Einführung des Juleica‐Online‐Antragsverfahrens
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1. Begr ndung der vorl ufigen Ablehnung zur ck Antrag endg ltig ablehnen Falls die der Antragsteller in keine Juleica erhalten soll oder wenn die der Antragsteller einen falschen haben Sie auch die M glichkeit den Antrag endg ltig zur ckzuweisen Die der 03256000002 05 02 2009 Bertram Bj rn Antrag vorl ufig ablehnen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 30 juleica Jugendleiter in card Jugendleiter in wird dann per E Mail informiert Bitte begr nden Sie Ihre Entscheidung gg der dem Jugendleiter in Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in ber die Gr nde der endg ltigen Ablehnung zu informieren WICHTIG Auch wenn Sie der falsche Ehrenamtstr ger sind ist es notwendig den Antrag endg ltig abzulehnen Da jede r Antragsteller in nur einen offenen Antrag haben kann ist diese Ablehnung zwingend notwendig um eine erneute Antragstellung zu erm glichen 3 3 3 Antrags bernahme per E Mail Wenn ein e Jugendleiter in in der Datenbank den Ehrenamtstr ger nicht findet oder nicht korrekt zuordnen kann besteht die M glichkeit den vermutlich zust ndigen Tr ger per E Mail zu informieren Dieser erh lt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code HINWEIS Da die Jugendleiter innen h ufig nicht wissen wer in ihrem Verband die entsprechenden BEarbeitungsrechte hat kann es vorkommen dass die E Mails bei anderen ehren oder haupta2. 3 5 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger Nach erfolgter Antragstellung durch die den Jugendleiter in wird zun chst der Ehrenamtstr ger ber das Vorliegen eines neuen Antrags per E Mail informiert Aufgabe des Ehrenamttr gers Dem Ehrtenamtstr ger obliegt die Aufgabe zu pr fen ob die der Antragssteller e f r den Tr ger kontinuierlich t tig ist e eine dem Erlass entsprechende Ausbildung absolviert hat e ber die erforderlichen Kenntnisse in Erste Hilfe verf gt e die pers nlichen Angaben der des Jugendleiterin s korrekt sind benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 27 juleica Jugendleiter in card e ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de 229 0 html Aufgaben des ffentlichen Tr gers Der ffentliche Tr ger pr ft den Antrag auf e die formelle Korrektheit Alter des Antragstellers e die Legitimation des Ehrenamtstr gers ist der Ehrenamtstr ger tats chlich im Bereich der Jugendarbeit nach 811 KJHG t tig Verf gt er ber die Anerkennung als freier Tr ger e ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de 229 0 html Eine inhaltliche Pr fung der Qualifikation geh rt nicht zu den Aufgaben des ffentlichen Tr gers benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 28 juleica Jugendleiter in card 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger Dieser sollte sich dann einlog
3. Eskalationsstufen Wenn Antr ge zu lange mehr als 14 Tage von einem Tr ger oder der Druckerei nicht bearbeitet werden erhalten die Antr ge eine andere Eskalationsstufe In dem Moment wo der Antrag in die n chst h here Eskalationsstufe kommt werden die der Jugendleiter in und auch die bergeordneten Tr ger bzw der ffentliche Tr ger informiert um ggf nachhaken zu k nnen Durch einen Klick auf die Zahl hinter Antr ge zur Genehmigung FT gelangt der Tr ger zur bersicht ber alle noch zu genehmigende Antr ge Juleica Antr ge Selbstverwaltung Logout Status gt a Antrags Nr Eintr ge 10 yj Oversee Antragsdatum Status zur Genehmigung FT x Textsuche Eskalation alle v 1 Antrag bernehmen BB BA Gruppenantrag manuell Antr ge im berblick m zur Genehmigung FT Bj rn Bertram 03256000002 05 02 2009 anzeigen Druckauftr ge Eintr ge 1 4 a4 ro benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 29 Details zum Antrag Kartennummer G ltigkeit bis Antrag gestellt am Name Vorname Adresse Kontakt Stra e Postleitzahl Ort E Mail Adresse Geburtsdatum TT MM ID Geschlecht Foto Wo wurde die Juleics Ausbildung absolviert zust ndiger freier Tr ger zust ndiger ffentl Tr ger Bearbeitungsstatus zuletzt bearbeitet am durch Nummer der Vorg ngerkarte g tig bis 03256000002 05 03 2012 05 02
4. Tr ger verwalten neue Beschreibung normal 2 4 1 Neuer wichtiger Hinweis zum Versand der HOCH Benachrichtigungs E Mail an Tr ger 2 4 3 Zus tzliche Erl uterung zur Anzeige der Benutzer Admins niedrig 2 4 3 1 Automatische Information der Benutzer innen ber Anlegen normal des Accounts Aufgaben des Admins innerhalb des Tr gers bzwg gg des freien HOCH Tr gers 2 4 4 1 Erfassung neuer Tr ger durch freie Tr ger Anpassung an erweiterte normal Funktionalit t Anlegen von FT3 durch FT1 2 4 4 1b NEUER Abschnitt Anlegen eines FT3 durch einen FT2 normal 2 4 4 2a K rzung des Textes niedrig 2 4 4 2b Zus tzlicher Hinweis zur Auswahl der GKZ normal 2 4 5 1 NEUER Abschnitt Wichtige Hinweise zur Benutzer innen Admin HOCH Verwaltung 3 1 Hinweis auf Dokumentation und Powerpoint Pr sentation zum normal Online Antragsverfahren aus Sicht der Jugendleiter innen 3 1 2 Hinweis zur Tr gerauswahl durch die den Antragsteller in normal 3 2 Sprachliche Anpassung an das erweiterte Modul zur Stellung HOCH von Gruppenantr gen zus tzliche wichtige Hinweise benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 2 3 3 3 3 3 3 4 2 Hinweise zur Pr fung des Bildes NEUER Abschnitt Antrags bernahme per E Mail Ausf hrlichere Beschreibung wichtige Hinweise zur Identit t des Tr gers jetzt in 3 3 3 Ge nderte Hinweise zu den Ansprechpartner inne n FAQ s jetzt nur noch online unter www juleica de 6 0 html benutzerhandbuch freie Tr
5. 2009 Bertram Bj rn Zei stra e 13 30519 Hannover test g kjr wiz de 30 03 2019 m nnlich Jugendverband Nienburg zur Genehmigung FT 05 02 2009 Antragsteller Anderuna speichern Antrag vorl ufig ablehnen Durchsuchen juleica ugendleiter in card In der Einzelansicht sieht der Tr ger die Daten der des Antragstellerin s Diese Daten k nnen nicht ver ndert werden Lediglich das Bild kann durch den Tr ger ausgetauscht bzw erg nzt werden Au erdem besteht die M glichkeit die G ltigkeit der Juleica zu ver ndern Standardm ig ist die G ltigkeit auf die maximale L nge von 3 Jahren und 1 Monaten ab Antragstellung eingestellt diese kann jedoch durch den Tr ger reduziert werden Antrag genehmigen Sind alle Angaben korrekt bzw wurden die notwendigen nderungen vorgenommen kann der Antrag genehmigt werden Nach der Freischaltung durch den Ehrenamtstr ger wird dann der ffentliche Tr ger informiert nach dessen Freischaltung erfolgt der Druck der Juleica Sollten Angaben im Antrag nicht korrekt sein hat der Tr ger die M glichkeit den Antrag vorl ufig zur ckzuweisen und die den Jugendleiter in zu bitten die Fehler zu korrigieren Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in ber die Gr nde der vorl ufigen Ablehnung zu informieren Vorl ufige Ablehnung des Antrages mit augen A Schritt 272 Kartennummer Antrag gestellt am Name Vorname
6. Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Es folgt dann die Angabe des Namens des Tr gers und des Kurznamens der sp ter auch auf der Juleica erscheint sowie die Angabe der Aliase die Aliase k nnen aber auch durch den untergeordneten Tr ger angegeben werden Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden Ebenfalls notwendig ist es die Adresse des Tr gers zu erfassen WICHTIG Die Benachrichtigungen ber neue Antr ge werden an diese E Mailadresse verschickt Au erdem werden diese Kontaktdaten den Antragsteller inne n und den anderen an der Antragsbearbeitung beteiligten Tr gern angezeigt WICHTIG Wir empfehlen dringend eine allgemeine und keine pers nliche E Mail Adresse z B Juleica mein verband de anzugeben Wenn ansonsten irgendwann die pers nliche E Mail Adresse ung ltig wird m ssen bei allen Untergliederungen die Adressenver ndert werden Dies kann durch eine allgemeine Adresse vermieden werden Dann folgt die Angabe wer zuk nftig die Administrationsrechte haben soll Hier kann entweder ein e neue r Administrator in angelegt oder aus der Liste der vorhandenen Administrator inn en ein Admin ausgew hlt werden WICHTIG Wenn der Admin der Landesebene sp ter allen Benutzer innen und Administrator inn en die Rechte zuordnen k nnen soll MUSS an dieser Stelle zun chst der Admin des Tr gers der 1 Ebene ausgew hlt werde
7. Cok Meine Daten j TANA 2 Benutzerverwaltung SE TRITT Unkergeartinage Tr ger Manfred Neubauer test19 kjr wiz de bearbeiten l schen Be E EE Test Tester21 test21 kjr wiz de bearbeiten l schen Se sind Endeloontale tetster Tester22 test22 kjr wiz de VA bearbeiten l schen lanfred fji 2 Eintr ge 3 4 1 3 x gt yait d geli hs Benutzer anlegen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 14 jJuleica Jugendleiter in card 2 4 3 1 Anlegen eines neuen Benutzers Klicken Sie auf Benutzer anlegen anschlie end ffnet sich folgendes Formular Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Tr ger Profil EEE ee Benutzer bearbeiten Nerte Dopa Anrede Titel Pe Er a 1 Name Koch NER Gohaamig E Mail Adresse auresseces benutzers de Login Telefonnummer d eingeloggt als Manfred Neubauer Arbreitsgemmeinschaft der Evangelischen Passwort ndern wenn gew nscht Jugend in Niede altes Passwort neues Passwort neues Passwort wiederholen Administrator F Benutzer aktivieren v eo O S EA Tragen Sie in diesem Formular bitte alle erforderlichen Daten ein WICHTIG Anschlie end wird die der neue Benutzer in ber die Zugangsdaten informiert Bitte informieren Sie die den Benutzer in dennoch mit einer gesonderten E Mail ber seine ggf tr gerspezifischen Aufga
