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Handbuch - Projekt Pro

1. Auch wenn ProjektPro nach der Reparatur scheinbar einwandfrei funktioniert k nnen Unkorrektheiten nicht ausgeschlossen werden SingleUser 1 ffnen Sie an einem Windows Rechner das Programm mit Doppelklick auf ProjektPro exe und gleichzeitigem Tastendruck auf Strg Umschalt ffnen Sie an einem Mac OS X Rechner das Programm mit Doppelklick auf ProjektPro und gleichzeitigem Tastendruck auf Option 3 Halten Sie die Tasten gedr ckt bis das Dialogfeld Besch digte Datei ffnen erscheint 2 W hlen Sie im folgenden Dialogfenster die zu reparierende Datei pp_data USR aus dem ProjektPro Verzeichnis und klicken Sie auf ffnen FileMaker startet automatisch die Wiederherstellung 3 Nach Beendigung der Reparatur best tigen Sie mit OK 4 L schen Sie alle besch digten Dateien aus dem ProjektPro Verzeichnis Die besch digten Dateien werden umbenannt indem Alt an das Ende des Dateinamens geh ngt wird 5 Erstellen Sie ein Backup der gesamten ProjektPro Datenbank MultiUser Schlie en Sie an den Arbeitspl tzen ProjektPro und beenden anschlie end den FileMaker Server am Hardware Server 1 ffnen Sie FileMaker Pro am Hardware Server 2 W hlen Sie aus der oberen Men leiste von FileMaker Pro in Ablage Mac bzw Datei Win den Befehl Wiederherstellen 3 W hlen Sie im folgenden Dialogfenster die zu reparierende Datei pp_data USR aus dem ProjektPro Verzeichnis und klicken Sie auf ff
2. Aufschlag Ist im Feld bernommen ein Preis enthalten kann man diesen mit einem Aufschlag versehen und somit Einfluss auf den Einheitspreis der aktuellen Position nehmen Ist die Position weder aus der Kostensch tzung noch aus einer anderen Ausschreibung bernommen tragen Sie den Preis in das Feld Ansatz ein So k nnen Sie die Positionen den Kostengruppen nach DIN 276 2006 und 1981 zuordnen Kostenberechnungs LV drucken 1 2 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Kostenberechnung Klicken Sie dann auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie ob die Kostenberechnung als Kurztext oder Langtext gedruckt werden soll Entscheiden Sie au erdem ob die Projekt und die Ausschreibungsvortexte gedruckt werden sollen Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch Ihre Kostenberechnung bl ttern Klicken Sie auf Fortfahren W hlen Sie ob Sie die Kostenberechnung drucken wollen Export der Kostenberechnung 1 2 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste und w hlen Sie das gew nschte Projekt Klicken Sie anschlie end auf Ausschreibungsliste und w hlen Sie die entsprechende Ausschreibung aus der Liste VII 26 AVA ProjektPro Handbuch Klicken Sie in der linksseitigen Navigationsleiste auf Kostenber und kontrollieren Sie nochmals die eingegebenen EPs f r die Positionen und die GPs in den LV G
3. 1 2 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf NoticeBoard Geben Sie einen Text ein und w hlen Sie die Teilnehmer aus die in Ihren Daily Actions eine Nachricht erhalten sollen Um alle Mitarbeiter in den Verteiler aufzunehmen klicken Sie auf Teilnehmer Sie k nnen Mitarbeiter anschlie end wieder aus der angezeigten Liste l schen Um einzelne Teilnehmer auszuw hlen klicken Sie in das wei e PopUp Men und w hlen den Teilnehmer aus IV 26 B ro und CRM ProjektPro Handbuch V ProjektManagement Im Modul ProjektManagement werden projektspezifische Daten wie Projektbeteiligte Korrespondenzen zu den Projekten Projektprotokolle Balkenpl ne und jegliche Projektfiles organisiert In der Projektliste des Moduls ProjektManagement k nnen Sie sich die aktuellen Projekte anzeigen lassen oder nach verschiedenen Projekten suchen Selbstverst ndlich k nnen Sie hier auch ein neues Projekt anlegen Durch Anklicken eines Projektes gelangen Sie in das entsprechende Projektdatenblatt in welchem Sie zus tzliche Projektdaten wie ProjektOrt Auftraggeber oder Beschreibung des Projektes eingeben k nnen Die Auftraggeber der einzelnen Projekte k nnen Sie aus den Adressen des Moduls B ro und CRM ausw hlen und den Projekten zuordnen 1 Voreinstellungen Papierformat einstellen Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Voreinstellungen In der Bearbeitungsleiste befindet sich der Button Papierformat Di
4. 11 12 13 14 Einbehalte brutto Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der Zeile der Einbehalte brutto und geben falls erforderlich im anschlie enden Fenster pauschale Einbehalte ein Einen neuen Einbehalt k nnen Sie erstellen indem Sie auf das gr ne Plus Symbol klicken Im linken Feld k nnen Sie dazu den Einbehalt bezeichnen beispielsweise Bauschaden und im rechten Feld den Betrag eingeben Zus tzlich k nnen Sie auch die darin enthaltene Mehrwertsteuer angeben Zum L schen eines Einbehalts klicken Sie auf das danebenliegende L schen Symbol Mit OK kommen Sie wieder zur Zusammenstellung zur ck Bisherige Abschlagsrechnungen korrigieren oder ndern Falls die Summe der bisherigen Abschlagsrechnungen Fehler aufweist k nnen Sie diese korrigieren wenn Sie auf das Bleistift Symbol neben der Summe der freigegebenden Abschlagsrechnung klicken ndern Sie anschlie end die entsprechenden Werte oder klicken Sie auf das L schen Symbol und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog um eine Rechnung zu l schen Klicken Sie nach Fertigstellung der nderungen auf zur ck Geben Sie als Information f r den Bauherrn einen eventuellen Skontonachlass und ein Datum der Zahlungsfrist ein Dies ist nur eine Information f r die Zahlung ProjektPro rechnet korrekterweise f r alle Freigaben mit den unskontierten Rechnungsbetr gen Geben Sie bei Bedarf einen Nachtext an indem Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Fel
5. Entscheiden Sie ob Lang oder Kurztexte gedruckt und ob die Projekt und Ausschreibungs Vortexte mit ausgegeben werden sollen Entscheiden Sie im n chsten Dialog nach welcher Hierarchieebene bei den Positionen und den Vortexten im Ausdruck ein Seitenumbruch erfolgen soll Legen Sie die Seitenzahl der ersten Seite nach dem Deckblatt fest ProjektPro erstellt eine komplette Druckansicht des Leistungsverzeichnisses mit Deckblatt allen Vortexten Positionen und der Zusammenstellung Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch das LV bl ttern Klicken Sie auf Fortfahren W hlen Sie ob Sie das LV drucken wollen gt VII 19 ProjektPro Handbuch Ausf hrungsbeschreibungen Gleichbleibende umfangreiche Beschreibungen f r eine Reihe von Teilleistungen k nnen unter einer Nummer in einer Ausf hrungsbeschreibung zusammengefasst werden Diese m ssen den mit einer Ordnungszahl versehenen Positionen vorangestellt werden In ProjektPro geschieht dies durch die Zuordnung der Ausf hrungsbeschreibung zu der den Positionen bergeordneten LV Gruppe Die Positionen enthalten den erg nzenden Text f r die vollst ndige Beschreibung der Teilleistung Im LV Ausdruck wird der Text der Ausf hrungsbeschreibung nach der LV Gruppe welcher sie zugeordnet ist gedruckt In den Positionen ist die Ausf hrungsbeschreibung mit dem Zusatz Ausf hrung gem vermerkt
6. Nun werden Sie noch darauf hingewiesen dass die Berechnung der Balkengrafiken eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt Best tigen Sie die Meldung mit OK Angebots Akquisitions und Auftragslisten 1 Klicken Sie im ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf Auftragsliste Suchen Sie mit Hilfe der Suchen Funktion von ProjektPro die gew nschten Akquisitionen Angebote und Auftr gen heraus Lassen Sie sich dazu beispielsweise alle Angebote anzeigen oder benutzen Sie die detaillierte Suche um das gew nschte Suchergebnis zu erzielen Um Auftr ge nach ihrem Status suchen zu k nnen ist es notwendig den Status im Auftrags Datenblatt zu pflegen Ein neu angelegter Auftrag hat den Status Akquisition zum Angebot wird er durch ein Angebotsdatum und durch ein Auftragsdatum zum Auftrag Klicken Sie auf den Zahnrad Button nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben Ihnen stehen verschiedene Ausdrucke zur Vergf gung Die Angebots Akquisitions und Auftragslisten zeigen Ihnen alle Auftr ge mit dem entsprechenden Status mit ihrem Volumen sortiert nach ProfitCenter und Gesch ftsbereich an Auftrags Controlling Um in ProjektPro einen schnellen berblick ber alle laufenden Auftr ge bzw die wirtschaftliche Situation gew nschter Auftr ge zu erhalten gibt es verschiedene Auswertungsm glichkeiten die genau nach Ihren Suchkriterien eine Filterung der Datenbank vornehmen VI 40 ProjektCon
7. 4 d bezeichnet eine Suche nach doppelt vorkommenden Werten Muss in das entsprechende Feld eingetragen werden 5 Textsymbole Mit der Eingabe eines vor dem Suchbegriff wird in einem Textfeld z B das Projektk rzel nur exakt der eingegebene Suchbegriff gefunden Ansprechpartner eine detaillierte Suche nach Ansprechpartnern Selektion die Adressauswahl kann nochmals durch eine Markierung abge ndert werden Es k nnen z B alle Firmenadressen mit allen Ansprechpartnern ausgew hl werden Adressgruppen Suche nach Adressdruppen Projekt Adressgruppen Suche nach projektspezifischen Adressgruppen Alle alle Adressen werden aufgerufen u Nichts das Suchergebnis in der Adressliste wird geleert Filter In ProjektPro haben Sie in bestimmten Listenansichten die M glichkeit die angezeigten Datens tze nach vorgegebenen Kriterien filtern zu lassen Der entsprechende Filtertyp steht dabei in der jeweiligen Spalten berschrift zur Verf gung Bsp Korrespondenzliste Filterm glichkeit in der Spalte Korrespondenztyp Es werden nur noch die Korrespondenzen angezeigt die dem ausgew hlten Korrespondenztyp entsprechen M chten Sie wieder die komplette Korrespondenzliste anzeigen lassen dann l schen Sie den Filter indem Sie den Filter Begriff entfernen Drucken Alle Ausdrucke in ProjektPro werden vor dem Druck am Bildschirm dargestellt und k nnen dabei kontrolliert werden In der Druck Voran
8. CustomPrint Aktivieren Sie den Druck Layouts bearbeiten Modus in ProjektPro 09 Projekte und Einstellungen gt Grundeinstellungen gt Administrator I 8 Installation und Update ProjektPro Handbuch 10 11 12 Rufen Sie in ProjektPro 09 eine Korrespondenz auf und w hlen dann Drucken Wechseln Sie in den Layout Modus Jetzt haben Sie das Layout der ProjektPro 07 und das Layout der ProjektPro 09 nebeneinander liegen Stellen Sie zuerst die Bereiche im ProjektPro 09 Layout genauso ein wie die im Original L schen Sie die Felder im ProjektPro 09 Layout Markieren Sie den kompletten Inhalt des ProjektPro 07 Layouts mittels 8 STRG A und kopieren Sie diesen mit 38 STRG C Notieren Sie sich Objekt Koordinaten aus dem Info Feld um die Inhalte wieder an die richtige Stelle platzieren zu k nnen F gen Sie den kopierten Inhalt im ProjektPro 09 Layout mittels 38 STRG V ein und stellen Sie die richtigen Koordinaten im Info Feld ein Klicken Sie jetzt doppelt in jedes Feld im ProjektPro 09 Layout um den richtigen Feldbezug herzustellen Die korrekten Felder finden Sie im Original Layout Haben Sie alle Felder bernommen und korrekt zugeordnet schlie en Sie das Layout ber den Schlie en Button und speichern das Layout Beim n chsten Druck einer Korrespondenz wird das bernommene Layout benutzt 8 Datensicherung ProjektPro SingleUser Eine t gliche Sicherung der ProjektPro Daten sollte e
9. ProjektPro Handbuch 10 W hlen Sie nun den Button Update wenn Sie eine Daten bernahme aus einer lteren ProjektPro Version durchf hren m chten Wollen Sie ProjektPro testen klicken Sie auf Beispieldaten Durch Weiter gelangen Sie in eine leere Datenbank um Ihre B rodaten einzupflegen Die Beispieldaten k nnen nachtr glich gel scht werden Beachten Sie dazu das Kapitel Administrator Funktionen Das ProjektPro Update wird unten beschrieben W hlen Sie nach dem ffnen in der Men leiste Ansicht gt Werkzeugleisten gt Standard um die Leiste auszublenden ffnen von ProjektPro ffnen Sie ProjektPro durch Doppelklick auf die Programmdatei ProjektPro exe Windows bzw ProjektPro app ProjektPro Mac OS X 3 SingleUser Installation am Hardware Server F r die SingleUser Installation am Hardware Server muss ProjektPro am Hardware Server installiert werden Gehen Sie dazu wie im Kapitel ProjektPro Installation beschrieben vor An den Arbeitspl tzen der Benutzer muss der ProjektPro Arbeitsplatz installiert werden Die Installation des ProjektPro Arbeitsplatzes wird im nachfolgenden Kapitel beschrieben ProjektPro Arbeitsplatz Installation Die Installation wird f r die Betriebssysteme Mac OS X und Windows beschrieben Wenn unterschiedliche Begriffe f r die Systeme benutzt werden sind beide angegeben Mac Begriff Windows Begriff 1 Laden Sie sich den Datenbank Client FileMaker Pro f r
10. ProjektPro zeigt Ihnen die Grunddaten des Protokolls Sie sehen auf einen Blick die Teilnehmer Verteiler TOPs und die zugeordneten Mediadaten Klicken Sie anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Drucken Sie sehen nun die Druckvoransicht Ihres Protokolls Zum Ausdrucken w hlen Sie das Tastenk rzel 8 STRG P oder im Men punkt ProjektPro FileMaker Pro die Option Drucken Sie k nnen die Media Liste eines Protokolls drucken 1 W hlen Sie dazu aus der Protokollliste das entsprechende Protokoll und klicken Sie anschlie end auf Media in der linksseitigen Navigationsleiste Nun sehen Sie alle Media Informationen die diesem Protokoll zugeordnet wurden Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Drucken Unerledigte Aufgaben Um sich unerledigte TOPs aus den Protokollen eines bestimmten Projektes anzeigen zu lassen gehen Sie folgenderma en vor Klicken Sie in der Projektliste auf das gew nschte Projekt und anschlie end auf Protokolle ProjektManagement ProjektPro Handbuch 7 8 Mit einem Klick auf Unerledigtes in der linksseitigen Navigationsleiste werden Ihnen alle offenen Punkte aus den Protokollen zu diesem Projekt angezeigt Sie k nnen die Anzeige nach Typ und Thema filtern Als Information erhalten Sie die Beschreibung des jeweiligen Protokolltyps mit Datum und Nummer und die Bezeichnung des TOPs mit Nummer Weiter erhal
11. 18 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Berechnung nach freier Eingabe Falls Ihre Berechnungsgrundlagen au erhalb der Tabellenwerte der HOAI liegen m ssen Sie das Honorar frei vereinbaren W hlen Sie dazu die Honorarberechnungsart Freie Eingabe 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an 2 Tragen Sie die anrechenbaren Kosten ein und w hlen den Honorarsatz aus Sie k nnen die Tabellenwerte einer zu benutzenden Tabelle z B RIFT eintragen F llen Sie dazu die Felder anrechenbare Kosten Von Satz Bis Satz aus damit ProjektPro den gew nschten Wert ermitteln kann 3 Freie Honorareingabe Alternativ zur Eingabe freier Tabellenwerte k nnen Sie das 100 Bezugshonorar im Feld freie Honorareingabe direkt festlegen 4 Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Auftrags fortzufahren Berechnung nach SIA 102 nach Baukosten 1 2 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Berechnungsgrundlagen SIA Tabellen Jahr W hlen Sie aus der Liste das gew nschte Jahr aus nach dessen Tabelle Sie das Honorar ermitteln wollen ProjektPro schl gt automatisch die zugeh rigen K1 und K2 Werte nach Bausumme Geben Sie in das entsprechende Feld die Bausumme ein und erw hnen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostensch tzung vom 22 Januar 2009 Baukategorie Schwierigkeitsgrad W hlen Sie die ge
12. Angebots Akquisitions und Auftragslisten eressnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn VI 40 A ftrags Controlling 4 42 0024000 Ana nr anna nam Ran anne VI 40 Ausdruck von Listen Finanzdaten Auswertung nunesesenenenenennnnnn nennen nn nenn nn VI 42 Wiedervorlage To B6 zn nenne ee VI 43 StatUS yasni Eee nee BEER TEEN VI 44 8 Datenpflege nunununannununannnnununanannununannnnunnnannunununannnnunanannununanannnnunannnn VI 44 Jahresabschluss mean nn VI 44 JahresabSChlU Sss zs B sse green eegeggAi RR SE a e ed VI 45 Ung ltige Stundeneintr ge NEEN RENEER ERR ENRE ENNEN NEE ann ann anna nn VI 45 VII Ausschreibung Vergabe Abrechnung AVA uuznununnnnanananunununnnn an ann anne VII 1 1 Allgemeine Funktionen ENK RER R KENE ENRERERE RENE R ERR KK ENEE RER ENER ERR REENEN En VII 1 Struktur und Steuerung SEENEN VII 1 le el VI 1 Drag amp Drop ME VII 3 2 Voreinstellungen nzasnnenonononunnnnnnnnunanunnnunnnnnunnananannnanunununnnnnnnnanananunen VII 3 Elte ELE VI 3 3 Projekte Bauvorhaben uusanensanannannanannanannununnannanunnanunnannanannanunnane VII 4 Neues Projekt anlegen SSES ENEE SEEEESER EIER nam na han ninan ha naar VII 4 Projektspezifische Grunddaten VII 4 Projek amp l scheni enges eseu seess ner VII 4 4 Kostengr ppen as skseg CERARERERAEKRKN nenn anna man NAEH En EEE VII 4 Inhalt 11 ProjektPro Handbuch 10 11 Anlegen von Kostengruppen eines Projektes usnnsese
13. Ausf hrungsbeschreibungen werden gem GAEB DA 1990 und DA XML importiert und exportiert 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Ausschreibungen und w hlen Sie anschlie end die gew nschte Ausschreibung 2 Klicken Sie auf Ausf hrungsbeschreibung und anschlie end auf Neue Ausf hrungsbeschr in der Bearbeitungsleiste 3 Es wird die n chste Ausf hrungsbeschreibungs Nummer von ProjektPro vergeben Sie dient nur der Zuordnung im LV Die Nummer ist immer vierstellig und verwendet f hrende Nullen z B 0001 4 Geben Sie die Bezeichnung ein unter der die Ausf hrungsbeschreibung gef hrt werden soll 5 Legen Sie neue Ausf hrungsbeschreibungs Positionen an indem Sie auf das gr ne Plus Symbol klicken Klicken Sie auf das Bleistift Symbol der neuen Ausf hrungsbeschreibungs Position um diese zu bearbeiten Es ffnet sich das Fenster Ausf hrungsbeschreibung Position Hier k nnen Sie den Kurz und Langtext eingeben 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Ausschreibungen und w hlen Sie anschlie end die gew nschte Ausschreibung 2 Klicken Sie auf Ausf hrungsbeschreibung und anschlie end auf bernahme in der Bearbeitungsleiste Es ffnet sich neben dem aktuellen Fenster das Fenster bernahme 3 Im Auswahl Feld werden Ihnen alle zur bernahme berechtigten Projekte angezeigt W hlen Sie das gew nschte Projekt mit der entsprechenden Ausschreibung oder dem entsprechenden Nachtrag Es
14. Klicken Sie auf Ausgang ProjektPro zeigt Ihnen alle Emails in diesem Konto an die noch nicht verschickt wurden Sie k nnen sich in dieser Liste auch die bereits versandten anzeigen lassen Markieren Sie dazu einfach das K stchen ber der Liste Klicken Sie auf Neue Email in der Bearbeitungsleiste um in das Eingabe Layout zu gelangen Im folgenden Dialog k nnen Sie angeben ob Sie die Emailadresse ber die Adressrecherche suchen oder manuell eingeben wollen Haben Sie sich f r die manuelle Adresseingabe entschieden gelangen Sie direkt auf das Datenblatt der neuen Email Bei der manuellen Eingabe werden Sie von ProjektPro mit einer automatischen Vervollst ndigung der Emailadresse unterst tzt Dazu stehen alle Emailadressen der in ProjektPro angelegten Adressen zur Verf gung Oder w hlen Sie die Email Adresse aus der DropDown Liste aus die sich beim Klicken auf das an cc bcc Feld ffnet Sie k nnen aber auch nachtr glich noch eine Adressrecherche durchf hren Aktivieren Sie die Recherche indem Sie auf das Symbol Adressrecherche rechts neben den Adressfeldern klicken Mehrere Empf nger ausw hlen Wollen Sie diese Email mehreren Empf ngern zuordnen so geben Sie die Adressen mit Komma getrennt in das entsprechende Feld an cc oder bcc ein Oder w hlen Sie mehrere Adressen aus der DropDown Liste aus die sich ffnet wenn Sie in das Feld klicken Das Komma wird dann automatisch gesetzt Die Email wird au
15. Mengenposition bernehmen 6 W hlen Sie die Ausschreibung aus der Sie die Mengenpositionen zuordnen m chten Es werden die Mengenpositionen der Ausschreibung angezeigt Um die gesamte Beschreibung anzuzeigen bleiben Sie mit der Maus ber der gew nschten Mengenposition Die gesamte Beschreibung wird im QuickInfo angezeigt 7 Klicken Sie auf die gew nschte Mengenposition um diese der LV Position zuzuordnen Die Auswahl bleibt erhalten so dass Sie auch problemlos mehrere Mengenpositionen in Folge bernehmen k nnen 8 W hlen Sie eine weitere Mengenposition wird diese ebenfalls der LV Position zugeordnet Die berechnete Menge summiert sich dementsprechend Der Mengenansatz der zugeordneten Mengenposition kann durch den Button aufl sen direkt in die Berechnung der LV Position bernommen werden Die Mengenposition bleibt auf Ausschreibungsebene erhalten Eine nderung der Mengenposition hat dann aber keine Auswirkung mehr auf die LV Position 9 Nach Beendigung der Mengenzuordnung klicken Sie auf OK 10 Geben Sie falls erforderlich die Faktoren f r diese Zuordnung ein gt VII 2 LA ProjektPro Handbuch Dies wird insbesondere dann notwendig sein wenn Sie einer Position mit einer zwei m2 oder dreidimensionalen m3 Einheit eine Mengenposition mit einer eindimensionalen m Einheit zuordnen Um eine Zuordnung wieder zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol der zugeordneten Mengenposition
16. Planversand Zum ffnen einer angelegten Zeichnung in ProjektPro m ssen Sie als erstes eine sog Arbeitsdatei festlegen Diese Arbeitsdatei ist die digitale Zeichnung i d R die CAD Datei und wird nur mit einem Verzeichnispfad in ProjektPro abgespeichert Nat rlich ben tigen Sie das entsprechende CAD oder Erstellungsprogramm auf Ihrem Rechner um die ausgew hlte Zeichnung ffnen und bearbeiten zu k nnen Festlegen einer Arbeitsdatei 1 2 W hlen Sie den entsprechenden Plan aus der Zeichnungsliste Klicken Sie in das wei e Feld unter ArbeitsDatei und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog Geben Sie die Zeichnungsdatei im sich ffnenden Dialog Fenster an und klicken Sie anschlie end auf Ausw hlen Um die Zeichnung anzuzeigen bzw zu bearbeiten benutzen Sie den Button ffnen M chten Sie den Link zur Arbeitsdatei l schen klicken Sie auf das L schen Symbol Planlisten und Planversandlisten ausdrucken In ProjektPro k nnen Sie Planlisten und Planversandlisten ausdrucken Lassen Sie sich in der Zeichnungsliste alle Pl ne oder nur die aktuellen Pl ne anzeigen Diese Auswahl wird dann in den Ausdrucken ber cksichtigt 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf die Projektliste und w hlen das gew nschte Projekt aus Klicken Sie dann auf Pl ne Sie sehen nun die Zeichnungsliste mit allen aktuellen Pl nen innerhalb des Projektes Um auch berholte Pl ne anzuzeigen aktivieren Sie die entspreche
17. VII N ProjektPro Handbuch Als Mengenposition wird der Fundamentbalken in L ngenmeter Einheit m angelegt und berechnet Diese Mengenposition kann nun der Position Sauberkeitsschicht m2 mit dem Faktor 0 3 m Breite zugeordnet werden Ebenso kann die Mengenposition der Position Schalung m2 mit dem Faktor 2 linke und rechte Schalung und 0 8 m H he zugeordnet werden Und auch der Position Betonlieferung und Einbau m3 mit den Faktoren 0 3 m Breite und 0 8 m H he wird diese Mengenposition zugeordnet D h in verschiedenen Ausschreibungspositionen wird immer wieder auf die gleiche Mengenposition zugegriffen Falls die Mengenposition aufgrund von Planungs nderungen sp ter korrigiert wird ndert sich automatisch die Mengenberechnung aller zugeh riger Ausschreibungspositionen Die Menge f r die Ausschreibung wird dabei nicht ge ndert um ein dynamisches und damit in diesem Fall unkontrolliertes Ver ndern der LV Mengen zu vermeiden Bei nachtr glichen Mengen berarbeitungen haben Sie allerdings eine einfache M glichkeit aus der Mengenberechnung alle referenzierten Positionen also alle LV Positionen denen die entsprechende Mengenposition zugeordnet wurde aufzurufen und die LV Menge gegebenenfalls zu korrigieren Mengenpositionen Ermittlung der Mengen 1 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf die Mengenberechnung und anschlie end auf Mengenposition ProjektPro zeigt Ihnen nun eine Liste
18. W hlen Sie den Intervall f r den Termin z B 1 Tag f r t gliche Termine 2 Wochen f r 14 t gige B robesprechungen B ro und CRM IV 25 ProjektPro Handbuch 9 Geben Sie die Dauer an f r wie lange diese Regelung gelten soll Das Enddatum wird automatisch berechnet Termine l schen 1 2 In der Tagesansicht l schen Sie Termine mit dem roten L schen Symbol In allen Ansichten Tages Wochen und Monatsansicht klicken Sie auf den zu l schenden Termin Es ffnet sich das Fenster Termin editieren Hier haben Sie die M glichkeit zu l schen Nachdem Sie den L schen Button bet tigt haben k nnen Sie entscheiden ob der angezeigte Termin der Termin und die mit ihm verkn pften Termine in der Zukunft oder alle mit ihm verkn pften Termine gel scht werden sollen Zum Beenden der Kalenderansicht klicken Sie auf das Logo von ProjektPro in der linken oberen Ecke oder benutzen das Tastaturk rzel STRG W ProjektPro Benutzer die eine FileMaker Pro Vollversion erworben haben k nnen das Fenster auch ber die gewohnten Fensterschlie en Buttons in den Fensterecken schlie en NoticeBoard Das NoticeBoard im Modul B ro und CRM dient der Ver ffentlichung von Informationen wie ein Schwarzes Brett Diese Mitteilungen sind nicht terminiert sie dienen der Information eines oder mehrerer Personen Sie k nnen z B den Termin f r die n chste Grillparty bekanntgeben oder auf einen Wettbewerb hinweisen
19. chste Ausf hrung des automatischen Empfangs und Versandes an Um den Mail Server zu stoppen klicken Sie entweder auf Stopp oder auf Zur ck rechts unten Mit Zur ck gelangen Sie wieder in die Modul bersicht von ProjektPro Administratorenfunktionen VIII 1 ProjektPro Handbuch 2 BackUp Datensicherung Was ist ein BackUp Grunds tzlich kann jede Kopie einer Datei oder einer Datenbank auf einem anderen Datentr ger wie der Arbeitsfestplatte als Backup bezeichnet werden Diese Kopie kann auf einer externen Festplatte einem Wechselplattenlaufwerk einem Bandlaufwerk oder auch auf einem optischen Laufwerk abgelegt werden Mit speziellen BackUp Programmen kann nach Dateien gesucht werden die seit dem letzten BackUp ver ndert wurden und nur diese werden gesichert Zudem bieten viele BackUp Programme die M glichkeit die kopierten Dateien zu komprimieren so dass sie weniger Speicherplatz auf dem Speichermedium ben tigen Beispielsweise werden mit Retrospect die ProjektPro Datenbanken auf weniger als die H lfte komprimiert Warum BackUps Die Erstellung von BackUps ist eine ohne geeignete Hilfssoftware oft l stige und daher oft vernachl ssigte Arbeit Auf die Notwendigkeit und Bedeutung von regelm igen m glichst t glichen BackUps und einer vern nftigen Backup Strategie kann aber nicht genug hingewiesen werden BackUps sind notwendig Anstatt besch digte Dateien zeitaufw ndig zu reparieren kann
20. eine SOLL IST Analyse und die Auswertung der Finanzdaten ausgegeben werden Auf ProfitCenter Ebene k nnen Sie mit Hilfe der PEP 7 Kennzahlen die Wirtschaftlichkeit Ihrer ProfitCenter bzw Ihres B ros darstellen und mit anderen B ros vergleichen Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel A Ko ProjektControlling VI 3 ProjektPro Handbuch Balkengrafik Die Balkengrafik dient Ihnen als sofortiger berblick ber die wichtigsten Kennwerte den Rechnungsanteil die angefallenen Kosten sowie den Leistungsstand Diese Werte werden mit dem jeweiligen Volumen in Relation gesetzt und graphisch ausgewertet Die Balkengrafik wird f r folgende hierarchische Ebenen berechnet Projekt Auftrag Leistungsphase den Leistungsphasen bergeordneter Titel Um den aktuellsten Stand dieser Daten graphisch anzeigen zu lassen klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf den Button Balkengrafik berechnen in der Bearbeitungsleiste Sie haben au erdem die M glichkeit die Balkengrafiken eines einzelnen Projektes oder Auftrags zu aktualisieren Klicken Sie hierzu im jeweiligen Projekt bzw Auftrags Fenster auf den Button Neu berechnen Das Datum der letzen Aktualisierung wird Ihnen angezeigt Best tigen Sie die Meldung mit OK W hlen Sie ob die Berechnung f r alle Projekte oder nur f r die aktuellen durchgef hrt werden soll und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK
21. ssen Sie den Pfeil neben dem Ordnersymbol zweimal bet tigen um den gesamten Inhalt des Ordners anzuzeigen Zum L schen von Vortext Positionen benutzen Sie das L schen Symbol am rechten Rand der Positionszeile Mit dem Button Neu nummerieren k nnen Sie unter anderem die Vortexte neu nummerieren Wenn Sie z B Umsortierungen in den Vortexten vorgenommen haben k nnen Sie durch neu nummerieren wieder eine fortlaufende Nummerierung herstellen lassen Die Funktion wird die Ebenen Struktur nicht ver ndern aber innerhalb dieser Ebenen die Vortexte nach den Voreinstellungen der Ausschreibung durchnummeriern LV Gruppe In ProjektPro stehen Ihnen zur Strukturierung Ihres Leistungsverzeichnisses 4 LV Gruppen Ebenen zur Verf gung Wenn Sie mehrere LV Gruppen Ebenen benutzen achten Sie darauf dass es It GAEB nicht zul ssig ist einer LV Gruppe Positionen und Unter LV Gruppen zuzuordnen Eine LV Gruppe der Unter LV Gruppen zugeordnet werden kann keine Positionen haben LV Gruppen k nnen Sie entweder aus vorhandenen Ausschreibungen und Mustertexten bernehmen oder neu erstellen 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Ausschreibungen und w hlen Sie anschlie end die gew nschte Ausschreibung 2 Klicken Sie auf Leistungsverzeichnis und anschlie end auf Neue LV Gruppe in der Bearbeitungsleiste 3 Es wird die n chste LV Gruppennummer vergeben die Sie noch ndern k nnen Zum Anlegen einer Unter LV Gruppe dr cken
22. 18 Anlegen eines neuen Email Kontos ereresnnnnennnnnnnnnnnnnennnnn nn nenennn nenn nnnnnen IV 19 Email ENGAN EE IV 20 LEI E Te EE IV 22 Email Anlagen ss see IV 23 L schen von Em ilS sx NEEENESEEERRSNNEKENEEAEEESNN anna han an ran na ann ahnt IV 23 8 Kalender use ENER KKK KEREN ENR EEN ER ERR ENER ENEE ENER ENER ENER ENRER ENEE NENNEN EEN IV 24 Bearbeiten des Team Kalenders_ urssss n Hanne nenn anne ann nennen IV 24 9 N ticeBoard 2 20 0n0 anna IV 26 ProjektManagement nuasananananununnannnanunununnnnananunanunnnunnnnanununununnnnanananene 1 Voreinstellungen unzunnnununununununnnnnnnnununununnnnnnnnnnnnnnanananunannnnnannnnnnunenenenn Vv 1 Papierformat einstellen urunasannnannunnnanannnnnnnnnnannnannnnnn NEE RENE REENEN V 1 M ster Pr jekt ae eeg eg ee us ne ne EEEO E Seege dE V i Pl ncodier ng WETTER V 2 Pl nversand sariari idian ene eA ia an a e V 2 Protokoll Label unse ea nee V 2 Balkenpl ne ere See dee EES V 2 2 Projekt Grunddaten ue EN ENER ENEE ER ENEN ENER ENEE ER EREN ENER ENER KREE E RENE NR V 3 Neues Projekt anlegen ste 2 RRE EE V 3 Grunddaten eingeben susanne V 3 L schen eines Projektes sssusnannan aan nennen anna E RER SNEN EES V A 3 Projekt Beteiligte nuananannnonnnnnnnonnnnnnunununanunnnununnnnnnunanananannnanannnnnnun nenn v 4 Neuen Beteiligten anlegen uuurussrsssnnnnnnannnannnananannnnanen nn an nn nam anne nenn V 4 Beteiligtenliste ausdr cken 25 12E
23. Analyse Einzelseiten SOLL IST Analyse Balken Liste SOLL IST Analyse Balken Einzelseiten Wiedervorlage To Do Mit der To Do Liste in ProjektPro k nnen Sie sich die zu erledigenden Aufgaben anzeigen lassen Im Auftragsdatenblatt k nnen Sie verschiedene Kriterien festlegen die dann in der To Do Liste aufgef hrt werden Das sind berschreitung eines festgelegten Datums berschreitung eines definierten Kostenanteils berschreitung einer bestimmten Anzahl an abzurechnenden Zeithonorarstunden Zu jedem Auftrag k nnen Sie den Mitarbeiter dem dieser Auftrag gegebenenfalls vorgelegt werden soll und den Grund der Wiedervorlage eingeben Klicken Sie dazu im Modul ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf To Do in der Bearbeitungsleiste Mit dem Feld ToDo Liste f r werden die Mitarbeiter angezeigt f r die To Do s vorliegen F r Auftr ge die wiedervorgelegt werden sollen aber keinem Mitarbeiter zugeordnet wurden werden in der To Do Liste f r weitere angezeigt Notieren Sie sich alle Aufgaben die Sie erledigen sollen am besten gleich in Ihrem Zeitplaner oder Terminkalender Klicken Sie anschlie end auf OK um wieder zu Auftr ge Controlling zur ckzukehren ProjektControlling VI 43 ProjektPro Handbuch Status Um die Wiedervorlagebedingungen eines Auftrages zu ndern weil Sie z B eine Rechnung gestellt haben und Sie erst bei einem h heren Kostenanteil wie
24. Dieser Prozentsatz wird direkt in die Abrechnung bernommen Vertrags bzw Baustellen LV drucken 1 W hlen Sie den Vertrag den Sie drucken wollen Sie finden die Vertr ge entweder in der Vertragsliste im Fenster AVA in der Liste der Vertr ge im Fenster Projekt oder unter dem Punkt Vergabe im Fenster Ausschreibung 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Zahnrad Button und w hlen dann Vertrags LV drucken oder Baustellen LV drucken 3 Entscheiden Sie ob der Kurztext oder der Langtext ausgegeben werden und ob die Vortexte mit gedruckt werden sollen ProjektPro erstellt eine Druckansicht des Vertrags bzw Baustellen Leistungsverzeichnisses nach Ihren Vorgaben 5 Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch das Vertrags bzw Baustellen LV bl ttern 6 Klicken Sie auf Fortfahren bzw Weiter 7 W hlen Sie ob Sie das Vertrags bzw Baustellen LV drucken wollen 14 Nachtr ge Nachtrags Positionen sind unabh ngig vom Vertrag und der Ausschreibung Der Nachtrag verh lt sich wie eine separate Ausschreibung Nachtr ge k nnen per GAEB exportiert und importiert werden Ebenso stehen Ihnen die gleichen bernahme Funktionen zur Verf gung wie in der Ausschreibung Nachtragspositionen sind automatisch dem bergeordneten Vertrag zugeordnet und flie en daher auch in die Summe des Kostenanschlags und der Kostenfeststellung ein Beach
25. Einstellungen III ProjektPro Handbuch 7 104 Berufsbezeichnung Bsp Architekt Architektin Rechtsanwalt Rechtsanw ltin usw 111 Briefanrede Bsp Liebe lt Vorname gt Lieber lt Vorname gt Sehr geehrte Damen und Herrn Sehr geehrter Herr lt Nachname gt Sehr geehrte Frau lt Nachname gt usw 112 Versandart Bsp Einschreiben P ckchen Paket per Kurier usw 121 Adresskategorie 1 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden Bsp Auftraggeber Lieferant Planungspartner Beh rde Gemeinde usw 122 Adresskategorie 2 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden Bsp Maler Zimmerer Vermessung Telekom Landratsamt EDV Firma usw 123 Adresskategorie 3 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden Bsp Freiraumplanung Innenarchitektur Landschaftsplanung Statiker Abt Hochbau usw 124 Adresskategorie 4 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden Bsp Europa Deutschland S ddeutschland Bayern usw 131 Bearbeitungshinweis Bsp zK RR beantworten bearbeiten usw Gesch ftsbereiche ProjektPro k nnen Sie individuell Ihrer B rostruktur anpassen Dabei k nnen Sie verschiedene Gesch ftsbereiche innerhalb eines B ros einstellen Gesch ftsbereiche gliedern Projekte nach beliebigen Kriterien und erlauben sp ter Auswertungen nach diesen Gesch ftsbereichen In der Liste der Gesch ftsbereiche wird die Anzahl der Projekte angezeigt denen d
26. Gesamtnachlass und SKONTO unnsnsennnnnnnennnnnnnnennnnennnnn nn nenn nenn nnnnnnnnn nennen VII 29 Export der Angebotssummen der Bieter s ssssssssrsrrssrrrrrrurrnurrunrrnrrnnrrerenn VII 29 Preisspiegel uusuununununnununanannnunununununnunununannnnnananannnnnunanununnnnnnnanunnunnn VII 30 Preisspiegel erstellen ae es VII 30 POSIEONSAUSWAHI surzzasa sis ame te naher VII 31 Druck Preisspiegel van Bee ie EE e VII 31 Exportieren des Preisspiegels 458 aEEERG naeh nenn ae VII 31 e EE VII 32 Vertrags LV erstellen u een VII 32 Vertrags bzw Baustellen LV drucken unesnserennnenennnnnnnnnnnn nenn nenn nnnnnn VII 34 Nachtr ge uununununununnnnnnnnunnnananannnnnnnnnnnnunananununnnnnnnnnnnnnnnnannnnnannnunnnnene VII 34 Nachtrags Import per GAEB VII 35 L schen eines Nachtr gS siioni 2 iin SAS SNE ENNEN na hen VII 35 Nachtrags D tenbl tt Suede san anna VII 35 Nachtrags Export per GAEB nee VII 35 Angebotspr fung im Nachtrag ussesesenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nn nnnnnnnn nennen VII 35 Kostenanschlag nuauunanonunununununnnnnnanunununununununnnnananunnnnnunnnnnnnnnnnn anne VII 36 Kostenanschlag IV rennen end VII 36 Kostenanschlag nach DIN 276 zueenesesenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nenn nenne nennen nen VII 36 Abrechnung unsenenenononununununnnnunununanununununnnnnnununnnununnnnnnnnnnunanunununnnnnnnn VII 37 Gepr fte Mengen eingeben urssunuesesnnnennnnnnnnnnn
27. In allen Detailsuchen ist es m glich eine bereits gefundene Auswahl an Datens tzen zu erweitern oder einzuschr nken Beachten Sie bitte Wenn Sie nach Begriffen mit Sonderzeichen suchen z B nach einer Email Adresse die ein enth lt m ssen Sie den gesamten Suchbegriff hier die Emailadresse in Anf hrungszeichen setzen Beispiel Auswahl von Adressen Klicken Sie im Modul B ro und CRM in der linken Navigationsleiste auf Adressen Geben Sie im Suchfeld der Bearbeitungsleiste den Namen einer Adresse oder eines Ansprechpartners ein und best tigen Sie Ihre Suche mit Enter Mit dem Tastaturk rzel STRG F gelangen Sie ebenfalls in das Suchfeld und k nnen den Suchbegriff eingeben ProjektPro sucht nach allen Adressen und Ansprechpartnern mit dem eingegebenen Namen und zeigt das Suchergebnis an oder meldet dass keine bereinstimmenden Daten gefunden wurden 1 Klicken Sie auf das Lupen Symbol im Suchfeld der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie dort Detailliert In der detaillierten Suche nach Adressen stehen Ihnen die verschiedenen Suchkriterien des Adress Datenblattes zur Verf gung Des weiteren haben Sie die M glichkeit auch Adressen durch die zugeordneten Korrespondenzen zu finden Dazu verwenden Sie die Suchkriterien im Bereich Korrespondenz Je mehr Suchkriterien Sie eintragen um so enger wird das Suchergebnis Beachten Sie bitte Wenn Sie nach Begriffen mit Sonderzeichen suchen z B nach einer Email Adresse
28. Inhalte der untergeordneten Hierarchieebene innerhalb der gerade angezeigten Layout Liste E Markierung eines Datensatzes Mit Hilfe der Markierung k nnen verschiedene Filter und Sortierfolgen erstellt werden Funktion der Markierung wird durch eine Textbeschreibung innerhalb des Layouts erl utert Nicht markierter Datensatz Mit Hilfe der Markierung k nnen verschiedene Filter und Sortierfolgen erstellt werden Funktion der Markierung wird durch eine Textbeschreibung innerhalb des Layouts erl utert CG Aktualisiert die eingetragenen Werte II 6 Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch 2 Ruft die Ardessrecherche auf um z B die Emailadresse eines Ansprechpartners herauszusuchen und zuzuordnen Bi In ProjektPro k nnen verschiedene Datens tze wie Adressen und Korrespondenzen durch einen Klick auf das Schloss Symbol am rechten Bildrand gesperrt werden um eine Anzeige f r andere Mitarbeiter zu verhindern a d Diese Datens tze verschwinden aus den jeweiligen Adress und Korrespondenzlisten der anderen Benutzer und tauchen nur noch in den Listen des Benutzers auf der Sie gesperrt hat oder in den Listen der Benutzer mit bergeordneten Zugriffsberechtigungen B roinhaber oder Administrator Das Entsperren kann auch nur durch jenen Mitarbeiter vorgenommen werden der die Adresse oder Korrespondenz gesperrt hat oder durch den B roinhaber oder Administrator Damit k nnen interne Adressen und Ko
29. Klicken Sie auf den gew nschten Ansprechpartner Rechtschreibpr fung In ProjektPro werden fehlerhafte Worte mit einer roten Strichlinie gekennzeichnet Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder ctrl linke Maustaste auf ein so markiertes Wort und w hlen Sie aus dem angebotenen Men Vorgeschlagene Schreibweisen Mit dem Button Lernen k nnen Sie das Wort in das Benutzerw rterbuch aufnehmen sofern dieses eingerichtet ist Bei zuk nftigen Abfragen wird dieses Wort dann nicht mehr als Fehler gemeldet Wie Sie das Benutzerw rterbuch zur Rechtschreibpr fung einrichten k nnen finden Sie unter Projekte und Einstellungen gt Grundeinstellungen gt Programmeinstellungen Wenn Sie sich Vorschl ge f r die Rechtschreibung dieses Wortes machen lassen wollen klicken Sie auf Rechtschreibung Korrespondenz drucken Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste um eine Druckansicht der soeben erstellten Korrespondenz zu erzeugen W hlen Sie unter ProjektPro FileMaker Pro in der Men leiste den Befehl Drucken oder verwenden Sie das Tastaturk rzel STRG P um den Druck zu starten Wollen Sie zum Datenblatt zur ckkehren um die Kommunikation noch einmal zu berarbeiten schlie en Sie die Druckvoransicht mit mit 8 STRG W oder dem Schlie en Button Aktionen Bearbeitungshinweise und Wiedervorlage Alle aus und eingehenden Korrespondenzen sowie alle Telefon und Gespr chsnotizen k nnen mit Aktionen versehen
30. L schen Symbol in der berschriftszeile der Liste klicken 3 Feiertage importieren Zum Feiertagsimport stehen Ihnen die gesetzlichen Feiertage der deutschen Bundesl nder von sterreich und der Schweiz auf Ihrer ProjektPro CD ProjektPro dmg ProjektPro zip im Ordner Extras zur Verf gung Klicken Sie den entsprechenden Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen dann die entsprechende Datei unter Extras gt FeiertaglmportDateien aus Stundensatzkalkulation Um Auftr ge objektiv kalkulieren zu k nnen m ssen alle im B ro anfallenden Kosten erfasst werden Die Kosten lassen sich in Personalkosten und Sachkosten des B ros aufteilen Dabei wird in projektabh ngige und nicht direkt verrechenbare Kosten die Gemeinkosten unterschieden Die Gemeinkosten m ssen von den Projektstunden mit erwirtschaftet werden Deshalb ist eine genaue Berechnung aller Kosten Ihres B ros von h chster Wichtigkeit um entsprechende Angebote zu erstellen und durch auszuf hrende Auftr ge die Kosten des B ros zu decken und Gewinne zu erwirtschaften Die Stundensatzkalkulation wird pro ProfitCenter durchgef hrt Die Mitarbeiter und somit die Personalkosten sind den ProfitCentern zugeordnet ebenso werden die kalkulatorischen Sachkosten pro ProfitCenter erfasst Beachten Sie dazu das Kapitel ProfitCenter Um eine bersicht ber die Kostenverteilung des jeweiligen ProfitCenters zu erhalten stehen Ihnen zus tzlich mehrere graphische Auswertungen zur Ver
31. M chten Sie die LV Gruppe 10 der LV Gruppe 1 unterordnen dann ziehen Sie die LV Gruppe 10 auf die LV Gruppe 1 und sie wird dahinter eingef gt Ziehen Sie die urspr ngliche LV Gruppe 10 nochmals auf die LV Gruppe 1 dann wird sie der LV Gruppe 1 untergeordnet Durch Dr cken der Alt Taste und Verschieben einer LV Gruppe Element k nnen Sie die Stelle spezifischer definieren an der die jeweilige LV Gruppe eingef gt werden soll Positionen Positionen werden nach der gew nschten Position eingef gt Wird eine Position einer LV Gruppe Element hinzugef gt wird sie am Ende einsortiert Beispiel Sie m chten die Position 10 nach der Position 1 einf gen dann ziehen Sie die Position 10 auf die Position 1 und sie wird zur Position 2 M chten Sie die Position einer anderen LV Gruppe zuordnen dann ziehen Sie die Positionen auf die LV Gruppe und die Position wird der LV Gruppe als letzte Position zugeordnet Durch Dr cken der Alt Taste und Verschieben einer Position k nnen Sie die Stelle spezifischer definieren an der die jeweilige Position eingef gt werden soll Voreinstellungen Papierformat Auswahl des Papierformats f r den eingestellten Drucker 1 Klicken Sie im Modul AVA auf Voreinstellungen 2 W hlen Sie Papierformat in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie den entsprechenden Drucker auf dem die Ausdrucke von ProjektPro gedruckt werden sollen Stellen Sie das Papierformat A4 und Hochformat ein Das Papierformat kan
32. Markieren Sie den jeweiligen Mitarbeiter um ihn dem Kalender zuzuordnen Zus tzlich kann hier jederzeit die Bezeichnung des Kalenders ge ndert werden 2 Kalender duplizieren Per Klick auf Kalender duplizieren k nnen Sie eine 1 1 Kopie des gew hlten Kalenders erstellen Hierbei werden s mtliche Voreinstellungen und Feiertage bernommen Das Duplizieren bietet sich an wenn ein Kalender erstellt werden soll der nur geringf gig vom Original abweicht Nach dem Duplizieren k nnen Sie die Regeln bzw Feiertage den Anforderungen entsprechend ndern eine Bezeichnung eingeben und die betroffenen Mitarbeiter zuordnen VI 4 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Hier k nnen Sie die getroffenen Voreinstellungen kontrollieren Samstage werden hellgrau Sonn und Feiertage dunkelgrau hinterlegt Tage f r die keine Regel definiert ist sind mit grauer Schrift dargestellt Ein rotes bedeutet dass f r den betreffenden Tag ein Regelkonflikt besteht d h f r diesen Tag sind mehrere widerspr chliche Regeln vorhanden beispielsweise wenn die Arbeitszeit mehrfach festgelegt wurde Im Filter Auswahl Jahr k nnen alle Jahre ausgew hlt werden f r die bereits Regeln bestehen Kalender Voreinstellungen Um zu den Voreinstellungen zu gelangen klicken Sie im Kalender auf Voreinstellungen in der linksseitigen Navigationsleiste 1 Regeln bearbeiten Klicken Sie auf Regeln bearbeiten bzw auf eine bereits bestehende Reg
33. Nebenkosten oder der abzurechnende Anteil davon die als Betrag vereinbart wurden tragen Sie in das vorgesehene Feld ein Klicken Sie in der Zusammenstellung auf das Bleistift Symbol unter Nebenkosten Es werden alle Nebenkosten die auf diesen Auftrag erfasst wurden angezeigt Diese k nnen Sie bearbeiten korrigieren l schen oder erg nzen Die Nebenkosten nach Aufwand werden in der Zusammenstellung als Summe angezeigt ProjektControlling VI 25 ProjektPro Handbuch 13 14 15 16 17 18 19 Abschlagsrechnungen Klicken Sie in der Zusammenstellung auf das Bleistift Symbol unter Zusammenstellung Falls Sie eine Abschlagsrechnung korrigieren wollen klicken Sie auf das Bleistift Symbol hinter der jeweiligen Rechnung um zum Datenblatt dieser Rechnung zu gelangen Mehrwertsteuersatz Korrigieren Sie falls erforderlich den Mehrwertsteuersatz Nachlass ProjektPro ermittelt aus den bisherigen Angaben die gesamte Rechnungssumme netto Ein in der Honorarberechnung des Angebots eingegebener Nachlass wird hier folgenderma en behandelt Wurde ein pauschaler Nachlass definiert k nnen Sie hier einen anteiligen Nachlass eintragen Ein Vorschlagswert der aus der Rechnungsh he im Vergleich zum Auftragsvolumen errechnet wird steht Ihnen zur Verf gung Bei einem prozentualen Nachlass im Angebot wird der Nachlass der Rechnung automatisch berechnet Sicherheitseinbehalt Optional k nnen Sie einen proz
34. Plan in einer Liste Klicken Sie auf Neuer Vorabzug in der Bearbeitungsleiste um in das Datenblatt des Vorabzugs zu gelangen Kontrollieren Sie die bereits eingegebenen Plandaten Geben Sie ein Datum und die Bearbeitungsdaten f r den Vorabzug an Ordnen Sie bei Bedarf eine Arbeits oder Austauschdatei f r den Vorabzug zu Beachten Sie dazu die Kapitel Plan ffnen und Planversand Plan nderungen k nnen nur in einem bestehenden Plan mit Plandatum eingetragen und dokumentiert werden Die letzte nderung ist automatisch der aktuellste Plan Sie kann ebenso wie zuvor alle Vorabz ge ge ffnet und versandt werden ProjektManagement ProjektPro Handbuch Klicken Sie dazu im ausgew hlten Projekt auf Pl ne und w hlen Sie anschlie end einen vorhandenen Plan aus der Zeichnungsliste Klicken Sie auf nderungen im ausgew hlten Plan ProjektPro zeigt Ihnen alle bereits angelegten nderungen zu diesem Plan in einer Liste Klicken Sie auf Neue nderung in der Bearbeitungsleiste um in das Datenblatt der nderung zu gelangen Kontrollieren Sie alle bereits eingegebenen Plandaten Geben Sie einen Index und ein Datum f r die nderung an F r die genauere Dokumentation k nnen Sie noch die Art der nderung in einem Textfeld eintragen Geben Sie den Bearbeitungsstatus an Ordnen Sie bei Bedarf eine Arbeits oder Austauschdatei f r die nderungszeichnung zu Beachten Sie dazu die Kapitel Plan ffnen und
35. STRG Z k nnen mehrere Eingaben r ckg ngig gemacht werden Voraussetzung hierf r ist jedoch dass Sie das Feld in dem Sie die Eingabe vorgenommen haben noch nicht verlassen haben Textlineal In Men punkt Ansicht befindet sich das Textlineal welches zur Eingabe von formatierten Texten sehr hilfreich ist Damit kann man z B h ngende Einz ge festlegen oder Tabulatoren setzen Textbaustein Im Men punkt PP Tools sind u a die Textbausteine untergebracht Es ffnet sich das Fenster Textbausteine Zur besseren bersicht kann man die Textbausteine nach Kategorien filtern N tzen Sie Drag amp Drop um den gew nschten Textbaustein an eine beliebige Stelle Ihres Dokuments zu ziehen Allgemeine Funktionen HS ProjektPro Handbuch Neue Aktion Im Men punkt PP Tools finden Sie Neue Aktion Sie k nnen eine neue Aktion erstellen und diese einem Benutzer terminiert delegieren Diese Aktion erscheint dann in der Daily Actions Liste des Benutzers Fenster Im Men punkt Fenster werden im unteren Bereich alle ge ffneten Programmfenster angezeigt So kann man zuverl ssig feststellen welche Fenster ge ffnet sind und ggfls zwischen den Fenstern wechseln Hilfe Im Punkt Hilfe im Men erhalten Sie die Versionsinformationen zu ProjektPro Die Option Home bringt Sie direkt zur Modulauswahl Mit Hilfe rufen Sie die Online Hilfe von ProjektPro auf Mit Feedback k nnen Sie eine Anmerkung oder einen Wunsch z
36. Sie wer den aktuellen Datensatz wann erstellt bzw ge ndert hat Pfeil links mit Begrenzung erster Datensatz STRG t Pfeil links vorheriger Datensatz STRG I 4 Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch Zahl zeigt die Datensatznummer des aufgerufenen Datensatzes an Klicken Sie auf die Zahl und geben Sie eine Datensatznummer ein um zu einem beliebigen Datensatz der Auswahl zu gelangen Pfeil rechts n chster Datensatz STRG gt Pfeil rechts mit Begrenzung letzter Datensatz STRG Hier werden die Hauptpunkte des Moduls dargestellt Nach dem Ausw hlen eines bestimmten Men punktes durch Klicken auf den entsprechenden Text wird dieser Abschnitt dunkel hinterlegt und es klappen die m glichen Untermen s in einer einger ckten Baumstruktur auf Diese Untermen s werden Ihnen dabei zur besseren bersichtlichkeit immer etwas heller angezeigt Durch den eingedr ckt dargestellten Men punkt sehen Sie Ihren jeweiligen Standort im Modul sofort Zudem wird eine schnelle Quernavigation zu anderen Men punkten m glich In den meisten Listen von ProjektPro k nnen Sie durch Anklicken der Spalten berschriften die Sortierung der Liste ndern Die blau markierte Spalten berschrift zeigt die Sortierung nach dieser Spalte an Durch das Pfeil Symbol nach oben wird eine aufsteigende Sortierung gekennzeichnet Klickt man auf diese Spalten berschrift kehrt sich das Pfeil Symbol um und die Sortierung erfolgt abste
37. Sie bitte in der Men leiste den Punkt Format und zu Absatzformatierung das Textlineal unter Ansicht Projekte und Einstellungen 11 13 ProjektPro Handbuch 11 Lizenzierung Zur Lizenzierung von ProjektPro ist eine Verbindung mit dem Internet notwendig Ihre Lizenzinformationen erhalten Sie von mair pro per Email Tragen Sie den Lizenznamen und den Lizenzschl ssel in die entsprechenden Felder ein und klicken dann OK Um Eingabefehler zu vermeiden empfiehl es sich die Lizenzinformationen per Copy amp Paste hinein zu kopieren 12 Systeminfos Beim Arbeiten mit ProjektPro m ssen immer alle notwendigen Dateien im ProjektPro Ordner vorhanden bzw im MultiUser Betrieb auch gehostet und vom Verwaltungsdienst des FileMaker Servers im Netzwerk zur Verf gung gestellt werden Sollten einmal nicht alle Dateien vorhanden bzw gehostet sein und somit Informationen Daten oder Funktionalit ten innerhalb von ProjektPro nicht zur Verf gung stehen so k nnen Sie mit einem Klick die fehlenden Dateien auflisten 1 In Projekte und Einstellungen klicken Sie dazu auf den Button Systeminfos und anschlie end auf Dateicheck in der Bearbeitungsleiste ProjektPro kontrolliert nun ob alle notwendigen Dateien von ProjektPro vorhanden nicht besch digt und im Netzwerk gehostet sind Wenn Sie genaue Systeminformationen bzgl des lokalen Rechners und der verwendeten Datenbank ProjektPro ben tigen k nnen Sie mit diesem Befehl die Inform
38. Sie falsch angelegte Angaben wieder Die Funktion der Rechnungs und Angebotsbriefe erzeugt aus den Rahmendaten der Honorarermittlung automatisch einen formgerechten Brief dem Sie die ausgedruckten Nachweise anh ngen k nnen Dabei k nnen Sie aus den Werten in der Honorar und Rechnungsermittlung automatisch Formulare f r die gew nschte Korrespondenz generieren lassen Zuerst sollten Sie dazu die Voreinstellungen definieren 1 Klicken Sie dazu im Modul ProjektControlling auf Voreinstellungen gt Honorar 2 W hlen Sie dann aus ob Sie die Vorlage des Rechnungsbriefes oder des Angebotsbriefes bearbeiten wollen VI 10 ProjektControlling ProjektPro Handbuch 3 Geben Sie den gew nschten Text mit evtl Tabulatortrennungen Alt Tab ein Verwenden Sie dabei die in spitzen Klammern stehenden Variablen ohne diese zu ver ndern Die Befehle f r die automatische Erstellung dieser Korrespondenzen befinden sich auf der Ebene des Honorar bzw des Rechnungsdatenblattes Sollte f r schon vorhandene Rechnungen oder Angebote nochmals Vorlagen erstellt werden weist Sie das Programm mit einer Meldung darauf hin und die bereits vorhandene Korrespondenz wird ausgew hlt Dazu wird wenn noch nicht geschehen automatisch das Modul B ro und CRM ge ffnet Nach Erstellung des Briefes k nnen Sie im Modul B ro und CRM noch einen Adressaten ausw hlen oder allgemeine Korrespondenzeinstellungen vornehmen Damit wird die Rechnungs u
39. Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen 2 Klicken Sie auf Projektliste und anschlie end auf den Button Neues Projekt in der Bearbeitungsleiste ProjektPro schl gt Ihnen die n chst folgende Projekt Nummer vor Best tigen Sie diese oder geben Sie die gew nschte Projektnummer ein Da die Projekte aufgrund der Unterst tzung von Buchstaben alphanumerisch organisiert und sortiert werden sollten Sie eine immer gleich lange Nummer w hlen die aus Ziffern und Buchstaben bestehen kann Tragen Sie anschlie end eine Projektbezeichnung ein L schen eines Projektes Beachten Sie dass nur Projekte gel scht werden k nnen wenn f r diese keine Daten mehr in den Modulen vorhanden sind L schen Sie also erst die modulbezogenen Projektdaten bevor Sie in der Projektliste von Projekte und Einstellungen das Projekt endg ltig l schen sofern Sie dies wirklich wollen Modulbezogene Projektdaten sind z B Korrespondenzen Projektbeteiligte Protokolle Auftr ge Stunden und Ausschreibungen Zum L schen eines Projektes gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen und suchen Sie sich das Projekt 2 Klicken Sie dann auf das L schen Symbol am rechten Rand der entsprechenden Projektzeile ndern der Projektnummer Ein Benutzer mit Administrator Zugriffsrechten kann die Nummer eines bestehenden Projektes ndern Beachten Sie bitt
40. Uhrzeit und die Zuschlagsfrist f r das LV ein 3 Eingabe der Daten Geben Sie in die erste und zweite Spalte die entsprechenden Angaben ein Geben Sie beispielsweise in die erste Spalte Bauherr Bauort etc und in die zweite Spalte die Anschrift des Bauherrn die Anschrift des Bauortes etc ein Verwenden Sie zwischen den Bezeichnungen in der linken Spalte so viele Zeilenspr nge dass die entsprechenden Angaben horizontal bereinstimmen Die Aufteilung in zwei nebeneinander liegende Felder gew hrleistet die Layout bereinstimmung mit dem Kopf und Fu bereich des Deckblattes Wie Sie das auch schon von Elementen oder Positionen kennen k nnen Sie auch das Deckblatt von vorhandenen Ausschreibungen bernehmen 1 Klicken Sie auf Deckblatt bernehmen in der Bearbeitungsleiste 2 W hlen Sie im PullDown Men die Ausschreibung oder den Nachtrag die der als Quelle dienen soll 3 Best tigen Sie mit OK Bei Bedarf k nnen Sie auch die bernommenen Daten wie oben beschrieben bearbeiten und ndern Klicken Sie dazu einfach in das gew nschte Feld Vortexte LV Gruppen LV Positionen Vertragsbedingungen In ProjektPro wird zur einfacheren Handhabung zwischen projekt und ausschreibungsspezifischen Vortexten unterschieden Bei der Neuanlage einer Ausschreibung werden daher automatisch die Ordner f r die Projekt und Ausschreibungs Vortexte angelegt Sollten Sie in diesem Projekt in einer bereits vorhandenen Ausschreibun
41. Vortexte aber mit Formeln und kann nun mit Excel ge ffnet und weiterverarbeitet werden In ProjektPro k nnen Sie mehrere Vertr ge zu einer Ausschreibung anlegen Dies hat den Vorteil dass Sie LV Gruppen und Positionen auf mehrere Vertr ge aufteilen z B Ausschreibung mit Losen und diese auch sp ter getrennt bearbeiten und abrechnen k nnen Sie m ssen dazu nur im jeweiligen Vertrag die gew nschte Auswahl an LV Gruppen mit Positionen zuordnen Sie k nnen LV Gruppen und Positionen auch mehrfach vergeben Vertrags LV erstellen Das Vertrags Leistungsverzeichnis Auftrags LV setzt sich folgenderma en zusammen Deckblatt projektspezifische Vorbemerkungen vertragsspezifische Vorbemerkungen Leistungsbeschreibungen Positionen Zusammenstellung Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Vergabe W hlen Sie Neuer Vertrag in der Bearbeitungsleiste Geben Sie eine Bezeichnung f r den neuen Vertrag ein und klicken Sie anschlie end auf OK Der Vertrag wird im Fenster Vertrag ge ffnet W hlen Sie den Bieter aus dem entsprechenden Feld der den Zuschlag f r das ausgew hlte Vertrags LV erhalten wird berpr fen und korrigieren Sie bei Bedarf den eingegebenen Nachlass und den Mehrwertsteuersatz Geben Sie das Vertrags Datum an das auf dem Deckblatt erscheinen soll Geben Sie ggfls den Skontosatz und die Frist an sofern diese Informationen nicht bereits aus dem Angebot bernommen wurden Skonto und Datum werden
42. abgerechneten Prozents tze Pauschale Zusatzleistungen Pauschale Leistungen rechnen Sie durch Eingabe des abzurechnenden Betrages bzw durch Eingabe der abzurechnenden Menge ab Zeithonorar Wenn Sie f r diesen Auftrag Leistungsphasen nach Aufwand angelegt haben und daf r Stunden erfasst sind werden diese mit dem Bleistift Symbol in der Spalte ZH dargestellt Klicken Sie auf das Bleistift Symbol der gew nschten Leistungsphase Bearbeiten Sie die Zeiteintr ge falls notwendig indem Sie die Beschreibung erg nzen die Kategorie ndern oder auch die abzurechnende Stundenanzahl anpassen Die Zeiterfassung wird dabei nicht ge ndert Durch Klick auf den Button Gro es Textfeld wird das Textfeld vergr ert Durch Setzen des Kreuzes zur ckstellen wird der Stundeneintrag von der Abrechnung in dieser Rechnung ausgeschlossen Sie k nnen diese Markierung bei Bedarf sp ter in der bersicht Stunden des jeweiligen Auftrags oder auch in der Zeiterfassung Liste wieder entfernen damit der Stundeneintrag in der n chsten Rechnungserstellung wieder zur Verf gung steht Die Markierung hinter dem Betrag gibt an dass dieser Zeiteintrag in einer vorherigen Rechnung abgerechnet wurde Nachdem Sie alle Werte in der Leistungsphasen bersicht eingetragen haben kehren Sie mit OK in die Zusammenstellung zur ck Nebenkosten Die pauschalen Nebenkosten die prozentual von der Honorarsumme vereinbart wurden werden errechnet Die pauschalen
43. anschlie end auf Standard bernehmen in der Bearbeitungsleiste wenn Sie den B rostandard aus den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement bernehmen wollen Beachten Sie dazu das Kapitel Plancodierung in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement Den bernommenen Standard k nnen Sie dann projektspezifisch anpassen 4 Geben Sie an ob die Projektnummer der Plannummer vorangestellt werden soll W hlen Sie aus der Liste ein Trennzeichen aus mit dem die Projektnummer von der restlichen Plannummer getrennt werden soll 5 Geben Sie ein Trennzeichen an mit dem der Index einer Plan nderung an die Plannummer angeh ngt werden soll 6 Geben Sie die gew nschten Schriftzeichen f r die verschiedenen Codierungsabschnitte ein Die im ersten Feld eingegebenen Zeichen erscheinen dabei in der Plannummer Das daneben stehende gr ere Feld dient der genaueren Beschreibung der Codierung Bestimmen Sie Trennzeichen zwischen den Codierungsabschnitten 7 An die Plannummer kann noch eine fortlaufende Nummer angeh ngt werden Das letzte Trennzeichen nach der 8 Codierung dient der Abtrennung zu dieser fortlaufenden Nummer N ProjektManagement V ProjektPro Handbuch Zeichnungen anlegen Grunds tzlich k nnen die Zeichnungen aus verschiedenen Vorabz gen einem sp ter daraus resultierenden Plan und den danach kommenden nderungen zu diesem Plan bestehen In der Liste der Zeichnungen wird immer der letzte Stand de
44. auf dem Deckblatt gedruckt VII AVA ProjektPro Handbuch Klicken Sie nach Auswahl des Vertrages in der linksseitigen Navigation den Punkt Deckblatt Um die Texte des LV Deckblattes in das Vertrags LV zu bertragen klicken Sie auf LV bernehmen in der Bearbeitungsleiste berarbeiten Sie nun gegebenenfalls die bernommenen Daten Klicken Sie nach Auswahl des Vertrages in Vergabe auf Positionen Die zugeordneten Titel werden angezeigt Auch wenn noch nichts zugeordnet wurde wird der Ordner Vertrags Vortexte angezeigt Dieser wird automatisch mit Anlage des Vertrages erstellt Klicken Sie auf Auswahl in der Bearbeitungsleiste Es erscheint das Auswahl Fenster Rechts befinden sich die Ausschreibungs Vortexte und LV Gruppen der Ausschreibung die dem Vertrag zugeordnet werden k nnen Sollten LV Gruppen oder Positionen bereits einem Vertrag zugeordnet worden sein werden diese grau dargestellt Links werden die LV Gruppen angezeigt die diesem Vertrag bereits zugeordnet sind Klicken Sie auf die LV Gruppen der rechten Seite die Sie dem Vertrag zuordnen wollen ProjektPro ordnet nun diese LV Gruppe mit allen dazugeh rigen Positionen dem Vertrag zu Der Titel wird auf der rechten Seite nun grau dargestellt M chten Sie einen zugeordneten Titel vom Vertrag entfernen klicken Sie diesen einfach an dann wird er aus der linken Zuordnung entfernt Sollen aus einer zugeordneten LV Gruppe nicht alle Positione
45. aus den LV Mengen der vergebenen Positionen und der Vertragspreise In ProjektPro gibt es drei verschiedene Auswertungsm glichkeiten des Kostenanschlages Kostenanschlag Vertrags Leistungsverzeichins Kostenanschlag nach DIN 276 2006 1993 Kostenanschlag nach DIN 276 981 Kostenanschlag LV 1 Klicken Sie nach Auswahl des Projektes auf Vertr ge und w hlen Sie aus der Liste den gew nschten Vertrag f r den Sie einen Kostenanschlag anzeigen oder drucken wollen Klicken Sie anschlie end auf Kostenanschlag Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste wenn Sie den angezeigten Kostenanschlag drucken wollen Entscheiden Sie ob Sie den Kostenanschlag als Kurztext oder mit dem Langtext ausgegeben wollen und ob die Vortexte mit gedruckt werden sollen Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch den Kostenanschlag bl ttern Klicken Sie auf Fortfahren bzw Weiter W hlen Sie ob Sie den Kostenanschlag drucken wollen Kostenanschlag nach DIN 276 Wenn Sie die Positionen den Kostengruppen nach DIN 276 in der Kostenberechnung zugeordnet haben k nnen Sie einen Kostenanschlag nach DIN 276 anzeigen die Zuordnung ndern oder drucken 1 Klicken Sie nach Auswahl des Projektes auf Vertr ge und w hlen Sie den gew nschten Vertrag f r den Sie einen Kostenanschlag anzeigen und drucken wollen W hlen Sie anschlie end ob Sie einen
46. das entsprechende Feld der kalkulatorischen Kosten oder Sie nutzen das Eingabelayout das Sie in der linksseitigen Navigationsleiste unter dem Punkt Kosten bersicht finden Dort k nnen Sie die Nebenkosten detailliert aufschl sseln Fremdkosten Bei den Fremdkosten handelt es sich um Kosten die durch Vergabe einzelner Leistungen an andere B ros Ihren Planungsauftrag belasten Klicken Sie auf Fremdkosten in der linksseitigen Navigationsleiste unter Kosten bersicht oder auf das Eingabefeld in der Kosten bersicht um in die Liste zu gelangen in der Sie mit Datum Beschreibung und Betrag beliebig viele Eintr ge erstellen k nnen Hier wird Ihnen die Summe der Zeithonorar Stunden und die Anzahl der noch abzurechnenden Stunden angezeigt Es werden die kalkulatorischen Kosten und das Volumen gegen ber gestellt Au erdem wird der noch nicht in Rechnung gestellte ausstehende Betrag angezeigt ProjektControlling VI 27 ProjektPro Handbuch Der Gewinn des Auftrages berechnet sich aus dem Honorar und den Kosten Die tats chlichen Kosten setzen sich aus den Personal Selbstkosten d h Stundens tze ohne Wagnis und Gewinnzuschlag sowie den Nebenkosten und den Fremdkosten zusammen Zu Ihrer Information berechnet ProjektPro den durchschnittlichen Stundensatz der sich aus den obigen Daten ergibt Der kalkulatorische Rest Gewinn stellt das Volumen mit den kalkulatorischen Kosten gegen ber w hrend der tats chliche Rest Gewinn
47. dass in GAEB 1990 auch alle Jahresangaben von Datumsinformationen nur zweistellig ausgegeben werden k nnen In ProjektPro werden dabei Jahreszahlen von 0 bis 10 als zum 21 Jahrhundert geh rend interpretiert In ProjektPro k nnen projektspezifische BVB ZVB und gewerkspezifische Vortexte angelegt werden GAEB kennt diese Unterscheidung nicht Die Vorbemerkungen werden daher in die Felder der gewerkspezifischen Vortexte eingelesen LV Gruppenbezeichnungen werden mit max 14 Zeichen unterst tzt L ngere Bezeichnungen werden abgeschnitten F r die Funktionalit t ist dies ohne Belang VII 48 AVA ProjektPro Handbuch VIII Administratorenfunktionen 1 Application Services Unter Application Services versteht man Dienste Funktionen die automatisch im Hintergrund der Datenbank ablaufen und von einem eigenen Application Server durchgef hrt werden Durch die Zuteilung und Erledigung einzelner Aufgaben durch diesen Application Server werden die Arbeitspl tze entlastet und die Datenbank automatisch aktualisiert ohne das dabei die t gliche Arbeit mit ProjektPro gest rt wird Zu diesen Aufgaben geh rt aktuell das automatische Abrufen und Versenden von Emails Mail Server Der Mail Server erledigt im MultiUser Betrieb den automatischen Abruf und Versand von Emails f r ProjektPro Dieser Dienst wird an einem eigenen Rechner Robot Client durchgef hrt der durch die Lizenzierung innerhalb von ProjektPro freigegeben wurde Durch di
48. dem entsprechenden Projekt und Bearbeiter BK zugeordnet werden IV 2 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Klicken Sie dazu im Modul B ro und CRM auf Emailer und anschlie end auf das entsprechende Konto Unter Eingang finden Sie die bereits abgerufenen Emails des ausgew hlten Kontos Um die neuen Emails vom Server abzurufen klicken Sie auf Emails abrufen in der Bearbeitungsleiste Um Emails abzurufen m ssen Sie keine Administrator Zugriffsrechte haben Mitarbeiter Rechte reichen hierf r aus Wenn Sie den Download von eingehenden Emails abbrechen wollen dr cken Sie die Commandtaste bei Mac OS X bzw die Steuerungstaste Strg bei Windows und halten diese Taste gedr ckt Der Download wird nach dem vollst ndigen Herunterladen der gerade empfangenen Email abgebrochen Klicken Sie dazu im Modul B ro und CRM auf Emailer Klicken Sie anschlie end auf Alle Konten abrufen in der Bearbeitungsleiste Es werden nun alle Email Konten am MailServer nach eingehenden Emails durchsucht Wenn Sie den Download von eingehenden Emails abbrechen wollen dr cken Sie die Commandtaste bei Mac OS X bzw die Steuerungstaste Strg bei Windows und halten diese gedr ckt Der Download wird nach dem vollst ndigen Herunterladen der gerade empfangenen Email abgebrochen W hlen Sie die gew nschte Email im Eingang des entsprechenden Kontos aus W hlen Sie ein Projekt aus dem PullDown Men um die Email zuzuordn
49. den Ausschreibungen zugeordnet werden 1 W hlen Sie in der Kostensch tzung ein Element oder eine Position der die neue Position nachgestellt werden soll 2 Klicken Sie dann auf das gr ne Plus Symbol und halten Sie dabei die Alt Taste gedr ckt 3 Die neue Position wird entsprechend einsortiert Klicken Sie dann auf das Bleistift Symbol der neuen Position und geben Sie die dazugeh rigen Werte ein Neben dem Erstellen von neuen Elementen haben Sie in ProjektPro die M glichkeit aus bereits angelegten Kostensch tzungen anderer Projekte Elemente und Positionen in Ihre Kostensch tzung zu bernehmen F r diese Projekte muss die Markierung bernahme der AVA Daten zulassen gesetzt sein d Klicken Sie im gew nschten Projekt auf Elemente 2 W hlen Sie Kostensch tzung gt VII 7 ProjektPro Handbuch Es erscheint die Kostensch tzung mit den bereits angelegten Elementen und Positionen 3 Klicken Sie auf den Button bernahme v Elementen in der Bearbeitungsleiste Es ffnet sich das bernahme Fenster W hlen Sie nun im Auswahlfeld das Projekt aus dem bernommen werden soll 5 bernehmen Sie Elemente oder Positionen per Drag amp Drop in Ihre Kostensch tzung Die Elemente bzw Positionen werden in Ihrer Kostensch tzung eingef gt Haben Sie alle ben tigten Elemente bzw Positionen bernommen k nnen Sie das bernahme Fenster schlie en F r die bernahme von bestehenden Positionen stehe
50. den ProjektPro Arbeitsplatz Den dazugeh rigen Link finden Sie in der Email die Sie von mair pro erhalten haben Klicken Sie die heruntergeladene Datei doppelt Mac Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie doppelt auf das Symbol FileMaker Pro 9 klicken W hlen Sie die Sprache dann wird der Installer gestartet Windows W hlen Sie die Sprache dann wird der InstallShield Wizard gestartet Klicken Sie auf Welter Geben Sie die Lizenzdaten ein welche Sie auf Ihrer Rechnung und im Mail von mair pro finden Lesen Sie die Lizenzvereinbarung sorgf ltig und akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen nur wenn Sie damit einverstanden sind W hlen Sie wohin FileMaker Pro installiert werden soll Durch den Button Ordner w hlen Andern k nnen Sie den Installationsort genau bestimmen Entscheiden Sie sich f r eine Einfache Installation Vollst ndig und klicken dann auf Installieren Installation und Update I LA ProjektPro Handbuch 7 Entscheiden Sie ob eine Verkn pfung im Mac OS X Dock auf dem Dektop oder und in der Schnellstartleiste angelegt werden soll Windows Klicken Sie auf Fertigstellen 8 Wenn Sie m chten k nnen Sie FileMaker Pro registrieren Mac Die FileMaker Pro Installation war erfolgreich klicken Sie auf Beenden Voreinstellungen FileMaker Pro Starten Sie FileMaker Pro Mac W hlen Sie in der Men leiste FileMaker bro gt Einstellungen im Reiter Allgemein Windows W hlen Si
51. des internen Projektleiters festlegen Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel in diesem Handbuch 1 Nach Auswahl des jeweiligen Projektes klicken Sie auf Projektleiter 2 W hlen Sie aus der Benutzerliste den internen Projektleiter f r dieses Projekt aus Zum Ausdrucken von Projektlisten w hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen anschlie end Projektliste und klicken Sie auf den Zahnrad Button Es stehen Ihnen sechs M glichkeiten des Ausdrucks zur Verf gung Sie k nnen Sortierungen nach Projektnummer Projektk rzel Projektleiter oder Gesch ftsbereichen w hlen Grundeinstellungen Die meisten Einstellungen im Bereich Grundeinstellungen sind vom B roinhaber oder vom Administrator festzulegen Diese Einstellungen kann jeder Benutzer f r sich selbst treffen FileMaker automatisch schlie en Durch das Setzen dieser Markierung wird beim Beenden von ProjektPro auch der Datenbank Client FileMaker Pro mit geschlossen Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch Beim Start aktuelle Projekte anzeigen Sollen die aktuellen Projekte nach dem ffnen eines Moduls von ProjektPro ohne vorherige Suche in den jeweiligen Projektlisten angezeigt werden muss hier ein Haken gesetzt werden Aktuelle Projekte sind alle nicht abgeschlossenen Projekte bei denen der Benutzer in der Mitarbeiterselektion eingetragen ist und alle nicht abgeschlossenen Projekte ohne Mitarbeiterselektion Diese Einstellung gi
52. die Tagesansicht 2 Sollten Sie in der Tagesansicht ber den Kalender Picker oder das Datumseingabefeld bzw mit den Pfeiltasten zu einem Tag in der Vergangenheit bzw Zukunft gewechselt sein so kommen Sie ber den Button Heute auf die aktuelle Tagesansicht zur ck Wochenansicht 1 Klicken Sie zum ffnen der Wochenansicht auf den Reiter Woche direkt unterhalb der Bearbeitungsleiste 2 In der Wochenansicht k nnen Sie zur vorherigen bzw n chsten Kalenderwoche per Pfeil nach links bzw nach rechts springen 3 Mit dem Button Heute in der Bearbeitungsleiste kehren Sie zur aktuellen Woche zur ck IV 24 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Nat rlich stehen Ihnen auch in der Wochenansicht die Filter Mitarbeiter und Kategorie zur Verf gung Wenn Sie mit der Maus ca eine Sekunde auf einen Termin zeigen werden Ihnen die Bezeichnung und die Notiz des Termins angezeigt Monatsansicht 1 Zum ffnen der Monatsansicht klicken Sie den Reiter Monat direkt unterhalb der Bearbeitungsleiste In der Monatsansicht haben Sie die Auflistung aller Tage des aktuellen Monats Dabei k nnen Sie zwischen den Monaten der Vergangenheit bzw Zukunft mit den Pfeil Tasten wechseln Um in die Tagesansicht zu gelangen w hlen Sie den gew nschten Tag aus und klicken dann auf den Reiter Tag Um in eine Kalenderwoche zu wechseln klicken Sie auf die KW die vor den Wochentagen steht Wie in der Tages und Wochenansic
53. die beauftragt angebotene Summe und die intern kalkulierte Summe angezeigt Diese sollten blicherweise bereinstimmen Sie k nnen dabei auch einer Leistungsphase 0 Akquisition Vertragsverhandlung ein entsprechendes Kostenvolumen zuordnen Sie haben das f r die interne Kalkulation bzw interne ProjektControlling ma gebende Volumen angepasst Falls Sie bereits Stunden eingegeben haben werden die bereits verbrauchten Kosten im Balkendiagramm dargestellt Nach einer nderung der Kosten Leistungs und Rechnungsanteile empfiehlt es sich die Balkendiagramme neu berechnen zu lassen Leistungsstand Im Leistungsstand tragen Sie ein wie viel Prozent der Leistungen bereits erbracht wurden Diese Werte werden zum einen graphisch als Leistungsanteil dargestellt um ihn mit dem Kosten und dem Rechnungsanteil gegen berzustellen Zum Anderen wird der Leistungsstand im SOLL IST Vergleich ber cksichtigt VI 22 ProjektControlling ProjektPro Handbuch SOLL IST Vergleich Der SOLL IST Vergleich dient der Gegen berstellung des Volumens und der Kosten In der Spalte Kosten V wird dargestellt wie viel Prozent des Volumens inzwischen verbraucht sind Die Spalte Kosten L zeigt wie viel Prozent des Volumens abh ngig von Leistungsstand verbraucht wurden Einem Leistungsstand von 60 stehen auch nur 60 des Volumens gegen ber Die ermittelten Werte der einzelnen Leistungsphasen werden jeweils im bergeordneten Titel zus
54. die Leistungssumme bertragen Ein bereits eingegebener Nachlass aus der Vergabe wird Ihnen direkt angezeigt Bei Bedarf k nnen Sie diesen berschreiben Einbehalte netto Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der Zeile der Einbehalte netto und geben falls erforderlich im anschlie enden Fenster pauschale Einbehalte ein Einen neuen Einbehalt k nnen Sie erstellen indem Sie auf das gr ne Plus Symbol klicken Im linken Feld k nnen Sie dazu den Einbehalt bezeichnen beispielsweise Bauschild Beteiligung und im rechten Feld den Betrag eingeben Zum L schen eines Einbehalts klicken Sie auf das daneben liegende L schen Symbol Mit OK kommen Sie wieder zur Zusammenstellung zur ck Geben Sie den Prozentsatz eines eventuellen Sicherheitseinbehaltes ein Wenn Sie das Feld ohne MwSt unter Sicherheit markieren wird die Sicherheitssumme prozentual von der Summe netto nach Einbehalten berechnet und danach von der Summe brutto abgezogen Damit wird mit dieser Rechnung auch die Mehrwertsteuer der Sicherheit freigegeben Sie k nnen durch Anklicken des Feldes gerundet auf ausw hlen ob der Sicherheitseinbehalt auf volle EUR volle zehn EUR volle hundert EUR volle tausend EUR oder volle zehntausend EUR gerundet werden soll Ebenso k nnen Sie die Art der Rundung aufgerundet oder mathematisch w hlen Mit dem Anklicken von ungerundet schalten Sie die Rundung wieder aus VII 40 AVA ProjektPro Handbuch 10
55. folgenden Dialog das entsprechende Datum ein Eintr ge entfernen k nnen Sie mit einem Klick auf das L schen Symbol W hlen Sie ein neues Datum um f r weitere Tage Ihre Arbeitszeit zu erfassen Unter dem Kalender Picker k nnen Arbeitsbeginn bzw Ende und die Pausendauer des jeweiligen Tages eingegeben werden Die Felder Arbeitsstunden und Differenz dienen zur Kontrolle der eingegebenen Stundeneintr ge Ergibt sich eine Differenz zwischen den Stundeneintr gen und den hier eingegebenen Werten wird diese farbig dargestellt ProjektControlling VI 1 N Ko ProjektPro Handbuch Zeiterfassung f r Projektleiter B roinhaber und Administrator Neben der vorhergehenden Beschreibung der Zeiterfassung f r Mitarbeiter steht dem Projektleiter B roinhaber und Administrator noch die Listenansicht zur Zeiterfassung zur Verf gung Diese umfasst au erdem eine Suchfunktionen von Stundeneintr gen die Mitarbeitern nicht gestattet ist Klicken Sie dazu im Modul ProjektControlling auf Zeit Kosten und anschlie end auf Zeiterfassung Liste Mit dem Button Neuer Eintrag in der Bearbeitungsleiste wird ein neuer Stundeneintrag mit Ihrem Mitarbeiterk rzel und dem Datum des heutigen Tages angelegt Sie k nnen nat rlich jederzeit das Datum beliebig ver ndern indem Sie direkt ein anderes Datum eingeben oder mit Hilfe des Kalender Pickers das Datum ausw hlen Sie k nnen auch das Mitarbeiterk rzel ndern und f r andere Mit
56. heruntergeladene dmg Datei Akzeptieren Sie die Bestimmungen des Software Lizenzvertrages durch Klick auf Akzeptieren ProjektPro wird nun entpackt Installation und Update ProjektPro Handbuch Ziehen Sie den Ordner ProjektPro 09 auf Ihre Festplatte Schreibtisch um ProjektPro zu installieren Doppelklicken Sie die Anwendung ProjektPro app aus Ihrem ProjektPro 09 Ordner Lesen Sie die Lizenzvereinbarung sorgf ltig und best tigen Sie nur wenn Sie damit einverstanden sind Sie werden darauf hingewiesen dass Sie mit einer voll lauff higen Demo Version arbeiten Klicken Sie Freischalten um Ihren Lizenzschl ssel f r ProjektPro einzugeben den Sie von mair pro per Email erhalten haben Oder klicken Sie OK um die Installation fortzusetzen und im Anschluss an die Installation die Lizenzierung von ProjektPro vorzunehmen Geben Sie als Benutzernamen admin und als Passwort ebenfalls admin voreingestellte Administrator Zugriffsrechte ein W hlen Sie nun den Button Update wenn Sie eine Daten bernahme aus einer lteren ProjektPro Version durchf hren m chten Wollen Sie ProjektPro testen klicken Sie auf Beispieldaten Durch Weiter gelangen Sie in eine leere Datenbank um Ihre B rodaten einzupflegen Die Beispieldaten k nnen nachtr glich gel scht werden Beachten Sie dazu das Kapitel Administrator Funktionen Das ProjektPro Update wird unten beschrieben ProjektPro Installation auf Windows Betrie
57. man auf eine fr here Version zur ckzugreifen und die seither eingegebenen nderungen nachtragen Daf r ist es sinnvoll BackUps oft zu erstellen damit nur wenige nderungen nachgetragen werden m ssen Sie k nnen auf eine fr here Version einer Datenbank zur ckgreifen Da ProjektPro nicht erst beim Schlie en der Datei sichert sondern w hrend des Arbeitens parallel sichert k nnen falsche Eingaben manchmal nur umst ndlich wieder r ckg ngig gemacht werden Dazu kann es sinnvoll sein auf eine ltere Version der Datenbank zur ckgreifen zu k nnen Bei Festplattenfehlern gehen die Daten nicht vollst ndig verloren Festplattenfehler sind zwar u erst selten k nnen aber bei einem Totalausfall die gesamte Festplatte unbrauchbar machen Dies kann falls keine zweite Kopie der Festplatte oder ein anderes BackUp vorhanden ist katastrophale Folgen haben da unter Umst nden die Arbeit von Monaten oder Jahren verloren ist Daten stehen auch bei anderweitiger Zerst rung der Festplatte oder der Recheneinheit wieder zur Verf gung Man denke dabei nur an den Alptraum B robrand Genauso wie man beispielsweise eine Kopie von wichtigen Pl nen ausw rts lagert oder lagern sollte ist auch das Aufbewahren einer Kopie der Daten an einem m glichst sicheren Ort unbedingt anzuraten VIII 2 Administratorenfunktionen ProjektPro Handbuch Eine sinnvolle BackUp Strategie Aus den oben erw hnten Gr nden sollten Sie nicht nu
58. ob der urspr ngliche Adressat des Originaldokumentes erhalten oder gel scht werden soll Wenn er gel scht wird dann wird die Korrespondenz nur den ausgew hlten Adressen zugeordnet Handelt es sich bei der ausgew hlten Korrespondenz um eine Email w hlen Sie aus ob die erzeugten Emails als Entwurf angelegt werden oder direkt in den Ausgang des Email Kontos gelangen sollen Entw rfe k nnen nochmals bearbeitet werden bevor sie verschickt werden Emails im Ausgang werden direkt versandt 7 In der Kommunikationsliste werden nun alle erzeugten Briefe Faxe Emails f r die Serienkorrespondenz an die ausgew hlten Adressen aufgef hrt Hier k nnen Sie die einzelnen Korrespondenzen kontrollieren oder bei Bedarf einzeln bearbeiten und ver ndern 8 Um die komplette Serienkorrespondenz Brief Fax Email auszudrucken benutzen Sie im Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste die Funktion Alle drucken 9 Sie sehen nun in der Druckvoransicht die erste Empf ngeradresse Nun k nnen Sie auf Fortsetzen bzw Welter und OK klicken und damit alle ben tigten Briefe Faxe Emails f r die verschiedenen Adressen ausdrucken 10 Um die Serien Email zu versenden klicken Sie Emailer w hlen das Email Konto und verschicken die wartenden Emails mit dem entsprechenden Button in der Bearbeitungsleiste 7 Emailer In ProjektPro k nnen Sie Ihren gesamten Emailverkehr zentral abwickeln So ersparen Sie sich die doppelte Datenpflege von Adre
59. und auch den Einzelpreis ein Leistungen nach Aufwand 1 Die n chste Leistungsphasen Nummer wird vorgeschlagen ndern Sie diese ggfls ab Tragen Sie eine Bezeichnung f r die Leistungsphase ein W hlen Sie aus dem PullDown Men die Zeithonorar Tabelle und das dazugeh rige Jahr aus nach dem anbgerechnet werden soll Markieren Sie zus tzlich immer aktuelle Jahresliste verwenden wenn im Abrechnungsjahr die Werte der aktuellen Tabelle verwendet werden soll Mit dem gr nen Plus Symbol legen Sie nun die Zeithonorarsch tzungen f r die einzelnen Zeithonorarkategorien an Nachdem Sie alle Leistungsphasen angelegt haben tragen Sie die Nebenkosten ein Zur Verf gung stehen prozentuale Nebenkosten vom Nettohonorar Pauschale Nebenkosten Nebenkosten nach tats chlichem Aufwand Tragen Sie wenn gew nscht einen prozentualen oder pauschalen Nachlass ein Den Mehrwertsteuersatz k nnen Sie wenn n tig korrigieren ProjektControlling VI 1 N H ProjektPro Handbuch 4 Da nun alle Werte einegeben wurden k nnen Sie mit Hilfe des Zahnrad Buttons die Honorarberechung ausdrucken Ausgegeben werden die Honorar Zusammenstellung und die Ermittlung der Bezugshonorare Um direkt einen formatierten Brief mit den resultierenden Honorardaten zu erstellen klicken Sie auf den Button Angebotsbrief erstellen in der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie anschlie end den Empf nger des Angebotsbriefes aus Di
60. vorhanden ist Alle extern gelagerten Dateien werden im Update in die lokale ProjektPro Library kopiert Dies k nnen mehrere GigaByte Anlagen Plandateien und Media zu Protokollen sein 2 Damit die Anlagen upgedated werden k nnen muss der Anlagenpfad verf gbar sein Stellen Sie gegebenenfalls die Verbindung zu den entsprechenden Volumen oder Netzlaufwerken her 3 Die in Protokollen verwendeten Medien m ssen zentral abgelegt sein Die Pfade zu diesen Medien sind in ProjektPro 07 nur relativ gespeichert Wenn der Pfad der Dateien nicht verf gbar ist m ssen die Dateien nach dem Update neu eingepflegt werden Beachten Sie dazu auch im Updatefenster den Punkt Media 4 Die in Pl nen verwendeten Austauschdateien die meistens in den ProjektFiles abgelegt sind m ssen verf gbar sein Die Pfade zu den Austauschdateien sind in ProjektPro 07 nur relativ gespeichert In ProjektPro 09 werden diese revisionssicher in der Library abgelegt Wenn der Pfad der Dateien nicht verf gbar ist m ssen die Dateien nach dem Update neu eingepflegt werden Beachten Sie dazu auch im Updatefenster den Punkt Plandateien Best tigen Sie die Punkte 1 4 sofern diese zutreffen indem Sie jeweils auf OK klicken Der Ordner ProjektPro Library beinhaltet nach dem Updatevorgang alle in ProjektPro verwendeten externen Dateien F r den MultiUser Betrieb muss dieser Ordner an einem f r alle Benutzer freigegebenen Volumen oder Netzlaufwerk liegen Kopieren S
61. zu erstellen klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf Neue Korrespondenz 2 Bei Erstellung einer neuen Kommunikation k nnen Sie die erforderlichen Adressangaben entweder ber eine Adressrecherche finden oder die Adresse manuell eingeben Beachten Sie aber dass bei einer manuellen Adresseingabe au er bei Email Adressen keine automatische Verkn pfung zur Adresse hergestellt wird 3 Nun befinden Sie sich im Kommunikationsdatenblatt und k nnen Ihre Angaben vervollst ndigen siehe Kapitel weiter unten 1 F r eine neue Gespr chsnotiz klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf Neues Gespr ch 2 W hlen Sie den Gespr chspartner mittels Recherche und best tigen Sie mit OK 3 Geben Sie nun die Gespr chsinformationen in das Datenblatt ein 1 Wollen Sie eine eingegangene Kommunikation erfassen klicken Sie auf Neuer Eingang in der Bearbeitungsleiste 2 Geben Sie bitte die entsprechenden Informationen ein und ordnen Sie die eingescannte Datei zu So werden auch die eingegangenen Korrespondenzen dem Projekt zugeordnet und k nnen damit jederzeit schnell und zuverl ssig aufgefunden werden 5 Planverwaltung In ProjektPro k nnen Sie alle gezeichneten Pl ne in der Datenbank dokumentieren und bei Bedarf auch versenden Dabei k nnen Sie nicht nur projektspezifische Plannummern erstellen sondern auch eine einmal angelegte digitale Zeichnung direkt aus ProjektPro heraus aufrufen und bearbeiten V 6 ProjektMana
62. zur Zeiterfassung oder Kontrolle der Eingabem glichkeiten eine Leistungsphasenliste der aktuellen Auftr ge auszudrucken und evtl an die Mitarbeiter weiterzugeben Klicken Sie hierzu unter Zeit Kosten auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste Zeiterfassung f r Mitarbeiter Sie k nnen f r jeden Mitarbeiter einen Zeitraum festlegen in dem er seine Stunden erfassen muss Daf r geben Sie jeweils eine Spanne f r die Eingabe in die Vergangenheit und in die Zukunft an Durch die Eingabe eines Datums im Feld Sperre aufheben f r kann ein zus tzlicher Tag freigegeben werden f r den Stundeneintr ge erfasst werden k nnen Beachten Sie dazu bitte das Kapitel Grunddaten des Mitarbeiters bearbeiten VI 28 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Mitarbeiter k nnen ihre Stunden mittels eines komfortablen Kalender Pickers eingeben 10 11 12 13 14 15 W hlen Sie Zeiterfassung im Bereich Zeit Kosten Ihr Mitarbeitername mit dem Sie in ProjektPro angemeldet sind wird im Feld Mitarbeiter angezeigt W hlen Sie mittels Kalender Picker das gew nschte Datum aus Wurden in den Mitarbeitereinstellungen Zeiterfassungssperren festgelegt k nnen Sie nur ein Datum ausw hlen das innerhalb der erlaubten Spanne liegt Durch Klick auf Heute wird das Datum in Kalender Picker auf das aktuelle Datum gesetzt Klicken Sie auf den Button Neuer Eintrag in der Bearbeitungsleiste um die Eingabe vorzunehmen
63. 1 1 1 1 1 1 2 1 2 usw 5 Geben Sie die berschrift Kurztext der Vertragsbedingung ein Die berschrift wird fett gedruckt 6 Geben Sie den Langtext der Vertragsbedingung ein und formatieren Sie ihn bei Bedarf Vorbemerkungen k nnen ebenso wie LV Gruppen oder Positionen aus bestehenden Projekten bernommen werden Der Ordner f r die Projekt und Ausschreibungs Vortexte hat keine Nummerierung weil der Inhalt dieser Ordner automatisch an den Anfang der Ausschreibung gestellt wird Die Reihenfolge der einzelnen Positionen Texte in diesen Ordnern k nnen Sie aber durch eine Sortiernummer bestimmen 1 Klicken Sie in der Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis ProjektPro ruft nun alle vorhandenen Vortexte LV Gruppen und Positionen in der ausgew hlten Ausschreibung auf 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Button bernahme Rechts neben dem aktuellen Fenster ffnet sich das Fenster bernahme 3 W hlen Sie das Projekt und die entsprechende Ausschreibung aus der Sie Vortexte bernehmen wollen 4 bernehmen Sie den entsprechenden Vortext per Drag amp Drop in Ihr Leistungsverzeichnis Sie k nnen die Vortexte beliebig den Projekt oder den Ausschreibungsvortexten zuordnen gt St 13 ProjektPro Handbuch ProjektPro zeigt Ihnen nach der bernahme nur neu angelegte Vertragsbedingungen an Falls Sie bereits Vertragsbedingungen erstellt haben oder bereits aus anderen Bauvorhaben bernommen haben m
64. A Projekten angezeigt bernahme von AVA Daten zulassen in der LV Erstellung besteht die M glichkeit Elemente Texte LV Gruppen Positionen aus anderen Ausschreibungen bzw Projekten zu bernehmen Mit dieser Markierung entscheiden Sie ob dieses Projekt als Quelle zur Verf gung stehen soll Das angezeigte W hrungsk rzel wird auf den AVA Ausdrucken benutzt Legen Sie bei Bedarf Notizen zu dem Projekt an Projekt l schen Projekte werden grunds tzlich in Projekt und Einstellungen gel scht Im AVA Modul k nnen Sie in der Projektliste die Moduldaten wie Ausschreibungen und Vertr ge l schen Danach wird das Projekt nicht mehr als aktuelles AVA Projekt angezeigt Kostengruppen In ProjektPro k nnen Sie auf alle Kostengruppen nach DIN 276 2006 1981 zugreifen und individuell f r ein Projekt anlegen Dabei kann es sinnvoll sein nicht alle vorhandenen Kostengruppen nach DIN f r ein bestimmtes Projekt auszuw hlen VII 4 AVA ProjektPro Handbuch Au erdem k nnen Sie eigene Kostengruppen erstellen und eigene Nummern vergeben Die Auswertung nach Kostengruppen steht Ihnen in der Kostenberechnung im Kostenanschlag und in der Kostenfeststellung zur Verf gung Die Zuordnung der Positionen zur Kostengruppe erfolgt in der Kostenberechnung oder bei der Positionserstellung im Leistungsverzeichnis Anlegen von Kostengruppen eines Projektes 1 2 3 4 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste Suc
65. AVA Briefe Fax Mitteilungen Modul B ro und CRM Protokolle Beteiligte Modul ProjektManagement Eine Honorarermittlung Abrechnung etc wird somit nicht auf der Ebene eines Projektes sondern immer auf der Ebene eines Auftrags angelegt Die ma gebende Ebene im ProjektControlling ist also der Auftrag der einem Projekt untergeordnet ist Als Auftr ge im Sinne von ProjektPro sind die Planungsauftr ge des B ros zu verstehen die bereits w hrend der Akquisitionsphase als Auftr ge bezeichnet werden Der Status gibt dabei den derzeitigen Auftragsstatus wie Akquisition Angebot Auftrag abgeschlossen wieder Leistungsphasen sind eine weitere Untergliederung der Auftr ge Leistungsphasen k nnen sowohl die Grundleistungsphasen der jeweiligen Honorarordnung sein als auch weitere Leistungsphasen wie Besondere Leistungen oder Leistungsphasen au erhalb der Honorarordnung Stundeneintr ge m ssen immer einzelnen Leistungsphasen zugeordnet werden Jeder Auftrag ben tigt somit mindestens eine Leistungsphase ProjektControlling VI m ProjektPro Handbuch 2 In der Liste der Mitarbeiter sind alle Mitarbeiter des B ros einschlie lich B roinhaber Sekret rin aber auch alle Mitarbeiter der Vergangenheit f r die Stunden erfasst worden sind aufgef hrt Das ProfitCenter ist die wirtschaftliche Organisationseinheit des ProjektControllings Mit ProfitCentern kann man verschiedene Standorte oder Abteilu
66. Aufgaben zu strukturieren Beispielsweise k nnten Sie ein Umfeld Auto anlegen Diesem Umfeld k nnen Sie dann Telefoante zuordnen da Sie die w hrend der Fahrt erledigen k nnen Adressenerfassung Dateneingabe Die Adress und Korrespondenzorganisation ist ein elementarer Bestandteil von ProjektPro Sie k nnen damit Ihre gesamten Adressen organisieren durch die Zuordnung von Projekten und Kategorien projektspezifische Adressenlisten nach Kategorien selektieren und Ihre Korrespondenzen mit Briefen Fax Mitteilungen Emails und Gespr chsnotizen abwickeln Die eigentliche Korrespondenzadresse setzt sich dabei aus den verschiedenen Eingabefeldern des Adress Datenblattes gem dem ausgew hlten Adressformat zusammen Anlegen einer neuen Adresse und Eingabe der Adressdaten 1 Im Modul B ro und CRM klicken Sie auf Adressen 2 In der Bearbeitungsleiste w hlen Sie Neue Adresse Geben Sie nun alle relevanten Adressdaten ein und beachten Sie dabei folgende Punkte F llen Sie die Felder Anrede Beruf und Titel m glichst korrekt aus damit die Anschrift nach dem ausgew hlten Adressformat korrekt erzeugt werden kann W hlen Sie wenn bereits Ansprechpartner eingegeben wurden im Feld Ansprechpartner denjenigen aus mit dem normalerweise die Korrespondenz erfolgt Legen Sie im Feld Adressformat ggfls das zu benutzende Format fest W hlen Sie im Feld Briefanrede eine abweichende Briefanrede aus Wenn Sie eine abweichend
67. Auswahl der Adresse auf Ansprechpartner und anschlie end auf Neu sortieren in der Bearbeitungsleiste 2 Geben Sie in der Spalte Nr die neue Reihenfolge ein Sie k nnen dabei auch Dezimalzahlen mit Komma verwenden Zur Kontrolle k nnen Sie durch Klick auf Neu nummerieren die Zahlen wieder fortlaufend erstellen lassen Mit Klick auf OK wird automatisch ganzzahlig nummeriert 4 Wenn Sie eine alphabetische Sortierung der Ansprechpartner w nschen klicken Sie auf den Button Alphabetisch ordnen 5 Nach Abschluss der Sortierung klicken Sie auf OK um wieder in die Liste der Ansprechpartner zur ckzukehren IV 4 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Selektion Durch die Selektion haben Sie die M glichkeit Adressen nach verschiedenen Kriterien zu sortieren bzw Adressen nach verschiedenen Gesichtpunkten zu finden Diese Selektionskriterien k nnen Sie frei eingeben und zwar in den Grundeinstellungen der Projekt und Einstellungen Dort finden Sie die Wertelisten Vier davon definieren die Selektionskriterien Beispiel Sie ordnen alle Adressen der Kategorie Branche zu dann haben Sie in der detaillierten Adresssuche die M glichkeit sich alle Schreiner aus M nchen anzeigen zu lassen Somit k nnen Sie effektiv nach den gew nschten Adressen suchen Die voreingestellten Adresskategorien im ProjektPro sind e Adresstyp e Branche e Fachgebiet e Geographie Au erdem kann man Adressen priorisieren um beispiels
68. B ro Mitarbeiter oder Beteiligter f r die Bearbeitung dieses Punktes zust ndig ist Tragen Sie ggfls ein Datum ein bis zu dem der Punkt erledigt sein muss Nach Erledigung dieser Aufgabe kann man diese in dem Ankreuzfeld links neben dem L schen Symbol abhaken Damit erscheint dieser Punkt nicht mehr unter der Liste Unerledigtes Zum L schen eines TOPs benutzen Sie das L schen Symbol Um sich alle TOPs projektunabh ngig anzeigen lassen klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Management Mit der Media Liste k nnen Sie Photos oder Skizzen an das Protokoll anh ngen 1 Klicken Sie auf Media in der linksseitigen Navigationsleiste Um eine neue Mediadatei dem Protokoll zuzuordnen klicken Sie auf den Button Neues Media in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie im anschlie enden Dialog die gew nschte Datei und klicken auf Ausw hlen Dabei wird das Photo von Ihrer Festplatte kopiert und zum Protokoll in der ProjektPro Library gespeichert Geben Sie zu der eingelesenen Media Information noch eine Kurzbezeichnung und evtl eine genauere Beschreibung an Im Datenblatt des Protokolls sehen Sie alle wesentlichen Inhalte wie Typ Thema Datum Betreff Ort Vortext Teilnehmer Verteiler TOP usw Durch Anklicken der entsprechenden Men punkte Vortext Personen TOPs Media gelangen Sie direkt zu den Eingabelayouts f r die einzelnen Protokoll Inhalte Wis ProjektManagement ProjektPro Handbuch Hinwei
69. Controlling VI 35 ProjektPro Handbuch 6 Derzeitige berstunden Im Feld derzeitige berstunden werden die momentan berechneten berstunden angezeigt Zuwenig geleistete Arbeitsstunden werden rot und mit einem Minuszeichen dargestellt Die SOLL Stunden Berechnung wird immer bis zum heutigen Datum berechnet sofern Sie in den Voreinstellungen f r diese Sitzung kein davon abweichendes Berechnungsdatum eingegeben haben Resturlaub aus Vorjahr Korrigieren Sie den zu bertragenden Resturlaub des Vorjahres In der Regel wird der Resturlaub des Vorjahres beim Jahresabschluss in ProjektPro automatisch berechnet Jahresurlaub In diesem Feld steht der in den Mitarbeiter Voreinstellungen eingetragene Jahresurlaub des Mitarbeiters den Sie gegebenenfalls ab ndern k nnen Bisher genommener Urlaub In diesem Feld steht der aus den Stundeneintr gen ermittelte bisher genommene Urlaub des laufenden Jahres Resturlaub Der dem Mitarbeiter noch zustehende Urlaub des Jahres Rechnungs und Mahnungswesen F r das ProjektControlling in ProjektPro ist es notwendig dass Sie alle gestellten Rechnungen eines Auftrages erfassen Sie k nnen dabei Rechnungen in ProjektPro erstellen oder eine bereits erfasste Rechnung eintragen F r das Projekt und Auftrags Controlling ist lediglich die Rechnungsstellung nicht die entsprechende Buchung ma geblich Das Erstellen einer Rechnung finden Sie in Kapiteln Rechnungsstellung und Rec
70. EB DA 81 82 83 in einen Vertrag einlesen VII 47 GAEB DA 84 einlesen Sue EES EES VII 47 Inhalt 13 ProjektPro Handbuch Bie Ordn ngsz ahl d KE MEET VII 47 Grunds tzliche Anmerkungen zum Format GAEB ssssssssssssisrssrersrrrirererenes VII 48 VIII Administratorenfunktionen ek KENNEN NEEN ERKENNEN ENEE Ne VIII 1 1 Application ServiceS uuanunananonnnnnnnnnnnnunanananannnanan NENNEN ENEE ERENE NENNEN REN VIII 1 Mail TEE VIII 1 2 BackUp Datensicherung ua EE ENEE EREN ENNEN ENEE KREE ENER ENER REENEN ENER VIII 2 Was ist ein BackUp u 44 un00n00 00ER age VIII 2 War m ler e EE VIII 2 Eine sinnvolle BackUp Strategie s ssssssssssrrsrrrrrrnnrrnrrnrrrnrrnunrnnrrnurrnrrnnne VIII 3 Was bei aus dem BackUp zur ckgeholten Datenbanken zu beachten ist VIII 3 Wo befinden sich Daten uuuasassnananannanannnannnnannnanannnannnnananan ann EEN VIII 4 3 Datenbank reparieren unnenenununununununnnnnnnnunnnannnnnunnnnanunun un nn nn RER K KE VIII 4 14 Inhalt ProjektPro Handbuch I Installation und Update 1 Installationsm glichkeiten von ProjektPro SingleUser Installation ProjektPro wird an einem Rechner im B ro installiert und mittels der mitgelieferten Anwendung ProjektPro app ProjektPro exe gestartet Diese Installation bedingt dass nur an dem einen Rechner mit ProjektPro gearbeitet werden kann Des weiteren k nnen keine Korrespondenz Layouts angepasst werden SingleUser Inst
71. Geben Sie die Arbeitszeit f r eine Leistungsphase in von und bis ein Die Arbeitszeit wird Ihnen als Balken mit 5min Einheiten angezeigt Durch Klick auf den Balken kann die Farbe ge ndert werden Alternativ k nnen Sie die Arbeitszeit auch als Dauer erfassen oder die berechnete Dauer berschreiben W hlen Sie das Projekt den Auftrag und die Leistungsphase wie gewohnt Beschreiben Sie falls n tig die T tigkeit genauer Kreuzen Sie Zeithonorar an falls die Arbeitszeit nach Zeithonorar abgerechnet werden soll Falls die Leistungsphase nach Zeithonorar in der Honorarberechnung ermittelt wurde ist Zeithonorar automatisch markiert W hlen Sie bei Bedarf die Zeithonorar Kategorie nach der abgerechnet werden soll Falls dem Mitarbeiter bereits in den Mitarbeiter Einstellungen eine Zeithonorar Kategorie zugeordnet wurde wird diese hier eingetragen Diese kann hier auch ge ndert werden Das rote Fragezeichen rechts neben der Balkendarstellung weist auf die Unvollst ndigkeit des Eintrages hin Erstellen Sie weitere Eintr ge indem Sie nochmals auf Neuer Eintrag klicken Mit dem Duplizieren Button erstellen Sie eine Kopie des Eintrages und brauchen dann beispielsweise nur noch die Zeiten und die Leistungsphase ndern Beim Duplizieren haben Sie alternativ die M glichkeit den Zeiteintrag auf einen anderen Tag zu kopieren Klicken Sie hierzu mit gleichzeitig gedr ckter Alt Taste auf das Duplizieren Symbol und geben im
72. Kostenanschlag nach DIN 276 von 1981 oder von 2006 drucken wollen Hatten Sie bei der Zuordnung der Kostengruppen zum Projekt die Markierung DIN 276 1993 gesetzt weil Sie noch die Kostengruppen der Version 1993 hinterlegt haben wird auch der Kostenanschlag nach DIN 276 von 1993 ausgegeben In der Bearbeitungsleiste benutzen Sie den Zahnrad Button und der Ausdruck wird erstellt W hlen Sie ob Sie eine Zusammenstellung f r das gesamte Projekt die Ausschreibung oder nur f r den aktuellen Vertrag wollen VI AVA ProjektPro Handbuch 4 W hlen Sie ob Sie neben den Kostengruppensummen auch eine Aufschl sselung der Positionen w nschen 5 W hlen Sie ob der Kostenanschlag mit Netto oder Brutto Betr gen gedruckt werden soll 6 Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch den Kostenanschlag bl ttern 7 Klicken Sie auf Fortfahren bzw Welter 8 W hlen Sie im nachfolgenden Dialog ob Sie den Kostenanschlag drucken wollen 16 Abrechnung In ProjektPro haben Sie mehrere M glichkeiten die Abrechnung und damit die Freigabe von Abschlags und Schlussrechnung bzw Sicherheiten zu bearbeiten Wenn Sie gepr fte Mengen in die Vertrags Positionen eingegeben haben erstellt ProjektPro daraus eine Positionssumme die Sie bei der Freigabe von Abschlagsrechnungen ber cksichtigen und verwenden k nnen Sie k nnen auch manuell Pauschalsummen f r Abschl
73. LV Positionsmengen Wenn Sie die Mengenans tze f r Ihre LV Positionen berechnen wollen ohne Mengenpositionen anzulegen k nnen Sie die Mengen direkt im Leistungsverzeichnis eingeben oder zusammenh ngend in LV Positionen im Bereich Mengen eingeben 1 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis W hlen Sie die gew nschte Position damit Sie in das Positions Datenblatt gelangen 3 Klicken Sie auf das Bleistift Symbol hinter dem Feld Mengenberechnung Es ffnet sich das Mengenberechnungs Fenster und Sie k nnen die Mengenans tze f r die Position wie gewohnt eintragen Sie k nnen einzelne Bauteile duplizieren indem Sie auf das Doppelte Plus Symbol klicken 4 Die berechnete Menge erscheint im Positions Datenblatt M chten Sie die berechnete Menge in die LV Menge bernehmen dr cken Sie auf den Pfeil zwischen den beiden Feldern Sie k nnen als LV Menge nat rlich auch eine von der berechneten Menge abweichende Menge eingeben 1 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Mengen und anschlie end auf LV Positionen Die Titel und Positionen werden nun in LV Struktur mit der Menge der Kostensch tzung der Menge der Kostenberechnung und einer einzugebenden LV Menge angezeigt Die KS Menge wird ausgef llt wenn diese Position in der Kostensch tzung verwendet wurde Das Feld ber Menge zeigt die Menge an die im Leistungsverzeichnis eingegeben wurde Sie k nnen innerhalb der Liste mit der En
74. Leistungsverzeichnis Position neu erstellen 1 Um eine freie Positionen neu zu erstellen klicken Sie in der entsprechenden Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis 2 Klicken Sie dann auf das gr ne Plus Symbol der LV Gruppe der die Position zugeordnet werden soll oder auf das gr ne Plus Symbol einer vorhandenen Position In diesem Fall wird die neue Position der vorhandenen nachgeordnet Durch Dr cken der Alt Taste Ihrer Tastatur und des gr nen Plus Symbols einer LV Gruppe oder einer Position im Leistungsverzeichnis ffnet sich ein Fenster mit dem Sie eine freie Position einen Hinweistext oder eine Unterposition erstellen k nnen Es wird eine neue Position erstellt und das Positionsdatenblatt in einem separaten Fenster ge ffnet 3 Geben Sie die Positions Nummer und evtl eine Unterpositions Nummer ein 4 W hlen Sie aus dem PullDown Men die Einheit 5 ndern Sie den Positionstyp falls es sich nicht um eine Normalposition handelt Alternativpositionen werden zun chst zur Auswahl ausgeschrieben Sie k nnen diese bei der Auftragserteilung ausschlie en oder beauftragen Bedarfspositionen sind Positionen f r den Eventualfall deren Auftragserteilung in der Regel erst im Zuge des Baus erfolgt Hinweistexte k nnen z B zus tzliche technische Vertragsbedingungen sein die in der Regel vor der jeweiligen LV Gruppe erfasst werden Sie k nnen Hinweistexte aber auch Positionen zuordnen Hinweistexte werden im Leistungsverz
75. Mitteilungen Emails und Telefon und Gespr chsnotizen des betreffenden Projektes zu sehen 5 Beachten Sie Wenn Sie nach Text mit Sonderzeichen suchen z B nach einer Email Adresse die ein enth lt m ssen Sie den gesamten Suchbegriff hier die Emailadresse in Anf hrungszeichen setzen In ProjektPro haben Sie die M glichkeit in bestimmten Listenansichten die angezeigten Datens tze nach vorgegebenen Kriterien filtern zu lassen In der Kommunikationsliste haben Sie folgende Filterm glichkeiten Typ filtert nach Briet ein und aus Fax ein und aus Email ein und aus Telefonat ein aus und RR und Gespr ch angezeigtes Projekt filtert alle Korrespondenzen heraus die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind angezeigtes Thema zeigt die Korrespondenzen die einem bestimmten Thema zugeordnet sind Kommunikation zur Adresse Sie k nnen in ProjektPro Ihre Kommunikation im Modul CRM organisieren und sie dort einer Adresse zuordnen Sie k nnen sie aber auch im Modul PRM aufrufen und dort Projekten zuordnen IV 10 B ro und CRM ProjektPro Handbuch 1 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen und suchen Sie die gew nschte Adresse 2 Nach Auswahl der Adresse klicken Sie auf Kommunikation 3 ProjektPro zeigt Ihnen alle vorhandenen Kommunikationen der Adresse Mit den Filtern angezeigter Typ angezeigtes Projekt und angezeigtes Thema k nnen Sie die Liste nochmals selektieren 4 Kl
76. N EN SSES nina nen ae V 5 4 Projekt Kommunikation nuunnnunonunununununnnnnnunununanununununnnnnnnnunananunnnnnnnnn V 5 5 Planverwaltung ue RR KEREN ENR ENKER ERER ENER ER ENEE EEN EN ENER ENNER ENEE ER ENEE NENNEN EEN V 6 Voreinstellungen Plannummer asassnsnsnrennnnneennnnnen en nenne nenn nenn nenn nnnnn nenn V 7 Zeichnungen anlegen gene V 8 ege EL EE V 9 nderungen is V 9 Inhalt ProjektPro Handbuch Planlisten und Planversandlisten ausdrucken uresesnnsnenrnnnnnnnnnnnnn nennen nenn V 10 Pla versenden EE V 11 6 Protokolle aususununnununonunnunannununnanunununnnnunnnnnnnanununununnnnnnnnanananununnananunen V 12 Neues Protokoll erstellen zu V 13 Protok ll duplizieren u nee V 15 Protokoll drucken ee ee V 15 Media drucken EE V 15 Unerledigte Aufgaben u n uz205 400m000 2000000 Ann na a ENEE EES ee V 15 7 Auftraggeber ek ERE KEREN EN RER ERENR ENKER ER ENEE RE RER EN ERR EREREE RRE ENER RRE EE RENE EN V 16 8 Balkenpl ne ununununununnnnnnununununununnnnnnnnunununnnun nun nn nn un un anannn nennen ann annnene V 16 Balkenpl ne mit ProjektPr6 2 uu u n nee V 16 Externe RBalleenpl ne egene gd 200000 AEREEEAEEEEEE igini niania naih V 17 9 ProjektFiles use ERENEN ENER ENEE KREE ERENE NENNEN ENEE ENER E RENE RENE R NAONA NNNNA EAEE V 18 Anlegen eines projektspezifischen Verzeichnis Pfades unuasssssnennnnnnnnnnn V 18 ffnen der angezeigten Dateien in den ProjektFiles ueeenssennn
