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kapitel v wartung / störungen / protokolle

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1. 26 DANger EE 7 Datei Archivierung 32 3181 54 een era 26 Dokumente 20 Drucken ins Archiv 32 E 5 12 Einstellungen 7 9 E Mail Archivierung 32 5 28 lt 5 36 lt 22 25 EE 5 29 lt EE 5 FTP Input Ordner u ee nn 38 H Hauptschalter 5 34 HTTP Archivierung 25 5 EE 5 L KERN 7 ea a 9 en n nl ka n l haha Wl kan d Akay ke 37 eneen 7 14 19 MONOT arrer a E 5 N Netzwerkkabel lk 5 Notstromversorgung 22 Outlook 32 d PASSW O 5 8 25 11 16 POF uu 8 5
2. 9 37 R selk e E 5 RESULT FILE anada kad Ra 28 BE EN 36 5 ss a kak wad d n dka 11 12 SCANNEN X gt gt a 10 Scanziele K KK KK KK KK kk kk kk kk 12 Schl sselwort 25 5 15 lt lt 35 Serverdatum 7 Server 34 7 Serverwartung 36 Sonderbefehle 19 werr el 36 34 SI EEN 5 St atusleiste EE 7 STEUEIDEIEN EE 9 14 31 Stromkabel kk kk kk kk 5 Suchbegriffe 8 15 23 24 30 Suchbegriffe in der Datenbank 8 Suchbegriffe verbieten 23 SUCHEN ea ee 20 T EL CHE 5 Teilwortsuche 20 26 HIE 10 0 Re 9 E AE EE 28 IX TEILE EE 28 U User Benutzerverwaltung 26 V
3. Geben Sie 2 im Suchfeld 09 05 2008 20 07 2008 rechnung 4711 ein und dr cken Sie auf Es werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die in diesem Zeitraum Trefferergebnisse der Suche ARCHIVIO COP Zem ee an 485 TITI CHA F kE 1 i T ELF bi S i Sei m ma D ji RE d ri ri 8 1 Y 1 ESA LR EC 1 er ifiji Fm 1 154 E 8 I E ELES ek I 1 Ter Ti sa archiviert wurden und die Suchbegriffe Rechnung und 4711 enthalten Geben Sie z B im Suchfeld 09 05 2009 30 10 2009 ein und dr cken Sie auf suchen Es werden alle Eintr ge angezeigt die in diesem Zeitraum archiviert wurden siehe Bild links Geben Sie z B im Suchfeld XLS ein und dr cken Sie auf werden alle Dateitypen vom Format XLS angezeigt Um das gesuchte Dokument oder die gesuchte Datei anzuzeigen klicken Sie auf die entsprechende 2 Ergebniszeile Vorschaubilder anzeigen Server er wel siehe Seite 36 Geben Sie im Suchfeld BvLp1 oder BvLp2 ein und dr cken Sie auf SUCHEN Hinweis Die Einstellung gilt nur f r diese Browsersitzung Die letzten aktuellen Archivier
4. KAPITEL V WARTUNG ST RUNGEN PROTOKOLLE xX gt kan Z ke 5 Wartung St rungen Protokolle SERVER HERUNTERFAHREN Server ordentlich herunterfahren Een rne eyn e CELOSTI CEES eben bii P http 000 000 000 000 ll 1 Fahren Sie den Server m glichst nicht herunter wenn noch Dateien in derVerarbeitung sind wenn also hinter W1 W2 oder W3 die Menge der noch zu verarbeiten den Dateien gr er null ist BvL BvLArchivio Adressen Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein vr Suchfeld http 000 000 000 000 Abteilung Fehlen bvl archivsystem shutdown 12345 rachan Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Gelam Sin dinu Wa heii ein und noven Kin shh s Scans 17255121 12345 eg Geben Sie nun im Suchfeld Wan Serverantwort ae Ai bvl archivsystem shutdown und dr cken Sie auf Der Server antwortet mit einer Zahl Geben Sie im Suchfeld noch einmal bvl archivsystem shutdown ein und schreiben Sie die angezeigte Zahl direkt hinter den letzten Bindestrich bvl archivsystem shutdown 12345 Schalten Sie den Server
5. Arbeitsoberfl che Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras a Adresse http 000 000 000 000 2 wechseln au Links gt BvL ARCHIVIO Suchfeld ARCHIVIO 3 PRIVAT 220 __Befehlsbuton A Button um eine Button Button Datei zu archivieren Befehlsblatt zu drucken Trennblatt zu drucken BvwLArchivio com Hotline 00800 285 22 555 2 62 SNR 08154711 7 LT 2 01 7 LC 20 06 09 23 06 2009 21 32 44 1 0 2 0 7 0 0 i K 0 1 0 10120800 393 GB 23 06 09 03 04 11 1250510 23 06 09 21 00 00 Internet BvL ARCHIVIO Statusleiste im Detail BvLArchivio com Hotline 00800 272 44 846 P Version 2 62 SNR 08154711 LT 2 01 Offline Disk LC 01 10 13 02 10 2013 16 32 44 W1 0 W2 0 W3 0 F 0 K 0 4 5 6 1210800 393 GB 02 10 13 03 04 11 F 325500 3 02 10 13 16 00 00 Da l i E LT Hazan get Tagan GK Een ehe Ae N P wes 8 Date BvLArchivio zeigt allen Nutzern in den Bu letzten vier Zeilen wichtige Informationen an Zeile 1 ARCHEWIG 3 d PRIVAT Die kostenfreie Europa Hotline Nummer Die aktuelle Versionsnummer die Seriennummer die Laufzeit LT des Servers ID der derzeitigen Offline Festplatte und der letzte Wechsel LC der Datensicherungsplatten Der Hinweis DANGER Sie haben die Wechsel
6. einstellen erfolgt die Erkennung und Verschlagwortung aufgrund der Ihres Scanners Die in BvLArchivio installierte OCR ist in der Regel deutlich besser schalten Sie daher die durchsuchbare Textebene aus DATEIFORMAT TIF TIFF von SCANNERN Einige Scanner geben als Bilddateiendung TIF oder TIFF aus Sie k nnen BvLArchivio entsprechend anpassen F r das Haupt Einlieferungsverzeichnis k nnen Sie folgende Einstellungen vornehmen Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN tifversion 08002852255 0 Dateien mit der Endung werden von der OCR Erkennung bearbeitet und in eine PDF A Datei umgewandelt tifversion 08002852255 1 Dateien mit der Endung TIFF werden von der OCR Erkennung bearbeitet und in eine PDF A Datei umgewandelt tifversion 08002852255 2 Dateien mit der Endung und TIFF werden von der OCR Erkennung bearbeitet und in eine PDF A Datei umgewandelt 0 Die Dateiendungen kommen als TIF Standardeinstellung TIF Dateien werden in PDF A umgewandelt TIFF Dateien bleiben im Original 1 Die Dateiendungen kommen als TIF Dateien bleiben im Original TIFF Dateien werden in PDF A umgewandelt 2 Die Dateiendungen kommen als TIF und als TIFF TIF Dateien und TIFF
7. 31 Archivierte Dateien l schen nne 31 Zusatzprogramme f r Archthvion k 32 KAPITEL WARTUNG ST RUNGEN PROTOKOLLE Ser Ver Hel an 34 Listealler kany er aa ns 34 Standardgateway anzeigen eintragen l schen 0 0 34 E 35 SIE EE 35 Neuer Server und neue Festplatten kk kk k 36 N chtliche Revision Ausfallzeit kK KK k k kk k 36 ers dle A SE 36 Neel ele EE 37 Oe EE 37 Arbeitsstat s un sense are 38 BvL KAPITEL AUFSTELLEN UND EINRICHTEN 2 gt 24 Z 2 Lu D LL KAPITEL Aufstellen und Einrichten HERZLICHEN GL CKWUNSCH Sie haben sich f r ein Qualit tsprodukt entschieden W hrend der gesamten Garantiezeit 48 Monate haben Sie Anspruch auf kostenlose telefonische Hilfe und auf sofortigen kostenlosen Hardwaretausch BvL B rosysteme Vertriebs GmbH Seriennummer 00000 2014 05 LIEFERUMFANG Benutzerhandbuch Anwendungsbeispiele SICHERHEITSHINWEIS Bauen Sie BvLArchivio nie auseinander und nehmen Sie keine nderungen vor Sie sind nicht berechtigt das Geh use zu ffnen E
8. Eingang und 4711 mit das Dokument wird mit den Suchbegriffen Rechnung Eingang und 4711 gespeichert und zus tzlich werden automatisch die ersten 999 W rter Begriffe und Zahlen von der ersten Dokumentenseite als Suchbegriffe gespeichert Das Befehlsblatt selbst darf nicht die erste Seite sein START A RECHNUNG EINGANG NEIN ENDE Sie liefern zwei Suchbegriffe Rechnung und Eingang mit das Dokument wird mit den Suchbegriffen Rechnung und Eingang gespeichert der zus tzliche Befehl NEIN verbietet dem System von der ersten Dokumentenseite die ersten 999 W rter Begriffe und Zahlen als Suchbegriffe zu speichern Steuerbefehle in Metadateien gilt nicht f r Scanvorg nge siehe Seite 19 Fre JA 1 erste Seite der PDF Datei auslesen und indexieren und als PDF A speichern ee alle Seiten der PDF Datei auslesen und indexieren und als PDF A speichern neh PDF Datei im Original speichern gilt nur in Verbindung mit JA 1 oder JA A zellen STEUERZEICHEN BvL ARCHIVIO Hinweis Steuerzeichen d rfen nie im Umbruch geschrieben werden Steuerzeichen m ssen immer als ein ganzes Wort in einer Zeile stehen Suchbegriffe sollten immer ausgeschriebene vollst ndige W rter sein Vermeiden Sie ausgedachte Abk rzungen die Sie in einem W rterbuch auch nicht finden w rden Wenn Sie trotzdem Abk rzungen verwenden m ssen berpr fen Sie i
9. sich ein neues Fenster das Sie ausdrucken m ssen Legen Sie diese Seite individuelles Befehlsblatt zu den Dokumenten die Sie im Archiv 3 speichern m chten und scannen Sie das komplette Dokument inkl des soeben ausgedruckten Befehlsblatts in einem Vorgang Das Befehlsblatt darf nicht die erste Seite Ihrer Dokumente sein da die ersten 999 W rter Zahlen oder Begriffe der ersten Dokumentenseite automatisch als Suchbegriffe gespeichert werden Standardeinstellung zus tzlich zu Ihren individuell angegebenen Suchbegriffen Sofern die ersten 999 W rter Zahlen oder Begriffe der ersten Dokumentenseite nicht als Suchbegriffe gespeichert werden sollen sehen Sie bitte auf Seite 8 und 14 nach Sollte bei der Verarbeitung ein Fehler auftreten landet dieses Dokument automatisch im Fehlerarchiv Sie k nnen ein Befehlsblatt auch mit Ihrem eigenen Textprogramm erstellen Auf einem Befehlsblatt m ssen nur die Steuerzeichen siehe Seite 14 und die Suchbegriffe enthalten sein 4 Hinweis Wenn Sie am Scanner das Archiv direkt ausw hlen 5 und dabei mit einem Befehlsblatt scannen wird das Befehlsblatt ignoriert 2 LU I U gt n Q 2 2 ELI gt T U lt 2 LU T 5 n Q Z 2 ELI gt T U lt KAPITEL Archivieren und Suchen Ein Dokument mit Barcode archivieren Sofern das Barcodemodul freigeschaltet
10. Damit verhindern Sie bei Stromausfall oder Stromschwankungen unkontrolliertes Ausschalten Sollte der BvLArchivio Server w hrend einer Archivierung den Strom verlieren wird ein m glicher Archivierungsprozess dort fortgesetzt wo dieser unterbrochen wurde Notstromversorgungsanlagen kosten heute nur noch 200 Euro Diese werden einfach dem BvLArchivio Server geschaltet Notstromversorgungsanlagen k nnen nicht nur f r gewisse Zeit den Strom liefern sondern auch gef hrliche Stromschwankungen permanent abfangen und verhindern so eine Zerst rung des Netzteils im BvLArchivio Server Wir empfehlen daher dringend eine solche Notstromversorgung einzusetzen Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben k nnen Sie uns gerne anrufen FESTPLATTENWECHSEL W HREND DES BETRIEBES Sicherungsplatte E Platte gegen Sicherungsplatte E Platte wechseln Im System sind immer eine rot markierte Hauptdatenplatte bleibt immer im System und zwei E Platten gesteckt beide E Platten arbeiten im t glichen Wechsel siehe Seite 36 Eine E Platte ist online die andere ist offline Die E Platte die gerade offline ist kann gegen eine andere E Platte zu jeder Zeit w hrend der Server l uft gewechselt werden ohne den Server herunterfahren zu m ssen Auf der Arbeitsoberfl che von BvLArchivio wird in allen Archiven die derzeitige Offline Disk Identnummer der Festplatte angezeigt Dr cken Sie mit einem Stift an der rechten Seite
11. Sie haben der archivierten Datei XXX den Suchbegriff YYY nachtr glich hinzugef gt XXX ist der Originaldateiname ohne Dateiendung und YYY ist der eine gew nschte Suchbegriff ohne Leerzeichen SUCHBEGRIFFE NACHTR GLICH ENTFERNEN Sie k nnen einen oder alle Suchbegriffe einer Datei entfernen Dabei werden die Suchbegriffe unkenntlich gemacht Dazu ben tigen Sie ein spezielles Passwort dass Sie sich einrichten m ssen siehe unten und dass Sie hoch vertraulich behandeln sollten Wer dieses spezielle Passwort kennt kann einen oder alle Suchbegriffe f r immer unkenntlich ma chen Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der beiden nachfolgenden Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN Archiviofile PPP xxx yyy Sie haben f r die archivierte Datei XXX den Suchbegriff YYY unkenntlich gemacht Archiviofile PPP xxx Sie haben f r die archivierte Datei XXX alle Suchbegriffe unkenntlich gemacht PPP ist das von Ihnen f r diese Funktion extra eingerichtete Passwort Nur wer dieses Passwort kennt kann Suchbegriffe unkenntlich machen XXX ist der Originaldateiname und YYY ist der gew nschte Suchbegriff Beispiel Archiviofile secure BvL1_2455245_2VAOCBBZI_2VAOCBBZJ Aktion PASSWORT EINRICHTEN F R DAS ENTFERNEN VON SUCHBEGRIFFEN Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein htt
12. bernehmen und im Textfeld einf gen rezan DATENEXPORT Dokumente Dateien und Suchbegriffe exportieren Sie k nnen aus einem Archiv Dateien und Suchbegriffe exportieren indem Sie einfach nur an Ihre Suchanfrage den Exportbefehl anh ngen Geben Sie xxxBvLexportxxx im Suchfeld als letztes Wort ein Alle Dateien und Suchbegriffe werden exportiert die der Suchanfrage entsprechen Maximal k nnen pro Exportbefehl 5 000 Dateien exportiert werden Sollte Ihr Exportauftrag mehr als 5 000 Dateien beinhalten werden alle Dateien ber 5 000 nicht exportiert Verfeinern Sie Ihren Exportauftrag so dass Sie unter 5 000 Dateien bleiben Geben Sie f r Archivio 3 folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Geben Sie nun im Suchfeld rechnung 4711 xxxBvLexportxxx ein und dr cken Sie auf SUCHEN Es werden alle Dateien und Dokumente in einem Exportordner bereitgestellt die mit den Suchbegriffen Rechnung und 4711 archiviert gespeichert wurden Wenn Sie nur die Suchbegriffe exportieren m chten geben Sie hinter Ihrer Suchanfrage im Suchfeld xxBvLexportxx ein Damit werden alle Suchbegriffe in eine Textdatei kopiert die Dateien selbst werden nicht kopiert Diese Funktion dient z B der berpr fung der gespeicherten Suchbegriffe zu den archivierten Dateien Damit k nnen z B Suchbegriffe mit anderen Datenbanken abgeglichen werden Sie k nnen die Anzahl der Suchbegriffe in der Textdatei a
