen Gr nden auch immer l sst den Websiteordner als normalen Ordner erscheinen 5 5 3 Websiteordner ndern Alle Eigenschaften eines Websiteordners k nnen Sie mit ndern Eigenschaften ndern Neben der Auswahl einer anderen Startseite Layoutseite oder Stildefinition was im vorigen Abschnitt erl utert wurde k nnen Sie Name Tags Beschreibung Einstellungen zur automa tischen Versionierung und eigene Attribute in den entsprechenden Abteilungen des Aktions formulars eingeben oder ndern wie es f r die Erzeugung eines Websiteordners beschrieben wurde Das ndern Men eines Websit
121. ON op _addoc METHOD POST gt lt INPUT TYPE hidden NAME op VALUE addoc gt Tragen Sie Ihr lokales Dokument ein lt BR gt lt INPUT NAME files TYPE file SIZE 60 ACCEPT gt lt BR gt lt INPUT TYPE submit VALUE Dokument einreichen gt lt FORM gt lt BODY gt lt HTML gt Legen Sie diese Datei als xyz_upload htm im BSCW Ordner ab so dass von der Datei index html mit einem relativen Verweis darauf verwiesen werden kann lt A HREF xyz_upload html gt Beitrag einreichen lt A gt Beachten Sie dass das Ablegen neuer Dokumente in diesem Ordner f r den ffentlichen Zu gang freigegeben sein muss siehe 4 6 6 1 Ordner ver ffentlichen auf S 92 Bevorzugte Sprache ber cksichtigen Sie k nnen ein Portal in verschiedenen Sprachen anbieten indem Sie z B in diesem Ver zeichnis eine Datei index de html ablegen die die deutsche bersetzung der index html Datei enth lt Nun sehen anonyme Benutzer mit deutscher Browser Oberfl che diese Seite in der deutschen Version 94 Weitere Funktionen 4 7 Diskussionsforen und Notizen Diskussionsforen sind entweder eigenst ndige Objekte innerhalb eines Arbeitsbereichs oder geh ren zu BSCW Objekten als Annotationen Ein Diskussionsforum besteht aus Notizen Diese sind vergleichbar mit Kurzmitteilungen an einem schwarzen Brett die von allen Mit gliedern gelesen und komm
122. Objekte f r eine simultane Aktion ausgew hlt haben m ssen Sie das ent sprechende Symbol in der Mehrfachwahl Symbolleiste anklicken um die Aktion in Gang zu setzen Die Namen der Aktionen f r die die Symbole stehen werden als Tooltip angezeigt wenn Sie den Cursor ber ein Symbol bewegen Sie finden diese Aktionen auch im Bearbei ten Men der oberen Men leiste also z B Ereignisse best tigen oder Bearbeiten Ereig nisse best tigen Wenn eines der Objekte die Sie ausgew hlt haben die gew nschte Aktion nicht erlaubt wird BSCW die Aktion nur auf diejenigen Objekte anwenden f r die sie auch zugelassen ist Wenn kein Objekt im Ordner eine bestimmte Aktion zul sst wird das entsprechende Aktions symbol nicht in der Mehrfachwahl Symbolleiste angeboten Im folgenden beschreiben wir wie die einzelnen Aktionen der Mehrfachwahl Symbolleiste wirken amp Ereignisse best tigen signalisiert BSCW dass Sie von k rzlich stattgefundenen Ak tionen Notiz genommen haben An den markierten Objekten werden nun die Ereignis symbole entfernt Hinweis Wenn Ereignisse best tigen auf einen Ordner angewandt wird gilt die Ak tion auch rekursiv f r alle Unterordner Wenn f r Ereignisse best tigen keine Objek te ausgew hlt sind wirkt die Aktion auf alle Objekte eines Ordners ist also identisch mit der Aktion Datei Ereignisse best tigen im oberen Men E Mail versenden verschickt die markierten Objek
123. Ordner im Aktenkoffer abgelegt werden e W hlen Sie Verweis in Aktenkoffer im Aktionsmen eines Ordners oder Arbeitsbe reichs um diesen f r den Abgleich mit Ihrem lokalen Computer zu bestimmen Der Ordner bleibt an seiner urspr nglichen Stelle in BSCW erhalten Sie k nnen nicht ein zelne Dokumente in den Aktenkoffer einbringen sondern nur ganze Ordner e Sie k nnen auch mehrere Ordner in den Aktenkoffer einbringen indem Sie diese Ord ner zun chst ausw hlen und dann in der Mehrfachwahl Symbolleiste anklicken 232 Import Export Um einen Ordner wieder aus dem Aktenkoffer zu entfernen und damit vom Abgleich mit Ihrem lokalen Rechner auszuschlie en e ffnen Sie den Aktenkoffer z B mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Men und e w hlen Entfernen im Aktionsmen des betreffenden Ordners Dem BSCW Aktenkoffer entspricht auf Ihrem lokalen Computer ein lokaler Aktenkoffer Ord ner der nach einem erfolgreichen Abgleich dieselben Ordner und Dokumente enth lt wie Ihr BSCW Aktenkoffer Den Ort dieses lokalen Aktenkoffers und weitere Synchronisierungsein stellungen legen Sie wie folgt fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men e Gehen Sie zur Abteilung Synchronisierung des Aktionsformulars e Geben Sie den ge nderten Ort f r den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers im entsprechenden Feld ein e Kreuzen Sie die Option Versionen eines Dokuments in Akt
124. SCW als Wert des Datenfelds und z zum Leeren des Datenfelds Mit der Schaltfl che Formular sichern sollten Sie eingetragene Datenwerte und Be anstandungen gegen unbeabsichtigtes L schen sch tzen Diese Werte gehen n mlich verloren wenn Sie die Aufgabenansicht verlassen ohne eine Aufgabenaktion auszu f hren Gesicherte Werte von Datenfeldern und Beanstandungen sind f r alle anderen Inhaber derselben Aufgabenrolle sichtbar Wenn also im Zustand gestartet ein Auftragnehmer ein Ausgabedatenfeld ausf llt oder eine Beanstandung zu einem Eingabedatenfeld ein tr gt und sichert dann sind die Werte dieser Felder f r alle weiteren Auftragnehmer sichtbar F r den Auftraggeber sind diese Werte nicht sichtbar solange sie nicht von einem Auftragnehmer freigegeben sind Die Freigabe erfolgt durch eine entsprechende Aufgabenaktion etwa werden die Beanstandungen dadurch freigegeben dass die Auf gabe mit Aufgabe beanstanden beanstandet wird und Ausgabedaten werden durch Aufgabe erledigen freigegeben Freigegebene Daten k nnen im aktuellen Zustand der Aufgabe hier beanstandet oder erledigt nicht ver ndert werden und sind f r alle Beteiligten sichtbar o Inhalt enth lt s mtliche Aufgabendokumente d h die Werte von Datenfeldern vom Typ Dokument sortiert nach Eingaben und Ausgaben und beliebige sonstige Anlagen zur Aufgabe die von den Beteiligten hier eingestellt werden Den letzten Teil des Inhalts bildet das Ablaufprotokoll Hie
125. Sie eingeladen worden sind Wenn Sie das Dokument ausschneiden wird es in Ihre Zwischenablage bertragen und Sie werden sein Eigent mer alle anderen Mitglieder des Ordners aus dem Sie das Dokument ausgeschnitten haben verlieren ihren Zugriff auf das Dokument Das Dokument erbt sozu sagen die Eigent mer und Mitgliedschaft von Ihrer Zwischenablage Wenn Sie das Doku Grundbegriffe und funktionen 53 ment in einen Ordner einf gen wird der Eigent mer des Ordners auch der Eigent mer des Dokuments in bereinstimmung mit der standardm igen Vererbung der Eigent merschaft Wenn Sie den gemeinsamen Arbeitsbereich ausschneiden wird er auch in Ihre Zwischenabla ge bertragen aber Eigent mer und Mitgliedschaft bleiben unber hrt Der Arbeitsbereichs eintrag erbt nicht die Eigent merschaft von Ihrer Zwischenablage wie er es ja auch schon nicht in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich getan hat Wenn Sie nun den Arbeitsbereich in einen Ihrer privaten Ordner einf gen bleiben wiederum Eigent mer und Mitgliedschaft unber hrt Wenn Sie den Arbeitsbereich irgendwo innerhalb eines anderen gemeinsamen Arbeitsbereichs einf gen werden die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs auch Mitglieder des eingef gten Arbeitsbereichs die Eigent merschaft bleibt jedoch unver ndert siehe auch 4 4 1 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen auf S 74 Das Kopieren von Dokument und Arbeitsbereich erzeugt in beiden F llen Kopien von d
126. Sie die Symbole an die Sie in der Schnellzugriffsleiste angezeigt haben m chten Unterabteilung Symbole in der Schnellstartleiste Kreuzen Sie die Symbole an die Sie in der Schnellstartleiste angezeigt haben m chten Startseite Startseite nach Anmeldung zeigen Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie eine Sitzung mit BSCW immer mit der Anzeige Ihrer pers nlichen Startseite beginnen wollen Anzahl Eintr ge in Widgets Geben Sie hier den Standardwert f r die maximale Anzahl von Eintr gen an die in einem Widget das als Liste von Eintr gen organisiert ist z B Arbeitsbe reiche Ereignisse Nachrichten auf einmal angezeigt werden sollen Widgets sind die recht eckigen Fenster die Ihre Startseite ausmachen Kalender Aufgabenliste Zeitskala Wochenanfang Werktage Geben Sie an wie Termine in der Tages und Wochen ansicht dargestellt werden sollen welcher Tag der Wochenanfang ist und was f r Sie als Werktage z hlt Dies hat Einfluss auf die Darstellung Ihrer Kalender Aufgaben die Sie erstellen grunds tzlich in Ihre Aufgabenliste bernehmen Ihre Aufgaben liste auf die Sie ber Anzeigen Aufgabenliste zugreifen k nnen enth lt alle Aufgaben die Sie erledigen sollten Wenn Sie ber die Aufgabenliste auch Aufgaben berwachen wollen die Sie erstellt haben mit denen Sie also andere Benutzer beauftragt haben kreuzen Sie diese Option an F r Termine k nnen Sie bestimmen e ob Termine die Sie selbst in eine
127. Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden werden wenn Sie planen ber verschiedene Computer Plattformen hinweg zu koope rieren z B zwischen Windows und Macintosh Das Suffix im Dokumentnamen z B doc das auf manchen Plattformen den Datei Typ anzeigt sollte beibehalten wer den da es die Erkennung des Datei Typs erleichtert wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird der BSCW Dokument name wird standardm ig als lokaler Dateiname verwendet e Im Feld Tags k nnen Sie frei w hlbare Schlagw rter eintragen die das neue Doku ment charakterisieren Diese Schlagw rter k nnen beim Suchen verwendet werden Mehrere Tags werden durch Leerzeichen getrennt Es wird nicht zwischen Gro und Kleinbuchstaben unterschieden e Im Feld Beschreibung k nnen Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw An weisungen wie es zu benutzen ist eingeben e Sie k nnen die Qualit t des Dokuments bewerten indem Sie eine der angebotenen Be wertungen ausw hlen Die Bewertung k nnen Sie nachtr glich mit ndern Bewer ten ndern BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info Seite des Dokuments an der mittlere Wert aller Bewertungen Median wird in der Spalte Wert des Dokument eintrags mit einem Symbol dargestellt bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen e Au erdem k nnen Sie den MIME Typ des Dokuments angeben standardisierte Be z
128. Sonderzeichen in BSCW Objektnamen werden in der Webordner Ansicht von Internet Explorer und Windows Explorer falsch dargestellt o Das bergeordnete Verzeichnis wird im aktuellen Verzeichnis angezeigt o Bei drag amp drop innerhalb desselben Verzeichnisses wird die Datei kopiert Achtung Um die WebDAV Verbindung zu BSCW zu beenden reicht es nicht aus den Browser zu schlie en oder Ihre WebDAV Ordner zu entfernen die Netzwerkverbindung ist weiterhin mit Ihrem Benutzernamen aktiv Sollte nun jemand anders auf Ihrem lokalen Sys tem WebDAV f r seinen Benutzernamen einrichten wollen ffnen sich Ihre pers nlichen Arbeitsbereiche trotz der Eingabe korrekter Zugangsdaten Um dies zu vermeiden melden Sie sich unter Ihrem Windows Benutzernamen ab start gt Herunterfahren gt hr Benutzername abmelden und wieder an Diese Ma nahme ist notwendig wenn andere Personen Zugang zu Ihrem lokalen Rechner haben 240 Import Export Index A Abgleichen von Dokumenten 234 von Kontakten 237 von Terminen 237 Ablaufprotokoll Aufgabe 201 Abmelden 16 Abstimmen 175 Abstimmung 171 ndern 174 beantworten 175 Ergebnisse exportieren 177 erzeugen 173 neu starten 176 Teilnehmer kontaktieren 175 Adressbuch 80 Adressen von BSCW Objekten 108 Aktenkoffer 234 Aktionen 34 auf einzelnen Objekten 41 auf markierten Objekten 7 39 Aktionsmen 7 41 aktive Benutzer 152 Aktivit tsverfolgung 151 aktuelle Auswahl 52 aktuelle Erei
129. Th gt Reiseberichte Suchen 2 Reiseberichte Aktionen Eintrag hinzuf gen Besuch PTM Zentrale PTM Zentrale Sumnerville Diskussion ber ihre L sungen zum mehr Tags mal gelesen E 9 Kommentare Entfernen Bearbeiten 09 47 von elke 0 datenbank ecm firmen Konferenz Tags firmen sen Autoren elke Kreifelts Modular in San Jose Daten r modulares Design ca 50 Te mehr 1 Kommentare Entfernen Bearbeiten 2009 12 RSS Feed Abbildung 12 Darstellung eines in BSCW eingebetteten Blogs Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt die noch nach eigenen Vorstellun gen mit einem benutzerdefinierten Stylesheet ver ndert werden kann Blogs k nnen als solche angezeigt werden oder eingebettet in eine normale BSCW Seite bzw eine benutzerdefinierte Webseite Die obige Abbildung zeigt ein Blog das in BSCW eingebettet ist Eine Blog Seite enth lt eine bestimmte Anzahl von Eintr gen wobei Autor Datum Betreff Tags und der An fang des Eintragtextes angezeigt werden Die Eintr ge k nnen auch nach Schlagwort Autor oder Monat der Erstellung angezeigt werden d h es werden dann nur diejenigen Eintr ge an gezeigt die ein bestimmtes Schlagwort tragen die von einer bestimmten Person verfasst wor den sind oder in einem bestimmten Monat entstanden sind Auf der linken Seite der Blog Darstellung werden Listen angezeigt mit den Tags die verwendet wurden mit den Autoren die zum Blog beig
130. U Lesser General Public License lizenziert ist siehe http www opensource org licenses lgpl license php und o pinEdit Copyright 2005 Pintexx GmbH http www pintexx com der unter OEM Lizenz lizenziert ist Das direkte Editieren von BSCW Dokumenten mit lokalen Editoren und Anwendungen ba siert auf dem Zope External Editor Client Copyright 2008 Thierry Benita Jean Nicolas Bes atReal Casey Duncan und Zope Corporation http www zope org der unter der Zope Public License ZPL lizenziert ist F r die Visualisierung von Dokumentereigniskarten benutzt BSCW die HyperGraph Software http hypergraph sourceforge net die unter der GNU Lesser General Public License lizen ziert ist 8 Erste Schritte F r eine schnellere Suche nach Dokumenten bietet BSCW die Integration folgender Dienste zur Indexierung von Dokumentinhalten an o PylLucene http pylucene osafoundation org o Microsoft Indexing Service http msdn2 microsoft com en us library ms692199 aspx o Swish http swishplusplus sourceforge net F r die Visualisierung von zeitbezogenen Objekten auf einer Zeitachse benutzt BSCW die Timeline Komponente der SIMILE Widgets die am Massachusetts Institute of Technology entwickelt wurden http www simile widgets org timeline Timeline ist Open Source Soft ware und ist unter der BSD Lizenz lizenziert F r die Visualisierung der Arbeitsbereichkarten benutzt BSCW eine freie Version der Constellation Roame
131. W Dokuments vom Browser aufgerufen startet dann ihrerseits den f r die Bearbeitung des Dokumenttyps geeigneten lokalen Editor auf und speichert w hrend und nach Abschluss der Bearbeitung das Ergebnis wieder auf dem BSCW Server Als Editor kann dabei je nach Dokumenttyp ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer ein Grafikeditor oder ein Tabellenkalkulationsprogramm eingesetzt werden Wenn Sie dieses Verfahren einsetzen m chten gehen Sie wie folgt vor e Installation der Hilfsanwendung f r die direkte Bearbeitung mit externen Editoren auf Ihrem lokalen Computer e Konfiguration Ihrer pers nlichen BSCW Einstellungen so dass die Hilfsanwendung f r bestimmte Dokumenttypen den passenden lokalen Editor f r die direkte Bearbei tung startet e Direkte Dokumentbearbeitung mit ndern Bearbeiten f r die entsprechend konfi gurierten Dokumenttypen Installation der Hilfsanwendung f r direkte Bearbeitung mit externen Editoren BSCW unterst tzt als Hilfsanwendung den Zope External Editor Client der auch f r das Con tent Management System Zope http www zope org eingesetzt wird Der Zope Client ist f r Windows und Linux verf gbar Nach Herunterladen und Installation ist der Zope Client sofort einsatzbereit Die g ngigen Dokumenttypen sind bereits vorkonfiguriert e Laden Sie den Zope Client von http plone org products zope externaleditor client f r Ihre Plattform herunter e Installieren Sie den
132. Webansicht was die Startseite anzeigt und besitzen die Funktionalit t normaler Ordner d h sie k nnen au er HTML Dokumenten noch andere Objekte enthalten und auch Unterordner die ihrerseits Websiteordner sein k n nen oder auch nicht 128 Dokument und Inhaltsmanagement Websiteordner verf gen ber ein eigenes System von Elementen mit einer wiki hnlichen Syntax element das es Ihnen erlaubt BSCW Systemfunktionen in Ihre Seiten einzu bauen Beispiele sind das Datum der letzten nderung einer Seite Verweise zum Bearbeiten einer Seite die Anzeige der zuletzt besuchten Seiten oder gar ganze Aktionsmen s Zus tz lich k nnen Sie auch Ihre eigenen Textelemente definieren die Sie an anderen Stellen im Websiteordner verwenden k nnen Auf diese Weise k nnen Sie z B den Seitentitel in jeder Inhaltsseite definieren der dann in der Layoutseite verwendet wird um den Seitentitel anzu zeigen Die folgende Abbildung zeigt eine Beispielseite eines Websiteordners bei der einige dieser M glichkeiten eingesetzt werden 5 Zuletzt besuchte Seiten Handbuch Funktion Weiterleiten Funktion Neue Aufgabe OoOo Zuriek Funktion Aufgabe bearbeiten Funktion Weiterleiten _Suchen Funktion Aufgabe bearbeiten g Funktion Neue Aufgabe Durch die Weiterleitung einer Laufmappe wird die aktuelle Aufgabe Kreifelts Funktion Weiterleiten f r erledigt erkl rt Die Laufmappe verschwindet aus der Aufgabenliste des oder der verantwortli
133. ZBSCW c Suppor er ooperative Wor BSCW 4 5 Handbuch Juni 2011 PN BSCW Basic Support for Cooperative Work Version 4 5 http www bscw de BSCW ist 1995 2011 Fraunhofer FIT und OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Vertrieben durch OrbiTeam Software GmbH amp Co KG in Zusammenarbeit mit Fraunhofer FIT Institut f r Angewandte Informationstechnik OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Endenicher Allee 35 53121 Bonn Deutschland http www orbiteam de Email support orbiteam de Texte und Abbildungen wurden mit gr ter Sorgfalt erstellt Die Autoren k nnen jedoch f r eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verant wortung noch irgendeine Haftung bernehmen Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich gesch tzt Alle Rechte vorbehalten 2011 OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Inhaltsverzeichnis 1 1 Wie n tzt mir BSCW 1 2 Was brauche ich um BSCW zu benutzen 1 3 Weitere Informationen ber BSCW 1 4 BSCW im kurzen berblick 1 4 1 Die Ordner bersicht 1 4 2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs 1 4 3 Pers nliche Objekte 1 4 4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner 1 4 5 Aktionen auf ausgew hlten Objekten 1 4 6 Aktionen auf einem Objekt 1 5 Der Betrieb eines eigenen BSCW Servers 1 6 Was ist neu in Version 4 5 2 Erste Schritte 2 1 Als Benutzer registrieren 2 1 1 Als neuer Benutzer registrieren 2 1 2 Benutzernamen w hlen 2 1 3 Passwort fes
134. Zope Client auf Ihrem lokalen Computer auf Windows z B in dem Sie das heruntergeladene Installationsprogramm starten und den Anweisungen des Installationsassistenten folgen 118 Dokument und Inhaltsmanagement Falls Sie eine spezielle Netzwerkanbindung verwenden z B einen Proxy Server sind gege benenfalls noch weitere Konfigurationsschritte erforderlich Einzelheiten dazu und Verweise auf weiterf hrende Informationen finden Sie unter http www bscw de externaleditor html auf der BSCW Website Konfiguration der externen Editoren in Ihren BSCW Einstellungen W hlen Sie die Dokumenttypen aus die Sie mit lokal vorhandenen Anwendungen den ex ternen Editoren direkt in BSCW bearbeiten wollen e W hlen Sie Optionen Einstellungen im oberen Men und gehen Sie zur Unterabteilung Datei Behandlung der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars e Unter Externe Editorprogramme w hlen Sie die Dokumenttypen aus die Sie mit loka len f r BSCW externen Editoren ber den Zope Client direkt auf Ihrem BSCW Ser ver bearbeiten wollen z B MS Office oder OpenOffice Dateien Wenn Sie hier etwa reine Textdatei ankreuzen werden Textdateien nicht mit dem in BSCW integrierten einfachen Text Editor bearbeitet sondern ber den Zope Client mit Ihrem lokalen Text Editor e Best tigen Sie mit OK Direktes Editieren ber die Hilfsanwendung Das direkte Editieren von BSCW Dokumenten ber den Zope Client geschieht wie fo
135. ach BSCW Benutzern suchen mit dem Abteilungsnamen als Suchkriterium zu benutzen In unserem letzten Beispielfall berf llter Arbeitsbereich m chten Sie die vielen Mitglie der des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft berf hren die dann als ganzes Mitglied des Arbeitsbereichs wird und dadurch die Server Antwortzeiten bei Operationen im Arbeits bereich wesentlich verbessern Standardm ig m ssen Sie f r diese Aktion Manager des Arbeitsbereichs sein e Klicken Sie auf das Symbol Ei in der Teilen Spalte des Arbeitsbereichseintrags um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen e W hlen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus die Mitglieder der Gemein schaft werden sollen indem Sie die Auswahlk stchen der entsprechenden Mitglieder eintr ge ankreuzen M glicherweise ist es schneller alle Mitglieder durch Klicken von Y auszuw hlen und dann Manager und Eigent mer wieder abzuw hlen Klicken Sie auf 4 in der Mehrfachwahl Symbolleiste Eigent mer des Arbeitsbereichs k n nen auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden e Im Formular Gemeinschaft hinzuf gen verfahren Sie genauso wie es oben f r das Hinzuf gen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit Zugang Gemeinschaft hinzuf gen beschrieben wurde Der angebotene Standardwert f r die Gemeinschafts rolle ist diejenige Rolle die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeitsbereich innehaben Im blichen Fall dass
136. alender des Aktionsformulars von Optionen Einstellungen fest Ferner k nnen Sie hier angeben mit welchem Tag die Woche beginnen soll und wie die Zeiteinteilung in der Tages und Wochenansicht gestaltet werden soll Wenn Sie die Option Ansicht Spaltenbreite anpassen aktivieren erhalten in der Monats und Wochenansicht diejenigen Wochentage die keine Termine enthalten weniger Platz so dass f r die Anzeige von Terminen an den anderen Wochentagen entsprechend mehr zur Ver f gung steht Standardm ig ist in der Tages und Wochenansicht die gesamte Dauer eines Termins im Kalender markiert Sie k nnen dies abschalten indem Sie die Option Ansicht Termindauer anzeigen deaktivieren so dass nur der Beginn eines Termins dargestellt wird Aktivieren Sie die Option Ansicht Kategorien farbig um die verschiedenen Kategorien von Terminen durch die Farbe des Terminnamens unterscheiden zu k nnen wirkt nicht in der Ta gesansicht da hier die Kategorien schon durch Symbole unterschieden werden Wenn die Option Ansicht nderungen farbig aktiviert ist werden neue Termine durch die Hintergrund farbe gelb und ge nderte Termine durch die Hintergrundfarbe orange kenntlich gemacht Die se Option ist ohne Wirkung wenn die Anzeige von Ereignissymbolen aktiviert ist ber An sicht Eintr ge Welche Informationen zu den einzelnen Termineintr gen in der jeweiligen Kalenderansicht gezeigt werden k nnen Sie ber die Optionen von Ansicht Eintr ge st
137. alle Mitglieder des Arbeitsbereichs au er dem Ma nager die Rolle Mitglied haben bleiben die Zugriffsrechte unver ndert wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gew hlt wird Beachten Sie dass die Zugriffsrechte von Gemeinschaftsmitgliedern ge ndert werden wenn sie im Arbeitsbereich eine Rolle haben die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist Als Aufnahmeregelung w rden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft w hlen weil die Gemein schaft nicht dem Zweck dient andere Benutzer f r die Gemeinschaft zu interessieren sondern die Antwortzeit des Servers zu verbessern Wenn Sie berhaupt keine Mitglieder des Arbeitsbereichs ankreuzen bevor Sie auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken hat das dieselbe Wirkung wie Zugang Gemeinschaft hinzuf gen im Aktionsmen des Arbeitsbereichs Kalender Umfragen und Gemeinschaften 179 7 4 3 Gemeinschaften verwalten Gemeinschaften werden von den Gemeinschaftsmanagern d h den Managern des assoziier ten Gemeinschaftsarbeitsbereichs verwaltet Die grundlegenden Verwaltungsfunktionen sind o Benutzer zu einer Gemeinschaft einladen o eine Gemeinschaft umbenennen o die Gemeinschaftsrolle ndern o die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ndern o Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen o eine Gemeinschaft als Mitglied aus dem Gemeinschaftsarbeitsbereich entfernen was auch die Gemeinschaft l scht Um auf eine Gemeinschaft zuzugreifen e klicken Sie auf
138. alt bei anonymem Zugriff verborgen Ein anonymer Benut zer merkt m glicherweise gar nicht dass er sich in einem BSCW Arbeitsbereich befindet So erzeugen Sie Portalseiten in BSCW e Erzeugen Sie die Datei index html gem Ihren Anforderungen Relative Verweise in index html k nnen auf andere Objekte in dem BSCW Ordner verweisen e Laden Sie die Datei index html in den BSCW Ordner hoch e ffnen Sie den Ordner f r anonymen Zugriff durch Zugang ffentlich machen e Anonyme Benutzer k nnen jetzt Ihren Ordner mit dem blichen Adressierungsschema von BSCW benutzen http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Ordner Id e Als eine m gliche Erweiterung k nnen Sie die Portalseite index html auch f r ano nymes Hochladen einrichten indem Sie BSCW Aktionen wie z B Dokument hoch laden einf gen die von anonymen Benutzern direkt von der Portalseite aus aufgeru fen werden k nnen siehe Anonymes Hochladen weiter unten Unter der URL http Ihr BSCW Server bsew bscw cgi Ordner Id Weitere Funktionen 93 ist der Portal Ordner nat rlich f r nicht anonyme Benutzer nach wie vor in seiner vollen Funktionalit t verf gbar Anonymes Hochladen Ein Anwendungsbeispiel f r Portalseiten mit der M glichkeit f r anonymes Hochladen ist die Organisation einer Konferenz zu der die Autoren ihre Beitr ge anonym in einem BSCW Ordner ablegen sollen Wir benutzen dieses Beispiel f r die folgende Anleitung F r unsere Anwendung k
139. am 17 Juli Portal BSCN copyright 1995 2005 FIT and OrbkiTeam Abbildung 16 Info Seite eines Dokuments Neuigkeiten Im Bereich Neuigkeiten erhalten Sie eine bersicht der aktuellen unbest tigten Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen Die Ereignisse werden dabei in chronologischer Reihenfolge ange zeigt ber den Namen eines betroffenen Objekts gelangen Sie zur jeweiligen Info Seite im Doku mentbereich Zu jedem Ereignis wird der Name desjenigen Benutzers angezeigt der die Aktion ausgef hrt hat ber den Namen gelangen Sie zur Kontaktseite des Benutzers Lesezeichen ber Lesezeichen lassen sich Verweise auf BSCW Objekte sowie Verweise auf Webseiten in BSCW verwalten Jeder Benutzer besitzt dazu einen pers nlichen Lesezeichenordner in BSCW ber den Lesezeichenbereich im mobilen Portal erhalten Sie auch unterwegs Zugriff auf Ihren Lesezeichenordner So lassen sich etwa Verweise auf Ordner anlegen die h ufig ver wendet werden Der Lesezeichenbereich erm glicht so einen schnellen Zugriff auf h ufig verwendete Ordner und Dokumente in BSCW sowie auf regelm ig besuchte Webseiten Weitere Funktionen 113 5 Dokument und Inhaltsmanagement Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt Dokumente k nnen Text Grafik Tabellenkalkulationen Druckdateien Bilder oder Audio und Videodaten enthalten und sind ein grundlegender Objekttyp in BSCW Das Hochladen von Dokument
140. angewandt werden Nur er fahrene Benutzer sollten nderungen von Zugriffsrechten planen und durchf hren Hinweis Eine Hauptmotivation daf r Zugriffsrechte auf Dokumente einzuschr nken ist die se vor versehentlichem berschreiben oder L schen zu sch tzen BSCW bietet andere Wege an dies zu vermeiden ohne die Zugriffsrechte zu ndern e vor bergehendes Sperren des Dokuments mit Zugang Sperren e Einfrieren des Dokuments mit Zugang Einfrieren e Einf hren von Versionskontrolle f r das Dokument mit ndern Versionskontrolle 4 6 1 Das BSCW Rollenkonzept BSCW verwaltet Zugriffsrechte ber die Rolle oder die Rollen die ein Benutzer innehat Eine Rolle wird durch einen Namen und eine Menge von Aktionen definiert die f r den Rollen inhaber erlaubt sind Zugriffskontrolle ber Rollen ist sehr einfach Ein Benutzer darf immer dann eine Aktion auf ein bestimmtes Objekt anwenden wenn diese Aktion in einer seiner Rollen hinsichtlich dieses Objekts enthalten ist Es werden jeweils nur erlaubte Aktionen in den Men s angeboten Wenn Benutzer mehrere Rollen innehaben d rfen sie eine Aktion aus ben wenn die Aktion in einer der Rollen erlaubt ist Benutzern ist also die Vereinigungsmenge der Aktionen erlaubt die sich aus ihren Rollen ergeben Vererbung von Rollen Der Geltungsbereich einer Rolle Damit nicht bei jedem neu angelegtem Objekt eine ausdr ckliche Zuordnung von Rollen not wendig wird vererben sich Definiti
141. ar o Eine Gemeinschaft wird mit ihrem Namen angezeigt der normalerweise mit dem Na men des Arbeitsbereichs zu dem die Mitgliederseite geh rt bereinstimmt Mitglie der der Gemeinschaft werden durch die Gemeinschaft repr sentiert und sind nicht als einzelne Mitglieder sichtbar Hinweis Wie alle BSCW Objekte haben auch Mitgliedergruppen eine Historie die als Ereig nisse das Hinzuf gen bzw Entfernen von Mitgliedern enth lt Sie k nnen diese Historie be nutzen um Informationen ber ehemalige Mitglieder zu bekommen W hlen Sie Informa tion Historie im Kontextmen der Mitgliederseite um die gesamte Historie einer Arbeits gruppe einzusehen 4 5 1 1 Informationen ber einzelne Gruppenmitglieder In der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs erhalten Sie Zugriff auf die Informationen die die einzelnen Mitglieder ber sich und ihre Arbeit zur Verf gung stellen Eintr ge der Form Benutzername Vollst ndiger Name Organisation zeigen an dass weitere Informationen zu diesem Mitglied eingesehen werden k nnen w h rend Eintr ge der Form 78 Weitere Funktionen Benutzername lt E Mail Adresse gt anzeigen dass keine pers nlichen Informationen verf gbar sind Klicken Sie auf den Benutzernamen um die Info Seite des Mitglieds anzuzeigen Die se beinhaltet einen Gro teil der Informationen die der Benutzer unter Optionen Profil ndern eingegeben hat Unter Gemeinsame Ordner k nnen Sie sich alle Arbeits
142. arbeitet Wenn Sie das OpenID Symbol auf der Login Seite sehen k nnen Sie sich bei BSCW mit Ihrer OpenID Identit t anmelden Sie k nnen eine OpenID Identit t bei einem der vielen OpenID Providern bekommen Nachdem Sie Ihre OpenID Identit t eingegeben haben werden Sie von Ihrem OpenID Provider aufgefordert sich zu authentisieren Danach sind Sie bei BSCW angemeldet Der Hauptvorteil dieses Ver fahrens besteht darin dass Sie dieselbe OpenID Identit t bei allen Websites benutzen k nnen die OpenID zulassen Mehr ber OpenID erfahren sie bei http openid net 4 2 Pers nliche Startseite Ihre pers nliche Startseite f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse oder anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Sie k nnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden die z B die neuesten Nachrichten oder die aktuelle Wettervorhersage anzeigen Sie mit Kom munikationsdiensten verbinden oder Sie eine Adresse auf einer Karte finden lassen Ihre Startseite wird von Ihnen selbst eingerichtet Sie ist als ganz pers nliche Einstiegsseite gedacht um schnell und direkt auf wichtige Informationen in Ihrem BSCW Server oder auf oft benutzte externe Anwendungen zuzugreifen Sie erreichen Ihre pers nliche Startseite indem eg e Sie auf au in der Schnellzugriffsleiste klicken wenn Sie dort dieses Symbol nicht sehen aktivieren Sie es mit Optionen Einstellungen in d
143. asen des Projekts und die zeitlichen Rahmenbe dingungen festlegt werden Projekt und Phasen erzeugt e W hlen Sie Datei Neu Projekt im oberen Men desjenigen Ordners in dem Sie das neue Projekt anlegen wollen e Das Aktionsformular Neues Projekt hat drei Abschnitte Im Abschnitt Allgemeines geben Sie den Namen eine Beschreibung sowie Beginn und Fertigstellungstermin Sie k nnen auch noch Tags vergeben Alle Angaben au er dem Namen sind optional Wenn Sie keine zeitlichen Rahmenbedingungen angeben verzichten Sie allerdings auch auf eine Kontrolle des zeitlichen Fortschritts e Im Abschnitt Phasen klicken Sie auf Phase hinzuf gen um eine Projektphase ein zugeben jeweils wieder mit Namen Tags Beschreibung Beginn und Fertigstellungs termin Wieder sind alle Angaben au er dem Namen optional allerdings bedeutet der Verzicht auf zeitliche Rahmenbedingungen auch den Verzicht auf Kontrolle des zeit lichen Fortschritts Mit Phase hinzuf gen k nnen Sie weitere Phasen eingeben Sie k nnen die Phasen auch sp ter nach der Erzeugung des Projekts noch hinzuf gen ndern oder l schen e Im Abschnitt Attribute k nnen Sie eine Kategorie und eine Priorit t f r das Projekt angeben sowie eigene Attribute f r das Projekt definieren Tags eigene Attribute und sonstige Metadaten k nnen bei der Suche nach dem Projekt in BSCW verwendet werden e Klicken Sie auf OK um das Projekt zu erzeugen Nachdem das Pr
144. ategorie k nnen in der Ordner bersicht angezeigt und bei der Suche in BSCW be nutzt werden Beachten Sie dass Phasen nur innerhalb von Projekten erzeugt werden k nnen und dass keine Projekte innerhalb von Projekten erzeugt werden k nnen Sie k nnen auch mehrere Phasen in einem Schritt erzeugen e W hlen Sie Datei Neu Mehrere Phasen im oberen Men desjenigen Projekts dem Sie neue Phasen hinzuf gen m chten e Im Aktionsformular Phasen klicken Sie so oft auf Phase hinzuf gen wie Sie Pha sen erzeugen wollen und geben Sie jeweils die n tigen Angaben ein Beim Zeitrah men werden die Randbedingungen angegeben die sich aus Beginn und Fertigstel lungstermin des bergeordneten Projekts ergeben Bei der Erzeugung mehrerer Phasen in einem Schritt k nnen keine Attribute angegeben wer den Falls gew nscht m ssen diese sp ter mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Phase eingegeben werden 8 1 1 4 Projekte und Phasen ndern Nachdem ein Projekt erzeugt wurde k nnen Sie falls dies erforderlich wird sowohl den Zeit rahmen also Beginn und Fertigstellungstermin ndern als auch neue Phasen einf gen siehe vorigen Abschnitt bzw ndern oder auch existierende Phasen wieder entfernen Zum ndern des Beginns und Fertigstellungstermins des Projekts e w hlen Sie Datei ndern Zeitranmen im oberen Men des Projekts e Unter den Feldern f r Beginn und Fertigstellungstermin sind der sp testm gliche Be ginn
145. atei bertragung im oberen Me n gestartet wenn alle Voraussetzungen erf llt sind Java f higer Browser und Plattform Alternativ k nnen Sie die Datei bertragungshilfe auch starten indem Sie auf das Symbol gt in der Schnellstartleiste klicken Im x 9 O p Dateiname Dateityp MIME Protokoll Yertriebsmeeting bt Plain text Produktbeschreibung neue Funktionen doc MS YYord Benutzeranforderungen doc MS Word Beschreibung enth lt die Anforderungen der ACME Benutzer Info Name C data BFLOW Benutzeranforderungen doc 2 Gr sse 51 0 KB x 3 Dateien Gr sse 102 22 KB Abbildung 33 Datei bertragungshilfe Die Datei bertragungshilfe ffnet sich in einem neuen Browser Fenster Sie erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in den aktuellen Ordner Dateien k nnen der Dateiauswahl durch drag amp drop oder ber einen Dateiauswahldialog der durch Klicken auf 5 initiiert wird hinzugef gt werden Sie k nnen bei jeder Datei den Namen ndern eine Beschreibung hinzuf gen oder den Dokumenttyp MIME Typ ndern Klicken Sie auf das Symbol um den Datei bertragungsvorgang zu starten 9 5 3 BSCW Desktop Programm Wenn Sie regelm ig eine gro e Anzahl von Dokumenten gleichzeitig hochladen m ssen finden Sie im BSCW Desktop Programm ein sehr effektives Werkzeug Au erdem bietet es Verschl sselung und Signierung von Dokumenten auf Basis des PGP Verfahrens Pretty Good Privacy
146. aufgabe Wenn das Datenfeld freigegeben wird etwa durch Erledigung der Unteraufgabe steht es der Hauptaufgabe als Ausgabe zur Verf gung Hier hat man wieder die M glichkeit bei der Verkn p fung der Datenfelder von Haupt und Unteraufgaben von unten nach oben vorzugehen und nachtr glich Ausgaben von Unteraufgaben die nicht von anderen Unteraufgaben ben tigt werden als Ausgaben der Hauptaufgabe zu erkl ren Wenn eine gegebene Aufgabe sowohl eine Hauptaufgabe und Nachbaraufgaben als auch selbst wieder Unteraufgaben hat k nnen bei der nderung der Ein und Ausgabedaten im all gemeinen Fall sowohl Daten oder Bedingungen der Haupt und Nachbaraufgaben als auch Daten und Bedingungen von Unteraufgaben angegeben werden was das Formular noch etwas komplexer macht als bei der Erzeugung von Unteraufgaben die ja noch keine Unteraufgaben haben k nnen 8 1 9 7 Workflows bearbeiten Was ist anders als bei Einzelaufgaben Die Hauptunterschiede zwischen der Bearbeitung von Einzelaufgaben und einem Workflow aus Hauptaufgabe und Unteraufgaben sind o Aufgaben die gemeinsame Datenfelder mit Hauptaufgabe Unteraufgaben oder Nach baraufgaben haben h ngen bei Start oder Erledigung von der Freigabe dieser Daten felder ab eine Unteraufgabe kann nur gestartet werden wenn alle ihre Eingabedaten die sie mit anderen Aufgaben gemeinsam hat freigegeben sind eine Hauptaufgabe kann nur erledigt werden wenn alle Ausgabedaten die sie gemeinsam mit Unte
147. auptaufgabe gestartet wird wird das betreffende Datenfeld freigegeben und steht dann als Eingabe der Unteraufgabe zur Verf gung Der Wert des Datenfelds bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht dann den Auftragnehmern der Unteraufgabe zur Verf gung Normalerweise wird man bei der Verkn pfung der Datenfelder von Haupt und Unter aufgaben von oben nach unten vorgehen also erst alle Eingaben der Hauptaufgabe spezifizieren und sie dann wenn ben tigt als Eingabedaten von Unteraufgaben dekla rieren Hier hat man die M glichkeit von unten nach oben vorzugehen und Eingaben von Unteraufgaben die nicht von anderen Unteraufgaben geliefert werden nachtr g lich als Eingaben der Hauptaufgabe zu erkl ren 214 Workflow Management Ausgabedaten e Bedingungen f r die Erledigung der Aufgabe Hier k nnen festlegen dass die aktuelle Hauptaufgabe nur erledigt werden darf wenn bestimmte Unteraufgaben erledigt worden sind W hlen Sie eine oder mehrere Bedingungen durch Klicken aus lt Ausgabedaten von Unteraufgabe freigegeben gt bedeutet dass die Unteraufgabe durchgef hrt wurde sich also in einem Zustand befindet in dem die Ausgabedaten nicht ge ndert werden k nnen z B erledigt oder abgenommen e Von Unteraufgaben stammende Daten Hier k nnen Sie Ausgabedatenfelder von Un teraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Ausgabefeld der aktuellen Haupt
148. ausgew hlten Auftraggeber nicht Mitglied des Projekts oder der Phase sind zu dem die Aufgabe geh rt und folglich die Aufgabe gar nicht starten k nnen weil sie keinen Zugriff auf die Aufgabe haben Workflow Management Daten Ein und Ausgabedaten festlegen In dieser Abteilung gibt es zwei Unterabteilungen wo Sie die Eingabe und Ausgabedaten der neuen Aufgabe angeben k nnen Die Eingabedaten werden vom Auftraggeber bereitgestellt und dienen zur bergabe von ben tigten Daten z B Textfelder oder ganze Dokumente an den Auftragnehmer Die Ausgabedaten stellen die Ergebnisse der Aufgabe dar und werden vom Auftragnehmer geliefert bevor die Aufgabe als erledigt erkl rt wird Ein und Ausgabedaten sind in Datenfelder gegliedert f r die verschieden Typen zur Verf gung stehen u a Text Ankreuzfeld und Dokument Eingabe und Ausgabedaten dienen auch der Definition von Abh ngigkeiten innerhalb von Aufgabenstrukturen z B zwischen mehreren Aufgaben einer Phase oder eines Projekts und zwischen Hauptaufgabe und Unteraufgaben Eine Aufgabe h ngt von einer anderen ab wenn sie ihre Eingabedaten von der anderen Aufgabe erh lt oder wenn sie unter ihren Eingabedaten die Bedingung enth lt dass die Ausgabedaten einer anderen Aufgabe freigegeben sind Die abh ngige Aufgabe kann erst gestartet werden wenn die andere Aufgabe erledigt ist Wenn schon Nachbaraufgaben existieren d h Aufgaben derselben Phase oder desselben Projekts wo Sie Ihre n
149. be Der Auftraggeber oder Auftragnehmer kann die Aufgabe delegieren an andere Benutzer Wenn man eine Aufgabe delegiert kann man trotz dem noch Auftraggeber oder Auftragnehmer bleiben indem man das entsprechende K stchen im Aktionsformular ankreuzt Es gibt noch zwei weitere Aktionen durch die man Aufgaben in einem Endzustand abge nommen storniert oder abgeschlossen erneut verwenden kann Aufgabe Reaktivieren Der Auftraggeber versetzt die Aufgabe in einen Zustand wo er alle Angaben zur Aufgabe ndern kann um sie dann erneut mit den ge nderten Anga ben Auftragnehmer Eingabedaten Zeitrahmen zu starten Aufgabe Neu starten Der Auftraggeber startet die Aufgabe mit der vorhandenen Spezi fikation einfach wieder neu Beachten Sie dass bei einem einfachen Neustart etwaige Werte von Eingabedaten und der F lligkeitstermin erhalten bleiben Workflow Management 207 Der Auftraggeber kann weitere Auftragnehmer benennen und andere von der Aufgabe entfer nen und zwar mit Aufgabe Zuweisen Die Aktion ist nicht in Endzust nden einer Aufgabe m glich und auch nicht wenn die Aufgabe gerade in Bearbeitung durch die aktuellen Auftragneh mer ist gestartet oder bernommen In manchen Zust nden z B zur ckgewiesen k nnen auch Auftragnehmer diese Aktion ausf hren und sich so etwa von der Auf gabe zur ckziehen Bis auf Delegieren und Zuweisen haben alle die oben aufgef hrten Aktionen kein eigenes Ak tionsformular
150. bedeutet dass es verschiedene Rollen mit demselben Namen in unterschiedlichen Geltungsbereichen geben kann d h Mitglieder in zwei Arbeits bereichen k nnen durchaus verschiedene Zugriffsrechte haben 4 6 5 Eigentum und Eigent merrolle Die Eigent merrolle ist eine Systemrolle d h sie wird von BSCW berechnet und nicht belie big vom Benutzer gesetzt Jedes Objekt hat einen oder mehrere Eigent mer die gemeinsam die Verantwortung f r den Plattenplatz tragen die das Objekt belegt das ihnen geh rt wich tig wenn die Plattenplatz berwachung Quota System f r Ihren BSCW Server aktiviert ist Eigent merschaft und die bertragung von Eigent merschaft sowie auch die bertragung von Rollen im allgemeinen versteht man am besten wenn man sich die Eintr ge in Ordner bersichten die als Verweise auf die BSCW Objekte selbst fungieren einmal genauer be trachtet Auf ein Objekt wird mithilfe der Eintr ge zugegriffen wobei ein Objekt mehrere Eintr ge haben kann Ein Beispiel Wenn Sie auf den Eintrag eines HTML Dokuments in einem Ihrer gemeinsamen Arbeitsbereiche klicken wird Ihnen das Dokument angezeigt Wenn ein anderes Mitglied desselben Arbeitsbereichs auf ihren Eintrag desselben HTML Dokuments klickt wird auch ihr das Dokument angezeigt Sie haben beide zumindest Lese zugriff auf das HTML Dokument verm ge Ihrer Eintr ge im gemeinsamen Arbeitsbereich die beide auf dasselbe Objekt verweisen Wenn Sie ein Objekt aus
151. bedokument Interview Protokolle aus w hlen und als Ausgabedokument der Aufgabe festlegen e Geben Sie oberhalb der Schaltfl chen f r die Aufgabenaktionen eine Bemerkung f r das Ablaufprotokoll ein wenn es Besonderheiten bei der Durchf hrung der Interviews gegeben hat z B Austausch eines Interviewpartners und klicken Sie auf Aufgabe erledigen e Durch die Aktion geben Sie das Ausgabedokument frei und es wird auch f r den Auf traggeber sichtbar und zugreifbar Sie k nnen es nun nicht mehr ohne weiteres ndern Als Zustand der Aufgabe wird erledigt angezeigt Abbildung 31 zeigt die Beispielaufgabe nach der Erledigung Als Auftragnehmer k nnen Sie jetzt nur noch weitere Auftragnehmer hinzuziehen etwa zur Information f r sp tere Projekt phasen Aufgabe zuweisen die Aufgabe an andere Auftragnehmer delegieren etwa weil Sie in Urlaub gehen Aufgabe delegieren oder die Erledigung zur ckziehen Mit der letzteren Aktion erhalten Sie die M glichkeit wieder nderungen an den Ausgabedaten hier also den Interview Protokollen vorzunehmen und dann erneut die Aufgabe zu erledigen siehe auch den folgenden Abschnitt Workflow Management 205 BSCW Bearbeiten Ansicht EFT acvadumde hinrichs Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems m gt Analyse gt Experten Interviews R 34 Suchen 2 E Ewerten Interviews M Eigenschaften Beginn 2009 11 20 18 13 Fertigs
152. beitsbereich der Gemeinschaft bezeichnet wird Ein Arbeitsbereich kann h chs tens eine Gemeinschaft als Mitglied haben d h es gibt eine Eins zu eins Beziehung zwischen einer Gemeinschaft und ihrem Arbeitsbereich Die Gemeinschaftsmitglieder k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich in einer einzigen Rolle der Gemeinschaftsrolle zugreifen nicht zu verwechseln mit der Rolle die Gemeinschaftsmitglieder in Bezug auf die Gemeinschaft selbst innehaben dies ist die Rolle Mitglied die f r Gemeinschaften mit minimalen Rechten festgesetzt wird Die Manager des Gemeinschaftsarbeitsbereichs sind auch die Manager der Gemeinschaft Beachten Sie dass der Zugriff auf einen Arbeitsbereich ber eine Gemeinschaft mit vielen Mitgliedern in einer einzigen Rolle bez glich der Performanz dem Zugriff auf denselben Arbeitsbereich durch dieselbe Anzahl von Mitgliedern in jeweils verschiedenen Rollen mit je weils verschiedenen Zugriffsrechten deutlich berlegen ist Gemeinschaften k nnen in vielen Zusammenh ngen als ein einziger Benutzer behandelt werden was den Aufwand f r die Be rechnung der Zugriffsrechte entscheidend verringert Gemeinschaften unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Aufnahmeregelung o Offene Gemeinschaften werden allen registrierten Benutzern Ihres BSCW Servers an gek ndigt und Benutzer k nnen von sich aus Mitglieder werden indem sie der Ge meinschaft beitreten o Geschlossene Gemeinschaften werden allen registrierten Benutzern
153. beitsbereichs ein F r eine detailliertere Einf hrung in gemeinsame Arbeitsbereiche siehe 4 4 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten auf S 72 und 4 5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs auf S 77 Erste Schritte 15 Hinweis Verwechseln Sie nicht Arbeitsbereiche und Gemeinschaften Wenn Sie mit BSCW anfangen werden Sie aller Voraussicht nach Arbeitsbereiche erzeugen wollen und nicht Ge meinschaften Gemeinschaften sind f r sehr gro e Benutzergruppen mit gemeinsamen Inter essen gedacht und haben ihre Beschr nkungen was die Gestaltung der Zugriffsrechte angeht 2 2 3 Arbeitssitzung beenden Um Ihre Arbeitssitzung mit BSCW zu beenden e w hlen Sie Datei Abmelden im oberen Men Daraufhin wird Ihnen die ffentlich zu g ngliche Begr ungsseite Ihres BSCW Servers angezeigt Alternativ k nnen Sie die Logout Schaltfl che in der oberen rechten Ecke der BSCW Benutzer schnittstelle bet tigen e Einige Browser verlangen zun chst eine erneute Authentifizierung In diesem Fall m ssen Sie sich mit leerem Passwort authentifizieren um die Arbeitssitzung tats ch lich zu beenden Ein Abbrechen der Authentifizierung schlie t nicht Ihre Arbeits sitzung mit BSCW F r einige Web Browser kann die explizite Abmeldung nicht angeboten werden In diesem Fall m ssen Sie die Arbeitssitzung mit BSCW dadurch beenden dass Sie den Web Browser auf Ihrem lokalen Rechner schlie en bzw beenden Bis zum Abmelden bzw Schlie en des Browsers
154. benutzen k nnen Die folgenden Aktionen sind spezifische Terminaktionen e Senden an iCalendar exportiert die Termindaten in einem Format das auch von anderen Kalenderprogrammen wie z B Outlook oder StarOffice verstanden wird Eine entsprechende Datei wird an Ihren Web Browser geschickt die dann von solchen Ka lenderprogrammen importiert werden kann um den Termin zu bernehmen Sie k n nen auch alle Termine eines Kalenders exportieren indem Sie Datei Sendenan iCal endar im oberen Men w hlen 162 Kalender Umfragen und Gemeinschaften e Termindaten im iCalendar Format MIME Typ text calendar Windows Dateisuf fix ics k nnen auch in einen BSCW Kalender importiert werden und zwar durch Datei Importieren iCalendar im oberen Men Alternativ k nnen Sie eine oder mehre re ics Dateien mit dem Drag amp drop Uploader per drag amp drop in einen Kalender hochladen e Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten k nnen Sie mit mittels Datei Abgleichen im oberen Men alle Termine eines BSCW Kalenders mit den Ter minen eines Outlook Kalenders abgleichen Einzelheiten finden Sie in 9 8 Outlook Abgleich auf S 235 e Zusagen sagt Ihre Teilnahme am Termin zu wird nur angeboten wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht zugesagt haben e Absagen sagt Ihre Teilnahme am Termin ab wird nur angeboten wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht abgesagt haben e nder
155. bereiche anzeigen lassen die Sie sich zur Zeit mit dem Benutzer teilen Im Formularabschnitt Kontaktdaten werden auf der Info Seite die Informationen an gezeigt die das Mitglied in seinem pers nlichen Profil in der Abteilung Kom munikation eingegeben hat Sie k nnen direkt Kontakt mit dem Mitglied aufnehmen indem Sie auf die angebotenen Schaltfl chen klicken Sie k nnen sich mit Weitere Informationen ber den jeweiligen Kommunikationsdienst informieren Klicken Sie auf den Namen einer Mitgliedergruppe um die Mitgliederseite dieser Gruppe anzuzeigen Klicken Sie auf den Namen einer Gemeinschaft um die Mitgliederseite der Gemein schaft anzuzeigen nur f r Manager m glich W hlen Sie Datei Sendenan vCard im oberen Men 3 in der Mehrfachwahl Sym bolleiste bzw Sendenan vCard im Aktionsmen um die ganze Mitgliederseite ausgew hlte Eintr ge oder einen einzelnen Eintrag als vCard Datei vcf auf Ihrem lokalen Computer speichern Solche vCard Dateien enthalten die Kontaktinformation von Benutzern und k nnen in lokale Anwendungen wie Microsoft Outlook importiert werden 4 5 1 2 Mitgliedschaft verwalten Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs k nnen Sie Mitglieder aus diesem Arbeitsbe reich entfernen Markieren Sie die Auswahlk stchen derjenigen Mitglieder die Sie entfernen wollen und w hlen Sie 3 in der Mehrfachwahl Symbolleiste oder w hlen Sie Zugang Entfernen im Aktionsmen wenn Sie
156. bereichs an o Benutzeransicht des Ereignismonitors gibt eine bersicht ber alle Benutzer aus Ihrem Adressbuch die k rzlich in BSCW aktiv waren Um etwas zeitn her ber die Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen informiert zu werden als es durch die t glichen Arbeitsbereichsberichte geschieht bietet BSCW zwei M glichkeiten o Ereignisansicht des Ereignismonitors zeigt neuere Ereignisse aus Ihren Arbeitsbe reichen an o RSS Feeds ber BSCW Ereignisse enthalten neuere Ereignisse aus Ihren Arbeits bereichen im RSS Format zu lesen mit den RSS Funktionen aktueller Browser oder speziellen RSS Nachrichtensammler 6 1 Kontaktm glichkeiten 6 1 1 Pers nliche Kommunikationsdaten Um anderen Benutzern die Kontaktaufnahme mit Ihnen zu erleichtern k nnen Sie die erfor derlichen Daten in Ihrem pers nlichen Profil zur Verf gung stellen W hlen Sie Optionen Profil ndern und gehen Sie zur Abteilung Kommunikation e Instant Messaging geben Sie Benutzerkennungen f r diejenigen Instant Messaging Systeme an die Sie benutzen und die Sie anderen Benutzern anbieten wollen die mit Ihnen in Kontakt treten m chten Instant Messaging Systeme unterst tzen Echtzeit Kommunikation zwischen zwei oder mehr Benutzern wobei je nach System Text nachrichten Telefonie oder sogar Videokommunikation eingesetzt werden Klicken Sie auf um mehr ber Systeme zu erfahren die Sie noch nicht kennen e Online Verzeichnisse kre
157. bleibt Gleiches gilt f r Ausgabedokumente dort erfolgt die automatische Versionie rung wenn die Aufgabe erstmalig erledigt wird und das Ausgabedokument damit durch die Auftragnehmer freigegeben wird Benachrichtigung ber Aufgabenereignisse benachrichtigen In dieser Abteilung k nnen Sie angeben wie Auftraggeber und Auftraggeber ber wechsel seitige Aktionen benachrichtigt werden sollen und wann Sie selbst und die anderen Beteilig ten ber das Herannahen des F lligkeitstermins erinnert werden wollen Benachrichtigungen und Erinnerungen werden per E Mail verschickt 198 Unter Direkte Benachrichtigung klappen Sie wenn noch nicht geschehen die ver schiedenen Aktionen auf ber die benachrichtigt werden soll Hier k nnen Sie dann einzelne Aktionen ausw hlen oder auch s mtliche Aktionen aus oder abw hlen Da bei wird der Auftraggeber nat rlich ber Aktionen des Auftragnehmers benachrichtigt und umgekehrt Bei Erinnerungen k nnen Sie sich selbst Auftragnehmer Auftraggeber und allen Mit gliedern an das Herannahen des F lligkeitstermins erinnern lassen W hlen Sie den Adressaten der Erinnerung aus und klicken Sie auf Hinzuf gen In der nun erschei nenden Zeile w hlen Sie aus wie lange vor Eintritt der F lligkeit die Erinnerung ver Workflow Management schickt werden soll Mit Pers nliche Nachricht hinzuf gen k nnen Sie der ansonsten automatisch erstellten Erinnerungsnachricht eine eigene Anmerkung hinzuf ge
158. ch auch in Ihren pers nlichen Kalender eingetragen werden sollen auch wenn Sie nicht teilnehmen und ob e Termine an denen Sie nicht oder nicht mehr teilnehmen automatisch aus Ihrem per s nlichen Kalender gel scht werden sollen Mit Optionen Dieser Kalender im oberen Men eines Gruppenkalenders k nnen Sie ferner be stimmen ob Termine zu denen Sie in diesem Kalender eingeladen werden automatisch in Ihren pers nlichen Kalender bernommen werden sollen Kalender Umfragen und Gemeinschaften 163 7 2 Terminabstimmung Eine Terminabstimmung hilft dabei einen akzeptablen Termin f r ein gemeinsames Treffen zu finden Der Organisator erzeugt eine Terminabstimmung und gibt dabei die m glichen Termine und die vorgesehenen Teilnehmer an Teilnehmen k nnen nicht nur registrierte BSCW Benutzer sondern auch andere Personen Die Teilnehmer werden ber E Mail be nachrichtigt und k nnen dann ber die vorgeschlagenen Termine abstimmen bis der Abstim mungszeitraum abgelaufen ist Der Organisator legt je nach Ausgang der Abstimmung einen endg ltigen Termin fest Alle Teilnehmer werden ber diesen Termin informiert den sie in einen BSCW Kalender oder ein anderes Kalendersystem bernehmen k nnen Kino n chste Woche Ende der Abstimmung 2009 08 30 Abstimmung Sep 2009 Di1 Mi 2 Fr4 22 15 20 00 19 00 Endg ltiger Termin 2 2 Festlegen Kein Termin Ihre Meinung zl amp Thomas Kreifelts Andere Meinungen
159. ch bzw auf das Objekt in einem Arbeitsbereich dessen URL Sie 14 Erste Schritte direkt eingegeben haben Wenn Ihnen z B jemand die URL eines Ordners schickt sehen Sie die entsprechende Ordner bersicht unmittelbar nach der Anmeldung vorausgesetzt Sie haben die n tigen Zugriffsrechte Wenn Sie l ngere Zeit nicht mit BSCW arbeiten endet Ihre BSCW Sitzung automatisch und Sie werden erneut aufgefordert sich anzumelden 2 2 2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW Wenn Sie sich das allererste Mal bei BSCW anmelden ist Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder leer oder er enth lt als einziges den Arbeitsbereich zu dem Sie eingeladen wurden Im letzteren Fall haben Sie zumindest ein konkretes Beispiel wie Zusammenarbeit in BSCW aussieht Aber im Fall des leeren pers nlichen Arbeitsbereichs m gen Sie sich fragen wie Sie mit BSCW anfangen sollen Der einfachste Beginn ist die Erzeugung eines eigenen Arbeitsbereichs den Sie mit anderen Benutzern teilen e W hlen Sie Datei Neu Arbeitsbereich im oberen Men oder klicken Sie auf in der Schnellstartleiste Geben Sie Name und wahlweise eine Beschreibung des neuen Arbeitsbereichs ein e Gehen Sie zur Abteilung Mitglieder des Aktionsformulars und w hlen Sie die k nf tigen Mitglieder des Arbeitsbereichs aus e W hlen Sie E Mail Adresse oder Benutzernamen eingeben aus dem Men geben Sie die E Mail Adressen von Benutzern an die schon auf Ihrem BSCW Server re
160. ch muss zudem noch von Ihrem BSCW Systemadministrator aktiviert werden 9 8 1 Systemanforderungen f r den Outlook Abgleich Zun chst sollten Sie beachten dass der Outlook Abgleich nur auf MS Windows 2000 XP und aufw rts mit Outlook 2000 2002 2003 XP 2007 funktioniert Der Outlook Abgleich ist als ein Java Applet implementiert Dieses Applet wird in Ihren Browser geladen und wird von einem speziellen Java Plugin ausgef hrt Sie ben tigen dazu die Java Laufzeitumgebung 1 5 oder h her die von allen aktuellen Browsern unterst tzt wird 9 8 2 Outlook Abgleich verwenden Als ersten Schritt bei der Verwendung des Outlook Abgleichs m ssen Sie eine Verkn pfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem entsprechenden Kon taktordner oder Kalender in Outlook auf Ihrem lokalen Computer herstellen e ffnen Sie die Kontaktliste oder den Kalender den Sie mit einem lokalen Outlookord ner abgleichen wollen e W hlen Sie Datei Abgleichen im oberen Men oder klicken Sie auf gt in der Schnellstartleiste um das Abgleich Applet zu starten e Nach dem Hochfahren zeigt das Applet ein separates Fenster an in dem Sie einen Outlookordner ausw hlen k nnen den Sie zum Zwecke des Abgleichs mit der aktuel len Kontaktliste bzw dem aktuellen Kalender verkn pfen wollen Sie k nnen ent weder einen bereits existierenden Outlookordner ausw hlen oder einen neuen leeren Ordner erzeugen Einen neuen Ordner erzeugen Si
161. ch von BSCW zu definieren insbesondere von anderen Objekten in diesem Arbeitsbereich aus Nehmen wir z B ein Dokument Artikel htm1 das ein Bild Bild gif enth lt und auf ein zweites Dokument Dokument2 html verweist Der Text von Artikel html k nnte dann die folgenden Angaben enthalten 108 Weitere Funktionen lt IMG SRC Bild gif gt lt A HREF Dokument2 html gt Dokument 2 lt A gt Wenn sich die drei Dateien Artikel html Bild gif und Dokument2 html in einem Ordner befinden wird BSCW die Verweise korrekt konvertieren und die angeforderten Dateien an zeigen Dateien in Unterordnern in Ordnern weiter oben im Ordnerbaum oder in einem anderen Zweig des Ordnerbaums k nnen auf die gleiche Art adressiert werden wobei die bliche UNIX Notation benutzt wird Wenn sich z B die Bilddatei Bild gif im Unterordner Bilder befindet und das zweite Dokument in einem Ordner Dokumente des Unterordners weitere wird BSCW die folgenden Verweise korrekt konvertieren lt IMG SRC Bilder Bild gif gt lt A HREF weitere Dokumente Dokument2 html gt Dokument 2 lt A gt Ebenso wird korrekt konvertiert wenn das Dokument Dokument2 html einen Verweis lt A HREF Artikel html gt vorhergehendes Dokument lt A gt enth lt und sich Artikel htm1 relativ ZU Dokument2 html zwei Ordnerebenen weiter oben befindet 4 12 Lesezeichen BSCW Lesezeichen sind Verweise auf Webseiten und auch auf BSCW Objekte die f r Sie von pers nlichem Inte
162. chaft 179 Zur cklegen 54 Zur ckweisen Aufgabe 208 Zur ckziehen Aufgabe 208 zus tzliche E Mail Adresse registrieren 61 Zustand von Aufgaben 208 Zuweisen Aufgabe 208 Zuweisen einer Rolle 86 Zwischenablage 52 Index 247
163. chbaraufgaben gibt haben Sie eine zus tzliche M glichkeit Aus gabedatenfelder zu definieren Unter Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte D aten k nnen Sie Eingabedatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten aus w h len Ein solches Datenfeld ist beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der Nachbaraufgabe zur Verf gung wenn die zu erzeugende Aufgabe ihn freigegeben hat Dadurch machen Sie den Start der Nachbaraufgaben von der Erledigung der zu erzeu genden Aufgabe abh ngig Wieder w hlen Sie durch Klicken aus und w hlen durch Klicken bei gedr ckter Strg Taste wieder ab Eingehendere Erl uterungen finden Sie in 8 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen auf S 212 Bei Datenfeldern vom Typ Dokument erscheinen zwei Schaltfl chen hinter dem Wert mit k nnen Sie Ihre Ordnerhierarchie durchsuchen und eines Ihrer Dokumente in BSCW als Wert ausw hlen mit k nnen Sie die Auswahl r ckg ngig machen und den Wert wieder l schen Wenn Sie ein Dokument als Wert f r das Datenfeld vorge sehen haben das erst in BSCW hochgeladen werden muss tragen Sie den Wert f r das Dokumentfeld sp ter ein Wenn Sie den Wert f r ein Ein oder Ausgabedokument einer Aufgabe eintragen wird der Aufgabe ein Verweis auf das Dokument hinzugef gt und in der Aufgabenansicht im Abschnitt Inhalt angezeigt Sobald die Aufgabe gestartet wird werden Eingabe dokumente unter Versionskontrolle gestellt damit die Bearbeitung nachvollziehbar
164. chen Bearbeiter dieser Aufgabe und erscheint in der pers nlichen Aufgabenliste des oder der Benutzer die f r die n chste 5 er Aufgabe verantwortlich sind Wenn alle Aufgaben erledigt sind es also keine A en n chste Aufgabe mehr gibt ist die Laufmappe beendet Funktionsweise Handbuch Testergebnisse Test Weiterleiten 1149 Bytes Letzte nderung 2009 08 21 14 16 Thomas Kreifelts Kreifelts Mehr Information Eigenschaften ndern Historie zeigen Kopie bearbeiten Kopie von Vorlage Neue Seite Dokument hochladen Abbildung 17 Beispielseite eines Websiteordners Sowohl BSCW Elemente als auch Verweise auf andere Seiten des Websiteordners k nnen sehr leicht in Seiten des Websiteordners eingef gt werden indem man den in BSCW inte grierten HMTL Editor verwendet Dieser Editor bietet vier diesbez gliche Men s an wenn HTML Dokumente innerhalb eines Websiteordners bearbeitet werden Websiteordner k nnen auch in Form einer statischen Kopie exportiert und ffentlich zug ng lich gemacht werden Die statische Kopie ist das Resultat einer Auswertung des Website ordners wobei alle Text und BSCW Elemente durch ihre Werte ersetzt und die Inhaltsseiten dann in die Layoutseite eingebettet werden BSCW Elemente die in einer externen Umge bung nicht benutzt werden k nnen z B Verweise auf Aktionen oder Aktionsmen s werden bei diesem Vorgang ausgelassen Unterordner werden in eine statische Kopie miteingeschlos se
165. cherweise bestimmte Dienste auf Ihrem BSCW Server nicht installiert sind und folglich nicht bei der Einstellung angeboten werden Achtung Das Abonnieren der direkten E Mail Benachrichtigung f r ein Objekt das andere Objekte enthalten kann Ordner Diskussionsforum usw kann zahlreiche E Mail Nachrichten nach sich ziehen die an Ihre prim re E Mail Adresse zugestellt werden 3 4 4 2 nderung der Ereignisoptionen auf Objektebene Sie k nnen f r bestimmte Objekte festlegen ber welche Ereignisse die dieses Objekt und eventuell darin enthaltene Objekte betreffen Sie in besonderer Weise benachrichtigt werden wollen Dazu rufen Sie Information Ereignisoptionen im Aktionsmen des Objekts auf Das Formular Ereignisoptionen ndern weist Abschnitte f r alle Ereignisdienste auf die Sie in den Standardoptionen aktiviert haben F r jeden Dienst den Sie aktiviert haben k nnen Sie die Ereignistypen ausw hlen ber die Sie mit dem jeweiligen Dienst benachrichtigt werden wollen Sie haben die Wahl entweder die Optionen vom bergeordneten Ordner zu bernehmen oder besondere Einstellungen vor zunehmen indem Sie die hierf r vorgesehenen Auswahlk stchen benutzen Wenn keine spe Grundbegriffe und funktionen 47 zifischen Ereignisoptionen in bergeordneten Ordner gesetzt wurden sind die geerbten Optio nen die Standardoptionen In diesem Fall wird die entsprechende Auswahl mit Standardopti onen bernehmen beschriftet w h
