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GLS VEREINSMEISTER

1. Name Mein Sportverein e V Zusatz GLS Vereinsmeister v6 Strasse PLZ Ort Land Deutschland Kontakt Carsten Mustermann Kommunikation eMail info vereinsmeister de Homepage http www vereinsmeister de Telefon 1 Telefon 2 Mobil Telefax 4 Stammdaten 31 Grunddaten Die Adresse Ihres Vereins sowie hnliche Informationen wie Telefon Ansprechpartner und Mailadresse werden auf der ersten Seite hinterlegt Verwendet werden diese Daten unter anderem in Listen aber auch im Briefkopf von ausgehenden Belegen wie Rechnungen Serien briefe und Mahnungen Finanzen Auf der Seite Finanzen steuern Sie bspw die Bankverbindung Ihres Vereins ber diese Bankverbindung wird beispielsweise der Beitragseinzug gesteuert In einigen Lizenzformen Bankenlizenz kann man die Bankleitzahl nicht ndern sondern die BLZ der Bank ber die Sie die Software bezogen haben ist dort fest hinterlegt Der Bereich Abrechnung steuert die Sollstellung als Kernprozes der Beitragsabrechnung und ist hier besonders zu erw hnen Sollstellung ber cksichtigt nur den gew hlten Zeitraum In diesem Modus wird der Beitrag f r den in der Sollstellung ausgew hlten Zeitraum berechnet Dabei ist es nicht relevant ob ein Mitglied in diesem Zeitraum schon Teilbeitr ge gezahlt hat Wenn ein Mitglied bspw qauartalsweise zahlt wird der Jahresbeitrag durch drei Monate geteilt und abg
2. 7 Listen und Auswertungen 93 Durch Doppelklick im oberen Arbeitsbereich werden die Objekteigenschaften der einzelnen Felder im Etikett angezeigt In der mitgelieferten Vorlage ist die gesamte Anschrift in einem Objekt angelegt das aus mehreren Abs tzen besteht Der Vorteil liegt in diesem Fall darin dass Leerzeilen so automatisch entfernt werden k nnen und nachfolgende Zeilen nach oben nachr cken Sollen anstelle von Adressetiketten bspw Mitgliedsausweise gedruckt werden k nnte man das Objekt auch l schen siehe Kontextmen unter der rechten Mousetaste und durch einzelne Datenfelder ersetzen die an diese Stelle aus der Variablenliste mit der Mouse gezogen werden In den Objekteigenschaften Doppelklick auf das Objekt im oberen Fenster kann das Layout und das Druckverhalten eines einzelnen Objekts beeinflusst werden Hier k nnen Parameter wie Schriftart Farbe und Ausrichtung eingestellt werden Tipp Vor dem Ausdruck der Etiketten kann brigens im Druckauswahldialog die Anfangsposition der ersten Etikettenseite bestimmt werden Damit k nnen bereits gebrauchte Etikettenseiten noch verwendet werden 7 Listen und Auswertungen 94 7 3 Berichtsdesigner F r nahezu alle Listen und auch f r die Adressetiketten kommt wurde der leistungsstarke Berichtsgenerator List amp Label der Firma combit GmbH in den GLS Vereinsmeister integriert Diese Komponente bietet M glichkeiten die Listen und Auswertungen m
3. Denkbare Szenarien f r eine Offline Replikation sind in der folgenden Tabelle aufgef hrt Standort A Zentrale Standort B Standort C Mitglieder und Finanzbuchhaltung Abrechung Mitglieder Korrespondenz Finanzbuchhaltung Mitglieder Kontakte Termine und Inventar Wichtig ist dass die Kommunikation der beteiligten Partner immer ber die Zentrale erfolgt also nicht jeder Partner mit jedem anderen Partner Daten austauscht Also jeder Partner schickt seine nderungen immer an die Zentrale und bekommt nderungen auch immer nur von der Zentrale nie an oder von anderen Partnern Ablaufschema des Datenaustauschs Bei der Arbeit mit dem Vereinsmeister werden ge nderte Datens tze und der Zeitpunkt der nderung festgehalten Wird ein Datenaustausch mit einem vorher definierten Partner eingeleitet sucht das Programm alle Daten die sich seit der letzten bertragung ge ndert haben zusammen und stellt daraus ein Datenaustausch Paket zusammen Dieses wird dann per E Mail an den Partner geschickt wo es wieder importiert werden kann Dabei auftretende Replikationskonflikte weil bspw ein Datensatz an beiden Standorten gleichzeitig ge ndert wurde werden in einem Fehlerprotokoll festgehalten und m ssen anschlie end manuell bearbeitet werden 5 Verarbeitung 78 Partner definieren Bei der Neuanlage eines Partners bekommt der Datensatz eine eindeutige interne Identifikations nummer die f
4. Bankverbindung Abh ngig von der gew hlten Zahlungsart kann hier die Bankverbindung des Mitglieds hinterlegt werden Bei Familien reicht es wenn die Bankverbindung beim Familienoberhaupt angegeben wird weil ja ale Zahlungen ber dessen Konto abgewickelt werden Wird als Zahlungsart Lastschrift DTAUS gew hlt kann man Kontonummer Bankleitzahl und Kontonummer hinterlegen Bei der Zahlungsart Lastschrift SEPA wird die Bankverbindung in Form von IBAN int Kontonummer und BIC intern Bankenkennung angegeben Bei einer SEPA Lostschrift ist zus tzlich zu beachten dass diese Form des Bankeinzugs ebenfalls ein g ltiges Lastschriften Mandat erfordert Dieses Mandat wird vom Mitglied f r den Verein ausgestellt und hat in der Regel auch eine begrenzte G ltigkeit Ohne Mandat darf ein Bankeinzug nach dem SEPA Verfahren nicht durchgef hrt werden Hinweis Lassen Sie sich von Ihrer Bank beraten bevor Sie anfangen Beitr ge per SEPA Lastschrift einziehen Sparten Beitr ge Im unteren Teil der Maske werden die Sparten angezeigt denen das Mitglied angeh rt Der Beitrag des Mitglied errechnet sich aus der Summe der Spartenbeitr ge falls jede Sparte ein eigenes Beitragsmodell hat Wichtig zu wissen ist dass die Beitr ge selbst au er bei individuellen 4 Stammdaten 4 Beitragsvereinbarungen nicht im Mitgliederstamm selbst gespeichert werden sondern jedes Mal aus dem Spartenstamm nachgelesen werden Der Vorteil ist
5. Das Buchungsprogramm teilt dann die Konten und Betr ge entsprechend automatisch zu Manchmal sind aber auch Buchungen erforderlich bei denen es sich nicht klar um Zahlungen handelt oder wobei Buchungen zwischen zwei Konten umgebucht werden m ssen F r diesen Fall gibt es den zweiten Buchungsmodus Umbuchung In diesem Modus muss der Anwender allerdings selbst wissen welches Konto im soll und welches im Haben bebucht werden soll Weiterhin sind in diesem Buchungsmodus das Ausbuchen von offenen Posten oder automatische 8 Finanzbuchhaltung 104 Steuerbuchungen nicht sinnvoll und werden daher nicht angeboten Fehlerhafte Buchungen k nnen bis zum Abschluss einer Buchungsperiode korrigiert werden Buchungen k nnen auch ganz storniert werden bleiben aber aus Gr nden der Nachvollziehbarkeit in der Datenbank erhalten In der Fibu stehen ebenfalls eine Reihe von Auswertungen zur Verf gung welche entweder die Folge der Buchungen insgesamt als Buchungsjournal oder pro Konto als Kontenjournal ausweisen In der Gewinn und Verlustrechnung werden Ertr ge und Kosten einer Buchungsperiode gegen ber gestellt 8 Fnanzbuchhaltung 105 8 2 Konten Der Kontenstamm umfasst die Konten der Finanzbuchhaltung die f r den jeweiligen Gesch ftsbetrieb des Vereins sinnvoll sind Der Inhalt des Kontenstamms kann bspw von erfahrenen Buchhaltern frei vergeben werden oder aus einem mitgelieferten Kontenrahmen der sich auf Empfe
6. Die eingesetzte L sung f r Druck und Reporting List amp Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der combit GmbH MySQL Datenbank Copyright by SUN Microsystems bzw MySQL AB Acrobat Acrobat Reader Copyright by Adobe Systems Software Limited exTree exSuite Copyright by Exontrol com Software Xtreme Suite Pro Copyright Codejock Software Andere hier nicht genannte Produkte unterliegen ggf dem Copyright bzw den Bestimmungen f r Warenzeichen anderer Hersteller deren Rechte ausdr cklich nicht angetastet werden Index Index A Abrechnung 31 61 65 Abschluss 113 Abteilung 45 Administrator 7 123 Adressetiketten 91 Altersstaffel 46 Anwender 122 Bankleitzahl 51 Bankverbindung 31 40 Beitr ge 40 Beitragsabrechnung 65 Beitragsart 46 Beitragsmodell 41 Beitragsposition 63 Beitragsrechnung 59 Beitragsstufe 46 Beitragsstufen 41 Beitragsvorschau 74 Belegtexte 55 Berechtigung 125 Berichtsgenerator 94 Berichtsobjekte 96 Bestandsmeldung 47 87 Buchungsjoumal 111 Buchungsperiode 102 113 Budget 74 C Copyright 130 CSV 118 131 D Datenaustausch 75 Datenbankpflege 114 Datenbankserver 12 127 Datenfilter 28 Datenfilters 89 Datenimport 117 Datenquelle 76 Datensicherung 115 Designer 90 Dialogbuchen 109 doppelte Buchf hrung 101 DoSB 105 Druckformular 88 Druckprogramm 28 DTAUS 67 DTAUS Datei 59 dynamische Gruppe 49 Echtdatenvorschau 94 Ehrungen 44 Email 84 Erste Schritte 21
7. Etiketten 91 externe Adressen 52 Extras 26 F Familie 39 Favoriten 25 Felder 98 Feuerwehr 53 Finanzbuchhaltung 101 Finanzen 31 Firewall 85 Index Funktionen 44 G Gesch ftsbereich 112 Gewinn und Verlustrechnung 112 Gruppen 42 Gutschrift 64 H Hauptmen 24 hierarchische Ansicht 26 individuelle Datenfelder 43 Infofeld 44 Installation 8 Installationspfad 11 Inventar 53 Inventargruppe 53 K Kategorien 57 Kommunikation 77 Kontenjourmal 111 Kontenrahmen 102 105 Kontenstamm 105 Korrespondenz 39 L Landessportbund 47 87 Lastschrift 59 67 Liste 94 Listen 28 Listen und Auswertungen 88 132 M Mahnung 69 Mailserver 84 Mandant 123 128 Mitgliederstamm 37 Mitgliedsnummer 38 52 N Navigator 24 Nummernkreise 34 O ODBC 127 offene Posten 65 69 Office 27 82 Onlinebanking 67 Optimierung 114 P Photo 38 52 Produktschl ssel 21 Protokoll 68 Provider 84 R Rechnung 58 Rechnungsausgangsbuch 68 Rechte 125 Reminder 72 Replikation 76 Rolle 122 Rollen 125 R cklastschrift 68 Index S Saldovortr ge 102 Schriftart 97 Selektion 62 SEPA 67 Serienbrief 36 Serienbriefe 81 Seriendruck 82 Serienmails 84 Setup 8 Sollstellung 31 58 61 Sonderzahlung 64 sortieren 26 Sparten 45 Spartenbeitr ge 40 Spartengruppe 45 Spende 70 Spendenbescheinigung 70 Spendenbescheinigungen 33 SQL Server 12 Standard Edition 8 Statistik 35 Steuersatz 57 103 Suche 26
8. Jugendliche 0 17 48 00 TZ Bearbeilen Erwachsene 1 64 120 00 Senioren 65 199 60 00 X Entfernen 3 Neue Sparte Obwohl in vielen Vereinen aus verschiedenen Gr nden bspw weil es sich nicht um Sportvereine handelt vielleicht nur eine Sparte Abteilung relevant ist so muss f r die Beitragsermittlung auch wirklich mindestens eine Sparte erfasst sein ggf nennen Sie diese einfach Gesamtverein oder Beitr ge In gr eren Vereinen k nnen die Sparten auch ein weiteres Mal in Spartengruppen zusammengefasst werden um eine bessere bersicht zu erreichen Bspw k nnten Fu ball 4 Stammdaten 46 und Handball zur Spartengruppe Ballsportarten zusammengefasst werden In der Suchmaske kann ber die Toolbar Funktion Neu eine neue Sparte angelegt werden In der daraufhin ge ffneten Pflegmaske werden neben Spartennummer und Bezeichnung der Sparte auch die Beitragsstufen gepflegt Beitragsart F r die Beitragsermittlung stehen zwei alternierende Verfahren zur Verf gung Beitragsstufen und Altersstaffeln Sobald das Ermittlungsverfahren gew hlt wurde und die erste Beitragsstufe erfasst wurde kann das Ermittlungsverfahren nicht mehr ge ndert werden Beitr ge werden immer als Jahresbeitr ge hinterlegt und bei der Beitragsabrechnung dann durch den abzurechnenden Zeitraum also bspw durch 4 f r Quartalszahler geteilt Beitragsstufen Diese Beitragsart ist vermutlich die a
9. Suchmaske 25 T Terminkalender 72 133 Texteditor 81 U Umbuchung 109 Umsatzsteuer 57 V Variablen 56 81 98 Verbindung 127 Vereinsdaten 30 Vista 10 Vorschau 90 W Warenzeichen 130 Wertetabellen 57 Wiederherstellung 116 Wiedervorlage 43 Windows 7 10 Word 82 Z Z hlerstand 54 Zahlungsart 40 Zahlungshistorie 44 Zustand 53
10. bertragen wird oder aber die Datei wird auf einem direkt beschreipbaren Wechseldatentr ger bspw USB Stick oder Diskette abgelegt und dann zur Bank gegeben F r das SEPA Verfahren europ isches Verfahren f r elektronischen Datenaustausch mit der Bank beachten Sie bitte die geltenden nationalen Richtlinien und Voraussetzungen bspw geltenden Lastschriften Mandat und informieren Sie sich am besten beim Berater Ihrer Bank Wenn eine Schnittstellendatei erzeugt und auch von der Bank verarbeitet wurde kann der Bankeinzug durch Klick auf den Button Buchen abgeschlossen werden Dabei werden die Zahlungen auf die Mitgliederkonten gebucht R cklastschriften In der Regel wird beim Lastschriftenverfahren zun chst die Gesamtsumme der Transaktionen in der Schnittstellendatei auf das Konto des 5 Verarbeitung 68 Zahlungsempf ngers gutgeschrieben W hrend fehlerhafte Auftr ge die Kunden der eigenen Hausbank betreffen bspw R ckbuchung mangels Deckung oder falscher Kontonummer unmittelbar im Anschluss wieder abgezogen werden k nnen R cklastschriffen von Fremdbanken mehrere Tage in Anspruch nehmen ber die Funktion R cklastschriften k nnen zur ckgebuchte Zahlungen wieder storniert werden auch wenn sie bereits auf das interne Mitgliederkonto gebucht wurden Durch Markieren der R cklastschriften und Ausl sen der R ckbuchung werden die Zahlungen wieder vom Mitgliederkonto entfernt und der gesamte Abrechnungsvo
11. dass bei einer nderung des Beitrags bspw Beitragserh hung sofort berall der neue Beitrag verwendet wird und nicht jedes Mitglied erst einmal angepasst werden muss Der Nachteil liegt jedoch auch darin dass die Beitragsinformationen ber mehrere Tabellen in der Datenbank verteilt sind und es kein einzelnes Datenfeld f r den Jahresbeitrag des Mitglieds gibt Die kleinen Nachteile durch die vielen zus tzlich n tigen Lesezugriffe auf die Datenbank bspw bei der Beitragsabrechnung werden durch die vielen Vorteile und die hohe Geschwindigkeit der verwendeten relationalen Datenbank jedoch weitestgehend kompensiert Die Art der Verkn pfung des Spartenbeitrag zum Mitglied h ngt vom gew hlten Beitragsmodell der Sparte ab Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten Variante 1 Beitragsstufen Bei diesem Modell gibt es einfache Beitragsstufen bspw f r Erwachsene und Jugendliche sowie f r aktive und passive Mitglieder F rdermitglieder Die Beitragsstufen werden dem Mitglied fest zugeordnet und bei Bedarf manuell ge ndert Diese Variante haben wir bereits in fr heren Versionen des GLS _Vereinsmeisters angewendet Der Vorteil in dieser Variante liegt in der Nachvollziehbarkeit weil es keine automatische Beitragszuordnung gibt Variante 2 Altersstaffel Einen hohen Grad an Automatisierung bei der Ermittlung des richtigen Beitrags f r ein Mitglied bietet diese 4 Stammdaten 42 Variante In der Sparte wird defini
12. die das Setup w hrend der Installation von GLS Vereinsmeister ausf hren soll und klicken Sie danach auf Weiter Zus tzliche Symbole v Desktop Symbol erstellen lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Auswahl ob Verkn pfungen f r das Programm auf dem Desktop erstellt werden sollen 2 Installation 11 a Setup GLS Vereinsmeister Installation durchf hren Das Setup ist jetzt bereit GLS Vereinsmeister auf Ihrem Computer zu installieren Klicken Sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen oder auf Zur ck um Ihre Einstellungen zu berpr fen oder zu ndem Ziel Ordner C Program Files 86 GLS Vereinsmeister Startmen Ordner GLS Vereinsmeister Zus tzliche Aufgaben Zus tzliche Symbole Desktop Symbol erstellen Symbol in der Schnellstartleiste erstellen Abschluss der Installation Ordnerstrukturen Die Installationspfade folgen der Microsoft Empfehlung und stellen sich bei einer standardgem en Installation je nach Betriebssystem wie folgt aus aus Platzgr nden sind an dieser Stelle Zeilenumbr che z T nicht zu vermeiden Windows 2000 XP Programm C Programme GLS Vereinsmeister Daten C Dokumente und Einstellungen All Users Anwendungsdaten GLS Vereinsmeister Windows Vista Windows 7 32 Bit Programm C Program Files GLS Vereinsmeister Daten C ProgramData GLS Vereinsmeister Windows Vista Window
13. eine leistungsf hige Finanzbuchhaltung und eine Vielzahl von Statistiken Auswertungen und Ansichten sorgt das Produkt f r eine Entlastung f r jedes Vorstandsmitglied 1 1 ber dieses Handbuch Handb cher zu lesen in denen auf jeder Seite wieder und wieder die Masken und Fenster des Programms erkl rt sind macht den meisten Anwendern keinen Spa Eigentlich m chte man lieber mit dem Programm gleich loslegen und nur gelegentlich einzelne Funktionen und 1 Einleitung 6 Felder in der Online Hilfe nachschlagen Daher versuchen wir an dieser Stelle nicht zu sehr ins Detail zu gehen Dieses Handbuch berichtet neben der Installation der Software ber die Prozesse wie Mitgliederverwaltung Beitragsabrechnung und Finanzbuchhaltung Hier sollen anhand von Beispielen sinnvolle Tipps gegeben werden wie Sie mit dem GLS Vereinsmeister effektiv umgehen k nnen und Ihren Verein optimal f hren gewisserma en als Gesamt berblick Wir hoffen dass Sie durch das Lesen dieses Handbuches auf gute Ideen gebracht werden auf die Sie vielleicht durch eigenes Ausprobieren nicht gekommen w ren Wir freuen uns wenn Sie m glichst viele Funktionen unserer Software nutzen und Ihre Vereinsarbeit damit bereichern k nnen Auf der anderen Seite h ren wir jederzeit gerne von Ihnen wie Sie mit unserer Software zufrieden sind oder wo Sie sich neue Funktionen w nschen GLS Vereinsmeister ist in mehreren Editionen bspw standard
14. im Soll und auf dem Ertragskonto f r die Beitr ge im Haben Beide Teil Buchungen sind also in diesem Fall Zug nge Bevor die erste Buchung erfasst werden kann m ssen einige Vorbedingungen erf llt sein 8 Fnanzbuchhaltung 102 l Zun chst muss der Kontenrahmen festgelegt werden Dieser kann frei vergeben werden was erfahrenen Buchhaltern erm glicht ihren gewohnten Kontenrahmen weiter zu verwenden Wenn Sie aber Einsteiger sind oder nicht sicher sind wie der Kontenrahmen idealerweise aussehen sollte liefern wir einen vordefinierten Kontenrahmen nach dem Empfehlungen des DoSB mit aus Im Kontenstamm kann ber das Untermen des Neu Buttons in der Toolbar auch die Funktion bernahme aus Kontenrahmen gew hlt werden Dort k nnen die f r Ihren Verein sinnvollen Konten einfach markiert und in den Kontenstamm bernommen werden Die bernommenen Konten k nnen hinsichtlich Bezeichnung etc nachtr glich noch ge ndert werden 2 Es muss eine Buchungsperiode angelegt werden Darunter versteht man den Zeitraum zwischen Er ffnung und Abschluss Eine Buchungsperiode wird in der Regel ein Jahr betragen Bestimmte Vereine brauchen aber zB f r die Steuermeldung mehrere Buchungsperioden pro Jahr und er ffnen bspw quartalsweise oder sogar monatsweise neue Buchungsperioden 3 Die Saldovortr ge also die Anfangsbest nde in der aktuellen Buchungsperiode m ssen festgelegt werden In der Regel wird die
15. r die Kontrolle des gesamten Daten austauschs wichtig ist Wenn ein Partner gel scht und neu angelegt wird ndert sich die Partnernummer und der Partner gilt auch dann als neuer Partner wenn er den gleichen Namen und die gleiche Mailadresse hat In diesem Fall werden bei der ersten Sendung immer alle Daten gesendet nicht nur die zuletzt ge nderten Beachten Sie daher bitte dass Partner wirklich m glichst nur einmal angelegt werden sollten und sich danach m glichst nicht wieder ndern was den Umfang oder die Senderichtung von Daten betrifft Namen und Mailadresse zu ndern hat f r die Datensendung nat rlich keine Relevanz F r jeden Partner wird festgelegt welche Datenbereich aus dem GLS Vereinsmeister er bekommt oder selbst schickt Werden in der Datenbank mehrere Mandanten Vereine gef hrt muss f r den Partner auch der entsprechende Mandant gew hlt werden Daten senden Wenn Daten an den gew hlten Partner gesendet werden sollen werden die Tabellen aus den ausgew hlten Datenbereichen analysiert und zu einem Datenpaket zusammengestellt Dieses Datenpaket wird an den Partner per E Mail Anhang gesendet Dabei wird als Text der beim Partner hinterlegte E Mail Text verwendet und als EMail Server und EMail Konto die Absendereinstellungen aus dem Bereich Vereinsdaten verwendet Jedes Datenpaket erh lt eine interne Sequenznummer ber die sichergestellt wird dass die Daten beim 5 Verarbeitung 79 Em