13. http 000 000 000 000 BvLTech1 afp BvL1 ihrsuchbegriff amp BvL2 ihrsuchbegriff amp BvL3 ihrsuchbegriff amp BvL4 ihrsuchbegriff amp BvL5 ihrsuchbegriff amp BvL6 ihrsuchbegriff amp BvL7 ihrsuchbegriff amp BvL8 del Wenn die Benutzerverwaltung aktiviert ist m ssen Sie die Session ID mitliefern amp BvL2511 ihre_sessionid lt el 2 U lt ELI KAPITEL IV Fehlerarchiv Administration ZUSATZPROGRAMME F R BVL RCHIVIO Die nachfolgenden Zusatzprogramme sind auf BvLArchivio abgestimmt und bieten eine schnelle und einfache Archivierung Ihrer Dateien Outlook E Mail Archivierung Kostenfrei unter www BvLArchivio com BvLArchivio_Outlook zip Archivieren Sie mit einem Klick Ihre 2 lt D gt ra lt gt T Mails direkt aus Outlook heraus lt cc LO d T LO ra Windows Datei Archivierung Archivieren Sie mit einem Klick Ihre Datei direkt aus Windows heraus Kostenfrei unter www BvLArchivio com BvLArchivio_Explorer zip Drucken ins Archiv Archivieren Sie ein Dokument indem Sie es mit einem Image Printer direkt in das Archiv drucken Kostenpflichtig unter Ad en 192152055 www zan1011 com The name c rever and op nal he name ol folder can Lire Here Arhan Zan Image Zan Image Printer Color Printer BW BvL
14. START Schalten Sie am Ger t hinten den Hauptschalter ein Dr cken Sie nun vorn den Einschalter BvLArchivio startet der Powerschalter leuchtet blau Der Schalter darunter signalisiert die Arbeitslast und ist im u ersten Notfall gleichzeitig ein Resetknopf der nur auf Anweisung der Hotline gedr ckt werden darf Gehen Sie nun an Ihren Arbeitsplatz zur ck BvLArchivio ist erst nach ca 20 Min einsatzbereit und an den Arbeitspl tzen erreichbar BvLArchivio hat insgesamt f nf Archive und ein Fehlerarchiv Das Fehlerarchiv enth lt alle fehlerhaften Scans und dient gleichzeitig f r diverse Administrationsaufgaben Das Passwort und der Zugang zum Fehlerarchiv sollten nur an Vertrau enspersonen gegeben werden Alle Archive sind durch unterschiedliche Benutzernamen und Passw rter gesch tzt ndern Sie die Standardpassw rter der Archive am besten sofort siehe Seite 8 und Seite 30 Eine zus tzliche Benutzeranmeldung ist m glich wenn die entsprechenden User eingerichtet worden sind siehe Seite 26 Eine zus tzliche Benutzeranmeldung ist nur notwendig wenn noch mehr Sicherheit Archivpasswort und Userpasswort beim Zugriff in ein Archiv gew nscht ist wenn eine Pro tokollierung eingeschaltet ist oder wenn User nur bestimmte Rechte siehe Seite 23 26 haben sollen In die Archive gelangen 516 indem Sie in Ihrem Internetbrowser die jeweilige Adresse IP Adresse vom Archiv eingeben Die einzelnen Adressen k nnen Sie der nac
15. User Protokolle und IP Protokolle dar ber wer was gesucht hat Damit k nnen Sie nachvollziehen welcher User und Arbeitsplatz welche Informationen aus dem Archiv abgerufen hat Die Protokolle werden auf IP Adressen Ebene und User Ebene geschrieben Jede IP Adresse und jeder User hat also seine eigene Protokolldatei Eine Liste aller Protokolldateien k nnen Sie mit der nachfolgenden Eingabe abrufen Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 BvLTech1_F_W4_ afp LLI O xX gt e gt 5 GE ka 2 Z 5 Wartung St rungen Protokolle Wer sucht was Protokolle ein oder ausschalten Die Protokollierung ist bei Auslieferung nicht eingeschaltet es findet also keine Protokollierung statt Wenn Sie die Protokollierung ein oder ausschalten m chten gehen Sie wie folgt vor Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld sprotokoIll 08002852255 yes ein und dr cken Sie auf Die Protokollierung ist jetzt eingeschaltet Geben Sie nun im Suchfeld sprotokoll 08002852255 no ein und dr cken Sie auf suchen Die Protokollier
16. 4 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 45 ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 4 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 4V ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 5 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 55 ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 5 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 5V ein DATEIEN MIT METADATEIEN die nach den in der separaten Textdatei enthaltenen Steuerbefehlen und Suchbegrif fen archiviert werden sollen VERZEICHNIS DATEITYP BESCHREIBUNG Haunter Die Datei kann der OCR zugef hrt werden Die Datei wird nach den Angaben aus der a TIF mitgelieferten separaten gleichnamigen Textdatei archiviert Lassen Sie den Eintrag in der Zeile Verzeichnis leer Die Datei wird nicht der OCR zugef hrt Die Datei wird nach den Angaben aus der mitgelieferten separaten gleichnamigen Textda
17. Dateien werden in PDF A umgewandelt Achtung Sie haben bei dieser Einstellung keine M glichkeit TIF Dateien oder TIFF Dateien FTP Upload als Originaldateien zu archivieren da in dieser Einstellung beide Dateiformen der Schrifterkennung bergeben und in PDF A umgewandelt werden Alle Einstellungen sind erst nach einem Neustart von BvLArchivio oder automatisch sp testens am n chsten Tag g ltig BvL DATEIFORMAT PDF TIF TIFF SCANNEN OHNE STEUERBEFEHLE Die meisten Scanner k nnen gescannte Dokumente als PDF TIF oder TIFF Format speichern BvLArchivio erm glicht das Archivieren ohne die Verwendung eines Befehlsblatts oder ohne die Verwendung von Steuerbefehlen in Dokumenten F r diese Art der Archivierung sind spezielle Einstellungen an Ihrem Scanner erforderlich Der BvLArchivio Server besitzt zwei Einlieferungsverzeichnisse je Archiv insgesamt also zehn Verzeichnisse f r die f nf Archive im BvLArchivio Server Die zwei FTP Einlieferungsverzeichnisse je Archiv teilen sich wie folgt auf 1s Dokument wird im Archiv 1 gespeichert Verschlagwortung nur 1 Seite Dokument wird im Archiv 1 gespeichert Verschlagwortung ber alle Seiten 25 Dokument wird im Archiv 2 gespeichert Verschlagwortung nur 1 Seite 2 Dokument wird im Archiv 2 gespeichert Verschlagwortung ber alle Seiten 3s Dokument wird im Archiv 3 gespeichert Verschlagwortung nur 1 Seite Dokument wird
18. Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld Archivio ftp 08002852255 oma ein und dr cken Sie auf SUCHEN Das FTP Archivieren ist nur noch m glich wenn bei den Suchbegriffen zus tzlich das Passwort Schl sselwort oma enthalten ist gilt nicht f r Scannerarchivierungen Schrifterkennung LLI T LLI T N Z lt LLI E LLI T 5 2 lt KAPITEL Datensicherheit DATENEXPORT VERBIETEN Export verbieten Sofern Sie den Export von Dateien an einem Arbeitsplatz oder f r einen User f r ein Archiv verbieten m chten m ssen Sie den Exportsteuerbefehl xxxBvLexportxxx als verboten hinterlegen abc steht jeweils f r die IP Adresse des Arbeits platzes oder den Usernamen der nicht exportieren darf Alle Eingaben erfolgen mit den Klammern Alle Ma nahmen werden immer ber das Administrationsarchiv Fehlerarchiv veranlasst Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie jeweils den gew nschten Befehl ein EXPORT VERBIETEN EXPORTVERBOT AUFHEBEN Archivio1 key O abc xxxBvLexportxxx Archivio1 ent O abc xxxBvLexportxxx Archivio2 key O abc xxxBvLexportxxx
19. Trennblatt jeweils in der Arbeitsoberfl che von BvLArchivio Sie k nnen mehrere verschiedene Doku mente an einem Scanner gleichzeitig anlegen und scannen lassen Wenn Sie zwischen den verschiedenen Dokumenten als erstes Blatt jeweils das Trennblatt legen trennt das System automatisch die Dokumente so als wurden diese nach einander einzeln von Ihnen am Scanner angelegt und gescannt Das Trennblatt befiehlt dem System eine Trennung der Dokumente vorzunehmen Drucken Sie dieses Trennblatt mit h chster Qualit t in der gew nschten Menge aus Fertigen Sie keine Kopien an verwenden Sie nur Originalausdrucke Das Trennblatt enth lt einen PDF417 Barcode BVL4547810 der dem System die Trennung Dieser Barcode muss mit h chster Qualit t gedruckt werden Die korrekte Reihenfolge beim Anlegen am Scanner ist zu beachten und wie folgt vorzunehmen Trennblatt Ihre Dokumente Befehlsblatt Trennblatt Ihre Dokumente Befehlsblatt usw Wenn Sie diesen Barcode auf einem Befehlsblatt integrieren hat dieses Befehlsblatt eine Doppelfunktion Es befiehlt dem System die Trennung und gibt gleichzeitig dem System in welches Archiv abgelegt und nach welchen Suchbegrif fen dieses Dokument wiedergefunden werden soll In diesem Fall m ssen Sie die Speicherung des Trennblatts einschal ten siehe unten Der Nachteil dieser Kombination ist dass die erste Seite das Trenn und Befehlsblatt ist und nicht eine Dokumentenseite Ist das
20. d rfen Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie jeweils den gew nschten Befehl siehe unten ein und dr cken Sie auf sucHEn das System antwortet mit dem Protokolleintrag 1 82 3 04 5 Die erste Klammer 1 bestimmt f r welches Archiv bzw Abteilung die Ma nahme z hlen soll Die zweite Klammer B2 Die dritte Klammer C3 Die vierte Klammer 4 bestimmt ob gesetzt oder gel scht werden soll Nr bestimmt f r welche Position im Suchfeld die Ma nahme z hlt bestimmt f r welchen User Arbeitsplatz gesteuert ber die IP Adresse die Ma nahme z hlt Die f nfte Klammer E5 enth lt den definierten Suchbegriff Beispiel Geben Sie nacheinander folgende Zeilen ein Archivio4 key 1 abc Eingangsrechnung Archivio4 key 2 abc BvL Mit dieser Anweisung zwingen Sie den User abc im Archiv 4 als ersten Suchbegriff Eingangsrechnung zu verwenden und als zweiten Suchbegriff BvL einzugeben Wird als erster und zweiter Suchbegriff in der Suchzeile im Archivio 4 nicht Eingangsrechnung und BvL eingegeben wird eine Suchanfrage abgelehnt An allen weiteren Stellen Suchbegriffe 3 7 ist die Eingabe der Suchbegriffe frei w hlbar Der Anwender muss an diesen beiden ersten Stellen diese Suchbegriffe verwenden er kann einen dieser Suchbegriffe nicht allei
21. eingeschaltet ist werden alle Benutzeranfragen automatisch protokolliert Die Benutzerverwaltung ist zwingend erforderlich wenn das Wer sucht was Protokoll eingeschaltet ist oder eine Archivio Kontrolldatenbank siehe Seite 23 26 mindestens einen Eintrag enth lt Alle Ma nahmen wer den immer ber das Administrationsarchiv Fehlerarchiv veranlasst Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie anschlie end jeweils den gew nschten Befehl in der Suchzeile ein VORGANG BEFEHLSEINGABE HINWEIS User abc anlegen bvli1 abc Maximal 50 Zeichen ohne Leerzeichen u Sonderzeichen User abc l schen Ibvli3 abc Archivio Kontrolldatenbank Eintr ge m ssen separat gel scht werden Passwort 123 f r User abc setzen Ibvli2 abc 123 Leerzeichen im Passwort ist unzul ssig User abc darf im Archiviol suchen Archivio1 key U abc Sucherlaubnis f r den User setzen wieder l schen Archivio1 ent U abc Sucherlaubnis f r den User l schen User abc darf im Archivio1 archivieren Archivio1 key A abc Archivierungserlaubnis f r den User setzen wieder l schen Archivio1 ent A abc Archivierungserlaubnis f r den User l schen Niemand darf in Archivio1 archivieren K Archivio1 key X wieder l schen Archivio 1 ent X Mindestpasswortl nge festlegen userpasswort 08002852255 Geben Sie f r das einen Wert zwischen 0 99 ein USERANMELDUNG IN EINEM ARCHIV Wenn Sie sich aufg
22. gegen den Auswurfknopf der Festplatte siehe Identnummer die als offline angezeigt wird Die Festplatte wird herausgeschoben Entnehmen Sie vorsichtig die E Platte und schieben Sie eine andere E Platte hinein Auf der entnommenen E Platte befindet sich der gesamte Datenbestand bis heute morgen 0 00 Uhr Wenn Sie beide E Platten gleichzeitig wechseln m chten muss der Server ordentlich heruntergefahren werden siehe Seite 34 DATENPLATTE Ir Festplattenverriegelung SICHERUNGSPLATTE 56CC6C29 Aur Identnummer der Festplatte Auswurfknopf mit einem Stift dr cken zen Zen Die drei Sicherungsplatten E Platten Die drei Sicherungsplatten E Platten m ssen von Ihnen gegeneinander regelm ig getauscht werden In welchem Zeit abstand Sie diese Platten tauschen bestimmen Sie t glich oder w chentlich Es wird zur eigenen Datensicherheit ein t glicher Wechsel der Sicherungsplatten E dringend empfohlen Bewahren eine der Sicherungsplatten immer an einem anderen Ort auf Bei einem Serververlust inkl der Datenplatte und Sicherungsplatte ist diese an einem anderen Ort deponierte Siche rungsplatte Ihre letzte Rettung Noch mehr Sicherheit bietet der Nachkauf weiterer Sicherungsplatten je mehr Kopien Ihrer Datenplatten existieren desto geringer ist der m gliche Komplettverlust Ihrer Daten M chten Sie mit mehr als einer extern gelagerten Sicherungsplatte E arbeiten k nnen Sie jed
