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1. Schnellhilfe Infos zur Nutzung der Index Administration Index bersicht Schnellhilfe v gt Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum Hier sehen Sie den ita Abschnitt Ihrer DEMO new index grid Indexkopie 1 Demo File shit usgewa er 11 Different file formats m 1 2010 09 15 10 35 25 anla Klicken Sie auf das 1 1 1 Excel Ind k Ind kt hi u 8 2010 09 15 10 35 20 Ordner Symbol um ndexpunkt Indexpunkt hinzuf gen Unterindexpunkte 1 1 2 Word Dokument gt Indexpunkt bearbeiten m 1 2010 09 15 10 35 22 anzuzeigen 1 1 3 Power Point Auswahl aufklappen Indexpunkt laschen a 10 2010 09 15 10 35 5 1 1 4 PDF Auswahl einklappen Indexpunkt nummerieren 1 2010 09 15 1 0 35 27 Kontextmen Dokumente k nnen 1 1 5 JPG e 1 2010 09 15 10 35 30 Sie mit einem Klick Sur Indexpunkt verschieben En 13 Access rights examples 1 2010 09 15 10 35 46 das Symbol Bezugspunkt herunterladen 1 4 Index Levels 2 About DRS A 2 Financial Im obersten Bereich des Fensters haben Sie die M glichkeit Ihre Indexkopie zu entsperren Darunter zeigt die Statusleiste Laufende Jobs laufende oder innerhalb der letzten 15 Minuten beendete Jobs Dies hilft dabei m gliche administrative Konflikte zu vermeiden Darunter befindet sich eine bersicht des Datenraum Index In den Spalten der Tabelle wird angezeigt ob ein Indexpunkt als Bezugspunkt gesetzt ist welche Art von Dokument ihm zuge
2. DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR HANDBUCH DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR HANDBUCH Werte Nutzer herzlich Willkommen zur Administration der virtuellen Datenr ume von Drooms Drooms ist die Software mit der Sie einfach und schnell Dokumente sichten im Zuge eines Due Diligence Prozesses Fragen stellen oder Ihren eigenen Datenraum selbst administrieren k nnen Dieses Benutzerhandbuch beschreibt die Administration von Drooms durch Content Administratoren welche dabei helfen den Index des Datenraums zu verwalten Die Nutzung des Datenraums verschiedene Q amp A Nutzerrollen sowie die Administrations durch Deal Manager werden jeweils in eigenen Handbuchern beschrieben Um die M glichkeiten von Drooms voll auszusch pfen empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen Mit weitergehenden Fragen k nnen Sie sich auch gerne an unseren technischen Support wenden support drooms com Mit den besten Gr en Ihr Drooms Team DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 1 INHALT ZERSTE SCHRITTE ons ea aeg 3 2 GRUNDLAGEN DER CONTENT ADMINISTRATION ccccscsccscsccscsccccsccccsccccccsceccsceccsceccscnceecns 4 gt ena ane eee 5 gt amp 6 gt Administrative Konflikte 7 gt USO ee ee ee een 8 gt nderungen berpr fen Nutz
3. chste Sie k nnen mehrere Ziele festlegen Die Kopie wird allen Zielen mit den gleichen Einstellungen angef gt 4 W hlen Sie eine Kopieraktion aus Mit ber oder Darunter f gen Sie die Kopie vor bzw hinter dem gew hlten Ziel ein Mit Als Unterpunkt f gen Sie die Kopie als eigenen Unterpunkt hinzu Klicken Sie wieder auf N chste 5 Ein neues Fenster erscheint dem Sie die Berechtigungen der Kopie festlegen Die Kopie kann die Berechtigungen des Ursprungsindexpunktes beibehalten Berechtigungen der neuen bergeordneten Indexpunkte bernehmen oder ohne Berechtigungen und damit vorerst unsichtbar eingestellt werden 6 Klicken Sie auf Speichern um den Indexpunkt zu kopieren DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 19 gt Indexpunkte verschieben Index Administration Schnellhilfe v Indexpunkt Bezug DEMO new index grid Datum amp 1 Demo File Zu verschiebender ee 1 1 Different file formats 2010 09 15 10 3 Indexpunkt 13Ac Ziel f r die Verschiebung eur 2010 09 15 10 35 46 1 4 Index Levels 1 5 Example of a construction plan A0 1 2010 09 15 10 38 11 2 About DRS 3 Financial Arbeitsschritte Folgen Sie den Anweisungen in E Abbrechen N chste W hlen Sie eine Verschiebeaktion aus der unteren Bildschirmh lfte 3 W hlen Sie die Berechtigungen N chste Best tigen Sie die einzelnen Arbeitsschritte durch einen Klick W hlen Sie einen oder mehr
4. Navigation berblick 1 Starten Sie Drooms w hlen Sie Ihr Projekt und wechseln Sie zu ADMINISTRATION 2 Indexkopie ausw hlen W hlen Sie die Indexkopie die sie bearbeiten m chten 3 Indexkopie bearbeiten Bearbeiten Sie den Index und Dokumente einer Indexkopie 4 Entsperren Sie die Indexkopie sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben Bitte beachten Sie dass die Indexkopien im ADMINISTRATIONS Bereich unter Umst nden vom Index im Datenraum abweichen k nnen gt Wenn Ihre nderungen nicht durch das Deal Management gepr ft werden ist die Indexkopie zun chst immer identisch mit dem entsprechenden Abschnitt im Datenraum Die Indexkopie wird nur so lange vom Datenraum abweichen bis Sie Ihre Arbeit beenden gt Wenn Ihre nderungen durch das Deal Management gepr ft werden ist die Indexkopie nicht immer identisch mit dem entsprechenden Abschnitt im Datenraum So lange ltere nderungen nicht best tigt wurden wird die Indexkopie mit jeder Bearbeitung st rker vom Datenraum abweichen Dies wird erst aufgehoben sobald die nderungen insgesamt best tigt oder abgelehnt werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 4 Indexkopie ausw hlen Unter dem Men punkt Staging Bereich gt Indexkopie ausw hlen k nnen Sie die Indexkopie ausw hlen welche Sie bearbeiten m chten Indexkopie Task Team 2 Ausw hlen Sobald Sie eine Indexkopie ausgew hlt haben k nnen der Index und die hochgeladene
5. einem grauen Feld das Wort Entsperren Klicken Sie auf den Hyperlink hier um die Indexkopie zu entsperren Nur ein Administrator kann jeweils an einer Indexkopie arbeiten Sie sollten deshalb Ihre Indexkopie immer entsperren sobald Sie die Bearbeitung daran abgeschlossen haben Nur so k nnen andere Administratoren an der Indexkopie weiterarbeiten Je nach Administrations Einstellungen werden die nderungen am Index sofort bernommen oder m ssen noch von einem Deal Manager best tigt werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 6 Administrative Konflikte vermeiden Bitte beachten Sie die Anzeige Laufende Jobs die an verschiedenen Stellen in der Administration des Datenraums erscheint Laufende Jobs D Beendete Jobs O Erfolgreich Fehler Details 037 07 0 laufende r Job s O fehlgeschlagen Schnellhilfe Hier wird die Anzahl der administrativen Aktionen Jobs angezeigt welche im Hintergrund bearbeitet werden Ebenfalls befindet sich dort die Anzahl der innerhalb der letzten 15 Minuten erfolgreich abgeschlossenen und fehlerhaft beendeten Jobs Mit einem Klick auf Details werden weitere Informationen zu diesen Jobs angezeigt die bersicht finden Sie auch im Men punkt Reports berblick Hintergrundjobs Liste aller Jobs der letzten Stunde die im Hintergrund durchgef hrt wurden Ergebnis 2 Joh Nutzer Gestartet Beendet Ergebnis Details Batch Admin Johanna 2013 04 29 10 44