77. NEEN ENER EE ERERENE NENNEN ENER ER ENER ENKER II 7 Beispiel Auswahl von Adressen uauaussnnnnnananannnanannnnananunnnnnnnnunnnnnnnnnn nenn 1 8 4 ENEE eege ee EE Ee EE eg II 10 5 Drucken WEE II 10 III Projekte und Einstellungen Bee LER TEE SEENEN III 1 1 Projekte 88 begsgegsfefe egegeegsg aaa III 1 Projekte suchen 55EESEEESENEE SEENEN EE EN inia ien aieia II 1 Neues Projekt anlegen uasessnsnannanananananannnnanananunsnnnn nn anne nn annnnan nenn nennen III 2 L schen eines Projektes unssnsnannananananunannnnananannnnnnnnnnunannnnnennanan nn anannen II 2 Inhalt 7 ProjektPro Handbuch ndern der Projektnummer uanseeueesesnnnsnnnennnnnnnnnennnnnnnnnennennnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnn II 2 ndern der Projektbezeichnung esssnssnnseeeennnnnnnennnnnnnnneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 11 2 Gr nddaten der Projekte u nam man naar II 3 2 Grundeinstellungen nununnnnonononunununununnnnnnunununununununnnnnnunununanannnunnnnnn III 4 3 Programmeinstellungen unununenonunnnnononununununununnnnananananannnunnnnnnananunen III 5 4 Eigene Adresse nununununnnnonononunanununununnnnnnananunannnnnunnnnananannnunnnnnnnnnnnnnnen III 6 5 Mehrwertsteuersatz nununununnnnnnunununununununn nn RER einka Aaaa E NENNEN III 7 6 Wertelisten ER EREREREREERERERERERERERENEEE KREE ER ER aas III 7 Z Gesch ftsbereiche uauaununanannununannununananunnunannnnunnnannunununannnnunanannnnen III 8 8 Admin
78. PROJEKT PRO the business solution for architects and engineers HANDBUCH ProjektPro Handbuch ProjektPro Handbuch Version 7 0 1 24 Februar 2009 1991 2009 mair pro GmbH Harald Mair Kampenwandstra e 43 83229 Aschau Tel 49 8052 95179 0 Fax 49 8052 95179 79 info mairpro com www mairpro com Die im Handbuch beschriebenen Namen und Bezeichnungen erfolgen ohne Erw hnung bestehender Patente Gebrauchsmuster oder Warenzeichen Das Fehlen des entsprechenden Vermerks begr ndet nicht die Annahme die Namen seien frei verf gbar ProjektPro ist eine eingetragene Marke der mair pro GmbH Harald Mair LA ProjektPro Handbuch ProjektPro Handbuch Gesch ftsl sung f r Architekten und Ingenieure ProjektPro ist die f hrende deutschsprachige Gesamtl sung f r Architektur und Ingenieurb ros zur effizienten Abwicklung der gesamten AVA des Controllings des Kundenbeziehungsmanagements CRM und des Projektmanagements Unsere praxisgerechte Software bietet Ihnen praktische und innovative Instrumente mit denen selbst komplexe Projekte unkompliziert erscheinen Unser Ziel ist es Sie zu entlasten Mit Erfolg Deshalb optimieren viele Tausend Mitarbeiter in ber 800 Architektur und Ingenieurb ros in Deutschland der Schweiz Luxemburg und sterreich ihre B ro und Projektabl ufe mit ProjektPro Konzipieren Kalkulieren Kontrollieren Unsere Software Module unterst tzen Sie bei all Ihren Aufgab
79. Pro Library gespeichert wird CustomPrint Wird diese Markierung gesetzt k nnen Sie die Korrespondenz Layouts also Brief Fax Protokoll und Protokoll Media Layout an Ihr Corporate Identity anpassen Gehen Sie bitte folgenderma en vor W hlen Sie beispielsweise im B ro und CRM einen Brief aus und klicken Sie dann auf Drucken Sie gelangen in die nderbare Voransicht des Ausdruckes Wechseln Sie von der Seitenansicht in den Layoutmodus Klicken Sie dazu auf Seitenans am unteren linken Blattrand Jetzt k nnen Sie Anpassungen am Brief Layout vornehmen Beachten Sie bitte dass Sie dazu einen ProjektPro Arbeitsplatz ben tigen Projekte Der Benutzer der das Projekt anlegt wird in den Projektdaten automatisch als Projektleiter festgelegt Emails HTML Emails sollen nicht automatisch angezeigt werden HTML Emails k nnten ausf hrbare Dateien enthalten Dies wird damit verhindert Der Emaillog kann aktiviert werden um Schwierigkeiten beim Versenden oder Empfangen von Emails zu dokumentieren Das Supportteam von mair pro kann mit Hilfe des Emaillogs leichter das eventuelle Problem lokalisieren Der Emaillog wird in der ProjektPro Library gt Communication als log txt gespeichert Die ProjektPro Library befindet sich in einer SingleUser Installation im ProjektPro Ordner und bei einer MultiUser Installation im vom Administrator festgelegten Verzeichnis Telekom Die Formatierung der Telefonnummern von Adressen und Ansprechpartne
80. Sie die Alt Taste an Ihrer Tastatur und gleichzeitig das gr ne Plus Symbol in der entsprechenden LV Gruppen Zeile Ihrer Ausschreibung Im anschlie enden Dialog w hlen Sie neue Unter LV Gruppe und best tigen mit OK Nat rlich k nnen Sie auch einen Titel durch ndern der Nummer einem anderen Titel unterordnen In ProjektPro stehen Ihnen vier LV Gruppen Ebenen zur Verf gung um Ihre Leistungsverzeichnisse zu strukturieren Als Beispiel f r drei Hierarchie Ebenen 1 1 1 1 2 1 2 1 1 2 2 blicherweise wird v a bei kleineren LV s eine Ebene Titel ausreichend sein 4 Geben Sie eine LV Gruppen Bezeichnung ein die ebenfalls eindeutig sein sollte VII 14 AVA ProjektPro Handbuch Zum L schen einer LV Gruppe benutzen Sie das L schen Symbol am rechten Rand der Zeile Wenn Sie eine LV Gruppe umnummerieren werden die untergeordneten LV Gruppen sowie die zugeh rigen Positionen ebenfalls umnummeriert 1 Klicken Sie in der Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis 2 W hlen Sie die LV Gruppe deren Nummer Sie ndern wollen Dazu klicken Sie auf das Bleistift Symbol am rechten Rand 3 ndern Sie nun die Nummerierung wie gew nscht 4 Schlie en Sie das Titel Fenster wieder wenn Sie es nicht mehr ben tigen Klicken Sie in der Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis 2 W hlen Sie die LV Gruppe die Sie umnummerieren wollen Platzieren Sie die LV Gruppe per Drag amp Drop an der gew nschten Stelle im
81. Sie sich unter dem Projekt M wie Muster ein eigenes Textverzeichnis anlegen Gehen Sie zur bernahme folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis und anschlie end auf den Button bernahme in der Bearbeitungsleiste Es ffnet sich neben dem aktuellen Fenster das Fenster bernahme VII 16 AVA ProjektPro Handbuch Im Auswahl Feld werden Ihnen alle zur bernahme berechtigten Projekte angezeigt W hlen Sie das gew nschte Projekt mit der entsprechenden Ausschreibung oder dem entsprechenden Nachtrag Es erscheinen nun der Projekt und Ausschreibungs Vortext Ordner und die LV Gruppen Um die zugeordneten Positionen anzeigen zu lassen klicken Sie auf die Dreiecke vor den Ordnern bzw LV Gruppen Um den Langtext anzuzeigen bleiben Sie einfach mit dem Mauszeiger ber der Position Die Nummerierung der Position wird je nach Einstellung der autom Nummerierung ge ndert Bei der bernahme von Positionen werden die Einheitspreise als Kalkulationsgrundlage f r die Kostenberechnung mit bernommen Wenn Sie automatisch im Feld Preis bernahme ausgew hlt haben bernimmt ProjektPro den genauesten Preis Die Reihenfolge dabei ist Vergabe EP Mittelwert Kostenberechnungs EP Kalkulationsgrundlage Wenn die Auswahl Mengen markiert ist werden Mengen und Mengenberechnung bernommen Dabei werden auch verwendete Mengenpositionen in die Ausschreibung kop
82. Sie zuerst alle projektzugeh rigen Daten wie Korrespondenzen Auftr ge Stunden und Ausschreibungen in allen Modulen l schen Zum L schen des Projektes wechseln Sie in Projekte und Einstellungen klicken auf Projektliste suchen ber das Lupen Symbol das zu l schende Projekt und benutzen das L schen Symbol 3 Projekt Beteiligte In ProjektPro k nnen Sie Personen und Firmen den einzelnen Projekten zuordnen Durch eine Verkn pfung mit der Adressdatenbank des Moduls B ro und CRM k nnen Sie auf die bereits angelegten Adressen zugreifen In der Beteiligtenliste definieren Sie lediglich welche Firmen und Personen zum jeweiligen Projekt geh ren und deren Funktion im Projekt Alle anderen Daten erhalten Sie aus der zentralen Adress Datenbank Durch eine Untergliederung mit Nummern und berschriften haben Sie die M glichkeit die Beteiligten zu sortieren Bei einer bereits angelegten Beteiligtenliste gelangen Sie mit Klick auf den Beteiligten in dessen Datensatz und k nnen diesen bearbeiten Neuen Beteiligten anlegen 1 W hlen Sie in der Projektliste des Moduls ProjektManagement das gew nschte Projekt aus und klicken Sie anschlie end im Projektdatenblatt auf Beteiligte 2 Klicken Sie auf den Button Neuer Beteiligter in der Bearbeitungsleiste V 4 ProjektManagement ProjektPro Handbuch 3 M chten Sie eine neue berschrift in der Beteiligtenliste anlegen dann klicken Sie im anschlie enden Dialog auf bersc
83. V 23 ProjektPro Handbuch CH Kalender In ProjektPro steht Ihnen ein netzwerkf higer Kalender zur Verf gung in den Sie Ihre eigenen und die Termine Ihrer Mitarbeiter eintragen bearbeiten und kontrollieren k nnen Dabei haben Sie die Wahlm glichkeit zwischen einer Tages einer Wochen und einer Monatsansicht Die Termine werden Kategorien zuordnen die verschiedenfarbig dargestellt werden Die Feiertage und die Kalender Kategorien werden in den Voreinstellungen des Moduls B ro und CRM eingepflegt Bearbeiten des Team Kalenders 1 Zum ffnen des Kalenders klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kalender Es werden Ihnen Ihre heutigen Termine angezeigt W hlen Sie ein anderes Datum um die Termine dieses Tages einzusehen Au erdem k nnen Sie sich die Termine in einer Wochen oder Monatsansicht anzeigen lassen 2 Um die Termine anderer Mitarbeiter zu sehen w hlen Sie im Filter Mitarbeiter das entsprechende K rzel aus Ist kein K rzel im Filter eingetragen werden die Termine aller Mitarbeiter angezeigt 3 Wenn Sie die Tagesansicht nach Kategorien filtern m chten w hlen Sie die gew nschte Kategorie im Filter Kategorie aus M chten Sie alle Termine ohne Kategorie Einschr nkung sehen l schen Sie die Kategorie aus dem Filter Im Kalender stehen Ihnen eine Tages eine Wochen und eine Monatsansicht zur Verf gung Tagesansicht 1 Beim ersten ffnen des Kalenders kommen Sie automatisch immer in
84. aben nach ProfitCenter und Gesch ftsbereich sortiert mit ihren wichtigsten Finanzdaten ausgegeben u Volumen Kosten Leistungsstand gestellte Rechnungen be ausstehender Betrag offene Rechnungen Im Zahnrad Button finden Sie die Audrucke Finanzdaten netto und Finanzdaten brutto VI ProjektControlling ProjektPro Handbuch Die SOLL IST Analyse ist die wohl beste M glichkeit zur Beurteilung der laufenden Auftr ge Durch Eingabe des Leistungsstandes ist es ProjektPro m glich den Leistungsanteil mit dem Kostenanteil Stunden Fremd und Nebenkosten zu vergleichen und daraus einen hochgerechneten Gewinn zu ermitteln F r die Leistungsphasen und f r die Auftr ge werden folgende Angaben berechnet Volumen Kosten im Vergleich zum Volumen Kosten V in Prozent Leistungsstand in Prozent Kosten im Vergleich zum Leistungsstand Kosten L in Prozent E hochgerechneter Gewinn Beachten Sie Die Summen bzw die prozentualen Mittelwerte f r den Auftrag k nnen von der Summe der Leistungsphasen abweichen Die Fremd und Nebenkosten und der Nachlass wird nur f r die Auftragsberechnung ber cksichtigt 1 Klicken Sie im ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf Auftragsliste 2 Suchen Sie mit Hilfe der Suchen Funktionen von ProjektPro die gew nschten Auftr ge 3 W hlen Sie mittels Zahnrad Button die gew nschte SOLL IST Analyse aus SOLL IST Analyse Liste SOLL IST
85. aben werden Ihnen die entsprechenden Projekte angezeigt ODER Suche Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen deren Projektnummern gr er als 100 sind ODER die abgeschlossen sind klicken Sie in das Feld Projektnummer w hlen aus dem Men Symbole das gt Zeichen und geben 100 ein Klicken Sie anschlie end auf den Button Neue Abfrage um eine neue Suchabfrage zu erzeugen und w hlen dort Projekt abgeschlossen Ohne Mit dem Ankreuzen von Ohne werden die Datens tze z B Positionen der entsprechenden Suchabfrage ausgeschlossen weitere Such Symbole Die Suchsymbole finden Sie in der linksseitigen Navigationsleiste der jeweiligen Suchabfrage 1 Tel Iesel si Gs bezeichnen eine Suche nach kleineren kleineren und gleichen gr eren oder gr eren und gleichen Werten Beispielsweise wird bei Eingabe von lt 4 in das Positions Nummern Feld nach allen Positionen mit den Nummern 0 bis 4 gesucht 2 Ea bezeichnet eine Suche f r einen Bereich also von bis einschlie lich der Grenzwerte 3 Platzhalter Symbole und Platzhaltersymbole k nnen in der Suchabfrage von W rtern verwendet werden um beispielsweise unterschiedliche Schreibweisen zu suchen Sie suchen z B nach einer Adresse wissen aber nur dass der Name mit Bau beginnt Geben Sie Bau ein und es werden Namen wie Baumann Baumert oder Bauer gefunden Allgemeine Funktionen II Co ProjektPro Handbuch 4 5
86. achtr ge klicken und den gew nschten Nachtrag ausw hlen Das Nachtrags Datenblatt ist genauso aufgebaut wie das Ausschreibungs Datenblatt Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel in diesem Handbuch Nachtrags Export per GAEB 1 Klicken Sie in dem ausgew hlten Nachtrag auf den Button GAEB DA XML aus oder GAEB DA 1990 aus wenn Sie den Nachtrag im GAEB Format exportieren m chten W hlen Sie im folgenden Dialog die zu verwendende Austauschphase ProjektPro erstellt nun die GAEB Datei nach der eingegebenen OZ Maske Haben Sie f r diesen Nachtrag keine OZ Maske festgelegt so wird die aus dem Leistungsverzeichnis berechnete verwendet 2 Geben Sie nun an wohin die Datei gespeichert werden soll Der Dateiname z B Nachtrag Rohbau d81 wird aus dem Namen des Nachtrags und dem Suffix des GAEB Types generiert Angebotspr fung im Nachtrag Nachdem Sie Angebotspr fung im Nachtrag ausgew hlt haben wird Ihnen die Nachtrags LV Struktur angezeigt Sie k nnen direkt in der Anzeige die Positionspreise und Nachl sse eingeben Diese Werte werden unmittelbar berechnet Klicken Sie ggfls auf das Dreieck vor der LV Gruppe um in die dazu geh rigen Positionen Preise einzutragen VI 25 ProjektPro Handbuch Sie k nnen die Nachtragspreise auch per GAEB D84 X84 einlesen Beachten Sie dazu das Kapitel Bieterpreise per GAEB DA 84 GAEB DA XML 84 einlesen 15 Kostenanschlag Die Summen des Kostenanschlages ergeben sich
87. agsrechnungen eingeben und auf die automatisch erzeugte Positionssumme verzichten s Kapitel Kosten bersicht Gepr fte Mengen eingeben 1 Klicken Sie in Ihrem aktuellen Projekt auf Vertr ge und w hlen Sie den Vertrag aus der Liste den Sie bearbeiten wollen ProjektPro zeigt Ihnen den eingetragenen Bieter den Nachlass und die vereinbarte Vertragssumme zu diesem Vertrag 2 Klicken Sie auf Abrechnung und anschlie end auf Mengenpr fung Es wird Ihnen eine Liste aller vorhandenen LV Gruppen mit Positionen dieses Vertrages angezeigt Klicken Sie wenn n tig auf das Dreieck vor der LV Gruppe um die dazu geh renden Positionen anzeigen zu lassen Die LV Mengen und berechnete Mengen des Aufma es werden angezeigt Ebenfalls werden schon erfasste gepr fte Mengen dargestellt 3 Eingabe der gepr ften Menge Tragen Sie dann in das Feld gepr ft Ihre zur Abrechnung freigegebene Menge ein Mit der Return Taste k nnen Sie zur n chsten Position springen um dort die Eingabe fortzusetzen 4 Aufma eingeben Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der Spalte berechnet Sie gelangen in das Fenster Vertragspositionen Mengenpr fung Hier k nnen Sie Ihr Aufma wie gewohnt eingeben ProjektPro ermittelt den Gesamtpreis der zu pr fenden Rechnung sowie die noch verbleibende Restmenge bez glich der ausgeschriebenen Menge Um die LV Menge einer Position als gepr fte Menge einzutragen klicken Sie auf die LV Menge in der Liste D
88. allation am Hardware Server ProjektPro wird an einem Rechner installiert auf den alle Benutzer zugreifen k nnen Meist ist das der Hardware Server An den Arbeitsplatz Rechnern wird ein ProjektPro Arbeitsplatz installiert Dazu ist die Installation des Datenbank Clients FileMakerPro am Arbeitsplatz Rechner erforderlich Damit kann ProjektPro am Hardware Server ge ffnet werden Der Vorteil dieser Installation gegen ber der SingleUser Installation ist dass von mehreren verschiedenen Arbeitspl tzen aus mit ProjektPro gearbeitet werden kann jedoch immer nur ein Benutzer gleichzeitig Das Anpassen von Korrespondenz Layouts ist m glich MultiUser Installation Bei einer MultiUser Installation k nnen mehrere Benutzer gleichzeitig mit ProjektPro arbeiten Dazu wird am Hardware Server der ProjektPro Server installiert welcher ProjektPro im Netzwerk zur Verf gung stellt hostet Auf den Arbeitspl tzen wird der ProjektPro Arbeitsplatz installiert Dadurch k nnen sich mehrere Benutzer gleichzeitig bei ProjektPro anmelden Anpassungen an Korrespondenz Layouts sind m glich Die technische Basis des ProjektPro Servers ist der FileMaker Server Systemvoraussetzungen Die System Voraussetzungen f r die Installation von ProjektPro FileMaker Pro und FileMaker Server finden Sie unter www projektpro com 2 ProjektPro Installation ProjektPro Installation auf Mac OS X 1 Laden Sie sich ProjektPro von www projektpro com 2 Doppelklicken Sie die
89. aller bisher angelegten Mengenpositionen dieser Ausschreibung 2 Klicken Sie auf den Button Neue Mengenpos in der Bearbeitungsleiste um eine neue Mengenposition anzulegen oder auf das Bleistift Symbol einer vorhandenen Mengenposition um diese zu bearbeiten Es ffnet sich in einem separaten Fenster das Mengenpositions Datenblatt 3 Geben Sie der Mengenposition eine Nummer Diese Nummer dient nur Ihrer eigenen Organisation und Ordnung W hlen Sie die gew nschte Einheit der Mengenposition aus dem PullDown Men 5 Geben Sie eine m glichst eindeutige Bezeichnung der Mengenposition ein Eine Mengenposition kann aus mehreren Bauteilen bestehen die Sie nun nacheinander eingeben In die Felder Anzahl Faktor L nge Breite und H he k nnen Sie jeweils Formeln eintragen In den Feldern k nnen Sie alle g ngigen Formeln berechnen lassen Bei trigonometrischen Funktionen geben Sie die Winkel jedoch als Bogenma an z B sin pi 2 1 7 Tragen Sie nun in die nachfolgenden Felder die Berechnung der Bauteile ein Sobald Sie die Berechnung eines Bauteils eingegeben haben wird Ihnen die Teilsumme des Bauteils angezeigt Um die Gesamtsumme der Mengenposition korrekt anzeigen zu lassen klicken Sie aktualisieren neben der Summe Sie k nnen den Mengenansatz einzelner Bauteile duplizieren indem Sie auf das Doppelte Plus Symbol klicken Tipp Springen Sie mit der Tabulator Taste von Feld zu Feld VII N N AVA P
90. ammengefasst Das kalkulatorische Volumen einer Leistungsphase setzt sich wie folgt zusammen prozentuales Honorar Angebot Auftrag oder Korrektur w hrend der internen Kalkulation oder pauschales Honorar Honorar Auftrag oder Korrektur w hrend der internen Kalkulation oder gesch tztes Zeithonorar Au erdem die abgerechneten Stunden sofern diese das gesch tzte Zeithonorar bersteigen oder zu einer Grundleistung geh ren Das kalkulatorische Volumen des Auftrags setzt sich aus dem kalkulatorischen Volumen der einzelnen Leistungsphasen zzgl etwaiger Fremdkosten und Nebenkosten abz glich Nachlass zusammen Die kalkulatorischen Volumen sind die Grundlage des ProjektControllings und werden f r die Berechnung der Balkendiagramme verwendet mittlerer Auftrags Stundensatz Nettohonorar erbrachte Stunden hochgerechnet auf den aktuellen Leistungsstand tats chlicher Auftrags Stundensatz Selbstkosten der Zeiteintr ge erbrachte Stunden also keine Hochrechnung auf Leistungsanteil aber variable Stundens tze wenn sich die Kalkulation ber die Jahre ver ndert mittlerer ProfitCenter Stundensatz ProfitCenter Gesamtkosten Projektstunden Aufwandswerte Gesamtkosten des ProfitCenters j hrlichen Projektstunden Hier k nnen Sie Aufwandswerte f r den Auftrag erfassen Diese Aufwandswerte werden dann im Aufwandswert des ProfitCenters ber cksichtigt Beachten Sie dazu auch das Kapitel PeP 7 Kennzahlen Pro
91. arbeiter Stunden erfassen Eintragungen W hlen Sie die Projektnummer Auftragsnummer Leistungsphasennummer aus und geben eine detaillierte Beschreibung der T tigkeit ein Markieren Sie ggfls die Abrechnung des Eintrages nach Zeitaufwand Tragen Sie die Zeiten oder eine Dauer ein Zur Eingabe der Projektnummer w hlen Sie einfach das gew nschte Projekt aus dem PullDown Men aus Dabei werden Ihnen nur die f r Ihr Benutzerk rzel und f r die Zeiterfassung freigegebenen Projekte angezeigt Durch die Auswahl des Projektes stehen Ihnen bei der Auswahl des Auftrages im PullDown Men auch nur die dazugeh rigen Auftr ge die f r die Zeiterfassung freigegeben wurden zur Verf gung Die m glichen Leistungsphasen ergeben sich aus dem ausgew hlten Auftrag Es k nnten allerdings auch einzelne Leistungsphasen f r die Zeiterfassung gesperrt sein Duplizieren Falls Sie einen hnlichen Stundeneintrag wie einen bereits eingegebenen erstellen m chten bietet es sich an einen bestehenden Stundeneintrag zu duplizieren und nur die sich ndernden Werte zu korrigieren Klicken Sie dazu auf das Duplizieren Symbol neben dem L schen Symbol um einen beliebigen Stundeneintrag aus der Liste zu duplizieren Korrigieren Sie die Eintragungen indem Sie mit der Maus in die Felder klicken bzw mit dem Tabulator von Feld zu Feld springen L schen Zum L schen eines Stundeneintrages klicken Sie auf das L schen Symbol und best tigen Sie den anschlie en
92. ardware Server ununnanononononunununnnnnnununnn nen I 3 ProjektPro Arbeitsplatz Installation usesssennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnn en nn nn nun nennen 1 3 Voreinstellungen FileMaker Pro s sssssssssrsesosssrsssossreresorsssernsnoesenosnonsrennsenne I 4 4 MultiUser Installation RENE ENEE ENKER EREN ENER ENEE EEN ER ENER ENNER KREE ENER ENKEN I 4 Installation der ProjektPro Arbeitspl tze an den Benutzerrechnern sssr I 4 ProjektPr Inst llation serisinin ee REENEN I 4 Lizenzierung und MultiUser Umstellung urssunnennsnnnnnnnnnnnnnn nen nnnnnnnnn ann nn I 4 ProjektPro Server Installation u ssussunnnnananannnnnanannnnan ann ann nn EEN anne anna I 5 Hochladen und Starten von ProjektPro unsesesennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnn nennen nn I 5 5 Update Daten bernahme von ProjektPro 07 z uununununununnnnnnnnnn nn nn nn ann nun I 5 6 Update Daten bernahme aus ProjektPro 5 6 2 1 uanununannnunnnnnnnnanananenn I 7 7 bernahme angepasster Korrespondenzlayouts aus ProjektPro 07 I 8 8 Datensicherung iiias ER KREE ENER EREREREREREKEERERERERERERERERER Naaa I 9 ProjektPro SingleUser 2 uas22 u000 0 20 anna An ann ann nn n nam EN ERR nn I 9 Pr jektPro M ltiUser u ah are I 9 II Allgemeine Funktionen ee EEN RER EE ENEE NENNEN ENEE RENE NEEN EEN II 1 1 Navigation ue R EEN ER ENER EN ENER nn nn an un nn an un un unn nn nn an nn nn nn ann ERR iaaa II 1 2 1 Klo eege EE EE II 5 3 Suchen Funktionen ee ENKEN EN ENEE ENER NK
93. assen Sie mit Hilfe der Such Funktionen eine Korrespondenz Auswahl anzeigen W hlen Sie in der Bearbeitungsleiste den Button Bearbeiten 3 Es stehen Ihnen verschieden Bearbeitungsm glichkeiten zur Verf gung Sie k nnen einzelne Korrespondenzen markieren oder die Buttons in der Bearbeitungsleiste verwenden um alle Kommunikationen zu markieren zu demarkieren oder gesetzte Markierungen umzukehren 4 Mit den Buttons in der Fu leiste bestimmen Sie was mit den markierten Kommunikationen geschieht Markierte l schen Alle markierten Korrespondenzen werden gel scht Markierte anzeigen In der Kommunikationsliste werden nur die markierten Korrespondenzen angezeigt Kommunikation aus Kommunikationliste Sie haben die M glichkeit Ihre gesamte Kommunikation ber die Kommunikationsliste abzuwickeln Jede Kommunikation wird einer Adresse und einem Projekt zugeordnet sodass Sie sowohl ber die Adressen im Modul B ro und CRM als auch ber die Projekte im Modul ProjektManagement auf die selben Informationen zugreifen k nnen 1 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation und anschlie end in der Bearbeitungsleiste auf Neue Korrespondenz 2 Geben Sie im folgenden Dialog an ob Sie die Adresse des Empf ngers manuell eingeben oder sie aus der Adress Datenbank ausw hlen m chten 3 Nun befinden Sie sich im Kommunikationsdatenblatt und k nnen Ihre Angaben vervollst ndigen und die Kommunikation verfassen 4 Ordnen Si
94. ationen zur weiteren Verwendung ausdrucken Die erweiterten Systeminfos enthalten umfangreichere Informationen zu den einzelnen Dateien Halten Sie diese Informationen insbesondere bei der Kommunikation mit dem Support von mair pro bereit 14 Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch IV B ro und CRM ffnen und Schlie en des Moduls B ro und CRM Nach dem ffnen von ProjektPro gelangen Sie in die Modul bersicht Mit einem Klick auf B ro und CRM ffnet sich das Modul in einem separaten Fenster M chten Sie das Modul Fenster schlie en dann klicken Sie auf das ProjektPro Logo in der linken oberen Ecke oder benutzen das Tastaturk rzel STRG W Wenn Sie eine FileMaker Vollversion benutzen stehen Ihnen au erdem die Schlie en Buttons in der linken Mac oder rechten Win oberen Ecke zur Verf gung ProjektPro schlie t das Modul und Sie befinden sich wieder in der Modul bersicht 1 Voreinstellungen Nach dem ffnen von B ro und CRM legen Sie die Voreinstellungen fest Nehmen Sie Einstellungen f r den Kalender und das Papierformat vor Kalender Die im Kalender zu ber cksichtigenden Feiertage k nnen hier eingetragen oder importiert werden Au erdem werden die verschiedenen Kategorien f r den Kalender festgelegt Klicken Sie dazu unter Voreinstellungen auf Kalender 1 Zum Anlegen eines neuen Feiertages bet tigen Sie den entsprechenden Button in der Bearbeitungsleiste Tragen Sie da
95. auf einen der Projekt Beteiligten ProjektPro bernimmt diesen Beteiligten in die Teilnehmerliste des Protokolls und vergibt eine automatische Sortiernummer Gleichzeitig erscheint eine neue leere Zeile in der Teilnehmerliste Sie k nnen nat rlich auch manuell Teilnehmer eintragen die nicht als Beteiligte dem Projekt zugeordnet sind ProjektManagement ProjektPro Handbuch Verteiler festlegen W hlen Sie im wei en Feld oberhalb der Beteiligtenliste Verteiler aus und klicken Sie auf einen der Projekt Beteiligten ProjektPro bernimmt diesen Beteiligten in die Verteilerliste des Protokolls und vergibt eine automatische Sortiernummer Gleichzeitig erscheint eine neue leere Zeile in der Liste Hier k nnen Sie manuell einen Verteiler anlegen Klicken Sie in der Spalte Versand auf das Pfeil Symbol um die vorhandene Email Adresse oder Faxnummer als Versandart auszuw hlen M chten Sie eine andere Versandart benutzen dann tragen Sie diese in das Feld Versand ein Klicken Sie auf TOPs in der linksseitigen Navigationsleiste Sie k nnen sich wahlweise 30 10 5 3 oder 1 TOP je nach Umfang der TOPs anzeigen lassen je nachdem ob Sie die bersicht oder ein gro es Eingabefeld bevorzugen Klicken Sie auf die gew nschte Anzahl Geben Sie eine Gliederungsnummer f r den jeweiligen TOP ein Tragen Sie die detaillierte Beschreibung dieses Gliederungspunktes im Feld TOP ein Legen Sie optional im Feld erledigen fest wer
96. aufgehoben ist z B nach dem Jahresurlaub um diesen eintragen zu k nnen berstunden Toleranz Die Anzahl der berstunden die mit dem Monatsgehalt It Arbeitsvertrag bereits abgegolten sind werden hier eingetragen Betr gt z B die SOLL Arbeitszeit des Mitarbeiters in einem Monat 160 Stunden und es ist eine Toleranz von 10 Stunden festgelegt werden erst ab der 171 Stunde berstunden als solche berechnet Bei Bedarf kann die berstunden Toleranz f r einzelne Monate ge ndert werden In Zeit Kosten gt Urlaub berstunden auf das Datenblatt des gew nschten Mitarbeiters w hlen Sie das entsprechende Jahr aus und geben den abweichenden Toleranz Wert ein Zur Berechnung der monatlichen Arbeitstage der SOLL Arbeitszeit und angefallener berstunden m ssen Kalender angelegt werden Diese k nnen einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden Damit ist es m glich individuelle Arbeitszeitmodelle abzubilden 1 Klicken Sie im ProjektControlling unter Voreinstellungen auf Kalender In der bersicht werden alle bereits angelegten Kalender mit den zugeordneten Mitarbeiterk rzeln angezeigt 2 Neuen Kalender anlegen Klicken Sie auf Neuer Kalender in der Bearbeitungsleiste und geben im folgenden Dialog eine Bezeichnung ein 1 Mitarbeiter Zuordnung Im Datenblatt der linksseitigen Navigation kann der Kalender den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden In der Liste werden alle aktuellen Mitarbeiter angezeigt
97. ausw hlen Vorgang anlegen 1 2 Klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang in der Bearbeitungsleiste Die Vorgangsnummer wird fortlaufend vergeben Tragen Sie eine Bezeichnung f r den Vorgang ein W hlen Sie einen Status f r den Vorgang aus z B gestartet Die Statusse werden in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement erfasst Tragen Sie nun den geplanten Start und Endtermin des Vorgangs ein Wenn bereits m glich tragen Sie auch gleich die tats chlichen Termine ein Die Balken werden in ihren Statusfarben im Diagrammbereich dargestellt Nat rlich k nnen Sie den Darstellungsbereich anpassen indem Sie das Anfangs und Enddatum ver ndern und auf das Aktualisieren Symbol klicken M chten Sie einen Vorgang l schen benutzen Sie das L schen Symbol in dessen Zeile Zum Ausdruck des Balkenplans klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Zahnrad Button Externe Balkenpl ne Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Projektliste W hlen Sie das gew nschte Projekt aus und klicken Sie anschlie end auf Balkenpl ne Klicken Sie auf Neuer Balkenplan in der Bearbeitungsleiste ProjektPro erzeugt nun einen neuen Datensatz in der Liste der Balkenpl ne Die n chste freie Nummer wird vorgeschlagen die Sie nat rlich ndern k nnen Geben Sie eine Bezeichnung f r den Balkenplan ein ProjektManagement ProjektPro Handbuch 9 4 Klicken Sie nun auf das Bleistift Symbol in der betre
98. brary beinhaltet nach dem Updatevorgang alle in ProjektPro verwendeten externen Dateien F r den MultiUser Betrieb muss dieser Ordner an einem f r alle Benutzer freigegebenen Volumen oder Netzlaufwerk liegen Kopieren Sie den Ordner nach Abschluss des Updates an den gew nschten Platz und stellen Sie das verwendete Volumen oder Netzlaufwerk in den Grundeinstellungen als ProjektPro Library ein Beachten Sie dazu auch den Punkt 8 im Kapitel Projekte und Einstellungen W hrend die Daten bernahme l uft wird Ihnen das bernahmeprotokoll angezeigt Ist die Daten bernahme abgeschlossen k nnen Sie mittels Speichern Button das Update Protokoll speichern Es wird au erdem ein OK Button angezeigt zur Beendigung des Updatevorganges ProjektPro wird beendet ffnen Sie ProjektPro 09 erneut und geben Sie Ihre Lizenzierung ein Kontrollieren Sie die Vollst ndigkeit der bernommenen Daten bernahme angepasster Korrespondenzlayouts aus ProjektPro 07 Ihre angepassten Korrespondenz Layouts aus ProjektPro 07 m ssen manuell in ProjektPro 09 bernommen werden Gehen Sie folgenderma en vor 1 2 ffnen Sie ProjektPro 07 mit FileMaker Pro 8 5 mit Administrator Rechten ffnen Sie parallel dazu ProjektPro 09 mit FileMaker Pro 9 mit Administrator Rechten Rufen Sie in der CustomPrint von ProjektPro 07 Ihre angepassten Layouts im Layout Modus auf Projekte und Einstellungen gt Grundeinstellungen gt Administrator gt
99. bssystem 1 2 Laden Sie sich ProjektPro von www projektpro com Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die heruntergeladene zip Datei Windows Vista W hlen Sie im sich ffnenden Kontext Men Alle extrahieren aus Geben Sie den Pfad an wohin der ProjektPro Ordner entpackt werden soll am besten auf Ihren Desktop Windows XP W hlen Sie im sich ffnenden Kontext Men ffnen mit ZIP komprimierter Ordner Im Ordner ProjektPro_09_win klicken Sie doppelt auf die Anwendung Install ProjektPro 09 Akzeptieren Sie die Bestimmungen des Software Lizenzvertrages durch Klick auf Annehmen Geben Sie an wohin ProjektPro installiert werden soll Ein Ordner ProjektPro 09 wird an der angegebenen Stelle erstellt Starten Sie die Anwendung ProjektPro exe ProjektPro aus dem neu angelegten ProjektPro 09 Ordner Lesen Sie die Lizenzvereinbarung sorgf ltig und best tigen Sie nur wenn Sie damit einverstanden sind Sie werden darauf hingewiesen dass Sie mit einer voll lauff higen Demo Version arbeiten Klicken Sie Freischalten um Ihren Lizenzschl ssel f r ProjektPro einzugeben den Sie von mair pro per Email erhalten haben Oder klicken Sie OK um die Installation fortzusetzen und im Anschluss an die Installation die Lizenzierung von ProjektPro vorzunehmen Geben Sie als Benutzernamen admin und als Passwort ebenfalls admin voreingestellte Administrator Zugriffsrechte ein Installation und Update
100. ch in dem Notizfeld in der rechten unteren Ecke Anmerkungen machen ohne die Korrespondenz selbst zu ver ndern Serienkorrespondenz Die Serienkorrespondenz dient dazu eine Korrespondenz an mehrere Empf nger zu verschicken oder auszudrucken z B einen Weihnachtsbrief Dabei wird das Originaldokument Brief Fax Email an eine festgelegte Auswahl von Adressen und Ansprechpartnern versandt oder mit den entsprechenden Empfangsadressen erstellt Um eine Serienkorrespondenz zu erstellen m ssen Sie zuerst das gew nschte Originaldokument Brief Fax Email anlegen Beachten Sie dazu das Kapitel zur Erzeugung einer Korrespondenz Anschlie end ben tigen Sie eine Zusammenstellung von Adressen bzw Ansprechpartnern an die diese Korrespondenz verschickt werden soll Dies k nnen Sie ber die Adressgruppen bzw ber eine normale Adressrecherche vornehmen Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel in diesem Handbuch Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen Stellen Sie sich die gew nschten Empfangsadressen mit Hilfe der Such Funkitionen zusammen 3 Klicken Sie auf Serienkorrespondenz in der Bearbeitungsleiste Best tigen Sie die anschlie ende Meldung mit OK und suchen Sie die Korrespondenz die Sie an mehrere Empf nger verschicken m chten 5 Kontrollieren Sie nochmals den Korrespondenzinhalt und klicken Sie anschlie end auf Weiter IV 16 B ro und CRM ProjektPro Handbuch 6 W hlen Sie aus
101. chlagsrechnung 1 Klicken Sie im ausgew hlten Vertrag auf Abrechnung und anschlie end auf Abschlagsrechnung Es wird die zuletzt freigegebene Abschlagsrechnung mit Rechnungs Nummer Rechnungs Datum Eingangs Datum Freigabe Datum Nettobetrag Mehrwertsteuer und Bruttobetrag angezeigt 2 Klicken Sie auf den Button Neue Abschlagsrechnung in der Bearbeitungsleiste 3 Geben Sie das Rechnungsdatum die Rechnungsnummer falls vorhanden das Eingangsdatum und das Freigabedatum i d R das heutige ein 4 Geben Sie bei Bedarf einen Vortext an indem Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld klicken Sie k nnen entweder manuell einen Vor und einen Nachtext eingeben oder auf die Textbausteine zur ckgreifen und per Drag amp Drop einf gen Diese Textbausteine k nnen Sie in Projekte und Einstellungen unter Grundeinstellungen gt Textbausteine definieren 5 Geben Sie die gepr fte Leistungssumme des Abrechnungsprotokolls ein Sie sehen die gepr fte Positionssumme falls vorhanden rechts neben dem Eingabefeld und k nnen den Betrag auch per Pfeil in die Leistungssumme bertragen 6 Ein bereits eingegebener Nachlass aus der Vergabe wird Ihnen direkt angezeigt Bei Bedarf k nnen Sie diesen berschreiben VII 38 AVA ProjektPro Handbuch 10 11 12 Einbehalte netto Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der Zeile der Einbehalte netto und geben falls erforderlich im anschlie enden Fenste
102. chseln zwischen den ProjektPro Fenstern Zum Wechseln zwischen Fenstern klicken Sie einfach auf das andere Fenster dann tritt dies in den Vordergrund und kann bearbeitet werden Sehr hilfreich ist der Punkt Fenster in der Men leiste Dort werden im unteren Bereich alle ge ffneten Fenster angezeigt und man kann ber diese Auswahl zwischen den Fenstern wechseln II 2 Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch Am obersten Bildschirmrand befindet sich die Men leiste in der einige wichtige Funktionalit ten von ProjektPro untergebracht sind Papierformat Im Men punkt ProjektPro bzw FileMaker Pro befindet sich das Papierformat Wenn Sie einen Ausdruck aus ProjektPro erzeugen m chten und in der Voransicht feststellen dass das eingestellte Papierformat nicht stimmt dann k nnen Sie dies hier ndern z B wenn Sie auf einem anderen Papier DIN A3 quer drucken m chten Tastaturk rzel In ProjektPro k nnen verschiedene Befehle der Men leiste zus tzlich durch Tastaturk rzel aufgerufen werden STRG Y zeigt alle Funktionen an STRG F Suchen STRG P Drucken STRG gt n chster Datensatz STRG vorheriger Datensatz STRG t erster Datensatz STRG letzter Datensatz STRG W Fenster schlie en STRG R Fenster aktualisieren STRG Z R ckg ngig STRG Q ProjektPro beenden R ckg ngig Mit Hilfe der Funktion R ckg ngig im Men punkt Bearbeiten oder mit dem Tastaturk rzel
103. d best tigen Sie jeweils mit dem Button OK 4 W hlen Sie aus den voreingestellten W hrungen die g ltige Auftragsw hrung aus und best tigen Sie mit OK 5 Markieren Sie die gew nschte Honorarberechnungsart und best tigen Sie Ihre Auswahl mit Ok Diese Auswahl dient Ihnen als Voreinstellung f r Ihren jeweiligen Auftrag und kann in der Honorarberechnung nochmals ge ndert werden Um gleich das Honorar zu berechnen klicken Sie auf Honorar Um zumindest eine Leistungsphase 0 f r Akquisition und Vertragsverhandlung anzulegen klicken Sie auf LPhase ansonsten auf Sp ter Beachten Sie bitte dass zur korrekten Eingabe von Stunden zumindest eine Leistungsphase angelegt sein muss Allgemeine Auftrags Daten In den Daten zum Angebot Auftrag sind verschiedene Zusatzinformationen wie Bearbeitungszeit Angaben zur Wiedervorlage To Do Liste der Status des Auftrags der Bauherr wenn Modul B ro und CRM vorhanden die Sperre der Zeiterfassung und ein allgemeines Notizfeld zusammengefasst Klicken Sie dazu einfach im ausgew hlten Auftrag auf Daten und geben in das Bezeichnungsfeld den gew nschten Text ein Klicken Sie dazu einfach im ausgew hlten Auftrag auf Daten und w hlen Sie im wei en PullDown Men neben ProfitCenter das gew nschte ProfitCenter aus dem Sie diesen Auftrag zuordnen wollen Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen werden Sie automatisch im Prozess nach der gew nschten Honorarberechnungsart gef
104. d klicken Sie k nnen entweder manuell einen Vor und einen Nachtext eingeben oder auf die Textbausteine zur ckgreifen und per Drag amp Drop einf gen Diese Textbausteine k nnen Sie in Projekte und Einstellungen unter Grundeinstellungen gt Textbausteine definieren Klicken Sie auf Zur ck wenn die Eingaben vollst ndig sind Freigabe drucken Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste wenn Sie die eingegebenen Berechnungen mit oder ohne Kosten bersicht drucken wollen Die Schlussrechnung ist nun eingegeben ProjektPro aktualisiert automatisch die Kosten bersicht des Vertrages Freigabe des Sicherheitseinbehalts 1 Klicken Sie im ausgew hlten Vertrag auf Abrechnung und anschlie end auf Sicherheit Geben Sie bei Bedarf einen Vortext an indem Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld klicken Sie k nnen entweder manuell einen Vor und einen Nachtext eingeben oder auf die Textbausteine zur ckgreifen und per Drag amp Drop einf gen Diese Textbausteine k nnen Sie in Projekte und Einstellungen unter Grundeinstellungen gt Textbausteine definieren Geben Sie das Freigabedatum i d R das heutige ein gt VII 41 ProjektPro Handbuch 4 W hlen Sie nach welcher Art die Freigabe erfolgt Als regul re Zahlung nach Ablauf der Garantiefrist Erst nach Vorlage einer Bankb rgschaft oder die entsprechende Bankb rgschaft liegt bereits vor 5 Kontrollieren Sie den Siche
105. dann ins Feld Balken geplant und anschlie end auf die Farbe in der Farbauswahl die Sie dem Status zuordnen wollen Das Feld Balken geplant des Status f llt sich mit der ausgew hlten Farbe Sie k nnen jedoch auch eigene Balkengrafiken hinterlegen Diese erstellen Sie in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm in der Gr e 580x13 Pixel und f gen diese per Copy amp Paste ein F r das Feld Balken aktuell verfahren Sie ebenso 2 Projekt Grunddaten Um Grunddaten f r ein Projekt einzugeben klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Projektliste Suchen Sie nach einem bestimmten Projekt oder lassen Sie sich die aktuellen Projekte anzeigen und w hlen das gew nschte Projekt aus Neues Projekt anlegen 1 Klicken Sie in der Projektliste des Moduls ProjektManagement auf den Button Neues Projekt in der Bearbeitungsleiste Korrigieren Sie falls notwendig die automatisch erzeugte Projektnummer Da die Projekte aufgrund der Unterst tzung von Buchstaben alphanummerisch sortiert werden sollten Sie eine immer gleich lange Nummer w hlen Geben Sie eine eindeutige Projektbezeichnung ein Jetzt stehen Sie auf dem Projekt Datenblatt des neu angelegten Projektes Geben Sie die Grunddaten ein wie im Folgenden beschrieben Grunddaten eingeben ProjektOrt Geben Sie bei Bedarf die Adresse des Projektes mit der dazugeh rigen Gemarkung und Flur Nummer an ProjektDaten 1 In diesem Bereich k nnen Sie ein Projekt K rzel eing
106. das gew nschte Projekt 2 W hlen Sie das Projekt aus der Liste und klicken Sie anschlie end auf Ausschreibungen Es werden nun alle Ausschreibungen die zu dem Projekt angelegt wurden angezeigt gt VII 2 Ln ProjektPro Handbuch W hlen Sie eine Ausschreibung und klicken Sie anschlie end auf Kostenberechnung Es werden die LV Gruppen mit den dazugeh rigen Summen aus der Kostenberechnung der Ausschreibung angezeigt Klicken Sie auf das Dreieck vor einer LV Gruppe um die Positionen der LV Gruppe anzeigen zu lassen Alle Normal Alternativ und Zuschlagspositionen werden angezeigt Klicken Sie auf das Bleistift Symbol der gew nschten Position um in das Kostenberechnungs Datenblatt zu gelangen W hlen Sie im Leistungsverzeichnis eine Position und klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld EP oder GP gelangen Sie zum gleichen Kostenberechnungs Datenblatt Im oberen Bereich des Kostenberechnungs Datenblattes werden Daten wie OZ Einheit Positionstyp Kurz und Langtext angezeigt Im unteren Bereich stehen die kostenrelevanten Informationen Ermittlung des Einheitspreises gesch tzt In diesem Feld steht nur ein Wert wenn die Position in der Kostensch tzung benutzt und ein Preis eingegeben wurde bernommen wurde die Position aus einer anderen Ausschreibung bernommen wird dort der bernommene Preis angezeigt Klickt man auf das Fragezeichen erh lt man detaillierte Preisinformationen
107. den 8 Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Auftrags fortzufahren Tragen Sie bei Bedarf einen Zu oder Abschlag ein Dieser k nnte z B ein Umbauzuschlag bzw ein Serienbauabschlag sein Bausumme F r die Anlage von Leistungsphasen deren Honorar prozentual von der Bausumme ermittelt wird z B rtliche Bauleitung wird das 100 Bezugshonorar Bausumme angelegt 1 2 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Tragen Sie die Bausumme in das entsprechende Feld ein Im nebenstehenden Feld kann ein Nachweis zur Ermittlung der Bausumme eingetragen werden Soll die Bausumme nach Kostengruppen aufgeschl sselt werden klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Eingabefeld Den Endwert k nnen Sie dann mit Hilfe des Befehls bernehmen in das Feld Bausumme bernehmen Berechnungsgrundlagen weitere In dieses Feld k nnen Sie noch weitere Berechnungsgrundlagen eingeben die im Nachweis zur Honorarermittlung angedruckt werden sollen Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Auftrags fortzufahren Nachdem Sie das Bezugshonorar festgelegt haben k nnen Sie nun Ihre Leistungsphasen erfassen Klicken Sie unter Honorar auf das Bleistift Symbol um in die Anlage der Leistungsphase zu wechseln Standardm ig werden drei Leistungsphasen Titel angezeigt Diese k nnen ge ndert erg nzt und gel scht werden Leistungsphasen m ssen einem Titel zugeordnet werden 1 Zum Anlege
108. den Dialog Klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld der Bearbeitungsleiste Mit Hilfe von vorgegebenen Suchkriterien k nnen Sie nach beliebigen Stundeneintr gen innerhalb von ProjektPro suchen VI 30 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Hier k nnen Sie den letzten Eintrag eines Mitarbeiters suchen W hlen Sie dazu den Mitarbeiter aus dessen letzten Stundeneintrag Sie anzeigen m chten Import von Zeiteintr gen 1 In der Bearbeitungsleiste der Zeiterfassung Liste finden Sie den Button Importieren W hlen Sie die Text oder Excel Datei aus die eingelesen werden soll Die Datei muss folgende Felder enthalten Mitarbeiterk rzel wie in ProjektPro angelegt 5 Datum TT MM JJJJ Zeit Beginn HH MM u Zeit Ende HH MM S Projekt Projektnummer wie in ProjektPro angelegt Auftrag Auftragsnummer wie in ProjektPro angelegt S Leistungsphase Leistungsphasennummer wie in ProjektPro angelegt Beschreibung Text 2 ZH 1 Kategorie Zeithonorarkategorie des Mitarbeiters Dauer als Dezimalzahl 3 50h 3h 30min Ordnen Sie nun die Zielfelder den Quellfeldern zu Nur wenn die Zuordnung korrekt ist k nnen die Zeiteintr ge richtig importiert werden Mit den Pfeiltasten links unten k nnen Sie in den Datens tzen die importiert werden sollen bl ttern und ggfls einzelne l schen Klicken Sie OK dann erhalten Sie einen Dialog der Ihnen die Anzahl der zu importierenden Zeiteintr ge anzei
109. den aktuellen Plan an 5 Wenn es sich um einen aktuellen fertiggestellten Plan handelt und es keine Vorabz ge oder nderungen gibt k nnen Sie gleich ein Plandatum angeben 6 Stellen Sie mittels der zur Verf gung stehenden Codes die Plancodierung zusammen Dabei werden im Zeichnungsdatenblatt nur die voreingestellten Codierungen zur Auswahl angezeigt Die Plannummer setzt sich folgenderma en zusammen 1 Projektnummer wenn in den Voreinstellungen markiert 2 Codierungen der 8 m glichen Codierungslisten eingegeben in den Voreinstellungen 3 Fortlaufende Plannummer innerhalb des Projektes manuell im Plan nderbar 4 Index bei Plan nderungen nur bei Plan nderungen 7 Geben Sie ggfls einen Bearbeitungsstatus ein Bearbeitungsdatum mit Mitarbeiterk rzel Zeichnungsdatum mit Mitarbeiterk rzel und Freigabedatum mit Mitarbeiterk rzel V ProjektManagement ProjektPro Handbuch 8 Ordnen Sie eine Arbeitsdatei und eine oder mehrere Austauschdateien zu Beachten Sie dazu die Kapitel Festlegen einer Arbeitsdatei und Festlegen einer Austauschdatei Pl ne die Sie nicht selbst erstellen sondern erstellen lassen k nnen Sie in ProjektPro ebenfalls in die Planliste integrieren Diese externen Pl ne k nnen auch weiter versandt werden 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf die Projektliste und w hlen dann das Projekt aus f r das Sie einen externen Plan integrieren m chten 2 Klicken Si
110. der benachrichtigt werden m chten gehen Sie in das entsprechende Auftrags Datenblatt und ndern Sie die Werte im Bereich To Do Wiedervorlage wie gew nscht ab Der Status eines Auftrags wird von ProjektPro automatisch berechnet M Neuanlage eines Auftrages Status Akquisition M Eingabe eines Angebotsdatums Status Angebot M Eingabe eines Auftragsdatums Status Auftrag M Erstellung der Schlussrechnung Status abgeschlossen In manchen F llen kann es notwendig sein den Status manuell zu ndern Im Auftragsdatenblatt haben Sie die M glichkeit dazu jedoch sollte Sie bedenken dass durch die manuelle Auswahl des Status eine automatische Berechnung verhindert wird Falls ein Auftrag aus irgendeinem Grund geplatzt ist beispielsweise an ein anderes B ro vergeben wurde oder die Finanzierung gescheitert ist w hlen Sie den manuellen Status vergeben Damit erscheint der Auftrag nicht mehr in den entsprechenden Listen und verbessert so die bersichtlichkeit Innenprojekte und damit die dazugeh rigen Auftr ge werden meist mit einem Buchstaben als Projektnummer gekennzeichnet und mit der Markierung Innenprojekt im Projektdatenblatt definiert Die Auftr ge eines Innenprojektes werden als Innenauftr ge bezeichnet Sie k nnen diesen Status jedoch in einen Auftrag ndern ebenso wie aus einem Auftrag ein Innenauftrag gemacht werden kann weil beispielsweise ein Wettbewerb nicht gewonnen wurde 8 Datenpflege Jahr
111. der Such Funktionen in ProjektPro Ihre gew nschte Adressauswahl Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie Exportieren Entscheiden Sie ob Sie alle oder nur die ausgew hlten Ansprechpartner der Hauptadressen exportieren wollen Nun m ssen Sie noch das Format Standard Text mit Tab oder das VCARD Format ausw hlen Das vCARD Format wird von vielen Adressb chern wie Outlook Entcourage oder Mac OS X unterst tzt Geben Sie einen Namen den Speicherort und bei Standard den Typ der Datei an Tabulatorgetrennter Text oder FileMaker Pro Klicken Sie auf Sichern Die Adressen werden in der unten angegebenen Feldreihenfolge exportiert Die Importdatei muss im Format Tabulatorgetrennte Textdatei sein 1 4 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen anschlie end in der Bearbeitungsleiste auf den Zahnrad Button und w hlen Sie Importieren Folgen Sie dem Dialog W hlen Sie die gew nschte Datei aus und klicken Sie dann auf ffnen Ordnen Sie die Quellfelder Ihrer Adressdatei den Zielfeldern von ProjektPro zu Beachten Sie bitte Wenn Sie Ansprechpartner einer Hauptadresse zuordnen m chten dann m ssen die Hauptadresse und die dazugeh rigen Ansprechpartner die gleiche Adress ID und Ansprechpartner ID haben Nach dem Festlegen der Importordnung l sen Sie den Import mit OK aus Folgende Zielfelder stehen in ProjektPro zur Verf gung Adress ID Ansp
112. die Eingaben Klicken Sie dann oOK 9 Es werden im Modul B ro und CRM die neuen Korrespondenzen erstellt W hlen Sie anschlie end die gew nschten Korrespondenzen und drucken Sie die Briefe aus oder verschicken die Emails 10 Wechseln Sie wieder ins Modul ProjektManagement und klicken Sie auf Zur ck um den Planversand zu beenden Alle mit dem Planversand im Projekt verschickten Pl ne und dazugeh rige Empf nger werden unabh ngig von der erzeugten Korrespondenz gespeichert Dadurch k nnen Sie f r jedes Projekt nachvollziehen wer wann welchen Plan erhalten hat Da die Auswahl des Empf ngers ber die Projekt Beteiligten abgewickelt wird werden Ihnen in der Liste der Beteiligten auch die erhaltenen Pl ne angezeigt Das Anschreiben Brief Fax Email zu dem jeweiligen Plan ist in den Korrespondenzen der Adresse und des Projektes zu finden Um die Liste der Empf nger einzusehen gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie im Modul ProjektManagement das entsprechende Projekt aus der Projektliste aus 2 Klicken Sie anschlie end auf Pl ne und w hlen Sie den entsprechenden Plan aus der Zeichnungsliste 3 Klicken Sie auf Empf nger ProjektPro zeigt Ihnen alle Empf nger dieses Planes mit Versanddatum art und Planungsstand Liste der versandten Pl ne je Projekt Beteiligter 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Projektliste und w hlen Sie das entsprechende Projekt aus 2 Klicken Sie anschl
113. die ein enth lt m ssen Sie den gesamten Suchbegriff hier die Emailadresse in Anf hrungszeichen setzen 2 Best tigen Sie Ihre Suche mit OK M chten Sie ein bereits erzeugtes Suchergebnis erweitern oder einschr nken dann w hlen Sie den entsprechenden Button Alle Adressen die eine bereinstimmung mit den eingegebenen Suchkriterien vorweisen werden in einer Liste angezeigt Diese Adressliste k nnen Sie umsortieren Dazu klicken Sie einfach in die Spaltenbezeichnung nach der sortiert werden soll Der blaue Spaltentitel zeigt die Sortierung an der Pfeil in der Spalte die jeweilige Sortierrichtung I Q Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch weitere Such M glichkeiten in der Detaillierten Suche Index Die Suchkriterien k nnen entweder eingegeben werden oder Sie greifen mit Hilfe des Buttons Index in der Bearbeitungsleiste auf den Index alle eingegebenen W rter in alphabetischer Reihenfolge des entsprechenden Feldes zu Durch Entfernen der Marke Eintr ge trennen werden nicht die einzelnen W rter sondern die gesamten Eintr ge angezeigt nicht berall verf gbar UND Suche Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen deren Projektnummer gr er als 100 ist UND die bereits abgeschlossen sind klicken Sie in das Feld Projektnummer w hlen aus dem Men Symbole das gt Zeichen und geben 100 ein und klicken auf Projekt abgeschlossen Nachdem Sie mit OK den Suchvorgang gestartet h
114. die tats chlichen Kosten beinhaltet 4 Zeiterfassung Zeitnachweis Nebenkosten Die Personalkosten sind in einem Architekturb ro in der Regel der gr te Kostenposten Dem entsprechend ist die aufgewandte Arbeitszeit f r einen Auftrag der entscheidende Kostenfaktor der zur Abwicklung eines Auftrages anf llt Dies bedeutet dass der Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden eine entscheidende Bedeutung zur Berechnung der Auftragskosten und des gesamten ProjektControllings zukommt Dabei ist immer ein Mittelweg zwischen einer hochpr zisen minuti sen Eingabe und einem m glichst geringen Verwaltungsaufwand zu finden Halten Sie sich dabei stets vor Augen dass jede Kalkulation immer nur eine wenn auch sehr genaue Sch tzung sein wird und es f r die Pr fung der Wirtschaftlichkeit eines Auftrages nicht auf eine einzelne Stunde ankommen wird Wie fein aufgegliedert und genau Sie Ihre Stunden in ProjektPro eingeben h ngt vor allem von Ihnen ab ProjektPro ist grunds tzlich darauf eingerichtet die geleistete Arbeitszeit minutengenau nach Leistungsphasen f r jeden Tag einzugeben Selbstverst ndlich k nnen Sie jedoch auch eine gesamte Woche oder einen gesamten Monat zusammenfassen und eingeben Die Stunden sind jedoch immer nach Leistungsphasen getrennt einzugeben In der Praxis hat sich eine Genauigkeit auf halbe oder maximal viertel Stunden als v llig ausreichend erwiesen Leistungsphasenliste Sie haben die M glichkeit als Hilfe
