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4 Wirksamkeit der Nutzung von E-Vergabe im

1. Abbildung 3 Sozio technisches System Sydow 1985 S 29 Je nach Ausgangspunkt des Betrachters kann es vorkommen dass eines der beiden Systeme bergewicht erh lt Insbesondere technisch orientierte Betrachter k nnten zu einer berbetonung des technischen Teils neigen und so die Human Resources als Teilsystem in den Hintergrund r cken nderungen nach dem sozio technischen 8 Vgl Leimeister B hmann Kremar 2005 S 339 Vgl Schulz Schaeffer 2000 S 126 128 3 Vgl Trist Bamforth 1951 S 3 38 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 17 Sozio technischer Ansatz Ansatz verfolgen eine planm ige Optimierung sowohl techniknaher als auch organisatorischer und sozialer Aspekte Dem liegt die Erfahrung zugrunde dass eine Optimierung nur eines Bestandteils nicht ausreicht um ein positives Ergebnis zu erzielen So k nnen bereits vergangene Erfahrungen mit technischen Systemen den Umgang und die Bewertung neuer technischer Systeme beeinflussen Dies ist sogar m glich bevor das System eingef hrt wird z B aufgrund von Ber hrungs ngsten gegen ber der Technik oder durch allgemeine Technikaversionen Neben der Nutzerperspektive ist auch die Sichtweise der Technikanbieter zu beachten So stellten Engelskirchen Won Zimmermann Bef rchtungen von Anbietern fest die Wirkung des Technikeinsatzes k nnte berbetont und die Bedeutung organisatorischer Ver nderungsprozesse bersehen werden Eine solche B
2. 204 Erfahrungen des BeschA mit E Vergabe in 2007 BeschA 2008 210 VI Abbildungsverzeichnis Abbildung 44 Anzahl Lieferanten PTLV eigene Quelle seenennneenn 211 Abbildung 45 Durchschnittliche Anzahl Abforderungen Angebote PTLV eigene Quelle 211 Tabellenverzeichnis VI Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Tabelle 2 Tabelle 3 Tabelle 4 Tabelle 5 Schreibweisen von E Vergabe und E Tendering eigene Quelle 4 Studien zu E Vergabe eigene Duele uuuueisn arena 6 B rokratischer vs sozio technischer Ansatz Frei Hugentobler Alioth DuelV Ruch 1996 S 158 159 c een 17 Marktformen angelehnt an W he 2002 S 499 2cunseeseesseensennnennnennnne nenn 40 Ver nderte Anforderungen an den ffentlichen Sektor Thom Ritz 2008 S 7 42 Tabelle 6 Ver nderung herk mmlicher Denkweisen in Verwaltungen durch KVP angelehnt an Hellstern Buchenau 2003 S 2 222 2 reuBNae 58 Tabelle 7 Entwicklung zum B rokratiemanagement angelehnt an Reinermann 2000 S 20 2002200snsssseensnesnennnnennnennsnnnnennnnenenn 61 Tabelle 8 Kategorien von Beschaffungskennzahlen angelehnt an Wagner Weber 2007 S 1 BER 66 Tabelle 9 Methoden der Bedarfsermittlung Hirschsteiner 2006 S 71 82 Tabelle 10 KMU Definition Amtsblatt L 197 der EU Kommission vom 30 04 1996 S 4 102 Tabelle 11 Wahrnehmungspathologien angeleh
3. Beziehungen Im Wenn steckt die gesamte Beschreibung der Situation in Form von Merkmalen Parametern und Bedingungen die erf llt sein m ssen Das Dann beschreibt die wahrscheinlichsten Folgen die in dieser Situation zu erwarten sind Humpl 2004 S 79 52 Vgl Geibig 2007 S 31 40 583 Geibig erl utert den Begriff des Software Agenten zum Einsatz von Agenten Software Agenten oder Multiagentensystemen als den Versuch Menschen und menschliches Verhalten sowie deren kognitive F higkeiten und Schlussfolgerungen nachzuahmen Geibig 2007 S 6 4 Vgl Bieber 2004 Seite 61 62 5485 Nach Kirn sollte die Modellierung der Agenten diese veranlassen sich nutzbringend und wahrheitsgem in Gruppenprozesse einzubringen und dabei zu erstrebenswerten Gruppeneigenschaften beizutragen Kirn 2002 S 53 63 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 145 Technische Konzepte der Zukunft Problem i auffinden ti 4 Anzahl n eis gefundener Fall F lle Fr here F lle fb h al Generelles aufpewanren Wissen wieder verwenden gel ster Fall berarbeiten best tigte L sungs L sung vorschlag Abbildung 21 K nstliche Intelligenz f r E Vergabe nutzbar Geibig 2007 S 36 Die Vorteile einer solchen Methode liegen nach Geibig in der Vermeidung eines hohen Aufwands zur Wissensakquisition da das Fallwissen bereits vorliege Denkbar w re die
4. 6 Seeberg 2008 S 20 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 119 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung strenge hierarchische Macht und Entscheidungsstrukturen sowie ein wohl besonders hohes Ma an B rokratie Seeberg zitiert Bryman amp Stephens 1996 nach denen das polizeitypische F hrungsverst ndnis also das was als gute und schlechte oder effektive F hrung angesehen werde nicht losgel st von sozialen und kulturellen Glaubenss tzen Werten und Normen und weiteren organisationsstrukturellen und kulturellen Besonderheiten die typisch f r Polizeiorganisationen sind betrachtet werden kann Soweit es gelingt eine ausgewogene Organisationskultur zu etablieren wird dies die Bildung und Entwicklung von leistungsf higen Teams beg nstigen 4 4 3 Teamentwicklung Der hierarchische Aufbau der Organisationen in Verwaltungen f hrt auch heute noch als zu Teams Tabelle 12 stellt den Unterschied zwischen eher zu Arbeitsgruppen Arbeitsgruppen und Teams dar Tabelle 12 Unterscheidung zwischen Arbeitsgruppe und Team Ryschka Solga Solga 2005 S 159 Abh ngigkeit gegenseitig erg nzenden F hig keiten und hoher gegenseitiger Abh ngigkeit Team Arbeitsgruppe Zielorientierung Sehr hoch Vorhanden Arbeitsergebnisse Kollektiv individueller Beitrag oft Addition individueller Arbeitser nicht mehr zu bestimmen gebnisse Verantwortlichkeit Untereinander und f r das F r indi
5. Mit dieser Plattform arbeiten mittlerweile insgesamt 12 zentrale Beh rden In der Schweiz liegt die Verantwortlichkeit f r die Beschaffung beim Kompetenz zentrum Beschaffungswesen Bund KBB Das KBB ist dem Bundesamt f r Bauten und Logistik BBL angegliedert Es erbringt Dienstleistungen f r das BBL die mter der Bundesverwaltung und die ffentlichen Unternehmungen des Bundes Verglichen mit den Aufgaben des BeschA in Deutschland l sst sich feststellen dass die Initiativen der EU offensichtlich wirken und die einzelnen Mitgliedsstaaten zentrale Organisationen bilden die sich nur gering in ihrer Ausgestaltung unterscheiden Unter schiede gibt es sicherlich in der Rechtsform der Organisation und der Ausgestaltung der ihnen bertragenen Aufgaben Grunds tzlich ist es aber ihre Aufgabe zur zentralen B ndelung von Beschaffungsma nahmen beizutragen 20 Vgl http www etenders gov ie aboutus aboutus_npppu aspx 24 Vgl http www etenders gov ie 205 Vgl http www uvo gov sk 206 Vgl http www avropa se 207 Vgl http www bbl admin ch bkb 00415 index html lang de 208 Weitere factsheets zu den Mitgliedstaaten sind unter http www epractice eu factsheets nachlesbar Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 47 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge 3 3 2 Qualifizierungsanforderungen Qualifikation und Motivation der Besch fti
6. was sinnvoll ist denn bestimmte freih ndige Vergaben erfordern ein aufw ndiges Verfahren W rden aber alle Verfahren des PTLV also auch sehr einfache freih ndige Vergaben z B mit Auftragswert von 10 Euro mit E Vergabe gef hrt m ssten bis zu 15 000 Verfahren mehr in E Vergabe gef hrt werden als bisher siehe auch Kapitel 5 2 2 E Vergabe wird im PTLV erst bei freih ndigen Vergaben ab einer Wertgrenze von 20 000 Euro genutzt 5 2 4 Kosten zum Betrieb von E Vergabe Das BVA gibt an dass auf Seiten der Beschaffungsstellen einmalige und regelm ig wiederkehrende Kosten zu unterscheiden sind Abh ngig von ihrer Gr e sei neben PC Arbeitspl tzen f r Angebotsbearbeitungen auch ein PC Arbeitsplatz f r die Angebots ffnung bereitzustellen Soll die Generierung der Schl ssel ebenfalls in der Dienststelle vorgenommen werden so sei ein weiterer PC Arbeitsplatz f r die Schl sselerstellung zu installieren In Tabelle 21 wird von einem einzigen Arbeitsplatz in einer Beschaffungsstelle ausgegangen Wenn mehrere PC Arbeitspl tze gew nscht werden erh hen sich die ben tigten Mittel entsprechend 7 HMWVL HMdIS HMEF 2007 8 HMWVL HMdIS HMGdF 2009 69 AIAG 2007 S 128 60 Vgl Noch 2008 S 25 29 amp 1 BVA 2008a S 63 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 179 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Tabelle 21 Beh rdenseitige Betriebskosten B
7. 32 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur konzeptionellen Grundlage 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 3 1 Zur konzeptionellen Grundlage Die Vergabe ffentlicher Auftr ge dient nach Auffassung der EU h ufig ausge sprochen oder unausgesprochen der F rderung der lokalen oder nationalen Unter nehmen Ein offener und wirksamer Wettbewerb fand nach Auffassung der EU kaum statt Bevor die EU Rechtsvorschriften f r das Vergabewesen erlie gingen nur wenige der in der EU vergebenen ffentlichen Auftr ge an Unternehmen in einem anderen als den ausschreibenden Mitgliedstaat Dies soll das EU Vergaberecht verhindern Das EU Vergaberecht zielt auf die Schaffung von Transparenz und Gleichbehandlung bei der Durchf hrung von Vergabeverfahren Zu diesem Zweck werden die ffentlichen Auftraggeber verpflichtet auf der Grundlage objektiv gehaltener Kriterien den Zu schlag zu erteilen die Einhaltung der EU Grunds tze gew hrleisten und sicherstellen dass die Angebote einem wirksamen Wettbewerb unterliegen Die E Vergabe soll dazu beitragen diese Ans tze stringenter durchzusetzen als die Vorgaben es bislang konnten Abbildung 7 illustriert die Umsetzung der E Vergabe in Hessen Relevanter Markt ffentliche Auftraggeber Hessen nach VOL Bedarfs O Neues po stellen Unternehmen O O Unternehme IN N Unternehmen U Sichtbarkeitsgrenze Legende
8. Brosch re Uni M nster M nster Wandmacher J 1993 Software Ergonomie S 189 212 Verlag Walter de Gruyter Berlin Wagner J Schwarzenbacher K 2004 F derative Unternehmensprozesse Wiley VCH Verlag Weinheim Wagner S Weber J 2006 Beschaffungscontrolling den Wertbeitrag der Beschaffung messen und optimieren Wiley VCH Verlag Weinheim Wakeling R 2005 Senkung der Kosten f r ffentliche Ausschreibungen in der EU in Single Markets news Nr 38 August 2005 S 11 14 EU Kommission Br sse Luxemburg Weber M 1922 Wirtschaft und Gesellschaft Online Buch download am 02 10 2007 unter http www textlog de Wegner R 2006 Elektronischer Vergabeprozess bei direkten G tern Dissertation Uni Braunschweig Braunschweig Weingardt M 2004 Fehler zeichnen uns aus Verlag GGP Media GmbH P neck Wiener N 1952 Mensch und Menschenmaschine Metzner Verlag Frankfurt am Main Wikipedia 2008 Das Wikipedia Lexikon in einem Band Wissen Media Verlag GmbH G tersloh Wimmer N 2004 Dynamische Verwaltungslehre Ein Handbuch der Verwaltungsreform Springer Verlag Berlin Wiswede G 2004 Sozialpsychologie Lexikon Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen 254 Literaturverzeichnis WiWi 2008 Neue Studieng nge in WiWi Journal Ausgabe September 2008 S 10 11 Verlag WiWi Media AG Hamburg W he G 2002 Einf hrung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre
9. Schiele sieht allerdings E Sourcing nicht vorrangig als f r die strategisch relevanten Einkaufsteile relevant sondern nur f r die Branchenstandardteile Schiele 2003 S 108 94 Wegner stellt in seiner Dissertation anhand von Fallstudien finanzstarke Unternehmen mit eigenen Werkzeugen zur elektronischen Vergabe vor Daimler Benz Jahresumsatz 2005 ca 150 Milliarden Euro Rehau weltweit f hrender Systemhersteller in der Polymerverarbeitung Jahresumsatz 2004 ca 1 08 Milliarden Euro Webasto AG global t tiger Zulieferer der Automobilindustrie Jahresumsatz 2005 ca 1 5 Milliarden Euro Voith AG Maschinenbau Konzern Jahresumsatz 2004 2005 ca 3 6 Milliarden Euro und Behr GmbH amp Co KG Systemlieferant der Automobil und Nutzfahrzeugindustrie Jahresumsatz 2005 ca 3 0 Milliarden Euro Wegner 2006 S 54 110 vgl auch Kerkhoff 2007 S 172 174 45 E Sourcing sind IT gest tzte Verfahren Ausschreibung Einkaufsauktion mit denen geeignete Lieferanten ermittelt und ausgew hlt werden sollen Bogaschewsky 2008 6 Kerkhoff 2007 S 173 124 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe E Sourcing Werkzeug im B2B Markt RFQ Request for Quotation deutsch Preisanfrage Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf Lastenheft einem m glichst pr zisen aber in der Regel unverbindlichen Preis angefragt wird eine Leistungsbeschreibung mit Diese Anfragen werden an Lieferanten versandt
10. 3a Nr 4 Abs 8 VOL A begrenzt die regelm ige H chstlaufzeit von Rahmenvertr gen auf vier Jahre 23 SQ Supplier Relationship Management SRM bzw Lieferantenbeziehungsmanagement umfasst die strategische Planung und zentrale Steuerung von Beziehungen eines Unternehmens zum Lieferanten um die enge Anbindung der Lieferanten an das Unternehmen und den Einkauf w hrend des Beschaffungsprozesses zu f rdern Appelfeller Buchholz 2005 S 294 295 8 Vgl Arndt 2005 S 175 181 54 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge kreise Beschaffungs und Vertriebsgemeinschaften oder auch Franchisemodelle Eine relativ feste und verbindliche Form der Zusammenarbeit ist das soziale Netz werk Im Folgenden werden zwei f r ffentliche Auftraggeber interessante Netz werkformen dargestellt Wissensnetzwerke Ein Wissensnetzwerk ist die Zusammenarbeit zwischen mehreren Akteuren mit dem Ziel strategische Vorteile durch Vorhalten von Wissen zu erlangen Wissensnetz werke sind sowohl f r den ffentlichen Auftraggeber als auch f r die Marktteilnehmer interessant So sehen sich Handwerksbetriebe wie beispielsweise Installateure vor einer F lle von Herausforderungen stehend Dies f ngt an beim Erstellen von Angeboten und geht bis zum Vermarkten der eigenen Leistungen Um sich diesem Spektrum als Unternehmen zu stellen ist es Aufgabe der Mi
11. Testzentrum uK Sicherheitsbeauftragter V 1 Beschaffungen P 2 Infrastruktur IKT Z 2 Betrieb Vergabe und Infrastruktur Informationstechnik IT KT Betrieb Zentraler Einkauf Client Serversysteme Benutzerservice RBS Lager Netz Web Mobile Systeme Service Level Management Infrastruktur Kommunikationstechnik Au enstellen V 2 Baukoordination Finanzen UAT Funk Funk berwachung Baukoordination Telekommunikation Elektronikwerkstatt Kompetenzzentrum Arbeitsschutz Autorisierte Vorhaltende Stelle Haushalts Rechnungswesen PTLV P 3 Polizeiliche Anwendungen Com Vor Produktfamilie Z 3 Ausr stung Ger t POLAS Produktfamilie EDDI Crime Waffen und Ger t Produktmanagement Fachgruppen Bekleidung Com or Polas Crime Betreuung Weiterentwicklung 2nd Level V 3 Personal Innere Verwaltung Personalangelegenheiten Organisation innerer Dienstbetrieb Aus und Fortbildung Z 4 Fahrzeugwesen Bedarfsermittlung und deckung V 4 Forderungen Fuhrparkmanagement Zivilrechtliche Anspr che Kfz Sondenwerkstatt ffentlich rechtliche Forderungen Polizeiliche Zulassungs und F hrerscheinstelle Erlaubnisbeh rde 30 Fahriehrer amp nach Entscheidung ber Aufgabenzuweisung P 4 Spezielle Anwendungen IZEMA e Governmentanwendungen Spezielle Anwendungen Operative Systeme Produktmanagement Fachgruppen
12. des Staates zu bestimmen Verlag von Eduard Trewendt Breslau Humpl B 2004 Transfer von Erfahrungen Dissertation DUV Verlag Wiesbaden HZD 2006 Projekt Beschaffungsoptimierung PTLV IST Aufnahme Gesamt darstellung Version 1 00 HZD Auftragsnummer 300869 Bericht HZD Wiesbaden HZD 2007 B rokratieabbau in inform 4 2007 S 14 15 HZD Wiesbaden HZD 2008 inform 3 2008 HZD Wiesbaden HZD 2008a Trendbericht 2008 2009 Brosch re HZD Wiesbaden IfM 2008 Kostenmessung der Prozesse ffentlicher Liefer Dienstleistungs und Bauauftr ge aus Sicht der Wirtschaft und der ffentlichen Auftraggeber Studie im Auftrag des BMWi IfM Materialen Nr 181 Brosch re Mai 2008 IfM Bonn IHK BW 2008 Auftragwesen Ausgabe Nr 1 2008 Brosch re Auftrags beratungsstelle der IHK Baden W rttemberg Stuttgart Inderst R Wey Chr 2003 Buyer Power and Supplier Incentives Arbeitspapier SP II 2003 05 Wissenschaftszentrum f r Sozialforschung WZB Berlin Inderst R Wey Chr 2007 Die Wettbewerbsanalyse von Nachfragemacht aus verhandlungstheoretischer Sicht Research Notes 25 Deutsches Institut f r Wirtschaftsforschung DIW Berlin Indrawan M 2001 Software Agents in Electronic Commerce An Overview in Rahman S Bignal R 2001 Internet Commerce an Software Agents Cases Technologies and Opportunities S 75 87 IGI Publishing Australien I
13. 363 8 24 VOL A 4 Bei diesen Ger ten wird der Finger der Probanten auf einer Prismaplatte abgerollt und im gleichen Moment auf dem Bildschirm sichtbar gemacht was den Ger ten den Namen Live Scanner einbrachte Im Gegensatz zum fr heren Arbeiten kann der Polizeibeamte die Qualit t des Abdrucks auf dem Bildschirm sofort beurteilen und neue ansetzen was einen hohen Qualit tsvorteil und damit eine h here Trefferquote bei Recherchen in Fingerabdruck Datenbanken gebracht hat vgl http www dermalog de uploads files Zf 1 pdf 84 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck W rde ein neuer Hersteller mit einer innovativen Technologie auf den Markt dr ngen ohne dass dies von der Fachlichkeit bemerkt wird k nnte diese Markterweiterung der beschaffenden Beh rde folglich auch nicht zu Gute kommen So kann der ausschrei benden Beh rde durch fachlich unbegr ndete Festlegungen in der Leistungsbe schreibung ein wirtschaftlicher Schaden entstehen Je nach Abnahmemenge potenziert sich dieser Schaden 3 5 2 5 Preiskonkurrenz am Markt Nach L ck steht die Marktwirtschaft f r ein Wirtschaftssystem in dem die indivi duelle Entscheidung des Einzelnen ohne staatliche Eingriffe zum Prinzip erhoben wird Als zentrales Regulativ des Marktes sieht L ck hierbei die freie Preisbildung nach Angebot und Nachfrage Zu den berlegungen eines Unternehmers in Bezug auf die Preisbildung geh rt es zu bedenke
14. 593 Hessen pr gte Das Kabinett beschloss in seiner 92 Sitzung am 31 10 2005 den aus ihrer Sicht mangelnden Bem hungen zur B ndelung der Beschaffung entgegenzutreten und beauftragte das HMdF mit der Neuorganisation der Beschaffung in der hessischen Landesverwaltung Die Beschaffungsprozesse und eine darauf abgestimmte Aufbau organisation sollten neu strukturiert und damit die bedarfs und nutzergerechte Versorgung der Dienststellen des Landes Hessen mit ben tigten Leistungen gew hrleistet sowie Einsparpotenziale bei den Prozess und Beschaffungskosten sichergestellt werden Die Bedarfsstellen der Landesverwaltung sollten auf eine klar gegliederte Beschaffungsstruktur mit zentralen Serviceangeboten zur ckgreifen k nnen Die Entscheidungsbefugnis ber die tats chliche Inanspruchnahme von Leistungen sowie das Budgetrecht der Ressorts und Dienststellen blieben allerdings unver ndert 5 1 2 Methode zur Evaluation der Wirksamkeit der E Vergabe Die Wirksamkeit der Digitalisierung des ffentlichen Vergabeprozesses wurde im Wesentlichen auf Basis einer Evaluation der Eink ufe der hessischen Polizei sowohl polizeispezifisch als auch nicht polizeispezifisch in der ZBSt PTLV betrachtet und bewertet Dazu wurden die Vergabeunterlagen der Jahre 2006 2007 und 2008 und teilweise Daten aus SAP gesichtet 551 Allerdings ist zu ber cksichtigen dass SAP in Hessen erst seit wenigen Jahren fl chendeckend vorhanden ist 552 Das Regie
15. Abbildung 28 Abbildung 29 Abbildung 30 Abbildung 31 Abbildung 32 Abbildung 33 Abbildung 34 Abbildung 35 Abbildung 36 Abbildung 37 Abbildung 38 Abbildung 39 Abbildung 40 Abbildung 41 Abbildung 42 Abbildung 43 Entwicklung zum modernen Eink ufer angelehnt an http www BME de 48 ABC XYZ Analyse Arnold E ig 2002 S 34 Entwicklung der Rahmenvertr ge beim BeschA http www bund bmi de 52 Total Cost of Ownership Arnold E ig 2002 S 39 63 OSCI Standards im E Government entnommen aus http www osci de 71 Vergessenskurve nach Ebbinghaus Stangl http arbeitsblaetter stangl taller at 2008 ennee 85 Folgen der Korruption Arnold Truck k A S 14 87 Vergabeverfahren und Arbeitsschritte angelehnt an Bubeck Fuchs 2003 S 13 u220ussuunssseenseenennnnsnnennen nennen 100 Bestimmung von Losgr en Hirschsteiner 2006 S 91 u ucenen 103 Spannungsdreieck der ffentlichen Beschaffung eigene Quelle 113 Ebenen Modell der Organisationskultur Schein 1992 S 17 118 K nstliche Intelligenz f r E Vergabe nutzbar Geibig 2007 S 36 145 Organigramm PTLV Stand 2008 Quelle PTLV ee 155 E Government Architekturprozess in Hessen StAnz 17 01 2005 S 241 160 Anzahl Vergaben mit E Vergabe bei den ZBStn eigene Quelle 163 Nutzungsgrad von E
16. Ein System wie E Vergabe kann optische und akustische Hilfen zur Wahrnehmung geben und Wissen in Datenbanken speichern Das Verstehen und das Handeln auf Basis dieses Verstehens ist alleinige Aufgabe der Nutzer 4 4 2 Organisationskultur Organisationskultur ist nach L ck das implizite Bewusstsein einer Organisation das sich aus dem Verhalten der Organisationsmitglieder ergibt und umgekehrt deren Verhalten pr gt Sie entsteht demnach aus der wechselseitigen Beziehung zwischen gemeinsam geteilten Wert und Denkmustern einerseits und dem Verhalten der Organisationsmitglieder andererseits Dualit tsprinzip Schein Wegbereiter des Forschungsfeldes Organisationskultur unterscheidet in seinem Modell der Organisationskultur die Elemente Artefakte Werte sowie Grundannahmen siehe Abbildung 20 2 Vgl T cke S 229 230 3 Vgl T cke S 230 474 L ck 2004 S 496 475 Schein 1992 S 17 22 118 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung Artefakte mann sichtbar Strukturen und Prozesse jedoch oft nicht Technologie entzifferbar Kunst Architektur Sichtbare Verhaltensmuster Werte GE h here Ebene des Verhaltensstandards Bewusstseins Strategien und Ziele Philosophie Kommunikationsmuster Prozesse Grundannahmen as i selbstverst ndlich Natur der Wirklichkeit des Raumes der Zeit unsichtbar Natur der menschlichen Aktivit t vorbewusst Natur der mensch
17. ab Je nach Ergebnis der Bewertung kann eine eigene Systeml sung mit der Anschaffung von Hard und Software verbunden sein und f r gro e ffentliche Auftraggeber durch interne Dienstleister realisiert werden Dagegen kann es f r mittlere und kleine ffent liche Auftraggeber richtig sein die technische L sung eines externen Dienstleisters in 06 Vgl http www transporeon com 57 Vgl Engelhardt 1985 S 319 326 58 Barth Gehrmann Grams Hesse Schetter 2000 S 157 158 T utat Stock 2002 S 38 510 Vgl Schinzer 2006 S 1 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Technische L sungsstrategien f r E Vergabe 129 Anspruch zu nehmen Zu einer darauf bezogenen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten 5 l ffentliche Auftraggeber nach Lutat Stock folgende Kostenans tze heranziehen Software Lizenzkosten Implementierungskosten Schulungs und Beratungskosten Einf hrungskosten vor Inbetriebnahme Betriebskosten Einen berblick ber Ans tze zur Implementierung von E Vergabe gibt Tabelle 16 Tabelle 16 L sungsans tze f r E Vergabe eigene Quelle Typ Beispiel Erl uterung Formularsoftware Formularsoftware e form Internetbasierte Software zur Erstellung von Bekanntmachungen nach VOB VOL und VOF vor allem f r kleinere Vergabestellen interessant keine zus tzliche Software Bekanntmachungen werden mit einem Internetbrowser erstellt Bekanntm
18. http www bay gemeindetag de information zeitung 2007 102007 bz102007d htm und http www aachen ihk de de recht_steuern download infoletter auftragswesen_12_2008 pdf 4 Der Autor ist Leiter des Fachbereichs Beschaffung im PTLV Die Vergabestelle ist Teil dieses Fachbereichs Damit hat er Zugriff auf alle Vergabeunterlagen und elektronischen Verzeichnisse Die Genehmigung zur Nutzung wurde von Pr sident Wolfgang Daschner am 29 11 2007 erteilt Die Beteiligung des HMdIS sowie des rtlichen Datenschutzbeauftragten im PTLV Dr Weber erfolgte durch Pr sident Daschner ebenfalls im November 2007 Einw nde gegen die Erhebung unter Beachtung der Vorschriften des Datenschutzes wurden nicht erhoben Seit Mai 2008 ist Alfred Kayser Pr sident des PTLV HZD 2008 S 9 Die Weiterf hrung der Studien wurde auch von ihm genehmigt Kapitel 1 Forschungskonzeption Stand der wissenschaftlichen Diskussion schriftlichen Dokumente erfolgen Damit wird eine realistische Einsch tzung der Nutzung von E Vergabe innerhalb der Vergabestelle m glich Tabelle 2 Studien zu E Vergabe eigene Quelle Nr Jahr Autor Titel der Arbeit Zielsetzung bzw Ergebnis 1 2002 Fallstudie Elektronische Ausschreibungen der Stadt Mainz Voss Andreas Es wurden 10 elektronische Ausschreibungen ausgewertet und Redu M ller zierungen der Versand und Personalkosten ohne konkrete Bezifferung Lankenau sowie Verbesserung der internen
19. nennnnen 200 5 3 4 Verteilung der Eink ufe ber das Jahr ee 201 5 3 5 Benchmarking zwischen HCC ZB HZD ZB und PTLV ee 204 IV Inhaltsverzeichnis 5 3 5 1 Gemeinsames Abstimmen von Kennzahlen 204 5 3 5 2 Vorhalten von Erfahrinaswissen asian 206 5 3 5 3 Erfahrungswissen und Objektivierung eennennnnnennennnen 206 5 3 6 Ergebnisdiskussion zu Hypothese 2 u ueesssssssesssenenensneennnnnnennnnnsnnnnnen 207 5 4 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb enee 208 5 4 1 Einrichten eines Beschafferprofils essseessennnnenennnnnenennnnn 208 5 4 2 Erfahrungen zur Marktsteuerungsm glichkeit f r ffentliche Auftraggeber 209 5421 Erfahrungen des BeschA 17200 7a en 209 5 4 2 2 Streuung von Vergaben ee 210 5 4 2 3 Reduzierung von Bieterfehlen zen 212 5 4 2 4 Erkennen und Nachverfolgen von Lieferm ngeln ee 214 5 4 2 5 A Kriterien und Marktbegrenzung usssenssenennennnnnennnnn 214 5 4 3 Auswirkung bestimmter Marktspezifika auf die E Vergabe Nutzung 216 5 4 3 1 Marktf hrerschaft Monopolstellung Mitentwicklungen 217 5 4 3 2 Kooperationen als Verdr ngungswettbewerb ennen 217 3 4 33 Matktverl sSta ianea e eaa aa a iaaa aE 218 5 4 3 4 Sonderfall Geheimhalt ne aaa 219 5 4 4 Nutzung durch Wirtschaftsunternehmen enennsensenenensnnnnnne 219
20. 1986 Informationstechnik in ffentlichen Verwaltungen Handlungsstrategien ohne Politik Birkh user Verlag Basel Bieber N 2004 Ganzheitliche Digitalisierung der ffentlichen Auftragsvergabe Dissertation Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek http deposit d nb de Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main Biergans B 2006 Instandhaltungslogistik Balance Akt zwischen Technik und Einkauf in Elektronik Praxis Online Artikel vom 30 10 2006 Vogel Industrie Medien W rzburg Bischoff K 2007 Die VOL A 2006 nderungen zur VOL A 2002 NZBau 1 2007 S 13 17 Verlag C H Beck oHG M nchen BITKOM 2003 Positionspapier zum B rokratieabbau Vorschl ge zur Entlastung des ITK Mittelstands Positionspapier Stand 04 11 2003 download am 30 09 2007 unter http www bitkom org Bitterich K 2007 Rechtschutz bei Verletzung aus dem EG Vertrag abgeleiteter Grundanforderungen an die Vergabe ffentlicher Auftr ge NVwZ 8 2007 S 890 895 Verlag C H Beck oHG M nchen Bless R Mink S Bla E Conrad M Hof H Kutzner K Sch ller M 2005 Sichere Netzwerkkommunikation Springer Verlag Berlin Blome C 2007 ffentliches Beschaffungsmarketing DUV Verlag Wiesbaden BME Booz Allen und Hamilton 2000 Chancen und Entwicklungen im Public Procurement Studie Berlin BMVBMWi 2004 Bekanntmachung des Beschlusses der Bundesregierung zur Optim
21. 2008 Roadmap ffentliche Beschaffung herausgegeben vom NIK DLR im Auftrag des BMBF download am 03 08 2008 unter http www roadmap it de Literaturverzeichnis 233 D rner M 1908 Kommunale Submissionspolitik Die Vergebung ffentlicher Arbeiten in Mannheim Verlag Cotta Stuttgart Berlin Dreher M 2008 50 Jahre Kartellrecht in Deutschland und Europa in NJW 1 2 2008 Editorial Verlag C H Beck oHG M nchen Drey F 2007 Flickenteppich ad Es geht wenig voran bei der E Vergabe Artikel in Beh rden Spiegel Ausgabe Februar 2007 S 19 ProPress Verlagsgesellschaft mbH Bonn Drucker P 1982 Managing in turbulent Times 2 Auflage Pan Books Ltd London Drucker P 2007 The Effectice Executive Verlag Butterworth Heinemann Oxford DStGB 2001 eVergabe ffentlicher Auftr ge Chancen Verfahren und L sungen Dokumentation des DStGB Nr 21 Online Artikel DStGB Berlin DStGB 2004 Kommunale Auftragsvergabe Dokumentation des DStGB Nr 36 Online Artikel DStGB Berlin DStGB 2007 Verwaltungsmodernisierung im Zeichen der E Vergabe Online Artikel DStGB Berlin DStGB 2008 BMWi Entwurf zu einer Neufassung der VOL A Stand 04 Juni 2008 Erste Bewertung des Deutschen St dte und Gemeindebundes Antwortschreiben an das BMWi vom 08 07 2008 DStGB Berlin Duden 2006 Die deutsche Rechtschreibung Bibliographisches Institut amp F A Brockhaus
22. 30 a 30 b VOL A gew hrleisten dass der Ablauf des Vergabeverfahrens entsprechend dokumentiert wird 2 6 3 2 Der EuGH Der EuGH umfasst den Gerichtshof das Gericht und die Fachgerichte Art 19 EUV Er sichert die Wahrung des Rechts bei der Auslegung und Anwendung der Vertr ge Die Mitgliedstaaten schaffen die erforderlichen Rechtsbehelfe damit ein wirksamer Rechtsschutz in den vom EU Recht erfassten Bereichen gew hrleistet ist Der EuGH entscheidet nach Ma gabe der Vertr ge ber Klagen eines Mitgliedstaats eines Organs oder nat rlicher juristischer Personen im Wege der Vorab Entscheidung auf Antrag der einzelstaatlichen Gerichte ber die Auslegung des EU Rechts oder ber die G ltigkeit der Handlungen der Organe inallen anderen in den Vertr gen vorgesehenen F llen Der EuGH nimmt im politischen System der EU die Rolle der Judikative ein Grunds tzlich bindet die EuGH Entscheidung durch die Auslegung des Gemein schaftsrechts nur das anfragende Gericht dessen Urteil wiederum theoretisch nur f r den entschiedenen Einzelfall gilt Die faktische Wirkung eines EuGH Urteils geht aber 105 Z B bezogen auf die Informations bermittlung in 16 Nr 4 6 in 16 a 16 b VOL A f r Teilnahmean tr ge und in 21 Nr 1 Abs 2 VOL A in Bezug auf Angebote 106 Vertraulichkeit Schutz von Informationen gegen ber unbefugten Zugriffen Dritter Integrit t Schutz von Informationen gegen ber Ver nderung
23. 4 90 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck 3 5 3 Schwachstellen der konventionellen Vergabe W hrend im vorangegangenen Kapitel Fehler diskutiert wurden die von den Handeln den aufgrund eigener Unzul nglichkeit begangen werden k nnen wird in diesem Kapitel Sachverhalten nachgegangen die im Vergleich zu einem elektronischen Ver gabesystem als Schwachstellen der konventionellen Vergabe angesehen werden k nnen 3 5 3 1 Revisionssicherheit Der Begriff Revisionssicherheit orientiert sich an den Anforderungen der 239 und 257 HGB Handelsgesetzbuch der 146 und 147 AO Abgabenordnung sowie der GoBS Grunds tze ordnungsm iger DV gest tzter Buchf hrungssysteme zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Archivsysteme Kriterien der Revisionssicherheit sind Vollst ndigkeit Ordnungsm igkeit Nachvollziehbarkeit Pr fbarkeit sowie der Schutz vor Ver nderung Verf lschung Verlust und die Nutzung durch Unberechtigte Revisionssicherheit der Zustellung an die Vergabestelle Bei konventionellen Vergabeverfahren erfolgt die Abgabe des Angebotes durch Postzustellung oder im Regelfall durch unmittelbares Abgeben bei der Poststelle der Beh rde um sicherzugehen dass die Zustellung fristgerecht erfolgt ist 18 VOL A Eine direkte Abgabe an die zust ndige OE ist nicht vorgesehen Seitens der abgebenden Bieter ist ein verschlossener Umschlag mit einem vorbereitet
24. Abschnitt 4 europaweite Ausschreibungen l Abschnitt 1 eb N H N 00 ap Q Qo gt 4 ge je l ge i N je O 00 Em nationale Ausschreibungen Einf hrungserlasse Haushaltsrecht Bund L nder Legende Eal wird betrachtet L wird nicht betrachtet Abbildung 4 Struktur des deutschen Vergaberechts angelehnt an Rechten 2006 S 15 Die VOL ist neben der Vergabe und Vertragsordnung f r Bauleistungen VOB und der Verdingungsordnung f r freiberufliche Leistungen VOF eines der drei Haupt regelwerke mit Verhaltenspflichten f r Vergabestellen Die empirische Studie der Wirksamkeit in dieser Studie st tzt sich auf Erhebungen im PTLV dessen Zust ndig keit auf die VOL begrenzt ist Beschaffungsma nahmen nach VOB und VOF erfolgen in Hessen durch das HBM Deren Betrachtung ist in dieser Studie nicht vorgesehen 5 87 LHO Hessen In seiner Entscheidung aus 2006 setzt das BVerfG enge Grenzen bei der ffentlichen Vergabe Jede staatliche Stelle hat bei ihrem Handeln unabh ngig von der Handlungsform und dem betroffenen Lebensbereich die in dem Gleichheitssatz niedergelegte Gerechtigkeitsvorstellung zu beachten Dieses Handeln ist anders als die in freiheitlicher Selbstbestimmung erfolgende T tigkeit eines Privaten stets dem Gemeinwohl verpflichtet Eine willk rliche Ungleichbehandlung kann dem Gemeinwohl nicht dienen Der staatlichen Stelle die eine
25. B ro und Unterkunfts ger t Waffen etc Hinzu kam dass die Abl ufe zur Beschaffung im PTLV nicht ein heitlich geregelt waren Es war zudem nicht sichergestellt dass das 4 Augen 55 Prinzip j in der Praxis eingehalten wurde da der fachliche Anforderer und der Ein k ufer in vielen F llen personell identisch waren Zudem bestanden teilweise lang j hrige Beziehungen zwischen Beschaffer und Verk ufer Das Ausschreibungs Know how insbesondere f r europaweite Ausschreibungen war zersplittert und abh ngig von Einzelpersonen Der Gutachter empfahl die Schaffung eines Hauptsachgebiets HSG Beschaffung in das alle Beschaffungsfunktionen die in der bisherigen Organisation verstreut in den einzelnen Abteilungen vorlagen geb ndelt werden Die Fachberatung sollte von der tats chlichen Beschaffung getrennt werden und sich auf die Pr fung des fachlichen Bedarfs sowie die Ausarbeitung der fachlichen Teile im Rahmen von Beschaffungs und Ausschreibungsvorg ngen beschr nken Der betriebswirtschaftliche Teil der Beschaffung insbesondere die kostenm ige und wirtschaftliche Auswertung der Angebote sollte in die alleinige Verantwortung des HSG Beschaffung gelegt werden Der Gutachter sah die Notwendigkeit zur Konzentration vergabebezogener Aufgaben in der zunehmenden Komplexit t der Vergabeverfahren und ma einer vorzunehmenden B ndelung aufgrund der erh hten Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Einspr
26. Dies setzt Standardisierungen des Beschaffungs sortiments voraus so dass anstatt einer Vielzahl von Kleinmengen unterschiedlicher Leistungen mit gleicher Funktion gr ere Lose einer Standardleistung ausgeschrieben werden k nnen Allerdings findet diese Strategie m glicherweise Grenzen im vom Gesetzgeber vorgegebenen F rderungsgebot der KMU Dass B ndelung erfolgreich sein kann zeigt das BeschA Pilotanwender von E Vergabe in Deutschland Dort sank die Anzahl durchgef hrter Vergaben bei Neuauftr gen trotz eines st ndig beim BeschA anwachsenden Gesamtvolumens siehe Abbildung 12 Die Ursache ist u a darin zu finden dass die Anzahl Abrufe aus Rahmenvertr gen st ndig zunimmt bisherige Einzelauftr ge immer besser in B ndelungen m nden sowie Beschaffungsvorhaben durch mehrere Bedarfstr ger zusammengelegt werden Auftragsvolumen Auftr ge 1998 2005 700 Mio 4 000 600 Mio T meege m 3 500 BER a im gi 3 000 500 Mio js a et ge 2 500 400 Mio g 2 iaigh ei win 2 000 300 Mio T S us i E bg ig 1500 200 Mio 1 000 100 Mio 500 Mio 0 1998 199 2000 2001 20022 20038 2004 2005 B E Gesamtauftragsvolumen in Mio Anzahl der Neuauftr ge Abbildung 12 Entwicklung der Rahmenvertr ge beim BeschA http www bund bmi de 229 Must Anforderungen sind Kriterien an das zu besch
27. In dieser Studie wird daher betrachtet was aus Sicht der Einf hrenden von E Vergabe wirksam sein sollte und wie es wirkte wirksam sein sollte es aber nicht war nicht als wirksam betrachtet wurde aber trotzdem wirkte 2 3 Erwartungen an eine E Vergabe Aufgrund der anhaltend schwierigen Finanzsituation der ffentlichen Haushalte wird der Identifizierung von Einsparungspotenzialen bei der Vergabe eine besondere Bedeu Vgl Malik 2006 S 303 304 Vgl Drucker 2007 S 1 6 5l L ck 2004 S 768 gt Vgl Hager 2000 153 168 12 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Erwartungen an eine E Vergabe tung beigemessen Im Auftrag des BMWi identifizierte und quantifizierte das I M die wesentlichen Kostenbl cke bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge Es stellte fest dass die Vergabe ffentlicher Auftr ge in Deutschland j hrlich prozessuale Kosten in H he von 19 Milliarden Euro erzeugt wovon 8 8 Milliarden Euro auf die ffentlichen Auftraggeber und 10 2 Milliarden Euro auf die sich um ffentliche Auftr ge bewerbenden Unternehmen entfallen Die ffentlichen Auftraggeber k nnten unmittelbaren Einfluss auf ihre Prozesskosten Einsparpotenzial 50 80 Prozent nehmen und auf Verkaufspreise Einsparpotenzial bis zu 5 Prozent der bietenden R I 56 Unternehmen zumindest indirekt einwirken Unternehmen dr ngen auf B rokratieabbau und Effizienzsteigerung Die Ein f hrung von E Verga
28. Informationswerkzeug In der Zukunft soll das Portal Dienste wie E Auktion anbieten Internetseite http www ancp gov pt Pages Home aspx Rum nien Mai 2009 Das rum nische E Procurement System e Jicitatie ro wurde 2002 gestartet Es benachrichtigt ber ffentliche Beschaffungsverfahren Die Auftragserteilung kann offline und online erfolgen Nach einem Gesetz aus 2006 m ssen die rum nischen Beh rden teilnehmen Internetseite http www e Jicitatie ro Schweden Mai 2009 Das von der schwedischen Organisation f r Finanzmanagement geschaffene Portal stellt Informationen ber Angebote f r Lieferanten Beh rden Regierungsagenturen und Stadtgemeinden bereit Dokumente und Formulare k nnen dort geladen werden Ein zentrales E Vergabe Portal hat die schwedische Regierung aber nicht geschaffen Vielmehr gibt es eine Vielzahl privater Plattformen Internetseite http www avropa nu Slowakei Juni 2009 Die Webseite stellt Informationen zur ffentlichen Beschaffung und den Zugang zu Angeboten bereit Internetseite http www uvo gov sk Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 135 Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Slowenien Juni 2009 Seit Juni 2007 k nnen Informationen und Formulare von der E Procurement Plattform geladen werden Ein E Tendering Modul das den Unternehmen das elektronische Einreichen von Angeboten erm glicht sollte bis zum Ende 2008
29. S 22 18 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen fragmentiert repetitiv Isolation ganzheitlich kontinuierliches Merkmale der Arbeit kurze Anlernzeit fremdbestimmt Lernen Anforderungsvielfalt Autonomie st ndige Kontrolle und ber Erfolgskontrolle und Feedback Vorgesetztenrolle wachung direktes Eingreifen in Beratung zur Selbststeuerung die Arbeit kalkulativ instrumentell extrin Aufgabenorientiert berufliche Motivation sisch individuell Identit t intrinsisch mit sozia ler Unterst tzung hierarchischer Aufstieg Position Kompetenzerweiterung auch Berufliche Entwicklung und Titel horizontal Polyvalenz und Multifunktionalit t 2 6 Zu den Rahmenbedingungen 2 6 1 Wirtschaftlicher Rahmen Die elektronische Vergabe ist sowohl in einen europ ischen als auch in einen nationalen rechtlichen Rahmen eingebettet Das europ ische Recht und die europ ische Rechtssprechung bilden dabei den bergeordneten Rahmen f r die Detailumsetzung in das jeweilige nationale Recht Die technisch organisatorische Umsetzung von E Vergabe h ngt von der Auspr gung der IKT und deren Einbindung in die Organisation beim einsetzenden ffentlichen Auftraggeber ab Daneben spielen auch wirtschaftliche und kognitive Aspekte eine Rolle Wirtschaftliches Handeln der Verwaltung hat nach Art 114 II GG Verfassungsrang und der 7 der Landeshaushaltsordnung LHO schreibt dies
30. Vergaberechtsgrenze Unmittelbares Wirkungsfeld von E Vergabe Zentrale Beschaffungsstellen Abbildung 7 Umfeld vor Einf hrung E Vergabe in Hessen eigene Quelle Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 33 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts 3 2 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts 3 2 1 Historische Entwicklung Jedes ffentliche Gemeinwesen steht vor der Frage auf welche Art und Weise die zur Erf llung seiner Aufgaben erforderlichen Leistungen zu beschaffen sind Neben der M glichkeit in Eigenbetrieben zur eigenen Verwendung selbst zu produzieren ist es g ngige Praxis des Staates als Privatrechtsubjekt am Wirtschaftsleben teilzunehmen und seinen Bedarf durch den Abschluss von zivilrechtlichen Vertr gen zu decken Allerdings ist der Staat nicht nur einfach ein normaler Marktteilnehmer Vielmehr droht er durch seine enorme Nachfragemacht eine empfindliche Beeintr chtigung des Marktgleichgewichtes herbeizuf hren In diesem Umfeld bergen mangelnde Transparenz im Vergabeverfahren oder pers n liche Beziehungen der im Beschaffungsprozess verantwortlichen Entscheidungstr ger zu einzelnen Unternehmern die Gefahr nicht objektiver Vergabeentscheidungen Das Ziel m glichst wirtschaftlich mit ffentlichen Mitteln umzugehen bzw den interes sierten Unternehmen in einem marktgerechten Wettbewerb die M glichkeit zu geben ffentliche Auftr ge zu erhalten kann dadurch deut
31. allerdings nicht ausschlie lich eingesetzt Damit wird vor allem betrachtet welche Ver nderungen sich durch den Einsatz der E Vergabe im Vergleich zur konventionellen Vergabe ergeben haben Damit E Vergabe im beabsichtigten Sinne wirksam sein kann m ssen die einsetzenden Organisationen sowohl organisatorisch als auch technisch f r die Nutzung von E Vergabe aufgestellt sein Vorgegebene Strukturen m ssen genutzt und direkte und indirekte Vorgaben ein gehalten werden Diese Sachverhalte werden in die Betrachtung der Ergebnisse einbe zogen In F llen bei denen die Datenbasis f r eine Bewertung nicht ausreichte wurde der Sachstand erhoben und die k nftige Entwicklung prognostiziert Informationen der ZBStn HCC ZB und HZD ZB wurden eingeschlossen soweit sie verf gbar waren Im folgenden Kapitel erfolgt nach jeder Hypothese ein Fazit inwieweit die Themen der E Vergabe im engeren und weiteren Sinne zuzuordnen sind und welche Erkenntnisse sich daraus ziehen lassen 5 1 3 Zum Untersuchungsgegenstand PTLV Um neben den beiden ZBStn HCC ZB und HZD ZB f r die k nftigen Aufgaben als zentrale Beschaffungseinheit aufgestellt zu sein wurde das PTLV 2005 einer Umorganisation unterzogen Das HMdIS beauftragte dazu einen Gutachter mit der Erarbeitung einer zukunftsf higen Organisationsstruktur f r das PTLV 554 Analoge Organisations nderungen bez glich der Beschaffung wurden parallel zum PTLV auch in der HZD vorgenommen
32. die richtige Vertragslaufzeit ein sch tzen lernen 7 Bedarfsstellen sind OE die keine eigene Zust ndigkeit f r die Genehmigung von Beschaffungsma nahmen besitzen Da ber eine solche Zust ndigkeit in Hessen nur die ZBStn verf gen sind alle anderen hessischen OE zwangsl ufig Bedarfsstellen und zur Einholung einer Genehmigung bei der zust ndigen ZBSt verpflichtet 288 Wagner Weber 2007 S 11 16 289 Vgl Kerkhoff 2007 S 21 23 2 Beschaffungsleistung ist die Leistung die zu einer tats chlichen Reduzierung der Ausgaben aber nicht zwangsl ufig zu einer Preissenkung gegen ber der Vorperiode beziehungsweise dem Budget f hrt Wagner Weber 2007 S 26 1 Beschaffungsergebnis ist das Ergebnis der Beschaffungsma nahmen das zu einer Ver nderung der Ausgaben gegen ber der Vorperiode bzw dem Budget f hrt Wagner Weber 2007 S 26 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 67 Zur Strategie der Optimierung 2 Qualit t Vergleich des Aufwands f r die Bereitstellung der Qualit t mit dem zu erf llenden Leistungs ziel Anteil der Qualit tskosten am Beschaffungs volumen z B zur Pr fung der Qualit t bei der Beschaffung der blauen Uniform bei der hessischen Polizei im Jahr 2007 3 Verf gbarkeit 4 Best nde Vergleich des Aufwands f r die Verf gbarkeit mit dem zu erf llenden Leistungsziel Reduzierung der Best nde auf das notwendige Ma Aufwand
33. dungen der Polizei ausgegangen und kurzfristig zus tzliche pers nliche Schutzaus stattungen beschafft werden kann Planungskontinuit t nicht mehr wirken Unabh ngig von der Marktsituation m sste sofort eine Beschaffung angesto en werden die VOL A 6 Um dennoch weitgehend zu l sst hier ausreichenden Handlungsspielraum zu Planungskontinuit t zu kommen wurde auf Betreiben des PTLV von Prozess Spezialisten der HZD der IST Stand der Verwaltungsprozesse im Beschaffungs management des PTLV untersucht Die Ergebnisse liegen seit Dezember 2006 vor Im Zuge der Einf hrung von E Vergabe beim PTLV wurden sie f r die Analyse der Vorgehensweise mit herangezogen Die Ergebnisse sind in den folgenden Abschnitten eingearbeitet 5 2 1 1 Reduzierung der Anzahl Vergaben durch B ndelung Grunds tzlich sollte es m glich sein durch B ndelung die Anzahl der Vergaben zu reduzieren Nach Buchta Eul Schulte Croonenberg eignen sich sogar mehr als 90 Prozent jedes IKT Beschaffungsportfolios zur bergreifenden B ndelung und gemeinsamen Vergabe Die HZD ZB profitiert davon Im polizeispezifischen Markt ist diese M glichkeit nicht so h ufig gegeben Die sehr spezifischen Anforderungen der Polizei sind nur wenig markt blich und weichen meist von allgemeinen Standards ab so dass der sich bildende Spezialmarkt f r polizeispezifischen Bedarf ber kein hohes Entwicklungspotenzial mit hohen St ckzahlen verf gt Lediglich in Segmenten bei denen
34. gt Tickets sind St rungsmeldungen zur Vorgangsverfolgung auch bekannt als Trouble Ticket vgl Vilt 2007 S 39 41 162 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand 5 1 5 Hessische Bekanntmachungs Plattformen Die Hessische Ausschreibungsdatenbank HAD ist ein internetgest tztes allgemein verf gbares elektronisches Datenbanksystem zur neutralen Durchf hrung von Bekanntmachungen und zur Durchf hrung ffentlicher Beschaffungsverfahren S mtliche Vergabebekanntmachungen der hessischen Beschaffungsstellen werden in der Datenbank zentral ver ffentlicht Die HAD wurde im Interesse der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks im Rahmen einer kooperativen ffentlich privaten Partnerschaft speziell f r den ffentlichen Sektor entwickelt Die HAD gr ndet auf einer Idee der Industrie und Handelskammern IHK und Handwerkskammern HWK in Hessen Sie bildet das Kompetenzzentrum der hessischen Kammern f r das gesamte ffentliche Auftragswesen Die HAD entstand aus einer fr heren Beteiligung der Auftragsberatungsstelle Hessen am EG Projekt SIMAP Vergabeplattform Nach Auslauf des EG Projekts f hrte die Auftragsberatungsstelle Hessen zusammen mit dem Land Hessen die Idee eine einfache einheitliche Vergabebekanntmachungsplattform f r ffentliche Auftraggeber und interessierte Bieter und Bewerber zu schaffen als eigenes Projekt fort Mit der Einf hrung d
35. hat dies den Vorteil dass eine St rkung der Standardisierung zu einer Intensivierung des Wettbewerbs um ffentliche Auftr ge f hren kann E Government Standards Modernes E Government erfordert Systeme die reibungslos zusammenwirken Durch einfache und klare Standards und Spezifikationen soll die Interoperabilit t der IKT 303 erreicht werden Auf europ ischer Ebene werden solche Standards f r ffentliche Verwaltungen zusammengefasst unter IDABC Im Folgenden werden solche E Government Standards aufgezeigt SAGA identifiziert erforderliche Standards Formate und Spezifikationen und legt daf r Konformit tsregeln fest In SAGA werden alle relevanten Bereiche von E Government Anwendungen betrachtet Dies reicht von Empfehlungen zur Software Architektur Methoden zur Daten und Prozessmodel lierung bis zu Vorgaben f r eine sichere Infrastruktur Festlegungen in diesem Bereich betreffen z B Standards f r Datenbeschreibung z B XML XSD Sicherheitsstan dards PKI und Austauschformate f r diverse Dateitypen wie Texte Bilder Audio und Videodateien 302 Im Zusammenhang mit Software wird vor allem dann von Interoperabilit t gesprochen wenn mehrere Programme dasselbe Dateiformat oder dieselben Protokolle verwenden bzw gut zusammenspielen k nnen Rothfuss Ried 2003 S 69 Die EU Kommission spricht sogar von der gemeinsamen Umsetzung der europaweiten Interoperabilit t EU Kommission 20
36. nchen Hofkirchner W 2002 Projekt eine Welt Versuch ber die Selbstorganisation der Informationsgesellschaft LIT Verlag Berlin Hamburg M nster H ller J Pils M Zlabinger R 2003 Internet und Intranet Springer Verlag Berlin Hompel M Heidenblut V 2007 Taschenlexikon Logistik Springer Verlag Berlin H pfl Th 2004 Soziale Aspekte der ffentlichen Auftragsvergabe Brosch re Institut f r Sozial und Wirtschaftswissenschaften Linz HRH 2007 Bemerkungen 2007 zur Haushalts und Wirtschaftsf hrung des Landes Hessen des Hessischen Rechnungshofs Drucksache 17 25 vom 27 Mai 2008 Hessischer Landtag Wiesbaden Huber E 2008 Ein Selbstportr t f r bessere Marktpflege Neu vorgestellt Das Beschafferprofil in Vergabe Navigator 4 2008 S 9 Bundesanzeiger Verlag K ln Huber W 2004 Konzept zur Bewertung von eProcurement JInitiativen Einsch tzung einer Prozessinnovation im Hinblick auf die Unter nehmensstrategie Diplomica Verlag Hamburg Hubig C 2004 Wissensmanagement und Kommunikation in der E Economy Zum Widerstreit zwischen Rationalisierung und Kompetenz erweiterung in Frank U 2004 Wissenschaftstheorie in konomie und Wirtschaftsinformatik Theoriebildung und bewertung Ontologien Wissensmanagement S 211 229 DUV Verlag Wiesbaden Literaturverzeichnis 241 Humboldt W von 1851 Ideen zu einem Versuch die Gr nzen der Wirksamkeit
37. reglementierte und in anderen Teilen nur sehr wenig standardisierbare Artikel beschafft Gerade beim PTLV l sst sich damit der Grenzbereich zwischen komplexer und standardisierbarer Beschaffung erforschen Insoweit wird im Folgenden der Frage nachgegangen in welchen Bereichen sich der Einsatz von E Vergabe f r Einsparungen als wirksam erwiesen hat und welche weiteren Aktivit ten erforderlich bzw sinnvoll sind um Haushaltsmittel einzusparen 5 2 1 Zur Optimierung der Verwaltungsprozesse Eine Evaluation der Verwaltungsprozesse und deren Optimierung sind von Bedeutung zumal gerade das Beschaffungsmanagement komplexe Zielstrukturen beinhaltet Der Implementierung von Verbesserungsans tzen sollten daher fundierte konomische Analysen sowie zielorientierte Planungen vorgeschaltet sein Dies wird allerdings durch die vielfach auseinander gehenden Auffassungen der beteiligten verwaltungs internen Interessengruppen ber Ziele und einzusetzende Mittel erschwert Hinzu kommt dass sich Beschaffungsma nahmen in einem durch die ffentliche Wahr nehmung zur Polizei beeinflussten Umfeld bewegen Bestimmte Ma nahmen der Polizei lassen sich nicht mit betriebswirtschaftlichen Ans tzen steuern M sste beispielsweise bei laufenden Demonstrationen von Gef hr 6 Vgl Heib 2004 S 385 398 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 167 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung
38. stellungen ohne aber bislang elektronische Ausschreibungen vorzunehmen Eine weitere interessante Variante hat Ungarn aufgebaut Dort gibt es einen Rat der nur dem Parlament gegen ber verantwortlich und von der Regierung unabh ngig ist Der Rat berwacht die Rechtsanwendung nimmt zu Gesetzesentw rfen Stellung gibt Empfehlungen zu Marken ohne Rechtskraft sammelt und ver ffentlicht statistische 98 Die Wirtschaft ist hier bereits fr hzeitig andere Wege gegangen Renner Schwengels nennen Hewlett Packard Dort wurden bereits Mitte der Neunziger Jahre organisatorische Ver nderungen vorgenommen W hrend z B vorher die L ndervertretungen von Hewlett Packard und auch die Niederlassungen in den einzelnen L ndern relativ eigenst ndig arbeiteten sollten die Aktivit ten st rker geb ndelt und zentralisiert werden Das Ziel dieser Zentralisierung war die Schaffung einer global identischen Organisation und identischer Vorgehensweisen in allen L ndervertretungen und Niederlassungen Im Zuge dieses Wandels wurde die Beschaffung bei Hewlett Packard in Deutschland so ver ndert dass der Einkauf nicht mehr von den Niederlassungen vorgenommen wurde sondern nun von einem neu gebildeten Zentraleinkauf Renner Schwengels 2000 S 27 28 19 Vgl https bbg portal at internet ElektronischerEinkauf eTendering _start htm Y Q Ss Vgl http www hansel fi index php id 286 amp action empty amp lang en amp s 1 20 Vgl http
39. www rikiskaup is english nr 73 202 Es handelt sich hierbei um das Public Procurement Council bestehend aus einem hauptamtlichen Pr sidenten und jeweils sechs Vertretern f r ffentliche Interessen f r ffentliche Auftraggeber und f r Auftragnehmer vgl http www kozbeszerzes hu nid Basic_information 46 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Daten ber die ffentliche Beschaffung gibt die offizielle Zeitschrift des ffentlichen Besorgungsrates das ffentliche Besorgungsbulletin heraus und ver ffentlicht Benachrichtigungen bei Auftragserteilung In Irland wird mit der National Public Procurement Policy Unit NPPPU ein zentraler Betriebsansatz verfolgt Die Beh rde f hrt elektronische Beschaffungs systeme die der E Procurement Strategie der Regierung folgen aus und ist f r die Strategie zur Implementierung von E Procurement im irischen ffentlichen Sektor 4 verantwortlich Dies schlie t den Betrieb der nationalen Tendering Website sowie den Betrieb eines Netzwerkes f r Andere im ffentlichen Sektor ein Eine hnliche Konstruktion verfolgt die Slowakei mit dem Office for Public Procure ment In Schweden ist die Organisation Swedish National Financial Management Authority f r das Finanzmanagement zust ndig zu dem auch der Betrieb der zentralen E 206 Tendering Plattform geh rt
40. 187 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 157 Untersuchungsgegenstand F r den Umgang mit dem ffentlichen Auftragswesen wurde im Zuge der Umorganisation beim PTLV 2006 eine Dienstanweisung f r die Vergabe und Durchf hrung ffentlicher Auftr ge DA Vergabe eingef hrt Diese regelt die organisatorische Umsetzung der Vergabestelle des Lagers des Vergabeausschusses die Zuschlagsentscheidung den Ablauf des Vergabeverfahrens die Beteiligung der Revision des PTLV sowie die Dokumentation der Vergabeverfahren Geregelt ist vor allem die Aufgabe des HSG V 1 als ZBSt im PTLV Das HSG V 1 f hrt alle Verfahren zur Vergabe von ffentlichen Auftr gen von der Auftragserteilung bis zur Auftragsabwicklung Die fachlich zust ndigen Stellen f r die Bedarfsanalyse und Leistungsdefinition sind an die Entscheidungen des HSG V 1 in allen Fragen des Vergaberechts gebunden Vor der Umorganisation wurde im PTLV bzw seiner Vorg ngerbeh rde eine Struktur gelebt in der die Fachabteilungen eigenst ndig und umfassend f r die Beschaffungen ihres Fachbereichs zust ndig waren Mit der Umorganisation und der DA Vergabe wurde diese Arbeitsweise nahezu unvermittelt aufgebrochen Mitarbeiter die bereits jahrzehntelang in ihrem Fachbereich eigenst ndig gearbeitet hatten mussten nun den gesamten betriebswirtschaftlichen Anteil ihrer Aufgaben an das HSG V 1 abtreten Dazu war ein Prozess des Umdenkens erforderlich der si
41. 2004 S 455 366 Saar Online Gr nderzentrum 2008 S 56 57 3 Diese Auffassung muss nicht als Widerspruch zum Vergabewesen gesehen werden Immerhin soll der ffentliche Auftraggeber nicht das preislich g nstigste sondern vielmehr das wirtschaftlichste Angebot ausw hlen 25 Nr 3 VOL A gt 6 Vgl Dimitri Piga Spagnolo 2006 S 17 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 85 Handlungsdruck Ausschreibung solche qualifizierten Lieferanten in den Kreis der Bewerber einzu binden 3 5 2 6 Beeinflussung durch Werbung Gutes setzt sich nur durch wenn es kommuniziert wird Mit dieser Zielrichtung wird Unternehmern klar gemacht dass es letztlich nicht nur auf die Leistungsf higkeit des eigenen Unternehmens ankommt sondern vielmehr auf das Vermitteln der Vorteile ihrer Leistungen Diese Sichtweise kommt aus der Werbepsychologie und findet ihren Ursprung in der Vergessenskurve nach Ebbinghaus siehe Abbildung 15 Die Vergessenskurve veranschaulicht den Grad des Vergessens innerhalb einer be stimmten Zeit Der Vorgang des Vergessens soll durch mehrfaches Wiederholen der Information abgemindert werden wobei jede Wiederholung das Intervall nach dem eine erneute Wiederholung n tig ist vergr ert D h was man im Alltag nicht benutzt vergisst man und nur durch st ndiges Benutzen des Wissens beh lt man es Gerade die vermeintlich zunehmende hnlichkeit von Leistungen hat zur Konsequenz dass
42. 30 Keine Vereinheitlichung von Aktenzeichen eigene Quelle 5 3 1 2 Vertragsverbesserung Eine weit verbreitete Methode zur Vertragsfindung ist die Einigung auf ein Dokument mit dem bereits vorhandenen Verhandlungspartner Bei einer freih ndigen Vergabe ohne vorherige Leistungsdefinition wird der Verhandlungspartner darauf dr ngen seine eigenen Bedingungen m glichst in den Vordergrund zu bringen Der Vorteil einer Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 183 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Ausschreibung besteht darin dass Vertr ge auf Leistungsbeschreibungen basieren Mit E Vergabe steigt die Neigung diese Form der Vertragsbildung voranzutreiben Im PTLV forciert die Vergabestelle diese Sichtweise so dass sukzessive mehr Vertr ge nach Ausschreibungen zustande kommen Allerdings h lt das HSG V 1 daneben auch eine Vielzahl Vertr ge f r die keine Ausschreibung erfolgt Hierbei handelt es sich um Vertr ge zur Sicherung von Standorten f r die Nutzung des Analogfunks Die Stand orte stehen fest und k nnen kaum ver ndert werden Ziel muss es sein k nftig auch diese freih ndigen Vergaben in E Vergabe basierend auf Leistungsbeschreibungen aufzunehmen 5 3 2 Reduzierung von Schnittstellenproblemen Damit die Beschaffungskette von der Benennung des Bedarfs durch den Bedarfstr ger bis hin zur Lieferung an ihn besser l uft m ssen die bergabe der Anforderung
43. 35 8 Kapitel 1 Forschungskonzeption Vorgehensweise die Beschreibung der Erwartungshaltung an die Wirksamkeit von E Vergabe sowie eine Vorstellung der Pr fmethodik Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe S 32 stellt das Umfeld vor in das E Vergabe integriert wurde Dabei werden vor allem Sachverhalte vorgestellt die das soziale Subsystem Mitglieder Rolle Struktur sowie teilweise das technische Subsystem Aufgabe im sozio technischen System der Zentralen Be schaffungsstelle PTLV betreffen bevor E Vergabe eingef hrt wurde Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe S 97 zeigt das Ver nderungspotenzial durch die Umsetzung digitaler Ausschreibungsmethoden im technischen Subsystem einer Zentralen Beschaffungsstelle auf geht dabei auf die zum Erhebungszeitpunkt aktuellen Sachst nde in Europa den Bundesl ndern und Hessen ein und stellt Risiken und damit M glichkeiten der Minderung in der Wirksamkeit des Einsatzes von E Ver gabe durch Beeinflussung des sozialen Subsystems einer Zentralen Beschaffungsstelle vor Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe S 149 umfasst eine empirische Untersuchung und dokumentiert die Ergebnisse der Studie im Pr si dium f r Technik Logistik und Verwaltung PTLV sowie teilweise der Zentralen Be schaffung des Hessischen Competence Centers HCC ZB und der Zentralen Beschaf fung der Hessischen Zentrale f r Datenverarbeitung HZD
44. 78 2008 79 Prozessstandardisierung 2007 70 2006 71 2008 57 Verbesserung der Servicequalit t des 2007 60 Einkaufs 2006 54 2008 50 Einstandspreissenkungen 2007 54 2006 55 2008 44 Supply Chain Optimierung 2007 45 2006 35 2008 44 Nachfragemacht b ndeln 2007 44 2006 48 2008 39 Fehlerarme schnelle Kommunikation 2007 37 2006 33 2008 27 Verbesserte 2007 26 Beschaffungsmarkterschlie ung 2006 38 2008 20 Einsatz wurde von der Unter 2007 18 nehmensleitung gefordert 2006 14 2008 17 Unsere Lieferanten nutzen bereits 2007 30 erfolgreich derartige Systeme 2006 17 2008 16 Unsere Konkurrenz setzt bereits 2007 18 erfolgreich E Sourcing E Collabora 2006 15 tion ein 2008 16 Andere Unternehmensbereiche nutzen 2007 7 bereits erfolgreich derartige Systeme 2006 8 4 5 1 Grenzen von E Soureing Im Vergleich zu seinen Studienergebnissen des Vorjahres wollen laut Bogaschewsky weniger Firmen Ausschreibungssysteme in naher Zukunft einf hren Die Zur ck haltung h ngt dem BME zufolge damit zusammen dass viele Unternehmen Global Sourcing etwa in China und anderen Emerging Markets betreiben In diesen 503 Der Ausdruck Emerging Market wird h ufig im Finanz und B rsenbereich f r einen aufstrebenden Markt verwendet In Emerging Markets zu investieren birgt ein erh htes Risiko da die B rsen und Devisenkurse Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 1
45. AG M nchen Ebbinghaus H 1885 ber das Ged chtnis Untersuchungen zur experimentellen Psychologie Verlag Duncker amp Humbolt Berlin Eberleh E Oberquelle H Oppermann R 1994 Einf hrung in die Software Ergonomie Verlag Walter de Gruyter Berlin Ebert E 2005 M glichkeiten und Grenzen im Verhandlungsverfahren Unter Beachtung der vergaberechtlichen Prinzipien Bundesanzeiger Verlag K ln Ehlers U 1993 Informatikanwendung in der ffentlichen Verwaltung Informatisierung der B rokratie oder B rokratiemanagement in VOP 234 Literaturverzeichnis Verwaltungsf hrung Organisation Personal Heft 5 1993 S 320 323 Fachzeitschrift f r die ffentliche Verwaltung Wiesbaden Ehrensberger M 2007 Vorsicht Nachtragspotenzial Zu den Ausschreibungs fehlern und ihren unerw nschten Folgen in Vergabe Navigator 5 2007 S 5 7 Bundesanzeiger Verlag K ln Eibelsh user M 2008 Transparenz ist Voraussetzung f r wirtschaftliches Handeln in inform 1 2008 Zeitschrift S 5 9 HZD Wiesbaden Elsner M 2004 Vom regel und verfahrensorientierten Staatsdiener zum ergebnisorientierten Public Manager Abschlussbericht Schriftenreihe des Bundesinstituts f r Berufsbildung Heft 78 2004 Bundesinstitut f r Berufsbildung BIBB Bonn Engelhardt T 1985 Die Privatbeamten in Bott G 1985 Leben und arbeiten im Industriezeitalter S 319 326 Theiss Verlag Stutt
46. Angebote ber eine Verletzung des Geheimwettbewerbs inhaltliche Angebotsabreden mehrerer Bieter Die Abrede muss in Bezug auf die jeweilige Vergabe erfolgt sein Eine generell vereinbarte Wett bewerbsbeschr nkung ist allerdings f r das ffentliche Vergabewesen noch weitaus sch dlicher Generell ist f r den Ausschlussgrund der Wettbewerbsbeschr nkenden Abrede ein konkret gesicherter Nachweis erforderlich dessen Anforderungen hoch sind Reine Vermutungen auf getroffene Abreden erf llen diesen Tatbestand nicht 3 5 2 8 Zahlungsmoral des ffentlichen Auftraggebers ffentliche Auftraggeber leisten in gro em Umfang Zahlungen an Unternehmen Eine strenge Zahlungsmoral ffentlicher Auftraggeber w rde sich auf Dauer g nstig auf die Wirtschaft auswirken ffentliche Auftragnehmer verz gern aber oftmals ihre 378 K nnen die Unternehmen Zahlungen was zahlreichen Unternehmen schwer schadet keine Investitionen vornehmen und dadurch konkurrenzf hig bleiben verlieren sie weitere dringend ben tigte Auftr ge Die Unternehmen sind in diesen F llen aufgrund ihrer Ausr stung oder aufgrund fehlender Mittel f r die notwendigen Vorleistungen z B Materialk ufe Bezug von Fremdleistungen nicht mehr in der Lage diese Auftr ge zu bedienen Dar ber hinaus m ssen m glicherweise gerade mittelst ndische Unternehmen berbr ckungskredite aufnehmen um auftretende Liquidit tsengp sse aufgrund verz gerter oder ausgefallener Zah
47. B ndelung wird die Zahl der Auftr ge sinken da dann Rahmenvertr ge anstatt Einzelbeschaffungen ausgeschrieben werden Dadurch kann sich aber wiederum der Aufwand erh hen wenn der Schwellenwert zur europaweiten Ausschreibung berschritten wird und mehr Prozess Schritte als beim nationalen Verfahren durchgef hrt werden m ssen Zumindest kann eine grafische bersicht ber alle Vergaben der Beh rdenleitung helfen die aktuelle Auslastung der Vergabestelle besser einsch tzen zu k nnen Bei der bertragung von neuen Auftr gen kann sie dadurch in Lastphasen steuernd eingreifen und auf eine Verschiebung in weniger belastete vergabeschwache Zeiten hinwirken 6 Vgl Arnold Warzog 2007 S 309 336 670 AIAG 2007 S 120 121 206 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 5 3 5 2 Vorhalten von Erfahrungswissen Ein st ndiger Erfahrungsaustausch zwischen den Beschaffungsstellen auf Bundes Landes und kommunaler Ebene ist etabliert und als j hrlich stattfindender Tag des ffentlichen Auftraggebers bekannt Begleitend dazu beabsichtigt die EU im Rahmen ihrer Innovationspolitik den internationalen Austausch von Experten des 672 Beschaffungswesens zu f rdern Durch die Zentralisierung auf wenige ZBStn HCC ZB HZD ZB und PTLV gestalten sich Abstimmungen in Hessen einfacher als vorher Der gegenseitige Infor mation
48. BVerwG legt hier einen strengen Ma stab an Die disziplinare Reaktion f r eine Vertrauenseinbu e in Vergabeverfahren der ffentlichen Hand muss deshalb besonders nachdr cklich sein weil jede Missachtung der Vergabevorschriften auch wenn sie auf den ersten Blick geringf gig erscheint das Eingangstor zur Korruption bedeutet BVerwG Urteil vom 14 06 1988 DokBer B 1988 S 245 249 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 87 Handlungsdruck der Vergabestelle das Bestellen bei bevorzugten Lieferanten oder die Einf hren neuer Technologien ohne Kosten Nutzen Nachweis zu nennen Auch die Informations weitergabe an einzelne Bieter kann bereits Korruption sein Legt beispielsweise ein Vergabestellenmitarbeiter einem Bieter die Angebotspreise der Mitbewerber offen kann dieser sein Angebot daran ausrichten und die Konkurrenz jeweils knapp unterbieten Bei Unkenntnis der Konkurrenzangebote m sste er sparsamer kalkulieren und ein f r die Beh rde noch g nstigeres Angebot unterbreiten Auf den Nachweis eines konkreten Schadenseintritts kommt es bei der strafrechtlichen Bewertung der Korruption nicht an Folgen der Korruption rn materiell immateriell Entstehung von Oligopolen und Monopolen Innovations hemmungen zu hohes Preisniveau f r nicht zeitgem e Produkte h heres Preisniveau Kaufkraftverluste ggf Zwang zu mehr Sozial ausgaben mehr Kreditzinsen Steuerer h hun
49. BeschA 2007a Seite 6 Dreher spricht in Bezug auf das im GWB geregelte Kartellrecht sogar von einer Magna Charta des Wettbewerbs Es sichere innerhalb der marktwirtschaftlichen Ordnung Deutschlands und Europas die Freiheit des Wettbewerbs und damit die wirtschaftliche T tigkeit der Unternehmen und ihrer Mitarbeiter Dreher 2008 Editorial Die offizielle Bezeichnung lautet Vertrag von Lissabon zur nderung des Vertrags ber die EU und des Vertrags ber die Gr ndung der Europ ischen Gemeinschaft unterzeichnet in Lissabon am 13 12 2007 Gem Art 1 Satz 1 und 3 EUV gr ndeten die Mitgliedstaaten eine EU die an die Stelle der Europ ischen Gemeinschaft trat und deren Rechtsnachfolgerin sie ist Rechtliche Grundlage der EU ist gem Art 1 Satz 2 EUV zum einen der Vertrag ber die Europ ische Union und zum anderen der Vertrag ber die Arbeitsweise der Europ ischen Union AEUV Dieser ist der in AEUV umbenannte EG Vertrag Nach Hatje Kindt war die bisherige Europ ische Verfassung lediglich ein rhetorisch berladener Vorl ufer des Vertrags von Lissabon Der Lissabonner Vertrag sei die R ckkehr zu einer neuen Sachlichkeit in der EU Hatje Kindt 2008 S 1768 l Hatje Kindt 2008 S 1762 Die Organe der EU sind das Europ ische Parlament der Europ ische Rat der Rat die EU Kommission der EuGH die Europ ische Zentralbank und der Rechnungshof Art 13 Abs 1 EUV 20 Kapitel 2 Konze
50. Betreuung Weiterentwicklung 2nd Level Umweltschutz Arbeits und Transportsicherheit Abbildung 22 Organigramm PTLV Stand 2008 Quelle PTLV Unmittelbar nach der Umorganisation kam es zwischen der Beschaffungsorganisation als strategisch operativer Einheit und den Fachabteilungen als rein operativen Ein heiten zu Abstimmungsproblemen Die Beh rdenleitung vermittelte auf der F hrungs gt Mit Flaschenhals wird eine Engpasssituation von Ressourcen bezeichnet Der Flaschenhals begrenzt den Durchfluss und stellt somit eine Kapazit tsgrenze f r ein Gesamtsystem dar vgl Hompel Heidenblut 2007 S 36 156 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand ebene zwischen den Organisationseinheiten und wirkte auf eine ausreichende Kom munikation hin Als Kommunikationsform wurden regelm ige Besprechungen zum Austausch der Problemstellungen unter Moderation der Beh rdenleitung angesetzt Nach den ersten Sitzungen wurde die Moderation dem Leiter des HSG V 1 bertragen und die Beh rdenleitung zog sich zur ck Um deren Beteiligung an der weiteren Entwicklung sicher zu stellen wurde dem HSG Leiter V 1 das direkt der Beh rden leitung unterstellte HSG Controlling als Unterst tzung zur Seite gestellt Zur Motivation der Fachlichkeiten die Kompetenzen hatten abtreten m ssen wurden die strategischen Aufgaben im HSG V 1 mit operativen gemischt und parallel den Fach lichke
51. Consumer to Government G2C Government to Citizen Com munity Consumer B2G Business to Government G2B Government to Business N2G NPO NGO to Government und G2N Government to NPO NGO von Lucke Reinermann 2001 S 2 12 von Lucke Reinermann 2001 S 4 28 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen E Vergabe geh rt zum Bereich des G2B Diese Studie beschr nkt sich in der Be trachtung von E Government auf diesen Bereich Soweit ein Vergleich der Marktteil nehmer erforderlich ist wird auch der Bereich B2B betrachtet siehe Kapitel 4 5 2 6 6 Kognitive Voraussetzungen Die Nutzung moderner Technologien stellt Anforderungen an die kognitiven F hig keiten der Anwender Dazu geh ren Wahrnehmung Aufmerksamkeit und Ged cht nis Sarodnick Brau fordern Software solle nach ergonomischen Aspekten so auf gesetzt werden dass die durchaus begrenzten kognitiven Ressourcen der Human Resources je nach Situation auf einzelne Reize fokussiert werden Zu den kognitiven F higkeiten geh ren nach H ller Pils Zlabinger auch motivatio nale Einflussfaktoren wie Emotionen Motive und Einstellungen sowie Erwartungs haltungen des Umfelds der Nutzer Die kognitiven Anforderungen an die Nutzung von E Business Systemen sollten nicht gering gesch tzt werden gerade weil Software Anbieter oftmals versuchen den Eindruck zu erwecken die Nutzung von Internet Technologie verein
52. Die HZD schuf mit der HZD ZB einen Fachbereich Beschaffung ber den alle internen und externen Beschaffungsanforderungen geb ndelt werden und der berechtigt ist auf dem Markt einzukaufen Allerdings verf gt die HZD ZB nicht ber eine eigenst ndige Vergabestelle Diese Aufgabe wird in Kombination mit der Rechtsabteilung der HZD wahrgenommen Die HCC ZB war bereits f r zentrale Beschaffungen aufgestellt so dass sie keiner nderung bedurfte 555 Das Ergebnis der Untersuchung ist zwar hinsichtlich seines Textinhaltes nicht ffentlich nachlesbar aber de facto ber die Aufgabenverteilung nachvollziehbar siehe auch http www polizei hessen de 56 Das PTLV wurde im Rahmen der hessischen Polizeireform 2001 mit dem Ziel gegr ndet polizeibezogene Technik Logistik und Verwaltung landesweit in einer Beh rde zu b ndeln Hierzu wurden das Hessische Polizeiverwaltungsamt die Abteilungen Verwaltung und Zentrale Dienste des Hessischen Polizeiverkehrs amtes und einzelne durch die HPS wahrgenommene Aufgabenfelder PC Projektgruppe Kfz technischer 152 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand Der Gutachter stellte in Bezug auf die Beschaffung als wesentliches Problem fest dass es im PTLV keine abteilungs bergreifende B ndelung der Beschaffungszust ndig keiten gab Die Beschaffungsfunktionen wurden von verschiedenen Stellen im PTLV wahrgenommen Informationstechnologie Kommunikation
53. Ein Lastenheft ist ein Dokument das die geforderten Leistungen eines Systems in der Sprache des Anwenders so pr zise formuliert dass es als Basis einer Auftragsvergabe dienen kann Kahlbrandt 2001 S 252 9 Vgl Kovacs 2004 S 523 50 Ein Pflichtenheft ist ein Dokument das die Art und Weise wie die Leistungen eines Systems erbracht werden sollen so pr zise beschreibt dass es als Vorgabe f r Entwickler dienen kann Kahlbrandt 2001 S 252 gt Vgl Neises 2007 S 23 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 125 E Soureing Werkzeug im B2B Markt zur Nutzung des Werkzeuges verf gen wenn sie gegen ber ihren eigenen Lieferanten ein analoges elektronisches Werkzeug nutzen oder sich auch im B2B Markt als Bieter 502 bewegen Bogaschewsky stellt fest dass die Unternehmen den Einsatz von elektronischen RFQs deutlich positiver sehen Nur noch 27 Prozent der Unternehmen sind der Meinung darauf verzichten zu k nnen wobei hier ein gro er Unterschied zwischen Gro unter nehmen Konzernen und KMU besteht W hrend nur 13 Prozent der Gro unter nehmen Konzerne elektronische RFQs aktuell nicht einsetzen wollen betrifft dies 45 Prozent aller KMU siehe Tabelle 13 Tabelle 13 Nutzung von E Soureing durch Unternehmen Bogaschewsky 2008 Kein In In Ein ber 3 Einsatz Planung f hrung In zug us Jahre Gesamt 2008 27 20 9 6 8 4 26 20
54. Fr hjahr und im Herbst siehe Abbildung 38 Anzahl Vergaben im Vergabeausschuss PTLV 40 35 30 25 5 2006 20 m 2007 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 38 Anzahl Vergaben im Vergabeausschuss PTLV eigene Quelle 202 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Die Erkl rung der Wellenbewegung k nnte in einer Kombination aus Kassenanschlag und vorgelagertem Verhalten zur vermehrten Ausgabe von Haushaltsmitteln zum Jahresende hin liegen W hrend zum Jahresbeginn die Planungen bis zum Kassen anschlag laufen entladen sie sich offensichtlich sobald der Kassenanschlag erfolgt ist Sie werden bis Jahresmitte abgebaut Ausgehend von der Ma gabe dass im Vergabeausschuss des PTLV nur Vergaben ab einem Auftragswert von mehr als 25 000 Euro beraten werden m ssen die Lieferzeiten dieser Waren z B mehrere Wochen f r Fahrzeuge sowie die Zahlungsziele im Regelfall 30 Tage eingerechnet werden Immerhin ist das Beschaffungsziel aus kameraler Sicht erst dann erreicht wenn die eingeplanten Haushaltsmittel zum Jahresende abgeflossen sind ohne dass eine Zahlungsverpflichtung in das neue Jahr bernommen werden muss Diese m sste n mlich mit oftmals schon verplant
55. Hirschszeiner 2006 S 91 44 Das BVerfG hat die F rderung des Mittelstandes als wirtschaftspolitisches Ziel im Hinblick auf den Gleichbehandlungsgrundsatz des Art 3 Abs 1 GG legitimiert BVerfG vom 17 07 1961 1 BvL 44 55 NIW 1961 S 2011 2015 102 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften Tabelle 10 gibt einen ungef hren Anhalt in welchen preislichen Dimensionen sich Losbildungen zur Unterst tzung von KMU bewegen m ssten Immerhin m ssen KMU einzelne Auftr ge auch abarbeiten k nnen Den KMU kommt in der deutschen Volkswirtschaft nach Glock Broens eine hervor ragende Bedeutung zu So seien ber 90 Prozent der deutschen Unternehmen zum Mittelstand zu z hlen und ca 70 Prozent der Arbeitnehmer in mittelst ndischen Unter nehmen besch ftigt KMU erwirtschaften demnach ber 40 Prozent des in der Umsatz steuerstatistik ausgewiesenen Gesamtumsatzes und knapp die H lfte der gesamten Bruttowertsch pfung der Unternehmen Tabelle 10 KMU Definition Amtsblatt L 197 der EU Kommission vom 30 04 1996 S 4 Zahl der und oder Besch ftigten Jahresumsatz in Euro Bilanzsumme in Euro Kleine Unternehmen weniger als 50 Weniger als 7 Mio weniger als 5 Mio Mittlere Unternehmen 50 bis 7 Mio bis 5 Mio bis weniger als 250 weniger als 40 Mio weniger als 27 Mio Zur St tzung der KMU sollte ein elektronisches Vergabesystem die Vergabe in Lose
56. Informations strategien erarbeiten damit bei k nftigen Vergaben die Fehlerquote gleicherma en f r alle potenziellen Bieter minimiert wird E Learning k nnte dazu als Hilfsmittel geeignet sein siehe hierzu Kapitel 4 8 Der Lohn dieser Arbeit k nnte f r die Verwaltung darin bestehen dass bei k nftigen Vergaben eine gr ere Anzahl wertbarer Angebote zur Verf gung steht wenn es f r die Unternehmen mit dem dazu gewonnenen Wissen wirtschaftlich geworden ist am Wettbewerb teilzunehmen und sie durch die Reduzierung eigener Fehler eine gr ere Chance auf den Zuschlag erhalten Diesbez glich positive Erfahrungen der Unter nehmen w rden eine solche Entwicklung unterst tzen Der ffentlichen Verwaltung bliebe dadurch ein gr erer Wettbewerb der bessere Preise und Leistungen erm glicht Dazu sollte die Verwaltung nicht nur ihre juristische Vorgehensweise der Verwaltung Eine Verzahnung der einzelnen Sichtweisen im Sinn eines integrativen Ansatzes w rden aber nicht erreicht Wimmer 2004 S 17 18 268 Vgl W he 202 S 1 209 Wirtschaftlich ist hier im Zusammenhang mit Aufwand und Ergebnis gemeint Sofern sich n mlich Wirtschaftsunternehmen um ffentliche Auftr ge bewerben und die Regelungen des Vergaberechts nicht oder nur unzureichend kennen laufen sie Gefahr viel Zeit und Geld in die Abgabe eines Angebotes zu investieren und dann trotzdem wegen Formfehler noch nicht einmal in die vergaberechtliche Stufe der Wert
