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IP Office 3.1 - Avaya Support

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1. SoftConsole Benutzer Konfiguration der Telefonb cher ber dieses Men k nnen Sie festlegen welche Telefonbuchinformationen in die Telefonbuchanzeige und in die Eigenschaften der einzelnen Eintr ge aufgenommen werden sollen 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf I klicken und die Registerkarte Telefonb cher ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Telefonb cher ausw hlen Wenn Sie f r das Telefonbuch auf amp dr cken werden nicht die Nummern von IP Office Benutzern und Gruppen sondern andere Telefonbuchnummern angezeigt ber die Optionen Telefonbuchzugriff wird festgelegt woher diese anderen Telefonbuchnummern bezogen werden e Lokale Telefonbuchdatei von IP Office SoftConsole Hier werden Telefonbuchnummern und die zugeh rigen Namen in SoftConsole gespeichert Informationen zum Hinzuf gen von Eintr gen in dieses Telefonbuch finden Sie unter Konfiguration eingehender Anrufe e IP Office Telefonbuch Dies sind Telefonbuchnummern und die zugeh rigen Namen die auf dem IP Office System gespeichert und von allen IP Office Benutzern gemeinsam verwendet werden e Microsoft Outlook Kontakte Ordner Uber diese Option k nnen Sie Adressbucheintr ge aus der auf demselben PC ausgefuhrten Outlook Anwendung in das Telefonbuch aufnehmen Wenn bei einer Telefonbuchsuche ein einzelner Eintrag als Suchergebnis gefunden wird werden im Telefonbuchbereich zahlreiche Informationen dazu angezeigt Mit den Optionen fu
2. 3 Der Fortschritt des ausgehenden Anrufs kann akustisch nachvollzogen werden Nach Entgegennahme des Anrufs e Dr cken Sie Strg A um zwischen den beiden Anrufen hin und herzuschalten e Wenn der eingehende Anruf von der Nebenstelle akzeptiert wird klicken Sie auf amp oder dr cken Sie Strg T um die Vermittlung abzuschlie en e Wenn der Teilnehmer den Anruf jedoch nicht annehmen m chte beenden Sie den Anfrageruf durch Klicken auf oder durch Drucken von Ende SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 20 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Anrufbearbeitung Vermitteln von Anrufen an Voicemail Wenn ein ankommender Anrufer eine Nachricht f r einen Benutzer hinterlassen m chte kann der Anrufer direkt an die Voicemail des Benutzers vermittelt werden So vermitteln Sie einen Anruf an Voicemail 1 Dr cken Sie F3 oder w hlen Sie im Men Aktionen die Option Voicemail Vermittlung 2 Geben Sie die Nebenstellennummer in das Dialogfeld Vermittlung an Voicemail ein 3 Klicken Sie auf OK 4 Suchen Sie im Telefonbuchbereich nach der Nebenstellennummer W hlen Sie die Nummer aus und dr cken Sie F3 um den Anrufer an die Voicemail durchzustellen T tigen von ausgehenden Anrufen Sie k nnen einen Anruf auf mehrere Arten t tigen e Durch W hlen der Nummer auf Ihrem Telefonger t e Durch Klicken auf oder Dr cken von F12 e Durch Doppelklicken auf ein BLF Feld um die Nummer ber eine Kurzwahl zu w hlen e Indem Sie den
3. Datei den Befehl Profil speichern unter 2 W hlen Sie das zu l schende Profil aus 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che L schen A Wenn alle zu l schenden Profile entfernt wurden klicken Sie auf Abbrechen um zum Hauptfenster zur ckzukehren SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 51 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Index 3 3 Teilnehmer 19 38 N 16 A Abgelehnt 20 Abgemeldet 10 34 Abrufen 16 Geparkt 16 Abwesenheitsnachricht 34 Administrator 30 Administratorfunktionen 30 Administratormodus 30 Administratorpasswort andern 30 Administror 30 AdminTemplate1 1 37 AdminTemplate2 37 AdminTemplate3 37 Aktuelle Anrufinformationen 2 4 13 15 16 17 24 Aktuellen Anruf bei besetzter Nebenstelle halten 37 Besetzt 37 Aktuellen Anruf halten 15 Alarm 32 Alarmeinstellungen 32 Alarmschwellenwerte 32 AList 25 Alle Shortcut Tasten 37 Alphabetisch und numerisch 24 Alphabetische Tastatureingaben 35 Standardaktion 35 Alt F1 16 37 Alt F10 16 37 Alt F11 16 37 Alt F12 16 37 Alt F2 16 37 Alt F3 16 37 Alt F4 16 37 Alt F5 16 37 Alt F6 16 37 Alt F7 16 37 Alt F8 16 37 Alt F9 16 37 Am l ngsten gehaltenen Anruf annehmen 15 39 ndern 4 6 7 8 10 17 20 30 31 32 33 34 35 36 37 Administrator 30 nderungen im Bereich Anrufdetails 4 Anfrageruf 2 4 14 23 t tigen 14 Angemeldet 7 10 34 Anklopfen 29 Anklopfton 29 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Ankommend 1 4 13 31 35
4. Extras tie Men leiste Anrufinformationen EZ f EEE b i Anrufender Name Extn209 er Anrufdetails Anrufende Nummer 209 amp Bob Jones Angerufener Name Martin Helck Le Karin Ptetzer Telefonbuch UE Ulrike Becker d Petra Bauer Fensterbereich Warteschlange Gehaltene Anrufe JJExtn206 206 Martin Heckt 0025 f Berit M ller Bob Jones Elizabeth Roc BLF Bereiche Farkbereiche Statusleiste verbunden Frofil template Keine neuen Nachrichten L Das SoftConsole Hauptfenster ist in die folgenden Bereiche unterteilt e Men leiste Befehle und Aktionen stehen ber Men s zur Verf gung Einige Elemente sind nur verf gbar wenn die richtigen Bedingungen vorliegen z B wenn ein Anruf eingeht e Symbolleisten Die Symbolleisten bieten Shortcuts f r h ufig verwendete Optionen e Bereich Anrufdetails Dieser Bereich enth lt nebeneinander die Anzeige aktueller Anrufinformationen Im linken Bereich werden Details zum aktuellen Anruf angezeigt Im rechten Bereich werden das Telefonbuch Informationen zu einzelnen Nebenstellen oder Details zu einem Anfrageruf angezeigt Falls vorhanden k nnen auch Skriptdatein oder Konferenzinformationen angezeigt werden e Bereich Warteschlange Im Bereich Warteschlange werden grafische Informationen ber den Status der in Warteschlangen gehaltenen Anrufe angezeigt e Bereich Gehaltene Anrufe Hier w
5. Nummer MUSS 7 O OK 2 11 14 24 25 28 30 Operator 1 2 Optionen 28 32 35 Outlook 2 34 Outlook Symbol 34 P Parkbereich 2 16 17 33 37 Parkbereich 10 16 37 Parkbereich 11 16 37 Parkbereich 12 16 37 Parkbereich 13 16 37 Parkbereich 14 16 37 Parkbereich 15 16 37 Parkbereich 16 16 37 Parkbereichnummer 16 Parkbereich Schaltfl che 16 entparken 16 Seite 55 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Parkbereichs ID 33 Parken 16 Abrufen 16 Parken von Anrufen 1 Parken Entparken von Anrufen 16 37 Park ID 2 16 PC 1 Phone Manager 16 34 Popup 35 Popup ffnen 35 Pos1 dr cken 12 Profil 2 4 12 29 30 36 39 Anderungen 4 36 Profil speichern 30 Programme 2 R Randfarbe 4 Raum 20 Rot 35 Ruckhol Warteschlange 32 Rufweiterleitung 7 34 Schaltflache 7 Status 34 Status Zielrufnummer 34 Statusformular 7 Zielrufnummer 34 Rufweiterleitung bei Besetzt 7 34 Rufweiterleitung bei keine Antwort 34 Ruhend 34 S Schaltflache Rufweiterleitung 7 Schaltflache Alles zurucksetzen 35 Schaltflache Anruf 13 14 15 Schaltflache Anruf aufzeichnen 25 Schaltflache Benutzer hinzufugen 20 Schaltflache Durchstellen 14 Schaltflache Durchsuchen 31 35 Schaltflache Einladen 20 klicken 20 Schaltflache Ende 24 Drucken 24 Schaltflache Kompaktansicht 12 Schaltflache Konferenz 20 Drucken 20 Schaltflache Loschen 31 Schaltflache Offnen 31 Schaltflache OK 29 Schaltflache SoftConsole Option
6. SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 41 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Warteschlangenmodus Es kann eine Gruppe festgelegt werden f r die eine Warteschlangenanzeige konfiguriert wird Die betreffende Gruppe muss im System erstellt werden wobei die Funktion Warteschlange aktiviert sein muss Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Mit SoftConsole k nnen bis zu acht Warteschlangen konfiguriert und berwacht werden Eine der Warteschlangen wird als R ckhol Warteschlange konfiguriert 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf amp klicken und die Registerkarte Warteschlangenmodus ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Warteschlangenmodus ausw hlen 2 Im Men werden Einzelheiten zu den bestehenden Warteschlangen angezeigt e Unter Ruckhol Warteschlange werden die Anrufe f r eine Gruppe mit SoftConsole angezeigt die von SoftConsole vermittelt wurden jedoch als nicht angenommene Anrufe an SoftConsole zur ckvermittelt wurden e Fur jede Warteschlange werden die Alarmschwellenwerte Anzahl der Anrufe und l ngste Wartezeit angezeigt 3 Verwenden Sie zur Bearbeitung von Warteschlangen folgende Schaltfl chen e Neu F gt eine neue zu berwachende Warteschlange hinzu Siehe Neue Warteschlange e Bearbeiten Dient zum Andern der aktuell ausgew hlten Warteschlangeneinstellungen Siehe Neue Warteschlange e L schen L scht die aktuell ausgew hlte Warteschlang
7. gt die Anmeldung fehl wird die Meldung Anmeldung nicht erfolgreich Bitte versuchen Sie es erneut angezeigt Eine Anmeldung kann aus verschiedenen Gr nden fehlschlagen Falsche IP Office IP Adresse Ung ltiger Benutzername und oder ung ltiges Kennwort Netzwerkprobleme Operator ist nicht am Telefon angemeldet Das Formular muss mit den folgenden Informationen ausgef llt werden Profil Ein Listenfeld mit den verf gbaren Profilen Das ausgew hlte Profil wird beim n chsten Start von SoftConsole als Standardprofil verwendet Vorlage anzeigen Gibt an ob im Profil Listenfeld Vorlagen angezeigt werden W hlen Sie diese Option aus um Vorlagen und Profile im Listenfeld anzuzeigen Die Liste enth lt vordefinierte Vorlagen IP Office IP Adresse Die IP Adresse des IP Office Systems Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um ein anderes IP Office System auszuw hlen Benutzername Der Benutzername der bei der Anmeldung am IP Office System verwendet wird Kennwort Das mit dem Benutzernamen verkn pfte Kennwort Jedes Zeichen des Kennworts wird als Sternchen angezeigt SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 37 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer e Anklopfen Mit der Funktion Anklopfen ert nt ein Anklopfton wenn der Operator in einem Gespr ch ist und ein anderer Anruf durchgestellt wird Wird der aktive Anruf unterbrochen wird der neue Anruf sofort an den Operator durchgestellt e Freisprechbetrieb
8. 39 Anzeigen aktiver Konferenzgespr che 4 39 Anzeigen von Konferenzr umen 4 AOCR 25 Auflegen 14 15 20 23 24 37 39 Aufzeichnen von Anrufen 23 25 37 39 Ausf hren 25 30 35 SoftConsole 25 30 35 Ausgehend 4 35 Dienst 10 Ausgehende Anrufe 7 14 15 Ausgew hlte Anrufe 7 37 Ausgew hlter Benutzer 37 Senden von Nachrichten 37 Ausgew hlter Eintrag 37 Anzeigeeigenschaften 37 Aussehen 35 SoftConsole 35 Auswahl 2 15 20 30 34 39 Einheit 30 Entfernen 20 Erlauben 2 34 Microsoft Outlook 34 Tastaturaktionen 30 Autom Beantw 37 N chster anstehender Anruf 37 Automatische Wiederherstellung 32 Automatisches Speichern 36 Automatisches Speichern von nderungen 36 Avaya 4 19 25 AVI 31 B Balkengraph 32 Bearbeiten 6 11 30 31 32 33 37 BLF Gruppe 33 Beenden 4 25 SoftConsole Anwendung 4 Seite 53 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Beenden von Konferenzen 19 Benachrichtigen 25 Anrufaufzeichnung 25 Benutzer 20 24 Sprechen 24 Status 20 Benutzerdefiniertes Aussehen anwenden 35 Benutzereintr ge anzeigen ausblenden 4 37 39 Benutzerfreundlich 1 Benutzername 7 11 14 15 29 Eingabe 11 Bereich Anrufdetails 4 Bereich Anrufe 2 15 30 37 39 Bereich Telefonbuch 13 14 20 24 37 39 Besetzt 7 10 37 Aktuellen Anruf bei besetzter Nebenstelle halten 37 Besetztlampenfeld 10 33 Besetzt Status 34 Bestehende Konferenzen 19 Anzeigen 19 Betriebsstatus 10 Betriebsstatus
9. 63 Teilnehmern pro Konferenz e P412 unterst tzt zwei Konferenzbanken mit 63 Teilnehmern Wenn eine Konferenz begonnen wird wird daf r die Bank mit der meisten freien Kapazit t verwendet Nachdem eine Konferenz an einer Konferenzbank begonnen wurde kann diese Konferenz eventuelle freie Kapazit t der anderen Konferenzbank nicht nutzen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 25 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Au erdem gilt Folgendes e Systemfunktionen wie Anrufst rung Anrufaufzeichnung und stille berwachung verwenden Konferenzressourcen Dies gilt auch f r die automatische Anrufaufzeichnung sofern aktiviert Wenn eine oder mehrere dieser Funktionen aktiv sind ist die Anzahl der f r Konferenzteilnehmer zur Verf gung stehenden Bereiche entsprechend reduziert e Wenn Avaya IP Office Conferencing Center installiert ist wird ein Teil der Konferenzkapazitat des IP Office Systems f r den Eigenbedarf von Conferencing Center reserviert Einschr nkungen bez glich analoger Leitungen F r Konferenzen an denen externe analoge Leitungen beteiligt sind werden maximal zwei analoge Leitungen unterst tzt Konferenz mit gehaltenen Anrufen Mithilfe von SoftConsole k nnen Sie mehrere Anrufe halten und diese dann zu einer Konferenz zusammenschalten Dies ist die einfachste Methode spontan eine Konferenz mit wenigen Teilnehmern 3 4 einzurichten Informationen zu umfangreicheren Konferenzen finden Sie unter