23. im Archiv 3 gespeichert Verschlagwortung ber alle Seiten 45 Dokument wird im Archiv 4 gespeichert Verschlagwortung nur 1 Seite Av Dokument wird im Archiv 4 gespeichert Verschlagwortung ber alle Seiten 5s Dokument wird im Archiv 5 gespeichert Verschlagwortung nur 1 Seite 5v Dokument wird im Archiv 5 gespeichert Verschlagwortung ber alle Seiten Das K rzel s steht f r Verschlagwortung nur 1 Seite Das K rzel v steht f r Volltextverschlagwortung Die oben aufgef hrten Verzeichnisse m ssen von Ihnen an Ihrem Scanner als Zielverzeichnisse eingerichtet werden Beispiel einer Zieleinrichtung am Scanner In diesem Beispiel wird das Zielverzeichnis 2s eingerichtet Bei allen Scans an dieses hinterlegte Ziel auf Ihrem Scanner werden die gescannten Dokumente als PDF Dateien im Archivio 2 Archiv 2 gespeichert und die erste Seite dieses Dokumentes wird f r die Suche in BvLArchivio automatisch verschlagwortet Adressanmeldung bermitteiniU Abbrechen Adressarl Hostname oder IP Adresse Erorderkch FTP Zieladresse 000 000 000 000 Bis zu 127 Zeichen Dateiformat Dateityp Schwarzwei Komprimierungsmodus G4 Farbe Grauskala Komprimierungsrate Mittlere Komprimierung Verzeichnis Zielverzeichnis 15 5 gt 25 zu 200 Zeichen Benutzername Benutzername gt archivioi Bis zu 32 Zeichen Passwort SSL akiraerer Hinweis Sie m ssen den abgebildeten Vorg
24. nicht aus er schaltet sich von allein aus Anhand der blauen Powerlampe am Geh use des Servers erkennen Sie wann der Server ausgeschaltet ist Kontrollieren Sie am Server die Powerlampen alle Lampen m ssen erloschen sein Um den Server wieder in Betrieb zu nehmen dr cken Sie am Server einfach den Einschaltknopf Wenn Sie den Server her unterfahren obwohl noch Dateien in der Verarbeitung sind kann das Herunterfahren deutlich l nger dauern Der Server kann in der Zeit zwischen 0 00 und 3 00 Uhr nicht heruntergefahren werden siehe Seite 36 Server zwingend herunterfahren Wenn der Server nicht ordentlich heruntergefahren werden kann oder beim Eingeben des Befehls eine Fehlermeldung anzeigt k nnen Sie mit einem Hilfsaufruf den Server zum Herunterfahren zwingen Diese Vorgehensweise sollte nur als letztes Mittel eingesetzt werden da ein aktueller Archivierungsvorgang evtl unsauber beendet wird und zu einem Datenverlust f hren kann Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 BvL_Server_go_down3210 afp oder http 000 000 000 000 BvL_Server_go_down3210 afp LISTE ALLER DMINISTRATIONSBEFEHLE Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld ein und dr cken Sie auf Der Server antwortet mit einer Liste aller Befehle die f r die Administration d
25. 0 Geben Sie Username und Passwort ein Ihre Datei mit Pfad Archivio privat Klicken Sie im Archiv auf ARCHDWIEREN 1 1 das Dokument Faller atoi nus b sell le C Users Windows Documents Test j Durchsuchen uchbegriffe Es ffnet sich ein neues Fenster Dr cken Sie auf 9 Durchsuchen und w hlen Sie so das Dokument BEE ia NACH Goetz A DAN LIMIN Wa HIH 511 bzw die Datei aus die Sie im Archiv speichern Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 m chten Indem Sie auf Durchsuchen klicken landen Sie Schreibweise Urlaub im Verzeichnis Ihres eigenen Computers Gehen Sie zu der Stelle an der sich die Datei befindet Spanien Klicken Sie die Datei die Sie ausw hlen wollen an 02 Schreibweise ll Sommer In der Zeile sehen Sie jetzt den Pfad Ihrer M e 2006 ausgew hlten Datei Geben Sie nun darunter im gro en Textfeld alle Ihre Suchbegriffe ein jeweils immer mit einem Leerzeichen getrennt nach denen diese Datei u wiedergefunden werden soll dee SL Gro und Kleinschreibung wird nicht ber cksichtigt auch ist es egal ob Sie satzweise oder untereinander die W rter eingeben Vermeiden Sie Satzzeichen direkt hinter einem Wort Dr cken Sie anschlie end auf SFEICHERN Das Dokument ist nun im
26. 4711 Direkter Upload von Dateien Beispiel f r eine hochzuladende Datei und ihre dazugeh rige Textdatei oder auch XML Datei PICTURE123 JPG Das Bild wird in BvLArchivio im Originalformat gespeichert PICTURE123 TXT Die Textdatei enth lt die Archivierungsanweisung Steuerbefehle und Suchbegriffe Beispiel f r mehrere hochzuladende Dateien und ihre dazugeh rige XML Datei oder auch Textdatei BRIEF DOC Das Word Dokument wird in BvLArchivio im Originalformat gespeichert BRIEF XLS Das Excel Dokument wird in BvLArchivio im Originalformat gespeichert BRIEF PDF Die PDF Datei wird in BvLArchivio im Ursprungsformat gespeichert Ist in der BRIEF TXT der Befehl JA 1 oder JA A enthalten wird im PDF A Format gespeichert es sei denn dass zus tzlich auch noch in der BRIEF TXT enthalten ist BRIEF XML Die XML Datei enth lt die Archivierungsanweisung Steuerbefehle und Suchbegriffe d Hinweis Der BvLArchivio FTP Eingangsordner wird automatisch geschlossen FTP Server Dienst beendet sobald sich mehr als 4 000 Dateien darin befinden Ist die Zahl auf unter 400 abgearbeitet wird der zentrale FTP Eingangsordner automatisch wie der ge ffnet FTP Server Dienst aktiv Jeder Einlieferungsvorgang bekommt immer automatisch eine Zeitstempel Datei 2 LU I U gt n Q 2 2 ELI gt T U lt 2 LU T 5 n Q Z 2 ELI gt
27. Archiv 1 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 1V ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 2 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 25 ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 2 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 2V ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 3 gespeichert Alle Begriffe und PDF TIF TIFF Zahlen der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 35 ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 3 gespeichert Alle Begriffe und 3V PDF TIF TIFF Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 3V ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv 1 gespeichert Alle Begriffe und Zahlen der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner 15 ein Wird der OCR zugef hrt und automatisch im Archiv
28. Archiv 3 gespeichert Kontrollieren Sie Ihre Aktion Klicken Sie auf Archivio 3 und suchen Sie jetzt Ihre Datei nach den von Ihnen eingegebenen Suchbegriffen und klicken Sie dann auf die Ergebniszeile Die gerade gespeicherte Datei muss sich ffnen Jede Datei die Sie im Archiv speichern erh lt einen eigenen einmaligen von BvLArchivio vergebenen neuen Dateinamen Dateien die gr er als 16 MByte sind m ssen ber den FTP Upload hochgeladen werden siehe Seite 19 2 LU I U gt n Q 2 2 ELI 2 T U lt 2 LU T 5 n Q 2 2 ELI 2 T U lt KAPITEL Archivieren und Suchen Dateityp PDF TIF oder TIFF Wenn Sie eine PDF TIF Datei archivieren k nnen Sie mit der Business und Premiumversion zus tz lich bestimmen ob der Inhalt von der ersten Seite oder von allen Seiten als Suchbegriffe ar rat berei BvL Eine PDF TIF TIFF DAte ARCHIVIEREN Das Beste ei http 000 000 000 000 IE ja r gt gespeichert werden soll Zus tzlich k nnen Sie bestimmen ob Ihre PDF Datei im Ursprungsfor mat beibehalten bleiben soll empfohlen bei PDF H H H H 1 Bio dor Dokumond d die Deal zg An archiviert vrerdlon soli Dateien die Signaturen Zertifikate Formular Ciuserswindows Documents Test pdf ne felder oder ein Passwort entha
29. Archivio2 ent O abc xxxBvLexportxxx Beispiel 1 Beispiel 2 Archivio1 key 0 10 10 10 10 xxxBvLexportxxx Archivio2 key O toni xxxBvLexportxxx In dem ersten Beispiel wurde dem Arbeitsplatz 10 10 10 10 verboten aus Archivio 1 zu exportieren In dem zweiten Beispiel wurde dem User toni verboten aus Archivio 2 zu exportieren TEILWORTSUCHE VERBIETEN ARCHIVIO KONTROLLDATENBANK Sie k nnen die Teilwortsuche f r einen Arbeitsplatz oder User f r ein Archiv verbieten Abc steht jeweils f r die IP Adresse des Arbeitsplatzes oder den Usernamen alle Eingaben erfolgen mit den Klammern Alle Ma nahmen wer den immer ber das Administrationsarchiv Fehlerarchiv veranlasst Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie jeweils den gew nschten Befehl ein TEILWORTSUCHE VERBIETEN VERBOT AUFHEBEN 1 0 oder Archivio1 key 0 Abc Archivio1 ent 0 Akc USER BENUTZERVERWALTUNG BvLArchivio bietet ber die normale Archivanmeldung Seite 5 hinaus eine optionale Benutzerverwaltung an Diese Verwaltung bietet Ihnen die M glichkeit dass sich der Benutzer gegen ber dem Archiv identifizieren mu Dar ber hinaus k nnen Sie bestimmen welche Rechte der Benutzer in den einzelnen Archiven hat Sofern das Wer sucht was Protokoll Seite 37 38
30. BvL ARCHIVIO INHALTSVERZEICHNIS KAPITEL AUFSTELLEN UND EINRICHTEN 4 wll 4 UE 5 KEE 5 te ele Ela Ee TEE 6 Einstellungen andern EE 7 Serverdatum 5 andem 7 Archivname ndern nu u kk kk kk kk kk kk kk kk a kk eke a e eee e a e e e e e ee are 8 Passwort ndern kk ee e e ee ee e e e e eee e e ee e 8 Anzahl Suchbegriffe erste 5 8 Trennblatt Leerseiten Steuerbefehle nur in der Premiumversion 9 Archivierung mit einem Scanner 10 Einstellungen an Ihrem Scanner 10 Dateiformat TIF TIFF von Scannen 10 Dateiformat PDF scannen ohne Steuerbefehle 11 bersicht der Einlieferungsverzeichnisse een 12 KAPITEL l RCHIVIEREN UND SUCHEN Die Steuerzeichen Steuerbefehle nennen e e e e e e ee e 14 Eine Datel ATrchiV r l EE 15 Eine PDF Datei Archivieren a kk kk kek ee e e e ek s 16 Papierdokument am Scanner archivieren ohne Befehlsblatt 16 Papierdokument am Scanner archivieren mit Befehlsblatt 17 Schnittstelle f r
31. CHBEGRIFFE ERSTE DOKUMENTENSEITE Die ersten 999 Begriffe Standardeinstellung W rter oder Zahlen der ersten Dokumentenseite werden automa tisch als Suchbegriffe in der Datenbank gespeichert Mit den Suchbegriffen finden Sie das Dokument in der Datenbank wieder Sie k nnen diesen Wert ver ndern Tipp Die Standardeinstellung sollte unver ndert bleiben Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN Geben Sie im Suchfeld ersteseite 08002852255 998 ein und dr cken Sie auf SUCHEN Der Wert wurde auf 998 eingestellt und ist sofort g ltig Sie k nnen einen Wert von 1 bis 999 eingeben Sofern Ihre Eingabe korrekt ist erhalten Sie ein Okay Beispiele ersteseite 08002852255 1 Es werden keine Suchbegriffe von der ersten Dokumentenseite automatisch gespeichert ersteseite 08002852255 999 Es werden bis zu 999 Suchbegriffe von der ersten Dokumentenseite automatisch gespeichert 4 Hinweis Die von BvLArchivio erzeugte PDF A Datei ist immer vollst ndig ber alle Seiten durchsuchbar Sie k nnen in einer PDF A Datei sowohl ganze als auch Teile von W rtern Zahlen oder sonstigen Begriffen suchen BvL ARCHIVIO TRENNBLATT LEERSEITEN STEUERBEFEHLE NUR IN DER PREMIUMVERSION Trennblatt Sie finden das
32. Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie die gew nschte Zeile ein und dr cken Sie auf SUCHEN abc steht f r die IP Adresse des Arbeitsplatzes oder steht f r den Usernamen Archivio1 ent 9 abc Archivio2 ent 9 abc Archivio3 ent 9 abc Archivio4 ent 9 abc Archivio5 ent 9 abc L schungen Aufhebungen werden erst am n chsten Tag g ltig Das System f hrt t glich zwischen 00 00 Uhr und 03 00 Uhr diverse Kontroll und Administrationsaufgaben durch dazu geh ren auch die L scheintr ge Beispiel Geben Sie folgende Zeile ein Archivio1 ent 9 10 10 10 10 Mit dieser Anweisung werden alle Eintr ge f r Archivio 1 f r den Arbeitsplatz mit der IP Adresse 10 10 10 10 gel scht egal ob verbotene oder erlaubte Eintr ge alle Eintr ge werden aufgehoben PASSWORT SCHL SSELWORT F R DIE RCHIVIERUNG Schl sselwort f r HTTP Archivierung in einem Archiv Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld Archivio1 http 08002852255 xyz ein und dr cken Sie auf SUCHEN Das HTTP Archivieren in Archivio 1 ist nur noch m glich wenn bei den Suchbegriffen zus tzlich das Passwort Schl sselwort xyz enthalten ist Bestimmen Sie Ihr eigenes Schl sselwort ersetzen Sie xyz mit Ihrem Passwort Schl sselwort f r FTP Archivierung Geben Sie im
33. T U lt KAPITEL Archivieren und Suchen Im ARCHIV SUCHEN Ein Dokument im Archiv finden Geben Sie im Internet Explorer z die Adresse Ela heei lol Lal i ee vom Archiv 3 ein geben Sie folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Archiv 3 zu gelangen Wenn Sie sich zus tzlich identifizieren m ssen geben Sie im Suchfeld als erstes bvli Username Passwort Ihre http 000 000 000 000 BvL ArcH v o Bees Suchfeld pers nlichen Identifikationsmerkmale ein Geben ARCHIVIO PRIVAT Sie nun im Suchfeld z B rechnung 4711 ein und dr cken Sie auf SUCHEN Es werden alle Dokumente angezeigt die mit den Suchbegriffen Rechnung und 4711 gespeichert wurden Dokumente die nur Rechnung oder nur 4711 ZE enthalten werden nicht angezeigt weil die Such bedingung nicht erf llt ist Es werden nur die Dokumente angezeigt die sowohl Rechnung als auch 4711 enthalten Les SUCHEN Diz Bis zu maximal sieben W rter bzw Begriffe k nnen als sogenannte UND BEDINGUNG im Suchfeld mit Leerzeichen trennt eingegeben werden Sie k nnen die Ergebnisliste zus tzlich auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen Ch 3 i kl b r LHF 7 00 000 000 000 rj
