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Spielberg Solutions FileDirector 2.5

1. C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector WinClient PlugIns DualSearch Inhalt der XML Datei lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt Settings key Title value Perform Dual Search gt lt Settings key UniqueFieldID value E8AB566D gt lt Settings key GroupingFieldID value FOFCEF9F gt lt Settings key ShowDocument value True gt lt Configuration gt Title Gibt den Namen des entsprechenden Plug ins an FileDirector 2 5 Plug ins e 135 UniquerFieldID Hier wird die ID des entsprechenden Feldes eingetragen welches den ein deutigen Wert enthllt Dies kann die Rechnungsnummer sein GroupingFieldID Hier wird die ID des Feldes eingetragen welches den dokumentenlbergreifenden Wert enthllt Dies kann die Kundennummer sein Hinweis Die ID eines Feldes kann Dber die Eigenschaften eines Feldes im Enterprise Manager ermittelt werden OCR Taschenrechner Das Plug in des OCR Rechners erm glicht die Addition von Mengen und Preisen Stehen die Positionen auf einer Rechnung untereinander k nnen diese ber eine OCR Zonenerkennung gelesen und in einer Berechnungstabelle aufgef hrt werden Vorgehensweise f r Addition von Mengen und Preisen ir Dieser Button erscheint im WinClient wenn das Plug in f r den OCR Rechner korrekt installiert wurde F r den OCR Rechner ben tigen Sie ein gescanntes Dokument das untereinan der aufgelistete Meng
2. amp Status OrderNo Delivery M ER 4067 Archiviert 41070 Archiviert 41071 Archiviert 41063 Archiviert 41069 Invoices 3 Dokumente amp Status OrderNo Invoice N NS Arien a Archiviert 41067 Archiviert 41070 Orders 5 Dokumente amp Status OrderNo Name rE 41070 Schneider Archiviert 41071 Duck B rchiviert 41063 Meier Archiviert 41067 Mustermar B Archiviert 41069 Sand FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 35 Wurde die Suche nur ber einen Dokumententyp vorgenommen werden nur Do kumente dieses Typs als Suchergebnis aufgef hrt Wurde die Suche ber alle Ihnen erlaubten Dokumententypen ausgef hrt wird das Suchergebnis wie oben gezeigt nach Dokumententyp unterteilt dargestellt Der Name jedes Dokumen tentyps sowie die Anzahl der jeweils gefundenen Dokumente werden angezeigt Zu jedem Dokument wird der aktuelle Status aufgef hrt um Ihnen einen schnel len berblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden Die Dokumentenliste kann innerhalb jedes Dokumententyps nach einem belie bigen Spaltenkriterium durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden Dokumente k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Lokale Dokumente Die Dokumentenliste der lokalen Dokumente kann mit Klick des Buttons I in der Toolleiste oder durch Auswahl des Eintrags ffnen im Men Datei ge ffnet werden Die in d
3. tigen FileDirector Benutzerkontos anmelden wollen oder ob die Anmeldung unter Verwendung des Kontos des aktuell angemeldeten Benutzers erfolgen soll Im Normalfall sollte die Anmeldung unter dem Windows Konto stattfinden damit der lokale Cache bei der Windows Anmeldung zugewiesen werden kann und nur dem Benutzer zur Verf gung steht der gerade angemeldet ist Welche Einstel lung hier in Ihrem Unternehmen zu verwenden ist sollte der Administrator einrich ten Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Automatisches Login ver wendet aktuelles Windows Konto um diese Einstellung zu aktivieren oder deaktivieren Wenn das automatische Log in des aktuellen Windowskonto deaktiviert wird und mehr als eine Verbindung zu FileDirector Servern eingerichtet wurde so erh lt man bei der Anmeldung ein Auswahlmen indem man die eingerichteten FileDirector Server einschlie lich der eingetragenen Beschreibung ausw hlen kann 126 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 FileDirector Log In l N Please log in to your FileDirector Server 1 Server http serverD1FileDirector x Name filedirectorsadministrator Password sn Save password for future log ins E Bild einrichten Um die Verbindungen noch mal optisch zu kennzeichnen kann man ein Bild laden das dann vor die Verbindung gesetzt wird Dadurch ist eine leichte Kennzeichnung vor allem bei mehreren Verbindungen m glich Das Bild muss im
4. Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Fi OK Abbruch q Bild w hlen z Weitere Informationen dazu unter der Erl uterung der Optionen gt Verbindung Arbeiten mit Proxyserver Kann die Verbindung des WinClients mit dem Server nicht hergestellt werden so kann das an der Verwendung eines Proxyservers liegen Hinweis Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch unter Separate Einstellung im WinClient trotz Proxyeinstellung FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient 15 Verbunden amp getrennt arbeiten online offline Der WinClient ist ein FileDirector Modul das lokal auf Ihrem Rechner installiert ist Mit dieser Anwendung melden Sie sich am Server an um eine Suche im Akten schrank ausf hren zu k nnen Au erdem k nnen Sie mit dieser Applikation scan nen Indexdaten bearbeiten und Anmerkungen auf Dokumente setzen Informationen ber den Aktenschrank sowie Ihre Berechtigungen werden beim ersten Zugriff auf den Aktenschrank in den lokalen Cache Zwischenspeicher kopiert Siehe gt Der lokale Cache Der Offline Modus FileDirector WinClient Ex Bereit Im Offline Modus ist die Verbindung zum FileDirector Server getrennt Daher kann keine Suche vom Server abgefragt oder Dokumente zum Server gesendet wer den Es ist aber m glich lokal neue Dokumente zu erstellen und lokale Dokumen te zu bearbeiten Wird bei der Anmeldung z B ein f
5. Cocumeat Management Systems GmbH Rechnung a S a Name Schneider ONBEWIT Ar ncz Ciba insne ONEEVOET SEE Ca Onewtna Spa DE S9 Tees Wenn ein Dokument in den WinClient importiert wird welches entweder ber drag n drop Senden an FileDirector dem OfficeLink oder dem ImagePrinter geschieht ffnet sich das Indexerfassungsfenster In diesem Fenster kann der Dokumententyp gew hlt und die Feldwerte eingegeben werden Bei der Funktion Datei gt Import besteht diese M glichkeit nicht da in diesem Falle das Indexerfassungsfenster nicht verwendet wird Dokument teilen Mit dieser Funktion ist es m glich mehrseitige Dokumente in Einzelseiten aufzuteilen Nachdem die Schaltfl che Dokument teilen gew hlt wurde wird das mehrseitige Dokument in eine entsprechende Anzahl Einzelseitendokumente umgewandelt F r jedes dieser neuen Einzelseitendokumente wird ein neues Erfassungsfenster ge ffnet nachdem das vorherige Fenster geschlossen wurde Hierdurch wird es erm glicht alle entstandenen Einzelseitendokument individuell zu indizieren Die hieraus resultierenden Einzelseitendokumente erscheinen auf der lokalen Liste des WinClients 24 e Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 Hinweis Mit dieser Funktion knnen eDocs nur dateiweise nicht seitenweise getrennt werden Dokumentenvorschau In der Dokumentenvorschau wird das Dokument welches gerade importiert wird oder das Do
6. Dies h ngt vom Status des Dokumentes und von der Dokumentenliste in der Sie gerade arbeiten ab 66 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Einzelne Seiten eines Dokumentes l schen ffnen Sie das Dokument mit Doppelklick und markieren Sie die Seite im An zeigefenster In der Miniaturansicht k nnen auch mehrere Seiten markiert wer den ber das Men oder das Kontextmen der rechten Taste kann die Seite gel scht werden Wiederherstellen einer gel schten Seite Wurde eine Seite eines archivierten Dokumentes gel scht und noch nicht erneut eingecheckt so kann man ber Auschecken zur cksetzen den urspr nglichen Zustand wieder herstellen Wurde das Dokument bereits wieder eingecheckt ist die vorherige Seite als Revision vorhanden Eine Seite die aus einem neuen Dokument gel scht wurde muss erneut ge scannt werden Dokumente aus einer Dokumentenliste entfernen Lokale Dokumente Die lokale Liste beinhaltet neue oder heruntergeladen Dokumente Diese k nnen jederzeit gel scht werden ohne dass die Dokumente vom Server gel scht werden Dokumente mit dem Status Ausgecheckt m ssen zun chst wieder eingecheckt werden bevor sie von der lokalen Liste gel scht werden k nnen Ob sie nach dem Einchecken noch als Archiviert auf der lokalen Liste vorhanden sind h ngt von den eingestellten automatischen Optionen beim Einchecken ab gt siehe Op tionen Wenn ein Dokument mit dem Status Ausgecheckt nicht eingecheckt we
7. Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 11 6 SUPPORT UND UPDATES a Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst tzung zu leisten ausgenommen in den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden a F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher berarbeitungen nderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com b Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht 7 HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Sof
8. Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Sie informiert falls neue oder bearbei tete Dokumente noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt wurden und um Best tigung zur Programmbeendung gebeten ohne die Dokumente einzu checken 112 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Bei Programmende an Ein checken von Dokumenten erinnern Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen F r jedes Dokument wird eine Pr fsumme ein sogenannter Hashcode generiert Wird im Datenverzeichnis des Servers eine nderung an den Daten des Doku mentes vorgenommen so stimmt diese Pr fsumme nicht mehr mit den Original daten berein Somit kann mit dieser Option eine manuelle nderung der Daten berpr ft werden die im WinClient mit einem roten Symbol dargestellt wird ip Dokument 1 1 Yorderseite ng AN nnd Sseusanaazona CRTE CELLES e re a Miniaturansic A Revisions Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird Wenn diese Option aktiviert ist wird der Benutzer darauf aufmerksam gemacht dass ein Dokument welches eingecheckt werden soll keine Seiten enth lt Dies kann zum Beispiel nach dem erstellen eines verkn pften Dokuments der Fall se
9. erscheint die Indexerfassungsmaske f r jede Datei einzeln Dateinamen in Indexfeld speichern Der Administrator hat die M glichkeit ein Feld so zu definieren dass der Datei name f r eine archivierte Datei in ein Indexfeld gef llt wird Das Indexfeld muss die Eigenschaft besitzen den Dateinamen zu bernehmen Senden an FileDirector Diese Funktion steht ebenfalls im Windows Explorer ber das Kontextmen der rechten Maustaste zur Verf gung Markieren Sie die zu archivierenden Dateien und w hlen Sie den Befehl Senden an FileDirector Die Funktionsweise der Indexerfassungsmaske ist wie bei der Verwendung von drag n drop Damit die Erfassungsmaske erscheint muss auch hier vor der Version 1 4 der WinClient ge ffnet sein Ab Version 1 4 ist das nicht mehr notwendig Hinweis Wird der Befehl Senden an 0Cber die rechte Maustaste durchgef hrt und es waren mehrere Dateien im Windows Explorer markiert so wird die Datei auf der der Rechtsklick ausgef_hrt wurde zur ersten Seite Erfassen von E Mails aus Outlook Um E Mails ber Outlook zu erfassen werden diese ber den Button des File Directors archiviert der mit der Installation des Component Service zur Verf gung steht Im Normalfall werden die E Mails komplette msg Datei gespeichert Seit der Version 1 4 gibt es die M glichkeit die Anh nge als separate Seite im Origi nalformat zu speichern die dann an das Dokument angeh ngt werden
10. gt worden sein so ist diese mit Strg Minus leicht wieder zu entfernen und wird dem Nacherfassungsstapel wieder hinzugef gt Nachdem die Dokumente indiziert wurden k nnen sie mit F9 eingecheckt werden FreiForm Nacherfassung Selektieren Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld W hlen Sie im Reiter Bearbeiten Nacherfassung aus FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 61 Nun wird Ihnen automatisch das erste Dokument welches f r die FreiForm Nacherfassung vorgesehen ist vorgelegt In der Anzeige des Steuerfeldes sehen Sie nun die Indexfelder die zu dem durch die FreiForm erkannten Dokumententyp geh ren Adresse in der Datenbank nicht enthalten Sollten sich noch keine Adressen in der Adressdatenbank der FreiForm befinden so sind alle Indexfelder wei hinterlegt Gleichzeitig werden die erkannten Bereiche f r das jeweilige ausgew hlte Indexfeld in der Dokumentenanzeige farbig gr n markiert 1 Yorderseite Nachdem alle Indexfelder korrekt gef llt wurden und man im letzten Indexfeld den Wert mit der Return Taste best tigt hat so wird automatisch das Symbol nderungen bernehmen markiert Mit einer weiteren Return Taste wird dieser Befehl ausgef hrt Anschlie end ffnet sich ein Fenster indem man die Werte die in die FreiForm Datenbank bernommen werden berpr fen und ggf vervollst ndigen kann FreiForm Daten aktualisieren pa Einstellungen Ku
11. nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist b bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren 2 SICHERUNGSKOPIE a Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen b Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESS
12. ob ein Datum g ltig ist Hinweis Das Verhalten beim Ein und Auschecken von Dokumenten kann wesentlich durch verschiedene Einstellungen beeinflusst werden Unter Extras Optionen Allgemein kinnen verschiedene Automatismen eingerichtet werden Lesen Sie hierzu das Kapitel Ein und Auschecken von Dokumenten Anzeigemodi der Dokumentenlisten Handling der Listen f r Dokumententypen Standardansicht Jede Dokumentenliste zeigt zun chst die Dokumente nach Dokumententyp grup piert an wobei alle Dokumententypgruppen ausgeklappt sind Die Anzahl der an gezeigten Dokumententypen wird oben an der Liste angezeigt FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 39 Wird eine erweiterte Suche ber alles durchgef hrt so werden alle Dokumenten typen aufgelistet Umschalten Detailansicht Mit dem Button Umschalten Detailansicht F wird zwischen ein und ausge klappter Anzeige der aufgef hrten Dokumententypen umgeschaltet Dokumententyp ausklappen Um einen Dokumententyp zur Anzeige der Dokumente auszuklappen klicken Sie auf das Zeichen das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befin det Dokumententyp einklappen Um einen Dokumententyp zum Verdecken der Dokumente einzuklappen klicken Sie auf das Zeichen E das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befindet Nur einen Dokumententyp anzeigen Zum ndern der Dokumentenliste auf das Anzeigen nur eines Dokumententyps klicken Sie auf das Symbol _ links neb
13. uuusrsnneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 80 Einzelseiten scannen enserra E RS 81 Seiten anh ngen 2 2400nnneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 81 Seiten einf gen 220u02400nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 82 Eine Seite ersetzen 0uuns40nnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 82 Alle Seiten ersetzen 2200nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 82 Scanvorgang abbrechen 240rs00nnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 82 Dokumente importieren uuu4s444sennnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennn nn 83 Liste importieren Index Import 44444n nenn ennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 83 Besondere Scanoptionen u2s00nsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 85 Verwerfen der ersten Seite mit Barcode Stapeltrenner 85 Component Service OfficeLink 87 Was ist ein Elektronisches Dokument Edoc 222u02240nnnnennnnnennnnnnnnnennnn 87 Wie werden Edocs in FileDirector gespeichert 222042400 nennen 87 Wie k nnen Edocs angezeigt werden 220unnneensnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anna 87 Seitenauswahl bei der Anzeige von Edocs 2 2400nnnensnnnnn nennen 88 Werkzeuge zur Seitenanzeige uursnsesssnennsnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 88 Erfassen von elektr
14. B wenn die Seite heruntergela den oder per E Mail versendet wird so wird sie in jpg Format gespeichert FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 73 Anmerkung als Hyperlink zu einem anderen Dokument ffnen Sie das Dokument auf das die Anmerkung gesetzt werden soll Suchen Sie nun das Dokument auf das der Link zeigen soll der eingef gt wird Nun k n nen Sie mit drag n drop das Dokument aus der Suchliste auf das angezeigte Do kument ziehen Es wird ein Link erstellt der aus den Indexfeldern des verlinkten Dokumentes zusammengesetzt wird Es k nnen auch mehrere Dokumente gleichzeitig markiert und auf das Zieldoku ment gezogen werden wobei die Links dabei untereinander auf dem Dokument erzeugt werden Wird ein Link zur Anzeige des Dokumentes angeklickt so wird ein zus tzlicher Reiter in der Anzeige erzeugt der das verlinkte Dokumente anzeigt Hinweis Zum L schen eines Hyperlinks klicken Sie links neben den Link um ihn zu mar kieren Ist er rot markiert kann er gel scht werden Anmerkungen verschieben Um eine Anmerkung auf einem Bild zu verschieben w hlen Sie die Anmerkung aus halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie die Anmerkung an die gew nschte Position Anmerkungen l schen Um eine Anmerkung zu l schen selektieren Sie die Anmerkung und verwenden Sie L schen x aus der Toolleiste oder verwenden Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Dokumente drucken Generelles
15. Datei in ihrem Ursprungsformat wie z B MS Word oder Excel Edocs Die Anzeigem glichkeiten des FileDirector WinClients sind leistungsf hig umfassend und einfach zu benutzen F r sich allein installiert kann der WinClient TIFF und JPG Dateien anzeigen dies sind die Formate um Schwarz Wei und Graustufen Farbseiten abzulegen Wurde der FileDirector Component Service installiert unterst tzt der WinClient die Anzeige von mehr als 200 verschiedenen Dateiformaten einschlie lich aller Microsoft Office Formate und verschiedenen CAD Zeichnungsformaten elek tronische Dokumente Edocs Ein Dokument kann aus verschiedenen Formaten bestehen z B eine gescannte Seite und ein Word Dokument in einem archivierten Dokument Ist der Component Service installiert und Sie wollen eine Dokumentenseite anzeigen so k nnen Sie die gesamte Datei anzeigen und durchbl ttern Jedes propriet re Format wird im FileDirector als eine Seite eines Dokuments angezeigt auch wenn es selbst viele Seiten enth lt Falls die Component Services nicht installiert sind werden diese Dateien als Icons dargestellt und es wird die zugeh rige Applikation ben tigt um sie anzuzeigen Anzeigeoptionen Das Anzeigefenster hat drei Einstellungen Sie k nnen die aktuelle Seite zusam men mit den Miniaturansichten der Seiten anzeigen Standardeinstellung Die Ansicht kann so umgeschaltet werden dass nur die Miniaturansichten der Seiten oder nur die aktuelle Seite ohne d
16. Ist die Zusammenstellung abgeschlossen so muss sie mit Hilfe eines Tickers lizenziert werden damit sie f r den Retrieval Client lesbar wird Eine einmal erstellte CD DVD kann beliebig oft vervielf ltigt werden ohne weitere Ticker zu ben tigen Wird eine bereits lizenzierte Zusammenstellung erg nzt so wird erneut ein Ticker ben tigt Wird eine Zusammenstellung gr er als der bereitgestellte Platz auf dem Daten tr ger so werden die Daten auf mehrere Verzeichnisse aufgeteilt und k nnen mit dem Retrieval Client als jeweils eigenst ndiger Aktenschrank aufgerufen werden F r jedes Verzeichnis wird zur Lizenzierung je ein Ticker ben tigt Hinweis Im WinClient kann im Fragezeichen O MenO unter IInfollabgefragt werden wie viele Ticker zur Verfi gung stehen Um Ticker zu erhalten wenden Sie sich bitte an Ihren FileDirector Hindler Erstellen einer Retrieval CD DVD Zur Erstellung einer Retrieval CD markieren Sie die Dokumente die exportiert werden sollen Zum Export der Daten verwenden Sie den Befehl Datei Expor tieren Retrieval CD DVD 144 e Retrieval CD DVD erstellen FileDirector 2 5 Sollen Dokumente aus mehreren verschiedenen Dokumententypen exportiert werden so k nnen diese nacheinander zusammengestellt werden ohne nach dem Export der einzelnen Dokumente eine Lizenzierung durchzuf hren Ebenso werden Listen von Dokumenten zusammengestellt die ber die Anzahl der ma
17. Man kann die Einstellung im Component Service entweder grunds tzlich auf das separate Speichern einstellen oder der Anwender kann gefragt werden wie das Dokument mit Anhang gespeichert werden soll Um die Einstellung vorzunehmen ffnen Sie im Programmpfad des Component Service die Datei FileDirector Component Service exe config mit einem Editor Sie befindet sich bei einer Standardinstallation im Programmpfad C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector Component Service In dieser Datei existieren die folgenden Optionen Dateianh nge von E Mails als separate Seiten speichern Um Dateianh nge als separate Seiten zu speichern kann man folgende Option in der zuvor genannten Datei einstellen lt add key E MailSplit value Off gt 92 e Component Service OfficeLink FileDirector 2 5 Der Wert kann auf value Ask On oder Off eingestellt werden Off E Mails werden als gesamte msg Datei gespeichert und Anh nge k nnen ge ffnet werden indem die Mail mit Office wieder ge ffnet wird Rechte Maustaste Applikation starten Das setzt voraus das auf jedem Rechner auf dem das Dokument mit Anhang eingesehen werden soll das Office installiert ist On Die Anh nge von E Mails werden als separate Seiten des Dokumentes gespeichert und der Body der E Mail als Html Seite Hinweis Sind in einer Htmi Datei Bilder so werden diese auch entsprechend separat abgelegt Die Verweise der Bilder
18. Stapelscan anzeigen Einzelseiten scannen Alle Seiten im Feeder eines Scanners werden gescannt und jede Seite wird in ei nem eigenen Dokument im FileDirector gespeichert Um eine Einzelseite zu scannen W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil W hlen Sie den Dokumententyp aus unter dem Sie das Dokument ablegen wollen Wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass Sie die Einstellungen nicht ver ndern k nnen wird der Dokumententyp automatisch gew hlt Falls gew nscht k nnen Sie Indexinformation in die Felder des Dokumententyps eingeben Dokumente k nnen auch nach dem Scannen indiziert werden W hlen Sie a in der Toolleiste Scannen wenn Sie den Inhalt der Indexfelder leeren wollen der gerade dort angezeigt ist Zus tzlich kann das Scanprofil so eingerichtet sein dass eine automatische Formularerkennung auf das gescannte Dokument durchgef hrt wird Verwende OCR Formularerkennung In diesem Fall l uft die Indizierung automatisch W hlen Sie A aus der Toolleiste Scannen im Steuerfeld um das Scannen zu starten Seiten anh ngen Seiten k nnen an jedes Dokument im FileDirector angef gt werden ausgenom men Dokumente die den Status Nur Lesen haben Diese Dokumente sind von einem anderen Benutzer zur Bearbeitung ausgecheckt worden und k nnen erst wieder bearbeitet werden nachdem sie wieder eingecheckt wurden Zeigt das Dokument an das Sie anh ngen wol
19. Unterschriftenpad f r das zun chst ein Treiber installiert werden muss Das Unterschriftenpad installieren Unterschriftenpad von signotec Um das Unterschriftenpad zu installieren verbinden Sie es mit einem freien USB Port des Arbeitsplatzrechners Auf der FileDirector Installations CD befindet sich ein Verzeichnis SignPad Driver das den Treiber zum Unterschriftenpad beinhal tet Starten Sie die Datei Setup exe und installieren Sie den Treiber indem Sie dem Installationsmen folgen Hinweis a NT4 unterst_tzt kein USB und somit kann das Pad hier nicht installiert werden F r Windows 98 muss ein Windowstreiber fr die Verwendung der USB Ports installiert werden b Bisher wird nur das Unterschriftenpad von Signotec unterst_tzt Unterschriften konfigurieren Damit sp ter Ihre Unterschrift erkannt werden kann ben tigt das Programm drei hinterlegte Unterschriften zum Vergleich Diese muss der Benutzer anfangs hinterlegen damit die Unterschrift sp ter erkannt werden kann Wurde der Treiber des Unterschriftenpad ordnungsgem installiert so reagiert das Pad wie ein Mauszeiger Offnen Sie zur Konfiguration der Unterschriften den WinClient und ffnen Sie unter Extras Optionen den Reiter Unterschriften 104 o Prozessmanagement FileDirector 2 5 Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung Digital Zertifikatspeicher Smard Card Speicher Zertifikat Die
20. den Reiter Sen den an des Dokumenteninfo Fensters Senden an enth lt eine Liste der Benutzer die das Dokument gesendet oder empfangen haben Information Beschreibung Benutzer Name des Benutzerkontos zu dem das Dokument gesendet wurde Kommentar Dem Dokument beigef gter Kommentar Erstellt von Benutzerkonto von welchem das Dokument gesendet wurde Erstellt am Datum an dem das Dokument gesendet wurde 108 e Informationen zu Dokumenten FileDirector 2 5 Seiten Informationen W hlen Sie Info i im Auswahlmen durch Rechtsklick auf das im Anzeigefenster dargestellte Dokument Sie erhalten Informationen ber Seiten im TIF und JPEG Format Information Aktenschrank Dokumententyp Dokumenten ID Dateityp Breite Pixel H he Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e Kompressionsrate FileDirector 2 5 Beschreibung Bezeichnung des das Dokument enthaltenden Aktenschranks Dokumententyp welchem das Dokument zugeh rt Eindeutige Kennnummer ID des Dokuments Dateityp TIF oder JPEG Bildbreite in Pixeln Bildh he in Pixeln Horizontale Bildaufl sung Vertikale Bildaufl sung Farbaufl sung in Bits Dateigr e des unkomprimierten Bilds Dateigr e des komprimierten Bilds Prozentfaktor der Kompression Informationen zu Dokumenten e 109 Grundeinstellungen Optionen Allgemein ber verschiedene Einstellungen kann der WinClient ve
21. des FileDirectors berechtigt werden k nnen als Lizenzen vorhanden sind Sollten Sie sich also nicht anmelden k nnen kann es damit zusammenh ngen dass alle Lizenzen in Verwendung sind und erst wieder ein Einloggen m glich ist wenn sich ein anderer Benutzer abgemeldet hat Hinweis Die Funktion Zeitgesteuerte Benachrichtigung passiv welche in den Optionen des WinClients gew_hlt werden kann kann dazu f hren dass Lizenzen nicht freigegeben werden da zum eingestellten Intervall jeweils eine Verbindung zum Server aufgebaut wird selbst wenn der Benutzer nicht aktiv mit dem WinClient arbeitet Dies gilt nur fir den ge ffneten WinClient In den Gruppen fd scan named bzw fd user named d rfen sich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen vorhanden sind Das hat den Vorteil dass hier Benutzer eingerichtet werden die immer Zugriff erhalten sollen Das kann z B ein Benutzer sein der Daten scannen erfassen und einchecken soll damit sie f r andere Benutzer recherchierbar werden FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient e 19 WincClient Arbeitsbereich Extras Fenster i Dokumententyp Rechnung a N j Ti wm i ik il Kundennummer 41070 Name Schneider Dokumententypen Total 1 El Rechnung 1 Dokument ispielbersl 8 Bereit filedirector admin Wird der WinClient gestartet und e
22. einer Indexdatei stehen oder bestimmte Zeilen ignoriert werden sollen Auch wenn eine einzulesende Indexdatei aus einem anderen Pro gramm erzeugt wurde kann es notwendig sein einzelne Zeilen zu ignorieren Ganze Zeile ist Dateiname Diese Option ist f r den Sonderfall dass die Dateinamen der Bilder bereits die Indexinformationen beinhalten Beispiel Die Bildnamen der Tif Dateien lautet z B 12345_Meier_Duisburg_01 jpg 22233_Schmitz_K ln_02 jpg Die Indexdatei befindet sich im gleichen Verzeichnis und enth lt die aufgelisteten Dateinamen Index dat 12345 _Meier_Duisburg_01 jpg 22233 _Schmitz_K ln_02 jpg Die Indexeinstellungen w ren in diesem Fall mit einem Unterstrich _ als Feldtrenner versehen Geben Sie die Anzahl der Felder ein und ordnen Sie die Stellen den Feldern des gew hlten Dokumententyps zu Importiere aus allen Verzeichnissen Haben mehrere Verzeichnisse auf gleicher Ebene Indexdaten und beinhalten sie eine Importdatei die ebenso hei t wie die zuerst gew hlte Importdatei hier index dat so wird der Import mit dieser Option f r alle Verzeichnisse 84 e Dokumente scannen FileDirector 2 5 durchgef hrt Bei einer solchen Konfiguration ist es also nicht notwendig die Indexdatei in jedem Verzeichnis f r den n chsten Import erneut auszuw hlen Alle Seiten zusammenfassen Ist diese Option eingestellt verh lt sich der Import wie ein Stapelscan Alle Dokumente mit den gleichen Indexdaten werden i
23. gesucht werden Das Sternchen kann auch mitten im Wort verwendet werden z B bei der Eingabe Me er k nnen alle Namen wie z B Meyer Meier etc gelistet werden Hinweis Das Sternchen gilt nur bei einer Installation auf SQLServer 2000 als Wildcard Wird eine Oracle Datenbank verwendet wird dafir das Prozentzeichen eingegeben FileDirector 2 5 Suche in Aktenschr nken e 31 Suche in Anf hrungszeichen Damit eine Suche im WinClient oder im WebServer immer mit automatischen Anf hrungszeichen ausgef hrt wird kann der folgende Schalter in der web config eingestellt werden 0 off 1 on lt add key FDServer SetQuotedIndexSearch value 1 gt Hinweis Wenden Sie sich zur Konfiguration an Ihren Administrator da dies eine generelle Einstellung auf dem Server ist MRU Listen ber die so genannten MRU Listen most recently used werden die bereits ein gegebenen Eintr ge aufgelistet So k nnen immer wiederkehrende Indexeintr ge leicht ohne erneute Eingabe wiedergeholt werden ber die Tastatur kann diese Liste mit ALT 2 aufgeklappt werden Mit der Maus klappt man die Liste mit dem Pfeil rechts am Indexfeld auf MRU Liste l schen Die MRU Liste wird bis max 32 Eintr ge gef hrt Danach werden die letzten Eintr ge automatisch berschrieben Sollen die MRU Listen komplett gel scht werden so klicken Sie auf Extras Optionen MRU Liste l schen Wortauswahllisten Sind f r einzelne Indexfeld
24. glichkeit der Volltextsuche ber Dokumente besteht sofern sie durch das optionale FileDirector OCR Modul erfasst worden sind Es ist so konfigurierbar dass nur bestimmte Dokumententypen innerhalb von Aktenschr nken per OCR Volltext gelesen werden Au erdem kann die Volltextsuche je nach Konfiguration erst nach einer bestimmten Zeit zur Verf gung stehen da sie ber ein Zeitintervall gesteuert wird Um die Volltextsuche in einem Aktenschrank auszuf hren w hlen Sie den Reiter Suche des Steuerfelds aus Spezifizieren Sie den Dokumententyp und klappen Sie ber den Button Volltext Suche das Suchfeld auf wo das oder die W rter f r die Volltextsuche eingegeben werden Zum Ausf hren der Volltextsuche klicken Sie den Button Suchen S2 neben dem Eingabefeld Mehrere Worte suchen im Volltext mit AND OR OR NOT Sollen mehrere Worte im Volltext gleichzeitig gesucht werden kann man im Suchfeld die Eintr ge verkn pfen AND Verkn pfung Wird im Volltext Suchfeld z B nach den Begriffen Robert AND M ller gesucht so werden alle Seiten gefunden auf denen BEIDE Begriffe vorkommen OR Verkn pfung Beispielsweise werden Rechungen und Gutschriften in einem Dokumententyp archiviert Bei der Suche nach Rechnung OR Gutschrift werden alle Seiten gefunden auf denen entweder Rechnung oder Gutschrift steht OR NOT Verkn pfung Wird z B nach Rechnung OR NOT M ller gesucht so werden alle Rechnungen gelistet auf denen