10. Anschluss an die Installation ge ndert werden sollte Das neue Kennwort sollte notiert werden Das Administratorkennwort ndern Starten Sie SoftConsole im Administratormodus W hlen Sie im Men Datei die Option Administratorkennwort ndern Geben Sie das alte Kennwort password ein das in Form von Sternchen angezeigt wird 2 Ee Geben Sie das neue Kennwort ein Notieren Sie sich das neue Kennwort und beachten Sie dabei die Gro und Kleinschreibung Das Kennwort wird als Sternchen angezeigt 5 Geben Sie das neue Kennwort zur Best tigung erneut ein und klicken Sie auf OK Vorlagen ndern und erstellen Dazu stehen vordefinierte Vorlagen zur Verf gung Es k nnen auch neue Vorlagen erstellt werden 1 W hlen Sie im SoftConsole Anmeldebildschirm eine vordefinierte Vorlage aus Melden Sie sich als Administrator an Nehmen Sie die erforderlichen nderungen vor Speichern Sie die neue Vorlage ber die Option Vorlage speichern unter im Men Datei a ee gt Geben Sie einen Namen f r die Vorlage ein und klicken Sie auf OK Festlegen welche Bereiche angezeigt werden Wenn SoftConsole im Administratormodus ausgef hrt wird k nnen Sie im Men Ansicht ausw hlen ob die folgenden Bereiche angezeigt oder aus der Anzeige entfernt werden sollen e Fensterbereich Besetztlampenfelder e Fensterbereich Gehaltene Anrufe e Fensterbereich Parkbereiche SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 39 IP Office 3 1 Ausgabe 11b
11. Die angegebene L nge wird auch auf Textnachrichten angewendet die mit der Funktion Nachricht senden gesendet werden Die Standardeinstellung ist 16 Zeichen Wenn Sie eine h here Einstellung angeben werden l ngere Hinweise in Verbindung mit manchen Telefonen und Anwendungen m glicherweise nicht vollst ndig angezeigt 5 Klicken Sie auf OK SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 45 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Konfiguration des Erscheinungsbilds ber dieses Men k nnen Sie das Erscheinungsbild von SoftConsole ndern d h die verwendete Schrift die zur Angabe des Anrufstatus verwendeten Farben sowie das gesamte Aussehen der Anwendung 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf amp klicken und die Registerkarte Anzeige ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Anzeige ausw hlen 2 ndern Sie die Einstellungen nach Bedarf e Schriftart W hlen Sie die gew nschte Schriftart aus der Dropdown Liste aus e Benutzerdefiniertes Aussehen anwenden Markieren Sie diese Option um ein benutzerdefiniertes Aussehen auszuw hlen und zu verwenden Ein Aussehen besteht aus einer Reihe von Dateien durch die das gesamte Erscheinungsbild von SoftConsole definiert wird Standardm ig werden mit SoftConsole keine zus tzlichen Dateien f r das Aussehen mitgeliefert e Benutzerdefiniertes Aussehen Wenn Benutzerdefiniertes Aussehen anwenden ausgew hlt ist K nnen Sie ber dieses Feld zum Speicheror
12. Doppelklicken Sie auf das Symbol f r eine Benutzer BLF um den Benutzer anzurufen und zur Konferenz einzuladen e Bei einer Zusage klicken Sie im Men Aktionen entweder auf Zu Konferenzraum 1 hinzuf gen oder auf Zu Konferenzraum 2 hinzuf gen e Wenn der Benutzer verhindert ist oder die Einladung abgelehnt hat beenden Sie den Anruf Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das BLF Feld und ndern Sie den Status je nach der Antwort des Teilnehmers Der Status der eingeladenen Teilnehmer wird im Fenster Konferenzraum durch ein SR dargestellt Nicht eingeladen Eingeladen Teilgenommen Abgelehnt Wenn eine Konferenz begonnen hat k nnen Sie weitere Teilnehmer ber Zu Konferenzraum 1 hinzuf gen oder Zu Konferenzraum 2 hinzuf gen zuschalten Nicht verf gbar SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 27 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer So ndern Sie die Ansicht des Konferenzraums e Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster Konferenzraum und w hlen Sie im Kontextmen Ansicht aus W hlen Sie den gew nschten Ansichtstyp aus e Gro e Symbole e Kleine Symbole e Listensymbole e Details So ordnen Sie die Ansicht des Konferenzraums anders an 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster Konferenzraum und w hlen Sie im Kontextmen Anordnen aus W hlen Sie aus wie Sie die Symbole anordnen m chten e nach Name e nach Nummer e nach Status So andern Sie den Status eines Benut
13. Mit dieser Funktion wird der Freisprechbetrieb f r den Operator w hrend der aktuellen Sitzung aktiviert Diese Funktion wird in der Regel von Operatoren verwendet die die Freisprechfunktionen des Telefons verwenden SoftConsole steuert den Betrieb des Telefons IP Office Steuereinheiten Steht mehr als ein IP Office System zur Verf gung kann der Operator die zu verbindende Einheit ausw hlen Eine Liste zeigt den Namen des Ger ts die IP Adresse und die Version an So w hlen Sie ein Ger t aus 1 Markieren Sie das entsprechende Ger t in der Liste 2 Klicken Sie auf OK 3 Falls das ben tigte IP Office System nicht aufgelistet ist wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 38 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Administration Administratormodus SoftConsole kann im Administratormodus gestartet werden In diesem Modus in dem keine Telefoniefunktionen zur Verf gung stehen k nnen die folgenden Aktionen durchgef hrt werden e Vorlagen ndern und erstellen e Ausw hlen welche Fensterbereiche BLF Gehaltene Anrufe Parkbereiche angezeigt werden e Administratorkennwort ndern e Benutzerprofile ndern e Die maximale L nge der Anrufhinweise angeben So f hren Sie SoftConsole im Administratormodus aus 1 Geben Sie im Anmeldebildschirm Folgendes ein e Benutzername Administrator e Kennwort password Dies ist das Standardkennwort f r den Administrator das jedoch im
14. Warteschlange 2 bernehmen Anruf von Warteschlange 3 bernehmen Anruf von Warteschlange 4 bernehmen Anruf von Warteschlange 5 bernehmen Anruf von Warteschlange 6 bernehmen Anruf von Warteschlange 7 bernehmen Anruf von Warteschlange 8 bernehmen Extras Voicemail anrufen Strg V Konferenzraum 1 Umschalt Strg F4 Konferenzraum 2 Umschalt Strg F5 W hltasten Umschalt Strg F3 T r Freigabe 1 Umschalt Strg F1 T r Freigabe 2 Umschalt Strg F2 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Umschalt F1 Umschalt F2 Umschalt F3 Umschalt F4 Umschalt F5 Umschalt F6 Umschalt F7 Umschalt F8 Anhang Seite 49 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Schaltfl chen der Symbolleiste Hauptsymbolleiste Anmelden Fl Profil speichern eil Neuer Anruf ra Anruf annehmen ur Anruf halten SES et Anruf vermitteln H VE Durchstellen H of Vermittlung erneut Fr versuchen tee Konferenzgespr ch Bereich Telefonbuch Fensterbereich Gehaltene Anrufe Zi rt n E Ausgew hlten Eintrag D anrufen Eigenschaften anzeigen dh Telefonbuch anzeigen ol Konferenzen anzeigen Ausgew hlten Anruf cee annehmen Am langsten gehaltenen eC Anruf annehmen SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Auflegen Durchsage Anruf aufzeichnen Kompaktansicht Normalansicht Telefontasten Zugriff auf Konferenzraum 1 Zugriff auf Konferenzraum 2 Optionen Benu
15. angeforderte Teilnehmer aber nicht zu finden ist Der Anruf kann in Bereich 1 geparkt und der angeforderte Teilnehmer aufgefordert werden den Anruf in Bereich 1 anzunehmen Anrufe werden f r eine bestimmte Zeitdauer geparkt bevor sie an den Operator zur ckgegeben werden Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Option erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator SoftConsole bietet Parkbereiche f r 16 Anrufe denen jeweils eine spezifische Park ID zugeordnet wird Wenn ein Anruf in einem dieser Parkbereiche geparkt wird liefert die Schaltfl chenbezeichnung Informationen ber den Anruf Wenn ein Parkbereich leer ist zeigt die Schaltfl chenbezeichnung die Parkbereich ID an Alle Operatoren k nnen sehen wann der Anruf angenommen oder beendet wird Ein Anruf der vom Operator geparkt wurde kann von einem beliebigen Teilnehmer angenommen werden e So parken Sie einen Anruf Wenn der Anruf im Bereich Aktuelle Anrufinformationen aktiv ist klicken Sie auf einen freien Parkbereich innerhalb des Parkbereich Fensters um den Anruf zu parken Der geparkte Anruf wird rot hervorgehoben und zeigt Informationen ber den Anruf an z B die Ursprungsnummer des Anrufs e So entparken Sie einen Anruf Wenn ein Anruf in einem Parkbereich geparkt ist klicken Sie auf die entsprechende Parkbereich Schaltfl che um den Anruf zu entparken Wird f r den Privatgebrauch ein sicherer Parkbereich ben tigt konfigurieren Sie die Park ID mit Text auf
16. diese Weise wird verhindert dass ein Anruf durch normales W hlen entparkt wird Stattdessen kann der Anruf nur ber eine Parkbereich Schaltfl che entparkt werden f r die derselbe Text angegeben ist Die standardmakigen SoftConsole Tastatur Shortcuts f r die 16 Parkbereich Schaltfl chen sind Alt F1 bis F12 f r die Schaltfl chen 1 bis 12 und dann Umschalt F9 bis F12 fur die Schaltfl chen 13 bis 16 Abrufen von geparkten Anrufen Ein geparkter Anruf kann von einem beliebigen anderen IP Office Benutzer entparkt werden sofern dieser die Nummer des betreffenden Parkbereichs kennt So rufen Sie einen geparkten Anruf von einem IP Office Telefon ab e Wahlen Sie die standardm ige Kurzwahl 38 N wobei Sie anstelle von N die Parkbereichnummer w hlen e F r Benutzer mit Phone Manager oder SoftConsole bei denen eine Parkbereich Schaltfl che mit dieser Parkbereichnummer vorliegt zeigt die Schaltfl che den geparkten Anruf an Durch Klicken auf diese Schaltfl che k nnen die Benutzer den Anruf entparken e Auf Avaya Telefonen mit programmierbaren Tasten k nnen diese Tasten so programmiert werden dass sie bestimmten Parkbereichnummern entsprechen Wenn ein Anruf in einem solchen Parkbereich geparkt wird ist dies anhand dieser Taste ersichtlich Durch Dr cken darauf kann der Anruf entparkt werden Beispiel Ein Anrufer muss dringend mit einer bestimmten Person sprechen aber der angeforderte Teilnehmer ist nicht zu finden Der Anru
17. es erforderlich die T ren zu konfigurieren Konfiguration 1 W hlen Sie im Men Extras den Befehl Optionen und klicken Sie auf T r Freigabe 2 Geben Sie einen Namen f r T r 1 ein Der eingegebene Name wird angezeigt wenn die Option T r Freigabe ausgew hlt wird Der Zugriff auf das Feld Eingabecode wird verhindert da der Eingabecode f r T r 1 auf 1 gesetzt wurde Geben Sie einen Namen f r T r 2 ein falls erforderlich Klicken Sie auf OK Senden von E Mail Der SoftConsole Operator kann Benutzern ber Microsoft Outlook eine Nachricht senden So senden Sie eine E Mail Nachricht 1 W hlen Sie im Men Extras die Option E Mail senden oder Dr cken Sie Strg E Das Formular E Mail Nachricht wird angezeigt Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und versenden Sie die E Mail wie gewohnt SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 35 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Administration Anmeldefo Fa rmular pm Fh e m 7 IF Ju A Tan Frofil Einstellungen IP Office IP Adresse 192 168 42 1 Benutzername Extn21 6 B Anklopten Pass wort a je Produktfihrung berspringen Wenn das Anmeldeformular vollst ndig ausgef llt ist klicken Sie auf die Schaltfl che OK Das Anmeldefenster wird so lange angezeigt bis der Operator sich erfolgreich angemeldet hat W hrend dieser Zeit wird die Meldung Anmeldung wird durchgef hrt bitte warten Sie am unteren Fensterrand angezeigt Schl
18. f r die Gruppe 10 Blau 35 BLF 2 10 11 13 20 30 33 37 Gruppen 2 BLF Ansicht gro e Symbole 37 BLF Ansicht kleine Symbole 37 BLF Listenansicht 37 BLF Angaben 37 BLF Bereich 10 11 20 30 37 BLF Gruppe 10 11 12 33 37 Anzeigen 11 Bearbeiten 33 Mitglieder hinzuf gen 11 BLF Gruppenmitglieder 11 37 BLF Konfiguration 10 BLF Mitglieder 11 BLF Symbol 10 37 BLF Symbole horizontal 37 BLF Symbole vertikal 37 C CSV 31 D Daten zu eingehenden Anrufen 31 Details zu Telefonbucheintr gen 34 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Dialogfeld Eigenschaften BLF Gruppe bearbeiten 11 Dialogfeld Neues BLF Mitglied 11 Dienst 10 Ausgehend 10 Diese IDs 33 Dr cken 14 15 20 24 25 F12 14 MEN 25 Schaltfl che Ende 24 Schaltfl che Konferenz 20 Strg B 15 DSS Tasten 16 Durchsagen 16 23 24 37 39 Durchstellen 14 37 39 Durchsuchen des Telefonbuchs 4 E Eigenschaften BLF Gruppe BLF Gruppenmitglied 37 Eigenschaften der Telefonbucheintr ge 6 7 8 Einbeziehen 19 SoftConsole 19 Einfaches Konferenzgespr ch 20 34 Eingabe 11 Benutzername 11 Eingabecode 28 Eingeladen 20 Einheit 30 ausw hlen 30 Einschr nkungen bei Konferenzen 19 Einschr nkungen bez glich analoger Leitungen 19 Eintrag 39 E Mail 4 8 23 28 34 37 Senden 28 E Mail Adresse 8 34 Empfangende Nummer 34 Ende dr cken 14 Entfernen 20 ausw hlen 20 Enth lt 37 16 37 Entparken 16 Parkbereich Schaltfl che 16 E
19. gew nschten Telefonbucheintrag suchen und ausw hlen und dann auf Z klicken oder F12 dr cken SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 21 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Verwendung der Haltefunktion Um den zurzeit verbundenen Anruf mit SoftConsole zu halten klicken Sie auf oder drucken Sie F4 Um den Anruf auf Halten zu setzen und gleichzeitig den n chsten Anruf anzunehmen dr cken Sie F7 Gehaltene Anrufe werden im Bereich Gehaltene Anrufe angezeigt Die Zeitspanne f r die ein Anruf gehalten wird wenn der Benutzer der den Anruf auf Halten gesetzt hat frei ist wird vom Telefonsystem gesteuert Standardm ig betr gt die Zeitspanne 15 Sekunden Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Option erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Gehatten Hinw d d Bob Jones 2 Extn204 2704 00 03 Im Bereich Gehaltene Anrufe wird eine Auflistung der gehaltenen Anrufe aller SoftConsole Benutzer angezeigt Sie k nnen die Liste sortieren indem Sie auf die entsprechende Spalten berschrift klicken Durch Klicken auf eine Zeile in der Liste wird der Anruf ausgew hlt und der Operator kann den Anruf annehmen oder vermitteln Die Symbolleiste am oberen Fensterrand erm glicht die folgenden Aktionen e gt Ausgew hlten gehaltenen Anruf annehmen Jeder im Bereich Gehaltene Anrufe angezeigte Anruf kann angenommen werden W hlenSie den gew nschten Anruf aus und klicken Sie dann auf diese Schal
