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Dokument_1.

1. Vertrieb i Bedienungsfehler Eskalation an eae ae amp L Hilfestellung bzw nachstellbar Consulting i L sung dokumentieren amp sung mit Kunden KB Link How To f 1 an den Kunden bermitteln Kunde hat Bedarf e Problem Frage Eintragen im i Problem nicht Sachverhalt nicht Eskalation an onTime 1 unmittelbar nachstellbar SW Entwicklung s i SW Bug User Fehler nachvollziehbar Bugtracking System N d Info an SW Entwicklung i R ckinfo Suppor Kunde 1 1 t L 1 i T 1 1 1 i 1 A Aufwand Schatzung Au endienst MA Innendienst Anlagen XXIX Telefon Kaufder tt Entwicklung Einsatz Bearbeitung Kunden AUGEN IZUNZ von Anpassungen Anfrage z B Kundenspez Reports Trigger oder Funktionen E Mail weitere Betreuung via Vertrieb bzw Support Evaluierung Programm Beratung Download www Consulting Tage inklusiv Aufsetzung Teststellung beim Kunden durch Consulting Bzw Beratung Hilfe durch Consulting vor Ort Anlagen XXXI Anlage 3 Priorit tenmatrix Projektmanagement Kriterium InLoox in Step MS Project Do CRM Project 09 Hinweis in Step bietet durch die Editionen Projekt Vorlagen an Ressourcenplanung Kriterium Faktor 10 5 10 5 5 5 InLoox Step MS Project 9 CRM Project 9 Kaufm nnischer Faktor Kriterium LOS MS a CRM Project 9 XXXII
2. 4s44444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nme nen 2 1 3 _ Zielsetzung und Motivation 24us444aunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn rn 3 1 4 Methodisches Vorgehen eek 4 1 5 Firmenvorstellung en ea Star ee ee ger ere deck 5 2 Einf hrung in das Projektmanagemernt unssussnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 7 2 1 Einleitung ee ee ERE E EE OEE E ERRE AR aa 7 2 2 Das ROEM E ae nee 8 2 2 1 Der Projektleiler nur eine 10 2 2 2 Projekl rganisall n sree Baer 11 2 2 9 Projektantem cssassssen ee 14 2 3 Management unsre ee A EEEE 16 2 4 Projektmanagement su 17 2 41 Systemischer Ansatz ee antiken 17 2 4 2 Systems Engineering Herlag 18 2 5 Die Projekiphaseni es ee ee rer 21 25 1 Allgemein sera een een 21 25 2 Projekist rtan ucesassssee ee 22 2 523 Pfo jekiphasen eisen esse een 23 2 5 3 1 Projektphase Initiierung 4 4444444n nn nn nennen 23 2 5 3 2 Projektphase Planung u 240444440nnnnnennnnnnnnnnnnn nn 24 2 5 3 3 Projektphase Ausf hrung berwachung 24 2 5 3 4 Projektphase Abschluss 2uusns4aunnnnnnnn namen nennen 24 2 6 Techniken im Projektmanagement 24444400nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 25 2 6 1 Projektstrukturplan PSP 222004244004nnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 25 Inhaltsverzeichnis 2652 Netzpl n cese ee 28 2 6 3 Ressoureen Plantalel run ee 30 2 6
3. urrsseennne 11 Reine Projektorganisation 44044440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 12 Matrb Projekt rganisation st ceo setae teat ei 13 Projektarten nach Boos amp Heitger 1996 ecceeceseeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeens 15 Systemische Betrachtungsweise eines Projektes cccecesseeeeeessteeeeeees 18 Projektmanagement im Rahmen des Systems EngineeringS 19 Beispiel f r eine stufenweise Variantenbildung 244444240nn nenn 20 Projektphasen im Projektmanagement 244444440unn none nnnnnnnnnnnnennn nn 21 Projektphasen innerhalb einer Projektphase uuus2240snn seen nnennnneen 22 Pfojektsir ukt rplan ec Henn 26 Projektstrukturplan mit Gantt Diagramm im Microsoft Project 2010 27 Netzplan Element und PERT1 Element aus Microsoft Visio 28 Netzplan Beispiel u a 29 Plantafel in CRM Project u a 30 InLoox Anwendung im Outlook links und als Webanwendung rechts 46 Abbildung 17 Gantt Diagramm im Produkt InLoox 224u44440444nn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 47 Abbildung 18 Screenshot von in Step V Modell XT z 244u44440unnnnannnnnnnnnnnnnn namen 49 Abbildung 19 in Step Projektmanagement mit Gantt Diagramm een 51 Abbildung 20 Anforderungsmanagement Mit in Step 244u44440unn nennen nnnnnnnnnnnnennn nen 52 Abb
4. 85 Quelle http Awww microtool de instep de integration schnittstellen asp abgerufen am 30 07 2012 um 14 Uhr zB Ablegen von Kunden E Mails 87 Content Management Interoperability Services 88 Source Code Control Interface Vgl http www microtool de instep de eai asp abgerufen am 30 07 2012 um 14 20 Uhr F r Oracle 9 990 pro Server a Bezogen auf die CoreProcess Edition andere Editionen k nnen teurer sein 54 Evaluierung Projektmanagement Software 3 2 3 3 Microsoft Project Microsoft Project geh rt sicher zu den bekanntesten Programmen auf dem Markt Weni ger bekannt ist dabei dass Microsoft Project auch mehrplatzf hig ist Bei Microsoft Project Server 2010 handelt es sich um eine webbasierte Anwendung mit den Funktionen der Desktop Version Die Erstellung von Projektpl nen beliebig tief das Terminieren von Aufgaben Erfassen von Aufwand Risiken und Priorit ten geh ren zum Standardrepertoire von Microsoft Project 2010 Zus tzlich gibt es eine Was w re wenn Analyse unter variierenden Bedingungen eine Versionierung der nderung und die M glichkeit zur Maximierung der Ressourcenplanung Zu jeder Teilaufgabe k nnen Ver antwortlichkeiten an Personen oder Teams bertragen werden TN OO E http project2010 keynote Project 20Detail 20Pages Schedule aspx ProjUid 42529621 ee00 4150 9 v x lo Bing 2 iy Favorites Project Detail Pages Schedule fi gt Bl gt amp mh Pa
5. EntityMetadata entityData resp EntityMetadata Au w Nne W hrend bei CRM 3 die Abfrage der Daten auch ohne Authentifizierung m glich war ist es jetzt bei jeder Abfrage Pflicht Bei der CRM 3 Schnittstelle gen gte folgende Zeile zum Erstellen der CRMService Instanz 1 CrmService service new CrmService 2 service Credentials new System Net NetworkCredential username passwort Domain muss jetzt immer ein Token f r den Zugriff erzeugt und bergeben werden Da diese Funktion fter benutzt wird wurde folgende Funktion erstellt 1 static CrmService CRMServiceInstanz null 2 private CrmService getCRMService 3 4 if CRMServicelnstanz null return CRMServiceInstanz 5 6 DataBinder CrmSdk CrmAuthenticationToken token new DataBinder CrmSdk CrmAuthenticationToken y token AuthenticationType 0 Use Active Directory authentication 8 token OrganizationName DESKCENTER CRM ORGAnisation 9 10 CrmService crm new CrmService 11 erm Url http lt SERVERNAME gt MSCrmServices 2007 CrmService asmx 12 13 crm CrmAuthenticationTokenValue token 14 crm Credentials GetCredentials 15 _CRMServicelnstanz crm 16 return CRMServiceInstanz I7 Die Funktion GetCredentials liefert die Zugriffsdaten vom Typ System net Cre dentials f r den Zugriff auf das CRM System 138 Vgl http social microsoft com Forums en crmdevelopme
6. Teilaufgabe Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Abbildung 11 Projektstrukturplan Eine weitere Darstellungsform ist die Liste Diese Liste wird dann meist mit einem Gantt Diagramm erweitert um den zeitlichen Zusammenhang und die Dauer besser visualisie ren zu k nnen Die kombinierte Darstellung erm glicht es in der Softwaresp ter die direkte Zuordnung von Vorg ngen aus dem Gantt Diagramm zur Aufgabe und ihren Parametern nderun gen lassen sich so per Drag amp Drop mit der Maus vornehmen 31 nachgezeichnet Peipe 2011 S 91 32 7 B im Microsoft Project 2010 Einf hrung in das Projektmanagement 27 P HI Q 2 Ei E Holert Hausbau Microsoft Project O Aufgabe Ressource Projekt Ansicht Format a a X a 4 a ereeet gt gt 25 Ea Gantt Diagramm Einf gen in Echter S aa z 25 a nel Einr gen Informationen ETT Ansicht Zwischenablage Zeitplan Vorgange Eigenschaften Vorga Dauer Janfang F ee 10 14 Jun 10 06 Sep 10 29 Nov 10 212 D M D M F D 1 3 Bauauftrag vom Bauherrn ot Do 01 07 10 01 07 2 Bauplanung 70t Do 01 07 10 T ez 3 Vermessung at Do 01 07 10 t 3 4 3 Bauplanerstellung 9Wochen Di06 07 10 f nke Holert 5 B Auschreibung und Genehmigung 4Wochen Do09 03 10 F Geb hren 1 000 09 5 6 Rohbau 43t Do 07 10 10 T 5 7 3 Au
7. 77 4 2 5 Umstellung der lokalen Outlook Clients ccceceeeeeeeeereeeereeees 78 4 3 CRM Project implementieren 444444444444H0Rnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnannn nn 79 43 1 Installation aussen 79 4 3 2 Neue Benutzerrechte 2 ur24444nnannnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 81 4 3 3 Einrichten von Services uuurnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ran nnn 83 4 3 4 Deaktivierung der SharePoint Integration uurr 2es nn 85 4 3 5 Einrichten der Ressourcenplanung s4sumnsnannnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 86 4 4 PLOJEKVONAGG 1 a a a ee TAAA adh danse hoa ee 87 DADE teen he dene ee ne de cee a El 89 5 1 Ergebnissen een 89 5 2 Ausblick 22 Beetle a a ae een 90 Inhaltsverzeichnis Xl T gt PEI RL EEE LE ERTL ENT REE CEEEC ECE REECE CEP E AE EPEC EERE CET ECE CECE EECERECTREE REET reer XVII Literaturverzeichnis c aaa naeh nnen XIX Glossar sdactedacaacdina E sdaccabacuacduns ouacdabecudcdevaadaceavacusveuvacuy XXI XII Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Abbildung 2 Abbildung 3 Abbildung 4 Abbildung 5 Abbildung 6 Abbildung 7 Abbildung 8 Abbildung 9 Abbildung 10 Abbildung 11 Abbildung 12 Abbildung 13 Abbildung 14 Abbildung 15 Abbildung 16 Magisches Dreieck im Projektmanagement 244444240unn nenne nnnnnnnnnnn nen 9 Formen der Projektorganisation und Kompetenzzuweisung
8. Bachelorarbeit Herr Danny Sotzny Konzeption zur Einf hrung eines Projektmanagement systems auf Basis von Microsoft Dynamics CRM am Beispiel der DeskCenter Solutions AG HOCHSCHULE wie MITTWEIDA UNIVERSITY OF An APPLIED SCIENCES Fakult t Mathematik Naturwissenschaft Informatik BACHELORARBEIT Konzeption zur Einf hrung eines Projektmanagementsystems auf Basis von Microsoft Dynamics CRM am Beispiel der DeskCenter Solutions AG Autor Herr Danny Sotzny Studiengang Informatik Seminargruppe IFO9w1 B Erstpr fer Herr Prof Dr Ing W Schubert Zweitpr fer Frau Dipl Ing FH A Zimmermann Einreichung Mittweida 21 September 2012 Verteidigung Bewertung Mittweida 2012 Faculty mathematics natural sciences computer science BACHELOR THESIS Conception to implementation of a project management system based on Microsoft Dynamics CRM author Mr Danny Sotzny course of studies computer science B Sc seminar group IFO9w1 B first examiner Mr Prof Dr Ing W Schubert second examiner Mrs Dipl Ing FH A Zimmermann submission Mittweida 21st September 2012 defence evaluation Mittweida 2012 Bibliografische Beschreibung Sotzny Danny Konzeption zur Einf hrung eines Projektmanagementsystems auf Basis von Microsoft Dynamics CRM am Beispiel der DeskCenter Solutions AG 2012 127 Seiten 40 Abbildungen 6 Seiten Anlagen Mittweida
9. Consultingleistung Erforderliche Ressourcen v Allgemein i Verkn pft x Name Anfanglicher Reserviert v 4 Allgemein Statusgrund berwachungsverlauf Beschreibung Consulting Mitarbeiter beim Kunden vor Ort amp Projekt Team Schulung Anpassung Beratung N amp Kompetenzen 4 Produkt Zuordnungen 4 Prozesse i Ge Workflows Planung E Dialogsitzungen L Standarddauer 1Tag w I Aktivit ten starten 1 Stunde v alle a Beginnend mit 08 00 10 d Abbildung 35 Service anlegen Dialog im CRM Ein Beispiel daf r w re der Service Produktvorstellung wobei ein Mitarbeiter vom Ver trieb ein Beamer und Werbematerial ben tigt werden Alle Ressourcen w rden f r die Zeit reserviert wenn der Service genutzt wird ber den Punkt Skills amp Kapazit ten kann man ferner den Service um ein Produkt und damit um einen Stundensatz und der Angabe der Kapazit t erweitern mit der man planen m chte Ein denkbares Szenario w re der Service Programmierung der von Mitarbei tern erbracht wird die nicht im CRM arbeiten F r diesen Service k nnen beispielsweise f nf Mitarbeiter pro Tag mit 40 Stunden ausgelastet werden und kosten pro Stunde 120 Den Aufwand kann man im Projekt erfassen und dem Kunden a verrechnen oder b f r die interne Statistik nutzen Integration der Projektmanagementsoftware 85 EA Service Services X Consultingleistung v Erforderliche Res
10. G Tesemtgbeder a BR Kundenkonkakte Gr gt 00 R Partnerkort ate vorgaben in Abbildung 25 Gantt Diagramm im CRM Project Phasen Teilprojekte Meilensteine und Arbeitspakete k nnen individuell definiert und angeordnet werden Arbeit Dauer Kosten und Ertr ge werden strikt getrennt verwaltet Dies ist Voraussetzung f r professionelles Projektmanagement und sp tere Auswertungen aus allen Blickwinkeln 101 Quelle http www xrm1 com de crm project project planing htm abgerufen am 31 07 2012 um 9 Uhr 102 Quelle http www xrm1 com de crm project project planing htm abgerufen am 31 07 2012 um 10 30 Uhr 60 Evaluierung Projektmanagement Software Zu jeder Teilaufgabe im Projekt k nnen zus tzlich noch Risiken und Priorit ten festgelegt werden Arbeit Dauer Kosten und Ertr ge werden im Projektbaum vererbt womit schnell ein berblick gegeben werden kann wenn man den obersten Knoten betrachtet ber die Verkn pfung mit dem CRM System k nnen Projekte direkt aus Verkaufschan cen Auftr gen oder Kundenanfragen Lead gestartet werden F r die Erstellung kann auf selbsterstellte Projektvorlagen zur ckgegriffen werden Diese Vorlagen enthalten neben Teilprojekte Aufgaben Meilensteine und Arbeitspakete auch Aktivit ten Der Zeitpunkt der Aktivit ten wird ausgehend vom Projektbeginn jeweils neu berechnet Somit ist es m glich Standard Projekte im gleichen Schema zu wiederholen Denkbar w re hier
11. Hauptablauf kL InfoMaPa 6 11 200 Projekt genehmigt P ke Projektstruktur ta 8 23 11 2009 Projekt definiert 5 My in Step Ss SUCHE 2X u Eigenschaften Kontralffuss a ayz 4 iteration 1 W Meine Aktivit ten 30 11 2009 Anforderungen festgelegt Ep Meine Name Zustand Startdatum Enddatum 07 12 2009 Projekt ausgeschrieben 5 a a aW ie in Bearbeitung TIE KEG BEE EP 1 Projekt genehmigt int 1601 wate 2088 Poe OTs lt D Von mir E Projektfortschritsentscheidung herbeif hren 16 11 2008 21 12 2009 iteration geplant cant Sx Projekt genehmigt 16 11 2009 21 Name a ie rodukte EP 2 Projekt definiert 17 11 2009 28 12 2008 Projektfortschritt berpr n amp Mein Postfach B lE Iteration 1 Prototyp geplant 24 11 2009 04 01 2010 Abnahme erfolgt amp Pers nliche IEE EP 3 Anforderungen festgelegt geplant 24 11 2009 sims an REE EP 4 Projekt ausgeschrieben geplant 01 122008 Karatonz mE EP 5 Projekt beauftragt geplant 08 12 2009 11 01 2010 Anforderungen festgelegt EE EP 6 Iteration geplant geplant 15 12 2009 18 01 2010 Projekt ausgeschrieben Projektmanagement amp TEE EP 7 Projektfortschritt berpr ft geplant 22 12 2009 a E E EP 8 Abnahme erfolat geplant 29 12 2009 25 01 2010 Projekt beauftragt 34 Team aT Shozzuto Torton perm Libre U Neu Eigenschaften t Kontrolle C Ausschreibungs und Vettragswesen E geplant 1 Elementfe in der Ebene 1 Element e markiert Bundesre
12. Verkaufschance Workflow Zusatzprogramm was vor bzw nach der Anderung eines Daten satzes aufgerufen wird Kann auf die Webservice Schnittstelle sowie das SDK zugreifen Kann Datensatze erstellen und manipu lieren Software Developer Kit Das Software Entwickler Kit ist eine Sammlung von Programmen und Hilfe Dokumenten zu einem Pro dukt Structured Query Language Sprache zum Abfragen und Andern von Datenbanken Server Reporting Service serverseitiger Dienst zum Erstellen und Versenden von Berichten Wird mit einem Kunden verhandelt weil er offensichtlich Interesse hat wird eine Verkaufschance VC mit dem erwarteten Umsatz und der Wahrscheinlichkeit f r einen Abschluss erstellt Dient der Auswertung und als Basis f r Angebote Ist eine Art Programm das bedingungsabh ngig von einer Bedin gung abh ngigen Aktionen durchf hren kann Ein Workflow wird bei Bedarf oder bei nderung eines Datensatzes gestartet kann sich aber auch periodisch selbst aufrufen Anlagen XXII Anlagen Anlage 1 bersicht der Normen 2 2 202022222200002020000002020000000000000000000n0nB000 XXV Anlage 2 Unternehmensprozesse bei DeskCenter uuuuunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn XXVII Anlage 3 Priorit tenmatrix uusssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenennnnnnnnn XXXI Anlagen XXV Anlage 1 Ubersicht der Normen Zurzeit sind in Deutschland folgende Normen f r Projektmanagement bzw
13. 11 mehr Umsatz aus wenn die Zeiten korrekt erfasst werden Zur Versionierung und Ablage von Dokumenten setzt CRM Project auf die Integration des SharePoint Servers in Microsoft CRM 2011 Dies erlaubt das Ein und Auschecken von Dokumenten eine Volltextindizierung und stellt die Dokumente auch f r Nicht CRM Benutzer zur Verf gung Zur Erfassung aller Kosten wurde auch ein Reisemanagement integriert Neben der Pla nung und Visualisierung im CRM k nnen auch Belege differenziert erfasst und bei Bedarf dem Kunden fakturiert werden auch m glich ber Mobilger te F r die Personalabtei lung k nnen Reisekostenabrechnungen erstellt werden 108 Diese Seite erfordert nur eine einfache und g nstige ESS CAL f r den Zugriff und kann somit auch von Mitarbeitern genutzt werden die regul r nicht im CRM System arbeiten 109 Quelle http www xrm1 com de crm project time work entry htm abgerufen am 31 07 2012 um 12 Uhr Evaluierung Projektmanagement Software 63 od id Ki rennen und shinies Ww ZF Bae Matserden 8 ating Bus Bahn Reise HP Umzug HP AG 02 03 2010 03 03 2010 ne D Belege Detals P D Informationen iTA eons Beant h nisclnbeein man Kraftstoff pae Al Mietwagen ee eee J Aien S en T5 een 03 03 2 Parken a 010 TI Zugehteiger Termin Privat Tp zugeh rige Sera Sonstige Belegarten Die Sonstige Kfz Kosten 1 von 2 ausgew hlt Be oo 110 Abbildung 28 Erfassen von Belegen
14. Project Server Queuing System Project Server Workflow System Published na rnme moe Reporting Abbildung 24 Schnittstellen zum Project 2010 Server Preisstruktur Quelle http technet microsoft com en us library ff686786 aspx abgerufen am 30 07 2012 um 17 20 Uhr 58 Evaluierung Projektmanagement Software Zum Betrieb des Microsoft Project Server 2010 werden neben dem Microsoft Server 2008 auch ein Microsoft SQL Server 2008 und ein Microsoft SharePoint Server ben tigt Letzte res kostet 4 973 plus entsprechende User CALs 95 Der Project 2010 Server kostet 4 973 und jede User CAL 162 Auf dem Client wieder rum muss Project Professional installiert sein Die Lizenz f r 899 enth lt bereits die User CAL um auf den Server zugreifen zu d rfen Bei zehn Benutzern ergibt sich so ein Betrag von 20 556 f r SharePoint Server und Project Server 2010 97 Weiterf hrende Hinweise zu Server Lizenzen und CALs stellt Microsoft unter http download microsoft com download F 8 8 F88B3241 3E27 4BDD 8A01 ABF2422FB31C Project 202010 20Licensing 20 20Licensing 20Guide pdf bereit Abgerufen am 30 07 2012 um 17 10 Uhr Vgl http www grobmanschwarz de project preise abgerufen am 30 07 2012 um 17 Uhr a3 Sharepoint Server 4 973 10x162 Project Server 4 973 10x899 100 Betriebssystem und SQL Server wurden nicht eingerechnet da diese ber Volumenlizenzen vorr
15. genutzt werden kann Damit wird sichergestellt dass am Tag der Umstellung alles korrekt arbeitet und ein Fall Back System zur Verf gung steht Wird eine ltere Version als CRM 4 genutzt muss diese zuerst auf CRM 4 geupgradet werden 130 nderungen seit dem letzten System Backup 131 gl Microsoft 2011 132 Au er Plug Ins die bereits in der Datenbank gespeichert sind ab CRM 4 Plug Ins aus CRM 3 liegen immer im Programmpfad von CRM Integration der Projektmanagementsoftware 73 4 2 3 Ablauf Upgrade Damit am Tag der Umstellung das Upgrade durchgef hrt und das neue System als das neue Produktivsystem sofort genutzt werden kann bedarf es der zeitlichen und logischen Definition aller Aufgaben die notwendig sind um das Upgrade durchzuf hren Dazu wurde eine Aufgabenliste mit Aufwand und Verantwortlichkeit erstellt Insbesondere ISV Anpassungen m ssen teils von Hand kopiert werden oder per Installa tion wieder bereitgestellt werden Notwendige Vorbereitungen f r das Upgrade Vorab m ssen die notwendigen Softwarelizenzen f r Microsoft Server 2008 R2 SQL Server 2008 Microsoft Dynamics CRM 2011 und CRM Project gekauft bzw bereit gestellt werden Parallel dazu muss die neue Hardware bestellt und zur Verf gung gestellt werden Dies kann auch eine virtuelle Maschine VM sein Nachdem das Betriebssystem und der SQL Server installiert und konfiguriert sind kann Microsoft Dynamics CRM 2011 installiert werden
16. hrung in das Projektmanagement 25 F r Projektleiter ist es essenziell die Datenbank mit den nun historischen Daten zu f llen um Referenzdaten f r zuk nftige Projekte zu haben Daraus ableiten kann man sp ter konkretere Planzeiten und Kosten Solche Normzeiten gibt es u a im Gesund heitswesen Hier gibt der Arzt an welche T tigkeit er durchgef hrt hat und bekommt daf r einen festen Satz von der Krankenkasse verrechnet Diese Tabellen unterliegen immer den Umweltbedingungen und genau hier setzt das Risikomanagement an 2 6 Techniken im Projektmanagement In diesem Abschnitt werden einige Standardtechniken vorgestellt die im Projektmanage ment unabdingbar sind Diese Techniken und Arten der Visualisierung sind dabei unab h ngig von dem verwendeten Vorgehensmodell 2 6 1 Projektstrukturplan PSP W hrend man zu Beginn eines Projektes die einzelnen Phasen definiert wird die Phase der Durchf hrung im Projektplan verfeinert Peipe 2011 S 90 Dabei werden Arbeitspa kete mit Aufgaben Terminen Aktivit ten erstellt Zu jedem Punkt wird ein Start und Ende Datum definiert Dazu kommt der gesch tzte Aufwand und eine eventuelle Puffer zeit Sp ter wird zu jeder Aufgabe noch der Fortschritt erfasst Dies kann durch die Anga be in Prozenten erfolgen oder ber zur ckgemeldete Zeiten im Vergleich zur gesch tzten Zeit Um die Aufgaben in einem gemeinsamen Plan zu vereinen m ssen dann Abh ngigkeiten f r die Te
17. tig sind Evaluierung Projektmanagement Software 59 3 2 3 4 CRM Project CRM Project ist eine Erweiterung f r Microsoft Dynamics CRM 2011 und wird von der W rzburger Firma itara GmbH vertrieben CRM Project bietet Funktionen zur Multi Projektplanung Ressourcenplanung Leistungs und Zeiterfassung Dokumentenma nagement Reisemanagement und Schnittstellen zur Abrechnung ber die Microsoft Dynamics CRM Plattform steht ein m chtiges Berichtswesen zur Verf gung welches durch die Dashboards in Version 2011 abgerundet wird Aufbauend auf dem Konzept der Entit ten werden Projekte als das 4 Modul im CRM System angezeigt Das Bedienungskonzept ist gleich wird aber durch neue bersichten wie etwa das Gantt Diagramm erweitert Ein Projekt kann mittels Projektplan oder interak tiv im Gantt modelliert werden Ein Im und Export mit Microsoft Project ist ebenso m g lich Die Daten f r Kunde Projektleiter oder Ressourcen kommen dabei aus dem CRM Vertrieb Kontakte Anordnungsbeziehungen k nnen mittels Drag amp Drop erstellt werden CRM Project unterst tzt dabei alle Formen Anfang Anfang Anfang Ende Ende Anfang und Ende Ende Ein Mindestabstand zwischen den Teilaufgaben kann ebenfalls hinter legt werden Details EE trformationan A taen amp Nester XF Projehtbaum DB Soret c Aurechnung m Ca Workflows gt J Ramefarbersg te ka Dentletungen P Scheel Breuer