8. Ebene zur Verf gung zu stellen 1 4 Datennutzung amp Datenschutz Alle Tr ger die unmittelbar mit der Bearbeitung eines Antrages zu tun haben haben Zugriff auf die pers nlichen Daten der Antragsteller innen F r die weitere Nutzung durch die Tr ger stehen Export Schnittstellen zur Verf gung F r die Nutzung der Daten durch die Tr ger gelten die allgemeinen Datenschutz Bestimmungen Die Weitergabe an Dritte ist generell ausgeschlossen Innerhalb des Tr gers d rfen die Daten nur zu Juleica Zwecken verwendet werden Dazu hei t es in der Datenschutzerkl rung die die Antragsteller innen akzeptieren m ssen Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 8 juleica ugendleiter in card der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ger die Adressdaten nutzen um dich ber wichtige Neuigkeiten im engen Zusammenhang mit der Juleica zu informieren Es gelten folgende Bestimmungen e das Bundesdatenschutzgesetz o e die Datenschutzregelungen des Landes Niedersachsen e die Bestimmungen des KJHG Alle Daten d rfen nur f r den Zweck verwendet werden f r den sie erhoben wurden Dies sind i A folgende e Bearbeitung des Antrags und Produktion der Karte e zugeh rige Kosten u o F rdermittelabrechnung e statistische Auswertungen i R der Jugendhilfe Da
9. Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider wechselt die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas Das in der CSV Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Anschlie end klicken Sie auf OK um die Datei zu ffnen 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in 3 5 1 L schen von begonnenem Antrag Wenn ein e Antragsteller in sich bereits registriert und mit der Antragstellung begonnen hat hat sie er die M glichkeit den begonnen Antrag wieder zu l schen Daf r steht unter Status in der Detailansicht des Antrages der entsprechende Button zur Verf gung WICHTIG Das L schen des Antrages ist nur m glich solange der Antrag noch nicht in Schritt 7 8 tats chlich abgeschickt wurde benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 33 juleica Jugendleiter in card 3 5 2 L schen von begonnenem Gruppenantrag Wenn ein e Antragsteller in im CE Bhite logout Rahmen eines Gruppenantrages E i Mein aktueller Juleica Antrag angelegt wird aber keine Juleica erag sellen Antragsnummer A 0000000260 haben will kann er sie diesen aperea a g ltig bis 02 08 2012 Antrag ebenfalls l schen so Benutzerkonto sche Foto lange sie er den Antrag nicht a bgesc h ic kt h at gt e EE ee Maria Ausbilder maris bdkj de EH JRK zust ndiger freier Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg Tr ger zust ndiger ffent
10. Mail 3 4 Sonderfunktionen neeneeneeneeneen 3 4 3 Export von Datens tzen 3 43 11 Umgang mitder CSV D tei r 2a a aiia 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in sssrinin 33 3 5 1 L schen von begonnenem Antrag uunnsenseeusnsenunsenunseennnsennnsenensenensaenensenensnnnsnnenonsenensenensnenensenensenennnnnnnnnnannenann 33 3 5 2 L schen von begonnenem Gruppenantrag unensensenensennensenensenunnennnsnennnsenunnenunnnenensenennenensnnnnsnennnenensnenannenannn 34 3 5 3 L schen des Benutzeraccounts uansennsnnseeunssenensennnseennssenunsenensenunssenunnenunsnnensnennnsenannenennaenannnnensanensnnnannenensenennnnnen 34 A ANSprechpersonen sscsessnissnnesesehreen een eeeTe AERA AERA ee 35 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation uneeeenenenennneennenneennennnennnnnnnennnennnennnennnennnnnnnennnennnennnennnnnnnnnnnnntn 35 4 2 Ansprechperson eNi re 35 SE 3 21 0 E A EEA E E TEN LITT T 36 S Anhang cocer RE EEE RS URS OER EINTRETEN 36 6 1 Datenschutzerkl rung unaeneneeeenennennneenneennennnennnennnennnennnennnennnennnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnne nen nnnnnnennnnannnn 36 benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 4 Juleica Jugendleiter in card 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung nenenneeeeneennennneennennsennnennnennnennnnnnnennennnennnnnnnnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnn 37 6 3 Hinweis zi den Fotos sirean eE a a Ee araar a Eaa i a aaier i
11. aus der Liste ausgew hlt werden Setzen Sie dazu den Haken bei Ja Benutzer zuweisen und w hlen Sie diese dann aus der Liste aus Eine Mehrfachauswahl ist durch das Dr cken der STRG bzw APFEL Taste m glich Anschlie end best tigen Sie die Angaben durch einen Klick auf Tr ger anlegen In diesem Moment wird der Tr ger angelegt und erscheint in der bersichtsliste Wenn Sie sich Ebene selber die Admin Rechte f r diesen Tr ger gesichert haben k nnen Sie nun au erdem unter Tr ger verwalten die Identit t dieses Tr gers bernehmen 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger Auch f r die untergeordneten Tr ger bzw die durch den ffentlichen Tr ger angelegten freien Tr ger steht jeweils eine Listenansicht zur Verf gung die das Verwalten der angelegten Tr ger und deren Benutzer innen erm glicht Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout Tr ger Profil Name Meine Daten Adresse Eintr ge 10 z ok M AAEL E To TPE TA Tr ger m WE EJ in der Region Hannover bearbeiten Rechte _Benutzer EIKV Peine 41 bearbeiten Rechte Benutzer E Osnabr ck V bearbeiten Rechte Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz 4 bearbeiten Rechte _Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg A bearbeiten Rechte Benutzer Eintr ge 5 4 1 5 BCE benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 20 jul
12. der gefundenen Tr ger den Kreisverband ausw hlen Danach folgt ein Block mit freiwilligen statistischen Fragestellungen Diese werden neutralisiert und ohne personenbezogene Informationen durch die AKJstat ausgewertet Die Tr ger haben keinen Zugriff auf die statistischen Angaben der Jugendleiter innen ee Status Neuer Antrag Einverst ndniserkl rungen 6 8 2 Hilfe Logout Artragstenen ee 0 Datenverarbeitung und Speicherung Archiv Selbstverpflichtungserkl rung Benutzer Ja ich m chte auch Mitglied der Juleica de Community werden und den Juleica Newsletter erhalten zur ck zu Schritt 5 Weiter zu Schritt 7 Pflichtfeld Bevor der Antrag endg ltig gestellt werden kann muss die der Antragstellerin noch die Datenschutzbestimmungen siehe 6 akzeptieren und der Selbstverpflichtungserkl rung zustimmen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 25 juleica ugendleiter in card Anschlie end sieht sie er noch einmal alle Antragsdaten in einer bersicht zur Kontrolle und hat ggf die M glichkeit Fehler zu korrigieren bevor der Antrag endg ltig abgeschickt wird Wenn der Antrag abgeschickt wurde hat die der Antragsteller in keine M glichkeit mehr die Daten zu bearbeiten oder einen zweiten Juleica Antrag zu stellen Erst wenn einer der im Verfahren beteiligten Tr ger den Antrag vorl ufig ablehnt ist eine Bearbeitung durch di
13. e V Es folgt dann die Angabe des Namens des Tr gers und des Kurznamens der sp ter auch auf der Juleica erscheint sowie die Angabe der Aliase die Aliase k nnen aber auch durch den untergeordneten Tr ger angegeben werden Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden Ebenfalls notwendig ist es die Adresse des Tr gers zu erfassen WICHTIG Die Benachrichtigungen ber neue Antr ge werden an diese E Mailadresse verschickt Au erdem werden diese Kontaktdaten in Zukunft den Antragsteller inne n und den anderen an der Antragsbearbeitung beteiligten Tr gern angezeigt Dann folgt die Angabe wer zuk nftig die Administrationsrechte haben soll Hier kann entweder ein e neue r Administrator in angelegt oder aus der Liste der vorhandenen Administrator inn en ein Admin ausgew hlt werden HINWEIS Wir empfehlen die Admin Rechte NICHT auf zus tzliche Personen auf der rtlichen Ebene herunter zu brechen Die Admin Rechte f r die Ortsgruppen sollten jeweils beim Admin des Kreisverbandes und des Landesverbandes liegen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 19 juleica Jugendleiter in card Setzen Sie deshalb den Haken bei Ja Admin zuweisen und w hlen Sie den Admin der 1 Ebene und sich selber aus der Liste aus Wenn Sie bereits weitere Benutzer innen angelegt haben die die Antr ge dieses untergeordneten Tr gers bearbeiten d rfen sollen k nnen diese nun
14. E iaaea 37 6 4 Weitere Optimierungen des Antragssystems unnenneneennennnennnennnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnnnnnennannnannnnnnnnnnn 38 IMPRESSUM Herausgeber Landesjugendring Niedersachsen e V Zei stra e 13 30519 Hannover Autor Bj rn Bertram Referent f r Jugendpolitik Kontakt Tel 0511 5194510 Fax 0511 51945120 juleica ljr de www lir de www niedersachsen juleica de benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 5 juleica Jugendleiter in card 1 Grundz ge des neuen Verfahrens Seit dem 01 04 2009 soll das gesamte Antragsverfahren f r die Juleica in Niedersachsen online abgewickelt werden Dabei wird weitestgehend das bisherige Papierverfahren online nachgebildet 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens Das neue Verfahren bietet zahlreiche Vorteile e Die Juleica ist schneller bei der beim Jugendleiter in Wenn alle Tr ger schnell ihre Zustimmung erteilen kann des Verfahren in 14 Tagen abgeschlossen und die Karte an die den Jugendleiter in verschickt sein e Der Zeitaufwand reduziert sich soweit es Verfahren an sich und die Druckerei beeinflusst werden kann e Die Kosten werden gesenkt Der Preis pro Karte bleibt gleich enth lt jedoch die Portokosten f r den Versand der Juleica an die den Jugendleiter in bzw eine Alternativadresse au erdem entf llt die Abrufpauschale e Das neue Design steigert die Attraktivit t der Karte und unterstreicht auch die offizielle Funkt
