Handbuch Debitorenverwaltung
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1. zm mmm GE os Name S ch D TC Nur Master Anzeige a Qan E exkl Unterfirmen Alle Name Fidelio Re IT To gl F Eamiienmitglieder e Nur Aktive Anzeige hlur Aktive A4 volle Suche z C Nur Inaktive Ort l dE 4 L sche Erw Abfrage z E Neu Bearbeiter MICROS I S Fidelio Talia Sr Wat JEE 7i Treviso em A Sa d Micros Fidelio Software Deutschland GmbH S Alt Moabit 89 Berlin Deutschland G lt Optionen myfidelio net s G Such in Grid gt olks Jyt ee gt ES B MICROS FIDELIO ER Kartei Details Organisationsgrafik Reservierungen Gruppen Reservierung P Archiv HTML Ansicht 5 Firmenname MICROS FIDELIO Software Deutschland GmbH N chte 2 Personenn chte 2 Aufenthalte 0 Umsatz 118 00 Kontakte Herr Manfred Wieland Judith Speckmann Preis Codes FIRAI Firmenrate 1 inkl Fr hst ck Adresse Europadamm 2 6 41460 Neuss Det terhland In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamt bersicht der Kartei an Die Baumstruktur ist ge ffnet und zeigt standardm ig eine Stufe an Ein Plus neben dem Verzeichnis kennzeichnet dass die Baumstruktur erweitert werden kann und mehr Verzeichnisse sichtbar werden Ein Minus neben dem Verzeichnis gibt an dass die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann wok l t pE osoo G Kartei Details 7 La Adresse Adresse Kommunikation Tochterunternehmen A Individualg ste Organisa2. Kontentypen Feld Definition G ltige Werte Typ Code der dem A R Kontotyp Bis zu 3 alphanumerische Pflichtfeld zugeteilt wurde Zeichen Beschreibung Beschreibung des A R Bis zu 30 Textzeichen Pflichtfeld Kontotyps Karteitypen Karteitypen f r welche dieser W hlen Sie aus der Pflichtfeld Kontotyp g ltig ist Mehrfachauswahl Listenbox Kreditlimit Kreditlimit f r diesen Kontotyp Numerischer bis zu 30stelliger Wert mit 2 Dezimalstellen Tabelle 22 Dialogbox Kontentypen Kontoausz ge und Mahnungen Feld Definition G ltige Werte Kontoauszug Name des Berichts der als W hlen Sie aus der Listenbox Kontoauszug verwendet werden muss Min Tage f r Minimum Anzahl an Tagen Bis zu 4stellig Mahnungen zwischen Mahnbriefen Konfiguration von Altersstufen Altersstufen werden genutzt um Zeitperioden zu definieren die zwischen dem Tag der Rechnungsstellung und dem aktuellen Tag liegen Es erm glicht Ihnen zu bestimmen wie lange die Kunden unbezahlte Rechnungen haben und Sie k nnen ber den Kontoauszug den ausstehenden Betrag nach Altersstufen ansehen Altersstufen werden haupts chlich f r Reportings Zwecke verwendet und unterscheiden sich von den Mahnzyklen So bestimmen Sie Altersstufen Klicken Sie auf die Option Kontentypen W hlen Sie ein Kontotyp aus Klicken Sie auf die Kartei Altersstufen BD F r die ersten Periode geben Sie eine Zahl in das Feld ANZAHL TAGE AB RECHNUNGSDATUM ein 5 Klicken Sie auf NEU
3. R Funkionstasie 9 Rechnung ansehen unter Kreditkarten Z Opine EE 39 Zimmerplan Rechnungen Funktonsiaete 9 Seite 45 Suite 8 Handbuch Debitorenverwaltung Zimmersuche Funktionsiasie Seite 46
4. hrung hat wird hier der Betrag in der Fremdw hrung angezeigt Geben Sie hier die Kreditkartennummer ein oder ziehen die Kreditkarte durch das Kreditkartenleseger t sofern ein Kreditkarteninterface mit einem Leseger t angeschlossen ist Wenn die Kreditkartennummer manuell eingegeben wurde kann hier das G ltigkeitsdatum eingetragen werden Der Name des Karteninhaber kann hier eingetragen werden Dieses Feld wird im Grunde f r Reservierungen genutzt um anzuzeigen dass diese Karte als Garantie f r eine Sp tanreise dient Das Bemerkungsfeld wird mit der AR Kontonummer und AR Name gef llt kann aber berschrieben werden Zahlung zuweisen Um eine Zahlung zu zuweisen Klicken Sie auf den Men punkt ZAHLUNG ZUWEISEN und w hlen eine der m glichen Optionen f r die Zahlungszuweisung aus gt gt gt Keine Zuordnung die Zahlung geh rt nicht zu einer der vorhandenen Buchungen Neue Zahlung der ltesten Buchung zuweisen die Zahlung erfolgt auf dem ltesten Debitor Neue Zahlung der markierten Buchung zuweisen die Zahlung kann auf die vorher markierten Zahlungen verteilt werden Nach Ausw hlen der Zahlungszuweisung k nnen die fortsetzen wie unter Zahlung Seite 28 beschrieben Seite 29 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Transfer Um eine Buchungen von einem zum anderen A R Konto zu transferieren Um einzelne Buchungen oder ein komplettes A R Konto auf ein anderes
5. out of order zl NR Beenden HTML Anzeige Version 8 bietet die M glichkeit Informationen in HTML Format anzuzeigen Die Hauptbereiche in denen Informationen im HTML Format angezeigt werden sind die folgenden gt Reservierungsnavigator gt Gruppen gt Karteien Seite 11 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung gt Aufgaben und Aktivit ten Informationen im HTML Format sehen 1 Klicken Sie auf die Kundenverwaltungsmen leiste und w hlen Karteien um G stekarteien anzuzeigen 2 Diese Haupt bersicht der G stekarteien wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche unterteilt 1 Abfrage Basis und erweiterte Suchabfragen f r G stekarteien 2 Abfrageergebnis Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat angezeigt 3 Baumstruktur und HTML Anzeige 1 Die Baumstruktur zeigt alle Detailinformationen an die mit dieser Gastkartei in Verbindung stehen inkl Adressinformation Kommunikationsarten Verkn pfungen Reservierungen oder Archivdaten 2 Die frei definierbare HTML Ansicht Durch Anklicken der rechten Maustaste kann die Information auf dem HTML gedruckt werden 3 Geben Sie den Gastnamen den Sie Suchen in das Feld Name und klicken auf SUCHE 4 Das Abfrageergebnis wird im Raster im mittleren Bereich der Maske angezeigt und die Baumstruktur und das HTML Format im unteren Bereich der Maske Seite 12 Einf hrung
6. pfte Rechnung der Kreditkartentransaktion zu sehen gt Benutzerprotokoll Hier k nnen Sie das Benutzerprotokoll sich anzeigen lassen das mit der Kreditkartentransaktion verkn pft ist gt Traces W hlen Sie Traces um Traces zu einer Kreditkartentransaktion einzugeben oder anzusehen gt Notizen w hlen Sie Notizen um Notizen anzusehen oder einzugeben in Verbindung mit dieser Kreditkartentransaktion Seite 39 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Mahnbriefe und Kontoausz ge Die Handhabung von Kontoausz gen und Mahnschreiben ist benutzerdefinierbar und abh ngig von Ihrer Unternehmensphilosophie Kontoausz ge und Mahnbriefe sind in der Berichtsektion definiert siehe auch Handbuch Verschiedenes Kontoausz ge und Mahnschreiben k nnen direkt aus der Debitorenverwaltung gedruckt werden sofern Sie im Berichtswesen unter Verschiedenes gt Berichte gt Sektion Debitorenverwaltung konfiguriert sind Sie k nnen sowohl mit einem Crystal Reportgenerator als auch mit dem Internen Editor erstellt werden Sofern die Vorlage erstellt wurde k nnen sie unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Mahnungen und Kontoausz ge konfiguriert werden Mahnungszyklen und Kontoausz ge werden danach f r jeden Kontentyp unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen konfiguriert Definition von Mahnungen und Kontoausz ge nach Kontotyp Jeder Kontotyp ist mit einem Kontoau
7. Berichte Umschalttaste Strg M Maximale Verf gbarkeit Seite 9 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung ffnen des Hauptmen s der Funktionstasten In der Funktionsleiste klickt man auf Funktionstasten Das Hauptmen der Funktionstasten erscheint Anreisen Ctrl A Verf gbarkeit Ctrl D Rechnungen Ctrl B Kalender F4 Devisenrechner Shift Alt R Gruppen Reservierung Ctri G Hausstatus Clan G ste im Haus Ctrl I Nachrichten Ctrl M Neue Reservierung Ctri N Buchungen Ctri E Karteien Ctrl P Quick Reservierung Ctri Q Berichte Ctrl Shift R Zimmersuche Ctrl 5 Zimmerplan Ctrl L Telefonbuch Ctrl T Reservierung bearbeiten Ctrl U Etagenplan Ctrl F Maximale Verf gbarkeit Ctrl Shift M Pfeiltasten Viele Felder haben blaue nach unten zeigende Pfeiltasten E Diese Pfeiltasten kennzeichnen dass weitere Informationen angezeigt werden k nnen Seite 10 Einf hrung Housekeeping Total Belegt Frei Sauber Schmutzig Total 000 005 rb J JN a mn J ISCH men a men Zum Beispiel in der Maske Hausstatus Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of Order ffnet sich die Out of Order Maske out ororderrooms OO O OOO O O OOE Zimmer 1 Geschlosse Zu verkaufen ab Status Grund Bemerkungen E Neu 104 16 03 2005 18 03 2005 000 TEC Wasserschaden R 8 117 15 03 2005 19 03 2005 00O HSK Hausdame A Bearbeiten EN Kopieren L schen ink Archiv r