115. e Voreinstellungen gt Honorar gt Angebotsbrief werden dazu verwendet Alle einmal angelegten Leistungsphasen k nnen in ihrem Volumen ebenso wie in der Honorarberechnungsart ge ndert werden D h Sie k nnen alle Grundleistungen in pauschale Leistungsphasen oder Leistungsphasen nach Aufwand umwandeln und umgekehrt Klicken Sie hierzu im entsprechenden Auftrag auf den Navigationspunkt Honorar und anschlie end auf das zweite Bleistift Symbol Per Klick auf die gew nschte Leistungsphase bzw auf das Bleistift Symbol gelangen Sie in das jeweilige Berechnungs Datenblatt in dem Sie die gew nschten nderungen vornehmen k nnen Interne Kalkulation Sie k nnen abweichend von der Honorarermittlung das zur Verf gung stehende Volumen f r die interne Kostenverfolgung auf die Leistungsphasen umverteilen Beispielsweise k nnte es sein dass Sie die Leistungsphase 3 und 4 mit einem niedrigeren Wert ansetzen wollen um sozusagen Honorar aufzusparen f r die oft arbeits und kostenintensiveren Leistungsphasen 5 8 Diese nderungen haben keinen Einfluss auf die Honorarberechnungen und Rechnungsstellung sondern nur auf das interne Controlling Im Auftrag finden Sie Honorar Intern um die Leistungsphasenvolumen anzupassen Geben Sie in die Spalte korrigiert v H die abweichenden Prozentwerte oder und in die Spalte pauschal die abweichenden Betr ge ein Die ge nderten Werte werden dabei unterstrichen markiert In der Summenzeile werden
116. e dass Sie hierf r als Administrator Exklusivzugriffsrechte ben tigen um die Datenkonsistenz zu gew hrleisten D h Sie d rfen nur alleiniger Benutzer von ProjektPro sein 1 W hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen und suchen Sie nach dem gew nschten Projekt in dem Sie die Bezeichnung ndern m chten 2 W hlen Sie das entsprechende Projekt aus der Liste 3 Klicken Sie auf den Button Projektnummer ndern ndern der Projektbezeichnung 1 W hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen und suchen Sie nach dem gew nschten Projekt in dem Sie die Bezeichnung ndern m chten 2 W hlen Sie das entsprechende Projekt aus der Liste 3 Geben Sie im Projekt Datenblatt unter dem Punkt Bezeichnung die gew nschte Projekt Bezeichnung ein Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch Grunddaten der Projekte Die Grunddaten zu den Projekten werden modul bergreifend organisiert Sie erm glichen eine genauere Beschreibung Zuordnung des Projektes sowie eine detaillierte Untergliederung f r die zuk nftige Bearbeitung Dadurch k nnen Sie bei Bedarf eine Korrespondenz oder ein Protokoll bestimmten Themen zuordnen Ebenso kann man im Grunddatenblatt des Projektes gewisse Voreinstellungen f r Auswahllisten in der Zeit und Kostenerfassung ProjektControlling und f r die Zuordnung von Korrespondenzen B ro und CRM treffen Dabei k nnen die Auswahllisten mitarbeiterspezifisch redu
117. e Ausschreibung f r die Sie eine Angebotspr fung durchf hren wollen 3 Klicken Sie auf Angebotspr fung ProjektPro zeigt Ihnen die bereits angelegten Angebote in einer Bieterliste 4 Klicken Sie auf den Button Neues Angebot in der Bearbeitungsleiste Tragen Sie im neu ge ffneten Fenster neues Angebot den Namen des Bieters ein Geben Sie bei Bedarf die ungepr fte Submissionssumme ein 5 Klicken Sie den Button Preiseingabe in der Bearbeitungsleiste um die Preise des Bieters zu erfassen 6 Zur detaillierten Preiseingabe klicken Sie auf das Bleistift Symbol Die Preisinformationen werden in dem Fenster Bieterangaben angezeigt Sie k nnen ggfls Bietertexterg nzungen eintragen die Freie Menge erfassen den EP und den Nachlass oder Zuschlag eintragen Per Pfeiltaste k nnen Sie durch die Preise bl ttern Verlassen Sie das Fenster mit OK Zur Kontrolle der eingegebenen Preise stehen Ihnen die Buttons Alle zuklappen und Alle aufklappen zur Verf gung Damit k nnen Sie nur die LV Gruppen oder die komplette LV Struktur anzeigen lassen 7 Um die Preise f r alle Positionen in schneller Folge eingeben zu k nnen klicken Sie auf den Button Schnelleingabe in der Bearbeitungsleiste Die Ansicht wechselt nun auf das Schnelleingabe Layout Hier k nnen Preise und Nachl sse hintereinanderweg eingegeben werden Sie k nnen mit Enter zum n chsten Preis springen Verlassen Sie den Prozess indem Sie auf OK klicken Sie k nne
118. e Datei 20 GAEB Import und Export ProjektPro bietet die M glichkeit Leistungsverzeichnisse auf der Grundlage der GAEB Definition von 1990 2 Auflage und GAEB DA XML Definition von 2007 Version 3 1 mit anderen AVA Programmen auszutauschen Ebenso ist damit das Einlesen von Mustertexten m glich Das verbreitetste Format GAEB 1990 wurde vom Gemeinsamen Ausschuss f r Elektronik im Bauwesen im DIN Institut als standardisiertes Format ver ffentlicht um einen einheitlichen Datenfluss zwischen Programmen in der Baubranche zu gew hrleisten AVA VII 45 ProjektPro Handbuch Das neue Format GAEB DA XML wurde vom Gemeinsamen Ausschuss f r Elektronik im Bauwesen im DIN Institut als weiterentwickeltes Format ver ffentlicht Unter Ber cksichtigung von Erfahrungen mit vorherigen Versionen und Anregung durch die Anwender wurde ein neuer Standard geschaffen der einen wesentlichen Beitrag zur Akzeptanz im nationalen und internationalen Bauwesen leistet Die unterschiedlichen Datenaustauschphasen Im GAEB Austausch unterscheidet man unterschiedliche Datenaustauschphasen DAxx die grunds tzlich dem Ablauf der Planung und Bauabwicklung entsprechen Austausch zwischen Bauherrn Architekten Fachplaner Produkthersteller Mustertexte zur LV Erstellung und Mustertext Verlage DA 81 Beim Austausch DA 81 handelt es sich um den Austausch von Leistungsverzeichnissen mit allen Vortexten Hinweistexten und Positionen DA 81 liegt in Proj
119. e Durchf hrung an einem sog Application Server werden die Arbeitspl tze entlastet und k nnen ungest rt mit ProjektPro arbeiten Dabei erledigt der Mail Server den Abruf und Versand der Emails nach einer einstellbaren Zeitspanne Nach Ablauf dieser Zeitspanne werden automatisch alle Emails f r alle aktivierten Email Konten die sich am Server des Providers befinden in ProjektPro geladen und alle Emails versandt die sich in den Ausg ngen befinden 1 Installieren Sie einen MultiUser Arbeitsplatz wie in der Installationsbeschreibung dieses Handbuchs beschrieben 2 ffnen Sie ProjektPro ber Hosts mit Administrator Zugriffsrechten 3 ffnen Sie in ProjektPro Projekte und Einstellungen und gehen dort zu Lizenz Kontrollieren Sie dass bei den Modul Lizenzen Mail Server eingetragen ist 4 Schlie en Sie dann Projekte und Einstellungen und w hlen in der Modul bersicht den Button Application Services 5 Best tigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK 6 Es werden Ihnen alle angelegten Emailkonten angezeigt Markieren Sie die Konten bei denen der Application Service den automatischen Abruf und Versand bernehmen soll durch das Feld aktiv Anschlie end klicken Sie auf den Button Start 8 Geben Sie den Intervall in min f r den automatischen Abruf und Versand ein Der Intervall muss zwischen 2 und 1440 min 24 h liegen Der Mail Server ist nun gestartet und zeigt Ihnen sowohl den Intervall als auch die n
120. e Einstellungen die Sie hier vornehmen gelten f r alle Ausdrucke des Moduls Muster Projekt Das Muster Projekt dient dazu verschiedene Daten die bei jedem Projekt gleich sind festzulegen Sie k nnen Projektdaten wie den Gesch ftsbereich die W hrung Themen Mitarbeiter und die Beteiligtenstruktur eintragen und bei der Neuanlage eines Projektes bernehmen lassen 1 Klicken Sie dazu in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement auf Muster Projekt 2 Geben Sie nun die Daten ein die automatisch in neu angelegte Projekte bernommen werden sollen und kreuzen Sie den Flag an Muster Projektdaten in neues Projekt bernehmen Wenn Sie den Flag Daten ohne Frage bernehmen setzen werden die Daten bei der Anlage eines neuen Projektes automatisch und ohne R ckfrage bernommen Ist der Flag nicht gesetzt werden Sie bei der Neuanlage eines Projektes gefragt ob die Muster Daten bernommen werden sollen 3 Die Markierung Zeit und Kostenerfassung m glich gibt das Projekt f r die Zeiterfassung im ProjektControlling frei 4 Die Markierung bernahme AVA m glich l sst zu dass aus diesem Projekt im Modul AVA LV Gruppen und Positionen in andere Projekte bernommen werden d rfen ProjektManagement V i ProjektPro Handbuch Plancodierung In der Voreinstellung der Plancodierung k nnen Sie Standard Werte und Ziffern mit den dazugeh rigen Erl uterungen eingeben Aus diesem Pool wird sp ter im je
121. e Postadresse verwenden m chten dann benutzen Sie die entsprechende Markierung In diesem Bereich der Adresse werden alle Telefonverbindungen Faxnummern und Emailadressen organisiert Klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol und w hlen Sie um welche Art der Information es sich handelt Telefon Fax Email oder URL Telefon Die erste Telefonnummer wird markiert und das Merkmal Zentrale wird eingetragen Die Markierung legt die Standard Telefonnummer fest Weiteren Telefonnummern k nnen Sie die Merkmale Arbeit Privat oder Mobil geben Sind mehrere Telefonnummern erfasst kann die Markierung ge ndert und das Merkmal Zentrale einem anderen Eintrag zugeordnet werden IV N B ro und CRM ProjektPro Handbuch Beachten Sie dass Telefonnummern nur aus den Ziffern O bis 9 die Zeichen 0 und lt Space gt bestehen d rfen Alle anderen Zeichen werden ignoriert Die Ziffern nach dem letzten werden als Durchwahl interpretiert Die Zeichen und werden von ProjektPro durch Leerzeichen ersetzt Falls es sich um eine Telefonzentrale mit mehreren Durchwahlnummern f r verschiedene Ansprechpartner handelt sollten Sie die Nummer der Zentrale mit einem Bindestrich abtrennen also z B 040 123456 0 Faxnummern und Email Bei Faxnummern und Emailadressen kann das Merkmal Privat oder Arbeit gesetzt werden Internetadresse Die eingegebene Internetadresse kann durch Klick a
122. e auf Pl ne und anschlie end auf Neue Zeichnung 3 W hlen Sie im folgenden Dialog extern Sie stehen nun auf dem Datenblatt des externen Plans 4 Geben Sie die Plandaten und die externe Nummer ein Wenn Sie den Plan mit Ihrem internen Nummernsystem dokumentieren wollen setzen Sie die Markierung 5 Benutzen Sie das Bleistift Symbol neben dem Feld Austauschdatei Ziehen Sie die Plan Datei mittels Drag amp Drop in das Fenster oder klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol um einen Pfad zur Datei anzugeben Best tigen Sie mit OK 6 Klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Austauschdatei Ziehen Sie die Plan Datei Dateien mittels Drag amp Drop in das Fenster oder klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol um einen Pfad zur Datei anzugeben Best tigen Sie mit OK Vorabz ge Sollte es f r den Plan erst einen Vorabzug ohne festgelegtes Plandatum geben so k nnen Sie diesen in ProjektPro dokumentieren Dabei wird der letzte Vorabzug automatisch als aktueller Plan erfasst und in der bersichtsliste der Pl ne angezeigt 1 nderungen Klicken Sie dazu im ausgew hlten Projekt auf Pl ne und w hlen Sie einen vorhandenen Plan aus der Zeichnungsliste Sollte noch kein Plan vorhanden sein so m ssen Sie zuerst einen neuen Plan anlegen Siehe dazu das Kapitel Neuen Plan anlegen Sie stehen nun auf dem Plan Datenblatt Klicken Sie auf Vorabz ge ProjektPro zeigt Ihnen alle bereits angelegten Vorabz ge zu diesem
123. e aus der Projektliste das entsprechende Projekt aus Klicken Sie auf Protokolle Es werden in einer Liste alle Protokolle des Projektes angezeigt Durch die Auswahl des Typs bzw des Themas kann die Liste selektiert werden W hlen Sie den gew nschten Typ und oder das Thema aus und klicken dann auf das Aktualisieren Symbol rechts neben dem Feld angezeigter Typ Ein neues Thema k nnen Sie im Projektdatenblatt und bei der Eingabe des neuen Protokolls erstellen Klicken Sie auf den Button Neues Protokoll in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie einen Typ f r das Protokoll aus dem PullDown Men oder erstellen Sie einen neuen Typ unter Neu Korrigieren Sie falls n tig die automatisch erzeugte Protokoll Nummer das Datum und die Uhrzeit Geben Sie dem Protokoll eine Bezeichnung F gen Sie anschlie end den Besprechungsort und den Namen des Erstellers des Protokolls an W hlen Sie aus dem PullDown Men ein Thema oder erstellen Sie ein neues Thema unter Neu Klicken Sie auf Vortext in der linksseitigen Navigationsleiste um einen Vortext zum Protokoll anzulegen Sie stehen im Datenblatt des Protokolls Klicken Sie auf Personen in der linksseitigen Navigationsleiste Im rechten Fenster werden Ihnen die Projekt Beteiligten angezeigt Aus dieser Liste k nnen Sie die Teilnehmer und den Verteiler ausw hlen Teilnehmer festlegen W hlen Sie im wei en Feld oberhalb der Beteiligtenliste Teilnehmer aus und klicken Sie
124. e die Korrespondenz einem Projekt zu IV 1 B ro und CRM ProjektPro Handbuch 5 Ordnen Sie die Korrespondenz einem projektspezifischen Thema zu oder legen Sie gegebenenfalls ein neues Thema an F r eine neue Gespr chsnotiz klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation und anschlie end auf Neues Gespr ch Sie werden aufgefordert den Gespr chspartner aus der Adress Datenbank auszuw hlen Best tigen Sie mit OK Die Angaben zu Gespr chspartnern Datum und Uhrzeit werden automatisch in die Gespr chsnotiz bernommen Vervollst ndigen und bearbeiten Sie diese Angaben nach Ihren W nschen und geben Sie die weiteren Gespr chsinformationen in das Datenblatt ein Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation und w hlen Sie mit Hilfe der Such Funktionen die Korrespondenz aus die Sie bearbeiten m chten Klicken Sie auf die gew nschte Korrespondenz in der Kommunikiationsliste Sie gelangen auf das Korrepondenz Datenblatt und k nnen die Korrespondenz bearbeiten Wollen Sie eine eingegangene Kommunikation erfassen klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation und anschlie en auf Neuer Eingang in der Bearbeitungsleiste Tragen Sie den Betreff und den Text der Korrespondenz bzw Schlagworte f r die Suche nach der Korrespondenz ein W hlen Sie den Korrespondenztyp Brief oder Fax und ndern Sie ggfls die voreingetragenen Angaben zu Datum und Zeit Klicken Sie a
125. e in der Men leiste Bearbeiten gt Einstellungen im Reiter Allgemein e Textauswahl mit Drag amp Drop M ndern Sie ggfls den Benutzernamen Bei der Anmeldung von ProjektPro wird der Benutzername vorgeschlagen Ist dieser kongruent mit dem Benutzernamen in ProjektPro muss der Benutzer nur noch sein Passwort eingeben 4 MultiUser Installation Die MultiUser Installation sollte ein Administrator durchf hren Die MultiUser Installation erfolgt in dieser Reihenfolge M Installation der ProjektPro Arbeitspl tze an den Benutzerrechnern M ProjektPro Installation an einem Benutzerrechner M Lizenzierung und MultiUser Umstellung des ProjektPro M Installation des ProjektPro Servers am Hardware Server M Hochladen von ProjektPro an den ProjektPro Server Installation der ProjektPro Arbeitspl tze an den Benutzerrechnern An allen Benutzerrechnern muss der ProjektPro Arbeitsplatz installiert werden Gehen Sie dazu genauso vor wie in Kapitel ProjektPro Arbeitsplatz Installation beschrieben Treffen Sie auch die angegebenen Voreinstellungen ProjektPro Installation Installieren Sie ProjektPro an einem Benutzerrechner auf dem bereits der ProjektPro Arbeitsplatz installiert wurde Gehen Sie dazu genauso vor wie im Kapitel ProjektPro Installation beschrieben Lizenzierung und MultiUser Umstellung 1 ffnen Sie ProjektPro indem Sie die Datei ProjektPro USR auf den FileMaker Pro ziehen Melden Sie sich mit Benutzer admin und Passw
126. e wurde entweder noch nicht bearbeitet oder f r die Bearbeitung ist ein anderer Mitarbeiter zust ndig und sie wurde nach dem ffnen wieder als ungelesen deklariert R Die geschriebene Email befindet sich noch in der Entwurfsphase Sie wurde weder versandt noch auf Sp ter senden gestellt Sie wurde in die Ausgangsbox des Email Versands geschoben von wo aus sie zu einem sp teren Zeitpunkt versandt werden kann K Die Email ist bereits fertig geschrieben und befindet sich in der Warteschleife des Email Ausgangs des verwendeten Email Kontos Sie wurde aber noch nicht versandt ei Die geschriebene Email wurde bereits erfolgreich versandt amp Markierung f r eine eingegangene Email die Sie beantwortet haben d h eine Antwort Email zur ck an den Absender geschickt haben Markierung f r eine eingegangene Email die Sie evtl mit einer eigenen Anmerkung an eine andere Email Adresse weitergeleitet haben IV 18 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Emails die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind sind nach HTML Standard formatiert Anlegen eines neuen Email Kontos 1 2 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Emailer In der Bearbeitungsleiste klicken Sie auf Neues Konto Best tigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK Nun gelangen Sie in die Einstellungen des Email Kontos Hier treffen Sie alle Einstellungen die zur Benutzung des Kontos n tig sind Um die Einstellungen der Email Ko
127. eben Auf die Verwendung von Projekt K rzeln wird unter benutzerspezifische Angaben des Moduls Projekte und Einstellungen eingegangen Tragen Sie ggfls eine genauere Beschreibung des Projektes ein und ordnen Sie dem Projekt den internen Projektleiter und einen Gesch ftsbereich zu falls erforderlich ProjektManagement V 3 ProjektPro Handbuch 2 Sie haben die M glichkeit Themen zu definieren denen Sie sp ter Ihre Korrespondenz sowie Ihre Protokolle zuordnen k nnen So ist es m glich z B in der Korrespondenz nach Briefen zu suchen die zu einem Projekt geh ren und nur einem bestimmten Thema zugeordnet sind Solche Themen k nnten z B sein Grundlagenermittlung Vorentwurf Entwurf Genehmigung Ausf hrung Dokumentation Mitarbeiter Um die Auswahl Listen Kommunikation Zeiterfassung der aktuellen Projekte mitarbeiterspezifisch zu reduzieren tragen Sie hier f r das betreffende Projekt die K rzel der Mitarbeiter ein die das Projekt sehen sollen Solange nichts eingegeben wird ist das Projekt in der Liste jedes Mitarbeiters ausw hlbar Einstellungen Hier k nnen Sie das Projekt als abgeschlossen markieren dann wird es nicht in der Projektliste der aktuellen Projekte angezeigt Die Markierung Innenprojekt wird im Modul ProjektControlling erl utert Notiz Hier haben Sie Platz f r Notizen zum Projekt L schen eines Projektes Um ein Projekt aus der Datenbank zu entfernen m ssen
128. eeennnnnnneeennnnennenn V 19 10 Management dissidia inanan a AAAA V 19 VI ProjektControlling uuuznununnananannnunnnnnnananununun un nun an anununnnnnnanananannnen u VI 1 1 Allgemeines unsnenunnnnnnnnonununununnnununnannnannnununununnnn nn nn un nn an an ann nunn nun an EE vI 1i1 Struktur aussen nenn neuen VI 1 2 Voreinstellungen und Grunddaten nununnononununununununnnnnnununununununnnnnnnn VI 2 Pr fitGenter a Ee Een ee AEN EE Ae Seet eege VI 2 Bleus VI 3 Kalender orrors naria ai EES anal ne herein VI 4 Kalender Voreinstellungen ususssnnnnennnnnnnnnnnnnnnnn nenn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nn VI 5 St ndensatzk alkul tion 2 00 0020000 aan a en neh VI 6 W hrtngen Sansa nme VI 8 Innenprojekte und Auftr ge Gemeinstunden uzssunsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen VI 9 Honorar Grundeinstellungen sek ERNENENER REENEN nn ann an ann nenn NENNEN ER SEENEN En VI 10 P pierf rma t u rinnen ann ea ran a a VI 11 en Auftr ge Honorare und Controlling 22s2000n0n0n00nanunan nun nn ann une VI 11 TODO WEE VI 11 B lkengr fik berechnen zeguer e geee irissen ee EAE VI 11 Projekt und Auftragslisten beim ersten Einsatz von ProjektPro ernsnenernn VI 12 Pr fitGenter sinisas ae nee ee VI 12 lgo 144 a7 1 3 1T BEPPPEPPEPPPPFERFPEFIFERFEEFERPFEFFEPFFEPERFERFERFPELEPEEFRFEPRRFEPEEFERERERFRFEEER VI 14 Angebots und Auftragserfassung unsasesenennnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
129. eichnis durch ein eigenes Symbol kenntlich gemacht Unterpositionen sind Textpositionen zur Erg nzung der vorhergehenden Position ohne eigene Mengenzuordnung und ohne eigene Preisdaten 6 Geben Sie einen Kurztext f r die Position ein gt VII 15 ProjektPro Handbuch 10 11 12 13 Klicken Sie in das Feld Langtext um die detaillierte Beschreibung der Position zu erfassen Um eine Layout bzw Formatierungskontrolle f r die einzelne Position zu erhalten klicken Sie auf den Button Positionsvoransicht in der Bearbeitungsleiste ProjektPro erzeugt eine Druck Voransicht der entsprechenden Position mit dem eingestellten Layout des Leistungsverzeichnisses Sie k nnen zudem auf das Bleistift Symbol neben dem Langtext klicken Der Langtext wird dann in einem extra Fenster ge ffnet Schriftgrad Schriftart und Formatierung entsprechen beim ffnen den Voreinstellungen des LV Drucks Sie k nnen sich den Zoom Faktor des Fensters unten links auf Ihre Bed rfnisse einstellen Im Textlineal k nnen Sie z B h ngende Einz ge verwenden und Tabulatoren setzen Material und Lohn Fabrikat und Typ Freie Menge Setzen Sie ggfls die gew nschte Markierung Die Texte f r die Spezifizierung des Angebotes des Bieters werden im Langtext des Ausdrucks gedruckt Beim Austausch per GAEB werden diese als Bietertexterg nzung bertragen LV Menge Falls Sie die LV Menge der Position bereits wissen und nicht erst noch berechnen m
130. ein neues Projekt anlegen Projekte suchen In der Bearbeitungsleiste der Projektliste k nnen Sie im Suchfeld eine Projektnummer oder eine Projektbezeichnung bzw einen Teil einer Projektbezeichnung eingeben Best tigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder verlassen Sie ganz einfach das Feld und es werden alle bereinstimmenden Projekte in der Projektliste angezeigt Am linken Rand des Suchfeldes in der Bearbeitungsleiste finden Sie das Lupen Symbol unter dem sich weitere Suchm glichkeiten befinden Aktuelle Projekte Es werden alle vorhandenen Projekte angezeigt die nicht als abgeschlossen markiert sind Innenprojekte aus dem ProjektConrolling werden nicht angezeigt Detaillierte Suche In der detaillierten Suche werden verschiedene Suchkriterien angezeigt die Sie ausf llen und damit das entsprechende Projekt finden k nnen Je mehr Suchkriterien Sie ausf llen desto genauer ist das Suchergebnis Sie k nnen sich durch den Button Index die vorhandenen Eintr ge eines Attributs anzeigen lassen und dadurch auch dann ein Projekt finden wenn Sie z B die Projektbezeichnung nicht genau wissen Durch Erweitern oder Einschr nken k nnen Sie definieren wie Sie mit Ihrem vorherigen Suchergebnis umgehen wollen Alle und Nichts Alle zeigt Ihnen alle Projekte an und Nichts leert die angezeigte Projektliste Projekte und Einstellungen II 1 ProjektPro Handbuch Neues Projekt anlegen Zum Anlegen neuer Projekte gehen
131. eingetragen die Sie auch ndern k nnen W hlen Sie die betreffende Einheit und tragen Sie eine Bezeichnung ein 5 Geben Sie wenn gew nscht eine Menge und einen Einheitspreis f r dieses Element an VII On AVA ProjektPro Handbuch Um bei einem vorhandenen Element die Nummer zu ndern gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie das zu bearbeitende Element aus der Liste 2 Klicken Sie auf das Bleistift Symbol des entsprechenden Elementes 3 Klicken Sie in eins der Felder Nr Es ffnet sich ein Dialog ndern Sie die Elementnummer entsprechend Die vier Zeilen stehen f r die vier Elementebenen 1 W hlen Sie das zu bearbeitende Element aus der Liste 2 Platzieren Sie das Element per Drag amp Drop an die gew nschte Stelle Im Positionsdatenblatt wird die Elementzuordnung mit den vier K stchen unter Nr angezeigt Rechts daneben befindet sich die Positionsnummer M chten Sie eine Position einem anderen Element zuordnen klicken Sie in eins der Felder unter Nr im Positionsdatenblatt und tragen anschlie end die gew nschte Elementnummer ein Die Position wird nun dem gew nschten Element zugeordnet In der Ansicht der Kostensch tzung werden die Positionen stets unter dem Element angezeigt dem Sie zugeordnet sind Sie k nnen diese Zuordnung ndern indem Sie die Position per Drag amp Drop einem neuen Element zuordnen Positionen die in der Kostensch tzung angelegt werden k nnen sp ter
132. eis Beim Etikettenausdruck k nnen Sie handels bliche Zweckform Etiketten verwenden Dreibahnige Etiketten entsprechen Zweckform Avery No 3481 70x41 mm B ro und CRM IV ProjektPro Handbuch 6 Kommunikation Mit ProjektPro k nnen Sie nicht nur Ihre gesamte Adressverwaltung erledigen Listen und Etiketten ausdrucken sondern auch Ihre komplette Kommunikation wie Briefe Fax Mitteilungen Emails oder Telefon und Gespr chsnotizen erledigen Sie haben dabei 4 M glichkeiten eine Kommunikation zu schreiben k ber die Adressen in einem Projekt u ber die Kommunikationsliste ber den Emailer nur Emails F r das sp tere Auffinden ist die Variante egal da die geschriebene Kommunikation immer zentral abgelegt wird Kommunikationen die in der Kommunikationsliste erstellt wurden k nnen Sie auch im zugeordneten Projekt finden Ebenfalls finden Sie im Projekt angelegte Kommunikationen bei der entsprechenden Adresse wieder Kommunikations bersicht Filter 5 Klicken Sie in der aufgerufenen Adresse auf Kommunikation um alle Briefe Faxe Emails und Telefon und Gespr chsnotizen zu der entsprechenden Adresse zu sehen Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation um nach allen beliebigen Kommunikationsdaten zu suchen die Sie im B ro und CRM angelegt oder erhalten haben Analog k nnen Sie auch in einem Projekt Modul ProjektManagement auf Kommunikation klicken um alle Briefe Fax
133. eit einzelne Drucke nach Ihren W nschen anzupassen Bitte beachten Sie dass Sie daf r als Administrator angemeldet sein m ssen 1 Rufen Sie im Fenster ProjektPro 09 die Projekte und Einstellungen auf 2 W hlen Sie in der linksseitigen Navigation den Punkt Grundeinstellungen gt Administrator 3 Setzen Sie die Markierung Druck Layouts bearbeiten ProjektPro wird nun bei Drucken anstatt der lokalen Druckdateien die Vorlagen in der ProjektPro Library verwenden 4 Rufen Sie das Modulfenster auf in dem Sie einen Druck anpassen wollen Beachten Sie dass bis jetzt nur folgende Drucke angepasst werden k nnen Brief Fax Protokoll Protokoll Media 5 F hren Sie den Druckprozess in dem Sie das Layout ndern wollen ganz normal aus Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch Sie werden durch eine Meldung darauf hingewiesen dass nderungen am Layout erst nach dem Schlie en der Seitenansicht wirksam werden 6 Sie bekommen den Ausdruck normal angezeigt Es stehen Ihnen nun aber alle Funktionen offen um das Layout nach Ihren W nschen anzupassen 7 Wenn Sie das Layout fertiggestellt haben schlie en Sie die Seitenansicht Entfernen Sie unter Projekte und Einstellungen die Markierung Druck Layouts bearbeiten Damit ihre Anpassungen am Drucklayout erhalten bleiben muss dies im Druckprozess vermerkt werden Beachten Sie dazu Grundmodul Grundeinstellungen Druckeinstellungen 9 Benutzer u
134. ektPro als Export und Import M glichkeit vor DA 82 Beim Austausch DA 82 handelt es sich um den Austausch von Kostenberechnungen ohne Vortexte ohne Hinweistexte jedoch mit allen Positionen mit den Preisen der Kostenberechnung DA 82 liegt in ProjektPro ebenfalls als Export und Import M glichkeit vor DA 83 Beim Austausch DA 83 wird das LV in der Form ausgelesen in der Bieter es in ihre Kalkulationsprogramme einlesen k nnen Es ist dem Format DA 81 sehr hnlich DA 83 liegt in ProjektPro als Export und Import M glichkeit vor DA 84 Im Format DA 84 erhalten Sie das ausgepreiste Angebot des Bieters zur ck Im Grundsatz handelt es sich um ein Format das neben den Ordnungszahlen der Positionen die Einheitspreise enth lt Sie ersparen sich mit GAEB DA 84 das zeitaufw ndige und fehlerbehaftete Eintippen von Angebotspreisen GAEB DA 81 82 83 auslesen 1 W hlen das gew nschte Projekt und anschlie end die Ausschreibung oder den Nachtrag die Sie auslesen m chten 2 In der Bearbeitungsleiste finden Sie die Buttons mit den verschiedenen GAEB Versionen Klicken Sie den entsprechenden Button und lesen dann die Ausschreibung im gew nschten Format aus VII 46 AVA ProjektPro Handbuch Es wird die OZ Maske verwendet die im Ausschreibungs Datenblatt angezeigt wird Ist keine OZ Maske eingestellt wird die aus dem Leistungsverzeichnis berechnete Maske verwendet Beachten Sie dazu das Kapitel OZ Maske Es f
135. el in der linken Liste Anschlie end ffnet sich ein neues Fenster in dem die Regeln bearbeitet werden k nnen 2 Neue Regel erstellen Um eine neue Regel zu erstellen klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol Geben Sie den Zeitraum an in dem die Regel G ltigkeit hat 4 Regel Hier k nnen Sie eine Bezeichnung f r die Regel eingeben 5 T gliche Arbeitszeit Geben Sie hier die t gliche SOLL Arbeitszeit f r die festgelegten Arbeitstage an 6 Arbeitstage Markieren Sie die entsprechenden Arbeitstage Beispiel 40h Woche mit Montag bis Donnerstag 9 Stunden und Freitag 4 Stunden Arbeitszeit Beginn Ende Regel t gl AZ Arbeitstage 01 01 2009 31 12 2010 40h Woche Mo Do 9h 8 MO DI M DO 01 01 2009 31 12 2010 40h Woche Fr 4h 8 FR 7 Regel l schen Um eine Regel zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol rechts in der Liste Um die Bearbeitung der Regeln abzuschlie en klicken Sie auf OK F llt ein Feiertag auf einen Tag der in den Kalenderregeln als Arbeitstag definiert ist betr gt die SOLL Arbeitszeit an diesem Tag 0 Stunden ProjektControlling VI 5 ProjektPro Handbuch 1 Neuen Feiertag anlegen Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf Neuer Feiertag und geben im folgenden Dialog Datum und Bezeichnung des Feiertags ein 2 Feiertag l schen Um einen Feiertag zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol rechts in der Liste Sie haben auch die M glichkeit alle Feiertage zu entfernen indem Sie auf das
136. eld kein Mitarbeiterk rzel eingeben erscheint dieses Projekt allen Mitarbeitern in den entsprechenden Auswahllisten Projekte und Einstellungen II 3 ProjektPro Handbuch 2 Markieren Sie bei Bedarf den jeweiligen Status des Projektes oder legen Sie Voreinstellungen bzgl der Zeit und Kostenerfassung fest Im Notizfeld k nnen Sie zus tzliche Informationen f r die interne Projektverwaltung in ProjektPro erfassen 1 Nach Auswahl des jeweiligen Projektes klicken Sie auf Auftraggeber Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Button AG andern um den Auftraggeber aus der Adressenliste zuzuordnen bzw zu ver ndern Vorraussetzung daf r ist die Lizenz f r das Modul B ro und CRM Falls Sie nach dem ffnen von ProjektPro noch keine Auswahl f r Adressen im Modul B ro und CRM getroffen haben ffnet sich die Adressrecherche wo Sie nach Suchkriterien die Adresse des Auftraggebers suchen k nnen Wenn Ansprechpartner f r die ausgew hlte Adresse existieren werden diese durch ein Dreieck angezeigt 3 Klicken Sie auf die entsprechende Adresse welche Sie zuordnen wollen Die Festlegung des internen Projektleiters dient den spezifischen Such und Anzeigem glichkeiten in den jeweiligen Projektlisten der Module Die Zuordnung des internen Projektleiters ist nur dem Benutzer mit den Zugriffsrechten eines B roinhabers oder eines Administrators gestattet Der Administrator kann dar ber hinaus die automatische Zuordnung
137. en Sollten Sie f r das Email Konto ein Projekt in den Einstellungen festgelegt haben wird automatisch die Projekt Nummer eingetragen Im Modul ProjektManagement k nnen Sie nun diese Email unter der Projekt Kommunikation finden Sie k nnen die Email au erdem einem projektspezifischen Thema zuordnen Die Themen dienen der Strukturierung der Korrespondenzen zu einem Projekt In der Korrespondenzsuche kann man die Briefe Faxe Emails nach Themen filtern Sollte die Email Adresse des Absenders bereits in der Datenbank vorhanden sein so ordnet ProjektPro diese Korrespondenz automatisch der Adresse zu Falls dies nicht der Fall ist oder Sie die voreingestellte Adresse ndern m chten klicken Sie in das Feld Adresse und w hlen ber eine Recherche die passende Adresse aus Die Email kann nun jederzeit auch in der Kommunikations bersicht der betreffenden Adresse abgerufen werden W hlen Sie unter Bearbeitung Wiedervorlage einen Mitarbeiter aus der Liste aus der diese Email weiter bearbeiten soll B ro und CRM Tue 21 ProjektPro Handbuch Sollten Sie einen Mitarbeiter in den Konto Einstellungen festgelegt haben wird dessen K rzel automatisch in der Emailkorrespondenz eingetragen 6 Geben Sie an welche Art der Weiterbearbeitung er durchf hren soll Solange der gew hlte Mitarbeiter nicht die Markierung f r erledigt in der entsprechenden Email gesetzt hat wird sie ihm als unerledigte Aufgabe in seinen Daily Acti
138. en bernommen werden sollen Es werden alle Titel und Positionen der gew hlten Ausschreibung angezeigt 4 Sie k nnen nun einzelne Positionen per Drag amp Drop nacheinander in die Kostensch tzung bernehmen Positionen die der Kostensch tzung zugeordnet wurden werden in der bernahme Auswahl nicht mehr angezeigt VII 8 AVA ProjektPro Handbuch 6 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Elemente 2 W hlen Sie Kostensch tzung und kontrollieren Sie die angezeigte Liste mit Ihren Summen 3 Klicken Sie anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste Ausschreibung Ausschreibung ausw hlen Falls die zu bearbeitende Ausschreibung bereits angelegt ist klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste und suchen dann das entsprechende Projekt mit Hilfe der Such Funktionen Haben Sie das Projekt ausgew hlt klicken Sie auf Ausschreibungen Es werden Ihnen alle Ausschreibungen des Projektes in einer Liste angezeigt I Klicken Sie im ausgew hlten Projekt zuerst auf Ausschreibungen und anschlie end auf Neue Ausschreibung in der Bearbeitungsleiste 2 Best tigen Sie die vorgeschlagene Ausschreibungsnummer oder geben Sie eine gew nschte Nummer ein Ohne Ausschreibungsnummer wird keine Ausschreibung angelegt Tragen Sie anschlie end eine Ausschreibungsbezeichnung ein Die neu angelegte Ausschreibung befindet sich nun in der Ausschreibungsliste und steht zur Bearbeitung zur Verf gung Aussc
139. en bersicht den Unterpunkt Bausumme es wird die Zusammenstellung der Bausumme aus der Vertragssumme und den Nachtr gen angezeigt Sobald ein Vertrag f r das Gewerk angelegt wurde wird die Vertragssumme als zu erwartende Bausumme bernommen Freigegebene Rechnungen Wechseln Sie in die Kosten bersicht in den Unterpunkt Rechnungen In der Tabelle werden die Abschlags und Schlussrechnungen aus der Abrechnung dargestellt Diese k nnen hier gepr ft und gegebenenfalls korrigiert werden Es ist auch m glich eine Abschlagsrechnung ohne Pr fung manuell einzugeben Eingabe von pauschal vereinbarten Abschlagsrechnungen Wenn im Werkvertrag feste Abschlagsrechnungszahlungen vereinbart wurden ist u U eine Freigabe wie oben beschrieben mit den gepr ften Mengen nicht notwendig bzw zu aufw ndig Oft reicht die Erfassung der Abschlagsrechnung zur Kosten bersicht 1 Klicken Sie dazu im ausgew hlten Vertrag auf Kosten bersicht und anschlie end auf Rechnungen ProjektPro zeigt Ihnen eine Liste der bisher eingegebenen Abschlags und Schlussrechnungen und dem noch ausstehenden Betrag 2 Klicken Sie auf Neue ART in der Bearbeitungsleiste um eine neue Abschlagsrechnung pauschal einzugeben 3 Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf OK und geben Sie nun in die neu erstellte Zeile alle notwendigen Daten ein Ausstehende Betr ge Der ausstehende Betrag f r einen Vertrag errechnet sich aus der zu erwartenden Bausumme abz g
140. en Gesamtpreis ein F r einen weiteren Eintrag benutzen Sie einfach die n chsten Zeilen Beachten Sie dass die letzte Zeile dabei immer leer bleibt und nicht gel scht werden kann Zum L schen eines Eintrages benutzen Sie das L schen Symbol am rechten Rand der entsprechenden Zeile ProjektControlling ProjektPro Handbuch 5 Urlaub berstunden 1 W hlen Sie im Modul ProjektControlling Zeit Kosten und anschlie end Urlaub berstunden Ihnen werden in einer Liste alle Mitarbeiter mit ihren berstunden Resturlaub und dem Datum des letzten Zeiteintrags dargestellt Diese Liste k nnen Sie nach nur aktuelle Mitarbeiter einschr nken dann werden Ihnen nur die Mitarbeiter angezeigt die noch kein Besch ftigungsende eingetragen haben bzw deren Besch ftigungsende im laufenden Jahr liegt Des weiteren k nnen Sie die Liste nach ProfitCentern filtern Sie k nnen die Liste nach den Spalten berschriften auf und absteigend umsortieren lassen 2 Klicken Sie auf den gew nschten Mitarbeiter um in seine Arbeitszeit und Urlaubsberechnung zu gelangen ProjektPro errechnet aus den Voreinstellungen des ProjektControllings die SOLL Arbeitszeit der Mitarbeiter Au erdem werden die erfassten Zeiten summiert und aus der Differenz von SOLL und IST ergeben sich unter Ber cksichtigung einer evtl vorhandenen berstunden Toleranz die berstunden der Mitarbeiter Des weiteren werden die eingetragenen Urlaubstage mit dem Ja
141. en der Projektplanung steuerung und kontrolle Sie sind einfach strukturiert durch ihre grafische Oberfl che schnell verst ndlich und intelligent verkn pft kurz kosten und zeitsparend Die mit der Gesamtl sung ProjektPro einhergehende Transparenz f hrt zu h herer wirtschaftlicher und technischer Effizienz modul B ro und CRM Schnell finden statt lange suchen Das Modul B ro und CRM f r das B ro und Kundenbeziehungsmanagement CRM organisiert sortiert und kommuniziert Wichtige Korrespondenzdaten wie Adressen Briefe Faxe E Mails oder Telefonnotizen lassen sich zentral projekt themen oder adressbezogen verwalten und einander aufgrund der vernetzten Datenspeicherung bequem zuordnen Via Volltextsuche oder Suche nach individuellen Kriterien lassen sich Informationen in der gesamten B rokorrespondenz auffinden Die Informationen sind f r das gesamte B ro zug nglich ohne zeitaufwendiges Suchen auf dem Nachbarschreibtisch Bei aller Offenheit Adressen und Korrespondenzen k nnen nat rlich auch vertraulich bleiben modul ProjektManagement bersicht mit Weitsicht Das Modul ProjektManagement bietet Ihnen einen berblick ber s mtliche Arbeitsschritte Ihrer Bauprojekte von der Vorentwurfsplanung bis hin zur Bau berwachung und damit ein wirtschaftliches Workflow Management Basis dieses Moduls ist das Modul B ro und CRM das den Informationsfluss innerhalb des jeweiligen Projektteams bez glich der erfolgten Korre
142. en lassen W hlen Sie den entsprechenden Listentyp in den allgemeinen Zeitauswertungen mit oder ohne Zusammenstellung nach Leistungsphasen Sie haben drei M glichkeiten die Auswahl der Stunden einzuschr nken 1 Projekt oder Auftragsnummer Falls Sie nur die Projektnummer eingeben werden alle Auftr ge des Projektes gedruckt VI 32 ProjektControlling ProjektPro Handbuch 2 Zeitlicher Bereich Falls Sie die Stundenaufstellung nur f r einen bestimmten Zeitraum ben tigen Woche Monat Quartal Jahr w hlen Sie den entsprechenden Zeitraum aus den Men s 3 Sie k nnen alle Zeithonorarstunden oder nur die noch nicht abgerechneten Stunden drucken 4 Nach dem Druck k nnen Sie alle gedruckten Stunden als abgerechnet markieren Damit k nnen Sie diese Ausdrucke zur Abrechnung Ihrer Zeithonorarstunden verwenden W hlen Sie in der linksseitigen Navigation unter Zeitauswertungen den Punkt Statistiken Sie k nnen unterschiedliche Listen ausdrucken die im nachfolgenden kurz beschrieben werden Die Statistiken stehen nur B roinhabern und Administratoren zur Verf gung Mitarbeiter Statistik Die Mitarbeiter Statistik ist eine hnliche Zusammenstellung wie bei der Auftragsstatistik jedoch werden die Stunden nicht nach Auftr gen sondern nach ProfitCentern und Mitarbeitern sortiert 1 Klicken Sie auf Mitarbeiterstatistik 2 W hlen Sie dann den Auswertungszeitraum aus Benutzen Sie bitte nur eine Zeitraum A
143. en verglichen und der Anteil des verbrauchten Volumens angezeigt Sollte der Mitarbeiter bereits Stunden f r diese Leistungsphase eingegeben haben so erscheinen diese in der betreffenden Mitarbeiterzeile mit den daraus resultierenden Kosten in der IST Spalte Die erfassten Stunden und die daraus resultierenden Kosten sonstiger Mitarbeiter die nicht dieser Leistungsphase zugeordnet wurden erscheinen unter der Kalkulation 4 M chten Sie diese Leistungsphase von der Zeiterfassung ausschlie en so markieren Sie das betreffende Feld Ausdruck von Listen Finanzdaten Auswertung Auf Auftragsebene stehen Ihnen verschiedene Listen zur Verf gung die Ihnen helfen Ihre Auftr ge wirtschaftlich abzuwickeln e laufendes Jahr netto e laufendes Jahr brutto e Finanzdaten netto e Finanzdaten brutto H SOLL IST Analyse Liste H SOLL IST Analyse Einzelseiten H SOLL IST Analyse Balken Liste H SOLL IST Analyse Balken Einzelseiten Die Auswahl die Sie in der Auftragsliste mittels der Such Funktionen erstellt haben k nnen Sie auch nur auf das laufende Jahr bezogen auswerten Es werden die Volumen und die ausstehenden Betr ge des laufenden Jahres ausgegeben sortiert nach dem ProfitCenter und dem Gesch ftsbereich Im vergangenen Jahr fakturierte Betr ge werden in Auftragsrechnungen nicht mehr ber cksichtigt In der Finanzdatenliste werden die Auftr ge die Sie in der Auftragsliste mittels der Such Funktionen selektiert h
144. entualen Sicherheitseinbehalt eingeben Dieser wird von der Nettosumme abgezogen und im Nachweis der Rechnung angedruckt Schlusstext Falls Sie den Rechnungsnachweis mit einem individuellen Schlusstext versehen wollen indem Sie z B auf die Zahlungsweise oder die Kontoverbindung hinweisen m chten k nnen Sie hier einen mehrzeiligen Schlusstext eingeben Nachweis drucken Um den Berechnungsnachweis auszudrucken klicken Sie auf Nachweis drucken in der Bearbeitungsleiste Rechnung anlegen Sie haben bisher den abzurechnenden Betrag lediglich berechnet und noch keinen Datensatz f r die weitere Rechnungsverfolgung erstellt Dieses ist jedoch notwendig wenn Sie den Rechnungsbetrag f r das ProjektControlling ber cksichtigen bzw die Rechnung weiter verfolgen wollen Falls Sie jedoch die Rechnung lediglich einmal im Konzept durchkalkulieren und vielleicht noch nderungen eintragen m chten klicken Sie auf zur ck und dann auf Abbrechen oder schlie en Sie einfach das Fenster Ihre Eingaben bleiben erhalten und stehen bei der n chsten Rechnungserstellung wieder zur Verf gung Die zu diesem Auftrag angelegten Rechnungen bleiben unver ndert Um eine bereits fakturierte Rechnung die nicht mit ProjektPro erstellt wurde zu erfassen klicken Sie Neue Rechnung in der Rechnungs bersicht und w hlen dann Eintragen Sie gelangen in das Rechnungsdatenblatt und k nnen dort die Rechnungswerte eintragen Wird eine Rechnung mit ProjektPro ers
145. er Gesch ftsbereich zugeordnet ist Beispielsweise k nnten Sie als Gesch ftsbereiche Krankenhausbau Schulbau Verwaltungsbau definieren ebenso wie Hochbau Tiefbau Freiraumplanung Zum Einstellen der Gesch ftsbereiche gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie ProjektPro und w hlen Sie Projekte und Einstellungen 2 Klicken Sie auf Gesch ftsbereiche 3 Mit Klick auf den Button Neuer Gesch ftsbereich in der Bearbeitungsleiste k nnen Sie neue Gesch ftsbereiche anlegen Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch 4 Durch Klick auf den Zahnrad Button k nnen Sie eine Liste der Gesch ftsbereiche ausgeben 8 Administrator Funktionen Die Administrator Funktionen enthalten globale ProjektPro Einstellungen und Funktionen die ausschlie lich vom Administrator ausgef hrt werden d rfen Software Update Das Software Update berpr ft auf der ProjektPro Homepage ob eine neue Programm Version zur Verf gung steht W hlen Sie aus wie h ufig die Pr fung erfolgen soll ProjektPro Library In der ProjektPro Library sind alle Dateien hinterlegt die ProjektPro f r einen reibungslosen Betrieb ben tigt Die Emailanlagen die Austauschdateien von Pl nen die Mediadateien von Protokollen und angepasste Drucklayouts Die ProjektPro Library befindet sich in der SingleUser Version im ProjektPro Ordner Als MultiUser k nnen Sie einen f r alle Benutzer freigegebenen Ordner meist am Server festlegen wo die Projekt
146. er ein Protokoll Label F r die Protokoll Ausdrucke k nnen Sie festlegen welche berschriften f r TOp Nummer TOP Bezeichnung Teilnehmer Verteiler erledigen von und erledigen bis in Ihren Protokollen angedruckt werden sollen Diese Einstellungen betreffen alle Protokolle 1 Klicken Sie dazu in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement auf Protokolle 2 Tragen Sie die gew nschten Begriffe in die Spalte Bezeichnung ein In der Spalte Druck wird Ihnen dargestellt welche Begriffe angedruckt werden Balkenpl ne Im Modul ProjektManagement steht Ihnen ein Balkenplaner zur Verf gung In den Voreinstellungen legen Sie die Statusse fest die Ihnen sp ter zur Verf gung stehen z B gestartet gestoppt abgeschlossen und die dazugeh rige Farbe 1 Klicken Sie dazu auf die Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement und anschlie end auf Balkenpl ne v 2 ProjektManagement ProjektPro Handbuch Es werden Ihnen alle Statusse angezeigt die bereits angelegt wurden F llen Sie die Felder f r die Etiketten der Ziellinien aus Die gew hlten Bezeichnungen werden f r alle Anzeigen und Ausdrucke verwendet Die Ziellinien dienen zur Markierung wichtiger Termine bzw Deadlines und k nnen im jeweiligen Balkenplan angepasst werden Um einen neuen Status anzulegen benutzen Sie den Button Neuer Status in der Bearbeitungsleiste Tragen Sie einen Statusnamen ein klicken Sie
147. erieren Im Bereich nummerieren k nnen Sie den Anfangswert und den Intervall der automatischen Positionsnummerierung einstellen LV Struktur Geben Sie im Bereich LV Struktur Ihre gew nschte Bezeichnung der LV Gruppenebenen ein Da ProjektPro dabei bis zu vier Hierarchie Ebenen Titel Untertitel unterst tzt wurde der allgemeine und GAEB konforme Begriff LV Gruppe gew hlt Je nach Gliederung des Leistungsverzeichnisses k nnen diese LV Gruppen auch Bauabschnitte Gewerke Titel Untertitel oder hnliches sein Standardm ig ist als Bezeichnung der ersten LV Ebene Titel eingetragen LV Voreinstellungen Legen Sie f r die Ausschreibung fest ob Bedarfspositionen mit oder ohne GP auszuweisen sind Im Feld Bezeichnung Fabrikat legen Sie den Wortlaut fest der im LV Ausdruck gedruckt werden soll wenn in der Position die Markierung Fabrikat und Typ gesetzt wurde Kostenverfolgung Durch die Kostenverfolgung werden die Stufen der Kostenermittlung pro Ausschreibung dargestellt W hlen Sie zun chst die Kostengruppe der Ausschreibung F llen Sie je nach Bearbeitungsstand der Ausschreibung die Felder Kostenrahmen Kostensch tzung Kostenberechnung und Kostenprognose aus Die Felder Kostenanschlag und Kostenfeststellung werden mit den Ausschreibungswerten bef llt Im Feld Status wird Ihnen die ma gebende Kostenermittlung dargestellt Die Kostenverfolgung k nnen Sie in der Ausschreibungsliste f r alle Au
148. erscheinen nun die Ausf hrungsbeschreibungen der Ausschreibung des Nachtrags Um den Text anzuzeigen bleiben Sie einfach mit dem Mauszeiger ber der Ausf hrungsbeschreibung 4 Klicken Sie auf die gew nschte Ausf hrungsbeschreibung in der Liste um diese in die Ausschreibung zu bernehmen 5 Nach Beendigung der bernahme klicken Sie auf OK VII 2 AVA ProjektPro Handbuch 9 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis 2 W hlen Sie die LV Gruppe der Sie die Ausf hrungsbeschreibung zuordnen wollen und ffnen Sie diese mit dem Bleistift Symbol 3 Klicken Sie in dem Fenster Leistungsverzeichnis Datenblatt Ansicht auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Ausf hrungsbeschreibung Es ffnet sich neben dem aktuellen Fenster das Fenster Ausf hrungsbeschreibung 3 W hlen Sie in der Auswahlliste die Ausf hrungsbeschreibung die verwendet werden soll Sie bekommen den kompletten Text angezeigt der sich aus der Bezeichnung und den Textteilen zusammensetzt 4 Best tigen Sie die Auswahl mit OK 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis 2 W hlen Sie die LV Gruppe in der Sie eine Ausf hrungsbeschreibung l schen wollen und ffnen Sie diese mit dem Bleistift Symbol 3 Klicken Sie in dem Fenster Leistungsverzeichnis Datenblatt Ansicht auf den L schen Button neben dem Feld Ausf hrungsbeschreibung Mengenberechnung In Proje
149. es Projektes enth lt kann sp ter wieder in die gleiche ProjektPro Version eingelesen werden Sie k nnen mit anderen ProjektPro Anwendern Ihre AVA Projekte austauschen oder abgeschlossene AVA Projekte archivieren die Sie nicht mehr als Pool f r andere Ausschreibungen ben tigen Falls Ihre Lizenzen dies zulassen k nnen Sie mit mehreren ProjektPro Installationen arbeiten beispielsweise auf dem Laptop unterwegs ein Projekt bearbeiten um dies im B ro wieder in die Hauptdatenbank einzulesen 1 W hlen Sie das Modul AVA und anschlie end die Projektliste Legen Sie ein neues Projekt an um die AVA Daten einzulesen oder w hlen ein vorhandenes Projekt dessen Daten durch die AVA Daten berschrieben werden sollen 3 Klicken Sie auf den Button AVA Daten einlesen in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie im Fenster Datei ffnen die Datei mit den AVA Daten aus und klicken dann auf ffnen 1 W hlen Sie das Modul AVA und anschlie end die Projektliste Suchen Sie das gew nschte Projekt aus welches Sie auslesen m chten VII 44 AVA ProjektPro Handbuch 3 Klicken Sie auf den Button AVA Daten auslesen in der Bearbeitungsleiste 4 Best tigen Sie die nachfolgende Meldung Der Export wird gestartet Dies kann je nach Gr e des Projektes eine Weile dauern Es wird der Dateiname der zu erstellenden Datei abgefragt Vorgeschlagen wird eine Kombination aus der Projektnummer und der Projektbezeichnung die Date
150. esabschluss ProjektPro bietet Ihnen die M glichkeit die mitarbeiterspezifischen Daten wie Urlaub und berstunden f r das vorangegangene Jahr genau zu berechnen und automatisch auf die aktuellen Mitarbeiter Statistiken im laufenden Jahr zu bertragen Beim Jahresabschluss wird das Berechnungsdatum auf den 31 12 des Vorjahres zur ckgesetzt Alle mitarbeiterrelevanten Daten wie SOLL IST Stunden und Urlaub des letzten Jahres werden berechnet und in das laufende Jahr bertragen Vor der Durchf hrung des Jahresabschlusses werden Sie nochmals aufgefordert den SOLL IST Stand der Stunden f r jeden Mitarbeiter zu kontrollieren und gegebenenfalls manuell zu ndern Achten Sie darauf das alle Mitarbeiter ihre Stunden und ihren Urlaub vollst ndig eingetragen haben und somit der aktuelle Stand vorliegt VI 44 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Jahresabschluss Gehen Sie f r den Jahresabschluss folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Datenpflege und anschlie end auf den Button Jahresabschluss 2 W hlen Sie das ProfitCenter aus f r das Sie den Jahresabschluss durchf hren m chten und best tigen die nachfolgenden Dialoge Ung ltige Stundeneintr ge Um in ProjektPro alle Zeiteintr ge korrekt auf die Auftr ge verrechnen zu k nnen sollten Sie regelm ig eine berpr fung der erfassten Stundeneintr ge vornehmen Alle Zeiteintr ge die nicht richtig zugeordnet oder unvollst ndig
151. etrag eingeben Zus tzlich m ssen Sie auch die darin enthaltene Mehrwertsteuer angeben Zum L schen eines Einbehalts klicken Sie auf das danebenliegende L schen Symbol Mit OK kommen Sie wieder zur Zusammenstellung zur ck Bisherige Abschlagsrechnungen korrigieren oder ndern Falls die Summe der bisherigen Abschlagsrechnungen Fehler aufweist k nnen Sie diese korrigieren wenn Sie auf das Bleistift Symbol neben der Summe der freigegebenden Abschlagsrechnung klicken ndern Sie anschlie end die entsprechenden Werte oder klicken Sie auf das L schen Symbol und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog um eine Rechnung zu l schen Klicken Sie nach Fertigstellung der nderungen auf zur ck Geben Sie als Information f r den Bauherrn einen eventuellen Skontonachlass und ein Datum der Zahlungsfrist ein Dies ist nur eine Information f r die Zahlung ProjektPro rechnet korrekterweise f r alle Freigaben mit den unskontierten Rechnungsbetr gen Geben Sie bei Bedarf einen Nachtext an indem Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld klicken Sie k nnen entweder manuell einen Vor und einen Nachtext eingeben oder auf die Textbausteine zur ckgreifen und per Drag amp Drop einf gen Diese Textbausteine k nnen Sie in Projekte und Einstellungen unter Grundeinstellungen gt Textbausteine definieren gt VII 39 ProjektPro Handbuch 13 14 Freigabe drucken Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbe
152. f gung Diese sind ber den Button Diagramm erreichbar Hier kann zwischen folgenden Darstellungen gew hlt werden M Einzelkosten und Gemeinkosten detailliert Einzelkosten Sachkosten Sozialkosten Personal Gemeinkosten M detailliert mit Gewinn wie Auswertung detailliert jedoch zus tzlich mit Gewinn Ziel Die Sachkosten werden im entsprechenden ProfitCenter eingetragen und sind Bestandteil der Berechnung des Gemeinkostenfaktors Zur Kalkulation der einzelnen Stundens tze gehen Sie folgenderma en vor Die bei der Anlage der Mitarbeiter erfassten Einstellungen Gehalt und Arbeitszeit werden in die Stundensatzkalkulation bernommen fe VI ProjektControlling ProjektPro Handbuch Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Voreinstellungen und dann auf Stundensatzkalkulation W hlen Sie das betreffende ProfitCenter aus Es werden Ihnen die diesem ProfitCenter zugeordneten Mitarbeiter angezeigt Wenn schon eine Stundensatzkalkulation durchgef hrt wurde werden Ihnen die Werte der einzelnen Mitarbeiter angezeigt Au erdem werden Ihnen die Kosten und Ziele des ProfitCenters dargestellt Klicken Sie auf das Bleistift Symbol des entsprechenden Mitarbeiters um seine Daten einzutragen bzw zu vervollst ndigen Tragen Sie die fehlenden bzw zu ndernden Werte in die entsprechenden Felder ein M Vervollst ndigen Sie gegebenenfalls die Gehalts Werte Tragen Sie den prozentualen Arbeitgebera