18. 22 leder inet 82 Abbildung 35 Service anlegen Dialog im CRM 220u022204222nennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nen 84 Abbildung 36 erforderliche Ressourcen im Service Consultingleistungen 85 Abbildung 37 Dokumentenverwaltungseinstellungen Dialog des CRM 201 1 85 Abbildung 38 Best tigung der Deaktivierung 4uus 440444sn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 86 Abbildung 39 Skills und Kapazit ten im CRM Project 2224004044040snenne nn ennennnnnnn 87 Abbildung 40 CRM Project Projektanlage mit Vorlage uu 24us42240nnnnnennnnnnnnnnen 88 XIV Tabellenverzeichnis Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Abk rzungen im Netzplan ceeeceeecceeeecceeeeeceeeeeeeeeeeeeeeeeesneeeeseeeeeteneeeenneeeens 28 Tabelle 2 Nicht funktionale Anforderungen gem DIN 66272 uu 222uunsssennssnnnnnnnnnnnn 38 Tabelle 3 Endergebnis Priorit tenmatrix cccccccssccecesseeceeeeeeeeeceseeaeeeeesseeeeeesneeeeeesenaes 67 Abk rzungsverzeichnis XV Abkurzungsverzeichnis CAL CRM CTI DB FQDN GUI ISV PL PM RTM SDK TQM Client Access License Software Lizenz Customer Relationship Management dt Kundenbeziehungsma nagement Rechner Telefonie Integration engl Computer Telephony Integra tion Datenbank Full Qualified Domain Name Graphical User Interface Identifikationsnummer Independent Software Vendor Pro
19. Projekte parallel bearbeiten o Auswertung ber alle Projekte hinweg Dokumentenmanagement o Ablegen von beliebigen Dokumenten an beliebigen Stellen o Versionierung der Dokumente im Uberarbeitungsprozess Projektcontrolling o Auswertung auf Kostenstellenebene o Soll Ist Vergleiche o Auswertungen Abrechnung und Faktura o Kosten m ssen optional erfassbar sein Evaluierung Projektmanagement Software 37 O Anfallende Kosten m ssen dem Kunden berechenbar sein Schnittstellen O O O O Export nach Microsoft Excel Word Import Export von Microsoft Project Projekten Import bzw bergabe an ERP Systeme Microsoft NAV SAP etc Schnittstelle zum Projektmanagement z B Webdienst oder COM Multi User Umgebung O O Nutzung von mehreren Mitarbeitern 2 M glichkeit den Projektstand jederzeit zu ver ffentlichen Status Website o a F r die Phase der Einf hrung sind vor allem Instrumente zur Projektplanung Durchfth rung und der Visualisierung der Ressourcenplanung essenziell wichtig Das Wichtigste aber ist die Einbeziehung der vorhandenen Kunden und Kontaktdaten welche im Micro soft CRM System vorliegen Diese Daten m ssen im neuen System bereitstehen und aktuell sein W nschenswert w re es wenn nderungen aus dem Projekt bzw Notizen vom Projekt auch im CRM bereitgestellt werden Muss Kriterien e Projektplanung und Visualisierung mit beliebig tiefen Projektb umen und
20. Safety Toos Dr System Account v Site Actions Browse Projects m pa Ei Check in My Projects EN aL aly View EXEC Summary amp I I Subprojects In E B 8 Close Tasks to Update Y Filter y Em L No Filter 5 New Open Update Build Resource Project Zoom Zoom Scrollto Outline r List Tes In it Project fe Out Proje j Exportto Print T Timewith Date Change am Plan Permissions E Project Site xcel Group By Custom Group Project 4 Owner Project Name Baseline Cost Cost Baseline Work Wo y ya 200 Projects 3 GOV Project Type Proje 599 806 88 737 162 70 3 137 6h 3 1 Project Center 3 GOV Project Type Pro 529 403 08 611 864 62 1 928h 1 9 Approval Center Culp Scott Product Vision Team E 529 403 08 611 864 62 1 928h 1 9 Workflow Approvals 3 GOV Project Type Pro 70 403 80 125 298 08 1 209 6h 1 2 Barker Rob Boat Show 70 403 80 125 298 08 1 209 6h 1 2 My Work 3 Project Cost Status 2_ 1 t 40 732 293 7 42 452 870 6 32 864 43h 44 a 3 Project Schedule Status 1 12 272 145 9 12 788 782 9 13 117 01h 18 or 3 GOV Project Type 573 360 86 603 074 79 6 333 01h 6 7 Ralls Kim MobiPAC Application D 573 360 86 603 074 79 6 333 01h 6 7 GOV Project Type Proje 11 698 785 01 12 185 708 1 6 784h 12 3 GOV Project Type Pro 11 698 785 01 12 185 708 1 6 784h 12 Ralls Kim OSHA Compliance Boa 2 490 281 92 2 571 051 15 760h 1 6 Ralls Kim Production Employee R 5 038 384 62 5 209 153 85 1 824h 3 6
21. auch eine Umsetzung verschiedener Vorgehensmodelle die z B bestimmte Qualitatskontrollen Audits vorschreiben Als Kombination aus Service und Produkt entsteht die Entit t Skills amp Kapazit ten damit ist es dann z B m glich den Service Programmierer mit dem Produkt Pro grammierung C im Projekt zu planen und sp ter als Produkt auch fakturieren Start fis End 17 07 2011 fis Sicht 7 3i 90 33 e V Zwischengespeicherte Benutzerdaten laden Juni 2011 Juli 201 2 3 4 5 6 7 8 9 j10 11 12 13 14 151617 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27128129130 1 2 Name Aiden Wilson Alexander Williams Andrew Taylor Daniel Brown Ella White Conan Lenin OT V 4 _ Projekt B Planung J Bearbeitung Termin Roter Rahmen Verf gbarkeit ist kritisch Verf gbar Nicht verf gbar Abwesend Urlaub Betriebsferien 105 Abbildung 26 Ressourcenauslastung im CRM Project 103 Entitat im CRM die einen Service beschreibt den das Unternehmen anbietet 104 Standard Produkt im Microsoft CRM Evaluierung Projektmanagement Software 61 In der Ressourcenplanung k nnen Mitarbeiter Teams auf Arbeitspakete zugeteilt werden Die Mitarbeiter k nnen dabei nach F higkeiten ausgew hlt werden Aber auch R ume Maschinen Fahrzeuge Arbeitsger te und externe Mitarbeiter k nnen verplant werden Diese T tigkeit wird ber den
22. das Projekt betreut Das ist die Minimalform der Pro jektorganisation Die funktionale Hierarchie bleibt erhalten Der Projektleiter hat keine Weisungsbefugnis ist aber in Absprache mit den Verantwortlichen der Linieninstanz fur den sachlichen terminlichen und qualitativen Ablauf verantwortlich Wichtigste Vorausset zung ist die konstruktive Zusammenarbeit der Projektleitung und der Verantwortlichen der Linieninstanzen 7 Abh ngig von der Gr e des Projektes Vgl Kuster et al 2011 S 106 Abb III 5 nachgezeichnet und koloriert 12 Einf hrung in das Projektmanagement Die gr ten Vorteile sind sicher der flexible Personaleinsatz und der Aspekt dass sich die Organisation nicht umstellen muss Die Verantwortung bleibt bei den Verantwortlichen der Linieninstanz was wiederum ein Nachteil ist da die Verantwortung f r den Erfolg dezent ral verteilt wird Es gibt praktisch kein eigenst ndiges Projektteam Die Form der Projektkoordination eignet sich vor allem bei Projekten die den Rah men der herk mmlichen Aufgaben nicht wesentlich bersteigen z B Kundenauftr ge einfache Produktentwicklungen usw Kuster et al 2011 S 108 Reine Projektorganisation Task Force In dieser Organisationsform wird eine eigene Abteilung f r das Projekt gebildet unab h ngig von der Linie mit hoher Eigenst ndigkeit Der Projektleiter sowie die Projektteil nehmer sind in Vollzeit f r das Projekt t tig damit m
23. im Reisemanagement des CRM Project Mit Auslieferung der Software stellt der Anbieter bereits eine Vielzahl von Berichten fur die unterschiedlichsten Nutzer zur Verf gung Damit ist gew hrleistet dass jederzeit ein effizientes Controlling gew hrleistet wird Bei Bedarf k nnen Berichte abonniert werden Die erstellten Berichte lassen sich in die Standard Formate PDF Excel und HTML expor tieren Eine St rke des SQL Reports ist das Drill Down zu detaillierteren Auswertungen z B mit Bezug auf die Kundendaten welche bereits im CRM vorliegen F r Kunden k nnen Leistungsnachweise aus den erfassten Aktivit ten und Arbeiten erstellt werden A id Ejector unt sctieten 5 J Semi A g Gy Workflow astien CM Fropet Jy oen Projekti HP Umzug p Abrechnung pa Work Billable Amount N a Al pesati m amo Sv een av Ofret t 1 gt ormatioren J eaen 5 572506 t storie Prega won Bing regon berg 3 3 i EP Propktbans i 3 Fier records Stow Sturt Actes Svice Showcohenas Empkyenis I 2 00h 11 00 360 00 1 a File Oesen ow T SPDS a 4 00h 4 00 720 00 F j Ramelsrtetsger te uag 7 Bap Derstiontungen 2 F ru at P Ssachmanei 3 Fase 0 00 E E gt f m I F Teonmtgheder gt eon aerhetetaton Danse o 0 AR turdenborkahte J m pea me r 113 Abbildung 29 Abrechnung und Fakturierung im CRM Project 110 Quelle http www xrm1 com de crm project travel management htm abgerufen am 3
24. kontenbasiertes Sicher heitskonzept Dabei k nnen Benutzerdaten aus dem Active Directory Microsoft Exchange oder im InLoox angelegte Benutzer genutzt werden Wird Exchange gehostet lassen sich bestimmte Funktionen nicht mehr nutzen Zum Auswerten der Informationen im System stellt InLoox einen eigenen Berichtsgenera tor zur Verf gung womit sich Projektlisten Budgetlisten Aufwandslisten oder auch Soll Ist Vergleiche einfach als Excel Word HTML oder PDF exportieren lassen Weitere Anpassungen beschr nken sich auf das Hinzuf gen weiterer Felder zum Stan dard Formular Dabei ist es m glich aus verschiedenen Datentypen zu w hlen Schnittstellen nach au en konnten nicht gefunden werden es bleibt nur der Zugriff auf die Datenbank direkt Dieser Zugriff birgt aber immer die Gefahr von Anomalien im Pro gramm da Insert Update und Delete Anomalien auftreten k nnen Preisstruktur Es wird hier nur die Enterprise Edition mit lokaler Installation betrachtet da diese Outlook und Web Anwendung bietet Die Enterprise Edition ist auch die einzige Version welche mehr als 50 Anwender zul sst lokaler Enterprise PM Server 1 490 o Lizenz f r die Outlook Version 420 User o Lizenz f r die Webanwendung 320 User o Universelle Outlook und Web Version 520 User Bei zehn Benutzern ergibt sich so eine Summe von 6 690 7 Quelle http www inloox de support dokumentation hilfe inloox pm
25. of 50 50 gE of gE gO g0 JO oP of oD of pf of pl Z Abbildung 21 Project 2010 Projekt Planungstafel 92 Quelle http blogs kma llc net microknowledge 2010 02 sharepoint and project server 20 10 together forever html Abgerufen am 30 07 2012 um 16 Uhr Evaluierung Projektmanagement Software 55 Bei dem Anlegen eines Projektes kann man auf die mitgelieferten Best Practice Vorlagen zugreifen die u a von der Industrie mitentwickelt wurden oder eigene Vorlagen erstel len Bei der Planung des Terminplanes stehen die Methoden Top Down und Bottom Up zur Verf gung Bei der Terminplanung unterst tzt Microsoft Project den Projektleiter mit der M glichkeit von Terminplanszenarien Warnungen wenn Probleme auftreten ver schiedenen Berichten und der Identifizierung des kritischen Weges Zur Erfassung von Aufw nden wurde mit Microsoft Project 2010 ein Single Entry Modus eingef hrt damit k nnen Mitarbeiter ihren Aufwand einfach zu einer Aufgabe hinterlegen Aufw nde k nnen bei Bedarf vom Projektleiter genehmigt werden Im System k nnen auch arbeitsfreie Zeiten Urlaub Krankheit usw erfasst werden Durch die Integration von E Mail bzw Exchange k nnen die Projektteilnehmer auf dem aktuellsten Stand gehal ten werden 2 Project Center Project Web App Windows Internet Explorer a 8 x go F http 2010 epmdemo itware projects aspx z 4x B g 2lr Uy Favorites F project Center Project Web App A GE mr Pager
26. s Abbildung 15 Plantafel in CRM Project Projekt Projekte v ABK CRM Einf hrung Frankfurt Kopfzeile Legende a Titel a En a and he Arbeit zugewiesen Peter Connor J rg Christ Paul Maler Peter Maurer sel 1 ABK CRM Einf hrung Frankfurt 02 05 2011 19 08 2011 I 0 87 8 00 15 00 2 5 8 2 E ABK CRM Analysephase 02 05 2011 21 05 2011 0 00 0 00 0 00 3 ABK CRM Analyse Prozesse 02 05 2011 18 05 2011 6 00 6 00 6 00 4 4 ABK CRM Analyse Infrastruktur 11 05 2011 21 05 2011 2 00 2 00 2 00 4 5 ABK CRM Konzeption 23 05 2011 10 06 2011 I 9 69 22 00 22 00 4 6 8 6 ABK CRM Meilenstein 11 06 2011 11 06 2011 0 00 0 00 0 00 7 ABK CRM Umsetzungsphase 13 06 2011 08 07 2011 0 00 0 00 0 00 8 ABK CRM Customizing amp Entwicklung 13 06 2011 24 06 2011 I 0 00 7 00 7 00 f 9 ABK CRM Infrastruktur Anpassung 20 06 2011 01 07 2011 0 00 6 00 6 00 10 ABK CRM Integration amp Schnittsttellen 04 07 2011 08 07 2011 0 00 4 00 4 00 4 11 ABK CRM Rolloutphase 11 07 2011 19 08 2011 0 00 20 00 20 00 4 12 18 56 75 00 82 00 2 6 5 16 II 4 gt 4 gt A 5 a Juni 2011 Jul 5 ar al Name Service Arbeit zugewiesen 15 1 12 3 14 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1415 16 17 18 19 20 21 22 23 24 125 126 27 28 29 30 1 Services 8 Project Manager o _ Bill Scott ar 8 lv Peter Connor Peter Connor 2 00 Hill Hill Hill v Paul Maler 0 ZELL TEE LALLA O v Peter Maurer 8 i AZ J C Antje Kaas Peter Ma
27. werden im CRM dann durch die DeskCenter Pages Anwendung zusammengefasst dargestellt Dazu greift die Anwendung per Web Service auf das CRM zu und zeigt das Ergebnis innerhalb einer iFrame Seite die Inhalte der Supportf lle an 136 Vgl Sotzny 2012 S 14ff Integration der Projektmanagementsoftware 75 Bei dieser Anwendung sind alle Pfade die noch auf den alten Server verweisen zu n dern Ebenso muss die Datenquelle neu angepasst werden Danach muss das Projekt ver ffentlicht werden Die ASPX Seiten werden in den entspre chenden Ordner unter ISV kopiert und die DLL Bibliothek in den BIN Ordner Ein Neustart des IIS Servers ist ratsam damit der IIS die neue Bibliothek auch erneut l dt DeskCenter Suche anpassen Eine weitere Anwendung die f r den Einsatz auf dem neuen System angepasst werden muss ist die CRM Suche Das CRM bietet eine Volltextsuche an diese ist aber immer an eine bestimmte Entit t gebunden Eine Suche ber mehrere Entit ten hinweg ist leider nicht m glich Aber f r die Telefonintegration CTI und f r die allt gliche Arbeit des Ver triebsmitarbeiters ist es notwendig schnell in allen Feldern von Firmen Partnern und Kontakten zu suchen Daf r hat die DeskCenter Solutions AG eine eigenst ndige We banwendung programmiert Diese greift ber den Webservice des CRM Systems auf die Daten zu Dabei wird aber noch die Webdienstschnittstelle von CRM 3 verwendet welche mit CRM 2011
28. 0 52 Project Management Institute PMI 7 Arbeitspaket unu2unsunnnnnnnnnnnnnnannennnn nn 32 Projektauttraggeber e cs ccccccccsssccssssesseevsssssee 8 Benutzerrechte 60 ccccesecesestececeteesenerseteaese 83 Projektcontrolling cc 2 21 24 36 Budgets ee ea Projektkoordination 0 eee 11 Button Up iiini nasita ianari ae 19 55 Projektplanung ceccsssccsccsccsssssessssssssseeeeseeen 36 Sere SEN SO en ee Projektreporting 444 nn 21 22 DIN B2300 rs Re DEIB KCNC Projektstaitsniniianaiiiii aiga 22 DIN 69901 2 7 8 26 32 XCVI Cl Projektstrukturplan XII 25 26 27 31 32 DOKUME MENN AnNa NIN See ee Pe Projektvorlage 2 220u0444004440e nennen 89 Eigenentwicklung u 224400 nennen 44 rechtliche Betrachtung anna 2 E Mail Router 0 22220044 nennen 74 Ressourcenauslastung can 61 Sante Deeds hee a Ressourcenmanagement nseenee 36 51 59 62 KOT 7 AESSQUIGENPIERENG Er ne ee ISV Anpassungen aan 72 73 74 Ressourcenverwaltung 45 56 Management anne 16 SCMUIM a ete hh ater 49 Matrix Projektorganisation eccscssscccsssssssee 13 Software as a Service o oo eee 41 Mellenstein a e seiiiaeieiein 31 SA REPON SERIE ig Ae Microsoft Project nenn 54 SEELEN En eN rasan ciated 1g Mind MAb rare E ce lonos 46 Systemischef n tusetee iii 17 mobile Clients 204 nenn 64 Teilaufgaben niina 298500 EI deseo
29. 1 07 2012 um 12 20 Uhr 111 neue Funktion im Microsoft CRM 2011 Beschreibt eine M glichkeit per Klick auf eine Zeile verbundene Datens tze anzuzeigen Z B die Anzeige der Kunden einer Firma beim Klick auf eine Zeile beim monatlichen Umsatz Bericht um zu erfahren wie sich der Umsatz der jeweiligen Firma zusammensetzt 113 Quelle http www xrm1 com de crm project billing and invoicing 20 htm abgerufen am 31 07 2012 um 15 Uhr 112 64 Evaluierung Projektmanagement Software Eine weitere St rke der CRM Project L sung ist die Fakturierung eines Projektes bzw eines Teilbaumes an den Kunden Es gibt die drei verschiedene Abrechnungsarten nach Zeit nach Material bzw nach Zeit und Material Bei der Abrechnung kann man die Werte welche dem Kunden berechnet werden auch noch korrigieren vgl Abbildung 29 Aus der Abrechnung l sst sich wiederum eine Rechnung im CRM System erstellen bzw las sen sich die Daten an ein ERP System exportieren Alle Formulare sind als Entit ten im CRM System hinterlegt und k nnen somit wie ge wohnt bearbeitet und erweitert werden Ebenso liegen die Berichte und Dashboards welche mit CRM Project ausgeliefert werden als Quellcode vor und k nnen jeweils ange passt werden F r den mobilen Zugriff bietet das CRM System zwar die mobile Seite an welche optisch aber nicht sehr ansprechend ist Microsoft m chte im Laufe des Jahres 2012 nachbessern 2012 Mobile Clients Laut Hersteller itara
30. 2004 S 101 F r kleinere und mittlere Projekte ben tigt der Projektleiter nicht immer eine Ausbildung bzw Zertifizierung hier reichen oftmals fachliche und soziale Kompetenz aus F r Gro projekte ist es f r den Erfolg des Projektes essentiell ausgebildete Projektleiter zu ver pflichten mit a ausreichend Projekterfahrung und b der entsprechenden Methodenkom petenz Vgl Oyen et al 1986 S 205 ff Einf hrung in das Projektmanagement 11 2 2 2 Projektorganisation Die Verankerung im Unternehmen ist entscheidend f r den Erfolg eines Projektes Dabei unterscheidet man in der Betriebsorganisation drei verschiedene Arten der Integration Kompetenzen der Projektleitung dination Reine Projektorganisation Die Entscheidungskompetenzen Die Entscheidungskompetenzen liegen bei den Linieninstanzen liegen bei der Projektleitung Die Entscheidungskompetenzen liegen bei den Linieninstanzen Abbildung 2 Formen der Projektorganisation und Kompetenzzuweisung Die verschiedenen Organisationsformen unterscheiden sich durch die Art und Wei se wie die Gesamtheit der Fuhrungs und Entscheidungskompetenz zwischen Linie und Projekt geteilt wird oder wie gross sic der Freiheitsgrad des Projektleiters Kuster et al 2011 S 106 Projektkoordination Bei der reinen Projektkoordination wird ein Mitarbeiter zum Projektleiter ernannt der neben seiner eigentlichen Tatigkeit
31. 4 00 Abbildung 39 Skills und Kapazit ten im CRM Project 4 4 Projektvorlage Um die Arbeit mit CRM Project zu vereinfachen und zu vereinheitlichen ist es ratsam Projektvorlagen zu erstellen Diese k nnen beim Erstellen eines Projektes erneut verwen det werden Um eine Vorlage zu erstellen muss man ein Projekt anlegen und vorbereiten und kann dann dieses Projekt als Vorlage speichern Andererseits kann man Vorlagen auch f r Teile oder Module in Projekten nutzen und sich so eine Art Baukasten von Vorlagen erstellen Beispielsweise kann man f r bestimmte Vorg nge wie Planung oder Programmierung eine Vorlage erstellen und im Projekt diese zwei Vorlagen als Teilprojek te hinzuf gen Damit Vorlagen flexibel gestaltet werden k nnen ist es empfehlenswert zuerst die ent sprechenden Services einzurichten und dabei mit Ressourcengruppen zu arbeiten Die Gruppen sind hnlich den Teams und stellen eine Auflistung der Mitarbeiter dar die die entsprechende Aufgabe realisieren k nnen Dabei kann man festlegen dass automatisch der Mitarbeiter gew hlt werden soll der aktuell die geringste Auslastung hat Einer Ressourcengruppe muss mindestens ein Mitarbeiter zugeordnet werden Wird in der Vorlage ein Datum verwendet z B Starttermin wird dieser sp ter von der Vorlage auf das konkrete Projekt umgerechnet Damit ein Projekt in eine Vorlage umgewandelt werden kann muss zuvor der Status grund von Bearbeitung bzw Planung a
32. 4 Elemente im Projekt u nenne 31 2 7 Gegenargumente zum Projektmanagemert 244444 4404 nnennnnnenne nenn 33 Evaluierung Projektmanagement Software uuuuuunnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 35 3 1 Anforderungen an die Projektmanagement Software uuunrseenneeennnnnn 36 3 1 1 Funktionale Anforderungen 44u4444044n4annnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn naar 36 3 1 2 Nicht funktionale Anforderungen gem DIN 66272 ISO 9126 38 31 87 Pr jekikrit riens e as Maar eek 40 3 2 Auswahl geeigneter Projektmanagement Software u uuunsseennseeenneneennn 41 32 1 Einleitung eese e a E e E aA ANE ee 41 3 2 2 Standard Produkt vs Open Source vs Eigenentwicklung 42 3 2 3 Standard Produkte am Markt ccccceeeeceeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeneeeeeeaes 44 32 341 WMO OK a edle 46 De A SUSI eae axe Horace eva eae aah cae east ds seca than ue ET 49 32 3 32 Microsoft PRO G CT scezsstetetenteetincas moneen i Hava 54 3 2 3 4 CRM Proj ct u e r ae en 59 3 2 4 Vergleich der Produkte 440s44440nnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ran n 66 Integration der Projektmanagementsoftware uuuuuunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 69 4 1 Systemvoraussetzungen a een 69 4 2 Upgrade des vorhandenen CRM 4 0 Systems unnersenrsnnnnnnnnnnennenn nennen 70 4 21 TROLS nennen better 70 42 2 Narlanlen namens 71 4 2 3 Ablauf Upgrade eat 73 424 Fenlerbeim grade u ne
33. 7 O alle kategorien sicherheit und datenschutz einrichten von berechtigungen abgerufen am 27 07 2012 um 10 30 Uhr 2 B im Rahmen von Office 365 72 Vgl http www inloox de support dokumentation support artikel inloox 5 x 6 x 7 x haeufige fragen wie unterscheiden sich die verschiedenen moeglichkeiten der anmeldung an inloox abgerufen am 27 07 2012 um 10 40 Uhr 73 Inkl der Nutzung von mobilen Endgeraten Evaluierung Projektmanagement Software 3 2 3 2 in Step Das Produkt in Step wird von dem Berliner Unternehmen microtool entwickelt und seit 1997 vertrieben Microtool stellt drei Hauptprodukte her Dies sind neben In Step noch ObjektIF UML Modellierungswerkzeug mit Integration in die Entwicklungsumgebung C bzw Java und case 4 0 Systemanalyse und Entwurf zur logischen Datenmodellierung relationalem Datenbankdesign und Data Warehouse Modellierung In Step gibt es dabei in verschiedenen Varianten e in Step CoreProcess e in Step Scrum e in Step V Modell XT e in Step PRINCE2 e in Step SPICE e in Step HERMES e in Step actIF lee 4 Folgeelement w hlen M gliche Folgeelemente i Projektfortschritt berpr ft Abnahme erfolgt H i 5 Projektfortschritt berpr ft I Projektfortschritt berpr ft 2 Projekt planen in Step_ Projektplanungs Assistent Aktuelles Element lt 2 in Step C in Step Systems Mein VM XT System isf Mein VM XT Projekt Richard System Pro
34. Anlagen Berichtswesen Kriterium CRM Project Hinweise CRM Project ben tigt Microsoft CRM 2011 dieses bietet Dashboards an CRM Project bietet rudiment ren Zugriff ber mobile Endger te bzw ber kostenpflichtige Drittanbieter L sung MS Project bietet mobilen Zugriff ber Dritt Anbieter Software Schnittstellen Kriterium CRM Project 9 9 Hinweis Schnittstellen zum CRM nur ber eigene Schnittstellen Software m glich Nicht Funktionale Anforderungen Kriterium 2 Punkte InLoox in Step MS Project CRM Projet 9 9 9 Hinweis Ein hoher Wert bei Kosten bedeutet dass das Produkt g nstig ist Anlagen XXXIII Auswertung alle Teilergebnisse K ufm nn Projektma Ressourcen ische Fak Berichts Produkt nagement planung toren wesen InLoox 410 220 155 285 in Step 430 270 155 165 Schnitt stellen 226 160 Nicht Funktionale Faktoren Punkte 399 1 695 291 1 471 MS Project 450 350 255 385 254 351 2 045 Selbstst ndigkeitserkl rung Hiermit erkl re ich dass ich die vorliegende Arbeit selbstst ndig und nur unter Verwen dung der angegebenen Literatur und Hilfsmittel angefertigt habe Stellen die w rtlich oder sinngem aus Quellen entnommen wurden sind als solche kenntlich gemacht Diese Arbeit wurde in gleicher oder hnlicher Form noch keiner anderen Pr fungsbeh rde vorgelegt
35. Ausblick gewagt welche nderungen Erweiterungen danach sinnvoll w ren 1 5 Firmenvorstellung Die DeskCenter Solutions AG bietet mit dem Produkt DeskCenter Management Suite eine Software zum ganzheitlichen Management von IT Landschaften an die das kom plette IT Lifecyle abdeckt Hierzu geh ren neben Asset Management Lizenzmanage ment Softwareverteilung und OS Deployment unter anderem ein leistungsf higes Report ing ein Help Desk Modul und ein umfangreiches Realtime System Management Gegr ndet wurde die Firma im Jahre 2004 mit 5 Mitarbeitern Heute besch ftigt die Firma ber 35 Mitarbeiter und erwirtschaftete einen Umsatz von 2 2 Mio Euro im Jahr 2012 Das Hauptprodukt die DeskCenter Management Suite ist modular aufgebaut und bietet jedem Nutzer die Funktionen die er ben tigt Einige der Module sind Inventarisierung Alle Systeme die ber das Netzwerk erreichbar sind k nnen erfasst und inventarisiert werden Dabei werden alle wichtigen Systemdetails zentral in einer Datenbank gespeichert Asset Management Erfassen und Verwalten von Bestandteilen des Arbeitsplatzes sowie deren Beschaffungsdaten Lizenzmanagement berwachung und Reporting ber die Anzahl und Verwendung von Lizenzen Dabei kann auch der Nutzungsgrad einer Software gemessen werden um eine eventuelle berlizenzierung zu ver meiden Zus tzlich lassen sich gekaufte Lizenzen inkl Rechnung Lizenzurkunden sowie Update und Supportvertr ge
