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smart time plus webClient

1. Zonenpause Pausenzone Autopause Abziehen nach 000 Pausenzone m S 070 Einrichten der Software smart time plus webClient 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Pausenplans Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name aus dem der Pausentyp her vorgeht Pausendauer L nge der Pause Dieser Wert gilt gleichzeitig als Mindestpau sendauer und wird abgezogen wenn keine Buchung erfolgt Bezahlt Wenn aktiviert handelt es sich um eine bezahlte Pause bei der An fang und Ende der Pausenzeit und die Dauer der bezahlten Pause anzugeben sind Auf Zonenkonten anrechnen Markierungsschalter ist standardm ig aktiviert und bedeutet dass auch in die Zonenkonten gerechnet wird Ist der Markie rungsschalter nicht aktiviert wird nicht in die Zonenkonten gerechnet In BDE ausblenden Wenn aktiviert wird der Pausenabzug nur in der Personal zeiterfassung ber cksichtigt Wenn nicht aktiviert erfolgt Pausenabzug parallel in der Zeiterfassung und in der Auftragszeiterfassung Zonenpause VonjBis Innerhalb dieser Pausenzone ist die Pause zu nehmen Autopause Abziehen nach Angabe der Stunden nach denen die Pause automatisch abgezogen wird Abzug am Tagesende Wenn aktiviert erfolgt der Pausenabzug am Tagesende Damit l sst sich vermeiden dass eine Pause zweimal abge zogen wird wenn ein Mitarbeiter l nger gearbeitet h
2. 176 21 00 16 ONNNENNIBIR SRENNRANG ENGER ENNEERENERENNEERENEEIIFRRNNELEERRErG 125 Feiertag hinzuf gen neen 126 Feiertagsgruppe hinzuf gen 125 FEILWOIRLUN Ge ee 275 Fillergruppen erer eE 128 Firmenbereiche ceeeeeesenneeenenen 123 FOMEI TOT znneeeeninaee 94 Formel anlegen ssssnnnnnessnnnnneeennrneereeennnne 103 E E a e EAE A A AE 95 Wochenplan cmesseeeeseneeeneneenn 98 ZEIGT UPS ee er 101 FUNKUONSCOQ ES nee 105 Funktionstasten uceeeeeesssnenesseennenseneenn 200 Funktionstastenbelegung 200 Funktionstastenbelegung senden 200 Gr ppenbB uchtind see 163 Import von Daten seen 202 aus Fremddatenbanken 202 Buchungen vom Zeiterfassungsterminal 201 gesicherte Buchungen aus Log Date 169 astalarra isnin AKA NiS 33 Client Server Installation 35 Software auf den Arbeitsplatz PC Client 37 Index smart time plus webClient Software auf den Server 35 Zeiterfassungsterminal 31 Installationsvarianten eeee 34 Intervallrundung uessssesseeeeeenneeeneene nn 75 IP Adresse uueeessseesenssneeennnsnenennennennnenennenn 31 im Zeiterfassungsterminal einstellen 31 in der Zeiterfassungssoftware einstellen 61 Jahresguthaben nes een 140 Jahres bersicht ses 228
3. neisa 3 Bezeichner 45 Aushilfe R Aushilfe 0 04 Aushilfe B ro 051 B ro Azubi Mo Fr x 1 45 B ro Azubi Schultag 1 45 B ro TZ 5 1 45 B ro TZ 5 31 B ro TZ 6 B ro TZ 7 2 524 B ro VZ 1 8 02 B ro VZ 8 02 35288838 25 Tag Fr h VZ j 11 235 Tag Mitte TZ 5 11 35 Tag Mitte TZ 7 5 11 35 Tag Mitte VZ 12 51 25 987952959979525 99I9525V BENSAER SASA Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 3 Doppelklicken Sie in der sich ffnenden Auswahl auf den gew nschten Tages plan Der neue Tagesplan wird in die Monats bersicht eingef gt und anders farbig blau dargestellt 8 3 2 Ge nderte Tagesplanzuordnung r ckg ngig machen 1 Falls das Fenster Monats bersicht nicht ge ffnet ist w hlen Sie Auswertung Monats bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen das Symbol Monats bersicht 2 Klicken Sie in der Spalte TP mit der rechten Maustaste auf die blau gekenn zeichnete Tagesplannummer 12 So W 10 1902 1 06 8 00 6 00 2 00 3 45 13 Mo 15 17 45 1806 A 3 45 14 Di E oha 1 23 2 00 9 30 41 30 2 15 15 mi E 10 Standard Tagesplan 8 11 0 11 2 04 16 Do 10 rw vvu vvu 6 22 1 38 3 42 zer E 7 3 42 18 Sa 6 3 42 3 Klicken Sie auf die erscheinende Schaltfl che Standard Tagesplan Der Stan dard Tagesplan wird wieder eingef gt 8 4 bersicht Arbeitszeitregelungen In dieser bersicht werden einge
4. Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Terminalnachrichten Jahresguthaben Statistik WebClient Bezeichner Amselotti Michael Mustermann Karl 4 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Zeitgruppe Gew nschte Zeitgruppe ausw hlen VomjBis Zeitraum eintragen f r den der Mitarbeiter in eine andere Zeitgruppe wechselt Die Eingabe muss jeweils im Format TT MM JJ erfolgen Fehlt ein Ein trag erscheint eine Fehlermeldung FZP Teilzeit In der ausgew hlten Zeitgruppe wird die Sollzeit der hinterlegten Tagespl ne mit einem festlegbaren Prozentwert berechnet 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 9 2 Zeitgruppenwechsel l schen 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem ein festgelegter Zeitgruppewechsel ge l scht werden soll 3 Aktivieren Sie das Register Zeitgruppenwechsel 4 Markieren Sie den gew nschten Eintrag in der Spalte Zeitgruppe und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Da tensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird der Zeitgruppenwechsel nicht gel scht Der Mitarbeiter wird aus der Datenbank gel scht 5 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Version 6 0 Arbeiten mit der
5. Installation wird abgeschlossen Version 6 0 Installieren der Software Advanced Installer In diesem Yerzeichnis wird smart time plus 6 webtlient installiert Um dieses Verzeichnis zu verwenden klicken Sie auf Weiter Um einen anderen Ordner zu verwenden ndern Sie ihn unten Verzeichnis C Program Files NoyvaCHRON smart time plus 6 webclient v 035 036 Anmeldeinformationen Advanced Installer Informationen werden Installation wird vorbe Installiere U fe Installation wird abges Webserver Port 0 lt Zur ck _ weiter gt Abbrechen gt Hinweis Die vorgegebenen Werte f r den Datenbank Port und den Webserver Port sind Standardwerte ndern Sie diese nur in Absprache mit Ihrem Systemadministrator Bereit zur Installation Advanced Installer Der Setup Assistent ist f r die Installation von smart time plus 6 webtlient bereit Informationen werden gesammelt Installation wird vorbe Klicken Si Installieren um die Installatio ten Wenn Sie die Einstellungen en Sie auf Zur ck Klicken Sie auf Abbrechen um den Installiere Assistenten zu beenden Installation wird abgeschlossen lt Zur ck installieren Abbrechen smart time plus 6 webClient Setup vollst ndig Advanced Installer smart time plus 6 webClient wurde erfolgreich installiert Informationen werden gesammelt Installation wird vorbe Installiere Installation
6. 4 Tragen Sie in den Eingabefeldern Vom Bis den gew nschten Zeitraum ein 5 Klicken Sie auf bernehmen Die Daten werden entsprechend der Vorgaben exportiert Exportdatei l schen 1 Klicken Sie auf Programm Export Generator 2 W hlen Sie die zu l schende Exportdatei und klicken Sie auf L schen Best ti gen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird die Exportdatei nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 206 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 11 12Kommunikations Logbuch Im Logbuch wird der Ablauf des Kommunikationsvorgangs chronologisch protokolliert Bei auftretenden Kommunikationsproblemen k nnen Sie anhand der Fehlerbeschreibung die Ur sachen ermitteln und beseitigen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Logbuch Die Datei ogfile txt wird im Ver zeichnis C ProgramData novachron ncdatabase abgelegt Sie k nnen diese Da tei im Windows Editor sowie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm das die Datei Endung txt interpretieren kann ffnen 2 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um das Log buch zu schlie en 8 12 Datenbankorganisation 8 12 1 Datenbank Position Bei der Installation der Zeiterfassungssoftware werden die Daten der Datenbank standard m ig in folgendem Verzeichnis abgelegt Windows XP C Benutzer All Users Application Data Windows