153. ffenden Zeile und im nachfolgenden Dialog auf Extern 5 Suchen Sie im Fenster Dokument ausw hlen den betreffenden Balkenplan und klicken Sie anschlie end auf Ausw hlen ProjektPro hat nun die ausgew hlte Datei verlinkt und zeigt Ihnen den Dateinamen blau in der Liste der Balkenpl ne mit der selbst definierten Bezeichnung an Zum ffnen externer Balkenpl ne klicken Sie einfach auf den blauen Dateinamen bzw das Bleistift Symbol des betreffenden Balkenplanes in der Liste 1 W hlen Sie im Modul ProjektManagement das entsprechende Projekt und klicken dann auf Balkenpl ne in der linksseitigen Navigationsleiste Eine Liste vorhandener Balkenpl ne wird Ihnen angezeigt 2 Um vorhandene Balkenpl ne zu bearbeiten klicken Sie auf das Bleistift Symbol 3 Um Balkenpl ne zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol ProjektFiles In ProjektPro k nnen Sie alle elektronischen Dokumente und Dateien die Sie zu einem Projekt abgelegt haben im Modul ProjektManagement anzeigen und ffnen Nach der Auswahl des jeweiligen Projektes finden Sie unter ProjektFiles alle Verzeichnisse und Unterordner mit den dazugeh rigen Dateien Es ersetzt Ihnen den Explorer bzw Finder und Sie ersparen sich l stiges Wechseln und Ausblenden von Programmfenstern Voraussetzung daf r ist allerdings dass Sie einmalig den bergeordneten Projektordner auf Ihrem Server als Verzeichnispfad angegeben haben Nur so kann Ihnen ProjektPro alle Inhal
154. fnet sich das Fenster Sichern Der Dateiname setzt sich aus dem Ausschreibungsnamen und dem Suffix des GAEB Formates zusammen zZ B Rohbauarbeiten d81 Den Dateinamen k nnen Sie nat rlich ndern W hlen Sie den Ort an dem Sie die Datei ablegen m chten und klicken Sie Sichern GAEB DA 81 82 83 in ein Projekt einlesen 1 2 3 W hlen Sie das Projekt dem Sie eine Ausschreibung hinzuf gen m chten Klicken Sie auf Ausschreibungen In der Bearbeitungsleiste finden Sie die Buttons GAEB DA 1990 ein und GAEB DA XML ein W hlen Sie den entsprechenden Button Die n chste freie Ausschreibungsnummer wird vorgeschlagen die Sie nat rlich ndern k nnen W hlen Sie die gew nschte d81 82 82 bzw X81 82 83 Datei Es wird die ausgew hlte Datei eingelesen und die entsprechende Ausschreibung in ProjektPro erzeugt GAEB DA 81 82 83 in einen Vertrag einlesen 1 2 3 W hlen Sie den Vertrag dem Sie einen Nachtrag hinzuf gen m chten Klicken Sie auf Nachtr ge In der Bearbeitungsleiste finden Sie die Buttons GAEB DA 1990 ein und GAEB DA XML ein W hlen Sie den entsprechenden Button Die n chste freie Nachtragsnummer wird vorgeschlagen die Sie ndern k nnen W hlen Sie die gew nschte d81 82 82 bzw X81 82 83 Datei Es wird die ausgew hlte Datei eingelesen und der entsprechende Nachtrag in ProjektPro erzeugt GAEB DA 84 einlesen GAEB DA 84 Dateien werden in der Angebotspr fung eingelesen Vergle
155. ftr ge auswerten Nat rlich k nnen Sie diese Auftr ge auch auswerten und ausdrucken Klicken Sie dazu auf den Zahnrad Button und w hlen die gew nschte Auswertung aus Mit dem Leistungsphasen Datenblatt haben Sie eine detaillierte Finanz bersicht ber das beauftragte und das interne Volumen den Rechnungsanteil die bereits angefallenen Kosten sowie den Leistungsanteil dieser Leistungsphase Zus tzlich haben Sie die M glichkeit die Anzahl der Stunden die jeder einzelne Mitarbeiter f r diese Leistungsphase erbringen darf zu kalkulieren Au erdem k nnen Sie jede Leistungsphase von der Zeiterfassung ausschlie en 1 Klicken Sie im ausgew hlten Auftrag auf die angelegte Leistungsphase um in das Leistungsphasen Datenblatt zu gelangen Im Bereich Finanz bersicht werden alle relevanten Finanzdaten der Leistungsphase dargestellt Das Volumen das intern kalkulierte Volumen der Rechnungsbetrag die entstandenen Kosten und der aktuelle Leistungsstand werden angezeigt Der Leistungsstand kann direkt angepasst werden ProjektControlling VI 41 ProjektPro Handbuch 3 Im Bereich Kalkulation k nnen Sie die Anzahl der Mitarbeiter Stunden kalkulieren W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter aus dem PullDown Men aus und tragen die prognostizierte Stundenanzahl ein ProjektPro verrechnet die Stunden mit dem kalkulatorischen Stundensatz des Mitarbeiters und stellt diese im Betrag dar Die Summe der Betr ge wird mit dem Volum
156. g Positionen Texte in den Projekt Vortexten angelegt haben so werden diese projektspezifischen Vortexte automatisch jeder weiteren Ausschreibung zugeordnet Projekt Vortexte gelten somit f r alle Ausschreibungen in einem Projekt und werden auch gewerk bergreifend ge ndert Ausschreibungs Vortexte gelten hingegen nur f r die jeweilige Ausschreibung Grunds tzlich sollten Sie die Vortexte in m glichst viele logische Einzelpositionen aufteilen Dies erleichtert Ihnen die zuk nftige bernahme und Organisation der Vortexte in Ihrem Projekt bzw Ihrer Ausschreibung VII AVA ProjektPro Handbuch Der Ordner f r die Projekt und Ausschreibungs Vortexte hat keine Nummerierung weil er nicht mit gedruckt wird und die Inhaltspositionen der Ordner automatisch an den Anfang der Ausschreibung gestellt werden Die Reihenfolge der einzelnen Positionen Texte in diesen Ordnern k nnen Sie aber durch eine Sortiernummer bestimmen 1 Klicken Sie in der Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis ProjektPro ruft nun alle vorhandenen Vortexte LV Gruppen und Positionen in der ausgew hlten Ausschreibung auf 2 Klicken Sie in der Zeile Projekt Vortexte oder Ausschreibungs Vortexte auf das gr ne Plus Symbol um eine neue Vortext Position anzulegen ES Geben Sie die Nummer der Vortext Position an Sie haben dazu 4 Hierarchiestufen zur Verf gung und k nnen die Vertragsbedingungen damit entsprechend ordnen und sortieren i 1 1 7 1 1 1
157. geben Adressen k nnen von Benutzern gesperrt werden sodass andere Benutzer mit Mitarbeiter und Projektleiter Rechten die Adresse nicht angezeigt bekommen Jedoch k nnen Benutzer mit B roinhaber und Administrator Rechten alle Adressen sehen Um eine Adresse zu sperren bet tigen Sie das Schlo Symbol oben rechts im Adressdatenblatt Zum Aufheben des Schutzes klicken Sie erneut auf das Schlo Symbol und es wird als ge ffnet dargestellt Ansprechpartner Sie k nnen beliebig viele Ansprechpartner zu jeder Adresse mit der entsprechenden Anrede Funktion Abteilung Durchwahl Mobil und Faxnummern sowie Emailadressen und spezifischen Selektionskriterien eintragen 1 Klicken Sie auf Ansprechpartner nach Auswahl der Adresse aus der Adressliste Es erscheint eine Liste der bereits vorhandenen Ansprechpartner W hlen Sie einen Ansprechpartner aus um die Daten zu bearbeiten 2 Mit dem Button Neuer Ansprechpartner in der Bearbeitungsleiste k nnen Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen 3 Geben Sie die Ansprechpartner Daten in die entsprechenden Felder ein Die Hinweise die bei der Anlage der Adresse gemacht wurden gelten bei der Anlage der Ansprechpartner ebenfalls Beachten Sie dazu den Abschnitt Anlegen einer neuen Adresse und Eingabe der Adressdaten Sie k nnen die Sortierung bzw die Reihenfolge der Ansprechpartner in der Ansprechpartnerliste der Adresse jederzeit ndern und bearbeiten 1 Klicken Sie dazu nach
158. gelangen Sie zu einer detaillierten Suche Hier k nnen Sie gezielt nach Adressen suchen und die vorhandene Adressliste um die gefundenen Adressen erweitern oder einschr nken Klicken Sie hierf r nach Eingabe der Suchkriterien auf Erweitern oder Einschr nken 6 Nach Auflistung der gefundenen Adressen k nnen Sie die gew nschte Hauptadresse oder nur die Ansprechpartner markieren die in die Selektion der Adressliste aufgenommen werden sollen Die Ansprechpartner zur Hauptadresse werden angezeigt wenn Sie auf den Pfeil vor der Hauptadresse klicken Markieren Sie wie gew nscht die entsprechenden Ansprechpartner und oder die Hauptadresse Durch erneuten Klick auf den Pfeil kehrt man in die Selektionsliste zur ck 7 M chten Sie weitere Adressdatens tze der Adressliste hinzuf gen bet tigen Sie erneut den Button Suchen 8 Nachdem Sie alle ben tigten Adressen Ansprechpartner markiert haben klicken Sie auf OK um zur ck in die Adressliste zu kommen und die selektierten Adressen in einer bersicht anzuzeigen Wenn zu einer Adresse nur einzelne Ansprechpartner ausgew hlt wurden so wird die Hauptadresse in der Adressliste grau angezeigt d h die Hauptadresse selbst ist nicht ausgew hlt und w rde bei einer Serienkorrespondenz nicht ber cksichtigt werden IV a B ro und CRM ProjektPro Handbuch Adressgruppen Zusammengestellte Adressen mit ausgew hlten Ansprechpartnern k nnen Sie mit einer festge
159. gement ProjektPro Handbuch Die Zeichnung wird dabei mit all ihren dazugeh rigen Vorabz gen oder sp teren nderungen erfasst Der komfortable Planversand per Email Fax oder Brief an die ausgew hlten Projekt Beteiligten und die dadurch gegebene Nachvollziehbarkeit des Versandes macht die Planverwaltung zu einem sehr praktikablen Hilfsmittel Voreinstellungen Plannummer Bevor Sie eine neue Zeichnung anlegen sollten Sie die Voreinstellungen f r die Codierung der Pl ne dieses Projektes festlegen Auf diese Einstellungen greifen alle anzulegenden Pl ne dieses Projektes zu Damit ist eine einheitliche Vergabe der Plannummern gew hrleistet Bei der Plan Codierung k nnen Sie auf den festgelegten B rostandard zur ckgreifen und diesen im Einzelfall projektspezifisch anpassen Dabei stehen Ihnen immer 8 Stellen vorangestellte Projekt Nummer fortlaufende Nummer zur Plancodierung zur Verf gung 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf die Projektliste 2 W hlen Sie ein Projekt aus der angezeigten Liste und klicken Sie anschlie end auf Pl ne Sollten Sie bereits Zeichnungen f r die Planverwaltung angelegt haben so erscheinen diese in der Planliste Dabei wird Ihnen nur die aktuellste Version der Zeichnung angezeigt Vorabzug Plan nderung Wenn Sie zus tzlich die berholten Zeichnungen mit angezeigt haben m chten so markieren Sie das entsprechende K stchen rechts oben 3 Klicken Sie auf Voreinstellung und
160. gsdatenblatt das Erinnerungsdatum bzw Mahndatum zu Ihrer Dokumentation notieren Klicken Sie dazu einfach in das entsprechende Feld und geben Sie das Datum ein oder w hlen Sie es mit Hilfe des Kalender Pickers aus Nach der Rechnungsstellung wird eine Rechnung automatisch auf den Status offen gestellt Sobald die Rechnung gebucht wurde und kein Restbetrag mehr offen ist wird der Status auf abgeschlossen gestellt Verstreicht das Zahlungsziel ohne dass die Rechnung gebucht wurde ndert sich der Status auf Verzug Wird ein Erinnerungsdatum eingegeben ndert sich der Status auf E Wird ein Mahndatum f r die erste zweite oder dritte Mahnung eingegeben stellt sich der Status auf M1 M2 oder M In der Rechnungsliste wird der Status der Rechnung als roter Text angezeigt 7 Auswertungen Im Rahmen des ProjektControlling bestehen einerseits Auswertungsm glichkeiten f r die Projektleiter um ihre Projekte kontrollieren zu k nnen und andererseits f r die B roinhaber um das gesamte B ro im Auge zu behalten bzw die einzelnen ProfitCenter auswerten zu k nnen Den Projektleitern stehen vor allem die Balkengrafiken auf Projekt Auftrags und Leistungsphasenebene zur Verf gung um Kostenfallen fr hzeitig erkennen zu k nnen und Gegenma nahmen zu ergreifen Dem B roinhaber stehen auf Auftragsebene Auswertungen wie Akquisions Angebots und Auftragsliste zur Verf gung Au erdem k nnen die Auftr ge des laufenden Jahres
161. gsphasen die nach Aufwand abgerechnet werden fest Des weiteren haben Sie die M glichkeit automatisch auf j hrlich differierende Listen zur ckzugreifen wenn Sie dies in der Honorarberechnung des Auftrags ausw hlen Standardm ig sind die Zeithonorar Kategorielisten diverser Honorarordnungen angelegt ndern bestehender Listen Sie sollten die Grundeinstellungen der Honorarordnungen nicht ndern da diese Eingaben beim n chsten Update wieder berschrieben werden w rden 1 W hlen Sie Voreinstellungen Honorar Zeithonorar 2 Legen Sie die entsprechende W hrung fest die zu bearbeitende Liste und das gew nschte Jahr 3 ndern Sie die bestehenden Stundens tze oder legen Sie mit dem Button Neuer Stundensatz einen neuen Eintrag an Neue Listen 1 W hlen Sie Voreinstellungen Honorar Zeithonorar 2 Klicken Sie auf den Button Neue Liste und legen im folgenden Dialogfenster die W hrung fest Best tigen Sie mit OK 3 Geben Sie eine Bezeichnung f r die neue Liste an Geben Sie das Jahr der G ltigkeit der Stundens tze an indem Sie den Button Neues Jahr bet tigen 5 Legen Sie mit dem Button Neuer Stundensatz die neuen Eintr ge an W hlen Sie eine bereits bestehende Kategorie aus der PullDown Liste oder erstellen Sie eine neue Kategorie per Klick auf Sonstiges z B techn Mitarbeiter Geben Sie anschlie end den entsprechenden Stundensatz ein Mit dem L schen Symbol entfernen
162. gsstellung pr fen Der Status wird aus den zu diesem Auftrag eingegebenen Daten berechnet Ein Auftrag steht dabei auf Akquisition solange kein Angebots oder Auftragsdatum eingegeben worden ist Der Status Angebot wird nach Eingabe des Angebotsdatums der Status Auftrag nach Eingabe des Auftragsdatums gesetzt Sobald die Schlussrechnung f r diesen Auftrag gestellt worden ist wird der Status automatisch auf abgeschlossen gestellt Falls es sich bei dem Auftrag um einen Auftrag eines Innenprojekts handelt ist der Status Innenauftrag gesetzt Mit der manuellen Eingabe eines Status aus dem PullDown Men k nnen Sie den Auftrag trotz der automatischen Berechnung manuell ver ndern Da eine manuelle Eingabe des Status die dynamische Status nderung verhindert sollte eine Eingabe in dieses Feld nur mit u erster Vorsicht erfolgen Notwendig wird das nur wenn ein bereits angelegter Akquisitionsauftrag anschlie end an ein anderes B ro vergeben wird oder aus einem anderen Grund storniert werden soll VI 16 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Wenn Sie die Sperre f r die Zeiterfassung aktivieren erscheint dieser Auftrag nicht in der Zeiterfassung der Mitarbeiter Hier k nnen Sie den Auftraggeber zuordnen oder ndern Dies ist aber nur m glich wenn Sie das Modul B ro und CRM besitzen Klicken Sie auf den Button Auftraggeber ndern um in die Adressrecherche zu gelangen und den gew nschten Auftraggeber au
163. gt Besteht die erste Zeile in Ihrer Zeiterfassungstabelle aus den Spaltenbezeichnungen k nnen Sie hier den Ersten Datensatz ignorieren und nicht importieren W hlen Sie dann OK berpr fen Sie nun die importierten Zeiteintr ge und ndern Sie diese gegebenenfalls ab Verwenden Sie ggfls Bearbeiten um alle importierten Zeiteintr ge wieder zu l schen Allgemeine Zeitauswertungen Nach der Erfassung der Auftragsstunden der Mitarbeiter stehen Ihnen entsprechende Auswertungs und Ausdrucksm glichkeiten nach Mitarbeitern oder Auftr gen f r bestimmte Zeitr ume zur Verf gung 1 Klicken Sie dazu im Modul ProjekControlling auf Zeit Kosten und anschlie end auf Zeitauswertungen W hlen Sie Allgemein In der Bearbeitungsleiste befindet sich der Zahnrad Button mit den allgemeinen Zeitauswertungen Sie k nnen unterschiedliche Listen ausdrucken die nachfolgend kurz beschrieben werden ProjektControlling VL 31 ProjektPro Handbuch Zeitnachweis Sie k nnen die IST Stunden eines Mitarbeiters als Nachweis ausdrucken Dabei werden auch Angaben aus dem Mitarbeiterdatenblatt wie Arbeitstage SOLL Tage Urlaubstage SOLL Stunden berstunden usw gedruckt Wochenenden und Feiertage werden im Ausdruck grau hinterlegt 1 W hlen Sie unter Zeit Kosten Zeitauswertungen Allgemein in der Druckauswahl Zeitnachweis 2 W hlen Sie den Mitarbeiter den Monat und das Jahr f r den Sie einen Zeitnachweis a
164. h wird der Mengenansatz gel scht und die Mengenposition im oberen Bereich dargestellt Die Bezeichnung der Mengenposition wird aus dem Kurztext der LV Position bernommen Bei beiden Operationen bleiben die urspr nglichen Mengen unver ndert Nachweise zur Mengenberechnung drucken Als Mengenberechnungnachweis stehen Ihnen vier Listen mit oder ohne Berechnungsans tze zur Verf gung 1 Liste aller Mengenpositionen der Ausschreibung 2 Liste aller Mengenpositionen des Projektes 3 Liste aller zugeordneten Mengenpositionen 4 Der Mengennachweis der Positionen Klicken Sie dazu in der aktuellen Ausschreibung auf Mengenberechnung und anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste 10 Kostenberechnung Die Kostenberechnung wird in ProjektPro vertragsunabh ngig f r alle erstellten Positionen der Ausschreibung kalkuliert Dabei k nnen Sie bei bernommenen Positionen auch auf Einheitspreise von lteren Ausschreibungen als Kalkulationsgrundlage zur ckgreifen In ProjektPro gibt es drei verschiedene Auswertungsm glichkeiten in der Kostenberechnung Kostenberechnung Leistungsverzeichnis Kostenberechnung nach DIN 276 2006 1993 Kostenberechnung nach DIN 276 1981 EPs berechnen Um einen berblick ber die Kostenberechnung der aktuellen Ausschreibung zu bekommen oder um neue EPs f r die Kostenberechnung anzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste und suchen
165. hen Sie das gew nschte Projekt oder w hlen Sie es aus der Projektliste Klicken Sie anschlie end auf Kostengruppen W hlen Sie ob Sie die Kostengruppen alt 1981 oder neu 2006 anlegen wollen Im Anzeigebereich nach DIN 276 2006 befindet sich in der Bearbeitungsleiste eine Markierung DIN 276 1993 Diese Markierung ist gesetzt wenn die Kostengruppengliederung der DIN 276 Version von 1993 entspricht Das ist bei fr her in ProjektPro erstellen Projekten der Fall Klicken Sie auf bernahme in der Bearbeitungsleiste wenn Sie die Kostengruppen nach DIN 276 f r das Projekt anlegen wollen oder auf Neue Kostengruppe wenn Sie eine eigenst ndige Kostengruppe erstellen wollen Nachdem Sie bernahme geklickt haben wird neben dem Anzeigebereich ein Fenster mit den Kostengruppen angezeigt Klicken Sie auf die Bezeichnung der Kostengruppen der ersten Ebene die Sie ben tigen um diese zu bernehmen Die zugeh rigen Kostengruppen der zweiten und dritten Ebene werden mit bernommen Sollten Sie Kostengruppen der zweiten und dritten Ebene nicht ben tigen k nnen Sie diese aus Ihrer Zuordnung l schen Nach Beendigung der bernahme der Kostengruppen schlie en Sie das Kostengruppenfenster Zuordnung der Kostengruppen Die Kostengruppen der DIN 276 2006 werden als dreistellige Nummer zugeordnet die Kostengruppen der DIN 276 1981 als drei einzelne Ziffern Sie haben folgende M glichkeiten Positionen den Kostengruppen
166. her Architekten Planungsstra e 42 12345 Enterhausen 01234 654238 0 Panzerknacker Haustechnik Tresor Voll Ring 7 12345 Entenhausen 01234 77788 Putz AG il Innen amp Aussenputz Spachtelplatz 4 12345 Enterhausen 0123417564 Sebastian Sparren GmbH Fettenstra e 20 CH 23456 Musterstadt 0041 1234 58576 Telekom Entenhausen Grabenstr 33 12345 Entenhausen 01234 334455 0 In der Fu zeile befinden sich Pfeiltasten zum Wechseln zwischen den Datens tzen wenn Sie sich in einer Auswahl von Datens tzen befinden Au erdem k nnen verschiedene Bearbeitungsm glichkeiten in Prozess Layouts im Fu bereich dargestellt werden In der Men leiste am obersten Rand Ihres Bildschirmes finden Sie weitere Bearbeitungsm glichkeiten auf die noch gesondert eingegangen wird Modulauswahl Nach dem Klicken eines Buttons zur Modulauswahl wird das Modul in einem separaten Fenster ge ffnet Der Modulname wird dauerhaft in der Fenster berschrift angezeigt und die linksseitige Navigation ist je nach Modul mit einer anderen Farbe hinterlegt Somit wissen Sie immer in welchem Modul Sie sich befinden Zum Schlie en eines Programmfensters klicken Sie auf das Logo von ProjektPro in der linken oberen Ecke oder benutzen das Tastaturk rzel 38 STRG W ProjektPro Benutzer im MultUser Betrieb oder SingleUser am Server k nnen die Fenster auch ber die gewohnten Fensterschlie en Buttons in den Fensterecken schlie en We
167. hlag feststellung mit und ohne Positionsliste E Projekt Kostenberechnung anschlag feststellung mit und ohne Positionsliste jeweils Brutto oder Netto Kostensch tzung Kostensch tzung mit Elementen In ProjektPro k nnen Sie eine Kostensch tzung auf Grundlage einer Elementstruktur vornehmen Elemente sind gewerk bergreifend Die Kostensch tzung k nnen Sie mit v llig neuen selbst definierten Elementen erstellen oder auf bereits vorhandene Elemente aus anderen Projekten zugreifen Je nach Bearbeitungstiefe k nnen Elemente in Unterelemente weiter verfeinert werden Sollten Sie in der Phase der Kostensch tzung bereits Positionen erstellt haben k nnen Sie diese den Elementen zuordnen und diese damit feiner strukturieren Dabei kann der resultierende Gesamtpreis der Positionen die dem Element zugeordnet sind durchaus von der Elementsumme abweichen Vorrang hat dabei immer der Gesamtpreis der Positionen Sie k nnen in der Kostensch tzung neue Positionen erstellen Au erdem haben Sie die M glichkeit Positionen aus Ausschreibungen oder aus Kostensch tzungen anderer Projekte zu bernehmen 1 Klicken Sie im gew nschten Projekt auf Elemente W hlen Sie Kostensch tzung Es erscheinen die bereits angelegten Elemente und Positionen der Kostensch tzung 3 Klicken Sie auf Neues Element in der Bearbeitungsleiste Das Elementdatenblatt ffnet sich in einem separaten Fenster Die n chste zu vergebende Elementnummer wird
168. hlags und Schlussrechnungen zu erstellen haben Sie hier auch noch die M glichkeit eine freie Rechnungsbezeichnung einzugeben 2 Notiz F r die Information anderer oder als eigene Ged chtnisst tze k nnen Sie in diesem Feld eine Notiz eintragen 3 Rechnungsdaten In den entsprechenden Feldern k nnen Sie das Datum der Rechnung eine eventuelle Rechnungsnummer den Nettobetrag der Rechnung und den Mehrwertsteuersatz eingeben bzw korrigieren 4 Buchungsdaten Bitte beachten Sie dazu das Kapitel Buchungserfassung 5 Zahlungsziel In diesem Feld k nnen Sie das Zahlungsziel eingeben bzw korrigieren nach dem diese Rechnung auf den Status Verzug gesetzt werden soll 6 Mahnungsdaten Beachten Sie dazu das Kapitel Mahnungen und Rechnungsstatus Sie k nnen im Rahmen der Rechnungsverwaltung die Rechnungsliste und die Buchungsliste nach Auftr gen oder nach Datum sortiert ausdrucken Klicken Sie dazu auf Rechnungen und anschlie end auf Rechnungsliste oder Mahnungsliste In der Bearbeitungsleiste k nnen Sie mit Hilfe des Zahnrad Buttons den gew nschten Ausdruck aufrufen ProjektControlling VI 37 ProjektPro Handbuch Die Rechnungsstellung erfolgt in der Auftragsw hrung Der Umrechnungsfaktor der das Verh ltnis zwischen Auftrags und B row hrung festlegt wird im Rechnungsdatenblatt angezeigt und kann dort auch ge ndert werden wenn sich dieser zwischenzeitlich ge ndert hat Die Voreinstellung wird
169. hnis und anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie im Men den Punkt Positionen aus GAEB Es ffnet sich neben dem aktuellen Fenster das Fenster Positionen aus GAEB gt VII 17 ProjektPro Handbuch 2 Klicken Sie auf den Button GAEB DA 1990 oder GAEB DA XML in der Bearbeitungsleiste je nach Format der Datei die Sie importieren wollen 3 W hlen Sie die d81 d82 d83 x81 x82 x83 Datei welche die zu importierenden Positionen enth lt Die importierten Positionen werden hnlich dem Leistungsverzeichnis angezeigt LV Gruppen und Positionen k nnen ber den Pfeil aufgeklappt werden um darunterliegende Positionen und Unterpositionen anzuzeigen 4 bernehmen Sie die gew nschten Positionen per Drag amp Drop in Ihr Leistungsverzeichnis 5 ndern Sie die neuen Positionen sofern erforderlich Positionen nummerieren Im Ausschreibungs Datenblatt ist festgelegt welcher Anfangswert und welcher Intervall f r die automatische Nummerierung der Positionen benutzt werden soll Wenn Sie Positionen umnummerieren m chten klicken Sie die gew nschte Position an sodass sich das Positions Datenblatt ffnet Im Bereich Nr OZ befinden sich vier zusammenh ngende Felder die f r die Zuordnung der Position zu einer LV Gruppe sorgen Soll die Position einer anderen LV Gruppe zugeordnet werden ndern Sie dort die LV Gruppen Nummer Rechts daneben befinden sich die zwei Felder der Position
170. hnung erfassen Rechnungsverwaltung Am schnellsten k nnen Sie bereits erstellte Rechnungen in der Rechnungsverwaltung projekt bergreifend suchen und bearbeiten Damit ist eine komfortable Verwaltung und Pr fung offener oder zu bearbeitender Rechnungen und ein einfacher Abgleich mit der Buchhaltung m glich Um alle offenen Rechnungen zu suchen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Projekt Controlling auf Rechnungen und anschlie end auf Rechnunggsliste VI 36 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Die Suchfunktion offene Rechnungen suchen finden Sie in der Lupe im Suchfeld der Bearbeitungsleiste Durch Anklicken einer offenen Rechnung gelangen Sie in deren Datenblatt und k nnen dort Korrekturen vornehmen Um die Auswahlm glichkeiten der zu bearbeitenden Rechnungen m glichst gering zu halten k nnen Sie die Auswahlkriterien f r eine Anzeige selbst definieren Dabei k nnen Sie zwischen allgemeinen rechnungs buchungs und mahnungsspezifischen Kriterien ausw hlen 1 Klicken Sie dazu im Projekt Controlling auf Rechnungen und anschlie end auf Rechnungsliste 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Lupe im Suchfeld und w hlen dann Detailliert 3 Definieren Sie die Auswahlkriterien und klicken Sie anschlie end auf OK 4 Durch Anklicken der angezeigten Rechnungen k nnen Sie das Rechnungsdatenblatt bearbeiten 1 Rechnungsbezeichnung Neben der M glichkeit Absc
171. hnung und den gew nschten Korrespondenztyp Brief Fax Email aus 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf die Projektliste und w hlen das gew nschte Projekt aus W hlen Sie dann den Bereich Pl ne In der Zeichnungsliste werden Ihnen alle g ltigen Pl ne des Projektes angezeigt Klicken Sie auf Planversand in der Bearbeitungsleiste ndern Sie gegebenenfalls das Versanddatum und markieren Sie den die zu versendenden Plan Pl ne aus der Liste Markieren Sie die Projekt Beteiligten denen dieser Plan diese Pl ne zugesandt werden soll en Geben Sie die jeweilige Versandart an Brief Fax Email und die Anzahl der Pl ne die dieser Beteiligte erh lt Die Angabe der Anzahl der Exemplare des Planes ist nur bei der Versandart Brief m glich und sinnvoll W hlen Sie ein Email Konto aus von dem der Plan die Pl ne mit der dazugeh rigen Korrespondenz versandt werden soll en Anschlie end klicken Sie auf den Button Versenden Sie gelangen nun nacheinander in die entsprechenden Begleitschreiben und k nnen diese empf ngerspezifisch bearbeiten F r jeden Empf nger wird ein Begleitschreiben generiert ProjektManagement ProjektPro Handbuch 6 Plannummer datum und bezeichnung werden automatisch in den Text bertragen Ebenso werden Betreff Vor und Nachtext eingetragen wie in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement festgelegt 8 Kontrollieren Sie die Anschreiben und ndern ggfls
172. hreibungs Import per GAEB ProjektPro bietet die M glichkeit Leistungsverzeichnisse nach GAEB DA 1990 und GAEB DA XML in den Formaten D81 X81 D82 X82 und D83 X83 auszutauschen In der Angebotspr fung stehen Ihnen zum Import der Bieter EP s au erdem die Formate D84 X84 zur Verf gung 1 Klicken Sie in der Ausschreibungsliste auf den Button GAEB DA 1990 ein oder GAEB DA XML ein wenn Sie die Ausschreibung im GAEB Format einlesen m chten 2 ProjektPro schl gt nun die n chste freie Ausschreibungsnummer vor Best tigen Sie diese oder tragen Sie die gew nschte Nummer ein 3 W hlen Sie nun die gew nschte Datei Sie k nnen in ProjektPro eine komplette Ausschreibung mit all seinen LV Gruppen Positionen und Vertr gen mit einem Klick l schen 1 W hlen Sie das entsprechende Projekt aus der Projektliste im Modul AVA 2 Klicken Sie auf Ausschreibungen 3 Klicken Sie auf das L schen Symbol in der entsprechenden Ausschreibungszeile 4 Best tigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK AVA VII 9 ProjektPro Handbuch Ausschreibungs Datenblatt Zum Ausschreibungsdatenblatt gelangen Sie wenn Sie im Projekt auf Ausschreibungen klicken und dann die gew nschte Ausschreibung ausw hlen allgemeines Tragen Sie Ihre Angaben in die entsprechenden Felder ein Sie k nnen die Ausschreibungsnummer jederzeit ndern Innerhalb eines Projektes k nnen die Ausschreibungsnummern jedoch nur einmal vergeben werden numm
173. hresurlaub der Mitarbeiter abgeglichen SOLL Stunden Die SOLL Stunden berechnet ProjektPro auf Grundlage des Kalenders der demjenigen Mitarbeiter zugeordnet ist Falls ein Mitarbeiter nicht den gesamten Monat t tig war oder es aus einem anderen Grund notwendig sein sollte k nnen Sie die von ProjektPro berechneten SOLL Stunden manuell korrigieren indem Sie in das entsprechende Feld klicken und die SOLL Stunden ndern Durch Klicken in den grauen Bereich des Layouts aktualisiert ProjektPro die gesamte Urlaubs und berstundenberechnung Der korrigierte Wert wird zu Ihrer Information unterstrichen M chten Sie den abge nderten unterstrichenen Wert berechnen lassen l schen Sie den Wert aus dem Feld und ProjektPro berechnet den Wert nach dem Kalender neu Sie k nnen sich die Arbeits und berstundenabrechnung des Mitarbeiters f r mehrere Jahre anzeigen lassen berstunden bertrag aus Vorjahr Im Feld berstunden bertrag aus Vorjahr k nnen Sie sofern Ihre Zugriffsberechtigung ausreicht den berstunden bertrag aus dem Vorjahr korrigieren Dieser berstunden bertrag wird in der Regel beim Jahresabschluss automatisch berechnet Ausbezahlte Nicht anerkannte berstunden Durch Eingeben von Stunden in die Tabelle ausbezahlte berstunden k nnen Sie ausbezahlte berstunden oder nicht weiter in der berstundenberechnung zu ber cksichtigende Stunden eingeben um die berstundenberechnung zu korrigieren Projekt
174. hrift Solche berschriften k nnten sein Beh rden Planung Ausf hrung Beteiligte werden diesen Kategorien zugeordnet und in der Beteiligtenliste danach sortiert angezeigt Der Cursour befindet sich nun im Feld Nr Tragen Sie eine Nummer zur Sortierung der berschrift ein z B 2 Planung 2 1 Haustechnik 2 1 1 Elektro Wechseln Sie dann mit der Tabulator Taste ins Feld Funktion Nachdem Sie die Bezeichnung der berschrift eingegeben haben schlie en Sie das Fenster durch einen Klick auf das ProjektPro Logo 4 M chten Sie einen neuen Beteiligten anlegen w hlen Sie im Dialog Beteiligter aus 5 Suchen Sie nach der entsprechenden Adresse Sie stehen nun in einer Adressliste Klicken Sie links auf die Pfeiltaste um f r die jeweilige Kopfadresse die Ansprechpartner einzusehen Durch Klick auf die Kopfadresse oder den Ansprechpartner w hlen Sie diese aus 6 Sie befinden sich nun im Datenblatt des Beteiligten Geben Sie eine Sortiernummer sowie eine Funktion an Bei den Sortiernummern k nnen Sie f r eine hierarchische Gliederung die Zahlen mit Punkten trennen um Sie den Uberschriften unterzuordnen Es sind bis zu 8 Hierarchiestufen m glich z B 1 1 1 1 2 1 2 1 1 2 2 1 2 2 1 Beteiligtenliste ausdrucken Um eine Liste mit allen Projekt Beteiligten und den dazugeh rigen Adressinformationen auszudrucken gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf Projektliste und w hlen S
175. ht stehen Ihnen in der Monatsansicht ebenfalls die Filter Mitarbeiter und Kategorie zur Verf gung Zur Eingabe eines neuen Termins markieren Sie den entsprechenden Tag des Monats und klicken dann auf Neuer Termin in der Bearbeitungsleiste Termine eintragen 1 Nachdem Sie den Kalender im Modul B ro und CRM ge ffnet haben werden Ihre Termine des heutigen Tages in der Tagesansicht dargestellt Klicken Sie auf Neuer Termin in der Bearbeitungsleiste F llen Sie die Felder aus Sie k nnen den Termin mehreren Mitarbeitern zuordnen indem Sie auf weitere klicken W hlen Sie den Tag des neuen Termins mit dem Kalender Picker aus und best tigen Sie mit OK Termine bearbeiten 1 Klicken Sie auf den Termin den Sie editieren m chten Sie k nnen alle Eintragungen ndern den Termin duplizieren oder l schen Termine duplizieren Sollte es sich bei einem Eintrag um einen wiederkehrenden Termin handeln k nnen Sie bequem den neuen Eintrag duplizieren 1 Legen Sie den Anfangstermin fest wie im Kapitel Termin eintragen beschrieben oder w hlen Sie einen bestehenden Termin aus Duplizieren stellt eine Kopie des Termins her die Sie nach Ihren W nschen modifizieren k nnen Sie k nnen eine Verkn pfung zum Original Termin herstellen die Sie ber den Button Verkn pfung l sen wieder aufheben k nnen Duplizieren Blus wird f r regelm ig wiederkehrende Termine eingesetzt Das Startdatum wird angezeigt
176. hten Sortierung aus 2 Geben Sie die gew nschten Suchkriterien ein Beachten Sie bitte dass es sich bei der Suche um eine sog UND Suche handelt Es werden nur die Stundeneintr ge gefunden die alle Suchkriterien erf llen 3 Da die Tabellen im Querformat eingestellt sind m ssen Sie das Papierformat auf quer einstellen Kostenerfassung Sie k nnen in ProjektPro alle Neben und Fremdkosten auftragsbezogen eingeben und erstere abrechnen Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Zeit Kosten und anschlie end auf Kostenerfassung Klicken Sie auf Nebenkosten und w hlen Sie das Projekt und anschlie end den Auftrag f r den Sie Nebenkosten erfassen wollen Geben Sie das Datum ein oder w hlen Sie es mit Hilfe des Kalender Pickers aus Tragen Sie die Menge die Einheit die Bezeichnung und den Einheitspreis ein F r einen weiteren Eintrag benutzen Sie einfach die n chsten Zeilen Beachten Sie dass die letzte Zeile dabei immer leer bleibt und nicht gel scht werden kann Zum L schen eines Eintrages benutzen Sie das L schen Symbol am rechten Rand der entsprechenden Zeile Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Zeit Kosten und anschlie end auf Kostenerfassung Klicken Sie auf Fremdkosten und w hlen Sie das Projekt und anschlie end den Auftrag f r den Sie Fremdkosten erfassen wollen Geben Sie das Datum ein oder w hlen Sie es mit Hilfe des Kalender Pickers aus Tragen Sie dann die Bezeichnung und d
177. i wird auf Ihrem Schreibtisch bzw Desktop abgelegt Ausschreibungen aus und einlesen In ProjektPro k nnen komplette Ausschreibungen mit allen Ausschreibungsdaten wie Abschlagsrechnungen Vertragsdaten Mengenberechnungen allen LV Gruppen und Positionen aus und wieder eingelesen werden Damit k nnte an mehreren Arbeitspl tzen in einem Projekt an verschiedenen Ausschreibungen gearbeitet und die Daten jederzeit wieder zusammengef gt werden Durch das Aus und wieder Einlesen einer Ausschreibung erhalten Sie ein Duplikat W hlen Sie das Modul AVA und anschlie end die Projektliste W hlen Sie das gew nschte Projekt und dann Ausschreibungen Klicken Sie nun auf die Ausschreibung In der Bearbeitungsleiste finden Sie den Button auslesen Best tigen Sie die nachfolgende Meldung ProjektPro startet dann den Exportvorgang B OWN Ei 5 Es wird der Ausschreibungsname als Dateiname vorgeschlagen Best tigen Sie dies oder ndern Sie den Dateinamen ProjektPro legt die erzeugte Datei auf Ihrem Schreibtisch bzw Desktop ab W hlen Sie das Modul AVA und anschlie end die Projektliste W hlen Sie das gew nschte Projekt und dann Ausschreibungen In der Bearbeitungsleiste finden Sie den Button einlesen Be a E Es wird Ihnen die n chste freie Ausschreibungsnummer vorgeschlagen Best tigen Sie diese oder geben Sie die gew nschte Ausschreibungsnummer ein 5 W hlen Sie nun im Fenster Datei ffnen die gew nscht
178. ichen Sie das Kapitel Bieterpreise per GAEB DA 84 GAEB DA XML 84 einlesen Die Ordnungszahl OZ Zum Austausch von Ausschreibungen muss die Struktur des LV bez glich der Ordnungszahlen festgelegt werden Je nach Format werden maximal 9 1990 bzw 14 DA XML Stellen der OZ Maske unterst tzt Die OZ Maske setzt sich aus den Hierarchiestufen LV Gruppen Ebenen den Positionsnummern und einem Index zusammen 001 002 003 004 1A entspricht 111222333444PI 01 02 03 04 00002B entspricht 11223344PPPPPI 11 15 0120 A entspricht 1122PPPPI 1 3 1 16 entspricht 123PP0000 1 3 entspricht 1P0000000 VII 47 ProjektPro Handbuch Im Ausschreibungs Datenbatt wird die OZ Maske der Ausschreibung angezeigt Ist keine OZ Maske eingestellt so wird stets aus den Positionen des Leistungsverzeichnis die richtige berechnet Um die OZ Maske zu ndern klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben der Anzeige Sollten Sie eine bestimmte OZ Maske verwenden m ssen da das AVA Programm Ihres Bauherrn nur eingeschr nkt GAEB kompatibel ist muss nat rlich auch die Struktur des Leistungsverzeichnisses dem entsprechen Grunds tzliche Anmerkungen zum Format GAEB Das verbreitetste Format GAEB 1990 wurde vom Gemeinsamen Ausschuss f r Elektronik im Bauwesen im DIN Institut als standardisiertes Format ver ffentlicht um einen einheitlichen Datenfluss zwischen Programmen in der Baubranche zu gew hrleisten Insbesondere die Notwendigkeit auch DOS Program
179. icken Sie nun auf die entsprechende Korrespondenz um sie zu bearbeiten 1 Um einen neuen Brief Fax oder Email zu erstellen klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen Mit Hilfe der Such Funktionen w hlen Sie die gew nschte Adresse aus Wechseln Sie nun in Kommunikation innerhalb der Adresse und klicken in der Bearbeitungsleiste auf Neue Korrespondenz 2 Bei Erstellung einer neuen Kommunikation werden Ihnen zur Kontrolle nochmals die entsprechenden Adressangaben angezeigt wobei Sie den gew nschten Ansprechpartner ausw hlen k nnen 3 Falls Sie die Adresse korrigieren m chten klicken Sie auf Abbrechen und berarbeiten Sie die Adresse entsprechend Best tigen Sie ansonsten die Angaben mit Ok 5 Nun befinden Sie sich im Kommunikations Datenblatt und k nnen Ihre Angaben vervollst ndigen siehe Kapitel weiter unten Um eine neue Gespr chsnotiz zu erstellen klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen Mit Hilfe der Such Funktionen w hlen Sie die gew nschte Adresse aus Wechseln Sie nun in Kommunikation innerhalb der Adresse und klicken in der Bearbeitungsleiste auf Neues Gespr ch Die Notiz wird der ausgew hlten Adresse zugeordnet Jedoch k nnen Sie auch einen Ansprechpartner ausw hlen der dieser Adresse zugeordnet ist Die Telefonnummer wird automatisch angepasst Um eingegangene Briefe und Faxe zur Adresse zuordnen zu k nnen klicken Sie in der Kommunikation der Adresse auf Neuer Einga
180. ie end auf Beteiligte und w hlen Sie den entsprechenden Projekt Beteiligten aus der Liste 3 Klicken Sie in der linksseitigen Navigationsleiste unter Datenblatt auf Pl ne ProjektPro zeigt Ihnen nun alle versandten Pl ne f r den ausgew hlten Projekt Beteiligten Protokolle In ProjektPro k nnen Sie die Protokolle eines Projektes nach Typen sortieren Dies erm glicht Ihnen eine Untergliederung der Protokolle des jeweiligen Projektes und somit spezifische Auswertungs und Ablagem glichkeiten die genauestens an Ihre B rostruktur angepasst sind ProjektManagement ProjektPro Handbuch Dabei darf man unter dem Begriff Protokolle nicht nur eine Einschr nkung auf die eigentlichen Besprechungsprotokolle verstehen Vielmehr erm glicht Ihnen ProjektPro durch die Aufgliederung nach verschiedenen Typen ein Management s mtlicher projektbezogener Gespr che Bautageb cher Notizen Jour Fixe Terminen usw Die Zuordnung zu einem Thema erlaubt Ihnen ebenso wie in der Korrespondenz eine spezifische Selektion Dadurch lassen sich z B alle Briefe Faxe Protokolle Notizen etc zu einem Thema z B Bauschaden anzeigen Ebenso k nnen Sie Zuordnungen f r zu erledigende Aufgaben in Ihren Protokollen treffen die dann nach Bearbeitung vom jeweiligen Mitarbeiter als erledigt abgelegt werden So haben Sie sofort einen berblick ber noch ausstehende Aufgaben im Projekt Neues Protokoll erstellen 1 2 W hlen Si
181. ie Druck Voransicht Standard Druckeinstellungen Drucken Drucker laserdrucker Voreinstellungen Standard GEI Kopien amp Seiten Kopien 1 M Sortiert drucken Seiten Alle OVon 1 Bis 1 C PD e Vorschau Abbrechen Drucken druckerabh ngiges Macintosh Dialogfenster Allgemeine Funktionen Meili ProjektPro Handbuch Drucken druckerabh ngiges Windows Dialogfenster I 12 Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch III Projekte und Einstellungen In Projekte und Einstellungen finden Sie die modul bergreifende Projektverwaltung Hier werden alle Voreinstellungen des Programms festgelegt Ihre ProjektPro Lizenz gespeichert und Informationen zu Ihrem System angezeigt 1 Projekte Da Projekte in ProjektPro modul bergreifend organisiert und bearbeitet werden k nnen Sie auch bestimmte Grunddaten f r die Projekte modulunabh ngig festlegen Nat rlich k nnen Sie in den Modulen ebenfalls Projekte bearbeiten oder auch neue Projekte anlegen Dazu beachten Sie die Abschnitte in den einzelnen Modulbeschreibungen Um in die Projektverwaltung zu gelangen klicken Sie nach dem ffnen von ProjektPro auf den Button Projekte und Einstellungen und w hlen dann die Projektliste Jetzt k nnen Sie per Suchfeld oder einer weiteren Suchfunktion welche Sie unter dem Lupen Symbol finden vorhandene Projekte aufrufen oder mit dem entsprechenden Bearbeiten Button
182. ie LV Menge wird in das Feld gepr ft eingetragen Um f r alle Positionen die LV Menge zu bertragen klicken Sie auf den Button LV Menge bertragen in der Bearbeitungsleiste und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog AVA VIL 37 ProjektPro Handbuch Um exakt nach der Mengenberechnung abzurechnen gehen Sie folgenderma en vor M chten Sie die berechnete Menge einer Position als gepr fte Menge eintragen klicken Sie auf die berechnete Menge in der Liste Die Menge wird in das Feld gepr ft eingetragen Soll f r alle Positionen die berechnete Menge in das Feld gepr ft bertragen werden klicken Sie auf den den Button Ber Menge bertragen in der Bearbeitungsleiste und best tigen Sie den nachfolgenden Dialog 1 Klicken Sie im ausgew hlten Vertrag auf Abrechnung und anschlie end auf Mengenpr fung 2 In der Bearbeitungsleiste befindet sich der Zahnrad Button 3 W hlen Sie Mengenaufstellung um die Mengengegen berstellung mit der berechneten der LV Menge der gepr ften Menge und dem verbleibenden Rest zu drucken 4 W hlen Sie Nachweis um den Abrechnungsnachweis mit der gepr ften Menge dem Einheitspreis und dem Gesamtpreis zu drucken Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch den Nachweis bl ttern 5 Klicken Sie auf Fortfahren 6 W hlen Sie ob Sie den Nachweis die Mengenaufstellung drucken wollen Freigabe einer Abs
183. ie Rechnung wie gestellt bezahlt dann benutzen Sie in der Bearbeitungsleiste den Button Rechnung buchen Nun werden das heutige Datum und der Nettobetrag der Rechnung eingetragen und der Bruttowert berechnet Die Buchungsnummer k nnen Sie selbst eingeben Das Buchungsdatum k nnen Sie ab ndern Weicht der Buchungsbetrag vom Rechnungsbetrag ab aber es soll der Restbetrag nicht nachgefordert werden dann k nnen Sie den Rechnungsbetrag dem Buchungsbetrag angleichen Dies k nnte beispielsweise bei einer Abschlagsrechnung der Fall sein in der der Rechnungsbetrag vom Auftraggeber ge ndert wird Geben Sie dazu die Buchungswerte ein und klicken dann auf den Button Rechnung wie Buchung Der Rechnungsbetrag wird gleich dem Buchungsbetrag ge ndert In der n chsten Rechnung wird dann der ge nderte Rechnungsbetrag ber cksichtigt VI DO ProjektControlling ProjektPro Handbuch Falls der Auftraggeber die gestellte Rechnung in mehreren Raten zahlen m chte k nnen Sie dies mit ProjektPro erfassen Tragen Sie im Rechnung Datanblatt in der Buchungszeile den ersten Ratenbetrag ein und klicken dann auf Restbetrag als Rate in der Bearbeitungsleiste ProjektPro erzeugt eine Rechnung 1 Rate mit der ersten Ratenzahlung als Betrag und eine Rechnung mit dem ausstehenden Betrag Offen ist somit nur noch der Restbetrag Mahnungen und Rechnungsstatus Im Rahmen der Rechnungsverfolgung k nnen Sie f r jede gestellte Rechnung im Rechnun
184. ie das entsprechende Projekt aus 2 Klicken Sie im Projekt auf Beteiligte 3 Kontrollieren Sie die angezeigte Liste klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Zahnrad Button und w hlen unter Drucken die Beteiligtenliste aus 4 Projekt Kommunikation Sie k nnen in ProjektPro Ihre Kommunikation im Modul B ro und CRM den Adressen zuordnen Im ProjektManagement haben Sie zus tzlich die M glichkeit sie direkt den Projekten zuzuordnen Au erdem k nnen Sie Ihre Briefe Faxe Emails Telefon und Gespr chsnotizen sowie Protokolle einem innerhalb des Projektes ausgew hlten Thema zuordnen Nach diesem Thema k nnen Sie z B in der Kommunikationsliste suchen und erhalten nur die entsprechenden Korrespondenzen dieses Projektes ProjektManagement V 5 ProjektPro Handbuch Ebenso k nnen Sie die Anzeige innerhalb der Kommunikation zu einem bestimmten Projekt auch nach Kommunikationstyp filtern W hlen Sie einen Typ aus und klicken Sie dann auf das Aktualisieren Symbol rechts neben dem Feld 1 W hlen Sie im Modul ProjektManagement das gew nschte Projekt aus der Projektliste Klicken Sie auf Kommunikation 3 ProjektPro zeigt Ihnen alle bisher vorhandenen Kommunikationen zum ausgew hlten Projekt an Mit den Filtern angezeigter Typ und angezeigtes Thema k nnen Sie die Liste selektieren 4 Klicken Sie nun auf die Kommunikation in der Liste die Sie bearbeiten wollen 1 Um einen neuen Brief ein Fax oder Email
185. ie den Ordner nach Abschluss des Updates an den gew nschten Platz und stellen Sie das verwendete Volumen oder Netzlaufwerk in den Grundeinstellungen als ProjektPro Library ein Beachten Sie dazu auch das Kapitel Projekte und Einstellungen Installation und Update ProjektPro Handbuch W hrend die Daten bernahme l uft wird Ihnen das bernahmeprotokoll angezeigt Ist die Daten bernahme abgeschlossen k nnen Sie mittels Speichern Button das Update Protokoll speichern Es wird au erdem ein OK Button angezeigt zur Beendigung des Updatevorganges ProjektPro wird beendet 5 ffnen Sie ProjektPro 09 erneut und geben Sie Ihre Lizenzierung ein Kontrollieren Sie die Vollst ndigkeit der bernommenen Daten 6 Update Daten bernahme aus ProjektPro 5 6 2 1 Sie haben die M glichkeit die Daten aus der ProjektPro Version 5 6 2 1 in ProjektPro 09 zu bernehmen Stellen Sie sicher dass gen gend Speicherplatz auf Ihrer Festplatte zur Verf gung steht die Email Anlagenpfade verf gbar sind und die Verbindung zu den Volumes am Server besteht wo Ihre Projektdaten gespeichert sind Die Daten bernahme kann je nach Umfang der zu bernehmenden Daten mehrere Stunden dauern Da ProjektPro 09 auf dem Datenbank Format fp7 basiert und ProjektPro 5 6 2 1 auf fp5 ist eine direkte Daten bernahme nicht m glich Die Daten m ssen erst konvertiert werden Dazu finden Sie im heruntergeladenen ProjektPro Ordner im Bereich Extras i
186. ielbetr ge werden Ihnen nun angezeigt Dazu verteilt ProjektPro die gesamten j hrlichen Gemeinkosten mit einem gleichm igen prozentualen Aufschlag auf alle Projektstunden Der berechnete Stundensatz ergibt den Selbstkosten Stundensatz des Mitarbeiters pro Projektstunde Der kalkulatorische Stundensatz ergibt sich dann durch die Ber cksichtigung des Wagnis und Gewinnzuschlags Das Deckungs Ziel beschreibt den Betrag den dieser Mitarbeiter erwirtschaften muss um kostendeckend zu arbeiten Dabei bernimmt jeder Mitarbeiter einen Anteil der Gemeinkosten des Profitcenters Das Gewinn Ziel ergibt sich aus dem eingegebenen Wagnis und Gewinnzuschlag Das Umsatzziel ist die Summe aus Deckung und Gewinn ProjektControlling ProjektPro Handbuch 7 Kehren Sie durch Schlie en des Stundensatzkalkulations Fensters des Mitarbeiters in die bersicht zur ck In der nun erscheinenden bersicht sehen Sie alle Mitarbeiter des ProfitCenters mit ihren wichtigsten Daten ProjektPro rechnet die Einzelwerte f r das gesamte ProfitCenter hoch und zeigt diese detailliert an Dabei werden die Gesamtkosten ebenso wie das Umsatzziel dargestellt Klicken Sie nun auf Kalkulieren in der Bearbeitungsleiste Es werden Ihnen in einer bersicht alle Mitarbeiter des ProfitCenters mit Ihren Eingaben dargestellt die Sie hier schnell und bersichtlich eingeben k nnen Nachdem Sie alle Eingaben get tigt haben werden nun diese Stundens tze f r die Zeitko
187. iert Platzieren Sie die Position oder die LV Gruppe die Sie bernehmen m chten per Drag amp Drop in Ihrem Leistungsverzeichnis Sollten Sie mit einem leeren Leistungsverzeichnis beginnen ziehen Sie die LV Gruppen auf die Titelzeile Kontrollieren Sie die neuen Positionen und ndern Sie ggfls die Positionsdaten Sie k nnen LV Gruppen Positionen zuordnen die zuvor in der Kostensch tzung angelegt wurden 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis und anschlie end auf den Button Zuordnung aus Elementen in der Bearbeitungsleiste Es ffnet sich neben dem aktuellen Fenster das Fenster Zuordnung W hlen Sie unter den Elementen die Positionen die Sie in Ihre Ausschreibung bernehmen m chten und platzieren Sie diese per Drag amp Drop in Ihrem Leistungsverzeichnis Die zugeordneten Positionen verschwinden aus dem Zuordnung Fenster und werden im Leistungsverzeichnis in der ausgew hlten LV Gruppe angezeigt Positionen aus GAEB Dateien importieren Positionen werden oft in Produktkatalogen vom Hersteller im GAEB Format angeboten Um diese in ein Leistungsverzeichnis von ProjektPro importieren zu k nnen steht Ihnen die Funktion Positionen aus GAEB zur Verf gung Ebenso ben tigen Sie diese Funktion f r den Import von STLB Bau Positionen die Sie online im DIN Bauportal erstellt haben Gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Leistungsverzeic
188. ierung Ran EE BEE SEA SEENEN EES VII 19 L s h n einer POSION 2025 uge REgEN ERENNERT dE gg HENN EN VII 19 Leistungsverzeichnis drucken uuunesnsnsnnnnnnennnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnn nenn rinena VII 19 Ausf hrungsbeschreibungen ssssssssssserssrssossssrsosussriesusosnsennssunusrusnaennrs VII 20 Mengenberechnung uznununununnunonononununnnnn nun nn nn an an nn an nn ENER KEREN EEN EN EAR VII 21 Mengenpositionen Ermittlung der Mengen VII 22 CGABD Mengen IMp rt po gr E ee EENS ne AE VII 23 Zuordnung von Mengenpositionen zu LV Positionen VII 23 LV Positionsmengen aussi ESA eege EE na nn he VII 24 Mengenposition in LV Menge umwandeln und umgekehrt usssrereenn en VII 25 Nachweise zur Mengenberechnung drucken nuesnssnenennnnnnnnnnnennnnn nennen nn VII 25 Kostenberechnung ee KREE ENER ENN KN ERERENENE RENE R REENEN ENER E RER R EK K KEE VII 25 EPS ber amp chnient us are DR er een VII 25 Kostenberechnungs LV drucken uunseresunnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nen nnnnn nenn VII 26 Export der K stenberechnung ce VII 26 Kostenberechnung nach DIN 276 urernsnesnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn nennen nen VII 27 Angebotspr f ng zu u 1 een aaa ran ae VII 28 Neuen Bieter anlegen au nen VII 28 Bieterpreise per GAEB DA 84 GAEB DA XML 84 einlesen VII 29 12 Inhalt ProjektPro Handbuch 12 13 14 15 16 17 18 19 20
189. ieter mit den dazugeh rigen Gesamtsummen aus ProjektPro exportieren und mit einer Tabellenkalkulation oder einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten Dazu klicken Sie in der Bieter bersicht auf den Button exportieren und w hlen dann den Namen und den Ort an dem die Datei gespeichert werden soll Die Informationen werden in Unicode exportiert um alle aktuellen Betriebssysteme zu unterst tzen Angebote einer Ausschreibung k nnen z B f r Nebenangebote dupliziert werden 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Ausschreibungen und w hlen Sie anschlie end die gew nschte Ausschreibung ProjektPro zeigt Ihnen die bereits angelegten Angebote in einer Bieterliste 3 W hlen Sie das Angebot das Sie duplizieren wollen und klicken Sie auf das Doppelte Plus Symbol 4 Best tigen Sie den folgenden Dialog mit OK Das Angebot wird mitsamt seinen Preisen kopiert und als Duplikat in der Liste der Angebotspr fung angezeigt 5 Rufen Sie das Angebot mit dem Bleistift Symbol auf berpr fen Sie die Angaben und nehmen Sie gegebenenfalls nderungen vor Sie k nnen die Funktion ebenso aus der Detailansicht des Angebots aufrufen ffnen Sie dazu das Angebot das Sie duplizieren wollen mit dem Bleistift Symbol Klicken Sie auf den Button Duplizieren in der Bearbeitungsleiste Sie k nnen die Summen der Angebote als bersicht drucken Dabei werden die einzelnen Betr ge Submissionssumme gepr fte Summe Nachlass etc gegen bergeste
190. igend M chten Sie nach einer anderen Spalte sortieren lassen dann klicken Sie auf die entsprechende Spalten berschrift ProjektPro unterst tzt die Scrollfunktion Ihrer Maus So k nnen Sie sich durch die Bewegung des Scrollrades in einer Liste hoch und runter bewegen 2 Icons D Ein neuer Datensatz wird angelegt Dies kann eine neue Leistungsphase im Modul ProjektControlling oder auch eine neue LV Position im Modul ANA sein Datensatz wird dupliziert Mit Hilfe dieses Symbols kann schnell eine Kopie des gew nschten Datensatzes erstellt werden Zum Beispiel Zeiteintr ge im Modul ProjektControlling Allgemeine Funktionen 1 5 ProjektPro Handbuch d Mit dem Bearbeiten Button k nnen Sie den jeweils ausgew hlten Datensatz bearbeiten z B zu einem Projekt geh rende Informationen eingeben O Mit dem L schen Symbol k nnen Sie den jeweils ausgew hlten Datensatz l schen sofern dieser Datensatz nicht durch angeh ngte Informationen gesch tzt ist Dieser Fall wird Ihnen aber durch ein Dialogfenster angezeigt 4 Emailanlage speichern z B auf den Schreibtisch P Ordner einer Liste die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind beinhalten untergeordnete Hierarchieebenen Diese untergeordneten Inhalte kann man durch klicken auf den Pfeil sichtbar machen Somit entsteht eine Anzeige mit Baumstruktur hnlich wie Sie es von einem Browser kennen M Aufgeklappter Ordner mit Anzeige aller