8. Information aus der Reservierungsmaske Zimmernummer des Gastes Wenn die Rechnung auf ein Finanzkonto gebucht wurde wird die Nummer des Finanzkontos angezeigt Name und Nummer der Kasse Die Rechnungsnummer Debitorenverwaltung Feld Erkl rung Check Out Datum und Uhrzeit Fidelio Datum wann die Rechnung ausgecheckt wurde Warengruppe Warengruppe und Beschreibung Geschlossen am Datum und Uhrzeit wann der Debitor vollst ndig bezahlt wurde Betrag Der Betrag der in die Debitorenverwaltung transferiert wurde Bezahlt Der bezahlte Betrag dieses Debitors Offener Betrag Der offenstehende Betrag Bemerkung Bemerkungsfeld der Buchung Indikatoren Es gibt zwei m gliche Indikatoren im Buchungsbearbeitungsraster gt D zeigt eine Debitorenbuchung an die in die Debitorenverwaltung transferiert wurde gt C zeigt eine Kreditorenbuchung an die in die Debitorenverwaltung transferiert wurde Kontoinformation anzeigen lassen Um sich Kontoinformationen anzusehen Klicken Sie auf den Men punkt KONTO um sich die Kontoinformationen anzeigen zu lassen Die Dialogmaske Kontosetup wird ge ffnet mit Gast Adress und Kontaktinformationen ebenso mit angehangenen Kontoausz gen Mahnbriefen und Altersstufen Korrektur Um eine Korrektur zu buchen Klicken Sie auf den Men punkt KORREKTUR um eine Korrektur vorzunehmen Die AR Korrekturdialogmaske ffnet sich W hlen Sie eine Warengruppe aus der Auswahlliste aus Gebe
9. Karteisuche ein und aktivieren Sie das Feld SUCHE Das Suchergebnis wird im Rasterformat angezeigt klicken Sie auf AUSW HLEN um diese Kartei auszuw hlen oder dr cken BEARBEITEN um die Gastkartei zu ffnen und weitere Informationen einzugeben Wenn keine Gastkartei gefunden wurde klicken Sie auf NEU um eine neue Kartei anzulegen Kontosetup Sofern Sie eine Gastkartei ausgew hlt oder neu erstellt haben ffnet sich die Dialogmaske der Kontokonfiguration Die Dialogmaske Kontosetup besteht aus drei Bereichen gt Debitorenkonto A R Konto gt Kontoausz ge und Mahnungen gt Alterstufen Das A R Konto Setup ist in vier Bereiche unterteilt gt Kartei Information gt Konto Information gt Kontakt Information gt Adress Information Die Erl uterung zu den einzelnen Feldern finden Sie in Kartei Information Die Kartei Information zeigt den Namen Vornamen und die Sprache der Gastkartei an Durch Anklicken der Option BEARBEITEN ffnet sich die Gastkartei Konto Information Abh ngig von den Einstellungen in den Stammdaten unter Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung k nnen Informationen f r die Felder A R Konto und Kontotyp bereits eingetragen sein mit den Standards aus den Hoteldaten Die Informationen in den Feldern KREDITLIMIT und In KONTOAUSZ GE EINBEZIEHEN werden aus den Voreinstellungen die unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen gese
10. Konto zu transferieren w hlen Sie die Buchungen aus und klicken auf den Men punkt TRANSFER Die A R Kontonavigationsmaske wird ge ffnet Geben Sie den Kontoname ein auf den die Buchungen transferiert werden sollen und aktivieren die Suche durch klicken des Men punkt SUCHEN Markieren Sie den Kunden und klicken Sie auf AUSW HLEN Eine Best tigungsnachricht erscheint gt Klicken Sie auf Ja um den Transfer zu best tigen gt Klicken Sie auf Nein um den Transfer abzubrechen Anmerkung Wenn Sie den Men punkt Transfer in der Holding Area ausw hlen dann werden die ausgew hlten Rechnungen von der Holding Area in die Debitorenverwaltung verschoben Optionen Verf gbare Optionen von der Buchungsmaske Klicken Sie auf den Men punkt OPTIONEN um folgende Transaktionen durchzuf hren Komprimieren Mit dieser Option k nnen Sie zwei oder mehr A R Rechnungen oder A R Buchungen zu einem Betrag zusammenfassen Die Option ist aktiviert wenn mehr als zwei Rechnungen Transaktionen ausgew hlt wurden Die ausgew hlten Buchungen oder Rechnungen m ssen mindestens ein Tag alt sein W hlen Sie die Buchungen oder Rechnungen aus und klicken auf KOMPRIMIEREN Alle Komprimieren Um alle Rechnungen eines Konto zu komprimieren W hlen Sie den Men punkt ALLE KOMPRIMIEREN aus um alle Rechnungen und Buchungen eines A R Konto in eine Summe zusammenzufassen Rechnung ansehen W hlen Sie eine Transaktion und klicken Sie auf RECHNUNG ANSEHEN
11. ein oder als kleiner als ein Datum dass gr er oder kleiner als das eingegebene Datum ist Offener Betrag Gleich gr er Geben Sie einen Betrag ein der mit dem als kleiner als Offenen Betrag bereinstimmt nicht bereinstimmt gr er oder kleiner ist Kreditkartensuche Um nach Kreditkarten eines bestimmten Kreditkartenunternehmen zu suchen Geben Sie den Firmennamen ein W hlen Sie ein Datum aus dem Kalender aus Klicken Sie auf den Suchbutton um die Suche zu aktivieren Seite 37 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Klicken Sie auf das Feld L SCHEN um die Suchkriterien zur ckzusetzen Das Suchergebnis wird Ihnen im Suchraster angezeigt Tabelle 19 Kreditkarten Ergebnisraster Feld Erkl rung Markierbox Markierfeld zur Auswahl Konto Kontoname Konto Kontonummer Gastname Gastname der Reservierung mit dem das Konto in die Debitorenverwaltung transferiert wurde Datum Datum an dem diese Transaktion aus der Kasse ausgecheckt und transferiert wurde Zeit Uhrzeit an dem diese Transaktion aus der Kasse ausgecheckt und transferiert wurde Betrag Der Betrag der als Kreditkartenzahlung eingeben wurde Bezanhlt Der Betrag der von dem Kreditunternehmen bezahlt wurde Offener Betrag Der Offene Betrag dieser Transaktion Rechnung Die Rechnungsnummer Ansicht Um sich Details einer Kreditkartentransaktion anzusehen W hlen Sie die Transaktion aus und klicken Sie auf den Men punkt AN
12. um das Rechnungsarchiv zu ffnen Wenn die Rechnung ausgedruckt wurde beim Check Out oder w hrend des Nachtlaufes im Rechnungsarchiv gespeichert wurde ist es m glich die Rechnung anzusehen zu drucken oder zu ndern Rechnungen die nicht gedruckt oder im Rechnungsarchiv gespeichert werden k nnen nicht angesehen werden Eine Nachricht erscheint dass die Transaktion nicht mit einer Rechnung verkn pft ist Weitere Informationen zu dieser Maske finden Sie im Benutzerhandbuch Kasse unter Rechnungsarchiv Seite 30 Debitorenverwaltung Anmerkung Sofern zwei oder mehr Rechnungen einmal komprimiert wurden k nnen die einzelnen Rechnungen unter der dieser Option nicht mehr angesehen werden Es ist aber m glich auf die Rechnung ber die Kassenfunktion Rechnungsarchiv zuzugreifen Kontoauszug drucken W hlen Sie KONTOAUSZUG DRUCKEN um ein Kontoauszug f r dieses Konto zu drucken Kontoausz ge k nnen unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen gt Mahnungen und Kontoausz ge konfiguriert werden Jede Kontoart ist einem bestimmten Kontoauszug zugeordnet unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen Ausw hlen dieser Option ffnet den Kontoauszug der mit diesem Kontotyp verkn pft ist und erm glicht den Kontoauszug zu drucken Mahnungen drucken W hlen Sie MAHNUNGEN DRUCKEN um Mahnschreiben f r dieses Konto zu erstellen Die Mahnungen werden unter Berichte mit der Internen Editor Fu
13. und die erste Periode ist eingegeben Seite 41 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung 6 Geben Sie das Bis Datum f r die n chste Periode ein und klicken auf das Feld NEU 7 Das Feld Von TAG wird automatisch gef llt mit dem vorhergenden Wert im Feld Dis Tas 1 8 Klicken Sie auf O K Tabelle 23 Dialogbox Kontentypen Altersstufen Feld Definition G ltige Werte Anzahl Tage Die Anzahl der Tage die zwischen Rechnungsdruck und Ende der Altersstufe liegen sollten Von Tag Verstrichene Tage seit Nur zur Ansicht Rechnungsdruck Bis Tag Der Tag an dem die Altersstufe Nur zur Ansicht endet Einstellungen der Mahnstufen in den Hoteldaten Es gibt zwei M glichkeiten Mahnbriefe zu drucken gt Wenn in den Hoteldaten Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitoren der Parameter SEPARATE MAHNUNGEN aktiviert ist k nnen Mahnbriefe pro Mahnstufe f r ein Konto gedruckt werden Dieses stellt sicher dass verschiedene Mahnstufen nicht in einem Brief gedruckt werden gt Wenn der Parameter SEPARATE MAHNUNGEN nicht aktiv ist werden Mahnbriefe pro Konto gedruckt auch wenn zwei Mahnstufen in einem Brief sind Seite 42 Register A Abmelden nenn 16 Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition 16 Altersstufenkonfiguration unter Mahnungen und Kontoausz ge 41 Anmelden Hl Here 5 Anreisen Funktionstaste nn 9 B Baumstruktur Akualisi
