Benutzerhandbuch ScanStation
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1. Die Document Future AG ist ein f hrender Anbieter servicebasierter Software L sungen ASP SaaS Cloud f r unternehmensweites Management von Information Wissen Verwaltungsabl ufen und Gesch fts prozessen Das Unternehmen mit Sitz in der Schweiz und einer Niederlassung in Villingen Schwenningen Deutschland arbeitet mit international t tigen Partnerunternehmen zusammen F r Unternehmen aller Gr en Organisationen und ffentliche Auftraggeber bietet die Document Future AG innovative L sungen Beratung und Dienstleistungen rund um den Themenkomplex Dokumenten Lifecycle Management DLM an Grundgedanke ist dabei die Bereitstellung der Services als Outsourcing L sung f r den Kunden on demand und auf Basis einer monatlichen Miete verf gbar Rechtliche Hinweise Document Future AG 06 2014 Alle Rechte vorbehalten F r diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form beispielsweise Druck Fotokopie oder Mikroverfilmung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen Jede Verwendung au erhalb der Grenzen des UrhG ist ohne Zustimmung der Document Future AG oder der jeweiligen anderen Firmen unzul ssig und strafba2. PDF Scannen f r elektr Personalakten Einzelseiten als PDF kee Konto angewendet werden Wenn Scannen von Dokumenten Einzelseiten als TIF hit MFD Ger ten scannen weiterhin an Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF Wenn Sie de gescannten Dokumente an ein anderes Konto liefem wollen m ssen Sie diesen Schritt dort wiederholen ok Abbrechen Hinweis Verwenden Sie nur ein Multifunktionsger t das die gescannten Dokumente in einem Ver zeichnis auf ihrem Arbeitsplatz PC ablegt Starten Sie um gescannte Dokumente nach doculife zu bertragen die Unterst tzung f r Multifunktionsger te ScanStation ImageGate way auf Ihrem Arbeitsplatz PC 15 16 Scannen vorbereiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation Bei Anwendung der MFD Team Einstellungen wird die Unterst tzung f r Multifunktionsger te ScanStation ImageGateway durch ihren Administrator zentral eingerichtet Hinweis Eine ausf hrliche Beschreibung weiterer Funktionen zur Unterst tzung von Multifunktionsge r ten finden Sie im Benutzerhandbuch Unterst tzung f r Multifunktionsger te 6 4 Dokumente zum Scannen vorbereiten Bereiten Sie die Dokumente zum Scannen wie folgt vor Ordnen Sie die Bl tter der zu scannenden Dokumente in der sachlichen Reihenfolge in der sie gescannt werden sollen Entfernen Sie vor dem Scannen alle B ro und Heftklammern D rfen Heftungen aus rechtlichen Gr nden nicht entfernt werd
3. Sie sorgf ltig ob das Speichern von Zugangsdaten den Sicherheits anforderungen Ihres Unternehmens entspricht 3 3 Nutzung von mobilen Ger ten Mobile Ger te sind in erh hten Ma en Angriffen von Schad und Spionagesoftware ausge setzt Benutzer sind f r die Sicherheit der Endger te selbst verantwortlich Achtung Gefahr durch unberechtigte Kenntnisnahme von Daten Laden Sie nur Apps aus vertrauensw rdigen Quellen auf ihr Endger t Verwenden Sie eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageangriffen Benutzerhandbuch doculife ScanStation Grundbegriffe a Grundbegriffe Die folgende Tabelle gibt einen berblick ber die in dieser Dokumentation verwendeten Begriffe Begriff Beschreibung Batch Stapel Logische Verarbeitungseinheit bestehend aus einer Anzahl von ge scannten Bl ttern Dokument Logische Einheit von Bl ttern Ein Dokument kann aus einem oder meh reren Bl ttern bestehen In Einzelf llen kann ein Dokument nur aus ei nem einzelnen Blatt mit einer Seite bestehen Spezielle Auspr gungen von Dokumenten sind z B Briefe Vertr ge oder Rechnungen Ein Dokument ist eine Einheit in einem Batch Blatt Ein Blatt besteht aus Seiten normalerweise aus einer Vorderseite und einer R ckseite Wenn keine R ckseiten verarbeitet werden dann be steht ein Blatt nur aus einer Vorderseite Ein Blatt ist eine Einheit in einem Dokument Seite Eine Seite ist eine Einheit eines Blattes Eine Seite kann in verschied
4. ZUBEIDI EH 8 92 EELER Eee 8 9 3 Der BI Viewer elek 8 SA EN ENEE 9 5 5 DIE Eet 9 56 Die Scanstation Steuerung au suinaee sank 10 6 Scannen Vorbereiten es ee 11 6 1 Anschluss und Mbetriebnahme EE 11 Santer EE EE 13 6 3 Standard Scaneingang und Scanprofil festlegen sssessnnesseesennreeenesrrnrtnreesrrrrtrreenrnnrrreeee 14 6 4 Dokumente zum Scannen vorbereiten 16 7 Rei ll En RE 17 7 1 Aen Te EE 17 72 SCanVvorgangs talentierte 17 7 3 Scanvorgang stoppen unterbrechen s snssssnrnrssrnrrensrnrrenrrnrrnenrrrnsrnrrrnsnnrrrnnnnnrennnnrrennnne 19 7 4 Nach einem gestoppten Scanvorgang fortfahren seessssnsesessennrrnreesrrrrtnrresrrnrnrrreerrrnreeeee 19 15 Bilder anzeigen reset 20 7 6 Detailinformationen anzeigen 20 7 7 lt Scangaualit t Kontrollleren ae 21 8 Batch bearbellen na 22 8 1 Bearbeitu ngsm glichkeiten euere 22 8 2 Funktion E reine le CAE 22 8 3 Reihenfolge der Bilder ndern nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnnnn 22 E SE eg ale 23 8 92 SBAICIIOSCHEN Eee een a ee 23 8 6 Einzelne Bilderl scheni assscneen ht a eE apea 23 87 Dok mentetenmniefiss isrirrisrosrinp a ege ege Geesen eenegen 24 EG ei le tee En EE 24 8 8 1 BER THE ee ee 24 8 8 2 bertragung kontrolleren 25 8 8 3 Batch erneut Obertragen nn 26 9 Dokumente manuell importieren uususnnannennnannonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnn 27 10 Scan Parameter einstelle