191. in den Voreinstellungen des ProjektControlling festgelegt Sollte sich der Umrechnungsfaktor bei W hrungen au erhalb des Euroraums w hrend des Auftrags ndern so wird dies in den Voreinstellungen des ProjektControlling eingepflegt und steht dann f r zuk nftige Rechnungen zur Verf gung Buchungserfassung Durch Eingabe der Buchungsdaten wird die Rechnung vom Status offen bzw Verzug auf den Status abgeschlossen gestellt Falls Sie die Rechnungsverfolgung nicht nutzen m chten ist die Buchung der Rechnungen nicht notwendig Das Projekt Controlling ber cksichtigt die Rechung bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung Die Buchung der Rechnung hat somit keine Auswirkung auf das ProjektControlling Es kann jedoch notwendig sein dass Sie einen nicht vollst ndig berwiesenen Rechnungsbetrag korrigieren m ssen um mit dem korrekten Betrag in der kumulierenden Rechnungsstellung weiterrechnen zu k nnen Gehen Sie zum Buchen einer Rechnung folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Auftrag auf Rechnungen und w hlen dann die zu buchende Rechnung oder suchen Sie die zu buchende Rechnung in der Rechnungjsliste 2 Nach dem Anklicken der gew nschten Rechnung wird Ihnen das Rechnungsdatenblatt angezeigt 3 Im Bereich Rechnungsstellung tragen Sie nun das Buchungsdatum die Buchungsnummer und den Nettobetrag ein Haben Sie nur den Bruttobetrag zur Hand dann benutzen Sie das Bleistift Symbol neben dem Feld brutto Wurde d
192. ine Selbstverst ndlichkeit sein Erstellen Sie dazu mindestens allabendlich ein Duplikat Ihres ProjektPro Ordners nachdem ProjektPro beendet wurde ProjektPro MultiUser FileMaker Server bietet die M glichkeit Zeitpl ne einzurichten Die Zeitpl ne sichern Ihre ProjektPro Daten vollautomatisch Sie geben nur an wann kann mehrfach t glich sein was den ProjektPro Ordner und wohin Pfad zu Sicherungsordner die Sicherung geschrieben wird Beachten Sie dazu das Helpsheet zum ProjektPro Server unter www projektpro com Installation und Update L ProjektPro Handbuch II Allgemeine Funktionen 1 Navigation Nach dem ffnen von ProjektPro gelangen Sie in die Modul bersicht Bei jedem Modul das Sie erworben haben ffnet sich ein separates Modulfenster so dass Sie in mehreren Modulen parallel arbeiten k nnen Klicken Sie ein Modul an welches nicht Ihrer Lizenz entspricht werden Sie darauf hingewiesen Login Benutzername admin Benutzerk rzel admin Zugriffsrechte Administrator In ProjektPro sind Navigation und Bearbeitung von einander getrennt Die Navigation befindet sich in der linksseitigen Navigationsleiste Damit k nnen Sie sich schnell und bersichtlich zwischen den verschiedenen Programmpunkten von ProjektPro bewegen Die Bearbeitungsleiste befindet sich horizontal ber dem Arbeitsbereich von ProjektPro Es stehen Ihnen bis zu vier bezeichnete Buttons mit den wichtigsten Funktionen zur Verf gu
193. instellungen und dann Innenprojekte Ihnen werden alle bereits angelegten Innenprojekte in einer Liste angezeigt ER Zum Anlegen eines neuen Innenprojektes benutzen Sie den Button Neues Innenprojekt in der Bearbeitungsleiste 3 Geben Sie im Dialog einen Buchstaben oder ein Buchstabenk rzel als Projektnummer ein und best tigen Sie mit OK In das Feld Projektbezeichnung geben Sie den ausgeschriebenen Projektnamen z B Allgemeine B rot tigkeiten ein 4 Klicken Sie anschlie end auf Neuer Auftrag um einen Auftrag zum Innenprojekt anzulegen Legen Sie eine Auftragsnummer und Auftragsbezeichnung fest 6 Ordnen Sie den Auftrag einem Gesch ftsbereich zu indem Sie den gew nschten Gesch ftsbereich aus dem PullDown Men ausw hlen Wenn auch der Begriff Auftrag in diesem Zusammenhang auf den ersten Blick etwas verwirrend erscheint so entspricht er doch der sonstigen Logik Verstehen Sie Auftrag und Leistungsphase in diesem Zusammenhang einfach als m gliche Aufgliederung des Innenprojekts 7 Geben Sie zumindest eine Leistungsphase mit LPhasen Nummer und Bezeichnung ein um auch Stunden f r dieses Innenprojekt erfassen zu k nnen ProjektControlling VI 9 ProjektPro Handbuch Honorar Grundeinstellungen Sie k nnen b ro und auftragsspezifische Zeithonorarlisten anlegen und die Texte f r die Angebots und Rechnungsbriefe vordefinieren Mit Zeithonorar Kategorielisten legen Sie die Stundens tze f r Leistun
194. istrator Funktionen ssssssssssssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn III 9 Druck Layd ts anpassen see poidan a Aane SA ER II 10 9 Benutzer und Zugriffsrechte sssssssssssssnsnununnunnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnna III 11 10 Textbausteine nununnenonununenunununnnnnnnnnnnnnnanunununn KKK un nn un ann nn nn nn nn ann une III 13 Tis Lizenzierung sssrinin aaa III 14 e Systeminfos a a en III 14 IV B round CRM isirsrisrisd arira rinneas aaa a VL 1 Voreinstellungen ee K KREE ENEE ENER NEEN ENEE ERERERENE nun nn nn ananunananannnnnnn IV 1 Kalender 2 58esseRESuENSESEEE NNN EENS ENNEN an DE ZE ER Re EE IV 1 Papierformat 8 EEEENNNEEKNEEEESEEESR na ann EV a na ENTE IV 1 2 Daily Actions airna RER ER RENE ani EREE IV 1 3 Adressenerfassung Dateneingabe uuusauaununanannununannunnnnnannnnununannnnn IV 2 Anlegen einer neuen Adresse und Eingabe der Adressdaten ascese IV 2 Ansprechpartner u na nee IV 4 Selektion IEPREPFRHERFPENPEREREPEREHEFORRABERTEERERUFRERFREREREETRAREFRENFEEREHERHEERERFERFEEREERERPEFER IV 5 Projekte AG guggenb ee nr IV 5 Pro jektbeteiligung u u 02s40 0ER RE a ann NN SEENEN ana Ha EAAS ETENA IV 5 L schen einer Adresse u m000 00 sansa nannte anna IV 5 4 Selektion in Adresslisten REENEN ERERENENEN ENER ENEE EREREN ENER ERR R KREE ENER IV 6 Selektion von Adressen ee EEEEESEEENESSENEAENERENS REENEN NEESS nn na are IV 6 Adressgruppen zu 20010 ae na a a nF Rai IV 7 5 Adressi
195. itungs Symbol markiert 3 Zur Eingabe des Empf ngers klicken Sie in Zeile an und geben die gew nschte Emailadresse ein oder klicken auf das Adressrecherche Symbol neben der Zeile und w hlen die Emailadresse aus Schreiben Sie falls gew nscht noch eine Bemerkung dazu 5 Klicken Sie nach Fertigstellung der Email auf Senden in der Bearbeitungsleiste und w hlen anschlie end aus ob die ausgehende Email sofort versandt oder zuerst in die Warteschleife des Ausgangs gelegt werden soll Um die Email aus der Warteschleife des Ausgangs zu versenden klicken Sie auf Wartende senden im Ausgang des Emailkontos Email Ausgang In ProjektPro haben Sie auf vier verschiedenen Ebenen die M glichkeit Emails zu erfassen und zu versenden IV 22 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Modul B ro und CRM in den Adressen in der Kommunikationsliste im Emailer Modul ProjektManagement in den Projekten Das Eingabe Layout ist dabei immer das Gleiche Es wird eine Email angelegt welche von mehreren Stellen in ProjektPro aufgerufen und bearbeitet werden kann Email Anlagen Um einer ausgehenden Email eine Datei anzuh ngen klicken Sie in der entsprechenden Korrespondenz auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Anlage Klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol um eine Datei zuzuordnen oder ziehen Sie die gew nschte Datei mit Drag amp Drop einfach in die Liste Um einen erstellten Anhang einzusehen klicken Sie auf de
196. itungsleiste wenn Sie die Freigabe der Abschlagsrechnung mit oder ohne Kosten bersicht drucken wollen Klicken Sie auf Fertig wenn Sie alle Eingaben vollst ndig eingegeben haben ProjektPro tr gt diese Abschlagsrechnung nun in die Liste der freigegebenen Abschlagsrechnungen ein und aktualisiert somit die Kosten bersicht des Vertrages Freigabe einer Schlussrechnung 1 Klicken Sie im ausgew hlten Vertrag auf Abrechnung und anschlie end auf Schlussrechnung Es werden die Werte der letzten Abschlagsrechnung oder der aktuellen Schlussrechnung angezeigt Alle bisher freigegebenen Abschlagsrechnungen flie en in diese Rechnung mit ein Klicken Sie auf den Button Bearbeiten in der Bearbeitungsleiste Die Schlussrechnung wird im Fenster Freigabe Schlussrechnung angezeigt Geben Sie das Rechnungsdatum die Rechnungsnummer falls vorhanden das Eingangsdatum und das Freigabedatum i d R das heutige ein Geben Sie bei Bedarf einen Vortext an indem Sie auf das Bleistift Symbol klicken Sie k nnen entweder manuell einen Vor und einen Nachtext eingeben oder auf die Textbausteine zur ckgreifen und per Drag amp Drop einf gen Diese Textbausteine k nnen Sie in Projekte und Einstellungen unter Grundeinstellungen gt Textbausteine definieren Geben Sie die gepr fte Leistungssumme des Abrechnungsprotokolls ein Sie sehen die gepr fte Positionssumme rechts neben dem Eingabefeld und k nnen den Betrag auch per Pfeil in
197. jedes Mal beim ffnen von ProjektPro automatisch eingetragen wird und das Login erleichtert Layout F r das Arbeiten mit ProjektPro m ssen hier keine Eingaben ver ndert werden Projekte und Einstellungen 11 5 ProjektPro Handbuch 4 Speicher Auch hier sollten Sie ohne R cksprache mit Ihrem Administrator keine Ver nderungen f r das Arbeiten mit ProjektPro vornehmen PlugIns Anzeige der verwendeten und aktiven PlugIns Hier werden PlugIns angezeigt die die Funktionalit ten des Datenbank Clients FileMaker Pro erweitern Die f r ProjektPro erforderlichen PlugIns werden beim ersten Start installiert Schriften Auch hier sollten Sie keine Ver nderungen f r das Arbeiten mit ProjektPro vornehmen Rechtschreibung Hier k nnen Sie Einstellungen bzgl der automatischen Rechtschreibpr fung treffen z B Ausschalten Warnton bei Fehler usw Die anderen Register sind voreingestellt und nicht nderbar W rterb cher w hlen Nach dem Best tigen der Programmeinstellungen und der Dateioptionen kommen Sie automatisch zur Auswahl der W rterbuchoptionen Hier k nnen Sie die Sprache des W rterbuches ausw hlen und sich f r ein Anwenderw rterbuch Anwender UPR entscheiden Anwenderw rterbuch Sie haben hier die M glichkeit das Anwenderw rterbuch mit speziellen W rtern auszustatten die Ihnen im Gebrauch nicht mehr als falsch markiert werden sollen Eigene Adresse In ProjektPro k nnen optional bis
198. jektControlling VI 23 ProjektPro Handbuch Auftragsstunden Alle zu dem Auftrag erfassten Stundeneintr ge der Mitarbeiter werden angezeigt Die angezeigte Liste kann nach Datum LPhase oder Mitarbeiterk rzel sortiert werden Rechnungen In ProjektPro k nnen Sie alle Rechnungen auf Grundlage der angelegten Honorarermittlung unter Ber cksichtigung der bisher abgerechneten Teilleistungen und erbrachter Zeithonorar Stunden erstellen Bereits fakturierte Rechnungen die nicht mit ProjektPro erstellt wurden k nnen erfasst werden und stehen somit f r die Kostenverfolgung und die Rechnungsverfolgung zur Verf gung Klicken Sie im Auftrag auf Rechnungen dann wird Ihnen ein berblick der Rechnungsstellung angezeigt Die Rechnungsstellung insgesamt zeigt alle gestellten Rechnungsbetr ge des Auftrags an Der Werte ausstehend vergleicht die Rechnungsbetr ge mit dem Volumen des Auftrages Die Rechnungsstellung laufendes Jahr ber cksichtigt nur die Rechnungen des laufenden Jahres wichtig f r berj hrige Auftr ge Im unteren Bereich werden die gestellten Rechnungen angezeigt und k nnen durch Anklicken aufgerufen ge ndert oder gebucht werden 1 Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und w hlen dann den gew nschten Auftrag aus Die Suche kann mittels Auftragsliste oder Projektliste erfolgen 2 Klicken Sie im Auftrag auf Rechnungen Sie gelangen in die Rechungs bersicht 3 Klic
199. jektPro f hrt danach eine automatische Addition der Teilsummen durch Den Endwert k nnen Sie dann mit Hilfe des Befehls bernehmen in die entsprechenden HOAI Tabelle als Interpolationsgrundlage einsetzen Dieses zus tzliche Datenblatt wird Ihnen auch als gesonderte Seite im Honorarnachweis ausgedruckt Berechnungsgrundlagen Honorarzone W hlen Sie die gew nschte Honorarzone Honorarsatz W hlen Sie den gew nschten Honorarsatz Von Satz Viertel Satz Mittel Satz Dreiviertel Satz Bis Satz aus der Liste oder w hlen Sie zur freien Eingabe freie Eingabe und geben in dem Feld frei den gew nschten Prozentsatz ein Der Von Satz entspricht 0 der Bis Satz 100 Berechnungsgrundlagen weitere In dieses Feld k nnen Sie noch weitere Berechnungsgrundlagen als freien Text eingeben die im Nachweis zur Honorarermittlung gedruckt werden sollen Berechnung ProjektPro ermittelt nun mit den von Ihnen eingegebenen Daten das 100 Honorar aus der seit 1 1 1996 g ltigen und 2002 auf Euro umgestellten HOAI Zu oder Abschlag In diesem Feld k nnen Sie noch evtl erforderliche Zu und Abschl ge als Bezeichnung und in Prozent des Gesamthonorars eingeben Notwendig ist dies zum Beispiel bei Umbauten Umbauzuschlag oder Serienfertigungen Serienfertigungsabschlag Falls gew nscht k nnen Sie das ermittelte 100 Honorar manuell korrigieren bzw runden Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Auftrags fortzufahren VI
200. ken Sie auf Neue Rechnung in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie aus dass Sie eine Rechnung auf Grundlage eines Honorarangebotes in ProjektPro erstellen m chten Die Eintragung einer Rechnung wird im n chsten Kapitel beschrieben 4 Rechnungstyp W hlen Sie im PullDown Men ob es sich um eine Abschlags oder eine Schlussrechnung handelt und geben Sie bei Bedarf die Nummer der Abschlagsrechnung ein Die Nummer der letzten Abschlagsrechnung wird Ihnen zur Information angezeigt 5 Rechnungsnummer Geben Sie eine Rechnungsnummer f r die erste Rechnung ein Bei allen weiteren Rechnungen erzeugt ProjektPro dann automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer 6 Datum Tragen Sie das Datum ein oder klicken Sie auf den Kalender Picker und w hlen das entsprechende Datum aus VI ProjektControlling ProjektPro Handbuch 10 11 12 Vortext In das Feld k nnen Sie einen mehrzeiligen Vortext f r die Rechnung eingeben der im Nachweis zur Rechnung angedruckt wird Klicken Sie dann auf OK Sie befinden sich nun in der Zusammenstellung Abzurechnendes Honorar Klicken Sie auf das Bleistift Symbol unter Honorar Sie gelangen in die bersicht der Leistungsphasen Abzurechnende Leistungen nach Bezugshonorar Geben Sie in die Felder abzurechnen die Prozents tze der einzelnen Leistungsphasen ein die Sie abrechnen wollen Falls Sie bereits eine Rechnung in dieser Weise erstellt haben stehen in diesen Feldern die bereits
201. ktPro k nnen Mengen in so genannten Mengenpositionen oder direkt in einer LV Position berechnet werden Die Berechnung in einer Mengenposition erlaubt eine Mehrfachverwendung mit Faktoren innerhalb des Projekts So kann z B die Mengenposition Wandfl che im Mauerwerksbau genauso verwendet werden wie beim Putzen und Malern Mengenpositionszuordnungen und direkte Positionsans tze k nnen in der LV Position kombiniert werden Mengenpositionen k nnen auch in eine LV Positons Menge umgewandelt werden Ebenso kann die Mengenberechnung einer LV Position auch in eine Mengenposition umgewandelt werden wenn man im Laufe des Projektes merkt dass man die Mengenans tze einer Position auch f r andere LV Positionen ben tigt Die Mengenberechnung gliedert sich nun in folgende Arbeitsschritte 1 Ermittlung der Mengen Anlegen und Definieren von Mengenpositionen 2 Zuordnung der Mengenpositionen zu den Ausschreibungspositionen optional mit entsprechenden Faktoren 3 Erg nzung der Mengenberechnung der LV Positionen und Definition der LV Mengen Selbstverst ndlich k nnen Sie Mengen auch nur direkt in den LV Positionen berechnen und auf Mengenpositionen ganz verzichten Mit Mengenpositionen werden jedoch doppelte Mengenberechnungen vermieden da ben tigte Mengenans tze nur einmal ermittelt werden m ssen Als Beispiel soll eine Mengenposition Fundamentbalken eines im Querschnitt 30 x 80 cm messenden Streifenfundamentes dienen AVA
202. kte und Auftr ge Gemeinstunden Kalkulatorisch ist in jedem B ro zwischen Projektstunden die das Betriebsergebnis sichern und Gemeinstunden die f r den betrieblichen Ablauf notwendig sind jedoch nicht abgerechnet werden k nnen zu unterscheiden Unter diese Gemeinstunden fallen insbesondere Stunden des Sekretariats der Archivierung Materialbeschaffung Betreuung der EDV Anlage verschiedene Akquisitionst tigkeiten und hnliches Da alle von den Mitarbeitern erbrachten Stunden f r das B ro in ProjektPro einzupflegen sind m ssen so genannte Innenprojekte angelegt werden Diese Innenprojekte k nnen von B ro zu B ro unterschiedlich sein und k nnen daher individuell angelegt werden Ein Projekt kann auch nachtr glich zu einem Innenprojekt gemacht werden z B wenn das Projekt nicht zum Auftrag wird In ProjektPro ist immer das Innenprojekt U Urlaub angelegt da es f r die Urlaubs und berstundenabrechnung unabdingbar ist Auch f r Innenprojekte steht Ihnen die bliche Struktur Projekt Auftr ge Leistungsphasen zur Verf gung um diese entsprechend Ihrer B roorganisation anzulegen Jedoch muss ein Innenprojekt immer einen Auftrag und eine Leistungsphase haben Beispiel f r eine Liste sinnvoller Innenprojekte A Allgemeine Akquisition B Allgemeine B rot tigkeiten F Fortbildung K Krankheit Zur Erstellung Ihrer individuellen Innenprojekte gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Vore
203. le drei bis sechs Monate zumindest die wichtigen Dateien auf eine weitere Wechselplatte oder ein Tape und hinterlegen diese an einem dritten Ort z B bei Ihrem Gro vater Auch Ihr Computerh ndler wird Ihnen sicher f r die Erarbeitung einer BackUp Strategie mit Rat und Tat zur Seite stehen Was bei aus dem BackUp zur ckgeholten Datenbanken zu beachten ist 1 L schen Sie die bestehenden Datenbanken 2 Dateinamen Benennen Sie die aus dem BackUp zur ckgeholten Datenbanken mit den gleichen Bezeichnungen wie die bestehenden ProjektPro USR pp_ava_gui USR 3 Ordner Legen Sie die aus dem BackUp zur ckgeholten und korrekt benannten Datenbanken in den urspr nglichen Ordner Verzeichnis Administratorenfunktionen VIII 3 ProjektPro Handbuch Wo befinden sich Daten 3 In ProjektPro 09 befinden sich Daten ausschlie lich in pp_data USR und im Ordner ProjektPro Library Alle anderen USR Dateien sind Programm und Ausf hrungsdateien die aus der CD dem Image etc wieder hergestellt werden k nnen F r das BackUp w rde daher das einmalige Sichern des gesamten ProjektPro Ordners und des ProjektPro Library Ordners und anschlie ende incrementelle Sicherungen der pp_data USR und des ProjektPro Library Ordners reichen Datenbank reparieren ProjektPro kann durch Stromausfall Hardware Probleme Systemabst rze oder andere Faktoren besch digt werden Programme und Anwendungen wie Textverarbeitung Tabelle
204. legten Bezeichnung als Adressgruppe abspeichern So k nnen Sie jederzeit wieder auf diese Auswahl von Adressen zugreifen Nat rlich k nnen Sie auch eine bereits vorhandene Adressgruppe aufrufen und bearbeiten Adressgruppen werden allgemein oder projektspezifisch abgelegt Erstellen Sie mit Hilfe der Such Funktionen in ProjektPro eine Adressliste 2 Klicken Sie anschlie end auf den Button Adressgruppe definieren in der Bearbeitungsleiste 3 W hlen Sie nun ob Sie die aktuelle Auswahl als neue Adressgruppe speichern oder eine bestehende alte Adressgruppe berschreiben m chten 5 Wenn Sie eine neue Adressgruppe anlegen m chten legen Sie fest ob es eine allgemeine oder projektspezifische Adressgruppe sein soll 6 Geben Sie bei einer allgemeinen Adressgruppe eine eindeutige Bezeichnung ein mit der Sie die Adressauswahl wieder finden k nnen Eine projektspezifische Adressgruppe ordnen Sie dem entsprechenden Projekt zu und geben dann eine Bezeichnung ein 7 M chten Sie eine vorhandene Adressgruppe berschreiben w hlen Sie zun chst aus ob es sich um eine allgemeine oder projektspezifische Adressgruppe handelt 8 Allgemeine Adressgruppe W hlen Sie die Adressgruppe aus der Liste aus deren Adressen berschrieben und ersetzt werden sollen und klicken Sie anschlie end auf OK 9 Projektspezifische Adressgruppe W hlen Sie ein Projekt und anschlie end die zugeh rige Adressgruppe aus deren Adressen berschrieben u
205. len kalkulatorische Sachkosten kalkulatorische Summen e Aufwandswerte e kalkulatorische PEP 7 Kennzahlen Die kalkulatorischen Sachkosten sind alle Sachkosten die nicht direkt auf Projekte verrechnet werden k nnen Dazu z hlen z B B romiete und nebenkosten B roausstattung Fahrzeugkosten usw Diese kalkulatorischen Sachkosten ergeben mit den Personal Gemeinkosten und den Sozialkosten die Gemeinkosten des ProfitCenters Tragen Sie die Bezeichnung und den Betrag der einzelnen Sachkosten ein In die Spalte Vorjahr k nnen Sie f r das erste Jahr Ihre Erfahrungswerte eintragen Ab dem zweiten Gesch ftsjahr werden dann nach dem Jahresabschluss die Werte des Vorjahres bernommen Im Bereich Summen werden die verschiedenen Kostenteile zusammengef hrt Dabei werden die projektabh ngigen Kosten Einzelkosten mit den projektunabh ngigen Kosten Gemeinkosten summiert Daraus ergeben sich der Gemeinkostenzuschlag und der Gemeinkostenfaktor Der Aufwandswert stellt den Aufwand im Verh ltnis zu einer beliebigen Einheit dar Beispielsweise ergeben 900 m2 Bruttogeschossfl che mit einem Zeitaufwand von 400 Stunden einen Aufwandswert von 0 44 h m2 Die Aufwandswerte der einzelnen Auftr ge des ProfitCenters werden in einer Liste dargestellt Sie werden auch als PeP 7 Kennzahlen bezeichnet Der Aufwandswert wird im Auftrag im Bereich SOLL IST berechnet PeP die Praxisinitiative erfolgreiches Planungsb ro hat 7 Kennzahle
206. lich der freigegebenen Rechnungsbetr ge Dieser ausstehende Betrag wird in der Kosten bersicht angezeigt gt Ww gt lt VII ProjektPro Handbuch Durch Setzen der Markierung Vertrag vollst ndig abgerechnet in der Kosten bersicht oder in Rechnungen ist die Vergabeeinheit vollst ndig abgerechnet Die zu erwartende Bausumme ist gleich der freigegebenen Summe und damit der ausstehende Betrag Null Vollst ndig abgerechnete Vertr ge k nnen Sie in der Vertragsliste des Projektes ber die Markierung abgeschlossene ausblenden ausschlie en Ausdrucke Es stehen folgende Ausdrucke der Kosten bersicht zu Verf gung Kosten bersicht des Vertrags die alle Angaben des Eingabe Layouts beinhaltet Kosten bersicht des Projektes die f r jeden Vertrag auf die Summen zu erwartende Bausumme freigegebener Rechnungsbetrag und ausstehende Bausumme reduziert ist Jeweils Brutto oder Netto Kosten bersicht des Projektes sortiert nach Ausschreibungen die f r jeden Vertrag auf die Summen zu erwartende Bausumme freigegebener Rechnungsbetrag und ausstehende Bausumme reduziert ist Jeweils Brutto oder Netto Zum Drucken klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Kosten bersicht 19 Projekte und Ausschreibungen aus und einlesen AVA Projekte aus und einlesen Sie haben in ProjektPro die M glichkeit die kompletten AVA Daten eines Projektes auszulesen Die ausgelesene Datei welche die gesamten AVA Daten d
207. licken Sie nach Auswahl des Projektes auf Vertr ge und w hlen Sie den gew nschten Vertrag f r den Sie eine Kostenfeststellung drucken wollen 2 Klicken Sie anschlie end auf Kostenfeststellung 3 W hlen Sie anschlie end ob Sie nach DIN 276 von 1981 oder von 2006 auswerten wollen und klicken Sie bei Bedarf in der jeweiligen Kostengruppenart auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste 4 W hlen Sie ob Sie eine Zusammenstellung f r das gesamte Projekt die Ausschreibung oder nur f r den aktuellen Vertrag wollen 5 W hlen Sie ob Sie neben den Kostengruppensummen auch eine Aufschl sselung der Positionen w nschen 6 W hlen Sie ob Sie die Kostenermittlung mit Netto oder Brutto Betr gen drucken m chten VII AVA ProjektPro Handbuch 7 Kontrollieren Sie den Ausdruck am Bildschirm Mit dem links oben dargestellten Buch Symbol k nnen Sie durch die Kostenfeststellung bl ttern 8 Klicken Sie auf Fortfahren bzw Welter 9 W hlen Sie ob Sie die Kostenfeststellung drucken wollen 18 Kosten bersicht Wenn Sie im gew nschten Vertrag auf Kosten bersicht klicken erhalten Sie die Gegen berstellung der zu erwartenden Bausumme und der freigegebenen Rechnungsbetr ge Daraus resultiert der ausstehende Betrag der noch abzurechnen ist In der Kosten bersicht k nnen Sie die Kosten des gesamten Bauvorhabens Projektes oder des Vertrages drucken Zu erwartende Bausumme W hlen Sie in der Kost
208. llt i Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Angebotspr fung und anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste 2 W hlen Sie im Men den Punkt Bietervergleich ProjektPro Handbuch Im Pr fprotokoll werden fehlende Eingaben und ihre Notizen ausgegeben 1 2 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Angebotspr fung und anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie im Men den Punkt Pr fprotokoll 12 Preisspiegel Im Preisspiegel werden ausgew hlte Bieter miteinander verglichen Die g nstigsten Preise werden dabei blau und die teuersten Preise rot dargestellt Als Vergleichswerte stehen Minimalwert Alle Bieter Minimalwert Preisspiegel Mittelwert Alle Bieter Mittelwert Preisspiegel die Kostenberechnung ein Bieter zur Verf gung Im Tabellendruck steht der Bezugswert immer in der ersten Spalte und im Listendruck in der ersten Zeile nach dem Kurztext der Position oder der LV Gruppe In der Anzeige des Preisspiegels ProjektPro k nnen Sie zwischen 3 verschiedenen Vergleichsm glichkeiten ausw hlen Im Ausdruck werden anschlie end alle 3 Werte ausgegeben 1 Vergleich des Einheitspreises der ausgew hlten Bieter Anzeige EP 2 Vergleich der Gesamtpreise der ausgew hlten Bieter Anzeige GP 3 Prozentualer Vergleich der ausgew hlten Bieter zum ausgew hlten Bezugswert Anzeige Prozent Gerade die Angabe des prozent
209. lt f r die Projektanzeige in allen Modulen Standard Mailkonto Stellen Sie das Emailkonto des Benutzers ein ber welches der Benutzer normalerweise seine Emails verschickt Dies wird dann bei einer neuen Email voreingestellt 3 Programmeinstellungen Im Datenbank Client FileMaker Pro k nnen Sie bestimmte Voreinstellungen f r das Arbeiten mit ProjektPro festlegen Diese Voreinstellungen beziehen sich v a auf das Arbeiten mit Texten Um die Programmeinstellung zu bearbeiten gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie in Projekte und Einstellungen auf Grundeinstellungen und anschlie end auf Programmeinstellungen in der Bearbeitungsleiste 2 W hlen Sie mit den jeweiligen Reitern Ihre Men punkte f r die Einstellungen aus Inhalt der einzelnen Konfigurationen wird unten beschrieben 3 Mit dem Button OK beenden Sie die Einstellungen und wechseln automatisch zu den Dateioptionen f r ProjektPro 4 Die Auswahl in den Dateioptionen best tigen Sie mit OK Sie kommen automatisch zur Auswahl der W rterb cher 5 Mit dem Button OK verlassen Sie W rterb cher w hlen und gelangen bei dem ausgew hlten Punkt Haupt und Anwenderw rterbuch verwenden zur Auswahl des Anwenderw rterbuches Mit OK kehren Sie zu den Grundeinstellungen zur ck Allgemein Textauswahl mit Drag amp Drop markieren Text bernahme aus anderen Feldern oder Fenstern Benutzername Hier k nnen Sie den Benutzernamen festlegen der Ihnen
210. m Ordner ProjektPro 5 6 den ProjektPro Updater 5621 Gehen Sie folgenderma en vor 1 Kopieren Sie den Ordner Updater 5 6 aus dem Bereich Extras des herunter geladenen ProjektPro Ordners auf Ihren Schreibtisch Desktop 2 Klicken Sie die Anwendung ProjektPro_Updater doppelt welche sich im Unterordner ProjektPro Updater 5621 befindet 3 W hlen Sie dann Ihren ProjektPro 5 6 2 1 Ordner zur Daten bernahme Es werden nun alle Daten in den Datencontainer bernommen Ist dies geschehen bekommen Sie eine Meldung dar ber Laden Sie sich ProjektPro 09 von www projektpro com 5 Folgen Sie der Installationsanleitung des Kapitels ProjektPro Installation bis zum Punkt 8 6 Klicken Sie auf den Button Update um die Daten bernahme aus einer lteren ProjektPro Version durchzuf hren 7 Im Folgenden werden Sie gefragt ob Sie genau wissen wo Ihr ProjektPro abgelegt ist oder danach gesucht werden soll Entscheiden Sie Haben Sie sich f r Automatisch entschieden durchsucht ProjektPro die Verzeichnisse Ihres Computers nach dem Ordner ProjektPro Updater 5 6 2 1 und stellt das Suchergebnis in einer Liste dar Angegeben werden die Version der Pfad und Datum des letzen Zugriffes W hlen Sie die Version 5 6 2 1 Haben Sie auf Auswahl geklickt ffnet sich ein Fenster in dem Sie den Ordner ProjektPro Updater 5621 ausw hlen Installation und Update pez ProjektPro Handbuch 7 Zu Beginn des Update Vorga
211. men die Ausgabe zu erm glichen erfolgte dies in einem heutigen Programmiertechniken nicht mehr ad quaten Format Die notwendige Beschr nkung auf den kleinsten gemeinsamen Nenner bleibt nicht ohne Konsequenzen Beispielsweise sind Langtexte im GAEB Format nur mit maximal 55 Zeichen Zeile zul ssig Die in ProjektPro blichen Flie texte werden daher entsprechend umgebrochen Im GAEB Format sind je nach Datenaustauschphase DA 8x immer nur selektive Daten einer Ausschreibung oder eines Loses enthalten nie jedoch alle Informationen die in einem Ausschreibungsprogramm enthalten sind Beispielsweise wird die Struktur der Mengenberechnung in ProjektPro vom GAEB Format nicht unterst tzt Um alle Informationen des Projektes auszulesen verwenden Sie das ProjektPro Format Trotz aller Standardisierung gibt es kaum einen Hersteller der nicht spezifische teils zul ssige teils der GAEB Definition widersprechende Daten oder Strukturen ausgibt Es ist uns leider nicht m glich die Besonderheiten aller Programme zu testen und damit zu ber cksichtigen Falls Sie einmal auf Probleme sto en bitten wir um Meldung am g nstigsten mit einer Problembeschreibung Herstellerangabe der Datenquelle und der entsprechenden Datei per email an support mairpro de Dass man in der Computerwelt oft genug ber einen Zeitraum von ein paar Jahren nicht hinausdenkt haben die Jahr 2000 Schwierigkeiten gezeigt Fast schon selbstverst ndlich scheint dabei
212. mport und expOrt unsunnnonononunununnnunnnnnnnnannnnnunununnnunn ann ann ann une IV 8 len GER IV 8 El X S351 119 o e 1 SMPPRPEFPREFFRLERELUFRPESETERSPEEESFEEREREFEFEUFEERFEREFURSLEUEFFFRSFFREREFERREREFERREER IV 8 Adress Export f r Serienbrieffunktion IV 9 Adressenlisten Etiketten Timerliste sessssnnnneennnnnn nennen nn nenne nennen nennen IV 9 6 Kommunikation u nunennnnnononnnnnnnn un un un nn nn nn n ERR KREE ENEE ENER R nun ann nnnnnn anne IV 10 Kommunikations bersicht IV 10 REilter ehe na IV 10 Kommunikation zur Adresse unsasesessennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nennen nennen IV 10 Bearbeitung Wiedervorlage uzusssananannnnanunnnnnnnnnnnnanannn ann nnanananannn ann RER anne IV 11 8 Inhalt ProjektPro Handbuch Ko ommunik ti nsliste eeh SSES NEES ERER ra Hann nn nn rn nenn ana ne IV 12 Kommunikation aus Kommunikationsliste uuuuserernnnnnnnnnnnnnnnnn en nenn nn nennen IV 12 Emails vom EmMaller u IV 13 Textformatierung 227 8geE NEES EEREE SANS EES E RE EEEEEE EES nn ann IV 14 Korrespondenz duplizieren u aik n eaa aA IV 14 Rechtschreibpr fung sex NNNENEEEESENER REEEREREE REESEN EEN inanitia ann IV 15 Korresp ndenz drucken zeen E Ae sen nn eh IV 15 Aktionen Bearbeitungshinweise und Wiedervorlage IV 15 Serienkorresp ndenz sees ES EA ENEE EE EEN EEN eE REESEN nenne IN 16 7 LU UE IV 17 Allgemeine Symbole im Emailer usssuesernrnnennnnnnennn nenn nennen nennen nenn nenn IV
213. n Hochladen und Starten von ProjektPro Laden Sie ProjektPro wie im Helpsheet beschreiben hoch Damit ist die MultiUser Installation abgeschlossen Die Benutzer k nnen nun den ProjektPro Arbeitsplatz starten In der Men leiste unter Ablage Mac OS X bzw Datei Windows finden Sie Remote ffnen Dadurch gelangen Sie in ein Fenster welches Ihnen in der linken Spalte die Server und in der rechten Spalte ProjektPro anzeigt wenn Sie den Server markiert haben Klicken Sie auf ffnen Zum vereinfachten ffnen von ProjektPro am Arbeitsplatz steht die Datei Start ProjektPro fp7 zur Verf gung welche Sie im herunter geladenen ProjektPro Ordner im Bereich Extras finden Kopieren Sie diese Datei auf Ihren Schreibtisch Desktop und klicken Sie diese doppelt Die Datei Start ProjektPro fp7 sucht in Ihrem Netzwerk mit einer Standard IP nach ProjektPro H ufig weicht die tats chliche IP des Servers von der eingegebenen IP ab weshalb die Suche beim ersten Aufrufen meist erfolglos bleibt Klicken Sie auf Eingabe und geben die IP Adresse Ihres Servers ein 5 Update Daten bernahme von ProjektPro 07 Eine Daten bernahme von ProjektPro 07 in ProjektPro 09 ist nur von der Version ProjektPro 07 6 0 5 m glich Sollten Sie eine ltere ProjektPro 07 Version haben f hren Sie das Service Update auf die 6 0 5 durch bevor Sie das Update auf ProjektPro 09 starten Stellen Sie sicher dass gen gend Speicherplatz auf Ihrer Festpla
214. n Datensatz Um einen Speicherpfad anzugeben oder den Anhang zu l schen klicken Sie auf das entsprechende Symbol Die Gr e des Anhangs wird angezeigt ProjektPro legt automatisch einen Ordner mit einer internen Seriennummer in der ProjektPro Library an in den die angegebene Datei kopiert und gespeichert wird Der Dateiname erscheint in dem Anlage Feld Wird die Email versandt so wird automatisch diese Datei mitgeschickt Nat rlich k nnen Sie mehrere Anlage mitschicken E Anhang von eingehenden Emails ffnen Sie k nnen die angeh ngten Dateien einer eingehenden Email ffnen indem Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Anlage klicken Mit einem Doppel Klick auf die Datei wird sie ge ffnet E Anhang von eingehenden Emails speichern Soll die Anlage gespeichert werden klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Anlage Anschlie end klicken Sie auf das Speicher Symbol und geben im folgenden Dialog einen Pfad an L schen von Emails In der Kommunikationsliste in der Kommunikationsliste der Adresse in der Kommunikationsliste des Projektes in der Email Eingangs Liste und Email Ausgangs Liste k nnen Sie Emails mit Hilfe des L schen Symbol entfernen M chten Sie mehrere Emails l schen dann rufen Sie diese in der Kommunikationsliste auf und klicken dann auf Bearbeiten Markieren Sie nun die zu l schenden Korrespondenzen und benutzen dann den Button Markierte l schen in der Fu zeile B ro und CRM I
215. n Ihnen grunds tzlich zwei Varianten zur Verf gung Sie k nnen Positionen aus Ausschreibungen anderer Projekte bernehmen und in die Kostensch tzung einbauen Diese Positionen k nnen Sie auch Ihrer Ausschreibung zuordnen Zum anderen k nnen Sie Positionen die Sie in den Ausschreibungen des aktuellen Projektes erstellt haben nachtr glich in der Kostensch tzung zuordnen bernahme einer Position aus einem anderen Projekt 1 Klicken Sie im gew nschten Projekt auf Elemente 2 W hlen Sie Kostensch tzung und klicken Sie danach auf den Button bernahme aus LVs 3 W hlen Sie das Projekt und die Ausschreibung aus der Sie bernehmen wollen Es werden nun die Titel der gew nschten Ausschreibung angezeigt Klicken Sie auf das Dreieck vor dem Titel um die darunterliegenen Positionen anzuzeigen 4 Sie k nnen nun einzelne Positionen per Drag amp Drop nacheinander in die Kostensch tzung bernehmen Sollten Sie alle Positionen eines Titels bernehmen wollen platzieren Sie den Titel per Drag amp Drop in der Kostensch tzung Die Positionen des Titels werden dem ausgew hlten Element zugeordnet Zuordnung einer Position aus dem aktuellen Projekt 1 Klicken Sie im ausgew hlten Projekt auf Elemente 2 W hlen Sie Kostensch tzung und klicken Sie danach auf den Button Positionen zuordnen Neben dem aktuellen Fenster ffnet sich das Fenster Positionen zuordnen 3 W hlen Sie die Ausschreibung aus der die Position
216. n Namen des Mitarbeiters sowie die brigen Daten wie Besch ftigungsbeginn etc ein 1 Klicken Sie im ProjektControlling unter Voreinstellungen auf Mitarbeiter und w hlen Sie anschlie end das entsprechende ProfitCenter aus 2 Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der entsprechenden Mitarbeiterzeile um die Grunddaten des Mitarbeiters einzugeben bzw zu bearbeiten 3 Tragen Sie die arbeitszeitlichen Grunddaten des Mitarbeiters ein Diese werden in die Stundenkalkulation bernommen und k nnen dort nochmals korrigiert werden Zeithonorarkategorie Die Zeithonorarkategorie dient der Abrechnung von Aufwandsstunden Auf diese Voreinstellung wird bei der Zeiterfassung zugegriffen Der Eintrag der Zeiterfassung kann dann auch t tigkeitsabh ngig ge ndert werden Dieser Eintrag wird au erdem f r die korrekte Rechnungsstellung ben tigt Auswahl Kalender Ordnen Sie dem Mitarbeiter einen vorher angelegten Kalender zu damit seine Sollarbeitszeit korrekt berechnet werden kann Beachten Sie dazu das nachfolgende Kapitel Kalender ProjektControlling VI 3 ProjektPro Handbuch Kalender Zeiterfassungssperre Die Zeiterfassungssperre dient dazu die Mitarbeiter anzuhalten ihre Zeiterfassung m glichst zeitnah einzugeben Es lassen sich die Anzahl der Tage in die Vergangenheit und in die Zukunft eingeben in denen der Mitarbeiter seine Zeiteintr ge machen darf Au erdem kann ein Datum eingegeben werden an dem die Sperre
217. n Sie ob dieses Emailkonto beim automatischen Abruf ber cksichtigt werden soll Die Emails dieses Kontos werden dann regelm ig abgerufen und versandt Diese Funktionalit t steht nur zur Verf gung wenn Sie eine Lizenz f r den MailServer von ProjektPro erworben haben B ro und CRM Iv 19 ProjektPro Handbuch 8 Signatur Geben Sie einen Text oder Schriftzug ein Beim Verfassen einer Email wird die Signatur im Textfenster angezeigt und kann somit auch z B f r eine private Email entfernt werden Beantworten Sie eine eingegangene Email dann k nnen Sie durch die Markierung Signatur ber zitierten Text setzen die Signatur direkt unter Ihre Antwort platzieren Wird die Markierung nicht gesetzt befindet sich die Signatur am Ende der Email 9 Geben Sie an ob alle eingehenden Emails f r dieses Konto automatisch einem bestimmten Projekt zugeordnet werden sollen ProjektPro ordnet dann alle eingehenden Emails des Kontos dem ausgew hlten Projekt zu Dies ist insbesondere bei Projekt Emailadressen sinnvoll 10 Geben Sie an ob alle eingehenden Emails f r dieses Konto automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung zugeordnet werden sollen D h alle Eingangs Emails dieses Kontos werden dem ausgew hlten Mitarbeiter in seinen Daily Actions mit einem Bearbeitungsvermerk angezeigt 11 Geben Sie an ob alle eingehenden Emails in diesem Email Konto ausschlie lich von einem Benutzer gelesen und bearbeitet we
218. n bei Bedarf im Programm vor dem Ausdruck angepasst werden AVA VII 3 ProjektPro Handbuch 3 Projekte Bauvorhaben Neues Projekt anlegen 1 2 3 4 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste Anschlie end auf Neues Projekt in der Bearbeitungsleiste Korrigieren Sie falls erforderlich die automatisch erzeugte Projektnummer Geben Sie die Projektbezeichnung ein Im Projektdatenblatt k nnen Sie weitere Eintragungen vornehmen Projektspezifische Grunddaten Im Projekt Datenblatt wird das Projekt detailliert beschrieben Markierungen gesetzt und Notizen erfasst Diese Eingaben dienen einerseits als Schlagw rter des Suchvorgangs und andererseits der Zuordnung und Verwendung des Projektes 1 pi e Klicken Sie dazu im Modul AVA auf Projektliste und suchen Sie nach dem zu bearbeitenden Projekt Auswahl des Projektes aus der angezeigten Projektliste Geben Sie bei Bedarf eine Projekt Adresse ein Zur besseren Definition k nnen Sie eine Beschreibung sowie Themen des Projektes eingeben Themen sind v a f r die Zuordnung von Korrespondenzen im Modul B ro und CRM und Protokollen im Modul ProjektManagement wichtig ndern Sie bei Bedarf die Projekt Bezeichnung im Feld Bezeichnung Ordnen Sie das Projekt einem Gesch ftsbereich aus der vorhandenen Werteliste zu Treffen Sie die entsprechenden AVA Einstellungen im Projekt AVA abgeschlossen das Projekt wird nicht mehr bei den aktuellen AV
219. n definiert die schnell Auskunft ber die wirtschaftliche Lage eines Planungsb ros geben Durch die Nennung von Durchschnittswerten wird den Inhabern ein Vergleich mit den eigenen Zahlen erm glicht Werte die Herr Prof Hommerich in seiner Analyse der Kosten und Ertragssituation in Architekturb ros vom Oktober 2006 ermittelt hat k nnen Sie beispielsweise als Vergleichswerte f r die in Ihrem B ro ermittelten Kennzahlen verwenden Umsatzrendite Die Umsatzrendite ist das Verh ltnis von Gewinn und Umsatz Daraus wird deutlich wie viel Gewinn sich aus dem Umsatz ergibt Bsp Eine Umsatzrendite von 10 ergibt einen Gewinn von 10 Cent je Euro Umsatz m LA ProjektControlling VI ProjektPro Handbuch Umsatzziel Das Umsatzziel je Mitarbeiter ergibt sich aus dem kalkulierten Umsatz im Verh ltnis zur Anzahl der Mitarbeiter Dabei ermittelt sich der Umsatz aus den Gesamtkosten des ProfitCenters und dem Gewinnziel Arbeitskostenquote Die Arbeitskostenquote ist der Anteil der Arbeitskosten an den Gesamtkosten Die Arbeitskosten setzen sich aus den Einzelkosten den Personal Gemeinkosten und den Sozialkosten zusammen Projektstundenanteil Der Anteil der Projektstunden verrechenbare Stunden an den Gesamtstunden im B ro Je h her der Anteil der Projektstunden desto geringer die Gemeinkosten Mittlerer B rostundensatz Ergibt sich aus den Gesamtkosten des ProfitCenters durch die Projektstunden Das ist also der St
220. n ein Abgebot welches alle EP s ndert eingeben indem Sie auf den Button Abgebot in der Bearbeitungsleiste klicken Geben Sie im Dialog den Prozentsatz ein und best tigen Sie mit OK Au erdem kann ein Nachlass auf alle Positionen gegeben werden Dieser Nachlass ver ndert nicht den EP sondern ber cksichtigt den Nachlass im GP Klicken Sie dazu auf den Button Nachlass auf alle Positionen in der Bearbeitungsleiste Geben Sie im Dialog den Prozentsatz ein und best tigen Sie mit OK VII AVA ProjektPro Handbuch Bieterpreise per GAEB DA 84 GAEB DA XML 84 einlesen Haben Sie Ihr Leistungsverzeichnis dem Bieter als GAEB DA 83 oder als GAEB DA XML 83 zur Verf gung gestellt k nnen Sie sein Angebot als GAEB DA 84 bzw X 84 Datei einlesen 1 W hlen Sie Ihre Ausschreibung und klicken Sie dann auf Angebotspr fung ProjektPro zeigt Ihnen die bereits angelegten Angebote in einer Bieterliste 2 Klicken Sie den Button Angebot importieren in der Bearbeitungsleiste 3 W hlen Sie die gew nschte d84 X84 Datei ProjektPro legt ein neues Angebot an Der Bietername und die Bieterpreise werden aus der GAEB Datei importiert Gesamtnachlass und Skonto Im Angebot des Bieters kann ein Gesamtnachlass auf sein Angebot eingegeben werden Dieser ver ndert nicht die eingegebenen EP Preise Skonto mit der entsprechenden Zahlungsfrist kann ebenfalls ber cksichtigt werden Export der Angebotssummen der Bieter Sie k nnen alle B
221. n einer neuen Leistungsphase klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Button Neue LPhase W hlen Sie den Titel aus dem die Leistungsphase zugeordnet werden soll und geben Sie an um welche Art Leistungsphase es ich handelt Grundleistung 1 W hlen Sie das Leistungsbild und das Bezugshonorar aus den entsprechenden PullDown Men s aus VI 20 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Markieren Sie die Leistungsphasen die bernommen werden sollen oder benutzen Sie den Button Alle aus abw hlen um alle Leistungsphasen zu markieren demarkieren Die markierten Leistungsphasen werden mit den Standard Prozents tzen der Honorarordnung bernommen In der Leistungsphasen bersicht kann der Prozentsatz ge ndert werden Weitere prozentuale Leistung 1 Die n chste Leistungsphasen Nummer wird vorgeschlagen ndern Sie diese ggfls ab Tragen Sie eine Bezeichnung f r die Leistungsphase ein W hlen Sie die entsprechende Honorarberechung aus und geben den prozentualen Honorarsatz ein Pauschale Leistungen 1 Die n chste Leistungsphasen Nummer wird vorgeschlagen ndern Sie diese ggfls ab Tragen Sie eine Bezeichnung f r die Leistungsphase ein Tragen Sie den Einzelpreis ein Es besteht au erdem die M glichkeit eine Anzahl mit einem St ckpreis anzubieten Dies ist z B f r Innenarchitekten interessant die gleich die Einrichtung mit anbieten m chten Dann tragen Sie eine Mengel eine Einheit
222. n zur Ausf hrung kommen klicken Sie auf das Dreieck vor dem entsprechenden Titel und schlie en Sie die Positionen durch Anklicken aus Die Positionen werden aus dem Vertrag entfernt Sie k nnen diese Positionen jederzeit wieder dem Vertrag zuordnen Es werden im Ausdruck des Vertrags LV s nur die Positionen gedruckt die dem Vertrag zugeordnet sind Alternative Positionen k nnen durch den entsprechenden Haken beauftragt werden Beauftragte Alternativpositionen haben einen Gesamtbetrag und flie en in die Gesamtsumme des Vertrags ein Im Datenblatt des Auftrages k nnen Sie manuell oder per bernahme der resultierenden Positionssumme die Vertragssumme ermitteln und eintragen Diese Summe wird im Deckblatt ausgegeben Gehen Sie dazu folgenderma en vor Um die Summe der Vergabepreise der Positionen zu bertragen die dem Vertrag zugeordnet wurden klicken Sie einfach auf das Pfeil Symbol zwischen Positionssumme und Netto Vertragssumme M chten Sie eine abweichende Vertragssumme eingeben k nnen Sie dies manuell tun gt VII 33 ProjektPro Handbuch In ProjektPro wird ein evtl prozentualer Nachlass auf die Gesamt Netto Summe bereits im Zuge der Angebotspr fung ber cksichtig und bei der Bieterauswahl f r den Vertrag bernommen Bei Bedarf k nnen Sie den Nachlass in der Vergabe nochmals ndern Der Nachlass in der Angebotspr fung bleibt dabei unver ndert Geben Sie dazu im Vertrag den gew nschten Prozentsatz ein
223. native beauftragt wird Dadurch ist die GAEB Konformit t sichergestellt 1 2 Klicken Sie im Positions Datenblatt in das Feld Positionstyp W hlen Sie den gew nschten Positionstyp Es ffnet sich neben dem Positionsfenster das Fenster Positionsreferenz W hlen Sie den Bezugstext aus den beiden PopUp Men s z B 1 Alternative zu Position Geben Sie gegebenenfalls bei Zuschlag den prozentualen Zuschlag ein W hlen Sie bei Bezugsposition die gew nschte Bezugsposition Zur Kontrolle sehen Sie den Kurz und Langtext der Bezugsposition und den Text f r den LV Druck Nach Abschluss der Bezugsreferenz gelangen Sie mit dem OK Button wieder zur ck ins Positions Datenblatt Langtext Formatierung In ProjektPro k nnen Sie die Langtexte der Positionen formatieren fett unterstrichen etc Klicken Sie dazu in das Feld Langtext im Positions Datenblatt und bearbeiten Sie den Text nach Bedarf F r eine einfache Verwendung von Tabulatoren aktivieren Sie in der Men leiste unter Ansicht das Textlineal In der Men leiste finden Sie unter Format die entsprechenden Formartierungsm glichkeiten L schen einer Position Um eine Position aus dem Leistungsverzeichnis zu entfernen klicken Sie in der entsprechenden Positionszeile auf das L schen Symbol Leistungsverzeichnis drucken 1 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Leistungsverzeichnis und anschlie end auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste
224. nd Angebotserstellung komplettiert Papierformat Je nach Drucker kann es notwendig sein ProjektPro auf das Papierformat Ihres Druckers einzustellen 1 Klicken Sie dazu in den Voreinstellungen des Modul ProjektControlling auf den Button Papierformat in der Bearbeitungsleiste 2 Stellen Sie Ihren Drucker und das gew nschte Papierformat ein Wiederholen Sie die Einstellungen auch bei der zweiten Abfrage 3 Auftr ge Honorare und Controlling To Do Im Auftragsdatenblatt k nnen verschiedene Kriterien festgelegt werden bei deren berschreitung z B der Projektleiter in einer To Do Liste darauf hingewiesen wird Dies k nnte z B die H he des Kostenanteils oder die Anzahl der Honorarstunden des Auftrages sein Um sich die To Do s anzeigen zu lassen gehen Sie folgenderma en vor 1 Im ProjektControlling Auftr ge Controlling anklicken 2 In der Bearbeitungsleiste den Button To Do bet tigen 3 Aus dem Feld To Do Liste f r den entsprechenden Namen ausw hlen Nach Auswahl des Namens wird die Anzeige aktualisiert und die To Do s angezeigt Diese enthalten das Projekt den zugeh rigen Auftrag und die festgelegte Notiz 4 Klicken Sie OK um die To Do Liste zu verlassen Balkengrafik berechnen Im ProjektControlling werden der Kosten der Leistungs und der Rechnungsanteil der Projekte und Auftr ge sowie der Kosten und der Leistungsanteil der Leistungsphasen graphisch dargestellt Damit die Balken die ak
225. nd Tagesordnungspunkte TOPs von Protokollen suchen den TOP Text bearbeiten oder ein TOP auf erledigt stellen T Klicken Sie Modul ProjektManagement auf Management und anschlie end auf TOP Liste 2 Zum Suchen der gew nschten TOPs benutzen Sie die Such Funktionen in der Bearbeitungsleiste 3 Mit dem Zahnrad Button k nnen Sie Ihre Auswahl ausdrucken ProjektManagement V 18 ProjektPro Handbuch VI ProjektControlling 1 Allgemeines Struktur Um die Untergliederung der Projekte sowie die Arbeitsweise des Moduls ProjektControlling besser verstehen zu k nnen sollten vorab einige Begriffe und die Struktur von ProjektPro kurz erl utert werden ProjektPro besteht aus mehreren Tabellen die jedoch sehr stark miteinander verkn pft sind Teilweise handelt es sich um hierarchische Verkn pfungen wie die Verkn pfungen von Projekten zu Auftr gen und Leistungsphasen zu einem Projekt geh ren immer ein oder mehrere Auftr ge zu einem Auftrag geh ren immer ein oder mehrere Leistungsphasen oder um Querverkn pfungen wie dies bei Projekten Adressen und Korrespondenzen ein Brief oder ein Fax kann sowohl einem Projekt als auch einer Adresse zugeordnet sein der Fall ist Im Folgenden werden einige Begriffe zur besseren Verst ndlichkeit kurz erkl rt Das Projekt ist als berbegriff zu verstehen dem Verschiedenes untergeordnet sein kann z B Auftr ge Modul ProjektControlling Ausschreibungen Modul
226. nd Zugriffsrechte Die nderung bzw Bearbeitung der Benutzereinstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten Mit der Zugriffsrechtestruktur in ProjektPro sind sehr einfache nderungen der Passw rter und die individuelle Einrichtung von Benutzern m glich ProjektPro wird grunds tzlich mit einer Passwortabfrage ge ffnet Diese Zugriffsberechtigung bleibt bis zum Beenden oder bis zum erneuten ffnen von ProjektPro gespeichert In der Grundinstallation ist folgender Benutzer voreingestellt Benutzername admin Passwort admin Zugriffsrechte Administrator Die einzelnen Zugriffsrechte sind dabei durch folgende Merkmale gekennzeichnet Mitarbeiter k nnen ihre Korrespondenz mittels ProjektPro erledigen ihre Arbeitsstunden erfassen sowie die komplette AVA bearbeiten Projektleiter k nnen zus tzlich zu den Mitarbeiter Funktionen Projekte anlegen und f r die Projekte bei denen der Benutzer als Projektleiter zugeordnet ist die Honorarberechnung durchf hren das Projekt berwachen und abrechnen B roinhaber Der B roinhaber kann zus tzlich zu den Projektleiter Funktionen die Mitarbeiterverwaltung durchf hren und die ProfitCenter und Projekte auswerten Administrator Der Administrator soll die Datenbank pflegen oder weitergehende Einstellungen durchf hren Dazu sollte er mit ProjektPro sehr vertraut sein und ggfls auf Datensicherungen zur ckgreifen k nnen Projekte und Einstellungen HT Ti ProjektP
227. nd ersetzt werden sollen und klicken Sie danach auf OK 1 W hlen Sie das Modul B ro und CRM und klicken Sie auf Adressen 2 In der Bearbeitungsleiste finden Sie ber das Lupen Symbol des Suchfeldes die Suche nach Adressgruppen und nach Projekt Adressgruppen 3 W hlen Sie aus der angezeigten Liste der bestehenden Adressgruppen die zu bearbeitende Gruppe aus und best tigen Sie mit OK 4 Die zugeh rigen Adressen und Ansprechpartner zu dieser Adressgruppe werden Ihnen in der Adressliste angezeigt 5 Nun k nnen Sie diese Liste bearbeiten einschr nken oder erweitern Speichern Sie Ihre nderungen durch Klicken auf den Button Adressgruppe definieren in der Bearbeitungsleiste 1 W hlen Sie das Modul B ro und CRM und klicken Sie auf Adressen 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Button Adressgruppe l schen B ro und CRM ProjektPro Handbuch 5 Adressexport 1 Adressimport 3 4 Folgen Sie dem Dialog ob Sie eine projektspezifische oder eine allgemeine Adressgruppe l schen m chten W hlen Sie die zu l schende Gruppe aus und best tigen Sie mit OK Adressimport und export In ProjektPro ist ein Adressimport und export integriert mit dem Sie Adressen aus anderen Anwendungen bernehmen und Adressen an andere Anwendungen bergeben k nnen Dazu stehen Ihnen im Export ein Standardformat Text mit Tab und das vCARD Format zur Verf gung Erstellen Sie mit Hilfe