166. chseite usw besteht aus den folgenden Elementen Die obere Men leiste KBSCW enth lt die Men s zum Erzeugen und Handhaben von Objekte in Ordnern oder Ka lendern Diskussionsforen usw Einzelheiten finden sich in 3 3 Aktionen auf S 34 Die Logout Schaltfl che beendet Ihre Arbeitssitzung mit BSCW Die Schnellstartleiste ZU 2ZADRRD bietet h ufig gebrauchte Aktionen wie das Erzeugen von Objekten wie z B Dokumen ten Unterordnern oder Diskussionsforen das Starten einer Suche oder den Zugriff auf Informationen ber den aktuellen Ordner an Das erste Schnellstartsymbol l sst Sie Ihre Arbeitsbereiche durchsehen Klicken auf dieses Symbol ffnet ein Fenster das Ihre gesamte Ordnerhierarchie anzeigt F r einen schnellen Zugriff auf einen bestimmten Ordner gehen Sie hier Ihre Arbeitsberei che durch und klicken dann auf den Ordner um ihn in BSCW zu ffnen Die Schnellzugriffsleiste gibt direkten Zugriff auf pers nliche Objekte wie den pers nlichen Arbeitsbereich home folder Zwischenablage Papierkorb Adressbuch oder Kalender Bei einem sehr schmalen Browser Fenster wird die Schnellzugriffsleiste nicht mehr angezeigt Die Navigationsleiste Kreifelts Mg CBd CeBIT fh i Suchen 2 Grundbegriffe und funktionen 25 und zeigt die Position des aktuellen Objekts in Ihrer Ordnerhierarchie an und zwar als Pfad von Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich zu eben diesem Objekt
167. cht eine Verwechslung von Arbeitsbereichen und Gemeinschaf ten durch neue BSCW Benutzer zu vermeiden 3 3 2 Dokumente in BSCW hochladen Sie k nnen eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW Servers hochla den Dort wird die Datei als Dokument behandelt F r Browser mit eingebauter Datei bertra gungsfunktion file upload z B Firefox Internet Explorer oder Safari ist keine zus tzliche Software zum Hochladen in BSCW erforderlich Wenn Sie jedoch h ufiger gro e Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen sollten Sie die Verwendung der browserunabh ngigen BSCW Hilfen zum Hochladen von Do kumenten in Betracht ziehen f r Einzelheiten siehe 9 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 227 F r das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser e w hlen Sie Datei Neu Dokument um das Formular Dokument hochladen anzuzei gen das aus drei Abteilungen Allgemeines Auto Versionierung und Attribute besteht e In der Abteilung Allgemeines w hlen Sie ber den blichen Datei ffnen Dialog eine Datei aus Verzeichnispfad und Name der ausgew hlten Datei werden automa tisch in das Formular eingetragen In BSCW gilt derselbe Dateiname sofern Sie kei nen neuen Namen im Feld Name vergeben W hlen Sie einen Dokumentnamen der den Inhalt des Dokuments f r die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend be schreibt 36 Grundbegriffe und funktionen
168. cht gel scht werden k nnen wenn sie z B Aus gangspunkt eines Versionszweigs sind e Bei Text und HTML Dokumenten k nnen Sie vor dem L schen je zwei Versionen vergleichen W hlen Sie die beiden Versionen aus und klicken Sie auf Versionen ver gleichen Der Vergleich der beiden Versionen erscheint im Aktionsformular neuer Text ist unterstrichen gel schter Text ist durchgestrichen 124 Dokument und Inhaltsmanagement e F r das L schen w hlen Sie die Version en aus die Sie l schen wollen und kontrol lieren sorgf ltig dass alle Versionen die Sie nicht l schen wollen auch nicht markiert sind Anschlie end klicken Sie auf Versionen l schen Bitte beachten Sie dass ge l schte Versionen nicht wiederhergestellt werden k nnen Wenn Sie alle Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle l schen heben Sie damit die Versionskontrolle auf d h das Dokument wird wieder ein normales Dokument 5 3 6 Automatische Versionierung Als Eigent mer k nnen Sie Versionskontrolle f r ganze Ordner und deren Unterordner fest legen mit der Folge dass alle Dokumente die neu erzeugt werden und alle existierenden Do kumente die bearbeitet oder ersetzt werden automatisch unter Versionskontrolle gestellt wer den e W hlen Sie Datei ndern Eigenschaften im oberen Men des Ordners den Sie unter Versionskontrolle stellen wollen e Die Abteilung Auto Versionierung des Aktionsformulars die auch bei der Erzeu gung ein
169. cht sind oder der noch andere Eigent mer hat so beendet das lediglich Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich der Arbeitsbereich selbst bleibt f r die anderen Mitglieder bestehen Besondere Regeln f r das L schen von Versionen gelten bei Dokumenten unter Versions kontrolle siehe 5 3 6 Versionen l schen auf S 124 Wem geh ren entfernte und gel schte Objekte Diese Frage wird wichtig wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server Quo ta System aktiviert ist weil alle Objekte deren Eigent mer Sie sind Ihrem Plattenplatz anteil zugerechnet werden Dies kann letztlich zu einer berschreitung des Ihnen zugestande nen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen f hren Das Entfernen und L schen von Objekten kann zu nderungen beim Eigentum an diesen Objekte f hren Wenn Sie ein Objekt entfernen d h in Ihren Papierkorb verschieben finden dieselben Regeln zu Eigent mer und Mitgliedschaft Anwendung die auch beim Ausschneiden des Objekts gelten d h beim Verschieben des Objekts in Ihre Zwischenablage Das bedeutet f r die Stan dardf lle eines Dokuments das Sie in einem Ordner erzeugt haben der Ihnen nicht geh rt und eines Arbeitsbereichs zu dem Sie eingeladen worden sind dass Sie der Eigent mer des entfernten Dokuments in Ihrem Papierkorb werden und dass eventuelle andere Mitglieder des Ordners Zugriff auf das Dokument verlieren w hrend das Entfernen des Arbeitsbereichs Eigent mer
170. d das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Kontextmen symbol positioniert wird ein zus tzliches horizontales Men mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten 3 1 2 Inhaltsliste Der Inhaltsteil einer Ordnerseite Adressbuchseite usw besteht aus einer Liste von Eintr gen die jeweils ein Objekt repr sentieren das in dem betreffenden Ordner enthalten ist Jeder Ob jekteintrag beginnt normalerweise mit dem Informationssymbol gefolgt von einem Auswahl k stchen und einem Symbol f r den Objekttyp Als n chstes kommt der Namen des Objekts gefolgt von der Schaltfl che f r das Aktionsmen mit den Aktionen die auf das Objekt angewandt werden k nnen das durch den Eintrag dargestellt wird Die Gr e des Objekts wird in Bytes angegeben im Falle eines Ordners durch die Zahl der enthaltenen Objekte Anschlie end k nnen Symbole folgen die zu verschiedenen Zusatzinformationen f hren z B verweist bei einem Ordner das Mitgliedersymbol F auf die Mitglieder der Gruppe mit der Sie den Ordner teilen Beachten Sie dass Sie die Informationen die zusammen mit einem Eintrag angezeigt werden mit Ansicht Spalten im oberen Men konfigurieren k nnen siehe 4 3 4 Ordneransichten auf S 70 Klicken Sie auf den Namen des Objekteintrags oder w hlen Sie ffnen im Aktionsmen um den Inhalt angezeigt
171. d der Fortschritt der Aufgabe bleibt kritisch Sobald ein Benutzer explizit den Fortschritt eines Projekts bzw einer Phase ndert wird der Fortschritt dieses Projekts bzw dieser Phase nicht mehr durch die Aggrega tion ver ndert der vom Benutzer definierte Fortschrittswert hat Vorrang 8 1 7 Aufgaben bearbeiten Aufgaben werden mit spezifischen Aufgabenaktionen bearbeitet Sie finden diese Aktionen in der Ordner bersicht im Aktionsmen eines Aufgabeeintrags unter Aufgabe oder in der Aufgabenansicht direkt als Schaltfl chen und im Datei Men Aufgaben werden normalerweise in drei Schritten bearbeitet wobei Auftraggeber und Auf tragnehmer abwechselnd t tig werden 204 Der Auftraggeber startet eine Aufgabe mit Aufgabe starten nachdem er die Eingabe daten bereitgestellt hat Dadurch geht die Aufgabe in den Zustand gestartet ber Feh lende Eingabedaten die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforderlich gekennzeich net wurden f hren zu einer Fehlermeldung Durch das Starten der Aufgabe werden die Eingabedaten durch den Auftraggeber frei gegeben und sind dann f r alle Auftragnehmer sichtbar was im Zustand initial nicht der Fall ist Die Eingabedaten k nnen im Zustand gestartet nicht ge ndert werden Sind mehrere Auftraggeber vorgesehen wird derjenige der die Aufgabe startet zum alleinigen Auftraggeber Der Auftragnehmer kann die Ausf hrung der Aufgabe zun chst zusagen er ber nimmt die Aufgabe mit Aufgabe
172. d h die Aktion wird ohne weiteres durchgef hrt weil sie ja im wesentlichen in einer Zustands nderung der zugrundeliegenden Aufgabe besteht Die n tigen Angaben zur Aktion Bemerkungen f r das Ablaufprotokoll Beanstandungen Eingabe oder Ausgabeda ten m ssen vor Ausf hrung einer Aufgabenaktion in der Aufgabenansicht eingetragen und n tigenfalls mit Formular sichern gesichert werden Bei der eigentlichen Aufgabenaktion wird nur gepr ft ob die erwarteten Daten vorliegen Wenn Daten fehlen erfolgt eine Fehler meldung oder eine Warnung in Form eines Hinweises Die nderungen des Aufgabenzustands durch die Aktionen werden in der folgenden Tabelle zusammengefasst Aktion Zustand vor Aktion Zustand nach Aktion starten initial beanstandet gestartet zur ckgezogen zur ckgewiesen reaktiviert bernehmen gestartet bernommen erledigen gestartet bernommen erledigt beanstanden gestartet beanstandet bernahme bernommen gestartet zur ckziehen Erledigung erledigt bernommen zur ckziehen zur ckweisen gestartet zur ckgewiesen abnehmen erledigt abgenommen Erledigung erledigt bernommen beanstanden stornieren jeder Zustand au er storniert abgenommen und storniert zur ckziehen gestartet bernommen erledigt zur ckgezogen neu starten abgenommen storniert gestartet reaktivieren abgenommen storniert reaktiviert Wenn bei der Bearbeitung einer Aufgabe ein Zustand ei
173. dar ber hinaus noch die Ver schl sselung und das Signieren von Dokumenten Drag amp drop Uploader und BSCW Desk top Programm verlangen vor ihrer Benutzung die Aktivierung in Ihren Benutzer Einstellun gen 9 5 1 Drag amp drop Uploader Der Drag amp drop Uploader ben tigt einen Java f higen Browser Wenn Sie den Uploader benutzen wollen m ssen Sie ihn vorher aktivieren e Stellen Sie sicher dass Ihr Browser Java unterst tzt ber Java Plugin und diese Option auch aktiviert ist e Klicken Sie Optionen Einstellungen im oberen Men an e Kreuzen Sie im Abschnitt Allgemein des Aktionsformulars die Option Drag amp drop Uploader zum Hochladen von Dateien benutzen an und best tigen Sie mit OK Nach seiner Aktivierung erscheint ein spezielles Hochladesymbol im Kopfbereich Ihrer Ord ner bersichten siehe die untenstehende Abbildung Zum Hochladen m ssen Sie nur eine Datei oder eine Gruppe von Dateien auf dieses Symbol fallen lassen Bitte beachten Sie dass diese Erweiterung nicht f r alle Plattformen und Browser verf gbar ist Logout KBSCW Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe zB 2AR DO Kreifelts Mg CBd gt CeBIT h gt B 10 Eintr ge Abbildung 32 BSCW Kopfbereich mit installiertem Drag amp drop Uploader Import Export 227 9 5 2 Datei bertragungshilfe Die Datei bertragungshilfe wird automatisch ber Anzeigen D
174. definieren e Bedingungen f r den Start der Aufgabe W hlen Sie eine oder mehrere der ange botenen Bedingungen aus Die Ausgabedaten einer Nachbaraufgabe sind freigege ben wenn diese Nachbaraufgabe erledigt ist Durch Auswahl einer solchen Bedin gung machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe davon abh ngig dass die se andere Aufgabe erledigt ist e Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten W hlen Sie eines oder mehrere Ausgabendatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten aus Ein solches Datenfeld ist beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der zu erzeugenden Aufgabe zur Verf gung wenn die Nachbaraufgabe ihn freigegeben hat Dadurch machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe von der Erledi gung der Nachbaraufgaben abh ngig Sie w hlen Bedingungen und Daten in den beiden Listen durch Klicken aus Zum Ab w hlen klicken Sie mit gedr ckter Strg Taste Workflow Management 197 Eingehendere Erl uterungen finden Sie in 8 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen auf S 212 Geben Sie in der Unterabteilung Ausgabedaten die Ausgabedatenfelder an Unter Neue Ausgabedaten gehen Sie so vor wie f r die Eingabedaten beschrieben Sie k n nen auch hier Werte f r die Ausgabedatenfelder angeben etwa als Vorschl ge oder Mitteilungen f r den Auftragnehmer der die Werte der Datenfelder ja letzten Endes liefern soll Bei Ausgabedokumenten k nne Sie hier als Wert z B eine Formatvorlage angeben Wenn es bereits Na
175. den von Ihnen als Auftraggeber bereitgestellt Die Ausgabedaten sind die Ergebnisse der Aufgabe und werden von den Auftragnehmern der Aufgabe geliefert F r einfache Aufgaben k nnen Ein und Ausgabedaten auch entfallen Grunds tzlich ist eine Auf gabe auch ein Ordner der jede Art von Anlagen enthalten kann die nach der Erzeugung der Aufgabe hinzugef gt werden k nnen In unserem Beispielprojekt dienen Aufgaben zur weiteren Aufteilung der Arbeitsplanung in den einzelnen Projektphasen Daneben kann es aber auch eigenst ndige vor allem einfachere Aufgaben geben die ohne einen Projektkontext auskommen Workflow Management 193 8 1 2 2 Aufgaben erzeugen ein Beispiel Nachdem alle vorbereitenden Ma nahmen zur Definition eines Projekts seiner Phasen und der Zusammenstellung des Projektteams erledigt sind kann die Aufgabenbearbeitung im Pro jekt beginnen Als Projektverantwortlicher erzeugen Sie in unserem Beispielprojekt Erset zung des Provisionsabrechnungssystems in der Phase Analyse die erste Aufgabe Exper ten Interviews Die Aufgabe soll von zwei Mitgliedern des Projektteams gemeinsam bear beitet werden Als Eingabedaten f r die zu erledigende Aufgabe f gen Sie die Teilnehmerliste der Interview Partner hinzu Das Ergebnis der Aufgabe also die Ausgabedaten soll ein Do kument mit allen Protokollen sein Um diese neue Aufgabe zu erzeugen e w hlen Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Phase Analyse zu
176. der ist der nur Ihnen zug ngliche Ordner der alle Ordner die Sie erzeugt haben und alle Arbeitsbereiche bei denen sie aufgrund Einla dung anderer Benutzer Mitglied sind enth lt Wenn Sie von anderen pers nlichen Daten bereichen z B Zwischenablage oder Adressbuch her auf das Symbol Ihres pers nlichen Ar beitsbereichs klicken kehren Sie zu demjenigen Ihrer Arbeitsbereiche zur ck den Sie sich zuletzt angesehen haben erst ein nochmaliges Klicken auf das Symbol bringt Sie wirklich zu Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich Li Ihre pers nliche Startseite f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse und anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Ihre Startseite wird von Ihnen selbst konfiguriert Sie k nnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden die z B die neuesten Nachrichten oder die aktuelle Wettervorhersage anzeigen Sie mit Kommunikationsdiensten verbinden oder Sie eine Adresse auf einer Karte finden lassen ai a Die bersicht ber Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt alle Arbeitsbereiche mit Gemeinschaften wo Sie Mitglied sind Gemeinschaften sind dazu gedacht gro en Gruppen Grundbegriffe und funktionen 51 von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Ben
177. der Abnahme sind die Ausgabedaten der Hauptaufgabe Anforderungen freigegeben und die Hauptaufgabe wird automatisch erledigt denn die Unteraufgaben sind ja gerade so definiert dass sie die Hauptaufgabe ersetzen Wenn Ausnahmesituationen auftreten z B die Anforderungsspezifikation vom Vertreter der Fachabteilung beanstandet wird Aktion Aufgabe Beanstanden in der Unteraufgabe Ab nahme der Anforderungen wird der Workflow zur ckgesetzt das Ergebnis der Unterauf gabe Anforderungserhebung wird automatisch beanstandet so dass auf die Beanstandungen reagiert werden kann Nach erneuter Erledigung von Anforderungserhebung wird Abnah me der Anforderungen wieder gestartet 8 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen Sie k nnen sich Projekte Phasen und Aufgaben auf einer Zeitachse angeordnet hnlich wie in einem Balkenplan darstellen lassen Diese Funktion erlaubt einen schnellen berblick ber die zeitlichen Beziehungen zwischen Ihren Aufgaben Phasen und Projekten sowie deren Sta tus Diese Art der Darstellung funktioniert auch f r andere Objekte mit zeitlichen Daten wie Termine Umfragen Abstimmungen und Terminabstimmungen Die Zeitachsendarstellung ist eine wahlweise zuschaltbare Funktion und muss von Ihrem Systemadministrator f r Ihren BSCW Server aktiviert sein Zus tzlich m ssen Sie auch JavaScript aktivieren Sie erzeugen eine Zeitachsendarstellung f r Aufgaben Phasen und Projekte d
178. der die neue Aufgabe geh ren soll e Das Aktionsformular Neue Aufgabe hat mehrere Abteilungen die wir ausf hrlich weiter unten behandeln F r unser Beispiel gehen Sie in die Abteilung Allgemeines und geben als Namen der neuen Aufgabe Experten Interviews ein Als Dauer geben Sie vier Wochen an die Zeit die voraussichtlich zur Erledigung n tig ist Als F llig keitstermin geben Sie zwei Wochen vor Ende der Phase an da vom Ergebnis dieser Aufgabe noch die abschlie ende Zusammenfassung der Analyseergebnisse abh ngt e Inder Abteilung Verantwortliche w hlen Sie in der Unterabteilung Auftragnehmer die drei Projektmitglieder aus die Sie f r die Aufgabe vorgesehen haben Den Auf traggeber lassen Sie noch unbestimmt Sie selbst werden automatisch Auftraggeber wenn Sie die Aufgabe schlie lich starten e In der Abteilung Daten geben Sie in der Unterabteilung Eingabedaten ein neues Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen Expertenliste an den Wert lassen Sie noch offen Vor dem Start der Aufgabe m ssen Sie allerdings das Eingabedoku ment bereitstellen Wir kommen darauf weiter unten zur ck In der Unterabteilung Ausgabedaten definieren Sie ein weiteres Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen Protokolle das das Ergebnis der Aufgabe darstellt und von den Auftrag nehmern geliefert werden soll Bei beiden Datenfeldern kreuzen Sie Erforderlich an d h die Aufgabe kann nicht gesta
179. dere Unteraufgabe derselben Hauptaufgabe durchgef hrt wurde sich also in einem Zustand befindet in dem die Ausgabedaten nicht ge ndert wer den k nnen z B erledigt e Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten Hier k nnen Sie unter den Datenfeldern von Haupt oder Nachbaraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Eingabefeld der neuen Unteraufgabe Damit kann die neue Unteraufgabe erst gestartet werden wenn das betreffende Datenfeld freigegeben ist Der Wert des Datenfelds bei einem Daten feld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht den Auftragnehmern der neuen Unteraufgabe dann zur Verf gung Wenn Sie hier Eingabedaten der Hauptaufgabe ausw hlen kann die neue Unter aufgabe erst starten wenn auch die Hauptaufgabe gestartet worden ist und ihre Eingabedaten damit freigegeben sind Wenn Sie hier Ausgabedaten einer Nachbar aufgabe ausw hlen kann die neue Unteraufgabe erst starten wenn die Nachbar aufgabe erledigt worden ist und ihre Ausgabedaten damit freigegeben sind 212 Workflow Management Hinweis Wenn Sie eine bereits ausgew hlte Bedingung oder ein bereits ausgew hltes Datenfeld wieder abw hlen m chten klicken Sie mit gedr ckter Strg Taste bzw Ctrl Taste darauf e Neue Eingabedaten Hier k nnen Sie eigene Eingabedatenfelder f r die neue Un teraufgabe angeben indem Sie einen Datentyp ausw hlen und auf Hinzuf gen klicken Ausgabedate
180. dern werden sie jedoch so lange weiter angezeigt bis diese sie ebenfalls best tigen Sie k nnen Ereignisse bestimmter Typen best tigen e Klicken Sie auf ein Ereignissymbol eines Objekts um seine Liste aktueller Ereignisse von diesem Typ angezeigt zu bekommen e In dieser Seite klicken Sie auf Best tigen Alle in dieser Liste gezeigten Ereignisse sind f r Sie nun nicht mehr aktuell Alle Ereignisse die sich ereignen w hrend Ihr Web Browser die Ereignisliste anzeigt sind nat rlich aktuell und werden wieder durch ein Symbol angezeigt Hinweis Wenn Sie die Ereignisse von f r Sie interessanten Objekten in einem Ordner zur Kenntnis genommen haben sollten Sie die Aktion Datei Ereignisse best tigen f r alle im ak tuellen Ordner sichtbaren Ereignisse ausf hren Andernfalls laufen Sie Gefahr dass Sie durch die schnell anwachsende Menge an Ereignissymbolen die bersicht dar ber verlieren was ei gentlich in Ihren Arbeitsbereichen geschieht 3 4 4 Abonnieren von Ereignisdiensten Sie k nnen detailliert festlegen in welcher Form Sie ber welche Ereignisse in Ihren Arbeits bereichen informiert werden wollen F r den allgemeinen Fall werden die Standardoptionen f r die Ereignisbenachrichtigung gesetzt die angeben ber welche Ereignistypen Sie durch die verschiedenen Ereignisdienste informiert werden wollen Diese Standardoptionen k nnen f r einzelne Objekte berschrieben werden 3 4 4 1 Einstellung der Standardoptionen
181. det werden Mitglieder einer Unter gemeinschaft k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreifen Die diesbez glichen Gemeinschaftsarbeitsbereiche sind nicht notwendigerweise ineinander enthalten Als Beispiel nehmen wir den Fall des Schwarzen Bretts f r eine gro e Abteilung das wir oben als Gemeinschaftsarbeitsbereich organisiert hatten Die assoziierte Gemeinschaft hat als Mitglieder alle Mitarbeiter der Abteilung Wenn Sie als Gemeinschaftsmanager nun z B auch Schwarze Bretter f r die Unterabteilungen A B und C einrichten m chten die auch als Ge meinschaftsarbeitsbereiche implementiert werden sollen gehen Sie wie folgt vor e Gehen Sie zur Mitgliederseite der Abteilungsgemeinschaft indem Sie erst auf das Symbol Fj in der Teilen Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichseintrags klicken um sich die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs anzusehen und dann auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken e Kreuzen Sie die Auswahlk stchen aller der Mitarbeiter an die zur Unterabteilung A geh ren und klicken Sie auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste um die neue Ge meinschaft f r die Unterabteilung A zu erzeugen e Im Formular Neue Gemeinschaft das als n chstes erscheint tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein in unserem Fall Schwarzes Brett von Unterabteilung A und w hlen die Gemeinschaftsrolle als auch die Aufnahmeregelung aus in unserem Fall Eingeschr nktes Mitglied und Verborgen
182. die Vorlage aus die kopiert werden soll Die Beschreibung der Vorlage wird ebenfalls an gezeigt wenn es eine gibt e ndern Sie gegebenenfalls den standardm igen Namen der Kopie und geben Sie wahlweise eine Beschreibung an e Klicken Sie auf OK um die Kopie der ausgew hlten Vorlage zu erzeugen Die Vorlagen die zum Kopieren angeboten werden werden durch die Suchstrategie von BSCW im Hinblick auf Vorlagenordner bestimmt siehe vorigen Abschnitt 5 5 Websiteordner Websiteordner bieten eine komfortable M glichkeit Miniatur Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten Abgesehen von den HTML Dokumenten Seiten die den Inhalt der Website ausmachen enth lt ein Websiteordner drei spezielle Dokumente o die Startseite die angezeigt wird wenn man auf den Namen oder das Symbol E eines Websiteordners klickt o die Layoutseite die als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Website ordners sicherstellt und o die Stildefinition ein Stylesheet das z B Farben und Fonts f r die in den Seiten des Websiteordners verwendeten HTML Elemente festlegt Wenn Sie einen Websiteordner erzeugen werden vordefinierte Startseiten Layoutseiten und Stildefinitionen zur bernahme angeboten Websiteordner k nnen unter Umgehung der Startseite auch wie normale Ordner ge ffnet wer den ber ffnen im Aktionsmen anstatt ber
183. die Aktion ffnen erlaubt ist siehe 4 6 4 Rollen definieren und ndern auf S 88 Wenn eine Gemeinschaft erzeugt wird bekommt sie denselben Namen wie der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich Wenn Sie die Gemeinschaft im Ordner Andere Gemeinschaf ten unter einem anderen Namen ank ndigen wollen k nnen Sie die Gemeinschaft unabh n gig vom Gemeinschaftsarbeitsbereich umbenennen e W hlen Sie ndern Name im Aktionsmen der Gemeinschaft Die Gemeinschaftsrolle d h die Rolle in der die Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemein schaftsarbeitsbereich zugreifen kann ge ndert werden indem Sie e Zugang Rolle zuweisen im Aktionsmen der Gemeinschaft oder des Gemein schaftsarbeitsbereichs w hlen und die Gemeinschaft in einer anderen Rolle einladen Beachten Sie dass Gemeinschaften nicht Eigent mer des assoziierten Gemeinschaftsarbeits bereichs werden k nnen 180 Kalender Umfragen und Gemeinschaften Sie k nnen die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ndern indem Sie e Zugang Aufnahmeregelung im Aktionsmen der Gemeinschaft w hlen Sie k nnen Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen indem Sie e zun chst auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken um sich die Liste ihrer Mitglieder anzeigen zu lassen und dann e die zu entfernenden Gemeinschaftsmitglieder durch Ankreuzen ihrer Auswahlk st chen ausw hlen und auf amp in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken Sie k nnen die ganze Gemein
184. die Aufgabe an der sie arbeiten f r Ihr Anwendungsgebiet in BSCW wichtig sind und die Sie als Gruppe behandeln m chten e W hlen Sie auf der Mitgliederseite eines solchen Arbeitsbereichs im oberen Men Datei ins Adressbuch um alle Mitglieder des Arbeitsbereichs als Gruppe ins Adress buch aufzunehmen e Sie k nnen nun diese Mitgliedergruppen als Mitglieder in neue Arbeitsbereiche ein laden Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs Y einladen werden Mitglieder von X Mitglied von Mitglieder von Y d h Mitglieder von X sind in Mitglieder von Y enthalten Diese Beziehung zwischen den Mit gliedergruppen bedingt die umgekehrte Beziehung zwischen den entsprechenden Arbeits bereichen Arbeitsbereich Y wird automatisch zu einem Teil von Arbeitsbereich X d h ist in Arbeitsbereich X enthalten siehe auch 4 4 1 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen auf S 74 wo Arbeitsbereiche ineinander eingebettet werden mit analogen Folgen f r die Mitgliedergruppen Sie k nnen diesen Mechanismus dazu verwenden um eine hierarchische Organisation auf BSCW Arbeitsbereiche und ihre Mitgliedergruppen abzubilden Erzeugen Sie zun chst Arbeitsbereiche f r alle Organisationseinheiten dann laden Sie die Benutzer die zu den untersten Einheiten geh ren zu den entsprechenden Arbeitsbereichen ein und f gen die Mit gliedergruppen dieser Arbeitsbereiche ihrem A
185. die URL eines eigenen Stylesheets angeben das f r die Darstellung des Fragebogens verwendet werden soll Mit einem eigenen Stylesheet berschrei ben Sie die standardm ige grafische Darstellung Ihres Fragebogens z B Farben und Schrifttypen Das Standard Stylesheet f r Fragebogen finden Sie unter http Ihr BSCW Server bscw_resources styles bscw poll css e Anstatt Ihren Fragebogen in der Standard BSCW Darstellung anzeigen zu lassen k nnen Sie auch die URL einer externen Layoutseite angeben in die die Umfrage zur Pr sentation eingebettet werden soll z B um einige Hintergrundinformationen ber den Zweck der Umfrage zu geben oder Leser zur Teilnahme an der Umfrage zu motivieren Sie k nnen die Breite des Fragebogens in der er innerhalb der externen Layout seite erscheinen soll festlegen in Pixel Wichtig Die externe Layoutseite muss die Stelle wo die Umfrage eingebettet werden soll mit poll markieren Diese externe Seite wird nur f r die Pr sentation benutzt nicht f r die Teilnahme an der Umfrage Dazu wird weiterhin das BSCW Umfrageob jekt bzw f r ffentliche Umfragen der oben angegebene Verweis verwendet In der Abteilung Fragen k nnen Sie die Fragen Ihrer Umfrage angeben W hlen Sie dazu einen Fragetyp aus und klicken Sie auf Hinzuf gen Gegenw rtig stehen sieben Fragetypen zur Verf gung o Nur eine Antwort Auswahlm glichkeit aus mehreren vorgegebenen Antworten aus denen der Umfrageteilnehm
186. diesem Ordner per Vererbung bernehmen wollen einschlie lich der Eigent merrolle oder ob Sie allen Mitgliedern dieses Ordners eine bestimmte Rolle f r das Objekt zuweisen wollen Die letztere Option kann wie derum zu mehreren Rollen f r einen Benutzer f hren Klicken Sie auf Spezifische Rollen zuweisungen angeben um zum Formular f r die Rollenzuweisung f r die einzelnen Mitglie der zu gelangen Hinweis Sie k nnen die Aktion Zugang Rolle zuweisen dazu benutzen um andere an der Eigent merschaft an einem Objekt zu beteiligen oder als Eigent mer ganz auszuscheiden wenn dieses Objekt in mehreren Ordnern enthalten ist W hlen Sie dazu die Option die Rol lenzuweisungen und die Eigent merschaft von einem bergeordneten Ordner zu bernehmen um damit die Eigent mer des bergeordneten Ordners ebenfalls zu Eigent mern des Objekts zu machen Sie k nnen das Eigentum an dem Arbeitsbereich auch ganz aufgeben indem Sie die Rollenvererbung von demjenigen bergeordneten Ordner abschalten dessen Eigent mer Sie sind und so der Eigent mer des Arbeitsbereichs den wir hier betrachten geworden sind Die Frage der Eigent merschaft wird wichtig wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert ist weil alle Objekte deren Eigent mer Sie sind Ihrem Plattenplatz anteil zugerechnet werden Dies kann letztlich zu einer berschreitung des Ihnen zugestande nen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen f hren Ge
187. dners zur Verf gung 230 Import Export e Im Formular Hochladen per E Mail k nnen Sie festlegen wer Nachrichten und Do kumente per E Mail in Ihren Ordner hochladen darf o nur Mitglieder dieses Ordners o nur registrierte Mitglieder von BSCW auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ord ners sind o jedermann d h der Ordner ist f r den allgemeinen ffentlichen Zugang freige geben Ferner k nnen Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mitglieder des Ordners schicken lassen Diese E Mail Adresse lautet normalerweise bscw Ordnerld Ihr BSCW Server oder bscw Ordnerld Ihr BSCW Server in Ab h ngigkeit von dem E Mail Server der verwendet wird Es ist zu empfehlen diese Nachricht abzuwarten bevor mit dem Hochladen begonnen wird Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen gehen Sie wie folgt vor e Verfassen Sie eine E Mail Nachricht f gen Sie Dokumente als Anh nge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners Diese Aktion steht jetzt na t rlich auch allen Personen frei f r die Sie den Ordner freigegeben haben Wenn die E Mail Nachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ E Mail Nachricht mit dem Betreff der Nachricht als Namen Sollte kein Betreff eingegeben worden sein hat das Objekt den Namen Nachricht von Benutzername Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach In
188. dressbuch hinzu Als n chstes laden Sie die Mitgliedergruppen der untersten Einheiten zu den Arbeitsbereichen eine Ebene h her zu denen sie geh ren ein eventuell zuz glich einiger Manager und Stabsangeh riger Indem Weitere Funktionen 81 Sie sich so die Organisationshierarchie hinaufarbeiten erzeugen Sie eine entsprechende Hier archie von Mitgliedergruppen und Arbeitsbereichen Hinweis Wenn Sie vorhaben gro e Mitgliedergruppen zu erzeugen wo die weit berwie gende Mehrheit der Mitglieder dieselbe Rolle innehat sollten Sie aus Performanzgr nden die Verwendung von Gemeinschaften in Betracht ziehen 4 5 4 Kontaktlisten Kontaktlisten sind spezielle Ordner in denen Sie Kontakt Informationen zu Personen mit denen Sie in Verbindung stehen verwalten k nnen Kontaktlisten k nnen in beliebigen Ord nern erzeugt werden so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichs an gelegt und verwaltet werden k nnen und zwar auch zu Personen die nicht Mitglieder dieses Arbeitsbereichs sind Sie erzeugen eine neue Kontaktliste mit Kontakteintr gen wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Kontaktliste im oberen Men und geben Sie Namen und opti onale Beschreibung ein Beides kann sp ter ge ndert werden e ffnen Sie die neue Kontaktliste und w hlen Sie Datei Neu Kontakt um einen neuen Kontakt zu erzeugen Im Formular Neuer Kontakt geben Sie die gew nschten Informationen zu diesem Kontakt ein Sie k nnen den
189. dresse der Gemeinschaft be reits im An Feld eingetragen ist Alternativ k nnen Sie auch gt E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste benutzen Beachten Sie dass die Aktion Da E Mail der Mehrfachwahl Symbolleiste nicht zum Ver sand von E Mail Nachrichten an Gemeinschaften benutzt werden kann Diese Aktion verwen det n mlich die E Mail Funktion Ihres lokalen Web Browsers um die Nachricht an Ihren BSCW Server zur weiteren Verteilung zu schicken BSCW Server k nnen z Zt jedoch noch keine empfangenen E Mail Nachrichten weiterverteilen Wenn Sie vorhaben eine Gemeinschaft als gemeinsamen E Mail Verteiler zu benutzen sollte die Aufnahmeregelung einer verborgenen oder geschlossenen Gemeinschaft gew hlt werden und die Gemeinschaftsrolle sollte nicht das Recht einschlie en Mitglieder einzuladen oder zu entfernen so dass Sie selbst die Kontrolle ber die Mitgliedschaft behalten Als Gemein schaftsrolle sollten sie z B Assoziiertes Mitglied w hlen aber nicht Mitglied hat das Recht die ganze Gemeinschaft zu l schen oder Manager hat das Recht die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft zu verwalten Kalender Umfragen und Gemeinschaften 181 7 4 5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften Gemeinschaften k nnen hierarchisch organisiert werden indem man Gemeinschaften zu Mit gliedern anderer Gemeinschaften macht Auf diese Weise kann die hierarchische Organisation eines Unternehmens auf BSCW Gemeinschaften abgebil
190. e ankreuzen die Sie verwenden wollen F r den t glichen Bericht k nnen Sie zus tzlich angeben ob Sie auch ber eigene Ereignisse benachrichtigt werden wollen d h ber Ereignisse die Sie selbst verursacht haben Solche Ereignisse werden ber die anderen aufgef hrten Ereignisdienste prinzipiell nicht bermittelt e Inder Unterabteilung Abonnierte Ereignistypen k nnen Sie f r jeden aktivierten Er eignisdienst diejenigen Ereignistypen ankreuzen ber die Sie der jeweilige Dienst be nachrichtigen soll Die Standardereignisoptionen gelten f r alle Objekte in Ihren Arbeitsbereichen es sei denn Sie haben die Ereignisoptionen auf Objektebene ge ndert Sie k nnen diese Standardoptionen jederzeit ndern z B um einen ganzen Ereignisdienst zu deaktivieren oder die Leseereignisse vom t glichen Bericht auszuschlie en W hrend nde rungen der Ereignistypen in den Standardoptionen nicht die individuell auf Objektebene fest gelegten Ereignisoptionen tangieren gilt die Deaktivierung eines Ereignisdienstes auch f r die individuellen Ereignisoptionen Somit bieten die Standardoptionen einen zentralen Ort um einen ganzen Ereignisdienst zu aktivieren und zu deaktivieren Wenn Sie bei der Deakti vierung eines Ereignisdienstes auf individuelle Einstellungen R cksicht nehmen wollen de aktivieren Sie nicht den Ereignisdienst selbst sondern alle Ereignistypen dieses Dienstes in den Standardoptionen Bitte beachten Sie dass m gli
191. e indem Sie zun chst einen existie renden Ordner ausw hlen der den neuen Ordner enthalten soll dann den Namen des neuen Ordners eingeben und schlie lich auf Ordner anlegen klicken Das Fenster zur Ordnerauswahl wird nur angezeigt wenn keine Verkn pfung zwischen der aktuellen Kontaktliste bzw dem aktuellen Kalender und einem Outlookordner besteht Dies ist der Fall wenn der Outlook Abgleich zum ersten Mal durchgef hrt wird oder wenn der zu geordnete Outlookordner nicht zugreifbar ist weil er z B zwischenzeitlich gel scht worden ist Die Verkn pfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem Out lookordner gilt f r die gesamte Existenzdauer der verkn pften Objekte d h bis das BSCW Objekt oder der Outlookordner gel scht worden sind in Outlook aus dem Ordner Gel schte Objekte dauerhaft gel scht Hinweis Obwohl es m glich ist zwei Kontaktlisten oder zwei Kalender in BSCW mit dem selben Outlookordner zu verkn pfen raten wir Ihnen jedoch entschieden von einem solchen Vorgehen ab Nachfolgende Abgleiche f hren in einem solchen Fall zu zwei verschiedenen Kontaktlisten oder Kalendern mit demselben Inhalt Dies ist in den meisten F llen verwirrend und f hrt m glicherweise zu unn tigen Konflikten W hrend des allerersten Abgleichs werden Kontakte und Termine der BSCW Kontaktliste oder des BSCW Kalenders in den entsprechenden Outlookordner heruntergeladen und die eventuell existierenden Kontakte
192. e Arbeitsbereiche die Sie sich eventuell mit diesen Benutzern teilen usw e Sie k nnen einen beliebigen Knoten der Karte in den Fokus r cken indem Sie auf ihn klicken Die Arbeitsbereichskarte wird nach der gew hlten Anzeigetiefe neu berech net Hinweis Arbeitsbereichskarten die diejenigen Arbeitsbereiche anzeigen die Sie mit einem bestimmten Benutzer teilen sind auf genau diese Arbeitsbereiche beschr nkt Eine gr ere Anzeigetiefe oder eine Ver nderung des Fokus vergr ern nicht den An zeigebereich solcher Karten e Wenn Sie auf den Knoten im Fokus klicken wird der betreffende Arbeitsbereich als aktueller Arbeitsbereich in einem neuen Browser Tab angezeigt Bei Klicken auf einen Benutzer im Fokus wird die zugeh rige Info Seite angezeigt 4 5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs Alle aktuellen Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden die Mitgliedergruppe Mitglieder von Arbeitsbereichsname Mitglied in einem Arbeitsbereich werden Benutzer nur dadurch dass sie vom Manager oder einem anderen dazu berechtigten Mitglied eingeladen werden Wenn Sie als registrierter Benutzer eines BSCW Servers in einen neuen Arbeitsbereich ein geladen wurden erkennen Sie das zumindest daran dass dieser neue Arbeitsbereich mit dem Symbol t in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder erscheint Neue Mitglieder k nnen zus tzlich durch eine Einladungs Nachricht informiert werden dies erledigt BSCW automatisch f r Sie wenn Sie d
193. e Gemeinschaft Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich der in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigent mer und Manager erscheint Wenn Sie das Schwarze Brett der Unterabteilung nicht verwalten m chten laden Sie jemanden aus der Unterabteilung A als Manager in den neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich ein e Wiederholen Sie die obigen Schritte f r die Unterabteilungen B und C Jetzt zeigt die Mitgliederseite des Schwarzen Bretts der Abteilung nicht mehr die Mitarbeiter der drei Unterabteilungen sondern nur noch die drei Eintr ge der Unterabteilungsgemein schaften Auf diese Weise haben Sie drei Untergemeinschaften der urspr nglichen Gemeinschaft er zeugt Sie k nnten nun die Untergemeinschaften weiter unterteilen indem Sie genau wie oben beschrieben vorgehen Beachten Sie dass die Mitglieder von Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft in der Gemeinschaftsrolle der Ober gemeinschaft zugreifen d h die Gemeinschaftsrolle der Obergemeinschaft bestimmt wie die Mitglieder der Untergemeinschaften und weiter untergeordneten Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreift unabh ngig von den Ge meinschaftsrollen in den Untergemeinschaften Anstatt eine existierende Gemeinschaft zu unterteilen um eine hierarchische Organisation von Gemeinschaften zu bilden k nnen Sie auch von unten her vorgehen indem Sie existie rende Gemeinsc
194. e Sperre an Dieser Text wird angezeigt wenn auf das Symbol in der Spalte Teilen geklickt wird Bei dieser Gelegenheit k nnen Sie die Sperre aufheben andere Mitglieder des Arbeitsbereichs k nnen die Sperre auch bernehmen Einfrieren sch tzt ein Dokument vor nderungen durch andere Mitglieder eines Ar beitsbereichs Eingefrorene Dokumente k nnen von anderen nur gelesen werden Einfrieren ist nur f r Eigent mer m glich Neue Rolle l sst Sie eine neue Rolle definieren die auf Standardvorlagen oder Akti onsklassen basiert Rolle ndern l sst Sie die mit einer bestehenden Rolle verbundenen Zugriffsrechte ndern Voraussetzung ist dass Sie hierf r die entsprechenden Rechte haben Rolle zuweisen l sst Sie einem anderen Mitglied eine neue Rolle und damit neue Zu griffsrechte zuweisen sofern Sie selbst die entsprechenden Rechte dazu haben Anh ngen Die Aktionen dieses Men s lassen Sie dem aktuellen Objekt andere Objekte als Anhang hinzuf gen So k nnen Sie einem Dokument oder einer URL eine Notiz anh ngen und einer Notiz ein Dokument oder eine URL anh ngen Die Notiz wird beim Anh ngen er zeugt das angeh ngte Dokument hochgeladen Senden an Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die das aktuelle Objekt in ein anderes Format verwandeln oder auf andere Weise exportieren Die m glichen Aktionen h n gen vom Typ des Objekts ab Beispiele sind das Archivieren von Ordnern das Konvertieren von Do
195. e Umfrage oder Abstimmung ffnen durch Klicken auf den Eintrag in der Ordner bersicht ber das Aktionsmen oder ber den automatisch per E Mail versandten Verweis Abstimmung oder sonst ver ffentlichten Ver weis ffentliche Umfrage Wenn ein Teilnehmer noch nicht geantwortet hat pr sentiert das ffnen des Umfrage oder Abstimmungsobjekts den Fragebogen Klicken auf Aktuelle Er gebnisse zeigen am Ende des Fragebogens zeigt in diesem Fall die Ergebnisse an Zus tzlich zur grafischen Darstellung k nnen Sie die Ergebnisse auch als komma separierte Datei im csv Format exportieren Dadurch k nnen Sie die Ergebnisse f r die Weiterverarbei tung mit einer geeigneten Anwendung z B Microsoft Excel speichern Bei Abstimmungen werden die Ergebnisse als Einzelantworten mit Benutzernamen des Teilnehmers exportiert bei Umfragen wahlweise als anonymisierte Einzelantworten oder als aggregierte Zahlen Ex portieren k nnen standardm ig nur Erzeuger und Manager des Arbeitsbereichs in dem sich die Umfrage oder Abstimmung befindet e W hlen Sie Senden an Datei Antworten im Aktionsmen einer Umfrage oder Ab stimmung um die Ergebnisse als Einzelantworten im csv Format zu exportieren e W hlen Sie Senden an Datei Ergebnisse im Aktionsmen einer Umfrage um die Ergebnisse in aggregierter Form im csv Format zu exportieren 7 4 Gemeinschaften Gemeinschaften in BSCW erlauben gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbe
196. e in der Schnellzugriffsleiste oben rechts Sein Aussehen zeigt an ob sich derzeit Objekte im Papierkorb befinden oder nicht Klicken Sie auf das Symbol m um den Inhalt des Papierkorbs anzusehen der wie jede an dere Ordnerseite dargestellt wird Alternativ k nnen Sie dazu Anzeigen Papierkorb im oberen Men ausw hlen Zwei Aktionen f r Objekte im Papierkorb werden in der Mehrfachwahl Symbolleiste und in Aktionsmen s der Objekteintr ge zus tzlich angeboten Ezi Zur cklegen legt die ausgew hlten Objekte in die Ordner zur ck aus denen sie ent fernt wurden sofern es diese Ordner noch gibt Andernfalls k nnen Sie die Objekte einfach ausschneiden und an geeigneter Stelle wieder einf gen L schen entfernt die ausgew hlten Objekte aus Ihrem Papierkorb Dadurch verlieren Sie den Zugriff auf diese Objekte ber die gel schten Eintr ge Sie k nnen immer noch Zugriff auf diese Objekte ber andere Eintr ge haben die Sie z B mit Ver weis in Zwischenablage erzeugt haben Wenn Sie einen Arbeitsbereich l schen des 54 Grundbegriffe und funktionen sen einziger Eigent mer Sie sind und wo Sie durch das L schen den Zugriff vollst n dig verlieren ist der Arbeitsbereich auch f r etwaige andere Mitglieder nicht mehr zu greifbar In diesem Fall werden Sie auf diese Tatsache hingewiesen bevor der Ar beitsbereich tats chlich gel scht wird Wenn Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich l schen dessen Eigent mer Sie ni
197. e m glicherweise ebenfalls f r die aktuelle Aufgabe verantwortlich sind und b die Benutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind ber die Weiterleitung be nachrichtigen Sie k nnen der automatisch erzeugten Benachrichtigung einen zus tzli chen Bearbeitungsvermerk hinzuf gen e Unter Weiterleiten an werden die n chste Aufgabe und der oder die Verantwortlichen angegeben Wenn mehrere Aufgaben als n chste Station der Laufmappe in Frage kommen k nnen Sie selbst ausw hlen zu welcher Aufgabe die Laufmappe als n chs tes weitergeleitet werden soll Wenn es keine n chste Aufgabe mehr gibt wird das durch Laufmappe beenden ange zeigt Durch die Weiterleitung der Laufmappe erkl ren Sie die aktuelle Aufgabe f r erledigt Die Laufmappe verschwindet aus Ihrer pers nlichen Aufgabenliste und auch aus den pers nlichen Aufgabenlisten der anderen Benutzer die m glicherweise ebenfalls f r diese Aufgabe verantwortlich waren Vor einer Weiterleitung sollten Sie sicherstellen dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist dass also z B ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappen ordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe entsprechend der Aufgabenstellung berarbeitet worden ist Was Sie sonst noch ber die Bearbeitung von Laufmappen wissen sollten o Wenn Sie die Laufmappe aus Ihrer pers nlichen Aufgabenliste entfernen werden Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe gestrichen Sie haben kei
198. e pers n lichen Einstellungen gruppiert werden o Allgemeines o Darstellung o Startseite o Kalender Aufgabenliste o Ereignisoptionen o Synchronisierung Allgemeines Unterabteilung Grundeinstellungen Sprache W hlen Sie die Sprache der Benutzerschnittstelle direkt aus dem angebotenen Men oder kreuzen Sie die Option zur automatischen Verwendung der bevorzugten Sprache Ihres Weitere Funktionen 67 Browsers an Diese Option hat Vorrang vor einer direkt ausgew hlten Sprache siehe auch 2 3 Sprache ausw hlen auf S 17 Kompetenzniveau W hlen Sie ein Niveau aus das Ihrer Kompetenz im Umgang mit BSCW entspricht siehe auch vorigen Abschnitt JavaScript W hlen Sie aus ob Sie JavaScript f r die verbesserte Benutzerschnittstelle ver wenden wollen sofern die Benutzung von JavaScript in Ihrem Browser aktiviert ist oder ob Sie JavaScript nicht verwenden wollen Siehe auch weiter oben f r die Benutzerschnittstelle ohne JavaScript E Mail Geben Sie das Format an in dem Sie Nachrichten von BSCW empfangen m chten vor allem die t glichen Arbeitsbereichberichte und legen Sie fest ob Sie automatisch eine Kopie von allen E Mail Nachrichten erhalten m chten die Sie ber BSCW versenden auto matischer Eintrag Ihrer E Mail Adresse ins BCC Feld blind carbon copy Unterabteilung Datei Behandlung Datei bertragung Kreuzen Sie die Hilfsprogramme zur Datei bertragung an die Sie benut zen woll
199. e von Optionen an mit dem Dokument umzu gehen 3 2 2 Dokument unter Versionskontrolle Die Versionskontrolle ist ein m chtiges und komfortables Instrument das verhindert dass ein Dokument von dem mehrere Bearbeitungsstufen oder Fassungen gespeichert werden sollen versehentlich berschrieben wird Au erdem wird gew hrleistet dass f r jede Bearbeitung nur die jeweils neueste Fassung des Dokuments verwendet wird 3 2 3 Notiz Eine Notiz ist typischerweise eine kurze Mitteilung die Sie in BSCW erstellen Notizen sind ein geeignetes Mittel um o die Mitglieder eines Arbeitsbereichs ber ein Thema zu informieren o eine Diskussion zu einem Problem zu starten oder daran teilzunehmen o alle Mitglieder um eine Stellungnahme zu einem Thema zu bitten Innerhalb eines Diskussionsforums k nnen Notizen als eigenst ndige Beitr ge oder als Antwort auf andere Notizen innerhalb eines Diskussionsstrangs erstellt werden Au erhalb von Diskussionsforen kann eine Notiz als Eintrag in Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papier korb existieren wenn Sie sie ausgeschnitten kopiert oder entfernt haben Grundbegriffe und funktionen 29 3 2 4 URL hnlich wie ein Eintrag in einer Liste von Lesezeichen oder Favoriten in Ihrem Web Browser bietet ein URL Objekt direkten Zugriff auf ein Objekt das sich nicht im aktuellen Ordner befindet sondern im Web auf einem FTP Server o Ein URL Objekt kann auch benutzt werden um auf ein BSCW Objekt in ein
200. e von Un terordnern Unter Unterordnern usw Auch bei Diskussionsforen Kalendern und anderen Container Objekten wird hier der Inhalt angezeigt Information Allgemein zeigt Ihnen die Info Seite des Objekts an Historie zeigt Ihnen alle Ver nderungsereignisse die seit der Erstellung dieses Objekts stattgefunden haben Ereignisse best tigen signalisiert BSCW dass Sie die k rzlich stattgefundenen Lese und Anderungszugriffe auf das Objekt zur Kenntnis genommen haben Die entspre chenden Ereignissymbole werden entfernt Ereignisoptionen l sst Sie detailliert festlegen in welcher Form Sie ber welche Freig nisse die das aktuelle Objekt betreffen informiert werden wollen Wiedervorlegen l sst Sie einen oder mehrere Zeitpunkte angeben wann Sie eine E Mail Nachricht erhalten m chten die Sie an das Dokument erinnert Dokument Ereignisse zeigt in Form einer Karte Ereignisse an die das Lesen ndern und Erzeugen von Dokumenten des aktuellen Arbeitsbereichs betreffen Ereignisse exportieren liefert die Ereignisse des aktuellen Objekts als kKomma separierte Datei zur Weiterverarbeitung z B mit einem geeigneten Tabellenkalkulationspro gramm ndern Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die nderungen am aktuellen Objekt betreffen Verschiedene Objekttypen lassen verschieden nderungen zu 42 Eigenschaften l sst Sie s mtliche Eigenschaften des aktuellen Objekts ndern Dies umfasst alle Festlegungen die Sie
201. echenden Outlook Ordner auf Ihrem lokalen Rechner abzugleichen w hlen Sie Abgleichen im Aktionsmen der Kontaktliste oder des Kalenders Sie k nnen dazu auch die Kontaktliste oder den Kalender ffnen und das Symbol gt in der Schnellstartleiste anklicken W hrend des Abgleichs werden die Kontakte oder Termine in Ihrer Kontaktliste oder Ihrem Kalender mit den Kontakten und Terminen im entsprechenden Outlook Ordner auf Ihrem lo kalen Computer verglichen und die folgenden Aktionen durchgef hrt o Seit dem letzten Abgleich erzeugte Kontakte oder Termine werden in den lokalen Out look Ordner bertragen und umgekehrt o Kontakte oder Termine die in BSCW entfernt wurden werden auch aus dem lokalen Outlook Ordner entfernt und umgekehrt o nderungen an Kontakten oder Terminen in BSCW seit dem letzten Abgleich werden in Outlook bertragen und umgekehrt o Konflikte d h nderungen von Kontakten oder Terminen und ihrer entsprechenden Objekte sowohl in BSCW als auch in Outlook seit dem letzten Abgleich m ssen ma nuell aufgel st werden indem einer der Anderungen Priorit t einger umt wird Import Export 235 Beachten Sie dass der Outlook Abgleich nur im Rahmen einer professionellen BSCW Lizenz verf gbar ist OrbiTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalit t der professionellen Lizenz an Bitte wenden Sie sich f r weitere Einzel heiten an license orbiteam de Der Outlook Abglei
202. echte in der Zugriffsrechtstabelle auf der Info Seite angezeigt e W hlen Sie Information Allgemein oder klicken Sie auf das Symbol H links im Ob jekteintrag um die Info Seite zu erhalten Die Tabelle Zugriffsrechte auf der Info Seite zeigt f r jede Rolle diejenigen Benutzer an die sie aus ben und welche Aktionen ihnen damit zur Verf gung stehen 4 6 3 Rollen zuweisen Rollenzuweisung kann auf zwei verschiedene Arten geschehen e bei der Einladung von Benutzern zu der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs Ord ners Diskussionsforums o 86 Weitere Funktionen e ausdr cklich durch die Aktion Zugang Rolle zuweisen Rollenzuweisung bei der Einladung Wenn Sie Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen werden die Rollen die zugewiesen werden k nnen in der Auswahlliste des Felds Einladen als des Formulars Mitglied einla den angezeigt Hier kommen normale Rollen wie Manager oder Mitglied und eingeschr nkte Rollen wie Eingeschr nktes Mitglied vor nicht aber nicht aber systemdefinierte Rollen wie Eigent mer oder Erzeuger Manager eines Arbeitsbereichs k nnen Benutzer in allen Rollen einladen die f r einen bestimmten Arbeitsbereich g ltig sind einfache Mitglieder jedoch k nnen das nur f r Rollen auf ihrem Niveau oder darunter z B als Mitglieder oder einge schr nkte Mitglieder aber nicht als Manager Da nicht nur einzelne Benutzer sondern ganze Mitgliedergruppen eingeladen werden k nne
203. edaten angegeben werden Dabei besteht immer die M glichkeit die Unteraufgabe mittels 210 Workflow Management geeigneter Definition ihrer Ein und Ausgabedaten in einen Workflow einzubinden Deshalb haben wir diesen Fall f r den n chsten Abschnitt zur ckgestellt 8 1 9 3 Unteraufgaben zu Workflows verbinden Man kann die Unteraufgaben einer Hauptaufgabe und auch die Aufgaben eines Projekts oder einer Phase zu einem Workflow Prozess verkn pfen indem man sie durch gemeinsame Da ten oder Bedingungen ber den Bearbeitungsstand verbindet Hat man etwa zwei Unteraufga ben U und U so kann man z B die folgende Festlegung bez glich der Ein und Ausgabeda ten der Unteraufgaben treffen o F r Unteraufgabe U gibt man als Eingabedatum ein Dokument D an das zu den Aus gabedaten von Unteraufgabe U geh rt Folglich kann U2 erst starten wenn U1 erle digt ist das Dokument D also freigegeben ist Es besteht eine Lieferbeziehung zwi schen den beiden Aufgaben U liefert D an U2 o Genauso kann man f r Unteraufgabe U als Ausgabedatum das Dokument D angeben das zu den Eingabedaten von Unteraufgabe U geh rt Der Effekt ist der gleiche das unterschiedliche Vorgehen h ngt davon ab welche Unteraufgabe man zuerst definiert hat U oder U2 Man kann auch die Unteraufgaben mit der Hauptaufgabe verbinden indem sie z B die Ein gabedaten der Hauptaufgabe als Eingabedaten bernehmen oder als Ausgabedaten Teile der Ausgabedaten der Haup
204. eder k nnen dies nicht es sei denn sie sind auch Mitglied von Y Wieder wird der Gemeinschaftsarbeitsbereich Y durch diese Aktion kein Teilbereich von X Die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs kann nicht direktes Mitglied einer Gemeinschaft werden weil die potentiell verschiedenen Rollen die die Mitglieder einer Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs innehaben das Konzept der Gemeinschaft als einer Gruppe von vielen Mitgliedern mit derselben Rolle verletzen w rde Statt also das Einladen von Mitglieder gruppen in Gemeinschaften Komplett zu verbieten ist die n chstbeste L sung statt der Mit gliedergruppe die Gemeinschaft des Arbeitsbereichs einzuladen oder wenn der Arbeits bereich noch keine Gemeinschaft haben sollte ihm eine solche mit allen Mitgliedern in der Standardrolle Mitglied hinzuzuf gen und diese einzuladen Beachten Sie dass dasselbe Verfahren angewandt wird wenn eine Gemeinschaft mit Mit gliedergruppen als initialen Mitgliedern erzeugt wird nicht die Mitgliedergruppen werden Mitglieder sondern die Gemeinschaften ihrer Arbeitsbereiche die gegebenenfalls den Arbeitsbereichen erst hinzugef gt werden sollten sie noch keine Gemeinschaften haben Dieser letztere Mechanismus unterst tzt die berf hrung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen in dieselbe Organisation mit Gemeinschaften was besonders n tzlich ist wenn die Mitgliedergruppen zu gro geworden sind Als Beispiel benutzen wir wieder Abte
205. eich f r zul ssige Adressen auf bestimmte E Mail Domains eingeschr nkt sein kann Kommunikation Hier k nnen Sie Informationen eingeben die es anderen Benutzern erleichtert mit Ihnen in Kontakt zu treten Online Verzeichisse Aufsetzen von Computerkomferenzen Instant Mes saging Die Einzelheiten werden ausf hrlich in 6 1 1 Pers nliche Kommunikationsdaten auf S 149 behandelt Weitere Informationen Mit der Ortszeit k nnen Sie die Zeitzone setzen in der Sie sich gerade befinden Alle Zeit angaben an der BSCW Benutzerschnittstelle z B die Zeitpunkte von Ereignissen werden an diese pers nliche Einstellung angepasst Standardm ig ist als Zeitzone die Zeitzone Ihres BSCW Servers gesetzt Wenn Sie keine Zeitzone ausgew hlt w hlen k nnen Sie Ihre lokale Zeitzone in den Feldern Stunde und Minute angeben der Wert im letzteren Feld sollte 0 oder 30 sein Bei jeder anderen Auswahl der Zeitzone werden Eingaben in diesen Feldern ig noriert Text den Sie im Feld Weitere Informationen eingeben wird in Adressb chern und auf den Mitgliedsseiten Ihrer Arbeitsbereiche als zus tzliche Beschreibung unter Ihrem pers nlichen Eintrag angezeigt Hier k nnen Sie auch HTML Text eingeben muss mit lt P gt anfangen der von BSCW so umgesetzt wird dass er von Browsern interpretiert wird So k nnen Sie hier beispielsweise Text mit einem Verweis auf die Web Seiten Ihrer Organisation oder Abteilung eingeben was i
206. eichnungen f r Dateiformate im Internet Normalerweise erkennen Web Browser und BSCW Uploader den richtigen MIME Typ und weisen ihn dem Dokument auto matisch zu Manchmal kann es allerdings notwendig werden den richtigen MIME Typ explizit zuzuweisen Gleicherma en wird das Kodierungsverfahren falls verwen det korrekt erkannt Nur in Ausnahmef llen m ssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben Sie k nnen den MIME Typ und die Ko dierung sp ter mit ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Dokuments wieder ndern e Die Abteilung Auto Versionierung erscheint nur wenn Sie Eigent mer des Ordners sind in dem das neue Dokument erzeugt wird also auch Eigent mer des neuen Doku ments werden Sie k nnen hier andere Einstellungen bez glich der Versionierung vor nehmen als sie f r den Ordner gelten in dem das neue Dokument erzeugt wird F r weitere Einzelheiten siehe 5 3 7 Automatische Versionierung auf S 125 e In der Abteilung Attribute k nnen Sie Metadatenattribute f r das neue Dokument angeben Diese Attribute k nnen beim Suchen verwendet werden Der erste Satz von Attributen ist vorgegeben Schl ssel und Empf nger sind zwei Attribute die zur Vers chl sselung verwendet werden und die DC Attribute dienen der Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin Core Standard siehe 3 7 1 Metadatenattribute auf S 56 Bei diesen Attributen k nnen Sie weitere Werte hinzuf ge
207. eichs beschr nkt der die Abstimmung enth lt siehe 7 3 Umfragen und Abstimmungen auf S 169 Automatische Versionierung Versionskontrolle kann f r ganze Ordner und deren Unterordner festgelegt werden mit der Folge dass alle Dokumente die neu erzeugt werden und alle existierenden Doku mente die bearbeitet oder ersetzt werden automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden siehe 5 3 7 Automatische Versionierung auf S 125 Pers nliche Startseite Ihre pers nliche Startseite f r BSCW ist als ganz pers nliche Einstiegsseite gedacht die Sie schnell und direkt auf wichtige Informationen in Ihrem BSCW Server oder auf oft benutzte externe Anwendungen zugreifen l sst Sie Kann Ihnen den Inhalt wichti Erste Schritte 9 ger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse oder anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Sie k nnen auch externe Pro gramme in Ihre Startseite einbinden die z B die neuesten Nachrichten oder die aktu elle Wettervorhersage anzeigen Sie mit Kommunikationsdiensten verbinden oder Sie eine Adresse auf einer Karte finden lassen Sie k nnen auch Startseiten f r beliebige Arbeitsbereiche anlegen siehe 4 2 Pers nliche Startseite auf S 62 Einfaches Projektmanagement Mit Projekten und Phasen wird Projektmanagement durch Zeitplanung und Fort schrittskontrolle unterst tzt Beide Objekttypen sind als spezielle Ordner realisiert die weiteres Material entha
208. eiden o Arbeitsbereich X ist ein Gemeinschaftsarbeitsbereich d h er hat Gemeinschaft X als Mitglied o Arbeitsbereich X ist kein Gemeinschaftsarbeitsbereich Fall 1 Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs X in eine Ge meinschaft Y einladen wird die Gemeinschaft X und nicht die Mitgliedergruppe Mitglied der Gemeinschaft Y d h sie wird eine Untergemeinschaft von Y Mitglieder der Gemein 184 Kalender Umfragen und Gemeinschaften schaft X k nnen auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y in der Gemeinschaftsrolle von Y zu greifen w hrend andere Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X auch Mitglieder der Gemeinschaft X werden m ssen um auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y zugreifen zu k nnen Denn durch diese Aktion wird Gemeinschaftsarbeitsbereich Y kein Teilbereich von X wiewohl Gemeinschaft X eine Untergemeinschaft von Y ist Fall 2 Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X der noch keine Gemeinschaft als Mitglied hat in eine Gemeinschaft Y einladen wird eine verborgene Gemeinschaft mit der Gemeinschaftsrolle Mitglied zu X hinzugef gt alle Mitglieder von X mit dieser Rolle werden als Mitglieder in die neue Gemeinschaft X berf hrt und die neue Gemeinschaft wird Mitglied von Gemeinschaft Y Infolgedessen k nnen alle Mitglieder von Arbeitsbereich X in der Rolle Mitglied nach dieser Aktion auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y als Mitglieder von Gemeinschaft X zugreifen andere Mitgli
209. eine ganze Kontaktliste exportieren indem Sie Datei Senden an vCard im oberen Men w hlen Der Export von Kontaktinformation die in Benutzereintr gen Ihres Adressbuchs oder beliebi ger Mitgliederseiten enthalten ist ist im vCard Format mit denselben Aktionen m glich 82 Weitere Funktionen Hinweis Ein Importieren von Microsoft Outlook Kontakten ist nicht ohne weiteres m glich sie m ssen dazu zun chst in Outlook als vCard Datei vcf gespeichert werden Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten k nnen Sie Ihre BSCW Kon taktlisten mit lokalen Kontakten in MS Outlook abgleichen Einzelheiten finden Sie in 9 8 Outlook Abgleich auf S 235 4 5 5 Versand an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere Kontakte 4 5 5 1 Versand von Nachrichten Sie k nnen E Mail Nachrichten an eine beliebige Auswahl von Mitgliedern eines Arbeits bereichs senden e Klicken Sie auf das Symbol Si um die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs zu erhal ten e W hlen Sie Bearbeiten Alles ausw hlen bzw die Auswahlk stchen der jeweiligen Ein tr ge um Mitglieder in Ihren tempor ren E Mail Verteiler aufzunehmen e Klicken Sie auf Pe E Mail in der Mehrfachwahl Symbolleiste um das E Mail For mular Ihres Web Browsers zu starten BSCW hat bereits die prim ren E Mail Adressen der ausgew hlten Mitglieder im An Feld eingetragen Sie k nnen weitere E Mail Adressen eingeben oder aus dem Adressbuch Ihres Web Browse
210. einen Gruppentermin handelt kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status zugesagt abgesagt zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird Neben Namen Datum und eventuellen Teilnehmern k nnen Sie auch noch zus tzliche Informationen ber den Termin wie z B eine Kategorie eine Beschreibung und einen Ort hinzuf gen e Um einen Termin zu erzeugen w hlen Sie in einem Kalender Datei Neu Termin im oberen Men klicken Sie auf ps in der Schnellstartleiste oder klicken Sie auf in einem Tageseintrag einer Wochen oder Monatsansicht e Das Aktionsformular Neuer Termin hat f nf Abteilungen wo Sie die Angaben zum neuen Termin machen k nnen e Termin Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Termins ein Ferner k nnen Sie angeben e Kategorie Priorit t W hlen Sie eine Kategorie und die Priorit t des Termins aus Sie k nnen Termine unterschiedlicher Kategorie verschiedenfarbig darstellen sie he 7 1 6 Kalender Optionen auf S 163 e Datum Zeit Geben Sie Datum und Zeit des Termins an Wahlweise k nnen Sie das Ende des Termins und eine Zeitzone festlegen e Ort Geben Sie wenn sinnvoll den Ort des Termins an e Status legt den Status eines Termins fest unbestimmt best tigt abgesagt Wenn ein Termin unabh ngig von Zu oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall statt findet w hlen Sie
