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VoiceMACS-Hilfe 5.1.1b

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1. 32 Arbeiten mit Marken 39 Beenden von VoiceMAtE A 18 Datum berechnen aseene 16 Einrichten von Mikro und Fu schalter 49 Einsatz Von ae 36 Spracherkennungssoftware Fertigstellen eines Diktats f r 29 Diktant Import und Export von Diktaten 40 Laden eines bestehenden Diktats f r 26 Diktant Laden eines Diktats f r Schreiber 32 Schreiben eines Dikiate 34 Sprechen eines neuen Diktats 23 Starten von VoiceMAtCE e 11 Zuordnen von Schreibern zu Diktanten 59 Zusammenarbeiten eiem 52 Diktierger t Zusammenarbeiten mit DeskMACS 50 53 Zusammenarbeiten mit WinMACS 50 Wiedergabe des Diktat 20 Wiedergaberegler 19 Wiederherstellen von Diktaten 56 Benutzerrecht Windows Gvstemvor le 6 WNMA OS eege line 50 Diktat schreiben E 34 Gpracherkennung E 36 WinMACG Akie ssassaesseeseneeeeerereneennererrnere neea 23 le BEE Diktat schreiben E 34 Worktlow iniii 5 Z Zahl ET nee 19 Zugang gespent 12 Ph Voice MACS P voiemas Zugeh rige Akte beim Einlegen ffnen 50 69
2. Voice MACS Handbuch VoiceMACS A RUMMEL AG sanktSalvator Weg7 91207 Lauf a d Pegnitz Tel 09123 18 30 0 Fax 09123 18 30 183 info rummel ag de www rummel ag de 2003 2015 Rummel AG Alle Rechte vorbehalten VoiceMACS Version 5 1 Juli 2015 Alle technischen Angaben wurden mit gr ter Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt Dennoch sind Fehler nicht auszuschlie en Die Rummel AG muss deshalb darauf hinweisen dass sie unter keinen Umst nden verantwortlich gemacht werden kann f r den Verlust von Daten und Eink nften oder f r jedwede mittelbaren oder unmittelbaren Sch den in Zusammenhang mit diesem Produkt Kein Teil dieses Handbuchs darf in irgendeiner Form Druck Fotokopie oder einem anderen Verfahren ohne schriftliche Genehmigung der Rummel AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Erw hnte Produkt und Firmennamen sind in der Regel Marken oder Handelsnamen der jeweiligen Eigent mer und werden ohne Gew hrleistung der freien Verf gbarkeit benutzt Dok Vers 5 1 1b C Voice MACS Inhaltsverzeichnis Inhalt Konventionen und Begriffe dieser Hilfe u uuu0000000nnn000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 3 Einf hrung und Start sssssnnnsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnmnnn nnmnnn 4 Was ist e le A Einf hrung in den Arbeitsablauf AAA 5 S stemvor
3. Festplatte je PC F r einen reibungslosen Betrieb sollte mindestens 1 GB freie Festplattenkapazit t vorhanden sein Grafikkarte Bildschirm O C Voice MACS Einf hrung und Start 1280 x 1024 Pixel mit 16 Bit Farbtiefe Empfohlen 1600 x 900 Pixel mit 24 Bit Farbtiefe Betriebssystem Windows Vista Professional Windows 7 Professional jeweils als 32 Bit oder 64 Bit Version m glich Es k nnen sowohl 32 Bit als auch 64 bit Versionen verwendet werden Vom Einsatz der Home Editionen wird abgeraten Einige Module der RAG Software ben tigen auf den Arbeitspl tzen zudem das Microsoft NET Framework Textprogramm Empfohlen Word 2010 32 Bit Hinweis Es wird dringend empfohlen dass alle Arbeitspl tze mit der gleichen Word Version ausgestattet sind Der Einsatz der 64 bit Version von Microsoft Office wird nicht empfohlen Von der Verwendung der Works Suite oder einer eventuell vorinstallierten Microsoft Word Testversion wird dringend abgeraten Eine ordnungsgem e Funktion kann hier nicht gew hrleistet werden Weitere Software E Mail Client Minimum ist Microsoft Outlook 2003 empfohlen wird Outlook 2007 32 Bit Achtung Outlook ist in der 64 Bit Version fehlerhaft und wird nicht vollst ndig unterst tzt Andere Systeme die den MAPI Standard unterst tzen z B Mozilla Thunderbird sind mit Einschr nkungen nutzbar PDF Erzeu F r die Erzeugung von PDF Dokumenten auch in Verbindung
4. 21 VoiceMACS Hauptfenster Pd Voice MACS Statusleiste Die Statusleiste am unteren Fensterrand enth lt folgende Informationen E voicemacs tod e kal Diktat Bearbeiten Extras Hilfe l Jl o marken Das erste Feld enth lt das Anmeldek rzel des aktuell angemeldeten Benutzers Zweites Feld Netzwerk bedeutet dass VoiceMACS den zentralen Datenbank Server erkannt hat und mit ihm zusammen arbeitet Arbeitsplatz bedeutet dass nicht auf den Server zugegriffen werden kann z B wenn Sie mit dem Notebook unterwegs sind Sie k nnen dann nur auf die lokal gespeicherten Diktate zugreifen Drittes Feld Wenn der Markierungsmodus eingeschaltet ist ist hier ein M zu sehen Viertes Feld Ist der Einf ge oder berschreib Modus aktiv Ein blaues E steht f r Einf gen ein rotes bedeutet berschreiben Falls Sie ein Philips SpeechMike Mikrofon verwenden k nnen Sie zum Um schalten dessen Taste INS OVWR insert overwrite verwenden Das letzte und gr te Feld zeigt die aktuelle Aktion an wenn ein Diktat geladen ist z B Angehalten oder Abspielen 22 C Voice MACS Der Diktant Der Diktant Nachdem eine Person in deren Benutzerprofil das Recht Diktant eingetragen ist sich an VoiceMACS an gemeldet hat erscheint folgendes Fenster lt E voicemacs tol e Ea Diktat Bearbeiten Extras Hilfe MM Netzwerk Der Diktant besitzt nun zwei M glichkeiten e Er spri
5. Bezeichnung oder Anlagedatum Aufsteigend und Absteigend bezieht sich auf die Sortierung und legt die Sortierreihenfolge fest Einstellungen in diesen Listen Feldern bleiben w hrend der aktiven Sitzung erhalten Nach einem Neustart werden wieder die Standard Einstellungen herangezogen brigens erhalten Sie zu jedem Diktat wenn Sie mit der Maus dar berfahren nach kurzer Zeit ein kleines Hinweis Fenster dem Sie weitere Eigenschaften dieses Diktats entnehmen k nnen wie z B die zugeordne te Akte oder die L nge des Diktats In der rechten Spalte sehen Sie jeweils die Notizen zum markierten Diktat Auch in der jeweiligen Statusleis te wird der Name des gerade markierten Diktats angezeigt Reihenfolge der Diktate Beide Fensterh lften listen die in den jeweiligen Bereichen vorhandenen Diktate auf Die Reihenfolge der Diktate bestimmt sich in der Standardeinstellung in erster Linie nach deren Dringlich keit aber auch nach deren Alter 1 Frist Farbe rot Dikate die innerhalb einer bestimmten Frist fertig gestellt sein m ssen stehen immer ganz oben in der Liste 2 Priorit t hoch Farbe orange 3 Priorit t mittel Farbe gelb 4 Priorit t niedrig Farbe gr n Diktate mit niedriger Priorit t werden also am Ende der Liste des jeweili gen Diktanten aufgelistet Diktate mit der gleichen Priorit tsstufe werden alphabetisch sortiert 33 Die Schreibkraft Ph Voice MACS Altern von Diktaten Damit
6. Geben Sie hier das zeitliche Intervall ein nach dem nach ungeschriebenen Diktaten ge sucht wird Keine Angabe oder Null schaltet die Funktion ab 55 Benutzer Ph Voice MACS Benutzer Die Benutzer und Rechteverwaltung wird in dem separaten Programm RAG User vorgenommen In VoiceMACS erfolgt dann nur noch die pers nliche Zuweisung der Schreibkr fte zu Diktanten Weitere Funktionen die mit Benutzern zusammenh ngen k nnen Sie brigens unter Dienstprogramme einsehen Benutzerverwaltung Die Zugriffsberechtigungen und Benutzerrechte zu VoiceMACS werden im Wesentlichen in RAG User verwal tet dem separaten Programm zur Personenverwaltung f r alle Programme der Rummel AG F r jeden der sich in VoiceMACS anmelden kann und mit VoiceMACS arbeitet muss in RAG User ein Benut zerprofil angelegt werden VoiceMACS und die anderen Programme der Rummel AG greifen auf diese Ein stellungen zu RAG User Zentrale Benutzerverwaltung DeskMACS YoiceMACS Adress u Dokumentverwaltung Diktiersystem BauMACS ScanMACS Software f r Bautr ger Dokumenten Management Wie Sie in der Benutzerverwaltung Benutzer oder Benutzergruppen anlegen l schen und Ihnen Rechte zu weisen k nnen entnehmen Sie bitte dem separaten Handbuch zu RAG User Jeder Nutzer von VoiceMACS muss also in RAG User registriert sein Neben Login K rzel und Passwort wird dort in den Benutzerrechten festgelegt ob die Person Diktant oder Schreibkraft ist
7. sset UNge steet heen EEN ee EEN 6 Weitere Hilfe sans essen 8 Installation Update und Reparatur von VoiceMACS uusuuunesnsnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnn 9 Der erste Programm Statl x 4 2er ie 9 REENEN 10 VolceMACS starten ecasccnnunannn nennen een naeh ahnen 11 Anmeldung als ll e seen ee raa AEE aaraa aE 11 Optionen beider ANnMeldUNE eege ENEE nn 12 Probleme bei der Anmeldung sssusa geed oara ee eo 12 Grunds tzliches zur Bedienung ssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnmnnn nnana 14 lune 14 ee Ia e VE EE 15 Exit Schaltfl che EE 15 Eingabezeilen allgemein EEN 15 RI BEER 16 Suchbegriff und Guchtenster ek 1 7 VOICEMACS En E EE 18 VOIceMACS Hauptienster m naeh nen nn enanaehEnne Eee 19 Mee EE eege 19 EE E EE ee ea ae ee 19 Schaltfl chen Zur Steuerung 4 2 282 2 ala I nal 20 AUSSTEUETUNB une ee eine leisen 21 Stat sleiste u edel deeg 22 021418 1 3 1 11 ARMERRRARNNENENERANRERERNENAERNEARFERRURKRENEREARARRURRNKARAKERAWARRREHRKARFRERERRRRRERRKERFRERAWARRRRRRRARFRERERARRKER 23 Neues Diktat anlegen und Diktateigenschaften uurs220ur440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 23 Bestehendes Diktat laden Diktat bersicht un 26 Diktat sprechen und ndern EE 28 Passage nachtr glich eimt gen AE 29 Passage Oberschteibeft 2181 eer geseet see Eue Ree SEENEN nennen SEENEN 29 Passage l schen EE 29 Diktat fertig stellen oder auswerfen unnzennssnnnnnnnn
8. ueersssenrnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 53 ET EE 54 UU nenn un nennen nn neh nenn anne nennen nahen een nn rennen een 56 Benutzerverwallung susanne 56 Ben tzertechte asenaennse ernennen erlernen a en aniren 56 el E WE 57 Dikt nten 20ergd DEI er dE sense Zog ae de alas doe eu dd dE oda deed 57 Schreiber zuordnen EE 59 IT ame aaa aaa nenne haha ne nahe ansehen 60 Tastenbefehle f r Schnellzugriffe uunnsannssennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 62 Probleme Fragen amp Antworten urrrreeeeeennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 63 Informationen zu Programm und Hersteller uuuruuuu00000nnnnnn00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 64 JV GE 65 Ph Voice MACS C Voice MACS Konventionen und Begriffe dieser Hilfe Konventionen und Begriffe dieser Hilfe In dieser Dokumentation werden folgende Hervorhebungen und Formatierungen verwendet Suchbegriff Eingabefeld Eingabezeilen Kontrollk stchen u also alle Bildschirmelemente in die Sie etwas ein tragen oder markieren k nnen werden in grauer kursiver Schrift dargestellt Schaltfl chen neudeutsch Buttons Sie werden in der Regel per Mausklick bedient Schaltfl chen sind im Handbuch wei und farbig unterlegt dargestellt Das Beispiel bezeichnet die Schaltfl che mit der Beschriftung EXIT Diktat gt Klickreihenfolge Bestand Wird eine Reihe
9. zun chst leer zeigt dann diejenigen Schreibkr fte an welche die Diktate des ausgew hlten Diktanten sehen und schreiben d rfen So gehen Sie vor Bestimmen Sie in der Zeile Diktant zuerst den Sprecher Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che oder die Taste F2 In dem neuen Fenster erscheinen nur diejenigen VoiceMACS Nutzer die als Benutzer recht den Diktanten Status besitzen denen also das allgemeine Recht Diktant ausdr cklich zugewie sen wurde Markieren Sie einen Diktanten aus der Liste und best tigen Sie Ihre Auswahl mit EEE Das ausgew hlte K rzel wird in der Zeile Diktant angezeigt Gleichzeitig sehen Sie nun in der rechten Fensterh lfte eine Liste aller verf gbaren Schreibkr fte Weisen Sie einen Schreiber dem ausgew hlten Diktanten zu indem Sie ihn markieren und mittels eines Mausklicks auf fl nach links in die zugeordneten Schreiber verschieben Verfahren Sie mit weiteren Schreibern ebenso wenn gew nscht Das Entfernen einer Zuordnung funktioniert entsprechend ber i Um die nderungen zu bernehmen klicken Sie wie gewohnt auf Exit womit auch gleichzeitig das Fenster geschlossen wird Es ist besser einem Diktanten mehr als nur einen Schreiber zuzuordnen Denn nur die zugeordneten Schreiber sehen die noch ungeschriebene Diktate im Diktatpool Falls ein Schreiber ausf llt oder besch ftigt ist kann dann ein anderer das Diktat bearbeiten Schreiber die nicht zugeordnet wurden k nnen die Diktate d
10. 23 8 11210 Gelee s EeeE EE eege ee 31 Passage eimfUgen E 29 Passage Joechenm E 29 65 Index Dikta tsarina 5 26 28 29 Passage berschreiben 29 Schreiben asian 34 Schreiben upnterbrechen 35 SPFECHEN een 28 typischer Ablauf uss00sus00sresnnneenns nenn 5 bersetzen lassen in Text 36 ungeschriebene anzeigen 54 Workflow ene hc 5 Diktoateigenschatten 23 Diktat Histore 44 60 Dikiatpoool 32 Dikiatuberaicht 26 Diktierger t mobil 40 RI EE 19 EI 47 Dokumenten Erstellung Optionen 53 Dragon Naturally Speaking 5 6 36 E Einf gen einer Diktat Passage 29 Einf gen Modus 22 47 Emmt hrung A A Emngabereld 14 Eingabezeile uunnseesseeeseeesenesenenennenennn 15 Eingabezeilen u 2 4225 3 Einlegen Schaltfl che 26 32 Endg ltig entferen 44 Exit Schaltfl che asoseneeneeneneneenenenennea 15 Exklusiv f r Schreiber 23 e a A ae eins Ben tzerreght siiin 56 RI a E 42 Optionen east 52 Extras Menuzeilel 19 F BAOEN A E E Diktate f r Diktanten 26 Diktate f r Schreiber 32 Diktoteigenschatften AAA 23 EE gege aaa Eaa i a 42 Import a nenn 40 Marken nun een 39 Optionen und Einstellungen 46 Papierkorb nennen 44 Fertig Schaltfl che 20 29 36 Festplatte Gvstemvor le 6 66 Format Optionen eronsa 47 A E E A E E A ET 23 32 IR Tun ME 23 Prior
11. 4 Um ein Diktat zu schreiben stehen nun zwei M glichkeiten zur Verf gung e Selbst schreiben Die Schreibkraft tippt das Diktat wie gewohnt Das Textverarbeitungsprogramm Word und VoiceMACS laufen parallel Word zum Schreiben und VoiceMACS zum Abh ren des Diktats darum besitzt VoiceMACS auch nur ein so kleines Programmfenster damit es wenig der anderen Pro gramme berdeckt e Oder schreiben lassen Sie verwendet die Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking Dann bergibt VoiceMACS die Audio Datei also das Diktat an Dragon das es wiederum selbstst ndig in ein Word Dokument hinein schreibt Das geht in der Regel schneller als selbst zu schreiben aller dings fressen die erforderlichen Nachkorrekturen wieder viel der urspr nglich gewonnenen Zeit ein 5 Wenn das Diktat fertig geschrieben ist kennzeichnet es die Schreibkraft als Fertig Der urspr ngliche Diktant sieht dass das Diktat geschrieben wurde und kann es in den Papierkorb verschieben von wo es notfalls auch wieder zur ckgeholt werden kann Speicherorte des Diktats F r so ein digitales Diktat Band sind in VoiceMACS mehrere Aufbewahrungspl tze Speicherorte denkbar e Zentraler Datenbank Server Netzwerk Hier befindet sich der Diktatpool auf den jeder Berechtigte zu greifen kann Er dient dem Verteilen der Diktate an die einzelnen berechtigten Nutzer Einf hrung und Start Pr Voice MACS e Einzelne Arbeitsplatz PCs Bearbeitet werden k nnen die
12. B Ei Registerseite Ve 2 Resgisterseite R 2 Registerseite Sc 2 Registerseite o _ EEN a Die Navigation zu der Webseite wurde abgebrochen ect M gliche Vorgehensweise Geben Sie die Adresse erneut ein Falls Sie die Programmhilfe zwar ffnen k nnen aber kein Inhalt angezeigt wird vgl Bild k nnen Sie die ses Problem ber die nderung einer Systemeinstellungen von Windows umgehen so dass Remotecode ausgef hrt werden darf Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator und weisen Sie ihn auf folgende Ar tikel hin Ph Voice MACS a Voice MACS Einf hrung und Start e http support microsoft com kbid 896358 e http www microsoft com technet security bulletin ms05 026 mspx engl Installation Update und Reparatur von VoiceMACS Installation Normalerweise wird VoiceMACS von Ihrem Service Partner installiert Wenn Sie dies jedoch selber durchf h ren folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms und der Installationsanleitung Update Falls Sie ein Update von VoiceMACS erhalten starten Sie dieses Setup Programm Es erkennt dass eine l tere Version bereits installiert ist und aktualisiert diese Reparatur Falls sich das Programm nicht mehr starten l sst k nnen Sie die Reparatur Funktion verwenden Starten Sie das Setup Programm erneut Das Setup Programm erkennt wenn VoiceMACS bereits installiert ist und schl gt die Option Reparatur vor Durch
13. sowie welche anderen Rechte sie in VoiceMACS besitzt Auch das Anlegen von Benutzergruppen ist m glich um schneller Rechte vergeben zu k nnen Eine Beschreibung der speziellen Benutzerrechte f r VoiceMACS finden Sie im folgen den Kapitel Eine Beschreibung der allgemeinen Bedienung der Benutzerverwaltung entnehmen Sie bitte deren Programmhilfe Benutzerrechte Die Verwaltung der Benutzerrechte von VoiceMACS ist ausgegliedert in das separate Programm der Benut zerverwaltung RAG User Dort m ssen Sie jedem VoiceMACS Nutzer die ihm zustehenden Rechte erteilen Rufen Sie die Benutzerverwaltung und dort den Benutzer auf Wechseln Sie zur Registerseite Rechte und stellen Sie als Produkt VoiceMACS ein Die allgemeinen Regeln zur Bedienung dieser Seite lesen Sie bitte in der Benutzerverwaltung nach Die Eintr ge Rechte bedeuten folgendes Arbeiten mit VoiceMACS Der Benutzer erh lt das Recht grunds tzlich mit VoiceMACS zu arbeiten Wenn dieses Recht nicht gew hrt wird schl gt eine Anmeldung an VoiceMACS fehl 56 C Voice MACS Benutzer Diktant Wird das Recht erteilt handelt es sich um einen Diktanten Sprecher Das hei t der Benutzer darf Dikate aufnehmen Wird das Recht nicht erteilt handelt es sich um eine Schreibkraft Sie kann das Diktat anh ren und abspielen aber nicht mit dem Mikrofon aufnehmen Alle Diktate anzeigen Mit diesem Recht kann der Benutzer einstellen dass er alle vorhandenen Dikate im Diktat