6. kopieren Index verschieben Indexpunkte innerhalb des Index verschieben Bezugspunkt Bezugspunkte erstellen entfernen gt Dokument Dokument hochladen Einem Indexpunkt ein Dokument anf gen Dokument kopieren Dokumente innerhalb des Index kopieren Dokument verschieben Dokumente innerhalb des Index verschieben Dokument l schen Dokumente entfernen Bitte beachten Sie die Hinweise in den verschiedenen Bearbeitungsfenstern Diese werden Sie ber Konsequenzen Ihrer Aktionen informieren ein Beispiel finden Sie unter Indexpunkte l schen Vergessen Sie nicht Ihre Indexkopie zu entsperren sobald Sie Ihre Bearbeitungen fertiggestellt haben Indexpunkte ausw hlen Einen einzelnen Indexpunkt w hlen Sie mit einem Mausklick Sie k nnen einen ganzen Indexbereich ausw hlen Klicken Sie auf den Shift ry ersten Indexpunkt halten Sie anschlie end die Shift Taste gedr ckt it t und klicken dann auf den letzten gew nschten Indexpunkt Sie k nnen mehrere unterschiedliche Indexpunkte E 4 ausw hlen Halten Sie die STRG Taste Windows bzw CMD FU x Mac gedr ckt und klicken Sie nacheinander auf die gew nschten Indexpunkte Die Einstellungsm glichkeiten in den verschiedenen Kontextmen s sind von der Auswahl der Indexpunkte abh ngig Einstellungen werden f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen Unterindexpunkte werden nicht automatisch zusammen mit berg
7. 25 2013 04 29 10 44 26 aff Aktion im staging Bereich Peterson David 2013 04 29 10 44 25 2013 04 23 10 44 25 In der bersicht sehen Sie die Art der Aktion Jobs den verantwortlichen Administrator Nutzer und wann die Aktion ausgef hrt und beendet wurde Gestartet Beendet Die Spalte Ergebnis zeigt an ob ein Job erfolgreich ausgef hrt wurde gr nes H kchen Mit einem Klick auf das Lupen Symbol Details k nnen weitere Informationen aufgerufen werden Wir empfehlen dass neue administrative Aktionen erst durchgef hrt werden wenn alle laufenden Jobs beendet wurden DROOMS BIETET KEINE R CKG NGIG FUNKTION Alle Aktionen und nderungen sollten geplant und mit Vorsicht ausgef hrt werden Alle Inhalte die versehentlich gel scht werden m ssen erneut in den Datenraum hochgeladen werden Einzig wenn ihre Bearbeitungen zun chst von einem Deal Manager best tigt werden m ssen haben diese keinen direkten Einfluss auf den Datenraum Ein Deal Manager kann die nderungen an einer Indexkopie ablehnen wenn diese Fehler enthalten Dann gehen jedoch auch alle anderen Bearbeitungen verloren DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 7 Dateikonvertierung Neben der Bearbeitung des Index kann ein Content Administrator auch Dokumente in den Datenraum einstellen Alle h ufig verwendeten Dateiformate u a PDF MS Office Dateien werden automatisch f r die Online Dokumentenanzeige konvertiert Dateien anderer Formate
8. Dokument hochladen um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Wenn Sie mehrere Indexpunkte gleichzeitig bearbeiten ist nur die Option Dokument bereits aktiviert Die anderen Optionen m ssen erst durch einen Klick auf das Auswahlk stchen links neben jedem Element gew hlt werden Beachten Sie dass die Einstellungen in diesem Fall f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen werden Unter Beschreibung k nnen Sie den Namen des Indexpunktes bearbeiten Unter Dokument k nnen Sie das Dokument ausw hlen Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar keine Indexziffer angezeigt Dokumentname Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 21 gt Dokumente kopieren Zu kopierendes Dokument Index Administration Repar Schnellhilfe v Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum Demo rile 1 1 Different file formats 1 2010 09 15 10 35 25 1 1 1 Excel a 8 2010 09 15 10 35 20 1 1 2 Word 1 2010 09 15 10 35 22 1 1 3 Power Point a 2010 09 15 10 35 51 nn Ziel f r die Kopie Arbeitsschritte Folgen Sie den Anweisu
9. NISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 16 Indexpunkte amp Dokumente l schen Indexpunkt l schen Dokument wird gel scht 1 1 1 Excel Abbrechen Speichern Das L schen von Indexpunkten und Dokumenten kann nicht r ckg ngig gemacht werden Alle Inhalte die versehentlich gel scht werden m ssen manuell wieder in den Datenraum eingef gt werden Indexpunkt l schen W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt l schen um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Beachten Sie ggf Hinweise zu dem Indexpunkt Es wird z B angezeigt dass ein Indexpunkt Dokumente oder Unterindexpunkte enth lt und diese ebenfalls gel scht werden Klicken Sie auf Speichern um die Indexpunkte zu l schen Dokument l schen W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus deren Dokument Sie entfernen m chten Sie k nnen auch die Dokumente mehrerer Indexpunkte gleichzeitig l schen Die Benachrichtigungseinstellungen gelten dann f r alle Dokumente ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument Dokument l schen um das entsprechende Fenster zu ffnen Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Aktion noch einmal berpr fen k nnen Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu l schen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINIS
10. TRATOR 17 gt Indexpunkte nummerieren 51 1 1 Excel 31 1 2 51 1 3 Power Point lia 51 1 4 POF 1 1 4 1 15 JPG Nummerierung starten bei 1 Indexpunkt Nummerieren in Intervallen won 1 Auch f r Unterindexpunkte bernehmen Abbrechen Speichern Diese Funktion kann genutzt werden um L cken in der Nummerierung des Index zu schlie en oder zu erstellen L cken in der Indexnummerierung k nnen z B beim L schen oder Verschieben von Indexpunkten entstehen Sie k nnen zudem als Platzhalter n tzlich sein wenn sp ter weitere Indexpunkte hinzugef gt werden sollen W hlen Sie den Indexpunkt aus ab dem Sie mit der Nummerierung beginnen m chten ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Ab hier neu nummerieren um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den ausgew hlten und alle nachfolgenden Indexpunkte Alle Einstellungen zur Nummerierung werden in diesem Ausschnitt als Vorschau angezeigt Unter Nummerierung starten bei Indexpunkt geben Sie an welche Indexziffer dem ersten Indexpunkt zugewiesen werden soll Unter Nummerieren in Intervallen von k nnen Sie ein Intervall einstellen mit dem die Indexziffern der nachfolgenden Indexpunkte bestimmt werden Standardm ig ist diese Einstellung auf 1 gesetzt was in einer fortlaufenden Nummerierung resultiert Bitte beachten Sie dass Unterindexpunkte ebenfalls neunummeriert we