57. K sgen ist Verstehen kein abstrakter immaterieller oder seelischer Vorgang sondern eine T tigkeit die vor dem Hintergrund gemeinsamer Erfahrungen und Lebensformen vollzogen wird Zum Verst ndnis einer Aussage gen ge es nicht allein die Begriffe zu verstehen Dar ber hinaus m sse der Einzelne mit den Traditionen und Erfahrungen der jeweiligen Kultur und ihren Gewohnheiten vertraut sein Hierzu geh re auch die Kenntnis der unterschiedlichen Verwendungsweisen eines Begriffs Das Verstehen ist kein allm hlicher innerer Prozess sondern ein Vorgang der sich stante pede vollzieht und einem unmittelbaren Aha Erlebnis gleichkommt 471 Im Bereich der Informatik wird Wissen nach T cke oftmals mit Information gleichgesetzt die Individuen und Gruppen besitzen Objektive Wahrheit werde dabei 466 Eine europaweit bisher einmalig spezialisierte Ausbildung im Bereich des Marketingmanagements in Verkn pfung mit den Methoden des klassischen Kommunikationsmanagements bietet der neue Masterstudiengang Kommunikationsmanagement und Dialogmarketing der Universit t Kassel M glicherweise ist die Mischung von Marketing und Kommunikation ein Ansatz um besseres Verst ndnis zu lehren WiWi 2008 S 10 Sofern das Konzept erfolgreich ist sollten auch Lehrende f r Verwaltungsmanagement Elemente daraus in ihre Ausbildung integrieren um die k nftigen Verwaltungsspezialisten in Kommunikationsformen zu schulen so dass sowohl
58. Kommunikation durch Einsatz der Claas elektronischen Post festgestellt Weitere Kostenreduzierungen werden vermutet Allerdings wurden auch Akzeptanzschwierigkeiten bei den bietenden Unternehmen wahrgenommen 2 2002 Grundlagen der elektronischen Vergabe Arnold Ulli Grundlagenpapier mit einer Darstellung des IST Stands und der kono E ig Michael mischen Anforderungen an die E Vergabe 3 2002 Support to Better Public Services through e government e Tendering NAO National E Tendering hat nach dieser Studie das Potenzial zur Erreichung Audit Office effizienter Beschaffungsprozesse Es sei ein hoher Sicherheitsstandard erforderlich und E Vergabe f hre zur Qualit tssteigerung 4 2004 E business Adoption Queensland Department of Main Roads Rigada Meia Australien Guillermo Potenzialstudie zur Einf hrung von E Business bei 19 australischen Wakrefield Unternehmen Mehr als die H lfte setze E Tendering ein und stehe der Ron Nutzung positiv gegen ber andere h tten eher Bedenken 5 2004 Ganzheitliche Digitalisierung der ffentlichen Auftragsvergabe Bieber Nicolai Dissertation Diskussion der technischen Anforderungen an E Vergabe und ber wiegend Darstellung von Ans tzen zur Systemarchitektur sowie Vor stellung einer exemplarischen Umsetzung der elektronischen Vergabe 6 2004 Aktionsplan f r die elektronische Auftragsvergabe im ffentlichen EU Auftragswesen Kommission Auswertung einer F
59. Selbst f r Mitarbeiter die bislang beim Umgang mit Lieferanten freiwillig immer gel chelt haben bedeutet dies einen starken Freiheitsverlust Sie verlieren nicht nur die theoretische M glichkeit sich notfalls auch einmal anders zu verhalten sie verlieren auch die Freiheit freiwillig freundlich zu Lieferanten zu sein Je st rker die Einschr nkung empfunden wird desto wahrscheinlicher kommt es zu spontanen Trotzreaktionen Der dabei bewusst vorgenommene Versto gegen die Vorschrift kann so weit gehen dass Mitarbeiter die immer freiwillig freundlich waren sich nun pl tzlich bewusst ruppig oder unflexibel verhalten Sie ndern dabei nicht die Ein stellung zu den Lieferanten sondern sie verteidigen ihre Freiheit sich selbstbestimmt verhalten zu k nnen Je unsensibler F hrungskr fte mit einem solchen Verhalten umgehen desto eher erzeugen sie eine als berbordende B rokratie wahrgenommene Vorgehensweise ihrer Organisation 4 4 5 Usability Ergonomie Um ein System wirksam einzusetzen ist es erforderlich dieses System auch bedienen zu k nnen Schl sselw rter der Bedienbarkeit eines Systems sind Usability Ge brauchstauglichkeit und Ergonomie Wissenschaft von der Gesetzm igkeit mensch licher Arbeit Usability ist das Ausma in dem ein technisches System durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Kontext der Nutzung verwendet werden kann um bestimmte Ziele effektiv effizient und zufriedenstellend zu erre
60. Speicherung spezifischer Rechtsprobleme Die Anpassung der Fallbasis an ge nderte Rahmenbedingungen kann durch gezieltes Hinzuf gen Modifizieren oder L schen von F llen erreicht werden Damit k nnte ein landesweit einheitliches Erfahrungswissen und k nnen erzielt werden Allerdings hat eine solche Methodik auch Schattenseiten Software Agenten lassen sich sowohl zum eigenen Nutzen im eigenen Netz entwickeln als auch zum Aus spionieren anderer Netze Immerhin w ren die Server mit den abgegebenen Angeboten in Ausschreibungsverfahren ein lohnendes Ziel da sie eine Vielzahl interessanter Informationen ber die Konkurrenz enthalten Insofern m sste neben der Entwicklung eigener Agenten auch daf r gesorgt werden dass es Agenten gibt die fremde Spionage Agenten aufsp ren und unsch dlich machen gt Vgl Geibig 2007 S 37 gt 47 Vgl Indrawan 2001 S 75 87 146 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Fazit zur Digitalisierung der Auftragsvergabe 4 11 Fazit zur Digitalisierung der Auftragsvergabe Die ffentliche Auftragsvergabe bietet ein umfangreiches Bet tigungsfeld um Abl ufe im Vergabewesen zu digitalisieren Interessant ist dabei vor allem die M glichkeit alle Beteiligten am Markt ber eine elektronische Plattform zu erreichen und ein Vorhaben bekanntmachen zu k nnen W hrend die potenziellen Anbieter bei der konventionellen Auftragsvergabe Wissen ber die verschiedenen Vergabestellen anh ufen
61. Unternehmenspraxis Gabler Verlag Wiesbaden 248 Literaturverzeichnis Prie H 2005 Handbuch des europ ischen Vergaberechts Verlag Wolters Kluwer K ln Prie H Gabriel M 2008 Das Akteneinsichtsrecht im Zivilprozess als vergabe rechtliches Rechtschutzproblem in NJW 6 2008 S 331 334 Verlag C H Beck oHG M nchen PTLV 2007 Beschaffungsmanagement der hessischen Polizei Konzeption zur Umsetzung des Erlasses des HMdF vom 12 12 2005 StAnz 52 2005 S 4711 Stand 17 12 2007 Bericht PTLV nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen PTLV 2007a Dienstanweisung f r die Vergabe und Durchf hrung ffentlicher Auftr ge DA Vergabe PTLV vom 26 06 2007 PTLV Wiesbaden nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen PTLV 20076 Allgemeine Dienstanweisung ADA f r das Pr sidium f r Technik Logistik und Verwaltung vom 26 06 2007 PTLV Wiesbaden nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen Raab G Unger F 2005 Marktpsychologie Gabler Verlag Wiesbaden Rechnungshof Th ringen 2001 Jahresbericht 2001 Brosch re Rechnungshof Th ringen Rudolstadt Rechten S 2006 Neues Vergaberecht bringt zahlreiche nderungen e Ver gabe gewinnt an Bedeutung in br ssel aktuell Ausgabe M rz 2006 elektronisches Newsletter der EU Vertretung des BDI Reinermann H 2000 Neues Polit
62. Vereinheitlichung von Aktenzeichen unenneennennenennnn 182 3 3 1 2 Vertragsverbesserung ua anerkennen 182 5 3 2 Reduzierung von Schnittstellenproblemen enneenneneenennnnn 183 5 3 2 1 Optimierung durch organisations bergreifende Abarbeitungsliste 183 5 3 2 2 Verbesserte Zusammenarbeit durch Beteiligung eee 185 5 3 2 3 Zentraler Eingang von Bedarfsmeldungen eenneneenn 186 5 3 2 4 Periodische Besprechung der Beschaffungsleiter nnee 188 5 3 2 5 Reduzierung von Planungsfehlern bei Beschaffungsprojekten 189 5 3 3 Qualit tssteigerung im Vergabeprozess esessessesseessnnnsnenennennnennnnnnnennnnnn 191 5 3 3 1 Zum Erkennen inhaltlicher Fehler anne ee 191 5 3 3 2 Iransport und Liegezeiten ware 192 5 3 3 3 Verhinderung von Straftaten beim ffentlichen Auftraggeber 192 5 3 34 Zur Ressourcenplanung und Termin berwachung eeee 193 5 3 3 5 Imagesteigerung durch Pr fbarkeit eeesennennsennennnnnnnnen 194 5 3 3 6 Erkennen von Potenziale durch interne Rollenspiele 194 5 3 3 6 1 Optimierung durch Fehlerwissn a 194 5 3 3 06 2 Optimierung durch Anforderungswissen cneennnnennnsenseeeenensnnnnen 196 3323 03 Optimierung durch Empathie use N 198 5 3 3 0 4 Optimierung mittels Durchl uferkonzept
63. Vincent de Gournay bei seinem Amtsantritt als franz sischer Handels minister 1751 ist zeitlos Gournay war genervt vom merkantilistischen Verwaltungs system das Jean Baptiste Colbert Finanzminister Ludwig XIV etwa hundert Jahre zuvor eingerichtet hatte Um der Korruption Willk r und Ineffizienz am Hof des Sonnenk nigs Herr zu werden hatte Colbert ein hierarchisches von Regeln gepr gtes Verwaltungssystem erdacht Die Beamten sollten nicht nach Gutd nken entscheiden 260 sondern nach Vorschrift Diesen Dienst nach Vorschrift beschimpfte Gournay schlie lich als Herrschaft der Schreibtische als bureaucratie Bis in die heutige Zeit hat sich das Handeln nach Regeln durch das Berufsbeamtentum wie es vom Soziologen Max Weber beschrieben wurde erhalten insbesondere die Trennung von Amt und Person die Objektivit t mit dem Handeln nach verbindlichen 257 Vgl Laux 2006 sowie Laux 2007 258 Vgl Ehlers 1993 S 320 323 9 Vgl Leitl 2005 200 Vgl Weber 1922 http www textlog de 7292 html Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 59 Zur Strategie der Optimierung Regeln und der schriftlichen Dokumentation der Arbeit damit die Verwaltungs vorg nge nachgepr ft werden k nnen Weber sah aber bereits voraus dass sich in einer auf universeller Marktverschlungen heit ruhenden Wirtschaft die m glichen und ungewollten Nebenerfolge einer Rechtsvorschrift weitgehend d
64. Vorformulierungen eine konomische M glichkeit zu Vertragsbedingungen zu kommen Allerdings bestehe ihre Problematik in der Einseitigkeit ihrer Verwendung Schmidt 1999 Auch in 16 Abs 4 VOL A E lautet die Formulierung Ausgeschlossen werden c Angebote in denen Anderungen oder Erg nzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind 32 Vgl Kegelmann 2007 S 53 54 33 Vgl Bogumil Jann 2005 S 116 94 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck z gliche Sicherungsmechanismen organisatorisch abgedeckt werden was f r eine Vergabestelle mit einer niedrigen Ausschreibungsh ufigkeit auch kein Problem dar stellen d rfte da die laufenden Vorg nge dort weitgehend bekannt sind Bei gr eren Vergabestellen gestaltet sich dies schwieriger Je h her die Anzahl der abzuarbeitenden Vorg nge ist desto eher besteht die Gefahr dass die handelnden F hrungskr fte den berblick ber alle Verfahren verlieren Insofern ben tigen sie eine technische Unter st tzung zur Vorgangsverwaltung um den berblick zu behalten 3 5 3 4 Horizontale Verwaltungshierarchie Im Gegensatz zur vorgenannten Kontrollfunktion der F hrungskr fte in der vertikalen 394 nicht durch ein Verwaltungshierarchie ist die horizontale Verwaltungshierarchie ber Unterstellungsverh ltnis gekennzeichnet Sowohl die Vergabestelle als auch die Fachlichkeit sind jeweils zust ndig in ihrem Bereich und nur an Weisu
65. W rttemberg LZBW http www lzbw de Bayern Ventasoft Oberste Baubeh rde http www vergabe bayern de auss chreibungen Berlin Ventasoft Senatsverwaltung f r Stadtentwicklung http www vergabeplattform berli Senatsverwaltung f r Inneres n de Brandenburg Cosinex Ministerium des Innern des Landes Branden https vergabemarktplatz brandenb burg urg de Ministerium f r Wirtschaft Bremen AI AG Die Senatorin f r Finanzen Bremerhaven http www vergabe bremen de Hamburg Healey Finanzbeh rde http www hamburg de e Aidaan vergabe Hessen AI AG HCC ZB HZD ZB PTLV http www vergabe hessen de Mecklenburg V orpommern AIAG DVZ Datenverarbeitungszentrum GmbH noch nicht installiert Niedersachsen AI AG Polizeiamt f r Technik und Beschaffung http vergabe niedersachsen de Informatikzentrum Niedersachsen Staatliches Baumanagement Niedersachsen Nordrhein Westfalen Cosinex Finanzministerium NRW http www evergabe nrw de Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 137 E Learning als begleitende Erkenntnisquelle Rheinland Pfalz abc Connect Landesbetrieb Mobilit t Rheinland Pfalz http www lbm rlp de AI AG Landesbetrieb Liegenschafts und Baubetreu ung http www deutsches ausschreibungsblatt de Saarland AIAG LZD Amt f r Bau und Liegenschaften http www saarland de ausschreib Banzusschreibungen ungen htm Ministerium der Finanzen Leistungen Sachsen abc Con
66. Wirksamkeit von E Vergabe im engeren Sinn Wirksamkeit von E Vergabe im weiteren Sinn Zu unterscheiden ist die E Vergabe vom E Procurement W hrend das Ziel der elektronischen Vergabe darin besteht Vertragspartner f r die k nftige Beschaffung zu finden kommt E Procurement zum Tragen nachdem der Vertragspartner gefunden wurde Abbildung 2 stellt den Zusammenhang von E Vergabe und E Procurement dar und grenzt den Betrachtungsumfang dieser Studie ab nn im an E Vergabe lt o g Bedarfs Markt y o Vergabe Abwicklun N gt analyse Dn 9 gt gt BR Q N 7 P X i a li Katalog zur auto Zuschlag ist erteilt Bedarfstr ger benennt Bedarf matisierten Bedienung Abwicklung ist 1 wird eingestellt gepflegt vereinbart f x DIT f GASD fi 1 Y E Procurement y A i v Neuer W Z y Lieferant Q Neues Produkt RS PERSEN O 2 S Bedarfstr ger O Q u Ka Q Produkt S g Lieferung 2 Abbildung 2 Abgrenzung E Vergabe zu E Procurement eigene Quelle Der Betrachtungsgegenstand dieser Studie fokussiert auf die Bedarfsanalyse die Marktforschung und die Vergabe Diese haben unmittelbaren Einfluss sowohl auf die 75 Schindler verwendet in seiner Arbeit den Begriff E Vergabe im engeren Sinn reduziert ihn aber auf den Abschnitt zwischen Bekanntmachung der Ausschreibung und Submissionstermin Schindler 2001 S 7 7 Zwar ve
67. Zuschlag LPP Vorbereit de o ung der Auftraggeber gt Leistungsbeschreibungen Zuleistungen bei Erststellung gt der Verdingungsunterlagen Erststellung gt fachlicher Vergabevermerke Erstellung gt form Beschaffungsantr ge Festlegung der Vergabeart Offenes Nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren freih Vergabe erforderliche Projektvorarbeiten gt Leistungsbeschreibung gt Verdingungsunterlagen techn Teil N Polizei PTLV Fachlichkeit Beschaffung aushalts Rechnungswese Teilprojekt Koordination PTLV Projekt xxx eo Lieferant vergaberechtliche Beratung SNIT zu ggf erforderl externer fachanw Beratung Koordination der projektseitigen Beschaffungsbelange gt im Projekt gt aus Projekt ins PTLV gt vom PTLV ins Projekt Begleitung der Projektarbeiten zur Erstellung aller erforderlichen gt TL Techn Leistungsbeschreibungen gt LV Leistungsverzeichnisse Begleitung der Angebots ffnungen Begleitung der Pr fung 823 VOL formell Begleitung der Wertung und Wirtschaftlichk pr fung 25 VOL Koordination Zentraler Einkauf Haushaltskontrolle Rechnungswesen Ersteller Jahn KHK PTLV P1 Stand 03 04 2008 Abbildung 34 Abgrenzung Beschaffungsprojekt zur Regelorganisation Jahn 2008 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 191 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higke
68. auch f r die hessische Verwaltung vor Unwirtschaftliches Handeln der Verwaltung gilt so Reinermann als unrechtm ig Diese Vorschriften gelten f r ffentliche Aufgaben und Aktivit ten Die Beschaffung ist jedoch keine eigentliche Aufgabe des Staates Der Staat f hrt 8 Polyvalenz meint die Verwertbarkeit eines Abschlusses in mehreren beruflichen bzw Ausbildungs zusammenh ngen Ein Abschluss gilt dann als polyvalent wenn er f r verschiedene Berufsausbildungen nutzbar ist siehe http www uni due de zlb wiki index php Polyvalenz 8 Zwar benennt 114 Abs 2 GG lediglich die Aufgaben des Bundesrechnungshofes Der Bundesrechnungs hof pr ft die Wirtschaftlichkeit und Ordnungsm igkeit der Haushalt und Wirtschaftspr fung aber Reinermann folgert daraus dass wenn der Rechnungshof nach diesen Kriterien zu pr fen hat die Verwaltung auch nach denselben Kriterien zu arbeiten hat und zwar nota bene von verfassungswegen Reinermann 2000 S 6 5 Reinermann 2000 S 7 Reinermann sieht das Wirtschaftlichkeitsprinzip nicht auf die Leistungsfunktionen ffentlichen Handelns beschr nkt gehe es doch auch bei allen anderen Funktionen eingeschlossen den hoheitlichen um die Erreichung von Zwecken durch geeignete Ma nahmen Reinermann 2000 S 14 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 19 Zu den Rahmenbedingungen Beschaffungen durch um die ihm obliegenden Aufgaben zu erf llen Er agie
69. aus Wenn der Rahmenvertrag abgearbeitet wurde und ein neuer Rahmenvertrag abzuschlie en ist wird auf Basis der sich bis dahin neu ergebenden Sachverhalte wieder eine neue Berechnung vorzunehmen sein Um pr fen zu k nnen ob mit E Ver gabe bessere Preise erzielt werden m ssten diese Sachverhalte mit den vorhergehenden vergleichbar sein Bei Standardartikeln k nnte das m glich sein zumal sich deren Marktentwicklung ber lange Zeitr ume beobachten l sst Im polizeispezifischen Bereich ist dies nur selten m glich da sich w hrend der Laufzeit der Vertr ge taktische 0 Vgl http www polizeisammler de berichte fzg news 2007 d fzg news d 2007 html 6 Der Hessische Rechnungshof berichtet von der Projektgruppe Fuhrpark im PTLV in seinem Bericht aus 2008 HRH 2008 S 191 192 022 K nster 2008 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 175 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Anforderungen ndern bzw diese durch technische Neuerungen beeinflusst werden und so mit der urspr nglichen Vertragslage nicht mehr vergleichbar sind 5 2 2 3 Kosteneinsparung bei geb ndelten Eink ufen Den Vorteilen der B ndelung stehen die zwangsl ufig anfallenden B ndelungs kosten entgegen Sie k nnen nach Klein als Such Abstimmungs oder Kompromisskosten auftreten So gebe der Nachfrager mit der Entscheidung zum geb ndelten Kauf seine Autonomie zur Kaufentscheidung auf Di
70. bereits im Workflow vorgeben und nur im Einzelfall Ausnahmen zulassen Zur Sicherstellung der fachlichen Qualit t sollte die Umsetzung der Losvergabe dem fach lichen Vorgesetzten zwingend elektronisch zur Freigabe vorgelegt werden m ssen Allerdings reicht es auch aus wenn die Kontrolle durch den Vorgesetzten am Ende des Gesamt Workflows erfolgt Die Berechnung der Losgr e erfolgt nach betriebs wirtschaftlichen Gesichtspunkten und ist von unterschiedlichen Faktoren abh ngig siehe Abbildung 18 Die Beurteilung und Bewertung dieser Sachverhalte ist allerdings eine fachliche Aufgabe ein elektronisches Vergabesystem wird die Fachlichkeit hierbei nicht unter st tzen k nnen 5 Vgl Glock Broens 2005 39 42 16 Nach Auffassung der EU Kommission k nnen vor allem kleine und mittlere Unternehmen von einem erleichterten Zugang zu ffentlichen Auftr gen profitieren und ihre IKT F higkeiten und damit ihre Wettbewerbsf higkeit verbessern EU Kommission 2006 S 3 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 103 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften l Materialversorgung i Technologien i Investitionen i Produktivit t Auslastung i Flexibilit t technische 2 x Logistik s P 4 N Beschaffungsaufwand Fi Faktoren N Lagerkosten wirtschaftliche z 4 d x N g ZT f der Losgr en v R stkosten x ermittlung a Materialkosten N amp 4 Fertigungskosten produktive N A r Pro
71. betriebsbereit sein Internetseite http www enarocanje si default asp Spanien September 2009 Das zentralisierte Beschaffungssystem ist bislang noch als reines E Procurementsystem ausgestaltet Die ffentlichen Verwaltungen k nnen ber das System ihre Eink ufe vornehmen Ein E Tendering Modul ist noch nicht im Einsatz Internetseite http catalogopatrimonio meh es pctw Tschechien Oktober 2009 Alle ffentlichen Ausschreibungen werden kostenfrei auf der Webseite centralniadresa cz ver ffentlicht Die Ver ffentlichung erfolgt automatisiert Die Plattform soll k nftig zu einem E Procurement System ausgebaut werden Derzeit m ssen die ffentlichen Verwaltungen bei Beschaffungen unterhalb einer gesetzlichen Schwelle einen von drei amtlich anerkannten privaten Marktpl tzen nutzen Internetseite http www centralniadresa cz cadr T rkei Mai 2009 Die Webseite stellt Informationen hinsichtlich ffentlicher Beschaffungsanforderungen bereit Es k nnen ebenso Formulare geladen werden Von ffentlichen Agenturen wird verlangt dass die verwendeten Formulare elektronisch bermittelt werden Internetseite http www ihale gov tr und http www dmo gov tr Ungarn September 2009 Die Webseite ver ffentlicht ffentliche Beschaffungsinformationen und Angebote Registrierte Institutionen k nnen ihre Angebote online einstellen Benachrichtigungen erfolgen ber E Mail Internetseit
72. dem T tigkeitsfeld sowie das Mitwirken bei der Realisierung von Schadensersatzanspr chen aus verwaltungsinternen Unregelm igkeiten heraus 32 Das Vergabeverfahrensrisiko verbleibt nach einem Grundsatzurteil des Landgerichts Berlin vom 15 11 2006 23 O 148 06 beim ffentlichen Auftraggeber da Verz gerungen nicht zum Kalkulationshorizont des Bieters geh rten Kirch 2007 S 16 17 80 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck Fehler zu reduzieren oder am Besten gleich zu vermeiden Wie viel Optimierungs potenzial hierin noch vorhanden ist zeigt ein Blick auf die vom Bundeskartellamt in 2007 durchgef hrten Nachpr fungsverfahren Bei insgesamt 90 Verfahren wurde in 41 F llen 45 Prozent dem Antragsteller Recht gegeben 3 5 2 2 Erf llung formaler Vorgaben durch die Bieter Das Vergaberecht gibt eine strenge Bindung an Regeln vor um zu einem hohen Ma an Objektivit t zu f hren Allerdings f hrt das Ausma der Strenge dazu dass bereits geringf gige Formfehler zum Ausschluss eines Angebots f hren k nnen ohne dass es Heilungsm glichkeiten im laufenden Verfahren g be Ein Angebot das aufgrund vorliegender Formfehler nicht wertbar ist liegt aus recht licher Sicht auch nicht vor Insofern ist es nach Anlegen des juristischen Ma stabs auch nicht messbar ob es ein wirtschaftliches Angebot gewesen w re weil ein nicht vor liegendes Angebot nicht gemessen werden kan
73. der Verwaltung anderen Arbeitsgruppen zu erheben welche Fehler bei den einzelnen Ausschreibungsschritten blicherweise begangen werden F r die Aufgabenerle digung stand mit 45 Minuten eine zu kurze Zeit zur Verf gung als dass ein ausgereiftes Ergebnis h tte vorgelegt werden k nnen Ziel war es die verschiedenen Herangehensweisen der fachlichen Gruppen festzustellen um daraus m gliche Spezifika zur Ber cksichtigung im Prozessablauf herauszuarbeiten Vor allem sollte der Einfluss von Zeitnot wie er von PTLV Bediensteten f r Beschaffungsverfahren der hessischen Polizei als blich benannt wird simuliert werden W hrend die Fachlichkeit den Zeitdruck in laufenden Beschaffungsverfahren der hessischen Polizei und aus ihrer Sicht mangelnde Abstimmung mit der Vergabestelle benannte waren die Vergabestelle und st rker noch der juristische Fachbereich auf die formalen Aspekte der Verfahren fokussiert Dagegen berlie der Fachbereich Projektmanagement erwartungsgem inhaltliche Problemstellungen den fachlichen und juristischen Gruppen und konzentrierte sich auf die Aspekte der Terminerf llung Einen Hinweis auf die im Workflow dringend notwendige Teamarbeit um eine Synchronisierung der vier Fachbereiche herbeizuf hren findet sich nur in einer Darstellung und dort auch nur aus fachlicher Sicht Erstaunlich ist dieses Ergebnis vor allem deshalb weil die Mitglieder des Workshops bis zu diesem Zeitpunkt bereits seit neun Monaten gem
74. der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb den Trend gekennzeichnet dass starke Marktteilnehmer expandieren und sich auf Kosten der kleineren Wettbewerber vergr ern w hrend schw chere Teilnehmer zunehmend vom Markt verschwinden Es gibt aber auch eine andere Variante So stellen Variantenvielfalt k rzere Produktlebenszyklen gestiegene Entwicklungskosten und erh hter Kostendruck nach Arndt nehmen Viele Unternehmen k nnen ihnen nicht mehr alleine begegnen und suchen die immer gr ere Anforderungen an Unter Kooperation mit anderen Unternehmen Dies f hrt in bestimmten Marktsegmenten zu einer Marktverengung durch den Markt selbst So wurde beispielsweise im PTLV festgestellt dass im Bereich Bekleidung bestimmte spezialisierte Unternehmen zu den wenigen beim PTLV bietenden Unternehmen geh ren Andere Unternehmen sehen kaum noch eine Notwendigkeit an Ausschrei bungen teilzunehmen wenn die spezialisierten Unternehmen als ihre Kooperations partner das Vergaberecht und dessen Umsetzung beim ffentlichen Auftraggeber beherrschen Dadurch k nnen sie ihren Kooperationspartnern die Belastung zur Bef llung der Formulare und von Nachweisen abnehmen und sich die Fach Unter nehmen auf die Erbringung der eigentlichen Leistung konzentrieren Was bleibt ist ein f r den ffentlichen Auftraggeber enger Markt der sich einer Verbreiterung entzieht Insofern kann es auch durch eine
75. der elektronischen Vergabe ist aber letztlich davon abh ngig wie der Mensch eingebunden wird Dass es nicht ausreicht Menschen als Ressourcen zu betrachten denen lediglich der Gebrauch des elektronischen Werkzeugs vermittelt werden muss ist bekannt Dennoch scheint der Gedanke reizvoll zu sein B rokratie mit elektronischen Mitteln begegnen zu k nnen Aber auch wenn die Strukturierbarkeit und elektronische F hrung von Prozessen geradezu die Verwendung eines IT Systems Kapitel 6 Konsequenzen f r die Zukunft 225 Fazit zur empirischen berpr fung im Vergabewesen aufdr ngen darf nicht bersehen werden dass der Umgang mit einer so schwierigen Rechtsmaterie wie dem Vergaberecht ein hohes Ma an Flexibilit t und individueller Kompetenz der Vergabestellenmitarbeiter voraussetzt W hrend bislang wohl eher die Reduzierung von Fehlerquellen die Entwicklung von E Vergabe motiviert hat sollte k nftig die F rderung der St rken der Vergabemitarbeiter sowie der Bieter in den Vordergrund ger ckt werden Human Resources und Maschine k nnen im Beschaffungswesen eine Einheit bilden wenn ihr gegenseitiges Wirken aufeinander abgestimmt ist Dazu wird Zeit f r die Vorbereitung erforderlich sein Der Wunsch zur Zielerreichung des Gesamtpakets sollte dominieren und sich an der objektiv feststellbaren Wirklichkeit orientieren also vor allem die Erfahrungen der Beteiligten ber cksichtigen Diese Studie hat sich vor allem mit Grenzbereiche
76. die interne als auch die externe Kommunikation zu einem besseren Verst ndnis des Verwaltungshandeln f hrt 467 Vgl Wiswede 2004 S 499 500 468 Vgl Raab Unger 2005 S 42 64 K sgen 2006 S 71 74 o 46 O 40 Stante pede lat stehenden Fu es sofort Bezeichnet auch etwas das aus einer Situation heraus entstanden ist oder sofort erledigt worden ist vgl Carmesin 1992 S 243 l Vgl T cke S 229 236 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 117 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung nicht explizit vorausgesetzt sondern der Begriff Information komme eher dem alltags sprachlichen Begriff von Meinung statt von Wissen gleich Wissen wird nach T cke in deklaratives und prozedurales Wissen unterschieden Zum deklarativen Wissen geh ren das Wissen ber Fakten ber Konzepte und Konzept eigenschaften ber semantische Beziehungen Aussagen zu zwei oder mehreren Konzepten ber Ereignisse und Handlungen ber Regeln und einschr nkende Bedingungen Wissen ber die Unzul ssigkeit von Zust nden oder Zustands nderungen und ber Metawissen Wissen ber Wissen Prozedurales Wissen hingegen beschreibt die F higkeit etwas durchzuf hren Dazu geh ren sowohl moto rische laufen sprechen als auch abstrakte F higkeiten subtrahieren addieren Im Gegensatz zum deklarativen Wissen ist es dem Tr ger des prozeduralen Wissens oftmals nicht bewusst wie das Wissen aufgebaut ist
77. die zu gegenseitigem Unverst ndnis f hren Die Geschichte des Vergaberechts zeigt dass schon oft versucht wurde den richtigen Weg zu finden In diesem Zusammenhang ist sogar davon auszugehen dass die Prota gonisten in E Vergabe eine Wunderwaffe sehen die mit einem Schlag alle orga nisatorischen und kognitiven Probleme l sen kann Aber selbst wenn dies so w re m ssen vorher weitere Voraussetzungen geschaffen werden Dazu geh rt die Zentrali sierung der Beschaffung um wirtschaftliche Ausschreibungen mit hohem Volumen vornehmen zu k nnen Dies beinhaltet aber wieder die n chsten Probleme da die Aufgaben der Beschaffung erst in den letzten Jahren langsam zentralisiert wurden Dabei mussten bestehende Strukturen regelrecht zerst rt werden Zur ck blieb nicht selten Unverst ndnis bei den bis dahin f r alle Vergabeschritte Zust ndigen mussten sie sich doch fragen ob sie zuvor alles falsch gemacht hatten Aber die Zentralisierung ist nicht die alleinige L sung Es bedarf auch der Optimie rung Dabei kann ein Umsetzungsprojekt f r E Vergabe schnell an seine Grenzen sto en denn gewachsene Gesch ftsprozesse sind zu ndern und es ist gegen alt herge brachte Ansichten der ffentlichen Verwaltung anzugehen 96 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Fazit zur Vorbereitung der digitalen Auftragsvergabe Trotzdem stehen die Chancen zur wirksamen Umsetzung von E Vergabe gut denn der Handl
78. diesem Wissen profitieren Neue Techno logien lassen dazu sogar eine umfangreiche automatisierte Unterst tzung mittels Agenten basierter Methoden erwarten Allerdings bringt der Umgang mit Wissen auch Probleme mit sich denn das schwache Glied in der elektronischen Vergabe bleibt die Human Resource Deren Grenzen beim Wahrnehmen und Verstehen lassen sich nur sehr bedingt durch Automation auffangen Zwar ist es Aufgabe der Programmierer des Herstellers die Grenzen menschlichen Wahrnehmens zu bedenken und ihnen durch Anpassung der Software zu begegnen Aber auf die Dynamik in der Vergabestelle und beim Bieter sowie auf Unter nehmenskultur und Leistungspotenzial haben sie keinen Einfluss Letztlich besteht Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 147 Fazit zur Digitalisierung der Auftragsvergabe hierin sogar ein gewisses Risiko denn wenn zu viel Druck auf die Korrektur von Wahrnehmungsgrenzen gerade der Mitarbeiter in Vergabestellen ausge bt wird und dabei geheime Spielregeln verletzt werden k nnte B rokratie erzeugt und nicht abgebaut werden Auch Sicherheitsmechanismen die sich durch Standards herstellen lassen w rden nicht mehr greifen Selbst wenn die Mitarbeiter sie technisch nicht umgehen k nnten durch pers nliches Verbreiten von internem Wissen k nnten die Mitarbeiter sie dennoch de facto unwirksam werden lassen Deshalb ist es umso wichtiger die Human Resources nicht wie eine Schwachstelle zu behandeln sondern sich i
79. durch Unbefugte Verf gbarkeit Ressourcen und Dienste stehen legitimen Benutzern tats chlich zur Verf gung Kappes 2007 S 3 107 Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 7 10 108 Vgl Epiney 2007 S 1012 1023 24 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen ber den einzelnen Sachverhalt der zur Vorlage gef hrt hat deutlich hinaus Da der EuGH f r alle Mitgliedstaaten verbindlich das Gemeinschaftsrecht auslegt gilt die Norm des Gemeinschaftsrechts so wie sie durch die im Urteil verk ndete Auslegung zu verstehen ist f r alle Mitgliedstaaten und dabei sogar r ckwirkend D h der EuGH stellt fest wie eine Vorschrift des Gemeinschaftsrechts immer schon und von allen h tte verstanden werden m ssen Dies hat unmittelbare Auswirkungen auf das Handeln der Beschaffungsorganisationen der ffentlichen Hand So beziehen sich die Urteile des EuGH oftmals auf grunds tzliche Sachverhalte der VOL auch wenn der tats chliche Tatbestand des vorliegenden Einzelfalls seinen Ursprung spezifisch aus VOB oder VOF hat Insofern wird in dieser Studie der Rechtsprechung des EuGH auch dann nachgegangen wenn sich der Einzeltatbestand zwar nicht aus der VOL ergibt aber bergreifende Wirkung entfaltet Der EuGH hat in seiner Rechtsprechung bereits zahlreiche allgemeine Rechtsgrund s tze entwickelt und zur Anwendung gebracht Zu diesen allgemeinen Grunds tzen ge h ren rechtsstaatliche Prinzipien wie de
80. ersch pfend zu beschreiben dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen k nnen so dass auch deren Angebote miteinander vergleichbar sind Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 101 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften Der fachliche Inhalt einer Leistungsbeschreibung ist aber nur schwer automatisierbar weil es sich dabei um eine geistige Arbeit der Verfasser handelt Die Automatisierung im Bereich der Leistungsbeschreibung bzw Verdingungsunterlagen richtet sich daher eher auf die bertragungsform und wege Das Datei Format der elektronischen Leistungsbeschreibung muss sich an allge meinen Standards orientieren so dass das Lesen der Datei auch ohne Spezialsoftware m glich ist Die Verbreitung einer elektronischen Leistungsbeschreibung durch die Vergabestelle in einem Sonderformat ist nicht zul ssig da die Vergabestelle nicht grunds tzlich davon ausgehen kann dass alle potenzielle Bieter ber eben diese Spezialsoftware zum Verarbeiten des Dokuments verf gen und vielmehr den Grundsatz aus 7 Nr 1 VOL A beachten muss nachdem jeder Bewerber gleich zu behandeln ist Die Formate sollten so ausgestaltet sein dass nderungen innerhalb der Datei nicht m glich sind um den Beteiligten Rechtssicherheit zu geben Auch wenn der Empf nger die Datei m glicherweise nicht unmittelbar in der eigenen Spezialsoftware weiterverarbeiten kann ergibt sich zumindest die M glichkeit des fre
81. fte in der ffentlichen Verwaltung Tabelle 5 Ver nderte Anforderungen an den ffentlichen Sektor Thomf Ritz 2008 S 7 Fr her Heute berschaubare Sachverhalte und Un bersichtlichkeit und Kom Problembereiche plexit t Relativ konstante Verh ltnisse Dynamischer Wandel Klare Wirkungszusammenh nge Vernetzung und Multikausalit t Rechtsstrukturen nach dem Kombinationen und Alternativen Trennungsprinzip 182 Der Wissenschaftliche Beirat des BMWi warnt allerdings davor dass die Einbindung vergabefremder Ziele vor allem zur Steuerung politischer Ziele auf die Wettbewerbsf higkeit wirke und die Korruptionsanf lligkeit der Vergabe erh he W rden diese durch spezifische Ausschreibungskriterien in Form der Anforderungen an Unternehmen eingebracht wie Tariftreue vgl Steiff Andre 2008 S 364 367 schr nkten sie die Anzahl der Wettbewerber ein und k nnten als Mechanismus zur versteckten Beg nstigung bestimmter Anbieter genutzt werden BMWi 2007 S 7 Rn 15 vgl auch BDI 2007 S 10 sowie Frenz 2007 S 17 23 183 Thom Ritz 2008 S 7 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 43 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Zahlreiche ffentliche Auftraggeber haben begonnen ihre Vergabestellen zu zentra lisieren um die zunehmende rechtliche Komplexit t im Vergabewesen zu be herrschen und um durch B ndelungseffekte beim Abschlus
82. geriet seit den 80er Jahren des 19 Jahrhunderts zunehmend in die Kritik Au er der Preisw rdigkeit eines Angebots nach Mittelpreisen sollte k nftig auch die Zuverl ssigkeit und Leistungs f higkeit des Bieters ber cksichtigt werden 1913 14 wurde der Entwurf eines Reichsverdingungsgesetzes von einer Reichstags kommission beraten jedoch bis Kriegsbeginn nicht mehr verabschiedet Nach dieser Vorlage sollten die ortsans ssigen Handwerkermeister angemessen an den Auftr gen beteiligt werden Gebote die unter dem von Sachverst ndigen festzulegenden an Robiano berief sich vor Verwendung dieser Methodik auf deren erfolgreichen Einsatz in den Niederlanden Hauptzielrichtung war es Generalunternehmer zu beauftragen D rner 1908 S 7 8 Vgl D rner 1908 S 9 44 Der bereits knapp kalkulierte Voranschlag von Robiano wurde nach D rner durch die verbreiterte Auswahl an Bietern nochmals um 13 gesenkt D rner 1908 S 9 Vgl Grau 2004 S 49 50 4 Vgl Grau 2004 S 92 Vgl Grau 2004 S 73 94 48 Vgl Grau 2004 S 118 129 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 35 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts gemessenen Preis lagen waren auszuschlie en Erstmals waren auch Klagerechte f r die Bieter vorgesehen die sich an ein parit tisch besetztes Schiedsgericht wenden konnten 1921 lehnte der Reichstag ein Reichsrahmengesetz ber die Vergabe ffentlicher A
83. gung zu stellen wird die Mitarbeiter in die Lage versetzen anstehende Probleme selbst zu l sen und wird sie dadurch fachlich weiter entwickeln Der Umgang der Mitarbeiter mit dem komplexen Vergaberecht bedarf einer pers nlichen Kompetenz die nicht allein auf Wissen beruht sondern steuernde und selektive Elemente beinhaltet Insofern wird hierbei die Unterst tzung durch eine Software wie E Vergabe auf die Wissensvorhaltung vergaberechtlicher Informationen beschr nkt bleiben m ssen Die Schw chen im Umgang mit Vergaberecht wird E Vergabe nicht auffangen k nnen Allerdings d rften Leitungen von Vergabestellen in Versuchung geraten E Vergabe als ein Mittel zur Kompensation vergaberechtlichen Know hows einzusetzen Damit setzen sie sich aber unweigerlich dem Risiko aus dass ihre Mitarbeiter sich auf die in E Vergabe hinterlegten Sachverhalte konzentrieren und hilflos werden falls der ihnen aktuell vorliegende Fall nicht in E Vergabe hinterlegt ist Allein die umfang reiche Rechtsprechung im Vergaberecht l sst erwarten dass dies h ufig der Fall sein wird falls eine solche Fehlentwicklung seitens der verantwortlichen F hrungskr fte eingeschlagen w rde 3 3 3 Zur Strategie der Bedarfsb ndelung Leistungen die von den ZBStn beschafft werden sollen werden blicherweise in die Kategorien A B und C Leistungen zur wertm igen Klassifikation im betrieb 222 Vgl olev 2008 S 5 3 Beispielhaft sind hier d
84. im Kontext Formen und Modelle richterlichen Dialogs Online Artikel download am 15 08 2008 unter http www ejls eu 2 24DE pdf Rosenk tter A Seidler A 2007 Praxisprobleme bei Rahmenvereinbarungen in NZBau 11 2007 S 684 691 Verlag C H Beck oHG M nchen Roth G 1994 Das Gehirn und seine Wirklichkeit kognitive Neurobiologie und ihre philosophischen Konsequenzen Suhrkamp Verlag Frankfurt am Main Rothfuss G Ried C 2002 Content Management mit XML 2 Auflage Springer Verlag Berlin R drich G Kalbfu W Wei er K 2004 Materialgruppenmanagement Gabler Verlag Wiesbaden Sarodnick F Brau H 2006 Methoden der Usability Evaluation Verlag Hans Huber Bern Scherer H 2006 Das berzeugende Angebot So gewinnen Sie gegen die Konkurrenz Campus Verlag Frankfurt am Main Schiefer H 2008 Endlich Leistungsentgelt f r gute Leistung Umsetzung der leistungsorientierten Bezahlung in den Kommunen Haufe Studien Reihe Rudolf Haufe Verlag GmbH amp Co KG Freiburg Schiele H 2003 Der Standort Faktor Wiley VCH Verlag Weinheim 250 Literaturverzeichnis Schildbauer T 2003 Lexikon Elektronic Business Oldenbourg Wissenschafts verlag M nchen Schindler S 2001 ffentliche Beschaffung im Internet Wirtschaftliche und rechtliche Aspekte Abschlussarbeit im Studiengang Wirtschaftswis senschaftliche Ausbildung f r Juristen TU Chemnitz Chemnitz Sc
85. in der Realit t umzusetzen Der polizeispezifische Bedarf bildet hierbei keine Ausnahme Wie spezifisch der polizeispezifische Bedarf tats chlich ist zeigt Abbildung 28 Nutzung von 3 Nr 4 VOLJA f r polizeispezifischen Bedarf 500 400 300 H 200 H 100 H oW o eel _ DOE alb c d e f g h i j k I mI n o p 22006 328 13 36 11 39 74 4 1 1 0 0 0 9 15 1 1408 m 2007 279 1 6 46 47 9 7 51 0 0 07 07 3 25 3 357 o 2008 344 0 1 13 288 13 21 0 0 0 0 21 6 4 330 Abbildung 28 Nutzung von 3 Nr 4 VOL A f r polizeispezifischen Bedarf eigene Quelle Demnach liegen die wesentlichen Gr nde polizeispezifischen Bedarf freih ndig zu vergeben vor allem in der bestimmten polizeispezifischen Ausf hrungsart nach Vorgabe der Polizei so dass f r die Leistung jeweils nur ein Unternehmen in Betracht kommt 3 Nr 4a VOL A spezifischen Ausf hrungsbestimmungen 3 Nr 4 p VOL A Das gesamte weitere Spektrum aus 3 Nr 4 VOL A kommt dagegen kaum zur Anwendung Insofern lassen sich B ndelungen zur Reduzierung der freih ndigen Vergaben im polizeispezifischen Bereich nur vornehmen wenn die Gr nde nach Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 177 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung 3Nr 4 a und p VOL A reduziert werd
86. m ssen um sich ein Bild von der Auftragssituation zu verschaffen bieten elektronische Portale die M glichkeit sich zu jeder Zeit von jedem Ort aus zu informieren ohne ber Detailkenntnisse des jeweiligen ffentlichen Auftraggebers zu verf gen Allerdings k nnte die Amtssprache in den L ndern weiterhin ein Hindernis darstellen denn die Unternehmen m ssen bereits zum Zeitpunkt der Suche auf den verschiedenen Plattformen die jeweilige Amtssprache des Landes beherrschen Mehrsprachige Portale sollten diese Barriere senken Von der Digitalisierung profitiert vor allem die Vergabestelle Eine Vielzahl der internen Abl ufe k nnen einer Automation zugef hrt werden Allerdings sind hier auch Grenzen gesetzt So k nnen nur diejenigen Vorg nge digitalisiert werden die nicht mit physischen Gegenst nden einher gehen Daher ist beispielsweise die Entgegennahme von Angeboten nur bedingt automatisierbar wenn in der Ausschreibung die Abgabe von Mustern vorgeschrieben ist Dagegen k nnen Vorg nge wie die Erstellung der Verdingungsunterlagen standardisiert werden oder sind mit Plausibilit tspr fungen zu unterlegen um die Fehlerquote in der Vergabestelle zu senken Die Vergabestelle kann mit E Vergabe ihre laufenden Aktivit ten zu einem spezi fischen Wissensmanagement ausbauen Methoden Vorgehensweisen und Erfahrungen lassen sich in einem von allen Mitarbeitern zu nutzenden Werkzeug zusammenfassen und aufbereiten so dass k nftig alle von
87. objektiv rechtliche Wirkungen in dem Sinne dass alle staatlichen Organe verpflichtet sind das nationale Recht richtlinienkonform auszulegen und anzuwenden sogenannte gemeinschaftsrechts konforme Auslegung http eur lex europa eu Sammlung der Rechtsprechung 1990 Seite I 03437 14 Vgl Hatje Kindt 2008 S 1767 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 25 Zu den Rahmenbedingungen 115 Auftraggeber erfolgt Zu den ffentlichen Auftraggebern die an die EU Vergabe regeln gebunden sind z hlen die Gebietsk rperschaften Bund L nder und Gemeinden ihre Sonderver m gen sowie alle von ihnen beherrschten Unternehmen welche im Allgemein interesse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art erf llen private Unternehmen die auf den Gebieten der Trinkwasser oder Energie versorgung des Verkehrs oder der Telekommunikation auf irgendeine Art und Weise beh rdlich bevorrechtigt oder konzessioniert sind sowie alle von den zuvor genannten Stellen beherrschten ffentlichen Unternehmen auf diesen Gebieten In dieser Studie wird die Betrachtung der ffentlichen Auftraggeber auf Gebietsk rper schaften und hier in erster Linie auf das PTLV als Teil der hessischen Landesverwal tung begrenzt 2 6 3 4 Die Kontrollinstanzen Die Durchf hrung der Vergabe ffentlicher Auftr ge ist durch sogenannte Nach pr fungsbeh rden die Vergabekammern 104 GWB berpr fbar Die Ver gabekammern des Bund
88. oder in ein Verhandlungsverfahren einge stiegen werden muss was wiederum mit Aufwand f r die Vergabestelle verbunden ist Letztlich liegt es also im Interesse der Vergabestelle dass die Unternehmen ber Wissen zur Fehlerreduzierung verf gen um selbst wirtschaftlicher agieren zu k nnen Das Wissen der Bieter beschr nkt sich auf die Vermeidung formaler Fehler und muss im Gegensatz zum Analysepotenzial der Vergabestellen nicht bei den Human Resour ces verf gbar sein Insofern kann es f r Bieter auch von einem Werkzeug wie E Vergabe vorgehalten werden F r Vergabestellen ist eine solch vereinfachte Wissens vorhaltung mit E Vergabe nicht interessant da es f r sie zu viele Varianten in den Sachverhalten des Vergabewesens gibt 3 4 3 Von Teilbetrachtungen zu TCO Personalkosten sind in der Verwaltung die gr ten Kostenfaktoren Insofern ist deren gesamtheitliche Erfassung bei der Aufwandsbetrachtung von besonderer Bedeutung f r die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit einer Ma nahme Allerdings wird Verwaltungen unterstellt dass sie dazu neigen die Personalkosten bei Einsatz ihres eigenen Personals nicht zu betrachten da die Personalkosten innerhalb ihres kameralen Haushalts an einer anderen Haushaltsstelle verbucht werden als beispielsweise die Materialkosten und sich somit dem unmittelbaren Blickfeld der Betrachter entziehen Das Land Hessen versucht dieser Sichtweise durch die Aufstellung eines Produkthaushalts entge
89. schwierig sich europaweit an Ausschreibungen zu beteiligen Tabelle 17 zeigt den Stand der Entwicklungen in Europa 512 Eine Verschlechterung gegen ber der konventionellen Vergabe hat sich aber nicht ergeben denn auch vorher war es erforderlich sich in der jeweiligen Amtssprache in den verschiedenen Medien ber Auftr ge zu informieren 513 Sobald ein Angebot abgegeben wird kann die Vergabestelle vom Bieter erwarten dass das Angebot mit allen Anlagen in der Amtssprache abgegeben wird Allerdings kann es f r Bieter auch Aufwand bedeuten die Amtssprache f r sich verf gbar zu machen Insofern w re es f r die Vergabestellen zumindest zur Verbreiterung des potenziellen Marktes sinnvoll das Portal bereits mehrsprachig auszugestalten 514 Andererseits sieht Arndt auch die Unternehmen in der Pflicht Mit dem Prinzip Think global act local solle seitens der Unternehmen auf die lokalen Besonderheiten eingegangen werden Arndt 2005 S 11 Dazu geh rt sicherlich auch die Amtssprache des jeweiligen Landes Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 131 Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Tabelle 17 E Vergabe in Europa entnommen aus http www epractice eu factsheets Land Stand Inhalt Belgien September 2009 Der Aufbau der E Tendering Plattform ist Teil eines bis 2010 geplanten E Procurement Projekts E Tendering ist bereits zentral eingerichtet und in erster Linie f r belgische Bundesb
90. sein es gen gt im Regelfall wenn sie zu dem Zeitpunkt vorliegen zu dem sie ben tigt werden vgl Riese Theurer 1998 S 122 123 48 Die verwendete Amtssprache kann allerdings zur Schwachstelle f r ausschreibende Beh rden in Europa werden vgl Ammon 1991 S 52 80 104 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften definieren oder dynamisch die Daten der jeweiligen federf hrenden Sachbearbeiter einf gen Das f r die elektronische bermittlung gew hlte IKT Netz muss jederzeit allgemein verf gbar sein 16 Nr 5 VOL A Durch die Verbreitung des World Wide Web WWW mit seinen Zusatzfunktionalit ten wie dem E Mail System ist ein Standard entstanden der weltweit von allen Internetteilnehmern genutzt wird Voraussetzung ist lediglich dass der eigene Server ber eine permanente Verbindung zum Internet verf gt so dass an 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche auf die Daten zugegriffen werden kann die dort zum Download bereit gestellt werden Die Kommunikation mit E Mail hat aber Grenzen auch wenn sie f r die Vergabestelle eine einfache M glichkeit zur unmittelbaren Kontaktaufnahme zu Unternehmen darstellt Eine Streuung von Informationen per E Mail an alle potenziellen Bieter in einem konkreten Ausschreibungsverfahren ist n mlich unm glich da bei einer ffentlichen Ausschreibung 3 Nr 1 VOL A der Vergabestelle die m glichen Adressaten gar nich
91. sollte eine Erhebung bei den Unternehmen vornehmen und den Ansatz berpr fen 5 4 5 Ergebnisdiskussion zu Hypothese 3 ber eine Vergabeplattform zu verf gen und diese zu nutzen ist nicht immer ein Vorteil Bestimmte M rkte lassen sich ber eine solche Plattform nur schwerlich ansprechen weil sie Auftr ge dort nicht erwarten bzw nicht auf die Nutzung von 67 Vgl Halm Ritter 2007 S 7 8 Nach 6 Abs 3 VOL A E d rfen von den Bewerbern und Bietern keine Kosten f r die Teilnahme an den Vergabeverfahren erhoben werden Auch die Herausgabe von Vergabeunterlagen nach 8 Abs 1 VOL A E muss kostenfrei bleiben Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 221 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Plattformen eingestimmt sind Andere M rkte sehen in der Nutzung der Plattformen gro e Entwicklungschancen K nftige Studien sollten sich vor allem dem Aspekt widmen dass Vergabeplattformen gerade dann eine steigende Attraktivit t genie en k nnten wenn die H he der ausgeschriebenen Auftragswerte steigt Auch die Ursache der Reduzierung von Bieterfehlern ist schwierig zuzuordnen so dass hier kein unmittelbarer Vorteil von E Vergabe im engeren Sinne nachweisbar ist Dass der Einsatz von E Vergabe eine breitere Streuung von Vergaben bewirkt ist ebenso wenig nachweisbar wie marktlenkende Eigenschaften von E Vergabe Auf Kooperationen hat der Einsatz von E Vergabe keinen Einfluss Die Unternehm
92. sowie zur innovativen Ausrichtung innerhalb der bestehenden Struktur Damit ist das PTLV organisatorisch f r ein Steuern mit Kennzahlen aufgestellt Da die ZBStn der hessischen Landesverwaltung mit E Vergabe das gleiche Werkzeug nutzen lassen sich vergleichbare Kennzahlen bereits systemseitig aufstellen und gegenseitig abgleichen Eine Abstimmung dar ber hinausgehender Kennzahlen ist bislang noch nicht erfolgt E Vergabe erm glicht es steuerungsrelevante Informationen zu erzeugen um ein Beschaffungscontrolling aufzubauen Dazu verf gt E Vergabe ber einen Berichtsmanager mit folgenden Funktionen Bieter bersicht In diesem Bericht kann angezeigt werden an welchen Ver fahren ein Bieter teilgenommen hat Die Ausgabedatei enth lt je eine Tabelle f r die Verfahren bei denen der Bieter a Unterlagen angefordert aber kein Ange bot abgegeben hat b ein Angebot abgegeben hat c den Zuschlag erhalten hat Ausschreibungs bersicht In diesem Bericht kann angezeigt werden wie h ufig ein Bieter an Ausschreibungen teilgenommen hat Die Ausgabedatei enth lt die Anzahl der Teilnahmen und Zuschl ge sowie jeweils das Datum der letzten Teilnahme und des letzten Zuschlags Vergaben Auswertung Vergaben Sch tzwerte Auftragswerte Differenz Sch tz Auftragswerte Auftragswerte Verfahrensarten und Verfahrensarten Allerdings kommt es bei Arbeitsstatistiken auf den gew hlten Blickwinkel an Verbessert sich n mlich die
93. stellt das Vorhandensein verschiedener Landesvergabegesetz eine hohe Belastung f r die Unternehmen dar weil sie sich st ndig auf neue Aspekte einstellen m ssten Deshalb fordert der BDI die Abschaffung aller Landesvergabegesetze BDI 2007 S 10 In Hessen ist seit 17 12 2007 das Hessische Gesetz ber die Vergabe ffentlicher Auftr ge Hessisches Vergabegesetz HV gG g ltig Allerdings kritisiert M hlenkamp dass sich das politische Ziel der Mittelstandsf rderung bislang nicht auf eine allgemein g ltige Definition von Mittelstand st tzen k nne und damit das eigentliche F rdersubjekt nicht klar eingegrenzt sei Die Kriterien der EU Kommission Zahl der Besch ftigten H he des Umsatzes H he der Bilanzsumme reichten hierzu nicht aus Dazu bed rfe es weiterer Forschung um mehr Wissen ber den Sinn die Wirkungen Kosten und Nutzen der gegenw rtigen Mittelstandspolitik zu erschlie en M hlenkamp 2003 S 237 263 Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 4 Rn 4 10 Vgl Bischoff 2007 S 13 17 101 Hille 2002 S 25 26 102 Es gibt eine Wertgrenze ab wann ein Verfahren nach den strengeren Ma st ben der europ ischen Vergabe vorzunehmen ist Diese wird als Schwellenwert bezeichnet Im Bereich der VOL A liegt sie derzeit Stand 11 11 2008 bei 206 000 Euro Schwellenwerte bilden seit ihrer Einf hrung die Grundlage f r zahlreiche rechtspolitische Diskussionen auf europ ischer wie auch auf nationaler Ebene vgl
94. tr gt sie entweder als direkte Kosten oder ber den Verkaufspreis des Lieferanten als indirekte Kosten Zur Minderung des Pr faufwands werden von der Vergabestelle meist Zertifikate oder andere Bescheinigungen gefordert Nachteilig erweist sich dass eine Vielzahl der dabei verwendeten Begriffe nach ihrem Inhalt und ihrer Bedeutung in fachlicher wie rechtlicher Hinsicht den Fachlichkeiten nicht immer vollst ndig bekannt sind Das kann dazu f hren dass die nach dem Ausschreibungstext richtige Bescheinigungen von den Fachlichkeiten abgelehnt oder vielleicht sogar falsche akzeptiert werden Auch kommt es vor dass Bieter zum richtigen Muster ein falsches Zertifikat einreichen und dies erst im sp ten Stadium der Vergabe bemerkt wird F r diese F lle bietet es sich an Erfahrungsdatenbanken aufzubauen Beim PTLV wurden diese Erfahrungen bislang innerhalb der Vergabestelle und den Fachlichkeiten kommuniziert aber nicht systematisch dokumentiert Damit E Vergabe hierbei hilfreich sein kann muss die Software angepasst werden 5 4 3 Auswirkung bestimmter Marktspezifika auf die E Vergabe Nutzung Bestimmte Leistungen oder Marktsituationen unterliegen einem Marktanpassungs prozess und setzen der Nutzung von E Vergabe Grenzen so dass auch die am Markt jeweils vorherrschende Marktspezifika in die Betrachtung mit einzubeziehen ist Im Folgenden werden solche Marktspezifika aufgezeigt Fachliche Bewertungen werden manchmal inner
95. unaufgefordert in periodischen Abst nden und anlassbezogen die zu st ndige Vergabekammer Eine Korrektur der Entscheidung der Vergabestelle ist neben einem m glicherweise zu erwartenden Kostenausgleich mit einem Imageschaden verbunden Folglich sollte eine Vergabestelle ein Interesse daran haben derartige 46 Zur Problematik der Bieterinsolvenz im laufenden Vergabeverfahren und ihren Folgen vgl Rhein Matthies 2008 S 6 8 nu Vgl Siederer Bechtolsheim 2002 S 3 14 348 S 8 Nr 1 Abs 3 VOL A 38 Zur Fachlichkeit geh ren alle Fachbereiche die die Fachverantwortung f r die Beschaffungsma nahmen oder Ausschreibungen ihres Fachbereiches tragen 350 Letztlich ist aber nicht sicher dass der Auftragnehmer einen Rechtschutz einschaltet um seine Rechte durchzusetzen Unternehmen sind schlie lich an einer l ngeren Kundenbindung interessiert wenn sie es mit potenten bzw strategisch wichtigen Kunden zu tun haben In solchen F llen kann es sein dass die Unternehmen die Risiken klaglos bernehmen um den ffentlichen Auftraggeber nicht zu verprellen Allerdings sind auch hier Grenzen gesetzt Stehen die Preise in offenbarem Missverh ltnis zur Leistung darf der Zuschlag nicht erteilt werden 25 Nr 2 VOL A Das PTLV verf gt ber eine OE Revision die der Beh rdenleitung unterstellt ist Zu deren Aufgaben geh ren verwaltungsinterne Ermittlungen beim Verdacht strafbarer oder ordnungswidriger Handlungen in Verbindung mit
96. und der Vergabestelle VOF bearbeiten und komplexe und funktionsstarke Cosinex Vergabewerkzeuge ben tigen Healey Hudson Bildet den gesamten Vergabeprozess vollst ndig ab und unterst tzt somit die Mitarbeiter in den einzelnen Prozess Schritten u a auch bei der Wahl der passenden Vergabeverfahren 4 7 Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland 4 7 1 Europ ische Entwicklungen Die elektronische Vergabe gewinnt stetig an Bedeutung Auch wenn noch ein Gro teil des ffentlichen Auftragswesens auf dem Postweg oder per Fax get tigt wird ist un bersehbar eine Tendenz zum Online Gesch ft feststellbar Im Folgenden wird der Stand der verschiedenen beh rdlichen E Vergabeplattformen in Europa und in den Bundesl ndern dargestellt Die EU Kommission m chte besonders auf dem Gebiet der elektronischen Vergabe zu einem gemeinsamen Fortschritt kommen Dazu sind neben ersten Pilotanwendungen bereits fertige Systeme im Einsatz Allerdings muss auch festgestellt werden dass sich einzelne EU Mitgliedstaaten noch immer in der Planungsphase befinden Als Schwachstelle der Plattformen im Sinne eines europaweiten Zusammenschlusses muss derzeit noch immer die jeweilige Amtssprache angesehen werden denn nur ein Teil der E Tendering Plattformen bietet mehrsprachige Informationen Solange die Plattformen neben der eigenen Sprache keine weiteren Sprachen wie z B Englisch anbieten wird es f r die Nutzer der Plattform
97. und nach dem Beschaffungsvorgang ber ihr Vorhandensein Kriterien m ssten bergreifend formuliert und Ziele markiert werden Es m sse ein entsprechendes Wissen bei den Akteuren und den Entscheidungstr gern vorhanden sein denn Nachhaltigkeit m sse auch realisiert werden d rfen Dompke Lahser 2008 S 4 2 Kapitel 1 Forschungskonzeption Einf hrung wesentlichen Hemmnissen innerhalb der Verwaltung Zwar soll das Vergaberecht durch die Vergabe bestimmter transparenter und f rmlicher Verfahrensregeln dem Wettbewerbsgedanken Rechnung tragen und zur Kosteneinsparung beim ffentlichen Auftraggeber als auch zur Chancengleichheit bei potenziellen Bietern des Marktes f hren Allerdings sind es gerade auch rechtliche Rahmenbedingungen die der Beschaffung der ffentlichen Hand Grenzen setzen Durch den Einsatz elektronischer Hilfsmittel bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge k nnen nach Aussage des Wissenschaftlichen Beirats des BMWi bereits 10 Prozent der Vergabekosten eingespart werden Bei einem j hrlichen Volumen der Europ ischen Union EU von ca 1 500 Milliarden Euro f r ffentliche Auftr ge ca 16 Prozent des Bruttoinlandpro dukts der EU bzw 250 Milliarden in Deutschland 13 Prozent des Bruttoinlandpro dukts verspricht diese Ma nahme eine wirksame Effizienzsteigerung im Beschaf fungsmanagement Dies w rde zu einer sp rbaren Entlastung der ffentlichen Haus halte beitragen Die EU hat die Thematik aufg
98. waren Zu den St rken von E Vergabe geh rt die Dokumentation Allerdings verf gt E Vergabe bislang noch nicht ber die Funktionalit t eine solche Art der Dokumentation vorzunehmen Hierauf wird die k nftige Entwicklung auszurichten sein Bis dahin muss sich die Vergabestelle mit den Mitteln der konventionellen Vergabe z B Einrichtung einer Erfahrungsdatenbank behelfen 5 4 2 5 A Kriterien und Marktbegrenzung A Kriterien Ausschlusskriterien beschreiben die Mindestanforderungen an die ausgeschriebene Leistung Sie m ssen vor der Ver ffentlichung einer Ausschreibung bekannt und Bestandteil der Leistungsbeschreibung sein Technische Leistungsbe schreibungen TL werden oftmals mit zu vielen A Kriterien belegt Nach 6 Sydow 2006 S 39 68 Heinrich Lehner 2005 S 232 685 A Kriterien sind sogenannte K O Kriterien die bei Nichterf llung auch nur eines dieser Kriterien zum Ausschluss des Interessenten vom weiteren Dialog f hren F r Bewerber die ein Kriterium nicht erf llen ist das Vergabeverfahren beendet vgl Beschluss der VK Nordrhein Westfalen D sseldorf vom 11 08 2006 Vergabe spezial 2007 S 14 15 686 So musste das PTLV beispielsweise feststellen dass bei den Ausschreibungen zur blauen Uniform Hessens in 2007 kaum ein Bieter alle A Kriterien erf llt hatte Daher musste ein Gro teil der Vergabevorg nge von der ffentlichen europ ischen Ausschreibung in das Verhandlungsverfahren berf h
99. zu erzielen seien Allerdings sind weitergehende Analysen zur Wirksamkeit der Nutzung von E Vergabe im Be schaffungsverfahren bislang nicht bekannt lediglich Hinweise zur Einf hrung und Nutzung von E Vergabe sowie Erfolgsmeldungen von Vergabestellen und oder Soft wareanbietern Eine bersicht der Studien die sich inhaltlich zumindest in Ans tzen mit einzelnen Aspekten der Wirksamkeit von E Vergabe bzw E Tendering besch ftigen belegt den eher fragmentarischen empirischen Forschungsstand Bis auf die Studie zur Vergabe in Mainz Nr 1 der Tabelle 2 wurden alle vorliegenden Studien auf theoretischer Basis oder ber Fragebogenaktionen mit der Zielrichtung von Potenzialanalysen durch gef hrt Allerdings enth lt die Studie von Voss M ller Lankenau keine Angaben zu den empirischen Grundlagen Ursache daf r ist vermutlich die Tatsache dass es sich bei Vergabeunterlagen um vertrauliche Informationen handelt die f r Studienzwecke grunds tzlich nicht zur Verf gung gestellt werden Die hier vorgelegte Arbeit versucht diese L cke zu schlie en Sie untersucht erstmals ganzheitlich die Wirksamkeit der E Vergabe am Beispiel der hessischen Landesver waltung Sie stellt insoweit eine Neuerung dar Aufgrund der pers nlichen Kenntnisse als Insider konnte eine unmittelbare und umfassende Sichtung der relevanten 3 Vgl DStGB 2001 und DStGB 2004 sowie http www heise de newsticker meldung E Vergabe rechnet sich 90081 html
100. zwischen den ZBStn ist bislang auf die Leitungsebene beschr nkt eine Erweiterung auf die Sachbearbeiter aber durchaus angedacht Zumindest f hren die Sachbearbeiter der ZBStn bereits Abstimmungen per Telefon zu einzelnen Sachverhalten durch 67 Der Tag der ffentlichen Auftraggeber wird vom BME ausgerichtet siehe http www bme de 67 E ig Busemann Jungclaus 2006 63 Vgl Seibold 2006 S 172 173 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 207 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 5 3 6 Ergebnisdiskussion zu Hypothese 2 Der Vorteil von E Vergabe im engeren Sinne l sst sich vor allem bei der landesweiten Vereinheitlichung in der hessischen Landesverwaltung nachweisen Zwar ist eine Vereinheitlichung von Aktenzeichen nicht m glich aber vor allem die Qualit t von Vertr gen l sst sich dadurch steigern dass die Vertr ge auf Leistungsbeschreibungen basieren Mit E Vergabe steigt die Neigung zu deren Erstellung Vermutlich lassen sich auch beim Einholen von Angeboten Vorteile erzielen Dazu muss aber erst die elektronische Angebotseinholung im PTLV frei geschaltet sein um den Nachweis zu erbringen Die Qualit tssteigerung im Vergabeprozess ist durch verbessertes Erkennen inhaltlicher Fehler ebenso m glich wie eine mit E Vergabe erzielbare verbesserte Ressourcen planung und Termin berwachung Es lassen sich aber keine verbesserten Transport und Liegezei
101. 06a S 10 Vgl HMdIS 2008 S 69 81 30 vs 30 K Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations Business and Citizens IDABC vgl http ec europa ew idabc en home In Deutschland hat die KBSt im Rahmen der Initiative BundOnline 2005 das Dokument Standards und Architekturen f r E Government Anwendungen SAGA ver ffentlicht Mit den SAGA will der Bund sicherstellen dass E Government Anwendungen interoperabel plattformunabh ngig und investitionssicher realisiert sind KBSt 2008 30 v7 30 eN Nach Rothfuss Ried wird das Wort XML in einer engeren und einer weiteren Bedeutung gebraucht In der engeren Bedeutung bezeichne es das einzelne Dokument www w3 org TR REC xml In der weiteren Bedeutung bezeichne es den sogenannten XML Standard insgesamt Dieser bestehe aus einem Dutzend zentraler Einzelstandards zu denen regelm ig neue hinzusto en w rden Rothfuss Ried 2003 S 783 Ein konkretes XML Schema wird auch als eine XSD bezeichnet und hat blicherweise die Dateiendung xsd Wagner Schwarzenbacher 2004 S 95 96 307 Public Key Infrastruktur PKI ist eine Bezeichnung f r die Gesamtheit der Komponenten Prozesse und Konzepte die zur Verschl sselung und Signatur verwendet werden Hierzu geh ren u a die Zertifizierungs stelle die Zertifikate ausstellt und der public key server Schildbauer 2003 S 244 70 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zu
102. 07 39 24 9 7 7 3 11 2006 32 20 5 13 5 5 20 Industrie 2008 24 23 9 7 9 3 25 2007 37 24 14 3 17 3 12 2006 29 23 5 14 6 5 18 DL Handel 2008 29 17 7 5 7 7 28 2007 42 24 0 14 7 3 10 2006 35 16 5 11 5 5 23 GU Konzerne 2008 13 17 9 8 12 5 36 2007 17 24 13 9 11 7 19 2006 15 19 6 19 7 6 28 KMU 2008 45 25 8 4 2 4 12 2007 63 23 5 5 2 0 2 2006 47 22 4 7 4 4 12 Nach Bogaschewsky wird deutlich dass die Motivationsgr nde beim E Sourcing nach wie vor in der Verbesserung der Leistungsf higkeit und der Servicequalit t der Be schaffung liegen Dabei dominieren interne und transaktionsbezogene Zielstellungen wie Prozessoptimierung und Standardisierung mit etwas Abstand aber auch die markt gerichteten Ziele wie Einstandspreisreduzierungen oder Nachfrageb ndelung Der Anschub durch die Unternehmensleitung andere Abteilungen Lieferanten oder die Konkurrenz spielt nur eine untergeordnete Rolle siehe Tabelle 14 S 126 502 Vgl Sch tt 2006 S 100 110 126 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe E Sourcing Werkzeug im B2B Markt Tabelle 14 Motivationsgr nde f r den Einsatz von E Tools Bogaschewsky 2008 Anteil Motivationsgrund 2008 92 Prozessoptimierung 2007 90 2006 90 2008 86 Allgemeine Verbesserung der 2007 82 Leistungsf higkeit des Einkaufs 2006
103. 1 352 4 Fachliche Vorgab h oreren as age a an itae ania 82 3 5 2 5 Preiskonkurtenz m Markt ey Dee 84 3 5 2 6 Beeinflussung durch Werbung uuessennnsessensnnnsnenennnne nennen 85 3 5 2 7 Korruption und Wettbewerbsbeschr nkende Abreden 86 3 5 2 8 Zahlungsmoral des ffentlichen Auftraggebers ee 88 39 29 Bagatellsrepe 2 a een 89 3 5 3 Schwachstellen der konventionellen Vergabe nnnennennneen 90 3 5 3 Revisi nssicherheit a aussen a are 90 3 3 3 2 _ Angebotsmarketing kann zum Ausschluss f hren e 92 3 5 3 3 Vertikale Verwaltungshierarchie nssssessessseseosseeseseesseeseeseesseesseseessresse 93 3 5 3 4 Horizontale Verwaltungshierarchie 00eseneneesseensnneneennnn 94 3 6 Fazit zur Vorbereitung der digitalen Auftragsvergabe nneen 95 Digitalisierung der Auftragsvergabe 0ussesssssseesnsennnnenenensnnennnnnnennenensnennennnnnnnn 97 4 1 Zum Begriff des Systems anna esse 97 4 2 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften eeen 99 4 2 1 Gr ndlasen rn a aa a a EE A EA A 99 4 2 2 Leistungsbeschreibung Verdingungsunterlagen enneenee 100 4 2 3 Vergabe nach B sen tanken 101 4 2 4 Grunds tze der Ausschreibung Informationspflichten Bekanntmachung 103 4 2 5 ffnung Pr fung und Wertung der Angebote 105 4 2 6 Zus
104. 1 1998 IBR 1999 S 99 vgl auch Arnold ERig 2002 S 30 0 Implementierung ist nach Heinrich Heinzl Roithmayr die Phase im Phasenmodell deren Zweck die Realisierung eines Systementwurfs ist also die berf hrung eines logischen Modells in ein physisches Modell Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 313 91 BMWi 2007 S 16 Rn 53 12 Der Wissenschaftliche Beirat des BMWi weist daraufhin dass es im Interesse des K ufers liegen sollte langfristigen Gesichtspunkten nachzugehen Allerdings stehe gerade die ffentliche Hand in der Gefahr mit ihren einj hrigen Budgetzyklen sowie einer de facto Verpflichtung zum Kauf beim Billigstanbieter Marktstrukturen unber cksichtigt zu lassen Wohl auch deshalb existiere in Europa generell der Trend h here Beschaffungsvolumina in einer kleineren Anzahl an Beschaffungsstellen zu aggregieren BMWi 2007 S 16 Rn 57 Der Wissenschaftliche Beirat des BMWi sieht eine Erg nzungsm glichkeit durch den Aufbau von Serviceeinheiten welche neben Dienstleistungen wie Weiterbildung Kompetenzaufbau und Beratungen auch die Beschaffung von standardisierten Produkten z B ber Rahmenvertr ge auf die kleinere Beschaffungseinheiten Zugriff haben bernehmen k nnte BMWi 2007 S 16 Rn 63 19 BMWi 2007 S 16 Rn 56 195 BMWi 2007 S 22 Rn 84 1 Vgl Rechnungshof Th ringen 2001 S 110 7 Schinzer 2006 S 20 193 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsverg
105. 2 62 Die neuen Kommuni werden unbearbeitet an die zust ndige Beh rde geleitet kationswege erfuhren eine Konsolidierung in der Form dass die Mitarbeiter in den Beschaffungs OE eine pers nliche Beziehung zu den Mitarbeitern in der Vergabestelle entwickelten was zunehmend die Abarbeitung von Fragestellungen beschleunigte Zentralisierung der Bedarfsmeldungen Se N Organisationseinheiten der Beh rden O EBP nicht polizeispezifischer genehmigungspflichtige polizeispezifischer Bedarf Bedarf IT Kleinteile IT Verbrauchsmateril Sd genehmigte IT Kleinteile SVA T I 5 Service ad hoc Beschaffungen stelle n Be Rahmenvertr irtschaftlich SL Schaffungs ge unwirtsch ftlich en Sein 0 i OE der keine Standardisierung notwendig Re ee Rahmenvertr ge des PTLV Yy HCC ZB ATN N HZD ZB 4 HSG Hauptsachgebiete des PTLV Abbildung 32 Zentralisierung der Bedarfsmeldungen eigene Quelle Die Anzahl der Beschwerden wegen nicht umgesetzter Beschaffungsma nahmen nahm schon 2007 merklich ab Um Missverst ndnisse hinsichtlich der Anforderungen der ffentlichen Auftraggeber zu vermeiden wurde ein einheitliches Formular f r die Bedarfsmeldungen festgelegt und zur besseren bermittlung in elektronischer Form mit eindeutiger Vorgangsnummer zur Verf gung gestellt Bei Fragestellungen der 6
106. 21 Auflage Verlag Vahlen M nchen Woll A 2008 Wirtschaftslexikon Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen W rfele F 2006 Nachtragsmanagement Verlag Wolters Kluwer K ln Wyssusek P 2004 Methodologische Aspekte der Organisationsmodellierung in der Wirtschaftsinformatik ein soziopragmatisch konstruktivistischer Ansatz Dissertation Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek http deposit d nb de Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main ZDH 2006 Vergaberecht mittelstandgerecht fortentwickeln Kernforderungen des Handwerks Brosch re Zentralverband des Deutschen Handwerks Abteilung Wirtschafts und Umweltpolitik Berlin Zentes J 2006 Handbuch Handel Gabler Verlag Wiesbaden Zerwell J 2008 Auch Unterkriterien m ssen bekannt sein in Vergabe Navigator 2 2008 S 23 Bundesanzeiger Verlag K ln Zilkens M 2008 Daten sparsam sammeln in move moderne verwaltung Ausgabe September 2008 S 44 47 Verlag K21 media AG T bingen Zollondz H 2001 Lexikon Qualit tsmanagement Oldenbourg Wissenschaftsver lag M nchen Zwingenberger M 2003 Soziales Kapital Communities und die Bedeutung sozialer Netzwerke in den USA Dissertation Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek http deposit d nb de Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main SBN 978 3 89958 864 4 Die Studie untersucht erstmals auf Basis aller einer Zentra len Besc
107. 27 E Soureing Werkzeug im B2B Markt Regionen lie en sich elektronische Gesch ftsbeziehungen noch nicht ausreichend gut abbilden Insoweit scheint die Etablierung solcher Art Systeme f r den B2B Markt ebenso schwierig zu sein wie f r ffentliche Auftraggeber Interessant ist auch dass die Befragten die Servicequalit t von E Sourcing Diensten deutlich schlechter bewerten Offenbar hatten viele Betriebe bislang nur Pilotsysteme betrieben oder Sourcing Tools sporadisch verwendet Defizite treten in der Regel aber erst im Dauerbetrieb auf Nach Bogaschewsky liegt die Kritik auch darin begr ndet dass sich Sourcing Prozesse in Branchen wie dem Anlagen und Maschinenbau nicht so leicht standardisieren lassen Firmen wollen ihre Individualit t behalten Wenn die Sourcing Plattform dies nicht erlaube falle die Bewertung schlecht aus Auch diese Erfahrung korrespondiert mit Standardisierungserfahrungen der ffentlichen Auftraggeber 4 5 2 Nutzung von E Sourcing in Vergleich zu E Vergabe E Sourcing hnelt sowohl mit den Methoden RFI vergleichbar mit Angebotsanfrage bei E Vergabe RFQ vergleichbar mit der beschr nkten Ausschreibung bei E Ver gabe und RFP vergleichbar mit der ffentlichen Ausschreibung bei E Vergabe als auch mit den Zielen die mit E Sourcing verfolgt werden der E Vergabe f r ffent liche Auftraggeber Dass E Sourcing in der strategischen Beschaffung der Unternehmen eine durchaus vergleichbare
108. 4 Vorgehens Weise u a 7 2 Konzeptioneller Bezussrahimens als Reise ekle 9 2 1 Sibu anal Bi BONS E NE HERR IE ERROR ERBE FIRE AN AERREINE IRRE E EET 9 2 2 Zur Definition der Wirksamkeit der E Vergabe als Zielsetzung 10 2 3 Erwartungen an eine E Vergabe unnshkankkalankeaha 11 2 4 E Vergabe im engeren und weiteren Sinne uuessenssenesenssnensnensnnennneennnennnannnen 14 28 BOZIO technischer ANSA Zsa n aea an Re 16 2 6 Zu den Rahmenbedingungen u abranie nn 18 2 6 1 Wa rtsch ftlicher Rahmen sauer 18 26 2 E rop ischer Rahmen seh eine 19 2 6 3 Rechtlicher Rahmen nassen Russ 20 2031 Die VOLA see ea er i 22 26 32 DEEEUGH sn naar ne Ra ek T ERES 23 2 6 3 3 Die ffentlichen Auftraggeber ee a 24 263 4 Die Kontrollinstanz n z B 25 2 6 4 Fachlicher Rahmen siistiin ek ea ke 26 2 6 5 Technisch organisatorischer Rahmen 0us00sssssnnsneennnenenenennennennnn 26 2 6 6 Kognitive Vorabsselzungene ee 28 2 7 Einordnung der untersuchten Hypothesen uu ssessensesseeesnennnnennnennnnnnnennnen 29 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe nennen 32 3 1 Zur konzeptionellen Grundlage 002200200sssensnseenseensnensnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn 32 3 2 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts ennennenn 33 3 2 1 Historische Entwicklung as wasienaiisheaeeik a 33 3 2 2 Zur Internationalisierung des V
109. 5 4 5 _ Ergebnisdiskussion zu Hypothese 3 cssessensseessnensnenensennnennnnnnnnnnne 220 5 5 Fazit zur empirischen berpr fung useensnesenennnnnnennnenennnanaenennnannnnn 222 6 Konsequenzen f r die Zukunft uns res 223 Eiterat rverzeic hnis nanie aea a A E E N R A a 2247 Abbildungsverzeichnis V Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 E Vergabe im engeren und im weiteren Sinn Arnold E ig 2002 S 35 14 Abbildung 2 Abgrenzung E Vergabe zu E Procurement eigene Quelle 15 Abbildung 3 Sozio technisches System Sydow 1985 S 29 uucnsenssessensennneenennnn 16 Abbildung 4 Struktur des deutschen Vergaberechts angelehnt an Rechten 2006 S 15 21 Abbildung 5 X2Y Beziehungsgeflecht von Lucke Reinermann 2001 S 2 27 Abbildung 6 Einordnung der untersuchten Hypothesen eigene Quelle 30 Abbildung 7 Umfeld vor Einf hrung E Vergabe in Hessen eigene Quelle 32 Abbildung 8 Das Kaskadenprinzip BMI 2006 200220esssessnensnseennennnnensnnnnennnennnnen nn 37 Abbildung 9 Zusammenhang Wettbewerbs und Innovationsintensit t Handler 2005 5 22 3 nur 39 Abbildung 10 Abbildung 11 Abbildung 12 Abbildung 13 Abbildung 14 Abbildung 15 Abbildung 16 Abbildung 17 Abbildung 18 Abbildung 19 Abbildung 20 Abbildung 21 Abbildung 22 Abbildung 23 Abbildung 24 Abbildung 25 Abbildung 26 Abbildung 27
110. 61 Laux 2007a 62 Laux 20078 198 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung der juristischen Sicht mit der vom Moderator vorgegebenen Zeit nicht vereinbar war Insbesondere die nicht juristischen Beteiligten am Vergabeverfahren sollten daraus die Erkenntnis ziehen dass die Herstellung der juristischen Sicht innerhalb des Verfahrensablaufs mit einem h heren Zeitanteil anzusetzen ist als die rein praktische 5 3 3 6 3 Optimierung durch Empathie Im letzten Teil des Workshops wurde seitens der Teilnehmer der Versuch unternom men sich gedanklich in die Lage eines Lieferanten zu versetzen und dessen Sichtweise gegen ber dem ffentlichen Auftraggeber PTLV anzunehmen Die Beitr ge wurden in Metaplan Technik erarbeitet und anschlie end diskutiert siehe Tabelle 22 Tabelle 22 Empathie zur Lieferantensicht Laux 2007a Ich m chte das PTLV beliefern Lieferant sein Ich m chte das PTLV nicht beliefern weil weil einmal geliefert immer geliefert Zahlungsmoral Beachtung der Vorgaben f hrt fasst immer zum Zu viel Papier Zuschlag Zu hohe Kosten bei Angebotsabgabe Sicherer Umsatz Zu geringe St ckzahlen Bezahlen die Rechnungen Zu spezifische Anforderungen Gute Referenz Zeitraum zwischen Angebotsabgabe und Wenn Auftrag kommt dann auch oft mit Auftrag erteilen Optionen f r weitere Jahre Unf
111. 7 6l Zur Entwicklung des dazu wichtigen Internetrechts vgl auch Hoeren 2008 S 2615 2619 Vgl Vetter Kett 2003 S 91 amp F r die Ausrichtung dieser Studie die insbesondere Arbeitnehmer in der Verwaltung betrachtet wird bez g lich einer Definition von E Government die von Schneider zitierte Definition Thomes herangezogen Thome bestimmt E Government als Integration aller digitalisierbaren Informationsaufgaben in Beh rden mit den B rgern und den Unternehmen und nennt als Ziele dieser Bem hungen Kostensenkung Beschleunigung Vereinfachung und interessante Arbeit sowie daraus resultierende Zukunftssicherung f r die Verwaltung und deren Nutzer Schneider 2007 S 90 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 13 Erwartungen an eine E Vergabe setzungen zu schaffen damit sogenannte Schl sseldienste wie E Vergabe effektiv erbracht werden k nnen Die Bundesregierung hat ein 7 Punkte Programm mit dem Ziel der Zentralisierung der Beschaffung f r alle Organisationseinheiten OE der Bundesverwaltung ent wickelt um die Vorteile von E Vergabe im Bund optimal nutzen zu k nnen Die Pilot anwendung der E Vergabe war ausgestaltet dass jede Vergabestelle einzelfallbezogen und in eigener Verantwortung das E Vergabe System nutzen konnte Mandanten f higkeit Mit der Zentralisierung wollte die Bundesregierung jedoch ein Signal an die Bundesl nder senden damit diese ebenfalls mit einer zentralisierten Einf