211. ekt bei n chster Gelegenheit aus dem System entfernt siehe L schen weiter unten 90 Weitere Funktionen Nach der Darstellung der allgemeinen Grunds tze wenden wir uns nun der Frage zu wie sich Ausschneiden Einf gen Entfernen und L schen von Eintr gen die auf ein Objekt verweisen auf die Eigent merschaft und Mitgliedschaft bei diesem Objekt auswirken O Ausschneiden Das Ausschneiden eines Eintrags aus einem Ordner F verschiebt den Eintrag in Ihre Zwischenablage Wenn der Eintrag Rollen bertr gt bertr gt er nun Rollen und Mitglieder von Ihrer Zwischenablage statt von Ordner F Dies gibt Ihnen die Rolle des Eigent mers und Managers Wenn der Eintrag Rollen setzt bleibt Ihre Rolle unver ndert Etwaige andere Mitglieder von F verlieren den Zugriff auf das Ob jekt auf das der Eintrag verweist ber diesen Eintrag Mitgliedschaft und Eigent merschaft die sich aus anderen Eintr gen herleitet die auf dasselbe Objekt verweisen bleibt unver ndert Einf gen Das Einf gen eines rollen bertragenden Eintrags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G l sst diesen Eintrag nun die Mitglieder und Rollen von Ordner G bertragen anstatt von Ihrer Zwischenablage Folglich werden alle Mitglieder Mana ger und Eigent mer von G auch Mitglieder Manager und Eigent mer des Objekts auf das der Eintrag verweist Sie verlieren Ihre Rolle als Eigent mer Manager wenn Sie nicht auch Eigent mer Manager von G sind Das Einf ge
212. els beschreiben was Sie tun m ssen um BSCW zu benutzen Einige dieser Schritte sind unerl sslich und andere werden Ihnen die Arbeit mit BSCW erleichtern Lesen Sie das ganze Kapitel gr ndlich durch bevor Sie mit der Systembenutzung beginnen 2 1 Als Benutzer registrieren Damit Sie mit BSCW arbeiten k nnen m ssen Sie sich zu Anfang einmal registrieren Im Anschluss an die unkomplizierte Anmelde Prozedur kennt der BSCW Server einen regis trierten Benutzer durch die Kombination aus o Benutzernamen o Passwort und o E Mail Adresse Sie k nnen mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort von jedem Rechner aus der ber einen Internetzugang verf gt auf Ihre Ordner und Arbeitsbereiche zugreifen 2 1 1 Als neuer Benutzer registrieren Bei der Konfiguration eines BSCW Servers wird festgelegt ob zuk nftigen Benutzern die Selbstregistrierung erlaubt ist Wenn Selbstregistrierung nicht zugelassen ist kann nur der Systemadministrator neue Benutzer registrieren Ansonsten gehen Sie wie folgt vor Der Schl ssel zur Registrierung ist Ihre pers nliche E Mail Adresse Diese bekommt ein BSCW Server o von Ihnen selbst wenn Sie auf der Eingangsseite Ihres BSCW Servers auf dem f fentlichem BSCW Server von FIT ist dies http public bscw de pub auf register first klicken um sich zu registrieren oder o von einem bereits registrierten Benutzer der Sie in einen Arbeitsbereich einl dt BSCW schickt Ihnen eine E Mail Nachrich
213. em Sie eine Umfrage oder Abstimmung erzeugt haben k nnen Sie alle Angaben noch ndern mit zwei Ausnahmen o Fragen k nnen nur ge ndert werden solange noch keine Antworten eingegangen sind o Der Anfang einer Abstimmung kann nicht mehr ge ndert werden sobald die Einla dungs E Mails herausgegangen sind Um eine Umfrage oder Abstimmung zu ndern e w hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung In den Formularen Umfrage ndern bzw Abstimmung ndern k nnen Sie die Um frage oder Abstimmung ndern Die Formulare sind exakt so aufgebaut wie die ent sprechenden Formulare f r die Erzeugung einer Umfrage oder Abstimmung e Wenn bereits Antworten auf die Umfrage oder Abstimmung vorliegen k nnen Sie die Fragen nicht mehr ndern d h die Abteilung Fragen fehlt im Aktionsformular Bei einer laufenden Abstimmung werden nderungen des Starts ignoriert Alle anderen Angaben k nnen Sie jedoch auch bei laufenden Umfragen und Abstimmungen ndern Auf diese Weise haben Sie z B die M glichkeit eine Umfrage zu beenden die als endet nicht definiert war e Wenn Sie bei einer laufenden Abstimmung Teilnehmer ausladen k nnen Sie der auto matisch versandten Mitteilung einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen Wenn Sie die Fragen einer Umfrage oder Abstimmung mit bereits vorliegenden Antworten trotzdem noch ndern wollen haben Sie nur die M glichkeit die Umfrage oder Abstimmu
214. em anderen Ordner auf demselben BSCW Server zuzugreifen siehe 4 11 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen auf S 107 Sie erzeugen eine URL indem Sie e auf Datei Neu URL im oberen Men klicken e In der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars geben Sie unter URL die Adresse ein z B http www bscw de files help 4 5 german und legen fest ob die Adresse der Beschreibung hinzugef gt wird und ob nur die Adresse abgespeichert werden soll oder auch das Dokument auf das die Adresse verweist Nach dem Hoch laden wird eine lokale Kopie des externen Dokuments erzeugt auf die Sie auch dann zugreifen k nnen wenn die urspr ngliche Quelle nicht mehr verf gbar ist weil z B der entsprechende Server nicht mehr l uft oder das Dokument an einen anderen Ort verschoben wurde Ferner k nnen Sie dem URL Objekt einen Namen geben standardm ig wird die Adresse als Name verwendet und wahlweise Tags und Beschreibung eingeben Schlie lich k nnen Sie die URL bewerten Hochladen und bewerten k nnen Sie auch sp ter noch siehe die URL Aktionen weiter unten e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Metadatenattribute f r die neue URL eingeben Einzelheiten in 3 7 1 Metadatenattribute auf S 56 e Klicken Sie auf OK um die neue URL zu erzeugen URL Objekte k nnen auch von der Ergebnisseite einer BSCW Suche im Web oder aus einem RSS Feed in BSCW kopiert werden Markieren Sie die gew nschten Sucheintr
215. emeinsame Nutzung siehe 3 3 3 Mitglieder einladen auf S 38 E Dokument in diesem Beispiel eine PDF Datei Dokument unter Versionskontrolle 1 2 in diesem Beispiel eine HTML Datei Notiz URL Verweis C Ordner Kontaktliste Diskussionsforum Blog Suchordner RSS Feed RSS Artikel Vorlagenordner Websiteordner DokSet Dokumentensammlung Kalender Umfrage Abstimmung Terminabstimmung Projekt Phase Aufgabe Ta r F F F E G Laufmappe Wenn Objekte der obigen Typen in der Inhaltsliste einer Ordnerseite aufgef hrt werden zeigt das Symbol vor dem Objekt an zu welchem Typ das Objekt geh rt Bei einem Dokument zeigt das Symbol an welcher MIME Typ dem Dokument zugeordnet ist 3 2 1 Dokument Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt Dokumente k nnen Text Grafik Tabellenkalkulationen Druckdateien Bilder oder Audio und Videodaten enthalten die typischerweise in verschiedenen z T anwendungsspezifischen Dateiformaten abgespeichert werden Diese Dateiformate werden im Internet in Form von MIME Typen repr sentiert Alle Dokumente in BSCW haben einen MIME Typ den sie beim 28 Grundbegriffe und funktionen Hochladen erhalten BSCW stellt den jeweiligen MIME Typ durch ein spezielles Symbol vor dem Dokumentnamen dar sofern der BSCW Server f r diesen MIME Typ ber ein solches Symbol verf gt Andernfalls wird das Symbol 2 angezeigt BSCW unterst tz
216. en 16 Erste Schritte 2 3 Sprache ausw hlen Die Wahl der Sprache der BSCW Benutzeroberfl che ist eine pers nliche Einstellung die vom Benutzer festgesetzt wird Sie betrifft nur Ihre pers nliche Sicht auf die dargestellten Daten Standardm ig nimmt BSCW als Sprache f r die Benutzeroberfl che die Sprache die Sie in Ihrem Web Browser verwenden Sie k nnen auch eine andere Sprache ausw hlen e Stellen Sie die Sprache Ihres Web Browsers neu ein Im Internet Explorer z B w hlen Sie Extras gt Internetoptionen gt Allgemein gt Sprachen und w hlen dann Ihre be vorzugte Sprache aus Falls Ihre gew nschte Sprache nicht aufgef hrt ist benutzen Sie den Hinzuf gen Knopf um aus weiteren Sprachen auszuw hlen Schieben Sie die gew nschte Sprache mit den Nach oben und Nach unten Kn pfen an den An fang der Liste e Stellen Sie die Sprache direkt in BSCW ber Optionen Einstellungen ein wo Sie auch angeben k nnen ob Sie die automatische bernahme der Browser Sprache w nschen oder nicht Passen Sie die Sprache m glichst zu Beginn Ihrer Arbeit mit BSCW an Wenn Sie w hrend einer Sitzung die vom Browser verwendete Sprache umstellen kann diese nderung in BSCW m glicherweise nicht sichtbar werden In diesem Fall schlie en Sie bitte alle Browser Fenster starten den Browser erneut und er ffnen eine neue BSCW Sitzung Die ausgew hlte Sprache wird jetzt verwendet Wenn Sie Deutsch oder Englisch als Sprache d
217. en wird Ihre pers nliche Startseite immer als Inhaltsansicht angezeigt 4 2 4 Startseite benutzen Sie k nnen mit Optionen Einstellungen in Ihren BSCW Einstellungen unter Startseite festle gen dass Ihre pers nliche Startseite als erstes angezeigt wird nachdem Sie sich bei BSCW angemeldet haben Ferner k nnen Sie dort den Standardwert f r die Maximalzahl der sichtba ren Eintr ge in listenorientierten Widgets z B Ordner Ereignisse Nachrichten angeben Die Widgets Ihrer Startseite weisen in ihrer Titelzeile neben ihrem Titel drei Schaltfl chen auf E1 Ed EJ die das Widget minimieren bzw maximieren seine Einstellungen ndern oder 64 Weitere Funktionen das Widget l schen Listenartig organisierte Widgets mit mehr Eintr gen als die aktuell ein gestellte Maximalzahl von Eintr gen bieten am Fu des Widgets zwei Schaltfl chen weiter und zur ck zum Vorw rts und R ckw rtsbl ttern an Weitere Informationen zu einem Eintrag in einem Widget werden in vielen Widgets in der Form von Tooltips angezeigt wenn man die Maus auf dem Eintrag positioniert Durch Klic ken auf l sst sich der Tooltip in Ordner Widgets auch im Widget selbst anzeigen Viele Widgets bieten ihre Eintr ge als klickbare Verweise an Der Inhalt eines Eintrags z B ein BSCW Ordner oder eine RSS Nachricht werden beim Klicken in einem separaten Tab oder Fenster des Browsers angezeigt Jedesmal wenn Sie die Startseite aufrufen werden ihre I
218. en Die Launch Schaltfl che startet die Installation des BSCW Desktop Programms siehe auch 9 5 3 BSCW Desktop Programm auf S 228 Externe Editorprogramme W hlen Sie diejenigen Dokumenttypen aus f r die eine direkte Bearbeitung mit lokalen f r BSCW externen Editoren aktiviert werden soll Sie k nnen dann Dokumente des entsprechenden Typs direkt in BSCW editieren ohne die Dokumente herunter und nach der Bearbeitung wieder hochzuladen Durch Aufruf der Aktion ndern Bearbeiten wird der dem Dokumenttyp entsprechende lokale Editor z B MS Word direkt aus dem Web Browser heraus ge ffnet F r die direkte Bearbeitung ist die Installation eines Hilfsprogramms auf Ihrem Computer erforderlich Hinweise zur Installation und weitere Einzelheiten finden Sie in 5 1 4 Doku mente mit externen Editoren bearbeiten auf S 118 Darstellung Unterabteilung Grundeinstellungen Anzeige Thema W hlen Sie Schwarz Wei f r ein weniger farbenfrohes Interface oder BSCW Orange um zum Standard zur ckzukehren Maximale Anzahl von sichtbaren Eintr gen in Ordner bersichten Mit dieser Option k nnen Sie die maximale Anzahl von Eintr gen begrenzen die in einer Ordneransicht angezeigt wer den Wenn die Anzahl der Eintr ge in einem Ordner das von Ihnen festgelegte Maximum berschreitet wird die Ordneransicht in mehrere Seiten aufgeteilt und Sie k nnen mit ent sprechenden Schaltfl chen die an Kopf und Fu der Eintragsl
219. en jedoch nicht in Ihrem pers nlichen 32 Grundbegriffe und funktionen Arbeitsbereich Diese Kalender k nnen dann von den Mitgliedern des Arbeitsbereichs und anderen Benutzern benutzt werden Die Funktionen des Kalenders unterst tzen Sie sowohl bei der Planung und der Vorbereitung von Terminen als auch bei deren Dokumentation f r die eingeladenen Teilnehmer Selbstver st ndlich k nnen Sie auch Personen zu Terminen einladen die nicht zu Ihrem aktuellen Ar beitsbereich geh ren 3 2 15 Terminabstimmung Eine Terminabstimmung hilft dabei einen akzeptablen Termin f r ein gemeinsames Treffen zu finden Der Organisator erzeugt eine Terminabstimmung und gibt dabei die m glichen Termine und die vorgesehenen Teilnehmer an Teilnehmen k nnen nicht nur BSCW Benut zer sondern auch andere Personen Die Teilnehmer werden ber E Mail benachrichtigt und k nnen ber die vorgeschlagenen Termine abstimmen Der Organisator legt je nach Ausgang der Umfrage einen endg ltigen Termin fest ber den alle Teilnehmer informiert werden 3 2 16 Umfrage und Abstimmung Eine Umfrage besteht aus Fragen die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben Eine Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs zu dem sie geh rt oder an die ffentlichkeit Die Beantwortung der Fragen ist nur w hrend des Umfragezeit raums m glich Umfrageergebnisse k nnen w hrend und nach der Umfrage in grafischer Form angezeigt werden Die Ergebn
220. en z B an spezielle An forderungen zur Bearbeitung der aktuellen Aufgabe Ihren pers nlichen Arbeitsstil oder Ihre Kenntnisse im Umgang mit BSCW BSCW passt sich automatisch den M glichkeiten des von Ihnen benutzten Browsers an in Bezug auf den Einsatz von JavaScript und Stylesheets und auf die bevorzugte Benutzer sprache Sie selbst passen BSCW an indem Sie Ihre pers nlichen Einstellungen festlegen und Ihre Op tionen bez glich der Ordneransichten ausw hlen Au erdem k nnen Sie BSCW so kon figurieren dass zus tzliche Funktionen zum Hochladen von Dateien installiert und benutzt werden k nnen oder dass BSCW in einer bestimmten Sprache mit Ihnen kommuniziert Indem Sie JavaScript abschalten k nnen Sie z B BSCW ad hoc an eine Arbeitssitzung unter ung nstigen technischen Umst nden anpassen etwa wenn Sie reisen oder eine Modem verbindung mit niedriger Bandbreite benutzen Weitere Funktionen 65 4 3 1 JavaScript Stylesheets und Benutzersprache Die BSCW Benutzeroberfl che ab Version 4 benutzt insbesondere f r das Seitenlayout und die Erstellung von Popup Men s JavaScript und Stylesheets o Wenn JavaScript in Ihrem Browser aktiviert ist wird automatisch die mit JavaScript erweiterte Benutzeroberfl che dargestellt o Wenn Sie JavaScript deaktivieren z B aus Sicherheitsbedenken pr sentiert BSCW ihnen automatisch die Benutzeroberfl che ohne JavaScript Das Abschalten von Java Script empfiehlt sich auch wenn nicht ge
221. en Sie als n chstes gebeten ber die Termin vorschl ge abzustimmen was weiter unten erl utert wird Als Organisator k nnen Sie hier auch die Teilnehmerliste bearbeiten indem Sie auf Teilnehmer bearbeiten klic ken Nachdem die Terminabstimmung erzeugt worden ist werden alle Teilnehmer per E Mail ein geladen ber die vorgeschlagenen Termine abzustimmen In der Einladungsnachricht erhal ten Sie eine personalisierte URL die es ihnen erlaubt auf die Terminabstimmung zuzugrei fen auch wenn sie nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung ent h lt oder berhaupt keine registrierten Benutzer des BSCW Servers sind Sie als Organisator k nnen die meisten Details der Terminabstimmung ndern aber nicht die Termine und das Abstimmungsschema Ja Nein oder Ja Nein V ielleicht W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Terminabstimmung und ndern Sie Name Beschreibung Ende der Abstimmung Einzelheiten der Teilnahme und Benachrichtigung sowie die Teilnehmer Geben Sie wahlweise Kommentare an die den Benachrichtigungen der Teilnehmer beigef gt werden Klicken Sie auf OK damit die nderungen in Kraft treten Alle Teilnehmer werden ber die Anderungen benachrichtigt neue Teilnehmer werden eingeladen und Teil nehmer die Sie ausgeladen haben werden davon informiert Kalender Umfragen und Gemeinschaften 165 Wenn ein Teilnehmer neue Teilnehmer vorschl gt und dies von Ihnen best
222. en Web Browser bieten die n tige Funktionalit t zum bertragen von Dateien Falls Sie einen Browser benutzen der das nicht tut m ssen Sie eines der BSCW Hilfspro gramme zum Hochladen von Dateien benutzen siehe 9 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 227 Benutzen Sie die Zwischenablage um Objekte innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche zu verschie ben e W hlen Sie Bearbeiten Einf gen um zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekte in den aktuellen Ordner einzuf gen Von BSCW durch die Aktionen Konvertieren Ar chivieren oder Extrahieren erzeugte Objekte liegen im Anschluss an die Aktionen ebenfalls in der Zwischenablage und k nnen von dort aus im Zielordner abgelegt werden 1 4 5 Aktionen auf ausgew hlten Objekten Direkt oberhalb der Liste von Objekten in einer Ordner bersicht befindet sich die Mehrfach wahl Symbolleiste mit Symbolen f r Aktionen die auf mehrere ausgew hlte Objekte ange wandt werden k nnen Die Namen der Aktionen f r die die Symbole stehen werden als Tooltip angezeigt wenn Sie den Cursor ber ein Symbol bewegen 6 Erste Schritte Abbildung 5 Mehrfachwahl Symbolleiste Objekte werden ausgew hlt indem man ihre Auswahlk stchen check boxes anklickt WI und sind Schaltfl chen mit denen man alle Objekte in einem Ordner an oder abw hlen kann Sie k nnen die ausgew hlten Objekte z B e ber KR oder Bearbeiten Ausschneiden in Ihre Zwischenablage verschieben oder e
223. en auf den Verweis im Banner f hrt zum Wiki Wenn Sie das Wiki so ber BSCW ffnen sind Sie automatisch mit Ihrem Benutzer namen im Wiki angemeldet Unter http moinmo in finden Sie weitere Informationen ber MoinMoin Die Integration von MoinMoin muss vom BSCW Administrator durchgef hrt werden und zwar f r jeden Arbeitsbereich f r den ein MoinMoin Wiki verf gbar gemacht werden soll 5 6 Document Generator Mit dem Document Generator steht einer Arbeitsgruppe ein Werkzeug f r die komfortable Verwaltung von Dokumentensammlungen kurz DokSets zur Verf gung die st ndig ber arbeitet und in regelm igen Abst nden ver ffentlicht werden m ssen Basierend auf hier archisch strukturierten Vorlagen wird aus einer Dokumentensammlung die jeweils aktuelle Version der Dokumente in einem Evaluierungsprozess erzeugt Der Document Generator hilft dabei Redundanzen zu vermindern und erm glicht Konsistenz von Struktur und Layout Mit der Aktion Sendenan FTP Server k nnen anschlie end die erzeugten Dokumente per FTP auf einen anderen Server bertragen werden Insbesondere eignet sich der Document Gene rator f r die Verwaltung der HTML Dateien von Websites Der Document Generator ist eine optionale Komponente und muss f r Ihren BSCW Server aktiviert sein 5 6 1 Grundlagen Der Document Generator basiert auf folgenden Konzepten Dokumentensammlung DokSet Eine Dokumentensammlung kurz DokSet ist ein besonderer Ordner der die Opera
224. en bewegt etwa durch Ausschneiden Einf gen Entfernen und Zur cklegen Archivieren Extra hieren und Konvertieren bereits existierender Objekte Ereignisse innerhalb Es gibt Ver nderungsereignisse f r Objekte die in diesem Ord ner enthalten sind Dies bezieht sich auch auf Objekte die in irgendwelchen Unterord nern enthalten sind Dieses Symbol wird nur f r Ordner angezeigt Ereignisse dieses Typs werden nur als Ereignissymbol dargestellt und nicht durch die anderen Ereignis dienste bermittelt Grundbegriffe und funktionen 45 ar Gelesenes Objekt Auf das Objekt wurde ohne Ver nderung zugegriffen es wurde z B gelesen heruntergeladen oder kopiert Wenn ein Benutzer mehrere dieser Akti onen durchgef hrt hat zeigt BSCW f r diesen Benutzer nur das j ngste Ereignis an Soweit Ereignissymbole betroffen sind werden Leseereignisse in bergeordnete Ord ner propagiert und werden auch unter deren Ereignissymbolen aufgef hrt 3 4 3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen Ereignissymbole weisen auf aktuelle Ereignisse hin Es sind genau die Ereignisse aktuell die nach dem letzten Best tigen der Ereignisliste stattgefunden haben e Rufen Sie Information Ereignisse best tigen auf um anzuzeigen dass Sie die aktuel len Ereignisse des Objekts zur Kenntnis genommen haben Das bedeutet dass diese Ereignisse f r Sie nicht l nger aktuell sind BSCW wird Ihnen die Symbole daher nicht mehr anzeigen den anderen Mitglie
225. en des Benutzers ein der das aktuelle Dokument zuletzt ge ndert hat Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element lastmodby o location F gt den Pfad zum aktuellen Dokument als klickbare Verweise ein Statisch Ja Parameter Keine Beispiel element location o message F gt eine BSCW Systemmeldung ein Diese Meldungen werden in der vom aktuellen Benutzer eingestellten Sprache angezeigt Statisch Ja Parameter name erforderlich Der Name der Meldung die angezeigt werden soll Die verf gbaren Meldun gen sind in der Datei BSCW Verzeichnis messages de lg_msgconfig py auf Ihrem BSCW Server enthalten Fragen Sie Ihren BSCW Administrator nach der genauen Position dieser Datei in Ihrer BSCW Installation Beispiel element message name location Zeigt die Meldung mit den Namen location an Auf Deutsch ergibt das Ihre Position o search F gt den Eingabebereich f r die Volltextsuche im Websiteordner ein Die Er gebnisse der Suche ersetzen die Inhaltsliste bzw den Inhaltsbaum die mit contents bzw tree erzeugt werden Die Verwendung von search ist also nur sinnvoll wenn Dokument und Inhaltsmanagement 139 140 gleichzeitig auch contents oder tree verwendet werden weil sonst die Suchergebnisse nicht angezeigt werden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element search size F gt die Gr e eines Objekts ein Statisch Ja Parameter filename optional Standardm ig wird die Gr
226. en in BSCW wird in 3 3 2 Dokumente in BSCW hochladen auf S 36 be schrieben BSCW unterst tzt das Management von Dokumenten und ihren Inhalten o Text und HTML Dokumente k nnen direkt auf dem BSCW Server erzeugt und bear beitet werden MS Office und auch andere Dokumente k nnen unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls direkt auf dem BSCW Server bearbeitet werden o Dokumente k nnen zur Erinnerung wiedervorgelegt werden Dokumente k nnen ge sperrt oder eingefroren werden um sie vor unbeabsichtigtem Ersetzen oder Bearbei ten zu sch tzen o Dokumente k nnen unter Versionskontrolle gestellt werden um nderungen nachver folgen zu k nnen wenn ein Dokument von verschiedenen Autoren in einem gemein samen Arbeitsbereich bearbeitet wird o Dokumente k nnen als Vorlagen dienen die in spezifischen Vorlagenordnern gehalten werden und die von dort an andere Stellen kopiert werden k nnen Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief oder Formularvorlagen mit umfangreicher Formatierung oder komplizierten Berechnungsformeln o HTML Dokumente k nnen in einem Websiteordner gruppiert werden um dort als eine Art Miniatur Website verwaltet zu werden Websiteordner haben zwei besondere Seiten die Startseite und die Layoutseite letztere dient als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners o Der Document Generator ist ein Werkzeug f r die komfortable Verwaltung von Do kumentensammlungen die st ndig be
227. en meisten Widgets gibt es zus tzlich die Abteilung Einstellungen wo Sie ab h ngig vom Typ des Widgets die bei der Erzeugung des Widgets vorgenommenen Standardeinstellungen ndern k nnen Bei BSCW Widgets l sst sich unter Daten der Kontext einstellen d h dasjenige Ob jekt ausw hlen auf das das Widget fokussiert ist bei Ordner Widgets z B der Ordner dessen Inhalt angezeigt wird Benutzen Sie die Schaltfl che E um das Kontextobjekt auszuw hlen Unter Anzeige lassen sich je nach Typ des Widgets die Anzahl der ange zeigten Eintr ge festlegen und ein Filter oder ein Sortierkriterium ausw hlen Bei anderen Widgets k nnen Sie unter Daten z B bei RSS Nachrichten die URL der RSS Nachrichtenquelle oder bei einer Google Karte die gesuchte Adresse unter An frage ndern 4 2 3 Inhaltsansicht der Startseite Einen kompakten berblick ber die Widgets Ihrer Startseite erhalten Sie indem e Sie Ansicht Inhalt im oberen Men der Startseite ausw hlen Sie erhalten dann eine Anzeige der Widgets Ihrer pers nlichen Startseite wie in einer gew hnlichen Ordner bersicht e Sie k nnen hier mit ndern Eigenschaften Ihre Widgets ndern Ebenso lassen sich in der Inhaltsansicht Widgets neu hinzuf gen oder entfernen e Sie kehren zur normalen Ansicht Ihrer Startseite zur ck indem Sie im Ansicht Men die Option Inhalt abw hlen Hinweis Wenn Sie JavaScript in Ihren pers nlichen BSCW Einstellungen deaktiviert hab
228. en und eisen sys in ein Tag Feld eingeben werden damit alle Objekte gefunden die mindestens zwei Tags besitzen die mit eisen bzw sys beginnen z B Eisenbahn System oder Systole Eisenhut Anfrage bearbeiten Suche in BSCW EJ Suchen im Ordner CeBIT zl vom Typ Dokument H wobei Name Benutzer Q 5 und xi MIME Typ applicationwnd ms wor amp bitte ausw hlen x und 0c Sprache de Deutsch amp Der Indexdienst PyLucere wird benutzt Neuer Name Hinzuf gen Suchausdruck Q OK Letzte Anfrage Standardanfrage Letzte Ergebnisse 9 Abbrechen Abbildung 13 BSCW Suchformular Komplexere Anfragen k nnen durch Kombinieren einzelner Suchkriterien durch und oder und nicht und oder nicht gestellt werden Die Operatoren und und und nicht bin den st rker als oder und oder nicht d h eine Anfrage A und B oder C wird als A und B oder C interpretiert Wenn der Indexdienst PyLucene auf Ihrem BSCW Server eingesetzt wird werden nicht nur Dokumentinhalte f r eine schnellere Suche indexiert sondern auch Metadaten von Objekten wie Namen Beschreibungen und Tags In diesem Fall wird Ihre Eingabe in Suchfelder als W rter interpretiert die in den betreffenden Attributen von gesuchten Objekten enthalten sein m ssen Sie k nnen dabei Jokerzeichen benutzen und durch Verwendung von Anf hrungs zeichen Phra
229. enen Sie das einzige Mitglied und der einzige Eigent mer sind sozusagen private Kopien in Ihrer Zwischenablage Das Einf gen dieser privaten Kopien in einen Ordner bertr gt das Eigentum auf den Eigent mer dieses Ordners Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekts in Ihrer Zwischenablage erzeugen erzeugen Sie einen Eintrag der auf das Objekt verweist und der die Eigent merschaft von Ihrer Zwischen ablage erbt Sie werden den Eigent mern des Objekts hinzugef gt Verweisen ist nur f r Ma nager eines Objekts erlaubt f r unsere beiden Standardf lle w ren Sie im allgemeinen nur in der Lage einen Verweis auf das Dokument zu erzeugen wenn Sie Manager des Ordners w ren in dem sich das Dokument befindet Das Einf gen des Verweises in einen Ordner ent fernt Sie als Eigent mer und f gt den Eigent mer dieses Ordners den Eigent mern des Doku ments hinzu Beachten Sie dass sich mehrere Eigent mer eines Objekts den Plattenplatz den ein Objekt belegt teilen z B werden zwei Eigent mer eines 500 kB Dokuments nur mit je weils 250 kB Plattenplatz belastet F r eine tiefergehende und umfassende Diskussion siehe 4 6 5 Eigentum und Eigent mer rolle auf S 89 3 5 2 Papierkorb Der Papierkorb enth lt alle Objekte die Sie aus Ihren Ordnern mit Entfernen im Aktions men des Objekts oder mit amp in der Mehrfachwahl Symbolleiste f r eine Menge von vorher ausgew hlten Objekten entfernt haben Den Papierkorb finden Si
230. enkoffer bernehmen an um auch die Versionen eines versionierten BSCW Dokuments in Ihren lokalen Akten koffer zu bernehmen Die Versionen eines Dokuments DokName werden in einem Unterordner DokName versions des lokalen Aktenkoffers abgelegt Beachten Sie dass standardm ig nur bis zu drei neuere Versionen eines Dokuments bernommen wer den Wenn Sie mehr Versionen bernehmen wollen fragen Sie Ihren Systemadminis trator Wenn diese Option nicht aktiviert ist wird bei der Synchronisierung nur die aktuelle Version eines BSCW Dokuments unter Versionskontrolle in den lokalen Aktenkoffer bernommen e Kreuzen Sie die Option Dokumentnamen um bliche Dateinamenendungen erweitern an um Dokumentnamen um die blichen Dateinamenendungen zu erweitern wenn die Dokumente in den lokalen Aktenkoffer bernommen werden Ein BSCW Doku ment DokName vom MIME Typ Adobe PDF z B wird als DokName pdf in den lo kalen Aktenkoffer bernommen Sie m ssen den Ordner f r den lokalen Aktenkoffer nicht erzeugen er wird beim ersten Ab gleich automatisch angelegt Hinweis Mit der Aktion Optionen Einstellungen k nnen Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer Ordners auf Ihrem lokalen Computer wie oben beschrieben nachtr glich ndern In diesem Fall wird der alte Aktenkoffer beim n chsten Abgleich nicht mehr ber cksichtigt und dort ge nderte Dokumente werden nicht zum BSCW Server bertragen F hren Sie daher eine nderung des Pfades zum Aktenkof
231. entiert werden k nnen Eine m gliche Aktion ist die Erwiderung auf eine Notiz o als Antwort auf eine Frage o als Gegenargument zu einem Argument o als zus tzliche Information zu einer Teilinformation Der Autor einer Antwort erg nzt und verfeinert ein Netz von Notizen innerhalb eines Diskus sionsforums oder sogar ber deren Grenzen hinaus Dieses Netz aufeinander bezogener Noti zen bleibt auch intakt wenn eine Notiz in eine andere Diskussion in die Zwischenablage oder sogar in den Papierkorb verschoben wird Ein Diskussionsforum kann einzelne unverbundene Notizen enthalten ebenso mehrere selb st ndige Diskussionsstr nge mit Notizen die sich auf Notizen beziehen die sich auf Notizen beziehen usw hnlich wie eine Ordnerseite zeigt die Diskussionsseite jede Notiz im Diskussionsforum als Eintragszeile an Notizeintr ge die zu einem Diskussionsstrang geh ren k nnen gruppiert werden e W hlen Sie Ansicht Sortieren nach Antworten in der oberen Men leiste Durch Notizen k nnen Inhalte verschiedenster Art zu einem Diskussionsforum beigesteuert werden Sie k nnen Ihren Beitrag durch einen Typ charakterisieren der bei der Darstellung durch ein entsprechendes Symbol repr sentiert wird Der ffentliche BSCW Server bietet fol gende Typen an die m glicherweise auf anderen Servern variieren gt neutrale Notiz Pro Zustimmung Kontra Ablehnung rger starke Ablehnung p Wichtig bedeutungsvol
232. enutzer A zu einem Ordner in der Rolle xyz eingeladen wird Dann wird n mlich im pers nlichen Arbeitsbereich home folder des Benutzers A ein Eintrag erzeugt der auf den Ordner verweist und die Rolle xyz f r den Benutzer A setzt Die Eigent mer des Ordners bleiben unver ndert es kommt nur Benutzer A in der Rolle xyz hinzu Wenn Sie ber die n tigen Zugriffsrechte verf gen standardm ig die Rechte eines Mana gers k nnen Sie die Eigenschaft von Eintr gen Rollen zu bertragen oder Rollen zu setzen ndern Der Aufruf der Aktion Zugang Rolle zuweisen zeigt ein Formular in dem Sie ent weder nur spezifische Rollenzuweisungen f r die Mitglieder des Objekts machen k nnen in diesem Fall hat das Objekt nur einen Eintrag bei dem es sich um einen rollen bertragenden handeln muss oder auch noch f r die einzelnen Eintr ge bestimmen k nnen dass entweder die Rollen von bergeordneten Ordnern bertragen werden oder eine bestimmte Rolle f r die Mitglieder eines bergeordneten Ordners gesetzt wird Abh ngig von Ihrer Wahl werden die Eintr ge entweder rollen bertragend oder rollensetzend Dabei muss mindestens ein rollen bertragender Eintrag pro Objekt brig bleiben der die Eigent merrolle von einem berge ordneten Ordner bertr gt da die Eigent merrolle nicht vom Benutzer gesetzt werden kann Die spezifischen Rollenzuweisungen f r die aufgef hrten Benutzer berschreiben die Rollen zuweisunge
233. eordners bietet au erdem noch eine Aktion an mit der Sie die Verweise auf andere BSCW Dokumente in den Seiten Ihres Websiteordners von der norma len HTML Notation in BSCW Notation berf hren lassen k nnen e W hlen Sie dazu ndern Verweise zwischen Dokumenten Im Gegensatz zu gew hnlichen HTML Verweisen zeichnen sich BSCW Verweise dadurch aus dass sie unabh ngig vom Speicherort des Zieldokuments sind Dadurch k nnen Sie Ver weise setzen und anschlie end die Dokumente auf die verwiesen wird in Ihren Arbeitsberei chen verschieben ohne defekte Verweise bef rchten zu m ssen Hinweis Wenn Sie das Editor Men BSCW Verweis einf gen f r Verweise auf BSCW Dokumente verwenden werden diese Verweise in BSCW Notation erzeugt Die Aktion Ver weise zwischen Dokumenten ist haupts chlich daf r gedacht Verweise in Websiteordnern die mit fr heren BSCW Versionen erzeugt wurden s mtlich in BSCW Notation zu berf hren 5 5 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten Sie k nnen neue Seiten f r Ihren Websiteordner hochladen oder Seiten mit Neu Seite er zeugen Wenn Sie neue Seiten erzeugen wird dazu als Vorlage die Seite Empty aus dem Vorlagenordner Page Templates genommen falls Sie diesen Vorlagenordner bei der Erzeu gung des Websiteordners angelegt haben Sie K nnen auch nachtr glich einen Vorlagenordner erzeugen und dort eine HTML Seite mit dem Namen Empty anlegen die als Vorlage f r neue Seiten I
234. er des Zielarbeitsbereichs als Teilnehmer eingetragen Sie m ssen das explizit tun Hinweis W hrend standardm ig jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs neue Umfragen und Abstimmungen erzeugen kann d rfen nur der Erzeuger einer Umfrage oder Abstimmung und der Manager des Arbeitsbereichs der die Umfrage oder Abstimmung enth lt diese ndern 7 3 4 Umfragen und Abstimmungen auf einer Zeitachse anzeigen Sie k nnen sich die Abstimmungszeitr ume von Umfragen oder Abstimmungen auch als Balkendiagramm anzeigen lassen Dabei werden die Abstimmungszeitr ume aller Umfragen oder Abstimmungen die in einem Ordner und seinen Unterordnern enthalten sind auf einer Zeitachse dargestellt Die Zeitachsendarstellung erfolgt in einem separaten Browser Fenster e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men eines Ordners um eine Zeitachsen darstellung aller Umfragen oder Abstimmungen die in dem Ordner enthalten sind zu erzeugen e Weitere Einzelheiten finden sich in 8 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 216 7 3 5 Umfragen beantworten und abstimmen Wenn Sie eine neue Umfrage erzeugt haben k nnen Sie den Beginn der Umfrage ank ndi gen z B in einer Webseite oder per E Mail Dies ist besonders dann sinnvoll wenn es sich um eine ffentliche Umfrage handelt In diesem Fall sollten Sie den ffentlichen Verweis auf die Umfrage ver ffentlichen d h http Ihr BSCW Server pub bscw cgi Umfrage Id F r authe
235. er Abteilung Darstellung oder ber Anzeigen Startseite im oberen Men 4 2 1 Startseite erzeugen Zun chst ist Ihre pers nliche Startseite leer Sie legen in Ihrer Startseite Fenster zu Arbeitsbe reichen Ereignissen Terminen Kontaktdaten usw in Form von sog Widgets an e W hlen Sie Datei Neu Widget um ein neues Widget zu erzeugen e Indem Aktionsformular Neues Widget w hlen Sie den Typ des neuen Widgets in der angezeigten Symbolleiste aus Wenn Sie mit der Maus ber ein Symbol fahren wird der genaue Charakter des Widgets als Tooltip angezeigt Beispiele f r Widget Symbo le sind V BSCW Inhalte wie Ordner Ereignisse Termine Aufgaben Lesezeichen Kon takte 62 Weitere Funktionen externe RSS Feeds a externe Anwendungen wie die Wettervorhersage oder Verkehrsnachrichten bd Netvibes Widgets Geben Sie wahlweise einen Namen f r das neue Widget an Ansonsten wird der Wid get Typ als Name genommen Ebenso k nnen Sie Tags f r das neue Widget angeben Die so erzeugten BSCW Widgets fokussieren alle auf Ihre pers nlichen Bereiche in BSCW Widgets vom Typ Navigator Ordner Inhalt zeigen Ihren pers nlichen Ar beitsbereich home folder Widgets vom Typ Termine Aufgaben Lesezeichen und Adressbuch zeigen Ihren pers nlichen Kalender Ihre pers nliche Aufgabenliste Ihr pers nliches Lesezeichenverzeichnis bzw Ihr pers nliches Adressbuch Ein Widget vom Typ Ereignisse f hrt aktuelle Sie betreffende
236. er Benutzeroberfl che w hlen ist die Online Hilfe ebenfalls in Deutsch oder Englisch Alle anderen Sprachen jedoch haben z Zt keine eigene Online Hilfe und benutzen stattdessen die englische Version 2 4 Pers nliches Profil einstellen In BSCW haben Sie ein pers nliches Profil das n tzliche Informationen ber Sie selbst ent h lt wie vollst ndigen Namen Organisation Anschrift Telefonnummern Foto Verweise auf zus tzliche Informationen im Web z B auf eine pers nliche Homepage und die Website Ihrer Organisation Ihren ffentlichen Schl ssel f r Verschl sselung und digitale Signatur von Do kumenten sowie technische Details Ihrer Kommunikationsinfrastruktur die es anderen Benut zern erleichtert mit Ihnen in Kontakt zu treten Um Informationen in Ihre pers nliche Info Seite einzutragen oder zu ndern e w hlen Sie Optionen Profil ndern Um das Erscheinungsbild Ihrer pers nlichen Info Seite zu berpr fen e w hlen Sie Optionen Profil Zeigen Das Formular Pers nliches Profil ndern wo Sie Informationen f r Ihr pers nliches Profil eintragen oder ndern besteht aus verschiedenen Abteilungen die jeweils eine Gruppe von Informationen f r Ihr pers nliches Profil enthalten o Pers nliche Daten o Kommunikation o Weitere Informationen o Bild o ffentlicher Schl ssel Erste Schritte 17 Pers nliche Daten Ihre pers nlichen Daten umfassen vollst ndigen Namen Organisation Telefonnummern Foto
237. er genau eine ausw hlen kann o Mehrere Antworten Auswahlm glichkeit aus mehreren vorgegebenen Antwor ten aus denen der Umfrageteilnehmer eine oder mehrere Antworten ausw hlen kann o Ja Nein Auswahlm glichkeit aus Ja oder Nein o Ja Nein Unsicher Auswahlm glichkeit aus Ja Nein oder Unsicher o Bewertung Auswahlm glichkeit aus vorgegebenen Bewertungen von einer An zahl vorgegebener Gegenst nde Themen oder Sachverhalte mit einer variablen Anzahl von m glichen Bewertungen o Text Freitext Antwortt Kalender Umfragen und Gemeinschaften o Terminauswahl Auswahl eines Termins aus bis zu acht Vorschl gen Es k nnen mehrere Termine ausgew hlt werden Bei Einfach und Mehrfachantworten geben Sie die Antwortm glichkeiten vor bei Bewertungen geben Sie die Gegenst nde der Bewertung vor In den Feldern Antwor ten oder Gegenst nde der Bewertung werden pro Zeile eine vorgegebene Antwort oder ein Gegenstand angegeben Die mit Antwort erforderlich gekennzeichneten Fragen m ssen von Umfrageteilnehmern beantwortet werden Sie k nnen f r einige Fragetypen auch zus tzliche Felder Andere und Kommentar zulassen so dass Teilneh mer auch eine andere als die vorgegebenen Antworten geben und ihre Antwort noch weiter kommentieren k nnen Bei Bewertungen geben Sie die Spanne der Bewertun gen und ihre Bezeichnungen an Fahren Sie fort neue Fragen einzugeben bis Ihr Fra
238. er zur ckzuschreiben zu verschieben usw Als die wohl interessantesten Anwendungen die WebDAV unterst tzen sind Microsofts Internet Explorer Windows Explorer und das Office Paket zu nennen auf die wir uns in der folgenden Beschreibung beschr nken wollen siehe www webdav org f r andere Anwendun gen die ebenfalls WebDAV unterst tzen Wenn Sie von diesen Anwendungen her ber WebDAV auf Ihrem BSCW Server zugreifen haben Sie die folgenden Vorteile o Ihre BSCW Arbeitsbereiche stellen sich als Webordner des Internet Explorer oder des Windows Explorer dar Sie k nnen wie vom Windows Explorer gewohnt in den Ar beitsbereichen navigieren o Sie k nnen die Ihnen bekannten Aktionen auf den dargestellten Objekten ber die rechte Maustaste oder auch per drag amp drop durchf hren z B Kopieren einf gen l schen o Sie k nnen Microsoft Office Dokumente direkt aus einem Webordner heraus ffnen wobei die entsprechende Office Anwendung automatisch startet Nach Bearbeitung des Dokuments k nnen Sie ber Speichern bzw Speichern unter das bearbeitete Dokument direkt auf Ihren BSCW Server zur ckschreiben Es ist kein Zwischenspei chern und Hochladen mehr erforderlich Import Export 239 Um sich unter Windows mit einem BSCW Server mittels WebDAV zu verbinden gehen Sie folgenderma en vor e ffnen Sie die Netzwerkumgebung entweder per Doppelklick auf das entsprechende Symbol auf Ihrem Desktop oder aus dem W
239. erden e In einem DokSet oder einem Unterordner w hlen Sie Datei Instanzen ndern im obe ren Men und geben anschlie end den Namen und den Wert der Instanz an Weitere Instanzen geben Sie nach Weitere Attribute ein e Innerhalb einer Vorlage werden Instanzen durch die folgende Notation definiert Dokument und Inhaltsmanagement 143 lt entity name Name_der_Instanz gt Wert der Instanz lt entity gt Der Name einer Instanz darf nicht leer sein Bei Eingabe eines leeren Instanznamen wird keine neue Instanz angelegt Wenn Sie bei der Aktion Datei Instanzen ndern den Namen einer existierenden Instanz l schen wird die ganze Instanz gel scht Instanzen werden mit der Notation amp Name_der_Instanz referenziert Die Referenzen k nnen in einer Vorlage oder in einem Wert einer anderen In stanz genutzt werden G ltigkeitsbereich der Instanzdefinitionen Instanzen die in einem Ordner eines DokSets definiert sind k nnen innerhalb des Ordners in allen Vorlagen Instanzen und Unterordnern referenziert werden Der G ltigkeitsbereich einer Instanzdefinition folgt der Ordnerhierarchie Eine bestehende Instanzdefinition kann in einem Unterordner oder in einer Vorlage berschrieben werden 5 6 4 Vorlagen Eine Vorlage ist ein BSCW Dokument vom MIME Typ Document Template text x bscw template Vorlagen sollte mit einem normalen Texteditor z B Windows Notepad oder einem HTML Editor erzeugt werden Nicht geeignet
240. ern Eigenschaften um den Termin zu ndern Das Aktionsformular hat dieselben Abteilungen wie das Formular zur Erstellung von Terminen e Wenn dem Termin Teilnehmer zugeordnet sind und der Termin nicht schon abgelau fen ist wird BSCW Ihnen anbieten die anderen Teilnehmer per E Mail ber Anderun gen zu benachrichtigen oder sie erneut zu fragen ob sie teilnehmen wollen Wenn Sie Tag und oder Zeit eines Termins ndern sollten Sie wenn Teilnehmer vorhanden sind den Status auf unbestimmt setzen da erneut gekl rt werden muss wer an dem Termin teilnimmt Wenn Sie Eigenschaften eines Termins ndern der zu einer ganzen Serie von Wiederholun gen eines Termins geh rt betreffen die Anderungen nur den individuellen Termin die ande ren Termine der Serie bleiben unver ndert Wenn Sie die Eigenschaften einer ganzen Serie von Terminen ndern wollen einschlie lich der Wiederholungsregeln gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie ndern Eigenschaften Serie im Aktionsmen eines beliebigen Termins der Serie Kalender Umfragen und Gemeinschaften 159 e ndern Sie beliebige Eigenschaften und best tigen Sie mit OK Beachten Sie dass Ihre nderungen alle Termine der Serie betreffen au er den Terminen bei denen eine Eigenschaft individuell ver ndert wurde Des weiteren betreffen nderungen des Da tums nur den ersten Termin der Serie nderungen der Zeit alle Termine der Serie mit Ausnahme der Termine die ber Regeln vom
241. ernehmen 120 von Dokumenten 120 Sprache der Benutzeroberfl che 66 einstellen 17 Starten der Arbeitssitzung 14 Startseite pers nliche 62 ndern 63 benutzen 64 erzeugen 62 Inhaltsansicht 64 Startseite Websiteordner 130 Startseite f r Arbeitsbereiche 65 statische Kopie 141 Status von Laufmappen 222 Stildefinition Websiteordner 130 Stornieren Aufgabe 208 Stylesheets 66 Suchanfrage 102 Suche im Web 106 in BSCW 103 in den Tags 105 nach Benutzern 106 nach BSCW Dokumenten 105 nach BSCW Objekten 103 Suchordner 31 102 Synchronisierung mit lokalem Rechner 234 237 Systemanforderungen Aktenkoffer 234 Ereigniskarte 49 Ereignismonitor 152 T t glicher Arbeitsbereichsbericht 45 46 Tags 58 Tag Suche 105 245 Tar Archiv 28 225 Termin 160 abgleichen mit Outlook 238 ndern 161 entfernen 162 l schen 162 zusagen und absagen 164 Terminabstimmung 33 166 abstimmen 168 andere vorschlagen 169 ndern 166 endg ltiger Termin 170 erzeugen 166 Terminserie 160 Textdokument bearbeiten 116 erzeugen auf BSCW Server 116 Textelement Websiteordner 141 U bernahme zur ckziehen Aufgabe 208 berpr fen von URLs 30 Umfrage 33 171 ndern 174 beantworten 175 Ergebnisse exportieren 177 erzeugen 171 neu starten 176 Unteraufgabe 211 ndern 216 erzeugen 214 Sequenz von 215 zu Workflows verbinden 213 Untergruppe 81 Unterordner anzeigen 70 URL hochladen 30 berpr fen 30 URL Objekt 30 V vCard F
242. erwendetem Brow ser abh ngig Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers Wenn Sie diese Anpassung Ihres Browsers unterlassen wird er Sie bei jeder Datei die er nicht darstellen Kann nach der gew nschten Aktion fragen Wenn Sie einen neueren Browser benutzen wird er Ihnen dabei anbieten zwischen dem MIME Typ der Datei und dem daf r von Ihnen gew hlten Programm eine feste Beziehung herzustellen auf die er zur ckgreift wenn wieder eine Datei mit diesem MIME Typ bermittelt wird 2 6 Passwort verwalten Ihr Passwort k nnen Sie jederzeit nach Belieben ndern e W hlen Sie Optionen Passwort ndern e F llen Sie das Formular Passwort ndern aus und klicken Sie OK Nun werden Sie aufgefordert sich erneut zu authentisieren Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben k nnen Sie nicht mehr auf Ihre BSCW Arbeitsberei che zugreifen und daher nat rlich auch Ihr Passwort nicht wie oben beschrieben ndern 20 Erste Schritte F r genau diesen Notfall bietet BSCW das folgende Vorgehen an e ffnen Sie die Eingangsseite Ihres BSCW Servers auf dem ffentlichem BSCW Server von FIT ist dies http public bscw de pub und klicken Sie auf reregister um sich erneut anzumelden e Geben Sie eine E Mail Adresse an die BSCW bereits mit Ihrem Namen verkn pft hat z B Ihre prim re E Mail Adresse und schicken Sie das Formular ab e BSCW schickt an diese Adresse eine Nachricht mit der URL eines Formulars in dem
243. es Ordners angeboten wird bietet Ihnen vier Einstellungen an e Die Einstellung die von einem bergeordneten Ordner bernommen wird oder die BSCW Voreinstellung wenn kein bergeordneter Ordner keine von der Vor einstellung abweichende Einstellung hat Die BSCW Voreinstellung ist normaler weise Keine automatische Versionierung aber kann nat rlich bei Ihrem BSCW Server davon abweichen im Zweifel fragen Sie Ihren BSCW Administrator Die brigen M glichkeiten sind explizite Einstellungen f r den aktuellen Ordner e Automatische Versionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen e Automatische Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen die Erzeugung einer Version die das angegebene Maximum berschreitet f hrt dazu dass die lteste Version gel scht wird e Keine automatische Versionskontrolle Versionskontrolle muss explizit f r einzel ne Dokumente festgelegt werden e Die aktuelle Einstellung wird durch Vorauswahl angezeigt Treffen Sie Ihre Wahl und best tigen Sie mit OK Automatische Versionskontrolle wird auf alle Unterordner eines Ordners vererbt es sei denn dass ein Unterordner eine eigene Einstellung zur automatischen Versionierung hat Sie K n nen also ganze Teilb ume Ihrer Ordnerhierarchie unter Versionskontrolle stellen wobei Sie bestimmte Unterordner davon ausnehmen k nnen indem Sie f r diese explizit Keine auto matische Versionierung festlegen Sie k nnen m
244. es Passwort eingeben k nnen wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und nicht mehr auf Ihre BSCW Arbeitsbereiche zugreifen k nnen Im Interesse der Sicherheit Ihres eigenen Rechners sollten Sie f r BSCW nicht dasselbe Pass wort w hlen wie f r Ihren lokalen Rechner Wichtig BSCW unterscheidet sowohl beim Benutzernamen als auch beim Passwort zwischen gro en und kleinen Buchstaben Es ist allerdings nicht m glich verschiedene Benutzernamen zu registrieren die sich nur durch Gro Kleinschreibung unterscheiden 2 2 Bei BSCW anmelden Als registrierter Benutzer melden Sie sich zu Beginn jeder Arbeitssitzung an 2 2 1 Arbeitssitzung starten Sie starten eine Arbeitssitzung bei einem BSCW Server bei dem Sie als Benutzer registriert sind indem Sie e die URL http Ihr BSCW Server bscw bscew cgi ffnen und damit Ihren pers nlichen Arbeitsbereich home folder aufrufen oder e auf ein Objekt in einem Ihrer Ordner oder Arbeitsbereiche direkt ber seine URL zu greifen z B ber ein Lesezeichen bookmark Zur Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein Statt mit Ihrem Benut zernamen k nnen Sie sich auch mit Ihrer E Mail Adresse anmelden Ihr BSCW Server kann m glicherweise auch andere Wege der Anmeldung anbieten siehe 4 1 2 Andere Methoden der Authentisierung auf S 61 Nach der berpr fung der bermittelten Daten erm glicht Ihnen BSCW den Zugriff auf Ihren pers nlichen Arbeitsberei
245. es sich bei der Dauer um Workflow Management 195 die mindestens erforderliche Zeit zur Erledigung der Aufgabe handelt Eine fr here Fertigstellung der Aufgabe als es die Dauer nahelegt ist nat rlich m glich Wenn der voraussichtliche Fertigstellungstermin einer Aufgabe berschritten wird gilt ihr Fortschritt als kritisch Der F lligkeitstermin gibt an wann die Aufgabe nach den Erfordernissen und dem Zeitplan des Projekts erledigt sein sollte Wenn der F lligkeitstermin einer Aufgabe berschritten wird gilt ihr Fortschritt als berf llig Alle Angaben zur Aufgabe au er dem Namen sind optional Wenn allerdings hier Dauer und F lligkeit nicht angegeben werden kann keine automatische Berechnung und Aggregation des Fortschritts von Aufgabe und bergeordneten Phasen und Pro jekten erfolgen Verantwortliche Auftraggeber und Auftragnehmer ausw hlen In dieser Abteilung gibt es zwei entsprechende Unterabteilungen wo Sie Auftraggeber und Auftragnehmer angeben die f r berwachung und Durchf hrung der Aufgabe verantwortlich sind 196 Als Auftragnehmer werden Benutzer ausgew hlt die die Aufgabe ausf hren sollen Beim Start einer Aufgabe mit mehreren Auftragnehmern bleiben alle verantwortlich Jeder der ausgew hlten Auftragnehmer darf die Aufgabe dann bearbeiten und erledi gen Sie k nnen die Auswahl der Auftragnehmer auch zur ckstellen und die Aufgabe nach tr glich ber die Aktion Aufgabe Zuweisen im Aktion
246. ese Aktion werden auch Mitgliederlisten und das Adressbuch als hnlich betrachtet Wenn Sie die Ansichtseinstellungen des aktuellen Ordners ge ndert haben k nnen Sie zu den Einstellungen zur ckkehren die auf diesen Ordner mit F r alle hnlichen bernehmen ber tragen wurden indem Sie e Ansicht Zur cksetzen w hlen Wenn die Speichern Option deaktiviert ist werden Ansichtseinstellungen f r alle Ordner und Container Objekte gleichen oder hnlichen Typs in gleicher Weise festgelegt Sie k nnen be stimmte Ordner oder Container Objekte davon ausnehmen indem Sie e Ansicht Individuell f r solche Objekte ankreuzen F r individualisierte Ordner oder Container Objekte k nnen Sie die Ansichtseinstellungen abweichend von den anderen Ordnern oder Container Objekten gleichen oder hnlichen Typs festlegen Die An sichtseinstellungen individueller Ordner oder Container Objekte k nnen nicht durch Einstellungen anderer Ordner oder Container Objekte berschrieben werden Wenn die Individuell Option eines Ordners oder Container Objekts deaktiviert wird werden die Ansichtseinstellungen auf die Einstellungen der nicht individualisierten Ordner oder Con tainer Objekte desselben Typs zur ckgesetzt Wenn Sie die Ansichtseinstellungen eines individuellen Ordners auf andere Ordner und Con tainer Objekte hnlichen Typs bertragen wollen e w hlen Sie Ansicht F r alle hnlichen bernehmen Andere individuelle Ordner sind von dieser Ak
247. etragen haben und mit den Monaten in denen Eintr ge entstanden sind Tags Autoren und Monate werden im Verh ltnis zu ihrer relativen H ufigkeit aufgef hrt z B werden die Autoren mit den meisten Eintr gen in gro er Schrift dargestellt w hrend die Autoren von nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt werden Zus tzlich k nnen Blogs auch als RSS Feeds angezeigt werden worin wahlweise auch die Kommentare zu Eintr gen enthalten sind Man kann einen solchen Blog Feed abonnieren um ber die neuesten Blog Eintr ge im Bilde zu sein Die Anzeige von RSS Feeds erfordert einen neueren Web Browser z B Internet Explorer 7 0 Firefox 2 0 oder Safari 2 0 Weitere Funktionen 99 Sie k nnen Blogs auf Ihrem BSCW Server nur verwenden wenn die entsprechende Funktio nalit t von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet worden ist 4 8 1 Blogs erzeugen und ndern Um ein Blog im aktuellen Ordner zu erzeugen verfahren Sie wie folgt 100 W hlen Sie Datei Neu Blog im oberen Men Das Formular Neues Blog hat vier Abteilungen In der Abteilung Allgemeines tragen Sie Namen und wahlweise Tags und eine Be schreibung des neuen Blog ein In der Abteilung Zugriff geben Sie an wer Blog Eintr ge lesen und schreiben darf indem Sie die entsprechende Optionsschaltfl che anklicken Hinweis Wenn Sie den registrierten Benutzern Ihres BSCW Servers oder jedermann den Zugang zu dem neuen Blog erlauben sollten Sie nic
248. eue Aufgabe erzeugen werden deshalb auch die Daten bereits existierender Auf gaben zur Auswahl als Ein oder Ausgabedaten angeboten F r weitere Einzelheiten und Bei spiele siehe 8 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows auf S 209 e Geben Sie in der Unterabteilung Eingabedaten die Eingabedatenfelder an Unter Neue Eingabedaten w hlen Sie einen Datentyp aus und klicken auf Hinzuf gen Es er scheint eine Zeile mit Feldern f r Name und Wert des Datenfelds Tragen Sie den Na men ein und kreuzen Sie an ob das Datenfeld erforderlich ist d h ob die Aufgabe erst gestartet werden kann wenn der Wert f r das Datenfeld vorliegt Sie k nnen den Wert des Datenfelds jetzt oder sp ter eintragen etwa ber die Aktion ndern Eingabe oder direkt in der Aufgabenansicht e Fahren Sie mit der Angabe weiterer Eingabedatenfelder durch Klicken auf Hinzu f gen fort bis Sie alle ben tigten Datenfelder eingetragen haben Durch Klicken auf k nnen Sie bereits eingegebene Datenfelder auch wieder l schen Benutzen Sie die Pfeile und um die Reihenfolge der Datenfelder umzustellen wie sie in der Aufgabenansicht erscheinen Sie k nnen die Reihenfolge der Datenfelder auch ndern indem Sie ein Datenfeld an einem der Pfeile mit gedr ckter Maus an eine neue Positi on ziehen um dann ber oder unter einem anderen Datenfeld zu erscheinen e Wenn es bereits Nachbaraufgaben gibt haben Sie zwei zus tzliche M glichkeiten Eingabedaten zu
249. euern Naturgem stehen Ihnen in der Tagesansicht mehr Optionen zur Verf gung als z B in der Jahres oder Monatsansicht Wenn Sie in der Tages Wochen oder Monatsansicht die Option Auswahlbox aktivieren steht Ihnen f r Aktionen auf Terminen auch die Mehrfachwahl Symbolleiste zur Verf gung mit dem Sie gleichzeitig f r mehrere Termine deren Auswahlk stchen Sie ange kreuzt haben Aktionen durchf hren k nnen ber Ansicht Filter k nnen Sie sich nur Termine mit einem bestimmten Status oder einer be stimmten Kategorie anzeigen lassen indem Sie die entsprechende Filteroption aktivieren haben Sie z B Eingeladen aktiviert werden nur solche Termine angezeigt zu denen Sie ein geladen sind Probieren Sie die verschiedenen Optionen von Ansicht Farbschema aus um die Kalenderfar ben herauszufinden die Ihnen am besten gefallen Sie k nnen verschiedene Ansichtsoptionen auf einmal aktivieren bzw deaktivieren indem Sie Ansicht Anpassen ausw hlen G ltigkeitsbereich von Ansichtseinstellungen Wie bei Ordnern k nnen Sie sich aussuchen ob die Ansichtseinstellungen f r jeden einzelnen Kalender individuell gesetzt und gespeichert werden sollen oder ob die Ansichtseinstellungen f r einen Kalender auch f r alle anderen Kalender pers nlicher und Gruppenkalender gelten sollen Diese Option legen Sie in Ihren pers nlichen Einstellungen fest e W hlen Sie Optionen Einstellungen in der oberen Men leiste gehen Sie zum Abschnitt
250. euzen Wenn ein Ereignisdienst nicht in der Liste auftaucht pr fen Sie ob Sie den Dienst in der Unterabteilung Aktive Ereignisdienste aktiviert haben Synchronisierung Die Einstellungen in dieser Abteilung betreffen die Synchronisierung von BSCW Dokumen ten mit den entsprechenden Dokumenten auf Ihrem lokalen Computer mithilfe des Aktenkof fers einem pers nlichen Objekt wie der Papierkorb oder die Zwischenablage siehe auch 9 7 Aktenkoffer auf S 232 Lokaler Ordner f r Aktenkoffer Geben Sie den ge nderten Ort f r den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers ein Hinweis Wenn Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer Ordners auf Ihrem lokalen Computer nachtr glich ndern wird der alte Aktenkoffer beim n chsten Abgleich nicht mehr ber ck sichtigt und dort ge nderte Dokumente werden nicht zum BSCW Server bertragen F hren Sie daher eine nderung des Pfades zum Aktenkoffer nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und l schen Sie anschlie end den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer Beim n chsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt Versionen eines Dokuments in lokalen Aktenkoffer bernehmen Kreuzen Sie diese Option an um auch die Versionen eines versionierten BSCW Dokuments in Ihren lokalen Aktenkoffer zu bernehmen Wenn diese Option nicht aktiviert ist wird bei der Synchronisierung immer nur die letzte Version eines versionierten BSCW Dok
251. ew bscw cg d18147 ein doc Der fettgedruckte Teil dieser Adresse muss f r den anonymen Zugang wie unten gezeigt er setzt werden http Ihr BSCW Server pub bscw cgi d18147 ein doc Das Austauschen von bscw durch pub hat den Effekt dass die Anmelde Prozedur die normalerweise bei jedem Zugriff auf den Server erfolgt umgangen wird Die Zugriffskontrol le wird dadurch trotzdem nicht abgeschaltet BSCW gibt eine Fehlermeldung wenn der f fentliche Zugang auf das angeforderte Objekt nicht gestattet ist 4 6 7 ffentliche Portalseiten f r anonymen Zugang Beachten Sie bitte dass ffentliche Portalseiten nur funktionieren wenn sie zuvor durch den BSCW Administrator erlaubt worden sind Dazu muss der Administrator INDEX PAGE EXT index html in die BSCW Konfigurationsdatei eintragen BSCW Ordner mit ffentlichem Zugang k nnen mit einer zus tzlichen Portalseite f r den anonymen Zugang versehen werden Diese Datei muss index html genannt werden siehe auch Bevorzugte Sprache ber cksichtigen weiter unten Der Mechanismus von index html wirkt hnlich wie die Pr senz einer Seite mit dem Namen index html in einem Website Verzeichnis w hrend die Mitglieder des Ordners mit der normalen Benutzerschnittstelle in dem Ordner arbeiten k nnen wird dem anonymen Benut zer eine andere Seite pr sentiert n mlich die Portalseite index html Auf diese Weise blei ben der Ordner selbst und sein Inh
252. f r BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereiche in BSCW einen berblick ber j ngste BSCW Ereignisse und anstehende Termine Ihres BSCW Kalenders anzeigen Sie k nnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden z B Nachrichten Wettervorhersage Karten Pa ad Die bersicht ber Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt alle Arbeitsbereiche mit Gemeinschaften wo Sie Mitglied sind Gemeinschaften sind dazu gedacht gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benutzer mit hnlichen Interessen A Die Zwischenablage dient als Zwischenspeicher beim Ausschneiden und Kopieren Der Papierkorb verhindert den unbeabsichtigten Verlust von Objekten In BSCW k nnen Objekte nur aus dem Papierkorb des Eigent mers unwiderruflich zerst rt werden Das Adressbuch wird im wesentlichen dazu benutzt um neue Mitglieder in einen Arbeitsbereich einzuladen und ihnen gegebenenfalls spezielle Rollen zuzuweisen Mit dem Kalender k nnen Sie private sowie Gruppentermine verwalten Die Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte g Die Aufgabenliste enth lt von Ihnen zu erledigende Aufgaben Aufgaben im engeren Sinn und in Laufmappen siehe auch 8 Workflow Management auf S 189 Der Aktenkoffer dient der Synchronisierung von BS
253. f r alle Eintr ge der Auswahl zul ssig ist Nachdem Sie sich entschieden haben welche Objekte wie abgeglichen werden sollen starten Sie schlie lich den Abgleichvorgang indem Sie auf OK im Applet Fenster klicken Die Fortschrittsanzeige im unteren Teil des Fensters informiert Sie ber den Fortgang des Ab gleichvorgangs Achtung Wenn der Abgleichvorgang zwischendurch stehenbleibt kann es daran liegen dass Sie von Outlook in einem separaten Popup Dialog gefragt werden ob Sie f r das Abgleich Applet den Zugriff auf die E Mail Adressen von Outlook erlauben wollen Dies ist eine Si cherheitsabfrage die zum Schutz vor Viren eingebaut wurde Um den Abgleich fortzusetzen m ssen Sie den Zugriff erlauben Es gibt ein Freeware Programm das das f r Sie erledigt http www contextmagic com express clickyes 9 9 WebDAV WebDAV steht f r Web based Distributed Authoring and Versioning Es handelt sich dabei um eine Erweiterung des HTTP Protokolls die Benutzern erlaubt gemeinsam Dateien zu be arbeiten und zu verwalten die auf einem Web Server liegen Es ist mit WebDAV z B m g lich Dateien auf den Server hochzuladen oder Dateien auf dem Server umzubenennen BSCW unterst tzt als Server das WebDAV Protokoll so dass es von einem WebDAV Klien ten d h einer Klienten Anwendung die ebenfalls das WebDAV Protokoll unterst tzt aus m glich ist Ihre Arbeitsbereiche durchzusehen Dokumente zu ffnen zu bearbeiten auf den Serv
254. f r die erste Aufgabe der Laufmappe verantwortlich sind Sie k nnen der automatisierten Nachricht einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen e Best tigen Sie mit OK Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die pers nliche Aufgabenliste des oder der verant wortlichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen Laufmappen weiterleiten Nachdem die Laufmappe gestartet worden ist erscheint sie in der pers nlichen Aufgabenliste derjenigen Benutzer die f r die erste Aufgabe zust ndig sind Diese Benutzer k nnen dann die Aufgabe ausf hren indem sie etwa das Material in der Laufmappe bearbeiten oder neue Dokumente hinzuf gen und dann die Laufmappe zu ihrer n chsten Station weiterleiten Die Benutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind fahren mit der Ausf hrung ihrer Aufgabe fort und leiten die Mappe ihrerseits weiter Wenn es keine n chste Aufgabe mehr gibt beendet das Weiterleiten die Bearbeitung der Laufmappe Workflow Management 219 Sie als ein Benutzer der f r eine Aufgabe einer Laufmappe verantwortlich ist finden die Laufmappe in Ihrer pers nlichen Aufgabenliste M glicherweise sind Sie per E Mail ber den Eingang der Laufmappe benachrichtigt worden Nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben lei ten Sie die Laufmappe zu ihrer n chsten Station wie folgt weiter e W hlen Sie Weiterleiten im Aktionsmen der Laufmappe e Im Aktionsformular k nnen Sie a den Laufmappenmanager und andere Benutzer di
255. f die Ereignisse die das Lesen ndern und Erzeugen von Dokumenten eines Arbeitsbereichs betreffen Mit der Aktion Information Dokument Ereignisse im Aktionsmen eines Ordners k nnen Sie sich die Ereignisse ansehen die die Do kumente dieses Ordners seiner Unterordner und Unter Unterordner betreffen Sie k nnen dabei die Dokumente ausw hlen die ein bestimmtes Mitglied erzeugt oder ver ndert hat und BSCW anzeigen lassen welche Benutzer die einzelnen Dokumente gelesen haben und wie oft Sie k nnen auch die Dokumente ausw hlen die ein bestimmter Benutzer gelesen hat um sich anzeigen zu lassen wer diese Dokumente erzeugt hat Auf diese Weise k nnen Sie Fra gen untersuchen wie o Wer hat die Dokumente gelesen die ich erzeugt habe o Welche Dokumente des Arbeitsbereichs habe ich bis jetzt gelesen Au erdem k nnen Sie sich die Ereignisse Ihrer aktuellen Dokumentauswahl auch in der Form einer Dokument Ereigniskarte grafisch darstellen lassen Dokument Ereigniskarten sind Gra phen bei denen die Knoten Dokumente und Benutzer darstellen w hrend die Kanten Ereig nisse darstellen und immer einen Dokumentknoten mit einem Benutzerknoten verbinden Die Kanten haben verschiedene Farben f r die verschiedenen Arten von Ereignissen eine gr ne Kante die z B Benutzer X mit Dokument D verbindet steht f r das Ereignis dass Benutzer X das Dokument D gelesen hat Rote Kanten bedeuten Erzeugung gelbe Kanten Ver nde rung Die folgende Abbild
256. fen Alle Ordner auf einem BSCW Server die f r den ffentlichen Zugang durch Zugang f fentlich machen freigegeben wurden werden im ffentlichen Bereich von BSCW einem Gemeinschaftsordner mit dem Namen public angezeigt Zu diesem ffentlichen Bereich gelangen Sie ber das Symbol L amp _ in der Schnellzugriffs leiste oder durch Auswahl von Anzeigen ffentlicher Bereich im oberen Men Bei diesem Zu griff ber das obere Men k nnen Sie sich ffentliche BSCW Objekte so ansehen wie sie bei anonymem Zugriff pr sentiert werden ohne Ihre laufende BSCW Sitzung unter Ihrem Benut zernamen beenden zu m ssen Wenn Sie dar ber hinaus ein BSCW Objekt das ffentlich zug nglich ist aus dem World Wide Web z B von Ihrer Homepage aus erreichbar machen m chten gehen Sie folgender ma en vor e Notieren Sie sich die URL dieses Objekts die meisten Web Browser k nnen die URL eines Verweises in Ihre lokale Zwischenablage kopieren e Ver ndern Sie die URL so dass die Anmelde Prozedur umgangen und das Objekt di rekt angesprochen wird indem sie in der URL bscw durch pub ersetzen 92 Weitere Funktionen e F gen Sie die so ver nderte URL z B in Ihre Homepage ein um so von dort aus den direkten Zugriff auf das ffentlich zugreifbare BSCW Objekt zu erm glichen Die Ver nderung der URL wird durch das folgende Beispiel veranschaulicht Die interne Adresse eines Objekts sei http Ihr BSCW Server bs