5. agen wenden Sie sich an Ihren Administra tor Die verf gbaren m glichen Funktionen sind abh ngig von der verwendeten L sung Ihrem Benutzerprofil und Ihren Zugriffsrechten Alle Beispiele und Screenshots die in diesem Handbuch verwendet werden beziehen sich exemplarisch auf eine doculife Standardkonfiguration und k nnen deshalb von Ihrer Installa tion abweichen Weitergehende Informationen zu unterst tzten Scannern entnehmen Sie der Dokumentation doculife Kompatible Scanner Benutzerhandbuch doculife ScanStation Verwendete Darstellungen 2 Verwendete Darstellungen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Darstellungen in der Dokumentation verwendeten Darstellungen erkl rt Hinweise Hinweise enthalten zus tzliche Informationen und sind wie folgt gekennzeichnet Hinweis Dies ist ein Hinweis Beispiele Beispiele zur Erl uterung von Prozessen oder der Verwendung einzelner Funktionen sind wie folgt gekennzeichnet Beispiel Dies ist ein Beispiel Beachten Sie Beachten Sie Mit Beachten Sie sind Informationen gekennzeichnet die f r den Ablauf oder die Erzielung der korrekten Funktionsweise wichtig sind Tipp So geht s schneller N tzliche Abk rzungen weitere M glichkeiten oder besondere Einstellungen sind wie folgt gekennzeichnet Tipp Das ist ein Tipp Handlungsanleitungen Mehrere Handlungsanleitungen Arbeitsschritte sind fortlaufend nummeriert Handlungsan leitungen die nur
6. aus einer Handlung oder einer Handlungsfolge bestehen sind mit dem Symbol gt gekennzeichnet Benennungen Schaltfl chen Symbole Men befehle Tasten Fenstertitel und Mel dungen Diese werden Fett dargestellt z B OK Tasten werden zus tzlich in Gro buchstaben geschrieben z B ENTER Allgemeine NER Benutzerhandbuch doculife ScanStation Sicherheitshinweise 3 Allgemeine Sicherheitshinweise Dieses Kapitel enth lt allgemeine Sicherheitshinweise f r die Nutzung von doculife Lesen Sie diese sorgf ltig durch 3 1 Virenschutz doculife beinhaltet keine zus tzliche Virenschutzl sung Dokumente und E Mails die in doculife eingeliefert werden werden daher in doculife nicht auf Schadsoftware gepr ft Stellen Sie sicher dass alle Dokumente und E Mails auf dem Computer auf Schadcode ge pr ft werden bevor diese in doculife abgelegt werden Achtung Gefahr von Datenverlust Nutzen Sie eine Virenschutzl sung die Ihre Daten E Mail und Internetkommunikation berwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen sch tzt 3 2 Passwort speichern Aus Sicherheitsgr nden muss ein Nutzer sein Passwort f r die Anmeldung an seinem docu life Konto bei jeder Verbindung neu eingeben F r einen Mandanten kann konfiguriert werden dass ein Benutzer sein Passwort speichert Achtung Gefahr von Datenmissbrauch Das Speichern von Zugangsdaten kann es unbefugten Benutzern erm glichen auf Ihre Da ten zuzugreifen Pr fen
7. ch 7 In den Standard Scanordner Hostkorb scannen Pa a Aut diesem Computer in Bearbeitugio In der Auswahlliste des Scan Symbols k nnen Sie das Scanprofil ausw hlen das Sie f r das Scanning nutzen wollen yr Favoriten d gt Scannen won Dokumenten Einzelseiten als PDF Mein Arbeitsbereich 7 f r elektr Personalakten Einzelseiten als PDF vlt e Ale Dokumente Dateien und E Mails Scannen 1 Um eine Akte oder Register als Standard Scanordner festzulegen klicken Sie die Akte mit der rechten Maustaste an und w hlen Als Standard Scaneingang festle gen Das Dialogfenster Standardeingangsordner f r das Scannen setzen erscheint Benutzerhandbuch doculife ScanStation Scannen vorbereiten e Standardeingangsordner f r das Scannen setzen E M chten Sie Postkorb als Standardeingangsordner f r das Scannen setzen Alle gescannten Dokumente werden in diesen Ordner eingef gt wenn die Verarbeitung nach dem Scannen abgeschlossen wurde Y Diesen Ordner auch als Standardeingang f r die Anbindung von Multifunktionsger ten nutzen E MFD Team Einstellungen anwenden Folgendes Scanprofil als Standard festlegen Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF v Bitte beachten Sie das die MFD Einstellungen nun f r dieses Konto angewendet werden Wenn Sie das Konto wechseln werden die Dokumente die Sie mit MFD Ger ten scannen weiterhin an dieses Konto geliefert Wenn Sie die gescannten Dokum