16. string sein Um Zahlen formatiert in Text zu wandeln gibt es die Funktion fstr die als Parameter die numerische Variable und eine Formatierungsangabe erwartet W hrend eine Verkn pfung wie Summe Rechnung Summe zu einem ung ltigen Ergebnis f hrt bringt die vorherige Wandlung des Zahlenwertes mit str in formatierten Text das gew nschte Ergebnis Summe fstr Rechnung Summe amp 7 Listen und Auswertungen 100 Viele sinnvolle Funktionen sind bereits in den mitgelieferten Listen in Verwendung und k nnen dort abgeschaut werden Die integrierte Onlinehilfe im Berichtsdesigner erkl rt fast alle Funktionen noch mal genauer Gruppierung und Summierung Bei einigen Listen ist nicht nur eine sequenzielle Auslistung der Datens tze sondern auch eine Gruppierung oder Summierung bspw Zwischensumme oder Anzahl von Bedeutung Damit eine Gruppierung funktionieren kann m ssen die Datens tze bei der Druckauswahl auch in der richtigen Reihenfolge sortiert werden Bei einer Gruppierung von Mitgliedern nach Status aktiv passiv muss die Liste daher auch nach Status sortiert werden Ansonsten w rde das Gruppierkriterium wahllos in der Druckreihenfolge vorkommen und die gleiche Gruppe mehrfach gebildet werden F r die Definition einer Gruppe muss das Gruppierkriterium in den Tabelleneigenschaften im Karteireiter Gruppenkopf unter Gruppieren nach eingestellt werden Eine Summenzeile
17. D h wenn es Beitragsstufen gibt die sich in Ihrer Definition berlappen wird die Sollstellung eine beliebige Stufe verwenden Unabh ngig davon ist aber eine beliebige Kombination der angebotenen Kriterien m glich Ist ein Kriterium nicht relevant wird es auf die Einstellung ignorieren gesetzt Einstellungen Auf dem Karteireiter Einstellungen sind diverse Einstellschalter mit der die Ber cksichtigung der Sparte bspw in Statistiken und Auswertungen gesteuert werden kann LSB Meldung F r Sportvereine die eine j hrliche Bestandsmeldung an den Landessportbund bermitteln m ssen kann hier festgelegt werden zu welcher Sportart und zu welchem Fachverband die Sparte zugeordnet werden soll Die 4 Stammdaten 48 eigentliche Bestandsmeldung kann dann vom Programm teilweise automatisiert durchgef hrt werden Dabei wird eine Schnittstellendatei mit den Daten der Bestandsmeldung erzeugt die auf der Webseite des Landessportbundes hochgeladen werden kann Die Schnittstellendatei enth lt alle Daten ber die Mitgliederstuktur nach Geschlecht und Jahrgang verdichtet auf Fachverband und Sportart Info Im Infofeld k nnen diverse Seiten Text mit weiteren Informationen zur Sparte hinterlegt werden 4 Stammdaten 49 44 Mitgliedergruppen Mitgliedergruppen bieten neben den Sparten eine zweite unabh ngige Ebene der Zusammenfassung und Gruppierung von Mitgliedern Hiermit k nnen Mitglieder bspw zu Mannsch
18. Office installiert sein Durch die Funktionen Neu bzw ndern wechseln Sie in die Bearbeitungsmaske des Mitgliederstamms Diese ist durch Kateireiter thematisch in verschiedene Untermasken aufgeteilt Stammdaten Im ersten Bereich der Bearbeitungsmaske befinden sich die Felder zur Pflege der Grundstammdaten des Mitglieds Wichtig ist hierbei u a die Mitgliedsnummer die sich w hrend der gesamten Mitgliedschaft nicht ndert und ein Mitglied auch bei nderung des Namens bspw durch Heirat oder Umzug an eine andere Adresse eindeutig identifiziert Neben der Anschrift und den grunds tzlichen Merkmalen wie bspw das Geschlecht werden hier auch wichtige Datumsfelder wie Geburtsdatum sowie Ein und vorgemerktes Austrittsdatum hinterlegt Gerade diese Datumsfelder k nnen f r Statistiken aber auch bei der Ermittlung eines altersbezogenen Beitrags eine wichtige Rolle spielen und sollten nicht leer bleiben Weiterhin kann hier ein Photo des Mitglieds zugeordnet werden Als Bildformate werden JPG BMP und GIF unterst tzt Zugeordnete Bilder werden zur Minimierung des Speicherplatzes automatisch in der Gr e reduziert und 4 Stammdaten 39 nur als sog Thumbnail also als Vorschaubild in der Datenbank abgelegt Familie ber das Feld Familie kann das Mitglied einer Familie zugeordnet werden Dabei wird das Familienoberhaupt angegeben F r jede Familie darf es nur ein eindeutiges Familienoberhaupt geben
19. Posten zugeordnet Eingegangene Zahlungen sind im Mitgliederstamm einzusehen Lastschriften Bei Mitgliedern die per Lastschrift zahlen werden bei der Abrechnung ebenfalls die bei der Sollstellung ermittelten Beitr ge zusammen mit eventuellen Sonderzahlungen zu Lastschriften zusammengefasst Aus den Lastschriften kann dann eine DTAUS Datei erzeugt werden Die DTAUS Datei wird entweder auf einem transportablen Datentr ger USB Stick Diskette gespeichert und zur 5 Verarbeitung 60 Bank gegeben oder in das Onlinebanking Programmm mit dem der Anwender mglw ohnehin seine Bankgesch fte t tigt importiert und dann online zur Bank bermittelt Nahezu alle g ngigen Onlinebanking Programme k nnen eine DTAUS Datei importieren Wenn ein Zahlungslauf erfolgreich bei der Bank eingereicht wurde und die Gutschrift auf dem Vereinskonto erfolgt ist werden die Lastschriften ber die Funktion Buchen auf den Mitgliederkonten festgehalten R cklastschriften k nnen ebenfalls direkt in der Abrechung erfasst werden sobald die Lastschriften gebucht wurden Wird eine bereits gebuchte Zahlung als R cklastschrift markiert werden alle Buchungen r ckg ngig gemacht und die f llige Zahlung kann bspw mit dem n chsten Abrechungslauf erneut abgerechnet werden wenn das Mitglied bspw nur eine falsche Kontonummer angegeben hatte 5 Verarbeitung 61 5 2 Sollstellung Bei der Sollstellung werden f llige Beitr ge ermittelt und f r
20. also Mitglieder einer Familie d rfen sich nicht gemischt gegenseitig zugeordnet werden Werden Mitglieder einer Familie zugewiesen erfolgt die gesamte Beitragsabrechnung nur noch ber das Familienoberhaupt also das Hautmitglied Insofern ist auch nur die Zahlungsart des Hauptmitglieds f r die weitere Berechnung von Bedeutung und die zugeordneten Familienmitglieder k nnen bei Ihrer Zahlungsart bspw Bar oder Rechnung eingestellt bekommen Korrespondenz Im Bereich Korrespondenz werden Kennzeichen und Daten eingetragen die f r die Kommunikation mit dem Mitglied zu tun haben Hier werden bspw die Telefonnummern des Mitglieds seine Mailadresse oder die vollst ndige Briefanrede bspw Sehr geehrte Frau M ller hinterlegt Au erdem kann hier eine abweichende Adresse angegeben werden und es kann per Schalter gesteuert werden bei welchen Belegen die abweichende Adresse verwendet werden soll ber die Druckselektion kann angeben werden ob das Mitglied bspw Mahnungen erhalten soll oder ob Rechnungen bspw bei Barzahlern gedruckt oder nur erzeugt und gespeichert werden 4 Stammdaten 40 Beitr ge In dieser Untermaske werden alle Informationen hinterlegt die f r die Beitragsermittlung relevant sind Neben der Zahlungsart und dem Zahlungszeitraum kann hier auch der Beginn der ersten Abrechnung des Mitglieds sowie eine eventuelle beitragsfreie Zeit bspw wegen Grundwehr oder Zivildienst erfasst werden
21. den Sonderzahlungen ggf zusammen mit Beitragspositionen ebenfalls offenen Posten erzeugt Der Endbetrag einer Sonderzahlung errechnet sich immer aus Menge x Preis Sonderzahlungen k nnen zu Auswertungszwecken typisiert werden Mit Ausnahme von Gutschriften haben die Typen jedoch keine Auswirkung auf die Berechnung der Zahlung Wird eine Sonderzahlung als Gutschrift oder Honorar definiert wird der Endbetrag negativ Der Buchungstext der Sonderzahlung wird in der Rechnungsposition gedruckt Sonderzahlungen die f r die Sammelabrechnung vorgesehen sind werden bei der Abrechnung mit dem f lligen Beitrag verrechnet Dies ist insbesondere bei Lastschriften interessant weil dann die Summe aus Beitrag und Sonderzahlung als einzelne Buchung auf dem Kontoauszug des Mitglieds zusammengefasst wird Zahlungseing nge f r Sonderzahlungen werden ebenfalls ber die Finanzbuchhaltung oder die Funktion Zahlung erfassen bei den offenen Posten gebucht 5 Verarbeitung 65 5 4 Abrechnung Bei der Abrechnung werden aus den zuvor bei der Sollstellung ermittelten Beitr gen ggf zusammen mit erfassten Sonderzahlungen Rechnungen oder Lastschriften gebildet und offene Posten erzeugt Die Abrechnung stellt den zweiten und finalen Teil der Beitragsabrechnung dar E Abrechnung Bezeichnung Abrechnung vom 01 03 2010 Rechnungen drucken Mitglieder Alle Mitglieder je Zu m 5 Lastschriften Rech Datum 15 0
22. die bersicht verloren wenn immer alle Daten angezeigt werden Aber auch aus anderen Gr nden ist es sinnvoll dass die Datenmenge in den Such und bersichtsmasken durch verschiedene Kriterien eingeschr nkt werden kann Die textuelle Suche ber das Suchfeld oben rechts haben wir bereits kennen gelernt Manchmal m chte man die angezeigten Daten aber auch nach anderen Kriterien filtern insbesondere wenn ein bestimmter Ausschnitt aus dem Datenbestand in einer Pflegemaske durchgebl ttert und editiert werden sol Da der GLS Vereinsmeister seine Daten in einer relationalen Datenbank ablegt w re eine SQL Abfrage SQL Structured Query Language die nahe liegende Wahl daf r Allerdings k nnen sicher die wenigsten unserer Anwender die SQL Sprache Der Datenfilterdialog erm glicht die komfortable Definition von Filterkriterien durch einfache Auswahl der Datenfelder und deren Werte ohne SQL Kenntnisse Der Filterdialog setzt die eingegebenen Kriterien intern automatisch in SQL um und schickt die Abfrage zur Datenbank Das Ergebnis wird danach in Tabellenform angezeigt 3 5 Berichte Bei den Auswahlmasken f r Berichte wie Listen und Etiketten Rechnungen usw gibt es zun chst die M glichkeit die Druckdaten zu filtern Daf r stehen bei den Druckprogrammen f r Stammdaten die gleichen Filterm glichkeiten zur Verf gung wie bei den Such und bersichtsformularen Bei manchen Druckprogrammen 3 Bedienung 29 bspw Rechnungen oder Buc
23. die Abrechnung in der Datenbank gespeichert Dabei kommen verschiedene Faktoren wie Eintrittsdatum vorgemerktes Austrittsdatum und nat rlich die Zuordnung zu Sparten und Beitragsstufen zur Anwendung Sollstellung ee Auswahl v Start Bezeichnung Sollstellung vom 15 03 2010 IT Mitglieder Selektierte Mitglieder 17 gal ann at Sparten Sportsch tzen fEl Zeitraum Jahr z Abrechung bis Dezember x 2010 Zahlungsart lt alle gt x Buchungstext Jahresbeitrag 2 f r RE Position m l Hilfe L Neue Sollstellung Die Sollstellung kann dabei entweder nur den gew hlten Zeitraum ermitteln oder auch den Zeitraum vorher betrachten und somit bspw seit der letzten Beitragsermittlung eingetretene Mitglieder mit ber cksichtigen Die Einstellung welche der beiden Verfahren zur Anwendung kommt wird unter Vereinsdaten get tigt Immens wichtig f r den zuletzt genannten Fall ist auch das Datum der ersten Abrechnung ebenfalls unter Vereinsdaten zu finden Dieses Datum begrenzt die Beitragsermittlung in die 5 Verarbeitung 62 Vergangenheit Wenn bspw noch niemals eine Sollstellung im Programm stattgefunden hat und der Abrechnungsbeginn nicht gepflegt wurde berechnet die Sollstellung richtigerweise alle Beitr ge seit Eintritt des Mitglieds noch einmal Wenn ein Mitglied bspw schon 1985 in den Verein eingetreten ist kommt vielleicht eine erhebliche Summe zusammen Wenn sie also
24. einem eigenen Datenbank User Bei Einzelplatzinstallationen ist jedoch die Windows Authentifizierung die bessere weil einfachere Wahl 2 Installation 17 Geben Sie den Authentifinerungsscherhetsmocdus de Acminstratoren und de Dateverzeichnase f r das Datenbankmodul an Setupunterst tzungsregeln Kontcberetsteliung Dtemversechnisse FLESTREAM Festureauswahl Instanzkonfiguration Erforderlicher Speicherplatz Serverkonfiguration Datenbankmodulkonfiguration Fehler und Verwendungsbenchter Installationsregeln Installationsbereit Installationsstatus Abgeschlossen Geben Se den Autnenzfinerungsmodus und Se Admunistwanoren f r das Datenbankmodul an 10 Wenn Sie Ihre Datenbanken in ein spezielles Verzeichnis legen m chten ist hier der richtige Zeitpunkt f r die Auswahl des Datenverzeichnisses 11 Nach einigen weiteren Systempr fungen wird die Installation begonnen 12 Um nach Abschluss der Installation auch ber das Netzwerk auf den SQL Server zugreifen zu k nnen muss im Konfigurationsmanager im Windows Startmen noch das TCP IP Protokoll aktiviert werden Bei allen Clients die sich mit dem Datenbankserver in einer Mehrbenutzerumgebung verbinden sollen m ssen zus tzlich noch Ausnahmen in der lokalen Firewall definiert werden 2 Installation 18 Sal Server Configuration Manager W u _ lola Datei Aktion Ansicht 2 2 Da a SQL Server Konfigurations Manager Lokal Protokoll
25. in der Regel nur wenige Faktoren beeinflusst werden m ssen Um in den Druckauswahlformularen erkennen zu k nnen was ein mitgeliefertes Listen Layout ist und welches eine selbst erstellte Liste werden die Symbole vor den Namen der Berichte in verschiedenen Farben angezeigt Wird eine mitgelieferte Liste gew hlt und dann der Design Modus durch Klick auf den Button Design gestartet fragt das Programm zun chst nach einem neuen Namen f r die Liste und fertigt eine Kopie Kopie von Kontaktliste nach Kategori le er hrinda besain se s Datei Bearbeiten Projekt Objekte Ansicht 2 d k DASA unos gs o9 N Berichistratur x oO 20 3 4 50 60 70 80 100 mm Variablenkste x F x E T a PXA o Al a E Berichtscontai E ou M Tabelle Kol 9 Mandant A Sportverein Blau Wei D Steuern I B o Bankneme A az 3 RE Adress Nr Name Anschrift A EMail N MT Gretchen Mustermann D Homepage i eA B Festnetzgesch ftich T Kontakt 3 Kanalstrasse 124 Mobil privat B Kontonummer 55 Westerstede Fax privat land 8 Ma A LSB _VereinsNr S B Gretchen Mustermann Festnetz privat Ey men kd 3 Festnetz gesch ftlich D Ka e e Kanalstrasse 124 Mobil privat D Srse ra r y n 26655 Westerstede Fax privat A Telefax an E Mal A Telefoni Eigenschaften x 8 3 Gretchen Mustermann Festnetz privat Telefon De Festnetz geschatiich l Telefon er 218 Kanalstrasse
26. ist sozusagen die Lebensversicherung gegen PC Abst rze und Festplattenfehler Wie wirksam dieser Schutz ist liegt ausschlie lich in ihrer Hand Bei der Sicherung der Datenbank werden nur die Inhalte aller Datenbank Tabellen exportiert und in eine ZIP Datei gepackt Diese ZIP Datei sollten Sie auf einem beliebigen Datentr ger speichern jedoch sinnvoller weise nicht auf die gleiche Festplatte auf der auch die GLS Vereinsmeister Datenbank liegt Wenn die Festplatte kaputt geht was nicht gerade selten passiert macht die das in der Regel ohne Vorwarnung und neben der Datenbank ist dann auch die Datensicherung unbrauchbar Sichern Sie regelm ig auf einen USB Stick oder besser noch einer externen Festplatte 9 System Einstellungen 116 F r die Sicherung kann das Sicherungsziel also Datentr ger Ordner und Dateiname ausgew hlt werden und welcher Mandant gesichert werden soll Nach dem Start durchl uft das Sicherungsprogramm alle Tabellen und exportiert die enthaltenen Daten in die Sicherungsdatei Bei der Wiederherstellung werden zun chst die Inhalte der aktiven Datenbank gel scht damit die durch die Daten aus der Sicherung ersetzt werden k nnen Wenn das Zur ckspielen der Daten aufgrund einer physikalisch defekten Datenbanktabelle bspw durch einen Festplattenfehler erforderlich ist kann vor der Wiederherstellung der Daten eine Neuinstallation inklusive Neuanlage der Datenbank dringend empfehlenswert sein Da
27. k nnen Termine auch kategorisiert werden und werden dann in unterschiedliichen Farben im Kalender dargestellt Benachrichtigung Die Benachrichtigung eines Termins kann sowohl beim Programmtart erfolgen siehe pers nliche Einstellungen als auch ber den GLS Reminder Die Benachrichtigung zu einem Termin kann sinnvollerweise bereits deutlich vor dem Termin stattfinden Termin bersicht drucken Der Terminkalender kann als Terminliste gedruckt werden und dann bspw an die Mitglieder ausgeh ndigt oder per EMail verteilt werden wenn er bspw als PDF Datei exportiert wird 5 Verarbeitung 74 5 8 Beitragsvorschau Als Kontrollm glichkeit f r die Daten aber auch als Planungsinstrument f r die ZU erwartenden Beitragseinnahmen des Vereins ist die Beitragsvorschau ein unentbehrliches Hilfsmittel Bei diesem Programmteil wird eine Beitragsabrechnung im Schnelldurchlauf simuliert Dabei bleiben nat rlich einige Details wie beitragsfreie Zeiten Spartenwechsel oder Ein und Austritte au er acht weil es sich ja nur um eine grobe Planung handeln kann Die aus der Ermittlung resultierende bersicht stelt die zu erwartenden Beitragseinnahmen anhand einer so genannten Kreuztabelle dar F r einige Vereins besonders interessant ist hierbei nicht nur die Ermittlung der Beitragseinnahmen pro Monate sondern auch pro Sparte so das auf Basis dieser Daten eine Budgetierung f r jede Sparte erfolgen kann 5 Verarbeitung 75 5 9 Datenaus
28. m nnlich Z Eintritt am 01 10 1993 E Kategorie Aktive Mitglieder iH Austritt am 3 E Familie H E amp E Mitglied bearbeiten Fennel Dr Eberhard Der Mitgliederstamm ist die zentrale Verwaltungsstelle Ihrer Vereinsmitglieder und zugleich einer der technisch aufw ndigsten Programmteile Der Mitgliederstamm hat viele Abh ngigkeiten So werden hier bspw die Beitr ge und die Spartenzugeh rigkeit gt Spartenstamm erfasst Daher ist es sinnvoll zun chst die Sparten und Beitr ge vollst ndig einzupflegen bevor die ersten Mitglieder erfasst werden gleichzeitig hat der Mitgliederstamm aber Referenzen zu den offenen Posten zu den Funktionen und Ehrungen Mitgliedergruppen und nat rlich auch zu den individuellen Datenfeldern der Mitglieder Datenbank Beim ffnen des Mitgliederstamms startet zun chst die Such und bersichtsmaske und zeigt den Mitgliederbestand an ber das Suchfeld k nnen 4 Stammdaten 38 Mitglieder gefiltert werden textuelle Suche die Anzeige kann aber auch ber den Datenfilter gt Toolbar gefiltert werden Weil eine rein tabellarische Ansicht manchmal aber noch nicht f r den richtigen berblick ausreicht stehen verschiedene hierarchische Ansichten zur Verf gung bspw nach Sparten und nach Gruppen ber Extras stehen Sonderfunktionen zur Verf gung um bspw eine EMail zu schreiben oder den angezeigten Mitgliederbestand direkt an Excel zu bertragen hierf r muss Excel bpw MS
29. nicht nur die Nummernkreise f r Rechnungen sondern auch f r Sollstellung Abrechnung und Fibu Buchungen festgelegt 4 Stammdaten 35 Interessant ist diese Funktion ebenfalls wenn an verschiedenen Arbeitspl tzen offline also nicht im Netzwerk und unabh ngig voneinander gearbeitet werden soll Findet an beiden Orten bspw gleichzeitig Rechnungsdruck statt und sollen die Datenbest nde sp ter einmal re integriert werden m ssen an beiden Arbeitspl tzen unterschiedliche Nummerkreise gew hlt werden die soweit auseinander liegen dass nicht die Gefahr einer berschneidung bestehen kann Hinweis Setzen Sie niemals Nummerkreise auf einen niedrigeren Wert zur ck wenn bereits Belege aus dem aktuellen Nummerkreis existieren und Nummern doppelt vergeben werden k nnten Statistik Hier werden die Altersgruppen hinterlegt nach denen sich statistische Auswertungen bspw Mitgliederstatistik oder Beitragsvorschau richten Die Altersgruppen k nnen jederzeit ge ndert werden weil die Statistik bei jedem Ausdruck neu errechnet wird Korrespondenz Verband Hier kann die Vereinsnummer Ihres Vereins im Landessportbund hinterlegt werden Diese Nummer ist bspw f r die Bestandsmeldung wichtig EMail Versand F r den automatisierten Versand von EMails aus dem Programm heraus m ssen die Verbindungsdaten zum SMTP Mailserver Ihres Providers hinterlegt werden Wichtig ist dabei die eigene Mailadresse als Absenderadresse Der Serv