11. dung in einen Drooms Datenraum erhalten Sie eine E Mail mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung Folgen Sie dem Link und legen Sie ein pers nliches Passwort fest Ihr Passwort muss aus 8 20 Zeichen bestehen Es muss mindestens einen Gro und einen Kleinbuchstaben eine Ziffer und ein Sonderzeichen z B enthalten berpr fen Sie Ihre Nutzerdaten und erg nzen Sie die erforderlichen Felder Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms Diese k nnen auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden Bitte laden Sie sich abschlie end die zu Ihrem Betriebssystem passende Drooms Version herunter Windows Mac ffnen Sie die Setup Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen Nutzer mit Administrationsrechten m ssen zus tzlich ein Telefonkennwort festlegen Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden https drooms drooms com ERSTE NUTZUNG Starten Sie Drooms W hlen Sie ggf oben rechts Ihre bevorzugte Sprache Bitte melden Sie sich mit Ihrer E Mail Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche gt Der Reiter START bietet eine bersicht ber alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen Er wird standardm ig ge ffnet gt Der Reiter DATENRAUM siehe Handbuch Drooms ist f r die meisten Nutzer de
12. eiten lernen Sie Funktionen kennen mit denen Sie den Index und einzelne Dokumente unabh ngig voneinander bearbeiten k nnen gt Index hochladen Mit Hilfe einer Excel Datei kann der Index bearbeitet und hochgeladen werden gt Indizierte Dateien hochladen Laden Sie indizierte Dateien hoch gt Indizierte Dateien zuordnen Indizierte Dateien k nnen gefiltert bearbeitet und dem Index zugeordnet werden Diese Funktionen k nnen in gr eren Datenraum Projekten hilfreich sein wenn in diesen z B mit gro en Datens tzen gearbeitet wird und diese noch nicht in digitaler Form vorliegen In diesen F llen kann es m hsam sein auf einer lokalen Festplatte eine korrekte Ordnerstruktur anzulegen um sie in den Datenraum hochzuladen H ufig wird in solchen Projekten darauf zur ckgegriffen den Index als kontinuierlich bearbeitete Excel Datei zu verwalten Diese Datei kann nach nderungen schnell in den Datenraum eingestellt werden Mit Hilfe der Datei Allokierung k nnen digitale Dokumente einfach einem Indexpunkt zugeordnet werden wenn sie im Dateinamen die entsprechende Indexnummer enthalten Dateien ohne zugeh rigen Indexpunkt k nnen sogar dazu benutzt werden den Index des Datenraums direkt zu bearbeiten DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 25 Index hochladen Unter dem Men punkt Staging Bereich gt Batch gt Index nderungen k nnen Sie eine Excel Tabelle hochladen um dem Index mehrere Indexpunkte gleichzeitig hinz
13. eordneten Indexpunkten ausgew hlt DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 14 Indexpunkte hinzuf gen Indexpunkt hinzuf gen Beschreibung Berechtigungen Bitte w hlen Aktion Dokument hochladen Browse Indexdarstellung 1 Abbrechen Speichern W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt hinzuf gen um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Unter Beschreibung geben Sie einen Namen f r Ihren Indexpunkt ein Unter Berechtigungen kann zwischen ohne Berechtigungen und Berechtigungen bernehmen ausgew hlt werden Sprechen Sie sich mit Ihrem Deal Manager bez glich der Vergabe von Berechtigungen ab Ist die Option ohne Berechtigung ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine anderen Rechte festgelegt werden Ist die Option Berechtigungen bernehmen ausgew hlt werden die Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernommen Unter Dokument k nnen Sie dem Indexpunkt ein Dokument anf gen Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wi
14. eordneter Indexpunkt existiert werden ebenfalls angezeigt und k nnen berarbeitet werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 31 Verschiedene Filter k nnen verwendet werden um die Anzeige der Dokumente anzupassen siehe oben Mit Hilfe der Info Felder kann die korrekte Allokation der hochgeladenen Dokumente noch einmal gepr ft und ggf korrigiert werden Unter Beschreibung kann die Bezeichnung des Indexpunktes angepasst werden Klicken Sie auf den Link Index zuweisen ber der Beschreibung um das Dokument einem anderen Indexpunkt zuzuweisen Es ffnet sich ein Fenster in dem der Indexpunkt ausgew hlt werden kann Unter Dokument beibehalten kann das H kchen entfernt werden falls das Dokument noch nicht zugeordnet werden soll Klicken Sie auf Allokieren unterhalb der Info Felder wenn alle Korrekturen und Eingaben vorgenommen wurden und die Dokumente den Indexpunkten zugewiesen werden sollen Alle Dokumente die nicht allokiert werden sollen oder k nnen werden weiterhin im Men punkt Staging Bereich gt Batch gt Dateien gt Hochgeladene Dateien angezeigt Diese Dateien verbleiben dort so lange bis sie allokiert oder gel scht werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 32 EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Windows Windows XP SP2 Windows Server 2003 Windows Vista Windows 7 Windows 8 Mindestens 1 4 GHz Prozessor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindeste
15. er Bitte achten Sie darauf dieselbe Indexnummer nicht in verschiedenen Ordnern zu verwenden Systemdateien werden ignoriert Wird ein Dokument mit einem korrekt indizierten Namen hochgeladen wird entweder ein neuer Indexpunkt erstellt oder ein vorhandener Indexpunkt ersetzt Der Index muss numerisch sein Vorangestellte Nullen sind nicht erlaubt DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 28 Sobald die Dateien hochgeladen wurden k nnen Sie im Men punkt Staging Bereich Batch gt Dateien gt Hochgeladene Dateien betrachtet und bearbeitet werden Diese bersicht enth lt alle Dokumente die hochgeladen aber noch nicht allokiert wurden Anzahl der hochgeladenen Dokumente 4 Alle Dokumente l schen Alle l schen Dokumentenname Dateigr e ne Hochgeladen von Bearbeiten L schen Apr 22 FE 5 2 5 1 Dokument 1 pat 200 Kb 10 03 38 Admin John Apr 22 RER 2 5 2 Dokument 2 pdf 200 Kb 10 03 38 Admin John Apr 22 2 5 3 Dokument 3 pdf 288 Kb 10 03 38 Admin John Apr 22 Pe 2 5 4 Dokument 4 pdf 200 10 03 39 Admin John 8 In der bersicht werden Dokumentenname Dateigr e Datum des Hochladens und der Nutzer der das Dokument hochgeladen hat aufgelistet Mit einem Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol in der Spalte Bearbeiten kann der Name des Dokuments ge ndert werden Beispielsweise kann hier die Indexpunkt Nummer nachgetrage