8. e kennzeichnet Verarbeitungsart Batch wurde eingescannt a Batch wurde manuell importiert 25 26 Batch bearbeiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation 8 8 3 Batch erneut bertragen Konnte ein Batch aufgrund eines Fehlers nicht bertragen werden kann der Batch erneut bertragen oder alternativ gel scht werden Auch erfolgreich bertragene Batches k nnen erneut bertragen werden gt Klicken Sie im Batch Explorer den entsprechenden Batch mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie den Befehl Batch erneut exportieren aus o Batch Explorer amp 13082500900 s Batch 130925000001 erneut exportieren gt Batch 130925000001 l schen Der Batch wird erneut bertragen und das bertragungsdatum wird in den Detailinfor mationen aktualisiert Dokumente manuell Benutzerhandbuch doculife ScanStation Importieren 9 Dokumente manuell importieren Mittels des manuellen Imports k nnen Sie auf ihrem Arbeitsplatz PC bereits vorhandene Bild und PDF Dateien manuell importieren und nach doculife bertragen Die Originale der importierten Bild und PDF Dateien werden in ihrem Ursprungsverzeichnis Ordner nicht gel scht Hinweis Es k nnen alle MIME Dateitypen importiert werden Nur aus Bilddateien mit den Formaten jpg tif und PDF Dateien mit eingebetteten Images mt oder jpg wird durch die Automati sche Erkennung der Volltext extrahiert Um gute Erkennungsergebniss
9. e nen Auspr gungen existieren z B als Vorderseite oder R ckseite Bild Elektronische Kopie einer Seite Abh ngig von der Konfiguration kann es von einer Seite mehr als ein Bild geben Zum Beispiel ein Schwarzwei Bild im TIF Format und zus tzlich ein Farbbild im JPG Format Scan Solution Eine Scan Solution ist die Sammlung aller ScanStation Parameter Batch und Bildparameter Scaneinstellungen etc und beinhaltet die Definition des Verarbeitungsworkflows Die Bedienoberfl che Benutzerhandbuch doculife ScanStation kennenlernen 5 Die Bedienoberfl che kennenlernen 5 1 berblick Die Bedienoberfl che ist in verschiedene Bereiche eingeteilt wie die folgende Abbildung zeigt Die Bereiche sind in den folgenden Kapiteln kurz erl utert 1 Kopfzeile 2 Bild Viewer 1 2 3 Statuszeile 4 Bildergalerie EI 5 ScanStation Steuerung Farbe doppelseitig 1 5 2 Die Kopfzeile Die Kopfzeile zeigt den Namen der Solution an im Beispiel Farbe doppelseitig 5 3 Der Bild Viewer Im Bild Viewer wird das eingescannte oder das ausgew hlte Bild aus der Bildergalerie an gezeigt Die Bedienoberfl che Benutzerhandbuch doculife ScanStation kennenlernen Farbe doppelseitig un al kalasia IW AN en CREDIT SUISSES vef nn barclaycard DB BAHN amp s UBS KA T amp COMMERZBANK e Oh Fi Lechtensteinische NOTENSTEIN wi Pa r regen e Ba NEN 5 4 Die Statuszeile Die Statuszeile zeigt von
10. e zu gew hrleisten sollten diese Images jpg oder tif Format mit einer Aufl sung von mindestens 200 dpi erstellt worden sein Um Dateien manuell zu importieren gehen Sie wie folgt vor 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che manueller Import e Optionen Parameter Scanner wechseln Scannen starten da amp manueller Import o Batch Explorer 2 Das Fenster zur Auswahl eines Ordners wird angezeigt W hlen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf OK Der Import wird gestartet Ordner suchen ME Computer K Netzwerk EJ Systemsteuerung Papierkorb gt Import do Neuer Ordner Workshop e G ss 3 Die importierten Dateien k nnen nach dem Import kontrolliert und bearbeitet werden 4 Um die importierten Dateien nach doculife zu bertragen w hlen Sie Batch ab schlie en 28 Scan Parameter einstellen Benutzerhandbuch doculife ScanStation 10 Scan Parameter einstellen 10 1 berblick Die Installation der doculife ScanStation beinhaltet vorgefertigte Scanl sungen Scanprofile Diese Scanl sungen Scanprofile auch als Solution bezeichnet beinhalten auf ADF und Flachbettscanner abgestimmte Scanner Voreinstellungen Sie stellen sicher dass Scanner ohne weitere Einstellungen geeignete Bilder von Dokumenten f r die bertragung Volltex terstellung und Ablage von Dokumenten in doculife erzeugen Hinweis Die Scanner m ssen angeschlossen u
11. ei M glichkeiten um nach einem gestoppten Scanvorgang fortzufahren Klicken Sie auf Batch fortsetzen um weitere Bl tter in den aktuellen Batch einzu scannen O Batch fortsetzen Klicken Sie auf Batch abschlie en um den aktuellen Batch abzuschlie en und zu bertragen e Batch abschlie en 20 Dokumente scannen Benutzerhandbuch doculife ScanStation 7 5 Bilder anzeigen In der Bildergalerie werden die eingescannten Bilder eines Batches als Miniaturbilder ange zeigt Durch Klick auf ein Miniaturbild wird das Bild im Bild Viewer dargestellt Der Name eines Bildes wird in der Bildergalerie unterhalb des Bildes angezeigt Der Name des ausgew hlten Bildes wird zus tzlich in der Statuszeile angezeigt Funktion W hlt das erste Bild eines ausgew hlten Batches aus und zeigt es im Bild Viewer an H W hlt das vorhergehende Bild aus und zeigt es im Bild Viewer an W hlt das n chste Bild aus und zeigt es im Bild Viewer an W hlt das Bild in der Spalte links aus Nur bei Scananwendungen aktiv die von einer Seite mehrere Bild Repr sentationen gleichzeitig erzeugen W hlt das Bild in der Spalte rechts aus Nur bei Scananwendungen aktiv die von einer Seite mehrere Bild Repr sentationen gleichzeitig erzeugen WR W hlt das letzte Bild eines Batches aus und zeigt es im Bild Viewer an 7 6 Detailinformationen anzeigen Wenn Sie mit der Maus auf ein Bild zeigen dann werden die folgenden Detailinformationen eingeblende