14. 2242u44444400RHnnnnannnnnanannnnnnnannnnnannannnnnanannnnnnnnnnn 37 ANS ONI a aa TAE EA EAE 38 nt EE 38 Komprimieren is ini elle 38 Alle Komprimieren 44440044nnnsnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnen nen 39 OPOE er NE EEE Seth 39 Mahnbriefe und Kontoausz ge uesennannsnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn 40 Definition von Mahnungen und Kontoausz ge nach Kontotyp 40 Konfiguration von Altersetutfen nenn 41 Einstellungen der Mahnstufen in den Hoteldaten 42 ele E EE 43 Seite 4 1 Einf hrung Mit dem Suite 8 Debitorenmodul k nnen die Gastkonten verwaltet werden Die Debitorenverwaltung ist komplett in Suite8 integriert Um mit der Debitorenverwaltung arbeiten zu k nnen ben tigen Sie eine g ltige Lizenz Die Zugriffskontrolle wird ber die Benutzerrechte gesteuert Die Debitorenverwaltung wird ber die Kassenmen leiste ge ffnet Das Modul ist in folgende drei Bereiche untereilt gt Konten gt Transaktionen gt Kreditkarten ber die einzelnen Karteikarten kann auf diese Bereiche zugegriffen werden Starten der Suite 8 Debitorenverwaltung Anmelden Um mit der Suite 8 Debitorenverwaltung zu arbeiten muss man sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort anmelden Anmelden bei Suite 8 Small Business Edition 1 ber den Arbeitsplatz Desktop klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8 Die Anmeldemaske erscheint Fidelio V8 Login x Passw
15. Handbuch Debitorenverwaltung Version 8 5 Small Business Edition micros Ziele Delphi ist ein Warenzeichen von Borland MSDOS Windows NT Windows 2000 Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions Copyright MICROS FIDELIO GmbH Neuss 2006 Alle Rechte vorbehalten Ohne vorherige schriftliche Zustimmung von MICROS FIDELIO GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen bersetzt kopiert oder in irgendeiner Form und Weise vervielf ltigt werden Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen k nnen ohne Vorank ndigung ge ndert werden MICROS FIDELIO GmbH bernimmt keine Haftung f r Fehler die eventuell in diesen Unterlagen auftreten Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Hersteller und unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 2u us0 20 0 as Eed 3 EINF HRUNG EE 5 Starten der Suite 8 Debitorenverwaltung usr000nnn00n0nnnnnnnannnnnnnnnnn ann 5 A elle TEE 5 Symbolleisten Debitorenverwaltung unesussnsnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnn 6 Steuerungstasten uusuusssnnannnnnnnnnnnnnennnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnenannnnnnan 7 T astenkombunatonen nenn 7 Dieuerungetasien iieiaei a niai a i andada a a aadi iaaii 8 Die Funktionstasten ansehe ea 8 ffnen de
16. SICHT Weitere Informationen zu den Feldbeschreibungen finden Sie unter Eine Buchung bearbeiten Seite 26 Konto Um sich Kontoinformationen anzusehen W hlen Sie die Transaktion aus und klicken Sie auf den Men punkt KonTO Weitere Informationen zu den Feldbeschreibungen finden Sie unter Kontosetup Seite 22 Komprimieren Um die Transaktionen zu komprimieren W hlen Sie die Transaktionen aus und klicken Sie auf den Men punkt KOMPRIMIEREN Dieser Vorgang wird genutzt um mehrere Kreditkartenrechnungen in einen Betrag zu vereinen und als ein Gesamtbetrag der Kreditkartenfirma in Rechnung zu stellen Anmerkung F r diesen Vorgang muss eine g ltige Kassennummer und ein g ltiges Password eingegeben werden Komprimierte Datens tze k nnen nicht r ckg ngig gemacht werden Seite 38 Debitorenverwaltung Alle Komprimieren Um alle Transaktionen zu komprimieren Klicken Sie auf den Men punkt ALLE KOMPRIMIEREN um alle Kreditkartentransaktionen mit der ausgew hlten Bedingung zu konsolidieren und als eine Rechnung zu den Konten zu transferieren Anmerkung F r diesen Vorgang muss eine g ltige Kassennummer und ein g ltiges Password eingegeben werden Komprimierte Datens tze k nnen nicht r ckg ngig gemacht werden Optionen Verf gbare Optionen unter den Kreditkarten Klicken Sie auf den Men punkt OPTIONEN um folgende Transaktionen auszuf hren gt Rechnung ansehen W hlen Sie Rechnung ansehen um die verkn
17. Salden in der Debitorenverwaltung an gt Holding Area zeigt alle Rechnungen an die als Debitor ausgecheckt wurden aber noch nicht in die Debitorenverwaltung transferiert worden sind Die Optionen rechts neben dem Suchergebnis stimmen mit den Optionen unter der Kartei bersicht KONTEN berein NEU siehe Eine neue Buchung anlegen Seite 25 BEARBEITEN siehe Eine Buchung bearbeiten Seite 26 KONTO siehe Kontoinformation anzeigen lassen Seite 27 KORREKTUR siehe Korrektur Seite 27 ZAHLUNG siehe Zahlung Seite 28 TRANSFER siehe Transfer Seite 30 ALLE MARKIEREN um alle Transaktionen zu markieren ALLE DEMARKIEREN um alle Transaktionen zu demarkieren OPTIONEN OPTIONEN SEITE 30 Anmerkung Im Holding Bereich gibt es zwei Ausnahmen unter den Men optionen auf der rechten Seite Den Transfer und den Optionen Button Wenn Sie auf TRANSFER in der Holding Area klicken wird die ausgew hlte Rechnung in die Debitorenverwaltung transferiert Wenn Sie auf OPTIONEN klicken sind zwei zus tzliche Optionen aktiv Transfer transferiert die ausgew hlte Transaktion von der Holding Area in die Debitorenverwaltung Alle Transferieren transferiert alle Transaktionen von der Holding Area in die Debitorenverwaltung Seite 36 Debitorenverwaltung Kreditkarten W hlen Sie diese Option um Forderungen an die Kreditkartenunternehmen zu sehen zu drucken oder in R
18. VOLLE SUCHE anklickt werden alle Karteien angezeigt die den Kriterien entsprechen Bitte beachten Sie dass falls die Einstellungen SUCHE W HREND EINGABE unter SETUP gt KONFIGURATION gt VERSCHIEDENES gt HOTELDATEN gt SUCHMASKEN aktiviert wurden Suite 8 sofort nach Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es nicht notwendig ist das Feld Suche anzuklicken Eine vollst ndige Erkl rung der Karteisuchmaske kann im Suite 8 Konfigurations Handbuch unter Hoteldaten Suchmaske gefunden werden Eine Liste der Karteien die dem entspricht was Sie spezifiziert haben wird angezeigt Zum Beispiel wenn Sie eine Suche nach dem Kunden Micros bestimmen zeigt das Grid eine Liste ber alle Karteien an deren Namen mit Micros beginnt Die Abfrageergebnisse k nnen einfach entfernt werden indem Sie auf das Feld L SCHEN klicken Eingrenzen der Suche Wenn die Suche einmal durchgef hrt wurde kann die Suche n her eingegrenzt werden indem Sie das Feld SUCHE In GRID bet tigen Das Feld Suche erm glicht dem Anwender folgendes gt Suche in allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters gt Suche nach speziellem Text und um die Richtung der Suche zu kontrollieren Seite 19 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung gt Suche nach Gro und Kleinschreibung oder nur nach ganzen W rtern suchen Tabelle 4 Dialogbox Kontosuche Feld Mit folgenden Informationen A R Kun
19. ammdaten unter Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung gesetzt werden Kontotyp Der Typ des ausgew hlten Konto W hlen Sie aus der Auswahlbox einen Kontentyp aus Kontentypen sind definiert unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen Kreditlimit Das Kreditlimit wird unter Setup gt Konfiguration In Kontoausz ge gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen eingegeben Zeigt an ob das ausgew hlte Konto ber cksichtigt wird wenn einbeziehen Kontoausz ge gedruckt werden Permanentes Zeigt an ob das Konto ein dauerhaftes Konto ist Konto Inaktives Konto Konten die nicht l nger in Benutzung sind werden deaktiviert Dieses Feld dient nur zur Ansicht und wird berpr ft sofern das Konto deaktiviert wurde oder die Gastkartei inaktiv gesetzt wird Seite 23 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Feld Erkl rung Kontakt Information Name Der Nachname der Kontaktkartei Vorname Der Vorname der Kontaktperson Sprache Die Sprache die in der Gastkartei eingetragen ist Briefanrede Die Briefanrede f r die Korrespondenz Telefon Die Informationen die in der Kartei als prim re Kommunikation eingeben wurde Das kann E Mail Fax oder Telefon sein Land Das Land dass in der Gastkartei als prim re Adresse hinterlegt wurde PLZ Ort Die Postleitzahl und die Stadt die als prim re Adresse in der Kontaktkartei eingetragen ist Strasse Die St