15. at man die M glichkeit zwischen erfassen n chster Antrag und erfassen Gruppenantrag abschlie en zu w hlen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten I Hilfe Logout Gruppenantrag manuell Antr ge erfassen Neuer Antrag Name Sruppenantrag manuen Ki i Stra e N Postleitzahl Ort E Mail Geburtsdatum gt TT MM JJ Geschlecht Bitte w nlen Foto Datei ausw hlen Keine Dat usgew hlt Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Ich bin der zust ndige freie Tr ger Speichern n chster Antrag Speichern zur bersicht juleica Jugendleiter in card WICHTIG Bitte achten Sie unbedingt auf die korrekte Angabe der Daten Wenn in der E Mail Adresse ein Fehler ist werden die Zugangsdaten und Info Mails an die falsche Person geschickt bzw sind nicht zustellbar Auch Name amp Vorname erscheinen so auf der Juleica wie sie eingegeben wurden und k nnen durch die den Jugendleiter in nicht ver ndert werden Option ich bin der zust ndige freie Tr ger Wenn beim Gruppenantrag der Haken bei Ich bin der zust ndige freie Tr ger gesetzt wird kann die der Jugendleiter in anschlie end keinen anderen Tr ger mehr aus der Auswahlliste aussuchen Dadurch kann vermieden werden dass die der Jugendleiter in einen falschen Tr ger ausw hlt WICHTIG Es ist in diesem Fall immer der Tr ger voreingestellt dessen Id
16. ben und verweisen Sie ihn auf die Anleitung zur Antragsbearbeitung WICHTIG Als Administrator in sollten Sie der erste Ansprechpartner f r die von Ihnen angelegten Benutzer innen und Administrator inn en sein Die Landeszentralstelle ist in erster Linie f r die Beratung der Admins der Freien Tr ger auf Landesebene und der ffentlichen Tr ger auf der Kreisebene zust ndig Das selbe Formular wird auch zum Bearbeiten der vorhandenen Eintr ge verwendet benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 15 juleica ugendleiter in card 2 4 4 Erfassen neuer Tr ger Die Erfassung eines neuen Tr gers unterscheidet sich in der Vorgehensweise etwas je nachdem ob der Tr ger durch den freien oder ffentlichen Tr ger angelegt wird Daher unterscheidet das Handbuch an dieser StelLe die verschiedenen F lle Bitte w hlen Sie den f r Sie zutreffenden Fall 2 4 4 1 Erfassung neuer Tr ger durch FREIE Tr ger A Durch den Admin des landesweiten freien Tr gers Die Aufgabe der Landesverb nde ist es wenigstens die 2 Ebene ihrer Struktur zu erfassen Auf der zweiten Ebene k nnen dann weitere Administrator inn en angelegt werden die weitere Untergliederungen auf der 3 Ebene anlegen d rfen WICHTIG M glichst alle Untergliederungen der freien Tr ger erfassen Um alle Untergliederungen in der Verbandsstruktur zu erfassen und den richtigen Tr ger auf der Juleica erscheinen zu lassen ist es sinnvoll alle Gruppen zu erfa
17. bernahme der verschiedenen Identit ten ist notwendig um die Einstellungen und Daten der einzelnen Untergliederungen bearbeiten zu k nnen Au erdem ist diese Funktion bei der bernahmen von Antr gen siehe 3 4 2 und dem Stellen von Gruppenantr gen siehe 3 2 wichtig Nach dem Klick auf Identit t w hlen bei dem gew nschten Tr ger stehen dann unter Selbstverwaltung und Juleica Antr ge jeweils die Ansicht des gew hlten Tr gers zur Verf gung WICHTIG Diese Funktion steht nur den User innen der freien Tr ger zur Verf gung die selber Untergliederungen anlegen und verwalten k nnen ffentliche Tr ger haben nicht die M glichkeit die Identit t von Tr gern zu bernehmen die durch sie angelegt wurden benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 12 Juleica Jugendleiter in card 2 4 Selbstverwaltung Die Selbstverwaltung bietet folgende M glichkeiten diese M glichkeiten variieren etwas je nachdem welche Rechte der dem jeweiligen Benutzer in Administrator in bertragen worden sind 2 4 1 Tr ger Profil Das eigene Tr gerprofil kann durch die den Administrator in bearbeitet werden Neben dem Namen und einer Kurzform diese erscheint auf der Juleica m ssen hier die Adress Daten hinterlegt werden und der Benachrichtigungsmodus ber neue Juleica Antr ge eingestellt werden 2 4 1 1 Erkl rung der Felder Name vollst ndig vollst ndiger Name des Tr gers dieser erscheint in der Liste d
18. e Tr ger Unterhalb der Liste mit den bereits angelegten Untergliederungen klicken auf den Button neuen Tr ger anlegen Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ F r einen Tr ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwendet bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steht Anschlie end muss der bergeordnete Tr ger aus einem Pull Down Menu ausgew hlt werden F r einen Tr ger auf der 3 Ebene w hlt bitte den jeweiligen Kreisverband aus Wenn es keinen Kreisverband gibt bitte auch hier Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy ausw hlen Juleica Antr ge EI ENT Tee Tr ger verwalten 2 Hilfe Logout r ger Profil u Neuen Tr ger anlegen Meine Daten bergeordneter Tr ger PEII 5 z 3 E Osnabr ck i p r Hinweis Die Angabe eit n mind 1 Tr ger oder die Benutzerverwaltung 2 ER Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy Option Kein bergeorN Eeeeg US Wahl steht Name vollst ndig Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft
19. e den Antragsteller in wieder m glich NEU Der Abschnitt 3 5 behandelt die nachtr gliche Ver nderbarkeit des Benutzeraccounts durch die den Jugendleiter in 3 1 2 1 Ehrenamtstr ger wird in der Liste nicht gefunden Sollte die der Jugendleiter in ihren seinen Ehrenamts Tr ger nicht in der Liste finden besteht die M glichkeit den vermutlichen Ansprechpartner per E Mail zu informieren Daf r kann die der Jugendleiter in die E Mail Adresse und eine Bemerkung hinterlassen Das System verschickt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code an die betreffende E Mail Adresse Wenn diese Person ber einen Tr ger Login zum Antragsverfahren verf gt kann sie er sich mit Hilfe dieses Codes den Antrag bernehmen und weiter bearbeiten Anderenfalls sollte die Person die E Mail an diejenige denjenigen in der Tr gerstruktur weiterleiten die der die Rechte hat 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger Auch der Ehrenamtstr ger kann Juleica Antr ge stellen Die Daten werden dann der dem Jugendleiter in zur Best tigung vorgelegt Hat sie er den Antrag best tigt erh lt zun chst erneut der freie Tr ger den Antrag anschlie end kann dann der der ffentliche Tr ger zustimmen Dazu loggt sich eine Benutzer in des Tr gers ein und w hlt unter Juleica Antr ge die Option Gruppenantr ge manuell aus In die Maske k nnen nacheinander die Daten der einzelnen Jugendleiter innen eingegeben werden Nach jedem Datensatz h
20. eica Jugendleiter in card Optionen bearbeiten Hier gibt es die M glichkeit die im Rahmen des Tr gererfassung gemachten Angaben zu modifizieren Interessant ist vor allem auch die M glichkeit weitere Admins und Benutzer innen zuzuordnen Damit die entsprechenden Zuweisungen die in der Auswahlliste get tigt werden auch gespeichert werden ist es notwendig den Haken bei Ja Admin Benutzer zuweisen zu setzen Verwaltende Administratoren extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Administratoren auszuw hlen die den Tr ger ber Ihren eigenen Juleica Zugang verwalten sollen Ja Admins zuweisen 5 Zuweisung vornehmen Test20 E Nienburg F test33 Osnabr ck test41 EJ KV Peine 41 Antragsverwaltende Benutzer extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Benutzer auszuw hlen welche ber ihren eigenen Juleica Zugang die Antragsverwaltung f r den Tr ger vornehmen sollen Ja Benutzer zuweisen v Zuweisung vornehmen Manfred Neubauer AEN E Test Tester21 AEIN tetster Tester22 AE N Optionen Rechte Die untergeordneten Tr ger k nnen ber unterschiedliche Rechte verf gen die der Administrator der bergeordneten Ebene anlegen kann Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Meine Daten Name des Tr gers EJ KV Peine 41 Trager Profil Gew hlter Tr ger Benutzerverwaltung boa ESE OE Rechte bearbeiten ee ER gt 7
21. em Antrag zuzustimmen Beispiel Der Jugendleiter Julius Leiterin stellt online einen Juleica Antrag Als Ehrenamts Tr ger w hlt er das Jugendrotkreuz G ttingen aus Dann w rde automatisch der im System hinterlegte Ansprechpartner des JRK eine Benachrichtigungs E Mail ber den neuen Antrag erhalten und k nnte dann auf www juleica de online den Antrag einsehen und die Richtigkeit best tigen Sobald diese Freigabe erfolgt ist erh lt das zust ndige Jugendamt in diesem Fall das G ttinger Jugendamt eine Benachrichtigungs E Mail und k nnte dann den Antrag ebenfalls pr fen und freischalten Liegen beide Best tigungen vor erfolgt automatisch der Druck der Karte Diese wird dann wenn keine alternative Lieferadresse angegeben wurde direkt an Julius Leiter verschickt 1 3 Erfassung der Tr ger Damit das Online System die Antr ge an den richtigen Ehrenamts Tr ger und den richtigen ffentlichen Tr ger weiterleiten kann m ssen die Tr ger zun chst in einer Datenbank erfasst werden landesamt f r soziales ortliche ffentliche tr ger 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landesebene werden vom ffentlichen Tr ger der 2 Ebene angelegt und haben dann die M glichkeit ggf Untergliederungen der 3 Ebene anzulegen WICHTIG Pr fen Sie unbedingt vor dem Erfassen des Tr gers ob dieser wirklich keinem Landesverband angeh rt Sollte ein freier Tr ger der einem Landesverbandangeh rt nicht in der Auswahlliste