36. DK Nachrichtenverarb Man Day Definition Dienstendpunkte Project Settings a2 Dashboards Hours per Man Day 8 00 2 Berichte N g Verbindungsrollen Fast Time Entry a Artikevorlagen I Number of recent projects s E Vertragsvorlagen i E E Mail voriagen How long Time Entry can be edited h 24 00 LY Seriendruckvorlagen Manieren Sicherheitsrollen S Feldsicherheitsprofile Current Project Number oooooos Project Number Prefix pro Planning Table Entering 0 as resource assignment Read only for selected project node for a user has the following effect _ Read and time entry rights for selected project node Travel Mananement A Status Vorhanden R10 Abbildung 33 CRM Project Konfigurationsseite der L sung siehe Abbildung 33 CRM Project Konfigurationsseite der L sung erreichbar ber einen Doppelklick 142 Produkte die im CRM angelegt sind Integration der Projektmanagementsoftware 81 Bereits in diesem Dialog muss man eine Definition von Produkten zu Projektleistungen definieren So kann man f r die Reisespesen zeit und Fahrtkosten Produkte definieren um diese gegen ber dem Kunden abrechnen zu k nnen 4 3 2 Neue Benutzerrechte Das CRM Project verf gt ber mehrere neue Sicherheitsrollen 2012 S 88 die mit der L sung importiert werden Die folgende Beschreibung stammt aus dem Benutzerhandbuch und soll an dieser
37. Finanzen und Verwaltung 2012 14 u a Gesch ftsleitung 152 B Qualit tsmanagement oder Vertragsmanagement DER GROSSE DUDEN Fremdw rterbuch Band 5 1971 17 Zitiert nach Litke et al 2007 S 20 18 Katz R Skills of an effective administrator in Harvard Business Review January February 1955 19 Stewart R Choices for the manager London et al 1982 20 Staehle W Management 7 Auflage M nchen 1994 Einf hrung in das Projektmanagement 17 Management ist somit die Gesamtheit von Aufgaben der Organisation und der Verwaltung und kann in vielf ltiger Art und Weise angewandt werden z B Umweltmanagement Risikomanagement Personalmanagement 2 4 Projektmanagement Im Handbuch Projektmanagement Kuster et al 2011 S 12 ff beschreiben die Auto ren zwei verschiedene Projektmanagementans tze Zum einen die klassische System 21 Entwicklung und der Systemische Ansatz welches den Mitgliedern des Projektes mehr Freir ume einr umt 2 4 1 Systemischer Ansatz Wenn ein Projekt gesamtheitlich im Unternehmen l uft sehr viele Mitarbeiter involviert und als Teil des Gesamtsystems verstanden werden kann dann ist auch das Verst ndnis der Mitarbeiter da um eigenverantwortlich zu handeln Bei diesem Denkansatz werden Projekte als soziale Systeme gesehen mit eigenen Aufgaben Zielen und inneren Strukturen Soziale Systeme konstruieren ihre Wirklichkeiten selber radikaler Konstr
38. Hochschule Mittweida Fakult t Mathematik Naturwissenschaften Informatik Bachelorarbeit 2012 Referat Ziele dieser Arbeit ist die Evaluierung von Projektmanagementsoftware mit dem Schwerpunkt Leistungsf hige Ressourcenplanung und die Erarbeitung einer Konzep tion zur Integration dieser Software mit einem bestehenden CRM System was f r die Realisierung gr erer Softwareentwicklungsprojekte geeignet sein sollte Die vorliegen de Arbeit ist beim Softwarehersteller DeskCenter Solutions AG entstanden Diese nutzt Microsoft Dynamics CRM 4 f r ihr Kundenbeziehungsmanagement im Support Vertrieb und Marketing Das CRM System von Microsoft bietet eine solide und breit aufgestellte Plattform zur Bew ltigung von Front Office Aufgaben Anh ngige oder nebenl ufige Prozesse m ssen mit der Datenbasis des CRM Systems zusammenarbei ten Das CRM bietet daf r verschiedenste Schnittstellen an Der Autor war an der Umsetzung der Integrationsl sung ma geblich beteiligt und stellt in dieser Arbeit seine konzeptionell und wissenschaftlich begr ndete Vorgehensweise dar Inhaltsverzeichnis IX Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnls a ee ee IX Abbildungsverzeichnis 2 2 4 s 440u404440044000400n00 Sahara na hausen XII TabellenverzeichniSs 2n 2 nennen XIV Abk rzungsverzeichnis nn XV 1 Einlellung T 1 1 1 Problemstellung tee ter ee ee ee 1 1 2 Abgrenzung der Bachelorarbeit
39. Information ber die Verf gbarkeit der Mitarbeiter richtig im System angezeigt werden muss die Arbeitszeit je Mitarbeiter korrekt eingestellt werden dies ist eine Stan dardfunktion des CRM 2011 Die Einstellungen sind im Kalender des einzelnen Benut zers vorzunehmen z B 8 17 Uhr als Kernarbeitszeit Dabei ist darauf zu achten dass bei Betriebsferien die Option Ber cksichtigen ausgew hlt ist damit Betriebsferien aber auch Feiertage in der Projektplanung ber cksichtigt werden Zus tzlich zur regelm igen Arbeitszeit sind auch Abwesenheiten z B Urlaub oder Krankheit im CRM zu pflegen um eben eine korrekte Projektplanung zu erm glichen Sollte dies im entsprechenden Umfang genutzt werden muss hier klar geregelt werden wer z B Krankheit im CRM pflegt Damit die Services zeitlich planbar sind muss deren Kapazit t erfasst werden Im Bereich Einstellungen gt Erweiterungen gt Skills amp Kapazit t k nnen die Services mit der Anga 2 Einstellungen gt Arbeitszeit gt Einrichten Neuer w chentlicher Zeitplan Integration der Projektmanagementsoftware 87 be der Stunden pro Tag erfasst und mit einem Produkt aus dem Produktkatalog des CRM zur sp teren Fakturierung der Leistung verkn pft werden Skills amp Kapazit ten Aktive Kapazit ten v a Produkt Service Kapazit t h Tag 2 Consulting Tagessatz extern Consultingleistung 24 00 Support Standard Telefonsupport 2
40. Integration der Projektmanagementsoftware 71 einer anderen Plattform z B Windows Software f r den OS X oder Linux bereit stellen 4 2 2 Varianten Um das bestehende CRM 4 auf die n chste Version zu upgraden gibt es drei verschiede ne Vorgehensmodelle Mi Mi pr CRM 2011 CRM 2011 iji Y CRM 2011 ve Bao vase CRM 4 0 CRM 4 0 CRM 4 0 In Place Upgrade Database During Upgrade via Import Upgrade Install Abbildung 31 Upgrade Varianten f r CRM 4 auf CRM 2011 In Place Upgrade Ein In Place Upgrade bedeutet das Installieren des CRM 2011 Systems auf dem System auf dem auch schon CRM 4 l uft Dazu muss man nur das Setup starten und dies erkennt die CRM 4 Installation e Vorteil Relativ einfach keine Kosten f r neue Hardware oder Software e Nachteil Hochriskant wenn das Upgrade fehlschl gt muss ein System Backup eingespielt werden und die Benutzer k nnen das CRM nicht nutzen bzw gehen auch Daten verloren 128 gl Microsoft 2011 129 Quelle http community dynamics com product crm crmtechnical b crmmattwittemann archive 201 1 03 08 upgrade paths for microsoft dynamics crm 2011 aspx Autor Matt Wittemann vom 08 03 2011 abgerufen am 05 08 2012 72 Integration der Projektmanagementsoftware Upgrade Database During Install Bei dieser Variante wird das CRM 2011 System auf einem anderen System installiert und w hrend der Installation gibt man an die alte Datenbank Instanz mi
41. Laufe der Arbeit stellte sich heraus dass die Einf hrung der gew hlten Projektmana gementsoftware ein Upgrade des vorhandenen CRM Systems erforderlich macht In dieser Arbeit wird das Thema Upgrade kurz theoretisch beleuchtet das Thema Upgrade des CRM Systems wird dabei aber als Praxisanleitung dokumentiert und nicht als Up grade Anleitung welche universell einsetzbar ist 1 3 Zielsetzung und Motivation Wie bereits erl utert spielt das Projektmanagement in Unternehmen eine immer bedeu tendere Rolle Ziel dieser Bachelorarbeit ist es Strukturen durch Projektmanagement zu schaffen und klare Prozesse im Unternehmen zu bilden um die Effizienz der Vorg nge zu steigern Dies geschieht durch die Definition des logischen Ablaufes in den Projekten dem Nachverfolgen der T tigkeiten und damit der weiteren Verkn pfung vorhandener Kundendaten Bei der Umsetzung soll und muss das vorhandene CRM System genutzt und ausgebaut werden um eine zentrale Kundenverwaltung auch in Zukunft gew hrleisten zu k nnen Ziel aller Anstrengungen muss es sein Daten zentral zu speichern um gemeinsam arbei ten zu k nnen Dies kann ber eine Integration ins CRM System realisiert werden oder ber die Webservice Schnittstelle des CRM System Beide M glichkeiten bedeuten einen hohen Aufwand f r den Entwickler Das klare Ziel der Arbeit ist es alle Projekte im Unternehmen abbilden zu k nnen und jederzeit und zeitnah eine Aussage zu Planungsstand Kost
42. Leipzig den 18 September 2012 Danny Sotzny
43. Microsoft CRM Outlook Client direkt im jeweiligen Kalender angezeigt F r den Projektleiter gibt es eine Ressourcen bersicht ber das aktuelle bzw alle Projekte F r die Grobplanung k nnen auch Gruppen z B Programmierer C oder Consultant zugeordnet werden welche sp ter durch einen exakten Mitarbeiter verfeinert wird dies ist gerade bei Projektvorlagen sinnvoll Die Auslastung der Ressourcen und Mitarbeiter kann in der Ressourcenauslastung einge sehen werden In Abbildung 26 sieht man beim Mitarbeiter Daniel Brown dass er am 08 und 10 07 2011 berlastet ist F r Projektplaner sind sicher die wei en Fl chen interes sant da hier noch freie Kapazit ten liegen welche man verplanen kann Zus tzlich lassen sich Urlaub Krankheit oder sonstige Termine wo der Mitarbeiter nicht verf gbar ist im System hinterlegen Start 23 05 2011 End 19 06 2011 fis Name Daniel Brown V Zwischengespeicherte Benutzerdaten laden KW 23 6 6 12 6 kw 24 1 6 Mo 7 Di 8 Mi 11 Sa 12 So 13 Y P LLULL AALL 1 006 Nicht verf gb 1 006 Ni VEEL SYNE LLL a Projekt j Planung Termin Dringlichkeit Roter Rahmen Verf gbarkeit ist kritisch Kapazit t Verf gbar Nicht verf gbar Abwesend 77 Urlaub Betriebsferien Abbildung 27 Pers nlicher Arbeitsplan im CRM Project 105 selbsterstellter Screenshot aus der Live Demo Umgebung der itara GmbH
44. Quelle http blogs msdn com cfs filesystemfile ashx _key communityserver blogs components weblogfiles 00 00 00 72 46 metablogapi 2570 image 5F00 304CAB6D png abgerufen am 30 07 2012 um 16 Uhr Evaluierung Projektmanagement Software 57 erstellen Die Business Intelligence Platform nutzt Excel Services Performance Point Services Visio Services PowerPivot for Excel und SQL Reporting Services Anpassbare Dashboards geh ren ebenfalls zum Funktionsumfang Dank des Microsoft SQL Servers k nnen spezifische OLAP W rfel nach organisatorischen unternehmensrechtlichen oder geografischen Notwendigkeiten erstellt werden Schnittstellen bietet Project Server zu Microsoft SharePoint und mit Hilfe von Windows Communication Foundation auch Schnittstellen zu anderen Anwendungen Eine M glich keit zur Erstellung eines Projektes kann z B eine Aufgabenliste vom SharePoint oder eine Auflistung in einer E Mail sein Finanzwerte k nnen an ERP Finanz und Branchen systeme weitergegeben werden Zur Rechnungserstellung kann u a auch Microsoft Dynamics AX genutzt werden 3 Party LOB Internet Project Clients Professional Applications Applications Explorer Cache WCF or ASMX over Intranet Web Server SOAP HTTP Intranet Project Server ASMX E Web Services WCF Services WCF Project Server Interface PSI Business Objects a Y Data Access Layer DAL i i Scheduling Project Server Eventing System
45. R Abh ngig von den gew hlten Optionen Parameter oder der Gr e des Projekts kann dieser Deaktivieren a Link kopieren Nicht mehr folgen Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen Neu Bearbeiten Verbinden Zuwei isen X L schen link per E Mail senden Datens tze Zusammenarbeiten Die Vorlage befindet sich im Status Freigegeben inaktiv Folgende Funktionen stehen zur Verf gung ar Projekte Vorlagen frei gegeben v Vorlage berarbeiten Projekte Projekt aus Auftrag basierend auf einer Vorlage generieren EE ERS W hlen Sie das Datum auf dessen Basis das generierte Projekt erzeugt Ernie T wird EI Projekte Sotzny Dani 22 08 2012 fis Datum ist Start geplant J Datum ist Ende geplant Text in Titel Kunde und Titel intern suchen und ersetzen E Entwicklung Report Gantt E Ressourcenauslastung I Auftr ge a Spires Suchen ea eu btzny Danny Ersetzen DeskCenter2 A reigabe a 3 E Firma Test Firma name nk kopieren B a Ea Ea a AR W hrung EUR Workflow Dialog _ Bericht Neu Neu berechnen und Vorlagen Exportieren nach nk per E Mail senden ausf hren starten ausf hren berechnen schlie en Project Zuweisung von Aufgaben und Projektknoten im neu erzeugten Projekt beiten Prozess Daten Projekte _ Alles auf die in der Vorlage definierten Benutzer zuweisen Alles mir se
46. Rowe Todd Software Roadmap De 4 170 118 54 4 405 503 15 4 200h 6 9 3 Project Schedule Status 3 28 460 147 81 29 664 087 7 19 747 43h 25 3 GOV Project Type Proje 28 460 147 81 29 664 087 7 19 747 43h 25 3 GOV Project Type Pro 6 260 308 69 6 408 308 70 1 968h 1 9 Rowe Todd Assets Database Desig 2 275 000 00 2 344 923 08 808h 808 Woods John Feature Request Datab 3 985 308 69 4 063 385 62 1 160h 1 1 3 GOV Project Type Pro 5 281 726 00 5 445 802 92 1 896h 1 8 Rowe Todd Ledger Tracking Systei 5 281 726 00 5 445 802 92 1 896h 1 8 3 GOV Project Type Pro 16 918 113 1 17 809 976 1 15 883 43h 21 Rowe Todd HTTP Traffic Monitoring 6 287 236 96 6 841 523 04 10 811 43h Rowe Todd Hub Upgrade 3 537 776 15 3 651 045 38 2 480h 2 4 Beebe Ann Market Research Surve 7 093 100 00 7 317 407 69 2 592h Issues and Risks Resources Resource Center Status Reports Strategy Driver Library Driver Prioritization Portfolio Analyses Business Intelligence Settings Personal Settings eeoe 0000 00 Server Settings Manage Timesheets z E77 TRY Trusted sites Protected Mode Off Fa Rs 7 Abbildung 22 Project 2010 Project Center 93 Quelle http uttkarshkalia wordpress com category project server backup abgerufen am 30 07 2012 um 16 20 Uhr 56 Evaluierung Projektmanagement Software In der Ressourcenverwaltung kann man einen unternehmensweiten Ressourcenpool anlegen der in allen Projek
47. Stelle der Vollst ndigkeit halber f r das bessere Verst ndnis noch einmal aufgef hrt werden CRM Project Absence Submitter Alle Benutzer die die userbezogene Abwesenheits verwaltung Urlaubsantr ge Ausgleichurlaub nutzen sollen und von Betriebsferi en beeinflusst werden sollen ben tigen diese Sicherheitsrolle CRM Project Administrator F r den Zugriff auf die CRM Project Einstellungen innerhalb der CRM Project Solution CRM Project HR Manager Zur Benutzung der Abwesenheitsverwaltung im Be reich Einstellungen und die Einsicht in Personaldaten der Benutzer CRM Project Project Assistant ber diese Rolle erh lt der jeweilige Benutzer im Projekt lesenden und schreibenden Zugriff auf alle internen Informationen alle Projektmanagement Funktionen und die Informationen ber die Arbeit geplant und gebucht CRM Project Project Manager Benutzer mit dieser Rolle erhalten in Projekten zu s tzlichen Einblick in alle monet ren Informationen und Funktionen z B Abrech nung Die Rolle beinhaltet auch alle Rechte des Project Assistant CRM Project Time Entry Diese Rolle ist erforderlich um Leistungen in Projek ten erfassen und korrekt verbuchen zu k nnen Zus tzlich gew hrt diese Rolle Zugriff auf die Funktion Schnellerfassungsmaske und Arbeitsplan 143 Stand Rollup 6 82 Integration der Projektmanagementsoftware CRM Project Template Manage Diese Rolle ist erforderlich zur Verwaltung von Vorla gen Nur Benutz
48. Wenn danach alle Updates installiert sind sollte ein Backup bzw Snapshot erstellt werden Dies erm glicht es bestimmte Vorg nge mehrmals durchf hren zu k nnen Migration der Daten in das neue System Die nun folgenden Schritte sollten vorab wenigstens einmal durchgef hrt werden um den Betrieb des Systems zu gew hrleisten und die Anpassungen zu extrahieren welche sp ter manuell kopiert werden m ssen Alle Anpassungen die h ndig kopiert werden m ssen kann man vorab in einem Ordner sammeln um sie sp ter ad hoc kopieren zu k nnen Zum Durchf hren des Upgrades wird der Webserver Instanz des IIS heruntergefahren und weitere nderungen am System sind nicht mehr m glich Als n chstes wird ein Ba ckup der Datenbank lt Organisationsname gt _MSCRM erstellt und auf dem neuen SQL 1337 B im Rahmen von Partnerlizenzen 134 Bei Virtuellen Maschinen 135 Im Vorfeld bei der Erstellung dieser Arbeit war dies ein sehr n tzliches Werkzeug zum Testen und sp te ren Dokumentieren 74 Integration der Projektmanagementsoftware Server wiederhergestellt ber den Bereitstellungs Manager des Microsoft CRM 2011 kann diese Organisation dann importiert werden Dabei wird die alte CRM 4 Datenbank in das neue CRM 2011 Format migriert dies kann je nach System einige Minuten dauern Im n chsten Schritt m ssen die ISV Anpassungen in das neue System kopiert werden Vorhandene DNS Eintrage m ssen angepasst werden und die Be
49. abgerufen am 31 07 2012 um 11 Uhr 106 Welche man vorher definieren muss Quelle selbsterstellter Screenshot aus der Live Demo Testumgebung der Fa itara GmbH abgerufen am 31 07 2012 um 11 45 Uhr 107 62 Evaluierung Projektmanagement Software Die Projektsteuerung ist ein Zusammenspiel zwischen dem R ckmelden von Aufw nden durch die Mitarbeiter bzw den Verantwortlichen und einem st ndigen Soll Ist Vergleich in Form von kontinuierlichen Workflows und Reports die den aktuellen Stand zeigen Um auf Ver nderungen zu reagieren ist ein Umplanen von Projekten jederzeit ber den Projekt plan bzw Gantt Diagramm m glich Zu jeder Aufgabe bzw Aktivit t k nnen Zeitaufw nde zum Projekt erfasst werden Daf r stehen vielf ltige M glichkeiten zur Verf gung So k nnen Aufw nde direkt zum Termin im Outlook hinzugef gt werden Es kann die Fast Time Entry Oberfl che genutzt werden oder direkt das CRM System F r Mitarbeiter ohne Zugang zu einem Desktop PC steht die mobile CRM Webseite zur Verf gung Diese wurde ebenfalls f r das CRM Project angepasst und bietet ebenso die M glichkeit Aufw nde zum Projekt zu erfassen Laut Hersteller ist das gr te Problem bei Projekten die mangelhafte Zeiterfassung Aus diesem Grund bietet er vielf ltige M glichkeiten an denn jede verlorengegangene Erfassung bedeutet weniger Sicherheit in der Projektplanung und Absch tzung damit weniger Umsatz Der Hersteller weist 6
50. abgeschaltet wurde Im CRM 2011 gibt es wiederum eine neue Schnittstel le aber auch noch die alte CRM 4 Schnittstelle die der CRM 3 Schnittstelle sehr hn lich ist und daher nur geringste Anpassungen notwendig macht um die Anwendung mit dem CRM 2011 lauff hig zu machen Als erstes m ssen die Zugriffspunkte ge ndert werden CRM Service alt MSCrmServices 2006 CrmService asmx neu mscrmservices 2007 CrmServiceWsdl aspx MetaDataService alt MSCrmServices 2006 MetadataService asmx neu mscrmservices 2007 metadataservice asmx Als n chster Schritt m ssen alle Verweise zum alten Server auf den neuen Server um geschrieben werden Die Funktion RetrieveEntityMetadata der Klasse CrmService ist weggefallen und wird durch eine m chtigere Funktion ersetzt Vgl http mscrmuk blogspot de 2007 1 1 changes to code to use crm 40 web html vom 9 11 2007 17 02Uhr Autor David Jennaway abgerufen am 08 08 2012 um 14 Uhr 76 Integration der Projektmanagementsoftware alt al EntityMetadata entityData service RetrieveEntityMetadata entityName EntityFlags EntityOnly EntityFlags IncludeAttributes Und wird ersetzt durch RetrieveEntityRequest req new RetrieveEntityRequest req LogicalName entityName req RetrieveAsIfPublished true reg EntityItems EntityItems IncludeAttributes EntityItems EntityOnly RetrieveEntityResponse resp RetrieveEntityResponse service Execute req
51. atser Ho aie Abbildung 4 Matrix Projektorganisation Der Vorteil liegt auf der Hand die Mitarbeiter arbeiten f r das Projekt wenn Sie gebraucht werden womit man eine bessere Personalauslastung erh lt Die Mitarbeiter verlieren den Kontakt zu Ihrer alten Abteilung nicht und gleichzeitig ist die Verbundenheit zum Projekt gr er als bei der reinen Projektkoordination da die Mitarbeiter in dieser Organi sationsform tage bzw wochenlang eingebunden sein k nnen Die gr te Herausforderung bleibt aber die Gefahr von Kompetenzkonflikten auf F h rungsebene aber auch beim Mitarbeiter der in dieser Organisationsform zwei Vorgesetz te hat Vgl Kuster et al 2011 S 109 Abb III 8 14 Einf hrung in das Projektmanagement Letztendlich bleibt die Matrixorganisation die wohl h ufigste Organisationsform f r kleine und mittlere Projekte da hier die bestm gliche Personalauslastung verbunden mit gro er Flexibilit t vorhanden ist Damit diese Organisationsform gut funktionieren kann gilt es die folgenden Regeln zu beachten e Aufgaben und Kompetenzen m ssen klar geregelt sein e die Linieninstanz plant den Ressourceneinsatz der Mitarbeiter in der Linie und im Projekt e Probleme und Konflikte werden thematisiert und ausdiskutiert gt Konfliktkultur e Unternehmensbereiche m ssen zusammenarbeiten und d rfen sich nicht gegen seitig behindern oder ber das Projekt konkurrier
52. aus dem betrieblichen Verbesserungswesen zu verfolgen Neben dem aktiven und dem reaktiven Projektstart unterscheidet man zus tzlich noch den Zuf lligen Projektstart Solche Projekte k nnen jederzeit entstehen wenn man z B eine zuf llige Entdeckung macht und diese Sache dann weiter verfolgt Zuf llige Projekte k nnen auch vom Ideenmanager kommen der die Idee f r ein Produkt oder eine Dienst leistung hat und im Projekt das Potenzial dieser Idee evaluiert Folgende Fragen k nnen dazu behilflich sein Was soll ver ndert werden Was muss so bleiben wie es ist Welches Know how ist erforderlich Verf gt das Unternehmen dar ber Welche Risiken sind mit der Projektidee verbunden Welche Konsequenzen hat es wenn das Projekt nicht durchgef hrt wird 2 5 3 Projektphasen Ein Projekt durchl uft stark vereinfacht immer die folgenden vier Phasen Abh ngig vom Projekt gibt es verschiedene Vorgehensmodelle welche weitere Phasen hinzuf gt 2 5 3 1 Projektphase Initiierung In dieser Phase werden alle notwendigen Informationen an die Projektteilnehmer verteilt Es werden die Projektziele klar definiert und die Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase gekl rt Dabei ist es wichtig alle Teile des Projektes zu betrachten und Fragen Ent scheidungen so zeitig wie m glich zu kl ren 24 Einf hrung in das Projektmanagement 2 5 3 2 Projektphase Planung In dieser Phase wird die n chste Phase anhand de
53. bh ngig vom Kundenverhalten Eine Problematik die bis zum Upgrade wenig Beachtung erhielt war die Webdienste Schnittstelle des CRM Systems Wie sich zeigte beinhaltet die aktuelle CRM Version nur jeweils die Schnittstelle der Vorg ngerversion und die Aktuelle Allerdings hat sich gerade mit dem CRM 2011 die aktuelle Fassung erheblich zur Version 4 bzw 3 ver ndert Sollte die Schnittstelle vom CRM 4 bei einer der n chsten Versionen wegfallen sind vermutlich gr ere Anstrengungen notwendig um die bestehenden Tools anzupassen Fazit 91 Erweiterungen Eine weitere M glichkeit der Erweiterung w re die Integration eines Microsoft SharePoint Servers zur Ablage von Dokumenten eines Projektes Im Verlauf von Projekten z B bei Erstellung von Angeboten werden h ufig Dokumente erstellt und berarbeitet gerade da unterst tzt der SharePoint Server die Benutzer mit Versionierung der Dateien und einer strukturierten Ablage von Dokumenten eine sehr gute Integration von Dateiablage und Projektmanagement Eine zweite m gliche Erweiterung des CRM Systems w re der Zugriff auf das CRM mit mobilen Ger ten Mit dem Software Produkt CWR Mobile CRM 2011 w rde ein Pro dukt zur Verf gung stehen das auf den meisten mobilen Plattformen lauff hig ist und alle Formulare und Diagramme des Systems bereitstellt Um den Prozess zur weiteren Zentralisierung der Dienste und Informationen weiter vo ranzutreiben empfiehlt es sich mitt