20. 14 4 2005 SoftConsole Benutzer EN EEE NAD bearbeiten W hlen Sie im SoftConsole Anmeldebildschirm das zu bearbeitende Benutzerprofil aus Melden Sie sich als Administrator an Nehmen Sie die erforderlichen nderungen vor Rw NM 3 Speichern Sie das Profil ber die Option Profil speichern im Menu Datei Die maximale Lange der Anrufhinweise angeben Geben Sie die maximale Lange der Anrufhinweise an Die Standardeinstellung ist 16 Zeichen Sie k nnen eine h here Einstellung angeben wobei zu beachten ist dass l ngere Hinweise in Verbindung mit manchen Telefonen und Anwendungen m glicherweise nicht vollst ndig angezeigt werden 1 Starten Sie SoftConsole im Administratormodus 2 W hlen Sie Optionen 3 W hlen Sie die Registerkarte Tastaturaktionen 4 Legen Sie die L nge der Anrufhinweise wie gew nscht fest SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 40 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Administration Konfiguration eingehender Anrufe ber dieses Men k nnen Sie die Namen und Nummern f r Telefonbucheintr ge eingeben Diese Angaben k nnen dann im SoftConsole Telefonbuchbereich zusammen mit den IP Office Benutzern Gruppen und Systemtelefonbuchnummern angezeigt werden Die Telefonbuchnummern k nnen zum T tigen ausgehender Anrufe verwendet werden Zus tzlich dienen sie dazu f r eingehende Anrufe die namentliche Entsprechung der Anrufernummer anzuzeigen Dar ber hinaus ist es m glich ein Skript und od
21. 15 23 Haupt 17 Hauptfenster 2 11 Hauptmenuleiste 4 Hauptsymbolleiste 39 Hilfedatei 37 Hinzufugen 10 11 19 20 23 25 31 32 33 37 40 Konferenzgesprach 23 Konferenzraume 23 37 Hinzufugen von Benutzern 19 Hinzufugen von Mitgliedern 11 BLF Gruppe 11 Hotkey 37 Hotkey Tasten 37 ID 16 33 In Betrieb 10 In Gruppe 34 Informationen zum anrufenden Teilnehmer 15 IP Office 1 2 4 6 7 8 16 19 29 30 31 34 IP Adresse 29 IP Office Conferencing Center 19 IP Office SoftConsole 4 31 34 IP Office Steuereinheiten 30 IP Office Benutzer 6 IP Office Telefonbuch 34 IP401 19 IP403 19 IP406 19 IP412 19 IP Adresse 29 30 IP Adresse von IP Office 29 J Ja 2 34 K KAntw 13 Keine Antwort 7 Kennzeichnen 24 Kleine Symbole 10 20 Klicken 20 Schaltfl che Einladen 20 Kommentieren 23 24 37 Kompaktansicht 12 39 Kompaktansicht Modus 37 Konferenz gehaltener Anrufe 20 Konferenz mit gehaltenen Anrufen 19 20 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Konferenzansicht 37 Konferenzbeschreibung 20 Konferenz BLFs 20 Konferenzgespr ch 2 19 20 23 Erstellen 20 Konferenzgespr che 19 20 25 Konferenz Host 20 Konferenzraumansicht 20 Neuanordnung 20 Konferenzr ume 20 23 37 Konfiguration der Parkbereiche 33 Konfiguration der Tastaturaktionen 35 Konfiguration der Tastaturzuweisung 35 Konfiguration der Telefonb cher 34 Konfiguration des Erscheinungsbilds 35 Konfiguration von BLF Gr
22. 8 Tur Eingabe 28 Tur Freigabe 4 28 37 txt rtf Datei 31 U Uberblick 1 SoftConsole 1 Uberschreitende Anrufe 17 Umgang mit Alarmen 32 Umschalt F1 37 Umschalt F1 dr cken 37 Umschalt F10 16 37 Umschalt F11 16 37 Umschalt F12 16 37 Umschalt F2 37 Umschalt F3 37 Umschalt F4 37 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Umschalt F5 37 Umschalt F6 37 Umschalt F7 37 Umschalt F8 37 Umschalt F9 16 37 Umschalt Strg F1 37 Umschalt Strg F 10 37 Umschalt Strg F11 37 Umschalt Strg F 12 37 Umschalt Strg F2 37 Umschalt Strg F3 37 Umschalt Strg F3 dr cken 27 Umschalt Strg F4 37 Umschalt Strg F5 37 Umschalten zwischen Anrufen 37 und oder 29 UNTERDR CKT 4 Urspr nglicher Anrufer 4 Ursprungsnummern 40 V Vermitteln 4 13 14 15 17 23 24 26 37 39 Anruf 13 14 Durchstellen 23 37 39 Erneut versuchen 37 F3 dr cken 14 Vermitteln gehaltener Anrufe 15 37 39 Abrufen von geparkten Anrufen 16 Voicemail 37 Voicemail Dialogfeld 14 Verwenden 10 19 SoftConsole Konferenzr ume 19 Tastaturcodes 10 Verwendung 27 Verwendung der Haltefunktion 15 Verwendung von Konferenzr umen 20 Verwendung von SoftConsole 20 Voicemail 1 2 4 10 13 14 17 19 20 23 25 26 34 37 Anruf 2 Verbinden 23 Vermitteln 37 Voicemail anrufen 37 Voicemail Pro 19 20 25 VoiceMail Nachrichten 10 34 Vollst ndiger Name 7 Vorlage speichern 30 Vorlagen 29 30 37 W Wahlen 4 10 16 23 27 31 35 37 39 Direktw
23. AVAYA IP Office 3 1 SoftConsole Benutzerhandbuch Ausgabe 11b 14 4 2005 Inhaltsverzeichnis EINIEHUNG en ke 5 berblick ber SoftConsole cccccceccceceeeecceceesceeceseeeecceeueeeceueeseceuueeeseueesseaesesesueesessaseesessesseneeeeneteess 5 Ere OCMC aan a ee 6 Hauptienster a E eee ee eee ee 7 Silent EI EE 8 Bereich Anrurdelalls 322er E 9 Leif 9 e EE 9 KE Gei el Den 10 Formulare Eigenschaften der Telefonbucheintr ge nenne nenn anne nnnnnnnnennnenenn 11 Eigenschaften der Telefonbucheintr ge f r Benutzer 11 Form lar EEN EE e ER 12 Formular TeleroOnDUGNE lt AG WEE 13 IF Ride E elle ent nl EE 13 SOMGCONSOIE T CIGTONDUCHNUMME en 14 DEEDS STAUS TUF die GUDDE sn aeg 15 SR BEEG ea a o ae EE 16 Hinzuf gen von Mitgliedern zu einer BIE Gruppe 17 ANSIENIEN EE 17 Anrufbearbeitung BEEN 19 Bearbeitung eingehender Anrufe 0000 onnno nenne nano nenne anne nenn nnnne nenne nnnennnnnnnnennnnnnnnen nennen 19 Einen Anruf ohne Annahme vermitteln nenn nano nenn nano nnnn nenne nenn nenne nnne nennen 19 Vermitteln von Anrufen nicht berwacht 0000 nano nenn nano nnnnnnnne nenn nnnne nenn namen nnnenn 20 vermitteln Von Ahrufen UBEIWAacht EE 20 Vermitteln von Anrufen an Voicemail s sensi nano nenn nano nnnnnnnnonnne nenne nenn EO aE E E Kaa 21 T tigen von ausgehenden Anrufen nano nenne anne nenne anne nenn nnnne nenne nnnennnnnnnnenennnnnnnn nenn 21 VERWENGUNG GER EE Lal e NEE 22 So halten Sie einen Anruf bei besetzter Nebenst
24. Anrufbearbeitung 13 Anrufkonfiguration 31 Gro e Anzeige 1 Anmeldeformular 2 29 Anmeldestatus 34 Bezug auf 2 Anmeldestatus 34 Anmeldung 4 29 30 39 Anmerkungen 1 2 4 7 11 13 14 15 24 25 27 28 30 33 34 35 37 Annehmen 4 7 13 14 15 17 20 23 26 32 34 37 39 Anruf in Warteschlange 17 Ausgew hlter gehaltener Anruf 15 39 Anordnen 10 20 Anordnen der BLF Symbole 37 Anruf aus Warteschlange 37 Anruf halten 37 Anruf in Warteschlange 17 Annehmen 17 Anruf klingelt 13 Anrufaufzeichnung 19 23 25 Benachrichtigen 25 Anrufbearbeitung 1 31 Anrufbereich verursacht 15 Anrufdauer 4 Anrufdetails 4 12 14 17 37 39 Anrufdetailsuche 15 Anrufe 1 2 4 7 10 12 13 14 15 16 17 19 20 23 24 25 26 27 29 30 31 32 33 34 35 37 39 40 empfangende Nummer 34 Entparken 16 erkennt 13 Gruppe 17 Name 4 Nummer 4 Parken 16 Teilnehmerinformationen 15 Vermitteln 13 14 Voicemail 2 Anrufender Name 4 17 31 Telefonbuchname 4 Anrufer 16 Anrufhinweise 27 30 35 Anrufinformationen 14 31 35 37 Anrufkommentar 15 35 Anrufkommentarfenster 35 Anrufkonfiguration 31 Eingehend 31 Anrufstatus 4 35 Anrufst rung 23 24 25 37 Ansichten des BLF Bereichs 10 Ansichtsoption 35 Anstehende Anrufe 23 Anzeigeeigenschaften 37 Ausgew hlter Eintrag 37 Anzeigefelder 34 Suchergebnisse 34 Anzeigen 4 10 12 19 20 39 Bestehende Konferenzen 19 Telefonbucheigenschaften 4
25. Bereich angezeigt FIRMA Anrufinformationen AU ELLI UME Firma 1 Alle Anrufe werden durchgestellt Anrufende Nummer 01707364416 Angerufener Name Bob Jones Allgemeine Anfragen Webenstelle 123 Angerufene Humm 206 Anrufstatus Benachrichtigen Ankom Dauer 00 01 Skript schliefsen 1 Nehmen Sie den Anruf auf eine der folgenden Arten entgegen e Dr cken Sie Eingabe e Klicken Sie auf die Schaltfl che Anruf annehmen e Wahlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf annehmen e Nehmen Sie den H rer ab wenn Sie ein herk mmliches Telefon verwenden e Doppelklicken Sie im Bereich Anrufdetails 2 Wenn ein Anruf beantwortet wird werden die Anruferinformationen in gr n angezeigt e Wenn ein Skript angezeigt wird das Sie entfernen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Skript schlie en oder dr cken Sie erneut Eingabe 3 Geben Sie den vom Anrufer gew nschten Namen bzw die Nummer in das Feld SUCHE ein nach Entgegennahme eines Anrufs wird der Cursor automatisch in dieses Feld gesetzt 4 Wenn ein einziges Suchergebnis gefunden wird werden die zugeh rigen Eigenschaften angezeigt Klicken Sie auf kk oder dr cken Sie F2 um eine nicht berwachte Vermittlung vorzunehmen e Wenn der Status des Suchergebnisses als Besetzt angezeigt wird k nnen Sie den Anruf f r diese Nebenstelle auf Halten setzen indem Sie Strg B dr cken Der Anruf wird 45 Sekunden f r die Nebenstelle oder bis zum Freiwer
26. Funktion nicht verf gbar finden Sie im Abschnitt Fehlersuche weitere Informationen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 33 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Verwenden der Telefontasten Der Operator kann die Telefontasten verwenden um ber die Anwendung eine Telefonnummer zu w hlen So starten Sie das Telefontastenprogramm 1 Klicken Sie auf CH oder w hlen Sie im Men Extras de Option Telefontasten ZU w hlende Nummer Anrufhinweise Die gew nschte Telefonnummer kann ber die W hlzeichen der Telefontasten oder ber die Tastatur in das Feld Zu w hlende Nummer eingegeben werden Kommentare f r den Anruf k nnen im Bereich Anrufkommentare eingegeben werden Nach der Eingabe klicken Sie auf die Schaltfl che W hlen um den Anruf zu starten SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 34 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Funktionen Tur Freigabe ber die Funktion T r Freigabe kann der Operator von SoftConsole gesteuerte T ren ffnen ohne seinen Schreibtisch zu verlassen Dabei k nnen zwei T ren gleichzeitig vom Operator gesteuert werden Standardm ig werden die T ren 15 Sekunden lang freigegeben So ffnen Sie eine T r mit SoftConsole 1 W hlen Sie im Men Extras die Option T r Freigabe aus 2 Klicken Sie auf den gew nschten T rnamen um die T r freizugeben Hinweis Damit die Option Tur Freigabe f r den Operator von SoftConsole zur Verf gung steht ist
27. Geben Sie in den Bereich Konferenz Host den Namen der Person ein die die Konferenz angefordert hat Dieser Name wird in der Anzeige der aktuellen Systemkonferenzen im Telefonbuchbereich angezeigt Siehe Anzeigen von Konferenzen 5 Gehen Sie folgenderma en vor um die Benutzer f r die Konferenz einzugeben e Klicken Sie auf die Schaltfl che Benutzer hinzuf gen und w hlen Sie aus der Telefonbuchliste die gew nschten Benutzer aus Mithilfe der Umschalt bzw der Strg Taste k nnen Sie mehrere Benutzer gleichzeitig ausw hlen e Ziehen Sie BLFs per Drag amp Drop aus dem BLF Fensterbereich in das Fenster Auf diese Weise k nnen Sie BLFs verschieben die externe Teilnehmer repr sentieren 6 Falls ein Benutzer f lschlicherweise hinzugef gt wird k nnen Sie ihn l schen indem Sie mit der rechten Maustaste auf das BLF Feld klicken und Entfernen ausw hlen 7 Ist Voicemail Pro aktiv k nnen Benutzer durch Klicken auf die Schaltfl che Einladen eingeladen werden e Die BLF Symbole werden mit einer blauen Umrandung angezeigt Die einzelnen Teilnehmer werden angerufen und zur Konferenz eingeladen Wenn die eingeladenen Personen den Anruf annehmen k nnen sie die 1 dr cken um die Einladung anzunehmen die 2 um die Einladung abzulehnen oder die 3 wenn sie verhindert sind Die BLF Anzeige ndert sich automatisch um den Anrufstatus anzuzeigen 8 Wenn Sie nicht mit Voicemail Pro arbeiten m ssen die Benutzer manuell eingeladen werden
28. Shortcuts f r die Funktionen angezeigt e Telefonbuch Hier finden Sie Optionen zum Durchsuchen Exportieren und Einrichten des Telefonbuchs e Extras Dieses Men bietet Zugriff auf die Men s f r die Telefontasten die T r Freigabe das Senden von E Mails das Anzeigen von Konferenzr umen das Anrufen von Voicemail und die Konfiguration von SoftConsole e Hilfe Zugriff auf das Hilfe System und Informationen ber Avaya IP Office SoftConsole SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 8 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung Bereich Anrufdetails Der Bereich Anrufdetails enth lt nebeneinander die Anzeige aktueller Anrufinformationen Ein Schieberegler zwischen den beiden Teilfenstern erm glicht dem Operator die gew nschte Anpassung der Bereiche Im linken Bereich werden Details zum aktuellen Anruf und zu empfangenen und get tigten Anrufen angezeigt Der rechte Bereich enth lt normalerweise das zu durchsuchende Telefonbuch W hrend bestimmter Aktionen beispielsweise bei Anfragerufen werden jedoch Einzelheiten zu diesen Anrufen angezeigt Anrufdetails Dieser Bereich hat zwei Funktionen Wenn ein einzelner Anruf klingelt oder bereits verbunden ist werden Einzelheiten zu diesem Anruf angezeigt linkes Bild F r SoftConsole Benutzer die mehrere Anrufpr sentationen eingestellt haben werden au erdem zus tzliche eingehende Anrufe angezeigt rechtes Bild Wenn Sie in diesem Modus auf die einzelnen angezeigten Anru