22. entit t Sie bei der Stellung des Gruppenantrags angenommen haben Dieser Tr ger wird unterhalb der linken Navigation angezeigt HINWEIS Wenn Sie nicht sicher sind ob die der Jugendleiter in wirklich diesen Tr ger auf ihrer seiner Juleica stehen haben will oder Sie nicht die Identit t des korrekten Tr gers annehmen k nnen sollten Sie diesen Haken NICHT setzten NEU Wenn der Tr ger vorausgew hlt wird wird der Schritt 2 8 in der Antragsbearbeitung durch die den Jugendleiter in bersprungen Wurden alle Datens tze erfasst und der Gruppenantrag abgeschlossen besteht die M glichkeit die Datens tze als CSV Datei zu exportieren Au erdem werden die Jugendleiter innen per E Mail informiert und um ihre Zustimmung gebeten 3 Formular Best tigungsseite mit CSV Export Gruppenantrag manuell Best tigung Ihre Antr ge wurden erfolgreich im System erfasst Die betreffenden Jugendleiter wurden im System registriert und per E Mail ber ihren Antrag sowie Ihre Juleica Zugangsdaten informiert CSV Export Neue Antr ge als CSV Datei speichern CSV Export Die Der Antragsteller in kann sich dann mit den automatisch bermittelten Zugangsdaten auf www juleica de 26 0 html einloggen die Daten berpr fen korrigieren und ggf erg nzen NEU Au erdem hat die der Jugendleiter in auch die M glichkeitm den Juleica Antrag abzulehnen wenn er keine Juleica beantragen m chte oder der vorausgew hlte Tr ger falsch ist Siehe
23. er des Jugendleiterin s abweicht Option Benutzer Die Bearbeitung der Benutzer innen der untergeordneten Tr ger ist identisch mit der Bearbeitung der Benutzer innen auf der eigenen Ebene 2 4 5 1 Wichtige Hinweise zur Benutzer innen Admin Verwaltung Insbesondere die freien Tr ger sollten bei der Vergabe der Benutzer innen und Admin Rechte folgende Hinweise bedenken e Wenn weitere Benutzer innen auf der Landesebene angelegt werden k nnen diese sp ter KEINE Administrationsrechte f r einzelne Untergliederungen erhalten ohne dass die der jetzige Admin diese Rechte verliert Daher ist es sinnvoll solche User innen als Benutzer innen einer Untergliederung anzulegen e Wenn ein e Benutzer in Administrationsrechte erh lt bekommt die der User in diese Rechte f r alle Untergliederungen bei denen sie er als verwaltende r User in registriert ist e Durch eine sp tere Ver nderung des Statuses von Admin zu Benutzter in bzw umgekehrt werden diese Rechte f r alle Tr ger ver ndert benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 22 uleica Jule in card 3 Online Antragsverfahren Wie unter 1 2 beschrieben gibt es ein mehrstufiges Mitzeichnungsverfahren das die Antr ge durchlaufen m ssen bevor die Juleicas produziert werden Wir beschreiben zun chst die Antragstellung durch Jugendleiter in bzw Ehrenamts Tr ger anschlie end die weiteren Stufen der Freischaltung 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleite
24. er gefundenen Tr ger die den Jugendleiter inne n angezeigt werden Da diese Bezeichnung auch in der Ansicht Tr ger verwalten f r die Admins angezeigt wird sollte diese Bezeichnung jeweils eindeutig sein und nur einmal verwendet werden Name Kurzform Bezeichnung des Tr gers max 30 Zeichen nur diese wird auf der Juleica dargestellt Kurzbezeichnung m glich Alias Unter Alias sollten andere g ngige Bezeichnungen z B Jugendzentrums Juz JZ f r den Tr ger angegeben werden Diese werden in die hnlichkeitssuche einbezogen und erleichtern es sp ter der dem Jugendleiter in den richtigen Ehrenamts Tr ger zu finden Adresse Kontakt Erfassung wichtiger Adress und Kontaktdaten des Tr ger WICHTIG An die hier angegebene E Mail Adresse gehen alle E Mails die im Rahmen der Antragsbearbeitung an die Organisation versendet werden Au erdem werden diese Kontaktdaten auch den Jugendleiter inne n und anderen beteiligten Tr gern mitgeteilt Daher sollte hier jeweils die Adresse angegeben werden unter der die der Antragsbearbeiter in zu erreichen ist WICHTIG Wir empfehlen dringend eine allgemeine und keine pers nliche E Mail Adresse z B Juleica mein verband de anzugeben Wenn ansonsten irgendwann die pers nliche E Mail Adresse ung ltig wird m ssen bei allen Untergliederungen die Adressenver ndert werden Dies kann durch eine allgemeine Adresse vermieden werden Kategorie Jeder Tr ger geh rt zu einem T tig
25. erscheinen nehmen Sie bitte Kontakt zu dem zust ndigen freien Tr ger auf Landesebene auf Eine Liste der Administrator inn en finden Sie unter www niedersachsen juleica de 203 0 html 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landesebene werden vom freien Tr ger auf der Landesebene angelegt Die Tr ger der 2 Ebene haben dann auch die Untergliederungen auf der 3 Ebene anlegen falls sie diese Rechte nicht haben sollen diese Rechte kann der freie Tr ger der 1 Ebene einschr nken obliegt diese Aufgabe der 1 Ebene Die Rechte f r die Administration des Tr gers der zweiten Ebene kann vom Administrator der ersten Ebene aus einer Auswahlliste einem beliebigen Administrator des freien Tr gers zugeordnet werden selbiges gilt f r die Benutzer benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 7 juleica Jugendleiter in card 1 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern Auch zu einem sp teren Zeitpunkt k nnen neue Tr ger jederzeit durch die zust ndigen Administrator inn en angelegt werden 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger Die Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum freien Tr ger erfolgt anhand des amtlichen Gemeindeschl ssels Gemeindekennzahl GKZ Daher ist beim Anlegen der Tr ger jeweils die Angabe einer entsprechenden GKZ zwingend notwendig Infos Die GKZ besteht auf bis zu 8 Stellen Land Land Regierungsbezirk Kreis Kreis Stadt Stadt Stadt Alle nieders chsischen GKZs beginnen dahe
26. f r sind die Daten sobald wie m glich zu annonymisieren d h den Datens tzen sind zumindest Name Vorname und Stra e Hausnummer zu entfernen ber die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird in kurzform beim Export der Daten belehrt Diese Belehrung ist mit einem Mouseklick zu best tigen dies wird protokolliert Die pers nlichen Daten der Antragssteller innen bleiben im System f r die G ltigkeitsdauer der Juleica zzgl einer Sicherheitsspanne gespeichert so dass die der Jugendleiter in bei einer erneuten Beantragung der Juleica auf diese Daten zugreifen kann Die dar ber hinaus im Antragsverfahren freiwillig erhobenen Statistik Angaben stehen den Tr gern NICHT zur Verf gung Diese werden anonymisiert der Arbeitsstelle Kinder und Jugendhilfestatistik an der Uni Dortmund AKJstat bermittelt die regelm ig die Daten auswerten wird 1 5 Fristen 01 07 2009 Das Papier Antragsverfahren wird in Niedersachsen abgeschafft benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 9 juleica ugendleiter in card 2 Tr gerverwaltung Jeder Tr ger erh lt die Zugangsdaten zur Tr gerverwaltung auf www juleica de bzw www juleica antrag de In dieser Tr gerverwaltung k nnen sowohl die Antr ge gepr ft und freigeschaltet als auch Benutzer innen angelegt und verwaltet sowie ggf Untergliederungen angelegt werden 2 1 Tr ger Rollen Als Tr ger im Sinne des Systems wird jeweils ein freier oder ffentlicher Tr ger
27. gen um den Antrag zu pr fen und freizuschalten Direkt nach dem Login sieht der Tr ger eine bersicht wie viele Antr ge zurzeit wo in Bearbeitung sind Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Statusinformation Statusintormation Hallo Manfred Neubauer Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antr ge Im berblick Antrag bernehmen Statusinformation Gruppenantrag manuell Antr ge zur Genehmigung FT 2 Antr ge me offener o davon in Eskalationsstufe 1 1 Druckfreigabe davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 a davon in Eskalationsstufe 3 z davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 3 o tsge schaft de Antr ge zur Genehmigung T 3 davon in Eskalationsstufe 1 0 Antr ge in Bearbeitung durch 2 Antragsteller A davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 o davon in Eskalationsstufe 3 2 davon in Eskalationsstufe 2 o Antr ge vorerst abgelehnt durch davon in Eskalationsstufe 3 z 0 FT i davon in Eskalationsstufe 1 f Antr ge vorerst abgelehnt durch T i davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 0 davon in Eskalationsstufe 3 0 davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 3 0 Wichtig sind zun chst die Antr ge zur Genehmigung FT Hier sieht der Tr ger die Zahl der noch zu genehmigenden Antr ge in den verschiedenen Eskalationsstufen
28. gendarbeit i S des 73 Kinder und Jugendhilfegesetzes bzw eine T tigkeit die in dem Bundesland Deines Tr gers f r die Ausstellung einer Juleica gelten e eine Ausbildung welche den g ltigen Anforderungen enspricht die f r das jeweilige Bundesland und ggf f r die Organisation f r die Du t tig bist g ltig sind Du versicherst ebenfalls dass alle von Dir gemachten Angaben richtig sind 6 3 Hinweis zu den Fotos Das Foto wird auf der Juleica so abgedruckt wie es hochgeladen wird Eine Bearbeitung ein Beschnitt etc findet nicht statt Deshalb muss durch die pr fenden Tr ger auf folgende Hinweise geachtet werden Das Foto muss e das Gesicht der Antragstellerin des Antragstellers zeigen e im Hochkantformat mit dem ungef hren Verh ltnis 18 x 20 5 b x h vorliegen e mindestens 150 kb und maximal 2 MB gro sein e im Format JPG vorliegen Das Foto darf nicht e im Querformat sein e ein Ganzk rper Foto sein e mehrere Personen zeigen e nur einen Teil der gesamten Bildfl che einnehmen Geeignete Bilder sind Hamed Saber Joesse mam raad benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 37 juleica Jugendleiter in card Schlechte Bilder sind aE A Sportpixel Sportpixel gt i Amar Fathi damel pabra Iebenszentrum adelsiwofe n manurand Quelle alle Bilder von www flickr com unter CC Lizenz Namensnennung jeweils unter dem Bild 6 4 Weitere Optimierungen des Ant