7. 8 11 2 Daten zeitgesteuert bertragen als Windows Dienst ab Seite 191 bzw Zeitauftrag als Windows Dienst starten ab Seite 193 10 1 3 Benutzerrechte einrichten Ein Rechteverwaltungssystem steuert den Zugriff auf Daten und Personen im webClient Die Benutzer verwenden im webClient die gleichen Anmeldeoptionen wie in der Zeiterfassungs software ber Benutzername und Passwort Zugriffs und Funktionsberechtigungen werden ber Filtergruppen vergeben Dabei legen Sie fest welche Personen ein Benutzer einsehen darf m Zugriff nur auf die eigenen Daten Mitarbeiter m Zugriff auf eine Mitarbeitergruppe Filtergruppe einschlie lich Antragswesen Abteilungsleiter Gruppenleiter Vorgesetzte usw in verschiedenen Stufen m Vollzugriff auf alle Mitarbeiter zum Beispiel Administrator m Zugriff auf das integrierte Statustableau mit einem berblick ber den Anwe senheitsstatus aller Mitarbeiter zum Beispiel Empfangsbereich oder in Telefon zentralen Version 6 0 Arbeiten mit dem webdlient 241 Um einen Benutzer in das Rechteverwaltungssystem einzuordnen m ssen Sie die folgenden Arbeitsschritte durchf hren Filtergruppen Stamms tze Stamms tze oder Benutzer Benutzer Webclient verwaltung verwaltung ABC NA errr C Vi Benutzer verwaltung nico E T M E ABC Rechte Zeiterfassungssoftware po 02 00 9055 200 07 00 Bea ea nu nel e Mitarbeiter ausw hlen _ Mitarbeiter einer Filtergruppe Recht
8. Alle Daten wurden bernommen auf OK Hinweis Nach der Buchungs bertragung wird die Datei 1 _attlog dat auf dem USB Speicher mit Datum und Uhrzeit der Buchungs bertragung erg nzt zum Beispiel 1_attlog dat 20121608 122449 nc Damit ist ersichtlich dass die Datei bereits in die Zeiterfassungssoftware importiert wurde Zus tzlich ist sichergestellt dass diese Datei als Sicherungsdatei auf dem USB Speicher verbleiben kann Bei einer erneuten Buchungs speicherung wird diese Datei nicht berschrieben 8 11 100DBC Daten aus Fremddatenbanken importieren Mit ODBC kann ein Zugriff auf Datenbanken gew hrleistet werden ohne Bindung an spezielle Systeme und Anwendungen Diese Funktion dient der GPRS Kommunikation und steht optio nal zur Verf gung 1 Klicken Sie auf Kommunikation ODBC Import 202 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient ODBC Import 2 Tragen Sie im Eingabefeld ein SQL _BE Name des ODBC Treibers 3 Klicken Sie auf bernehmen 4 W hlen Sie eine Dateidatenquelle Sie k nnen jede Datenquelle verwenden die auf einen ODCB Treiber verweist der auf dem PC installiert ist ausw hlen Dateidatenquelle Computerdatenquelle BD ROM Laufwerk G DSN Name Neu W hlen Sie die Dateidatenquelle aus die den Treiber beschreibt mit dem eine Verbindung hergestellt werden soll Sie k nnen jede Dateidatenquelle verwenden die auf einen ODEC Treiber verweist
9. 2 won biometri Starten Buchen Verrechnen smart time plus webClient Handbuch Copyright Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 2013 Rev HBwc6 2013 001 Alle Rechte vorbehalten Kein Bestandteil dieses Produkts darf ohne vorherige Genehmigung der NovaCHRON Zeitsys teme GmbH amp Co KG in irgendeiner Art und Weise vervielf ltigt bertragen in einem Datenabrufsystem gespeichert oder in eine andere Sprache bersetzt werden Haftungsausschluss nderungen an den in diesem Dokument enthaltenen Informationen vorbehalten Die NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG bernimmt keine Haftung f r direkte und indirekte zuf llige oder sonstige Sch den oder Folgesch den die aus dem Gebrauch oder durch die Verwendung der in diesem Dokument enthaltenen Informationen entstehen Abbildungen von Bildschirmmasken Listenausdrucken und sonstigen Ausz gen innerhalb des Handbuchs spiegeln nicht notwendigerweise den aktuellsten Freigabestand wieder Software Lizenz Die Benutzung der in diesem Dokument beschriebenen Software unterliegt einer Lizenzvereinbarung die dem Produkt beiliegt Diese Lizenzvereinbarung bestimmt den zul ssigen und unzul ssigen Gebrauch des Produktes 002 smart time plus webClient Inhalt 1 _Vorabinformationen 11 1 1 Was kann die Zeiterfassungssoftware 11 1 2 Welche Softwarevarianten gibt es 12 1 3 Funktionale Erweiterungsm glichkeiten 13 1 3 1 Zusatzpakete f
10. 2 2 Handbuch Das Handbuch befindet sich auf der Installations CD Bei der Installation der Software wird das Handbuch im PDF Format in den Programmordner unter MANUAL kopiert Das Handbuch gibt Ihnen einen berblick ber den Gebrauch der Zeiterfassungssoftware Es enth lt schrittweise Anleitungen f r h ufig ausgef hrte Vorg nge gt Hinweis Die im gesamten Handbuch dargestellten Bildschirmanzeigen dienen zur Ver anschaulichung Sie enthalten nicht zwingend authentische Daten 2 2 1 Darstellungskonventionen Beim Lesen des Handbuchs werden Sie auf verschiedene Textauszeichnungen sto en Einen berblick ber die Bedeutung gibt Ihnen die folgende Tabelle Men s Auswahlboxen Eingabefelder Markie fett rungsschalter Schaltfl chen usw Aufeinander folgende Men eintr ge Extras Terminal Terminaldefinition Symbole Icons Register Anf hrungszeichen Besonderheiten und Hinweise werden in diesem Handbuch wie folgt gekennzeichnet gt Achtung Mit dieser Kennzeichnung und dem dazugeh rigen Text wird auf Besonderhei ten beim Umgang mit der Software hingewiesen gt Hinweis Mit dieser Kennzeichnung und dem zugeordneten Text werden zus tzliche In formationen gegeben die Sie beim Umgang mit der Software beachten m ssen Version 6 0 Dokumentationshinweise 019 2 2 2 Orientierungshilfen Das Handbuch erl utert die Funktionen der Zeiterfassungssoftware smart time plus webC
11. 3 Deaktivieren Sie den oder die Markierungsschalter und klicken Sie auf ber nehmen Alle Filter l schen 1 Klicken Sie oben rechts auf Filter e fimenenzm Ansh ns korenseie 0 F sse 0 Mundarten m 2 Klicken Sie auf L schen Damit werden alle gesetzten Filter gleichzeitig ge l scht 10 3 Webterminal amp 3 ber das optionale Webterminal hat jeder angemeldete Benutzer die M glichkeit webbasiert und in Echtzeit Kommen und Gehen Buchungen vorzunehmen und somit die eigene Arbeits zeit zu erfassen Dabei ist es egal ob die Buchungen im Unternehmen im Homeoffice oder von einem internetf higen Handy aus erfolgen Version 6 0 Arbeiten mit dem webdlient 247 Eine Arbeitszeiterfassung ber das Webterminal und ber station re Zeiterfassungsterminals der Serie 960 980 kann problemlos kombiniert werden Dabei kann sich der Benutzer sogar an einem Zeiterfassungsterminal anmelden und am Webterminal wieder abmelden oder um gekehrt Um das Webterminal nutzen zu k nnen muss f r den betreffenden Mitarbeiter der Markierungsschalter Webterminal unter Extras Benutzerverwaltung oder unter Mitarbeiter Stamms tze WebClient aktviert sein 10 3 1 Buchung hinzuf gen 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Buchung hinzuf gen Es ffnet sich das Webtermindal 12 31 13 2 W hlen Sie ber das Listenfeld aus ob es sich um eine normale Kom men Gehen Buchung oder um eine Gehen Buchung verbunden mit