54. cached edhe exrects Sareea 75 Teilprojekt n 40unnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 31 Multiprojektmanagement una 36 Terminplanszenarien un 55 Netplan anaiona XII 28 29 31 TOD DOW asn onae a 18 Open Source anna 42 TQM aini tees ani a eari XV 1 PERT Diagramm cece eee eeeeeeees 28 Upgrade Ube en tein Ne Phasen auth head 31 ba e ainda D Pionierprojekte nn 15 VEN Nee KLABAR S2 Banate aa aN XII 30 84 Wasserfallmodell 444 21 Potenzialprojekte 0 eee 15 NISDSBIVIES una nei S85 19798 REN PRINGE2 an een 49 52 Literaturverzeichnis XIX Literaturverzeichnis Henzelmann Bettina und Sauer Volker Seminararbeit OpenSource aus okonomischer Sicht TU Darmstadt Online 11 2006 26 07 2012 http www volker sauer de henzelmann_sauer_ OS_aus_oek _sicht pdf itara GmbH Benutzerhandbuch CRM Project Rollup 6 Online xRM1 Business Solutions for Microsoft Dynamics CRM 15 08 2012 http www xrm1 com download_pub manuals usermanual CRM Project_2011_ _Das_Handbuch zip KeBler Heinrich und Winkelhofer Dr Georg Projektmanagement Leitfaden zur Steuerung und F hrung von Projekten Buch Berlin Heidelberg New York Springer Verlag 2004 4 978 3540204442 Koch Dr M Projektmanagement organisatorische amp sozialpsychologische Aspekte Online Uni Konstanz Fachbereich Informatik 2003 02 07 2012 http www inf
55. ch oder Englisch eingestellt sein Laut Starting Guide muss der Benutzer der es installiert ber Administrato 126 ren Rechte verf gen Der Pop Up Blocker vom Internet Explorer muss deaktiviert wer den Hard und Software m ssen 64 Bit unterst tzen 123 Softwarestand 124 Vgl http www xrm1 com download pub manuals usermanual CRM Project 2011 Getting Started Guide zip der Fa Itara Getting Started Guide auf Basis von CRM Project Rollup 7 abgerufen am 05 08 2012 125 Weitere Sprache den in Fu note 124 genanntem Dokument entnehmen 126 Rolle System Administrator im CRM System 127 Bis zur aktuellen Version Stand Juli 2012 sollte immer der Internet Explorer verwendet werden um eine fehlerfreie Funktion zu gew hrleisten 70 Integration der Projektmanagementsoftware 4 2 Upgrade des vorhandenen CRM 4 0 Systems Im Folgenden wird beschrieben wie das vorhandene System auf die n chste Versions nummer geupgradet werden kann was zu beachten ist und welchen Weg der Autor ge w hlt hat 4 2 1 Begriffe Zu Beginn ist es sicher notwendig einige Begriffe kurz n her zu definieren Update Ist bei einem Softwareprodukt eine kleine Verbesserung bzw beseitigt Softwarefehler innerhalb einer Softwareversion Updates werden auch als Patch oder Hotfix bezeichnet Eine Sammlung von Updates kann als Service Pack oder Service Release verteilt werden Upgrade Als Abgrenzung zum Update erweite
56. der Ein beziehung von externen Ressourcen e Zeitliche Abbildung aller Projekte und der Ressourcenauslastung e Planen von Ressourcen Mitarbeiter interne und externe Ressourcen e Erfassen von Dokumenten bzw Entit ten zu Projektteilen e Bereitstellung der Projekte und dessen Fortschritts an alle Beteiligten e Integration Schnittstellen zu Outlook e Integration Schnittstellen zum bestehenden CRM System zum Zugriff auf Firmen und Kontakte Kann Kriterien e Erfassen von Zeitaufw nden und Abrechnung gegen ber dem Kunden e Erfassung Abrechnung von Reisekosten entweder im Programm oder ber Export in die Fakturierungs Software 42 nach M glichkeit automatisch 38 Evaluierung Projektmanagement Software Urlaubsmanagement Zugriff von Mobilger ten M glichkeiten betriebswirtschaftlicher Auswertungen Reports zum Controlling der Projekte M glichkeit der Erfassung von Leistungen Aufw nden der Mitarbeiter zur sp te ren Fakturierung Software und Hardwareanforderungen Lauff hig auf Standard PC Komponenten Windows Plattform Integration ins Active Directory Skalierbare Plattform Multi User f hig Netzwerkf hig 3 1 2 Nicht funktionale Anforderungen gem DIN 66272 ISO 9126 Wichtigkeit Kriterium keine gering mittel hoch Funktionalit t x Zuverl ssigkeit x Benutzbarkeit x Effizienz x nderbarkeit x bertragbarkeit X Tabe
57. die DeskCenter Solutions AG kommt aufgrund der vorhandenen IT Struktur nur Software in Frage die auf x86 x64 Hardware unter dem Betriebssystem Microsoft Windows Server lauff hig ist Software in der Cloud zu mieten scheidet deswegen aus da eine Grundbedingung die lokale Datenhaltung sein soll Bei allen Angeboten ist man auf das Qualit tsmanagement des jeweiligen Anbieters angewiesen Viele Beispiele der Vergangenheit zeigen auch dass die Notfallma nahmen nicht immer gen gten Ein Ausfall wenn auch nur wenige Tage bedeutet den Stillstand der Firma da ca 50 der Mitarbeiter nicht mehr arbeiten k nnten Aber auch ein Datenverlust ist m glich 3 2 2 Standard Produkt vs Open Source vs Eigenentwicklung Bei der Recherche nach geeigneter Software kann man grunds tzlich in drei Kategorien denken Standard Produkt vom Hersteller Open Source L sung oder Eigenentwicklung Letzteres schlie t nicht aus auf Open Source Komponenten zur ckzugreifen Bei Open Source Software hat man immer die volle Kontrolle ber das Produkt da der Quellcode vorliegt Die Anschaffungskosten sind meist nicht existent und bei gr eren Projekten kann man von einer hohen Zuverl ssigkeit ausgehen dank ffentlichen Code Audits Der Nachteil bei kleinen und mittelgro en Projekten ist der fehlende Support durch den Hersteller meist erfolgt dieser nur durch die Gemeinschaft der Nutzer und das nicht immer zeitnah Nach Henzelmann amp Sauer ents
58. e eines Unternehmens Projekte werden heutzutage durch Definitionen in Vorgehensmodellen standardisiert und bieten somit allen Projektleitern die Erfahrung aus vergangenen Projekten 2 1 Einleitung Die DIN 6990 1 5 2009 definiert ein Projekt wie folgt Ein Projekt ist ein Vorhaben das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Be dingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist z B Zielvorgabe zeitliche fi nanzielle personelle und andere Begrenzungen Abgrenzung gegen ber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation Peipe 2011 S 28 Die DIN hat im Jahr 1987 mit der DIN 69900 1 1987 08 der DIN 69900 2 1987 08 und DIN 69901 1987 08 Projektmanagement definiert Diese DIN Norm wurde im Jahr 2009 berarbeitet Eine Auflistung der aktuellen Normen befindet sich in Anlage 1 bersicht der Normen Neben der DIN gibt es Vorgehensmodelle anderer Unternehmen bzw Organisationen So gibt es das amerikanische Project Management Institute PMI mit seinem Standardwerk Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide und den IPMA Competence Baseline ICB 3 0 Standard der International Project Management Associ ation IPMA welche in Deutschland durch die Deutsche Gesellschaft f r Projektma nagement vertreten und zertifiziert wird International soll im Jahr 2012 noch die ISO 21500 ver ffentlich werden Die ISO 21500 ist ein Mix aus PMBOK IPMA und der DIN Norm 8 Einf h
59. eiter Projektmanagement freischalten Ja Nein Microsoft License Vollst ndiger Zugriffsmodus Type Abbildung 34 Dialog Allgemeine Benutzereigenschaften im CRM 2011 Reiter Projektma nagement Werden Mitarbeiter einem Service zugeordnet aber nicht f r das Projektmanagement freigeschalten so werden sie in der Plantafel nicht angezeigt Integration der Projektmanagementsoftware 83 4 3 3 Einrichten von Services Bis dato wurden Services im Unternehmen nicht genutzt weshalb diese in der SiteMap deaktiviert sind Services sind im CRM System Dienstleistungen die man dem Kunden anbieten kann bzw zur internen Planung genutzt werden Damit ist eine gewisse Resour cenplanung schon mit dem Grundsystem m glich Das CRM Project erweitert dieses aber um weitere M glichkeiten und Attribute Als Voraussetzung muss als Erstes die SiteMap exportiert und angepasst werden Dazu erstellt man eine benutzerdefinierte L sung und f gt die Sitemap hinzu Diese L sung exportiert man dann als nicht verwaltet und editiert die Datei customizations xml in dem ZIP Archiv Im Element Area mit der Resourceld Area_Service muss man dann folgende Zeile einf gen i lt SubArea Id nav_service Entity service gt 145 t48 Anschlie end wird der Punkt unter Service bzw Support angezeig Jetzt k nnen Services angelegt werden die f r das Projektmanagement ben tigt werden z B Consulti
60. elfristig die Abl ufe der Support Abteilung zu kanali sieren Das hei t konkret die Aktivit ten per E Mail oder Telefon zu erfassen und hnlich den vorhandenen Tickets einheitlich und l ckenlos im CRM System abzubilden Wenn diese Schritte implementiert sind muss eine Schnittstelle konzipiert und realisiert werden um die Aktivit ten in das hauseigene Support Tool zu integrieren Damit arbeitet der Mitarbeiter im Support nur noch mit einem Programm Besonderen Wert sollte hier nicht nur auf das Erstellen von Projekten gelegt werden sondern auch auf die Art und Weise wie der Kunde ber den Fortschritt im Projekt informiert wird Der Umfang dieser Arbeiten betrifft nicht nur das Programm des Supports selbst sondern auch die Datenbank die Schnittstelle zur Datenbank Webservice und der Synchronisie rung der Daten mit dem CRM System zum Abbilden der Vorg nge f r den Vertrieb Im Projektmanagement selbst muss man evaluieren inwiefern es sinnvoll ist Leistungen dem Kunden zu fakturieren bzw intern abzurechnen um die Wirtschaftlichkeit von Ma nahmen zu kontrollieren Und wie in Abschnitt 4 3 4 angesprochen w re es m glich gewisse Personalaufgaben Urlaubsmanagement Abwesenheit etc im CRM abzubilden Gewinnen w rde man ein noch genaueres Abbilden der Arbeiten im Projekt 150 siehe Seite 64 Index XVII Index GIVE DIISEIDIY sense SAD LTE Priorit tenmatrizen 2us nennen 66 Anderungsmanagemernt 5
61. em Netzplan heraus die Arbeiten benen nen die den kritischen Pfad darstellen Das sind die Vorg nge die immer termingerecht fertiggestellt werden m ssen um zu gew hrleisten dass sich das gesamte Projekt nicht versp tet In dem Beispiel aus Abbildung 14 w re dies Planung gt Realisierung gt Ab nahme Das Risiko dass die Dokumentation nicht rechtzeitig fertig wird ist wesentlich niedriger als bei der Realisierung F r die Dokumentation steht das 3fache an Puffer zur Verf gung w hrend es bei der Realisierung nur ein Viertel der Zeit ist F r den Projektlei ter sind das genau die Aufgaben die besonders zu ber cksichtigen sind 37 Vgl Abbildung 13 linke Darstellung 30 Einf hrung in das Projektmanagement F r gr ere Projekte sollte man hier unbedingt auf eine entsprechende Softwarel sung zur ckgreifen da auch Excel L sungen nur bedingt weiterhelfen Sie ersparen sicher die Berechnung aber im Controlling der Abh ngigkeiten sind sie weniger dienlich 2 6 3 Ressourcen Plantafel Die Plantafel dient der Zuordnung von Ressourcen und Mitarbeitern zu Aufgaben Nachdem man zuerst die Aufgaben erstellt und strukturiert hat kann man sie anschlie Bend ber das Gantt Diagramm zeitlich einsortieren In der Plantafel kann man nun Mitar beiter und Ressourcen zuordnen und die geplante Zeit auf diese aufteilen Am Beispiel von CRM Project sieht man auch die Auslastung der jeweiligen Ressource bzw des Mitarbeiters
62. en 2 2 3 Projektarten Neben der Organisation tr gt auch die Typisierung entscheidend zum Gelingen eines Projektes bei da sich je nach Projektart weitere Aufgaben und Entscheidungen ableiten lassen Nach Kuster gibt es vier verschiedene Projektarten Sie unterscheiden sich in Aufgabenstellung und sozialer Komplexit t Aufgabenstellung Offen man hat alle M glichkeiten bez glich des Inhaltes und der Vorge hensweise z B bei Verbesserungen in sehr flexiblen Prozessen wo keine starre Vorgehensweise m glich ist Geschlossen klare und pr zise Aufgabenstellung mit begrenzter Vorgehensweise bzw standardisierte Vorgehensweisen z B im Baugewerbe 11 Vgl Kuster et al 2011 S 110 12 Vgl Kuster et al 2011 S 5 ff Einf hrung in das Projektmanagement 15 Soziale Komplexit t Gering Hoch Aus diesen vier Kategorien lassen sich die folgenden Projektarten ableiten gross bereichs bergreifend interdisziplin r komplizierte Wirkungs zusammenh nge klein haupts chlich Zusammen arbeit im Fachgebiet einfache Wirkungs zusammenh nge kleines Risiko gute Zusammenarbeit da wenige Interessensunterschiede sind wenige Stakeholder viele Stakeholder interdisziplin re Zusammenarbeit oder politische Interessen soziale Komplexit t Akzeptanz projekte Standard projekte Pionier projekte nn Potenzial projekte Aufgabenstellung geschlossen klare Au
63. en und Ressourceneinsatz der Projekte liefern zu k nnen Vom wissenschaftlichen Standpunkt wird es interessant sein zu sehen wie sich der Zustand des unternehmerischen Prozesses vor und nach der Einf hrung einer PM Software ver ndert Ferner bietet diese Arbeit einen kleinen Ausschnitt ber vorhandene Projektmanagement Software Insbesondere aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten 4 Einleitung 1 4 Methodisches Vorgehen Die vorliegende Arbeit m chte anhand des Unternehmens DeskCenter Solutions AG die Vorteile von Projektmanagement zeigen und dabei etablierte Antworten und Methodiken liefern Am Anfang steht das Problem dass man Projekte bisher ohne Projektmanagement Software bearbeitet Nun m chte man dieses einf hren da man erkannt hat dass die Prozesse zunehmend komplexer werden Dazu wird der Bogen zwischen Theorie und Praxis geschlagen indem als erstes die Begriffe und Verfahren erl utert werden und durch eine SOLL IST Analyse des Unternehmens Ansatzpunkte f r Projektmanagement gefunden werden sollen Dabei wird basierend auf der Prozessanalyse ein Prozessmo dell erstellt welches sp ter in der Software umgesetzt werden soll In Kapitel 2 folgt als Erstes eine kurze Einf hrung in das Projektmanagement unter theo retischen und praktischen Gesichtspunkten Als Grundlagen werden zun chst die Begriffe Projekt und Management einzeln betrachtet Ab Abschnitt 2 5 wird das methodische Vorgehen
64. endig werden oder man aufgrund sich ndernder Umweltbedingungen gezwun gen ist umzuplanen In diesem Fall kann ein Teil oder das gesamte Projekt in die Pla nungsphase zur ckfallen W hrend der Ausf hrung ist das Projektcontrolling eine sehr wichtige Komponente des Projektmanagements welche zunehmend an Bedeutung gewinnt Zum Projektcontrolling geh rt die berwachung und Steuerung des Zeitplanes und des Budgets Projektreporting und marketing geh ren ebenso dazu Diese Phasen k nnen je nach Projekttyp auch angepasst werden Dies nennt man dann Vorgehensmodell Ein bekanntes Vorgehensmodell ist das Wasserfallmodell welches die folgenden Phasen vorsieht Initialisierung Analyse Entwurf Realisierung Einf hrung und Nutzung Im erweiterten Modell ist auch ein R cksprung zur vorhergehenden Phase m glich 5 Vgl Projektmanagement Wikipedia Die freie Enzyklop die 2012 26 gl Projektmanagement Wikipedia Die freie Enzyklop die 2012 22 Einf hrung in das Projektmanagement Innerhalb jeder Phase laufen weiter Prozesse ab die die folgende Abbildung verdeutlicht on re BE ee nl Fee Gin rozes prozes i gi I prozess aaier n a Anden 7 Planungs prozesse T Sprozesse rozess i a an oo Fe Steuerungs Nt Steuerungs gt usf hrungsy ea a a Em usf hrungs teuerungs usf hrung prozess prozes ae BE rozess Prozesse prozessi un bschlie ende bschl
65. endiger je mehr Beteiligte es gibt Au erdem gibt es immer einen Mitarbeiter der alle Aktivit ten plant und im Kopf hat f llt dieser aus kann das System ins Trudeln kommen Daher wird eine L sung gesucht alle Aktivit ten die die entsprechenden Kriterien erf l len im Projekt zu erledigen und zu dokumentieren Im folgenden Abschnitt werden die Anforderungen an ein solches System formuliert und es werden verschiedene Softwareprodukte evaluiert 36 Evaluierung Projektmanagement Software 3 1 Anforderungen an die Projektmanagement Software Zu Beginn werden die Anforderungen an die Projektmanagement Software festgelegt Es werden nicht nur funktionale Anforderungen ausschlaggebend sein sondern auch die Nicht funktionalen Anforderungen welche bei Gleichstand entscheidend sein k nnen 3 1 1 Funktionale Anforderungen Projektmanagement umfasst eine Vielzahl von Themenfeldern welche je nach Projektart mehr oder weniger ben tigt werden dazu geh ren Projektplanung o Erstellen und Strukturieren von Projekten mit Projektb umen und Abh n gigkeiten o Projektstrukturpl ne Gantt Diagramme o Vergabe von Attributen Kosten Ressourcen Notizen an Teilphasen o Projektvorlagen f r wiederkehrende Projekte Ressourcenmanagement o Zuteilung von Ressourcen o Zuweisen von Aufgaben an Mitarbeiter Abteilungen oder externe Ressour cen o Auswertungsm glichkeiten Fakturierung Multiprojektmanagement o Mehrere
66. entwicklung un konomisch erscheinen l sst Das Fazit ist eine Projektmanagement Software zu finden die a den Unternehmensan forderungen Abschnitt 3 1 entspricht b Standard Software ist und c auf x86 x64 Hardware in Zusammenarbeit mit Betriebssystem Microsoft Windows Server l uft Ein absolutes KO Kriterium w re es wenn die Software ber keine Programmschnittstelle verf gt bzw es keine andere M glichkeit g be die Daten aus dem bestehenden CRM System in die Projektsoftware zu migrieren 3 2 3 Standard Produkte am Markt Auf der Suche nach geeigneten Kandidaten zur Evaluierung bot sich als erstes die Kate gorie Kommerzielle Projektmanagementsoftware in der deutschen Wikipedia an Eine zweite Recherchequelle stellt nat rlich das Internet selbst dar Es zeigt sich dabei schnell welches Produkt Hersteller mehr oder weniger umfangreiche Produkte vertreibt Als dritte Quelle diente der Marktplatz von Microsoft f r Zusatzmodule zum Microsoft CRM System Die Hauptquelle f r alle Recherchezwecke blieb das Internet bzw Informationsangebote von Systemh usern Subjektiv betrachtet m ssten mehrere Mann Jahre notwendig sein um den Umfang von vergleichbarer Software zu erreichen 60 basierend auf Preisrecherchen f r Abschnitt 3 2 3 Wikipedia Kommerzielle Projektmanagementsoftware abgerufen am 26 07 2012 15 Uhr http de wikipedia org w index php title Kategorie Kommerzielle_Projektmanagementsoftware amp
67. er ffentlichen steht die L sung bereit und kann sofort genutzt werden Zum Abschluss muss man noch die Lizenzdaten der L sung bergeben Auf der Konfigu rationsseite der L sung von CRM Project kann man diese eingeben Hier kann man auch l sungsspezifische Einstellungen vornehmen Dazu geh ren z B wie viele Stunden pro Tag gearbeitet werden f r die Planung der Nummernkreis und Pr fix f r Projekt nummern die Zuordnung von Produkten zu Leistungen im CRM oder die Einstellung zur Ausgabe von Debuginformationen Letzteres ist sicher im Falle eines Problems f r den Administrator sehr interessant e L sung CRM Project 2011 Rollup 7 Microsoft Dynamics CRM Windows Internet Explorer Date EJ Schlieben SG Aktionen Hilfe L sung CRM Project 2011 Rollup 7 FA 8 Informationen A Die Komponenten k nnen nicht direkt in einer verwalteten L sung bearbeitet werden Wenn die verwalteten Eigenschaften f r Keen En re m festgelegt werden k nnen sie im Anpassungsbereich oder von einer anderen nicht verwalteten L sung aus bearbeitet werden L sung CRM Project 2011 Roll aye a E 8 Informationen EF Komponenten Licensing 5 Entit ten Your CRM Display Name is DeskCenter Copy Display Name H Optionss tze License key Paste from Clipboard K IqxAaArm oXxpNSHCcz6QkhjrSMPIAFYLEQOXiJxZ 7d34q1 Clienterweiterungen Webressourcen D Prozesse lt 2 Plug n Assemblys E S
68. er mit dieser Rolle k nnen aktive Projekte auf den Statusgrund Vorlage in berarbeitung setzen und die Vorlagen Funktionen wie Erstellen n dern und Freigeben von Vorlagen nutzen Im Auslieferungszustand hat jeder Benutzer der auch Zugriff auf Projekte hat Zugriff auf alle Projekte im CRM Sollte dies nicht gew nscht sein so kann man die Zugriffsrechte auf die eigenen Projekte beschr nken betrifft Project Manager und Assistant und m sste dann f r das Multiprojektmanagement eine Sicherheitsrolle Gesamtprojektleiter erstellen der Zugriff auf alle Projekte hat In der DeskCenter Solutions AG wird es zwei Mitarbeiter geben die sich um die Projekt leitung k mmern und denen die Rolle CRM Project Projekt Manager zugewiesen wird Die brigen Projektteilnehmer erhalten die Rolle CRM Project Absence Submitter um die Zeiten zu ihren Aufgaben buchen zu k nnen Durch die Zuweisung einer Rolle erhal ten sie Zugriff auf das Projekt und den Arbeitsplan Mitarbeiter des Controllings des Personalwesens und des Rechnungswesens erhalten die Sicherheitsrolle CRM Project Project Assistant zum Zugriff auf die monet ren Werte des Projektes bzw CRM Project Time Entry zum Zugriff auf Anwesenheit Urlaub der Mitarbeiter Damit der Mitarbeiter dann im und mit Projekten arbeiten kann muss er separat noch f r Projektmanagement freigeschaltet werden s Abbildung 34 Projektmanagement F r Personall
69. es neben dem Microsoft Server 2008 SQL Server 2008 und einem optionalem SharePoint Server einer Microsoft Dynamics CRM 201 1 Installation CRM Project wird nicht mehr f r Microsoft Dynamics CRM 4 entwickelt F r die CRM 2011 Installation kommen weitere Lizenzkosten hinzukommen welche aber 121 t durch diverse Volumenlizenzen abgedeckt werden k nnen F r die on premise Installation von CRM 2011 stehen vier Lizenz Typen zur Verf gung Mitarbeiter 200 Standard 250 Professional 450 und Enterprise 650 Bei angenommenen zehn Benutzern m ssten zwei Benutzer Projektleiter sein und die brigen Standard Benutzer Aus dieser berlegung w rden Kosten von 1 300 entste hen 120 Quelle http www cwrmobility com mobile crm ipad abgerufen am 01 08 2012 um 10 41 Uhr 121 Im Rahmen des Microsoft Silver Partner Programmes stehen Lizenzen bereit lokale Installation 122 66 Evaluierung Projektmanagement Software 3 2 4 Vergleich der Produkte Um die vielf ltigen Angebote zu vergleichen werden Priorit tenmatrizen eingesetzt um abzuw gen welches Produkt am geeignetsten ist Dazu werden verschiedene Kriterien definiert u a aus Abschnitt 3 1 und mit einem Faktor gewichtet Die Bewertung erfolgt teils subjektiv teils objektiv nach Informationen des Herstellers F r die Faktoren gibt es die Punkte 1 5 und 10 e 12 wenig relevant e 52neutral e 10 sehr wichtig F r die Bewertung g
70. f r leiten zustande bringen geschickt bewerkstelligen deichseln Management ist die Leitung soziotechnischer Systeme in personen und sachbe zogener Hinsicht mit Hilfe von professionellen Methoden In der sachbezogenen Dimension des Managements geht es um die Bew ltigung der Aufgaben die sich aus den obersten Zielen des Systems ableiten in der personenbezogenen Dimen sion um den richtigen Umgang mit allen Menschen auf deren Kooperation des Ma nagement zur Aufgabenerf llung angewiesen ist Management umfasst somit die Prozesse Planung Organisation Durchf hrung und Kon trolle in einem einzigen Prozess Die zur Durchf hrung von Managementaufgaben notwendigen F higkeiten kann man Katz 1977 und Stewart 1982 folgend in technische soziale und analyti sche Kompetenzen gliedern Beispiele f r technische F higkeiten sind neben Technologiekenntnissen Kosten und Investitionsrechnung Projektplanung Quali t tskontrolle und der Umgang mit Kennzahlensystemen Zu den sozialen F higkei ten z hlen unter anderem F hrung Motivation Kommunikation Konfliktl sung oder die Erf llung der Vorbildfunktion Schlie lich ben tigen Manager analytische F hig keiten wie zum Beispiel Probleml sung strategisches Denken Risikoabw gung sowie ein ganzheitliches Verst ndnis der Funktionsweise eines Unternehmens und der Interdependenz seiner Bereiche Unternehmensfunktionen wie zum Beispiel Marketing Produktion