29. ger v1 4 stand 06 07 09 seite 3 juleica Jugendleiter in card normal HOCH niedrig HOCH niedrig juleica Jugendleiter in card Inhaltsverzeichnis 1 Grundz ge des neuen VerfahrenS sssesssssesessscesssscosscccssecscsesossescosesssesscessesessseeossecssssecssesse 6 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens unnmeenennennnneennennnnnnnnnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnnennee nennen nennen ernennen 6 1 2 Antragsverfahren auus n ee ee anal 6 1 3 Erf ss ng der Tr ger ee hi 7 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landesebene uunsenessseneonsnsnunnensnunsennnunsennnunnennnnnnnunnennnunnennnansennnunsnennnennansennnann 7 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landesebene uunnsnsnsennnnsensenssunnunsuonsunsensnunsensnnnsennsennnunnnnnnanseonnansaonnansennsaennansaennann 7 1 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern neanessennsenseensensnunnensnnnnnunsunnnunsunnsunsennsunseennunsnunsaennunsuennanseennassnennsensasseennansensnansenssansensnnennannn 8 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger unsasenensenenssunseonsenssunnensnunsennnunseonnunseonnnennunnaennanne 8 1 4 Datennutzung amp Datenschutz usasesesesesnenennenennennnnenennenennnnennnnennnnennennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnennnnnnnnnnnnanannane 8 LS 5 0 11 1 ro RE Re T A PENPEREEN HEASEERPERSERGAR 9 2 TraBerVErWAILUNG seapea srini rE EHIERFER ER ee AAAA n RES 2 1 Trager ROEM sa
30. gt Tr ger darf Druckfreigabe erteilen R j eingelog Tr ger darf untergeordnete Tr ger anlegen verwalten Tr ger darf eigene Benutzer verwalten Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge anlegen Tr ger darf eine alternative Lieferadresse f r Antragsteller erfassen v zur ck Tr ger darf Druckfreigabe erteilen Diese Funktion darf nur bei ffentlichen Tr gern nicht aber bei freien Tr gern angeklickt werden Tr ger darf untergeordnete Tr ger selber anlegen verwalten Damit r umt der Freie Tr ger der 1 Ebene der Untergliederung auf der 2 Ebene das Recht ein selber Tr ger auf der 3 Ebene anzulegen Tr ger darf eigene Benutzer verwalten benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 21 juleica ugendleiter in card Erm glicht es dem Tr ger weitere Benutzer im System anzulegen bzw zu verwalten die die Antr ge pr fen und ggf Gruppenantr ge stellen k nnen Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge stellen Ist diese Funktion aktiviert k nnen die Tr ger einzelne oder mehrere Antr ge f r ihre Jugendleiter innen stellen Diese Antr ge sind dann automatisch f r den Freien Tr ger best tigt Im weiteren Verfahren zeichnet nur noch die der Jugendleiter in und der ffentliche Tr ger mit Tr ger darf eine alternative Lieferadresse erfassen Mit diesem Recht kann dem Tr ger das Recht einger umt werden eine Lieferadresse f r die Juleica einzugeben die von der Adresse d
31. hren der Juleica haben sich an die Datenschutzbestimmungen des Bundes des jeweiligen Bundeslandes und des Kinder und Jugendhilfegesetzes SGB VIII zu halten Um Dir eine bequeme Neu Beantragung nach Ablauf des G ltigkeitszeitraums Deiner Juleica zu erm glichen sowie Dich zwischendurch ber den Stand der Bearbeitung u a zu informieren werden Deine Daten in der Juleica Datenbank w hrend der Laufzeit der Juleica und einer Nachlauffrist von 6 Monaten gespeichert und anschlie end gel scht Die Daten werden zu keinem Zeitpunkt an Personen oder Organisationen weitergegeben die nicht im oben beschriebenen Zusammenhang stehen und auch zu keinem anderen als den beschriebenen Zwecken genutzt F r diese Datenbank ist zust ndig Deutscher Bundesjugendring benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 36 juleica Jugendleiter in card M hlendamm 3 10178 Berlin Telefon 49 30 400 40 400 Telefax 49 30 400 40 422 E Mail info dbjr de Internet www dbjr de Eingetragen im Vereinsregister Amtsgericht Berlin Charlottenburg Nr 23372Nz Vertretungsberechtigter Vorstand Detlef Raabe Vorsitzender 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung Diese Erkl rung muss von den Jugendleiter inne n ebenfalls in Schritt 6 8 akzeptiert werden Hiermit versicherst Du dass Du alle Voraussetzungen zum Erwerb der Jugendleiter innen Card Juleica erf llst Dazu geh ren insbesondere e eine ehrenamtliche T tigkeit in der Ju
32. icherheitsabfrage y nr An diese Adresse bekommst Du gleich Dein Zugangspasswort gemailt Achte daher unbedingt auf die richtige Schreibweise Die E Mail Adresse ist gleichzeitig auch Dein Benutzername Jede E Mail Adresse kann nur von einer Jugendleiterin einem Jugendleiter verwendet werden lt Bitte w hlen lt i a Registrierung absenden benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 23 juleica Jugendleiter in card 3 1 2 Antragstellung Mit diesem Login beginnt dann die eigentliche Antragstellung Informationen Ea Hilfe Logout Hallo Julius Tester Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Archiv Zurzeit hast du keinen laufenden Juleica Antrag Um jetzt eine Juleica zu beantragen klick bitte auf Antrag stellen deine alten Antr ge findest du im Archiv Benutzerkonto l schen Unter Antrag stellen wird die der Antragsteller in dann durch ein achtseitiges Formular gelotst Zun chst erfolgt die Angabe der pers nlichen Daten und der Upload eines geeigneten Bildes Au erdem k nnen in einem Bemerkungsfeld Angaben gemacht werden wo wann die Ausbildung absolviert wurde Neuer Antrag Allgemeine Daten 1 8 Kartennumer des Vorantrages Name des 64test test64 Antragstellers Deine Anschrift Stra e x Postleitzahl Ort Geburtsdatum gt TT MM 22 Geschlecht Bitte w hlen Foto Da
33. ion der Juleica e Fehler bei der bertragung der Daten werden weitestgehend ausgeschlossen e Es kann kein Antrag verlorengehen es ist ein System von Benachrichtigungen eingebaut so dass jede r Beteiligte erinnert benachrichtigt wird bzw ber den Status der Card informiert ist 1 2 Antragsverfahren Beeniekerin ienne Bez endeten Be Um die Juleica zu beantragen gibt es zwei M glichkeiten a Beantragung durch die den Jugendleiter in b Beantragung durch den Tr ger f r den die der Jugendleiter in Ehrenamts Tr ger t tig ist oder bei dem die der Jugendleiter in die Ausbildung absolviert hat Im Regelfall sind im Antragsverfahren jeweils drei Personen Organisationen beteiligt e die der Jugendleiter in e der Tr ger f r den die der Jugendleiter in ehrenamtlich t tig ist bisher Feld 8 auf dem Papier Formular Dies kann sowohl ein freier Tr ger Jugendverband als auch ein ffentlicher Tr ger Stadtjugendpflege sein im Folgenden als Ehrenamts Tr ger bezeichnet benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 6 jJuleica Jugendleiter in card im Online Antragsverfahren wird dieser Ehrenamts Tr ger generell als der freie Tr ger bezeichnet e der ffentliche Tr ger der f r den Ehrenamts Tr ger zust ndig ist bislang Feld 9 des Papier Verfahrens Je nachdem wer den Antrag stellt werden nacheinander die anderen Beteiligten gebeten d
34. juleica ugendleiter in card Benutzerhandbuch FREIE TR GER der 2 und 3 Ebene Version 1 4 Einf hrung des Juleica Online Antragsverfahrens OSA Erstellt unter CreativeCommons Lizenz creativecommons org Landesjugendring Niedersachen e V Bj rn Bertram benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 1 juleica ugendleiter in card Wesentliche nderungen in der Version 1 4 2 4 1 1 Neufassung des gesamten Abschnittes normal 2 4 4 1 Hinweis zur E Mail Adresse die bei Adresse Kontakt hinterlegt werden sollte HOCH 2 4 4 2A Neuer Abschnitt zum Erfassen von kleinen rtlichen freien Tr gern durch den ffentlichen Tr ger HOCH 3 1 2 1 E Mail mit bernahmecode geht in Kopie auch an Antragsteller in HOCH 3 2 Hinweis auf ver nderte Antragsbearbeitung durch Jugendleiter in normal 3 3 1 nderung in der Detailansicht zum Antrag normal Hinweise zu endg ltig abgelehnten Antr gen HOCH 3 3 3 bernahme eines Antrages normal 3 4 3 Neufassung des gesamten Abschnitts normal 3 5 L schen von Benutzeraccounts amp Antr gen durch die Jugendleiter innen HOCH 6 3 Hinweise zum Foto normal 6 4 Informationen zu weiteren Ver nderungen im Online System HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 3 2 4 4 1 Auswahl des bergeordneten Tr gers Dummy HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 2 Pkt Beschreibung Priorit t 1 3 1 Verpflichtung der freien Tr ger zur Erfassung der Untergliederungen HOCH 2 3 Funktion