25. http Servername filedirector Start in Browser der folgende Link aufgerufen http ServernameJ filedirector WinCWeb default htm FileDirector Document Management System 5 x f n w x Startet der WinClient auf dem Server nicht so kann das folgende Ursachen haben fragen Sie dazu Ihren Administrator NET 2 0 wurde nicht ordnungsgem auf dem Client installiert 18 e Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 Das Branding wurde nicht vor der Installation des WinClients auf dem Server durchgef hrt und die ServerUrl befindet sich dadurch nicht in der App xml Add Trust wurde auf dem Client nicht ausgef hrt Die Sicherheitseinstellungen des IIS f r das Verzeichnis WinCWeb erlauben keinen Zugriff Verwaltung von Lizenzen Der FileDirector kennt verschiedene Benutzergruppen Die Gruppe fd admins fd scan fr her fd user fd scan named fr her fd prio user fd user named und fd user concurrent fr her fd web user Die Anwender werden diesen Gruppen vom Administrator zugewiesen Es k nnen sich immer nur so viele Benutzer gleichzeitig anmelden wie Lizenzen zur Verf gung stehen Nach 30 Minuten Unt tigkeit Standardzeit ist einstellbar meldet sich der WinClient automatisch ab und gibt die verwendete Lizenz f r ei nen anderen Benutzer frei Die Anzahl der Lizenzen k nnen Sie im WinClient un ter Info einsehen Dies erm glicht es dass mehr Benutzer f r die Verwen dung
26. in Originalgr e darstellen N Darstellung vergr ern N Darstellung verkleinern 88 e Component Service OfficeLink FileDirector 2 5 Erfassen von elektronischen Dokumenten Voraussetzung Zur Verwendung des OfficeLinks muss der Component Service auf dem Client installiert sein Dieser muss sowohl f r die Erfassung ber Office als auch ber die Eingabe per drag n drop vorhanden sein Zur Verwendung des Links ber Office m ssen die jeweiligen Officekomponenten Word Excel Outlook oder Powerpoint installiert sein Hinweis Office 97 und fr here Versionen werden nicht unterstitzt Hinweis Bei der Installation des Component Server kann gewihlt werden ob er fir alle Benutzer oder fir den Benutzer der gerade installiert verwendet werden soll Wird er nur f r den Benutzer installiert so ist der Button in den Office Kompo nenten nur fir diesen Benutzer verf_gbar Erfassung aus Microsoft Office W hrend der Installation der OfficeLinks wird in den Officemodulen ein Button 2 zur Archivierung in FileDirector erstellt Wenn elektronische Dokumente erfasst werden sollte der Aktenschrank im Hin tergrund ge ffnet sein in den erfasst werden soll Wird ein Dokument erfasst so ffnet sich eine Indexerfassungsmaske in der der Zieldokumententyp gew hlt und die Indexfelder dieses Typs ausgef llt werden k nnen Ist der WinClient nicht ge ffnet so erscheint die Indexerfassungsmaske erst beim
27. in der Htmi Datei kinnen im Archiv nicht angezeigt werden Ask Bei dieser Option wird der Benutzer bei der Archivierung in Outlook gefragt ob die Anh nge separat als Seiten gespeichert werden sollen Dateianh nge als separate Dokumente speichern Sollen die Anh nge als komplett separates Dokument und nicht nur als separate Seite gespeichert werden so kann die folgende Option auf den Wert TRUE gesetzt werden lt add key NewDocsForAttachments value TRUE gt Der Standardwert nach einer Installation ist FALSE also nicht aktiviert FileDirector 2 5 Component Service OfficeLink e 93 Senden und Empfangen Dokumente per E Mail senden Generelles zum E Mail Versand Die E Mailoptionen des FileDirector Clients erm glichen den Versand einzelner oder ausgew hlter Dokumente sowie einzelner oder ausgew hlter Seiten eines Dokuments als E Mail Um dieses Feature nutzen zu k nnen m ssen Sie ein g ltiges E Mail Konto be sitzen und es muss ein MAPI kompatibler E Mail Client auf Ihrem Rechner instal liert sein Falls das zu versendende Dokument nur schwarz wei TIFF Bilder enth lt wird ein Multipage TIFF erzeugt und an die E Mail angeh ngt Falls das Dokument gemischte Dateiformate enth lt werden die TIFF Bilder in ein Multipage TIFF geb ndelt und angeh ngt Farbbilder werden als JPEG Dateien angeh ngt jedes andere Dateiformat wird direkt als Datei an die E Mail ange h ngt Anhang im pdf F
28. ist muss das Dokument gelesen und dann entschieden werden ob es genehmigt oder abgelehnt wird In beiden F llen k nnen Sie bei Bedarf auch einen Kommentar hinzuf gen So f hren Sie die Aktion durch ffnen Sie das Dokument in Ihrem Pers nlichen Ordner Sehen Sie sich das Dokument an W hlen Sie Dokument aufbewahren falls Sie eine Referenz auf das Dokument behalten wollen Klicken Sie auf den Button Genehmigen oder Ablehnen um das Kommentarfeld zu ffnen Geben Sie einen Kommentar ein Klicken Sie auf OK Falls Sie nicht Dokument aufbewahren selektiert haben wird sich das Dokument dann schlie en und aus Ihrem Pers nlichen Ordner verschwinden Falls Dokument aufbewahren angeklickt war wird das Dokument ge ffnet bleiben und eine Referenz wird im pers nlichen Ordner gespeichert Benutzeraktion durchf hren Benutzeraktionen k nnen w hrend der Konfiguration des Prozesses definiert werden Es wird eine Liste von Eintr gen definiert die erst abgearbeitet werden muss bevor das Dokument best tigt werden kann Diese Liste kann benutzerspezifisch eingerichtet werden Solange nicht alle H kchen gesetzt sind kann das Dokument nur abgelehnt werden Welche Optionen in der Liste angehakt waren k nnen sp ter im Kommentar des Dokumentes eingesehen werden Dokument aufbewahren Wird ein Dokument im Pers nlichen Ordner nach der Aktion gespeichert so kann dieses jederzeit von der Pers nlichen Liste gel scht werden ohne dass es
29. mehr komplett mit allen Seiten heruntergeladen sondern nur noch die Seiten die tats chlich aufgerufen wurden So wird die Ladezeit bei sehr gro en Dokumenten erheblich verringert Soll mit den Dokumenten Offline gearbeitet werden lesen Sie dazu bitte den Abschnitt Der Offline Modus Hinweis Der lokale Cache wird automatisch erstellt Hier sollten keine manuellen oder sonstigen _ nderungen gemacht werden Dies kann dazu fiihren dass beim Start des WinClients Fehler auftreten oder die lokale Liste nicht mehr angezeigt werden kann Speicherort Der lokale Cache befindet sich bei einer Standardinstallation im Verzeichnis FileDirector unter den Eigenen Dateien von jedem Benutzer Vom Administrator kann der lokale Cache auch in ein anderes Verzeichnis verlegt werden was oft bei der Verwendung von Serverprofilen gemacht wird Siehe Installationshand buch Aufbau des lokalen Cache Im Verzeichnis FileDirector werden f r jeden Benutzer der sich anmeldet die Einstellungen des WinClients in ein Verzeichnis geschrieben In diesem Benutzerverzeichnis wird f r jeden aufgerufenen Aktenschrank ein Verzeichnis mit der ID des Aktenschrankes und den entsprechenden Dokumenten abgelegt Die Datei Docmanager xmi beinhaltet die Liste der Dokumente Die Dokumente mit den Daten werden jeweils in einen Ordner gelegt der die Revisionen und die Seiten in einem Ordner Files enth lt Cache automatisch l schen
30. mit Return in das jeweils n chste Feld springen Bei Return im letzten Feld wird der Button nderungen speichern und n chstes Dokument markieren automatisch aktiv und ein weiteres Return f hrt den Befehl aus Wenn die Indexdaten mit die sem Befehl bernommen werden springt der Cursor gleich zum n chsten Doku ment und man muss es nicht mit der Maus manuell markieren Hinweis ber Alt Z k nnen Wortauswahllisten Datumsfelder und bereits zuvor ver wendete Indexbegriffe aufgeklappt und zur schnelleren Indizierung verwendet werden Kopieren Verschieben und Verlinken ber drag n drop Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokumentes Um innerhalb eines Dokumentes Seiten zu verschieben werden die Seiten in der Miniaturansicht markiert und mit gedr ckter linker Maustaste an die gew nschte Stelle verschoben Eine blaue Linie zeigt dabei die Stelle an an die verschoben wird Verschieben von Seiten von einem Dokument in ein anderes Soll eine Seite aus einem aktuellen Dokument in ein anderes Dokument kopiert werden so werden die gew nschten Seiten in der Miniaturansicht markiert und in die Suchergebnisliste auf das gew nschte Zieldokument geschoben Die Seiten werden an das Zieldokument angeh ngt und werden dort an die ge w nschte Stelle verschoben FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 57 Kopieren eines gesamten Dokumentes in ein anderes Ein gesamtes Dokument kann kopiert w
31. n chsten Start des WinClients Erstellen Sie ein Dokument z B in Word und klicken Sie zur Archivierung auf den FileDirector Button 2 Ist der WinClient ge ffnet erscheint die Indexerfassungs maske Ab Version 1 4 muss der WinClient nicht mehr im Hintergrund ge ffnet sein da ein Aktenschrank in der Erfassungsmaske ausgew hlt werden kann Die Indexerfassungsmaske W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den das Dokument erfasst werden soll und indizieren Sie entsprechend die Felder Bei OK werden die Eingaben in den Indexfeldern f r das aktuelle Dokument bernommen Sind mehrere Dokumente an den FileDirector zur Archivierung geschickt worden so kann man f r alle Dokumente die gleichen Indexfeldinhalte bernehmen FileDirector 2 5 Component Service OfficeLink 89 Das Dokument erscheint nach der Erfassung auf der lokalen Liste Zur Archivie rung und f r die Recherche muss es nun auf dem Server eingecheckt werden 3 FileDirector Indexerfassung Einstellungen Datei 101205 1109297943 files EnterpriseManager de pdf BER 153 1 von 1 Company A Dokumententyp Rechnung Kundennummer er Name EA REsp ielberg F BJ ala ala Ne l i gt E r alle bernehmen Abbruch Revidieren von elektronischen Dokumenten Ist ein elektronisches Dokument eingecheckt worden und soll nochmal berarbeitet werden dann ffnen Sie das Dokument im WinClient und lassen es anzei
32. nach Senden auf Prozess l schen 112 Nicht von der Trefferliste entfernen 4 0sn nennen 112 Auto Einchecken neuer Dokumente srs442444nnennnnnnneennnnnnenn 112 Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung 112 Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung 112 Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten aE R EE A AE AE 112 Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern 112 Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen seese 113 Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird 113 Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll 114 Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein auschecken bewirkt eisen 114 Sprache Baba E A Mike iee 114 MRU EIStel schen tn een eekleegekehritie 114 DIVersesin niet elite insert ehe ee ieh E Beirat 115 ZU PDF Konvertieren nalen true 115 Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage 116 Genau skalierter Ausdruck uuneessseenessnneennennnnennnnnnnennnnnnennnenn nme 116 Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung ene 116 Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird 116 Bildausschnitt beim Erfassen beibehalten 2444 seen 116 Scanoptionen nach Stapelscan anzeigen uenennennnnennn 116 Zeilennummern in Dokumentenlisten a
33. sollten so angelegt sein dass jeweils die optimalen Scannereinstellungen f r die jeweiligen Doku mente verwendet werden Man kann z B einen festen Dokumententyp hinter legen oder ein bestimmtes Feld automatisch f llen lassen Welche Scannereinstellungen im Scanprofil vorgenommen werden k nnen h ngt vom verwendeten Scanner und dem benutzten Treiber ab Im Scanprofil wird die Aufl sung festgelegt ob nur die Vorderseite oder Vorder und R ckseite gescannt wird ob in Schwarz Wei oder in Farbe gescannt wird die Kompressionseinstel lungen f r farbige jpg Dateien sowie die Seitengr e Ein Profil kann auch die Einstellung speichern wie viele gescannte Seiten zu ei nem Dokument zusammengefasst werden sollen Bei der Konfiguration eines Scanprofils kann man festlegen ob der Dokumenten typ ge ndert werden kann oder er f r jedes Scanprofil fest hinterlegt ist Hinweis Kinnen Sie den Reiter Scannen nicht sehen so haben Sie keine Berechtigung zum scannen Scannereinstellungen ver ndern Bl w nlt man ein Scanprofil mit vorkonfiguriertem Scanner aus so k nnen die Einstellungen des Scanners tempor r auf dem Client ver ndert werden So kann z B die Helligkeit noch je nach Qualit t der Vorlage justiert werden Die Einstel lungsm glichkeiten h ngen von dem jeweils verwendeten Scannertreiber ab Wird die Einstellung des Scannertreibers ber den Button Standard auf die De faulteinstellungen zur ckgesetz
34. ur indian An Hein 22 Indexerfassungsfenster u444044nn4nannnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannennnnnnnennnnannnnn nn 24 DoKument teillen 2 22 2322 2222 er a a 24 Dokumentenvorschau uuuuesasenunsnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 25 Erste Schritte 26 ffnen eines Aktenschranks naaenaennnennennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnn anne 26 Manuelles ffnen eines Aktenschranks ne nennen 26 Automatisches ffnen eines Aktenschranks uuanasnsnsennenenennennenennnnnen 26 ffnen einer Dokumentenliste eesnennnennnennnennnnnnnnnnnnnnnennnennnnnnne nennen 26 Slichergebnisse n ue see een Aa P eaka adaa a a keds 26 Lokale Dokumente uuuuannnnnenannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nen 27 Pers nlicher Ordner 02u0uus00nnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn 27 Schlie en von Dokumentenlisten u u0uu0000000nnnnnenennnnnnnnnnnnnennnnn 27 Suche in Aktenschr nken 28 Grunds tzliches zur Suche uuuusnanasnnnnunnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 28 Indexfeldenleeren 35 crtss ers enges 28 S che ausf hren x u20 2534408140 es EEE TEE 28 Erweiterte Suche starten uuuunesannsnsnnnnnnennnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn 28 NOAE E EEEE AEA E EA E TE 29 Volltextsuche starte Mra n a n a naaa a A Ra T 29 Suchhistory 2u2 2 ia ia aaa a
35. vom Server gel scht wird Das aufbewahrte Dokument erh lt der Status Archiviert und muss sp ter zu weiteren Bearbeitung zun chst wieder ausgecheckt werden 102 oe Prozessmanagement FileDirector 2 5 Hinweis Die Beschriftung der Buttons kann ebenfalls bei der Konfiguration des Prozesses angepasst werden So kann hier ein anderer Text stehen als z B Dokument genehmigen Dokument ablehnen oder Ansicht best_tigen Prozess Status Der jeweilige momentane Status der Dokumente die sich im Prozesslauf befin den kann angezeigt werden Aufgelistet wird f r jedes Dokument der Prozess name der Benutzer bei dem das Dokument aktuell vorliegt die Aktion die er durchzuf hren hat der Name des Benutzers der das Dokument auf den Prozess gesendet hat und das Datum und der Zeitpunkt an dem das Dokument auf dem jeweiligen Prozess bergeben wurde Aus dem Prozess Status kann das Dokument das sich auf einem Prozess befin det direkt aufgerufen und kommentiert werden W hlen Sie Prozess Status aus dem Men Extras um die Prozess Statusliste anzuzeigen Prozess Info Selektieren Sie das Dokument und ffnen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste die Dokumenten Info Im Reiter Prozesse k nnen hier die Schritte eingesehen werden die das Dokument durchlaufen hat Lil Dokumenten Info Dokument History Prozesse Senden an Sch Benutzer Aktionsanford Aktionsantwort Akti
36. 2 5 Ein und Auschecken e 49 Automatisches Einchecken Einstellungen in Optionen Dokumente k nnen automatisch nach Bearbeiten der Indexdaten eingecheckt werden Dies kann auf neue oder ausgecheckte Dokumente angewendet werden Das automatische Einchecken kann ber das Men Extras gt Optionen im Reiter Allgemein eingestellt werden Die folgenden Optionen haben Einfluss auf das Verhalten beim Einchecken von Dokumenten L sche neue Dokumente nach Einchecken Ein neues Dokument befindet sich auf der lokalen Liste des Anwenders Durch Einstellung dieser Option wird das Dokument beim Einchecken auf den Server von der lokalen Liste gel scht Wird diese Option nicht eingestellt so verbleibt eine Kopie mit dem Status archiviert auf der lokalen Liste und muss sp ter manuell gel scht werden L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Ein bereits archiviertes und zur Bearbeitung ausgechecktes Dokument erscheint auf der lokalen Liste des Bearbeiters Durch Einstellung dieser Option wird das Dokument mit dem Status ausgecheckt beim Einchecken auf den Server von der lokalen Liste entfernt Wird diese Option nicht eingestellt so verbleibt eine Kopie mit dem Status archiviert auf der lokalen Liste und muss sp ter manuell gel scht werden Nicht von der Trefferliste entfernen Nach einer Suche wird eine Trefferliste angezeigt Wird ein gefundenes Doku ment aus dieser Liste bearbeitet wird es ausgecheckt und erneut eingecheck
37. 9 gt lt appSettings gt lt configuration gt Soll bei der Erkennung der Telefonnummern eine Standard L nderkennung zu geordnet werden dann kann diese in einer zu dem Plug in geh rigen CallTo xXML Datei hinterlegt werden Wird bereits ein oder 00 vor der Telefonnummer gefunden so wird die Standardvorwahl nicht gesetzt HitListDocumentExport Dokumente exportieren Um Dokumente zu exportieren kann dieses Plug in verwendet werden Es erzeugt aus den aktuell markierten Daten eine Exportdatei die sp ter ber den WinClient wieder eingelesen werden kann Markieren Sie die Dokumente zum Export Das folgende Fenster ffnet sich und Sie k nnen hier noch einen Feldtrenner einstellen der sp ter in der Exportdatei verwendet wird Klicken Sie auf Export und w hlen Sie ein Zielverzeichnis f r die zu exportierenden Daten FileDirector 2 5 Plug ins e 137 B Export selected documents pa General y Selected documents are exported to a given directory and a file for import a is generated Field separator Cabinet Neu lC3336F45 Document type Rechnungen idiedcac Document ad5959b5 c886 4b7d bab2 84c459bc11e2 Document b2442692 33b9 4fb2 97d9 e3cb62657395 Document b8e81431 0405 44d7 9834 e5621e0b4bb3 Export finished Browse For Folder AX Please select a target for document export Subdirectories for cabinet and document types will be created in this folder 3 S Local Disk C H DO a
38. Aa 30 S hparameterii iee aii er es Rn 30 Suche in Indexfeldern 00u0uusnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 30 Suche mit ODER Verkn pfung 240srs40usrssennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 31 Eingabehilfen bei der Indexeingabe uurnnsennnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnennn nn 31 Suche in Anf hrungszeichen 2 240044440nnnnunnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 32 MRU EISten 2 2 2 2 24 2 ee esse een TT 32 Wortausw hllisten 2 22 828 2 a raaa aa a Aa a en Reed 32 Patumseingabo iaire a a E A 33 Memo E Ta a T a ea een 33 FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 3 ODBC Datenbankverkn pfungen u2240ersnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 33 Manuelle Indexeingabe ber OCR Zonenerkennung 33 Volltextsuche 2 30 02 105 een nee oder lee on riaShe E AT 34 Mehrere Worte suchen im Volltext mit AND OR OR NOT 34 Volltextsuche mit Indexfeldern 222000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 34 Dokumentenlisten 35 Arten von Dokumentenlisten uuuu0022uussnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 35 S chergebnisse 2 2 ek aaa a aa aaae E aaa Tasit 35 Lokale DOKUME E a a a a a a a a aaa a 36 Pers nlicher Ordner 2u0uus440nnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 37 Dok menteristatus 2 2 22 2uu 222 En en nad Touei 38 Sta
39. Bei der Einstellung in Extras Optionen Cache nach Programmende Abmel dung leeren werden alle Dokumente die angezeigt wurden und nicht auf der lokalen Liste sichtbar sind gel scht In der Datei Docmanager xml sind diese Dokumente mit dem Eintrag lt IsTemp gt true lt IsTemp gt gekennzeichnet Alle lokalen und ausgecheckten Dokumente bleiben erhalten 148 e Der lokale Cache FileDirector 2 5 Wird der lokale Cache also das Verzeichnis FileDirector komplett gel scht so wird er nach dem Neustart des WinClients mit einer leeren lokalen Liste neu angelegt Wurde die Datei settings fdl ebenfalls gel scht so muss bei einem Neustart die URL Verbindungseinstellung zum Server erneut eingegeben werden OfficeLink Das Verzeichnis OfficeLink wird angelegt wenn mit dem Component Service gearbeitet wird Hier werden die Daten tempor r angelegt wenn mit der Index erfassungsmaske Dokumente archiviert werden also z B wenn Dokumente aus dem Windows Explorer ber senden an FileDirector archiviert werden Component Service Dienst Der Component Service Dienst wird zur Verwaltung von verschiedenen Prozes sen installiert Er berwacht den Prozess Edoc Engine und den Prozess IPRO Engine Die Edoc Engine und der damit installierte Stellent Viewer wird zur Anzeige von elektronischen Dokumenten ben tigt siehe Anzeigbare Dokumente Die IPRO Engine erm glicht die OCR Erkennung und wird mit der Western O
40. Bilder ordnungsgem im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei Besondere Scanoptionen Verwerfen der ersten Seite mit Barcode Stapeltrenner skipbarcodepage Diese Anwendung wird h ufig f r die Digitalisierung von Daten ben tigt wenn Barcodeseiten als Stapeltrennung beim Scannen verwendet werden Um die einen oder mehrere Barcodes enthaltene 1 Seite eines Stapels nach bernahme der ausgelesenen Daten zu l schen muss der WinClient ber eine Verkn pfung mit dem Parameter skipbarcodepage gestartet werden FileDirector 2 5 Dokumente scannen e 85 Vorgehen Erstellen Sie eine Verkn pfung zum Programmaufruf des WinClients und schreiben Sie die Option dahinter C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector WinClient FileDirector Wintlient exe skipbarcodepage Hinweis Um einen Parameter einzusetzen kann nicht der automatisch erzeugte Link des WinClients auf dem Desktop verwendet werden Erstellen Sie hierf_r einen ei genen Link zum Programmaufruf 86 e Dokumente scannen FileDirector 2 5 Component Service OfficeLink Was ist ein Elektronisches Dokument Edoc Jedes Dateiformat das au erhalb des FileDirectors erzeugt wurde und nicht ein Standardbildformat wie TIF oder JPEG ist wird als ein propriet res Dateiformat klassifiziert Beispiele f r diese Dateiformate sind Microsoft Word Excel und Po werPoint E Mails im Windows MSG Format Adobe PDF Dateien oder AutoCAD Zeichnu
41. CR Engine installiert FileDirector 2 5 Der lokale Cache e 149 Anzeigbare Dokumente Dokumentenformate Mit dem Component Service wird der Outside In Stellent Viewer installiert der es erm glicht verschiedene Dateiformate anzuzeigen ohne dass die erzeugende Anwendung installiert ist Hinweis Informationen zu den enthaltenen Dateiformaten erhalten Sie bei Oracle Stellent Viewer im WinClient umgehen Sollten Formate verwendet werden die nicht vom Stellent Viewer unterst tzt werden oder die beim Aufruf ber den WinClient Probleme bei der Anzeige haben sollten so kann der Stellent Viewer f r diese Formate umgangen werden Einstellung f r den Client Um f r einen einzelnen Client diese Einstellung vorzunehmen kann ein Eintrag in der Konfigurationsdatei app xml im WinClient Programmpfad vorgenommen werden Diese Datei befindet sich im Programmpfad des WinClients C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector WinClient In dieser Datei app xml finden Sie folgenden Eintrag lt appSettings gt lt add key NoStellentFor value xml htm html mht gt lt appSettings gt lt configuration gt Erg nzen Sie das Format f r das der Stellent Viewer nicht verwendet werden soll 150 o Anzeigbare Dokumente FileDirector 2 5 Hinweis Beachten Sie dass diese Einstellung nach einem Update wieder Iberschrieben wird wenn die U nderung nur in der App xml auf dem Client durchgefiihrt wurde Soll diese Einstel
42. Cache zu verlegen gt siehe Installationshandbuch Verbindung Zur nderung oder Erg nzung der Verbindungseinstellungen zum Server w hlen Sie Extras Optionen X und selektieren den Reiter Verbindung Es k nnen mehrere Verbindungen zu verschiedenen Servern hergestellt werden Der Normalfall ist jedoch die Verbindung zu einem Server Die aktuell zu verwendende Verbindung wird angeklickt und mit OK best tigt Beim n chsten Start des WinClients werden diese Einstellungen verwendet Hinweis Die Verbindung zu mehreren Servern steht erst seit der Version 2 0 zur Verf gung Eine WinClient Version 2 0 sollte sich auch nur mit einem Server der Version 2 0 verbinden Wird eine niedrigere Version des Servers kontaktiert kann das zu Fehlermeldungen fUhren Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung W http ew2003de1 filedirector http ew2003de filedirector Connection Manager Verbindungen an http ew2003de1 filedirector http Jew2003de filedirector verbindungsdetails Test Verbindung Server URL http ew2003de1 filedirector Verbindungen bearbeiten Beschreibung Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Fi Abbruch q Bild w hlen FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 125 Bei der Installation des WinClients ber die Installationsseite vom FileDirector Server auf dem Arbeitsplatzrechner werden die Verbindungseinstel
43. Dokumente scannen Siehe auch Einzelseiten scannen Mehrseitige Dokumente scannen Alle Seiten im Feeder eines Scanners werden gescannt und in einem Dokument im FileDirector gespeichert Die einzige Ausnahme liegt vor wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass es nach einer bestimmten Anzahl von Seiten automatisch ein neues Dokument erzeugt Um ein mehrseitiges Dokument zu scannen W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks W hlen Sie das gew nschte Scanprofil aus W hlen Sie den Dokumententyp aus unter dem Sie das Dokument ablegen wol len Wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass Sie die Einstellungen nicht ver n dern k nnen wird der Dokumententyp automatisch gew hlt 80 e Dokumente scannen FileDirector 2 5 Falls gew nscht k nnen Sie Indexinformation in die Felder des Dokumententyps vor dem Scannen eingeben Dokumente k nnen auch nach dem Scannen ber Bearbeiten indiziert werden W hlen Sie 2 in der Toolleiste Scannen wenn Sie den Inhalt der Indexfelder leeren wollen der gerade dort angezeigt ist Zus tzlich kann das Scanprofil so eingerichtet sein dass eine automatische OCR Formularerkennung auf das gescannte Dokument durchgef hrt wird In diesem Fall erfolgt die Indizierung automatisch sofern die Formularerkennung und der Client daf r konfiguriert sind W hlen Sie aus der Toolleiste Scannen im Steuerfeld um das Stapel scannen zu starten Siehe auch gt Scanoptionen nach
44. Dom ne Public Key Infrastructure PKI Mit einer Signatur kann gew hrleistet werden dass die exportierten Daten aus einer vertrauensw rdigen Quelle stammen Media ID Auf jeder neuen CD befindet sich eine eingebrannte Nummer die Media ID So werden die Medien eindeutig als Original identifiziert Die vorherige aktuelle und nachfolgende ID der Medien kann hier angegeben werden FD Retrieval lizenzieren Mit dieser Funktion wird der exportierte Aktenschrank lizenziert Ist die exportierte Zusammenstellung gr er als der angegebene Speicherplatz so wird ein n ch ster Ordner mit einem neuen Aktenschrank erstellt F r jeden Ordner wird ein Ticker zur Lizenzierung ben tigt Erstellung einer CD DVD Der FileDirector beinhaltet kein Brennprogramm d h der Export kann nicht direkt auf eine CD DVD geschrieben werden Die Daten werden immer zun chst in ein Verzeichnis geschrieben dass die Gr e des vorgesehenen Datentr gers nicht 146 Retrieval CD DVD erstellen FileDirector 2 5 berschreiten darf Wenn der Export lizenziert wurde kann die Zusammenstel lung mit einem externen Brennprogramm auf die CD DVD geschrieben werden Der FileDirector Retrieval Client Um auf der CD recherchieren zu k nnen ben tigen Sie einen speziellen Retrieval Client Dieser muss dem Benutzer der in den Daten auf der CD recherchieren m chte zur Verf gung gestellt werden Man kann ihn entweder direkt mit auf die Daten CD brennen oder sepa
45. Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren Sie den Reiter Drucken Die Einstellungen die in diesem Men vorgenommen werden gelten f r alle Dokumente die aus dem jeweiligen WinClient gedruckt werden Grundeinstellungen _ n A _ m _ F REA EF _ _ p _ i P _ Allgemein Diverses Benachrichtigung Drucken Unterschriften Cache Verbindung ER Keine x Feldtrenner x Feldauswahl 4 Keine Indexfelder Keine Genau skalierter Ausdruck Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung Abbruch Seitenzahl Hier kann man w hlen ob eine entsprechende Seitenzahl auf dem Dokument gew nscht ist Keine Es wird keine Seitenzahl auf das Dokument gedruckt Einfach Es wird eine Seitenzahl auf das Dokument gedruckt Erweitert Es wird eine Seitenzahl und die Anzahl der Seiten auf das Dokument gedruckt 120 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 Feldtrenner Hier kann man w hlen wie die gedruckten Felder getrennt werden sollen Es stehen verschiedene Vorgaben zur Auswahl Feldauswahl Hier kann man w hlen welche Felder gedruckt werden sollen Indexfelder Hier kann man w hlen ob alle Felder der Trefferliste gedruckt werden sollen oder keine Die Auswahl Keine setzt voraus dass im oberen Abschnitt keine Felder gew hlt wurden Anderenfalls werden diese Felder ausgegeben Genau skalierter Ausdruck Hier kann man w hle
46. Funktion Erstelle Seite aus der Vorlage so ffnet sich im rechten Bereich des WinClients der Bereich Aufgaben FileDirector WinClient Jog Datei Bearbeiten Anzeige Extras Fenster f g suche E Bearbeiten Scannen Ej W hle Seitenvorlage A BUS eLA Linia index_Deutsch htm Dokumententyp Er _ Kirn je er Name Ei Test X Bi Neue Seite erstellen B IA Suchergebnisse EJ Lokale Dokumente 1px Dokumententypen Total 1 2 E Rechnung 1 Dokument z j esens Name Status Seiten WA spielbersil bi D Test 1 2 Bereit 6 server01 administrator 132 e Aufgaben FileDirector 2 5 Neue Seite erstellen Speichern sem Hinweis Neue Seite erstellen ffnet die ausgew hlte HTML Vorlage Sollten schon Indexfelder gef llt worden sein welche mit der HTML Vorlage verkn pft wurden so werden diese schon in die Vorlage bernommen Aktualisiert die mit der HTML Vorlage verkn pften Felder ber Speichern wird die HTML Vorlage auf der lokalen Liste des WinClients abgelegt Die Indexwerte in einer einmal als Bild gespeicherten Vorlage knnen nicht mehr verindert werden da diese als Bilddatei im FileDirector vorliegt FileDirector 2 5 Aufgaben e 133 Plug ins Plug ins zum WinClient Was sind Plug ins Plug ins sind kleine Zusatzfunktionen die explizit auf dem Client installiert werden m sse
47. Inhalt wird nach der Best tigung in das Indexfeld bernommen Hinweis Die Lernfunktion der FreiForm benLtigt je nach Dokumentenqualit_t mehrere Durchlufe fir das erfolgreiche Anlernen eines Feldes Lieferantendaten Kundendaten bearbeiten Die Datenbank f r die Lieferanten und Kunden kann sehr einfach im WinClient angepasst werden W hlen Sie Bearbeiten gt OCR Dokument FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 63 Bearbeiten Anzeige Extras Fenster Aktenschrank suchen F6 Ba Aktenschrank bearbeiten FF 3 Aktenschrank scannen F8 Dokument duplizieren Ausw hlen gt Ausschneiden Ctri Kopieren Ctrl C Einf gen Chri W L schen Shift Delete Dokument wiederherstellen OCR Dokument und w hlen Sie ob Sie ein Dokument erneut der FreiForm Erkennung zuf hren m chten Lieferantendaten oder Kundendaten bearbeiten wollen Modus FreiForm Dokumente emeut mit FreeForm erkennen Lieferantendaten bearbeiten Kundendaten bearbeiten 64 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 In dem nun folgenden Fenster k nnen die Daten bearbeitet werden FreiForm Daten aktualisieren Einstellungen Lieferant Name Stra e PLZ Stadt Land bernehmen E OK Abbruch Duplizieren eines Dokumentes Markieren Sie ein Dokument in der Trefferliste und w hlen Sie aus dem Kontext men der rechten Maustaste den Befehl duplizieren Wird ein Dokument dupli ziert ersch
48. LICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden 3 BESCHR NKUNGEN a Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist b Sie d rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren c Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen 4 EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex ScanSoft DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten 5 EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch
49. Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft c Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent d MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Deutschland Microplex e ScanSoft B V eine niederl ndische Gesellschaft mit Sitz in Randstad 22 139 1316 BW Almere Niederlande ScanSoft f Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress g Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte 10 o Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 a bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner
50. Scannen a Kopieren DS ElaN 2 Dokumentenkyp FA OCR Taschenrechner apee e e ouu c3 invoices x 7a OCR Index Reader Werkzeugleiste zur cksetzen Beleg v Befinden sich zwischen den Schaltfl chen kleine Pfeile so k nnen Sie eine schnelle Anpassung vornehmen Sind keine Pfeile vorhanden so besteht je nach Berechtigung das Anpassungsmen mit einem Doppelklick in die freie Zone des Men s aufzurufen So blenden Sie Befehle ein und aus Klicken Sie auf den Pfeil der jeweiligen Befehlsgruppe gt Schaltfl chen hinzu f gen oder entfernen Edit setzen oder entfernen Sie den Haken vor den Gruppen 22 e Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 So erstellen Sie eine eigene Gruppe Klicken Sie auf den Pfeil einer Befehlsgruppe Schaltfl chen hinzuf gen oder entfernen Anpassen Kundenspezifische Anpassung Kundenspezifische Anpassung Symbolleisten Befehle Optionen Symbolleisten Befehle Optionen Symbolleisten Kategorien Befehle I File gt 1 Edit m Datei ja View T EB 4ktenschrank Ctri O 3j Navigate Pages Ei E Navigate Documents 15 nYa aM Suchergebnisse E Main Menu Hel 5 Lokale Dokumente Status ar A A E i p p Custom Zur cksetzen Hans nn s N Pers nlicher Ordner ame HE in Grundeinstellungen Mil Beschreibung Schlie en Schlie en Im Reiter Symbolleisten k nnen Sie mit Neu eine eigene Befehlsgruppe erstellen Diese wird
51. Sie die Liste einmal ein und wieder auf FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 41 Liste aufklappen Um eine Spaltengruppe zur Anzeige der Dokumente auszuklappen klicken Sie auf das Zeichen das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befindet Liste einklappen Um eine Spaltengruppe zum Verdecken der Dokumente einzuklappen klicken Sie auf das Zeichen H das sich links neben dem Namen der Spaltengruppe befindet Filter f r Listenergebnis setzen Zu jeder Spalte wird ein Drop Down Pfeil angezeigt Hier k nnen Filter f r vor handene Indexeintr ge definiert werden Es kann nach leeren Feldern ausgef l lten Feldern oder bereits vorhandenen Eintr gen gefiltert werden Au erdem k nnen kundenspezifische Filter gesetzt werden wodurch die Index feldeintr ge einer Spalte f r bestimmte Bereiche gefiltert werden kann Filter anpassen Zeige Zeilen wo Stadt istkleimeras_ m 500 OUnd Oder ist gr er oder gleich 1000 OK Abbruch Reitergruppen anordnen Listen nebeneinander anzeigen Suchergebnisse E Lokale Dokumente BN Suchergebnisse Dokumententypen T otal schlie en Ctri Shift C ODE Dekanat ODBC 2 Dokumente Gro ansicht Ctrl Shift T Q KundenNr E v Gleichm ig anordnen Ctri Shift R Tr ere ty Neue horizontale Reitergruppe Ctrl Shift H T Neue vertikale Reitergruppe Ctri Shift Y Um die Dokumentenlisten bersicht
52. Spielberg Solutions GmbH FileDirector 2 5 Enterprise amp SBE Benutzerhandbuch KAlSpielberg Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden Copyright 2011 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irgendeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH ZAlSpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Microsoft Windows Windows NT und Windows 2000 sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Andere erw hnte Fremdprodukte sind ggf ebenfalls eingetragene Warenzeichen ihrer Besitzer F r weitere Informationen Afrika Asien Australien Gro britannien amp Irland Europa amp USA Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Ltd Obere Kaiserswerther Str 17 2nd Floor Imperial Buildings D 47249 Duisburg 70 Victoria Street Horley Surrey RH6 7PZ info spielberg de l info spielbergsolutions com 2 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 Inha
53. Stellent Viewer im WinClient umgehen 240s440snnnennnnennnnnennnnnnn nenn 150 Einstellung f r den Client urs00unnsennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 150 Einstellung f r alle Clients vor der Installation ee 151 Alle mit einem Sternchen versehenen Optionen sind NICHT in der SBE Small Business Edition Version verf gbar FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 9 Software Lizenzvertrag Software Lizenzvertrag f r FileDirector Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten 1 LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von a Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg b Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way
54. Twain Treiber angesteuert werden Der WinClient unterst tzt direkt also ohne zus tzlichen Treiber viele Canon Do kumentenscanner wie die Modelle CR 180 Scheckscanner DR 2050C DR 2080C DR 2580C DR 3020 DR 3060 DR 3080C DR 3080CIl DR 4010C DR 5010C DR 5020 DR 5060F DR 5080C DR 6010C DR 6050C DR 6080 DR 7080C DR 7580 DR 9050C DR 9080C DR X10C MS 300 MS 350 Hinweis Fir die Verwendung der Scanner werden mit dem Enterprise Manager Scan profile eingerichtet die der WinClient verwendet Im WinClient k nnen diese Scanprofile tempor_r auf der Arbeitsstation justiert werden Mit dem WinClient kInnen keine neuen Scanprofile eingerichtet werden 78e Dokumente scannen FileDirector 2 5 Verzeichnis scannen Ein Scanprofil kann auch als Verzeichnisscanner eingerichtet werden Dann werden Dateien von einem definierten Pfad entweder von einem lokalen Pfad oder einem UNC Pfad importiert Dieses Scanprofil kann so konfiguriert werden dass die Dateien nach dem Import dort gel scht werden Berechtigung zum Scannen Soll ein Benutzer Dokumente scannen k nnen muss er die Rechte zum scannen erhalten damit der Reiter zum Scannen f r ihn sichtbar ist Hat ein Benutzer kein Recht zum Scannen so ist der Reiter neben der Suche und Bearbeiten ausge blendet Scanprofile Dokumente werden mittels Scanprofilen gescannt Die Scanprofile werden zuvor von einem FileDirector Administrator angelegt Scanprofile
55. VD uuuunuannssnenunenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 144 Voraussetzungen Ticker 2244400snnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnennnnnnn nn 144 Erstellen einer Retrieval CD DVD 0uuuuunenennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnn anna 144 ZIelVErZEIChNIs H sn E 145 Revisionen ber cksichtigen Mit History nennen 146 Neues Zielverzeichnis nach u 2220000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 146 Allgemeine Angaben 0u 044044400nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 146 Zertifikat a2 nenne 146 Media ID irienn ante ansehen 146 FD Retrievallizenzieren siirde d a 146 Erstellung einer CD DVD uuneessnsnsssennnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn nnn 146 Der FileDirector Retrieval Olient neneneennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnenennnnnnnnn 147 Installation ee Eat 147 Aktenschrank ffnen mit dem Retrieval Client een 147 Der lokale Cache 148 Speichet tt nta a a aaa a a aana aa A aaa a Ea a Eau ea Brenn 148 Aufbau des lokalen OAO e a a a aeiaai 148 Cache automatisch l sche Ms risisti piuoenitoan innasta uaa aat 148 Office Ea AES eE EIA EA EEE E TE E TEE DE TEN EE E EETA 149 Component Service Dienst 22044400nnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 149 Anzeigbare Dokumente 150 Dokumentenformate uuueensennnsnnnennnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 150
56. alsches Passwort eingegeben oder schlug die Anmeldung am Server aus anderen Gr nden fehl so findet eine Anmeldung im Offline Modus statt Achten Sie also immer darauf dass Sie im Online Modus sind wenn Sie Aktionen auf dem Server ausf hren wollen z B Su che Einchecken o ber eine Clientkonfiguration kann der Administrator das Arbeiten im Offline Modus grunds tzlich f r bestimmte Benutzer ausschalten so dass immer eine Verbindung zum Server gew hrleistet ist Offline arbeiten mit lokalen Dokumenten Ab der Version 1 4 werden zur besseren Performance nicht mehr alle Seiten eines Dokumentes in den lokalen Cache heruntergeladen wenn eine Seite eines Dokumentes angezeigt wird Zun chst wird nur die erste Seite in den Cache geladen und erst bei der Anzeige der Seiten das gesamte Dokument Soll sp ter 16 Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 mit den Dokumenten offline gearbeitet werden so m ssen sich alle Seiten der betrachteten Dokumente im lokalen Cache befinden Um das zu erreichen schalten Sie nach dem Download der Dokumente auf die lokale Liste den Modus auf offline um Klick auf das Bereit Symbol Sind unvollst ndige Dokumente im lokalen Cache so erscheint eine Abfrage ob sie zu Offline Bearbeitung heruntergeladen werden sollen Best tigen Sie diese Meldung mit Ja so k nnen die Dokumente sp ter ohne Verbindung zum Server eingesehen und bearbeitet werden Hinweis Heruntergela
57. an ber drag n drop das zu startende Programm in das K stchen hineinzieht FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen 117 Benachrichtigung Zur nderung dieser Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren sie den Reiter Benachrichtigung Wurden Einstellungen ge ndert so werden sie mit OK bernommen Grundeinstellungen Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung Inaktiyiere Client Benachrichtigung Zeitgesteuerte Benachrichtigung passiv Pr fe auf neue Dokumente alle Anzeigeoptionen Dokumentenliste anzeigen Icon in Task Leiste Nachricht anzeigen Sound abspielen Abbruch BZ Mit diesen Einstellungen k nnen Sie die Benachrichtigung beim Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner aktivieren sowie die Art der Benachrich tigung ausw hlen Inaktiviere Client Benachrichtigung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie beim Eintreffen neuer Dokumente in Ih rem pers nlichen Ordner nicht benachrichtigt werden m chten Zum Aktivieren dieser Einstellung klicken Sie auf Inaktiviere Client Benach richtigung Hinweis Beachten Sie dass bei Einstellung der Benachrichtigung im eingestellten Intervall eine Verbindung zum Server aufgebaut wird so dass die verf_gbaren Lizenzen ggf nicht freigegeben werden konnen Eine manuelle Abholung ist ber die Taste F5 miglich 118 e Grundeinstellungen Option
58. aus anderem Programm exportieren Steht am Ende der Name einer oder mehrerer Bilddateien und befinden sich diese im Importverzeichnis so werden sie als Bild zu dem entsprechenden Indexdatensatz importiert So kann der Inhalt einer zu importierenden Textdatei aussehen Helmut Meier 01234 imagename1 tif Rita Schmitz 56789 imagename2 tif FileDirector 2 5 Dokumente scannen e 83 Vorgehensweise Datei Importieren aufrufen Quelldatei ausw hlen Dies ist die oben erstellte Textdatei Feldtrenner der in der Textdatei verwendet wurde angeben hier Komma Anzahl der Felder aus der Textdatei angeben Dokumententyp w hlen in den importiert werden soll Zuordnung der Felder erstellen Der Quellindex ist die Spalte in der Textdatei und das Zielfeld ist das Feld aus dem oben ausgew hlten Dokumententyp Links abschneiden rechts abschneiden Diese Funktion erm glicht das Abschneiden von Steuerzeichen die ggf bei der Generierung einer Textdatei aus einem anderen System f r jedes Feld mit exportiert werden So kann eine Importdatei z B auch so aussehen Helmut Meier 01234 imagename1 tif Rita Schmitz 56789 imagename2 tif Die Sonderzeichen um jedes Feld k nnen so beim Import abgeschnitten werden Ignoriere Zeile mit Anfangszeichen Mit dieser Option kann das Anfangszeichen einer Zeile in der Indexdatei bei ei nem Import ignoriert werden In manchen F llen kann das hilfreich sein wenn z B Kommentare in
59. ben Soll ein Datum eingegeben werden so klappt ein kleiner Kalender zum Indexfeld auf ber den man das Datum per Mausklick ausw hlen kann Im Steuerfeld werden Felder mit Datumseigenschaft mit diesem Symbol gekenn zeichnet Memofelder e Ist ein Feld als Memofeld konfiguriert ist dieses Feld mit diesem Symbol gekenn zeichnet Ein Memofeld erlaubt die Eingabe von einer nahezu unbegrenzten An zahl von Zeichen ODBC Datenbankverkn pfungen ODBC Datenbankverkn pfungen erm glichen es die Indexeingabe zu automati sieren indem Felder bei der Eingabe eines eindeutigen Feldes automatisch ge f llt werden Wird z B eine Kundennummer eingegeben so k nnten die Adressfelder w hrend der Eingabe im Bereich Bearbeiten automatisch ber eine hinterlegte Datenbank gef llt werden Die Hinterlegung der Datenbank muss vom Administrator auf dem Server ber die Konfiguration einer ODBC Schnittstelle eingerichtet werden Manuelle Indexeingabe ber OCR Zonenerkennung Ist die OCR Zonenerkennung auf dem Server lizenziert so ist als Eingabehilfe auch die manuelle Zonenerkennung im WinClient m glich Diese Zonenerkennung muss ber ein Plug in nachinstalliert werden Lesen Sie hierzu den Abschnitt gt Point and Shoot im Kapitel Plug ins FileDirector 2 5 Suche in Aktenschr nken e 33 Volltextsuche Der Textinhalt von Dokumenten kann durchsucht werden um Dokumente aufzufinden welche bestimmte W rter oder S tze enthalten Die M
60. bertragen Die Verkn pfungen der Felder und die Tastenkombination werden mit 68 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 dem Enterprise Manager konfiguriert Lesen Sie dazu bitte das Kapitel zum Code less Connector im Handbuch zum FileDirector Enterprise Manager Hinweis Der Codeless Connector kann ab der Version 1 3 auch fir Java Anwendungen verwendet werden Fir jeden Arbeitsplatz auf dem der Codeless Connector verwendet werden soll wird eine Lizenz ben tigt Sicherheit auf Dokumentenebene Hat ein Benutzer das Recht f r einen Vollzugriff auf das Dokument so steht ihm die Option einer Sicherheitseinstellung f r Dokumente zur Verf gung Soll z B ein Benutzer ein Dokument bearbeiten das er normalerweise gar nicht sehen darf so kann der berechtige Benutzer ihm explizit das Recht einr umen auf das Doku ment zugreifen zu d rfen Ebenso der umgekehrte Fall Soll ein Benutzer ein Dokument explizit nicht sehen d rfen wobei er grunds tzlich das Recht dazu h tte kann man ihm die Einsicht verweigern ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie den Befehl Extras Sicherheit aus dem Men Es erscheint ein Fenster zur Rechtevergabe Klicken Sie auf Hinzuf gen und f gen Sie den Benutzer oder die Gruppe ein denen Sie bestimmte Rechte auf das Dokument geben wollen Folgende Rechte k nnen vergeben werden Vollzugriff Erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben Anlegen Ist Anlegen f r ei
61. bmp Format vorliegen FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 127 Hilfe Inhalt Index Suchen Unter diesen Befehlsaufrufen finden Sie die Online Hilfe zum WinClient Pr fe auf Updates Wird auf dem Server ein neues Update f r den WinClient zur Verf gung gestellt so kann ber diese Funktion ein automatisches Update stattfinden Diese Funk tion steht dann zur Verf gung wenn die Installation ber die Installationsseite des FileDirectors stattfindet Wenden Sie sich bitte bei Verwendung dieser Option an Ihren Administrator Lokalen Cache reparieren Sollte es zu Problemen im lokalen Cache des Benutzers kommen so kann mit Hilfe dieser Funktion eine Reparatur des lokalen Caches manuell gestartet werden Hinweis Das Standard Verzeichnis des lokalen Caches befindet sich Windows XP Benutzername Eigene Dateien FileDirector Windows Vista Windows 7 Benutzername Eigene Dokumente FileDirector Info Die Info zeigt die Versionsnummer und die Lizenzen des FileDirectors an Sollten bestimmte Funktionen bei Ihnen nicht zur Verf gung stehen so kann das damit zusammenh ngen dass Sie nicht ber die ben tigte Lizenz f r die jeweilige Op tion verf gen Tastatursteuerung F6 Steuerfeld Suchen F7 Steuerfeld Bearbeiten F8 Steuerfeld Scannen Strg F6 Suchergebnisse Strg F7 Lokale Dokumente Strg F8 Pers nlicher Ordner F5 aktualisieren Alt im Indexfeld der Aufklappen einer Wortliste beim indizieren Steuerle
62. bzw mit den Index daten eines verbundenen Datensatzes gef llt werden kann Beispiel Sie haben zwei Dokumententypen 1 Ein Dokumententyp mit Adressdaten von Kunden und einer KundenID als eindeutiges Verbindunggsfeld Kunden iD Adresse Name E Mail Telefon Strasse etc Search results W Search results I Local documents Document types Total 1 JE Responsewiiter dresses 3 Documents Q Resp CustNo f Resp Name Resp Street 11111 Peter Dorfstrasse 1111 Dorfstrasse Mary 2 Ein zweiter Dokumententyp mit Rechnungen die ebenfalls die KundenID beinhalten KundenID Rechnungsnummer Datum etc Search results I Local documents EN Search results Document types Total 1 A E Responsewriter Invoices 4 Documents Q Resp CustNo i R InvoiceNr gt 1m 30001 B 111 30002 B 12222 30003 Fl 2222 30004 Nun soll eine Antwort an einen Kunden auf eine Rechung aus dem zweiten Dokumententyp verfasst werden wobei die Adressdaten aus dem ersten Dokumententyp automatisch in das Anschreiben gef llt werden sollen Installation Kopieren Sie das Plug in ResponseWriter in das Programmverzeichnis des WinClients In diesem Verzeichnis befindet sich auch die XML Datei DSDMS FileDirector ResponseWriter xml die zur Konfiguration editiert werden muss 140 e Plug ins FileDirector 2 5 Konfiguration Ermitteln Sie die CabinetlID die Dokumententyp ID d
63. ch dem Scannen eingerich tet so kann ein Dokument im WinClient markiert und die OCR Erkennung ber Bearbeiten OCR Dokument im nachhinein durchgef hrt werden Verwende Scanprofil Konfiguration Bei dieser Option wird die Einstellung verwendet die in dem Scanprofil hinterlegt ist mit dem das Dokument zuvor gescannt worden ist 58 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Verwende alle Formulare zur Erkennung Bei dieser Einstellung werden alle Formulare die im Enterprise Manager aktiviert sind auf Identifikationszonen untersucht und die Dokumente in die entsprechen den Dokumententypen sortiert und indiziert Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r einen Dokumententyp definiert so werden nur diese Formulare zur Erkennung verwendet Bei einer Vorsortierung der Dokumente kann man damit eine sicherere und schnellere Erkennung erzielen Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Wird Keine Formularerkennung markiert dann kann ein bestimmtes Formular ausgew hlt werden das zur Erkennung verwendet wird Ist eine Identifikations zone eingerichtet so kann bei einem Stapelscan die Erkennung von Trennseiten f r mehrseitige Dokumente eingesetzt werden Spalten addieren ber das Kontextmen der rechten Maustaste k nnen Spalten zur Kontrolle addiert werden Markieren Sie die Dokumente die einen numerischen Wert in einer Spalte beinhalten der addiert werden soll und rufe
64. chteck auf der Seite auf Es wird dann Wei gef llt Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Sie k nnen die F llfarbe des Rechtecks durch einen Doppelklick auf die Box ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Text W hlen Sie Text um eine Textanmerkung auf der Seite anzubringen Eine Textanmerkung hat keine Hintergrundfarbe Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke der Textbox anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 71 Position an der die gegen berliegende Ecke der Textbox liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Die Eigenschaften dieses Anmerkungstyps werden in einem Fenster angezeigt Dort geben Sie den Text ein und w hlen Schriftfarbe und Schriftart aus Nach Klick auf OK wird die Textanmerkung auf der Seite angezeigt Der Text in einer Textanmerkung wird bei konfiguriertem Volltext im Hintergrund mitgelesen Somit kann das Dokument bei einer Volltextsuche bei Eingabe des Textes aus der Textanmerkung gefunden werden Linie W hlen Sie Linie A um eine Linie auf der Seite zu zeichnen Wenn dieser Anmerkungstyp s
65. daten Kundendaten bearbeiten 4444s4nsnnnennnnnnennn ernennen 63 Duplizieren eines Dokumentes 40us4snnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 65 Dokument umw ndeln 2 u 22 Hearts en 65 Link Verkn pfung zu einem Dokument uur2244400nnsnnnnennennnnnnnennnnennn nn nn nennen 66 Erzeugen eines leeren Dokumentes usrnnesnnnnnnnennnnnnnennnnnnennnnnnennnnnnn 66 L schen von Dokumenten und Seiten 220us2200nnnnnnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 66 Einzelne Seiten eines Dokumentes l schen n 67 Wiederherstellen einer gel schten Seite uunesesnnnnenennnn 67 Dokumente aus einer Dokumentenliste entfernen 67 Dokumente vom Server l schen 20u4440nnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn nn 67 Gel schte Dokumente wiederherstellen 0s440 nennen 68 Automatische Indizierung Formularerkennung 4444s4nnee ernennen nme 68 Indizierung aus externen Programmen Codeless Connector 68 Sicherheit auf Dokumentenebene uursnsusrssennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 69 Anmerkungen Senne ee nee Eee een 70 Grunds tzliches zu Anmerkungen u2240srs40unnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 70 Anmerkungen anzeigen verstecken nnennssnnnnneennnnnennnnnnennnnennnnnnn 71 Anmerkungstyp ausw hlen uur 222444424nsnnnennnnennennnnennnnnnennnnnnnnnnn nn 71 Schwarze
66. dene Dokumente die nicht ausgecheckt wurden kinnen splter nur geindert wieder eingecheckt werden wenn sie zwischenzeitlich nicht revidiert wurden Der Online Modus gt Bereit Bei bestehender Verbindung zum FileDirector Server im Online Modus k nnen Sie jede f r Sie zugelassene Funktion verwenden wie beispielsweise Dokumente auf dem Server zu suchen oder an ihn zu senden F r einen Wechsel vom Offline zum Online Modus klicken Sie auf das Symbol in der unteren linken Ecke des WinClient Fensters oder w hlen Sie aus dem Men Datei Offline FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient 17 Arbeiten mit dem WinClient bei zentraler Serverinstallation Seit der Version 2 0 gibt es die Miglichkeit den WinClient auf dem Server zu installieren und per Browser aufzurufen Dazu muss auf dem Client die NET Framework Version 2 0 installiert sein Die Funktionen des WinClients sind ebenso vorhanden als wire der WinClient auf dem Client direkt installiert Die Einschr nkung besteht darin dass man nicht offline arbeiten kann da die Verbindung zum Server ber den Browser hergestellt werden muss um den WinClient zu starten Ist der WinClient auf dem Server ordnungsgem installiert so muss auf dem Client die Funktion Add trust to this side to allow execution of browser based application aufgerufen werden um eine Vertrauensstellung zum Server einzurichten Dann wird ber die Installationsseite
67. der Dokumenten typen gegeben worden sein so dass Sie Dokumente in dem einen Typ speichern aber in dem anderen nur suchen und abfragen d rfen Schwarzwei gescannte Dokumente werden im TIFF Format gespeichert farbige Dokumente werden als komprimiertes JPG Format abgelegt 14 e Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 Werden elektronische Dokumente EDOCS archiviert werden diese im Original format gespeichert und k nnen ber einen integrierten Betrachter angesehen werden auch wenn die Originalapplikation nicht auf dem Rechercherechner in stalliert ist Wenn die Originalapplikation z B Word installiert ist k nnen auch nderungen an diesen Dokumenten vorgenommen werden Die nderungen wer den in regul ren Dokumententypen immer in Revisionen gespeichert d h die ur spr ngliche Fassung des Dokumentes bleibt erhalten Verbindung zum Server herstellen Sollte beim Start des WinClients dieses Fenster erscheinen so m ssen Sie hier die Verbindung zum Server eintragen Zur Angabe der URL fragen Sie Ihren Ad ministrator Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung gt http ew2003dei filedirector A http ew2003de filedirector Ea Connection Manager Verbindungen gm I http ew2003de1 filedirector http jew2003dejfiledirector Verbindungsdetails Test Verbindung Server URL http ew2003de1 filedirector Verbindungen bearbeiten Beschreibung
68. der Suchparameter in gr er als ge n dert werden alle Dokumente angezeigt die eine h here Nummer haben als die gesuchte Lieferscheinnummer Suche mit ODER Verkn pfung Werden in einem Indexfeld zur Suche im Steuerfeld mehrere Worte angegeben so wird in diesem Feld nach den entsprechenden Eintr gen mit einer ODER Verkn pfung gesucht Beispiel Ein Feld ist mit dem Namen Meier gefUllt Nun ist dem Bearbeiter unklar in welcher Schreibweise dieser Name archiviert wurde und kann als Suchtext folgenden String eingeben Meier Meyer Maier Die Suche erfolgt in diesem Fall so dass die einzelnen Worte immer am Anfang des Indexfeldes stehen miissen und genau nach diesem Wort gesucht wird Ist ein Feld mit Lisa Meier_ gef_lit so wird das Dokument nicht angezeigt Um alle Indexfelder anzuzeigen in denen das Wort vorkommt kann die Suche mit einem Sternchen durchgeflhrt werden Meier Hinweis a Bei Verwendung einer Oracle Datenbank ist diese Funktion nicht verf_gbar b Im Normalfall wird ein Sternchen nur angef gt Eingabehilfen bei der Indexeingabe Als Eingabehilfen kann man die Einstellung der Parameter vor dem Indexfeldein trag sehen Au erdem kann mit Wildcards wie z B Sternchen gesucht werden Beispiel Eine Suche nach mi wird nicht Schmitz als Treffer liefern sondern alles was mit mi anf ngt Um Schmitz zu erhalten muss nach mi oder Schmi
69. der rechten Maustaste kann es mit x Dokument wieder her stellen erneut verf gbar gemacht werden Automatische Indizierung Formularerkennung Im FileDirector k nnen ber eine automatische Texterkennung einzelne Index felder automatisch gef llt werden indem Zonen auf einer Seite erkannt werden Die Formularerkennung muss vom Administrator eingerichtet werden Wenn zu scannende Seiten immer den gleichen Aufbau aufweisen kann ein Formular ber hinterlegte Zonen erkannt werden Folgende Voraussetzungen sind f r eine Zonenerkennung erforderlich OCR Lizenz Installierte Component Services und OCR Engine auf dem Client Hinterlegte Formulare mit Zonendefinition Ein Scanprofil mit aktivierter OCR Erkennung Zu scannende Dokumente mit ausreichender Qualit t Ist die OCR Erkennung auf dem Arbeitsplatzrechner eingerichtet wo auch der WinClient installiert ist kann man ber OCR Dokument im Men Bearbeiten eine erneute OCR Erkennung durchf hren lassen Diese Funktion ist z B hilf reich wenn Dokumente automatisch nachindiziert werden sollen oder wenn beim Scannen Verwende OCR Formularerkennung im Scanprofil ausgeschaltet worden ist Indizierung aus externen Programmen Codeless Connector Aus externen Windows Anwendungen k nnen ber den Codeless Connector Feldinhalte als Indexdaten bernommen werden Mit einer konfigurierbaren Tas tenkombination werden die Feldinhalte direkt an verkn pfte Felder im FileDirector
70. die Unterschrift f r einen Benutzer komplett gel scht werden so kann das nur der Administrator im Enterprise Manager FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 105 Abwesenheit einstellen Wird mit dem Prozessmanagement gearbeitet so werden Dokumente an ver schiedene Benutzer zur Bearbeitung geschickt Der Benutzer sieht diese Doku mente in seiner pers nlichen Liste Ist ein Anwender z B im Urlaub so kann er eine Zeitspanne f r einen Vertreter angeben Dieser Vertreter sollte gen gend Rechte haben um die Dokumente so zu bearbeiten wie es notwendig ist um den Mitarbeiter entsprechend vertreten zu k nnen X Setze Abwesenheit Allgemein Das Prozessmanagement wird mit dem eingestellten Vertreter oder sofort mit der Zeituberschreitungsaktion fortfahren V Abwesend Yon Dienstag 24 April 2007 j Bis Abwesend bis auf Weiteres x Vertreter Kollege le Die Abwesenheit wird unter Extras Abwesenheitseinstellungen aufgerufen Konnte der Benutzer diese Einstellungen nicht selbst durchf hren so kann sie auch zentral vom Administrator im Enterprise Manager gesetzt werden damit die Dokumente von einem Vertreter weiterbearbeitet werden k nnen Hinweis Sollte diese Option nicht zur Verf_gung stehen so kann es sein dass das Men entsprechend um diesen Befehl ber l npassen erg nzt werden muss 106 o Prozessmanagement FileDirector 2 5 Informationen zu Dokument
71. e 124 Verbindung 2 are RANEA T ARTERA TAANA RET OIKEA SARER OARE AARAA ATN 125 Serer URL aa rE ERA a A ar ERARI AA TAN 126 Automatisches Anmelden ssesssssesssresssrresssrnesrrnnesrnnnesrnnnnnnnnneennnnnnnnne 126 Bild einrichten Anean a cada a paaa a aafaa aadatan aaea ndan a UNa 127 E AE E A T T A E 128 Inhalt Index Suchen 0rs44srsnsnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 128 Frite a t Updates 2 4 2 la aieghnnledsenne 128 Lokalen Cache reparieren 2 224044n40nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 128 Ta Lo FREENET RESET O ETESEERSTELESTSEFT E E EHER EREIL 128 Fast tursteuerung a 2 a A a AAAA mr hkinkeniee 128 Reporte und Skripte 130 M glichkeiten durch Reporte und Skripte usnsersnsennseennnnnnnnnnennnnnnnnen 130 Voraussetzungen von Skripten nuuerseenssnensnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 130 Benutzen von Skripten s240srsnsunnnnnnnnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 130 Aufgaben 132 Was ist der Bereich Aufgaben urssussssennsnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 132 Bereitstellen von Vorlagen uus44444snnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn ernennen 132 Verwenden von Vorlagen uus422444onnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nnnn nn 132 Plug ins 134 Was sind Plug INS 2 2 ee II hai 134 Installation von Plug ins 4444u44rnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn namen 134 Vorausse
72. e bergreifende Suche ber mehrere Aktenschr nke ist nicht vorgesehen Indexfelder leeren Die aktuelle Anzeige der Angaben in den Indexfeldern des Steuerfelds kann vor der Eingabe neuer Suchkriterien durch Klicken des Buttons Indexfelder leeren gel scht werden Suche ausf hren Nach Eingabe der Suchkriterien in den Dokumententyp Feldern starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Suche ausf hren Ctrl S Die folgenden Suchoptionen k nnen ber einen Drop Down Pfeil aufgerufen werden Erweiterte Suche starten Sie k nnen ber alle Dokumententypen im Aktenschrank suchen f r die Sie berechtigt sind Starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Erweiterte Suche 28 e Suche in Aktenschr nken FileDirector 2 5 Info Suche Mit der Info Suche kann nach den Eigenschaften eines Dokumentes gesucht werden die als Info zu einem Dokument automatisch gespeichert werden Die folgenden Eigenschaften eines Dokumentes werden f r die Suche unterst tzt Erstellt von Erstellt am Archiviert am Ge ndert von Ge ndert am Ausgecheckt von Ausgecheckt am Status Seiten Bezeichner GUID Beim Aufruf dieser Option erscheinen die Indexfelder zur Suche im Steuerfeld unter den Indexfeldern des Dokumententyps Die Option kann unter Extras gt Info Suche aktiviert werden Volltextsuche starten Volltextsuche ber OCR gelesene Dokumente kann ausgef hrt werden indem man zun chst den Button Volltext Suche ank
73. e Seiten ersetzen aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten w hrend des Scannens ersetzt werden Die zuvor vorhandenen Seiten k nnen noch in der Revision eingesehen werden Scanvorgang abbrechen Das Scannen kann jederzeit durch Klick auf in der Toolleiste Scannen im Steuerfeld unterbrochen werden Alle neuen Dokumente werden in der lokalen Dokumentenliste angelegt und gespeichert In dieser Liste k nnen Sie das Dokument oder seinen Index bei Bedarf noch berarbeiten Nach Einchecken der Dokumente k nnen sie auf dem Server gesucht werden 82 e Dokumente scannen FileDirector 2 5 Dokumente importieren Liste importieren Index Import ei Import X Einstellungen Quelldatei CAMIMPORT Index txt Dokumententyp Rechnung IM Feldtrenner Quellindex Zielfeld Anzahl von Feldem gt a Summer Links abschneiden chars 0 1 Name 5 m Rechts abschneiden 0 x chars m lanoriere Zeile mit Anfangszeichen Ganze Zeile ist Dateinname E Importiere aus allen E Verzeichnissen Alle Seiten zusammenfassen E 0 buch ber Datei Importieren k nnen Indexfelder aus einer Textdatei importiert wer den Diese Textdatei muss so aufgebaut sein dass die Felder mit einem Feldtren ner getrennt werden Der Feldtrenner ist in der Importmaske einzutragen ber folgende Vorgehensweise k nnen Indexdaten importiert werden Importdatei txt dat csv o mit Feldtrenner definieren oder