20. artensuche 37 Reservierung bearbeiten Optionen s sssossseseeeeeneeersesrsserssrnssennsens 39 Funkitonstasie 9 Benutzerprotokoll 39 Reservierungen Nopzen REENEN 39 Neue Reservierung Rechnung ansehen 39 Funktionstaste 9 BR 39 S M Steuerungstasten une 7 Mahnstufen Konfiguration 42 Funkitonstastenm 8 Mahnungen und Kontoausz ge Kurziasten a Aate a aoaia 8 Definition nach Kontotyp 40 Tastenkombinationen 7 Dialogbox Alterstufen 42 T Dialogbox Kontentypen 41 Tabelle Dialogbox Kontentypen Ansichtsoption konten 21 Konioausz ge E Dialogbox Erweiterte Kontosuche 20 ek RN 40 Dialogbox Kontosuche 20 Einstellung der Mahnstufen in den Dialogmaske Konto Setup 23 Hoteldaten 44 gt 42 Tastenkombinationen 7 Konfiguration von Altersstufen 41 Telefonbuch Mahnungen und Kontoausz ge 40 Funktionstasten seeen 9 Maximale Verf gbarkeit Traces ansehen unter Kreditkarten SE et Aa 9 s 39 N Transaktionen seeeeereeeener 34 Nachrichten Ergebnisraster nn 38 Funktionstaste ieeeeeeneea 9 STEE ee GE p Suchergebnis Raster sasnaaaaeeaaaa 35 STE 1111111111 111r11 1111111 10 SE ees Sc Q V Quickreservierung Funktionstaste 9 Yertugbarkeit
21. de Name des Kunden A R Konto Die Kontonummer Kontotyp Definierte Kontentypen k nnen aus der Auswahlbox gew hlt werden Kontentypen werden in den Stammdaten unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen eingegeben Tabelle 5 Dialogbox Erweiterte Kontosuche Feld Auswahl Bedingung Wert Kontentyp gleich ungleich Alle im System angelegten Kontentypen Kontonummer beginnt mit gleich Geben Sie eine g ltige Kontonummer ein Kunde beginnt mit gleich Geben Sie einen Namen oder Buchstaben ein mit dem der Kunde beginnt Kontakt beginnt mit gleich Geben Sie den Namen der Kontaktperson ein oder die ersten Buchstaben Adresse beginnt mit gleich Geben Sie die Adresse ein In Kontoausz ge einbeziehen Permanentes Konto Seite 20 gleich ungleich gleich ungleich Geben entweder Falsch oder Wahr als Auswahl ein Falsch Nein Wahr Ja Geben entweder Falsch oder Wahr als Auswahl ein Falsch Nein Wahr Ja Tabelle 6 Status Offener Saldo Kein Saldo Alle Aktive Inaktive Alle Das Kontoraster Debitorenverwaltung Ansichtsoption Konten Anzeige Nur Karteien mit offenem Saldo Nur Karteien die keinen Saldo haben oder deren Saldo Null ist Zeigt alle Karteien unabh ngig vom Saldo Nur aktive Karteien Nur inaktive Karteien Das Feld Aktiv blieb in der Kartei leer Zeigt alle Karteien unabh ngig vom Status Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat an
22. e zur ckzukehren Seite 25 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Tabelle 10 Dialogmaske Neue Buchung Feld AR Nummer und AR Name wird angezeigt Warengruppe Beschreibung Herkunft Betrag W hrung Betrag Fremdw hrung Bemerkung Gedecke Erkl rung W hlen Sie eine Warengruppe aus der Auswahlbox Wird mit der Beschreibung der Warengruppe gef llt kann aber manuell ge ndert werden F r Warengruppen aus dem POS System Tragen Sie den zu buchenden Betrag ein W hlen Sie aus der Auswahlbox eine W hrung aus in der der Betrag gebucht werden soll Wenn die gew hlte W hrung nicht der lokalen W hrung entspricht wird hier der Betrag in der Fremdw hrung angezeigt Das Bemerkungsfeld wird mit der A R Kontonummer und dem Namen gef llt und kann berschrieben werden Hier kann die Anzahl der servierten Gedecke der F amp B Abteilung eingetragen werden Anmerkung Diese Option ist nur verf gbar wenn der Parameter Neue Rechnung erstellen unter Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung aktiviert ist Eine Buchung bearbeiten Um eine Buchung zu bearbeiten Klicken Sie auf den Men punkt BEARBEITEN um eine Buchung zu editieren Die Buchungsmaske ffnet sich Tabelle 11 Dialogmaske Buchungsdetails Feld Gastname Zimmernummer FA Nummer Kasse Rechnung Seite 26 Erkl rung Name des Gastes das ist die Kartei
23. echnung zu stellen Sofern die Rechnung an das Kreditkartenunternehmen versendet wurde werden die Kreditkartendatens tze komprimiert und als ein Datensatz unter dem Konto gespeichert bis die Zahlung vom Kreditinstitut eingeht Anders als die Debitoren die aus der Rechnung erst in die Holding Area umgebucht werden werden die Kreditkartenzahlungen direkt in die Debitorenverwaltung transferiert und k nnen zu jeder Zeit unter dem entsprechenden Kreditkartenkonto unter der Kartei KREDITKARTEN in der Debitorenverwaltung angesehen werden sofern die Kreditkartenart in den Stammdaten entsprechend konfiguriert ist Setup gt Konfiguration gt Kasse gt Kreditkartenarten gt Transfer via A R Tabelle 17 Kreditkarten Suchkriterien Feld Erkl rung Kreditkartenfirma W hlen Sie eine Kreditkarte aus der Auswahlbox Sie sehen hier nur die Kreditkarten die unter Setup gt Konfiguration gt Kasse gt Kreditkartenarten mit Transfer via A R markiert sind Rechnungen von W hlen Sie aus dem Kalender ein Startdatum aus Rechnungen bis W hlen Sie aus dem Kalender ein Enddatum aus Tabelle 18 Kreditkarten erweiterte Suchkriterien Feld Bedingung Wert Gastname Beginnt mit gleich Geben Sie hier den Gastnamen ein oder Buchstaben mit denen der Gastname beginnen soll Rechnungsnummer Beginnt mit gleich Tragen Sie die Rechnungsnummer ein oder eine Zahl mit der die Rechnungsnummer beginnt Buchungsdatum Gleich gr er Geben Sie das Buchungsdatum
24. eren ssssnsneessnnnneeen nennen nenene 14 Ernwetem 13 L sen eaaet 14 Verkleinem 14 Beenden HE 16 Suite 8 Small Business Edition Beenden A 16 Benutzerprotokoll ansehen unter Kreditkarten Optionen 39 Berichte Funktionstaste en 9 Buchungen Funktionstasten neee 9 D Datumsfeld snnnnsennneeeen ene neee nene nn nenene 14 nderung eines Datume 15 nderung eines Datums im Kalender 15 Debitorenverwaltung Anmelden sssseesrseserrssrrrrssrirresrnnnns 5 Debitorenverwaltung Symbolleiste 6 Devisenrechner Funkitonstasie 9 E Etagenplan Funkitonstastenm 9 F Funktionstaste ANGS aio i 9 Kalender een 9 Zimmerplan ssssssssssessssirssserrsserrnsssrennn 9 Funktionstasten Berichte iiinis aiaiai 9 Buchungen 9 Devisenrechner 9 Etagenplan areira 9 G ste im Haus eseese eee 9 Gruppenreservierungen s s 9 Hauptmen maske ure ne 10 Hausetatus nn nennen 9 Karlelen hen 9 Maximale Verf gbarkeit 9 Nachrichten 440 nen 9 Neue Heserierung 9 Quickreservierunginformation 9 Rechnungen 2uumu2sssnnnnnennnnnnnnnnann 9 Seite 43 Suite 8 Handbuch Debitorenverwaltung Reservierung bearbeiten Teletonbuch nn Verf gbarkeit nnne Zimmersuche avicnee tinii G G ste im Haus Funktionstaste 2220 nenne Gruppenreservierungen Funktion
25. erstellen unter Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung aktiviert ist Zahlung Um eine Zahlung zu buchen Um eine Zahlung vorzunehmen klicken Sie auf den Men punkt ZAHLUNG Die Dialogmaske f r die AR Zahlung wird ge ffnet W hlen Sie eine Zahlungsart aus der Auswahlliste der vordefinierten Warengruppen Tragen Sie den Zahlungsbetrag ein Der Fremdw hrungsbetrag ist nur verf gbar wenn eine andere W hrung als Zahlungsart ausgew hlt wurde Der Kreditkartenbereich mit Kreditkartennummer G ltigkeitsdatum Name des Karteninhaber ist nur verf gbar wenn eine Kreditkartenzahlungsmethode ausgew hlt wurde Das Bemerkungsfeld wird mit der Kontonummer und Kontoname gef llt Klicken Sie auf den Men punkt BUCHEN um die Zahlung zu aktivieren Klicken Sie auf den Men punkt L SCHEN um die Eintragungen zu l schen Seite 28 Debitorenverwaltung Klicken Sie auf den Men punkt BEENDEN um zur Transaktionsmaske zur ckzukehren Tabelle 13 Dialogmaske Zahlung Feld Erkl rung AR Nummer und AR Name wird angezeigt Zahlungsart Betrag W hrung Fremdw hrung Kreditkarten nummer G ltigkeitsdatum MM YY Karteninhaber Garantiekarte Bemerkung W hlen Sie aus der Auswahlbox eine definierte Zahlungswarengruppe aus Geben Sie den Zahlungsbetrag ein Die W hrung der ausgew hlten Warengruppe wird angezeigt Wenn die ausgew hlte Zahlungsart eine andere W