12. Automatisch angew hlt sein Zeitauftrag als Windows Dienst beenden 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol der Zeiterfassungssoftware auf Ihrem Desktop oder auf die jeweilige Programmdatei der Zeiterfassungssoftware ber Start Alle Programme und klicken Sie dann auf Als Administrator ausf hren Es ffnet sich das Anmeldefenster Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen vor Benutzername su f r Supervisor eintragen Passwort Wenn vorhanden das zugeh rige Passwort eintragen Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 7 7 194 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 2 Klicken Sie auf bernehmen Es stehen Ihnen nur Men punkte zur Verf gung die f r das korrekte Verarbeiten von Zeitauftr gen als Windows Dienst relevant sind Auf andere Men punkte kann nicht zugegriffen werden 3 Klicken Sie auf Extras Dienste Manager Dienste Manager NC Servicemanager gestartet eingerichtet gestoppt 4 Klicken Sie auf Anhalten Der Windows Dienst wird gestoppt Deaktivieren Sie den Markierungsschalter Zeitauftr ge Dienste Manager NC Servicemanager angehalten m Zeit auftr ge gest oppt W Dondleserver gestoppt 6 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Hinweis Unter Systemsteuerung Verwaltung Dienste NCServiceManager k nnen Sie kon trollieren ob der Windows Dienst f r die Zeitauftr ge bee
13. Multiplikation Division Beispiel T01 T01 30 T01 T01 30 TOI T01 2 T01 T01 2 TO1 T01 1 Erl uterung Arithmetische Operatoren notieren Sie mit den daf r blichen Zeichen Mit notieren Sie eine Addition mit eine Subtraktion mit eine Multiplika tion und mit eine Division gt Hinweis Pro Zeile k nnen Sie jeweils nur eine Berechnungsoperation formulieren 100 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 12 3 Formeleditor f r Zeitgruppen Variablen Die vom Formeleditor verwendeten Variablen sind die in der Zeiterfassungssoftware benutz ten Zeit und Ereigniskonten F r Vergleichs und Rechenoperationen k nnen folgende Vari ablen genutzt werden Bal kumulierter Saldo bezogen auf das angegebene Ende des Monats GBA Gesamtsaldo Nor Sollzeit Reg Istzeit PFn Personalfeld 1 4 Personal stammypers nliche Daten Kap positives Kappungskonto Spa Vorholzeit Sparzeit Tnn Zeitkonten 01 bis 40 Cnn Ereigniskonten 01 bis 40 SIC Krank VAC Urlaub BKT Pause genommen BKA Pause abgezogen Die Zeitsummen in den Zeitkonten T Konten werden ausschlie lich in Minuten angegeben zum Beispiel 90 min statt 1 h 30 min Operatoren Zuweisungsoperator Sie m chten einer Variablen einen Wert zuweisen Der Zuweisungsoperator daf r ist Beispiel T01 10 Erl uterung Im Beispiel wird der Variablen T01 mit dem Zuweisungsoperator der Wert 10 zugewiesen Vergleich
14. ww w Aktualisieren Mit der Schaltfl che Aktualisieren k nnen Sie unabh ngig von den automatischen Aktualisierungen den momentan aktuellen Stand der An bzw Abwesenheiten abrufen 9 4 1 Statustableau in das Netzwerk integrieren Zeitauftrag anlegen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge Legen Sie einen Zeitauftrag f r das Erzeugen und Aktualisieren des netzwerkf higen Statustableaus an Zeitauftr ge s s Definition Zeitpunkt 1 Online Kommuni 2 Ergebnisse senden Nr Von Intervall Bis 3 Buchungen empf 7 00 20 00 0 01 4 Berechnung 2 1231 Netzw Tableau 7 00 20 00 o0 CE unat stenen Di DE 6 Uhrzeit stellen Funktion Sf Montag f Dienstag 7 Daten exportieren C WEBTABLEAUStab1 E E m Ablegen in Taskleiste v 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Zeitauftrags Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r den Zeitauftrag Funktion Art der Daten bertragung ist Anzeigetableau Ordner Auswahl eines Verzeichnisses als Ablageort f r die erzeugte HTML Datei des Statustableaus Dorthin wird die generierte Datei fableau htmi ge speichert gt Hinweis Legen Sie das Verzeichnis f r die HTML Datei des Statustableaus auf dem Server au erhalb des Programmverzeichnisses der Zeiterfassungssoftware und auch au erhalb des Programmverzeichnisses von Window
15. 7 20 2 Kostenstelle ndern 124 7 20 3 Kostenstelle l schen 124 7 21 Feiertage 125 7 21 1 Feiertagsgruppe hinzuf gen 125 7 21 2 Feiertag hinzuf gen 126 7 21 3 Feiertag ndern 126 7 21 4 Feiertag l schen 126 7 22 Schulferien 127 7 22 1 Schulferien anlegen 127 7 22 2 Schulferien ndern 127 7 22 3 Schulferien l schen 127 7 23 Filtergruppen 128 7 23 1 Filtergruppe hinzuf gen 128 7 23 2 Filtergruppe kopieren 129 7 23 3 Filtergruppe ndern 129 7 23 4 Filtergruppe l schen 129 7 24 Terminalgruppen 129 7 24 1 Terminalgruppe hinzuf gen 129 7 24 2 Terminalgruppe ndern 130 7 24 3 Terminalgruppe l schen 130 7 25 Nachrichtengruppen 130 7 25 1 Nachrichtengruppe hinzuf gen 131 7 25 2 Nachrichtengruppe ndern 132 7 25 3 Nachrichtengruppe l schen 132 7 26 Mitarbeiterdaten 132 7 26 1 Stammsatz hinzuf gen 133 7 26 2 Pers nliche Daten erg nzen 136 7 26 3 Fingerabdr cke einlesen 137 7 26 4 Fingerabdr cke an ein Zeiterfassungsterminal senden 138 7 26 5 Fingerabdr cke l schen 139 7 26 6 Terminalnachrichten erstellen 139 7 26 7 Terminalnachricht senden 140 7 26 8 Jahresguthaben festlegen 140 7 26 9 Mitarbeiterdaten an ein Zeiterfassungsterminal senden 141 7 26 10 Stammsatz ndern 141 7 26 11 Stammsatz l schen 141 7 27 Zutrittsfunktion 142 7 27 1 Zutrittsoptionen integrieren 142 7 28 Barcodefunktion 143 7 28 1 Barcodeoption integrieren 143 006 Inhalt smart time plus webClient 7 29 Allgemeine Einstellungen 7
16. Da die freigeschaltete Lizenz ber das Internet regelm ig berpr ft wird muss auch bei laufendem Programm eine aktive Internetverbindung bestehen Beim erstmaligen Start der Zeiterfassungssoftware haben Sie die M glichkeit die Zeiterfas sungssoftware mit Eingabe einer Seriennummer online freizuschalten Unter bestimmten Be dingungen kann die Freischaltung auch offline erfolgen Zeiterfassungssoftware auf Server als Kommunikationsserver lizensieren Bei der Installationsvariante Client Server sind Sie auf die Kommunikation zwischen Arbeits platz PC Client und Server angewiesen um einen st ndigen Zugriff auf die auf dem Server abgelegte Datenbank zu gew hrleisten Hierf r steht die Lizenzierungsversion Kommunikati onsserver zur Verf gung Mit der Auswahl Kommunikationsserver haben Sie den Vorteil keine Lizenz zu verbrauchen 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Lizenzverw altung Die Software ist noch nicht registriert Bitte geben Sie im untenstehenden Feld die Seriennummer des Produkts ein Anschlie end wird die Installation ber das Intemet aktiviert Achtung Die Aktivierung kann nur bei bestehender Intemetverbindung durchgef hrt werden Seriennummer MAM Go Aktivieren Vollversion Kommunik tionsserver Als Demo Version starten 2 Tragen Sie die vierzehnstellige Seriennummer in das Eingabefeld