71. f r den fr he ren Oberbegriff Projektwirtschaft verf gbar Haupt Normen e DIN 69900 Projektmanagement Netzplantechnik Beschreibungen und Begriffe e DIN 69901 1 Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 1 Grundlagen e DIN 69901 2 Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 2 Prozesse Prozessmodell e DIN 69901 3 Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 3 Methoden e DIN 69901 4 Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 4 Daten Datenmodell e DIN 69901 5 Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 5 Begriffe Erg nzende Normen e DIN 19246 Messen Steuern Regeln Abwicklung von Projekten Begriffe e ISO 10006 Quality management systems Guidelines for quality managementmanagement in projects 6 03 Deutsche bersetzung als Fachbericht ISO 10006 Qualit tsmanage mentsysteme Leitfaden f r Qualit tsmanagement in Pro jekten Beuth Verlag 2004 e DIN ISO 10007 Qualit tsmanagementsysteme Leitfaden f r Konfigurationsmanagement 12 04 152 Seit 10 2007 zur ck gezogen XXVI Anlagen Quelle GPM Publikation 153 Quelle http www gpm ipma de fileadmin user upload Know How Fachgruppen Verfuegbare Normen im PM pdf abgerufen am 20 06 2012 um 11 Uhr Anlagen XXVII Anlage 2 Unternehmensprozesse bei DeskCenter After Sales Gesch ft hat Problem Frage kontaktiert Support 1 Angebot annehmen unterzeichnen hat Bedarf a
72. fgabenstellung offen Aufgabenstellung mit vielen inhaltlichen und vorgehens m ssigen M glichkeiten Abbildung 5 Projektarten nach Boos amp Heitger 1996 Projekte mit einer klaren Aufgabenstellung die von einem Fachbereich bearbeitet wird sind sicherlich am h ufigsten anzutreffen Handelt es sich um gro e Projekte mit der Einbeziehung vieler Fachbereiche spricht man von komplexen Wiederholungsprojekten Potenzialprojekte sind Aufgaben mit offener Fragestellung Die Teams sind hier meist relativ klein und Ziel solcher Projekte sind z B Vorabprojekte Machbarkeitsstudien oder oft auch Forschungsprojekte Pionierprojekte sind risikoreich und schwer einzusch tzen Diese Projekte sind ergebnis offen und beziehen dabei viele Stakeholder mit ein die das Ergebnis in eine Richtung 13 Vgl Kuster et al 2011 S 6 Abb I 1 16 Einf hrung in das Projektmanagement lenken k nnen die vorab nicht absch tzbar ist Diese Projektart bietet aber auch das gr te Ver nderungspotenzial Ein typisches Beispiel ist die Fusion zweier Unternehmen 2 3 Management Der Begriff Management bezeichnet sowohl eine Gruppe von F hrungskr ften die ein Unternehmen leiten als auch die T tigkeit Verwalten Planen Organisieren und Kontrol le von Projekten oder Unternehmen oder T tigkeitsbereichen Im Duden Fremdw rterbuch findet sich folgende Erkl rung zum Stichwort managen umgangssprachlich
73. g an das Unternehmen dar Das CRM als auch die Erweiterung CRM Project bieten sehr viele M glichkeiten und Anpassungsm g lichkeiten die eine gewisse Vorarbeit erfordern 4 3 1 Installation Die Installation von CRM Project folgt dem Installieren von Solutions engl L sungen im CRM Solutions sind neu ins CRM 2011 gekommen und stellen Erweiterungen dar die als Paket geliefert werden Bis CRM 4 mussten Installationsprogramme die Anpassungen im CRM vornehmen Daten einspielen und Webressourcen ASPX Seiten CSS Dateien oder Bilder in das Dateisystem kopieren Beim Sichern des Systems mussten diese manuell eingespielten Dateien mit gesichert werden Das Importieren von L sungen beschreiben Snyder Stegner und Reid in ihrem Buch Snyder et al 2011 S 227 ff und benennen auf den Seiten davor alle Elemente die importierbar sind Der gro e Vorteil an L sungen im CRM 2011 ist die Tatsache dass sich diese nderungen problemlos ins CRM importieren und auch wieder entfernen las 80 Integration der Projektmanagementsoftware sen Alle Anpassungen sind zudem kumulativ Das bedeutet dass Felder von mehreren L sungen ein Formular erweitern k nnen ohne sich gegenseitig auszuschlie en L sun gen k nnen auch tempor r deaktiviert werden Zum Installieren der CRM Project L sung muss man hierzu nur in den Einstellungsbe reich auf L sungen klicken und die entsprechende L sung importieren Nach dem an schlie enden V
74. geabschluss Angebot Angebotsabschluss O Ansicht E Artikel m Aufgabe N m Auftrag N Auftragsabschluss Benutzer X Einstellungen f r die automatische Ordnererstellung festlegen Ordner werden automatisch erstellt wenn die Website eine SharePoint 2010 Website und Listenkomponente installiert ist URL Weiter Abbrechen L zur gt Lokales Intranet Gesch tzter Modus Inaktiv Abbildung 37 Dokumentenverwaltungseinstellungen Dialog des CRM 2011 86 Integration der Projektmanagementsoftware Nach dem Klick auf Weiter und der Best tigung wird die SharePoint Integration deakti viert Dokumentenverwaltungseinstellungen Hilfe A Die automatische Ordnererstellung wird deaktiviert da Sie keine SharePoint Website URL angegeben haben Abbildung 38 Bestatigung der Deaktivierung 4 3 5 Einrichten der Ressourcenplanung Fur die Darstellung der geplanten Ressourcen gibt es im CRM Project drei verschiedene Darstellungsformen Einmal die f r jeden Mitarbeiter pers nliche Auslastung innerhalb des Arbeitsplanes zweitens die Ressourcenauslastung f r ein konkretes Projekt und drittens die globale Ressourcenauslastung ber alle Projekte Voraussetzung f r die Ressourcenplanung sind aktuelle Informationen ber die Verf g barkeit der Ressourcen Dazu geh ren die in Abschnitt 4 3 3 genannten Services und eben die Mitarbeiter Urlaub Krankheit Abwesenheit etc Damit die
75. gelegt werden Deswegen kann eben ein Arbeitspaket in einigen Programmen nicht verf gbar sein Ebenso ist das strikte Strukturieren also welches Element welches Element beinhalten darf nicht exakt festgelegt Diese Auflistung sollte daher als Orientierung verstanden werden Vgl DIN 69901 2 Jan 2009 Abschnitt 4 4 34 Prozess P 9 3 Einf hrung in das Projektmanagement 33 2 7 Gegenargumente zum Projektmanagement Nicht immer ist der Einsatz von Projektmanagement sinnvoll Die Verwaltung der Projekte das Erstellen von Projektunterlagen etc ben tigt viel Zeit und verursacht erheblichen Aufwand Deswegen sollte man nur sinnvolle Projekte starten und vorher die folgenden Fragen beachten Koch 2003 Ist diese alternative Organisationsform z B quer durch die Hierarchie abtei lungs bergreifend horizontal sinnvoll Sollte die Aufgabe aus dem Tagesgesch ft herausgel st bearbeitet werden Werden verschiedene Fachabteilungen ben tigt interdisziplin re Aufgaben sind Zeit und Aufgabe abgrenzbar m ssen Kosten berwacht werden besteht ein wirtschaftliches Risiko und letztlich ob ein gewisser Innovationsgrad vorhanden ist Die Einf hrung von Projektmanagement gef hrdet den Status quo der Linienorganisation und bringt immer einen gewissen Mehraufwand mit sich Darum m ssen die Notwendig keit und insbesondere die Vorteile von Projektmanagement auf allen Ebenen kommuni ziert werden Es muss klar defi
76. gement e Kunde kauft Dienstleistungen wenn der Kunde Dienstleistungen kauft z B angepasste Auswertungen Datenbank Trigger SQL Code oder Consultingtage muss ein Projekt erstellt werden um die Aktivit ten nachzuverfolgen und die Res sourcen in der Firma zu planen e Verl ngerung von Test Lizenzen ben tigt der Kunde eine Lizenz f r eine gr Bere Teststellung als mit der Demo Lizenz abgedeckt wird ein Projekt erstellt Wenn ein Kunde eine so eine gro e Teststellung betreibt ist davon auszugehen Vgl Sotzny 2012 50 50 Clients 14 Tage Testzeitraum 3 Helpdesk Evaluierung Projektmanagement Software 41 dass er das Produkt in der Folge kaufen wird bzw noch weitere Aktivit ten folgen Um diesen Prozess zu verfolgen und wiederum auf die Ressourcenplanung zu r ckgreifen zu k nnen ist ein Projekt notwendig Diese drei Kriterien treffen auf die After Sales Phase als auch auf die Pre Sales Phase zu Sobald Aktivit ten im Unternehmen notwendig sind die ber den reinen t Damit ist es Verkauf von Lizenzen hinausgehen wird es ein Projekt und somit verfolg dann m glich Zeit und Ressourcenaufw nde genau zu ermitteln und diese auch ber mehrere Projekte hinweg zu dokumentieren und zu visualisieren 3 2 Auswahl geeigneter Projektmanagement Software Im folgenden Abschnitt wird ein Softwareprodukt ausgew hlt Dabei wird versucht den Anforderungen gerecht zu werden Nach der Vorstellung ve
77. ger Safety Toolsv r Give Feedback Site Actions Browse Project amp Cut al T L view Tasks Summary Zoomin B B Copy LA Les s ie gt _ x Y Filter No Filter Zoom Out Paste Edit Save Publish Calculate amp 3 Manually Auto Insert Delete Outline we Undo Project Schedule Schedule BEsroup By No Group TF Scroll to Task 7 Clipboard Project Editing Data Zoom Status Checked out to you since 10 12 2009 12 01 PM Last Modified 9 29 2009 10 37 PM Version Draft Dasi Stat F March 2010 April 2010 25 28 3 6 9 12 15 18 21 24 2730 2 5 8 11 14 17 Scope 3 5d 3 1 2010 Fv Determine project 4h 3 1 2010 Catalog Publishing Project Information Strategic Impact Schedule Secure project spc id 3 1 2010 Define preliminary 1d 3 2 2010 Secure core resou 1d 3 3 2010 Scope complete Od 3 4 2010 9 Analysis Software 14d 3 4 2010 Conduct needs an 5d 3 4 2010 Draft preliminary s 3d 3 11 2010 Projects Project Center Approval Center Workflow Approvals Develop preliminal 2d 3 16 2010 My Work Tasks Review software sj 4h 3 18 2010 Incorporate feedb id 3 19 2010 Timesheet Develop delivery t 1d 3 22 2010 Issues and Risks Obtain approvals t 4h 3 23 2010 Business Intelligence Secure required re id 3 23 2010 Analysis complete Od 3 24 2010 3 Design 14 5d 3 24 2010 Review preliminary 2d 3 24 2010 Develop functional 5d 3 26 2010 Resources Resource Center Status Reports D o of 50
78. ibt es die Punkte 1 3 5 7 und 9 e 1 entspricht nicht den Anforderungen e 5 neutral e 9 entspricht voll den Anforderungen In Anlage 3 Priorit tenmatrix befinden sich die einzelnen Priorit tenmatrizen in dem die verschiedenen Merkmale gewichtet und bewertet aufgeschl sselt sind Aufgeteilt sind die Merkmale in die Gruppen Projektmanagement Ressourcenplanung Kaufm nnische Faktoren Berichtswesen Schnittstellen und den nicht funktionalen Faktoren Die Integration der Software in das bestehende CRM System stellt wohl mit die aufw n digste Aufgabe dar Auf der einen Seite m chte man Zugriff auf Firmen und Kontakte in der Projektmanagementsoftware haben andererseits auch gern die R ck Verlinkung aus dem CRM in die Projektmanagementsoftware Die gesuchte L sung muss auch mit den Standard Schnittstellen der jeweiligen Software zusammenarbeiten k nnen Ein propriet rer Zugriff auf die Datenbank gew hrleistet keine langfristige L sung Evaluierung Projektmanagement Software 67 Im Ergebnis der Bewertung ist das CRM Project das am besten geeigneteste Produkt K ufm nn Nicht Projektma Ressourcen ische Fak Berichts Schnitt Funktionale Produkt nagement planung toren wesen stellen Faktoren Punkte InLoox 410 220 155 285 226 399 1 695 in Step 430 270 155 165 160 291 1 471 MS Project 450 350 255 385 254 351 2 045 Tabelle 3 Endergebnis Priorit tenmatrix Der wohl wichtigste Faktor bei der Bewertu
79. ich ist Die Dar stellung findet auch hier bersichtlich im Gantt Diagramm statt Die geplanten Aufgaben mit den verkn pften Mitarbeitern erzeugt automatisch eine To do Liste f r den Mitarbeiter Alle nderungen werden in der Versionshistorie erfasst Im Multiprojektmanagement kann man projekt bergreifend den Stand der Projekte sehen die Auslastung aller Ressourcen und nat rlich die Zeitplanung der Mitarbeiter Durch das 75 Quelle Webseite der Fa microtool http www microtool de popups template popupFile asp7fileref in step de v modell xt edition_1 xml abgerufen am 27 07 2012 15 Uhr Quelle Webseite der Fa microtool http www microtool de popups template popupFile asp fileref in step de v modell xt edition_1 xml Abgeru fen am 27 07 2012 15 Uhr 78 2 B bei Quellcode je Quellcodedatei Evaluierung Projektmanagement Software 51 integrierte Berichtswesen k nnen wichtige Kennzahlen exportiert werden und mit Hilfe von individuellen Reports jeder Wert der f r das jeweilige Unternehmen wichtig ist Abh ngigkeiten der Knoten k nnen im Projektplan eingetragen werden Diese Abh ngig keiten werden im Gantt Diagramm dann durch Pfeile zwischen den Balken der jeweiligen Aufgabe dargestellt Es k nnen auch mehrere Aufgaben als Vorl ufer f r eine Aufgabe festgelegt werden Das Projektmanagement von in Step bietet eine integrierte Zeiterfassung an womit Zeiten einfach der jeweiligen Aufgabe zugeordnet werden k n
80. ieRende bschlieBende un Prozesse N Prozesse r Initiierung gt Abbildung 10 Projektphasen innerhalb einer Projektphase Bei jeder Projektphase laufen hnliche Prozesse immer wieder ab Nach der Initiierung wird geplant ausgef hrt berwacht und abgeschlossen Dazu geh rt auch das Projekt reporting und marketing 2 5 2 Projektstart Zur Initiierung eines Projektes gibt es verschiedene Ausl ser 2011 S 85 ff Aktiver Projektstart Projekte k nnen strategisch und vorausblickend offensiv entstehen Ziel der Organisati on muss es sein Projekte vorausschauend anzugehen Beispiele daf r k nnen sein Eigene F higkeiten st rken Prototyping Trends finden Evaluierung von Str mungen Neue Technologien evaluieren die n chste Version angehen und neue Grundlagen schaffen Auswertung von Benchmarks und Finden von L sungsstrategien 7 Nachgezeichnet nach Projektmanagement Wikipedia Die freie Enzyklop die 2012 28 Bekanntmachung der Ergebnisse im Projekt an die Projektmitglieder um sie auf den aktuellen Stand zu bringen Einf hrung in das Projektmanagement 23 Reaktiver Projektstart Oftmals entstehen Projekte aus dem Alltag heraus weil man etwas verbessern bzw ver ndern m chte um z B auftauchende Probleme zu l sen langwierige Prozesse endlich zu verbessern Markttrends erheben und verfolgen zu k nnen oder Verbesserungsvorschl ge
81. ientseitigen Zugriffs mittels JavaScript Die meisten Anpassungen dienen dazu bestimmte Werte nicht h ndig ausw hlen zu m ssen sondern ber eine Vorauswahl zu automatisieren Bis Version 4 0 wurden die Werte in das Objekt geschrieben und mitgespeichert Ab Version 5 0 muss man dazu die setValue Methode nutzen ansonsten werden die Felder nicht gespeichert Im Debugmodus erkennt man dieses Verhalten daran dass die Eigenschaft isDirty nicht True wird il Beispiel Xrm Page getAttribute Feldname setValue lt new Value gt Obwohl das Produkt schon ber ein Jahr auf dem Markt ist erscheinen immer noch in regelm igen Abst nden Softwareupdates Dies zeigt u a wie komplex das Produkt ist und l sst nur erahnen wie viele M glichkeiten in ihm stecken 78 Integration der Projektmanagementsoftware 4 2 5 Umstellung der lokalen Outlook Clients F r die Benutzer ndert sich in erster Linie nur die URL des CRM Systems F r Benutzer des CRM Outlook Clients ndert sich die Oberfl che und der Client muss neu installiert werden Der CRM Outlook Client bietet dem Benutzer die M glichkeit alle Funktionen des CRM Systems aus Microsoft Outlook heraus nutzen zu k nnen Dabei integriert sich der Client vollst ndig in die Struktur von Outlook Der Client liefert aber auch noch weitere Funktionalit t Die wichtigste Funktion ist wohl die Verkn pfung von ein und ausgehenden E Mails mit dem CRM Dabei berpr ft da
82. ige Projekte viel besser dokumentiert und nachverfolgt werden als es bisher der Fall war Gerade bei ffentlichen Einrichtungen oder Gro kunden dauert es oftmals viele Monate bis zum Kauf Pre Sales Phase und zwischendurch ist viel berzeugungsarbeit zu leisten all diese Vorg nge k nnen nun geplant und ausgewertet werden Das Projektmanagement kann auch diesen Prozess nun aktiv unterst tzen und bietet allen Beteiligten Einsicht in den aktuellen Stand der Projekte So k nnte z B ein Bericht Auskunft dar ber geben ob weitere Anstrengungen in diesem Projekt berhaupt noch wirtschaftlich sind bzw automatisch Verkaufschancen berechnen Durch das ebenfalls durchgef hrte Upgrade des bestehenden CRM Systems ist gew hr leistet dass zuk nftige Versionen eingespielt werden k nnen und man auf dem aktuellen Stand der Technik bleibt Das Upgrade bietet au erdem viele softwareseitige Verbesse rungen und neue Funktionen die weiteren Spielraum bieten um kontinuierlich die eige nen Prozesse zu optimieren bzw neue Prozesse im CRM System abbilden zu k nnen Neu dazugekommen sind auch Prozessdialoge womit man interaktive Workflows realisie ren kann 90 Fazit Nachdem definiert wurde wann nun ein Projekt startet wer verantwortlich ist ist es nun an den Mitarbeitern die Projekte mit Leben zu f llen Dazu geh rt die zeitnahe R ckmel dung von Aufw nden und detaillierte Definition von Aufgaben im Projekt welche jetzt Step by s
83. ilaufgaben festgelegt werden Diese sind Ende Start Ende Ende Start Start und Start Ende Damit kann man festlegen dass eine Aufgabe erst nach Abschluss einer anderen starten kann Oder dass Aufgaben parallel gestartet werden k nnen sollen Zu jeder Aufgabe Aktivit t k nnen bei komplexeren Pl nen auch Ressourcen und wirt schaftliche Kennzahlen Kosten Budget Ertr ge sonstige Aufw nde hinterlegt werden Je nach Projektart kann man auch eine Risikobewertung vornehmen Dazu werden Risi ken benannt und abgesch tzt Dieses Risiko kann Auswirkung auf die Planung von Budget und Zeit haben Sind alle Parameter im Plan hinterlegt ist es wiederum m glich verschiedene Szenarien automatisch vom Computer simulieren zu lassen Damit ist eine optimale Ressourcenaus lastung oder ein fr hestm glicher Fertigstellungstermin m glich 26 Einf hrung in das Projektmanagement Der Projektstrukturplan hilft aber insbesondere dem Projektleiter das Projekt gesamtheit lich darzustellen Probleme fr hzeitig festzustellen und Aufgaben klar zu definieren was Grundlage f r Ausschreibungen ist Die DIN 69901 5 2009 beschreibt den Projektstrukturplan PSP als die vollst ndige hierarchische Darstellung aller Elemente Teilprojekte Arbeitspakete der Projektstruktur als Diagramm oder Liste Das Arbeitspaket ist dabei das kleinste Element und wird i d R nicht weiter aufgegliedert Projekt Teilaufgabe Teilaufgabe Arbeitspaket
84. ildung 21 Project 2010 Projekt Planungstafel 2uu 2240444440nnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 54 Abbildung 22 Project 2010 Project Center 24u444404nnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn namen 55 Abbildung 23 Dashboard im Project 2010 Webapp 24u444404444nnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nn 56 Abbildung 24 Schnittstellen zum Project 2010 Server u02220u4424snnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn en 57 Abbildung 25 Gantt Diagramm im CRM Project 244444 440444 440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 59 Abbildung 26 Ressourcenauslastung im CRM Project 244444440444 none nnn nennen 60 Abbildung 27 Pers nlicher Arbeitsplan im CRM Project uuu 2240444400nn nennen nenne 61 Abbildung 28 Erfassen von Belegen im Reisemanagement des CRM Project 63 Abbildung 29 Abrechnung und Fakturierung im CRM Project 2u44224044440Bn ernennen 63 Abbildung 30 CWR Mobile CRM 2011 Client f r iOS iPad Variante une 65 Abbildung 31 Upgrade Varianten f r CRM 4 auf CRM 2011 s0u nennen 71 Abbildung 32 CRM Outlook Client 2011 uunn222nnnnnnneennnnnnnennnnnnnnnn nennen nennen nennen nen 78 Abbildungsverzeichnis XII Abbildung 33 CRM Project Konfigurationsseite der L sung ccccceesseceeeesteeeeeeseneeees 80 Abbildung 34 Dialog Allgemeine Benutzereigenschaften im CRM 2011 Reiter Rrojekimi anagemeni
85. innerhalb von Projekten betrachtet Anschlie end werden noch die verschiede nen Standardarten der Visualisierung Projektplan Gantt Diagramm etc vorgestellt Im letzten Abschnitt des Kapitels beleuchtet der Autor auch die Gegenargumente von Pro jektmanagement und zeigt dass nicht alles ein Projekt sein muss In Kapitel 3 werden verschiedene Softwareprodukte evaluiert die als Projektmanage mentsoftware f r die Einf hrung im Unternehmen in Frage kommen Dabei wird jedes Produkt vorgestellt und anschlie end mit einer Priorit tenmatrix bewertet Aufgrund der Evaluierungund des gew hlten Softwareproduktes muss ein Upgrade des vorhandenen CRM Systems durchgef hrt werden um das gew hlte Softwareprodukt betreiben zu k nnen Theorie und Praxishinweise dazu sind in Abschnitt 4 2 zu finden In Kapitel 4 erl utert der Autor wie das neue System in die Firma DeskCenter gewinn bringend integriert werden kann Dabei wird mit Bezug auf die Prozessanalyse der zu k nftige Workflow definiert Zu Beginn des Kapitels wird das Upgrade des CRM Systems beleuchtet gefolgt von der Implementierung des CRM Projects dieser Punkt umfasst nicht nur die Installation der Software sondern auch deren Anpassung an die Unterneh mensabl ufe Abgeschlossen wird das Kapitel mit der Erl uterung zu Projektvorlagen und der organisatorischen Integration Einleitung 5 Als Abschluss der Arbeit werden in Kapitel 5 die Ergebnisse zusammengefasst und ein
86. inzuf hren um die Arbeit untereinander effizienter zu gestalten Was fr her ber den Schreibtisch kommuniziert wurde muss heute f r alle Beteiligten transparent ber ein Informationssystem geschehen Ein moder nes Projektmanagement System kann dabei eine Vielzahl der allt glichen Aufgaben bernehmen und abbilden Ein sehr wichtiges Modul dabei ist die Planung von Ressour cen und die Auswertung von Aufw nden innerhalb eines Projektes 1 2 Abgrenzung der Bachelorarbeit In dieser Arbeit wird kurz erl utert was Projekte sind was Projektmanagement ist und wie es sich charakterisiert Dabei kann das Thema Projektmanagement aber auch nur ge streift werden Projektmanagement hat sich heutzutage in fast allen Bereichen etabliert und angepasst und ist damit auch sehr komplex Das hei t jeder Bereich hat seine Spezifika die in ein Projektmodell eingeflossen sind So gibt es spezielle Vorgangsmodel le f r die IT Branche das Bauwesen oder f r Forschung und Entwicklung In dieser Arbeit liegt der Fokus auf dem klassischen Projektmodell zur Planung und Durchf hrung von T tigkeiten mit dem Controlling von Kosten und Ressourcen In Anlehnung an die DIN 69900 und DIN 69901 Einleitung 3 Eine rechtliche Betrachtung des Projektmanagements das Projektcontrolling und die Erl uterung der sozialen Aspekte von Projektarbeit sind nicht Gegenstand dieser Arbeit dies w rde den Umfang dieser Arbeit weit berschreiten Im
87. iten mit Microsoft Dynamics CRM 2011 Buch K ln O Reilly Verlag 2011 978 3 86645 055 4 Sotzny Danny Praktikumsbericht Wartung und Anpassung eines CRM Systems Bericht Praktikumsbericht MNI Hochschule Mittweida Leipzig Hochschule Mittweida 2012 S 118 Steger Jim et al Programming Microsoft Dynamics CRM 4 0 Buch Redmon Washington Microsoft Press 2009 978 0 7356 2594 5 Webseite der GPM Deutsche Gesellschaft fur Projektmanagement e V GPM Deutsche Gesellschaft fur Projektmanagement e V Online GPM Deutsche Gesellschaft f r Projektmanagement e V 16 02 2012 20 06 2012 http www gpm ipma de fileadmin user_upload Know How studien Leseprobe_Topmanagement Studie_final pdf Wolenik Marc J und Sinay Damian Microsoft Dynamics CRM 4 0 Buch M nchen Pearson Education Deutschland 2009 978 3 8273 2825 0 Sonstige Quellen e DIN 69900 Projektmanagement Netzplantechnik e DIN 69901 Projektmanagement Projektmanagementsysteme e DIN 69909 Multi Projektmanagement Entwurf 2011 e DIN 66272 nicht Funktionale Anforderungen e ISO 9001 2008 Qualit tsmanagement Glossar XXI Glossar Balanced Scorecards Datensatz DB Entit t Firma iFrame Lead Outlook abgek rzt BSC Ist ein Konzept aus verschiedenen Berich ten zur Messung und Dokumentation von Unternehmens kennzahlen ber einen l ngeren Zeitraum Dadurch sind Ab weichungen leicht zu erkennen