12. ellungen vorgenommen werden Fr Farbmodus a farbig d ai Z ng Farbmodus in Hauptfenster anzeigen Seitenmodus in Haupftfenster anzeigen Seitengr e e Seitengr e in Hauptfenster anzeigen Ausrichtung tochtorme Quertormat Ausnchtung in Hauptienster anzeigen Helligkeit 1 Helligkeit automatisch einstellen Kontrast 1 Kontrast automatisch einstellen Doppeleinzug Kontrolle aktiv x Scanner Menu aufrufen Scanner Men beim Scannen anzeigen Aufl sung 0 dpi Windows Sprache Deutsch Indizierung bi Speichern Fi Speichern als 4 Solution Import DRG Abbrechen Seitenmodus Auswahl ein oder doppelseitiges Scannen Farbmodus Auswahl zwischen farbig und schwarzwei Seitengr e Auswahl des verwendeten Formates Helligkeit Kontrast Anpassung von Helligkeit und Kontrast Doppeleinzug Aktivierung der Doppeleinzugskontrolle soweit vom verwendeten Scan ner unterst tzt Aufl sung Einstellung der Aufl sung in dpi Die Standardeinstellung sind 200 dpi Einzug Auswahl der Einzugsart Indizierung Aktivierung einer zus tzlichen Indizierungsfunktion nur optional verf gbar Scanner Men Aufruf der Scanner Steuerung des Hardwareherstellers Informationen zur Verwendung entnehmen Sie der Originaldokumentation des Scanner Herstellers Sprache Sprachauswahl Solution Import Funktion zum Import weiterer vorgefertigter Solutions im Hauptfenster anzeigen Zeigt die ausgew hlte Funktion zu
13. en verwenden Sie einen Flachbettscanner Richten Sie die Dokumente im Stapel aus und entfernen Sie alle Papierfazen Eselsoh ren F chern Sie die Bl tter durch um ein aneinanderkleben der einzelnen Bl tter zu verhin dern Benutzerhandbuch doculife ScanStation Dokumente scannen 17 7 Dokumente scannen 7 1 Allgemein Gescannte Dokumente werden als PDF in das DMS bernommen Der Name wird automa tisch gebildet aus dem Datum Jahr Monat Tag der Kennung des Scankanals und der fortlaufenden Scannummer pro Tag Beispiel Dokumentenname 20140528 28 Mai 2014 0031 Scankanal Nummer 31 000007 Scannummer des Dokuments fortlaufende Nummer der verarbeiteten Seiten ei nes Tages 7 2 _Scanvorgang starten Pr fen Sie vor dem Scannen ob das richtige Scanprofil eingestellt ist indem Sie die Aus wahlliste des Scanner Symbols ffnen Wechseln Sie das Scanprofil bei Bedarf Datei Einstellungen Hilfe r Favonten gt E Afi v Akten und Ycher D dE a 1 Name a Kennung Scannen f r elektr Personalakten Einzelseiten als PDF Scannen von Dokumenten Einzelseiten als TIF Mein Arbeitsbereich m M Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF Ele Ai desem Computerin Bearbeitung nun Y Aufgaben 1 Um den Scanvorgang zu starten haben Sie folgende M glichkeiten Klicken auf das Scan Symbol in der Toolbar des doculife Desktops Datei Einstellungen Hi
14. ente an ein anderes Konto liefem wollen m ssen Sie diesen Schritt dort wiederholen OK Abbrechen 2 W hlen Sie Diesen Ordner auch als Standardeingang f r die Anbindung von Multifunkti onsger ten nutzen Wenn Sie parallel zum Arbeitsplatzscanner ein Multifunkti onsger t oder nur ein Multifunktionsger t nutzen das die gescannten Dokumente in einem Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz PC ablegt Wenn Sie lediglich einen Arbeitsplatzscanner verwenden dann deaktivieren Sie diese Option MFD Team Einstellungen anwenden Wenn mehrere Personen gemeinsam ein Multifunktionsger t nutzen und die gescannten Dokumente in einem zentralen Verzeichnis z B auf einem Server abgelegt werden Beachten Sie Auch f r die ausschlie liche Verwendung eines Multifunktionsger tes ist eine Scan Aktivierung erforderlich Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator 3 W hlen Sie das Scanprofil aus welches beim Scannen automatisch voreingestellt sein soll Standardeingangsordner f r das Scannen setzen M chten Sie Postkorb als Standardeingangsordner f r das Scannen setzen Alle gescannten Dokumente werden in diesen Ordner eingef gt wenn die Verarbeitung nach dem Scannen abgeschlossen wurde 7 Diesen Ordner auch als Standardeingang f r die Anbindung von Multifunktionsger ten nutzen MED Team Einstellungen anwenden Folgendes Scanprofil als Standard festlegen Scannen von Dokumenten Einzelseiten als
15. hen im Uhrzeigersinn Das Bild um 90 nach links drehen gegen den Uhrzeigersinn 8 5 Batch l schen Sie k nnen einen Batch l schen bevor dieser bertragen wird oder wenn bei der bertra gung ein Fehler auftrat Es werden alle eingescannten Bilder des Batches gel scht Hinweis Batches im Verarbeitungsstatus abgeschlossen k nnen nicht manuell gel scht werden gt Klicken Sie den Batch mit der rechten Maustaste an w hlen Sie Batch l schen und best tigen Sie die Meldung ob der Batch gel scht werden soll mit Ja A Batch Explorer el Batch 14061000000 l schen I 14060 8 6 Einzelne Bilder l schen Wurde ein Blatt nicht korrekt eingelesen k nnen Sie dieses aus dem Batch l schen und gegebenenfalls erneut einscannen oder den Batch abschlie en Achtung Achten Sie beim L schen gegebenenfalls darauf dass die Blattreihenfolge erhalten bleibt Neue Bl tter k nnen nur am Ende eines Batches angef gt werden Voraussetzung Der Batch ist noch nicht abgeschlossen gt Zeigen Sie das zu l schende Bild an klicken Sie im Bild Viewer auf das Symbol Bild a l schen und best tigen Sie die L schmeldung mit Ja Beachten Sie Wenn Sie das Blatt neu einscannen wird es am Ende des Batches ange f gt Sie k nnen die urspr ngliche Reihenfolge durch Verschieben der Bilder wiederher stellen 24 Batch bearbeiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation 8 7 Dokumente trennen Ein Dokument i