17. Der Inhalt des Fensters wird gleichzeitig aktualisiert 4 Klicken Sie in der Rubrik Buchungen auf die zu korrigierende Buchung und f hren Sie in den Eingabefeldern die erforderlichen nderungen aus Zeit Zeitpunkt der Buchung ndern Funktionscode Einen vorliegenden Funktionscode bei Bedarf ndern oder er ganzen FZP Dienstgang Ende In den Tagespl nen k nnen f r Dienstg nge Beginn und 160 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Endzeiten festgelegt werden Liegt das Ende eines Dienstgangs aber nach die ser festgelegten Endzeit kann hier die tats chliche Zeit eingegeben werden Damit ist eine zus tzliche Korrekturbuchung mit Kommen und Gehen f r die sen sp teren Zeitpunkt nicht notwendig Vor der Rahmenzeit Nach der Rahmenzeit Die Einschr nkung in der Berech nung durch die Rahmenzeit getrennt f r den Zeitraum vor oder nach Beginn der Rahmenzeit kann auf dem Korrekturweg gezielt aufgehoben werden Bei komplizierten 3 Schichtpl nen kann es in Einzelf llen erforderlich sein dass die Buchungszuordnung ver ndert werden muss In diesem Fall haben Sie ber die Optionsschalter folgende M glichkeiten zur Auswahl Auto Standardeinstellung lt 24 00 gt 24 00 ber diese Optionsschalter kann festgelegt werden ob der Zeitpunkt der Buchung vor oder nach 24 00 Uhr liegt An einem Tag an dem das Tagesende verschoben wurde zum Beispiel von 24 00 Uhr auf 6 00 Uhr morgens 30 00 Uhr ist es m
18. E Gab 07 06 12 15 42 Initialisiere Terminal NTB 980 Online Kommunikation x e Port 4370 IP 192 168 1 208 wurde ge ffnet Al SL Fe BT 1 20120607 124651 25 0 2 0 Terminals Verf gbar Ausgw hlt NTB980 Zeiterfassungsterminal Am Zeiterfassungsterminal kann jetzt der Online Status abgefragt werden 1 Dr cken Sie entsprechend dem Beispiel die Funktionstaste F8 2 Halten Sie Ihren Transponder bzw die Karte vor den ber hrungslosen Leser oder legen Sie einen der angemeldeten Finger auf die Sensoroberfl che auf Auf dem Display wird die gew nschte Information angezeigt Im Beispiel die an diesem Tag get tigten Kommen und Gehenbuchungen Zeitauftrag f r Online Status anlegen Damit der Online Status st ndig abgefragt werden kann sollte ein entsprechender Zeitauftrag angelegt werden Hinweis Der Zeitauftrag kann manuell oder als Windows Dienst gestartet werden Weite re Informationen Zeitauftrag manuell starten ab Seite 192 oder Zeitauftrag als Windows Dienst starten ab Seite 193 Version 6 0 Einrichten der Software 113 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge Zeitauftr ge Definition r Zeitpunkt 2 Ergebnisse senden Nr Von Bis Intervall 3 Buchungen empf 05 30 19 00 00 01 4 Berechnung en Online Status 5 Tableau 6 Uhrzeit stellen TER Online Kommunik atior F 7 Date
19. Informationen angezeigt die Sie aber nicht direkt ver ndern k nnen Ausnahmen Weichen Buchungen von den festgelegten Arbeitszeitregelungen ab zum Bei spiel erfolgt eine Buchung au erhalb der Kernarbeitszeit oder fehlt eine Buchung werden diese in einer bersicht der Ausnahmen angezeigt Tageskonten Die wichtigste Information ist der Inhalt der Tageskonten Die Tageskonten stel len das Ergebnis der Berechnungen aufgrund der vorhandenen Buchungen und des dem Mit arbeiter zugeordneten Zeitmodells dar Sie werden mit jeder Neuberechnung sofort aktuali siert Neben den Konten Ist Soll und Saldo werden nur die Konten dargestellt die auch einen Inhalt haben Zeitkonten werden mit einem T und der angef gten Kontonummer Er eigniskonten mit einem C und der angef gten Kontonummer bezeichnet Anhand des angezeigten und f r den aktuellen Tag g ltigen Tagesplans k nnen Sie nachvoll ziehen nach welchen Regeln die Buchungen verrechnet werden Terminal Im Anzeigefeld Terminal wird die Terminalnummer nur angezeigt wenn Buchungen direkt an einem Zeiterfassungsterminal erzeugt wurden Bei manuell eingef gten Buchungen ist dieses Feld leer Originalbuchung gerundete Buchung Zus tzlich werden die Originalbuchung und die ge rundete Buchung dargestellt 8 5 2 Fehlende Buchungen hinzuf gen Hat ein Mitarbeiter vergessen zu buchen oder war es ihm aus einem bestimmten Grund nicht m glich haben Sie die M glichkeit
20. Kommunikation ernennen 188 Kommunikation testen 62 Kommunikations Logbuch 00 207 kontenumbuching ee ae 167 Korrekturassistent ccecseeeeeeseeeneeseeeenn 170 Buchungen korrigieren 170 Kostenstellen cessisset 124 IE E E E ONE NENNE URREENENRER NENNE 212 Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter 221 im CSV Dateiformat exportieren 217 Jahresib tsicht ae nee 229 Listenvorgaben ndern 212 213 Listenvorgaben erstellen 214 Monatsplaner eneen 227 Monats bersicht 231 Urlaubs pesich aussen 235 Wochenliste une 236 LIZENZ RE SCBEREESEEEENRCEREUERENEHENISERE 43 deaktiviere kiinni aseara 51 Lizenzierungsvarianten ueesserseeeneeeneenn 33 Lizenzinformationen ee 265 Lizenzverwaltung eeessnsssseeeeennneenneenee nn 43 OTINE akt Niere 46 online verwalten nen 44 Passwort Lizenzverwaltung vergessen 50 Zugang Lizenzverwaltung 43 121 416 RS ENRER EUER ia ie iaaa 94 104 Mandante een 121 Mitarbeiterdaten 022seeeenneeneeeeeenn 132 an ein Zeiterfassungsterminal senden 141 Fingerabdr cke einlesen 137 Fingerabdr cke senden 4 138 Jahresguthabeni au ursc sneneen ae 140 PC Zeiterfassungsterminal abgleichen 197 Pers nliche Daten nee 136 Syste
21. Monatsplaner 2 Setzen Sie den Mauszeiger auf eine Zelle und markieren Sie diese durch Ankli cken mit der linken Maustaste Wenn Sie w hrend der Auswahl einer Zelle die linke Maustaste gedr ckt halten und den Mauszeiger waagerecht oder senk recht innerhalb einer Zeile oder Spalte bewegen k nnen Sie mehrere Tage bzw Mitarbeiter ausw hlen 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste Es erscheint die Auswahl Abwesenheit einf gen Tagesplanwechsel 4 W hlen Sie aus dem erscheinenden Men die gew nschte Option Es ffnet sich jeweils eine Auswahlbox mit den zur Verf gung stehenden Abwesenheits gr nden bzw Tagespl nen 5 W hlen Sie das Gew nschte aus und best tigen Sie die Auswahl durch einen Doppelklick Die nderungen werden eingef gt Es wird sofort eine Neube rechnung des Datenbestands durchgef hrt 226 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 5 3 Zus tzliche Spalten einrichten CZ Im Monatsplaner haben Sie die M glichkeit anstelle der standardm ig vorhandenen Spalten lst soll und Saldo eigene Spalten zur Auswertung einzurichten 1 Um den Monatsplaner zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Monatsplaner unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Monatsplaner oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Monatsplaner Klicken Sie auf das Symbol Ansicht Tagespl ne Gl in der Symbolleiste er scheint als weiteres Sym
22. TSALDO Tagessaldo die Differenz aus geleisteter Arbeitszeit Istzeit und Soll zeit wird im Tagessaldo aufsummiert KUMULIERTER SALDO Kumulierter Tagessaldo es werden die einzelnen Tages salden aufsummiiert FEHLGRUND Bei Abwesenheit mit einem Abwesenheitsgrund Funktionscode erfolgt zus tzlich zur Bezeichnung eine farbige Kennzeichnung 10 5 Statustableau 10 5 1 Statustableau anzeigen Das Statustableau erm glicht eine bersicht ber die An bzw Abwesenheiten von Mitarbei tern Welche Mitarbeiter angezeigt werden wurde zuvor entsprechend der Mitarbeiter Rechte in der Benutzerverwaltung der Zeiterfassungssoftware und durch Filtereinstellungen festgelegt Im webClient selbst kann die Ansicht ber die Tasten Alle Anwesend Abwesend Funktionscode und Kein Fehlgrund weiter eingrenzt werden 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Statustableau CB Andrea Marie Filter g Ale Anwesend Abwesend Funktionscode kein Fehlgrund Q Passwort ndern Abmelden 250 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient Symbolbedeutung Swen Nachrichtensymbol zeigt an dass f r den Mitarbeiter ber das Statustab leau in der Zeiterfassungssoftware eine Nachricht hinterlegt wurde Anwesend Abwesend Haus verlassen Funktionscode abwesend mit Funktionscode Kein Fehlgrund abwesend ohne Fehlgrund unentschuldigt das kann auch bedeuten dass dieser Mitarbeiter seinen Dienst noch nicht