228. nde Markierung oberhalb der Liste Sie k nnen die Liste nach den verschiedenen Plan Codierungen in der Plannummer filtern ProjektManagement ProjektPro Handbuch 4 Nach der Zusammenstellung der gew nschten Planliste klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen den gew nschten Ausdruck Plan versenden Soll im Planversand eine Zeichnung automatisch an eine Email als elektronisches Dokument angeh ngt werden so m ssen eine oder mehrere Austauschdateien dxf dwg pdf am besten gezippt dem Plan zugeordnet sein Abweichend von der Definition des Dateipfades zur Arbeitsdatei werden die Austauschdateien zum Zeitpunkt der Auswahl revisionssicher in die ProjektPro Library kopiert 1 Im Zeichnungsdatenblatt klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld AustauschDatei und ziehen mittels Drag amp Drop die gew nschten Dateien in die sich ffnende Liste Um Dateien zur Liste hinzuzuf gen k nnen Sie auch das gr ne Plus Symbol benutzen und im folgenden Dialog den Pfad zur Datei angeben Um Dateien aus der Liste zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol Um den Speicherort einer Datei anzugeben klicken Sie auf den Speichern Button Best tigen Sie mit OK Im Feld AustauschDatei wird die Liste der Dateien f r den Emailversand angezeigt In ProjektPro k nnen Sie einfach und schnell an alle Projekt Beteiligten Zeichnungen versenden W hlen Sie dazu den die Empf nger die Zeic
229. nen Speichern Sie dabei die neue Datei unter dem vorgeschlagenen Namen FileMaker startet die Wiederherstellung der Datei 4 Nach Beendigung der Reparatur best tigen Sie mit OK Administratorenfunktionen VIII 5 ProjektPro Handbuch 10 11 12 L schen Sie die besch digte Datei aus dem ProjektPro Verzeichnis Die wiederhergestellte Datei benennen Sie mit dem Orginalnamen um Erstellen Sie ein Backup der gesamten ProjektPro Datenbank ffnen Sie nun ProjektPro lokal am Hardware Server Dazu ben tigen Sie das Programm FileMaker Pro lokal am Hardware Server Melden Sie sich mit Administratoren Zugriffsrechten an W hlen Sie im Modul Projekte und Einstellungen die Grundeinstellungen und anschlie end Administrator In der Bearbeitungsleiste finden Sie den Button MultiUser mit dem Sie die Version auf Mehrplatzbenutzung umstellen Dabei werden alle noch nicht umgestellten bzw reparierten Dateien auf MultiUser umgestellt Anschlie end beenden Sie ProjektPro Starten Sie nun den FileMaker Server Anschlie end k nnen sich die Mitarbeiter wieder in ProjektPro anmelden VIII 6 Administratorenfunktionen
230. nennen VI 15 Allgemeine Auftrags Daten VI 15 kHonorarberechnung vu gene VI 17 Interne Kalkulation u een VI 22 keistungsstand sessenta aE E RE VI 22 10 Inhalt ProjektPro Handbuch SOLLASTFVergleich EE VI 23 Auftr gsstunden 22 ERR EREREES ne EES REENEN AER EES NEE i iinnat aa VI 24 e lte EE VI 24 Automatische Erstellung von Rechnungs und Angebotsbriefen VI 27 Kosten berbBlick RR na nn an VI 27 4 Zeiterfassung Zeitnachweis Nebenkosten nunununnnnanananunununnnnnnnnnnnn VI 28 Leistungsphasenliste ss anne A EEN EE EEN Sage VI 28 Zeiterfassung f r Mitarbeiter uasssnnnnanunnananunnnnnnnnnnanannnnnannnnanan nennen VI 28 Zeiterfassung f r Projektleiter B roinhaber und Administrator rnrrer VI 30 Import von Zeiteintr gen z 0s0 00000H HR Ran NEES EEREEEEEEEE EEN nam nennen VI 31 Allgemeine Zeitauswertungen SR SEENEN REENEN ENER anna ann nenn RN NENNEN ER VI 31 Kostenerfassung wa r 254 00 000m iniisip niini ini iaa EES EE VI 34 5 Urlaub berstunden EEN VI 35 6 Rechnungs und Mahnungswesen ENER RRE R RENE E REENEN ENER RK K ENEE RER VI 36 Rechnungsverwaltung ass ee a aa SEN VI 36 Buch ngserf ssung cimsiivosisan anna ann nn anna VI 38 Mahnungen und Rechnungsstatus uuessesenernnnnnnennnnnnnn nn nennen nn nenennn nennen VI 39 7 Auswert ngen au 000000000 EES EE NEE ER EE in Ana an Henna ao Een VI 39 B lkengrafik 215 18NEEENENNEE EES SERA a Banana ann aa a VI 40
231. nennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn VII 37 Freigabe einer Abschlagsrechnung unersseresnnnnennennnnnnn nn nenn nenn nenn nennen VII 38 Freigabe einer Schlussrechnung rsreresneenenrnnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn nenn nenn nenn nenn VII 40 Freigabe des Sicherheitseinbehalts VII 41 Kostenfeststellung uuazasnununannununanannununannunununannnnunanannununanannnnnnnnann VII 42 Kostenfeststellung nach DIN 276 drucken esesesennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn en nn nn VII 42 Kosten bersicht sisisi araa DANAN AOSDA Danan VII 43 Zu erwartende Bausumme 1 eek VII 43 Freigegebene Rechnungen u uusasurennanannnnnnnnnennunnnnnnn nn nn nn ann nn nnannan anna VII 43 Eingabe von pauschal vereinbarten Abschlagsrechnungen essseseese VII 43 A sstehende Betr ge 2 55SueNEEENENEEE NEES nn nn a EnEn a aeaa A VII 43 Au sdr Cke 9sgee ga essg d anaana pE n A REES REESEN Ed RE ER VII 44 Projekte und Ausschreibungen aus und einlesen nunuanenonunununununen VII 44 AVA Projekte aus und einlesen VII 44 Ausschreibungen aus und einlesen uunesernrennnnnennnnnnnnnnnnnnnnn nennen nun nn nenn VII 45 GAEB Import und Export ununnnnnnononunununununnnnnnununnnununnnnnnnnununan anne VII 45 Die unterschiedlichen Datenaustauschphasen uuusesenennnnnennnnnnnn nenn nam VII 46 GAEB DA 81 82 83 auslesen uunesnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnunnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn VII 46 GAEB DA 81 82 83 in ein Projekt einlesen VII 47 GA
232. ng Pflegen Sie die Daten ein und ordnen Sie das eingescannte oder externe Dokument jpg pdf doc zu Beachten Sie dazu auch das Kapitel Kommunikation aus Kommunikationsliste Bearbeitung Wiedervorlage Auf allen Kommunikationsdatenbl ttern Brief Fax Email Gespr ch haben Sie die M glichkeit f r die Kommunikation Aktionen einzutragen Dies k nnen Bearbeitungs Aktionen pr fen freigeben Lese und Bearbeitungs Aktionen z K beantworten oder Wiedervorlagen RR WV sein B ro und CRM Iv ii ProjektPro Handbuch Stellen Sie mit Hilfe das Kalender Pickers das gew nschte Datum ein w hlen Sie das Mitarbeiterk rzel des zust ndigen Bearbeiters und geben Sie eine Beschreibung ein Rufen Sie sich nach dem ffnen von ProjektPro Ihre Daily Actions auf In dieser Liste erscheint am eingestellten Tag die Wiedervorlage Klicken Sie auf das Bleistift Symbol um die Kommunikation einzusehen Wenn Sie in der Korrespondenz auf das Feld Adresse oben rechts klicken gelangen Sie in das Adress Datenblatt Kommunikationsliste In der Kommunikationsliste k nnen Sie sich alle ein und ausgehenden Briefe Faxe Emails Telefonate und Gespr chsnotizen adressunabh ngig anzeigen lassen bearbeiten oder neue Korrespondenzen anlegen Einzelne Einrt ge in der Liste l schen Sie mit Hilfe des L schen Symbols rechts neben jedem Datensatz 1 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Kommunikation und l
233. ng Au erdem finden Sie in der Bearbeitungsleiste den Zahnrad Button der alle Funktionen und alle Ausdruckm glichkeiten enth lt Diesen k nnen Sie auch mit dem Tastaturk rzel STRG Y aufrufen Am rechten Rand der Bearbeitungsleiste finden Sie die Suche Dort k nnen Sie in das Suchfeld einen Suchbegriff eintragen oder ber das Lupen Symbol eine Suchfunktion ausw hlen Mit dem Tastaturk rzel 38 STRG F gelangen Sie ebenfalls in das Suchfeld Allgemeine Funktionen Hsi ProjektPro Handbuch Ort WT Ween Kerg Werter E Ic Telefon 12345 Entenhausen 01234 225532 leese cke sl Baubeh rde Entenhausen Paragraphengasse 89 12345 Enterhausen 012341123123 DD GmbH Millior rsstra e 100 12345 Enterhausen 0564 55544 0 Duck und S hne Bauunternehmung Baggerstra e 66 12345 Enterhausen 0123411234123 D sentrieb Dipl Ing Daniel Statikb ro Erfinderweg 34a 12345 Enterhausen 01234 55555 GGG Goofy Garten und Gestaltung Rabattenweg 4 12345 Enterhausen 0812211222 Gustav Gans GmbH Kies und Beton Schotterstra e 8 12345 Enterhausen 0123411112 mair pro GmbH creating useful software Kampenwandstra e 43 83229 Aschau 4918052 95179 0 Zietweg 77 12345 Enterhausen 01234 887786 0 Bauring 12 12345 Enterhausen 0123 999991 ipl Ing Minni A B ro f r Landschaftsarchitektur Baumallee 45 12345 Entenhausen 01234 787878 0 Pant
234. ngen eines Planungsb ros darstellen ProfitCenter kann man getrennt voneinander auswerten Voreinstellungen und Grunddaten Vor dem eigentlichen Arbeiten mit dem Modul ProjektControlling m ssen Sie einige Voreinstellungen f r die ProfitCenter und die Mitarbeiter und deren kalkulierter Stundens tze treffen Erst nach Bearbeitung der Voreinstellungen k nnen Sie das ProjektControlling mit seinem gesamten Funktionsumfang nutzen z B SOLL IST Auswertungen kalkulatorische Kosten berstunden usw Klicken Sie dazu nach dem ffnen des Moduls ProjektControlling auf Voreinstellungen in der linksseitigen Navigationsleiste ProfitCenter ProjektPro k nnen Sie individuell Ihrer B rostruktur anpassen Als ProfitCenter sind dabei getrennt zu kalkulierende Bereiche des B ros z B Abteilungen oder Zweigb ros zu verstehen Mitarbeiter und Auftr ge werden immer einem ProfitCenter zugeordnet Die ProfitCenter Zuordnung der Auftr ge kann dabei jederzeit ge ndert werden Selbstverst ndlich ist die Untergliederung in mehrere ProfitCenter optional jedoch muss mindestens ein ProfitCenter z B 1 Hauptb ro vorhanden sein 1 Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Voreinstellungen und anschlie end auf ProfitCenter Die bereits angelegten ProfitCenter werden in einer Liste dargestellt 2 Mit der Einstellung Standard l sst sich ein Standard ProfitCenter f r neue Auftr ge festlegen Ist bei einem ProfitCenter diese Eins
235. ngs werden die alten Daten aufbereitet Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist werden Sie auf folgende Bedingungen hingewiesen 1 Sie m ssen sicherstellen dass auf der lokalen Festplatte gen gend Speicherplatz vorhanden ist Alle extern gelagerten Dateien werden im Update in die lokale ProjektPro Library kopiert Dies k nnen mehrere GigaByte Anlagen Plandateien und Media zu Protokollen sein 2 Damit die Anlagen upgedated werden k nnen muss der Anlagenpfad verf gbar sein Stellen Sie gegebenenfalls die Verbindung zu den entsprechendem Volumen oder Netzlaufwerken her 3 Die in Protokollen verwendeten Medien m ssen zentral abgelegt sein Die Pfade zu diesen Medien sind in ProjektPro 5 6 2 1 nur relativ gespeichert Wenn der Pfad der Dateien nicht verf gbar ist m ssen die Dateien nach dem Update neu eingepflegt werden Beachten Sie dazu auch im Updatefenster den Punkt Media 4 Die in Pl nen verwendeten Austauschdateien die meistens in den ProjektFiles abgelegt sind m ssen verf gbar sein Die Pfade zu den Austauschdateien sind in ProjektPro 5 6 2 1 nur relativ gespeichert In ProjektPro 09 werden diese revisionssicher in der Library abgelegt Wenn der Pfad der Dateien nicht verf gbar ist m ssen die Dateien nach dem Update neu eingepflegt werden Beachten Sie dazu auch im Updatefenster den Punkt Plandateien Best tigen Sie die Punkte 1 4 sofern diese zutreffen indem Sie jeweils auf OK klicken Der Ordner ProjektPro Li
236. nkalkulation oder auch manche kleineren Datenbankprogramme sind RAM based RAM based Programme bringen es mit sich dass das ge ffnete Dokument oder die Datenbank in den Hauptspeicher geladen werden Wenn ein Programm oder eine Anwendung mit einer RAM based Architektur abst rzt ist die zuletzt gesicherte Version auf der Diskette oder Festplatte einwandfrei Daher kann das Dokument oder die Datenbank erneut ge ffnet werden Die seit der letzten Sicherung eingetragenen nderungen gehen dabei verloren Im Gegensatz dazu ist ProjektPro disc based Der gr te Vorteil liegt darin dass die Dokumente und Datenbanken nicht durch den Hauptspeicher Arbeitsspeicher RAM Speicher begrenzt sind Statt das gesamte Dokument oder die gesamte Datenbank in den Arbeitsspeicher zu laden werden kleinere Portionen des wesentlich gr eren Dokuments oder der Datenbank FileMaker Pro Datenbanken k nnen bis zu 8 TB gro sein in den Hauptspeicher gebracht sobald es notwendig ist Sobald der Speicher voll wird oder FileMaker Pro und ProjektPro Zeit haben weil Sie beispielsweise nichts eingeben werden Blocks mit ge nderten oder neuen Daten auf die Festplatte geschrieben Um die Datenbank in einem vollkonsistenten Zustand zu erhalten ist es notwendig dass alle Blocks auf die Diskette geschrieben werden Selbst wenn nur ein Block nicht auf die Diskette geschrieben wurde und FileMaker Pro und ProjektPro unerwartet beendet wurden sind alle zu diesem Zeitpunk
237. nn in den neu erzeugten Datensatz das Datum und die Bezeichnung ein 2 Zum Feiertagsimport stehen Ihnen die gesetzlichen Feiertage der deutschen Bundesl nder sterreichs und der Schweiz auf Ihrer ProjektPro CD zur Verf gung Klicken Sie den entsprechenden Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen dann die Datei unter Extras gt FeiertagImportDateien aus ER Zum Anlegen einer neuen Kalender Kategorie klicken Sie den entsprechenden Button benennen die Kategorie und ordnen ihr eine Farbe zu Um einen Feiertag bzw eine Kategorie zu l schen benutzen Sie das L schen Symbol am Ende der Zeile Papierformat Hier legen Sie f r alle Ausdrucke aus dem Modul B ro und CRM das Papierformat fest 1 Klicken Sie dazu in den Voreinstellungen des Moduls B ro und CRM in der Bearbeitungsleiste auf Papierformat 2 W hlen Sie Papierformat DIN A4 und Hochformat Ihres Druckers aus 2 Daily Actions In der DailyAction Liste werden alle anfallenden Aufgabe eines Benutzers in ProjektPro geb ndelt Dazu geh ren Korrespondenz Wiedervorlagen Adress Aufgaben Termine und Anschl ge vom Schwarzen Brett Notice Board B ro und CRM Iv 1 ProjektPro Handbuch 3 Die Aufgaben k nnen sortiert werden nach dem Termin der Bezeichnung dem Umfeld und dem Aktionstyp Des weiteren kann die Liste mittels der Filter Termine Umfeld und Aktionstyp selektiert werden Das Umfeld ist bietet Ihnen eine zus tzliche M glichkeit Ihre
238. nteil ein oder erfassen Sie den Arbeitgeber Betrag indem Sie auf das Bleistift Symbol hinter dem Eingabefeld klicken M Geben Sie gegebenenfalls einen berstundenkorrekturfaktor ein Im berstundenkorrekturfaktor werden bereits mit dem Gehalt abgegoltene berstunden ber cksichtigt Beispiel Im Arbeitsvertrag wird eine Wochenarbeitszeit von 40 Std festgelegt Werden im Mittel 2 berstunden pro Woche kostenneutral erbracht kann man mit einem berstundenkorrekturfaktor von 42 40 1 05 dies in der Kalkulation ber cksichtigen Erfassen Sie die Anzahl der Feiertage und sch tzen Sie den Ausfall durch Krankheit des Mitarbeiters Hier haben Sie die M glichkeit die Anzahl der Feiertage aus den Voreinstellungen zu bernehmen Klicken Sie hierzu auf das Bleistift Symbol hinter dem Feld Feiertage und geben im folgenden Dialog das entsprechende Jahr ein ProjektPro ermitteln nun anhand des Kalenders der dem Mitarbeiter zugeordnet wurde die Anzahl der Feiertage Diese entspricht der Summe aller Feiertage die auf einen Tag fallen an dem der Mitarbeiter sonst arbeiten m sste Der Projektanteil des Mitarbeiters kann entweder prozentual eingetragen werden oder Sie erfassen die Anzahl der Projektstunden indem Sie auf das Bleistift Symbol hinter dem Eingabefeld Projekt klicken Legen Sie einen Prozentsatz f r Wagnis und Gewinn fest den Sie kalkulatorisch ber cksichtigen wollen Die f r den Mitarbeiter relevanten Stundens tze und Z
239. nten zu bearbeiten m ssen Sie mit Administrator Zugriffsrechten ausgestattet sein Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden durch eine rote Checkliste angezeigt Nach Eingabe der jeweiligen Einstellungen in die Felder verschwindet der Hinweis 1 2 Geben Sie einen internen Namen f r das Email Konto an Geben Sie eine Email Adresse f r das Konto an Bsp info mustermann de Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort f r das Email Konto an Den Benutzernamen und das Passwort bekommen Sie von Ihrem Provider SMTP Server Port und POP Server Port W hlen Sie gegebenenfalls ein Authentifizierungs Verfahren aus der vorgegebenen Liste aus mit dem Ihr Provider SPAM Mails verhindert unerw nschte Werbe Emails Um Ihre Kunden und das Internet vor Spam Emails zu sch tzen versehen viele Provider Ihre Email Konten mit einem so genannten Authentifizierungs Verfahren Erkundigen Sie sich deshalb welches Verfahren Ihr Provider einsetzt und geben Sie dieses in Ihren Email Einstellung an Die Provider Ihrer Email Konten stellen damit sicher dass von Ihrem Konto keine Spam Emails verschickt werden Wenn Ihr Provider mit diesem Verfahren arbeitet m ssen Sie um einen reibungslosen Versand von Emails zu gew hrleisten in den Einstellungen Ihres Email Kontos dieses Authentifizierungsverfahren ausw hlen Entscheiden Sie ob und wann die Emails nach dem Download von ProjektPro von Ihrem Email Server gel scht werden sollen Entscheide
240. ons angezeigt Sie k nnen in ProjektPro eingehende Emails direkt beantworten und eine neue Email mit dem Ursprungstext als Zitat anlegen Wurde die eingegangene Email einem Bearbeiter zugeordnet und dieser beantwortet sie dann wird die Email als erledigt gekennzeichnet 1 W hlen Sie die betreffende Email im Eingangsordner aus 2 Klicken Sie auf den Button Beantworten in der Bearbeitungsleiste Die eingehende Email wird als beantwortet markiert und die Email Adresse des Absenders wird in den Empf nger eingetragen 3 Schreiben Sie Ihren gew nschten Text in die Antwort Email Klicken Sie nach Fertigstellung der Email in der Bearbeitungsleiste auf Senden und w hlen Sie anschlie end OK wenn Sie die Email sofort senden m chten oder Sp ter wenn sie in die Warteschleife des Ausgangs gelegt werden soll Um das Email aus der Warteschleife des Postausgangs zu versenden klicken Sie im Konto auf Ausgang und dann auf Wartende senden Ebenso wie Sie ein eingegangenes Email direkt beantworten k nnen k nnen Sie Emails im Eingang auch an andere Email Adressen weiterleiten und mit einem eigenen Text versehen Ebenso werden alle dazugeh rigen Anlagen mit versandt Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 W hlen Sie die Email im Eingangsordner des jeweiligen Kontos aus die Sie weiterleiten wollen 2 Klicken Sie auf den Button Weiterleiten in der Bearbeitungsleiste Die eingehende Email wird damit automatisch mit dem Weiterle
241. orarberechnungen f r diesen Auftrag erstellt haben erscheinen diese in der Liste 2 Klicken Sie anschlie end auf das gr ne Plus Symbol in der berschriftszeile Honorarberechnungen f r 100 Bezugshonorar ProjektControlling VI 17 ProjektPro Handbuch W hlen Sie im folgenden Fenster die gew nschte Honorarberechnungsart aus oder Freie Eingabe um manuell Werte einzugeben Sie k nnen au erdem die Bausumme als Honorarberechnungsbasis z B f r die rtliche Bauleitung benutzen Berechnung nach HOAI 2002 1 2 10 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Berechnungsgrundlagen HOAI Tabelle W hlen Sie aus der Liste den gew nschten Paragraphen der HOAI aus nach dessen Tabelle Sie das Honorar ermitteln wollen Berechnungsgrundlagen Bezugswert Geben Sie in das entsprechende Feld den geforderten Bezugswert ein z B anrechenbare Kosten Fl che Verrechnungseinheit und erw hnen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostensch tzung vom 22 Januar 2009 Wenn Sie die anrechenbaren Kosten mit Hilfe eines Datenblattes und nach Kostengruppen getrennt errechnen wollen klicken Sie einfach auf das Bleistift Symbol neben dem Eingabefeld In dem sich ffnenden Layout k nnen Sie nun nach Kostengruppen getrennt Summen eingeben oder mit Faktoren ermitteln die Sie f r die Grundlage der anrechenbaren Kosten verwenden wollen Pro
242. ormationen eingegeben werden welche auf einer Korrespondenz mit angedruckt werden sollen z B die Durchwahl oder die Emailadresse 5 Legen Sie das Standard Mailkonto des Benutzers fest welches er normalerweise benutzt 6 Markieren Sie ob mit dem Beenden von ProjektPro auch der FileMaker geschlossen werden soll 7 Markieren Sie ob in der Projektliste ohne Suche die aktuellen Projekte anzeigt werden sollen 8 W hlen Sie ob in der Zeiterfassung zuerst nur das Projekt ausw hlbar ist und anschlie end die Auftr ge und Leistungsphasen oder direkt die Projekte mit Auftr gen und Leistungsphasen zur Auswahl stehen Bei B ros mit vielen aktuellen Projekten empfiehlt sich die Anzeigebeschr nkung auf die Projekte Dies verbessert die Performance Durch Klicken auf den bernahme Pfeil kann die Einstellung f r alle Benutzer festgelegt werden Die Benutzernummer dient nur Ihrer eigenen Organisation und Ordnung Um einen Benutzer zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol in der Benutzerliste Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch In den Druckeinstellungen werden alle Drucke von ProjektPro angezeigt Zur besseren bersicht k nnen Sie die Drucke nach dem ProjektPro Modul und der ProjektPro Komponente filtern Durch Klicken auf das Bleistift Symbol gelangen Sie in die Einstellungen des Druckes Legen Sie den Titel des Ausdrucks als Standard fest oder lassen Sie den Ausdruck Titel vor dem Druck eingeben A
243. ort admin an 2 Klicken Sie in der Modul bersicht auf Projekte und Einstellungen und anschlie end in der linksseitigen Navigationsleiste auf Lizenz 3 In der Bearbeitungsleiste finden Sie den Button Lizenzierung Tragen Sie Ihren Lizenznamen und Lizenzschl ssel ein den Sie von mair pro per Email erhalten haben Um Eingabefehler zu vermeiden k nnen Sie die Eingaben auch per Copy amp Paste einf gen I 4 Installation und Update ProjektPro Handbuch 4 Nachdem Sie die Lizenzierung vorgenommen haben werden Sie direkt darauf hingewiesen dass Ihre Lizenz den MultiUser Betrieb unterst tzt Klicken Sie auf OK um Ihr ProjektPro auf MultiUser umzustellen 5 Nach der Umstellung erhalten Sie eine Meldung ob alle Dateien ordnungsgem umgestellt wurden Best tigen Sie diese Meldung und schlie en Sie ProjektPro Sie haben nun ProjektPro vorbereitet damit es am ProjektPro Server gehostet werden kann ProjektPro Server Installation Laden Sie sich den Datenbank Server auf Ihren Hardware Server Den dazugeh rigen Link finden Sie in der Email die Sie von mair pro erhalten haben Installieren Sie nach dem im Download befindlichen Handbuch Eine detaillierte Anleitung zur ProjektPro Server Installation und den zu treffenden Einstellungen am Datenbank Server entnehmen Sie dem entsprechenden Helpsheet unter www projektpro com Beachten Sie im Helpsheet das Kapitel Zeitpl ne um die Sicherung Ihrer Daten zu gew hrleiste
244. r Pro gt Druckformat die ben tigten Druckeinstellungen 1 Tabelle mit allen Positionen und LV Gruppen Tabelle mit allen LV Gruppen Listendruck mit allen Positionen Listendruck mit allen LV Gruppen Listendruck der Gesamtsummen Ur DEIN Exportieren des Preisspiegels 1 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste und w hlen Sie das gew nschte Projekt 2 Klicken Sie anschlie end auf Ausschreibungen und w hlen Sie die entsprechende Ausschreibung aus der Liste 3 Klicken Sie in der linksseitigen Navigationsleiste auf Preisspiegel 4 W hlen Sie den Bezugswert im entsprechenden Feld und klicken anschlie end auf Positionen 5 Damit werden alle Bieter mit den dazugeh rigen EPs an den Preisspiegel bergeben gt VOTEN ProjektPro Handbuch 13 Vergabe 10 Um die Daten des Preisspiegels mit allen dazugeh rigen Bieter EPs und Nachl ssen auszulesen klicken Sie auf den Befehl exportieren in der Bearbeitungsleiste Best tigen Sie den nachfolgenden Dialog und w hlen Sie anschlie end die gew nschten Bieter und deren Exportreihenfolge f r die Datei max 20 Bieter Klicken Sie anschlie end auf OK Best tigen Sie nochmals den folgenden Dialog und geben Sie einen Dateinamen mit Speicherort sowie den Dateityp Text mit Tab an Klicken Sie anschlie end auf Sichern Die erzeugte Datei enth lt alle ausgew hlten Bieter mit den Kurztexten der Positionen und den dazugeh rigen EPs GPs ohne
245. r Zeichnung angezeigt Die Reihenfolge dabei ist letzter Vorabzug Plan mit Plandatum oder nachfolgend die letzte nderung In der Zeichnungsliste werden Ihnen alle angelegten Zeichnungen des jeweiligen Projektes angezeigt wobei Sie die Pl ne nach den Codierungen filtern und anzeigen lassen k nnen Ebenfalls kann die Anzeige auf die aktuellen Zeichnungen begrenzt werden indem Sie die Markierung rechts oberhalb der Liste entfernen Damit verschwinden alle berholten Zeichnungen die keine Markierung im K stchen aktuell aufweisen k nnen Sie k nnen auch externe Pl ne die Sie zugesandt bekommen mit ProjektPro erfassen und dokumentieren 1 Klicken Sie im Modul ProjektManagement auf die Projektliste und w hlen das Projekt aus f r das Sie einen Plan erfassen m chten 2 Klicken Sie anschlie end auf Pl ne ProjektPro zeigt Ihnen die aktuellen Pl ne in diesem Projekt an Dabei wird der aktuellste Planstatus angezeigt Sollen auch alle berholten Pl ne angezeigt werden markieren Sie das entsprechende K stchen rechts oberhalb der Liste 3 Benutzen Sie den Button Neue Zeichnung in der Bearbeitungsleiste um einen neuen Plan anzulegen Entscheiden Sie im folgenden Dialog ob der neue Plan ein interner eigener Plan ist oder ob er Ihnen von anderen Projektbeteiligten zugesandt wurde externer Plan Sie befinden sich nun im Datenblatt des neuen Planes 4 Geben Sie eine Bezeichnung einen Ma stab sowie eine Gr e f r
246. r f r ProjektPro nach der t glichen Arbeit am Computer ein BackUp machen Am praktikabelsten kann dies mit sogenannten Backup Programmen durchgef hrt werden Dabei wird in der Regel zuerst ein komplettes BackUp erstellt und bei den n chsten Sitzungen nur die ver nderten Dateien kopiert Auch bieten BackUp Programme den Vorteil die Dateien zu komprimieren Sinnvoll ist auch die Anschaffung eines Laufwerks das mit auswechselbaren Speichermedien mit gro er Speicherkapazit t arbeitet beispielsweise Wechselplattenlaufwerke Bandlaufwerke optische Wechselplatten oder aber auch externe Festplatten Verwenden Sie f r die t glichen BackUps eine Serie von mehreren Wechselplatten oder Tapes Beispielsweise k nnen Sie drei Wechselplatten verwenden und mit diesen der Reihe nach BackUps erstellen bis sie jeweils voll sind Nachdem die dritte Wechselplatte keinen weiteren Speicherplatz mehr besitzt berspielen Sie die erste das lteste BackUp usw Damit haben Sie immer ber eine l ngere Zeit den Zugriff auf zur ckliegende Versionen einer Datei seien es nun Datenbanken oder komplexe graphische Dateien wie CAD Zeichnungen oder hnliches Machen Sie auf einer Platte oder einem Tape ein Backup dass Sie an einem anderen Ort beispielsweise Zuhause aufbewahren Erneuern Sie dieses BackUp alle zwei bis vier Wochen Um noch eine Sicherheitsstufe weiter zu gehen k nnen Sie auch noch so genannte Grandfather BackUps erstellen Kopieren Sie dazu al
247. r nach dem Langtext gedruckt Mit der Markierung mit Nachlass drucken legen Sie fest ob auf der Summenseite des LV eine Zeile f r den Nachlass gedruckt werden soll Mit der Markierung Angabe EP i W k nnen Sie den Bieter auffordern nach jedem Langtext der Position noch zus tzlich den Einheitspreis in Worten anzugeben Ausschreibungs Export per GAEB 7 1 berpr fen Sie ggfls die OZ Maske 2 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf den Button GAEB DA XML aus oder GAEB DA 1990 aus wenn Sie die Ausschreibung im GAEB Format exportieren m chten W hlen Sie im folgenden Dialog die zu verwendende Austauschphase ProjektPro erstellt nun die GAEB Datei Haben Sie f r diese Ausschreibung keine OZ Maske festgelegt so wird die aus dem Leistungsverzeichnis berechnete OZ Maske verwendet 3 Geben Sie nun an wohin die Datei gespeichert werden soll Der Dateiname z B Rohbau d81 wird aus dem Namen der Ausschreibung und dem Suffix des GAEB Types generiert LV Struktur Das ausgedruckte Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung setzt sich folgenderma en zusammen Deckblatt e projektspezifische Vorbemerkungen optional ausschreibungsspezifische Vorbemerkungen optional Leistungsbeschreibungen Positionen Zusammenstellung AVA VI 1 m ProjektPro Handbuch Deckblatt CH 1 Klicken Sie in der ausgew hlten Ausschreibung auf Deckblatt Geben Sie den Abgabezeitpunkt mit Datum und
248. r pauschale Einbehalte ein Einen neuen Einbehalt k nnen Sie erstellen indem Sie auf das gr ne Plus Symbol klicken Im linken Feld k nnen Sie dazu den Einbehalt bezeichnen beispielsweise Wasser und Strom und im rechten Feld den Betrag eingeben Zum L schen eines Einbehaltes klicken Sie auf das danebenliegende L schen Symbol Mit OK kommen Sie wieder zur Zusammenstellung zur ck Geben Sie den Prozentsatz des Sicherheitseinbehalts ein Wenn Sie das Feld ohne MwSt unter Sicherheit markieren wird der Sicherheitseinbehalt prozentual von der Summe netto nach Einbehalten berechnet und danach von der Summe brutto abgezogen Damit wird mit dieser Rechnung auch die Mehrwertsteuer der Sicherheit freigegeben Sie k nnen durch Anklicken des Feldes gerundet auf ausw hlen ob der Sicherheitseinbehalt auf volle EUR volle zehn EUR volle hundert EUR volle tausend EUR oder volle zehntausend EUR gerundet werden soll Ebenso k nnen Sie die Art der Rundung aufgerundet oder mathematisch w hlen Mit dem Anklicken von ungerundet schalten Sie die Rundung wieder aus Einbehalte brutto Klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der Zeile der Einbehalte brutto und geben falls erforderlich im anschlie enden Fenster Ihre Einbehalte ein Einen neuen Einbehalt k nnen Sie erstellen indem Sie auf das gr ne Plus Symbol klicken Im linken Feld k nnen Sie dazu den Einbehalt bezeichnen beispielsweise Bauschaden und im rechten Feld den B
249. ragt mit der Sie diesen Auftrag abwickeln wollen Um diese Honorarberechnungsart nachtr glich zu ndern klicken Sie im ausgew hlten Auftrag auf Daten und ndern Sie die Honorarberechnungsart mit Hilfe des PullDown Men s ProjektControlling VI 15 ProjektPro Handbuch In diese Felder k nnen Sie eine eventuell eingeschr nkte Bearbeitungszeit f r den Auftrag eingeben Tragen Sie in die Felder Beginn und Ende Ihre Daten ein um die Bearbeitungszeit einzuschr nken Diese Eingaben erzeugen bei Eingabe in der Zeiterfassung einen Hinweis der auf den ruhenden Auftrag hinweist Trotzdem ist eine Stundeneingabe m glich In diese Felder k nnen Sie die Kriterien f r die Wiedervorlage des Auftrags eingeben Datum Ab dem eingestellten Datum erscheint der Auftrag dem Mitarbeiter in der To Do Liste dessen K rzel Sie unter wem eingetragen haben Kostenanteil Sobald der eingegebene Kostenanteil in berschritten wird erscheint der Auftrag dem Mitarbeiter in der To Do Liste dessen K rzel Sie unter wem eingetragen haben Zeithonorar Sobald der eingegebene Anteil der Zeithonorarstunden berschritten wird erscheint der Auftrag dem Mitarbeiter in der To Do Liste dessen K rzel Sie unter wem eingetragen haben weshalb Hier k nnen Sie noch zus tzliche Informationen eingeben Diese werden dem Mitarbeiter dessen K rzel Sie unter wem eingetragen haben in der To Do Liste angezeigt beispielsweise Rechnun
250. rden sollen Sollten Sie diese Sperre aktivieren kann nur der ausgew hlte Benutzer die ungelesenen Emails lesen und bearbeiten F r Benutzer mit B roinhaber und Administrator Rechten gilt diese Einschr nkung jedoch nicht Sie k nnen Email Konten nur l schen wenn Sie ber Administrator Zugriffsrechte verf gen und keine Emails zu dem Konto existieren Im Modul B ro und CRM w hlen Sie Emailer Es wird Ihnen eine Liste aller Email Konten angezeigt Klicken Sie auf das gew nschte Konto und dann auf Einstellung In der Bearbeitungsleiste befindet sich der Button L schen Sollten Emails zu diesem Konto existieren werden Sie mit einer Meldung darauf hingewiesen und gelangen ins Ausgangslayout zur ck Email Eingang In ProjektPro werden Ihnen alle eingegangenen Emails des betreffenden Email Kontos auf einen Blick nach Auswahl des jeweiligen Kontos in einer Liste angezeigt Klicken Sie hierf r im Modul B ro und CRM auf Emailer anschlie end auf das gew nschte Konto und Eingang Mit der Markierung auch gelesene anzeigen k nnen Sie diese Anzeige erweitern Empfohlen wird die Markierung nur bei Bedarf zu setzen da dies zu Verz gerungen in der Anzeige f hren kann Die Absenderadresse von eingehenden Emails wird mit der Adressdatenbank verglichen und bei bereinstimmung automatisch zugeordnet Die Liste der angezeigten Emails ist nach Datum und Uhrzeit sortiert Die eingegangenen Emails k nnen in der Liste gleich
251. rechpartner ID Name Vorname Titel Anrede IV 8 B ro und CRM ProjektPro Handbuch Anrede Brief Beruf Tel Fax Mobiltel Email URL Notiz Hausanschrift Stra e Nr Hausanschrift PLZ Hausanschrift Ort Hausanschrift Landesk rzel Hausanschrift Landesname Postanschrift Fach Postanschrift PLZ Postanschrift Ort Postanschrift Landesk rzel Postanschrift Landesname Ansprechpartner Nr Ansprechpartner Abteilung Ansprechpartner Funktion Adress Zusatz Adress Export f r Serienbrieffunktion Export ausgew hlter Adressen und Ansprechpartner f r eine Serienbrief Erstellung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm z B Word 1 Suchen Sie die gew nschten Adressen bzw Ansprechpartner f r einen Export 2 Klicken Sie den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie Serienbrief Export 3 Folgen Sie den Dialogen und geben Sie einen Speicherort den Namen und den Typ Serienbrief f r die exportierte Datei an 4 Klicken Sie zum Schluss auf Sichern Adressenlisten Etiketten Timerliste F r den Ausdruck der Adressen stehen Ihnen verschiedene Layoutgestaltungen zur Verf gung So k nnen Sie zwischen einer Adressenliste Etiketten dreibahnig oder einer Timerliste w hlen 1 Erstellen Sie mit Hilfe der Such Funktionen von ProjektPro eine Adressauswahl 2 Klicken Sie auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste und w hlen Sie unter der Rubrik Drucken den gew nschten Ausdruck aus Hinw
252. reszahl erwiesen 200901 200902 200903 Erstellen Sie eine Liste der Angebote und Auftr ge mit den entsprechenden Volumen nach der jeweiligen Honorarordnung oder legen Sie sich Ihre Honorarakte zurecht Legen Sie sich alle f r diese Auftr ge gestellten Rechnungen zurecht Sch tzen Sie den bisherigen Kosteneinsatz f r das Projekt berwiegend werden das die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sein Falls Sie bisher keine exakten Stundenlisten gef hrt haben denken Sie daran auch wenn ProjektPro auf den Cent genau rechnet eine gesch tzte Zahl ist besser als keine Geben Sie die Daten ein Erstellen Sie Projekte Auftr ge und Leistungsphasen wie nachfolgend beschrieben Tragen Sie die bereits gestellten Rechnungen ein Geben Sie die Stunden zu den jeweiligen Mitarbeitern als Summe nach Leistungsphasen sortiert ein und w hlen als Datum den Tag vor dem Stichtag z B den 31 12 des vergangenen Jahres W hlen Sie im Modul ProjektControlling Auftr ge Controlling und dann ProfitCenter Die in den Voreinstellungen des ProjektControllings erfassten ProfitCenter werden in einer Liste dargestellt Die eingegebene Bezeichnung k nnen Sie bei Bedarf ndern Klicken Sie auf das Bleistift Symbol des ProfitCenters um in die Einstellungen und Auswertungen zu gelangen VI 12 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Das ProfitCenter Datenblatt teilt sich in folgende Bereiche die anschlie end erl utert werden sol
253. rheitseinbehalt und die Mehrwertsteuer 6 Geben Sie als Information f r den Bauherrn einen eventuellen Skontonachlass und ein Datum der Zahlungsfrist ein Dies ist nur eine Information f r die Zahlung ProjektPro rechnet korrekterweise f r alle Freigaben mit den unskontierten Rechnungsbetr gen Freigabe Sicherheit drucken Klicken Sie nun auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste wenn Sie die Freigabe der Sicherheit mit oder ohne Kosten bersicht drucken wollen 17 Kostenfeststellung Die Summen der Kostenfeststellung ergeben sich aus den gepr ften Mengen und den Vertrags EPs In ProjektPro gibt es drei verschiedene Auswertungsm glichkeiten der Kostenfeststellung Kostenfeststellung Vertrags Leistungsverzeichnis Kostenfeststellung nach DIN 276 2006 1993 Kostenfeststellung nach DIN 276 1981 1 Klicken Sie dazu im jeweiligen Projekt auf Vertr ge und w hlen Sie den betreffenden Vertrag aus der Liste 2 Klicken Sie anschlie end auf Kostenfeststellung Es werden die jeweiligen Summen f r die einzelnen Positionen und LV Gruppen in diesem Vertrag angezeigt Dabei beziehen sich die erscheinenden Summen auf die bereits gepr ften Mengen in der Abrechnung zu diesem Vertrag Kostenfeststellung nach DIN 276 drucken Wenn Sie die Positionen den Kostengruppen nach DIN 276 in der Kostenberechnung zugeordnet haben k nnen Sie eine Kostenfeststellung nach DIN 276 anzeigen die Zuordnung ndern oder drucken 1 K
254. rn wird festgelegt Projekte und Einstellungen 111 9 ProjektPro Handbuch MultiUser Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig mit ProjektPro arbeiten sollen muss eine MultiUser Installation erfolgen Dazu stellt der ProjektPro Server das ProjektPro im Netzwerk zur Verf gung und mit Hilfe des ProjektPro Arbeitspl tzen k nnen die Benutzer darauf zugreifen Daf r m ssen die ProjektPro Dateien jedoch auf MultiUser umgestellt sein Voraussetzung f r die Umstellung auf MultiUser ist eine ProjektPro MultiUser Lizenz und das ProjektPro mit Hilfe einer ProjektPro Arbeitsplatzes ge ffnet wurde Klicken Sie auf den Button MultiUser in der Bearbeitungsleiste Die Dateien werdern umgestellt und Sie bekommen eine Meldung dass alle Dateien erfolgreich umgestellt wurden Nachdem Sie ProjektPro mit einer MultiUser Lizenz lizenziert haben werden Sie darauf hingewiesen dass die Dateien noch nicht umgestellt sind und Sie k nnen die Version direkt auf MultiUser umstellen Sie werden ebenso darauf hingewiesen wenn Sie ProjektPro mit einer MultiUser Lizenz ffnen und die Dateien noch nicht auf MultiUser umgestellt sind Beispieldaten l schen Es werden die Beispieldaten gel scht au er die Wertelisten die Gesch ftsbereiche die Textbausteine und E das Emailkonto ndern Sie die verbliebenen Daten auf Ihre B roanforderungen ab oder l schen Sie diese bei Bedarf Druck Layouts anpassen ProjektPro bietet die M glichk
255. rnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nn nenn VII 5 Zuordnung der Kostengruppen urnsnennennenennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nennen rennen VI 5 Druck der Kostenermittlungen nach DIN 276 esesenannnnnnnnnnnnnnnnnennnnn nennen VII 6 Kostensch tzung EEN KREE ENEE ENER EN nn nn nn nn an ann an ann nn nn ENEE ENER E anne VII 6 Kostensch tzung mit Elementen uus 5u00040 uge a ann nennen a VII 6 Ausschreibung sipiris Aaaa VII 9 Ausschreibung ausw hlen DER su 0 ale VII 9 Ausschreibungs Import per GAEB nessserennnnnenennnnnnnnnnnnnnnnn nenn nennen nnnnen VII 9 Ausschreibungs D tenbl tt u ine VII 10 Ausschreibungs Export per GAEB usassesnrnennnnnnnnnnnnnnnnnnennn nennen nennen nennen VII 11 LV StrukKtur diisi aaaea aaia aiea VII 11 DI Tel 42 1 14 OBPPFPPEPFPEPFEEFPREREEPEEBEPREFFFEFFPLETEREEREFFEPEEFEREBEPRERFEPPEELPFFELEEEFFEFFEEREFEGER VII 12 Vortexte LV Gruppen LV Positionen uuasuunaunununnanunnannnnannunannannnnn VII 12 Vertragsbedingungen ssg esba BEEN naa ae VII 12 EE te 1 VII 14 Position EE E VII 15 bernahme von LV Gruppen und LV Positionen eeeennasnneeeennnnnnneenennnnnneeennn VII 16 Positionen aus GAEB Dateien importieren unuseserernnnnnnnnnnnnn nenn nenn nn nen nn VII 17 P sitionen nummierieren vn aana VII 18 Positionen neu nummerieren seiirt iiaiai neninn Naa aE VII 18 Position duplizieren s e EES EE EREEEE EAR an nn anna nah api hi rii VII 18 Bezug M E VII 19 L angtext Format
256. ro Handbuch Diese Zugriffsrechte regeln zum einen bewusste Datenzugriffs und nderungsrechte zum anderen verhindern sie auch versehentliches ndern der Auftragsstruktur w hrend der Stundeneingabe durch Mitarbeiter In jedem Fall sollten Sie das Administrator Passwort ndern Sie sollten f r jeden Benutzer einen entsprechenden Namen Passwort und das Zugriffsrecht definieren Die Liste der Benutzer k nnen Sie beliebig ndern erweitern oder reduzieren und beispielsweise f r jeden Mitarbeiter im B ro ein eigenes Passwort mit den entsprechenden Zugriffsrechten definieren Einzige Bedingung Sie m ssen mindestens einen Benutzer mit Administrator Zugriffsrechten definieren Vergessen Sie nie dieses Passwort Oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf Gehen Sie dabei folgenderma en vor 1 Klicken Sie in Projekte und Einstellungen auf Grundeinstellungen und anschlie end auf Administrator und Benutzer 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste Neuer Benutzer und legen das Benutzerk rzel den Benutzernamen und das Passwort fest W hlen Sie das Benutzerk rzel sorgf ltig aus da es zum Sperren von Datens tzen zur Zeiterfassung etc verwendet wird und nicht ge ndert werden soll Das Benutzerk rzel und das Mitarbeiterk rzel im ProjektControlling sollten bei kongruenten Mitarbeitern identisch sein 3 Ordnen Sie dem Benutzer die gew nschten Zugriffsrechte zu Im Feld Korrespondenz k nnen zus tzliche Inf
257. rojektPro Handbuch CAD Mengen Import ProjektPro bietet Ihnen die M glichkeit Mengenberechnungen die Sie aus Ihrer CAD Software im Format Tabulatorgetrennte Textdatei txt oder Excel exportiert haben in die Mengenpositionen zu importieren 1 In den Mengenpositionen finden Sie in der Bearbeitungsleiste den Button CAD Import W hlen Sie die zu importierende Datei 3 Ordnen Sie die Quellfelder den Zielfeldern von ProjektPro zu Mit den Pfeilen in der Fu zeile k nnen Sie zwischen den Datens tzen wechseln L schen Sie ggfls nicht gew nschte Datens tze Mit dem L schen Symbol am rechten Zeilenrand k nnen Sie jedes Bauteil in einer Mengenposition sowie die komplette Mengenposition in der Mengenpositionsliste wieder l schen Es k nnen nur Mengenpositionen gel scht werden die keinen LV Positionen zugeordnet sind Zuordnung von Mengenpositionen zu LV Positionen Um einer LV Position eine Mengenposition zuzuordnen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der Ausschreibung auf Mengen und anschlie end auf LV Positionen 2 ffnen Sie die LV Gruppe f r deren Positionen Sie Mengen zuordnen wollen 35 Klicken Sie auf das Bleistift Symbol der Position der Sie Mengenans tze zuordnen wollen Die Mengenberechnung der LV Position wird in einem separaten Fenster ge ffnet Klicken Sie auf den Button Mengenpos zuordnen in der Bearbeitungsleiste 5 Rechts neben dem aktuellen Fenster ffnet sich das Fenster
258. rrespondenzen vor dem Zugriff unberechtigter gesperrt werden 12 02 2009 Februar 2009 a Mo Di Mi Do Fr Sa So 31 26 27 28 29 26 27 28 29 30 Heute 12 02 09 Klicken Sie auf das Kalender Symbol am rechten Rand von Datumsfeldern Es ffnet sich ein PopUp Kalender um bequem ein Datum einzugeben Klicken Sie auf Heute um das aktuelle Datum einzutragen Mit den Pfeiltasten k nnen Sie andere Monate oder Jahre ausw hlen Klicken Sie dann auf den gew nschten Tag in der Monatsansicht und das Datum wird bernommen 3 Suchen Funktionen Eine Datenbank bietet den Vorteil alle gespeicherten Datens tze schnell auffinden zu k nnen ProjektPro bietet Ihnen mehrere M glichkeiten Ihre Daten zielsicher und schnell zu finden Die gerade angezeigten Datens tze nennt man dabei Auswahl Allgemeine Funktionen 1 7 ProjektPro Handbuch In der Bearbeitungsleiste findet man am rechten Rand ein Textfeld in dem Sie einen Suchbegriff eingeben k nnen Dieses Feld k nnen Sie auch per Tastaturk rzel STRG F aufrufen Sobald Sie das Feld verlassen wird die gew nschte Suche ausgef hrt Am linken Rand des Feldes befindet sich ein Lupen Symbol welches auf weitere Suchfunktionen hinweist Eine detaillierte Suche nach bestimmten Suchkriterien au erdem Alle und Nichts werden immer als Standard Suchen angeboten Weitere Suchen wie z B eine Suche nach Ansprechpartnern im Bereich Adressen werden kontextabh ngig angeboten
259. rung im Leistungsverzeichnis eingeordnet Die Summen der Kostengruppen werden sich um den Betrag der ihnen neu zugeordneten Positionen ge ndert Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Kostenberechnung W hlen Sie anschlie end ob Sie nach der DIN 276 von 1981 oder von 2006 drucken wollen Klicken Sie in der jeweiligen Kostengruppenart auf den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie ob Sie eine Zusammenstellung f r das gesamte Projekt oder nur f r die aktuelle Ausschreibung wollen W hlen Sie ob Sie neben den Kostengruppensummen auch eine Aufschl sselung der Positionen w nschen gt VII 2 N ProjektPro Handbuch 6 W hlen Sie ob Sie die Kostenermittlung mit Netto oder Brutto Betr gen ausgegeben werden soll Hatten Sie im Bereich Kostengruppen bei der bernahme der Kostengruppen nach DIN 276 2006 die Markierung DIN 276 1993 gesetzt da noch die Kostengruppen der Version von 1993 hinterlegt sind wird die in der berschrift 1993 ausgegeben 11 Angebotspr fung In der Angebotspr fung legen Sie Angebote der Bieter mit allen dazugeh rigen Informationen an Angebote k nnen auch per GAEB D84 und X84 importiert werden In der Bieter bersicht werden Ihnen alle Angebote dargestellt Neuen Bieter anlegen 1 Klicken Sie im Modul AVA auf Projektliste und w hlen Sie anschlie end das entsprechende Projekt 2 Klicken Sie auf Ausschreibungen und w hlen Sie anschlie end di
260. ruppe zugeordnet werden gt Unterpositionen werden LV Positionen zugeordnet und k nnen durch das Pfeilsymbol aufgeklappt werden d Dadurch gelangt man eine Bearbeitungsebene tiefer z B in der Angebotspr fung von der Bietersumme in das detaillierte Angebot Zur Erstellung neuer Elemente neuer Untertitel neuer Positionen usw Im Leistungsverzeichnis Kostensch tzung gibt es weitere Funktionen die sich nur durch gleichzeitiges Dr cken der Alt Taste und klicken des Neu Buttons aufrufen lassen Sie werden wenn Sie die Maus dar ber bewegen darauf hingewiesen Dupliziert den jeweiligen Datensatz z B Mengenans tze und Bieterangebote CG Aktualisiert die Anzeige bernahme von Feldinhalten Durch Klicken auf den bernahme Pfeil wird ein bereits feststehender Feldinhalt in ein nebenstehendes Feld bertragen Meist geben auch QuickInfos Auskunft dar ber ob und welche Inhalte bernommen werden k nnen VII AVA ProjektPro Handbuch Drag amp Drop 2 LV Gruppen Elemente Mit ProjektPro k nnen Sie LVs durch einfaches Drag amp Drop erstellen und umsortieren Die LV Gruppen Elemente werden nach der gew nschten LV Gruppe Element eingef gt Soll die LV Gruppe Element untergeordnet werden muss sie erneut auf die gew nschte LV Gruppe Element gezogen werden Beispiel Sie m chten die LV Gruppe 10 nach der LV Gruppe 1 einf gen dann ziehen Sie die LV Gruppe 10 auf die LV Gruppe 1
261. ruppen W hlen Sie anschlie end den Button exportieren in der Bearbeitungsleiste Geben Sie einen Namen f r die zu sichernde Datei ein und legen den Dateityp Text mit Tab fest Klicken Sie anschlie end auf Sichern Die erzeugte Datei enth lt alle Positionen mit den dazugeh rigen EPs GPs der Kostenberechnung Diese kann nun mit einer Tabellenkalkulation z B MS Excel ge ffnet und weiterverarbeitet werden Kostenberechnung nach DIN 276 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Kostenberechnung ffnen Sie die jeweilige LV Gruppe und klicken Sie auf das Bleistift Symbol der entsprechenden Position W hlen Sie die Kostengruppen f r die Position und wechseln Sie dann zum n chsten Datensatz mit den Pfeiltasten unten links Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Kostenberechnung und w hlen Sie anschlie end die Kostenberechnungsart DIN 276 2006 oder DIN 276 1981 In der linken Liste werden die dem Projekt zugeordneten Kostengruppen mit ihren Summen dargestellt In der rechten Liste werden die Positionen der Ausschreibung mit ihren zugeordneten Kostengruppen angezeigt Positionen die noch keiner Kostengruppe zugeordnet wurden werden an den Anfang sortiert Um LV Positionen den entsprechenden Kostengruppen nach DIN zuzuordnen klicken Sie in der rechten Liste in das leere wei e Feld vor der Position und w hlen die entsprechende Kostengruppe Die zugeordneten Positionen werden entsprechend ihrer Platzie
262. s Bei Zuordnung von Media Daten Photo Film zu einem Protokoll werden diese im Feld rechts oben angezeigt Informationen ber Teilnehmer Verteiler und TOPs werden in den transparenten Feldern im unteren Teil des Layouts angezeigt Protokoll duplizieren 1 2 3 W hlen Sie aus der Projektliste das entsprechende Projekt aus Klicken Sie auf Protokolle Klicken Sie auf das Protokoll das Sie duplizieren m chten und anschlie end auf den Button Duplizieren in der Bearbeitungsleiste W hlen Sie aus ob alle TOPs oder nur die TOPs mit einem erledigen Vermerk Person Datum dupliziert werden sollen Wenn Sie nur die zu erledigenden TOPs duplizieren dann werden diese im Originalprotokoll als erledigt gekennzeichnet und in das neue Protokoll bernommen Damit wird ein fortlaufender Protokoll Ablauf optimal unterst tzt Sie befinden sich sofort im Datenblatt des duplizierten Protokolls Die Daten wurden aus dem Originalprotokoll bernommen Sie k nnen die einzelnen Punkte wie Teilnehmer Verteiler TOPs und Mediadaten f r dieses Protokoll bearbeiten Protokoll drucken 1 Media drucken Um ein Protokoll auszudrucken w hlen Sie im Modul ProjektManagement aus der Projektliste das entsprechende Projekt Klicken Sie nun auf Protokolle und w hlen aus der angezeigten Liste das Protokoll aus welches Sie ausdrucken wollen Um das gesuchte Protokoll schneller zu finden k nnen Sie die Filter Thema und Typ einsetzen
263. sicht finden Sie im linken Rand ein Buch Symbol mit dem Sie bei mehrseitigen Ausdrucken zur n chsten und vorherigen Seite wechseln k nnen Oder geben Sie darunter die gew nschte Seitenzahl ein um zu dieser zu gelangen Beim Ausdrucken mehrerer verschiedener Dokumente erscheint durch Klicken auf Fortfahren bzw Welter das n chste Layout in der Druckansicht Beachten Sie dabei dass das Papierformat richtig eingestellt ist Unter dem Men punkt ProjektPro FileMakerPro finden Sie die Option Papierformat wo Sie die richtige Einstellung treffen k nnen Diese Auswahl gilt auch f r alle folgenden Drucke II Allgemeine Funktionen ProjektPro Handbuch Die Ausdrucksm glichkeiten finden Sie in ProjektPro im Zahnrad Button unter Drucken Drucke k nnen auch mit dem Tastaturk rzel STRG P aufgerufen werden Standard Drucke bleiben in der Seiten Voransicht stehen Sie k nnen anschlie end den Druckprozess abbrechen oder den Druck an das Betriebssystem bergeben Stellen Sie jetzt wie gewohnt die Anzahl der Kopien oder die auszudruckenden Seiten ein Sie sollten in den ProjektPro Einstellungen grunds tzlich alle aufgerufenen Datens tze w hlen M chten Sie die anpassbaren Druck Layouts Brief Fax Protokoll oder Protokoll Media ausdrucken bleibt der Prozess in der Vorschau stehen W hlen Sie nun im Men punkt ProjektPro FileMaker Pro den Punkt Drucken aus damit der Druck erzeugt wird Schlie en Sie danach d
264. sind werden angezeigt 1 Klicken Sie im ProjektControlling auf Datenpflege 2 W hlen Sie den Button Ung ltige Zeiteintr ge in der Bearbeitungsleiste ProjektPro berpr ft alle Zeiteintr ge und zeigt alle fehlerhaften Zeiteintr ge in einer Liste an 3 Sie k nnen nun diese Zeiteintr ge l schen oder bearbeiten ProjektControlling VI 45 ProjektPro Handbuch VII Ausschreibung Vergabe Abrechnung AVA 1 Allgemeine Funktionen Struktur und Steuerung Nach dem ffnen von ProjektPro gelangen Sie in die Modul bersicht Mit einem Klick auf AVA ffnet sich das Modul in einem separaten Fenster M chten Sie das Modul Fenster schlie en klicken Sie auf das ProjektPro Logo in der linken oberen Ecke oder benutzen das Tastaturk rzel STRG W Wenn Sie eine FileMaker Vollversion benutzen stehen Ihnen au erdem die Schlie en Buttons in der linken Mac oder rechten Win oberen Ecke zur Verf gung Im Modul AVA werden Ausschreibungen die Projekten Bauvorhaben zugeordnet sind bearbeitet Wenn Sie bereits mit anderen Modulen von ProjektPro arbeiten k nnen Sie die Ausschreibungen den gleichen Projekten zuordnen f r die Sie bereits Planungsauftr ge oder Korrespondenzen angelegt haben Nach dem ffnen des Moduls AVA werden alle aktuellen Projekte angezeigt wenn dies in Projekt und Einstellungen gt Grundeinstellungen markiert wurde In der Projektliste sind die Projekte die AVA Daten enthalten mi
265. snummer M chten Sie die Position innerhalb einer LV Gruppe umnummerieren ndern Sie dort die Positionsnummer Sie k nnen au erdem die Position per Drag amp Drop entweder innerhalb der LV Gruppe verschieben oder aber einer anderen LV Gruppe zuordnen Positionen neu nummerieren Beim Anlegen von Positionen werden diese ab einem festgelegten Anfangswert in einem bestimmten Intervall nummeriert Sollen bereits angelegte Positionen neu nummeriert werden weil z B Positionen eingef gt wurden klicken Sie auf den Button Neu nummerieren in der Bearbeitungsleiste Beachten Sie dazu das Kapitel Ausschreibung Grundeinstellungen Position duplizieren Sie k nnen jede beliebige Position in dem LV duplizieren und einer beliebigen LV Gruppe innerhalb des LV s zuordnen Dazu klicken Sie auf das Bleistift Symbol in der betreffenden Position damit sich das Positions Datenblatt ffnet Klicken Sie dann auf den Button Position duplizieren Zudem k nnen Sie Positionen kopieren indem Sie die Alt Taste gedr ckt halten und dann ausgew hlte Positionen oder LV Gruppen per Drag amp Drop an eine gew nschte Stelle im LV ziehen VII 18 AVA ProjektPro Handbuch Bezug Bei Alternativ und Zuschlagspositionen muss ein Bezug auf die entsprechende Grundposition hergestellt werden Bei Zuschlagspositionen wird dadurch der GP berechnet Bei Alternativpositionen kann bei der Vergabe entschieden werden ob die Grundposition oder die Alter