26. es Die Funktionstasten In Suite 8 hat man die M glichkeit in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmen aufzurufen Die Funktionstasten sind K rzel f r Masken Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge Die Verwendung dieser Tasten erm glicht einen raschen Zugriff auf Informationen ohne das Fenster in welchem man gerade arbeitet schlie en zu m ssen Zum Beispiel Sie legen gerade eine neue Reservierung f r einen Gast an w hrend er gleichzeitig Fragen ber Restaurants in der Umgebung stellt Man kann die Funktionstaste Telefonbuch f r Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen um die Restaurantinformation abzurufen das Telefonbuch wieder zu schlie en und erneut eine neue Reservierungsmaske zu ffnen Suite 8 Funktionstasten siehe Tabelle 2 Seite 9 Seite 8 Einf hrung Anmerkung Einige Funktionstasten sind Bestandteil der Small Business Edition Featurelist Tabelle 2 Suite 8 Funktionstasten Funktionstasten Men option F4 Kalender Strg A Anreisen Strg B Rechnungen Strg D Verf gbarkeit Strg E Buchungen Strg F Etagenplan Strg G Gruppenreservierung Strg H Hausstatus Strg I G ste im Haus Strg L Zimmerplan Strg M Nachrichten Strg N Neue Reservierung Strg P Karteien Strg Q Quickreservierung Strg S Zimmersuche Strg T Telefonbuch Strg U Reservierung bearbeiten Umschalttaste Alt R Devisenrechner Umschalttaste Strg R
27. gezeigt Die Rastersortierung kann angepasst werden indem Sie auf das Feld klicken nachdem sortiert werden soll Tabelle 7 Raster Felderkl rung Feld Konto Name Gesamtsaldo Saldo zum Transferieren Transferierter Saldo Typ Adresse Kontakt Aktiv Erkl rung Die Kontonummer Der Kundenname Der Gesamtsaldo des Kunden Das ist der derzeitige offene Saldo in der Debitorenverwaltung plus zu transferierende Saldo aus der Holding Area Alle Rechnungen die ausgecheckt wurden auf eine Debitorenzahlungsart werden in den Holding Bereich transferiert So kann jedes Rechnungsdetail berpr ft werden und die Rechnung en k nnen in die Debitorenverwaltung transferiert werden Der Betrag der in die Debitorenverwaltung transferiert wurde Der Code des Kontotyp Kontentypen werden in den Stammdaten unter Setup gt Koniguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen angelegt Die Adresse des ausgew hlten Kunden Der Nachname und Vorname der Kontaktperson Zeigt an ob der Kunde aktiv oder inaktiv ist Gr ner Hacken Aktiv Roter Hacken Inaktiv Seite 21 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Anlegen eines neuen Kontos Um eine neues Konto anzulegen Klicken Sie auf der Kontosuchmaske auf das Feld Neu und die Gastkarteisuche wird ge ffnet Jedes Konto muss mit einer Gastkartei verkn pft sein deshalb wird die Karteisuche ge ffnet wenn Sie NEU ausw hlen Geben Sie die Suchkriterien f r die
28. hlbox um in Ihrem Suchergebnis Kreditkarten zu inkludieren Kontentyp W hlen Sie die definierten Kontentypen aus der Auswahlbox Kontentypen werden unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen definiert Betrag von Mit dieser Option k nnen Sie einen Bereich eingeben ab welchen Betrag Sie die Transaktionen sehen m chten Dieses Feld wird f r den Startbereich der Summe genutzt Bis Tragen Sie hier den Betrag ein bis zu welchem der Bereich gehen soll Geschl Markieren Sie dieses Feld um auch geschlossene Transaktionen in Transaktionen Rechnungs Seite 34 Ihre Abfrage einzubinden Sofern die Rechnungsnummer bekannt ist kann diese in dieses Feld eingetragen werden Die Rechnungsnummer befindet sich auf der Gastrechnung die der Gast beim Check Out erhalten hat Debitorenverwaltung Tabelle 16 Transaktionen erweiterte Suchkriterien Feld Kontentyp Kontonummer Konto Rechnungsnummer Buchungsdatum Offener Betrag Gastname Geschlossene am Bedingung Gleich ungleich Beginnt mit gleich Beginnt mit gleich Beginnt mit gleich Gleich gr er als kleiner als Gleich ungleich Gr er als kleiner als Beginnt mit gleich Gleich ungleich Gr er als kleiner als Wert Alle Kontentypen die im Programm konfiguriert sind Tragen Sie eine g ltige Kontonummer ein Geben Sie einen Namen ein oder Buchstaben mit denen das Konto beginnt Tragen Sie die Rechnu
29. inke Maustaste oder bet tigen Sie die Pfeile auf der Tastatur um auf das entsprechende Datum zu gelangen und dr cken Sie die Eingabetaste 4 Das Datum ist nun ge ndert Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition 1 Klicken Sie auf der Men leiste auf das FENSTER Men und auf die Option ALLES SCHLIESSEN um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schlie en 2 Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Men Die Anmeldemaske erscheint Fidelio Y8 Login Benutzer X ooo Passwort Beenden Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden 3 Um die Anwendung vollst ndig zu schlie en klickt man auf BEENDEN Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint Suite 8 Small Business Edition beenden 1 Klicken Sie auf der Men leiste auf FENSTER und die Option ALLES SCHLIESSEN um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schlie en 2 Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Men oder geben Sie Strg X ein Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint Seite 16 2 Debitorenverwaltung Konten Die Konten bersicht wird automatisch ge ffnet wenn die Debitorenverwaltung aktiviert wird Hier hat man die Optionen NEU BEARBEITEN L SCHEN oder DEAKTIVIEREN bzw Konten wieder AKTIVIEREN Es werden alle Informationen bez glich des Gastprofils angezeigt Mit entsprechenden Benutzerrechten und einer g ltigen Kassennu
30. iterien k nnen entsprechend der Tabelle 5 Seite 20 ausgef llt werden Seite 18 Debitorenverwaltung Kontenansicht In der Auswahl der Kontenansicht k nnen Sie die Kontoanzeige unter der Vorgabe aller Konten auf alle aktiven oder inaktiven Konten oder nur Konten mit offenen Saldo Kein Saldo oder Alle eingrenzen Die Kontenansicht ist eine und Auswahl Zum Beispiel ist es m glich die Kontenansicht so einzustellen dass alle Konten ohne Saldo und alle inaktiven angezeigt werden Die Standardanzeige zeigt alle Konten mit offenen Salden und aktiven Konten Die Auswahl der Kontenansicht kann so ausgef llt werden wie es in Tabelle 6 Seite 21 erkl rt wird Ersatzzeichen Die Suchkriterien k nnen ebenso unter der Verwendung von Ersatzzeichen eingegeben werden Zum Beispiel f r M ller werden M ller M ller angezeigt Bank wird Investment Bank American Bank erwidern und Fidelio bringt Fidelio GmbH oder Fidelio Inc Aktivieren der Suche Um die Suche zu aktivieren muss man das Feld SUCHE anklicken Aufgrund der Zeit die es dauern kann um in einer gro en Datenbank zu suchen wurden zwei verschiedene Suchoptionen erg nzt Indem man auf das Feld Suchen klickt wird die maximale Anzahl an Karteien erscheinen die unter SETUP gt KONFIGURATION gt VERSCHIEDENES gt HOTELDATEN gt SUCHMASKEN definiert wurden mit der Frage falls es noch mehr anzuzeigen g be ob mehr angezeigt werden sollten Indem man das Feld
31. l 4 Eilter l schen Advanced Query zl L Ausgew hlte Salden Total 0 00 Transfer 0 00 Transferiert 0 00 E Neu Alle Kontosalden Total 200 00 Transfer 200 00 transferiert 0 00 EI Bearbeiten Konto Name Gesamtsaldo Saldo zum Tra Saldo transferiert T Adresse L schen O 12345 Micros Fidelio Software D 200 00 200 00 0 00 FIL Neuss Europada Deaktivieren 3 Buchungen g Alter J l Jl Mahnungen z amp Alle Mahn Kontenname Micros Fidelio Software Deutschland GmbH lt Optionen Kontennummer 12345 Kontentyp FIL Firmen Lokal Kreditlimit 500 Addresse Europadamm 2 6 41460 Neuss Deutschland G Suche in Grid Kontakt Datum Betrag Gastname 31 01 2005 200 Neuer Gast Yorname Eingabe einer Kontosuche Die Abfrage ist in drei Bereiche untergliedert gt Die Basissuchkriterien gt Die erweiterten Abfrageoptionen gt Die Auswahl der Kontoansicht Sie k nnen mehrere Felder eingeben um die Suchkriterien einzuschr nken Die Basissuchkriterien k nnen entsprechend der Erkl rung in Tabelle 4 Seite 20 ausgef llt werden Erweiterte Kontosuche Die erweiterte Abfrage besteht aus drei Auswahlfeldern gt gt gt Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von m glichen Feldern Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine Auswahl an Bedingungen Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert der mit der Bedingung bereinstimmt Die erweiterten Kontosuchkr