14. 53 definieren asien 56 67 Index Schreibe lsin 23 32 Diktanten zuordnen 57 Ef lelge LALE p E 59 Gchreibkraft 32 Schreibpool 32 Sicherheitsabfrage beim Beenden 46 SpeechMiIke ei 6 Einstellungen eege 00000000 anenaanana a 49 Spracherkennungssoftwatre 5 6 36 elt 23 Spulen vor oder zur ck 20 GpulLGeschwindigket 48 Starten des Programme 11 DGiarttfenster 19 ele Eeer eege 19 22 Guchbegft 17 Guchtenster 17 SystemvorauSsSetZUnNgen eeren 6 T Tasta tU ea on a 3 Tasten nenne 3 Tostenbetehle 62 Tastenkombunatton 3 Text Schaltfl che 20 50 Text Schaltfl che Optionen 53 U Uberschreiben 29 Uberschrelben Modus 47 berschreiben Modus Statusleiste 22 Upersicht A Diktate f r Gchreiber ee 32 bersicht ber Diktate Schreiber 32 Unistall u n 2 sn 9 Hp erte EE een 9 V Verbindung zu DDE Server 50 Verweis auf eine andere Stelle der 3 Dokumentation VoiceMACS ssirrssiienveioceanpe aeria eison EISE A Blog ll TT 5 Hauptfenster eenensssssanensnnnnnnnnnannnnnnnnennnn 19 Ipetallteren ue 9 68 KONfIgurleren zuu ce ee eege 9 le EE EE 9 Starte onno aeeoe kennaenennae tn herein 11 Update eimspielen 9 Voreinstellung Oberfl che 60 W Wave Evport 52 Wave Jmport snnnannnnennnnnnennnnnennennernnnnnenenne 52 Wie funktioniert das 32 50 ndern eines Diktats uannsnnnnnennnnnnnnnnnnnn 28 Ansehen des Schreibpools
15. B im Wave Ordner eine Datei keinen zugeh rigen Datensatz besitzt o Verschieben geschriebener Diktate in den Papierkorb o L schen des Papierkorbs bis einschlie lich dem angegebenen Datum o L schen der Historie gt Die Daten und Verzeichnispflege kann nur ein Benutzer ausf hren dem das entsprechende Be nutzerrecht zugewiesen wurde vgl Benutzer Benutzerverwaltung Benutzerrechte 61 Tastenbefehle f r Schnellzugriffe Tastenbefehle f r Schnellzugriffe VoiceMACS kann mit folgenden Tastenbefehlen gesteuert werden Auswurf des geladenen Diktats Einfg wenn kein Diktat eingelegt ist legt ein neues Diktat an wenn ein Diktat eingelegt ist schaltet den Einf gemodus ein bzw aus Entf l scht den markierten Bereich Eingabe ffnet die Diktateigenschaften Leer setzt eine neue Marke m schaltet den Markiermodus ein bzw aus F1 ffnet die Programmhilfe Alt L ffnet das Fenster der Diktat bersicht Steuertasten bei eingelegtem Diktat nicht w hrend einer Aufnahme Ip Begin Sprung zum Anfang des Diktats IR Rewind Zur ckspulen In Play Wiedergabe bzw Pause Forward vorspulen IE End Sprung ans Diktatende 62 Ph Voice MACS C Voice MACS Probleme Fragen amp Antworten Probleme Fragen amp Antworten Wenn ich ein Diktat laden will erscheint nur die H lfte n mlich der Arbeitsplatz Auf Netzwerk kann ich nicht zugreifen Ihr lokales V
16. Dar ber befindet sich eine Vorschau Die markierte Da tei kann mit D wiedergegeben und mit m gestoppt werden Der Schieberegler kann mit gedr ckter Maustaste verschoben werden um zu einem anderen Wiedergabepunkt zu springen Import durchf hren Importiert werden alle Dateien die mit einem Haken vor dem Dateinamen versehen sind Um also aufgelis tete Dateien nicht zu importieren entfernen Sie per Mausklick die Markierung Dateien die als fehlerhaft erkannt wurden k nnen nicht ausgew hlt und importiert werden IT Um alle aufgelisteten Dateien auf einmal zu markieren oder alle Markierungen zu entfernen klicken Sie mit der Maus auf die oberste Zelle mit der Beschriftung Info 41 Import und Export von Diktaten Pd Voice MACS Den Import starten Sie ber die Schaltfl che Importierenf Nach dem erfolgreichen Import erhalten Sie eine Meldung Ob die Diktate im Importverzeichnis dann automatisch gel scht werden so dass sie sp ter nicht erneut importiert werden und damit doppelt vorhanden sind oder nicht stellen Sie in den Programmoptio nen ein Programmoptionen Registerseite Import Export Wenn dort ein Haken gesetzt ist werden die Audio Dateien nach der bernahme gel scht Auch Vorgaben zum Diktatnamen nach dem Import stellen Sie in den Programmoptionen ein vgl Programmoptionen Registerseite Import Export Einzelimport per Drag amp Drop Noch schneller geht der Import einer einzelnen Audiodatei per
17. Diktate mit niedriger oder mittlerer Priorit t nicht v llig vergessen werden wenn st ndig neue Diktate mit h herer Priorit t nachfolgen ist die Funktion Altern vorhanden Dar ber k nnen Sie einstellen dass Diktate mit niedriger oder mittlerer Priorit t nach einer gewissen Anzahl von Tagen automatisch um eine Priorit tsstufe nach oben rutschen Optionen Registerseite Anzeige Schaltfl chen Das markierte Diktat egal ob im Netzwerk oberer Fensterbereich oder auf Ihrem lo kalen Arbeitsplatz unterer Fensterbereich wird geladen Gleichbedeutend ist ein Doppelklick auf den Diktatnamen Ein Diktat das im Netzwerk liegt wird zuvor automatisch zum Arbeitsplatz verschoben Sie k nnen mit der Wiedergabe und dem Schreiben beginnen Die Diktateigenschaften des markierten Diktats werden aufgerufen das Diktat selber aber nicht ge ffnet Das Diktat wird in den Papierkorb verschoben Arbeitsplatz Ein Diktat kann sich entweder im im Netzwerk oder auf dem lokalen Arbeitsplatz befin den Normalerweise wird der richtige Ort automatisch ausgew hlt In Ausnahmen kann es aber erforderlich sein ein Diktat manuell zu verschieben Um ein Diktat vom Netzwerk auf den lokalen Arbeitsplatz zu verschieben markieren Sie es und klicken dann auf AUSHE JEL Netzwerk Um ein Diktat manuell vom lokalen Arbeitsplatz in das Netzwerk zu verschieben mar kieren Sie es und klicken dann auf diese Schaltfl che Diktat abh ren und schreiben
18. Status un ver ndert auf geschrieben stehen und kann nach der Korrekturlesung wieder ins Netz verschoben werden Der Eintrag in der Diktat bersicht l sst sich nur noch l schen In den Programmoptionen Registerseite Anzeige muss Geschriebene Diktate anzeigen markiert sein Sonst werden fertig geschriebene Diktate sofort in den Papierkorb verschoben Um ein Diktat au erhalb des normalen Arbeitsablaufs zu l schen rufen Sie ber die Schaltfl che das bersichtsfenster der Diktate auf Markieren Sie dort das zu l schende Diktat indem Sie mit der Maus darauf klicken und klicken Sie dann in der Symbolleiste am oberen Fensterrand auf K340 Damit wird das Diktat in den Papierkorb verschoben aus dem heraus es wiederhergestellt werden kann solange es noch nicht endg ltig gel scht wurde 30 Bein Um ein Diktat zu l schen muss dem Benutzer das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen sein Offene Diktate Eine bersicht die nur Diktanten offen steht findet sich im Men Diktat gt Offene Diktate Hier sind alle Diktanten aufgelistet zusammen mit der Angabe wie viele ihrer Diktate noch nicht geschrie ben wurden und welche Gesamtl nge in Stunden Minuten und Sekunden demzufolge noch offen ist Offen in Std 00 00 23 00 00 09 00 00 00 31 Die Schreibkraft Die Schreibkraft Nachdem eine Person in deren Benutzerprofil nicht das Recht Diktant eingetragen ist also eine Schreib kraft
19. Um nun das geladene Diktat schreiben zu k nnen klicken Sie auf oder alternativ auf das Men Dik tat gt Dokument erstellen A WM Voice Diktat Bearbeiten Extras Hilfe BCREIO Netzwerk E BB A ngehalten Das weitere Vorgehen richtet sich danach was Sie in den Programmoptionen Registerseite DeskMACS Dokument eingestellt haben e Wenn Sie nicht mit Word oder DeskMACS arbeiten ist die I 2 amp Schaltfl che deaktiviert Starten Sie in die sem Fall Ihr Textverarbeitungsprogramm manuell Die Funktionen der automatischen Dokumentverwal tung stehen dann nicht zur Verf gung e Wenn Sie mit der B rosoftware DeskMACS arbeiten dann ffnet ein Klick auf K4 den DeskMACS Text Prozessor und zwar passend zu der in den Diktateigenschaften eingestellten DeskMACS Adresse W h 34 C Voice MACS Die Schreibkraft len Sie wie gewohnt den DeskMACS Rohtext aus Es ffnet sich wie gewohnt Word mit der Rohtext Vor lage Schreiben Sie das Diktat dort hinein w hrend Sie es abh ren Auch das weitere Vorgehen erfolgt wie sonst auch Drucken Sie das Dokument aus und speichern Sie es ber die Schaltfl che DESKU LIES in Word ab Wenn Sie VoiceMACS ohne die B rosoftware DeskMACS betreiben wird durch einen Klick auf IX das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word gegebenenfalls gestartet und anschlie end ein neues lee res Dokument ge ffnet Der Dokumentname zusammengesetzt aus Dikta
20. Wie sich die Datensicherung bei Ihnen technisch am Besten bewerkstelligen l sst sollten Sie mit Ihrem Hardware Administrator Service Partner abstimmen und dann einrichten lassen Bitte sorgen Sie daf r dass die Datensicherung in k rzeren Abst nden wirklich durchgef hrt wird Dies ist die einzige M glichkeit im Fall einer Panne nicht noch zus tzlich einen Datenverlust zu erleiden Stellen Sie au erdem sicher dass Sie eine Kontrollm glichkeit haben ob die Datensicherung auch wirklich funktioniert hat beispielsweise durch ein Sicherungsprotokoll am Bildschirm oder Drucker das regelm ig kontrolliert wird 10 gi Voice MACS C Voice MACS VoiceMACS starten VoiceMACS starten Nach der Standard Installation finden Sie im Windows Start Men die Programm Gruppe Rummel AG mit dem Eintrag VoiceMACS ber Start gt Programme gt Rummel AG gt VoiceMACS wird das Programm VoiceMACS gestartet Es erscheint das Anmeldefenster in dem Sie Ihre Anmeldung als Benutzer vornehmen m ssen um zum Hauptfenster von VoiceMACS zu gelangen Anmeldung als Benutzer Nach dem Starten von VoiceMACS erscheint zuerst der Anmeldedialog Hier m ssen Sie sich als Benutzer des Programms authentifizieren Anmeldung Kal VoiceMACS Anmeldung 9 Se LE Passwort 0K Abbrechen Optionen gt gt Jeder Benutzer muss sich bei Programmaufruf in diesem Fenster mit seinen individuellen
21. an bis wann das Diktat fertig geschrieben sein muss Eine nachtr gliche nderung dieser Einstellung ist nur durch den Diktanten selbst m glich 24 Ph Voice MACS C Voice MACS Diktant Schreiber Der Diktant Das Benutzerk rzel des Diktanten des Benutzers der das Diktat anlegt Eine nde rung ist nicht m glich Das K rzel der Schreibkraft an die das Diktat nach dem Sprechen weitergeleitet wird Falls das Feld leer gelassen wird wird das Diktat an alle dem Diktanten generell zuge wiesenen Schreibkr fte weitergeleitet Dies d rfte der Regelfall sein Wenn es sich um ein vertrauliches Dokument handelt das nur von einer bestimmten Schreibkraft bearbeitet werden soll ist deren K rzel einzutragen Alle anderen Schreib kr fte sehen das Diktat dann nicht in deren Schreibpool gt In der Liste stehen nur diejenigen Schreibkr fte zur Auswahl die dem Diktanten generell ber Extras gt Verwaltung zugeordnet wurden vgl Kapitel Benutzer Wenn der Diktant einen speziellen Schreiber einsetzen m chte sieht er im Auswahl fenster auch die jeweilige Gesamtl nge aller den Schreibern bisher zugewiesenen Dik tate die noch ungeschrieben sind Dadurch kann er zu einer besseren Auslastung der Schreiber beitragen Eine nderung dieses Feldes durch einen Schreiber ist nur eingeschr nkt m glich n mlich nur f r solche Diktate die sich im Netzwerk befinden nicht auf einem lokalen Arbeitsplatz Falls jedo
22. ein der beim Importieren von Sprachdateien standardm ig vor geschlagen werden soll vgl Wave importieren F r das mobile Ger t Grundig Digta beispielsweise empfiehlt sich der Pfad F DSS wobei F durch den Laufwerksbuchsta ben des Ger ts ersetzt werden muss Audio Datei nach dem Import l schen Um zu verhindern dass mit jedem Import die gleichen alten Sprachdateien erneut in VoiceMACS importiert werden sollten Sie das H kchen hier ge setzt lassen um bereits importierte Dateien automatisch l schen zu lassen Diktat e automatisch ins Netzwerk verschieben Dient als Standardeinstellung f r den Importdialog und kann dort noch ver ndert werden Ist die Option gesetzt werden alle erfolgreich impor tierten Diktate automatisch in den Netzwerk Diktatpool verschoben Import ohne Formatpr fung blicherweise werden Dikate beim Aufbau der Importliste auf ihre G ltigkeit berpr ft Da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann z B bei DSS LongPlay Forma ten kann auf die Pr fung verzichtet werden indem hier ein Haken gesetzt wird Originalname nicht in Beschreibung aufnehmen Standardm ig setzt sich der Diktatname nach einem Import folgenderma en zusammen Importname plus Z hler plus Original Dateiname Wenn Sie den Original Dateinamen weglassen m chten setzen Sie hier den Haken 52 Ph Voice MACS C Voice MACS Programmoptionen Importname Der Name von Diktaten die nach VoiceMACS importiert werden beginne
23. indem der Wiedergabe Schieberegler ganz nach rechts verschoben wird el Aufnahme Record steht nur Diktanten zur Verf gung Ein Klick hierauf beginnt die Aufzeichnung eines Diktats oder setzt sie fort und zwar an der Stelle an welcher der Wiedergabe Schieberegler gerade steht Mit Beginn der Aufnahme verf rbt sich die Schaltfl che rot e Ein erneuter Klick darauf beendet die Aufnahme Falls die Aufnahmetaste abwechselnd mit diesem roten Ausrufezeichen blinkt ist der Schlafmodus aktiv siehe Programmoptionen Registerseite Abspielen ffnet die Verwaltung der Positions Marken An der aktuellen Stelle des Reglers kann eine Positionsmarke eingef gt werden oder der Regler kann zu einer fr her definierten Marke verschoben werden Aussteuerung In der Aussteuerungsanzeige im VoiceMACS Hauptfenster erkennen Sie beim Sprechen und H ren eines die Lautst rke des Diktats je lauter desto mehr Balken sind erleuchtet Beim Aufnehmen eines Diktats sollte darauf geachtet werden dass der Aufnahmepegel korrekt ist Wenn nur wenig oder keine gr nen Segmente aufleuchten ist die Aufnahme Lautst rke zu gering Leuchten gelbe oder rote Segmente auf ist die Lautst rke zu hoch Halten Sie das Mikrofon beim Sprechen n her bzw wei ter entfernt sprechen Sie leiser bzw lauter oder korrigieren Sie die Aufnahmelautst rke Extras gt Optionen gt Registerseite Ger te gt gt Registerseite Audio Aufnahme oder hnlich
24. ist sich an VoiceMACS angemeldet hat erscheint folgendes Fenster HM Netzwerk Diktat laden Schreibpool Um ein Diktat zu laden klickt die Schreibkraft auf die einzig aktive Schaltfl che im VoiceMACS Hauptfenster oder alternativ auf das Men Diktat gt Bestand laden Daraufhin erscheint das Schreib pool Fenster r Diktate f r Schreiber 5 LEI ez Meine Diktate Aktenfiter Sorierung Priorit t Aufsteigend MUSTERMANN MICHAEL I BRAUSER BRIGITTE AG EM 09 02 2010 00 00 Schr EE 22 06 2010 00 00 Rewi Import 9 2005 04 05_In E Test EM Anforderung Sachverst MM Import 32 2009 06 25_1 E Infoanforderung WM Do EE Import 26 2009 05 11_1 Km 8 Gew hltes Diktat j Angelegt Bezeichnung Frist Ablauf bitte nach dem Schreiben unverz glich zur EE 31 03 2005 Brief an Stadtrat E Unterschrift vorlegen und verschicken mm 25 09 2008 Schreiben Huber 25 05 2009 Mahnung XY 47 Gew hlte s Diktat e 1 Mahnung XY Das Fenster besteht im Wesentlichen aus zwei H lften 32 Ph Voice MACS C Voice MACS Die Schreibkraft e In der oberen Liste Netzwerk sehen Sie die Diktate die sich auf dem zentralen Netzwerk Server befin den und zwar in Spalten sortiert nach ihrer Herkunft sprich nach dem Diktanten Es werden nur solche Diktanten in den Spalten aufgelistet f r die eine generelle Zuordnung besteht vgl Kapitel Schreiber zuordnen even
25. oder keine Ver nderungen vorgenommen wurden wird es le diglich geschlossen Statt eines Mausklicks auf k nnen Sie auch die Taste Esc auf der Tastatur dr cken Eingabezeilen allgemein Bezeichnung Jerier an Hr Meierbeer Eingabezeilen sind Felder in die Daten eingegeben und ggf ver ndert werden Im linken farbig unterlegten Teil des Feldes steht der Hinweis welche Information in das dazugeh rige rechte Feld geh rt Normalerweise werden fast zu jedem Feld kleine gelbe Hinweisfenster eingeblendet so bald der Mauszeiger auf das Feld gerichtet wird Diese erl utern in Kurzform die Bedeutung dieses Feldes oder geben Tipps ber verf gbare Tastatur Kommandos Einige der Eingabezeilen k nnen blaue oder rote Ecken besitzen 15 Grunds tzliches zur Bedienung Pd Voice MACS e Blaue Ecke in der Eingabezeile unten rechts Hier ist eine Eintragung zwingend erforderlich Ohne diese Angabe ist das Formular unvollst ndig und kann nicht verlassen werden e Roten Ecke in der Eingabezeile oben rechts Der Eintrag ist inhaltlich falsch Er muss korrigiert werden bevor das Formular verlassen werden kann Verzeichnis F RAL_APPS WInM ACS Ei Markierte Feldinhalte Wenn Sie mit der Tabulator Taste Tab in die Eingabezeile gelangen dann wird ein bereits vorhandener In halt markiert das hei t andersfarbig hinterlegt Jedes Dr cken einer Buchstaben oder Zifferntaste oder der Entfernen Taste bewirkt jetzt dass
26. sondern auf einen Historienstatus gesetzt Dies dient dem besseren Auffinden von eventuellen St rungen im Nachhinein Andererseits kann sich eine zu gro e WM Voice Daten bank auch negativ auf die Gesamt Performance auswirken Um die Gr e der Datenbank zu reduzieren besitzen Sie folgende M glichkeiten e Nachtr glich Um die Daten bereits gel schter Diktate auch in der Datenbank zu entfernen f hren Sie folgende Funkti on aus Men Extras gt Dienstprogramme gt Diktat Historie l schen e Vorbeugend Um zuk nftig eine solche Historie ganz zu vermeiden setzen Sie in den Optionen folgenden Parameter Men Extras gt Optionen gt Registerseite WM Voice gt H kchen vor Diktat Historie deaktivieren 45 Programmoptionen Ph Voice MACS Programmoptionen Die Programmoptionen erreichen Sie ber das Men Extras gt Optionen sofern Sie die entsprechenden Benutzerrechte besitzen Dort k nnen Sie auf mehreren Registerseiten grundlegende Einstellungen zum Programm treffen Je nach Benutzerrechten werden eventuell nicht alle Seiten angezeigt gt Um die kompletten Programmoptionen ffnen und ver ndern zu k nnen muss dem Benutzer das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen sein Ansonsten besteht nur ein eingeschr nkter Zugriff Es sind dann nur solche Optionen zug nglich die die Konfiguration des Arbeitsplatzes betreffen Registerseite VoiceMACS Auf der Registerseite VoiceMACS der Programm