16. lfe Favoriten Name a Kennung Mein Arbeitsbereich 7 In den Standard Scanordner Postkorb scannen W hlen Sie Start Alle Programme doculife Desktop und w hlen Sie die Scan Station aus d Desktop BW Diagnose und Fehlerbericht Standardprogramme A Desktop Microsoft Office Integration konf Verwaltung ES Scanstation ImageGateway Scanstation Hilfe und Support Ausf hren 4 Zur ck Herunterfahren gt W hlen Sie die gew nschte Scan Solution aus und best tigen Sie die Auswahl mit Solution ffnen 18 Dokumente scannen Benutzerhandbuch doculife ScanStation Legen Sie die Bl tter gem Scannervorgabe in den Scanner ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Scannen starten O Scannen starten Der Scanvorgang wird gestartet Es wird ein neuer Batch er ffnet Dieser wird im Batchexplorer angezeigt e Batch Explorer zi 140528000003 140528000002 u Wenn alle Bl tter eingescannt sind wird eine Meldung angezeigt die Sie mit Batch abschlie en best tigen Es sind keine Belege mehr im Scanner Was wollen Sie tun Batch fortsetzen Mit neuen Belegen weiter scannen Batch bearbeiten Scannen unterbrechen Batch abschlie en Scannen beenden Batch abschlie en und exportieren Batch fortsetzen J Batch bearbeiten amp Batch abschlie en Es wird ein Batch Stapel angelegt in dem die gescannten Dokumente abgelegt wer den Die i
17. links nach rechts Anzeigemodus Batch 130925000002 Bild 000001F JPG crypted Endorser 26 09 2013 14 02 20 Anzeigemodus Scanvorgang Fortschritt eines laufenden Scanvorgangs Bezeichnung Nummer des aktuellen Batches Name des ausgew hlten Bildes Aufdruck des Endorsers f r dieses Blatt falls verwendet Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit 5 5 Die Bildergalerie In der Bildergalerie werden die eingescannten Bilder bzw die Bilder eines Batches als Minia turbilder angezeigt Durch Klick auf ein Miniaturbild wird das Bild im Bild Viewer dargestellt OO y 10 Die Bedienoberfl che Benutzerhandbuch doculife ScanStation kennenlernen 5 6 Die ScanStation Steuerung Hier befindet sich die Steuerungszentrale der ScanStation In den Optionen werden Parameter Einstellungen festgelegt und die Solution konfiguriert Au erdem k nnen Sie den Scanner wechseln und es wird die Versionsnummer angezeigt Hier k nnen Sie das Scannen starten und stoppen sowie die gescannten Batches im Batch Explorer verwalten ze Optionen O Scannen starten D manueller Import e Batch Explorer Benutzerhandbuch doculife ScanStation Scannen vorbereiten 11 6 Scannen vorbereiten 6 1 Anschluss und Inbetriebnahme Zum Scannen k nnen Scanner mit automatischer Dokumentenzuf hrung und Flachbett scanner verwendet werden Die verwendeten Ger te m ssen lediglich ber eine universelle Scannerschnittste
18. lle ISIS oder Twain verf gen Eine bersicht empfohlener Scanner fin den Sie in der Dokumentation doculife Kompatible Scanner Bevor ein Scanner verwendet werden kann ist auf dem PC an dem der Scanner betrieben werden soll die aktuelle Treiberversion des Scanner Herstellers zu installieren Hinweis Installieren Sie Treiber und Scanner nach den Vorgaben des Scanner Herstellers Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator Um die Hinterlegung des Scanners vorzunehmen bzw zu kontrollieren gehen Sie wie folgt vor 1 Starten Sie die ScanStation ber eine der folgenden M glichkeiten Klicken Sie auf das Scan Symbol in Ihrem doculife Desktop Date Einstellungen Hilfe Favoriten In den Standard Scanordner Postkorb scannen Mein Arbeitsbereich 7 Die ScanStation wird gestartet Die zugeh rige Scan Solution wird automatisch ge ffnet W hlen Sie Start Alle Programme doculife Desktop und w hlen Sie die Scan Station aus d Desktop BR Diagnose und Fehlerbericht Standardprogramme 1 Desktop is Microsoft Office Integration kont Verwaltung CH Scanstation ImageGateway Scanstation Hilfe und Support 4 Zur ck Ausf hren Herunterfahren Wm W hlen Sie die gew nschte Scan Solution aus und best tigen Sie die Auswahl mit Solution ffnen 12 Scannen vorbereiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation Solution ausw hlen und ffnen Solution Bemerkung Fa
19. n a 28 rg WEN Te RESERSHIE ERBE NER PERTENSNEEREL BE ORL EHE DIESER NEUER SEE HERE UNUIEE UL SR EUER VIREN BEE OEL TRDDELEUE HER OELENES 28 10 2 ZHELIIKEIL UNA Kontras en te ee ee 28 10 3 Weitere Einstellungen nennen nnnnnnnnnnnnn nennen nennen nnnnnnnnnnnnenn nenn 30 11 INS N sea ee ne ee a ee ne re ea a A S eh aa ne en ae a a a ha se re a abe 31 Einf hrung Benutzerhandbuch doculife ScanStation 1 Einf hrung Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Funktionen der doculife ScanStation in Ver bindung mit dem doculife Desktop Version 5 4 9 Sie richtet sich an alle Nutzer des doculife Desktops Die doculife ScanStation ist eine leistungsf hige Software die mittels handels blicher Scan ner Dokumente digitalisiert und in doculife ablegt F r die Digitalisierung der Dokumente k nnen Scanner mit automatischer Dokumentenzu f hrung ADF und Flachbettscanner verwendet werden Die verwendeten Ger te m ssen lediglich ber eine universelle Scannerschnittstelle ISIS oder Twain verf gen Digitalisierte Dokumente werden nach dem Scanvorgang komprimiert verschl sselt und per https zur Automatischen Erkennung bertragen Dort wird aus den Dokumenten der Volltext extrahiert Nach Abschluss der Erkennung werden die Dokumente im festgelegten Zielord ner Scanordner von doculife abgelegt Beachten Sie Die doculife ScanStation kann nur verwendet werden wenn im Desktop die zugeh rige Scan Aktivierung geladen ist Bei Fr