23. bersicht gibt Ihnen eine Hilfestellung bei den h ufigsten Fragen die sich beim Umgang mit der Zeiterfassungssoftware ergeben k nnen Wie muss ich vorgehen wenn ich das Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen habe Die Lizenzen werden extern ber einen sogenannten Lizenzserver freigeschaltet und ber wacht Administratoren haben jedoch die M glichkeit ber einen anmeldepflichtigen pers n lichen Zugang die Lizenzen Ihrer Firma online verwalten zu k nnen Sollten Sie Ihr Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen haben m ssen Sie Ihr bisheriges Passwort zur cksetzen und dieses anschlie end durch ein neues ersetzen Weitere Informationen Abschnitt 5 5 4 Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung ver gessen ab Seite 50 Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan Erstellen Sie die ben tigten Tagespl ne f r die verschiedenen Arbeitszeiten Tage an denen gleich gearbeitet wird k nnen mit einem Tagesplan zusam mengefasst werden 2 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Bei Schichtbetrieb 1 Klicken Sie auf Programm Schichtplan Geben Sie an bis zu welcher Uhrzeit welcher Tagesplan gilt Das Programm ordnet automatisch die gew nschte Schicht zu wenn sich der Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal anmeldet 2 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan Ordnen Sie den jeweiligen Wochen
24. blick ber den Bearbeitungsstatus erh lt der Mitarbeiter ber Antragswesen Eigene Antr ge Weitere Informationen Abschnitt 10 9 5 Antragsstatus der eigenen Antr ge auf Seite 259 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 9 3 Buchungsstornierung Bereits genehmigte Antr ge k nnen nachtr glich storniert werden Der Vorgang muss be rechtigt sein Zum Stornieren einer Buchung muss ein Stornierungsantrag gestellt werden Auch der Stornierungsantrag muss genehmigt werden 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Buchungsstornierung Es wird die letzte Buchung angezeigt Andrea Marie BUCHUNGSSTORNIERUNG Buchung hinzuf gen Datum Buchungen 24 06 2013 73 Buchungen Statustableau 24 06 13 08 23 Jahres bersicht Anmerkung Urlaubs bersicht Antragswesen Eigene Antr ge Buchungsantrag Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Buchung stomieren Passwort ndern Abmelden 2 Nehmen Sie die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Datum ber das Kalendermodul den gew nschten Tag ausw hlen Buchungen Die Buchung die storniert werden soll ausw hlen Anmerkung Bei Bedarf kann eine Erkl rung zum Stornierungsantrag eingef gt werden damit der Vorgesetzte diesen Antrag sofort einordnen kann 3 Klicken Sie auf Buchung stornieren Dem Antragsteller wird die Meldung An trag wird zur Genehmigung vorgelegt ausgegeben Der Stornierungsantrag wird an de
25. ffnet sich das Fenster automatisch Men leiste Die Men leiste befindet sich im oberen Bereich des Dialogfensters und ist immer anw hlbar Sie enth lt die folgenden Men punkte EB Datei Auswertung Bearbeiten Kommunikation Mitarbeiter Programm Extras Ansicht Hilfe ro U Fr a Bi ET A 2 2 LA An ba Monatsplaner Jahres bersicht Klicken Sie auf einen Men punkt und in dem sich ffnenden Rollup Men auf den gew nsch ten Befehl um diesen zu w hlen Grau dargestellte Befehle stehen Ihnen nicht zur Verf gung Alle Funktionen sind ber die Men leiste ausf hrbar In den entsprechenden Programmteilen wird auf die hinterlegten Funktionen der Schaltfl chen eingegangen Personen Auswahl aus der Mitarbeiterliste leiste Auswahl erste Person vorherige Person n chste Person letzte Person Hilfe a Online Hilfe Listenleiste ans 8 A 2 F Die Listenleiste wird aktiv wenn eine Liste zum Ausdrucken erstellt wurde Sie k n nen in der Liste bl ttern die Listen aus drucken zur Ansicht zoomen sowie im CSV Dateiformat exportieren Andockfenster Wird die Maus auf die Schaltfl che Mo natsplaner oder Jahres bersicht be wegt ffnet sich das jeweilige Fenster automatisch Diese Fenster werden wieder ausgeblendet wenn Sie den Bereich mit der Maus verlassen Bedienen der Software smart time plus webClient Schnellstartleiste ber die Schnellstartleiste haben Sie Zugriff auf Funktionen
26. ge STORNIERUNGSANTR GE Antragsbearbeitun B s 9 9 MITARBEITER Von AM Ze ANTRAG ANMERKUNG BEARBEITER GENEHMIGEN ABLEHNEN Antragsvertretung Testmann Ulf 26 06 13 13 05 Buchung Buchungsantrag Buchungsstornierung Entscheidung absenden Abwesenheitsantrag Abmelden Version 6 0 Arbeiten mit dem webClient 261 ber die Auswahl offen oder bearbeitet k nnen die Antr ge gezielt mit ihrem jeweiligen Status angezeigt werden Liegen in einer Auswahl keine Antr ge vor bleibt die jeweilige Seite leer 2 Entscheiden Sie ob Antr ge genehmigt oder abgelehnt werden sollen Mit den Markierungsschaltern Alle genehmigen oder Alle ablehnen k nnen Sie gleichzeitig ber alle vorliegenden Antr ge einheitlich entscheiden 3 Klicken Sie auf Entscheidung absenden Symbolbedeutung F Anmerkung erg nzen e Es liegt eine Anmerkung durch einen Vorgesetzten vor Beim berfahren des Symbols mit der Maus erscheint ein Anmerkungsfenster i Einem Abwesenheitsantrag wurde ein Dokument als Datei angeh ngt Diese Datei kann gespeichert oder ausgedruckt werden ber die Auswahl bearbeitet erhalten Sie eine bersicht ber bereits genehmigte Antr ge Dabei kann es sinnvoll sein die bereits bearbeiteten Antr ge zur besseren bersichtlichkeit weiter zu filtern Anhand der Auswahl aktueller Monat aktuelles Quartal aktuelles Jahr alle lassen sich eigens zusammengestellte Ansichten generieren Buc
27. gt Mecklenburg Vorpommern 12 Mari Himmelfahrt Schleswig Holstein 13 Tag der Deutschen Einheit sterreich 14 Reformationstag Schweiz 15 Allerheiligen S dtirol 16 Bu und Bettag Belgie Ti 1 Weihnachtstag Br 2 Weihnachtstag 19 Heiligabend 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen Sie k nnen jetzt zu den bisherigen Bundesl ndern ein weiteres Land bzw eine weitere Feiertagsgruppe hinzuf gen Nehmen Sie anschlie end die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Feiertagsgruppe Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Feiertagsgruppe 3 Die in Deutschland bestehenden Feiertage sind bereits bis zur Zeile 18 vordefi niert Markieren Sie die ben tigten Feiertage und deaktivieren Sie die nicht be n tigten Feiertage 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 125 7 21 2 Feiertag hinzuf gen Zus tzliche Feiertage k nnen Sie in jeder Feiertagsgruppe ab der Zeile 19 eingegeben gt Achtung Der Inhalt der Zellen bis Zeile 18 wird f r den j hrlichen Aktualisierungs vorgang ben tigt Ver ndern Sie diese Zelleninhalte nicht 1 Klicken Sie auf Programm Feiertage 2 Doppelklicken Sie in ein freies Textfeld der Spalte Feiertag und tragen Sie die Bezeichnung des Feiertags und das dazugeh rige Datum ein 3 Aktivieren Sie den zugeh rigen Markierungssch