29. Vermittlung ab Vermittlung erneut versuchen Vermittelt einen Anruf der an den Operator zur ckgegeben wurde Voicemail Vermittlung Vermittelt einen Anruf an die Voicemail eines Benutzers Zu Konferenz hinzuf gen Vermittelt einen Anruf in eine Konferenz aus gehaltenen Anrufen Zu Konferenzraum 1 hinzuf gen Schaltet einen Anruf zu Konferenzraum 1 hinzu Zu Konferenzraum 2 hinzuf gen Schaltet einen Anruf zu Konferenzraum 2 hinzu Aus Warteschlange annehmen Dient zum Annehmen eines Anrufs aus einer Warteschlange Parken Parkt einen Anruf Listet die verf gbaren Parkbereiche auf Entparken Holt einen geparkten Anruf zur ck Listet die Parkbereiche auf die einen geparkten Anruf enthalten Mit den Befehlen im Men Extras k nnen Sie die folgenden Vorg nge ausf hren Telefontasten Zeigt das Telefontasten Formularan T r Freigabe ffnet gesteuerte T ren ohne dass Sie dazu den Schreibtisch verlassen m ssen E Mail senden Sendet eine Nachricht ber das E Mail System an einen Benutzer Voicemail anrufen Verbindet den Anrufer mit der Voicemail des Benutzers der bei SoftConsole angemeldet ist Konferenzraum Schaltet den Anruf einem Konferenzraum zu SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 29 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Kommentieren Es besteht die M glichkeit Text einem bestimmten Anruf zuzuordnen Diese Funktion wird auch als Kennzeichnen bezeichnet Es k nnen alphabetische und nu
30. Verwendung von Konferenzr umen So schalten Sie gehaltene Anrufe einer Konferenz zu 1 Rufen Sie alle Konferenzteilnehmer an und setzen Sie die Anrufe auf Halten 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che H Konferenz 3 Sie schalten sich selbst aus der Konferenz aus indem Sie auf die Schaltfl che gz Auflegen Klicken 4 Weitere Benutzer k nnen uber die Option Zu Konferenz hinzuf gen im Men Aktion hinzugef gt werden SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 26 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Konferenzen Verwendung von Konferenzr umen Die beiden Konferenzr ume werden durch die Schaltfl chen LL und 2 der Hauptsymbolleiste repr sentiert ber diese Schaltfl chen k nnen Sie Konferenzen mit mehreren Teilnehmern beginnen Wenn Sie mit Voicemail Pro arbeiten k nnen Sie die einzelnen Teilnehmer automatisch anrufen und zur Konferenz einladen lassen Damit die Konferenzschaltfl chen zur Verf gung stehen m ssen die Namen der Konferenzr ume festgelegt worden sein So erstellen Sie eine Konferenz 1 Klicken Sie entweder auf 1 Konferenzraum 1 oder auf 2 Konferenzraum 2 Ein Konferenzfenster wird angezeigt 2 Ist die Konferenz derzeit nicht aktiv wird ein leeres Fenster angezeigt Ist die Konferenz aktiv werden die aktuellen Mitglieder der Konferenz angezeigt 3 Geben Sie im Bereich Konferenzbeschreibung den Betreff der Konferenz ein Der Betreff wird nur im Formular Konferenzraum angezeigt und ist optional 4
31. Zeichen Die L nge wird ber die Einstellung Maximale L nge f r Anrufhinweise gesteuert Diese Einstellung kann nur dann ge ndert werden wenn SoftConsole im Administratormodus ausgef hrt wird So senden Sie eine Textnachricht 1 Suchen Sie im Telefonbuch nach dem Benutzer 2 W hlen Sie im Men Aktionen die Option Nachricht senden oder Dr cken Sie Strg M Das Nebenstellennummernfeld des Benutzers wird automatisch mit den im Telefonbuch angezeigten Informationen ausgef llt 3 Geben Sie die Nachricht ein und klicken Sie auf OK Textnachrichtenanzeige auf Avaya DS Port Displaytelefonen e Bei Eingang einer Textnachricht wird ein einzelner Klingelton ausgegeben und die Nachrichtenleuchte des Telefons leuchtet auf Dies ist der Fall unabh ngig davon ob das Telefon frei oder besetzt ist e Ist das Telefon frei wird der Nachrichtentext angezeigt Wenn es besetzt ist wird der Text erst nach Beendigung des aktuellen Anrufs angezeigt e Auf Telefonen mit einer Sec MENU Taste kann die erhaltene Textnachricht durch Dr cken von MENU MENU Nchrn AList angezeigt werden e Ein Y uber AList gibt an dass Textnachrichten vorliegen Wenn Sie mehrere Textnachrichten haben k nnen Sie mit den Tasten 4 und amp von einer Nachricht zur anderen wechseln e Sie l schen die aktuelle Nachricht indem Sie die Anzeigetaste unterhalb der angezeigten Anzahl dr cken e Hinweis W hlen Sie abschlie end gll Beenden Die Nachrichtenleuchte
32. ahl 1 Nummer 27 Tastatur 27 Telefontasten 4 23 27 37 39 Wahltaste 27 Warteschlange 1 2 12 15 17 23 32 37 Angerufene Konfiguration 17 Konfigurieren 32 Loschen 17 Warteschlange langer als 17 Warteschlangenmodus 37 Warteschlangenname 17 WAV 31 Weiterleitung sofort 7 10 34 Weiterleitungsstatus 34 Windows Startschaltfl che 2 Z Zeigt 31 SoftConsole 31 Zielrufnummer 34 Rufweiterleitung 34 Zu Konferenz hinzufugen 37 Zugreifen 2 4 28 30 34 39 SoftConsole 34 Zugriff auf Konferenzraume 39 Zuruckgeholte Anrufe 17 Zuruckgestellter Anruf 37 Zuruckholen von Anrufen 17 23 37 Verwenden 17 Zwischen Normalansicht Modus umschalten 37 Seite 57 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Die Leistungsdaten und Angaben in diesem Dokument sind typisch und m ssen ausdr cklich schriftlich von Avaya best tigt werden bevor sie auf eine Bestellung oder einen Auftrag angewendet werden d rfen nderungen und Erg nzungen an den ausf hrlichen Spezifikationen vorbehalten Die Ver ffentlichung der Informationen in diesem Dokument entbindet den Leser nicht von den Patentrechten oder anderen Schutzrechten der Firma Avaya oder anderen Firmen Das geistige Eigentum an diesem Produkt einschlie lich Marken das f r Lucent Technologies eingetragen wurde ist an Avaya weitergegeben oder lizenziert Alle durch oder gekennzeichneten Marken sind Marken bzw eingetragene Marken von Avaya Inc Alle anderen Marken
33. den der Zielnebenstelle gehalten Der Anruf kehrt zu SoftConsole zur ck wobei der Grund hierf r angegeben wird z B Timeout oder Freiwerden der Zielnebenstelle Mit Strg R k nnen Sie die Vermittlung erneut versuchen 5 Wenn mehrere Entsprechungen angezeigt werden klicken Sie auf das gew nschte Suchergebnis und anschlie end auf kk oder dr cken Sie F2 um eine nicht berwachte Vermittlung vorzunehmen Einen Anruf ohne Annahme vermitteln Wenn der Operator den Anrufernamen oder die Nummer erkennt ist es m glich den eingehenden Anruf zu vermitteln ohne ihn anzunehmen 1 Geben Sie die Zielnebenstellennummer in das Feld SUCHE ein 2 Klicken Sie auf kk oder dr cken Sie F2 um eine nicht berwachte Vermittlung vorzunehmen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 19 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Vermitteln von Anrufen nicht berwacht Ein Anruf kann an einen Benutzer vermittelt werden ohne dass die Zielnebenstelle den Anruf vorher akzeptieren muss Geben Sie die Nebenstellennummer oder den Benutzernamen in das Feld SUCHE f r die Telefonbuchsuche ein Wenn die Zielnebenstelle als frei angezeigt wird k nnen Sie den Anruf auf folgende Arten vermitteln e Klicken Sie auf CK e Dr cken Sie F2 um eine nicht berwachte Vermittlung vorzunehmen e Wahlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf vermitteln aus e Ziehen Sie den Anruf mittels Drag amp Drop auf die Nebenstelle innerhalb des Telefonbuchb
34. der rtf Format die mit der Telefonbuchnummer assoziiert werden kann Wenn die Nummer eines eingehenden Anrufs mit dem Telefonbucheintrag bereinstimmt wird diese Skriptdatei im SoftConsole Telefonbuchbereich angezeigt e Mediendatei Eine Mediendatei z B im wav Format kann mit der Telefonbuchnummer assoziiert werden Wenn die Nummer eines eingehenden Anrufs mit dem Telefonbucheintrag bereinstimmt wird diese Mediendatei ausgef hrt Auf diese Weise k nnen Sie markante Kl nge mit Anrufen verbinden die bestimmten Telefonbuchnummern entsprechen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 14 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung Betriebsstatus f r die Gruppe Auf dieses Formular greifen Sie zu indem Sie im SoftConsole Telefonbuchbereich eine Gruppe ausw hlen und auf sl klicken ei In Betrieb 9 Au er Betrieb Wenn die Eigenschaften einer Gruppe ausgew hlt wurden wird der Betriebsstatus f r die Gruppe angezeigt e Gruppenname Der Name der Gruppe deren Eigenschaften angezeigt werden e Betriebsstatus Der SoftConsole Benutzer kann den Status einer Gruppe von In Betrieb auf Au er Betrieb oder umgekehrt ndert Je nach vorliegender IP Office Konfiguration werden die Anrufe im Status Au er Betrieb entweder an eine andere Nebenstelle oder an die Voicemail weitergeleitet Hinweis Eine dritte Statuseinstellung Nachtbetrieb wird entweder automatisch mithilfe von Zeiteinstellungen oder anhand spezieller W
35. e e Nach oben Nach unten Dient zum Andern der Reihenfolge in der die Warteschlangen angezeigt werden 4 Im Bereich Farbeinstellungen k nnen Sie die Farbe f r Normale Bedingungen und Alarmbedingungen von Warteschlangen ndern 5 Im Bereich Umgang mit Alarmen k nnen Sie angeben was passieren soll wenn eine Warteschlange den Schwellenwert berschreitet Folgende Optionen stehen zur Verf gung e IP Office SoftConsole automatisch wiederherstellen e IP Office SoftConsole erst nach Best tigung wiederherstellen e Alarm ignorieren 6 Klicken Sie auf OK SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 42 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Administration Konfiguration der Parkbereiche ber dieses Men k nnen Sie angeben wie viele Parkbereiche verf gbar sein sollen und welche Parkbereich IDs Sie den betreffenden Schaltfl chen zuordnen m chten 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf amp klicken und die Registerkarte Parkbereiche ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Parkbereiche ausw hlen 2 Verwenden Sie zum Konfigurieren der Parkbereich Schaltfl chen folgende Schaltfl chen Neu F gt eine neue Schaltfl che hinzu Es k nnen bis zu 16 Schaltfl chen verwendet werden Bearbeiten Dient zum Andern der Parkbereich ID der aktuell ausgew hlten Schaltfl che L schen Entfernt den ausgew hlten Parkbereich aus der Liste Nach oben Nach unten Die Reihenfolge der konfigurierten Parkbereiche kann ver ndert werd
36. e Kategorie k nnen Sie ausw hlen welche Shortcut Gruppen angezeigt werden sollen 3 Um einen Shortcut zu ndern klicken Sie auf die aktuellen Shortcut Tasten e Wahlen Sie den gew nschten neuen Shortcut mit dem Dropdown Steuerelement aus e Falls der neue Shortcut bereits verwendet wird wird eine entsprechende Meldung angezeigt A Durch Klicken auf Alles zur cksetzen k nnen Sie alle Shortcuts auf ihre Standardwerte zur cksetzen 5 Klicken Sie auf OK Tastaturaktionen ber dieses Men k nnen Sie angeben welche Aktionen in SoftConsole durchgef hrt werden sollen wenn Sie bestimmte alphabetische oder numerische Tastaturzeichen dr cken 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf l klicken und die Registerkarte Tastaturaktionen ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Tastaturaktionen ausw hlen 2 W hlen Sie die gew nschte Standardaktion f r alphabetische Tastatureingaben aus Folgende Optionen stehen zur Verf gung e Telefonbuchsuche beginnen Standardeinstellung e Anrufkommentar Fenster ffnen 3 W hlen Sie die gew nschte Standardaktion f r numerische Tastatureingaben aus Folgende Optionen stehen zur Verf gung e Telefonbuchsuche beginnen Standardeinstellung e Telefontasten Popup ffnen 4 Die n chste Option ist nur dann verf gbar wenn SoftConsole im Administratormodus ausgef hrt wird e Maximale L nge f r Anrufhinweise Sie k nnen die maximale L nge der Anrufhinweise festlegen
37. elle nenn nano nenn nennen 22 EINE Igel DEEN 23 ADTUIEN Von geparkten Anrufen EE 23 ZUFUCKNOIEN Range 24 Verwenden von Warteschlangen anne anne nnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn nenn namen 24 Eine Warteschlange berwachen 2240024002400000 0000 anno nano nnn name nun nun nun nnnnnnnennnennnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnne nee 24 Einen in der Warteschlange gehaltenen Anruf annehmen cccceecceeeeceeeceeeeceeeeeeeeseeeseueeaeeesaees 24 ele NF E 25 Soft amp onsole Und K nferenzgesprache u zen a 25 Konferenz mit gehaltenen Anrufen 00000 nnnn nano nenne anne nenn nano nenn nnnnennnn nenne nenn nenne ade 26 Verwendung von Konferenzr umen nano nnnnnnnnonnne nenne nenn nun nano nnnnnnnnennnnnnnnennnenenneennnnnen 27 Anzeigen von Konferenzen Benutzer hinzuf gen nee 28 Funktionen iii 29 PUNK IONO EE 29 FROMM UCTS EE 30 PANU Ce Dn e DE 30 Re Let EE 31 AUTZEICHNEHVOR AnNFUTEh eebe ebe 31 Senden von Nachrichten Textnachricht 0 2002240020000000 0000 nenn nano nenn anne nenn ann ennne nenne nennen 32 Vermund erneut EE Eeer EE 33 Verwenden der RT e E EE 34 RI eet ee ee ner a T 35 KONO UTU EE 35 Senden VOM EIA ME 35 SoftConsole Benutzerhandbuch Seite iii IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer e an EE d IUO 37 Ale eu EE EE 37 ER OMICE Steuerelnhellen WEE 38 Administratoftmoqls en ee ae 39 So f hren Sie SoftConsole im Administratormodus aus nnoannannaannannnnnnnnnenne
38. en indem der ausgew hlte Parkbereich in der Liste nach oben oder nach unten verschoben wird 3 Klicken Sie auf OK Konfiguration von BLF Gruppen Die Symbole im Besetztlampenfeld BLF Feld geben auf einen Blick den Benutzerstatus und die Kurzwahlen an Sie k nnen auch Symbole f r andere Nummern hinzuf gen wobei diese jedoch nur als Kurzwahlen verwendet werden k nnen Indem Sie die BLF Symbole gruppieren k nnen Sie sie auf verschiedenen Registerkarten anzeigen lassen 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf X klicken und die Registerkarte BLF Gruppen ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen BLF Gruppen ausw hlen 2 Indem Men werden die Namen der einzelnen Gruppen sowie die Namen der Gruppenmitglieder angezeigt Die BLF Gruppen k nnen auch mithilfe der Kontrollschaltfl chen bearbeitet werden Neu Erstellt ein neues Symbol Siehe BLF Gruppen bearbeiten Bearbeiten Dient zum Bearbeiten der aktuell ausgew hlten Gruppe Siehe BLF Gruppen bearbeiten L schen L scht die aktuell ausgew hlte Gruppe Nach oben Verschiebt die Gruppe in der Gruppenliste nach oben Dadurch ndert sich die Position der Registerkarte Nach unten Verschiebt die Gruppe in der Gruppenliste nach unten Dadurch ndert sich die Position der Registerkarte 3 Wenn Sie alle gew nschten nderungen an den BLF Gruppen vorgenommen haben klicken Sie auf OK SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 43 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005