34. Trennblatt gleichzeitig das Befehlsblatt kann BvLArchivio keine automatische Entnahme der Suchbegriffe der ersten Dokumentenseite durchf hren da die erste Seite das Trennblatt und Befehlsblatt ist Die Einstellung Trennblatt speichern nicht speichern sollte nicht w hrend der aktiven Archivierungsphase erfolgen Nach einer nderung der Einstellung sollte ein Herunterfahren mit anschlie endem Neustart durchgef hrt werden Aufruf der Barcode Originalbilddatei http 000 000 000 000 BvLTrennblatt bmp Leerseiten Sie k nnen BvLArchivio befehlen alle Leerseiten nicht zu speichern Wenn Sie Dokumente doppelseitig scannen k nnen z B manche R ckseiten leer sein Wenn Sie diese Leerseiten nicht speichern m chten kann BvLArchivio diese automatisch entfernen Die Einstellung Leerseiten speichern nicht speichern sollte nicht w hrend der aktiven Archivierungsphase erfolgen Nach einer nderung der Einstellung sollte ein Herunterfahren mit anschlie endem Neustart durchgef hrt werden Steuerbefehle Sie k nnen BvLArchivio befehlen Steuerbefehle auf Dokumenten im Archiv unsichtbar zu machen Wenn Sie anstatt des Parameters c1 nun cO verwenden werden die Steuerbefehle in allen PDF A Dateien gewei t also unsichtbar gemacht sind aber als Nachweis in der Textebene der PDF A Datei weiterhin zu finden Wenn Sie den Schalter c2 verwenden sind die Steuerbefehle nur in den Schwarz Wei PDFs gewei t in Grau und Farb PDFs
35. Variante haben Sie den Vorteil das zum Zeitpunkt des Scannens die Person nicht Kenntnis dar ber haben muss was mit dem Dokument passieren soll da die Anweisungen schriftlich mitgescannt werden Die Variante das Archiv am Scanner auszuw hlen setzt voraus dass die Person am Scanner Kenntnis dar ber hat wohin das zu scannende Dokument archiviert werden soll EINSTELLUNGEN AN IHREM SCANNER Allgemeine FTP Einstellungen FTP Zieladresse 000 000 000 000 Adressanmeldung Port 21 FTP Modus aktiv nn HE Username Archivioi Passwort 000 FTP Zieladresse Dateityp TIF oder PDF TIF und PDF Scandateiformat 300 dpi aisen Eee Eegen 000 000 000 000 G3 oder G4 Komprimierungsmodus Core xun F ge 3a lara rk piat e Ze 1 Fi bei Dateityp TIF leer lassen wenn Aula Korper BED Fa Optionale FTP Einstellungen dilk nay anak kay gt ER Verzeichnisse und deren Scanformate Leer Einlieferungsformate Zielverzeichnisse am Scanner angeben une Pen leer lassen Scandateiformat ist TIF Dokument wird gem Steuerbefehlen oder Befehlsblatt archiviert PDF eintragen Scandateiformat ist PDF Dokument wird gem Steuerbefehlen oder Befehlsblatt archiviert Hinweis Wenn Sie am Scanner als Scandateiformat PDF und zus tzlich Erstellung der durchsuchbaren
36. Verzeichniseintr ge 12 A CAE RE 19 XML F LE ER 28 2 Zetraumbeschr nkung 200 25 2 32 LLI O xX gt e Z kan 2 cc 5 BvL com GmbH HOTLINE 00800 272 44 846 HOTLINE 00800 ARCHIVIO WWW BVLARCHIVIO DE SERVICE BVLA RCHIVIO COM BvL ArcHIVIO
37. alten Stellen Sie den Scanner auf die Eigenschaft mehrere Seiten eine Datei 5 berpr fen Sie welches Steuerzeichen konkret fehlt was konkret ausgelesen wurde indem Sie die gew nschte Analysedatei aufrufen Das RESULT FILE ist bei Scanvorg ngen die produzierte PDF A Datei bei Direktein lieferungen Ihre Originaldatei Das XML FILE enth lt das ausgelesene Ergebnis nur bei Scanvorg ngen der Schrifter kennung bzw Barcodeerkennung Das TXT FILE enth lt bei Scanvorg ngen alle nicht gelesenen Steuerbefehle bei einer Direkteinlieferung ist die TXT Datei Ihre Originaltextdatei Das TIF FILE nur bei Scanvorg ngen ist die Ori ginaldatei von Ihrem Scanner damit k nnen Sie die Einstellungen Ihres Scanners berpr fen z B die in der Datei eingestellte dpi Zahl Aufl sung muss mindestens 300 dpi sein Fehlerhafte Dokumente von einem Tag Alle Dokumente die nicht eindeutig einem Archivio Abteilung zugeordnet werden konnten landen automatisch im Fehlerarchiv Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Das System gibt Ihnen automatisch den Vortag vor Sie k nnen aber auch jeden anderen Tag eintragen Geben Sie 2 im Suchfeld fehler 24 12 08 ein und dr cken Sie auf Es werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die am 24 12 08 bei der Verarbeitung fehlerhaft waren und nicht einem Archivio Abteilung zugeordnet werden konnten Klicken Sie auf eine
38. andere Softwarehersteller Direktabut een 18 Schnittstelle Direktimport mittels Textdatei oder XML Datei 19 SUC T re nee 20 KAPITEL DATENSICHERHEIT 22 Suchbegriffe verbieten 1 23 SE GN EE 23 Nur vorgegebene Suchbegriffe oder Zeitr ume zulassen Archivio Kontrolldatenbank 24 S WE E LEE 24 Nur einen bestimmten Zeitraum zulassen Archivio Kontrolldatenbank 25 Alle Einstellungen f r User IP Adresse l schen Archivio Kontrolldatenbank 25 Passwort Schl sselwort f r die Archivierung 25 Datenexport verbieten 26 Teilwortsuche verbieten Archivio Kontrolldatenbank 26 User Benutzervernwaltung 26 IV FEHLERARCHIV ADMINISTRATION Dateien im Fehlerarchiv 28 Fehlerhafte Dateien archivieren 29 29 Suchbegriffe nachtr glich hinzuf gen kk kK k k k k k 30 Archivierung mit der eigenen Seriennummer 28 8 8
39. ang f r alle zehn Verzeichnisse an Ihrem Scanner einrichten Beim Scannen m ssen Sie dar auf achten das die zu scannenden Dokumente an das richtige Ziel gesendet werden da Sie keine Steuerbefehle f r BvLArchi vio mitgeliefert haben 2 2 Zul 2 Lu D LL 2 ELI gt LLI Z 2 Lu 231 D LL lt KAPITEL Aufstellen und Einrichten BERSICHT DER EINLIEFERUNGSVERZEICHNISSE SCANZIELE ODER DIREKTEINLIEFERUNGEN MIT BEFEHLSBLATT Verzeichnis Eintr ge f r Dokumente die der OCR zugef hrt werden und nach den Angaben der im Dokument mitgelieferten Steuerbefehle verarbeitet werden sollen VERZEICHNIS DATEITYP BESCHREIBUNG Die Datei wird der OCH zugef hrt und nach den Angaben der im Dokument mitgelieferten a TIF Steuerbefehle entsprechend archiviert Lassen Sie den Eintrag in der Zeile Verzeichnis am Scanner leer Die Datei wird der OCR zugef hrt und nach den Angaben der im Dokument mitgelieferten PDF PDF TIF TIFF Steuerbefehle entsprechend archiviert Tragen Sie in der Zeile Verzeichnis am Scanner PDF ein OHNE BEFEHLSBLATT Verzeichniseintr ge f r Dokumente die der OCR zugef hrt werden und keine mitgeliefer ten Steuerbefehle in dem Dokument enthalten VERZEICHNIS DATEITYP BESCHREIBUNG PDF TIF TIFF Wird der OCR zugef hrt und automatisch im
40. angezeigte Zeile und das Dokument ffnet sich Fehlerhafte Dokumente von einem Monat Alle Dokumente die nicht eindeutig einem Archivio Abteilung zugeordnet werden konnten landen automatisch im Feh lerarchiv Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Geben Sie nun im Suchfeld fehler april 2008 ein und dr cken Sie auf sucHen Es werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die im April 2008 bei der Verarbeitung fehlerhaft waren und keinem Archivio Abteilung zugeordnet werden konnten Klicken Sie auf eine angezeigte Zeile und das Dokument ffnet sich BvL ARCHIVIO FEHLERHAFTE DATEIEN ARCHIVIEREN Fehlerdatei direkt in ein Archivio kopieren Tee A E http 000 000 000 000 jener m Sie k nnen das RESULT FILE in das eigentliche vorgesehene Archivio Archiv 1 bis 5 kopieren Ss berzeugen Sie sich zuvor davon ob das RESULT FILE lesbar und gn Nummer des Archivs vollst ndig ist j li yl LAL DET Kal li i wa bi at SI j Ea i xaz Ta ER 85 u 2 i Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 Tragen Sie dann die Nummer des Archivios ein in das Sie das RESULT FILE kopieren m chten Urlaub Spanien 1 5 Archivio 1 bis Archivio 5 2 ommer 2006 Tragen Sie nun darunter im Textfeld alle gew nschten Suchbegriffe ein Sie k nnen die erkannten und ausgelesenen Suchbegriffe auch aus der XML Datei
41. bleiben die Steuerbefehle weiterhin in der Bildebene sichtbar Einstellungen ndern Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN Der Server antwortet mit einer Zahl Geben Sie nun im Suchfeld noch einmal die gew nschte Zeile ein und schreiben Sie die angezeigte Zahl direkt hinter dem letzten Bindestrich Dr cken Sie nun auf SUCHEN um die Einstellung zu speichern bvl trennblatt leerblatt version00 c1 Trennblatt nicht speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle sichtbar bvl trennblatt leerblatt version10 C1 Trennblatt speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle sichtbar bvl trennblatt leerblatt version01 c1 Trennblatt nicht speichern Leerseiten speichern Steuerbefehle sichtbar bvl trennblatt leerblatt version11 c1 Trennblatt speichern Leerseiten speichern Steuerbefehle sichtbar bvl trennblatt leerblatt version00 c0 Trennblatt nicht speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle unsichtbar bvl trennblatt leerblatt version10 c0 Trennblatt speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle unsichtbar bvl trennblatt leerblatt version01 c0 Trennblatt nicht speichern Leerseiten speichern Steuerbefehle unsichtbar bvl trennblatt leerblatt version11 c0 Trennblatt speichern L
42. denimmerdiezuerstgelesenenSteuerbefehlegenommen START Steuerzeichen Start Steuerzeichen f r welche Abteilung Ihre Suchbegriffe optional ENDE Steuerzeichen Ende Fehlt ein Steuerzeichen ist der Scanvorgang fehlerhaft Die Reihenfolge der Steuerzeichen darf nicht ver ndert werden START steht f r Startmarkierung A steht f r Archiv 1 E steht f r Archiv 2 H steht f r Archiv 3 N steht f r Archiv 4 X steht f r Archiv 5 und veranlasst die Speicherung im Archiv 1 Nun k nnen die Suchbegriffe folgen egal wie viele und immer Gro buchstaben ENDE steht dann f r die Endmarkierung Es ist egal ob die Steuerzeichen untereinander oder nebeneinanderstehen wichtig ist dass die Steuerzeichen nacheinander in der angegebenen Reihenfolge ausgelesen werden 3 berpr fen Sie ob das Befehlsblatt der Stempel oder das Etikett in einer ordentlichen Druckqualit t gedruckt wurde Tonerschmierereien blasse Ausdrucke oder zu kleine oder zu gro e Schriften f hren zu fehlerhaften Scanvorg ngen Nehmen Sie das vom System angebotene Befehlsblatt als Vorbild Achten Sie darauf dass die Steuerzeichen und Suchbegriffe in Gro buchstaben gedruckt sind 4 berpr fen Sie ob die Scaneigenschaften am Scanner richtig eingestellt sind Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument scannen und am Scanner die Eigenschaft eine Seite eine Datei eingestellt haben landen alle Seiten im Fehlerarchiv die nicht die Steuerzeichen enth
43. eerseiten speichern Steuerbefehle unsichtbar bvl trennblatt leerblatt version00 c2 nicht speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle unsichtbar in Schwarz Wei bvl trennblatt leerblatt version10 c2 Trennblatt speichern Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle unsichtbar in Schwarz Wei bvl trennblatt leerblatt version01 c2 Trennblatt nicht speichern Leerseiten speichern Steuerbefehle unsichtbar in Schwarz Wei bvl trennblatt leerblatt version11 c2 Trennblatt speichern Leerseiten speichern Steuerbefehle unsichtbar in Schwarz Wei 2 H 2 Zul Z 2 Lu D LL lt gt Z LLI Z Lu l D LL KAPITEL Aufstellen und Einrichten RCHIVIERUNG MIT EINEM SCANNER BvLArchivio archiviert s mtliche Vorg nge nach Ihren Anweisungen Befehle In welches der f nf Archive gespeichert und nach welchen Kriterien Suchbegriffe das Dokument im Archiv gefunden werden soll bestimmen Sie Befehle sind Anweisungen f r BvLArchivio was mit dem zu archivierenden Dokument passieren soll In BvLArchivio spricht man von Steuerbefehlen Sie k nnen die Befehle entweder mit Ihren Dokumenten zusammen schriftlich erteilen oder die Befehle an Ihrem Scanner ausf hren z B das gew hlte Archiv FTP Zieladresse direkt am Scanner ausw hlen Bei der schriftlichen
44. elt manuell l schen indem Sie Dateinamen und Speicherort kennen Der Dateiname einer archivierten Datei gibt gleichzeitig den Speicherort auf der Datenplatte an Sie k nnen sich in jedem Archiv eine L schbefehlsliste erstellen lassen Mit dieser L schbefehlsliste wird alles fertig vor gegeben Dateiname wo sich die Datei befindet und schlie lich der L schbefehl selbst Wenn Sie z B alle Dateien aus dem Archiv 1 l schen m chten die mit den Suchbegriffen Projekt und 4711 archiviert wurden verwenden Sie folgende Syntax http 000 000 000 000 BvLTech1 afp BvL1 Projekt amp BvL2 4711 amp BvL8 del amp BvL8 del m ssen Sie immer angeben damit die L schbefehlsliste erstellt wird ansonsten suchen Sie nur regul r Mit diesem Befehl wird nichts gel scht es wird Ihnen lediglich eine L schbefehlsliste angezeigt Diese Befehlszeilen alle Zeilen zwischen REM Start und REM Ende kopieren Sie auf Ihrem Windows Arbeitsplatz in eine ausf hrbare Datei BAT Datei ndern Sie den Buchstaben A auf den tats chlichen Buchstaben den die angeschlossene Datenplatte von Ihrem Computer zugewiesen bekommen hat F hren Sie dann die BAT Datei aus und alle Dateien werden unwiderruflich ge l scht Der Vorgang ist f r alle Datenplatten zu wiederholen Es k nnen maximal sieben Suchbegriffe bergeben werden wobei ihrsuchbegriff mit den Begriffen ersetzt wird die Ihren realen Suchbegriffen tats chlich entsprechen Die vollst ndige Syntax lautet wie folgt