20. n einem Batch enthaltenen Dokumente werden in der Bildergalerie und im Bild Viewer zur Kontrolle angezeigt Farbe doppelseitig Opioaren oaoa x xl w E d i ee N A Ak Os 734 Ka Bak OI Ze 2 e a Eatztvpmer RECH a O tasme JW 109520000005 Ea 189528000004 P 109522000903 eeng I 183523000009 W aoon o VW ei i A f HE E EB Ho bih Anzmgermiius Bern 440520000006 i frai TO 8 JE rgpted Eneuser 20 2014 ward 1 Im Batch Explorer werden die Batches Stapel in der Reihenfolge des Scannens Benutzerhandbuch doculife ScanStation Dokumente scannen 19 angezeigt Batches sind eindeutig gekennzeichnet JJMMTT fortlaufende Tages Nr 2 In der Bildergalerie werden die eingescannten Bilder eines Batches Seiten eines Stapels als Miniaturbilder angezeigt 3 Im Bild Viewer wird das in der Bildergalerie ausgew hlte Bild angezeigt 4 Die Statuszeile enth lt die aktuellen Scanning bzw Batchinformationen 7 3 Scanvorgang stoppen unterbrechen Ein Scanvorgang kann jederzeit gestoppt bzw unterbrochen werden Sie k nnen den Batch dann vorzeitig abschlie en l schen einzelne Bilder drehen oder verschieben gt Klicken Sie auf die Schaltfl che Scannen stoppen CH Der Scanvorgang wird unterbrochen F hren Sie nun die gew nschten Aktionen durch und setzen Sie dann den Scanvorgang fort oder schlie en Sie den Batch ab 7 4 Nach einem gestoppten Scanvorgang fortfahren gt Sie haben zw
21. nd aktiviert sein Falls in Ausnahmef llen die Qualit t der Bilder nicht optimal ist z B Bilder sind zu hell zu dunkel k nnen die Scanner Voreinstellungen individuell angepasst werden Anpassungen k nnen direkt ber die Konfigurationsoberfl che der ScanStation unter Optio nen Parameter vorgenommen werden oder ber das Scanner Men des Scanner Herstellers 10 2 Helligkeit und Kontrast Die ScanStation verwendet f r die Steuerung von Helligkeit und Kontrast der Bilder die au tomatischen Regelungsmechanismen des jeweils verwendeten Scanners Die Wirksamkeit dieser Regelmechanismen ist von verschiedenen hardwareseitig bedingten Faktoren abh ngig Deshalb kann es in Ausnahmef llen vorkommen dass ein Scanner fer tigungsbedingt zu helle oder zu dunkle Bilder erzeugt Um die Qualit t dieser Bilder zu ver bessern reicht es in der Regel aus einmalig Helligkeit und Kontrast ber die Konfigurations oberfl che der ScanStation ger tespezifisch einzustellen Um Helligkeit und Kontrast einzustellen gehen Sie wie folgt vor i Klicken Sie auf Optionen Parameter Farbe doppelseitig OO fee O Scannen starten o g manueller Import Die Konfigurationsoberfl che ffnet sich Benutzerhandbuch doculife ScanStation Scan Parameter einstellen 29 2 Entfernen Sie die Haken bei Helligkeit automatisch einstellen und Kontrast auto matisch einstellen E 2 Ss Goppeisebg Seitenmodus in Hauptfenster an
22. nde M glichkeiten um in die Batchbearbeitung zu gelangen Stoppen Sie den Scanvorgang ber die Schaltfl che Scannen stoppen Klicken Sie bei der Frage nach dem Abschluss eines Batches auf die Schaltfl che Batch bearbeiten dam er Es sind keine Belege mehr im Scanner Was wollen Sie tun Batch fortsetzen Mit neuen Belegen weiter scannen Batch bearbeiten Scannen unterbrechen Batch sbschlie en Scannen beenden Batch abschlie en und exportieren Batch fortsetzen 2 Batch bearbeiten Batch abschlie en 8 3 Reihenfolge der Bilder ndern Die Reihenfolge gescannter Bilder kann ge ndert werden Beachten Sie Das Verschieben von Bildern ndert die logische Dokumentenstruktur Ver schieben Sie bei beidseitig duplex gescannten Dokumenten immer Vorder und R ckseite Voraussetzung Der Batch ist noch nicht abgeschlossen gt Klicken Sie dazu das Bild in der Bildergalerie an und ziehen es mit gedr ckter linker Maustaste an die neue Position Um mehrere Bilder zu markieren halten Sie die Taste STRG gedr ckt Benutzerhandbuch doculife ScanStation Batch bearbeiten 23 8 4 Bilder drehen Stellen Sie beispielsweise fest dass ein Blatt in der falschen Ausrichtung eingelesen wurde k nnen Sie das eingescannte Bild drehen Voraussetzung Der Batch ist noch nicht abgeschlossen 1 Zeigen Sie das Bild im Bild Viewer an 2 Klicken Sie im Bild Viewer auf eines der Symbole Das Bild um 90 nach rechts dre