27. weiter fortzusetzen klicken Sie erneut auf e Jede Aufnahme wird an der Stelle einge f gt an der sich der Wiedergabe Regler aktuell befindet Wie die anderen Tasten funktionieren und wie Sie damit innerhalb des Diktates navigieren k nnen entneh men Sie bitte dem Kapitel Schaltfl chen zur Steuerung gt Wenn Sie mit dem Philips SpeechMike aufnehmen k nnen Sie stattdessen auch die Tasten auf dem Mikrofon verwenden RECORD um die Aufnahme zu beginnen und zu beenden f r Wiedergabe und Stop um schnell vorw rts zu spulen und DO um schnell r ckw rts zu spulen 28 C Voice MACS Der Diktant Passage nachtr glich einf gen M chten Sie eine Passage nachtr glich in ein Diktat einf gen ohne einen Teil des bisher Diktierten zu l schen gehen Sie so vor 1 2 Setzen Sie den Wiedergabe Regler an den Beginn der einzuf genden Stelle Achten Sie darauf dass in der Statuszeile am unteren Fensterrand ein E im vierten Feld zu sehen ist falls es ein rotes K stchen mit einem zeigt klicken Sie mit der Maus darauf um es zu einem E zu verwandeln oder rufen Sie Bearbeiten gt Umschalten auf Einf gen auf oder dr cken Sie wenn Sie ein SpeechMike Mikrofon verwenden auf dem Mikrofon die Taste INS OVWR dass das L mp chen dar ber ausgeht Nehmen Sie nun ganz normal ber e die Passage auf Nach dem Aufnahmestop geht es nahtlos mit dem vorher vorhandenen Gesprochenen weiter Passag
28. weitere Hilfe Verwenden Sie die FAQ Liste im Internet Auftritt der Rummel AG www rummel ag de gt Support gt FAQ oder das Forum www rummel ag de forum 63 Informationen zu Programm und Hersteller d Voice MACS Informationen zu Programm und Hersteller Im Men Hilfe erhalten Sie Angaben zum Programm und ber den Hersteller ber Hilfe gt Programm Hilfe kann das Handbuch direkt auf dem Bildschirm ge ffnet werden Die aktuelle Versionsnummer des von Ihnen verwendeten VoiceMACS sowie die Adresse des Herstellers er halten Sie ber Hilfe gt zum Programm 64 C Voice MACS Index Achtung Die Seitenzahlen beziehen sich jeweils auf den Anfang des Kapitels in dem das Indexwort zu finden ist A Abepielen am rechten Schalter Optionen 49 ege terselfe egudegseesdeensegeeeeesag euer ee 48 ke enee 23 alternative Bezeichnung 53 Aktenbezeichng bei Aktenauswahl 53 bern Akientflter 32 aktuelles Diktat beim n chst Start 46 einlegen Alternative Bezeichnung f r Akte 53 Anhalten beim Loslassen Optionen 49 Anmeldek rzel Statusleiste 22 Anmeldung als Denutzer ee 11 OPTIONEN seen oeenn aaa ais 12 Probleme nennen 12 PIER ees ae 32 Anzahl Tage bis Priorit t nee 54 Arbeitsablaut 5 E EEN 5 26 32 Audiodatetmmport 52 AudiodateJmport 52 Audio Fommate 47 Aufnahme 20 Eege geseet a 21 Auslastung Schreiber eeseeeen
29. B Anlagedatum oder Fristdatum k nnen Sie das Datum von Hand eintippen Wenn Sie dabei die Jahreszahl weglassen wird automatisch die Jahreszahl des laufenden Kalenderjahres angef gt Erg nzungsautomatik Sie k nnen allerdings auch anstelle ein konkretes Datum einzugeben sich das Datum berechnen lassen Ausgangspunkt ist immer der aktuellen Tag gem dem Systemdatum Ihres PCs Um ein Datum in der Zu kunft einzugeben tippen Sie und die Anzahl der voraus zu berechneten Tage Mit dem Best tigen dieser Eingabe ber die Eingabetaste Enter oder mit dem Verlassen des Datumsfelds z B mittels der Tab Tas te wird das korrekte Datum berechnet und eingetragen Um ein Datum in der Vergangenheit einzugeben tippen Sie und die Anzahl der Tage ein Um ganze Wochen zu berechnen f gen Sie der Zahl ein W hinzu um ganze Monate zu berechnen ein M 16 C Voice MACS Grunds tzliches zur Bedienung Beispiele 0 Null Enter 3 Enter berechnet das Datum f r heute in drei Tagen 3 1 Enter berechnet das gestrige Datum 1 1 W Enter berechnet das Datum f r heute in einer Woche 1W 2 M Enter berechnet das Datum f r heute vor zwei Monaten 1M Diese Berechnungsautomatik gilt in allen Fenstern die ein Datumsfeld enthalten Sie k nnen das Datum aber auch ber einen Mausklick auf das Symbol ke hinter der Eingabezeile einge ben Dann klappt ein Kalend
30. Daten anmelden Dies dient einerseits dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff andererseits der Zuordenbarkeit sp terer T tigkeiten im Programm zum ausf hrenden Bearbeiter Benutzer Geben Sie Ihren VoiceMACS Benutzernamen ein der Ihnen vom Administrator zugewie sen wurde gt Bitte verwenden Sie immer nur Ihr eigenes Benutzerk rzel nicht das von Kolle gen und halten Sie Ihr Passwort geheim Nur dann kann mit den Einstellungen aus der Benutzerverwaltung effektiv gearbeitet und die IT Sicherheit in diesem Punkt gew hrleistet werden Passwort Geben Sie Ihr Kennwort ein sofern eines vergeben wurde Dabei werden aus Sicher heitsgr nden statt Buchstaben nur Sternchen angezeigt hnlich wie Sie dies von den Geldautomaten bei der Eingabe der Geheimnummer kennen Achten Sie bei der Eingabe des Passwortes auf die Gro Kleinschreibung Bevor Sie VoiceMACS das erste Mal nach der Installation starten legen Sie zuerst Benutzer an Starten Sie dazu das separate Programm f r die Benutzerverwaltung RAG User Solange Sie dies nicht getan haben k nnen Sie VoiceMACS nur mit dem Benutzer SYS und ohne Passwort starten Weisen Sie daher dem Benutzer SYS unbedingt ein Passwort in der Benutzer verwaltung zu vgl auch Kapitel Benutzer Die Schaltfl che l sst sich erst dann anklicken wenn Sie mindestens einen Benutzernamen eingegeben haben Alternativ k nnen Sie zur Best tigung auch die Eingabetaste Enter dr cken Wenn beide Angab
31. Diktanten sehen und schreiben sollen So gehen Sie vor e Bestimmen Sie in der Zeile Schreiber zuerst die Schreibkraft Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che DI In dem neuen Fenster erscheinen nur diejenigen VoiceMACS Nutzer die als Benutzerrecht nicht den Dik tanten Status besitzen die also nicht das allgemeine Recht Diktant zugewiesen bekommen haben Markieren Sie einen Schreiber aus der Liste und best tigen Sie Ihre Auswahl mit US Das ausge w hlte K rzel wird in die Zeile Schreiber eingetragen Gleichzeitig sehen Sie nun in der rechten Fensterh lfte eine Liste aller m glichen verf gbaren Diktanten Diese Diktanten k nnen Sie dem ausgew hlten Schreiber zuweisen indem Sie sie markieren und mittels eines Mausklicks auf L nach links in die zugeordneten Diktanten verschieben Das Entfernen einer Zuordnung funktioniert entsprechend ber i Um die nderungen zu bernehmen klicken Sie wie gewohnt auf BAT womit auch gleichzeitig das Fenster geschlossen wird 59 Dienstprogramme Ph Voice MACS Dienstprogramme Unter dem Men punkt Extras gt Dienstprogramme befinden sich Funktionen f r die Administration Im Einzelnen k nnen folgende Befehle aufgerufen werden e Aktive Benutzer Hier sind alle Benutzer aufgelistet die gerade im lokalen Netzwerk an VoiceMACS arbeiten und zwar mit Benutzerk rzel der MAC Nummer im Netzwerk und dem Namen des Arbeitsplatz Rechners Falls es zu einem Absturz von Voice
32. Diktate nur auf dem lokalen Arbeitsplatz Zum Sprechen oder Schreiben m ssen sie daher vom Netzwerk auf den lokalen Arbeitsplatz verschoben werden e Notebook Spezialfall des Arbeitsplatz PC Unterwegs und ohne Anschluss an das VoiceMACS Netzwerk kann das Programm auch genutzt werden Melden Sie sich dann mit der Option Internen Datenbankser ver verwenden an Folge Sie k nnen mit VoiceMACS wie gewohnt arbeiten lediglich der Netzwerk Ditat pool steht Ihnen nicht nur Verf gung sondern nur die lokal gespeicherten Diktate Normalerweise muss sich der Nutzer keine Gedanken um den richtigen Speicherort machen Voi ceMACS sorgt automatisch f r den richtigen Speicherort Dazu gen gt es wenn der Diktant oder Schreiber nach dem Abschluss des jeweiligen Arbeitsschritts das Diktat als Fertig kennzeichnet Ob sich ein Diktat im Netzwerk oder auf dem Arbeitsplatz befindet kann er feststellen indem er mit den Diktatpool ffnet und dort nachsieht Workflow Wann befindet sich das Diktat wo Zusammenfassend ergibt sich das folgende schematische Bild sichtbar Papierkorb f r Diktanten erneut einlegen sichtbar f r Schreiber Systemvoraussetzungen Folgende technische Voraussetzungen sollten vorhanden sein um ein reibungsloses Arbeiten mit Voi ceMACS zu erm glichen 1 Arbeitsplatz PCs Prozessor Minimum Pentium IV Empfohlen Dual Core oder h her Arbeitsspeicher Minimum 1GB Empfohlen 4 GB oder mehr
33. Drag amp Drop Damit k nnen Sie beispielswei se aus einer Mail oder aus dem Windows Explorer eine Audio Datei mit gedr ckter Maustaste auf das Hauptfenster von WM Voice ziehen Diese Datei wird dann direkt nach WM Voice kopiert und am lokalen Ar beitsplatz abgelegt Voraussetzung ist dass es sich um eine Datei im Format wav oder dss han delt Diese muss mit der Maus direkt im schwarzen Bereich der den Dikatna men anzeigt abgelegt werden MM Netzwerk Export Diktate die sich auf dem lokalen Arbeitsplatz PC befinden k nnen als wav Datei exportiert werden unab h ngig davon in welcher Kompression es aufgenommen wurde die Kompression bleibt dabei erhalten W hlen Sie dazu das Men Extras gt Wave exportieren so dass sich folgendes Fenster ffnet r Diktat Export ra Exportieren Angelegt Bezeichnung 11 06 Terminsache Mayer Huber 12 08 Geburtstagsbrief Fr Dr Evy 302 02 Brief an Dr Kl bner 93 25 09 Import 19 925 09 Schreiben Huber 30 09 Infoanforderung WM Doku 30 04 Beschwerde Bahn 13 05 Klageschrift 93 25 06 Import 1 9325 06 Import 10 9325 06 Import 12 9 25 06 Import 15 925 06 Import 16 9 25 06 Import 17 925 06 Import 19 9325 06 Import 2 9325 06 Import 4 E Markieren Sie Ihre Diktate und dr cken Sie anschlie end den Exportieren Button um zu exportieren Ill 42 C Voice MACS Impo
34. MACS Adresse genauer gesagt der Suchbegriff der DeskMACS Adresse die in den Diktateigenschaften hinterlegt werden kann VoiceMACS beenden Um VoiceMACS zu beenden klicken Sie wie in jedem Windows Programm auf das x in der rechten oberen Ecke Sie k nnen es auch ber das Men Diktat gt Beenden schlie en Falls Sie die Sicherheitsabfrage st rt ob Sie VoiceMACS wirklich beenden wollen k nnen Sie diese auch abschalten ber das Men Extras gt Optionen gt Registerseite VoiceMACS 18 C Voice MACS VoiceMACS Hauptfenster VoiceMACS Hauptfenster Nach dem Start und der Anmeldung sehen Sie das VoiceMACS Hauptfenster vor sich Rekorder Dieser ist absichtlich klein gehalten um m glichst wenig des Bildschirmplatzes zu verdecken Der Diktant kann so beispielsweise Daten aus der B rosoftware DeskMACS ungest rter ablesen und f r sein Diktat verwenden die Schreibkraft erh lt fast freie Sicht auf Ihr Textverarbeitungsprogramm E voicemacs oJ Si Ea Men zeile Diktat Bearbeiten Extras Hilfe Info Anzeige l Schaltfl chen Aal zur Steuerung Statusleiste M Netzwerk Solange das Programm sichtbar ist befindet sich der VoiceMACS Bildschirm immer im Vordergrund Men zeile Das Hauptfenster von VoiceMACS enth lt vier Men s Diktat Hier k nnen Sie ein Diktat neu anlegen ein bestehendes laden ein Diktat als fertig bearbeitet kennzeichnen oder es auswerfen es also aus dem Vo
35. MACS gekommen ist konnten die zuletzt angemeldeten Benutzer un ter Umst nden nicht wieder ordnungsgem abgemeldet werden Das bedeutet dass die Daten dieser Benutzer gesperrt sind und sie sich deshalb nicht mehr anmelden k nnen In diesem Fall muss ein Be nutzer mit Super Administrator Rechten vgl Benutzerverwaltung in diesem Fenster die betreffenden Nutzer markieren und ber SE wieder frei geben Angemeldete VoiceMACS Benutzer Ea Exit ZS Aktualisieren K rze wu Benu Produkt MAC Adresse IP Adres MM _ VoiceMACS 00 23 A4 64 D9 192 150 BB VoiceMACS 00 17 43 C4 76 192 150 RI 7 D Anzahl Benutzer 2 Gesperrte Datens tze Hier werden Diktate angezeigt die auf dem VoiceMACS Server gesperrt sind weil sie sich lokal bei einem Nutzer befinden Nach St rungen z B einem Systemabsturz k nnen Diktate jedoch unter Umst nden irr t mlich noch gesperrt sein In diesem Fall entsperren Sie die betreffenden Diktate hier Benutzerrechte abgleichen Die Benutzerrechte werden in der internen Datenbank angeglichen Dies kann erforderlich sein bevor eine Diktanten Schreiber Zuordnung erfolgt Oberfl che gt Auf Voreinstellungen zur cksetzen Die Fensterposition gr e und farbe wird auf die Standardwerte zur ckgesetzt Diktat Historie l schen Die Historien Daten von bereits gel schten Diktaten werden aus der Datenbank entfernt N here Erl ute rungen finden Sie im Kapitel P
36. Modus ein Damit haben Sie zwar keinen Zugriff auf die problematische Datei Sie k nnen aber die Verkn pfun gen in den VoiceMACS Tabellen v llig frei und ohne Reglementierungen verschieben bearbeiten und l schen Achtung Im Debug Modus haben Sie Zugriff auf s mtliche Eintr ge und k nnen tief greifende Ver nderungen vornehmen die bei falscher Handhabung schwer r ckg ngig gemacht werden k nnen Das VoiceMACS Fenster ist nicht mehr sichtbar Dies kann der Fall sein wenn das Programmfenster aus Versehen au erhalb des sichtbaren Bildschirms verschoben wurde Mit folgender Anleitung wird es beim n chsten Start wieder in die Bildschirmmitte platziert Schlie en Sie VoiceMACS und ffnen Sie mit einem Texteditor die Datei RacSys ini diese befindet sich im gleichen Pfad wie die Programmdatei F gen Sie dort folgende zwei Zeilen an Application Reset 1 Speichern Sie die RacSys ini und starten Sie VoiceMACS erneut Die Spracherkennung mit Dragon funktioniert nicht berpr fen Sie ob Sie Dragon Naturally Speaking auf Ihrem Rechner richtig installiert haben eine spe zielle Anpassung an VoiceMACS ist nicht erforderlich Sie d rfen Diktate nicht komprimiert abspeichern da sonst die Qualit t nicht ausreichend ist Kompres sion verwenden in den Diktateigenschaften ausschalten Auf dem Rechner auf dem die Spracherkennung laufen soll muss das Audioprofil des Diktanten hinter legt sein e Wo finde ich
37. Schreiber sichtbar alle anderen Schreiber se hen dieses Diktat generell nicht Ausnahme Wenn ein solches exklusives Diktat in den Papierkorb verschoben wird ist es dort allgemein sichtbar Allerdings Mit einem eventuellen Wiederherstellen wird auch das Exlusiv Recht wieder hergestellt so dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt Das wei e Feld darunter ist ein freies Feld f r Bemerkungen in dem Sie Notizen eintragen k nnen Klicken Sie einfach mit der Maus hinein so dass Sie die blinkende Eingabemarke sehen und schreiben Sie los Nachdem Sie die Diktateigenschaften fertig ausgef llt haben klicken Sie auf EEE um das Diktat zu 25 Der Diktant besprechen Beantworten Sie die Frage ob Sie das Diktat speichern m chten mit el Es wird ein leeres Diktat erzeugt und in den Rekorder eingelegt Das VoiceMACS Hauptfenster ist wieder zu sehen Weiter geht es mit dem Kapitel Diktat sprechen und n dern Bestehendes Diktat laden Diktat bersicht Wenn Sie als Sprecher ein bereits vorhandenes eigenes Diktat erneut ansehen m chten beispielsweise um es abzuh ren und zu ver ndern klicken Sie auf E11 im VoiceMACS Hauptfenster oder alternativ auf das Men Diktat gt Bestand laden Dadurch ffnet sich das bersichtsfenster in dem alle ihre Diktate angezeigt werden au er derjeniger Diktate die gerade bearbeitet werden Diktate von anderen Sprechern werden hier nicht angezeigt Markieren Sie das gew ns
38. Sie k nnen leicht per Tastendruck Marken setzen ohne das Abh ren des Diktats unterbrechen zu m ssen e Ein Tastendruck auf die Leertaste ffnet das Markenfenster und setzt eine Marke an die aktuelle Wiedergabeposition e Ein zweiter Tastendruck auf die Leertaste schlie t das Markenfenster wieder das der Fokus stan dardm ig auf Z4 steht Um eine Marke nachtr glich umzubenennen ffnen Sie mit einem Rechtsklick ber ihr das Kontextmen und w hlen Bearbeiten Nachtr gliche nderungen am Diktat werden automatisch auf die Marken Positionen bernommen Wenn nachtr gliche Einf gungen in das Diktat vorgenommen werden verschiebt sich auch automatisch eine gesetzte Marke Gleichfalls werden Marken entfernt wenn der entsprechend zugrundeliegende Diktat bereich gel scht wird 39 Import und Export von Diktaten Ph Voice MACS Import und Export von Diktaten Um Diktate von einem mobilen Diktierger t in VoiceMACS verarbeiten zu k nnen m ssen die Sprachdatei en importiert werden Der Export und Import kann aber auch dazu dienen Diktate zu verschicken und zur ckzuholen von einem anderen Arbeitsplatz der nicht im VoiceMACS Netzwerk h ngt gt Einen Import und Export k nnen nur solche Benutzer ausf hren denen das entsprechende Benutzer recht zugewiesen wurde vgl Benutzer Benutzerverwaltung Benutzerrechte Import Sie k nnen Sprachdateien aus anderen Quellen zum Beispiel von einem Diktierger t nach Vo