30. pro Gruppe kann hnlich wie eine normale Tabellenzeile im Karteireiter Gruppenfu definiert werden 8 Fnanzbuchhaltung 101 8 Finanzbuchhaltung 8 1 Allgemeines Die integrierte Finanzbuchhaltung ist nur an wenigen Stellen mit dem Rest der Vereinsverwaltung gekoppelt so dass die Verwendung der Fibu frei gestellt ist M glicherweise m chten manche Schatzmeister lieber ihre gewohnte Fibu einsetzen oder kommen in kleineren Vereinen sogar ganz ohne Fibu aus Die lose Kopplung erm glicht beides Die Finanzbuchhaltung im GLS Vereinsmeister lehnt sich im Wesentlich an die auch in Unternehmen eingesetzte Form der sog doppelten Buchf hrung an wurde aber f r den Einsatz in Vereinen etwas vereinfacht um auch Einsteigern das Erlernen dieser Form der Buchhaltung zu erleichtern Bei der doppelten Buchf hrung sind bei jeder Buchung immer mindestens zwei Konten beteiligt Mit Konten sind hier keine Bankkonten gemeint sondern die in der Fibu eingesetzten Konten welche in Form von Finanzkonten auch Kasse und Bankkonto repr sentieren k nnen aber auch Buchungen f r Ertr ge und Kosten separat aufzeichnen Dabei gilt Bei Finanzkonten werden Zug nge im Soll und Abg nge im Haben gebucht w hrend bspw bei Ertragskonten Zug nge im Haben und Abg nge im Soll gebucht werden Ein g ngiger Buchungssatz wie Bank an Beitr ge verzeichnet also die Beitragseinnahme auf dem Konto Bank
31. seine eigenen Anspr che an ein professionelles Etikettenlayout erf llen kann C Kopie von Aarssiketen u un lecs Datei Besrbeiten Projekt Objekte Ansicht 2 R D o9 o Vorschau x o 5 10 15 20 25 l 30 35 40 45 50 55 60 mm 5 olansterusdensnsnennhunsnenenslanststsnshsnunsnenelensdhnnschansnsnelens nnnslensnsnetalstenenenshenstanntelen sten HE PR o een Sportverein Blau Weiss Ofenbarge e V Frau vi Claudia M llershagen g N Wachholderstrasse 131 gi rau 3 Fi Claudia M llershagen lt Wachholderstrasse 131 26789 Olpersthagen List amp Label Projektdates h Standard Layout Anza mg 1 5 amp layout Vorschu a Mindestzahl der Druckse 1 a Mitglied a Anschrift W Land Transformation f r Pr s Allgemeine Einstellungen W Pz 2724 2916 _Selektieren nichts selektiert Durch Auswahl des Listentyps Adressetiketten und anschlie enden Aufruf des Designers ber die Toolbar wird der Anwender zun chst nach einem Namen f r das Etikett gefragt Sinnvollerweise k nnte man hier den von Hersteller vergebenen Namen oder die Typennummer des verwendeten Adressetiketts angeben Der Etikettendesigner arbeitet genau wie der in der Professional Edition enthaltene Listendesigner mit Echtdaten F r die angezeigten Daten wird der erste 7 Listen und Auswertungen 92 Datensatz aus der Mitglieder oder Kontakt Tabelle gelesen und als Beis
32. sind auf DIN A4 Hochformat ausgelegt Die Seitenvorschau kann in verschiedenen Vergr erungen angezeigt werden Auch kann hier zwischen einer reinen Layout Bearbeitung und einer Vorschau mit Echtdaten gewechselt werden Im rechten Bereich 4 sind die zur Verf gung stehenden Variablen und Felder dargestellt Je nach Typ des Berichts werden die Berichtsvariablen nach Themen gruppiert So gibt es immer ein Hauptobjekt wie bspw Mitglied unter dem dann alle Eigenschaftsfelder eines Mitglieds ausgew hlt werden k nnen Manchmal sind auch diese Eigenschaften noch mal weiter unterteilt Bei individuellen Datenfeldern eines Mitglieds wird bspw noch einmal nach Bezeichnung des Feldes und Wert unterschieden Die Variablen Objekte k nnen aus dem rechten Bereich durch einfaches Ziehen und Ablegen Drag amp Drop in den mittleren Bereich auf die Seite positioniert werden Berichtsobjekte In den Zeiten wo es nur Nadeldrucker gab wurde in der Regel auch nur einfacher Text nach den M glichkeiten des Druckers auf das Papier gebracht Heute bieten moderne Farbdrucker nahezu grenzenlose grafische M glichkeiten welche auch die Komplexit t die Definition eines Drucklayouts ma geblich erh hen Daher reden wir in der Folge nicht nur von gedrucktem Text sondern von Berichts Objekten die neben einem meist textuellen Inhalt eine Vielzahl von Eigenschaften 7 Listen und Auswertungen 97 besitzen Zu diesen Eigenschaften z hlen u a
33. und abgespeichert werden damit es bei der n chsten Sendung wieder dabei ist Es ist also wirklich sehr wichtig dass Absprachen der Partner dar ber existieren welche 5 Verarbeitung 80 Nummernkreise von Schl sselnummern wie Mitgliedsnummer Adressnummer aber auch die im Bereich Vereinsdaten gepflegten Nummernkreise von welchem Partner verwendet werden sollen Hinweis Sind im Datenpaket Systemdaten enthalten wird auch ein neuer Benutzerstamm mit gesendet Dies ist insofern notwendig als dass auf diesem Weg eine zentrale Verwaltung von Benutzerrechten erm glicht wird Wenn f r den Empf nger kein Benutzer angelegt wurde kann er sich ggf nach dem Import nicht mehr am Programm anmelden Wenn also mit Benutzerrechten gearbeitet wird m ssen alle Benutzer zentral gepflegt sein 6 Korrespondenz 8 6 Korrespondenz 6 1 Serienbriefe F r den Druck von Serienbriefen stellt der GLS Vereinsmeister zwei unterschiedliche Varianten zur Auswahl den Druck ber die integrierte Textverarbeitung und den Seriendruck mit Microsoft Word Integrierter Serienbriefdruck F r die Erfassung eines Brieftextes wird ber die Funktion Neu in den Texteditor gewechselt Dort kann neben einem Betreff ein freier Text erfasst werden Hierf r stehen auch einfache Layout Funktionen wie die Wahl der Schriftart und der Ausrichtung zur Verf gung Ein Brief solte unter einem sprechenden Namen Titel gespeichert werden bspw Ein
34. und durch L schungen verliert eine Datenbank intern mit der Zeit ihre geordnete Struktur und damit verliert sie auch einen Teil ihrer urspr nglichen Geschwindigkeit Es ist daher empfehlenswert die Datenbank alle paar Monate mindestens jedoch j hrlich zu optimieren Der Optimierungsvorgang wird im Programm Datenbankpflege zwar manuell gestartet l uft aber dann vollautomatisch ab Allerdings gibt es f r die Optimierung drei Kleinigkeiten zu beachten 1 Sichern Sie vor der Optimierung Ihre Daten Bei der Optimierung werden alle Tabellen der Datenbank bereinigt und neu geschrieben Wenn dabei etwas Unvorhergesehenes schief geht bspw weil der Rechner 9 System Einstellungen 115 abgeschaltet wird oder das Filesystem oder der Virenschutz sich unsauber verhalten kann die Datenbank nicht mehr ge ffnet werden und Ihre Datensicherung ist alles was noch an nutzbaren Daten brig ist 2 F r eine Optimierung starten Sie den GLS Vereinsmeister m glichst frisch damit eventuelle Caches Zwischenspeicher geleert sind und die meisten Datenbankverbindungen noch ungenutzt sind 3 W hrend der Optimierung m ssen Sie der einzige Benutzer der Datenbank sein D h der GLS Vereinsmeister darf nicht mehrfach gestartet sein oder auf anderen Pl tzen im Netzwerk ausgef hrt werden Die Optimierung wird direkt durch Aufruf der Funktion Optimieren gestartet Sicherung Wiederherstellung Eine regelm ige Datensicherung
35. 124 Mobil privat D Zusatz Name g 26655 Westerstede Fax privat s Felder Separatorenzeic Wahr 8 Ma au B Daten WE 3 Gretchen Mustermann Festnetz privat a Kontakt Datenfilter Wahr Festnetz gesch ktich er Datenquelle Kontakt SE Kanalstrasse 124 Nobil privat R Aelinnge at zug g 26655 Westerstede Fax privat S Aera E Fue Gr e Nein Fer is A Bz t 8 3 Gretchen Mustermann Festnetz privat D EMail E Rahmen Vorein Festnetz geschaich T Geburtsdatum B Layout g Kanalstrasse 124 Nobil privat A Homepage Abstand vor 0 00 mm E 26655 Westerstede Fax privat Info Entwurf lt 2 4 Mai D Kategorie EE m nz A Konto zA E Layout Vorschau vi A Kontoinhaber 91 33 135 05 Selektieren Berichtscontainer 1233mm 2323mm 199 09mm 276 21mm 186 76mm 2528mm Basis Das Hauptfenster des Berichtsdesigners teilt sich im Wesentlichen in drei Bereichte auf Auf der linkten Seite 1 wird die Berichtsstruktur dargestellt Hier ist ersichtlich welche Objekte im Bericht vorkommen oder wie bspw Tabellen im Bericht untereinander verkn pft sind Links ist 7 Listen und Auswertungen 96 ebenfalls die Toolbar mit den verf gbaren Berichtsobjekten Linien Polygone Datenfelder Bilder etc Im Men an der oberen Seite des Designerfensters k nnen noch berichtsspezifiische Optionen wie bspw Seitenformat eingestellt werden In der Mitte des Fensters 2 und 3 wird eine Vorschau der Druckseite angezeigt Die meisten Berichte
36. 4 2010 DTAUS F llig am 15 04 2010 Lastschriften SEPA Zahlungsart lt alle gt R cklast Abrechnung umfasst 2 schriften Beitr ge Sollstellung Protokolle Sonderzahlungen drucken Abbrechen Hilfe E amp E Abrechnung bearbeiten Jede Abrechnung hat eine eindeutige Nummer ber die Rechnungen und Lastschriften zu einem Paket zusammengefasst sind Eine Lastschriftendatei enth lt genau wie ein Druckjob f r Rechnungen immer nur die Inhalte eines Abrechnungspaketes Gleiches gilt f r das Rechnungsausgangsbuch und andere Protokolle die sich immer auf die gerade gew hlte Abrechnungsnummer beziehen 5 Verarbeitung 66 Beim Erzeugen einer neuen Abrechnung wird zun chst das Definitionsformular f r die Abrechnungsdaten angezeigt Hierbei kann das gew nschte Rechnungsdatum und das F lligkeitsdatum vorgegeben werden Weiterhin k nnen hnlich wie wir es schon bei der Sollstelung kennen gelernt haben die abzurechnenden Mitglieder per Selektionsdialog ausgew hlt werden Bei der Abrechnung werden alle nicht abgerechneten Sollstellungen ber cksichtigt und bewertet Der angegebene Buchungstext wird bei Lastschriftenzahen auf dem Kontoauszug als Buchungstext gedruckt Ansonsten ist der Buchungstext in den Buchungstexten der erzeugten offenen Posten wieder zu finden Nachdem die Erzeugung der Abrechnung beendet ist wechselt das Formular in die Bearbeitungsansicht Die gleiche Ansicht kann ebenfalls aufgerufen werd
37. 6 44 M rz2010 MDMDFSS s EEEE ees a 2 Speichern und Schlie en GOGO 7 bl FIR D Bg Termin April 2010 8 Thema Vorstandssitzung MDMDFSS Beginn am 01 03 2010 A 20 00 uhr X Benachrichtigung 567891011 E 01 03 oo 12 z o0 E Sh 12 13 14 15 16 17 18 k nde am 11 03 201 L 2 3 Uhr 4 Stunden x vorher 19 20 21 22 23 24 25 z ganztags 26 27 28 29 30 T Kategorie normal v E privat Ort Stammtisch Notizen x fF 3 x R 4 L Neuer Termin Damit der GLS Reminder auch dann in die Datenbank schauen kann wenn der GLS Vereinsmeister nicht aktiv ist muss er beim Systemstart automatisch mitgestartet werden Er ist dann im Normalbetrieb wenn keine Termine anstehen unauff llig als kleines Symbol in der Taskleiste zu finden und kann dort per Mausklick konfiguriert oder beendet werden Der Terminkalender selbst hat mehrere Ansichten Monat Woche Tag die durch Auswahl ber die Toolbar gewechselt werden k nnen Ebenfalls ist eine kleine Monatsansicht auf der rechten Seite zu finden In der 5 Verarbeitung 73 Monatsansicht kann durch markieren mehrerer Tage mit der Mouse ebenfalls Einfluss auf die Darstellung des Terminkalenders genommen werden Termine erfassen Bei der Erfassung eines Termins wird zwischen einem kurzen Termin und einem ganzt gigen Termin unterschieden Diese werden im Terminkalender auch unterschiedlich angezeigt Normale kurze Termine haben ein Anfangs und ein Enddatum Au erdem
38. DUKT oder SOFTWARE Indem Sie das SOFTWAREPRODUKT installieren kopieren oder anderweitig benutzen erkl ren Y 2 Ich lehne die Vereinbarung ab Erst nach Zustimmung zu den Lizenzbedingungen k nnen Sie die weiteren Schritte des Installationsprogramms aufrufen 2 Installation 10 Setup GLS Vereinsmeister Ziel Ordner w hlen Wohin soll GLS Vereinsmeister installiert werden Das Setup wird GLS Vereinsmeister in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren Klicken Sie auf Durchsuchen falls Sie einen anderen Ordner ausw hlen m chten C Program Files x86 GLS Vereinsmeister Durchsuchen Mindestens 41 1 MB freier Speicherplatz ist erforderlich lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Der f r Ihr Betriebssystem empfohlene Installationspfad wird vom Setup Programm automatisch ermittelt und sollte unter normalen Bedingungen nicht ge ndert werden Das Bild zeigt die Installation auf Vista bzw Windows 7 wo der virtuelle Ordner Programme auf einen tats chlichen Ordner Program Files verweist der im Gegensatz zu fr heren Windows Versionen in allen Sprachvarianten von Windows Vista und Windows 7 gleich ist Das Installations programm zeigt den tats chlichen Namen des Ordners an Setup GLS Vereinsmeister Zus tzliche Aufgaben ausw hlen Welche zus tzlichen Aufgaben sollen ausgef hrt werden W hlen Sie die zus tzlichen Aufgaben aus
39. GLS VEREINSMEISTER Version 6 Benutzerhandbuch GLS Software amp Systeme D 26670 Uplengen Remels 1997 2010 GLS Software amp Systeme Gerold L bben 26670 Uplengen http www vereinsmeister de 1 Auflage 2010 Die Software GLS Vereinsmeister sowie die zugeh rige Dokumentation ist urheberrechtlich gesch tzt Jegliche Vervielf ltigung des Produktes oder seiner Dokumentation auch in Ausz gen nur mit Genehmigung des Autors Alle Rechte vorbehalten Inhalt 1 Einleitung 1 1 ber dieses Handbuch 2 Installation 2 1 Einzelplatzinstallation 2 2 Client Server Installation 2 3 Erste Schritte nach der Installation 3 Bedienung 3 1 Hauptmen 3 2 Such und bersichtsformulare 3 3 Pflege und Verarbeitungsformulare 3 4 Datenfilter 3 5 Berichte 4 Stammdaten 4 1 Vereinsdaten 4 2 Mitgliederstamm 4 3 Sparten 4 4 Mitgliedergruppen 4 5 Banken 4 6 Kontakte 4 7 Inventar 4 8 Belegtexte 4 9 Wertelisten und Tabellen 5 Verarbeitung 5 1 Ablaufschema der Beitragsabrechnung 5 2 Sollstellung 3 3 Sonderzahlungen 5 4 Abrechnung 5 5 Offene Posten 5 6 Spendeneing nge 5 7 Terminkalender 5 8 Beitragsvorschau 5 9 Datenaustausch 6 Korrespondenz 6 1 Serienbriefe 6 2 E Mails 6 3 Mahnungen 6 4 LSB Bestandsmeldung 7 Listen und Auswertungen 7 1 Allgemeine Bedienung 7 2 Adressetiketten 7 3 Berichtsdesigner 8 Finanzbuchhaltung 8 1 Allgemeines 8 2 Konten 8 3 Saldovortr ge 8 4 Dialogbuche
40. Position Gr e Schriftart Farbe Inhalt Ausrichtung und Formatierung Berichtsobjekte k nnen aber auch Bilder Diagramme oder einfache grafische Elemente wie Linien und Polygone sein Das spezifische Eigenschaftsfenster eines Berichtsobjektes wird per Doppelklick auf das Objekt ge ffnet Tabelleninhalt Kontakt u v Kopfzeile V Datenzeile Fu zeile v Gruppenkopf r Gruppenfu ge Xa 4 j o _ i E z a 4 Zeile1 a Name E E Koa ssnummer B Daten Al atrim Kontakt Vorname atrim Kon inhalt Tg Te A Kontakt TelTyp_1 Optionen A Kontakt Telefon_1 E o jE Erscheinungsbild A Geb Dat Date Kontakt Geburtsdatum EiEschee ER Drehung 0 4 Zeile 2 z a Export als Bild Nein i A Kontakt Zusatz Formatierung 123456 123456 N Kontakt TelTyp_2 deren transparent A Kontakt Telefon_2 Schrift Arial 10 0 pt A Konto Kontakt Konto Text Format Normaler Text i a Zeile3 B Aktion A Link A Kontakt Strasse E Layout A Kontakt TelTyp_3 Ausr vertikal oben Al Kontakt Telefon_3 x Fl Ausrichtung zentriert i N m r Entwurf i ent o 4 Abbrechen Im Bild sieht man ein Eigenschaftsfenster eines Tabellen Objektes Im linken Bereich 1 wird aus einer Tabellenzeile ein Druckobjekt gew hlt Im rechten Bereich 2 werden die Eigenschaften des ausgew hlten Objektes angezeigt und k nnen direkt editiert werden Die Eigenschaft
41. Professional und Netzwerk erh ltlich Dieses Handbuch behandelt alle Editionen Sind in diesem Handbuch erkl rte Funktionen nur in bestimmten Editionen verf gbar beachten Sie bitte die Hinweise dazu im jeweiligen Kapitel Die Software wird zudem durch regelm ige Updates aktualisiert Nicht alle diese nderungen k nnen und sollen zu einer nderung des Handbuches f hren Ihr Team von GLS Software amp Systeme 2 Installation 7 2 Installation Der GLS Vereinsmeister ist als Client Server Anwendung konzipiert Dabei ist mit Client das eigentliche Anwendungsprogramm gemeint In der Pro und Network Edition kann wahlweise ein Datenbankserver bspw Microsoft SQL Server 2008 als Server Komponente eingesetzt werden Bei der Standard Edition ist dies nicht vorgesehen Die Installation des Clients gestaltet sich bei allen Editionen Standard Pro und Network im Grunde gleich und entspricht dem Vorgehen das im folgenden Kapitel Einzelplatzinstallation beschrieben wird Das Installationsprogramm verwendet die von Microsoft empfohlenen und seit Windows Vista verpflichtenden Ordner f r Programm und Daten Nach der Installation des Clients kann man diesen wahlweise mit einem Datenbankserver verbinden oder auch die mitinstallierte integrierte Datenbankengine verwenden Bei der Network Edition kommt dabei jedoch immer ein Datenbankserver zum Einsatz Beachten Sie d
42. aften oder aber auch nach Funktion im Verein bspw Festausschuss gruppiert werden Wir unterscheiden zwei Arten von Gruppen Standardgruppen und dynamische Gruppen Der Gruppentyp wird bei der Erstanlage der Gruppe festgelegt und kann nicht wieder ge ndert werden Standardgruppen Bei dieser Art der Gruppe wird das Mitglied fest und manuell zugeordnet Das Mitglied verl sst die Gruppe erst dann wenn die Zuordnung wieder manuell gel scht wird Dieser Gruppentyp ist der empfohlene Gruppentyp um Mannschaften Aussch sse und andere feste Gruppenbeziehungen zu bilden Dynamische Gruppen Ein besonders f r Auswertungen und bersichten interessanter Gruppentyp ist die dynamische Gruppe Bei diesem Typ k nnen Mitglieder nicht fest zugeordnet werden sondern werden vom Programm beim Ansprechen der Gruppe bspw in Auswertungen dynamisch aufgrund ihrer Eigenschaften ermittelt Die dynamischen Kriterien m ssen dabei in der Gruppe erfasst werden Sobald eine Gruppe auf dynamisch ge ndert wird wechselt die Ansicht und die Steuerelemente zur Auswahl der Gruppenkriterien werden angezeigt Einer dynamischen Gruppe k nnen bis zu 10 Auswahlkriterien zugeordnet werden An dieser Stelle besonders interessant ist auch die M glichkeit 4 Stammdaten 50 Kriterien zuzuordnen die ihrerseits erst wieder errechnet werden m ssen So muss bei einer altersbezogenen dynamischen Gruppe das Alter zun chst aufgrund des Geburtsdatums ermittelt werde
43. ank gelesen werden muss Eine Sollstellung einer Menge von mehreren tausend Mitgliedern kann daher durchaus mehr als 10 Minuten dauern Da man aber eine Sollstellung nicht jeden Tag durchf hrt wird man durch die erreichte Flexibilit t mehr als entsch digt Bei kleineren Vereinen ist dieser Umstand ohnehin zu vernachl ssigen Nachdem die Sollstellung gestartet wurde werden alle selektierten Mitglieder durchlaufen und der Beitrag wird ermittelt Jede Sollstellung bekommt eine eindeutige Sollstellungsnummer so dass alle Beitragsposifionen zu einem Paket zusammengehalten werden Um die Details eines Sollstellungspaketes einzusehen kann die Sollstelung im Bearbeitungsmodus bspw per Doppelklick ge ffnet werden In diesem Fall hat das Pflegeformular einen zweiten Karteireiter auf dem alle zu dieser Sollstellung ermittelten Beitragspositionen eingesehen werden k nnen So lange eine Sollstellung noch keine abgerechneten Positionen enth lt kann Sie sogar wieder gel scht und ggf mit ge nderten Daten wiederholt werden 5 Verarbeitung 64 5 3 _Sonderzahlungen Neben den wiederkehrenden Beitr gen gibt es in der Regel auch Einmalzahlungen in unserem Fall Sonderzahlungen genannt die Mitglieder von Zeit zu Zeit ZU leisten haben Als Beispiel seien hier Aufnahmegeb hren Arbeitsstunden oder Kursgeb hren genannt Mit dem Programmteil Sonderzahlungen werden diese erfasst und verwaltet und mit der Abrechnung werden aus
44. ass Sie zur Installation der Software einen Windows Benutzer mit Administratorrechten brauchen Beachten Sie bitte ggf auch abweichende Installationshinweise die m glicherweise Ihrem Auslieferungsstand anhand eines Extradokumentes beigelegt wurden Hinweis Wenn Sie von der Version 5 des GLS Vereinsmeisters upgraden installieren Sie die neue Version nicht ins gleiche Verzeichnis wie die alte Version Dies gilt jedoch nur f r Upgrades von der Version 5 2 Installation 8 2 1 Einzelplatzinstallation Systemvoraussetzungen e Handels blicher PC oder Notebook mit mind 800 MHz Prozessor e Mindestens 384 MB Arbeitsspeicher 1 GB oder mehr empfohlen oder Voraussetzungen des Betriebssystems e Festplatte mit mehr als 150 MByte freiem Speicherplatz e Grafikkarte mit einer Bildschirmaufl sung von mindestens 1024 x 768 Punkten Windows XP Windows Vista 32 oder 64 Bit Windows 7 32 oder 64 Bit Das Installationsprogramm SETUP EXE wird von einem angemeldeten Benutzer mit Administratorrechten per Doppelklick gestartet und f hrt Sie durch den Installationsprozess Die Einzelplatzinstallation wird in der Regel so durchgef hrt dass auch andere an Ihrem Rechner angemeldete Benutzer mit den Daten des GLS Vereinsmeisters arbeiten k nnen Dies ist besonders dann sinnvoll wenn der Rechner bspw im Vereinsheim steht und von mehreren Anwendern benutzt wird In der Standard Version werden im Gegensatz zur Pro oder Netzwe