74. edr ckt Klicken Sie auf das letzte Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und w hlen Sie Senden an und dann E Mail Xi ber das Kontextmen der rechten Maustaste Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Dokumente an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden selektierter Dokumente Klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und halten Sie die STRG Taste gedr ckt Selektieren Sie die zu versendenden Dokumente W hlen Sie Senden an und dann E Mail amp ber das Kontextmen der rechten Maustaste Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Dokumente an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen FileDirector 2 5 Senden und Empfangen e 95 Senden einer Seite eines Dokuments ffnen Sie das Dokument und zeigen Sie die zu versendende Seite an W hlen Sie E Mail amp durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Miniaturan sichtsbild der aktuell angezeigten Seite Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierte Seite an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden selektierter Seiten eines Dokuments Sie k nnen Seiten eines Dokuments in der Miniaturansicht des Anzeigefensters zum E Mailversand selektieren Um ausgew h
75. eige durchzufhren Eine Drehung kann fir die niichste Betrachtung nur dann beibehalten werden wenn das Dokument ausgecheckt gedreht und wieder eingecheckt wird Erst dann wird die Drehung gespeichert Seite im Vollbildmodus anzeigen umschalten T Mit dieser Option kann die Seite im Vollbildmodus angezeigt werden Mit der Taste F12 kann man zwischen den verschiedenen Ansichten schnell umschalten um die Inhalte der Dokumente besser lesen zu k nnen FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 47 Auswahl von Dokumenten Neben den blichen Auswahlverfahren k nnen ber das Kontextmen der rechten Maustaste verschiedene Befehle zur Auswahl verwendet werden Zur Auswahl von allen Dokumenten verwenden Sie den Tastaturbefehl Strg A oder Yese x Alles ausw hlen aus dem Kontextmen Strg T kehrt die Auswahl von markierten zu nicht markierten Dokumenten um 7X Strg R entfernt die Markierung der Dokumente 48 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Ein und Auschecken Warum Dokumente ein oder auschecken Neu erzeugte Dokumente werden lokal auf der Arbeitsstation gespeichert lokale Dokumentenliste und sind somit f r andere Benutzer nicht verf gbar bis sie auf dem FileDirector Server in den entsprechenden Aktenschrank eingecheckt sind Dann enth lt der FileDirector das Dokument im Aktenschrank und es kann nach ihm recherchiert werden Falls Sie ein Dokument das in einem Aktenschrank ge speichert i
76. eigen Das Anzeigefenster wird ge ffnet und zeigt das Dokument an Mit den folgenden Befehlen kann ber das Bildschirmmen durch die Seiten der Dokumente navigiert werden al Erstes Dokument im Dokumententyp anzeigen x Letztes Dokument im Dokumententyp anzeigen Al Vorheriges Dokument im Dokumententyp anzeigen i N chstes Dokument im Dokumententyp anzeigen al Erstes Dokument im vorherigen Dokumententyp anzeigen Xl Erstes Dokument im n chsten Dokumententyp anzeigen FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 45 Seite eines Dokuments zur Anzeige ausw hlen Wenn das erste Dokument ge ffnet wird wird automatisch die erste Seite des Do kuments zusammen mit den Miniaturansichten angezeigt Sie k nnen durch die Seiten des Dokuments scrollen auch mit Mausrad oder die gew nschte Seite entweder in den Miniaturansichten ausw hlen oder die Buttons in der Toolleiste Bl ttern durch Seiten benutzen Eingabe der Seitennummer Sie k nnen die Seitenummer der gew nschten Seite direkt in das Feld Seiten nummer in der Toolleiste Bl ttern durch Dokumente eingeben Seite ber Miniaturansicht ausw hlen Wenn die Miniaturansichten neben der Seitenanzeige im Anzeigefenster darge stellt werden klicken Sie auf die Miniaturansicht der gew nschten Seite Wenn das Anzeigefenster nur die Miniaturansicht anzeigt klicken Sie doppelt auf die Miniaturansicht der gew nschten Seite Um durch die einzelnen Seiten eines Dokumentes zu man vrieren k n
77. ein z B einer externer Webseite Geben Sie dazu im Feld URL die Adresse der Webseite ein Unterschrift Um eine Unterschrift zu setzen muss diese unter Extras Optionen Unter schrift W hlen Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift definiert worden sein Es k nnen drei unterschiedliche Unterschriften f r eine Person definiert werden Zum Setzen der Unterschriften muss ein Passwort angegeben werden dass bei der Einrichtung f r alle drei Unterschriften gleich definiert wird Das Bild der hinterlegten Unterschrift wird fest in die Tiff Datei eingebettet und kann nicht mehr gel scht werden Stempel W hlen Sie Stempel um einen Stempel auf der Seite anzubringen Folgen Sie bitte dabei dem Auswahlpfeil nach rechts und w hlen Sie den gew nschten Stempel aus Wenn dieses Tool selektiert ist wechselt der Mauscursor in ein Fadenkreuzsym bol hinterlegt mit einer Ansicht des gew hlten Stempels Verschieben Sie das Stempelsymbol auf der Seite und legen Sie es durch Klick mit der linken Maus taste an der gew nschten Position ab Hinweis a Stempel stehen nur dann zur Verf gung wenn sie zuvor vom Administrator im Enterprise Manager eingerichtet wurden b Stempel z B mit Farbflchen sind immer transparent c Ab der Version 1 4 kUnnen Stempel auch im Scanprofil vordefiniert werden und automatisch beim Scanvorgang auf der ersten oder auf allen Seiten gesetzt wer den d Werden Stempel in die Seite leingebetteti z
78. eint es in der lokalen Liste mit den gleichen Indexdaten wie das Ori ginaldokument mit dem Status Neu In der lokalen Liste k nnen die Indexdaten noch ver ndert werden und f r die Suche muss das Duplikat eingecheckt werden Beachten Sie dass die Daten bei Erstellung von Duplikaten redundant werden d h eine nderung im Originaldokument wird nicht in das Duplikat bertragen Dokument umwandeln Mit dieser Option kann eine gescannte Seite automatisch in ein editierbares Word Dokument umgewandelt werden Die Seite wird OCR gelesen und im doc Format gespeichert Um diese Funktion zu verwenden muss die OCR auf dem Client installiert sein und es wird eine Client OCR Lizenz ben tigt Hinweis Da die Umwandlung ber die OCR Texterkennung erfolgt kann je nach Qualitit der gescannten Seite eine Nachbearbeitung des Textes erforderlich sein FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 65 Link Verkn pfung zu einem Dokument Wenn nach dem gleichen Dokument unter unterschiedlichen Indexdaten gesucht werden soll w re es ung nstig davon eine Kopie bzw ein Duplikat zu erstellen da bei einer nderung nicht alle Kopien ge ndert werden w rden Es w rde zu einer Redundanz der Daten kommen die schnell un bersichtlich wird Daher gibt es die M glichkeit Verkn pfungen zu Dokumenten zu erstellen Es wird auf das gleiche Originaldokument zugegriffen aber die Indexdaten k nnen anders lauten Wird eine nderung die auch das Or
79. eits beim Zie hen der Maus angezeigt Sie k nnen die Farbe der Hervorhebung durch einen Doppelklick auf die Hervor hebung ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Notiz W hlen Sie Notiz l um eine Notiz auf der Seite anzubringen Die Notiz hat einen gelben Hintergrund Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der die Notiz anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an 72 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 der Notiz enden soll und lassen Sie die Maustaste los Die Eigenschaften dieses Anmerkungstyps werden in einem Fenster angezeigt Dort geben Sie den Text ein und w hlen Schrifttyp und Fonteigenschaften der zu verwendeten Schrift Nach Klick auf OK wird die Notiz auf der Seite angebracht Verkn pfung W hlen Sie Verkn pfung l um eine Verkn pfung zu einer URL auf einer Seite zu setzen Wenn dieser Anmerkungstyp selektiert ist ziehen Sie mit gedr ckter linker Maustaste ein Fenster in dem Bereich auf wo der Hyperlink platziert werden soll Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben wird ein Fenster angezeigt in dem Sie die Eigenschaften der Verkn pfung festlegen Sie m ssen eine Beschreibung der Verkn pfung eingeben mit der diese sp ter auf der Seite angezeigt wird W hlen Sie Schriftart und Farbe des Beschreibungs textes Die Verkn pfung kann eine Verbindung zu einer URL s
80. elektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der die Linie anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die Linie enden soll und lassen die Maustaste los Sie k nnen die Farbe der Linie durch einen Doppelklick auf die Linie ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Pfeil W hlen Sie Pfeil um einen Pfeil auf der Seite zu zeichnen Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der der Pfeil anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der der Pfeil enden soll und lassen Sie die Maustaste los W hrend des Ziehens mit der Maus wird der entstehende Pfeil bereits angezeigt wobei die Spitze des Pfeils dem Mauscursor folgt Sie k nnen die Farbe des Pfeils durch einen Doppelklick auf den Pfeil ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Hervorhebung W hlen Sie Hervorhebung um einen Bereich des Bildes hervorzuheben ohne etwas auf der Seite zu verdecken Diese Anmerkung funktioniert wie ein Markerstift auf dem Papier Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Das entstehende Rechteck wird ber
81. em Server stattfinden Damit sie gefunden werden k nnen muss der Bearbeiter daran denken alle Dokumente einzuchecken Diese Option erm glicht es dass beim Schlie en des WinClients eine Erinnerungsmeldung zum Einchecken der neuen Dokumente erscheint Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern Diese Option erm glicht es dass beim Schlie en des WinClients eine Erinnerungsmeldung zum Einchecken der ausgecheckten Dokumente erscheint Hinweis Beachten Sie dass die automatischen Funktionen immer eine Verbindung zum Server benl tigen Sollten Sie mit dem WinClient offline arbeiten kann kein Ein oder Auschecken auf dem Server stattfinden Siehe auch Grundeinstellungen Optionen Pflichtfelder und Pr fung beim Einchecken Pfichfed Or Feld muss vollst ndig ausgef llt sein Wenn Pflichtfelder vergeben wurden dann m ssen diese zwingend eingehalten werden bevor man das Dokument einchecken kann Es gibt verschiedene Arten von Pflichtfeldern Feld muss vollst ndig ausgef llt sein leeres Feld nicht erlaubt oder die verpflich tende Eingabe eines g ltigen Datums Wird ein Datensatz aus diesem Grund nicht eingecheckt so erscheint im Feld Upload Status ein entsprechender Hin weis auf eine m glicherweise unvollst ndige Eingabe Gesch tzte Felder Es gibt Felder die im WinClient gesch tzt bzw grau dargestellt werden oder Felder die erst nach dem Einchecken grau hinterlegt sind Gesch tzte Felder
82. en Aufzeichnung von Dokumenteninformationen Jede Aktion die im FileDirector mit einem Dokument im Aktenschrank durch gef hrt wird kann aufgezeichnet werden Eine Zusammenfassung dieser Auf zeichnungen kann vom Administrator im Protokoll abgefragt werden In der Zusammenfassung finden Sie eine Beschreibung des Dokuments von wem es wann erstellt wurde seine Gr e sowie die Anzahl der erfolgten Revisi onen Die Dokumentenhistory enth lt eine Liste der Abrufe und Modifikationen In weiteren Aufzeichnungen wird ber Prozessaktivit ten und Versendungen der Do kumente Auskunft gegeben Info Dokument W hlen Sie das Dokument aus der Liste zu dem Sie Informationen erhalten m chten ber Dokument Info lim Kontextmen der rechten Maustaste k n nen die Informationen abgerufen werden Die Zusammenfassung der Informa tionen zum gew hlten Dokument wird in einem Dokumenten Info Fenster ange zeigt Information Beschreibung ID Eindeutige Kennnummer ID des Dokuments Status Aktueller Status Archiviert Ausgecheckt Nur Lesen Seiten Anzahl der Seiten Revisionen Anzahl der Revisionen Erstellt am Datum der ersten Speicherung im Aktenschrank Erstellt von Benutzerkonto bei der ersten Speicherung im Aktenschrank Ausgecheckt am Datum des Auscheckens Ausgecheckt von Benutzerkonto des Auscheckenden Gr e Speicherbedarf des Dokuments Info History W hlen Sie Dokument Info im Auswahlmen durch Rechtsklick auf de
83. en Ctrl P amp Anmerkungen Anpassen Upload Status AXi DieterSpielberg Document Management Systems GmbH Sb Bereit amp spielbergielke ber die Anordnung von verschiedenen Reitergruppen k nnen auch verschiede ne Dokumente zum Vergleich nebeneinander angezeigt werden ber das Kon textmen in der Dokumentenanzeige kann der Befehl Anzeige duplizieren ein zweites Fenster der Dokumentenanzeige ffnen Wird die Anzeige in einer zweiten Reitergruppe dupliziert so k nnen Dokumente nebeneinander angezeigt werden Vorgehen Zun chst suchen Sie ein Dokument aus einer Liste und zeigen es an FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 43 Klicken Sie auf Anzeige duplizieren ber das Men der rechten Maustaste Jetzt suchen Sie einen zweiten Datensatz und zeigen ihn in dem neuen Dokumentenanzeigefenster an Markieren Sie den Reiter in der Dokumentenanzeige und erstellen Sie eine zweite Reitergruppe f r das Imagefenster Jetzt kann man die verschiedenen Dokumente in verschiedenen Dokumenten anzeigefenstern betrachten und vergleichen Anzeige von Dokumenten ber Dokumente Ein Dokument im FileDirector ist entweder ein einseitiges oder ein mehrseitiges Dokument Neben den eigentlichen Seiten geh ren noch die Indexdaten zum Dokument die in der Dokumentenliste angezeigt werden Eine Seite eines Do kuments kann dabei durch eine gescannte Seite repr sentiert werden oder durch eine
84. en FileDirector 2 5 Zeitgesteuerte Benachrichtigung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie beim Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner benachrichtigt werden m chten Zur Aktivierung dieser Einstellung klicken Sie auf Zeitgesteuerte Benachrich tigung Stellen Sie das Zeitintervall in Minuten ein nach dem der WinClient auf neue Do kumente in Ihrem pers nlichen Ordner pr ft W hlen Sie die Art en der Benach richtigung aus den Anzeigeoptionen Anzeigeoptionen W hlen Sie eine beliebige Kombination aus den nachfolgenden Arten der Benachrichtigung in Ihrem pers nlichen Ordner Dokumentenliste anzeigen Beim Eintreffen neuer Dokumente wird die Dokumentenliste Pers nlicher Ordner angezeigt Icon in Taskleiste Als Benachrichtigung erscheint ein Ordner Icon in der Taskleiste beim Eintref fen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner Die Anzahl der hinzugekom menen Dokumente wird angezeigt wenn Sie den Mauscursor ber das Icon be wegen Sie haben 1 neues Dokument erhalten ve a 4 8 16 21 Nachricht anzeigen Als Benachrichtigung wird ein Fenster ge ffnet das Sie ber das Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner informiert Sound abspielen Als Benachrichtigung wird ein Klang abgespielt um Sie ber das Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner zu informieren FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 119 Drucken Zur nderung dieser
85. en Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den entgangenen Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren 12 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt 8 VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf l
86. en der Reihe der Spaltenk pfe des Doku mententyps Alle Dokumententypen anzeigen Zum ndern der Dokumentenliste auf das Anzeigen nur eines Dokumententyps klicken Sie auf das Symbol Eu links neben der Reihe der Spaltenk pfe des Doku mententyps Handling der Listen f r Anzeige von Dokumenten Aufsteigend Absteigend sortieren innerhalb eines Dokumententyps Die Dokumente innerhalb einer Liste von Dokumententypen lassen sich nach ei ner beliebigen Kategorie der Spaltenk pfe sortieren Klicken Sie hierf r auf den gew nschten Spaltenkopf Erneutes Klicken kehrt die Sortierrichtung um Alternativ kann hierzu auch Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren 4 ber das Kontextmen Rechte Taste auf dem Spaltenkopf gew hlt werden Nach einer erfolgten Suche kann das Suchergebnis ber die Spaltensortierung nochmals nach einer Spalte sortiert werden wenn gleichzeitig die Shift Taste gedr ckt gehalten wird ndern der Spaltenanordnung Die Reihenfolge der zu einem Dokumententyp angezeigten Spalten l sst sich durch Ziehen und Ablegen drag n drop eines Spaltenkopfes an die gew nschte Position anpassen ndern der Spaltenbreite Die Breite der zu einem Dokumententyp angezeigten Spalten l sst sich ebenfalls ver ndern 40 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Methode 1 Bewegen Sie den Mauszeiger ber die Trennlinie zwischen zwei Spaltenk pfen so dass er sich in einen Doppelpfeil ver ndert Durch Gedr ckt
87. en und Preise enth lt W hlen Sie das gescannte Dokument aus das Sie indizieren wollen und zeigen Sie es an Aktivieren Sie den Button des Plug ins und ziehen Sie eine Zone um die aufgelisteten Preisangaben Jetzt erscheint ein Fenster das die gescannten Angaben untereinander auflistet und berechnet Die Preise und Mengen k nnen f r berschl gige Berechnungen modifiziert werden A OCR Taschenrechner m Fu n Rechner gt 4500 00 275 00 4 775 00 5 050 00 808 00 en LA 136 o Plug ins FileDirector 2 5 CallTo Auslesen von Telefonnummern essey arbeitet Mit diesem Plug in k nnen Telefonnummern per OCR von einem Dokument ausgelesen und in verwendbarer Form gefiltert werden Die gefilterte Telefonnummer beinhaltet keine Bindestriche oder andere Forma tierungszeichen f r die Telefonnummer mehr so dass sie ber die callto Funktion von Windows direkt an ein hinterlegtes Programm geschickt werden kann Ein solches Programm kann z B eine Telefonieanwendung von Swyx sein Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie unter http www swyx com Einstellung einer Standard L nderkennung lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt configuration gt lt appSettings gt lt User application and configured property settings go here gt lt Example lt add key settingName value settingValue gt gt lt add key CoutryPrefix value 4
88. ende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 13 Arbeiten mit dem WinClient ber den FileDirector WinClient FileDirector Document Management System Der FileDirector WinClient ist das Hauptprogramm f r den Anwender der mit Do kumenten in FileDirector Aktenschr nken umgeht Mit dem WinClient k nnen Do kumente gescannt recherchiert und bearbeitet werden Der WinClient kann mit oder ohne Serververbindung online oder offline Modus benutzt werden wodurch viele T tigkeiten ohne Verbindung und somit ohne Be legung einer Lizenz ausgef hrt werden k nnen Wie werden Dokumente archiviert FileDirector speichert alle Dokumente in Aktenschr nken In Ihrem Unternehmen mag es einen oder mehrere verschiedene Aktenschr nke geben von denen Sie nur mit den Aktenschr nken arbeiten k nnen f r die Sie die Rechte besitzen Jeder Aktenschrank beinhaltet verschiedenen Dokumententypen Diesen Doku mententypen sind Felder zugeordnet die mit Indexdaten gef llt werden k nnen Indexfelder sind Felder in die bestimmte Suchkriterien eingegeben werden k n nen Ein Dokument wird mit bestimmten Indexdaten archiviert nach denen sp ter gezielt gesucht werden kann Obwohl Ihnen Zugriff auf einen FileDirector Aktenschrank gew hrt wurde k nnen Sie nur die Dokumententypen sehen f r die Sie die Berechtigung haben Des Weiteren k nnen Ihnen unterschiedliche Rechte innerhalb
89. er Liste aufgef hrten Dokumente sind diejenigen die lokal auf dem Computer vorgehalten werden Hier werden nur die Dokumente aufgef hrt die der aktuell angemeldete Benutzer angezeigt ausgecheckt heruntergeladen oder neu gescannt hat I Lokale Dokumente Dokumententypen Total 3 AE Delivery notes 2 Dokument a Status OrderNe gt 41070 Archiviert 41067 IE Invoices 1 Dokument amp Status OrderNe Archiviert 41069 Orders 2 Dokumente Neue Dokumente ob gescannt importiert oder an FileDirector gesendet werden lokal vorgehalten und in der Liste der lokalen Dokumente angezeigt bevor sie in den FileDirector Server eingecheckt werden Ebenso werden Dokumente die Sie ausgecheckt haben sowie solche f r die Sie eine lokale Kopie erstellt haben in der Liste angezeigt Zu jedem Dokument der aktuelle Status aufgef hrt um Ihnen einen schnellen berblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden Die Dokumentenliste kann innerhalb jedes Dokumententyps nach einem beliebi gen Spaltenkriterium durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden 36 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Dokumente k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Der Pfeil im Spaltenkopf erm glicht noch die Einstellung von Anzeigefiltern Alle Leer Kundenspezifisch Ausgef llt ber die Einstellung Kundenspezif
90. er Wortauswahllisten definiert so k nnen diese Worte direkt angew hlt werden ber die Tastatur l sst ALT 7 die Wortliste aufklappen F r Wortlisteneintr ge k nnen auch Tastaturk rzel vordefiniert werden die eine Eingabe eines kompletten Eintrages ber eine kurze Tastatureingabe erm gli chen Seit der Version 1 2 3 k nnen auch mehrere Worte gleichzeitig ber ein K stchen markiert werden Diese werden dann mit einem Semikolon getrennt in das Feld eingetragen Im Steuerfeld werden Felder mit hinterlegter Wortliste mit diesem Symbol gekenn zeichnet Hinweis Sind die Wortlisten im Enterprise Manager so konfiguriert dass freie Worteintri_ge zugelassen sind so werden die frei hinzugef_gten Worte im lokalen Cache des Anwenders gespeichert 32e Suche in Aktenschr nken FileDirector 2 5 Verwendung von K rzeln in Wortlisten Um die Auswahl der Worte Windows konform ausw hlen zu k nnen und trotzdem K rzel verwenden zu k nnen muss bei der Verwendung von K rzeln ein Semi kolon hinter die Eingabe gemacht werden sofern uneindeutige Eintr ge vorhan den sind Beispiel Die Wortliste besteht aus Namen wie z B Michael Eskamp K rzel ME und Maria Immenfeld K rzel MI Bei der Eingabe MI erscheint der Name Michael weil die ersten zwei Buchstaben Windows konform gesucht werden Mit der Eingabe f r K rzel MI mit Semikolon wird der Eintrag Maria Immenfeld gefunden Datumseinga
91. erden indem es auf der Trefferliste markiert und mit gehaltener linken Maustaste auf ein anderes Dokument geschoben wird Das urspr ngliche Dokument bleibt aufgrund der Revisionssicherheit erhalten und kann ggf gel scht werden Kopieren von einzelnen Seiten Wird beim Verschieben die Strg Taste gedr ckt so werden die Seiten kopiert Seiten k nnen so sowohl innerhalb eines Dokumentes sowie auch von einem Dokument in das andere kopiert werden Link zu einem Dokument im Windows Verzeichnis erstellen Werden Dokumente per drag n drop aus einem Windows Verzeichnis auf eine Seite gezogen so wird ein Link zu diesem Pfad erzeugt Hinweis Beachten Sie dass der Link auf der Seite des Dokumentes verbleibt auch wenn die Datei nicht mehr im angegebenen Pfad existiert Indizieren ber vordefinierte OCR Formulare W hle OCR Modus Modus Verwende Scanprofil Konfiguration Yerwende alle Formulare zur Erkennung O Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Gutschrift v Abbruch Soll ein Dokument ber OCR automatisch indiziert werden m ssen im Enterprise Manager Formulare mit OCR Zonen vordefiniert sein Aus diesen Zonen werden die Inhalte gelesen und in die Indexfelder geschrieben Im Normalfall wird das in einem Scanprofil hinterlegt so dass die OCR Erkennung bereits w hrend des Scannens erfolgt Wird aber z B ein Formular erst na
92. es ersten Dokumententyps mit den detaillierten Adressdaten DetailsDocType die FeldID des Versbindungs feldes hier KundenID und die ID s der Felder aus beiden Dokumententypen die Sie sp ter im Anschreiben bernehmen wollen ffnen Sie die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector ResponseWriter xmI und setzen Sie die entsprechenden Daten ein lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt Cabinet ID 055CF7ED gt lt Settings key ConnFieldID value 1E074F71 gt lt Settings key DetailsDocType value 2C2B91E8 gt lt Settings key TemplatePath value D Vorlagen EDocs gt lt ShowDetailColumns FieldID 90511262 gt lt ShowDetailColumns FieldID 1E074F71 gt lt Mapping FieldID 90511262 Name Vorname gt lt Mapping FieldID 1E074F71 Name Name gt lt Mapping FieldID E4A1A0OA2 Name Adresse gt lt Mapping FieldID 2B11B6E4 Name PLZ gt lt Mapping FieldID E13A67C0 Name Ort gt lt Mapping FieldID 458C3749 Name Kundennummer gt lt Mapping FieldID CCA3175B Name Rechnungsnummer gt lt Cabinet gt lt Configuration gt Folgende lt Tags gt m ssen in der Datei ausgef llt werden Cabinet ID Aktenschrank ID ConnrFieldID Verbindungsfeld zwischen den Dokumententypen DetailsDocType Dokumententyp der Adressdaten Details TemplatePath Pfad f r die Vorlagen der Anschreiben ShowDe
93. esen drei Teilen wird sp ter der Dateiname zusammengesetzt wenn man den Befehl senden an verwendet Die jeweiligen Teile k nnen aus dem Indexfeldinhalt einem Datumsfeld oder dem Namen des Dokumententyps bestehen Wird ein Datumsfeld eingestellt so muss im Dokumententyp ein Feld als Datum definiert sein Befinden sich mehrere Datumsfelder in einem Dokumententyp wird das erste Feld verwendet Hinweis Diese Einstellung kann auch bereits in einer Clientkonfiguration im Enterprise Manager vordefiniert sein so dass Sie als Benutzer mi glicherweise keine Rechte haben diese Option zu verindern Senden eines einzelnen Dokuments Selektieren Sie das Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen W hlen Sie Senden an und dann E Mail amp ber das Kontextmen der rechten Maustaste Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und das Dokument an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzu f gen k nnen Dateiname des angeh ngten Dokumentes Wird das gesamte Dokument gesendet so kann der Inhalt eines Indexfeldes als Dateiname vergeben werden Dazu muss die Maus auf das Indexfeld zeigen das als Name vergeben werden soll ffnen Sie in dieser Position das Kontextmen und f hren Sie den Befehl Senden an E Mail amp aus Senden von mehreren Dokumenten Klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und halten Sie die UMSCHALT Taste g
94. eses Status k nnen in allen drei Dokumentenlisten erscheinen Ein Dokument mit Status Archiviert in der Liste der Suchergebnisse wird falls es im Anzeigefenster angezeigt wird vom FileDirector Server abgerufen Erscheint ein archiviertes Dokument auf der lokalen Trefferliste so ist es eine lokale Kopie Dokumente mit Status Archiviert erscheinen auch in der Liste lokaler Dokumen te wenn sie eingecheckt wurden aber eine lokale Kopie beibehalten wurde So k nnen diese Dokumente auch ohne Verbindung zum Server angezeigt werden Siehe auch gt Grundeinstellungen Optionen Status Ausgecheckt Der Bearbeiter sieht ein Dokument mit dem Status Ausgecheckt J wenn sie von dem Bearbeiter selbst aus dem FileDirector Server ausgecheckt worden sind Bei diesem Vorgang wird eine lokale Kopie des Dokuments erstellt und in der Liste lo kaler Dokumente angezeigt Dieser Status wird auch f r alle ausgecheckten Do kumente ausgewiesen die aktuell in Ihrem pers nlichen Ordner aufgef hrt wer den Andere Anwender sehen diese Dokumente nur mit dem Status lesen und sie k nnen diese Dokumente nicht ver ndern Status Nur Lesen Dokumente mit dem Status Nur Lesen l sind zurzeit von einem anderen File Director Anwender ausgecheckt worden Das hat zur Folge dass das Dokument zwar von Ihnen angezeigt nicht aber zur Bearbeitung ausgecheckt werden kann 38 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Dieser Status eines Dokuments kann in allen drei Arten vo
95. ess Beschreibung 1 2 Dokument duplizieren Ca Verkn pfung erstellen Prozess speichern unter senden an Benutzer z X L schen amp eMail F Ausgew hlt 1 Prozess1 Drucke Dokumentenliste Kommentar imj 4 Zur manuellen Versendung von Dokumenten gehen Sie wie folgt vor Markieren Sie das Dokument das Sie versenden wollen W hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Senden an Prozess W hlen Sie den Prozess aus den Sie verwenden wollen Welcher Prozess gew hlt werden muss sollte vorher mit dem Administrator abgestimmt werden der die Prozesse konfiguriert und den Unternehmensabl ufen anpasst Im Feld Kommentar kann zu jedem versendeten Dokument eine Anmerkung eingetragen werden die der n chste Empf nger sehen kann ber OK wird das Dokument abgeschickt Automatische Versendung von Dokumenten auf Prozesse Ab FileDirector Version 1 2 gibt es die M glichkeit f r Prozesse Bedingungen in Abh ngigkeit von Indexfeldinhalten zu definieren Dies vereinfacht die Auswahl der Prozesse f r den Anwender da ein Dokument automatisch nach einem bestimmten Indexfeldinhalt einen Prozess ausw hlt und der Anwender keinen Prozess manuell ausw hlen muss Ein automatischer Prozess kann sowohl beim Einchecken neuer Dokumente als auch bei nderung von bereits archivierten Dokumenten gestartet werden Empfa
96. exfeldes wird ein Dokument wieder eingecheckt und verschwindet von der zuvor erzeugten Trefferliste Durch diese Option verbleibt das Dokument im Suchergebnis auch wenn es nach der Index nderung nicht mehr den verwendeten Suchoptionen entspricht Auto Einchecken neuer Dokumente Werden Dokumente neu erstellt liegen diese im Normalfall zun chst auf der loka len Liste und m ssen von dort aus noch eingecheckt werden Mit dieser Option werden die neuen Dokumente sofort eingecheckt F r eine Index nderung muss das Dokument erneut ausgecheckt werden Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Dokumente nach Bearbeitung ihrer Indexdaten automatisch in den FileDirector Server eingecheckt Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Auto Einchecken neuer Doku mente nach Index nderung Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Durch Aktivieren dieser Einstellung werden zuvor archivierte Dokumente nach Bearbeitung ihrer Indexdaten automatisch in den FileDirector Server eingecheckt Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern Durch Aktivieren dieser Einstellung werden sie informiert falls neue Dokumente noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt wurden und um Best tigung zur Programmbeendung gebeten ohne die Dokumente einzuchecken
97. ezirk A und ebenfalls einen Kunden 4711 in Bezirk B geben Dies bedeutet dass erst beide Felder zusammen einen eindeutigen Index erge ben z B 4711 A Geben Sie nun den ersten Index an z B 4711 und klicken Sie auf OK Jetzt stellt das Programm fest dass der Index noch nicht eindeutig ist und erm glicht die Auswahl des Bezirks in dem 2 Feld ber die Man vrier buttons in der unteren Leiste Office Schnellstartleiste E Sind die Microsoft Officeprogramme installiert so k nnen sie direkt im WinClient ber die Schnellstartleiste gestartet werden In Extras gt Optionen kann man unter dem Reiter Diverses zudem ein zus tzliches eigenes Programm in die Schnellstartleiste integrieren indem man es per drag n drop in die Konfigurationsmaske unter Diverses hineinzieht Elellt Erfassung per drag n drop Um elektronische Dokumente zu erfassen k nnen Sie auch ber den Windows Explorer ein Verzeichnis ffnen beliebige Dateien markieren und in den Men bereich oder den Bereich des Listennamens unter der Ansichtsanzeige des Win Clients hineinziehen Es erscheint die Frage Alle Dateien als ein Dokument speichern Wird diese Frage mit Ja beantwortet erscheint die Indizierungsmaske einmal f r das kom plette Dokument Alle Dateien werden dann in einem Dokument unter einer Index angabe gespeichert FileDirector 2 5 Component Service OfficeLink 91 Wird die Frage mit nein beantwortet