16. ere Indexpunkte aus die Sie verschieben m chten ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt verschieben um das entsprechende Fenster zu ffnen Sie k nnen auch mehrere Indexpunkte verschieben Die verschobenen Indexpunkte werden an ihrer neuen Position fortlaufend eingef gt Wahlen Sie nun ein Ziel fur den zu verschiebenden Indexpunkt aus und klicken Sie der unteren Fensterh lfte auf N chste W hlen Sie eine Kopieraktion aus Mit ber oder Darunter f gen Sie den Indexpunkt vor bzw hinter dem gew hlten Ziel ein Mit Als Unterpunkt f gen Sie den Indexpunkt als eigenen Unterpunkt hinzu Klicken Sie wieder auf N chste Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Berechtigungen festlegen Der Indexpunkt kann an seiner neuen Stelle die Berechtigungen des Ursprungsindexpunktes beibehalten Berechtigungen des neuen bergeordneten Indexpunktes bernehmen oder ohne Berechtigungen und damit vorerst unsichtbar eingestellt werden Klicken Sie auf Speichern um den Indexpunkt zu verschieben DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 20 gt Dokument hochladen Dokument hochladen Pele 1 1 Different file formats Entfernen Beschreibung Different file formats Dokument Dokument hochladen Indexdarstellung 1 Abbrechen Speichern W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument
17. errolle amp 0 0 9 3 INDEX UND DOKUMENTEN ADMINISTRATION csccscsccscsccccsccccsccccsceccecsceccececcscnseccsceecs 10 gt Dateien 11 TCO CMI ce 13 TAO I Ce FZ Le 55 15 gt WCE OUI CE Dea Denei eeri see 16 gt Indexpunkte amp Dokumente l schen ccccccsssresssssrestensuscncusssencausrenseususencusesencassrensensreess 17 gt INGEXOUNKLS MUMIMENICN EN een 18 ee ee er 19 IndexD nkte VerschieDen 20 gt ee ee 21 gt Dokumente KOpierren ccccccsssssresscssrscncussscncussrenceusrcencususencussrencaverestensrsencussrencassrensensreese 22 gt DOKRUMENE VERSCHIE Eee Were 23 gt Bezugspunkte hinzuf gen entfernen 24 4 FORTGESCHRITTENE 5 2222 1 25 WAGON OCMC een EEEE 26 gt Indizierte Dateien HOchladen cccccsssssressousssccussrencsssresteueusencussrensessreeteususencussrensensreate 28 ee ee een 30 5 EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 20 33 DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 2 ERSTE SCHRITTE REGISTRIERUNG DOWNLOAD amp SETUP Mit der erstmaligen Einla
18. es hilft dabei m gliche administrative Konflikte zu vermeiden In diesem Fenster k nnen die folgenden Einstellungen vorgenommen werden Unter Benachrichtigung kann ein H kchen gesetzt werden um Nutzer ber die nderungen zu informieren Unter Berechtigungen k nnen die Optionen ohne Berechtigungen und Berechtigungen des bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden Sprechen Sie sich mit Ihrem Deal Manager bez glich der Vergabe von Berechtigungen ab Ist die Option keine ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine anderen Rechte festgelegt werden Ist die Option gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden die Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernommen Unter Indexbeschreibung kann ein H kchen gesetzt werden wenn die vorhandene Indexbeschreibung durch den Dateinamen ersetzt werden soll Unter Indexdarstellung kann die Indexebene festgelegt werden mit welcher der neue Indexpunkt aufgenommen wird DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 30 Die Anzeige der Dokumente kann mit verschiedenen Filtern angepasst werden Alle Dokumente Dokumente die zu bestehenden Indexpunkten hinzugef gt werden Dokumente die zu neuen Indexpunkten hinzugef gt werden Dokumente die bestehende Dokumente ersetzen Dokumente die noch allokiert werden m ssen Dokumente die aufgrund von Fehlern nic
19. expunkte Indexabschnitte oder den gesamten Index zu bearbeiten und hinzuzuf gen Dazu m ssen speziell vorbereitete Excel Dateien hochgeladen werden Unter Benachrichtigung kann ein H kchen gesetzt werden um Nutzer ber die nderungen zu informieren Um eine Vorlage f r die Indexstruktur herunterzuladen klicken Sie auf den Hyperlink hier in der Zeile Um einen Beispielindex herunterzuladen Unter Datei klicken Sie auf Browse um die Indexdatei von Ihrer Festplatte hochzuladen Unter Berechtigungen k nnen die Optionen ohne Berechtigungen und Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden Sprechen Sie sich mit Ihrem Deal Manager bez glich der Vergabe von Berechtigungen ab Ist die Option keine ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine anderen Rechte festgelegt werden Ist die Option gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden die Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernommen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 26 Durch einen Klick auf Indexdatei hochladen importieren Sie die ausgew hlte Excel Datei mit allen neuen und bearbeiteten Indexpunkten Um einen erfolgreichen Index Import zu gew hrleisten muss der Index korrekt strukturiert werden Neue Unterindexpunkte k nnen z B nur erstellt werden wenn ihre bergeordneten Indexpunkte bereits im Datenraum existieren E
20. glichen Indexkopien auch bearbeiten Allerdings k nnen Nutzer auch die Aufgabe erhalten Indexkopien nur zu berpr fen In diesen F llen sind die Bearbeitungsfunktionen in der Index Administration deaktiviert und Nutzer k nnen nur den gegenw rtigen Status einer Indexkopie betrachten Nutzer mit der Aufgabe zu berpr fen k nnen Indexkopien auch entsperren siehe vorheriger Abschnitt Indexkopie entsperren nderungen berpr fen Men punkt Staging Area See arbeiten derzeit achten Sie darauf dass Sie ndexkope ents ner indexkopee Es kann weils nur fie indexkor une Person an einer Indexkopie arbeiten tren sobald Sie Bre Anderungen vorgenommer Hintergrundjobs Indexkopie entsperren Aktuelle Indexkopie Task Team Alpha Entsperren hir Staging Bereich Filter Daten UTC Alla Datu m Akt on Alla Aktion Marar Alla Barugspunt Alla Nutzer Eat Alle Referenzpunkt Indexpunkt L d der Index 8 co Anzeige von 2 Eintr ge Export als Exceldatei Expert to Excel Da Be Inde Beschreibung Beschreibung 4 bersicht ur Po SE Gah Quella Oele Aon 000006 Lupensymbol Eine Liste mit allen Klicken Sie hier f r nderungen durch weitere detaillierte Export to Content Administratoren Informationen So lange die Indexkopie von der Datenraumadministration erst freigeschaltet werde