39. en 32 Schaltflache Telefonbuchdatei offnen 31 Schwarz 35 SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Senden 25 Textnachricht 25 Senden von E Mail 4 28 Senden von Nachrichten 25 35 37 Ausgew hlter Benutzer 37 Short 33 Shortcut 32 Shortcut Tasten 37 Sichern 16 Skriptdatei 31 Skripts 1 2 4 31 Small Office Edition 19 SoftConsole 1 2 4 6 12 13 16 17 19 23 24 25 28 29 30 31 32 34 35 36 Ausfuhren 25 30 35 Aussehen 35 einbeziehen 19 Funktionen 1 Start 30 Status 4 Uberblick 1 zeigt 31 SoftConsole Anmeldung 30 SoftConsole Anwendung 4 32 33 37 SoftConsole Anwendung wiederherstellen 37 SoftConsole Konferenzr ume 19 Verwenden 19 SoftConsole Operator 28 SoftConsole Ordner 31 Speicherkonfiguration 36 Speichern 36 Sprechen 24 Benutzer 24 Standard 1 37 Standardaktion 35 Alphabetische Tastatureingaben 35 Numerische Tastatureingaben 35 Standardeinstellung 37 Standardm ige Shortcut Codes 16 Standardvorlagen 37 Start 2 30 Erste 2 SoftConsole 30 Status 4 20 34 37 Benutzer 20 Rufweiterleitung 34 SoftConsole 4 Status von Nebenstellen Benutzern 10 Status Zielrufnummer 34 Rufweiterleitung 34 Status nderung 20 Statusformular 7 Rufweiterleitung 7 Statusinformationen zu Nebenstellen Benutzern 33 Statusleiste 2 Steuerung 4 Symbolleiste 4 Strg A 14 37 Strg Alt A 37 Strg Alt B 11 37 Strg Alt C 37 Strg Alt C dr cken 10 Strg Alt D 10 37 Strg Alt G 10 37 Strg Alt H 10 37 St
40. enutzer BET AUAWA ir FEIERN Symbole nach Namen anordnen Strg Alt N Symbole nach Nummern anordnen Strg Alt M Symbole nach Status anordnen Strg Alt U Symbole horizontal anordnen Strg Alt H Symbole vertikal anordnen Strg Alt V Detailansicht Strg Alt D Ansicht mit gro en Symbolen Strg Alt G Ansicht mit kleinen Symbolen Strg Alt S Listenansicht Strg Alt Ausgew hlte Kurzwahl anrufen Strg Alt C Neue Symbolgruppe erstellen Strg Alt R Neues Gruppenmitglied erstellen Strg Alt B Eigenschaften f r Symbolgruppe ausgewahltes Symbol anzeigen Strg Alt P Telefonbuch Neue Telefonbuchsuche Strg S Telefonbuch anzeigen Strg Y Konferenzen anzeigen Strg F Ausgew hlten Eintrag anrufen Strg C E Mail an ausgew hlten Benutzer senden Strg E Textnachricht an ausgew hlten Benutzer senden Strg M Telefonbuchnummern anzeigen ausblenden Strg D Gruppeneintr ge anzeigen ausblenden Strg G Benutzereintr ge anzeigen ausblenden Strg U Eigenschaften des ausgew hlten Eintrags anzeigen Strg P Gehaltene Anrufe Ausgew hlten gehaltenen Anruf annehmen Strg Alt A Am l ngsten gehaltenen Anruf annehmen Strg Alt L Konferenz mit gehaltenen Anrufen F3 Ausgew hlten gehaltenen Anruf vermitteln Strg Alt T SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 48 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Warteschlangenmodus Anruf von Warteschlange 1 bernehmen Anruf von
41. er eine Mediendatei f r Anrufe von einer bestimmten im Telefonbuch enthaltenen Nummer auszuf hren 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf X klicken und die Registerkarte Eingehende Anrufe ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Eingehende Anrufe ausw hlen 2 In diesem Men werden die aktuellen SoftConsole Telefonbucheintr ge angezeigt W hlen Sie die gew nschte Aktion ber die verf gbaren Schaltfl chen aus Neu F gt einen neuen Telefonbucheintrag hinzu Siehe Neue lokale Telefonbuchliste Lokale Telefonbuchliste bearbeiten Bearbeiten Dient zum Bearbeiten des aktuell ausgew hlten Eintrags Siehe Neue lokale Telefonbuchliste Lokale Telefonbuchliste bearbeiten L schen L scht den aktuell ausgew hlten Eintrag Telefonbuchdatei ffnen Dient zum Ausw hlen einer anderen Datei die zum Speichern der SoftConsole Telefonbucheintr ge verwendet wird Die Eintr ge in der ausgew hlten Datei werden daraufhin aufgelistet und k nnen verwendet werden Nach Skriptdatei suchen Dient zum Verkn pfen einer txt oder rft Datei mit dem aktuell ausgew hlten Telefonbucheintrag Die Datei wird in SoftConsole angezeigt wenn ein eingehender Anruf von der damit verkn pften Nummer ausgeht Nach Mediendatei suchen Dient zum Verkn pfen einer wav Datei mit dem aktuell ausgew hlten Telefonbucheintrag Die Datei wird angezeigt wenn ein eingehender Anruf von der damit verkn pften Nummer ausgeht 3 Klicken Sie auf OK
42. er klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Anrufen Das Erscheinungsbild der Symbole im BLF Bereich kann auf unterschiedliche Weise ge ndert werden So ndern Sie die Symbolansicht 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den BLF Bereich und w hlen Sie Ansicht 2 W hlen Sie den gew nschten Ansichtstyp aus e Gro e Symbole Strg Alt G e Kleine Symbole Strg Alt S e Listensymbole Strg Alt I e Details Strg Alt D SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 16 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung So ndern Sie die Anordnung der Symbole 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den BLF Bereich und w hlen Sie Anordnen 2 W hlen Sie aus wie Sie die Symbole anordnen m chten e Nach Namen sortiert Strg Alt N e Nach Nummern sortiert Strg Alt M e Nach Status sortiert Strg Alt U e Horizontal Strg Alt H Verf gbar f r die Ansichten Kleine Symbole und Gro e Symbole e Vertikal Strg Alt V Verf gbar f r die Ansichten Kleine Symbole und Gro e Symbole Hinzuf gen von Mitgliedern zu einer BLF Gruppe Im BLF Bereich des Hauptfensters k nnen Mitglieder zu einer BLF Gruppe hinzugef gt werden So f gen Sie Mitglieder aus dem Hauptfenster hinzu 1 Zeigen Sie die BLF Gruppe an zu der Sie Mitglieder hinzuf gen m chten 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste im BLF Bereich 3 Wahlen Sie Neu aus und klicken Sie auf BLF Gruppenmitglied Das Dialogfeld Neues BLF Mitglied wird an
43. erden alle Anrufe angezeigt die vom betreffenden SoftConsole Benutzer gehalten werden e BLF Bereich Besetztlampenfelder Die Symbole repr sentieren w hlbare Nummern Fur interne Benutzer geben die Symbole au erdem den Benutzerstatus an Die Symbole k nnen auf mehreren Registerkarten gruppiert sein e Parkbereiche Dieser Bereich kann bis zu 16 Parkbereich Schaltfl chen enthalten SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 7 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Hauptmenuleiste es oe eee eas Boe SE a a ce E WC Fun tel EEEE Dos mm Far Ban nn a M VH beet in nl A Paa a eee Ham oe eee be Bel Ke ie ip ei L D test D V e Datei ber die hier enthaltenen Optionen k nnen Sie das aktuelle SoftConsole Setup als pers nliches Profil speichern sich mit einem anderen Profil anmelden oder SoftConsole beenden e Ansicht Hier k nnen Sie ausw hlen ob SoftConsole im Voll oder Kompaktmodus ausgef hrt werden soll Au erdem k nnen Sie die Anzeigesprache festlegen und angeben ob die Symbolleiste angezeigt oder ausgeblendet werden soll Wenn Sie im Administratormodus angemeldet sind k nnen Sie zudem ausw hlen ob die Bereiche BLF Gehaltene Anrufe und Parkbereiche angezeigt oder ausgeblendet werden sollen e Aktionen Dieses Men enth lt Aktionen zur Anrufbearbeitung Die grau dargestellten Aktionen sind f r die aktuelle Anrufsituation nicht zutreffend Des Weiteren werden hier die Tastatur
44. ereichs e Ziehen Sie den Anruf mittels Drag amp Drop auf die gew nschte BLF Der eingehende Anruf wird an die Zielnebenstelle vermittelt und aus der Bildschirmanzeige gel scht Hinweis Der SoftConsole Benutzer kann so konfiguriert werden dass nicht angenommene Anrufe an SoftConsole zur ckvermittelt werden Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Option erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Wenn ein Anruf zur ckgegeben wird wird im Bereich Anrufdetails der Eintrag KAntw angezeigt Vermitteln von Anrufen berwacht Wenn der Operator einen Benutzer kontaktieren muss um sicherzustellen dass er frei ist und einen Anruf annehmen kann ist ein Anfrageruf n tig W hrend eines berwachten Vermittlungsvorgangs werden im linken Bereich Details zum urspr nglichen Anruf angezeigt w hrend Informationen zum Anfrageruf auf der rechten Seite dargestellt werden Urspr nglicher Anruf Beratungsanruf Anrufender Name Extn204 CR Anrufender Name Bob Jones Anrufende Nummer 204 75 Anrufende Nummer 06 Angerufener Name Boh Jones Angerufener Name Extn202 Angerufene Nummer 06 TE Angerufene Nummer 202 Anrufstatus Gehalten 75 Anrufstatus Wahlen Dauer 02 24 CR Dauer 02 02 So tatigen Sie einen Anfrageruf 1 Geben Sie die Nebenstellennummer oder den Benutzernamen in das Feld fur die Telefonbuchsuche ein 2 Wenn die Nebenstelle frei ist klicken Sie entweder auf 3 im Telefonbuchbereich oder dr cken Sie F12
45. erlischt wenn keine Textnachrichten brig sind es sei denn der Benutzer hat au erdem VoiceMail Nachrichten e Auf anderen Telefonen wird nur die letzte Nachricht angezeigt die beim n chsten eingehenden oder ausgehenden Anruf gel scht wird e Des Weiteren gibt es Telefone auf denen die Nachrichten erst dann gel scht werden wenn Sie den H rer abnehmen Hinweis Ab IP Office 3 0 werden DT Telefone 20er Serie nicht mehr unterst tzt SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 32 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Funktionen Vermittlung erneut versuchen Die Aktion Vermittlung erneut versuchen kann dazu verwendet werden einen zur ckgegebenen Anruf erneut an die urspr ngliche Vermittlungsnebenstelle zu vermitteln Der Bereich Anrufdetails wird mit einer gelben Umrandung angezeigt wenn der betreffende Anruf zur ckgegeben wurde Ein Anruf kann erneut vermittelt werden wenn e der Anruf bei besetzter Nebenstelle gehalten wurde Die Nebenstelle wird frei und der Anruf wird an den Operator zur ckgegeben e der Anruf an eine freie Nebenstelle vermittelt wurde Der Anruf wird an den Operator zur ckgegeben da der Anruf nicht angenommen wurde und Voicemail nicht verf gbar war So versuchen Sie einen Anruf erneut zu vermitteln e Klicken Sie auf die Schaltfl che Vermittlung erneut versuchen lt 6 Oder e Wahlen Sie im Men Aktionen die Option Vermittlung erneut versuchen Oder e Dr cken Sie Strg R Ist diese
46. et werden wird die Aufzeichnung beim Hinzuf gen weiterer Anrufer zur Konferenz abgebrochen So zeichnen Sie die aktuelle Anrufkommunikation auf e Klicken Sie auf die Schaltfl che Anruf aufzeichnen oder e Wahlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf aufzeichnen oder e Dr cken Sie F5 Die Kommunikation wird in der Voicemailbox des Operators aufgezeichnet So beenden Sie die Aufzeichnung e Klicken Sie auf die Schaltfl che Anruf aufzeichnen E oder e Wahlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf aufzeichnen oder e Dr cken Sie F5 Hinweise Aufzeichnungen sind nur m glich wenn Voicemail Pro installiert ist SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 31 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Senden von Nachrichten Textnachricht Mit dieser Option kann der Operator eine Nachricht an einen Benutzer senden der ein Avaya Displaytelefon verwendet Das Senden von Textnachrichten ist weniger st rend als sich mit der Funktion Anrufst rung in einen aktiven Anruf einzuschalten Das Ergebnis dieser Option h ngt vom Typ des Avaya Telefons ab das von dem Benutzer verwendet wird sowie davon ob dieser derzeit einen Anruf bearbeitet oder nicht e Der Benutzer muss in SoftConsole angemeldet sein und die Textnachrichtenfunktion muss f r ihn konfiguriert sein Wenn die Nachricht nicht gesendet wird lesen Sie unter Fehlersuche nach e Standardm ig liegt die maximale L nge einer Nachricht bei 16
47. f kann in Bereich 1 geparkt und der angeforderte Teilnehmer ber seinen Pager benachrichtigt werden einen Anruf in Bereich 1 abzurufen Der Benutzer kann den Anruf unter Verwendung einer Kurzwahl von einem beliebigen Telefon aus abrufen z B 38 1 1 ist die Parkbereichnummer SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 23 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Zuruckholen von Anrufen Sie k nnen versuchen den zuletzt mit SoftConsole verbundenen Anruf zur ckzuholen Diese Funktion ist hilfreich wenn Sie vermuten dass der Anruf an die falsche Nummer durchgestellt wurde So holen Sie den zuletzt bearbeiteten Anruf zur ck 1 Dr cken Sie F6 oder w hlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf zur ckholen Verwenden von Warteschlangen Anrufe f r eine Gruppe werden in einer Warteschlange gehalten wenn alle verf gbaren Mitglieder der Gruppe besetzt sind Wenn Sie Mitglied einer entsprechenden Gruppe beispielsweise der Hauptgruppe sind werden Anrufe an diese Gruppe automatisch an Sie durchgestellt Der Name der Gruppe wird im Feld Anrufname im Fensterbereich Anrufdetails Aktuelle Anrufinformationen angezeigt Au erdem k nnen Sie die Anzahl der Anrufe berpr fen die f r eine bestimmte Gruppe in einer Warteschlange gehalten werden Weitere Informationen zum Erstellen ndern und L schen einer Warteschlange finden Sie im Abschnitt Konfigurieren einer Warteschlange Eine Warteschlange berwachen Im Fe