28. hlte Funktion ausf hren Beenden Funktion beenden und Fenster schlie en Drucken Daten als Liste ausdrucken Version 6 0 Bedienen der Software 057 058 Gruppe Hinzuf gen Kalendermodul Kopieren L schen bernehmen Verbinden Verbindung beenden Information nderungs Kommentar nderungs Historien Auswahlbox Listenfeld Markierungsschalter Nr Bezeichner 1 Gleitzeit Mo Do 2 Gleitzeit Freitag 3 Samstag 4 Sonntag 5 Feiertag lt keine gt T M r Gruppe ausw hlen neuen Datensatz erstellen Mit den Auswahldreiecken links und rechts wechseln Sie zwischen Monaten und Jahren Mit einem Klick auf den gew nschten Tag wird das ausgew hlte Datum bernommen Kopierfunktion m glichst dann benutzen wenn Sie mehrere Modelldefinitionen der gleichen Sparte mit identischem bzw nur geringf gig abweichendem Inhalt erstellen Datensatz l schen Datensatz bernehmen Verbindung zum Zeiterfassungsterminal auf bauen Terminalstatus Verbindung zum Zeiterfassungsterminal beenden Terminalstatus Es k nnen stufenweise Detailinformationen f r die einer Person zugeordnete Arbeitszeitrege lung abgerufen werden Eigene Kommentare bei Buchungs nderungen eingeben Historien geben Auskunft ber nderungen an den Arbeitszeitregelungen Es werden alle zur Auswahl stehenden M glich keiten angezeigt Mit einem Klick wird der Eintrag bernommen Sollte die An
29. lt liche Zusatzmodul novaPLAN m glich Der Monatsplaner ist ber die AutoHide Funktion aufrufbar das hei t wenn die Maus den Bereich verl sst wird das Fenster automatisch wieder ausgeblendet Die Tagespl ne und Fehlgr nde werden f r einen Monat angezeigt Je nach Bildschirmaufl sung k nnen bis zu drei Monate gleichzeitig dargestellt werden Monatsplaner aufrufen 1 Um den Monatsplaner zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Monatsplaner unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Monatsplaner oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Monatsplaner Auswerten mit der Software smart time plus webClient Monatsplaner Im u EPER I 5 6 7 alg 12 13 14 15 16 E W ie 20 21 22 23 26 27 28 29 30 We Amsellotti Michael We We We We We We 188 00201 05 15 05 Ati Home EEE EEE EENEN HER gt gt gt gt gt Bere Dt E EEEEE EEEE EEEE EEEEE opako num AR a Panamassa um ma ma ma ma ma L mmmmm mm COO G Freud an ME 0 E ee nn Benjamin F TF We We We We TF TF TF TF We We TF TF TF TF TF We We TF TF TF TE TF 188 00 185 51 0 09 Hofmann Maria We We AH Da We we AH AH We We JAH T AH mf ml a 192 00 197 45 5 45 Insolvenzo Guiseppe HH M M EEEa va ka ae Werbe ru We ZG ZG 20 25 20 We We 20 20 20 ZG 20 We We 20 20 20 2020 We We 20 20 ZG ZG 20 u 1329910399 209 K stn
30. nge 0 00 ZP Start VT 0 00 Max Pausenl nge 0 00 Tagesende 0 00 TE ee an Abteilung TWL s Max Arbeitszeit 10 00 9 Altemativzeiter Altemativzeit 1 0 00 Bp Vorholzeit 000 Altemativzeit 2 0 00 2 Klicken Sie im Register Parameter auf Hinzuf gen und nehmen Sie die not wendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Tagesplans Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name Kurz Kurzbezeichner ber den Kurzbezeichner werden Informationen des Ta gesplans im Zusatzmodul novaPLAN angezeigt Die Vergabe des Kurzbezeich ners ist nicht zwingend notwendig Freier Tag Festlegen ob es sich bei diesem neuen Tagesplan um einen Arbeits tag oder einen freien Tag handelt Freie Tage werden in der Monats bersicht andersfarbig dargestellt und k nnen ber die Definition eines Funktionscodes differenzierte Berechnungen ausl sen zum Beispiel Urlaub oder Krankheit Feiertag Es wird bei der Berechnung des Feiertags wenn dieser auf einen Wo chentag f llt die Tagessollzeit des Originaltagesplans auch als Istzeit gerechnet f r die Feiertagsberechnung gewerblicher Mitarbeiter Farbfeld Farbzuordnung zum Tagesplan Durch diese Farbzuordnung k nnen Sie die Tagespl ne in verschiedenen grafischen bersichten besser unterschei den nur in Verbindung mit dem Planungsmodul novaPLAN Auto FC Auto Funktions Code dem Tagesplan kann ein Funktionscode f r Abwesenhe
31. r eine Statistik in tabellarischer Form E Statistik Modul Co afa LD Gruppenverglich Ueberst 7 Monat 01 03 02 03 03 03 04 03 05 03 06 0 K11 Saldo K11 Saldo K Saldo K11 Saldo K11 _ Saldo kanji Aushilfen 00 353 00 1015 00 230 00 000 0 00 10 45 0 00 Aushilfen 26 00 0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 000 0 00 Aushilfen 40 00 00 00 00 145 00 415 00 00 00 815 0 00 Aushifen 50 00 0 00 00 00 00 00 233 00 00 00 030 0 00 Aushilfen 53 00 0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 0 00 0 00 Azubi Jacobs 0 00 00 0 00 0 00 0 00 00 0 CO 0 00 0 00 0 00 Baustoffe 182 00 537 00 405 00 1 30 00 00 000 338 0 00 Kkw1832 00 5 0 00 930 00 15 000 000 000 5415 0 00 Lager 182 ooo 621 00 10 36 00 13 00 00 000 605 0 00 Landwirtschaft 182 0 00 8 10 000 9 03 000 200 000 0 00 0 00 13 50 0 00 Rahma 182 0 00 21 42 000 7 06 oo 000 000 oo 11 37 0 00 Teilzeit 30 00 045 00 554 00 00 00 00 00 003 0 00 Verwaltung 17300 0 00 030 000 000 000 0 00 000 000 0 00 0 00 0 00 Verwaltung 122 000 225 000 444 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 440 0 00 Verwaltung 97 30 000 012 00 018 000 00 000 000 000 0 17 0 00 gt 8 Klicken Sie auf Datei Drucken bzw auf das Symbol Drucken Die gew nsch te Statistik wird ausgedruckt 9 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um die Statistik zu schlie en 9 7 5 Statistik l schen 1 Klicken Sie auf Auswertung Statistikmodul Statisti
32. renzzeit wird dem Mitarbeiter eine festgelegte Zeitsumme abgezogen Arbeitsbeginn 08 00 Uhr Rundungsplan definieren Rundungstyp Zonenrundung Buchungstyp erste Kommen Buchung Beginn der Zone von 08 00 Uhr Ende der Zone bis 08 15 Uhr Rundungspunkt 08 04 Uhr Alle Buchungen zwischen 08 00 Uhr und 08 04 Uhr werden als p nktlich gewertet Alle Buchungen ab 08 05 Uhr werden als unp nktlich bewertet und werden auf das Ende der Zone gerundet der Mitarbeiter erh lt einen Abzug von 15 min Buchung Rundung 08 01 Uhr 1 Kommen Buchung 08 00 Uhr 08 05 Uhr 1 Kommen Buchung 08 15 Uhr 1 Klicken Sie auf Programm Rundungsplan Version 6 0 Einrichten der Software 073 A Definition Nr boo eee Abteilung TWL 7 00 0 00 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Pausenplans Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name Von Bis Zeitspanne auf die sich die Rundung bezieht R Punkt Rundungspunkt konkrete Uhrzeit innerhalb der Zone Rundungstyp Zonenrundung Buchungstyp Buchungstyp ausw hlen der gerundet werden soll Die Zeiterfassungssoftware unterscheidet vier unterschiedliche Buchungstypen erstes Kommen Buchung alle Kommen Buchungen alle Gehen Buchungen letzte Gehen Buchung Damit besteht die M glichkeit dass Buchungen gezielt gerundet werden zum Beispiel nur die erste Kommen und die letzte Gehen B
33. tigen Sie die Auswahl durch Klicken mit der linken Maustaste Es wird so fort eine Neuberechnung f r den Mitarbeiter durchgef hrt Die Jahres bersicht ist ber die AutoHide Funktion aufrufbar das hei t wenn die Maus den Bereich verl sst wird das Fenster automatisch wieder ausgeblendet gt Hinweis Innerhalb der Jahres bersicht k nnen Fehlzeiten nicht gel scht werden sondern nur im Men Bearbeiten Fehlzeiten 8 7 5 Fehlzeit berechnen Eine Fehlzeit wird immer dann berechnet wenn f r die Abwesenheit eines Mitarbeiters ein definierter Fehlgrund vorliegt Der Fehlgrund kann entweder am Zeiterfassungsterminal ge bucht oder im Men Bearbeiten ber die Men punkte Buchungen und Fehlzeiten eingetra gen werden Version 6 0 Arbeiten mit der Software 177 F r ganzt gige Abwesenheiten wird die im Tagesplan hinterlegte Tagessollzeit berechnet Bei Teilabwesenheiten wie zum Beispiel Dienstg ngen wird die Abwesenheitszeit abz glich der im Tagesplan definierten Pausen berechnet Fehlzeitbuchung am gleichen Tag 178 Beispiel 1 Im Tagesplan sind als Dienstgang Start 8 00 Uhr und als Dienstgang Ende 17 00 Uhr definiert Es liegen folgende Buchungen f r einen Tag vor Kommt 10 00 Uhr Dienstgang Zeitverrechnung 08 00 Uhr bis 10 00 Uhr 10 00 Uhr bis 15 00 Uhr 14 00 Uhr bis 17 00 Uhr Ergebnis Geht 15 00 Uhr Dienstgang Die Zeit gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit vom defini