266. spondenz mit Bauherren Gewerken etc sichert indem versandte E Mails Briefe und Faxe f r alle Projektbeteiligten sichtbar gemacht werden Jedes Teammitglied ist zu jeder Zeit automatisch ber den aktuellen Stand der Absprachen und des Projekts informiert modul ProjektControlling Ihre Wirtschaftlichkeit im Fokus Das Verh ltnis zwischen den zu erbringenden Planungsleistungen und den Honoraren hat sich in den letzten Jahren zunehmend ung nstig f r Architektur und Ingenieurb ros entwickelt Vorwort ProjektPro Handbuch Die betriebswirtschaftliche Erfolgskontrolle und damit das fr hzeitige Erkennen von Missst nden innerhalb jedes Projektzyklus sind heute und auch in Zukunft wichtiger denn je Unser Modul ProjektControlling denkt mit und erm glicht Ihnen neben der Zeiterfassung der Ermittlung von Auftragsvolumina und der gesamten Rechnungslegung die praxisgerechte B ro und Stun den kalkulation die berwachung wichtiger Unternehmenskennzahlen die Honorarermittlung nach diversen Honorarordnungen und damit eine zuverl ssige Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Ihrer Auftr ge modul AVA Einfach und wettbewerbsf hig ausschreiben Mit dem Modul AVA wickeln Sie die komplette Ausschreibung Vergabe und Abrechnung Ihrer Projekte ab einfach und leicht berschaubar Sie erfassen die externen Baukosten auf einen Blick und erstellen Leistungsverzeichnisse fast intuitiv indem Sie auf bestehende Ausschreibungen Kostensch tz
267. sschreibungen des Projektes drucken Damit erhalten Sie eine projektbezogene Kosten bersicht Ordnungszahl Die Definition der Ordnungszahl Systematik dient dem Austausch der Ausschreibung per GAEB Die OZ Maske wird berechnet aus den Positionen und Titeln des Leistungsverzeichnisses Um die OZ Maske einzustellen klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben der angezeigten OZ Maske Es ffnet sich das Fenster Ordnungszahl und Sie k nnen per Klick auf die berechnete OZ Maske diese in das Feld verwendete OZ Maske eintragen lassen VII 10 AVA ProjektPro Handbuch M chten Sie eine andere OZ Maske verwenden stellen Sie die gew nschte OZ Maske mittels der Hierarchiestufen ein Dies ist insbesondere dann n tig wenn Sie mit AVA Programmen mit eingeschr nkter GAEB Kompatibilit t kommunizieren m ssen Beachten Sie dass eine OZ Maske mit mehr als 9 Stellen nur per GAEB DA XML exportierbar ist Druckeinstellungen Sollten Sie im Druck oder im Export f hrende Nullen w nschen so k nnen Sie f hrende Nullen verwenden markieren Um f hrende Nullen zu erzeugen erh hen Sie die Stellenanzahl der jeweiligen Hierarchiestufe und Positionsnummer der OZ Maske Mit der Markierung Preise unten andrucken bestimmen Sie wo im LV Druck die Menge und der Preis gedruckt werden Standardm ig werden die Werte in der ersten Zeile der Position gedruckt Wenn Sie die Markierung setzen werden die Menge und die EP und GP Eingabe Felde
268. ssen k nnen Sie diese im entsprechenden Feld eingeben Kostengruppen Nummern Ordnen Sie die Position der entsprechenden Kostengruppe nach DIN 276 zu Wenn Sie eine Mengenberechnung f r die ausgew hlte Position durchf hren wollen klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld Mengenberechnung Damit gelangen Sie in das Layout der Mengenberechnung Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel M chten Sie die Kostenberechnung f r die Position eingeben klicken Sie auf das Bleistift Symbol neben dem Feld EP Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel Um eine Grafik in den Langtext einzuf gen klicken Sie auf den Reiter mit Grafik Legen Sie mittels des Buttons Grafikposition setzen fest wo die Grafik im Langtext eingef gt werden soll Klicken Sie dann auf den Button Grafik einf gen und w hlen Sie die gew nschte Grafik bernahme von LV Gruppen und LV Positionen Die bernahme aus bestehenden Bauvorhaben oder aus Muster LV s ist die schnellste und praktikabelste M glichkeit LV Gruppen und Positionen f r ein Bauvorhaben zusammenzustellen Dabei ist es gleichg ltig ob Sie sich ein eigenes Mustertextverzeichnis aufgebaut oder Texte von Fremdherstellern wie sirAdos Heinze o bezogen haben Musterbauvorhaben werden behandelt wie reale Bauvorhaben Es hat sich bew hrt zur Unterscheidung von Projekten von reinen Musterbauvorhaben einen oder mehrere Buchstaben als Projektnummer zu geben Beispielsweise k nnten
269. ssen und das umst ndliche Zuordnen von Email Korrespondenz zu Projekten Sie haben damit in ProjektPro eine vollst ndige Liste aller Ihrer Korrespondenzen Briefe Faxe Emails sortiert nach Projekten und Adressen Der komfortable Email Eingang und Ausgang erm glicht Management von beliebig vielen eigenen Email Konten sowie eine automatische mitarbeiterbezogene Wiedervorlage f r zu erledigende Bearbeitungsfunktionen Alle eingehenden Emails und die daraus resultierenden Aufgaben k nnen auf die vorhandenen Projekte und die Mitarbeiter verteilt werden Sollte es sich bei dem Absender des Emails um eine bereits in ProjektPro vorhandene Adresse handeln so wird die Email automatisch dieser Adresse zugeordnet Die Emailanlagen werden in der ProjektPro Library abgelegt In der ProjektPro Library sind alle Dateien hinterlegt die ProjektPro f r einen reibungslosen Betrieb ben tigt Die Emailanlagen die Austauschdateien von Pl nen die Mediadateien von Protokollen und angepasste Drucklayouts Die ProjektPro Library befindet sich in der SingleUser Version im ProjektPro Ordner Als MultiUser k nnen Sie einen f r alle Benutzer freigegebenen Ordner meist am Server festlegen wo die ProjektPro Library gespeichert wird B ro und CRM IV 17 ProjektPro Handbuch Allgemeine Symbole im Emailer Es Die erhaltene oder versandte Email enth lt eine Anlage Text Photos Zeichnung usw D Die Nachricht ist als ungelesen markiert Si
270. stellungen und anschlie end auf Mehrwertsteuersatz 2 Korrigieren Sie falls erforderlich den Mehrwertsteuersatz 6 Wertelisten In ProjektPro k nnen Sie sich verschiedene Wertelisten als Vorlage und Standard f r die Eingabe zusammenstellen In diesen Wertelisten werden Briefanreden Titel und Adresskategorien usw organisiert Da nur der Administrator diese Wertelisten erg nzen und bearbeiten kann werden doppelte Eintr ge vermieden und jeder Benutzer kann auf die gleichen Voreinstellungen zugreifen Zum Erstellen der Wertelisten gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie ProjektPro und w hlen Sie in Projekte und Einstellungen die Grundeinstellungen 2 Klicken Sie auf Wertelisten und w hlen Sie die gew nschte Werteliste aus 3 Klicken Sie auf Neuer Eintrag um neue Werte in der ausgew hlten Kategorie hinzuzuf gen oder ndern Sie einen bestehenden Wert Beachten Sie dass nderungen der Wertelisten keine Auswirkungen auf die Eintr ge in den jeweiligen Bereichen selbst z B Adressen haben In den Suchlayouts werden daher in den Wertelisten nicht diese Voreinstellungen angezeigt sondern die tats chlichen Werte Die in spitzen Klammern geschriebenen Variablen werden dabei jeweils durch die tats chlichen Werte ersetzt 101 Anrede Bsp B ro Firma Frau Fr ulein Gemeinde Herrn usw 102 Titel Bsp Architekt Dipl Ing Dr Prof usw 103 Personenanrede Bsp Frau Herrn usw Projekte und
271. sten Zuordnung verwendet M chten Sie r ckwirkend Zeiteintr ge anpassen dann benutzen Sie den Button Nachtragen Tragen Sie das Start und ein Enddatum f r die Nachberechnung mit den aktuellen Stundens tzen ein In den Berechnungen dieses Zeitraumes werden nun die aktuellen Stundens tzen benutzt W hrungen F r die Berechnung der kalkulatorischen Kosten in Ihrem B ro m ssen Sie eine B row hrung festlegen Diese k nnen Sie aus einer Liste von voreingestellten W hrungen ausw hlen 1 Klicken Sie im Modul ProjektControlling auf Voreinstellungen und anschlie end auf W hrungen 2 Kontrollieren Sie die voreingestellte B row hrung und klicken Sie bei Bedarf auf B row hrung andern in der Bearbeitungsleiste 3 W hlen Sie die neue B row hrung und das dazugeh rige Zeichen aus dem PullDown Men und tragen Sie das entsprechende K rzel ein Klicken Sie anschlie end auf OK 5 Geben Sie einen neuen Umrechnungsfaktor zur B row hrung f r alle betreffenden Auftragsw hrungen aus dem PullDown Men ein oder legen Sie einen neuen Umrechnungsfaktor unter Weitere fest Beachten Sie bitte dass dabei keine Umrechnung von bereits eingegebenen Werten wie Stundens tze etc erfolgt Mit dem Button Neue W hrung in der Bearbeitungsleiste k nnen Sie neue Auftragsw hrungen mit Bezeichnung K rzel Zeichen und Umrechnungsfaktor eingeben VI ProjektControlling ProjektPro Handbuch Innenproje
272. szuw hlen In das Notizfeld k nnen Sie beliebige Eingaben die Sie sich als Gedankenst tze oder Notiz f r diesen Auftrag vermerken wollen eintragen Honorarberechnung F r jeden Auftrag k nnen Sie eine Honorarberechnung nach HOAI 2002 HOA 2002 SIA 102 Luxemburgische Honorarordnung Bausumme oder freier Eingabe erstellen Dieses Auftragsangebot k nnen Sie drucken und Ihrem Auftraggeber zusenden Das berechnete Honorar ist als Auftragsvolumen gleichzeitig Grundlage f r das weitere ProjektControlling 1 W hlen Sie im ausgew hlten Auftrag Honorar Wenn Sie bereits eine Honorarberechnung f r den gew hlten Auftrag durchgef hrt haben werden Ihnen die ermittelten Werte angezeigt 2 Angebots oder Auftragsdatum Geben Sie hier bei Bedarf das Datum des Angebots bzw des Auftrags ein Der Auftragsstatus ndert sich dabei zu Angebot bzw Auftrag Die Honorarberechnung gliedert sich in 3 Schritte I Ermittlung der 100 Bezugshonorare 2 Festlegen der Leistungsphasen bzw Teilleistungen 3 Zusammenstellung der Angebotsdaten In ProjektPro k nnen je Auftrag mehrere 100 Honorarberechnungen angelegt werden Damit kann den Leistungsphasen 1 bis 4 eine auf der Kostenberechnung basierende den Leistungsphasen 5 bis 9 eine auf der Kostenfeststellung basierende Honorarberechnung zu Grunde gelegt werden 1 Klicken Sie im aktuellen Auftrag auf Honorar und auf das Bleistift Symbol unter Bezugshonorare Falls Sie schon Hon
273. t AVA gekennzeichnet In der Bearbeitungsleiste finden Sie das Suchfeld mit dem Lupen Symbol In das Suchfeld k nnen Sie z B die Projektnummer oder einen Teil einer Projektbezeichnung eingeben um ein Projekt zu suchen Im Lupen Symbol finden Sie weitere Such Funktionen wie eine detaillierte Suche nach Suchkriterien Suche aller aktuellen Projekte oder die Suche aller aktuellen Projekte die AVA Daten enthalten Alle zeigt alle Projekte an und Nichts leert die Projektliste W hlen Sie ein Projekt wird dieses in einem separaten Fenster ge ffnet Im angezeigten Projektdatenblatt k nnen Sie relevante Daten wie den Projektort die Projektbeschreibung den Gesch ftsbereich die Themen und Einstellungen wie AVA abgeschlossen und bernahme von AVA Daten zulassen festlegen Icons on 000 Mit der Elementmethode k nnen Sie ohne LV Positionen bereits ein Projekt strukturieren und Kosten auf der Ebene der Kostensch tzung ermitteln Elementen k nnen untergeordnete Elemente und auch bereits Positionen zugeordnet werden Vorhandene Inhalte werden durch Pfeiltasten symbolisiert LV Gruppen oder Kostengruppen Beinhalten bei Bedarf untergeordnete Gruppen oder Positionen Vorhandene Inhalte werden durch Pfeile symbolisiert AVA VII 1 ProjektPro Handbuch Positionen werden im Leistungsverzeichnis den LV Gruppen und in der Kostensch tzung den Elementen zugeordnet Ein Hinweistext kann sowohl einer LV Position wie auch einer LV G
274. t ge ffneten Datenbanken auf der Festplatte in dem Zustand vor der letzten automatischen Sicherung vor dem Absturz Tritt nur ein kleiner Fehler auf korrigiert ihn ProjektPro beim ffnen automatisch und in der Regel ohne weitere Schwierigkeiten Falls ProjektPro eine besch digte Datei nicht automatisch repariert gehen Sie folgenderma en vor 1 Zuerst sollten Sie versuchen den Fehler des Systemabsturzes oder falschen Beendens zu ermitteln um in Zukunft Besch digungen von ProjektPro zu vermeiden 2 Sichern Sie Ihren besch digten ProjektPro Stand VIII 4 Administratorenfunktionen ProjektPro Handbuch 3 Tauschen Sie alle Dateien au er pp_data USR vom letzten BackUp der letzten CD oder des letzten Images aus 4 Ist auch die pp_data USR besch digt und haben Sie ein junges BackUp und Sie sollten eines haben ist es meist g nstiger auf diesem aufzusetzen und die Daten entsprechend nachzupflegen sofern Sie nicht unwiederbringliche Daten seit dem letzten Backup eingegeben haben 5 Falls Sie kein junges BackUp haben und die Daten aus der besch digten Version zur ckholen wollen gehen Sie nach folgender Anleitung vor Wir empfehlen dringend Dateireparaturen nur in Notf llen zu machen und nur zur unvermeidlichen Datenrettung in der Datendatei pp_data USR zu verwenden Nach der Reparatur empfehlen wir dringend die Daten der reparierten pp_data USR von unserem Support in einen Golden Master bernehmen zu lassen
275. te dieses Ordners in der Datenbank abbilden und ffnen Bei Ver nderungen innerhalb dieses Ordners am Server wird die Anzeige automatisch immer in der Datenbank aktualisiert Somit haben Sie jederzeit einen aktuellen Stand ber alle Informationen zu einem Projekt Anlegen eines projektspezifischen Verzeichnis Pfades 1 W hlen Sie in der Projektliste des Moduls ProjektManagement das entsprechende Projekt aus 2 Klicken Sie anschlie end auf ProjektFiles in der linksseitigen Navigationsleiste 3 In der Bearbeitungsleiste finden Sie den Button Pfad w hlen W hlen Sie im Dialogfenster den entsprechenden Projekt Ordner aus Sie sollten darauf achten dass sich die Pfadangaben an den einzelnen Rechnern nicht unterscheiden d h der ausgew hlte Ordner sollte sich auf einem von allen Arbeitspl tzen zug nglichen Volumen Laufwerk befinden Wis 18 ProjektManagement ProjektPro Handbuch ffnen der angezeigten Dateien in den ProjektFiles Nach Auswahl des Projekt Ordners werden alle Unterverzeichnisse innerhalb dieses Ordners in ProjektPro unter ProjektFiles abgebildet 1 Um einen einzelnen Ordner zu ffnen m ssen Sie auf den Pfeil links neben dem Ordner Symbol klicken 2 Mit Doppelklick auf eine Datei wird diese mit dem f r den Dateityp passenden Programm ge ffnet 10 Management Im Bereich Management des Moduls ProjektManagement finden Sie den Punkt TOP Liste Hier k nnen Sie projekt bergreife
276. teiligung usw l schen wollen 1 Suchen Sie dazu die gew nschte Adresse 2 Anschlie end klicken Sie im Adressdatenblatt auf L schen in der Bearbeitungsleiste B ro und CRM IV 5 ProjektPro Handbuch 4 Selektion Selektion in Adresslisten In ProjektPro k nnen Sie Adresslisten nach Hauptadressen oder nach Ansprechpartnern erstellen Um eine genaue Zusammenstellung zu erhalten k nnen Sie einzelne Adressen bzw Ansprechpartner der Liste selektieren F r Ihre Weihnachtspost ben tigen Sie beispielsweise eine selektierte Adressliste Sollten Sie diese Adressauswahl mehrfach ben tigen k nnen Sie diese in eine Adressgruppe speichern und nach Belieben verwenden und bearbeiten von Adressen Die Selektion dient der Verfeinerung einer Adressliste die Sie durch eine Suche erstellt haben Dabei k nnen Sie einzelne Firmen oder Personen von der Liste ausschlie en oder hinzunehmen F r das Erstellen von Adresslisten mit einzelnen oder mehreren ausgew hlten Ansprechpartnern gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Adressen 2 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf das Lupen Symbol und anschlie end auf die Option Selektion 3 Um nur Firmen aus der angezeigten Adressliste auszuw hlen klicken Sie auf Alle Firmen und dann auf OK 4 Um die Ansprechpartner der ausgew hlten Adressen anzuzeigen klicken Sie auf Alle APs und dann auf OK 5 Wenn Sie auf Suchen klicken
277. tellt wird die eingetragene Rechnung ber cksichtigt Des weiteren hat sie auch Einfluss auf den Rechnungsanteil des Auftrages im ProjektControlling VI 26 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Automatische Erstellung von Rechnungs und Angebotsbriefen Mit der Funktion der automatischen Erstellung von Rechnungs und Angebotsbriefen erzeugen Sie aus den Rahmendaten der Honorarabrechnung einen formgerechten Brief dem Sie die ausgedruckten Nachweise anh ngen k nnen Dabei k nnen Sie aus den Werten in der Honorar und Rechnungsermittlung automatisch Formulare f r die gew nschte Korrespondenz generieren lassen Dazu sollten Sie in den Voreinstellungen gt Honorar die verwendeten Texte definieren Kosten berblick Durch Klicken auf Kosten bersicht werden alle wirtschaftlich relevanten Daten des Auftrages wie Volumen kalkulatorische Kosten und Gewinn angezeigt Das Volumen des Angebotes bzw Auftrages setzt sich aus dem Honorar und den Nebenkosten abz glich des Nachlasses zusammen Das Honorar wiederum setzt sich aus dem Honorar f r prozentuale Leistungen dem pauschalen Honorar und dem Zeithonorar zusammen Die kalkulatorischen Kosten setzen sich aus den Personalkosten sowie aus den Neben und Fremdkosten zusammen Die Personalkosten werden dabei aus den Stundeneintr gen f r diesen Auftrag und den kalkulatorischen Stundens tzen der Mitarbeiter berechnet Nebenkosten Zur Eingabe der Nebenkosten klicken Sie in
278. tellung gesetzt wird jeder neu angelegte Auftrag automatisch diesem ProfitCenter zugeordnet 3 Mit dem Button Neues ProfitCenter in der Bearbeitungsleiste legen Sie neue ProfitCenter an Die eingegebene Nummer ist dabei das Referenzkriterium der Mitarbeiter und Auftragszuordnung 4 Mit dem L schen Symbol l schen Sie berfl ssige ProfitCenter Selbstverst ndlich werden evtl zugeordnete Auftr ge oder Mitarbeiter dabei nicht gel scht VI 2 ProjektControlling ProjektPro Handbuch 5 Mit dem Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste k nnen Sie die Liste der ProfitCenter ausdrucken Mitarbeiter F r die Zeiterfassung die B rokalkulation die Korrespondenz usw ben tigt ProjektPro die Liste aller Mitarbeiter Klicken Sie in Voreinstellungen auf Mitarbeiter in der linksseitigen Navigationsleiste 1 Klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter in der Bearbeitungsleiste Falls Sie mehr als ein ProfitCenter angelegt haben ordnen Sie den Mitarbeiter dem entsprechenden ProfitCenter zu 2 Geben Sie in das erscheinende Dialogfenster ein eindeutiges Mitarbeiterk rzel ein und best tigen Sie mit OK Sie sollten beim Mitarbeiterk rzel f r alle Mitarbeiter die gleiche Anzahl von Buchstaben verwenden Zwei oder drei Buchstaben Initialen haben sich in der Regel als ausreichend erwiesen Ist dieser Mitarbeiter auch als Benutzer von ProjektPro angelegt dann verwenden Sie bitte unbedingt das gleiche K rzel 3 Geben Sie de
279. tellungen Balkenpl ne W hlen Sie im Modul ProjektManagement das entsprechende Projekt und klicken dann auf Balkenpl ne in der linksseitigen Navigationsleiste Eine Liste vorhandener Balkenpl ne wird Ihnen angezeigt Klicken Sie auf Neuer Balkenplan in der Bearbeitungsleiste ProjektPro erzeugt nun einen neuen Datensatz in der Liste der Balkenpl ne den Sie mit einer Nummer f r die Sortierung und einer Bezeichnung genauer definieren k nnen Klicken Sie auf das Bleistift Symbol und w hlen Sie im folgenden Dialog Direkt V 16 ProjektManagement ProjektPro Handbuch 4 ProjektPro ffnet nun das Layout zur Gestaltung des Balkenplanes innerhalb des aufgerufenen Projektes Einstellungen F r die Layoutgestaltung des Planes k nnen Sie mehrere Voreinstellungen treffen Ziellinie 1 die Ziellinie dient zur Markierung eines wichtigen Termines bzw einer Deadline Ziellinie 2 die Ziellinie 2 dient zur Markierung eines weiteren wichtigen Termines bzw einer weiteren Deadline Diagrammbereich der Diagrammbereich kann frei gew hlt werden Dazu legen Sie das Anfangs und das Enddatum fest Klicken Sie anschlie end auf das Aktualisieren Symbol ganz rechts Nun wird der Datumsbereich entsprechend der Einstellungen dargestellt Die Daten k nnen Sie entweder direkt in das Datumsfeld eingeben oder Sie klicken rechts neben das Datumsfeld und es wird ein Kalender Picker angezeigt indem Sie das gew nschte Datum
280. ten Sie Angaben wer bis zu welchem Zeitpunkt f r die Erledigung dieser Aufgabe zust ndig ist Nach Erledigung der Aufgabe wird der Gliederungspunkt mit einem Klick in das kleine K stchen unterhalb des Datums abgehakt und verschwindet somit auch aus der Liste der unerledigten Punkte Auftraggeber Im Modul ProjektManagement k nnen Sie dem Projekt den entsprechenden Auftraggeber zuordnen Im Modul B ro und CRM wird dann bei der Adresse im Unterpunkt Projekte AG das Projekt angezeigt 1 W hlen Sie im Modul ProjektManagement aus der Projektliste das Projekt und klicken Sie auf Auftraggeber 2 Ist noch kein Auftraggeber zugeordnet oder m chten Sie einen anderen zuordnen klicken Sie auf AG ndern in der Bearbeitungsleiste 3 Ordnen Sie per Adressrecherche den entsprechenden Auftraggeber zu Balkenpl ne In ProjektPro k nnen Sie externe Balkenpl ne von anderen Programmen MS Projekt pro plan FastTrackSchedule usw anbinden der eigenst ndige Balkenpl ne mit ProjektPro erstellen Nach der Anbindung von externen Dokumenten k nnen diese auch direkt ber ProjektPro ge ffnet werden Voraussetzung daf r ist allerdings dass ein Programm lokal installiert ist das den aufgerufenen Dateityp lesen und ffnen kann Balkenpl ne mit ProjektPro Alle Balkenpl ne die Sie mit ProjektPro erstellen werden im DIN A4 Querformat ausgedruckt F r die Voreinstellungen f r die Balkenpl ne beachten Sie das Kapitel Voreins
281. ten Sie zur Bearbeitung des Leistungsverzeichnis das Thema LV Struktur in der Ausschreibung 1 Klicken Sie im ausgew hlten Vertrag zuerst auf Nachtr ge und anschlie end auf Neuer Nachtrag in der Bearbeitungsleiste 2 Geben Sie die Nachtragsbezeichnung ein 3 Der Nachtrag wird im Fenster Nachtrag ge ffnet VII 34 AVA ProjektPro Handbuch Nachtrags Import per GAEB ProjektPro bietet die M glichkeit Leistungsverzeichnisse nach GAEB DA 1990 und GAEB DA XML in den Formaten D81 X81 D82 X82 und D83 X83 auszutauschen In der Angebotspr fung stehen Ihnen zum Import der Bieter EP s au erdem die Formate D84 X84 zur Verf gung 1 Klicken Sie in der Nachtragsliste auf den Button GAEB DA 1990 ein oder GAEB DA XML ein wenn Sie den Nachtrag im GAEB Format einlesen m chten 2 ProjektPro schl gt nun die n chste freie Nachtragsnummer vor Best tigen Sie diese oder tragen Sie die gew nschte Nummer ein 3 W hlen Sie nun die gew nschte Datei L schen eines Nachtrags Sie k nnen in ProjektPro einen kompletten Nachtrag mit all seinen LV Gruppen Positionen und Preisen mit einem Klick l schen 1 W hlen Sie den entsprechende Vertrag aus der Vertragsliste 2 Klicken Sie auf Nachtr ge 3 Klicken Sie auf das L schen Symbol in der entsprechenden Nachtragszeile 4 Best tigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK Nachtrags Datenblatt Zum Nachtrags Datenblatt gelangen Sie wenn Sie im Vertrag auf N
282. ter Taste von Position zu Position springen 2 Um einen Mengenansatz einzugeben oder zu ndern klicken Sie auf das Bleistift Symbol hinter der entsprechenden Position Es ffnet sich das Mengenberechnungs Fenster und Sie k nnen die Mengenans tze f r die Position wie gewohnt eintragen 3 Sie k nnen die berechnete Menge einer Position in die LV Menge bertragen in dem Sie die in das Feld ber Menge klicken Ist keine berechnete Menge vorhanden und Sie m chten die gesch tzte Menge zur LV Menge machen klicken Sie diese an M chten Sie die berechneten Mengen aller Positionen zur LV Menge machen benutzen Sie den Button in der Bearbeitungsleiste VII 24 AVA ProjektPro Handbuch Mengenposition in LV Menge umwandeln und umgekehrt Eine zugeordnete Mengenposition kann in den Mengenansatz der LV Position umgewandelt werden indem Sie diese aufl sen Damit verschwindet die Mengenposition aus dem oberen Bereich des Mengenberechnungs Datenblatts und die Berechnung wird im unteren Bereich angezeigt So stellt Sie nun einen direkten Mengenansatz der LV Position dar Ebenso kann der Mengenansatz einer LV Position zu einer Mengenposition gemacht werden Dies wird notwendig wenn Sie einen positionsbezogenen Mengenansatz auch noch f r andere LV Positionen verwenden wollen Dazu klicken Sie im Mengenberechnungs Datenblatt die den Mengenansatz enth lt den Button bernahme in Mengenposition in der Bearbeitungsleiste Dadurc
283. tomatisch der entsprechenden Adresse zugeordnet Tragen Sie nun den Betreff und den Text der Email ein und ordnen Sie ggfls einem Projekt und einem Thema zu Klicken Sie auf Senden um diese Email zu versenden Textformatierung Selbstverst ndlich k nnen Sie Brief Fax oder Email Texte formatieren wie Sie dies von Ihrer Textverarbeitung gewohnt sind Die Befehle dazu finden Sie in der oberen Men leiste unter Format oder Sie blenden sich die Werkzeugleiste Textformatierung ein die sich in der oberen Men leiste unter Ansicht befindet Korrespondenz duplizieren Um sich Arbeit zu sparen k nnen Sie eine bestehende Korrespondenz duplizieren und m ssen nur noch die nderungen eintragen 1 W hlen Sie die gew nschte Korrespondenz aus IV 14 B ro und CRM ProjektPro Handbuch 2 Klicken Sie auf Duplizieren in der Bearbeitungsleiste 3 ndern Sie die Eingaben entsprechend ab Falls Sie f r eine duplizierte Korrespondenz die Adresse ndern wollen beispielsweise weil Sie ann hernd den gleichen Brief an mehrere verschiedene Adressen senden wollen gehen Sie folgenderma en vor 1 Duplizieren Sie die Korrespondenz 2 Klicken Sie auf Adressat ndern und w hlen Sie die gew nschte Adresse aus oder suchen diese ber die Adressrecherche 3 W hlen Sie den gew nschten Ansprechpartner Klicken Sie auf den Pfeil links damit Ihnen die Ansprechpartner zur ausgew hlten Adresse angezeigt werden
284. trolling ProjektPro Handbuch Um einen schnellen berblick ber die Kostensituation aller laufenden Auftr ge mit Leistungsphasen auf Zeithonorarbasis zu bekommen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf die Lupe im Suchfeld der Bearbeitungsleiste W hlen Sie in der Auswahl der Suchfunktionen Zeithonorar Es werden alle aktuellen Auftr ge gefunden f r die Leistungsphasen nach Aufwand angelegt wurden und alle Auftr ge auch Akquisitionen und Angebote f r die Zeithonorar Stunden erfasst wurden Auftr ge bearbeiten Durch Klicken auf den gew nschten Auftrag k nnen Sie diesen bearbeiten eine Honorarberechnung erstellen sich die Stunden ansehen etc Auftr ge auswerten Nat rlich k nnen Sie diese Auftr ge auch auswerten und ausdrucken Klicken Sie dazu auf den Zahnrad Button und w hlen die gew nschte Auswertung aus Klicken Sie im ProjektControlling auf Auftr ge Controlling und anschlie end auf Auftragsliste W hlen Sie mittels der Lupe im Suchfeld der Bearbeitungsleiste die Suchfunktion Detailliert Es ffnet sich die Suchmaske mit f r Auftr ge vorgegebenen Filterm glichkeiten Geben Sie das gew nschte Suchkriterium ein und klicken Sie anschlie end auf OK Auftr ge bearbeiten Durch Klicken auf den gew nschten Auftrag k nnen Sie diesen bearbeiten eine Honorarberechnung erstellen sich die Stunden ansehen etc Au
285. tte zur Verf gung steht die Email Anlagenpfade verf gbar sind und die Verbindung zu den Volumes am Server besteht wo Ihre Projektdaten gespeichert sind Installation und Update 1 5 ProjektPro Handbuch Die Daten bernahme kann je nach Umfang der zu bernehmenden Daten mehrere Stunden dauern 1 Laden Sie sich ProjektPro 09 von www projektpro com 2 Folgen Sie der Installationsanleitung des Kapitels ProjektPro Installation bis zum Punkt 8 3 Klicken Sie auf den Button Update um die Daten bernahme aus einer lteren ProjektPro Version durchzuf hren 4 Im Folgenden werden Sie gefragt ob Sie genau wissen wo Ihr ProjektPro abgelegt ist oder danach gesucht werden soll Entscheiden Sie Haben Sie sich f r Automatisch entschieden durchsucht ProjektPro die Verzeichnisse Ihres Computers nach ProjektPro Versionen und stellt das Suchergebnis in einer Liste dar Angegeben werden die Version der Pfad und Datum des letzen Zugriffes W hlen Sie die entsprechende ProjektPro Version meist die aktuellste und klicken oK Haben Sie auf Auswahl geklickt ffnet sich ein Fenster in dem Sie den ProjektPro Ordner ausw hlen dessen Daten in ProjektPro 09 bernommen werden sollen Zu Beginn des Update Vorgangs werden die alten Daten aufbereitet Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist werden Sie auf folgende Bedingungen hingewiesen 1 Sie m ssen sicherstellen dass auf der lokalen Festplatte gen gend Speicherplatz
286. tuellen Werte anzeigen m ssen diese von Zeit zu Zeit neu berechnet werden Hierf r steht Ihnen der Button Balkengrafik berechnen zur Verf gung ProjektControlling VI 1i ProjektPro Handbuch Projekt und Auftragslisten beim ersten Einsatz von ProjektPro Falls Sie ProjektPro nicht seit den Anf ngen Ihres B ros einsetzen sollten Sie folgenderma en vorgehen ProfitCenter 1 1 Legen Sie einen Stichtag f r den Beginn mit ProjektPro fest Sinnvollerweise ist das der Erste des Jahres der Erste eines Quartals oder der Erste eines Monats Beachten Sie falls Sie nicht den ersten Januar als Stichtag w hlen dass f r das laufende Jahr m glicherweise die Werte f r die auf das Jahr bezogenen Funktionen wie berstundenberechnung Urlaubsabrechnung Auftragsliste etc korrigiert werden m ssen Dies betrifft jedoch nicht die f r das aktuelle ProjektControlling erforderlichen Daten Erstellen Sie eine Liste der Projekte Ihres B ros Es reicht dabei die laufenden oder sich in der Akquisition befindenden Projekte zu erfassen Nummerieren Sie diese Projekte Da die Projekte alphanumerisch sortiert werden sollten Sie eine immer gleich lange Nummer w hlen und die Projektnummern mit f hrenden Nullen eingeben Bei einer dreistelligen Nummer falls Sie tausend Projekte f r eine nie erreichbare Zahl halten beginnen Sie also mit 001 002 003 Praktikabel haben sich auch Projektnummern mit einer vorangestellten Jah
287. u erdem kann die Zeit und das Datum welches angedruckt wird bei der Druckerzeugung eingegeben werden Die Fu zeile des Ausdruckes kann aus dem Lizenznamen der Druckzeit dem Druckdatum und der Seitenangabe bestehen W hlen Sie aus welche Informationen auf Ihrem Ausdruck angedruckt werden sollen M chten Sie die Einstellung f r alle Ausdrucke festlegen dann benutzen Sie den bernahme Pfeil Sollten Sie an den Druckdateien nderungen vorgenommen haben so m ssen Sie f r den jeweiligen Druckprozess die Markierung Layouts in Druckdatei sind angepasst setzen Angepasst werden k nnen folgende Drucke Brief Fax Protokoll Protokoll Media 10 Textbausteine Textbausteine sind h ufig ben tigte Texte die man modul bergreifend in ProjektPro per Drag amp Drop verwenden kann Aufgerufen werden sie ber DP Tools in der Men leiste Textbausteine k nnen nach Kategorien selektiert werden Die Liste der Textbausteine kann nach der Kategorie gefiltert werden 1 Klicken Sie in den Grundeinstellungen von Projekte und Einstellungen auf Textbausteine und anschlie end auf den Button Neue Vorlage 2 Vergeben Sie eine Nummer und eine Kurz Bezeichnung f r den Textbaustein und ordnen Sie diesen einer Kategorie zu M chten Sie eine neue Kategorie anlegen w hlen Sie im Feld Kategorie den Begriff Sonstiges und legen die neue Kategorie fest 3 Erfassen Sie nun Ihren Text Zur Zeichenformatierung des Textes benutzen
288. u ProjektPro melden Beachten Sie dazu bitte die Informationen der folgenden Dialoge ber den Punkt Hilfe im Men gelangen Sie zum Hilfesystem von ProjektPro In der Liste der Hilfethemen werden Ihnen einige Standard Themen angeboten W hlen Sie eines der Themen oder geben Sie einen Suchbegriff ein ber verwandte Themen k nnen Sie sich Themen anzeigen lassen die hnliche Punkte behandeln Durch die Trennung von Navigation und Bearbeitungsschritten sehen Sie auf einen Blick wo Sie sich im Programm befinden und welche Bearbeitungsm glichkeiten Ihnen zur Verf gung stehen ICE I TOM neun Weem H Asossuspo cenuun Westen Pa the business solution for architects Es stehen Ihnen bis zu vier bezeichnete Buttons mit den wichtigsten Funktionen zur Verf gung Au erdem finden Sie in der Bearbeitungsleiste den Zahnrad Button der alle Funktionen und alle Ausdruckm glichkeiten enth lt Diesen k nnen Sie auch mit dem Tastaturk rzel STRG Y aufrufen Am rechten Rand der Bearbeitungsleiste finden Sie die Suche Dort k nnen Sie einen Suchbegriff eintragen oder ber das Lupen Symbol eine Suchfunktion ausw hlen Mit dem Tastaturk rzel STRG F gelangen Sie in das Suchfeld Durch Klicken auf das ProjektPro Logo in der linken oberen Ecke k nnen Sie das aktuelle Fenster schlie en oder aktualisieren M4 se A4 Zuletzt ge ndert Runtime 20 01 2008 11 29 40 Mittels der Pfeiltasten k nnen Sie zwischen Datens tzen wechseln Rechts ersehen
289. ualen Vergleiches bietet eine schnelle und bersichtliche M glichkeit den g nstigsten Bieter zu finden Preisspiegel erstellen 1 Klicken Sie in der aktuellen Ausschreibung auf Preisspiegel Es werden alle bereits erzeugten Preisspiegel angezeigt Klicken Sie auf den Button Neuer Preisspiegel in der Bearbeitungsleiste Geben Sie im neuen Fenster Preisspiegel die Bezeichnung ein In der rechten Liste werden die Angebote angezeigt die dem Preisspiegel zugeordnet werden k nnen Klicken Sie die Bieter an die Sie miteinander vergleichen m chten Die zugeordneten Bieter werden in der linken Liste angezeigt Ein zugeordneter Bieter kann mittels L schen Button von der Zuordnung entfernt werden W hlen Sie im Feld Bezug den gew nschten Bezugswert mit dem die Einheitspreise oder Gesamtpreise der Bieter verglichen werden sollen ndern Sie ggfls die Reihenfolge in der Sie die Bieter anzeigen m chten Ver ndern Sie dazu die im Feld Reihenfolge angezeigten Werte Diese Reihenfolge k nnen Sie jederzeit erneut ndern VII 30 AVA ProjektPro Handbuch 5 Klicken Sie auf den Button Preispiegel anzeigen in der Bearbeitungsleiste Die Berechnung der Werte kann abh ngig von der Gr e des Leistungsverzeichnis und Anzahl der zugeordneten Bieter ein wenig Zeit in Anspruch nehmen Die Werte sind nach der Berechnung gespeichert und k nnen jederzeit ohne Wartezeit erneut aufgerufen werden Der Preisspiegel
290. uf das Bleistift Symbol neben dem Feld Dateien Ordnen Sie die eingescannten oder erhaltenen Dokumente per Drag amp Drop zu oder klicken Sie auf das gr ne Plus Symbol und w hlen den Pfad der Datei im folgenden Dialog aus Durch Doppelklicken auf die Datei k nnen Sie diese anzeigen lassen M chten Sie die Datei speichern dann benutzen Sie bitte das Speichern Symbol und geben dann den Speicherort an ber das L schen Symbol k nnen Sie die Datei wieder aus der Liste entfernen Klicken Sie auf Adressat zuordnen in der Bearbeitungsleiste um eine Adresse bzw einen Gespr chspartner auszuw hlen Sie k nnen die eingegangene Korrespondenz einem Bearbeiter auf Bearbeitung Wiedervorlage legen Dieser sieht dann in seinen Daily Actions die neue Aufgabe Emails vom Emailer Ihre Emailverwaltung wird in ProjektPro ber den Emailer im Modul B ro und CRM abgewickelt Hier erstellen und organisieren Sie Email Konten und bearbeiten Email Eing nge und Ausg nge B ro und CRM Dia 13 ProjektPro Handbuch In diesem Kapitel wird beschrieben wie Sie Emails erstellen und versenden k nnen F r eine ausf hrliche Einf hrung in die Erstellung und Organisation von Emailkonten den Abruf von Emails Email Anlagen u v m lesen Sie bitte das Kapitel Emailer Email erstellen und versenden 1 2 3 Klicken Sie im Modul B ro und CRM auf Emailer W hlen Sie das Email Konto aus von dem Sie die Email verschicken wollen
291. uf die Weltkugel direkt aufgerufen werden Dabei wird der im Betriebssystem definierte Standard Browser benutzt und die URL Internet Adresse ge ffnet Adressen k nnen verschiedenen Adresskategorien zugeordnet werden Dies dient der Ordnung der Adressen z B nach Gewerken aber auch der Adresssuche Diese Adresskategorien mit den dazugeh rigen Schlagw rtern werden in den Grundeinstellungen der Projekte und Einstellungen in Wertelisten erfasst Im Adressdatenblatt kann der Adresse jeweils ein Schlagwort der 4 Kategorien zugeordnet werden Um weitere Schlagworte einer Kategorie zuzuordnen sowie weitere Selektionskriterien f r diese Adresse festzulegen beachten Sie den Abschnitt Selektion von Adressen Ansprechpartner weiter unten in diesem Kapitel Aktion einstellen Sie haben die M glichkeit f r eine Adresse eine Aktion einzutragen oder diese auf Wiedervorlage zu stellen An dem gew hlten Datum werden Sie an einen Termin in Zusammenhang mit dieser Adresse erinnert Stellen Sie mit Hilfe des Kalender Pickers das gew nschte Datum ein w hlen Sie das Mitarbeiterk rzel des zust ndigen Bearbeiters und geben Sie den Grund ein Aktionen abrufen Klicken Sie nach ffnen von ProjektPro auf Daily Actions In dieser Liste werden Aktionen und Wiedervorlagen aus den Adressen angezeigt B ro und CRM ProjektPro Handbuch Als eigene Merkhilfe haben Sie noch die M glichkeit zu jeder Adresse eine beliebige Notiz einzu
292. undensatz der mindestens angeboten werden muss um kostendeckend zu arbeiten Gemeinkostenfaktor Ist das Verh ltnis von nicht projektspezifischen Kosten Gemeinkosten zu den verrechenbaren Einzelkosten Aufwandswerte Der Aufwandswert stellt den Aufwand im Verh ltnis zu einer beliebigen Einheit dar Beispielsweise ergeben 900 m2 Bruttogeschossfl che mit einem Zeitaufwand von 400 Stunden einen Aufwandswert von 0 44 h m2 Klicken Sie auf PeP 7 Kennzahlen in der linksseitigen Navigationsleiste Es werden Ihnen die Kennzahlen mit ihren Berechnungswerten dargestellt und Sie haben die M glichkeit einen Durchschnittswert als Vergleichswert einzugeben Projekterfassung 1 Im Modul ProjektControlling finden Sie Auftr ge Controlling W hlen Sie Projektliste aus Es wird Ihnen eine Liste der aktuellen Projekte angezeigt 3 Klicken Sie auf den Button Neues Projekt in der Bearbeitungsleiste Tragen Sie eine Projektbezeichnung ein 5 W hlen Sie aus dem PullDown Men den Gesch ftsbereich aus dem das Projekt zugeordnet werden soll VI 1 ProjektControlling ProjektPro Handbuch Angebots und Auftragserfassung Nach der Anlage eines Projektes haben Sie die M glichkeit die dazugeh rigen Auftr ge anzulegen d W hlen Sie aus der Projektliste das gew nschte Projekt aus 2 Klicken Sie auf den Button Neuer Auftrag in der Bearbeitungsleiste 3 Geben Sie die Auftragsnummer und die Auftragsbezeichnung ein un
293. ungen Mustertexte StLB Bau Positionen oder Herstellertexte von www ausschreiben de und anderen GAEB Quellen zur ckgreifen Dar ber hinaus k nnen Sie Angebote pr fen und vergleichen Preisspiegel mit diversen Nachl ssen erstellen das gew nschte Vertrags Leistungsverzeichnis drucken und Rechnungen freigeben Durch die Sortierung der Kosten nach Ausschreibung Leistungsverzeichnis Gruppen und die durchg ngigen Kostenermittlungen von der ersten Grobkalkulation bis zur Kostenfeststellung haben Sie zu jedem Zeitpunkt einen berblick ber Ihre Projektkosten nach Gewerken DIN 276 1981 oder DIN 276 1 2006 geordnet 6 Vorwort ProjektPro Handbuch Inhalt I Installation und Update nunuauauanannnunnnnnnnnananununnunnnanunanannnnnnanananunanunnnnann I 1 1 Installationsm glichkeiten von ProjektPrO ununununununununnunannnnnnnununun nen I 1 Singl Yser Installation 4 0 10 ne I 1 SingleUser Installation am Hardware Server nuesesesnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn nenn I 1 Multilser Inst llati n eine I 1 SystemVoraussetzungen misaine SNE ee ebe nl ee I 1 2 ProjektPro Installation ENER N ENKER ENR ENER EN ENER ENER ENEE ENER ENER RER KEREN EN ENER I 1 ProjektPro Installation auf Mac OSNA I 1 ProjektPro Installation auf Windows Betriebssystem ununsnnennsnennnnnnnnnnnn nn I 2 ffnen von ProjektPro zeaneennenennnnnnneennnnnnnnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnsnnnnnnennssnnnnennnn 1 3 3 SingleUser Installation am H
294. usdrucken wollen 3 Stellen Sie das Papierformat auf Querformat um Monatsbericht Beim Monatsbericht handelt es sich um einen Stundennachweis pro Mitarbeiter und Monat sortiert nach Tagen i Klicken Sie auf Monatsbericht 2 W hlen Sie den Mitarbeiter den Monat und das Jahr f r den Sie einen Stundennachweis ausdrucken wollen Beim Login mit Mitarbeiter Zugriffsrechten steht diesem Mitarbeiter nur sein eigenes Mitarbeiterk rzel zur Auswahl Auftragsstunden Hierbei handelt es sich um eine Liste aller einem Auftrag zugeordneten Stunden Sie k nnen eine Zusammenstellung der Stunden oder der Kosten ausgeben Im Stundenausdruck den Sie als detaillierte Einzelstundenaufstellung oder als Summenzusammenstellung ausgeben k nnen wird nur die Anzahl der Stunden angegeben Im Kostenausdruck werden die Auftragsstunden mit den kalkulatorischen Stundens tzen der Mitarbeiter verrechnet 1 Klicken Sie in den allgemeinen Zeitauswertungen auf den Zahnrad Button 2 Entscheiden Sie sich f r die Zusammenstellung der Kosten oder der Stunden des Auftrags Sie k nnen zwischen folgenden Ausdrucken w hlen M Auftragsstunden Zusammenstellung M Auftragsstunden Einzelstunden e Auftragsstunden Kosten Stundenlisten nach Zeithonorar Alle Stundeneintr ge bei denen das Kennzeichen ZH markiert wurde bzw die einer Leistungsphase nach Aufwand zugeordnet wurden das Kennzeichen ZH wurde automatisch gesetzt k nnen Sie sich hier anzeig
295. uswahlm glichkeit 3 Best tigen Sie mit OK Auftr ge nach ProfitCenter Diese Liste enth lt die Summe aller Auftragsstunden sortiert nach den Mitarbeitern und ProfitCentern Da Auftr ge einem Gesch ftsbereich zugeordnet werden k nnen mehrere Mitarbeiter von unterschiedlichen ProfitCentern daran arbeiten 1 W hlen Sie den Druck Auftr ge nach ProfitCenter und geben Sie den Auswertungszeitraum ein Benutzen Sie bitte nur eine Zeitraum Auswahlm glichkeit 2 Best tigen Sie mit OK Auftrags Statistik Bei der Auftrags Statistik werden die Stunden eines definierten Zeitraums Kalenderwoche Monat Quartal Jahr nach ProfitCentern Projekten und Auftr gen sortiert ausgedruckt Diese k nnen Sie als Einzelstunden oder als Zusammenstellung auswerten 1 Klicken Sie auf Auftragsstatistik 2 W hlen Sie aus ob Sie nur die Summe der Auftragsstunden oder zus tzlich noch die Einzelstunden nach Mitarbeiter getrennt mit aufgelistet haben wollen 3 W hlen Sie dann den Auswertungszeitraum aus Benutzen Sie bitte nur eine Zeitraum Auswahlm glichkeit 4 Best tigen Sie mit OK ProjektControlling VI 33 ProjektPro Handbuch Monats und Jahrestabellen Die Tabellen sind Zusammenstellungen von Auftragsstunden pro Monat bzw pro Jahr Sie k nnen die Auftr ge nach ProfitCentern Gesch ftsbereichen oder Projekten ausw hlen 1 W hlen Sie in der Druckauswahl die Jahres bzw Monatstabelle mit der gew nsc
296. w nschte Baukategorie oder freier Wert und geben Sie den Schwierigkeitsgrad manuell ein Korrekturfaktor Geben Sie bei Bedarf den Korrekturfaktor und eine Begr ndung ein ProjektPro ermittelt nun automatisch das entsprechende Honorar Berechnungsgrundlagen weitere In dieses Feld k nnen Sie noch weitere Berechnungsgrundlagen eingeben die im Nachweis zur Honorarermittlung gedruckt werden sollen Zu Abschl ge manuelle Eingabe Tragen Sie Zu und Abschl ge ein oder runden korrigieren Sie das Honorar manuell Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Auftrags fortzufahren HOA 2002 Bauliche Planungsleistungen 1 2 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Berechnungsgrundlagen Bezugswert Geben Sie die Herstellungskosten sowie je nach Bedarf die Klasse Schwierigkeitsgrad an ProjektControlling vi 19 ProjektPro Handbuch 3 Geben Sie an ob die aktuelle Berechnung f r eine Planungsleistung erfolgen oder als Grundlage f r die Bauaufsicht dienen soll 4 Berechnung ProjektPro ermittelt nun aus den von Ihnen eingegebenen Daten aus der ab 2002 g ltigen HOA das 100 Honorar 5 Geben Sie an ob Sie den Honorarsatz der sich aus den Tabellenwerten ergibt oder den Honorarsatz aus der Formelberechnung verwenden wollen 6 Geben Sie bei Bedarf einen Umbauzuschlag bzw einen Serienbauabschlag ein 7 Falls gew nscht k nnen Sie das ermittelte 100 Honorar manuell korrigieren bzw run
297. weiligen Plan die spezifische Plancodierung erzeugt Dabei stehen Ihnen bis zu 8 Stellen zur Verf gung Zus tzlich k nnen Sie bestimmen ob die Projektnummer immer vorangestellt werden soll und welche Trennzeichen zwischen den Codes verwendet werden sollen Diese Muster Codierung wird im jeweiligen Projekt bernommen und kann bei Bedarf f r das Projekt ge ndert und erweitert werden 1 Klicken Sie dazu in den Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement auf Plancodierung 2 Geben Sie an ob die Projektnummer immer vorangestellt werden soll und welches Trennzeichen danach folgen soll 3 Geben Sie das Index Trennzeichen f r Plan nderungen an Geben Sie in den 8 Stellen die gew nschten Plancodierungen ein und legen Sie die jeweiligen Trennzeichen fest Planversand In ProjektPro wird der komplette Planversand dokumentiert Welche Projektbeteiligten Pl ne erhalten wie viele Abz ge ihnen zugesandt werden und ob sie diese per Brief Fax oder Email erhalten legen Sie im jeweiligen Projekt fest In den Voreinstellungen zum Planversand bestimmen Sie welcher Text automatisch vor und nach den Plandaten Plannummer Plandatum Planbezeichnung in der Korrespondenz erscheinen soll Der daraus erzeugte Text kann in der jeweiligen Korrespondenz ge ndert und erg nzt werden Klicken Sie dazu auf die Voreinstellungen des Moduls ProjektManagement und anschlie end auf Planversand Tragen Sie Ihre Texte in die entsprechenden Feld
298. weise alle Adressen mit der Priorit t A zu suchen und eine Liste der wichtigsten Gesch ftspartner auszugeben Projekte AG Ist die aufgerufene Adresse in einem Projekt als Auftraggeber zugeordnet werden Ihnen hier diese Projekte angezeigt Projektbeteiligung Im Modul ProjektManagement von ProjektPro k nnen Sie zu den Projekten die jeweiligen Beteiligten mit Ihrer Funktion festlegen Dies geschieht durch eine Auswahl aus der Adressdatenbank mit den dazugeh rigen Ansprechpartnern Jede Adresse Person kann zu beliebig vielen Projekten geh ren jedes Projekt kann beliebig viele Adressen beinhalten Diese Verkn pfung der Adressen mit den Projekten wird Ihnen nat rlich auch in der jeweiligen Adresse angezeigt Damit bekommen Sie eine schnelle bersicht ber alle Projekte an denen die gerade ausgew hlte Adresse beteiligt ist Zus tzlich zur Projekt Nummer und Bezeichnung wird Ihnen auch der zust ndige Ansprechpartner mit seiner Funktion in diesem Projekt dargestellt Um sich eine bersicht aller Projekte f r eine Adresse anzeigen zu lassen gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie im Modul B ro und CRM die entsprechende Adresse aus 2 Klicken Sie auf den Unterpunkt Projektbeteiligung in der Adresse L schen einer Adresse Sie k nnen jederzeit eine angelegte Adresse wieder l schen Aber Vorsicht Kontrollieren Sie vorher ob Sie wirklich die Adresse mit allen Ihren zugeh rigen Daten Ansprechpartner Projektbe
299. werden Die Korrespondenz wird dabei einem Mitarbeiter zur Bearbeitung vorgelegt In den Daily Actions des Mitarbeiters wird dann auf die unerledigte Korrespondenz hingewiesen und er kann sie sofort bearbeiten Um einen Kommunikationsdatensatz mit einem Bearbeitungshinweis zu versehen gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie die entsprechende Korrespondenz bzw das Gespr ch aus B ro und CRM IV 15 ProjektPro Handbuch 2 Unter Bearbeitung Wiedervorlage klicken Sie auf den Kalender Picker um das aktuelle oder ein beliebiges anderes Datum einzutragen 3 Ordnen Sie im Feld f r den Mitarbeiter aus der Liste zu von dem Sie die Bearbeitung w nschen 4 Im Feld wegen k nnen Sie f r den Mitarbeiter einen Bearbeitungshinweis geben Die Liste der Bearbeitungshinweise wird in Projekte und Einstellungen gt Grundeinstellungen gt Wertelisten festgelegt Hat der Mitarbeiter die Korrespondenz bearbeitet setzt er die Markierung erledigt und damit wird die Korrespondenz nicht mehr in den Daily Actions aufgef hrt Beim ffnen der Daily Actions werden dem Benutzer die unerledigten Korrespondenzen bzw Gespr che angezeigt die er bearbeiten muss Durch Klicken auf das Bleistift Symbol gelangt er direkt in das Kommunikationsdatenblatt Eine Aufgabe kann in den Daily Actions als erledigt markiert werden oder im Kommunikations Datenblatt bei Bearbeitung Wiedervorlage Zu jeder Korrespondenz k nnen Sie si
300. wird in der Standard Fenstergr e ge ffnet Sollten Sie mehrere Bieter zugeordnet haben so k nnen Sie das Fenster nach Bedarf vergr ern Positionsauswahl In der ersten Anzeige des Preisspiegels werden automatisch alle LV Gruppen der Ausschreibung aufgerufen Durch Auf und Zuklappen der LV Gruppen k nnen Sie im Anzeige Layout auch die einzelnen Positionen innerhalb eines Titels miteinander vergleichen Beachten Sie dabei dass f r Positionen f r die nur der EP ausgewiesen werden soll auch im Preisspiegel nur bei Auswahl Anzeige EP ein Wert angezeigt werden kann Sie k nnen auch im Preisspiegel Positionen von der Gesamtpreisberechnung mit der Markierung nur EP ausschlie en Anschlie end m ssen Sie den Preisspiegel Neu berechnen Um bestimmte Positionen oder LV Gruppen f r die Berechnung im aktuellen Preisspiegel auszuschlie en klicken Sie einfach auf das L schen Symbol in der Zeile der gew nschten Position LV Gruppe Diese werden aus dem aktuellen Preisspiegel gel scht Anschlie end m ssen Sie den Preisspiegel Neu berechnen Druck Preisspiegel Um den aktuellen Preisspiegel zu drucken benutzen Sie den Zahnrad Button in der Bearbeitungsleiste Die tabellarischen Preisspiegelausdrucke sind auf Querformat ausgelegt Je nach Anzahl der zu vergleichenden Bieter kann es n tig sein das Papierformat auf A3 umzustellen oder den Zoomfaktor des Ausdrucks anzupassen ndern Sie in der Men leiste in ProjektPro FileMake
301. ziert werden 1 W hlen Sie in der Modul bersicht Projekte und Einstellungen und suchen Sie nach dem gew nschten Projekt 2 W hlen Sie das gew nschte Projekt aus der Liste oder klicken Sie auf Projekt um das erste Projekt in der Liste zu bearbeiten Geben Sie bei Bedarf die Adresse des Projektes mit der dazugeh rigen Gemarkung und Flur Nummer an Projekt K rzel Geben Sie bei Bedarf ein zus tzliches Projekt K rzel ein fall Sie das als weitere Information oder als Suchkriterium ben tigen Beschreibung In diesem Feld k nnen Sie die Projektbezeichnung ndern sowie genauere Beschreibungen des Projektes oder allgemeine Notizen eingeben Damit k nnen Sie jedes einzelne Projekt f r die Organisation in ProjektPro detailliert erfassen W hlen Sie aus dem PullDown Men einen Gesch ftsbereich dem das Projekt zugeordnet werden soll Themen Legen Sie Themen fest die das Projekt weiter untergliedern Im Modul B ro und CRM k nnen Sie sp ter Ihre gesamte Korrespondenz sowie im Modul ProjektManagement Ihre Protokolle diesen Themen zuordnen Die Themenliste kann auch w hrend der Korrespondenzzuordnung st ndig erweitert werden Mitarbeiter Geben Sie in diesem Feld die Mitarbeitk rzel returngetrennt ein denen das Projekt in den Auswahllisten der Zeit und Kostenerfassung sowie der Korrespondenzzuordnung zur Auswahl stehen und als aktuelles Projekt in der Projektliste angezeigt werden soll Wenn Sie in diesem F
302. zu drei Lizenznamen vergeben werden wodurch der Anforderung ProfitCenter spezifischer Fu zeilen Rechnung getragen wird Die Einstellung des ersten B ronamens erfolgt direkt vom Hersteller ber den eingegebenen Lizenzschl ssel Den 2 und 3 B ronamen k nnen Sie optional selber eingeben Der ausgew hlte B roname erscheint bei allen Ausdrucken im Fu bereich des Layouts Zur Auswahl und Eingabe des gew nschten Namens gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie Projekte und Einstellungen und klicken Sie dann auf Grundeinstellungen 2 Klicken Sie anschlie end auf Eigene Adresse und w hlen Sie f r die Ausdrucke den gew nschten Namen 1 2 oder 3 3 Nach Klicken auf das Aktualisieren Symbol wird die gew nschte Adresse im Feld Druck dargestellt Projekte und Einstellungen ProjektPro Handbuch Zur Eingabe bzw Bearbeitung des 2 und 3 B ronamens einfach mit der Maus in das wei e K stchen klicken Die rechts daneben stehenden Felder sind f r die Eingabe einer zugeh rigen Adresse gedacht 5 Mehrwertsteuersatz In ProjektPro k nnen Sie den Mehrwertsteuersatz einstellen der automatisch bei der Neuanlage von Ausschreibungen Auftr gen Rechnungen etc eingetragen wird Den Mehrwertsteuersatz k nnen Sie jeweils in der Ausschreibung dem Auftrag oder der Rechnung etc ndern Die Voreinstellung erleichtert jedoch die Arbeit und vermeidet Fehler 1 Klicken Sie in Projekte und Einstellungen auf Grundein
303. zuzuordnen 1 Zuordnung der Kostengruppen im Positionsdatenblatt bei der Positionsanlage Dabei werden nur die Kostengruppen zur Auswahl angezeigt die dem Projekt zugeordnet wurden Eingabe der Kostengruppen in der Ansicht von DIN 276 2006 1981 unter Kostenberechnung Kostenanschlag und Kostenfeststellung Klicken Sie in der gew nschten Ausschreibung oder dem Vertrag auf Kostenberechnung Kostenanschlag oder Kostenfeststellung W hlen Sie in der linksseitigen Navigation die entsprechende DIN Es werden Ihnen die dem Projekt zugeordneten Kostengruppen angezeigt In der Positionsliste auf der rechten Seite k nnen Sie die Zuordnung der Positionen bearbeiten Die verf gbaren Kostengruppen werden als Liste zur Auswahl gegeben VII 5 ProjektPro Handbuch Druck der Kostenermittlungen nach DIN 276 5 Grunds tzlich k nnen Sie in jeder Bearbeitungsphase die Kostenermittlungen nach DIN 276 drucken Kostenberechnung eigene kalkulierte Preise mit der LV Menge G Kostenanschlag Kosten des beauftragten Bieters und LV Menge Kostenfeststellung Kosten des beauftragten Bieters und tats chlich abgerechnete Menge Erforderlich ist daf r nur die Zuordnung der Positionen zu den jeweiligen Kostengruppen Kostenermittlungen k nnen damit in jeder Phase parallel in beiden DIN Varianten ausgedruckt werden F r den Ausdruck nach DIN 276 existieren grunds tzlich mehrere M glichkeiten Kostenberechnung ansc

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