45. be in ein neues Dokument etc nach Wahl des Anwenders Wenn Sie eine vorbereitete Word Vorlage f r die Korrespondenz in Ihrem Verein besitzen wo bspw Briefkopf Vereinswappen und Schriftarten voreingestellt sind so k nnen Sie diese Daten im Format Dokumentvorlage DOT auf der Festplatte ablegen und im Programmbereich Vereinsdaten bekannt machen achten Sie dabei darauf dass der Ablagepfad zu dieser Datei nicht zu lang sein darf Diese Vorlage kann dann bei Serienbriefen vom GLS Vereinsmeister automatisch innerhalb des bergabevorgangs an Word geladen werden 6 Korrespondenz 84 6 2 E Mails Der GLS Vereinsmeister kann neben Serienbriefen auch Serien Emails an Mitglieder verschicken Dabei wird der Mailserver Ihres Providers ber das Internet oder ein eigener erreichbarer Mailserver per SMTP Protokoll direkt angesprochen und die Mails werden zum Versand an diesen bergeben Da Mailserver in der Regel zugangsgesch tzt sind m ssen Sie die zur Authentifizier amp ung notwendigen Daten zun chst unter stammdaten gt Vereinsdaten erfassen Emails schreiben Die Erfassung von Emails gestaltet sich technisch hnlich wie die Erfassung von Serienbriefen mit dem integrierten Texteditor Jede Email hat neben dem eigentlichen Mailtext auch einen Betreff und einen Titel der die Mail identifizierbar macht Weiterhin m ssen die Empf nger ber einen Selektionsdialog zugeordnet werden Emails senden ber diese F
46. d mit Semikolon getrennt Bei fast allen CSV Dateien stehen dabei die Feldbeschreibungen in der ersten Dateizeile so dass auch wir davon bei der bernahme gerne ausgehen F r eine Daten bernahme aus CSV Dateien muss dem Importprogramm beigebracht werden in welcher Reihenfolge welche Datenfelder in der Datei stehen Die Reihenfolge selbst ist f r die bernahme zwar unwichtig muss aber konstant sein Ebenso muss eine konstante Anzahl von Feldern in jeder Zeile enthalten sein Es d rfen nicht in einer Zeile einmal Felder ausgelassen oder hinzugef gt worden sein Die Definition der bergabeparameter beginnt mit allgemeinen Informationen ber die Schnittstellendaten Bspw muss bekannt sein wie Geschlecht und Zahlungszeitraum gekennzeichnet sind 9 System Einstellungen 119 In der Folgeseite wird zeilenweise angegeben welches Feld aus der Quelldatei hier wird die erste Datenzeile mit den Spalten berschriften als Ma stab genommen in welche Datenfelder im Mitgliederstamm bernommen werden sollen Geben Sie dabei m glichst alle Datenfelder an die Sie zuordnen k nnen Bei der bernahme wird die CSV Datei zun chst ge ffnet und gepr ft Danach wird die Daten zeilenweise gelesen jedes Feld zwischen zwei Semikola extrahiert und einem Zieldatensatz zugewiesen Wenn ein Mitglied mit einer in der CSV Datei enthaltenen Nummer bereits existiert wird es berschrieben Nach dem Abschluss des Importvorgangs sollte im Mitgliede
47. deren DB Server wechseln Einrichtung des ersten Mandanten Nach der Anlage der Datenbank startet das Programm unmittelbar das Hauptmen der Software Bitte starten Sie jetzt zun chst keine weiteren Programmteile sondern wechseln Sie direkt in den Programmteil stammdaten gt Vereinsdaten Hier werden die Grunddaten Ihres Vereins wie Anschrift Ansprechpartner und Bankverbindung eingetragen Allerdings m ssen an dieser Stele auch wichtige Einstellungen get tigt werden wie sich das Programm in bestimmten Funktionen bspw in der Beitragsabrechnung verhalten soll Auch wenn man diese Funktionen sp ter noch ndern kann ist jetzt der richtige Zeitpunkt die ersten Einstellungen vorzunehmen und Ihren Verein m glichst vollst ndig einzurichten Welche Bedeutungen die einzelnen Schalter und Auswahlfelder haben ist im n chsten Kapitel Vereinsdaten und nat rlich in der Onlinehilfe des Programms erkl rt Nehmen Sie sich die Zeit die Funktionen kennen zu lernen und nehmen Sie die f r Sie und Ihren Verein optimalen Einstellungen vor Bitte klicken Sie auf jeden Fall auf Speichern damit die Daten Ihres Vereins auch mindestens das erste Mal wirklich auch in der Datenbank angelegt werden Erfassung der ersten Stammdaten Bevor Sie daran gehen Ihre Mitglieder zu erfassen oder per Datenimport in die Datenbank einlesen sollten Sie sich zun chst Gedanken ber die Beitragsstruktur Ihres 2 Installation 23 Verein
48. die allererste Sollstellung in diesem Modus durchf hren stellen Sie das Datum so ein dass vergangene m glicherweise mit einem Fremdprogramm bereits durchgef hrte Abrechnungen hier Ber cksichtigung finden In der Such und Pflegemaske f r Sollstellungen wird durch die Funktion Neu in das Formular zur Eingrenzung der Sollstellung verzweigt In diesem Formular geben Sie ein f r welche Mitglieder f r welche Sparten und f r welchen Zeitraum die Sollstellung durchgef hrt werden soll Der Buchungstext wird als Positionstext f r die Beitragsrechnungen in jeder Beitragsposition gespeichert und sollte m glichst kurz gehalten werden Ein Text wie Beitrag erstes Quartal ist in der Regel ausreichend Weitere Informationen wie Sparte und bei Familienmitgliedschaften f r welches Mitglied der Beitrag berechnet wurde sind beim mitgelieferten Standard Layout ohnehin noch einmal in der Rechnung aufgef hrt F r die Selektion der Mitglieder und Sparten kommt ein spezieller Selektions Dialog zum Einsatz bei dem sowohl einzelne Mitglieder als auch ganze Gruppen selektiert werden k nnen Auch hier ist der Einsatz von Mitgliedergruppen auch dynamische Gruppen m glich Hierzu ein kleiner Hinweis am Rande Das hohe Ma an Komfort dieser Selektionsvariante wird mit einer kleineren Einbusse an Geschwindigkeit der Sollstellung 5 Verarbeitung 63 erkauft da bei einer Einzelselektion wirklich jedes Mitglied einzeln aus der Datenb
49. e Buchungsprogramm das Buchen in mehreren Buchungsperioden erm glichen solte aus bersichtsgr nden immer nur eine Buchungsperiode ge ffnet sein Abschluss Beim Abschluss werden alle Buchungen einer Buchungsperiode geschlossen und die Endst nde der Finanzkonten wahlweise also Er ffnungssalden in die n chste Buchungsperiode bernommen Nach dem Abschluss sind keine nderungen oder Stornos an Buchungen in der abgeschlossenen Buchungsperiode mehr m glich 9 System Einstellungen 114 9 System Einstellungen 9 1 Datenbankpflege Die Datenbank des GLS Vereinsmeister ist das Herzst ck des gesamten Datenbestandes und aufgrund ihrer Komplexit t und der Vielzahl von Lese und Schreibzugriffen empfindlich gegen fremde Einfl sse Eine relationale Datenbank besteht meist aus vielen Tabellen die untereinander in Beziehung stehen Manipuliert man eine Tabelle ohne Beachtung dieser Beziehungsregeln bricht die Integrit t der Datenbank auseinander Daher sollte man die gesamte Datenbank immer als eine Einheit betrachten und als solche bspw sichern und zur cksichern Die integrierte Datenbank des GLS Vereinsmeisters kann auch nicht mit Fremd programmen bspw Access ge ffnet werden da diese die Datenstruktur der Tabellen und Indizes unweigerlich zerst ren w rden F r die Verwendung der Daten mit Programmen von Drittanbietern gibt es gen gend Exportm glichkeiten im Vereinsmeister selbst Durch viele Lese und Schreibzugriffe
50. em starken Kennwort hinterlegt ist um die Berechtigungen und andere Benutzer zu verwalten Rollen Jeder Benutzer kann eine der mehrere Rollen innehaben An jeder Roll h ngen die verschiedenen Zugangsrechte zu verschiedenen Programmteilen Die Rollen werden im Bereich Rollen und Rechte definiert und in der Benutzerverwaltung zugewiesen Mandanten Mandanten sind verschiedene unabh ngige Daten best nde innerhalb einer Datenbank In der Regel verwendet man Mandanten dann wenn verschiedene 9 System Einstellungen 124 Vereine zu verwalten sind Ein Benutzer muss immer Zugang zu mindestens einem Mandanten haben damit er sch am Programm anmelden kann In gro en Umgebungen bspw wenn bei Banken viele Vereine im Netzwerk verwaltet werden kann man jedem Sachbearbeiter die Vereine Mandanten zuweisen f r die er oder sie verantwortlich ist Konto gesperrt Hat ein Benutzer keine Zugangsberechtigungen mehr zum Programm bspw weil seine Aufgabe im Vorstand von einer anderen Person bernommen wurde kann man das Benutzerkonto entweder l schen oder einfach nur sperren Durch die Sperrung hat man auch nachtr glich in bestimmten Protokollen immer noch die M glichkeit von der UserlD auf den Benutzernamen zu schlie en aus Nachweis f r eine m gliche sp tere Revision der Benutzer hat aber trotzdem keinen Zugang mehr 9 System Einstellungen 125 9 5 Rollen und Rechte nur Professional und Network Edition Um eine
51. en indem eine Abrechnung in der vorhergehenden Such und bersichtsmaske zur Bearbeitung bspw per Doppelklick ausgew hlt wurde Im rechten Teil des Abrechnungsformulars stehen die weiteren Funktionen des Abrechnungsprogramms zur Verf gung Rechnungen drucken Durch die Funktion Rechnungen drucken wird das Druckformular f r Rechnungen aufgerufen Rechnungen k nnen nicht nur gedruckt sondern auch bspw als PDF Datei exportiert werden Zur Druckkontrolle steht auch eine Vorschau zur Verf gung Der grafische Designer f r Rechnungsformulare ist nur ab der Professional Edition des GLS Vereinsmeisters in der Lizenz enthalten Die mitgelieferten Standard Layouts f r Rechnungen umfassen sowohl Rechnungen mit integriertem Briefkopf 5 Verarbeitung 67 als auch Layouts f r Vereine die Briefpapier mit eigenem Briefkopf einsetzen Wird der tats chliche Ausdruck der Rechnung auf einen Drucker ausgew hlt erhalten alle Rechnungen in der Datenbank eine Markierung dass sie gedruckt wurden Wird ein wiederholter Druck der Rechnungen gew nscht kann dies ber die Auswahl des Druckstatus unten rechts eingestellt werden Lastschriften SEPA und DTAUS Sind im aktuellen Satz Lastschriften enthalten kann die Schnittstellendatei je nach Wahl DTAUS oder SEPA erzeugt und gespeichert werden Als Ablageziel der Datei kann entweder ein Ordner auf der Festplatte dienen von wo sie dann per Onlinebanking Programm an die Bank
52. en auch Gutschriften erstellt werden die mit dem Beitrag verrechnet werden sofern Sie in der Summe mit dem Beitrag nicht insgesamt negativ werden da in einer Lastschriftendatei nicht Last und Gutschriffen gemischt werden d rfen Nach dem Abrechnungsprozess k nnen Lastschriften elektronisch an die Bank gegeben oder Rechnungen gedruckt werden 5 Verarbeitung 59 Das letztlich verwendete Verfahren des Beitragseinzugs richtet sich nach der beim Mitglied im Mitgliederstamm hinterlegten Zahlungsart Ausnahme bilden hier Familien wo die Zahlungsart des Familienoberhaupts ma geblich f r die Abrechnungsart der gesamten Familie ist Rechnungszanhler Zahlt das Mitglied nicht per Lastschrift werden bei der Abrechnung eine Beitragsrechnung und ein damit verkn pfter offener Posten erzeugt Jede Beitragsrechnung bekomme eine eindeutige Nummer deren Nummernkreis unter Vereinsdaten gew hlt werden kann Das Kennzeichen f r die Druckselektion f r Rechnungen im Mitgliederstamm gibt an ob die Rechnung auch tats chlich ausgedruckt wird Beispielsweise kann dies bei Barzahlern nicht gew nscht sein wenn die Beitr ge in bar beglichen werden und dann auf der Barzanhlerliste abgehakt werden Bezahlt ein Mitglied den so erzeugten offenen Posten wird die Zahlung entweder ber die Finanzbuchhaltung erfasst und der offene Posten damit ausgebucht oder aber wenn die Fibu nicht verwendet wird die Zahlung wird direkt im Programmteil offene
53. en durchgef hrt FELI Konto Nr Bezeichnung Bank Kontentyp Finanzkonto Gesch ftsbereich Verm gensverwaltung Mwst Schl ssel lt kein Eintrag Laufende Werte Soll Vortrag 1399 80 EUR Periode 0 00 EUR 0 00 EUR Saldo 1399 80 EUR E Konto bearbeiten Bank Neben Nummer und Bezeichnung eines Kontos kann auch ein Gesch ftsbereich ideeller Bereich wirtschaftlicher Gesch ftsbetrieb Zweckbetrieb oder Verm gensverwaltung zugeordnet werden Bei einer 8 Fnanzbuchhaltung 107 bernahme aus dem DoSB Kontenrahmen sind diese Zuordnungen bereits vorgegeben Bei Kosten und Ertragskonten kann an dieser Stelle bereits ein Steuerschl ssel zugewiesen werden Der Steuerschl ssel verweist ber eine Definition unter Wertelisten und Tabellen auf einen Steuersatz und ein Steuerkonto Ist ein Steuerschl ssel zugeordnet wird aus jeder Buchung auf dieses Konto der Steuerbetrag herausgerechnet und auf das ber den Steuerschl ssel zugeordnete Steuerkonto gebucht Steuerkonten d rfen ihrerseits nat rlich nicht auch noch zus tzlich einen Steuerschl ssel besitzen Im unteren Teil der Pflegemaske werden die laufenden Werte Saldo etc aus der aktuellen Buchungsperiode angezeigt Da jede Buchungsperiode eigene Vortr ge hat gibt es f r die Pflege der Saldovortr ge ein eigenes Pflegeprogramm im Men Auf der zweiten Seite des Pflegeprogramms kann man die Buchungen einse
54. en sind z T wieder gruppiert da zu einer Schriftart bspw auch Schriftg e Farbe Zeichensatz und Ausrichtung eingestellt werden m ssen 7 Listen und Auswertungen 98 Variablen und Felder Neben den Berichtsobjekten wie Linien Tabellen und Bildern gibt es noch Berichtsobjekte welche die Daten aus der Datenbank aufnehmen und f r den richtigen Ausdruck sorgen Diese k nnen aus der Variablenliste im rechten Fensterbereich ausgew hlt werden An dieser Stelle wird jedoch zwischen Variablen und Feldern unterschieden Bei Variablen handelt es sich um Objekte die nur ein Mal pro Seite gedruckt werden Dies betrifft Dinge wie Seiten berschrift Datum und Seitennummer aber auch Felder aus dem gerade gew hlten Mandanten Verein wie bspw Vereinsname die sich in der Regel nicht mehrfach pro Seite ver ndern Bei Belegen wie bspw einer Rechnung betrifft sind auch die Informationen als Variablen angelegt die sich f r den ganzen Beleg nicht ndern bspw die Empf ngeradrese und die Rechnungsnummer Felder kommen mehrfach pro Seite vor und repr sentieren den gerade gedruckten Datensatz Bei jedem Datensatzwechsel werden die Felder mit neuen Inhalten best ckt Daher k nnen Felder nicht an jeder beliebigen Stelle der Seite gedruckt werden sondern erfordern zun chst ein Tabellenobjekt welches auf einer Seite pro Datensatz eine oder mehrere Zeilen mit den aktuellen Feldwerten druckt Nahezu jede Liste im GLS Vereinsmeister hat m
55. erechnet Ber cksichtigt werden lediglich Eintritts und Austrittsdatum sowie beitragsfreie Monate die in den gew hlten Zeitraum fallen In dieser Variante kann ein Zeitraum auch mehrfach sollgestellt werden 4 Stammdaten 32 Sollstellung ber cksichtigt Datum der letzten Sollstellung In diesem Modus werden vorausgegangene Sollstellungen des Mitglieds ebenfalls ber cksichtigt Dabei git das Datumsfeld Abrechnung ab im Mitgliederstamm als ma geblicher Beginn f r die Beitragsabrechnung Sind zwischen diesem Datum und dem gew hlten Zeitraum der Sollstellung keine Beitr ge abgerechnet worden werden diese ebenfalls ber cksichtigt Tritt bspw ein quartalsweise zahlendes Mitglied im Februar ein die Abrechnung f r das erste Quartal ist aber schon gelaufen wird der Beitrag dieses Mitglieds f r die Monate Februar und M rz in der Sollstellung des zweiten Quartals hinzugezogen Das Feld erste Abrechnung ab grenzt dabei die Sollstellung in diesem Modus global f r alle Mitglieder auf ein fr hst m gliches Datum ein Details zu dieser Form der Abrechnung finden Sie im Kapitel Beitragsabrechnung sp ter in diesem Handbuch Erste Abrechnung ab Hier wird eingestellt bis wann Ihre Mitglieder als abgerechnet gelten sollen Wenn Sie bspw die Mitgliederdaten aus einem anderen Programm importiert haben kann der GLS Vereinsmeister nat rlich nicht wissen wie weit die Mitglieder schon ihren Beitrag mit dem alten Progra
56. ername des SMTP Servers wird als vollst ndiger 4 Stammdaten 36 Host und Domainname angegeben bspw smtpl meinprovider de Wenn der Postversandserver Ihres Providers Benutzernamen und Passwort ben tigt was in den meisten F llen der Fall ist m ssen Sie diese hier hinterlegen Mit dem Button Testmail senden wird ber die angegebene Verbindung eine Mail an Sie selbst geschickt Bei einigen Mailservern geht dies jedoch auch ohne Authentifizierung und ist ggf noch kein Indiz daf r dass der Versand zu fremden Mailadressen ebenfalls funktioniert Bitte schauen Sie in die Dokumentation die Ihnen Ihr Provider zur Verf gung gestellt hat Vorlage Serienbrief Hier kann eine Word Datei angegeben werden die beim Erzeugen eines Serienbriefes mit Word als Vorlage verwendet wird Die Datei muss im Word Vorlagenformat Dateiendung DOT vorliegen In der Vorlage k nnen bereits Briefkopf Vereinsliogo und andere Standardtexte vordefiniert sein die dann bei jedem neuen Serienbrief 4 Stammdaten 37 4 2 Mitgliederstamm ER Mitglieder taae f SPeichem und Schlie en X E B e Stammdaten Korrespondenz Beitr ge Gruppen WVVL Zusatz Funktionen Ehrungen Zahlungen Info Mitglied Nr Vorname Eberhard Photo des Mitglieds Name Frankenberg Zusatz Strasse An der Schmiede 11 PLZ Ort 26636 Musterstetten Land Anrede Titel Herrn Suchbegriff FRANKEN Geburtsdatum Geschlecht
57. ert bei welchem Alter Geschlecht und Mitgliedsstatus aktiv passiv welcher Beitrag berechnet werden soll Die Ermittlung des Beitrags erfolgt in der Sollstellung monatsgenau Wenn ein Mitglied bspw innerhalb des Abrechnungszeitraums 18 Jahre alt wird wechselt die Sollstellung automatisch ab diesem Monat die Beitragsstufe Dieses Modell bietet f r die Beitragsermittiung den h chsten Grad an Automatisierung und Komfort stellt jedoch auch hohe Anforderungen an die Beitragsermittlung Diese kann nur dann pr zise arbeiten wenn die Altersstaffel im Spartenstamm wirklich sauber und l ckenlos gepflegt wird Gruppen Wiedervorlage Auf der Untermaske werden die Gruppen angezeigt denen das Mitglied angeh rt Gruppen k nnen verwendet werden um bspw Mannschaften festzulegen Aussch sse und Fachgruppen zu formieren oder auch um Mitglieder nach abrechnungstechnischen Aspekten zu gruppieren ber den Button Hinzuf gen kann ein Mitglied einer Gruppe neu zugeordnet werden In der folgenden Maske kann neben der auszuw hlenden Gruppe auch ein zus tzlicher Kommentar und das Datum der Zuordnung zu der Gruppe festgehalten werden Mitgliedergruppen werden im Programmbereich stammdaten gt Gruppen gepflegt Gruppenzuordnungen werden erst in der Datenbank gespeichert wenn die komplette Pflegemaske des Mitglieds mit Speichern verlassen wird 4 Stammdaten 43 In diesem Teil werden nur Standard Gruppen zugeordnet da die Z
58. falsch ggf d rfen Sie auch ohne oder mit falschen Verbindungsdaten trotzdem Mails an sich selbst aber nicht an Dritte senden e Mailbeschr nkungen des Providers maximale Empf nger Anzahl pro Mail maximale Anzahl Mails pro Tag oder Verbindung e Verbindungs Timeouts oder Protokollfehler Bitte pr fen Sie die 0 9 Voraussetzungen sehr gr ndlich weil der Mailversand dabei in der Regel leider ohne aussagekr ftige Fehlermeldung des verbundenen Mailservers Ihres Providers abbricht 6 Korrespondenz 86 6 3 Mahnungen Nicht immer l uft das Finanzwesen in einem Verein v llig glatt Leider m ssen Mitglieder immer wieder an Ihre Beitragszahlung erinnert werden F r diesen Zweck gibt es das integrierte Mahnwesen Das Mahnwesen ist eigentich ein normales Druckprogramm mit einer Selektion der anzumahnenden offenen Posten ber deren F lligkeitsdatum Alle bis zum in der Druckmaske eingegebenen F lligkeitsdatum offenen Rechnungen werden pro Mitglied in einem Mahnschreiben zusammengefasst und ausgedruckt Der Text der Mahnung wird unter Stammdaten gt Belegtexte f r jede Mahnstufe hinterlegt Wenn eine Mahnung ausgedruckt wird kann die Mahnstufe des offenen Postens automatisch erh ht werden Da auf einer Mahnung alle offenen Posten eines Mitglieds gedruckt werden gilt f r die Auswahl des Mahntextes die h chste Mahnstufe aller OPs des Mitglieds Wenn ein Mitglied also mehrere Rechnungen offen hat eine davon allerdi