257. fers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und l schen Sie anschlie end den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer Beim n chsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt Den Abgleich des Aktenkoffers mit Ihrem lokalen Computer f hren Sie wie folgt durch e ffnen Sie den Aktenkoffer z B mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Men e W hlen Sie dort Abgleichen im Kontextmen des Aktenkoffers oder klicken Sie auf gt in der Schnellstartleiste e Es ffnet sich ein neues Fenster in dem ein Fortschrittsbalken f r den Fortgang des Abgleichs angezeigt wird Es werden zun chst die Anderungen berechnet und diese Import Export 233 dann in einer Voransicht Auswahl Ordner f r Abgleich angezeigt w hlen Sie nun die Ordner die Sie mit dem Aktenkoffer in BSCW abgleichen m chten W hlen Sie Start um den Abgleich zu beginnen Je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der Anderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen Bitte warten Sie ab bis der Fortschrittsbalken 100 erreicht hat Nach Beendigung des Abgleichs wird eine Liste der Ordner und Dokumente ange zeigt die bertragen worden sind Dabei werden die folgenden Symbole verwendet El Information ber eine beim Abgleich durchgef hrte Aktion A Warnung ber eine beim Abgleich durchgef hrte Aktion Hinweis auf einen Fehler der beim Abgleich aufgetreten ist E Es wurde ein Dokument vom Server in den lokalen Akten
258. fgaben auch ndern indem Sie eine Aufgabe an einem der Pfeile mit ge dr ckter Maus an eine neue Position ziehen um dann ber oder unter einer anderen Aufgabe zu erscheinen e Sie k nnen die Aufgaben selbst ndern indem Sie sie ausklappen klicken Sie auf gt und im Aufgabenformular alle Angaben nach Wunsch ver ndern Name Be schreibung n chste Station Verantwortliche e In der Abteilung Attribute k nnen Sie ihre eigenen Attribute f r die Laufmappe angeben die bei der Suche nach der Laufmappe benutzt werden k nnen e Klicken Sie auf OK um die neue Laufmappe zu erzeugen Nach der Erzeugung der neuen Laufmappe k nnen Sie nun dem Laufmappenordner Doku mente oder andere Objekte die f r die Laufmappe wichtig sind hinzuf gen 218 Workflow Management Als Mitglied der Laufmappe k nnen Sie die Laufmappe jederzeit ndern Das betrifft nicht nur den Inhalt der Laufmappe sondern auch ihre Aufgaben Sie k nnen neue Aufgaben defi nieren Aufgaben entfernen die Reihenfolge der Aufgaben ver ndern oder einzelne Aufgaben umdefinieren was auch den verantwortlichen Bearbeiter einschlie t Das ndern der Lauf mappe ist auch f r den verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe m glich e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Laufmappe die Sie ndern m chten Das Aktionsformular f r die Anderung von Laufmappen funktioniert genau wie das Formular zur Erzeugung von Laufmappen das wir oben besc
259. fgaben in einem Schritt Diese Aktion dient der schnellen Erzeugung einer Reihe einfacher Unteraufgaben die zun chst einmal kei ne eigenen Ein und Ausgabedaten haben Auch weitere Angaben wie Beschreibung Benach richtigung ber die Aufgabe sowie eventuelle Tags und Attribute m ssen ber ndern Eigenschaften nachgetragen werden insbesondere wenn die so erzeugten Unteraufgaben zu einem Workflow verkn pft werden sollen siehe 8 1 9 3 Unteraufgaben zu Workflows verbinden auf S 211 Die Erzeugung mehrerer Unteraufgaben in einem Schritt ist nur m glich wenn die Haupt aufgabe nicht in Bearbeitung ist also etwa im Zustand initial oder reaktiviert e W hlen Sie Datei Neu Mehrere Unteraufgaben im oberen Men der Aufgabenansicht einer Aufgabe e Im Aktionsformular klicken Sie auf Unteraufgabe hinzuf gen und geben Name Dauer F lligkeit und Auftragnehmer der neuen Unteraufgabe an Als Auftragnehmer sollten Sie Benutzer w hlen die auch Zugriff auf die Hauptaufgabe haben also z B Mitglieder oder Auftragnehmer der Hauptaufgabe Andere Benutzer k nnten Schwie rigkeiten mit der Ausf hrung ihrer Unteraufgabe haben da sie keinen Zugriff auf etwa in der Hauptaufgabe abgelegtes Material haben e Fahren Sie fort mit Unteraufgabe hinzuf gen weitere Unteraufgaben hinzuzuf gen und best tigen Sie schlie lich mit OK Die neuen Unteraufgaben erscheinen in der Abteilung Inhalt der Hauptaufgabe Wenn Sie keine Eingabeda
260. fmappen Historie anzeigen zu lassen Workflow Management 221 9 Import Export 9 1 Objekte archivieren Sie erstellen ein Archiv um viele oder sehr gro e Dateien so schnell und kosteng nstig wie m glich zu bertragen Es werden hierbei Kopien von einer Menge von Objekten Ordner Dokumente Diskussionsforen usw in ein kompaktes Dokument transformiert das Speicher platz und bertragungszeit spart Sie k nnen das resultierende Archivdokument auch noch kodieren normalerweise mit dem Ziel die Dateigr e des Archivdokuments noch weiter zu reduzieren Sie k nnen sowohl Objekte in BSCW archivieren um das Archiv auf den lokalen Rechner zu laden und dort die Originaldateien zu extrahieren oder um das Archiv zu versenden als auch Dateien und Ordner auf Ihrem lokalen Rechner in ein Archiv Zip Winzip oder Tar packen um es in einen BSCW Arbeitsbereich hochzuladen und dort wieder die originalen Dateien und Ordner zu extrahieren Achtung Die Archiv Formate k nnen die Meta Informationen die BSCW f r jedes Objekt h lt Eigent mer von Dokumenten Historie Beschreibung usw nicht miteinbeziehen Diese Informationen werden w hrend des Archivierungsprozesses nicht ber cksichtigt Insbeson dere gehen alle Informationen ber Mitglieder und Rollen in Arbeitsbereichen w hrend des Archivierungsprozesses verloren d h Arbeitsbereiche werden als einfache Ordner archiviert Zum Archivieren einer Menge von Objekten gehen Sie folgenderma
261. fnen m ssen die notwendigen Extraktionsprogramme installiert und der Web Browser so konfigu riert sein dass diese Programme gestartet werden wenn er auf den MIME Typ eines Archivs st t Wenn Kodierung angewandt wird m ssen die passenden Dekodierungsprogramme in stalliert und der Web Browser so konfiguriert sein dass diese Programme gestartet werden wenn er auf den MIME Typ eines kodierten Archivs st t Um lokale Dateien in einen BSCW Arbeitsbereich mithilfe eines Archivs zu bertragen gehen Sie wie folgt vor e Erzeugen Sie auf Ihrem lokalen Computer ein Archiv derjenigen Dateien die Sie in einen BSCW Arbeitsbereich bertragen wollen Zip Winzip oder Tar Archiv je nach Ihrer Plattform auch eine E Mail Nachricht mit Dokumenten als Anh nge kommt als RFC822 Archiv in Frage e Laden Sie das Archiv Dokument in Ihren Arbeitsbereich e Extrahieren Sie die Original Dateien durch Aufruf von Extrahieren im Aktionsmen des Archiv Dokuments Dies erzeugt die Originaldateien als Dokumente in Ihrer Zwi schenablage Sie k nnen dann w hlen wo die Dokumente letztendlich gespeichert werden sollen e in der Zwischenablage belassen e in einem neuen Ordner der Zwischenablage speichern der den Namen des Archivs tr gt e im aktuellen Ordner speichern oder e in einem neuen Unterordner des aktuellen Ordners speichern der den Namen des Archivs tr gt Extrahierte Dokumente in der Zwischenablage und k nnen im Anschluss an die
262. forums mit Datei ndern Ei genschaften im oberen Men ndern 4 7 2 Notizen schreiben In einem Diskussionsforum K nnen Sie neue Notizen erstellen als Antwort auf eine existie rende Notiz das wird weiter unten behandelt oder als eigenst ndige Notiz die sich auf keine existierende Notiz bezieht e W hlen Sie Datei Neu Notiz im oberen Men eines Diskussionsforums oder e w hlen Sie Neu Notiz im Aktionsmen eines Diskussionsforums um jeweils das Formular Neue Notiz zu erzeugen e W hlen Sie den Typ der dem Inhalt der Notiz die Sie erzeugen wollen am besten entspricht siehe oben f r die einzelnen Typen e Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld Betreff ein e Geben Sie wahlweise Tags f r das Diskussionsforum ein e Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Notiz in das Fenster des HTML Editors unter Notiz Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie alle Ihre bisherigen Eingaben und k nnen die erste Notiz als Textnachricht anstatt als HTML Nachricht eingeben Als Autor der Notiz k nnen Sie diese jederzeit ndern sogar nachdem sie durch andere Noti zen beantwortet wurde e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Notiz um das Formular Notiz bearbeiten zu erzeugen in dem Sie Typ Betreff Tags und Inhalt der Notiz ver ndern k nnen 4 7 3 Auf Notizen antworten Mit der Aktion Antworten k nnen Sie einen inhaltlich thematischen Bezug z
263. ftragnehmer ab Bei einer Aufgabe im Zustand gestartet z B k nnen Sie als Auftragnehmer die Aufgabe bernehmen erledigen beanstanden und zur ckweisen als Auftraggeber k nnen Sie sie zur ckziehen und stornieren in beiden F llen k nnen Sie die Aufgabe in Ihrer jeweiligen Rolle delegieren Wenn Sie den Bereich Zustand der Aufgabenansicht aufklappen werden die m glichen Zu st nde der Aufgabe angezeigt Der aktuelle Zustand wird in blass orange angezeigt Zust nde die durch eine Auftragnehmeraktion erreicht werden k nnen werden in blau dargestellt Zu st nde die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden k nnen in gr n Durch Klicken auf einen Zielzustand k nnen Sie die entsprechende Aktion ebenfalls ausl sen 8 1 9 Aufgaben strukturieren als Workflows Aufgaben k nnen Unteraufgaben enthalten Diese Unteraufgaben k nnen vorgegeben werden oder zur Laufzeit erzeugt werden Die Erzeugung von Unteraufgaben kann ber beliebig viele Ebenen fortgesetzt werden Die Arbeit an einer Aufgabe kann ganz oder auch nur teilweise auf ihre Unteraufgaben verteilt werden Die Unteraufgaben einer Hauptaufgabe k nnen mit einander zu einem Arbeitsablauf Workflow verbunden werden Gleiches gilt f r die Auf gaben eines Projekts oder einer Phase Die Verkn pfung von Aufgaben geschieht ber ge meinsame Daten eine Aufgabe ben tigt z B als Eingabe ein Dokument das von einer ande ren Aufgabe als Ausgabe geliefert wird oder ber
264. ge oder RSS Artikel und kopieren Sie diese Auswahl in Ihre Zwischenablage f gen Sie anschlie end die kopierten URLs in den gew nschten Ordner ein Ein URL Objekt verf gt ber die folgenden besonderen Aktionen im Aktionsmen Information berpr fen berpr ft die URL auf Erreichbarkeit URL hochladen speichert den Inhalt des Dokuments oder Objekts auf das eine URL ver weist in Ihrem Arbeitsbereich ndern Bewerten l sst Sie die Qualit t des Dokuments oder Objekts auf das eine URL verweist auf einer 5 wertigen Skala bewerten 3 2 5 Ordner Ordner sind das grundlegende Werkzeug um die Objekte die Sie in BSCW erstellt oder dorthin transferiert haben zu organisieren Ein Ordner kann beliebige Objekte enthalten auch andere Ordner Diskussionsforen oder einen Kalender e Klicken Sie auf das Ordnersymbol oder den Namen des Ordners um den Inhalt des Ordners in der aktuellen Ordner bersicht anzeigen zu lassen 3 2 6 Kontaktliste Kontaktlisten sind spezielle Ordner in denen Sie Kontakt Informationen zu Personen mit denen Sie in Verbindung stehen verwalten k nnen Kontaktlisten k nnen in beliebigen Ord 30 Grundbegriffe und funktionen nern erzeugt werden so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichs angelegt und verwaltet werden k nnen und zwar auch ber Personen die nicht Mitglieder dieses Arbeitsbereichs oder Benutzer Ihres BSCW Servers sind 3 2 7 Diskussionsforum Ein Diskus
265. gebogen vollst ndig ist Bereits eingegebene Fragen k nnen Sie mit entfernen Die Reihenfolge der Fragen k nnen Sie ndern indem Sie die Fragen mit und nach oben oder unter verschieben In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Attribute f r die Umfrage vergeben Best tigen Sie mit OK um die neue Umfrage zu erzeugen 7 3 2 Abstimmungen erzeugen Um eine neue Abstimmung im aktuellen Ordner zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor W hlen Sie Datei Neu Abstimmung im oberen Men Das Aktionsformular Neue Abstimmung hat vier Abteilungen in denen Sie die neue Abstimmung spezifizieren Das Aktionsformular gleicht in weiten Teilen dem Aktionsformular f r die Erzeugung neuer Umfragen Die Abteilung Teilnehmer kommt hinzu in der Abteilung All gemeines unterscheiden sich einige Optionen Die Abteilung Allgemeines ist aufgebaut wie die entsprechende Abteilung bei der Erzeugung von Umfragen im vorigen Abschnitt Es bestehen die folgenden Unter schiede e Anfang und Ende des Abstimmungszeitraums m ssen exakt mit Datum angegeben werden es gibt keine beliebig lang laufenden Abstimmungen Der Organisator d h der Erzeuger kann sich an den Ablauf des Abstimmungszeitraums vorher er innern lassen e Es gibt keine ffentlichen Abstimmungen Die Teilnehmer der Abstimmung wer den explizit in der Abteilung Teilnehmer festgelegt In der Abteilung Teilnehmer werden die Teilnehmer der Abstim
266. geladen wurde siehe auch 4 5 3 Mitgliedergruppen auf S 81 Wenn Sie folglich eine Gemeinschaft X in einen Gemeinschaftsarbeitsbereich Y einladen wird die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X Mitglied von Gemeinschafts arbeitsbereich Y und Gemeinschaftsarbeitsbereich Y wird Unterordner von Gemeinschafts arbeitsbereich X So k nnen Sie auf einfache Weise eine hierarchische Organisation existie render Gemeinschaftsarbeitsbereiche erzeugen Beachten Sie dass die entsprechenden Ge meinschaften keine hnlichen Beziehungen untereinander haben keine ist eine Untergemein schaft einer anderen Denken Sie daran dass es einen Unterschied bedeutet ob man eine Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich einl dt oder ob man einem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzuf gt ent weder direkt unter Benutzung von Zugang Gemeinschaft hinzuf gen oder implizit ber a in der Mehrfachwahl Symbolleiste wie es oben beschrieben wurde Das Hinzuf gen ist nur f r einen Manager des Arbeitsbereichs m glich wenn der Arbeitsbereich noch keine Gemein schaft als Mitglied hat w hrend f r das Einladen von Gemeinschaften keine solchen Be schr nkungen bestehen 7 4 6 2 Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einladen Die Auswirkung einer Einladung der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in eine Ge meinschaft Y ist noch unerwarteter als bei der Einladung von Gemeinschaften in Mitglieder gruppen Wir m ssen hier zwei F lle untersch
267. gelten die Zugriffsrechte die Ihnen unter Ihrem Benutzernamen einger umt wur den Achtung Wenn auch andere Personen Ihren lokalen Rechner benutzen z B in einem ffent lichen Internet Cafe sollten Sie Ihre BSCW Arbeitssitzung auf jeden Fall beenden sobald Sie Ihre Arbeit mit BSCW abgeschlossen haben 2 2 4 Parallele Arbeitssitzungen Sie k nnen auf mehreren BSCW Servern registriert sein etwa auf einem eigenen Server in Ihrer Firma und auf einem ffentlichen BSCW Server Dabei k nnen Sie unter demselben oder verschiedenen Benutzernamen registriert sein Ihr Web Browser kann zur selben Zeit nur einen registrierten Benutzer bei ein und demselben BSCW Server repr sentieren parallele Arbeitssitzungen mehrerer registrierter Benutzer mit ein und demselben Browser bei einem BSCW Server sind nicht m glich Jedoch ist es mit den meisten Web Browsern m glich gleichzeitig bei mehreren BSCW Ser vern als Benutzer angemeldet zu sein parallele Arbeitssitzungen bei verschiedenen BSCW Servern sind damit m glich Hinweis BSCW Objekte lassen sich zwischen verschiedenen Servern bei denen Sie gleich zeitig angemeldet sind nur ber Ihren lokalen Rechner als physische Relaisstation transferie ren Sie speichern die Daten auf Ihrem lokalen System und laden sie anschlie end auf den anderen BSCW Server Ihre Zwischenablagen auf den verschiedenen Servern sind nicht mit einander verbunden auch wenn sie durch identische Symbole dargestellt werd
268. genannte basic authen tication der meisten Web Browser die auf Benutzernamen und Passw rtern beruht Dieses Verfahren ist vergleichsweise unsicher wenn die Kommunikation mit dem BSCW Server abgeh rt wird k nnen Benutzername und Passwort in die H nde Dritter geraten Diese Situation kann verbessert werden wenn der BSCW Datenverkehr verschl sselt wird In der Tat kann ein BSCW Server auch mit HTTPS einer Kombination von HTTP und einem Weitere Funktionen 61 kryptografischen Transportprotokoll betrieben werden so dass die Kommunikation Ihres Browsers mit dem BSCW Server verschl sselt wird Fragen Sie Ihren Administrator nach dieser M glichkeit wenn nicht schon ohnehin HTTPS verwendet wird erkennbar daran dass Ihre Serveradresse mit https statt mit http beginnt Ihr BSCW Server kann aber auch so konfiguriert sein dass er ganz andere Methoden der Au thentisierung zul sst Hier kommen vor allem Verfahren in Frage die auch f r andere Web Anwendungen benutzt werden k nnen ohne sich jeweils andere Benutzernamen und Pass w rter merken zu m ssen oder sogar ohne sich erneut authentisieren zu m ssen wenn die Anwendung oder Website gewechselt wird sogenannte Single Sign On Verfahren Alterna tive Methoden der Authentisierung f r Ihren BSCW Server werden auf der normalen Login Seite angeboten Ein Beispiel f r ein alternatives Authentisierungsverfahren ist OpenID das mit digitalen Iden tit ten in Form von URLs
269. ggeber und Auf tragnehmer erledigt sondern k nnen durch den einzig Zust ndigen mit Aufgabe fertigstel len direkt in den Zustand abgeschlossen versetzt werden Diese Aktion ist auch m glich wenn kein Auftragnehmer mehr Zugriff auf die Aufgabe hat bernehmen und Erledigen von Aufgaben ein Beispiel Wir kehren wieder zu unserem Beispiel der Aufgabe Experten Interviews im Projekt Er setzung des Provisionsabrechnungssystems zur ck Die Aufgabe ist inzwischen gestartet worden mit dem Eingabedokument Expertenliste Sie sind einer der Auftragnehmer und ffnen die Aufgabe Nach Durchsicht der Expertenliste es handelt sich nur um vier Personen die interviewt werden m ssen sagen Sie die Erledigung der Aufgabe zum vorgesehenen Termin zu e Sie w hlen Aufgabe bernehmen im Kontextmen der Aufgabe oder klicken auf Aufgabe bernehmen Auf die Eingabe einer Bemerkung f r das Ablaufprotokoll verzichten Sie e Nach Durchf hrung der Aktion wird als Zustand der Aufgabe bernommen angezeigt Nachdem Sie die vier Interviews auch mit Hilfe Ihrer anderen Auftragnehmer erledigt und das Dokument Interview Protokolle erstellt abgestimmt und hochgeladen haben k nnen Sie die Aufgabe erledigen e Sie ffnen die Aufgabe Experten Interviews und dort die Abteilung Daten Kli cken Sie auf die Schaltfl che El hinter dem Ausgabedatenfeld Protokolle um einen Navigator zu ffnen mit dem Sie das Ausga
270. gistriert sind Sie kennen vermutlich nicht ihre genauen Benutzernamen oder von Benutzern die Sie zur Registrierung auf Ihrem BSCW Server einladen wollen wenn der Server Selbstregistrierung erlaubt und dr cken Sie auf Hinzu f gen e Alternativ w hlen Sie die Option Nach BSCW Benutzern suchen und geben einen Suchbegriff ein der Teil eines Benutzernamens sein soll W hlen Sie Benut zer aus den Suchergebnissen aus und dr cken wiederum auf Hinzuf gen Sie k nnen beide Methoden auch kombinieren e W hlen Sie die Rolle Mitglied f r die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs und ge ben Sie wahlweise einen Einladungstext an wenn Sie Mitglieder zur Registrierung eingeladen haben Dieser Einladungstext wird Einladungs E Mails hinzugef gt die an diese Mitglieder verschickt werden e Klicken Sie auf OK um den neuen Arbeitsbereich zu erzeugen die anderen angebo tenen Optionen Tags Auto Versionierung Attribute sollten Sie sich f r einen sp teren Zeitpunkt aufheben Wenn Sie nicht explizit die betreffenden Auswahlk stchen abgew hlt haben werden eine Kontaktliste und ein Gruppenkalender in dem neuen Arbeitsbereich erzeugt um gemeinsame Termine und Kontaktinformationen aufzu nehmen ffnen Sie den neuen Arbeitsbereich laden Sie Dokumente hoch die Sie mit den anderen Mitgliedern teilen wollen erzeugen Sie ein neues Diskussionsforum innerhalb des Arbeitsbe reichs oder berufen Sie ein Treffen im Kalender des Ar
271. gnisse 46 alles ausw hlen 7 24 Andere Gemeinschaften 178 ndern 41 Anf nger 66 Anforderungen zur Benutzung von BSCW 1 Anh ngen 41 97 98 164 Anh ngen von Notizen 98 Anlagen zu Notizen 97 zu Terminen 164 Anmeldung 14 erstmalige 15 Index Anmerkungen 98 Annotationen 98 anonymer Zugriff 92 Anpassen Ansicht 70 Benutzeroberfl che 65 BSCW 67 Ansicht anpassen 70 Kalender 162 Ordner 70 Antworten auf Notizen 96 Anwesenheit in BSCW 150 Arbeitsbereich 2 72 einbetten 74 erzeugen 15 35 73 ffentlich machen 74 verlassen 54 79 verschieben 74 Arbeitsbereichsbericht 45 Arbeitsbereichskarten 76 Arbeitssitzung beenden 16 starten 14 Archivieren von Objekten 225 Attribute benutzerdefiniert 56 Name Wert Paare 56 Aufgabe 34 191 abnehmen 206 ndern 201 beanstanden 208 bearbeiten 206 delegieren 208 erledigen 206 Erledigung zur ckziehen 208 erzeugen 197 fertigstellen 206 kopieren 201 neu starten 208 reaktivieren 208 starten 203 stornieren 208 strukturieren 211 bernahme zur ckziehen 208 bernehmen 206 zur ckweisen 208 zur ckziehen 208 Zustand 208 zuweisen 208 Aufgabe in Laufmappen 220 241 Aufgabenansicht 201 Aufgabenliste 204 Aufnahme beantragen 178 Aufnahmeregelung Gemeinschaft 177 Auftraggeber 195 Auftragnehmer 195 Ausgabedaten Aufgabe 195 ausklappbar 70 Ausnahmebehandlung bei Aufgaben 208 Ausschneiden 52 89 Auswahl aufheben 7 24 Ausw hlen eines Eintrags 39 Auswerten von DokSets 142 14
272. h zeigt an ob das betreffende Element in eine statische Kopie des Websiteordners bernommen wird oder nicht siehe 5 5 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen auf S 141 Sie k nnen die BSCW Elemente direkt in den Quelltext Ihrer Websiteordner Seiten einf gen oder das diesbez gliche Men im integrierten HTML Editor benutzen o authors F gt eine Liste der Autoren von Dokumenten des aktuellen Websiteordners ein Durch Klicken auf einen Autorennamen wird die Anzeige von Objekten in der durch contents erzeugten Inhaltsliste auf diejenigen Objekte eingeschr nkt die durch diesen Autor erzeugt wurden Beachten Sie dass das Klicken auf einen Autorennamen keine Wirkung auf hierarchische Listen hat die mit tree erzeugt wurden Statisch Nein Parameter Keine Beispiel element author o back F gt einen Verweis ein der aus dem Websiteordner heraus auf den ersten ber geordneten Nicht Websiteordner f hrt Statisch Ja Parameter text optional Standardm ig wird der Text f r den back Verweis auf den entsprechenden BSCW Text in der jeweiligen Sprache des Benutzers gesetzt im Deutschen also auf Zur ck Mit dem Parameter text k nnen Sie eine andere Beschrif tung des Verweises angeben icon optional Statt mit einem Text k nnen Sie den back Verweis auch mit einem Symbol unterlegen Geben Sie als Wert f r den Parameter icon die URL des Symbols 134 Dokument und Inhaltsmanagement an Wenn
273. h als Fax versenden Benutzen Sie dazu Fax versen den Sie k nnen nat rlich nur Dokumente derjenigen Dateitypen faxen mit denen dies auch au erhalb von BSCW funktioniert Hinweis Die Aktion re E Mail versenden ist nur verf gbar wenn Ihr BSCW Server vom Administrator f r E Mail und oder Faxversand konfiguriert wurde 84 Weitere Funktionen 4 6 Zugriffsrechte und Rollen Ein Grundprinzip in BSCW ist dass ein Objekt entweder o privat ist so dass nur der Erzeuger es in einem privaten Ordner sieht und benutzen darf oder o gemeinsam bearbeitet wird dass also den Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeits bereichs bestimmte Zugriffsrechte f r den Ordner erteilt werden in dem sich das Ob jekt befindet Diese Zugriffsrechte k nnen sich pro Benutzer unterscheiden Zugriffsrechte in BSCW erlauben einem Benutzer gewisse Aktionen auf einem Objekt auszu ben Zugriffsrechte werden Mitgliedern durch Rollen zugewiesen die sie in diesem be stimmten Ordner innehaben Wenn Sie einen Benutzer durch Datei Zugang Mitglied einladen in einen Ordner einladen ordnen Sie ihm eine Rolle in diesem Ordner zu Die damit verbun denen Zugriffsrechte gelten auch f r alle in diesem Ordner enthaltenen Objekte Empfehlung Wir empfehlen sich in einem gemeinsamen Arbeitsbereich ber die Vergabe der Zugriffsrechte zu verst ndigen Die Regeln sollten f r den gesamten Arbeitsbereich gelten und automatisch auf alle Objekten innerhalb des Arbeitsbereichs
274. h k nnen Sie auf die Inhalte Ihrer Arbeitsbereiche zugreifen und weitere Informationen zu den Dokumenten abrufen Die Ordneransicht ist dabei gegen ber der sonst blichen Darstellung in BSCW stark vereinfacht Wenn Sie ein Dokument in einer Ordneransicht ausw hlen werden die Details dieses Doku ments angezeigt Auf dieser Info Seite finden Sie z B die Dokumentbeschreibung die Gr e den Typ und Informationen ber die letzte nderung Dar ber hinaus besteht dort die M g lichkeit das Dokument auf das mobile Endger t zu bertragen download verwenden Sie dazu den Verweis im Namen des Dokuments Beachten Sie dass nicht alle Dokumente auf einem mobilen Endger t angezeigt werden k nnen F r weitere Details konsultieren Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Endger tes oder kontaktieren Sie den Hersteller Innerhalb der Ordneransicht haben Sie die M glichkeit einfache nderungen von beschrei benden Kontextinformationen an den angezeigten Objekten durchzuf hren Sie k nnen die Beschreibung eines Objektes ndern oder eine neue Notiz anf gen F r h ufig besuchte Unterbereiche lassen sich Lesezeichen anlegen auf die sp ter einfach zugegriffen werden kann ul E A Dokumente Ihre Position tkoch Projektakte Agenda doc Agenda doc Erzeugt von tkoch Erzeugt 2005 06 24 13 44 Gr e 39 5 KB Typ applicationimsword Letzte nderung 2005 06 24 13 45 Beschreibung Tagesordnung f r Besprechung
275. haften vereinigen so dass diese Gemeinschaften Untergemeinschaften der neuen vereinigten Gemeinschaft werden Nehmen wir an dass Sie schon drei Gemeinschaften A B und C f r die drei Unterabteilungen erzeugt haben und nun eine Abteilungs gemeinschaft mit diesen drei Gemeinschaften als Mitgliedern erzeugen wollen so dass alle Mitglieder der existierenden Gemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der neuen Abteilungs gemeinschaft zugreifen k nnen 182 Kalender Umfragen und Gemeinschaften e ffnen Sie Ihr Adressbuch indem Sie Anzeigen Adressbuch im oberen Men aus w hlen Dort finden Sie Eintr ge f r die drei Gemeinschaften A B und C Wenn Sie n mlich eine Gemeinschaft erzeugen wird automatisch ein diesbez glicher Eintrag in Ihrem Adressbuch erzeugt e Kreuzen Sie die Auswahlk stchen der drei Gemeinschaftseintr ge an und w hlen Sie 4 in der Mehrfachwahl Symbolleiste um die neue Abteilungsgemeinschaft mit den drei Gemeinschaften als Mitgliedern zu erzeugen e Im Formular Neue Gemeinschaft das als n chstes erscheint tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein in unserem Fall Schwarzes Brett von Abteilung D und w hlen die Gemeinschaftsrolle als auch die Aufnahmeregelung aus in unserem Fall Eingeschr nktes Mitglied und Verborgene Gemeinschaft Dies erzeugt auch den asso ziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich der in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigent mer und Manager erscheint
276. halten sind zu erzeugen e Weitere Einzelheiten finden sich in 8 1 10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen auf S 216 7 2 2 ber Terminvorschl ge abstimmen Nach der Erzeugung einer Terminabstimmung werden alle Teilnehmer ber E Mail eingela den ber die vorgeschlagenen Termine abzustimmen Diese Nachricht enth lt einen persona lisierten Verweis URL der es Ihnen als Teilnehmer erlaubt auf die Terminabstimmung zu zugreifen um abzustimmen die eigene Abstimmung zu ndern oder sich den aktuellen Stand der Abstimmung anzusehen Leiten Sie diesen Verweis nicht an andere Personen weiter sie k nnten diese URL nur dazu benutzen unter Ihrem Namen an der Terminabstimmung teilzu nehmen sondern benutzen Sie den zweiten Verweis in der Nachricht falls vorhanden um andere Personen zur Teilnahme an der Terminabstimmung vorzuschlagen Wenn Sie Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt k nnen Sie einfach die Termin abstimmung ffnen um abzustimmen Sie stimmen in einer Terminabstimmung ab indem Sie e in der Einladungsnachricht auf den Verweis Zur Terminabstimmung klicken oder ffnen im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen letzteres nur wenn Sie Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt e Das Aktionsformular Terminabstimmung stellt die Terminabstimmung als Tabelle dar die Terminvorschl ge bilden die Spalten die Teilnehmer mit Ihren Me
277. hen Kalender eingetragen gewesen w re w re er f r niemanden mehr zugreifbar 7 1 4 Verschiedene Ansichten benutzen Sie k nnen sich einen Kalender in verschiedenen Ansichten zeigen lassen Die meisten An sichten sind im Men Ansicht zusammengefasst Zus tzlich k nnen Sie sich die Termine eines Kalenders auch auf einer Zeitachse anzeigen lassen siehe unten e W hlen Sie unter den Optionen von Ansicht in der oberen Men leiste dasjenige For mat aus das Ihren aktuellen Bed rfnissen entspricht e Tag zeigt alle Termine eines Tages an e Woche zeigt die ganze Woche e Monat zeigt den ganzen Monat e Quartal zeigt das ganze Quartal e Jahr zeigt das ganze Jahr e Inhalt zeigt eine Liste aller Termine des Kalenders In der Inhaltsansicht werden die Termine wie in einer gewohnten Ordneransicht dargestellt und k nnen z B nach Kategorie oder Status sortiert werden In den anderen Ansichten k n nen Sie mit den Symbolen und P navigieren Sie k nnen die Anzeige des Wochenendes hervorheben indem Sie die Option Ansicht Wochenende hervorheben aktivieren Sie k nnen in der Monats und Wochenansicht aber auch die Anzeige des Wochenendes ganz unterdr cken indem Sie die Option Ansicht Wochenende 160 Kalender Umfragen und Gemeinschaften berspringen aktivieren dann werden Tage des Wochenendes nur angezeigt wenn sie Termine enthalten Was f r Sie als Wochenende gelten soll legen Sie in der Abteilung Aufgabenliste und K
278. hiedene Farben signalisiert o gr n der Benutzer war w hrend der letzten f nf Minuten aktiv o gelb der Benutzer war w hrend der letzten Stunde aktiv o grau der Benutzer war w hrend der letzten zwei Stunden aktiv o rot die letzte Benutzeraktivit t liegt l nger als zwei Stunden zur ck Die angegebenen Zeitspannen entsprechen der Standardkonfiguration der Kontaktstatusanzei ge Ihr Server ist m glicherweise anders konfiguriert Fragen Sie im Zweifel Ihren BSCW Administrator Wenn ein Benutzer aktiv ist wird die Kontaktstatusanzeige automatisch erneu ert Sie k nnen auf jeden Benutzernamen in der Kontaktstatusanzeige klicken um mit diesem Be nutzer Kontakt aufzunehmen Daraufhin wird das Aktionsformular Ansprechen angezeigt das alle Kontaktdaten anbietet die der Benutzer in sein pers nliches Profil eingetragen hat Die Chancen einen Benutzer mit einem der in diesem Aktionsformular angebotenen Online Werkzeuge zu erreichen sind nat rlich besser wenn der Benutzer in j ngster Zeit in BSCW aktiv war Einzelheiten zu der Aktion finden Sie im vorigen Abschnitt Die Kontaktstatusanzeige wird mit Optionen Anwesenheit verstecken deaktiviert Hinweis Die Kontaktstatusanzeige wird auch in Ihrem Adressbuch gezeigt und gibt Auskunft ber die aktuelle BSCW Aktivit t aller Benutzer die in Ihrem Adressbuch enthalten sind In ihren privaten Ordnern einschlie lich Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs home folder wird
279. hier z B best tigt Der voreingestellte Status automatisch bedeutet dass der Status zun chst als unbestimmt angezeigt wird und sich dann automatisch ndert wenn alle Teilnehmer zu oder abgesagt haben e Teilnehmer Die Teilnehmer f r den Termin w hlen Sie aus wie Sie auch neue Mit glieder zu einem Arbeitsbereich einladen w rden Sie k nnen Ihr Adressbuch benut zen direkt Benutzernamen eintragen oder erst eine Benutzersuche durchf hren Kreu zen Sie an ob die Teilnehmer per E Mail zu dem Treffen eingeladen werden sollen Bei Gruppenkalendern k nnen Sie auch Personen zu einem Termin einladen die nicht Mitglied des Arbeitsbereichs sind zu dem der Gruppenkalender geh rt Wenn Sie an 158 Kalender Umfragen und Gemeinschaften dem Termin teilnehmen wollen vergessen Sie nicht sich selbst einzuladen Sie sind nicht automatisch Teilnehmer eines Termins den Sie erzeugen e Details Hier k nnen Sie ein synchrones Kommunikationswerkzeug angeben das w hrend des Termins benutzt werden soll e Wiederholung Hier k nnen Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hin zuf gen Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs z B w chentlich w chentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag die Sie im Listenfeld Regel hinzuf gen ausw hlen Durch Klicken auf Wiederho lung erscheint eine Wiederholungsregel die Sie nach Ihren W nschen ausgestalten k
280. hlen ob Sie z B in die Druckansicht auch die Beschreibungen der Eintr ge bernehmen wollen und f r Kontaktlisten wel che Informationen Sie neben dem Namen noch in die Druckansicht bernehmen wol len Klicken Sie auf OK um das PDF Dokument zu erzeugen Anschlie end werden Sie gefragt ob Sie das Dokument auf Ihrem Computer speichern oder mit einem ge eigneten Programm ffnen wollen Bei Objekttypen wo keine weiteren Angaben n tig sind wie z B Diskussionsforen oder Blogs wird die PDF Ansicht in einem Formular ge ffnet von wo aus Sie es drucken oder auf Ihrem Computer speichern k nnen 9 4 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren Die Aktion Exportieren erm glicht den Transfer ganzer Ordnerstrukturen an einen FTP Ser ver wie z B die gesamten Ordner und Dateien einer Website die in BSCW gespeichert sind Dazu gehen Sie wie folgt vor W hlen Sie Datei Senden an FTP Server im oberen Men desjenigen Ordners des sen gesamten Inhalt einschlie lich Unterordnern Sie bertragen m chten Leere Unter ordner werden nicht bertragen Das Formular FTP Export ben tigt folgende Angaben o FTP Host o FTP Pfad auf dem FTP Server o FTP Benutzererkennung o FTP Passwort o Zeichensatz f r die Dateinamen auf dem FTP Host BSCW benutzt f r Objekt namen den Unicode Zeichensatz UTF 8 Alle FTP Parameter mit Ausnahme des Passworts werden gespeichert und bleiben so mit f r zuk nftige bertragungen erhalten
281. hren Systemadministrator nach Einzelheiten der Konfiguration 154 Kommunikation und Awareness e Au erdem m ssen Sie in Ihren pers nlichen Ereignisoptionen den Dienst RSS Ereig nis Feed aktivieren bei dieser Gelegenheit k nnen Sie auch festlegen ber welche Ereignistypen Sie ber RSS unterrichtet werden m chten Mit aktuellen Versionen von Web Browsern wie Firefox Opera Safari oder Internet Explorer k nnen Sie BSCW RSS Ereignis Feeds direkt importieren und lesen Alternativ k nnen Sie einen der zahlreichen im Web angebotenen RSS Nachrichtensammler verwenden Wenn Sie einen RSS Nachrichtensammler benutzen um BSCW RSS Ereignis Feeds zu le sen h ngt es von der Konfiguration Ihres BSCW Servers ab ob Sie sich mit Ihrem BSCW Benutzernamen und Passwort authentisieren m ssen oder nicht Wenn Ihr bevorzugter RSS Nachrichtensammler keine Authentisierung unterst tzt wenden Sie sich an ihren BSCW Sys temadministrator damit er die Authentisierung von RSS Ereignis Feeds gegebenenfalls ab schaltet Die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds Um die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds die sich auf Ereignisse in einem bestimm ten Ordner bezieht herauszufinden gehen Sie wie folgt vor e Setzen Sie Ihr Kompetenzniveau auf Experte falls noch nicht geschehen sonst wird die folgende Aktion nicht angeboten e Navigieren Sie zu demjenigen Ordner an dessen Ereignissen Sie interessiert sind Wenn Sie z B an eingehenden
282. hrend Abstimmungen namentlich beantwortet werden d h es ist f r die Teil nehmer ersichtlich wer wie im einzelnen abgestimmt hat Umfrageergebnisse k nnen w hrend und nach der Umfrage aggregiert als Prozentzahlen oder Grafik angezeigt werden Abstimmungsergebnisse k nnen daneben auch im einzelnen einge sehen werden Alle Ergebnisse k nnen auch f r eine weitere Bearbeitung exportiert werden Umfrageergebnisse auch anonymisiert als Einzelantworten DaggieBog Umfrage Wie haben Sie von ACMEs DaggieBog System erfahren O Suchmaschine im Yeb O Kollegen Freunde O Link auf einer Daggie Site O Nennen Sie andere Wieviel Zeit haben Sie mit der Benutzung des Systems verbracht Unter 1 Stunde 1 4 Stunden Mehr Haben Sie Express Anfragen benutzt Ja O Nein Wie bewerten Sie DaggieBog schlecht mittel gut a dh a al Benutzerschnittstelle oo8606060e Anfragesprache O O O O O O Pr zision der Ergebnisse O O O O O O O Haben Sie Vorschl ge f r Verbesserungen oder Erweiterungen Antwort abschicken erforderlich Abbildung 27 Fragebogen einer Umfrage Das Arbeiten mit Umfragen und Abstimmungen ist nur m glich wenn die entsprechende Funktionalit t von Ihrem BSCW Administrator f r Ihren Server aktiviert worden ist 7 3 1 Umfragen erzeugen Um eine neue Umfrage im aktuellen Ordner zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Datei Neu Umfrage im oberen Men Das Aktionsformular
283. hrer Ordnerhierarchie einf gen Wenn Sie nur Zugriff auf den Ordner aus Ihren Lesezeichen heraus haben wollen k nnen Sie e mit Verweis als Lesezeichen ein Lesezeichen f r den direkten Zugriff auf den Ord ner erzeugen Voller Funktionsumfang der Zwischenablage Nach einem Ausschneiden Kopieren oder Verweisen in die Zwischenablage k nnen Sie das Einf gen zun chst auch aufschieben In diesem Fall enth lt die Zwischenablage alle ausge schnittenen oder kopierten Objekte bzw Objekt Verweise die noch nicht in einen anderen Ordner eingef gt oder in den Papierkorb entfernt worden sind Ihre Zwischenablage erinnert sich an die Gruppe von Objekten die durch das letzte Ausschneiden Kopieren oder Verwei sen hinzugekommen sind als die aktuelle Auswahl In Ihrer Zwischenablage sind das die Ein tr ge mit den markierten Auswahlk stchen Durch An und Abwahl der Eintr ge und ein anschlie endes Ausschneiden N w hrend Sie sich noch in der Zwischenablage befinden k nnen Sie die aktuelle Auswahl manuell ver ndern Alle Objekte der aktuellen Auswahl werden in denjenigen Ordner transferiert wo Sie das n chste Mal Bearbeiten Einf gen aus f hren Sie k nnen in Ihrer Zwischenablage auch eine Ordnerstruktur anlegen und sogar die aktuelle Auswahl in einen anderen Ordner innerhalb Ihrer Zwischenablage transferieren Das ist prak tisch wenn Sie Objekte von verschiedenen Standorten zusammensuchen um sie sp ter z B zu archivieren
284. hrere Objekte durch e Markierung der Objekte mittels Anklicken der entsprechenden Auswahlk stchen check boxes am linken Rand der Objekteintr ge und e Auswahl der gew nschten Aktion in der Mehrfachwahl Symbolleiste e Anwendung der Aktion auf ein einzelnes Objekt durch Auswahl der Aktion im Ak tionsmen Die Aktionen der Mehrfachwahl Symbolleiste werden i a auch in den individuellen Aktions men s der Objekteintr ge angeboten Einige Aktionen werden dar ber hinaus auch in der oberen Men leiste unter Datei f r den aktuellen Ordner bzw unter Bearbeiten f r eine mar kierte Auswahl von Objekteintr gen angeboten 3 3 4 1 Mehrfachwahl Symbolleiste Aktionen auf markierten Objekten Wenn Aktionen auf mehrere Objekte simultan angewandt werden sollen w hlen Sie zun chst die Objekte aus durch e Anklicken der entsprechenden Auswahlk stchen check boxes am linken Rand der Objekteintr ge e Auswahl aller Objekte des aktuellen Ordners durch Anklicken von Y in der Mehrfach wahl Symbolleiste Die gleiche Wirkung hat Bearbeiten Alles ausw hlen aus der oberen Men leiste Grundbegriffe und funktionen 39 W hrend der Objektauswahl f r eine simultane Aktion k nnen Sie bei allen bereits ausge w hlten Objekten die Auswahlmarkierung auch wieder entfernen durch e Anklicken von I in der Mehrfachwahl Symbolleiste Die gleiche Wirkung hat Bear beiten Auswahl aufheben aus der oberen Men leiste Nachdem Sie die
285. hres Websiteordners dienen soll Diese Seite k nnen Sie nat rlich nach Ihren W nschen gestalten Wenn in keinem Vorlagenordner des Websiteordners eine Seite Emp ty gefunden wird wird als Vorlage die Systemvorlage genommen eine leere Seite mit dem Namen der Seite als Titel Bearbeiten k nnen Sie vorhandene Seiten Ihres Websiteordners mit ndern Bearbeiten im Aktionsmen der Seite in der normalen Ordneransicht oder durch Klicken auf das Symbol 2 in der Webansicht Wenn Sie Javascript aktiviert haben ber Optionen Einstellungen wird f r die Bearbeitung neuer oder bereits vorhandener Seiten der in BSCW integrierte HTML Editor benutzt Dieser Editor zeigt bei Seiten eines Websiteordners eine zus tzliche Werkzeugleiste an Diese Werk zeugleiste bietet vier Men s die die Bearbeitung der Seiten von Websiteordnern erleichtert e BSCW Element einf gen bietet oft gebrauchte BSCW Elemente an Auswahl einer der angebotenen Elemente f gt den entsprechenden element Code an der Cur sor Position in den Quelltext des Dokuments ein Um das Men nicht zu lang geraten 132 Dokument und Inhaltsmanagement zu lassen werden nicht alle verf gbaren BSCW Elemente dort aufgef hrt F r eine vollst ndige Liste siehe den n chsten Abschnitt e BSCW Verweis einf gen bietet die Namen von anderen Objekten im aktuellen Web siteordner an Wenn Sie auf einen der Namen klicken wird ein Verweis auf das ent sprechende Objekt an der Cu
286. hrieben haben e Denken Sie daran in der Abteilung Aufgaben die Aufgaben die Sie ndern m ch ten mit gt aufzuklappen Sie k nnen eine Laufmappe auch einschlie lich ihrer Aufgaben kopieren Der Zustand der Abarbeitung der Aufgaben wird dabei nicht kopiert der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start Dies betrifft allerdings nur die Aufgaben der Inhalt der Laufmappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert 8 2 2 Laufmappen starten und weiterleiten Laufmappen starten Nachdem Sie das relevante Material in die Laufmappe abgelegt haben k nnen Sie die Abar beitung der Aufgaben einer Laufmappe dadurch starten dass Sie die Laufmappe an die Be nutzer weiterleiten die f r die erste Aufgabe d h die oberste in der Liste verantwortlich sind e W hlen Sie Weiterleiten im Aktionsmen der Laufmappe Im Aktionsformular k n nen Sie zwei Personenkreise ber das Starten benachrichtigen o den Manager der Laufmappe und die anderen Benutzer die f r die aktuelle Aufga be verantwortlich sind und o die Benutzer die f r die n chste Aufgabe verantwortlich sind und an die die Lauf mappe weitergeleitet wird Beim Start der Laufmappe besteht der erste Personenkreis aus dem Laufmappenmana ger wahrscheinlich Sie selbst und den anderen Mitgliedern der Laufmappe in die sem Kontext bedeutet aktuelle Aufgabe das Starten der Laufmappe Der zweite Personenkreis besteht aus den Benutzern die
287. ht vergessen das Blog und seine URL denjenigen Benutzern bekanntzugeben die Sie beteiligen wollen In der Abteilung Darstellung w hlen Sie unter den vier M glichkeiten der Blog Dar stellung aus o nur die Blog Seite im Box Layout o nur die Blog Seite im Standardformat o die Blog Seite im Standardformat eingebettet in eine BSCW Seite einschlie lich der Navigationsleiste oder o die Blog Seite im Standardformat eingebettet in eine externe Webseite z B um wichtige Hintergrundinformationen ber den Zweck des Blogs hinzuzuf gen oder zum Mitmachen anzuregen Im letzteren Fall m ssen Sie die URL der externen Webseite angeben Wichtig In der externen Webseite muss die Stelle wo das Blog eingebettet werden soll mit blog markiert sein Sie k nnen wahlweise die URL eines Stylesheets angeben um die standardm ige Darstellungsart des Blogs zu berschreiben z B um das Aussehen des Blogs durch andere Farben oder Schrifttypen zu ver ndern Das Standard Stylesheet finden Sie unter http your bscw server bscw_resources styles bscw blog css Entscheiden Sie ob innerhalb des Blogs Popup Dialoge benutzt werden sollen und ob Kommentare zusammen mit den Eintr gen im RSS Feed des Blogs angezeigt werden sollen indem Sie die entsprechenden Auswahlk stchen ankreuzen W hlen Sie die Anzahl von Eintr gen aus die auf einer Blog Seite angezeigt werden sollen Geben Sie die Anzahl von Zeichen vom Beginn des Textes an mit der
288. icht anklicken wird die PDF Darstellung des Dokuments gezeigt Wenn Sie dagegen ffnen oder ndern Bear beiten im Aktionsmen des Dokuments w hlen erhalten Sie das Originaldokument mit der entsprechenden Anwendung oder zum Herunterladen Die zus tzliche PDF Darstellung kann auch wieder abgeschaltet werden indem man das entsprechende Auswahlk stchen wieder ab w hlt Achtung Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen das denselben Namen und denselben MIME Typ wie ein vorhandenes Dokument hat wird das vorhandene Dokument ohne R ckfrage berschrieben Um dies zu verhindern K nnen Sie das Dokument sperren e W hlen Sie Zugang Sperren im Aktionsmen des Dokuments um eine nachtr g lich entfernbare Sperre zu setzen Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht wird es nicht berschrieben sondern es wird automatisch eine neue Version erzeugt Hinweis Dokumente die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen geh ren nicht Ihnen dem Erzeuger sondern dem Eigent mer des Arbeitsbereichs Der von diesen Dokumenten belegte Plattenplatz wird demnach auch dem Eigent mer dieses Arbeitsbereichs zugerechnet Wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server Quota System aktiviert ist kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs f r den Eigent mer zu Problemen wegen berschreitung des zugestandenen Plattenplatzes f hren Der Eige
289. ichten 162 Kalendereinstellungen 165 Kodierung 36 225 kompakte Ansicht 70 Kompetenzniveau 66 Kompression 225 Konfiguration der Ereignisdienste 46 Konfiguration des Browsers 19 Kontakte mit Outlook abgleichen 238 Kontaktliste 30 82 Kontaktstatus 150 Kontextmen 24 Konvertierung von Dokumenten 226 Kopfbereich einer Ordnerseite 24 Kopie bearbeiten 132 Kopieren 52 L Laden von Dokumenten 6 228 232 Laufmappe 34 219 erzeugen 220 starten 221 weiterleiten 221 Laufmappen Historie 222 Layoutseite Websiteordner 130 LDAP Verzeichnis 79 Lesezeichen 109 linearer Gesch ftsprozess 219 Live Bookmarks 155 Login 14 wenn Passwort vergessen 20 Logout 16 L schen 54 89 244 Markieren eines Eintrags 39 mehr Information 59 Mehrere Unteraufgaben 212 Mehrfachwahl Symbolleiste 7 24 39 Meine Gemeinschaften 178 Metadaten 56 MIME Typ 3 28 36 Mitglied einladen 38 73 79 entfernen 79 Mitglied einer Gemeinschaft werden 178 Mitglieder eines Arbeitsbereichs 72 77 Mitgliedergruppe 77 81 185 Mitgliederseite 78 Mitgliedschaft verwalten 75 79 vorl ufige 78 mobile Endger te 110 mobiler Zugang zu BSCW 110 mobiles Portal 111 MS Office Dateien bearbeiten 117 N Navigationsleiste 24 Neu einladen 78 Neu in Version 4 5 10 Neu starten Abstimmung 176 Aufgabe 208 Umfrage 176 Neues Objekt Ereignis 45 Niveau 66 Notiz 29 95 anh ngen 98 beantworten 96 bearbeiten 96 l schen 98 schreiben 96 verschieben 98
290. ie ber diesen Eintrag bertragen wurde Wenn der Eintrag Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war werden Sie nicht mehr als Eigent mer und Mitglied des Objekts gef hrt Der Plattenplatz der von dem Objekt belegt wird wird nicht mehr Ihrem Plattenplatzverbrauch zugerechnet wenn Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert ist Wenn der rollen bertragende Eintrag der ge l scht werden soll der letzte rollen bertragende Eintrag ist der auf ein Objekt ver weist und es noch andere rollensetzende Eintr ge gibt die auf dasselbe Objekt ver weisen haben wir ein Problem Wenn der rollen bertragende Eintrag einfach gel scht w rde h tte das Objekt keinen Eigent mer mehr zudem w rden Sie denken Sie h tten das Ihnen geh rende Objekt gel scht w hrend andere Mitglieder immer noch Zugriff darauf haben Um eine solche Situation zu vermeiden werden die anderen rollensetzenden Eintr ge ebenfalls gel scht Weil dadurch die anderen Mitglieder ihren Zugriff auf das Objekt verlieren werden Sie von BSCW gewarnt bevor Sie den letzten rollen bertragenden Eintrag der auf ein Objekt verweist das noch andere Mit Weitere Funktionen 91 glieder hat l schen Wenn Sie fortfahren hat das Objekt keine Eintr ge mehr und wird bei n chster Gelegenheit aus dem System entfernt 4 6 6 Anonymen Zugriff erlauben BSCW macht es Ihnen leicht Objekte im World Wide Web zu publizieren 4 6 6 1 Ordner ver ffentlichen Ordner Websiteord
291. ie Aufgabe hochladen z B mit Neu Dokument im Aktionsmen der Aufgabe oder an einen anderen geeigneten Ort z B in das bergeordnete Projekt Um die Eingabedatenfelder nachtr glich mit Werten zu versehen e w hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Aufgabe und gehen Sie zur Abteilung Daten oder w hlen Sie direkt ndern Eingaben Sie k nnen auch ein fach durch Offnen der Aufgabe zur Aufgabenansicht bergehen e Tragen Sie zumindest Werte f r die erforderlichen Datenfelder ein Bei Feldern vom Typ Dokument bedienen Sie sich der Schaltfl che hinter dem Wert die Sie das Dokument in Ihrer Ordnerhierarchie auffinden l sst Sie sollten sich auch vergewissern dass Sie Auftragnehmer zugewiesen haben sonst bleiben Sie der einzige Verantwortliche f r die Aufgabe es handelt sich dann um eine pers nliche Aufgabe wie etwa ein Eintrag in einer pers nlichen Zu Erledigen Liste Wenn Sie eine solche pers nliche Aufgabe gestartet haben k nnen Sie aber immer noch nachtr glich Auftragneh mer zuweisen etwa mit ndern Verantwortliche oder Aufgabe Zuweisen Die Zuweisung von Auftraggebern kann unterbleiben Sie werden dann nach dem Start auto matisch Auftraggeber Sollte das nicht in Ihrem Sinne sein so k nnen Sie die Aufgabe sp ter immer noch an einen anderen Auftraggeber delegieren Nachdem Sie nun alle n tigen Vorbereitungen getroffen haben e k nnen Sie die Aufgabe mit Aufgabe Starten im Ak
292. ie Mitglieder Ihrer Gemeinschaft werden sollen indem Sie die Auswahlk stchen vor den entsprechenden Benutzereintr gen ankreuzen und klicken Sie auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste e Im Formular Neue Gemeinschaft das als n chstes erscheint gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben Der einzige Unterschied ist dass die neue Gemeinschaft nicht leer ist sondern die aufgef hrten Mitglieder von Anfang an hat Der Gemeinschaftsar beitsbereich der zun chst leer ist erscheint wiederum in Ihrem pers nlichen Arbeits bereich Wenn Sie in Ihrem Adressbuch keine Eintr ge ausgew hlt haben und auf 4 in der Mehrfach wahl Symbolleiste klicken erzeugen Sie eine neue Gemeinschaft die zun chst keine Mitglie der hat Diese Aktion ist quivalent zu Datei Neu Gemeinschaft im oberen Men Ihres Adressbuchs oder Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs Als n chsten betrachten wir unseren Beispielfall Schwarzes Brett Wir nehmen an dass der Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern die ebenfalls Input liefern sollen als Mitglieder Sie f gen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu die alle Mitglieder Ihrer Abteilung enth lt standardm ig m ssen Sie daf r ein Manager des Arbeits bereichs sein um dies tun zu k nnen e W hlen Sie Zugang Gemeinschaft hinzuf gen im Aktionsmen des Arbeitsbereichs
293. ie Objekte ausschneiden oder entfernen Wenn Sie je doch Objekte kopieren archivieren oder versenden werden eventuelle Anmerkungen ent fernt 4 8 Blogs Blogs Abk rzung f r Web log sind urspr nglich eine Art von Web Tageb chern d h eine Person ver ffentlicht ihre t glichen Eintragungen die jedermann im Web lesen kann Ein Blog in BSCW besteht aus einer Folge von Eintr gen die normalerweise Texte von kurzer bis mittlerer L nge sind und als HTML Dokumente auch Bilder und Verweise auf anderes Mate rial im Web enthalten k nnen Blog Eintr ge haben einen Betreff und k nnen auch mit Tags versehen werden d h mit frei vergebenen Schlagworten Die Eintr ge eines Blogs werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt d h der letzte Eintrag wird als erster an gezeigt 98 Weitere Funktionen Blogs unterscheiden sich darin wer die Eintr ge lesen und wer neue Eintr ge hinzuf gen darf die Mitglieder des Arbeitsbereichs der das Blog enth lt die registrierten Benutzer des BSCW Servers oder berhaupt jeder Beachten Sie dass auch ein Blog eine Art Ordner ist zu dem man andere Benutzer als Mitglieder einladen kann Das Recht neue Eintr ge hinzuzuf gen kann auf den Erzeuger eines Blogs beschr nkt werden Standardm ig darf jeder der einen Eintrag lesen darf auch einen Kommentar hinzuf gen ogo Datei Bearbeiten Anzeigen Hilfe Sas weee Kreifelts Projekte
294. ie Sie in den Optionen selbst festgelegt haben und o den Zugriffsrechten die Sie f r dieses Objekt haben 3 3 1 Objekte erzeugen Die Men punkte zum Erzeugen von Objekten finden Sie an vier verschiedenen Stellen auf einer Ordnerseite e In der oberen Men leiste k nnen Sie Objekte im aktuellen Ordner erzeugen indem Sie den gew nschten Objekttyp aus dem Men Datei Neu ausw hlen Mit Datei Neu Ordner erzeugen Sie z B einen neuen Unterordner des aktuellen Ordners Das Aktionsformular hat drei Abteilungen e In der Abteilung Allgemeines geben Sie Name und wahlweise Tags und Be schreibung an e In der Abteilung Auto Versionierung legen Sie fest ob Dokumente im neuen Ordner automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden sollen Einzelheiten in 5 3 7 Automatische Versionierung auf S 125 e In der Abteilung Attribute k nnen Sie eigene Metadatenattribute f r den neuen Ordner eingeben Einzelheiten in 3 7 1 Metadatenattribute auf S 56 e Schlie lich klicken Sie auf OK um den neuen Ordner zu erzeugen Grundbegriffe und funktionen 35 e Die Schnellstartleiste unterst tzt die Erzeugung von h ufig benutzten Objekten im ak tuellen Ordner Indem Sie z B auf iR klicken erzeugen Sie einen neuen Unterord ner im aktuellen Ordner mit demselben Aktionsformular wie oben e Im Kontextmen k nnen Sie ebenfalls neue Objekte erzeugen indem Sie den ge w nschten Objekttyp aus dem Men Ne
295. ie auf Ohne Termin beenden um die Terminabstimmung zu beenden ohne einen endg ltigen Termin festzulegen Im Aktionsformular Terminabstimmung been den k nnen Sie wiederum einen Kommentar angeben der der E Mail Nachricht hin zugef gt wird die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt Die Teilnehmer werden s mtlich per E Mail ber den endg ltigen Termin bzw das Ende der Abstimmung benachrichtigt Wenn ein endg ltiger Termin festgelegt wurde enth lt diese Nachricht einen Verweis mit dem auch die Teilnehmer den endg ltigen Termin im iCal For mat in ihren BSCW oder sonstigen Kalender bernehmen K nnen Beachten Sie dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger einer Terminabstimmung einen endg ltigen Termin festlegen kann sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Terminabstimmung enth lt 168 Kalender Umfragen und Gemeinschaften 7 3 Umfragen und Abstimmungen Umfragen und Abstimmungen bestehen aus Fragen die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben Eine Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs zu dem sie geh rt oder an die ffentlichkeit Abstimmungen richten sich an bestimmte Benutzer und Personen die durch ihre E Mail Adresse identifiziert werden Die Beantwortung der Fra gen ist nur w hrend des vorgesehenen Zeitraums m glich Ein wesentlicher Unterschied zwischen Umfragen und Abstimmungen besteht darin dass Umfragen anonym beantwortet werden w
296. ie entsprechende Option im Formular Mitglied einladen aktivieren In Ihrem t glichen Arbeitsbereichsbericht werden Sie ebenfalls ber Einladungen in Arbeits bereiche des vergangenen Tages informiert BSCW bietet keine spezielle Funktion an um eine Einladung zu einem Arbeitsbereich abzu lehnen Wenn Sie einem Arbeitsbereich nicht zugeordnet sein wollen m ssen Sie sich selbst aus der Mitgliederliste entfernen e Klicken Sie auf das Symbol Th rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen e W hlen Sie Zugang Entfernen im Aktionsmen Ihres Eintrags um sich selbst aus dem Arbeitsbereich zu entfernen Um erneut Zugang zu dem Arbeitsbereich zu erlan gen bitten Sie ein anderes Mitglied Sie wieder einzuladen Es ist nicht m glich sich selbst zu einem fremden Arbeitsbereich einzuladen Wenn Sie kein Interesse an einem neuen Arbeitsbereich haben k nnen Sie ihn auch aus Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich entfernen und in Ihrem Papierkorb l schen das beendet Weitere Funktionen 77 ebenfalls Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich Einfaches Entfernen reicht nicht auch wenn sich der Arbeitsbereich in Ihrem Papierkorb befindet bleiben Sie immer noch Mitglied 4 5 1 Mitgliederseite Die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs zeigt eine Liste der Benutzer der Mitgliedergrup pen und ggf einer Gemeinschaft an die Mitglieder des Arbeitsbereichs sind und die Mitglie
297. ie im aktuellen Ordner und seinen Unterordnern enthalten sind wie folgt e W hlen Sie Anzeigen Zeitachse im oberen Men des aktuellen Ordners e Im Aktionsformular w hlen Sie das Zeitintervall d h die Zeiteinheit f r Ihre Zeit achse W hlen Sie das monatliche Zeitintervall f r eine etwas gr bere Darstellung und das w chentliche Zeitintervall f r eine feinere Kreuzen Sie an welche Typen von Ob 216 Workflow Management jekten in der Zeitachsendarstellung angezeigt werden sollen Sie K nnen sich neben Aufgaben Phasen und Projekten auch Termine Umfragen Abstimmungen und Ter minabstimmungen anzeigen lassen e Klicken Sie auf OK um die Zeitachsendarstellung in einem separaten Browser Fenster zu erzeugen Das Zeitachsenfenster zeigt in seinem oberen Teil alle zeitbezogenen Objekte der von Ihnen ausgew hlten Typen die im aktuellen Ordner und seinen Unterordnern enthalten sind Jedes Objekt wird durch sein Symbol und seinen Namen dargestellt und zwar an der Stelle der Zeitachse die seinem Beginn entspricht wenn das Objekt auch ein Ende hat wird die zeit liche Ausdehnung des Objekts durch einen Balken oberhalb von Symbol und Name darge stellt der entsprechend dem Objektstatus gef rbt ist Das Farbschema wird unterhalb der Zeit achsendarstellung erl utert Klicken Sie auf einen Objektnamen oder symbol um weitere Informationen ber das Objekt in Form eines Tooltip zu erhalten Innerhalb des Tooltip k nnen Sie
298. ie sie f r den Ordner g ltig ist Beachten Sie dass Versionen von denen ein Versionszweig ausgeht nicht gel scht werden k nnen Solche Versionen z hlen f r automatische Versionierung mit einer begrenzten An zahl von Versionen nicht mit Wenn Sie die automatische Versionierung f r einen Ordner zur cknehmen d h Sie w hlen die Einstellung Keine automatische Versionierung oder die BSCW Voreinstellung wenn die auf dasselbe hinausl uft werden die Dokumente des Ordners und seiner Unterordner nicht ver ndert und keine existierenden Versionen gehen verloren Dokumente und Unter ordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versionierung behalten diese Ein stellung andere Unterordner erben die neue Einstellung andere Dokumente werden normale Dokumente entweder mit oder ohne Versionskontrolle aber ohne eigene Einstellung der automatischen Versionierung Hinweis Wie oben dargestellt f hrt das Zur cknehmen der automatischen Versionierung oder die Beschr nkung der automatischen Versionierung auf eine kleinere Maximalzahl von Versionen nicht zum L schen von Versionen Wenn Sie Versionen l schen wollen die Sie nicht mehr brauchen m ssen Sie das manuell mit Versionen l schen machen Sollte das viele Ordner und Dokumente betreffen bitten Sie Ihren BSCW Administrator Ihnen mit einem automatisierten Skript zu helfen 126 Dokument und Inhaltsmanagement 5 4 Vorlagen und Vorlagenordner Vorlagen werden als Mu
299. ierungsprozess ausgewertet werden d Der Parameter template ist f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus wenn sie in einer anderen Vorlage im Parameter template angegeben wurde siehe Fall b oben oder wenn sie in eine andere Vor lage eingebettet ist siehe unten Dabei besteht die Vorlage X aus Definitionen von Instan zen die in die im Parameter template angegebene Vorlage eingesetzt werden Eingebettete Vorlagen In eine Vorlage k nnen andere Vorlagen eingebettet werden Dadurch kann eine Vorlage von mehreren anderen Vorlagen verwendet werden Eine Vorlage wird mit der folgenden Notation eingebettet Name der Vorlage W hrend des Evaluierungsprozesses wird zun chst die eingebettete Vorlage ausgewertet und der daraus resultierende Text eingesetzt Solch eine Referenz auf eine eingebettete Vorlage kann auch Pfadinformationen enthalten die die Vorlage innerhalb eines DokSets lokalisieren Die Pfadnamen werden als relativ zum Ort derjenigen Vorlage angesehen die die Referenz auf die eingebettete Vorlage enth lt Vorlagen die Definitionen von Instanzen enthalten k n nen ebenso eingebettet werden In diesem Fall wird w hrend der Auswertung ebenfalls das Resultat der Auswertung der eingebetteten Vorlage f r die Referenz eingesetzt Mit der Notation Name der Vorlage Nam iner verbundenen Vorlage kann man eine eingebettete Vorlage mit einer Vorlage verbinden die Definitione
300. igen Eintrag zu lesen wenn er nicht ganz angezeigt wird und oder einen Kommentar hinzuzuf gen Wenn Sie die erforderlichen Zugriffsrechte besitzen k nnen Sie einen Eintrag bearbeiten oder Entfernen indem Sie auf die entsprechenden Schaltfl chen Bearbeiten und Entfernen klicken Beachten Sie dass entfernte Eintr ge im Papierkorb landen von wo aus sie auch wieder zur ckgelegt werden k nnen Wenn das Blog mehr Eintr ge enth lt als auf eine Blog Seite passen wird am Fu der Blog Seite eine Reihe von Navigationsschaltfl chen angeboten mit denen man vor und zur ck bl ttern und auch eine bestimmte Blog Seite aufschlagen kann Die linke Seite der Blog Darstellung zeigt Listen der verf gbaren Aktionen der verwendeten Tags der Autoren des Blogs und die Monate in denen Eintr ge entstanden sind Tags Auto Weitere Funktionen 101 ren und Entstehungsmonate werden im Verh ltnis zu ihrer relativen H ufigkeit aufgef hrt z B wird der Autor mit den meisten Eintr gen in gro er Schrift dargestellt w hrend ein Autor mit nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt wird Sie k nnen die Darstellung auf Eintr ge beschr nken die ein bestimmtes Schlagwort tragen die von einem bestimmten Autor verfasst worden oder in einem bestimmten Monat entstanden sind indem Sie in diesen Listen auf ein Tag einen Autor oder Monat klicken Um zur Darstellung aller Eintr ge zur ckzukehren bet tigen Sie die Aktionsschaltfl che Alle E