98. g der E Mail Nachricht beigef gt werden FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 115 Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Zu PDF konvertieren Ist diese Option nicht aktiviert werden die Dokumente im Originalformat tif jpg bzw als Edoc an die E Mail angeh ngt Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage Mit diesen Optionen kann der Dateiname den der Anhang einer E Mail erh lt definiert werden Der Feldtrenner ist das Zeichen das zwischen die einzelnen Dateinamensteile gesetzt wird Siehe gt Senden und Empfangen Genau skalierter Ausdruck Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Bilddateien beim Ausdruck genau skaliert also nicht an das Ausgabeformat angepasst Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Genau skalierter Ausdruck um diese Einstellung zu aktivieren oder deaktivieren Diese Option wird meist f r den Ausdruck von Pl nen und Zeichnungen verwendet die im Ma stab ausgedruckt werden sollen Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung Beim Drucken eines Dokumentes werden die Seiten automatisch an das Format des Druckers angepa t und automatisch gedreht Diese Option kann z B dann verwendet werden wenn sowohl A3 als auch A4 Dokumente gedruckt werden sollen und bei verschiedenen Druckern unterschiedlich gedreht werden m ssen Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird Durch Aktivieren dieser Einstellung wird die Zoomeinstellung nicht beibehalten wenn in der An
99. gen ber das Kontextmen der rechten Maustaste auf der Dokumentenanzeige k n nen Sie die Applikation starten Es ffnet sich die verwendete Applikation Nach nderung des Dokumentes in der Applikation wird beim Speichern mit dem FileDirector Button gefragt ob das Dokument ausgecheckt werden soll um die nderung zu bernehmen Um zu vermeiden dass andere Benutzer das Dokument w hrend der Bearbeitung in der Applikation ebenfalls ndern k nnen Sie das Dokument auch auschecken bevor es mit der Applikation bearbeitet wird Nach Durchf hrung der nderung archivieren Sie das Dokument wieder mit dem FileDirector Button und eine Revision des Dokumentes wird gespeichert Checken Sie das Dokument nach der nderung wieder ein 90 e Component Service OfficeLink FileDirector 2 5 Mehrere Felder als eindeutiger Index Im unteren Bereich der Indexerfassungsmaske befinden sich einige Man vrier buttons Diese werden dann aktiv wenn mehrere Felder als eindeutiger Index definiert werden m ssen Dies ist eine Konfiguration die vom Administrator vor definiert werden muss Ein eindeutiger Index kann z B eine Kundennummer sein Der Index darf nicht doppelt vorkommen M ssen z B zwei Indexfelder ausgef llt werden damit ein eindeutiger Index entsteht kann ber die Man vrierbuttons eine Auswahl erfolgen Beispiel Die Nummernkreise f r die Kundennummern sind f r verschiedene Bezirke gleich So w rde es einen Kunden 4711 in B
100. halten der linken Maustaste ziehen Sie nun die Trennlinie zur gew nschten Breite Methode 2 Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Kopf der zu ndernden Spalte ffnen das Kontextmen durch Rechtsklick und w hlen 4 Gr e anpassen wodurch die Breite automatisch angepasst wird Durch W hlen von Gr e anpassen alle Spalten werden die Breiten aller Spalten dieses Dokumententyps automatisch angepasst Spaltenanpassung w hrend der Laufzeit Suchergebnisse q Lokale Dokumente N Suchergebnisse 41px Dokumententypen Total 1 JE Auftr ge 5 Dokumente AuftragsNr Stadt Stra e Seiten 41068 41067 Musterhausen Musterstrasse 41069 41070 Duisburg 26 11 2004 173 T b i i d 5 _ Kundenspezifisc x KundenNr d Vorname Name PLZ Dokumentenname Sind im Dokumententyp sehr viele Indexfelder eingetragen dann kann es je nach Monitorgr e vorkommen dass die Spalten so schmal werden dass sie nicht mehr lesbar sind Um nur die Spalten sichtbar zu machen die f r meine Suche relevant sind kann man einige Spalten vor bergehend aussortieren ber das Kontextmen der rechten Maustaste kann die Funktion Spaltenanpassung w h rend der Laufzeit angeklickt werden Jetzt erscheint ein kleines Fenster in das ber drag n drop die Spaltenk pfe hineingezogen und beiseite gelegt werden k nnen Um die Spalten wieder komplett anzuzeigen klappen
101. heckt haben W hlen Sie Auschecken E aus der Toolleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Dokumentenliste um die ausgew hlten Dokumente auszu checken Auschecken zur cksetzen Die Option Auschecken zur cksetzen erlaubt es den Status des Dokuments von Ausgecheckt wieder auf Archiviert zu setzen Dabei wird das Dokument in den Zustand vor dem letzten Auschecken versetzt nderungen die bereits im letzten ausgechecktem Zustand gemacht wurden werden nicht bernommen W hlen Sie Auschecken zur cksetzen amp aus der Toolleiste um f r die aus gew hlten Dokumente das Auschecken zur ckzusetzen Dieser Befehl kann nur von einem Administrator oder von dem Bearbeiter der das Dokument ausgecheckt hat durchgef hrt werden Hinweis Im Notfall z B ausgecheckte Dokumente auf defekter Festplatte kann der inur lesen Status durch Auschecken zur cksetzen von einem Administrator wieder eingecheckt werden ACHTUNG Ein erneutes Einchecken der zuvor ausgecheckten lokalen Dokumen te ist nicht m glich Sie missen von der lokalen Liste gel_ scht und wieder zur Be arbeitung ausgecheckt werden Revisionen Im FileDirector werden alle nderungen als Revision gespeichert Es k nnen also keine nderungen erstellt werden die nicht nachvollzogen werden k nnen 52 e Ein und Auschecken FileDirector 2 5 Dokument 1 1 Vorderseite Pazumant Menaprerst Spremi Cors Feld Inhalt Auf
102. hren BETTER Allgemein Bitte w hlen sie ein Skript aus Name Beschreibung Skript 1 Benutzer und Gruppen Skript 2 130 o Reporte und Skripte FileDirector 2 5 Hinweis Ein Benutzer beni tigt entsprechende Berechtigung fir die Verwendung eines Skriptes Sollte das Skript manuelle Eingaben erfordern wird sich ein Fenster ffnen in dem die fehlenden Parameter vom Benutzer angegeben werden k nnen Danach ffnet sich ein Fenster das die Ergebnisse des ausgef hrten Skripts anzeigt Users 1 Reihe IdentityName i server01 administrator i Groups 5 Reihen IdentitylName FullName serverO1 fd admins fd admins server01 fd scan fd scan server01 fd scan named fd scan named server01 fd user fd user server01 fd user named fd user named Das Ergebnis kann entweder gedruckt oder gespeichert werden Die Ausgabeformate sind PDF XLS RTF und CSV FileDirector 2 5 Reporte und Skripte e 131 Aufgaben Was ist der Bereich Aufgaben Der Bereich Aufgaben erm glicht es im EnterpriseManager vordefinierte HTML Formulare im WinClient abzurufen auszuf llen und zu speichern Bereitstellen von Vorlagen Die Vorlagen welche im Bereich Aufgaben verf gbar sein sollen werden im EnterpriseManager im Knoten Overlays im entsprechenden Aktenschrank hinterlegt Verwenden von Vorlagen W hlt man in der Symbolleiste des WinClients die
103. ie Generierung der html Datei wird direkt eine Tabelle erzeugt die im Browser angezeigt und von dort aus gedruckt werden kann Hinweis Man kann die Trefferliste auch ber die Zwischenablage Copy amp Paste kopieren und z B in Excel oder in eine Textdatei einf_gen Dokumente als Datei speichern Gesamtes Dokument speichern Markieren Sie das Dokument in der Suchliste und w hlen Sie den Befehl Spei chern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste aus Die Seiten des Dokumentes werden jetzt in dem Ordner gespeichert den Sie bei dem Vorgang angeben Dateiname automatisch vergeben Wird das gesamte Dokument gespeichert so kann der Inhalt eines Indexfeldes als Dateiname vergeben werden Dazu muss die Maus auf das Indexfeld zeigen das als Name vergeben werden soll ffnen Sie in dieser Position das Kontext men und f hren Sie den Speichern Befehl aus Zeigt der Cursor beim Aus f hren des Befehls auf den linken Rand des Datensatzes so wird der Original Tiff Name verwendet Eine Seite speichern F hren Sie den Befehl Speichern unter aus wenn Sie sich in der gro en Seitenansicht befinden so wird nur diese Seite mit dem Dateinamen der TIFF Datei gespeichert Eine Auswahl von Seiten speichern Wechseln Sie in die Miniaturansicht und w hlen Sie die Seiten aus die Sie speichern wollen ffnen Sie nun das Kontextmen der rechten Maustaste in diesem Fensterbereich und speichern Sie die Datei im gew n
104. ie Miniaturansichten dargestellt wird Das Anzeigefenster kann verschoben und auf die gew nschte Gr e eingerichtet werden 44 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Miniaturansicht und Bild anzeigen W hlen Sie El aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite zusammen mit den Miniaturansichten im Anzeigefenster darzustellen Nur Miniaturansicht anzeigen W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeige um nur die Miniaturansichten der Sei ten des Dokuments im Anzeigefenster darzustellen Nur Bild anzeigen W hlen Sie E aus der Toolleiste Anzeige um nur die Dokumentseiten im An zeigefenster darzustellen Miniaturansicht und Bild anzeigen umschalten Sie k nnen zwischen Anzeige Seite mit Miniaturansicht und nur Seitenansicht durch einen Doppelklick auf dem Anzeigefenster umschalten Miniaturansicht Scrollen mit Mausrad Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie innerhalb der Miniatur ansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen Selektion von einzelnen Seiten Sollen nur bestimmte Seiten eines Dokumentes selektiert werden wird dies in der Miniaturansicht gemacht So werden z B einzelne Seiten zum Ausdruck zum Versenden oder zum Zusammenfassen von verschiedenen Dokumentenseiten ausgew hlt Dokument zur Anzeige ausw hlen man vrieren Wenn eine Dokumentenliste angezeigt wird k nnen Sie das gew nschte Doku ment aus dieser Liste durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile direkt anz
105. iginal modifiziert in einem Link gemacht werden automatisch das Originaldokument und der Link ausge checkt Eine solche nderung w re z B eine Anmerkung oder ein hinzuscannen von Seiten Werden nur die Indexdaten eines Links ge ndert bleibt das Original eingecheckt Hinweis Im Kontextmen der rechten Maustaste kann man in der Info die ID des Doku mentes sehen Es ist ein langer String der ein eindeutiges Merkmal der Doku mente darstellt Wird ein Link erstellt dann erh lt das Linkdokument die gleiche ID wie das Originaldokument als ID Ref Im Originaldokument steht die eigene ID als ID Ref Die ID Ref zeigt das referenzierte Dokument an Hat also ein Originaldokument einen Eintrag bei ID Ref dann gibt es zu diesem Dokument Links Hat ein Link eine ID Ref so ist dies das Originaldokument zu dem Link Wichtiger Hinweis Diese Option steht ab der Version 1 2 3 nicht mehr zur Verf gung Erzeugen eines leeren Dokumentes W hlen Sie Neues Dokument Bi von den Scan Werkzeugen im Steuerfeld um ein neues Dokument ohne Seiten zu erzeugen Das Dokument wird im aktuell ge w hlten Dokumententyp erzeugt und in der lokalen Dokumentenliste aufgef hrt Mit dieser Funktion k nnen z B leere Dokumente als Container f r sp teres hinzuscannen angelegt werden L schen von Dokumenten und Seiten X L schen Dokumente k nnen aus einer Dokumentenliste entfernt werden oder das Doku ment selbst wird gel scht
106. ileDirector 2 5 OCR Index Point and Shoot Zonenerkennung Das Plug in OCRIndex erm glicht bei der Indizierung eine Zone aufzuziehen und Texte in ein Indexfeld zu bernehmen unabh ngig davon ob Zonen f r die For mularerkennung konfiguriert sind Somit kann diese Funktion auch f r gescannte Seiten verwendet werden die nicht als Formular hinterlegt werden k nnen Vorgehensweise f r manuelle Zonenerkennung Dieser Button erscheint im WinClient wenn das Plug in f r die manuelle Zo nenerkennung korrekt installiert wurde W hlen Sie das gescannte Dokument aus das Sie indizieren wollen und zeigen Sieesan Aktivieren Sie den Reiter Bearbeiten Markieren Sie das Indexfeld das gef llt werden soll Aktivieren Sie den Button des Plug ins Jetzt ziehen Sie die Zone um den Text der in das Indexfeld geschrieben werden soll DualSearch Das DualSearch Plug In ermi_glicht es anhand eines eindeutigen Feldwertes alle Dokumente zu finden die in einem zweiten definierten Feld den gleichen Wert enthalten Dies bedeutet dass dieses FileDirector Plug in es dem Benutzer ermiglicht anhand einer Rechnungsnummer welche im Normalfall eindeutig ist alle Dokumente eines Dokumententyps angezeigt zubekommen welche von einem Kunden sind ohne dass die Kundennummer am Anfang der Abfrage bekannt ist Die Konfiguration des Plug Ins in der xml Datei des Plug Ins vorgenommen Die xmi Datei befindet sich standardm Dig im Verzeichnis
107. in FileDirector WinClient Sie sind dabei ein Dokument ohne Seiten einzuchecken Sind sie sicher FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 113 Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll Wenn diese Option aktiviert ist wird folgender Hinweis ausgegeben wenn ein Dokument ohne Seiten aus der Liste ausgew hlt wird FileDirector WinClient e 1 Das Dokument das sie ausgew hlt haben enth lt keine Seiten Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein auschecken bewirkt Wenn diese Option aktiviert ist wird folgender Hinweis ausgegeben wenn eine Anmerkung auf ein eingechecktes Dokument hinzugef gt wird oder einer vorhandene Anmerkung ge ndert wird Sprache Die vom WinClient verwendete Sprache kann eingestellt werden Als Voreinstel lung kommt die Sprache des Betriebssystems zur Anwendung kann aber in eine der folgenden ge ndert werden English UK English US Deutsch Frangais Espanol Dutch Japanese Korean Chinese Big5 Chinese Simplified Zur nderung dieser Einstellung w hlen Sie bitte eine Sprache aus der Aus wahlliste klicken Sie auf OK und starten Sie den WinClient neu MRU Liste l schen ber die so genannten MRU Listen most recently used werden die bereits ein gegebenen Eintr ge aufgelistet Sollen die MRU Listen komplett gel scht werden so klicken Sie auf Extras Optionen MRU Liste l schen 114 e Grundeinstellungen Optionen FileD
108. in Aktenschrank ge ffnet so erhalten Sie die Ansicht einer Men leiste und eines Steuerfeldes Wird eine Suche durchgef hrt so erscheint eine Trefferliste Markieren Sie mit Doppelklick ein Dokument so wird es im Imagefenster angezeigt Steuerfeld Wenn Sie einen FileDirector Aktenschrank ffnen wird das Steuerfeld angezeigt Mit ihm k nnen Sie die Funktionen bedienen zu denen Sie berechtigt sind Das Steuerfeld erlaubt die Auswahl eines Dokumententyps und die Indexfelder des gew hlten Typs werden in den Dokumentenlisten dargestellt ber die Aus wahl oben am Steuerfeld k nnen Sie zwischen Suche Bearbeiten und Scannen umschalten Die Reiter sind je nach Berechtigung sichtbar oder unsichtbar Die unterhalb der Reihe angezeigten Elemente ver ndern sich gem dem ausge w hlten Reiter und stellen die jeweiligen Funktionen zur Verf gung Dokumentenlisten Dokumentenlisten werden in einem eigenen Fenster dargestellt Es gibt drei ver schiedene Listen 20 e Arbeiten mit dem WinClient FileDirector 2 5 Liste der Suchergebnisse Trefferliste Die Liste der Suchergebnisse enth lt alle Eintr ge von den Dokumenten die durch eine Suchoperation auf dem FileDirector Server gefunden wurden Um eine Suche durchzuf hren muss der WinClient im Online Modus sein Lokale Liste Die Liste der lokalen Dokumente zeigt die Eintr ge der lokal auf Ihrem Computer vorgehaltenen beispielsweise neu erstellten aber noch nicht eingecheckten Do
109. in Ihrem Men zun chst leer angelegt W hlen Sie im Reiter Befehle die Befehle aus die Sie in die Gruppe legen wollen und ziehen Sie sie mit ge dr ckter linker Maustaste ber drag n drop in Ihre neue Gruppe im Men Optionen f r Men s a Kundenspezifische Anpassung Symbolleisten Befehle Optionen Personalisierte Men s und Symbolleisten C Men s immer vollst ndig anzeigen Nach kurzer Verz gerung vollst ndige Men s anzeigen Zur cksetzen eigener npassungen Andere C Gro e Symbole QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen Tastenkombination in QuickInfo anzeigen Men Animationen System x Schlie en Unter Optionen kann eingestellt werden ob die Men s immer vollst ndig ange zeigt werden sollen oder ob sie erst nach kurzer Verz gerung erscheinen sollen Sollten Ihnen die Buttons auf dem Bildschirm zu klein sein z B bei der Einstel lung einer hohen Bildschirmaufl sung f r einen gr eren Arbeitsbereich so kann man hier auf Gro e Symbole umstellen Quickinfos werden angezeigt wenn man einen kurzen Moment mit dem Mauszei ger auf dem Befehl verbleibt Diese kann man hier unterbinden bzw mit Tasten kombinationen anzeigen lassen FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient 23 Indexerfassungsfenster FileDirector Indexerfassung Einstellungen Datei ficeLink 20101106 1004216621 files Rechung2 tif I E a EN DAA 1 von Company
110. indows 98 und Office 97 und fr here Versionen nicht mehr unterst tzt Seitenauswahl bei der Anzeige von Edocs Das Bl ttern durch ein elektronisches Dokument h ngt von Dateiformat ab Bei einer Microsoft Word Datei benutzt man einen vertikalen Scrollbalken im Anzeige fenster um durch die Seiten der Datei zu navigieren Bei anderen Formaten wie Microsoft Excel PowerPoint und Adobe Acrobat Dateien werden Navigationstools im unteren Bereich des Anzeigefensters eingeblendet Diese Tools erlauben das seitenweise Bl ttern durch die Seiten oder die direkte Auswahl der gew nschten Seite F r jede Seite der Datei wird eine Art Reiter an gezeigt mit der Bezeichnung Image und der Seitennummer Links von den Rei tern werden die Navigationstools angezeigt el Zeige Reiter der ersten Seite der Datei rl Zeige Reiter der letzten Seite der Datei el Zeige Reiter der vorhergehenden Seiten der Datei L Zeige Reiter der n chsten Seiten der Datei E Zeige vorhergehende Seite der Datei an Zeige n chste Seite der Datei an Werkzeuge zur Seitenanzeige W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste die folgenden Befehle um die Gr e der angezeigten Datei im Anzei gefenster anzupassen Eventuell erscheint ein vertikaler Scrollbalken mit dem Sie den angezeigten Bild ausschnitt innerhalb des Fensters verschieben k nnen 2 Seitenbreite an das Dokumentenanzeigefenster anpassen Z Seite
111. irector 2 5 Diverses Zur nderung dieser Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren sie den Reiter Diverses Wurden Einstellungen ge ndert so werden sie mit OK bernommen Grundeinstellungen Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung E Mail Zu FDF konvertieren Zusammenstellung des Dateinamens f r Email nlage Tei 1 GeklicktesFeld m 2 Datumsteld 3 Dokumententyp x Feldtrenner Genau skalierter Ausdruck Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung Zoom zur cksetzen wenn neue Seite angezeigt wird Bildausschnitt beim Erfassen beibehalten Scanoptionen nach Stapelscan anzeigen Zeilennummern in Dokumentenlisten anzeigen Sbwechselnde Zeilenfarben in Dokumentenlisten Dokument sofort anzeigen a oO a a a a Freie Positionierung von Steuerfeld und Listen erlauben Frei w hlbares Schnellstart Programm Schnellstart Programm ber drag and drop w hlen Abbruch Screenshot Hinweis Wurde vom Administrator die Benutzung der Optionseinstellungen Ober eine Clientkonfiguration nicht freigegeben so stehen die Einstellungen in dem Reiter Diverseslitrotzdem zur Verf_gung da diese Einstellungen je Arbeitsplatz anders einstellbar sein sollen Zu PDF konvertieren Durch Aktivieren dieser Einstellung werden die Dokumente ins PDF Format kon vertiert die bei Verwendung der Senden an E Mail Funktion als Anhan
112. irectory Anwenderspeicher Aktueller Anwenderspeicher Smart Card Speicher Um ein Zertifikat zu erhalten und zu erfahren von welchem Speicher das Zerrtifi kat geladen werden kann wenden Sie sich bitte an den Netzwerk Administrator oder eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle 122 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 fi Dokument 3 7 Vorderseite WANDE dm m DE Dun DO0 s4 P ogg Miniaturansic D Revisions Verwenden einer gescannten und gespeicherten Unterschrift Um ein Dokument zu unterschreiben muss es normalerweise erst auf dem Papier unterschrieben werden und kann dann gescannt werden FileDirector bietet die M glichkeit eine gescannte Unterschrift auf die TIFF Datei zu setzen Scannen Sie dazu Ihre Unterschrift und laden Sie diese ber den Befehl W hlen Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift Dabei muss ein Passwort definiert werden damit nur der rechtm ige Benutzer die Unterschrift setzen kann Sie k nnen drei verschiedene Unterschriften hinterlegen so z B eine normale Unterschrift ein K rzel und eine lesbare Unterschrift F r alle drei Unterschriften muss das Passwort identisch sein da beim Einf gen der Unterschrift nur ein Passwort f r den Benutzer abgefragt wird Ist bereits eine Unterschrift hinterlegt so erscheint der Button mit der Zahl in Fettschrift Wird eine Unterschrift auf ein Dokument gesetzt so wird diese in die TIFF Datei fest eingebettet U
113. isch kann die Liste so sortiert werden dass z B eine gr er als und kleiner als Anzeige herausgefiltert werden kann Siehe Filter f r Listenergebnis setzen Pers nlicher Ordner Die Dokumentenliste pers nlicher Ordner kann mit Klick des Buttons E in der Toolleiste oder durch Auswahl des Eintrags ffnen im Men Datei ge ffnet werden Die in der Liste aufgef hrten Dokumente sind diejenigen die Ihnen als FileDirector Anwender von anderen FileDirector Anwendern gesendet worden sind oder f r die Sie als Empf nger einer Route des Prozessmanagements bestimmt wurden Dokumententypen Total 1 L E Orders 2 Dokumente amp Status Aktion Or J Archiviert Keine Archiviert Keine Sollen Dokumente ber Prozesse oder von anderen Benutzern empfangen werden so muss der WinClient online mit dem Server verbunden sein Zu jedem Dokument der aktuelle Status aufgef hrt um Ihnen einen schnellen Uberblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden Jedem Dokument der Liste k nnen ber das Prozessmanagement bestimmte Ak tionen zugewiesen sein Dies kann eine Aktion wie z B Genehmigen Ablehnen Kommentieren oder Anzeigen sein Diese Aktionen muss der Anwender ausf h ren damit das Dokument auf dem Prozess weitergeleitet wird Dokumente k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Ist ein Dokument e
114. isionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision auf rufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn der Benutzer nicht das Recht dazu hat So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes abgedeckt werden Anmerkungen Grunds tzliches zu Anmerkungen Anmerkungen k nnen zu TIF oder JPG Seiten eines Dokuments in Form von farbigen Hervorhebungen Linien Pfeilen Hyperlinks etc hinzugef gt werden Diese Anmerkungen ver ndern das originale Bild nicht und liegen wie ein Layer ber der Anzeige Sollen Anmerkungen auf einer Seite angebracht werden wird das Dokument wie beim Bearbeiten eines Dokuments behandelt Nachdem Sie Anmerkungen angebracht haben k nnen Sie das Dokument wieder in den Aktenschrank Einchecken wobei es dann als letzter Revisionsstand gesi chert wird Das ndern von Anmerkungen ist nur erlaubt wenn Sie die Berechtigung dazu haben So ist es m glich z B durch wei e oder schwarze Bl cke Textbereiche abzudecken und f r andere Benutzer unlesbar zu machen Hat eine Seite eine Anmerkung so erscheint bei der Miniaturansicht an der linken Ecke dieses Symbol 70 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Anmerkungen anzeigen verstecken Klick auf den Button E Anmerkungen verstecken anzeigen schaltet die An zeige der Anmerkungen ein und aus Eine Anme
115. iste bei Wortliste Alt im Indexfeld der Aufklappen einer fr her eingegebenen Steuerleiste bei normalem Indizierungsliste MRU Feld U scrollen durch die letzten Eingaben Aktuelles Tab Bearbeiten Im letzten Indexfeld springt Cursor auf Bearbeiten 128 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 Erster Eintrag in der Liste ist nderungen speichern und n chstes bernehmen markiert bernahme der nderungen durch Return im letzten Feld Suche ausf hren Strg S Strg A Strg T Strg R F12 FileDirector 2 5 nochmaliges Return f hrt den Befehl aus Die Suche wird mit den eingegebenen Indexfeldern gestartet Alles markieren Markierung umkehren Auswahl aufheben Umschalten in den Vollbildmodus Grundeinstellungen Optionen e 129 Reporte und Skripte M glichkeiten durch Reporte und Skripte Durch vom Administrator vordefinierte Skripte erm glichen einem Benutzer individuelle Abfragen ohne eigene SQL Kenntnisse bequem auszuf hren Dabei kann das Skript so gestalten dass manuelle Eingaben vom Benutzer get tigt werden k nnen Voraussetzungen von Skripten Die entsprechenden Skripte werden durch den Administrator im EnterpriseManager im Knoten Skripte angelegt Benutzen von Skripten Die hinterlegten Skripte kann man im Men Extras ber Reporte und Skripte ausw hlen Anschlie end ffnet sich ein Fenster aus dem man ein zur Verf gung stehendes Skript w hlen kann Skript ausf
116. k nnen nicht ge ndert werden Ein automatisches Datum kann z B immer ge sch tzt werden Eine zun chst manuelle Eingabe kann nach dem Einchecken ge sch tzt werden damit sp ter keine nderungen m glich sind Die Konfiguration der gesch tzten Felder wird vom Administrator vorgenommen Einchecken mehrerer Dokumente abbrechen BE 2 RTTTLLLN STILLE Es k nnen gleichzeitig mehrere Dokumente markiert und eingecheckt werden In der Statusleiste an der unteren Leiste des WinClients wird der Status angezeigt Der linke Scrollbalken zeigt den Fortschritt ber alle markierten Dokumente an FileDirector 2 5 Ein und Auschecken e 51 der rechte Balken zeigt den Fortschritt f r jedes einzelne Dokument an In der Mit te ist ein Stop Button verf gbar mit dem der Prozess des Eincheckens unterbro chen werden kann Diese Funktion ist dann hilfreich wenn das Einchecken von sehr vielen oder sehr gro en Dokumenten abgebrochen werden soll Dokument auschecken Dokumente mit dem Status Archiviert k nnen aus einem FileDirector Akten schrank ausgecheckt werden Wenn ein Dokument ausgecheckt wird wird eine Kopie dieses Dokuments in die lokale Liste der jeweiligen Arbeitsstation geladen und in der lokalen Dokumentenliste angezeigt W hrend Sie ein Dokument aus gecheckt haben wird allen anderen Benutzern dieses Dokument mit dem Status Nur Lesen angezeigt Ein anderer Benutzer kann dieses Dokument erst auschecken nachdem Sie es wieder eingec
117. kt oder versendet wird ist immer abh ngig von der aktuellen Markierung Dokumententyp ohne Revisionen Postkorb Ist ein Dokumententyp vom Administrator als Postkorb definiert worden so hat dieser die Eigenschaft keine Revisionen zu erstellen Anderungen sollten daher FileDirector 2 5 Ein und Auschecken e 53 erst erfolgen wenn ein Dokument das nachvollziehbare nderungen aufweisen soll zun chst in seinen Zieldokumententyp geschoben worden ist Wie wird eine Revision gespeichert Bei Revisionen von gescannten Daten also tif oder jpg werden nur die nde rungen aber nicht das gesamte Dokument nochmals gespeichert Werden Seiten angeh ngt werden diese ebenfalls als zus tzliches tif oder jpg gespeichert Elektronische Dokumente siehe Edocs werden bei einer nderung komplett als Kopie abgelegt da die nderung hier innerhalb des Dateiformats mit einer ande ren Applikation z B Word stattfindet 54 e Ein und Auschecken FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten Grunds tzliches zum Bearbeiten E Bearbeiten Existierende Dokumente k nnen auf vielerlei Art bearbeitet werden Das h ngt davon ab ob es sich um ein in einem Aktenschrank eingechecktes Dokument oder um ein neues Dokument auf der lokalen Arbeitsstation handelt Ob ein Dokument bearbeitet werden darf h ngt von den Benutzerrechten ab Scanoptionen beinhalten das Anh ngen und Einf gen von Seiten an existierende Dokumente w hrend Seiten v
118. kument an welches angehangen vorangestellt werden kann angezeigt FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient e 25 Erste Schritte ffnen eines Aktenschranks Ein Aktenschrank kann automatisch oder manuell ge ffnet werden wenn der WinClient gestartet wird Wird der WinClient beim ersten Start mit dem Server verbunden und ein Akten schrank ge ffnet so werden die Einstellungen des Aktenschrankes zun chst im Hintergrund in den lokalen Cache gespeichert Manuelles ffnen eines Aktenschranks B ber Datei gt ffnen Aktenschrank erscheint eine Liste von FileDirector Aktenschr nken f r die Sie die Berechtigung haben Markieren Sie den Eintrag des zu ffnenden Aktenschranks und klicken Sie auf die Schaltfl che OK oder doppelklicken Sie einen Eintrag Automatisches ffnen eines Aktenschranks Der WinClient kann automatisch bei jedem Start den zuletzt verwendeten Aktenschrank ffnen Aktivieren Sie dies in dem Men Extras Optionen Reiter Allgemein Checkbox ffne letzten verwendeten Aktenschrank ffnen einer Dokumentenliste Beim ffnen eines Aktenschranks wird die Liste lokaler Dokumente automatisch angezeigt Sobald eine der Dokumentenlisten ge ffnet ist ist das Aktualisieren der Anzeige durch Auswahl des entsprechenden Eintrags im Men Anzeige m g lich Suchergebnisse Die Dokumentenliste der Suchergebnisse wird angezeigt nachdem eine Suche in einem Aktenschrank erfolgt ist Falls die Liste bereit
119. kument in der Dokumentenliste oder verwenden Sie nderungen speichern und n chstes Dokument markieren m damit der Fokus automatisch auf das n chste Dokument springt Beim Bearbeiten bleiben im WinClient die eingetragenen Werte f r das n chste fokussierte Dokument im Steuerfeld erhalten wenn der Eintrag lt add key PreserveFieldsOnEdit value true gt 56 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 in der Datei app xmli des WinClients gesetzt wird Wird die Einstellung nur in dieser Datei im WinClient des Clients vorgenommen so bleibt sie bei einem Update nicht erhalten Soll sie auch f r ein Update gesetzt werden so muss sie durch einen Administrator auf dem Server ge ndert werden In der Setups WinClient app xml auf dem Server kann diese Option f r das Roll out f r alle nachfolgend vom Server installierten Clients gesetzt werden Gleichzeitiges ndern eines Indexfeldes f r mehrere Dokumente Ab der Version 1 2 2 wird bei einer nderung eines Indexfeldes der Eintrag im Steuerfeld gelb hinterlegt Dies zeigt an welche Indexfelder ge ndert wurden Um mehrere Indexfelder gleichzeitig auf einen Eintrag zu ndern markieren Sie die Dokumente die ge ndert werden sollen ndern Sie den Eintrag im Indexfeld und klicken Sie auf nderungen bernehmen Jetzt wird der ge nderte Eintrag f r alle markierten Dokumente bernommen Indizieren per Tastatur Wenn Sie nur die Tastatur verwenden wollen dann k nnen Sie
120. kumente Hier werden auch heruntergeladene Dokumente als Kopie vom Server abgelegt Eine Kopie kann nicht auf dem Server eingecheckt werden Wurden Dokumente in der Dokumentenanzeige angezeigt werden sie auch in den lokalen Cache heruntergeladen Hinweis Unter Extras Optionen Cache Zwischenspeicher Cache nach Pro grammende leeren kann eingestellt werden dass alle bisher angesehenen Do kumente bei Programmende gelischt werden Dies betrifft nicht die neu gescannten oder ausgecheckten Dokumente Wird der WinClient nicht geschlos sen dann werden die Daten nach 12 Stunden gellscht wenn diese Option mar kiert ist Pers nlicher Ordner Der pers nliche Ordner ist eine Liste in der Eintr ge von Dokumenten aufgef hrt sind die Ihnen als FileDirector Anwender von anderen FileDirector Anwendern gesendet worden sind oder f r die Sie als Empf nger einer Route des Prozess managements bestimmt wurden Dokumentenanzeige Imagefenster Im Dokumentenfenster werden die ausgew hlten Dokumente dargestellt In der Grundausstattung werden hier gescannte Dokumente angezeigt Wenn Sie den FileDirector Component Service verwenden k nnen dar ber hinaus mehr als 200 Dateiformate direkt betrachtet werden darunter alle Microsoft Office Dateien E Mails und z B CAD Zeichnungen Das Editieren von Seiten eines Dokumentes wird ebenfalls in der Dokumenten anzeige ausgef hrt falls f r Sie zugelassen Es k nnen beispielsweise Anmer k