59. grau hinterlegt und die gerade gew hlte Sortierfolge wird in der Spalten berschrift gekennzeichnet Spalten k nnen mit der Mouse auch verbreitert oder per Drag amp Drop umsortiert werden Die etwas komplexeren Such und bersichtsmasken vom Mitgliederstamm oder von den Kontakten externe Adressen bieten auch weitere Ansichtsoptionen in einer weiteren Buttonzeile neben dem Suchfeld Hier kann beispielsweise die standardm ig tabellarische Ansicht auf eine hierarchische Ansicht Baumstruktur umgeschaltet werden wobei die angezeigten Datens tze nach bestimmten Kriterien gruppiert werden Die hierarchische Ansicht bietet dabei in vielen F llen eine bessere bersicht ber den Datenbestand Hinter dem Button Men Extras finden Sie leistungsstarke Sonderfunktionen um den angezeigten Datenbestand unmittelbar nach Excel zu bergeben oder bspw eine Serien EMail oder einen Serienbrief mit Word nur bei Kontakten und Mitgliedern zu schreiben 3 Bedienung 27 Voraussetzung f r diese Funktionen ist nat rlich eine installierte Version von Microsoft Office ab Office 2000 Durch die Funktionen Neu oder Bearbeiten oder per Doppelklick auf einen Datensatz wird die Pflegemaske ge ffnet Durch Klick auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke wird die Suchmaske geschlossen und das Hauptmen wieder angezeigt falls nicht noch weitere Suchmasken offen sind 3 3 Pflege und Verarbeitungsformulare Das eigentlic
60. he Erfassen und ndern von Datens tzen aber auch das Starten von Prozessen wie bspw Sollstellung und Abrechnung findet in eigenen Pflege und Verarbeitungsmasken statt Diese Formulare sind jedoch mit den Suchmasken in gewisser Weise verbunden Wenn die angezeigten Datens tze in der Suchmaske gefiltert wurden k nnen in der Pflegemaske auch nur diese Datens tze und nat rlich Neuanlagen bearbeitet werden Dies erm glicht eine sehr komfortable Arbeitsweise beim Durchbl ttern und ndern von vielen Datens tzen da die zu bearbeitenden Informationen bereits vorgefiltert werden k nnen und der Anwender dann nur durch diese Datens tze in der Bearbeitungsmaske durchbl ttert und immer zwischenspeichert Bei einer Neuanlage vieler Daten steht neben dem Button Speichern und Schlie en ebenfalls der Button Speichern und Neu zur Auswahl Bei dieser Funktion wird der aktuelle Datensatz gespeichert die Maske aber nicht geschlossen sondern nur f r die Erfassung eines weiteren neuen Datensatzes vorbereitet geleert In einigen F llen sind die Pflegemasken nochmals durch Karteireiter Tabs unterteilt um ein einzelnes Formular nicht mit zu vielen Einzelinformationen zu berladen 3 Bedienung 28 Beim Bl ttern durch die Datens tze bleibt der aktuell ge ffnete Tab bestehen und der Cursor bleibt ebenfalls im aktuell gew hlten Feld stehen 3 4 Datenfilter Bei gro en Vereinen geht bei den Such und bersichtsmasken
61. hen bei denen dieses Konto beteiligt war 8 Fnanzbuchhaltung 108 8 3 Saldovortr ge Da jede Buchungsperiode getrennt betrachtet wird hat auch jede Buchungsperiode ihre eigenen Saldovortr ge also Anfangsbest nde eines Kontos Generell werden Saldovortr ge meistens nur f r Finanzkonten also Kasse und Bank erfasst es k nnen aber auch Saldovortr ge f r andere Konten angegeben werden falls das aus irgendwelchen Gr nden sinnvoll erscheint Beim Abschluss einer Buchungsperiode werden die Endbest nde von Finanzkonten die Anfangsbest nde f r die nachfolgende Buchungsperiode Diese Errechnung kann das Programm f r den periodischen Abschluss automatisch bernehmen Saldovortr ge sind zwar nderbar k nnen aber in abgeschlossenen Buchungsperioden nicht mehr ge ndert oder gel scht werden 8 Fnanzbuchhaltung 109 84 Dialogbuchen Der Programmteil Dialogbuchen stellt das eigentliche Buchungsprogramm und damit den Kern der Finanzbuchhaltung dar bIdseeneseen 3 EMI Buchung Buchungsperiode 201001 z Finanzkonto 1200 H Bank Gegenkonto 3000 PE Beitr ge Beleg KA10 Datum 15 03 2010 Buchungstext Mitgliedsbeitr ge 1 Quartal Mwst Schl ssel lt keine Steuer gt z Einzahlung oder Auszahlung Bruttobetrag EUR 975 00 Offener Posten Mitglied FEl Rechnung 0 Offen EUR 0 00 Neuer Saldo S 2374 80 H j L Neue Buchung Es wird grunds tzlich zwischen zwei Buch
62. hlungen des DoSB st tzt importiert werden F r den Aufruf des Importassistenten w hlen Sie aus dem Untermen des Neu Buttons in der Symbolleiste die Funktion Import aus Kontenrahmen W hlen Sie die Konten zur bernahme in den Kontenstamm B bernehmen Konto Nr Bezeichnun Lt Abbrechen 0 Anlage und Kapitalkonten 1 Finanzkonten 2 Kosten der Verm gensverwaltung 3 Einnahmen aus ideellem Bereich 30 Beitr ge 31 Aufnahmegeb hren 32 Spenden I 3200 Zweckgebundene Spenden I 3210 Sonstige Spenden 33 Zusch sse 36 Einnahmen der Verm gensverwaltung 39 Sonstige Einnahmen 4 Kosten des Zweckbetriebes 5 Einnnahmen aus Zweckbetrieben 6 Kosten der wirt Gesch ftsbetriebe O 7 Einnahmen aus wirt Gesch ftsbetrieben 9 Er ffnungs und Abschlu konten Der Importassistent f r den Beispiel Kontenrahmen zeigt die verf gbaren Konten gruppiert nach Kontenklasse In jedem Ordner der Kontenklasse sind ggf weitere 8 Fnanzbuchhaltung 106 Unterordner und die eigentlichen Konten enthalten Die Konten die in den Kontenstamm importiert werden sollen werden einfach markiert und dann bernommen Die bernahme kann mehrfach durchgef hrt werden falls sp ter im Gesch ftsjahr noch Konten dazukommen sollten Einmal bebuchte Konten k nnen jedoch nicht wieder gel scht werden Die Pflege eines Kontos selbst wird im Pflegeprogramm f r Kont
63. ht es aus wenn die Daten an einer zentralen Stelle gepflegt werden und dann zu reinen Informationszwecken an andere Vorstandsmitglieder verteilt werden Wenn diese dann keine nderungen an den erhaltenen Daten vornehmen ist dieser Einsatzzweck sehr einfach zu realisieren da immer nur eine Master Datenbank als Datenquelle die relevanten Daten enth lt Deutlich komplexer ist das Szenario wenn an verschiedenen Stellen bspw Abrechungen und Buchungen oder sogar die Erfassung von Mitgliedern vorgenommen werden Ein solches Vorgehen erfordert genaue Absprachen welcher Anwender welchen Nummernkreis f r Mitglieder oder Rechnungen verwendet Ansonsten gibt es bei der Re Integration der externen Daten in einen zentralen Datenbestand Replikationsfehler wenn bspw f r verschiedene Mitglieder an beiden Standorten die gleiche Mitgliedsnummer verwendet wurde Aus diesem Grund empfehlen wir grunds tzlich immer ganze Arbeitsbl cke auszulagern und nicht zusammenh ngende Prozesse zu trennen Es ist also durchaus m glich die Mitglieder an einer Stelle zu pflegen und die Finanzbuchhaltung an einer anderen Stelle durchzuf hren Aber bspw Die Sollstellung auf einem Standort und die Abrechnung an einem anderen Standort zu verlagern f hrt sicher zu Konflikten Auch an zwei Standorten Sollstellungen und Abrechungen zu machen oder an zwei Standorten in der 5 Verarbeitung 77 Fibu zu buchen wird unweigerlich die bersicht zunichte machen
64. hungsjourmal sind diese Filter jedoch nicht sinnvoll und in den Auswanhlformularen stehen im Kontext einfachere M glichkeiten zur Eingrenzung bspw Abrechnungsnummer oder Buchungsperiode der Druckdaten zur Verf gung In der Regel kann bei einfachen Listen auch die gew nschte Sortierfolge im Druckdialog gew hlt werden In den meisten Druckprogrammen stehen mehrere Vorlagen f r Listen mit unterschiedliichem Zweck und Layout zur Auswahl In der Professional und der Network Edition vom GLS Vereinsmeister k nnen die Layouts der Listen vom Anwender selbst ge ndert werden Dazu w hlen Sie einfach eine bestehende Liste aus und klicken auf Designer worauf sich der integrierte Listendesigner ffnet Dieser bietet erhebliche M glichkeiten auf Design Format und Inhalt jeder Liste Einfluss zu nehmen und wird in einem sp teren Kapitel genauer erl utert Bei den Programmteilen wo Adressetiketten gedruckt werden k nnen Kontakte Mitglieder ist der Listendesigner in einer eingeschr nkten Form auch in der Standard Edition verwendbar und wird mindestens f r die Auswahl des richtigen Etikettentyps ben tigt 4 Stammdaten 30 4 Stammdaten 4 1 Vereinsdaten Bevor mit dem Programm gearbeitet werden kann m ssen die Grunddaten des Vereins wie Adresse und Bankverbindung eingetragen sowie einige Einstellungen f r die Steuerung des Programms vorgenommen werden Grunddaten Finanzen Vereinsadresse
65. il zuweisen Der sp ter dem Anwender verf gbare Rechtesatz ergibt sich aus der Summe aller Berechtigungen aller Rollen die ihm zugewiesen wurden Wenn ein Benutzer also Inhaber von drei Rollen ist definiert sich sein Rechtesatz aus der Summe der Rechte aller zugeordneten Rollen 9 System Einstellungen 127 9 6 _ Verbindungseinstellungen Nur Professional und Network Edition Der GLS Vereinsmeister kann nicht nur mit der integrierten Datenbank Engine arbeiten sondern auch mit richtigen Datenbankservern Kontakt aufnehmen Als bevorzugtes Beispiel sei hier der Microsoft SQL Server 2008 oder auch MySQL 5 genannt Dies ist insbesondere in einer Mehrbenutzerumgebung im Netzwerk notwendig hat aber auch in Einzelplatz Umgebungen einige Vorz ge In den Verbindungseinstellungen wird die Verbindung zum Datenbankserver konfiguriert Da die Verbindung in der Regel ber einen ODBC oder OLEDB Treiber erfolgt muss der zum Datenbankserver passende Treiber auf dem PC installiert sein F r die Verbindung ist der Netzwerkname des DB Server sowie ein Benutzername und ein Passwort erforderlich Der GLS Vereinsmeister bernimmt die Anlage der Datenbank automatisch allerdings muss der Datenbank User ber gen gend Rechte verf gen Details zur Einrichtung eines Datenbankservers finden Sie im Abschnitt Installation in diesem Handbuch Die konfigurierte Verbindungseinstellung wird erst beim Neustart des Programms aktiv 9 System Einste
66. indestens ein Tabellenobjekt das f r den Druck der eigentlichen Liste verantwortlich ist Bei manchen Listen sind aber auch mehrere Tabellenobjekte untereinander verkn pft Als Beispiel seien hier Mitgliederliten genannt wo _Spartenzugeh rigkeit Gruppen oder Ehrungen in einer eigenen Unter Tabelle pro Mitglied aufgef hrt werden Jede Untertabelle wird 7 Listen und Auswertungen 99 dann zwischen den Tabellenzeilen der Haupttabelle platziert Funktionen Variablen und Felder haben auch einen Datentyp der dem Verwendungszweck des Feldes oder der Variable entspricht Als Datentypen gibt es Zeichen Text numerische Werte Datumsfelder logische Felder ja nein und auch bin re Felder bspw f r Bilder Manchmal ist es erforderlich dass man Datenfelder oder Variablen noch formatieren muss um bspw Zahlen immer rechtsb ndig anzudrucken oder Leerzeichen abzuscheiden Oder Variablen werden untereinander Verkn pft weil man bspw eine Bezeichnung vor einen Zahlenwert bspw Summe 12345 78 schreiben m chte Hierbei muss der Datentyp einer Variable oder eines Feldes ber cksichtigt werden Man kann bspw keinen Text mit einem numerischen Wert multiplizieren weil hier kein sinnvoller Wert rauskommen w rde Will man also in einem Berichtsobjekt mehrere verschiedene Datentypen verkn pfen und drucken m ssen diese auf einen einheitlichen Datentyp gewandelt werden In den meisten F llen wird die gemeinsame Basis Text also
67. ingeschr nkt werden k nnen W hrend sich der Datenfilter auf die aus der Datenbank gelesene Datenmenge bezieht so wirkt der Druckdialog auf die erzeugte grafische Druckausgabe 7 Listen und Auswertungen 90 Vorschau Bevor ein Bericht tats chlich auf Papier gedruckt wird kann zun chst eine Vorschau am Bildschirm erfolgen Die Vorschau wird schon angezeigt auch wenn die Datenaufbereitung im Hintergrund noch l uft Export Ein Bericht kann nicht nur am Bildschirm angezeigt und auf Papier gedruckt werden sondern auch in ein anderes Datenformat bspw XLS Excel RTF Word HTML PDF Adobe Acrobat und diverse Grafikformate JPG BMP exportiert werden In der Standard Edition steht an dieser Stelle nur PDF zur Auswahl Design Die Professional und Network Edition werden mit einem integrierten Designer geliefert mit dem sich nahezu alle enthaltenen Listen als Vorlage kopieren und nach eigenen W nschen ab ndern lassen Die Funktionen des Designers werden wir etwas sp ter behandeln F r Adressetiketten wird im Wesentlichen der gleiche Designer in eingeschr nkter Form verwendet 7 Listen und Auswertungen 9 72 Adressetiketten Da es am Markt etliche Hersteller mit hunderten verschiedener Typen von Adressetiketten gibt liefern wir f r alle Adressetiketten ein eigenes Layout mit aus Stattdessen stellen wir eine auf den f r Etiketten notwendigen Funktionsumfang reduzierten Designer bereit mit dem der Anwender
68. it einem professionellen Layout zu versehen das auch auf allen g ngigen Druckern gleich gut funktioniert In der Professional Edition und der Network Edition des GLS Vereinsmeisters steht zus tzlich noch ein grafischer Berichtsdesigner zur Verf gung mit dem sich eigene Listen erstellen lassen oder auch die Layouts der mitgelieferten Listen auf eigene Bed rfnisse angepasst werden k nnen Den Berichtsdesigner mit allen seinen M glichkeiten zu beschreiben w rde ein eigenes Handbuch erfordern An dieser Stelle sei daher f r spezifische Fragen auf die Onlinehilfe verwiesen Der Berichtsdesigner arbeitet mit einer Echtdaten vorschau D h es werden f r das Design echte Daten aus der Datenbank meist nur ein Datensatz herangezogen so dass beim Design bereits erkennbar ist wie sich nderungen am Layout sp ter auswirken Beim Design von Berichten m ssen sehr viele Faktoren ber cksichtigt werden Neben dem Seitenformat und dem bedruckbaren Bereich der bei jedem Drucker unterschiedlich ist spielen Schriftarten maximale Breite einer Spale oder auch die Formatierung von Zahlenwerten bspw mit Nachkommastellen eine wichtige Rolle und m ssen vom Anwender festgelegt werden Um eine deutliche Arbeitserleichterung zu erzielen haben wir uns einen anderen Weg ausgedacht Wir liefern bereits eine Vielzahl von Listen mit Jede dieser Listen kann als Vorlage f r eine eigene Liste dienen wo 7 Listen und Auswertungen 95 dann
69. l jedoch kaum gearbeitet werden 4 Stammdaten 52 4 6 Kontakte In nahezu jedem Verein sind neben den Mitgliederadressen auch andere externe Adressen f r den Vereinsbetrieb relevant Im Pflegeprogramm f r Kontakte werden diese Adressen zentral verwaltet Kontaktadressen k nnen auch als Grundlage f r Spendenbescheinigungen dienen wenn die Anschriften der Spender und Sponsoren hier gespeichert werden Die Bedienung der Kontaktpflege erfolgt in hnlicher Form wie der Mitgliederstamm Im ersten Bereich der Bearbeitungsmaske befinden sich die Felder zur Pflege der Grundstammdaten der Kontaktadrese Wichtig ist hierbei u a die Adressnummer die sich auch dann nicht ndert wenn Name und Anschrift selbst sich ndern sollten Die Adressnummer identifiziert eine Kontaktadresse immer eindeutig Neben der Anschrift und grunds tzlichen Merkmalen wie bspw die Kategorie kann hier ein Photo des Kontakts zugeordnet werden Als Bildformate werden JPG BMP und GIF unterst tzt Zugeordnete Bilder werden zur Minimierung des Speicherplatzes automatisch in der Gr e reduziert und nur als sog Thumbnail also als Vorschaubild in der Datenbank abgelegt 4 Stammdaten 53 4 7 Inventar In der Inventarverwaltung k nnen die Anlagen und Ger te z B Sportger te des Vereins katalogisiert und verwaltet werden Neben den allgemeinen Eigenschaften eines Inventargegenstandes k nnen auch Zustand Z hlerst nde und Inspektionstermine ve
70. ladung zur Hauptversammlung damit er leicht identifiziert werden kann Der Titel wird nicht mitgedruckt In den Brieftext k nnen ber die Funktion auch Platzhalter Variablen eingef gt werden die beim Ausdruck des Briefes durch Informationen aus dem Mitgliederstamm ersetzt werden Druck von Briefen mit der integrierten Serienbrieffunktion Wird die Druckfunktion ber das Druckersymbol in der Toolbar der Such und bersichtsmaske f r Serienbriefe ge ffnet zeigt sich die Auswahlmaske f r den Druck F r Serienbriefe werden verschiedene Layouts mitgeliefert In der Professional Edition k nnen die Layouts ber den Listendesigner auf eigene Belange angepasst werden Briefe k nnen ebenso wie andere Listen bspw als PDF Datei einzeln gespeichert werden 6 Korrespondenz 82 Serienbriefe mit Microsoft Word Wenn Layout und Gestaltungsm glichkeiten gew nscht werden die ber die M glichkeiten der integrierten Serienbrieffunktion hinausgehen und wenn eine Lizenz von Microsoft Word oder Microsoft Office vorhanden ist k nnen die Adressdaten von Mitgliedern und Kontakten auch direkt an Word bergeben werden und sind dort als Seriendruckfelder im Brief verwendbar Der Seriendruck mit Word ist einfach in der Such und bersichtsmaske des Mitgliederstamms bzw der Kontaktverwaltung in der Toolbar oben rechts ber Extras aufrufbar Dazu werden die Adressen die einen Brief erhalten sollen per Datenfil
71. lendatei also bspw welche Sparten berhaupt gemeldet werden sollen k nnen bspw im Spartenstamm pro Sparte hinterlegt werden Hier m ssen bspw der Fachverband und die Sportart jeder Sparte erfasst werden Da die Onlineportale der Landessportb nde nicht einheitlich gleich funktionieren wenden Sie sich bitte f r Informationen zum technischen Meldungsprozess an den Repr sentanten Ihres Sportbundes 7 Listen und Auswertungen 88 7 Listen und Auswertungen 7 1 Allgemeine Bedienung Alle Formulare f r Listen und Auswertungen folgen einem ann hernd identischen Bedienschema Daher soll die Bedienung der Listen und Druckprogramme an den Listen f r den Mitgliederstamm beispielhaft erkl rt werden Mitgliederliste Egg Drucken JA vorschau Pjero N Filter FT design Druckbereich Auswahl Alle Datens tze Berichtsvorlage Sortierung Mitgliederliste mit Bild Mitgliedsnummer hg Mitglieder Kurzinfo Geburtstagsliste Mitgliedsjahre Hochzeitsliste Mitglieder und Beitr ge J Mitglieder und Gruppen Mitglieder und Funktionen Mitglieder und Ehrungen Telefonliste Adressetiketten E absteigend 34 Eintr ge Ein Formular f r Listen und Auswertungen besteht im Groben aus drei funktionalen Bereichen Im oberen Bereich wird angezeigt welche Eingrenzung der zu druckenden Datenmenge vorgenommen wurde In der Regel startet ein Druckformular ohne Eingrenz
72. llungen 128 9 7 Mandanten verwalten Nur Professional und Network Edition Unter einem Mandanten verstehe man einen komplett eigenst ndigen Datenbestand der zwar in der gleichen Datenbank liegt aber von anderen Datenbest nden isoliert wird In der Regel kommen mehrere Mandanten zum Einsatz wenn mehrere Vereine verwaltet werden sollen Jeder Mandant hat eine eindeutige Nummer ber die der Mandant angesprochen wird Sind mehrere Mandanten eingerichtet kann ber den Men punkt Login Mandantenwahl zwischen den Mandanten gewechselt werden Bei der Anlage eines neuen Mandanten k nnen die Einstellungen aus einem anderen Mandanten kopiert werden Dabei werden jedoch nur die Einstellungen und keine sonstigen Daten wie Mitglieder oder Konten kopiert Bevor mit dem Mandanten gearbeitet werden kann m ssen die notwendigen Einstellungen im Bereich Vereinsdaten get tigt werden Bei der L schung eines Mandanten werden die im Mandanten enthaltenen Daten ebenfalls gel scht Der Mandant Nr 1 ist der Hauptmandant des Programms und sollte nicht gel scht werden Anhang 129 Anhang Danksagungen In die Entwicklung dieses Produktes ist nicht nur viel Entwicklungszeit sondern auch viel Freizeit eingeflossen Daher m chte ich mich bei folgenden Personen ohne bestimmte Reihenfolge bedanken Heiko Giesmann der mich reichhaltig mit guten Ideen versorgt hat bzw mit dem ich eigene Ideen diskutiert habe Stephan B se und J