48. fe klicken hat dies die gleiche Auswirkung wie das Dr cken der jeweiligen Anrufpr sentationstasten auf dem Telefon Anrufinformationen Anrufender Name Extn209 Anrufende Nummer 209 Angerufener Name Extn208 Angerufene Humm 208 Anrufstatus Benachrichtig Dauer 00 02 Extn208 208 Extn206 206 4 Extn208 208 Extn209 209 Fur einzelne Anrufe konnen folgende Informationen angezeigt werden e Anrufername Dies ist der Name der im IP Office System mit der anrufenden Nummer assoziiert ist Fur externe Anrufe kann dies der Name sein der als Entsprechung der anrufenden Nummer im IP Office Telefonbuch gefunden wird e Anrufende Nummer Dies ist die CLID Telefonnummer des Anrufers sofern verf gbar e Angerufener Name Dies ist der Name der im IP Office System mit der angerufenen Nummer assoziiert ist e Angerufene Nummer Dies ist die Nebenstellennummer an die der eingehende Anruf von IP Office geleitet wurde Normalerweise ist dies die Operatorgruppe der der SoftConsole Benutzer angeh rt e Anrufstatus Gibt den Verlauf eines Anrufs an Die Umrandung des Bereichs Anrufdetails ndert seine Farbe und gibt so den Status eines Anrufs an e Rot Anstehender eingehender oder ausgehender Anruf e Gr n Verbundener Anruf oder Anruf der noch gew hlt wird e Blau Gehaltener Anruf e 0 5 Zur ckgeleiteter Anruf Dies kann beispielsweise ein gehaltener Anruf sein der durch Zeit berschreitung aus dem Ha
49. gezeigt Geben Sie den Benutzernamen und die Nebenstellennummer ein Klicken Sie auf OK um zum BLF Bereich zur ckzukehren Hinweis BLF Mitglieder k nnen auch folgenderma en hinzugef gt werden e Klicken Sie innerhalb des BLF Bereichs und dr cken Sie Strg Alt B um das Dialogfeld Neues BLF Mitglied anzuzeigen Geben Sie die Namen der Mitglieder und die Nebenstellennummern ein Klicken Sie auf OK um zum BLF Bereich zur ckzukehren e Doppelklicken Sie innerhalb des BLF Bereichs um das Dialogfeld Eigenschaften BLF Gruppe zu bearbeiten F gen Sie die gew nschten Mitglieder hinzu Klicken Sie auf OK um zum BLF Bereich zur ckzukehren Ansichten SoftConsole kann in der Kompakt als auch in der Normalansicht ausgef hrt werden Im Kompaktmodus werden die Bereiche unterhalb der Anrufdetails und des Telefonbuchs d h die Warteschlangen gehaltenen Anrufe und BLF Felder nicht angezeigt So schalten Sie zwischen den Ansichten um 1 Klicken Sie auf oder w hlen Sie Ansicht und anschlie end entweder Kompaktansicht oder Normalansicht SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 17 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Anrufbearbeitung Bearbeitung eingehender Anrufe Wenn ein Anruf eingeht werden die R nder des Bereichs Anrufdetails rot dargestellt und innerhalb des Bereichs werden Informationen zum Anrufer angezeigt Ist im SoftConsole Telefonbuch eine Skriptdatei mit der Nummer des Anrufers assoziiert wird dieses Skript im rechten
50. haltenen Anruf annehmen Wenn Sie Mitglied einer Gruppe sind werden Anrufe in der Warteschlange automatisch im Fensterbereich Aktuelle Anrufinformationen dargestellt Der Name der Gruppe wird im Feld Anrufname angezeigt Der Anruf kann in gewohnter Weise angenommen werden Wenn Sie kein Mitglied einer Gruppe sind k nnen Sie Anrufe in der Warteschlange annehmen Um einen Anruf anzunehmen klicken Sie auf die Schaltfl che mit dem Namen der Warteschlange Der erste Anruf in der Warteschlange wird an den Operator durchgestellt und der Name der Gruppe wird im Feld Anrufname angezeigt Nehmen Sie den Anruf in gewohnter Weise an SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 24 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Konferenzen SoftConsole und Konferenzgespr che ber SoftConsole k nnen Sie Konferenzgespr che die ber das IP Office Telefonsystem abgehalten werden beginnen und Anrufer in Konferenzgespr che zuschalten Daf r gibt es mehrere M glichkeiten e Konferenz mit gehaltenen Anrufen ber SoftConsole k nnen Sie mehrere Anrufe halten und anschlie end ein Konferenzgespr ch zwischen diesen Anrufen beginnen Siehe Konferenz mit gehaltenen Anrufen e SoftConsole Konferenzraume SoftConsole verf gt ber zwei Konferenzr ume die auf ein umfangreiches Konferenzgespr ch vorbereitet werden k nnen Anschlie end werden die festgelegten Konferenzbenutzer zur Teilnahme an der Konferenz eingeladen Wenn Voicemail Pro installiert ist werden die E
51. hergebnis ist Eigenschaft wert d Marne Bob Jones kee Hummer 206 E Besetzt Status Besetzt w Nicht st ren Status Aus w Anmeldestatus Angemeldet Cruppenstatus vi Main In Gruppe Abwesenhefitsnachricht Bald zur ck Neue oiceMail Machrichten E Yweterletungsstatus Al Weiterleitung sofort 207 Ruhend Weiterleitung bei keine Antwort AUS Weiterleitung bei BDesetzt AUS Machziehende Umletung AUS Weiterleitung f r Gruppenanrute Aus e Eine Skriptdatei wenn die anrufende Nummer mit einer Nummer im SoftConsole Telefonbuch bereinstimmt der ein Skript zugeordnet ist SoftConsole Benutzerhandbuch IP Office 3 1 Seite 10 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung Formulare Eigenschaften der Telefonbucheintr ge Wenn Sie auf einen Eintrag im Telefonbuch und anschlie end auf X klicken wird eine Eigenschaftsseite f r diesen Eintrag angezeigt Alternativ k nnen Sie auf den Telefonbucheintrag doppelklicken um die zugeh rigen Eigenschaften im Telefonbuchbereich anzuzeigen und dann wiederum darauf doppelklicken um sie in einem Formular f r Telefonbucheintragseigenschaften anzuzeigen Einige der Eigenschaften k nnen ber diese Seite ge ndert werden Benutzertelefonbuch Eigenschaften Formular Weiterleitungsstatus Formular Telefonbucheintrag Betriebsstatus f r die Gruppe Eigenschaften der Telefonbucheintr ge f r Benutzer Auf dieses Formular greifen Sie zu indem Sie im SoftConsole Telefonbuchbereich einen Ben
52. hlcodes eingestellt SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 15 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer BLF Bereich Im Fensterbereich Besetztlampenfeld BLF werden benannte Symbole angezeigt die w hlbare Nummern repr sentieren Wenn das Symbol einem internen IP Office Benutzer entspricht gibt es au erdem den Status des Benutzers an Verkaut a _ 1 VE To 3 L Extn203 Extn202 ESaIERR Extn207 Extn201 1 Im BLF Bereich werden verschiedene Gruppen von Symbolen auf unterschiedlichen Registerkarten angezeigt Durch Klicken auf einen Registerkartennamen k nnen Sie die entsprechende Symbolgruppe anzeigen Folgende Symbole werden f r den Status eines IP Office Benutzers verwendet e Nicht geh rte Voicemail Nachrichten Durch einen gelben Briefumschlag wird angegeben dass der Benutzer nicht geh rte Voicemail Nachrichten hat Die Anzahl der Nachrichten wird in Klammern angegeben x e Benutzer besetzt Ein roter Kreis mit einem wei en Kreuz zeigt an dass der Benutzer besetzt ist gt e Alle weiterleiten Durch einen gr nen Kreis mit einem wei en Pfeil wird angezeigt dass zurzeit alle Anrufe f r den Benutzer weitergeleitet werden Helck 1 e e Nicht st ren x Ein blauer Kreis mit einem wei en Kreuz bedeutet dass f r den Benutzer zurzeit die Funktion Nicht st ren aktiviert ist So verwenden Sie ein BLF Symbol als Kurzwahl 1 Doppelklicken Sie auf das gew nschte Symbol od
53. ice 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Funktionen Funktionen Mit den Befehlen im Men Aktionen k nnen Sie die folgenden Vorg nge ausf hren Anruf zur ckholen Holt des zuletzt bearbeiteten Anruf zu SoftConsole zur ck Zwischen Anrufen umschalten Schaltet zwischen einem Anfrageruf und dem urspr nglichen eingehenden Anruf hin und her Anruf annehmen Dient zum Annehmen des eingehenden Anrufs Kommentieren Ordnet einem Anruf einen Textkommentar zu Neuer Anruf Dient zum T tigen eines neuen Anrufs Konferenz Schaltet den aktuellen Anruf und alle gehaltenen Anrufe in eine Konferenz Auflegen Bricht die Verbindung mit dem aktuellen Anruf ab Halten Setzt den aktuellen Anruf auf Halten Anruf halten und n chsten anstehenden Anruf automatisch beantworten Setzt den aktuellen Anruf auf Halten Falls innerhalb einer Sekunde ein weiterer Anruf beim Operator eingeht wird dieser automatisch angenommen Halten bei Besetzt Setzt den aktuellen Anruf f r eine bestimmte Nebenstellennummer auf Halten Anrufst rung Schaltet den Benutzer in ein anderes aktives Gespr ch ein Durchsage Aktiviert die Durchsagefunktion Anruf aufzeichnen Aktiviert die Anrufaufzeichnung Nachricht senden Erm glicht dem Operator eine Nachricht an einen Benutzer zu senden die entweder ber das Telefondisplay des Benutzers oder ber Phone Manager angezeigt wird Anruf vermitteln Vermittelt den aktuellen Anruf Durchstellen Schlie t eine berwachte
54. im Menu Aktionen die Option Auflegen oder Klicken Sie auf die Schaltflache Ende SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 30 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Funktionen Durchsagen Der SoftConsole Operator kann eine Nachricht per Sammelruf einer bestimmten Gruppe von Personen zukommen lassen Angenommen ein eingehender Anrufer muss dringend mit jemandem sprechen aber der angeforderte Teilnehmer ist nicht zu finden Der Anruf kann geparkt und ein Sammelruf an den Benutzer gesendet werden mit der Aufforderung den Anruf anzunehmen So senden Sie einen Sammelruf 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsage di oder W hlen Sie im Men Aktionen die Option Durchsage oder Dr cken Sie F10 2 Wahlen Sie die Gruppe f r den Sammelruf aus und klicken Sie auf OK Sprechen Sie die Nachricht Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Auflegen gt oder W hlen Sie im Men Aktionen die Option Auflegen oder Klicken Sie auf die Schaltfl che Ende Aufzeichnen von nrufen e Weitere Informationen zum Aufzeichnen von Anrufen finden Sie in den lokalen Richtlinien Falls die Funktion Benachrichtigung bei Anrufaufzeichnung AOCR Advice of Call Recording ben tigt wird wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator Aktuelle Anrufe k nnen vollst ndig oder teilweise aufgezeichnet werden Die Aufzeichnung wird abgebrochen wenn der Anruf gehalten oder die Verbindung unterbrochen wird Wenn Konferenzanrufe aufgezeichn
55. inladungen zur Teilnahme an einer Konferenz automatisch erteilt Siehe Verwendung von Konferenzr umen e Bestehende Konferenzen anzeigen und Benutzer hinzuf gen Der SoftConsole Operator kann alle bestehenden Konferenzen anzeigen und Anrufer zu beliebigen Konferenzen zuschalten Siehe Anzeigen von Konferenzen Einschr nkungen bei Konferenzen Beenden von Konferenzen F r Konferenzen die von IP Office Benutzern einschlie lich des SoftConsole Operators begonnen werden gilt Folgendes Wenn ein Konferenzgespr ch nur zwei Teilnehmer hat von denen einer die Konferenz verl sst ist damit die Konferenz beendet Dies gilt nicht f r Konferenzen die ber IP Office Conferencing Center begonnen werden Systemkonferenzkapazit t Die Anzahl der Teilnehmer interne und externe Anrufer die gleichzeitig an Konferenzen teilnehmen k nnen ist durch die Konferenzkapazit t Ihres IP Office Telefonsystems beschr nkt e IP401 Unterst tzt eine einzige Konferenz mit 3 Teilnehmern e IP403 IP406 und Small Office Edition Unterst tzt mehrere Konferenzen mit insgesamt bis zu 63 Teilnehmern Beispiel e 21 Konferenzen x 3 Teilnehmer e 1 Konferenz x 10 Teilnehmer 10 Teilnehmer plus 11 Konferenzen x 3 Teilnehmer 33 Teilnehmer sowie freie Kapazit t f r 20 weitere Konferenzteilnehmer die neuen oder bestehenden Konferenzen zugeschaltet werden k nnen e IP412 Unterst tzt mehrere Konferenzen mit insgesamt bis zu 126 Teilnehmern und maximal
56. kbereich mit 16 Parkbereichen e AdminTemplate2 Angezeigte Bereiche Wie oben mit Ausnahme des BLF Bereichs also Anrufdetails Fensterbereiche Telefonbuch Warteschlange Gehaltene Anrufe und Parkbereich mit 16 Parkbereichen e AdminTemplate3 Angezeigte Bereiche Anrufdetails Fensterbereiche Telefonbuch Warteschlange Shortcut Tasten In diesem Abschnitt sind die standardm igen Shortcut Tasten von SoftConsole aufgef hrt Die Standardtasten k nnen ber das Men ge ndert werden das Sie ber Extras Optionen Tastaturzuweisung aufrufen Folgende Shortcuts geh ren keiner Kategorie an e Anruf annehmen Eingabe e Auflegen Ende e Anruf vermitteln F2 e Durchstellen Strg T e Anruf halten F4 e Anruf aufzeichnen F5 e Anruf zuruckholen F6 e Anruf halten und n chsten beantworten F7 e Anrufe bei besetzter Nebenstelle halten Strg B e Vermittlung erneut versuchen Strg R e Anrufstorung F9 e Anrufen F12 e Anruf kommentieren F11 e Zwischen Anrufen umschalten makeln Strg A e Zu Konferenz hinzuf gen Umschalt Strg F10 e Zu Konferenzraum 1 hinzuf gen Umschalt Strg F11 e Zu Konferenzraum 2 hinzuf gen Umschalt Strg F12 Folgende Shortcuts sind einer Kategorie zugeordnet Anwendung e Zwischen Normalansicht und Kompaktansicht umschalten Pos1 e Minimierte SoftConsole Anwendung wiederherstellen Pause SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 47 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole B
57. ltezustand zur ckgeleitet wurde e Schwarz Ruhend e Anrufdauer Gibt an wie lange der Anruf im derzeitigen Zustand klingelnd verbunden gehalten verbracht hat e Hinweise In diesem Bereich werden Hinweise und Informationen zum Anruf angezeigt beispielsweise der Grund f r das Zur ckleiten eines zur ckgegebener Anrufs Wenn der Anruf mit einem Kommentar versehen ist wird dieser Kommentar hier angezeigt SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 9 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Telefonbuch Im rechten Bereich wird normalerweise das Telefonbuch angezeigt ber die Suchfunktion k nnen Sie die Details eines bestimmten Eintrags anzeigen Umschalten Konferenzen anzeigen Telefonbuch anzeigen In Telefonbuch anzeigen Verzeichnisummern Gruppen Benutzer Ausgew hlter Eintrag Eigenschaften anzeigen An ruf Gruppe Benutzer Verzeichnisummer i Mame BR dh Main T Marie Hidden 212 A Martin Helck 208 Gil Max lo El SZ Petra Bauer CIE Kummer 5551234776 Folgende Informationen k nnen ber das Telefonbuch maa werden e Telefonbucheintrage wie IP Office Benutzer IP Office Gruppen Nummern aus dem IP Office Telefonbuch sowie aus dem SoftConsole Telefonbuch e Vollst ndige Angaben zu Eigenschaften und Status eines einzelnen Benutzers oder einer Gruppe sofern Sie darauf klicken oder wenn der Eintrag das einzige verbleibende Suc