39. Status Wurde Det Je Zum Wiederherstellen von Diktaten muss der Benutzer das Recht Diktat wieder herstellen besitzen vgl Kapitel Benutzerverwaltung Benutzerrechte Die Diktateigenschaften k nnen eingesehen und ver ndert werden Entfernt l scht das markierte Diktat die Audio Daten endg ltig und unwiederbring lich Die Diktateigenschaften von geschriebenen Diktaten bleiben aber erhalten und dienen als Historie f r die Auswertung Das Listenfeld hinter stellt einen L schfilter dar mit dem mehrere Dikta te auf einen Schlag endg ltig gel scht werden k nnen Selektiertes l schen Alle in der Liste markierten Diktate werden gel scht Nach Zeitraum Bestimmt einen Zeitraum und einen Ort von dem bereits gel schte Diktate endg ltig gel scht werden sollen Es erscheint ein Dialogfenster in dem ein Zeitraum definiert werden kann Alle Diktate die innerhalb dieses Zeitrahmens entwe der auf dem lokalen Arbeitsplatz oder im Netzwerk gel scht wurden werden dann endg ltig und unwiederbringlich gel scht Standardm ig wird ein Zeitraum von 14 Tagen vorgeschlagen das hei t alle Diktate des Arbeitsplatzes oder des Netzwerks die vor ber zwei Wochen gel scht wurden werden angezeigt und k nnen endg ltig gel scht werden L schen der Diktat Daten auch in der Datenbank Standardm ig werden die Daten der Diktate die aus dem Papierkorb gel scht wurden nicht auch auto matisch in der Datenbank entfernt
40. VoiceMACS VoiceMACS ist ein digitales Diktiersystem Es arbeitet so wie Sie es von einem analogen Bandger t ge wohnt sind Zus tzlich vereint es aber alle Vorteile in sich die PCs Netzwerk und Internet bieten Mit VoiceMACS lassen sich nicht nur Diktate aufnehmen oder abspielen Es bernimmt auch die Verwaltung dieser digitalen B nder und sorgt f r die automatische Weiterleitung an die zugeordnete Schreibkraft Die Schreibkraft kann das Diktat selber schreiben oder mittels der optionalen Spracherkennungssoftware Dra gon Naturally Speaking in Text bersetzen lassen und muss dann nur noch Korrektur lesen Diktate aufnehmen Programm Steuerung ber Funktionstasten des Handmikrofons ber Tastatur oder Maus Anzeige des Aufnahmepegels Auch nachtr gliches L schen oder Einf gen von Passagen innerhalb eines Diktats m glich Aufnahme in hoch komprimiertem Dateiformat ca 600 kB f r f nf Minuten Diktat daher schneller Versand per E Mail m glich Import von Diktaten aus mobilen digitalen Diktierger ten m glich Diktate abspielen o schnelles Vorw rts R ckw rts Spulen o dynamisch ansteigende Geschwindigkeit beim Spulen individuell einstellbar o einstellbarer R cksprung der Wiedergabe um nach Pausen den Anschluss besser zu finden o Z hlerstand in Minuten und Sekunden Abh ren ber Kopfh rer oder Lautsprecher Programm Steuerung ber Fu pedal Tastatur oder Maus optional Automatische b
41. apierkorb Geschriebene Diktate in Papierkorb verschieben Der Diktant kann die von ihm stammenden bereits geschriebenen Diktate auf einen Schlag l schen Die se Funktion sollte der Diktant in regelm igen Abst nden durchf hren Grund Wenn die Diktatliste sehr lang wird kann es zu Schwierigkeiten beim ffnen des Diktatfensters kommen Daten und Verzeichnispflege Jedes Diktat muss in der internen Datenbank vermerkt sein Manchmal fallen aber die Audiodateien Dik tate und die Datenbankeintr ge auseinander Im Fenster Daten und Verzeichnispflege haben Sie die M glichkeit dies zu korrigieren Das Fenster besteht aus den beiden Registerseiten Netzwerk und Arbeitsplatz die beide identisch 60 C Voice MACS Dienstprogramme aufgebaut sind und die jeweils die Diktate betreffen die im Netzwerk oder lokal am Arbeitsplatz gespei chert sind Sofern dort auf Ari klicken und in einer Tabellenzelle unter der Spalte Fehlerhaft keine Null sondern eine h here Zahl steht k nnen Sie Korrekturen vornehmen Klicken Sie mit der Maus auf diese Zahl so dass der Fokus darauf sitzt und w hlen Sie dann am unteren Fensterrand aus dem Listenfeld m gliche Aktionen eine Aktion aus Folgende Aktionen sind abh ngig vom Diktatstatus m glich o L schen von Datens tzen die keine dazugeh rige Audiodatei mehr besitzen bzw L schen von Audi odateien mit dem Status in Historie o L schen ung ltiger Audiodateien wenn z
42. ch ein anderer Schreiber als der hier eingetragene sich das Diktat holt wird automatisch dessen Benutzerk rzel hier eingetragen Damit kann der Diktant erken nen welcher Benutzer das Diktat tats chlich schreibt Kompression verwenden Wichtig f r den Einsatz einer Spracherkennungssoftware Eine nderung nach dem An legen eines Diktats ist nicht mehr m glich Wenn dieses Kontrollk stchen markiert ist wird das Diktat in daten komprimierter Form gespeichert Das bedeutet Die Dateigr e des Diktats wird stark verkleinert et wa um das 100 fache wodurch weniger Festplattenspeicher erforderlich ist und der Transfer innerhalb des Netzwerks deutlich beschleunigt wird Nachteil ist dass die akustische Qualit t leidet F r das menschliche Geh r spielt diese Qualitatseinschr n kung zwar keine Rolle jedoch werden Probleme auftreten falls Sie die Spracherken nungssoftware Dragon Naturally Speaking verwenden m chten F r diese ist eine kom primierte Qualit t nicht ausreichend so dass Sie bei der beabsichtigten Nutzung von Dragon das H kchen entfernen m ssen Wie stark und in welchem Format das Diktat komprimiert wird geben Sie in den Pro grammoptionen Registerseite Aufnehmen ein Exklusiv f r Schreiber Kennzeichnet private Diktate die f r alle anderen Schreiber unsichtbar sind Das Kon trollk stchen kann nur markiert werden wenn ein Schreiber eingetragen ist In diesem Fall ist das Diktat nur f r den gew hlten
43. chnelle Vor oder Zur ck Spulen und das Aufnehmen eines Diktats Ist ein Haken gesetzt dann wird nur so lange wiedergegeben gespult aufgenommen so lange die entsprechende Taste am Mikrofon oder Fu schalter gedr ckt gehalten 49 Programmoptionen wird Mit dem Loslassen der Taste wird der Vorgang gestoppt Ist die Option nicht markiert dann wird der Vorgang erst gestoppt wenn die entspre chende Taste ein zweites Mal bet tigt wird Dazwischen muss keine Taste gehalten werden Abspielen amp Vorspulen tauschen Nur aktiv wenn als Ger t Philips Fu schalter ausgew hlt wurde Die Fu schalter f r Wiedergabe und schnelles Vorspulen werden vertauscht Fehlt das H kchen wird mit dem rechten Fu schalter schnell vorgespult und mit dem mittleren normal wiedergegeben ansonsten ist dies umgekehrt Schiebeschalter Nur sichtbar wenn als Ger t Grundig Digta 7 ausgew hlt wurde Damit wird die Funktionsweise des Schiebeschalters konfiguriert Das Windows Fenster der Audio Hardware wird ge ffnet Dort k nnen Sie die Eigen schaften der Hardware ndern Da das passende Audio Ger t w hrend der Installation angelegt wird sollten hier in der Regel keine nderungen vorgenommen werden Registerseite DDE Server Wenn Sie mit anderen Programmen der Rummel AG z B DeskMACS oder BauMACS arbeiten m ssen Sie auf der Registerseite DDE Server unter den Programmoptionen diese Programme angeben damit diese miteinander kommuniz
44. cht ein neues Diktat ber Neul vgl Neues Diktat anlegen e Er l dt eines seiner bestehenden Diktate mit ER z B um es fertig zu diktieren oder um Passagen zu ver ndern vgl Bestehendes Diktat laden Neues Diktat anlegen und Diktateigenschaften Um ein neues Diktat anzulegen klicken Sie zuerst auf Neu oder wahlweise auf das Men Diktat gt Neu anlegen E Voicemacs kol Diktat Bearbeiten Extras Hilfe gt Die Schaltfl che EN ist nur zu sehen wenn die angemeldete Person das Recht besitzt Diktate zu sprechen Ist die angemeldete Person dagegen ein Schreiber steht an dieser Stelle stattdessen Die Schreibkraft Es ffnet sich dann folgendes Fenster in das Sie die Diktateigenschaften eintragen 23 Der Diktant Le Diktat bearbeiten Cx Brief an Dr Kl bner 02 022010 Bian 02 2010 E Erem Joe Le 02 2010 E Fristdatum 04 02 2010 tut Uhrzeit 12 30 E Diktant Ju mge Jon O Kompression verwenden Exclusiv f r Schreiber danach bitte unverz glich zu Unterschrift vorlegen und abschicken gt Die Diktateigenschaften k nnen Sie jederzeit einsehen und auch nachtr glich ver ndern Entweder in der Diktate bersicht dort Diktat markieren und oder bei einem geladenen Diktat Men Bearbeiten gt Diktat Eigenschaften Voraussetzung ist jedoch dass das entspre chende Benutzerrecht zugewiesen wurde Bezeichnung Der Name des Diktats je k rzer und
45. chte Diktat mit einem Mausklick unabh ngig davon ob es sich in der oberen Liste Netzwerk oder in der unteren Liste lokaler Arbeitsplatz befindet Anschlie end klicken Sie auf BI E und das gew nschte Diktat wird geladen und im VoiceMACS Hauptfenster angezeigt r Diktate f r Diktanten D Frist Ablauf Diktatl nc betr Besprechung von letzter Woche Joe 02 2010 00 00 Uh Teilnehmerliste beif gen 01 02 2010 Schreiben an Stadtrat Hr Oberb hl E 10 02 2010 Test E 17 02 2010 Infoanforderung WM Doku Gew hlte s Diktat e 1 Schreiben an Stadtrat Hr Oberb hl Diktat 29 06 2009 Brief an Dr Kl bner 30 06 2009 berlegungen zum Tage 00 00 08 07 2009 Fehler in der Hilfedatei 10 07 2009 Anschreiben Dr Mustermann 13 07 2009 Fax 10 02 2010 Terminsache Maier Huber 00 00 22 Gew hlte s Diktat e 0 Arbeitsplatz Das Diktat Auswahlfenster besteht aus zwei H lften e In der oberen Liste Netzwerk werden alle Diktate des Diktanten dargestellt die sich bereits im Netz werk befinden Diese Liste sehen au er dem Diktanten nur diejenigen Schreibkr fte die ihm zugeordnet wurden Die Diktate dieser Netzwerk Ansicht k nnen gefiltert werden ber das Listenfeld Ansicht k nnen Sie Diktate nach ihrem Status anzeigen lassen alle anderen Diktate werden dann ausgeblendet Zur Auswahl stehen Alle Dikta
46. den soll 54 gi Voice MACS C Voice MACS Programmoptionen Bemerkungen in bersichten ausblenden Um in den Diktat bersichten f r Diktanten und Schreibkr fte mehr Platz zu haben f r die Liste der Diktate kann der Bereich f r Bemerkungen unter dr ckt werden Markieren Sie dazu dieses Feld Anzahl Tage bis Priorit t Mittel In den Diktat bersichten f r Diktanten und Schreibkr fte werden Dikate gem ihrer Priorit t aufgelistet Damit Diktate mit niedriger Priorit t nicht dauerhaft bersehen werden kann hier eingestellt werden dass die Priorit tsstufe nach einer ge wissen Zeit automatisch um eine Stufe angehoben werden soll Tragen Sie hier die Anzahl von Tagen ein nach deren Ablauf Diktate mit der Priorit t niedrig auf die Stufe mittel gestellt werden Der Standard Eintrag lautet O und de aktiviert eine automatische Anhebung Anzahl Tage bis Priorit t Hoch Tragen Sie hier die Anzahl von Tagen ein nach deren Ablauf Diktate mit der Priorit t mittel auf die Stufe hoch gestellt werden Der Standard Eintrag lautet O und deaktiviert eine automatische Anhebung Neue Diktate ermitteln Spezielle Funktion f r Schreiber Sobald hier eine Zahl eingetragen ist werden Schreiber dar ber auf dem Laufenden gehalten wie viele ungeschriebene Diktate f r sie vorliegen Dies erfolgt solange kein Diktat geladen ist per gelber Laufschrift im Info Bereich schwarzer Balken in dem sonst der Diktatname angezeigt wird
47. der gesamte Inhalt sofort gel scht wird Damit wird das Feld f r die Eingabe neuer Daten vorbereitet Ist dies unbeabsichtigt passiert k nnen Sie das L schen r ckg ngig ma chen Rufen Sie durch einen Klick auf die rechte Maustaste das Kontext Men auf und dort den Eintrag R ckg ngig um den alten Feldinhalt wiederherzustellen Wollen Sie am bestehenden Inhalt nur etwas ndern dann dr cken Sie zun chst irgendeine andere Taste z B eine der Pfeil Tasten Pos 1 oder Ende woraufhin die Markierung verschwindet Sie selbst k nnen gem Windows Standard ebenfalls den ganzen Feldinhalt oder Teile davon markieren Hierzu verwenden Sie die Maus Mauszeiger ber den gew nschten Teil bewegen w hrend Sie die linke Maustaste gedr ckt halten Oder Sie bewegen stattdessen die Eingabemarke ber die Pfeiltasten oder gt ber den zu markierenden Text w hrend Sie die Gro stelltaste Shift gedr ckt halten Viele Eingabezeilen haben am Bildschirm nur eine begrenzte L nge f r die Darstellung erhalten um die Formulare nicht zu gro werden zu lassen H ufig kann jedoch ein l ngerer Text eingegeben werden Der Inhalt rollt dann durch das Feld Spezielle Eingabezeilen stellen die Datumsfelder dar die nachfolgend beschrieben werden Die Eingabezei le des Typs Suchbegriff wird sp ter erkl rt Datumsfeld Fristdatum 30 11 2008 PS Datumsfelder sind eine spezielle Form von Eingabezeilen In Datumsfeldern z
48. der gesprochenen Diktate sicherzustellen Denn die gesprochenen Diktate sind nur f r solche Schreiber sichtbar die dem Diktanten zugeordnet sind Andersherum formuliert Schreiber die dem Diktanten nicht zugeordnet sind k nnen seine Werke gar nicht sehen Hintergrund ist dass VoiceMACS so Ihre interne Arbeitsorganisation ber cksichtigt Sie k nnen zum Bei spiel einstellen dass immer nur eine bestimmte Schreibkraft f r einen Diktanten arbeitet oder dass alle Schreibkr fte alle Diktate sehen und bearbeiten d rfen Diese Einstellungen werden im Men Extras gt Verwaltung gt Diktanten zuordnen getroffen 57 Benutzer Vor der erstmaligen Zuordnung f hren Sie bitte im Men Extras gt Dienstprogramme gt Benut zerrechte abgleichen einmalig durch und starten VoiceMACS neu sonst zeigt das Zuordnungsfens ter eventuell keine Eintr ge an Zuordnung Diktant Schreiber EXIT Diktant Jm K rzel Suchbegriff HM M LLER HEIDI HH HOPPENSTEDT HILDE K rzel Suchbegriff e GEIER GUSTAV F FELDMANN Zum Fensteraufbau In die obersten Zeile wird der Diktant eingetragen f r den die folgenden Einstellungen gelten sollen e Die rechte Fensterh lfte Verf gbare Schreiber enth lt eine Auflistung aller m glichen also verf gba ren Schreibkr fte Das sind alle VoiceMACS Nutzer die nicht das Benutzerrecht Diktant besitzen e Die linke Fensterh lfte Zugeordnete Schreiber
49. des Diktats wird optisch gekennzeichnet Klicken Sie auf Bearbeiten gt Markierten Bereich l schen oder dr cken Sie einfach die Taste Entf Diktat fertig stellen oder auswerfen Um ein Diktat aus dem VoiceMACS Rekorder zu entfernen stehen zwei M glichkeiten zur Verf gung 1 Diktat fertig stellen an Schreibkraft weiterschicken 29 Der Diktant Ph Voice MACS Wenn das Diktat fertig gesprochen und bereit ist um geschrieben zu werden gen gt ein einziger Mausklick auf die Schaltfl che 222 oder verwenden Sie alternativ das Men Diktat gt Fertig oder dr cken Sie auf dem SpeechMike die Taste EOL Folge Das Diktat wird automatisch aus dem Rekorder ausgeworfen und in das Netzwerk verschoben Ihr VoiceMACS Hauptfenster zeigt wieder ein leeres Display Auf dem Netzwerk Server kann es dann sofort diejenige Schreibkraft einsehen und bearbeiten die in den Diktateigenschaften eingetragen ist oder falls dort keine Schreibkraft explizit eingetragen wurde sehen alle Schreibkr fte das Diktat die dem Diktanten generell zugeordnet wurden Benutzerverwaltung Diktan ten zuordnen 2 Diktat auswerfen pausieren Wollen Sie stattdessen das Diktat nur zeitweise beenden und sp ter weiter diktieren sollten Sie es nur aus werfen Klicken Sie im Men Diktat gt Auswerfen oder dr cken Sie die Esc Taste Damit ist das Diktat nicht mehr geladen Es bleibt aber auf dem lokalen Arbeitsplatz gespeichert und hat d
50. e berschreiben Sie k nnen auch eine Passage neu diktieren und dadurch die alte Passage berschreiben t 2 Setzen Sie den Wiedergabe Regler an den Beginn der zu berschreibenden Stelle Schalten Sie nun den berschreib Modus ein so dass im vierten Feld der Statusleiste statt dem blau en E f r Einf gen ein Piel f r e zu sehen ist og Dazu gibt es drei Methoden Entweder Sie klicken einmal in dieses vierte Feld hinein Oder Sie verwen den das Men Bearbeiten gt Umschalten auf berschreiben Oder wenn Sie ein SpeechMike Mi krofon verwenden dr cken Sie auf diesem die Taste INS OVWR so dass das L mpchen dar ber leuchtet Nehmen Sie nun ganz normal ber e die Passage auf Damit berspielen Sie das an dieser Stelle vor handene Gesprochene Passage l schen Um eine Passage in einem Diktat ersatzlos zu l schen markieren Sie diese zuerst 1 2 Setzen Sie den Wiedergabe Regler auf den Beginn der zu l schenden Passage Schalten Sie den Markieren Modus ein so dass im dritten Feld der Statusleiste ein M zu sehen ist Klicken Sie dazu mit der Maus in dieses leere dritte Feld hinein oder dr cken Sie die Taste M oder w hlen Sie im Men Bearbeiten gt Markieren einschalten Bewegen Sie nun den Wiedergabe Regler an das Ende der zu l schenden Passage beispielsweise durch IN nl oder durch einen Klick auf den Regler und Verschieben mit gedr ckter Maustaste Der markierte Bereich
51. e MACS indows Style in Tray minimieren Registerseite Programmoptionen Hier k nnen Sie eine andere Hintergrundfarbe f r die VoiceMACS Programmfenster ausw hlen Nach dem Klicken auf die Schaltfl che ffnet sich das Windows Standard fenster zur Farbauswahl Die Hintergrundfarbe f r die VoiceMACS Programmfenster wird auf die Standardvorga be zur ckgesetzt orange Die Hintergrundfarbe wird auf die blichen Windows Standardwerte gesetzt in der Re gel auf grau Wenn das Programmfenster von VoiceMACS minimiert wird wird es im Windows Sys tem Tray angezeigt neben der Windows Uhr und nicht l nger in der Haupt Taskleiste Das hat den Vorteil dass das Programm nicht so viel Platz in Anspruch nimmt Wenn neue Diktate gefunden werden verwandelt sich das Programmsymbol in eine laufende Kassette Aufnehmen Auf der Registerseite Aufnehmen der Programmoptionen wird eingestellt wie Diktate aufgenommen und gespeichert werden Alle Einstellungen sind Nutzer abh ngig das hei t sie k nnen f r jeden Benutzer se parat gespeichert werden gt Diese Registerseite ist nur sichtbar f r Diktanten r Optionen und Einstellungen VoiceMACS Audio Formate DDE Serner Impor Export DeskMACS Dokument Anzeige de DIVX hohe Kompression E Aufnahmeeinstellungen V Einf gen als Voreinstellung E Mikrofonpegel berwachung einschalten Mikrofonpegel LU Aufnehmen Abspiele