45. entnummer der Festplatte Auswurfknopf mit einem Stift dr cken 4 Hinweis Bei einem Servertausch sind diese Einstellungen zur ckgesetzt die Sie bitte berpr fen und evtl anpassen m ssen Archiv Passw rter Alle Passw rter sind auf Standardpassw rter gestellt HTTP Passwort Archivierung auf der Arbeitsoberfl che ohne Passwort m glich FTP Passwort Archivierung via FTP Upload ohne Passwort m glich Anzahl Suchbegriffe Maximal 999 Suchbegriffe werden von der ersten Dokumentenseite entnommen TIF Format f r Scanner TIF Dateien werden der zugef hrt TIFF Dateien nicht Serien Nummer Archivierung auch ohne Angabe der eigenen Seriennummer m glich Standardgateway bitte pr fen Suchprotokoll ausgeschaltet OCR Einstellungen Premiumversion Trennblatt und Leerseiten nicht speichern Steuerbefehle sichtbar LLI GE gt e 2 Z Z D 5 O xX gt ELI kan Z ke 5 Wartung St rungen Protokolle Neuer Server inklusive neuer Datenplatte D Platte Wenn Ihr BvLArchivio Server komplett verloren gegangen ist z durch Diebstahl oder Brandschaden ist f r den materiellen Schaden Ihre Versicherung verantwortlich Unabh ngig davon erhalten Sie sofort einen neuen Serv
46. er und eine neue rot markierte Originaldatenplatte Ihre aktuelle E Platte schieben Sie jetzt in den unteren Schacht und die neue rot markierte Datenplatte in den oberen Schacht Schalten Sie den Server ein Der Server wird alle Ihre Dokumente von der E Platte Datensicherungsplatte auf die leere obere neue Hauptdatenplatte kopieren Der Vorgang kann je nach Datenmenge bis zu mehreren Stunden dau ern Schalten Sie den Server nicht aus Das System startet zwischendurch automatisch mehrmals und ist dann automa tisch f r alle wieder erreichbar Achten Sie darauf dass Sie nur die eine aktuellere E Platte gesteckt haben Neue Sicherungsplatte E Platte Sofern eine Sicherungsplatte defekt ist sollte diese sofort gegen eine neue Festplatte getauscht werden Der Server erkennt die neue Sicherungsplatte und meldet diese im System an Gleichzeitig wird sofort auf diese neue Sicherungsplatte beim erstmaligen Einlegen eine komplette Kopie Ihrer Daten aufgespielt dieser Vorgang kann je nach Datenmenge mehrere Stunden dauern Schalten Sie den Server nicht aus Das System ist anschlie end automatisch f r alle wieder erreichbar Neue Datenplatte D Platte Sofern die Hauptdatenplatte rot markierte defekt ist oder gegen eine gr ere getauscht werden muss legen Sie die von BvL zugesandte neue leere rot markierte Datenplatte im oberen Schacht ein Achten Sie darauf dass Sie im unteren Schacht nur die eine aktuellere E Platte gesteckt haben Schalte
47. erzeit ber uns zwingend notwendig weitere Festplatten bestellen Achten Sie darauf dass Ihre Festplatten nicht in unbefugte H nde gelangen BvL ARCHIVIO SUCHBEGRIFFE VERBIETEN RCHIVIO KONTROLLDATENBANK BvLArchivio bietet die Funktion der eingeschr nkten Abfrage an Sollen in einer Abteilung nur ganz bestimmte Dokumente und Dateien angezeigt werden kann f r einen Arbeitsplatz oder User die Abfrage eingegrenzt wer den Legen Sie fest an welchem Arbeitsplatz welche Suchbegriffe erlaubt oder verboten sind oder legen Sie fest welcher User welche Suchbegriffe eingeben oder nicht eingeben darf User m ssen zuvor von Ihnen ange legt sein siehe Seite 26 Jeder Arbeitsplatz hat eine IP Adresse mit dieser IP Adresse identifizieren sich alle Netz werkger te in einem Netzwerk Wenn Sie z B einem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zur Verf gung stel len stellen Sie fest welche IP Adresse dieser Arbeitsplatz verwendet Legen Sie nun fest welche Suchbegriffe f r diesen Arbeitsplatz in der entsprechenden Abteilung Archivio 1 bis Archivio 5 erlaubt oder verboten sind Ob eine Suchanfrage von BvLArchivio gefiltert wurde oder nicht erkennen Sie am Hinweis forbidden in der letzten Zeile Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie den gew nschten Befehl siehe unten ein und dr cken Sie auf
48. es BvLArchivio Servers m glich sind STANDARDGATEWAY ANZEIGEN EINTRAGEN L SCHEN Ein Zugriff auf den BvLArchivio Server ist nur aus dem eigenen Subnetz m glich Ein Zugriff aus anderen Netzen ist nur m glich wenn Sie ein Standardgateway eintragen Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf stdgateway 08002852255 77 Alle Standardgateway Eintr ge anzeigen stdgateway 08002852255 xxx Alle Standardgateway Eintr ge l schen stdgateway 08002852255 10 10 10 10 Standardgateway 10 10 10 10 eintragen stdgateway 08002852255 10 10 10 10710 10 11 10 Standardgateway 10 10 10 10 und 10 10 11 10 eintragen BvL ARCHIVIO ST RUNGEN AM SERVER Bei St rungen rund um Ihren BvLArchivio rufen Sie bitte die kostenfreie Hotline 00800 272 44 846 an Diese wird mit Ihnen sofort gemeinsam versuchen das Problem zu beheben Sofern die St rung nicht telefonisch behoben werden kann erhalten Sie umgehend einen neuen 5 Sofern Sie noch die M glichkeit haben fahren Sie den Server ordentlich herunter SERVERAUSTAUSCH Neuer Server Sie bekommen entweder aufgrund einer St rung oder Erneuerung einen neuen BvLArchivio Server Die Erneueru
49. festplatten l ngere Zeit nicht getauscht tauschen Sie regelm ig die Wechsel Festplatten aus Zeile 3 02 10 2013 16 32 44 Zeitpunkt Ihrer letzten Suche Zeile 2 W1 0 Anzahl Dateien die derzeit im zentralen FTP Eingangsordner zur Verarbeitung anstehen W2 0 Anzahl Dateien die in der Schrifterkennung sind W3 0 Anzahl Dateien die in der Indexierung sind ER Anzahl aller Files die Ihre Suchbegriffe enthalten also Anzahl Ergebnistreffer 0 Anzahl der angezeigten Suchbegriffe Zeile 4 Anzahl Fehlerdateien der letzten drei Tage 0 0 0 vor 3 Tagen vorgestern gestern Anzahl aller indexierten Suchbegriffe in der Datenbank Freier Speicherplatz in GByte Zeitpunkt der Ermittlung F Anzahl aller Archivdateien Differenz auf E Platte Sollte der Speicherplatz kleiner 30 sein rufen Sie die BvLArchivio Hotline EINSTELLUNGEN NDERN Fehler F Mk GK Alle Einstellungen von BvLArchivio k nnen nur im EE Administratorenbereich Fehlerarchiv ge ndert i e http 000 000 000 000 werden BvL ArcH v o Aufruf des Administrationsarchivs Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein Abteilung Fehler http 000 000 000 000 dar wor Folslar qirn God lasson 11 Elch so ap 16 17 41 Username ArchivioO Passwort 000 Standardpasswort zum Zeitpunk
50. hfolgenden Aufstellung entnehmen Geben Sie dann vom gew nschten Archiv den Usernamen und das Passwort ein S IHRE IP ADRESSEN amp PASSW RTER IP ADRESSEN BEREICH USERNAME PASSWORT http 000 000 000 000 Archivio 1 Archivio1 111 http 000 000 000 000 Archivio 2 Archivio2 222 http 000 000 000 000 Archivio 3 Archivio3 333 http 000 000 000 000 Archivio 4 Archivio4 444 http 000 000 000 000 Archivio 5 Archivio5 555 ftp 000 000 000 000 FTP Input Ordner Archivioi 000 Zentrale Einlieferungsadresse hat nur Schreib und Ansichtsrechte Scannereinstellungen siehe Seite 10 ftp 000 000 000 000 FTP Export Ordner Archivioe 000 f r den Export gr erer Datenmengen hat Schreib und Leserechte Z Zul Z 2 Lu D LL lt 2 LLI Z 2 LI LL KAPITEL Aufstellen und Einrichten ARBEITSOBERFL CHE Anmeldebildschirm about blank Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Faworiken Extras 7 Adresse http 000 000 000 000 Wechseln zu Links BvLArchivio IP Adressen Benutzername Username verbindung mit wird hergestellt Benutzername ARCHIVIO3 Kennwort _ Ker nwart speichern Passwort BCE A Website gefunden Warten auf Antwort Internet
51. immer die ersten 999 W rter Begriffe und Zahlen von der ersten Dokumentenseite als Suchbegriffe gespeichert Sie k nnen den Wert ver ndern siehe Seite 8 JA Es findet eine Volltextverschlagwortung statt Alle W rter Begriffe und Zahlen aus dem gesamten Dokument werden als Suchbegriffe gespeichert Steht am Ende steht f r Endmarkierung sagt dem System dass hier die Verarbeitung endet Beispiele f r Schreibweisen der Steuerzeichen Steuerbefehle Alle Befehle k nnen auf eigenen Befehlsbl ttern geschrieben sein Befehle k nnen aber auch in eigenen Dokumentenbl ttern oder auch in Barcodes BvLArchivio Premiumversion integriert sein Das Befehlsblatt selbst darf nicht die erste Seite sein Weitere Beispiele finden Sie im Heft Anwendungsbeispiele START ENDE Sie liefern keine Suchbegriffe die ersten 999 W rter Begriffe und Zahlen von der ersten Dokumentenseite werden als Suchbegriffe automatisch gespeichert das Befehlsblatt selbst darf nicht die erste Seite sein START A RECHNUNG EINGANG ENDE Sie liefern zwei Suchbegriffe Rechnung und Eingang mit das Dokument wird mit den Suchbegriffen Rechnung und Eingang gespeichert und zus tzlich werden automatisch die ersten 999 W rter von der ersten Dokumentenseite als Suchbegriffe gespeichert Das Befehlsblatt selbst darf nicht die erste Seite sein START A RECHNUNG EINGANG 4711 ENDE Sie liefern drei Suchbegriffe Rechnung
52. io4 key O akbc 4 Hinweis Wenn Sie Suchbegriffe verbieten m ssen Sie auch die Teilwortsuche und die 3 Punkte Suche verbieten da ansons ten der exakte Suchbegriff zwar nicht gesucht werden darf aber Teile davon oder der Zeitraum siehe Seite 26 BEFEHLSSTRUKTUR Geben Sie im Administrationsarchiv Fehlerarchiv im Suchfeld Folgendes ein 22222222222 22222 22222222 Hinweis A e Aufhebungen werden erst am n chsten Tag g ltig Ersetzen Sie die Buchstaben entsprechend der gew nschten Werte BESCHREIBUNG EINGABEWERTE A F r welche Abteilung gilt die Ma nahme Archivio1 Archivio2 Archivio3 Archivio4 Archivio5 B Die Ma nahme setzen oder aufheben key ent Die Ma nahme gilt f r alle Positionen 0 D F r wen gilt die Ma nahme Geben Sie die IP Adresse oder den Usernamen ein E Welcher Begriff oder Zeitraum Geben Sie den Begriff oder Zeitraum ein LLI T LLI T N Z lt LLI E LLI T 5 GA 2 lt KAPITEL Datensicherheit NUR VORGEGEBENE SUCHBEGRIFFE ODER ZEITR UME ZULASSEN RCHIVIO KONTROLLDATENBANK Legen Sie fest welcher User oder welcher Arbeitsplatz nur die von Ihnen vorgegebenen Suchbegriffe oder Zeitr ume eingeben darf Im Fall einer Steuerpr fung k nnen Sie so die Suchbegriffe und Zeitr ume vorgeben die in deren Rah men vom Steuerpr fer nur eingegeben gepr ft werden
53. ionsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld BvL Archivsystem work3 list ein und dr cken Sie auf Der Server schreibt das Ergebnis in eine Protokolldatei diese rufen Sie wie folgt auf http 000 000 000 000 BvLLog9 txt Der Quelltext der Protokolldatei ist zeilenformatiert EIGENES FIRMENLOGO AUF DER RBEITSOBERFL CHE Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verf gung wenn diese zugekauft und freigeschaltet wurde Speichern Sie Ihr Firmenlogo als JPG Datei mit der H he von 55 Pixel und dem Dateinamen BvL89x91x94x98 jpg auf Ihrem Desktop ab Kopieren Sie diese Datei anschlie end in den Exportbereich siehe Handbuch Seite 29 Je nach Archivierungsaufkom men sehen Sie Ihr Logo auf der Arbeitsoberfl che nach wenigen Sekunden oder mehreren Minuten BvL ARCHIVIO INDEX A 5 e ul ee 15 16 17 Archivierung 25 Archivio Kontrolldatenbank 23 24 25 26 8 TECHNIK NH HM HMH HM MIM MDMDMIMMMM N NAE 16 36 Barcode archivieren 18 Befehlsblatt erstellen 17 5
54. ist Premiumversion werden alle Barcodes automatisch aus allen Dokumentenseiten ausgelesen Alle Barcodes werden als Suchbegriffe gespeichert Folgende Barcodetypen werden erkannt EAN 8 13 ITF 2of5 Code39 Code128 Codabar PDF417 und Data Matrix Weitere Barcodetypen auf Anfrage Barcodes k nnen auch Steuerbefehle und Suchbegriffe enthalten Sie m ssen immer die Steuerbefehle mit einscannen entweder in Form eines separaten Befehlsblatts oder integriert auf den Dokumenten Dem System muss mit den Steuerbefehlen siehe Seite 14 mitgeteilt werden in welches Archiv die Dokumente abgelegt werden sollen Sie k nnen auf eigenen Dokumenten diese in Schriftform selbst aufdrucken Hinweis Wenn Sie eigene Barcodes drucken m ssen diese immer in h chster Qualit t gedruckt werden HP Hinweis Sie k nnen die Steuerzeichen auch auf eigenen Dokumenten Formularen Rechnungen usw einsetzen entweder integriert in vorhandene Systeme oder auf eigens erstellten Befehlsbl ttern Es ist v llig egal an welcher Stelle auf den Do kumenten die Steuerzeichen vorkommen Sie m ssen darauf achten dass die Reihenfolge der Steuerzeichen nicht ver ndert wird Start Abteilung Suchbegriffe und dann das Endezeichen in dieser Reihenfolge m ssen die Steuerzeichen angeordnet sein Gelesen wird immer von links nach rechts und von oben nach unten Sie k nnen die Steuerzeichen und Suchbegriffe auch in einem einzigen Barcode unterbringen Pre