21. ht allokiert werden k nnen Unter Anzeige pro Seite kann eingestellt werden wie viele Dokumente angezeigt werden Klicken Sie auf Allokieren um das folgende Fenster zu ffnen Ihre Einstellungen Benachrichtigung Aktueller Modus Berechtigungen Indexbeschreibung durch Dateinamen ersetzen Indexdarstellung Ja Default ohne Berechtigungen Ja wie beim bergeordneter Indexpunkt Filter Alle zeigen Neuer Indexpunkt und Dokument Neuer Indexpunkt automatisch angelegt Anzeige 5 Dokumentfe Limit 100 Filter Alle Dokument beibehalten Neuer Indexpunkt automatisch angelegt Pfad DEMO Martin gt 2 Deutsch Indexpunkt 2 5 Beschreibung 25 N Im oberen Bereich des Allokations Fensters finden Sie eine Zusammenfassung der vorgenommenen Einstellungen Darunter erhalten Sie Informationen dazu wie viele Indexpunkte neu erstellt und wie viele Dokumente nicht zugeordnet werden k nnen Darunter finden Sie Info Felder f r alle neuen oder berarbeiteten Indexpunkte und Dokumente K nnen die Dokumente nicht zugeordnet werden erscheint das Feld rot K nnen die Dokumente zugeordnet werden erscheint das Feld gr n Erscheint das Feld orange k nnen die Dokumente zwar zugeordnet werden die Dokumentenanzeige im Datenraum steht aber nicht zur Verf gung das Dokument kann dennoch von Nutzern mit entsprechender Berechtigung heruntergeladen werden Indexpunkte f r die noch kein berg
22. ine Fehlermeldung wird f r jeden Indexpunkt erscheinen dessen Zuordnung unklar ist der bereits existiert oder der auf andere Art fehlerhaft ist Diese Meldungen enthalten detaillierte Problemdiagnosen Der Upload der Excel Datei ist nur m glich sobald alle diese Fehler behoben wurden Nutzen Sie die Test Funktion um ihre Excel Datei zu berpr fen Setzten Sie ein H kchen unter Test und laden Sie die Datei hoch Entweder erscheint eine Fehlermeldung mit einem Problembericht oder die G ltigkeit der Datei wird best tigt Danach k nnen Sie die Datei ohne aktivierte Test Option hochladen und den Datenraum aktualisieren Durch das Hochladen einer Excel Datei werden Indexpunkte angelegt und berschrieben Diese werden jedoch nicht automatisch gel scht wenn es keinen Ersatz f r sie gibt Wird z B ein Indexpunkt mit f nf Unterpunkten durch einen Indexpunkt mit vier Unterpunkten ersetzt muss der verbleibende f nfte Indexpunkt manuell gel scht werden Wenn Sie einen ganzen Indexbereich berarbeiten empfiehlt es sich zun chst die existierenden Indexpunkte und Dokumente zu l schen Die berarbeitung des Index mittels dieser Funktion erfordert vorsichtige Planung und Ausf hrung Die Indexstruktur kann durch das Betrachten der Excel Datei nachvollzogen werden aber nicht die Richtigkeit des Inhalts Bitte vergessen Sie nicht Ihre Indexkopie zu entsperren sobald Sie Ihre Bearbeitungen fertiggestellt haben Klicken Sie dazu a
23. lfen Indexpunkte mit identischer Beschreibung voneinander zu unterscheiden Dies ist z B sinnvoll wenn in der Indexdarstellung die Einstellung Indexpunkt ignorieren gew hlt wurde im Datenraum aber mehrere Indexpunkte mit dem gleichen Namen hinterlegt sind Durch das Festlegen von Bezugspunkten wird u a in den Reports Funktionen von Drooms auf diese Bezugspunkte verwiesen Wenn Sie einen Bezugspunkt setzen bezieht sich dies immer auf die Unterpunkte des ausgew hlten Indexpunkts Wird z B Punkt 1 2 als Bezugspunkt festgelegt dann erscheint dieser f r die Punkte 1 2 1 12 2 1 2 3 usw als Bezugspunkt Soll hingegen f r Punkt 1 2 ein Bezugspunkt gesetzt werden muss der bergeordnete Indexpunkt in diesem Fall 1 ausgew hlt werden 1 W hlen Sie den Punkt Bezugspunkt um das entsprechende Fenster zu ffnen 2 Unter Bezugspunkt w hlen Sie ob Sie den Indexpunkt als Bezugspunkt festlegen wollen oder den Bezugspunkt zur cksetzen m chten Letztere Option ist nur verf gbar falls der Indexpunkt bereits als Bezugspunkt gesetzt wurde 3 Klicken Sie auf Speichern um den Bezugspunkt festzulegen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 24 FORTGESCHRITTENE DATENRAUM ADMINISTRATION Mit der Standard Funktion Dateien Ordner hochladen k nnen bereits existierende Ordnerstrukturen in den Datenraum eingestellt werden Diese werden dabei automatisch an die bestehende Datenraumstruktur angepasst Auf den folgenden S
24. lt klicken Sie auf das Pfeil Symbol um das Hochladen zu beginnen Die Dateien werden hochgeladen und f r die Online Anzeige konvertiert Der Index wird aktualisiert sobald die Indexkopie freigegeben und ggf best tigt wurde Die Dateien und Ordner werden automatisch indiziert und nummeriert Ordner werden als neue bergeordnete Indexpunkte eingef gt Dateien werden zu Unterindexpunkten Bitte beachten Sie die technischen Parameter f r das Hochladen von Dokumenten Ordner gehen Dateien voran Die einzelnen Elemente werden zuerst nach Ziffern dann nach Buchstaben und zuletzt nach Sonderzeichen sortiert Einzelne Dateien m ssen zwischen 0 b und 100 gro sein Nur Dateien der Formaten PDF pdf Excel xlsx Word doc docx PowerPoint ppt pptx Text txt Tiff tif tiff or JPEG jpg jpeg k nnen im Datenraum direkt angezeigt werden Alle anderen Formate k nnen auch importiert werden stehen Nutzern aber nur zum Herunterladen zur Verf gung DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 12 gt Index Administration W hlen Sie den Men punkt Staging Bereich gt Index Administration um Indexpunkte und Dokumente hinzuzuf gen und zu bearbeiten verschieben kopieren l schen und nummerieren Zudem k nnen Bezugspunkte festgelegt werden Laufende Jobs Im Hintergrund laufende Entsperren Sie Ihre Indexkopie Siehe Abschnitt 2 Jobs werden angezeigt Index Administration