52. eeeeenn 37 Aussteuerung 21 Auswerfen eines Diktats 29 35 B Bearbeiten Men 19 Beenden ususueiissneckanneninsessrkinen 18 Begriffe in dieser Dokumentation 3 Bemerkungen in bersichten 54 ausblenden Benutzer nern L EE 12 60 Index ue nennen 60 Rechte innen EE 56 Rechte abgleichen nennen 60 Verwaltung E 56 Benutzerrechte abgleichen 57 59 60 Denutzenernwaltung 56 Ben tzerrecht sisirin 56 Plugin 57 Berechnungsautomatik Datum 16 blaue Ecke Eingabezeilen 15 BEE nannten 3 D Daten und Verzeichnispflege 60 Datenbank Server Statusleiste 22 Datensicherung ccrois 10 Datumeteld 16 DDE Server ehe 50 Deimstalloton EEN 9 DeskMACS nn 50 53 RI Lal E definieren ses etchesenrei 56 Optionen anne 54 Schreiber zuordnen sssssssssssseseeerrrerrrsssrnenne 59 Vorgehenswelse EE 23 PAD Lo EE 57 IR CL 5 26 28 29 ls le EE 34 an Word senden 36 aufnehmen 00000nanseninannsenesannenan einen 28 AUSWEITEN serien een antenne een 29 Bemerkungen 23 bestehendes Diktat Loden AA 26 Diktat anlegen u aene een 23 Eigenschaften 23 EREIESET eege et eege a reese 44 EBOOK A AE A AT 42 Farbbalken nan unseskeninennianen 26 fertig diktiert eanenssersesnnnsnennnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnn 29 gesammelt oechen EN 60 Import 40 laden arena 32 ee E EE 30 44 l schen autom li 60 Menue 19 neues Diktat
53. egriff f r eine DeskMACS Adresse eingetragen ist wird beim erstmaligen Aufruf der DeskMACS Textprozessor gestartet einstellbar unter Optionen gt Dokument Zeigt die Liste aller verf gbaren Diktate an l dt das dort markierte und macht es abspiel bereit Es k nnen sowohl Diktate vom zentralen Datenbank Server als auch vom lokalen Arbeitsplatz geladen werden Schlie t die Bearbeitung des Diktats ab Wenn ein Diktant auf klickt wird es auf den zentralen Datenbank Server geladen und damit den zust ndigen Schreibkr ften angezeigt Klickt eine Schreibkraft auf ZNE bedeutet dies dass das Schreiben abgeschlossen ist und dass das Diktat aus dem Schreibpool entfernt werden kann a Das geladene Diktat wird an seinen Anfang zur ck gesetzt und damit auch der Schiebe regler a Schnelles R ckw rts Spulen Zum Stoppen des Spulens die Taste erneut anklicken oder je nach Einstellung in Pro grammoptionen Registerseite Ger te Spul Taste loslassen 20 P Voice MACS VoiceMACS Hauptfenster Das Spulen wird umso schneller je l nger man spult einstellbar in Programmoptionen Re gisterseite Abspielen b Wiedergabe des Diktats Play W hrend der Wiedergabe wird die Schaltfl che in gr n angezeigt DI Ein erneuter Klick darauf h lt die Wiedergabe an nl Schnelles Vorw rts Spulen Die obigen Anmerkungen zu Schnelles R ckw rts Spulen Lal seiten entsprechend m Springt an das Ende des Diktats
54. em Aussehen auch im mer gleichbleibende Funktionalit t haben Bitte beachten Sie dass Abbildungen von Ihrer Bildschirm Ansicht abweichen k nnen da dies unter anderem abh ngig ist von der Version des Betriebssystems sowie anderen pers nlichen Einstellun gen Formularfenster Formularfenster dienen der Erfassung und Verwaltung von Daten die inhaltlich zusammengeh ren Schaltfl che Eingabezeile Brief an Dr Kl bner Daum _ 24062008 jate 1 Frist bitte danach unverz glich zur Unerschrift vorlegen und abschicken Ein Formular besteht aus folgenden Komponenten Aus der Titelleiste am oberen Fensterrand und aus min destens zwei weiteren Komponenten n mlich den Eingabezeilen in denen die Daten erfasst werden und den Schaltfl chen oder anderen Aktionselementen mit denen Sie steuern was das Programm zeigen oder tun soll Ein Element ist jeweils fokussiert Das bedeutet dass sich Eingaben oder Tasten f r genau dieses Feld aus wirken Fokussierte Schaltfl chen sind hervorgehoben dargestellt bzw mit einem gestrichelten Rahmen versehen Ist eine Schaltfl che fokussiert also hervorgehoben dargestellt dann wirkt das Dr cken der Ein gabetaste Enter wie ein Mausklick darauf Bewegung innerhalb eines Formulars Den Fokus k nnen Sie innerhalb von Formularfenstern gem dem Windows Standard so versetzen 14 gi Voice MACS C Voice MACS Grunds tzliches zur Bedienung Tab zur n chste
55. en korrekt sind ffnet sich das VoiceMACS Hauptfenster 11 VoiceMACS starten Ph Voice MACS Falls es bei der Anmeldung zu Problemen kommt klicken Sie auf die Schaltfl che vgl Kapitel Optionen bei der Anmeldung und Probleme bei der Anmeldung Optionen bei der Anmeldung Wenn Sie im Anmeldefenster von VoiceMACS auf klicken vergr ert sich das Fenster und Sie k nnen erweiterte Angaben zur Anmeldung treffen Anmeldung z 3 VoiceMACS S Anmeldung r Datenbank Jne Ac T mobiles arbeiten einschalten Case Serverwahl 3 Server Suchen Abbrechen Datenbank Hier ist die IP Adresse des Datenbank Servers RAG Data einzutragen Normalerweise ist sie bereits richtig erfasst Wenn es zu Schwierigkeiten beim Erkennen des Servers kommt klicken Sie auf und w hlen Sie aus dem Listenfeld einen anderen Eintrag aus falls vorhanden Wenn dies nicht zum Erfolg f hrt klicken Sie aut und anschlie end auf EE Es wird auf dem Rechner nach einem Datenbankserver gesucht SEIEN Es wird im gesamten Netzwerk nach einem Server gesucht unter an derem auch auf dem lokalen Rechner DEE Schlie t das Fenster Wenn ein Server gefunden wird wird das Dialogfenster geschlossen und seine IP Adres se im Anmeldefenster eingetragen mobiles Arbeiten einschalten Wenn Sie am Notebook ohne Anschluss an das Firmen Kanzlei Netzwerk arbeiten mark
56. en Status in Bearbeitung Sichtbar ist dies indem in der Diktat bersicht der Diktatname blau und kursiv geschrieben ist Niemand au er Ihnen kann das Diktat einsehen oder abh ren Um das Diktat weiter zu bearbeiten laden Sie es wieder ganz normal Wenn der Diktant fertig diktiert hat klickt er auf 7743 Damit wird das Diktat wird automatisch in das Netzwerk verschoben und ist f r alle zu geordneten Schreibkraft sofort sichtbar gt Was ist also der Unterschied zwischen fertig und auswerfen e Mit fertig wird das Diktat als fertig f r den Sprecher angesehen und deshalb an die Schreibkraft weitergeleitet Alle hierzu erforderlichen Schritte werden automatisch ausgef hrt e Auswerfen bedeutet dagegen lediglich dass das Diktat aus dem VoiceMACS Rekorder herausge nommen wird es aber weiter in Bearbeitung bleibt und w hrend dieser Zeit nicht f r andere ein sehbar ist Diktat abschlie en und l schen Sobald ein Diktat fertig geschrieben ist wird es in der Diktat bersicht in gr ner Schrift dargestellt Somit kann der Diktant Kenntnis nehmen davon dass sein Diktat fertig bearbeitet wurde Mit einem abgeschlossenen Diktat kann der Diktant folgendes tun e Entfernen Der Diktant entfernt das Diktat aus der bersicht Dadurch wird es in den Papierkorb verscho ben und bleibt solange dort bis es unwiderruflich gel scht wird e Erneut abh ren zum Korrekturlesen Wenn ein fertiges Diktat erneut eingelegt wird bleibt sein
57. enden richten Sie das Programm direkt an den einzelnen Ar beitspl tzen entsprechend ein Programmoptionen Registerseite Ger te Wenn Sie VoiceMACS zusammen mit der B rosoftware DeskMACS einsetzen legen Sie fest welche Be deutung die Schaltfl chen Neu und erhalten Programmoptionen Registerseite DeskMACS Doku ment Treffen Sie weitere individuelle Einstellungen im Men Extras gt Optionen Zum Beispiel Einf hrung und Start e die Einstellung des Schwellwerts automatischer Aufnahmestop in Denkpausen des Diktanten Pro grammoptionen Registerseite Aufnehmen oder e die R cksprung Distanz nach einer Wiedergabepause insbesondere f r die Schreibkraft Programmop tionen Registerseite Abspielen Diese beiden Eingaben werden f r jeden Arbeitsplatz individuell gespeichert m ssen also bei Bedarf an je dem VoiceMACS Rechner eingestellt werden Datensicherung Auch wenn VoiceMACS unter der Ma gabe entstanden ist gr tm gliche Datensicherheit zu gew hrleisten kann es dennoch vorkommen dass die Hardware einen Defekt erleidet Im schlimmsten Fall erleidet das Festplattensystem einen irreparablen Totalschaden Alle Daten sind dann unweigerlich verloren es sei denn dass sie zuvor auf einem anderen Datentr ger gesichert wurden F r diese Datensicherung gibt es ganz unterschiedliche Techniken wie optische Speicher CD Rom oder Magnetb nder Tape Streamer um nur zwei zu nennen
58. enverwaltung uneeeeee 56 eines Dikiate 30 44 Plugin 57 von Diktaten Benutzerrecht 56 Pool der Diktoate ue 32 Posttionsmarken 39 Il CN 50 M Priorit t festegen 23 Marken u 20 39 Probleme mit Sch ltflache 2 0 s esnsran 20 Benutzerverwaltung 1 63 Markieren 29 Drag TN 63 Markierungsmodus Statusleiste 22 kein Netzwerk SerVver nssenssunsennsnnnannnnnnnnn 63 Maximalzahl von Zug ngen 12 PBrogrammoptionen 46 Men een 19 Men zeile 19 Q MOTA Ae 6 Einstellungen 49 Querverweis innerhalb der 3 Mikrotonpegel 47 Dokumentation Mittel Priorit t festlegen 23 mobiler Arbetenlatz 5 D mobiles Arbeiten Login 12 mobiles Diktierger t 20 E nee 12 RAG USET essen 56 56 Hapnaratur 9 N Reihenfolge der Diktanten f r 57 Netzwerk aneannnenneennnennneennannnnnennnennnn 5 26 32 Schreiber SYSLEMVOT nunuaananaunnununnannnnnnnnunnunnnnnnannnnnnnnnnnnnnn E Rekorder onidiri 19 neues Diktat 23 rote Ecke Cingobezeilen 15 Neu Schatfl che en 20 R cksprung Distanz nach Stop 48 Niedrig Priorit t festegen 23 NotebO k u 2u 4 en 5 12 S Gchalttl che 14 15 O SEN 3 Offene Daie u ale 31 nr a DEIER em 46 SChieberegler EE Abepielen 48 Wiedergabe 19 A fnehmen a a uuasanikaariene AT NER een 18 DDE Server uunnnssusnsnnuununnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen SO aer ccann 23 32 DeskMACS Dokument
59. erblatt aus in dem Sie mit einem Mausklick auf eine der Tagesziffern ein Da tum ausw hlen k nnen 4 September 2008 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 25 26 27 28 29 30 31 L2 34 5 Gg 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 2 23 AM 26 27 28 A0 20 IA 2 A 53 C Heute 25 09 2008 Die entsprechenden Funktionen k nnen Sie auch ber die Tastatur erreichen Pfeil Tasten zum Verschie ben der Markierung Enter zum Best tigen Um das Fenster zu schlie en ohne eine Eingabe zu bernehmen klicken Sie mit der Maus irgendwo au er halb des Kalenderblatts oder verwenden Sie die Taste Esc Suchbegriff und Suchfenster Es gibt Eingabezeilen in VoiceMACS in die nicht eine beliebige Eintragung vorgenommen werden kann son dern die Eintragung aus einer Liste auszuw hlen ist Derartige Eingabezeilen sind dann mit der Schaltfl che versehen Ein Klick darauf ffnet das Suchfenster Ein Beispiel In den Diktateigenschaften kann ein Schreiber zugeordnet werden Ein Klick auf die Schaltfl che oder alternativ ein Tastendruck auf F2 ffnet das Suchfenster das alle er laubten M glichkeiten auflistet 2 Schreiber im berblick x gell K rzel Suchbegriff Offene Dikt Gesamtl nge HM M LLER HEIDI 2 00 00 10 HH HOPPENSTEDT HILDE 1 00 00 05 GG GEIER GUSTAV 0 F FELDMANN 0 Anzahl Benutzer 4 17 Grunds tzliches zur Bedienung Pd Voice MACS Ein weiteres Beispiel f r einen Suchbegriff in VoiceMACS ist die Desk
60. erseite Anzeige ausgeblendet werden Wenn Sie mit der Maus ber eine Diktatzeile fahren erscheint nach kurzer Zeit ein kleines Hinweis Fenster dem Sie weitere Eigenschaften dieses Diktats entnehmen k nnen wu 15 09 2008 Geburtstagsbrief Fr Dr Ewy ws 01 10 2008 Brief a 25 09 2008 Fax Anlagedatum 01 10 2008 RER Ange RI wm 06 10 2008 Besch Bezeichnung Brief an Hr Meierbeer Priorit t Hoch Diktant MM Format DIVX hohe Kompression L nge 00 00 02 Status Diktiert Hr Meierbeer Die Schaltfl chen am oberen Fensterrand wirken sich auf jedes markierte Diktat aus egal ob auf dem Ar beitsplatz oder im Netzwerk Das markierte Diktat wird eingelegt und kann dann abgespielt ge ndert usw werden Wahlweise k nnen Sie auch auf eine Diktatzeile doppelklicken Wenn sich das einzulegende Diktat im Netzwerk befindet wird es automatisch auf den Arbeitsplatz kopiert ffnet das Fenster der Diktateigenschaften zum markierten Diktat Das markierte Diktat wird in den Papierkorb verschoben Alternativ auch mit der Taste Entf Wenn Sie auf den Pfeil hinter der Schaltfl che klicken k nnen Sie auch mehrere mar kierte Diktate gleichzeitig in den Papierkorb verschieben ber die beiden Schaltfl chen MMS JEF und Netzwerk wird das jeweils markierte Diktat jeweils in den anderen Bereich verschoben In der Regel ben tigen Sie diese Funktionen aber nicht da die Diktate im nor 27 Der Diktant Ph V
61. ersetzung in Text durch Einbindung der Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking Diktate verwalten Zuweisung von Priorit ten und oder Fristen Notizen an Diktate anh ngen z B mit Arbeitsanweisung o Positionsmarken Lesezeichen einf gen um in der Wiedergabe dorthin zu springen automatische Weiterleitung an die Schreibkraft o durch Einblick in den Schreibpool k nnen auch fremde Diktate bearbeitet werden Zuordnung von einer Adresse der B rosoftware DeskMACS oder von einem anderen Rummel AG Pro gramm zu einem Diktat m glich automatischer Aufruf des zugeh rigen noch nicht fertig geschriebenen Word Dokuments zum Diktat o Diktatimport im Dateiformat wav dss Syncom und GSM10 und export m glich Papierkorb Funktion Benutzerverwaltung o beliebig viele Diktanten und Schreibkr fte Zuordnung von Schreibkr ften zu Diktanten Diktate k nnen nur vom Verfasser und von zugeordneten Schreibkr ften eingesehen bearbeitet werden Netzwerkfunktionen Speicherung und Verwaltung der Diktate in einer zentralen Client Server Datenbank C Voice MACS Einf hrung und Start Einf hrung in den Arbeitsablauf Unter dieser berschrift m chten wir Ihnen Folgendes erl utern e Einen berblick ber den allgemeinen Arbeitsablauf geben und e einen kurzen Einblick in die technische Arbeitsweise von VoiceMACS Kurz gesagt etwas Theorie Damit werden Sie die Zusammenh nge besser verstehen
62. es betreffenden Diktanten generell nie sehen und daher nie bearbeiten 58 Ph Voice MACS C Voice MACS Benutzer Schreiber zuordnen Die Zuordnung der Diktanten und Schreiber zueinander kann nicht nur aus Sicht des Diktanten vgl Diktan ten zuordnen erfolgen sondern auch andersherum aus der Sicht der Schreiber Hier w hlen Sie den Schreiber aus und legen die Diktanten fest deren Diktate der Schreiber h ren und bearbeiten kann Dies stellen Sie ein im Men Extras gt Verwaltung gt Schreiber zuordnen gt Vor der erstmaligen Zuordnung f hren Sie bitte im Men Extras gt Dienstprogramme gt Benut zerrechte abgleichen einmalig durch und starten VoiceMACS neu sonst enth lt das Zuordnungs fenster keine Eintr ge Zuordnung Diktant Schreiber EXIT K rzel Suchbegriff SYS SYSTEMADMINISTRATOR KK KL BER KLAUS BB BRAUSER BRIGITTE K rzel Suchbegriff MM MUSTERMANN MICHAEL Zum Fensteraufbau In die obersten Zeile wird der Diktant eingetragen f r den die folgenden Einstellungen gelten sollen e Die rechte Fensterh lfte Verf gbare Schreiber enth lt eine Auflistung aller m glichen also verf gba ren Schreibkr fte Das sind alle VoiceMACS Nutzer denen das Benutzerrecht Diktant zugewiesen ist e Die linke Fensterh lfte Zugeordnete Schreiber zun chst leer zeigt dann diejenigen Schreibkr fte an welche die Diktate des ausgew hlten
63. etriebenen Arbeitspl tze Prozessorleistung Ar beitsspeicher und dem zu erwartenden Aufkommen an z B Diktaten Akten Adressen selbst gefertigten Word Dokumenten und gescannten Dokumenten ab Festplattensystem Storage und kann nicht allge meing ltig empfohlen werden 4 Weitere Voraussetzungen Datenbankserver und Benutzerverwaltung Sie ben tigen zudem die Service Tools der Rummel AG einmal pro Netzwerk Installation RAG Data als zen traler Datenbankserver und RAG User Benutzerverwaltung Die Kommunikation der Arbeitspl tze mit der RAG Datenbank erfolgt blicherweise ber die Ports 16000 bis 16002 Ein Ausweichen auf andere Ports ist in Abstimmung mit der Rummel AG m glich Datensicherung Es ist systemseitig f r die Durchf hrung von Datensicherungen zu sorgen dies ist nicht Leistungsmerkmal der Rummel AG Software Weitere Hilfe Programmhilfe Dieses Handbuch ist inhaltlich identisch und vollst ndig auch direkt im Programm integriert Sie ffnen die Programmhilfe ber das Men Hilfe oder indem Sie die Taste F1 dr cken R amp WinMACS Hilfe ee d Ausblenden Startseite Drucken Optionen biet index Suchen 2 WinMACS im berblick T Vor dem ersten Start WinMACS starten E Grunds tzliches zur Bedi E Daten verwalten allgem F Datenstruktur in WinMAC HO Verwaltung von Adresse E LO Personen Adressen 2 Registerseite Ar 2 Registerseite M 2 Registerseite
64. etzen lassen Nach dem Einsatz der Spracherkennung muss der fertige Text jedoch unbedingt aufmerksam Kor rektur gelesen werden um die teilweise Sinn verzerrenden bersetzungsfehler zu verbessern Die Spracherkennungssoftware funktioniert immer besser und fehlerfreier je fter der Diktant diese be nutzt und mit ihr bt V llig fehlerfrei wird jedoch nach derzeitigem Stand der Technik ein Diktat fast nie in Text bersetzt werden k nnen Dennoch l sst sich durch eine Spracherkennungssoftware Zeit einsparen wenn das Korrektur lesen schneller vonstatten geht als das Selbst Tippen Voraussetzung ist dass Dragon Naturally Speaking auf dem Arbeitsplatz installiert ist auf dem die berset zung erfolgen soll also in der Regel auf dem PC der Schreibkraft Installieren Sie Dragon so wie in dessen Anleitung beschrieben VoiceMACS erkennt von selbst ob Dragon vorhanden ist oder nicht Vor dem Einsatz muss der Diktant an seinem Platz Dragon soweit trainiert haben dass eine vern nftige bersetzung m glich ist wof r die dabei erzeugten Sprachdateien des Diktanten verantwortlich sind Diese m ssen dann auf dem Arbeitsplatz der Schreibkraft so hinterlegt werden dass Dragon sie auch finden 36 C Voice MACS Die Schreibkraft und verwenden kann Standardm ig legt Dragon diese Sprachdateien im Verzeichnis c Programme Dra gon Systems NaturallySpeaking user ab Diese Dateien m ssen in der Regel ber das Netzwerk vom Dik