35. keitscluster die aus einer Liste ausgew hlt werden k nnen Diese Zuordnung dient statistischen Zwecken 2 4 2 Meine Daten nderung der E Mail Adresse des Namens und des Passwortes WICHTIG Es wird dringend empfohlen das urspr ngliche Passwort sofort zu ndern Bitte nutzen Sie ein Passwort mit erh hten Sicherheitsanforderungen um Passwort Klau zu erschweren Ihr Passwort sollte eine Kombination aus Gro und Kleinbuchstaben Ziffern und Sonderzeichen umfassen und mindestens 8 Stellen haben benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 13 jJuleica Jugendleiter in card 2 4 3 Benutzerverwaltung Hier kann der Administrator weitere Benutzer innen anlegen oder bestehende Eintr ge bearbeiten Die Tabellenansicht gibt einen berblick ber die Benutzer innen und bietet die M glichkeit diese zu bearbeiten oder zu l schen Freie Tr ger k nnen diese Benutzer sp ter den verschiedenen untergeordneten Tr gern zuordnen HINWEIS Wenn ein User in zwischen den Ansichten mehrerer Tr ger w hlen kann erscheinen hier jeweils nur die Benutzer innen Administrator inne n des jeweils ausgew hlten Tr gers Die verwaltenden Administrator inn en und verwaltenden Benutzer innen werden nur bei dem Tr ger angezeigt f r den sie unmittelbar angelegt wurden Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Ea Hilfe Logout Kreis nn ESSERNE EPSE Name Login Status ale I Eintr ge 10 yj
36. l 46464 Hameln Ort Geburtsdatum TT MM 23 Geschlecht 23 05 1980 weiblich Bearbeitungsstatus zur bernahme FT zuletzt bearbeitet am 22 05 2009 Antragsteller durch Bemerkung durch Antragsteller Nummer der Vorg ngerkarte bernahmecode bernehmen bernahme ablehnen Anschlie end ist dann die weitere Bearbeitung des Antrags m glich J uleica Jugendleiter in card WICHTIG Bevor Sie den Antrag bernehmen d h BEVOR Sie den bernahmecode eingeben m ssen Sie die Identit t der Untergliederung angenommen haben f r die die der Jugendleiter in t tig ist Falls Sie als Benutzer in diese M glichkeit nicht haben leiten Sie die E Mail mit dem bernahmecode bitte an die den zust ndige n Administrator in weiter benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 32 juleica ugendleiter in card 3 4 Sonderfunktionen 3 4 3 Export von Datens tzen Ehrenamtstr ger und ffentlicher Tr ger haben die M glichkeit eine CSV Tabelle mit den Adress Daten der Jugendleiter innen zu exportieren Dazu steht Ihnen in der Ansicht Antr ge im berblick unterhalb der Tabelle die Funktion Antr ge exportieren zur Verf gung In dieser Ansicht werden jeweils alle gerade aufgerufenen Juleica Antr ge exportiert Bitte nutzen Sie ggf die Funktion Eintr ge um die Zahl der gleich
37. lationsstufe 2 g davon in Eskalationsstufe 3 0 Antr ge zur Genehmigung T 3 O davon in Eskalationsstufe 1 0 Ein 2 Antragsteller davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 g davon in Eskalationsstufe 3 2 davon in Eskalationsstufe 2 g Antr ge vorerst abgelehnt durch davon in Eskalationsstufe 3 1 0 FT davon in Eskalationsstufe 1 0 feala Naperst abgalehnt durch 0 davon in Eskalationsstufe 2 0 a davon in Eskalationsstufe 1 0 davon in Eskalationsstufe 3 o davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 3 0 Die obere Navigationsleiste enth lt die Hauptrubriken Juleica Antr ge Selbstverwaltung und Tr ger verwalten Die Juleica Antr ge werden unter 3 2 vorgestellt Je nachdem mit welchen Rechten die der User in versehen ist stehen unterschiedliche Optionen zur Verf gung benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 11 juleica Jugendleiter in card 2 3 Tr ger verwalten Juleica Antr ge Selbstverwaltung Hilfe Logout Durch Sie zu verwaltende Tr ger TRIR A Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Niedersachsen Identit t bernehmen EJ in der Region Hannover Identit t bernehmen Evangelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz Identit t bernehmen Diese Funktion steht Administrator inn en zur Verf gung die f r mehr als einen Tr ger der 2 und oder 3 Ebene zust ndig sind Die
38. licher Landkreis Nienburg Tr ger Bearbeitungsstatus eingegeben und nicht abgeschickt ggf unvollst ndige Eingabe zuletzt bearbeitet am 02 07 2009 Antragsteller durch Bemerkung durch Tr ger vorherige Kartennummer g ltig bis Antrag l schen Details anzeigen Antrag fortsetzen 3 5 3 L schen des Benutzeraccounts Auch der gesamte Benutzeraccount kann von der dem Antragsteller in gel scht werden so lange kein Juleica Antrag gestellt wurde Daf r muss zun chst ggf der begonnene Juleica Antrag gel scht werden anschlie end kann dann der Account gel scht werden Dies bietet die M glichkeit Tippfehler bei der falschen Eingabe des Namens bei der Registrierung zu korrigieren in dem der Account gel scht und dann ein neuer angelegt wird Mein Benutzerkonto l schen Ein L schen des Benutzerkontos ist nur m glich wenn von Dir bislang noch kein Juleica Antrag abgeschickt gestellt wurde Wenn Du gerade selber Deinen Juleica Antrag in Bearbeitung hast musst Du Arciev zun chst den Antrag l schen Bitte gehe dazu auf den Men punkt Status Unterhalb der Informationen zum Antrag hast Du die M glichkeit den Antrag zu l schen Anschlie end kannst Du dann auch Dein Benutzerkonto l schen Wenn Du Dein Benutzerkonto l schst werden alle Deine Daten aus der Juleica Datenbank gel scht Das bedeutet gt Wenn Du zu einem sp teren Zeitpunkt eine Juleica online beantragen willst
39. men Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Mit Hilfe der Aliase soll die Identifizierung der Organisation f r die Jugendleiter innen beim Antragsverfahren vereinfacht werden Daher folgende Bitte Beim Erfassen der Organisation Tr ger m gliche Aliase in die daf r vorgesehen Felder einpflegen Alias 2 Alias 3 Alias 4 Alias 5 Alias 7 Alias 8 Alias 9 Alias 10 Adresse Kontakt Stra e s Postleitzahl Ort E Mail Adresse Telefonnummer s Kategori Bitte w hlen spe Administrator Hier haben Sie die M glichkeit einen tr gereigenen Administrator zu erfassen Ja Admin erfassen Anrede Titel ZZ Name Vorname E Mail Adresse Telefonnummer Verwaltende Administratoren extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Administratoren auszuw hlen die den Tr ger ber Ihren eigenen Juleica Zugang verwalten sollen Ja Admins zuweisen Zuweisung vornehmen Test20 E Nienburg test30 EJH test33 EJ Osnabr ck test41 E KV Peine 41 4 f nfzig Test50 E SFA 49 Hannover Bezirksreferenzt E HP 46 v An
40. mtlichen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde landen Bitte informieren Sie diese daher was es mit den E Mails Juleica bernahme eines Antrages auf sich hat und an wen diese dann die E Mails weiterleiten sollten Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout Antrag bernehmen Im Uberblic Antragsnummer Antrag bernehmen nome gas Antragstellers Gruppenantrag manuell Wenn ein e Admin Benutzer eine E Mail mit einem bernahmecode erh lt m ssen Sie sich in das System einloggen Nach erfolgtem Login gibt es daf r unter Juleica Antr ge die Funktion Antrag bernehmen Dort muss dann die Antragsnummer und der Nachname des Antragstellers der Antragstellerin eingegeben werden und nach Datens tzen gesucht werden Die eigentliche bernahme erfolgt dann durch die Eingabe des bernahmecodes aus der E Mail benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 31 Details zum Antrag A 0000000228 14 06 2012 14 05 2009 Antragsnummer G ltigkeit bis Antrag gestellt am Name Tester Vorname Zwanzig Adresse Kontakt Stra e Testweg 45 Postleitzahl 56233 Ort test E Mail Adresse testantrag20 juleica de Alternative Lieferadresse Adresse freier Tr ger VW Adresse ff Tr ger RG Adresse freier Tr ger manuelle Eingabe Empf nger Ev Jugend KK Hameln Pyrmont Stra e Testweg 46 Postleitzah
41. musst Du Dich auf der Startseite wieder neu registrieren Benutzerkonto jetzt l schen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 34 juleica ugendleiter in card 4 Ansprechpersonen Gerne beantworten wir Ihre Fragen und freuen uns ber weitere Anregungen Bevor Sie jedoch telefonisch oder per E Mail Kontakt zu uns aufnehmen w ren wir Ihnen dankbar wenn Sie in dieser Dokumentation und oder den FAQs unter www juleica de 6 0 html nachschauen ob Ihre Frage dort bereits beantwortet wurde 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation In der Pilotphase kann es immer wieder zu kleineren Ver nderungen im System kommen Wir bem hen uns darum diese Dokumentation kontinuierlich fortzuschreiben Unter www niedersachsen juleica de k nnen Sie jeweils die aktuellste Fassung herunter laden 4 2 Ansprechpersonen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde wenden sich bitte zun chst an die Landesgesch ftsstelle des jeweiligen Jugendverbandes MitarbeiterInnen von kleinen freien Tr gern wenden sich bitte an das jeweils zust ndige rtliche Jugendamt MitarbeiterInnen der Landesgesch ftsstellen der Jugendverb nde und der ffentlichen Tr ger wenden sich bitte an die jeweilige Landeszentralstelle Die Adressen finden Sie unter In den Bundesl ndern im jeweiligen Bundesland MitarbeiterInnen der Landeszentralstellen wenden sich bitte an den Deutschen Bundesjugendring LANDESZENTRALSTELLE F R NIEDERSACHSEN Landesjugend
42. n DIES EMPFEHLEN WIR DRINGEND Setzen Sie deshalb den Haken bei Ja Admin zuweisen und w hlen Sie den Admin der 1 Ebene aus der Liste aus Wenn Sie bereits weitere Benutzer innen angelegt habt die die Antr ge dieses untergeordneten Tr gers bearbeiten d rfen sollen k nnen diese nun aus der Liste ausgew hlt werden Setzen Sie dazu den Haken bei Ja Benutzer zuweisen und w hlen diese dann aus der Liste aus Eine Mehrfachauswahl ist durch das Dr cken der STRG bzw APFEL Taste m glich Anschlie end best tigen Sie die Angaben durch einen Klick auf Tr ger anlegen In diesem Moment wird der Tr ger angelegt und erscheint in der bersichtsliste Wenn Sie sich als Admin der 1 Ebene selber die Admin Rechte f r diesen Tr ger gesichert habt k nnen Sie nun au erdem unter Tr ger verwalten die Identit t dieses Tr gers bernehmen benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 17 Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout Tr ger Profil Meine Daten Benutzerverwaltung Neuen Tr ger anlegen Alias 1 es 6 bergeordneter Tr ger Hinweis Die Angabe eines bergeordneten Tr gers ist nur notwendig wenn mind 1 Tr ger oder die Option Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy in der Liste zur Auswahl steht Name vollst ndig Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Na