32. le Transaktionen dieses Konto zu sehen gt Offene Salden um nur die offenen Salden dieses Konto angezeigt zu bekommen Erl uterungen zu den Feldern finden Sie in Tabelle 9 Tabelle 9 Buchungen Felderkl rung Feld Erkl rung Datum Das Datum Fidelio Datum an das die Rechnung in die Debitorenverwaltung transferiert wurde Zeit Die Uhrzeit PC Zeit an der die Rechnung an die Debitorenverwaltung transferiert wurde Gastname Der Name des Gastes Der Name der Gastkartei die mit der Buchung verkn pft ist Betrag Der Gesamtbetrag der Rechnung Bezahlt Der bereits bezahlte Betrag Offener Saldo Der offene Betrag der Rechnung Rechnung Die Rechnungsnummer Eine neue Buchung anlegen Um eine neue Buchung anzulegen Klicken Sie auf den Men punkt NEU um eine neue Buchung einzugeben Die Buchungsmaske f r eine neue Buchung ffnet sich W hlen Sie eine Warengruppe aus der Liste der Warengruppe aus Tragen Sie den Buchungsbetrag ein Geben Sie die W hrung ein in der der Betrag gebucht werden soll Das Bemerkungsfeld wird automatisch gef llt mit der A R Information A R und A R Name kann aber berschrieben werden Optional sofern die Buchung f r eine F amp B Warengruppe gemacht wurde kann die Anzahl der Gedecke eingegeben werden Klicken Sie auf den BucHunGs Button um die Buchung zu aktivieren Klicken sie auf L SCHEN um die Eintragungen r ckg ngig zu machen Klicken Sie auf BEENDEN um zur Transaktionsmask
33. mmer ist es m glich ber den Men punkt BUCHUNGEN Korrekturen zu buchen und auf Transaktionen zu zugreifen Der Men punkt ALTER zeigt alle ausstehenden Transaktionen nach Altersperioden an MAHNUNGEN und ALLE MAHNUNGEN erm glichen Mahnbriefe zu erstellen und unter Option k nnen Kontoausz ge gedruckt werden auf Traces zugegriffen werden das Benutzerprotokoll und Notizen f r das ausgew hlte Konto angesehen werden Die Kontomaske ist in drei verschiedene Bereiche eingeteilt gt Abfrage beinhaltet vielfache Basissuchkriterien f r die Kontosuche wie A R Konto Kontentyp und erweiterte Optionen Weitere Einschr nkungen sind ber die Optionsschaltfl chen auf der rechten Seite der Maske m glich gt Suchergebnis Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat angezeigt inklusive der Kontonummer Kundenname Gesamtsaldo Saldo zum transferieren transferierter Saldo Karteityp Adresse Kontakt und aktiv inaktiv Informationen Im oberen Bereich des Rasters werden das Total das Total des Transfers und der transferierte Betrag der ausgew hlten Salden und aller Kontosalden angezeigt gt HTML Anzeige frei definierbare HTML Ansicht Seite 17 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Konten Transaktionen Kreditkarten Such AIR Konto Offener Saldo Kein Saldo Ale C EE AR Konto Aktiv EE C aer Ai Vis Suche Kontentyp z
34. n Sie den zu buchenden Betrag f r die Korrektur ein es kann ein negativer oder positiver Betrag sein Tragen Sie die W hrung ein in der der Betrag korrigiert werden soll Das Bemerkungsfeld wird automatisch mit den Debitorinformation AR und AR Name gef llt Klicken Sie auf den Men punkt BUCHUNG um die Korrektur zu aktivieren Klicken Sie auf den Men punkt L SCHEN um die Eintr ge zur ckzusetzen Klicken Sie auf BEENDEN um zur Transaktionsmaske zur ckzukehren Seite 27 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Tabelle 12 Dialogmaske Korrektur Feld Erkl rung AR Nummer und AR Name wird angezeigt Warengruppe W hlen Sie eine Warengruppe aus der Auswahlbox Beschreibung Wird mit der Beschreibung der Warengruppe gef llt kann aber manuell ge ndert werden Herkunft Nur verf gbar f r Warengruppen aus dem POS System Betrag Tragen Sie den zu buchenden Betrag ein W hrung W hlen Sie aus der Auswahlbox eine W hrung aus in der der Betrag gebucht werden soll Betrag Wenn die gew hlte W hrung nicht der lokalen W hrung entspricht Fremdw hrung wird hier der Betrag in der Fremdw hrung angezeigt Bemerkung Das Bemerkungsfeld wird mit der A R Kontonummer und dem Namen gef llt und kann berschrieben werden Gedecke Hier kann die Anzahl der servierten Gedecke der F amp B Abteilung eingetragen werden Anmerkung Diese Option ist nur verf gbar wenn der Parameter Neue Rechnung
35. ne Mahnstufen nicht in einem Brief gedruckt werden gt Wenn in den Hoteldaten Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung der Parameter lt Separate Mahnungen gt nicht aktiviert ist werden Mahnungen pro Konto gedruckt selbst wenn zwei Mahnstufen in einem Brief sind Optionen Konten Klicken Sie auf OPTIONEN in der Konto bersicht um folgende Aktionen auszuf hren Drucke Kontoauszug Seite 32 Debitorenverwaltung W hlen Sie diese Option um einen Kontoauszug f r dieses Konto zu drucken Kontoausz ge werden unter Berichte definiert und unter Setup gt Kofiguration gt Debitorenverwaltung gt Mahnungen und Kontoausz ge angelegt Jede Kontoart ist mit einem Kontoauszug unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen verkn pft Wenn Sie diese Option ausw hlen wird der Kontoauszug der mit diesem Kontotyp verkn pft ist angezeigt und kann ausgedruckt werden Drucke Alle Kontoausz ge Klicken Sie auf DRUCKE ALLE KONTOAUSZ GE um alle Kontoausz ge f r dieses Konto zu drucken Die A R Kontenmaske ffnet sich Um mehrere Konten auszuw hlen w hlen sie die Konten und klicken auf DRUCKEN Tabelle 14 Raster Kontoausz ge Feld Erkl rung Check Box Markieren Sie diese Feld zur Auswahl Aktiv Mit einem gr nen Hacken ist das Feld aktiv Ein roter Hacken zeigt an dass das Feld inaktiv ist Konto Name des Konto Kontoauszug Die Reportbeschreibung des Kont
36. nen Posten f r das ausgew hlte Konto an Altersstufen sind kundenspezifisch und k nnen pro Kontotyp unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen definiert werden Um ein Transaktionsdetail einer speziellen Altersperiode anzusehen klicken Sie auf die ausgew hlte Altersstufe Mahnungen W hlen Sie MAHNUNGEN um Mahnschreiben f r den ausgew hlten Kunden zu erstellen und zu drucken Mahnbriefe werden mit der Internen Editor Funktion unter Berichte konfiguriert Standardzyklen werden unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Mahnungen und Kontoausz ge angelegt Jeder Kontentyp wird einem Mahnzyklus und Mahnschreiben unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen zugeordnet Alle Mahnungen W hlen Sie ALLE MAHNUNGEN um alle ausstehenden Mahnschreiben zu drucken Eine Liste aller Konten mit Transaktionen und offenen Mahnbriefen wird erstellt Die Erstellung der entsprechenden Mahnbriefe ist abh ngig von den Einstellungen in den Hoteldaten und von der Konfiguration der Altersstufen die mit jedem Kontotyp verkn pft sind Einstellungen f r Mahnzyklen Es gibt zwei M gliche Wege um Mahnbriefe zu drucken gt Wenn in den Hoteldaten Setup gt Konfiguration gt Verschiedenes gt Hoteldaten gt Debitorenverwaltung der Parameter lt Separate Mahnungen gt aktiviert ist k nnen Mahnungen pro Mahnstufe f r ein Konto gedruckt werden Somit wird sichergestellt dass verschiede
37. ngsnummer ein oder eine Zahl mit der die Rechnungsnummer beginnt Geben Sie das Buchungsdatum ein oder ein Datum dass gr er oder kleiner als das eingegebene Datum ist Geben Sie einen Betrag ein der mit dem Offenen Betrag bereinstimmt nicht bereinstimmt gr er oder kleiner ist Geben Sie hier den Gastnamen ein oder Buchstaben mit denen der Gastname beginnen soll W hlen Sie ein Datum aus dem Kalender aus auf welches die gew hlte Bedingung zutrifft Um die Suche auszuf hren klicken Sie auf das Feld SUCHE Wenn Sie auf VOLLE SUCHE klicken werden alle Transaktionen in chronologischer Folge angezeigt Um die Reihenfolge der Anzeige zu ndern klicken Sie mit der Maus auf das gew nschte Feld im Ergebnisraster Mit FILTER L SCHEN werden die eingegebenen Suchkriterien gel scht Klicken Sie auf ALLE MARKIEREN um alle Rechnungen im Ergebnisraster auszuw hlen Klicken Sie auf ALLE DEMARKIEREN um die Auswahl zur ckzusetzen Das Suchergebnis Raster unter Transaktionen Seite 35 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Das Suchergebnis wird in chronologischer Reihenfolge angezeigt Um die Reihenfolge zu ver ndern w hlen Sie das Feld aus nach dem sortiert werden soll und klicken auf den Feldnamen Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt jeder durch eine Kartei dargestellt gt Alle Transaktionen zeigt alle Rechnungen in der Debitorenverwaltung gt Offene Salden zeigt die Offenen