58. merische Zeichen verwendet werden Kommas sollten nicht eingegeben werden Standardm ig betr gt die L nge einer Nachricht bis zu 16 Zeichen Der Administrator kann die maximale Lange der Anrufkommentare festlegen So kommentieren Sie einen Anruf 1 W hlen Sie im Men Aktionen die Option Anruf kommentieren oder dr cken Sie F11 2 Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf OK Der Bereich Aktuelle Anrufinformationen enth lt ein Kommentarfeld mit dem eingegebenen Text Nach Vermittlung des Anrufs wird die Nachricht an der betreffenden Nebenstelle angezeigt falls diese ber eine Funktion zur Darstellung von Text verf gt Hinweis Der Kommentar wird auch auf dem Telefon des Anrufers angezeigt falls das System ber eine Funktion zur Darstellung von Text verf gt und es sich um einen internen Anruf handelt Anrufstorung Diese Funktion ist nur verfugbar wenn der Operator uber die entsprechende Berechtigung verfugt und die anderen internen Mitglieder ebenfalls die Berechtigung zur Anrufstorung erteilt haben Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Option erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator So storen Sie einen Anrufer bei einem aktiven Gesprach 1 Suchen Sie im Telefonbuchbereich nach dem Benutzer 2 Wahlen Sie im Menu Aktionen die Option Anrufstorung aus oder Drucken Sie F9 Sprechen Sie mit dem Benutzer Klicken Sie anschlie end die Schaltfl che Auflegen oder Wahlen Sie
59. n alle Anrufpr sentationstasten des Benutzers bereits belegt sind Rufweiterleitung bei keine Antwort Dient zur Weiterleitung von Anrufen wenn das Telefon des angerufenen Benutzers klingelt der Anruf aber nicht angenommen wird Der Standardwert betr gt 15 Sekunden e Zielrufnummer Dies ist die Nummer der Nebenstelle an die Anrufe bei Besetzt oder bei Keine Antwort weitergeleitet werden sollen Rufweiterleitung f r Gruppenanrufe Dient zum Weiterleiten von Gruppenanrufen Diese Option funktioniert nur dann wenn Rufweiterleitung sofort ebenfalls ausgew hlt ist und daf r die gleiche Weiterleitungsnummer angegeben ist SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 12 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung Formular Telefonbucheintrag Auf diese Formulare greifen Sie zu indem Sie im SoftConsole Telefonbuchbereich eine Telefonbuchnummer ausw hlen und auf Si klicken Welches Formular angezeigt wird h ngt davon ab ob die Nummer aus dem IP Office Systemtelefonbuch oder aus dem lokalen SoftConsole Telefonbuch stammt IP Office Telefonbuchnummer Das IP Office System mit dem SoftConsole integriert ist enth lt ein Telefonbuch mit Namen und Nummern Diese Informationen werden sowohl zum W hlen ausgehender Anrufe als auch zum Zuordnen der Nummern eingehender Anrufe verwendet Die Eintr ge des IP Office Telefonbuchs stehen allen IP Office Benutzern ber SoftConsole Phone Manager oder die Telefonbuchfunktionen auf ihren Telefo
60. nen zur Verf gung o Mame Mobilnummer Mebenstelle Faxnummer po A Telefonnummer E Mal Adresse F r eine IP Office Telefonbuchnummer werden nur die Felder Name und Telefonnummer verwendet Diese Felder k nnen ber SoftConsole nicht ge ndert werden nderungen an den Nummern des IP Office Systemtelefonbuchs werden ber die IP Office Konfiguration vorgenommen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 13 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer SoftConsole Telefonbuchnummer Der SoftConsole PC kann ein eigenes Telefonbuch mit Nummern enthalten Wie die Nummern des IP Office Systemtelefonbuchs k nnen auch diese Nummern sowohl zum W hlen ausgehender Anrufe als auch zum Zuordnen der Nummern eingehender Anrufe verwendet werden Wenn sowohl im IP Office als auch im SoftConsole Telefonbuch eine Namensentsprechung f r die Nummer des Anrufers vorliegt wird der im SoftConsole Telefonbuch enthaltene Name in SoftConsole angezeigt Siehe Konfiguration eingehender Anrufe hummer 555346777 r Skriptdatei Mediendatei e Name Dies ist der Name der im SoftConsole Telefonbuch sowie f r eingehende Anrufe angezeigt wird deren Nummer mit der unten angegebenen Nummer bereinstimmt e Nummer Dies ist die Nummer die mit dem Namen assoziiert wird Auf manchen Systemen m ssen Sie f r die Nummer auch eine externe Vorwahl angeben e Skriptdatei Eine einfache Skriptdatei im txt o
61. nn Sie ein Profil haben w hlen Sie es in der Dropdown Liste Profil aus 5 Vergewissern Sie sich dass Benutzername und Kennwort korrekt sind e Anklopfen Wenn diese Option aktiviert ist wird an Ihrem Telefon ein Signalton ausgegeben wenn ein neuer Anruf eingeht w hrend Sie bereits einen Anruf t tigen Diese Option wird ignoriert wenn auf dem Telefon mehrere Anrufpr sentationen eingerichtet sind Standard e Freisprechstation Wenn diese Option aktiviert ist kann das Telefon vollst ndig ber SoftConsole gesteuert werden d h die Anrufe werden ber den SoftConsole Bildschirm angenommen und beendet Deaktivieren Sie diese Option nur dann wenn Sie ein analoges Telefon verwenden so dass Sie die Anrufe durch Abheben Auflegen des H rers entgegennehmen bzw beenden m ssen Klicken Sie auf OK 7 Wenn im Telefonbuch Konfigurationsformular der Telefonbuchzugriff auf den Kontakte Ordner von Microsoft Outlook ausgew hlt ist wird m glicherweise ein Microsoft Outlook Warnfenster angezeigt Wenn das Warnfenster angezeigt wird e Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Zugriff erlauben f r und klicken Sie dann auf den gew nschten Zeiteintrag in der Liste e Klicken Sie auf Ja Ja sollte immer ausgew hlt sein damit SoftConsole Outlook Kontakte abrufen kann SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 6 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung Hauptfenster Titelleiste batei Ansett atenen Teeronbuch
62. nnenrnrrrrnrenrrnrrnrrnnrrenrnne 39 Das e e Mill ei ne Ve TE el EE 39 vorlagen andern und erstellen aan en 39 Festlegen welche Bereiche angezeigt werden 39 Benutzerproflleibearbelten a anal 40 Die maximale Lange der Anrufhinweise angeben n nnennnnnnnnnnnnnnnnrrnnrrnrnnnnrnnnnnrrnrrsnrrnrrrrrnnrerrrnnrne 40 Konfigurator engehender e EE 41 Aere lie e Del el 42 KOnIIgUraUon der ParkDereiche ze ea ED 43 Konfiguration von BEF Gr ppen ss asasssnnn en nenn 43 KonNgUrauon der TeletonDucher essen 44 Konfiguration der KOnferenZfUnktion 00000 nnnn nano anne nenne nenn nano anne nnnnnnnnennnnn name nennen 44 Vittel leie Beleg TastatllzuwelsUnd EE 45 TSUAK ONC N WEE 45 Konfiguration Bel wn le e e E 46 SIC SO Lei e EE 46 ANNAN WEE 47 StandalaVorlagen ns aan ee es 47 eelere n E EE 47 ABWENQUNGE se 3er euere lerne 47 SE lei lee eek 48 RE er e en ee ee een a en 48 ELE ANU een reine een 48 VWVarleschlangenmodQus EE 49 tg EE 49 SChialtilaAGMeM e En ee EE 50 allerlee E EE 50 BreA TEIEIONDUCH re ee een ee eee 50 Fensterbereich Gehaltene Anrufe za ges egedde ASSEN 50 Sal EE EE 51 Ile E 53 SoftConsole Benutzerhandbuch Seite iv IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Einleitung berblick ber SoftConsole IP Office SoftConsole ist vorrangig f r Operatoren und Empfangsmitarbeiter konzipiert die eingehende Anrufe entgegennehmen und weiterleiten erkunden Profil template Keine neuen Nachrichten Anrufinforma
63. nsterbereich Warteschlangenmodus werden bis zu acht Warteschlangen angezeigt Daraus ist die Anzahl der Anrufe ersichtlich die derzeit f r eine bestimmte Gruppe bereitgehalten werden Die Anzahl der in einer Warteschlange gehaltenen Anrufe wird durch einen Balkengraphen mit der Gesamtzahl der Anrufe am Ende angezeigt Die einzelnen Anrufe werden als wei e Felder angezeigt wenn der Alarmschwellenwert nicht berschritten wurde Wenn die Anzahl der Anrufe in der Warteschlange den Alarmschwellenwert berschreitet werden die Anrufe die den Schwellenwert berschreiten als gelbe Felder angezeigt Die l ngste Zeitspanne die ein Anruf in der Warteschlange verbracht hat wird im Textfeld am Endes des Graphen angezeigt Diese Zeit wird immer dann aktualisiert wenn ein neuer Anruf in die Warteschlange gestellt wird Solange der Schwellenwert f r die l ngste Wartezeit eingehalten wird wird die Zeit wei angezeigt Bei berschreitung des Schwellenwerts wird die Zeit gelb dargestellt Wenn der Mauszeiger ber eine aktive Leiste eines Anrufs in der Warteschlange bewegt wird werden der Warteschlangenname die Anzahl der Anrufe in der Warteschlange die Anzahl der Wahlwiederholungsanrufe und der Warteschlangenstatus normal oder im Alarmzustand angezeigt ween Varteschlangenname Main Rucktrage an Warteschlange Anrufe in Warteschlange 2 Wahlwiederholungen 0 status Ben achrichtich Einen in der Warteschlange ge
64. ntparkt 16 Erlauben 2 34 Ausw hlen 2 34 Erneut vermitteln 26 Erneut vermittelt 26 Erneut versuchen 13 15 23 26 37 39 Vermitteln 37 Erneute Anzeige 25 Erste 2 Schritte 2 Erstellen 20 Konferenzgespr ch 20 Exportieren 4 40 Extern 8 F F10 dr cken 24 F12 dr cken 14 F12 dr cken 15 F2 dr cken 13 F3 dr cken 14 F4 dr cken 15 F5 dr cken 25 F6 dr cken 17 F9 dr cken 24 Farbeinstellungen 32 Fehlersuche 40 Fenster Konferenzraum 20 Fensterbereich Aktuelle Anrufinformationen 17 Fensterbereich Besetztlampenfeld 2 Fensterbereich f r gehaltene Anrufe 15 Fensterbereich Parkbereich 2 16 30 37 Fensterbereich Warteschlange 12 37 Fensterbereich Warteschlangenmodus 17 Folgendes ge ndert 30 Formular Anrufkommentar 35 Formular Eigenschaften Telefonbucheintrag 7 Formular Telefonbucheintrag 6 8 Formular Telefontasten 35 Freisprechstation 29 ausgew hlt 29 Funktionen 1 23 SoftConsole 1 G Gehalt 2 15 37 Gehaltene Anrufe 15 23 37 39 Gelb 35 Gro e Symbole 10 20 Gr n 35 Gruppe 4 7 17 32 34 Anrufe 17 Name 17 32 Gruppen 2 4 6 7 10 17 24 33 34 37 39 Ausgehend 34 BLF2 Gruppenanforderungen 32 Gruppenbetrieb 10 Gruppeneintr ge 6 Gruppeneintr ge anzeigen ausblenden 4 37 39 Gruppen Konfiguration 33 Seite 54 Ausgabe 11b 14 4 2005 Gruppenname 4 10 Gruppenstatus 7 34 H Halten 13 15 17 19 20 23 25 37 39 Aktueller Anruf 37 Halten bei Besetzt 23 Halten bei Besetzt
65. r die Anzeigefelder der Suchergebnisse konnen Sie festlegen welche Datenfelder angezeigt werden sollen e Folgende Optionen stehen zur Verfugung Telefonnummer Besetzt Status Nicht storen Status Weiterleitungsstatus Weiterleitungsziel Status des Weiterleitungsziels Mobilnummer Faxnummer E Mail Adresse Anmeldestatus Gruppenstatus Abwesenheitsnachricht Neue VoiceMail Nachrichten 4 Klicken Sie auf OK Konfiguration der Konferenzfunktion ber dieses Men k nnen Sie die Namen der beiden von SoftConsole unterst tzten Konferenzr ume festlegen Die Namen werden auf dem Telefondisplay der internen Benutzer im Konferenzraum angezeigt 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf 4 klicken und die Registerkarte Konferenzgespr ch aktiv ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Konferenzgespr ch aktiv ausw hlen 2 Geben Sie f r beide Konferenzr ume den jeweils gew nschten Namen ein Die Namen k nnen bis zu zehn Zeichen lang sein und m ssen eindeutig sein 3 Klicken Sie auf OK SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 44 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Administration Konfiguration der Tastaturzuweisung ber dieses Men k nnen Sie die in SoftConsole verwendeten Tastatur Shortcuts anzeigen und bei Bedarf ndern 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf e klicken und die Registerkarte Tastaturzuweisung ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Tastaturzuweisung ausw hlen 2 Aus der Dropdown List
66. rg Alt l 10 37 Strg Alt L 37 Strg Alt M 10 37 Strg Alt N 10 37 Strgt Alt P 37 Strg Alt R 37 Strg Alt S 10 37 Strg Alt T 37 Strg Alt U 10 37 Strg Alt V 10 37 Strg B 15 37 drucken 15 Strg C 37 Strg D 37 Strg E 37 Strg E dr cken 28 Strg F 37 Strg G 37 Strg M 37 Strg M dr cken 25 Strg P 37 Strg R 37 Strg R dr cken 26 Strg S 37 Strg T 37 Strg T dr cken 14 Strg U 37 Strg V 37 Strg Y 37 Suchergebnisse 34 Anzeigefelder 34 Symbole 10 20 Symbolleiste steuern 4 Symbolleisten 2 12 system 4 32 Systemadministrator 13 15 16 24 25 30 32 40 Systembenutzername 4 Systemkonferenzkapazit t 19 Systemverzeichnisname 4 T Tastaturaktionen 30 Auswahlen 30 Tastaturcodes 10 Verwenden 10 Tastaturzuweisung 35 Tasten 39 Teilgenommen 20 Seite 56 Ausgabe 11b 14 4 2005 Telefonbuchansicht 37 Telefonbuchdatei ffnen 31 Telefonbucheigenschaften 4 39 anzeigen 4 39 Telefonbucheintrag 4 6 7 8 13 31 34 37 39 anzeigen 4 Eigenschaften der Telefonbucheintrage 7 Telefonbucheigenschaften 4 39 Telefonbuchsuche 35 Telefonbucheintrage anzeigen ausblenden 4 37 39 Telefonbuchelemente anzeigen 4 39 Telefonbuchname 4 Anrufender Name 4 Telefonbuchsuche 4 35 37 Telefonnummer 8 Telefontaste 27 Telefontasten 4 23 27 35 37 39 Textnachricht 25 Senden 25 Textnachrichtenanzeige auf Avaya DS Port Displaytelefonen 25 Textnachrichtenanzeige auf Avaya DT Port Displaytelefonen 25 Timeout 15 Tur 2
67. sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber Dieses Dokument enth lt firmeneigene Informationen von Avaya die nur vertragsgem weitergegeben und verwendet werden d rfen Anmerkungen oder Vorschl ge bez glich dieses Dokuments k nnen an wgctechpubs avaya com gesendet werden 2004 Avaya Inc Alle Rechte vorbehalten Avaya Sterling Court 15 21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ England Tel 44 0 1707 392200 Fax 44 0 1707 376933 Web http www avaya com SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 58 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005
68. t der Aussehensdefinitionsdatei navigieren e Anrufstatus ber diese Optionen k nnen Sie die Farben festlegen in denen die R nder des Bereichs Anrufdetails angezeigt werden F r jeden Anrufstatus kann eine andere Farbe verwendet werden Ruhend Benachrichtigen Eingehend Benachrichtigen Ausgehend Verbunden Gehalten und R ckruf 3 Klicken Sie auf OK Speicheroptionen ber dieses Men k nnen Sie festlegen wie SoftConsole die nderungen speichert die Sie am Bildschirmlayout vornehmen 1 Sie rufen dieses Men auf indem Sie auf 4 klicken und die Registerkarte Speichern ausw hlen oder indem Sie Extras Optionen Speicheroptionen ausw hlen 2 W hlen Sie den gew nschten Speichermodus aus e nderungen an meinem Profil automatisch speichern In diesem Modus werden alle Profil nderungen beim Beenden von SoftConsole automatisch gespeichert e nderungen an meinem Profil erst nach Best tigung speichern In diesem Modus wird beim Beenden von SoftConsole ein Dialogfeld angezeigt Darin k nnen Sie ausw hlen ob Sie die nderungen speichern oder verwerfen m chten 3 Klicken Sie auf OK SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 46 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Anhang Standardvorlagen Bei der Installation der SoftConsole Anwendung werden die folgenden Vorlagen bereitgestellt e AdminTemplate1 Angezeigte Bereiche Anrufdetails Fensterbereiche Telefonbuch Warteschlange Gehaltene Anrufe BLF und Par
69. tfl che e Ch Am l ngsten gehaltenen Anruf annehmen ber diese Schaltfl che nehmen Sie den Anruf entgegen der am l ngsten gehalten wurde e K Konferenz mit gehaltenen Anrufen Erstellt ein Konferenzgespr ch mit dem aktuellen und allen gehaltenen Anrufen e kk Gehaltenen Anruf vermitteln Vermittelt den ausgew hlte gehaltenen Anruf nicht berwachte Vermittlung Hinweis Durch Klicken mit der rechten Maustaste im Bereich Gehaltene Anrufe wird ein Kontextmen angezeigt Es bietet die gleichen Optionen wie die Schaltfl chen der Symbolleiste So halten Sie einen Anruf bei besetzter Nebenstelle Wenn eine Nebenstelle besetzt ist kann ein Anruf f r diese besetzte Nebenstelle gehalten werden Dr cken Sie dazu Strg B Der Anruf wird gehalten bis die Zeit berschreitung f r diese Haltefunktion eintritt nach 45 Sekunden oder bis die Zielnebenstelle frei wird Der Anruf wird dann automatisch an den Operator zur ckgestellt wobei der Grund daf r angegeben wird Der Operator kann entweder erneut versuchen den Anruf zu vermitteln oder er kann ihn annehmen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 22 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 Anrufbearbeitung Einen Anruf parken Manchmal ist es notwendig einen Anruf vor bergehend zu parken weil eine Unterbrechung z B durch einen neuen eingehenden Anruf eingetreten ist Das Parken ist beispielsweise dann notwendig wenn ein ankommender Anrufer dringend mit jemandem sprechen muss der
70. tionen E o Anrufender Name Extn209 j Name 5 Anrufende Nummer 209 t 4 KL Dob Jones Angerufener Name Martin Helck ES A Karin Pfetzer Angerufene Nummer A Ulrike Becker H ar Fetra Blauer Gehalten d d JExtn 06 206 Martin Helck Bert M ller Bok Jones Elizabeth Roc z SoftConsole wird in Verbindung mit einem physischen Telefon verwendet wobei das Telefon zur Sprach bertragung dient und SoftConsole die Steuerung der Anrufe erm glicht Zu den Hauptfunktionen geh ren Gro e Anzeige f r Informationen zu eingehenden Anrufen Durchsuchbares Telefonbuch mit Eintr gen f r alle IP Office Gruppen und Benutzer einschlie lich Statusinformationen Visuelle Anzeige der Anrufe in den Warteschlangen Visuelle Anzeige des Status der Nebenstellen Bis zu 16 Anruf Parkbereiche SoftConsole kann nicht im Softphone Vollmodus verwendet werden d h es bietet keine Unterst tzung f r die Verwendung des PCs als Softphone SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 5 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer PE Schritte W hlen Sie Start und dann Programme 2 Wahlen Sie IP Office und klicken Sie auf SoftConsole 3 E Anmeldebildschirm wird angezeigt Profil Einstellungen IP Office IP Adresse 192 168 42 1 Benutzername Extn216 CH Anklopten Pass wort csi ivi Froduktf hrung berspringen 4 Jeder Benutzer kann ein Profil mit eigenen Einstellungen f r das SoftConsole Setup haben We
71. tzer in Telefonbuch anzeigen Gruppen in Telefonbuch anzeigen Telefonbuchnummern anzeigen Gehaltene Anrufe einer Konferenz zuschalten Ausgew hlten Anruf vermitteln Seite 50 Ausgabe 11b 14 4 2005 Anhang Fehlersuche Nachricht kann nicht gesendet werden Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator Um eine Nachricht zu senden muss die Nebenstelle des Operators als Systemtelefon auf der Registerkarte Benutzer Telefonie in der IP Office Konfiguration eingerichtet sein Dies erfolgt mithilfe von IP Office Manager Funktionen Nebenstellenstatus erzwingen bzw Betriebsstatus f r Gruppe k nnen nicht verwendet werden Nach dem Start von SoftConsole kann der Operator diese Funktionen f r einige Sekunden nicht verwenden W hrend dieser Zeitspanne wird in den Formularen Eigenschaften Telefonbucheintrag bzw Betriebsstatus f r Gruppe anstelle der Schaltfl chen OK und Abbrechen die Schaltfl che Schlie en angezeigt Schlie en Sie das Formular warten Sie ein paar Sekunden und ffnen Sie dann das Formular erneut Nicht angenommene Anrufe kehren nicht zum Operator zur ck Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator Damit nicht entgegengenommene Anrufe zum Operator zur ckkehren muss mithilfe von IP Office Manager auf der Registerkarte Benutzer Telefonie ein Wert f r Weiterleitungs R ckschaltzeit angegeben sein Bei der Anmeldung wird eine Microsoft Outlook Warnmeldung angezeigt Ursache Wenn der Telefonbuch
72. ung Zieladresse Weiterleitung sofori Zielufnummer Weiterleitung bei Gescht Zierutnummer o CH Weiterleitung bei keine Antwort J Weiterleitung f r Gruppenanrute Mit dem Formular kann der Operator den Weiterleitungsstatus eines Benutzers anzeigen und ndern Beachten Sie dass die entsprechende Zielnummer eingerichtet sein muss bevor daf r die Funktion Umleitung nachziehend oder Weiterleitung aktiviert werden kann Umleitung nachziehend Leitet die Anrufe f r den Benutzer an eine andere Nummer um Der Anruf klingelt nicht an der eigenen Nebenstelle des Benutzers Diese Funktion soll zur zeitweiligen Umleitung dienen wenn der Benutzer nicht an seinem eigenen Telefon sondern unter einer anderen Nummer erreichbar ist e Zielrufnummer Dies ist die Nummer der Nebenstelle an die die Anrufe umgeleitet werden sollen Rufweiterleitung sofort Diese Funktion leitet alle Anrufe weiter die an den betreffenden Benutzer pers nlich gerichtet sind Damit auch Gruppenanrufe weitergeleitet werden muss die Option Rufweiterleitung f r Gruppenanrufe ebenfalls aktiviert sein e Zielrufnummer Dies ist die Nummer der Nebenstelle an die die Anrufe weitergeleitet werden sollen Rufweiterleitung bei Besetzt Dient zur Weiterleitung von Anrufen wenn das Telefon des angerufenen Benutzers besetzt ist e Hinweis Wenn der Benutzer Anrufprasentationstasten verwendet wird die Rufweiterleitung bei Besetzt nur dann angewendet wen
73. uppen 33 Konfigurationsformular 33 Konfigurationsformular erm glicht 33 Kontrollk stchen 2 34 Kurzwahl 10 L LAGAIN 25 L ngste Zeit 37 LCANCEL 25 Listenansicht der Parkbereiche 33 LNEXT 25 Lokales Telefonbuch 31 34 40 M Maximale L nge 35 Mediendatei 31 Mein Profil 36 Automatisches Speichern von nderungen 36 Speichern von nderungen 36 MEN 25 dr cken 25 Men Aktion 13 14 15 17 20 23 24 25 26 Men Ansicht 4 12 30 Menu Datei 30 Menu Extras 23 27 28 32 35 MENU Taste 25 Microsoft Outlook 2 28 34 ausgew hlt 34 Microsoft Outlook Kontakteliste 34 Microsoft Outlook Ordner Kontakte 34 Modus 32 Index N N 16 Nach Namen sortiert 10 Nach Nummern sortiert 10 Nach oben 32 33 Nach Status sortiert 10 Nach unten 32 33 Nachsten annehmen 15 23 Nachsten Anruf automatisch annehmen 15 Nachster anstehender Anruf 37 Autom Beantw 37 Nachziehende Umleitung 7 34 Name 20 37 Nchrn 25 Nebenstelle Benutzer 10 Neu 14 15 Neu hervorheben 11 Neuanordnung 20 Konferenzraumansicht 20 Neue Datei erstellen 37 Neue Einstellung 37 Neuer Anruf 14 15 Nicht erreichbar 20 Nicht st ren 7 10 Nicht st ren Status Aus 34 Normal 32 Normalansicht 12 Numerische Tastatureingaben 35 Standardaktion 35 Nummer 2 4 7 8 10 11 13 14 15 16 17 19 20 23 25 27 31 32 34 35 37 Anrufen 4 Ursprunglicher Anrufer 4 Wahlen 27 Zuruckholen 17 Nummer des anrufenden Teilnehmers 4
74. utzer ausw hlen und auf si klicken Benutzername Wahlen Sie die Gruppen bei denen Sie diesen a El Benutzer anmelden m chten Mebenstelle wi Angemeldet 9 micht st ren QO Ausgehende Anrufe sperren Benutzername Kann nicht ge ndert werden Nebenstelle Kann nicht ge ndert werden Vollst ndiger Name Zeigt den vollst ndigen Namen des Benutzers an Kann nicht ge ndert werden Angemeldet Dieses Kontrollk stchen zeigt den Anmeldestatus des Benutzers an Kann nicht ge ndert werden Nicht st ren Zeigt an ob f r den Benutzer Nicht st ren aktiviert ist Dieser Status kann vom SoftConsole Benutzer ge ndert werden Ausgehende Anrufe sperren ber dieses Kontrollk stchen kann der SoftConsole Benutzer steuern ob der Benutzer ausgehende Anrufe t tigen darf Schaltfl che Weiterleiten ber diese Schaltfl che zeigen Sie die Weiterleitungseinstellungen f r den Benutzer an Siehe Formular Weiterleitungsstatus Gruppenstatus Dies ist eine Liste der Gruppen zu denen der Benutzer geh rt Wenn die Gruppe ausgew hlt ist ist der Benutzer in der Gruppe Der Operator kann den Gruppenstatus des Benutzers f r einzelne Gruppen ndern SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 11 IP Office 3 1 Ausgabe 11b 14 4 2005 SoftConsole Benutzer Formular Weiterleitungsstatus Auf dieses Formular greifen Sie zu indem Sie im SoftConsole Telefonbuchbereich auf Se und dann auf Weiterleiten klicken Nachziehende Umleit
75. zers 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das BLF Feld des Benutzers 2 Wahlen Sie Status andern 3 Wahlen Sie den entsprechenden Status aus Zur Auswahl stehen Nicht eingeladen Eingeladen Teilgenommen Abgelehnt und Nicht verf gbar Anzeigen von Konferenzen Benutzer hinzufugen Im SoftConsole Telefonbuchbereich k nnen die Konferenzen angezeigt werden die zurzeit im IP Office Telefonsystem aktiv sind Dazu geh ren auch Konferenzen die spontan von anderen Benutzern oder in den Konferenzr umen von SoftConsole eingerichtet wurden Wenn IP Office Conferencing Center installiert ist werden auch die hier durchgef hrten Konferenzen angezeigt Um die Konferenzaktionen anzuzeigen klicken Sie im Telefonbuchbereich auf amp F r SoftConsole Conference Book Konferenzen und IP Office Conferencing Center Konferenzen werden der Name und der Host angezeigt F r sonstige Konferenzen wird lediglich die Konferenznummer angezeigt Einen Anrufer einer Konferenz zuschalten In dieser Ansicht k nnen Sie au erdem weitere Anrufer zu Konferenzen einschlie lich Conferencing Center Konferenzen zuschalten 1 Rufen Sie den Teilnehmer an oder nehmen Sie einen Anruf von ihm entgegen 2 Klicken Sie im Telefonbuchbereich auf in um die aktuellen Konferenzen anzuzeigen 3 Klicken Sie in der Liste auf die gew nschte Konferenz 1 W hlen Sie Aktionen und anschlie end Zu Konferenz hinzuf gen SoftConsole Benutzerhandbuch Seite 28 IP Off
76. zugriff auf Kontakte Ordner von Microsoft Outlook im Telefonbuch Konfigurationsformular ausgew hlt wurde wird m glicherweise das Warnfenster von Microsoft Outlook angezeigt wenn ein Operator SoftConsole startet oder die Option E Mail senden verwendet Wenn das Warnfenster angezeigt wird 1 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Zugriff erlauben f r und klicken Sie dann auf den gew nschten Zeiteintrag in der Liste 2 Klicken Sie auf Ja Ja sollte immer ausgew hlt sein damit SoftConsole auf Outlook Kontakte zur ckgreifen kann Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft Support Webseite So exportieren Sie Telefonb cher Eintr ge im lokalen Telefonbuch k nnen in CSV Format exportiert werden Die Funktion Telefonbuchexport gilt nicht nur f r das lokale Telefonbuch sondern auch f r alle Telefonb cher die im Telefonbuchbereich angezeigt werden Wird beispielsweise die Schaltfl che Benutzereintr ge anzeigen erneut gedr ckt werden nur die Benutzereintr ge exportiert Wenn ein bereits vorhandener Dateiname ausgew hlt wird wird der Inhalt der urspr nglichen Datei berschrieben So exportieren Sie das lokale Telefonbuch des Operators 1 W hlen Sie aus dem Men Telefonbuch den Befehl Exportieren 2 Geben Sie einen Namen f r die Datei ein und klicken Sie auf OK So l schen Sie ein Profil Profile k nnen entfernt werden wenn sie nicht mehr ben tigt werden und zwar folgenderma en 1 W hlen Sie aus dem Men

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