112. Aber der Vorteil f r die potenziellen Bieter bei Ausschreibungen ist un bersehbar denn die Bieter treffen unabh ngig von den ausgeschriebenen Leistungen immer auf das gleiche Corporate Design Dadurch wird der Einstieg in die Nutzung der Formulare zwar nicht einfacher aber f r k nftige Ausschreibungen ist der Formularaufbau bereits bekannt so dass die Unternehmen ihren Aufwand auf die Inhalte der Ausschreibung beschr nken k nnen und Aufwand zum Erlernen der Formalien einsparen Insbesondere bei Netzwerken d rfte dies vorteilhaft sein da prinzipiell nur der erste Netzwerkteilnehmer den Einstieg in die neuen Formulare erfahren muss und die anderen dann von seinem Wissen partizipieren k nnen Vergabestellen stehen in der Pflicht Leistungen an fachkundige leistungsf hige und zuverl ssige Bewerber zu vergeben Bieter m ssen deshalb im Rahmen eines konkreten ffentlichen Vergabeverfahrens ihre Eignung gegen ber dem ffentlichen Auftraggeber in Form zahlreicher Dokumente nachweisen Im Verfahren schleichen sich durch die Vielzahl der Unterlagen aber oft unn tige meist irreparable Fehler ein 327 die zwangsl ufig zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren f hren Auch wenn Bieter schon einmal an einer Ausschreibung desselben ffentlichen Auftraggebers 324 IfM 2008 S 104 105 33 Vgl BDI 2007 S 7 Benennt aber die Ausschreibung Zuschlagskriterium die die fachliche Qualifikation des Bieters betreffen so ver
113. Bieter bislang ebenso wenig wie die Vergabe stellenmitarbeiter K nftige Entwicklungen sollten sich nicht nur auf die Fehlervermeidung beschr nken sondern vielmehr das Lernen aus Fehlern f rdern Dabei sollte der Lernumfang um die elektronisch festgestellten Fehlersituationen aller Teilnehmer am E Vergabe System sowie um individuelle Erfahrungen erweitert werden Bei einer Vernetzung der Erfahrungsanteile der Systeme lie e sich m glicherweise sogar eine zentrale Erfahrungsdatenbank f r alle E Vergabe Nutzer schaffen 224 Kapitel 6 Konsequenzen f r die Zukunft Fazit zur empirischen berpr fung Der fachliche Themenkomplex l sst sich mit E Vergabe nur schwer erschlie en da die Vergabe im Anschluss an die Bedarfsformulierung erfolgt E Vergabe technisch auf diese Prozesse im Vorfeld der Vergabe auszurichten erscheint wenig sinnvoll da E Vergabe zus tzlich zur Aufbereitung juristischer Inhalte mit der Abbildung fachlicher Spezialfragestellungen berfrachtet werden k nnte Allerdings ist in E Vergabe vor allem die Erstellung der Leistungsbeschreibung mit seinen formalen Anforderungen abgebildet Diese Daten k nnten ber zu definierende Schnittstellen in E Vergabe eingelesen und Ergebnisse aus Vergabeverfahren ausgelesen werden Dabei w re es ratsam an E Vergabe die schon geb ndelten Daten aus den verschiedenen Anfor derungen zu bermitteln Zumindest erscheint es sinnvoll eine Termin berwachung f r Rahmenvertr ge in E Verg
114. Die Beschaffungs OEn hatten um diese Regelung gebeten nachdem sie massiv von den Bedarfsstellen ihrer Beh rde umgangen worden waren Die Bedarfsstellen hatten Beschaffungsantr ge direkt beim PTLV abgegeben und damit den Beh rden die Kontrollm glichkeit des fachlichen Bedarfs entzogen 6 Durch diese Ma nahme kommunizieren Mitarbeiter der gleichen Aufgabenstellen in der gleichen Fachsprache miteinander Dadurch sanken Sprachbarrieren und es sank die Kommunikationsfehlerquote 64 Eine konkrete Statistik liegt hierzu aber nicht vor da ein Beschwerdemanagementsystem noch nicht etabliert ist 188 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Beschaffungs OE beim PTLV m ssen damit nicht mehr fehleranf llige Fachbegriffe verwendet werden sondern mit Angabe der Vorgangsnummer k nnen die angefragten Sachverhalte schneller gefunden werden 5 3 2 4 Periodische Besprechung der Beschaffungsleiter Die zuvor erl uterte Zentralisierung des Eingangs von Bedarfsmeldungen wird flankiert durch periodische Besprechungen der Beschaffungsleiter bei der hessischen Polizei Arbeitsname AG Beschaffung Allein innerhalb des ersten Jahres nach Einf hrung der Zentralisierung wurden 12 Besprechungen zur Synchronisierung der Beschaffungs sachst nde durchgef hrt Mit fortschreitender Entwicklung von Routine und Zugewinn von gegenseitigem pers nlichem Vertrauen wurde
115. Die Verwaltung steht aber nicht alleine in der Kritik wenn es um den Umgang mit beschr nkten Haushaltsmitteln geht Im Grunde werden in der Wirtschaft hnliche Probleme gesehen Auch die Industrie sieht nach Kerkhoff einen riesigen Handlungsbedarf bei der richtigen Ausrichtung der Beschaffung in den Unternehmen Manager vergeuden demnach in den Unternehmen Milliarden durch regionale Beschaffung anstatt eine globale Beschaffungsstrategie zu verfolgen Kerkhoff kritisiert dass sich die Unternehmen bei der Beschaffung meist auf den Heimatmarkt oder ihre Fertigungsstandorte konzentrierten obwohl sich nach seiner Ansicht bei den Beschaffungskosten durchschnittlich zehn Prozent Einsparungen erzielen lie en wenn die Unternehmen ihre Beschaffung international ausrichten die Beschaffung unternehmensweit b ndeln und zur Chefsache erkl ren w rden Ausgehend vom Ausbildungsberuf Industriekaufmann Industriekauffrau ist dies erstaunlich denn dessen Rahmenlehrplan sieht im Gegensatz zum Verwaltungsberuf nahezu ausschlie lich betriebswirtschaftliche Themen vor Insofern scheint die F higkeit zum schonenden Umgang mit begrenzten Haushaltsmitteln nicht zwingend vom Umfang betriebswirtschaftlicher Ausbildungsanteile abh ngig zu sein Das spezifische Wissen dazu ist offensichtlich nach der Ausbildung zus tzlich erlernbar Dennoch erscheint es sinnvoll auch im Beschaffungsbereich der Verwaltung zus tzlich Personal mit studierten betriebswirtsc
116. Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung beschr nkt sondern betrifft auch alle fachlichen Bereiche im Unternehmen Die ISO hat hierzu zwischenzeitlich mit ISO IEC 38500 2008 Corporate Governance in Information Technology einen Standard entwickelt Die Norm schreibt nach Klotz folgende Prinzipien f r Entscheidungen in Management Prozessen fest Verantwortlichkeit Strategie Akquisition Performanz Konformit t menschliches Verhalten Mit dem Standard soll erreicht werden dass mit IT Prozessen sowohl alle internen als auch die relevanten externen Regelwerke Richtlinien Gesetze Vertr ge eingehalten werden Er dient den Verantwortlichen ihre IKT zu evaluieren anzuleiten und zu a 31 berwachen Vereinheitlichung von Formalien Nach einem Positionspapier des BITKOM hat eine berbordende Verwaltung in Deutschland zu einem B rokratiedickicht gef hrt das die Unternehmen belastet und Innovationen bremst oder sogar verhindert Der BITKOM fordert dass Gesetze und Rechtsverordnungen nicht nur reduziert sondern auch einfach und klar verst ndlich formuliert werden Der Sprachgebrauch in Gesetzestexten sei bundesweit zu vereinheitlichen denn nichts verdeutliche den Wandel in der Verwaltungskultur und im Selbstverst ndnis des Staates mehr als eine pr zise und verst ndliche Schriftsprache Der BITKOM geht sogar so weit von einer Fremdsprache Amtsdeutsch zu sp
117. Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand Nutzungsgrad von E Vergabe im PTLV 70 60 50 40 2006 m 2007 30 2008 20 10 0 T T m T National mit E Nationalohne EU weit mit E EU weit ohne Vergabe E Vergabe Vergabe E Vergabe Abbildung 25 Nutzungsgrad von E Vergabe im PTLV eigene Quelle 5 1 7 Empfang elektronischer Angebote In der Bietersoftware abc cockpit stehen dem Nutzer alle von der Vergabeplattform geladenen Vergabeunterlagen und Bekanntmachungstexte zur Verf gung Bei jedem Start der Bietersoftware erfolgt die Synchronisation mit der Vergabeplattform Damit stehen alle Nachschreiben aktuell zur Verf gung Die erhaltenen Vergabeunterlagen k nnen am Bildschirm angezeigt und ausgedruckt werden Die Nutzer erhalten die zu bearbeitenden Dokumente als ausf llbare Formulare Ein Aktivit ten Assistent in der Bietersoftware hilft dem Nutzer bei der Angebotserstellung Mit Hilfe eines Dokumenten und Formularbaums in dem alle Unterlagen bersichtlich angeordnet sind wird ein komfortables Arbeiten erm glicht Alle erstellten Angebotsunterlagen k nnen ausgedruckt und handschriftlich unterzeichnet in herk mmlicher Form der Vergabestelle bergeben werden Bei Ausschreibungsverfahren bei denen die Vergabestelle die elektronische Angebots abgabe zul sst kann der Nutzer mit Hi
118. Erh hung der wirtschaftlichen Angebote f hrt Offensichtlich werden auch vermehrt kosteng nstige aber eben nicht qualitativ hochwertige Angebote abgegeben 5 4 2 3 Reduzierung von Bieterfehlern HCC ZB HZD ZB und PTLV hatten sich im Vorfeld der Einf hrung von E Vergabe darauf geeinigt in E Vergabe pro Prozess Schritt landesweit einheitlich die gleichen 68 Bultmann 2004 S 321 322 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 213 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Formulare zuzulassen auch wenn E Vergabe in Hessen aus technischer Sicht das parallele Bereithalten von spezifischen Formularen f r die Bed rfnisse der jeweiligen ZBSt erm glicht h tte Mittlerweile wurde im PTLV tats chlich eine Reduzierung von Bieterfehlern festgestellt Ob dies allerdings mit der Einf hrung der einheitlichen Formulare in Zusammenhang steht l sst sich kaum feststellen denn es sind zu unter schiedliche Arten von Fehler m glich Dazu werden hier zwei Beispiele genannt Dass die Einhaltung von Vergabeformalit ten durch Unternehmen auch mit dem Auftragswert zu tun haben kann zeigte sich an einer Ausschreibung von War tungs und Instandsetzungsarbeiten f r Dienst Kfz im mittelhessischen Raum durch das PTLV im Jahr 2008 Das PTLV wurde erstmals auf diesem Markt segment t tig zuvor waren die Vergaben durch die Beh rden selbst erfolgt und schrieb in einem ersten Schritt in mehrere
119. Grund wird in den Umorganisationsma nahmen der Ver gangenheit gesehen die unmittelbare Auswirkungen auf Beschaffungsvorg nge hatten Teilweise sind in Bezug auf den Kontakt mit dem PTLV Wartezeiten f r Beschaffungen sehr lang Zeitweilig ist unklar wo der Vorgang aktuell im PTLV liegt und wann er bearbeitet wird Hier sind explizite Nachfragen erforderlich Beschaffungsprozesse wie sie noch vor mehr als einem Jahr liefen funk tionierten Durch die neuen Prozesse gibt es Reibungsverluste Aufgrund dieser Erhebung wurden die Prozesse beibehalten und mehr mit Leben gef llt Dazu wurden Kommunikationsrunden eingerichtet vgl Kapitel 5 3 2 und alle Bedarfsstellen sowie HSG Leitungen dazu aufgefordert die m ndliche Kommunikation parallel zur schriftlichen zu f rdern Dass genau diese Prozesse in der vorliegenden Form in den Workflow von E Vergabe aufgenommen wurden ist seitens 63 Held 2006 S 5 614 BVA 2008 S 11 39 65 Held 2006 S 7 12 172 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung der Fachlichkeiten und der Beh rden dann allerdings nicht mehr in Frage gestellt worden Insofern scheint die Automation mit E Vergabe auch ungeliebten Prozessen ein positives Image zu geben 5 2 2 Kosteneinsparung bei der Ausschreibung Vergabe Die Durchf hrung von Ausschreibungen sowie
120. I 2006 19 Byok NJW 1998 S 2774 2775 160 In einem Gutachten f r das BMWi zeigte Franke den Erfolg des VgR G auf Demnach habe sich der durch das VgR G entstandene Rechtsschutz oberhalb der Schwellenwerte bew hrt Eine Befragung von Anwender gruppen h tte gezeigt dass die am Vergabeverfahren Beteiligten nach Einf hrung des VgR G mehr Sorgfalt bei der Vorbereitung Bewerbung und Durchf hrung von Vergabeverfahren erkennen lie en Franke 2003 S 5 16l Zur Abgrenzung zwischen Regeln und Grunds tzen im Vergaberecht vgl Burgi 2008 S 31 32 162 Das BVerwG hat allerdings mit Urteil vom 02 05 2007 den Verwaltungsrechtsweg im Zusammenhang mit der Vergabe ffentlicher Auftr ge unterhalb der europarechtlich festgelegten Schwellenwerte f r nicht er ffnet erkl rt und begr ndete dies u a damit dass der Staat bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge als Nachfrager am Markt t tig werde um einen Bedarf an bestimmten Leistungen zu decken In dieser Rolle als Nachfrager unterscheidet er sich nicht von anderen Marktteilnehmern NVwZ 2007 Seite 737 742 16 Heinze 2005 S 41 38 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts Im Rahmen der von der Bundesregierung beschlossenen Initiative zum B rokratie abbau wurde im Fr hjahr 2003 eine Arbeitsgruppe Verschlankung des Vergabe rechts eingerichtet die Ende 2003 Vorschl ge f r ein gestrafftes Ve
121. In der Abarbeitungsliste werden Basisdaten zur Ma nahme und ein Zeitstrahl in Wochengenauigkeit gef hrt siehe Abbildung 31 Damit die Abarbeitungsliste bersichtlich bleibt werden mit ihr nur Beschaffungsma nahmen zu polizeispezifischem Bedarf mit einem Warenwert ber 25 000 Euro gef hrt Ma nahmen unter diesem Warenwert werden mit der gleichen Methodik allerdings ohne Zeitstrahl in separaten Listen Kapitel 5 2 1 1 2 gef hrt Das F hren der Abarbeitungsliste beschleunigt zwar keine kurzfristigen Ma nahmen schafft aber bei den Polizeitaktikern mehr Akzeptanz wenn die Beschaffungsorganisation die Beschaffung als schwierig einstuft und sie fragt nach welche laufenden Beschaffungen zur ckgestellt werden sollen Den HSG Leitern ihren Vertretern und der Leitung der Vergabestelle wurde ein technisches Schreibrecht f r die Datei einger umt Anderen Funktionstr gern in anderen Organisationen z B HMdIS Leitungen der Polizeibeh rden oder Beschaffungsorganisationen wurde ein technisches Leserecht erteilt Damit haben alle Beteiligten zu jeder Zeit die gleiche Info ber die beim PTLV abgearbeiteten Beschaffungsma nahmen und deren Sachst nde also im Grunde ein hnliches Prinzip 6 amp 7 Lage nderung ist ein polizeispezifischer Begriff Eine Lage bezeichnet die polizeiliche Sicht zu einer konkreten Situation bzw zu konkreten Sachverhalten 68 Die Fragen hie en Wie kann es sein dass eine gestern dringlich abgearbeitete Arbei
122. Insofern werden an ein elektronisches Werkzeug wie E Vergabe hohe Anforderungen gestellt damit die Mitarbeiter ihre Aufgabe im Rahmen ihrer eigenen F higkeiten nachkommen k nnen und letztlich nicht zum Werkzeug des Werkzeugs werden 4 5 E Soureing Werkzeug im B2B Markt Die Durchf hrung von elektronisch unterst tzten Ausschreibungen ist nicht nur eine Thematik des Beschaffungsmanagements im ffentlichen Dienst Auch Unternehmen nutzen diese elektronischen Werkzeuge zur strategischen Beschaffung Auf dem B2B Markt hei t diese Systematik E Sourcing Interessant ist die Nutzung von E Sourcing durch Unternehmen im Gegensatz zum ffentlichen Auftraggeber der E Vergabe nutzt weil Unternehmen bei ihren Ausschreibungen nicht an die formalen Vorgaben des Vergaberechts gebunden sind Insoweit sollten sich die einsetzenden Unternehmen auch nicht von einer eigenen B rokratie gebremst sehen die sie mit einer Software berwinden m ssten wie das wohl bei der ffentlichen Verwaltung unterstellt wird Auf dem Markt haben sich unter dem Begriff E Sourcing verschiedene Vorgehens weisen entwickelt RFI Request for Information deutsch Leistungsanfrage Anfrage an potentielle Lieferanten ob sie einen skizzierten Bedarf grunds tzlich erf llen k nnten Die abgegebenen Antworten enthalten in der Regel Listenpreise Diese Ausschreibungsvariante eignet sich zur ersten Sondierung des Marktes 49 os
123. Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 37 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts schutzes bei einer deutschen Auftragsvergabe ihre Rechte nicht geltend machen konnten Daraufhin erfolgte im Jahre 1999 mit dem Vergaberechts nderungsgesetz VgR G eine erneute Anpassung des Vergaberechts Ein neu eingef gter vierter Teil des GWB 88 97 bis 129 GWB regelt allgemeine Grunds tze und Begriffsbestimmungen zum Vergabeverfahren sowie detaillierte Vorschriften ber das Nachpr fungsverfahren und erteilt die Erm chtigung zum Erlass von Verordnungen Es wurde darauf aufbauend eine neue Vergabeverordnung VgV erlassen die die Beachtung der jeweiligen Ver dingungsordnung vorschreibt und das Bindeglied zwischen Gesetz und Verdingungs ordnung darstellt Diese Verteilung der vergaberechtlichen Vorschriften auf die drei genannten Ebenen wird auch als Kaskade bezeichnet siehe Abbildung 8 Aus reinem Verwaltungs innenrecht wurde so au enwirksames Wettbewerbsrecht das durch seine Kern norm des 97 Abs 7 GWB den Bietern einen Anspruch auf Einhaltung vergaberecht licher Vorschriften gew hrt 2 WTO Ebene N c A EU Eb Ebene c 7v Q Gesetzliche Regelungen x GWB 4 Teil g Verordnungsrechtliche Bestimmungen VgV 2 A Verdingungsordnungen VOL VOB VOF Abbildung 8 Das Kaskadenprinzip BM
124. Kasseler Management Forum Band4 KERS E university press Kasseler Management Forum Band 4 Vol 4 Herausgegeben von Edited by Peter Eberl Gerd Michael Hellstern Jan Marco Leimeister Dieter Laux Wirksamkeit der Nutzung von E Vergabe im Beschaffungsmanagement der ffentlichen Verwaltung kassel university press Die vorliegende Arbeit wurde vom Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Universit t Kassel als Dissertation zur Erlangung des akademischen Grades eines Doktors der Wirtschafts und Sozial wissenschaften Dr rer pol angenommen Erster Gutachter Prof Dr Gerd Michael Hellstern Zweiter Gutachter Prof Dr Jan Marco Leimeister Tag der m ndlichen Pr fung 4 August 2010 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie detaillierte bibliografische Daten sind im Internet ber http dnb d nb de abrufbar Zugl Kassel Univ Diss 2010 ISBN print 978 3 89958 864 4 ISBN online 978 3 89958 865 1 URN http nbn resolving de urn nbn de 0002 8653 2010 kassel university press GmbH Kassel www upress uni kassel de Printed in Germany Danksagung Ich danke Herrn Prof Dr Gerd Michael Hellstern f r seine freundliche Unterst tzung bei der Erstellung dieser Dissertation Er hat mir geholfen die richtigen Themen f r meine Zusatzseminare zu finden und hat mir wertvo
125. Kooperation zu einem Verdr ngungswettbewerb kommen Der Einsatz von E Vergabe hat darauf keinen Einfluss 5 4 3 3 Marktverlust Die deutschen BOS arbeiten derzeit noch mit Analogfunk Dies entspricht schon l nger nicht mehr dem Stand der Technik Auch erf llt der Analogfunk wichtige operativ taktische Anforderungen nicht mehr Bund und L nder haben daher beschlossen ein gemeinsames Digitalfunknetz aufzubauen Als Folge davon wird der Analogfunk von der Industrie nicht mehr nennenswert weiterentwickelt Die wenigen noch vorhandenen Ger te werden immer teurer und die Ersatzteilbeschaffung zunehmend schwieriger Damit bricht der Markt f r Analogfunk zunehmend weg Arndt unterscheidet vertikale Beziehung Kunde Lieferant entlang der Wertsch pfungskette und horizontale Zusammenarbeit von Unternehmen der gleichen Wertsch pfungskette die eigentliche miteinander konkurrieren Kooperationen Arndt 2005 S 175 6 Auf die Frage von Laux warum denn ein Unternehmen wie Quambusch einem ffentlichen Auftraggeber trotz B rokratie immer wieder Angebote unterbreite antwortete der Inhaber Weil wir es k nnen Wir kennen alle Formulare in den Bundesl ndern und k nnen sofort auf die Ver nderungen regieren Laux 2008 Vgl Bundesregierung 2007 6 Feuerwehr Landkreis W rzburg 2007 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 219 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Ausschre
126. LG Urteil vom 20 04 2005 IBR 2005 S 389 Das OLG Brandenburg hat einem Unternehmen sogar ein subjektives Recht auf ausreichende Dokumentation des Vergabeverfahrens zugebilligt OLG Brandenburg Urteil vom 03 08 1999 NZBau 2000 S 44 2 Bezugsquelle f r den CPV Katalog im Internet ist http simap eu int 108 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Weitere relevante Vorschriften Auftragnehmer die f r sie interessanten Ausschreibungen schneller und leichter identifizieren 4 3 Weitere relevante Vorschriften Neben den vergaberechtlichen Vorschriften sind weitere besondere Vorschriften f r den Einsatz von E Vergabe zu beachten Dazu geh ren Sicherheit Vertraulichkeit Signatur und zivilrechtliche Aspekte Aber auch die internen Dienstvorschriften der Verwaltung und deren Einhaltung sind nicht au er Acht zu lassen Im Folgenden werden diese Themen kurz angerissen 4 3 1 Sicherheit Vertraulichkeit Signatur Um Vergabeprozesse vollst ndig elektronisch abwickeln zu k nnen muss Rechts sicherheit im Umgang mit elektronischen Dokumenten gew hrleistet sein Beim Transport elektronischer Dokumente ber das Internet ist es m glich dass Daten abgefangen und manipuliert werden Da ein m glicher Missbrauch von Daten auf dem Transportweg nicht v llig auszuschlie en ist muss er zumindest erkannt und nachgewiesen werden k nnen Dar ber hinaus besteht im elektronischen Gesch fts
127. Lieferantenbewertung Einpflegen Lieferanten Anpassen Lieferanten und eigene Prozesse Transaktionskomponenten Preis Bestellung Abwicklung Total Cost of Transport Lieferung Ownership Bezahlung Kontrolle ggfs R cksendungen Korrekturen Post Transaktionskomponenten Unterbrechung der Leistungserstellung Endkontrollen Garantief lle Vertrauens bzw Reputationsverluste Kosten f r Reparaturen Wartung etc Abbildung 13 Total Cost of Ownership Arnold E ig 2002 S 39 Allerdings ist TCO f r die Praxis des Beschaffungsmanagements der ffentlichen Verwaltung momentan wohl eher noch als Motivationsmittel anzusehen Eine tats chliche Umsetzung von TCO bedeutet z B auch reale Prozesskostenrechnungen durchzuf hren und dabei die Personalkosten den Prozessen zuzuordnen was bislang noch nicht erfolgt ist Aus eigenen Erfahrungen im Rahmen von Gesch ftsprozess analysen hat die HZD beim Versuch wenigstens ungef hre Mengen und Zeitangaben zu erfragen gelernt dass der zeitliche und personelle Aufwand daf r sehr gro ist und ein hoher Unsicherheitsfaktor bei den Angaben besteht Daraus hat die HZD den Schluss gezogen dass eine detaillierte Erhebung solcher Daten weder 776 Total Cost of Ownership TCO beschreibt die gesamten Kosten einer bestimmten Infrastruktur Im engeren Sinne versteht man hier das Konzept der Gartner Group welches in den sp ten 80er Jahren bspw die Kosten ei
128. Luxemburg EU Kommission 2004 Aktionsplan der Europ ischen Kommission zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften ber die elektronische Vergabe ffentlicher Auftr ge Mitteilung der EU Kommission an den Rat das Europ ische Parlament den Europ ischen Wirtschafts und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen vom 13 12 2004 EU Kommission Br ssel Luxemburg EU Kommission 2004a Fallstudien zu europ ischen Projekten im Bereich elektronischer Vergabe ffentlicher Auftr ge bersichtsbericht vom Juli 2007 EU Kommission Br ssel Luxemburg EU Kommission 2006 E Government Aktionsplan im Rahmen der i2010 Initiative Beschleunigte Einf hrung elektronischer Beh rdendienste in Europa zum Nutzen aller Mitteilung der EU Kommission an den Rat das Europ ische Parlament den Europ ischen Wirtschafts und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen vom 25 04 2006 EU Kommission Br sse Luxemburg EU Kommission 2006a i2010 Erster Jahresbericht ber die europ ische Informationsgesellschaft Mitteilung der EU Kommission an den Rat das Europ ische Parlament den Europ ischen Wirtschafts und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen vom 19 05 2006 EU Kommission Br sse Luxemburg EU Kommission 2008 ffentliches Auftragswesen Artikel download am 26 06 2008 unter http ec europa eu internal_market publicprocurement index de htm Fabry B Mei
129. Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 29 Anzahl Ad hoc Beschaffungen bei der hessischen Polizei im Jahr 2008 eigene Quelle 65 Biergans 2006 S 4 926 Ad hoc lat f r zu diesem hierf r ist eine lateinische Phrase und bedeutet f r diesen Augenblick gemacht oder zur Sache passend Im bertragenen Sinne bezeichnet ad hoc improvisierte Handlungen und Dinge die speziell f r einen Zweck entworfen wurden oder spontan aus einer Situation heraus entstanden sind Wikipedia 2008 S 17 178 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung 5 2 3 Eingabeaufwand bei vollst ndiger E Vergabe Umsetzung Die hessische Landesregierung sieht in ffentlichen und beschr nkten Ausschreibungen einen hohen Aufwand f r Leistungsverzeichnisse und Ausschreibungsverfahren auf Auftraggeberseite und f r die Angebotserstellung auf Bieterseite Der Aufwand stehe dabei oftmals in keinem angemessenen Verh ltnis zu den wirtschaftlichen Vorteilen bei ffentlichen Auftraggebern und Bietern Deshalb hat sie die freih ndige Vergabe bei Liefer und Dienstleistungen bis zu 100 000 Euro je Auftrag 3 Nr 4 p VOL A zugelassen ohne dass es f r diese Vergabeverfahren einer weiteren Begr ndung bedarf E Vergabe bietet neben den Standard M glichkeiten zum F hren f rmlicher Verfahren auch die Durchf hrung freih ndiger Vergaben an
130. MdIS 2004 Neue Verwaltungssteuerung Grunds tzliche Verfahrensre gelungen zur Durchf hrung von Beschaffungsverfahren sowie Festle gung von Rahmenvorgaben Standards Erlass des HMdIS vom 20 02 2004 an die hessischen Polizeibeh rden nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen HMdIS 2005 Aufsicht hat funktioniert Habe Rechnungshof beauftragt und M ngel im PTLV abgestellt Pressemitteilung vom 21 09 2005 HMdIS Wiesbaden HMdIS 2005a Polizei Hessen erh lt neue funktionale Uniform Pressemitteilung vom 26 08 2005 HMdIS Wiesbaden HMdIS 2007 Hessen ein Konzern Brosch re HMdIS Wiesbaden HMdIS 2008 Hessen E Government Die sieben Stufen zum erfolgreichen E Government Brosch re HMdIS Wiesbaden HMWVL 2001 Hessen Media Projektdokumentation Brosch re HMWVL Wiesbaden 240 Literaturverzeichnis HMWVL HMdIS HMdF 2007 ffentliches Auftragswesen Gemeinsamer Runderlass von HMWVL HMdIS und HMdF vom 01 11 2007 download am 10 08 2008 unter http www had de HMWVL HMdIS HMdF 2009 ffentliches Auftragswesen Beschleunigung der Vergabeverfahren Gemeinsamer Runderlass von HMWVL HMdIS und HMdF vom 18 03 2009 download am 11 08 2009 unter http www had de Hoeren T 2008 Das Pferd frisst keinen Gurkensalat berlegungen zur Internet Governance in NJW 36 2008 S 2615 2619 Verlag C H Beck oHG M
131. Mitarbeiter sich den vermeintlich richtigen Inhalten f gen ohne sie zu hinterfragen Aufgrund des noch immer anhaltenden Wandels im Vergaberecht sowie der steten Entwicklung der Rechtsprechung im Vergaberecht ist dieses Risiko zumindest als mittel einzustufen Aber auch die Leitung der Vergabestelle k nnte dazu neigen unerfahrene Mitarbeiter die mit einer Affinit t f r IKT Anwendungen ausgestattet sind f r Ausschreibungs verfahren einzusetzen im Glauben E Vergabe k nne die fehlende Erfahrung ersetzen Damit w rden sie f hrungsbedingt einer Reduzierung der Wissenskompetenz in ihrer Vergabestelle Vorschub leisten Auch k nnte eine vollst ndige Nutzung von E Vergabe die Kommunikation in der Vergabestelle senken und die Einholung von Informationen auf E Vergabe beschr nkt werden was dazu f hren w rde dass wichtiges Erfahrungswissen verloren geht oder zumindest ungenutzt bleibt 5 Redundanz ist die Mehrfachauslegung eines Systems mit Systemteilen gleicher Funktion um die Funktions bereitschaft auch bei Ausfall eines Systemteils aufrecht erhalten zu k nnen Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 558 58 Vgl Seibold 2006 S 242 248 gt Erfahrungswissen ist nach Humpl Teil individuellen Handlungswissens Es tr gt entscheidend zu individueller Kompetenz bei In expliziter Form u ert sich Erfahrungswissen h ufig in Form von Wenn dann 144 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Technische Konzepte der Zu
132. Nordbayern vom 09 09 2008 Az 21 VK 3194 42 08 134 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Norwegen Oktober 2009 Das E Procurement Portal Ehandel no wurde 2002 gegr ndet und ist Marktplatz und E Commerce der Regierung Norwegens Sein Zweck ist dem ffentlichen Sektor und seinen Lieferanten online einen leichten Zugang zu einem benutzerfreundlichen und erschwinglichen Werkzeug zu geben Internetseite http www ehandel no sterreich Juli 2009 sterreich verf gt ber eine mit staatlichen Mitteln entwickelte Beschaffungsplattform die von der Bundesbeschaffungs GmbH BBG betrieben wird ffentliche Angebote werden in der Auftrag at ver ffentlicht Internetseite http www pep online at oder http www pep online at auftrag Default aspx Polen Juli 2009 Das Portal des B ros f r ffentliche Beschaffung stellt eine Suchmaschine zur Verf gung mit der einfache und fortgeschrittene Suchen in der Auftragsdatenbank durchgef hrt werden k nnen Ein Ver ffentlichungssystem ist ebenfalls online und bietet Angebote eingeschriebener ffentlicher Verwaltungen mit einem Wert ber 6 000 und unter 60 000 Euro an Internetseite http www portal uzp gov pl pVsite Portugal September 2009 Im Januar 2005 wurde die Integration des ffentlichen Beschaf fungsportals Portugals abgeschlossen Allerdings ist es zun chst ein
133. P Slot E 1990 BDI terminologie verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie met vertalingen in het Engels Frans Duits Spaans NBD Biblion Publishers Den Haag Sydow J 1985 Der sozio technische Ansatz der Arbeits und Organisationsge staltung Campus Verlag Frankfurt am Main Sydow J 2006 Management von Netzwerkorganisationen Gabler Verlag Wiesbaden 252 Literaturverzeichnis Teicher J Hughes O Dow N 2002 E government a new route to public sector quality in Managing Service Quality Vol 12 Nr 6 2002 S 384 393 Emerald Group Publishing Limited Howard Bingley England Thom N Ritz A 2008 Public Management Gabler Verlag Wiesbaden Thome R 2002 E Business in Informatik Spektrum Band 25 Heft 2 S 151 153 Springer Verlag GmbH Heidelberg Trist E Bamforth K 1951 Some social an psychological consequences of the longwall method of coal getting in Human Relations 4 1951 S 3 38 The Tavistock Institute London Ulschmid L 2003 It Strategien f r die ffentliche Verwaltung Mit Moderni sierungskonzepten mehr Effizienz erreichen Gabler Verlag Wiesbaden Unz D 2000 Lernen mit Hypertext Waxmann Verlag M nster Vahrenkamp R 2004 Produktionsmanagement Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH M nchen Vahrenkamp R 2007 Logistik Management und Strategien 6 Auflage Oldenbourg Wisse
134. Rolle zu E Vergabe bei den ffentlichen Auftraggebern einnehmen kann zeigt Tabelle 15 mit einer Gegen berstellung der Transporeon GmbH als f hrendem Nutzer von E Sourcing und dem BeschA als Piloten und f hrendem Nutzer von E Vergabe Deutschland Zumindest die Anzahl Ausschreibungen beider liegt auf gleichem Niveau Allerdings zeigt sich beim Umsatz dass die Kaufkraft der Unter nehmen deutlich h her sein kann als dies beim ffentlichen Auftragsgeber der Fall ist dieser L nder durch eine h here Schwankungsbreite und Ausfallrisiken gekennzeichnet sind vgl http www emerging markets com 504 F r den Zust ndigkeitsbereich des PTLV ist dies in besonderem Ma e der Fahrzeugmarkt im Segment Wartung und Instandsetzung Die Anbieter sind es gewohnt auf Preisanfragen schnell zu reagieren und i d R scheinen deren Angebote auch angenommen zu werden Beim PTLV wurde die Erfahrung gemacht dass sich Anbieter dieser Branchen in niedrigpreisigen Segmenten schlichtweg weigern Angebote abzugeben da sie nach eigener Aussage sowieso nur f r den bei Beh rden geforderten Preisvergleich herhalten m ssten In h herpreisigen Segmenten besteht dagegen sehr wohl das Interesse an Ausschreibungen teilzunehmen und sich dabei korrekt in die abgeforderten Formalien einzufinden gt 05 Allerdings ist bei der beschr nkten Ausschreibung im Gegensatz zu RFQ das Angebot verbindlich abzugeben 128 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Technisch
135. S 43 55 58 Vgl Unz 2000 S 11 12 519 Reinmann Rothmeier 2003 52 E Learning Electronic Learning steht f r Lernformen die mit IKT unterst tzt bzw erm glicht werden Eine immer wichtigere Rolle spielen auch Software Agenten die Inhalte vermitteln zu Ressourcen f hren und auf nat rlich sprachliche Aktionen reagieren Schildbauer 2003 S 114 115 138 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Risiken des Einsatzes von E Vergabe 521 l soll Derzeit tendiert die Fachseite eher dazu E Learning als reine Erg nzung zur 2 anzusehen Pr senzlehre und damit als Teil des sogenannten Blended Learning Zudem wird von verschiedenen Akteuren versucht den eigentlichen Lerninhalten mehr Gewicht zu geben da aus ihrer Sicht bislang die technologischen Aspekte im Vordergrund standen Niemeyer sieht Vorteile unter anderem darin dass Kurse im Gegensatz zu traditionellen Lehrmitteln interaktiv sind abstrakte Inhalte durch Simulationen anschaulich gestaltet werden k nnen die traditionellen linearen Denk und Lernkonzepte aufgebrochen und flexiblere netzwerkartige Konzepte verwirklicht werden k nnen Lernen mit betrieblichem Wissensmanagement verbunden werden kann zeit und ortsunabh ngig sowie just in time gelernt werden kann Inwieweit sich E Learning im Zusammenhang mit der Verwendung von E Vergabe durchsetzen wird l sst sich derzeit aber noch nicht absch tzen Zumindest wird mit E Lea
136. Schwellenwerte erf llen somit die Funktion kleinere Auf tr ge die f r ausl ndische Bieter regelm ig nicht von Interesse sind und daher keine grenz berschreitende Relevanz aufweisen vom Anwendungsbereich der Vergabe richtlinien auszunehmen Zur Sicherstellung einer weitgehenden Transparenz m ssen EU weite Vergabever fahren im Amtsblatt der EG bekannt gegeben werden Die ffentlichen Auftraggeber m ssen f r die Auftragsvergaben das Gemeinsame Vokabular f r ffentliche Auf tr ge CPV Common Procurement Vocabulary nutzen Dieser CPV Katalog hat eine Harmonisierung zwischen den EU Staaten zum Ziel d h die zu vergebene Leistung soll in allen EU Staaten gleicherma en beschrieben und verst ndlich sein Erreicht wird dies durch eine einheitliche Nomenklatur bei denen die jeweiligen Leistungen durch Ziffern hinterlegt sind Die jeweilige Ziffer f gt der ffentliche Auftraggeber an der daf r vorgesehenen Stelle in die Bekanntmachung ein Jeder Bezeichnung ist eine bestimmte Codenummer zugeordnet Dadurch k nnen potentielle 8l Ein Beispiel Die Entscheidung des ffentlichen Auftraggebers welche Bewerber er f r geeignet h lt muss auf sachlichen und nachvollziehbaren Erw gungen beruhen Sind solche Gr nde nicht ersichtlich insbesondere weder im Rahmen eines Vergabevermerks dokumentiert noch im Verfahren dargelegt hat der ffentliche Auftraggeber sein Auswahlermessen nicht ordnungsgem ausge bt vgl BayOb
137. Umschl ge mit Angeboten versehentlich ffnet Dies bedingt dann einen erkl renden Zusatz aus welchem Grund und von wem die ffnung erfolgte der zu den Akten genommen wird Trotzdem stellt die ffnung bei der Poststelle eine Verletzung der Vertraulichkeit des Angebots dar und l sst letztlich an der Manipulationsfreiheit des Angebots zweifeln Unternehmen geben mit ihrem Angebot sensible Interna ihres Unternehmens preis Diese Daten m ssen gesch tzt werden damit sie nicht an die Konkurrenz gelangen was dem Unternehmen Schaden zuf gen k nnte Bei einem Werkzeug wie E Vergabe kann diese Schwachstelle weitgehend beseitigt werden sofern die bermittlung der Angebote nur noch elektronisch erfolgt Allerdings st t die elektronische bermittlung auch k nftig an Grenzen wenn begleitend physische Gegenst nde als Teil der Angebote bermittelt werden m ssen So wird das PTLV auch weiterhin bei Ausschreibungen f r Uniformen die Vorlage von Produktionsmustern verlangen m ssen um eine Einsch tzung der zu erwartenden Qualit t vornehmen zu k nnen Revisionssicherheit der Angebots ffnung Die Verhandlung zur ffnung der Angebote 22 VOL A erfolgt unverz glich nach Ablauf der Angebotsfrist In der Verhandlung zur ffnung der Angebote muss neben dem Verhandlungsleiter ein weiterer Vertreter des ffentlichen Auftraggebers anwesend sein Diese Aufgabe bernimmt im PTLV die Revision Die Anwesenheit von Bietern ist nicht zugelass
138. Unternehmen hinsichtlich Qualit t und Vertragstreue besser als Bieter anderer Regionen kennen Dar ber hinaus k nnen sich staatliche Auftraggeber mit ihrer Vergabeentscheidung auf das Interesse verst n digen zus tzliche wirtschaftspolitische Ziele wie Besch ftigung oder Nachhaltigkeit in ihrem Einflussbereich abzudecken Die Auswirkungen des ffentlichen Auftragswesens erstrecken sich sowohl auf den ffentlichen als auch den privaten Sektor Daher gelten Regeln wie Verfahrenstrans parenz der Grundsatz der Verh ltnism igkeit die gegenseitige Anerkennung und die Gleichbehandlung aller Interessenten um m gliche Folgewirkungen zu begrenzen Ziel ist es m glichst vielen Anbietern die M glichkeit zu er ffnen sich an der Ausschrei bung ffentlicher Stellen zu beteiligen Dies soll das Vergaberecht erreichen die Nutzung der E Vergabe sollte dies erleichtern Angesichts der Dimension des ffentlichen Beschaffungswesens ist eine empirische Wirksamkeitsuntersuchung kaum m glich Im Folgenden wird daher zun chst der Gesamtrahmen aufgezeigt um dann eine Eingrenzung f r die Untersuchung vorzu nehmen 7 Der Begriff des ffentlichen Auftraggebers ist definiert in 98 GWB 38 Vgl Blome 2007 S 33 35 Der Oberbegriff Qualit t kann nach L ck in eine technische Qualit t Qualit t von innen und in eine relative Qualit t Qualit t von au en differenziert werden Die technische Qualit t umfasst sowohl di
139. Unternehmen ihre Kompetenzen in die Kommunikation der Vorteile ihres Ange botes verlegen und Nachteile versuchen auszublenden um auf dem Markt wahr 371 genommen zu werden 100 _ 80 Vergessenskurve E nach Ebinghaus 1885 c S 60 2 40 Q 2 ul N oO Abbildung 15 Vergessenskurve nach Ebbinghaus Stangl http arbeitsblaetter stangl taller at 2008 9 Scherer 2006 S 28 370 Vgl Ebbinghaus 1885 71 Vgl Scherer 2006 S 20 27 86 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck Um die schriftlichen Werbebotschaften in der t glichen Informations berflutung nicht untergehen zu lassen wird die Werbebotschaft durch den pers nlichen Kontakt des Lieferanten verst rkt Mit dem Gesch ftsabschluss soll eine mittel oder langfristig wirksame und ertragreiche Beziehung bei der Beh rde aufgebaut werden Eine gute Beziehung erm glicht es dem Lieferanten sogar die Beziehung ber den eigentlichen Zweck hinaus auszubauen und der Beh rde Zusatzleistungen anzubieten die das Unternehmen gar nicht erbringen kann sondern selbst erst noch beschaffen muss Unpers nliche Kontakte zum Lieferanten k nnen der N hrboden f r Kommunikations probleme beim Leistungsabruf darstellen und damit zur Leistungsminderung f hren Das Hauptrisiko ist aber ein zu enger pers nlicher Kontakt zwischen beh rdlich Verantwortlichem und Lieferanten zumal der bergang von engen pers nlichen Kon
140. VA 2008a S 63 Beh rdenseitige Betriebskosten Computer je Beschaffer falls einmalig wiederkehrend kein moderner Windows PC 2 500 Euro bei steigenden Anfor vorhanden derungen Kartenleser je Beschaffer 100 Euro Einmalig 50 Euro und eine j hrliche Sipnatrkanie 16 Hesco ner Geb hr abh ngig vom Anbieter Einmalig wiederkehrend ca 1 Tag entspricht ca 320 Euro Schulung der Mitarbeiter pa Mia Einmalig 100 Euro pro Vergabe oder alternativ ein j hrliches Fixum wiederkehrend Plattformbetreiber Die IKT Betriebskosten der E Vergabe Plattform basieren auf den ben tigten Leistungen der Rechenzentren Beim hessischen Gesch ftsmodell f r E Vergabe setzen sich die Gesamtkosten zusammen aus variablen Kosten Datenspeicherung und sicherung variablen Personalkosten Verfahrensbetrieb Softwarepflege Datenbank management fixen Kosten Infrastruktur Basisbetrieb Diese Kosten werden auf alle beteiligten Vergabestellen umgelegt und zwar bezogen auf die Benutzerzahl gestaffelt nach Kunden mit Benutzerzahl lt 100 xxx Euro Benutzer Jahr Kunden mit Benutzerzahl gt 100 yyy Euro Benutzer Jahr Dieses Modell ist die Kalkulationsgrundlage f r monatliche Pauschalen die am Jahresende in einer exakten Berechnung Spitzabrechnung ausgeglichen werden Bei einem Planungsansatz von 75 000 Euro pro Jahr f r das PTLV und einem j hrlichen Aufk
141. Vergabe im PTLV eigene Quelle 164 Anzahl Vergaben PTLV nach Auftragswert eigene Quelle 168 Anzahl Vergaben HCC ZB nach Auftragswert eigene Quelle 168 Nutzung von 3 Nr 4 VOL A f r polizeispezifischen Bedarf eigene Quelle sora nennen mails 176 Anzahl Ad hoc Beschaffungen bei der hessischen Polizei im Jahr 2008 eigene ONE ee ats 177 Keine Vereinheitlichung von Aktenzeichen eigene Quelle 182 Abarbeitungsliste im PTLV verk rzt eigene Quelle e 185 Zentralisierung der Bedarfsmeldungen eigene Quelle 187 AG Beschaffung der hessischen Polizei eigene Quelle 188 Abgrenzung Beschaffungsprojekt zur Regelorganisation Jahn 2008 190 Leistungsbeschreibung Inhalte aus fachlicher Sicht Laux 2007a 196 Leistungsbeschreibung Inhalte aus Vergabestellensicht Laux 2007a 196 Leistungsbeschreibung Inhalte aus Managementsicht Laux 2007a 197 Anzahl Vergaben im Vergabeausschuss PTLV eigene Quelle 201 Vergaben des PTLV mit E Vergabe in 2008 eigene Quelle 202 Anzahl Vergaben mit E Vergabe der HCC ZB eigene Quelle 203 Anzahl aller Eink ufe der hessischen Polizei eigene Quelle 203 Wert aller eingekaufter Waren der hessischen Polizei eigene Quelle
142. Vergabestellen nachgearbeitet werden muss 5 4 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Bei Nutzung von E Vergabe sollen aufgrund der gr eren Transparenz und Verbreitung von ffentlichen Bekanntmachungen Impulse f r mehr Wettbewerb 674 74 und ausgehen Die Teilhabe von Unternehmen verschiedener regionaler Herkunft Gr e die bislang geringere Zugangsm glichkeiten zu ffentlichen Ausschreibungen hatten soll ebenso erm glicht werden 5 4 1 Einrichten eines Beschafferprofils Die europ ischen Vergaberichtlinien haben die elektronische Vergabe insoweit gest rkt dass sie den ffentlichen Auftraggebern mehr M glichkeiten zum Selbst portr t geben ffentliche Auftraggeber k nnen nach 17 a Nr 2 VOL A freiwillig im Internet ein sogenanntes Beschafferprofil einrichten Dazu geh ren die Bekannt machung von Vorinformationen Angaben ber laufende Ausschreibungen geplante und bereits vergebene Auftr ge sowie annullierte Verfahren 7 Zur Thematik Regionalisierung Regionalismus vgl Rinke 2008 S 444 453 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 209 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Die Stadt M nchen ist dem nachgegangen Nach Huber hat die Stadt M nchen f r diese Leistung 30 bis 45 Minuten zeitlichen Arbeitsaufwand pro Ausschreibung kalkuliert da die Datenfelder des Beschaffungsprofils bisher noch nicht automatisch ausgef llt werden k nnten D
143. ZB Das Kapitel stellt dar welche Sachverhalte im sozio technischen System im Zusammenwirken des sozialen und technischen Subsystems vor allem des PTLV als Zentraler Beschaffungsstelle f r den polizeispezifischen Bedarf wirksam waren und welche Grenzen der Wirksamkeit festgestellt wurden Die Betrachtung der Wirksamkeit erfolgt durch eine Erhebung und Bewertung der Vergabeaktivit ten und Vergabeergebnisse in der Zentralen Beschaf fungsstelle PTLV in den Jahren 2006 bis 2008 also vor Einf hrung der E Vergabe im Jahre 2006 w hrend dessen im Jahre 2007 und danach im Jahre 2008 Kapitel 6 Konsequenzen f r die Zukunft S 223 gibt einen Ausblick welchen Beitrag die Studienergebnisse f r den Einsatz von E Vergabe leisten k nnen und welche weiteren Entwicklungen m glich sind Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 9 Einf hrung 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 2 1 Einf hrung Das ffentliche Vergabewesen umfasst ein breites Aufgabenfeld Es deckt nahezu das gesamte Marktspektrum von legal beziehbaren Leistungen ab und beinhaltet als Kaufinteressenten alle ffentlichen Auftraggeber Dabei tendiert die ffentliche Hand als Auftraggeber und wichtiger Nachfrager des Marktes in fast allen L ndern dazu Anbieter aus der engeren r umlichen Umgebung zu besch ftigen und Anbieter anderer Regionen und L ndern zu bergehen Dies begr ndet sich nicht nur politisch sondern auch weil die Vergabestellen ihre regionalen
144. a stadtweit pro Jahr mehr als 100 europaweite Verfahren durchgef hrt w rden sei der zeitliche Aufwand ganz erheblich Auch wenn Huber die Vorteile des Verfahrens sieht sollten aus seiner Sicht vom Gesetzgeber noch mehr Anreize f r die Nutzung geschaffen werden In der Vergabestelle des PTLV wird die Einrichtung eines Beschafferprofils f r das PTLV als sinnvolle Erg nzung angesehen Allerdings besteht hier kein Anreiz in Hessen eine diesbez gliche Vorreiterrolle einzunehmen so dass das PTLV zun chst die Erfahrungen Anderer abwarten wird 5 4 2 Erfahrungen zur Marktsteuerungsm glichkeit f r ffentliche Auftraggeber F r ffentliche Auftraggeber ist es eine schwer l sbare Aufgabe mit ffentlichen Ausschreibungen sicherzustellen dass vermehrt Bieter auftreten und innovative Leistungen anbieten Spezifizieren sie ihre Anforderungen zu eng wird die erwartete Marktbreite ausbleiben Werden sie mit ihren Anforderungen zu breit wird m glicher weise das fachliche Beschaffungsziel nicht erreicht Insofern k nnen Ausschreibungen dem Markt lediglich pr sentiert werden um dort Interesse am Erhalt des Auftrags zu wecken Inwieweit auch eine Marktsteuerung denkbar ist wird im Folgenden auf Basis unterschiedlicher Erfahrungen ffentlicher Auftraggeber nachgegangen 5 4 2 1 Erfahrungen des BeschA in 2007 Nach Bungenberg sollte das wirtschaftliche Einsparpotenzial bei 25 Prozent liegen wenn ein gr erer Bieterkreis angesproc
145. abe 45 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Organisationsberater nicht die letzten zehn Jahre genau das Gegenteil gepredigt und f r die Dezentralisierung sprich Eigenverantwortung gek mpft 3 3 1 B ndelungsans tze einzelner europ ischer L nder In sterreich wird die Beschaffung von der Bundesbeschaffungs GmbH geb ndelt Sie wurde per Ministerratsbeschluss von der Bundesregierung sterreich beauftragt das Thema elektronische Angebotsabgabe f r Bundesdienststellen voranzutreiben In diesem Sinne wurde mit dem Tochterunternehmen der Wiener Zeitung der auftrag at ausschreibungsservice GmbH amp Co KG ein Kooperationsabkommen geschlossen um gemeinsam eine Plattform zu entwickeln die die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren erm glicht Die gleiche Konstellation findet sich auch in Finnland Dort ist die Hansel Ltd die zentrale Beschaffungseinheit der finnischen Regierung Die Hauptaufgabe der Gesell schaft ist die Ver ffentlichung von Auftr gen der ffentlichen Verwaltung Zus tzlich ist die Hansel Ltd f r Vertr ge verantwortlich und sie bietet Rat zu E Tendering Ver fahren sowie zu vertraglicher Verwaltung an Eine andere Konstruktion mit einer beim Finanzministerium angesiedelten Gesellschaft ist das Staatliche Handelszentrum Rikiskaup in Island Rikiskaup ist sowohl zentrale Beschaffungsorganisation als auch Berater bei gesetzlichen oder kommerziellen Frage
146. abe vorzuhalten sofern Vergabestellen damit wieder kehrende Themen abbilden Inwieweit B ndelungen in betriebswirtschaftlich g nstige Konditionen m nden ist auch abh ngig von der Attraktivit t der ffentlichen Auftraggeber E Vergabe bietet hierzu die elektronischen M glichkeiten einer diskriminierungsfrei erreichbaren und verwendbaren Plattform f r die Wirtschaft Allerdings muss die Plattform f r den spezifischen Markt interessant sein und in die blichen Abl ufe passen M rkte die mit den Mechanismen der ffentlichen Auftragsvergabe nicht vertraut sind werden durch die Plattform alleine nur schwer zu erschlie en sein Andererseits sind es gerade die gro en Wirtschaftsunternehmen die die elektronische Vergabe f r sich entdeckt haben Soweit diese ihre eigenen Lieferanten k nftig vermehrt an die elektronische Vergabe binden ist zu erwarten dass sich diese Lieferanten in der Folge auch vermehrt mit E Vergabe der ffentlichen Auftraggeber auseinandersetzen Allerdings str ubt sich gerade ein deutlicher Anteil der KMU noch immer sich mit der elektronischen Vergabe auseinanderzusetzen F r die ffentlichen Auftraggeber hat dies Aus wirkungen weil die politische Ausrichtung des Vergaberechts immer mehr auf die F rderung der KMU ausgelegt wird Die KMU w rden ihren Anpassungsprozess vermutlich beschleunigen w rde ihnen durch die Schaffung einer Erfahrungsdatenbank ein zus tzlicher Nutzen bereitgestellt Die Wirksamkeit
147. achungsdienst DTAD Deutscher Auftragsdienst Publizieren von Bekanntmachungen Best tigung ber jede Ver ffentlichung Zurverf gungstellen von Kennzahlen Externes Einpflegen von Bekanntmachungen in der Datenbank Optional Verdingungsunterlagen an potentielle Auftrag nehmer weiterleiten Portal Vergabe 24 Portal der offiziellen Ausschreibungsdienste der Bundesl nder und des Deutschen Ausschreibungs blatts Auf Vergabe24 werden die Vergabeplatt formen ausschreibungs abe Deutsches Aus schreibungsblatt Staatsanzeiger Online Logistik und Ausschreibungen Online Th ringen zusam mengef hrt Digitaler Staatsanzeiger Staatsanzeiger Online Logistik Internetbasiertte Anwendung der Staatsanzeiger Online Logistik GmbH aus Bayern Kompletter Workflow von der Bekanntmachung bis zur digitalen Submission mit digitaler Signatur Vergabestellen stellen die Vergabeunterlagen zum Download oder f r den Druck on demand nach herk mmlicher Art und Weise zur Verf gung Bieter k nnen ihre Angebote auch digital zur Submission abgeben gt Tutat Stock 2002 S 39 130 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Vollst ndiges Workflow Al Datenbankbasierte Vergabemanagementl sung f r system mit eigener Vergabemanager gro e WVergabestellen die eine Vielzahl von Ver ffentlichungsplattform Tender 24 Ausschreibungsverfahren nach VOL VOB
148. affende Gut die der ffentliche Auftraggeber voraussetzt vgl Rausch H hn H ppner Bergner Broy 2008 S 484 230 Nice to have Anforderungen sind vom ffentlichen Auftraggeber erw nschte Eigenschaften vgl Rausch H hn H ppner Bergner Broy 2008 S 484 231 Arnold E ig 2002 S 34 232 Vgl BMWi 2007 S 14 15 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 53 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Bei Abbildung 12 ist allerdings zu ber cksichtigen dass der offizielle Startschuss zu E Vergabe am 03 05 2002 erfolgt ist also zu einem Zeitpunkt als die H he des Gesamtauftragsvolumens des BeschA bereits signifikant im Anstieg begriffen und die Anzahl der Neuauftr ge bereits seit Jahren einem stetigen Abw rtstrend unterlegen war Insoweit kann diese Entwicklung auch nicht zwingend der Einf hrung von E Vergabe zugeschrieben werden es sei denn man ginge so weit bereits die Vorberei tung zur Einf hrung von E Vergabe als Ursache sehen zu wollen Diese hat n mlich bereits mit dem Kabinettsbeschluss der Bundesregierung zur Verabschiedung des 234 p Eine Gesetzes ber den elektronischen Gesch ftsverkehr am 15 02 2001 begonnen solche Entwicklung spricht f r den Ansatz der E Vergabe im weiteren Sinne und sollte auch bei anderen Beschaffungsstellen nachweisbar sein 235 Immerhin bindet sich der Rahmenvertr ge werden aber nicht nur positiv betrachtet ffentliche Auftragge
149. age 1997 VOI Verband Organisations und Informationssysteme e V Bonn Kappes M 2007 Netzwerk und Datensicherheit Vieweg Teubner Verlag Wiesbaden Katsikas S Lopez J Pernul G 2005 Trust Privacy and Security in Digital Business Verlag Birkh user Cambridge KBSt 2008 Standards und Architekturen f r E Government Brosch re KBSt Berlin Kegelmann J 2007 New Public Management M glichkeiten und Grenzen des neuen Steuerungsmodells VS Verlag Wiesbaden Kerkhoff G 2006 Kurzfristiger Erfolg und langfristige Wertsteigerung Strate gisches Beschaffungsmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei Unternehmensbeteiligungen in VentureCapital Magazin Ausgabe 8 2006 Seiten 20 21 Verlag GoingPublic Media AG M nchen Literaturverzeichnis 243 Kerkhoff G 2007 Milliardengrab Einkauf 2 aktualisierte und erweiterte Auflage Wiley VCH Verlag GmbH amp Co KGaA Weinheim Kerkhoff G Michalak C 2007 Erfolgsgarantie Einkaufsorganisation Wiley VCH Verlag GmbH amp Co KGaA Weinheim KGSt 2003 Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen KGSt Bericht 4 2003 Brosch re KGSt K ln Kirch T 2007 Kosten der Vergabeverz gerung in Vergabe Navigator 2 2007 S 16 17 Bundesanzeiger Verlag K ln Kirch T 2008 Die produktneutrale Ausschreibung in Vergabe Navigator 4 2008 S 15 16 Bundesanzeiger Verlag K ln Kirch T 2008 Ver
150. ale Wettbewerbsintensit t zu finden IR Vgl Pietzcker 2007 S 1225 1232 174 Inderst Wey 2003 175 Inderst Wey 2007 176 W he 2002 S 499 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 41 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts Soziale Aspekte vs Haushaltsrecht und Sparsamkeit Nach Ansicht von H pfl bedeutet die Forderung der EU Kommission nach nicht diskriminierenden Verfahren dass eine Vergabe an Unternehmen m glich sein muss die sich nicht vor allem durch Lohn und Gehaltsdumping die Wettbewerbsvorteile verschaffen Es d rfe nicht der Fall eintreten dass Unternehmer die freiwillig bereit sind Schritte in Richtung dieser Form des sozialen und nachhaltigen Wirtschaftens zu gehen bei ffentlichen Auftr gen verfahrensrechtliche Nachteile in Kauf nehmen m ssen Der Deutsche Juristinnenbund djb ffentlicher Auftr ge ein geeignetes Instrument zur Durchsetzung der Gleichstellung vertritt die Auffassung dass die Vergabe der Geschlechter im Erwerbsleben darstellt F rderung der tats chlichen Gleichberech tigung aufgrund Art 3 Abs 2 S 2 GG Zudem erlaube Art 4 Abs 1 CEDAW UN bereinkommen zur Beseitigung jeder Form von Diskriminierung der Frau zeitweilige Sonderma nahmen zur beschleunigten Herbeif hrung der auch faktischen Gleichbe rechtigung von Frauen und M nnern Der djb fordert daher eine Verkn pfung von ffentlicher Auftragsvergabe und freiwilliger sta
151. alte sondern dass die Unternehmen die Aus schreibungsunterlagen nur noch vom Internetportal der Stadt Frankfurt herunterladen w rden Allerdings ist hierbei zu ber cksichtigen dass das Geb udereinigerhandwerk von sehr kleinen Unternehmen oftmals reine Ein Mann Unternehmen betrieben wird die sehr mobil und auch darauf angewiesen sind st ndig nach neuen Gesch ftspartnern zu suchen In der gleichen Veranstaltung wurde aber auch kritisiert dass gro en Ausschreibungen mit einem hohen personellen Aufwand zu begegnen sei und dabei die Kosten f r die Angebotserstellung nicht im Verh ltnis zum erwarteten Gewinn st nden So wurde beispielhaft eine Ausschreibung der Stadt Bad Homburg in 2007 genannt bei der die Leistungsbeschreibung 1 000 Seiten umfasst habe und allein f r die Abfrage der Ausschreibungsunterlagen eine Geb hr von 600 Euro gezahlt werden musste Die Novelle der VOL A wird dem nachgehen und k nftig die Kostenfreiheit zur Nutzung der Plattform und der dort abgelegten Informationen fixieren H here St ckzahlen die durch B ndelung erreicht werden steigern die Attraktivit t der ZBSt bzw des Kunden Land Hessen Je mehr Ausschreibungen mit hohen Auftragswerten auf der Vergabeplattform zu finden sind desto eher werden die Bieter geneigt sein sich die Internetseite mehrfach aufzurufen oder als Favoriten zu speichern Ein Nachweis dieses Ansatzes war im Rahmen dieser Studie nicht m glich Eine k nftige Studie
152. amkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Dienst nicht zwingend oder zumindest nicht in allen Bereichen die Beratung durch externe Berater Ein gewisses Potenzial kann bei den Mitarbeitern im ffentlichen Dienst unterstellt oder besser noch festgestellt werden und sollte nicht als Brachland ungenutzt bleiben 5 3 3 6 4 Optimierung mittels Durchl uferkonzept Auf Basis des zuvor ermittelten Ergebnisses zum Anforderungswissen wurde berpr ft ob die Arbeit in der Vergabestelle zu einem Umdenken gegen ber der Anwendung des Vergaberechts f hren kann wenn die eingesetzte Person aus der Fachlichkeit kommt und wenig Verst ndnis f r die Arbeit im HSG V 1 hat Die Gelegenheit dazu ergab sich durch die bernahme einer Auszubildenden bei dem HSG V 1 Sie war zuvor im Projekt Uniform blau der hessischen Polizei eng in der Fachlichkeit als 666 Durchl ufer eingebunden und hatte dort auch pers nlich gute Kontakte entwickelt Nach zwei Monaten Verwendung in der Vergabestelle wurde sie beauftragt Vorschl ge zu erarbeiten um die Aufgabenbearbeitung im HSG V 1 innerhalb des PTLV interes santer darzustellen Ihr Ergebnis war eine erstaunliche Selbsterkenntnis Als ich im Projekt Uniform blau mit gearbeitet habe kam ich das erste Mal mit dem HSG V 1 in Kontakt Bei Z3 Anmerkung des Autors Z 3 ist der Fachbereich Bekleidung im PTLV habe ich schon einen ersten berblick bekommen
153. an potenzielle Bieter versandt w rden w re dies im manuellen Verfahren bei geschickter Umsetzung schwer nachweisbar zumal Bieter ohne negative Vor Erfahrung kaum einen Anfangsverdacht hegen und tenden ziell keine berpr fung anstreben w rden Deren Misstrauen richtet sich i d R gegen die Angebote der Konkurrenz oder die Nichtbevorzugung des eigenen Angebotes F r das Image einer Vergabestelle ist es daher bedeutsam eine zweifelsfreie Akten f hrung nachweisen zu k nnen Bei einer elektronischen Automation lie e sich der Nachweis f r Unternehmen einfacher akzeptieren 3 5 3 2 Angebotsmarketing kann zum Ausschluss f hren Da nderungen und Erg nzungen an den Verdingungsunterlagen unzul ssig sind verschlie t sich der ffentliche Auftraggeber w hrend des Ausschreibungsverfahrens einer Beratung durch potenzielle Lieferanten Dies kann fatale Folgen f r leistungs f hige Anbieter haben wenn sie fehlerhafte technische Vorgaben der Vergabestelle durch intelligentes Mitdenken kompensieren wollen W rde sich die HZD beispiels weise bei der Beschaffung von Massenspeichern bei variablen technischen Details fest legen z B bei USB Sticks auf eine fixe Kapazit t von 2 GB k nnten Anbieter Fort schritte auf dem Markt nicht anbieten selbst wenn zu mittlerweile niedrigeren Preisen mehr Kapazit t angeboten werden k nnte Um diese Information weiterzugeben m sste der Bieter die Verdingungsunterlagen von 2 GB auf die
154. ar ber informiert welche Abzeichnungsschritte anstehen und von wem sie durchgef hrt werden sollen Ein Restrisiko besteht allerdings darin dass der verantwortliche Abzeichnungsbefugte seiner Aufgabe nicht in der erforderlichen Qualit t nachkommt Bei den im PTLV berechtigten Abzeichnungsbefugten dem Leiter der Vergabestelle und dessen Vertreter hat sich diese Funktionalit t als wirksam erwiesen Fehlerhafte elektronische Vorlagen wurden bemerkt und die Korrektur veranlasst Seit Einf hrung von E Vergabe sind solcher Art Fehler nicht mehr entstanden 6 Vgl Rezagholi 2004 S 36 67 AIAG 2007 S 29 192 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 5 3 3 2 Transport und Liegezeiten Transport und Liegezeiten entstehen vor allem bei der schriftlichen bermittlung von Vorg ngen Vor der Einf hrung von E Vergabe im PTLV wurden die Leistungs beschreibungen sowie die Verdingungsunterlagen elektronisch mittels MS WORD erstellt und per E Mail zwischen der Vergabestelle und der Fachabteilung ausge tauscht Im Zuge der Einf hrung von E Vergabe wurde diese Methodik beibehalten und durch die Werkzeuge in E Vergabe erg nzt Eine Ver nderung der Transport und Liegezeiten hat sich dadurch nicht ergeben weil die Informationsweitergabe auch weiterhin durch E Mail erfolgt 5 3 3 3 Verhinderung von Straftaten beim ffentlichen Auft
155. as Risiko bei der Einf hrung einer Software besteht vor allem darin dass diese geheimen Spielregeln untersch tzt oder sogar ignoriert werden Wenn Change Prozesse in Unternehmen n her betrachtet werden handelt es sich i d R um berlegungen zur sachlichen Ausgangslage wie der Personal Markt und Strategie entwicklung ohne dabei das soziale Umfeld mit seinen geheimen Spielregeln im Detail zu betrachten Solche Ans tze sind insbesondere in ffentlichen Verwaltungen erkennbar Dies hat fatale Auswirkungen wenn die Einstellungen der Mitarbeiter sowie ihre Normen und 7 Junginger 2005 S 114 8 L ck 2004 S 585 gt Eine umfassende Betrachtung dieser Mechanismen hat Peter Scott Morgan in seinem Buch Die heimlichen Spielregeln Die Macht der ungeschriebenen Gesetze im Unternehmen vorgenommen Scott Morgan 2008 50 Mandl Reinmann Rothmeier 2000 S 78 gt 31 Vgl Kraus Becker Kolle Fischer 2006 S 161 140 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Risiken des Einsatzes von E Vergabe Werte von Ver nderungsprozessen beeinflusst werden ohne dass sie selbst Einfluss nehmen k nnen Die Folge k nnen Trotzreaktionen und vor allem Reaktanz sein Sichtbar werden diese Reaktionen dann an unflexiblem Verhalten das wiederum f r Au enstehende als B rokratie empfunden wird Wenn also F hrungskr fte Neuerungen wie E Vergabe einf hren wollen und dabei wenig sensibel kommunizieren oder nicht die Belange der Mi
156. as im polizeispezifischen Bedarf aufgrund der polizeilichen Besonderheiten offensichtlich nicht einfach ist Zumindest l sst sich mit dem vorliegenden Datenmaterial nicht nachweisen dass E Vergabe bei polizei spezifischem Bedarf zu einer breiteren Streuung f hrt Nach Bultmann geh rt die Vergabe ffentlicher Auftr ge zu den klassischen Instrumenten der Marktlenkung denn sie wirke gezielt auf unternehmerische Entscheidungen ein Die Nutzung von E Vergabe sollte diese M glichkeit verbessern Beim PTLV lie sich dies aber nicht nachweisen Es w re zu erwarten dass Tabelle 23 einen sich vergr ernden Unterschied zwischen dem geringsten und dem h chsten Angebot zeigt da eine h here Anzahl Angebote zu einer gr eren Spreizung f hren solle Dies ist aber nicht der Fall Vielmehr zeigt sich ein unklares Bild Insofern scheint sich E Vergabe nicht lenkend auf diesen Aspekt auszuwirken Tabelle 23 Durchschnittliche Abweichung vom geringsten Angebot eigene Quelle Unterschied geringstes Unterschied geringstes An h chstes Angebot durch gebot zu Kaufpreis durch schnittlich schnittlich 2006 4 417 Euro 769 Euro 2007 1 201 Euro 853 Euro 2008 4 160 Euro 1 695 Euro Interessant ist dagegen dass der Unterschied zwischen dem geringsten Angebot und dem tats chlichen Kaufpreis bei dieser Studie steigt Dies kann damit zusammen h ngen dass die h here Anzahl Bieter nicht zwangsl ufig zu einer
157. ation ISO wie auch mit der International Electrotechnical Commission IEC Sondervereinbarungen getroffen Die Anwendung von EN ist f r die Hersteller freiwillig Mit der europ ischen Normungsarbeit soll die Schaffung nationaler Normen gef rdert werden die identisch zu den EN sind Ein Bedarf an EN kann von verschiedenen Stellen angemeldet werden die Mehrzahl der Normungsvor schl ge kommt aber aus der Wirtschaft Das Deutsche Institut f r Normung e V kurz DIN ist laut einem Vertrag mit dem Bund die nationale Normungsorganisation der Bundesrepublik Deutschland mit Sitz in Berlin Es erarbeitet Normen und betreibt einen umfangreichen Informationsdienst ber die DIN Normen andere technische Regelwerke einschlie lich Gesetze und Verordnungen sowie europ ische und inter nationale Normungsarbeiten Das DIN unterh lt die weltweit umfassendste Daten sammlung ber die Regeln der Technik Die Verwendung von Standards erm glicht im Rahmen von Beschaffungsprozessen eine Steigerung von Qualit t Transparenz und Geschwindigkeit Die Standardisierung stellt nach Vahrenkamp eine Vereinheitlichung nach bestimmten Mustern dar was allerdings das Vorhandensein definierter Eigenschaften des Objekts voraussetze Ziel ist die einfachere und effizientere Gestaltung des IKT Prozesses Beispielsweise 4 Beide Organisationen sind keine staatlichen K rperschaften sondern privatrechtliche und gemeinn tzige Vereinig
158. ationen werden ungern verworfen Habituierte Denkmuster werden pr feriertt da bequemer und schneller e Sehr eingeschr nkte M g lichkeiten durch E Vergabe e Lediglich Hinweise und Anregungen denkbar Mangelnde Offenheit des Fachexperten gegen ber neuen L sungen unzureichende Lernbereitschaft Es ist einfacher in bew hrten Denkmustern zu denken Neues und Unbekanntes l st eventuell Angste Unsicherheiten aus e Sehr eingeschr nkte M g lichkeiten durch E Vergabe e Lediglich Hinweise und An regungen denkbar Tendenz eigene Denkrichtung schon nach geringer Anzahl von Hinweisen zu best tigen Streben nach m glichst gro er Ordnung im eigenen Gedanken geb ude neue Denkans tze be dingen aber eine vor bergehen de Unordnung Nach der Theorie der kognitiven Dissonanz haben Individuen das Bed rfnis auftretende Widerspr che in ihrem Denken F hlen und Handeln zu beseitigen Das Individuum sucht nach Informationen zur Rechtfertigung einer getroffenen Ent scheidung ignoriert Informationen die nicht in Einklang mit der fr heren Ent scheidung stehen und interpretiert sie neu Interindividuelle Informationspathologien entstehen nach Festinger Irle M ntmann durch Kommunikationsprobleme zwischen Individuen Zwischen verschiedenen Per s nlichkeitstypen k nnten infolge mangelnder Kompatibilit t der Wahrnehmungs und Denkformen die Kommunikationsbeziehungen empfindlich gest rt sei
159. ativit t f r innovative L sungen Weiterhin sind das Verhandeln mit den unterschiedlichen Personen Konflikt und Kooperationsf higkeit ebenso Grundlagen wie Team und Netzwerkf higkeit Der professionelle Umgang mit moderner Informationstechnologie wird schlichtweg vorausgesetzt Der Qualifikationsbedarf f r die Beschaffungsstellen steigt somit stetig an Fr her Einkauf als Einkauf als Anforderungen an den Bestellwesen Wertsch pfungspartner modernen Eink ufer manan p be Schwerpunkt Lieferantenmanagement os Leistungen zur Sch pfung Schnittstellen und T von Kosten Qualit ts und Prozessmanagement 5 Innovationspotenzial durch e Wertsch pfung und den Einkauf Selbstmarketing S S e Kompetenter Schwerpunkt D Verhandlungs und Administrative Prozesse 5 Ansprechpartner f r Organisation d 4 interne und externe Partner Disposition 5 Durchf hrung Abwick 5 Professionelle Abwicklung der Prozesse e Beherrschung effizienter Systeme lung von Bestellungen Mumm Em Abbildung 10 Entwicklung zum modernen Eink ufer angelehnt an http www BME de Zu den empfohlenen Methoden der Qualifikationssteigerung geh ren das Studium von Fachliteratur und Zeitschriften der Besuch externer fachorientierter Schulungen z B zu Vergaberecht Wirtschaftlichkeitsrechnungen Marktanalyse Lieferantenauswahl sowie die Bereitschaft zur teamorientierten Schulung z B Ve
160. atlicher Leistungsgew hrung mit dem Nachweis der Einhaltung der Diskriminierungsverbote sowie die Ber cksichtigung der Durchf hrung effektiver Gleichstellungsma nahmen durch Unternehmen bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge Nach Ansicht des djb zeigen insbesondere die lang j hrigen Erfahrungen in den USA dass ein externes Anreizsystem wie die ffentliche Auftragsvergabe ein effektives Instrument zur Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und M nnern in der Privatwirtschaft sei ie 180 Die EU Kommission hat solche M glichkeiten indirekt zur Verf gung gestellt Der ffentliche Auftraggeber ist frei den Auftragsgegenstand vertraglich so zu definieren dass er auch der Erreichung seiner sozialpolitischen Ziele dient sofern es verschiedene L sungen gibt um den Anspr chen des Auftraggebers gerecht zu werden Allerdings gilt diese Freiheit nicht unbegrenzt Ein ffentlicher Auftraggeber muss die Regeln und allgemeinen Grunds tze des Gemeinschaftsrechts beachten Dies bedeutet nach Auf fassung der EU Kommission z B dass der Gegenstand eines ffentlichen Auftrages nicht so definiert werden kann dass sein Ziel oder sein Ergebnis die 7 H pfl 2004 S 9 11 78 djb 2007 7 Convention on the Elimination of All Forms of Discrimination Against Women CEDAW EU Kommission 2001 S 7 81 Vgl Hegele 2005 S 9 18 42 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentra
161. be tr gt nach Auffassung des BMWi mit einer Steigerung der Leistungsf higkeit dazu bei Die EU Kommission ist bestrebt den Erfahrungsaus tausch zur Optimierung elektronischer Beh rdendienste voranzutreiben um das Poten zial durchg ngig auszusch pfen und setzt dabei auf Informationen Quantifizierungen und vergleichende Bewertungen Mit E Vergabe sollen Standards eingef hrt werden mit der die Vergabe von ffentlichen Auftr gen vollst ndig ber das Internet abgewickelt werden kann wobei Medienbruchfreiheit Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit gew hrleistet bleiben sollen Mit dem Konzept des E Governments wird erwartet grundlegende Voraus 3 DStGB 2007 54 IfM 2008 S 8 5 Das IfM weist darauf hin dass in der von ihnen genannten Summe alle prozessualen und laufenden Kosten f r Unternehmen und ffentliche Auftraggeber zur Durchf hrung von Vergaben umfasst seien Lediglich die Kosten f r Nachpr fungsverfahren seien nicht enthalten IfM S 8 Fu note 1 Vgl EU Kommission 2004 S 3 Vgl Innenministerium BW 2008 sowie HZD 2007 S 14 15 58 EU Kommission 2006 S 3 Bei der Diskussion um das Einsparungspotenzial ist allerdings auch zu bedenken dass der Start des ersten Feldversuches des vom BMWi gef rderten Leitprojektes e Vergabe mit einem Invest von rund 4 5 Mio Euro verbunden war BMWi 2002 Die Amortisation ist aber noch nicht belegt 6 EU Kommission 2006 S
162. be zu verwendenden Programme und ihre technischen Merkmale m ssen ebenso nicht diskriminierend allgemein zug nglich und kompatibel mit allgemein verbreiteten Erzeugnissen der IKT sein Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 350 zu 16 Nr 5 VOL A 1 Rechner mit Basisleistungen der oftmals aufgrund seiner Funktionalit ten im Internet auch als Portal bezeichnet wird 42 N Die ffentlichen Auftraggeber haben daf r Sorge zu tragen dass den interessierten Unternehmen die Informationen ber die Spezifikationen der Ger te zur elektronischen Ubermittlung der Angebote einschlie lich Verschl sselung zug nglich sind 16 Nr 6 VOL A 3 Vgl Prie 2005 S 227 232 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 105 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften deren spezifischem Markt orientieren so dass nicht grunds tzlich von einer ausschlie lichen Ver ffentlichung ber Internetportal ausgegangen werden kann 4 2 5 ffnung Pr fung und Wertung der Angebote Der Vorgang zur ffnung Pr fung und Wertung der Angebote ist als Gesamtheit zu sehen und wird als solcher in einem Workflow zusammen zu fassen sein 22 23 25 VOL A Wesentliche Zielrichtung dieses Workflows ist die Wahrung der Vertraulichkeit sowie die Feststellung der Vollst ndigkeit der Angebote Sinn der dabei praktizierten Geheimhaltung ist es den Wettbewerb zu sichern Daher soll auch nach der ffnung der Angebote durch vertrauli
163. bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge Arbeitshilfe f r ffentliche Auftraggeber und sozialwirtschaftliche Unternehmen Brosch re BMWi Berlin Heib R 2004 Effiziente Verwaltungsprozesse durch E Government in Scheer A Abolhassan F Kruppke H Jost W 2004 Innovation durch Gesch ftsprozessmanagement S 385 398 Springer Verlag Berlin Heinrich L Heinzl A Roithmayr F 2004 Wirtschaftsinformatik Lexikon Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen Heinrich L Lehner F 2005 Informationsmanagement Oldenbourg Wissen schaftsverlag M nchen Heinrich S 2007 Innere Sicherheit und neue Informations und Kommuni kationstechnologien Ver nderungen des Politikfeldes zwischen institutionellen Faktoren Akteursorientierungen und technologischen Entwicklungen Dissertation LIT Verlag Berlin Hamburg M nster Heinze F 2005 Die elektronische Vergabe ffentlicher Auftr ge Peter Lang Verlag Frankfurt Held K 2006 Projekt Beschaffungsoptimierung PTLV Istaufnahme Projektergebnis zur Optimierung der Beschaffung im PTLV Version 1 00 vom 30 11 2006 nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen Hellstern G M Buchenau G 2003 Gesch ftsprozessmanagement Praxis orientiert umgesetzt LIT Verlag Berlin Hamburg M nster Henschel O 2004 Lexikon Eventmanagement Beuth Verlag Berlin Wien Z rich Herberg D Kinne M Steffens D 2004 Neuer Wor
164. ber damit eng an nur ein Unternehmen womit den anderen Marktteilnehmern zumindest mittelfristig die M glichkeit genommen wird diesem ffentlichen Auftraggeber ihre Leistungen erfolgversprechend anzubieten Hat sich der ffentliche Auftraggeber dann ber Rahmenvertr ge gebunden bietet sich ihm zumindest die M glichkeit die betriebswirtschaftliche Managementmethode Supplier Relationship Management SRM einzusetzen Bei deren Einsatz wandelt sich die Rolle des Lieferanten der fr her im Rahmen von Preisverhandlungen als Gegner betrachtet wurde zu der eines Wertsch pfungspartners der in die Beschaf fungsprozesse integriert wird 3 3 4 Zu Entwicklungsformen der Angebotsb ndelung Es gibt verschiedene Kooperationsformen zwischen Unternehmen um zu einer Angebotsb ndelung zu kommen Dazu geh ren Interessengemeinschaften Arbeits 3 Pressemitteilung des BMI vom 03 05 2002 http www bmi bund de 234 Rede von Staatssekret rin Brigitte Zypries Bundesministerium des Innern auf der Beschaffungskonferenz 2001 der Wegweiser public markets GmbH am 13 September 2001 in Berlin http www bmi bund de vgl auch Rosenk tter Seidler 2007 S 684 691 Hinsichtlich Marktverk rzungen gibt die VOL A vor dass ffentliche Auftraggeber Rahmenvertr ge nicht missbr uchlich oder in einer Weise anwenden d rfen die den Wettbewerb verhindern einschr nken oder verf lschen 3a Nr 4 Abs 2 VOL A w oa
165. berarbeitete und erweiterte Auflage Gabler Verlag Wiesbaden Arnold U 1982 Strategische Beschaffungspolitik Verlag P Lang Frankfurt Arnold U E ig M 2002 konomische Anforderungen an die e Vergabe in Grundlagen der elektronischen Vergabe S 31 37 Brosch re Heraus geber BME BMWi Frankfurt Berlin Arnold U 2004 ABC Analyse in L ck W 2004 Lexikon der Betriebs wirtschaft 6 Auflage S 1 Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen 228 Literaturverzeichnis Arnold U 2007 Strategisches Beschaffungsmanagement in Arnold U Kasul ke G 2007 Praxishandbuch innovative Beschaffung S 13 46 Wiley Verlag Weinheim Arnold U Warzog F 2007 Beschaffungscontrolling in Arnold U Kasulke G 2007 Praxishandbuch innovative Beschaffung S 309 336 Wiley Verlag Weinheim Arnold U Truck N k A Gesamtwirtschaftliche Sch den durch Korruption in BME BMI E Vergabe Korruptionspr vention bei der elektronischen Vergabe Leitfaden Ver ffentlichungsdatum unbekannt BMI Berlin ausschreibungs abc 2008 eVergabe ist jetzt Brosch re der ausschreibungs abc GmbH Stuttgart Bachmann P 2004 Controlling f r die ffentliche Verwaltung Gabler Verlag Wiesbaden B rmann A 2006 Kaufm nnische Buchf hrung auf Landesebene der Hessische Weg in Proll U Reckert K 2006 Neues Kommunales Finanzmanagement S 157 166 Bundesanz
166. bgebaut und die durchg ngige Umsetzung des neuen Rechtsrahmens in der ganzen EU sichergestellt werden Dar ber hinaus wird versucht Hindernissen vorzubeugen falls die einzelnen Mitgliedstaaten inkompatible Systeme einsetzen Aufgabe der Mitgliedstaaten ist es auf ihre Bed rfnisse zugeschnittene 164 Heckmann nannte das bis dahin entstandene nationale und europ ische Vergaberecht so komplex und kompliziert dass es allenfalls mit dem Dickicht des Steuerrechts vergleichbar sei Heckmann 2003 S 73 Interessant ist diese Auffassung deshalb weil die VOL A eigentlich nur aus 32 Paragrafen besteht Heckmann sah im anstehenden Einsatz von E Vergabe die Chance dass das Vergaberecht evaluiert und zwangsl ufig novelliert wird Heckmann 2003 S 88 16 n Franke stellte in einer Fragebogenaktion fest dass die Anwendergruppen die Praktikabilit t Effizienz und Transparenz des Kaskadenprinzips berwiegend negativ bewertet hatten Vergabekammern und Anw lte h tten sich besonders negativ ge u ert Auffallend sei dass sich nur die Verb nde positiv zum Kaskadenprinzip ge u ert h tten Franke 2003 S 53 16 Damit ist gemeint dass jedes Unternehmen in die Lage versetzt werden muss europaweit mit technischen Mitteln auf alle Vergabeverfahren zugreifen zu k nnen Dazu m ssen zum einen technische Voraussetzungen definiert sein um deren Erf llung sich die Unternehmen bem hen k nnen sollen und zum anderen sollen rechtliche Vorausset
167. bh ngig sind ineinandergreifen oder zusammenwirken also miteinander in Beziehung stehen Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 642 Bei E Vergabe handelt es sich damit sowohl im engeren als auch im weiteren Sinn um ein System 97 Wyssusek 2004 S 151 8 Vgl Wyssusek 2004 S 152 159 3 Vgl Wyssusek 2004 S 161 179 400 Im Operations Research OR werden Modelle und Methoden zur Analyse des Verhaltens von Systemen und zur L sung von Planungsaufgaben zusammengefasst L ck 2004 S 489 0 Beim Management Science Managementlehre ist das Erkenntnisobjekt das Leitungshandeln in Organisa tionen sowie die Notwendigkeit die sich aus der Arbeitsteilung ergibt Arbeitsschwerpunkte der Managementlehre sind Managementtechnik und Menschenf hrung Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 412 42 Eine Systemanalyse ist die m glichst exakte Bestimmung und Charakterisierung von Teilen eines Systems sowie der Beziehungen der Teile untereinander und zum System mit dem Zweck das System zu erkl ren Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 55 98 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Zum Begriff des Systems Critical Systems Thinking Die Entwicklung des kritischen Systemdenkens kn pft unmittelbar an die Entwicklung des weichen Systemdenkens an also nach Wyssusek dem Wahrheitsanspruch der im Rahmen der weichen System analyse erlangten Erkenntnisse Wyssusek pr gt hinsichtlich der Organisationsmodellierung den Begr