121. len Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten 9 ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die vollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an die Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited weiterleiten wird Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultier
122. len den Status Archiviert an wird es nach dem Anh ngen automatisch den Status Ausgecheckt haben Das Dokument wird dann auf Ihrer lokalen Dokumentenliste angezeigt Die gescannten Seiten werden an das Ende des Dokuments angeh ngt Um Seiten an ein Dokument anzuh ngen w hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil aus FileDirector 2 5 Dokumente scannen e 81 W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen ber den Befehl Seiten anh ngen t aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten beim Scannen angeh ngt werden Seiten einf gen Um Seiten in ein Dokument einzuf gen w hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil w hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen und ffnen Sie es Markieren Sie die Seite vor welche Sie die zu scannenden Seiten einf gen wol len Pr B C Uber den Befehl Seiten einf gen al aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten w hrend des Scannens angeh ngt werden Eine Seite ersetzen Um einzelne Seiten in einem Dokument zu ersetzen w hlen Sie den Reiter Scan nen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scan profil w hlen Sie das Dokument aus und ffnen Sie es Markieren Sie die Seite r DKL die Sie ersetzen wollen und klicken Sie auf f Seite ersetzen Alle Seiten ersetzen RAR Uber den Befehl All
123. len Sie in der Maske den Empf nger aus Sie k nnen zus tzlich einen Kommentar hinzu f gen der dem Empf nger beim ffnen angezeigt wird Zum Versenden best ti gen Sie mit OK 96 e Senden und Empfangen FileDirector 2 5 Markieren eines Bereiches von mehreren Dokumenten Um einen Bereich von Dokumenten zu versenden klicken Sie in der Dokumen tenliste auf den Eintrag des ersten zu versendenden Dokuments und halten Sie die Umschalt Taste gedr ckt Klicken Sie in der Dokumentenliste auf den Eintrag des letzten zu versendenden Dokuments und w hlen Sie Senden an und Benutzer amp ber das Kontext men der rechten Maustaste Markieren von mehreren einzelnen Dokumenten Um einzeln ausgew hlte Dokumente zu versenden klicken Sie in der Dokumen tenliste auf den Eintrag des ersten zu versendenden Dokuments Halten Sie die Strg Taste gedr ckt und klicken Sie auf den Eintrag jedes Dokuments das Sie versenden wollen und w hlen Sie Senden an und Benutzer ber das Kon textmen der rechten Maustaste Empfangsbenachrichtigung Unter Extras Optionen Benachrichtigung kann eine Empfangsbenach richtigung eingestellt werden Hinweis Wird eine Benachrichtigung in einem kurzen Intervall eingestellt so stellt der WinClient immer wieder eine Verbindung zum Server her Dies hat zur Folge dass die Lizenz miIglicherweise nie fir einen anderen Benutzer freigegeben werden kann Siehe gt auch Grundeinstellungen Op
124. licher anzuordnen k nnen Reitergruppen erstellt werden Sobald zwei Reiter f r die Dokumentenlisten angezeigt werden z B Suchergebnisse und Lokale Dokumente kann eine Reitergruppe ber das Kontextmen der rechten Maustaste erstellt werden W hlen Sie dazu aus dem Kontextmen Neue horizontale Reitergruppe oder Neue vertikale Reitergrup 42 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 pe Es erscheint ein neuer Bereich in dem die zuvor markierte Dokumentenliste erscheint Die Listen k nnen von einer Gruppe zur anderen mit drag n drop oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste mit dem Befehl Verschieben zu vorheriger n chster Reitergruppe verschoben werden Dokumente nebeneinander betrachten FileDirector WinClient Datei Bearbeiten Anzeige Extras Fenster Bes BEE aE ii 2 Steuerfeld Company a x 2 Dokument 1 1 Vorderseite adx Dokument 1 1 Vorderseite A Suche E Bearbeiten amp Scannen F DieterSpielberg i DieterSpielberg j ie ma Bew dm 2 Sn EU DE Y Bi Ry x Es Document Management Systems Gmb arven Document Management Syssens GmbH Profil Directory Scanner Tena erwende OCR Formularerkennung arena it Darmilgemme Aus brennen Dokumententyp au 7 manner Lieferscheine x oeg we ES Amaan venra Dumnar RE Opa Rn re kat STONE Dune och DIA FIVE Rena OCR BONOLIS ONE SPIDERS Tin Speichern unter amp Druck
125. lickt Nach Eingabe des zu suchenden Wortes wird ber den Button Suche O neben dem Eingabefeld die Suche im Volltext gestartet Um bei einer Volltextsuche Treffer zu erhalten muss sie auf dem Server konfigu riert und lizenziert sein Die Lesung des Volltextes wird durch einen Zeitplaner ausgef hrt der im Hintergrund in einem definierten Zeitintervall startet Je nach dem in welchem Zeitintervall die Volltextgenerierung durchgef hrt wird ist es m glich dass erst z B am n chsten Tag eine Suche im Volltext m glich wird Hinweis a Ab der Version 1 2 6 werden die Inhalte der Indexfelder ebenfalls in den Volltext geschrieben so dass ber eine Volltextsuche auch der Inhalt der Indexfelder gefunden werden kann b Ab Version 1 5 1 werden die Inhalte der Indexfelder nur noch in den Volltext der ersten Seite eines Dokumentes geschrieben FileDirector 2 5 Suche in Aktenschr nken 29 Suchhistory Suche zur ck N chste Suche Die Suchkriterien bereits ausgef hrter Suchvorg nge werden im FileDirector f r die aktuelle Sitzung im Speicher gehalten Daher ist es m glich durch Zur ck und Vorbl ttern die Suchkriterien fr herer Suchvorg nge wieder zu verwenden W hlen Sie die gew nschte Suche mit den Tasten Suche zur ck oder N chste Suche aus Beobachten Sie dabei die Suchkriterien in den Indexfeldern Starten Sie anschlie end den gew nschten neuen Suchvorgang als Dokumententyp suche mit als erwei
126. llesimal O Config Msi OD Documents and Settings O FDinstall O FileDirector Data E O Mirror M O MyExport O Cabinet_C8396F45 DO Program Files C RECYCLER D System Yolume Information Iae In das angegebene Verzeichnis wird ein Unterverzeichnis erstellt das wie die ID des Aktenschrankes benannt ist Die Dokumente werden mit Ihrer ID in einem Unterverzeichnis zum Dokumententyp erstellt Zum gesamten Export wird eine Datei mit der Endung dat erstellt die die aufgelisteten Indexdaten mit nachfolgenden TIFF Daten beinhaltet Beispiel f r 20050718_155717 dat Rita Meier ad5959b5 c886 4b7d bab2 84c459bc1 1e2 20050715 13429991 TIF Rick Roll b2442692 33b9 4fb2 97d9 e3cb62657395 20050715 13429835 TIF Ina Mock b8e814a1 0d05 44d7 9834 85621e0b4bb3 20050718 15370147 TIF 138 e Plug ins FileDirector 2 5 Hinweis Bei einem Export mit diesem Plug in wird der letzte Stand der Dokumente ausgelesen O ohne Revisionen und Anmerkungen Zum Import der Daten lesen Sie bitte das Kapitel gt Dokumente importieren Global Count Globaler Z hler manuell Das Plug in Global Count erm glicht das manuelle Setzen eines globalen Z hlers Der Z hler eines beliebigen Feldes wird in der Tabelle Settings der Konfigurationsdatenbank FDConfig gespeichert Der Z hler wird in der Spalte FD_Key mit dem Schl ssel GlobalCountPlugiIn gespeichert Das Feld muss in de
127. lt Software Lizenzvertrag 10 Software Lizenzvertrag f r FileDirector 0snnnnennnnnnnnnennnnnnnnnn 10 H ftungsa sschl ss 4 2 402282 aiiennn en 13 Arbeiten mit dem WinClient 14 ber den FileDirector WinClient ununennenneesnennnnnnnnnnnnnnnnnnen nennen 14 Wie werden Dokumente archiviert uuuunenannansnnennnensnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnn 14 Verbindung zum Server herstellen 240044400nnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 15 Arbeiten mit Proxyserver neesnsensssnnnnneennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 15 Verbunden amp getrennt arbeiten online offline urernnnen nennen 16 Der Offline Modus 2uuuuuuunenanaannnnnnnnunnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 16 Der Online Modus 2u2uuuuunenanannnnnnnnnunnnannnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnn anna 17 Arbeiten mit dem WinClient bei zentraler Serverinstallation 18 Verwaltung von Lizenzen ursssnsnnnsennnnnennnnennennnnennnnnnnennennnnennn nen 19 WinClient Arbeitsbereich 020042uuunennnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 20 Steuerfeld 2 2222 2 ir 20 Dokumentenlisten 2 22 22 n 12222 a As 20 Dokumentenanzeige Imagefenster u4424444nnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nnnn nn 21 Fenster anordnen im Arbeitsbereich 2222200000000nnnnneeneneeeenneneen 22 Men s anp ssen a
128. lte Seiten eines Dokuments zu senden ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie f r das Anzeigefenster den Modus Miniaturansicht und Bild oder Miniaturansicht Halten Sie die STRG Taste gedr ckt und klicken Sie auf die zu versendenden Seiten in der Miniaturansicht W hlen Sie E Mail amp durch Klick mit der rechten Maustaste in der Miniaturansicht Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Seiten an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden an E Mail Link Wird ein Dokument 2P ber die Funktion E Mail als Link verschickt so wird automatisch ein Link sowohl f r den Aufruf im WinClient als auch f r der Aufruf im WebServer generiert und in die Zwischenablage kopiert Nachdem sich eine neue E Mail ge ffnet hat kann die Zwischenablage in die E Mail kopiert werden Der Link setzt sich aus den Teilen zusammen die unter Extras Optionen Diverses vorkonfiguriert wurden Dokumente an Benutzer senden Der Pers nliche Ordner Dokumente k nnen an andere FileDirector Benutzer versendet werden Sie er scheinen beim Empfang in deren Pers nlichen Ordnern Beim Versenden k nnen Sie einen Kommentar als Notiz an den Empf nger beif gen die ihm beim ffnen angezeigt wird Versenden von Dokumenten Markieren Sie das zu versendende Dokument ber das Kontextmen der rech ten Maustaste kann der Befehl Senden an aufgerufen werden W h
129. lung auch nach einem Update gesetzt werden so muss die Einstellung vor der Installation in der app xml auf dem Server vorgenommen werden Einstellung f r alle Clients vor der Installation Bei den Installationsdaten ist eine Datei app xml zu finden In dieser Datei gibt es ebenfalls den zuvor beschriebenen Eintrag Wird dieser Eintrag dort auf dem Server erg nzt Verzeichnis inetpub wwwroot FileDirector Setups WinClient app xml so wird er in die app xml des Programmverzeichnisses auf dem Client bernommen Hinweis Es ist nicht ausreichend den Eintrag in die app xml im WinClient Programmpfad auf dem Client zu erg_nzen da sie dort beim nlichsten Update von der App xml des Servers I berschrieben wird Die Einstellung auf dem Server kann nur von einem Administrator vorgenommen werden FileDirector 2 5 Anzeigbare Dokumente e 151
130. lungen automatisch konfiguriert Dies umfasst die Ortsangabe des FileDirector Servers die Art der Anmeldung und die Sprache die der WinClient benutzt Sollte beim Start des WinClients diese Maske erscheinen so informieren Sie sich bei Ihrem Systemadministrator ber den Installationsort des FileDirector Servers und tragen dementsprechend die URL des Servers ein Wurde die Verbindung einmal eingestellt wird sie in der Datei Settings fdl im lokalen Cache des Wintlients gespeichert Server URL ber Verbindung bearbeiten werden die Einstellungen f r die Server URL Eingabe ge ffnet Diese Einstellung enth lt die Ortsangabe des FileDirector Servers Bei der direkten Installation des WinClients vom FileDirector Server ber die Webseite auf den Arbeitsplatzrechner wird sie automatisch konfiguriert Das Format dieser URL ist http servername FDinstallationsname wobei Servername den Namen des Servers bezeichnet auf dem der FileDirector Ser ver installiert wurde FD Installationsname bezeichnet den Namen des virtuellen Verzeichnisses der FileDirector Server Installation Standardbezeichnung FileDirector ber den Button Test Verbindung kann der Zugriff auf den FileDirector Server mit einem Benutzernamen gepr ft werden der dem FileDirector bekannt ist Bei korrekter Anmeldung wird dies in einem Nachrichtenfenster angezeigt Automatisches Anmelden Sie k nnen einstellen ob Sie beim Start des WinClients durch Angabe eines g l
131. m ssen sie wieder eingecheckt werden Teilen von Dokumenten Der Befehl Dokumente teilen erlaubt Ihnen ein Dokument in zwei Dokumente zu trennen In der Miniaturansicht f r die Seiten kann man die Stelle angeben an der das Dokument getrennt werden soll wobei immer rechts des markierten Doku mentes getrennt wird Alle Seiten die auf die aktuell angezeigte Seite folgen wer den in ein neues Dokument mit denselben Indexdaten berf hrt Teilen eines Dokumentes Selektieren Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld ffnen Sie das Dokument das Sie teilen m chten und lassen Sie es in der Miniaturansicht anzeigen Markieren Sie die Seite die die letzte Seite in Ihrem Dokument werden soll alle darauf folgenden Seiten werden in ein neues Dokument berf hrt Selektieren Sie Dokumente teilen aus den Werkzeugen zum Bearbeiten im Steuerfeld Wenn das zu teilende Dokument den Status Archiviert hat wird dieser Status nun auf Ausgecheckt gesetzt und der getrennte Teil des Dokumentes wird als neues Dokument in der lokalen Liste aufgef hrt 60 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Um nach den Dokumenten suchen zu k nnen m ssen sie ggf nach Index nde rung wieder eingecheckt werden Nacherfassung FreiForm Nacherfassung Die Option Nacherfassen hat zwei verschiedene Einsatzm glichkeiten Man kann einmal mit der Nacherfassung Dokumente bearbeiten welche ber ein Scanprofil mit Nacherfassungsoption erfass
132. m Benutzer zu Informationszwecken zu senden Diese Aktion hat keine Aus wirkung auf den Ablauf des Prozesses Anzeigen best tigen CB Dokument 1 1 Vorderseite ba x Ansicht best tigen Kommentare anzeig C Kopie behalten Tin me iilis 5 ooo Miniaturansic A Revisions Wenn einem Dokument die Aktion Anzeigen zugeteilt ist m ssen Sie die Kennt nisnahme durch einen Aktionsbutton best tigen damit das Prozessmanagement das Dokument zum n chsten Schritt transportieren kann So f hren Sie die Aktion durch ffnen Sie da Dokument in Ihrem Pers nlichen Ordner Sehen Sie sich das Dokument an W hlen Sie Kopie behalten falls Sie eine Kopie des Dokumentes in Ihrem pers nlichen Ordner behalten wollen Klicken Sie auf den Button Anzeigen um die Aktion auszuf hren Falls Sie nicht Kopie behalten selektiert haben wird sich das Dokument dann schlie en und aus Ihrem Pers nlichen Ordner verschwinden Falls Kopie behalten angeklickt war bleibt das Dokument ge ffnet und eine Referenz wird im pers nlichen Ordner gespeichert 100 o Prozessmanagement FileDirector 2 5 Dokument kommentieren z MH Dokument kommenti AN C Kopie behalten 4 Kommentare anzeig Tacne administrator am 03 05 2007 16 42 42 Prozess gt Senden an Admin Schritt Admin genehmigen Aktivit t Dokument kommentieren Ausgef hrte Aktionen Eins OK Zwei OK Drei OK o
133. m eine Unterschrift zu setzen rufen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste auf der Seitenansicht auf und w hlen Anmerkungen Unterschrift Zum Setzen der Unterschrift muss jetzt das definierte Passwort angegeben werden Elektronische Unterschrift f r Prozesse definieren In diesem Bereich kann man eine Unterschrift mit einem speziellen Unterschrif tenpad definieren um sp ter im Prozessmanagement eine Prozessaktion durchzuf hren So kann z B ein Prozess definiert werden bei dem ein Dokument durch eine Unterschrift best tigt wird und erst bei einer g ltigen Unterschrift wird der n chste Schritt durchgef hrt Lesen Sie zu diesen Einstellungen das Thema Signieren von Dokumenten im Kapitel Prozessmanagement FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 123 Cache lokal Zur nderung dieser Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren sie den Reiter Cache Wurden Einstellungen ge ndert so werden sie mit OK bernommen Grundeinstellungen nen Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung Dokumenten Zwischenspeicher Cache Zwischenspeicher Yerzeichnis Cache C Documents and Settings amp Administrator My Documents FileDirectorsewmuixp_ad Cache nach Programmende bmeldung leeren Abbruch F r jeden WinClient Anwender wird ein separater Zwischenspeicher auf dem Arbeitsplatzrechner angelegt in dem lokale und zule
134. mpfangen worden so muss eine Aktualisierung der pers n lichen Liste stattfinden In Extras Optionen Benachrichtigung kann hierf r eine automatische Information bei neuen Nachrichten eingeschaltet werden ber F5 kann die Aktualisierung manuell durchgef hrt werden FileDirector 2 5 Dokumentenlisten e 37 Hinweis Beachten Sie dass in dem dort eingestellten Intervall immer wieder ein Kontakt zum Server aufgebaut wird und eine Freigabe der Lizenz nicht stattfinden kann solange der WinClient ge ffnet ist Dokumentenstatus Zu jedem Dokument in den Dokumentenlisten wird der Status aufgef hrt Dadurch wird angezeigt ob das Dokument lokal oder auf dem Server vorgehalten wird Wenn das Dokument von einem anderen Benutzer in Bearbeitung ist wird es mit dem Status nur lesen versehen und kann nicht bearbeitet werden Status Neu Dokumente des Status Neu befinden sich lokal auf dem Computer und sind noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt worden Sie sind nur f r den lokal angemeldeten Benutzer verf gbar und erscheinen nur in der Liste lokaler Dokumente Status Archiviert Der Status Archiviert zeigt an dass ein Dokument in den FileDirector Server eingecheckt worden ist Zur Bearbeitung muss es zun chst ausgecheckt werden damit es nicht von unterschiedlichen Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden kann Dies kann manuell oder je nach Einstellung in den Optionen auch automatisch geschehen Dokumente di
135. n W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um den Zoomfaktor der Anzeige zu vergr ern also das Bild gr er darzustellen Darstellung verkleinern W hlen Sie s aus der Toolleiste Anzeigen um den Zoomfaktor der Anzeige zu verkleinern also das Bild kleiner darzustellen Ausschnittsvergr erung Sie k nnen in einen Bereich des Bildes durch Aufziehen einer Box um den ent sprechenden Bereich mit der linken Maustaste hineinzoomen Seite 90 gegen den Uhrzeigersinn drehen _ b 5 W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um die Seite von der aktuellen Anzeige aus 90 gegen den Uhrzeigersinn zu rotieren Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich Seite 90 mit dem Uhrzeigersinn drehen W hlen Sie gt aus der Toolleiste Anzeigen um die Seite von der aktuellen Anzeige aus 90 mit dem Uhrzeigersinn zu rotieren Dies ist auch m glich im Kontextmen welches durch einen Rechtsklick im Anzeigefenster aufklappt Seite 180 drehen W hlen Sie u aus der Toolleiste Anzeigen um die Seite von der aktuellen Anzeige aus 180 zu rotieren Dies ist auch m glich im Kontextmen welches durch einen Rechtsklick im Anzeigefenster aufklappt Hinweis Werden Seiten von archivierten Dokumenten gedreht konnen sie temporir gedreht werden ohne das Dokument auszuchecken Somit ist es auch fir Benutzer die nur recherchieren aber nicht bearbeiten dirfen miglich eine Drehung des Dokumentes fir die Anz
136. n Es sind Sonderfunktionen die nicht jeder Client ben tigt Im Zuge der Entwicklung ist es m glich dass ber Plug ins Sonderanpassungen hinzupro grammiert werden und die Funktionen des WinClients optional erweitert werden Installation von Plug ins Die Plug ins befinden sich auf der Installations CD des FileDirectors im Verzeich nis Plug ins Zur Installation m ssen diese in das Programmverzeichnis PlugIns des WinClients kopiert werden C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector WinClient PlugIns Das Men von installierten Plug ins einschalten Um die Plug ins nach der Installation verwenden zu k nnen m ssen sie im Men zugeschaltet werden Dies kann ber die Anpassung des Men s erfolgen sofern der Benutzer hier nderungen vornehmen darf Ist dies nicht der Fall so muss der Administrator die Men s ggf ber die Clientkonfiguration aktivieren Voraussetzung bei OCR Plug ins Da diese Plug ins eine OCR Erkennung durchf hrt m ssen zur Verwendung auf dem Client die OCR Engine und der Component Service auf dem Server installiert sein Beachten Sie dass die Verwendung der OCR eine Lizenz erfordert Diese Funktion steht nur zur Verf gung wenn der Client online am Server arbeitet Update der Plug ins f r die Version 1 5 Die Plug ins wurden f r die FileDirector Version 1 5 angepasst und m ssen aktualisiert werden sofern in einer fr heren Version bereits mit Plug ins gearbeitet wurde 134 e Plug ins F
137. n welche Felder gedruckt werden sollen Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung Hier kann man w hlen welche Felder gedruckt werden sollen Unterschriften Signieren von Dokumenten Im FileDirector gibt es verschiedene M glichkeiten ein Dokument zu signieren oder zu unterschreiben Man muss dabei eine elektronische Signatur von einer Unterschrift unterscheiden Eine elektronische Signatur wird verwendet um den Dokumenten ein Echtheits zertifikat mitzugeben sobald sie zum Server gesendet werden Diese Dokumente sind dann nicht mehr manipulierbar da eine Pr fung der Originaldokumente durchgef hrt wird Eine Unterschrift dagegen ist eine M glichkeit ein Dokument zu unterschreiben hnlich wie auf dem Papier FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 121 Grundeinstellungen Allgemein Diverses Benachrichtigung Unterschriften Cache Verbindung Digital Zertifikatspeicher Smard Card Speicher Zertifikat Dieter Spielberg W hlen sie eine Bilddatei mit ihrer Unterschrift Elektronisch LA hirech J wiederholen wiederholen Laden eines Zertifikates Nimmt ein Dokumententyp nur Dokumente mit digitaler Signatur an ben tigt der Benutzer ein Zertifikat Dieses Zertifikat muss dem Benutzer zur Verf gung ge stellt werden und kann dann vom entsprechenden Speicher oder Speichermedi um geladen werden Folgende Speicherm glichkeiten sind w hlbar AD Anwenderspeicher Active D
138. n Dokumentenlisten auftreten Hinweis Im Notfall z B ausgecheckte Dokumente auf defekter Festplatte kann dieser Status durch Auschecken zur cksetzen von einem Administrator wieder einge checkt werden ACHTUNG Ein erneutes Einchecken der zuvor ausgecheckten lokalen Dokumen te ist nicht m glich Sie missen von der lokalen Liste gel scht und wieder zur Be arbeitung ausgecheckt werden Senden Der Status Senden wird f r alle Dokumente angezeigt die derzeit zum File Director Server gesendet werden Dies sind entweder neue Dokumente die das erste Mal eingecheckt werden oder vorher ausgecheckte Dokumente die nach erfolgter Bearbeitung wieder eingecheckt werden Dieser Status eines Dokuments kann in allen drei Arten von Dokumentenlisten auftreten Gel scht Vom Server gel schte Dokumente k nnen mit dem Status X angezeigt werden indem die Info Suche ber Extras Optionen Info Suche eingeschaltet wird und im Feld Status der Eintrag Gel scht markiert wird F hrt man jetzt eine Suche aus werden die gel schten Dokumente angezeigt und k nnen ggf ber das Kontextmen der rechten Maustaste mit dem Befehl wieder hergestellt werden Upload Status Im Feld Status auf der lokalen Dokumentenliste erscheinen z B Hinweise auf Fehler die ein Einchecken nicht erm glichen Die k nnen z B fehlerhaft eingegebene Pflichtfelder sein oder ein Feld das vom Server auf Richtigkeit gepr ft wird z B
139. n Ein trag des Dokumentes in der Dokumentenliste W hlen Sie dann den Reiter His tory des Dokumenteninfo Fensters Die Dokumentenhistory enth lt eine Aufzeichnung wer das Dokument abgerufen oder ge ndert hat FileDirector 2 5 Informationen zu Dokumenten e 107 Information Beschreibung Laufende Nummer der Aktion Aktion Art der Aktion Abgerufen oder Ge ndert Erstellt am Datum der Aktion Erstellt von Ausf hrendes Benutzerkonto Info Prozesse W hlen Sie Dokument Info GI im Auswahlmen durch Rechtsklick auf den Eintrag des Dokuments in der Dokumentenliste W hlen Sie dann den Reiter Prozesse des Dokumenteninfo Fensters In Prozesse werden alle Aktionen aufgezeichnet die durch das Prozess management am Dokument ausgef hrt wurden Information Beschreibung Prozess Prozessname Schritt Schrittnummer im Prozess Benutzer Zum Schritt geh riges Benutzerkonto Aktionsanforderung Vom Benutzer auszuf hrende Aktion Aktionsantwort Vom Benutzer ausgef hrte Aktion Aktion durchgef hrt Datum der Ausf hrung durch den Benutzer Kommentar W hrend der Bearbeitung beigef gter Kommentar Unterschrift Vom Benutzer ausgef hrte Unterschrift f r eine Aktion Erstellt von Benutzerkonto von welchem das Dokument gesendet wurde Erstellt am Datum an dem das Dokument gesendet wurde Info Senden an W hlen Sie Dokument Info lim Auswahlmen durch Rechtsklick auf den Ein trag des Dokuments in der Dokumentenliste W hlen Sie dann
140. n Sie den Befehl ber das Kontextmen auf der entsprechenden Spalte auf Jetzt wird in einem Fenster das Ergebnis der Addition angezeigt Automatisches Einchecken von Dokumenten Wenn Indexdaten gespeichert werden und das Dokument hat den Status Archiviert dann wird das Dokument ausgecheckt und muss wieder eingecheckt werden um das Dokument im Aktenschrank zu aktualisieren Dieser Vorgang kann automatisiert werden indem man im Men Extras gt Optionen unter dem Reiter Allgemein die Checkbox Auto Einchecken archivierter Dokumente nach In dex nderung selektiert Die Aktualisierung eines ausgecheckten Dokumentes wird abgeschlossen wenn das Dokument in den Aktenschrank eingecheckt wird und der Status des Dokumentes sich in Archiviert ndert Wenn das Dokument den Status Neu hat kann es automatisch eingecheckt wer den wenn man im Men Extras gt Optionen unter dem Reiter Allgemein die Checkbox Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung selek tiert Der Status des Dokumentes wird sich in Archiviert ndern wenn die auto matische Eincheckoption gew hlt wurde Siehe auch gt Dokumente einchecken Dokumente zusammenfassen Mit dem Werkzeug Dokumente zusammenfassen im Reiter Bearbeiten kann man mehrere Dokumente in ein einziges Dokument berf hren Es ist ebenfalls m glich ein oder mehrere Dokumente an ein anderes Dokument anzuh ngen Diese Vorg nge sind abh ngig vom Status der Dokumente die zusammengef hrt werde
141. n ein Dokument geschrieben Ist diese Option nicht gesetzt werden alle Bilddateien als Einzelseiten importiert Test Import Ob die Einstellungen zu einem Ergebnis f hren und es keine Konfigurationsfehler gibt kann man ber den Testimport testen Im Importverzeichnis wird dabei eine Datei testresult mit dem Testergebnis erstellt Diese Datei kann zur Kontrolle mit einem Editor berpr ft werden Der Test Import berpr ft nur die konfigurierte Struktur der Daten nicht den kom pletten zu importierenden Datenbestand Hinweis Mit dem manuellen Indeximport im WinClient kinnen neue Daten importiert werden Die importierten Daten werden zunichst auf der lokalen Liste erstellt und missen von dort aus eingecheckt werden Sollen ber einen Indeximport vorhandene Daten erg nzt werden muss dies _ber einen serverseitigen Index import stattfinden Diesen Importzeitplaner kann nur ein Administrator Uber den Enterprise Manager einrichten gt siehe Administrationshandbuch Ab der Version 1 2 3 kann diese Funktion auch ber den File und Index Import Zeitplaner ber den Server automatisiert werden Import erfolgreich nicht erfolgreich Am Ende eines Importes erscheint immer eine Meldung ob der Import erfolgreich war oder nicht War der Import nicht erfolgreich ist aber trotzdem erfolgt so kann es sein dass in der Indexdatei auf Bilder verwiesen wurde die nicht existieren Bitte pr fen Sie in diesem Fall ob sich alle
142. n sollen FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 59 Zusammenfassen von archivierten Dokumenten Markieren Sie die Dokumente die zusammengefasst werden sollen Die markier ten Dokumente werden an das zuletzt markierte Dokument angeh ngt Wenn man Dokumente mit dem Status Archiviert zusammenfasst werden die angeh ngten Dokumente in ihrer Ursprungsform nicht gel scht da die urspr ng lich archivierte Form zur Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben muss Sollen diese Dokumente trotzdem gel scht werden muss dies explizit durchgef hrt werden Zusammenfassen von neuen Dokumenten Werden Dokumente mit dem Status Neu zusammengefasst so kann bei diesem Vorgang das angeh ngte Dokument in der Ursprungsform gel scht werden da es noch nicht archiviert gewesen ist Zusammenfassen von neuen und archivierten Dokumenten Wenn man Dokumente zusammenf hrt die den Status Neu und den Status Ar chiviert haben sucht man zun chst das Dokument an das angeh ngt werden soll und checkt es aus Nachdem das Dokument ausgecheckt wurde ist es auf der lokalen Liste verf gbar Jetzt k nnen die zusammenzufassenden Dokumente markiert werden und an das zuletzt markierte Dokument wird angeh ngt Hat das angeh ngte Dokument den Status Neu so wird es von der lokalen Liste gel scht Ist es umgekehrt und das archivierte Dokument wird an das Neue angeh ngt so bleibt das archivierte Dokument auf dem Server Nachdem die Dokumente zu sammengefasst wurden
143. nde Name Testfirma Stra e Teststra e PLZ as Stadt warendorfl Land Testland ID 54321 DK Abbruch 62 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Sind diese Daten korrekt so kann die Nacherfassung f r dieses Dokument mit OK abgeschlossen werden Adresse in der Datenbank enthalten Sollte die Adresse des Dokumentes schon in der Datenbank hinterlegt sein so m ssen nur die Felder validiert werden und der Schritt der Erfassung der Adresse f r die Datenbank entf llt Lernfunktion der FreiForm Erkennung Die Lernfunktion der FreiForm Erkennung erm glicht es zum einen nicht erkannte Werte bei vorgegebenen Feldern zu trainieren oder auch neue Felder Bereiche selbst zu definieren Dies bedeutet dass auch Felder trainiert werden k nnen die nicht den Standardfeldern einer Rechnung Gutschrift angeh ren Tastenkombination f r die Lernfunktion Strg Maus ziehen W hlen Sie das entsprechende Indexfeld aus und stellen Sie im Anzeigefenster den Bereich ein wo sich das Element befindet welches Sie f r die Lernfunktion benutzen m chten Nun halten Sie f r die Lernfunktion die Taste STRG gedr ckt und ziehen Sie mit der Maus einen entsprechenden Bereich um die Zone im Anzeigefenster den die FreiForm erlernen soll In dem sich ffnenden Fenster wird der Inhalt der von der Texterkennung erkannt wurde ausgegeben und kann ggf korrigiert werden Der
144. ne Mail kopiert werden Seit der Version 1 5 1 ist in dem Ausschnittsmen zus tzlich die Option Zwischenablage Text verf gbar Damit wird der Ausschnitt der gescannten Datei OCR gelesen und der erkannte Text in die Zwischenablage gespeichert Von dort aus kann der Text in andere Anwendungen kopiert werden Hinweis Fir diese Funktion ist eine OCR Server Lizenz erforderlich So kann sie von allen WinClients verwendet werden die Kontakt zum Server haben auch ohne dass die OCR Engine auf dem Client installiert ist Dokumentenlisten drucken Soll eine Liste der selektierten Dokumente gedruckt werden so w hlen Sie die Dokumente aus der entsprechenden Liste aus Generieren Sie mit dem Befehl Drucke Dokumentenliste aus dem Kontextmen der rechten Maustaste eine Liste Hinweis F r eine Suche auf dem Server ist eine maximale Anzahl vorgegeben die vom WinClient angezeigt wird Diese maximale Anzahl hat den Standardwert 110001 Sollen also mehr als 1000 Dokumente im WinClient angezeigt und in die Liste gedruckt werden so kann dieser Wert vom Administrator auf dem Server einge stellt werden 76 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Liste exportieren und drucken Um eine Liste zu exportieren werden die Eintr ge markiert die exportiert werden sollen ber Datei Exportieren Export der Dokumentenliste kann eine Datei erzeugt werden Diese Datei kann eine xml Datei oder eine html Datei sein ber d