34. 01 bis 40 Ereigniskonten 01 bis 40 Krank Urlaub Pause genommen Pause abgezogen Die Zeitsummen in den Zeitkonten T Konten werden ausschlie lich in Minuten angegeben zum Beispiel 90 min statt 1 h 30 min Operatoren Zuweisungsoperator Sie m chten einer Variablen einen Wert zuweisen Der Zuweisungsoperator daf r ist Einrichten der Software smart time plus webClient Beispiel T01 10 Erl uterung Im Beispiel wird der Variablen T01 mit dem Zuweisungsoperator der Wert 10 zugewiesen Vergleichsoperatoren Vergleichsoperatoren ben tigen Sie wenn Sie zwei Werte miteinander vergleichen wollen zum Beispiel den aktuellen Inhalt einer Variablen mit einem fixen Wert Folgende Ver gleichsoperatoren stehen zur Verf gung gleich Identit t gt gr er als lt kleiner als gt gr er gleich a kleiner gleich Beispiel if T01 30 ii TOT 30 if T01 gt 30 if T01 lt 30 if T01 lt 30 Erl ute um abzufragen ob zwei Werte gleich sind notieren Sie zwischen zwei rung Werten das Zeichen um abzufragen ob ein Wert gr er oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert gr er ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert kleiner oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen lt um abzufragen ob ein Wert kleiner ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen lt Vergleichsoperatoren sind in der
35. 1 Klicken Sie auf Ansicht Aufbau Monats bersicht 2 Nehmen Sie in der Tabelle die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Feld Auswahl des gew nschten Kontos in einer freien Zelle Es stehen Ihnen die Datenbankfelder des Personalstamms und alle Konten zur Verf gung Bezeichner Kurzbezeichnung f r das Konto Format Es sind keine Angaben notwendig Breite Spaltenbreite in Punkten festlegen Spalten f r die keine Breite definiert ist werden in der Monats bersicht nicht angezeigt 152 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 3 Aktivieren Sie nach Bedarf Arbeitstage Farbauswahl zur Darstellung Freier Tag Farbauswahl zur Darstellung Feiertage Farbauswahl zur Darstellung Kurzbezeichner f r Tagesplan Statt der standardm ig vorgegebenen Num mer eines Tagesplans wird der unter Programm Tagesplan definierte Kurzbe zeichner angezeigt 3D Look Spalten mittels 3D Look hervorheben 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Schlie en Sie die Monats bersicht und ffnen Sie diese erneut um das Ergeb nis zu kontrollieren Korrigieren Sie eventuell Ihre Eingaben Gr e der Monats bersicht ndern 1 Bewegen Sie den Mauszeiger bei ge ffneter Monats bersicht an den rechten Rand der Monats bersicht bis der Mauspfeil zwei Pfeilspitzen anzeigt 2 Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie diese gedr ckt w hrend Sie den rechten Rand nach au en oder nach
36. 10 Klicken Sie auf System anmelden Damit ist die Lizenz f r den Offline PC an gemeldet 11 Schlie en Sie das Browserfenster 12 Starten Sie auf dem PC mit Internetzugang die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Pro gramme 13 Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an Damit wird die Lizenz f r den Offline PC aktiviert PC ohne Internetzugang F hren Sie nun auf dem PC ohne Internetzugang den Anmeldevorgang fort Lizenzverwaltung Rufen Sie die Lizenzverwaltung auf einem PC mit Intemetanbindung auf und geben Sie folgende Daten ein um den PC Offline zu registrieren Nach der Registrierung des neuen PC s starten Sie smart time plus pro auf dem PC der mit dem Intemet verbunden ist 1 Klicken Sie auf Diesen PC offline betreiben 2 Es ffnet sich das Anmeldefenster f r Ihre Softwareversion Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 7 3 3 Tragen Sie im Eingabefeld Benutzername admin ein F r das erstmalige ff nen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation muss das Eingabefeld Passwort leer bleiben 4 Klicken Sie auf bernehmen Version 6 0 Installieren der Software 049 5 5 4 Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen Sollten Sie Ihr Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen haben m ssen Sie Ihr bisheriges Passwort zur cksetzen und dieses an
37. 16 Fehlzeiten 118 Fehlzeiten sind Zeiten in denen ein Mitarbeiter im Unternehmen nicht anwesend ist und sich auf einem definierten Fehlgrund befindet Beispiele daf r sind Urlaub Krank Dienstreise oder Dienstgang aber auch Mutterschutz Arztbesuch oder Boteng nge usw Eine unbekannte o der auch unerlaubte Abwesenheit wird vom System immer als unbezahlte Abwesenheit gewertet Damit Fehlzeiten von der Zeiterfassungssoftware verrechnet und ausgewertet werden k nnen m ssen Sie die f r Ihre Zeitorganisation ben tigten Fehlgr nde einrichten Die Zeiterfassungs software kann bis zu 999 selbst definierte Fehlgr nde verwalten Diese wiederum k nnen in bis zu 80 frei definierbare Zeit und Ereigniskonten gerechnet werden Einige Fehlgr nde und die damit verbundenen Verrechnungsregeln sind bereits vordefiniert Je nach Fehlgrund k nnen Fehlzeiten m von Mitarbeitern am Zeiterfassungsterminal selbst gebucht m ber das Men Bearbeiten Fehlzeiten nachtr glich korrigiert oder vorgeplant werden m optional ber das Zusatzmodul novaPLAN definiert werden Ob ein Fehlgrund durch Mitarbeiter gebucht werden kann oder ausschlie lich dem System bediener ber das Men Bearbeiten Fehlzeiten zur Verf gung steht k nnen Sie gezielt durch die Definition des Fehlgrunds festlegen Einrichten der Software smart time plus webClient m Ein Fehlgrund kann am Zeiterfassungsterminal max als 2 stelliger Code einge geben werden 3
38. 29 1 1 292 1293 Anschlusseinstellungen f r serielle Schnittstelle Sprache ausw hlen Allgemeine Parameter 8 Arbeiten mit der Software 8 1 Monats bersicht 8 1 1 8 1 2 8 1 3 Monats bersicht als Informationsplattform Monats bersicht als Korrekturplattform Monats bersicht anpassen 8 2 Uhren synchronisieren 8 3 Tagesplanzuordnung 8 3 1 8 3 2 Tagesplanzuordnung ndern Ge nderte Tagesplanzuordnung r ckg ngig machen 8 4 bersicht Arbeitszeitregelungen 8 5 Buchungskorrekturen 8 5 1 8 5 2 8 5 3 8 5 4 8 5 3 8 5 6 8 5 7 8 5 8 8 5 9 8 5 10 8 5 11 8 5 12 8 5 13 Buchungsmen aufrufen Fehlende Buchungen hinzuf gen Buchungen ndern Buchungen l schen nderungs Kommentar hinzuf gen nderungs Kommentar l schen Gruppenbuchung hinzuf gen Summen korrigieren Summenkorrekturen umbuchen Fehlerhafte Zuordnung von Buchungen anzeigen und korrigieren Doppelte Buchungen l schen Buchungsdifferenz bei Sommer Winterzeitumstellung korrigieren Gesicherte Buchungsdateien aus Log Datei importieren 8 6 Korrekturassistent 8 6 1 8 6 2 Buchungen mit dem Korrekturassistenten korrigieren Korrekturassistent als Liste anzeigen und ausdrucken 8 7 Fehlzeiteingaben und Fehlzeitkorrekturen 8 7 1 072 8 7 3 8 7 4 8 7 3 8 7 60 8 1 1 8 7 8 Fehlzeitenmen aufrufen Fehlzeit f r einen Mitarbeiter eintragen Fehlzeit f r mehrere Mitarbeiter eintragen Fehlzeit in Jahres bersicht eintragen Fehlzeit