168. bunden sind und es aus dem Blickwinkel der Dienststellen daf r auch keine Notwendigkeit gab blieben diesbez gliche Bestrebungen eher die Ausnahme so dass es wohl zu nicht unerheblichen Preisspr ngen bei gleichen Materialien zu unter schiedlichen Konditionen bei gleichen Lieferanten und insgesamt zu betr chtlichen Personal und Prozessmehrkosten gekommen sein wird Des Weiteren wurden gt Bevor das HCC als Organisation 2001 neu installiert und die ZBSt ihr als HCC ZB unterstellt wurde war die HCC ZB als Landesbeschaffungsstelle organisatorisch bei der OFD angesiedelt Vgl Beyer Grimmer 1986 S 48 550 Eine konkrete Erhebung mit Datenmaterial zu diesem Sachverhalt liegt allerdings nicht vor Die Informationslage beruht auf Erfahrungswerten der Beschaffungsorganisationen 150 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand Beschaffungen gr tenteils nicht wie vorgesehen im zentralen Erfassungssystem SAP R 3 Y_Modul MM Materialwirtschaft des Landes Hessen abgebildet so dass es auch nicht m glich war valide Erkenntnisse f r strategische Optimierungen zu gewinnen aus denen sich Steuerungsm glichkeiten h tten ableiten lassen k nnen Es fehlte letztlich an einer gesamtheitlichen Sichtweise Eine solche wurde vom hessischen Ministerpr sidenten Roland Koch in seiner Regierungserkl rung im Hessischen Landtag am 23 04 2003 eingebracht als er den Begriff Konzern Land
169. ces Computer Interface zusammengefasst Wie eine medienbruchfreie bermittlung und Weiterverarbeitung elektronischer Daten im E Government zu gew hrleisten ist soll Abbildung 14 verdeutlichen 38 Die Authentifizierung bezeichnet den Vorgang der berpr fung der Identit t eines Gegen bers also z B einer Person oder eines Computerprogramms Die Authentisierung bezeichnet den Vorgang des Nachweises der eigenen Identit t Im Deutschen werden die Begriffe oft synonym verwendet Kock 2006 S 6 30 EU Kommission 2006 310 OSCI X V Standards sind XML basierte fachliche Standards f r bestimmte Dom nen der ffentlichen Verwaltung X V Projekte werden durch Bund L nder oder Kommunen betreut und von der OSCI Leitstelle koordiniert vgl http www1 osci de sixcms detail php id 1181 31l Der St dtewettbewerb MEDIA Komm wurde 1998 vom Bundeswirtschaftsministerium ausgelobt um die Entwicklung und Anwendung von Multimedia in St dten und Gemeinden gezielt zu unterst tzen An der Ausschreibung beteiligten sich 136 St dte und Regionen mit ihren Konzepten aus denen zun chst zehn Kandidaten Berlin Bremen Dortmund Esslingen Karlsruhe K ln Leipzig N rnberg Rathenow in das engere Verfahren kamen und f r eine ausf hrliche Konzepterstellung jeweils 150 000 DM erhielten 1999 wurden aus diesem Kreis die drei Preistr ger Bremen Esslingen und der St dteverbund N rnberg ausgew hlt F r ihre Projekte stand bis Ende 2003 ein G
170. ch mit strategischer und bergreifender Beschaffung von Leistungen befasst Allerdings erstreckte sich die Beschaffung der HCC ZB vor der Neustrukturierung der Beschaffung in der hessischen Landes verwaltung noch auf einen recht beschr nkten Warenkorb Die Dienststellen konnten zuvor eigenst ndig beschaffen und mussten die HCC ZB nur beteiligten wenn sie nach eigener Einsch tzung die Beschaffung nicht selbst vornehmen konnten Die HZD ist seit 1970 f r den Bereich der IKT der hessischen Landesverwaltung zust ndig Ihre Leistungen mussten zwar seitens der hessischen Dienststellen vorrangig genutzt werden aber mit der Begr ndung man brauche einen gewissen spezifischen Bedarf den die HZD nicht decken k nne konnten die Dienststellen diese H rde umgehen und eigenst ndig ihre eigene IKT beschaffen Das PTLV deckt spezifische Belange der hessischen Polizei ab Die Spezifika sollte weiterhin an dieser zentralen Stelle zusammengef hrt bleiben berlegungen die polizeilichen Bedarfe auf HCC ZB und HZD ZB aufzuteilen und damit eine dritte Zentralstelle einzusparen wurden deshalb nicht umgesetzt Die meisten Beschaffungseinheiten der Ressorts f hrten bis zur Neustrukturierung des Beschaffungsmanagements des Landes Hessen ihre Beschaffungen unabgestimmt und parallel zueinander durch Ein Informations oder Erfahrungsaustausch einzelner Beschaffungsstellen untereinander fand nur sehr bedingt statt Da Abstimmungen mit Aufwand ver
171. ch nicht kurzfristig abschlie en lie Anfangs war es nur mit intensiver Kontrolle m glich f r die Einhaltung der Regelungen der DA Vergabe zu sorgen Eingespielt haben sich die vorgegebenen Verfahrensabl ufe deshalb auch erst nach zwei Jahren Laufzeit Einsch tzung des Autors Die Ursache lag in mehreren Faktoren begr ndet Zum einen musste sich das neu gegr ndete HSG V 1 erst aufstellen und Handlungssicherheit in der ungewohnten Aufgabenerf llung erlangen Immerhin war das Personal f r das HSG V 1 aus den Fachabteilungen gewonnen worden und musste sich selbst erst noch von alten Vorgehensweisen l sen Zum anderen dauerte die Entw hnung von alten Gewohnheiten f r die Fachabteilungen noch l nger Mit fortschreitender Dauer st rkte die Beh rdenleitung des PTLV die Position des HSG V 1 gegen ber den Fachabteilungen indem sie st ndig die Einhaltung der Dienstanweisungen einforderte und Abweichungen nicht akzeptierte Damit wurden der Workflow bei Beschaffungsma nahmen sowie die Zust ndigkeiten der beteiligten Organisationen verbindlich und nachpr fbar festgelegt so dass 2008 festgestellt 53 PTLV 2007a 158 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand werden konnte dass die Dienstanweisungen bis auf wenige Ausnahmen eingehalten 574 werden Strategische Standards Je weniger Ausnahmen von festgelegten Standards zugelassen werden desto eher sind geb
172. che Behandlung verhindert werden dass Au enstehende Einfluss auf die weitere Behandlung der Angebote nehmen bzw sich Kenntnisse ber den Inhalt einzelner Angebote verschaffen Dieser Gesichtspunkt erlangt gerade im Verhandlungsverfahren eine besondere Bedeutung denn das Verhandlungsverfahren l sst Nachtr ge und Nachbesserungen zu Ab dem 01 01 2010 sollen die Vergabestellen des Bundes nur noch elektronische Angebote entgegennehmen Bis aber letztlich alle Vergabestellen in den L ndern oder Kommunen die Voraussetzungen zur elektronischen Auftragsvergabe geschaffen haben k nnen weiterhin schriftliche Angebote bei der Vergabestelle eingehen Sie sind ebenso wie die elektronischen Angebote bis zur ffnung unter Verschluss zu halten Beim elektronischen Eingang der Angebote muss die Vergabestelle zwar auf elektro nischem Wege eine Eingangsmitteilung erhalten aber das System soll den elektro nischen Zugriff auf das eingegangene Angebot bis zum ffnungstermin verweigern 22 Nr 1 VOL A Das stellt entsprechend hohe Anforderungen an die Schutzfunk tionen des elektronischen Vergabesystems denn gerade Systembetreuer sind im Bereich der Informationstechnologie genau die Personengruppe die einen uneinge schr nkten Zugriff auf das Basissystem haben muss um im Bedarfsfall Systemfehler korrigieren zu k nnen Dennoch ist auch dieser Personengruppe jeglicher Zugriff auf die Angebote zu verweigern vor allem wenn sie spezifische Syst
173. chen und Pr fungsverfahren einen hohen wirtschaftlichen Sinn zu Gleichzeitig ging er durch die Trennung der fachlichen Zust ndigkeit von den rein beschaffungsbezogenen Aufgaben von einer entscheidenden Verringerung des Korrup tionsrisikos aus Die angeregte Organisations nderung wurde mit Wirkung vom 01 12 2005 umgesetzt Seither ist das neu eingesetzte HSG V 1 Beschaffung in Dienst sowie die IKT Abteilung des HLKA aufgel st bzw aus ihrer bisherigen Stammdienststelle ausgelagert und gemeinsam ins PTLV integriert 557 Vgl M hlbacher 2003 S 172 558 Dieser Auffassung schlie en sich die Kommentatoren zum Vergaberecht an so z B Rechten Das Vergaberecht wird mit den jetzigen und zuk nftigen nderungen nicht einfacher Gerade durch die mannigfaltigen Vorgaben aus Br ssel steigt der Anspruch insbesondere an die ffentlichen Auftraggeber das Vergaberecht zu beherrschen und rechtssicher anzuwenden Der Nutzung der elektronischen Prozesse d rfte dabei in Zukunft nicht zuletzt auch unter dem Aspekt einer Anwenderunterst tzung eine noch gr ere Rolle zuteil werden als bisher Rechten 2006 S 15 19 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 153 Untersuchungsgegenstand einer Zentralstellenfunktion f r Beschaffungen zust ndig Dem HSG V 1 obliegt auch die alleinige Kompetenz zur Nutzung von E Vergabe bei der hessischen Polizei Das gelebte Mitzeichnungsverfahren wurde vom Gutachte
174. chlag Aufhebung Vergabevermerk ssensensneesneeenennnneennennnn 106 4 2 7 Zus tzliche Vorschriften f r EU weite Ausschreibungen 107 4 3 Weitererelevante Vorschriften ses neonne a a is 108 4 3 1 Sicherheit Vertraulichkeit Signatur ccsrsssssseensessneneneennnnenne nennen 108 4 3 2 2Zvilrechtliche Aspekte nlsnen nie 110 493 Bienstvorschtiften ses ae 111 4 4 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung eesennennnessennnenennennnnnnn 112 4 4 1 Wahrnehmen Verstehen Wissen c nessesssessorsnonsnnnnnnnnnennennnnsnensnnnnnnnnnnn 113 442 OQrganisationsk ltut secsi anin iia ia a 117 44 3 leamentwieklufe susanne 119 4 4 4 Reaktanz Potenzial von E Vergabe eessensseesssesenennsnnsnnennnnnne nennen 120 4 4 5 Usability Ergonomie u ih les 121 4 5 E Sourcing Werkzeug im B2B Markt csenssensenenenssnennnennnenensnnennnn 123 43 1 Grenzen voh E Source ae 126 4 5 2 Nutzung von E Sourcing in Vergleich zu E Vergabe eeee 127 4 6 Technische L sungsstrategien f r E Vergabe eennneennennnnennnn 128 4 7 Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland eeeee 130 4 7 1 Europ ische Entwicklungen ra ka see eisen 130 4 7 2 In deutschen Bandesyerwaltunzen una ipik 135 4 8 E learning als begleitende Erkenntnisquelle eeenennnenenennnnn 137 4 9 Risiken des Einsatzes von E Vergabe u cussses
175. chtigen ist Soweit in dieser Studie internationale Vergleiche erfolgen beschr nken sich diese aufgrund der engen Bindung der E Vergabe an die Regelungen der EU in erster Linie auf europ ische Vergleiche 2 6 3 Rechtlicher Rahmen Das Vergaberecht umfasst die Gesamtheit der Normen die ein Tr ger ffentlicher Ver waltung oder eine im vorstaatlichen Bereich angesiedelte ffentliche Einrichtung bei der Beschaffung von sachlichen Mitteln und Leistungen die sie zur Erf llung ihrer Aufgaben ben tigen zu beachten hat Die VOL A die dieser Studie zugrunde liegt ist Teil der Verdingungsordnungen f r Leistungen VOL und damit neben den haus haltsrechtlichen Grundnormen des 30 Haushaltsgrunds tzegesetz HGrG und den Bundes und Landeshaushaltsordnungen BHO LHO mit den Grunds tzen der Wirt 3 Prie 2005 S 6 4 Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 3 Rn 1 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 21 Zu den Rahmenbedingungen schaftlichkeit und Sparsamkeit dem Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbs beschr nkungen GWB und der Vergabeverordnung VgV einer der Grundbausteine des deutschen Vergaberechts siehe Abbildung 4 mit einer Abgrenzung welche Rechtsvorschriften in dieser Studie betrachtet werden und welche nicht Gesetz gegen Wettbewerbsbeschr nkungen 4 Teil Kartellvergaberecht Vergabeverordnung lt O Q i Abschnitt 2 Abschnitt 3 Abschnitt 4 Abschnitt 2 Abschnitt 3
176. chtsprechung nicht normiert Da die Pflicht zur Dokumentation jedoch Beweiszwecken dienen soll ist die Schriftform das angemessene Mittel den Gang des Vergabeverfahrens transparent darzustellen Ein zusammenh ngender Vergabevermerk ist nicht gefordert Dem Sinn und Zweck der Dokumentationspflicht ist gen gt wenn der f rmliche Verfahrensablauf chronologisch aus der Vergabeakte ersichtlich ist Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 662 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 107 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften bleiben ohne dass die Vergabesoftware die Korrektheit pr fen k nnte Eine solche Problematik kann ber die Aus bung der Fachaufsicht durch die Vorgesetzten aufge fangen werden da diese sich im Gegensatz zu einem Automaten die Gr nde der Aus wahl des Sachbearbeiters von diesem schildern lassen k nnen Wird die Dokumentationspflicht nicht eingehalten kann es sogar vorkommen dass eine Vergabeentscheidung zwar in der Sache richtig ist aber keinen Bestand hat wenn die Gr nde f r die Auswahl des Bewerbers nicht im Vergabevermerk niedergelegt 431 wurden 4 2 7 Zus tzliche Vorschriften f r EU weite Ausschreibungen Ziel der Vergaberichtlinien ist es im Bereich der Vergabe ffentlicher Auftr ge einen grenz berschreitenden Wettbewerb sicherzustellen Dazu sollen Auftr ge erfasst werden die wegen ihres Wertes f r einen grenz berschreitenden Wettbewerb von Bedeutung sein k nnen Die
177. chung IfM benennt als wesentliche forschung Ergebnisse seiner Studie IfM am Die St rkung der elektronischen Vergabe sei besonders wirksam Prog nose der Kosteneinsparung 3 134 9 Mio Euro Die Einf hrung einer Bagatellgrenze von 500 Euro bringe eine Kosten 36 einsparung von 655 6 Mio Euro Verbindliche zentrale Ver ffentlichung aller Vergabebekannt machungen auf http www bund de f hre nochmals zu einer Kosten einsparung von 808 2 Mio Euro 1 4 Vorgehensweise Zur Analyse der Wirksamkeit einer E Vergabe ist es notwendig eine Begriffs bestimmung der E Vergabe E Vergabe im weiteren und engeren Sinne vorzunehmen Konzeptioneller Bezugsrahmen Kapitel 2 S 9 und zu pr fen inwieweit die Rahmenbedingungen f r den Einsatz von E Vergabe geeignet sind eine E Vergabe wirksam zu implementieren Dies erfordert eine Definition des Begriffs Wirksamkeit 31 EU Kommission 2004a 32 Alsagoff Weng Zainon 2006 gt gt Im Auftrag des BMWi BMWi 2006 3 Das IfM hat allerdings den Aufwand f r R gen und Nachpr fungsverfahren nicht bemessen Ebenfalls nicht einbezogen wurden die Kosten die durch Schulungen und die Hinzuziehung von Rechtsexperten zur Verfahrensdurchf hrung entstehen IfM 2008 S 15 Das IfM weist darauf hin dass es sich hier um volkswirtschaftliche Gesamtkosten handelt IfM 2008 S 38 3 Es liegen 36 aller Vergaben unterhalb dieser Bagatellgrenze IfM 2008 S
178. chung und Informationen Bei den n chsten Implementierungsphasen handelt es sich um die elektronische Annahme von Angeboten sowie elektronische Auktionen Internetseite http www marches public lu Malta Oktober 2009 Das Portal in Malta bietet Informationen und die Benachrichtigung der Auftragserteilungen Ein E Procurement Portal war im April 2004 hergestellt worden das der ffentlichen Hand derzeit die Beschaffung von Hardware und Software unter einer bestimmten Schwelle erm glicht Das E Procurement System soll k nftig ausgebaut werden Internetseite http www contracts gov mt Maze donien Oktober 2009 Der Dienst Mazedoniens zielt darauf ab den menschlichen Einfluss im ffentlichen Beschaffungsprozes ab dem Einreichen des Angebotes auszuschlie en ffentliche Anstalten und Unternehmen m ssen sich zur Nutzung des Systems anmelden um Angebote bekanntzugeben oder Angebote zu bermitteln eAuction wurde im Januar 2008 eingef hrt Internetseite https www e nabavki gov mk Nieder lande Juni 2009 Die Niederlande verf gen ber keine zentrale E Procurement Infrastruktur f r den ffentlichen Sektor Die holl ndische Regierung bereitet gegenw rtig die Implementierung eines betriebsbereiten Systems vor Internetseite nicht verf gbar gt 15 In Deutschland d rfen ffentliche Auftr ge nicht in elektronischen Auktionen vergeben werden Entscheidung der VK
179. chutzrechtliche Risiken und Verpflichtungen f r Beh rden mit sich bringe Zilkens 2008 S 44 47 100 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften Einzelabruf innerhalb eines Rahmenvertrags ffentliche Ausschreibung Freih ndige Vergabe Er Bedarfsermittlung Bedarfsermittlung Erstellung der Verdingungs Einholung von unterlagen mindestens 3 Angeboten BE Bedarfsermittlung Bestellung Bekanntmachung re Anforderung der Vergabeunterlagen Versand der Vergabeunterlagen Angebotsauswertung Be Zuschlagserteilung Lieferung und Zahlung Lieferung und Zahlung Bearbeit SSCNI un g der n Abgabe des Angebots Eingang und Verwahrung der Angebote Angebots ffnung nach 4 Augen Prinzip Bewertung der Angebot Legende Mit E Vergabe automatisierbar Mit E Vergabe automatisierbar aber ggf manuelle Teilverarbeitung sofern Eingang von Mustern erfolgt Lieferung und Zahlung Mit Bietercockpit ggf Zusatztool von 7 E Vergabe automatisierbar Abbildung 17 Vergabeverfahren und Arbeitsschritte angelehnt an Bubeck Fuchs 2003 S 13 Zuschlagserteilung 4 2 2 Leistungsbeschreibung Verdingungsunterlagen Die Leistungsbeschreibung enth lt alle Anforderungen an die abgeforderte Leistung Deshalb ist die Leistung durch die Vergabestelle eindeutig und so
180. d Citizens Immobilien und Baurecht Zeitschrift International Electrotechnical Commission Institut f r Mittelstandsforschung Industrie und Handelskammer Informations und Kommunikationstechnik Innenministerkonferenz International Organization for Standardization Informationstechnologie Java Platform Enterprise Edition Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Bund Schweiz Koordinierungs und Beratungsstelle des Bundes Kraftfahrzeug Kommunale Gemeinschaftsstelle f r Verwaltungsvereinfachung K nstliche Intelligenz Kultusministerkonferenz Kleine und mittlere Unternehmen Kooperationsausschuss ADV Nationaler Plan zum Schutz kritischer Infrastrukturen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Kommunalwissenschaftliches Institut lateinisch Landgericht Landeshaushaltsordnung Liste Managed Objects Landespolizeipr sidium Hessen Logistikzentrum Baden W rttemberg XII MM MPM MS N2G NAO NIK NJW NPPPU NPSI NS Zeit NVS NVwZ NZBau OE OFD OLG OLGR SAGA sap SAP R 3 SAP R3TY_MM SD Abk rzungsverzeichnis SAP R 3 Modul Materialwirtschaft Master of Public Management Produkt der Microsoft Cooperation NPO NGO to Government National Audit Office Nachhaltigkeit in der IKT Neue Juristische Wochenschrift National Public Procurement Policy Unit Irland Nationaler Plan zum Schutz der Infrastrukturen Nationalsozialistische Zeit Neue Verwaltungssteuerung Neue Zeitschrift f r Verwaltungs
181. d die Schaffung von attraktiven Arbeitsbedingungen f r alle Mitarbeiter innen Nach Auffassung der KBSt hat E Government eine Au enperspektive und eine Bin nenperspektive die sich im Idealfall durch einen technisch und organisatorisch naht losen bergang auszeichnen In Abbildung 5 wird von Lucke Reinermanns Ansatz eines X2Y Beziehungsgeflechtes mit Integration des E Governments dargestellt Bev lkerung Staat Zweiter Sektor Dritter Sektor B rger Verwaltung Wirtschaft NPO NGO Bev lkerung B rger Staat Verwaltung Zweiter Sektor Wirtschaft Dritter Sektor NPO NGO Abbildung 5 X2Y Beziehungsgeflecht von Lucke Reinermann 2001 S 2 Allerdings sehen von Lucke Reinermann nicht nur Potenziale im E Government Neben der elektronischen Abbildung herk mmlicher Gesch ftsprozesse seien nicht aufeinander abgestimmte Schnittstellen zwischen den verschiedenen Prozessen sowie immer wieder auftretende Medienbr che die gr ten Hemmnisse f r E Government 233 Nach Mehlich bedeutet E Government bislang eine blo e Erg nzung der klassischen b rokratischen Mittel um elektronische Prozesse mit zun chst begrenzter Reichweite Mehlich 2002 S 7 24 Lenz 2001 S 165 25 Joswig Stemper 2002 S 95 96 2 KBSt 2003 S 11 12 7 Vgl HMdIS 2008 S 60 67 28 Die zum E Government geh renden Bereiche sind grau hinterlegt Dabei handelt es sich um G2G Government to Government C2G Citizen Community
182. d und nach dem automatischen Download im Browser ausgef hrt werden Janowicz 2006 S 86 Restriktionen werden eingerichtet um sich vor Programmen mit feindlichem Inhalt zu sch tzen 60 Vgl Manschwetus Rumler 2002 S 123 166 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Strategische und operative Vorgaben f r die Auf und Ablauforganisation liegen vor und werden umgesetzt Soweit Vereinfachungsm glichkeiten gefunden wurden werden diese genutzt Kommunikationsmethoden wurden erarbeitet und etabliert Damit sind die Voraussetzungen gegeben dass E Vergabe wirksam zum Einsatz kommen kann Allerdings sind strategische Vorgaben f r Standards noch nicht vollst ndig umgesetzt so dass weiterhin von Verbesserungspotenzial bei B ndelungen f r Ausschreibungen beim PTLV auszugehen ist 5 2 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Eines der Hauptanliegen zum Einsatz von E Vergabe ist die Einsparung ffentlicher Finanzmittel bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge Nach Auffassung der Protagonisten von E Vergabe k nnen durch die Verlagerung von Vergabeprozessen ins Internet ber die elektronische Plattform von E Vergabe deutliche Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung erzielt werden Beim PTLV als ZBSt f r den polizeispezifischen Bedarf in Hessen werden aufgrund der Polizeispezifika in bestimmten Teilen streng
183. de schwer sein fundiert dar ber zu entscheiden bei welchen Warengruppen bei welchen Lieferanten bzw bei welchen Fachorganisationen Aktionen ergriffen werden sollten damit der bestm gliche Beitrag zum Erfolg in der Beschaffung geleistet werden kann Gleichzeitig w re es ohne Datenbasis schwierig dar ber zu urteilen ob zus tzliche Ressourcen erforderlich sind und in welcher Form dies der Fall ist Tabelle 8 zeigt einen Ansatz welche Kennzahlen relevant sein k nnten und inwieweit sie f r die ZBStn und Lieferanten Einfluss haben k nnen Kennzahlen bieten die Basis um Managemententscheidungen vom konkreten Problem zu l sen und auf die Gesamtheit der Beschaffung zu abstrahieren Dazu m ssen diese Kennzahlen aber auch von der Beh rdenleitung eingefordert werden was wiederum bedeutet das Beschaf fungsmanagement seitens der Beh rdenleitung in ihren unmittelbaren Wirkungskreis 289 zu heben Tabelle 8 Kategorien von Beschaffungskennzahlen angelehnt an Wagner Weber 2007 S 11 Einfluss der Kategorie auf die beschaffende Beh rde Bemerkungen zu m glichen Kategorie Beschaffungskennzahlen Geringe Preise stehen meist im Vordergrund der Betrachtung von Verwaltungen Ein gesamtheitlicher Ansatz betrachtet dagegen sowohl die Erh hung der Beschaffungs leistung als auch die Erh hung des Beschaffungsergebnisses F r jeden Ausschreibungs gegenstand die notwendige 1 Preise Kosten Leistungsbeschreibung bzw
184. der u eren Umgebung und mit dem Prozess unseres effizienten Lebens in dieser Umgebung Bei der Einf hrung der E Vergabe ist sowohl die vorherige Beteiligung der Mitarbeiter einer Vergabestelle als auch die Weiterentwicklung deren Informationsstands zu ber cksichtigen 4 2 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften 4 2 1 Grundlagen Die Grunds tze und Arten der Vergabe 2 und 3 VOL A sind formales Recht dessen Einhaltung zwar pr fbar aber nicht an Handlungsabl ufe der Vergabestelle oder der Bieter gebunden ist Die handlungsorientierten Rechtvorschriften sind f r die Betrachtung der Automation geeignet in einem softwarebasierten Workflow betriebs wirtschaftlich wirksame Effekte hervorzurufen Im Folgenden wird auf Basis von Abbildung 17 der Frage nachgegangen welche Vorschriften derzeit automatisierbar sind 7 Wiener 1952 S 27 48 Nach Prie ist E Vergabe im Ausgangspunkt lediglich eine besondere Form der Abwicklung einer ffentlichen Auftragsvergabe Die vergaberechtlichen Verfahrensvorschriften m ssten in derselben Weise ber cksichtigt werden wie beim herk mmlichen Papier Vergabeverfahren Prie 2005 S 221 4 Allerdings bedingt dies auch eine Betrachtung des Datenschutzes Hierzu bemerkt Zilkens kritisch dass die elektronische Verwaltung zwar durchaus kostensparend b rokratiearm und effizient sei aber die Digitalisierung von Gesch ftsprozessen und Arbeitsabl ufen auch datens
185. der E Vergabe Nutzung 2 Deutlich wird dieser Unterschied bei einzeln wahr sondern den Baum als Ganzes den Wahrnehmungst uschungen Eckard bezeichnet sie als psychologische Informationspathologien Sie entstehen bei der Informationsaufnahme und verar beitung sowie beim Kommunikationsprozess Die Entstehungsursache sieht Eckard im menschlichen Verhalten beim Umgang mit Informationen begr ndet Informationen die sich nicht in bestehende Erfahrungen einordnen lie en w rden h ufig als bedrohlich empfunden und verdr ngt Dies behindere die Bereitschaft widersprechen de Ereignisse zu erkennen und zu verarbeiten Besonders bei neuartigen komplexen Ereignissen hat eine begrenzte Informationsaufnahme und verarbeitungskapazit t zur Folge dass Informationen auf nur wenige Dimensionen beschr nkt aufgenommen werden Tabelle 11 zeigt solcher Art Wahrnehmungspathologien und diesbez gliche Potenzialgrenzen von E Vergabe auf Tabelle 11 Wahrnehmungspathologien angelehnt an Schmid 1999 S 362 Problem M gliche Ursache Potenzial von E Vergabe Unklare Formulierung e Ideentr ger kann Problem bzw e Vor Codierung im Work durch den Ideentr ger Idee nicht eindeutig ausformu flow unzureichendes urei e Vorgegebener Workflow mit Ausdruckverm gen e Codierungsproblem falls Se Unterbinden des unzu mantik nicht eindeutig l ssigen Abweichens Falsche Erfassung der Idee e Fachexperte assoziiert falsch und e Sehr eing
186. der eine manuelle Aufgabe bei der ein entsprechender Sachverstand von Fachleuten einzubringen ist 4 2 6 Zuschlag Aufhebung Vergabevermerk Der Zuschlag 28 VOL A und die Aufhebung 26 VOL A sind formale Aktivit ten die automatisiert werden k nnen ebenso wie die Benachrichtigung der Bieter ber die gesamte Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen Vergabevermerk der die einzelnen Stufen des Verfahrens die Ma nahmen die Feststellung sowie die Begr ndung der einzelnen Entscheidungen enth lt 30 Nr 1 VOL A Dieser Vermerk ist das zentrale Dokument der Vergabe In ihm spiegelt sich das gesamte Ver fahren wieder beginnend von der Beurteilung ob es sich um eine Leistung nach 1 VOL A handelt bis hin zur Schlussvorschrift der Dokumentation warum auf Vorlagen verzichtet wurde 30 Nr 2 VOL A Damit bildet der Vergabevermerk eine Klammer um die Basisparagraphen der VOL A Mit einem vollst ndig elektronischen Workflow um diese Klammer lassen sich unbeabsichtigte Arbeitsabl ufe verhindern und sogar durch Plausibilit tspr fungen fehlerhafte rechtliche Beurteilungen eingrenzen Vollst ndig lassen sich fehlerhafte Beurteilungen aber nicht abstellen So muss auch weiterhin die Beurteilung welche Vergabeart zu w hlen ist der Fachkompetenz der Vergabestellenmitarbeiter berlassen 9 Sind allerdings Muster Teil des Angebots l sst sich die elektronische Variante kaum w hlen 0 Die Schriftform ist nach der Re
187. dering Einrichtung des Finanzministeriums f r alle ffentlichen Beschaffungsorga nisationen Sie ver ffentlicht Ausschreibungen und stellt zus tzlich Hintergrundinformationen ber Beschaffungsregeln und Richtlinien bereit Der Dienst ist kostenfrei und frei verf gbar Ein Pr qualifikationsregister befindet sich im Pilotstatus Internetseite http www etenders gov ie Island August 2009 Das State Trading Centre Rikiskaup agiert unter der Schirmherrschaft des Finanzministeriums und f hrt auf in und ausl ndischen M rkten Beschaffungen f r staatliche Institutionen und staatliche Firmen durch Elektronische Ausschreibungen geh ren aber nicht dazu Das State Trading Centre stellt kommerzielle Hilfe bereit sofern dies ben tigt wird und sammelt Informationen ber die Bedarfe der staatlichen Institutionen und staatlichen Firmen Internetseite http www rikiskaup is Italien August 2009 Das italienische E Tendering Portal wird von einer dem Finanzministerium geh renden Gesellschaft betrieben Diese fungiert als interner Dienstleister der Regierung f r IKT und Projekte Das Ziel der Plattform ist es die ffentliche Beschaffung und Effizienz zu verbessern Das System kann von zentralen Verwaltungen sowie rtlichen Verwaltungen benutzt werden Internetseite http www acquistinretepa it Kroatien August 2009 Die ffentliche Stelle Narodne Novine ist in Kroatien zur Implementierung ele
188. des Personalk rpers dadurch einschr nkt dass 216 Vgl Laux 2006 S 15 17 217 Vgl Laux 2006 S 53 55 218 Nach einer Studie des Haufe Verlags zum Leistungsentgelt ist es nicht damit getan dass F hrungskr fte R ckmeldungen ber Leistungen geben Entscheidender Erfolgsfaktor sei vielmehr dass sich F hrungskr fte im pers nlichen Kontakt um die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter k mmern Schiefer 2008 S 44 2 Vgl Niemeyer 2004 S 107 129 0 Vgl Bogumil Jann 2005 S 94 96 221 Thom Ritz gehen davon aus dass F hrungskr fte in der Verwaltung nach m glichst gesetztreuer und exakter Ausf hrung streben so dass sie nur eine geringe Fehlertoleranz zulassen Insoweit w rden auch die Nachwuchskr fte nach diesem Muster ausgesucht vgl Thom Ritz 2008 S 126 50 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge nur sie komplexe Sachverhalte bearbeitet oder Fehler selbst korrigiert Dem versuchen Ausbildungsmodelle f r die Heranbildung ffentlicher Manager entgegen zu wirken Studieng nge Public Management oder Public Administration Im Zuge einer solchen Ausbildung wird F hrungskr ften nahe gebracht Geduld aufzubringen und Anderen den n tigen Freiraum zu schaffen um Fehler selbst erkennen und korrigieren zu k nnen Wer lernt sich bei fremden Vorg ngen zur ckzuhalten und sich lediglich als Ansprechpartner zur Verf
189. desto problematischer wird aber die Weiterf hrung von Hand da die Vergabestelle eine h ndische Umsetzung kaum noch gewohnt sein wird Dadurch kann im Extremfall die gesamte Vergabestelle handlungsunf hig werden Zu solchen Situationen war es 2006 in Hessen in der Pilotphase gekommen als E Vergabe bei der HCC ZB eingef hrt wurde Anfangs wurde nur ein einzelner Server f r E Vergabe genutzt so dass es st ndig zu Ausfallzeiten kam sobald eine Neuerung der Anwendung eingespielt werden musste Erst durch die Einf hrung eines redun danten Systems mit zwei zentralen Rechnern und der Unterteilung in ein Test und ein Produktionssystem wurden in Hessen die Ausfallzeiten auf ein Minimum vier Stunden im Jahr reduziert Zus tzlich wurde die Betreuung der Anwendung und der Anwender in die Betreuungsinfrastruktur der hessischen Landesverwaltung bei der HZD integriert was zuvor noch ein Mitarbeiter der HCC ZB neben seiner t glichen Vergabet tigkeit mit bernommen hatte Die systemseitig vorgegebene Struktur der Arbeitsabl ufe in E Vergabe verbunden mit einer elektronisch niedergelegten B ndelung von Wissen im Vergaberecht kann dazu f hren dass sich die E Vergabe nutzenden Mitarbeiter vermehrt auf die vergabe rechtlichen Inhalte in E Vergabe verlassen Fatal kann sich dies auswirken falls durch die Systemverwalter oder die Hersteller k nftig versehentlich fehlerhafte Inhalte in das System eingebracht werden und die
190. die Bedingungen f r Einzelauftr ge die w hrend eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen festzulegen insbesondere ber den in Aussicht genommenen Preis Die ffentlichen Auftraggeber d rfen f r dieselbe Leistung nicht mehrere Rahmenvertr ge vergeben 3 a Nr 4 Abs 1 VOL A 186 BMWi 2007 S 17 19 187 Die Verdingungsunterlagen umfassen die Gesamtheit aller Schriftst cke Pl ne und Zeichnungen mit welchen der ffentliche Auftraggeber die geforderte Leistung nach Art und Umfang festlegt und damit den vertraglichen Inhalt sowie die vertraglichen Umst nde definiert vgl W rfele 2006 S 119 188 EU Kommission 2006 189 Das Streben nach B ndelung hat Grenzen sofern mehrere K rperschaften Einkaufsgemeinschaften bilden So liegt nach Urteil des OLG Koblenz ein Einkaufs Kartell im Sinne des 1 GWB vor wenn sich die durch die B ndelung der Nachfrage bewirkte Wettbewerbsbeschr nkung sp rbar auf die Marktgegenseite auswirkt 44 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Die St rkung der Beschaffung in der Beh rdenstruktur und der Kompetenzaufbau ber die Vergaberichtlinien hinaus sowie der Aufbau eines Systems der kontinuierlichen Evaluierung der Beschaffungsprozesse f r die Implementierung von Best Practice in der Beschaffung sollte nach Auffassung des Wissenschaftlichen Beirats des BMWi dazu f hren dass die f
191. die anschlie ende Vergabe sind mit Personal und Sachkosten verbunden Tabelle 20 stellt dazu eine ungef hre Kostensch tzung in Analogie zu Schinzer dar Allerdings wird im Gegensatz zu Schinzer detaillierter unterschieden in freih ndige Vergabe nationale und europaweite Verfahren Dass die digitale Erstellung der Ausschreibungsunterlagen zu einer Zeitersparnis f hren w rde wie von Schinzer vermutet konnte nicht festgestellt werden Vielmehr ergab sich im Gegensatz zu einer gut organisierten konventionellen Vergabe eine l ngere Bearbeitungszeit aufgrund der Vielzahl von Bildschirmseiten in E Vergabe sowie der vorzunehmenden Zwangsgenehmigungen Wird dagegen mit vorbereiteten MS WORD Dokumenten gearbeitet sind k rzere Bearbeitungszeiten zu erzielen allerdings auf Kosten der Revisionssicherheit der Dokumente Bezogen auf die Vergabestelle des PTLV muss festgestellt werden dass eine Darstellung aller freih ndigen Vergaben in E Vergabe aufgrund der noch unaus gereiften B ndelung beim polizeispezifischen Bedarf eher zu einem Kostennachteil f hrt Dagegen ist der gr te Vorteil bei den nationalen Vergaben zu erzielen Dies liegt an der mittleren Anzahl nationaler Verfahren W re eine Vergabestelle in der Lage eine hohe Anzahl europaweiter Verfahren durchzuf hren k nnte ein h herer Kostenvorteil erzielt werden Das hat allerdings Grenzen Aufgrund der h heren Komplexit t dieser Verfahren und der damit verbunden notwend
192. dings die h chste Wettbewerbsintensit t gew hrleistet Gelingt es einem Anbieter die Bedingungen des vollkommenen Marktes im einen oder anderen Punkt auszuhebeln gewinnt er zumin dest in Grenzen einen autonomen Preisspielraum und steigt damit in eine monopolarti ge Stellung auf siehe Tabelle 4 Am st rksten eingeschr nkt ist der Wettbewerb bei einem Angebots Monopol Tabelle 4 Marktformen angelehnt an W he 2002 S 499 er Viele kleine Anbieter Wenige mittelgro e Ein gro er Nachfrager Anbieter Anbieter Viele Kleine Vollkommene Angebotsoligopol Angebotsmonopol Konkurrenz Wenige Mittelgro e Nachfrageoligopol Bilaterales Oligopol Beschr nktes Angebotsmonopol Ein Gro er Nachfragemonopol Beschr nktes Bilaterales Monopol Nachfragemonopol Mit der VOL A versucht das BMWi der Vergabestelle Werkzeuge an die Hand zu ge ben um sich auf dem Markt bewegen und die verschiedenen Facetten des Marktes er fassen zu k nnen Aber wie alle Werkzeuge h ngen auch die vergaberechtlichen Hilfs mittel von den pers nlichen F higkeiten ihrer Anwender ab und k nnen ihre Leistungsf higkeit nur entfalten wenn die Vergabestelle sowohl die Dynamik des Marktes einsch tzen als auch die Wirkung ihrer Werkzeuge beherrschen lernt Damit bleibt es letztlich Aufgabe der Vergabestellen in spezifischen M rkten wie das PTLV bei polizeispezifischen Leistungen sich ihren Markt selbst zu entwickeln um eine optim
193. dnung der untersuchten Hypothesen eigene Quelle Zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Mit der Einf hrung der E Vergabe in das technische Subsystem der Zentralen Beschaffungsstelle PTLV sowie der Gestaltung der organisatorischen und kognitiven Umsetzung in deren sozialen Subsystem sollte der Output aus dem sozio technischen System der Zentralen Beschaffungsstelle PTLV einer Ver nderung unterliegen Erwartet wird dass eine Reduzierung der finanziellen Ausgaben im Output nachweisbar ist Zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Mit der Einf hrung der E Vergabe ist zu erwarten dass es zu einer Ver nderung der Wirkungen der Subsysteme untereinander kommen wird Es wird erwartet dass die beabsichtigten Ver nderungen zu den beabsichtigten Wirkungen innerhalb des sozio technischen Systems der Zentralen Beschaffungsstelle PTLYV f hren Zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Der Input in das sozio technische Subsystem wird als Aktion und Reaktion des Marktes gegen ber einer Zentralen Beschaffungsstelle betrachtet Es wird erwartet dass es durch E Vergabe zu Ver nderungen des Verhaltens der Marktteilnehmer kommt so dass dies zu einer Ver nderung im sozio Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 31 Einordnung der untersuchten Hypothesen technischen System der Zentralen Beschaffungsstelle PTLV und dies wiederum zu einer Reduzierung der finanziellen Ausgaben im Output f hrt
194. e Zensur ausgel st Als Reaktanz im eigentlichen Sinne bezeichne man dabei nicht das ausgel ste Verhalten sondern die zugrunde liegende Motivation oder Haltung Das reaktante Verhalten bestehe darin die nunmehr verbotenen Handlungen insgeheim oder offensichtlich weiterhin auszuf hren Auf diese Weise m chte sich die betroffene Person die eigene Freiheit wieder zur ckholen selbst wenn dies vielleicht gar nicht mehr m glich ist Typisch f r die Reaktanz ist nach Schmidt K ppen Breimer Haas eine Aufwertung der eliminierten Alternative 4 Vgl Schmidt K ppen Breimer Haas 2005 S 163 480 Brehm 1966 8l Vgl Schmidt K ppen Breimer Haas 2005 S 165 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 121 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung d h gerade diejenigen Freiheitsgrade die der Person genommen wurden werden nun von dieser als besonders wichtig erlebt Im Grunde kann die nun verbotene Handlungs m glichkeit der Person zuvor v llig unwichtig gewesen sein Im Extremfall hat die Person von dieser Handlungsm glichkeit vor dem Eintreten der Beschr nkung sogar nie Gebrauch gemacht Verhaltensvorschriften wie beispielsweise Dienstvorschriften oder Anweisungen von Vorgesetzten beinhalten ein hohes Reaktanzpotenzial denn jemanden ein bestimmtes Verhalten vorzuschreiben z B beim Umgang mit Lieferanten immer zu l cheln hei t nach Brenner nicht anderes als der Person s mtliche anderen Handlungsoptionen zu nehmen
195. e http www kozbeszerzes hu Zypern September 2009 Die Webseite erm glicht es Informationen und Formulare zu laden Angemeldete Nutzer k nnen sich auch ber Ausschreibungen informieren Das System wurde im Juli 2009 in Betrieb genommen Internetseite http www treasury gov cy 4 7 2 In deutschen Landesverwaltungen Nach 12 Abs 1 VOL A E sollen offene und nichtoffene Verfahren sowie Verhand lungsverfahren mit ffentlichem Teilnahmewettbewerb zwar weiterhin in Tages zeitungen amtlichen Ver ffentlichungsbl ttern Fachzeitschriften oder eigenen Inter netportalen bekannt gemacht werden k nftig sollen Ver ffentlichungen aber zus tzlich stets ber das Internetportal http www bund de erfolgen Welche Auswirkungen dies auf die bestehenden Portale der L nder haben wird l sst sich derzeit noch nicht absch tzen Tabelle 18 zeigt den derzeitigen Stand des Ausbaus der E Vergabe in den Bundesl ndern 136 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Tabelle 18 E Vergabe in den Landesverwaltungen und im Bund eigene Quelle Auftraggeber Betreiber Hersteller Nutzer Bund AIAG Beschaffungsamt der Bundeszollverwaltung http www evergabe online de Bundesamt f r Wehrtechnik und Beschaffung Bundesagentur f r Arbeit CSC BeschA Baden W rttemberg AIAG Logistikzentrum Baden
196. e Anfor derungen an die internen Prozesse als auch an die Anforderungen an die Funktionsf higkeit der Produkte Das Konzept der relativen Qualit t verfolgt das Ziel im Vergleich zu den Wettbewerbern die beste Qualit t anbieten zu k nnen L ck 2001 S 255 4 Handler 2005 S 3 10 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zur Definition der Wirksamkeit der E Vergabe als Zielsetzung 2 2 Zur Definition der Wirksamkeit der E Vergabe als Zielsetzung Wirksamkeit Effektivit t Englisch effectiveness Franz sisch efficacit amp ist nach DIN das Ausma in dem geplante T tigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden Nach Pozzo hat die Entwicklung der Begriffe von Wirksamkeit und Effektivit t ihren Ursprung in der Philosophie In der Antike haben die Griechen unter dem Begriff Wirkung ein B ndel von Vorstellungen gesehen Wirkungen wurden dabei nicht als Ergebnis von Handlungen angesehen sondern vielmehr als moralisches Ergebnis einer Ursache Plato habe dann Wirkung mit Handlung in Verbindung gebracht als er in seinem Buch Republic ausf hrte dass Riten f r die Toten viel Wirkung f r die Erziehung der Kinder haben Aristoteles f hrte den Begriff der causa efficiens wirkende Ursache ein die davon ausgeht dass etwas erzeugt wird So ist das H mmern des Schmieds auf die Bronze eine der wirkenden Ursachen die die Bronzestatue erzeugen Effektivit t findet sich nach Pozzo als A
197. e Hessische Pr qualifikations register HPQR geschaffen Die hessischen Vergabestellen sind verpflichtet die vom HPQR zugelassenen Nachweise wie individuelle Einzelnachweise anzuerkennen Die vorgenannten Nachweise sind aber nicht die einzigen die von Bietern gefordert werden Je nach Ausschreibungsgegenstand k nnen weitere spezifische Nachweise hinzukommen f r die sich keine Pr qualifikation lohnt Dazu geh rten beim PTLV beispielsweise folgende Kriterien Referenzliste ber vergleichbare Lieferungen bevorzugt an andere ffentliche Bedarfstr ger mit Angaben zu den Ansprechpartnern inkl Telefon und Fax Nummer Ausschreibung Kradfahrerstiefel Erkl rung zu G tesicherungsma nahmen Qualit tssicherungssystemen mit Angabe welche G tesicherungsma nahmen w hrend der Produktion welche Ma nahmen zur G tesicherung bei der Endpr fung welches Qualit ts ber wachungssystem angewandt werden Handbedienger te Funktechnologie 328 Vgl Prie 2005 S 252 271 32 Die Forderungen des BDI gehen noch weiter Er fordert die Schaffung eines bundesweiten Verfahrens und bietet an eine Ansiedlung des dann bundesweiten Pr qualifikationsregisters f r den Liefer und Dienstleistungsbereich bei den Industrie und Handelskammern IHK zu unterst tzen BDI 2007 S 9 10 330 Die Inhalte wurden aus verschiedenen Ausschreibungen des PTLV in 2007 entnommen 76 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsv
198. e Identit tsmanagement eIDM f r den Zugang zu ffentlichen Diensten die elektronische Dokumenten Authentifizierung und die elektronische Archivierung EU Kommission 2006 S 10 11 BMI BMWi 2004 6 Brenski Liebig 2007 S 55 58 S 204 S 414 S 477 Vgl Vetter Kett 2003 S 101 6 KGSt 2003 S 28 BMWi 2002 14 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen E Vergabe im engeren und weiteren Sinne Ziel ist eine schnelle benutzerfreundliche Kommunikation zwischen der Vergabestelle und einem breiten Markt mit Anbietern ber das Internet zu realisieren Das setzt wiederum voraus dass der angebotene Service von den Unternehmen akzeptiert und in Anspruch genommen wird aber auch dass E Vergabe bei der Vergabestelle Akzeptanz erf hrt Insofern ist die Nutzung von E Vergabe auf Benutzerfreundlichkeit Ergonomie und Lernf rderlichkeit f r die Bediener auszurichten 2 4 E Vergabe im engeren und weiteren Sinne Der Vorgang der Beschaffung durch die ffentliche Hand am Markt ist durch die Ver kn pfung einzelner Prozesse gekennzeichnet und l sst sich grob in die Arbeitspakete Bedarfsanalyse Marktforschung Vergabe und Abwicklung unterteilen Arnold E ig greifen diesen Ansatz auf und erweitern ihn Sie bezeichnen die Einzelschritte zur Vorbereitung und Durchf hrung der Ausschreibung als E Vergabe im engeren Sinn denn hiermit werden die origin ren Abl ufe in der Vergabestelle wiedergegeben
199. e L sungsstrategien f r E Vergabe Tabelle 15 Einzel Vergleich E Sourcing zu E Vergabe eigene Quelle Unternehmen Beh rde Anzahl Ausschreibungen Werte Ausschreibungen in 2007 in 2007 Fa Transporeon 1 165 2 200 0 Mio Euro E Sourcing GmbH BeschA 1 256 546 2 Mio Euro E Vergabe Es ist anzunehmen dass die zunehmende Nutzung von E Sourcing durch die bereits jetzt in diesem Bereich aktiven gro en Unternehmen auch positive Aspekte f r E Ver gabe bewirken kann da die KMU sich zuk nftig sowohl bei ffentlichen als auch nicht ffentlichen Ausschreibungen mit dieser Methodik konfrontiert sehen und damit umgehen werden m ssen Ausgehend davon dass gro e Unternehmen ber ein hnliches Ausma an B rokratie verf gen wie ffentliche Verwaltungen sollten auch sie ein Interesse am Be herrschen der B rokratie mittels eines elektronischen Werkzeugs haben Dem gegen ber scheint die Thematik interne B rokratie kein bergeordnetes Thema f r die KMU zu sein Interessant ist E Sourcing wohl erst bei Unternehmen mit mehr als 1 000 Besch ftigten 4 6 Technische L sungsstrategien f r E Vergabe Die Entscheidung eines ffentlichen Auftragsgebers f r eine technische L sung zur Realisierung von E Vergabe h ngt nach Lutat Stock von der Beschaffungsstruktur z B Beschaffungsvolumina und der Gr e der Organisation des ffentlichen Auf traggebers z B Anzahl der Nutzer
200. e Suche nach anderen Nachfragern die an der B ndelung teilnehmen k nnten die individuellen B ndelungs kosten der Nachfrager erh hen Bei der hessischen Polizei sind strategisch vorgegebene B ndelungen bekannt So wird beispielsweise die Ausstattung mit Funktechnologie ebenso von den Fachabteilungen des PTLV in Abstimmung mit dem HMdIS vorgegeben wie die Ausstattung mit IKT Bei strategisch vorgegebenen B ndelungen sind erhebliche Kosten einzusparen und Haushaltsmittel ber einen l ngeren Zeitraum zu planen Beispielsweise wurde 2007 die gesamte hessische Polizei mit standardisierten PC und Notebooks ausgestattet Es konnten von einem Umsetzungsprojekt 13 000 einheitlich ausgestattete Computer gekauft und installiert werden Der Ausstattungsumfang ist f r vier Jahre festge schrieben so dass seit 2007 klar ist dass die 13 000 Computer 2011 auszutauschen sind Innerhalb der Laufzeit soll es nach Vorgabe des HMdIS keine zus tzlichen PC Eink ufe geben Allerdings lassen sich nicht alle Eink ufe einer vorgeschriebenen B ndelung zuf hren So sind beispielsweise spezielle H r Sprechgarnituren f r Handfunkger te vom Einsatzzweck abh ngig Dieser ist im Vorfeld nicht immer beschreibbar zumal er sich auch kurzfristig ergeben kann Versuche zur B ndelung solcher Bedarfe durch das PTLV haben in der Vergangenheit zu erheblichen Problemen gef hrt Die Beschaffung des zuerst Nachfragenden f r eine bestimmte Leistung wurde angehalten u
201. eh rden gedacht Allerdings k nnen auch regionale lokale Beh rden am Verfahren teilnehmen Internetseite https eten publicprocurement be D nemark April 2009 Das d nische ffentliche Beschaffungsportal wurde im Januar 2002 auf Basis der Zusammenarbeit von ffentlichem und privatem Sektor fertig gestellt Der ffentliche Sektor hat nichts ins System investiert zahlt aber f r dessen Nutzung Die Verwendung des Portals wird f r ffentliche Stellen empfohlen ist aber nicht obligatorisch Internetseite http www doip dk Deutsch land November 2009 Der Bund hat unter der Federf hrung des BMWi eine E Vergabe Plattform entwickelt und betreibt sie seit 2002 Um elektronisch an ffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu k nnen registriert sich ein Wirtschaftsteilnehmer als Anbieter einmalig an der Vergabeplattform Internetseite http www evergabe online de Estland Mai 2009 Das eTender Portal Estlands ist ein staatliches Register und wurde 2001 geschaffen Alle ffentlichen Ausschreibungen werden dort elektronisch ver ffentlicht Internetseite https riigihanked riik ee Finnland Mai 2009 Die Hansel Ltd ist die zentrale Beschaffungsstelle Finnlands Die dort betriebene E Tender Plattforrm muss von den Beschaffungsstellen des Staates Ministerien ministerielle B ros oberhalb nationaler Schwellenwerte und kann von staatlichen Agenturen und Unternehmen der ffentlich
202. eht die KGSt die zielgerichtete Planung Organisation Durchf hrung und Kontrolle aller auf den Einkauf von Leistungen gerichteten Aktivit ten in der ffentlichen Verwaltung KGSt 2003 S 14 Zur Diskussion der Zul ssigkeit der Beschr nkung der Angebotsabgabe auf die elektronische Form vgl Schindler 2008 S 746 749 16 EU Kommission 2006 S 9 Kapitel 1 Forschungskonzeption 3 Zielsetzung dieser Studie aus 2004 wonach die Mitgliedstaaten bis Ende 2007 auf nationaler Ebene vollelek tronische Systeme einschlie lich geeigneter Werkzeuge f r die zentrale Annahme und Ver ffentlichung von Auftr gen einf hren sollten Die hessische Landesregierung hat mit einer Zentralisierung ihres Beschaffungs managements auf diese Entwicklung reagiert Waren ihre Beh rden bis 2005 noch eigenst ndig in der Beschaffung t tig wurde mit Erlass vom 12 12 2005 durch das Hessische Ministerium der Finanzen HMdF vorgegeben das Beschaffungsmanage ment in Hessen in drei Zentralen Beschaffungsstellen ZBStn zu b ndeln Diese sind das Hessische Competence Center Zentrale Beschaffung HCC ZB die Hessische Zentrale f r Datenverarbeitung Zentrale Beschaffung HZD ZB und das Pr sidium f r Technik Logistik und Verwaltung PTLV der hessischen Polizei Die HCC ZB ist grunds tzlich f r alle Beschaffungen zust ndig die nicht von HZD ZB und PTLV auf grund deren Aufgabenstellung bernommen werden Der HZD obliegt die Beschaffun
203. eichen wird dieses als spekulatives Risiko bezeichnet Junginger 2005 S 107 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 139 Risiken des Einsatzes von E Vergabe 52 1 Dazu wirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten aktiv beeinflusst werden k nnen bedarf es aber auch einer Risikokultur Diese ist Bestandteil der Unter nehmenskultur Sie wird bestimmt durch grundlegende Normen Werte und Einstellungen der Unternehmensmitglieder sowie deren fachliche Kenntnisse und F higkeiten Die Risikokultur in Verwaltungen ist i d R von Vorsicht und der Ma gabe gekennzeichnet nicht an Fehlern Schuld zu sein Ausl ser sind aber nicht die einzuhaltenden Vorschriften denn diese geben den Ausf hrenden eher Sicherheit im Umgang mit Sachverhalten Die Ursachen mangelnder Risikokultur liegen vielmehr in den sogenannten geheimen Spielregeln 4 9 1 Geheime Spielregeln Geheime Spielregeln existieren nach Mandl Reinmann Rothmeier inoffiziell neben den formalen offiziellen Regeln bzw den Leitbildern z B Fairness Kooperation und bertreffen diese bei weitem an Wirksamkeit Beispiele f r solche geheime Spielregeln k nnen nach Mandl Reinmann Rothmeier sein Kritisiere nie deinen Chef sondern nicke Transportiere negative Informationen nicht nach oben Kommuniziere so dass du eine wei e Weste beh ltst Wenn schon Kooperation dann so dass du selbst immer den gr ten Vorteil erh ltst D
204. eiger Verlag K ln Barth M Gehrmann C Grams M Hesse M Schetter D 2000 Handel und Vertrieb in Hensel R 2000 Vision 2020 Eine vernetzte Gesell schaft eine Studie von experts4U Unternehmensberatung als Semesterinhalt S 140 186 Technische Fachhochschule Berlin Berlin Bartl H 2000 Handbuch ffentliche Auftr ge Nomos Verlag Baden Baden BDI 2007 Nationale Vergaberechtsreform BDI Drucksache 404 BDI Berlin Beatty J 1998 Die Welt des Peter Drucker Campus Verlag Frankfurt am Main Benner W 2002 Reaktanz die Feinmechanik des Widerstands Online Ar tikel downlaod am 21 04 2008 unter http www umsetzungsberatung de BeschA 2003 T tigkeitbericht 2002 2003 Brosch re BeschA Bonn Beuel BeschA 2005 T tigkeitbericht 2004 2005 Brosch re BeschA Bonn Beuel BeschA 2006 Vergaberecht Brosch re BeschA Bonn Beuel BeschA 2007 Angebote bald nur noch digital Presseinformation des BeschA vom 25 09 2007 download am 12 11 2008 unter http www evergabe online de Literaturverzeichnis 229 BeschA 2007a Vergabehandbuch Brosch re Stand 12 02 2007 BeschA Bonn Beuel BeschA 2008 Der Stufenplan des Bundes Schritt f r Schritt zur verpflichtenden elektronischen Angebotsabgabe Vortrag von Roderich Egeler Direk tor des BeschA beim Tag der ffentlichen Auftraggeber Berlin 26 02 2008 Beyer L Grimmer K
205. eine pers nlichen Daten bei einer neutralen Zertifizierungsstelle einem sogenannten Trust Center hinterlegen Um sicherzu stellen dass die zertifizierte elektronische Signatur auch wirklich zu einer bestimmten Person geh rt fordert die in Deutschland 1997 in Kraft getretene Signaturverordnung 0 Vgl Bless Mink Bla Conrad Hof Kutzner Sch ller 2005 S 95 96 l Kock h lt es f r m glich dass der Hang auf Inhalte von elektronischen Dokumenten Einfluss zu nehmen steigt wenn eine leichter zu manipulierende Technik genutzt wird und meint dass die Wahrscheinlichkeit eher gering sei dass zuk nftig gerade die Frage der Integrit t von elektronischen Angebotsdaten eine Rolle spielt sofern die verwendeten Signaturmechanismen nach dem Stand der Technik sicher sind Kock 2006 S 5 6 2 Nach 13 Abs 1 VOL A E sind Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen Nach 18 Abs 2 VOL A E gen gt die fortgeschrittene Signatur auch bei einer Zuschlagserteilung 48 Beim Hashwert f hrt jede Ver nderung des Dokumentes zu seiner nderung was nachweisbar ist Kunstein 2004 S 49 44 Vgl Kunstein 2004 S 46 110 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Weitere relevante Vorschriften Novellierung 2001 dass sich der Antragsteller mit seinem Personalausweis oder einem vergleichbaren amtlichen Dokument identifiziert Die in Hessen eingesetzte E Vergabe erf llt die vorgenannten Anforde
206. einem Unternehmen wirksam zustande gekommen ist wenn sie die vereinbarte 5 Vgl Burgwinkel 2004 S 47 76 6 Vgl Halm Ritter 2007 S 7 7 Zum Verh ltnis des Vergaberechts zu Art 14 I GG vgl Gaier 2008 S 289 293 48 Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden muss der Aussteller der Erkl rung dieser seinen Namen hinzuf gen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen 126 a Abs 1 BGB Nach Degen werden E Vertr ge von internationalen Unternehmen und Kanzleien immer mehr genutzt Degen 2008 S 1478 9 Der Willk r hat das OLG M nchen allerdings Grenzen gesetzt Die Aufhebung einer Ausschreibung die nur zum Schein erfolgt ist f hrt zur Fortsetzung des urspr nglichen Vergabeverfahrens ab dem Zeitpunkt zu welchem die Scheinaufhebung erfolgt ist Hat der ffentliche Auftraggeber unmittelbar nach erfolgter Scheinaufhebung den Auftrag freih ndig vergeben obwohl ein Zuschlagsverbot bestand liegt hierin eine Umgehung des Zuschlagsverbots Der Zuschlag ist wegen Versto es gegen ein gesetzliches Verbot nichtig OLG M nchen Urteil vom 12 07 2005 IBR 2005 S 511 0 Zum zivilrechtlichen Rechtschutz bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte vgl Braun 2008 S 160 162 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 111 Weitere relevante Vorschriften Leistung begehrt Das Unternehmen muss bewei
207. einsam im gleichen Projekt die Beschaffung der blauen Uniform der hessischen Polizei vorangetrieben haben In der anschlie enden Diskussion 45 Minuten wurde seitens der Teilnehmer Erstaunen ber die jeweils andere Sicht ge u ert Immerhin waren sich die Teilnehmer in ihren eigenen Arbeitsgruppen aufgrund der t glichen Zusammenarbeit noch sicher zu wissen wie die anderen Gruppen antworten werden Bereits bei diesem Workshopteil wurde ge u ert dass k nftig eine intensivere Kommunikation erforder lich sei Dies l sst darauf schlie en dass eine Synchronisierung der im Projekt t tigen Fachbereiche grunds tzlich m glich und von den Teilnehmern auch gewollt ist Aber offensichtlich wirkt Zeitmangel vor allem auf die Kommunikation und l sst die Vorteile der abgestimmten Zusammenarbeit nicht zum Tragen kommen In k nftigen Studien sollte diesem Aspekt der Beschaffungsarbeit weiter nachgegangen werden Vgl Hubig 2004 S 219 660 T aux 2007a 196 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 5 3 3 6 2 Optimierung durch Anforderungswissen Als unmittelbar folgende Aufgabe wurde von den gleichen Arbeitsgruppen erwartet dass sie in einer recht kurzen Zeitspanne von 30 Minuten ihre Anforderungen an eine Leistungsbeschreibung fixieren Au er von der juristischen Arbeitsgruppe wurden sich hnelnde Ergebnisse vorge
208. eises von 40 Cent pro Plaketten ist deren Verbrauchswert mit insgesamt 4 000 Euro jedoch f r E Vergabe zu gering Dagegen liest sich auf der Vergabeplattform des Landes Hessen eine Ausschreibung wie die zu DV Verbrauchsg ter 2008 Ausschreibungs Nr A3000 2008 0004 vom 07 03 2008 durch die HZD ZB recht unspektakul r Allerdings verbarg sich dahinter ein Auftragswert von 4 Mio Euro f r das eine Jahr 8 Bei der XYZ Analyse kann auch eine Differenzierung hinsichtlich der Bereitstellungsma nahmen erfolgen Unregelm ig ben tigte Leistungen werden nur im Einzelfall und dann gleich bei der Bedarfsentstehung beschafft oder entsprechend gelagert wenn sie von geringem Auftragswert sind Bei X Leistungen mit regelm igem Verbrauch sind bereits bei der Ausschreibung entsprechende asynchrone Liefertermine anzuk ndigen da insbesondere AX Leistungen wegen der hohen Kapitalbindung nicht gelagert werden Arnold E ig 2002 S 34 52 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge denn eine differenzierte Betrachtung f rdert h ufig neben Must Anforderungen auch eine Reihe von Nice to have Eigenschaften zu Tage Gerade bei Nice to have Kosten muss gepr ft werden ob eine Aufnahme in die Spezifikation berhaupt erforderlich ist Zur effizienten B ndelung geh ren auch Strategien der Sortiments straffung bzw Typenbereinigungen
209. eiten zunehmenden Drucks auf die ffentlichen Haushalte sowie der wirtschaftlichen Globalisierung kommt dem Management der Beschaffung eine besondere strategische Bedeutung f r den Betriebserfolg zu Zu den wichtigen Elementen des strategischen Beschaffungsmanagements z hlt Large Langfristigkeit 565 Erstaunlich fand es der Gutachter vor allem dass im Rahmen der IST Erhebung die befragten Beh rden der hessischen Polizei zwar vielen Mitarbeitern des PTLV eine Zuverl ssigkeit und Verl sslichkeit zugebilligt hatten jedoch nicht dem PTLV als Gesamtorganisation Die Nutzer unterschieden demnach in starkem Ma e zwischen dem pers nlichen Ansprechpartner und dem PTLV als unpers nliche Organisation und Dienstleister Dass sich das PTLV dabei der eigenen Schw chen in Bezug auf Kunden Dienstleistungs orientierung nur in Ans tzen bewusst war habe zu einer geringen Ver nderungsmotivation gef hrt Gora 2005 S 98 99 566 Gora 2005 S 99 507 Gora 2005 S 219 568 Die Anzahl der HSG wurde im Zuge der Neuorganisation des PTLV von 16 auf 12 ohne die direkt an die Beh rdenleitung angegliederten HSG Vor der Neuorganisation waren 6 von 16 HSG Leiter Polizeibeamte anschlie end 9 von 12 9 Vgl Varwick 2008 S 166 177 57 Large 2006 S 32 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 155 Untersuchungsgegenstand Erreichen von langfristigen Zielen und Langfristigkeit von Beschaffungspotenzialen
210. ektive Abbildung 19 Spannungsdreieck der ffentlichen Beschaffung eigene Quelle Um Verwaltungsmodernisierung erfolgreich zu gestalten ist eine Analyse und Ent wicklung der Potenziale sowohl der einzelnen Mitarbeiter als auch der Organisation insgesamt erforderlich Insoweit geh rt zur Einf hrung eines Systems wie E Vergabe die Betrachtung des Umfelds der Nutzer denn Modernisierung geschieht nicht von 460 Im oben oder au en verordnet sondern durch die Mitwirkung jedes Einzelnen Folgenden wird daher der Frage nachgegangen um welche kognitiven Aspekte es sich dabei handelt und welche Auswirkungen sie haben 4 4 1 Wahrnehmen Verstehen Wissen Wahrnehmung bezeichnet im Allgemeinen den Vorgang der bewussten Aufnahme von Informationen eines Lebewesens ber seine Sinne Auch die aufgenommenen und ausgewerteten Informationen selbst werden gelegentlich Wahrnehmungen genannt Mit den Sinnen erfassen Lebewesen physikalische Eigenschaften ihrer Umwelt und ihres eigenen K rpers Es besteht jedoch ein erheblicher Unterschied zwischen dem was ein Sinnesorgan eines Lebewesens erfasst und dem was das Lebewesen wahr nimmt So werden beispielsweise beim Betrachten eines Laubbaumes abertausende von Bl ttern auf die Netzhaut des Auges projiziert doch ein Mensch nimmt diese nicht 4 Vgl Hill 2006 S 13 15 4l Vgl Wiswede 2004 S 604 605 114 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte
211. elektronischen Vergabe betriebswirtschaftlichen Nutzen zu erzielen Der Abbau von B rokratie scheint dagegen eine spezifische Anforderung politischer Entscheidungstr ger an ffentliche Auftraggeber zu sein Die B rokratie ist aber im Beschaffungswesen nicht das eigentliche Problem sondern vielmehr der unzureichende Umgang mit b rokratischen Strukturen K nftig sollte versucht werden 226 Kapitel 6 Konsequenzen f r die Zukunft Fazit zur empirischen berpr fung die Vorteile der B rokratie z B Klarheit Abgrenzung mit den Vorteilen des Managements z B Bew ltigung von Komplexit t zu einem B rokratiemanagement zu verbinden Dazu bedarf es tiefer gehender Forschungsarbeit denn B rokratie und Management sind Themen die sich aufgrund ihrer Verschiedenheit wohl eher gegenseitig ausschlie en als anziehen d rften Die L sung sollte in einer pr zisen Verzahnung der Themen liegen Der in dieser Studie verfolgte sozio technische Ansatz sowie die Unterscheidung zwischen E Vergabe im engeren und im weiteren Sinne bieten erste M glichkeiten um ein B rokratiemanagement im Beschaffungswesen zu begr nden Ohne die Verwendung von elektronischen Werkzeugen wie E Vergabe kann aber auch ein B rokratiemanagement in der heute von E Government gepr gten Welt nicht mehr gelingen Voraussetzung f r ein Gelingen bleibt eine kontrollierte Implementierung dieser Werkzeuge in die Arbeitswelt Hilfreich wird es sein wenn weder Protagonisten n
212. elle bzw mit Anderen nicht ersetzen Die Mitgliedstaaten der EU befinden sich nahezu im Gleichschritt auf dem Weg zur europaweiten digitalen Auftragsvergabe Sicherlich liegen einige L nder durchaus weit in F hrung und andere bem hen sich um Anschluss Hessen geh rt in Deutschland zu den f hrenden E Vergabe Nutzern und verf gt ber ein ausgereiftes Umfeld Die verschiedenen technischen L sungsstrategien richten sich nach der Gr e der Vergabestelle und der Komplexit t der Ausschreibungsverfahren wobei sich nicht nur ffentliche Auftraggeber der digitalen Auftragsvergabe bedienen Auch Unternehmen haben mit E Sourcing Ans tze gefunden sich durch Automation die Auftragsvergabe 148 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Fazit zur Digitalisierung der Auftragsvergabe elektronisch zu erschlie en Allerdings haben gerade die KMU die zu den wesentlichen Bietern bei Ausschreibungen ffentlicher Auftraggeber geh ren dieses Feld f r sich als Auftraggeber noch nicht ausreichend erschlossen auch wenn sie der Methodik gegen ber positiv eingestellt sind Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 149 Untersuchungsgegenstand 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 5 1 Untersuchungsgegenstand 5 1 1 Grundlagen zur Einf hrung von E Vergabe in der hessischen Verwaltung Das Land Hessen verf gt mit der HCC ZB seit 1950 ber eine zentrale Beschaffungs und Beratungseinheit die si
213. em Prize uias pestsimzaonzos Kapsel vito 120CD Fahrzeug vestem 2706208 IKapse vito 1206D aussas kapsel viano Fahrzeug bestaimts on200s E IKapse viano auses Pferdetransportanh nger Funkstreifenwagen BAB FuStw FEGA ohne Ausbau Tatort KW Ausbau J Basis KW SEK PSK Ausbau FuStw Zeugensch ohne Ausbau E E 4 5 65 8 10 11 12 13 14 15 16 18 19 20 21 22 23 24 25 25 28 29 Abbildung 31 Abarbeitungsliste im PTLV verk rzt eigene Quelle Ein zun chst vermuteter Neidfaktor weil durch die Ver ffentlichung aller zen tralen Beschaffungsvorhaben auch Ungleichgewichte in der j hrlichen Beschaffung transparent wurden stellte sich nicht ein Vielmehr wurde dem Autor im Rahmen der Besprechungen der AG Beschaffung durchweg Zufriedenheit ber die Kenntnis der Sachverhalte mitgeteilt 5 3 2 2 Verbesserte Zusammenarbeit durch Beteiligung Vor der Ver ffentlichung einer Ausschreibung ist es sinnvoll dass die Vergabestelle der Fachlichkeit die erstellten Vergabeunterlagen zur Pr fung bermittelt Eigentlich m sste es zwar ausreichen wenn die Fachlichkeit ihre Leistungsbeschreibung der 69 Vgl Coppetti 2007 S 38 39 186 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der V
214. emprogramme verwenden 4 Nach Kulartz Marx Portz Prie haben Bieter auch keinen Anspruch darauf dass der ffentliche Auftraggeber bestimmte Kommunikationsmittel er ffnet Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 435 gt Vgl Ebert 2005 S 102 105 Vgl Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 482 21 Vgl BeschA 2007 238 Vgl Kulartz Marx Portz Prie 2007 S 393 4 4 4 4 106 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften Bei der ffnung 22 Nr 2 6 VOL A ist daf r Sorge zu tragen dass die Angebote nicht ver ndert werden bzw Angebote nicht hinzugef gt oder entfernt werden k nnen Das elektronische Vergabesystem sollte gerade hier die St rken der Informations technologie in elektronischen Dokumentationen ausspielen k nnen Die Unterst tzung des elektronischen Vergabesystems kann sogar noch weitergehen Die ffnung muss nicht mehr wie bisher in einem Besprechungsraum stattfinden Es l sst sich vielmehr 5 5 z z A DLs 429 eine virtuelle Offnung am Bildschirm in Form einer Online Konferenz realisieren Anschlie end kann dann im gleichen Workflow in analoger Vorgehensweise die Pr fung und die Wertung der Angebote vorgenommen werden wobei rechnerische Pr fungen automatisierbar sind Die fachliche Pr fung l sst sich zwar elektronisch unterst tzen vor allem hinsichtlich der Dokumentation aber die Hauptaufgabe die Wertung ist wie
215. en Die Angebote werden ge ffnet und in allen wesentlichen Teilen einschlie lich der Anlagen gekennzeichnet ber die Verhandlung zur ffnung der Angebote wird eine Niederschrift gefertigt und unterschrieben Die Niederschrift darf weder den Bietern noch der ffentlichkeit zug nglich gemacht werden Bei einer konventionellen Vergabe werden diese Arbeitsschritte manuell durchgef hrt Das macht sie anf llig f r Fehler und Korruption auch wenn die ffnung von Mitgliedern verschiedener OE vorgenommen wird Bei einer elektronischen Vergabe werden die Schritte von der Software elektronisch berwacht gesteuert und dokumentiert 384 Der Begriff Verhandlung soll in Anlehnung an 22 VOB A lediglich ausdr cken dass bei der ffnung der Angebote auf der Auftraggeberseite formalisiert zu verfahren ist 385 Die VOL A l sst im Gegensatz zur VOB A Bieter zum ffnungstermin nicht zu 92 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck Revisionssicherheit der Vergabeakte Die Vergabeakte ist der schriftliche Nachweis zum aktuellen Stand im Vergabeverfahren und somit die f hrende Dokumentation Ihre Vollst ndigkeit ist abh ngig von der Kompetenz und der Integrit t des zust ndigen Sachbearbeiters bzw bei mehreren Sachbearbeitern von deren Zusammenarbeit Jeder Fehler und jede Nachl ssigkeit reduziert die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs Soweit in Manipula tionsabsicht ver nderte Vergabeunterlagen
216. en dass daraus eine Ausschreibung zu erstellen w re Vielmehr ben tigt er bereits bei der Planung die Hilfe der Lieferanten wie im Fall der hessischen Polizei bei der hoch innovativen Technologie der Telekommunikations berwachung TK Dazu kann der ffentliche Auftraggeber freih ndige Vergaben unterhalb der Schwellenwerte vornehmen wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Auftr ge in angemessenem Umfang und f r angemessene Zeit an Unternehmen vergeben werden sollen die an der Entwicklung beteiligt waren 3 Nr 4b VOL A f r die Vergabe eines Liefer Dienstleistungs oder Bauauftrags oberhalb der Schwellenwerte einen Wettbewerblichen Dialog durchf hren sofern er objektiv nicht in der Lage ist die technischen Mittel anzugeben mit denen ihre Bed rfnisse und Ziele erf llt werden k nnen oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens anzugeben 6 a VgV E Vergabe l sst sich f r die Themen Marktf hrerschaft Monopolstellung und Mitentwicklung lediglich als Dokumentationswerkzeug nutzen 5 4 3 2 Kooperationen als Verdr ngungswettbewerb Verdr ngungswettbewerb beschreibt das Bem hen von Wettbewerbern in einem begrenzten Markt ihren Marktanteil zu Lasten anderer Wettbewerber zu erh hen sie 692 aus dem Markt zu verdr ngen Der klassische Verdr ngungswettbewerb ist durch Albers 1978 S 550 Vgl Woll 2008 S 786 218 Kapitel 5 Empirische berpr fung
217. en Haushaltsmitteln des Folgejahres beglichen werden Insofern ist erkl rbar dass die Beschaffungsanforderungen zum Herbst ansteigen dort eine Spitze erreichen und zum Jahresende wieder abflachen Aber unabh ngig von der m glichen Erkl rung der Wellenbewegung scheint der Einsatz von E Vergabe keine signifikante nderung der Wellenbewegung bewirken zu k nnen siehe Abbildung 39 Vergaben des PTLV mit E Vergabe in 2008 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 39 Vergaben des PTLV mit E Vergabe in 2008 eigene Quelle Allerdings l sst sich nachweisen dass es sich bei der Wellenbewegung um eine Spezifika des polizeispezifischen Bedarfs handelt Bei Vergaben der HCC ZB siehe Abbildung 40 ist diesbez glich eine Trendwende erkennbar Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 203 Anzahl Vergaben mit E Vergabe der HCC ZB 40 35 30 25 20 D 2006 m 2007 D 2008 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Abbildung 40 Anzahl Vergaben mit E Vergabe der HCC ZB eigene Quelle W hrend hier das Jahr 2006 eine hnliche Wellenbewegung zeigte waren die Jahre 2007 und 2008 durc
218. en Masterarbeit Public Management download am 02 10 2007 unter http www polizei hessen de Literaturverzeichnis 245 Laux D 2007 Leadership Organisations nderung durch Pers nlichkeit in Spectrum Online Artikel als Zusatz zur Ausgabe 1 2007 download am 02 10 2007 unter http www vfh hessen de Laux D 2007a Ergebnisse Workshop Vergabe PTLV interner Workshop zur Vergabeumsetzung im PTLV am 04 07 2007 nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen Laux D 2008 Schwierigkeiten der Bieter mit dem Vergaberecht Interview des Autors mit dem Inhaber der Fa Quambusch H Quambusch im Juni 2008 liegt nicht in Schriftform vor PTLV Wiesbaden Leitl M 2005 B rokratie in Harvard Businessmanager Artikel vom 22 11 2005 manager magazin Verlagsgesellschaft mbH Hamburg Lemke H 2003 E Government Masterplan Hessen 2003 2008 Version 1 3 Online Bericht download am 04 10 2007 unter http www hessen egovernment de Lenz T 2001 E Government und E Nonprofit Management von Internetprojekten in Verwaltung und Nonprofit Organisationen Verlag Sch ffer Poeschel Stuttgart Leimeister J B hmann T Krcmar H 2005 IT Unterst tzung bei der Innovationsentwicklung in Albers S Gassmann O 2005 Handbuch Technologie und Innovationsmanagement S 323 340 Gabler Verlag Wiesbaden Lorse J 2008 Personalentwicklung im Abseits ak
219. en Soweit von Sachverhalten Kenntnis genommen oder Zustimmung 54 Vgl Schildbauer 2003 S 308 142 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Risiken des Einsatzes von E Vergabe signalisiert werden soll ist ein Vorgang mitzuzeichnen Diese Mitzeichnung erfolgt schriftlich auf dem Vorgang Eine elektronische Abbildung dieser Systematik wurde im Zuge der Einf hrung des DOMEA Konzepts in Hessen angedacht Allerdings scheitert eine grunds tzliche Umsetzung derzeit noch an der Tatsache dass f r Verwaltungen die eigenh ndige Unterschrift unter einem Text nach deutschem Zivilrecht sowohl die in 126 Abs 1 BGB gesetzlich vorgeschriebene Schriftform als auch den Urkundencharakter von privaten Urkunden gem 440 ZPO am traditionellsten wahrt Eine elektronische Mitzeichnung in E Vergabe w rde diese Tradition aufbrechen Innerhalb der Vergabestelle als Team ist dieser Umstand wohl eher als unproblematisch zu bewerten da E Vergabe f r die Vergabestelle lediglich ein Werkzeug darstellt das zur Arbeitserf llung genutzt wird Eine Nutzung von E Vergabe au erhalb der Vergabestelle kommt dagegen cher nicht in Betracht da die F hrungskr fte au erhalb der Vergabestelle lediglich eine Lese und Pr ffunktion h tten Ein Mehrwert ergibt sich f r sie bei der Nutzung von E Vergabe nicht da sie zur Mitzeichnung ein System starten m ssten das sie sonst nicht nutzen w rden Die Arbeit mit E Vergabe w rde wohl v
220. en Synergieeffekt Durch die Teamarbeit werden allerdings auch neue Anforderungen an die Form der Zusammenarbeit gestellt damit eine gute Teamarbeit erreicht werden kann So ist in klassischen Verwaltungen die hierarchisch organisierte Gruppe realisiert Hier l uft der gesamte Informationsaustausch ber den Leiter der Gruppe Das Team dagegen kennt vielf ltige Kommunikationsformen wobei dem Leiter der Gruppe als Hauptfunktion die Herstellung der Au enkontakte zukommt Aufgabe des Leiters ist es vor allem das Team zu entwickeln um die Arbeit optimal zu gestalten Die Arbeitsgestaltung ist Aufgabe des Teams selbst Im Idealfall muss der Leiter nur noch Anforderungen ber den erforderlichen Output benennen und im Bedarfsfall am besten erst nach Aufforderung Hilfestellung geben Solcher Art Vorgehensweisen m ssen aber erst einge bt werden Soweit Mitarbeiter in Verwaltungen solcher Art Methoden nicht kennen oder im Alltag noch nicht erlebt haben kann dies zu Widerstand f hren weil die Vorteile dieser Methodik nicht erkannt werden 4 4 4 Reaktanz Potenzial von E Vergabe Unter psychologischer Reaktanz versteht man eine recht komplexe Abwehrreaktion die als Widerstand gegen u ere oder innere Einschr nkungen aufgefasst werden kann Reaktanz wird nach Schmidt K ppen Breimer Haas in der Regel durch psychischen Druck z B N tigung emotionale Argumentf hrung oder die Einschr nkung von Freiheitsspielr umen z B Verbot
221. en bestimmen anhand der spezifischen Marktgegebenheiten und der Ausgestaltung ihrer Kooperation inwieweit ihre Kooperation sich dem ffentlichen Auftraggeber als Marktverk rzung darstellt Die Benennung von A Kriterien ist eine Verstandesleistung und durch E Vergabe kaum zu unterst tzen Um zu einem differenzierten Einsatz von A Kriterien zu kommen bedarf es einer intensiven Abstimmung der Vergabestelle mit der Fach lichkeit Falls es hier zu Schwierigkeiten in der Kommunikation kommt k nnte die beschr nkende Wirkung der A Kriterien bergewicht bekommen und deshalb m glicherweise wirtschaftliche Angebote nicht zum Zuge kommen Die Pr fung der Angebote und Muster nach TL durch Externe kann zu einer Qualit tssteigerung f hren bedingt allerdings auch den Einsatz zus tzlicher Finanzmittel Inwieweit dies sinnvoll ist muss im jeweiligen Marktsegment sorgf ltig bedacht und entschieden werden Zumindest hat das PTLV im Projekt Uniform blau eine Vielzahl Fehler durch die Bieter feststellen m ssen Durch den Einsatz von E Vergabe w ren viele spezifische Fehler aber auch nicht zu verhindern gewesen Auch andere Marktspezifika lassen sich durch den Einsatz von E Vergabe nicht beeinflussen Konsequenz Dass E Vergabe mit gr erer Transparenz Impulse f r mehr Wettbewerb ausl sen kann lie sich mit dieser Studie nicht nachweisen Allerdings war die Datenbasis dazu wohl auch nicht umfangreich genug Weitere Studien k nnten d
222. en Aufkleber in einer auff lligen Farbe und der Aufschrift Angebotsabgabe zu kennzeichnen Gerade f r unerfahrene Bieter bietet dies ein Fehlerpotenzial denn erfahrungsgem wird gerade von diesen die Markierung als Angebot unterlassen Das ist f r die ausschreibende Beh rde durchaus problematisch denn sie hat daf r zu sorgen dass der Umschlag bis zur ffnung unzug nglich bleibt 22 VOL A 382 Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer gepr gt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche VOI Verband Organisations und Informationssysteme e V in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeing ltig ver ffentlicht vgl Kampfmeyer Rogalla 1997 383 Das PTLV regelt dazu in seiner ADA unter 16 Posteing nge Die f r die Beh rde bestimmten Postsendungen und sonstigen Eing nge werden grunds tzlich von der Poststelle angenommen ge ffnet auf Richtigkeit und Vollst ndigkeit gepr ft mit Posteingangsstempel versehen und weitergeleitet Verschluss sachen sind dagegen direkt und unge ffnet an die Adressaten zu richten PTLV 2007b Angebote werden wie Verschlusssachen behandelt Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 91 Handlungsdruck Bei Beh rden wie dem PTLV ist die Vergabestelle zwar eine OE mit einem hohen Postaufkommen aber eben nicht die einzige Insofern kann es im Eifer des Gefechts vorkommen dass die Poststelle der Beh rde