38. nktion erstellt und der allgemeine Mahnzyklus wird an dem entsprechenden Mahnschreiben unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltungs gt Mahnbriefe und Kontoausz ge verkn pft Jede Kontoart ist einem bestimmten Mahnschreibenzyklus unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Kontentypen zugeordnet Benutzerprotokoll Um die Aktivit ten nach Buchungen anzusehen w hlen Sie die Option BENUTZERPROTOKOLL Traces W hlen Sie TRACES um Traces anzusehen oder neue einzugeben Traces sind Nachrichten f r Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens Sie dienen dazu andere Abteilungen oder Mitarbeitern an T tigkeiten zu erinnern oder Informationen ber ein A R Konto oder Transaktion zu geben Traces erfordern eine Anweisung Trace Text und ein Ausf hrungsdatum Traces werden unter Setup gt Konfiguration gt CRM gt Aktivit ten und Traces Gruppen angelegt Der Nachrichtentext kann unter Setup gt Konfiguration gt Reservierung gt Tracestypen angelegt werden Notizen W hlen Sie NOTIZEN um auf die Transaktion bezogene Notizen einzugeben oder anzusehen Alle markieren Um alle Transaktionen zu markieren w hlen Sie den Men punkt ALLE MARKIEREN Seite 31 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Alle demarkieren Um die Auswahl r ckg ngig zu machen w hlen Sie den Men punkt ALLE DEMARKIEREN Alter Diese Option zeigt Ihnen die Altersstufen und den Gesamtbetrag aller derzeitigen offe
39. oauszug welcher mit dem Kontotyp verkn pft ist Gedruckt Datum und Zeit Fidelio Datum an dem der letzte Kontoauszug gedruckt wurde Benutzerprotokoll Um die Aktivit ten f r dieses Konto anzusehen w hlen Sie die Option BENUTZERPROTOKOLL Traces W hlen Sie TRACES um Traces f r dieses Konto anzusehen oder neue einzugeben Notizen W hlen Sie NOTIZEN um auf das Konto bezogene Notizen einzugeben oder anzusehen Seite 33 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Transaktionen Klicken Sie auf TRANSAKTIONEN um sich alle Transaktionen in der Debitorenverwaltung anzusehen oder sich in der Holding Area alle als City Ledger ausgecheckten Rechnungen anzeigen zu lassen und in die Debitorenverwaltung zu transferieren Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt gt Der obere Bereich bietet alle Suchkriterien im Kundenbereich und erm glicht die Abfrage auf zus tzliche transaktionsspezifische Suchoptionen einzuschr nken gt Das Ergebnisraster Tabelle 15 Transaktionen Suchkriterien Feld Erkl rung A R Konto Name des Konto Datum von W hlen Sie ein Datum aus dem Kalender aus ab dem Sie die Transaktionen sehen m chten Bis W hlen Sie ein Datum aus dem Kalender aus bis zu welchem Enddatum Sie die Transaktionen sehen m chten Gastname Wenn der Gastname bekannt ist kann dieser in diesem Feld eingetragen werden A R Konto Die Nummer des Konto Kreditkarten Markieren Sie diese Auswa
40. ort Beenden Benutzer Seite 5 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung 2 Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation Gro Kleinschreibung beachten in das Feld Benutzer Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort Tragen Sie Ihr geheimes Passwort Gro Kleinschreibung beachten in das Feld Passwort 5 Klicken Sie auf ANMELDEN Das Suite 8 Hauptmen erscheint Sie sind nun im System angemeldet Symbolleisten Debitorenverwaltung Das Suite 8 Small Business Edition Hauptmen hat sieben farbige Felder die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar Webservice ffnen der Symbolleiste Debitorenverwaltung 1 Klicken Sie auf DEBITORENVERWALTUNG in der farbigen Symbolleiste Die Suite 8 Symbolleiste f r die Debitorenverwaltung ffnet sich Seite 6 Einf hrung I Rechnungen S Buchungen Kassenabmeldung Passanten Debitorenverwal Alternativ k nnen Sie DEBITORENVERWALTUNG auf der Kassenmeni leiste anklicken Das Suite 8 Men f r die Kasse erscheint Rechnungen Buchung Buchungsjournal Kassenfunktionen gt Kassenabmeldung Passanten Debitorenverwaltung Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat Tastenkombinationen die einen raschen Zugriff auf Feld oder Dialogmasken einer Maske erm glichen Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist kann man die Alt Buch
41. rasse die als prim re Adress Information in der Kontaktkartei eingegeben ist Adress Information Prim r Gibt an ob die ausgew hlte Adresse in der Kartei die prim re Adresse ist Adresse W hlen Sie aus der Auswahlbox eine eingegebene Adresse aus der Kartei Konto l schen Diese Option wird ber die Benutzerrechte gesteuert und kann nur ausgef hrt werden wenn keine Transaktionen gebucht sind und keine Mahnbriefe f r dieses Konto gedruckt wurden W hlen sie das Konto aus und klicken auf L SCHEN um das Konto zu l schen Konto deaktivieren aktivieren Diese Option kann nur ausgef hrt werden sofern keine offenen Salden vorhanden sind Wie auch die Option L schen ist die Option deaktivieren aktivieren ber ein Benutzerrecht gesteuert Wenn ein Konto deaktiviert ist ist der aktiv Button verf gbar Buchungen ber den Men punkt Buchungen k nnen Sie auf alle Transaktionen f r dieses Konto zugreifen Dieser Button wird ber die Benutzerrechte gesteuert und muss zus tzlich da es den Kassenstock betrifft mit einer g ltigen Kassennummer und einem Passwort ge ffnet werden Die Maske Kontotransaktionen ffnet sich Seite 24 Debitorenverwaltung Im oberen Bereich der Maske werden Kundeninformationen wie Kundenname Kontonummer Kontotyp und Adressinformationen im HTML Format angezeigt Der untere Bereich ist in zwei Bereiche unterteilt jeder einzelne durch ein Tab dargestellt gt Alle Transaktionen um al
42. s Hauptmen s der Funktionstasten nennen 10 Pfeilt sten 2 2 22 SEENEN ENEE 10 HTML Anzeige uuus00nnnennnannnnnnnannnnnnnannnnnnnannnnnnnnannnnnnnennennnnennennnnennen 11 Das Datumsfeld una 14 Anderung des Datume nennen nennen 15 Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition nuurseenneneennnnnnn 16 Suite 8 Small Business Edition beenden urruaannnaonnnnnannnnnnnnnannnnnnn 16 Debitorenverwaltung usrrssnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnennen nennen nennnnenneennnenneennn anne 17 KONTON EE 17 KONTOSUCHE 1 ne E SEN 18 Das Kontoraster TE 21 Anlegen eines neuen kontos nn nnn nn 22 KOMOSSUD EE 22 K nto l schen EE 24 Konto deakiiviereni ktivieren nenn 24 elle Ile E EE 24 Eine neue Buchung anlegen nn 25 Eine Buchung bearbeiten mr24440umnnnnHannnnnnnannnnnnnnannnnnnnannnnnnannn nn 26 Kontoinformation anzeigen lassen 27 K rrektur 2 r m set eher RER eege erahnen 27 Zanlung BR 28 Zanlung EE 29 RE 30 Ce IEN 20 Alle TC ME EN Alle demarkieren nsassnssnsnnssessessnnnnenessretnnnnsnesstertnnnnnnestentnnnnnnesennnnn nenne 32 EE 32 Mahnungen ee ESSERNE TIARAA 32 All6 Mahnungeni 2er 32 Opti nen Konten euere mn 32 Seite 3 Suite 8 Handbuch Konfiguration Transaktionen uurssnnseeenannnnnnnunnnnnnnannnnnnnannnnnnnnannennnnannnnnnnannnnnnn anne nn 34 Kreditkarten 2 2 ss een rennen 37 Kreditkartensuche
43. s an diesem Tag passiert Zum Beispiel wenn man sich anschauen m chte welche G ste am 01 01 05 anreisen Anreise 1 01 2005 Bis bom za p oder Anreise x am sl 01 01 2005 el Werden Informationen ber einen Zeitraum ben tigt kann ein bestimmter Datumsbereich oder nur ein bestimmtes Startdatum benutzt werden Zum Beispiel Man m chte die Anreisen vom 01 01 05 bis 31 01 05 sehen oder alle ab 01 01 2005 nderung des Datums Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders ge ndert werden Eingabe eines neuen Datums 1 Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld 2 Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld im vordefinierten Format inklusive der Trennungen ein 3 Dr cken Sie die Tabulator Taste Das Datum ist ge ndert ndern des Datums unter Verwendung des Kalenders 1 Klicken Sie auf das Pfeil nach unten Feld NS welches sich gleich neben dem Datumsfeld befindet Der Kalender erscheint Seite 15 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung 1 01 2005 4 Januar 2005 gt MDMDF 55 2 3456789 10 11 12 13 14 15 16 17 15 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2 Um einen fr heren oder sp teren Monat anzeigen zu lassen klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg Pfeil nach oben oder Strg Pfeil nach unten dr ckt 3 Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Datum und klicken auf die l