301. ikel verweisen 3 2 11 Vorlagenordner Vorlagenordner sind spezielle Ordner mit Vorlagen die in andere Ordner kopiert werden k n nen Als Vorlagen k nnen beliebige Objekte verwendet werden z B Dokumente jeglicher Art Umfragen Umlaufmappen und Aufgaben oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief oder Formularvorlagen mit umfangreichen Lay out und Formatierungsinformationen sowie ggf Berechnungsformeln Die Vorlagen werden nach dem Kopieren mit spezifischem Inhalt ausgef llt Zus tzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern die Vorlagen f r den Gebrauch einer ein zelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten gibt es noch systemweite Vorlagenordner die f r alle registrierten Benutzer des BSCW Servers zug nglich sind und die vom System administrator verwaltet werden 3 2 12 Websiteordner Websiteordner bieten eine komfortable M glichkeit Miniatur Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten Abgesehen von den HTML Dokumenten Seiten die den Inhalt der Website ausmachen enth lt ein Websiteordner drei spezielle Dokumente die Start seite die angezeigt wird wenn man auf den Namen oder das Symbol eines Websiteordners klickt die Layoutseite die als Standard Rahmen f r alle anderen HTML Dokumente des Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Websiteordners sicherstellt und schlie lich die Stildefinition ein Stylesheet das z B
302. ildefinition direkt an Ort und Stelle be arbeiten Wenn Sie Auto Versionierung f r den Websiteordner eingeschaltet haben erzeugen diese Aktionen neue Versionen der entsprechenden Dokumente und Sie k nnen zu einem al ten Design zur ckkehren indem Sie die neueren Versionen von Startseite Layoutseite oder Stildefinition l schen W hrend eine aktive Startseite f r die prim re Funktion eines Websiteordners d h sich wie eine Art Website zu verhalten statt wie ein normaler Ordner erforderlich ist ist die Layout seite optional Sie ist jedoch sehr n tzlich um ein konsistentes Erscheinungsbild der Seiten eines Websiteordners zu erreichen Dar ber hinaus kann sie beim Navigieren im Website ordner helfen und zus tzliche Informationen ber die Inhaltsseiten zur Verf gung stellen Wenn Sie vorhaben Ihre eigenen Layoutseiten zu entwerfen sollten Sie sich zuerst den Quelltext der vordefinierten Layoutseiten ansehen Zwei Dinge sind wichtig Layoutseiten m ssen das spezielle Element element content genau einmal enthalten Dieses Element bestimmt die Stelle wo die anderen Seiten des Websiteordners die Inhaltsseiten in die Lay outseite eingebettet werden Weiterhin k nnen Sie alle BSCW Elemente siehe 5 5 5 BSCW Elemente verwenden auf S 133 auch in Layoutseiten einsetzen Diese Elemente werden jedoch nicht in Bezug auf die Layoutseite ausgewertet sondern in Bezug auf die ein gebettete Seite Wenn Sie z B ein BSCW Element in der
303. ildung 6 Das Aktionsmen f r einen Kalender Das Aktionsmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekt eintrag angezeigt werden durch gleichzeitiges Dr cken der Strg Taste zusammen mit einem rechten Mausklick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel spei chern unter Erste Schritte 7 Wenn man den Cursor ber das Aktionsmen symbol positioniert wird ein zus tzliches hori zontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschneiden Kopieren Entfernen angeboten Die Konfiguration des Aktionsmen s h ngt vom Objekttyp ab z B sind f r eine URL einen Ordner oder ein Dokument jeweils verschiedene Aktionen m glich BSCW zeigt keine Aktionen an die Sie auf das betreffende Objekt nicht anwenden d rfen etwa aufgrund Ihrer Rolle in Bezug auf das Objekt Zugriffsrechte in BSCW werden auf der Grundlage von Rollen verwaltet Sie k nnen neue Mitglieder zu einem Ihrer Arbeitsbereiche einladen und ihnen dabei eine bestimmte Rolle zuweisen z B die Rolle Lehrer oder Sch ler sofern diese Rollen vorher definiert wurden Rollen spezifizieren Zugriffsprofile und k nnen an jedes Objekt angeh ngt werden Eine Reihe vordefinierter Rollen steht zur Aus wahl Manager Mitglied assoziiertes Mitglied kann keine anderen Mitglieder einladen und eingeschr nktes Mitglied nur Leserechte sind Standardrollen definieren Sie nach Be
304. ilung D von oben mit ihren drei Unterabteilungen A B und C die ihrerseits wieder aus untergeordneten Organisationseinheiten bestehen Wenn Sie diese hierarchische Organisation auf BSCW Arbeitsbereiche und ihre assoziierten Mitgliedergruppen abbilden wollen k nnten Sie wie folgt vorgehen e Erzeugen Sie Arbeitsbereiche f r die Abteilung die Unterabteilungen und die unter geordneten Einheiten e Laden Sie die Benutzer die zu den untergeordneten Einheiten geh ren in die ent sprechenden Arbeitsbereiche ein und f gen Sie die Mitgliedergruppen dieser Arbeits bereiche Ihrem Adressbuch hinzu e Laden Sie die Mitgliedergruppen der untergeordneten Einheiten zu den Arbeits bereichen der Unterabteilungen ein und schlie lich die Mitgliedergruppen der Unter abteilungen zum Arbeitsbereich der Abteilung Dieses Vorgehen resultiert in einer hierarchischen Organisation der Mitgliedergruppen Mit gliedergruppen einer unteren Ebene in der Hierarchie sind Mitglieder von Mitgliedergruppen der n chsth heren Ebene F r die diesbez glichen Arbeitsbereiche gilt die umgekehrte Bezie hung ein Arbeitsbereich eine oberen Ebene in der Hierarchie ist in Arbeitsbereichen der n chstniedrigeren Ebene enthalten Auf diese Weise hat ein Mitglied eines Arbeitsbereichs unten in der Hierarchie Zugriff auf alle Arbeitsbereiche h her in der Hierarchie die auf dem Pfad liegen der von seinem Arbeitsbereich zur Spitze der Hierarchie f hrt Nehmen Sie als Kalende
305. in spezieller Weise vererben Nur Systemadministratoren k nnen 88 Weitere Funktionen Spezialrollen neu definieren oder l schen Beispiele f r Spezialrollen sind Eigent mer und Erzeuger Alle Rollen normale Rollen sowie Spezialrollen k nnen f r beliebige Objekte ge ndert wer den e Dazu w hlen Sie Zugang Rolle ndern im Aktionsmen desjenigen Objekts f r das Sie Rollen ndern wollen e W hlen Sie die Rolle aus die Sie ndern m chten und best tigen Sie mit OK An dieser Stelle k nnen auch etwaige schon vorgenommene Rollen nderungen mit Alle Rollen nderungen zur cksetzen in ihrer Gesamtheit f r das Objekt zur ckgenommen werden e Im nachfolgenden Formular w hlen Sie diejenigen Aktionen aus die f r die ge nderte Rolle erlaubt sein sollen und best tigen mit OK Wenn es sich um eine selbstdefi nierte Rolle handelt kann sie hier auch mit Rolle entfernen gel scht werden Hinweis Wenn f r eine Rolle die Aktion Ausschneiden erlaubt ist ist auch automatisch die Aktion Entfernen erlaubt auch wenn sie nicht angekreuzt wurde Dies ist deshalb so gere gelt weil ein Objekt nach dem Ausschneiden ohne weitere Einschr nkung aus der Zwischen ablage entfernt werden kann Die Aktion Ausschneiden schlie t also mittelbar die Aktion Entfernen mit ein Die ge nderten Rollendefinitionen gelten f r den Geltungsbereich des Objekts wo sie ge n dert wurden aber nicht au erhalb Das
306. indows Explorer heraus e W hlen Sie Netzwerkressource hinzuf gen Der Dialog Assistent zum Hinzuf gen von Netzwerkressourcen ffnet sich e Best tigen Sie zweimal mit weiter e Geben Sie als Netzwerkadresse die URL Ihres BSCW Servers an z B http Ihr BSCW Server bscew bscew cgi e Best tigen Sie mit weiter e Geben Sie in das Login Fenster Ihren BSCW Benutzernamen und das Passwort ein e Wenn Sie m chten k nnen Sie einen Namen f r die Ressource eingeben e Klicken Sie auf Fertigstellen Wenn die neue Netzwerkressource erfolgreich angelegt wurde haben Sie dar ber Zugriff auf Ihren BSCW Server Ihr pers nlicher Arbeitsbereich Benutzername ist dabei ber den Ordner Alias home erreichbar Sie k nnen nun ber den Windows Explorer auf Dokumente in BSCW zugreifen und mittels Kopieren und Einf gen oder per drag amp drop Dokumente hoch bzw herunterladen Falls die oben beschriebene Methode nicht funktioniert weil z B der Dialog zur Eingabe von Benutzernamen und Kennwort immer wieder erscheint sehen Sie sich bitte auf der BSCW Website http www bscw de unter H ufige Fragen die Hinweise zur Probleml sung bei der WebDAV Verbindung an Da Microsoft das WebDAV Protokoll teilweise nicht RFC konform implementiert hat erge ben sich folgende bisher bekannten Probleme der WebDAV Erweiterung o Die Dialogboxen und Fehlermeldungen sind teilweise irref hrend o Leer und
307. iner Abstimmung abstimmen wollen klicken Sie auf den Verweis den Sie automatisch per E Mail erhalten Wenn Sie Zugang zum Arbeitsbereich der Umfrage oder Abstimmung haben e w hlen Sie einfach ffnen im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung oder klicken Sie auf den Umfrage oder Abstimmungseintrag in der Ordner bersicht Da durch wird der Fragebogen angezeigt e F llen Sie den Fragebogen aus und klicken Sie auf Antwort abschicken um die Be antwortung zu beenden und den Fragebogen abzuschicken Alle Fragen die mit als erforderlich gekennzeichnet sind m ssen beantwortet werden sonst wird die Antwort nicht akzeptiert Bei Umfragen k nnen Sie Ihre Antworten danach nicht mehr revidieren bei Abstimmungen k nnen Sie Ihre Meinung noch ndern siehe unten e Anschlie end werden die bisherigen Umfrage oder Abstimmungsergebnisse ange zeigt wenn die Umfrage oder Abstimmung die Einsichtnahme f r Teilnehmer vor sieht Teilnahme an einer Umfrage oder Abstimmung ist nur m glich wenn ihr Zeitrahmen begon nen hat und noch nicht abgelaufen ist Jeder potentielle Teilnehmer einer Umfrage kann nur einmal antworten Bei einer ffentlichen Umfrage wird dies durch Cookies die im Browser des Teilnehmers gesetzt werden gew hrleistet Bei einer Abstimmung kann ein Teilnehmer seine Meinung noch ndern e ffnen Sie dazu die Abstimmung und klicken Sie im Kopf des Fragebogens auf Ihre Meinung ndern 7 3 6 Umfragen und Ab
308. intr ge zeigen in der oberen linken Ecke Wenn Sie auf die Schaltfl che RSS Feed in der linken unteren Ecke der Blog Darstellung klicken erhalten Sie das gesamte Blog als einen RSS Feed in chronologischer Reihenfolge dargestellt Sie k nnen bei dieser Gelegenheit den RSS Feed auch abonnieren um ber die Aktivit ten in diesem Blog im Bilde zu bleiben 4 9 Suche BSCW hilft Ihnen o Objekte Ordner Dokumente usw in Ihren Arbeitsbereichen Ihrem Kalender Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb zu finden o Dokumente in Ihren Arbeitsbereichen nach ihrem Inhalt zu finden o Objekte Ordner Dokumente usw in Ihren Arbeitsbereichen Ihrem Kalender Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb nach den ihnen zugewiesenen Tags zu finden o zu berpr fen ob eine Person Benutzer Ihres BSCW Servers ist oder in Ihrem Adress buch aufgef hrt wird o eine Web Anfrage an die Google Suchmaschine zu richten Unabh ngig von der Art Ihrer Suche haben Sie die M glichkeit die Ergebnisse Ihrer Suche dauerhaft in BSCW zu speichern oder nicht Dauerhafte Suchordner sind hilfreich wenn eine bestimmte Suche sp ter noch einmal wiederholt werden soll Dauerhafte Suchordner bilden einen eigenen Objekttyp in BSCW Einen dauerhaften und benannten Suchordner der die Liste der Treffer auf Ihre Anfrage ent h lt und im aktuellen Ordner gespeichert wird erzeugen Sie wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Suchordner in der oberen Men leis
309. inungen bilden die Zeilen Stimmen Sie ber die Terminvorschl ge ab indem Sie die Ihrer Meinung entsprechenden Felder f r die einzelnen Vorschl ge anklicken und schlie lich auf Abstimmen klicken Wenn Sie bereits abgestimmt haben und Ihre Meinung ndern wollen klicken Sie auf das Symbol neben Ihrem Namen 166 Kalender Umfragen und Gemeinschaften e Die Kommentare zu einem Termin sowie den Grad der Zustimmung die er bisher er fahren hat werden als Tooltip des Informationssymbols G eines Termins angezeigt e Die Zeile Aktueller Stand zeigt den aggregierten Stand der vorgeschlagenen Termi ne o Gr n Alle Teilnehmer haben zugestimmt o Orange Kein Teilnehmer hat abgelehnt mindestens ein Teilnehmer hat mit Viel leicht abgestimmt o Rot Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt Ihre Stimme wirkt sich unmittelbar auf den aktuellen Stand eines Termins aus wenn Sie z B mit Nein stimmen wird der aktuelle Stand auf rot gesetzt e Sie k nnen auch andere Teilnehmer vorschlagen wenn der Organisator diese M g lichkeit vorgesehen hat siehe n chsten Abschnitt e Klicken Sie auf Zur ck um wieder zur Ordner bersicht zu gelangen Sie k nnen Ihre Meinung ndern oder sich die anderen Ergebnisse der Abstimmung ansehen indem Sie denselben Verweis in der Einladungsnachricht anklicken Sie sollten also diese Nachricht nicht l schen Zugriff auf die Terminabstimmung ist m glich solange die Abstim mu
310. io Datei das Dokument hat auf dem BSCW Server eine g ltige Dateinamenerweiterung z B doc bei einem Word Dokument Au erdem muss auf dem BSCW Server Dokument und Inhaltsmanagement 117 o WebDAV aktiviert sein siehe 9 9 WebDAV auf S 239 Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren BSCW Administrator Wenn die Voraussetzungen erf llt sind bearbeiten Sie eine MS Office Datei direkt auf dem BSCW Server wie folgt e W hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments e Diese Aktion sperrt die Datei und startet automatisch die entsprechende Office An wendung Durch die Operation Speichern in der Office Anwendung wird die Datei auf den BSCW Server zur ckgeschrieben Dort wird die Ursprungsdatei ersetzt bzw bei Dokumenten unter Versionskontrolle eine neue Version angelegt e Die Sperre des Dokuments wird durch Schlie en der Datei in der Office Anwendung aufgehoben Hinweis Wenn direktes Bearbeiten mit der Hilfsanwendung f r externe Editoren f r MS Of fice Dateien aktiviert ist siehe n chsten Abschnitt hat dieses Verfahren Priorit t vor dem hier beschriebenen Verfahren des direkten Bearbeitens 5 1 4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten Mithilfe einer lokalen Hilfsanwendung f r externe Editoren k nnen Sie beliebige Dokumente direkt auf dem BSCW Server bearbeiten Eine solche Hilfsanwendung muss auf Ihrem loka len Computer installiert werden Sie wird f r das direkte Editieren eines BSC
311. ion und in allen Unterordnern Andererseits befindet sich der Ordner Projektdokumentation in Ihrem pers nlichen Arbeits bereich wo Sie Manager sind Welche Rollen gelten nun f r Sie in Projektdokumentation Wenn Sie die Manager Rechte auch in Projektdokumentation erben w rden w ren Sie dort gleichzeitig Eingeschr nktes Mitglied und Manager Das ginge zwar technisch w re aber sicher nicht im Sinne Ihres Gastgebers Aus diesem Grund vererben die speziellen pers nli chen Bereiche ihre Rollenzuweisungen nur auf private Ordner nicht aber auf gemeinsame Arbeitsbereiche Gemeinsame Arbeitsbereiche k nnen Rollendefinitionen und zuweisungen nur von anderen gemeinsamen Arbeitsbereichen erben Erweiterte Zugriffsrechte f r den BSCW Administrator BSCW Administratoren d rfen unabh ngig von ihrer aktuellen Mitgliedschaft in allen Ord nern Rollen zuweisen und ndern Aktionen Zugang Rolle zuweisen und Zugang Rolle ndern Au erdem k nnen BSCW Administratoren alle Ordner ffnen und bei allen Ob jekten die Aktion Information Allgemein ausf hren Wegen der umfangreichen Rechte ist Administrator aus Sicherheitsgr nden keine Rolle im ei gentlichen Sinn des BSCW Rollenkonzepts Auf diese Weise wird vermieden dass die beson deren Rechte des BSCW Administrators ber die Benutzerschnittstelle manipuliert werden k nnen 4 6 2 Informationen ber aktuelle Zugriffsrechte F r jedes Objekt werden die Zugriffsr
312. ischen Gruppe von Benutzern repr sentiert durch das Gruppensymbol T die auf die Objekte in diesem Ordner zugreifen und neue Objekte einbringen k nnen Z S j g Logout EUIRBRr a HARRME Kreifelts Mg CBd gt CeBIT I Suchen 2 P cCes r insgesamt 10 Eintr ge v Icon Name Aktion Gr e TeileNotizWert Erzeugt von Neu ME EKalender CeBIT v 14 Kreifelts dr m Produktbeschreibung 0 4 vr 40K A Kreifelts Io 5 Flyer v 2 Kreifelts Is mE Vorlage dtm 5 Kreifelts PF Int Inhalt xmil vw BER woetzel PT EG EceBit Bscw Kreifelts P Auf die Anfrage passen 94100 Objekte 16 sind gespeichert B Der Stand vom letzten Jahr vw 156K 2 woetzel Diesmal sind wir in Halle 3 783 CeBIT Review v 4 m ruland ge Web Info v hinrichs 19 8 Zeitplan v 6 ruland or il Kontakte f r CeBIT v 5 Kreifelts m Nachricht Hinrichs w BER hinrichs Abbildung 1 Beispiel f r eine Ordner bersicht 2 Erste Schritte Als registrierter Benutzer eines BSCW Servers k nnen Sie Mitglied in einer beliebigen An zahl von Arbeitsbereichen sein Au erdem k nnen Sie Ordner und andere Objekte erzeugen und diese zur gemeinsamen Nutzung freigeben wie es die aktuelle Aufgabe gerade erfordert In der Web basierten Benutzeroberfl che zeigt BSCW den Inhalt eines Ordners oder eines Arbeitsbereichs im Mittelteil einer bersichtsseite an Dar ber befindet sich ein Kopfteil der Popup Men s und mi
313. ise einmal am Tag um neue und ge nderte Dokumente f r eine inhalts basierte Suche aufzubereiten Im Formular Anfrage bearbeiten einer Suche in Dokumenten geben Sie Ihre Suchanfrage in dem Feld Suche innerhalb der Dokumente nach an Unter dem Feld wird angegeben welcher Indexdienst benutzt wird Einfache Anfragen bestehen aus einer Reihe von Schlagw rtern die durch Leerzeichen ge trennt sind und die im Inhalt der gesuchten Dokumente enthalten sein sollen Komplexere An fragen sind auch m glich Wenn PyLucene zum Indexieren benutzt wird sind in Anf hrungs zeichen eingeschlossene Suchphrasen und Jokerzeichen in Schlagw rtern erlaubt Zur Zeit gibt es zwei weitere Indexdienste die mit BSCW verwendet werden o Microsoft Indexing Service Windows Plattform siehe http msdn microsoft com library en us indexsrv html ixglang_92xx asp f r die genaue Syntax der Abfragesprache o SWISH UNIX Plattform siehe http swishplusplus sourceforge net man search pdf f r die genaue Syntax der Abfragesprache BSCW zeigt die gefundenen Dokumente auf einer Ordner Seite Die Beschreibung jedes Do kuments enth lt den Ordner in dem es sich befindet Vergewissern Sie sich deshalb dass Sie Ansicht Beschreibung aktiviert haben 4 9 3 Suche mithilfe von Tags Mit einer internen Suchmaschine finden Sie Objekte in BSCW auf der Basis der diesen Ob jekten zugewiesenen Tags Tags sind frei vergebene Schlagw rter zur Klassifikation v
314. isse k nnen auch f r eine weitere Bearbeitung exportiert werden Eine Abstimmung unterscheidet sich von einer Umfrage lediglich in zweierlei Hinsicht es wird zur Person abgestimmt wird und nicht anonym d h jeder Teilnehmer kann sehen wie die anderen abgestimmt haben und an einer Abstimmung k nnen beliebige Personen teilneh men die durch ihren Benutzernamen oder ihre E Mail Nachricht identifiziert werden d h der Teilnehmerkreis von Abstimmungen ist nicht auf die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs beschr nkt der die Abstimmung enth lt 3 2 17 Gemeinschaft Gemeinschaften sind dazu gedacht gro en Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeits bereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu erm glichen ohne dabei auf gleichbleibende Perfor manz zu verzichten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benut zer mit hnlichen Interessen 3 2 18 Projekt und Phase Mit Projekten und Phasen wird Projektmanagement durch Zeitplanung und Fortschrittskon trolle unterst tzt Beide Objekttypen sind in BSCW als spezielle Ordner realisiert die weitere Dokumente und Diskussionsforen enthalten k nnen Unter einem Projekt wird ein zeitlich be grenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel verstanden Der Zeitrahmen eines Projekts kann durch Beginn und Fertigstellungstermin festgelegt werden Projekte k nnen in einzelne Ar beitsabschnitte sogenannte Phasen unterteilt sein Eine Phase ist ein abgeschlossener Arbeitsabschn
315. iste angeboten werden durch die Ordneransicht bl ttern Schriftgr e durch Browser festlegen Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie die Schriftgr e in der BSCW Benutzerschnittstelle ber diesbez gliche Einstellungen in Ihrem Browser steuern m chten Wenn diese Option nicht in Kraft ist werden Browsereinstellungen bez g lich der Schriftgr e ignoriert und BSCW legt die Schriftgr e der Benutzerschnittstelle selbst fest Ansichtseinstellungen f r jeden Ordner individuell speichern Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie die Einstellungen f r die Ordneransicht individuell f r jeden Ordner speichern wol len Wenn diese Option nicht in Kraft ist gelten die Ansichtseinstellungen f r einen Ordner automatisch auch f r alle anderen Ordner F r Einzelheiten siehe 4 3 4 Ordneransichten auf S 70 insbesondere den Unterabschnitt ber den G ltigkeitsbereich von Ansichtseinstellun gen 68 Weitere Funktionen Popup Dialoge benutzen Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie Aktionsformulare als Pop up Fenster in Registerkartenformat angezeigt haben m chten Wenn diese Option nicht akti viert ist werden Aktionsformulare als Standardformulare mit ausklappbaren Abteilungen an gezeigt Datumeingaben f r Zeigeger t Maus optimieren Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie Daten lieber ber Auswahllisten und Ihre Maus eingeben anstatt direkt ber Ihre Tastatur Unterabteilung Symbole in der Schnellzugriffsleiste Kreuzen
316. it ndern Eigenschaften im Aktionsmen eine automatische Versionierung auch f r einzelne Dokumente festlegen um z B bestimmte Dokumente von der Versionskon trolle auszunehmen oder Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen fest zulegen Dies wird auch bereits bei der Erzeugung von Dokumenten angeboten Die Einstellung f r die automatische Versionierung die f r einen Ordner oder ein Dokument g ltig ist wird auf der Info Seite unter Details angezeigt klicken Sie auf BH am linken Rand des Objekteintrags Wenn sich in der Abteilung Details kein Eintrag Auto Versionierung findet gilt die BSCW Voreinstellung f r diesen Ordner oder dieses Dokument Dokument und Inhaltsmanagement 125 Wenn Sie automatische Versionskontrolle f r einen Ordner festlegen unbegrenzte oder be grenzte Anzahl von Versionen wird folgendes mit den bereits existierenden Dokumenten und Unterordner geschehen Dokumente ohne Versionskontrolle bleiben unver ndert d h bleiben Dokumente ohne Versionen Ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen wird aber solche Dokumente au tomatisch unter Versionskontrolle stellen mit dem Original als erste Version und dem be arbeiteten oder ersetzten Dokument als zweite Version Sie k nnen nat rlich solche Doku mente auch explizit unter Versionskontrolle stellen Dokumente unter Versionskontrolle Wenn automatische Versionierung mit einer unbe grenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde bleiben so
317. ition die dieser Ordner in der jeweiligen Ordner Hierarchie der anderen Gruppenmitglieder hat Wenn z B ein Ordner B der in einem Arbeitsbereich A enthalten ist selbst in einen gemein samen Arbeitsbereich umgewandelt wird indem zus tzliche Mitglieder eingeladen werden ndert sich die Position von Arbeitsbereich B im urspr nglichen Arbeitsbereich A f r die Mit glieder von Arbeitsbereich A nicht F r die neuen Mitglieder von Arbeitsbereich B erscheint er in der obersten Ebene ihres jeweiligen pers nlichen Arbeitsbereichs 4 4 1 2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen Sie k nnen innerhalb eines Arbeitsbereichs weitere Arbeitsbereiche anlegen sie also in diesen Arbeitsbereich einbetten indem Sie Zugang Mitglied einladen oder Zugang ffentlich machen im Aktionsmen eines Ordnereintrags ausw hlen Sie k nnen auch die entsprechen den Optionen im Datei Men des jeweiligen Ordners benutzen Sie k nnen auch einen Arbeitsbereich in einen anderen einbetten indem Sie einen Arbeits bereich in einen anderen mit Ausschneiden und Einf gen bertragen Die Mitglieder des neuen bergeordneten Arbeitsbereichs werden automatisch den Mitgliedern des eingebetteten Arbeitsbereichs hinzugef gt und die Mitglieder des alten bergeordneten Arbeitsbereichs falls vorhanden werden automatisch entfernt Das Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen oder das Entfernen eines Arbeitsbereichs aus einem anderen ndert automati
318. its bereiche mit gleichen Zugriffsrechten ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzich ten Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren f r Benutzer mit hnlichen Interessen In den folgenden Beispielf llen w rde man in BSCW eine Gemeinschaft w hlen o Sie m chten ein Forum f r alle Hobby Astronomen die Benutzer Ihres BSCW Ser vers sind einrichten Dabei soll es sich um einen Arbeitsbereich handeln der den Be nutzern Ihres BSCW Servers angek ndigt wird und auf den alle Benutzer Zugriff er langen k nnen um den Inhalt zu lesen und auch relevante Dokumente und Verweise einzustellen Astronomie Forum o Sie m chten einen Arbeitsbereich f r alle 250 Mitglieder einer Abteilung in Ihrer Or ganisation erstellen in den Sie und einige andere Manager Dokumente Verweise und ganze Unterordner einstellen K nnen die n tzliche Informationen f r die ganze Abtei lung darstellen Schwarzes Brett o Sie verwalten einen Arbeitsbereich dessen Mitgliederzahl im Laufe der Zeit sehr stark angewachsen ist Die Antwortzeiten des Servers sind dadurch selbst f r einfache Ope rationen auf dem Arbeitsbereich unbefriedigend geworden Uberf llter Arbeitsbe reich Kalender Umfragen und Gemeinschaften 175 Eine Gemeinschaft ist eine Gruppe von Benutzern ihren Mitgliedern Jede Gemeinschaft ist Mitglied von genau einem Arbeitsbereich dem Gemeinschaftsarbeitsbereich der auch als as soziierter Ar
319. itt in einem Projekt und kann in einzelne Aufgaben unterteilt sein Eine Phase liegt immer in einem Projekt und der Zeitrahmen Be ginn und Fertigstellungstermin einer Phase ist eingeschr nkt durch den Zeitrahmen des ber geordneten Projekts Die Termine der einzelnen Phasen in einem Projekt k nnen berlappen Grundbegriffe und funktionen 33 3 2 19 Aufgabe Eine Aufgabe beschreibt eine zu erledigende T tigkeit Eine Aufgabe hat eine oder mehrere verantwortliche Personen die die Aufgabe erledigen oder ihre Erledigung berwachen Auf gaben stehen in der Regel im Kontext eines bergeordneten Prozesses Projekt oder Phase k nnen jedoch auch eigenst ndig vorkommen Eine Aufgabe kann durch die Lieferung von Ergebnissen erledigt werden Aufgaben k nnen eine voraussichtliche Dauer und einen Fertig stellungstermin haben Jeder Benutzer hat eine pers nliche Aufgabenliste die alle Aufgaben enth lt die ein Benutzer erledigen soll Aufgaben k nnen in Unteraufgaben weiter unterteilt werden Die Unteraufgaben einer Auf gabe k nnen zu einem Workflow zusammengef gt werden indem eine Unteraufgabe von dem Ergebnis anderer Unteraufgaben abh ngt Workflows k nnen zur Laufzeit ver ndert wer den indem weitere Aufgaben hinzugef gt andere entfernt oder existierende Aufgaben an andere Benutzer zur Erledigung vergeben werden Workflows k nnen zur Wiederverwendung kopiert werden 3 2 20 Laufmappe Laufmappen gleichen normalen Ordnern ins
320. klick wird das urspr ngliche Browser Men aufgerufen etwa f r Ziel speichern unter Wenn man den Cursor ber das Aktionsmen symbol positioniert wird ein zus tzliches horizontales Aktionsmen mit Symbolen f r h ufig benutzte Aktionen Eigenschaften ndern Ausschnei den Kopieren Entfernen angeboten Einige der Eintr ge im Aktionsmen sind f r einen bestimmten Typ von Objekten vorgese hen So unterscheiden sich z B die angebotenen Aktionen zu Ordnern und zu Dokumenten Abh ngig von Ihrem gew hlten Kompetenzniveau k nnen Sie eventuell nur einen Teil der m glichen Eintr ge im Aktionsmen eines Objekts sehen Zudem zeigt BSCW Ihnen nur Ak tionen an die Sie auch von den Zugriffsrechten auf ein gegebenes Objekt her auch benutzen d rfen Wir f hren im folgenden die meisten der in den Aktionsmen s angebotenen Aktionen auf und zwar in der Reihenfolge in der sie im Aktionsmen auftauchen o Allgemeines o ndern o Neu o Zugang o Anh ngen o Senden an o Verschieben o Verweis Daneben gibt es noch eine Reihe von Aktionen im Aktionsmen die spezifisch f r bestimmte Objekttypen sind und die dort behandelt werden Grundbegriffe und funktionen 41 Allgemeines ffnen zeigt das Objekt Ordner Dokument Kalender usw an Inhalt zeigt Ihnen den kompletten Inhalt eines Ordners als einger ckte Liste die nicht nur die Objekte auff hrt die direkt im Ordner enthalten sind sondern auch die Objekt
321. koffer bertragen E Es wurde ein Dokument vom lokalen Aktenkoffer zum Server bertragen Es wurde ein Konflikt festgestellt und eine neue Version in BSCW erzeugt Anschlie end k nnen Sie das Fenster ber die daf r vorgesehene Schaltfl che schlie Ben Bei der Synchronisierung der Aktenkoffer k nnen sowohl Dokumente vom BSCW Server in den lokalen Aktenkoffer des lokalen Computers bertragen werden als auch vom lokalen Computer zum BSCW Server Dabei ist folgendes zu beachten 234 O Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente ber cksichtigt Andere BSCW Objekte wie etwa Notizen Kalender oder URLs werden nicht in den lokalen Akten koffer bertragen Dokumente und Ordner aus dem BSCW Aktenkoffer die noch nicht im lokalen Ak tenkoffer vorhanden sind werden beim Abgleich zum lokalen Aktenkoffer bertragen Dokumente und Ordner die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden werden beim n chsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW Aktenkoffer abgelegt wenn die Zugriffsrechte ausreichen Es d rfen keine neuen Dokumente oder Ordner auf oberster Ebene im lokalen Akten koffer erstellt werden sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner Neue Ordner auf oberster Ebene m ssen zuerst im BSCW Aktenkoffer ber die Aktion Verweis in Aktenkoffer angelegt werden Widrigenfalls erfolgt eine Fehlermeldung beim Abgleich Dokumente und Ordner die im BSCW Aktenkoffer gel scht worden sind werden beim Abgleich
322. kreuzen ihrer Auswahlk stchen ausw hlen und dann 3 in der Mehrfachwahl Sym bolleiste anklicken Fahren Sie fort neue Widgets zu erzeugen bis Sie zun chst einmal alle Ihnen wichtige An zeigen auf Ihrer Startseite sehen 4 2 2 Startseite ndern Sie k nnen die Startseite ndern indem o Sie die Positionen der Widgets ver ndern o neue Widgets hinzuf gen bereits erzeugte Widgets wieder l schen und o die Einstellungen einzelner Widgets ver ndern Die Positionen der Widgets in der Startseite k nnen Sie durch Verschieben mit der Maus so genanntes drag and drop ndern Weitere Funktionen 63 e Klicken Sie auf die Titelzeile und ziehen Sie das Widget bei gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position Auf diese Weise arrangieren Sie die Widgets nach Ihren Vorstellungen Sie k nnen Widgets Ihrer pers nlichen Startseite wieder l schen indem e Sie in der Titelzeile des Widgets auf EJ klicken Sie k nnen einzelne Widgets ndern indem e Sie auf Ed in der Titelzeile des Widgets klicken e Inder Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars Widget ndern k nnen Sie Na men Tags und Beschreibung des Widgets ndern Der Titel eines BSCW Widgets wie er in der Titelzeile angezeigt wird besteht aus dem Namen gefolgt vom Kontext in Klammern bei den anderen Widgets besteht der Titel aus dem Namen Eine eventu elle Beschreibung des Widgets wird nur in der Inhaltsansicht des Portals angezeigt e Bei d
323. kumenten oder das Aufbereiten f r den Druck von Ordner bersichten oder Kontakt listen im PDF Format Verschieben Ausschneiden verschiebt das Objekt in Ihre Zwischenablage Grundbegriffe und funktionen 43 Kopieren legt eine Kopie des Objekts in Ihre Zwischenablage Hinweis Einen Ordner zu kopieren bedeutet dass Sie alle darin enthaltenen Objekte Unter ordner usw rekursiv mitkopieren In manchen F llen erf llt Verweisen in die Zwischenablage oder Ausschneiden den gleichen Zweck und spart viel Speicherplatz Einf gen verschiebt die aktuelle Auswahl von Objekten aus Ihrer Zwischenablage in das Objekt in diesem Fall ein Ordner ein Diskussionsforum oder anderes Container Objekt Entfernen verschiebt das Objekt in den Papierkorb Verweis Dieses Untermen fasst alle Aktionen zusammen durch die ein Verweis auf das aktuelle Objekt erzeugt und in einem anderen Objekt abgelegt wird Mithilfe von Verweisen kann man Eintr ge an verschiedenen Stellen seiner Ordnerhierarchie haben die alle auf das selbe Objekt verweisen ohne dass man das Objekt kopieren m sste Das L schen eines Ver weises l scht nicht das Objekt solange es noch andere Verweise gibt d h Eintr ge in irgend einem Ordner die auf das Objekt verweisen in Zwischenablage erzeugt einen Verweis in Ihrer Zwischenablage von wo aus Sie den Verweis an eine beliebige Stelle in Ihrer Ordnerhierarchie kopieren k nnen nur f r Manager als Lesezeichen
324. lche Dokumente unver ndert Wenn automatische Versionierung mit einer begrenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde werden Dokumente mit mehr Versionen als das angegebene Maximum unter Ver sionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen gestellt um nicht unbeab sichtigt existierende Versionen zu l schen f r Dokumente mit einer Versionsanzahl unter dem Maximum gilt die automatische Versionierung wie angegeben Dokumente unter Versionskontrolle mit expliziter Einstellung der automatischen Versio nierung bleiben unver ndert und behalten ihre Einstellung Unterordner Unterordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versionie rung behalten diese Einstellung alle anderen Unterordner erben die Einstellung vom aktu ellen Ordner Alle Dokumente die innerhalb des Ordners neu erzeugt werden etwa ber Neu Dokument oder ber Hochladen per drag and drop werden unter Versionskontrolle wie angegeben ge stellt mit dem neuen Dokument als erste Version Beachten Sie dass Dokumente die dem Ordner ber Bearbeiten Einf gen hinzugef gt werden nicht automatisch unter Versionskon trolle gestellt werden erst ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen bewirkt dies wie oben erw hnt Wenn ein Neuer Versionszweig von einem Dokument das schon unter Versionskon trolle steht erzeugt wird siehe 5 3 4 Versionen verzweigen auf S 123 wird das Zweig dokument unter dieselbe Art von Versionskontrolle gestellt w
325. ler Beitrag WW Idee pl tzliche Inspiration 4 7 1 Diskussionsforen erzeugen Sie erzeugen ein neues Diskussionsforum und die erste Notiz darin in einer einzigen Aktion e W hlen Sie Datei Neu Diskussionsforum im oberen Men e Im Formular Neues Diskussionsforum geben Sie den Namen des neuen Diskussions forums ein wenn Sie das Namensfeld leer lassen wird der Betreff als Name genom men e W hlen Sie den Typ der dem Inhalt der ersten Notiz die Sie erzeugen wollen am besten entspricht siehe oben f r die einzelnen Typen e Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld Betreff ein Weitere Funktionen 95 e Geben Sie wahlweise Tags f r das Diskussionsforum ein e Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Notiz in das Fenster des HTML Editors unter Notiz Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie alle Ihre bisherigen Eingaben und k nnen die erste Notiz als Textnachricht anstatt als HTML Nachricht eingeben Obwohl ein Diskussionsforum immer mit einer Notiz erzeugt wird kann Sie ohne Notizen existieren Sie k nnen alle Notizen des Diskussionsforums mit Ausschneiden oder Entfernen aus dem Diskussionsforum entfernen und sp ter neue Beitr ge hinzuf gen Dies k nnte sinn voll sein wenn sie einen Arbeitsbereich f r eine Gruppe einrichten und von vornherein Ort und Bezeichnung eines m glichen Diskussionsforums festlegen m chten Sie k nnen Name Tags und Beschreibung eines Diskussions
326. lexe Wiederholungsregel eines BSCW Termins vereinfacht oder die Anderung eines einzelnen Termins einer Terminserie in Outlook r ckg ngig macht Die andere Situation die durch den Abgleich nicht automatisch behandelt werden kann ist der Konflikt Nebenl ufige nderungen zweier entsprechender Kontakte oder Termine seit dem letzten Abgleich stellen einen Konflikt dar Die Art der nderungen spielt dabei keine Rolle es z hlt nur der Zeitpunkt zu dem eine nderung durchgef hrt wurde Die nderung eines Objekts auf der einen Seite und die Entfernung des entsprechenden Objekts auf der an deren Seite werden ebenfalls als Konflikt betrachtet Folglich k nnen Konflikte nicht dadurch aufgel st werden dass man eines der betroffenen Objekte auf einer Seite entfernt Auch das R ckg ngigmachen der nderung auf einer Seite f hrt nicht zum Ziel da dies f r den Ab gleich wiederum als nderung angesehen wird Konflikte k nnen also nur dadurch aufgel st werden dass der nderung auf einer der beiden Seiten Vorrang gegeben wird und das ent sprechende Objekt auf der anderen Seite angepasst wird Nat rlich kann Sie niemand zwin gen einen Konflikt aufzul sen oder ein bertragungsproblem zu beseitigen Sie werden le diglich jedesmal wenn Sie einen Outlook Abgleich durchf hren an diese Probleme erinnert Sie haben mehrere M glichkeiten den Abgleich zu steuern e Im oberen Teil des Applet Fensters k nnen Sie bestimmte Gruppen von Abgleichak
327. lgt e W hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen eines Dokuments f r dessen Typ ein externer Editor konfiguriert wurde e Ihr Browser wird Sie nun fragen was mit der Arbeitskopie des Dokuments geschehen soll ffnen Speichern oder Abbrechen Best tigen Sie das ffnen mit Zope Exter nal Editor Bei manchen Browsern k nnen Sie diesen Dialog f r die Zukunft unterdr cken indem Sie eine entsprechende Option an oder abw hlen e Danach wird der dem Dokumenttyp entsprechende Editor automatisch mit dem aktu ellen Dokument gestartet das Dokument selbst wird in BSCW gesperrt e Nach der Bearbeitung speichern Sie das Dokument mit der Operation Speichern des Editors und schlie en den Editor Danach werden Sie vom Zope Client aufgefordert den Abschluss der Bearbeitung zu best tigen Anschlie end wird das Ursprungsdoku ment durch das bearbeitete Dokument ersetzt bzw bei Dokumenten unter Versions kontrolle eine neue Version angelegt und die Sperre aufgehoben 5 2 Dokumentfunktionen 5 2 1 Dokumente wiedervorlegen Sie k nnen sich ein Dokument zu bestimmten Zeitpunkten wiedervorlegen lassen d h Sie er halten dann eine E Mail Nachricht von BSCW mit einem Verweis auf das Dokument und den Ordner der es enth lt e W hlen Sie Information Wiedervorlegen im Aktionsmen des Dokuments Geben Sie den Zeitpunkt der Wiedervorlage sowie den Betreff und den Inhalt der Erinne rungsnachricht an Des weiteren k nnen Sie bestim
328. lieben Ihre eigenen Rollen Rollenzuweisungen werden ber die Ordnerhierarchie vererbt und k n nen jederzeit abge ndert werden siehe 4 6 Zugriffsrechte und Rollen auf S 85 1 5 Der Betrieb eines eigenen BSCW Servers Sie k nnen Ihren eigenen BSCW Server installieren wenn Sie einen geeigneten Web Server unter Unix Linux oder Windows 2000 NT XP betreiben Die BSCW Serversoftware wird durch OrbiTeam Software GmbH amp Co KG Bonn in Li zenz des Fraunhofer Instituts f r Angewandte Informationstechnik FIT vertrieben Sie k nnen die BSCW Serversoftware von http www bscw de Download html herunterladen und innerhalb der Evaluierungsperiode von 90 Tagen kostenlos nutzen Die Nutzung eigener BSCW Server ist ab dem 91 Tag lizenzpflichtig Der Vertrieb der BSCW Lizenzen erfolgt durch die OrbiTeam Software GmbH amp Co KG ffentliche Schulen und Universit ten k nnen f r Ausbildungszwecke eine kostenlose Lizenz erhalten F r andere Zwecke und alle brigen Interessenten sind BSCW Lizenzen gegen Ent richtung einer Lizenzgeb hr erh ltlich Bitte wenden Sie sich an license orbiteam de wenn Sie weitere Informationen zum Lizensierungsverfahren ben tigen Danksagung Die BSCW Unterst tzung f r das Editieren von HTML Dateien basiert z Zt auf zwei HTML Editoren die mit der BSCW Software integriert worden sind o FCKEditor http www fckeditor net Copyright 2003 2005 Frederico Caldeira Knabben der unter der GN
329. llen Sie k nnen ferner den Teilnehmern erlauben weitere Teilnehmer vorzu schlagen und ber einen Termin mit Vielleicht abzustimmen als zus tzliche M glichkeit zu der Standardalternative Ja Nein In der Abteilung Teilnehmer legen Sie die Teilnehmer sowie Einzelheiten zu deren Benachrichtigung fest e Teilnehmer W hlen Sie die Teilnehmer des Treffens aus wie Sie auch die Mit glieder eines Arbeitsbereichs ausw hlen w rden Sie k nnen auch die E Mail Adressen von Personen angeben die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW Ser vers sind im Falle der Terminabstimmung k nnen diese Personen teilnehmen ohne sich als Benutzer zu registrieren Wenn Sie eine Terminabstimmung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erzeugen sind die Mitglieder des Arbeitsbereichs als Teilnehmer standardm ig vorausgew hlt e E Mail Sprache W hlen Sie die Sprache aus in der die automatische Einladungs E Mail abgefasst werden soll e Kommentar f r die automatische Einladungs E Mail Tragen Sie wahlweise einen zus tzlichen Kommentar zu der ansonsten automatisch erzeugten Einladungs E Mail ein die an alle Teilnehmer verschickt wird Klicken Sie auf OK um eine Vorschau des Abstimmungsformulars zu erzeugen Wenn Sie damit zufrieden sind klicken Sie noch einmal OK um die Terminabstim mung zu erzeugen Wenn nicht klicken Sie auf Terminabstimmung bearbeiten um noch nderungen vorzunehmen Wenn Sie selbst Teilnehmer sind werd
330. lten k nnen Der Zeitrahmen eines Projekts wird durch Beginn und Fertigstellungstermin festgelegt Projekte k nnen in Phasen unterteilt sein die ih rerseits in Aufgaben unterteilt sein k nnen Der Fortschritt in einem Projekt wird von unten der Aufgabenebene nach oben der Projektebene aggregiert und in der Ordner bersicht angezeigt Beginn und Ende von Projekten und Aufgaben k nnen auf einer Zeitachse als Balkenplan dargestellt werden was auch f r andere zeitbezogene Objek te zutrifft siehe 8 1 Aufgaben und Projekte auf S 189 RSS Feeds RSS Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten Blogeintr gen oder hnlichem Material im Web in einem standardisierten Format bereit In BSCW sind RSS Feeds spezielle Ordner die die neuesten Artikel eines RSS Feeds als RSS Artikel speichern siehe 4 10 RSS Feeds auf S 106 Wiki Integration Als Erg nzung zu der M glichkeit mit Websiteordnern eine Art Wikis in BSCW zu erzeugen kann man auch die externe MoinMoin Wiki Software auf Arbeitsbereichs ebene in BSCW integrieren Im Banner des Arbeitsbereichs wird ein Verweis auf ein Wiki angezeigt Klicken auf den Verweis im Banner f hrt zum Wiki mit automati scher Anmeldung unter dem jeweiligen Benutzernamen siehe 5 5 8 Integration eines externen Wiki Systems auf S 142 PDF Export Druckansichten von vielen Container Objekten also Objekten die andere Objekte ent halten k nnen k nnen im PDF Format e
331. m ig werden Dateinamenerweiterungen so wie html nicht in der Inhaltsliste gezeigt Sie k nnen sich diese Erweiterungen jedoch anzeigen las sen indem Sie showextensions auf True setzen sort optional Standardwert byName Legt die Sortierung der Inhaltsliste fest und Kann einen der folgenden Werte haben O byType Sortierung nach Objekttyp O byName Sortierung nach Name O bySize Sortierung nach Gr e O byDate Sortierung nach Datum der letzten nderung O byRating Sortierung nach Bewertung Wenn sort nicht angegeben wird wird nach Namen sortiert indextopmost optional Standardwert True Standardm ig wird die Startseite eines Websiteordners als erste in der Inhalts liste angezeigt Sie k nnen die Startseite aber auch nach dem g ltigen Kriteri um in die Inhaltsliste einsortieren indem Sie den Parameter indextopmost auf False setzen uplink optional Standardwert False Standardm ig enth lt die Inhaltsliste f r alle Unter Websiteordner einen Ver weis auf den bergeordneten Websiteordner jedoch nicht im Websiteordner auf oberster Ebene Sie k nnen diesen Verweis unterdr cken indem Sie den Parameter uplink auf False setzen Sie k nnen den Verweis auch auf oberster Ebene erscheinen lassen indem Sie den Wert auf True setzen Beispiele element contents showlayout True Zeigt eine Inhaltsliste an die auch die Layoutseite einschlie t element contents onlynames html Zeigt eine Inhaltsliste an die neben Ordnern
332. m Feld Organisation der Abteilung Pers nliche Daten nicht m glich ist Bild Um Ihrem pers nlichen Profil ein Bild von sich hinzuzuf gen k nnen Sie im Feld URL mit Foto eine URL angeben die auf ein solches Bild im Web verweist Alternativ k nnen Sie ein Bild von Ihrem lokalen Computer auf den BSCW Server hochladen Benutzen Sie dazu die 18 Erste Schritte Schaltfl che Browse bzw Durchsuchen um ein Bild auf Ihrem lokalen Computer aus zuw hlen oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollst ndigen Pfad an Ein bereits exis tierendes Bild wird durch diese Aktion ersetzt Die hochgeladene Bilddatei wird in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder ge speichert Geben Sie einen Namen f r das Bild an falls Sie einen anderen als den lokalen Dateinamen w nschen Die Zugriffsrechte werden so gesetzt dass alle Benutzer das Bild an sehen d rfen Das Feld URL mit Foto verweist nach dem Hochladen auf dieses Bilddoku ment MIME Typ und Kodierung des Bildes werden in aller Regel korrekt erkannt und zugewiesen Wenn Sie dabei sind Ihr Foto im pers nlichen Profil auszuwechseln ist das MIME Typ Feld auf den MIME Typ des letzten hochgeladenen Bildes gesetzt Wenn das neue Bild einen anderen MIME Typ hat z B gif statt jpeg vergewissern Sie sich dass Sie den richtigen MIME Typ des neuen Bildes ausw hlen Das kann nat rlich auch sp ter noch korrigiert wer den z B mit der Aktion
333. m Gruppenkalender erstellt haben automatisch in Ihren pers nlichen Kalender kopiert werden sollen auch wenn Sie nicht daran teil nehmen e ob Termine an denen Sie nicht mehr teilnehmen automatisch aus Ihrem pers nlichen Kalender gel scht werden sollen und e ob Termine in einem neuen Browser Fenster angezeigt werden sollen Ereignisoptionen BSCW verf gt ber verschiedene Ereignisdienste die ber neue Ereignisse in Ihren Arbeits bereichen informieren Die verschiedenen Dienste nutzen verschiedene bertragungswege f r die Benachrichtigung ber Ereignisse F r Ereignisdienste die Sie aktiviert haben k nnen Sie die Benachrichtigung ber bestimmte Ereignistypen gelesene Objekte neue Objekte usw abonnieren F r Einzelheiten siehe 3 4 4 1 Einstellung der Standardoptionen f r die Ereignisbenachrichtigung auf S 46 Unterabteilung Aktive Ereignisdienste Hier k nnen Sie durch Ankreuzen diejenigen Ereignisdienste ausw hlen ber die Sie ber neue Ereignisse unterrichtet werden wollen Weitere Funktionen 69 Unterabteilung Abonnierte Ereignistypen Hier k nnen Sie f r die aktiven Ereignisdienste jeweils die Ereignistypen ankreuzen ber die Sie mit dem betreffenden Ereignisdienst benachrichtigt werde wollen Durch Ausklappen der Men s gt zu den einzelnen Diensten gelangen Sie zu den einzelnen Ereignistypen Sie k n nen aber auch pauschal alle Ereignistypen f r einen bestimmten Dienst ankr
334. meinsame Eigent mer Weitere Funktionen 87 schaft an aufwendigen Ressourcen und damit geteilte Plattenplatzzuweisung kann eine faire L sung sein 4 6 4 Rollen definieren und ndern Einige Rollen in BSCW sind schon vom System vordefiniert wie z B Manager Mitglied oder Eingeschr nktes Mitglied Diese Rollen k nnen Benutzern f r alle BSCW Objekte zugewie sen werden und sind daher berall verwendbar Dar ber hinaus k nnen Sie neue Rollen definieren wenn Sie sie f r eine bestimmte Anwen dung brauchen Beispiele w ren Lehrer Sch ler oder Gast Dazu gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Zugang Neue Rolle im Aktionsmen desjenigen Objekts f r das Sie eine neue Rolle definieren wollen Handelt es sich dabei um einen Ordner gilt die neue Rolle auch f r den Inhalt des Ordners e Im Formular Neue Rolle geben Sie den Namen f r die neue Rolle ein Nun legen Sie fest welche Zugriffsrechte k nftige Rolleninhaber erhalten sollen und welche nicht Dazu haben Sie zwei M glichkeiten e Sie k nnen auf Rollen zur ckgreifen die bereits im aktuellen Arbeitsbereich definiert sind W hlen Sie dazu aus der Liste der bestehenden Rollen eine Rollenvorlage aus und selektieren Sie das K stchen daneben Die Rollenvorlage k nnen Sie dann mit Rolle ndern Ihren Bed rfnissen anpassen e Sie k nnen die Zugriffsrechte der neuen Rolle auch v llig neu zusammenstellen Dazu w hlen Sie die Verwendung einer Rollenvorlage ab und
335. men ob die Nachricht nur an Sie selbst oder auch an alle anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs geschickt werden soll Best tigen Sie mit OK Dokument und Inhaltsmanagement 119 e Mit Hinzuf gen k nnen Sie weitere Wiedervorlagetermine angeben Vorhandene Wiedervorlagetermine k nnen Sie durch Klicken der Symbole oder in der Spal te Aktion l schen oder ndern 5 2 2 Dokumente sperren Sie k nnen ein Dokument f r andere Benutzer f r eine gewisse Zeit sperren um Konflikte beim nebenl ufigen Editieren durch mehrere Autoren zu vermeiden Ein gesperrtes Dokument darf von anderen Benutzern nur noch gelesen nicht aber ver ndert oder ersetzt werden Auch die Erzeugung einer neuen Version ist nicht m glich e W hlen Sie Zugang Sperren im Aktionsmen des Dokuments und geben Sie einen Sperrvermerk an Best tigen Sie mit OK Als Besitzer der Sperre k nnen Sie den Sperrvermerk jederzeit ndern ohne die Sperre aufzu heben Klicken Sie dazu auf das Symbol in der Teilen Spalte des Dokumenteintrags in der Ordner bersicht Bei dieser Gelegenheit k nnen Sie das Dokument durch Klicken auf Sperre aufheben auch wieder f r die Bearbeitung freigeben Anstatt auf das Symbol zu kli cken k nnen Sie diese Aktion auch im Aktionsmen durch Zugang Sperre zeigen aufru fen Wenn Sie ein Dokument das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde unbedingt ndern wollen k nnen Sie die Sperre bernehmen vorausgesetz
336. ment und Inhaltsmanagement Anweisung Bedeutung SW Wochennummer im Jahr Montag ist der erste Tag der Woche 00 53 Alle Tage des Jahres die dem ersten Montag vorausgehen geh ren zu Woche 0 x Standarddarstellung f r Datum 3X Standarddarstellung f r Tageszeit Sy Jahr ohne Jahrhundert 00 99 sY Jahr mit Jahrhundert 2 Name der Zeitzone oder leere Zeichenkette wenn Zeitzone unbekannt ist oo a9 das Zeichen 3 Beispiel sdate 4B Y ergibt am 10 10 2005 oktober 2005 5 6 6 Benutzung des Document Generator Um den Document Generator zu starten legen Sie zun chst mit Datei Neu DokSet ein neu es DokSet an Dabei geben Sie den Namen des DokSets und wahlweise eine Beschreibung an und w hlen noch den Zeichensatz f r die Instanzen des neuen DokSets aus Diesen Zeichen satz k nnen Sie mit Datei ndern Zeichensatz im oberen Men des neuen DokSets auch wieder ndern Name Wert bild_verz arelteilder systernfunktionen funktionen version 43 vorlagen vorlagen Y PER Abbrechen Abbildung 18 Eingabe von Instanzen mit Name und Wert Um Instanzen mit ihren Werten zu definieren die f r die Auswertung des DokSets relevant sind w hlen Sie Datei Instanzen ndern im oberen Men des DokSets Dort geben Sie den Namen und den Wert einer oder mehrerer Instanzen an Sie k nnen auch den Namen oder Wert einer existierenden Instanz ndern Bleibt das Namensfeld einer Instanz leer wird die I
337. mente auf dem Server f r eine schnellere inhaltsbasierte Suche aufbereitet siehe 4 9 2 Suche nach Dokumenten in BSCW auf S 105 k nnen Sie die Menge der Dokumente die im Aktionsformular angezeigt wird weiter einengen indem Sie eine Suchabfrage ein geben der die Dokumente gen gen m ssen e Um die Ereignisse der aktuellen Dokumentauswahl in grafischer Form darzustellen klicken Sie auf die obere der beiden Schaltfl chen Ereigniskarte Um eine Ereignis karte zu erhalten die alle Dokumente des aktuellen Ordners umfasst klicken Sie auf die untere Schaltfl che Ereigniskarte Eine Dokument Ereigniskarte wird in einem neuen Tab oder einem neuen Fenster Ihres Browser dargestellt Der gr ere Teil der Darstellung wird von der eigentlichen Ereigniskarte eingenommen einem Graphen mit Knoten die Dokumente und Benutzer darstellen und mit Kanten in verschiedenen Farben die Ereignisse darstellen Sie k nnen die Darstellung der Ereigniskarte wie folgt steuern e Klicken auf einen Knoten schiebt diesen Knoten ins Zentrum der Darstellung wo durch man die Einzelheiten in der Umgebung des Knotens besser erkennen kann e Ziehen eines Knotens oder einer Kante d h Bewegen bei gedr ckter Maustaste ver ndert ebenfalls die Darstellung der Ereigniskarte Die linke Seite der Darstellung einer Ereigniskarte enth lt ein Popup Men zur Steuerung der Ereigniskarte ein Textfeld das die Ereignisse desjenigen Knotens enth lt der ge
338. mmer die bedingende Aufgabe in einen Zustand bergeht in dem ihre Eingabedaten freigegeben sind o lt Ausgabedaten freigegeben gt Die Ausgabedaten einer Aufgabe sind freigegeben wenn der Auftragnehmer die Ausgabedaten durch eine Aufgabenaktion erledigen oder fertigstellen f r g ltig erkl rt hat und sie nun nicht ndern kann Die Aufgabe befindet sich im Zustand erledigt abgenommen oder abgeschlossen aber nicht etwa im Zustand gestartet oder bernommen Als Bedingung f r den Start einer anderen Aufgabe wirkt lt Ausgabedaten freigegeben gt immer so dass die andere Aufgabe star ten Kann wann immer die bedingende Aufgabe durch die Erledigung in den Zustand bergeht in dem ihre Ausgabedaten freigegeben sind Workflow Management 211 Wenn man also erreichen will dass Unteraufgabe U erst loslaufen kann wenn Unteraufgabe U erledigt ist w hlt man bei den Eingabedaten von U2 als Bedingung lt Ausgabedaten von U freigegeben gt aus Wenn man erreichen will dass die Hauptaufgabe erst erledigt werden kann wenn Unteraufgabe U erledigt ist w hlt man bei den Ausgabedaten der Hauptaufgabe als Bedingung lt Ausgabedaten von U freigegeben gt aus 8 1 9 4 Unteraufgaben erzeugen Unteraufgaben k nnen vom Auftraggeber der Hauptaufgabe vordefiniert werden wenn die Hauptaufgabe nicht in Bearbeitung ist z B in den Zust nden initial oder reaktiviert oder sie k nnen von den Auftragnehmern der Hauptaufgabe erzeugt werden wenn die
339. mung eingegeben Die Mitglieder des Arbeitsbereichs in dem die Abstimmung erzeugt wird sind als Teilnehmer vorausgew hlt Sie k nnen nun weitere Teilnehmer f r die Abstimmung ausw hlen indem Sie ihre Benutzernamen oder E Mail Adressen angeben hnlich wie Sie auch bei der Einladung neuer Mitglieder zu einem Arbeitsbereich vorgehen w rden Sie k nnen auch bereits eingetragene Teilnehmer entfernen und damit von der Abstimmung ausschlie en Beachten Sie dass Abstimmungsteilnehmer nicht automatisch Mitglieder des umge benden Arbeitsbereichs werden wenn sie es nicht schon sind sondern per E Mail zur Abstimmung eingeladen werden und ber personalisierte Verweise URLs auf die Abstimmung zugreifen Sie k nnen als Teilnehmer auch Personen ber ihre E Mail Adresse angeben die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW Servers sind Solche Kalender Umfragen und Gemeinschaften 171 Personen k nnen an der Abstimmung teilnehmen ohne sich als Benutzer zu registrie ren Sie k nnen die Sprache der automatisch erzeugten Einladungs E Mail angeben sowie wahlweise noch einen pers nlichen Kommentar e In den Abteilungen Fragen und Attribute geben Sie die Fragen ein ber die abgestimmt werden soll sowie etwaige Attribute der Abstimmung exakt so wie Sie dies f r eine Umfrage tun w rden siehe vorigen Abschnitt e Best tigen Sie mit OK um die neue Abstimmung zu erzeugen 7 3 3 Umfragen und Abstimmungen ndern Nachd
340. n Websiteordner sind auf Ihrem BSCW Server nur verf gbar wenn die diesbez gliche Funktio nalit t von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet wurde 5 5 1 Websiteordner erzeugen Um einen Websiteordner im aktuellen Ordner zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Datei Neu Websiteordner im oberen Men e Das Formular Neuer Websiteordner hat die Abteilungen Allgemeines Inhalt Design Auto Versionierung und Attribute e Allgemeines Geben Sie den Namen und wahlweise Tags und eine Beschreibung an Sie k nnen hier des weiteren die Standardansicht des Websiteordners Webansicht oder normale Ordneransicht festlegen und entscheiden ob ein Vorlagenordner mit Dokument und Inhaltsmanagement 129 einer Vorlage Empty angelegt werden soll die bei der Erzeugung neuer Seiten mit Neu Seite benutzt wird e Inhalte W hlen Sie den initialen Inhalt des Websiteordners aus Die Standardoption Basis bietet lediglich eine leere Startseite Die restlichen Optionen geben einen Eindruck von den M glichkeiten eines Websiteordners und m ssen nat rlich an Ihre speziellen Umst nde angepasst werden Unabh ngig davon welche Wahl Sie treffen k nnen Sie die Start und andere Seiten sp ter berarbeiten e Design Ihnen werden zwei Layouts mit jeweils zwei Stilen angeboten also insgesamt vier Design Optionen Das Layout Baum ist f r hierarchisch organisierte Websites geeignet das Layo
341. n Nach der Erzeugung einer Aufgabe wird ihr Fortschritt auf planm ig w gesetzt Sobald eine Aufgabe dann gestartet wird wird der voraussichtliche Fertigstellungstermin als Beginn zu z glich Dauer berechnet Wenn dieser voraussichtliche Fertigstellungstermin sp ter liegt als der vom Benutzer festgelegte F lligkeitstermin wird der Fortschritt der Aufgabe auf kritisch ds gesetzt Sobald der F lligkeitstermin berschritten ist und die Aufgabe noch nicht erledigt ist wird der Fortschritt der Aufgabe auf berf llig gesetzt Hinweis Die Aufgabensymbole amp A und ED die in Ordner bersichten verwendet wer den stehen nicht f r den zeitlichen Fortschritt der Aufgabe sondern weisen auf Besonderhei ten bei der inhaltlichen Bearbeitung hin T steht f r eine erledigte oder abgeschlossene Auf gabe A weist auf ein Zur cksetzen bei der Bearbeitung hin wie etwa eine Beanstandung von Ergebnissen und Ex schlie lich bedeutet dass die Bearbeitung gescheitert ist und die Aufga be wenn berhaupt neu gestartet werden muss siehe auch 8 1 8 Ausnahmesituationen behandeln auf S 206 Damit der Fortschritt des Gesamtprojekts auch auf Projektebene ersichtlich ist wird der Fort schritt untergeordneter Aufgaben vertikal in der Projektstruktur nach oben aggregiert voraus gesetzt dass der Fortschritt in den bergeordneten Phasen und Projekten auf automatisch be stimmt gesetzt ist siehe 8 1 1 2 Fortschritt eines Projekts auf S
342. n e Von Haupt oder Nachbaraufgaben ben tigte Daten Hier k nnen Sie Datenfelder von Haupt oder Nachbaraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Ausgabefeld der neuen Unterauf gabe Wenn die neue Unteraufgabe erledigt ist wird das betreffende Datenfeld freigegeben Der Wert des Datenfelds bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments steht dann den Auftragnehmern der Nachbaraufga be bzw dem Auftraggeber der Hauptaufgabe zur Verf gung e Neue Ausgabedaten Hier k nnen Sie eigene Ausgabedatenfelder f r die neue Un teraufgabe angeben indem Sie einen Datentyp ausw hlen und auf Hinzuf gen klicken e Machen Sie die n tigen Angaben in den anderen Abteilungen des Aktionsformulars und klicken Sie dann auf OK um die neue Unteraufgabe zu erzeugen Fahren Sie mit der Erzeugung von Unteraufgaben fort bis Sie die beabsichtigte Aufteilung der Hauptaufgabe in Unteraufgaben abgeschlossen haben Hinweis Bei bereits laufender Hauptaufgabe werden neu erzeugte Unteraufgaben vom Sys tem automatisch gestartet wenn alle Eingabedaten vorliegen Dies trifft insbesondere auf Un teraufgaben zu die ihre Eingabedaten von der Hauptaufgabe bernehmen oder die gar keine Eingabedaten haben 8 1 9 5 Aufgabe in eine Sequenz von Unteraufgaben gliedern ein Beispiel Wir nehmen als Beispiel die Aufgabe Anforderungen aus der Analyse Phase unseres Pro jekts Ersetzung de
343. n Durch wiederholtes Klicken auf Hinzuf gen k nnen Sie Erinnerungen zu verschie denen Zeitpunkten an die Beteiligten verschicken lassen Durch Klicken auf k n nen Sie bereits erstellte Erinnerungen auch wieder l schen Attribute In dieser Abteilung k nnen Sie bestimmte Aufgabenattribute Kunde Kontakt Standort URL setzen sowie eigene Attribute definieren Die Aufgabenattribute sind f r Ihren BSCW Server konfiguriert und k nnen von Ihrem BSCW Administrator ge ndert werden 8 1 2 4 Aufgaben ndern Bevor die Aufgabe gestartet ist k nnen Sie alle Angaben zur Aufgabe ndern indem e Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen der Aufgabe aufrufen Das Aktionsfor mular enth lt alle oben beschriebenen Abteilungen in denen Sie Ihre Angaben korri gieren K nnen Sie k nnen auch einzelne Angaben gezielt ndern indem Sie z B f r die nderung der Ein gabedaten Sie ndern Eingaben aufrufen Wenn Sie einen gesetzten F lligkeitstermin wie der l schen wollen etwa ber ndern F lligkeit m ssen Sie ein leeres Datum eingeben Nachdem die Aufgabe gestartet worden ist h ngen die nderungsm glichkeiten vom Zu stand der Aufgabe ab eine bersicht ber die Zust nde einer Aufgabe finden Sie in 8 1 8 Ausnahmesituationen behandeln auf S 206 In Zust nden wo die Aufgabe wieder gestar tet werden k nnte sind grunds tzlich alle nderungen m glich In anderen Zust nden k nnen teilweise auch noch
344. n ist es m glich einer ganzen Gruppe eine Rolle zuzuweisen die dann f r alle Mitglieder gilt Dies f hrt unter Umst nden zu mehreren Rollen f r einen Benutzer wenn Sie z B zwei Mitgliedergruppen die beide denselben Benutzer enthalten in verschiedenen Rollen einladen Rollenzuweisung mittels Rolle zuweisen Mit der Aktion Zugang Rolle zuweisen k nnen Sie einzelnen Benutzern abweichend von anderen Mitgliedern bestimmte Rechte gew hren oder verweigern indem Sie die Rollen zuweisung die bei der Einladung gesetzt oder von bergeordneten Arbeitsbereichen vererbt worden ist ab ndern Das Formular Rolle zuweisen zeigt Ihnen eine Liste aller Mitglieder mit ihren Rollen denen durch Anklicken eine neue Rolle zugewiesen werden kann Wenn die Einstellung eines Benutzers beibehalten werden soll ist f r den betreffenden Benutzer keine Aktion n tig Zuweisung von systemdefinierten Rollen wie Eigent mer oder Erzeuger k nnen hier nicht ver ndert werden Durch Klicken auf Rollenzuweisungen zur cksetzen k nnen Sie etwaige individuelle nderungen der Rollenzuweisungen f r dieses Objekt zur cksetzen Standardm ig ist die Aktion Rolle zuweisen den Managern eines Objekts vorbehalten Wenn das Objekt f r das die Rollenzuweisung erfolgt in mehr als einem Ordner enthalten ist wird Ihnen zuerst ein anderes Formular angezeigt in dem Sie f r jeden bergeordneten Ordner w hlen k nnen ob Sie alle Rollenzuweisungen von
345. n 5 3 6 Automatische Versionierung 5 4 Vorlagen und Vorlagenordner 5 4 1 Vorlagen erzeugen 5 4 2 Vorlagen kopieren 5 5 Websiteordner 5 5 1 Websiteordner erzeugen 5 5 2 Startseite Layoutseite und Stildefinition erzeugen und bearbeiten 5 5 3 Websiteordner ndern 5 5 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten 5 5 5 BSCW Elemente verwenden 5 5 6 Textelemente verwenden 5 5 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen 5 5 8 Integration eines externen Wiki Systems 5 6 Document Generator 5 6 1 Grundlagen 5 6 2 DokSets Dokumentensammlungen 5 6 3 Instanzen 5 6 4 Vorlagen 5 6 5 Funktionen 5 6 6 Benutzung des Document Generator 6 Kommunikation und Awareness 6 1 Kontaktm glichkeiten 6 1 1 Pers nliche Kommunikationsdaten 6 1 2 Benutzer kontaktieren 6 2 Kontaktstatusanzeige 6 3 Aktivit tsverfolgung mit dem Ereignismonitor 6 3 1 Anforderungen 6 3 2 Starten des Ereignismonitors 6 3 3 Benutzen des Ereignismonitors 6 4 Ereignisverfolgung mit RSS Feeds 6 4 1 BSCW RSS Ereignis Feeds 6 4 2 Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds 7 Kalender Umfragen und Gemeinschaften 7 1 Kalender 7 1 1 Erstellen eines Termins 7 1 2 ndern eines Termins 7 1 3 Entfernen eines Termins 7 1 4 Verschiedene Ansichten benutzen 7 1 5 Kalender Aktionen 7 1 6 Kalender Optionen 7 2 Terminabstimmung 7 2 1 Terminabstimmung erzeugen und ndern 120 121 121 122 122 123 124 125 127 127 128 128 129 130 132 132 133 141 141 142 142 142 1