65. g des B ro und Verwal tungsprogramms Der Pfad in dem sich die entsprechende ausf hrbare Programmdatei befindet Wollen Sie VoiceMACS mit mehr als einem weiteren Programmen der Rummel AG ein setzen m ssen Sie f r jedes Programm einen DDE Server einrichten Setzen Sie in die sem Fall kein H kchen vor Verbindung zu DDE Server und ffnen stattdessen ber die Schaltfl che SATT die erweiterte DDE Server Verwaltung DDE Server Verwaltung Xx EXIT V Erweiterte DDE Verwaltung aktivieren Prefix1 B DDE Serer Baumacs Verzeichnis CARummelAG publiciBauMACS bin BauMACS Prem L DDE Sener Leasmacs LeasMACS Prems lesen Verzeichnis Bezeichnnuno i O Erweiterte DDE Verwaltung ist aktiv Markieren Sie dieses Feld um bis zu drei DDE Ser ver individuell ansprechen zu k nnen Zus tzlich zu den Einstellungen DDE Server und Pfad siehe oben f llen Sie folgende Felder ein Prefix Dieses Feld ist insbesondere wichtig wenn Sie zwei weitere Programme gleich zeitig ansprechen m chten Der Prefix in der Regel ein Buchstabe wird in Voi ceMACS jedem Aktenzeichen vorangestellt Somit wei der Anwender stets aus welchem Programm das Aktenzeichen stammt Er dient also der eindeutigen Zu ordnung von Dokumenten zur entsprechenden Anwendung Der hier eingestellte Prefix wird nur innerhalb von VoiceMACS verwendet Bezeichnung Alternative Bezeichnung des DDE Servers falls der Name des DDE Ser vers i
66. iceMACS Rekorder herausnehmen ohne es automatisch gleich in den Schreibpool zu stellen Der Diktant und Die Schreibkraft Des Weiteren k nnen Sie hier als Schreiber sofern die Spracherkennungssoftware Dra gon installiert ist das Diktat an Word senden beziehungsweise an das aktive Doku ment senden Die Schreibkraft Spracherkennungssoftware nutzen Au erdem l sst sich hier das Programm beenden Bearbeiten Mit diesem Men punkt l sst sich durch den Diktanten das gerade geladene Diktat be arbeiten Sie k nnen einen Bereich des Diktats markieren und dann l schen oder eine Passage einf gen beziehungsweise berschreiben Die Diktateigenschaften lassen sich nachtr glich bearbeiten und das gesamte Diktat gel scht werden Der Diktant Diktat besprechen und ndern Au erdem kann das Fester der Positionsmarken hier ge ffnet werden Extras Hier befinden sich verschiedene Optionen insbesondere die Programmoptionen die Schreiber Diktatzuordnungen verschiedene Dienstprogramme der Diktat Im und Ex port und der Papierkorb Hilfe Im letzten Men punkt finden Sie die Programmhilfe Versionsnummer und Herstelleran gaben zu der von Ihnen verwendeten WM Voice Version Info Anzeige Direkt unterhalb der Men leiste wird im Display der Name des gerade eingelegten Diktats angezeigt Beim Aufnehmen Sprechen des Diktats wird der Name in rot dargestellt Darunter zeigt der horizontale Schieberegler f r die W
67. iceMACS im portieren um sie dann wie gewohnt weiter zu verarbeiten Importiert werden k nnen Audiodateien in folgenden Formaten WAV Dateien wav DSS Dateien jedoch nicht im Longplay Format sondern nur im Shortplay Format GSM10 Syncom Philips Pocket Memo gt Falls Sie mit der Spracherkennungssoftware Dragon arbeiten nehmen Sie die Diktate mit der best m glichen Qualit t auf und verzichten Sie auf eine Komprimierung Somit stellen Sie sicher dass die Sprachqualit t f r eine Umwandlung ausreicht Vom VoiceMACS Arbeitsplatz muss auf die Audiodatei zugegriffen werden k nnen Wenn Sie mit einem mo bilen Diktierger t arbeiten sehen Sie bitte in dessen Anleitung nach wie Sie dieses an den PC anschlie en und in welchem Pfad es die Audiodateien speichert Den Import Vorgang starten Sie indem Sie in VoiceMACS den Befehl im Men Extras gt Wave importie ren aufrufen Import LL EXIT Importieren Schreiber M LLER HEIDI llzuweisen zu allen ausgew hlten Diktaten D Andreas Dokumente _tmp Info Bezeichnung 2005 03 31_Breif_an_Dr _KI_B3DS8SSA 2005 03 31_Brief_an_Stadtr_362A125C der 2005 03 31_neuer_test_942075267DC8 ER d 2005 04 05_Bestellung_71DE65B6A80 det 2005 04 05_Geburtstagsbrie_05D21505 de 2005 04 05_lmport_1B1829E66B6E449 w K gt 2005 04 05_lmport_597AE1739831442 m NNE na DE Imnart ZE AAOTNNEFATE u 4 Im r G
68. iedergabe wie auf einer Zeitachse an welche Stelle des Diktats gerade abgespielt wird Der Schieberegler kann mit gedr ckt gehaltener Maustaste an eine an dere Stelle vor oder zur ck geschoben werden 19 VoiceMACS Hauptfenster Pd Voice MACS Die Zahl hinter der Diktat Bezeichnung ist der Z hler Er zeigt korrespondierend zur Position des Schiebe reglers die verstrichene Zeit vom Beginn des Diktats an Die Anzeige erfolgt im Format Stunden Minu ten Sekunden z VoiceMACS Lol o Ma Diktat Bearbeiten Extras Hilfe MM Netzwerk Abspielen F r Schreiber kann hier solange kein Diktat geladen ist auch die Anzahl der f r ihn vorliegenden un geschriebenen Diktate in Laufschrift eingeblendet werden Wie diese Funktion eingeschaltet wird entnehmen Sie bitte dem Kapitel Programmoptionen Registerseite Anzeige Schaltfl chen zur Steuerung Folgende Schaltfl chen sind vorhanden Neu Steht nur Diktanten zur Verf gung Hiermit wird ein neues Diktat angelegt und das Fenster zum Erfassen neuer Diktateigen schaften angezeigt oder a Steht nur Personen mit Schreiber Status zur Verf gung Hiermit wird ein Diktat geschrieben Ein Mausklick darauf bewirkt dass e entweder ein leeres Dokument im Textverarbeitungsprogramm angezeigt wird e oder dass bei einem bereits bearbeiteten Diktat das bisher Geschriebene angezeigt wird Wenn Sie die B rosoftware DeskMACS verwenden und in den Diktateigenschaften der Suchb
69. ieren Sie diese Option Dadurch wird der lokale Server verwendet ohne die vorherige Einstellung zu berschreiben Bei der n chsten Anmeldung nach der R ckkehr in die Firma Kanzlei entfernen Sie den Haken wieder Probleme bei der Anmeldung Sie haben eine bestimmte Anzahl von Lizenzen f r VoiceMACS erworben Trotzdem kann VoiceMACS an mehreren oder allen Rechnern in Ihrem Netzwerk installiert worden sein Jedoch k nnen nur so viele Benut zer gleichzeitig mit VoiceMACS arbeiten wie Sie Lizenzen erworben haben Wenn Engp sse auftreten sollten Sie weitere Lizenzen erwerben Wenden Sie sich hierzu bitte an die Rummel AG Adresse im Men Hilfe gt ber VoiceMACS Wenn es zu Problemen bei der Anmeldung kommt helfen m glicherweise folgende Hinweise Erstmaliger Zugang 12 C Voice MACS VoiceMACS starten Bevor die Benutzer VoiceMACS das erste Mal starten sind in der Benutzerverwaltung RAG User die Zu gangsberechtigungen zu vergeben Wenn f r einen Benutzer kein Recht besteht VoiceMACS zu benutzen erh lt er nach der Eingabe seines Benutzerk rzels eine Fehlermeldung Zugang gesperrt Mit Ihrer Anmeldung registriert das System dass Sie jetzt als Benutzer aktiv sind Eine Anmeldung mit dem gleichen Benutzernamen an einem anderen Arbeitsplatz des Netzwerkes ist dann nicht mehr m glich Erst beim ordnungsgem en Verlassen des Systems wird dieser Status wieder zur ckgesetzt Wird das Sys tem ausnahmsweise nicht ord
70. ieren k nnen Insbesondere in den Diktateigenschaften kann dann nach dem Akten zeichen beziehungsweise der Adresse gesucht werden Zudem wird die Einstellung ben tigt damit die Schreibkraft die Schaltfl che den zust ndigen Textpro zessor des anderen Programms laden kann EB Optionen und Einstellungen VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te DDE Server Import Export DeskMACS Dokument Anzeige DDE Einstellungen ER V Verbindung zu DDE Server DDE Serwer DeskMACS Verzeichnis C RummelAG publicDeskMAcsiin Jl Erweitert Erweiterter Server Deaktiviert F Zugeh rige Akte beim einlegen ffnen Ok _ Abbrechen bernenmen F r jedes vorhandene Programm m ssen Sie einen DDE Server einrichten DDE Dynamic Data Ex change dynamischer Datenaustausch In der Regel sind diese Schnittstellen jedoch von Ihrem Service Partner bereits eingerichtet und sollten nicht ver ndert werden Verbindung zu DDE Server Wenn Sie VoiceMACS ohne anderes Programm der Rummel AG verwenden setzen Sie hier keinen Haken und lassen Sie die restlichen Eingabefelder dieser Seite frei Wenn Sie VoiceMACS mit nur einem weiteren Programm der Rummel AG zusammen ar 50 Ph Voice MACS C Voice MACS DDE Server Verzeichnis Programmoptionen beiten lassen wollen setzten Sie hier per Mausklick einen Haken Name des anderen Programms z B DeskMACS bei Verwendun
71. it t festlegen 22u0 u00220022000nnen nanana 23 Funkttonsumtang A ee EE 6 Eimstellungen srair 49 G Ger te Optionen 49 Geschriebene Diktate anzeigen 54 Geschwindigkeit beim Spulen 48 Gesperrte Datens tze 60 Grundig Digta neern nne 6 49 GSMEO EE 47 Hardware 49 Haupffenster c uesnscsenen 19 rer EEE E EE 8 Klee eege 19 Himtergrundfarbe 46 Hoch Priorit t festlegen 23 Import Audiodatelen E 40 Benutzerrecht nn e ent 56 Diktate sn een 40 42 Diktatname nn anne 52 lege TEE 52 lte E EE 19 19 InsoMAC s asisisinissriitoiirraneieiiiinnssraoranan 50 Installatton 9 Irtermet Forum 8 IP Adr amp sse amp uun nase 12 K Kalenderblatt oonnoonnoonnonnonnoonneoenenne 16 Kompression eanssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 47 verwenden EEN 23 Konftguratton 9 Konventionen dieser Dokumentation 3 Kopfh rer uessnenseeenennnsnennnnnnnnnnnnnnnnnnn 6 Ph Voice MACS C Voice MACS Index Dikt nten u a nennen 54 Ger te a E E E E 49 L Irmport END passsat 52 Laden Schaltfl che 20 VOIceEM GS anne 46 Ladestatus anzeigen 54 Optionen bearbeiten Benutzerrecht 56 Lapfl p 2n een 12 Optionen bei Anmeldung 12 Lesezechen 39 Link innerhalb dieser Dokumentation 3 P Lzenzbeschr nkung 12 E 11 Papierkorb 44 60 L schen Eege 21 einer PaSSage uussnnensiseeeiriierrenrrrieeeern en 29 Person
72. k nnen Ein Prinzip zieht sich als roter Faden durch das Programm Mit VoiceMACS sollen Sie so weiterarbeiten wie Sie es von analogen Tonb ndern gewohnt waren Sie k nnen sich daher jedes VoiceMACS Diktat wie ein di gitales Band vorstellen Ein typischer Arbeitsablauf Ein typischer Ablauf vom Sprechen bis zum geschriebenen Dokument k nnte mit VoiceMACS so aussehen 1 Der Diktant spricht sein Diktat Dazu stehen ihm zwei M glichkeiten zur Verf gung Entweder er spricht es direkt an seinem Arbeits platz PC mittels eines Mikrofons in VoiceMACS hinein oder er diktiert in ein mobiles digitales Diktierge r t von dem das fertige Diktat anschlie end zu VoiceMACS bertragen und dort importiert werden muss Zum Abschluss von Schritt 1 muss sich das Diktat auf dem lokalen Arbeitsplatz des Diktanten befinden 2 Der Sprecher kennzeichnet sein zu Ende gesprochenes Diktat als fertig Damit wird es vom lokalen Arbeitsplatz automatisch in das VoiceMACS Netzwerk verschoben Ab diesem Zeitpunkt sehen alle be rechtigen Nutzer das neue Diktat und erhalten Zugriff darauf Berechtigte Personen sind dabei der Dik tant selbst vor allem aber alle ihm zugeordnete Schreibkr fte weitere VoiceMACS Nutzer k nnen das Diktat weder sehen noch bearbeiten 3 Eine der zust ndigen Schreibkr fte sieht in ihren Schreibpool in dem die Diktate u a nach Dringlich keit dargestellt sind und holt sich das Diktat zum Schreiben auf ihren lokalen Arbeitsplatz
73. kMACS Dokument Anzeige VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te Einstellungen f r Spulen z Geschwindigkeit f r langsames Spulen Min U Max Geschwindigkeit f r schnelles Spulen Min L Max Wechsel von langsam auf schnell nach Sekunden E e R cksprung Distanz nach Stop BS Min UT Max ca 4 Sekunden Geschwindigkeit f r langsames Spulen Stellen Sie mit diesem Schieberegler ein wie schnell die Start Ge schwindigkeit f r das Vorw rts R ckw rts Spulen sein soll Min steht f r die Ge schwindigkeit bei der Wiedergabe Max f r ein Vielfaches davon Geschwindigkeit f r schnelles Spulen Mit diesem Schieberegler definieren Sie wie schnell nach l ngerer Zeit gespult werden soll Wechsel von langsam auf schnell Geben Sie die Anzahl der Sekunden ein nach der von der langsamen Spul Geschwindigkeit auf die schnellere Spul Geschwindigkeit gewechselt werden soll R cksprung Distanz nach Stop Sie stoppen die Diktat Wiedergabe und setzen Sie fort Um dann die An satzstelle besser zu verstehen k nnen Sie einstellen dass der Wiedergabe Schiebereg ler etwas zur ck gesetzt wird und damit ein kleines St ck des gerade schon geh rten 48 C Voice MACS Programmoptionen Diktates wiederholt Wie weit zur ckgesetzt wird k nnen Sie hier einstellen Steht der Schieberegler hier auf Min ist die Funktion ausgeschaltet Mit Max springt die Wiedergabe um etwa vier Seku
74. l zeigt die Summe der Diktate an die keinem Schreiber zugeordnet sind 31 Offen in Std 38 00 00 26 00 00 05 00 00 01 gi Voice MACS C Voice MACS Marken Marken Marken eine Art Lesezeichen im Diktat und kennzeichnen bestimmte Positionen in einem Diktat Sie k nnen beliebig viele Stellen eines Diktats mit Marken kennzeichnen und damit gezielt zu einer be stimmten Stelle springen Das bedeutet der Wiedergabe Regler springt zu der gekennzeichneten Position Die Marken kann jeder einsehen einf gen und ver ndern der mit dem Diktat arbeitet ffnen Sie das Marken Fenster ber im VoiceMACS Hauptfenster oder ber das Men Bearbei ten gt Marken zeigen El Marken x EXIT a Neu l f Entf Gehe zu Bezeichnung Position Bra Namen noch einf gen 42139 Anzahl der Marken 2 Jede Zeile dort entspricht einer Marke und zwar in der Reihenfolge des Diktats Neu Setzen Sie eine neue Marke indem Die den Wiedergabe Regler an die betreffende Stel le bewegen und dann im Markenfenster diese Schaltfl che bet tigen Sie werden auf gefordert eine Bezeichnung f r die so markierte Stelle einzugeben Entf Entfernt l scht die Marke in der fokussierten Zeile Gehe zul Springt zu derjenigen Marke die in der Liste darunter markiert ist Das bedeutet Der Wiedergabe Regler springt an die Stelle der Marke und Sie k nnen mit der Wiedergabe WO beginnen
75. laufen Sie die Reparatur und geben die angeforderten Daten erneut ein Angelegte Benutzerdaten bleiben bei der Reparatur erhalten und werden nicht angetastet Deinstallation Um VoiceMACS zu deinstallieren verwenden Sie das Unistall Programm Start gt Programme gt Rummel AG gt VoiceMACS gt Uninstall Sie werden durch die Deinstallation gef hrt Der erste Programm Start Nach der Installation muss VoiceMACS auf die individuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen einge stellt werden Diese Anpassungen werden blicherweise von Ihrem Service Partner vorgenommen der Ih nen das System schl sselfertig bergibt Wenn Sie diese Einstellungen aber selber vornehmen benutzen Sie die folgenden Punkte als Leitfaden Starten Sie RAG User die Benutzerverwaltung Vergeben Sie dort die Zugangsrechte f r VoiceMACS und die Benutzerrechte insbesondere das Recht f r Diktanten wenn es fehlt ist der Benutzer automatisch eine Schreibkraft Vergeben Sie an den Standard Benutzer SYS aus Gr nden der Sicherheit und des Datenschutzes immer ein individuelles Passwort Starten Sie dann VoiceMACS siehe Anmeldung und allgemeine Bedienung VoiceMACS starten e Nehmen Sie dann zuerst die Zuordnung der Schreiber zu den Diktanten vor wie unter Benutzerverwal tung Schreiber zuordnen erkl rt und anschlie end die Zuordnung der Diktanten zu den Schreibern Be nutzerverwaltung Diktanten zuordnen Wenn Sie Mikrofon und Fu schalter verw
76. mit der E Mail Integration gung muss der kostenlose PDF Creator pdfforge org am Arbeitsplatz installiert sein Um Diktate in Text umzusetzen kann zudem die Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking ein gesetzt werden Weitere Hardware e Mikrofon Unterst tzt werden die Ger te Philips SpeechMike und Grundig Digta Digta 7 ProMic SonicMic und CordEx Um mobile Diktate des Digta 7 in VoiceMACS importieren zu k nnen muss das Aufnahmeformat auf DSS 12 kHz SP eingestellt sein e Fu schalter und Kopfh rer Die Rummel AG ber t Sie gerne bei der Auswahl der f r Sie geeigneten Ger te 2 Terminalserver VoiceMACS ist nicht f r den Einsatz per Terminalserver geeignet 3 Server Betriebssystem Windows Server 2003 Empfohlen Windows Server 2008 oder neuer Hinweis Der Einsatz von virtuellen Servern ist grunds tzlich m glich Vor dem Einsatz unserer Software OCR Server in Verbindung mit ScanMACS ist bei virtuellen Servern die Lizenzierung ber einen USB Dongle zu kl ren Der Einsatz eines Servers mit einem echten Server Betriebssystem wird empfohlen ist bei kleinen Netzwer ken aber nicht zwingend erforderlich Eine sogenannte Peer to peer Vernetzung ist ggf ausreichend Einf hrung und Start Prozessor Pentium IV Dual Core oder h her Minimum Empfohlen Arbeitsspeicher Minimum Empfohlen ab 4 GB Weiterer Hinweis Die Dimensionierung des Servers h ngt von der Anzahl der b
77. n Ger te Audio Formate Format OK Abbrechen bernenmen Geben Sie ein in welchem Format und damit wie stark komprimiert das Diktat gespei chert werden soll wenn Sie im Einzelfall in den Diktateigenschaften die Verwendung der Kompression eingestellt haben Probieren Sie aus ob sich bei Ihrer Stimme das Verfahren DIVX oder GSM10 besser anh rt Oft liefert GSM10 bei eher helleren Stimmen DIVX bei eher tieferen Stimmen bessere Ergebnisse Der Grad der Kompres sion bestimmt die Datenmenge und akustische Qualit t Verwenden Sie bei zu schlech 47 Programmoptionen Ph Voice MACS ter Qualit t eine niedrigere Kompression Aufnahmeeinstellungen Einf gen als Voreinstellung Diese Einstellung regelt ob der Diktant im Einf gen oder berschreiben Modus startet vgl Kapitel Passage berschreiben Mikrofonpegel berwachung einschalten berwacht den Mikrofonpegel und ersetzt ihn falls er durch ein anderes Programm ver ndert wurde Mikrofonpegel Hier wird der Aufnahmepegel innerhalb von VoiceMACS f r das Standard Aufnahmeger t Mikrofon eingestellt Nach Verlassen des Programms wird der Pegel wieder auf den vorherigen Wert ge setzt Registerseite Abspielen Einstellungen die die Wiedergabe der Diktate betreffen werden auf der Registerseite Abspielen der Pro grammoptionen festgelegt E Optionen und Einstellungen DDE Senver ImportExport Des