88. jekt Extras Dokumentation Fenster Hilfe Bas Datm rdem a Umbenennen a Entemen Datum Sees be Projektstruktur E Aktivit ten mit Produktzuordnung Hite AG Preiekt mit einem Auftragnehmer Name ka Projektdurchf hrung a ffentliche Aktivit ten B Terminplanung be Aufwandsplanung be Kostenplanung ku Kritischer Pfad ka Aufwand und Termine SEE InfoMaPa E Projekthandbuch erstellen Projekt definiert E QS Handbuch erstellen Projekt definiert E Projekt planen Projekt definiert E QS Bericht erstellen Projekt definiert Teamplanung Sl Projekt definiert ELE Iteration 1 Prototyp E Projektstatusbericht erstellen Projekt definiert E Projektfoitschrttsentscheidung herbeifihren Projekt definiert Abbildung 18 Screenshot von in Step V Modell XT 74 ist eine gesch tzte Marke der Bundesrepublik Deutschland Das V Modell XT ist urheberrechtlich gesch tzt BE Projekt planen _ Produkte We Aktion U aa Planung und Steuen C Projektfortschiittsentscheidungen Projekthandbuch doc H Projekthandbuch Themen 1 QS Handbuch doc L QS Handbuch Themen C Projektpl ne Arbeitsauft ge Risiken C Anforderungen und Analysen C Berichtswesen C Iteration 1 Prototyp C Projektberichte OS Berichte aC Iteration 2 Produkt Projektberichte 1 0S Berichte 3 J Konfigurations und nderungsmanagement a C Pr fung
89. jektleiter Projektmanagement Release to Manufacture endg ltige Verkaufsversion Software Developer Kit Total Quality Management Einleitung 1 1 Einleitung Zu Beginn wird das Problem n her beschrieben und eine Abgrenzung definiert da das Thema Projektmanagement sehr umfassend ist Es werden Ziele erkl rt und die Motivati on dahinter Abschlie end wird die Firma DeskCenter Solutions AG die sich dieser Herausforderung gestellt hat und bei der diese Arbeit entstanden ist vorgestellt 1 1 Problemstellung Aufgrund der immer komplexer werdenden oft zeitlich begrenzten Aufgabenstellungen und der immer k rzer werdenden Produktlebenszyklen hat die Bedeutung der Projektar beit in den letzten Jahren permanent zugenommen Gerade f r ein Softwareentwick lungsunternehmen welches moderner Unternehmenssoftware f r kleine und mittelstandi sche Unternehmen herstellt ist es enorm wichtig w hrend des gesamten Entwicklungs prozesses mit dem Kunden zusammen zuarbeiten Um diesen Prozess abbilden zu k n nen setzt die DeskCenter Solutions AG selbst auf Unternehmenssoftware von Microsoft Mit dem Microsoft Dynamics CRM als Kundenbeziehungsmanagementsoftware ist es m glich alle Aktivit ten zu einem Kunden zu speichern Das CRM System unterst tzt in erster Linie die Akquisitionsphase und sekund r die Kundenpflege Bei komplexen und l ngerfristigen Projekten w re eine Prozessunterst tzung f r das Projektmanagement zwingend notwe
90. kann man CRM Project eben ber die Mobil Version des CRM Systems nutzen oder auf verf gbare mobile Clients zur ckgreifen Als m gliche Variante wird der CWR Mobile CRM 2011 Client genannt Dieser wird auf iOS 5 Android Black Berry und Windows Phone unterst tzt CRM Projekt Bestandteile werden in diesem Client ebenso dargestellt Der CWR Client ist nicht an CRM Project gebunden und kann mit CRM 4 0 und 2011 betrieben werden Eine on premise Installation f r bis 25 Benut 119 zern kostet 240 einmalig den Client gibt es gratis im App Store 4 ber die DATEV Schnittstelle der Fa Donaubauer 15 Universal App f r iPad und iPhone 116 Unterst tzt nicht den Offline Modus 117 Vgl http www cwrmobility com mobile crm supported devices abgerufen am 01 08 2012 um 10 40 Uhr 118 Stand 01 08 2012 Quelle http www cwrmobility com mobile crm pricing 119 Stand 01 08 2012 in Apples App Store http itunes apple com de app cwr mobile crm 2011 5 1 for id531000813 mt 8hitp itunes apple com de app cwr mobile crm 2011 5 1 for id531000813 mt 8 Evaluierung Projektmanagement Software 65 ve Abbildung 30 CWR Mobile CRM 2011 Client f r iOS iPad Variante Weiterf hrende Information zum CWR Mobile CRM Client findet man auf der Webseite des Herstellers http www cwrmobility com mobile crm microsoft dynamics crm 2011 4 3 online Preisstruktur Zur Ausf hrung von CRM Project bedarf
91. lbst zuweisen Einplanung der Ressourcen gem der Projektvorlage O Ja Nein Kunde Test Firma name Gl erledigt berechnet Abbildung 40 CRM Project Projektanlage mit Vorlage Im unteren Teil des Formulars kann man noch die Firma und den Mitarbeiter dem Aufga ben zugewiesen werden sollen einstellen Um jetzt z B ein Teilprojekt aus einer Vorlage zu erstellen muss man wie oben beschrieben das Projekt erstellen und dann ber die Eigenschaft bergeordneter Projektteil definieren dass dieses Projekt Teil eines ande ren Projektes ist Fazit 89 5 Fazit Im abschlie enden Kapitel erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse aus Sicht des Autors Es werden Wege gezeigt wie das neue System nun st rker genutzt und ausge baut werden kann insbesondere welche Weiterentwicklung jetzt im Gesamtprozess m glich ist 5 1 Ergebnisse Als Ergebnis der theoretischen Betrachtung von Projektmanagement und Projektmana gementsoftware als auch der praktischen Implementierung einer evaluierten Software im Rahmen dieser Bachelorarbeit steht nun eine Projektmanagement Software im Unter nehmen zur Verf gung die den Anspr chen an ein modernes Projektmanagement ge n gt eine sehr gute Ressourcenplanung und verwaltung bietet und sich nahtlos in das bestehende CRM integriert Das CRM System mit dem CRM Project l uft im Produktivbe trieb Mit der neuen Projekt Software k nnen jetzt langfrist
92. lle 2 Nicht funktionale Anforderungen gem DIN 66272 regelm ige Reports bzw Budgetierung und Unterscheidung von Kostenstellen arten inkl der Unterteilung ob extern oder intern 44 f r sp tere Forschungs und Entwicklungsprojekte ohne Festpreise optional Import der Benutzerdaten und Authentifizierung gegen das AD Die Funktion h ngt vom gew hlten Produkt ab Gering da eventuell Zusatzfunktionen implementiert bzw zugekauft werden m ssen Evaluierung Projektmanagement Software 39 Zur Erl uterung e Zuverl ssigkeit Es ist unabdingbar ein fehlerfreies und korrektes Programm ein zusetzen da dies in eine produktive Umgebung implementiert werden soll Fehler k nnen an dieser Stelle gro en monet ren Schaden anrichten e Die Benutzbarkeit muss gut sein damit die Benutzer sich schnell zurechtfinden k nnen Aufgrund der Komplexit t von Projektmanagement und der vielen Be grifflichkeiten ist mittel als Bewertung angebracht Wie eingangs erl utert gibt es verschiedene Standards zum Projektmanagement und so gibt es auch Software f r jeden Standard die DeskCenter Solutions AG sucht aber eine universelle Software weshalb der Punkt Konformit t nie ganz erf llt werden kann e Die Effizienz soll mittel sein da es sich hier nicht um ein Echtzeit System han delt aber auch nicht um ein Hintergrundsystem was gen gend Zeit zur Ausf h rung hat Es m ssen Menschen mit dem System arbei
93. lokal auf dem PC 139 Selbsterstellter Screenshot des CRM Outlook Clients f r CRM 2011 einer Test Firma Integration der Projektmanagementsoftware 79 eine Datenbank installiert und alle Daten auf die der Benutzer Zugriff hat berspielt Hat der PC sp ter wieder eine Verbindung zum CRM werden diese Daten synchronisiert Um den eventuell vorhandenen Client zu upgraden muss der vorhandenen vorher zuerst entfernt werden Dazu muss Microsoft Outlook zuvor geschlossen werden Nach der Installation des neuen Clients kann man Outlook wieder starten und der Client wird konfiguriert Dazu muss man die URL des neuen CRM Systems angeben und kann einen frei w hlbaren Namen f r die Darstellung der Organisation in Microsoft Outlook w hlen Danach stehen die Funktionen zur Verf gung Die Installation des Offline Modus kann hier im Gegensatz zu CRM 4 auch zu einem sp teren Zeitpunkt erfolgen Dazu w hlt man im Outlook Client die Schaltfl che in den Offline Modus wechseln aus Wurde der Client zuvor nicht mit Offline Funktionalit t installiert wird die Installation jetzt durchgef hrt 4 3 CRM Project implementieren Dieser Abschnitt besch ftigt sich mit der praxisorientierten Implementierung der Projekt management Software CRM Project und den wichtigsten Aufgaben nach der Installati on Dabei ist die Installation ins CRM System die einfachste Aufgabe Die gr te Heraus forderung stellt die Konfiguration und Anpassun
94. m 15 30 Uhr 78 bekannt aus ObjektiF 7 Requirements Interchange Format RIF 8 insbesondere bei zeitkritischen Projekten ist es wichtig Probleme pro aktiv aufzugreifen und ihnen entge genzuwirken 52 Evaluierung Projektmanagement Software Treten nderungen im Verlauf des Projektes auf k nnen diese ber das nderungsma nagement erfasst und bearbeitet werden Dabei werden Aufwand Kosten Priorit t und Risiken erfasst und dessen Auswirkung analysiert nderungsw nsche m ssen vom Projektleiter genehmigt werden Das nderungsmanagement sorgt f r eine verbesserte Kommunikation insbesondere durch die bereits vorhandenen Reports F r die Entwicklung von Software oder quellcode hnlichen Projekten bietet In Step eine Unterst tzung f r Subversion an Start Einf gen Seitentayot Verweise Sendunger berpr fer Ansicht Entwicklert Add ins Acrobat Entwurf Layout Ausleihen EA Zur ckgeben X Ausleihen R ckg ngig Unterschiede CP Historie Status G2 in Step Reporting pAnforderungsmodell W Kommentare ausblenden W Tetlprodukte einf gen 7 Online Hilfe Benutzerdefinierte Symbolleisten n Step Versionsmanagement Das Dokument nach microTOOL in Step zur ckgeben S 3 Anforderungen im 3 1 Anforderungen an die Funktionalit t a 3 1 1 Audio Katalog erstellen 2 sei aU E Anforderungsmodell Nummer AF 00001 Zustand E UK Cases R Letzte nderung 11 12 2008 h E Akte
95. n Ein Projekt wird vom Projektauftraggeber PAG initiiert und von einem Projekt leiter PL gesteuert Die Beteiligten nennen sich Projektmitarbeiter bzw Projektteam Ein Projekt kann sich auch in Teilprojekte gliedern und somit auch Teilprojektleiter haben Kuster et al 2011 S 103ff Ein Projekt besitzt immer folgende Eigenschaften Kuster et al 2011 S 4 e Neuartigkeit e Komplexitat e Projektcharakter e Ressourcenbedarf i Vgl http gpm blog de iso 21500 guidance on project management auf der zielgeraden Abgerufen am 22 06 2012 Autor Reinhard Wagner Einf hrung in das Projektmanagement 9 Jede der genannten Eigenschaften hat gro en Einfluss auf den zeitlichen Verlauf die Qualit t und die Quantit t des Projektes Das magische Dreieck des Projektmanage ments visualisiert die Kausalit ten zwischen diesen Aspekten MAGISCHES DREIECK IM PROJEKTMANAGEMENT geringere Kosten Die Fl che sollte Im Projektverlauf Konstant bleiben h here Qualit t k rzere Zeit Muss im Projektverlauf eine Gr e ver ndert werden so hat das immer einen Einfluss auf die andere n Gr e n Abbildung 1 Magisches Dreieck im Projektmanagement Wenn die Qualit t besser werden soll dauert es in aller Regel l nger und kostet damit auch mehr M chte man eine h here Qualit t in der gleichen Zeit dann steigen die Kos ten noch st rker dies wiederum ist abh ngig vom Projekt typ u
96. n Nach der Planung k nnen Reali sierung und Dokumentation starten aber die Abnahme ist erst m glich wenn Dokumenta tion und Realisierung abgeschlossen sind F r alle Vorg nge wurde exemplarisch eine Woche Spielraum eingeplant womit sich die Termine immer noch schieben lassen Der Plan kann und sollte st ndig aktualisiert werden um freigewordene Pufferzeiten zu f llen Wenn z B der erste Vorgang Planungsphase bereits am 18 05 2012 fertiggestellt w rde k nnte die Realisierung bereits fr her beginnen Diese Kausalit t ist in der Form wie sie die DIN 69900 2009 01 Punkt 4 4 3 beschreibt besser ersichtlich da hier die Gesamt pufferzeit mit berechnet wird die von nachfolgenden Vorg ngen bzw Ereignissen genutzt werden k nnte 28 05 12 4 Wochen 22 06 12 Realisierung 04 06 12 1 Woche 29 06 12 02 07 12 1Tag 03 07 12 07 05 12 2 Wochen 18 05 12 Abnahme Planungsphase 05 07 12 1 Woche 06 07 12 14 05 12 1 Woche 25 05 12 28 05 12 1 Woche 01 06 12 Erstellen von Dokumentation 25 06 12 3 Wochen 29 06 12 Abbildung 14 Netzplan Beispiel In diesem Beispiel w rde mehr Zeit f r die Realisierung zur Verf gung stehen wenn die Planungsphase zum 07 05 2012 beginnt und am 18 05 2012 endet In diesem Fall w rden zwei Wochen Pufferzeit f r die Realisierung zur Verf gung stehen Zur Absch tzung von Risiken kann man aus dies
97. n sollten bei jeder Detailstufe mit beachtet werden damit sie fr hzeitig in die Planung ein gehen Dadurch kann auch Kosteneinsparpotenzial freigelegt werden 3 Vgl Kuster et al 2011 S 14 Abb l 5 20 Einf hrung in das Projektmanagement Bei der Planung vom Groben ins Feine sollte man zuerst alle m glichen und unm gli chen Varianten betrachten auch wenn diese subjektiv von vornherein ausscheiden in der Umsetzung zeigt es sich sowieso dass ein zirkul res Vorgehen von lopdown und Bottom up zu der n tigen gemeinsamen Sicht f hrt Dieses Ab stimmen erh ht auch wesentlich die Verbindlichkeit der einzelnen Personen f r ei ne so erstellte Strukturierung oder Planung die Verantwortung mit zu bernehmen Kuster et al 2011 S 16 Problem Auto schrottreif ly spontane a Projektidee Neues Auto Offentlicher Verkehr Losungsprinzipien Konzeptvarianten Detailvarianten Kauf Leasing Sharing Abbildung 8 Beispiel f r eine stufenweise Variantenbildung 24 Vgl Kuster et al 2011 S 15 Abb I 16 Einf hrung in das Projektmanagement 21 2 5 Die Projektphasen 2 5 1 Allgemein Im Projektmanagement gibt es verschiedene Projektphasen die nacheinander ablaufen und sich eventuell wieder holen Abbildung 9 Projektphasen im Projektmanagement W hrend der Ausf hrung der Arbeiten kann es immer passieren dass zus tzliche Arbei ten notw
98. n zus tzlichen Funktionen Angebot kontaktiart Vertrieb 1 1 l 1 1 1 nm Hilfe via Remote Session Ende sonst weitere Probleml sung I 1 i T I I I T oh 1 I 1 I 1 I I 1 entdeckt Bedarf beim Kunden Probleml sung mit Kunden Hilfe vor Ort Inklusiv Consulting Tage pono pee EN z meldet Bedarf an Innen ienst L sung vor Ort eventi weitere Hilfe notwendig Bedarf an excl Consultingtagen bzw erw Funktionen 1 l 1 l I 1 I l l l l l l l I 1 I kann Consulting als auch SW Entwicklung sein Consulting Rechnung erstellen l l l l l T l l 1 l Bedarf via Consulting via Support Entwicklung in der ji Angeboterstellen amp __ Fachabteilung verschicken i Bedarf via Consultant L sung ausliefern Bedarf Definition mit Kunden kl ren 1Woche SW Entwicklung 1 Bedarf vip Support 1 eventi R ckfrage Consulting bzw SW Entwicklung a hat Bedarf Sachverhalt nachstellbar L sung an Kunde ben tigt Kunden senden Report Skript DB Trigger o weiterleiten an 1 I 1 I 1 I l I 1 l 1 I I I I I I I I I 1 i T i 1 I 1 I 1 I 1 We tetas Ku C J
99. n in der Suite erfassen und verwalten ber einen Katalog k nnen Softwarepa kete zuverl ssig erkannt werden Softwareverteilung Uber den SDI Agent lassen sich Patches und Softwarepakete zentral und automatisiert verteilen 6 Einleitung Helpdesk Das Helpdesk System erfasst Serviceanfragen von Nutzern und hilft dabei zusammen mit der IT Abteilung Probleme zu l sen Dabei unterst tzt das System die Benutzer ITIL konform Mit dem Umzug der Firma in ein neues B rogeb ude zu Beginn des Jahres 2012 wurden die internen Betriebsstrukturen auch in abgetrennten R umlichkeiten sichtbar Seitdem gibt es zentrale Einrichtungen Controlling Rechnungswesen die Softwareentwicklung den Support und den Vertrieb als eigenst ndige Einheiten mit eigener Hierarchie Die Firma plant auch im n chsten Gesch ftsjahr 2012 13 st rker zu wachsen und weitere Marktanteile zu gewinnen 3 IT Infrastructure Library ITIL ist eine Sammlung von Best Practices Einf hrung in das Projektmanagement 7 2 Einf hrung in das Projektmanagement Projektmanagement beschreibt die Gesamtheit aus Planungs Leistungs und Kontrollak tivit ten bei gr eren Projekten Oyen et al 1986 In ein Projekt flie en neben handwerklichem und ingenieurtechnischem Wissen auch immer wirtschaftliche Aspekte ein Als dritter mitunter sehr wichtiger Punkt spielt die soziale Komponente eine wichtige Rolle Projektmanagement durchdringt damit alle Be reich
100. nd Internetanwendung beinhaltet notwen dig und wird im weiteren Verlauf betrachtet InLoox PM Produkte Abbildung 16 InLoox Anwendung im Outlook links und als Webanwendung rechts InLoox beherrscht die Multi Projektplanung in beliebig vielen Stufen und erfasst dabei ebenso Zeit und Budgetangaben Abgerundet wird dies durch eine Mind Map die ge meinsam genutzt werden kann Das Ergebnis der Mind Map kann man wiederum in die Zeitplanung des Projektes flie en lassen Die Projektplanung und die Einteilung der Aufgaben auf der Zeitachse erfolgen visuell ber ein Gantt Diagramm Quelle http www inloox de unternehmen abgerufen am 26 07 2012 15 Uhr 67 Quelle Webseite in Fa InLoox GmbH abgerufen am 26 07 2012 15 30 Uhr Evaluierung Projektmanagement Software 47 ws was En wae n Propettp lar orror ORIOL _ e m T E na om es e Agatenn energ 2 sum PH r Marttanatyse 11 ey N 5 Tope a Koma urrerzanan 1231 20 Mid Tage a ae Peaches wann s 25 Tage 2 Finanzierung 111 01 a pP Kom Manz eee Lar seruo ituan Lar Umsetzung 143 201 Lar Aamettwonsie 1811201 u Te Protubtentarung 2511204 7 EZO Iternetautnn 31201 am ae nennen E E amp Werbemateristen DLILIL at DE Sree ceneyse 2242304 o6s2200 ei ete LT ommwiissorden 0311211 0112201 e a 25 tage En PF berenar oaa 3016204 Abbildung 17 Gantt Diagramm im Produkt InLo
101. nd kann daher nicht mit einem Faktor belegt werden Das Dreieck zeigt aber auch gleichzeitig die Interessen der Verantwortlichen Auf der einen Seite m chten die Stakeholder p nktlich und gute Qualit t auf der anderen Seite d rfen die Kosten daf r nicht berschritten werden So ist es dann die Aufgabe des Pro jektleiters Kosten Qualit t und Termine im Auge zu behalten 5 Nachgezeichnet nach Vorlage von Ke ler et al 2004 S Abb 5 5 10 Einf hrung in das Projektmanagement 2 2 1 Der Projektleiter Der Projektleiter PL ist eine Pers nlichkeit die viele Kompetenzen vereinigen sollte da sie hauptverantwortlich f r den Erfolg des Projektes und der Einhaltung des Budgets ist Nach Oyen amp Schlegel verf gt der Projektleiter ber ein berdurchschnittliches Wissen der Planungstechniken verbunden mit Praxiserfahrung sowie Kenntnis ber den Projekt gegenstand Weiterhin ben tigt der Projektleiter Verantwortungsgef hl und Verhand lungsgeschick sowie Geduld Gelassenheit die notwendige Beharrlichkeit und Mut zum Risiko Also neben der fachlichen auch die soziale Komponente zum F hren Der PL sollte technische und soziale Kompetenz haben verbunden mit der personellen Autorit t seine Entscheidungen auch durchsetzen zu k nnen Der Projektleiter hat in der Regel alle Vollmachten im Namen des Projektauftragsgebers f r das Projekt zu agieren und Vertr ge abzuschlie en bzw Leistungen zu beauftragen KeBler et al
102. ndig Dies wiederum leisten moderne Projektmanagement Tools Eine Integration dieser beiden Systemlandschaften ist die u erst komplexe Herausforderung dieser Arbeit Je mehr Projekte gleichzeitig laufen umso mehr Informationen m ssen an alle Beteiligten verteilt werden dies hat zur Folge dass keine einzelne Person mehr den berblick haben kann Um dem Wettbewerbsdruck entgegentreten zu k nnen charakterisieren sich moderne Unternehmen durch schnelles Reaktionsverm gen Anpassungsf higkeit ganzheitliches Denken TQM mit kunden und qualit tsorientierten Handlungs weisen 2 Einleitung Daf r ist es f r das Management notwendig das Unternehmen nach folgenden Gesichts punkten auszurichten ausgepr gte Kunden und Umfeldorientierung flache flexible Organisationsformen Projektorganisation Zielorientierung in kleinen Organisationseinheiten Verantwortungs bernahme durch Teamarbeit Prozessorientierung anstelle von Abteilungsorientierung bernahme von Verantwortung durch die Mitarbeiter in selbstorganisierenden Teams hohe Qualit t statt schnelles Liefern lernende Organisation Fazit aus Projekten Ein modernes Projektmanagement gewinnt immer st rker an Bedeutung da es die oben angef hrten Anforderungen an heutige Unternehmen sehr gut erf llt F r die Bew ltigung der Vielzahl an Aufgaben ist es das Ziel eine Unternehmensanwen dung f r Projektmanagement im Unternehmen e
103. nen Dezember 2008 Name Zustand Fix Startdatum Enddatum Kontrolifluss Ky 50 KW 51 Kw5 3 10 13 16 19 2 bel V tual Guide _ bereit 11 12 2008 24 12 2008 be Projektbeschreibung erstellen __ beret 11 12 2008 11 12 2008 4 E Konzeption geplant 12 12 2008 19 12 2008 gt E Pfichtenheft ersteller geplant 1212 2008 19 12 2008 E E Ausstellungsdaten analysieren j geplant 12 12 2008 1212 2008 p Konzept ersteik geplant 18 12 2008 18122008 EA b Prototyp geplant 22 12 2008 22 12 2008 gt bs Produkt geplant 23122008 23 12 2008 e Ed Iteration geplant 24 12 2008 24 12 2008 gt Abbildung 19 in Step Projektmanagement mit Gantt Diagramm Im Anforderungsmanagement kann man mit bew hrten Werkzeugen die Anforderungen an das Projekt als Use Case UML oder mit der BPMN Notation modellieren nderungen werden in der nderungshistorie erfasst Der Anforderungskatalog l sst sich ber das RIF Format zwischen Systemen austauschen Zus tzlich lassen sich Anforderungen aus Word bzw Excel Dokumenten ableiten und wieder in diese Formate exportieren Erweitert wird die Projektplanung durch das Risikomanagement Dabei werden Risiken im Projekt identifiziert bewertet und k nnen so kontinuierlich beobachtet werden was ein rechtzeitiges Eingreifen erm glicht 77 Quelle Webseite der Fa microtool http www microtool de instep de Projektmanagement 20mit 20in Step asp abgerufen am 27 07 2012 u
104. ng war die Integration des vorhandenen CRM Systems und zu guter Letzt auch der Preis der den Ausschlag gab Im nun Folgenden Kapitel 4 wird die Integration der Software beschrieben Integration der Projektmanagementsoftware 69 4 Integration der Projektmanagementsoftware In Kapitel 3 wurde evaluiert dass die Software CRM Project der Firma Itara das am besten geeignetste Produkt f r Projektmanagement ist welches auch sehr gut mit Micro soft Dynamics CRM zusammenarbeitet In diesem Kapitel werden nun die notwendigen Schritte beschrieben um CRM Project einzuf hren Das Microsoft CRM System als auch das CRM Project sind hochkomplexe und auf sehr vielen Ebenen aufeinander abgestimmte Produkte Die Konfiguration der PM Software bedingt einiger Voraussetzungen im CRM System und andersherum Das Zusammen spiel der beiden Produkte ist durch diese tiefe Verbundenheit sehr gut 4 1 Systemvoraussetzungen CRM Project wird als sogenannte Solution f r Microsoft CRM 2011 ausgeliefert Eine Solution ist eine Sammlung aus allen Anpassungen die m glich sind Entit ten Plug ins aktive Webseiten aspx Dateien eigenen Bildern HTML Elemente Listen usw und ad hoc in das System eingespielt werden k nnen Um CRM Project einzusetzen bedarf es eines vorinstallierten und funktionsf higen 123 4124 Microsoft Dynamics CRM 2011 Systems mit mindestens Rollup oder h her Des Weiteren muss die Basissprache der Organisation Deuts