25. n Dokumente bearbeitet werden Diese Funktionen sind in Abschnitt 3 und Abschnitt 4 dieses Handbuchs beschrieben Falls Sie eine Indexkopie ausw hlen die noch durch einen anderen Nutzer gesperrt ist wird eine Nachricht angezeigt und die Auswahl ist nicht m glich Sie k nnen berpr fen welche anderen Nutzer gerade online sind und ggf Kontakt mit ihnen aufnehmen Nutzer Administratoren Online Sie k nnen sich auch die zust ndigen Deal Manager anzeigen lassen welche eine Indexkopie ebenfalls entsperren k nnen z B wenn ein Content Administrator vergessen hat seine Kopie freizugeben W hlen Sie dazu den Men punkt Projekt gt berblick gt Projekt berblick DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 5 gt Indexkopie entsperren Sle arbeiten derzeit an einer Indexkopie Es kann jeweils nur eine Person einer Indexkopie arbeiten Bitte achten Sie darauf dass Sie die Indexkopie entsperren sobald Sie Ihre Anderungen vorgenommen haben Aktuelle Indexkopie Task Team 2 Entsperren hier Schnellhilfe Vergessen Sie nicht Ihre Indexkopie zu entsperren 1 Um Ihre nderungen der Indexkopie freizugeben m ssen Sie diese entsperren 2 Sie finden die M glichkeit zum Entsperren des Index beispielsweise in der Index Administration Staging Bereich Index Administration oder bei den Batch Upload Funktionen Staging Bereich gt Batch 3 In der oberen Fensterh lfte sehen Sie jeweils in
26. n muss k nnen Content Administratoren eine bersicht ber alle nderungen einsehen 1 W hlen Sie in der ADMINISTRATION den Men punkt Staging Bereich Staging Bereich 2 W hlen Sie die Indexkopie die Sie berpr fen m chten Indexkopien werden nur angezeigt wenn sie bereits von einem Content Admin bearbeitet wurden und au erdem von einem Deal Manager freigeschaltet werden m ssen Wurde bereits eine Indexkopie ausgew hlt k nnen Sie die Auswahl unter Staging Bereich gt Indexkopie ausw hlen ndern 3 Nutzen Sie die Filter um die Anzeige einzuschr nken z B Datum Nutzer Aktion 4 Sie sehen eine chronologische bersicht ber alle nderungen an der gew hlten Indexkopie Klicken Sie auf das Lupensymbol um weitere Details einzusehen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 9 INDEX UND DOKUMENTEN ADMINISTRATION Auf den folgenden Seiten wird beschrieben wie der Inhalt der Indexkopie eingestellt und verwaltet wird Dateien Ordner hochladen Importieren Sie Dokumente Ordner von Ihrem Computer zu einem Indexpunkt Index Administration Nutzen Sie die Index Administration um den Index und seine Dokumente zu bearbeiten Indexpunkte und Dokumente hinzuf gen Erstellen Sie Indexpunkte und laden Sie Dokumente hoch Indexpunkte bearbeiten Bearbeiten Sie Einstellungen Beschreibung und Dokumente von Indexpunkten Indexpunkte und Dokumente l schen Entfernen Sie Indexpunkte und Dokumente aus dem Da
27. n werden falls diese noch nicht im Dateinamen enthalten ist Dateiname bearbeiten Dateiname 251 Dokument 1 pdt Speichern Mit einem Klick auf das X Symbol in der Spalte L schen kann die Datei wieder entfernt werden Mit einem Klick auf Alle l schen k nnen alle aufgelisteten Dokumente gel scht werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 29 gt Indizierte Dateien zuordnen Unter dem Men punkt Staging Area Batch Dateien Datei Allokierung k nnen die hochgeladenen und indizierten Dokumente ihren Indexpunkten zugeordnet werden Sle arbeiten derzeit an einer Indexkopie Es kann jeweils nur eine Person an einer Indexkopie arbeiten Bitte achten Sie darauf dass Sie die Indexkopie entsperren sobald Sie Ihre Anderungen vorgenommen haben Aktuelle Indexkopie Task Team 2 Entsperren hier Berechtigungen Ohne Berechtigungen Indexpunkt im Datenraum nicht sichtbar C Berechtigungen des bergeordneten Indexpunkt bernehmen ACHTUNG Worhergehendes trifft NUR auf neue Indexpunkte zul Sie k nnen neue Indexpunkte ohne Berechtigungen hinzuf gen oder dabei die Berechtigungen des bergeordneten Indexpunktes bernehmen Indexbeschreibung Indexbeschreibung durch Dateinamen ersetzen Indexdarstellung wie beim bergeordneter Inde Filter Alle Anzeige pro Seite 100 Dokumente Allokieren Das obere Feld zeigt laufende oder innerhalb der letzten 15 Minuten beendete Jobs Di
28. ngen in der unteren Bildschirmh lfte 1 1 5 JPG 2010 09 15 10 35 30 1 2 Different file sizes 1 2010 09 15 10 35 42 1 3 Access rights examples 1 2010 09 15 10 35 46 1 4 Index Levels Abbrechen Zusammenfassung W hlen Sie das gew nschte Ziel aus und klicken Sie dann auch die Schaltfl che Zusammenfassung Zusammenfassung Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Aktion zu berpr fen und zu best tigten 1 W hlen Sie den Indexpunkt aus dessen Dokument Sie kopieren m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument Dokument kopieren um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r das Dokument aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf Zusammenfassung 4 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Aktion noch einmal berpr fen k nnen Sie werden auch darauf hingewiesen falls durch das Kopieren ein bereits vorhandenes Dokument am Zielort ersetzt wird 5 Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu kopieren DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 22 gt Dokument verschieben Index Administration Report Schnellhilfe Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum DCEMU Hew Inges yno 1 Demo File 1 1 Different file formats 1 2010 09 15 10 35 25 1 1 1 Excel al 8 2010 09 15 10 35 20 1 1 2 Word 1 2010 09 15 10 35 22 Zu verschiebendes 1 1 3 Power Point 224 2010 09 15 10 35 51 Dokumen
29. ns 200 MB freier Festplattenspeicher F r die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder bliche Web Browser Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 http und 443 https m ssen ge ffnet sein Bitte kontaktieren Sie uns falls Ihr Firmennetzwerk einen zentralen Applikationsserver mit Terminalzug ngen aufweist z B Citrix L sung 2 al BEJ Mac Ab Mac OS X 10 6 Apple computer mit Intel x86 processor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB freier Festplattenspeicher F r die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder bliche Web Browser Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 http und 443 https m ssen ge ffnet sein W hrend der Installation muss Java 6 installiert sein DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 33