346. n Um das zu erm glichen sollte jede neue Version im Textfeld nderungen in Version der Formulare Neue Version und Versions Info kurz beschrieben werden 5 3 4 Versionen verzweigen Wenn ein Dokument gleichzeitig von mehreren Autoren bearbeitet oder unterschiedliche Varianten parallel verwaltet werden sollen k nnen Sie in BSCW Versionszweige anlegen zwei oder mehr parallele Versionsstr nge mit zwei oder mehr aktuellen Versionen Ein neuer Versionszweig ist wieder ein Dokument unter Versionskontrolle der von einer beliebigen Version des Originaldokuments ausgeht Es lassen sich auch von Versionszweigen wieder neue Zweige anlegen e W hlen Sie ndern Neuer Versionszweig im Aktionsmen eines Dokuments unter Versionskontrolle e Im Formular Neuer Versionszweig wird die Versionshistorie angezeigt Dort legen Sie durch Klicken auf den Optionsschaltfl che in der Spalte Nummer diejenige Ver sion fest von der der neue Zweig ausgehen soll Benennen Sie den neuen Versions zweig Die erste Version des neuen Zweig Dokuments ist eine Kopie der Ausgangsversion des Origi naldokuments im selben Ordner Der Zustand wird bernommen die Versionsnummer wird durch Anh ngen von n chste Zweignummer 1 gebildet dies kann ber ndern Versions Info ge ndert werden Hinweis Kopieren von Dokumenten unter Versionskontrolle bedeutet Verzweigen d h es wird automatisch ein neuer Versionszweig des Dokuments in der Z
347. n Wenn Sie wol len dass das BSCW Desktop Programm diese Dateitypen automatisch behandeln soll dann best tigen Sie die entsprechenden Dialoge 9 5 3 2 Start von BSCW Desktop Das BSCW Desktop Programm wird typischerweise innerhalb von BSCW gestartet wenn Sie ein neues Dokument etwa mit Datei Neu Dokument hochladen BSCW wird das BSCW Desktop Programm automatisch starten und so eine komfortable Dokument bertragung in den aktuellen Ordner erm glichen Alternativ k nnen Sie das BSCW Desktop Programm auch direkt im Betriebssystem starten etwa aus dem Windows Start Men oder vom Windows Desktop In diesem Fall erm glicht Ihnen BSCW Desktop einen Ordner f r die Datei bertragung auf einem BSCW Server aus zuw hlen ohne sich zuvor im BSCW System anmelden zu m ssen Nachdem Sie BSCW Desktop gestartet haben sehen Sie in der Online Hilfe von BSCW Desktop f r weitere Hinweise zur Benutzung des Programms nach insbesondere was das Verschl sselungsverfahren angeht 9 5 3 3 Deinstallation von BSCW Desktop Falls Sie das BSCW Desktop Programm deinstallieren wollen z B um eine neuere Version zu installieren benutzen Sie zu diesem Zweck Java Web Start ffnen Sie dazu die Anzeige der installierten Anwendungen in Java Web Start w hlen Sie die Anwendung BSCW Desk top aus und l schen Sie diese Dieser Vorgang ist je nach Version von Java Web Start und verwendetem Betriebssystem unterschiedlich Unter Windows k nnen Sie etwa die
348. n die sich aus der Rollen bertragung und der Rollensetzung ergeben siehe 4 6 3 Rollen zuweisen auf S 86 Die beiden Sorten von Eintr gen k nnen in einer Ordner bersicht leider nicht leicht unter schieden werden Das Symbol S bei einem Eintrag zeigt an dass das betreffende Objekt in mindestens zwei Ordnern mit verschiedenen Mitgliedergruppen enthalten ist und ist somit ein gutes Indiz zur Unterscheidung Eintr ge mit Si wo Eigent mer und Eigent mer des berge ordneten Ordners verschieden sind sind gute Kandidaten f r rollensetzende Eintr ge wohin gegen Eintr ge ohne E gute Kandidaten f r rollen bertragende Eintr ge sind Um ganz sicher zu gehen m ssen Sie allerdings die Aktion Zugang Rollen zuweisen aufrufen Wenn Eintr ge verschoben ausgeschnitten eingef gt entfernt werden ndern sie ihre Eigenschaft Rollen zu bertragen oder zu setzen nicht Wenn Sie einen rollensetzenden Ein trag in Ihre Zwischenablage verschieben bleibt er rollensetzend und Sie behalten ihre Rol le n die Sie vorher auch schon hatten Die Mitglieder und ihre Rollen in Bezug auf ein Objekt ergeben sich als die Summe dessen was von den einzelnen Eintr gen die auf das Objekt verweisen bertragen oder gesetzt wird gegebenenfalls noch berschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen aus Zugang Rollen zuweisen Wenn kein Eintrag mehr auf ein Objekt verweist d h wenn alle Eintr ge ge l scht worden sind wird auch das Obj
349. n gend Bandbreite bei der Kommunikation mit dem BSCW Server zur Verf gung steht o Bitte schalten Sie Stylesheets in Ihrem Browser nicht ab da Ihre Benutzeroberfl che sonst wichtige Informationen ber Anordnung und Aussehen verliert Sie wird zwar weiter funktionsf hig sein jedoch unsch n aussehen Sicherheitsbedenken wegen des Einsatzes von Stylesheets sind unbegr ndet In diesem Handbuch gehen wir davon aus dass JavaScript und Stylesheets aktiviert sind Benutzeroberfl che ohne JavaScript Wenn Ihr Browser JavaScript nicht interpretiert benutzt BSCW automatisch die Benutzer oberfl che ohne JavaScript Diese ist weniger komfortabel und grafisch etwas un bersicht licher ist jedoch voll funktionsf hig Der Hauptunterschied ist das Fehlen der Popup Men s Alle Popup Men s werden in diesem Fall durch Auswahllisten und Eingabe Schaltfl chen Hite Ha ersetzt Um eine Aktion aufzurufen w hlen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste und dr cken auf Beachten Sie bitte dass sich das Eingabe Symbol nur auf die angew hlte Aktion links von ihm bezieht und dass immer nur eine Aktion auf einmal durchgef hrt wird Sie k nnen jederzeit zu der komfortableren durch JavaScript erweiterten Oberfl che zur ck kehren indem Sie Ihren Browser JavaScript akzeptieren lassen Die JavaScript Benutzerober fl che erscheint nach dem n chsten Laden einer Seite Sprache der Benutzeroberfl che Viele Browser bieten
350. n indem Sie auf kli cken Kategorie und Priorit t werden in der Ordner bersicht angezeigt wenn die An zeige der entsprechenden Spalten ber Ansicht Spalten im oberen Men aktiviert ist e Sie k nnen auch Ihre eigenen Attribute definieren indem Sie Namen und Wert ange ben Klicken Sie auf Weitere Attribute um weitere Attribute hinzuzuf gen Bereits eingegebene Attribute werden durch L schen des Attributnamens gel scht Auch be nutzerdefinierte Attribute k nnen beim Suchen verwendet werden e Klicken Sie auf OK um das Dokument hochzuladen Grundbegriffe und funktionen 37 Sie k nnen alle Ihre Angaben zum Dokument nachtr glich wieder ndern indem Sie im Ak tionsmen des Dokuments ndern Eigenschaften aufrufen Dabei wird dasselbe Aktions formular benutzt wie beim Hochladen oben Sie k nnen nach dem Hochladen eine zus tzliche PDF Darstellung des neuen Dokuments er zeugen wenn die Konvertierung ins PDF Format f r den MIME Typ des Dokuments auf Ihrem BSCW Server konfiguriert ist e W hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des Dokuments e Klappen Sie in der Abteilung Allgemeines das Feld MIME Typ wenn noch nicht geschehen e Kreuzen Sie das Auswahlk stchen PDF Pr sentation des Dokuments generieren an und best tigen Sie mit OK Die PDF Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordner bers
351. n Dokuments ein Tragen Sie den Text des Dokuments in das angebotene Textfeld ein e Klicken Sie auf OK um das neue Dokument zu erzeugen Um ein Textdokument direkt auf dem BSCW Server zu bearbeiten e w hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments e Der Inhalt des Dokuments wird in einem Textfeld angezeigt wo Sie das Dokument bearbeiten k nnen e Wenn Sie auf OK klicken wird das existierende Dokument durch das berarbeitete ersetzt oder es wird eine neue Version erzeugt wenn das Dokument unter Versions kontrolle steht e W hrend der Erzeugung des Dokuments entweder durch Hochladen oder direkte Er zeugung auf dem BSCW Server wurde der Zeichensatz des Dokuments entweder explizit angegeben oder aus den Browser Informationen des Erzeugers geschlossen Im letzteren Fall erscheint ein Auswahlk stchen Zeichensatz f r Inhalt einer Textda tei nach M glichkeit automatisch w hlen Wenn Sie dieses K stchen abw hlen und OK klicken werden Sie gebeten den Zeichensatz f r das Dokument explizit anzuge ben Beim n chsten Bearbeiten des Dokuments erscheint dieses Auswahlk stchen nicht mehr Sie k nnen den Zeichensatz auch ber ndern Eigenschaften setzen Zus tzlich zu reinen Textdokumenten k nnen auch andere Typen von Textdokumenten direkt auf dem Server bearbeitet werden z B XML Dokumente MIME Typ text xml Wegen des primitiven Charakters der Bearbeitungsmethode empfiehlt sich die direkte Bearbeitu
352. n Eigenschaften l sst Sie die verschiedenen Einzelheiten eines Termins bear beiten e Anh ngen l sst Sie ein Dokument eine URL oder eine Notiz als Anhang einem Termin hinzuf gen Das Vorhandensein von Anh ngen wird in der Tages und Wo chenansicht durch das Symbol X angezeigt wenn die entsprechende Option mittels Ansicht Eintr ge Anhang aktiviert ist Klicken Sie auf dieses Symbol um auf den Anhang Ordner zuzugreifen Dokument und URL Anh nge an Termine werden wie Anh nge an Notizen behandelt angeh ngte Notizen werden dem Anhang Ordner als Einzel Notizen hinzugef gt e Verweis in Kalender erzeugt in Ihrem pers nlichen Kalender einen Verweis auf einen Termin in einem Gruppenkalender Die restlichen Aktionen im Aktionsmen eines Termins sind generische Funktionen die bei Terminen dasselbe Verhalten aufweisen wie bei anderen Objekten 7 1 6 Kalender Optionen In der Abteilung Kalender Aufgabenliste des Aktionsformulars von Optionen Einstellun gen k nnen Sie verschiedene Optionen festlegen die die Einteilung Ihrer Kalender betreffen sowie die automatische bertragung und das automatische L schen von Terminen regeln So k nnen Sie hier angeben e mit welchem Tag die Woche beginnen soll e was f r Sie als Arbeitstag gilt und e wie die Zeiteinteilung in der Tages und Wochenansicht gestaltet werden soll Ferner k nnen Sie angeben ob e Termine die Sie selbst in einem Gruppenkalender erstellen automatis
353. n auch die Ergebnisse Ihrer letzten Suche unter Letzte Ergebnisse angeboten Besondere Aktionen in Suchordnern In einem Suchordner werden die folgenden besonderen Aktionen angeboten e W hlen Sie Datei Anfrage bearbeiten um Ihre Suche mit ver nderter Suchanfrage zu wiederholen e W hlen Sie Datei Suche wiederholen um Ihre Suche unver ndert zu wiederholen e W hlen Sie Datei Sichern in Zwischenablage um tempor re Suchergebnisse dauerhaft zu speichern Nachdem Sie den Namen f r den permanenten Suchordner eingegeben haben erscheint er in Ihrer Zwischenablage von wo aus Sie ihn an passender Stelle einf gen k nnen e W hlen Sie Datei Weitere Ergebnisse um weitere Ergebnisse von der Suchmaschine anzufordern und in das Suchergebnis einzuf gen nur bei der Suche im Web Alle diese Aktionen sind auch im Kontextmen eines Suchordners verf gbar 4 9 1 Suche nach Objekten in BSCW Mit einer internen Suchmaschine finden Sie Objekte in BSCW Im Formular Anfrage bear beiten spezifizieren Sie f r eine Suche in BSCW e im Feld Suchen den Ordner in dem die Suche gestartet werden soll wenn Sie zahl reiche Objekte in vielen Arbeitsbereichen gespeichert haben sollten Sie die Suche auf den vielversprechendsten Ordner einschr nken und es nach M glichkeit vermeiden in Ihren Arbeitsbereichen zu suchen da dies sehr lange dauern kann e im Feld vom Typ den Typ des Objekts das Sie suchen Dokument Ordner
354. n eines rollensetzenden Ein trags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G bel sst Sie in Ihrer Rolle die Sie auch schon in der Zwischenablage hatten Etwaige andere Mitglieder von G erhalten Zugriff auf das Objekt auf das der Eintrag verweist in der Rolle des rollensetzenden Eintrags gegebenenfalls berschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen des Objekts mit der Ausnahme von eingeschr nkten und anonymen Mitgliedern von G die anonyme Mitglieder des Objekts werden um zumindest einen minimalen Zugriff auf das Objekt zu gew hrleisten Eigent merschaft an dem Objekt das ja auf anderen rollen bertragenden Eintr gen beruht bleibt unver ndert Entfernen funktioniert wie ausschneiden die Eintr ge werden lediglich in Ihren Pa pierkorb verschoben statt in Ihre Zwischenablage Zur cklegen funktioniert wie einf gen die Eintr ge werden lediglich an ihren ur spr nglichen Ort verschoben L schen entfernt Eintr ge aus Ihrem Papierkorb Wenn Sie einen rollensetzenden Eintrag l schen verlieren Sie den Zugriff auf das Objekt auf das der Eintrag verweist ber diesen Eintrag wenn der Eintrag Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war werden Sie nicht mehr als Mitglied des Objekts gef hrt Wenn Sie einen rollen bertragenden Eintrag l schen Sie sind in diesem Fall Eigent mer und Manager des Objekts weil Sie Eigent mer und Manager Ihres Papierkorbs sind verlieren Sie die Eigent mer und Managerrolle soweit s
355. n im Ordner Ge meinschaften von hr Benutzername der die Gemeinschaftsarbeitsbereiche von allen Ge meinschaften enth lt wo Sie Mitglied sind Um auf diesen Ordner zuzugreifen 176 Kalender Umfragen und Gemeinschaften e w hlen Sie Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Men Alternativ k nnen Sie auf A in der Schnellzugriffsleiste klicken Der Ordner Gemeinschaften von hr Benutzername enth lt auch noch den Eintrag public mit allen Ordnern und Diskussionsforen die ffentlich zug nglich sind Eine Gemeinschaft zu verlassen ist nur f r Gemeinschaftsmitglieder in offenen Gemeinschaf ten m glich entfernen Sie dazu den diesbez glichen Gemeinschaftsarbeitsbereich aus dem Ordner Gemeinschaften von hr Benutzername Bei geschlossenen und verborgenen Ge meinschaften m ssen Sie einen Gemeinschaftsmanager bitten Sie als Mitglied aus der Ge meinschaft auszuladen Sie k nnen den Gemeinschaftsarbeitsbereich von geschlossenen oder verborgenen Gemeinschaften nicht selbst aus der Liste Ihrer Gemeinschaften entfernen 7 4 2 Gemeinschaften erzeugen Es gibt viele verschiedene Wege eine neue Gemeinschaft zu erzeugen Wir demonstrieren einige dieser M glichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsf lle Wir beginnen mit dem Astronomie Forum Wenn Sie ganz von vorn anfangen gehen Sie wie folgt vor e W hlen Sie Datei Neu Gemeinschaft im oberen Men Ihres pers nlichen Arbeits bereichs home folder
356. n von Instan zen enth lt Zum Zeitpunkt der Auswertung der eingebetteten Vorlage werden zun chst die Instanzen der verbundenen Vorlage ausgewertet und in die eingebettete Vorlage eingesetzt erst danach wird die eingebettete Vorlage ausgewertet und eingesetzt Auf diese Weise kann man Vorlagen die Definitionen von Instanzen enthalten abh ngig vom jeweiligen Kontext mit verschiedenen Vorlagen verbinden Namen von eingebetteten Vorlagen k nnen die Jokerzeichen beliebige Zeichenkette und beliebiges Zeichen enthalten In diesem Fall werden nacheinander alle Vorlagen einge bettet die dem Muster entsprechen Durch Dokument und Inhaltsmanagement 145 amp content_dir faq questions dtm amp template_dir faq dtm werden alle Vorlagen im Ordner amp content_dir faq deren Name dem Muster question dtm entspricht mit der Vorlage amp template_dir faq dtm verbunden ausgewertet und anschlie Bend eingesetzt 5 6 5 Funktionen Um w hrend des Evaluierungsprozesses Werte von Umgebungsvariablen einsetzen zu k n nen stellt der Document Generator einige Funktionen zur Verf gung die in Vorlagen oder Instanzen benutzt werden k nnen amp base Dateiname entfernt Pfadinformation und Suffix aus einem Dateinamen Beispiel amp base home bscw www faq dtm ergibt faq amp rel Pfad erzeugt einen relativen Pfadnamen aus einem absoluten Pfadnamen und zwar relativ zu dem Dokument das erzeugt werden soll
357. nd bequem kon trollieren wie das was Sie ins Netz stellen aus der Perspektive des anonymen Benutzers im World Wide Web aussieht und in welchem Umfeld es steht 3 7 Metadaten BSCW Objekte haben eine Reihe von Metadatenattribute die entweder vom Benutzer gesetzt werden z B Name und Beschreibung oder die vom System gesetzt werden z B Datum der Erzeugung oder Name des Erzeugers Einige Objekttypen haben umfangreichere S tze von benannten Attributen z B k nnen Dokumente mit Attributen des Dublin Core Metadata Element Set Titel Autor Sprache usw beschrieben und klassifiziert werden Benutzer k nnen sogar ihre eigenen Attribute definieren die jeweils aus einem Name Wert Paar bestehen wenn der BSCW Server entsprechend konfiguriert ist Ein anderer Ansatz zur Beschreibung und Klassifizierung versieht die Objekte mit frei verge benen Schlagw rtern den sogenannten Tags Viele Typen von Objekten in BSCW k nnen mit Tags versehen werden einschlie lich Ordner Dokumente und Benutzer Sowohl benannte Attribute als auch Tags k nnen innerhalb von Suchen in BSCW benutzt werden 3 7 1 Metadatenattribute Einer ganzen Reihe von Objekttypen k nnen benannte Attribute zugeordnet werden Einige haben einen vordefinierten Satz von Attributen abgesehen von Name und Beschreibung o Dokumente k nnen mit Attributen aus einer Teilmenge des Dublin Core Metadata Element Set beschrieben und klassifiziert werden Beispiele sind
358. nderungen vorgenommen werden Im Zustand gestartet z B k nnen Sie als Auftraggeber zwar noch neue Ergebnisse verlangen indem Sie neue Ausgabedaten einge ben aber Sie k nnen die Eingabedaten nicht mehr ndern und auch nicht die Auftragnehmer Die jeweils m glichen nderungen ersehen Sie aus dem Aktionsformular Aufgabe ndern oder aus den im Men ndern angebotenen speziellen Aktionen 8 1 2 5 Aufgaben kopieren Sie m ssen Aufgaben nicht jedesmal ganz neu erzeugen sie k nnen auch vorhandene Aufga ben kopieren Dabei werden die Angaben zu den Verantwortlichen den Datenfeldern und der Dauer mitkopiert Der Zustand der kopierten Aufgabe wird auf initial gesetzt Der F lligkeits termin wird nicht bernommen Wenn Sie Aufgaben in Bearbeitung kopieren werden eventu elle Werte von Datenfeldern sowie der Starttermin und Endtermin gel scht ebenso wie das Ablaufprotokoll Eventuelle Anlagen der Aufgabe werden mitkopiert 8 1 3 Aufgabenansicht Wenn man ein Aufgabenobjekt anklickt ffnet es sich in der Aufgabenansicht die s mtliche aufgabenrelevanten Informationen in vier Abschnitten anzeigt die man jeweils auf und zu klappen kann o Eigenschaften enth lt die zeitlichen Rahmenbedingungen Auftraggeber und Auftrag nehmer sowie den Kontext d h die Phase das Projekt oder der Ordner zu dem die Aufgabe geh rt Bei einer noch nicht gestarteten Aufgabe werden unter den zeitlichen Randbedingun gen Dauer und F lligkeits
359. ne Aktion f r den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist wird das documentactions Element durch den Wert der Parameter forbiddentext bzw forbiddenicon oder durch eine leere Zeichenkette ersetzt text optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Der Text des Verweises auf die angegebene Aktion entspricht dem Wert des Parameters text Wenn der Parameter text weggelassen wird besteht der Text des Verweises aus dem BSCW Namen der Aktion in der Sprache des aktuellen Benutzers Denken Sie daran dass ein Text der Leerzeichen enth lt in Anf h rungszeichen eingeschlossen werden muss forbiddentext optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Wenn die angegebene Aktion f r den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist wird der Wert dieses Parameters statt dem Verweis auf die Aktion angezeigt Wenn der Parameter weggelassen wird wird in diesem Fall eine leere Zeichenkette angezeigt icon optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Mit dem Parameter icon kann der Verweis auf die Aktion mit einem Symbol versehen werden Der Wert des Parameters ist eine URL die auf das Symbol verweist Wenn der Wert auf True gesetzt wird wird das BSCW eigene Symbol f r die Aktion genommen Wenn sowohl icon als auch text angegeben werden wird der Aktionsverweis mit dem Symbol unterlegt und der Text fungiert als Tooltip forbiddenicon optional wird nur verwendet wenn action gesetzt ist Wenn die angegebene Aktion f r den aktuellen Benutzer
360. ne normale BSCW Seite bzw eine benutzerdefinierte Webseite Zus tzlich k nnen Blogs auch als RSS Feed angezeigt werden Man kann einen solchen Blog Feed abonnieren um ber die neuesten Blog Eintr ge im Bilde zu sein 3 2 9 Suchordner Ein Suchordner enth lt die Ergebnisse einer Suche als Liste von Verweisen auf BSCW Ob jekte bei Suchen in BSCW oder als Liste von URLs bei einer Web Suche Sie k nnen den Inhalt eines Suchordners als Ganzes ver ndern indem Sie e bei einer Web Suche einen weiteren Abschnitt der Trefferliste die die Suchmaschine bietet hinzuf gen oder e die Suchanfrage identisch zur Aktualisierung oder modifiziert z B zur Pr zisierung wiederholen F r eine Weiterverwendung von ausgew hlten Ergebnissen einer Web Suche k nnen Sie diese in Ihre Zwischenablage kopieren und von dort in einen anderen Ordner einf gen 3 2 10 RSS Feed RSS Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten Blogeintr gen oder hnli chem Material im Web in einem standardisierten Format bereit In BSCW sind RSS Feeds spezielle Ordner die die neuesten Artikel eines RSS Feeds als RSS Artikel speichern Mit der Grundbegriffe und funktionen 31 Aktion Suche wiederholen kann man die Auswahl der Artikel auf den neuesten Stand brin gen Einzelne RSS Artikel k nnen kopiert und an einem anderen Ort als URL Objekte einge f gt werden die dann die Zusammenfassung in ihrer Beschreibung enthalten und auf den Ori ginal Art
361. nen Zugriff mehr auf die Laufmappe o Nicht nur die verantwortlichen Bearbeiter der aktuellen Aufgabe k nnen eine Lauf mappe weiterleiten sondern auch die Mitglieder der Laufmappe Damit entziehen sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe und leiten die Lauf mappe in ihrem gegenw rtigen Zustand dem oder den verantwortlichen Bearbeitern der n chsten Aufgabe zu o Wenn die letzte Aufgabe erledigt ist und es keine n chste Aufgabe mehr gibt ist der Lauf der Laufmappe beendet Eine beendete Laufmappe kann wiederverwendet werden Nach einer eventuellen berarbeitung ihres Inhalts oder ihrer Aufgaben kann sie durch ein Mitglied erneut durch Weiterleiten gestartet werden 8 2 3 Laufmappen Status und Historie Die aktuelle Aufgabe und der oder die daf r verantwortlichen Bearbeiter werden im Banner der Laufmappe angezeigt Ein leeres Banner bedeutet dass die Laufmappe noch nicht gestar tet wurde oder ihr Ablauf bereits beendet ist Die Info Seite einer Laufmappe zeigt ihre Auf gaben an Hier kann man die aktuelle Aufgabe daran erkennen dass der Verantwortliche fett vermerkt ist Die Laufmappen Historie beschreibt den gesamten bisherigen Verlauf einer Laufmappe also wer wann die Laufmappe weitergeleitet hat und ggf mit welchem Bearbeitungsvermerk Die Laufmappenhistorie zeigt nicht die aktuelle Aufgabe an 220 Workflow Management e W hlen Sie Laufmappen Historie im Aktionsmen einer Laufmappe um sich die Lau
362. ner Diskussionsforen Kalender Blogs Kontaktlisten und andere Objekte k nnen dadurch publiziert werden dass der anonyme Zugriff aus dem Internet gestattet wird standardm ig nur f r Manager m glich e W hlen Sie Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des Objekts das Sie publi zieren wollen kreuzen Sie ffentlich machen an und klicken Sie auf OK e Bei manchen Objekttypen z B Ordnern und Diskussionsforen k nnen Sie zus tzlich zum voreingestellten Leserecht weitere Aktionen auf dem Ordner zulassen die das Hinzuf gen von Objekten eines bestimmten Typs betreffen e In diesem Fall Sie k nnen ebenfalls einstellen ob der ffentliche Zugriff moderiert sein soll Dann sind die anonym ber das Internet erzeugten Objekte bei anonymem Zugriff solange nicht sichtbar bis sie explizit von einem Mitglied des Ordners durch Zugang Freigeben f r den anonymen Zugriff freigegeben werden Durch das Publizieren eines Objekts wird der fiktive Benutzer anonymous Mitglied des Ob jekts was durch das Symbol F hinter dem Objektnamen in der Navigationsleiste angezeigt wird Sie k nnen den ffentlichen Zugriff jederzeit widerrufen indem Sie entweder e Zugang ffentlich machen im Aktionsmen des publizierten Objekts w hlen das Auswahlk stchen ffentlich machen abw hlen und auf OK klicken oder e den Benutzer anonymous aus der Mitgliederliste des publizierten Objekts entfernen 4 6 6 2 Anonym auf Ordner zugrei
363. neut erledigen Aufgabe Erledigung zur ckziehen Ausgabedaten enthalten Fehler Der Auftragnehmer kann die Erledigung zur ckziehen um die Ausgabedaten zu korrigieren Nach einer Korrektur kann die Aufgabe erneut erledigt werden Aufgabe Zur ckweisen Auftragnehmer kann oder will die Aufgabe nicht ausf hren fehlende Zust ndigkeit Urlaub Krankheit Der Auftragnehmer kann die Aufgabe zur ckweisen der Aufgabenzustand ndert sich in zur ckgewiesen Eine zur ckgewiesene Aufgabe kann vom Auftraggeber ver ndert und wieder gestar tet werden M gliche Ver nderungen schlie en die Zuweisung neuer Auftragnehmer und die Definition neuer Datenfelder ein Aufgabe bernahme zur ckziehen Zusage die Aufgabe auszuf hren muss widerrufen werden Der Auftragnehmer kann die bernahme zur ckziehen Der Auftragnehmer kann daraufhin die Aufgabe beanstanden zur ckweisen oder doch noch erledigen Der Auftraggeber seinerseits kann die Aufgabe zur ckziehen stornieren oder auf die Erle digung warten Aufgabe Stornieren Grund f r die Aufgabe ist weggefallen Der Auftraggeber kann die Aufgabe stornieren Eine stornierte Aufgabe wird nicht weiter bearbeitet Der Auf traggeber kann eine solche Aufgabe allerdings reaktivieren berarbeiten und erneut starten oder zu einem sp teren Zeitpunkt einfach neu starten Aufgabe Delegieren Andere Benutzer sind geeigneter f r die berwachung oder Durchf hrung der Aufga
364. ng neu zu starten und dann die Fragen zu ndern Sie verlieren allerdings die bereits eingegange nen Antworten Wenn Sie also bereits wissen dass Sie mit der Eingabe aller Fragen bei der Erzeugung nicht fertig werden sollten Sie sicherstellen dass der Umfrage oder Abstim mungszeitraum nicht beginnt bevor Sie mit Ihren nderungen fertig sind Umfragen und Abstimmungen k nnen nicht angezeigt werden wenn die Umfrage oder Ab stimmung noch nicht begonnen hat Wenn Sie das Erscheinungsbild Ihres Fragebogens kon trollieren m chten bevor die eigentliche Umfrage oder Abstimmung beginnt erzeugen Sie die Umfrage bzw Abstimmung in einem Ihrer privaten Ordner legen Sie sofort bzw das entsprechende Datum als Startzeitpunkt fest und lassen Sie sich den Fragebogen anzeigen indem Sie das Umfrage oder Abstimmungsobjekt ffnen e W hlen Sie ffnen im Aktionsmen der Umfrage bzw Abstimmung oder klicken Sie auf den Umfrage oder Abstimmungseintrag in der Ordner bersicht Dadurch wird der Fragebogen angezeigt Klicken Sie auf Zur ck wenn Sie den Fragebogen durch gesehen haben Sie sollten jetzt noch keine Antwort abschicken 172 Kalender Umfragen und Gemeinschaften Wenn Sie zufrieden sind k nnen Sie die richtige Startzeit einsetzen und die Umfrage durch Ausschneiden und Einf gen in denjenigen Arbeitsbereich bertragen wo sie stattfinden soll Bei Abstimmungen werden bei einer solchen bertragung nicht automatisch die Mitglied
365. ng nur f r recht kurze Dokumente 5 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten Sie k nnen HTML Dokumente MIME Typ text html direkt auf dem BSCW Server erzeugen und bearbeiten Bei einigen neueren Web Browsern wie z B Firefox und Internet Explorer 7 0 und h her wird dazu ein in BSCW integrierter HTML Editor verwendet Wenn Sie einen Browser verwenden f r den die Integration mit dem HTML Editor nicht funk 116 Dokument und Inhaltsmanagement tioniert wie etwa Konqueror Opera oder Safari werden HTML Dokumente wie gew hnliche Textdokumente bearbeitet Um ein HTML Dokument zu erzeugen w hlen Sie Datei Neu HTML Dokument im oberen Men des aktuellen Ordners Geben Sie Name und wahlweise auch Tags und Beschreibung des neuen Dokuments ein Geben Sie den Inhalt des Dokuments in das Fenster des HTML Editors ein Wenn Sie auf OK klicken oder die Editor Operation Speichern aufrufen erzeugen Sie das neue HTML Dokument Wenn Sie auf Abbrechen und Quelltext bearbeiten klicken verlieren Sie Ihre s mt lichen bisherigen Eingaben und k nnen das HTML Dokument im Quelltext also mit HTML Tags eingeben Um ein HTML Dokument direkt auf dem BSCW Server zu bearbeiten w hlen Sie ndern Bearbeiten im Aktionsmen des Dokuments Der Inhalt des HTML Dokuments wird im Fenster des HTML Editors angezeigt wo Sie das Dokument bearbeiten k nnen Wenn Sie auf OK klicken wird das existierende Dokument durch das berarbeitete
366. ng der urspr nglichen Aufgabe erbringen Die beiden Unteraufgaben erscheinen in der Abteilung Inhalt der Aufgabenansicht unter Aufgaben Die Lieferbe ziehungen zwischen den Aufgaben werden in der Beschreibung der Unteraufgaben und in der Abteilung Eigenschaften der Aufgabenansicht der Hauptaufgabe angezeigt 8 1 9 6 Unteraufgaben und Hauptaufgaben ndern Unteraufgaben lassen sich mit ndern Eigenschaften ndern wie andere Aufgaben auch Was ge ndert werden kann h ngt vom Zustand der Unteraufgabe ab Beachten Sie dass Unteraufgaben einer Hauptaufgabe in Bearbeitung sofort nach ihrer Erzeugung automatisch gestartet werden wenn alle Eingaben vorliegen In diesem Zustand sind dann nicht mehr alle nderungen m glich und Sie m ssen die Unteraufgabe zum Zwecke der nderung zun chst zur ckziehen Das Aktionsformular f r die nderung von Unteraufgaben gleicht dem Akti onsformular zur Erzeugung von Unteraufgaben Bei der nderung von Hauptaufgaben d h Aufgaben die bereits Unteraufgaben haben kom men bei der Angabe der Ein und Ausgabedaten noch drei Formularfelder hinzu die sich auf Daten von oder f r Unteraufgaben und Bedingungen bez glich deren Erledigung beziehen Eingabedaten e Von Unteraufgaben ben tigte Daten Hier k nnen Sie Eingabedatenfeldern von Un teraufgaben durch Klicken ausw hlen Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Eingabefeld der aktuellen Hauptaufgabe Wenn die H
367. ng nicht zu Ende ist oder der Organisator die Terminabstimmung nicht fr her beendet hat wor ber Sie per E Mail benachrichtigt werden Wenn Sie als Organisator ber Terminvorschl ge abstimmen wird der aktuelle Stand in der Zeile Endg ltiger Termin angezeigt den Sie als Organisator durch Auswahl eines Termins festlegen k nnen siehe weiter unten Sie k nnen auch mit Teilnehmer bearbeiten die Teilnehmerliste bearbeiten wie oben erl utert 7 2 3 Andere Personen zur Teilnahme vorschlagen Der Organisator einer Terminabstimmung kann den Teilnehmern erlauben andere Teilneh mer vorzuschlagen Wenn das der Fall ist enth lt die Einladungs E Mail f r eine Terminab stimmung auch eine URL die auf eine Seite verweist wo Sie andere Personen zur Teilnahme an dem Termin vorschlagen k nnen z B wenn Sie selbst nicht teilnehmen m chten Sie schlagen andere Personen zur Teilnahme am Termin wie folgt vor e Klicken Sie auf den Verweis Teilnehmer vorschlagen der Einladungs E Mail oder ffnen Sie die Terminabstimmung und klicken Sie auf Teilnehmer vorschlagen im Terminabstimmungsformular Wenn Sie Mitglied des Arbeitsbereichs sind der die Terminabstimmung enth lt k nnen Sie auch neue Teilnehmer vorschlagen indem Sie Teilnehmer vorschlagen im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen e Im Aktionsformular Teilnehmer vorschlagen w hlen Sie zus tzliche Teilnehmer aus so wie Sie Mitglieder eines Arbeitsbereichs au
368. nhalte aktualisiert d h in Widgets f r Arbeitsbereiche werden die aktuellen Inhalte in Widgets f r Ereignisse werden die neues ten Ereignisse angezeigt in Widgets f r Nachrichten werden die neuesten Nachrichten ange zeigt usw Manche Widgets wie die Uhrzeit werden permanent aktualisiert Eine Aktualisie rung der Startseite l sst sich auch mit Datei Ereignisse best tigen im oberen Men erreichen 4 2 5 Startseiten f r Arbeitsbereiche Genau so wie Sie Ihre pers nliche Startseite f r einen schnellen berblick ber Inhalte und Ereignisse in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder benutzen k nnen Sie auch von Startseiten f r beliebige Arbeitsbereiche Gebrauch machen Sie erzeugen eine Startseite f r den aktuellen Arbeitsbereich indem Sie e Datei Neu Startseite im oberen Men ausw hlen Die neu erzeugte Startseite enth lt bereits einige Widgets die sich auf den aktuellen Arbeits bereich beziehen jeweils ein Ordner Ereignis Navigator Such und Info Widget Sie K n nen in der Arbeitsbereich Startseite neue Widgets erzeugen einige der Standard Widgets ent fernen und die Widgets neu anordnen wie es oben f r Ihre pers nliche Startseite beschrieben wurde Jeder Arbeitsbereich kann nur eine Startseite enthalten 4 3 Benutzeroberfl che anpassen Die Benutzerschnittstelle von BSCW kann sowohl in Hinsicht auf die Darstellung als auch die Funktionalit t an die pers nlichen Bed rfnissen angepasst werd
369. nisse o Der Ereignismonitor zeigt dem Benutzer die ihn interessierenden Ereignisse in seinen Arbeitsbereichen fast zeitgleich mit dem Eintreten der Ereignisse an o Die BSCW RSS Ereignis Feeds stellen aktuelle Ereignisse als RSS formatierte Nach richten zur Verf gung Unter Benutzung dieser RSS Feeds k nnen Sie mit modernen Browsern oder anderen RSS Nachrichtensammlern zeitnahe Informationen ber die Vorg nge in Ihren Arbeitsbereichen beziehen Sie k nnen auch s mtliche Ereignisse eines Objekts in Form einer komma separierten csv Datei exportieren indem Sie Information Ereignisse exportieren im Aktionsmen dieses Ob jekts ausw hlen So k nnen Sie die Ereignisdaten z B mit einem Tabellenkalkulationspro gramm weiterverarbeiten 3 4 2 Ereignistypen In BSCW werden f nf Ereignistypen unterschieden die in der Ordner bersicht durch spezi fische Ereignissymbole f r jeweils ein Objekt dargestellt werden Neues Objekt Dies ist ein neu erzeugtes Objekt Dokument Ordner Notiz usw das Sie zuvor noch nicht gesehen haben Das Ereignis kann von Ihnen selbst oder einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs erzeugt worden sein 2 Ver ndertes Objekt Das Objekt wurde ge ndert Dies kann sich z B auf Inhalt oder Beschreibung des Objekts beziehen Auch das Hinzuf gen von Dokument Versionen und Modifizieren von Meta Informationen f llt unter diesen Typ Verschobenes Objekt Das Objekt wurde von einem Ort zu einem ander
370. nordner und damit die Dokumente oder anderen Objekte die darin enthalten sind werden an die Benutzer in der Aufgabenliste der Reihe nach weitergeleitet Der Bearbeitungsablauf der Laufmappe kann je nachdem wie er definiert ist nach Bearbeitung einer Aufgabe auch an eine von mehreren Stationen verzweigen und dadurch dem bearbeitenden Benutzer die Wahl lassen an welchen Benutzer die Laufmappe als n chstes weitergeleitet werden soll Eine Laufmappe ist dem gerade verantwortlichen Bearbeiter ber seine pers nliche Aufga benliste zug nglich Nach der Weiterleitung verschwindet die Laufmappe aus dieser Liste und der Bearbeiter hat dann nur noch Zugriff auf die Laufmappe wenn er auch noch Mitglied der Laufmappe ist Laufmappenordner sind ja auch Arbeitsbereiche die mehrere Mitglieder haben k nnen Workflow Management 217 Unabh ngig von der aktuellen Bearbeitungsstation k nnen sich die Mitglieder der Laufmappe ber deren Status informieren den Inhalt als auch die Aufgaben ndern und auch ihrerseits die Laufmappe weiterleiten wenn der gerade zust ndige Bearbeiter nicht reagiert 8 2 1 Laufmappen erzeugen und ndern Um eine neue Laufmappe zu erzeugen verfahren Sie wie folgt e W hlen Sie Datei Neu Laufmappe im oberen Men Das Aktionsformular Neue Laufmappe hat drei Abteilungen Allgemeines Aufgaben und Attribute e In der Abteilung Allgemeines geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschrei b
371. nstallieren um BSCW zu benutzen Sie brauchen nur einen der marktf hrenden frei erh ltlichen Web Browser Sie greifen auf BSCW Arbeitsbereiche zu sehen Ordner bersichten durch und k nnen Dokumente auf dem eigenen Rechner speichern BSCW h lt Sie ber alle Ereignisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen die Sie interes sieren auf dem laufenden Sie k nnen mit Ihrem Web Browser Dokumente in einen gemeinsamen Arbeitsbereich laden oder Notizen URLs Aufgaben usw erzeugen Die synchrone gleichzeitige Zusammenarbeit unterst tzt BSCW durch Werkzeuge f r O O die Planung und Organisation von Treffen die unmittelbare Kommunikation mit Partnern die gerade in einem gemeinsamen Ar beitsbereich aktiv sind 1 2 Was brauche ich um BSCW zu benutzen Die technischen Anforderungen f r die Arbeit mit BSCW sind ausgesprochen gering O Sie brauchen eine pers nliche E Mail Adresse damit Sie sich an einem ffentlichen BSCW Server als Benutzer registrieren k nnen Um auf gemeinsame Arbeitsbereiche zugreifen zu k nnen und daraus Dokumente auf Ihrem lokalen Rechner zu speichern brauchen Sie einen Web Browser der forms und basic authentication unterst tzt Alle g ngigen Browser tun das z B die aktuel len Versionen von Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox und Safari von Apple Der bliche Weg Dokumente von Ihrem lokalen Rechner in einem BSCW Arbeitsbe reich abzulegen benutzt die Datei bertragungsfunk
372. nstanz gel scht bzw nicht angelegt Nachdem Sie die Vorlagen auf Ihrem lokalen Computer erstellt und hochgeladen haben An gabe des MIME Typs nicht vergessen Document Template text x bscw template k nnen Sie die Evaluierungsparameter mit dem Men eintrag Parameter setzen Dort k n nen Sie eine Vorlage angeben in die die Instanzen der aktuellen Vorlage eingesetzt werden sollen und den Namen des Dokuments das aus der aktuellen Vorlage erzeugt werden soll Intern werden die Evaluierungsparameter als Instanzen mit den Namen template bzw document gespeichert Dokument und Inhaltsmanagement 147 Parameter f r Auswertung Vorlage dtm xl Vorlage in die die el V amp tvorlagen Layout dtm aktuellen Vorlage eingesetzt werden Dokument das aus der aktuellen Vorlage erzeugt 7 Inhalt mi werden soll geben Sie den Pfadnamen ein u a W sche Abbildung 19 Eingabe von Evaluierungsparametern Um alle Instanzen in einem DokSet einem Unterordner oder einer Vorlage anzeigen zu las sen benutzen Sie den Men eintrag Datei Instanzen anzeigen bzw Instanzen anzeigen Eine von einem bergeordneten Ordner geerbte Instanz erscheint in der Liste kursiv Instanzen anzeigen Vorlage dtm x Instanzen Inhaltxml template amp tvorlagen Layout dtm bild_verz amp rel bilder systemfunktionen funktionen version 4 3 document vorlagen Norlagen Abbildung
373. nt mer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Mana ger und kann in dieser Eigenschaft nat rlich bei Problemen Dokumente auch wieder l schen Wenn die Plattenplatz berwachung f r Ihren BSCW Server aktiviert ist wird der von Ihnen belegte Plattenplatz auf der Info Seite Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs home folder an gezeigt Die Info Seite rufen Sie mit Datei Information auf 3 3 3 Mitglieder einladen Ein pers nlicher Ordner wird zum gemeinsamen Arbeitsbereich indem Sie andere Benutzer als Mitglieder einladen Sie selbst sind das erste Mitglied und der Eigent mer des Arbeits bereichs e W hlen Sie Datei Zugang Mitglied einladen F r die Einzelheiten dieser Aktion siehe 4 4 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen auf S 73 Durch das Einladen von Mitgliedern zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich vergr ern 38 Grundbegriffe und funktionen Sie die Gruppe der Personen die auf den Arbeitsbereich und auf die Objekte darin zugreifen d rfen Bevor Sie jemanden einladen und aus einem pers nlichen Ordner einen gemeinsamen Arbeitsbereich machen lesen Sie bitte 4 4 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten auf S 72 und 4 5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs auf S 77 in Abschnitt 4 6 Zugriffsrechte und Rollen auf S 85 wird erkl rt wie Sie die Zugriffsrechte von Mitgliedern ndern k nnen Ein pers nlicher Ordner ein Arbeitsbereich oder ein Diskussionsforum werden durch Datei Zugang
374. nthalten Benutzer sollten am besten mit ihrem Benutzernamen angegeben werden der auch sonst in BSCW angezeigt wird F r manche Attribute k nnen mehrere Werte angegeben werden indem man auf rechts neben dem Eingabefeld klickt Durch Klicken auf rechts neben dem Feld k nnen Sie Wer te l schen Um Attributen Werte zuzuweisen oder Werte zu ndern e w hlen Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des betreffenden Objekts und gehen Sie zur Abteilung Attribute des Aktionsformulars Werte von nicht mehr be n tigten Attributen k nnen Sie l schen Wenn Ihr BSCW Server entsprechend konfiguriert ist k nnen Sie auch eigene Attribute defi nieren indem Sie Namen und wahlweise Wert eines solchen Attributs in die beiden leeren Felder unter Eigene Attribute definieren eintragen Weitere eigene Attribute definieren Sie indem Sie nach Eingabe eines Attributs auf Weitere Attribute Klicken Benutzerdefinierte Attribute m ssen eindeutige Namen haben Sie werden gel scht indem ihr Name gel scht wird Alle Attribute die mit Werten versehen sind werden unterhalb der Beschreibung eines Objekts in der Ordner bersicht angezeigt benutzerdefinierte Attribute werden dort angezeigt auch wenn sie keine Werte haben Wenn die Ansichteinstellungen so gesetzt sind dass keine Beschreibungen angezeigt werden oder nur in kompakter Form erscheinen die Attribute als Tooltips des EL Symbols bzw der einzeiligen Beschreibung Alle Attribute
375. ntisierte Teilnehmer mit Zugang zu dem Arbeitsbereich der das Umfrageobjekt ent h lt sollten Sie die Benutzung des authentisierten Zugangs zur Umfrage anraten d h den Verweis http Ihr BSCW Server bsew bscw cgi Umfrage Id wobei Umfrage Id die Objektnummer der Umfrage ist die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird die im Adressfeld Ihres Browsers erscheint wenn Sie die Umfrage ffnen Wenn Sie im Zweifel ber die korrekten Verweise sind fragen Sie Ihren BSCW Adminis trator Bei einer Abstimmung werden Beginn oder nderungen des Abstimmungszeitraums den Teilnehmern automatisch per E Mail mitgeteilt Sie brauchen diesbez glich nichts zu unter nehmen Als Organisator einer Abstimmung k nnen Sie den Teilnehmern jederzeit eine E Mail Nach richt schicken e W hlen Sie Senden an Teilnehmer im Aktionsmen der Abstimmung geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf OK Sie k nnen die Nachricht an alle Teil nehmer alle Teilnehmer die schon oder noch nicht abgestimmt haben schicken oder die Empf nger der Nachricht unter den Teilnehmern ausw hlen Kalender Umfragen und Gemeinschaften 173 Beachten Sie dass nicht nur der Organisator d h der Erzeuger der Abstimmung sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs der die Abstimmung enth lt Nachrichten an die Teil nehmer versenden kann Um eine Umfrage zu beantworten klicken Sie auf den Verweis der wie oben beschrieben ver ffentlicht wurde Wenn Sie in e
376. ntrags oder durch Klicken auf eine Schaltfl che einen Verweis oder ein Symbol die jeweils die Aktion repr sentieren aufgeru fen An der Web basierten Benutzerschnittstelle kommen diese Aktionsaufrufe in den folgen den Formen vor 34 Grundbegriffe und funktionen Men s Oberes Men z B Datei Neu Dokument Kontextmen und Aktionsmen s z B ndern Eigenschaften Schaltfl chen Schnellstartleiste BZULDADBRD gibt Zugang zu h ufig benutzten Aktionen Schnellzugriffsleiste Beispiel zeigt Ihre Zwischenablage an Navigationsleiste Beispiel Ihr Benutzername zeigt Ihren pers nlichen Arbeitsbereich an Mehrfachwahl Symbolleiste z B N ausschneiden oder gl entfernen Verweise oder Symbole in den Objekteintr gen einer Ordner bersicht Beispiel E zeigt die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs an Mit der offensichtlichen Ausnahme der Schnellstartleiste sind die Aktionen die durch Schalt fl chen Verweise oder Symbole aufgerufen werden einfache Navigationsaktionen sie ffnen und zeigen eine neue Seite an die einen Ordner ein Dokument die Mitglieder eines Arbeits bereichs eine Info Seite usw darstellt Im folgenden Teil dieses Abschnitts konzentrieren wir uns auf die Aktionen die durch Men auswahl aufgerufen werden und die einer eingehenderen Erl uterung bed rfen Beachten Sie dass die Aktionen die Ihnen in den verschiedenen Men s angeboten werden auch abh ngen von o Ihrer BSCW Kompetenz d
377. ntritt der vom normalen Gang der Dinge starten bernehmen erledigen abnehmen abweicht wird dies auch durch ein ver ndertes Aufgabensymbol in der Ordner bersicht etwa der Aufgabenliste kenntlich gemacht Die verschiedenen Aufgabensymbole haben die folgende Bedeutung 208 Workflow Management steht f r eine Aufgabe die noch nicht gestartet wurde oder sich im normalen Bearbei tungsablauf befindet aber noch nicht erledigt wurde L steht f r eine erledigte Aufgabe Auch die Aufgabenzust nde abgenommen und abge schlossen nach der Aktion fertigstellen durch den Auftraggeber zeigen dieses Sym bol a steht f r eine Aufgabe bei der der normale Bearbeitungsablauf durch Aktionen wie beanstanden Erledigung zur ckziehen Erledigung beanstanden usw zur ckgesetzt wurde Wenn die Aufgabe durch eine entsprechende Aktion z B ein erneutes Starten oder Erledigen nach einer Beanstandung wieder in den normalen Gang der Bearbei tung zur ckkehrt wird sie wieder durch das entsprechende Symbol f r zu bearbeiten de oder erledigte Aufgaben dargestellt steht f r eine stornierte Aufgabe Solche Aufgaben k nnen gegebenenfalls mit ande ren Daten oder Auftragnehmern neu gestartet werden Aktionen reaktivieren und neu starten In der Aufgabenansicht werden die m glichen Aktionen als Schaltfl chen angeboten Die an gebotenen Aktionen h ngen vom Zustand der Aufgabe und der Eigenschaft des Benutzers als Auftraggeber oder Au
378. nzuf gen e Starten Sie Ihren bevorzugten Nachrichtensammler erzeugen Sie einen neuen RSS Feed und geben Sie die Adresse eines BSCW RSS Ereignis Feeds http Ihr BSCW Server bscw bscew cgi Ordner Id op tss in das Adressfeld des neuen RSS Feeds ein Wenn Sie die Serveradresse oder die Ken nung des Ordners an dessen Ereignissen Sie interessiert sind nicht kennen gehen Sie wie oben beschrieben vor und kopieren die korrekte URL vom Adressfeld Ihres Brow sers e Geben Sie dem neuen BSCW Ereignis Feed einen Namen und setzen Sie fest wie oft der Nachrichtensammler BSCW nach neuen Ereignissen abfragen soll Abh ngig von der Konfiguration Ihres BSCW Servers wird Sie Ihr Nachrichtensammler um Authentisierung bitten wenn er bei BSCW nach neuen Ereignissen fragt Beachten Sie dass nicht alle Nachrichtensammler ber M glichkeiten zur Authentisierung verf gen solche Nachrichtensammler k nnen f r BSCW RSS Ereignis Feeds nur verwendet werden wenn Authentisierung f r diese Feeds bei Ihrem BSCW Server abgeschaltet ist Hinweis Nicht alle Nachrichtensammler sehen gleich aus oder funktionieren gleich einige funktionieren noch nicht einmal sehr gut So werden einige Nachrichtensammler Schwierig keiten haben BSCW Ereignisse anzuzeigen Sie sollten sich von Zeit zu Zeit nach neueren Versionen umsehen oder einfach einen anderen Nachrichtensammler ausprobieren Live Bookmarks in Ihrem Browser Aktuelle Versionen von Web Browsern wie Firefox
379. o Aufgabe o Laufmappe o Kontaktliste o Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs o Gemeinschaft o Adressbuch o Zwischenablage o Papierkorb Die Inhalte von Container Objekten werden von BSCW in bersichtsseiten dargestellt die eine gemeinsame Grundstruktur und funktionalit t aufweisen Die bersichtsseite eines Ord ners kann als Modell f r solche Seiten angesehen werden Die webbasierte Darstellung von Ordnern Kalendern Diskussionsforen oder von pers nli chen Objekten wie Adressbuch oder Zwischenablage hat immer eine zweiteilige Struktur die aus o einem Kopfbereich und o einer Liste von Eintr gen besteht Die folgenden Abschnitte beschreiben die allgemeine Struktur und Funktionalit t die ser bersichtsseiten wobei die Ordnerseite als Beispiel dient Die Darstellung dieser ber sichtsseiten passt sich der von Ihnen gew hlten Breite des Browser Fensters automatisch an damit auf die wesentlichen Funktionen auch bei einem schmalen Browser Fenster noch zu gegriffen werden kann 3 1 1 Kopfbereich Die folgende Abbildung zeigt die Elemente des Kopfbereichs einer Ordnerseite 24 Grundbegriffe und funktionen FR g Logout ou ana ononon PAJAN RG z i HARAMBEE Kreifelts Mg CBd gt CeBIT Suchen 2 B Cebit insgesamt 10 Eintr ge Abbildung 7 Elemente im Kopfbereich Der Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite wie der Kopfbereich einer Kalenderseite einer Adressbu
380. obby Astronomen erscheint in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder Normalerweise w rden Sie jetzt eine Struktur mit entspre chendem Inhalt f r den Arbeitsbereich erstellen Anschlie end k nnten Sie entweder darauf warten dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten oder direkt einige astronomie interessierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen e Klicken Sie auf das Symbol Tiy das in der Teilen Spalte des Eintrags des Gemein schaftsarbeitsbereichs erscheint um sich die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeits bereichs anzeigen zu lassen Dieses Symbol zeigt ganz allgemein an dass eine Ge meinschaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist e W hlen Sie Zugang Mitglied einladen im Aktionsmen der Gemeinschaft Unmittelbar nach der Erzeugung hat die neue Gemeinschaft keine Mitglieder auch Sie selbst als Erzeuger und Manager der Gemeinschaft werden nicht automatisch zum Mitglied der neuen Gemeinschaft gemacht und der Gemeinschaftsarbeitsbereich wird nicht unter Ge meinschaften von hr Benutzername aufgef hrt solange Sie kein Mitglied sind Wenn Sie schon einige Hobby Astronomen kennen die Benutzer Ihres BSCW Servers sind k nnten Sie Ihre Gemeinschaft auch erzeugen indem Sie mit diesen Gemeinschaftsmitglie dern die Sie aus Ihrem Adressbuch ausw hlen beginnen e Gehen Sie zu Ihrem Adressbuch indem Sie Anzeigen Adressbuch im oberen Men ausw hlen e W hlen Sie diejenigen Benutzer aus d
381. oder Termine des Outlookordners werden in das entspre 236 Import Export chende BSCW Objekt hochgeladen Die entsprechenden Aktionen werden im Hauptfenster des Abgleich Applets angezeigt siehe die folgende Abbildung Als Ergebnis des Abgleichs enthalten nun die beiden verkn pften Objekte dieselben Kontakte oder Termine http maestral fit fraunhofer de Outlook Datenabgleich Java Applet Mozilla Firefox BR Ausgew hlte nderungen Bitte Auswahlk stchen abw hlen um nderungen zu verbergen und zu berspringen 288 8 8 a8 8 nderungen Outlook CeBIT Kalender Aktion BSCW Kalender CeBIT u 0o Stuttgart Beginn am 12 10 2005 um 10 00 00 as ae 8 Einf hrung Messepersonal Beginn am 14 10 200 Information Es sind 3 Objekte zu synchronisieren wovon 3 angezeigt werden Applet syncher started Abbildung 34 Hauptfenster des Outlook Abgleich Applets Wichtig Beim Abgleich von Terminen sollten Sie die folgenden Punkte beachten O Setzen Sie Ihre Ortszeit ber Optionen Profil ndern in der Abteilung Weitere Informa tionen Dies stellt sicher dass Termine f r die keine Zeitzone gesetzt ist die Standard einstellung beim Abgleich korrekt in Outlook bertragen werden Outlook kennt weit weniger komplexe Wiederholungsregeln f r Termine als BSCW Folglich k nnen nur BSCW Terminserien mit einer einzigen Wiederholungsregel und keiner Ausnahmeregel beim Abgleich in Outlook bertragen werden E
382. oder klicken Sie einfach auf das Ereignismoni tor Symbol Ir in der Schnellstartleiste Der Ereignismonitor verwendet zwei Fenster die sich beide beim Starten des Werkzeugs ff nen das Konsolfenster und das Appletfenster Der Ereignismonitor ben tigt beide Fenster um richtig zu arbeiten Schlie en Sie keines dieser Fenster wenn Sie den Ereignismonitor nicht beenden m chten Das Konsolfenster zeigt lediglich Systemnachrichten an und kann daher minimiert werden um den benutzten Bildschirmplatz zu reduzieren Nach dem Start des Ereignismonitors werden Sie m glicherweise gebeten Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort f r Ihren BSCW Server anzugeben 6 3 3 Benutzen des Ereignismonitors Der Ereignismonitor stellt Ihnen zwei verschiedene Ansichten zur Darstellung der Erreichbar keit und der Aktivit ten von Benutzern zur Verf gung Sie k nnen zwischen diesen beiden Ansichten hin und herschalten indem Sie die entsprechenden Karteireitersymbole unten im Ereignismonitor Fenster benutzen Benutzeransicht und Ereignisansicht Benutzeransicht Die Benutzeransicht bietet eine bersicht ber die angemeldeten Benutzer F r jeden Benut zer wird neben dem Benutzernamen der vollst ndige Name die E Mail Adresse und die Tele fonnummer angezeigt sofern verf gbar Der Ereignismonitor zeigt alle Benutzer an die sich in Ihrem Adressbuch befinden und die derzeit im BSCW System aktiv sind Aktivit t im Sys tem bedeutet dass ein Benutzer k rzlich
383. ofern sie andere Objekte wie Dokumente und Notizen enthalten k nnen Dar ber hinaus ist Laufmappen eine Reihe von Aufgaben die mit dem Inhalt der Mappe durchgef hrt werden sollen zugeordnet Eine Laufmappe wird nach einander denjenigen Benutzern zugeleitet die f r die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind und zwar in der angegebenen Reihenfolge Die Aufgaben einer Laufmappe stellen keinen eigenen Objekttyp dar und haben lediglich einen Namen eine informelle Beschreibung und einen Verantwortlichen Sie sind nicht zu verwechseln mit den oben erw hnten eigenst ndigen Aufgaben Objekten 3 2 21 E Mail Nachricht Sie k nnen E Mail Nachrichten direkt an einen BSCW Ordner schicken wenn dieser Ordner das zul sst Solche E Mail Nachrichten k nnen beliebige Anh nge enthalten und werden in BSCW als Objekte des Typs E Mail Nachricht nach Internet Standard RFC 822 abgespei chert So k nnen Sie z B ganz einfach ein komplettes E Mail Archiv Ihres Projekts erstellen indem Sie die E Mail Adresse eines Ordners in Ihren E Mail Verteiler aufnehmen Die Mitglieder Ihres Projektteams brauchen nun nicht mehr alle wichtigen E Mail Nachrichten in Ihren eige nen E Mail Systemen zu speichern E Mail Versand ist auch eine bequeme M glichkeit zum Einbringen von Dokumenten in BSCW Arbeitsbereiche alternativ zum Hochladen dieser Dokumente ber die Web basierte Benutzerschnittstelle 3 3 Aktionen In BSCW wird eine Aktion durch Auswahl eines Men ei
384. ojekt und seine Phasen erzeugt wurden kann nun das Projektteam zusam mengestellt werden Alle am Prozess beteiligten Personen werden mit Datei Zugang Mitglied einladen im oberen Men des Projekts in der Rolle Mitglied in das Projekt eingeladen Danach k nnen alle Teammitglieder auf die Projektinhalte zugreifen Aufgaben erzeugen bearbeiten und koordinieren Sie k nnen nicht zus tzlich weitere Mitglieder zu den einzelnen Projekt phasen einladen d h Mitglieder der Phasen eines Projekts sind immer genau die Mitglieder des Projekts Sp ter bei der Als Beispiel zeigt die folgende Abbildung das Entwicklungsprojekt Ersetzung des Provisi onsabrechnungssystems f r ein Versicherungsunternehmen Das Projekt ist in sieben Phasen unterteilt Diese Projektphasen folgen zum Teil zeitlich aufeinander manche berlappen auch 190 Workflow Management A BSCW gt Logout Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe Datei i EIPZTTT HAARE Kreifelts Projekte Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems E Suchen pe SCHERE HIER Kein Filter DD Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems 7 Eintr ge Ersetzung des Proyisionssystems Provis im Rahmen der Migration der Allg Vers AG auf die neue Rechnerplattform Name Aktio Gr e Beginn F lligkeit w Forts Neu 5 5 C D Analyse v 8 2009 11 15 2010 02 26 SR ooo MT DD Entwurf v O 2010 03 01 2010 04 30 Kon D DD Realisierung v 0 2010 03 01
385. ollen und Aufnahmeregelungen einiger Gemeinschaften hinterher noch feiner einstellen und auch Arbeitsbereichsmitglieder die andere Rollen als Mitglied haben manuell in die entsprechenden Gemeinschaften aufnehmen vgl auch den folgenden Hin weis Hinweis Die Umstellung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen und ihrer Arbeitsbereiche auf Gemeinschaften wie sie oben beschrieben wurde l sst die betroffenen Arbeitsbereiche ihre urspr nglichen Enthaltenseins Relationen verlieren der Zugriff auf die Arbeitsbereiche die h her in der Hierarchie angesiedelt sind wird durch die hierarchische Organisation der entsprechenden Gemeinschaften erm glicht und nicht dadurch dass die Arbeitsbereiche ineinander enthalten sind Dies hat zur Konsequenz dass alle Arbeits bereichsmitglieder in anderen Rollen als Mitglied den Zugriff auf Arbeitsbereiche in h heren 186 Kalender Umfragen und Gemeinschaften hierarchischen Ebenen verlieren weil sie nicht automatisch zu Mitgliedern ihrer jeweiligen assoziierten Gemeinschaft gemacht werden Kalender Umfragen und Gemeinschaften 187 8 Workflow Management Workflow Management wird in BSCW in den folgenden Bereichen unterst tzt e Aufgaben und Projekte Zeitplanung in Projekten und Phasen Abwicklung und Kon trolle von strukturierten Aufgaben M glichkeit der Definition von benutzerdefinierten Workflows e Laufmappen Abbildung linearer Gesch ftsprozesse als wandernde Ordner
386. on BSCW Objekten und werden mit ndern Eigenschaften zugewiesen Im Formular Anfra ge bearbeiten spezifizieren Sie Ihre Suche in den Tags e Das Feld Suchen enth lt den Namen desjenigen Arbeitsbereichs wo die Suche statt finden soll Dieses Feld ist zun chst auf den kleinsten Arbeitsbereich gesetzt der den aktuellen Ordner enth lt d h denjenigen Arbeitsbereich von dem der aktuelle Ordner seine Mitglieder erbt Wenn Sie ber zahlreiche Objekte in vielen Arbeitsbereichen verf gen versuchen Sie m glichst die Suche auf den vielversprechendsten Arbeitsbe reich einzuschr nken und vermeiden Sie eine zeitaufw ndige Suche in Ihren Arbeits bereichen letzteres ist voreingestellt wenn Sie eine Tag Suche in einem privaten Ordner starten e Tragen Sie Tags von Objekten nach denen Sie suchen in das vorgesehene Feld ein Mehrere Tags m ssen durch Leerzeichen getrennt werden Falls verf gbar k nnen Sie sich auch Letzte Ergebnisse einer Tag Suche anzeigen lassen e Wenn der Indexdienst PyLucene auf Ihrem BSCW Server eingesetzt wird werden auch die Tags von Objekten f r eine schnellere Tag Suche indexiert In diesem Fall k nnen Sie auch Jokerzeichen in den Tags verwenden die Sie als Suchkriterien ein geben Weitere Funktionen 105 Hinweis Eine Tag Suche kann auch durch einfaches Klicken auf ein Tag das in einer Ord ner bersicht angezeigt wird gestartet werden 4 9 4 Suche nach Benutzernamen oder
387. onen und Zuweisungen von Rollen entlang der Ordner Hierarchie Wenn ein Benutzer z B einen Unterordner in einem Ordner anlegt erbt dieser Unterordner die Benutzergruppe des bergeordneten Ordners einschlie lich aller Rollen zuweisungen Der Geltungsbereich einer Rolle ist das Objekt f r das der Benutzer eine Rolle innehat und alles unterhalb dieses Objekts und zwar so weit bis dem Benutzer in der Objekthierarchie eine andere Rolle zugewiesen wird Weitere Funktionen 85 Hinweis Wenngleich dieses Prinzip auch f r spezielle Ordner wie die pers nlichen Bereiche pers nlicher Arbeitsbereich home folder Zwischenablage Papierkorb gilt so wird doch die Standardrolle die der Benutzer in seinen pers nlichen Bereichen innehat nicht auf ge meinsame Arbeitsbereiche die sich in diesen pers nlichen Bereichen befinden vererbt Ein Beispiel Sie sind standardm ig Manager Ihres pers nlichen Arbeitsbereichs und dadurch auch aller Ordner die sich darin befinden Die Rolle Manager wird auf den Geltungsbereich Ihres per s nlichen Arbeitsbereichs vererbt Nehmen wir an dass Sie nun eingeladen werden in einem gemeinsamen Arbeitsbereich Pro Jektdokumentation mitzuarbeiten Der Manager dieses Ordners l dt Sie in der Rolle Einge schr nktes Mitglied ein um Ihnen nur eingeschr nkte Rechte z B nur Leserechte zu gew h ren Damit haben Sie die Rechte eines Eingeschr nkten Mitglieds im Ordner Projektdoku mentat
388. onsmen bzw gt in der Mehrfachwahl Sym bolleiste aufrufen 6 2 Kontaktstatusanzeige Die Kontaktstatusanzeige gibt Auskunft ber die Anwesenheit in BSCW von Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeitsbereichs d h ber ihre aktuelle Aktivit t in BSCW Die Kontakt statusanzeige wird unter der Navigationsleiste des gemeinsamen Arbeitsbereichs angezeigt und wird mit Optionen Anwesenheit allezeigen oder Optionen Anwesenheit aktive zeigen im 150 Kommunikation und Awareness oberen Men aktiviert Im ersteren Fall werden alle Mitglieder mit ihrem Kontaktstatus an gezeigt im letzteren Fall nur diejenigen Mitglieder die aktuell in BSCW aktiv sind oder in j ngster Vergangenheit aktiv waren Beachten Sie dass die Kontaktstatusanzeige JavaScript erfordert d h sie m ssen JavaScript mit Optionen Einstellungen aktiviert haben A BSCW amp Logout Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe ZUIZARREERRROI O A Kreifelts BSCW Developers Ey xX Suchen 2 daniels eisherif frietsch hinrichs koch Kreifelts pajo paulsen prinz ruland woetzei Abbildung 21 Kontaktstatusanzeige Anwesenheit in BSCW wird mit der Zeitspanne zwischen jetzt und der letzten Benutzer aktivit t im BSCW Browser Fenster gemessen Aktivierung dieses Fensters Mausbewegungen oder Tastenanschl ge in diesem Fenster gelten als Aktivit t im Sinne der BSCW Anwesenheit Der Kontaktstatus wird durch versc
389. ormalen Ordner eingef gt auf einen externen Web Server exportiert oder per E Mail verschickt werden Sie erzeugen eine statische Kopie wie folgt e W hlen Sie Statische Kopie im Aktionsmen des Websiteordners Dokument und Inhaltsmanagement 141 e Im Aktionsformular Statische Kopie k nnen Sie w hlen ob alle Objekte des Web siteordners kopiert werden oder nur die HTML Dokumente und Unter Websiteordner mit deren HTML Dokumenten e Klicken Sie auf OK um den Kopiervorgang zu starten Wenn es in den Seiten des Websiteordners BSCW Elemente gibt die nicht in einen statischen Kontext ber tragen werden k nnen werden Sie dar ber in einem zus tzlichen Formular unterrich tet Eine statische Kopie eines Websiteordners sieht nicht genauso aus wie er sich bei Betrach tung direkt in BSCW darstellt BSCW Elemente die sich nicht in einen statischen Kontext bertragen lassen Aktionsverweise Men s usw fehlen in einer statischen Kopie andere Elemente k nnen ein wenig anders aussehen 5 5 8 Integration eines externen Wiki Systems Neben der M glichkeit mit Websiteordnern eine Art von Wiki innerhalb von BSCW zu er zeugen kann man auch eine externe Wiki Software die MoinMoin Software in BSCW inte grieren Die Integration geschieht in der Weise dass einem Arbeitsbereich ein MoinMoin Wiki zugeordnet wird Die Existenz eines solchen Wikis wird im Banner des Arbeitsbereichs durch einen Verweis auf das Wiki angezeigt Klick
390. ormat 78 80 82 150 Ver ndertes Objekt Ereignis 45 Ver ffentlichen von Ordnern 92 Versand von BSCW Objekten 84 von E Mail Nachrichten 83 Verschobenes Objekt Ereignis 45 Versenden 83 84 Version 246 l schen 124 verzweigen 123 Versionen verwalten 124 versioniertes Dokument 121 Versionshistorie 124 Versions Info 122 Versionskontrolle aufheben 124 Versionskontrolle von Dokumenten 121 Versionsnummer 122 Versionszustand 123 Versionszweig 123 Verweis 41 Verweis in Zwischenablage 52 Verweise auf BSCW Objekte 108 Verweise zwischen Dokumenten 132 Verzweigung von Versionen 123 von Vorlage kopieren 128 Voraussetzungen zur Benutzung von BSCW 1 Vorlage 32 127 erzeugen 127 kopieren 128 Vorlage eines DokSet 144 Vorlagenordner 32 127 vorl ufige Mitgliedschaft 78 WwW Webansicht 128 WebDAV 241 Websiteordner 32 128 ndern 132 BSCW Element 132 133 erzeugen 129 exportieren 141 Layoutseite 130 neue Seite 132 Startseite 130 Stildefinition 130 Textelement 141 Website Verwaltung 128 142 Websuche 106 Weiterleiten von Laufmappen 221 Widget Startseite ndern 63 erzeugen 62 Wiederholung von Suchanfragen 102 Wiederholung von Terminen 160 Wiedervorlage von Dokumenten 119 Workflow 191 211 aus Unteraufgaben 213 Index bearbeiten 217 Z Zeitachse 218 Zip Winzip Archiv 28 225 Zope External Editor Helper Application 118 Zugang 41 Zugriffsrechte 85 Zugriffsrechtstabelle 86 zur Gemeins