73. ltung die Vor und Umsatzsteuer ausweisen m chten m ssen die verwendeten Steuers tze und die zugeh rigen Steuerkonten erst einmal angelegt und verkn pft werden In der Tabelle f r Steuers tze werden daraufhin alle verwendeten Mehrwertsteuers tze angelegt bevor diese in der Finanzbuchhaltung verwendet werden k nnen Um einem Steuersatz ein Fibu Konto zuweisen zu k nnen muss das Konto im Kontenstamm vorher angelegt worden sein 5 Verarbeitung 58 5 Verarbeitung 5 1 Ablaufschema der Beitragsabrechnung Die Beitragsabrechnung im GLS Vereinsmeister ist ein mehrstufiger komplexer Prozess Gl cklicherweise l uft er nahezu automatisiert ab wenn die Eingangsparameter also die Pflege der Stammdaten korrekt sind Mitglieder Fi Beitr ge Sollstellung Rechnungen Sonder j xX i zahlungen Lastschriften x A ii Bis tats chlich eine Rechnung oder eine Lastschrift erstellt werden kann sind mindestens zwei Schritte erforderlich Mit der Sollstellu ngen werden die f lligen Beitr ge ermittelt und in der Datenbank pro Mitglied und Abrechnungszeitraum gespeichert Bei der eigentlichen Abrechnung werden aus diesen Informationen dann die Rechnungen oder Lastschriffen erstellt Im Zwischenschritt k nnen ebenfalls Sonderzahlungen bspw Aufnahmegeb hren oder Arbeitsstunden pro Mitglied erfasst werden und in die Beitragsabrechnung einflie en Per Sonderzahlung k nn
74. m Benutzer spezifische Rechte im Programm zu geben wurde ein zweistufiges Konzept erarbeitet das eine rollenbasierte Berechtigungssteuerung erm glicht Der Vorteil dieser Methode liegt darin dass die Berechtigungsvergabe beim Wechsel einzelner Benutzer bspw Wechsel im Vorstand leichter und transparenter vorgenommen werden kann als dies bei einer direkten Berechtigungsvergabe f r einzelne Benutzer der Fall w re Bevor Sie Rollen anlegen sollten Sie sich Gedanken dar ber machen welche sinnvollen Rollen es bei Ihren Anwendern gibt Denkbar sind zum Beispiel eine Benutzerrolle die nur Stammdaten ndern darf und eine Benutzerrolle f r die Finanzbuchhaltung Muss ein Benutzer auf beide Bereiche zugreifen k nnen kann man ihm beide Rollen zuweisen In der Regel ist bei gr eren Vereinen ein feingranulares Konzept mit vielen kleinen Rollen nach den Fachbereichen Mitglieder Schriftverkehr Inventar Abrechnung Finanzbuchhaltung und Auswertungen gut geeignet Bei kleineren Vereinen gibt es vielleicht nur Rollen f r die Vorstandspositionen wie Vorsitzender Schatzmeister und Schriftwart Die Rollen werden dem Benutzer im Bereich der Benutzerverwaltung zugeordnet Rechte Im Karteireiter Rechte werden die vorhandenen Programmteile aufgelistet Dort kann man durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox das Nutzungsrecht 9 System Einstellungen 126 f r den Programmte
75. m meisten verwendete Variante auch wenn es durchaus eine altersbezogene Komponente im Beitragsmodell des Vereins gibt bspw Jugendbeitr ge Hierbei werden Beitragsstufen definiert die dann einem Mitglied direkt zugeordnet werden Der Vorteil liegt darin dass klar nachvollziehbar ist welchen Beitrag ein Mitglied zahlt und sich dieses auch nicht automatisch ndert Nat rlich wird diese Art der Beitragsermittlung insbesondere dann eingesetzt wenn sich der Beitrag nach freien altersunabh ngigen Kriterien bspw Liegepl tze bei Yachtclubs oder Anzahl der Angeh rigen oder bei pauschalisierten Beitr gen bspw Grundbeitr ge bei Familien richtet Diese Beitragsart wird auch dann 4 Stammdaten 47 eingesetzt wenn die im Programm definierten Regeln f r Altersstufen nicht mit den Regeln des Vereins zu vereinbaren sind Bei der Sollstellung ermittelt das Programm den f lligen Beitrag einfach anhand der Beitragsstufe Altersstaffel Mit dieser Art der Beitragsermittlung bergibt man dem Programm die automatische Ermittlung des richtigen Beitrags anhand diverser Kriterien Das Alter ist dabei immer der zun chst ma gebliche Faktor Auch wenn eine bestimmte Stufe in der Staffel altersunabh ngig sein sollte wird dort als Alter mindestens 0 99 angegeben Als weitere Kriterien k nnen Geschlecht des Mitglieds und Status aktiv passiv herangezogen werden Bei der Sollstellung bernimmt das Programm dabei immer den ersten Treffer
76. mentieren und eine bersicht ber die Finanzsituation des Vereins zu erlangen w hrend das Buchungsjournal die get tigten Buchungen in fortlaufender Reihenfolge ausweist werden die Buchungen beim Kontenjournal nach Konten sortiert angezeigt W hrend im Ausdruck stornierte Buchungen normalerweise ausgelassen werden k nnen diese jedoch ber die Druckoptionen auch ZU Dokumentationszwecken sichtbar gemacht werden 8 Fnanzbuchhaltung 112 8 6 Gewinn und Verlustrechnung Die Gewinn und Verlustrechnung stellt die Einnahmen und die Ausgaben des Vereins innerhalb einer Buchungsperiode in einer Liste gegen ber und erm glicht die Ermittlung des Gesch ftsergebnisses also den Gewinn oder den Verlust Dabei werden lediglich die Ertrag und Kostenkonten betrachtet Das Gesch ftsergebnis wird am Ende der Liste ausgewiesen Eine interessante Variante stellt die M glichkeit dar den Gewinn oder Verlust auch pro Gesch ftsbereich ideeller Bereich wirtschaftlicher Gesch ftsbetrieb Zweckbetrieb oder Verm gensverwaltung aufzuf hren 8 Fnanzbuchhaltung 113 8 7 _Buchungsperioden und Abschluss In der Finanzbuchhaltung k nnen beliebige Buchungsperioden erfasst werden wobei immer nur die letzte Buchungsperiode eines Gesch ftsjahres in den Programmteilen der Finanzbuchhaltung als aktive Periode vorgeschlagen wird Ein durchschnittlicher Verein wird meist nur mit einer einzigen Buchungsperiode pro Jahr auskommen Obwohl di
77. mm bezahlt haben Aus diesem Grund gibt man den globalen Beginn der Abrechnung hier einmalig ein Es braucht und sollte sp ter nicht laufend angepasst werden weil das Programm seine eigenen Abrechnungen nat rlich nachvollziehen kann 4 Stammdaten 33 Spenden F r Spendenbescheinigungen werden hier die notwendigen Informationen wie Finanzamt Steuernummer und Freistellungsbescheid hinterlegt Mitglieder Vorbelegung bei Neuanlage Hier werden die Standardauswahlen Defaults f r den Mitgliederstamm hinterlegt wenn ein neues Mitglied angelegt wird Zahlen bspw die meisten Ihrer Mitglieder jahresweise w hlen Sie hier den Zeitraum Jahr aus L schung Ausgetretene Mitglieder werden manuell aus dem Mitgliederstamm gel scht Wenn Sie die Adresse zu Archivzwecken behalten m chten k nnen Mitglieder archiviert werden Hier wird eingestellt ob die Archivierung automatisch auf Nachfrage oder gar nicht erfolgen soll Individuelle Datenfelder So viele Vereinsarten es gibt fast genauso viele Informationen gibt es die man sich im Mitgliederstamm als Datenfelder vorstellen kann W rde man alle diese theoretisch ben tigten Felder immer im Mitgliederstamm vorhalten w rde dieser ziemlich un bersichtlich werden Aus diesem Grund gibt es die Funktion individuelle Datenfelder In fr heren Versionen vom GLS Vereinsmeister und auch in anderen am Markt befindlichen Produkten f r die Vereinsverwaltung wurde
78. n Da Mitglieder in dynamischen Gruppen wirklich erst bei der Abfrage der Gruppe hinzugezogen werden gibt es keine feste Gruppenbeziehung des Mitglieds und der Inhalt der Gruppe wird gerade bei altersbezogenen Kriterien oft wechseln Beispiel Erfassen Sie eine Gruppe mit einer beliebigen Nummer und nennen Sie diese Minderj hrige Stellen Sie den Gruppentyp auf dynamisch und erfassen Sie als einziges folgendes Kriterium Feld Alter Operand lt und Wert 18 Dann auf das Plus klicken um das Kriterium hinzuzuf gen Wenn Sie nach dem Speichern der Gruppe bspw den Mitgliederstamm ffnen und die Ansicht umschalten Toolbar oben rechts Ansicht auf nach Gruppen werden Sie in der hierarchischen bersicht die Gruppe Minderj hrige als Ordner dargestellt sehen Wenn Sie jetzt auf diesen Ordner klicken wird erst in diesem Moment die Abfrage auf die Datenbank durchgef hrt und die Mitglieder unter 18 Jahren werden ermittelt 4 Stammdaten 5 4 5 Banken Das Bankenverzeichnis wird verwendet um bspw im Mitgliederstamm die erfasste Bankverbindung zu pr fen Im Bankenverzeichnis sind Bankleitzahlen und Namen aller deutschen Banken standardm ig enthalten und werden bei der Installation des Programms automatisch angelegt Das Bankenverzeichnis kann dennoch h ndisch gepflegt werden wenn sich Bankleitzahlen bspw durch Fusion ndern In der Regel wird mit diesem Programmtei
79. n werden f r den Benutzer die Rollen dbcreator und public zugewiesen Dies ist wichtig damit das Programm mit sp teren Versionen notwendige nderungen an der Datenbankstruktur selbst vornehmen kann Weiterhin sind im Bereich Benutzerzuordnung die Zuordnung zur Datenbank vmeister als db_owner also als Besitzer der Datenbank wichtig siehe n chste Grafik 2 Installation 20 a Miglodachet in Datenbarikrolle f r vmeister Server SQLEXPRESS Verbindung BUENTING_AG gluebben Vertindungsesgenschaften anzeigen Status Beret Nachdem dieser Schritt vollzogen ist wird bei allen Clients die sich mit der Datenbank ber das Netzwerk verbinden sollen die SQL Server Authentifizierung gew hlt und dort als Benutzer der Benutzer vmeister mit dem von Ihnen gew hlten Kennwort eingetragen Wenn es Sie zun chst verwundert dass sich alle Benutzer mit scheinbar dem gleichen Benutzernamen verbinden sei hier darauf hingewiesen dass es sich hierbei lediglich um den Datenbank Benutzer handelt der aus Sicht des Datenbankservers dem vmeister Schema zugeordnet wurde Von der Anmeldung im Programm oder der Windows Anmeldung ist dies unabh ngig 2 Installation 2 2 3 Erste Schritte nach der Installation Wenn Sie die Installation des GLS Vereinsmeisters erfolgreich abgeschlossen haben muss die Software f r den ersten Einsatz vorbereitet werden Die folgenden A
80. n 8 5 Konten und Buchungsjournal 8 6 Gewinn und Verlustrechnung 8 7 Buchungsperioden und Abschluss 9 System Einstellungen 9 1 Datenbankpflege 9 2 Datenimport 9 3 Pers nliche Einstellungen 9 4 Benutzer 9 5 Rollen und Rechte 9 6 Verbindungseinstellungen 9 7 Mandanten verwalten Anhang Danksagungen Warenzeichen Index 1 Einleitung 5 1 Einleitung Die Vorstandsarbeit in einem modernen Verein hat sich in den letzten Jahren bedingt durch das Computer zeitalter stark gewandelt Wurde fr her vieles auf Zuruf organisiert verlangen heute gerade gr ere Vereine nach klaren Strukturen und geregelten Verfahren welche die Kommunikation im Verein unterst tzen und die Transparenz erh hen Damit die Arbeitsbelastung der oft ehrenamtlich ausgef hrten mter nicht zu gro wird k nnen leistungsstarke Werkzeuge wie der GLS Vereinsmeister einen Gro teil der Prozesse optimieren und automatisieren In der Vergangenheit beschr nkten sich Software produkte im Bereich Vereinsverwaltung haupts chlich auf Beitragsabrechnung und Listendruck Heute m chte man aber vor allem beleglos abrechnen bspw durch Datentr geraustausch oder Online Banking und papierlos per EMail kommunizieren Die aktuelle Version des GLS Vereinsmeisters ber cksichtigt die neuen M glichkeiten des Internets genauso wie die Forderung nach transparenter und zeitnaher Kommunikation im Verein Erg nzt durch einen starken Berichtsdesigner
81. n leiste vermissen Durch Klicken eines Symbols wird das ausgew hlte Formular funktionales Programmfenster gestartet Da insbesondere gro e Formulare das Men system berlagern wird in der Regel ein kleines Men fenster der so genannte Navigator mit dem Formular gestartet und nimmt den linken Teil des Bildschirms ein Der Navigator stelt eine kompakte Version des Hauptmen s mit 3 Bedienung 25 kleineren Symbolen und ohne Symbolbeschreibung dar Der Zweck des Navigators liegt darin dem Anwender die Auswahl anderer Programmtelle auch dann zu erm glichen wenn bereits Formulare angezeigt werden und das Hauptmen dadurch nicht sichtbar ist Sie k nnen ber den Navigator mehrere Formulare starten zwischen denen dann am unteren Bildschirmteil per Karteireiter gewechselt werden kann Manche Masken bspw Pflege oder Druckformulare erfordern es jedoch dass diese immer im Vordergrund sind und die aktuell begonnene Aktion bspw Editieren eines Datensatzes zun chst abgeschlossen werden muss bevor in einen anderen Programmteil gewechselt werden kann Eine weitere interessante Funktion des Men systems ist die M glichkeit oft benutzte Programme als Favoriten anzulegen Dazu klicken Sie mit der rechten Mousetaste auf ein angezeigtes Men element und w hlen im Kontextmen dann Zu Favoriten hinzuf gen In den Pers nlichen Einstellungen k nnen Sie dann w hlen dass beim Programmstart zuerst die Favoriten ange
82. n einfache Zeichenfelder f r 4 Stammdaten 34 diese Funktion verwendet In den meisten F llen reicht dies auch sicherlich aus In der vorliegenden Vereinsmeister Version haben wir diesen Aspekt neu berdacht Bei der Definition freier Datenfelder muss man nicht nur den eindeutigen Feldnamen und die Feldbeschreibung angeben auch der Datentyp Zeichen Numerisch Datum etc muss festgelegt werden Dies sorgt nicht nur f r einen konsistenten Datenbestand es er ffnet auch mehr M glichkeiten f r eine Komfortable Verwendung dieser Felder w hrend die meisten Feldtypen selbsterkl rend sind m chten wir jedoch kurz den Feldtyp Listenfeld n her erl utern Bei diesem Feldtyp wird eine Auswahlliste mit Semikolon getrennt definiert die dann im Mitgliederstamm zur Verf gung steht Damit kann sichergestellt werden dass die in einem individuellen Datenfeld eingegebenen Werte immer einem bestimmten Regelwerk folgen bspw wenn die Daten von mehreren Benutzern eingegeben werden was wiederum Datenfiltern und Berichten zugute kommt Hinweis Individuelle Datenfelder sollten Sie nicht h ufiger ndern l schen oder wieder neu anlegen Bei jeder nderung individueller Datenfelder werden gro e Teile der Datenbank angepasst Es empfiehlt sich angelegte Felder die bereits l nger in Verwendung sind auch beizubehalten Belege Nummernkreise In diesem Karteireiter werden die Belegnummernkreise voreingestellt Dabei werden
83. name Status SQL Server Dienste Y Shared Memory Aktiviert SQL Server Netzwerkkonfiguration 32 Bi SOL Native Client 10 0 Konfi tion 2 Y Named Pipes Deaktiviert j pepa I FTORR Assier i rver Netzwerkkonfiguration u 7 YVA Deaktiviert B Protokolle f r SQLEXPRESS 4 g SQL Native Client 10 0 Konfiguration amp Clientprotokolle 2 Aliase Weitere Einstellungen in Mehrbenutzerumgebungen Ein Datenbankserver verwaltet neben den eigentlichen Daten auch die Berechtigungen auf diese Daten Daher m ssen im Datenbankserver auch eigene Benutzerkonten angelegt werden W hrend die notwendigen Rechte dem angemeldeten User bei einer Einzelplatznutzung direkt bei der Installation zugewiesen werden k nnen und die Authentifizierung dann transparent von Windows bernommen wird ist bei einer Mehrbenutzerumgebung eine andere Vorgehensweise ratsam Nachdem die Datenbank des Vereinsmeisters ber die erste Verbindung per Windows Benutzer auf dem Haupftrechner schon einmal angelegt wurde Wird ber das SQL Server Management Studio wird im Bereich sicherheit gt Anmeldungen ein zentraler Benutzer vmeister angelegt mit einem Kennwort versehen und die Datenbank vmeister als Standard Datenbank zugewiesen siehe n chste Grafik 2 Installation 19 Verbindung Server SQLEXPRESS Verbindung BUENTING_AG guebben Vertundungsesgenschaten anzeigen Status Auf der Seite Serverrolle
84. nbankmodul den Instanzkonfiguration Daten Kerndienst zum Speichern Verarbeiten und Sichern von Daten z QL Server Replikaton Erforderlicher Speicherplatz ep Herner F F E E REE reigegebene Features kontrollierten Zugriff auf Daten und eine schnelle SQL Chient Connectivity SOK Transaktionsverarbeitung sowe eine 7 Verwaltungstools Einfach Datenbankmodulkonfiguration Fehler und Verwendungsbenichter vilhs fa Sop amanea fiean enga ionta Installationsregeln rer hohen Installationsbereit Installationsstatus Abgeschlossen Alles ausw hlen Auswahl aufheben Verzeichnis f r freigegebene Features lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Hilfe 7 In der n chsten Maske wird die Instanz ID also der interne Name des SQL Servers gew hlt Wenn m glich sollten Sie hier die Standard ID SQLExpress beibehalten 8 Als Dienstkonto wird in der Regel Local System bzw Lokaler Dienst vorgeschlagen In manchen Mehrbenutzerumgebungen kann auch Netzwerkdienst sinnvoller sein Die vorgeschlagene Sortierfolge Latinl_General_CI_AS sollten Sie in jedem Fall beibehalten 9 In der n chsten Maske ist es wichtig dass Sie zumindest einen Datenbankbenutzer als Administrator der Daten bank anlegen Man kann daf r einfach den lokal angemeldeten Benutzer bernehmen In einer Mehrbenutzerumgebung empfehlen wir die Verwendung des gemischten Authentifizierungs modus mit
85. ngs schon einmal gemahnt wurde wird f r die gesamte Mahnung der Belegtext f r die zweite Mahnung verwendet Wird die Druckoption Mahnstufe erh hen ausgeschaltet wird die Mahnstufe nach dem Druck nicht erh ht Dies ist ggf sinnvoll wenn immer mit dem gleichen Mahntext gearbeitet werden soll 6 Korrespondenz 87 6 4 LSB Bestandsmeldung Die meisten Sportvereine in Deutschland sind in einem Landessportbund LSB organisiert In der Regel verlangen die Landessportb nde eine j hrliche Meldung des Mitgliederbestands jedes Vereins Die Bestandsmeldung schl selt den Mitgliederbestand nach Sparten Geburtsiahrgang und Geschlecht auf Diese Daten manuell ber Listen herauszufinden war fr her eine aufw ndige T tigkeit Aus diesem Grund haben sich die Landessportb nde unter der Anregung des Deutschen Olympischen Sportbunds ein weitestgehend einheitliches Verfahren zur elektronischen Meldung des Mitgliederbestands einfallen lassen Der GLS Vereinsmeister kann ber die LSB Bestandsmeldung eine einheitliche Schnittstellendatei erzeugen die dann bspw ber die Online Portale der Landessportb nde bermittelt werden kann Zus tzliche Informationen wie bspw die LSB Vereinsnummer werden im Programmteil Vereinsdaten hinterlegt und sind f r die Erzeugung einer g ltigen Bestandsdatei obligatorisch Die abgefragte PIN und TAN wird derzeit bei den meisten LSBs nicht verwendet und ist Null Die Inhalte der Schnittstel
86. ohann Heiner Schoon die mich oft aufgebaut haben wenn s mal nicht mehr so richtig weiterging Herrn Hans Bilz der unerm dlich seit vielen Jahren viele unserer Vereinskunden betreut und von dem ebenfalls viel Einfluss auf die Gestaltung dieser Produktversion ausging Meiner ebenfalls hart mitarbeitenden lieben Frau Nicole ohne die es nicht gegangen w re und meinen Kindern Wilke und Henning die ihren Papi sehr oft in Ruhe lassen mussten damit er flei ig sein konnte Sowie Marcia Akins Jim Booth Craig Boyd und dem viel zu fr h verstorbenen Drew Speedie die innovative Vorarbeit als herausragende Softwareentwickler geleistet haben welche mir viel unn tige Arbeit erspart hat Zu guter Letzt allen unseren Anwendern die bereits die Vorg ngerversion einsetzten und mit ihrem Zuspruch als langj hrige zufriedene Kunden f r die n tige Motivation sorgten Gerold L bben Anhang 130 Warenzeichen Im GLS Vereinsmeister und in der zugeh rigen Dokumentation werden unter anderem folgende Produkte und Warenzeichen genannt oder verwendet Microsoft Windows Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 2003 Windows 2008 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Microsoft Office Word Excel Access PowerPoint Visual Foxpro und Visual Studio sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Microsoft SQL Server 2005 und 2008 Internet Explorer sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation
87. pf nger in de richtigen Reihenfolge eingelesen werden Dies ist dann relevant wenn immer nur die ge nderten Daten gesendet werden Die Sequenznummer wird an den Namen des Datenpakets angeh ngt der Dateiname lautet also bspw VMDATEX_123 ZIP f r die Sequenznummer 123 Daten einlesen Erh lt man als Empf nger ein Datenpaket per E Mail muss der Anhang der Mail zun chst von der Mail gel st und auf der Festplatte gespeichert werden Beim Aufruf der Funktion Importieren wird dieses Datenpaket als Quelle f r den Import angegeben Beim Import kann gew hlt werden ob lokale nderungen berschrieben werden sollen was in der Regel empfehlenswert ist damit es von einem Datensatz zu eine g ltige Version gibt Wenn also bspw ein Mitglied beim zentralen Datenbestand Absender ge ndert wurde und lokal ebenfalls ge ndert wurde gibt es einen Konflikt dar ber welche Version des Mitglieder stammsatzes die richtige ist Beim berschreiben der lokalen nderungen werden die vom Absender vorgenommenen nderungen als ma geblich angenommen Konflikte werden im Fehlerprotokoll festgehalten und k nnen nach dem Import manuell korrigiert werden Andere Konflikte k nnten bspw sein dass eine Mitgliedsnummer eines neuen Mitglieds sowohl zentral als auch beim Partner verwendet wurde und die Mitgliedsnummer damit doppelt vorhanden ist In dem Fall wird das Mitglied nicht importiert und muss in der zentrale zun chst einmal ge ndert
88. piel angezeigt Nach dem Designer Aufruf wird bei neuen Etikettenlayouts zun chst das mitgelieferte Standardlayout angezeigt Als ersten Schritt sollte man ber das oben angezeigte Auswahlmen unter Projekt gt Seitenlayout den Karteireiter Vorlagen ansteuern und aus den vielen mitgelieferten Vorlagen die richtige aussuchen Wenn der eigene Etikettentyp nicht direkt angezeigt wird kann man durch Deaktivieren der Option Nur in die eingestellte Seite passende Vorlagen anzeigen den Auswahlbereich noch erweitern Im Designerfenster wird oben links 1 eine Vorschau des Etiketts angezeigt w hrend der zentrale Bearbeitungsbereich 2 oben im Fenster sichtbar ist Im Bearbeitungsbereich werden die eingestellten Datenobjekte je nach Ansicht mit Echtdaten gef llt angezeigt Im unteren Bereich werden alle zur Verf gung stehenden Datenfelder die berhaupt im Etikett in diesem Kontext gedruckt werden k nnten zur Auswahl angezeigt Die Auswahl der Datenfelder Variablen 3 ist aus bersichtsgr nden hierarchisch also als Baumstruktur angelegt Wird dort bspw der Ordner Mitglied ge ffnet werden alle druckbaren Informationen aus dem Mitgliederstamm aufgelistet Unter Mandant stehen die Kontakt und Adressdaten des Vereins Zus tzliche Felder k nnen aus der hierarchischen Ansicht 1 einfach per Drag amp Drop also Ziehen und Fallenlassen mit der Mouse in den oberen Layoutbereich 2 gezogen werden
89. r Maske k nnen die Texte f r Kopf und Fu des Beleges editiert werden ber die Format Toolbar k nnen Schriftarten Schriftgr e und Ausrichtung des Textbereiches ver ndert werden Dazu wird der gew nschte Textausschnitt mit der Mouse markiert und dann in der Toolbar die entsprechende Aktion angeklickt Innerhalb der Texte k nnen auch Platzhalter Variablen verwendet werden Die verf gbaren Variablen k nnen in der Toolbar durch Klick auf das Symbol angezeigt werden und werden per Mouseklick direkt in den Text eingef gt Die Platzhalter werden dann erst unmittelbar beim Drucken durch die entsprechenden Feldinhalte aus der Datenbank ersetzt ae 4 Stammdaten 57 4 9 Wertelisten und Tabellen Im Programm werden neben den gro en Stammdatenprogrammen auch kleinere Hilfstabellen bspw f r Funktionen Ehrungen Kategorien etc ben tigt f r die eine eigenst ndige Pflegemaske nicht erforderlich ist Bis auf die Steuerschl ssel k nnen diese Tabellen in der Regel in den Stammdatenprogrammen direkt bei der ersten Verwendung angelegt und ver ndert werden Eine L schung von Wertetabellen ist an der Stelle jedoch nicht vorgesehen weil die L schung eine Reihe von Integrit tspr fungen in der Datenbank erfordert Im Programmteil Wertelisten und Tabellen k nnen diese jedoch in der Regel dennoch gel scht werden wenn sie nicht mehr verwendet werden Steuerschl ssel F r Vereine die in der Finanzbuchha
90. r die Anschrift als freie Eingabe erfasst werden Nach Auswahl 5 Verarbeitung 71 des Adresstyps k nnen Mitglieder oder Kontakte ebenfalls ber eine Suchfunktion zugeordnet werden Jede Spende erh lt eine eindeutige Spendennummer die automatisch beim Speichern vergeben wird Bei der Spendenart Geldspende werden der Betrag und das Spendendatum eingegeben In der Regel wird ebenfalls erkl rt dass es sich bei der Spende nicht um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt Bei Sachspenden kann die Art der Sache ebenfalle genauer spezifiziert werden Spendenbescheinigungen drucken Sollen Sammelspendenbescheinigungen gedruckt werden bspw weil ein Spender mehrfach im Jahr spendet und am Jahresende die Bescheinigung gesammelt haben m chte muss der Ausdruck dieser in jedem Fall vor dem Ausdruck von Einzelnachweisen erfolgen Der Grund liegt darin dass bereits gedruckte Spendenbescheinigungen nicht wiederholt gedruckt werden sollen und daher ebenfalls nicht ein weiteres Mal auf einer Sammelbescheinigung auftauchen 5 Verarbeitung 72 5 7 Terminkalender Der integrierte Terminkalender kann nicht nur die privaten Termine und die des Vereins aufnehmen sondern mit dem ebenfalls zum Lieferumfang geh renden GLS Reminder automatisch an die Termine erinnern ende 5p Ti Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So _ lM z 2 3 4 5
91. rbeiten m ssen jetzt noch ausgef hrt werden Wenn der GLS Vereinsmeister das erste Mal gestartet wird fragt das Programm direkt nach der Eingabe des Produktschl ssels Wenn Sie den Schl ssel zu Hand haben geben Sie ihn jetzt direkt ein damit die notwendigen Funktionen f r die Einrichtung der Datenbank direkt freigeschaltet werden Wenn Sie den Produktschl ssel nicht eingeben startet das Programm zun chst in einer eingeschr nkten Demo Version In diesem Modus k nnen bspw SQL Server Datenbanken nicht eingerichtet werden Ausnahme Bei speziellen Bankenlizenzen des GLS Vereinsmeisters ist die Eingabe des Produktschl ssels nicht notwendig Einrichtung der Datenbank Jetzt wird das erste Mal die Datenbank eingerichtet Je nach Edition der Software und eingegebenem Produkt Key wird entweder eine lokale Datenbank mit der integrierten Datenbankengine eingerichtet oder es stehen weitere Optionen zur Verbindung mit einem Datenbankserver zur Auswahl Bei der Anlage der Datenbank wird diese ebenfalls mit einigen Standardwerten bspw Bankleitzahlenverzeichnis vorgeladen Der gesamte Vorgang kann einige Minuten dauern und sollte auf keinen Fall unterbrochen werden Wenn Sie einen Datenbankserver einsetzen m chten 2 Installation 22 aber bspw weil kein Produktschl ssel eingegeben wurde jedoch zun chst eine Datenbank mit der integrierten DB Engine erstellt wurde k nnen Sie diese sp ter immer noch ab ndern und auf einen an
92. rgang f r das gew hlte Mitglied zur ckgerollt Die Zahlung wird auf den Status der Sollstellung zur ckgesetzt und kann im n chsten Abrechnungslauf ein weiteres Mal eingezogen werden wenn der Grund der R cklastschrift gekl rt wurde Sollen dabei angefallene R cklastschriftgeb hren ebenfalls dem Mitglied belastet werden kann hierf r eine Sonderzahlung erfast werden die im n chsten Abrechnungslauf ebenfalls zur Berechnung herangezogen wird Protokolle F r jede Abrechnung stehen verschiedene Protokolle zur Verf gung Abh ngig vom Inhalt der Abrechnung kann ein Rechnungsausgangsbuch eine Barzahlerliste sowie ein Bankeinzugsprotokoll gedruckt werden Wenn ein Datentr ger zur Bank gegeben wird muss je nach Anforderung der Bank ggf ein Datentr gerbedleitschein gedruckt werden 5 Verarbeitung 69 5 5 Offene Posten Sind in einer Beitragsabrechnung Rechnungs und Barzahler enthalten werden innerhalb des Abrechnungslaufs offene Posten erzeugt Ein offener Posten OP repr sentiert die aus einer Rechnung resultierende offene Zahlung eines Mitglieds Der offene Posten kann seinen Ursprung entweder in einem f lligen und abgerechneten Beitrag haben oder aus einer abgerechneten Sonderzahlung resultieren Ein offener Posten kann auch manuell erfasst werden falls noch aus anderen Gr nden offene Posten existieren sollten In der Such und bersichtsmaske werden aus Gr nden der bersichtlichkeit zun chst nur unbezahlte OP
93. rherrscht Bei Software von Drittherstellen ist es ansonsten eher schwierig bis unm glich an vollst ndige Beschreibungen des Datenformates heranzukommen Aus dem Vereinsmeister V5 k nnen die wesentlichen Stammdaten Mitglieder Sparten externe Adressen und die wesentlichen Bewegungsdaten Zahlungshistorie Spendeneing nge offene Posten bernommen werden Da die Fibu in der Vorg ngerversion eine andere Arbeitsweise hatte ist eine Daten bernahme aus der Fibu mit gr eren Konsequenzen verbunden so dass wir darauf schweren Herzen verzichtet haben Wir empfehlen beim Umstieg auf den VMeister V6 entweder mit der Fibu und bspw einem an die Empfehlung des 9 System Einstellungen 118 DoSB angelehnten Kontenrahmen neu anzufangen oder die Fibu bis zum Gesch ftsjahresabschluss im VMeister V5 parallel weiter zu f hren Import einer CSV Datei Das CSV Datenformat ist aufgrund seiner Einfachheit ein sehr verbreitetes Format das nicht nur von vielen Fremdprogrammen als Export Schnittstelle ausgegeben werden kann sondern auch von Excel leicht erstellt werden kann Daher eignet es sich besonders auch daf r Mitgliederbest nde aus einer Excel Datei die im CSV Format gespeichert wird zu bernehmen In einer CSV Datei werden die Datenfelder per Semikolon in manchen F llen auch per TAB getrennt abgelegt und Zeilenweise organisiert In einer Datenzeile sind also einfach alle Felder einer Tabellenzeile hintereinander gereiht un
94. rkversion jedoch die Zugriffrechte innerhalb des Programms nicht gesondert differenziert Das Installationsprogramm fragt Sie nach den ben tigten Angaben wie Installationspfad Desktop Verkn pfungen etc und installiert dann die Client Komponente der Anwendung 2 Installation 9 Setup GLS Vereinsmeister Willkommen zur Installation von GLS Vereinsmeister Dieser Assistent wird jetzt GLS Vereinsmeister 6 0 auf Ihrem Computer installieren Sie sollten alle anderen Anwendungen beenden bevor Sie mit dem Setup fortfahren Weiter zum Fortfahren Abbrechen zum Verlassen Nach dem Aufruf des Setup Programms meldet es sich mit einem kurzen Willkommensgru we Setup GLS Vereinsmeister Lizenzvereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Lesen Sie bitte die folgenden Lizenzvereinbarungen Benutzen Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste oder dr cken Sie die Bild Ab Taste Endbenutzer Lizenzvertrag f r Software EULA End User Licence Agreement a Wichtig Sorgf ltig lesen Dieser Endbenutzer Lizenzvertrag EULA ist ein rechtsg ltiger Vertrag zwischen Ihnen entweder als nat rlicher oder juristischer Person LIZENZNEHMER und Gerold L bben LIZENZGEBER ber das unten aufgef hrte Softwareprodukt das Computersoftware die dazugeh rigen Medien und gedruckten Materialien enth lt sowie m glicherweise online oder elektronische Dokumentation SOFTWAREPRO
95. rstamm jedes einzelne Mitglied noch einmal genau gepr ft werden und notwendige manuelle nderungen vorgenommen werden 9 System Einstellungen 120 9 3 _ Pers nliche Einstellungen Bestimmte Einstellungen des GLS Vereinsmeister werden nicht allgemeing lfig unter Vereinsdaten get tigt sondern individuell pro Benutzer Insbesondere im Netzwerk Network Edition sind die pers nlichen Vorlieben f r das Aussehen und Verhalten des Programms damit individuell nderbar Die pers nlichen Einstellungen sind erst beim Neustart des Programms wirksam Erscheinungsbild W hrend der GLS Vereinsmeister im Auslieferungszustand mit dem gr n blauen Erscheinungbild Theme startet stehen noch andere Themes benutzerbezogen zur Auswahl Men beim Programmstart Benutzer k nnen sich die Programmteile mit denen sie am meisten arbeiten zu Favoriten zusammenstellen Wenn das Programm nicht mit dem Men bereich Hauptprogramme sondern mit einem anderen Men bereich starten soll kann der Bereich hier gew hlt werden Fensterverhalten In der Regel starten alle Programmfenster oben links in einer voreingestellten Gr e Hier kann gew hlt werden dass Fenster an der letzten Position in der letzten Gr e erscheinen sollen Diese Einstellung wird aus technischen Gr nden nicht von allen Fenstertypen respektiert 9 System Einstellungen 121 Termine Geburtstage anzeigen Hier kann man sich an bestimmte Termine und Geburts
96. rwaltet werden Dies ist bspw f r Feuerwehren interessant Stammdaten werte Info Inventar Nr amp 4200 Bezeichnung Rasenm her Inventargruppe Arbeitsger te Gal Verbleib Verliehen an EE Verleihdatum Leihgeb hr 0 00 EUR je 1 Stunde n R ckgabe 2 El Lagerort Scheune Neuer Inventardatensatz Durch die Inventargruppe k nnen Inventargegenst nde weiter untergruppiert werden ber die Gruppe k nnen dann bspw Filterbedingungen oder Gruppierungen in Listen und Auswertungen vorgenommen werden In der ersten Auswahlmaske beim Start der Inventarverwaltung 4 Stammdaten 54 kann ber das Men Ansicht auch eine hierarchische Ansicht nach Inventargruppen eingestellt werden Neben dem regul ren Lagerort kann hier eingetragen werden welches Mitglied einen Inventargegenstand ausgeliehen hat und wann die R ckgabe erfolgte Werte Im Karteireiter Werte befinden sich Eingabefelder die den Zustand des Gegenstandes betreffen Hier kann man bspw einen Z hlerstand eintragen ob M ngel vorhanden sind und wann eine Inspektion erforderlich ist Zuletzt befinden sich hier noch Felder ber den Kaufpreis den Lieferanten sowie laufende Kosten und Abschreibung Kategorie Ein besonders interessanter Aspekt ist die Einteilung des Inventars in Kategorien Man kann dann Inventargegenst nde nach der Kategorie filtern in der Ansicht entsprechend darstellen la
97. s angezeigt ber einen ge nderten Filter k nnen auch alle OPs aufgelistet werden Wird nicht mit der Finanzbuchhaltung gearbeitet k nnen Zahlungseing nge f r offene Posten direkt im Pflegeformular f r offene Posten erfasst werden Diese werden dann dem Mitglied auf dem internen Mitgliedskonto zugeordnet F r offene Posten die ihr F lligkeitsdatum erreicht oder berschritten haben k nnen im Mahnwesen Mahnungen gedruckt werden ber die integrierte Druckfunktion steht ebenfalls eine Liste der offenen Posten zum Ausdruck bereit 5 Verarbeitung 70 5 6 Spendeneing nge F r Vereine die Spenden entgegennehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen d rfen steht der Programmteil Spendeneing nge zur Verf gung Hier k nnen sowohl Geld als auch Sachspenden erfasst und die notwendigen Spendenbescheinigungen einzeln oder gesammelt gedruckt werden ES Spendeneing nge ee lm 1 O GOOO Spenden Nr amp 6 autom Spender Adresstyp Freie Adresse hd Vorname Agnes Name Musterfrau Zusatz Strasse Unterm Lindenbaum 26 PLZ Ort 55874 Weiterstadt Land Spendenart Geldspende v Datum 15 03 2010 2 Betrag 50 00 EUR V Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen f Spende bearbeiten Spenden erfassen ber den Button Neu wird das Erfassungsformular f r Spendeneing nge ge ffnet Spenden k nnen sowohl Mitgliedern oder Kontakten zugeordnet werden ode
98. s 7 64 Bit Programm C Program Files x86 GLS Vereinsmeister Daten C ProgramData GLS Vereinsmeister 2 Installation 12 2 2 Client Server Installation Die Installation als Pro Edition mit Datenbankserver oder als Network Edition ist in den ersten Installations schritten identisch Wenn Sie die Standard Edition vom GLS Vereinsmeister einsetzen k nnen Sie diesen Installationsschritt komplett berspringen Bei der Pro Edition ist dieser Schritt optional und sollte in jedem Fall nur von einem erfahrenen Computernutzer oder EDV Fachmann durchgef hrt werden Die Installationsschritte f r den Datenbankserver sind abh ngig von dessen verwendeter Version und wird daher in diesem Abschnitt nicht f r jede DB Engine einzeln behandelt Die zum GLS Vereinsmeister kompatiblen Datenbankserver entnehmen Sie bitte den Informationen zur jeweiligen Edition vom GLS Vereinsmeister auf unserer Homepage In den meisten F llen wird aus heutiger Sicht der Microsoft SQL Server 2008 zum Einsatz kommen F r kleinere Vereine und f r Einzelplatzinstallatfionen empfiehlt sich dabei die kostenlose Express Edition des Microsoft SQL Servers Diese hat zwar eine Beschr nkung auf 4 GByte Datenbankgr e in der Regel werden Sie diese Grenze mit einem einzelnen Mandanten aber nicht erreichen Die Express Edition kann ebenfalls f r Mehrbenutzer umgebungen als zentraler Datenbankser
99. s machen und die Abteilungen bzw Sparten mit den dazugeh rigen Beitr gen im Spartenstamm hinterlegen Dann stehen Ihnen diese Informationen bei der Mitgliederpflege direkt zur Verf gung 3 Bedienung 24 3 Bedienung 3 1 Hauptmen Das Hauptmen des GLS Vereinsmeisters wird ben tigt um einzelne Programmteile zu finden und zu starten Das Men ist thematisch in Programmbereiche eingeteilt Auf der linken Seite des Men s k nnen die Themenbereiche wie Stammdaten Verarbeitung und Finanz buchhaltung ausgew hlt werden Im zentralen Fenster werden dann die zum gew hlten Themenbereich geh renden Programmteile ausgelistet Dieses gro z gig angelegte Men erm glicht durch die gro en Symbole und die kurzen Erkl rungen zu jedem Programmteil ein leichtes Zurechtfinden Neben den Themenbereichen finden sich links auch Schaltfl chen bergreifende Programmfunktionen wie Favoriten Terminkalender und die Mandanten Auswohl Professional Edition Auff llig ist dass wir auf eine klassische Men leiste Datei Bearbeiten etc am oberen Bildschirmrand verzichtet haben Der Grund liegt darin dass wir der Meinung sind dass eine altbackene Men leiste modernen kontextbezogenen Oberfl chen nicht mehr zeitgem ist und was noch schlimmer ist ein ohnehin komplexes Programm dadurch un bersichtlich wird Je mehr Sie mit dem GLS Vereinsmeister arbeiten desto weniger werden Sie eine klassische Me
100. s nur f r Finanzkonten also Bank und Kasse von Interesse sein Um den Einsteigern in diese Form der doppelten Buchf hrung den Anfang zu erleichtern haben wir das Buchungsprogramm mit zwei verschiedenen Buchungs Modi ausgestattet die ber die Symbolleiste im an den Neu Button angeh ngten Untermen bei der Anlage 8 Fnanzbuchhaltung 103 einer neuen Buchung ausgew hlt werden k nnen Die Standard Form kommt dabei meist dann zum Einsatz wenn ein Finanzkonto beteiligt ist also eine Ein oder Auszahlung auf ein Bank oder Kassenkonto get tigt wird Hierbei k nnen gleichzeitig offene Posten von Mitgliedern bspw bei der Bezahlung von Beitragsrechnungen ausgebucht werden Wenn ein Steuersatz bei der Buchung angegeben wird und ein Steuerkonto hinterlegt ist wird die Umsatz oder Vorsteuer beim Gegenkonto gleich herausgerechnet und auf das Steuerkonto gebucht In diesem Fall finden die Brutto Buchung auf dem Finanzkonto die Netto Buchung auf dem Gegenkonto und die Steuerbuchung auf dem Steuerkonto statt Steuers tze und Steuerkonten werden brigens im Bereich Stammdaten gt Wertelisten und Tabellen gepflegt Der Anwender muss bei der Buchung nicht wissen welches Konto jetzt im Soll oder im Haben bebucht wird sondern gibt das beteiligte Finanzkonto bei der Erfassung der Buchung immer als erstes an und erfasst den Bruttobetrag dann immer aus Sicht des Finanzkontos entweder als Einnahme oder Ausgabe
101. ssen oder nach Kategorie gruppiert ausdrucken Info Im Infofeld kann man eine gr ere Menge Text hinterlegen in dem der Gegenstand n her beschrieben wird oder bspw eine Historie festgehalten wird 4 Stammdaten 55 48 Belegiexte F r die vom Programm erzeugten Belege wie Rechnungen und Mahnungen k nnen an dieser Stelle zus tzliche Texte erfasst werden Beispielsweise kann bei einer Rechnung ein einleitender Text als Kopftext vor den eigentlichen Rechnungspositionen gedruckt werden Der Fu text wird als Abschluss nach den eigentlichen Beleginhalten gedruckt und enth lt im Wesentlichen meist nur die Gru formel san Aa Belegtitel Rechnung Abbrechen Kopftext Aital kjo F F k u E 23 2 v Es ist wieder an der Zeit die f lligen Vereinsbeitr ge abzurechnen Bitte berweise den Gesamtbetrag innerhalb der n chsten 14 Tage auf eines unserer unten angegebenen Konten Dein Beitragskonto weist folgende Positionen auf Fusstext Arial x10 x F K Ic ul hin hl iii ii i amp Bitte beachten Die Anmeldefrist f r das Jugendlager endet am 31 M rz Hilfe F Belegtexte bearbeiten Im oberen Teil der Maske wird durch ein Auswahlfeld die Art des Belegtextes gew hlt Das Programm zeigt daraufhin einen m glicherweise bereits erfassten Belegtext an 4 Stammdaten 56 Im Hauptteil de