44. se N chte Kunde Anreise Ta Abreiseta An 15 04 2005 18 04 2005 3 wieland Manfred 15 04 2005 18 04 2005 1 15 04 2005 18 04 2005 3 Nistelberger Peter 15 04 2005 18 04 2005 1 15 04 2005 18 04 2005 3 Hector Christian 15 04 2005 18 04 2005 1 2 Um in die Gro ansicht zu wechseln klicken Sie auf Big Abreise 18 04 2005 Abreise 18 04 2005 Abreise 18 04 2005 N chte 3 N chte 3 N chte 3 Kunde wWieland Manfred Kunde Nistelberger Peter Kunde Hector Christian Anreisetag 15 04 2005 Anreisetag 15 04 2005 Anreisetag 15 04 2005 Abreisetag 18 04 2005 Abreisetag 18 04 2005 Abreisetag 18 04 2005 Anzahl Zimmer 1 Anzahl Zimmer 1 Anzahl Zimmer 1 Zimmerkategorie Einzelzimmer Zimmerkategorie Doppelzimmer Zimmerkategorie Doppelzimmer Zimmer 100 Einzelzimmer Zimmer 112 Doppelzimmer Zimmer 108 Doppelzimmer Marktsegment Marktsegment Marktsegment Das Datumsfeld Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen k nnen so von Hotel zu Hotel variieren Typische Datumsformate MM Seite 14 Einf hrung MM tt jjjj jj MM tt jjjj MM tt tt MMM JJ Man kann das Datum direkt in das Feld tippen aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden Es gibt viele Datumsfelder im System Zum Beispiel Anreisedatum oder Abreisedatum Das Datum kann entweder spezifisch oder f r ein Zeitraum sein Anreise je1 01 2005 KM Ein spezifisches Datum ist wenn man sehen kann wa
45. stabe Tasten dr cken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder f hrt einen Befehl aus Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe S f r die Suche unterstrichen Durch dr cken von Alt S werden die Auswahlkriterien gesucht Seite 7 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Verwendung der Tastenkombinationen Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld Alt Buchstabe Der Kursor bewegt sich in das Feld oder f hrt den Befehl aus Steuerungstasten Suite 8 hat auch Steuerungstasten die es erm glichen Funktionen zu starten ohne die Maus zu verwenden Diese Tasten zu verwenden spart Zeit Suite 8 Steuerungstasten siehe Tabelle 1 Tabelle 1 Suite 8 Steuerungstasten Steuerungstasten Beschreibung Ei Zeigt das Hilfe Fenster Alt F4 Schlie t das aktive Fenster F10 Schlie t alle aktiven Fenster F12 Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster Alt Pfeil hinunter Anzeige Auswahlfenster Tab Bewegt sich vorw rts durch die Felder und Optionen Bewegt sich zum n chsten Feld und best tigt die Eingabe Umschalttaste Tab Bewegt sich r ckw rts durch die Felder und Optionen Strg Tab Bewegt sich vorw rts durch Tabulatoren Strg Umschalttaste Tab Bewegt sich r ckw rts durch Tabulatoren Escape Bricht die laufende Aktion ab Schlie t Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde Pos 1 Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes Ende Bewegt den Kursor zum Ende eines Feld
46. staste 220 nenn H Hausstatus Funktionstaste 2220 nenn HTML Anzeige aasassieceeerreerrrnnrresns K Kalender Funktionstaste 2220 nenne Karteien Buchung Alle demarkieren 0 Neue Buchung seen Optlonen epena Alle Komprimieren s es Benutzerprotokoll Komprimieren sesse Kontoauszug drucken Seite 44 Mahnungen drucken 31 NOZEN orent 31 Rechnung ansehen 30 Traces uhr 31 Transfer 30 Zahlung ssssssssssssssnneseennsneennenena 28 29 Zahlung zuwelsen nen 29 Buchung bearbeiten 26 Buchungen 24 Dialogmaske Konto 22 38 Einstellungen f r Mahnzyklen 32 Konto aktivieren deaktivieren 24 Konto deaktivieren aktivieren 24 Konto schen nn 24 kontoraster en nnnnnen nn 21 kontoseiup eenn 22 38 KOMOSUCHE as scissa itei rankai 18 Mahnungen ssseeessserrssrrrssrnnss 32 Neuanlage Konto seess 22 Neue Buchung anlegen 25 Neues Konto ssseeeeeseereeereesresn 22 Optionen Benutzerprotokoll 33 Drucke alle Kontoausz ge 33 Drucke kontoauszug 32 NOUZOM eeke te e Eerika Eko 33 Traces naar ee 33 Opoe Mein oi inaia aiaa 32 Kreditkarten AA 37 Alle Komprimieren 39 Ansicht ee 38 kKomprimieren nenne 38 Register KOMO een 38 Funkitonstasie 9 Kreditk
47. szug verbunden und kann mit verschiedenen Mahnschreiben verkn pft sein Die Vorlagen der Kontoausz ge und Mahnungen m ssen unter Verschiedenes gt Berichte gt A R vorhanden sein Alle Mahnungen Erinnerungsstufen und Kontoausz ge die f r die verschiedene Kontentypen genutzt werden sollen k nnen unter Setup gt Konfiguration gt Debitorenverwaltung gt Mahnungen und Kontoausz ge definiert werden Tabelle 20 Dialogbox Mahnungen und Kontoausz ge Feld Definition G ltige Werte Beschreibung Beschreibung des Mahnzyklus Bis zu 30 Textzeichen Bericht Name des Berichts der als W hlen Sie aus der Listenbox Mahnung oder als Kontoauszug verwendet werden muss Die Mahnungen werden als Crystal Report oder als Interner Editor Brief definiert und m ssen unter dem Bereich VERSCHIEDENES gt BERICHT gt A R existieren G ltig ab Anzahl an Tagen die seitdem Bis zu Sstellig die erste Rechnung gesandt wurde verstrichen sind Kontoauszug Gibt an ob dies ein Kontoauszug Markiert Kontoauszug oder eine Mahnung ist Leer Mahnung Standard Gibt an ob dies die Standard Markiert JA Mahnung oder der Leer NEIN Kontoauszug ist Jeder Kontotyp wird dann mit einem Kontoauszug und den definierten Mahnbrief verbunden Seite 40 Debitorenverwaltung Die Konfiguration der Kontentypen ist in drei Schritte eingeteilt gt Konfiguration der Kontentypen gt Mahnungen und Kontoausz ge gt Altersstufen Tabelle 21 Dialogbox
48. tionsgrafik Reservierungen Gruppen Reservierung Archiv HTML Ansicht E E Firmenname MICROS FIDELIO Software Deutschland GmbH N chte 2 Personenn chte 2 Aufenthalte 0 Umsatz 118 00 Kontakte Herr Manfred Wieland Judith Speckmann Preis Codes FIRII Firmenrate 1 inkl Fr hst ck Adresse Europadamm 2 6 41460 Neuss Deutschland Kommunikation Telefax Firma 02131 137 777 H Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Erweitern f um alle Verzeichnisse zu ffnen Seite 13 Suite 8 Small Business Edition Handbuch Debitorenverwaltung Verkleinern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Verkleinern 3 um die Anzeige zu verringern L schen der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol L schen it um die Baumstruktur und die HTML Ansicht zu l schen Die Ansicht wird aber nur f r diesen Gast entfernt Sofern eine andere Kartei ge ffnet wird ist die Darstellung wieder vollst ndig Aktualisieren der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren VU um die Baumstruktur und HTML Ansicht zu aktualisieren ndern der HTML Ansicht Zwei zus tzliche Schaltfl chen in der HTML Ansicht erlauben einige Details in einem Listenformat oder einer Gro ansicht darzustellen Standardm ig ist die Gro ansicht eingestellt 1 Um die Listenansicht zu erhalten klicken Sie aut HS Anreise Abrei
49. tzt wurden gelesen Kontakt Information Seite 22 Debitorenverwaltung Diese hier angezeigten Informationen werden aus der Kontaktkartei gelesen ber das Feld AUSW HLEN kann ein neuer Kontakt ausgew hlt werden Somit wird die Karteisuche ge ffnet und erlaubt den Benutzer mit den ad quaten Benutzerrechten eine neue Kartei anzulegen oder eine bestehende auszuw hlen Um die Kontaktverkn pfung zu l schen klicken Sie auf L SCHEN um die Kontaktkartei zu bearbeiten klicken Sie auf BEARBEITEN Adress Information Die hier angezeigte Adresse ist die prim re Adresse der Gastkartei ber das Feld NEU kann eine neue Adresse erstellt werden um die Adresse zu bearbeiten klicken Sie auf BEARBEITEN und um die Adresse zu l schen klicken Sie auf L SCHEN Tabelle 8 Dialogmaske Konto Setup Feld Erkl rung Kartei Information Name Der Nachname des Kunden oder der Firmenname Vorname Der Vorname der in der Kartei eingetragen ist Sprache Die Sprache die in der Gastkartei eingetragen ist Briefanrede Die Briefanrede f r die Korrespondenz Konto Information A R Konto Die Nummer des A R Konto Die Nummer kann in einem bestimmten Format eingestellt werden die in der View V8_AR_ARNUMBERFORMAT definiert wurde In den Hoteldaten ist es ebenso m glich die A R Nummer als Pflichteingabe zu bestimmen und eine bestimmte View zur Erstellung automatischer Vergabe der A R Nummern zu konfigurieren Diese Einstellungen k nnen in den St
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