391. penwahrnehmung in Ihren Arbeitsbereichen o Aktenkoffer Synchronisierung Ihrer BSCW Arbeitsbereiche mit Ihrem lokalen Dateisystem o Outlook Abgleich Synchronisierung Ihrer Kontaktlisten und Kalender in BSCW mit Ihren lokalen Outlook Daten o Arbeitsbereichs Browser schnelles Durchsuchen Ihrer BSCW Arbeitsbereiche Wenn Sie diese Erweiterungen nutzen wollen m ssen Sie Ihren Web Browser so konfigurie ren dass JavaScript interpretiert wird und lokal installierte Java Applets ausgef hrt werden Wie Sie dabei im einzelnen vorgehen unterscheidet sich von Plattform zu Plattform und von Browser zu Browser Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers Sofern Dokumente die Sie von Ihren Arbeitsbereichen heruntergeladen haben von Ihrem Web Browser u U mit Hilfe von vorher installierten Plugins angezeigt werden k nnen brauchen Sie die die Konfiguration Ihres Browsers nicht zu ndern um BSCW benutzen zu k nnen Wenn Sie allerdings Dokumente in spezifischen Anwendungsformaten mit anderen Mitglie dern eines Arbeitsbereichs austauschen wollen also in Dateiformaten die eine bestimmte An wendung voraussetzen wie z B WordPerfect Excel oder Photoshop sollten Sie Ihren Brow ser so konfigurieren dass er den MIME Typ standardisierte Kennung f r Dateiformate im Internet heruntergeladener Dateien auswertet und die Dateien mit dem richtigen Programm ffnet Wie Sie dabei vorgehen m ssen ist wiederum von Plattform und v
392. por ren Speicher cache l dt Das funktioniert mit den aktuellen Versionen der meisten Browser einwandfrei Sollten Sie jedoch diesbez gliche Zwei fel haben Ihre nderungen werden auf BSCW Seiten nicht angezeigt sollten Sie Ihre Browser Einstellung berpr fen Im Internet Explorer 8 0 w hlen Sie z B Extras gt Internetoptionen gt Allgemein gt Browserverlauf Einstellungen gt Tempor re Internetdateien gt Bei jedem Zugriff auf die Webseite Das genaue Verfahren diese Option zu setzen h ngt von Ihrem Browser und der Browserversion ab e Stellen Sie sicher dass die Uhr an Ihrem Rechner richtig eingestellt ist Andernfalls kann es zu Problemen bei der Synchronisierung zwischen dem BSCW Server und den Seiten in Ihrem lokalen Cache kommen Erste Schritte 19 e Wenn Sie die mit JavaScript verbesserte Benutzeroberfl che nutzen wollen m ssen Sie Ihren Web Browser so konfigurieren dass JavaScript aktiviert ist und Cookies ak zeptiert werden e Wenn Sie den Internet Explorer benutzen sollten Sie die Option Extras gt Internetop tionen gt Erweitert gt Browsen gt Kurze HTTP Fehlermeldungen anzeigen ausschal ten da der Internet Explorer sonst wichtige Fehlermeldungen ausblendet Die folgenden BSCW Erweiterungen sind als Java Applets realisiert o Datei bertragungshilfe und Drag amp drop Uploader Hilfsprogramme zum beque men Hochladen von Dateien o Ereignismonitor synchrone Grup
393. r Umfragen und Gemeinschaften 185 Beispiel Einheit X die zu Unterabteilung A geh rt ein Mitglied von X hat auch Zugriff auf die Arbeitsbereiche A und D weil D in A enthalten ist was wiederum in X enthalten ist Wenn Ihre Mitgliedergruppen zu gro und infolgedessen die Antwortzeiten zu lang geworden sind w rden Sie Ihre existierende Organisation gerne von Mitgliedergruppen auf Gemein schaften umstellen um eine bessere Performanz zu erzielen Dies ist relativ einfach wenn Sie beim Aufbau der Organisation wie blich allen normalen Mitgliedern Ihrer Arbeitsbereiche die Standardrolle Mitglied zugewiesen haben Sie sollten folgenderma en vorgehen e F gen Sie dem Arbeitsbereich der Abteilung D eine verborgene Gemeinschaft hinzu indem Sie Zugang Gemeinschaft hinzuf gen im Aktionsmen des Arbeitsbereichs verwenden Als Gemeinschaftsrolle w hlen Sie Mitglied Die neue Gemeinschaft ist zun chst leer e Gehen Sie auf die Mitgliederseite von D indem Sie auf das Symbol Fi in der Tei len Spalte des Arbeitsbereicheintrags von D klicken Die Mitgliederseite zeigt die Eintr ge der neuen Gemeinschaft D und der Gruppen der drei Unterabteilungen Mit glieder von A Mitglieder von B und Mitglieder von C und zus tzlich noch Ihren eigenen Eintrag als Manager und etwaige andere Funktionstr ger e Laden Sie die drei Mitgliedergruppen ein indem Sie ihre Auswahlk stchen ankreuzen und auf in der Mehrfachwahl Symbolleis
394. r Software mit freundlicher Genehmigung von Asterisq Innovation http asterisq com F r gemeinsames Bearbeiten von Webseiten bietet BSCW die Integration der MoinMoin Software an siehe http moinmo in die unter der GNU General Public License lizenziert ist BSCW schlie t ferner Software ein die von der Apache Software Foundation entwickelt wurde http www apache org 1 6 Was ist neu in Version 4 5 Terminabstimmung Eine Terminabstimmung hilft dabei einen akzeptablen Termin f r ein gemeinsames Treffen zu finden Die vorgesehenen Teilnehmer stimmen ber eine Reihe von Ter minvorschl gen ab Teilnehmen k nnen nicht nur BSCW Benutzer sondern auch andere Personen Die Teilnehmer werden ber E Mail benachrichtigt Der Organisator der Terminabstimmung legt je nach Ausgang einen endg ltigen Termin fest ber den alle Teilnehmer informiert werden siehe 7 2 Terminabstimmung auf S 164 Nicht anonyme Abstimmungen Abstimmungen bestehen wie Umfragen aus einer Reihe von Fragen auf die die Teil nehmer an der Abstimmung antworten sollen Im Gegensatz zu Umfragen sind Ab stimmungen aber nicht anonym sondern erfolgen namentlich d h jeder Teilnehmer kann sehen wie die anderen Teilnehmer abgestimmt haben Au erdem k nnen belie bige Personen teilnehmen die durch ihren Benutzernamen oder ihre E Mail Nachricht identifiziert werden d h der Teilnehmerkreis von Abstimmungen ist nicht auf die Mitgliedergruppe des Arbeitsber
395. r hierarchisch strukturieren wollen legen Sie Unter Websiteordner wie folgt an e W hlen Sie Neu Unter Websiteordner im Aktionsmen des Websiteordners dem Sie den Unterordner hinzuf gen wollen e Geben Sie einen Namen und wahlweise Tags Beschreibung und eigene Attribute an und klicken Sie auf OK Der neue Unter Websiteordner enth lt eine leere Startseite mit dem Namen des Unterordners als Titel Er erbt alle anderen Einstellungen Design Auto Versionierung vom enthaltenden Websiteordner Unter Websiteordner werden als Inhalt des Websiteordners in der Webansicht standardm ig angezeigt normale Unterordner nicht 5 5 2 Startseite Layoutseite und Stildefinition erzeugen und bearbeiten Wenn Sie eine neue Startseite Layoutseite oder Stildefinition f r einen Websiteordner festle gen wollen erzeugen Sie eine neue Seite oder Definition Damit wird die alte Seite oder Defi nition deaktiviert Nun k nnen Sie die neue Seite oder Stildefinition nach Ihren W nschen be arbeiten Dazu gehen Sie wie folgt vor 130 Dokument und Inhaltsmanagement e Erzeugen Sie die neue Seite oder Definition mit Sie Datei Neu Startseite Datei Neu Layoutseite oder Datei Neu Stildefinition im oberen Men des Websiteordners den Sie mit ffnen ge ffnet haben Die neue Seite oder Definition ist jetzt aktiv Die alte Seite oder Definition wird nicht gel scht damit Sie gegebenenfalls zum alten De sign zur ckkehren k nnen e Bearbeiten Sie
396. r stattdessen diesen in Ihr Adressbuch ein Alle anderen E Mail Adressen werden unver ndert in Ihr Adressbuch eingetragen es wird keine Einladung zur Registrierung als BSCW Benutzer automatisch an diese E Mail Adressen geschickt e Eintr ge kopieren neue Eintr ge k nnen von einer Mitgliederseite eingef gt werden wenn sie nicht schon in Ihrem Adressbuch stehen e Klicken Sie auf das Symbol E rechts neben dem Namen eines Arbeitsbereichs an um seine Mitgliederseite zu erhalten e Markieren Sie in der Mitgliederseite diejenigen Eintr ge die Sie in Ihr Adressbuch einf gen wollen und w hlen Sie A aus der Mehrfachwahl Symbolleiste oder e w hlen Sie ins Adressbuch im Aktionsmen einzelner Eintr ge Zus tzlich zu den Namen von individuellen Benutzern und E Mail Adressen als Platzhal tern k nnen Sie auch die Namen von Mitgliedergruppen und Gemeinschaften in Ihr Adress buch eintragen um Mitgliedergruppen und Gemeinschaften als Ganzes in einen Arbeits bereich oder eine Gemeinschaft einladen zu k nnen 80 Weitere Funktionen Eintr ge in Ihrem Adressbuch k nnen nur von Hand entfernt werden BSCW l scht auch Ein tr ge die automatisch erstellt wurden nicht automatisch e Markieren Sie die zu entfernenden Eintr ge auf Ihrer Adressbuchseite und w hlen Sie amp l in der Mehrfachwahl Symbolleiste Diese Aktion hat keinerlei Einfluss auf andere Adressb cher oder den Mitgliedsstatus derjeni gen Benutzer deren Ein
397. r werden s mtliche Aufga benaktionen also Start Erledigung Beanstandung usw automatisch dokumentiert Das Ablaufprotokoll ist als Diskussionsforum organisiert Der jeweilige Akteur kann der Aktionsnotiz einen pers nlichen Kommentar hinzuf gen Die einzelnen Abschnitte werden nur angezeigt wenn sie etwas enthalten d h der Abschnitt Daten entf llt wenn die Aufgabe z B keine Ein oder Ausgabedatenfelder enth lt Abbildung 29 zeigt ein Beispiel einer neu erzeugten Aufgabe in der Aufgabenansicht 200 Workflow Management Zwischen Daten und Inhalt befindet sich ein Bereich der Schaltfl chen f r die m glichen Aufgabenaktionen enth lt die Sie als Auftraggeber oder Auftragnehmer im aktuellen Zustand der Aufgabe durchf hren k nnen Dieselben Aufgabenaktionen finden Sie auch im Kontext men der Aufgabe z B Aufgabe Erledigen oder Aufgabe Beanstanden Oberhalb der Schaltfl chen k nnen Sie eine pers nliche Bemerkung zu Ihrer Aufgabenaktion f r das Ab laufprotokoll eingeben 8 1 4 Aufgaben starten Bevor eine Aufgabe gestartet werden kann m ssen alle n tigen Angaben vorliegen Dazu ge h rt insbesondere dass alle als erforderlich gekennzeichneten Eingabedatenfelder einen Wert erhalten haben sonst erscheint eine Fehlermeldung Wenn die Aufgabe Eingabedatenfelder vom Typ Dokument hat laden Sie erst die gew nsch ten Dokumente in BSCW hoch falls Sie sich noch nicht dort befinden Sie k nnen die Doku mente in d
398. rade im Zen trum des Interesses steht und die Schaltfl che Schlie en siehe Abbildung 8 e W hlen Sie einen Benutzer oder ein Dokument im Popup Men aus um den entspre chenden Benutzer oder Dokumentknoten ins Zentrum der Ereigniskarte zu schieben Das Klicken auf den Knoten in der Ereigniskarte hat dieselbe Auswirkung Das Text feld unter dem Men zeigt alle Ereignisse an die den ausgew hlten Benutzer oder das ausgew hlte Dokument betreffen e Klicken Sie auf Schlie en wenn Sie die Ereigniskarte nicht mehr ben tigen Sie k nnen weitere Ereigniskarten erzeugen indem Sie zum Aktionsformular Dokument Er eignisse zeigen zur ckkehren eine Neue Auswahl erzeugen und auf Ereigniskarte kli cken Klicken Sie auf Zur ck um die Aktion zu beenden 50 Grundbegriffe und funktionen 3 5 Pers nliche Objekte Jeder Benutzer hat in BSCW von berall her direkten Zugang zu einer Reihe pers nlicher Objekte deren Symbole in der Schnellzugriffsleiste rechts oben angezeigt werden Die Schnellzugriffsleiste ist in jeder Ihrer Ordner bersichten verf gbar Die pers nlichen Objekte k nnen nicht mit anderen Benutzern auf Ihrem BSCW Server ge meinsam genutzt werden Pers nlicher Arbeitsbereich home folder Pers nliche Startseite a Gemeinschaften 0 Zwischenablage Papierkorb l Adressbuch al Kalender Lesezeichen Aufgabenliste Aktenkoffer Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home fol
399. rarbeitet und in regelm igen Abst nden ver f fentlicht werden m ssen 5 1 Dokumente direkt bearbeiten Die Bearbeitung eines Dokuments das in BSCW gespeichert ist erfordert normalerweise das Herunterladen des Dokuments die Bearbeitung auf dem lokalen Computer und das anschlie ende Hochladen des bearbeiteten Dokuments Unter bestimmten Voraussetzungen k nnen jedoch Dokumente auch von der Web basierten Benutzerschnittstelle aus direkt auf dem BSCW Server bearbeitet werden Dokument und Inhaltsmanagement 115 o Text und HTML Dokumente durch in den Web Browser integrierte Editoren o MS Office Dateien durch die Verwendung von WebDAV nur m glich wenn Sie In ternet Explorer unter Windows verwenden o beliebige Dokumente durch die Anbindung einer lokalen Hilfsanwendung die die direkte Bearbeitung mit externen Editoren erm glicht Dar ber hinaus k nnen Sie Text und HTML Dokumente direkt auf dem BSCW Server er zeugen 5 1 1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten Sie k nnen Textdokumente MIME Typ text plain ohne Einschr nkungen direkt auf dem BSCW Server erstellen und bearbeiten Der Text Editor besteht jedoch nur aus einem einfa chen Textfeld in dem der Inhalt des Dokuments dargestellt wird und wo er eingegeben und bearbeitet werden kann Um ein Textdokument zu erzeugen e w hlen Sie Datei Neu Textdokument im oberen Men des aktuellen Ordners e Geben Sie Name und wahlweise auch Tags und Beschreibung des neue
400. rauf gaben hat freigegeben sind Genauso wirken Start oder Erledigungsbedingungen ber die Freigabe solcher Daten o Aktionen an einer Hauptaufgabe oder Unteraufgaben in einem Workflow k nnen wei tere Aktionen an anderen Aufgaben im Workflow ausl sen Der Arbeitsablauf in einem Netz von Hauptaufgabe und Unteraufgaben wird unterst tzt o durch die Weitergabe von Werten gemeinsamer Datenfelder wenn immer sie frei gegeben werden und durch automatisches Vorantreiben des Workflow z B durch Starten von Unteraufgaben deren s mtliche Eingaben durch Start der Hauptauf gabe freigegeben wurden und durch Erledigung von Hauptaufgaben deren s mt liche Ausgaben durch die Erledigung von Unteraufgaben freigegeben wurden o durch R cknahme von Werten gemeinsamer Datenfelder wenn immer ihre Frei gabe r ckg ngig gemacht wurde und durch automatisches R cksetzen des Work flow z B durch Beanstandung der Erledigung einer Unteraufgabe deren Ausgabe als Eingabefeld in einer Nachbaraufgabe beanstandet wurde Auch werden alle Unteraufgaben storniert wenn die Hauptaufgabe storniert wird und alle Unteraufgaben werden reaktiviert wenn die Hauptaufgabe reaktiviert wird Workflow Management 215 o Bei der Berechnung des voraussichtlichen Fertigstellungstermins einer Hauptaufgabe wird die voraussichtliche Dauer f r die Fertigstellung der Unteraufgaben herangezo gen sollte sie l nger sein als die urspr nglich angegebene voraussichtliche Dauer
401. ren und Notizen 95 4 7 1 Diskussionsforen erzeugen 95 4 7 2 Notizen schreiben 96 4 7 3 Auf Notizen antworten 96 4 7 4 Notizen mit Anlagen versehen 97 4 7 5 Notizen eines Diskussionsforums durchsehen 97 4 7 6 Notizen verschieben oder l schen 98 4 7 7 Objekte annotieren 98 4 8 Blogs 98 4 8 1 Blogs erzeugen und ndern 100 4 8 2 Blogs benutzen 101 4 9 Suche 102 4 9 1 Suche nach Objekten in BSCW 103 4 9 2 Suche nach Dokumenten in BSCW 105 4 9 3 Suche mithilfe von Tags 105 4 9 4 Suche nach Benutzernamen oder E Mail Adressen 106 4 9 5 Suche im Web 106 4 10 RSS Feeds 106 4 11 URLs f r Objekte in Arbeitsbereichen 107 4 11 1 BSCW internes Adressformat 108 4 11 2 Verzeichnispfad URLs 108 4 12 Lesezeichen 109 4 13 Schnittstelle zu mobilen Ger ten 110 4 13 1 Mobiler Zugang 110 4 13 2 Anmeldung beim BSCW Server 110 4 13 3 Mobiles Portal 111 5 Dokument und Inhaltsmanagement 115 5 1 Dokumente direkt bearbeiten 115 5 1 1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten 116 5 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten 116 5 1 3 MS Office Dateien bearbeiten 117 5 1 4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten 118 5 2 Dokumentfunktionen 119 5 2 1 Dokumente wiedervorlegen 119 5 2 2 Dokumente sperren 120 Inhaltsverzeichnis v 5 2 3 Dokumente einfrieren 5 3 Dokumente unter Versionskontrolle 5 3 1 Dokument unter Versionskontrolle stellen 5 3 2 Neue Version erstellen 5 3 3 Versionsinformationen ndern 5 3 4 Versionen verzweigen 5 3 5 Versionen verwalte
402. rend es sonst Geerbte Einstellungen verwenden hei t Wenn die Ereignisoptionen f r das aktuelle Objekt ge ndert wurden f r mindestens einen Ereignisdienst ist die Auswahl Besondere Einstellungen w hlen getroffen k nnen Sie diese nderungen r ckg ngig machen indem Sie auf Zur cksetzen klicken Anschlie end gelten wieder die Einstellungen des bergeordneten Ordners oder die Standardoptionen wenn in keinem bergeordneten Ordner spezifische Ereignisoptionen gesetzt wurden Ereignisdienste k nnen nur als ganzes in den Standardereignisoptionen aktiviert oder deakti viert werden Wenn Sie einen Ereignisdienst f r das aktuelle Objekt verwenden wollen der in den Standardoptionen nicht aktiviert worden ist klicken Sie auf Standardoptionen ndern Nachdem Sie die Standardoptionen entsprechend ge ndert haben kehren Sie wieder zum Ak tionsformular Ereignisoptionen ndern zur ck um die individuellen Ereignisoptionen f r das aktuelle Objekt festzulegen Warnung Alle nderungen im Formular Ereignisoptionen ndern gehen verloren wenn Sie auf Standardoptionen ndern klicken Eine Einstellung der Ereignisoptionen die von den Optionen des bergeordneten Ordners ab weicht wird bei dem betroffenen Objekteintrag durch das Symbol kenntlich gemacht Kli cken Sie auf dieses Symbol um die Ereignisoptionen einzusehen oder zu ndern 3 4 5 Dokument Ereignisse Dokument Ereignisse beziehen sich au
403. renzierte Zugriffsrechte f r die Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs vergibt 4 4 4 Banner f r einen Arbeitsbereich erstellen Jede Ordner bersichtsseite hat einen Kopf der aus mehreren Zeilen besteht In der Vorein stellung ist der Platz unter der Navigationsleiste leer ZEBSCW Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe Saan D orai M Kreifelts Mg CBd CeBIT H Y Suchen 2 Abbildung 10 Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite ohne Banner Dort k nnen Sie ein Banner einf gen Setzen Sie dazu Ihr Kompetenzniveau auf Experte e W hlen Sie Datei ndern Banner e Im Formular Banner ndern definieren Sie das Banner durch einen HTML Text mit Verweisen zu Bildern usw Mit den meisten aktuellen Web Browsern z B Firefox Internet Explorer 7 0 und h her definieren und ndern Sie das Banner mit einem in BSCW integrierten HTML Editor siehe auch 5 1 2 HTML Dokumente erzeugen und bearbeiten auf S 116 Wenn Sie ein Banner eingef gt haben k nnte der Kopfbereich eines Arbeitsbereichs und der Ordner die er enth lt wie in der folgenden Abbildung aussehen Weitere Funktionen 75 A BSCW w Logout Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe EZEUI2Z2ARRERRROID I Kreifelts Mg CBd CeBIT Suchen 2 CeBIT Abbildung 11 Kopfbereich einer Ordner bersichtsseite mit Banner Das Banner wird von Unterordnern geerbt es sei denn Sie
404. resse sind In Ihrem Lesezeichen Ordner haben Sie ein pers nliches Objekt in dem Sie diese Verweise hnlich wie bei Web Browsern sammeln k nnen e Klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste oder w hlen Sie im oberen Men Anzeigen Lesezeichen um Ihren Lesezeichen Ordner zu ffnen Sie k nnen jetzt mit Datei Neu URL neue Verweise hinzuf gen e In beliebigen anderen Ordnern lassen sich dem Lesezeichenordner mit Verweis als Lesezeichen Verweise auf BSCW Objekte hinzuf gen Innerhalb des Lesezeichenordners lassen sich die Verweise in Unterordner Unterunterordner usw strukturieren indem mittels Datei Neu Ordner entsprechende Unterordnerstrukturen angelegt werden Dies geschieht genauso wie bei normalen Ordnern Beachten Sie dass Lese zeichen nur im Lesezeichenordner existieren k nnen Sie k nnen Lesezeichen und Lesezei chenunterordner beliebig im Lesezeichenordner verschieben aber nicht in andere Ordner BSCW Lesezeichen lassen sich in das Lesezeichenformat von Netscape exportieren und dann au er in Netscape Browser auch in andere Browser die das Netscape Format unterst tzen z B Firefox Internet Explorer und Safari importieren e W hlen Sie Bearbeiten Archivieren im oberen Men des Lesezeichen Ordners um alle Ihre Lesezeichen im Netscape Format zu archivieren Laden Sie dieses Archiv auf Ihren lokalen Rechner packen Sie die enthaltene HTML Datei mit Ihren Lesezeichen aus und importieren Sie diese Lesezeichen in Ihren B
405. rkmale Indem Sie auf eine solche Spalten berschrift klicken k nnen Sie die Eintr ge eines Ordners direkt sortieren Wiederholtes Klicken dreht die Sortierreihen folge um e W hlen Sie Ansicht Filter um nur Objekte eines bestimmten Typs oder Dokumente eines bestimmten MIME Typs anzeigen zu lassen Der gerade g ltige Filter wird am rechten Ende der Mehrfachwahl Symbolleiste angezeigt W hlen Sie Kein Filter um alle Objekte und Dokumente in der Ordner bersicht sichtbar zu machen Bei einigen Container Objekten gibt es zus tzliche Optionen im Ansicht Men z B k nnen Sie sich den Inhalt von Notizen in Diskussionsforen anzeigen lassen oder Sie k nnen zwi schen vielen verschiedenen Optionen zur Darstellung von Kalendern ausw hlen Sie k nnen mehrere Ansichtsoptionen auf einmal ndern indem Sie Ansicht Anpassen aus w hlen Das Aktionsformular hat zwei Abschnitte im Abschnitt Allgemeines k nnen Sie die verf gbaren Optionen wie Ausklappbar Kompakt oder Beschreibungen aktivieren oder deaktivieren w hrend Sie im Abschnitt Spalten die Spalten festlegen k nnen die in der Ordneransicht angezeigt werden sollen G ltigkeitsbereich von Ansichtseinstellungen Sie k nnen sich aussuchen ob die Ansichtseinstellungen f r jeden einzelnen Ordner und je des einzelne Container Objekt individuell gesetzt und gespeichert werden sollen oder ob die Ansichtseinstellungen f r einen Ordner oder ein Container Objekt auch f
406. rowser e Sie k nnen diese Operation auch f r eine Teilmenge Ihrer Lesezeichen einzelne Lese zeichen Unterordner durchf hren indem Sie sie entsprechenden Eintr ge ausw hlen und auf 5 in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken Weitere Funktionen 109 Diese Exportfunktion ist insbesondere sinnvoll f r Benutzer die h ufig z B auf Dienstrei sen fremde Computer verwenden Sobald sie einen neuen Computer benutzen K nnen sie zun chst ihre BSCW Lesezeichen herunterladen und installieren So haben Sie immer ihre vertraute Lesezeichenumgebung zur Verf gung 4 13 Schnittstelle zu mobilen Ger ten BSCW bietet einen mobilen Zugang zu Ihrem BSCW Server so dass Sie auch unterwegs ber mobile Endger te auf den BSCW Server zugreifen k nnen ber ein mobiles Portal er halten Sie Zugriff auf Ihr Adressbuch und Ihre Arbeitsbereiche Die neuesten Ereignisse werden Ihnen in einer speziellen Ansicht pr sentiert ber Lesezeichen k nnen Sie schnell und unkompliziert auf h ufig verwendete Bereiche zugreifen Die Benutzung des mobilen Zugangs zu Ihrem BSCW Server erfordert die vorherige Aktivie rung der entsprechenden Funktionalit t durch Ihren BSCW Administrator 4 13 1 Mobiler Zugang Der mobile Zugang zum BSCW Server wurde f r mobile Ger te wie Mobiltelefone und PDAs entwickelt Als Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ben tigen Sie ein entspre chendes mobiles Endger t das einen Netzwerkzugriff erm glicht etwa
407. rs anonym zugreifen Gemeinschaften im allgemei nen werden in 7 4 Gemeinschaften auf S 175 beschrieben Der Ordner public ist in der Grundbegriffe und funktionen 55 Liste der Gemeinschaftsarbeitsbereiche von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW Ser vers enthalten Sie gelangen zum ffentlichen Bereich wie folgt e Klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste oder e w hlen Sie Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Men Dies zeigt den Ordner Gemeinschaften von Ihr Benutzername an der alle Gemeinschaftsarbeitsbereiche enth lt wo Sie Mitglied sind e ffnen Sie den Gemeinschaftsarbeitsbereich public der alle Objekte auf Ihrem BSCW Server enth lt die ffentlich zug nglich sind Alternativ k nnen Sie den ffentlichen Bereich auch als anonymer Benutzer erreichen e W hlen Sie Anzeigen ffentlicher Bereich im oberen Men Dies zeigt den Ordner Communities of anonymous an der den Arbeitsbereich public enth lt e ffnen Sie den Arbeitsbereich public um sich alle Objekte anzusehen die auf Ihrem BSCW Server ver ffentlicht worden sind Auf diese letztere Art greifen Sie auf die Objekte des ffentlichen Bereichs zu wie es auch ein anonymer Benutzer tun w rde und Sie m ssen dazu nicht Ihre laufende BSCW Sitzung unter Ihrem Benutzernamen beenden Dies ist insbesondere dann n tzlich wenn Sie einen Arbeitsbereich mit ffentlichem Zugang moderieren Sie k nnen so schnell u
408. rs hinzuf gen Sie k nnen zum Versand von Nachrichten an Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs statt der E Mail Funktion Ihres Web Browsers auch eine BSCW eigene Aktion benutzen Je nach Konfiguration Ihres BSCW Servers k nnen Sie damit E Mail und oder Faxnachrichten ver senden Bei der Angabe der Adressaten k nnen Sie hier Ihr BSCW Adressbuch benutzen e Nach der Auswahl der Mitglieder an die Sie eine Nachricht versenden m chten und die Sie wie oben beschrieben vornehmen klicken Sie auf 5 E Mail versenden in der Mehrfachwahl Symbolleiste e Im Formular E Mail versenden sind bereits die prim ren E Mail Adressen der aus gew hlten Mitglieder im An Feld eingetragen Sie k nnen weitere E Mail Adressen manuell eingeben oder durch Klicken auf die Schaltfl chen An Cc und Bcc aus Ihrem BSCW Adressbuch hinzuf gen Nach Eingabe des Betreffs und der Nach richt best tigen Sie mit OK um die Nachricht abzuschicken e Sie k nnen hier zwischen E Mail und Faxversand ber die entsprechenden Schaltfl chen Fax versenden bzw E Mail versenden w hlen Auch beim Faxversand k n nen Sie auf die Daten Ihres Adressbuchs zur ckgreifen indem Sie auf die Schaltfl che Fax Nr klicken Sie k nnen auch E Mail Nachrichten an Kontakte einer Kontaktliste versenden wenn f r die se Kontakte E Mail Adressen eingetragen wurden e ffnen Sie eine Kontaktliste und markieren Sie diejenigen Kontakteintr ge an die Sie eine E
409. rsor Position in den Quelltext des aktuellen Dokuments eingef gt Um das Men nicht zu lang werden zu lassen werden hier maximal die 10 zuletzt ge nderten Objekte aufgef hrt das zuletzt ge nderte ganz oben Dieses Men erscheint nicht wenn das aktuelle HTML Dokument das einzige Objekt im Websiteordner abgesehen von der aktiven Layoutseite ist Die aktive Layoutseite wird in diesem Men nicht angezeigt e Ordner Aktionen bietet ausgew hlte Aktionen auf dem aktuellen Websiteordner an Auswahl einer der Aktionsnamen f gt den entsprechenden element Code an der Cursor Position in den Quelltext des Dokuments ein F r eine vollst ndige Liste der m glichen Aktionen siehe den n chsten Abschnitt e Dokument Aktionen bietet ausgew hlte Aktionen auf dem bearbeiteten Dokument an Auswahl einer der Aktionsnamen f gt den entsprechenden element Code an der Cursor Position in den Quelltext des Dokuments ein F r eine vollst ndige Liste der m glichen Aktionen siehe den n chsten Abschnitt Klicken Sie auf Vorschau im integrierten HTML Editor um sich in einem separaten Brow ser Fenster eine Vorschau der aktuellen Seite in der Webansicht anzeigen zu lassen Um die Erzeugung von Seiten in einem Websiteordner bequemer zu gestalten wird das Ko pieren einer Seite und das anschlie ende Bearbeiten in einer Aktion zusammengefasst e W hlen Sie ndern Kopie bearbeiten im Aktionsmen eines HTML oder Textdo kuments e Im
410. rt dieses Symbol nicht finden aktivieren Sie das Symbol mit Optionen Einstel lungen in der Abteilung Darstellung Sie k nnen auch mit Anzeigen Aufgaben im oberen Men auf die Aufgabenliste zugreifen Wenn ein Benutzer die Auftragnehmer oder Auftraggeberrolle verliert z B durch Entfernen oder Delegieren der Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus der Aufgabenliste des Benutzers Aufgaben die nicht in der Aufgabenliste auftauchen auf die Sie aber Zugriff haben dadurch dass Sie Mitglied der Aufgabe sind k nnen mit in Aufgabenliste in Ihre Aufgabenliste ein gereiht werden auch wenn Sie nicht f r die Erledigung oder berwachung dieser Aufgabe zust ndig sind Sie k nnen sich aufgabenspezifische Attribute wie F lligkeit Beginn Fortschritt Zustand Auftragnehmer oder Auftraggeber in der Aufgabenliste anzeigen lassen indem e Sie Ansicht Anpassen im oberen Men der Aufgabenliste ausw hlen und in der Ab teilung Spalten die entsprechenden Attribute zur Darstellung in der bersicht aus w hlen Die Aufgabenliste enth lt au erdem auch Laufmappen bei denen der Benutzer die aktuelle Aufgabe als verantwortlicher Bearbeiter ausf hren soll Sortieren und Filtern der Aufgaben in der Aufgabenliste Die Aufgaben in der Aufgabenliste lassen sich nach mehreren aufgabenspezifischen Kriterien sortieren e W hlen Sie z B Ansicht Sortieren F lligkeit im oberen Men Ihrer Aufgabenliste um die Aufgaben nach dem F lligkeit
411. rtet werden ohne dass die Expertenliste vorliegt und sie kann auch nicht erledigt werden ohne dass die Protokolle der Interviews erstellt worden sind e Wenn Sie diese Angaben gemacht haben klicken Sie auf OK um die Aufgabe zu er zeugen Klicken Sie auf den Eintrag der neu erzeugten Aufgabe um sich Ihre Eingaben in der Aufga benansicht anzusehen wie in Abbildung 29 dargestellt 8 1 2 3 Aufgaben erzeugen der allgemeine Fall Im allgemeinen k nnen Sie Aufgaben nicht nur innerhalb von Phasen erzeugen Ist ein klei neres Projekt nicht in Phasen unterteilt k nnen Aufgaben auch direkt im Projekt erzeugt werden Auch au erhalb von Projekten und Phasen k nnen Aufgaben verwendet werden d h Sie k nnen Aufgaben auch in jedem beliebigen Ordner erzeugen 194 Workflow Management EBSCW Ta Datei Bearbeiten Ansicht Optionen Anzeigen Hilfe zaa acam Kreifelts Projekte Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems Eji gt Analyse Experten Interviews E Suchen 2 E Ewerten Interviews Eigenschaften voraussichtliche Dauer 4 Wochen F lligkeitstermin 2010 01 15 Auftragnehmer hinrichs koch ruland Kontext Analyse Zustand initial Daten 1 Eingaben 1 Ausgaben Expertenliste Keine Auswahl E Z Interview Formular sichern Bemerkung Protokolle Aufgabe zuweisen Aufgabe starten Aufgabe stomieren Abbildung 29 Neu erzeugte
412. rup pen von MIME Typen ist auch m glich wobei als Jokerzeichen eingesetzt werden kann z B text Ordner sind von diesem Filtern nach MIME Typ nicht betroffen Wenn Sie den Filter ausstellen wollen geben Sie als Wert an onlynames optional Standardwert Wirkt wie onlytypes nur wird auf der Grundlage der Namen der Objekte gefil tert Geben Sie eine komma separierte Liste der zul ssigen Namen an etwa html oder image jpg dabei steht f r eine beliebige Zeichenkette und f r ein beliebiges Zeichen Wiederum sind Ordner von diesem Filtern nach Namen nicht betroffen Sie k nnen onlytypes gleichzeitig mit onlynames ver wenden In diesem Fall werden nur Dokumente angezeigt die beide Kriterien erf llen showfolders optional Standardwert webonly Legt fest welche Ordner zus tzlich zu den anderen Objekten angezeigt wer den und kann einen der folgenden drei Werte haben o all Alle Ordner werden angezeigt none Kein Ordner wird angezeigt webonly Nur Websiteordner mit aktiver Startseite werden angezeigt showtemplatefolders optional Standardwert False Standardm ig werden Vorlagenordner nicht in der Inhaltsliste angezeigt Sie k nnen das erzwingen indem Sie den Parameter showtemplatefolders auf True Dokument und Inhaltsmanagement 135 setzen vorausgesetzt dass diese Ordner nach dem Wert des Parameters show folders berhaupt angezeigt w rden showextensions optional Standardwert False Standard
413. s Provisionsabrechnungssystems In dieser Aufgabe sollen die funktiona len Anforderungen an das neue System erstellt und von der Fachabteilung abgenommen wer den Definieren Sie zun chst die Aufgabe Anforderungen indem Sie Datei Neu Aufgabe im oberen Men der Projektphase Analyse w hlen Als Auftragnehmer bestimmen Sie zwei Projektmitglieder die das Anforderungsdokument erstellen sollen und einen Vertreter der Fachabteilung den Sie zuvor ins Projekt eingeladen haben und der die Abnahme durchf hren soll Als Auftraggeber tragen Sie sich selbst ein Als Eingaben w hlen Sie im Formularfeld Von Haupt oder Nachbaraufgaben stammende Daten die Ausgabedokumente der Aufgaben Experten Interviews und Workshops als Ausgaben definieren Sie unter Neue Ausgaben ein Datenfeld Anforderungsspezifikation vom Typ Dokument und ein Datenfeld Anforde rungen abgenommen vom Typ Ankreuzfeld Mit der Festlegung der Eingabedaten haben Sie bestimmt dass die Aufgabe Anforderungen erst gestartet wird wenn die Aufgaben Experten Interviews und Workshops erledigt wor den sind die Protokolle der Experten Interviews und Workshops also in einer freigegebenen Version vorliegen Wenn Sie das nicht wollen verzichten Sie bei der Definition der Aufgabe einfach auf die Angabe von Eingabedaten Die Auftragnehmer k nnen dann als Mitglieder Workflow Management 213 des Projekts auf die beiden Aufgaben und ihre Ergebnisse
414. s gibt noch weitere Einschr nkungen f r Wiederholungsregeln die in Outlook bertragen werden k nnen worauf Sie durch entsprechende Fehlermeldungen hingewiesen werden Um auf der siche ren Seite zu sein sollten Sie sich die Serienmuster ansehen die in Outlook m glich sind nderungen an einzelnen Terminen einer Terminserie k nnen w hrend eines Abgleichs nicht von einer Seite zur anderen bertragen werden Bei den Abgleichen die dem allerersten folgen k nnen weitere Typen von Aktionen n tig werden Kontakte oder Termine k nnen ge ndert oder gel scht worden sein und weitere Kon takte oder Termine k nnen auf einer Seite oder auf beiden Seiten hinzugekommen sein Infolgedessen m ssen Kontakte oder Termine f r den Abgleich auf den neuesten Stand ge bracht gel scht oder neu erzeugt werden Die n tigen Abgleichaktionen werden im Haupt fenster des Abgleich Applets aufgef hrt wie es in der Abbildung oben dargestellt wird Die Abgleichaktionen werden durch spezifische Symbole unterschieden BE Ein neuer Kontakt oder Termin ist in Outlook erzeugt worden ein entsprechendes Objekt muss durch bertragung von Outlook in BSCW erzeugt werden AsO Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook ge ndert worden das ent sprechende Objekt muss durch bertragung von Outlook in BSCW angepasst werden BSG Ein neuer Kontakt oder Termin ist in BSCW erzeugt worden ein entsprechendes Objekt muss durch bertragung von BSCW in O
415. samen Arbeitsbereich umwandeln indem Sie Mitglieder einladen den Ordner mit Ihnen gemeinsam zu nutzen und ihnen so Zugriffs rechte zu diesem Ordner und allen darin enthaltenen Objekten zu gew hren e W hlen Sie Datei Zugang Mitglied einladen in der oberen Men leiste des Ordners um das Formular Mitglied einladen anzuzeigen e W hlen Sie Namen von Personen aus die Sie einladen wollen und bertragen Sie sie ins Feld Ausgew hlte Benutzer Zur Auswahl stehen Ihnen drei M glichkeiten zur Verf gung die Sie auch kombinieren k nnen e Benutzernamen oder E Mail Adresse direkt eingeben e Benutzer aus Ihrem Adressbuch ausw hlen oder e eine Suche nach Benutzern in BSCW durchf hren und aus dem Suchergebnis aus w hlen Sie k nnen Benutzernamen auch wieder aus dem Feld Ausgew hlte Benutzer ent fernen Hinweis Wenn ein LDAP Verzeichnis auf Ihrem BSCW Server installiert ist k nnen Sie im Formular Mitglied einladen auch in diesem LDAP Verzeichnis nach Benut zern suchen die Sie einladen m chten Fragen Sie Ihren Systemadministrator e Schreiben Sie eine pers nliche Nachricht in das Feld Einladungstext e Bestimmen Sie mit Einladen als die Rolle in der das Mitglied den Arbeitsbereich nutzen darf e Bestimmen Sie in Einladungs E Mail in in welcher Sprache der automatisch er zeugte Teil der Einladungsnachricht an noch nicht registrierte Benutzer geschickt wird e Klicken Sie auf
416. sch die Gruppe der Mitglieder Denken Sie daran zu berpr fen ob diese automatischen nderungen 74 Weitere Funktionen das sind was Sie wollten und korrigieren Sie wenn n tig die Gruppe der Mitglieder und deren Zugriffsrechte 4 4 2 Mitglieder verwalten In einem Arbeitsbereich mit Standard Zugriffsrechten ist es Mitgliedern erlaubt andere Mit glieder einzuladen oder zu entfernen auch sich selbst Jedoch kann die Verwaltung der Mit gliedschaft d h das Einladen zus tzlicher Mitglieder zu einem Arbeitsbereich oder das Aus schlie en von Mitgliedern von der Nutzung der gemeinsamen Ressourcen auf verschiedene Weisen organisiert werden von kompletter Dezentralisierung jedes Mitglied darf Mit glieder einladen oder entfernen bis hin zu strikter Zentralisierung nur die Manager eines Arbeitsbereichs d rfen Mitglieder einladen oder entfernen BSCW unterst tzt jede Form der Mitgliederverwaltung und der Zuweisung von Zugriffsrech ten 4 4 3 Zugriffsrechte setzen Um einen Arbeitsbereich effektiv nutzen zu k nnen sollte man dem Zweck des Arbeits bereichs entsprechende Zugriffsrechte vergeben Sie gelten f r alle im Arbeitsbereich enthal tenen Ordner und Dokumente Es ist normalerweise nicht n tig die Zugriffsrechte f r einzel ne Objekte zu ver ndern wenn sie f r den Arbeitsbereich passend gesetzt wurden Abschnitt 4 6 Zugriffsrechte und Rollen auf S 85 beschreibt wie man Rollen definiert und dadurch diffe
417. schaft als Mitglied eines Arbeitsbereichs entfernen indem Sie e Zugang Entfernen im Aktionsmen der Gemeinschaft ausw hlen Diese Aktion l scht auch die Gemeinschaft Wenn die Gemeinschaft Mitglieder hat werden Sie im Formular Mitglied entfernen gefragt ob Sie vor dem L schen der Gemeinschaft alle Mitglieder entfernen oder in die Mitgliedergruppe des assoziierten Arbeitsbereichs bernehmen wollen Letzteres macht die Gemeinschaftsmitglieder zu Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle Beachten Sie dass nicht nur die Manager eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs die Gemein schaft aus der Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs entfernen k nnen sondern auch die Mit glieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs in der Rolle Mitglied 7 4 4 Gemeinschaften als gemeinsame E Mail Verteiler Gemeinschaften k nnen auch als gemeinsam genutzte E Mail Verteiler eingesetzt werden Standardm ig kann n mlich jedes Mitglied an die ganze Gemeinschaft E Mail Nachrichten schicken Nat rlich k nnen dies auch die Mitglieder des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbe reichs tun So schicken Sie eine E Mail Nachricht an eine Gemeinschaft e Gehen Sie zur Mitgliederseite des Gemeinschaftsarbeitsbereichs indem Sie auf das Symbol Ei in der Teilen Spalte des Arbeitsbereichseintrags klicken e W hlen Sie Sendenan E Mail im Aktionsmen der Gemeinschaft Daraufhin wird das Formular E Mail versenden angezeigt in dem die A
418. schneiden entfernen oder einf gen schneiden Sie nicht tats chlich ein Objekt aus oder entfernen bzw f gen es ein sondern Sie verschieben einen Eintrag der auf das Objekt verweist in Ihre Zwischenablage Ihren Papierkorb oder aus Ihrer Zwischen ablage in einen Ordner Verschieben von Objekten in BSCW hei t Eintr ge verschieben nicht die Objekte selbst Wie werden Eintr ge erzeugt Wenn Sie ein Objekt erzeugen werden Eintr ge f r dieses Objekt f r alle Mitglieder desjenigen Ordners erzeugt in dem Sie das Objekt erzeugen Weitere Funktionen 89 Andere Aktionen erzeugen ebenfalls zus tzliche Eintr ge f r ein Objekt z B erzeugt Ver weis in Zwischenablage einen Eintrag in Ihrer Zwischenablage der auf das Objekt verweist und die Einladung neuer Mitglieder in einen Arbeitsbereich erzeugt Eintr ge f r den Arbeits bereich und seinen Inhalt im pers nlichen Arbeitsbereich home folder der neu eingelade nen Mitglieder Es gibt zwei Sorten von Eintr gen die sich in Bezug auf Eigent merschaft Mitgliedschaft und die bertragung von Rollen unterscheiden o Eintrag bertr gt Rollen Dies ist typischerweise dann der Fall wenn ein Objekt zu sammen mit seinen Eintr gen in einem Ordner erzeugt wird In diesem Fall erbt das Objekt alle Mitglieder und ihre Rollen einschlie lich der Eigent merrolle von dem Ordner in dem das Objekt erzeugt wurde o Eintrag setzt Rollen Dies ist typischerweise dann der Fall wenn ein B
419. seite verwendet werden Wenn Sie Textelemente mit demselben Namen sowohl in einer Inhaltsseite als auch in der Layout seite definieren dann hat die Definition in der Inhaltsseite Vorrang vor der Definition in der Layoutseite So k nnen Sie also Standard Textelemente in der Layoutseite definieren die Sie in den Inhaltsseiten berschreiben k nnen oder auch nicht Sehen Sie sich die Quelltexte der Demonstrationsseiten f r Start und Layoutseite an um mehr ber die Verwendung von Text elementen zu erfahren Es gibt auch einige vordefinierte Textelemente die Sie benutzen k nnen o title der BSCW Name des aktuellen Objekts o description die Beschreibung des aktuellen Objekts aus BSCW o author der Name des Erzeugers des aktuellen Objekts o meta bscw keywords meta bsew category Die Tags und die Kategorie die dem aktuellen Objekt zugewiesen wurden auch andere Metadaten sind auf diesem Wege verf gbar 5 5 7 Websiteordner exportieren und ffentlich zug nglich machen Sie k nnen eine ausgewertete Kopie Ihres Websiteordners erzeugen d h eine Kopie in der die BSCW und Textelemente ausgewertet und ersetzt sind und in der alle Inhaltsseiten in die Layoutseite eingebettet sind Eine solche Kopie wird statische Kopie genannt weil alle Ele mente die das Erscheinungsbild des Websiteordners bestimmen ein f r allemal ausgewertet worden sind Statische Kopien werden in Ihrer Zwischenablage erzeugt und k nnen von da aus in einen n
420. sen bilden Sie k nnen zur Standardanfrage zur ckkehren die Name als einzigen Suchausdruck hat oder die Letzte Anfrage anzeigen lassen BSCW zeigt das Suchergebnis d h die Liste der Treffer auf einer Ordner Seite Die Be schreibung jedes Objekts enth lt den Ordner in dem es sich befindet Vergewissern Sie sich deshalb dass Sie Ansicht Beschreibung aktiviert haben Bitte beachten Sie dass die Suche im Inhalt von Dokumenten nur reine Text und HTML Dokumente MIME Typ text plain und text html einschlie t wenn auf Ihrem BSCW Server kein Indexdienst installiert ist In jedem Fall wird die Suche im Inhalt von Dokumen ten erst durchgef hrt nachdem alle anderen Suchkriterien ausgewertet worden sind Wenn Sie also nur nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts suchen sollten Sie die unten be schriebene Suche in Ihren Dokumenten benutzen sofern Ihre BSCW Installation ber einen Indexdienst verf gt 104 Weitere Funktionen 4 9 2 Suche nach Dokumenten in BSCW Wenn Ihre BSCW Installation ber einen Indexdienst verf gt k nnen Sie eine schnelle Suche nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts durchf hren Der Indexdienst PyLucene h lt sei nen Index stets auf dem laufenden d h wenn immer ein Objekt ge ndert wird oder ein neues Objekt erzeugt wird Wenn viele Transaktionen auf Ihrem BSCW Server vorgenommen werden kann dies jedoch einige Minuten in Anspruch nehmen Die anderen Indexdienste laufen normalerwe
421. sionsforum ist ein Ordner der nur Notizen enth lt Die Grundidee ist den popul ren Usenet News entlehnt ein Diskussionsforum entspricht einer Newsgroup die Verkn p fung von Notizen zu einem Diskussionsstrang entspricht einem thematischen roten Faden Ein wichtiger Unterschied ist dass Sie in BSCW den Zugang zu einem Diskussionsforum und zu einzelnen Notizen darin ber die Vergabe von Zugriffsrechten steuern K nnen ffnen Sie ein Diskussionsforum um sich die Beitr ge anzusehen e Klicken Sie auf das Diskussionssymbol oder den Namen des Diskussionsforums oder w hlen Sie ffnen Sie k nnen Diskussionsforen au erdem dazu benutzen um Anmerkungen an Dokumente und URLs zu heften 3 2 8 Blog Ein Blog Abk rzung f r Web log so viel wie Web Tagebuch besteht aus einer Folge von Eintr gen die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt werden d h der letzte Eintrag wird als erster angezeigt Die Blog Eintr ge selbst sind HTML Dokumente normaler weise eher kurze Texte Sie k nnen auch Bilder und Verweise auf andere Web Dokumente enthalten Blogs unterscheiden sich darin wer die Eintr ge lesen und wer neue Eintr ge hin zuf gen darf Standardm ig darf jeder der einen Eintrag lesen darf auch einen Kommentar hinzuf gen Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt die noch nach eigenen Vorstellun gen ver ndert werden kann Blogs k nnen als solche angezeigt werden oder eingebettet in ei
422. smen der Aufgabe einem oder mehreren Auftragnehmern zuweisen Beachten Sie dass die Aufgabe ohne Auf tragnehmer nicht gestartet werden Kann Sie k nnen als Auftragnehmer auch Benutzer ausw hlen die nicht Mitglieder des Pro jekts der Phase oder des Ordners sind in dem Sie die Aufgabe erzeugen Beachten Sie in diesem Fall dass solche Auftragnehmer nur Zugriff auf die Aufgabe selbst und ihre Inhalte haben aber nicht auf den umgebenden Kontext Projekt Phase oder Ord ner mit ihren Inhalten Als Auftraggeber werden Benutzer ausgew hlt die die Ausf hrung der neuen Auf gabe berwachen sollen Mehrere Benutzer konkurrieren um die Position des Auftrag gebers derjenige der die Aufgabe startet wird letztendlich der einzige Auftraggeber Wieder k nnen Sie die Auswahl eines Auftraggebers zur ckstellen denn alle Mitglie der die Zugriff auf die Aufgabe haben k nnen Auftragnehmer zuweisen sofern noch keine ausgew hlt wurden und die Aufgabe starten wodurch sie automatisch Auftrag geber werden Das gilt nat rlich auch f r Sie selbst als Erzeuger der Aufgabe Wahlweise k nnen Sie festlegen ob die neue Aufgabe unmittelbar nach dem Erzeu gen also noch bevor sie gestartet wird in die Aufgabenlisten der Auftraggeber oder Auftragnehmer eingetragen werden soll Auf diese Weise haben die ausgew hlten Verantwortlichen schon vor dem Start ber ihre Aufgabenliste Zugriff auf die Auf gabe Das ist insbesondere dann wichtig wenn die
423. ss Der Evaluierungsprozess wird auf die Objekte innerhalb einer Dokumentensammlung angewandt Dabei werden ein oder mehrere Dokumente erzeugt indem in eine oder mehrere Vorlagen die Werte der referenzierten Instanzen eingesetzt andere Vorlagen eingebunden und die Funktionen ausgewertet werden Dies wird solange fortgesetzt bis alle Referenzen aufgel st sind 5 6 2 DokSets Dokumentensammlungen Eine Dokumentensammlung kurz DokSet wird durch Aufruf von Datei Neu DokSet im oberen Men erzeugt und durch das Symbol in der Ordner bersicht dargestellt Da ein DokSet auch ein Ordner ist k nnen auch Unterordner und rekursiv Unterordner von Unter ordnern erzeugt werden Vorlagen k nnen an beliebiger Stelle in der Ordnerhierarchie eines DokSets abgelegt werden Mit der Operation Auswerten wird der Evaluierungsprozess gestartet Dabei werden dieje nigen Dokumente neu erzeugt die in dem Evaluierungsparameter document siehe 5 6 4 Vorlagen auf S 144 angegeben sind 5 6 3 Instanzen Instanzen sind Variablen in einem DokSet Sie haben einen Namen und einen Wert Der Name besteht aus einer Zeichenkette die alphanumerische Zeichen Buchstaben und Ziffern und den Unterstrich _ enthalten kann F r den Wert ist jede Zeichenkette m glich Der Wert einer Instanz kann auch Referenzen auf anderen Instanzen enthalten Instanzen k nnen in einem DokSet oder einem seiner Unterordner als Attribute oder innerhalb von Vorlagen definiert w
424. stalliert wird Sie ben tigen SUNs Java Plugin und JRE ab Version 1 5 Au er dem m ssen Sie f r die Interaktion mit dem HyperGraph Applet in Ihrem Browser JavaScript aktivieren 3 4 5 2 Dokument Ereignisse benutzen Sie k nnen sich die Dokument Ereignisse innerhalb eines Ordners wie folgt ansehen e W hlen Sie Information Dokument Ereignisse im Aktionsmen des Ordners e Das Formular Dokument Ereignisse zeigen listet als erstes alle Dokumente im aktu ellen Ordnern und seinen Unterordnern auf die Sie erzeugt haben d h die Startaus wahl von Dokumenten ist die Menge Ihrer Dokumente F r jedes dieser Dokumente Grundbegriffe und funktionen 49 werden die Benutzer aufgef hrt die das betreffende Dokument gelesen haben So k nnen Sie herausfinden wer Ihre Dokumente wie oft gelesen hat e Oben im Aktionsformular k nnen Sie eine andere Menge von Dokumenten ausw h len die im Formular aufgelistet werden soll Dokumente des aktuellen Ordners die von einem bestimmten Mitglied des Ordners oder einem anderen Benutzer der kein Mitglied mehr ist erzeugt ver ndert oder gelesen worden sind Treffen Sie Ihre Aus wahl indem Sie eine der Optionsschaltfl chen anklicken ein Mitglied aus der angebo tenen Liste ausw hlen oder einen anderen Benutzer manuell eintragen Klicken Sie auf Neue Auswahl um die neue Liste von Dokumenten angezeigt zu bekommen e Wenn auf Ihrem BSCW Server ein Indexdienst installiert ist der die Doku
425. ster f r h ufig gebrauchte Arten von Dokumenten Briefe Berichte Formulare verwendet die normalerweise umfangreiche Layout und Formatierungsinforma tionen sowie ggf Berechnungsformeln enthalten In BSCW k nnen daneben auch beliebige Objekte als Vorlagen deklariert werden Umfragen Umlaufmappen und Aufgaben oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt Alle Vorlagen m ssen in Vorlagenordnern enthalten sein die spezielle Ordner sind die nur Vorlagen enthalten Vorlagenordner k nnen beliebige Namen tragen sie werden durch das Symbol gekennzeichnet Weil sich Vorlagenordner im brigen genau wie normale Order verhalten k nnen sie auch gemeinsam mit anderen Benutzern genutzt werden Auf diese Weise k nnen Sie z B gemeinsam nutzbare Vorlagen f r Ihre Arbeitsgruppe erzeugen Zu s tzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern die Vorlagen f r den Gebrauch einer einzel nen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten gibt es noch systemweite Vorlagenordner die f r alle registrierten Benutzer des BSCW Servers zug nglich sind und die vom Systemadmi nistrator verwaltet werden 5 4 1 Vorlagen erzeugen Sie erzeugen einen neuen Vorlagenordner im aktuellen Ordner so wie Sie einen normalen Ordner erzeugen w rden e W hlen Sie Datei Neu Vorlagenordner im oberen Men e Im Formular Neuer Vorlagenordner das als n chstes angezeigt wird tragen Sie Na men und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Vorlagenordners ein Sie
426. stermin zu sortieren Andere Kriterien sind z B Be ginn Zustand oder Kontext Neben dem Sortieren haben Sie auch die M glichkeit Aufgaben zu filtern d h es werden dann nur die Aufgaben in der Aufgabenliste dargestellt die einem bestimmten Kriterium ge n gen e W hlen Sie z B Ansicht Filter Auftraggeber im oberen Men der Aufgabenliste um sich nur diejenigen Aufgaben anzeigen zu lassen wo Sie Auftraggeber sind bzw wo noch kein Auftraggeber zugewiesen ist Sie es aber werden k nnten weil Sie Zugriff auf die Aufgabe haben e Es stehen als Filterkriterien daneben noch zur Verf gung o Auftragnehmer alle Aufgaben werden angezeigt bei denen Sie Auftragnehmer sind oder wo noch kein Auftragnehmer zugewiesen ist Sie es aber werden k nn ten weil Sie Zugriff auf die Aufgabe haben o Zust ndig alle Aufgaben werden angezeigt wo Sie am Zug sind d h bei denen Sie nach Ihrer Aufgabenrolle als Auftraggeber oder Auftragnehmer die n chste Aktion ausf hren m ssen 202 Workflow Management o Kategorien wie Auslieferung Bestellung usw o Fortschritt von planm ig bis abgeschlossen o Zust nde von initial bis abgeschlossen Sie k nnen die Filter auch ber Klicken auf das rechts neben der Mehrfachwahl Symbolleiste angezeigte Filterkriterium ausw hlen Durch Auswahl von Kein Filter erreichen Sie dass wieder alle Aufgaben Ihrer Aufgabenliste angezeigt werden 8 1 6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregatio
427. stimmungen neu starten Sie k nnen eine laufende Umfrage oder Abstimmung jederzeit neu starten Durch den Neu start werden allerdings alle bisherigen Antworten gel scht Alle potentiellen Teilnehmer k n nen erneut antworten Um eine Umfrage oder Abstimmung neu zu starten e w hlen Sie Neu starten im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung Lesen Sie die Warnmeldung und best tigen Sie mit OK e Der Anfang der Umfrage oder Abstimmung wird auf den Zeitpunkt des Neustarts ver legt e Die Teilnehmer einer neu gestarteten Abstimmung werden per E Mail ber den Neu start benachrichtigt Nach einem Neustart k nnen Sie die Fragen der Umfrage oder Abstimmung wieder ndern allerdings nur solange keine neuen Antworten eingehen Wenn Sie eine umfangreiche Revi sion der Fragen vorhaben sollten Sie den Anfang der neu gestarteten Umfrage oder Abstim mung weiter in die Zukunft verlegen 174 Kalender Umfragen und Gemeinschaften 7 3 7 Umfrage und Abstimmungsergebnisse anzeigen und exportieren Standardm ig k nnen sich der Erzeuger und der Manager des Arbeitsbereichs der die Um frage oder Abstimmung enth lt die aktuellen Ergebnisse anzeigen lassen e W hlen Sie Antworten zeigen im Aktionsmen der Umfrage oder Abstimmung um sich die aktuellen Ergebnisse grafisch anzeigen zu lassen Wenn eine Umfrage oder Abstimmung entsprechend konfiguriert ist k nnen sich auch die Teilnehmer die Ergebnisse anzeigen lassen indem Sie di
428. sw hlen w rden Sie k nnen hier auch E Mail Adressen von Personen angeben die keine registrierten Benutzer Ihres BSCW Servers sind diese Personen k nnen an einer Terminabstimmung teilnehmen ohne sich als BSCW Benutzer zu registrieren e Klicken Sie auf OK damit entweder die von Ihnen vorgeschlagenen Personen direkt eingeladen werden oder der Organisator ber Ihren Vorschlag unterrichtet wird der dann dar ber entscheidet wie er mit Ihrem Vorschlag verf hrt Abh ngig von der Konfiguration Ihres BSCW Servers und den Festlegungen des Organisators werden die von Ihnen vorgeschlagenen Personen entweder direkt eingeladen oder die Einla Kalender Umfragen und Gemeinschaften 167 dung muss vorher vom Organisator best tigt werden Im letzteren Fall erh lt er eine diesbez gliche E Mail Nachricht Der Organisator kann auch e Vorschl ge bearbeiten im Aktionsmen der Terminabstimmung w hlen e Im Aktionsformular Vorgeschlagene oder weitere Teilnehmer einladen sind die Vor schl ge bereits unter Vorgeschlagene Personen eingetragen e Klicken Sie auf OK um die Vorgeschlagenen einzuladen An dieser Stelle k nnen Sie auch weitere Personen zur Terminabstimmung einladen 7 2 4 Endg ltigen Termin festlegen Der Organisator einer Terminabstimmung kann sich ber den aktuellen Stand der Terminab stimmung informieren indem er sie ffnet entweder durch Klicken auf den Terminabstim mungseintrag in der Ordner bersich
429. t Sie haben die n tigen Zugriffs rechte e Klicken Sie auf das Symbol in der Teilen Spalte des Dokumenteintrags in der Ordner bersicht geben Sie Ihren eigenen Sperrvermerk ein und best tigen Sie mit Sperre bernehmen Sie haben nun das Dokument f r andere Benutzer gesperrt und k nnen es selbst ndern Der vorige Inhaber der Sperre wird ber diesen Vorgang per E Mail unterrichtet Wenn Sie nicht die n tigen Zugriffsrechte haben um die Sperre zu bernehmen wird nur der Sperrvermerk angezeigt bernahme oder Anzeige der Sperre kann auch durch Zugang Sperre zeigen im Aktionsmen des gesperrten Dokuments aufgerufen werden Wenn Sie ein Dokument sperren dessen Eigent mer Sie nicht sind werden Sie Miteigen t mer des Dokuments 5 2 3 Dokumente einfrieren Als Eigent mer eines Dokuments k nnen Sie das Dokument auch einfrieren und es damit vor weiteren nderungen durch andere Mitglieder des Arbeitsbereichs sch tzen nderungen an einem eingefrorenen Dokument sind nicht m glich es kann nur gelesen werden Nach einem Entfrieren kann das Dokument wieder bearbeitet werden Beachten Sie dass Einfrieren und Entfrieren nur f r Eigent mer m glich ist e Klicken Sie die Auswahlk stchen derjenigen Dokumente in der Ordner bersicht an die Sie einfrieren m chten e W hlen Sie Bearbeiten Einfrieren im oberen Men um eine Auflistung derjenigen Dokumente zu erhalten die eingefroren werden sollen Best tigen Sie mit
430. t ndig angezeigt 70 Weitere Funktionen e W hlen Sie Ansicht Kompakt um die Objektbeschreibungen auf eine kurze Zeile zu verk rzen die vollst ndige Beschreibung einschlie lich Attribute und Tags wird als Tooltip angezeigt wenn Sie Ihre Maus zu der verk rzten Beschreibung bewegen Die Symbole und zeigen an dass die Objektbeschreibung mehr umfasst als in der kompakten Darstellung angezeigt werden kann e W hlen Sie Ansicht Beschreibung um die Objektbeschreibungen insgesamt anzuzei gen oder zu verbergen e W hlen Sie Ansicht Spalten um zu bestimmen welche Attribute eines Eintrags in den Spalten einer Ordneransicht dargestellt werden sollen Die angebotenen Spalten h ngen vom Typ des aktuellen Container Objekts ab eine Mitgliederliste bietet weni ger Spalten an als die Aufgabenliste e w hlen Sie Ansicht Sortieren nach um die Eintr ge eines Ordner zu sortieren Die angebotenen Sortiermerkmale sind eine Teilmenge der Eintragsattribute Das aktuelle Sortiermerkmal ist durch ein kleines aufw rts oder abw rts gerichtetes Dreieck vor dem Merkmal im Men gekennzeichnet Durch Klicken auf dieses Dreieck k n nen Sie die Sortierreihenfolge umdrehen Das aktuelle Sortiermerkmal wird auch durch ein kleines schwarzes Dreieck neben der entsprechenden Spalten berschrift angezeigt vorausgesetzt dass die Spal te berhaupt angezeigt wird Unterstrichene Spalten berschriften stehen f r g ltige Sortierme
431. t und auch wieder zur ckgesetzt werden F r den Evaluierungsprozess gelten die folgenden Regeln a Der Parameter document ist f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X aus und erzeugt das Dokument das im Para meter document angegeben ist In diesem Fall besteht die Vorlage X im Wesentlichen aus a Dokument und Inhaltsmanagement Text der Referenzen auf Instanzen enth lt die durch den Evaluierungsprozess ausgewertet werden b Die Parameter document und template sind f r eine Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage aus und erzeugt ein Dokument mit dem in Parameter document angegebenen Namen W hrend der Auswertung werden die Instanzen der Vorlage X eingesetzt die in der mit dem Parameter template bezeichneten Vorlage referenziert werden In diesem Fall besteht die Vorlage X aus Definitionen von Instanzen die in die mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage eingesetzt werden bevor das neu erzeugte Dokument in den DokSet eingef gt wird c Es sind keine Evaluierungsparameter f r die Vorlage X definiert Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus wenn sie ihrerseits in einer anderen Vorlage im Parameter template angegeben wurde siehe Fall b oben oder in eine andere Vor lage eingebettet wird siehe unten Dabei besteht die Vorlage X im Wesentlichen aus Text der Referenzen auf Instanzen enth lt die durch den Evalu
432. t Symbolen versehene Schaltfl chen buttons enth lt Abbildung 1 zeigt eine Ordner bersicht mit exemplarischen Objekten die Sie in BSCW er zeugen und gemeinsam nutzen k nnen Verschiedene Symbole stellen unterschiedliche Ob jekttypen dar In 3 1 Die Standard Benutzeroberfl che auf S 23 wird die Struktur der Ord nerseite im Detail erkl rt 1 4 2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs BSCW unterst tzt eine Vielfalt von Objekttypen o Dokument o Dokument unter Versionskontrolle o Notiz o URL o Ordner o Suchordner o Kalender o Diskussionsforum o Blog o E Mail Nachricht o Vorlagenordner o Websiteordner o DokSet Dokumentensammlung o Projekt o Laufmappe o Aufgabe o Umfrage o Kontaktliste Der in Abbildung 1 gezeigte Ordner enth lt ein Exemplar von vielen der genannten Typen Jedes Objekt wird durch einen Eintrag repr sentiert Dieser beginnt mit einem Auswahlk st chen check box um das Objekt f r weitere Aktionen auszuw hlen und enth lt des wei teren den Objektnamen eine Schaltfl che die ein Aktions Popup Men ffnet sowie einige Symbole und zus tzliche Daten wie in der folgenden Abbildung dargestellt A O Produktbeschreibung 0 3 v 490K Kreifelts I Abbildung 2 Darstellung eines Objekts Erste Schritte 3 Klicken Sie auf das Informationssymbol B links neben dem Auswahlk stchen um sich In formationen ber das Objekt anzusehen Das Symbol vor dem Objektnamen gibt
433. t Technologie siehe http java sun com products javawebstart o Java Sicherheitsrichtlinien Die integrierten Verschl sselungsfunktionen des BSCW Desktop Programms basieren auf der Java Cryptography Extension JCE In einer Standard Java Installation sind die Verschl sselungsm glichkeiten blicherweise auf eine bestimmte Schl ssell nge beschr nkt Sie werden feststellen ob Sie von diesen Einschr nkungen betroffen sind wenn Sie die Verschl sselungsfunktionen von BSCW Desktop zum ersten Mal verwenden Wenn Sie dabei eine entsprechende Mel dung erhalten m ssen Sie die Java Sicherheitsrichtlinien f r eine unbeschr nkte Schl ssell nge Java policy files for unlimited keysize f r Ihre Java Umgebung herunterladen und installieren Sie finden die erforderlichen Sicherheitsrichtlinien Da teien policy files im Download Bereich der Java Website http java sun com f r Ihre Java Laufzeitumgebung unter Unlimited Strength Jurisdiction Policy Files La den Sie die Dateien herunter und ersetzen Sie die Standard Sicherheitsrichtlinien wie in der Installationsanleitung beschrieben Das BSCW Desktop Programm wird initial direkt aus dem BSCW System heraus mittels Java Web Start ber den Web Browser installiert e Melden Sie sich zun chst am BSCW System an e W hlen Sie dann im oberen Men Optionen Einstellungen und aktivieren Sie im Ab schnitt Allgemeines des Aktionsformular die Option BSCW Desktop Programm zur Datei
434. t an die angegebene Adresse Diese Nachricht ent h lt eine spezielle URL die Sie mit Ihrem Web Browser ffnen Wenn Sie die URL ffnen was Sie aus Sicherheitsgr nden nur einmal k nnen erscheint ein Formular in das Sie Ihren Namen und Ihr Passwort eintragen Hinweis Bitte lesen Sie vorher unsere Empfehlungen bez glich der Wahl von Namen und Passwort in den folgenden beiden Abschnitten Sie K nnen Ihren Benutzernamen sp ter nicht mehr ndern Erste Schritte 13 Danach k nnen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden 2 1 2 Benutzernamen w hlen Der Benutzername den Sie w hlen dient Ihrer Identifizierung im gesamten Bereich des BSCW Servers Wir empfehlen die Wahl Ihres Nachnamens als Benutzernamen ohne Um laute ae usw Wenn Ihr Nachname auf dem Server bereits als Benutzername verwendet wird so dass Sie damit f r den BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind meldet BSCW Ihnen in der Regis trierungsprozedur einen Fehler In diesem Fall h ngen Sie z B Ihren Vornamen oder eine Ziffer an Ihren Nachnamen an Achtung Sie k nnen Ihren Namen selbst nicht mehr nachtr glich ndern 2 1 3 Passwort festlegen Im Interesse der Sicherheit der Information auf dem BSCW Server zu der Sie Zugang haben w hlen Sie ein hinreichend sicheres Passwort halten Sie es geheim und wechseln Sie es regelm ig 2 6 Passwort verwalten auf S 20 beschreibt wie Sie Ihr Passwort ndern und wie Sie ein neu
435. t die Kopie eines Text oder HTML Dokuments und l sst Sie die Kopie anschlie end bearbeiten Neu Dieses Men gibt es nur f r Container Objekte also Objekte die andere Objekte ent halten k nnen Ordner Diskussionsforen usw Es fasst alle Aktionen zusammen mit denen neue Objekte im aktuellen Objekt erzeugt werden Welche Objekte erzeugt werden k nnen h ngt vom Typ des aktuellen Container Objekts ab Zugang Dieses Men fasst alle Aktionen zusammen die den Zugriff auf das aktuelle Ob jekt regeln d h wer was mit dem aktuellen Objekt tun darf Mitglied einladen l sst Sie ein neues Mitglied zu einem Arbeitsbereich oder einem Diskussionsforum einladen ffentlich machen macht den Ordner oder das Diskussionsforum zu einem ffentlichen Bereich Sie k nnen angeben welche Aktionen der ffentlichkeit erlaubt werden sol len Hinzuf gen von Dokumenten Ordnern Diskussionsforen Notizen URLs Stan dardm ig wird hier aus Sicherheitsgr nden nur ein Leserecht gew hrt E Mail Freigabe gibt den Arbeitsbereich f r das Hochladen von Dokumenten per E Mail frei Gemeinschaft hinzuf gen erzeugt eine neue Gemeinschaft die Mitglied des aktuellen Arbeitsbereichs wird ber die Gemeinschaft haben potentiell viele Benutzer mit glei chen Rechten Zugriff auf den Arbeitsbereich ohne dass die Performanz leidet Sperren sperrt ein Dokument um es vor versehentlichem ndern oder L schen zu sch tzen Geben Sie den Grund f r di