43. r in Die der Jugendleiter in kann zuk nftig auf www juleica de in der Rubrik Antrag amp Infos den Juleica Antrag online ausf llen Dazu ben tigt sie er eine E Mail Adresse Die Antragstellung erfolgt ber ein zweistufiges Verfahren HINWEIS Unter www juleica de 225 0 html k nnen Sie sich einen Einblick in das Online Antragsverfahren aus der Sicht der Jugendleiter innen verschaffen Dort gibt es auch einen Flyer und eine Powerpoint Pr sentation zum Download 3 1 1 Registrierung Jugendleiter innen die noch keine Zugangsdaten haben und das sind alle die noch keinen ONLINE Antrag gestellt haben m ssen sich zun chst durch einen Klick auf Hier geht s zur Registrierung anmelden Daf r werden zun chst nur wenige Angaben abgefragt Wenn alle Felder ausgef llt wurden und der Captcha Buchstaben Sicherheitsabfrage richtig eingegeben wurde erh lt die der Jugendleiter in umgehend eine E Mail mit dem Passwort Mit diesem Passwort und der E Mail Adresse erfolgt anschlie end das Login Registrierung Herzlich Willkommen Hier kannst Du Deine Juleica beantragen Wenn Du noch keine Juleica online beantragt hast musst Du Dich zun chst registrieren Anschlie end kannst Du Dich hier einloggen Benutzername Passwort Login Wenn Du dein Passwort vergessen hast kannst Du ein neues anfordern Name Vorname E Mail Adresse Bundesland Zustimmung zur Datenspeicherung S
44. r mit der 03 Die richtige GKZ kann unter http wwn destatis de jetspeed portal cms Sites destatis Internet DE Content Statistiken R egionales Gemeindeverzeichnis Gemeindeverzeichnis__htm templateld renderPrint psml gesucht werden Die Suche im Gemeindeverzeichnis mit peine brachte folgende Ergebnisse Stand 31 12 2007 Bundesland Niedersachsen Regierungs Bezirk Bisher Reg Bez Braunschweig Kreisname Peine Amtl Gemeindeschl ssel 03157006 PLZ Gemeindenamen 31224 Peine Stadt Gemeindetyp Stadt Anschrift der Gemeinde Stadt Peine Stra e Kantstra e 5 PLZ Ort 31224 Peine Fl che km2 119 65 Einwohner gesamt 49 516 Einwohner m nnlich 24 070 Einwohner weiblich 25 446 Einwohner je km2 414 WICHTIG Daraus ergeben sich wichtige Hinweise f r die freien Tr ger auf der Landesebene e Wenn wenigstens die Untergliederungen auf der 2 Ebene eingetragen sind erfolgt die Zuordnung der Antr ge zu dem jeweiligen Jugendamt auf der 2 Ebene ber die GKZ selbst dann wenn die Antr ge durch den freien Tr ger auf der Landesebene erfolgt e Wenn ein landesweiter freier Tr ger keine Tr ger auf der 2 oder 3 Ebene anlegt m ssen diese Antr ge anschlie end durch das Landesamt f r Soziales als ffentlichen Tr ger freigeschaltet werden Daraus ergibt sich f r den freien Tr ger dann wiederum die Verantwortung mindestens einmal j hrlich alle Adressen der Juleica Antragssteller innen dem jeweils zust ndigen ffentlichen Tr ger der 2
45. ragssystems Wenn ein e Jugendleiter in in Schritt 7 8 Antragsdaten im berblick feststellt dass sie er einen Fehler gemacht hat kann sie er nun direkt zu Schritt 1 zur ckspringen und muss nicht alle Schritte einzeln zur ck Wenn die der Antragsteller in einen Antrag mit der Funktion vorl ufig ablehnen zur ck erh lt sieht er sie nur noch die Schritte 1 8 Pers nliche Angaben und Schritt 7 8 Antragsdaten im berblick die anderen Schritte werden bersprungen Die Detailansicht des Antrags wurde sowohl f r die den Antragsteller in als auch f r die Tr ger erg nzt Es werden nun nicht nur die Namen der Tr ger sondern auch die Kontaktdaten angezeigt Dabei handelt es sich um die Kontaktdaten die unter Selbstverwaltung gt Tr gerprofil bzw Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Freie Tr ger gt bearbeiten unter Adresse Kontakt angegeben wurden Die Benachrichtigungs E Mails aus dem System werden zuk nftig mit einer Bundeslandspezifischen E Mail Adresse nach dem Muster bundesland juleica antrag de verschickt Diese E Mail Adressen werden von den jeweiligen Landeszentralstellen in Niedersachsen Landesamt f r Soziales abgerufen und bearbeitet Bei kreisfreien St dten wurde die 3 Ebene abgeschafft da es diese ja eigentlich nicht gibt Die Tr ger die in den Orten auf der 3 Ebene angelegt waren sind nun auf der zweiten Ebene in der jeweiligen kreisfreien Stadt angelegt Die Abfrage ob die Jugendlei
46. ring Niedersachsen Verantwortlich f r Fragen amp Anregungen zur technischen Umsetzung diese Dokumentation Imagekampagne macht niedersachsen lebendiger inhaltliche Fragen zur Beantragung der Juleica Zei stra e 13 30519 Hannover juleica ljr de Telefon 0511 5194510 Landesamt f r Soziales Verantwortlich f r Fragen zur Tr gererfassung Anlegen von ffentlichen Tr gern der 2 Ebene und Landesweiter Freier Tr ger organisatorische Fragen zur Antragsabwicklung in Niedersachsen Ansprechpartner Matthias Gelbke Birte Baade Am Waterlooplatz 11 30169 Hannover matthias gelbke Is niedersachsen de Telefon 0511 106 74 07 BUNDESWEITE CLEARINGSTELLE Deutscher Bundesjugendring Verantwortlich f r Fragen amp Anregungen zur technischen Umsetzung bundesweite Clearingstelle M hlendamm 3 10178 Berlin juleica dbjr de Telefon 030 400 404 44 benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 35 juleica ugendleiter in card 5 FAQs Bitte nutzen Sie die FAQs auf www juleica de 6 0 html 6 Anhang 6 1 Datenschutzerkl rung Die folgende Einwilligung muss die der Antragsteller in in Schritt 6 8 des Juleica Antragsverfahrens akzeptieren Daraus ergeben sich auch die Rechte amp Pflichten die die Organisationen haben die Kenntnis von den Daten erlangen Einverst ndniserkl rung zur Datenverarbeitung und Speicherung Im Zuge der Antragsstellung der Jugendleiter in Card ist die Speicherung
47. scha nd aaa eNA a E erd raa E Eae ENTE aeaaea EA aE 2 2 Login amp Starthild Schit Msusi iaieiiea iaeei inaina r aiaa diaaa ari Ea EAEEREN 2 3 Tr ger verwalten essiensa iii an nn a E 2 4 Selbstverwaltung 2 4 1 Tr ger Profil nneseen 2 4 1 1 Erkl rung der Felder 2 4 2 Meine DOEI E A A EAA AAAA I IRRE era A 2 4 3 Ben tzerverwaltundg un n zenaea en BEE 2 4 3 1 Anlegen eines neuen Benutzers 2 4 4 Erfassen neuer Tr ger 2 4 4 1 Erfassung neuer Tr ger durch FREIE Tr ger 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger uunnunnnenssennsennsennnneennneenensenunnnenensenennenunnnnennnnnnnnenunsnnnnnnennnnenensenennanennannennn 3 Online Antragsverfahren ieinieisiiieiiuti kei ehiehsehehschleklekii eh 23 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleiter in uunsennsenneeessenssenssennseenensenensenensenenseennnenenneenannenennn 23 3 1 1 Registrierung sses 3 1 2 Antragstellung 3 1 2 1 Ehrenamtstr ger wird in der Liste nicht gefunden unnnnneneenenneenneennnennneennnennnennnennnsennnennnnennnennnnn 26 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger unaneneeneneennennnennnennnennennnnennnennnnnnennnennnennnnnnnennnennnnnnnnnnnenn 26 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger nnnneneenennennnennnenennnnennnnnnennnnnnnennnennnnnnnennnennnnnnnnnnnenn 27 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger unnunsnnennsnnsenusseeunssennssenensennnnsenensenensenennnnensnensnnenensnnnnnnenennn 29 3 3 3 Antrags bernahme per E
48. ssen Nicht immer macht es allerdings Sinn diesen Untergliederungen auch Rechte einzur umen siehe FAQs Daf r schlagen wir die folgende Vorgehensweise vor 1 Anlegen von Benutzer inne n Insbesondere bei kleineren Verb nden bietet es sich an die Bearbeitung s mtlicher Antr ge in der Gesch ftsstelle des Landesverbandes oder ggf in Regionalb ros vorzunehmen und dieses Recht nicht der rtlichen Ebene zu geben In diesem Falle sollten Sie die entsprechenden Benutzer innen anlegen bevor Sie mit der Erfassung der Tr ger beginnt WICHTIG Bitte beachten Sie vor dem Anlegen von Benutzer inne n auch die Hinweise unter 2 4 5 1 2 Anlegen des Tr gers auf der 2 oder 3 Ebene Wechseln Sie in die Ansicht Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Unterhalb der Liste mit den bereits angelegten Untergliederungen klicken Sie auf den Button neuen Tr ger anlegen Ab sofort ist es m glich als Admin der 1 Ebene direkt einen Tr ger auf der 3 Ebene anzulegen Deshalb wurde das Handbuch im folgenden entsprechend vereinfacht und angepasst Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ e f r einen Tr ger der 2 Ebene ist dies die 5 stellige GKZ des jeweiligen Landkreis in dem die Untergliederung ihren Sitz hat e f r einen Tr ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwenden Sie bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steh