145. nen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lo kalen Liste anlegen aber nicht auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder Ver ndern wird durch das Ver weigern dieser Option nicht verboten L schen Ist L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente mit dem Status Neu d rfen gel scht werden Auch d rfen die Dokumente von der pers nlichen Liste gel scht werden sofern diese sich nicht auf einem Prozess befinden Ver ndern Indexfelder d rfen ver ndert werden es d rfen Seiten hinzugescannt werden oder Anmerkungen gesetzt werden FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 69 Anzeigen Ist die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer das Dokument beim ffnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten ge sucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbulen fihren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Rev
146. nen auch die folgenden Buttons aus der Toolleiste Bl ttern durch Seiten verwendet werden Erste Seite des Dokuments anzeigen Letzte Seite des Dokuments anzeigen Vorherige Seite des Dokuments anzeigen N chste Seite des Dokuments anzeigen Werkzeuge zur Seitenanzeige Sie k nnen die Art wie ein Dokument im Anzeigefenster angezeigt wird ver n dern und anpassen z B durch Zoom und Rotation Einige oder alle der Anzeigetools sind unter Umst nden bei der Anzeige von elek tronischen Dokumenten die keine Pixelformate sind nicht verf gbar Ganze Seite im Dokumentenanzeigefenster darstellen W hlen Sie l aus der Toolleiste Anzeigen um die angezeigte Seite auf die Gr e des Anzeigefensters anzupassen Dies ist auch m glich im Kontextmen welches durch einen Rechtsklick im An zeigefenster aufklappt Seitenbreite an das Dokumentenanzeigefenster anpassen W hlen Sie 2 aus der Toolleiste Anzeigen um die Breite der angezeigten Seite auf die Gr e des Anzeigefensters anzupassen Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich 46 e Dokumentenlisten FileDirector 2 5 Seite in Originalgr e darstellen W hlen Sie X aus der Toolleiste Anzeigen um ein Bild mit maximalem Zoomfaktor darzustellen Von Bildern im TIF oder JPG Format wird dann f r einen Bildpunkt genau ein Bildschirmpunkt zur Anzeige verwendet Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich Darstellung vergr er
147. ngen von Dokumenten ber einen Prozess Jedes Dokument das ein Benutzer im Zuge eines Prozesses erh lt wird in sei nem pers nlichen Ordner gespeichert Die Aktion die dieser Benutzer ausf hren soll wird in der Spalte Aktion der Liste des pers nlichen Ordners angezeigt Wenn Sie ein ber den Prozess gesendetes Dokument empfangen und ffnen erscheint im Anzeigefenster ein Aktionsbutton Daneben werden die Kommentare angezeigt die ggf bereits von anderen Benutzern hinzugef gt worden sind FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 99 Nachdem Sie die von Ihnen geforderte Aktion ausgef hrt haben wird das Doku ment geschlossen und wieder dem Prozessmanagement bergeben Sie k nnen je nach Wunsch auch eine Referenz auf das Dokument in Ihrem pers nlichen Ordner behalten indem Sie die Box Dokument aufbewahren selektieren bevor die Aktion durchgef hrt wird Prozessaktionen F r jedes Dokument das Sie im Zuge eines Prozesses erhalten m ssen Sie die Aktion durchf hren die f r diesen Prozessschritt definiert ist Das Dokument wird solange in Ihrem pers nlichen Ordner verbleiben bis Sie entweder die erforderli che Aktion ausgef hrt haben oder die f r die Zeit berschreitung definierte Spanne erreicht ist Danach bernimmt das Prozessmanagement wieder die Kontrolle ber das Dokument Folgende Aktionen k nnen vorgesehen werden Keine Aktion Die Aktion Keine wird benutzt um im Laufe des Prozesses ein Dokument zu ei ne
148. ngsdateien In FileDirector nennen wir diese Formate elektronische Do kumente Edocs Wie werden Edocs in FileDirector gespeichert Jedes Edoc wird als eine Seite eines FileDirector Dokuments gespeichert auch wenn die Datei selbst mehrere Seiten enth lt Wollen Sie eine solche Seite eines Dokuments anzeigen muss der Component Service installiert sein da dieser ei nen Viewer f r die Anzeige verschiedener Formate beinhaltet Wie k nnen Edocs angezeigt werden Der Component Service beinhaltet den Stellent Viewer der die Anzeige verschie dener Dateiformate erm glicht ohne dass die jeweiligen Programme auf dem Rechner installiert sein m ssen Der Viewer unterst tzt ber 200 verschiedene Dateiformate darunter alle wich tigen propriet ren Dokumentformate Beispiele f r diese Formate sind Microsoft Word Excel und PowerPoint Dateien Microsoft MSG E Mail Dateien Adobe Acrobat PDF Dateien und AutoCAD Zeichnungen Eine Bearbeitung ist nur m glich wenn die Programme mit denen die entspre chenden Formate erstellt werden vorhanden sind Der Viewer ist rein zur Anzeige und Lesbarkeit von Dokumenten gedacht Er erhebt nicht den Anspruch einer genauen Wiedergabe jeglicher Formatierung oder besonderer Einstellungen in einem Dokument Daher kann die Anzeige der Dokumente von der Darstellung im Erstellungsprogramm abweichen FileDirector 2 5 Component Service OfficeLink 87 Hinweis Der Component Service wird fir W
149. nicht der Name M ller vorkommt Volltextsuche mit Indexfeldern Wird im Volltext nach einem Begriff gesucht so kann seit der Version 1 5 1 in Kombination mit Indexfeldern gesucht werden F llen Sie also zus tzlich zur Volltextsuche die Indexfelder wird das Suchergebnis eingeschr nkt Hinweis Wenn mit einem Begriff im Volltext gesucht wird der auch in einem Indexfeld vorkommt so kann es sein dass eine Seite angezeigt wird die diesen Begriff nicht im Text auf der Seite beinhaltet Dies ist dadurch begrindet dass die Indexdaten zusltzlich auch in den Volltext geschrieben werden Dadurch ist es miglich Dokumente auch mit Indexbegriffen zusitzlich ber den Volltext zu finden 34 e Suche in Aktenschr nken FileDirector 2 5 Dokumentenlisten Arten von Dokumentenlisten Die drei verf gbaren Dokumentenlisten im WinClient dienen verschiedenen Zwecken und erm glichen je nach Liste unterschiedliche Bearbeitungen von Dokumenten Ein Dokument kann gleichzeitig in mehreren Listen erscheinen als Eintrag eines Dokuments auf dem FileDirector Server oder als lokale Kopie Suchergebnisse Die Dokumentenliste der Suchergebnisse wird angezeigt nachdem eine Suche in einem Aktenschrank erfolgt ist Falls die Liste bereits ge ffnet ist wird sie aktuali siert Die Anzeige kann nur bei Verbindung mit dem FileDirector Server stattfin den Dokumententypen Total 3 A E Delivery notes 5 Dokumente
150. nnnnennnnnnnnn nn 99 Prozessaktionen 24444s044444nnnnnnanennnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 100 Dokument genehmigen ablehnen 444444s en nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnn 102 Pr zess Stalls nalen El 103 Prozess lHfo 2 2 2 alEHLI ERBETEN 103 Unterschrift mit elektronischem Unterschriftenpad 4 4422444H44 nee 104 Das Unterschriftenpad installieren 44444 nennen 104 Unterschriften konfigurieren us4444ssnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ernennen 104 L schen von Unterschriften 444400s4444444Hnnnnnnennnnnnnnnnnnennnnnnen 105 Abwesenheit einstellen 444444440400004nnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 106 Informationen zu Dokumenten 107 Aufzeichnung von Dokumenteninformationen ss44442444nnnen nennen 107 Info Dokument u u ses2B 4er kn schlege ehe 107 MOr FISTO este kr england 107 Info Prozesse a aa a aaa a a aaan a a bh ante 108 ino Senden aN parsineet a aT enar aaa a AAN aa RARAS 108 Selten Inionnatonen s aeaeaiue aa eraa ee a eea ADEE aa EEE Eaa RA ktaR ENAN aiT AEREA KE E 109 Grundeinstellungen Optionen 110 Allgemein es a a ee nur 110 ffne letzten verwendeten Aktenschrank uuuuseeceaeeenensnnennennnnnennnnnnnn 111 L sche neue Dokumente nach Einchecken uussesnsennennennnnnn 111 L sche revidierte Dokumente nach Einchecken uusene 111 Lokale Dokumente
151. nnnnnnnnnnnnnennnnn 55 Bearbeiten von Indexdaten f r ein Dokument 2u u0s0000200nennene 56 Verschieben eines Dokumentes in einen anderen Dokumententyp 56 Bearbeiten von Indexfeldern f r mehrere Dokumente 56 4 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 FileDirector 2 5 Gleichzeitiges ndern eines Indexfeldes f r mehrere Dokumente 57 Indizieren per Tastatur u2s0unmnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenne nnnn nn 57 Kopieren Verschieben und Verlinken ber drag n drop 57 Indizieren ber vordefinierte OCR Formulare nneeen 58 Spalten addieren 244444444nnnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 59 Automatisches Einchecken von Dokumenten uu 224s0 essen 59 Dokumente zusammenfassen uuersnnesnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn ann 59 Zusammenfassen von archivierten Dokumenten 240u nenne 60 Zusammenfassen von neuen Dokumenten uuursssnsnennesnnnenneennnnnennnnn 60 Zusammenfassen von neuen und archivierten Dokumenten 60 Teilen von Dokumenten 224404000044n4nnnnnnnanannnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 60 Nacherfassung FreiForm Nacherfassung u 42244004422nnnnnennnnnnennn ernennen 61 Lernfunktion der FreiForm Erkennung u 224444444nnnn nn nnnnennennnnnnnn essen 63 Lieferanten
152. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 48 Ein und Auschecken 49 Warum Dokumente ein oder auschecken 22222000000200nnnnnnneneesnnnnnnnnenenee nenn 49 Dokument einchecken uunaannusesannnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 49 Automatisches Einchecken Einstellungen in Optionen 50 Pflichtfelder und Pr fung beim Einchecken nen 51 Gesch tzte Felder uuuu unnnneneeenennnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 51 Einchecken mehrerer Dokumente abbrechen 22uusunnsnenannnnnennnn 51 Dokument auschecken ussusssssnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 52 Auschecken zur cksetzen uussssseessaannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 52 Revisione Mee laea a rien nme 52 Revisionen anzone irra a a E nennen nenne nme 53 Revision ndern auschecken uuuuuennnnnneeanannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 53 Revisi nen l schen u n sa Has ann 53 Revisionen drucken 22 0 en ein aan 53 Dokumententyp ohne Revisionen Postkorb r s444re nee 53 Wie wird eine Revision gespeichert uusersnsenssennnnnnnnnnnennnnennnn 54 Bearbeiten von Dokumenten 55 Grunds tzliches zum Bearbeiten uuuusu000nnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 55 Bearbeiten von Dokumenten Indexdaten uuuuu00uuunnnnenenannnnnn
153. ntextmen der rechten Maustaste Eine Seite eines Dokuments drucken Um eine ausgew hlte Seite zu drucken ffnen Sie das Dokument und zeigen Sie die zu druckende Seite an Selektieren Sie die Seitenanzeige und w hlen Sie Drucken f aus dem Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maus taste Mehrere Seiten eines Dokuments drucken Sie k nnen mehrere Seiten eines Dokuments in der Miniaturansicht des Anzeige fensters zum Drucken selektieren Um ausgew hlte Seiten eines Dokuments zu Drucken ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie f r das Anzeigefenster den Modus Miniaturansicht und Bild oder Miniaturansicht Halten Sie die Strg Taste gedr ckt und klicken Sie auf die zu druckenden Seiten in der Miniaturansicht W hlen Sie Drucken im Men Datei oder aus dem Kon textmen der rechten Maustaste FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 75 Kopier und Druckbereich I Mit dieser Option kann ein Ausschnittsfenster auf der Seitenansicht aufge zogen werden Nachdem das Fenster aufgezogen wurde erscheint ein Auswahl men E Kopier Druckbereich Kopieren nach Drucker Drucker Exakt skalierter Ausdruck Zwischenablage Zwischenablage Text in D z T gt q 3 Hier kann der Benutzer nun ausw hlen ob der Ausschnitt an den Drucker gesendet exakt skaliert an den Drucker gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden soll Aus der Zwischenablage kann er z B in ei
154. nzeigen 44 117 Software Lizenzvertrag 7 Abwechselnde Zeilenfarben in Dokumentenlisten 22000 0 117 Dokument sofort anzeigen uu444444Heennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 117 Freie Positionierung von Steuerfeld und Listen erlauben 117 Frei w hlbares Schnellstart Programm 2 r200neennennnnennnnenn 117 Benachrichtigung esseer een ee A 118 Inaktiviere Client Benachrichtigung 4 srs00 nennen 118 Zeitgesteuerte Benachrichtigung 4 444s444ennnsnnnnnnnnnnnnn nn ennn nn 119 Drucken a a eh nennen 120 Seitenzahl re nn esse elle 120 Feldtrenner 2 ei nen ana 121 Feldauswahli 2 sn ne na 121 Indexfeldet 2 n 2er en ae 121 Genau skalierter Ausdruck 2 u0rs0unnnneennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnn nn 121 Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung ene 121 Unterschriften rss a a ar ra aaae aa a aaa aaea ae a A aaa a i a aara a A 121 Signieren von Dokumenten uurs0unnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnn ann 121 Verwenden einer gescannten und gespeicherten Unterschrift 123 Elektronische Unterschrift f r Prozesse definieren 123 G che lokal ar 2 ensure gehen brand E aeaa aA DA aa NTa 124 Cache nach dem Programmende Abmeldung leeren 124 Zwischenspeicher Verzeichnis Der lokale Cach
155. o Miniaturansic A Rev Suchergebnisse m Suchergebnisse Dokumententypen T otal 1 a E Rechnungen 6 Dokume fe i ar ls Dieses Dokument wurde auf einen Prozess gesendet Wenn einem Dokument die Aktion Kommentar zugeteilt ist m ssen Sie das Dokument lesen und einen Kommentar hinzuf gen damit das Prozessmanagement das Dokument zum n chsten Schritt transportieren kann So f hren Sie die Aktion durch ffnen Sie da Dokument in Ihrem Pers nlichen Ordner Sehen Sie sich das Dokument an W hlen Sie Kopie behalten falls Sie eine lokale Kopie auf des Dokumentes behalten wollen Klicken Sie auf den Button Kommentar um das Eingabefeld f r den Kommentar zu ffnen Geben Sie den Kommentar ein Klicken Sie auf OK Falls Sie nicht Kopie behalten selektiert haben wird sich das Dokument dann schlie en und aus Ihrem Pers nlichen Ordner verschwinden Falls Kopie behalten angeklickt war wird das Dokument ge ffnet bleiben und eine lokale Kopie wird im pers nlichen Ordner gespeichert FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 101 Dokument genehmigen ablehnen Dokument 1 1 Vorderseite p ar a Kommentare anzeig _ Kopie behalten vH Dokument genehmig Dokument ablehnen P Pr fen j 7 Stempeln Unterschrift UI EI D00 pa D SEET aj ooo Miniatura fS Revisions pretrei aa N Wenn einem Dokument die Aktion Genehmigen Ablehnen zugeteilt
156. on Dokumenten editiert werden k nnen indem man Anmerkungen zu ihnen hinzuf gt Dar ber hinaus kann man die Indexfeldinhalte des Dokuments ndern ganze Dokumente oder Seiten eines Dokumentes l schen Dokumente zusammen fassen oder sie teilen Bearbeiten von Dokumenten Indexdaten Indexdaten die einem Dokument zugewiesen wurden k nnen zu jeder Zeit er g nzt oder aktualisiert werden Daf r muss man das Recht haben Dokumente zu ver ndern Das Bearbeiten von Indexfeldern wird im Steuerfeld durchgef hrt das die Index felder f r das ausgew hlte Dokument anzeigt Einem Dokument stehen immer die Indexfelder des Dokumententyps zur Verf gung in dem sich das Dokument befin det Steuerfeld FreiForm da Suche z Bearbeiten 5 Scannen gt SB T nl Dokumententyp Eingangsbox Kunde Firma FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 55 Jede nderung an einem Dokument das bereits einmal in einen Dokumententyp eingecheckt wurde wird bei einem erneuten Einchecken als Revision im Doku ment gespeichert Hinweis Ist der Dokumententyp vom Administrator als Eingangsbox definiert worden werden keine Revisionen erzeugt da dies die besondere Eigenschaft des Postkorbes auszeichnet Bearbeiten von Indexdaten f r ein Dokument W hlen Sie das Dokument das Sie bearbeiten wollen in der Dokumentenliste aus Wenn das Dokument schon archiviert wurde k nnen Sie eine Suche durch f hren um es an
157. on durchg Kommentar Unterschrift Erstellt Erstellt am Prozess Prozess2 1 jewmuisp admi Anzeigen Mein Komment er ewmulsp 122 03 2005 11 1 jewmuixp admi Anzeigen Angezeigt 22 03 2005 11 Mein Komment Ei ewmuigp 22 03 2005 11 2 ewmuixp admi Kommentar Mein Komment Ei ewmuixp 22 03 2005 11 2 jewmuixp admi Kommentar Kommentar 22 03 2005 11 ewmuixp admni Ea ewmulsp 22 03 2005 11 3 jewmuixp admi G enehmigen Mein Komment E ewmuisp 22 03 2005 11 3 Jewmuixp admi Genehmigen Genehmigt 22 03 2005 11 ewmuisp admi E ewmuixp 22 03 2005 11 4 ewmuisp fd se Keine Mein Komment ewmuigp 22 03 2005 11 A Kommentar hinzuf gen Befindet sich ein Dokument auf einem Prozess so kann zu jeder Zeit ein Kom mentar ber die Dokumenten Info zu den Dokumenten geschrieben werden Prozessliste drucken Diese Liste der durchlaufenen Prozesse kann mit Drucken entsprechend ausge druckt werden FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 103 Prozess abbrechen Soll ein laufender Prozess abgebrochen werden kann der Benutzer des Win Clients dies in der Info zum Dokument durchf hren Unterschrift mit elektronischem Unterschriftenpad Das Prozessmanagement kann so konfiguriert sein dass man Dokumente unter schreiben muss um sie zu genehmigen Dazu werden eine Lizenz und eine spe zielle Hardware ben tigt Sie verwenden zum Unterzeichnen ein
158. onischen Dokumenten usersssesnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnn 89 Voraussetzung 4 120 ee ren ee A 89 Erfassung aus Microsoft Office 2 22004440nnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 89 Die Indexerfassungsmaske uuuu22440uenssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn anne 89 Revidieren von elektronischen Dokumenten uu 22240sss nn nnnennn nn 90 Mehrere Felder als eindeutiger Index 44444 nennen 91 Office Schnellstartleiste 00 24004n40nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 91 Erfassung per drag n drop us44ss44nnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnn nn 91 Senden an FileDirector s40444400nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 92 Erfassen von E Mails aus Outlook 20rs42srsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnn nennen 92 Dateianh nge von E Mails als separate Seiten speichern 92 Dateianh nge als separate Dokumente speichern 93 Senden und Empfangen 94 Dokumente per E Mail senden u 4444snnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ernennen 94 Generelles zum E Mail Versand 440s4s40u0r2nonnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 94 Anhang im pdf Foma ea aAA E nn nnnn 94 Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage 94 Senden eines einzelnen Dokuments urs4ssrssennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 95 Dateiname des angeh ngten Dokumentes uuuus
159. ormat Sollen die Anh nge an eine E Mail automatisch in ein pdf Format umgewandelt werden kann das unter Extras Optionen Diverses eingestellt werden Dies hat den Vorteil dass dem Empf nger zur Betrachtung nur ein frei verf gbarer Acrobat Reader zur Verf gung stehen muss um das Dokument zu lesen Au erdem ist es nicht im Original editierbar und ein pdf wird meist eine kleinere Dateigr e aufweisen als das Original was f r den Versand per E Mail vorteilhaft ist Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage Standardverhalten ohne Einstellung Der Dateiname einer tif Datei setzt sich als Zeitstempel zusammen wobei zu n chst das Datum und die Zeit des Scannens angegeben wird Dieser Dateiname wird bernommen wenn mit einem Rechtsklick auf den Pfeil geklickt wird der den Datensatz markiert und von dort aus der Befehl senden an ausgef hrt wird Bei einer E Mail werden die Datei und der Betreff der E Mail entsprechend benannt Wird der Befehl senden an ber das rechte Kontextmen auf einem Indexfeld ausgef hrt so wird der Inhalt des angeklickten Feldes bernommen 94 e Senden und Empfangen FileDirector 2 5 Konfiguration des Dateinamens Um gezielt einen Dateinamen zu vergeben kann eine Definition in den Optionen des WinClients vorgenommen werden ffnen Sie das Optionsmen unter Extras Optionen Diverses Hier k nnen drei Teile und ein Feldtrenner f r den Dateinamen gesetzt werden Aus di
160. r Bl ck nn nase nennen isses 71 Wei er Bl ck 3 amp 21u2 22 20 e BR nl 71 Texti ERBEN ENDE RER Bau aa aaaea 71 LINE in irena eadeni daia aai ai aa a iaae a i aioa enini 72 Pfeil a a a aa aa iaie 72 Hervorhebung n 22 sent 72 Notiz an rn HEN her ne een 72 Verkn pfung tere Mali Inh En Risen 73 Unterschriften HaHsie Eines a a a aaa 73 Stempel sirieni a ia Birnen 73 Anmerkung als Hyperlink zu einem anderen Dokumernt 74 Anmerkungen verschieben 22444444444H nn nnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn nen 74 Anmerkungen l schen u44004snnnnnnennnnn nenn nnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnanen 74 Dokumente drucken Meria eneidiau eaaet eien aaiae e a elanadi oinaan 74 Generelles zum Drucken sensssesennnnnneennnnnnnennnnnnnennnnnnennennn nme 74 Drucken eines einzelnen Dokuments 44444s 444er nnnnnnn nn nnnn nn 74 Mehrere Dokumente drucken uuu 2444usnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 75 Eine Seite eines Dokuments drucken 40rsnssnnnennnnnnnnnnennnnnnnnn ann 75 Mehrere Seiten eines Dokuments drucken 0unnennnennnnenn 75 Kopier und Druckbereich 4444444 nn nn nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 76 Dokumentenlisten drucken 24444444s44HRnn nennen nnnnnnnnn san nnnn ann nnnn nn 76 Liste exportieren und drucken 24uuusssnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 77 Dokumente al
161. r Option kann die letzte Seite gel scht werden bevor ein neuer Stapel gescannt wird Zeilennummern in Dokumentenlisten anzeigen Mit dieser Option wird die Zeilennummer in den Trefferlisten am Anfang einer jeden Zeile eingeblendet Abwechselnde Zeilenfarben in Dokumentenlisten Um eine bessere bersicht in den Trefferlisten zu erhalten k nnen die Zeilen mit abwechselnden Zeilenfarben dargestellt werden Die Farbe der Zeilen wird vom System vorgegeben Dokument sofort anzeigen Mit dieser Option wird eine Seite des Dokumentes sofort mit dem ersten Anklicken dargestellt und in den lokalen Cache heruntergeladen Ist die Option nicht angekreuzt so wird die Seite erst bei einem Doppelklick angezeigt und heruntergeladen Freie Positionierung von Steuerfeld und Listen erlauben 73 un Beim Verschieben von Steuerfeld und Listen ber drag n drop erscheinen dynamische Pfeile f r die m glichen Positionen Um diese M glichkeit der freien Positionierung zu erlauben kann diese Option gesetzt werden Ist sie ausgeschaltet so k nnen das Steuerfeld und die Dokumentenlisten nicht frei verschoben werden Frei w hlbares Schnellstart Programm Im WinClient wird mit der Installation der Component Services eine Schnellstart leiste f r die Office Module angelegt Voraussetzung ist daf r dass die Office Module installiert sind Diese Schnellstartleiste kann zus tzlich durch ein eigenes h ufig verwendetes Programm erweitert werden indem m
162. r zum Plug in hinterlegten XML Datei definiert werden lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt IndexField ID BA558B9F gt lt Configuration gt Der Wert aus der Datenbank wird um 1 hochgez hlt Das Feld kann auch alphanumerisch sein und entsprechende Werte beinhalten abx gt aby gt abz gt aca Wird kein Wert in der Datenbank gefunden erstmalige Verwendung so wird 0 eingesetzt Der Wert kann in der Datenbank mit dem SQL Enterprise Manager ver ndert werden Hinweis Dieser Zihler benitigt kein Feld mit der Eigenschaft hochz_hlen global da dies eine automatische Serverfunktion ist Verwendung im WincClient 123 Nach der Installation des Plug ins steht dieser Button zur Verf gung Ist die XML Datei mit einem verf gbaren Feld konfiguriert so wird das Feld des aktuell angezeigten Dokumentes beim Klick auf den Button mit dem n chsten Z hler versehen Sollen mehrere Dokumente gleichzeitig mit einem Z hler versehen werden so schlie en Sie das Anzeigefenster des aktuellen Dokumentes und markieren Sie dann mehrere Dokumente Bei Verwendung des Buttons werden dann alle mar kierten Dokumente mit dem Z hler gef llt FileDirector 2 5 Plug ins e 139 ResponseWriter Antwortschreiben generieren Das Plug in Response Writer ist dazu gedacht dass ein automatisches Antwort schreiben mit den Indexdaten eines archivierten Datensatzes
163. ranlasst werden bestimmte Aktionen wie das ffnen des Fensters zur Auswahl des Akten schranks automatisch auszuf hren Diese Einstellungen k nnen benutzerspezifisch auf dem FileDirector Server gespeichert und auf von Ihnen benutzten WinClients geladen werden So wird erm glicht dass das Profile eines Benutzers auf verschiedene Arbeitspl tze geladen werden kann Zur nderung dieser Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren den Reiter Allgemein Wurden Einstellungen ge ndert so werden sie mit OK bernommen 110 o Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 Grundeinstellungen ffne zuletzt verwendeten Aktenschrank L sche neue Dokumente nach Einchecken L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess l schen Lokales Dokument l schen nach Auschecken zur cksetzen Nicht von der Trefferliste entfernen Auto Einchecken neuer Dokumente Auto Einchecken neuer Dokumente nach Indesx nderung Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnem Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnem Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird Warnung wenn ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll UOoRORROD DO CACCE ECEE Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein Auschecken bewirkt Sprache Deutsch MRU Liste l
164. rat zur Verf gung stellen Installation Auf der FileDirector Installations CD finden Sie das Rechercheprogramm im Ordner Setups FileDirector Retrieval Setup msi Zur Installation melden Sie sich mit Administratorrechten an und f hren die msi Datei auf dem Recherche Client aus Folgen Sie den Installationsanweisungen a FileDirector Retrieval Nach der Installation finden Sie dieses Icon auf dem Desktop mit dem Sie den Retrieval Client des FileDirectors starten Hinweis Der Retrieval Client kann auch auf einem Rechner installiert werden auf dem der WinClient bereits verwendet wird Aktenschrank ffnen mit dem Retrieval Client Startet man den Retrieval Client so erscheint eine Maske zum ffnen einer Datei Hier muss die Datei Cabinets xml ge ffnet werden die bei dem Export des Aktenschrankes erstellt wurde Um mit dem Retrieval Client in einem exportierten Aktenschrank recherchieren zu k nnen muss dieser nach dem Export lizenziert worden sein Der Retrieval Client ist im Prinzip ein WinClient mit eingeschr nkter Funktionalit t daher k nnen Sie die Beschreibung der verf gbaren Befehle aus den Beschrei bungen zum WinClient entnehmen FileDirector 2 5 Retrieval CD DVD erstellen e 147 Der lokale Cache Im lokalen Cache werden die Dokumente automatisch abgelegt die neu ge scannt ausgecheckt heruntergeladen oder nur angezeigt werden Ab der Version 1 4 werden die Dokumente die nur angezeigt werden nicht
165. rden kann dann kontrollieren Sie den Status des Dokumentes auf dem Server Wurde es bereits eingecheckt durch Einchecken zur cksetzen so k nnen Sie es von der lokalen Liste l schen Pers nlicher Ordner Dokumente von der Dokumentenliste Pers nlicher Ordner k nnen entfernt wer den ohne dass das Dokument vom Server gel scht wird Befindet sich ein Doku ment in der pers nlichen Liste auf einem Prozess so kann es nicht gel scht wer den bevor der Prozess nicht abgebrochen wurde Dokumente vom Server l schen Liste der Suchergebnisse Wenn man ein Dokument mit dem Status Archiviert von der Dokumentenliste Suchergebnisse entfernt wird das Dokument auf dem Server gel scht bzw in der Datenbank als gel scht markiert Dokumente mit dem Status Nur Lesen werden von der Liste entfernt werden aber wieder erscheinen sobald eine neue Suche durchgef hrt wird in der die Suchdaten den Indexdaten entsprechen FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 67 Selektieren Sie die Dokumente die Sie entfernen wollen w hlen Sie L schen X von der Werkzeugleiste Bearbeiten oder verwenden Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Gel schte Dokumente wiederherstellen Wird im WinClient ein Dokument gel scht so wird es in der Datenbank nur als gel scht markiert ber die Info Suche kann ein gel schtes Dokument gesucht und angezeigt werden Soll das Dokument wieder hergestellt werden wird es markiert und ber das Kontextmen
166. rkung anzeigen oder verstecken kann nur ein Benutzer der berechtigt ist Anmerkungen zu ver ndern Anmerkungstyp ausw hlen Um Anmerkungen auf einer Seite anzubringen muss die Seite im Anzeigefenster angezeigt werden und die Seite muss im TIF oder JPEG Format vorliegen Der anzubringende Anmerkungstyp kann an zwei Orten ausgew hlt werden W hlen Sie aus der Liste der Anmerkungen Ar den entsprechenden Anmer kungstyp aus Das Defaulticon hierf r ist das Bereichszoomicon wie oben ange zeigt dies wird sich ver ndern entsprechend des gerade gew hlten Anmerkungs typs Zeigen Sie auf die Seite in der Dokumentenanzeige an und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Aus der Liste der verf gbaren Anmerkungen k nnen Sie den Typ ausw hlen den Sie auf die Seite setzen m chten Schwarzer Block W hlen Sie Schwarzer Block und ziehen Sie ein Rechteck auf der Seite auf Es wird dann mit Schwarz gef llt Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Sie k nnen die F llfarbe des Rechtecks durch einen Doppelklick auf die Box ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Wei er Block W hlen Sie Wei er Block und ziehen Sie ein Re
167. s Datei speichern 4 4444nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nen 77 Gesamtes Dokument speichern 440ersnnunnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 77 Dateiname automatisch vergeben 244s444444Hn nn nnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnn nn 77 Eine Seite speichern 2 2400444snnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 77 Eine Auswahl von Seiten speichern nersnsenseennnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 77 In verschiede Formate mit ohne OCR Texterkennung speichern 77 Software Lizenzvertrag e 5 Dokumente scannen 78 Grunds tzliches zum Scannen usnsusrsnsenssnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nen 78 Unterst tzte Scannen ien Heasufeekienknee eich AE aaia ai 78 Verzeichnis Scannen E a E E A 79 Berechtigung zum Scannen uuusssenssseennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 79 Scanprofile ii ria iaoa FPRIFECHEIETEETEFLEEGENEERELLETESCRTFBEHERFEETESFORRESTEELERTE URETELFERETECHE 79 Scannereinstellungen ver ndern 2 44404sn0unnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 79 Feld wird automatisch mit Wert gef llt usuu4444n nr nnnnennn nn nnnn nn 80 Verwende OCR Formularerkennung 4444444444n nenn nnnnnnnnennnnennnnn 80 Auswahl von Dokumententypen uuursssssnennesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 80 D kumente scannen u a E A T AN RR 80 FreFOM ETKENNING rerien S ERON 80 Mehrseitige Dokumente scannen