30. nter Unterindexpunkt kann die Nummerierung der neuen Indexpunkte manuell festgelegt werden Dies beeinflusst nur die unterste Indexebene und kann nur auf Zahlen gesetzt werden die noch nicht vergeben sind Unter Indexdarstellung kann die Indexebene festgelegt werden mit welcher der neue Indexpunkt aufgenommen wird Durch die Einstellung 2 wird ein Indexpunkt z B als 1 Text anstatt 1 1 Text eingef gt Durch die Einstellung ignore index point wird keine Index Nummerierung angezeigt und nur die Beschriftung des Indexpunktes dargestellt z B DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 11 Unter Berechtigungen kann zwischen keine und gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden Sprechen Sie sich mit Ihrem Deal Manager bez glich der Vergabe von Berechtigungen ab Ist die Option keine ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine anderen Rechte festgelegt werden Ist die Option gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden die Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernommen Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner in das Fenster mit der entsprechenden Beschriftung Ziehen Sie Ihre Dateien hierher und lassen Sie sie los Dokumente und Ordner k nnen wieder entfernt werden Klicken sie dazu auf das M lltonnensymbol in der unteren Men leiste Sind alle Dokumente und Ordner ausgew h
31. r zentrale Arbeitsbereich und bietet Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente Er wird ge ffnet sobald ein Projekt ausgew hlt wird gt Der Reiter Q amp A siehe Handb cher Drooms Q amp A bietet Ihnen Zugang zum Q amp A wenn f r Ihr jeweiliges Projekt ein Q amp A Prozess eingerichtet wurde gt Der Reiter ADMINISTRATION ist f r alle Administratoren zug nglich die das Projekt verwalten DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 3 GRUNDLAGEN DER CONTENT ADMINISTRATION Als Content Administrator sind sie Mitglied in mindestens einem Task Team Jedes Task Team ist dazu berechtigt einen bestimmten Abschnitt des Datenraums inklusive Index und Dokumente zu bearbeiten Sie arbeiten zun chst jedoch nicht am echten Datenraum sondern an Indexkopien des Projekts Wenn Sie die Bearbeitung einer Indexkopie abgeschlossen haben werden die vorgenommenen nderungen entweder sofort in den Datenraum bernommen oder m ssen von einem Deal Manager best tigt und freigeschaltet werden In der Regel k nnen Content Administratoren Indexkopien bearbeiten Nutzern kann jedoch die Aufgabe zum berpr fen einer Indexkopie bertragen werden wodurch nur nderungen anderer Nutzer berpr ft werden k nnen siehe Abschnitt nderungen berpr fen DER GRUNDLEGENDE ARBEITSABLAUF VON CONTENT ADMINISTRATOREN Reiter ADMINISTRATION Drooms 0 te Logout www drooms com DATENRAUM Q amp A ADMINISTRATION
32. rd gar keine Indexziffer angezeigt Dokumentname Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 15 Indexpunkte bearbeiten Indexpunkt bearbeiten als Beschreibung Excel Aktion Dokument hochladen Browse Indexdarstellung 1 Abhrechen Speichern W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt bearbeiten um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Wenn Sie mehrere Indexpunkte gleichzeitig bearbeiten m ssen Sie die folgenden Optionen erst manuell aktivieren Klicken Sie dazu auf das Auswahlk stchen links neben jedem Element Beachten Sie dass die Einstellungen in diesem Fall f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen werden Unter Beschreibung k nnen Sie den Namen des Indexpunktes bearbeiten Unter Dokument k nnen Sie dem Indexpunkt ein Dokument anf gen Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar keine Indexziffer angezeigt Dokumentname Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DROOMS ADMI
33. rden Dabei werden jedoch nur die nderungen am bergeordneten Indexpunkt ber cksichtigt Einstellungen f r Intervalle werden von Unterindexpunkten nicht bernommen Klicken Sie auf Speichern um die Nummerierung zu starten DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 18 gt Indexpunkte kopieren Index Administration Schnellhilfe v Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum DEMO new index grid Zu kopierender 1 Demo File Indexpunkt 11 Different file formats 2010 09 15 10 3 5 1 Ziel f r die Kopie 2010 09 15 10 3 1 4 Index Levels 1 5 Example of a construction plan AD 1 2010 09 15 10 38 11 2 About DRS 3 Financial Arbeitsschritte Folgen Sie den Anweisungen in 1 Gewiinschte s Zielle ausw hlen Rubrackan N chste 2 W hlen Sie eine Kopieraktion aus der unteren Bildschirmh lfte 3 W hlen Sie die Berec htigungen N chste Best tigen Sie die einzelnen Arbeitsschritte durch einen Klick 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus die Sie kopieren m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt kopieren um das entsprechende Fenster zu ffnen Sie k nnen mehrere Indexpunkte kopieren Die Kopien werden als fortlaufende Indexpunkte angelegt 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r den zu kopierenden Indexpunkt aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf N
34. t tr 1 1 5 JPG 2010 09 15 10 35 30 Ziel f r das Verschieben 1 2 Different file sizes wi 1 2010 09 15 10 35 42 1 3 Access rights examples 1 2010 09 15 10 35 46 Arbeitsschritte Abbrechen Zusammenfassung Folgen Sie den Anweisungen in der unteren Bildschirmh lfte W hlen Sie das gew nschte Ziel aus und klicken Sie dann auch die Schaltfl che Zusammenfassung Zusammenfassung Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Aktion zu berpr fen und zu best tigten 1 W hlen Sie den Indexpunkt aus dessen Dokument Sie verschieben m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument Dokument verschieben um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r das Dokument aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf Zusammenfassung 4 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Aktion noch einmal berpr fen k nnen Sie werden auch darauf hingewiesen falls durch das Verschieben ein bereits vorhandenes Dokument am Zielort ersetzt wird 5 Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu verschieben DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 23 gt Bezugspunkte hinzuf gen entfernen Bezugspunkt 1 1 1 Bezugspunkt 6 Ausgewshite n Indexpunktie als Bezugspunkt e festlegen Ausgew hltein Bezugspunktie als normale n Indexpunkfe zur cksetzen Abbrechen Speichern Bezugspunkte k nnen dabei he