55. iste mit der Bestandsliste der archivierten Dateien Protokolldatei 11 http 000 000 000 000 _BvLLog11 txt St ndlich protokollierter Aktivit tsnachweis Protokolldatei 12 13 http 000 000 000 000 _BvLLog12 txt _BvLLog13 txt St ndlich aktualisierter Aktivit tszeitstempel n chtlicher Statuseintrag Protokolldatei 14 15 16 http 000 000 000 000 _BvLLog14 txt _BvLLog15 txt _BvLLog16 txt Protokolliert die Zeiten und Seriennummern der Festplatten im System inkl der Anzahl der Dateien Protokolldatei 17 http 000 000 000 000 _BvLLog17 txt Protokolliert die Zeiten von Check und Copy beim Festplattenwechsel werden fehlende Dateien kopiert Protokolldatei 18 http 000 000 000 000 _BvLLog18_200912 txt Protokolliert die eingegangenen TIF TIFF PDF Dateien f r die OCR via FTP Upload in einem Jahr Monat Protokolldatei 19 http 000 000 000 000 _BvLLog19_200912 txt Protokolliert die eingegangenen Dateien die nicht f r die waren via FTP Upload in einem Jahr Monat Protokolldatei 20 http 000 000 000 000 _BvLLog20_200912 txt Protokolliert die von der OCR in einem Jahr Monat produzierten PDF Dateien Dateinamen Protokolldatei 21 25 http 000 000 000 000 _BvLLog21 txt bis http 000 000 000 000 _BvLLog25 txt Protokolliert die in einem Archiv 1 5 f r eine archivierte Datei nachtr glichen hinzugef gten Suchbegriffe WER SUCHT WAS Wer sucht was Protokolle BvLArchivio erstellt automatisch wenn eingeschaltet
56. lorer http 000 000 000 000 BvL_server_kill_ftp3210 afp eingeben werden ohne Vorwarnung alle Dateien im zentralen FTP Ordner unwiderruflich gel scht Dieser Befehl sollte mit Vorsicht behandelt werden alle anstehenden Dokumente und Dateien werden gel scht Der BvLArchivio Server wird in dieser Phase zweimal neu gestartet Dateien und deren Namen im FTP Eingangsordner Ordner Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld BvL Archivsystem work1 list ein und dr cken Sie auf SUCHEN Der Server schreibt das Ergebnis in eine Protokolldatei diese rufen Sie wie folgt auf http 000 000 000 000 _BvLLog7 txt Der Quelltext der Protokolldatei ist zeilenformatiert Dateien in der Schrifterkennung Ordner Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld BvL Archivsystem work2 list ein und dr cken Sie auf suenem Der Server schreibt das Ergebnis in eine Protokolldatei diese rufen Sie wie folgt auf http 000 000 000 000 _BvLLog8 txt Der Quelltext der Protokolldatei ist zeilenformatiert Dateien in der Indexierung Ordner3 Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrat
57. lten oder ob die von EE EEN BvLArchivio produzierte PDF A Datei empfohlen Dein f r die Langzeita rchivieru im Archiv gespeichert Bei der Archwberung won PDF Dateien K nnen Sie Optionen w lden Dee hha YA er GELE Da EWA ce te er werden soll EH EE FOF DHe m beruf Beben erfor be San peu ran Zecken Freie ge Archivio privat Die Datei wird der Schrifterkennung zugef hrt und kann daher nicht sofort im Archiv aufgerufen werden Kontrollieren Sie Ihre Aktion Klicken Sie auf Archivio 3 und suchen Sie jetzt Ihre Datei nach den von Ihnen eingegebenen Suchbegriffen und klicken Sie dann auf die Ergebniszeile Die gerade gespeicherte Datei muss sich ffnen Jede Datei die Sie im Archiv speichern erh lt einen eigenen einmaligen von BvLArchivio vergebenen neuen Dateinamen Wenn 122 Sie eine identische Datei zweimal abspeichern werden zwei unterschiedliche Dateinamen von BvLArchivio erzeugt Die Datei finden Sie im Archiv wieder indem Sie nach den Suchbegriffen suchen die Sie zuvor beim Speichern angegeben haben Geben Sr hier abe Sur dier ein noch denen die Datei gelunden werden sol n Cep rei sohn gemin gar TELEFONRECHNUNG SPEICHERN Kid Dateien die gr er als 16 MByte sind m ssen ber den FTP Upload hochgeladen werden siehe Seite 19 Passwort Wenn eine PDF Datei durch ein Passwort gesch tzt ist m ssen Sie im Tex
58. mente und Tabellen Protokolldatei 1 http 000 000 000 000 _BvLLog1 txt Protokolliert Fehler und fehlende Festplatten Protokolldatei 2 http 000 000 000 000 _BvLLog2 txt Protokolliert Fehler und Ereignisse wie das Herunterfahren des BvLArchivio Servers Protokolldatei 2b http 000 000 000 000 _BvLLog2b txt Protokolliert den FTP Dienst Protokolldatei 3 http 000 000 000 000 _BvLLog3 txt Protokolliert t glich Ereignisse z B Festplattenverf gbarkeit den freien verf gbaren Speicherplatz auf den Festplatten und sonstige Ereignisse Protokolldatei 4 http 000 000 000 000 _BvLLog4 txt Protokolliert alle Einstellungen die f r die Arbeitspl tze oder User eingerichtet oder gel scht worden sind Protokolldatei 5 http 000 000 000 000 _BvLLog5 txt Bestandsliste aller Arbeitspl tze und User die nur eingeschr nkt suchen d rfen Diese Bestandsliste wird einmal t glich 0 Uhr neu erstellt und enth lt alle Arbeitspl tze und User und deren Einstellungen Protokolldatei 6 http 000 000 000 000 _BvLLog6 txt Liste aller FTP Upload Dateinamen die aufgrund eines Fehlers gel scht wurden z B wenn eine TXT Datei zuerst oder allein hochgeladen wurde die TXT Datei wird nicht im Fehlerarchiv abgelegt Protokolldatei 7 8 9 nicht in Verwendung Protokolldatei 10 http 000 000 000 000 _BvLLog10 txt Datumsliste mit der Anzahl der archivierten Dateien an einem Tag Protokolldatei 10b http 000 000 000 000 _BvLLog10b txt Datumsl
59. miumversion 2D Barcodes wie z B PDF417 sind in der Lage eine Vielzahl an Begriffen und Zahlen aufzunehmen Wo sich der Barcode tats chlich befindet spielt keine Rolle SCHNITTSTELLE F R ANDERE SOFTWAREHERSTELLER DIREKTABRUF Direktsuche aus einer anderen Software BvLArchivio bietet anderen Anwendungen Softwareherstellern den Direktzugriff aufs Archiv an Wenn z B aus einer anderen Software direkt in Archivio 1 der Zugriff erfolgen und dabei z B die Rechnung 4711 angezeigt werden soll sorgen Sie daf r dass die andere Software Anwendung folgende URL aufrufen kann bzw Syntax verwendet http 000 000 000 000 BvLTech 1 afp BvL1 rechnung amp BvL2 4711 Wenn Sie z B alle Rechnungen vom Kunden Toni aus dem Jahr 2011 suchen m chten verwenden Sie folgende Syntax http 000 000 000 000 BvLTech1 afp BvL1 01 01 2011 31 12 2011 amp BvL2 rechnung amp BvL3 toni Es k nnen maximal sieben Suchbegriffe bergeben werden wobei ihrsuchbegriff mit den Begriffen ersetzt wird die Ihren realen Suchbegriffen tats chlich entsprechen Die vollst ndige Syntax lautet wie folgt http 000 000 000 000 BvLTech1 afp BvL541b 20 amp BvL1 ihrsuchbegriff amp BvL2 ihrsuchbegriff amp BvL3 ihrsuchbegriff amp BvL4 ihrsuchbegriff amp BvL5 ihrsuchbegriff amp BvL6 ihrsuchbegriff amp BvL7 ihrsuchbegriff Der Wert 541 20 ist optional und gibt die Anzahl der angezeigten Suchbegriffe in der Trefferliste vor Gebe
60. n Sie den Server ein indem Sie den Powerschalter dr cken Das System registriert Ihre neue Datenplatte und kopiert automatisch alle Dateien von Ihrer Sicherungsplatte E Platte auf die Hauptdatenplatte oberer Schacht Der Vorgang kann je nach Datenmenge bis zu mehreren Stunden dauern Er wird automatisch durchgef hrt A Das System ist danach automatisch wieder erreichbar Schalten Sie auf keinen Fall den Server aus N CHTLICHE REVISION FESTPLATTENWECHSEL AUSFALLZEIT SERVERWARTUNG Grunds tzlich werden s mtliche Dokumente und Dateien w hrend der Archivierung sofort auf beiden Platten gespeichert auf der Originalplatte D Platte und auf der Datensicherungsplatte E Platte die gerade online ist Das System f hrt t glich zwischen 00 00 und 03 00 Uhr diverse Kontroll und Administrationsaufgaben und den Festplatten wechsel der beiden E Platten durch In dieser Zeit sollten keine Ver nderungen wie z B Passw rter und Bezeichnungen vorgenommen werden Das System kann in dieser Zeit kurzfristig nicht erreichbar sein Jeden Tag um 03 00 Uhr startet das System neu und ist f r kurze Zeit nicht erreichbar Ein Shutdown Befehl ist in dieser Zeit nicht m glich TREFFERLISTE MIT VORSCHAUBILDERN ANZEIGEN A Mn Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Geben Sie anschlie end im Suchfeld vorschau 0080028522555 1 mit Vorschau oder vorschau 0080028522555 0 ohne Vor
61. n Sie den Wert nicht an wird der Standardwert 20 verwendet Sie k nnen die Anzahl der angezeigten Such begriffe f r diese Abfrage auf 100 500 oder 1000 einstellen z B BvL541b 500 Wenn die Benutzerverwaltung aktiviert ist m ssen Sie die Session ID mitliefern indem Sie den Wert amp BvL2511 ihre_sessionid mit bergeben Die Trefferliste enth lt im Quelltext als Kommentar den direkten Link zu den Dateien siehe Text zwischen lt BVL_ARCHIVIO_LINK gt und lt BVL_ARCHIVIO_LINK gt und einen Link auf eine Textdatei Suchen Sie im Quelltext der HTML Seite nach den Tags BVLTEXTDATEILINK und BVLTEXTDATEILINK Zwischen diesen beiden Tags steht der Link zur Textdatei Diese Textdatei wird automatisch mit jeder Suchanfrage zus tzlich erstellt und enth lt die Trefferliste in strukturierter Form Enthalten sind folgende Elemente pro Treffer BvLLink enth lt den Link zur Datei BvLDatum enth lt das Archivierungsdatum BvLDatei enth lt den Dateityp BvLText enth lt die ersten 20 100 500 oder 1 000 Suchbegriffe Sie k nnen mit dem zus tzlichen Parameter amp BvL8 txt erreichen dass der Inhalt der Textdatei sofort angezeigt wird Beispiel http 000 000 000 000 BvLTech1 afp BvL541b 20 amp BvL1 4711 amp BvL8 txt BvL ARCHIVIO SCHNITTSTELLE DIREKTIMPORT MITTELS TEXTDATEI ODER BvLArchivio bietet anderen Anwendungen Softwareherstellern und Usern den einfachen Direktimport an Kopieren Sie auf den BvLA
62. n der Einf hrungsphase das Ergebnis BvLArchivio Unabh ngig davon m ssen Suchbegriffe egal ob vollst ndige W rter oder Abk rzungen immer mit einem Leerzeichen getrennt sein Vermeiden Sie kombinierte Suchbegriffe wie z RECHNUNG4711 schreiben Sie besser RECHNUNG 4711 Sie verringern so deutlich die Fehlerquote Grunds tzlich versucht die Schrifterkennung OCR zun chst jedes einzelne Zeichen Buchstaben und Zahlen zu erkennen Danach findet je nach Eindeutigkeit zus tzlich ein Abgleich mit dem W rterbuch statt Wenn Sie also Abk rzungen verwenden die im W rterbuch so nicht vorhanden sind kann die Schrifterkennung nur auf die Erkennung einzelner Zeichen abzielen Die Schrifterkennung OCR untersucht immer nur das von Ihrem Scanner produzierte Bild TIF PDF Sorgen Sie also daf r dass das Vorlagenglas immer sauber ist und der Einzug einwandfrei funktioniert Sollten hier Unregelm ig keiten auftreten beeinflusst das die Schrifterkennung OCR erheblich Wenn Sie einen neuen Scanner zwischen durch bekommen berpr fen Sie erneut die Ergebnisse im Archiv f r einen gewissen Zeitraum DATEI RCHIVIEREN Dateityp jeder Art Sie m chten z B eine Datei im Archiv speichern lama Geben Sie im Internet Explorer die Adresse vom pani Archiv 3 ein geben Sie folgende Zeile ein http 000 000 000 00
63. n im Archiv Sonderbefehle f r PDF Dateien Wenn Sie eine PDF Datei hochladen k nnen Sie in der Text oder XML Datei folgende Anweisungen mitliefern JA 1 Die PDF Datei wird der OCR und Barcodeerkennung zugef hrt alle Begriffe und Zahlen der ersten Seite werden im Archiv als Suchbegriffe zus tzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert JA A Die PDF Datei wird der OCR und Barcodeerkennung zugef hrt alle Begriffe und Zahlen aus allen Seiten werden im Archiv als Suchbegriffe zus tzlich zu den eingelieferten Suchbegriffen aus der Textdatei gespeichert JA 0 nur in Verbindung mit JA 1 oder JA A Dieser Befehl bewirkt dass die von Ihnen eingelieferte PDF Datei im Ursprungsformat in BvLArchivio gespeichert wird und nicht die von BvLArchivio produzierte PDF A Datei empfohlen bei Signaturen Zertifikaten Formularen usw Bleibt dieser Befehl weg wird automatisch die von BvLArchivio produzierte PDF A Datei im Archiv gespeichert Wenn die PDF Datei durch ein Passwort gesch tzt ist m ssen Sie in der Text oder XML Datei das Passwort mit eintragen damit die Schrifterkennung die PDF Datei ffnen kann Das Passwort 162 muss wie folgt eingetragen werden passwort A1b2 passwort In einer gleichnamigen TXT oder XML Datei k nnte z B folgende Zeile stehen START 1 passwort 12345 passwort RECHNUNG 4711 WENDE oder START 1 RECHNUNG