78. n Komponente innerhalb des Formulars Shift Tab zur vorhergehenden Komponente innerhalb des Formulars Selbstverst ndlich k nnen Sie auch jedes Feld per Mausklick ansteuern dies ist im Normalbetrieb jedoch umst ndlicher Schaltfl chen salz Schaltfl chen engl Buttons sind optisch als Tasten dargestellte Komponenten Wird mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfl che gedeutet und die linke Maustaste gedr ckt Mausklick tritt das Ereignis ein das dieser Schaltfl che zugeordnet wurde Die Schaltfl chen verf gen ber Beschriftungen und oder kleine Symbole die dem Anwender mitteilen was beim Anklicken passieren wird Verf gt eine Schaltfl che ber eine Beschriftung dann ist h ufig einer der Buchstaben meist der erste unterstrichen dargestellt Das bedeutet Statt mit der Maus die Schaltfl che zu dr cken k nnen Sie die Funktion auch per Tastatur ausl sen Halten Sie hierzu die Taste Alt gedr ckt und dr cken Sie zus tzlich die Buchstabentaste die dem unterstrichenen Buchstaben entspricht Exit Schaltfl che EXIT ber diese Schaltfl che verlassen Sie das Fenster engl exit Ausgang und speichern gleichzeitig die ein gegebenen Daten Im Einzelnen l st ein Mausklick auf f folgende Aktionen aus e Wenn Sie in dem Formular Daten eingetragen haben werden diese Daten nach einer R ckfrage gespei chert und anschlie end das Formular Fenster geschlossen e Wenn das Fenster Formular noch leer war
79. n Men s und Schaltfl chen anders dargestellt werden soll Zugeh rige Akte beim Einlegen ffnen Damit wird beim Einlegen eines Diktats die zugeh rige Akte Adres se im verbundenen Rummel AG Programm geladen und angezeigt Voraussetzungen sind dass in den Dikateigenschaften eine Akte Adresse zugewiesen wurde und dass das verbundene Programm z B DeskMACS eine Versionsnummer ber 4 8 2 besitzt 51 Programmoptionen Registerseite Import Export Wenn Sie mit einem externen digitalem Hand Diktierger t arbeiten stellen Sie auf der Registerseite Im port Export unter den Programmoptionen ein wo sich VoiceMACS die Sprachdateien dieses Ger ts stan dardm ig abholen soll um sie weiter verarbeiten zu k nnen Die Einstellungen dieser Registerseite sind Nutzer abh ngig das hei t sie werden f r jeden Benutzer sepa rat gespeichert gt Diese Registerseite ist nur sichtbar f r Diktanten E Optionen und Einstellungen VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te DDE Server ImporV Export DeskMACS Dokument Anzeige Import Pfad E Naeornejomm C Audio Datei nach dem Import l schen Diktat e automatisch ins Netzwerk verschieben F Import ohne Formatpr fung E Originalname nicht in Beschreibung aufnehmen Importname impot Export bas geen E Nach dem Export in Papierkorb verschieben Bereich Import Pfad Wave Ordner Tragen Sie den Pfad
80. n immer mit dem hier hinterlegten Namen Standardm ig lautet er Import Er kann jedoch ge n dert werden um den Import besser unterscheiden zu k nnen z B Dr M ller oder Pocket Meier Angeh ngt an diesen Namen wird automatisch ein hochlaufender Z hler sowie gegebe nenfalls der Original Dateiname s o Bereich Export Wave Ordner Tragen Sie den Pfad und Ordner ein in dem die Sprachdateien nach ihrem Export ge speichert werden Wave importieren Nach dem Export in Papierkorb verschieben Wenn Diktate nachdem Sie exportiert wurden automatisch gel scht werden k nnen setzen Sie hier den Haken Registerseite DeskMACS Dokument Die Registerseite DeskMACS Dokument der Programmoptionen dient unter anderem der Einstellung wo geschriebene Dokumente gespeichert werden E Optionen und Einstellungen VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te DDE Senver Import Export DeskMACS Dokument Anzeige Alternative Bezeichnung f r Akte Wl Bee er i E Aktenbezeichnung bei Aktenauswahl bernehmen Dokumenten Erstellung RAG Textprozessor E o peter semenmen Bezeichnung Standardm ig lautet die Bezeichnung f r den Suchbegriff aus einem anderen Pro gramm der Rummel AG Akte Dieser Begriff wird auch verwendet wenn hier kein Ein trag vorgenommen wird Bei der Arbeit mit beispielsweise DeskMACS ist es sinnvoller mit dem Begriff Adres
81. nden zur ck was mehreren Worten entspricht Die Distanz des R cksprungs wird ebenso wie der Schwellwert nur f r den jeweiligen Ar beitsplatz gespeichert Registerseite Ger te Die Registerseite Ger te der Programmoptionen dient dazu einzustellen welche Ger te an dem lokalen Arbeitsplatz verwendet werden und um diese nach Ihren W nschen einzurichten B Optionen und Einstellungen DDE Senver Import Export DeskMACS Dokument Anzeige VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te VoiceMACS Steuerung 2 Philips SpeechMike mit Schiebeschalter Pon Jas food C Konfiguration des Ger ts So F Anhalten beim Loslassen Abspielen amp Vorspulen tauschen Audio Ger te Aonrechen Ger t Je nachdem welches Ger t Sie verwenden w hlen Sie dieses aus dem Listenfeld aus Nach der Einstellung ndern sich die weiteren Eingabem glichkeiten Port Nicht bei allen Ger t Einstellungen verf gbar und erforderlich Welchen Anschluss be sitzt das Ger t Das Listenfeld enth lt drei M glichkeiten vn Game Port USB Port Com Port 15 Pins 9 Pins COM Nicht bei allen Ger t Einstellungen verf gbar und erforderlich Falls Sie den COM Port eingestellt haben geben Sie hier noch die Nummer der Anschlussbuchse ein Der Bereich Konfiguration des Ger ts enth lt Optionen die von dem gew hlten Ger t abh ngig sind Anhalten beim Loslassen Diese Option betrifft die Wiedergabe das s
82. nfolge von Mausklick Abfolgen beschrieben stehen die anzuklickenden laden Begriffe fett und sind durch einen Pfeil verbunden Meistens handelt es sich um das Auf rufe von Men Befehlen Strg Taste Soll eine Taste gedr ckt werden wird diese durch eckige Klammern bezeichnet Strg M Tastenkombination Diejenige Taste die zuerst gedr ckt und dann gehalten werden muss steht an erster Stelle Enter Tastenabfolge Sind nacheinander mehrere Tasten zu dr cken werden diese durch Kommata verbun den vgl Import Querverweise innerhalb der Dokumentation und Export Wird auf einen anderen Abschnitt dieses Handbuches verwiesen steht der zu verweisen von Diktaten de Teil fett und kursiv geschrieben In der PDF Fassung des Handbuchs k nnen Sie direkt mit der Maus auf diesen Link klicken um an die beschriebene Stelle zu springen Hinweis Sie sollten dieser Anmerkung besondere Beachtung schenken Tipp Anmerkungen die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern k nnen Ka oi WM Hier handelt es sich um eine wichtige Anmerkung zur Vermeidung von Fehlbedienungen und zur Vermeidung von schwerwiegenden Sch den Einf hrung und Start Pr Voice MACS Einf hrung und Start Bevor Sie die Arbeit mit VoiceMACS beginnen sollten Sie sich die folgenden Kapitel durchlesen Es lohnt sich denn mit den hier beschriebenen allgemeinen Grundlagen werden Sie die Struktur und die Bedienung von VoiceMACS besser verstehen Was ist
83. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnr nenn 29 Diktat abschlie en und l schen EE 30 Offene Dikt te are aan eisen 31 Die Schrelbkr ft 00sucu 0004000000000 Ener begeeeeg 32 Dikt t laden Schreibpo0l 1 nennen a 32 Diktat abh ren und schreiben EE 34 Schreiben unterbrechen und fortsetzen uursssunnsnannennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 35 Inhaltsverzeichnis Schreiben abschlie en ua ee HEEN ENEEENEEEE EE gende 36 Spracherkennungssoftware nutzen unuaansssenssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannennannn nn 36 Auslastung Schreiber uns ee sushi 37 EI E 39 Import und Export von Diktaten uuuuuu000u000aa000n000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 40 111 010 dE 40 Einzelimport per Drag amp Drop 42 delen EE 42 2121121201 2 ANRRREREENEEEREEIREEEEENRER EEE EEE NENEER RER EENEEEERER EEE EEEEEEEREEEENERENENEUETEEEENERAEETENEFRHEEEIERANER 44 Programmoptlonen aaa ea nahen 46 Registerseite VolceM CS a depaua aal aaeain aaia Re aeai TE 46 Registerseite AUMENMEN sosro a aaaea ara a rea 47 Registerseite Abspielen uursssunnssannnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnnnnnnnnnnnnnnr nn 48 Repisterseite Ger te geess 49 Registerseite DDE SerVver stet eege due bebes ee Ea Ee aeo Faea ENEE REGER ea 50 Registerseite Imp rt ExXpont nennen ee 52 Registerseite DeskMACS Dokument
84. nungsgem verlassen infolge Systemabsturz Stromausfall o m ssen sich alle Benutzer wieder an genau dem Arbeitsplatz anmelden an dem sie zuvor auch angemeldet waren Die Anmeldung an einem anderen Arbeitsplatz ist erst dann wieder m glich wenn der entsprechende Be nutzer danach das System wieder ordnungsgem verlassen hat Maximalzahl von Zug ngen Sie haben eine bestimmte Anzahl von Lizenzen f r VoiceMACS erworben Unabh ngig davon von wie vielen Arbeitspl tzen auf VoiceMACS theoretisch zugegriffen werden kann k nnen nur so viele Benutzer gleichzei tig in VoiceMACS arbeiten wie Sie Lizenzen erworben haben Die in VoiceMACS angemeldeten Nutzer k nnen ber das Men Extras gt Dienstprogramme gt Aktive Benutzer eingesehen werden Nat rlich k nnen Sie jederzeit auch weitere Lizenzen erwerben damit mehr Benutzer gleichzeitig mit Voi ceMACS arbeiten k nnen 13 Grunds tzliches zur Bedienung Grunds tzliches zur Bedienung In diesem Kapitel erl utern wir Ihnen die generelle f r VoiceMACS g ltige Bedienung Wenn Sie bereits mit anderen Programmen der Rummel AG arbeiten kennen Sie diese Grunds tze bereits Wenn das nicht der Fall ist sollten Sie sich mit den hier behandelten Grundlagen der Bedienung vertraut machen Sie werden feststellen dass VoiceMACS eine homogene Oberfl che und Bedienung bietet das hei t dass gleiche Arbeitsabl ufe immer wiederkehren und die Bildschirm Elemente mit gleich
85. nzeige der Programmoptionen werden Optionen zur optischen Anzeige angeboten E Optionen und Einstellungen VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te DDE Server_ Import Export DeskMACS Dokument Anzeige bersicht x V Geschriebene Diktate anzeigen E Ladestatus anzeigen ab Diktat C E Bemerkungen in bersichten ausblenden Altern von Diktaten L ec Anzahl Tage bis Priorit t Mittel tage bh JL WE Anzahl Tage bis Priorit t Hoch Tase s H m Neue Diktate ermitteln OK Abbrechen bernehmen Geschriebene Diktate anzeigen Standardm ig markiert Diktate die von den Schreibkr ften fertig bear beitet wurden werden dem Diktanten in seiner Diktat bersicht angezeigt Dort befin den sie sich im Netzwerk der Diktatname wird gr n dargestellt Das Diktat kann nur noch gel scht werden Papierkorb Wenn der Haken entfernt wird bedeutet dies dass fertig bearbeitete Diktate sofort in den Papierkorb geschoben werden Der Diktant hat dann keine direkte Kontrollm glich keit mehr Ladestatus anzeigen ab Diktat Beim Laden von Diktaten kann ein Fortschrittsbalken angezeigt werden zum Beispiel in der Statusleiste Standardm ig ist dies nicht der Fall da sonst das Laden verl ngert wird Wenn Sie den Balken jedoch angezeigt bekommen m chten markieren Sie diese Option Tragen Sie dann in das Textfeld dahinter die Anzahl von Diktaten ein ab denen der Ladestatus angezeigt wer
86. oice MACS malen Arbeitsablauf automatisch an die richtige Stelle verschoben werden gt Falls Sie in Ihrem Fenster nur die untere Liste Arbeitsplatz sehen aber nicht die Liste Netzwerk besteht keine Verbindung zum Netzwerk Dies kann insbesondere dann der Fall sein wenn Sie an ei nem mobilen Arbeitsplatz Laptop arbeiten und dieser gerade nicht an das Netzwerk angeschlossen ist Sie k nnen dann lediglich auf die lokal vorliegenden Diktate zur ckgreifen aber nicht neue Diktate in das Netzwerk zum Schreiben weiterleiten Dies l sst sich jedoch nachholen sobald wieder eine Ver bindung zum VoiceMACS Netzwerk besteht Die Breite der Tabellenspalten in der Diktat bersicht l sst sich leicht individuell anpassen falls der Tabelleninhalt abgeschnitten ist Einfach mit gedr ckter Maustaste den Trennstrich im Titelbereich nach links oder rechts ziehen Diktat sprechen und ndern Nachdem Sie ein Diktat eingelegt haben erscheint wieder das WM Voice Hauptfenster Dort wird im Display der Diktatname angezeigt Um die Aufnahme zu starten klicken Sie auf die Aufnahmetaste el Sie verf rbt sich hellrot und der Z hler beginnt zu laufen Zudem wird der Diktatname nicht mehr gr n sondern rot angezeigt Sprechen Sie nun das Diktat in Ihr Mikrofon E E voicemacs CEA Diktat Bearbeiten Extras Hilfe MM Netzwerk Einf gen Um die Aufnahme anzuhalten klicken Sie erneut auf die Aufnahme Schaltfl che e Um die Aufnahme
87. oiceMACS hat keinen Zugriff auf den Netzwerk Server Dies erkennen Sie daran dass in der Statusleiste Arbeitsplatz statt Netzwerk steht berpr fen Sie ob die Netzwerkkabel fest sitzen ob der Netzwerk Server l uft und ob Sie eine Verbindung dorthin haben Geben Sie die IP Adresse des Voi ceMACS Datenbankservers bei der Anmeldung manuell ein vgl Optionen f r die Anmeldung Ich komme an einige Men Eintr ge nicht ran Woran liegt das Wenn einige Men Eintr ge wie z B im Men Extras die Optionen ausgegraut sind dann besitzen Sie nicht die erforderlichen Benutzerrechte Benutzerverwaltung Ich sehe in den Optionen nicht alle Registerseiten so wie hier in der Dokumentation beschrieben Wa rum Siehe vorherige Frage Sie besitzen nicht die erforderlichen Benutzerrechte Stellen Sie in der Benutzer verwaltung den Eintrag Optionen bearbeiten von Nein auf Ja um Die Diktate werden im Schreibpool oder in der Diktanten bersicht zwar angezeigt aber sie k nnen nicht ge ffnet geladen werden Markieren Sie das problematische Diktat per Mausklick und sehen Sie in die Statusleiste im unteren Fensterbereich Wenn dort Audiodatei nicht gefunden steht gibt es ein Problem mit der Datei in der das Diktat intern gespeichert wurde Um dennoch auf den Eintrag zugreifen zu k nnen melden Sie sich als Systemadministrator mit dem K r zel SYS an und schalten Sie in den Programmoptionen Registerseite VoiceMACS den Debug
88. on allen zeigen um s mtliche gel schten Diktate egal von welchem Nutzer zu sehen diese M glichkeit erhalten nur Benutzer die das Benutzerrecht Alle Diktate anzeigen besitzen Dee ES Ok Abbrechen Nachdem Sie mit oi best tigt haben ffnet sich der eigentliche Papierkorb A BI Diktate im Papierkorb eat ON E m Wiederherstellen Bearb Endg ltig Entf Der letzten Tage 30 LC Prior An Bezeichnun Frist Ablauf E 19 06 2009 Mustertext EE 25 06 2009 Import 20 EE 25 06 2009 import 20 Netzwerk 3 Gew hlte s Diktat e 0 q q bitte danach unverz glich zur 30 06 2009 Brief an Dr Kl bner Var Unterschrift vorlegen und E 25 06 2009 Import 20 abschicken ke Arbeitsplatz 2 Gew hlte s Diktat e 1 Brief an Dr Kl bner Das Papierkorb Fenster ist so aufgebaut wie das des Schreibpools Der obere Fensterbereich Netzwerk zeigt die auf dem zentralen Netzwerk Server gel schten Diktate Der untere Bereich Arbeitsplatz enth lt die auf dem lokalen Rechner gel schten Diktate Zu letzteren hat man nur von dem Rechner selbst aus Zugriff Markieren Sie eines der Diktate und bet tigen Sie eine der Schaltfl chen am oberen Fensterrand WEENESSEEN Das markierte Diktat wird zur ckgeholt Stellen Sie f r dessen Diktateigenschaften das Anlagedatum und den Status neu ein 44 C Voice MACS Endg ltig entf Papierkorb AnlagedatumlfEXTFITE Bal
89. optionen treffen Sie allgemeine Einstellungen P Optionen und Einstellungen DDE Serner Import Export DeskMACS Dokument Anzeige VoiceMACS Aufnehmen Abspielen Ger te Starten und Beenden LC Sicherheitsfrage beim Beenden F aktuelles Diktat beim n chsten Start wieder einlegen Diktat Historie 7 Diktat Historie deaktivieren Hintergrundfarbe ausw hlen Standard Windows Style Sichtbarkeit in Tray minimieren OK Abbrechen Ubernehmen Starten und Beenden Sicherheitsabfrage beim Beenden Bei hier gesetztem H kchen erscheint beim Beenden von VoiceMACS ein Dialogfenster in dem gefragt wird ob das Programm wirklich beendet werden soll aktuelles Diktat beim n chsten Start wieder einlegen Falls beim Beenden des Programms ein Diktat ein gelegt ist wird dieses mit dem n chsten Programmstart wieder automatisch eingelegt Sie k nnen so nahtlos weiterarbeiten Diktat Historie Diktat Historie deaktivieren Normalerweise werden wenn ein Diktat gel scht wird nicht auch automa tisch dessen Daten in der Datenbank gel scht dies kann das Auffinden von eventuel len St rungen erleichtern Wenn die Markierung hier gesetzt ist werden jedoch zeitgleich mit dem L schen des Diktats auch alle seine Daten entfernt Dadurch wird die Datenbank verkleinert was sich positiv auf die Performance auswirken kann Hintergrundfarbe 46 C Voic
90. pool und im Papierkorb sieht nicht nur seine eigenen bzw die ihm zugewiese nen Daten und Verzeichnispflege Der Benutzer darf den Befehl Extras gt Dienstprogramme gt Daten und Verzeichnispflege aufrufen Diktat bearbeiten Die Diktateigenschaften k nnen bearbeitet und ver ndert werden Diktat exportieren Der Benutzer darf Diktate exportieren Diktat importieren Der Benutzer darf Diktate importieren Diktat l schen Recht zum L schen von Diktaten Diktat wiederherstellen Recht zum Wiederherstellen von Diktaten aus dem Papierkorb Optionen bearbeiten Der Benutzer darf die kompletten Programmoptionen ffnen und ver ndern nicht nur die Registerseiten WM Voice Abspielen Ger te und Anzeige die immer zu g nglich sind Plugin Im separaten Programm der Benutzerverwaltung wurde zusammen mit VoiceMACS auch ein VoiceMACS Plugin installiert Dieses Plugin sorgt daf r dass Benutzerrechte wenn sie ver ndert wurden automatisch repliziert und auf die VoiceMACS Arbeitspl tze verteilt werden Dies erfolgt in der Regel bei nderungen automatisch Falls hierbei jedoch ausnahmsweise Probleme auftreten starten Sie das Plugin manuell indem Sie in der Benut zerverwerwaltung auf Plugins gt VoiceMACS gt Rechte initialisieren klicken Diktanten zuordnen Sie teilen hier aus Sicht eines Diktanten ein welche Schreibkr fte f r ihn generell t tig sein k nnen Dies ist notwendig um die Verteilung