223. en Hand genutzt werden Internetseite http www hansel fi Frankreich Juni 2009 Die ffentlichen Beschaffungsstellen Frankreichs sind seit dem 1 Januar 2005 verpflichtet elektronisch eingereichte Angebote anzunehmen Mit Ausnahme des Ministeriums der Verteidigung eigene Plattform nutzen alle zentralen Ministerien die von der Regierung zur Verf gung gestellte Plattform Die Verwendung der Plattform durch Kommunalverwaltungen ist freiwillig Sie k nnen auch eigene L sungen entwickeln oder kommerzielle Leistungen einsetzen Internetseite http www marches publics gouv fr 132 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Griechen land Juli 2009 Die Website des General Secretariats stellt Informationen und Formulare ber ffentliche Beschaffungen in Griechenland zur Verf gung Weitergehende elektronische M glichkeiten existieren derzeit noch nicht Internetseite http www gge gr Gro Britannien Mai 2009 In Gro Britannien wird ein elektronisches Verfahren f r den ffentlichen Sektor zur Verf gung gestellt um mit einfachen Mitteln Ver ffentlichungen vorzunehmen Dazu steht eine breite Auswahl an Leistungen Diensten und Informationstechnik zur Verf gung Betreiber ist die OGCbuying solutions Internetseite http online ogebuyingsolutions gov uk Irland Juli 2009 Irland verf gt ber eine zentrale E Ten
224. en Nachweis dass E Vergabe als Impulsgeber f r den Wettbewerb wirkt durchaus noch erbringen Allerdings sind die Erfahrungen des BeschA diesbez glich nicht ermutigend Die Hypothese dass E Vergabe zur Beschleunigung von Vorg ngen f hrt ist zumindest wohl auch in Zukunft eher Wunsch als Wirklichkeit 222 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Fazit zur empirischen berpr fung 5 5 Fazit zur empirischen berpr fung Zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Dass mit E Vergabe Einsparungspotenziale zu erschlie en sind ist nachweisbar Werden Bedarfsb ndelungen koordiniert kann dies zu gr eren Einkaufsmengen und damit zu g nstigeren Preisen f hren E Vergabe macht sich bei einer Zentralen Beschaffungsstelle mit einer Vielzahl europaweiter Ausschreibungen positiv bemerkbar Einer Euphorie dass E Vergabe erhebliche Kosten einspart kann aber nicht gefolgt werden Hier holt die Einf hrenden das Tagesgesch ft einer Vergabestelle dann doch schnell wieder ein Je mehr Spezialbedarf eine Vergabestelle zu beschaffen hat desto geringer ist die M glichkeit mit E Vergabe Einfluss auf den Output des sozio technischen Systems der Zentralen Beschaffungsstelle zu nehmen Zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Mit E Vergabe lassen sich Schnittstellenprobleme reduzieren und die Zusammenarbeit durch Beteiligung verschiedener Organisationen verbessern Es lassen
225. en k nnten Dies ist aber nicht erfolgt Vielmehr gab es eine Verlagerung der Randbereiche hin zur Begr ndung nach 3Nr 4a VOL A Zumindest ist feststellbar dass der Einsatz von E Vergabe im polizeispezifischen Bereich nicht zu einer Reduzierung der freih ndigen Vergaben gef hrt hat 5 2 2 5 Reduzierung von Ad hoc Beschaffungen Nach Biergans sind ad hoc Beschaffungen teilweise unvermeidbar Der fast track also die f r Notf lle tolerierte Abk rzung des definierten Beschaffungs vorgangs muss Beschaffern nach Biergans schon deshalb ein Dorn im Auge sein weil die Kosten f r die eingekauften Leistungen in der isolierten Betrachtung als zu hoch erscheinen Sie widersprechen den ansonsten geltenden strikt geregelten Beschaffungsabl ufen im Unternehmen Auch wenn das Wesen der Ad hoc Beschaffungen in der Nicht Planbarkeit besteht sollte sich mit steigender Anzahl Rahmenvertr ge ein gewisses Ma an Planung einstellen und damit parallel eine Reduzierung der Anzahl Ad hoc Beschaffungen feststellen lassen Dies lie sich aber bei der hessischen Polizei ebenso wenig nachweisen wie der Effekt der vermehrten Ausgabe von Haushaltsmitteln zum Jahresende hin siehe Abbildung 29 Anzahl Ad hoc Beschaffungen bei der hessischen Polizei im Jahr 2008 100 90 80 fe 70 60 50 40 30 20 Jan Feb Mrz Apr
226. en und uns unsere Anpassung in ihr f hlbar machen Der Vorgang der Informationsaufnahme und verwertung ist eins mit dem Prozess der 403 Vgl Wyssusek 2004 S 450 452 Mit dem Begriff der symbolischen Interaktion umschreibt Wyssusek den Zusammenhang von Sinnhaftigkeit in der Beziehung von Mensch und System Es gehe um die Eingebundenheit des Menschen in einem sozialen Kontext und seiner Erfahrungswelt Der Sinn der den Ph nomenen der Erfahrungswelt zugeschrieben werde sei nicht das Resultat eines Aktes sondern Bedeutungen w rden durch symbolische Interaktion und Interpretation kontinuierlich re generiert modifiziert und weitergegeben Wyssusek 2004 S 64 45 Selbst bei trivialen Sachverhalten wie dem Beschreiben von Begriffen zur besseren Positionierung der Verwaltungsleistung in Suchmaschinen des Internets empfiehlt die HZD bereits umgangssprachliche Bezeichnungen zu verwenden um die Internetnutzer im Sinne eines Marketing anzusprechen HZD 2008a S 34 35 6 Norbert Wiener war Begr nder der Kybernetik Der Begriff Kybernetik leitet sich vom griechischen kybernetike ab was so viel wie Steuermannskunst bedeutet Zum Aufgabengebiet dieser Wissenschaft geh rt die Besch ftigung mit der Frage wie sich Maschinen unter variablen Umweltbedingungen verhalten Vallant 2007 S 98 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 99 Zur Automation besonders geeignete Vergabevorschriften Anlassung an die Eventualit ten
227. ennung Kein wirtschaftliches Angebot m glich Materialien nicht im Fertigungsprogramm Nach Durchsicht der Unterlagen wird von einem Angebot Abstand genommen Dass einige Aussagen ohne weitere Begr ndung abgegeben wurden deuten auf die hohe Komplexit t der Ausschreibungen hin Eine Reduzierung dieser Komplexit t ist eine Verstandesleistung der Mitarbeiter in der Vergabestelle bzw der Fachlichkeit E Vergabe kann hier lediglich bei der standardisierten Strukturierung des Aus schreibungstextes helfen 687 K nster 2008 68 Z B Forderungen nach thermischer Resistenz von Uniformteilen oder Durchschusswiderstand von Schutz westen 6 Vgl HMdIS 2005a 216 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Pr fung der Angebote und Muster nach TL Durch die fachliche Pr fung der Angebote und Muster wird die geeignete Leistung f r den Bedarf bestimmt F r manche Leistungen besonders aus dem chemischen Bereich ist das PTLV aber nicht in der Lage die TL zu fertigen und die Muster zu pr fen Hier muss auf Zuleistung Externer ausgewichen werden so dass zus tzlicher finanzieller und zeitlicher Aufwand entsteht Au erdem ist diese zus tzliche Leistung auch wieder in Form eines Vergabeverfahrens zu beschaffen In jedem Fall werden die Kosten auf den ffentlichen Auftraggeber zur ckfallen denn der ffentliche Auftraggeber
228. enommen und dr ngt ihre Mitgliedsstaaten dazu ihr Beschaffungsmanagement zur Vergabe ffentlicher Auftr ge z gig auf eine voll st ndig elektronische Basis zu stellen Der Zeitplan der EU sieht vor dass ab 2010 nur noch elektronische Angebote im Vergabeverfahren angenommen werden sollen Damit werden die Vergabestellen der ffentlichen Hand gezwungen sowohl die von ihr eingesetzten Technologien als auch ihre Organisation und ihr Personal von papier gest tzten Vergabeverfahren auf die elektronische Vergabe der E Vergabe umzustel len Vorbereitet wurde die Umstellung durch einen Aktionsplan der EU Kommission Zentes 2006 S 67 Der Wissenschaftliche Beirat beim BMWi weist darauf hin dass Anbieter ohne Wettbewerb keinen Anreiz haben f r einen gegebenen Preis eine hohe Qualit t anzubieten oder bei gegebener Qualit t die Preise zu senken Das ffentliche Beschaffungswesen solle daher auf Prinzipien basieren die den Wettbewerb zwischen den Anbietern f rderten Wettbewerb werde grunds tzlich dann gef rdert wenn m glichst viele Anbieter die M glichkeit haben an ffentlichen Vergaben teilzunehmen Eine gr ere Anzahl an Wettbewerbern f hre meist dazu dass Unternehmen aggressiver bieten und erschwere zus tzlich die M glichkeit zu Absprachen zwischen den Unternehmen BMWi 2007 S 5 Rn 6 1 BMWi 2002 2 EU Kommission 2008 13 Vgl Fabry Meininger Kayser 2007 S 16 Unter Beschaffungsmanagement verst
229. entieren sich die Optimierungsans tze im 4 Vgl Enkel 2005 S 85 86 245 L ck 2004 S 492 246 Kerkhoff Michalak 2007 S 18 56 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung Folgenden hinsichtlich ihrer m glichen Wirkung beim Einsatz von E Vergabe und nicht in Bezug auf eine effiziente Nutzung von E Vergabe 3 4 1 Gesch ftsprozessoptimierung Die in Deutschland ausgepr gte Regelorientierung f hrte bei den Verwaltungen jahrzehntelang zur Ausrichtung am Prinzip des Sortierens von Rechtsmaterien anstatt zu einer Integration zusammengeh riger Prozess Schritte Der traditionelle Verwaltungsaufbau ist funktionsbezogen und nicht prozessorientiert gestaltet Die zu betrachtenden Prozesse verlaufen oft quer zur Organisationsstruktur d h durch unterschiedliche OE Die traditionellen Gesch ftsprozesse k nnen daher zersplittert sein was zu einer aufwendigen Koordination langen Bearbeitungs Transport und Liegezeiten f hren kann F r potenzielle Bieter sind funktionsorientierte Verfahren nicht transparent Oftmals b rden sie ihnen die Koordinationsaufgaben auf da sich die Bieter mit ihren Angeboten R ckfragen oder Nachweisen an verschiedene Stellen wenden m ssen Durch eine Neugestaltung der Prozesse lassen sich solche zersplitterten Verantwortlichkeiten zusammenf hren Die Gesch ftsprozessoptimierung GPO ist eine ziel und ergebnisorientierte Betrachtu
230. er HAD als Pflichtbekanntmachungsorgan f r alle hessischen ffentlichen Auftraggeber wurde die Testphase im November 2007 abgeschlossen Zus tzlich zur HAD ist seit 2006 die Vergabeplattform des Landes Hessen im Einsatz Das Land Hessen verfolgt mit der Einf hrung der Vergabeplattform die den Einsatz von E Vergabe voraussetzt ebenfalls das Ziel alle Vergabeverfahren des Landes Hessen digital ber eine Plattform abzuwickeln aber zus tzlich auch Angebote digital entgegenzunehmen Das k nftige Verh ltnis der Vergabeplattform zur HAD Koexistenz oder Ersatz ist allerdings noch nicht gekl rt Als Softwarepartner der E Vergabel sung f r das Land Hessen wurde nach einem europaweiten Vergabeverfahren die Firma Administration Intelligence AG AI AG verpflichtet Nach Abschluss der Customizing Arbeiten wurde bereits im Februar 52 Vgl http www had de 53 Vgl Hessischer Landtag 2007a IHK BW 2008 S 2 55 Vgl http simap europa ew index_de html 6 Vgl HMWVL 2001 S 129 130 57 Vgl http www vergabe hessen de 58 Customizing ist die Anpassung von Anwendungssoftware an die Anforderungen des Anwenders insbesondere die Anpassung von Standardsoftware Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 161 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 163 Untersuchungsgegenstand 2006 die landeseigene Vergabeplattform sowie die Implementierung der Workflows bis zur Bereitstellung der Vergabe
231. er Verwaltungsprozesse unsenneesseessensnennenennnsnnnnen 166 5 2 1 1 Reduzierung der Anzahl Vergaben durch B ndelung 167 5 2 1 1 1 Reduzierung der Anzahl verschiedener Materialien 168 5 2 1 1 2 Bedarfsb ndelung durch gegenseitige Information eee 169 5 2 1 1 3 B ndelung durch Lageroptimierung uensennssensennenensnnnnen 169 5 2 1 1 4 Prozessaufwand durch Kontrollstrukturen 00s ss 170 5 2 1 1 5 Reduzierungspotenzial von Prozess Schritten uusersensensenneennennn 171 5 2 2 _ Kosteneinsparung bei der Ausschreibung Vergabe eeee 172 5 2 2 1 Kosteneinsparung durch Funktionsb ndelung eeen 173 5 2 2 2 _ Kosteneinsparung bei Rahmenvertr gen eennnnennenennnnnen 174 5 2 2 3 _ Kosteneinsparung bei geb ndelten Eink ufen ee 175 5 2 2 4 Reduzierung der Anzahl freih ndiger Vergaben eee 176 5 2 2 5 Reduzierung von Ad hoc Beschaffungen ennnnennnen 177 5 2 3 Eingabeaufwand bei vollst ndiger E Vergabe Umsetzung ee 178 5 2 4 Kosten zum Betrieb von E Vergabe au En 178 5 2 5 Ergebnisdiskussion zu Hypothese 1 180 5 3 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 181 5 3 1 Landesweite Vereinheitlichung der Verwaltung in Hessen 181 5 3 1 1
232. er Voraussicht der Sch pfer der letzteren entziehen weil sie ja in der Hand der privaten Interessenten liegen Gerade sie k nnen aber den beabsichtigten Zweck der Vorschrift im Erfolg bis zur Umkehrung ins gerade Gegenteil entstellen Insofern kann angenommen werden dass nicht das Recht und das Beamtentum berregulierung herbeif hrt sondern letztlich die vom Gesetzgeber nicht vorhergesehene Flexibilit t die das Recht h tte abbilden m ssen Weber schr nkt aber auch ein dass eben nicht alle Lebensumst nde vorhersehbar seien Dieses Dilemma m ssen die Verwaltungsmitarbeiter auffangen Einerseits haben sie sich verpflichtet dem g ltigen Recht Geltung zu verschaffen andererseits ist es nicht ihre Aufgabe L cken im Recht zu finden um Gesetzes nderungen anzusto en Bei der Verwaltung hat sich vielmehr eine juristische Form des Wissensmanagements etabliert Diese besteht darin die richtige Rechtsnorm zu kennen bzw herzuleiten und im Gutachtenstil den anstehenden Sachverhalt mit der Rechtsnorm zu vergleichen oder i z s 265 eine Subsumtion durchzuf hren Bei dieser Betrachtung geht es nicht darum welches Ziel verfolgt wird sondern welcher objektive Tatbestand vorliegt Wirt schaftunternehmen handeln dagegen nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip indem sie l Vgl Bogumil Jann 2005 S 115 262 Vgl Weber 1922 http www textlog de 26 es Sollte den Verwaltungs
233. eren DIN EN ISO 6385 2004 S 5 135 H ller Pils Zlabinger 2003 S 18 19 136 E Business ist die integrierte Ausf hrung aller automatisierbaren Gesch ftsprozesse eines Unternehmens mit Hilfe von IKT Thome 2002 S 151 vgl auch Arndt 2005 S 186 191 137 Eberleh Oberquelle Oppermann 1994 S 87 B8 Vgl Prange 2002 S 63 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 29 Einordnung der untersuchten Hypothesen Effektivit t Kann der Benutzer seine Ziele berhaupt erreichen kann er seine Aufgaben computergest tzt erledigen Effizienz K nnen Aufgaben ohne unn tige Umwege erledigt werden Zufriedenheit Kann der Benutzer ohne unangemessene Belastungen im Ideal fall mit Spa seinen Zielen nachgehen Sie sehen dabei auch die M glichkeit Qualit tssicherung durch die Vorgabe Um setzung software ergonomischer Normen zu erreichen Dies setze voraus dass den Anwendern das Gef hl der Kontrolle ber ihre jeweilige Interaktion vermittelt wurde Dazu sei es erforderlich dass das System den Anwendern verschiedene Handlungs m glichkeiten zur Verf gung stelle damit sie das System im Dialogablauf tats chlich kontrollieren k nnen Insoweit ist es f r die Betrachtung der Wirkung von E Vergabe elementar kognitive Aspekte sowohl bei den Vergabestellenmitarbeitern als auch bei den potenziellen Bietern zu betrachten Aufgabe dieser Untersuchung ist es daher auch eine Verkn pfung von Kognition mit Verwaltungshande
234. ergabe Handlungsdruck 3 5 Handlungsdruck Der Antrieb zur Schaffung einer elektronischen Vergabe kam aus der EU Bereits in der ersten Ausgabe des europ ischen Binnenmarktanzeigers wurde darauf hinge wiesen dass das ffentliche Auftragswesen als Schl sselbereich des Binnenmarkts bezeichnet hinter den Erwartungen einer offenen wettbewerbsorientierten Auftrags vergabe in einem auf das 21 Jahrhundert zugeschnittenen Binnenmarkt liege Schon die folgende Nummer des Binnenmarktanzeigers zeigte auf wie die Umsetzung der Beschaffungsvorschriften verbessert und der Zugang zu ffentlichen Auftr gen vereinfacht werden k nnte Wesentlicher Ansatz war es die Entwicklung der vollelek tronischen Auftragsvergabe sowie die Schaffung einer frei zug nglichen Ver ffent lichungsplattform zu f rdern W hrend auf europ ischer Ebene die grenz berschreitende F rderung der Wirtschaft im Vordergrund stand waren es auf nationaler Ebene eher die Belastung der Haushalte sowie die Verbesserung des Einsatzes der verf gbaren Haushaltsmittel Im Folgenden werden einzelne Gr nde die die Einf hrung der E Vergabe vorantrieben betrachtet 3 5 1 Umgang mit beschr nkten Haushaltsmitteln Die finanzielle Situation der ffentlichen Haushalte ist seit Jahren ein Dauerthema Obwohl Verwaltungsreformen mit wirtschaftlichem Fokus z B NVS Doppik fl chendeckend hohe Priorit t genie en neigen Verwaltungen nach wie vor dazu Ver nderun
235. ergaberechts ennnennneen 35 3 2 3 Zu den Grenzen des Vergaberechts aan nal 39 33 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge 42 3 3 1 B ndelungsans tze einzelner europ ischer L nder eee 45 3 3 2 Qualifizierungsanforderungen sn es a 47 33 3 Zur Strategie der Bedarfsb ndeluns nesuseaenenuesnennn 50 3 3 4 Zu Entwicklungsformen der Angebotsb ndelung eenee 53 3 4 Zur Strategie der Optimierung an aa ER 55 3 4 1 Gesch ftsprozess ptimierung annahm aus 56 3 4 2 Von der B rokratieverwaltung zum B rokratiemanagement ee 58 3 4 3 Von Teilbetrachtungen zu ICOsa tree 62 3 4 4 Von der Marktbeobachtung zur Beschaffungsmarktforschung 64 3 4 5 Steuerungsans tze durch Kennzahlen uueessensensennsnensnennnennenn 65 3 4 6 Vereinheitlichungsbestrebungen ensenssnessesnneenneennnnsnnn nennen 67 3 5 Handlinssdruck une nen e a e a a e a a ai 76 3 5 1 Umgang mit beschr nkten Haushaltsmitteln neen 76 3 5 2 Grenzen wirtschaftlicher Beschaffung ueseeenennnnsnennnennenn 78 II 5 Inhaltsverzeichnis 3 5 2 1 Umsetzung des Rechts in der Vergabestelle enee 78 3 5 2 2 Erf llung formaler Vorgaben durch die Bieter eenee 80 3 5 2 3 Meldung der Bedarfsstelle es aan 8
236. ertr glich sind 5 Vgl Wimmers Ansatz Dialogisches Verwaltungshandeln Wimmer 2004 S 343 580 Lemke 2003 S 3 gt Vgl HMdIS 2008 S 37 58 582 Hessen Corporate Network kurz HCN ist eine Infrastruktur f r die hessische Landesverwaltung zur einheitlichen sowie fach und organisations bergreifenden Kommunikation HMdIS 2007 S 4 53 HMdIS 2007 S 18 54 Das Hessenportal gliedert sich in ein Internetportal ein Mitarbeiterportal und ist Plattform f r Fachanwendungen wie E Vergabe HMdIS 2007 S 8 585 HMdIS 2008 S 14 35 160 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand Die Standardisierung l uft dabei in drei Prozess Schritten ab siehe Abbildung 23 Pflege der Liste Managed Objects LMO E Vergabe wurde hier aufge nommen Definition von Standards Pflege von Standards Teilprozess I Pflege der LMO Teilprozess 2 Definition von Standards Teilprozess 3 Standard Pflege der Standards Dokument E Government Architektur Abbildung 23 E Government Architekturprozess in Hessen StAnz 17 01 2005 S 241 Durch diese Systematik sollen insbesondere folgende Punkte sichergestellt werden Verfahrenssicherheit durch Beteiligung der betroffenen Ressorts Beratung strittiger Punkte im Kabinettsausschuss f r Verwaltungsreform und Verwaltungsinformatik Ber cksichtigung vorhandener Verfahren und de facto Sta
237. erwaltung Vergabestelle bergibt aber erfahrungsgem weisen deren Leistungsbeschreibungen Schwachstellen auf Au erdem l sst sich so eine gegenseitige Kontrolle umsetzen Zumindest kann die Fachlichkeit mehr Vertrauen gegen ber der Vergabestelle entwickeln wenn die Vergabestelle nderungsvorhaben oder zumindest eigene Entw rfe der Fachlichkeit zur Verf gung stellt Eine verbesserte Zusammenarbeit wird dann zu besseren Leistungsbeschreibungen f hren was wiederum die Chancen steigert bessere Ausschreibungsergebnisse zu erzielen Das in Hessen eingesetzte Modul E Vergabe ist auf diesen Informationsaustausch ausgelegt und l sst die Erstellung von PDF Dokumenten zu So k nnen alle von der Vergabestelle fertig gestellten Dokumente in PDF gewandelt und per Mail an die Fachlichkeit bermittelt werden Dies wird im PTLV so umgesetzt Eine stetige Steigerung der Qualit t von Leistungsbeschreibungen konnte nach Auskunft der Vergabestelle bereits festgestellt werden so dass sie von der grunds tzlichen Wirkung dieser Verfahrensweise ausgeht 5 3 2 3 Zentraler Eingang von Bedarfsmeldungen Damit die Abarbeitung aller bei den Beschaffungs OE eingehenden Beschaffungs vorg nge berwacht werden kann bedarf es einer zentralen Informationsb ndelung und Steuerung Vor Einf hrung des HSG V 1 nutzten die Bedarfsstellen s mtliche bermittlungswege zu den ihnen bekannten Ansprechpartner im PTLV um einen Beschaffungsvorgang zu veranlassen
238. es sind f r die Pr fung der Vergabe ffentlicher Auftr ge im Verantwortungsbereich des Bundes die der L nder jeweils f r die Pr fung der in ihren Bereich fallenden Vergaben zust ndig Die Vergabekammern des Bundes sind beim Bundeskartellamt eingerichtet Die L nder sind bei der Zuordnung ihrer Vergabekam mern frei Die Vergabekammern sind unabh ngig und an Weisungen nicht gebunden Gegen die Entscheidung der Vergabekammer ist die sofortige Beschwerde zul ssig 116 GWB Diese ist binnen einer Frist von 2 Wochen nach Zustellung der Entscheidung schriftlich und mit Begr ndung bei dem als Beschwerdegericht f r den Sitz der Vergabekammer zust ndigen Oberlandesgerichtt OLG einzulegen Beabsichtigt ein OLG von der Entscheidung eines anderen OLG in einer Vergabesache 1S Fabry Meininger Kayser 2007 S 23 116 Fabry Meininger Kayser 2007 S 23 32 17 Vgl Riese Theurer 1998 S 8 118 Nach Fabry Meininger Kayser kann die praktische Bedeutung des Vergaberechts an der Anzahl vergaberechtlicher Nachpr fungsverfahren abgelesen werden Allein 2003 seien dies 1 275 Verfahren gewesen Dabei liege die Erfolgsquote vergaberechtlicher Nachpr fungsverfahren zwischen 30 und 50 Prozent und somit wesentlich ber der Erfolgsquote verwaltungsgerichtlicher Verfahren Fabry Meininger Kayser 2007 S 16 26 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen abzuweichen so hat es diese im Interesse einer m glichst bundeseinheit
239. esamtvolumen von rund 65 Mio Euro zur Verf gung Ronzheimer 2004 32 Die OSCI Leitstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Verwaltung des Landes Bremen die X V Projekte wie XMeld im Auftrag der IMK und XDomea im Auftrag von KoopA ADV und BMI betreut vgl http www1 osci de sixcms detail php id 1181 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 71 Zur Strategie der Optimierung Verwaltung A Ebenen der Interoperabilit t Verwaltung B Interner z Interner Prozess Semantische Ebene OSCI XOV Standards Prozess Fachliche Nachrichten verwaltungs bergreifende Prozesse Partner Technische Ebene OSCl Transport Sicherer Nachrichtenaustausch Transaktionen Dienste So 0 33 D 53 So 2y 583 lt 5 T V O IOSO e u Joyndwodg STANS SUNUO Abbildung 14 OSCI Standards im E Government entnommen aus http www osci de Die Interoperabilit t wird durch eine Ebene f r den Nachrichtentransport OSCH Transport und eine Ebene f r fachliche Inhalte OSCI X V Standards gew hrleistet OSCI ist eine Gesamtheit von Konzepten Die Konzepte selbst sind zur besseren Verbreitung kostenfrei erh ltlich Die Umsetzung in eine Software m ssen von der OSCI Leitstelle unabh ngige IKT Dienstleister vornehmen Aufgrund der weiten Verbreitung der E Government Standards bzw deren Kostenfreiheit entstehen Bietern keine berm igen Kosten um ihre Basis Technologie
240. eschr nkte M g durch den Fachexperten konstruiert via eigener Denk lichkeiten durch E Vergabe unzureichende Teter None Eroblemstellimgen e Lediglich Hinweise und Lernf higkeit e Mustervorrat des Fachexperten Anregungen denkbar der Idee nicht angepasst z B Fachwissen aus anderem Bereich e Mustervorrat des Fachexperten ist beschr nkt z B durch mangelhaftes Wissen oder fehlende Erfahrung 42 Vgl Wiswede 2004 S 604 606 63 Wiswede f hrt an dass nach neueren Ans tzen nicht mehr gefragt werde Wer ist wahrnehmungsgenau sondern die Frage Wann und unter welchen Umst nden sind Menschen wahrnehmungsgenau und wie u ert sich dies in einer spezifischen Situation In einem social relations model versuche man die Anteile Einfluss des Urteilers Einfluss des Beurteilten und Einfluss der Interaktion zwischen Urteiler und Beurteilten zu zerlegen Wiswede 2004 S 605 44 Vgl Eckard 2004 S 25 26 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung 115 Einseitige Betrachtung der Idee durch den Fachexper ten unzureichende Lernf hig keit und bereitschaft Wahrnehmungsbereitschaft ist beschr nkt da durch pers nliche Erfahrungen gepr gt Wahrnehmungsf higkeit ist be schr nkt da Human Resources nur max 7 Aspekte gleichzeitig erfassen kann berbewertung der spontanen Erkenntnis d h einmal gemach te Assozi
241. etrachtung der Technik als Allheilmittel f hre zwangsl ufig zu Entt uschungen da Technikeinsatz organisa torische Defizite nicht ausgleichen k nne Ein typischer Fehler sei die Bereitstellung der Technologie bevor der organisatorische Gestaltungsprozess berhaupt angelaufen sei Erst Fakten schaffen dann Nachdenken Der sozio technische Ansatz ist im Zusammenhang mit der Verwendung von E Vergabe wesentlicher Betrachtungsgegenstand dieser Studie Tabelle 3 stellt den Ansatz in Abgrenzung zum b rokratischen Ansatz dar wie dieser noch heute in tradi tionellen Verwaltungen anzutreffen ist Tabelle 3 B rokratischer vs sozio technischer Ansatz Frei Hugentobler Alioth Duell Ruch 1996 S 158 159 B rokratischer Sozio technischer Ansatz Systemansatz Gestaltungseinheit one person one task integrierter Aufgabenbereich im Team Kontrollrelevanter Dienstweg von oben nach unten selbststeuernd informell vor Informationsfluss au erhalb des Arbeitsplatzes allem innerhalb des Teams detaillierte Festlegung aller Auf Gestaltungsspielr ume nutzbar Gestaltungsprinzip gaben totale Spezifikation kritische Spezifikation multi skilling Technik als Sachzwang Verkn pfte Optimierung Technologie Human Resources als Erwei Human Resources komplemen terung der Maschine t r zur Maschine Vgl Engelskirchen Won Zimmermann 2002 S 21 Vgl Engelskirchen Won Zimmermann 2002
242. ewerb Ausgabe 5 2005 S 502 513 Fachverlag der Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH Wirtschaft und Wettbewerb D sseldorf Niemeyer M 2004 Entwicklung und Implementierung innovativer Qualit ts techniken zur Effektivierung von Managementsystemen Dissertation Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek http deposit d nb de Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main Noch R 2008 Freih ndige Vergabe als Ausnahmezustand Ein Absehen von der Ausschreibung kann sinnvoll sein erlaubt ist es selten in Vergabe Navigator 1 2008 S 25 29 Bundesanzeiger Verlag K ln Noch R 2008a Formale H rden fordern beide Seiten in Vergabe Navigator 2 2008 S 27 31 Bundesanzeiger Verlag K ln Olev 2008 Sachbearbeiter in Online Artikel Online Verwaltungslexikon olev de http www olev de s sachbearb htm Version 1 43 Dr Burkhardt Krems K ln Patterson C 2006 Bilanzierung von Versorgungsverpflichtungen bei Kommunen im Zuge der Einf hrung der Doppik in Proll U Reckert K 2006 Neues Kommunales Finanzmanagement S 167 172 Bundesanzeiger Verlag K ln Pietzcker J 2007 Grenzen des Vergaberechts in NVwZ 11 2007 S 1225 1232 Verlag C H Beck oHG M nchen Pozzo R 2003 History of the Concept of Effectiveness in On Effectiveness S 13 27 Boydell Press Ney York Prange C 2002 Organisationales Lernen und Wissensmanagement Fallbeispiele aus der
243. f r die Sicherstellung der Verf gbarkeit pro Sachthema und Zeiteinheit Bestandsquote pro Sachthema 5 Lieferanten leistung Pr fung der Leistungsf higkeit und der Vertragstreue des Lieferanten Abweichungsquote vom Ausschreibungser gebnis 6 Kundenzu Vergleich der gef hlten Ziel erreichung mit der tats ch Abweichungsgrad von der benannten Ziel friedenheit lichen definition 7 Beschaffungs Fr lung get Aal und Prozesskosten im Vergleich zur Anzahl Leistungsf higkeit der einge prozess abgewickelter Ausschreibungen setzten Prozesse 8 Beschaffungs Pr fung der Anzahl und Eingesetztes Personal pro Ausschreibung personal Leistungsf higkeit der einge Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter in der setzten Mitarbeiter Vergabestelle 3 4 6 Vereinheitlichungsbestrebungen 23 bildet einen wesent Die Verwendung bzw Vorgabe von Normen und Standards lichen Bestandteil von Ausschreibungen Nicht selten entscheidet deren Einhaltung ber Zuschlag oder erfolglose Beteiligung am Vergabeverfahren Im Deutschen unterscheiden sich die Begriffe Norm und Standard in Bezug auf die Faktoren Konsens und Zeit Normen werden ber eine breite Beteiligung aller interessierten Kreise im Konsens erarbeitet und beziehen sich auf Verfahren die bereits eine gewisse Markt reife erlangt haben keine Norm ohne Nachfrage des Marktes Standards k nnen von geschlossenen Kreisen von Unterneh
244. f r eine technische Kommunikation mit der E Government Standards einsetzenden Verwaltung auszustatten z B mit dem sogenannten Bietercockpit von E Vergabe Vielmehr k nnen sie selbst die Mechanismen des Wettbewerbs auf dem Technologiemarkt nutzen um ihre eigenen Ausr stungskosten m glichst gering zu halten Einen weiteren Ansatz in dieser Richtung forciert das BeschA Dort wurde 2007 das Thema XVergabe aufgesetzt um einen einheitlichen Bieterzugang zu den Vergabe plattformen der ffentlichen Hand anzubieten Es soll ein plattform bergreifender Daten und Austauschprozessstandard X Vergabe definiert werden der zu einer h heren Bieterakzeptanz und somit zu einer h heren Beteiligung an E Vergabe f hren soll Ab 2009 soll mit der Integration von XVergabe in die Software begonnen werden k nnen Mit IT Governance soll ein Verst ndnis f r die strategische Bedeutung von IT in OE geschaffen werden Dabei ist IT Governance nicht auf den Betrieb von IKT 313 OSCI Transport ist ein auf internationalen Standards basierendes Konzept f r den sicheren Austausch von Nachrichten ber unsichere Netze wie das Internet um die zus tzlichen Anforderungen an den Austausch elektronischer Nachrichten im E Government Authentizit t Integrit t Vertraulichkeit Nachvollziehbarkeit erf llen zu k nnen vgl http www l osci de sixcms detail php id 1181 314 Schinzer 2007 S 22 315 Vgl HMdIS 2008 S 145 149 72 Kapitel 3
245. f r ist das unbewusste Lernen Zu den kognitiven F higkeiten eines Menschen z hlen nach Frith Blakemore die Aufmerksamkeit die Erinnerung das Lernen die Kreativit t das Planen die Orientierung die Imagination die Argumentation die Introspektion der Wille das Glauben und einige mehr Die Mitarbeiter der Vergabestelle befinden sich in einem Spannungsverh ltnis zwischen der fachlichen der rechtlichen und der betriebswirtschaftlichen Sicht der 457 Z B mit der BCC Funktion in MS Outlook 48 In Bezug auf eine vertikale Abstimmung von Planungsaktivit ten sehen Corsten Rei die zentral b rokratische Top down Koordination als theoretisch berholt an Corsten Rei 2008 S 169 Solcher Art Aktivit ten sind gerade zwischen einer ZBSt und einer Bedarfsstelle relevant so dass Dienstvorschriften so aufzusetzen sind dass gerade die Abstimmungskommunikation unproblematisch erfolgen kann 45 Frith Blakemore 2004 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 113 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung Sachverhalte Falls sie dabei eine der Perspektiven berbetonen wird es zu einer Beeintr chtigung der beiden anderen Sichten kommen Insofern kann von einem Spannungsdreieck in der Beschaffung gesprochen werden siehe Abbildung 19 sofern die Mitarbeiter der Vergabestelle hier nicht f r einen Ausgleich sorgen Rechtliche Perspektive Betriebswirt schaftliche Perspektive Fachliche Persp
246. fache die T tigkeit Eberleh Oberquelle Oppermann unterscheiden drei wesentliche Eigenschaften von 138 Gebrauchstauglichkeit Usability 30 Der Bereich G2B beschreibt die Gesch ftsprozesse zwischen Beh rden und Unternehmen im E Government Lenz 2001 S 56 BI Roth sieht Kognition als verschiedene Vorg nge wie Wahrnehmen Denken Verstehen und Urteilen unter dem Vorzeichen zusammengefasst dass sie zur angepassten Verhaltensorientierung eines Organismus in seiner Umwelt dienen Roth 1994 S 24 Hofkirchner f hrt weiter aus dass Kognition kein Prozess der bertragung Aufnahme Verarbeitung Speicherung oder des Abrufs von Informationen oder Resultat eines solchen Prozesses sei Kognition sei das Sich in Beziehung Setzen oder die so hergestellte Bezogenheit eines Subjekts zu etwas anderem als sich selbst Hofkirchner 2002 S 108 132 Unter Anwender versteht man die Person am PC Personal Computer oder den Mitarbeiter der f r seine t gliche Arbeit einen IKT Service in Anspruch nimmt van Bon 2006 S 28 133 Vgl Sarodnick Brau 2006 S 45 79 134 Ergonomie ist eine wissenschaftliche Disziplin die sich mit dem Verst ndnis der Wechselwirkungen zwischen menschlichen und anderen Elementen eines Systems befasst und Berufszweig Theorie Prinzipien Daten und Methoden auf die Gestaltung von Arbeitssystemen anwendet mit dem Ziel das Wohlbefinden des Menschen und die Leistung des Gesamtsystems zu optimi
247. fentliche Hand analog der Wirtschaft die Beschaffung nicht als Verwaltungsaufgabe sondern als wesentliches Element des ffentlichen Handelns wahrnimmt Dezentrale Strukturen seien sinnvoll wenn der Bedarf an die rtliche Nachfrage angepasst werden m sse da es f r zentrale OE nicht einfach sei die Bed rfnisse dezentraler Nachfrager mit dezentral erw nschter Leistungsvielfalt gegen ber einer zentralen Standardisierung abzugrenzen und wirksam in Kompromisse ber zuf hren Daher sieht der Wissenschaftliche Beirat die Zusammenlegung von 15 Auch unterst tzen vor allem die Rechnungsh fe Vergabestellen als angebracht an die Ans tze der Landesregierungen zur Zentralisierung Schinzer vertritt die Auffassung dass die verteilt anfallenden Bedarfe zentral erkannt homogenisiert und geb ndelt werden m ssten ohne dass sich dabei die zentrale Vergabestelle zu stark als Beschaffungsverhinderungsstelle darstellen d rfe und merkt kritisch an Haben die Gemeinden hatten unter der F hrung eines Interessenverbandes eine Einkaufsgemeinschaft f r feuerwehrtechnische Sacheinrichtungen und L schfahrzeuge gebildet Eine Freistellung von dem Kartellverbot durch eine unmittelbare oder entsprechende Anwendung von 5 c GWB sei dann nicht m glich Wegen dieses Kartellrechtsversto es stehe den betroffenen Herstellern und oder H ndlern ein Unterlassungsanspruch nach 35 Abs 3 GWB zu OLG Koblenz Urteil vom 05 1
248. ffung Version 2 0 April 2008 Brosch re BVA K ln BVA 2008a Elektronische Vergabe von Auftr gen der Bundesverwaltung Leitfaden 2008 Brosch re BVA K ln Carmesin D 1992 Das Fremdwort bei Johann Beer ein Beitrag zur deutschen Wort und Sprachgeschichte University of Michigan Michigan CDU Fraktion 2003 Regierungsprogramm 2003 2008 der CDU Landtagsfrak tion und des CDU Landesvorstands Hessen vom 28 03 2003 Hessische Staatskanzlei Wiesbaden Coppetti C 2007 Du sollst nicht begehren deines Nachbarn Hab und Gut in J amp S Dialog Medien GmbH 2007 Dialogmarketing Trends 2006 2007 S 38 39 J amp S Dialog Medien GmbH Hamburg Corsten H Rei M 2008 Betriebswirtschaftslehre Planung und Entscheidung Controlling F hrung Informationsmanagement Technologie und Innovationsmanagement strategisches Management internationales Management Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen Degen T 2008 Mahnen und Klagen per E Mail Rechtlicher Rahmen und digitale Kluft bei Justiz und Anwaltschaft in NJW 21 2008 S 1473 1480 Verlag C H Beck oHG M nchen Dimitri N Piga G Spagnolo G 2006 Handbook of Procurement Cambridge University Press Cambridge djb 2007 Stellungnahme des djb zur Ber cksichtigung sozialer Belange bei der ffentlichen Auftragsvergabe vom 16 07 2007 Online Artikel down load am 08 08 2008 unter http www djb de Dompke Lahser
249. ft trat ist die internationale Arbeitsteilung und der Wettbewerb auch im ffentlichen Auftragswesen allerdings beschr nkt auf Warenbeschaffungen zentralstaatlicher Vergabestellen Parallel zur sogenannten Uruguay Runde des GATT 1986 1994 fand eine berarbeitung statt Das hieraus resultierende WTO bereinkommen wurde von der EU und 11 weiteren Staaten gezeichnet 1996 Ziele sind die Schaffung von Standards f r Transparenz Nichtdiskriminierung und Offenheit bei der Vergabe von ffentlichen Auftr gen vgl Neuschwander 2008 S 581 589 50 Vgl Heinze 2005 S 31 35 157 Die Bundesregierung hat ihre Auffassung zwischenzeitlich revidiert In einem Bericht zum Vergaberechts nderungsgesetz stellt sie fest Die Abkehr von der haushaltsrechtlichen L sung und die nderungen des Vergaberechts nderungsgesetzes haben sich insgesamt als praktikabel erwiesen Die Ziele des Vergabe rechts nderungsgesetzes wurden berwiegend erreicht Die Vergabeverfahren werden insgesamt sorgf ltiger vorbereitet und durchgef hrt Der durch das Vergaberechts nderungsgesetz geschaffene Rechtsschutz oberhalb bestimmter Auftragswerte hat sich bew hrt Die Bef rchtung der Rechtsschutz werde die Vergabeverfahren erheblich verz gern und zu Investitionshemmnissen f hren hat sich in dem angenommenen Umfang nicht bewahrheitet Die Akzeptanz der Vergaberegeln hat sich insgesamt deutlich erh ht Bundesregierung 2003 158 EuGH NVwZ 1996 S 367
250. ftragsvergabe 95 Fazit zur Vorbereitung der digitalen Auftragsvergabe 3 6 Fazit zur Vorbereitung der digitalen Auftragsvergabe Die Studie zum Umfeld in das die Implementierung von E Vergabe in Hessen erfolgt ist zeigt sich recht differenziert Ginge es nur darum eine Software einzuf hren w ren die technischen Voraussetzungen sicherlich ausreichend um es zur Wirkung zu f hren Die notwendigen Voraussetzungen im E Government Bereich sind ebenso geschaffen wie die Standardisierungen zur Konzipierung der Workflows in E Vergabe Auch rechtliche Schranken zur Einf hrung und zum Betrieb von E Vergabe wurden nicht festgestellt Vielmehr unterst tzen die EU und die nationalen Gesetzgeber die Ein f hrung von E Vergabe Aber die Software wird in ein schwieriges Beziehungsumfeld eingef hrt So wird das Vergaberecht weiterhin als recht b rokratisch angesehen Selbst nderungsans tze der Bundesregierung von denen es m glicherweise in der Vergangenheit zu viele gegeben hat werden zwar begr t aber dennoch inhaltlich kritisch gesehen Eine Einigung von ffentlichen Auftraggebern und Auftragnehmern ber die Notwendigkeit b rokra tischer H rden scheint auf absehbare Zeit wenig realistisch zu sein Unmittelbarer Aus fluss daraus ist der Umgang der Vergabestellen mit Fachlichkeiten und Anbietern Je nach Ausbildungsstand und positiver oder negativer Erfahrung mit dem Vergaberecht kann es zu Konfrontationen zwischen den Beteiligten kommen
251. g Wiesbaden Buckley J 2003 E service quality and the public sector in Managing Service Quality Vol 13 Nr 6 2003 S 453 462 Emerald Group Publishing Limited Howard Bingley England Bultmann P 2004 Beihilfenrecht und Vergaberecht Beihilfen und ffentliche Auftr ge als funktional quivalente Instrumente der Wirtschafts lenkung ein Leistungsvergleich Verlag Mohr Siebeck T bingen Bundesregierung 2003 Bericht der Bundesregierung zum Vergaberechts nderungsgesetz aus dem Fr hjahr 2003 Presse und Informationsamt der Bundesregierung Berlin Bundesregierung 2007 Haushalt 2008 Innere Sicherheit Pressemitteilung vom 29 11 2007 Presse und Informationsamt der Bundesregierung Berlin Bungenberg M 2007 Vergaberecht im Wettbewerb der Systeme Verlag Mohr Siebeck T bingen Burgi M 2007 Von der Zweistufenlehre zur Dreiteilung des Rechtschutzes im Vergaberecht in NVwZ Nr 7 2007 Seite 737 742 Verlag C H Beck oHG M nchen 232 Literaturverzeichnis Burgi M 2008 Die Bedeutung der allgemeinen Vergabegrunds tze Wettbewerb Transparenz und Gleichbehandlung in NZBau Nr 1 2008 S 29 34 Verlag C H Beck oHG M nchen Burgwinkel D 2004 Ein Vorgehens und Gestaltungsmodell f r die Standardisierung und Einf hrung von digitalen Vertr gen auf Basis der XML Technologie Dissertation Nr 2866 Uni St Gallen St Gallen BVA 2008 Musterprozess Bescha
252. g der Informations und Kommunikationstechnik IKT und dem PTLV die Beschaffung des polizeispezifischen Bedarfs 1 2 Zielsetzung dieser Studie Ziel dieser Untersuchung ist es zu berpr fen inwieweit die notwendigen Voraus setzungen in den ZBStn und der hessischen Landesverwaltung vorhanden sind um ein Werkzeug wie E Vergabe wirksam einzusetzen und inwieweit dieses Werkzeug die Erwartungen erf llt bzw erf llen kann Dies erfordert zu pr fen welche Voraus setzungen notwendig sind um eine E Vergabe wirksam einzuf hren Vor allem wird untersucht ob eine Einf hrung einer Software ausreichend ist um in der ffentlichen Verwaltung die B rokratiekosten zu senken und ein betriebswirtschaftliches Handeln zu f rdern Zu kl ren ist dabei inwieweit die Mitarbeiter die notwendigen Voraus setzungen besitzen und realisierbare Konzepte der Personalentwicklung bestehen 1 EU Kommission 2004 18 Staatsanzeiger f r das Land Hessen StAnz Nr 52 2005 vom 26 12 2005 S 4711 4713 PTLV HZD und HCC ZB haben sich gemeinsam darauf geeinigt dass der polizeispezifische Bedarf mit folgenden Warengruppen umschrieben werden kann Abschlepp und Dolmetscherleistungen Fahrzeugkauf sowie Instandsetzung Waffen Funk Dienstbekleidung Einsatzleitsystem Fernschreibsystem Befehlsstellensoftware Fingeridentifizierungssoftware kriminaltechnisches Ger t und Verbrauchsmaterial Verpflegung Hubschrauber und Polizeiboote 20 Software ist
253. g Wissenschaftsverlag M nchen Braun C 2008 Zivilrechtlicher Rechtschutz bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte in NZBau 3 2008 S 160 162 Verlag C H Beck oHG M nchen Brehm J 1966 Theory of psychological reactance Academic Press New York Breitner M Fandel G 2006 E Learning Gesch ftsmodelle und Einsatzkonzepte Gabler Verlag Wiesbaden Brenski C Liebig A 2007 Aktivit ten auf dem Gebiet der Staats und Verwal tungsmodernisierung in den L ndern und beim Bund 2004 2005 Speyerer Forschungsbericht 250 im Auftrag des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation des Arbeitskreises VI der Innen Literaturverzeichnis 231 ministerkonferenz Deutsches Forschungsinstitut f r ffentliche Verwaltung Speyer Brunkhorst A 2005 Erh hte Auftragserlangung bei Ausschreibungen Books on Demand Norderstedt BSI 2008 standard Glossary des Britisch Standard Institute BSI British Standards London Bubeck B Fuchs G 2003 Strukturwandel der Verwaltung und E Govern ment Das Fallbeispiel der elektronischen Beschaffung und Vergabe in Bubeck B Fuchs G 2003 E Government und Strukturwandel der Verwaltung Das Beispiel der elektronischen Beschaffung und Ver gabe Arbeitsbericht Nr 228 S 1 27 Akademie f r Technikfolge absch tzung in Baden W rttemberg Stuttgart Buchta D Eul M Schulte Croonenberg H 2005 Strategisches IT Management Gabler Verla
254. g der Struktur bei der einsetzenden Organisation sowie der Nutzung von Optimierungspotenzialen begleitet werden Vergabestellenmitarbeiter bewegen sich in einem Spannungsdreieck aus rechtlichen fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wirkungsfeldern Betrachter k nnten je nach Schwerpunkt dazu neigen technische und organisatorische L sungen auf eines der Wirkungsfelder zu begrenzen Die Komplexit t des Vergaberechts spricht daf r E Vergabe als Erfahrungssystem des rechtlichen Wissensmanagement f r Vergabestellenmitarbeiter zu nutzen Die umfangreichen Rechtsdatenbanken f r die Arbeit der Vergabejuristen werden aber mit E Vergabe weder zu ersetzen noch zu erg nzen sein Erste Ans tze zum Ausbau Agenten basierter Systeme zur themenorientierten Bereitstellung von Erfahrungswissen sind bereits vorhanden eine auf das Vergaberecht spezialisierte Wissensdatenbank muss aber erst noch aufgesetzt werden Das Vergaberecht wurde zur Begrenzung der Einkaufsmacht ffentlicher Auftraggeber und damit zum Schutz der Wirtschaft geschaffen Dennoch wird das Vergaberecht gerade von der Wirtschaft als B rokratie empfunden Hier liegt noch Potenzial von E Vergabe denn als Erfahrungsdatenbank f r Bieter wurde E Vergabe bislang kaum betrachtet Derzeitige Ans tze beschr nken sich auf die F rderung der Abgabe vollst ndiger Angaben und die Vermeidung unzul ssiger nderungen im elektronischen Angebot M glichkeiten aus eigenen Fehlern zu lernen haben
255. gart Engelskirchen T Won M Zimmermann R 2003 Organisationen im Wandel Sozio technische Perspektiven auf das organisationale Lernen in Mambrey P Pipek V Rohde M 2003 Wissen und Lernen in Virtuellen Organisationen Konzepte Praxisbeispiele Perspektiven S 17 29 Physica Verlag Heidelberg Enkel E 2005 Management von Wissensnetzwerken DUV Verlag Wiesbaden Epiney A 2007 Zur Entwicklung der Rechtsprechung des EuGH im Jahr 2006 in NVwZ 2007 Heft 9 S 1012 1023 Verlag C H Beck oHG M nchen E ig M Jahn C Blome C 2007 Wirtschaftlich Einkaufen ist auch bei den ffentlichen m glich in Beschaffung aktuell 06 2007 S 39 Konradin Verlag Leinfelden Echterdingen E ig M Busemann C Jungclaus M 2006 Impulse f r Innovationen im ffentlichen Beschaffungswesen Brosch re BMWV BME Berlin Frankfurt EuGH Sammlung der Rechtsprechung Online Datenbank unter http eur lex europa eu sowie http curia europa eu EU Kommission 2001 Mitteilung der Kommission ber die Auslegung des gemeinschaftlichen Vergaberechts und die M glichkeiten zur Ber ck sichtigung sozialer Belange bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge Literaturverzeichnis 235 Mitteilung der EU Kommission an den Rat das Europ ische Parlament den Europ ischen Wirtschafts und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen vom 15 10 2001 EU Kommission Br ssel
256. gegen die Schaffung eines eigen st ndigen Vergabegesetzes aus und unternahm stattdessen den Versuch die euro p ischen Richtlinien im Wege einer sogenannten haushaltsrechtlichen L sung in deutsches Recht umzusetzen Der deutsche Gesetzgeber f gte in das HGrG die Ver pflichtung zur Durchf hrung eines Vergabeverfahrens ein erlie eine Vergabe verordnung sowie eine Nachpr fungsverordnung und verpflichtete die ffentlichen Auftraggeber zur Anwendung der Verdingungsordnungen Die Aufnahme im Haus haltsrecht erfolgte weil der deutsche Gesetzgeber die Rechtsschutzm glichkeiten der Bieter weitestgehend einschr nken wollte Bei einem eigenst ndigen Gesetz f rchtete der Gesetzgeber den Rechtsweg zu den ordentlichen Gerichten zu er ffnen Die EU Kommission befand aber dass der Rechtsschutz im deutschen Recht nicht aus reichend geregelt war und betrieb im Herbst 1995 parallel zu einer Entscheidung des EuGH ein Vertragsverletzungsverfahren Fast gleichzeitig kam es zu einer politischen Intervention der US Regierung in Form von angedrohten Handelssank tionen nachdem amerikanische Unternehmen aufgrund des unzureichenden Rechts 155 GPA Agreement on Government Procurement bereinkommen ber das ffentliche Beschaffungswesen Das Beschaffungs bereinkommen ist ein Verhandlungsergebnis der sogenannten Tokio Runde des GATT 1973 1979 Ziel des bereinkommens das 1981 unter dem Namen GATT Kodex Regierungsk ufe in Kra
257. gelm ig diejenigen rekrutiert die sich in der Vergangenheit vermehrt mit Beschaffungen besch ftigt haben Das Personal einer ZBSt muss sich aber auf die neuen Gegebenheiten der Wirtschaft einstellen k nnen Beschaffung hei t heute Schnittstellen in gro er Anzahl und mit unterschiedlichsten Bed rfnissen zu managen Lagen fr her die Schwerpunkte vor 20 Vgl Arndt 2005 S 194 200 210 Die hessische Landesverwaltung bietet dazu ausreichende M glichkeiten Allein der Hessische Verwaltungsschulverband HVSV hatte 2008 insgesamt 66 Seminare zum Thema Pers nliche soziale und kommunikative Kompetenz im Programm siehe http www hvsv de I Vgl Lorse 2008 S 145 158 212 Vgl BMI 2007 Hinsichtlich der Komplexit t der in den Vergabestellen zu behandelnden Sachverhalte f hrt Bartl aus Die mit vielen Vergabeverfahren verbundenen Probleme sind teils derart komplex dass man es einem oder mehreren Mitarbeitern gar nicht zumuten kann die entsprechenden Arbeiten unter dem Aspekt der Sachkunde und Verantwortlichkeit ohne Dritthilfe auszuf hren Bartl 2000 S 7 N 21 w 48 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge allem in der Fachkompetenz so haben heute Sozial Methoden und pers nliche Kompetenz deutlich an Bedeutung gewonnen siehe Abbildung 10 Die Vielzahl der Aufgaben erfordert Organisationswissen und Kre
258. gen geringe Leistungskraft entgangene Einzelhandels ums tze sinkendes Arbeits platzangebot stangnierender Wohnungsbau Konsum r ckg nge Steuerausf lle mangelndes Rechtsbewusst sein Vorschub f r Ausbreitung der Korruption Beschleunigung des Verfalls ethisch mora lischer Werte und Normen Abbildung 16 Folgen der Korruption Arnold Truck k A S 14 374 BGH Urteil vom 10 05 1995 IBR 1995 S 448 88 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck Nach Auffassung des Wissenschaftlichen Beirats des BMWi sollte ein moderndes Vergabewesen die Strukturen zur Beschaffung so gestalten dass Korruption zwar schwierig ist aber nicht den Handlungsspielraum der Entscheidungstr ger mit einem zu hoch reglementierten Vergaberecht derart einschr nken dass Vergaben dem jeweiligen konomischen Umfeld nicht angepasst werden k nnen Wettbewerbsbeschr nkende Abreden sind in ihrer Wirkung mit Korruption vergleich bar Die Art der Wettbewerbsbeschr nkenden Abreden kann nach Fikentscher zun chst grob hinsichtlich zweier Fallkonstellationen unterschieden werden Wettbe werbsbeschr nkende Abreden beschr nken entweder den Wettbewerb ber eine Verkleinerung des Kreises der m glichen Bieter Kanalisierung unterschiedlicher An gebote durch den Zusammenschluss zu kartellrechtswidrigen Bietergemeinschaften oder ber eine Beschr nkung der Variationsbreite der
259. gen durch Dienstanweisungen herbeif hren zu wollen Dienstanweisungen betrachten Ver nderungen prim r aus juristischer Perspektive Max Weber dagegen meinte bereits Ebenso wie betriebswirtschaftliche Entscheidungen nicht zu Gerechtigkeit f hren m ssen kommt es durch rechtliche Normen nicht unbedingt zur Wirtschaftlichkeit Auch wenn das Vorgehen nach Rechtsnormen zweifellos integraler Bestandteil des Verwaltungshandelns bleiben wird und die N he zum Vergaberecht einer besonderen Betreuung der Vergabestelle durch einen erfahrenen Vergabejuristen bedarf bleibt das 31 Nr IP 97 1017 vom 19 11 1997 332 Nr 1P 98 233 vom 11 03 1998 333 Vgl Patterson 2006 S 167 172 34 Vgl Weber 1922 http www textlog de 7790 html Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 77 Handlungsdruck Bewegen auf dem Markt durch den ffentlichen Auftraggeber letztlich doch ein betriebswirtschaftlicher Sachverhalt Dazu sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse f r den wirtschaftlichen Umgang mit Haushaltsmitteln erforderlich Zwischenzeitlich nimmt die ffentliche Verwaltung bei der Ausbildung ihres Nachwuchses auf diese Sachverhalte R cksicht Immerhin sind bereits 15 Prozent der Themen aus dem Stundenplan der Ausbildungs und Pr fungsordnung f r den gehobenen Dienst in der allgemeinen Verwaltung f r Betriebs und Volkswirtschaft reserviert Bei der Polizei liegt diese Quote weiterhin nur bei 2 3 Prozent
260. gen zu wirken z B f r 2008 durch 2 Haushaltsgesetz 2008 in Verbindung mit 7a LHO Gesetzes und Verordnungsblatt f r das Land Hessen Teil I vom 21 12 2007 S 899 Einen anderen Ansatz im Vorfeld der Einf hrung der elektronischen Vergabe verfolgen Arnold E ig mit ihrer Darstellung siehe Abbildung 13 des Total Cost of Ownership B W rde man Drucker folgen k nnte man sogar die B rokratie als eines der von ihm bezeichneten double headed monsters sehen und feststellen one cannot reach economic efficiency with bureaucracy and one cannot reach economic efficiency without it Drucker 1982 S 127 131 2774 Beispielsweise lag die Personalquote des HMdIS im Haushalt 2007 bei 69 9 vgl http www hmdf hessen de 5 F r diese Sichtweise hat sich der in der Umgangssprache der Begriff eh da Kosten etabliert Das Personal sei sowieso anwesend also eh da und m sse irgendwie besch ftigt werden vgl Sollbach Thome 2008 S 107 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 63 Zur Strategie der Optimierung TCO Der Preis ist im TCO Konzept lediglich ein einzelnes Kriterium Hinzu kommen Transaktionskosten Lieferantenkommunikation m gliche Folgekosten bei Leistungsunterbrechung wegen Lieferm ngeln und die Kosten des Beschaffungspro zesses bzw der Ausschreibung selbst Pr Transaktionskomponenten Bedarfsfeststellung Eruierung Lieferanten Lieferantengewinnung
261. gliedert Die f r die jeweilige Aufgabenstellung zust ndigen Sachbearbeiter sind mit Einzelaufgaben betraut zu deren Aus bung sie h ufig im Rahmen eingeschr nkter Vollmachten eigen verantwortlich befugt sind Allerdings ist die Eigenverantwortlichkeit begrenzt denn zumindest au ergew hnliche Entscheidungen sind den Sachbearbeitern h ufig nur nach Einwilligung von Vorgesetzten m glich vertikale Verwaltungshierarchie Dazu geh ren vor allem schriftliche Vorg nge die an Andere au erhalb der Beh rde ber mittelt werden insbesondere Ausschreibungen Ziel dieser Regelung ist es eine Qualit tssicherung durch die Vorgesetzten in Bezug auf fachliche sachliche und rechtliche Inhalte vorzunehmen Dies versetzt die Vorge setzten in die Lage korrigierend einzugreifen was wiederum voraussetzt dass ihnen alle Vorg nge vorgelegt werden Bei einer konventionellen Vergabe m ssen diesbe 388 Vgl Herborn Lauff 2008 389 OLG M nchen Urteil vom 21 02 2008 VergabeR 2008 S 580 584 Abweichend davon hat das OLG Celle entschieden dass versehentlich beigef gte AGB nicht zwingend zum Ausschluss f hren OLG Celle Urteil vom 22 05 2008 OLGR Celle 2008 S 663 666 3 Nach Schmidt ist die Rechtsnatur der AGB bis heute umstritten Demnach wurden die AGB zwar bislang nicht als Rechtsnormen anerkannt aber im Handelsverkehr h tten sie eine norm hnliche Funktion angenommen Sie seien im Massenverkehr des Marktes mit ihren
262. gnosen Bevorratungen Reaktionszeiten Lieferbereitschaft Bestandsreichweiten Strategische Einwirkungen Reale Auswirkungen Abbildung 18 Bestimmung von Losgr en Hirschsteiner 2006 S 91 4 2 4 Grunds tze der Ausschreibung Informationspflichten Bekanntmachung Die Automation der Grunds tze der Ausschreibung und Informationspflichten 16 VOL A geh rt zu den klassischen Aufgaben einer Workflow Automation mittels Software Der ffentliche Auftraggeber soll erst dann ausschreiben wenn alle Verdingungsunterlagen fertig gestellt sind 16 Nr 1 VOL A Dazu ist es sinnvoll die einzelnen Arbeitsschritte in der Software so zu gestalten dass sie in einer vorher festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden m ssen bevor die Anwender in die Lage versetzt werden Ausdrucke oder Dateien erstellen zu k nnen Dazu kann am Ende des Sachbearbeiter Workflows eine Qualit tskontrolle zwingend vorgegeben werden damit der Fachvorgesetzte die Vollst ndigkeit der Unterlagen pr fen bzw nachbessern lassen kann Die ffentlichen Auftraggeber geben in den Unterlagen bekannt wie Informationen abzurufen sind und wie mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann 16 Nr 4 VOL A Um hier die Vollst ndigkeit der Informationen zu gew hrleisten sollte mit standardisierten Formularen gearbeitet werden die entweder zentrale Ansprechstellen 47 Die Unterlagen m ssen aber nicht schon zum Zeitpunkt der Bekanntmachung vollst ndig
263. gten gelten als erfolgskritische Faktoren einer Verwaltung Dabei ist zu beobachten dass immer weniger Personal quantitativ und qualitativ mehr Arbeit zu bew ltigen hat Gleichzeitig nimmt die Erwartungs haltung an die Serviceleistung der Verwaltung weiter zu Erwartet wird auch dass Flexibilit t im Umgang mit neuen Aufgaben oder neuen fachlichen und technischen Anforderungen gew hrleistet wird Verwaltungen unterscheiden sich zunehmend durch die Kompetenz ihrer Besch ftigten und die Qualit t ihrer Arbeitsergebnisse Es ist wichtig die Motivation der Besch f 209 u Eine tigten f r ihre eigene Weiterentwicklung zu erhalten und weiter zu f rdern zielgerichtete Personalentwicklung ist elementarer Bestandteil von Reformprozessen gt Mit ihr sollen das Leistungs und Ent wicklungspotenzial der Besch ftigten erkannt gezielt erhalten und verwendungs auch in der ffentlichen Verwaltung bezogen oder verwendungsneutral weiter entwickelt werden Dabei ist es wichtig die Interessen der Besch ftigten soweit wie m glich mit einzubeziehen um deren Moti vation und Arbeitszufriedenheit zu f rdern Mit der Zentralisierung der Beschaffungszust ndigkeit erfolgt zwangsl ufig auch eine B ndelung der mit Beschaffungs bzw Vergabekompetenz ausgestatteten Mitarbeiter in den ZBStn Allerdings werden dazu bei den Beschaffungsstellen selten neue Mitarbeiter mit einer spezifischen Ausbildung eingestellt sondern es werden re
264. h die jeweiligen Fachbereiche in den Beh rden und im PTLV 38 Vgl Hirschsteiner 2006 S 70 89 82 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck Tabelle 9 Methoden der Bedarfsermittlung Hirschsteiner 2006 S 71 Methoden der Bedarfsermittlung Deterministisch Analytische Top down Betrachtung Kumulative Bottom up Betrachtung Stochastische Mittelwertbildung Einzelner Mittelwert Gleitender Mittelwert Gewichteter gleitender Mittelwert Exponentielle Gl ttung Erster Ordnung H herer Ordnung Regressionsanalyse Linear Nicht linear Intuitiv Analogsch tzung Mit vergleichbaren Erfahrungen h Inspiration Subjektive Einsch tzung ohne Bezug auf Erfahrungen 3 5 2 4 Fachliche Vorgaben Die Fachlichkeit hat einen tiefen Einblick in den fachspezifischen Markt f r den sie zust ndig ist und kennt die Bedarfe der Fachanwender Aus ihrer Kenntnis heraus erstellt sie die Beschreibung der geforderten Leistungen f hrt die fachliche Angebots wertung durch und ist nach der Abwicklung f r den fachlichen Einsatz der Leistungen verantwortlich Durch die N he zum Markt besteht aus vergaberechtlicher Sicht aber die Gefahr dass Leistungen von Lieferanten ausgew hlt werden die die Fachlichkeit schon lange kennt und mit deren Qualit t sie zufrieden ist Bei langj hriger Zusammenarbeit kann dies dazu f hren dass die Eignung der bevorzugten Lieferanten seitens der Fac
265. h ein gewisses Ma an Konstanz gekennzeichnet Dies korrespondiert mit den tats chlichen Eink ufen bei der hessischen Polizei die letztlich ein Mittel zwischen den Vergaben der HCC ZB der HZD ZB und des PTLV darstellen Abbildung 41 zeigt eine durchaus konstante Beschaffung mit einer leichten Tendenz zu h herer Beschaffungsfrequenz zum November hin Anzahl aller Eink ufe der hessischen Polizei 3500 3000 2500 2000 1500 1000 5 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Q oO 5 2006 m 2007 o 2008 Abbildung 41 Anzahl aller Eink ufe der hessischen Polizei eigene Quelle Bezogen auf die Werte der Lieferungen l sst sich in Abbildung 42 ablesen dass 2006 bei der hessischen Polizei noch mit dem Ansatz der vermehrten Ausgabe von 204 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Haushaltsmitteln zum Jahresende hin belegt ist In den Folgejahren vor allem mit Einf hrung von E Vergabe hat diese Tendenz deutlich abgenommen Wert aller eingekauften Waren der hessischen Polizei 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 oO 2006 m 2007 D 2008 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 42 Wert alle
266. haffungsstelle vorliegenden Unterlagen di ee an ee zur a hohen a des stelle positiv bemerkbar Einer a Ean 2 in pai LEE E Pen werden eigener l O kann sie es nicht K ge Entwicklungen sollten f r alle Beteiligten das Lernen aus Fehlern f rdern
267. haftlichen Fachkenntnissen einzusetzen a3 VFH Hessen 2002 VFH Hessen 2006 37 Vgl Kerkhoff 2006 38 Vgl Kerkhoff 2007 S 21 23 3 KMK 2002 78 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Handlungsdruck 3 5 2 Grenzen wirtschaftlicher Beschaffung Wirtschaftliche Beschaffung kann durch sinnvolle Vorgaben und passende Werkzeuge gef rdert werden Allerdings findet wirtschaftliche Beschaffung Grenzen wenn die Werkzeuge nicht beherrscht die Vorgaben nicht ihrem Sinn nach befolgt werden oder die Ausf hrenden Fehler machen Inwieweit Fehler zu einer positiven oder negativen Entwicklung f hren ist auch eine Frage der Sichtweise des jeweiligen Betrachters bzw der durch Fehler erzielten Ergebnisse Nicht nur in kreativen sondern auch in innovativen Bereichen k nnen Fehler durchaus auch eine produktive Bedeutung erlangen Die Entdeckung Amerikas sowie die Erfindung von Post it und Teflon basieren auf Fehlern Der gezielte Umgang mit Fehlern und die Auspr gung der vorhandenen Fehlerkultur beeinflussen die Qualit t der Leistungen sowohl in Unternehmen als auch in ffentlichen Verwaltungen Allerdings f hrt die Verkettung von Fehlern nicht zwangsl ufig zu einem wie oben dargestellt positiven Ergebnis sondern oftmals zum Zusammenbruch ganzer Systeme z B Flugzeugabsturz Im Folgenden werden Fehler aufgezeigt die eine wirtschaftliche Beschaffung nicht nur eingrenzen sondern bei gleichzei
268. haftlichste Angebot im Bagatellbereich auch ohne Ausschreibung gesucht zumal billigste Anbieter sich in diesem Kostenbereich teilweise gar nicht z B gro e Elektronikh user bewerben w rden so dass ein teurer Anbieter gew hlt werden m sse Mit der Einf hrung einer Bagatellgrenze unterhalb derer die VOL A keine Anwendung findet sollen diese Verfahrenskosten gesenkt werden Das IfM schl gt daher vor die VOL A erst ab einer Bagatellgrenze von 500 Euro gelten zu lassen Nach dieser Berechnung soll der Vorschlag ein bundesweites Einsparpotenzial von rund 655 6 Mio Euro besitzen 37 IfM 2008 S 105 106 380 Nach Franke bestehen recht unterschiedliche Auffassungen was unter einer Bagatellgrenze zu verstehen ist Die Befragten gaben zwar m gliche H hen f r eine Bagatellgrenze an ein verbindlicher und repr sentativer Durchschnitt habe sich aufgrund der weit voneinander abweichenden Angaben jedoch kaum ermitteln lassen Immerhin wurden als Bagatellgrenzen sogar Werte zwischen 25 000 Euro und 50 000 Euro angegeben Franke 2003 S 59 381 berraschenderweise lehnt der DStGB die konkrete Bagatellgrenze von 500 Euro als Direktkauf ab und begr ndet dies mit den Vorgaben des Haushaltsrechts Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Der tats chliche Grund f r die Ablehnung liegt aber wohl eher darin dass sich die St dte und Gemeinden bereits eigene Grenzen auferlegt haben die h her als 500 Euro liegen vgl DStGB 2008 S
269. halb eines Bieterfeldes vorgenommen d h der Bieter mit den meisten Punktzahlen wird als 100 und die anderen dazu ins Verh ltnis gesetzt Dies l sst keine Aussagen ber die tats chliche Eignung eines Produktes zu Ein Scheitern der Vergabe aus fachlichen Gr nden wird dadurch ausgeschlossen Grunds tzlich sollten Bewertungen in Relation zur m glichen Gesamtpunktzahl vorgenommen und eine Mindestpunktzahl festgelegt werden K nster 2008 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 217 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb 5 4 3 1 Marktf hrerschaft Monopolstellung Mitentwicklungen Erstrebenswert ist f r Unternehmen die Stellung als Marktf hrer ihres Segments oder am Besten noch die Erringung eines Monopols In bestimmten Marktsegmenten verf gen Lieferanten ber eine solche Monopolstellung Dazu z hlt vor allem die IKT So h lt beispielsweise die HZD ZB f r das Land Hessen einen Unterst tzungsvertrag mit dem Marktf hrer f r PC Standard Software denn die Komplexit t der beim Land Hessen vorhandenen Systeme des Marktf hrers l sst eine Verteilung der Unter st tzungsleistungen zur Weiterentwicklung der Systeme an eine Vielzahl einzelner Unternehmen kaum sinnvoll erscheinen Aber es kann auch vorkommen dass sich diese Marktf hrerschaft im Zuge einer Mitentwicklung ergibt In bestimmten F llen kann der ffentliche Dienst die ben tigte Leistung nicht so umfassend beschreib
270. he Abbildung 9 Innovationsintensit t Wettbewerbsintensit t Abbildung 9 Zusammenhang Wettbewerbs und Innovationsintensit t Handler 2005 S 22 10 Vgl Wakeling 2005 170 Auftr ge ab 50 000 Euro f r einfache ffentliche Dienstleistungen 1 Handler 2005 S 20 23 172 Schumpeter hat darauf hingewiesen dass gegenw rtige Marktmacht das Erfolgsrisiko von Innovationen verringert und dass k nftig zu erwartender Marktmachtzuwachs als Folge von Innovationen diese stimulieren Aghion Bloom Blundell Griffiths Howitt 2002 haben den Ansatz von Schumpeter empirisch berpr ft und Evidenz f r eine optimale Wettbewerbsintensit t gefunden vgl Handler 2005 S 22 40 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts Insofern kann der Anreiz zu Innovationen f r die Wirtschaftsunternehmen verloren gehen wenn bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge der niedrigere Preis im Vorder grund steht Betriebswirtschaftliche Wirkungen k nnen somit wettbewerbsrechtlich nur bedingt gesteuert werden Dieser Argumentation halten Inderst Way entgegen dass K ufermacht h ufig h here Investitionsanstrengungen auf der Herstellerseite indu ziert zumal vor allem marktstarke K ufer letztendlich selbst st rker von den Innova tionen und Verbesserungen ihrer Lieferanten profitieren w rden Nur bei vollkom mener Konkurrenz d h auf einem vollkommenen Markt ist aller
271. he Union eingetragener Verein Elektronische Vergabe Government to Business Government to Citizen Community Consumer Government to Government Government to NPO NGO General Agreement on Tariffs and Trade Gigabit Grundgesetz Gemeinsame Gesch ftsordnung der Ministerien des Landes Hessen Gesellschaft mit beschr nkter Haftung Grunds tze ordnungsm iger DV gest tzter Buchf hrungssysteme Agreement on Government Procurement Gesch ftsprozessoptimierung Gesetz gegen Wettbewerbsbeschr nkungen Hessischen Ausschreibungsdatenbank Hessisches Competence Center Zentrale Beschaffungsorganisation des HCC Handelsgesetzbuch Hessisches Landeskriminalamt Hessisches Ministerium der Finanzen Hessisches Ministerium des Innern und f r Sport Hessische Ministerium f r Wirtschaft Verkehr und Landesentwicklung Hessische Pr qualifikationsregister Hessisches Polizeiverwaltungsamt Hessischer Rechnungshof Hauptsachgebiet Abk rzungsverzeichnis XI HSVV HVgG HVwVfG HWK HZD HZD ZB IDABC IBR IEC IfM IHK IKT IMK ISO IT J2EE KBB KBSt Kfz KGSt KI KMK KMU KoopA ADV KRITIS KVP KWI lat LG LHO LMO LPP LZBW Hessische Stra en und Verkehrsverwaltung Hessisches Vergabegesetz Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz Handwerkskammern Hessische Zentrale f r Datenverarbeitung Zentrale Beschaffungsorganisation der HZD Interoperable Delivery of European eGovernment Services to Public Administrations Business an
272. hen Signaturen in Vergabeverfahren zu stellen Kurzgutachten vom 31 10 2006 BMI Berlin Kofler M 2004 EXCEL VBA programmieren Anwendungen entwickeln mit EXCEL 2000 bis 2003 Verlag Perason Education Deutschland M nchen Koppelmann U 2004 Beschaffungsmarketing 4 Auflage Springer Verlag Berlin Kotter J 1991 Abschied vom Erbsenz hler im Englischen Leadership A Force for Change Econ Executive Verlag D sseldorf Kotter J 1999 Wie Manager richtig f hren Carl Hanser Verlag M nchen Wien Kovacs A 2004 Enhancing Procurement Practicis Springer Verlag Berlin Kraus G Becker Kolle C Fischer T 2006 Handbuch Changemanagement Cornelsen Verlag Scriptor Berlin Kulartz H Marx F Portz N Prie H 2007 Kommentar zur VOL A Werner Verlag K ln Kunstein F 2004 Die elektronische Signatur als Baustein der elektronischen Verwaltung Dissertation Universit t K ln K ln K nster A 2008 Beschaffungsoptimierung des PTLV Interview des Autors mit Adrian K nster Leiter der Revision im PTLV am 01 09 2008 liegt nicht in Schriftform vor PTLV Wiesbaden K sgen F 2006 Kommunikation und Verstehen Ein interdisziplin rer Vergleich zur Bestimmung unterschiedlicher Perspektiven Dissertation Universit t Essen Essen Large R 2006 Strategisches Beschaffungsmanagement Gabler Verlag Wiesbaden Laux D 2006 Akzeptanz bei Ver nderungsprozess
273. hen gegen Entgelt zur Verf gung Vgl Vahrenkamp 2007 S 15 18 24 Mitchell definiert soziales Netzwerk als specific set of linkages among a defined set of persons with the additional property that the characteristics of these linkages as a whole may be used to interpret the social behavior of the persons involved Mitchell 1969 S 2 gt Vgl Enkel 2005 S 87 242 BMWi2 2007 S 19 21 3 Der Begriff wertbar wird in dieser Studie als Beschreibung des Pr fergebnisses nach 25 VOL A Wertung der Angebote verwendet Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 33 Zur Strategie der Optimierung Kooperative Netzwerke Kooperative Netzwerke sind lockere Verbindungen und k nnen aus unterschied lichen Gr nden heraus gegr ndet und betrieben werden Ausschlaggebend f r die Ent scheidung von Unternehmen in einem kooperativen Netzwerk mitzuwirken ist der Nutzen den sie daraus ziehen Zum einen kann der Wunsch bestehen sich aufgrund bew hrter Gesch ftskontakte noch enger zusammenzuschlie en zum anderen k nnen Unternehmen in hnlicher Lage z B Zulieferer in kooperativen Beziehungen ihre Marktposition verbessern Dies kann erfolgen durch effektive Auslastung der eigenen materiellen und personellen Kapazit ten und Verringerung des eigenen Risikos z B bei gemeinsamen Neuentwicklungen sowie Erh hung der Akzeptanz am Markt Die Entscheidung sich in einem kooperativen Netzwerk ein
274. hen wird Die Erfahrungen des BeschA sind dagegen eher ern chternd Demnach lag die Angebotsquote 2007 unter Verwendung von E Vergabe bei 4 8 Angeboten pro Vergabe Auch wenn keine Zahlen von der Zeit vor der Einf hrung von E Vergabe vorliegen erscheint diese Angebotsquote zumin dest so niedrig dass nicht von einer signifikanten Marktverbreiterung durch E Vergabe ausgegangen werden kann Gemessen am Einf hrungsjahr von E Vergabe erscheint auch die Quote der elektronisch bermittelten Angebote in 2007 mit 1 8 Prozent wenig ermutigend siehe Abbildung 43 5 Huber 2008 S 9 676 Vgl Bungenberg 2007 S 171 174 210 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Erfahrungen des Beschaffungsamts des Bundes 2007 Formelle Vergabeverfahren 923 Angeforderte Verdingungsunterlagen 6 705 Papier elektronisch Eingegangene Angebote 2 508 Angebote 1 8 Verfah Angebote elektronisch erfanren 46 IE 4 8 Abbildung 43 Erfahrungen des BeschA mit E Vergabe in 2007 BeschA 2008 Auch l sst sich kein signifikanter Einfluss auf die Vergabearten feststellen War im Einf hrungsjahr von E Vergabe 2002 der Anteil durchgef hrter freih ndiger Vergabe immerhin noch bei 71 Prozent fiel er 2004 auf 34 Prozent ab Dass es sich dabei aber lediglich um Jahresschwankungen handelt belegt das Folgejahr 2005 In diesem Jahr lag der Anteil fre
275. hentlich E Mails an Adressaten zu schicken die nicht f r den Empfang vorgesehen waren Da eine Technologie wie das E Mail System nicht daf r geschaffen ist solcher Art unzul ssige Kommunikation zu unterbinden und im Grunde auf die Nutzung des Systems auch gar nicht verzichtet werden soll bedarf es zus tzlicher Regelungen in Dienstanweisungen um zumindest organisatorische Vorkehrungen f r den Missbrauch solcher Systeme zu schaffen Soweit also E Vergabe f r die Einhaltung der origin ren Dienstabl ufe Schw chen aufweisen sollte wird es erforderlich sein entsprechende Dienstanweisungen zu schaffen oder bestehende zu ndern In Hessen ist dies bislang nicht erforderlich da der Workflow des Systems an die Anforderungen der hessischen Verwaltung angepasst wurde Allerdings k nnen sich diese Anforderungen noch ndern so dass von Zeit zu Zeit eine berpr fung der Abl ufe und m glicherweise die Schaffung einer ent sprechenden Dienstanweisung erforderlich sein werden 4 4 Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung Kognition ist ein uneinheitlich verwendeter Begriff mit dem auf die Informations verarbeitung von Human Resources und anderen Systemen Bezug genommen wird Oft ist mit Kognition das Denken in einem umfassenden Sinne gemeint Auch wenn viele kognitive Prozesse bewusst ablaufen haben Kognition und Bewusstsein nicht die gleiche Bedeutung So k nnen kognitive Prozesse unbewusst und dennoch kognitiv sein Ein Beispiel hier
276. hierzu auch Gundmann 2004 S 29 32 103 BGH Urteil vom 21 11 1991 BauR 1992 S 221 104 Bei Ausschreibungen mit Auftragswerten oberhalb dieses Grenzwertes sind die sogenannten a Paragraphen der VOL A beachtlich Wettbewerblicher Dialog 3a Nr 1 Rahmenvertr ge 3a Nr 4 Qualit tsan forderungen 7a Nr 5 Umweltmanagement 8a Nr 3 Kapazit ten Dritter Verpflichtungserkl rung 7aNr 3 Abs 4 Gewichtung Zuschlagsfaktoren 9a Nr 1 25a Nr 1 25a Nr 3 Mindestanfor derungen 9a Nr 2 Nebenangebote 25a Nr 3 Beschafferprofil 17a Nr 2 M gliche Fristverk rzung 18a Nr 1 Abs 4 und Nachweis rechtm iger Beihilfe 25a Nr 2 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 23 Zu den Rahmenbedingungen Die M glichkeit zum Einsatz elektronischer Mittel wurde in der aktuell g ltigen VOL A an mehreren Stellen er ffnet Dabei wurde von den Autoren der VOL A besonderer Wert darauf gelegt dass die bertragungswege zur bermittlung diskrimi nierungsfrei allgemein zug nglich und kompatibel mit verbreiteten Erzeugnissen der IKT gestaltet sind Zudem muss die Integrit t die Verf gbarkeit und die Vertraulich keit der bermittelten Daten sichergestellt sein Die 18 a 18 b VOL A schen die M glichkeit vor Fristen zu verk rzen wenn elektronische bermittlungswege genutzt werden Bei der Nutzung der M glichkeiten der elektronischen Verfahrensgestaltung m ssen Auftraggeber nach
277. hindler S 2008 Zul ssigkeit der Beschr nkung der Angebotsabgabe auf elektronische Form durch ffentliche Auftraggeber in NZBau 12 2008 S 746 749 Verlag C H Beck oHG M nchen Schinzer H 2006 Standardisierte E Vergabe Warum Standards und Wettbe werb wichtig sind in Beh rden Spiegel Ausgabe Mai 2006 ProPress Verlagsgesellschaft mbH Bonn Schinzer H 2007 Kostenlose Austauschb rse E Vergabe Standards f r Leis tungsverzeichnisse in Beh rden Spiegel Ausgabe September 2007 ProPress Verlagsgesellschaft mbH Bonn Schinzer H 2007a Wirtschaftliche eVergabe in eGovernment Computing Ausgabe Mai 2007 S 18 Verlag Vogel IT Medien GmbH Augsburg Schlette V 2000 Die Verwaltung als Vertragspartner Verlag Mohr Siebeck T bingen Schmid M 1999 Wissensmanagement f r den Innovationsprozess Dissertation Universit t Bielefeld Bielefeld Schmidt K 1999 Handelsrecht Verlag Wolters Kluwer K ln Schmidt J K ppen H Breimer Haas N 2005 Teamorientierte Ans tze in Ryschka J Solga M Solga A 2005 Praxishandbuch der Personal entwicklung S 159 180 Gabler Verlag Wiesbaden Schneider C 2007 Konzeption einer serviceorientierten Integrationsarchitektur zur Digitalisierung von Verwaltungsvorg ngen Dissertation Oxygon Verlag GmbH M nchen Scholz M 2007 Unredlichkeit und Korruption in Beschaffungsprozessen in Arnold U Kasul
278. hlichkeit mit der Zeit ohne Nachweis auch f r andere nicht origin re Fachbereiche unterstellt wird Dabei untersch tzt die Fachlichkeit oft dass bei einer konkreten Ausschreibung eine solche Annahme bereits zum Ausschluss dieses Angebots f hren kann wenn die Beurteilung der Eignung nicht auf gesicherten Erkenntnissen des Ausschreibenden beruht 3 BGH Urteil vom 26 10 1999 IBR 1990 S 344 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 83 Handlungsdruck So kann allein die Scheu davor einen guten Lieferanten zu verlieren dazu f hren dass dieser dann tats chlich mangels Problembewusstseins der Fachlichkeit f r die aktuelle Ausschreibung verloren geht Problematisch sind in Bezug auf das anzuwendende Vergaberecht auch unn tig spezifisch beschriebene Leistungsdetails Wird beispiels weise bei der Beschreibung eines Arbeitsschutzhandschuhs mit berl nge f r das Arbeiten mit Schnittgut zum Schutz der Unterarme eine konkrete L nge der Schutz verl ngerung des Handschuhs wie beispielsweise 36 cm vorgegeben k nnten nur die Angebote zum Zuge kommen deren Handschuh exakt die vorgegebene L nge von 36 cm aufweist W rde dagegen ein vielleicht sogar qualitativ h herwertiger Handschuh preisg nstiger angeboten w re aber 3 cm l nger k nnte er nicht beschafft werden weil er die Anforderungen in der Leistungsbeschreibung nicht erf llt Ein Umschwenken auf dieses Angebot l sst das Vergaberecht nicht z