23. r Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken Produkte k nnen l nderspezifische Unterschiede aufweisen In dieser Publikation enthaltene Informationen k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert werden Die vorliegenden Angaben werden von der Document Future AG und Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschlie lich Informationszwecken Keine der hierin enthaltenen Informationen begr ndet ein Angebot im Rechtssinne Die Document Future AG bernimmt keinerlei Haftung oder Garantie f r Fehler oder Unvollst ndigkeiten in dieser Publikation Die Document Future AG steht lediglich f r Produkte und Dienstleistungen nach der Ma gabe ein die in den Vertr gen ber die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdr cklich geregelt ist Die Document Future AG haftet nicht f r Sch den aufgrund von Handlungen die ausgehend von enthaltenen Informationen vorgenommen werden Benutzerhandbuch doculife ScanStation Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Slide BEBPORPEREBENBSPREAEFRREBESERENEREFFEREEEEHENETEETESEBRERELERESEEEREUDEEREREBEFDREREFHREBEBERENFRERSERER EBEN rE 4 2 Verwendete Darstell ngen 2 r ie 5 3 Allgemeine SicherheitshihWelse 2 4 Bann 6 3 1 leet EE 6 Ee RE Ee EE 6 3 3 Nutzung von mobilen Ger ien setsi aa a 6 4 EI Ire e d E 7 5 Die Bedienoberfl che kennenlernen z242 22 22u0000nn nnn0nonnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 8 Se
24. rbe doppelseitig Farbe einseitig Farbe Flachbett 2 Farbe doppelseitig gt Optionen bel bist IC S O Scannen starten K3 Scannen stoppen huu Die verf gbaren Treiber werden angezeigt 3 W hlen Sie den Treiber des aktuell verwendeten Scanners aus und best tigen Sie mit Scanner verwenden Bitte w hlen Sie einen Scanner aus TWAIN KODAK Scanner 11310 11320 KI Abbrechen Beachten Sie Die Auswahl des zugeh rigen Treibers ist bei jedem Wechsel des Scanners vorzunehmen Benutzerhandbuch doculife ScanStation Scannen vorbereiten 13 6 2 Scanfunktion aktivieren Damit Sie scannen k nnen muss die Scanfunktion aktiviert sein Hinweis Je nach Konfiguration wird die Scanfunktion bereits bei der Aktivierung des Benutzerkontos automatisch aktiviert oder muss manuell aktiviert werden was im Folgenden beschrieben wird 1 Klicken Sie in der Statusleiste des doculife Desktops oder Outlook Add Ins auf Ihren Benutzernamen und w hlen Sie Konten verwalten Hans M ller d 8 Hans M ller 2 Markieren Sie Ihr Benutzerkonto und klicken Sie auf ndern Kom eE Allgemein Konten verwalten Synchronisation 3 Konten L sungen verwalten Se Suchen Hinzuf gen _ Entfemen gaangen Name Konto Aktiv i Systemkonfiguration Z Hans M ller Aktuell 8 x Netzwerk Lokal gespeicherte Daten Postkorb E Mail Servicemeldunge Erweitert Ist die Scanf
25. s tzlich im Hauptfens ter der ScanStation an 11 Index A Allgemeine Sicherheitshinweise 6 B Batch Bearbeiten anne 22 Erneut Oobertragen een 26 bertragen 24 Bedenobertl che een 8 Bilder anzeigen 20 DBuldergalere nennen 20 Bilder Reihenfolge ndern 22 BIIO VIEWER ee 21 D Detailinformationen anzeigen 20 Dokumente scannen 17 Dokumente trennen ENEE 24 Dokumente zum Scannen vorbereiten 16 E EINT HFUNd sa ee 4 Benutzerhandbuch doculife ScanStation Index G Grundbeortte 7 H Helligkeit und Kontrast einstellen 28 M Manueller Import 27 S Scanfunktion akitvieren 13 Scannen starten 17 Scannen stoppen unterbrechen 19 Scanner ausw hlen s nnnnnnensennnnnnennennnnnenne 11 Scan Parameter einstellen 28 Scanqualit t kontrollieren 21 ScanStation Erweitere Einstellungen 30 ScanStation Kompatible Scanner 11 Standard Scaneingang festlegen 14 V Verwendete Darstellungen 5 31 SO ERREICHEN SIE UNS Bitte rufen Sie uns an Montag bis Freitag von 09 00 Uhr 17 00 Uhr 49 351 4188 5841 Oder schreiben Sie uns doculife support mms support de Systems
26. s sind keine Belege mehr im Scanner Was wollen Sie tun Batch fortsetzen Mit neuen Belegen weiter scannen Batch bearbeiten Scannen unterbrechen Batch abschlie en Scannen beenden Batch abschlie en und exportieren Batch fortsetzen 2 Batch bearbeiten Batch abschlie en Haben Sie nach Abschluss des Scannens Batch bearbeiten gew hlt k nnen Sie nach Ab schluss der Bearbeitung Kontrolle der Bilder Trennung der Dokumente usw die bertra gung nach doculife durch Klick auf den Batch abschlie en einleiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation Batch bearbeiten OO O sac fortsetzen KT a wi Batch abschlie en DORIS R ZPG a o Batch Explorer O 140603000001 8 8 2 bertragung kontrollieren Im Batch Explorer werden alle Batches der letzten zwei Tage angezeigt Batch Explorer 130926000001 4 130925000003 4 130925000002 S 130925000001 Batches die lter als zwei Tage sind werden automatisch gel scht Der Status eines Batches wird im Batch Explorer mittels folgender Symbole dargestellt Status Batch offen Dokumente k nnen hinzugef gt und bearbeitet werden Batch ist abgeschlossen und wird bertragen Batch ist abgeschlossen und wurde bertragen exportiert GH Der Batch konnte aufgrund eines Fehlers z B https Verbindung unterbro chen nicht bertragen exportiert werden Zus tzlich wird die Verarbeitungsart eines Batches mit einem der folgenden Symbole g