105. ngleistungen Dazu muss man einen Namen Beschreibung Grund f r den Anfangsstatus Standarddauer und Aktivit ten starten aller festlegen Die Standarddauer ist eine Vorgabe die eine Richtzeit angibt Wenn der Mitarbeiter beim Kunden ist wird er durch An und Abreise wahrscheinlich den ganzen Tag besch ftigt sein Des Weiteren m ssen die Erforderlichen Ressourcen f r den Service definiert werden Diese Regel besteht immer aus der Definition Ben tigt lt Menge gt zuf llig oder geringste Auslastung oder h chste Auslastung aus Standort beliebig oder festgelegt Dieser Regel untergeordnet ist dann der Ressourcenpool So kann man eine Ressourcengrup pe z B Gruppe Consulting Mitarbeiter die aus allen Consulting Mitarbeitern besteht namentlich genannte Mitarbeiter oder auch Ressourcen z B Ger te R ume etc hinzu f gen s Abbildung 36 erforderliche Ressourcen im Service Consultingleistungen 144 Vgl Vorgehensweise aus Kapitel 5 Snyder et al 2011 S 205 ff und 457 ff 145 wurde von der DeskCenter umbenannt individuelle Anpassung 148 die nderung muss danach wieder importiert und ver ffentlicht werden 84 Integration der Projektmanagementsoftware fa amp Service Consultingleistung Microsoft Dynamics CRM Windows Internet Explorer Sta nn AM Microsoft Dynamics CRM Sotzny Danny Service Anpassen ISV DeskCenter2 Informationen ra Service Services X i Allgemein
106. niert werden welcher Mitarbeiter welche Aufgaben hat Die Projektt tigkeit muss auch im Unternehmen kommuniziert werden und dem Mitarbeiter muss Zeit zur Verf gung gestellt werden Deswegen ist es wichtig die Mitarbeiter bei der Einf hrung von Projektmanagement fr hzeitig einzubeziehen und sp ter auch in der jeweiligen Software zu schulen Essenzi eller Bestandteil dessen ist die vorherige Analyse der Organisation und deren Prozesse 40 sinnvoll bei hoher Priorit t Evaluierung Projektmanagement Software 35 3 Evaluierung Projektmanagement Software Die DeskCenter Solutions AG entwickelt und vertreibt ihr selbst entwickeltes Produkt die DeskCenter Management Suite Der Support f r dieses Produkt wird ebenfalls von der Firma gestellt Dies gew hrleistet eine schnelle Reaktion bei Kundenw nschen bzw Problemen und stellt den direkten Kontakt zum Kunden her Ein stark wachsender Be reich ist die Entwicklung von kundenspezifischen Anpassungen Die typischsten Anpassungen sind Erstellung von Auswertungen Entwicklung von Skripten bzw Programmen und die Entwicklung von Datenbank Triggern zur Automatisierung von Prozessen Ein ganz wichtiger Teil der gesamten Wertsch pfungskette ist auch die Bereitstellung von Consultingleistungen Da diese Aktivit ten geplant und koordiniert werden m ssen wird bisher auf Arbeitskraft Outlook Kalender und intensive Kommunikation gesetzt Diese Art der Planung wird umso aufw
107. nn das so entstandene Produkt danach verkauft werden kann oder wenn es sich um ein nicht zeitkritisches Produkt han delt welches ber die Jahre w chst Die Entwicklung k nnte man auch an externe Dienstleister outsourcen die Kosten w rden dadurch aber steigen w hrend das Risiko beim Dienstleister liegt Ebenso verh lt es sch mit der Verantwortung f r das Personal Bei Standardsoftware kann man auf eine Vielzahl von Anbietern zur ckgreifen und sich das Produkt und vor allem den Anbieter aussuchen der den eigenen Anforderungen entspricht Je nach Produkt gibt es die verschiedensten Lizenzarten So ist es m glich Software auf Zeit zu lizenzieren einmalig f r eine Version monatlich auf Miete oder nach Nutzungsgrad bzw eine Kombination aus allen Daher gibt es unterschiedlich hohe Li zenz und Wartungskosten Anpassungen bei Standardsoftware sind immer nur in begrenzten Umfang m glich da man an die M glichkeiten gebunden ist die der Hersteller dem Nutzer einr umt Alles was dar ber hinausgeht sind Individualanpassungen und m ssen vom Hersteller separat bereitgestellt werden was nat rlich mit zus tzlichen Kosten verbunden ist Anders als bei Open Source Produkten gibt es bei Standardsoftware i d R immer Unter st tzung zum Produkt Meist erfolgt dies durch den Hersteller aber auch Partner oder spezialisierte Systemh user k nnen dies bernehmen Anwender haben die Gewissheit dass ein Produkt ber eine gewi
108. nt thread fd97215a 454f 4875 b7c9 9b2fbefa0f10 abgerufen am 09 08 2012 um 8 Uhr Integration der Projektmanagementsoftware 77 4 2 4 Fehler beim Upgrade Das Upgrade selbst verl uft beim CRM System sehr geordnet Das System migriert die Daten in das neue System und nach ca 30 Minuten ist das neue System betriebsbereit Bei der Migration werden aber viele Daten in neue Entit ten migriert und es wird an vielen Stellen davon ausgegangen dass bestehende Stammdaten nicht ge ndert wurden Bei ausf hrlichen Tests stellte sich heraus dass Listen mit Systemvorgaben z B die Liste von Branchen neu geschrieben wurden und nderungen die man daran vorge nommen hatte berschrieben wurden In vielen Entit ten werden untergeordnete Entit ten als Listen angezeigt Die Sortierung dieser Listen ist verloren gegangen bzw wurde berschrieben Hier m ssen dann neue Ansichten definiert werden die in der jeweiligen Entit t zum Einsatz kommen Ein weiterer Fehler der h ufiger auftritt ist der fehlende Filter bei der Auswahl von ver kn pften Entit ten M chte man z B den prim ren Kontakt einer Firma ausw hlen soll ten auch nur die Kontakte erscheinen die der Firma zugeordnet sind Dies l sst sich auch ber das Formular der Entit t einrichten Viele Fehler sind kosmetischer Art und konnten ber eine Anpassung von Ansichten bzw Formularen korrigiert werden Es gab aber auch nderungen an der Klasse zur Steuerung des cl
109. nte mit Serverversion CRM Project stammt aus dem Microsoft Dynamics CRM Marketplace und konnte sich in einer Erstauswahl gegen Konkurrenten wie etwa proRM 2011 durchsetzen da es vom Funktionsumfang mehr bot insgesamt sehr gute Bewertungen erhielt und preislich im unteren Preisseg ment angesiedelt ist 62 die folgenden Internetadressen URL wurden am 05 08 2012 abgerufen und gepr ft 63 http dynamics crm pinpoint microsoft com de DE applications search projektmanagement b200057 q http www promx net Was ist proRM AxCMS ActivelD 1167 Abgerufen am 01 08 2012 um 10 30 Uhr 6 36 Bewertungen im Durchschnitt mit 5 von 5 Sternen bewertet 46 Evaluierung Projektmanagement Software 3 2 3 1 InLoox InLoox ist eine Projektmanagement Software der Firma InLoox GmbH aus M nchen Zu den Kunden der Software z hlen gro e Unternehmen wie etwa Siemens Seat DB Schenker und das DRK Die Software gibt es seit 1999 und wird bei mehr als 2 000 Kun den in 40 L ndern eingesetzt InLoox bietet eine Outlook und eine Web Anwendung seiner PM Software an Vom Funk tionsumfang sind sie nahezu identisch Die Software kann als lokale Installation zum Einmalpreis lizenziert oder als Cloud Anwendung gemietet werden Ein entscheidender Nachteil der Web Anwendung ist allerdings die fehlende Integration in Microsoft Outlook womit die Synchronisierung mit mobilen Ger ten fehlschl gt Daher ist eine Enterprise Installation die eine Outlook u
110. oldid 987074 Evaluierung Projektmanagement Software 45 Als u erst interessant stellten sich die folgenden Produkte dar e InLoox http www inloox de e In Step http www microtool de instep de index asp e Microsoft Project http www microsoft com project de de default aspx e CRM Project http www xrm1 com de crm project htm Die Auswahl der Softwareprodukte erfolgte subjektiv unter Beachtung der Anforderungen aus Abschnitt 3 1 Dabei wurde vor allem gro er Wert auf ein konzeptionelles Multi Projektmanagement mit angeschlossener Ressourcenverwaltung gelegt Unabdingbar ist weiterhin eine Schnittstelle zur Interaktion mit der Software um mit dem CRM System zu arbeiten Ideal w re nat rlich eine native Schnittstelle auf den Webservice des CRM ob nun vom Programm selbst oder ber Software von Dritt Anbietern Wenn eine solche Schnittstelle nicht vorhanden ist muss zumindest Zugriff auf die Datenbasis der PM Software existieren um die Daten synchronisieren zu k nnen Die hier ausgew hlten vier Produkte erf llen dieses KO Kriterium Bei InLoox und in Step handelt es sich um zwei eigenst ndige Produkte mit einem sehr gro en Funktionsumfang Microsoft Project ist seit den 90er Jahren auf dem Markt und geh rte damals noch zum Office Paket von Microsoft dazu und steigerte damit seinen Markenwert Heute wird es nur noch als Einzelprodukt vertrieben aber seit Anfang des neuen Jahrtausends auch als Multi User Varia
111. ox Zur Dokumentenablage kann der Microsoft SharePoint Server genutzt werden bzw k n nen die Daten auch in der Datenbank des Programmes abgelegt werden Bei Zugriff mit Microsoft Outlook k nnen E Mails direkt mit einem Projekt oder einer T tigkeit im Projekt verkn pft werden so erh lt jeder Nutzer Zugriff auf diese Informationen Zur Vereinfachung der Arbeit stellt InLoox auch E Mail Vorlagen und Textbausteine zur Verf gung womit man Zeit sparen kann Wie oben bereits erw hnt verf gt InLoox auch ber die M glichkeit der Budgetierung Dabei k nnen Budgets grob oder auch sehr detailliert vergeben werden Zum Controlling setzt InLoox auf Visualisierung per Report Die Datenhaltung gestaltet sich bei InLoox mit der Unterst tzung von Microsoft SQL Ser ver Oracle und MySQL als sehr Die lokale Installation ben tigt einen Microsoft Server und kann optional Microsoft SharePoint und Microsoft Exchange nutzen 68 Quelle Informationsmaterial der Fa InLoox http www inloox de content download 2976 28784 file InLoox PM Web App Folder DE Herstellerversion WEB pdf abgerufen am 27 07 2012 10 Uhr Quelle Informati onsmaterial der Fa InLoox http www inloox de content download 2976 28784 file InLoox PM Web App Folder DE Herstellerversion WEB pdf Abgerufen am 27 07 2012 10uhr Aussage des Herstellers 48 Evaluierung Projektmanagement Software Zur Autorisierung der Benutzer setzt InLoox auf ein rollen und
112. projektw rdig sind Dazu wurde eine Prozessanalyse mit Hilfe der Interviewmethode durchgef hrt Die Ergebnisse wurden mithilfe der BPMN Notation in zwei Diagrammen dokumentiert s Anlage 2 Unternehmensprozesse bei DeskCenter Solutions AG Die Pre Sales Phase wurde bereits im Praktikumsbericht des Autors in Anlage 5 detailliert dokumeniiert In der Pre Sales Phase wo der Kunde sich f r das Produkt interessiert wird die Angele genheit dann projektw rdig sobald der Kunde intensiver betreut werden muss Das kann z B dann passieren wenn der Kunde intensiver testen m chte und eine Lizenz mit ei nem l ngeren Testzeitraum ben tigt Ein anderer Fall kann z B die Beratung vor Ort zur konzeptionellen Planung sein In der After Sales Phase hat der Kunde i d R Bedarf an Unterst tzung zu dem Produkt oder nderungs und Erweiterungsw nsche Je nach abgeschlossenem Support und Updatevertrag entscheidet sich ob der Kunde Leistungen nachkaufen muss Es k nnen aber ebenso Probleme in der IT Landschaft des Kunden auftreten die die DeskCenter Solutions AG nicht abdeckt an dieser Stelle kann dann der Einsatz von Consulting Mitarbeitern notwendig werden In Abstimmung mit der Gesch ftsleitung wurden die folgenden Kriterien festgelegt wann ein Projekt aufgesetzt werden soll e Einsatz von Consulting Mitarbeitern sobald Consulting Mitarbeiter f r T tig keiten geplant werden bedarf es der Ressourcenplanung im Projektmana
113. publik Deutschland 2004 alle Rechte vorbehalten Das V Modell XT ist unter der Apache License Version 2 0 freigegeben 50 Evaluierung Projektmanagement Software Diese Versionen zeichnen sich dadurch aus dass sie auf das jeweilige Vorgehensmodell angepasst sind So ist z B das V Modell XT das Modell welches gerade bei ffentlichen Auftraggebern zum Standard geh rt In dieser Version findet man dann alle Tools zu diesem Modell inkl der V Modell XT konformen Projektplanung und der entsprechenden Qualit tssicherungsma nahmen Auch Dokumente in dieser PM Software entsprechen einer V Modell XT Vorlage In der weiteren Betrachtung wird nur die in Step coreProcess Edition untersucht F r die notwendige Projektarbeit bedarf es in erster Linie keinem Modell sondern es werden grundlegende Projektmanagementfunktionen ben tigt Die PM Software in Step unterst tzt grunds tzlich in jeder Edition Projektmanagement Anforderungsmanagement Multiprojektmanagement Anderungsmanagement Konfigurationsmanagement Qualit ts und Testmanagement Risikomanagement und Prozessmanagement Im Projektmanagement werden ebenfalls Teilprojekte erstellt die beliebig tief verschach telt werden k nnen Jeder Knoten bietet Funktionen f r die Termin Aufwands und Kos tenplanung und schreibt die Planung automatisch fort Jedem Knoten kann ein Mitarbeiter zugeordnet werden so dass die Einsatzplanung von Mitarbeitern erm gl
114. r Webseite dokumentiert und weisen Im und Ex port M glichkeiten zu den g ngigsten Standard Office Anwendungen aus F r das Anfor derungsmanagement gibt es Schnittstellen zum hauseigenen ObjektiF und dem oben beschriebenen RIF Format Ein Im und Export von Microsoft Project ist m glich E Mail Programme wie etwa Outlook oder Lotus dienen im Export als Schnittstelle eine bernahme in in Step ist leider nicht m glich Microsoft Visual Studio 2010 Eclipse und Ant Microsoft SharePoint CMIS Subversion und SCC sind fest integriert Dokumen tenexporte sind nach HTML PDF und XML m glich Zur Kommunikation mit Programmen bietet in Step eine Web Service Schnittstelle und COM Schnittstellen an Preisstruktur Zur Nutzung der Software gibt es zwei Varianten In der Floating Lizenz liegen die Da teien auf einem Fileserver und alle Nutzer greifen auf diese zu Eine CoreProcess Lizenz kostet 1 990 Die Lizenz ist an einen nicht n her definierten Benutzer gebunden d h mehrere Nutzer k nnen sich eine Lizenz teilen In der zweiten Variante liegen die Daten auf einem in Step Server und jedes Mitglied greift mit seiner Client Access Lizenz darauf zu Auch hier wird nur die maximale Anzahl an gleichzeitigen Zugriffen durch die Access Lizenz begrenzt Die Server Lizenz kostet 3 990 je Server und eine Client Access Lizenz kostet 1 990 Bei zehn Benutzern ergibt sich so eine Endsumme von 23 890
115. r Ziele aus der Initiierung geplant und definiert Gegenfalls werden hier auch Alternativen gepr ft Folgende Schritte sind not wendig e Planung und Definition von Inhalt und Umfang e Festlegen von Vorg ngen e Festlegung von Vorrangregeln e Planung der notwendigen Ressourcen e Sch tzung der notwendigen Zeit e Kostenabschatzung e Risikomanagementplanung Bewertung des Risikos e Aufstellen eines Terminplanes e Kostenplanung e Zusammenstellung des Projektplanes Dazu kommen noch viele verschiedene Hilfs Qualitats und Beschaffungsplanungen die nebenlaufig sind 2 5 3 3 Projektphase Ausf hrung berwachung In dieser Phase werden die geplanten Arbeiten durchgef hrt und das Projektcontrolling berwacht Fortschritt und Budget W hrend dieser Phase kommt es immer wieder zu Anpassungen bzw zu Nachverhandlungen Aber auch Qualit tssicherungsma nahmen geh ren dazu So k nnen Arbeitspakete nach Pr fung bzw Qualifizierung freigegeben werden bzw nach Ausf hrung von Sachverst ndigen gepr ft werden 2 5 3 4 Projektphase Abschluss In dieser Phase k nnen Abnahmetests durchgef hrt bzw administrativ Aufgaben wahr genommen werden Der wichtigste Punkt im Abschluss ist die Auswertung des Projektes nach Erfolg Kosten und Zeit Dazu wird ein Abschlussbericht erstellt der u a offene Probleme beinhalten kann 2 Vgl DIN 69900 und DIN EN ISO 9001 2008 Qualit tsmanagementsysteme 3 2 B mit Zulieferer Einf
116. richte des SQL Reporting Services m ssen auf den neuen SQL Server bertragen werden Anschlie end kann CRM Project in das neue System importiert und ver ffentlicht werden Eine Anleitung dazu liefert die Herstellerfirma mit dem Getting Started Guide aus FuRno te 124 auf Seite 69 Wird kein SharePoint Server verwendet sollte dieser im CRM 2011 auch deaktiviert werden damit die Benutzer keine Aufforderung bekommen die Adresse des SharePoint Servers anzugeben Dateien k nnen wie auch schon beim CRM 4 als Notiz zu einer Entit t abgelegt werden Dabei wird die Datei in der Datenbank gespeichert Konfiguration E Mail Router Damit E Mails aus dem CRM System gesendet und empfangen werden k nnen muss der E Mail Router des CRM Systems wieder eingestellt werden Aktuell nutzt die DeskCenter Solutions AG nur die Funktion zum Senden von E Mails aus dem CRM System heraus Eingehende Mails gehen an die jeweilige Person und werden dort mit dem Microsoft CRM Outlook Plug in mit dem CRM verkn pft DeskCenter Pages anpassen Um den Anspr chen der Support Abteilung gerecht zu werden wurde im Laufe der letz ten drei Jahre eine ASPX Webseite als Erweiterung zu den Seiten unter Support im CRM geschaffen welche die Aktivit ten des Supports anzeigt F r die Kommunikation mit dem Kunden wird ein ticketbasiertes System eingesetzt Die Mitarbeiter im Support nut zen daf r eine selbstentwickelte L sung Alle Aktivit ten des Supports
117. rschiedener Produkte erfolgt eine Bewertung der Produkte nach definierten Vorgaben und ein Produkt wird ausge w hlt 3 2 1 Einleitung Die Wahl nach einer geeigneten Software ist im Laufe der letzten Jahre wesentlich einfa cher geworden da auch kleinere Anbieter dank des Internets auf den Markt dr ngen k nnen Die Produkte unterscheiden sich vor allem im Funktionsumfang des Integrati onsgrades und der verwendeten Plattform Im Zuge der letzten Jahre ist Software as a Service SaaS ein immer aktuelleres Thema geworden und stellt f r viele Unternehmen eine interessante M glichkeit dar Software zu lizenzieren ohne diese selbst zu betreiben Somit kann man unterscheiden zwischen Software die man kauft oder mietet und ferner zwischen den Plattformen x86 x64 RISC PPC etc und dem Framework auf dem es aufsetzt NET JAVA etc Je nach Grundvoraussetzung entstehen weitere Investitions und Wartungskosten die es zu beachten gilt 51 betrifft alle Aktivit ten nach dem Kauf des Produktes u a Support und Updates 5 betrifft alle Aktivit ten vor dem Kauf des Produktes u a Beratung Teststellungen etc gemeint ist hier Nutzung von PM Tool zur Anzeige von Aktivit ten und Planung von Ressourcen 54 Seit 2008 Quelle Wikipedia Software as a Service http de wikipedia org w index php title Software as a Service amp oldid 105704135 Abgerufen am 26 07 2012 11Uhr 42 Evaluierung Projektmanagement Software F r
118. rt ein Upgrade die Software erheblich um neue Funktionen z B das Upgrade von einer kostenfreien einfachen Version eines Softwareproduktes zu der umfangreicheren professionellen Version einer Software Downgrade Entfernt Funktionen die ein Upgrade hinzugef gt hat Dies ist z B dann notwendig wenn die neuen Funktionen in ihrer Fassung auf dem System nicht lauff hig sind Migration Das Wort stammt vom lateinischen migratio ab und bedeutet Ubersiedlung bzw Wanderung Bei der Migration spricht man in der Informationstechnik von der grundlegenden Umstellung des Systems z B das Umstellen des Betriebssystems mit der einhergehenden Migration von Anwendungsdaten Migration ist anders als beim Upgrade i d R sehr aufw ndig und fehleranf llig da sich das komplette System ndert viele Anpassungen notwendig sind und Daten von einem System in ein anderes gewandelt werden m ssen Ein aktuelles Beispiel ist die Live Migration eines Systems in eine Virtuelle Maschine wo sie fast ohne Ausfall ihre Arbeit fortsetzt Hierbei wird die Hardwareplattform grundlegend ge ndert diese Migration l uft aber meist automatisiert ab Portierung Wenn Daten aus einem System in ein anderes System bertragen und notfalls gewandelt werden m ssen spricht man in der IT von Portierung Die Da tenumwandlung wird hier als abgrenzende Eigenschaft zur Migration betrachtet Bei Softwareprodukten bedeutet Portierung die Bereitstellung einer Software auf
119. rung in das Projektmanagement Aus diesen drei Normen wurde schlie lich die ISO 21500 geboren die auf ca 40 Seiten die Terminologie wichtige Konzepte f r das Projektmanagement sowie ein umfassendes Prozessmodell f r das Management einzelner Projekte umfasst Die in der DIN 69901 2 erstmals dargestellten Ablaufdiagramme swim lanes die einen m glichen Durchlauf vom Anfang bis zum Ende eines Projektes zeigen fin den sich in der ISO 21500 in einem informativen Anhang wieder ISO 21500 ist nicht dazu gedacht die bestehenden nationalen Standards zu erset zen Dar ber hinaus ist sie nicht f r eine Zertifizierung oder als vertragliche Anforde rung geeignet Sie wird allerdings auf die Entwicklung nationaler wie internationaler Standards Einfluss haben An der Etablierung internationaler Standards wird deutlich wie wichtig das Thema Pro jektmanagement weltweit geworden ist und sich auch berall durchsetzt Im Kern sind diese Standards eine Zusammenfassung von Erfahrungen und Anleitungen wie man etwas planen durchf hren und berwachen kann und sollte 2 2 Das Projekt Ein Projekt ist immer eine in Aufgabe und Zeit begrenzte T tigkeit Ein Projekt besitzt immer einen Projektstarttermin und ein determiniertes Projektende mit einem festgelegten Ziel das es zu erreichen gilt und grenzt sich in der Regel von anderen Projekten ab Die Projektteilnenmer k nnen aus unterschiedlichen Fachabteilungen intern oder extern komme
120. s CRM die E Mail Adressen und verkn pft anhand derer die E Mail als Aktivit t mit der jeweiligen Firma Damit k nnen die Benutzer wie gewohnt Outlook nutzen und trotzdem die E Mail Nachrichten im CRM nachverfolgen 4 DeskCenter E Arbeitsbereich B Meine aktiven Firmen ar EB ze i 449 Vertrieb Meine aktiven Firmen durchsuchen P C ftem X Leads D Firmenname Telefon 1 Adresse 1 Ort Prim rer Kontakt C Neuigkeiten b s Gj Verkaufschancen Ba Se ee See eee ee cee 3 B Partner Lo Firmen S4 Kontakte Marketinglisten amp Mitbewerber L3 Angebote L Auftr ge E Rechnungen 4 I gt 3 Kaufhistorie mn 7 a Schnellkampagnen ivent Seitel Q Ziele E Zielmetriken Ly Test Firma name fa Rollupabfrage Prim re 83 Sotzny Danny Projekte he IT Industrie 8 Support amp Sotzny Danny Einstellungen Gig Ressourcencenter Firmendaten proi Projekte Firmenname Test Firma name Aktiver Interessent e BH Sotzny Danny 0555 123456789 Nein z Branc IT Industrie E Mail 0555 123456789 01 Anzahl Systeme 300 a Kalender Adresse 1 8 Kontakte Adressel Name _Hauptniederlassung Adresse 1 Postlei TTTTTT Es S 1 musterstra e 3 Adresse 1 Ort Leipzi awaa ae a EEE Fertig at Abbildung 32 CRM Outlook Client 2011 Der Client besitzt berdies auch einen Offline Modus In diesem Modus kann der Nutzer das CRM auch ohne Verbindung zum CRM System nutzen Dazu wird
121. sourcen Allgemeine Aufgaben ie fe 1 Geringste Auslastung aus Beliebigem Standort ausw hlen k Eine Auswahlregel Eh hinzuf gen fae Mitglieder von Consultants Definieren Sie die zum Planen dieses Services erforderichen Ressourcen amp Ressourcen hinzuf gen Benutzer R ume Arbeitsger te und Teams zu einer Auswahlregel hinzuf gen Ressourcengruppen hinzuf gen Ressourcengruppen zu einer Auswahirege hinzuf gen m Ausgew hltes Element O bearbeiten Nehmen Sie nderungen an den ausgew hlten Ressourcen oder Regeln vor x Ausgew hltes Element entfernen Entfernen Sie das ausgew hlte Bement Abbildung 36 erforderliche Ressourcen im Service Consultingleistungen 4 3 4 Deaktivierung der SharePoint Integration Nach der Installation von CRM 2011 ist die Dokumentenablage standardm ig so konfi guriert dass sie den SharePoint Server nutzen m chte Dazu wird der Benutzer bei der ersten Gelegenheit nach der entsprechenden URL gefragt Um diese Einstellung zu deak tivieren wird unter Einstellungen gt System gt Dokumentenverwaltung gt Dokumenten verwaltungseinstellungen das H kchen f r alle Entit ten entfernt und das Feld URL leer gelassen r Dokumentenverwaltungseinstellungen Webseitendialog a Dokumentenverwaltungseinstellungen Hilfe Entit ten ausw hlen Die Dokumentenverwaltung wird in den ausgew hlten Entit ten aktiviert Entit ten Adresse Anfrage Anfra