279. hrer Schw chen bewusst zu sein und auf eine harmonische Verbindung zwischen Human Resources und Maschine hinzuwirken Wesentlicher Erfolgsfaktor ist hierbei die Arbeit der F hrungskr fte Sie haben die M glichkeit positiv steuernd einzuwirken um Verbesserungspotenzial nutzbar zu machen Die F hrungskr fte stellen selbst aber auch ein Risikopotenzial dar sofern sie den Fokus ihrer nderungsbem hungen auf das Werkzeug legen und die ausf hrenden Mitarbeiter in ihrem sozialen Umfeld nicht ernst genug nehmen Vorschriften k nnen Hilfestellungen sein um Abl ufe zu standardisieren was in formalisierten Abl ufen des Vergabewesens elementar ist Je nach Auspr gung lassen sich diese Abl ufe in den automatisierbaren Prozess aufnehmen Allerdings sollten sie nicht die individuellen F higkeiten der Mitarbeiter in den Hintergrund dr ngen So bleiben beispielweise die fachliche Erarbeitung der Verdingungsunterlagen oder auch die Wertung von Angeboten nur schwer automatisierbare Aktivit ten Automaten k nnen Anhalte geben und den Austausch von Erfahrungswerten f rdern In Teamarbeit l sst sich das aber am Besten l sen Insofern sollten Vorschriften dazu dienen eine gesicherte Basis f r die Teamarbeit zu bieten und dazu beitragen dass sich eine Fehlerkultur entwickeln kann Dazu geh rt es auch aus Fehlern zu lernen Moderne Methoden wie E Learning bieten hierzu positive Ans tze k nnen aber den Erfahrungsaustausch innerhalb der Vergabest
280. hrung von E Vergabe beginnen Vetter Kett sehen in dieser Vorgehensweise die M glichkeit den Mitarbeitern durch verk rzte Abl ufe im Vergabeverfahren Zeit f r die Durchf hrung anderer T tigkeiten zur Verf gung zu stellen und damit den Vergabeprozess und dessen Ergebnisse quali tativ zu verbessern Die Zusammenfassung zu gr eren zentralisierten Beschaffungs einheiten er ffnet Mengenvorteile f hrt zu spezifischen Kenntnissen und Erfahrungen er ffnet strategische Marktpotenziale f r ein bergreifendes Beschaffungsmarketing und controlling Nach Auffassung der KGSt sind bei zentralen Organisationen der Aufwand f r Personal und Sachmittel niedriger w hrend bei kleinen Organisationen der verursachte Personalaufwand pro Bestellung so hohe Kosten verursachen kann dass diese sogar den Wert der Beschaffung bersteigen k nnen Mit der Einf hrung von E Vergabe verspricht sich die Bundesregierung auch ver st rkte Impulse f r den Wettbewerb um ffentliche Auftr ge So sollen organisatorisch bedingte Bearbeitungszeiten wegfallen die Transparenz bei ffentlichen Aus schreibungen verbessert werden und als Folge des besseren Zugangs ber Internet auf ffentliche Ausschreibungen eine Erweiterung des Bieter Spektrums und damit einer Verst rkung des Wettbewerbs erfolgen Insbesondere der Mittelstand soll von der Einf hrung von E Vergabe profitieren Die EU Kommission z hlt hierzu das interoperable elektronisch
281. i er 2004 S 180 69 Vgl Kofler 2004 S 266 610 Vgl Vahrenkamp 2007 S 173 197 ll Im Zuge der Einf hrung von E Procurement bei der hessischen Polizei im Jahre 2005 wurde davon ausgegangen dass eine Lagerhaltung grunds tzlich nicht mehr stattfinden muss Die Beh rden hatten ihre Lager aufzul sen Nachdem diese Ma nahme nicht erfolgreich war wurde den Beh rden 2007 das Vorhalten eines wirtschaftlichen Lagers gestattet 170 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Bei der Bemessung der Beschaffungsmenge ist auch der Lebenszyklus einer Leistung in Betracht zu ziehen Um berteuerte Einzelanfertigungen nach dem Auslaufen der Produktion zu umgehen k nnen fr hzeitig Nachfolgeleistungen gefunden die Best nde zentral registriert oder angemessene Lagervorr te beschafft werden Letzteres widerspricht aber dem Grundsatz der niedrigstm glichen Lagerhaltung und sollte daher nur nach detaillierter Planung durchgef hrt werden Gerade f r den Standort Wiesbaden mit seiner Dichte an Polizeibeh rden bietet sich eine Koordination der Bedarfsdeckung an So k nnten die Lager des HLKA des Polizeipr sidiums West hessen der Hessischen Polizeischule und der Bereitschaftspolizei mit dem Zentrallager des PTLV verschmolzen und zentral gef hrt werden Bei einer in dieser Form koordinierten Lagerhaltung k nnte eine zielgerichtete B ndelung der Lage
282. ibungen machen in diesem Segment kaum noch Sinn Insofern l sst sich auch mit E Vergabe nicht dagegen steuern 5 4 3 4 Sonderfall Geheimhaltung Ein Sonderfall ist die Geheimhaltung von Beschaffungsma nahmen Einen solchen Sonderfall hatte das PTLV 2007 zu bearbeiten Es war ein Gegenstand einzukaufen der aufgrund des vorgegebenen Geheimhaltungsgrades den Mitarbeitern der Vergabestelle nicht bekannt gemacht wurde Die Informationen wurden auf F hrungsebene der fachlich zust ndigen Abteilung der Leitung des Vergabeausschusses und der Leitung des HSG V 1 er rtert und abgestimmt Die Nachvollziehbarkeit wurde durch ebenso geheime Dokumentation sichergestellt Der Vorgang als solcher wurde auf einem groben Raster im Vergabeausschuss behandelt um zumindest zu dokumentieren dass es einen solchen Vorgang gegeben hat Eine Verwendung von E Vergabe w re in einem solchen Fall nicht denkbar da die elektronische Speicherung geheimer Daten vom Land Hessen als unzul ssig eingestuft ist 5 4 4 Nutzung durch Wirtschaftsunternehmen Zur wirksamen Nutzung von E Vergabe geh rt es dass die Internetplattform von E Vergabe von den Wirtschaftsunternehmen auch tats chlich genutzt wird Dazu wird der beteiligten Wirtschaft mit der Einrichtung der Vergabeplattform des Landes Hessen ein einheitliches Bekanntmachungsmedium geboten und durch Bereitstellung eines kosten losen Vergabecockpits die firmeninterne Erarbeitung des elektronischen Angebotes wese
283. ichen Ziel der Ergonomie ist die Anpassung der Arbeitsbedingungen und Werkzeuge an die Human Resources 2 Vgl Brenner 2002 http www umsetzungsberatung de psychologie reaktanz php 483 Vgl Sarodnick Brau 2006 S 17 484 DIN EN ISO 9241 1997 122 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung Gegenstand der Software Ergonomie ist die Anpassung der Arbeitsbedingungen an die motorischen und kognitiven F higkeiten der Human Resources zur schnellen Erlern barkeit schnellen Ausf hrbarkeit der Aufgaben fehlerfreien Ausf hrung mit geringem Aufwand zur Fehlerbehebung ohne Beeintr chtigung der Gesundheit bzw des Wohl befindens sowie der F rderung der Interessen und F higkeiten der Nutzer Zu den wesentlichen Inhalten der Gestaltung des Mensch Maschine Dialogs geh ren Aufgabenangemessenheit Selbstbeschreibungsf higkeit Steuerbarkeit Erwartungskonformit t Fehlerrobustheit Welche Folgen zu erwarten sind wenn ungeeignete Anwendungen zum Einsatz kommen nennt Herczeg Dazu geh ren u a hoher Einarbeitungsaufwand Herausbildung unentbehrlicher Experten die die komplizierten Anwendungen zu bedienen gelernt haben Aufteilen von T tigkeiten in f r sich gesehen sinnlose Teile 5 Vgl Wandmacher 1993 S 189 212 486 ISO 9241 10 487 Aufgabenangemessenheit bedeutet dass der Benutzer unte
284. icht alleine der Verhinderung von Straftaten denn im PTLV wird die Auftragserteilung nach erfolgreicher Ausschreibung mittels SAP R 3 vorgenommen so dass Ma nahmen FIM wie das 4 Augen Prinzip vor allem in SAP R greifen m ssen 5 3 3 4 Zur Ressourcenplanung und Termin berwachung Das Vergaberecht schreibt f r bestimmte Schritte der Vergabeverfahren Fristen vor Deshalb kommt der berwachung dieser Fristen und anderer Termine eine besondere Bedeutung zu Bei konventionellen Vergabeverfahren war dazu bislang ein Medien bruch erforderlich denn die Fristen berwachung erfolgte in einem anderen System als die Vergabebearbeitung Die Vergabestelle des PTLV nutzte hierzu eine einfache MS EXCEL Datei in die die Fristen der Verfahren eingetragen wurden Der Nachteil dieses Verfahrens bestand darin dass der Vergabestellenleiter die Eingabe von Hand vornehmen musste Mit dem integrierten Termin und Fristenmanager von E Vergabe lassen sich Vergaben mit elektronischer Unterst tzung planen so dass gesetzliche und organisatorische Bestimmungen f r die Fristen im Workflow automatisiert ber ck sichtigt werden Durch die automatisierte Terminplanerfunktion mit ihrer bersichtsfunktion kann die Leitung der Vergabestelle sehen an welchen Tagen Fristen ablaufen und bei der Gew hrung von Urlaub oder Dienstfrei einfacher steuernd eingreifen Damit kann sie in die Lage versetzt werden den betroffenen Sachbearbeitern besse
285. icht aus Dazu kommt noch der Verbrauchswert der Leistungen Abbildung 11 zeigt hierzu einen Einordnungsvorschlag von Arnold E ig in Form einer ABC XYZ Analyse Beschaffungsobjekt f r E Vergabe geeignet niedriger mittlerer hoher Verbrauchswert Verbrauchswert Verbrauchswert regelm iger regelm iger regelm iger Verbrauch Verbrauch Verbrauch niedriger mittlerer hoher Verbrauchswert Verbrauchswert Verbrauchswert schwankender schwankender schwankender Verbrauch Verbrauch Verbrauch niedriger mittlerer hoher Verbrauchswert Verbrauchswert Verbrauchswert unregelm iger unregelm iger unregelm iger Verbrauch Verbrauch Verbrauch C B A Abbildung 11 ABC XYZ Analyse Arnold E ig 2002 S 34 Beim Streben nach B ndelung darf aber auch die fachliche Effizienzbetrachtung nicht au er Acht gelassen werden Gerade bei hochwertigen A Leistungen sind Leistungs anforderungen auf ihre Notwendigkeit und Kostenwirksamkeit hin zu untersuchen die HCC ZB und die HZD ZB Ans tze polizeispezifische Leistungen in E Procurement einzustellen haben sich bislang noch nicht ergeben so dass seitens des PTLV noch keine entsprechenden Rahmenvertr ge f r C Leistungen ausgeschrieben wurden Vgl Arnold 2004 S 1 22 a 7 So erscheint die Beschaffung von 10 000 Pr fplaketten als Einzelma nahme f r die polizeieigene Zulassungsstelle im PTLV quantitativ relativ hoch angesichts des Einzelpr
286. ide Ausk nfte sind Ergebnisse von ar beitsteiligen Prozessen in denen Informationen ausgetauscht verdichtet bewertet abgestimmt kommuniziert und dokumentiert werden Und genau hier setzt E Government an indem es diese Informationsverarbeitung ber alle Ebenen der ffent lichen Verwaltung hinweg schafft E Government ist aufgrund seiner umfassenden Bandbreite keine singul re Aktivit t sondern die abgestimmte Realisierung einer Vielzahl von Infrastruktur und Fachverfahren in der Staatskanzlei den Ressorts der HZD und mit dem kommunalen Bereich Die wesentlichen Eckpunkte zur Umgestaltung Hessens umfassen 582 Eine standardisierte Kommunikationsinfrastruktur das sogenannte HCN zur Vernetzung aller Dienststellen Eine neue Verwaltungssteuerung um weitgehende Transparenz zu erreichen Dazu wurde das HCC als Finanz und Dienstleistungszentrum mit zentralen Aufgaben f r alle Verwaltungen aufgebaut Ein Hessen Portal durch das alle Inter und Intranet Auftritte des Landes Hessen vereinheitlicht werden Zus tzlich wurde in Hessen ein Standardisierungsprozess der E Government Architektur aufgesetzt da sich nach Lemke Querschnitts und Fachdom nen sp testens am Arbeitsplatz berschneiden und eine intensive Abstimmung aller Beteiligten not wendig ist Der Standardisierungsprozess soll sicherstellen dass keine bergreifenden Standards definiert werden die mit den Facharchitekturen unv
287. ie Angebote der Uni Kassel siehe http www mpa uni kassel de und der VFH Wiesbaden siehe http www vfh hessen de OEM MPA index htm zu nennen 4 Nach Kotter hat Management vor allem mit dem Ph nomen Komplexit t zu tun Eine gut funktionierende Betriebsf hrung sorge mit Management f r ein ausreichendes Ma an Ordnung und Best ndigkeit Dagegen sei Leadership F hrung im eigentlichen Sinne mit dem Gedanken des Wandels verbunden Mehr Ver nderung erfordere mehr F hrung Kotter 1999 S 54 55 25 In die Kategorie A Leistungen l sst sich aufgrund der Besonderheit polizeispezifischer Anforderungen der Gro teil der vom PTLV durchzuf hrenden Beschaffungsma nahmen einordnen wie z B Einsatz Funk und Sondertechnik oder Uniformen In die Kategorie B Leistungen f llt insbesondere die Beschaffung der IKT durch die HZD ZB oder auch die Beschaffung von Mobiliar durch die HCC ZB Die Produkte der C Leistungen werden in Hessen soweit im Einzelnen wirtschaftlich sinnvoll ber das Katalogsystem von E Procurement zur Verf gung gestellt Die Ausschreibung der dazu notwendigen Rahmenvertr ge erfolgt ber Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 51 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge lichen Leistungsprozess eingeteilt Als Ansatzpunkt f r eine B ndelung von Be schaffungsma nahmen sowie die Ausschreibung mit E Vergabe reicht die Einordnung in A B oder C Leistungen n
288. ie gegenstandsbezogenen Erkenntnisse der Betriebswirtschaftslehre Entscheidungslehre Verwaltungs konomie soziologie und psychologie zur Kenntnis integriere sie aber nicht in ihre Betrachtungsweise Es entst nden multidisziplin re Beschreibungen 60 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung danach streben den Mittelansatz f r ein vorgegebenes Ziel zu minimieren Minimal prinzip oder mit einem vorgegebenen Mittelansatz das Ergebnis zu maximieren Maximalprinzip Bei der Vergabe ffentlicher Auftr ge ist ihr Ziel den ausge schriebenen Auftrag zu erhalten Insofern streben Wirtschaftunternehmen bei Aus schreibungen danach den Mittelansatz zu minimieren Wer sich aber im Vergaberecht bewegt ben tigt darauf bezogene juristische Fach kenntnisse um m glichst alle Fallstricke zu kennen die eine Auftragserteilung verhindern Dar ber verf gen KMU im Regelfall nicht und gro e Unternehmen nicht h in diesem schwierigen Rechts zwingend Um sich dennoch m glichst wirtschaftlic gebiet bewegen zu k nnen ben tigen sie einen Helfer Den Vergabestellen ist es aufgrund ihrer Verpflichtung zur Neutralit t untersagt in eine konkrete Vergabe durch Hilfestellung einzugreifen Sie haben aber eine andere M glichkeit um bereits im Vorfeld von Ausschreibungen t tig zu werden Aufgrund ihrer Erfahrungen bei Vergaben k nnen sie festgestellte Fehler der Bieter erkennen und
289. ielmehr als zus tzliche und sogar unn tze Belastung interpretiert 4 9 4 Technisch organisatorische Risiken Die Implementierung von E Vergabe in einer Vergabestelle bedingt eine vollst ndige Umstellung der Methoden und Prozesse auf das elektronische System und folglich auch eine Abkehr von der h ndischen Vorgehensweise Ein Ausfall der zentralen Rechner technologie h tte f r die Vergabestelle gravierende Auswirkungen Zwar k nnte die schriftliche Akte nachgelesen werden aber die Vorg nge werden bei einer vollst n digen Implementierung zur weiteren Verarbeitung nur noch in elektronischer Form vorliegen Neben dem m glichen Verlust von Datenbest nden laufender Verfahren w re bei l ngerem Ausfall von E Vergabe der gesamte Prozess von Hand weiterzu f hren oder sogar neu aufzusetzen 535 Ist in der ffentlichen Verwaltung eine Unterschrift mehrerer Zeichnungsberechtigter erforderlich so spricht man von einer Mitzeichnung 5 Das DOMEA Konzept von der KBSt entwickelt hat das papierarme B ro zum Ziel Dies beginnt bei der einfachen elektronischen Ablage und f hrt zu einer langfristigen elektronischen Umstellung s mtlicher Vorg nge Schildbauer 2003 S 79 57 Vorschriften zur elektronischen Kommunikation bestehen allerdings schon 3a HVwVfG 58 Vgl Seibold 2006 S 40 41 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 143 Risiken des Einsatzes von E Vergabe Je l nger E Vergabe im Einsatz ist
290. ien elektronischen Transports Hier stehen Standardtechnologien wie E Mail zur Verf gung um die Datei innerhalb des potenziell anbietenden Unternehmens weiterzu leiten Ebenso besteht die M glichkeit zur einfachen Ver ffentlichung auf einer Internetplattform zum Download f r interessierte Berechtigte 4 2 3 Vergabe nach Losen Der ffentliche Auftraggeber hat in jedem Falle die Leistung in Lose zu zerlegen damit sich auch KMU bewerben k nnen Die einzelnen Lose m ssen so bemessen sein dass eine unwirtschaftliche Zersplitterung vermieden wird 5 Nr 1 VOL A Dabei ist aber zu ber cksichtigen dass das Bilden von Losen mit der Leistungs f higkeit der Unternehmen korrespondieren sollte 10 Die Verdingungsunterlagen 9 VOL A sind analog der Leistungsbeschreibung zu sehen 41 Brunkhorst empfiehlt den Einsatz von PDF Dateien vgl Brunkhorst 2005 S 56 58 2 Die HZD sieht mit Einf hrung des Internets The next generation Herausforderungen auf die Verwaltung zukommen und empfiehlt auf dem Stand der Technik zu bleiben ohne jeder Modewelle hinterher und dabei eventuell in Sackgassen zu laufen Diesbez gliche Fehlentscheidungen k nnten zu einer erheblichen Beeintr chtigung der Nutzung von E Vergabe f hren vgl HZD 2008a S 26 28 43 Die Losmenge oder Losgr e ist die Menge einer Komponente die zusammengefasst und gleichzeitig behandelt d h produziert beschafft und transportiert wird vgl
291. ienstanweisung Automatisierte Datenverarbeitung Vertrag ber die Arbeitsweise der Europ ischen Union Aktiengesellschaft Allgemeine Gesch ftsbedingungen Administration Intelligence AG Ausschlusskriterien Abgabenordnung Aktenzeichen Business to Business Business to Government Beschaffung aktuell Zeitschrift Baurecht Zeitschrift Bundesbeschaffungs GmbH sterreich Bundesamt f r Bauten und Logistik Schweiz Bundesverband der Industrie e V Beschaffungsamt des BMI Beauftragter f r den Haushalt Bundesgerichtshof Bundeshaushaltsordnung Bundesinstitut f r Berufsbildung Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Medien e V Bundesministerium f r Bildung und Forschung Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e V Bundesministerium des Innern Bundesministerium f r Verkehr Bau und St dteentwicklung Bundesministerium f r Wirtschaft und Technologie Beh rden f r Ordnung und Sicherheit Business Process Reengineering British Standard Institute Abk rzungsverzeichnis IX BVerfG BVerwG BWB C2G CEDAW CEN CENELEC CIO CPV CUL DA Vergabe DHV DIN DIW djb DLR DokBer B D V DStGB DVAL EBP ECGI EG E Government eIDM E Learning E Mail EN E Tendering ETH Bundesverfassungsgericht Bundesverwaltungsgericht Bundesamt f r Wehrtechnik und Beschaffung Citizen Community Consumer to Government Convention on the Elimination of All Forms of Discriminati
292. ierung ffentlicher Beschaffungen Bekanntmachung vom 27 02 2004 BMl BMWi Berlin BMI 2007 Handbuch f r Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfser mittlung download am 06 05 2008 unter http www orghandbuch de 230 Literaturverzeichnis BMWi 2002 Elektronische Beschaffung des Bundes erstmals ber Internet Pressemitteilung vom 03 05 2002 download am 12 12 2008 unter http www bmwi de BMWi 2003 Elektronische Vergabe von Auftr gen der Bundesverwaltung Leitfaden BMWi Berlin BMWi 2006 Beschluss der Bundesregierung ber Schwerpunkte zur Verein fachung des Vergaberechts im bestehenden System Presseinformation vom 28 06 2006 BMWi Berlin BMWi 2007 ffentliches Beschaffungswesen Gutachten 2 07 des Wissenschaftlichen Beirats im BMWi BMWi Berlin BMWi 2007a Pragmatisch einfach gut erfolgreicher Umgang mit Wissen Brosch re BMWi Berlin Bogaschewsky R 2008 Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2008 Mitteilung der Uni W rzburg und des BME an die teilnehmenden Unternehmen vom 13 05 2008 Uni W rzburg BME W rzburg Frank furt Bogumil J Jann W 2005 Verwaltung und Verwaltungswissenschaften in Deutschland VS Verlag Wiesbaden van Bon J 2006 IT Service Management van Haren Publishing Zaltbommel Ausstralien Bontrup H 2004 Volkswirtschaftslehre Grundlagen der Mikro und Makro konomic 2 Auflage Oldenbour
293. iese vollst ndig abgel st Das Beschaffungsmanagement des Landes Hessen wurde nach dem BPR Prinzip aufgesetzt was insbesondere mit der Installation der drei ZBStn belegt ist Daneben bem hen sich die ZBStn in periodischen Besprechungen die vorhandenen Prozesse nach dem KVP st ndig zu hinterfragen und zu verbessern Allerdings erh ht die Orien tierung an Gesch ftsprozessen die Komplexit t f r nicht prozessgesteuerte Verwal tungen was wiederum mit einem Anstieg der Anforderungen an das Wissen und die 253 Die vom Prozess betroffenen Fachkr fte Kompetenzen der Fachkr fte verbunden ist m ssen den jeweils neuen Gesch ftsprozess verstehen und einordnen k nnen Nach Wimmer muss eine Musterver nderung im Kopf erfolgen und sich im konkreten Verhalten niederschlagen Tabelle 6 stellt die herk mmlichen Denkweisen in Verwal tungen den ver nderten Denkweisen durch KVP gegen ber Damit die GPO allgemein angenommen wird ist es sinnvoll eine Wissenslandkarte zu entwerfen die eine Orientierung entlang der Prozessgestaltung und des Prozessablaufs erlaubt Dazu sind ein Informationsgef ge aufzusetzen und der Zugriff auf die ben tigten Informationen von allen Seiten zu erm glichen Damit lassen sich Ab teilungsdenken und Organisationsegoismen reduzieren und eine gewisse Wiederverwendbarkeit von Informationen gemeinsam mit integriertem Prozesswissen etablieren Die F hrungen der jeweiligen OE werden darauf auszurichte
294. iff der symbo lischen Interaktion Er betrachtet die Daten Informations und Gesch ftsprozess modellierung nicht nur als Ergebnis von Daten Informationen und Gesch ftsprozessen sondern als Ergebnisse symbolischer Interaktionen Dies bedeute dass bei der Orga nisationsmodellierung eine Teilhabe vorzusehen ist denn die Organisation w rde sich einem externen Betrachter nicht erschlie en weil sie f r ihn nicht sichtbar sei Ein externer Beobachter k nne nicht ber die relevanten Interpretationshorizonte verf gen weil er an den die Organisation konstituierenden Interaktionen nicht teilhabe Vielmehr bedinge die Ver nderung einer Organisation mit seinen Aufgaben nderungen einer Interaktion der unmittelbar Beteiligten innerhalb zu modellierende Organisation In Bezug auf E Vergabe bedeutet dies dass die Wirksamkeit von E Vergabe auch davon abh ngt wie die Einbindung dieses Systems in die Erlebniswelt der Beteiligten erfolgt und wie sie dort angekommen ist bzw angenommen wird Insoweit orientiert sich die Betrachtung der Umsetzung der digitalen Auftragsvergabe sowohl an tats ch lich vorliegenden Sachverhalten als auch an der Wahrnehmung bzw Wahrnehmbarkeit der Beteiligten Zur Wahrnehmung geh rt der Umgang mit Informationen Der Kernbegriff Information wurde von Wiener definiert Information ist die Bezeichnung f r den Inhalt dessen was mit der Au enwelt ausgetauscht wird w hrend wir uns an diese anpass
295. igerweise h heren Fachkompetenz die seitens der bearbeitenden Sachbearbeiter der Vergabestelle einzubringen ist k nnen Vergabestellen keine beliebig hohe Anzahl europaweiter Verfahren f hren Sofern die Vergabestelle personell verst rkt wird l sst sich die Anzahl der durchzuf hrenden europaweiten Verfahren zumindest erh hen Trotzdem ist zu ber cksichtigen dass auch eine Personalverst rkung nicht ausreichen wird wenn nicht parallel dazu das Ma der B ndelung von Bedarfen erh ht wird 616 Schinzer 2007a Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 173 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Tabelle 20 Sch tzkosten des PTLV angelehnt an Schinzer 2007a Anzahl Einsparung Kostenansatz Einsparung Einsparung Vergaben in pro pro Vergabe in Summe Stunden Stunde Digitale 700 0 5 37 Euro 18 50 Euro 12 950 Euro u 100 1 43 Euro 43 00 Euro 4 300 Euro der Unterlagen 20 3 48 Euro 144 00 Euro 2 880 Euro 700 0 Euro 0 Euro Digitale Ver ffentlichung 100 100 Euro 10 000 Euro 20 100 Euro 2 000 Euro Digitaler Versand 700 0 Euro 0 Euro Du 100 50 Euro 5 000 Euro Versand 20 50 Euro 1 000 Euro 700 0 37 Euro 0 Euro 0 Euro Digitaler Versand Arbeitszeiten 100 2 43 Euro 86 Euro 8 600 Euro 20 3 48 Euro 144 Euro 2 880 Euro 12 950 Euro Gesamtkosten 19 300 Euro 3 000 Euro Ausgangspunkt ist die k
296. igt 5 2 1 1 2 Bedarfsb ndelung durch gegenseitige Information Zur Verbesserung der gegenseitigen Informationen und um gerade in niedrigpreisigen Segmenten einen berblick ber B ndelungspotenzial zu erhalten wurden vom PTLV den Beh rden Dateiordner Shares EXCEL Dateien zum Eintragen der Beschaffungsma nahmen durch die rtliche zur Verf gung gestellt in denen MS Beschaffungs OE bereitstanden Waren die Dateien anfangs nur f r die Berechtigten der jeweiligen Beh rde einsehbar einigten sich die Teilnehmer der AG Beschaffung Ende 2007 darauf die Dateien gegenseitig f r alle Beh rden frei zu schalten Ziel war es durch das gegenseitige Einsehen der Dateien Bedarfe Anderer festzustellen und darauf basierend bereits im Vorfeld eines Beschaffungsantrags an das PTLV zu B ndelungen durch die Beh rden untereinander zu kommen Als Akzeptanz f rdernde Ma nahme wurde dieses Vorgehen begr t Ein Erfolg der sich nachweislich durch solche Art Absprachen ergeben h tte konnte aber bislang nicht belegt werden 5 2 1 1 3 B ndelung durch Lageroptimierung Lager bzw Bestandspr fungen sind ein notwendiger Schritt zur Ermittlung der Beschaffungsmenge Ist gen gend Material auf Lager kann der Bedarf aus dem Lager befriedigt werden Dazu bietet es sich an k nftig eine Verbindung von SAP R 3 und E Vergabe vorzunehmen zumal mit E Vergabe keine Lagerbest nde gef hrt werden 608 R drich Kalbfu We
297. ih ndiger Vergaben wieder bei 59 Prozent Als weitere Erfahrungen aus 2007 berichtet das BeschA eine gestiegene Anzahl Registrierungen an der E Vergabe Plattform aber auch Anlaufschwierigkeiten bei der erstmaligen Nutzung Seitens der Bieter wurde bem ngelt dass nicht immer IT Fachleute f r die eigene Installation verf gbar gewesen seien Auch die erstmalige Nutzung sei zeitauf w ndig gewesen zumal teilweise erst noch Signaturen beschafft werden mussten und nicht alle Firmenmitarbeiter signaturberechtigt waren Teilweise sei es zu Software Problemen gekommen da keine passenden Programmversionen Java installiert worden seien Das BeschA zieht daraus die Erkenntnis dass eine begleitende Unter st tzung durch eine Hotline beim BeschA erforderlich ist 5 4 2 2 Streuung von Vergaben Ein wesentlicher Ansatzpunkt f r den Einsatz von E Vergabe ist die Streuung von ffentlichen Vergaben auf eine Vielzahl von Unternehmen um sowohl den Wettbe werb zu st rken als auch m gliche Korruptionsans tze zu bek mpfen Inwieweit E Vergabe Einfluss auf die Anzahl Lieferanten hat wurde im PTLV berpr ft 077 BeschA 2003 S 46 7 BeschA 2005 S 35 69 BeschA 2006 S 27 60 BeschA 2008 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 211 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Abbildung 44 zur deutlicheren Darstellung wurde der NULL Punkt bei 420 angesetzt zeigt 2007 einen leichten Anstieg de
298. ihren Beh rden Sofern diese die St rung selbst nicht beheben k nnen wird von ihr ein Ticket erstellt Ist keine Vorort Betreuung verf gbar wenden sich die Sachbearbeiter selbst per E Mail Fax oder Telefon an den SD der HZD Der 2nd Level Support das Betriebsteam der HZD leistet technische Unterst tzung Er bearbeitet das vom 1st Level Support erfasste Ticket schnellstm glich eigenst ndig oder in Zusammenarbeit mit dem Hersteller Der entscheidende Bearbeitungsstatus wird im elektronischen Ticket System dokumentiert und kann jederzeit vom 1st Level Support eingesehen werden Der 3rd Level Support Entwicklung und Hersteller nimmt Fehlerkorrekturen in der Software vor entwickelt fehlerbehebende L sungen und stellt diese dem 2nd Level Support zur Wiederherstellung des Services zur Verf gung Der 2nd Level Support meldet nach Bearbeitung und Dokumentation dem Endanwender Bieter oder Vorort Betreuung oder Anwender die Erledigung und schlie t erst mit Einverst ndnis des Anwenders das Ticket 58 Zur Gesamtthematik Support vgl van Bon 2006 S 49 589 Vgl HMdIS 2008 S 131 143 Der Service Desk SD bildet den ersten Ansprechpartner der IT Organisation f r die Anwender Bisher wurde er nach van Bol als Help Desk bezeichnet Die wichtigste Aufgabe des Help Desk war die Erfassung Bearbeitung und berwachung von St rungen Ein SD spielt dagegen eine gr ere Rolle und unterst tzt mehr Prozesse van Bol 2006 S 40
299. ik und Verwaltungsmanagement Leitbild und theoretische Grundlagen Speyerer Arbeitshefte Nr 130 Brosch re Deutsche Hochschule f r Verwaltungswirtschaften Speyer Speyer Reinmann Rothmeier G Vohle F Adler F Faust H 2003 Didaktische Innovation durch Blended Learning Leitlinien anhand eines Beispiels aus der Hochschule Verlag Hans Huber Bern Renner T Schwengels C 2000 Electronic Commerce in Vertrieb und Beschaf fung Fallstudien zum Einsatz von internetbasierten Technologien f r Vertrieb und Beschaffung Arbeitsbericht Nr 179 Oktober 2000 Akademie f r Technikfolgenabsch tzung in Baden W rttemberg Stuttgart Literaturverzeichnis 249 Rezagholi M 2004 Prozess und Technologiemanagement in der Softwareent wicklung Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen Rhein K Matthies S 2008 Die Bieterinsolvenz und ihre Folgen Was vor und nach Vertragsschluss zu tun ist Ausschluss nicht zwingend in Vergabe Navigator 4 2008 S 6 8 Bundesanzeiger Verlag K ln Riese C Theurer A 1998 Vergaberecht Springer Verlag Berlin Rinke B 2008 Regionalisierung Regionalismus in Woyke W 2008 Handw rterbuch Internationale Politik 11 Auflage S 444 453 Verlag Barbara Budrich Opladen amp Farmington Hills Ronzheimer M 2004 Media Komm Top oder Flop Artikel vom 24 05 2004 in BerliNews Onlinemagazin Berlin Rosas A 2007 Der europ ische Gerichtshof
300. ind wegen des implementierten Workflows gerade darauf ausgelegt mit den Anwendern in eine Interaktion einzutreten Die Mensch Maschine Kommunikation kann die Mensch Mensch Kommunikation aber nicht ersetzen Nutzer die aus sich heraus recht kommunikativ sind werden sich sowieso nicht von einer m ndlichen Kommunikation abhalten lassen Aber es ist zu beobachten dass Menschen die sich im Umgang mit Anderen eher unsicher f hlen in der maschinellen 52 Vgl Kraus Becker Kolle Fischer 2006 S 163 53 Vgl Zwingenberger 2003 S 259 271 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 141 Risiken des Einsatzes von E Vergabe Kommunikation ein Mittel finden der menschlichen Kommunikation aus dem Wege zu gehen Je nach Anzahl Mitarbeiter einer Vergabestelle die ber eine derartige Neigung verf gen kann die Einf hrung einer maschinellen Kommunikation zu einem Abriss der m ndlichen Kommunikation in der Vergabestelle und zum Lieferanten f hren was das Risiko von Informationsverlusten erh ht Mangelnde Kommunikation der Vergabestelle mit der Fachlichkeit f hrt zu einer Reduzierung der Qualit t von Ausschreibungsunterlagen so dass die Ausschreibung am Markt vorbeigehen kann oder die ver ffentlichte Leistungsbeschreibung erst gar nicht die Erfordernisse der Fachlichkeit abdeckt In beiden F llen kann dies zu einer Verschwendung von Haushaltsmitteln f hren Zur Minimierung dieses Risikos ist die Leitung gefordert sich des Risi
301. it bew hrt hatten 3 2 2 Zur Internationalisierung des Vergaberechts Die europ ische Dimension des Vergaberechts kn pft an weltweite Bestrebungen zur Vergabe ffentlicher Auftr ge mit einheitlichen Standards an Tr ger dieser Bestrebungen ist die World Trade Organisation WTO in Genf Mit dem Beschluss 1 Die Pr fung ob ein Angebot ausk mmlich ist wird noch heute vorgenommen In der sogenannten dritten Wertungsstufe werden unausk mmliche Angebote ausgeschlossen um den ffentlichen Auftraggeber vor mangelnder Leistungserbringung und den Auftragnehmer vor Insolvenz zu sch tzen vgl Fabry Meinin ger Kayser 2007 S 104 5 Vgl Grau 2004 S 157 166 5l Vgl Grau 2004 S 169 177 5 DM Deutsche Mark 5 Vgl Grau 2004 S 197 207 5 Vgl Prie 2005 S 47 58 36 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts 94 800 EG vom 22 Dezember 1994 hat die EU im Rahmen der multilateralen Verhandlungen der Uruguay Runde 1986 1994 das internationale bereinkommen ber das ffentliche Beschaffungswesen Beschaffungsabkommen bzw GPA ge nehmigt Die praktische Umsetzung des Vergaberechtssystems in Deutschland bewirkte trotzdem dass nationale Auftr ge noch immer nahezu ausschlie lich an inl ndische Bieter vergeben wurden was mit dem Wettbewerbsgedanken der EU nicht vereinbar war Im Jahre 1993 sprach sich der deutsche Gesetzgeber
302. it der Verwaltung 5 3 3 Qualit tssteigerung im Vergabeprozess Eines der Ziele zur Steigerung der Kundenzufriedenheit ist die Steigerung der Qualit t Vergabe zu einer Qualit tssteigerung der Vergabeunterlagen und dies wiederum zur Bereits die Einf hrungsunterlagen zu E Vergabe prognostizierten dass E Effektivit tssteigerung im Ausschreibungsprozes und damit zur effektiveren Beschaffung f hren wird Im Folgenden wird der Frage nachgegangen ob dies tats chlich auch erfolgt oder ob es bei den Absichten geblieben ist 5 3 3 1 Zum Erkennen inhaltlicher Fehler Vor der Einf hrung von E Vergabe musste die berpr fung des Ausschreibungstextes organisatorisch sichergestellt werden Es war m glich dass der zust ndige Sachbearbeiter einen Ausschreibungstext ver ffentlichen konnte ohne dass der Text zuvor der F hrungskraft gezeigt wurde In diesen F llen wurde die F hrungskraft erst im Laufe der Angebotseing nge durch Andere Fachlichkeit Bieter auf Fehler aufmerksam gemacht Im ung nstigsten Fall musste die Ausschreibung aufgehoben und wieder neu begonnen werden Um die in ffentlichen Verwaltungen bliche Arbeitsteilung und Hierarchisierung von Arbeitsabl ufen nachzubilden sieht die in Hessen eingesetzte E Vergabe sogenannte 67 Wenn als Abzeichnungsschritte durch die berechtigten F hrungskr fte vor Folgeschritt eine solche Abzeichnung ansteht wird der Bearbeiter der voran gegangenen Aufgabe in E Vergabe d
303. iten einzelne strategische Aufgaben belassen siehe Tabelle 19 In der Tabelle sind Elemente die nicht origin r in die jeweilige Kategorie vom HSG V 1 oder den Fachlichkeiten geh ren grau hinterlegt Tabelle 19 Umsetzung der strategischen Beschaffungsplanung im PTLV angelehnt an Arnold 2007 S 14 Strategische Aufgaben angereichert mit Operative Aufgaben angereichert mit operativen Aufgaben beim HSG V 1 strategischen Aufgaben bei der Fachlichkeit Definition von Beschaffungsstrategien Disposition Beschaffungsmarketing Beteiligung an Entwicklungsprojekten Lieferantenmanagement Budgetierung Rahmenvertr ge Beschaffungsmarktforschung Wertanalysen Investitionsentscheidungen Make or buy Entscheidungen Kommunikation ber Prognosen Verlagerungen Bestellungen ber Bestellformular beim Dokumentation A 5 Abruf ber Bestellformular beim HSG V 1 Reklamationen Angebotseinholung soweit nicht Aus schreibung Pr fungen Rechnungsfreigabe Codierung Das Einhalten von Vorgaben ist einer der wesentlichen Grunds tze f r eine ffentliche Verwaltung Aber es gibt auch betriebswirtschaftliche Gr nde Vorgaben und Vor schriften einzuhalten Bachmann nennt Qualit t als einen dieser Gr nde und gibt als Beispiele f r messbare Indikatoren die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs die Anzahl nderungen Wartezeiten und den Anteil der Beschwerden an 57 Bachmann 2004 S
304. ke G 2007 Praxishandbuch innovative Beschaffung S 13 46 Wiley Verlag Weinheim Literaturverzeichnis 251 Sch tt M 2006 Informationsmanagement auf elektronischen B2B marktpl tzen Unterst tzung der elektronischen Beschaffung durch integrierte Informationsprozesse DUV Verlag Wiesbaden Schulz Schaeffer I 2000 Sozialtheorie der Technik Campus Verlag Frankfurt am Main Scott Morgan P 2008 Die heimlichen Spielregeln Die Macht der unge schriebenen Gesetze im Unternehmen Campus Verlag Frankfurt am Main Seeberg I 2008 Change Management in Polizeiorganisationen F hrung und Management in Ver nderungsprozessen Dissertation Universit t Osnabr ck Osnabr ck Seibold H 2006 IT Risikomanagement Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH M nchen Siederer W Bechtolsheim von C 2002 Checkliste zur Vermeidung typischer Vergabefehler 05 11 2002 download am 30 09 2007 unter http www intecus de de VortragGGSCI pdf Sollbach W Thome G 2008 Information Lifecycle Management Prozessimplementierung Springer Verlag Berlin Sommereisen E 2008 Erst bei Willk r Zuschlagsstopp in Vergabe Navigator 4 2008 S 19 20 Bundesanzeiger Verlag K ln Steiff J Andr T 2008 Konsequenzen aus dem EuGH Urteil zur Tariftreue in NZBau 6 2008 S 364 367 Verlag C H Beck oHG M nchen Stern T Jaberg H 2007 Erfolgreiches Innovationsmanagement Gabler Verlag Wiesbaden Swigchem
305. kos bewusst zu werden und E Vergabe als Team werkzeug einzuf hren Dazu geh rt es allen Mitarbeitern der Vergabestelle Zugriff auf alle Vorg nge im System zu gew hren und periodisch anstehende und laufende Vorg nge gemeinsam zu er rtern Im PTLV wurden R umlichkeiten bereitgestellt um Regelbesprechungen zu f rdern in denen aktuelle Sachst nde reflektiert werden Au erdem werden die Mitarbeiter seitens der F hrung animiert sich zu spontanen Gespr chsrunden zusammenzusetzen und Fragestellungen zu aktuellen Verfahren gemeinsam zu besprechen 4 9 3 Akzeptanzverlust durch Medienbruch Unter einem Medienbruch versteht Schildbauer einen Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs oder Informationsverarbeitungsprozesses Die Informationen suchende oder verarbeitende Person wird dadurch gezwungen im Verlauf des Prozesses die Such bzw Verar beitungsstrategie zu wechseln um dem gerade vorliegenden Medium zu entsprechen Schildbauer geht davon aus dass durch einen Medienbruch in der Informationskette der Informationsbeschaffungs oder Informationsverarbeitungsprozess erschwert verlangsamt und unter Umst nden auch in seiner Qualit t gemindert wird So wird beispielsweise ein Gesch ftsablauf unterbrochen wenn Daten in einer anderen Form weitergereicht werden m ssen als sie empfangen wurden Entscheidungen in Beh rden folgen eine formale Steuerung der Verwaltung festen Dienstweg
306. ktronischer Beschaffungsmethoden befugt Elektronische Ausschreibungen werden dort allerdings noch nicht durchgef hrt Internetseite http www nn hr Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 133 Stand der E Vergabe in Europa und in Deutschland Lettland September 2009 Die lettische Beschaffungsorganisation ist eine Verwaltungsbeh rde und f r die berwachung der Gleichf rmigkeit der Beschaffungs verfahren verantwortlich Sie stellt Hilfen bereit und organisiert Schulungen f r Institutionen Die Plattform erm glicht es Ausschreibungen zu ver ffentlichen und Formulare auszuf llen Ein weiterer Ausbau ist geplant Internetseite http www iub gov lv Liechten stein Juni 2009 Die Plattform Liechtensteins stellt Informationen und Formulare zum Download zur Verf gung Internetseite http www llv li amtsstellen Ilv saw home htm Litauen Juli 2009 Die litauische Plattform bietet im Wesentlichen Informationen Benutzer k nnen sich registrieren und Angebote auf der Plattform der ffentlichen Beschaffungsstelle ver ffentlichen Ein zentrales elektronisches ffentliches Portal befindet sich gegenw rtig in der Entwicklung und soll in Phasen eingef hrt werden Internetseite http www vpt lt Luxemburg Oktober 2009 Das neue zentrale ePublic Beschaffungsportal startete im Februar 2006 Derzeit zeigt sich das Portal als eine Plattform f r elektronische Ver ffentli
307. kunft 4 10 Technische Konzepte der Zukunft Einen interessanten Ansatz k nftiger Konzepte f r E Vergabe zeigt Geibig auf Er benennt die K nstliche Intelligenz KD als fach bergreifende wissenschaftliche Disziplin mit einem Schwerpunkt in der Informatik um menschliches intelligentes Verhalten im Computer zu simulieren Als eine der Hauptrichtungen der KI benennt er die als Klassische KI bezeichnete Richtung zur Schaffung wissensbasierter Systeme Nach Geibig ist es nicht immer m glich menschliches Wissen mit Hilfe von Regeln vollst ndig zu erfassen und somit zu formalisieren Neben dem formalisierbaren Wissen gebe es das Erfahrungswissen Hierunter verstehe man Wissen das gew hnlich mit konkreten Anwendungsf llen verkn pft sei Ziel sei es daf r zu sorgen dass Erfahrungen die beim L sen eines Problems gemacht wurden ohne konkretes gewolltes Zutun der Sachbearbeiter in geordneter Form gespeichert werden und so in k nftigen hnlichen F llen als Vorschlag zur Verwendung angeboten werden k nnen Die F lle werden gespeichert und vergr ern mit jedem neu abgelegten Fall das verf gbare Erfahrungswissen Im Gegensatz zu klassischen Datenbanken soll die Speicherung durch sogenannte Software Agenten automatisiert erfolgen Abbildung 21 zeigt wie der Kreislauf der Problemspeicherung und nutzung ablaufen kann Dabei ist zu ber cksichtigen dass diese Aktivit ten vollst ndig von Software Agenten ausgef hrt werden
308. l Aufwand w re auch in Zukunft Arbeit erwarten Ziel war es sich von der eigenen Sichtweise zu l sen und stattdessen die Perspektive der Gegenseite anzunehmen um durch den Erkenntnisgewinn bei k nftigen Ver fahren Verst ndnis Empathie f r das Verhalten der Lieferanten aufzubauen Bei einem selbstbewussten Arbeitsbereich w re zu erwarten gewesen dass weitgehend Vorteile f r Lieferanten genannt werden und sich negative Aspekte lediglich an Stereotypen zum allgemeinen Image des ffentlichen Dienstes orientiert h tten Das Ergebnis war aber erstaunlich differenziert und mit sachlich fundierter selbstkritischer Einsch tzung unterlegt Die Teilnehmer erkannten einerseits eigene Schw chen enormer Verwaltungsaufwand bis zum Auftrag und kennen andererseits offen sichtlich auch Tricks der Unternehmen dort das Vergaberecht eingehalten wird Ein externes Beratungsunternehmen w re bei einer Studie vermutlich zu keinem gravierend anderen Ergebnis gelangt Insofern brauchen Beh rden im ffentlichen 665 Als Empathie bezeichnet Wiswede das Einf hlungsverm gen in andere Personen und unterscheidet zwischen kognitiver Empathie sich in die Gedankenwelt des Anderen zu versetzen sowie emotionaler Empathie sich in die Gef hlswelt des Anderen zu versetzen Wiswede 2004 S 132 F r den Workshop war der Aspekt der kognitiven Empathie relevant 200 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirks
309. legt siehe Abbildung 35 Abbildung 36 und Abbildung 37 Fachliche Sicht zu LV Artikelbeschreibung Beschaffungsmenge Zeitraum Lieferanschrift en Kennzeichnung und Verpackung Rechnungslegung Angebotsunterlagen muster VPM TLP TLJ e Artikelbeschreibung e Qualit tsanforderungen Zertifikate Qualit tssicherung Zertifikate e Fertigma e Gr endefinition Abbildung 35 Leistungsbeschreibung Inhalte aus fachlicher Sicht Laux 2007a Vergabestellensicht zu LV Verdingungsunterlagen Fachlichkeit technische Eschreibung des zu beschaffenden Gegenstandes WAS Menge fest Optionen WIEVIEL Liefertermine fix variabel WANN Lieferorte WOHIN Liefermodalit ten konditionen WIE Wertungskriterien und Gewichtung Vorschlag Vorschlag zur Vergabeart Marktspezifika Pr fungsmatrix Vergabestelle Kommerzieller Teil Vordrucke Vergabeart festlegen Wertungskritierien Gewichtung festlegen Abbildung 36 Leistungsbeschreibung Inhalte aus Vergabestellensicht Laux 2007a Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 197 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Managementsicht zu LV Fachl Formale Leistungsbeschreib Leistungsbeschreib Art Menge Zeit Ort Preisvorst Beratung u gt A riterien festlegen gt Anzahl der Krit gt Zeitpunkt wan
310. lexibel ber Suse Quelle Polseuluse woher wei ich dass es das PTLV Bezahlbare Verdingungsunterlagen berhaupt gibt Ansprechpartner f r mein Produkt Welche Bedarfe hat die Polizei Wie erkenne ich die Bedarfe Freundliche Gesch ftspartner Zuschlag gesichert auch wenn nicht immer p nktlich Nach Zuschlag Abnahme garantiert Wie berzeuge ich die Polizei dass nur Kein weiterer Verhandlungsspielraum mein Produkt den Bedarf erf llt Sicherheit Pers nliche Kontakte zur Bedarfsstelle Liefertermine ausreichend Spielraum bieten aufbauen das alles zu umst ndlich ist die Qualit tssicherung hart aber fair ist sich gute Leistung lohnt dort das Vergaberecht eingehalten wird 663 Die knappe Zeitvorgabe war so ausgerichtet damit der Unterschied zwischen kurzfristigem Informationsabruf und langer Diskussion transparent wird Dass sich dieser Unterschied an der Nahtstelle von praxisorientierten Arbeitsgruppen zur juristischen Arbeitsgruppe zeigen wird war insofern keine berraschung Laux 2007a 6 Bei der Metaplan Technik stehen die Erfassung der Ideen die Visualisierung und die Strukturierung im Vordergrund Jeder Teilnehmer schreibt seine Ideen auf Karten Diese werden dann an eine Metaplan Tafel geh ngt strukturiert und erg nzt Henschel 2004 S 150 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 199 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwalt
311. lfe der Software ein elektronisches Angebot abgeben Dazu steht dem Nutzer ein Formular zur elektronischen Angebotsabgabe zur Verf gung das entsprechend bef llt werden kann Das beim PTLV eingesetzte E Vergabe Modul ist f r die Entgegennahme von Angeboten noch nicht frei geschaltet so dass diesbez glich keine Wirksamkeits untersuchung stattfinden konnte er ausschreibungs abc 2008 S 8 11 600 AIAG 2007 S 97 98 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 165 Untersuchungsgegenstand 5 1 8 Markterkundung ber Internet PC Soweit im PTLV das Internet als Mittel zur Markterkundung eingesetzt wird ist es f r umfassende Recherchen erforderlich dass am Arbeitsplatz keine Restriktionen hin sichtlich der Nutzung bestimmter Internetspezifika wie z B Java Applets eingerichtet sind Im Zuge der Standardisierung der Infrastruktur der hessischen Polizei wurden aber z T erhebliche Einschr nkungen der technischen M glichkeiten der Standard PC vorgenommen Betroffen war davon vor allem die Internetnutzung Selbst 602 n im PTLV waren nicht immer in der speziell zur Verf gung gestellte Internet PCs Lage alle Inhalte einer Website anzuzeigen Dadurch konnten Kataloge nicht betrachtet und oftmals ausgerechnet Preislisten nicht abgefragt werden so dass eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten notwendig wurde Um k nftig eine unn tige Belastung der Sachbearbeiter mit Verkaufsbem h
312. lich verfehlt werden Zu Wettbe werbsverletzungen kann es bei den Auftraggebern ebenso wie bei den Auftragnehmern kommen Von Auftragnehmerseite sind beispielhaft Preisabsprachen und Bestechung zu nennen auf Auftraggeberseite die Verletzung von Geheimhaltungspflichten Be stechlichkeit von Beamten oder gesetzwidrige Ausschreibungspraktiken Um diesem Spannungsfeld zu begegnen suchen der EU und die nationalen Gesetzgeber st ndig nach verbesserten Regeln um das Verhalten ffentlicher Auftraggeber am Markt bei der Erteilung ffentlicher Auftr ge transparent zu machen und so Entscheidungs verhalten zu objektivieren Der Zusammenschluss dieser Regeln ist mit dem Begriff Vergaberecht umfasst Erste Ans tze vergaberechtlicher Regelungen finden sich nach Grau im 16 Jahr hundert in den Bauinstruktionen einzelner deutscher St dte Instruktion ber die Festung Ingolstadt 1542 Bauhofordnung f r Hamburg 1617 Submissionsplakate von Mannheim 1699 und preu isches Baureglement von 1724 und umfassendere Vergabe vorschriften sind aus den Jahren 1833 1834 bekannt Aus dem Jahr 1700 ist die erste erfolgreiche berregionale Ver ffentlichung dokumentiert bei der bereits wesentliche 0 Vgl Bontrup 2004 S 212 221 4 Vgl Grau 2004 S 50 72 34 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts Prinzipien zur Erschlie ung einer Vielzahl potenzieller Anbieter genutzt wurde
313. lichen Rechtsprechung dem BGH vorzulegen 2 6 4 Fachlicher Rahmen In dieser Studie wird in erster Linie die fachliche Aufgabenstellung des PTLV betrach tet Diese unterscheidet sich von der Aufgabenstellung der anderen ZBStn dadurch dass das PTLV den polizeispezifischen Bedarf abdeckt F r nicht polizeispezifischen Bedarf ist das PTLV nicht zust ndig und auch nicht befugt eine Vergabeentscheidung der zust ndigen ZBSt zu unterlaufen Eine Definition zum Begriff polizeispezifisch ist nicht bekannt Offensichtliche Merk male sind kaum vorhanden um eine pr zise Unterscheidung zu erm glichen Die Vereinbarung zwischen den ZBStn hinsichtlich der polizeispezifischen Sachverhalte orientiert sich an der Einsch tzung ob der Sachverhalt im Wesentlichen von der Polizei nachgefragt wird Die dabei entstehende Unsch rfe wird bewusst einkalkuliert und durch periodische Evaluationen angepasst aber trotzdem praktikabel gestaltet Insoweit wird der Begriff polizeispezifisch in dieser Studie als die besonderen Belange der Polizei betreffenden Sachverhalte bezeichnet 2 6 5 Technisch organisatorischer Rahmen E Government ist nach von Lucke Reinermann die Abwicklung gesch ftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten Government mit Hilfe von IKT ber elektronische Medien Lenz definiert den Einsatz der Technik genauer E Government bezeichnet den Einsatz von Internet Technologien durch staatliche Instit
314. lichen Beziehungen Abbildung 20 Ebenen Modell der Organisationskultur Schein 1992 S 17 Die erste Ebene des Modells wird durch die Grundannahmen gebildet Sie enth lt unausgesprochene kollektive Annahmen berzeugungen und Wahrnehmungen die auf Gr ndung der Organisation zur ckgehen und f r dessen Erfolg verantwortlich sind Diese Annahmen werden als Resultat eines kollektiven Lernprozesses von den Mit arbeitern unbewusst aufgenommen als selbstverst ndlich erachtet und gemeinschaft lich vertreten Sie bilden den Kern der Unternehmenskultur und bestimmen dadurch das menschliche Handeln In der zweiten Ebene sind die ffentlich propagierten Werte und Normen vertreten Zu dieser Ebene z hlen zwischenmenschliche Beziehungen Kommunikation Anreiz und Belohnungssysteme das Verh ltnis zu F hrungskr ften und weitere Prozesse die das Arbeiten produktiv und angenehm gestalten sollen Die dritte Ebene des Modells betrachtet die Artefakte Hierzu z hlen Sprache Kleidung oder Rituale Obwohl die Artefakte sicht und beschreibbar sind ist es nach Schein schwer ihren Bedeutungsinhalt zu entziffern Wenn F hrungskr fte in Organisationen vor der Aufgabe stehen Ver nderungs prozesse zu gestalten sind sie gut beraten das Wirkungsgef ge der Organisationskultur zu beachten In Bezug auf Polizeiorganisationen ist dies von besonderer Bedeutung denn kennzeichnende Merkmale von Polizeiorganisationen sind nach Seeberg sehr
315. lisierung der Beschaffungsvorg nge Beschr nkung des Marktzugangs auf nationale Unternehmen zu Ungunsten von Bietern aus anderen Mitgliedstaaten ist Vergabestellen haben insofern einen gewissen Handlungsspiel raum um soziale Aspekte zu ber cksichtigen Um diesen allerdings auszusch pfen bedarf es eines hohen Ma es an Wissen K nnen und Erfahrung der Mitarbeiter der Vergabestelle die eine sehr sorgf ltige Beschreibung der geforderten Leistung im Vorfeld einer Ausschreibung erfordert Sobald die Ausschreibung erfolgt ist sind nur noch die Verfahrensvorschriften des Vergaberechts sowie die Aspekte des Haushalts rechts und der Sparsamkeit zu ber cksichtigen 3 3 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge Eine wirkungsvolle Aufgabenerledigung ist m glich wenn ein definierter und geordneter organisatorischer Rahmen vorliegt Ansonsten besteht die Gefahr dass Unsicherheit bei den Besch ftigten entsteht und einer zweckgerichteten Aufgaben erledigung zuwider l uft Nach ThomfRitz Organisationen unter bestimmten Bedingungen eine effiziente Aufgabenerf llung gew hrleisten gerade b rokratische Allerdings haben sich die Anforderungen an den ffentlichen Sektor deutlich ver ndert siehe Tabelle 5 so dass zumindest die fr her noch g ltigen Bedingungen immer weniger gegeben sind Dies hat gravierende Auswirkungen sowohl auf die Organisation als auch auf die Mitarbeiter und vor allem auf die F hrungskr
316. lle Hinweise zum Aufbau der Dissertation gegeben Ebenso danke ich Herrn Prof Dr Jan Marco Leimeister der sich freundlicherweise bereit erkl rt hat das Zweitgutachten f r die Dissertation zu bernehmen Ein ganz besonderer und sehr herzlicher Dank geb hrt meiner Ehefrau Patricia ohne die ich das Vorhaben nicht h tte durchf hren k nnen Sie hat mir den Freiraum gegeben den man ben tigt um sich einer solchen Aufgabe vollst ndig widmen zu k nnen Ebenso haben mir meine Kinder Daniela Christian und Samantha Freiraum erm glicht Mein weiterer Dank gilt Frau Roswitha Briel f r ihre zahlreichen Diskussionen zu juristischen Themenstellungen Ebenfalls danke ich Herrn Wolfgang Daschner Herrn Alfred Kayser und dem Landespolizeipr sidium im Hessischen Ministerium des Innern und f r Sport dass sie mir die M glichkeit gegeben haben meine Arbeit auf den Daten des Pr sidiums f r Technik Logistik und Verwaltung basieren zu lassen Herrn Dirk Dohn danke ich f r seine kritischen Hinweise die mir geholfen haben meine Zieldarstellung pr ziser zu formulieren Inhaltsverzeichnis bDildungsyerzeichnis 2 2 2 ee sahen seien V Ta bellenverzeichnis u ania eb VII ABkur2Unesverzeichnis lee tesa lerne VII l Botschuneskonzeplion u a nee 1 1 1 a ee ee Renee renhee 1 1 2 Zielsetzung dieser swdie ra aa E EE E RRR 3 1 3 Stand der wissenschaftlichen Diskussion ssssssessessesseessesssseosseesresresseesseserssresseseess 4 k
317. ln aufzuzeigen 2 7 Einordnung der untersuchten Hypothesen Ein vorhandenes sozio technisches System wirkt unabh ngig davon ob die Wirkung beabsichtigt ist oder nicht Zur Betrachtung der Wirksamkeitsvoraussetzungen des sozio technischen Systems geh rt es die Abstimmung zwischen sozialem und tech nischem Subsystem zu erheben und zu bewerten Soweit das eine Subsystem gegen ber dem anderen berwiegt und daf r kein Ausgleich geschaffen wird ist damit zu rechnen dass das Ungleichgewicht die Wirksamkeit bestimmt Insofern ist es notwen dig das bergewicht und dessen Auswirkungen zu bestimmen um die erzielten Wirkungen den beabsichtigten gegen ber zu stellen Zus tzlich ist zu erheben wie das sozio technische System der Zentralen Beschaffungsstelle PTLV gegen ber Ver n derungen von innen und au en aufgestellt wurde und welche Auswirkungen dies hat Dazu geh rt die Betrachtung des Inputs und des Outputs siehe Abbildung 6 9 Eberleh Oberquelle Oppermann 1994 S 373 406 30 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Einordnung der untersuchten Hypothesen Wirksamkeitsvoraussetzungen Einwirkungen von au erhalb Untersuchungsobjekt Technisches Subsystem Hypothese 3 Hypothese 2 Hypothese 1 Impulse Steigerung Einsparungen 7 gt der Leistungs gt in der f r mehr en Wettbewerb f higkeit der ffentlichen Verwaltung Verwaltung Soziales Subsystem Abbildung 6 Einor
318. lungen f r bereits erbrachte Leistungen 35 BMWi 2007 S 21 Rn 83 gt 76 Vgl Fikentscher 1992 S 116 119 37 Vgl Nicola 2005 378 Vgl Schlette 2000 S 374 378 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 89 Handlungsdruck aufzufangen In besonders schwerwiegenden F llen werden Unternehmen sogar ge zwungen sein Fachkr fte zu entlassen um ihr Fortbestehen nicht zu gef hrden Insofern k nnen sich ffentliche Auftraggeber durch Zahlungsverschleppung selbst schaden Die hessische Landesregierung hat darauf reagiert und dem HCC die Kompe tenz zum Zahlungsverkehr mit Lieferanten bertragen Rechnungsempf nger in Hessen ist grunds tzlich das HCC Es nimmt die Zahlung vor nachdem seitens der Beh rde die korrekte Leistungserbringung best tigt wurde Erfolgt dies nicht in einer bestimmten Zeit wird die Beh rde vom HCC angemahnt 3 5 2 9 Bagatellgrenze Nach IfM gelten die Regelungen der Durchf hrung eines Vergabeverfahrens derzeit prinzipiell ab dem ersten Eurocent Insbesondere f r Kleinstbeschaffungen mit sehr geringem Auftragswert stelle sich aufgrund der damit verbundenen Verfahrenskosten die Frage nach der Wirtschaftlichkeit der Beschaffung wenn beispielsweise f r die Beschaffung einer Leistung mit einem Wert von wenigen hundert Euro ein Verfahren mit Personalkosten von mehreren hundert oder tausend Euro durchgef hrt werden m sste Besonders in budgetierten Bereichen werde das wirtsc
319. men oder auch einem einzelnen Unternehmen unter Ausschluss der ffentlichkeit entwickelt werden Standards werden meist zu 2 Normen sind technische Spezifikationen die von einer anerkannten Normorganisation zur Anwendung ange nommen wurde deren Einhaltung aber grunds tzlich nicht zwingend vorgeschrieben ist vgl Prie 2005 S 240 23 Das BSI British Standards Institute definiert den Begriff Standard als document established by consensus and approved by a recognized body that provides for common and repeated use rules guidelines or characteristics for activities or their results aimed at the achievement of the optimum degree of order in a given context BSI 2008 68 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung einem fr heren Entwicklungszeitpunkt als Normen entworfen um eine Marktformung vorzunehmen Normen k nnen Teil der Vergabeunterlagen sein Das Europ ische Komitee f r Normung CEN und das Europ ische Komitee f r elektrotechnische Normung CENELEC sind die offiziell anerkannten europ ischen Normungsorganisa tionen CENELEC ist verantwortlich f r den elektrotechnischen Bereich und CEN f r alle anderen Wirtschaftssektoren mit Ausnahme der Telekommunikation Seit 50 295 Um diese Normen auf inter Jahren erarbeiten sie Europ ischen Normen EN nationaler Ebene zu f rdern haben CEN und CENELEC sowohl mit der International Organization for Standardiz
320. mitarbeitern Verbesserungspotenzial auffallen besteht die M glichkeit bei ihren Vorgesetzten auf Problematiken aufmerksam zu machen und ihre Ideen in den Instanzenweg zu geben 264 Gemeint ist die juristische Methodelehre Sie geht im Gegensatz zum Projektmanagement nicht vom Was w re zu tun um das Ziel zu erreichen sondern vielmehr vom Was liegt vor und wie ist das zu bewerten aus Vgl auch Wimmer zur Dominanz der rechtwissenschaftlichen Methode der Verwaltungslehre Wimmer 2004 S 11 12 Subsumtion ist die Pr fung ob einzelne Umst nde des Lebenssachverhalt die Tatbestandselemente der Rechtsnorm erf llen und welche Rechtsfolge infolgedessen gegeben ist Giemulla Jaworsky M ller Uri 2004 S 48 26 Der Direktor des Hessischen Rechnungshofs Eibelsh user sieht im Einsatz neuer betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente in der Verwaltung sowohl fachliche Gr nde Wir k nnen nicht die Herausforderungen des 21 Jahrhunderts mit den Instrumenten des 19 Jahrhunderts bew ltigen als auch menschliche Notwendigkeiten So halte ich es z B f r erforderlich neben einer transparenten Umsetzung auch auf eine m glichst hohe Akzeptanz f r die Nutzung der neuen Steuerungsinstrumente innerhalb der Verwaltung zu achten Eibelsh user 2008 S 6 27 Vgl Wimmer der methodische Probleme darin sieht dass die Verwaltungslehre ihre Abh ngigkeit zur Verwaltungsrechtslehre nicht berwunden habe Sie nehme zwar d
321. n abhanden kommen oder aufgegeben werden Wissen kann vergessen verraten erraten und damit dupliziert und verteilt werden Im Mittelpunkt des Vergabeverfahrens stehen Vertraulichkeit und Integrit t insbe sondere der Angebote aber auch aller anderen Dokumente die Authentizit t der Kommunikationspartner und die Nicht Abstreitbarkeit einer Transaktion Vertraulichkeit bedeutet dass Dritte die Angebote nicht mitlesen k nnen Integrit t bedeutet dass die Angebote nicht unbemerkt manipuliert und damit verf lscht werden k nnen Authentizit t ist wichtig damit ein Unternehmen sein Angebot auch wirklich der Vergabestelle zustellt und nicht einer Instanz die vort uscht die Vergabestelle zu sein Die Nicht Abstreitbarkeit einer Transaktion schlie lich ist wichtig damit einer seits Unternehmen nachweisen k nnen dass sie ein Angebot eingereicht haben und andererseits damit Vergabestellen die Zustellung der Verdingungsunterlagen oder des Zuschlags dokumentieren k nnen Diese Forderungen k nnen durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur erf llt werden Dabei handelt es sich um ein Verfahren bei dem eine spezielle Ver schl sselungstechnik asymmetrische Verschl sselung in Verbindung mit Hashwert Funktionen die berpr fung eines elektronischen Dokuments auf eine m gliche Ver nderung auf dem bertragungsweg oder durch Dritte erm glicht Zus tzlich muss der Inhaber einer elektronischen Signatur s
322. n ffentlichen Auftrag vergibt ist es daher verwehrt das Verfahren oder die Kriterien der Vergabe willk rlich zu bestimmen BVerfG vom 13 6 2006 D V Heft 6 2007 S 251 254 22 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen Zus tzlich zu diesen Regelungen bestehen in den verschiedenen Bundesl ndern Landesvergabegesetze oder Vergaberegeln in Mittelstandsf rder und sonstigen Spezialgesetzen 2 6 3 1 Die VOL A Die VOL besteht aus zwei Teilen Teil A regelt das bei der Vergabe von Leistungen einzuhaltende Verfahren Teil B enth lt allgemeine Verfahrensbestimmungen f r die Ausf hrung der Leistungen Der Aufbau der VOL A ist am Ablauf eines Vergabe verfahrens orientiert Sie dient der Umsetzung der mit der Vergabekoordinierungs richtlinie 2004 18 EG vorgenommenen Novellierung der EU Vergaberegeln Nach Hille bildet der erste Abschnitt der VOL A mit der Regelung der Verfahren unterhalb der Schwellenwerte keinen materiellen Rechtsnormcharakter Vielmehr h tten die Regelungen die Qualit t von Verwaltungsvorschriften ohne eine Rechts wirkung nach au en zu entwickeln Als Konsequenz daraus ergeben sich f r die Bieter keine subjektiven gerichtlich einklagbaren Rechte Die europ ischen Vergabericht linien finden Anwendung wenn das Auftragsvolumen den Schwellenwert ber schreitet Sie stellen verbindliches Recht mit Au enwirkung dar 7 Nach Auffassung des BDI
323. n F r Unternehmer ist das kaum nachvollziehbar denn sie haben immerhin Aufwand in das Angebot investiert es physisch bei der Vergabestelle abgegeben und m glicherweise sogar eine Empfangs best tigung f r die Abgabe erhalten Als Folge davon kann es dazu kommen dass die ffentliche Hand vermehrt berteuerte Angebote von Lieferanten annehmen muss deren Leistungsf higkeit vor allem darin besteht das Vergaberecht zu beherrschen und formal korrekte Angebote abzugeben w hrend Angebote leistungsf higerer Bieter ausgeschlossen werden m ssen weil die Unternehmer sich auf die Wirtschaftlichkeit ihrer Angebote konzentriert haben ohne den Formalien mit der n tigen Genauigkeit entgegen zu treten und deshalb formale Fehler begehen Je nach Erfahrungsintensit t einer solchen aus Unternehmersicht vermeintlich sinnlosen Vorgehensweise der Verwaltung kann es sogar zu einer dadurch bedingten Verk rzung des Marktes kommen wenn die aufgrund formaler Fehler 3 Vgl http www bundeskartellamt de wDeutsch archiv EntschVergArchiv 2007 EntschVergabe php 34 Nach Auffassung der VK Nordbayern f hrt sogar ein Schr gstrich als Preisangabe zum Ausschluss Ein Schr gstrich in den Preisangaben kann nicht ohne Weiteres mit einer Null gleichgesetzt werden Er kann so verstanden werden dass an dieser Stelle keine gesonderte Verg tung verlangt wird er kann aber auch bedeuten dass die Position berhaupt nicht angeboten wird Nachdem f r andere P
324. n Versuchten mehrere Individuen in Form einer Gruppe f r ein bestimmtes Problem eine L sung zu finden so sei zu beobachten dass die Beteiligten bei neuartigen Problemstellungen die oftmals keinen R ckgriff auf einge bte und bew hrte L sungswege erlauben das 46 Festinger Irle M ntmann 1978 S 274 364 116 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung Bed rfnis haben sich durch eine Konsensbildung verantwortungsentlastendes Gruppenurteil schnell von der inneren Unsicherheit zu befreien Die selektive Wahrnehmung ist ein psychologisches Ph nomen bei dem nur bestimmte Aspekte der Umwelt wahrgenommen und andere ausgeblendet werden Selektive Wahrnehmung beruht nach Wiswede auf der F higkeit Muster zu erkennen was ein grundlegender Mechanismus des menschlichen Gehirns sei Demnach ist das Gehirn st ndig auf der Suche nach Mustern um neue Informationen in bereits vorhandene besser eingliedern zu k nnen Dabei sei die selektive Wahrnehmung die meist unbewusste Suche nach bestimmten Mustern Ohne sie k nne die F lle der t glich anfallenden Informationen berhaupt nicht bew ltigt werden Erfahrungen Erwartungen Einstellungen und Interessen k nnen die wahrgenommenen Sinnesein dr cke beeinflussen Raab Unger verstehen die selektive Wahrnehmung sogar als eine Art Notwehrreaktion unseres Unbewussten die uns vor kognitiver Dissonanz sch tzt Nach
325. n Vorlage erfolgt sein muss gt Notwendigkeit v Ausschreibungsunterlagen Abbildung 37 Leistungsbeschreibung Inhalte aus Managementsicht Laux 2007a Offensichtlich verf gten die Arbeitsgruppen ber einen kurzfristig abrufbaren Sachverstand zur Thematik Leistungsverzeichnis Dies l sst darauf schlie en dass die Thematik Leistungsbeschreibung durchweg bekannt bzw kommuniziert ist Allerdings fehlt bei der fachlichen Arbeitsgruppe eine Unterscheidung zwischen fachlichen und formalen Kriterien so wie dies von den anderen beiden Arbeitsgruppen angef hrt wurde M glicherweise sah die Fachlichkeit keinen ausreichenden Unterschied zwischen diesen Kriterien so dass sie die Notwendigkeit der Trennung als nicht erforderlich erachtete Nach Auskunft der Teilnehmer Sichtweise in der Vergangenheit zu Abstimmungsschwierigkeiten zwischen den Fachlichkeiten und dem HSG V 1 gef hrt hat aber gerade diese Bemerkenswert ist dass die juristische Arbeitsgruppe ihren fehlenden Beitrag mit Zeitmangel infolge einer zu langen Diskussion innerhalb der Arbeitsgruppe begr ndete Dass es Unkenntnis war die zur langen Diskussion f hrte ist nicht anzunehmen In der anschlie enden gemeinsamen Diskussion aller Teilnehmer zeigte sich die juristische Arbeitsgruppe hinsichtlich der er rterten Sachverhalte voll auf der H he Vielmehr scheint wahrscheinlich dass ein gewisses Ma an Perfektionsbed rfnis zur Darstellung
326. n dass die Kunden ihre Leistung durchaus aufgrund eines gelungenen Preis Leistungsverh ltnisses kaufen werden und nicht ausschlie lich deshalb weil das Unternehmen einfach nur der billigste Anbieter ist 6 ae ruinieren Preiswettbewerbe Nach Auffassung des Saar Online Gr nderzentrums sogar dauerhaft die Erfolgschancen der Unternehmen Es empfiehlt beim Finden des richtigen Preises f r die eigene Leistung nicht unbedingt vom niedrigsten auszugehen Kunden seien sehr wohl bereit h here Preise zu zahlen wenn ihnen das Gef hl vermittelt wird dass sie dadurch etwas Besonderes erworben h tten Ein Angebot vorzubereiten ist f r Unternehmen mit zunehmender Komplexit t und Gr e herausfordernd und vor allem kostspielig Soweit also eine Vergabestelle in der Leistungsbeschreibung z B den Qualit tsaspekten keinen ausreichenden Raum gibt muss letztlich doch der Preis das entscheidende Kriterium sein und den Ausschlag geben Erfahrene Lieferanten kennen die jeweiligen ffentlichen Auftraggeber und deren Vorgehensweisen Wenn die qualifizierten Lieferanten erwarten dass sie mit weniger qualifizierten Lieferanten konkurrieren und von diesen preislich niedrigere Angebote vorgelegt werden muss nach Dimitri Piga Spagnolo damit gerechnet werden dass dies die qualifizierten Lieferanten davon abh lt Zeit und Kosten in eigene Angebote zu investieren Damit entgeht der Vergabestelle die M glichkeit durch die 365 L ck
327. n wie sie derzeit der elektronischen Vergabe zugrunde liegen Der Fertigungsmeister Robiano wollte bei der Versteigerung der Festungsbauarbeiten in Mannheim eine m glichst gro e Anzahl Bieter erreichen Deshalb lie er Submissionsplakate in deutscher und holl ndischer Sprache verfassen und in zahlreichen St dten des In und Auslandes anbringen Der Erfolg zeigte sich am 20 04 1700 als sich bei der ffentlichen Ver steigerung zahlreiche Bieter einfanden und der Zuschlag an Unternehmen aus L ttich 143 Namur Landau und Mannheim erteilt wurde Diese grenz berschreitende Vergabe f hrte zu deutlichen Einsparungen Auf Basis der Mannheimer Erfahrungen erfolgte die ffentliche Auftragsvergabe bis Anfang des 19 Jahrhunderts durch Lizitation d h einer Versteigerung bei der das h chste Gebot so lange unterboten wurde bis das niedrigste Gebot feststand und den Zuschlag erhielt Dieses System f hrte zu unterpreisigen Angeboten die qualitativ minderwertige Leistungen vorsahen und zu wirtschaftlichen Schwierigkeiten des Auf tragnehmers f hrte Daher erfolgte eine Wandlung von der Lizitation zum Prinzip der Submission bei der die Vergabe mittels schriftlicher Einreichung von Angeboten bei der Beh rde erfolgte Diese erteilte den Zuschlag grunds tzlich an den Mindestfordern den Das System der Auftragsvergabe das nach Meinung insbesondere der Handwerker zu einer schrankenlosen und ruin sen Konkurrenz f hrte
328. n Auftragsvergabe 79 Handlungsdruck lungsgebot oder Beteiligung ausgeschlossener Personen an Entscheidungen im Ver gabeverfahren Diese Fehler k nnen erhebliche betriebswirtschaftliche Auswirkun gen haben So d rfen beispielsweise bei der Ausgestaltung der Verdingungsunterlagen nicht einseitig die Interessen und W nsche der Vergabestelle ber cksichtigt werden Sicherlich w re es aus Sicht des ffentlichen Auftraggebers durchaus erstrebenswert dem Auftragnehmer ber die Leistungsbeschreibung einen Gro teil der Wagnisse f r den Ausschreibungsgegenstand aufzub rden Dies ist aber f r Umst nde und Ereignis se unzul ssig auf die Auftragsnehmer keinen Einfluss haben und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen sie nicht im Voraus sch tzen k nnen Insoweit sind Risiken nicht unbedacht in einer Leistungsbeschreibung festzulegen 349 sondern es ist seitens der Vergabestelle gemeinsam mit der Fachlichkeit zu pr fen welche Risiken zwingend durch den Auftragsnehmer auf Kosten des ffentlichen Auf traggebers abgedeckt werden m ssen und f r welche Risiken eine wirtschaftlichere L sung geeignet erscheint Ist die Vergabestelle hier uneinsichtig l uft sie Gefahr vor Gericht korrigiert und f r die Kosten haftbar gemacht zu werden Inwieweit die Verwaltung in der Rechtsumsetzung u a des Vergaberechts ihren Pflichten nachkommt pr fen sowohl die inneren Revisionen als auch der Hessische Rechnungshof
329. n Hessen die Belange der Bauverwaltung mit denen der drei ZBStn HCC ZB HZD ZB und PTLV miteinander in Einklang zu bringen findet das Vergabehandbuch des Bundes siehe BMVBS unter http www bmvbs de 1535 knoten htm Anwendung 214 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb 5 4 2 4 Erkennen und Nachverfolgen von Lieferm ngeln 3 einerseits zu In eng verflochtenen Prozessen k nnen Lieferm ngel nach Sydow gravierenden St rungen bei den Nutzern f hren und andererseits kaum noch rechtzeitig nachgebessert werden Insofern bestehen hohe Anforderungen an die Lieferverl sslichkeit die hinsichtlich des Liefertermins bezogen auf die Liefermenge und bez glich der gelieferten Qualit t mit Toleranzen gemessen wird Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess voranzutreiben sollte daher nach Sydow auf die Dokumentation erkannter Lieferm ngel gro en Wert gelegt werden Wenn M ngeln nicht ausreichend nachgegangen wird ist die Ware letztlich doch teurer geworden und die Vergabe nicht so erfolgreich wie vielleicht beim Zuschlag noch geglaubt M glicherweise wird auch erst beim Auftreten von Lieferm ngeln festgestellt dass der Lieferant nicht der richtige war Heinrich Lehner zitieren Wang Kon die in empirischen Studien festgestellt hatten dass insgesamt 77 Prozent der von ihnen untersuchten Lieferm ngel auf mangelhafte Datenqualit t zur ckzuf hren
330. n Losen Leistungen im Wert von bis zu 50 000 Euro je Los aus Nahezu alle Angebote der sich beteiligenden Kfz Werkst tten mussten aufgrund formaler Fehler ausgeschlossen werden Die Ausschreibungen wurden aufgehoben und im Wege des Verhandlungs verfahrens weitergef hrt Nachfragende Bieter erhielten Infos welche Fehler bei Ausschreibungen grunds tzlich gemacht werden k nnen Als n chstes wurde ein Los mit einem Auftragswert von 250 000 Euro ausgeschrieben Unternehmen die zuvor fehlerhafte Angebote abgegeben hatten legten diesmal formal fehlerfreie Angebote vor Dieser Lerneffekt w re nach Auskunft der zust ndigen Sachbearbeiterin der Vergabestelle ohne die zuvor genannten Hinweise wohl nicht zustande gekommen Bei anschlie enden geringwertigeren Ausschrei bungen wurde aber wieder das vorige Fehlerverhalten festgestellt so dass der Lerneffekt offensichtlich nicht lange anh lt Eine andere Fehlerform zeigte sich bei einem renommierten deutschen Automo bil Hersteller der bei einer Ausschreibung anstatt der von der Fachabteilung geforderten Motorenvariante einen Motor mit einer deutlich geringeren Leistung als Nebenangebot vorlegte Das Angebot musste ausgeschlossen werden denn in den Verdingungsunterlagen war deutlich hervorgehoben dass Nebenangebote nicht zugelassen waren Eine Nachfrage beim Sachbearbeiter des Automobil Unternehmens ergab dass er die Ausschreibung schlichtweg nicht ausreichend intensiv gelesen hatte 62 Um i
331. n der Beschaffung mittels elektronischer Vergabesysteme befasst und diese aus Sicht einer ZBSt mit Spezial aufgaben weitgehend ausleuchten k nnen Es bedarf aber noch einer weiteren Betrachtung zur Pr fung inwieweit die elektronische Vergabe Impulsgeber f r den Wettbewerb sein kann Dazu wird es interessant sein zu betrachten wie sich die elektronische Vergabe in den europ ischen Mitgliedsstaaten entwickelt Der Motor dieser Entwicklung ist derzeit die EU Kommission Die geradezu gleichf rmigen Entwicklungsst nde in den Mitgliedsstaaten lassen allerdings bef rchten dass die Sachst nde in Europa weitgehend an der Taktrate der EU Kommission ausgerichtet sind Zumindest ist eine davon abweichende Ausrichtung auf dynamische Entwicklungen in den L ndern nicht erkennbar Dagegen entwickelt sich die elektronische Vergabe in der Wirtschaft unabh ngig von Taktgebern Immer mehr nicht ffentliche Auftraggeber orientieren sich bei ihrem eigenen Einkauf am Vergaberecht unter Nutzung der elektronischen Vergabe obwohl sie nicht dazu verpflichtet sind Ans tze dass die ffentlichen und nicht ffentlichen Auftraggeber ihre Erfahrungen mit der elektronischen Vergabe austauschen sind noch nicht erkennbar Es bietet sich an gemeinsame Foren aufzusetzen um das vorhandene Erfahrungswissen zu b ndeln und zum gemeinsamen Nutzen zu verwerten Wie die ffentlichen Auftraggeber sind die nicht ffentlichen daran interessiert durch die Erschlie ung der
332. n die von den Beh rden vorgestellten Themen zunehmend als zentrale Fragestellungen behandelt und nicht mehr individuell Zus tzlich erfolgen periodische Evaluationen der Arbeitsweisen in den Beh rden und in der Vergabestelle des PTLV so dass die Anzahl pers nlicher Beschwerden reduziert und die Erarbeitung allgemeiner Optimierungen erh ht werden konnte In der AG Beschaffung werden auch Problemstellungen der Beh rden mit den ZBStn HCC ZB und HZD ZB er rtert Die Ergebnisse der Er rterungen werden den Beh rden in der AG Beschaffung zur Umsetzung vorgestellt siehe Abbildung 33 we Er gt HCC ZB Polizeibeh rden HZD ZB E 4 3ER PER S 7 Evaluation Optimierungsbedarf AG Beschaffung gt Abbildung 33 AG Beschaffung der hessischen Polizei eigene Quelle Durch die B ndelung der Beschaffung bei den dezentralen Bedarfsstellen i d R bei den OE Z 31 der Dienststellen und der Einrichtung der AG Beschaffung wurden die Beschaffungskommunikation strukturiert und der Informationsfluss verbessert Die f r Beschaffung Verantwortlichen wurden auf eine berschaubare Anzahl Besch ftigte reduziert sowie deren Aufgaben konkret beschrieben und die einzuhaltenden Beschaffungsprozesse definiert Die Sitzungen der AG Beschaffung haben nach Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 189 Ans tze zu Hypothese 2 Steige
333. n sein 3l Vgl Krallmann 2007 S 235 22 Vgl Krallmann 2007 S 230 3 Vgl Arndt 2005 S 194 200 54 Vgl Wimmer 2004 S 356 255 Vgl Elsner 2004 2356 Vgl Malik 2001 S 247 263 58 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung Tabelle 6 Ver nderung herk mmlicher Denkweisen in Verwaltungen durch KVP angelehnt an Hellstern Buchenau 2003 S 32 Herk mmliche Denkweise in Verwaltungen Ver nderte Denkweise durch KVP Verbesserungen basieren auf der Arbeit von besonders bef higten Sachbearbeitern Verbesserungen basieren auf der Arbeit aller Beteiligten Ideen der Mitarbeiter spielen eine untergeordnete Rolle gut aufge setzte Vorschriften regeln den Arbeitsablauf umfassend Denkende Mitarbeiter sind gr tes Kapital des Unternehmens Kreativit t der F hrungskr fte steht im Vordergrund Kollektive Leistungsf higkeit ist entscheidend F hrungsstil durch Anweisung und Kontrolle F hrungsstil durch Beteiligung und Motivation Weitergabe dosierter Informationen als Befehlsmanagement zu viele Informationen belasten die Weitergabe von umfassenden Informationen als Informations management Mitarbeiter 3 4 2 Von der B rokratieverwaltung zum B rokratiemanagement Die Regulierungssucht des Staates l hmt die Wirtschaft Dieser Sto seufzer von Jean Claude Marie