91. pr gnanter umso besser Dann k nnen auch an dere VoiceMACS Benutzer schnell auf den Inhalt schlie en Anlagedatum Das Datum an dem das Diktat angelegt wurde Bei einer Neuerfassung wird das aktu elle Tagesdatum vorgegeben Siehe auch Datumsfeld Akte Das Aktenzeichen oder der Suchbegriff eines der Rummel AG Programme die unter Programmoptionen Registerseite DDE Server eingetragen wurden insbesondere der Adress Suchbegriff aus DeskMACS Durch einen Klick auf das Karteikasten Symbol hinter der Zeile ffnet sich das Suchfenster der Adressen Wahlweise k nnen Sie das Aktenzeichen oder den Suchbegriff hier auch direkt eingeben wenn sie es kennen Hinweis Die Beschriftung dieser Eingabezeile l sst sich individuell anpassen und zum Beispiel von Akte zu Adresse ndern Programmoptionen Registerseite Doku ment Priorit t Die Dringlichkeitsstufe mit der das Diktat von der Schreibkraft bearbeitet werden muss Es steht hier zur Verf gung Niedrig Standard Voreinstellung Mittel Hoch Frist mit Datum Eine nachtr gliche nderung dieser Einstellung ist nur durch den Diktanten selbst m g lich Beachten Sie dass sich die Priorit t mit fortschreitendem Alter der Diktate selbst h her stellt vgl Kapitel Programmotionen Registerseite Anzeige Fristdatum Falls unter Priorit t Frist eingestellt wurde geben Sie hier das Datum vgl Datums feld und daneben im Listenfeld Frist Uhrzeit die Uhrzeit
92. rd e Falls Sie nur Word verwenden ber die Schaltfl che SERIEN in Word oder dort ber das Men Datei gt Speichern Der Word Dateiname wird automatisch vergeben ndern Sie diesen und den Pfad nie ab denn sonst findet VoiceMACS das Diktat nicht mehr 2 Diktat auswerfen das noch nicht fertig geschrieben ist Holen Sie anschlie end VoiceMACS wieder in den Vordergrund und werfen Sie das Diktat aus Men Dik tat gt Auswerfen oder beenden Sie VoiceMACS gleich ganz Durch das Auswerfen wird der VoiceMACS Rekorder geleert das hei t f r andere Diktate frei gemacht Da mit ist das Diktat nicht mehr geladen Es bleibt auf dem lokalen Arbeitsplatz gespeichert und hat den Sta tus in Bearbeitung Sichtbar ist dies weil im Diktatpool der Diktatname blau und kursiv geschrieben ist Niemand au er Ihnen kann das Diktat in diesem Zustand einsehen oder abh ren 35 Die Schreibkraft Ph Voice MACS T Wenn die Schreibkraft das Diktat f r andere Schreibkr fte freigeben m chte so dass andere das Diktat weiter schreiben k nnen kann sie das Diktat auch vom lokalen Arbeitsplatz in das Netzwerk zur ck schieben Dazu ist in der Diktat bersicht das Diktat zu markieren und mit der rechten Maustaste der Eintrag Unbearbeitet zur cklegen aus dem Kontextmen auszuw hlen Damit wird der Diktat Status zu r ckgesetzt und das Diktat an seinen Ursprungsort zur ckgeschoben Was ist der Unterschied zwischen fertig und au
93. rd die konkrete bersetzung nun gestartet Es gibt zwei M glichkeiten Diktat gt bersetzen in neues Dokument Startet erforderlichenfalls Word ffnet ein neues leeres Dokument und bersetzt dort hinein ohne weitere R ckfrage das Diktat Diktat gt bersetzen in bestehendes Dokument Word ist bereits ge ffnet Das Diktat wird im aktiven Dokument an der Stelle der Einga bemarke eingef gt Wenn Sie mit DeskMACS arbeiten oder einem anderen Programm der Rummel AG das Sie als DDE Server eingerichtet haben und in den Diktateigenschaften eine Verkn pfung zu einer Adresse des anderen Pro gramms angelegt haben klicken Sie zuerst wie blich auf IE Wie blich wird nun DeskMACS oder das andere Programm gestartet und der Textprozessor ge ffnet aus dem Sie den gew nschten Rohtext aus w hlen Das Dokument wird erzeugt und die Eingabemarke blinkt im Text Starten Sie nun ber Diktat gt bersetzen in bestehendes Dokument Dragon und lassen Sie den Text bersetzen Zum Abschluss lesen Sie Korrektur und verfahren ansonsten so weiter als h tten Sie es selbst eingegeben ver ndern ausdrucken speichern Auslastung Schreiber In der bersicht Auslastung Schreiber zu ffnen ber das Men Diktat erhalten Sie eine bersicht wel cher Schreibkraft wie viele Diktate zugewiesen sind und wie viel davon noch offen ist das hei t ungeschrie ben in Stunden Minuten und Sekunden Die Zeile ohne Benutzerk rze
94. rt und Export von Diktaten Sie erhalten eine Liste aller lokal vorhandenen Dikate Um Diktate aus dem Netzwerk zu exportieren m s sen Sie diese zuerst auf den lokalen Arbeitsplatz holen Es werden aus der Liste diejenigen Diktate exportiert die mit einem Haken versehen sind Entfernen Sie deshalb die Markierung vor denjenigen Diktanten die nicht exportiert werden sollen ein Mausklick auf die berschrift Angelegt entfernt alle Haken auf einmal oder setzt alle gleichzeitig Um den Export zu starten klicken Sie auf Exportiereni Die Sprachdateien werden dann in dem Pfad gespei chert der in den Programmoptionen angegeben ist Programmoptionen Registerseite Import Export In den Programmoptionen ist auch angegeben ob die Diktate nach dem Export in den Papierkorb verschoben werden sollen 43 Papierkorb f Voice MACS Papierkorb Der Papierkorb funktioniert genauso wie der Windows Papierkorb Gel schte oder fertig geschriebene Dikta te werden nicht sofort endg ltig vernichtet sondern in den Papierkorb verschoben Von dort k nnen Sie im Fall des Falles wieder hervorgeholt oder aber wirklich endg ltig gel scht werden Ein endg ltiges L schen erfolgt immer nur auf Anweisung und nie automatisiert Sie ffnen den Papierkorb indem Sie im Men Extras gt Papierkorb aufrufen Geben Sie dann an wessen Papierkorb Sie ffnen m chten Standardm ig ist Ihr eigenes Benutzerk rzel voreingestellt Oder Sie markieren V
95. sSllslllisiiisilsgils Je nachdem ob ein Schreiber oder ein Diktant den Import durchf hrt sind unterschiedliche Eingabefelder zu sehen 40 C Voice MACS Import und Export von Diktaten e Benutzer die als Diktant angemeldet sind sehen folgende Felder Schreiber Hier wird derjenige Benutzer definiert der beim Import in den Diktateigenschaften als Schreiber eingetragen werden soll Hinweis Als Diktant wird immer der aktuelle Benutzer eingetragen Zuweisen zu Hier ist festzulegen in welchen F llen der gew hlte Schreiber zugeordnet werden soll Soll er generell allen zu importierenden Diktaten zugeordnet werden allen ausgew hlten Diktaten oder nur solchen Diktaten in denen noch gar kein Schreiber hinterlegt ist nur ausgew hlten Diktaten ohne Schreiber Verzeichnis Der Importpfad der Ort an dem sich die zu importierenden Dateien befinden ist hier an zugeben eine Voreinstellung hierf r k nnen Sie unter Optionen gt Import Export treffen e Benutzer die als Schreiber angemeldet sind sehen folgende Felder Diktant Hier wird derjenige Benutzer definiert der beim Import in den Diktateigenschaften als Diktant eingetragen werden soll Hinweis Als Schreiber wird immer der aktuelle Benutzer eingetragen Zuweisen zu Hier ist festzulegen in welchen F llen der gew hlte Diktant zugeordnet werden soll Soll er generell allen zu importierenden Diktaten zugeordnet werden allen ausge
96. se zu arbeiten tragen Sie diesen alternativen Begriff hier ein VoiceMACS verwendet dann nur diesen alternativen Begriff Aktenbezeichnung bei Aktenauswahl bernehmen Nur von Bedeutung wenn Sie VoiceMACS zusammen mit einem anderen Programm der Rummel AG z B DeskMACS einsetzen und dies auf der Registerseite DDE Server eingestellt ist Wenn Sie in den Diktateigenschaften beim Anlegen eines neues Diktats das Aktenzei chen aus dem anderen Programms eingeben wird der Diktatname Bezeichnung auto 53 Programmoptionen matisch eingesetzt Dies ist dann der Name der Akte Sache Programm Mit diesem Listenfeld steuern Sie was passiert wenn der Schreiber ein neues Doku ment ffnet und auf die Schaltfl che klickt Kein Textprogramm Die Schaltfl che ist f r den Schreiber deaktiviert Die Funk tionen der automatischen Dokumentverwaltung stehen nicht zur Verf gung Word Nach einem Klick auf I wird die Textverarbeitung Microsoft Word ge ffnet sofern vorhanden RAG Textprozessor Es wird ein neues Dokument mit der anderen Software der Rummel AG erstellt das hei t der DeskMACS Textprozessor ffnet sich und das zu erstellende Word Dokument wird der entsprechenden DeskMACS Adres se zugeordnet Achtung Hier ist erforderlich dass Sie den DDE Server definieren Registersei te DDE Server sonst wirkt diese Einstellung so als ob Sie Word eingegeben h tten Registerseite Anzeige Auf der Registerseite A
97. swerfen e Mit fertig wird das Diktat als fertig geschrieben gekennzeichnet Auch der urspr ngliche Diktant kann diesen Status einsehen e Auswerfen bedeutet dagegen lediglich dass das Diktat aus dem VoiceMACS Rekorder herausge nommen wird es aber weiter in Bearbeitung bleibt und w hrend dieser Zeit nicht f r andere Schreiber oder Diktanten einsehbar ist Diktat weiter bearbeiten Um mit dem Schreiben dieses Diktats fortzufahren laden Sie es ffnen Sie ber den Schreibpool markieren Sie dort das Diktat und klicken Sie auf Einiegeni Das Diktat wird geladen und an der zuletzt bear beiteten Stelle ge ffnet Bet tigen Sie dann im Hauptfenster die Schaltfl che rz Anstelle das Schreiben eines neuen Diktats vor zubereiten erkennt VoiceMACS dass bereits mit dem Schreiben begonnen wurde Es ffnet Word und zeigt den bisher geschriebenen Text an Sie k nnen ihn nahtlos erg nzen und fertig stellen Schreiben abschlie en Ist das Diktat fertig geschrieben gen gt ein Klick auf im VoiceMACS Hauptfenster Dadurch wird es als geschrieben gekennzeichnet Je nach Einstellung in den Programmoptionen Registerseite Anzeige wird das fertige Diktat in die Diktat bersicht des urspr nglichen Diktanten oder sofort in den Papierkorb gelegt Spracherkennungssoftware nutzen Falls Sie die Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking auf Ihrem System installiert haben k nnen Sie diese das Diktat in geschriebenen Text bers
98. t Anlagedatum und Name und der Speicherpfad Ordner DOC im VoiceMACS Verzeichnis sind dabei vorgegeben Belassen Sie diese Ein stellungen wenn Sie das Dokument speichern also nicht mit Speichern unter arbeiten Nur so kann VoiceMACS das Word Dokument dem Diktat zuordnen was insbesondere dann sinnvoll ist wenn das Diktat nicht am St ck geschrieben sondern zu einem sp teren Zeitpunkt fortgesetzt wird Dann gen gt n mlich wieder ein einfacher Klick auf I amp A um das bis dahin Geschriebene wieder zu laden und anzei gen zu lassen Um das Diktat wiederzugeben verwenden Sie die Steuerungstasten wie unter Schaltfl chen zur Steuerung beschrieben Alternativ k nnen Sie die Diktat Wiedergabe auch ber einen angeschlossenen Fu schalter steuern Beachten Sie hierbei die generellen Einstellungsm glichkeiten unter Programmoptionen Register seite Ger te ber haben Sie brigens auch Zugriff auf die Positions Marken und k nnen selber welche setzen Falls Sie eine Spracherkennungssoftware einsetzen lesen Sie bitte das Kapitel Spracherkennungssoftware nutzen Schreiben unterbrechen und fortsetzen Falls Sie das Abh ren und Schreiben eines Diktats abbrechen und irgendwann sp ter fortsetzen m chten gehen Sie so vor 1 Textdokument in Word schlie en Speichern Sie den bisher geschriebenen Text wie gewohnt ab ohne den Dokumentnamen zu ndern e Falls Sie DeskMACS und Word verwenden ber die Schaltfl che in Wo
99. tanten PC auf den Schreib PC in den gleichlautenden Pfad kopiert werden In einer zuk nftigen VoiceMACS Version wird implementiert sein dass VoiceMACS das Umschalten der Sprachdateien von einem Diktanten zum n chsten selbst vornimmt Derzeit muss das ggf noch manuell vorgenommen werden Achten Sie hier unbedingt darauf bereits beim Anlegen von Diktaten Kompression verwenden in den Diktateigenschaften auszuschalten Nur dann ist die Wiedergabe Qualit t f r Dragon ausrei chend Nachteil Die Dateigr e der Diktate steigt etwa um den Faktor 100 eine Minute ca 1 3 MB gegen ber ca 130 kB was zu erh hter Netzlast beim Upload vom Diktanten zum Netz und Down load vom Netz zum Schreiber f hrt Falls Sie ein externes digitales Diktierger t verwenden stellen Sie bitte die bestm gliche Aufnahme qualit t ein Das Diktat k nnte sonst in einer nicht mehr ausreichenden Qualit t f r Dragon aufge nommen werden F r eine gute bersetzungsleistung kommt es auch entscheidend darauf an dass die Lautst rke bei der Aufnahme in VoiceMACS optimal eingestellt wird Extras gt Optionen gt Registerseite Ger te gt Audio OREB gt Registerseite Audio gt Einstellung der unter Mikrofon bzw Audiowiedergabe Sowohl eine zu leise aber auch eine zu laute Einstellung ist f r die bersetzungsqualit t sch dlich Abh ngig von Rechner Mikrofon Stimmlage und Umgebungsger usche muss der optimale Wert ausprobiert werden Wie wi
100. te Standard Diktierte Diktate Diktate beim Schreiben Geschriebene Diktate und Alle Diktate ber das Eingabefeld Aktenfilter k nnen Sie nur solche Diktate anzeigen lassen die einem bestimmten 26 gi Voice MACS C Voice MACS Der Diktant Aktenzeichen eines anderen Programms der Rummel AG zugeordnet wurden vgl Optionen Registersei te DDE Server e In der unteren Liste Arbeitsplatz sind alle Diktate aufgelistet die sich auf dem lokalen Arbeitsplatz Rechner befinden Andere VoiceMACS Nutzer besitzen keinen Zugriff auf diese Diktate Der Farbbalken steht f r die Priorit t der Diktate e rot f r Fristen e orange f r hohe Priorit t e gelb f r mittlere Priorit t e gr n f r niedrige Priorit t Die Funktion Altern sorgt daf r dass Diktate mit niedriger oder mittlerer Priorit t nach einer gewissen An zahl von Tagen automatisch um eine Priorit tsstufe nach oben rutschen Optionen Registerseite Anzei ge Die Schriftfarbe der Diktate in der Liste bedeutet folgendes e schwarz das Diktat befindet sich im Urzustand e blau und kursiv das Diktat ist in Bearbeitung es befindet sich auf einem lokalen Arbeitsplatz und kann derzeit nicht von anderen Nutzern abgerufen werden e gr n das Diktat ist fertig gestellt durch die Schreibkraft geschrieben In der rechten Spalte werden die Notizen zum jeweils markierten Diktat angezeigt dieser Bereich kann in den Optionen auf der Regist
101. tuell weitere vorhandene Diktanten kann der Schreiber nie einsehen Die Reihenfolge der dargestellten Diktanten richtet sich brigens nach der Einstellung die Sie f r jede Schreibkraft einzeln unter Benutzerverwaltung Schreiber zuordnen getroffen haben Die Breite der Tabellenspalten l sst sich leicht anpassen falls der Tabelleninhalt abgeschnitten ist Einfach mit gedr ckter Maustaste den Trennstrich im Titelbereich nach links oder rechts ziehen In der unteren Liste Arbeitsplatz sind alle Diktate aufgelistet die sich auf dem lokalen Arbeitsplatz Rechner befinden Andere VoiceMACS Nutzer besitzen derzeit keinen Zugriff auf diese Diktate Welche Diktate in diesen beiden Bereichen im Einzelnen angezeigt werden regeln die Einstellung in den Listenfeldern dar ber Ansicht Mit Meine Diktate sieht der Schreiber nur die explizit f r ihn bestimmten Diktate das hei t nur Diktate in deren Diktateigenschaften er direkt als Schreiber eingetragen wur de oder alle vorhandenen Dikate Mit Alle Diktate sieht der Schreiber alle vorhande nen Diktate der ihm zugewiesenen Diktanten nur verf gbar soweit das Benutzerrecht zugewiesen wurde Aktenfilter Es werden nur solche noch Diktate angezeigt die einem bestimmten Aktenzeichen ei nes anderen Programms der Rummel AG zugeordnet sind vgl Optionen Registerseite DDE Server Sortierung Sortiert alle angezeigten Diktate nach einem dieser Kriterien Priorit t L nge Akte
102. w hlten Dik taten oder nur solchen Diktaten in denen noch gar kein Diktant hinterlegt ist nur aus gew hlten Diktaten ohne Diktant Verzeichnis Der Importpfad der Ort an dem sich die zu importierenden Dateien befinden ist hier an zugeben eine Voreinstellung hierf r k nnen Sie unter Optionen gt Import Export treffen Diktat e automatisch ins Netzwerk verschieben Die importierten Diktate werden sofort in den Netzwerk Pool gestellt nicht am lokalen Arbeitsplatz abgelegt Eine Voreinstellung f r diese Option kann in den Programmoptionen unter Import Export vorgenommen werden Audio Datei en nach dem Import l schen Die originalen Audio Dateien werden nach dem Import gel scht Sie sind dann nur noch in WM Voice verf gbar Das kann sinnvoll sein um einen erneu ten Import zu verhindern Darunter sind in der linken Fensterh lfte alle Audidateien im gew hlten Verzeichnis aufgelistet die Voi ceMACS erkennt Eintr ge in roter Schrift sagen aus dass zu dieser Audiodatei auch Metadaten vorhanden sind dass also z B zus tzlich ein Diktatname bernommen werden kann Rote Symbole markieren Datei en die nicht importiert werden k nnen ber das Kontextmen rechte Maustaste k nnen Sie schon vor dem Import die Diktateigenschaften an legen oder ver ndern In der rechten Fensterh lfte sehen Sie Detailangaben zur markierten Datei Wenn die Datei bereits Dikta teigenschaften besitzt werden diese hier angezeigt

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