35. tenraum Indexpunkte nummerieren Schlie en oder erstellen Sie L cken in der fortlaufenden Nummerierung von Indexpunkten Indexpunkte verschieben und kopieren Ordnen Sie Indexpunkte und angeh ngte Dokumente innerhalb des Datenraums Dokumente verschieben und kopieren Ordnen Sie Dokumente unabh ngig von ihren Indexpunkten innerhalb des Datenraums Bezugspunkte hinzuf gen entfernen Legen Sie Bezugspunkte fest mit denen Sie Indexpunkte mit identischem Namen unterscheiden k nnen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 10 Dateien Ordner importieren Um vorbereitete Ordnerstrukturen und Dokumente von einem lokalen Verzeichnis in den Datenraum zu laden w hlen Sie den Men punkt Staging Bereich Dateien Ordner hochladen Die hochgeladenen Dokumente Ordner werden einem Indexpunkt hinzugef gt Dateien Ordner hochladen bergeordnete Wahlen den dbergsordneteten Indexpurkt f r den Import Unterindexpunkt Geben Sie den Startunterindexpunkt f r den Import ein Indexdarstellung I Ir Geben Sie an ab welcher Ebene der Index angezeigt werden soll Berechtigungen keine Indexpunkt unsichtbar Technische Parameter Datei Ordner _DateigraBe Fortschrtt DEUTSCH Unter bergeordneter Indexpunkt kann ein Indexpunkt ausgew hlt werden dem die Dokumente und Ordner hinzugef gt werden Die Nummerierung erfolgt fortlaufend falls der Indexpunkt bereits ber Unterindexpunkte verf gt U
36. uf den Hyperlink hier in dem grauen Feld in der oberen Fensterh lfte DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 27 Indizierte Dateien hochladen Unter dem Men punkt Staging Bereich gt Batch Dateien Dateien hochladen k nnen Sie indizierte Dokumente hochladen Indizierte Dateien enthalten in ihrem Dateinamen den Indexpunkt und dessen Beschreibung Dateien hochladen Technische Parameter Datei Ordner 2 5 1 Dokument 1 pdf 295889 Q 2 5 2 Dokument 2 pdf 295889 2 5 3 Dokument 3 pdf 295889 2 5 4 Dokument 4 pdf 295889 Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner in das Fenster mit der entsprechenden Beschriftung Ziehen Sie Ihre Dateien hierher und lassen Sie sie los Dokumente und Ordner k nnen wieder entfernt werden Klicken sie dazu auf das M lltonnensymbol in der unteren Men leiste Sind alle Dokumente und Ordner ausgew hlt klicken Sie auf das Pfeil Symbol um das Hochladen zu beginnen Bitte beachten Sie die technischen Parameter f r das Hochladen von Dokumenten Einzelne Dateien m ssen zwischen 1 b und 600 MB gro sein Nur die Dateiformate PDF pdf Excel xls xlsx Word doc docx PowerPoint ppt pptx Text txt Tiff tif tiff or JPEG jpeg k nnen Datenraum direkt angezeigt werden Alle anderen Dateien k nnen importiert werden stehen Nutzern aber nur zum Herunterladen zur Verf gung Es werden nur Dateien hochgeladen keine Ordn
37. uzuf gen Hinzuf gen und aktualisieren von Indexpunkten Sie arbeiten derzeit einer Indexkopie Es kann jeweils nur eine Person einer Indexkopie arbeiten Bitte achten Sie darauf dass Sie die Indexkopie entsperren sobald Sie Ihre Anderungen vorgenommen haben Aktuelle Indexkopie Task Team 2 Entsperren hier Indexpunkte m ssen in Form einer Excel Datei xIs Format hochgeladen werden Die Zellen m ssen als Text formatiert sein Die erste Spalte muss die Indexpunkte z B 1 1 14 die zweite Spalte die Dokumentenbeschreibungen z B Gesch ftsbericht enthalten In der dritten Spalte kann die Indexebene z B 31 angegeben werden ab der der Indexpunkt im Index dargestellt wird Die erste Zeile wird nicht in den Datenraum bernommen sie kann f r Spaltendberschriften verwendet werden Um einen Beispiel Index herunterzuladen klicken Sie bitte hier Datei Browse Test ACHTUNG Betrifft nur neue Indexpunkte Indexpunkte k nnen ohne Berechtigungen oder mit den Berechtigungen des bergeordneten Indexpunktes hinzugef gt werden Werden Indexpunkte ohne Berechtigungen hinzugef gt sind sie im Datenraum unsichtbar bis Sie andere Berechtigungen setzen Berechtigungen ohne Berechtigungen ndexpunkt im Datenraum nicht sichtbar Berechtigungen vom bergeordnete Indexpunkt bernehmen Indexdatei hochladen Die Funktion Hinzuf gen und aktualisieren von Indexpunkten erm glicht es einzelne Ind
38. werden auch den Datenraum eingestellt k nnen jedoch nur heruntergeladen werden insofern die Berechtigungen der Nutzer dies zulassen Um die Dateikonvertierung zu berpr fen kann der Men punkt Reports Konvertierung aufgerufen werden Von 22 April 2013 Bis 26 April 2013 Nutzer Alle sortiert nach hochgeladen am labsteir Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Nutzer w hlen Sie den Administrator dessen Konvertierungen Sie als Report einsehen m chten Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum hochgeladen am oder Administrator Nutzer sortiert wird und ob die Sortierung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgt Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen und anzuzeigen Jede Aktion bei der Dokumente hochgeladen wurden wird in der Anzeige mit einem eigenen Eintrag dargestellt Die Reports zeigen den verantwortlichen Administrator das Datum des Hochladens die Anzahl der hochgeladenen Dateien die Zahl der erfolgreich konvertierten Dateien und die Zahl der Konvertierungsfehler Mit einem Klick auf das Lupen Symbol k nnen weitere Details aufgerufen werden DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 8 NDERUNGEN BERPR FEN NUTZERROLLE amp MEN PUNKT nderungen berpr fen Nutzerrolle In der Regel k nnen Content Administratoren die ihnen zug n
39. wiesen wurde die Seitenanzahl des Dokuments und das Datum des Erstellens Unterindexpunkte anzeigen Um Unterindexpunkte anzuzeigen klicken Sie auf das Ordnersymbol neben dem Indexpunkt Sie k nnen Unterindexpunkte auch mit Hilfe des Kontextmen s aus bzw einklappen Gehen Sie mit dem Mauszeiger daf r auf einen Indexpunkt der Unterindexpunkte W hlen Sie Auswahl aufklappen bzw Auswahl einklappen ffnen sie Unterindexpunkte bevor Sie eine Auswahl treffen Wenn Sie einen Unterindexpunkt nach der Auswahl ffnen wird diese aufgehoben und Sie m ssen alle Indexpunkte erneut ausw hlen DROOMS ADMINISTRATION CONTENT ADMINISTRATOR 13 Kontextmen s te ee nea _ OFS Um das Kontextmen zu ffnen klicken Sie auf den gew nschten Indexpunkt mit der rechten Maustaste Dokument Windows bzw halten Sie die CTRL Taste gedr ckt und 1 2 Different file Auswahl aufklappen klicken Sie auf den gew nschten Indexpunkt Mac 1 3 Access righ Auswahl einklappen Im Kontextmen k nnen Sie zwischen den Men punkten Indexpunkt und Dokument w hlen um entsprechende Bearbeitungen vorzunehmen gt Indexpunkt Indexpunkt hinzuf gen Indexpunkte und Dokumente hinzuf gen Indexpunkt bearbeiten Indexpunkte bearbeiten Indexpunkt l schen Indexpunkte und Dokumente entfernen hier neu nummerieren Indexpunkte neu nummerieren Indexpunkt kopieren Indexpunkte innerhalb des Index

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