122. sschachtungsarbeiten 4t Do 07 10 10 3 Fundamentfe 4t Mi 13 10 10 f a 3 Mauerwerk und Stahlbetondecken 6 Wochen Di 19 10 10 f B Dachstuhl und Zimmerarbeiten 1 Woche Di 30 11 10 f 3 Richtfest ot Mo 06 12 10 f SS Fertigausbau 45t Di 07 12 10 v mila u as Bereit s Neue Vorg nge Manuell geplant Ia J E S LU Abbildung 12 Projektstrukturplan mit Gantt Diagramm im Microsoft Project 2010 Aus dem PSP lassen sich dann wiederum Terminplane ableiten Werden Ressourcen hinterlegt kann ein Ressourcenauslastungsplan erzeugt werden F r Mitarbeiter k nnen so pers nliche Einsatzpl ne generiert werden und der Projektleiter kann die Auslastung nutzen um besser planen zu k nnen Der Projektstrukturplan kann durch Zusammenfassen von Vorg ngen auch vereinfacht als Grobnetzplan dargestellt werden 33 Quelle http www officebloggers de 2012 05 mpug anwendertreffeninfotag zu ms project und project server bremen 20 09 2010 vom 20 09 2010 Autor Renke Holert Abgerufen am 04 08 2012 10 uhr 28 Einf hrung in das Projektmanagement 2 6 2 Netzplan Der Netzplan auch bekannt als PERT Diagramm ist hnlich dem Gantt Diagramm eine M glichkeit zur Darstellung der Vorg nge auch Knoten genannt deren Abh ngig keiten zueinander und der Zeiten die dem Vorgang zugeordnet sind Der Begriff Netz plantechnik umfasst nach DIN 69900 1 alle Verfahren zur Analyse Beschreibung Planung Ste
123. sse Zeit gepflegt und verbessert wird Standardsoftware wird i d R auch kontinuierlich weiterentwickelt um neuen Umsatz mit Folgeversionen zu generieren Da Standardsoftware oftmals sehr komplex ist bieten viele Hersteller auch Schulungen an welche meist auch notwendig sind was weitere Kosten generiert M chte man allerdings Daten aus einem anderen System migrieren ben tigt man entwe der vom Hersteller bereitgestellte Migrationssoftware oder eine universelle Schnittstelle um auf Funktionen bzw die Daten des Programmes zugreifen zu k nnen Auch die Inter aktion mit dem Softwareprodukt kann nur ber Schnittstellen erfolgen die vom Hersteller bereitgestellt werden Nutzt das Produkt z B eine Datenbank k nnte man dar ber Daten einfach abfragen einf gen und ver ndern Mit dem n chsten Software Release kann die Schnittstelle aber nicht vorhersehbaren Schaden anrichten daher sind vom Hersteller 44 Evaluierung Projektmanagement Software bereitgestellte Schnittstellen immer f r Einf ge nderungs und L schoperationen zu nutzen Im konkreten Fall dieser Arbeit fallen Eigenentwicklung Open Source Anwendungen bzw eine Kombination aus beiden raus da aufgrund der relativ kurzen Zeit und des Umfanges f r diese Arbeit keine M glichkeit besteht eine derart komplexe Anwendung zu konzipie ren und zu implementieren Des Weiteren ist der Nutzerkreis relativ klein und die Ange bote am Markt sehr gro was eine Eigen
124. stellt den Zusammenhang von Teil projekten Meilensteinen Vorg ngen etc dar Sie dient nur der Visualisierung und kann z B in einem Meilenstein enden Im Gantt Diagramm dargestellt zeigt sie den zeitlichen Verlauf und Zusammenhang der Aufgaben Phasen k nnen sich auch berschneiden Meilenstein Ein Meilenstein wird in DIN 69900 als Schl sselereignis Ereignis mit besonderer Be deutung definiert Im Projektstrukturplan bzw im Netzplan kann man definieren dass wenn ein bestimmter Realisierungsstand erreicht wird auch ein Meilenstein erzielt wird Meilensteine k nnen z B gesetzt werden wenn die Planung oder eine zeitkritische Pha se abgeschlossen ist oder wichtige Genehmigungen erteilt wurden Meilensteine sind i d R Muss Zust nde die erreicht werden m ssen Er dient u a dazu bestimmte Arbei ten zu synchronisieren erst wenn alle Arbeiten fertiggestellt sind und der Meilenstein erreicht ist dann geht die Arbeit weiter 32 Einf hrung in das Projektmanagement Arbeitspaket Arbeitspakete sind laut DIN 69901 2 die kleinste Einheit im Projektstrukturplan und umfassen wiederum eine Reihe von Aktivit ten bzw Vorg ngern In der Beschreibung eines Arbeitspaktes wird definiert was wann und mit welchen Ressourcen Mitarbeiter Budget usw erarbeitet werden muss Anmerkung Alle Definitionen sind nat rlich schwebend und k nnen von Norm zu Norm und von Softwareprogramm zu Softwareprogramm etwas anders aus
125. t der CRM 4 0 Organisationsdatenbank nutzen zu wollen Diese Variante ist gerade dann g nstig wenn der SQL Server auch schon vorher getrennt vom Webserver IIS lief e Vorteile Der SQL Server muss nicht neu installiert werden und kann auf der gleichen Maschine weiterlaufen e Nachteil Birgt hnliche Risiken wie das In Place Upgrade aber das System l sst sich schneller wiederherstellen da nur die Datenbank wiederhergestellt werden muss wenn das Upgrade fehlschl gt Upgrade via Import Diese Variante ist die wohl Ausfallsicherste und auch die von Microsoft bevorzugte Vari ante Dabei wird ein neuer Server mit Microsoft Server 2008 aufgesetzt ein neuer SQL Server 2008 und das CRM 2011 auf diesem installiert Nach der Installation wird die Datenbank vom CRM 4 auf dem neuem Server wiederhergestellt und ber den Bereitstel lungs Manager importiert Dabei findet die Migration der Daten automatisch statt e Vorteile mehrfaches Testen des Upgrade Vorganges m glich und keine merkliche Unterbrechung f r die Benutzer e Nachteil Es ist das teuerste Szenario da es neue Hardware und Software ben tigt und ISV Anpassungen per Hand bertragen werden m ssen Unter Ber cksichtigung dass es sich um ein Produktivsystem handelt und ein Ausfall von Stunden oder Tagen nicht akzeptabel w re entscheidet sich der Autor f r die Upgrade via Import Variante da hier ein zweites System aufgebaut wird welches auch f r Tests
126. tehen Open Source Projekte meist aus dem Drang Bed rfnis heraus etwas zu machen Anerkennung oder um sich weiterzu bilden Und genauso schnell wie Open Source Projekte starten k nnen sie auch wieder beendet werden Das hei t f r den Nutzer dass er keine l ngerfristige Zusage f r die Weiterentwicklung Road Map bekommen kann F r die Anpassung und eventuelle Wei terentwicklung ben tigt es immer einen Entwickler der das System kennt Die Eigenentwicklung bietet hnlich den Open Source Projekten den sehr hohen Anpas sungsgrad und Verf gbarkeit aller Quelltexte Insbesondere die Dokumentation kann hier besser sein Bei der Konzeption von Software kann man ganz individuell vorgehen und eine Software erschaffen die ganz den Bed rfnissen des Anwenders entspricht Einziger unter Beachtung der Nicht Funktionalen Anforderungen Vgl http www computerwoche de management cloud computing 2492168 vom 02 08 2012 Autor JR Raphael Abgerufen am 04 08 2012 57 Vgl http www heise de newsticker meldung Wolkenbruch bei Amazon Datenverlust in der Cloud 1234444 html vom 28 04 2011 Autor jh Abgerufen am 04 08 2012 58 Vgl Henzelmann et al 2006 Evaluierung Projektmanagement Software 43 Nachteil sind die notwendigen Ressourcen eng verkn pft mit der Tatsache dass diese Software nicht sofort einsetzbar w re Die Kosten sind hier je nach Umfang wohl am gr ten Eine Eigenentwicklung ist dann sinnvoll we
127. ten Unternehmenseinheiten genutzt werden kann Eine au tomatisierte Anlage ist auf Basis der Objekte im Active Directory m glich Verbrauchsma terialien k nnen ebenso mit Microsoft Projekt verwaltet werden Jeder Ressource k nnen zu Abrechnungszwecken auch unterschiedliche Stundens tze zugewiesen werden Aufw nde und Ressourcen werden je Teilaufgabe im Projekt hinterlegt dies erm glicht eine Projektkostenkalkulation schon w hrend der Modellierung der Gesch ftsf lle Eine Kontrolle der Kosten ist durch die Definition von Budgets m glich Ertr ge k nnen eben falls hinterlegt werden dies erm glicht wiederum eine Ertragswertberechnung f r das Projekt im Zusammenhang mit der Budgetplanung sshboard Administration Dex l Portfolio Key Performance Indicators I Governance Phase Analysis I Business Alignment Analysis 9 pen no nen martes and segments ae Increase market share in ewst ung markets 2 10 a E Plan Manage Create Select improve customer setsfacton score 1 improve product quality m I investment Analysis improve employee satsfacton F Corporate o 0 2 Meiate Portfoko Cost SOriver Prorites Abbildung 23 Dashboard im Project 2010 Webapp Project Server 2010 bietet umfangreiche M glichkeiten zur Berichtserstellung in Verbin dung mit flexiblen Business Intelligence Tools um schnell benutzerdefinierte Berichte zu ie ein Budget f r jeden Teilbaum im Projekt Plan
128. ten und damit sind Reaktio nen im unteren Sekundenbereich gefordert L ngere Wartezeiten bei komplexen Berichten sind akzeptabel e Die nderbarkeit muss ebenfalls mittel sein da die Gesch ftslogik des Pro grammes nicht ver ndert werden soll Es muss aber die M glichkeit geben weite re Datenfelder zu erfassen und Prozesse zu automatisieren Dabei ist es wichtig dass Standard Werkzeuge zum Einsatz kommen e Die bertragbarkeit beschr nkt sich im Unternehmenseinsatz auf verschiedene Hardwarekomponenten Es soll weiterhin ein Microsoft Windows Server zum Ein satz kommen und es muss m glich sein die Hardware zu erweitern bzw auch die Software ber mehrere physische Maschinen zu skalieren Eine Sicherung des Systems muss von der Software selbst bereitgestellt werden bzw soll es eine ein fache M glichkeit zur Sicherung geben Weitere Nicht funktionale Anforderungen e Support und Wartungsvertrag m glich e geringe Implementierungskosten e geringe Wartungs und Administrationskosten e gute Dokumentation f r Anwender als auch Administratoren 47 Die Umstellung wird on the fly an einem Tag vollzogen Die Mitarbeiter sollten sich entweder schnell zu rechtfinden k nnen bekannte GUI oder in kurzer Zeit geschult werden k nnen 8 Im laufenden Betrieb hot copy 40 Evaluierung Projektmanagement Software 3 1 3 Projektkriterien Zu Beginn dieser Arbeit wurde analysiert welche Prozesse es gibt und welche davon
129. tep entworfen werden muss damit sie als Vorlage hinterlegt werden kann 5 2 Ausblick Das Projektmanagement und auch das neue CRM 2011 bieten wie oben schon be schrieben viele neue M glichkeiten die es jetzt zu nutzen gilt Das Offensichtlichste sind sicher die neuen Dashboards und Diagramme im CRM 2011 Hierf r muss evaluiert werden welche Kennzahlen und Verl ufe f r die jeweilige Abtei lung interessant sind Dashboards bieten ja neben Diagrammen und Listen auch die M glichkeit der Integration von iFrames welche Webseiten oder selbst entwickelte Seiten mit aufbereiteten Werten anzeigen k nnen die M glichkeiten hier sind sehr gro und vielf ltig So w re es mit etwas Programmieraufwand sicher m glich Balanced Score cards BSC f r die DeskCenter Solutions AG zu entwickeln Die Dashboards k nnen und werden auch f r das CRM Project genutzt um z B die Auslastung der Mitarbeiter zu visualisieren die gemeldeten Aufw nde oder die Liste der anstehenden Aufgaben nach Priorit t gelistet Das gilt ebenso f r die Diagramme die zu jeder Entit t nun verf gbar sind Diagramme wie etwa Liniendiagramme bieten schnell einen berblick ber die Entwicklung im Unter nehmen und lassen proaktive Aktionen zu da man Trends mittel bzw langfristig be obachten kann Gerade das Konzipieren von eigenen Meldesystemen ist hier u erst fehlertrachtig da Schwellwerte immer zeitabh ngig gew hlt werden m ssen nat rlich auch a
130. uerung und berwachung von Abl ufen auf der Grundlage der Graphentheo rie wobei Zeit Kosten Einsatzmittel bzw Ressourcen ber cksichtigt werden k nnen Ein Netzplan ist die grafische oder tabellarische Darstellung von Abl ufen und der Abh ngig keiten Jeder Vorgang im Netzplan hat den gleichen Aufbau FAZ FEZ Fr he Fr her Beginn Dauer Aufgabenname o ce Fe_ SAZ SEZ Sp ter Beginn Pufferzeit Sp te Fertigstellung Abbildung 13 Netzplan Element und PERT1 Element aus Microsoft Visio Die Bezeichnungen sind wie folgt zu verstehen Nr Nummer des Vorgangs D Dauer des Vorgangs FAZ fr hester Anfangszeitpunkt FEZ fr hester Endzeitpunkt SAZ sp tester Anfangszeitpunkt SEZ sp tester Endzeitpunkt GP Gesamtpuffer GP SAZ FAZ bzw GP SEZ FEZ FP freier Puffer FP FAZ des Nachfolgers FEZ des Vorganges Tabelle 1 Abk rzungen im Netzplan Ein Vorgang wie hier dargestellt kann einem in Abschnitt 2 6 4 genannten Vorgang entsprechen z B einem Meilenstein oder einem ganzen Arbeitspaket 34 Vgl http www methode de am di amdi01 htm Abgerufen am 09 08 2012 um 12Uhr 35 Ausgabe 1987 08 38 Quelle http www bwl betriebswirtschaft de netzplan html Abgerufen am 09 08 2012 um 11 Uhr Einf hrung in das Projektmanagement 29 Die Abbildung 14 Netzplan zeigt einen sehr einfachen Netzplan f r die Umsetzung eines Softwareprojektes mit einer Dauer von sechs Woche
131. uf Vorlage in berarbeitung gesetzt werden Dann kann ber die Schaltfl che Vorlagen diese in den Status Vorlage Entwurf bzw Vorlage freigegeben konvertiert werden Eine freigegebene Vorlage kann sp ter wieder 148 Vgl itara GmbH 2012 S 32ff Kapitel 5 149 Ygl Abschnitt 4 3 3 88 Integration der Projektmanagementsoftware in die berarbeitung berf hrt werden und auch wieder in Entwurf oder Freigabe Eine freigegebene Vorlage kann so zur Erstellung eines Projektes bzw eines Teilprojektes genutzt werden Um die Vorlage nutzen zu k nnen muss man in Projekte wechseln und dort die Ansicht Vorlagen freigegeben ausw hlen Mit der Schaltfl che kann man den Dialog Template CRM Project ffnen und damit das neue Projekt erstellen Damit das Start bzw Endda tum korrekt berechnet wird muss man dies angeben und definieren ob es das Start oder Enddatum ist Anschlie end kann man bestimmte Texte durch Suchen und Ersetzen Vorgeschlagene Sites Web Slice Katalog v SRVCRMOL a Template CRM Project Windows Internet Explorer u a g g 3 A Microsoft Dynamics CRM Entwicklung Report Projekte Diagramme Hinzuf gen Anpassen ISV Um die Vorlage in einen anderen Status zu setzen oder ein Projekt aus der Vorlage zu generieren w hlen Sie die gew nschten Optionen setzen Sie bei Bedarf die Parameter und klicken Sie auf 5 Aktivieren J Freigeben Folgen Start gt D
132. uktivismus steuern sich weitgehend selbst und sind lernf hig Kuster et al 2011 S 12 Diese Systeme bieten einen h heren Grad an Kommunikation und Flexibilit t als norma le Projekte da hier Mitarbeiter sowohl abteilungs bergreifend miteinander als auch mit dem Kunden direkt kommunizieren Beim Systemischen Ansatz soll jedes Projektmitglied die Projektziele und die Rahmenbe dingungen kennen und verinnerlichen um eine hohe Identifikation mit dem Projekt zu erreichen Gegen ber traditionellen Projekten sind Systemische Projekte selbststeuernd und selbst st ndig lernend Damit kann Komplexit t in hohem Ma e verarbeitet werden aus Sicht von IT Projekten 18 Einf hrung in das Projektmanagement A Konkurenz Projekte Unternehmens Leitung Programm Management Projekt Ausschuss Gi r O 4 Projekt gt Projekt X Mitarbeiter N Auftraggeber Abbildung 6 Systemische Betrachtungsweise eines Projektes F llt ein Projektteilnehmer aus kann er relativ leicht durch einen anderen ersetzt werden Die fachliche Bildung aller Teilnehmer sollte gleich sein eben weil jeder verstehen sollte was die anderen machen Genau dieser Punkt ist aber auch ein gro er Nachteil des Ansatzes Spezialisten lassen sich weniger gut integrieren Ein weiterer Nachteil liegt in der Kommunikation zum Kunden Einem externen Kunden ist es nicht immer zumutbar mit wechselnden Mitarbeitern zu komm
133. und geeignete Strategien zur Beseitigung von Problemen k nnen fr hzeitig aktiviert werden BSC werden auch eingesetzt um mittelfristig Unternehmens visionen und Strategien umzusetzen Entspricht der Menge aller Felder einer Entit t Sind z B alle Datenfelder einer Adresse Konkretes Objekt einer Tabelle Meint ein Datenbankmanagementsystem mit Datenbank Ist eine Auspr gung eines realen Objektes So ist z B die Rechnung zugeh rig zum Kunden Firma und besitzt ver schiedene Attribute Meint den Datensatz der eine Firma beschreibt inkl Adress daten Kontaktdaten und allen Aktivit ten die dazu geh ren Ein HTML Element um Webinhalte in einem definierten Bereich des Browsers anzuzeigen Ein potenzieller Kunde der von einem Vertriebsmitarbeiter kontaktiert werden muss um entweder als Verkaufschance qualifiziert oder disqualifiziert zu werden Leads k nnen in Firmen Kontakte und oder Verkaufschancen wenn sie qualifi ziert sind konvertiert werden Ansonsten werden sie gel scht bzw archiviert Kann durch den Download der Software mit vorheriger Registration entstehen oder als spontanes Kontak tieren per Telefon oder E Mail E Mail Programm der Firma Microsoft zum Verwalten von Nachrichten Terminen und Kontakten 151 Weiterf hrende Informationen unter http wirtschaftslexikon gabler de Definition balanced scorecard html Abgerufen am 01 09 2012 XXII Glossar Plug In SDK SQL SRS
134. uni konstanz de Lehre ss03 ProjektmanagementSS03 PM_FH_06 ppt Kuster J rg et al Handbuch Projektmanagement Buch Berlin Heidelberg Springer Verlag 2011 978 3 642 21242 0 Litke Hans Dieter und Kunow Ilonka Projektmanagement Einfach Praktisch Buch Planegg M nchen Haufe Verlag 2007 5 978 3448077452 Managementkompetenz Wikipedia Die freie Enzyklop die Managementkompetenz Online Wikipedia Die freie Enzyklop die 07 03 2012 03 07 2012 http de wikipedia org w index php title Managementkompetenz amp oldid 100579743 Microsoft Microsoft Dynamics CRM 201 1 Implementierungshandbuch Online 26 10 2011 30 07 2012 http www microsoft com de de download details aspx id 3621 Oyen Volker und Schlegel Hans Bernd Projektmanagement heute eine F hrungsalternative unserer Zeit Buch s l Gabal Speyer 1986 978 3923 9841 21 XX Literaturverzeichnis Peipe Sabine Crashkurs Projektmanagement Buch Freiburg Haufe Lexware 2011 978 3 648 01270 3 Projektmanagement Wikipedia Die freie Enzyklopadie Projektmanagement Online Wikipedia Die freie Enzyklopadie 21 06 2012 2012 07 2012 http de wikipedia org w index php title Projektmanagement amp oldid 104651507 Snyder Mike und Steger Jim Arbeiten mit Microsoft Dynamics CRM 4 0 Buch Redmond Washington Microsoft Press 2008 978 3 86645 427 9 Snyder Mike Steger Jim und Reid Kristie Arbe
135. unizieren da der Projektstand genauso intensiv kommuniziert werden muss wie z B im Projektteam selbst 2 4 2 Systems Engineering Im Gegensatz zum systemischen Ansatz steht das klassische System Engineering SE Es kann f r neue Projekte aber auch f r nderungsprojekte genutzt werden Diese Pro jekte k nnen in Phasen unterteilt werden Zu Beginn wird immer das Problem genau definiert einschlie lich der Einflussfaktoren und der Abgrenzungsfaktoren Anschlie end wird ein L sungsansatz definiert der immer weiter verfeinert wird Dabei wird vom Anfang der groben Idee bis hin zum kleinsten Detail geplant Diese Methodik bezeichnet man auch Top Down Denkbar w re auch eine 2 Vgl Kuster et al 2011 S 13 Abb I 4 nachgezeichnet Einf hrung in das Projektmanagement 19 Bottom Up Methode zur L sung des Problems diese Vorgehensweise ist gerade bei empirischen Verbesserungen oft sinnvoll In gr eren Projekten eher weniger da die gro en Zusammenh nge vergessen werden k nnen Systemdenken Vorgehensprinzipien lt Techniken Werkzeuge 2 p 3 2 2 E B Abbildung 7 Projektmanagement im Rahmen des Systems Engineerings Neben der berlegung vom Groben ins Feine zu planen und das gesamte System im Auge zu behalten gibt es noch die Variantenbildung Dabei soll berlegt werden welche Alternativen zu der bereits erdachten L sung existieren k nnen Diese berlegunge
136. ure m Zu jeden Ausstellungsst ck muss eine sep 9 Arwendungsfalle amp Akteur 1 lt erstellt werden JEA Importierte Typen Ie Testfalle Es SemanticTypes NS 3 2 Anforderungen an die Schni 6 274 Aetune nar FOC Abbildung 20 Anforderungsmanagement mit in Step Das Qualit ts und Testmanagement sorgt f r die Einhaltung der Prozessstandards und unterst tzt den Endanwender bei dem Erstellen von standardkonformen Dokumenten Es sorgt f r den richtigen Ablauf im Projekt und erinnert an die Erstellung und Pr fung von Dokumenten oder Quellcode Durch eine formalisierte Freigabe k nnen Dokumente vor Ver ffentlichung berpr ft werden Um kontinuierlich Qualit t zu wahren k nnen Reviews im System geplant und durchgef hrt werden Dazu kann den Reviewern eine Aufgabe zugewiesen werden Ebenso k nnen Tests geplant und durchgef hrt werden Das Ergeb nis kann wiederum als Dokument exportiert werden 81 Server Client Anwendung zur Versionierung von Quellcode oder Dateien 82 Quelle http www microtool de instep de Anforderungsmanagement 20mit 20in Step asp abgerufen am 30 07 2012 um 12 40 Uhr 83 Insbesondere bei den Versionen V Modell XT PRINCE2 etc 84 die Person die eine Kontrolle durchf hrt Evaluierung Projektmanagement Software 53 Insgesamt kann man festhalten dass die in Step Software schon auf die Entwicklung von Software Projekten ausgerichtet ist Schnittstellen zu in Step sind auf de
137. urer 8 00 Z E Z Z 0 _ David van Veen A _ Petrus van Marwijk _ Andrea Mahl ll le 4 4 gt Abbildung 15 Plantafel in CRM Project Engp sse bei Ressourcen und Mitarbeitern k nnen hier schnell visualisiert werden 38 Quelle Live Demo System der Fa Itara f r CRM Project Screenshot erstellt am 09 08 2012 um 11 Uhr Einf hrung in das Projektmanagement 31 Plantafeln sind nicht standardisiert in Normen aber eine intelligente Art der Visualisierung und Verkn pfung abh ngiger Entit ten 2 6 4 Elemente im Projekt Im Projektstrukturplan als auch im Netzplan werden die gleichen Elemente genutzt Die Wichtigsten werden hier kurz erl utert Vorgang T tigkeit Der Vorgang ist eine definierte T tigkeit die zu einer bestimmten Zeit mit einer Dauer und entsprechenden Ressourcen durchgef hrt werden soll Einem Vorgang k nnen viele Eigenschaften zugewiesen werden Wann wie lange fr hester Anfang sp testes Ende Budget Ressourcen Pufferzeiten die viele unterschiedliche Felder ber hren Termin planung Ressourcenmanagement Konfigurationsmanagement Budgetplanung usw Teilprojekt Ist eine inhaltliche Untergliederung eines Projektes z B beim Hausbau das Teilprojekt Rohbau Teilprojekte m ssen nicht unter einer Phase angeordnet werden sondern k nnen auch direkt einem Projekt zugeordnet werden Phase Ist die gr bste Untergliederung eines Projektes sie
138. uss der Projektleiter auch die volle F hrungsverantwortung bernehmen inklusive der Entscheidungskompetenz in dem jeweiligen Abschnitt Diese Organisationsform eignet sich f r komplexe bzw zeitkritische Projekte die eine durchschlagende Wirkung der Ergebnisse haben sollen Die Erfolgs chance des Projektes ist hier wesentlich h her als bei der reinen Projektkoordination da sich das Projektteam auch st rker mit dem Projektziel identifiziert Der gro e Nachteil ist das Herausl sen aus bzw Wiedereingliedern der Mitarbeiter in den Abteilungen Das bringt weniger Personalflexibilitat und h here Personalkosten mit sich Mitarbeiter i l Mitarbeiter ze 1 I Mitarbeiter m E l Abbildung 3 Reine Projektorganisation 9 Vgl Kuster et al 2011 S 108 Abb III 7 Einf hrung in das Projektmanagement 13 Matrix Projektorganisation Diese Organisationsform ist eine Mischung aus den zwei zuvor genannten Formen Die Verantwortung liegt hier zwischen Linieninstanz und Projektleiter und kann je nach Unter nehmen und Projekt variieren Eine klare und eindeutige Aufteilung der Kompetenzen im Vorfeld des Projektes sind wichtig f r dessen Erfolg Die Organisationsform ist deswegen sehr konfliktanf llig und erfordert einen gro en Kommunikationsaufwand f r den Stand des Projektes Entscheidungen Regelungen und Vereinbarungen Ao p

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