334. nach Heinrich Heinzl Roithmayr ein eigenst ndiges dokumentiertes wirtschaftliches Gut das sich sowohl von Maschinen Computer als auch von Menschen interpretieren l sst Heinrich Heinzl Roith mayr 2004 S 603 4 Kapitel 1 Forschungskonzeption Stand der wissenschaftlichen Diskussion Hierzu werden das Verhalten der Mitarbeiter und deren Einfluss auf die Wirksamkeit von E Vergabe analysiert 1 3 Stand der wissenschaftlichen Diskussion In der Verwaltung ist die Thematik E Vergabe noch recht neu Wissenschaftliche Untersuchungen fehlen weitgehend Die geringe Beachtung des Themas E Vergabe schl gt sich auch in der fehlenden Normierung der Begriffe nieder Sie ist noch uneinheitlich W hrend sich in der hessischen Landesverwaltung die Schreibweise E Vergabe etabliert hat bestehen weitere Schreibweisen wie eVergabe oder e Vergabe Dies gilt auch f r die anglo amerikanische Entsprechung von E Vergabe dem E Tendering wie verschiedene Internetplattformen aufzeigen siehe Tabelle 1 Tabelle 1 Schreibweisen von E Vergabe und E Tendering eigene Quelle Nr Begriff Nutzer des Begriffs beispielhaft 1 e Vergabe http www evergabe online info Informationsplattform des Beschaffungsamtes des BMI BeschA 2 E Vergabe http www vergabe hessen de Land Hessen 3 eVergabe http www zdh de Zentralverband des Deutschen Handwerks ZDH 4 e tendering http www wto org Inf
335. nd zun chst eine Abfrage nach Bedarfen bei den anderen Beh rden angesto en um deren m glichen Bedarf mit dem des zuerst Nachfragenden zu b ndeln Diese Abfragen f hrten innerhalb der Beh rden ebenfalls wiederum zu Abfragen so dass sich die Nachfragezeit deutlich erh hte zumal die R ckmeldung der letzten Beh rde abgewartet werden musste Wurde dort die Anfrage versehentlich nicht 63 B ndelungskosten sind die von den einzelnen Nachfragern subjektiv wahrgenommenen zus tzlichen Kosten Diese entstehen dem einzelnen Nachfrager bei einer B ndelung ber den gew hrten B ndelpreis hinaus in unterschiedlicher H he Klein 2004 S 4 4 Vgl http www pfa nrw de PTI_Internet pti intern WG Regelungen Schutzhelm Gesamtsystem _8 92 pdf html 176 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung weiter verfolgt blieb der Gesamtvorgang im PTLV so lange angehalten bis die Fachabteilung oder der Vergabestellenleiter das Ende der Abfrage festlegte Das Image des PTLV litt regelm ig bei solcher Art B ndelungsabfragen Kosteneinsparungen waren durch die Abfragen aber kaum nachweisbar 5 2 2 4 Reduzierung der Anzahl freih ndiger Vergaben Die Durchf hrung freih ndiger Vergaben sollte aus juristischer Sicht eher die Ausnahme darstellen Je spezifischer die zu beschaffende Ware bzw Dienstleistung gestaltet ist desto weniger ist dieser Grundsatz
336. ndards um get tigte Investitionen zu sch tzen und vorhandenes Wissen zu nutzen Wirtschaftlichkeit und Realisierbarkeit durch entsprechende Qualit tsstandards im Standardisierungsverfahren Verbindlichkeit durch formelle Verf gung des CIO 586 Ein de facto Standard ist ein Standard der nicht durch eine Norm definiert ist aber allgemein akzeptiert und eingehalten wird Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 190 587 StAnz 17 01 2005 S 241 242 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 161 Untersuchungsgegenstand Damit steht den ZBStn in Hessen f r den Einsatz von E Vergabe eine geradezu optimale technische Infrastruktur zur Verf gung Die Infrastruktur wird genauso 588 umfassend betreut Support Analog zur Betreuung zentraler E Government Anwendungen ist der Support f r E Vergabe mehrstufig gegliedert Ist Level Service Desk SD der HZD bzw Vorort Betreuung in den Vergabestellen 2nd Level Betriebsteam E Vergabe in der HZD 3rd Level Entwicklung und Hersteller Der 1st Level Support dient den Anwendern als erste Anlaufstelle bei Problemen und Fragen F r externe Bieter die auf die Vergabeplattform zugreifen wollen ist dies der SD der HZD Die Bieter melden St rungen per E Mail Fax oder Telefon an den SD I erstellt Sachbearbeiter der Vergabestellen der sofern erforderlich ein Ticket wenden sich bei Fragen und Problemen an die Vorort Betreuung in
337. ndelte Ausschreibungen zur Erreichung wirtschaftlicher Ergebnisse m glich Seit 2004 hat das HMdIS ausgew hlte Technologien u a IKT f r die hessische Polizei unter einen strategischen Vorbehalt gestellt D h dass Beschaffungen benannter Leistungen einer fachlichen Genehmigung bed rfen auch wenn die Bedarfsstelle ber die notwendigen Haushaltsmittel verf gt und ber deren Verwendung selbst entscheiden k nnte Ziel ist es diese Technologiebereiche zu vereinheitlichen und dadurch die Kostenentwicklung beherrschbar zu gestalten Dies war notwendig geworden nachdem die Innovationen in den betreffenden Technologiebereichen zu einer schwer kontrollierbaren Steigerung der Folgekosten gef hrt hatten so dass eine zentrale Kontrollfunktion als erforderlich angesehen wurde Die fachliche Durch setzung bzw Kontrolle der strategischen Vorgaben hat das HMdIS dem fachlichen PTLV bertragen Im Jahre 2008 wurden durch das PTLV die verschiedenen Fachbereiche und deren definierte Standards betrachtet W hrend der Bereich Informationstechnologie streng nach Standards vorgeht sind andere teilweise standardisiert Infolgedessen k nnen Ausschreibungen mit E Vergabe im PTLV nur teilweise auf Standards aufsetzen 5 1 4 Standardisierung der Arbeitspl tze der hessischen Landesverwaltung Das Land Hessen richtete 2003 seine E Government Strategie neu aus um die Verwaltung umfassend zu modernisieren Basis ist ein E Governmen
338. nect Staatsbetrieb S chsisches Immobilien und http www vergabe abc de mit AI AG Baumanagement Link auf Staatliche Stra enbauverwaltung http www Vergabe24 de Sachen Anhalt AIAG Technisches Polizeiamt des Landes Sachsen http www polizei sachsen Amhali anhalt de Schleswig Holstein Eigene Geb udemanagement Schleswig Holstein A R http www gmsh de content aussc Fra OMSB hreibungen index html 5 Th ringen Cosinex Keine spezifische Beh rde http www vergabe24 de ber Vergabe24 4 8 E Learning als begleitende Erkenntnisquelle Die rasante technologische Entwicklung der Computerindustrie und die damit ver bundenen neuen Methoden f r die Gestaltung von Inhalten insbesondere Hypertext 518 f rdern nach Reinmann Rothmeier die Entwicklung von E 0 und Multimedia Learning Programmen in besonderem Ma e In der Fachdiskussion ist man sich aber noch nicht einig ob E Learning im Sinne von Lernen im Internet oder als moderneres Synonym f r CUL Computer unterst tztes Lernen verwendet werden gt 16 Es existiert zwar bereits ein Vergabeportal Der Freistaat Sachsen hat aber jetzt f r ein elektronisches Vergabesystem f r die Vergabe von Bau Liefer und Dienstleistungen den Zuschlag erteilt Nach einer Testphase in den Vergabestellen ist der Start der E Vergabe f r M rz 2009 geplant eGovernment Computing 9 2008 Seite 14 517 Vgl Unz 2000
339. nes Arbeitsplatzes in der IKT ausgewiesen hat Im Laufe der Zeit entwickelten auch andere Beratungsfirmen erweiterte Methoden zur Berechnung der Gesamtkosten eines Systems trotzdem hat sich der Begriff TCO durchgesetzt wenn auch in einem weiteren Sinne Ein klarer Standard oder eine Normierung von TCO Kennzahlen hat sich bislang nicht manifestiert http www tcotool org downlaod am 13 04 2008 vgl auch Kerkhoff 2007 S 42 45 Die HZD h lt als einziger interner Dienstleister in Hessen eine OE bereit um Gesch ftsprozessanalysen innerhalb der Hessischen Landesverwaltung durchzuf hren 64 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung wirtschaftlich noch vom Nutzen her f r die typischen Prozesse ihrer Kunden vertretbar ist Daher setzt die HZD bislang keine Werkzeuge zur Prozesskosten rechnung ein Gleiches gilt f r HCC ZB und PTLV 3 4 4 Von der Marktbeobachtung zur Beschaffungsmarktforschung Aufgabe der Fachabteilungen im PTLV ist es den Markt zu erkunden und zu son dieren welche Lieferanten f r die Beschaffung in Frage kommen Dabei sind quali tativ technische r umliche quantitative und kapazit tsbezogene Lieferantenkriterien zu betrachten Wenn allerdings eine Markbeobachtung von pers nlichem Interesse einzelner Sachbearbeiter der Fachabteilung angetrieben wird kann dies eher nachteilig sein auch wenn das Engagement vordergr ndig positiv wirkt Bei per
340. ng freiberufliche Leistungen Verband Organisations und Informationssysteme e V Verdingungsordnung Leistungen versus World Trade Organisation Waffen und Ger t World Wide Web Wissenschaftszentrum f r Sozialforschung Extensible Markup Language Konkretes XML Schema Zeitschrift f r Beamtenrecht Zentralverband des Deutschen Handwerks XIV Abk rzungsverzeichnis ZPO Zivilprozessordnung Kapitel 1 Forschungskonzeption 1 Einf hrung 1 Forschungskonzeption 1 1 Einf hrung Die ffentliche Hand beschafft in gro em Umfang Leistungen um ihre Aufgaben f r das Funktionieren des Gemeinwesens zu erf llen Es wird insbesondere nach M glichkeiten gesucht Ineffizienzen in ffentlichen Beschaffungsprozessen und Vergabestellen zu beseitigen Dabei werden die ineffiziente Arbeitsweise der Mitarbeiter von Verwaltungen und die Wirksamkeit der Beschaffung der ffentlichen Hand kritisiert Als Beleg f r mangelnde Planungsf higkeit und fehlendes Kostenbewusstsein dient vielfach das Streben ffentlicher Verwaltungen zum Jahresende die im Jahresetat bewilligten Haushaltsmittel vollst ndig auszugeben um das Etatvolumen im Folgejahr zu halten obgleich dies im Rahmen der Umsetzung der Neuen Verwaltungssteuerung NVS und betriebswirtschaftlicher Management methoden z B durch Verwaltungsvorschriften in der hessischen Verwaltung vermieden werden soll Irotz der vielen kleinen Erfolge konnte die B rokratie bis heute
341. ng von Prozessen zur Erstellung von Ergebnissen und Leistungen und ver ndert die Sichtweise auf die Ablauf und Aufbauorganisation Die einzelnen Schritte aus denen ein Prozess zusammengesetzt ist werden bez glich ihres Beitrags zum Ergebnis berpr ft und beurteilt Dabei orientiert sich die Untersuchung einer GPO nicht an bestehenden Beh rden Abteilungen oder Sachgebieten sondern an den Leistungen Ausl ser f r eine GPO sind oftmals hohe Durchlaufzeiten hohe Prozesskosten geringe Produktivit t und hohe Fehlerquoten 7 Vgl Ulschmid 2003 S 14 248 Vgl Machura 2005 S 51 28 Vgl Krallmann 2007 S 231 233 250 Die Aufbauorganisation erstreckt sich auf die Verkn pfung der organisatorischen Grundelemente Stelle Instanz und Abteilung zu einer organisatorischen Struktur sowie auf den Beziehungszusammenhang zwischen diesen Elementen Bei der Ablauforganisation handelt es sich demgegen ber um die Ordnung von Arbeitsprozessen W he 2002 S 145 Vgl auch BMI 2007 S 25 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 57 Zur Strategie der Optimierung Die GPO kennt grunds tzlich zwei unterschiedliche Ans tze Beim Kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP werden bestehende Pro zesse laufend verbessert Der KVP ist eine Abwandlung des japanischen Kaizen Beim Business Process Reengineering BPR werden die bisherigen Ge sch ftsprozesse durch eine Neuplanung auf der gr nen W
342. ngen der aus ihrer Sicht n chsten Vorgesetzten gebunden Mitarbeiter anderer OE verf gen gegen ber der Vergabestelle ber keine Weisungsbefugnis auch wenn es sich um h her rangige Mitarbeiter der Beh rde handelt Gerade diese Konstellation ist es mit der ein 4 Augen Prinzip zwischen fachlicher Anforderung und vergaberechtlicher Notwendigkeiten hergestellt wird Allerdings ist die Konstellation auch anf llig f r Reibungsverluste Um keine Nachteile f r die Beh rde entstehen zu lassen muss daf r gesorgt werden dass die zu ver ffentlichen Verdingungsunterlagen zwischen der Fachlichkeit und der Vergabestelle abgestimmt werden Die konventionelle Vergabe l sst eine Ver ffentlichung der Verdingungsunterlagen auch ohne Beteiligung der Fachlichkeit zu was der Fachlichkeit die Chance nimmt Fehler in den Verdingungsunterlagen zu korrigieren Bei gro en Ausschreibungen sollte dies eher selten vorkommen da die Beteiligten oftmals in Projekten zusammengefasst und die Erstellung sowie die Ver ffentlichung meistens Meilensteine sind deren positive Abstimmung bei Jour Fixen der Projekte abgefragt wird Bei mittleren und kleineren Ausschreibungen ist dies aber regelm ig nicht der Fall so dass sich die Sachbearbeiter nur ihren Vorgesetzten erkl ren m ssen Bei einer elektronischen Vergabe lie e sich die Beteiligung automatisiert sicherstellen 34 Vgl Kegelmann 2007 S 55 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Au
343. nicht nachhaltig reduziert werden Sie trotzt beharrlich allen Initiativen Die B rokratie geh rt zu den In dieser Studie werden die Begriffe Produkt Dienstleistung G ter und Waren einheitlich als Leistungen bezeichnet Bei Zitaten wird der jeweils gew hlte Begriff beibehalten Vgl M ller Franken 2004 S 69 86 Der Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e V BME hat dazu im September 2008 mit Unterst tzung des Bundesministeriums f r Wirtschaft und Technologie BMWi ein neues Projekt zur Opti mierung ffentlicher Beschaffungsprozesse gestartet http www move online de Nachricht vom 25 09 2008 Aus Gr nden der Lesbarkeit und bersichtlichkeit sowie in Orientierung an den grunds tzlichen Richtlinien der deutschen Rechtschreibung werden in dieser Studie nicht an allen Stellen explizit geschlechtsneutrale Begriffe verwendet Soweit Begriffe wie z B der die Mitarbeiter Singular Plural verwendet werden wird darunter immer der Einbezug beider Geschlechter verstanden gt Herberg Kinne Steffens 2004 S 71 Vgl B rmann 2006 S 157 166 7 Vgl Falk 2006 S 294 Nach Dompke Lahser ist Nachhaltigkeit in der ffentlichen Beschaffung realisierbar Sie sei allerdings kein Selbstl ufer und m sse gewollt werden Nachhaltigkeit als Optimierung des Zusammenspiels der drei zugrunde liegenden S ulen kologie konomie und Sozio Kultur bed rfe eines steten Bewusstseins ihrer Bedeutung
344. ninger F Kayser K 2007 Vergaberecht in der Unternehmenspraxis Gabler Verlag Wiesbaden Falk S 2006 Handbuch Politikberatung Springer Verlag Berlin Festinger L Irle M M ntmann V 1978 Theorie der kognitiven Dissonanz Verlag Hans Huber Bern 236 Literaturverzeichnis Feuerwehr Landkreis W rzburg 2007 Warum Digitalfunk Presseinformation des Abschnitts Mitte der Feuerwehr im Landkreis W rzburg vom 17 11 2007 Feuerwehr im Landkreis W rzburg W rzburg Fikentscher W 1992 Recht und wirtschaftliche Freiheit Verlag Mohr Siebeck T bingen Finanzministerrum SH 2008 Modern kosteng nstig bundesweit vorbildlich Staatssekret r Klaus Schlie stellt Gesetzentwurf f r die elektronische Verwaltung vor Presseinformation vom 24 07 2008 Finanz ministeriums des Landes Schleswig Holstein Kiel Franke H 2003 Analyse und Bewertung der Fragebogenaktion und der Rechtsprechung zur Evaluierung des Vergaberechts nderungsgesetzes VgR G Gutachten BMWi Berlin Frei F Hugentobler M Alioth A Duell W Ruch L 1996 Die kompetente Organisation Qualifizierende Arbeitsgestaltung die europ ische Alternative vfd Hochschulverlag AG an der ETH Z rich Z rich Frenz W 2007 Soziale Vergabekriterien in NZBau 1 2007 S 17 23 Verlag C H Beck oHG M nchen Frith U Blakemore S 2004 Social Cognition Online Artikel download am 21 04 2008 unter http www fore
345. nn daher auch mit der zunehmen den Nutzung der HCC ZB als ZBSt durch die Beh rden zusammenh ngen Anzahl Vergaben HCC ZB nach Auftragswert 120 100 80 2006 60 E 2007 2008 40 H 20 o i ab 3 000 bis ab 20 001 bis ab 100 001 bis ab 1 000 000 20 000 100 000 1 000 000 Abbildung 27 Anzahl Vergaben HCC ZB nach Auftragswert eigene Quelle 5 2 1 1 1 Reduzierung der Anzahl verschiedener Materialien Je weniger Sortenvielfalt zur Beschaffung ansteht desto eher sind geb ndelte Beschaffungen m glich Durch die B ndelung pro Warengruppe und Lieferant kann nicht nur ein Volumeneffekt erzielt sondern gleichzeitig ein wichtiger Schritt in Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 169 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Richtung Standardisierung erreicht werden Das PTLV hatte 2006 noch 2 799 verschiedene Materialnummern im SAP R 3 System verbucht Nach einer 2006 durchgef hrten Evaluierung waren es 2007 nur noch 1 133 und 2008 noch 614 Materialnummern Dies l sst darauf schlie en dass Standardisierungsma nahmen gegriffen haben und Einzelbeschaffungen reduziert werden konnten Allerdings wurden die Standardisierungen im Wesentlichen bei nicht polizeispezifischen Artikeln vorgenommen Insoweit hat dies die B ndelung bei der HCC ZB beg nst
346. nnenministerium BW 2008 Neue B rokratiekosten durch die Europ ische Union verhindern Pressemitteilung vom 05 06 2008 Innenministerium Baden W rttemberg Stuttgart Inversini S 2005 Wirkungsvolles Change Management in Abh ngigkeit zu situativen Anforderungen Universit t Potsdam Potsdam 242 Literaturverzeichnis Jahn J 2008 Abgrenzung von Beschaffungsprojekten zur Regelorganisation interne Darstellung des PTLV zur Zusammenarbeit des HSG V 1 mit Projekten vom 03 04 2008 nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen Janowicz K 2006 Sicherheit im Internet Fundiertes Hintergrundwissen rund ums Internet Verlag O Reilly K ln Joswig M Stemper J 2002 E Government und Qualit tsmanagement Verlag Wolters Kluwer K ln Jung H 2006 Allgemeine Betriebswirtschaftslehre Oldenbourg Wissenschafts verlag M nchen Jungclaus M 2007 ffentliche Beschaffung Status quo und Perspektiven in BME 2007 Best Practice in Einkauf und Logistik 2 v llig neue und erweiterte Auflage S 287 293 Gabler Verlag Wiesbaden Junginger M 2005 Wertorientierte Steuerung von Risiken im Informations management DUV Verlag Wiesbaden Kahlbrandt B 2001 Software Engineering mit der Unified Modeling Language Springer Verlag Berlin Kampffmeyer U Rogalla J 1997 Grunds tze der elektronischen Archivierung Code of Practice Band 1 Brosch re 2 Aufl
347. nntnisse und Ausbildungen vorhanden sein sollten Dagegen hatte er bis auf wenige Ausnahmen festgestellt dass im PTLV die F hrungspositionen mit Verwaltungsbeamten besetzt waren die nicht aus dem Polizeidienst kamen Dies sei der Akzeptanz des PTLV als Polizeipr sidium und zentralem Dienstleister nicht dienlich und impliziere die Wahrnehmung des PTLV als Verwaltungsbeh rde aus Sicht der Nutzer Der Gutachter empfahl weiterhin bei den F hrungskr ften ein Selbstverst ndnis f r die gemeinsame Aufgabe zu entwickeln Die Beh rdenleitung des PTLV hat darauf reagiert Der Prozentteil der als HSG Leiter eingesetzten Polizeibeamten wurde von 37 5 auf 75 Prozent erh ht Ob damit allerdings die Akzeptanzproblematik grunds tzlich gel st ist darf bezweifelt werden Sicherlich erhalten die neu eingesetzten Polizeibeamten im PTLV Vorschusslorbeeren ihrer Kollegen in den Beh rden weil diese sich von Polizeibeamten in der Leitungsebene mehr Verst ndnis f r die eigenen Bed rfnisse erwarten Sollten die neuen HSG Leiter aber die in sie gesetzten Erwartungen nicht erf llen wird die Akzeptanz wohl auch wieder sinken Letztlich ist zu erwarten dass die Kunden des PTLV sowohl die Qualit t als auch die Geschwindigkeit der Umsetzung von Beschaffungsma nahmen als entscheidendes Akzeptanzkriterium empfinden werden Ob es dazu Polizeibeamter oder Nicht Polizeibeamter speziell in der Leitung bedarf wird langfristig ohne Belang sein In Z
348. nschaftsverlag GmbH M nchen Vallant C 2007 Hybride Klone und Chim ren Verlag K nigshausen amp Neumann W rzburg Varwick J 2008 Globalisierung in Woyke W 2008 Handw rterbuch Internationale Politik 11 Auflage S 166 177 Verlag Barbara Budrich Opladen amp Farmington Hills Vetter M Kett H 2003 Das E Vergabe Projekt des Bundes Ergebnis der Begleitforschung in Bubeck B Fuchs G 2003 E Government und Strukturwandel der Verwaltung Das Beispiel der elektronischen Beschaffung und Vergabe Arbeitsbericht Nr 228 S 88 109 Brosch re Akademie f r Technikfolgeabsch tzung in Baden W rttem berg Stuttgart VFH Hessen 2002 Handbuch der Verwaltungsfachhochschule Fachbereich Verwaltung Studiengang allgemeine Verwaltung Ausbildungs und Pr fungsordnung Studienordnung Studienpl ne 2002 bis 2007 Brosch re VFH Wiesbaden Wiesbaden Literaturverzeichnis 253 VFH Hessen 2006 Inhaltsverzeichnis zum Anlagenband der Studienordnung C 2006 Ausbildungs und Pr fungsordnung f r den gehobenen Poli zeivollzugsdienst Brosch re VFH Wiesbaden Wiesbaden Vilt L 2007 Incident Management mit Open Source Software GRIN Verlag M nchen Ravensburg V lter H 2000 Der L ckenschluss im Statut der europ ischen Privatgesellschaft Verlag Dr Otto Schmidt K ln Vo A M ller Lankenau C 2002 Elektronische Ausschreibungen der Stadt Mainz
349. nt an Schmid 1999 S 362 114 Tabelle 12 Unterscheidung zwischen Arbeitsgruppe und Team Ryschka Solga Solga 2005 S 159 n u u 0 e neue 119 Tabelle 13 Nutzung von E Sourcing durch Unternehmen Bogaschewsky 2008 125 Tabelle 14 Motivationsgr nde f r den Einsatz von E Tools Bogaschewsky 2008 126 Tabelle 15 Einzel Vergleich E Sourcing zu E Vergabe eigene Quelle 128 Tabelle 16 L sungsans tze f r E Vergabe eigene Quelle ennennenen 129 Tabelle 17 E Vergabe in Europa entnommen aus http www epractice eu factsheets 131 Tabelle 18 E Vergabe in den Landesverwaltungen und im Bund eigene Quelle 136 Tabelle 19 Umsetzung der strategischen Beschaffungsplanung im PTLV angelehnt an Arnold 2007 S ana 156 Tabelle 20 Sch tzkosten des PTLV angelehnt an Schinzer 2007a e 173 Tabelle 21 Beh rdenseitige Betriebskosten BVA 2008a S 63 ueenneennennnennenn 179 Tabelle 22 Empathie zur Lieferantensicht Laux 2007a 2000000nsensneesnenensennneennnen nn 198 Tabelle 23 Durchschnittliche Abweichung vom geringsten Angebot eigene Quelle 212 VII Abk rzungsverzeichnis Abk rzungsverzeichnis a D ADA ADV AEUV AG AGB AI AG A Kriterien AO Az B2B B2G BA BauR BBG BBL BDI BeschA BfdH BGH BHO BIBB BITKOM au er Dienst Allgemeine D
350. nternes Gutachten vom 15 04 2005 im Auftrag des HMdIS nicht ver ffentlicht und auch nicht zur Ver ffentlichung vorgesehen Graef E 2008 Rechtsfragen zur Kommunikation und Informations bermittlung im neuen Vergaberecht in NZBau 1 2008 S 34 40 Verlag C H Beck oHG M nchen Grau U 2004 Historische Entwicklung und Perspektiven des Rechts der ffentlichen Auftr ge Peter Lang Verlag Frankfurt Gundmann N 2004 Das zweigeteilte Vergabewesen ein Widerspruch zu den verfassungsrechtlichen Anforderungen Dissertation Universit t D sseldorf D sseldorf Hager W 2000 Evaluation psychologischer Interventionsma nahmen Verlag Hans Huber Bern Halm O Ritter E 2007 eVergabe Elektronische Auftragsvergabe in Hessen in reformativ Heft 02 Juni 2007 Hessische Staatskanzlei Wiesbaden Handler H 2005 Das ffentliche Auftragswesen im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang Working Paper 250 2005 sterreichisches Institut f r Wirtschaftsforschung Wien Hatje A Kindt A 2008 Der Vertrag von Lissabon Europa endlich in guter Verfassung in NJW 25 2008 Verlag C H Beck oHG M nchen Heckmann D 2003 E Vergabe als Motor f r E Government in B cher W B llesbach A 2003 E Government Staatliches Handeln in der Informationsgesellschaft S 65 88 Verlag Dr Otto Schmidt K ln 238 Literaturverzeichnis Hegele D 2005 Soziale Kriterien
351. ntlich erleichtert Nicht alle Ausschreibungen sind sachlich geeignet ber die Vergabeplattform ver ffentlicht zu werden So wurde beispielsweise die Ausschreibung der Dienstleistung eines Kantinenbetreibers im PTLV im Mai 2007 nicht ber das Internetportal ver ffentlicht da die Kantine f r die Liegenschaft Willy Brandt Allee 20 Wiesbaden mit einer Belegschaft von ca 250 Besch ftigten eher recht bescheiden ausgefallen war und eine Marktbeobachtung ergeben hatte dass sich Anbieter solcher Art Dienst leistungen kaum via Internet ber Ausschreibungen informieren werden Eine Ver ffentlichung im vorhandenen Internetportal der hessischen Landesverwaltung sowie in der HAD h tte demnach zu keinem Angebot gef hrt weil die potenziellen Kantinenp chter ihre Informationen aus der Tagespresse sowie Anzeigen aus einem spezifischen Fachblatt f r Kantinenbetrieb holen 220 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Im Gegensatz dazu hat die Innung der hessischen Geb udereiniger am 28 03 2007 bei einem von der HCC ZB ausgerichteten Bieterforum in Frankfurt mitgeteilt dass die Geb udereiniger nahezu ausschlie lich die f r sie interessanten Angebote aus dem Internet heraussuchen Dies wurde vom Leiter der Vergabestelle der Stadt Frankfurt best tigt der mitteilte dass die Stadt Frankfurt bereits jetzt in diesem Marktsegment keine konventionellen Anfragen mehr erh
352. nz Rechtsweg geregelte Appellation Beendigung der Gesch ftsbe ziehung Beibehaltung des Rechtswegs Hingabe der Beamten bei Unpers nlichkeit in der Sache Eigeninteresse der Besch ftigen Beibehaltung der Hingabe der Beamten bei Unpers nlichkeit in der Sache Das Wissen um die Ver und Gebote der Rechtnormen reicht n mlich nicht mehr aus Die Verwaltung sollte parallel zum laufenden Betrieb die verwendeten Rechtsnormen dahingehend untersuchen welche formalen Problemstellungen sie f r die Unternehmen bieten und welche Informationen zur Verf gung gestellt werden m ssten um die 2771 Peter Drucker stellte schon vor ber 50 Jahren fest Das bestgeh tete Geheimnis im Management ist die Tatsache dass es die erste systematische Anwendung von Theorien und Prinzipien des Managements nicht in einem Gesch ftsunternehmen gab sondern im ffentlichen Sektor Beatty 1998 S 120 2772 Appellation veraltet f r Berufung Duden 2006 S 194 62 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung Fehlerrate der Unternehmer beim Umgang mit dem Vergabewesen zu reduzieren Die Verwaltungen ersparen sich damit den Teil eigenen Arbeitsaufwands den sie in die Pr fung und Abwicklung fehlerhafter Angebote investieren Es reduziert sich das eigene Risiko dass keines der Angebote wertbar ist und damit die gesamte Aus schreibung noch einmal neu durchgef hrt
353. och F hrungskr fte oder Anwender ihren jeweiligen Werkzeugen Wunderkr fte zuschreiben sondern sich vielmehr um eine wirkungsorientierte Mensch Maschine Relation bem hen Literaturverzeichnis 227 Literaturverzeichnis AIAG 2007 Benutzerhandbuch AI Vergabemanager Version 4 1 AI AG W rzburg Albers W 1978 Handw rterbuch der Wirtschaftswissenschaften Verlag Vandenhoeck amp Ruprecht G ttingen Alsagoff S Weng E Zainon N 2006 How ready are we for e tendering A Malaysian case study in the preparation for implementation of e ten dering for the construction industry in Torrance J Adnan H Takim R 2006 Proceedings of the International Conference in the Built Environment in the 21st Century ICiBE 2006 S 225 235 Ministry of Works amp Human Settlement download am 11 08 2008 unter http www seek salford ac uk viewPublicationDetailsAction do publicat ionNum 8961 Ammon U 1991 Die internationale Stellung der deutschen Sprache Verlag Walter de Gruyter Berlin Appelfeller W Buchholz W 2005 Supplier Relationship Management Gabler Verlag Wiesbaden Aranda Mena G Wakefield R 2004 E business Adoption Case Study Queensland Department of Main Roads Research Report 2003 003 A 02 Bericht download am 04 04 2008 unter http mams rmit edu au 6t8u8id9quwd pdf Arndt H 2005 Supply Chain Management Optimierung logistischer Prozesse 2
354. ommen von vermutlich 750 Vergaben pro Jahr in der Vergabestelle des PTLV kann der in Tabelle 21 angegebene Kostenansatz des BVA als realistisch angesehen werden 6 amp 2 Ein Gesch ftsmodell ist ein Modell das bezogen auf eine Gesch ftsaktivit t die beteiligten Akteure und ihren Beitrag zur Wertsch pfung nennt sowie die Einnahmequellen und Risiken die die Gesch ftsaktivit t er ffnet beschreibt Breitner Fandel 2006 S 111 Vgl auch BVA 2008a S 62 70 180 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung 5 2 5 Ergebnisdiskussion zu Hypothese 1 Nach Hypothese 1 sollen sich durch den Einsatz von E Vergabe Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung erzielen lassen Als Einsparung wurden die Senkung vorzuhaltender Haushaltsmittel sowie die Reduzierung einzusetzender Vollzeit quivalente betrachtet und die Kosten f r den Betrieb von E Vergabe gegen ber gestellt Ebenfalls wurde erhoben inwieweit eine Steuerung mit Benchmarking m glich ist Die Betrachtung der Aktivit ten innerhalb der Vergabestelle also der Wirkung von E Vergabe im engeren Sinne ist recht ern chternd Mit E Vergabe l sst sich keine Reduzierung von Prozess Schritten erzielen Vergabestellen die eine hohe Anzahl niedrigpreisiger freih ndiger Vergaben bearbeiten m ssen sogar damit rechnen dass der Aufwand zur Nutzung von E Vergabe das Einsparungspotenzial bei A
355. on Against Women Europ isches Komitee f r Normung Europ isches Komitee f r elektrotechnische Normung Chief Information Officer Common Procurement Vocabulary Computer unterst tztes Lernen Dienstanweisung f r die Vergabe und Durchf hrung ffentlicher Auftr ge PTLV Deutsche Hochschule f r Verwaltungswissenschaften Deutsche Industrienorm Deutsches Institut f r Wirtschaftsforschung Deutscher Juristinnenbund Deutsches Zentrum f r Luft und Raumfahrttechnik Dokumentarische Berichte aus dem Bundesverwaltungsgericht Ausgabe B ffentlicher Dienst Die ffentliche Verwaltung Zeitschrift f r ffentliches Recht und Verwaltungswissenschaften Deutscher St dte und Gemeindebund Deutscher Verdingungsausschuss f r Leistungen Enterprise Buyer Professional Produktname E Procurement von SAP European Corporate Governance Institute Europ ische Gemeinschaft Elektronisches Government Electronic Identity Management Electronic Learning Elektronische Mail Europ ische Normen Elektronische Ausschreibung Englischer Begriff f r E Vergabe Eidgen ssische Technische Hochschule Z rich EU EuGH EU Kommission EUV eV E Vergabe G2B G2C G2G G2N GATT GB GG GGO GmbH GoBS GPA GPO GWB HAD HCC HCC ZB HGB HLKA HMdF HMdIS HMWVL HPQR HPVA HRH HSG Abk rzungsverzeichnis Europ ische Union Gerichtshof der Europ ischen Union Europ ische Kommission Vertrag ber die Europ isc
356. on eines Multifunktionsfahrzeugs eine solche Entscheidung getroffen Dieser universelle Fahrzeugtyp ist einsetzbar als gro er Streifenwagen Mobile Wache Halbgruppenfahrzeug Anh ngerzugfahrzeug und zur Ger teverlastung Bei der gew hlten Planungssystematik wird die Kapazit tsauslastung pro Fahrzeugtyp gesteigert und Nebenprozesse wie Einsatzlogistik Verwaltung und Fahrtraining auf die gesamte Fuhrparkverwaltung bezogen minimiert Die damit erreichbare h here St ckzahl f rdert geringere Preise den Wegfall von Einzelfahrzeugen f r besondere Einsatzf lle und vermindert so die Zahl der Beschaffungsvorg nge F r andere Beschaffungsverfahren sind dagegen nach K nster spezifische Kosten Nutzen Betrachtungen noch immer eher die Ausnahme Vermutlich liegt dies an einer gewissen Abneigung zur Erstellung von Kosten Nutzen Betrachtungen obwohl solche Betrachtungen nicht immer zeitaufw ndig mit Datenerhebungen durchgef hrt werden m ssen Meistens reicht schon eine Betrachtung anhand einer Checkliste die alle wesentlichen Aspekte enth lt Wird dies schriftlich festgehalten k nnte ein nachhal tiger Effekt erzielt werden 5 2 2 2 Kosteneinsparung bei Rahmenvertr gen Der Abschluss von Rahmenvertr gen setzt voraus dass zuvor eine Berechnung des ben tigten Bedarfs der Gr enordnung und der Zeitdauer des Rahmenvertrags stattgefunden hat Berechnungsfehler wirken sich auf die Dimensionierung des Ver trags
357. onventionelle Zeile 1 Freih ndige Vergaben Vergabe mit vorgefertigten Formulare Zeile 2 Nationale Verfahren in MS WORD Zeile 3 Europaweite Verfahren 5 2 2 1 Kosteneinsparung durch Funktionsb ndelung Bei der B ndelung von Funktionen im Vorfeld einer Ausschreibung k nnen bereits erhebliche Kosten eingespart werden indem nicht notwendige Zusatzleistungen auch nicht zur Ausschreibung kommen Bei der hessischen Polizei wurde mit der 617 Ausgehend von 2007 im PTLV dokumentierten Vergaben T tigkeitsbericht des PTLV 2007 Die in der Tabelle dargestellte Anzahl Vergaben wurde auf die n chstfolgende Hunderter oder Zehnerzahl aufgerundet 618 Falls keine Einsparung m glich ist sondern der Bearbeitungsvorgang bei Nutzung von E Vergabe l nger dauert als vorher wird ein negativer Wert dargestellt 6 Bei freih ndigen Vergaben wird derzeit im PTLV aufgrund der begrenzten Komplexit t der Verfahren im Durchschnitt Personal der Einstufung BAT Vc Angestellte bei nationalen Verfahren der Einstufung BAT IVb und bei europaweiten Verfahren der Einstufung BAT IVa und A12 Beamte eingesetzt Der eingesetzte Betrag orientiert sich an der Personalkostentabelle des Landes Hessen f r Angestellte aus 2004 vgl http www hmdi hessen de irj HMdI_Internet cid e0da47a5fc87d39c79b071c84d80a165 174 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Konzepti
358. ormationen der WTO http www merx com Zentrale Plattform f r die US und die kanadische Verwaltung http www idea gov uk Betreiber ist die Improvement and Development Agency for local government IDeA die zur Local Government Assosiation geh rt kommunale Vereinigung f r England und Wales 6 E Tendering http www eprocurement gov in Departments of Andhra Pradesh Indien 2l Die hessische Landesregierung war anfangs ausgehend vom Masterplan E Government Lemke 2003 und dessen Standardisierungsansatz dazu bergegangen die dem E Government zugeh rigen Anwendungen mit dem Prefix E zu versehen z B E Justiz E Akte Allerdings wurden bei der CeBIT 2008 auch Produkte wie eKITA und eNorm vorgestellt so dass diese einheitliche Vorgehensweise offensichtlich wieder aufgege ben wurde W rtlich wird E Tendering mit E Ausschreibung bersetzt vgl Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 89 Kapitel 1 Forschungskonzeption 5 Stand der wissenschaftlichen Diskussion 7 eTendering http simap europa eu Europ ische Plattform f r elektronische Auftr ge SIMAP https tenders nsw gov au nsw New South Wales Government Australien 5 e Tendering https bbg portal at Bundesbeschaffung GmbH im Auftrag der Bundesregierung von sterreich Der Deutsche St dte und Gemeindebund DStGB zitiert Studien nach denen durch E Vergabe Kosteneinsparungen von ca 10 Prozent
359. ositionen als Einheitspreis 0 eingetragen worden ist muss aus Sicht des ffentlichen Auftraggebers davon ausgegangen werden dass der Schr gstrich nicht die gleiche Bedeutung hat Beschluss der VK Nordbayern vom 09 09 2008 IBR 2008 S 752 355 Vgl Noch 2008a S 27 31 36 nderungen und Erg nzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzul ssig 21 Nr 1 Abs 4 VOL A Dagegen m ssen nderungen des Bieters an seinen Eintragungen im Angebot nur zweifelsfrei sein 21 Nr 1 Abs 3 VOL A Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 81 Handlungsdruck Unterlegenen keinen Sinn mehr in einer k nftigen Beteiligung an ffentlichen Aus schreibungen sehen und sich lieber nicht mehr beteiligen als dass sie mehr Wert auf die Erf llung der erforderlichen Formalien legen Insofern wird es gerade f r Neulinge auf dem Gebiet der ffentlichen Auftragsvergabe sinnvoll sein sich mit Lernstrategien zur Fehlerreduzierung bei Ausschreibungen zu befassen um sich selbst die Chance zu er ffnen Verwaltungen von der Wirtschaft lichkeit ihrer Angebote zu berzeugen 3 5 2 3 Meldung der Bedarfsstelle Ausgangspunkt jeder Ausschreibung ist die Meldung der Bedarfsstelle Bedarfsstellen m ssen ihren Material bzw Dienstleistungsbedarf so planen dass die richtigen Lieferungen Leistungen in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort ver f gbar sind Die Meldungen der Bedarfsstellen sind damit de
360. osnessnnssnneensnnnnnnnsannssnennonnsnnnssannsnne 138 42 1 Geheime spie kesen iii 139 4 9 2 Reduzierung der m ndlichen Kommunikation eennennenennnen 140 4 9 3 Akzeptanzverl st durch Medienbr ch 2 une 141 4 94 Technisch organisatorische Risiken esessnsensnnsnennneennneenenennnnn 142 4 10 Technische Konzepte der Zukunft esensessennsnnennnennsnnnnnee nennen nenn 144 4 11 Fazit zur Digitalisierung der Auftragsvergabe nnnenennnnn 146 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe neennenn 149 Inhaltsverzeichnis II 5 1 Untersuchungsgegenstand ua needed 149 5 1 1 Grundlagen zur Einf hrung von E Vergabe in der hessischen Verwaltung 149 5 1 2 Methode zur Evaluation der Wirksamkeit der E Vergabe ee 150 5 1 3 Zum ntersuchungsgesenstand PTLV u 2n na aaa 151 5 1 4 Standardisierung der Arbeitspl tze der hessischen Landesverwaltung 158 5 1 5 Hessische Bekanntmachungs Plattformen nnsennennnesnennnnn 162 5 1 6 Nutzung von E Vergabe durch die ZBStn cnsensennnenenensnennnn 163 5 1 7 Empfang elektronischer Angebote user nen 164 5 1 8 Markterkundung ber Internet PC nase ee 165 5 1 9 Fazit zu den Voraussetzungen beim Untersuchungsgegenstand 165 5 2 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung 166 5 2 1 Zur Optimierung d
361. oweit hat die Einf hrung der Kontrollstruktur zu einer Verl ngerung der Beschaffungszeit und nicht zur beabsichtigten Verk rzung gef hrt 612 Vgl von Maravic 2007 S 217 218 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 171 Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung 5 2 1 1 5 Reduzierungspotenzial von Prozess Schritten Im Rahmen des in 2006 von der Beh rdenleitung im PTLV initiierten Umsetzungs projekts zur Beschaffungsoptimierung wurde punktuell eine prozessorientierte IST Aufnahme der Beschaffung durchgef hrt Ziel der IST Aufnahme war es Optimierungspotenziale zu identifizieren Weiterhin sollten Mitarbeiter die M glichkeit erhalten im Beschaffungsprozess auftretende Probleme und Unstimmigkeiten mitteilen zu k nnen Obwohl sich die Anzahl der in der Vergabestelle des PTLV vorgefundenen Prozess Schritte am Musterprozess des BVA orientierte und berfl ssige Prozesse nicht gefunden wurden wurde den Prozessen kaum Akzeptanz entgegengebracht In mehreren Workshops u erten sich Teilnehmern aus der Fachlichkeit des PTLV und den Beh rden zum IST Stand der Beschaffung im PTLV u a wie folgt Die Beschaffungsprozesse die zum Zeitpunkt der IST Aufnahme g ltig sind waren konnten sich nicht etablieren Prozesse werden zu oft ge ndert umorganisiert Arbeitsabl ufe im PTLV werden als gest rt nicht fl ssig bzw nicht eingespielt empfunden Der
362. pers nlich telefonisch per Fax per E Mail oder schriftlich in Papierform Dies f hrte zu einer schwer zu koordinierenden Abarbeitung der Vorg nge Deshalb kam es h ufig zu Verz gerungen bei der Beschaffung oder zu ungenauer Bedarfserf llung Die Beh rdenleitung des PTLV hat darauf reagiert und veranlasst dass alle Bedarfsmeldungen zentral im HSG V 1 eingehen dort registriert und dann weiter im PTLV verteilt werden Allerdings h tte diese Ma nahme alleine nicht ausgereicht K nnte der gesamte Personalbestand der hessischen Polizei jedes Einzelanliegen unmittelbar beim HSG V 1 vortragen w re das HSG V 1 hoffnungslos berlastet Daher wurde die Kommunika tionsm glichkeit mit dem HSG V 1 begrenzt In der neuen Kommunikationsstruktur siehe Abbildung 32 nimmt das HSG V 1 Bedarfsmeldungen nur noch von den bei den 60 AIAG 2007 S 37 6 Auch der Hessische Rechnungshof ist der Meinung dass eine zersplitterte Zust ndigkeit die Steuerung den Aufgabenvollzug und die Kontrolle erschwert und zu ineffizientem Verwaltungshandeln f hrt Er schlug parallel zur Umsetzung im Bereich der Polizei 2007 vor die Beschaffungsaufgaben der Polizeiverwaltung soweit wie m glich zu zentralisieren HRH 2007 S 194 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 187 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Beh rden bereits eingerichteten Beschaffungs OE entgegen Meldungen anderer OE 4
363. ptioneller Bezugsrahmen Zu den Rahmenbedingungen vorstellungen und Priorit ten hierf r festzulegen Er wird aber nicht gesetz geberisch t tig Art 15 Abs 1 EUV Der Rat wird zusammen mit dem Europ ischen Parlament als Gesetzgeber t tig und bt gemeinsam mit ihm die Haushaltsbefugnisse aus Zu seinen Aufgaben geh rt die Festlegung der Politik und die Koordinierung nach Ma gabe der Vertr ge Art 16 Abs 1 EUV Die EU Kommission f hrt den Haushaltsplan aus und verwaltet die Program me Soweit in den Vertr gen nichts anderes festgelegt ist darf ein Gesetz gebungsakt der EU nur auf Vorschlag der EU Kommission erlassen werden Art 17 Abs 1 EUV Trotz der Bem hungen der EU ist der Anteil grenz berschreitend vergebener Auftr ge am Gesamtvolumen der ffentlichen Auftragsvergabe in der EU nach wie vor u erst bescheiden geblieben Seit 1986 ist der Anteil europaweiter Ausschreibungen gemes sen am Bruttoinlandprodukt nur von 0 14 auf 16 Prozent gestiegen allerdings wurden nur drei Prozent grenz berschreitend vergeben Der Fragestellung inwieweit die begrenzten konomischen Wirkungen den juristischen Regelungsaufwand der Koordi nierung rechtfertigen wird begegnet dass das Vergaberecht auch eine wettbewerbs f rdernde Aufgabe f r die nationalen M rkte der EU Mitgliedstaaten habe d h dass bei Betrachtung der Wirkungen der Ansporn f r neue Ma nahmen um wettbewerbs f rdernder zum werden zu ber cksi
364. r Anzahl Lieferanten bei Vergaben des PTLV Dass der Anstieg auf die Nutzung von E Vergabe beruht l sst sich nicht nachweisen da 2007 auch die Anzahl Vergaben gestiegen war F r 2008 ist dann wieder eine Reduzierung erkennbar Anzahl Lieferanten des PTLV 475 470 465 460 455 450 445 440 435 430 425 420 2006 2007 2008 Abbildung 44 Anzahl Lieferanten PTLV eigene Quelle Ein ebenso ungenaues Bild bietet Abbildung 45 Immerhin sollte bei Hypothese 2 davon ausgegangen werden dass die Anzahl Abforderungen von Vergabeunterlagen durch die potenziellen Bieter oder zumindest die Anzahl tats chlich abgegebener Angebote mit der Nutzung von E Vergabe steigt Dies ist allerdings nicht nachweisbar Durchschnittliche Anzahl Abforderungen Angebote PTLV 5 Abforderung m Angebot u mE ma 2006 2007 2008 Abbildung 45 Durchschnittliche Anzahl Abforderungen Angebote PTLV eigene Quelle 212 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Offensichtlich reicht es nicht aus eine zentrale Vergabeplattform einzuf hren Neben einer erreichbaren Vergabeplattform muss auch weiterhin der potenzielle Bieter eine ad quate Leistung anbieten k nnen w
365. r Ausl ser f r die weitere Vorgehensweise bei der Beschaffung F r die Bedarfsermittlung gibt es logische mathematische und intuitive Verfahren siehe Tabelle 9 57 Mit einer pragmatischen Auswahl oder Kombination aus diesen Methoden kann die bestm gliche bereinstimmung mit dem k nftigen Bedarf nach Art Menge und Termin erreicht sowie eine eindeutige und bersichtliche Bedarfsstruktur ermittelt werden Je genauer die Bedarfsermittlung erfolgt desto eher k nnen Bedarfsb n delungen erfolgen Fehler in der Bedarfsermittlung k nnen dazu f hren dass zu viel eingekauft wird was die Verf gbarkeit von Haushaltsmitteln unn tig mindert zu wenig eingekauft wird was zu erh hten Nachbeschaffungskosten f hren kann am Bedarf vorbei eingekauft wird was zus tzlichen Aufwand erfordert um die korrekte Beschaffung vorzunehmen und die Korrektur durchzuf hren Die Vergabestelle kann im Vergabeverfahren Fehler der Bedarfsstelle nicht mehr auffangen Sie kann der Bedarfsstelle lediglich Plausibilit tsprobleme aufzeigen Geht diese nicht auf die Beratung ein kann auch ein vergaberechtlich korrektes Verfahren zu Fehleink ufen f hren 37 Bei Betrachtung der Tabelle wird deutlich dass auch die Bedarfsstelle ber eine bestimmte Fachkompetenz verf gen sollte um die richtige Anforderung zu stellen Die komplexe Bedarfsanalyse muss der eigentliche Nutznie er der Leistung aber nicht selbst bernehmen Sie erfolgt durc
366. r Verh ltnism igkeitsgrundsatz das Prinzip der Rechtssicherheit R ckwirkung der Urteile wird jedoch durch die nationalen Verfahrensrechte verhindert und der Grundsatz des Vertrauensschutzes Eine unbegrenzte insoweit als sie regeln dass ein bestandskr ftiger Verwaltungsakt ohne gesonderte Vorschrift nicht mehr ge ndert werden kann Richtungsweisende Entscheidungen zu E Vergabe sind vom EuGH zwar zu erwarten getroffen hat er aber noch keine 2 6 3 3 Die ffentlichen Auftraggeber Eine Verpflichtung zur Vergabe ffentlicher Auftr ge unter Beachtung der vergabe rechtlichen Vorgaben besteht nur dann wenn die Beschaffung durch einen ffentlichen 10 Vgl V lter 2000 S 139 167 110 Vgl Rosas 2007 S 8 11 Entscheidung EuGH vom 20 02 1979 Der Grundsatz der Verh ltnism igkeit beinhaltet ein Gebot der G ter und Interessenabw gung das seinerseits die Aspekte der Eignung und Erforderlichkeit der Ma nahme und des berma verbotes umfasst http eur lex europa eu Sammlung der Rechtsprechung 1979 Seite 00677 112 Entscheidung EuGH vom 05 03 1980 Grundsatz des rechtlichen Geh rs das im Verwaltungsverfahren vor der Europ ischen Kommission aber auch im Verfahren vor dem EuGH zum Tragen kommt http eur lex europa eu Sammlung der Rechtsprechung 1980 Seite 00617 Entscheidung EuGH vom 20 09 1990 Die EU Richtlinien entfalten nach Ablauf der Umsetzungsfrist in nationales Recht
367. r digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung Die EU Kommission arbeitet zus tzlich an Projekten wie dem interoperablen elek tronischen Identit tsmanagement eIDM f r den Zugang zu ffentlichen Diensten der elektronischen Dokumentenauthentifizierung und der elektronischen Archivierung sowie einer st ndigen Verbesserung der Elektronischen Signatur Dazu beabsichtigt die EU Kommission sich f r die gegenseitige Anerkennung und die Interoperabilit t elektronischer Signaturen einsetzen um Binnenmarkthindernisse zu beseitigen Au er dem will die Kommission pr fen inwieweit rechtliche Schritte notwendig sind um die Entwicklung der elektronischen Identifikation und Authentifizierung f r ffentliche A 30 Dienste voranzutreiben OSCI X V hat seinen Ursprung im 1998 initiierten Projekt MEDIA Komm und in dessen Zielsetzung Zwischen ffentlicher Verwaltung B rgern und Wirtschaft sollen rechtsverbindliche Dienstleistungen und Transaktionen vollelektronisch ohne Medienbr che get tigt werden k nnen um so Effizienz und Transparenz von Verwaltungs und Gesch ftsvorg ngen zu verbessern Die Beauftragung Bremens zur Identifikation und Bereitstellung der erforderlichen Standards f hrte zur Einrichtung der OSCI Leitstelle die seitdem entsprechende Konzepte erarbeitet bundesweit abstimmt und kostenfrei zur Verf gung stellt Die erarbeiteten Konzepte wurden unter dem Oberbegriff OSCI Online Servi
368. r eingekaufter Waren der hessischen Polizei eigene Quelle Insoweit l sst sich feststellen dass mit E Vergabe eine bessere Verteilung der Beschaffungen ber das Jahr erzielbar ist soweit nicht polizeispezifische Leistungen beschafft werden Auf die Polizeispezifika scheint E Vergabe aber keinen Einfluss nehmen zu k nnen 5 3 5 Benchmarking zwischen HCC ZB HZD ZB und PTLV Ein Benchmarking zwischen HCC ZB HZD ZB und PTLV ist noch nicht etabliert Soweit es m glich ist eine kollegiale Vorgehensweise zwischen den drei ZBStn zu stabilisieren sollte es m glich sein ein funktionales Benchmarking zwischen den drei ZBStn aufzubauen ohne dass Konkurrenzdenken auftritt Im Folgenden wird der Frage nachgegangen welche M glichkeit sich hierzu anbieten 5 3 5 1 Gemeinsames Abstimmen von Kennzahlen Zu den Aufgaben des HSG Controlling im PTLV geh ren das Sammeln und Auswerten f hrungsrelevanter Informationen die Koordination und berwachung der Aufgaben erledigung das Entgegennehmen Pr fen und Kanalisieren von Anregungen im Ideen management Ziel ist die Vereinfachung von Verwaltungsabl ufen das Einsparen 67 Vgl Arndt 2005 S 137 66 Vgl Stern Jaberg 2007 S 113 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 205 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung von Haushaltsmitteln und das Initiieren und Entwickeln von Strategien zur Steigerung der Effektivit t
369. r kritisch gesehen 4 m Rahmen der IST Analyse konnte er Dokumente einsehen die von acht und z T sogar von noch mehr Personen mitgezeichnet werden mussten Eine effiziente Bearbeitung von Sachverhalten und schlanke Prozesse seien dadurch nicht gegeben gewesen Im PTLV wurde daraufhin ein Beschaffungsformular mit gestufter Mitzeichnungspflicht eingef hrt In Bezug auf Kennzahlen hat der Gutachter unterschiedliche Arten von Berichten mit ungleichm iger inhaltlicher Tiefe und teilweiser Vermengung unterschiedlicher Aspekte festgestellt und empfohlen ein einheitliches Berichtswesen aufzusetzen und 4 eine Stabsstelle Controlling unmittelbar bei der Beh rdenleitung anzusiedeln Die Empfehlungen wurden umgesetzt Seitens des Gutachters wurde angemerkt dass dem PTLV aufgrund der festgestellten Alterspyramide 76 Prozent der Mitarbeiter waren zum damaligen Zeitpunkt lter als 40 Jahre 41 Prozent lter als 50 Jahre die Gefahr drohe mitarbeiterseitig zu beraltern Dar ber hinaus st nden nur geringe Weiterbildungsm glichkeiten im Rahmen eines begrenzten Schulungsbudgets zur Verf gung Im Zuge von allgemeinen Verj ngungsma nahmen im PTLV wurde das HSG V 1 vor allem in der Vergabe stelle mit insgesamt vier zus tzlichen Mitarbeitern im Alter von unter 35 Jahren verst rkt Allen Mitarbeitern des HSG V 1 stehen auf freiwilliger Basis mindestens ein pers nlich zu buchender Lehrgang pro Jahr sowie zus
370. r zu vermitteln warum an bestimmten Tagen auf deren Anwesenheit nicht verzichtet werden kann Damit l sst sich eine lastgesteuerte Mitarbeiterverf gbarkeit erreichen was zur Akzeptanzerh hung bei den Mitarbeitern f hrt 62 Vgl Blome 2007 S 51 63 Vgl AIAG 2007 S 68 194 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung 5 3 3 5 Imagesteigerung durch Pr fbarkeit Pr fungen umfassen mehrstufige Prozesse zur Feststellung ob Zust nde oder Vorg nge einer Norm entsprechen bzw normgerecht durchgef hrt wurden Revisionen und der Rechnungshof erwarten bei ihren Pr fungen die kurzfristige Vorlage normgerechter Dokumentationen Die zu pr fenden Daten sollen vollst ndig und leicht zug nglich sein sowie Sicherheit vor nachtr glichen Ver nderungen aufzeigen Dazu dient der Vergabevermerk Bei E Vergabe werden alle elektronisch vorgenommenen nderungen in E Vergabe im elektronischen Vergabevermerk dokumentiert Dieser elektronische Vergabe vermerk l sst sich nicht ver ndern Revisionen und der Rechnungshof k nnen damit die Gesamtma nahme einer Vergabe mit wenig Aufwand pr fen Inwieweit dies zur Imagesteigerung f hrt lie sich noch nicht nachweisen da die letzte Pr fung des Hessischen Rechnungshofes im ersten Halbjahr 2008 mit Ausrichtung auf das Jahr 2006 stattgefunden hat und demzufolge vom PTLV noch keine mit E Ve
371. ragebogenaktion bei Unternehmen in Europa Positive Erwartungshaltung zur k nftigen elektronischen Auftragsvergabe konnten festgestellt werden E Vergabe wird von den Unternehmen weitgehend als n tzlich angesehen 25 2 a 2 SQ 28 29 30 Vo M ller Lankenau 2002 Arnold E ig 2002 NAO 2002 Aranda Mena Wakrefield 2004 Bieber 2004 EU Kommission 2004 Kapitel 1 Forschungskonzeption 7 Vorgehensweise 2004 Fallstudien zu europ ischen Projekten im Bereich elektronischer Vergabe EU ffentlicher Auftr ge Kommission Analyse der bestehenden E Vergabe Initiativen Es wurden 7 europ ische Verwaltungen und 21 E Vergabe Systeme untersucht E Vergabe Umgebungen sind demnach stark fragmentiert und die bereinstimmung mit den EU Richtlinien ist nicht gegeben 44 E Vergabe Praktiken wurden als n tzlich klassifiziert 2006 How ready are we for e tendering A Malaysian case study in the pre Syed Alwee paration for implementation of e tendering for the construction industry Alsagoff Eric Untersuchung inwieweit bei der Verwaltung von Malaysia bereits die Lou Choen technischen Voraussetzungen f r den Einsatz von E Tendering gegeben Weng and sind positives Ergebnis Nurshuhada Zainon 9 12008 Studie zur Kostenmessung der Prozesse ffentlicher Liefer Dienst i leistungs und Bauauftr ge aus Sicht der Wirtschaft Institut f r Mittelstands Das Institut f r Mittelstandsfors
372. raggeber 648 Dass Die Palette der denkbaren Straftaten beim ffentlichen Auftraggeber ist breit Korruption nur eine Facette in der Skala von geringer bis hoher krimineller Energie darstellt zeigt ein Fall beim PTLV im Jahre 2005 Ein leitender Angestellter und Fachmann f r Kommunikationstechnik beim PTLV hatte in Zusammenhang mit Handyk ufen 300 000 Euro auf ein Privatkonto umgeleitet Das Landgericht Wies baden verurteilte ihn wegen Betrugs zu drei Jahren und neun Monaten Haft Er verlor dadurch seinen Arbeitsplatz Aber der Fall reichte viel weiter denn das Ansehen des PTLV hatte unter diesem Fall erheblich gelitten Au erdem wurde in einem Unter die Qualit t der Dienstaufsicht des zust ndigen HMdIS in Zweifel gezogen und der verantwortliche Minister Volker 65 suchungsausschuss im Hessischen Landtag Bouffier CDU von der Opposition zum R cktritt aufgefordert Die Zeugenliste des Untersuchungsausschuss enthielt auch den Namen des ehemaligen Bundesverteidi gungsministers Franz Josef Jung CDU Er stand 1999 der Hessischen Staatskanzlei vor die zu dieser Zeit durch ein Schreiben eines Polizeimitarbeiters mit ersten Vorw rfen gegen den leitenden Angestellten konfrontiert wurde Als Folge der Unter 68 Vgl von Maravic 2007 S 45 94 6 Vgl HMdIS 2005 60 Das VG Meiningen liefert hinsichtlich der Schwere der Tat einen Hinweis bez glich der Entfernung vom Dienst Manipuliert ein Beamter ein Ve
373. ragsvergabe 65 Zur Strategie der Optimierung Marktanalyse Ermittlung der Marktstrukturen und bewegungen Die Beschaffungsmarktforschung hat folgende Detailfunktionen Selektionsfunktion Die gewonnenen Informationen m ssen den Anforderungen der sachlichen Relevanz der Vollst ndigkeit der Aktualit t und der Wirt schaftlichkeit entsprechen Aufkl rungsfunktion Priorit t hat die Schaffung von Markttransparenz Innovations und Rationalisierungsfunktion Beschaffung von Informationen ber Sachverhalte und Entwicklungen die innovatives Verhalten f rdern und konomischen Einsatz der Ressourcen sicherstellen Strukturierungsfunktion Informationen m ssen langfristige Bedeutung haben Je sicherer die Beschaffungsmarktforschung seitens der Fachabteilung beherrscht wird desto eher ist es ihr m glich fachliche Sachverhalte zusammenzuf hren und B nde lungen zu forcieren 3 4 5 Steuerungsans tze durch Kennzahlen Damit die Verantwortlichen Beschaffungen planen steuern und kontrollieren k nnen ben tigen sie verl ssliche Hilfsmittel Hierbei haben sich Kennzahlen als sehr hilf reich erwiesen Diese k nnen nach innen gerichtet sein oder einen Vergleich mit anderen Institutionen erm glichen Benchmarking Im Gegensatz zu hoheitlich t tigen OE z B Polizeivollzugsdienst geh ren die ZBStn in Hessen zum fiskalisch t tigen Bereich der hessischen Landesverwaltung Ihr Han deln ist zwar d
374. rechen die B rger und Unternehmen sinnlos belaste was im 21 Jahrhundert nicht mehr zu akzeptieren sei 316 Die in Europa bestehenden Regelungen zum Corporate Governance listet das ECGI eine internationale wissenschaftliche gemeinn tzige Vereinigung auf vgl http www ecgi org 317 Vgl Klotz 2008 S 21 22 318 Vgl Knolmayer Loosli 2006 S 449 457 39 Vgl BITKOM 2003 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 73 Zur Strategie der Optimierung Die EU Kommission sieht ein typisches Beispiel f r B rokratie in der Vielzahl von Bescheinigungen und Gesch ftsunterlagen die von einer Vergabestelle eingefordert werden Aber nicht nur die vielen Formalien im Vergabewesen sind f r Unge bte schwer berschaubar Oftmals ist es das Zusammenwirken der Formalien die vielfach zu bestimmten Zeitpunkten bei Vorliegen bestimmter Sachverhalte einzuhalten sind Aber gerade diese als berbordende B rokratie angesehenen Formalien hat der Gesetz geber zum Schutz der Unternehmen vor einer m glichen Willk r der ffentlichen Auftraggeber aufgestellt Nur haben die Unternehmen in der Regel keine Zeit um sich mit allen Formalien und deren Zusammenwirken vertraut zu machen so dass die Wirkung der Formalien eher in einen Nachteil der Unternehmen umschlagen kann Dies trifft vor allem Unternehmen die nicht zu den Stammlieferanten der Verwaltung geh ren Wer sich dagegen mit Vergaberecht und der Arbeitswei
375. recht Neue Zeitung f r Baurecht Organisationseinheit Oberfinanzdirektion Hessen Oberlandesgericht OLG Report Celle Hamburg Schleswig Oldenburg Braunschweig Bremen Operations Research Personal Computer Portable Document Format Public Key Infrastructur Polizeitechnisches Institut Pr sidium f r Technik Logistik und Verwaltung Request for Information Request for Proposal Request for Quotation Randnummer Standards und Architekturen f r E Government Anwendungen Eingetragener Firmenname urspr nglich Systeme Anwen dungen Produkte Produktgruppe R 3 von SAP SAP R 3 Modul Materialwirtschaft Service Desk Abk rzungsverzeichnis XI SigG SIMAP SNIT SRM StAnz TCO TK TK TE aie am TP TR UN Uni USB VergabeR VG VgR G VgV VK VOB VOF VOI VOL vs WTO WuG WWW WZB XML XSD ZBR ZDH Gesetz ber Rahmenbedingungen f r elektronische Signaturen Systeme d Information pour les March s Publics Schnittstelle Supplier Relationship Management Staatsanzeiger Hessen Total Cost of Ownership Telekommunikation Telekommunikations berwachung Technische Leistungsbeschreibung Trademark Warenzeichen Teilprojekt Technische Richtlinie United Nations Universit t Universal Bus System Vergaberecht Zeitschrift Verwaltungsgericht Vergaberechts nderungsgesetz Verordnung ber die Vergabe ffentlicher Auftr ge Vergabekammer Verdingungsordnung Bauleistungen Verdingungsordnu
376. rfahren zur Vergabe eines Auftrages der ffentlichen Hand mit dessen Durchf hrung er betraut ist f hrt dies nicht zwangsl ufig zu einer Entfernung aus dem Dienst Eine Entfernung aus dem Dienst ist aber dann in Betracht zu ziehen wenn die Tatbegehung unter der missbr uchlichen Ausnutzung dienstlich erworbener spezieller Kenntnisse im Vergabeverfahren erfolgte oder der verursachte Schaden erheblich ist hier ca 44 000 Euro oder zus tzlich weitere strafbare Handlungen hier Urkundenf lschung begangen wurden ma geblich sind dabei die konkreten Umst nde des Einzelfalles VG Meiningen Urteil vom 16 08 2007 http www jurion de login login jsp goTo Url urteil 190002 html amp docid 1 190002 61 Vgl Hessischer Landtag 2005 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 193 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung suchung wurde die Leitung des PTLV Pr sident und Vizepr sident ausgetauscht und die Beh rde vollst ndig umorganisiert siehe auch Kapitel 5 1 3 Dabei wurde eine Revision gebildet und ein Vergabeausschuss mit den Abteilungsleitern des PTLV unter F hrung der Vizepr sidentin besetzt Das HSG V 1 betreibt die Gesch ftsf hrung des Vergabeausschusses und legt der Revision alle Beschaffungsma nahmen vor Die Revision hat zus tzlich Zugriff auf E Vergabe und kann damit st ndig die Fort schreibung der Beschaffungsma nahmen einsehen E Vergabe dient aber n
377. rgabe erstellten Vergabeakten vorgezeigt werden konnten 5 3 3 6 Erkennen von Potenziale durch interne Rollenspiele Auf Anregung der TP Leiterin Beschaffung des Projekts Uniform blau gleichzeitig Vorsitzende des Vergabeausschusses des PTLV wurde 2007 ein Workshop einberufen um die verschiedenen Sichtweisen der Fachbereiche ber den Verlauf des Vergabeverfahrens zu erheben und Methoden zur Angleichung herauszuarbeiten Die Ergebnisse werden in den Kapiteln 5 3 3 6 1 bis 5 3 3 6 3 dargestellt 5 3 3 6 1 Optimierung durch Fehlerwissen Um einen Einblick in die Sicht der m glichen Fehlerquellen zu bekommen wurden die Teilnehmer des Workshops in Arbeitsgruppen nach Fachbereichen unterteilt Als Arbeitsgrundlage erhielten die Arbeitsgruppen jeweils eine Liste mit Arbeitsabl ufen Die Aufgabe der Arbeitsgruppen bestand darin ohne Abstimmung mit den jeweils 654 L ck 2001 S 237 655 M ller Wrede 2007 S 762 66 AIAG 2007 S 22 sowie S 94 95 und S 129 131 67 Die Teilnehmer bestanden ausschlie lich aus Mitgliedern des zu diesem Zeitpunkt noch laufenden Projekts Uniform blau der hessischen Polizei Insofern orientierten sich die Inhalte an den aktuellen Themen zur Uniformausschreibung Die Moderation erfolgte durch den Autor dieser Studie Laux 2007a 68 Vgl BVA 2008 S 11 39 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 195 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit
378. rgaberecht vorlegte worauf die Bundesregierung bis Ende 2004 einen Gesetz und Verordnungs text entwarf Der Entwurf sah eine Aufgabe des bestehenden Kaskadensystems vor Ein berarbeitetes und erg nztes GWB h tte danach auf eine VgV verwiesen in der k nftig das materielle Vergaberecht zusammengef hrt worden w re Angesichts zum Teil starker Widerst nde gegen eine Aufgabe der Kaskade und unter dem Eindruck der angek ndigten Neuwahlen im Herbst 2005 wurden die Reformbem hungen eingestellt Auf der Grundlage der Koalitionsvereinbarung vom 11 November 2005 wurde be schlossen das Vergaberecht im bestehenden System zu reformieren Die Normenkas kade blieb somit erhalten Der europ ische Gesetzgeber gab den Mitgliedstaaten im Jahre 2004 vor ein voll elektronisch arbeitendes dynamisches Beschaffungssystem f r Beschaffungen markt blicher Leistungen zu definieren und pr zise Vorschriften f r die Einrichtung und die Arbeitsweise eines solchen Systems festzulegen Es soll sichergestellt werden dass jeder Wirtschaftsteilnehmer der sich an E Vergabe beteiligen m chte gerecht be handelt wird Um dem Nachdruck zu verleihen legte die EU Ende 2004 einen Aktionsplan speziell f r die E Vergabe und legte Mitte 2006 einen E Government Aktionsplan mit Terminen f r die Einf hrung von E Vergabe nach Der Aktionsplan soll in den Mitgliedstaaten einen nahtlosen bergang zur E Vergabe erm glichen Aber es soll auch B rokratie a
379. rhandlungs und Gespr chsf hrung Teambildung Konfliktmanagement oder auch interne Schulungen z B E Learning Module siehe Kapitel 4 8 Soweit Prozessmanagement zum Einsatz kommen soll m ssen die Mitarbeiter der ZBSt die sich daraus ergebenden Konsequenzen in den eigenen Arbeitsalltag integrie ren und im Grunde damit auch fertig werden k nnen Sie m ssen sich weiterhin an Dienstanweisungen und andere Vorgaben halten und trotzdem ihr t gliches Handeln nach Prinzipien wie dem des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP hinter 214 Vgl HMdIS 2008 S 106 129 5 Vgl Laux 2006 S 39 52 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 49 Die Auswirkungen der Zentralisierung der Beschaffungsvorg nge fragen k nnen so dass sie mit Selbstbewusstsein und fachlicher Kompetenz Vor 216 E Au erdem m ssen sie not schl ge zur Optimierung des Ganzen einbringen k nnen falls ber die n tige Beharrlichkeit verf gen um ihren Vorschl gen so viel Gewicht zu verleihen dass sie auch zur Umsetzung kommen Den F hrungskr ften obliegt es nach Laux nicht nur f r die Umsetzung einschlie lich berpr fung der rechtlichen Vorgaben zu sorgen Es liege auch in ihrer Hand den Mitarbeitern eine Beteiligung einzur umen und damit eine Basis f r Akzeptanz zu schaffen Vorgesetzte br uchten sich nicht ausschlie lich Sorgen bei der Veranlassung von Ver nderungen z
380. rn sondern durchaus auch einschr nken Das Kriterium f r das Vorhandensein von Wirksamkeit ist ausschlie lich die Frage ob das definierte Ziel erreicht wird Im Unterschied dazu bemisst die Effizienz den f r die Zielerreichung n tigen Aufwand Effektiv arbeiten bedeutet unter Einsatz aller Mittel ein Ziel zu erreichen effizient arbeiten bedeutet ein Ziel mit m glichst geringem Mitteleinsatz zu erreichen Um allerdings einem Vorhaben wie E Vergabe Wirksamkeit zuschreiben zu k nnen sollte ein empirischer Nachweis erfolgen dass die spezifischen Ziele erreicht worden sind bzw erreicht werden k nnen Die Wirksamkeit des Vorhabens darf sich nicht daran bemessen dass das Vorhaben berhaupt irgendetwas ver ndert sondern wie erfolgreich die spezifischen verbind lichen Ziele erreicht werden Es sind nicht nur die Wirksamkeit eines Vorhabens als solches zu betrachten sondern auch die Umst nde die zur Wirksamkeit oder m glicherweise Unwirksamkeit gef hrt haben So k nnen die beabsichtigte Wirkung und Wirksamkeit eines Vorhabens auch deshalb nicht erreicht worden sein weil die Vorgaben nicht eingehalten werden die Feststellung der Einhaltung nicht kontrolliert wird oder notwendige Vorgaben nicht bestimmt wurden Es kann dabei auch eine Situation entstehen dass ein Vorhaben gerade deshalb wirksam ist weil die spezi fischen Vorgaben eben nicht vorhanden waren oder in einer nicht beabsichtigten Weise umgesetzt wurden
381. rning wohl erst noch der Nachweis didaktischer und wirtschaftlicher Vorteile gegen ber den bisherigen vordigitalen Lernszenarien erbracht werden m ssen damit E Learning im Beschaffungsmanagement akzeptiert wird 4 9 Risiken des Einsatzes von E Vergabe Risiken k nnen in zahlreichen Erscheinungsformen auftreten Junginger unter scheidet hierbei zwischen Einzelrisiko und Gesamtrisiko sowie zwischen reinen und 526 spekulativen Risiken Aufgabe einer Risikosteuerung ist die Entscheidung dar ber wie die identifizierten und bewerteten Risiken hinsichtlich ihrer ermittelten Schadens 51 Vgl Niemeyer 2004 S 144 145 52 Blended Learning bezeichnet einen Ansatz der Lernorganisation bei dem Pr senzveranstaltungen und E Learning kombiniert werden Reinmann Rothmeier 2003 53 Vgl Niemeyer 2004 S 133 135 54 Vgl Ulschmid 2003 S 151 157 sowie Hubig 2004 S 225 227 525 Bei Risiken handelt es sich um die Informationsunsicherheit ber den Eintritt eines Sachverhaltes und die dadurch induzierte M glichkeit der Beeintr chtigung von Zielen vgl Heinrich Heinzl Roithmayr 2004 S 567 5 Die Risikoverteilung einer einzelnen Entscheidung wird als Einzelrisiko bezeichnet Das Gesamtrisiko ist ein Aggregat der Einzelrisiken Von reinen Risiken wird gesprochen wenn das Ergebnis einer Handlung nur zur ung nstigen Seite hin abweichen kann Kann das Ergebnis einer Handlung zur g nstigen oder ung nstigen Seite hin abw
382. rst tzt wird seine Arbeitsaufgabe effektiv und effizient zu erledigen Wesentlich f r die Forderung nach Aufgabenangemessenheit ist die ad quate Bereitstellung aller f r die Aufgabe ben tigten Informationen und Funktionen M ller Eymann Kreutzer 2002 S 189 488 Selbstbeschreibungsf higkeit bedeutet jeder einzelne Dialogschritt ist durch R ckmeldung des Dialogsystems unmittelbar verst ndlich oder wird dem Benutzer auf Anfrage erkl rt M ller Eymann Kreutzer 2002 S 190 48 Steuerbarkeit bedeutet der Benutzer ist in der Lage den Dialogablauf zu starten sowie seine Richtung und Geschwindigkeit zu beeinflussen bis das Ziel erreicht ist M ller Eymann Kreutzer 2002 S 191 0 Erwartungskonformit t bedeutet der Dialog ist konsistent und entspricht den Merkmalen des Benutzer z B seinen Kenntnissen aus dem Arbeitsgebiet seiner Ausbildung und seiner Erfahrung sowie den allgemein anerkannten Konventionen M ller Eymann Kreutzer 2002 S 189 1 Fehlerrobustheit bzw Fehlertoleranz bedeutet das beabsichtigte Arbeitsergebnis kann trotz erkennbar fehlerhafter Eingaben entweder mit keinem oder mit minimalem Korrekturaufwand seitens des Benutzers erreicht werden M ller Eymann Kreutzer 2002 S 189 2 Vgl Herczeg 2004 S 7 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 123 E Sourcing Werkzeug im B2B Markt Herausbildung von Flie bandarbeit Verschwendung menschlicher Denkf higkeit und Flexibilit t
383. rsteht Vahrenkamp unter E Procurement die Nutzung internetbasierter Systeme er grenzt aber auch ein dass mit E Procurement in erster Linie Katalogsysteme gemeint sind vgl Vahrenkamp 2007 S 229 7 Arnold E ig 2002 S 10 16 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen Sozio technischer Ansatz konventionelle als auch auf die elektronische Vergabe da sie das Ausschreibungsgut und damit die Zielerreichung der Beschaffung bestimmen E Procurement ist nicht Betrachtungsgegenstand dieser Studie Die Abwicklung wird nur betrachtet wenn deren Umsetzung Relevanz f r zuk nftige Beschaffungen besitzt 2 5 Sozio technischer Ansatz Die Aufgabe des sozio technischen Ansatzes besteht darin zu einer humanen Aus gestaltung der Mensch Maschine Relation bei der Reorganisation von Arbeitsprozes sen zu kommen Die Verwendung des Begriffs sozio technisch ist jedoch umstrit ten Trist Bamforth haben mit dem Ansatz des sozio technischen Systems versucht die Interaktion zwischen Human Resources und Technologie an Arbeitspl tzen in komplexen Organisationen zu fassen Beim sozio technischen Ansatz wird ein Ge samtsystem in ein soziales und in ein technisches Subsystem untergliedert und die Relation der Komponenten betrachtet siehe Abbildung 3 Prim res Arbeitssystem Transformation Technisches Subsystem Aufgabe a as haine ea A E E E N ET N A Een ee ee ee Mitglieder Rolle Struktur Soziales Subsystem Output
384. rt hier nicht hoheitlich sondern als Wirtschaftsteilnehmer Insofern gilt die Beschaffung als eine fiskalische Hilfst tigkeit f r die auch die rechtlichen Vorschriften gelten Entgeltliche Vertr ge sind ffentliche Auftr ge zwischen ffentlichen Auftraggebern und Unternehmen und k nnen sowohl Liefer als auch Dienstleistungen zum Gegen stand haben 99 Abs 1 GWB Lieferauftr ge sind Vertr ge zur Beschaffung von Leistungen die insbesondere Kauf oder Ratenkauf oder Leasing Miet oder Pacht verh ltnisse mit oder ohne Kaufoption betreffen 99 Abs 2 GWB Als Dienst leistungsauftr ge gelten Vertr ge ber Leistungen die nicht Lieferauftr ge sind 99 Abs 4 GWB Diese Studie hat sowohl die Beschaffung von Leistungen als auch von Dienstleistungen zum Gegenstand 2 6 2 Europ ischer Rahmen Europa wurde mit dem Vertrag von Lissabon auf eine neue Grundlage gestellt und die Rolle der nationalen Parlamente gest rkt Die ausschlie liche Zust ndigkeit der EU liegt bei der Festlegung der f r das Funktionieren des Binnenmarktes erforderlichen Wettbewerbsregeln Jedes Organ handelt nach Ma gabe der ihm in den Vertr gen zugewiesenen Befugnisse nach den Verfahren Bedingungen und Zielen die in den Vertr gen festgelegt sind Art 13 Abs 4 EUV Aufgabe des Europ ischen Rats der EU ist es die f r die Entwicklung der EU erforderlichen Impulse zu geben und die allgemeinen politischen Ziel 7 Vgl
385. rt werden Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 215 Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb K nster schr nkt diese Vorgehensweise das PTLV nicht nur in den Bewertungsm glichkeiten ein auch schrecken zu viele A Kriterien die Bieter ab Daher sollten A Kriterien nur bei sicherheitsrelevanten Merkmalen gesetzt werden oder dort wo sie die Erreichung der Ziele des Vergaberechts f rdern Erfahrungen im Projekt Uniform blau 2007 Im Projekt Uniform blau wurden in den Leistungsbeschreibungen bis zu 34 Punkte gefordert davon 29 als A Kriterien Die Erfahrung zeigte aber dass die Vielzahl der A Kriterien im Nachhinein nicht nachvollziehbar war viele der A Kriterien h tten auch als nachforderbar deklariert werden k nnen H ufig fehlten im Projekt Uniform blau so wichtige Unterlagen wie Werkzeugnisse Referenzlisten Firmenprofile mit technischer Ausstattung und Umsatzerkl rungen wobei viele Dokumente nicht anerkannt wurden weil sie nicht in deutscher Sprache verfasst waren Aber nicht alle Unternehmen die Verdingungsunterlagen abgefordert hatten haben auch ein Angebot abgegeben In den Vergabeakten zum Projekt Uniform blau fanden sich daf r Begr ndungen Lieferfristen k nnen nicht eingehalten werden TL passt nicht auf Produkte Will nicht zum wiederholten Mal zum Preisvergleich dienen Technische Gr nde ohne n here Ben
386. rung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Auskunft der Beteiligten ebenfalls ma geblich zu positiven Ergebnissen gef hrt Die Abarbeitung von Auftr gen wurde transparenter Das Verst ndnis sowie die Akzeptanz der Beschaffungsverantwortlichen innerhalb der hessischen Polizei und zum PTLV haben sich verbessert Festzustellen war allerdings auch dass die gemeinsam von PTLV und den Beh rden erarbeitete Beschaffungskonzeption bei den Nicht Beschaffern noch nicht vollst ndig oder teilweise sogar gar nicht angekommen war bzw umgesetzt wurde Die Fachlichkeiten des PTLV und die Bedarfstr ger der Beh rden m ssen sich selbst nach nahezu drei Jahren Laufzeit teilweise immer noch an die neuen Prozesse gew hnen 5 3 2 5 Reduzierung von Planungsfehlern bei Beschaffungsprojekten Im Zuge der Evaluation im PTLV wurde festgestellt dass in Projektpl nen dem Beschaffungsaspekt zu wenig Raum gelassen oder die Beschaffungsthematik nebens chlich behandelt wurde Gerade bei Projekten die Verfahren mit hochwertiger Technologie einf hrten wurde der Zeitaufwand f r die Beschaffungsma nahme untersch tzt was dazu f hrte dass Projekttermine die sich auf die Beschaffungs prozesse bezogen grunds tzlich gef hrdet waren Das PTLV hat darauf reagiert und in den Projekten Uniform blau Fuhrpark und IT Client 2007 der hessischen Polizei alle im Jahr 2007 Beschaffungsthemen jeweils in einem separaten Teilprojekt TP Be
387. rungen 4 3 2 Zivilrechtliche Aspekte Angebote sind verbindliche Willenserkl rungen 1 145 BGB von Menschen die auf einen Vertragsabschluss gerichtet sind Sie bed rfen einer besonderen Form 8 126 ff BGB soweit es gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Falle der gewill k rten Form 127 BGB vereinbart wird Ein Vertrag kommt durch die Annahme im Vergaberecht Zuschlag genannt des Angebotes zustande In der manuellen Bear beitung wird die Annahme mit einer Unterschrift im Zuschlagsschreiben signiert im elektronischen Verkehr ersetzt die elektronische Signatur die Unterschrift Bedenken und Einw nde gegen die Formwirksamkeit eines elektronisch signierten Vertrages k nnen demzufolge nur geltend gemacht werden wenn keine oder keine ordnungs gem e Signatur verwendet wurde insbesondere wenn die Vorgaben des ffentlichen Auftraggebers f r die fortgeschrittene elektronische Signatur im Angebot nicht beachtet wurden Anspr che k nnen nur durchgesetzt werden wenn die zugrundeliegenden Tatsachen im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung durch Beweis belegt werden k nnen Von Bedeutung ist hierbei vor allem wen im Einzelfall die Beweislast trifft und mit welchen Beweismitteln eine bestimmte Tatsache berzeugend belegt werden kann In der Regel trifft die Beweislast denjenigen der aus einer Tatsache bestimmte Rechte ableiten m chte Eine Vergabestelle muss vor Gericht beweisen dass ein Vertrag mit
388. rungsprogramm aus 2003 sagt hierzu aus Ziel ist das Leistungsprinzip zu st rken Flexibilit t und Mobilit t der Besch ftigten zu steigern und ein gemeinsames Bewusstsein aller Landesbediensteten zu schaffen in einem gemeinsamen Konzern Land Hessen dem Wohl der B rger des Landes zu dienen CDU Fraktion 2003 S 93 553 Zum Begriff Konzern Hessen vgl Klein 2007 Gemeint ist der Begriff wohl eher als politisches Signal zur Darstellung einer sich im Umbruch befindlichen Verwaltung vgl dagegen die Definition zu Konzern bei W he 2002 S 315 320 Koch pr zisiert in seiner Regierungserkl rung vom 26 01 2005 Denn erst die Harmonisierung und Standardisierung dieser IT Inseln und deren Zusammenf hrung zu einem durchdachten Ganzen schafft die Voraussetzung dass unser Land der Konzern Hessen wie ein vergleichbar gro es Unternehmen gef hrt und gesteuert werden kann vgl http www stk hessen de Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 151 Untersuchungsgegenstand 2006 Das PTLV f hrte im Jahre 2006 noch alle Vergabeverfahren in konven tioneller Art und Weise durch Das Jahr 2006 ist damit die Referenz zu den nderungen der beiden Folgejahre 2007 Im Jahre 2007 wurde E Vergabe im PTLV eingef hrt Das Jahr 2007 referenziert den bergang von der konventionellen zur elektronischen Vergabe 2008 E Vergabe wurde im Jahre 2008 beim PTLV erstmals vollst ndig
389. rware vorgenommen und daraus Ausschreibungen generiert werden Diesbez gliche Aktivit ten wurden aber noch nicht angesto en 5 2 1 1 4 Prozessaufwand durch Kontrollstrukturen Bei allen Vorteilen die eine B ndelung mit sich bringt muss doch auch deren Schattenseite betrachtet werden Solange Sachbearbeiter autorisiert sind Beschaffungen eigenst ndig und ohne B ndelungspr fung vorzunehmen ist dies immer der k rzere Weg zur Umsetzung der Beschaffung Soll dagegen der Erfolg einer konsequenten B ndelung sichergestellt und berpr ft werden muss eine Struktur zur Verf gung stehen bei der alle Vorg nge tats chlich auch einer B ndelungspr fung unterzogen werden Der dazu notwendige Kontrollaufwand ist dann aber erheblich gr er als eine Beschaffung ohne B ndelungspr fung Mit Einf hrung der ZBSt Struktur hat das HMdF eine solche zus tzliche Pr febene eingesetzt So stellten vor allem die HCC ZB und das PTLV fest dass sie weit mehr Vorg nge zur Genehmigung vorgelegt bekommen als vor der Umorganisation Allein dem PTLV wurde das Zehnfache der bisherigen Anzahl Vorg nge vorgelegt Eine solche massive Erh hung lag aber nicht an der Umstellung auf E Vergabe sondern an der zunehmenden Einhaltung der Vorgaben des HMdF durch die Beh rden Die Innenrevision und der Rechnungshof haben durch vermehrte berpr fung der Beschaffungsmodalit ten der Beh rden ebenfalls einen entscheidenden Beitrag dazu geleistet Ins