64. n suchen lassen Nachfolgend einige Beispieleingaben des User abc im Archivio 4 Eingangsrechnung BvL erlaubt BvL Eingangsrechnung nicht erlaubt Suchanfrage wird abgelehnt Eingangsrechnung BvL 4711 erlaubt Eingangsrechnung nicht erlaubt Suchanfrage wird abgelehnt BvL nicht erlaubt Suchanfrage wird abgelehnt Eingangsrechnung BvL 4711 mvl erlaubt BEFEHLSSTRUKTUR Geben Sie im Administrationsarchiv Fehlerarchiv im Suchfeld Folgendes ein zzzzzzzzzzz zzzzz n nnn nnn nnn nnn zzzzzzzz Hinweis e Pa as it ES Aufhebungen werden erst am n chsten Tag g ltig Ersetzen Sie die Buchstaben entsprechend der gew nschten Werte BESCHREIBUNG EINGABEWERTE A F r welche Abteilung gilt die Ma nahme Archivio1 Archivio2 Archivio3 Archivio4 Archivo5 B Die Ma nahme setzen oder aufheben key ent Die Ma nahme gilt f r diese Position 1 7 D F r wen gilt die Ma nahme Geben Sie den Usernamen oder die IP Adresse ein E Welcher Begriff oder Zeitraum Geben Sie den Begriff oder Zeitraum ein BvL ARCHIVIO NUR EINEN BESTIMMTEN ZEITRAUM ZULASSEN ARCHIVIO KONTROLLDATENBANK Geben Sie im Administrationsarchiv Fehlerarchiv im Suchfeld Folgendes ein abc steht f r die IP Adresse eines Arbeitsplatzes oder steht f r den Usernamen Archivio1 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio2 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio3 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivi
65. ng nach 48 Monaten dient der st rungsfreien Verwendung Ihres BvLArchivio Server Hardware wird durch Hitze Staub und Dreckpartikel mit der Zeit st ranf llig und dies kann bis zum Totalausfall f hren Damit Ihr BvLArchivio Server immer einwandfrei arbeitet k nnen Sie alle 48 Monate die alte bzw vorhandene Hardware komplett gegen neue Hardware tauschen Wenn Sie die neue Hardware neuen Server zugeschickt bekommen haben gehen Sie wie folgt vor Fahren Sie den alten Server herunter Entnehmen Sie aus dem alten Server alle Datenplatten und schieben Sie diese in den neuen Server Achten Sie darauf dass die rot markierte Datenplatte im oberen Schacht eingeschoben wird Schalten Sie den neuen Server Der alte Server darf jetzt nicht mehr angeschaltet werden da es sonst bei doppelter Verwendung der IP Adressen zu Netzwerkkonflikten kommt Der alte Server bleibt ausgeschaltet und wird nach 2 5 Tagen von BvL abgeholt BvLk mmert sich um die Abholung und bernimmt hierf r auch alle Kosten Verwenden Sie f r die R cklieferung den Karton der mit dem neuen Server verwendet wurde Der neue Server pr ft alle Datenplatten und ist daher erst nach einigen Stunden betriebsbereit schalten Sie den Server in dieser Zeit auf keinen Fall aus Der Server startet in dieser Zeit mehrmals automatisch neu DATENPLATTE Festplattenverriegelung D6AA739B JR N wi 56 6 29 DICHERUNGSPLATTE Id
66. ntfernen Sie das Siegel oder ffnen das Geh use verlieren Sie den Anspruch auf eine einwandfreie Funktionalit t und Sie versto en gleichzeitig gegen geltende Lizenzbedingungen was strafrechtliche Folgen haben kann HILFE Kostenlose Zentrale Internet Servicerufnummer BvL com GmbH www BvLArchivio com 00800 272 44 846 M llerstr 138d www BvLArchivio de 13353 Berlin www BvLArchivio co uk 00800 ARCHIVIO www BvLArchivio it Tel 49 030 454 781 0 www BvLArchivio es Fax 49 030 454 781 781 www BvLArchivio fr Montag Freitag 8 00 bis 17 00 Uhr BvL AUFBAU Packen Sie den BvLArchivio Server vorsichtig aus Lassen Sie den Server ausgeschaltet mindes tens eine Stunde stehen damit sich die Elektronik an die Raumtemperatur anpasst Schlie en Sie das Stromkabel mitgeliefert und das Netzwerkkabel nicht mitgeliefert an Tastatur und Monitor werden nicht angeschlossen am Server selbst wird nicht gearbeitet Schieben Sie die rot markierte Festplatte in den oberen Schacht die rot markierte Festplatte bleibt immer im oberen Schacht Schieben Sie zwei der drei anderen in den unteren Schacht Wechseln Sie die drei nicht rot markierten Festplatten regelm ig gegeneinander aus Eine der drei Festplatten sollten Sie regelm ig im Wechsel an einem anderen sicheren Ort aufbewahren Datenplatte Der Server bleibt immer eingeschaltet Sicherungsplatten ohne Markierung
67. o4 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio5 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Beispiel Geben Sie folgende Zeile ein Archivio1 key O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Mit dieser Anweisung wird im Archivio 1 f r den User abc nur der Zeitraum vom 1 Januar 2008 bis 31 Dezember 2008 erlaubt alle anderen Zeitr ume sind verboten Es gilt das Archivierungsdatum eines Dokumentes Es ist nur der erste Eintrag g ltig auch wenn f r den Arbeitsplatz oder User mehrere Eintr ge vorhanden sein sollten Zeitraumbeschr nkungen wieder aufheben Archivio1 ent O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio2 ent O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio3 ent O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio4 ent O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Archivio5 ent O abc xxxBvLOxxx 01 01 2008 31 12 2008 Sie k nnen Suchbegriffe und Zeitr ume kombinieren ALLE EINSTELLUNGEN F R USER IP ADRESSE L SCHEN ARCHIVIO KONTROLLDATENBANK Sie m chten alle Eintr ge f r ein bestimmtes Archiv f r einen User oder Arbeitsplatz l schen egal ob ein vorgegebener Zeitraum eingetragen wurde erlaubte Suchbegriffe hinterlegt sind oder auch in Kombination mit verbotenen Suchbegrif fen Sie k nnen alles komplett mit einem Befehl l schen Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv
68. p 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld die nachfolgende Zeile ein und dr cken Sie auf SUCHEN IBvLix PPP1 PPP2 PPP1 altes Passwort oder Standardpasswort BvLArchivio Berlin PPP2 Ihr neues Passwort Ein neues Passwort k nnen Sie nur vergeben wenn Sie das alte Passwort kennen ENTNEHMEN Datei Bearbeiten Wechseln zu Favoritem 7 Adresse amp http 000 000 000 000 RNVL BvLArchivio_2VAOD19BA_2VAOD19BB_2VAOD19BC pdf BvL1_2455245_2VAOCBBZI_2VAOCBBZJ e BvL ARCHIVIO RCHIVIERUNG DER EIGENEN N N 4 Eigene und fremde Steuerbefehle Sie erhalten von einem Kunden ein Dokument Sie und Ihr Kunde verwenden BvLArchivio Sie m chten jetzt das Dokument von Ihrem Kunden das bereits BvLArchivio Steuerbefehle enth lt archivieren Dazu legen Sie das Kundendokument zusammen mit Ihrem Befehlsblatt am Scanner an Die Archivierung wird f lschlicherweise nach den Anweisungen durchgef hrt die auf dem Dokument von Ihrem Kunden gefunden wurden da BvLArchivio immer die zuerst gefundenen Steuerbefehle verarbeitet F r den Fall dass Sie Dokumente von Dritten archivieren m chten auf denen bereits BvLArchivio Steuerbefehle vorhanden sind k nnen Sie durch das Einschalten Ihrer pers nlichen Se riennummer siehe Seite 4 fremde Steuerbefehle von der Ve
69. rarbeitung ausschlie en BvLArchivio verarbeitet im mer die zuerst gefundenen Steuerbefehle W nschen Sie dieses nicht weil Ihre Steuerbefehle weiter hinten oder so gar als Letztes in Form eines Befehlsblatts angelegt sind k nnen Sie dieses mit Ihrer pers nlichen Seriennummer verhindern Alle Steuerbefehle vor Ihrer pers nlichen Seriennummer werden dadurch ignoriert Dazu muss die ei gene pers nliche Seriennummer unmittelbar vor den eigenen Steuerbefehlen stehen Erweitern Sie Ihre Steuerbe fehle um Ihre pers nliche Seriennummer indem Sie 00000 unmittelbar vor Ihren ersten Steuerbefehl schreiben z lt lt Seriennummer gt gt START Jetzt k nnen fremde Dokumente die ersten Dokumentenseiten sein Steuerbefehle werden erst nach der eigenen Se riennummer verarbeitet In BvLArchivio k nnen Sie einstellen ob die Seriennummer immer zwingend notwendig ist Wird die Seriennummer dann nicht gefunden wird das Dokument im Fehlerarchiv abgelegt Hintergrund ist dass wenn die Seriennummer nicht oder nicht korrekt ausgelesen wird erfolgt die Archivierung automatisch nach den zuerst ge fundenen Steuerbefehlen was aber zu einer falschen Archivierung f hren w rde Um dieses zu verhindern kann man in BvLArchivio die Einstellung vornehmen dass die Seriennummer zwingend erforderlich ist Eine nicht korrekt gelesene Seriennummer f hrt dazu dass dieses Dokument im Fehlerarchiv gespeichert wird Geben Sie im Internetb
70. rchivio FTP Ordner ftp 000 000 000 000 die Datei die Sie archivieren wollen Kopieren Sie anschlie end eine gleichnamige TXT Datei oder XML Datei in diesen FTP Ordner n der TXT Datei oder XML Datei m ssen die Steuerzeichen und Suchbegriffe enthalten sein Wichtig ist dass die TXT Datei oder XML Datei Metadatei als Letztes in den BvLArchivio FTP Ordner ko piert wird Die Dateien werden also mittels FTP Upload auf den BvLArchivio Server kopiert Kopieren Sie keine Ordner diese werden nicht verarbeitet Sonderzeichen bei Dateinamen sind unzul ssig In welcher Abteilung und nach welchen Suchbegriffen die zu archivierende Datei wiedergefunden werden soll bermitteln Sie mit der von Ihnen erstellten gleichnamigen TXT oder XML Datei In der gleichnamigen TXT oder XML Datei m ssen die Steuerzeichen und Suchbegriffe jeweils immer mit einem Leerzeichen dazwischen aufgef hrt sein Eine Textdatei muss im ANSI Code gespeichert sein In einer TXT oder XML Datei k nnte 2 folgende Zeile stehen START A RECHNUNG 4711 WENDE Alle Suchbegriffe m ssen immer mit einem Leerzeichen getrennt sein Die archivierte Datei bleibt im Originalformat So k nnen Sie 7 diese Datei sp ter wieder aufrufen und auf Ihrem Arbeitsplatz im Originalformat bearbeiten Eine erneute Archivierung berschreibt nicht die Datei im Archiv sondern speichert die ge nderte Datei als weitere Datei Sie h tten also in diesem Fall zwei Dateie
71. rowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Geben Sie im Suchfeld nurmit_snr 08002852255 ja ein und dr cken Sie auf suchen Mit diesem Beispiel wird die eigene pers nliche Seriennummer bei allen Steuerbefehlen zwingend erforderlich Es werden Steuerbefehle erst ab der Seriennummer vearbeitet fehlt die Seriennummer wird das Dokument im Fehlerarchiv gespeichert Beispiel 00000 START WENDE Geben Sie anschlie end im Suchfeld nurmit_snr 08002852255 nein ein und dr cken Sie auf SUCHEN Mit diesem Beispiel werden die zuerst gefundenen Steuerbefehle verarbeitet eine Angabe der eigenen Seriennummer ist nicht notwendig DATEIEN L SCHEN Sie sollten sich ber die Ausf hrung der nachfolgenden Vorg nge absolut sicher sein Wenn Sie sich nicht sicher sind k nnen Sie und sollten Sie unsere Hotline anrufen oder Personen hinzuziehen die sich mit den nachfolgend beschriebenen Vorg ngen auskennen z B EDV Administratoren Eine direkte L schfunktion ist in BvLArchivio nicht vorhanden Wenn Sie Dateien l schen m chten m ssen Sie die Dateien gezielt auf allen Datenplatten l schen indem Sie die Datenplatten mit einem SATA USB Kabel an einen herk mmlichen Windows Computer anschlie en und dort dann l schen Sie m ssen im Besitz aller Datenplatten sein dazu m ssen Sie auch den BvLArchivio Server herunter fahren und alle Datenplatten entnehmen Sie k nnen jede Datei gezi
72. rund der Benutzerverwaltung zus tzlich in einem Archiv identifizieren m ssen geben Sie im Suchfeld des Archivs als erstes bvli Username Passwort Ihre pers nlichen Identifikationsmerkmale z B bvli abc 123 ein USER M CHTE SEIN USERPASSWORT NDERN Das eigene Userpasswort kann vom User selbst jederzeit ge ndert werden Geben Sie als User im Suchfeld eines Archivs als erstes bvli2 Username Passwort Passwort neu Passwort neu z B bvli2 123 22454 22454 ein Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein um eine Liste aller angelegten User anzuzeigen http 000 000 000 000 BvLTech1_F_W5_ afp Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein um alle Eintr ge der Archivio Kontrolldatenbank anzuzeigen http 000 000 000 000 BvLTech1_F_W6_ afp BvL KAPITEL IV BvL FEHLERARCHIV ADMINISTRATION lt 2 el U lt ELI ek i KAPITEL IV Fehlerarchiv Administration DATEIEN IM FEHLERARCHIV N Die Dokumente landen im Fehlerarchiv 1 berpr fen Sie ob das verwendete Befehlsblatt w hrend des Scanvorgangs mit Ihrem Dokument zusammen gescannt wurde Das Befehlsblatt sollte nicht die erste Seite Ihrer Dokumente sein 2 berpr fen Sie die richtigen Steuerzeichen und Suchbegriffe vorhanden sind Steuerzeichen und Suchbegriffe m s senimmerjeweilsmiteinemLeerzeichengetrenntsein Eswer
73. schau ein Geben Sie f r die Gr e im Suchfeld optional ein vorschau px 0080028522555 s 100px hoch m 300px hoch oder 1 600px hoch Standardeinstellung SPRACHE NDERN Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf Folgende Sprachen k nnen Sie einstellen Befehl im Suchfeld Sprache Sprache 08002852255 TEE Deutsch Sprache 0800285 2255 EE Franz sisch Sprache 08002852255 UK nt Englisch Sprache 0800235 2255 2 0 e dee Ee Italienisch Sprache 08002852255 88 su nen Spanisch Sprache 0800285 2255 17 tea T rkisch NEUER SERVER UND NEUE FESTPLATTEN eng PROTOKOLLDATEIEN BvL ARCHIVIO Protokolle Log Files ansehen Protokolldateien dienen dazu vorgenommene Ver nderungen nachvollziehen zu k nnen Protokolldateien dienen auch dazu Verursacher aufgetretener Fehler schneller lokalisieren zu k nnen Protokolldateien enthalten keine pers nlichen Daten daher k nnen Protokolldateien an das BvL Help Desk jederzeit herausgegeben werden Sollten die Protokolle auf grund einer St rung nicht aufrufbar sein verwenden Sie anstatt 000 000 000 000 hilfsweise 000 000 000 000 Protokolldatei 0 http 000 000 000 000 _BvLLog0 txt Protokolliert Fehler im Bereich der Doku