436. t f r folgende zwei Arten von Dokumenten besondere Funktionen Text und HTML Dokumente Dokumente vom MIME Typ Plain text und HTML text plain bzw text HTML k nnen direkt in BSCW erzeugt und editiert werden Aktionen Datei Neu Textdoku ment Datei Neu HTML Dokument und ndern Bearbeiten siehe 5 1 Dokumente direkt bearbeiten auf S 115 Zip Winzip und Tar Archive BSCW kann aus den Objekten eines Ordners einschlie lich pers nlicher Objekte wie Ihrer Zwischenablage oder Ihres Papierkorbs ein Zip Winzip oder Tar Archiv erstel len Solche Archive sind wiederum BSCW Dokumente MIME Typ application zip oder application tar Au erdem kann BSCW die Dateien aus Zip Winzip und Tar Archiven die Sie von Ihrem lokalen System hochgeladen haben auspacken die Dateien werden als Dokumente und Ordner in Ihre Zwischenablage eingestellt Aktionen Archivieren und Extrahieren siehe 9 1 Objekte archivieren auf S 223 Wenn Sie einen Dokumentnamen anklicken k nnen abh ngig vom MIME Typ des Doku ments und von der Konfiguration Ihres Web Browsers unterschiedliche Dinge geschehen o der Web Browser interpretiert das Dokument und zeigt es als Bild Text oder Web seite an o ein Programm auf Ihrem lokalen Rechner welches das Dokument anzeigen oder bear beiten kann wird gestartet o eine Dialog Box wird angezeigt mit der Sie das Dokument lokal abspeichern k nnen o der Web Browser bietet Ihnen eine Reih
437. t oder durch Auswahl von ffnen im Aktionsmen der Terminabstimmung Der Organisator kann sich auch an das nahende Ende des Abstimmung per E Mail erinnern lassen Eine solche Erinnerungsnachricht enth lt einen Verweis auf die Terminabstimmung Die Zeile Endg ltiger Termin im Formular der Terminabstimmung zeigt den aggregierten Status der vorgeschlagenen Termine an o Gr n Alle Teilnehmer haben zugestimmt o Orange Kein Teilnehmer hat abgelehnt mindestens ein Teilnehmer hat mit Unter Vorbehalt abgestimmt o Rot Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt Als Organisator werden Ihnen hier zwei zus tzliche Schaltfl chen angeboten um den endg l tigen Termin festzulegen oder um die Terminabstimmung abzubrechen z B weil offenbar kein Termin gefunden werden kann der allen Teilnehmern passt e Legen Sie den endg ltigen Termin fest indem Sie einen Termin in der Zeile Endg l tiger Termin anklicken und dann auf Festlegen klicken Damit beenden Sie auch die Abstimmung e Im Aktionsformular Terminabstimmung beenden k nnen Sie einen Kommentar an geben der der ansonsten automatisch erzeugten E Mail Nachricht hinzugef gt wird die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt Sie k nnen den endg ltigen Termin auch in Ihren pers nlichen Kalender oder den Gruppenkalender des Arbeits bereichs der die Terminabstimmung enth lt bernehmen falls ein solcher Gruppen kalender existiert e Klicken S
438. taufgabe liefern So kann man die Leistung der Hauptaufgabe kom plett oder teilweise durch die Unteraufgaben erbringen lassen Wenn man f r eine Unteraufgabe festlegt dass sie z B als Eingabedatenfeld ein Eingabefeld der Hauptaufgabe bernimmt dann haben Unteraufgabe und Hauptaufgabe dieses Datenfeld gemeinsam Aufgaben die ein Datenfeld gemeinsam haben haben auch den Wert dieses Da tenfelds gemeinsam wenn der Wert freigegeben ist Folglich wird der Wert eines solchen Datenfelds von der Hauptaufgabe zur Unteraufgabe kopiert wenn er freigegeben wird in un serem Beispiel also wenn die Hauptaufgabe gestartet wird Der Wert kann nicht in der Unter aufgabe unabh ngig von der Hauptaufgabe ge ndert werden Man kann die Verkn pfung von Aufgaben nicht nur an konkreten Datenfeldern festmachen sondern auch am Bearbeitungszustand einer Aufgabe Dabei orientiert man sich am Freigabe zustand der Ein und Ausgabedaten o lt Eingabedaten freigegeben gt Die Eingabedaten einer Aufgabe sind freigegeben wenn der Auftraggeber die Eingabedaten durch eine Aufgabenaktion in der Regel starten f r g ltig erkl rt hat und sie nun nicht ndern kann Die Aufgabe befindet sich im Zustand gestartet bernommen vielleicht auch schon erledigt aber nicht etwa im Zustand initial zur ckgezogen oder storniert Als Bedingung f r den Start einer an deren Aufgabe wirkt lt Eingabedaten freigegeben gt immer so dass die andere Aufgabe starten kann wann i
439. te ltere Version bes ser finden k nnen 5 3 3 Versionsinformationen ndern Versionsnummer Versionszustand und nderungsbeschreibung k nnen nur bei der aktuellen Version nachtr glich ge ndert werden ltere Versionen sind unver nderbar Um Teile der Versionsinformation eines Dokuments zu ndern e w hlen Sie ndern Versions Info um das Formular Versions Info aufzurufen mit dem Sie die Versionsinformationen ndern k nnen 5 3 3 1 Versionsnummern Versionen werden mit eindeutigen Versionsnummern identifiziert Sie bestehen aus Zahlen mit Punkten dazwischen Die Zahlen m ssen im Bereich 0 32767 liegen BSCW kennt zwei Varianten von Versionsnummern o Die Hauptversionsnummer hat eine Position f r gr ere Versionsspr nge vor dem Punkt und eine Position f r kleinere Versionsschritte hinter dem Punkt Beispiele daf r sind 0 1 3 11 4 5 oder 8 1 o Eine Zweigversionsnummer wird gebildet indem eine Zweignummer Schrittnummer Kombination an diejenige Versionsnummer angeh ngt wird von der der Versions zweig ausgeht Dabei identifiziert die Zweignummer den Zweig der von der bestimm ten Version ausgeht und die Schrittnummer die Version in diesem Zweig Nur diese ganz rechts stehende Schrittnummer ist bei einer Zweigversionsnummer ver nderbar Zum Beispiel bezeichnet die Versionsnummer 0 1 2 3 die Version 3 im Zweig 2 der von der Hauptversion 0 1 ausgeht Man kann auch von Zweigversionen
440. te um sich das Formular Neuer Suchordner anzeigen zu lassen e Geben Sie den Namen des Suchordners an und w hlen Sie den von Ihnen gew nsch ten Suchbereich aus der angebotenen Liste aus Nachdem Sie auf OK geklickt haben erscheint ein Formular Anfrage bearbeiten in dem Sie Ihre Suche spezifizieren k nnen Die Eintr ge in diesem Formular h ngen ab von dem Suchbereich den Sie gew hlt haben Bei allen Suchbereichen wird bei den Suchtermen nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden Eine Suche bei der die Ergebnisse in einem tempor ren Suchordner gespeichert werden f h ren Sie wie folgt durch e W hlen Sie Datei Suchen in der oberen Men leiste und bestimmen Sie durch An wahl von in Ihren Dokumenten in BSCW in den Tags nach Benutzern oder im Web welche Art von Suche Sie durchf hren wollen e Fahren Sie dann wie bei der Suche mit dauerhaftem Suchordner fort 102 Weitere Funktionen Sie k nnen sich auch noch nach der Durchf hrung einer Suche mit tempor ren Ergebnissen dazu entschlie en die Ergebnisse in einem dauerhaften Suchordner zu speichern siehe Be sondere Aktionen in Suchordnern weiter unten Wenn sie eine Suche mit tempor ren Ergebnissen durchf hren ist das Formular Anfrage be arbeiten in der Regel mit den zuletzt bei einer solchen Suchanfrage benutzten Werten aus gef llt bei Abweichungen k nnen Sie die Letzte Anfrage wiederherstellen Im selben For mular werde
441. te eines Arbeitsbereichs mit Ihrem lokalen Computer abzugleichen Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer ist nur im Rahmen einer professionellen BSCW Lizenz verf gbar OrbiTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalit t der professionellen Lizenz an Bitte wenden Sie sich f r weitere Informationen an license orbiteam de Der Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer muss zudem noch von Ihrem BSCW Systemadministrator aktiviert werden 9 7 1 Systemanforderungen f r den Aktenkoffer Der Aktenkoffer verwendet zum Abgleich mit dem lokalen Verzeichnis ein Java Applet das in Ihren Browser geladen und ausgef hrt wird Dazu wird ein Java Plugin verwendet das bei Bedarf installiert wird Damit der Aktenkoffer genutzt werden kann m ssen Sie zudem bei Ihrem Web Browser JavaScript aktiviert haben Das Java Applet ben tigt SUNs Java Plugin in der Version 1 5 oder h her das von aktuellen Web Browsern unterst tzt wird Bitte beachten Sie dass der Abgleich mit lokalen Dateien nur auf der Windows Plattform m glich ist mindestens Version 98 2000 oder XP 9 7 2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer Aktenkoffer Aktionen sind nur in den Kompetenzniveaus Fortgeschrittener und Experte verf gbar W hlen Sie mit Optionen Niveau eines dieser Kompetenzniveaus um den Akten koffer zu benutzen Um einen Ordner f r den Abgleich mit dem lokalen Computer vorzubereiten muss zun chst ein Verweis auf diesen
442. te k nnen ebenfalls in Notizen in der Beschreibung eines Objekts und in diversen anderen Textfeldern enthalten sein o Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekt anlegen wollen das in einem anderen Arbeits bereich auf demselben Server enthalten ist vergewissern Sie sich dass die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf dieses Objekt zugreifen d rfen Weitere Funktionen 107 o Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekt auf einem anderen Server anlegen wollen vergewissern Sie sich dass das Objekt ffentlich gemacht wurde d h dass der Be nutzer anonymous auf dieses Objekt zugreifen darf Um einen Verweis zu erstellen ben tigen Sie die URL des Objekts Diese URL kann auf zwei verschiedene Arten angegeben werden o im BSCW internen Adressformat oder o durch den Pfad in einem Verzeichnisbaum Jedes dieser Formate hat spezifische Vorteile Die BSCW internen numerischen Adressen sind kurz und ndern sich nicht wenn das Objekt in einen anderen Ordner verschoben wird oder wenn ein Ordner umbenannt wird Sie k nnen als Einstiegspunkte in eine durch Verweise verbundene Menge von Dokumen ten von au erhalb eines BSCW Servers benutzt werden Auf der anderen Seite k nnen Sie wenn Sie die gebr uchlichen relativen Pfadnamen be nutzen eine durch Verweise verbundene Menge von Dokumenten portabel halten Sie k nnen sie z B archivieren oder auf einen anderen Server oder an eine andere Stelle in der Ordner Hierarchie verschieben und die Verweise funk
443. te klicken So erzeugen Sie drei Gemein schaften A B und C mit den Mitgliedern der Arbeitsbereiche A B und C in der Rolle Mitglied Diese Gemeinschaften werden Mitglieder von Gemeinschaft D e Die untergeordneten Organisationseinheiten werden automatisch auf Gemeinschaften umgestellt da ihre Mitgliedergruppen rekursiv die initialen Mitglieder von Gemein schaften stellen die bei dem Prozess nach und nach erzeugt werden Nehmen Sie als Beispiel zwei Einheiten X und Y die zur Unterabteilung A geh ren Wenn die Ge meinschaft A erzeugt wird sind ihre initialen Mitglieder die Mitgliedergruppen von X und Y Folglich werden den Arbeitsbereichen X und Y Gemeinschaften mit den Mit gliedern von X und Y in der Rolle Mitglied hinzugef gt die ihrerseits dann Mitglieder von Gemeinschaft A werden Anstatt diesen Prozess damit zu beginnen dem Arbeitsbereich D eine leere Gemeinschaft hin zuzuf gen in die dann die Mitgliedergruppen der Unterabteilungen eingeladen werden k n nen Sie gleich auf die Mitgliederseite von D gehen und die Gemeinschaft D mit den initialen Mitgliedern Mitglieder von A Mitglieder von B und Mitglieder von C erzeugen indem Sie ihre Auswahlk stchen ankreuzen und auf in der Mehrfachwahl Symbolleiste klicken Auf diese Weise ist die Umstellung einer standardm igen hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen auf Gemeinschaften in einem einzigen Schritt m glich Nat rlich k nnen Sie die Gemeinschaftsr
444. te per E Mail wobei Objekte mit ihren Unterobjekten als Anh nge beigef gt oder Verweise auf die Objekte versandt werden Objekte k nnen auch per Fax verschickt werden Die Aktion f hrt Sie zu einem Formular in dem Sie zwischen E Mail und Faxversand w hlen und die ent sprechenden Adressen und Nummern eingeben k nnen In beiden F llen k nnen Sie sowohl Daten aus Ihrem Adressbuch nutzen als auch neue Kontaktdaten direkt einge ben Ausschneiden verschiebt die ausgew hlten Objekte in Ihre Zwischenablage dB Kopieren legt Kopien der ausgew hlten Objekte in Ihre Zwischenablage k Einf gen verschiebt die Objekte der aktuellen Auswahl in Ihrer Zwischenablage in den ausgew hlten Ordner Wenn nichts ausgew hlt ist wird die aktuelle Auswahl aus Ihrer Zwischenablage in den aktuellen Ordner verschoben Beachten Sie dass Sie nur einen Ordner ausw hlen k nnen in den die Objekte der Zwischenablage verschoben werden sollen Entfernen verschiebt die ausgew hlten Objekte in Ihren Papierkorb a g Zur cklegen legt die in Ihrem Papierkorb ausgew hlten Objekte in die Ordner zu r ck aus denen sie entfernt wurden sofern es diese Ordner noch gibt Sr 7 Pipa Archivieren packt die ausgew hlten Objekte in ein Zip Winzip oder Tar Archiv Archivieren ist besonders n tzlich wenn Sie eine gro e Anzahl von Dokumenten aus BSCW herunterladen wollen 40 Grundbegriffe und funktionen pe Bewerten
445. te zeigt alle die Informationen an die einen Kontakt beschrei ben o Benutzer Die Info Seite eines Benutzers enth lt neben dem Benutzernamen und der E Mail Adresse alle die Informationen die im pers nlichen Profil des Benutzers ange geben worden sind wie z B seine Telefonnummer oder ein Bild Sie enth lt ebenfalls Kontaktinformationen wie ein Benutzer ber Instant Messaging Dienste erreicht wer den kann wenn solche Angaben im pers nlichen Profil gemacht worden sind Au er dem k nnen Sie sich die Arbeitsbereiche anzeigen lassen die Sie pers nlich mit dem jeweiligen Benutzer teilen o Aufgabe Die Info Seite zeigt Auftraggeber und Auftragnehmer Zustand und zeitliche Rahmenbedingungen Grundbegriffe und funktionen 59 4 Weitere Funktionen 4 1 Registrieren und Authentisieren 4 1 1 Zus tzliche E Mail Adresse registrieren In diesem Abschnitt nehmen wir an dass Ihr BSCW Server eigenst ndige Benutzerregistrie rung ohne Mitwirkung des Administrators gestattet In diesem Fall kann es vorkommen dass Sie durch eine E Mail Nachricht aufgefordert werden sich als Benutzer an eben dem BSCW Server zu registrieren den Sie bereits benutzen Der Grund daf r ist dass Sie unter einer E Mail Adresse eingeladen worden sind die BSCW nicht kennt und deshalb Ihrem Benutzer namen nicht zuordnen konnte Wenn Sie eine solche Nachricht erhalten wiederholen Sie bitte die Registrierungsprozedur und geben dabei genau den Benutzernamen an
446. tellungstermin 2010 01 12 17 24 Auftraggeber Auftragnehmer Kreifeits hinriens koch ruland Kontext Analyse Zustand erledigt Daten 1 Eingaben 1 Ausgaben Expertenliste Esperten Liste Interriew Protokolle InterviewProtokolle bt Beanstandung Formular sichern Bemerkung o Aufgabe zuweisen Aufgabe delegieren Erledigung zur ckziehen Inhalt Keimfitter Mi Aktio i m Experten Liste 0 1 v v Name Aktio Neu im InterviewProtokolle txt 0 1 x v Name Aktio O gt Erledigung der Aufgabe Dr K nig hatte abgesagt Interview wurde mit seinem Vertreter H Bartschneider durchgef hrt L Start der Aufgabe keine Bemerkungen Abbildung 31 Aufgabe nach der Erledigung 8 1 8 Ausnahmesituationen behandeln W hrend der Durchf hrung einer Aufgabe k nnen Ausnahmesituationen auftreten die ein Abweichen vom normalen Gang der Dinge erfordern Die entsprechenden Aufgabenaktionen werden in der Aufgabenansicht als Schaltfl chen sowie als Aktionen im Aktionsmen bzw Kontextmen unter Aufgabe angeboten Was hier im einzelnen angeboten wird h ngt na t rlich von der Rolle des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab Aufgabe 206 sie k nnen beliebig ver ndert oder auch wieder gel scht werden Workflow Management Beanstanden Eingabedaten enthalten Fehler Der Auftragnehmer kann in der Aufgabenansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern
447. ten W hlen Sie dazu Zugang Rolle bearbei ten im Aktionsmen des Blogs In unserem Beispiel w rden Sie die Aktion Blog ndern f r die Rolle Manager zulassen und die Aktion Neuer Blog Kommentar f r die Rolle Anonymes Mitglied verbieten zur Bearbeitung von Rollen siehe 4 6 4 Rollen definieren und ndern auf S 88 Wenn Sie die Zugriffsrechte eines Blogs ge ndert haben ist im Aktionsformular Blog n dern keine der Optionsschaltfl chen die die Lese und Schreibrechte regeln vorausgew hlt damit Sie nicht Ihre speziell definierten Zugriffsrechte unbeabsichtigterweise berschreiben Wenn Sie jedoch zu einer der Standardregelungen f r die Zugriffsrechte zur ckkehren m ch ten w hlen Sie die entsprechende Optionsschaltfl chen aus bevor Sie auf OK klicken 4 8 2 Blogs benutzen Um sich ein Blog und seine Eintr ge anzusehen klicken Sie auf den Namen oder das Symbol des Blogs in der Inhaltsliste des enthaltenden Ordners oder w hlen Sie ffnen im Aktions men des Blogs Abbildung 12 oben zeigt ein Beispiel Sie k nnen einem Blog Eintr ge hin zuf gen indem Sie die Aktionsschaltfl che Neuer Eintrag in der oberen linken Ecke einer Blog Seite bet tigen Die rechte Seite der Blog Darstellung f hrt die Eintr ge mit Datum Betreff Beginn des Tex tes Autor Anzahl der Leser und Kommentare bis dato und falls vorhanden Tags Schlag w rter auf Klicken Sie auf den Betreff um den vollst nd
448. ten f r die so definierten Unteraufgaben angeben werden sie s mtlich beim Start der Hauptaufgabe automatisch gestartet 8 1 9 2 Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen ein Beispiel Wir kehren wieder zu unserem Beispiel der Aufgabe Experten Interviews im Projekt Er setzung des Provisionsabrechnungssystems zur ck Sie als der Auftraggeber dieser Aufgabe wollen die anstehenden Interviews noch vor dem Start der Aufgabe nach der fachlichen Kom petenz der Experten und der als Auftragnehmer der Aufgabe eingeteilten Projektmitgliedern aufteilen W hlen Sie Datei Neu Mehrere Unteraufgaben und definieren Sie vier Unterauf gaben Interview Dr K nig Interview Herr Kaiser usw die Sie den geeigneten Projekt mitgliedern als Auftragnehmer zuweisen Die Dauer bernehmen Sie von der Hauptaufgabe F lligkeitstermin wahlweise auch Anschlie end starten Sie die Aufgabe Experten Interviews womit auch alle Unteraufgaben automatisch gestartet werden So hat jeder Auftragnehmer der Aufgabe Experten Inter views einen berblick ber die Zust ndigkeit und wei ob und wann die einzelnen Inter views durchgef hrt worden sind Die einzelnen Interviewprotokolle werden nach Durch f hrung der Interviews als Dokumente in die Hauptaufgabe Experten Interviews hochge laden und m ssen dann zum Ausgabedokument zusammengefasst werden Bei der Erzeugung von Unteraufgaben als einzelne Aufgaben k nnen auch die Ein und Aus gab
449. termin angezeigt bei einer laufenden Aufgabe werden statt Workflow Management 199 der Dauer der Beginn und die voraussichtliche Fertigstellung angezeigt Alle Anga ben erfolgen nat rlich nur soweit vorhanden o Zustand zeigt den aktuellen Zustand der Aufgabe an z B bei einer neu erzeugten Aufgabe initial bei einer gerade gestarteten Aufgabe gestartet Klappen Sie den Zu standsabschnitt auf um einen berblick ber die m glichen Zust nde zu bekommen Der aktuelle Zustand wird in blass orange angezeigt Zust nde die durch eine Auf tragnehmeraktion erreicht werden k nnen werden in blau dargestellt Zust nde die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden k nnen in gr n Durch Klicken auf einen Zustand der Ihrer Aufgabenrolle entspricht k nnen Sie die entsprechende Aktion ausl sen o Daten enth lt die Ein und Ausgabedatenfelder der Aufgabe Sofern Sie als Auftrag geber oder Auftragnehmer im gegenw rtigen Zustand der Aufgabe die Ein oder Aus gabedaten bearbeiten k nnen k nnen sie Werte f r die Datenfelder hier direkt ein tragen oder bereitgestellte Werte beanstanden Im Zustand gestartet z B k nnen Sie als Auftragnehmer s mtliche Ausgabedaten ein tragen die ja das Ergebnis der Aufgabe darstellen Ebenso k nnen Sie Beanstandun gen unter den entsprechenden Eingabedatenfeldern eintragen Bei Datenfeldern vom Typ Dokument stehen zwei Schaltfl chen zur Verf gung El zum Ausw hlen eines Dokuments in B
450. ternet Norm RFC 822 das den Text der E Mail Nachricht sowie ihre Anh nge enth lt MIME Typ message rfc822 e Klicken Sie auf den Objektnamen um die Nachricht selbst und eventuelle Text oder HTML Anh nge zu lesen e W hlen Sie Extrahieren im Aktionsmen der E Mail Nachricht um auf die Anh n ge der Nachricht zuzugreifen Dies funktioniert genauso wie bei Archiven Die An h nge befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und k nnen von dort aus an geeigne te Stellen in Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per E Mail ber die Absenderadresse Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per E Mail f r diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde k nnen Nachrichten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden Andernfalls wird das Hochladen mit einer entsprechenden Fehlermeldung zur ckgewiesen Sie sollten Ihrem pers nlichen Pro fil weitere E Mail Adressen hinzuf gen wenn Sie E Mail Nachrichten von verschiedenen E Mail Adressen aus hochladen wollen siehe 4 1 1 Zus tzliche E Mail Adresse registrie ren auf S 61 Sie k nnen das Hochladen per E Mail f r einen Ordner jederzeit auch wieder sperren e W hlen Sie Zugang E Mail Freigabe im Aktionsmen eines Ordners den Sie frei gegeben haben aktivieren Sie die Option gesperrt im Formular Hochladen per E Mail und best tigen Sie mit OK Achtung
451. ti onen f r die Darstellung in der Hauptliste ausw hlen indem Sie die entsprechenden Auswahlk stchen ankreuzen oder nicht Aktionen die in der Liste nicht dargestellt werden werden w hrend des Abgleichs auch nicht durchgef hrt Auf diese Weise k nnen Sie z B das L schen von Kontakten in Ihrem Outlookordner unterbinden e Sie k nnen f r die Eintr ge in der Hauptliste individuell die Abgleichaktion bestim men die jeweils durchgef hrt werden soll Wenn Sie auf das Aktionssymbol klicken wird ein Men angezeigt das die m glichen Aktionen f r den jeweiligen Eintrag ent h lt W hlen Sie eine Aktion aus Dies ist insbesondere f r die h ndische Aufl sung von Konflikten n tzlich Auch k nnen Sie bestimmte Eintr ge vom Abgleich ausneh men indem Sie f r diese Eintr ge die leere Abgleichaktion ausw hlen f r die das Symbol BZB steht 238 Import Export e Sie k nnen die Abgleichaktion auch f r eine ganze Gruppe von Eintr gen festsetzen die Sie durch Klicken auf die jeweiligen Eintr ge ausgew hlt haben Nach Auswahl der Eintr ge wird durch einen rechten Mausklick ein Popup Men angezeigt das die jenigen Aktionen enth lt die f r alle Eintr ge in der Gruppe m glich sind Dies ist insbesondere dann n tzlich wenn eine ganze Gruppe von Konflikten in gleicher Weise aufgel st werden soll Achtung Wenn Ihre Auswahl von Eintr gen zu hetero gen ist kann die leere Abgleichaktion 6 die einzige Aktion sein die
452. tion die alle g ngigen Browser bieten Sollte es Probleme geben ben tigen Sie eines der BSCW Hilfsprogramme zum Hochladen von Dokumenten siehe 9 5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten auf S 227 Erste Schritte 1 1 3 Weitere Informationen ber BSCW Besuchen Sie die BSCW Homepage unter http www bscw de Hier finden Sie u a weitere Informationen zur neuesten BSCW Version zu Einsatzgebieten und Lizensierungsfragen eine Liste mit Referenzinstallationen und projekten sowie unter der Rubrik Support eine Reihe h ufig gestellter Fragen zum BSCW mit unseren Antworten Ebenso erfahren Sie dort wie Sie BSCW auf einem Demo Server ausprobieren k nnen 1 4 BSCW im kurzen berblick Der folgende berblick soll Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln Manche der Objekte und Aktionen die hier beschrieben werden stehen Ihnen m glicherweise nicht in allen Ihren Arbeitsbereichen zur Verf gung oder sind generell ausgeblendet Das kann z B an folgendem liegen o Die Konfiguration des BSCW Servers den Sie benutzen erlaubt die Objekte oder Ak tionen nicht o Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als unten dargestellt werden Alle neuen Benutzer sind automatisch als Anf nger eingestuft bis sie selbst diese Einstu fung ndern wie in 4 3 2 Kompetenzniveaus auf S 66 beschrieben 1 4 1 Die Ordner bersicht Das zentrale Konzept von BSCW ist der gemeinsame Arbeitsbereich d h ein Ordner mit einer spezif
453. tion nat rlich nicht betroffen 4 4 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten Ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist ein Ordner der von mehreren Personen genutzt wird Mitglieder eines Arbeitsbereichs sind in der Regel eine Gruppe registrierter BSCW Benutzer In den Standard Einstellungen die Sie nat rlich Ihren Bed rfnissen anpassen k nnen kann jedes Mitglied des Arbeitsbereichs o alle Objekte des Arbeitsbereichs sehen o die Effekte aller Aktionen der anderen Mitglieder auf Objekten im Arbeitsbereich un mittelbar wahrnehmen und o selbst Aktionen auf dem Ordner und den in ihm enthaltenen Objekten ausf hren zu Beschr nkungen siehe 4 6 Zugriffsrechte und Rollen auf S 85 Ein Ordner signalisiert seinen speziellen Status als gemeinsamer Arbeitsbereich durch das Symbol Ei hinter seinem Namen in der Navigationsleiste und in der Teilen Spalte des Ord 72 Weitere Funktionen nereintrags Klicken Sie auf dieses Symbol um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen Die hier und im folgenden geschilderten Regeln f r Ordner gelten im wesentlichen auch f r alle von der Ordner Klasse abgeleiteten Container Objekte Diskussionsforen Gruppenka lender Projekte Aufgaben vgl die entsprechenden Abschnitte f r Einzelheiten die m g licherweise von den allgemeinen Regeln wie sie hier dargestellt werden abweichen 4 4 1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen Sie k nnen jeden privaten Ordner in einen gemein
454. tionieren weiterhin vorausgesetzt dass Sie keine Dokumente aus der Menge l schen oder umbenennen 4 11 1 BSCW internes Adressformat Jedes BSCW Objekt hat eine interne Adresse Sie steht in der Adresszeile Ihres Web Brow sers w hrend das Objekt angezeigt wird Wenn ein Dokument vom Typ text html mit dem Namen Artikel angezeigt wird k nnte im Adressfeld z B folgendes stehen http Ihr BSCW Server bscw bscew cgi d3014 Artikel html Sie k nnen diese interne Adresse f r Verweise in jedem beliebigen HTML Dokument benut zen lt A HREF http Ihr BSCW Server bscw bscw cgi d30 14 Artikel html gt Artikel lt A gt Wenn sich das Dokument das den Verweis enth lt auf demselben BSCW Server befindet k nnen sie auch abk rzend das folgende schreiben lt A HREF bscw bscew cgi d3014 Artikel html gt Artikel lt A gt Wenn Sie den anonymen Zugriff aus dem Internet auf Artikel html erlauben wollen muss die Adresse wie folgt abge ndert werden lt A HREF http Ihr BSCW Server pub bscw cgi d30 14 Artikel html gt Artikel lt A gt Einzelheiten finden Sie in 4 6 6 Anonymen Zugriff erlauben auf S 92 4 11 2 Verzeichnispfad URLs BSCW kann Pfadnamen wie sie im Feld Ihre Position einer Ordneransicht angezeigt wer den in die entsprechenden BSCW internen Adressen konvertieren Dies erm glicht es Ihnen dieses gebr uchliche Format relativer Pfadadressen zu benutzen um Verweise auf Objekte in einem Arbeitsberei
455. tionsmen der Aufgabe star ten Denselben Effekt hat Aufgabe starten in der Aufgabenansicht e Die Aufgabe geht durch diese Aktion vom Zustand initial in den Zustand gestartet ber und Sie werden einziger Auftraggeber Sollten vorher noch andere Benutzer als Auftraggeber vorgesehen gewesen sein verlieren sie diese Rolle e Alle Eingabedaten werden mit dem Starten der Aufgabe freigegeben sie sind f r die Auftragnehmer sichtbar und k nnen in diesem Aufgabenzustand nicht ge ndert wer den weder von Ihnen als Auftraggeber noch von den Auftragnehmern Dokumente als Eingabedaten werden beim Starten unter Versionskontrolle gestellt damit nderun gen stets nachvollziehbar sind und Dokumentversionen Bearbeitungszust nden ein deutig zugeordnet werden k nnen z B wenn ein Eingabedokument nach etwaigen Beanstandungen noch von Ihnen als Auftraggeber ge ndert werden muss Workflow Management 201 Sp testens zu diesem Zeitpunkt wird die Aufgabe in die pers nlichen Aufgabenlisten der Auf tragnehmer eingetragen Zus tzlich wird die Aufgabe auch in die pers nliche Aufgabenliste des Auftraggebers eingetragen wenn nicht schon geschehen 8 1 5 Pers nliche Aufgabenliste Jeder BSCW Benutzer hat eine pers nliche Aufgabenliste die alle Aufgaben die der Be nutzer als Auftragnehmer ausf hren oder als l berwachen soll enth lt Die Auf gabenliste wird durch Klicken auf das Symbol in der Schnellzugriffsleiste angezeigt Sollten Sie do
456. tlegen 2 2 Bei BSCW anmelden 2 2 1 Arbeitssitzung starten 2 2 2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW 2 2 3 Arbeitssitzung beenden 2 2 4 Parallele Arbeitssitzungen 2 3 Sprache ausw hlen 2 4 Pers nliches Profil einstellen 2 5 Browser konfigurieren 2 6 Passwort verwalten 3 Grundbegriffe und funktionen 3 1 Die Standard Benutzeroberfl che 3 1 1 Kopfbereich 3 1 2 Inhaltsliste 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte 3 2 1 Dokument 3 2 2 Dokument unter Versionskontrolle 3 2 3 Notiz 3 2 4 URL 3 2 5 Ordner 3 2 6 Kontaktliste 3 2 7 Diskussionsforum 3 2 8 Blog 3 2 9 Suchordner 3 2 10 RSS Feed Inhaltsverzeichnis vos taoDVyD e _ 13 13 13 14 14 14 14 15 16 16 17 17 19 20 23 23 24 27 28 28 29 29 30 30 30 31 31 31 31 3 2 11 Vorlagenordner 32 3 2 12 Websiteordner 32 3 2 13 DokSet Dokumentensammlung 32 3 2 14 Kalender 32 3 2 15 Terminabstimmung 33 3 2 16 Umfrage und Abstimmung 33 3 2 17 Gemeinschaft 33 3 2 18 Projekt und Phase 33 3 2 19 Aufgabe 34 3 2 20 Laufmappe 34 3 2 21 E Mail Nachricht 34 3 3 Aktionen 34 3 3 1 Objekte erzeugen 35 3 3 2 Dokumente in BSCW hochladen 36 3 3 3 Mitglieder einladen 38 3 3 4 Aktionen auf Objekten in einem Ordner 39 3 4 Ereignisse 44 3 4 1 Ereignisse anzeigen 45 3 4 2 Ereignistypen 45 3 4 3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen 46 3 4 4 Abonnieren von Ereignisdiensten 46 3 4 5 Dokument Ereignisse 48 3 5 Pers nliche Objekte 51 3 5 1 Zwischenablage 52 3 5 2 Papierkorb 54
457. tr ge entfernt wurden Sie bezieht sich ausschlie lich auf Ihr Adress buch Sie k nnen Adressbucheintr ge im vCard Format exportieren w hlen Sie Datei Senden an vCard im oberen Men in der Mehrfachwahl Symbolleiste bzw Sendenan vCard im Aktionsmen um das ganze Adressbuch ausgew hlte Eintr ge oder einen einzelnen Eintrag als vCard Datei vcf auf Ihrem lokalen Computer speichern Solche vCard Dateien k nnen in lokale Anwendungen wie Microsoft Outlook importiert werden 4 5 3 Mitgliedergruppen Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden eine Mitgliedergruppe mit dem Namen Mitglie der von Arbeitsbereichsname Umgekehrt hat auch jede Mitgliedergruppe einen ihr zugeord neten Arbeitsbereich d h es gibt keinen Arbeitsbereich ohne seine Mitgliedergruppe und keine Mitgliedergruppe ohne ihren Arbeitsbereich Mitgliedergruppen sind ein n tzliches Werkzeug um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen und die Zugriffsrechte zu verwalten Insbesondere k nnen Sie eine Mitgliedergruppe dazu be nutzen die Zuordnung von Personen zu Rollen an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten Gleichzeitig k nnen Sie diese Informationen an vielen Orten benutzen z B zur Zuweisung von Zugriffsrechten wobei die Daten automatisch aktualisiert werden wenn die Mitgliedschaft oder die Rollenzuweisung in der Gruppe ge ndert wird e Erstellen Sie Arbeitsbereiche f r diejenigen kleineren Personengruppen die durch ihre Funktion oder
458. trolle zu stellen so dass bei Hochladen neuer Dokumente und Ersetzen oder Bearbeiten existierender Dokumente automatisch Dokumente unter Ver sionskontrolle erzeugt werden 5 3 1 Dokument unter Versionskontrolle stellen Das Einrichten der Versionskontrolle f r ein Dokument bedeutet das Erstellen eines neuen Objekts des Typs Dokument unter Versionskontrolle unter Benutzung des existierenden Do kuments als initiale Version e W hlen Sie ndern Versionskontrolle im Aktionsmen des Dokuments e Tragen Sie im Formular Unter Versionskontrolle stellen Beschreibung Zustand und Nummer der Urversion ein Als Ergebnis der Aktion ndert sich der Eintrag des Dokuments o Hinter dem Namen des Dokuments ist eine Versionsnummer eingef gt o Im Aktionsmen des Dokuments wird anstelle von Ersetzen die Aktion Neue Ver sion angeboten Au erdem wirken die folgenden BSCW Aktionen bei Anwendung auf Dokumente unter Ver sionskontrolle auf die aktuelle Version des Dokuments e Ein Klicken auf den Dokumentnamen oder das MIME Typ Symbol links daneben l dt die aktuelle Version herunter e Sendenan Konverter und Sendenan Archiv betreffen die aktuelle Version Sie k nnen die Einrichtung der Versionskontrolle f r ein Dokument nur wieder aufheben in dem Sie alle Versionen des Dokuments l schen siehe 5 3 6 Versionen l schen auf S 124 Anstatt Dokumente einzeln unter Versionskontrolle zu stellen k nnen Sie dies auch
459. u ausw hlen Mit Neu Diskussionsforum erzeugen Sie z B eine neue Diskussionsforum im aktuellen Ordner e Das Aktionsmen von Ordnereintr gen oder Eintr gen anderer Container Objekte wie Diskussionsforen Websiteordner oder Projekte bietet auch ein Men Neu zur Er zeugung neuer Objekte an Mit Neu Umfrage im Aktionsmen eines Unterordners erzeugen Sie z B eine neue Umfrage in diesem Unterordner Zu allen Aktionen zur Erzeugung neuer Objekte geh rt ein Aktionsformular in das Sie die Informationen eintragen die BSCW ben tigt um das neue Objekt zu erzeugen Das Formular h ngt vom ausgew hlten Objekttyp ab Eine bersicht ber die Objekttypen bietet 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte auf S 28 Einige Objekte k nnen nur innerhalb bestimmter anderer Objekte erzeugt werden Notizen k nnen z B nur innerhalb von Diskussionsforen erzeugt werden und Phasen nur innerhalb von Projekten Die Erzeugung von Gemeinschaften ber das Datei Men ist nur in Ihrem per s nlichen Arbeitsbereich home folder und Ihrem Adressbuch m glich Hinweis In Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich home folder k nnen Sie gemeinsame Ar beitsbereiche mit Datei Neu Arbeitsbereich erzeugen anstatt erst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann dazu andere Benutzer als Mitglieder einzuladen siehe 3 3 3 Mitglieder einladen auf S 38 Dieser Men eintrag steht nur in Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich zur Verf gung und ist dazu geda
460. ubmit Wiedervorlegen revert nderungen zur cknehmen uploaddoc Dokument hochladen o folderactions Wirkt genau wie documentactions jedoch ist der aktuelle Websiteord ner der Gegenstand des Aktionsmen s bzw der einzelnen Aktionen auf die verwiesen wird Statisch Nein Parameter Dieselben wie f r documentactions Beispiele element folderactions F gt das Aktionsmen der Benutzeroberfl che ohne JavaScript f r den aktuel len Websiteordner ein element folderactions action get text List aller Objekte im BSCW Stil F gt einen Verweis zum ffnen des aktuellen Websiteordners mit dem Text Liste aller Objekte im BSCW Stil ein Diese Aktion zeigt die BSCW bliche Liste von Eintr gen des Websiteordners an element folderactions action history F gt einen Verweis auf die Historie des aktuellen Websiteordners mit dem Standardtext dem Aktionsnamen Historie zeigen ein M gliche Aktionen addcal Neuer Gruppenkalender addctlist Neue Kontaktliste addpage neue Seite addsubwebfolder Neuer Ordner addmember Mitglied einladen add notes Neues Diskussionsforum addocset Neues DokSet addrole Neue Rolle addSearch Neuer Suchordner addurl Neue URL chbanner Banner ndern chrole Rolle zuweisen copy Kopieren cut Ausschneiden editindex Start seite bearbeiten editpobject Eigenschaften ndern editrole Rolle ndern edit style Stildefinition bearbeiten edittemplate
461. uigkeiten bersicht ber aktuelle Ereignisse e Lesezeichen Zugriff auf Ihre Lesezeichen e Einstellungen Konfiguration der mobilen Ansicht e ber Allgemeine Versionsinformation Weitere Funktionen 111 Mobiles Portal BSCW Portal Kontakte suchen und ansprechen 5 Dokumente finden und ffnen P Neuigkeiten lesen und reagieren amp Lesezeichen sammeln und zugreifen D Einstellungen personalisieren ber mehr Infos BSCWY c opyright 1995 2005 FIT and OrbiTeam Abbildung 15 Mobiles Portal Kontakte In der Liste Ihrer Kontakte werden alle Benutzer aufgelistet die sich in Ihrem pers nlichen Adressbuch in BSCW befinden Dar ber hinaus k nnen Sie nach Benutzern suchen und neue Benutzer in Ihr Adressbuch aufnehmen Zu einem aufgef hrten Benutzer erhalten Sie weitere Informationen auf einer speziellen Kon taktseite Auf dieser Seite werden die Kontaktdaten angezeigt und m gliche Aktionen zur Kontaktaufnahme angeboten Sie k nnen durch die Auswahl einer Telefonnummer ein Ge spr ch beginnen falls Ihr Endger t diese Funktion unterst tzt oder ber die Auswahl einer E Mail Adresse eine neue Nachricht an einen Benutzer senden Dabei wird die E Mail An wendung im mobilen Ger t verwendet falls Ihr Endger t diese Funktion unterst tzt Alterna tiv k nnen Sie ber die Aktion E Mail der angezeigten Kontaktperson eine E Mail Nach richt ber den BSCW Server senden Dokumente Im Dokumentbereic
462. uments in den lokalen Aktenkoffer bertragen Lokale Dokumentnamen um bliche Dateinamenendungen erweitern Kreuzen Sie diese Opti on an um Dokumentnamen um die blichen Dateinamenendungen zu erweitern wenn die Dokumente in den lokalen Aktenkoffer bernommen werden Ein BSCW Dokument Dok Name vom MIME Typ Adobe PDF z B wird als DokName pdf in den lokalen Aktenkoffer bernommen 4 3 4 Ordneransichten Sie k nnen die Art und Weise wie Ihre Ordner und anderen Container Objekte Diskussions foren Kalender usw an der BSCW Benutzerschnittstelle angezeigt werden an Ihre pers n lichen Vorlieben anpassen Die verf gbaren Optionen werden im Men Ansicht in der oberen Men leiste angeboten und unterscheiden sich geringf gig f r die verschiedenen Arten von Container Objekten Anzahl der verf gbaren Spalten oder spezielle Funktionen wie die An zeige von Notizinhalten bei Diskussionsforen e W hlen Sie Ansicht Ausklappbar um die Anzeige von Unterordnern zu erm glichen oder nicht Wenn diese Option aktiviert ist erm glichen zwei zus tzliche Schaltfl chen in der Mehrfachwahl Symbolleiste die Anzeige bzw das Verbergen des In halts der ausgew hlten Unterordner wenn kein Unterordner ausgew hlt ist sind alle Unterordner betroffen Wenn die Anzeige von Unterordnerinhalten die maximale Anzahl von sichtbaren Eintr gen in einer Ordneransicht bersteigt werden die Inhalte von Unterordner nur angedeutet und nicht volls
463. ung der neuen Laufmappe ein e Inder Abteilung Aufgaben geben Sie die Aufgaben Ihrer Laufmappe ein e Klicken Sie auf Neue Aufgabe hinzuf gen um eine neue Aufgabe zu erzeugen Im Aufgabenformular geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung der Aufgabe an Unter Weiterleiten an bestimmen Sie die n chste Station im Laufmappen Ablauf Standardeinstellung ist dass die Laufmappe an die Bearbeiter der n chsten Auf gabe in der Reihe weitergeleitet wird Alternativ k nnen Sie erlauben dass die Laufmappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weiter geleitet werden kann Schlie lich w hlen Sie einen oder mehrere Benutzer aus die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen wie Sie auch Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen w rden e Klappen Sie die Aufgabe zu indem Sie auf das Dreieck in der oberen linken Ecke des Aufgabenformulars klicken e Fahren Sie fort neue Aufgaben hinzuzuf gen indem Sie auf Neue Aufgabe hin zuf gen klicken e In der zugeklappten und kompakten Darstellung sind die Aufgaben nummeriert Wenn Sie von der Standardabfolge der Aufgabenbearbeitung abgewichen sind zeigen Aufgabennummern nach dem Aufgabennamen an zu welcher Aufgabe oder zu welcher von mehreren Aufgaben die Laufmappe weitergeleitet wird e Benutzen Sie die Pfeile und um die Reihenfolge der Aufgaben zu ndern und um bereits erzeugte Aufgaben zu entfernen Sie k nnen die Reihenfolge der Au
464. ung zeigt ein Beispiel einer Ereigniskarte 48 Grundbegriffe und funktionen RequirementsBSCV v RequirementsBSCWDeskt DE txt erzeugt von Thomas Koch ge ndert von Thomas Koch erzeugt von ge ndert von gelesen von gt HyperGraph Schlie en Abbildung 8 Eine Dokument Ereigniskarte Sie erhalten den berblick ber alle Dokument Ereignisse im aktuellen Ordner indem Sie eine Dokument Ereigniskarte erzeugen die alle Dokumente des aktuellen Ordners enth lt Mit dieser Darstellung k nnen Sie Fragen untersuchen wie o Wer leistet besonders viele Beitr ge zu dem Arbeitsbereich d h wer hat viele Doku mente erzeugt oder ver ndert o Welche Dokumente sind f r die Mitglieder von besonderem Interesse d h welche Do kumente sind von vielen Mitgliedern des Arbeitsbereichs gelesen worden W hrend jeglicher lesende Zugriff auf ein Dokument z B ffnen Archivieren Kopieren usw f r die Dokument Ereignisse als Leseereignis gilt gelten hier nur Ersetzen Erstellen einer neuen Version und Bearbeiten eines Dokuments als Ver nderungen nicht aber z B das ndern der Beschreibung 3 4 5 1 Systemanforderungen f r Ereigniskarten Die grafische Darstellung von Dokument Ereigniskarten benutzt das HyperGraph Applet http hypergraph sourceforge net das in Ihren Browser geladen und mittels eines Java Plugins ausgef hrt wird Aktuelle Browser unterst tzen dieses Java Plugin das bei Bedarf automatisch in
465. usw oder beliebig wenn Sie den Typ nicht kennen e im restlichen Teil des Formulars die Suchkriterien den die von Ihnen gesuchten Ob jekte gen gen sollen e Beiden Suchkriterien ist die namensbasierte Suche voreingestellt aber die Suche kann auch mit anderen Kriterien wie Inhalt Beschreibung und anderen Metadatenattributen durchgef hrt werden W hlen Sie dazu ein zus tzliches Kriterium im Feld Neuer Suchausdruck aus und klicken Sie auf Hinzuf gen Sie k nnen Suchkriterien durch Klicken auf das Symbol rechts neben dem Kriterium auch wieder entfernen e Bei vielen Suchkriterien k nnen Sie bestimmen wie die eingegebene Phrase bei der Suche benutzt werden soll Wenn Sie ausw hlen und ber B in ein Namenfeld eingeben werden damit alle Objekte gefunden deren Name mit dieser Phrase anf ngt also z B ber BSCW oder ber beide Seiten der Medaille Wenn Sie lt regex gt anstatt beginnt mit ausw hlen k nnen Sie einen regul ren Ausdruck nach der Python Syntax f r regul re Ausdr cke in das Suchfeld eingeben Diese M glichkeit ist f r Benutzer gedacht die sich mit regul ren Ausdr cken in Python auskennen vgl Weitere Funktionen 103 Python Library Reference Modul re Beachten Sie dass die Eingabe in ein Tag Suchfeld nicht als Phrase interpretiert wird sondern als eine Reihe von W rtern die durch Leerzeichen getrennt sind Wenn Sie also beginnt mit ausw hl
466. ut Abfrage f r eine unstrukturierte Menge von Seiten in der man sich anhand von Autorennamen Tags und Kategorien zurechtfindet Ihre Auswahl resultiert in zwei entsprechenden Dokumenten Ihres Websiteordners der Layoutseite und der Stildefinition Beide k nnen sp ter berarbeitet werden e Auto Versionierung W hlen Sie die Strategie f r die automatische Versionierung in Ihrem Websiteordner aus Als Standard wird die Speicherung von maximal 10 Versio nen eines Dokuments im Websiteordner angeboten damit man nderungen sp ter noch r ckg ngig machen kann In der Webansicht wird die neueste Version einer Sei te angezeigt Um zu einer fr heren Version zur ckzukehren m ssen Sie die neueren Versionen l schen e Attribute Definieren Sie ihre eigenen Attribute f r den Websiteordner e Klicken Sie auf OK um den neuen Websiteordner nach den bislang gemachten An gaben zu erzeugen Alle Eigenschaften des Websiteordners k nnen nachtr glich ge n dert werden Nachdem Sie einen Websiteordner erzeugt haben k nnen Sie jetzt darangehen die Inhaltssei ten Ihres Websiteordners zu erzeugen oder hochzuladen siehe hierzu 5 5 4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten auf S 132 Ihr neuer Websiteordner enth lt zumindest drei Do kumente Home die Startseite Layout die Layoutseite und Style die Stildefinition je nach der gew hlten Auto Versionierungs Option als versionierte Dokumente Wenn Sie Ihren neuen Websiteordne
467. utlook erzeugt werden Import Export 237 BSB Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW ge ndert worden das entspre chende Objekt muss durch bertragung von BSCW in Outlook angepasst werden Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook entfernt worden das entspre chende Objekt in BSCW muss ebenfalls entfernt werden a Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW entfernt worden das entsprechen de Objekt in Outlook muss ebenfalls entfernt werden Beachten Sie dass die Entfer nung von einander entsprechenden Kontakten oder Terminen auf beiden Seiten keine Abgleichsaktion n tig macht und folglich auch beim Abgleich nicht angezeigt wird ASA Ein existierender Kontakt oder Termin ist sowohl in BSCW als auch in Outlook ge ndert worden der so entstandene Konflikt muss h ndisch aufgel st werden indem einer der beiden Anderungen Vorrang einger umt wird EKSO Ein Termin kann nicht von einer Seite zur anderen bertragen werden Der Grund f r das bertragungsproblem wird im unteren Teil des Applet Fensters angezeigt wenn man auf den entsprechenden Eintrag klickt In den meisten F llen werden ber tragungsprobleme von komplexen Wiederholungsregeln bei BSCW Terminserie oder durch nderungen von einzelnen Terminen einer Terminserie verursacht In beiden F llen wird ein Abgleich nicht unterst tzt bertragungsprobleme m ssen h ndisch au erhalb des Abgleichvorgangs behandelt werden indem man z B die komp
468. utzer mit hnlichen Interessen Das Adressbuch Ihr pers nlicher Adressspeicher wird haupts chlich benutzt um neue Mitglieder in einen Arbeitsbereich einzuladen Der Kalender ist f r Ihren pers nlichen Gebrauch bestimmt Zus tzlich zum pers nli chen Kalender bietet BSCW noch Gruppenkalender an um die Zusammenarbeit in beliebigen Arbeitsbereichen zu organisieren Gruppenkalender werden in Arbeitsbereichen abgelegt Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte Dieser pers nliche Daten bereich enth lt die Lesezeichen die Sie angelegt haben Die Aufgabenliste enth lt die Aufgaben Aufgaben im engeren Sinne und in Laufmap pen die von Ihnen bearbeitet und erledigt werden sollen Das Symbol ver ndert sein Aus sehen wenn Aufgaben f r Sie vorliegen Der Aktenkoffer enth lt Dokumente die Sie mit entsprechenden Dokumenten auf Ihrem lokalen Computer synchronisieren wollen Zwischenablage und Papierkorb werden in den folgenden Unterabschnitten n her erl utert 3 5 1 Zwischenablage Sie k nnen Objekte oder deren Kopie von einem Ordner in einen beliebigen anderen Ord ner verschieben Dazu nutzen Sie Ihre Zwischenablage wie folgt e Klicken Sie die Auswahlk stchen derjenigen Objekte an die Sie verschieben wollen e W hlen Sie Bearbeiten Ausschneiden in der oberen Men leiste oder X aus der Mehr fachwahl Symbolleiste um die Objekte in Ihre Zwischenablage zu verschieben e Benutzen Sie Bearbeiten
469. uzen Sie diejenigen Online Verzeichnisse an in denen Sie verzeichnet sind und die Sie anderen Benutzern anbieten wollen die mit Ihnen in Kontakt treten m chten Geben Sie den Suchschl ssel an unter dem Sie in den aus Kommunikation und Awareness 149 gew hlten Online Verzeichnissen gefunden werden k nnen Klicken Sie auf um zu erfahren was das jeweilige Online Verzeichnis unter dem angegebenen Such schl ssel gespeichert hat 6 1 2 Benutzer kontaktieren Um mit einem Benutzer in Kontakt zu treten m ssen Sie zun chst die Kontaktdaten dieses Benutzers auf seiner pers nlichen Info Seite auffinden Dazu k nnen Sie Ihr Adressbuch mit Anzeige Adressbuch im oberen Men oder die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs durch Klicken auf das Symbol Ej rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs ffnen Wenn Sie den Benutzer auf diese Weise nicht finden k nnen Sie eine Suche durchf hren indem Sie Datei Suchen nach Benutzern im oberen Men ausw hlen In jedem Fall erhalten Sie eine Ordner bersicht mit Benutzereintr gen Eintr ge der Form Benutzername Vollst ndiger Name Organisation zeigen an dass weitere Informationen zu diesem Mitglied einschlie lich Kontaktdaten vor handen sein k nnten w hrend Eintr ge der Form Benutzername lt E Mail Adresse gt nahelegen dass keine weiteren pers nlichen Informationen verf gbar sind Um mehr Informationen ber einen bestimmten Benutzer zu erhalten und ggf mit diesem
470. ver erfordert die vorhe rige Aktivierung der entsprechenden Funktionalit t durch Ihren BSCW Administrator 6 4 1 BSCW RSS Ereignis Feeds BSCW implementiert RSS Feeds mit aktuellen BSCW Ereignissen die von modernen Brow sern oder anderen RSS Nachrichtensammlern abgefragt werden k nnen Die RSS Feeds von BSCW stellen die aktuellen BSCW Ereignissen bereit die in einem bestimmten Ordner eines Benutzers und seinen Unterordnern passiert sind BSCW liefert ber RSS keine Dokumente oder andere gespeicherte Daten Die BSCW RSS Ereignis Feeds sind lediglich dazu da um aktuelle Informationen ber die Vorg nge in Ihren Arbeitsbereichen zur Verf gung zu stellen Sie erg nzen den t glichen Arbeitsbereichsbericht per E Mail oder den Ereignismonitor BSCW schickt nicht die ganze Ereignishistorie ber die RSS Feeds Die Ereignishistorie wird auf eine bestimmte Zeitspanne eingeschr nkt z B sechs Stunden vom Zeitpunkt des Abrufs aus r ckw rts gerechnet Die genaue Dauer dieses Zeitraums ist Teil der BSCW Serverkonfi guration Ihr Browser oder RSS Nachrichtensammler merkt sich welche BSCW Ereignisse Sie schon gelesen oder entfernt haben und wei wie BSCW Ereignisse dargestellt werden 6 4 2 Benutzung von BSCW RSS Ereignis Feeds Wenn Sie BSCW RSS Ereignis Feeds einsetzen wollen um die Vorg nge in Ihren Arbeits bereichen zu verfolgen e m ssen BSCW RSS Ereignis Feeds auf Ihrem BSCW Server aktiviert sein Fragen Sie im Zweifelsfall I
471. vom Objekttyp und den ausge w hlten Ansichtsoptionen abh ngen wie zum Beispiel o eine Gr enangabe f r das Objekt o bei Ordnern die Anzahl der enthaltenen Objekte o bei Dokumenten und E Mail Nachrichten deren Gr e in Byte Kilobyte oder Megabyte o keines eines oder mehrere der folgenden Symbole E der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt der Zugriff auf dieses Objekt wurde gesperrt dem Objekt wurde eine Notiz angeh ngt das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet o den Benutzernamen seines Erzeugers und oder Eigent mers o Datum und Zeitpunkt der letzten nderung o kein ein oder mehrere Symbole die Ereignisse anzeigen r ein neues Objekt nderungen an dem Objekt Objekt wurde gelesen e nderungen in einem untergeordneten Objekt 4 Erste Schritte Sie k nnen fast alle Symbole in einem Objekteintrag anklicken um weitere Informationen et wa ber eine Gruppe eine Zugriffssperre eine Notiz eine Bewertung usw zu erhalten 1 4 3 Pers nliche Objekte In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfl che finden Sie eine Leiste mit Symbolen die f r Sie in jedem Ordner oder Arbeitsbereich zug nglich sind Ihr pers nlicher Arbeitsbereich home folder ist der nur Ihnen zug ngliche Ordner der alle Ordner die Sie erzeugt haben und alle Arbeitsbereiche bei denen sie aufgrund Ein ladung anderer Benutzer Mitglied sind enth lt U Ihre pers nliche Startseite
472. werden auch auf der Info Seite angezeigt Alle Attribute einschlie lich der benutzerdefinierten k nnen in BSCW Suchen benutzt wer den Das Suchformular bietet an diese Attribute als Suchkriterien zu verwenden Grundbegriffe und funktionen 57 Mehr ber Benutzeranforderungen qia Details von Dokument Benutzeranforderungen Name Benutzeranforderungen Gr e 51 0 KB 52224 Bytes MIME Typ applicationimsword Pr fsumme MDS d2b4de21f562226fffa556ccfe7 adaf3 Bewertet 1 Bewertung en gut Kreifeits gut Hinzugef gt von ruland Hinzugef gt am 2005 10 11 13 42 Attribute ge ndert von Kreifeits 2005 10 14 10 01 Beschreibung vom Benutzer definierte Attribute von Dokument Benutzeranforderungen DC Verfasser ruland DC Mitwirkender woetzel hinrichs koch Abbildung 9 Metadatenattribute auf der Info Seite 3 7 2 Tags Tags sind frei vergebene Schlagw rter die dazu benutzt werden k nnen um die meisten BSCW Objekte zu beschreiben und zu klassifizieren So k nnen Ordner Dokumente URLs Notizen RSS Feeds Gemeinschaften und sogar Benutzer mit Tags versehen werden Tags werden dazu benutzt um Objekte zu finden und Beziehungen zwischen Objekten zu ent decken Tags k nnen neuen Objekten bei der Erzeugung zugewiesen werden indem man das Tags Feld des Aktionsformulars ausf llt Objekte k nnen beliebig viele Tags haben Tragen Sie Ihre Tags als durch Leer
473. wichtig und nicht notwendigerweise BSCW Benutzer sind Der Inhalt Ihres Adressbuchs wird Ihnen als Liste angezeigt die der Mitgliederseite eines Ar beitsbereichs hnelt Sie zeigt dieselbe Struktur und erlaubt hnliche Aktionen ber identische Schaltfl chen Die Eintr ge im Adressbuch k nnen nach Name und Typ geordnet werden Bei der Ordnung nach Typ erscheinen die Eintr ge in der Reihenfolge Gemeinschaften Mitglie dergruppen E Mail Adressen und schlie lich Benutzernamen e Klicken Sie auf das Symbol L in Ihrer Schnellzugriffsleiste um Ihre Adressbuch seite zu erhalten Neue Eintr ge in Ihrem Adressbuch stammen aus zwei Quellen einmal f gt BSCW automa tisch alle Namen von Benutzern hinzu die Mitglieder von Arbeitsbereichen sind wo auch Sie Mitglied sind zum anderen k nnen Sie Eintr ge explizit manuell vornehmen Es gibt zwei Arten wie Sie Eintr ge in Ihrem Adressbuch manuell vornehmen k nnen e Neue Eintr ge erzeugen e W hlen Sie in der oberen Men leiste Datei Neu Mitglied oder Neu Mitglied im Kontextmen um das Formular Neue Eintr ge im Adressbuch anzuzeigen e F gen Sie Namen oder E Mail Adresse in das Feld Ausgew hlte Benutzer ein indem Sie sie direkt eingeben oder aus dem Resultat einer BSCW Benutzersuche oder einer Suche im LDAP Verzeichnis ausw hlen und best tigen Sie die Aktion mit OK e Wenn BSCW von Ihnen eingegebene E Mail Adressen mit einem Benutzernamen verkn pfen kann f gt e
474. wieder Zweig versionen erzeugen F r die Verzweigung von Versionen siehe 5 3 4 Versionen verzweigen auf S 123 Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erzeugen bietet BSCW Ihnen daf r eine vor ausgef llte Versionsnummer an bei der jeweils die Schrittnummer um 1 gegen ber der Vor version erh ht ist Sie k nnen eine h here Schrittnummer eingeben Eine niedrigere Schritt 122 Dokument und Inhaltsmanagement nummer ist nur bei einer Hauptversionsnummer m glich wenn Sie zugleich die Sprungnum mer erh hen z B die Versionsnummer von 0 12 auf 1 0 setzen 5 3 3 2 Versionszustand Mit dem Versionszustand eines Dokuments k nnen Sie den Stand z B Reifegrad eines zu geh rigen Arbeitsprozesses kennzeichnen Beispielsweise kann ein Dokument zun chst als Entwurf gekennzeichnet werden nach einer Begutachtung k nnte der Zustand auf akzep tiert und sp ter auf ver ffentlicht gesetzt werden Sie k nnen mit Ihren Partnern f r gemeinsame Arbeitsprozesse geeignete Zust nde verein baren und in das Feld f r den Versionszustand eingeben Als Arbeitserleichterung bietet BSCW ein Men mit drei Versionszust nden an o experimentell o stabil o freigegeben 5 3 3 3 nderungsbeschreibung Alle Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sollten die Abfolge von Dokumentversi onen verstehen und interpretieren k nnen Dies ist z B wichtig um die letzte Version vor einer kritischen nderung zu finde
475. wischen einer bereits existierenden Notiz und einer neuen Notiz die Sie gerade schreiben wollen herstel len Nachtr glich lassen sich solche Bez ge nicht erzeugen e W hlen Sie Antworten im Aktionsmen der gew nschten Notiz um das Formular Antworten anzuzeigen e Fahren Sie fort wie f r das Schreiben einer Notiz oben erl utert 96 Weitere Funktionen 4 7 4 Notizen mit Anlagen versehen Sie k nnen einer Notiz beliebige Dokumente und URLs als Anlagen hinzuf gen anh n gen e W hlen Sie Anh ngen Dokument oder Anh ngen URL im Aktionsmen einer Notiz um dieser Notiz ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzuf gen e Fahren Sie fort als ob Sie einem Ordner ein Dokument oder URL hinzuf gen w rden e Um einer Notiz in der Einzelnotiz Ansicht d h der Ansicht die gezeigt wird wenn Sie auf eine einzelne Notiz klicken ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzuf gen benutzen Sie Datei Neu Dokument oder Datei Neu URL Die Tatsache dass eine Notiz Anlagen hat wird durch das Symbol N bei der Notiz ange zeigt in der Einzelnotiz Ansicht immer und in der Diskussionsansicht wenn Ansicht Spal ten Anhang aktiviert ist Klicken Sie auf dieses Symbol um auf den Anlagenordner zuzu greifen Dort k nnen Sie mit Datei Neu Dokument oder Datei Neu URL weitere Anlagen hinzuf gen und auch Anlagen Entfernen Ausschneiden und Kopieren Genau wie bei Notizen kann man auch Termine mit Anlagen versehen 4
476. wischenablage angelegt BSCW bietet keine spezielle Unterst tzung um verschiedene parallel weiterentwickelte Versionszweige wieder zu vereinigen Insofern ist es besonders wichtig aussagekr ftige Anderungsbeschreibungen zu verfassen und die Versionsstruktur mit den Mitgliedern des Dokument und Inhaltsmanagement 123 Arbeitsbereichs die andere Versionszweige bearbeiten abzusprechen und so eine problem lose Zusammenf hrung der Versionszweige zu einem Dokument zu erleichtern Anmerkung Sie k nnen eine neue Zweigversion nicht als Hauptversion speichern d h Sie k nnen beim Erzeugen einer neuen Zweigversion nicht als Zweigversionsnummer eine Hauptversionsnummer angeben Ein Beispiel Nehmen wir an Sie h tten einen neuen Zweig 0 1 0 1 erzeugt der von der Hauptversion 0 1 ausgeht Sie bearbeiten die zugrundeliegende Datei und speichern sie als neue Zweigversionen 0 1 0 2 und 0 1 0 3 Wenn Sie nun eine neue Zweigversion als Haupt version speichern wollen k nnen Sie aus Gr nden der Versionssicherheit nicht einfach die Versionsnummer von 0 1 0 3 auf 1 0 erh hen Stattdessen m ssen Sie 0 1 0 4 als neue Ver sionsnummer eintragen und eine neue Hauptversion erzeugen indem Sie die Datei die der Version 0 1 0 4 zugrundeliegt hochladen und als Hauptversion 1 0 speichern 5 3 5 Versionen verwalten In BSCW k nnen Sie auf ltere Versionen von Dokumenten unter Versionskontrolle durch Anklicken der Version auf der Info Seite des Dokuments
477. xportiert werden Beispiele sind Ordner Diskussionsforen Blogs und Kontaktlisten siehe 9 3 Exportieren in PDF auf S 225 Verschiedene andere Weiterentwicklungen und Verbesserungen 10 berarbeitung der Benutzerschnittstelle Redesign von Symbolen und Aktionsformu laren integriertes Suchfeld Tooltips f r die meisten Schnittstellenobjekte automati sche Anpassung des Layout an Gr en nderungen des Browser Fensters Aufruf des Aktionsmen s durch rechten Mausklick Typ Filter f r die Ordner bersicht direkte nderung der Sortierreihenfolge erweitere pers nliche Einstellungen Konfigurierbar keit der Schnellstartschaltfl chen Ansichtseinstellungen pro Ordner Aufgabenmanagement Umfangreiche Benachrichtigungen vollst ndig berarbeitete Benutzerschnittstelle Filter f r die Aufgabenliste Dokumente als Datenfelder siehe 8 1 Aufgaben und Projekte auf S 189 Erweiterung der Websiteordner Filtern nach Tags und Autoren neue Vorlagen Un terst tzung von Stylesheets vereinfachtes Bearbeiten und Vorschaufunktion Druck ansicht f r Beitr ge Wiki Automatismus f r neue Inhalte Image Upload siehe 5 5 Websiteordner auf S 128 Verschiedenes Neuer Drop Uploader direktes Editieren beliebiger Dokumenttypen Erste Schritte auf dem BSCW Server alternative Login M glichkeiten direktes Anlegen neuer Ar beitsbereiche im Home Ordner Erste Schritte 11 2 Erste Schritte Die Abschnitte dieses Kapit
478. yout True Zeigt einen Inhaltsbaum mit Layoutseiten an Dokument und Inhaltsmanagement element tree onlynames html Zeigt einen Inhaltsbaum an der neben Ordnern nur Objekte enth lt deren Namen auf html endet 5 5 6 Textelemente verwenden Textelemente sind Websiteordner Elemente die ein benutzerdefiniertes St ck Text darstellen und die in einer Seite eines Websiteordners definiert und in einer anderen Seite verwendet werden k nnen Auf diese Weise k nnen Sie z B den Seitentitel in jeder Inhaltsseite definie ren der dann in der Layoutseite verwendet wird um den Seitentitel oben auf der Seite anzu zeigen Textelemente haben einen Namen und einen Wert Sie definieren ein Textelement wie folgt element set name Name des Textelements Wert Textelement element Die Definition kann irgendwo im Quelltext einer Seite erfolgen Wenn das Textelement ein mal definiert ist K nnen Sie es verwenden indem Sie element get name Name des Textelements in den Quelltext einer Seite einf gen In der Webansicht dieser Seite wird das Textelement ausgewertet und durch seinen Wert ersetzt Textelemente die in der Layoutseite definiert werden k nnen in jeder Inhaltsseite des Web siteordners verwendet werden z B als K rzel f r eine oft benutzte Textpassage die m g licherweise noch aufwendig formatiert ist Textelemente die in einer Inhaltsseite definiert sind k nnen nur in dieser selben Inhaltsseite und der Layout
479. zeichen getrennte W rter ein Beachten Sie dass bei Tags nicht zwi schen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Sie k nnen existierenden Objekte neue Tags zuweisen oder existierende Tags ndern oder l schen indem e Sie ndern Eigenschaften im Aktionsmen des betreffenden Objekts w hlen und die Tags in der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars ndern Tags werden wie Attribute mit Namen unterhalb der Objektbeschreibung angezeigt Auch sie erscheinen als Tooltips wenn die Ansichtseinstellungen so gesetzt sind dass keine Be schreibungen oder nur kompakte Beschreibungen angezeigt werden Auf Tags die in einer Ordner bersicht angezeigt werden kann man klicken und so eine Suche nach Objekten mit demselben Tag ansto en In diesem Fall wird im kleinsten Arbeits bereich gesucht der den aktuellen Ordner enth lt d h demjenigen Arbeitsbereich der dem aktuellen Ordner seine Mitglieder vererbt 58 Grundbegriffe und funktionen Abgesehen von dieser M glichkeit eine Tag Suche zu starten k nnen Tags auch bei der nor malen BSCW Suche benutzt werden Tags spielen eine noch prominentere Rolle innerhalb von Blogs die Tags die zur Beschrei bung von Blog Eintr gen benutzt werden werden nach der H ufigkeit ihrer Benutzung angezeigt Die Anzeige des Blogs kann auf Eintr ge die mit einem bestimmten Tag versehen worden sind eingeschr nkt werden f r Einzelheiten siehe 4 8 Blogs auf S 98 3
480. zu bekommen Falls es sich bei dem Objekt um ein Dokument handelt das Ihr Web Browser nicht darstellen kann k nnen Sie die entsprechende Datei herunterladen und anschlie end mit einer passenden Anwendung ffnen Bitte beachten Sie dass Kalenderseiten anders aussehen und funktionieren als die hier be schriebenen Ordnerseiten Eintr ge sortieren BSCW kann die Objekteintr ge nach verschiedenen Kriterien sortieren W hlen Sie Ansicht Sortieren um die Eintr ge in der von Ihnen gew nschten Reihenfolge anzuzeigen e nach Name e nach Typ e nach Datum der letzten nderung e nach Gr e e nach Bewertung Sie k nnen die Eintr ge auch sortieren indem Sie auf eine der Spalten berschriften der Ord nerliste klicken z B auf Name oder Letzte Anderung Anzeigen des ganzen Inhalts Sie k nnen den gesamten Inhalt eines Ordners anzeigen lassen indem Sie Datei Inhalt im oberen Men des jeweiligen Ordners ausw hlen Dies l sst eine einger ckte Liste erscheinen die nicht nur die Objekte auff hrt die direkt im Ordner enthalten sind sondern auch die Objekte die in Unterordnern Unter Unterordnern usw enthalten sind Durch Klicken auf den Namen des Ordners in der Navigationsleiste kehren Sie zur normalen Ordneransicht zur ck Grundbegriffe und funktionen 27 3 2 Gemeinsam nutzbare Objekte In BSCW k nnen Sie Objekte verschiedener Typen in einem Arbeitsbereich erzeugen ver walten und gemeinsam nutzen f r die g

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