390. s nlichen Interessen ist das Blickfeld des Betrachters auf das eigene Interessenfeld eingeengt und die Wirkung der Beobachtung abh ngig davon wie lange das Interesse anh lt Eine Marktbeobachtung anlassbezogen durchzuf hren also erst bei Vorliegen einer Anforderung der Bedarfsstelle ist aufgrund des Wandels auf dem Markt noch problematischer Neu auf den Markt dr ngende innovative Unternehmen sind dadurch nur schwer in das Sichtfeld der Verwaltung zu r cken Sinnvoller ist hier die Initiali sierung einer Beschaffungsmarktforschung Bei der Beschaffungsmarktforschung handelt es sich um die planm ige systematisch methodische Ermittlung Interpreta tion und Bereitstellung von Informationen die der Sicherung und Optimierung der Beschaffungsaufgaben dienen Die Beschaffungsmarktforschung l sst sich gliedern in Wertanalyse Sch tzung der Kosten f r Leistungen Preisanalyse Vergleich von vorhergehenden zu aktuellen Preisen Kostenanalyse Zerlegung der Kosten f r die Leistung in Kostenelemente Make or buy Analyse Kosten und Leistungen der externen Anbieter im Gegensatz zu eigenen Kosten und Leistungen Lieferantenanalyse Ermittlung Bewertung und Auswahl von Lieferanten 7 Vgl G bels 2001 2P Vgl W he 2002 S 414 416 280 Vgl Bieber 2004 S 125 BI Vgl Hirschsteiner 2006 S 200 219 282 Koppelmann 2004 S 339 367 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auft
391. s Staberhofer Rothb ck 2007 S 161 6 Vgl Sch tt 2006 S 468 469 184 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung schiedlichen Sichtweisen der an den Prozessen beteiligten Fach und Bedarfsstelle Einerseits wurden seitens der Polizeitaktiker Auftr ge fr her ben tigt als bislang kommuniziert und andererseits stuften sie die bislang als dringend benannten Ma nahmen nach einer Lage nderung unvermittelt in der Priorit t herab Die dabei von den Polizeitaktikern vermeintlich ausgemachte mangelnde Flexibilit t wurde dem Vergaberecht sowie dem PTLV als B rokratie angelastet Auf Fachseite im PTLV wurden die Wechsel als mangelnde Planungsf higkeit von Polizisten angeprangert Dass es sich dabei nicht um polizeispezifische Probleme handelt zeigen Klaus Staber hofer Rothb ck die hnliche Ph nomene im Fertigungsprozess der Industrie festge stellt hatten und daraufhin konstatierten Die Antwort ist eigentlich ganz einfach weil sich eben die Kundenw nsche ge ndert haben wir es erst heute wissen und jetzt eben darauf reagiert werden muss Das PTLV hat darauf reagiert und eine organisations bergreifende priorisierte Abarbeitungsliste initiiert Bei der Abarbeitungsliste handelt sich um eine einfache MS EXCEL Liste die in einem Dateiordner einer sogenannten Daten Share zur Verf gung gestellt wird
392. s von Rahmenvertr gen zu g nstigeren Einstandskosten zu gelangen Zus tzlich gibt es auf allen staatlichen Ebenen Bem hungen die bergreifende Zusammenarbeit der Vergabestellen zu st rken Diese Bem hungen gehen davon aus dass eine solche Zusammenarbeit folgende Vor teile erm glicht B ndelung gr erer St ckzahlen und damit die Erwirtschaftung von Preisvor teilen und besseren Konditionen Rahmenvertr ge die Vergabestellen f r eine Vielzahl von Bedarfstr gern mit einem oder mehreren Lieferanten abschlie en erm glichen den Erwerb kleiner Mengen f r einen Bedarfstr ger aber zu den Konditionen die f r alle an den Rahmenvertrag angeschlossenen Bedarfstr ger gelten Intensiver Erfahrungsaustausch Spezialwissen kann einer gr eren Anzahl von Vergabestellen verf gbar ge macht werden Ausarbeitung standardisierter Verdingungsunterlagen die zu Kostenein sparungen sowohl f r die ffentliche Hand als auch f r die privaten Anbieter f hren Die EU sieht allerdings in der Zentralisierung auch die Gefahr einer berzogenen oder missbr uchlichen Beschaffungspraxis da diese die Bildung von Einkaufskartellen beg nstigt die letztlich im Gegensatz zur Intention der Waffengleichheit im Vergaberecht stehen 184 Vgl Schinzer 2006 S 1 185 Rahmenvertr ge sind ffentliche Auftr ge die ffentliche Auftraggeber an ein oder mehrere Unternehmen vergeben k nnen um
393. samkeit von E Vergabe 181 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Konsequenz Dass sich mit E Vergabe Einsparungen erzielen lassen ist nachweisbar Allerdings w rde es nicht ausreichen nur eine E Vergabe Software einzuf hren Dazu bedarf es umfangreicher vorheriger und auch begleitender Arbeiten um eine optimale Wirkung zu erzielen Die B ndelung der Vergabeverfahren in einer Zentralstelle hat sich bew hrt und ist letztlich sogar zwingende Voraussetzung um die Vorteile von E Vergabe nutzen zu k nnen Zentral vorgehaltenes Rechts und Erfahrungswissen bieten die M glichkeit Ausschreibungen mit reduziertem internen Aufwand so vorzubereiten dass sie zielgerichtet auf einen breiten Markt treffen und zu Beschaffungen mit einem reduzierten Ansatz von Haushaltsmitteln f hren die von den Bedarfsstellen in vollem Umfang nutzbar sind und deren Bedarfe voll erf llen Die E Vergabe Software kann gut vorbereitete Vergabestellen bei der Reduzierung eigener Schwachstellen unterst tzen Ohne Vorbereitung kann sie es nicht 5 3 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Mit E Vergabe soll eine h here Transparenz Qualit t und Effizienz erreicht werden k nnen Im Mittelpunkt dieser Betrachtung steht der Ansatz einer leistungsf higer und wirtschaftlicher arbeitenden ffentlichen Verwaltung Im Folgenden wird der Frage nachgegangen inwieweit dies beim Gesamtpaket hessi
394. saustausch wurde ausgebaut und dadurch nach Auskunft der Leiter der ZBStn die Vergabekompetenz gesteigert Gemeinsame Schulungen sollten k nftig den prak tischen Erfahrungsaustausch zwischen den Mitarbeitern der ZBStn f rdern um von guten Beispielen zu lernen und das eigene Wissen st ndig zu erweitern Das in Hessen eingesetzte System E Vergabe verf gt ber die genannten Berichtsfunktionen durch die die ZBStn mehr ber die Verfahren der Anderen erfahren und durch die sie An haltspunkte f r gemeinsam zu kl renden Sachverhalte finden k nnen Auch k nnen die ZBStn gegenseitig die jeweiligen Statistiken in E Vergabe aufrufen was das Gene rieren von gegenseitigen Fragen erleichtert und somit die Zusammenarbeit verbessert Damit kann E Vergabe bei dem Vorhalten von Erfahrungswissen einen Beitrag leisten 5 3 5 3 Erfahrungswissen und Objektivierung Durch die ansteigende Anzahl unterschiedlicher Vergabeverfahren sammelt die Vergabestelle st ndig neue WVergabeerfahrung Das Wissen muss systematisch dokumentiert und evaluiert werden um die Erfahrungen als Gemeinschaftswissen in die Weiterentwicklung der Vergabestelle einzubringen Es w re eine Erfahrungsdaten bank aufzusetzen um das Wissen zu katalogisieren Damit soll der N hrboden gelegt werden um die Sicht auf Vergabe zu objektivieren damit nicht nur gef hltes Wissen Verwendung findet sondern vielmehr der Fokus auf Fakten gelegt wird Eine Abstimmung der Erfahrungen
395. schaffung abgearbeitet Ein solches TP muss vor allem eine Risikoanalyse f r die miteinander in Abh ngigkeit stehenden Vorg nge vornehmen Dazu bedarf es der Methodenkenntnis ber die Vorgehensweise im Beschaffungswesen Deshalb wurde die Rolle eines Koordinators eingef hrt Der Koordinator bestimmt die Kommunikation zur Vergabestelle und unterbindet den direkten Zugriff der Projektmitarbeiter auf die Regelorganisation siehe Abbildung 34 So wird die Vergabestelle von unn tigen Informationsanfragen oder wenig ergiebigen Projekt sitzungen entlastet Der vom Projekt eingesetzte Koordinator b ndelt alle anfallenden Fragestellungen zur Beschaffung sofern er sie trotz seines Erfahrungsschatzes selbst nicht beantworten kann Durch den Koordinator wird die Vergabestelle zielgerichtet mit Fragen konfron tiert und ist in der Lage ihre Arbeitszeit effizienter zu gestalten 65 Laux 2007a 190 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Serviceleistungen des PTLV f rlin Projekte n mit Beschaffungsverfahren Vergabe Schl ssigkeitspr fung der Ausschreibungsunterlagen Bekanntmachung Eingang der Angebote ffnung Pr fung Abwicklung von Wertung Leistungsst rungen gt vergabeseitig gt ggf fachlich technisch Zuschlag intern Mitteilung an nichtber Bieter 14 Tage Fristwahrung Bieter
396. sche Polizei m glich ist Im Mittelpunkt stehen dabei die landesweite Vereinheitlichung der Verwaltung in Hessen sowie die Qualit t und die Verteilung der Eink ufe ber das Jahr 5 3 1 Landesweite Vereinheitlichung der Verwaltung in Hessen Die Nutzung von E Vergabe bedingt die Verwendung gleichartiger Dokumenten formate gleiche Abl ufe in der E Vergabe Anwendung f r die Mitarbeiter sowie eine zentrale Ablage und Archivierung der Dokumente Durch eine f r die Anwender gewohnte Umgebung wird das schnelle Ausf llen der Formulare mit Inhalten auf einer immer gleichen Bedienoberfl che erm glicht Die zentrale Ablage f hrt wiederum zu einem schnellen Auffinden der Dokumente in der zentralen Ablage Damit werden Fehlerquellen ausgeschaltet so dass die Zufriedenheit interner und externer Beteiligter steigt E Vergabe l sst eine einfache Anpassung aufgrund von Gesetzes nderungen zu Alle g ngigen Formulare wie z B EU Formulare oder die VOL relevanten Formulare aus dem Vergabehandbuch des Bundes sind in ihrer jeweils aktuellen 182 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung Fassung zu integrieren und werden je nach Vergabeart und verfahren automatisch vom System ermittelt und durch den Workflow dem Prozess beigesteuert Dadurch erhalten die Fachlichkeiten im PTLV und die Bieter landeseinheitliche Formulare zur Pr fung bzw zur Angebot
397. se von ffentlichen Verwaltungen auskennt verf gt mit diesem Wissen ber einen z T erheblichen Marktvorteil Muss n mlich die Vergabestelle ein kosteng nstiges Angebot aufgrund formaler Fehler ausschlie en und ein weniger kosteng nstiges als formal korrekt werten bekommt der Wissende den Zuschlag und die Verwaltung kauft teurer ein als es notwendig gewesen w re Die Schaffung eines solchen Marktvorteils f r Wissende ist nicht im Sinne des ffentlichen Auftraggebers Vielmehr ist er daran interessiert ber ein breites Angebot zu verf gen und daraus das wirtschaftlichste ausw hlen zu k nnen Insoweit muss es gerade auch im Interesse des ffentlichen Auftragsgebers sein die vom Vergaberecht vorgesehenen Formalien so aufzubereiten dass sie vom Markt m glichst gleich verstanden werden k nnen In welcher Form welche Unterlagen und Ausk nfte von den Unternehmen eingefordert werden k nnen regeln die Vergabestellen eigenst ndig f r ihre eigene Organisation Formulare die sie verwenden sind vielfach Eigenkreationen so dass keine einheitliche Struktur vorhanden ist Zudem unterscheiden sich diese Unterlagen zum Teil erheblich in den Inhalten Dar ber hinaus werden diese Formulare nach IfM bei einer 32 Die Forderung der Vergabestelle nach Vorlage von Angaben unterliegt dem Grundsatz der Verh ltnism igkeit So sollen keine unangemessenen Nachweise von Bewerbern verlangt werden deren Fachkunde Leistung
398. sen dass der Vertrag besteht wenn es eine Zahlung verlangt Ziel der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist die Abgabe von Willenser kl rungen auf elektronischem Wege ohne die besonderen Sicherheitsanforderungen an die Signaturerstellungseinheit und ohne zwingende Verifizierungsm glichkeit durch einen Dritten z B einem Zertifizierungsdiensteanbieter Der Begriff und die Merkmale der fortgeschrittenen Signatur wurden durch das SigG eingef hrt 2 Nr 2 SigG jedoch enthalten die EU Richtlinien das SigG und die SigV keine Aussagen zu den Rechtsfolgen Fortgeschrittene elektronische Signaturen sind als Beweismittel vor Gericht zugelassen Sie gelten als Objekte des Augenscheins 371 ZPO In der W rdigung des Beweismittels ist das Gericht frei Es wird den Beweiswert f r die Zuordnung der Signatur zu einer Person aber umso h her w rdigen je sicherer die verwendete Technik ist und je verl sslicher bei der Anmeldung und Registrierung die Person identifiziert wird 4 3 3 Dienstvorschriften Dienstvorschriften sind Regelungen zur Organisation und Durchf hrung bestimmter Dienste Sie konkretisieren meist allgemeine Rechtsnormen durch Auslegung unter Einbeziehung der Rechtsprechung Bei der Einf hrung neuer elektronischer Verfahren ist darauf zu achten dass die Dienstvorschriften weiterhin eingehalten werden k nnen Andernfalls sind die Dienstvorschriften an die neue IKT anzupassen Als Beispiel i
399. sen Ansatz Ein erfolgver sprechender Ansatz ist auch die Reduzierung von Planungsfehlern bei Beschaffungs projekten insbesondere wenn es sich um Beschaffungsprojekte mit hohen Auftrags 208 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb werten handelt Mit Rollenspielen lassen sich ebenfalls Vorteile erzielen z B durch Fehlerwissen Anforderungswissen Durchl uferkonzept und Empathie Dass durch E Vergabe teilweise eine bessere Verteilung der Eink ufe ber das Jahr m glich ist hat sich beim nicht polizeispezifischen Bedarf nachweisen lassen Beim polizeispezifischen Bedarf war eine Ver nderung dagegen nicht erkennbar Um das Erkennen und Nachverfolgen von Lieferm ngeln voranzutreiben bedarf es der Erstellung zus tzlicher Funktionalit ten Wesentlicher Aspekt ist die Einbindung der Beteiligten im Vergabewesen Deren Erfahrung kann f r das Vergabewesen von Vorteil sein wenn es systematisch abgerufen wird Konsequenz Zu den St rken der E Vergabe Software geh ren die Erzeugung von Transparenz Qualit t und Effizienz so dass die berpr fbarkeit der Verwaltung sichergestellt und Korruption bei Ausschreibungen weitgehend verhindert werden kann Dazu ist es erforderlich dass E Vergabe den Vorschriften entsprechend eingesetzt wird Allerdings ist auch feststellbar dass die Software noch Schw chen aufweist und auf Basis der Erfahrungen einsetzender
400. serstellung Der dabei einheitliche erzeugte Vergabevermerk l sst sich durch Pr fbefugte einfach auswerten 5 3 1 1 Vereinheitlichung von Aktenzeichen Mit E Vergabe l sst sich ein eindeutiges nach au en kommunizierbares Aktenzeichen erzeugen Eine Vereinheitlichung aller im Workflow der hessischen Polizei erzeugten Aktenzeichen ist damit allerdings nicht erzielt worden Dies liegt daran dass das von E Vergabe bereitgestellte Aktenzeichen erst zum Zeitpunkt des Eintragens in E Vergabe erzeugt wird vorher aber bereits mehrere OEn Vorleistungen erbracht haben die mit Aktenzeichen dokumentiert werden Abbildung 30 zeigt das Dilemma Zun chst dokumentieren die Bedarfstr ger mit einem Aktenzeichnen dass sie den Vorgang an die Fachlichkeit gegeben haben Diese wiederum dokumentiert die Abgabe an das HSG V 1 Das dort erstellte Aktenzeichen stellt erstmals ein bergeordnetes Ordnungskriterium dar Auf Basis dieses Aktenzeichens erfolgt die zentrale Ablage im HSG V 1 Die anschlie end erzeugten Aktenzeichen aus E Vergabe und bei der Bestellung in SAP R 3 werden dem Aktenzeichen vom HSG V 1 untergeordnet Die Suche nach diesen Aktenzeichen l sst sich ber Listen steuern die im HSG V 1 gef hrt werden Bedarfstr ger Fachabteilung Er Ausschreibung Bestellung meldet Bedarf pr ft HSG ge E Vergabe mit SAP Eigenes i Eigenes Eigenes Eigenes Aktenzeichen Aktenzeichen Aktenzeichen Aktenzeichen Eigenes Aktenzeichen Abbildung
401. sf higkeit und Zuverl ssigkeit bekannt ist Erl uterungen zu 7 Nr 4 VOL A 321 Vgl EU Kommission 2004 322 Allerdings m ssen Bieter diese Willk r glaubhaft machen wenn sie den Rechtsweg einschlagen wollen Vgl Sommereisen 2008 323 IfM 2008 S 103 104 74 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung standardm igen Verwendung nicht auf die jeweilige Ausschreibung angepasst so dass teilweise Nachweise gefordert werden die nicht notwendig sind Die Nutzung einheitlicher elektronisch ausf llbarer Formulare f hrt nach IfM zu einer Kostenreduktion in H he von 651 4 Mio Euro f r Unternehmen w rde eine solche Ma nahme bundesweit umgesetzt werden Die Vergabestellen k nnten demnach mit Kosteneinsparungen in H he von 229 5 Mio Euro rechnen Allerdings w re auch ein Mehraufwand f r das Erstellen der Formulare f r die jeweiligen Ausschreibungen in H he von 66 1 Mio Euro zu ber cksichtigen so dass f r die ffentliche Hand ein reales Einsparvolumen in H he von 163 3 Mio anzusetzen w re Das kann f r die Vergabestellen Nachteile haben weil sie auf Spezifika der jeweils anderen Vergabestelle eingehen muss allein die jeweiligen Begriffsbestimmungen aus den Bereichen IKT und Bauwesen unterscheiden sich erheblich In den Formularen k nnten Begriffe enthalten sein die andere Vergabestellen nicht f r ihre Arbeit ben tigen und deshalb als Ballast ansehen
402. sich Qualit tsvorteile und eine Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung ebenso erzielen wie eine verbesserte Prozessgestaltung und Zusammenarbeit in der Vorbereitung von Bedarfsb ndelungen Die St rken der E Vergabe Software liegen in der Vorgabe und Einhaltung von Standards so dass die Reduzierung von Fehlern vorangetrieben wird was Fehlerkosten und Qualit tsm ngel reduziert und Korruption entgegen wirkt Zu Hypothese 3 Impulse f r mehr Wettbewerb Dass E Vergabe der Wirtschaft Impulse gibt ist derzeit noch nicht nachweisbar auch wenn die Nutzung des Internets weit verbreitet ist Allerdings hat es Vorteile ber eine Vergabeplattform u a mit einem Beschafferprofil zu verf gen denn die M rkte sehen darin Entwicklungschancen vor allem wenn Auftr ge mit lohnenden Auftragswerten angeboten werden Auf bestimmte Marktspezifika hat E Vergabe aber keine Wirkung Kapitel 6 Konsequenzen f r die Zukunft 223 Fazit zur empirischen berpr fung 6 Konsequenzen f r die Zukunft Die empirische berpr fung zur Wirksamkeit von E Vergabe hat gezeigt dass trotz einer in Hessen fortschrittlichen E Government Entwicklung dem durchg ngigen Vorliegen rechtlicher Voraussetzungen und der Unterst tzung durch die Politik die alleinige Einf hrung einer E Vergabe Software nicht wirksam sein wird Bei Nutzung von elektronischen Werkzeugen wie E Vergabe muss einer bergeordneten Strategie gefolgt und dies durch eine berpr fun
403. sich der polizeispezifische Bedarf eng an den Markt anlehnt ist besonderes B ndelungspotenzial vorhanden Die Anzahl der Vergaben im PTLV nach Auftragswert siehe Abbildung 26 spiegeln diese Grund berlegungen wieder Bei der polizeispezifischen Beschaffung ist eine nahezu gleichf rmige Beschaffung ablesbar auf die E Vergabe offensichtlich keine Auswirkungen hat 6 Vgl Buckley 2003 S 454 Teicher Hughes Dow 2002 S 384 6 Held 2006 Buchta Eul Schulte Croonenberg 2005 S 161 607 Hierbei ist zu ber cksichtigen dass Vergaben unterhalb 20 000 Euro beim PTLV nicht in E Vergabe einge geben werden 168 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Ans tze zu Hypothese 1 Einsparungen in der ffentlichen Beschaffung Anzahl Vergaben PTLV nach Auftragswert 300 250 200 2006 150 m 2007 o 2008 100 50 ab 3 000 bis ab 20 001 bis ab 100 001 bis ab 1 000 001 20 000 100 000 1 000 000 Abbildung 26 Anzahl Vergaben PTLV nach Auftragswert eigene Quelle Dagegen weist die Anzahl der Vergaben in der HCC ZB nach Auftragswert siehe Abbildung 27 durchweg einen Aufw rtstrend auf Dies scheint dem Ansatz zur Reduzierung von Vergaben bei B ndelungen zu widersprechen Andererseits war zu erwarten dass die Anzahl der hochpreisigen Vergaben nach erfolgten B ndelungen steigt Dass alle Auftragsbereiche gestiegen sind ka
404. siehe Abbildung 1 E Vergabe im weiteren Sinn Bedarfs Markt Vergabe Abwicklung analyse forschung 1 Bedarfsentstehung 1 Marktanalyse und 1 Festlegung des 1 Festlegungen nach 2 Bedarfsforschung Marktbeobachtung Vergabeverfahrens Vertragsabschluss 3 Bedarfspr fung 2 Prognose von 2 Erstellung der 2 Organisation der Logistik Entwicklungstrends Vergabeunterlagen 3 G ter und 3 Kommunikation mit 3 Bekanntgabe der Rechnungspr fung Beschaffungsm rkten Beschaffung 4 Rechnungsabwicklung 4 Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten 5 _Zuschlagserteilung E Vergabe im engeren Sinn Abbildung 1 E Vergabe im engeren und im weiteren Sinn Arnold E ig 2002 S 35 Mit dem Vorschlag die Zusammenfassung aller Prozesse als E Vergabe im weiteren Sinn zu bezeichnen beziehen Arnold E ig auch die elektronische Abbildung von Prozessabl ufen au erhalb der Vergabestelle in ihre Betrachtung ein Der Vorschlag BMWi 2003 S 20 7l BMWi 2003 S 58 Vgl KGSt 2003 S 27 2 BME Booz Allen und Hamilton 2000 S 14 74 Arnold E ig 2002 S 35 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 15 E Vergabe im engeren und weiteren Sinne von Arnold E ig wurde bislang nicht weiter verfolgt In dieser Studie bildet er dagegen die Grundlage der Analyse Der Ansatz erm glicht die Perspektive f r eine Wirksamkeitsanalyse von E Vergabe zu erweitern und erm glicht einen Vergleich zwischen
405. sight gov uk Gaier R 2008 Verfassungsrecht Fesseln und Freiheiten f r das Kartell Vergaberecht in NZBau 5 2008 S 289 293 Verlag C H Beck oHG M nchen Geibig O 2007 Agentenbasierte Unterst tzung ffentlicher Ausschreibungen von Bauleistungen unter Verwendung von Methoden der K nstlichen Intelligenz TUDpress Verlag der Wissenschaften Dresden Dresden Giemulla E Jaworsky N M ller Uri R 2004 Verwaltungsrecht Verlag Wolters Kluwer K ln Glock C Broens M 2005 Teilnahmem glichkeiten f r kleine und mittlere Unternehmen an digitalen Ausschreibungen am Beispiel der Vergabe ffentlicher Auftr ge in Wirtschaftswissenschaftliches Studium 35 Jg 2006 Nr 1 S 39 42 Verlag C H Beck oHG M nchen G bels G 2001 Gesch ftsprozessanalyse Anwendungserfahrungen in der hessischen Landesverwaltung Arbeitspapier zur Vorlage zum Literaturverzeichnis 237 38 Erfahrungstausch KoopA ADV am 06 07 03 2001 download am 02 10 2007 unter http www koopa de Gola P Klug C 2008 Die Entwicklung des Datenschutzrechts in den Jahren 2007 2008 in NJW Nr 34 2008 S 2481 2487 Verlag C H Beck oHG M nchen Gora W 1996 Auf dem Weg zum virtuellen Unternehmen Konsequenzen der Dezentralisierung Fossil Verlag Gora W 2005 Entwicklung einer zukunftsf higen Organisationsstruktur im Pr sidium f r Technik Logistik und Verwaltung PTLV i
406. sity Press Manchester M hlbacher J 2003 Rollenmodelle der F hrung DUV Verlag Wiesbaden M hlenkamp H 2003 Zur F rderung der mittelst ndischen Wirtschaft durch Privatisierungsma nahmen und ffentliche Auftr ge in Bouncken R 2003 Management von kleinen Unternehmen und Gr ndungs unternehmen DUV Verlag Wiesbaden M ller G Eymann T Kreutzer M 2002 Telematik und Kommunikations systeme in der vernetzten Wirtschaft Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen M ller Franken S 2004 Massvolles verwalten 2004 Verlag Mohr Siebeck T bingen M ller Wrede M 2007 Verdingungsordnung f r Leistungen VOL A Bundesanzeiger Verlag K ln NAO 2002 Better Public Services through e government Report by the Comp troller an auditor general HC 704 I Session 2001 2002 04 04 2002 http www nao org uk publications nao_reports 0 1 02 0102704 I pdf Literaturverzeichnis 247 Neises T 2007 Umsetzung eines E Sourcing Projektes Vortrag am Steinbeis Transferzentrum My eBusiness am 15 03 2007 Online Pr sentation download unter http www heilbronn ihk de am 13 05 2008 Neuschwander T 2008 WTO GATT Welthandelsorganisation in Woyke W 2008 Handw rterbuch Internationale Politik 11 Auflage S 581 589 Verlag Barbara Budrich Opladen amp Farmington Hills Nicola J 2005 Wettbewerbsbeschr nkende Abreden im Vergabeverfahren in WUW Wirtschaft und Wettb
407. st t dies gegen das europ ische Vergaberecht denn in einer Ausschreibung ist eine strikte Trennung von Zuschlags und Eignungskriterien vorzunehmen Zerwell 2008 S 23 7 Vgl http www hpgr de Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 75 Zur Strategie der Optimierung teilgenommen haben bleibt ihnen die mehrfache Vorlage der Unterlagen nicht erspart Um die Fehler und den Aufwand hierf r zu minimieren wurde das Pr qualifikations register geschaffen Unter Pr qualifikation versteht man eine vorwettbewerbliche Eignungspr fung Unternehmen bzw potenzielle Lieferanten weisen so nach speziellen Vorgaben ihre Fachkunde und Leistungsf higkeit unabh ngig von einer konkreten Ausschreibung vorab nach Ein Pr qualifikationszertifikat verhindert im Rahmen seines Erkl rungs umfangs dass wirtschaftliche Angebote wegen unvollst ndiger oder fehlerhafter Nach weise zumindest hinsichtlich der Eignung von der Vergabestelle ausgeschlossen werden m ssen Der Nachweis kann auch ber sogenannte Eigenerkl rungen erfolgen z B Erkl rung dass sich das Unternehmen nicht in Insolvenz oder in Liquidation befindet Dazu kommen Unterlagen wie die Bescheinigung der Beitragszahlung in die Berufs genossenschaft die Gewerbeanmeldung der Auszug aus dem Handelsregister bzw Berufsregister des Firmensitzes In Hessen wurde erstmals f r den Nicht Baubereich das von der Auftragsberatungsstelle Hessen e V gef hrt
408. st die Einf hrung der E Mail Technologie in der Verwaltung zu nennen Verwaltungen waren es traditionell gewohnt schriftliche Vorg nge auf dem Dienstweg also ber die entsprechenden Vorgesetzten an den Adressaten zu ber mitteln Der jeweilige Vorgesetzte entschied dabei ob der Vorgang in dieser Form weitergeleitet wird oder ob nderungen vorzunehmen sind Ebenfalls wurde darauf geachtet inwieweit mehrere Empf nger anzuschreiben sind bzw wer eine Kopie erhalten soll Der E Mail Verkehr l sst dagegen v llig neue Kommunikations 41 Kock 2006 S 3 42 Die Bundesnetzagentur stellt auf ihrer Homepage eine bersicht der Zertifizierungsdiensteanbieter zur Verf gung siehe http www bundesnetzagentur de qualifizierte elektronische Signatur vgl auch Kunstein 2004 S 65 483 Vgl Kunstein 2004 S 57 34 Kock 2006 S 4 455 Vgl M ller Franken 2004 S 358 360 Vgl Corsten Rei mit ihrem Ansatz der vertikalen Kommunikation Corsten Rei 2008 S 169 112 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung m glichkeiten zu Die Einhaltung des Dienstweges kann mit E Mail vollst ndig unterlaufen und E Mails breit gestreut werden Letztlich l sst sich die tats chliche bermittlung an bestimmte Adressaten sogar vollst ndig unterdr cken so dass die origin ren Adressaten gar nicht wissen dass auch andere angeschrieben wurden Zus tzlich ist es auch m glich verse
409. t Masterplan der die Vorgaben des Regierungsprogramms in eine zeitliche Reihenfolge nach finan ziellen und personellen Aspekten brachte Er gilt als einheitliche Strategie f r die 574 Im Durchschnitt musste alle drei Monate ein Beschaffungsvorgang an die Revision zur Pr fung bermittelt werden weil sich Sachbearbeiter nicht an die Dienstanweisungen gehalten hatten Um schwerwiegende Verfehlungen oder Korruption handelte es sich nicht Vielmehr waren die betroffenen Sachbearbeiter jeweils bem ht im Sinne der Sache die Beschaffung voranzutreiben und sind dabei ber das Ziel hinausgeschossen Laux 2007a 575 HMdIS 2004 S 4 7 Die HZD ZB als zust ndige ZBSt f r IKT kann auf einen Standard f r die hessische Verwaltung zur ckgreifen und diesen weitgehend durchsetzen Zus tzlich muss sie aber f r die hessische Polizei einen eigenen einheitlichen Polizeistandard zulassen HMdIS 2004 S 1 57 Vgl HMdIS 2008 S 5 11 578 Lemke 2003 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 159 Untersuchungsgegenstand gesamte Landesverwaltung und ist f r alle Ressorts verbindlich Der Autor des Master plans Staatssekret r a D Harald Lemke stellt darin heraus Beim E Government geht es nicht um eine isolierte Betrachtung von Technik sondern um den Kern unseres Verwaltungshandelns ffentliche Verwaltung ist im Kern reinste Informations verarbeitung Gesetze Verordnungen Besche
410. t bekannt sind Immerhin sollen sich auch neue Marktteilnehmer am Wettbewerb beteiligen Demgegen ber ist bei einer beschr nkten Ausschreibung 3 Nr 3 VOL A der Kreis der aufzufordernden Anbieter von vornherein bekannt so dass diese auch gezielt per E Mail angesprochen werden k nnen ffentliche Ausschreibungen k nnen in Tageszeitungen amtlichen Ver ffent lichungsbl ttern Fachzeitschriften oder dem Internetportal bekannt gemacht werden 8 17 Nr 1 VOL A Die Form der Ver ffentlichung wird sich an der Leistung und 9 Der BDI bem ngelt dass f r Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte bislang kein zentraler elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungen des Bundes der L nder und der Kommunen existiere Um die Nutzung der E Vergabe insgesamt attraktiver zu gestalten sei die Schaffung eines einfachen elektronischen Zugangs der Unternehmen der anbietenden Wirtschaft zu allen Ausschreibungen des Bundes der L nder und der Kommunen n tig Hierzu sei zumindest eine effektive Verlinkung aller Ausschreibungen auf den verschiedenen E Vergabeplattformen notwendig BDI 2007 S 6 Dem widerspricht der DStGB zwar nicht grunds tzlich merkt aber an dass sich die St dte und Gemeinden sowieso bereits an L nderportalen beteiligen und deshalb bei Anbindung an eine bundeseinheitliche Plattform keine zus tzlichen Kosten auf die St dte und Gemeinden zukommen d rften DStGB 2008 S 7 8 0 Die f r die elektronische Verga
411. takten in ihrer positiven Wirkung f r die Beh rde zu einer negativen flie end sind Bei einer guten pers nlichen Bindung kann bereits die Aussicht auf den Verlust dieser pers nlichen Beziehung bzw der Wertsch tzung des Lieferanten zum Klammern an den Lieferanten oder dessen Leistungen durch den beh rdlich Verantwortlichen f hren Ein solches Klammern blendet den Wettbewerb aus so dass wirtschaftlichere Optionen nicht zum Zuge kommen k nnen Je nach Aggressivit t der Werbung durch den Lieferanten und Empf nglichkeit des beh rdlich Verantwortlichen kann sich dies in den n chsten Stufen sogar zur bewussten T uschung der Kontrollorgane in der Beh rde und dann letztlich auch zum Betrug oder zur Korruption steigern Je nach Auspr gung sind eine massive Imagesch digung und erhebliche wirtschaftliche Verluste f r die Beh rde die Folge 3 5 2 7 Korruption und Wettbewerbsbeschr nkende Abreden Korruption ist Missbrauch einer Funktion Die Handlung dazu kann sowohl auf Veranlassung Dritter als auch eigener Initiative des Funktionstr gers geschehen und dient der Erlangung oder dem Erstreben pers nlicher Vorteile Die Folgen siehe Abbildung 16 sind materielle und immaterielle Sch den f r die Allgemeinheit Die Methoden der Korruption sind vielf ltig Sie k nnen vergleichsweise harmlos beginnen So sind die Aufnahme nur bestimmter Lieferanten in das Firmenverzeichnis 372 Scholz 2007 S 413 439 3 Das
412. tarbeiter Verantwortung zu tragen und sich fachlich auf dem Laufenden zu halten Daneben ist die Betriebsleitung bestrebt die Wirtschaftlichkeit ebenso im Blick zu halten wie die Motivation des gesamten Teams Diese Aufgaben haben mit Wissen zu tun Die bad amp heizung concept AG sieht sich als Wissensnetzwerk dessen Kapital im Know how seiner Partnerbetriebe liegt Ziel der Kooperation ist es dieses Wissen in den angeschlossenen Betrieben auszutauschen denn die beteiligten Betriebe wollen kontinuierlich ber Workshops voneinander lernen sich gemeinsam weiterentwickeln Synergien nutzen und dadurch Vorteile im Wettbewerb schaffen Aktion re und Mitarbeiter nehmen am Wissen durch regelm ige Treffen in Workshops teil Wenn solche Netzwerke konsequent arbeiten k nnen sie sich gegenseitig ber Probleme und L sungen bei ihrer Beteiligung an Ausschreibungen ffentlicher Auftraggeber informieren und sich dadurch unterst tzen Durch Erh hung dieser Netzwerkkompetenz kann sich die Zahl der wertbaren Angebote f r die ffentlichen Auftraggeber erh hen so dass auch diese ein Interesse an dem erfolgreichen Bilden von Wissensnetzwerken haben sollten 2 Der Begriff Franchising Konzessionsverkauf stammt aus der Distributionspolitik und bezeichnet eine Mischung aus indirektem Verkauf und direktem Verkauf Beim Franchising stellt ein Franchisegeber einem Franchisenehmer die Nutzung eines Gesch ftskonzeptes oder von Warenzeic
413. tarbeiter ernst nehmen gehen sie das Risiko ein dass die Mitarbeiter die Einf hrung torpedieren Dabei muss es sich nicht zwangsl ufig um bewusstes Sabotieren handeln Es kann vielmehr sogar die Angst sein der neuen 532 Vor allem wenn die verantwortliche Herausforderung nicht gewachsen zu sein F hrungskraft den Auftraggebern gegen ber signalisiert dass eine schnelle Umsetzung m glich sei k nnten sich Mitarbeiter berfahren f hlen Hier bietet es sich an ein ausreichendes Ma an Zeit f r die Einf hrungsphase zu planen und m glichst auch Evaluationsschritte um die Mitarbeiter hinsichtlich des Einf hrungserfolges zu Wort kommen zu lassen 4 9 2 Reduzierung der m ndlichen Kommunikation Kommunikation definiert nach Zwingenberger auf der menschlichen Alltagsebene ein gemeinschaftliches Handeln in dem Gedanken Ideen Wissen Erkenntnisse Erlebnisse geteilt werden und auch neu entstehen Kommunikation in diesem Sinne basiert auf der Verwendung von Zeichen in Sprache Gestik Mimik Schrift oder Bild und ist die Aufnahme der Austausch und die bermittlung von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen In den technischen Disziplinen wird Kommunikation zumeist als eine Verbindung von Ger ten betrachtet deren Zust nde sich infolge dieser Verbindung wechselseitig ver ndern Die Verbindung zwischen Human Resources und Maschine wird als Interaktion bezeichnet Anwendungen wie E Vergabe s
414. ten erreichen wenn die Vergabestelle bereits mit elektronischen Kom munikationsmitteln arbeitet Wie hoch der Qualit tsgewinn tats chlich ist kann eine Imagesteigerung durch verbesserte Pr fbarkeit beantworten Dazu sind allerdings k nftige Pr fungen abzuwarten Die Dokumentationsfunktionalit ten in E Vergabe bieten eine weitgehende M glichkeit zur Verhinderung von Korruption Das gemeinsame Abstimmen von Kennzahlen l sst sich mit E Vergabe ebenso erleichtern wie das Vorhalten von Erfahrungswissen Letzteres ist besonders deshalb von Interesse weil Erfahrungswissen zur Objektivierung f hren kann Funktionalit ten zur automatisierten Sicherung von Erfahrungswissen bestehen noch nicht Umfang reiche Berichtsfunktionen lassen das Erzeugen steuerungsrelevanter Informationen zur Umsetzung eines Beschaffungscontrollings zu Eine M glichkeit zur Beschleunigung der Vergabeverfahren lie sich nicht nachweisen Vorteile der E Vergabe im weiteren Sinne sind deutlich erkennbar Insbesondere die Bedarfsanalyse l sst Einsparungspotenzial erkennen So sind vor allem die Redu zierung von Schnittstellenproblemen und die Optimierung durch die beim PTLV eingesetzte organisations bergreifende priorisierte Abarbeitungsliste m glich Es l sst sich die Zusammenarbeit durch Beteiligung ebenso verbessern wie die Abarbeitung von Vorg ngen durch den zentralen Eingang von Bedarfsmeldungen Periodische Besprechungen der Beschaffungsleiter unterst tzen die
415. tigem Auftreten sogar vollst ndig verhindern k nnen 3 5 2 1 Umsetzung des Rechts in der Vergabestelle Die Mitarbeiter der Vergabestelle k nnen im Umgang mit dem Vergaberecht eine Vielzahl Fehler begehen z B Nichtanwendung des Vergaberechts Etablierung un zul ssiger Ausschreibungszwecke Wahl der falschen Verfahrensart Vorlage unklarer Leistungsbeschreibungen Aufb rden unangemessener Risiken unzul ssige Wettbe werbsbeschr nkung durch Gestaltung der Ausschreibungsbedingungen Fehler bei der Festlegung der Wertungskriterien Wertungsfehler Verst e gegen das Verhand 0 Als Fehler bezeichnet ein Subjekt angesichts einer Alternative jene Variante die von ihm bezogen auf einen damit korrelierenden Kontext und ein spezifisches Interesse als so ung nstig beurteilt wird dass sie unerw nscht erscheint Weingardt 2004 S 31 a Weingardt 2004 S 28 30 Unter Fehlerkultur wird verstanden Probleme und Fehler eingestehen zu k nnen ohne mit negativen Folgen rechnen zu m ssen Zollondz 2001 S 407 38 Zur Ermessensaus bung der Vergabestelle vgl Ebert 2005 S 49 50 4 Vgl Ehrensberger 2007 S 5 7 345 So hat z B der BGH geurteilt dass die Annahme der Vergabestelle ein Bieter verf ge ber ein Mehr an Eignung gegen ber anderen nicht das ausschlaggebende Zuschlagskriterium sein darf BGH Urteil vom 15 04 2008 IBR 2008 S 2959 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitale
416. tragsanpassungen und das Vergaberecht EuGH Auch nderung laufender Vertr ge vergaberechtlich erheblich in Vergabe Navigator 5 2008 S 16 17 Bundesanzeiger Verlag K ln Kirn S 2002 Kooperierende intelligente Softwareagenten in Wirtschaftsinfor matik 44 Jg 2002 S 53 63 Vieweg Teubner Verlag GWV Fachver lage GmbH Wiesbaden Klaus P Staberhofer F Rothb ck M 2007 Steuerung von Supply Chains Strategien Methoden Beispiele Gabler Verlag Wiesbaden Klein A 2004 Der Einflussfaktor B ndelungskosten bei Nachfragerb ndelung DUV Verlag Wiesbaden Klein M 2007 Hessen setzt Ma st be in eGovernment Computing Ausgabe 12 06 1 07 S 32 Verlag Vogel IT Medien GmbH Augsburg Klotz M 2008 IT Governance genormt die neue ISO IEC 38500 in IT Governance Heft 4 Oktober 2008 dpunkt verlag GmbH Heidelberg Knolmayer G Loosli G 2006 IT Governance in Zaugg R J 2006 Hand buch Kompetenzmanagement Durch Kompetenz nachhaltig Werte schaffen Haupt Verlag Bern S 449 457 KMK 2002 Rahmenlehrplan f r den Ausbildungsberuf Industriekaufmann Industriekauffrau Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 14 06 2002 _Online Plan download am 13 04 2008 unter http www culik de 244 Literaturverzeichnis Kock M 2006 Welche zus tzlichen Anforderungen sind von ffentlichen Auftraggebern bei Verwendung von fortgeschrittenen elektronisc
417. tschatz Neologismen der 90er Jahre im Deutschen Verlag Walter de Gruyter Berlin Herborn Lauff M 2008 Angebotsausschluss wegen eigener AGB in Vergabe Navigator 4 2008 S 18 19 Bundesanzeiger Verlag K ln Herczeg M 2004 Software Ergonomie Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen Hessischer Landtag 2005 Dringlicher Antrag der Fraktion der SPD betreffend Einsetzung eines Untersuchungsausschusses nach Art 92 HYV Literaturverzeichnis 239 54GOHLT Drucksache 16 3930 vom 27 04 2005 Hessischer Landtag Wiesbaden Hessischer Landtag 2007 Kleine Anfrage des Abgeordneten Hahn FDP vom 22 01 2007 Drucksache16 6819 vom 14 03 2007 Hessischer Landtag Wiesbaden Hessischer Landtag 2007a Kleine Anfrage des Abgeordneten Posch FDP vom 16 02 2007 Drucksache16 6927 vom 10 04 2007 Hessischer Landtag Wiesbaden Hill H 2006 Nachhaltige Verwaltungsmodernisierung Diskussionspapier Nr 30 Deutsches Forschungsinstitut f r ffentliche Verwaltung Speyer Hille D 2002 Konkurrieren statt Privatisieren KWI Arbeitsheft 3 2002 Universit t Potsdam Potsdam Hirschsteiner G 2006 Einkaufs und Beschaffungsmanagement 2 Auflage Kiehl Verlag Ludwigshafen HMdF 2005 Beschaffungsmanagement des Landes Hessen f r Lieferungen und Leistungen ausgenommen Bauleistungen Erlass in StAnz 52 2005 S 4711 4713 Staatsanzeiger f r das Land Hessen Wiesbaden H
418. tsfolge durch Verschiebung des Bedarfstermins des Fertigungsauftrags aus heutiger Sicht viel zu fr h sein soll Warum ist der Auftrag der gestern auf der Abarbeitungsliste noch weit hinten lag heute so dringlich Klaus Staber hofer Rothb ck 2007 S 161 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 185 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwaltung wie an der B rse Dies reduziert Nachfragen zu Vorg ngen Unzufriedenheit ber Sachst nde und gibt allen Beteiligten die gleiche M glichkeit zum Monitoring Aufrufdatum 04 11 2008 Zeitstrahllegende Vorbereitung Fachabteilung Vorbereitung V 1 Angebotsfrist Pr fung Wertung Statuslegende Vergabeausschuss Wei Vorbereitung durch Fachabteilung Infofrist GR N Bearbeitung durch V 1 1 Zuschlag Auftrag GELB Vorgegebener Rahmen ist gef hrdet Lieferzeit ROT Vorgegebener Rahmen kann nicht eingehalten werden Ausbau Im fertiggestellt ausgeliefert Muttifunktionstzg DB Vito bestentos o5208 I JE TT Ausbau Navihalterungen bestent 23 09 2008 T T TTT T Ausbau Winterr der GPS Antenne Mob Wache bestellt 23 09 2008 a Ei 342 Providakrea pesseiozonzoe L L LI I aa Can EE Fachabteilung Umweitkw _ bestemtoso62008 kapsel Caltomia Fahrzeua aonietert 20 072008 III I I W kapsel Caltornia Ausbau _ Zuschiagereit m Soarsa0 Kastenwagen kein infotise G
419. tueller dienstrechtlicher Reform berlegungen in ZBR Heft 5 2008 S 145 158 Verlag W Kohlhammer GmbH Stuttgart von Lucke J Reinermann H 2001 Speyerer Definition von Electronic Government Forschungsinstitut f r ffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule f r Verwaltungswissenschaften Speyer Speyer L ck W 2001 Lexikon der internen Revision Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen L ck W 2004 Lexikon der Betriebswirtschaft 6 Auflage Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen 246 Literaturverzeichnis Lutat J Stock W 2002 Technische Grundlagen der e Vergabe in Grundlagen der elektronischen Vergabe Brosch re S 38 48 BME BMWi Frankfurt Berlin Machura S 2005 Politik und Verwaltung VS Verlag Wiesbaden Manschwetus U Rumler A 2002 Strategisches Internetmarketing Entwicklun gen in der net economy Gabler Verlag Wiesbaden Malik F 2006 F hren Leisten Leben Wilhelm Heyne Verlag M nchen Mandl H Reinmann Rothmeier G 2000 Wissensmanagement Oldenbourg Wissenschaftsverlag M nchen von Maravic P 2007 Verwaltungsmodernisierung und dezentrale Korruption Haupt Verlag AG Bern Mehlich H 2002 Electronic Government Gabler Verlag Wiesbaden Meyer C 2006 Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Kennzahlen Systeme Wissenschaft amp Praxis Verlag Mitchell J C 1969 Social Networks in urban situations Manchester Univer
420. tung bereits seit Jahren im ffentlichen Dienst t tig sind oder mit diesem zu tun haben muss dagegen viel eher mit gefestigten Stereotypen gerechnet werden Ein erweitertes Durchl uferkonzept lie e sich mit Fachlichkeiten bzw Verantwor tungstr gern der hessischen Polizei ansetzen um dort mehr Verst ndnis f r die Aufgabenstellung der Vergabestelle zu erzeugen damit fachliche Vorarbeiten in ihrer Qualit t gesteigert und Ausschreibungen schneller angegangen werden k nnen Das PTLV will 2010 damit beginnen Ein Durchlauf von Marktteilnehmern in der Vergabestelle ist dagegen allein aus Datenschutzgr nden nicht denkbar 5 3 4 Verteilung der Eink ufe ber das Jahr Das dem ffentlichen Dienst vorgeworfene Verhalten der vermehrten Ausgabe von Haushaltsmitteln zum Jahresende hin ist durch eine ungleichm ige Beschaffung im Jahresverlauf mit erh htem Ausgabeansatz zum Jahresende gekennzeichnet Ausgangspunkt ist die J hrlichkeit des Haushalts ohne die M glichkeit nicht ausgegebene Haushaltsmittel in das Folgejahr bertragen zu k nnen Hinzu kommt dass die neuen Hausmittel erfahrungsgem erst ab M rz verf gbar sind nachdem der Haushalt vom Landtag beschlossen wurde Dieser Sachverhalt wird als Kassenanschlag bezeichnet Die zun chst erwartete ansteigende Beschaffungskurve zum Jahresende ist bei den Vergaben des PTLV nicht nachweisbar Erkennbar ist vielmehr eine erstaunliche Wellenbewegung mit je einer H he im
421. tzlich von der HSG Leitung vorgeschriebene Teamseminare zu unterschiedlichen Themen zur Verf gung 5 Dem HSG V 1 ist auch das Zentrallager zugeordnet Die Nebenlager im PTLV wurden bis auf eines aufgel st und das Lagerwesen konzentriert Leistungen werden nur vorgehalten soweit dies sachlich notwendig ist z B Notwendigkeit des kurzfristigen Ersatzes Die Ausnahme besteht in einem Sonderdepot f r Uniformteile F r deren Behandlung bedarf es spezifischer Fachkompetenz im Bekleidungswesen die in einem Zentrallager nicht vorr tig ist Vorl ufer des Sonderdepots waren Bekleidungskammern Die Aufgaben einer modernen Bekleidungskammer wurden von der hessischen Polizei zum Logistikzentrum Baden W rttemberg Ditzingen ausgelagert vgl Hessischer Landtag 2007 60 Gora 2005 S 100 101 5l Bei allen Vorg ngen zeichnet der HSG Leiter mit Ab 10 000 Euro ist zus tzlich die Mitzeichnung des Beauftragten f r den Haushalt BfdH im PTLV und ab 25 000 Euro die des fachlich zust ndigen Abteilungsleiters erforderlich 5 amp 2 Gora 2005 S 73 5 amp 3 Gora 2005 S 210 564 Gora 2005 S 225 154 Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe Untersuchungsgegenstand Der Gutachter stellte heraus dass eine prinzipielle St rke des PTLV als Dienstleister seine N he zur Polizeiarbeit ist Die sich dadurch ergebenden speziellen Erforder nisse w rden implizieren dass in den F hrungspositionen entsprechende Ke
422. u denn nach ffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung darf mit den Bietern ber ihre Angebote nur verhandelt werden um Zweifel ber die Angebote oder die Bieter zu beheben Andere Verhandlungen besonders ber nderungen der Angebote oder Preise sind unstatthaft handenen Beschaffungsmarktforschung oder einer mangelnden Marktbeobachtung durch die Fachlichkeit Die Ursache unsinniger Festlegungen liegt meist in einer nicht vor F r neue leistungsf hige Anbieter ist es besonders schwierig in einen bereits verk rzten Markt einzusteigen wenn die Fachlichkeit keine umfassende Marktbeobachtung durchf hrt So ist beispielsweise der Markt f r die meisten polizeispezifischen Leistungen sowieso begrenzt weil solcher Art Leistungen oftmals nur von Beh rden mit Sicherheitsaufgaben abgenommen werden wodurch sich oftmals keine hohen St ckzahlen erreichen lassen Beispielsweise werden Ger te zur Fingerabdruckidentifi zierung z B sogenannte Live Scanner nur in kleinen St ckzahlen verkauft in Hessen ca 20 Ger te Diese Ger te m ssen ber eine Zertifizierung verf gen 360 Bei einem konkreten Fall im PTLV 2007 wurde in einer Leistungsbeschreibung vorgegeben dass der Handschuh eine L nge von 36 cm haben sollte Der Grund f r diese exakte L ngenangabe war einfach Die Beschreibung entsprach der aus dem Prospekt eines bevorzugten Lieferanten 361 Vgl Prie 2005 S 300 302 3 Vgl Ebert 2005 S 107
423. u machen denn Ver nderung w rde auch positiv gesehen und als Chance wahrgenommen auch wenn dies seitens der F hrungskr fte nicht sofort erkannt werde Es sei wesentliche Aufgabe der F hrungskr fte auf die Mitarbeiter zu zugehen und diese einzubinden ohne gleich von positiver oder negativer Einstellung der Mitarbeiter auszugehen F hrungskr fte k nnten berrascht sein welche Wir kungen ihre Vorhaben ausl sen k nnten Dazu sei es aber unabdingbar eine sensible Kommunikation zu betreiben ber welche Pers nlichkeitsmerkmale bzw F higkeiten F hrungskr fte in der Verwaltung verf gen sollten ist durchaus umstritten Nach der g ngigen Praxis zur Auswahl von F hrungskr ften in der Verwaltung wird Vor gesetzter wer die h chste Fachkompetenz zur Bearbeitung der anliegenden Sachver 221 l Auch wenn eine solche Vorgehensweise durchaus nachvoll halte nachweisen kann ziehbar ist verkennt sie doch die sich daraus ergebende Konsequenz Wer n mlich immer die Vorg nge selbst am besten bearbeiten konnte wird sich nur schwer in Geduld ben k nnen wenn Andere dieses hohe Fachwissen nicht besitzen und deshalb Qualit tsm ngel auftreten Soweit dies dennoch gelingt kann die F hrungskraft eine positive Entwicklung des vorhandenen Personalk rpers erm glichen Dies setzt allerdings Erfahrung und F hrungskompetenz voraus Ist diese nicht vorhanden kann es vorkommen dass die F hrungskraft den Kompetenzaufbau
424. uftr ge ab und verwies die Beteiligten an einen von den Vertretern der an der Auftragsvergabe interessierten Kreise gebildeten Ausschuss Der 1921 konstituierte Reichsverdingungsausschuss arbeitete bis 1926 die VOB Teile A und B und bis 1936 die VOL Teile A und B aus Gesetzes oder Verordnungsrang hatten sie nicht Eine bindende Wirkung in Form von verwaltungsinternen Dienstan weisungen erlangten sie im Laufe der Zeit nur insoweit als auf Bundes L nder oder Gemeindeebene ihre Anwendung verpflichtend vorgeschrieben wurde Diese Rechts natur f hrte dazu dass Bietern in einem Vergabeverfahren nur sehr begrenzt Rechts schutz gegen Vergabeentscheidungen ffentlicher Auftraggeber zur Verf gung stand Dieser beschr nkte sich haupts chlich auf die verwaltungsrechtlichen Instrumente der Gegenvorstellung oder der Fach und Dienstaufsichtsbeschwerde In der NS Zeit wurden umfassende Eingriffe in die Preisbildungsfreiheit vorgenom men aber das System der Auftragsvergabe beibehalten Die ffentliche Ausschreibung wurde allerdings zunehmend durch die beschr nkte Ausschreibung verdr ngt Im Zeichen des Wiederaufbaus in der Nachkriegszeit wurden VOB und VOL weitgehend beibehalten Umfassende Beschaffungen die z B 1954 ein Viertel des Gesamtetats oder 5 5 Milliarden DM ausmachten erfolgten auf der Grundlage der VOB 1952 geringf gig ge ndert und der VOL die sich nach Grau als ausgewogene Regelungen bis in die heutige Ze
425. und vor allem die Ausrichtung auf die Entscheidungsebene Gerade die volle Unterst tzung des Top Managements geh re zu den kritischsten Erfolgsfaktoren Beim PTLV als Zentralstelle f r die Durchf hrung von Ausschreibungen und Beschaffungen unterschiedlicher Art z B Kraftfahrzeuge Hubschrauber Boot und Technik stellt das Beschaffungs HSG eine zentrale Stelle dar Es ist f r alle Vergabeverfahren bis zum Zuschlag zust ndig und damit der Flaschenhals der Beschaffung Das HSG V 1 steht zu fachlichen OE wie z B Z 3 Ausr stung Ger t und Z 4 Fahrzeugwesen in gleicher aufbauorganisatorischer Linie siehe Abbildung 22 mit der Einordnung des HSG V 1 als Teil der Verwaltungsabteilung IPO Pr sidium f r Technik Logistik und Verwaltung PTLV Fa TAD AZ LPP 54 H 21e 2202 Frauenbeauftragte Pr sident in ffentlichkeitsarbeit des PTLV Personalrat Personalberatung Schwerbehindertenvertretung Vizepr sident in Controlling Revision Abteilung P Abteilung Z Abteilung V Planungen Anwendungen IKT Zentrale Dienste Verwaltung Z 1 Servicezentrale Justiziariat berregionale Kommunikationszentrale Rechts Disziplinar Beschwerde und Callcenter Schadensersatzangelegenheiten Landesmeldestelle Vertrags Service Desk Vergaberechtsangelegenheiten Incident Problemmanagement P 1 Projektkoordination Projektsteuerung Richtlinienerstellung Qualit tssicherung
426. ung jeder bei einer Ausschreibung die gleichen zu stark auf Qualit t geachtet wird Chancen hat ich einem gro en Bieterkreis ausgesetzt bin nicht Unm gliches verlangt wird ich keine Garantie bzgl Nachauftr gen ich mit Fachleuten auf Augenh he habe kommunizieren kann meine zu erwartende Gewinnspanne im ich polizeispezifische Technik vertrete Bieterverfahren minimiert ist Zahlungskraft gegeben ist enormer Verwaltungsaufwand bis zum ich damit werben kann Auftrag der Aufwand f r Vorleistungen Muster zu gro ist Referenzm glichkeit f r andere Auftr ge im ffentlichen Dienst die Beh rden haben eine schlechte Zahlungsmoral Oft Nachlieferungen manchmal ohne Ende ich bin schon immer Teilnehmer an allen m glichen Ausschreibungen gewesen Die Teilnahmevoraussetzungen sind kaum erf llbar da ich keinen Juristen habe der Ich bin ortsans ssig mir die Vordrucke Forderungen und Erkl rungen erl utern kann Ich habe nur Fachpersonal Zuschlagsentscheidungen zu Mit mir k nnen Sie ber die Preise verhandeln 3 intransparent keine R ckmeldungen ich in meinem Betrieb mit QM nachhaltig gleichbleibende Qualit t produziere zu viele Ansprechpartner die Kriterien zu hoch gesteckt sind Interesse an Rahmenauftr gen ber 2 3 Jahre habe Finanzieller Spielraum Weiterentwicklungen von Produkten in S pranane sapen Zusammenarbeit f r spezifische Anwender lassen mir das zu vie
427. ung zu kommen 27 Vgl Giemulla Jaworsky M ller Uri 2004 S 78 93 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung 61 weiterentwickeln sie sollte vielmehr beginnen die B rokratie zu managen siehe Tabelle 7 Tabelle 7 Entwicklung zum B rokratiemanagement angelehnt an Reinermann 2000 S 20 Haushalt langfristige Ver tr ge tr ge B rokratie Management B rokratiemanagement in der Beschaffung Hierarchie Markt Beibehaltung der Hierarchie mit Gesch ftsverteilung Ausgleich von Angebot und Ornentenmng zuni Markt Stellenausschreibung Nachfrage ber Preise und Dienstweg inputorientierter Wettbewerb kurzfristige Ver Regelhaftigkeit Effizienz Legalit t Zielerreichung Effektivit t Effi zienz Beibehaltung der Regelhaftigkeit und Legalit t bei grunds tzlicher systematisiertes und forma Ergebnisse Kontrakte Tokussiening auf paoman Ziele les Recht ordnungsgem es Verfahren Stabilit t Adaption St ndige berpr fung der Vorhersagbarkeit Flexibilit t a REN Nachvollziehbarkeit Anpassungsf higkeit P 8 Berechenbarkeit Verantwortung f r Einhaltung von Regeln Verantwortung f r Nutzung von Handlungsfreir umen Verantwortung f r Schaffung von Handlungsfreir umen Verfahrenstransparenz Black box zwischen Auftrag und Lieferung Beibehaltung der Verfahrens transpare
428. ungen der Lieferanten in einem fr hen Stadium der Beschaffung zu vermeiden sollten die Internet beschr nkungen wegfallen und ben tigte Betrachtungssoftware aufgespielt werden z B MS EXCEL _ Viewer Auch der Transport von Daten auf die Standard Arbeitspl tze zur Weiterbearbeitung sollte erleichtert werden Dies ist im PTLV nur teilweise erfolgt so dass auch weiterhin die Markterkundung mit Internet PC nur mit Einschr nkungen stattfinden kann 5 1 9 Fazit zu den Voraussetzungen beim Untersuchungsgegenstand Nachdem die Fachaufsicht des PTLV das HMdIS Schw chen in der Organisations struktur des PTLV erkannt und durch eine Neuorganisation korrigiert hat ist das PTLV f r eine zentral gef hrte Beschaffung aufgestellt und mit dem HSG V 1 nur noch eine OE zentral f r die Vergabe ffentlicher Auftr ge verantwortlich Das HSG V 1 ist als ZBSt in eine Gesamtstrategie des Landes Hessen zur Beschaffung eingebettet und verf gt ber eine moderne IKT Infrastruktur mit landesweit einheitlichen E Govern ment Anwendungen u a E Vergabe Die Betreuung der Anwendungen ist gesichert so dass die Mitarbeiter in der Vergabestelle hierf r kein Spezialwissen erwerben und vorhalten m ssen Die Bekanntmachung ffentlicher Auftr ge ist mit der HAD und der Vergabeplattform des Landes Hessen zentralisiert sie bedarf aber noch der Vereinheitlichung 60 Java Applets sind kleine Programme die in der Programmiersprache Java geschrieben sin
429. ungen mit Sitz in Br ssel vgl Klein 2007 S 30 25 Als Beispiele f r Europ ische Normen sind zu nennen EN 61000 6 3 2001 Elektromagnetische Vertr glichkeit EN 60335 1 1988 Sicherheit elektrischer Ger te oder EN 50360 2001 Mobiltelefone 6 Vgl Prie 2005 S 240 sowie http www cen eu 7 Prie stellt dagegen dar dass die ffentlichen Auftraggeber vorrangig internationale Standards in den Ausschreibungen verwenden m ssen sofern diese verf gbar sind Prie 2005 S 241 8 Das DIN ist ein eingetragener Verein der privatwirtschaftlich getragen wird vgl Klein 2007 S 14 Klein 2007 S 15 30 Vahrenkamp 2004 S 47 31 Nach Buchta Eul Schulte Croonenberg ist vor allem dann ein dringender Handlungsbedarf gegeben wenn keine IKT Standards vorhanden sind und die eigene IKT Abteilung kein Verst ndnis f r die Notwendigkeit von IKT Architekturen hat Buchta Eul Schulte Croonenberg 2005 S 137 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 69 Zur Strategie der Optimierung erleichtern standardisierte Unterlagen die Angebotsabgabe f r die Bieter so dass Einarbeitungskosten f r eine Vielzahl unterschiedlicher Formulare entfallen Durch die Senkung dieser Form von B rokratiekosten kann die Angebotsabgabe auch f r eine gr ere Anzahl von Bietern interessanter werden Dadurch haben Markteinsteiger eher die Chance sich an Ausschreibungen zu beteiligen F r den ffentlichen Auftraggeber
430. ungsdruck zur Einf hrung einer elektronischen Auftragsvergabe ist offensichtlich gro Die wirtschaftliche Beschaffung findet in der konventionellen Vergabe ihre Grenzen So f hren Fehler der Bieter und der Vergabestelle sowie die Ma nahmen zur Verhinderung der Korruption und die Abl ufe in der Verwaltung immer wieder dazu dass letztlich die Wirtschaftlichkeit bei der Vergabe auf der Strecke bleibt E Ver gabe kann hier das ganze Potenzial der elektronischen Abbildung von Abl ufen in der Vergabestelle und seine F higkeiten zur Revisionssicherheit ausspielen Die Einhaltung des Vergaberechts wird st ndig sowohl von den Marktteilnehmern als auch von den Kontrollorganen berwacht Ein Abweichen w rde nicht toleriert so dass der Einsatz von E Vergabe nur dann wirksam sein kann wenn die vorgegebenen Regeln eingehalten werden Gleiches gilt f r die Kombination aus Zentralisierung Vereinheitlichung und Optimierung Je besser diese Einzelaspekte aufeinander abgestimmt sind desto umfangreicher wird die Wirksamkeit von E Vergabe ausfallen Im Umkehrschluss sinkt die Wirksamkeit von E Vergabe je mehr diese Aspekte im Einzelnen oder in Kombination zueinander vernachl ssigt werden Im Folgenden wird der Frage nachgegangen wie die Digitalisierung der Auftragsver gabe aufgebaut ist und ob es auch hier zu Problemen kommen kann Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 97 Zum Begriff des Systems 4 Digitalisierung der Auftrags
431. unterlagen auf der Vergabeplattform dieser Status wird als Phase 1 bezeichnet f r die HCC ZB probeweise produktiv gesetzt Im zweiten Halbjahr 2007 folgten als weitere Vergabestellen das PTLV und die HZD ZB Die vorbereitenden Arbeiten f r die Realisierung der Phase 2 die den Workflow von der elektronischen Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung ber die Vergabe plattform umfasst werden in der Endausbaustufe Anfang 2010 fertig gestellt sein 5 1 6 Nutzung von E Vergabe durch die ZBStn Der Pilotstatus der ZBSt HCC ZB aus 2006 ist in Abbildung 24 ablesbar Als erste ZBSt nahm die HCC ZB den Betrieb mit E Vergabe auf HZD ZB und PTLV gingen mit E Vergabe erst 2007 und auch nur teilweise in Betrieb 2008 war dann das erste Jahr in dem E Vergabe allen drei ZBStn vollst ndig zur Verf gung stand Anzahl Vergaben mit E Vergabe bei den ZBSten 450 400 350 300 250 Do HCC ZB m HZD 200 o PTLV 150 100 50 0 2006 2007 2008 Abbildung 24 Anzahl Vergaben mit E Vergabe bei den ZBStn eigene Quelle F r das PTLV zeigt Abbildung 25 eine weitergehende Aufstellung im Detail W hrend Ende 2007 f r Ausschreibungen mit einem Parallelbetrieb der Einstieg in die Nutzung von E Vergabe langsam begann wurde 2008 deutlich mehr mit E Vergabe gearbeitet Insoweit war es 2008 m glich Wirkungen von E Vergabe nachzuweisen 164 Kapitel 5
432. urch die Ver nderungen im Vergaberecht und der Weiterentwicklung der Vergaberechtsprechung in hohem Ma e juristisch gepr gt ihre Aufgabenstellung ist aber letztlich betriebswirtschaftlich oder wenn man so will an den Gesetzen des Marktes orientiert 283 Arnold Kasulk 2007 S 131 148 284 Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl f hrt die aus der F lle der in Unternehmen vorhandenen Zahlen des Rechnungswesens in eine geeignete Auswahl und setzt als relative Kennzahl diese ausgew hlten Gr en in einen geeigneten Bezug zueinander Kennzahlen liefern so eine verdichtete Informationsgr e Meyer 2006 S 17 ka Wagner Weber 2007 S 11 286 Benchmarking wurde nach Arndt Anfang der 80er Jahre von Xerox entwickelt um dessen Wettbewerbssituation gegen ber dem aufstrebenden Konkurrenten Canon zu verbessern Mit Benchmarking soll anhand ausgew hlter Kennzahlen berpr ft werden wo andere Institutionen besser sind und wie die eigene Organisation daraus lernen kann um selbst besser zu werden Arndt 2005 S 134 135 66 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe Zur Strategie der Optimierung Insoweit sollten die Beschaffungs bzw Bedarfsstellen an einer Steuerung ber Kennzahlen interessiert sein um diese im Rahmen eines Beschaffungscontrollings zu Planungs Steuerungs und Kontrollzwecken einzusetzen Immerhin d rfte es ohne eine gute Daten und Informationsbasis f r eine Beschaffungsbeh r
433. usdruck im Lateinischen in der Vergangenheitsform des Partizips efficio Cicero habe es in die philosophische Terminologie als Entsprechung f r den Begriff Ursache aufgenommen Das moderne Verst ndnis von Wirksamkeit geht auf den Philosophen Wilhelm von Humboldt zur ck Er f hrte als erster den Begriff Wirksamkeit ein und beschrieb ihn als nach einem Ziele streben und dieses Ziel mit Aufwand physischer und moralischer Kraft erringen Als Ziele bezeichnet L ck Normen die die Grundlage f r die Beurteilung der Bevorzugung Pr ferenz einer Alternative gegen ber einer anderen Alternative bilden Von diesen unterscheiden sich Ausf hrungsnormen als unmittel bar vollziehbare Verhaltensvorschriften Im Verwaltungshandeln werden diese Aus f hrungsnormen als Dienstanweisung bezeichnet Soweit bei der Einf hrung einer neuen Anwendung wie E Vergabe neben Zielen auch Dienstanweisungen definiert Vgl Swigchem Slot 1990 S 94 DIN EN ISO 9000 2000 Ziffer 3 2 14 8 Pozzo 2003 S 16 17 4 Pozzo 2003 S 18 19 4 Pozzo 2003 S 20 4 Humboldt 1851 S 2 4 L ck 2004 S 767 48 Dienstanweisungen sind Bearbeitungsrichtlinien Sie dienen dazu das Handeln in der Verwaltung zu vereinheitlichen und wirken nicht nach au en gegen ber dem B rger vgl 4 GGO Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 11 Erwartungen an eine E Vergabe werden k nnen sie die Zielerreichung nicht nur f rde
434. usschreibungen durch den Eingabeaufwand bersteigt Kosteneinsparungen sind vor allem beim F hren europ ischer und besonders nationaler Vergabeverfahren zu erwarten Je mehr nationale Verfahren gef hrt werden desto eher rechnen sich die Kosten zum Betrieb von E Vergabe Dazu bedarf es ausreichend geb ndelter Bedarfe und einer Personalausstattung mit qualifiziertem und erfahrenem Personal Mit E Vergabe l sst sich die Anzahl freih ndiger Vergaben bei standardisierbaren Leistungen reduzieren ad hoc Beschaffungen bleiben dagegen von E Vergabe unbeeinflusst Durch B ndelung E Vergabe im weiteren Sinne sind eine Vielzahl M glichkeiten gegeben Die Anzahl Vergaben lassen sich reduzieren z B durch die Reduzierung verschiedener Materialien oder durch Lageroptimierung B ndelung kann auch durch gegenseitige Informationsweitergabe funktionieren Allerdings entziehen sich die Polizeispezifika einer vollst ndigen B ndelung obwohl Standards vorliegen Kosteneinsparungen sind bei der Ausschreibung Vergabe durch Funktionsb ndelung zu erzielen Allerdings sind diese bei Rahmenvertr gen nur schwer nachweisbar Ebenso sind bei geb ndelten Eink ufen Einsparungen m glich wobei die eingef hrte Kontrollstruktur zu deutlich h herem Prozessaufwand bei der B ndelung f hrt Eingeschr nkte Zugriffsm glichkeiten auf Internetseiten von Lieferanten ber Internet PC begrenzen die Markterkundung Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirk
435. utionen Dieser erm glicht es der Verwaltung mit Verwaltungsorganisationen privatwirtschaftlichen Unternehmen oder den B rgern zu kommunizieren und 122 Dienstleistungen abzuwickeln Allerdings schr nkt Lenz ein dass es eine 19 Vgl Fabry Meininger Kayser 2007 S 133 134 120 Siehe HMdF 2005 S 4711 Ziffer 2 1 3 Das PTLV ist zentrale Beschaffungsstelle f r den polizeispezifischen Bedarf einschlie lich der Dienstbekleidung und Ziffer 1 Die Zust ndigkeiten der einzelnen Zentralen Beschaffungsstellen ZBSt k nnen um Leistungen erweitert oder ver ndert werden wenn im Hinblick auf Mengenvorteile oder wegen spezieller Fachkenntnisse oder Erfahrungen dadurch eine wirtschaftlich sinnvollere Beschaffung m glich ist Dieser Abstimmungsprozess untereinander ist permanente Aufgabe der ZBStn 21 yon Lucke Reinermann 2001 S 1 122 Lenz 2001 S 32 Kapitel 2 Konzeptioneller Bezugsrahmen 21 Zu den Rahmenbedingungen vollautomatisierte Verwaltung niemals geben wird da bei Prozessen die Entscheidungen von Mitarbeitern getroffen werden Joswig Stemper nehmen den Ansatz auf und f hren aus dass der Internet Technolo gie eine grundlegende Katalysatorfunktion zugesprochen werde Es trete vor allem als Werkzeug auf das etwas erm gliche was es bislang nicht gab Zum Nutzen geh re die Kostensenken z B durch Rationalisierung die Qualit tsverbesserung mehr Transpa renz durch Unternehmen un
436. vergabe 4 1 Zum Begriff des Systems Die Einf hrung einer E Vergabe erfordert eine weitgehende Digitalisierung der Beschaffungsprozesse Die Digitalisierung also die elektronische Abbildung von Sachverhalten ist unmittelbar mit dem Begriff System verbunden Wyssusek weist auf die Universalit t dieses Begriffs hin und f hrt an dass Systeme nicht nur objektive 397 Sachverhalte und nicht Ergebnis einer objektiven Gegebenheit der Realit t sind sondern vielmehr die soziale Dimension bei der Entwicklung und des Einsatzes von Informationssystemen zu ber cksichtigen sind Wyssusek unterscheidet drei Ans tze des Denkens in Systemen Hard Systems Thinking Hierbei geht es um das harte Systemdenken das sich durch eine klare Definition des Problems und des Ziels auszeichnet Der wesentliche Anwendungsbereich dieses Systemdenkens ist der ingenieurwissen schaftliche Bereich Zum Spektrum dieses Bereichs geh ren Operations 400 401 402 Research Management Science und die klassische Systemanalyse Soft Systems Thinking Bei diesem Ansatz wird die Welt als nicht systemisch und ungeordnet verstanden Es sind unsere Beobachtungen sowie Reflexionen ber die Beobachtungen die zur Strukturierung unserer Erfahrungswelt f hren 395 Zum Begriff der Digitalisierung vgl auch Jungelaus 2007 S 292 36 Ein System ist der ganzheitliche Zusammenhang von Objekten oder Vorg ngen die voneinander a
437. verkehr die Gefahr dass jemand seine wahre Identit t verschleiert Im Hinblick auf die Beweisbarkeit eines Vertragsabschlusses muss daher sichergestellt sein dass der jeweilige Kommunikationspartner auch eindeutig zu identifizieren ist Eine recht triviale Verschl sselung einer Nachricht besteht darin dass der Absender ein Passwort verwendet Der Empf nger kann sofern ihm das Passwort mitgeteilt wird die Nachricht entschl sseln und damit bis zu einem gewissen Ma e sicher sein dass die Nachricht vom Absender stammt und nicht von Dritten ver ndert wurde 433 Verordnung EG Nr 2195 2002 des Europ ischen Parlaments und des Rates ber das Gemeinsame Vokabular f r ffentliche Auftr ge CPV 84 Vgl Drey 2007 S 19 5 Vgl Graef 2008 S 34 40 6 Zur Thematik IKT Sicherheit hat die Bundesregierung Umsetzungspl ne ins Leben gerufen den NPSI Nationaler Plan zum Schutz der Infrastrukturen und den KRITIS Nationaler Plan zum Schutz kritischer Infrastrukturen vgl http www cio bund de cin_102 DE IT Sicherheit NPSVnpsi_node html 7 Zum Thema Internationaler Datenschutz vgl Gola Klug 2008 S 2481 2482 88 Vgl Katsikas Lopez Pernul 2005 S 71 74 9 Vgl Kunstein 2004 S 48 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe 109 Weitere relevante Vorschriften Aber einfache Authentisierungsmethoden haben ihre Grenzen Besitz kann verloren gehen kann bergeben bzw weitergereicht werden kan
438. viduelles Arbeitsergebnis gemeinsame Arbeitsergebnis Rollen F higkeiten und Definierte Rollen mit sich Rollenteilung eventuell unter schiedliche F higkeiten Wenig gegenseitige Abh ngigkeit Entscheidungsverhalten Eher kooperativ aushandelnd Oft langwierig Eher hierarchisch delegativ Eher schneller 478 A Inversini 1st der Auffassung dass bei traditionell b rokratischen Organisationsstrukturen ein eher langfristiges graduell anpassendes pragmatisch l sungsorientiertes Vorgehen mit Projekterfolg im Sinne der Wirkungsdimensionen 7 Merkmale einer Arbeitsgruppe sind nach Schmidt K ppen Breimer Haas Gemeinsamer Arbeitsauftrag gemeinsame Handlungsorganisation zur Aufgabenerf llung gemeinsame Entscheidungen auf der Grundlage von T tigkeitsspielr umen Kommunikation sowie ein Mindestma geteilter Ziele und Kenntnisse Schmidt K ppen Breimer Haas 2005 S 159 8 Tnversini 2005 S 272 273 120 Kapitel 4 Digitalisierung der Auftragsvergabe Kognitive Aspekte der E Vergabe Nutzung einhergeht In flexiblen Strukturen sei dagegen ein eher kurzfristiges tiefgreifendes und integrativ konzeptuelles Vorgehen sinnvoll Viele Problemstellungen k nnen in Teams besser gel st werden als in den herk mmlichen Organisationen Durch die Zusammenarbeit der Teammitglieder wird eine so positive Wirkung erzielt dass die Gesamtleistung h her ist als die Summe aller Einzelleistung
439. von der Bedarfsstelle zur Fachlichkeit und von dort zur Vergabestelle st ndig verbessert werden Beim PTLV sind diesbez gliche Schnittstellenregelungen in den vorhandenen Vorschriften eingearbeitet bzw bereits vor der Einf hrung von E Vergabe getroffen worden Ziel ist es den Feststellungen aus dem internen Optimierungsprojekt des PTLV Es gibt zu viele Schnittstellen im Haus bzw Die Vergabestelle hat bei der Lieferantenauswahl eine andere Pr misse als die Fachlichkeit entgegenzuwirken oder zumindest verst ndlich zu machen wo eine solche Sichtweise gerechtfertigt ist Im Folgenden wird der Frage nachgegangen ob dies gelungen ist 5 3 2 1 Optimierung durch organisations bergreifende Abarbeitungsliste Zu den wesentlichen Aktivit ten im Beschaffungsmanagement geh rt nach Klaus Staberhofer Rothb ck das Monitoring der Beschaffungsma nahmen hinsichtlich Erreichung der Zielgr en Schw che des bisherigen Monitoring im Beschaffungs prozess der Polizei in Hessen war oftmals die Ausrichtung nach rein monet ren Zielen d h optimale Verausgabung der budgetierten Haushaltsmittelans tze Die an rtlichen Gegebenheiten orientierte Sicht der Bedarfsstelle wurde dabei in den Hinter grund ger ckt Als Folge zeigte sich gegenseitiges Unverst ndnis ber die unter 6 Nach Kirch besteht bei der nderung laufender Vertr ge sogar eine Ausschreibungspflicht Kirch 2008 S 16 17 64 Held 2006 S 17 65 Vgl Klau
440. von deren grunds tzlicher Leistungsf higkeit der Versender bereits berzeugt ist RFP Request for Proposal deutsch Aufforderung zur Angebotsabgabe Ausschreibung im blichen Sinn d h die abgegebenen Angebote sind innerhalb der angegebenen G ltigkeitsfrist vertraglich bindend Sie enthalten den best m glichen Preis eine detaillierte Leistungsbeschreibung bzw ein Pflichten heft sowie alle zum Vertragsabschluss geh renden Zusatzvereinbarungen Der Eink ufer ist nicht verpflichtet eines der Angebote anzunehmen Die mit E Sourcing verfolgten Ziele sind aber durchaus mit denen der ffentlichen sol Auftraggeber vergleichbar Erreichbarkeit einer gro en Lieferanten Anzahl ber das Internet Archivierung der Ausschreibungsdaten Revisionssicherheit Beschleunigung des Ausschreibungsprozesses Reduzierung von langwierigen Nachverhandlungen Verbesserte Beschaffungskonditionen durch Steigerung des Wettbewerbs Objektive Vergabeentscheidungen ber transparente einheitliche Ausschrei bungsprozesse Verbesserte Angebotsvergleichbarkeit Verbessertes Lieferantenmanagement ber eine integrierte Lieferanten Daten bank Die Entwicklung von E Sourcing sollte mit der von E Vergabe vergleichbar sein Immerhin ist davon auszugehen dass Unternehmen die sich gegen ber dem ffent lichen Auftraggeber als Bieter pr sentieren selbst ber die notwendigen F higkeiten 7 Kerkhoff 2007 S 173 174
441. von ihm anzubietende Kapazit t ndern Das Ver ndern von Verdingungsunterlagen ist aber unzul ssig so dass diese nderung zum Ausschluss des Angebotes f hrt In einem solchen Fall k nnte sogar ein Angebot den Zuschlag bekommen das teurer und weniger leistungs f hig aber eben formal korrekt ist 386 Vgl Prie Gabriel 2008 S 331 334 387 Vgl Scherer 2006 S 124 143 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 93 Handlungsdruck Wie weit die Regelungen zum Ausschluss eines Angebots gehen stellt Herborn Lauff dar Demnach kann nach einer Entscheidung des OLG M nchen ein Begleit schreiben bereits ein zum Ausschluss f hrendes abweichendes Angebot bedeuten auch wenn es sich dabei lediglich um die AGB Allgemeine Gesch ftsbedingungen des Bieters handelt Nach Herborn Lauff begeben sich Bieter die ihrem Angebot die AGB beif gen gewisserma en in ein Minenfeld Das Urteil schr nkt damit weit 390 gehend bliche praktische Verhaltensweisen des Marktes ein Die Novellierung des Vergaberechts wird dies nach derzeitigem Stand aber nicht ndern Mit E Vergabe wird das ndern der Verdingungsunterlagen unterbunden Zusatz dokumente werden hingegen zugelassen Insofern steht Bietern auch nur teilweise mehr Fehlersicherheit bei der Abgabe ihrer Angebote zur Verf gung 3 5 3 3 Vertikale Verwaltungshierarchie Verwaltungen sind hierarchisch aufgebaut und nach Zust ndigkeit ge
442. welche Aufgaben dieses HSG hat Seit Februar 2008 bin ich im HSG V 1 in der mir die einzelnen Vorg nge genau erkl rt wurden Wenn man mich heute etwas zu den Punkten Einkauf und Beschaffung Vergabe fragen w rde k nnte ich einiges mehr dazu erkl ren haupt s chlich zur Beschaffung Ich hatte mir die T tigkeit hier im HSG sehr trocken und eint nig vorgestellt doch dies ist ganz und gar nicht so Ich hatte geh rt dass es Gesetzesgrundlagen VOL A B gibt die vieles regeln Eben auch die drei Vergabe arten freih ndige Vergabe beschr nkte Ausschreibung und ffentliche Ausschrei bung kannte ich bereits Ich hatte es mir so vorgestellt dass der Sachbearbeiter im Gesetz nachschl gt dort keinen Entscheidungsspielraum hat und die Vergabeart festlegt Jetzt wei ich dass noch viel mehr dazu geh rt und dies in keinster Weise eint nig ist Bei der Auszubildenden kann unterstellt werden dass sie keine gefestigte Vormeinung zur Vergabestelle hatte und sich daher verh ltnism ig schnell ihre Meinung gebildet und diese dann ebenso schnell ge ndert hat Bei Mitarbeitern die 66 Eine Definition f r den Begriff Durchl ufer ist nicht bekannt In dieser Studie ist ein Durchl ufer eine Person die tempor r in einem Arbeitsbereich t tig ist um darin Erfahrung zu sammeln Kapitel 5 Empirische berpr fung der Wirksamkeit von E Vergabe 201 Ans tze zu Hypothese 2 Steigerung der Leistungsf higkeit der Verwal
443. zubringen h ngt von Rahmenbedingungen ab wie der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens der Zukunftsaussichten f r das Unternehmen der Marktsituation oder auch des politischen Umfelds F r den ffentlichen Auftraggeber ergibt sich bei Vorhandensein solcher Netzwerke Wissensnetzwerke kooperative Netzwerke die M glichkeit sowohl dem politischen Ansatz der Unterst tzung von KMU nachzukommen als auch Leistungen in einer geringeren Anzahl an Ausschreibungen zu b ndeln was wiederum den Aus schreibungsaufwand beim ffentlichen Auftraggeber senkt 3 4 Zur Strategie der Optimierung Bei einer Optimierung besteht die Aufgabe darin aus einer Menge von realisierbaren Alternativen die im Sinne einer Zielvorstellung beste L sung herauszufinden Sobald die L sung gefunden ist f hrt dies zu Ver nderungen die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen Um darauf als Organisation angemessen reagieren zu k nnen gilt es nach Kerkhoff Michalak zun chst ver nderte M rkte und Rahmenbedingungen berhaupt wahrzunehmen Wenn dann klar ist welche Handlungsalternativen ergriffen werden k nnten diese prinzipiell auch so gestaltet werden dass das gew nschte Ergebnis mit dem geringst m glichen Einsatz erreichbar w re In diesem Fall w rde von Effizienz gesprochen Effiziente Ma nahmen m ssen aber nicht notwendigerweise auch Wirkung erzielen Da diese Studie aber gerade eben eine Wirkungsuntersuchung enth lt ori
444. zungen geschaffen werden damit der Einsatz der Technik berhaupt m glich ist 167 EU Kommission 2004 168 EU Kommission 2006 Kapitel 3 Die hessische Roadmap zur digitalen Auftragsvergabe 39 Entwicklung der Vorschriften des Vergaberechts eigene Aktionspl ne zu entwerfen Nach dem E Government Aktionsplan sollen die Mitgliedstaaten europaweit alle ffentlichen Verwaltungen in die Lage versetzen ihre gesamte Auftragsvergabe zu 100 Prozent elektronisch abzuwickeln und daf r sorgen dass bis 2010 mindestens 50 Prozent der ffentlichen Auftr ge oberhalb des EU Grenzwerts tats chlich elektronisch vergeben werden Angesichts des Ablaufs der Umsetzungsfrist der EU Richtlinien zum 31 Januar 2006 sind die zust ndigen Ver dingungsaussch sse im Januar 2006 t tig geworden und haben eine Neufassung der Regelwerke beschlossen Diese wurden im Bundesanzeiger verk ndet und haben seit her Rechtskraft erlangt 3 2 3 Zu den Grenzen des Vergaberechts Das Vergaberecht versucht ber Normen den Wettbewerb zu f rdern und dabei Waf fengleichheit zwischen dem Staat und dem Markt herzustellen Diese k nnen jedoch auch erw nschte Steuerungsbeziehungen berlegen So beschreibt Handler das Spannungsverh ltnis von Wettbewerbs und Innovationsintensit t wonach es Anreize zu Innovationen gibt wenn der Wettbewerb schw cher ist aber Innovationen ged mpft werden wenn der Wettbewerb st rker ist Schumpeter Effekt sie

4 Wirksamkeit der Nutzung von E-Vergabe im

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