49. st kann es sein dass sie nur auf der Kreisebene eingetragen wurde Falls Deine Organisation nicht zu finden ist kannst Du unter Tr ger nicht gefunden eigene Angaben hinterlegen Schritt 1 In welchem Bundesland hat der Tr ger seinen Sitz Bundesland w hlen Bitte w hlen Schritt 2 In welchem Kreis hat der Tr ger seinen Sitz Landkreis w hlen Schritt 3 In welchem Ort hat der Tr ger seinen Sitz Ort w hlen Bitt Textsuche Gefundene Tr ger Kein Trager gew hlt Tr ger nicht gefunden Du konntest deinen Tr ger nicht finden Dann markier hier das Auswahlfeld und gib die Kontaktdaten der Diese Person wird dann per E Mail informiert und kann anschlie end den Antrag bearbeiten oder an eine andere Person weiterleiten Es konnte kein Tr ger go gefunden werden E Mail Adresse des Tr gers Deine Mitteilung an den Tr ger Person ein die Deiner Meinung nach bei eurem Tr ger f r die Bearbeitung der Juleica Antr ge zust ndig ist jJuleica Jugendleiter in card HINWEIS Da Jugendleiter innen in der Regel auf der rtlichen Ebene t tig sind suchen sie fast immer in ihrem Ort nach dem Tr ger f r den sie t tig sind Wenn Tr ger nur Kreisverb nde aber keine Ortsgruppen angelegt haben ist der Kreisverband in den einzelnen Orten NICHT zu finden Die Jugendleiter innen d rfen dann nur den Landkreis ausw hlen und m ssen dann in der Liste
50. t Juleica Antr ge EEE Tr ger verwalten Hilfe Logout Neuen Tr ger anlegen Gemeindekennziffer 03 GKZ suchen erwaltur weiter zur ck Anschlie end muss der bergeordnete Tr ger aus einem Pull Down Menu ausgew hlt werden e F r einen Tr ger auf der 2 Ebene w hlt bitte grunds tzlich den jeweiligen Landesverband aus Wenn der benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 16 juleica Jugendleiter in card Dummy ausgew hlt wird erscheint der Tr ger nicht in der Hierarchie des Verbandes e F r einen Tr ger auf der 3 Ebene w hlt bitte falls vorhanden den jeweiligen Kreisverband aus Wenn es keinen Kreisverband gibt bitte ebenfalls den Landesverband ausw hlen Juleica Antr ge EIER Tee Tr ger verwalten 2 Hilfe Logout r ger Profil FF Neuen Tr ger anlegen Meine Daten bergeordneter Tr ger ATI IE x Be T 2 f 5 mi Fi E Osnabr ck P 2 7 Pie Hinweis Die Angabe eit viss n mind 1 Tr ger oder die Benutzerverwaltung TA Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy Option Kein aber eg US Wahl steht Name vollst ndig A Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist
51. tei ausw hlen Keine Dat usgewahlt Das Foto muss ein Portrait von dir sein hnlich wie ein Passfoto Das Bild muss im JPG Format vorliegen und sollte eine Gr e von 150 KB bis max 2 MB haben Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Hinweis Bitte gib an bei welchem Tr ger du wann deiner Juleica Ausbildung absolviert hast Bitte gib auch einen Ansprechpartner an mit E Mail Adresse Au erdem teile bitte mit bei welchem Anbieter du deiner Erste Hilfe Ausbildung gemacht hast Antrag speichern weiter zu Schritt 2 Pflichtfeld Im n chsten Schritt wird dann der Ehrenamts Tr ger ausgew hlt Durch die Auswahl des Bundeslandes des Landkreises und ggf der Stadt wird die Liste der zur Verf gung stehenden Tr ger eingegrenzt und die weitere Bearbeitung des Antrages durch Ehrenamts Tr ger und zugeordneten ffentlichen Tr ger erm glicht benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 24 Neuer Antrag Auswahl Deines Tr gers 2 8 Gew hlter Tr ger Du hast noch keinen Tr ger gew hlt W hle nun bitte die Jugendorganisation Tr ger aus f r die Du ehrenamtlich t tig bist Bitte gib zun chst an in welchem Bundesland in welchem Landkreis und in welchem Ort diese Organisation ihren Sitz hat In dem Feld gefundene Tr ger findest Du jeweils alle Tr ger die es in der Region gibt Wenn Du Deine Organisation trotz Angabe des Ortes nicht finde
52. ter innen auch den Juleica de Newsletter erhalten und Mitglied der Community werden wollen erschient nun erst in Schritt 6 8 und nicht bei der Registrierung So haben auch die Jugendleiter innen aus Gruppenantr gen die M glichkeit die Mitgliedschaft zu aktivieren Die Datenschutzbestimmungen in Schritt 6 8 werden zuk nftig komplett auf der Seite angezeigt benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 38 juleica Jugendleiter in card Die ffentlichen Tr ger werden zuk nftig alle freien Tr ger aus ihrer Region einsehen k nnen f r die sie die 2 Genehmigungsstufe sind Wenn ein Benutzer das Passwort ndert wird das neue Passwort nicht mehr per E Mail bermittelt benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 39
53. tragsverwaltende Benutzer extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Benutzer auszuw hlen welche ber ihren eigenen Juleica Zugang die Antragsverwaltung f r den Tr ger vornehmen sollen Ja Benutzer zuweisen Zuweisung vornehmen dreizehn Tester AEN siebzehn Tester E Nienburg Test Tester21 AEN tetster Tester22 AEIN Tr ger anlegen 3 Erfassen eines Tr gers auf der 3 Ebene J uleica Jugendleiter in card Das Erfassen eines Tr gers auf der 3 Ebene kann sowohl nach dem o g Muster durch den Landesweiten Freien Tr ger als auch durch einen Admin der 2 Ebene erfolgen wenn der jeweilige Admin ber die notwendigen Rechte verf gt benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 18 juleica Jugendleiter in card B Durch den Admin einer Untergliederung auf der 2 Ebene Wenn Sie f r den Tr ger der 2 Ebene einen anderen Admin hinterlegt haben kann dieser in seinem Account unter Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger einen neuen Tr ger mit der 8stelligen GKZ des Ortes anlegen Wir empfehlen das folgende Vorgehen 1 Auswahl des zust ndigen freien Tr gers Falls der Admin der 2 Ebene f r mehrere Tr ger Adminrechte hat muss zun chst unter Tr ger verwalten die Identit t des Tr gers auf der 2 Ebene bernommen werden f r den Sie agieren m chten 2 Erfassen des Tr gers Wechseln Sie in die Ansicht Selbstverwaltung gt Untergeordnet
54. und Verarbeitung der von Dir soeben angegebenen Daten notwendig Dies geschieht grunds tzlich nur zu den Zwecken zu denen Du die Daten zur Verf gung gestellt hast n mlich zur berpr fung und Genehmigung Deines Antrags zur Herstellung und dem Versand der Karte sowie ggf zur berpr fung der im Zusammenhang mit der Juleica eingesetzten F rdermittel in der Regel wird die Herstellung der Karte aus F rdermitteln bezahlt Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ger die Adressdaten nutzen um dich ber wichtige Neuigkeiten im engen Zusammenhang mit der Juleica zu informieren F r diese Zwecke und nur f r diese Zwecke stehen die Daten e der Organisation bei der Du ehrenamtlich t tig bist z B Dein Jugendverband und die Du eben ausgew hlt hast e dem ffentlichen Tr ger der f r diese Organisation zust ndig ist z B das Kreisjugendamt oder das Landesjugendamt e und wenn n tig der Landeszentralstelle f r die Juleica i d R das Landesjugendamt das Jugendministerium des Landes oder der Landesjugendring zur Verf gung Dar ber hinaus werden die daf r notwenigen Daten durch die Druckerei NOVO GmbH Bonn zum Druck und Versand der Karte verarbeitet und bis zum Versand gespeichert nach Versand werden die Daten in der Druckerei gel scht Alle Beteiligten am Antragsverfa
55. verstanden unabh ngig davon auf welcher Ebene er angesiedelt und in welche Struktur er eingebunden ist Im System werden 2 verschiedene Rollen unterschieden e Administrator inn en K nnen neue Tr ger und Benutzer innen anlegen sowie Antr ge pr fen und freischalten Die Administrationsrechte k nnen aber auch auf der bergeordneten Ebene verbleiben e Benutzer innen k nnen lediglich Antr ge pr fen und freischalten Es kann beliebig viele Benutzer innen geben Sind mehrere Benutzer innen auf der selben Ebene eingetragen k nnen die Rechte zwischen diesen Benutzer innen nicht genauer differenziert werden benutzerhandbuch freie Tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 10 juleica Jugendleiter in card 2 2 Login amp Startbildschirm Nach dem Login auf www juleica de wird zun chst die bersicht ber die aktuell zu bearbeitenden Antr ge in den verschiedenen Eskalationsstufen siehe dazu 3 3 1 angezeigt Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Ea Hilfe Logout Statusinformation Statusintormation Hallo Manfred Neubauer Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antr ge Im berblick Antrag bernehmen Statusinformation ErupgenAndrag Moidi Antr ge zur Genehmigung FT 2 Antr ge pait offener 0 u u SE uU u ui sn u ne 3 davon in Eskalationsstufe 1 1 Bruckfreigabe D davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 1 0 amp davon in Eskalationsstufe 3 1 davon in Eska
56. zeitig aufgerufenen Datens tze zu erh hen Beachten Sie unbedingt die Datenschutz Bedingungen 1 4 3 4 3 1 Umgang mit der CSV Datei Die Daten werden in einer CSV Datei ausgegeben Um die Daten gut verarbeiten zu k nnen gehen Sie bitte wie folgt vor A Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Excel durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Menu Punkt Daten gt Externe Daten gt Textdatei importieren und w hlen Sie dort den Dateityp CSV aus W hlen Sie die Datei aus die Sie importieren m chten 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider hat Excel die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas modifiziert Das in der CSV Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Klicken Sie dann auf fertigstellen und w hlen Sie die Position an der die Daten in der Tabelle eingebunden werden sollen B Wenn Sie mit Open Office arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Open Office calc durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Men Punkt Datei gt ffnen und w hlen Sie dann die entsprechende Datei aus 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als
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