102. stenten um einen SQL Server 2008 Failovercluster mit einem einzigen Knoten zu installieren af Knoten einem SQL Server Failovercluster hinzuf gen F R stanen Sie einen Assistenten um einem vorhandenen SQL Server 2008 Failoverchuster einen Knoten hinzuzuf gen E SQL Server 2000 oder SQL Server 2005 aktualisieren Starten Sie einen Assistenten f r die Aktualisierung von SQL Server 2000 oder SQL Server 2005 auf SQL Server 2008 Vor der Aktualisierung sollten Sie den Upgrade Advisor ausf hren um m gliche Probleme zu ermittein Nach Produktupdates suchen Microsoft Update nach Produktupdates f r SQL Server 2008 durchsuchen 4 Nachdem Sie die Lizenzbedingungen akzeptiert haben werden zun chst die Setup Unterst tzungsdateien installiert 5 W hlen Sie jetzt die ben tigten Features aus Mindestens die Datenbankmoduldienste und der SQL Server Native Client 10 werden gebraucht Der Native Client muss auch auf allen Rechnern im Netzwerk installiert werden die auf die Datenbank zugreifen sollen 6 Sinnvoll aber nicht zwingend erforderlich sind die Verwaltungstools 2 Installation 16 E SQL Server 2008 5etp DT m oe Featureauswahl W hlen Sie die zu installierenden Express with Advanced Services Features aus Bei gruppierten Installationen k nnen nur Dstenbankmodulchenste und Analysis Services gruppiert werden Setupunterst tzungsregeln Eestures Beschreibung esturesuswahl ls Enth lt das Date
103. tage beim Programmstart erinnern lassen Durch die notwendigen Datenbankabfragen kann sich der Start des Programms bei gro en Datenmengen etwas verlangsamen Sicherheit Wenn es vom Administrator freigegeben wurde kann hier bei der Network Edition und bei der Professional Edition das Kennwort des Benutzers ge ndert werden 9 System Einstellungen 122 9 4 Benutzer nur Professional und Network Edition Wenn verschiedene Anwender am gleichen Datenbestand arbeiten bspw wenn der Rechner im Vereinsheim steht oder im Mehrbenutzerbetrieb ist es angebracht jedem Anwender sein eigenes Benutzerkonto mit den f r seinen T tigkeitsbereich notwendigen Rechten zu geben Jeder Benutzer hat eine eindeutige Kennung Login und ein Passwort f r die Anmeldung Weiterhin kann jeder Benutzer eine Rolle bernehmen welche die Zugangsrechte zu verschiedenen Programmteilen steuert Ein Anwender der bspw nur f r den Schriftverkehr im Verein zust ndig ist kann aus Finanzbuchhaltung und Abrechnung ausgesperrt werden Welche Programmteile f r eine Rolle zug nglich sind wird im Bereich Rollen und Rechte festgelegt Neben der Benutzerkennung in der Regel wird hier ein Teil des Namens verwendet bspw f hrt f r Hans M ller die Benutzer ID HMUELLER zu einer eindeutigen Identifikation wird auch der vollst ndige Name eingetragen und bei der Anmeldung angezeigt System UserlD und automatische Anmeldung Wenn ein Anwender sich berei
104. tausch In vielen Vereinen wird die Vorstandsarbeit auf verschiedene Vorstandsmitglieder aufgeteilt Somit ist es nur w nschenswert wenn alle Vorstandsmitglieder die gleiche Datenbasis haben oder wenn bspw die Finanzbuchhaltung nur von einer Person bernommen wird und die Daten der Fibu dann trotzdem im Gesamt Datenbestand enthalten sind Mit der Network Edition des GLS Vereinsmeisters sind verschiedene Szenarien denkbar mehrer Anwender zu einer zentralen Datenbank auf einem gesicherten Internet Server zu konnektieren die dann an einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten und immer die aktuellsten Daten vorliegen haben Dies ist in vielen F llen die bevorzugte Methode erfordert aber Fachkenntnis und einen hohen Aufwand bei der Installation und Absicherung einer solchen Umgebung Gerade f r kleinere Vereine sind die damit verbundenen Kosten nicht tragbar Teil Datenbestand Teil Datenbestarid Internet E Mail S OQ 8 Datenbestand 5 Verarbeitung 76 In der Professional Edition des GLS Vereinsmeisters haben wir daher eine M glichkeit integriert mit anderen Anwendern offline verteilt zu arbeiten und die dabei entstehenden Abweichungen in den Datenbestand an eine zentrale Stelle zu integrieren Da die einzelnen installieren Vereinsmeister Installationen nat rlich keine gegenseitige Pr fung der Daten durchf hren k nnen sind hierbei einige Vorbedingungen zu beachten In den meisten Szenarien reic
105. ter im Such und bersichtsformular gefiltert und anschlie end die Funktion Serienbrief mit Word schreiben im Men Extras ausgew hlt Daraufhin wird Word automatisch gestartet je nach Betriebssystemeinstellung ist Word mglw zun chst nur auf der Windows Taskbar sichtbar und die Adressdaten werden mit Hilfe einer tempor ren Serienbrief Steuerdatei an Word bergeben In Word selbst sollte zun chst die Symbolleiste Toolbar f r den Seriendruck sichtbar gemacht werden Je nach Word Version klickt man dazu mit der rechten Mousetaste in den Bereich der Symbolleisten und aktiviert im Kontextmen die Option Seriendruck In der jetzt angezeigten Symbolleiste kann der Seriendruck gesteuert werden Seriendruckfelder aus dem GLS Vereinsmeister werden ber den Button seriendruckfelder einf gen an die aktuelle Cursorposition eingef gt Zeilenumbr che zwischen den Adresszeilen m ssen ggf von Hand hinzugef gt werden 6 Korrespondenz 83 Die Platzhalter f r Seriendruckfelder werden zun chst nur mit ihrem Namen in der folgenden Form angezeigt Beispiel lt lt vorname gt gt lt lt name gt lt lt strasse gt gt lt lt plz gt gt lt lt ort gt gt Durch Aktivieren der Seriendruck Vorschau lt lt ABC gt gt werden die Platzhalter durch Echtdaten aus der bergebenen Serienbrief Steuerdatei ersetzt In der Seriendruck Symbolleiste gibt es ebenfalls Funktionen f r den Ausdruck oder die berga
106. tionen und auch Ehrungen des Mitglieds verwaltet werden Arten von Funktionen und Ehrungen werden im Programmteil Wertelisten und Tabellen definiert Neue Funktionsarten und Ehrungen k nnen direkt bei der Neuanlage im Mitgliederstamm angelegt und danach ausgew hlt werden Zahlungen Hinter dem Karteireiter Zahlungen verbirgt sich eine kurze bersicht ber die Zahlungshistorie des Mitglieds und die noch nicht bezahlten offenen Posten Info In das Infofeld k nnen Sie mehrere Seiten Text mit weiteren Informationen zum Mitglied erfassen Tipp Wenn Sie eine bestimmte Menge von Mitgliedern ndern wollen so filtern Sie diese zun chst ber den Datenfilter Anschlie end editieren Sie den ersten Datensatz Beim Bl ttern wechselt das Bearbeitungsformular mit Abfrage zum Speichern auf den n chsten Datensatz ohne dass Sie die Maske verlassen m ssen 4 Stammdaten 45 4 3 Sparten Die Sparten dienen zum Einen der Aufteilung des Mitgliederbestandes nach verschiedenen Abteilungen bspw Tennis Fu ball Leichtathletik etc Zum Anderen sind sie aber die Basis f r die Ermittlung der Beitr ge kofspeihern und schie en A i B gt 00 Stammdaten Einstellungen Info Sparte 100 Bezeichnung Sportsch tzen Kurzname SPS Spartengruppe gal Beitragsart Altersstaffel r Beitragsstufen Jahresbeitr ge Bezeichnung Status Geschl ab Alter bis Alter Jahresbeitrag Hinzuf gen
107. ts am Rechner lokal oder im Netzwerk authentifiziert hat kann die Einstellung Automatsch mit System UserlD anmelden f r mehr Komfort beim Anmeldevorgang sorgen In diesem Fall wird beim Start des Programms ein Benutzer gesucht wo im Feld System UserlD der gleiche Name eingetragen ist mit dem er sich auch am Rechner angemeldet hat nur der Benutzername ohne Domain Wird ein solcher Benutzer gefunden erfolgt die Anmeldung am GLS 9 System Einstellungen 123 Vereinsmeister automatisch und kann auch nicht durch erneutes Login bersteuert werden Auch wenn diese Form der Anmeldung insgesamt ein etwas niedrigeres Sicherheitsniveau als eine manuelle Anmeldung bietet ist diese Variante f r viele Umgebungen empfehlenswert weil eine Anmeldung am Rechner ja schon erfolgt ist Administrator Ohne hinterlegte Benutzer ist die Berechtigungs verwaltung im Programm nicht aktiv d h im Programm wird immer mit voler Berechtigung zu alen Programmteilen gearbeitet Sobald der erste Benutzer angelegt wurde greift auch die Berechtigungspr fung Es ist wichtig dass der erste angelegte Benutzer als Administrator gekennzeichnet wird damit man sich nicht mit einem ungen gend berechtigten Benutzer selbst aus dem Programm aussperrt und dann auch keine nderungen an den Berechtigungen mehr vornehmen kann Bei einem Administrator werden alle Berechtigungspr fungen ignoriert Sorgen Sie daf r dass immer mindestens ein Administrator mit ein
108. ung d h alle vornandenen Datens tze werden gedruckt ber die Funktion Filter k nnen die zu druckenden Datens tze 7 Listen und Auswertungen 89 eingeschr nkt werden Diese Funktion ist auch schon aus anderen Programmteilen bspw Stammdaten bekannt M ssen f r den Bericht keine speziellen Berechnungen durchgef hrt werden wird beim Setzen eines Datenfilters die voraussichtlich zu erwartende Datensatzanzanhl in der Fu zeile des Formulars angezeigt Wenn die Entscheidung ob ein Datensatz gedruckt wird erst w hrend der Druckaufbereitung gef llt werden kann stimmt die angezeigte Anzahl m glicherweise nicht mit dem tats chlichen Ausdruck berein Im unteren linken Bereich werden die verf gbaren Listenlayouts angezeigt Hier kann das gew nschte Layout ausgew hlt werden Die Symbole vor dem Listennamen zeigen an ob es sich um eine Liste oder bei Mitgliedern und Kontakten um Adressetiketten handelt Mit blauen Symbolen werden die herstellerseitig mitgelieferten Listen angezeigt Selbst definierte Listen und Adressetiketten werden durch orange Symbole gekennzeichnet Professional und Network Edition Im unteren rechten Bereich stehen Sortierm glichkeiten oder andere druckbezogene Optionen je nach Art des Berichtes zur Auswahl Drucken Durch Aktivieren des Drucken Buttons wird der Ausdruck gestartet Vorher wird noch ein Auswahldialog gezeigt in dem der Zieldrucker sowie die gew nschten Seiten weiter e
109. ungstypen Zahlung und Umbuchung unterschieden wobei letztere nur ber das Kontextmen des Neu Buttons in der Symbolleiste ausgew hlt werden kann W hrend bei der Umbuchung lediglich zwischen zwei Konten hin und hergebucht wird hat das 8 Fnanzbuchhaltung 110 Buchungsformular f r Zahlungen erfassen ein breiteres Aufgabenspektrum Hier kann neben der eigentlichen Buchung auch gleich eine Zahlung zu einem offenen Posten zugewiesen werden indem der offene Posten ber die Suchfunktion im unteren Teil der Maske zugewiesen wird Eine Buchung ber die Maske Zahlung wird immer aus Sicht des Finanzkontos ausgef hrt D h entweder eine Einzahlung oder eine Auszahlung erfolgt aus Sicht des Finanzkontos und wird respektive auf dem angegebenen Gegenkonto sozusagen spiegelverkehrt gebucht Wird ein Steuerschl ssel angegeben erfolgt die Bruttobuchung immer auf dem Finanzkonto Die Nettobuchung erfolgt auf dem Gegenkonto und die Steuerbuchung auf dem ber den Steuerschl ssel zugewiesenen Steuerkonto Zu Kontrollzwecken wird der neue Saldo des Finanzkontos bereits bei der Eingabe des Buchungsbeftrages vorgerechnet Grundlagen zur Arbeitsweise der Buchhaltung wurden bereits im allgemeinen Teil dieses Kapitels behandelt 8 Fnanzbuchhaltung 111 8 5 Konten und Buchungsjournal In der Finanzbuchhaltung gibt es diverse Listen und Auswertungen welche dem Zweck dienen die durchgef hrten Buchungen zu doku
110. unktion wird die im Such und bersichtsformular markierte Email auf den Versandweg gebracht Das Programm kontaktiert sich zu diesem Zweck per SMTP Protokoll mit dem Mailserver und schickt die Mails ab Als Hauptempf nger wird zu Kontrollzwecken der unter Vereinsdaten angegebene Absender verwendet Die eigentlichen Adressaten werden im sog BCC aufgef hrt so dass nicht alle Mailadressen der Empf nger von allen Empf ngern eingesehen werden k nnen Somit hat eine einzelne Mail immer mehrere Empf nger Einige Provider und einige Mailserver haben Beschr nkungen hinsichtlich der maximalen Anzahl von 6 Korrespondenz 85 Empf ngern einer Mail Daher kann die Anzahl Mailadressen pro Mail unter Vereinsdaten eingestellt werden Technische Voraussetzungen Es gibt eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Fehlerquellen beim Versenden von Serien Emails Viele davon h ngen mit dem Bestreben der Internetprovider zusammen unerw nschte Massen Mails sog spam wirkungsvoll zu unterbinden Mit dem Versenden einer Serien Mail an Ihre Vereinsmitglieder machen Sie aber technisch genau das Da wir nicht alle Provider und deren Richtlinien kennen sollen hier einige Fehlerquellen nur stichwortartig aufgez hlt werden e Firewall der GLS Vereinsmeister muss in der Firewall des lokalen Clients und ggf in einer netzweiten Firewall frei geschaltet werden e Verbindungsdaten und Authentifizierung beim Provider
111. uordnung dynamischer Gruppen automatisch vom Programm durchgef hrt wird Wiedervorlage In dieser Tabelle wird angezeigt f r welche Termine Wiedervorlagen angelegt wurde Die Wiedervorlagen werden im programminternen Terminkalender gespeichert Ein Mitglied kann theoretisch beliebige Wiedervorlagen haben Obwohl hier auch bspw Jubil en des Mitglieds eingetragen werden k nnen sei hier darauf hingewiesen dass f r die Ermittlung Jubil en auch andere Mechanismen im Programm enthalten sind ber die Funktion Hinzuf gen wird eine Bearbeitungsmaske f r die Pflege eines Wiedervorlagetermins ge ffnet Wiedervorlagen werden erst in der Datenbank gespeichert wenn die komplette Pflegemaske des Mitglieds mit Speichern verlassen wird Zusatz Im Maskenteil Zusatz k nnen neben dem optionalen Hochzeitsdatum wozu es auch bspw eine Auswertung gibt insbesondere individuelle Datenfelder angezeigt werden Bei den individuellen Datenfeldern handelt es sich um vom Anwender frei definierte Felder welche zus tzliche Informationen zum Mitglied aufnehmen k nnen die jedoch bei den standardm ig vorhandenen Feldern keine Ber cksichtigung finden konnten Denkbar w ren hier Anwendungsf lle wie Ausweisnummern Verbandszugeh rigkeit oder erreichte sportliche Grade 4 Stammdaten 44 Individuelle Datenfelder werden im Bereich Vereinsdaten definiert Funktionen Ehrungen In diesem Programmteil k nnen die Funk
112. ventuelle Service Packs f r den MS SQL Server SQL Server Native Client Version 10 Auf Wunsch die Verwaltungstools f r den SQL Server 2 Installation 14 TCP IP muss als Protokoll in den SQL Server Konfigurationstools freigeschaltet werden Auf jedem Client Rechner der sp ter den GLS Vereinsmeister ausf hren soll brauchen wir folgende Komponenten Aktuelle Service Packs des Betriebssystems MS SQL Server Native Client V 10 GLS Vereinsmeister Network Edition Installationsverlauf 1 Installieren Sie die Vorbedingungen f r den MS SQL Server 2008 MS XML Windows Installer PowerShell usw Wenn Sie etwas vergessen haben und die Vorbedingungen nicht kennen weist das Installationsprogramm des SQL Servers Sie darauf hin und Sie k nnen diese dann installieren 2 Starten Sie das Installationsprogramm in der Regel hei t es SQLEXPRWT_x86_DEU EXE oder SQLEXPRWT_x64_DEU EXE auf 64 Bit Systemen als Benutzer mit Administratorrechten 3 W hlen Sie Installation und dann neue eigenst ndige SQL Server Installation 2 Installation 15 Neve eigenst ndige SQL Server Installation oder Hinzuf gen von Features zu einer vorhandenen Installation Starten Sie einen Assistenten mit dem Sie SQL Server 2008 in einer Umgebung ohne Cluster installieren oder Festures zu einer vorhandenen SQL Server 2008 Installation hinzuf gen k nnen Neue SQL Server Failoverclusterinstallstion Starten Sie einen Assi
113. ver auf einem Windows Netzwerkserver oder einem leistungsstarken PC Arbeitsplatz der als Server dient verwendet werden Die genauen Verbindungsparameter des Datenbankservers sind abh ngig von der Netzwerkumgebung und sollten mit Ihrem Netzwerkadministrator abgestimmt werden Im folgenden Abschnitt wird exemplarisch die Einrichtung einer Verbindung zum Microsoft SQL Server 2008 Express 2 Installation 18 in einer Netzwerkumgebung LAN beschrieben Da f r die Installation des MS SQL Servers etliche Vorbedingungen bspw MS XML 6 Net Framework Windows Installerdientt und die Clientkomponenten ODBC f r den SQL Server erf llt sein m ssen gehen wir darauf im Folgenden ebenfalls nicht weiter ein Installationsschema Client Vereinsmeister V6 Pro oder Network Clientname MeinPC Datenbankserver MS SQL Server 2008 Express Servername MeinServer SQL Authentifizierung Gemischt oder Windows Authentifizierung Protokoll TCP IP Hinweis Sind GLS Vereinsmeister und SQL Server auf verschiedenen Rechnern muss der SQL Server Port in der lokalen Firewall freigegeben werden Auf dem Server also der Maschine welche die Rolle des Datenbankservers bernimmt m ssen folgende Programme installiert werden Aktuelle Service Packs des Betriebssystems Vorbedingungen f r den SQL Server 2008 Windows Installer MS XML 6 Powershell etc MS SQL Server 2008 Express E
114. wie gesagt nur die Inhalte gesichert werden w rde eine defekte Datenbanktabelle nicht berschrieben werden und nach der Wiederherstellung immer noch defekt sein Wenn nicht die integrierte Datenbank Engine verwendet wird sondern in der Professional oder Network Edition eine externe Datenbank Engine wie der MS SQL Server so bringen diese Datenbank Engines eigene Sicherungsmechanismen von Hause aus mit Wir empfehlen in dem Fal der Empfehlung des Datenbankherstellers bez glich der Datensicherung zu folgen 9 System Einstellungen 117 9 2 Datenimport Die meisten Anwender die sich f r den GLS Vereinsmeister entscheiden werden die Mitgliederdaten bereits in irgendeiner elektronischen Form sei es als Excel Tabelle oder in einem anderen Vereins verwaltungsprogramm vorliegen haben Daher wird nach der Installation der Software in der Regel ein Import von Daten aus einem fremden Datenformat erforderlich Die Importm glichkeiten des GLS Vereinsmeisters werden im Laufe der Produktentwicklung stetig erweitert Den aktuellen Stand entnehmen Sie daher bitte der jeweiligen Online Hilfe Ihrer Programmversion Den grunds tzlichen Ablauf des Datenimports werden wir im Folgenden an zwei Beispielen verdeutlichen Daten bernahme aus GLS Vereinsmeister V5 Der Import von Daten aus dem GLS Vereinsmeister V5 gestaltet sich relativ bersichtlich da wir das dort verwendete Datenformat nat rlich gut kennen und keinerlei R tselraten vo
115. zeigt werden 3 2 Such und bersichtsformulare Die meisten Programmteile ffnen nach dem Start unmittelbar eine Such und bersichtsmaske in der alle oder ein gefilterter Teil der Datens tze in Tabellenform angezeigt werden In dieser Such und bersichtsmaske haben Sie bereits viele M glichkeiten zur Bearbeitung der Daten ohne dass Sie erst die Bearbeitungsmaske aufrufen m ssen Beispielsweise k nnen hier einzelne Datens tze bereits gel scht werden In der Toolbar am oberen Bildschirmrand werden f r die verf gbaren Funktionen Neuanlage Bearbeiten L schen Drucken etc Buttons angezeigt Bei einigen Buttons ist manchmal 3 Bedienung 26 ein kleines Kontextmen hinterlegt wo sich eine Aktion noch variieren l sst Bspw kann statt der Neuanlage eines leeren Datensatzes in vielen F llen auch kopieren gew hlt werden wo dann der gerade aktive Datensatz als Vorlage f r einen neuen Datensatz verwendet wird In der Regel haben alle Such und Bearbeitungsmasken oben rechts ein Suchfeld mit dem sich Datens tze mit Hilfe einer einfachen textuellen Suche finden lassen Wird dort ein Suchbegriff wie bspw ein Teil eines Namens eingegeben durchsucht das Programm die in diesem Kontext in Frage kommenden Datenfelder nach passenden Eintr gen und zeigt diese in der Tabelle an Die angezeigte Tabelle l sst sich auch per Klick auf die Tabellen berschrift auf und absteigend sortieren Die sortierte Spalte wird dabei hell

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