74. schen Sie finden im Exportordner alle exportierten Dateien die der Suchanfrage entsprachen sowie eine Index TXT Datei die alle Suchbegriffe zu den exportierten Dateien enth lt Z 2 lt el 2 U lt ELI lt 2 el U lt LU KAPITEL IV Fehlerarchiv Administration SUCHBEGRIFFE NACHTR GLICH HINZUF GEN Geben Sie im Internet Explorer folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld archiviofille XXX YYY ein und dr cken Sie auf SUCHEN Sie haben der archivierten Datei XXX den Suchbegriff YYY nachtr glich hinzugef gt XXX ist der Originaldateiname und YYY ist der gew nschte Suchbegriff Beispiel archiviofile BvL1_2455245_2VAOCBBZI_2VAOCBBZJ Rechnung Den Originaldateinamen entnehmen Sie dem Archiv aus der URL Zeile siehe unten bei Ansicht der Originaldatei Alles was sich hinter dem letzten Fragezeichen in der URL befindet ist der Originaldateiname der archivierten Datei Beispiel einer URL http 000 000 000 000 RNVL BvLArchivio_2VAOD19BA_2VAOD19BB_2VAOD19BC pdf 11 2455245 2 2 0 7 Alternativ als direkter URL Aufruf Originaldateiname http 000 000 000 000 BvLTech 1_F afp BvL1 archivioflle XXX YYY
75. sucHeEn System antwortet mit einem Protokolleintrag ABC steht jeweils f r die IP Adresse eines Arbeitsplatzes oder den Usernamen XYZ steht jeweils f r den Suchbegriff Alle Eingaben erfolgen mit den Klammern SUCHBEGRIFF VERBIETEN VERBOT AUFHEBEN Archivio1 key O abc xyz Archivio1 ent O abc xyz Archivio2 key O abc xyz Archivio2 ent O abc xyz Archivio3 key O abc xyz Archivio3 ent O abc xyz Archivio4 key O abc xyz Archivio4 ent O abc xyz Archivio5 key O abc xyz Archivio5 ent O abc xyz Die erste Klammer bestimmt f r welches Archiv Abteilung die Ma nahme z hlt Die vierte Klammer bestimmt f r welchen User oder Arbeitsplatz gesteuert ber die IP Adresse die Ma nahme z hlt Die f nfte Klammer enth lt den Suchbegriff der verboten bzw wieder erlaubt ist Verbot aufheben Beispiel Archivio4 key 0 10 10 10 10 Kassenbelege oder Archivio4 key O abc Kassenbelege Dieses Beispiel verbietet dass im Archivio 4 der Arbeitsplatz 10 10 10 10 oder User abc den Suchbegriff Kassenbe lege suchen darf Es spielt keine Rolle ob der Suchbegriff Kassenbelege allein oder in Kombination mit anderen Suchbe griffen eingegeben wurde BvLArchivio verh lt sich so als sei der Suchbegriff Kassenbelege nicht eingegeben worden Beispiel Teilwortsuche f r Arbeitsplatz verbieten Beispiel Teilwortsuche f r User abc verbieten Archivio4 key 0 10 10 10 10 Archiv
76. t der Auslieferung 4 r Hf n rar SERVERDATUM SERVERUHRZEIT NDERN Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein Geben Sie anschlie end im Suchfeld bvl serverdatum 08002852255 31 12 2012 ein und dr cken Sie auf SUCHEN Mit diesem Beispiel wird der Server auf den letzten Tag im Jahr 2012 gestellt Die Datumsangabe erfolgt immer in der Syntax TagTag MonatMonat JahrJahr Geben Sie im Suchfeld bvl serverzeit 08002852255 19 59 ein und dr cken Sie auf SUCHEN mit diesem Beispiel wird der Server auf eine Minute vor 20 Uhr gestellt Die Zeitangabe erfolgt immer in der 24 Stunden Syntax StundeStunde MinuteMinute gt 2 Zul Z 2 Lu LIJ LL gt 2 LLI Z 2 Lu LIJ LL KAPITEL Aufstellen und Einrichten RCHIVNAME NDERN Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN Sie ndern damit nicht den Usernamen f r ein Archiv sondern lediglich die Bezeichnung f r dieses Archiv Usernamen k nnen nicht ge ndert werden Archivio1 0080028522555 Buchhaltung Archivio2 0080028522555 Vertrieb nder
77. t den Namen f r Archiv 1 auf Buchhaltung ndert den Namen f r Archiv 2 auf Vertrieb Archivio3 0080028522555 Personal Archivio4 0080028522555 Vorstand ndert den Namen f r Archiv 3 auf Personal ndert den Namen f r Archiv 4 auf Vorstand Archivio5 0080028522555 Privat ndert den Namen f r Archiv 5 auf Privat PASSWORT NDERN Geben Sie im Internetbrowser folgende Zeile ein http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen Geben Sie nun im Suchfeld eine der nachfolgenden gew nschten Zeilen ein und dr cken Sie auf SUCHEN Archivio0 08002852255 000 Sie ndern das Passwort f r ArchivioO Administrationsarchiv Fehlerarchiv auf 000 Archivio1 08002852255 111 Sie ndern das Passwort f r Archivio1 auf 111 Archivio2 08002852255 222 Sie ndern das Passwort f r Archivio2 auf 222 Archivio3 08002852255 333 Sie ndern das Passwort f r Archivio3 auf 333 Archivio4 08002852255 444 Sie ndern das Passwort f r Archivio4 auf 444 Archivio5 08002852255 555 Sie ndern das Passwort f r Archivio5 auf 555 Archivioi 08002852255 000 Sie ndern das Passwort f r Archivioi auf 000 Das Passwort f r den FTP Input Ordner wird erst mit einem Neustart oder am n chsten Tag g ltig Archivioe 08002852255 000 Sie ndern das Passwort f r Archivioe auf 000 Das Passwort f r den FTP Export Ordner wird erst mit einem Neustart oder am n chsten Tag g ltig ANZAHL SU
78. tei archiviert Lassen Sie den Eintrag in der Zeile Verzeichnis leer Hauptver alle sonstigen zeichnis Formate BvL KAPITEL ll BvL IK _ o RCHIVIEREN UND SUCHEN 2 LU T 5 n Q Z 2 ELI gt T U lt KAPITEL 11 Archivieren und Suchen BvLArchivio hat neun Steuerbefehle Steuerbefehle dienen dazu das Dokument nach dem Scannen ohne Nachbearbei tung zu archivieren Steuerbefehle befinden sich irgendwo auf den gescannten Dokumenten und teilen mit was mit dem Dokument passieren soll Die Steuerzeichen m ssen immer in Gro buchstaben geschrieben werden di START Steht am Anfang steht f r Startmarkierung sagt dem System dass ab hier die Verarbeitung beginnen soll Archivio 1 Abteilung 1 Sagt dem System dass dieses Dokument im Archivio 1 abgelegt werden soll Archivio 2 Abteilung 2 Sagt dem System dass dieses Dokument im Archivio 2 abgelegt werden soll H Archivio 3 Abteilung 3 Sagt dem System dass dieses Dokument im Archivio 3 abgelegt werden soll Archivio 4 Abteilung 4 Sagt dem System dass dieses Dokument im Archivio 4 abgelegt werden soll Archivio 5 Abteilung 5 Sagt dem System dass dieses Dokument im Archivio 5 abgelegt werden soll NEIN Verbietet dem System die automatische Indexierung der ersten Dokumentenseite Ansonsten werden automatisch
79. tfeld das Passwort mit eintragen damit die Schrifterkennung die PDF Datei ffnen kann Das Passwort z B 12345 muss wie folgt eingetragen werden passwort 12345 passwort PAPIERDOKUMENT AM SCANNER ARCHIVIEREN OHNE BEFEHLSBLATT Scannen mit A S F Technik Sie m chten ein Dokument scannen W hlen Sie dazu das gew nschte Archiv am Scanner aus hinterlegte Scanziele siehe Seite 12 und scannen Sie es Entsprechend der hinterlegten Scanziele wird Ihr Dokument verarbeitet und 27 archiviert A S F Technik Archiv ausw hlen scannen fertig 7 Archive Arche 2V Bet Archivcie 3v Archtwvo 4v BvLArchivio 55 A EECH 1 9 BvL ARCHIVIO PAPIERDOKUMENT AM SCANNER ARCHIVIEREN MIT BEFEHLSBLATT Standard Befehlsblatt Sie m chten 2 ein Dokument das Sie in Papierform vorzuliegen haben im Archiv 5 speichern Sie ben tigen das Befehlsblatt f r Archivio 5 Geben Sie im Internet Explorer http 000 000 000 000 archivio5 pdf ein Geben Sie Username und Passwort ein und drucken Sie das Befehlsblatt aus F r Archivio 3 geben Sie entsprechend die Zeile http 000 000 000 000 archivio3 pdf ein Es ffnet sich eine PDF Datei die Sie ausdrucken m ssen Legen Sie diese Seite Befehlsblatt f r Archivio 3 immer zu den Dokumenten als letzte Seite die Sie im Archivio 3 speichern m chten Die ersten 999 W rter Begriffe oder Zahlen der ersten Dok
80. uf 1 10 oder 100 begrenzen Geben Sie in der Suchzeile zus tzlich den entsprechenden Parameter xx1xx oder xx10xx oder xx100xx ein Die Exportbedingungen sind dieselben wie bei einer Suchanfrage Nachdem Sie auf gedr ckt haben antwortet BvLArchivio mit einem Ordnernamen Notieren bzw merken Sie sich diesen Ordnernamen In diesem Exportordner werden die Dateien und oder alle Suchbegriffe in einer Textdatei f r Sie bereitgestellt Bei gr eren Dateien kann der Vorgang l nger dauern die Bereitstellung aller Dateien ist abgeschlossen sobald Sie die Datei _ENDE BvL im Exportordner und oder in der Indexdatei finden Danach k nnen Sie den gesamten Ordner auf Ihren Arbeitsplatz kopieren und von dort aus weitergeben z B auf einer CD Nachdem Sie alle Dateien auf Ihren Arbeitsplatz kopiert haben sollten Sie Ihren Exportordner sofort l schen Alle Dateien vom Exportordner auf den eigenen Arbeitsplatz kopieren Stellen Sie die Verbindung zum FTP Export Ordner her indem Sie mit einem FTP Client Programm arbeiten oder geben Sie im Windows Explorer nicht Internet Explorer ftp 000 000 000 000 ein Geben Sie dann den Usernamen Archivioe und das Passwort ein Es werden alle Exportordner angezeigt W hlen Sie Ihren Exportordner aus der Ihnen mitgeteilt wurde Markieren Sie den gesamten Ordner und kopieren Sie diesen auf Ihren Arbeitsplatz Nachdem Sie alle Dateien auf Ihren Arbeitsplatz kopiert haben sollten Sie Ihren Exportordner l
81. umentenseite werden automatisch als Suchbegriffe gespeichert Standardeinstellung Befehlsblatt erstellen Sie m chten 2 ein Dokument das Sie in Papierform vorliegen haben im Archiv 3 speichern Geben Sie im Internet Explorer http 000 000 000 000 ein Geben Sie Usernamen und Passwort ein Klicken Sie im Archiv auf es ffnet 1 DIT 5 Data Ei 7 sich neues Fenster http 000 000 000 000 Geben Sie im Textfeld alle Ihre Suchbegriffe ein nach denen das Dokument wiedergefunden BvL werden soll Textfeld f r 2 Suchbegriffe Suchbegriffe werden jeweils mit einem Leer ARCHIVIO PRIVAT zeichen getrennt Gro und Kleinschreibung NACH DESEN DAS DOEMER LH WERDIN wird nicht ber cksichtigt auch ist es egal ob Sie Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 satzweise oder untereinander die W rter eingeben Vermeiden Sie Satzzeichen direkt hinter einem Wort 177 Schreibweise riau Dr cken Sie anschlie end auf ERSTELLEN Spanien Alle Ihre Eingaben werden in Gro buchstaben Pool EEE umgewandelt und der Button Sommer erscheint berpr fen Sie Ihre Eingaben und 2006 nehmen Sie evtl Korrekturen vor Dr cken Sie anschlie end wieder auf ERSTELLEN ERSTELLEH Dr cken Sie nun auf GN es ffnet Ban
82. ung ist ausgeschaltet Sofern Ihre Eingabe korrekt ist erhalten Sie jeweils ein Okay Wer sucht was Protokolle l schen Sie k nnen jederzeit Protokolldateien l schen Jede IP Adresse und jeder User hat seine eigene Protokolldatei Wenn Sie eine Protokolldatei l schen m chten m ssen Sie im Internet Explorer folgende Zeile eingeben http 000 000 000 000 Geben Sie Username und Passwort ein um ins Administrationsarchiv Fehlerarchiv zu gelangen ABC steht f r den Usernamen oder die IP Adresse Geben Sie im Suchfeld bvli4 ABC ein und dr cken Sie auf die Protokolldatei wird sofort gel scht Beispiele 4 10 10 10 10 Ibvli4 username ARBEITSSTATUS ABFRAGEN Menge der Dateien im FTP Input Ordner Auf der Arbeitsoberfl che von BvLArchivio wird die Anzahl aller Vorg nge bzw Dateien W1 mitgeteilt die sich derzeit im FTP Eingangsordner befinden und noch archiviert werden m ssen Diese Zahl ver ndert sich im Verh ltnis der neu hinzugekommenen und im Verh ltnis der abgearbeiteten Dateien Im zentralen FTP Eingangsordner landen alle gescannten Dokumente und Dateien die archiviert werden sollen Der zentrale FTP Eingangsordner wird automatisch geschlossen FTP Dienst beendet sobald sich mehr als 4 000 Vorg nge bzw Dateien darin befinden Sobald die Zahl auf unter 400 abgearbeitet ist wird der zentrale FTP Eingangsordner automatisch wieder ge ffnet FTP Dienst aktiv Wenn Sie im Internet Exp
83. ungen in Eingangsreihenfolge anzeigen Geben Sie im Suchfeld nur drei Punkte ein und dr cken Sie auf Die Anzahl der angezeigten Suchbegriffe ndern Geben Sie zus tzlich am Ende im Suchfeld einen der folgenden Befehle ein Beispiel Geben Sie im Suchfeld Rechnug 4711 BvL1 ein Hinweis Die Einstellung gilt nur f r diese Browsersitzung Teilwortsuche SUCHEN 100 Suchbegriffe IBvL2 500 Suchbegriffe BvL3 1 000 Suchbegriffe IBvLO 20 Suchbegriffe Mit drei Kommata im Suchfeld vorangestellt suchen Sie alle Eintr ge die mit Ihrer Eingabe am Anfang bereinstimmen Wenn Sie z B alle Rechnungen suchen m chten die mit 47 beginnen geben Sie ein Rechnung 47 Das Ergebnis der Suche w ren z B Rechnung 4701 und Rechnung 4711 und Rechnung 4784 usw Mit drei Fragezeichen im Suchfeld vorangestellt suchen Sie alle Eintr ge die mit Ihrer Eingabe als Teil bereinstimmen Wenn Sie z B alle E Mail Dokumente suchen m chten die BvLArchivio enthalten geben Sie ein BvLArchivio Hinweis Die Suchanfrage kann deutlich l nger dauern Sie k nnen die Teilwortsuche in einem Archiv f r bestimmte Arbeitspl tze u User verbieten siehe Seite 23 u 26 BvL KAPITEL 111 DATENSICHERHEIT LLI 2 LLI 5 GA 2 lt KAPITEL Datensicherheit P Hinweis Notstromversorgung Schlie en Sie den BvLArchivio Server an eine Notstromversorgung

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