168. s ge ffnet ist wird sie aktualisiert Die Anzeige kann nur bei Verbindung mit dem FileDirector Server stattfinden 26 e Erste Schritte FileDirector 2 5 Hinweis Auf dem Server gibt es eine Einstellung die die maximale Anzeige der Sucher gebnisse begrenzt Der Defaultwert betr gt 1000 Dokumente und kann vom Administrator in der Datei web config_ geinndert werden Siehe Installationshandbuch Lokale Dokumente Die Liste der lokalen Dokumente kann durch Auswahl des Eintrags Lokale Dokumente im Men Datei ffnen aufgerufen werden Pers nlicher Ordner Ei Die Liste des pers nlichen Ordners kann durch Auswahl des Eintrags Pers n licher Ordner im Men Datei ffnen aufgerufen werden Schlie en von Dokumentenlisten In der oberen rechten Ecke des Listenfeldes kann die jeweils aktive Liste ge schlossen werden FileDirector 2 5 Erste Schritte e 27 Suche in Aktenschr nken Grunds tzliches zur Suche Die Suche nach Dokumenten in einem Aktenschrank wird von dem Steuerfeld aus nach Auswahl des Reiters Suche ausgef hrt Es kann innerhalb eines bestimm ten Dokumententyps oder ber alle Dokumententypen im Aktenschrank gesucht werden Die M glichkeit der Volltextsuche ber Dokumente besteht sofern sie durch OCR erfasst worden sind Hierzu wird das optionale FileDirector OCR Modul ben tigt und die Volltextgenerierung muss vom Administrator auf dem Server konfiguriert worden sein Ein
169. schen Sbbruch E Siehe auch gt Automatisches Einchecken Einstellungen in Optionen ffne letzten verwendeten Aktenschrank Durch Aktivieren dieser Einstellung wird automatisch der zuletzt verwendete Ak tenschrank beim Starten des WinClients ge ffnet Klicken Sie auf ffne letzten verwendeten Aktenschrank um diese Einstellung zu aktivieren oder deaktivieren L sche neue Dokumente nach Einchecken Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Dokumente nach ihrem Einchecken in den FileDirector Server automatisch von der lokalen Dokumentenliste gel scht Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf L sche neue Dokumente nach Einchecken um diese Einstellung zu aktivieren oder deaktivieren L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Durch Aktivieren dieser Einstellung und Einchecken in den FileDirector Server werden die Dokumente automatisch von der lokalen Dokumentenliste gel scht FileDirector 2 5 Grundeinstellungen Optionen e 111 Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess l schen Wird mit dem Prozessmanagement gearbeitet so werden die Dokumente die ge sendet wurden in der pers nlichen Liste gespeichert Soll ein Dokument nach der auszuf hrenden Aktion wie z B genehmigen ablehnen von der Liste entfernt wer den so kann diese Option gesetzt werden Nicht von der Trefferliste entfernen Nach nderung eines Ind
170. schten Verzeichnis In verschiede Formate mit ohne OCR Texterkennung speichern Dokumente k nnen mit der Option Speichern unter in unterschiedlichen For maten gespeichert werden Um aus gescannten Seiten editierbaren Text zu ma chen wird die OCR Engine auf dem lokalen Client ben tigt Hierzu ist eine OCR Client Lizenz erforderlich W hrend des Speichervorgangs wird bei den entspre chenden Formaten dann automatisch die OCR Text Lesung durchgef hrt In folgende Formate kann gespeichert werden pdf pdf FileDirector 2 5 Bearbeiten von Dokumenten e 77 pdf mit Text pdf Word 2000 XP doc Word 97 doc Excel 2000 XP 2003 xis Excel 97 xis Text txt Text mit Zeilenumbr chen txt Unicode Text txt Unicode Text mit Zeilenumbr chen txt Dokumente scannen Grunds tzliches zum Scannen Scannen Der WinClient des FileDirectors erm glicht das Speichern von Seiten in neue Do kumente oder das Hinzuf gen zu existierenden Dokumenten auf mehrere Arten Es werden verschiedene Scanner ohne zus tzliche Treiberinstallation unterst tzt Es k nnen je nach M glichkeiten der Scanner Schwarz Wei Graustufen oder Farbdokumente erzeugt werden Unterst tzte Scanner Die Unterst tzung eines Scanners h ngt davon ab welche Treiber f r ihn verf g bar sind Verschiedene Canontreiber sind im Programm integriert Andere Scan ner k nnen ber vom Hersteller mitgelieferte
171. snnunessnnnnnnnnnnnnn nn 95 Senden von mehreren Dokumenten 40rsnsusnssennnnennnnnnnnnnnnnnennnn 95 Senden selektierter Dokumente 240srs40usnsnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 95 Senden einer Seite eines Dokuments rsusrssennnnennnnnennnnnnnnnnnnnnnn 96 Senden selektierter Seiten eines Dokuments usnsnnseennnnn 96 Senden a n E M il Link uaaeee nie nalen NE 96 Dokumente an Benutzer senden uusrsnnssennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnn nn 96 Der Pers nliche Ordner 44s4s400nnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 96 Versenden von Dokumenten uu esnssnsssnnnnnesnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn nn nnnn nn 96 6 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 FileDirector 2 5 Markieren eines Bereiches von mehreren Dokumenten 97 Markieren von mehreren einzelnen Dokumenten nn 97 Empfangsbenachrichtigung 444444444HHnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nennen 97 Senden an MOa en E E A ER 97 Prozessmanagement 98 Was ist Prozessmanagement uuessnseenessnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn ern nnnnnnn 98 Senden an Pr zesse un nie naar hannwehnn a Henke nanakkhneneehe ha 98 Manuelle Versendung von Dokumenten auf Prozesse 99 Automatische Versendung von Dokumenten auf Prozesse 99 Empfangen von Dokumenten ber einen Prozess uursnsssnensssn
172. st ver ndern wollen m ssen Sie es zun chst auschecken Erst dann kann das Dokument bearbeitet werden und es wird sichergestellt dass niemand es ver ndern kann w hrend Sie es ausgecheckt haben Trotzdem kann noch nach der unver nderten Fassung im Nur Lesen Status recherchiert wer den Jede nderung die Sie vornehmen wird solange nicht im Aktenschrank ge speichert und anderen Benutzern zug nglich sein bis Sie das Dokument wieder eingecheckt haben Dokument einchecken Dokumente mit dem Status Neu sind auf der lokalen Arbeitsstation gespeichert und existieren noch nicht im Aktenschrank des FileDirectors Sie werden auf der lokalen Dokumentenliste angezeigt Dokumente mit dem Status Ausgecheckt werden immer auf der Liste Lokale Dokumente angezeigt und eventuell bei den Suchergebnissen angezeigt abh ngig davon welche Suchkriterien benutzt wurden Sie k nnen auch in Ihrem pers nlichen Ordner erscheinen falls sie Ihnen von einem anderen Benutzer oder im Zuge eines Prozesses zugesendet wurden W hlen Sie Einchecken Es um die ausgew hlten bearbeiteten oder neuen Dokumente in den FileDirector Aktenschrank einzuchecken Diesen Befehl finden Sie in der Toolleiste Bl ttern durch Dokumente oder im Kontextmen der rechten Maustaste wenn der einzucheckende Datensatz in der Dokumentenliste markiert ist Beim einchecken wird das Dokument an den Server gesendet wo es dann zur Recherche zur Verf gung steht FileDirector
173. t Mit dieser Option kann eingestellt werden ob das Dokument beim Einchecken aus dem vorhergehenden Suchergebnis entfernt wird oder nicht Auto Einchecken neuer Dokumente Werden neue Dokumente gescannt kann mit dieser Option erzwungen werden dass sie sofort nach dem Scannen eingecheckt werden oder nicht Arbeitet man mit dieser Option sollten die Indexfelder vor dem Scannen ausgef llt werden damit sie beim Scannen bernommen werden und die Dokumente beim automatischen Einchecken indiziert sind Werden nicht indizierte Dokumente eingecheckt so wird beim sp teren Indizieren eine Revision erstellt nicht bei einem Dokumententyp der als Postkorb definiert ist Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung Bei dieser Option werden neue Dokumente nicht sofort sondern erst nach einer Index nderung eingecheckt Dies l sst z B noch eine kurze Kontrolle oder Erg nzung der Indexdaten zu bevor das Einchecken stattfindet Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Sind Dokumente bereits auf dem Server archiviert so kann es l stig sein diese zur Bearbeitung manuell auszuchecken und wieder einzuchecken Oft erleichtert und beschleunigt es die Bearbeitung wenn das Aus und Einchecken bei einer nderung automatisch vollzogen wird 50 e Ein und Auschecken FileDirector 2 5 Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern Werden neu gescannte Dokumente nicht eingecheckt so kann keine Suche auf d
174. t so werden ab der FileDirector Version 1 3 1 die Einstellungen des hinterlegten Scanprofils verwendet FileDirector 2 5 Dokumente scannen e 79 Feld wird automatisch mit Wert gef llt Wird ein Feld bei der Verwendung eines Scanprofils immer mit einem festgeleg ten Wert gef llt so ist dies im Scanprofil vordefiniert Im Enterprise Manager kann vom Administrator f r jeweils ein Scanprofil ein Feld mit einem Wert definiert wer den Verwende OCR Formularerkennung Diese Option kann bei eingerichteten Formularen optional zugeschaltet werden sofern dies im Scanprofil erlaubt wurde Wird mit OCR Erkennung gescannt so m ssen der Component Service und die OCR Engine auf dem Client installiert sein Hinweis Wichtig f r die Erkennung ist dass die OCR nur dann Indexfelder erkennen kann wenn die Dokumente mit der gleichen Auflisung wie ihre Vorlagen gescannt wer den Daher sollte bei Verwendung der OCR die Auflisung im Scanprofil entspre chend vordefiniert werden und vom Anwender nicht ver ndert werden Auswahl von Dokumententypen Ob ein Dokumententyp beim scannen frei w hlbar oder fest eingestellt ist wird ebenfalls vom Administrator im Scanprofil vordefiniert Dokumente scannen FreiForm Erkennung Alle Seiten eines Dokuments werden in den Dokumententyp gescannt der zuvor im EnterpriseManager hierf r eingerichtet wurde Dies k nnen mehrseitige Dokumente oder einseitige Dokumente sein Siehe auch Mehrseitige
175. t wurden oder sich Dokumente anzeigen lassen welche von der FreiForm Erkennung f r die Nacherfassung bereitgestellt werden Nacherfassen Bei einem Nacherfassungsvorgang ohne vorherige FreiForm Erkennung wurden die Dokumente mit der Stapel Scan Funktion ber ein Scan Profil welches f r die Nacherfassung konfiguriert wurde eingescannt Hierbei werden die Dokumente erst einmal ohne Indexdaten im FileDirector gespeichert und ber die Option Nacherfassen an die daf r vorgesehenen Benutzer verteilt Sobald ein Benutzer der f r die Nacherfassung vorgesehen ist das Symbol Nacherfassung im Reiter Bearbeiten aktiviert wird ihm ein entsprechender Stapel zugewiesen und dieser erscheint in der Liste Lokale Dokumente des jeweiligen Benutzers als ausgechecktes Dokument mit meist mehreren Seiten Nun kann der Benutzer mit der Nacherfassung beginnen Der Benutzer w hlt den entsprechenden Dokumententyp und f llt die dazugeh renden Indexfelder aus Nachdem das letzte Indexfeld gef llt wurde und mit Enter best tigt wurde wechselt der WinClient auf das Symbol nderungen speichern E Nun erscheint die erste Seite des Stapels auf der Liste Lokale Dokumente und ist als neues Dokument markiert Sollte nun die folgende Seite im Stapel zu dem als erstem indizierten Dokument geh ren so kann sie einfach durch die Tastenkombination Strg Plus dem vorherigen Dokument hinzugef gt werden Sollte einmal eine Seite zu viel hinzugef
176. tailColumns Felder f r die Auflistung der Ansprechpartner in der Maske Select Details wenn mehrere Eintr ge zu einer KundenID vorhanden sind lt Mapping FieldID 90511262 Name Vorname gt Die Mapping Felder sind die Felder deren Inhalte sp ter in das Anschreiben eingetragen werden sollen und aus dem Dokumententyp herausgezogen werden Im Anschreiben kann dann entweder die ID des Feldes in dieser Form FD_3795A51F eingetragen werden oder die Definition die als Name f r das Feld eingesetzt wurde Vorname Das Adressfeld einer Word Datei die mit den definierten Feldern gef llt werden soll kann dann z B so aussehen hier Testvorlage doc FileDirector 2 5 Plug ins e 141 FD_90511262 FD_1E074F71 FD_ E4A1AOA2 FD_2B11B6E4 FD_ E13A67C0 Ihre Rechnung Rechnungsnummer Sehr geehrte Damen und Herren Ablauf Verwendung nach der Konfiguration W hlen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie auf Das Symbol f r das Plug in select detas Resp Name Resp Street x gt Peter Dorfstrasse Mary Dorfstrasse Da es in unserem Beispiel f r die Kundennummer 1111 zwei Eintr ge bzw zwei Ansprechpartner gibt werden diese in einer Maske zur Auswahl angeboten W hlt man nun einen der Ansprechpartner aus und klickt auf OK so kann man aus dem in der XML Datei angegebenen Vorlagen Pfad eine Vorlage ausw hlen die dann mit den entsprechend konfigurierten Feldern a
177. ter Spielberg Ele W hlen sie eine Bilddatei mit ihrer Unterschrift E Elektronisch 1 g d Sammle Unterschrift 1 of 3 P r Signature TH Dreher gt C g ze 2 Jerta i pr h6 iepa El xi Klicken Sie auf den ersten Button rechts neben dem ersten Unterschriftenfeld und erstellen Sie Ihre erste Testunterschrift Nach Best tigung mit OK ffnet sich di rekt das zweite Fenster und Sie k nnen Ihre zweite Unterschrift abgeben F llen Sie alle Unterschriftsfelder aus und testen Sie danach die Erkennung in dem Sie auf Unterschrift testen klicken und Ihre Unterschrift nochmals eingeben Erscheinen jetzt gr ne Punkte neben den Unterschriften so wurden sie richtig erkannt Bei roten Punkten konnten sie nicht richtig erkannt werden Ist das der Fall so sind die Unterschriften m glicherweise zu unterschiedlich und sollten nochmals wiederholt werden Hinweis In der web config Datei des FileDirector Servers kann die Empfindlichkeit fr die Erkennung der Unterschriften konfiguriert werden Wenden Sie sich zur nderung dieser Einstellung an der FileDirector Administrator lt add key FDServer Signature Threshold value 80 gt Weitere Informationen zu Einstellungen in dieser Konfigurationsdatei finden Sie im Installationshandbuch L schen von Unterschriften Zur Wiederholung einer Unterschrift kann sie einfach in der Konfigurationsmaske neu angegeben werden Soll
178. terte Suche mit a oder als Volltextsuche ber und neben dem Eingabefeld Suchparameter Beim Suchen mittels Indexfeldern kann f r jedes Feld ein Suchparameter gew hlt werden der beeinflusst wie die Suche bez glich des Feldes ausgef hrt wird Parameter Beschreibung i Erm glicht Joker Suche Genaue bereinstimmung gt Gr er als Eingabewert gt Gr er oder gleich dem Eingabewert lt Kleiner als Eingabewert lt Kleiner oder gleich dem Eingabewert Leere Werte suchen lt gt Nicht leere Werte suchen Von bis Suche Bei dieser Option besteht die M glichkeit zwei Eintr ge f r die Sucheingrenzung einzugeben lt gt Ungleich Suche Suche in Indexfeldern Um in Aktenschr nken mittels Indexfeldern zu suchen w hlen Sie den Reiter Su che des Steuerfelds aus Spezifizieren Sie den Dokumententyp und geben Sie f r die Indexfelder das jeweilige Suchkriterium und ggf einen Suchparameter ein Klicken Sie dann den Button Suchen im Dokumententyp oder den Button Er weiterte Suche amp um ber alle Dokumententypen zu suchen Die Anzahl der gefundenen Dokumente die als Suchresultat angezeigt werden h ngen direkt mit der Sch rfe der Suchkriterien zusammen Wird z B mit dem Standard Suchparameter nach einer eindeutigen Lieferscheinnummer gesucht sollte genau ein Dokument gefunden und angezeigt werden 30 e Suche in Aktenschr nken FileDirector 2 5 W rde bei gleicher Lieferscheinnummer
179. tionen Senden an Info Ist ein Dokument an einen Benutzer geschickt worden so kann man in der Info des Dokumentes sehen an wen dieses Dokument bereits verschickt worden ist Markieren Sie das Dokument und w hlen Sie ber das Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Dokument Info Hier ist die Info unter dem Reiter Senden an einsehbar Siehe auch Info zu Dokumenten FileDirector 2 5 Senden und Empfangen e 97 Prozessmanagement Was ist Prozessmanagement Ein FileDirector Prozess ist ein vordefinierter Ablauf von Schritten Innerhalb die ser Schritte werden Dokumente zu Benutzern des FileDirector Systems ge schickt Die Benutzer m ssen dann spezifizierte Aktionen ausf hren um den Schritt des Prozesses abzuschlie en Prozesse k nnen in beliebiger Anzahl und Konfiguration von einem Administrator des FileDirectors eingerichtet werden Dokumente werden von Benutzern durch eine Sendefunktion diesen Prozessen bergeben Senden an Prozesse Um ein Dokument auf einen Prozess zu senden m ssen die Prozesse vorde finiert sein Dokumente k nnen manuell oder automatisch auf Prozesse geschickt werden 98 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Manuelle Versendung von Dokumenten auf Prozesse IE Suchergebnisse EN Pers nlicher Ordner Dokumententypen Total 1 A E Invoices 1 Dokument Il Nummer Seiten GJ Dokument Info Bs Einchecken Prozesse w hlen E amp Auschecken Proz
180. tragshlr 41070 RechnungNr 767 Name Schneider Schneidergasse PETON Ten Dokument Datum 15 11 2003 Versandart Miniaturans E Revisionen meiouo nn nm a o me a Revisionen anzeigen Um alle Revisionen sehen zu k nnen m ssen Sie vom Administrator das Recht dazu erhalten haben Um Revisionen und die einzelnen nderungen des Doku mentes nachzuvollziehen klicken Sie auf den Reiter Revisionen Dieser er scheint sobald eine Revision zu einem Dokument erstellt wurde Sie finden ihn neben dem Feld f r die Miniaturansichten der einzelnen Seiten ber den Drop Down Pfeil k nnen Sie die einzelnen Revisionsschritte nachvollziehen wobei auch eine Index nderung als Revision gespeichert wird Revision ndern auschecken Es kann nur die letzte Revision ausgecheckt und ge ndert werden Wird versucht eine fr here Revision des Dokumentes auszuchecken erscheint eine Warnmel dung Dies gilt auch f r elektronische Dokumente Edocs Revisionen l schen Revisionen d rfen nicht gel scht werden Revisionen drucken W hlen Sie zun chst die gew nschte Revision Um einzelne Seiten zu drucken markieren Sie die zu druckenden Seiten in der Miniaturansicht und w hlen Sie aus dem Men oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Drucken Um die aktuelle Seite zu drucken markieren Sie in der Dokumentenanzeige die aktuell angezeigte Seite und f hren Sie den Drucken Befehl von dort aus Was gedruc
181. tus Neu 22 Henn a ee 38 Status Archiviert i a a e a a a raa a e a eiaa 38 Status Ausgecheckt nn0rsnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 38 Status Nur Eege l a a a aaa a ia e e eaaa 38 Sende Mkea pa a ne N 39 ESA a E E AE E E ah EO 39 Upload Statsion entien inaa eaae ee a e E E a 39 Anzeigemodi der Dokumentenlisten asssssessssesssrseessrnesrsnnesnnnnnsrnnnnsnnnnnsrennesnnnnena 39 Handling der Listen f r Dokumententypen ssssssesssssrresssrsserrrsserrresrenns 39 Handling der Listen f r Anzeige von Dokumenten 40 Spaltenanpassung w hrend der Laufzeit 2200nsnnennennnnn 41 Filter f r Listenergebnis setzen 0u4 22444444Hnnnn nn nnnnnnnn nn nnnn nn nnnn nn 42 Reitergruppen anordnen Listen nebeneinander anzeigen 42 Dokumente nebeneinander betrachten u0000002002200en een 43 Anzeige von Dokumenten us44444eeennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 44 ber Dokumente anennennnannnannnnnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 44 ANZEIgEOPL NEN u ce ed er in nee 44 Miniaturansicht 22 2 te na egal 45 Dokument zur Anzeige ausw hlen man vrieren sssr 45 Seite eines Dokuments zur Anzeige ausw hlen usennn 46 Werkzeuge zur Seitenanzeige uursnsesssssnnsnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 46 Auswahl von Dokumenten uunnuuueesnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
182. tware wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler bernehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf ein
183. tzt angezeigte Dokumente vorgehalten werden Sie k nnen einstellen ob Kopien zuletzt angezeigter Doku mente vorgehalten werden sollen wenn Sie sich von FileDirector abmelden oder das Programm beenden Cache nach dem Programmende Abmeldung leeren Durch Aktivieren dieser Einstellung werden beim Abmelden von FileDirector oder beim Verlassen des Programms alle Kopien zuletzt angezeigter Dokumente ge l scht Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Cache nach dem Pro grammende Abmeldung leeren Ist diese Option eingestellt aber der WinClient wird ber l ngere Zeit nicht geschlossen so wird der lokale Cache nach 12 Stun den automatisch geleert damit eine nicht zu gro e Datenmenge anw chst Zwischenspeicher Verzeichnis Der lokale Cache Hier wird der Speicherort angezeigt in dem der lokale Zwischenspeicher Cache abgelegt ist Im Normalfall wird der lokale Cache im Verzeichnis Eigene Dateien 124 e Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 auf dem Arbeitsplatzrechner in einem Verzeichnis FileDirector abgelegt F r je den angemeldeten Benutzer wird ein Unterverzeichnis generiert Die Einstellung des Pfades f r den Zwischenspeicher kann in dieser Maske nur eingesehen werden Die Konfiguration erfolgt ber die Windows Einstellungen des Verzeichnisses Eigene Dateien Sollte der lokale Cache ber ein Serverprofil gesteuert werden so kann der Admi nistrator eine Konfiguration vornehmen um den lokalen
184. tzung bei OCR Plug ins 2 2400nsnnnnnnennnnnnnnnnennnnnnnn nn 134 Update der Plug ins f r die Version 1 5 uerssnesennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn 134 OCR Index Point and Shoot Zonenerkennung 2 2400nnennnnnnn nennen 135 Vorgehensweise f r manuelle Zonenerkennung 44mees nn nn 135 Dualse rch uesnutenkeeikeruenneinafreisnssh iiliessakiele finalen 135 OCR T schenrechner n a u snneeenifentielinkkentblakkesiiin nn 136 Vorgehensweise f r Addition von Mengen und Preisen 136 CallTo Auslesen von Telefonnummern 440rsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnn 137 Einstellung einer Standard L nderkennung nnnnen 137 HitListDocumentExport Dokumente exportieren uurr2s444ennnnnnnnnnnnnennn nn 137 Global Count Globaler Z hler manuell uuseesseennssennnnnnnnnnnnnnnnennnn 139 Verwendung im Win lient susrssennnnnnsnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnn nn 139 ResponseWriter Antwortschreiben generieren 2444 nennen 140 8 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 BEISPIE m ae reinen rem Tel htremigge 140 Installatiomeess a rasen r a Aa SAA 140 KONIO 10 0 1 esa S E EE 141 Ablauf Verwendung nach der Konfiguration s 142 ClearUl Oberfl che zur cksetzen uuuuenenenennnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 143 Retrieval CD DVD erstellen 144 Was ist eine Retrieval CD D
185. ungen hinzugef gt oder Seiten revidiert werden Hinweis In den Listen wird das aktuell in der Dokumentenanzeige dargestellte Dokument immer grn markiert FileDirector 2 5 Arbeiten mit dem WinClient 21 Fenster anordnen im Arbeitsbereich r 3 FileDirector WinClient Datei Bearbeiten Anzeige Extras Fenster B Ss RN EH a Lange Listen links H Kurze Listen links g EE R Jm Lange Listen rechts euerfeld Tes J TE HI Kurze Listen rechts F Suche E Bearbeiten Els gt 7 X Fenster schlie en za a Bi Um das Steuerfeld die Dokumentenanzeige und die Listen bersichtlich anzu ordnen k nnen Sie in der oberen Men leiste unter dem Men punkt Fenster eine Fensteraufteilung ausw hlen Um weitere M glichkeiten der Anordnung Ihres Arbeitsbereiches kennen zu lernen lesen Sie bitte auch den Abschnitt Reitergruppen anordnen Men s anpassen Die Anordnung der Befehle k nnen Sie ver ndern wenn es f r Ihre Benutzer gruppe erlaubt ist Die Rechte dazu werden vom Administrator vordefiniert Der Administrator kann aber auch ber eine Clientkonfiguration die Zusammen stellung der Oberfl che und Optionen vorgeben so dass keine Anpassung auf der Clientseite erlaubt ist 3 FileDirector WinClient BAX Datei Bearbeiten Anzeige Extras Fenster Bashlucd U E Steuerfeld Test ax Anpassen E Ausschneid x ee R Suche EA Bearbeiten
186. usgef llt wird 142 e Plug ins FileDirector 2 5 Please select a template Suchen in G Vorlagen v A eE Testvorlage doc EG Zuletzt verwendete D G Desktop Eigene Dateien 3I Arbeitsplatz Netzwerkumgeb Dateityp Word documents doc Abbrechen ClearUl Oberfl che zur cksetzen Ist das Plug in ClearUl Clear User Interface in den Plug ins des WinClients installiert kann man mit dem Pinsel die Oberfl che zur besseren bersicht zur cksetzen Mit dieser Funktion werden alle Indexfelder geleert und die ge ffneten Dokumente werden geschlossen Es bleibt nur die lokale Liste ge ffnet und es werden nur noch alle neuen und nicht eingecheckten Dokumente in der lokalen Liste angezeigt FileDirector 2 5 Plug ins e 143 Retrieval CD DVD erstellen Was ist eine Retrieval CD DVD Um Daten zu exportieren und f r eine unabh ngige Recherche verf gbar zu ma chen k nnen Retrieval CDs oder DVDs erstellt werden So k nnen Daten ohne Verwendung des Servers dritten Personen zur Verf gung gestellt werden und man kann ber einen speziellen Retrieval Client in diesen Daten recherchieren Voraussetzungen Ticker Um eine Retrieval CD oder DVD zu erstellen werden so genannte Ticker ben tigt Diese Ticker k nnen erworben werden und werden auf der Lizenz freige schaltet Es k nnen beliebig viele Dokumente exportiert und eine Zusammenstel lung erg nzt werden
187. wird ein Ordner mit der ID des Aktenschrankes erzeugt Es wird eine Cabi nets xml Datei angelegt die sp ter vom Retrieval Client aufgerufen wird FileDirector 2 5 Retrieval CD DVD erstellen e 145 Au erdem werden noch eine Lizenzdatei und verschiedene andere XML Dateien angelegt die den Inhalt des exportierten Aktenschrankes beschreiben Revisionen ber cksichtigen Mit History Sollen die Revisionen der Dokumente auch exportiert werden so kann diese Option angehakt werden Dabei ist zu ber cksichtigen dass der Benutzer der die Daten exportiert das Recht hat die Revisionen anzeigen zu lassen Andernfalls k nnen die Daten nicht korrekt exportiert werden Hinweis Der Export von Volltext wird nicht unterst_tzt Neues Zielverzeichnis nach Hier wird die Gr e des Zielverzeichnisses angegeben Die Gr e der XML Dateien wird bei der Berechnung der angegebenen gesch tzten erforderlichen Gr e bereits ber cksichtigt Allerdings sollten Sie darauf achten dass gen gend Speicherplatz auf dem Datentr ger reserviert wird wenn ggf auch der Retrieval Client noch auf den Datentr ger kopiert werden soll Allgemeine Angaben Hier k nnen Angaben zum Firmennamen und zum Benutzer eingetragen werden der den Export der Daten erstellt Zertifikat Die Verwendung eines Zertifikates erm glicht die Erstellung eines Exportes mit einer digitalen Signatur Voraussetzung daf r ist die Verwendung von Zertifikats diensten in der
188. ximal angezeigten Dokumente hinausgeht An einen bereits exportierten Aktenschrank k nnen jederzeit weitere Dokumente hinzugef gt werden War der exportierte Aktenschrank bereits lizenziert wird da f r erneut ein Ticker ben tigt War er noch nicht lizenziert so kann man beliebig viele Dokumente hinzuf gen und erst bei der Fertigstellung wird ein Ticker zur Li zenzierung ben tigt Hinweis Die maximal angezeigte Auswahl von Dokumenten wird am Server eingestellt Der Administrator kann hier eine maximale Anzahl von Suchergebnissen f_r die Trefferliste angeben siehe gt Anzahl der Suchergebnisse im Installationshandbuch 5 Exportieren nach CD DVD m en Ex portiere Dokumente 12 FN Zielverzeichnis C MEXPORT_Retrieval Revisionen ber cksichtigen v Neues Zielverzeichnis nach 640_ MB Mit History N Gesch tzte erforderliche Gr e 0 7 MB Firma Dieter Spielberg DMS GmbH Vorherige Media ID 001 Erstellt von Mitarbeiter 1 Diese Media ID 002 Zertifikat Dieter Spielberg fe N chste MediaID 003 Dokument 0 Revision 0 Gesamt 0 FD Retrieval lizenzieren Bereit Schlie en Bei der Erstellung wird ein Verzeichnis angelegt das einen Ordner mit den Daten des Aktenschrankes erzeugt und eine Datei Cabinets xml im gleichen Verzeichnis ablegt Zielverzeichnis In das Zielverzeichnis werden die exportierten Daten abgelegt Als Unterverzeich nis
189. zeige auf ein neues Dokument gewechselt wird Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird Die Deaktivierung dieser Funktion kann bei der Indi zierung von mehreren Dokumenten hilfreich sein die hintereinander indiziert wer den sollen und der Zoomausschnitt dabei beibehalten werden soll Bildausschnitt beim Erfassen beibehalten Wird diese Option gesetzt so wird f r jedes Feld der eingestellte Zoomausschnitt gespeichert Dies erm glicht eine schnellere manuelle Indizierung Wenn die Feldinhalte immer an bestimmten Stellen auf der Seite zu finden sind springt der Zoomausschnitt an die entsprechende Stelle Scanoptionen nach Stapelscan anzeigen Ist diese Option markiert so wird nach einem Stapelscan ein Fenster mit Befehlen ge ffnet mit denen das weitere Vorgehen bestimmt werden kann Gescannte Seiten speichern Mit dieser Option werden die gescannten Seiten gespeichert ohne dass ein neuer Stapel begonnen wird 116 o Grundeinstellungen Optionen FileDirector 2 5 Neuen Stapel scannen Nach einem Scanvorgang soll sofort ein neuer Stapel als neues Dokument gescannt werden Weiterscannen Ist ein Stapel noch nicht abgeschlossen und es sollen noch Seiten zu dem aktu ellen Stapel hinzugescannt werden so kann mit dieser Option der Scanvorgang fortgesetzt werden Letzte Seite l schen Manchmal werden Identifizierungsseiten eingesetzt die zwischen den Stapeln liegen Mit diese
190. zum Drucken Die Druckoptionen des FileDirector Clients erm glichen das Drucken einzelner oder ausgew hlter Dokumente sowie einzelner oder ausgew hlter Seiten eines Dokumentes Sie k nnen TIFF und JPEG Formate direkt drucken Wenn zus tzlich der Com ponent Service des FileDirectors installiert wurde k nnen mehr als 200 ver schiedene Formate einschlie lich der Microsoft Office Dateien sowie Adobe PDF Dateien gedruckt werden Drucken eines einzelnen Dokuments Um ein einzelnes Dokument zu drucken klicken Sie auf das Dokument in der Do kumentliste das Sie drucken wollen W hlen Sie Drucken f aus dem Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste 74 e Bearbeiten von Dokumenten FileDirector 2 5 Mehrere Dokumente drucken Mehrere Dokumente von bis ausw hlen Um mehrere Dokumenten zu drucken die in der Liste hintereinander stehen klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen halten Sie die Umschalt Taste gedr ckt und markieren Sie das letzte Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen W hlen Sie Drucken f im Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Drucken selektierter Dokumente Um einzelne ausgew hlte Dokumente zu drucken klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen halten Sie die Strg Taste gedr ckt und markieren Sie weitere zu druckende Dokumente W hlen Sie Drucken im Men Datei oder aus dem Ko
191. zuzeigen W hlen Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld W hlen Sie Ihren Dokumententyp aus Es werden immer die jeweiligen zum Dokumententyp geh rigen Felder zur Bearbeitung angezeigt Jetzt k nnen Sie neue Feldinhalte einge ben oder bereits existierende Feldinhalte ab ndern Dr cken Sie nderungen bernehmen um die Indexdaten zu aktualisieren Verschieben eines Dokumentes in einen anderen Dokumententyp Um ein Dokument in einen anderen Dokumententyp zu verschieben gehen Sie genauso vor wie bei der Bearbeitung von Indexfeldern Der einzige Unterschied besteht darin dass Sie zun chst das zu ndernde Dokument ausw hlen dann den Zieldokumententyp angeben und dort die neuen Felder ausf llen Mit nderungen bernehmen Ev wird das Dokument mit den Indexfeldinhalten des neuen Dokumententyps in den Zieldokumententyp verschoben Bearbeiten von Indexfeldern f r mehrere Dokumente Selektieren Sie das erste Dokument das Sie bearbeiten wollen von einer der Dokumentenlisten aus Wenn die Dokumente bereits archiviert wurden wird man vorher eine Suche im Aktenschrank durchf hren um diese aufzulisten W hlen Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld Geben Sie neue Feldinhalte ein oder ndern Sie bereits existierende Feldinhalte in dem Dokumententypen ab Dr cken Sie nderungen bernehmen E und gehen Sie auf das n chste Do kument um die Indexdaten zu aktualisieren Bewegen sie nun mit der Maus den Fokus auf das n chste Do

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