27. st eine logische Einheit von Bl ttern Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Bl ttern bestehen Wenn nichts abweichendes konfiguriert ist dann entspricht in der ScanStation ein Dokument einem eingescannten Blatt In der Bildergalerie sind alle Bilder die zu einem Dokument geh ren mit derselben Hinter grundfarbe dargestellt Wenn die Farbe wechselt dann beginnt ein neues Dokument Die Dokumententrennung kann sowohl vor der bertragung als auch f r einen bereits ber tragenen Batch durchgef hrt bzw korrigiert werden Wurde der Batch jedoch bereits ber tragen dann muss er anschlie end erneut bertragen werden Nehmen Sie die Dokumententrennung am Batchanfang beginnend nacheinander vor Eine Trennung die nachtr glich zwischen bereits getrennten Dokumenten vorgenommen wird hebt die nachfolgenden bereits gesetzten Dokumententrennungen auf 1 Klicken Sie in der Bildergalerie das Bild ab dem ein neues Dokument beginnen soll mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Hier beginnt ein neues Dokument Hier beginnt ein neues Dokument OO PG Beachten Sie Alle nachfolgenden Dokumententrennungen werden verworfen 2 Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Dokumente im Batch getrennt sind 8 8 Batch bertragen 8 8 1 bertragung einleiten Wenn Sie einen Batch ohne Bearbeitung nach doculife bertragen m chten klicken Sie nach dem Scannen der Dokumente auf Batch abschlie en E
28. t s Batchname Bildname Typ z B RGB Farbe Schwarzwei Bildabmessung in Pixel Aufl sung in dpi Benutzerhandbuch doculife ScanStation Dokumente scannen 21 7 7 Scanqualit t kontrollieren Qualit t und Ausrichtung der gescannten Dokumente k nnen im Bild Viewer kontrolliert wer den Funktion Lupe anzeigen Schaltet die Lupe ein und aus Mit der Lupe kann ein Bildaus schnitt vergr ert werden Zoom Vergr ert das Bild stufenweise SCH Zoom Verkleinert das Bild stufenweise B Zoom ausschalten Zeigt das Bild vollst ndig an P Dreht das Bild um 90 im Uhrzeigersinn nach rechts Nur bei nicht abge schlossenen Batch aktiv Dreht das Bild um 90 gegen den Uhrzeigersinn nach links Nur bei nicht abgeschlossenen Batch aktiv L scht das markierte Bild Nur bei nicht abgeschlossenen Batch aktiv 22 Batch bearbeiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation 8 Batch bearbeiten 8 1 Bearbeitungsm glichkeiten Ein noch nicht abgeschlossener Batch kann wie folgt bearbeitet werden Reihenfolge der Bilder ndern Bilder drehen Batch l schen inklusive aller Bilder Einzelne Bilder l schen Dokumente trennen Ist ein Batch abgeschlossen dann kann er wie folgt bearbeitet werden Dokumententrennung korrigieren Batch erneut bertragen 8 2 Funktion Batch bearbeiten Damit ein Batch bearbeitet werden kann darf dieser nicht abgeschlossen werden gt Sie haben folge
29. unktion bereits aktiviert dann ist die Option Scan Aktivierung geladen eingeschaltet Es sind dann keine weiteren Aktionen erforderlich und Sie k nnen das Dialogfenster schlie en Ansonsten geht es weiter mit Schritt 3 Kontoeinstellungen bearbeiten O O E Name Hans M ller Konto Anmeldeinformationen Benutzername und Kennwort Benutzername Administrator Kennwort Anmeldeinformation speichern E Scan Aktivierung geladen d Scanning Zugangsdaten laden Kennwort bearbeiten 3 Klicken Sie auf Scanning Zugangsdaten laden Der Windows Dateiexplorer ffnet sich 14 Scannen vorbereiten Benutzerhandbuch doculife ScanStation 4 W hlen Sie die Datei zur Scan Aktivierung iasc iadc aus die Sie von Ihrem Admi nistrator erhalten haben und best tigen Sie mit ffnen Bee ee de Be de de ee Be ee ee Dateiname E i v Scanstation Aktivierungsdateie ffnen Abbrechen Die Scan Aktivierung wird geladen D Beenden Sie den Dialog mit OK 6 3 Standard Scaneingang und Scanprofil festlegen Dokumente werden in einen vorher festgelegten Scaneingang gescannt Im Standard ist dies Ihr pers nlicher Postkorb Der Standard Scaneingang kann jederzeit ge ndert werden Wenn Sie den Mauszeiger auf das Scan Symbol bewegen k nnen Sie pr fen welcher Ord ner aktuell als Standard Scanordner eingestellt ist yr Favoriten ir gt Git e Ale Dokumente Dateien und A Name A N Kennung Mem Arbeitsberei
30. zeigen Seitenmodus e gei Farbmodus ci farbig Farbmodus in Hauptfenster anzeigen Seitengr e La j Seitengr e in Hauptfenster anzeigen Ausrichtung t Ausrichtung in Hauptfenster anzeigen Helligkeit 128 Kontrast 128 Doppeleinzug Kontrolle aktiv amp Scanner Menu aufrufen Scanner Menu beim Scannen anzeigen Aufl sung 200 dpi Windows Sprache Deutsch WS ern Indizierung le Speichern Ei Speichern als 4 Solution Import IX Abbrechen Korrigieren Sie nacheinander Helligkeit und Kontrast mittels der Schieberregler 3 Zum Speichern haben Sie folgende M glichkeiten Um die bestehende Solution zu ndern klicken Sie auf Speichern Falls Sie eine Anpassung von Helligkeit und Kontrast nur f r eine bestimmte wie derkehrende Dokumentenart z B Frachtpapiere Wiegescheine etc erforderlich ist speichern Sie sich die Einstellung als neue Solution ab Verwenden Sie diese Solution zus tzlich zu den bereits vorinstallierten Scanprofilen f r die Digitalisie rung dieser Dokumentenart W hlen Sie Speichern als erfassen Sie eine Bezeichnung f r die neue Solution und klicken Sie auf Solution speichern 4 Scannen Sie ein Dokument um die Bildqualit t zu pr fen Wiederholen Sie Schritt 2 gegebenenfalls um die Qualit t weiter zu optimieren 30 Scan Parameter einstellen Benutzerhandbuch doculife ScanStation 1 0 3 Weitere Einstellungen In den Parametern der ScanStation k nnen weitere Einst
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