39. Achtung Beachten Sie dass der Wochentag am Startdatum mit dem Wochentag zu Beginn des Wochenplans bereinstimmt Nutzung der Tagespl ne Wenn aktiviert werden dem Periodenplan Tages pl ne zugeordnet Version 6 0 Einrichten der Software 085 Nutzung der Schichtpl ne Wenn aktiviert dann werden dem Periodenplan Schichtpl ne zugeordnet Rubrik Woche Die der Dauer des Wochenplans entsprechende Anzahl der Tages bzw Schichtpl ne eintragen Dazu pro Tag jeweils ber das Listenfeld den gew nschten Tages bzw Schichtplan ausw hlen Den Vorgang solange wiederholen bis jedem Tag innerhalb des Zyklus ein entsprechender Tages bzw Schichtplan zugeordnet ist Rubrik Wochensumme Es wird die Summe der in der Rubrik Woche fest gelegten Sollzeiten angezeigt Die Wochensumme ist damit Kontrolle f r die Richtigkeit des definierten Wochenplans ber die Informationsschaltfl che D k nnen Sie sich je nach aktiviertem Optionsschalter ber die vorhandenen Tages bzw Schichtpl ne informieren 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Summen berstunden ber die Definition der Summen berstunden lassen sich Anwesenheitszeiten gezielt in belie bige vordefinierte Zeitkonten einrechnen Die Zuordnung zu einzelnen Zeitkonten ist nicht abh ngig von der Anwesenheit zu bestimmten Tageszeiten sondern ausschlie lich von der Summe der zum Zeitpunkt der Berechnung geleisteten Arb
40. Ausgew hlt bewegt Sie k nnen den Vorgang wie derholen bis alle Zeiterfassungsterminals mit denen kommuniziert werden soll bestimmt sind Mit der Pfeiltaste gt gt k nnen alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleich zeitig verschoben werden Mit der Pfeiltaste lt k nnen Sie die Auswahl wie der r ckg ngig machen 4 Speichern Sie mit bernehmen und klicken Sie auf Ausf hren Im Beispiel wird der Zeitauftrag in der Taskleiste abgelegt und ist im Hintergrund aktiv 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 114 Einrichten der Software smart time plus webClient Funktion Online Buchung Diese Funktion ist mit einer Buchung verkn pft Kontenzuordnung ber die Kontenzuordnung lassen sich die aus den Funktionscodes resultierenden Zeiten und Ereignisse parallel zu Standardverrechnung in je bis zu f nf Zeit oder Ereigniskonten rechnen Diese Zuordnung ist nicht zwingend erforderlich dient jedoch einer bersichtlicheren und dif ferenzierteren Auswertung 1 Setzen Sie den Mauszeiger in der Rubrik Kontenzuordnung in ein Eingabe feld und dr cken Sie die Funktionstaste F2 auf der Tastatur Kontenauswahl Konten Dienstgang Dienstreise Sonderurlaub Urlaub Urlaub 1 2 Tag Weiterbildung 2 W hlen Sie das gew nschte Konto aus und klicken Sie auf bernehmen Die Kontonummer wird in das Auswahlfeld der Kontenzuordnung eingetragen 7 14 2 Funktionscode ndern 1 Klicken Sie auf Programm Fu
41. Die Wochenliste gibt einen berblick ber die t glichen Buchungen wie die erste und letzte Buchung die Ist Arbeitszeit pro Tag einschlie lich Ist und Sollarbeitszeit und dem sich dar aus ergebenden Saldo f r die ausgew hlte Woche 9 9 1 Wochenliste anzeigen und ausdrucken 1 Klicken Sie auf Auswertung Wochenliste Es ffnet sich das Fenster Filter Filter Name Vorname Amsellotti Michael Freud B rbel Hofmann Maria Sauer Marga Schwarz Sandro Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Fitergruppe 2 Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte bersicht auszuge ben Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die Wochenliste wird f r den ausgew hlten Personenkreis und die ausgew hlte Woche ge ffnet 27 0212 040312 3 Klicken Sie auf das Symbol Drucken in der Listenleiste bzw auf Datei Dru cken Die gew nschte Liste wird ausgedruckt 4 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um die Liste zu schlie en 236 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 10 Monats bersicht Die Liste Monats bersicht stellt alle Buchungen Salden und Ereignisse f r die ausgew hlte Periode zur Verf gung Manuell erzeugte bzw korrigierte Buchungen werden dabei von Ori ginalbuchungen durch einen Stern unterschieden gt Hinweis Die standardm ig vorhandene Druckliste Monats bersicht d
42. Die jeweiligen Templates werden abgespeichert und k nnen auf die einzelnen Zeiterfassungsterminals bertragen werden gt Hinweis Diese Funktion kann nur im Zusammenhang mit einem zuvor am PC angeschlos senen Fingerabdruck Leseger t genutzt werden 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter dessen Fingerabdr cke Sie einlesen m chten 3 Aktivieren Sie das Register Fingerprints Stamms tze Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Jahresguthaben Statistik WebClient Bezeichner gt Amsellotti Michael Attila Homer Berona Britta Version 6 0 Einrichten der Software 137 4 Klicken Sie auf die Nummerntaste Q die der Position des Fingers entspricht Die ausgew hlte Nummerntaste ver ndert ihre Farbe 5 Klicken Sie auf das Symbol mit dem Fingerabdruck ka Es folgt die Aufforde rung Finger auflegen Lesevorgang 1 6 Weisen Sie nun den Mitarbeiter an jeweils nach der Aufforderung den glei chen Finger dreimal nacheinander auf die Sensorfl che aufzulegen bis eine er folgreiche Datenspeicherung vermeldet wird Die mit einem Fingerabdruck belegte Nummerntaste wechselt auf Gr n Stamms tze 4 Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Terminalnachrichten Jahresguthaben Statistik WebClient Daten wurden gespeichert 7 Verfahren Sie in der gleichen Reihenfolge mit allen gew ns
43. Herbert Hitzmann Benjamin Hofmann Maria Insolvenzo Guiseppe Isenbach Rudi K stner Maria Kanzel Markus Kutscher Bernd Lorenz Margarete M ller Alex M ncheberg Sergej Merkler Heide Mitter Elenore 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Filtergruppe Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Filtergruppe Kurz Optional kann eine eindeutige Kurzbezeichnung abgelegt werden 3 Aktivieren Sie den gew nschten Optionsschalter um auf bestimmte Mitarbei tergruppen zugreifen zu k nnen Treffen Sie in der Rubrik Mitarbeiter Ihre 128 Einrichten der Software smart time plus webClient Auswahl Klicken auf die Pfeiltaste lt werden die Mitarbeiter entsprechend Ih rer Auswahl in die Rubrik Gruppenmitglieder bewegt 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 23 2 Filtergruppe kopieren Mit der Schaltfl che Kopieren k nnen Sie eine bereits vorhandene Filtergruppe kopieren ent sprechend den Anforderungen ndern und als neue Filtergruppe abspeichern 1 Klicken Sie auf Programm Filtergruppe 2 W hlen Sie die zu kopierende Filtergruppe und klicken Sie auf das Symbol zum Kopieren Damit haben Sie die M glichkeit eine bereits vorhandene und aus gew hlte Filtergruppe zu kopieren und entsprechend den Anforderungen zu ndern 3 Speichern Sie mit bernehmen und sc
44. Ihnen zu s tzlich zum Export der Listen das CSV Dateiformat zur Verf gung 9 2 1 Liste anzeigen und ausdrucken 1 Um eine Liste zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Listen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Listen oder auf die Schnellstartleiste Listen jeweils mit der Anzeige bereits vorhandener Listen 2 Doppelklicken Sie auf die gew nschte Listenart Es ffnet sich das Fenster Fil ter Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte Liste auszuge ben 212 Auswerten mit der Software smart time plus webClient Filter Vortag Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Fitergruppe 3 Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die ausgew hlte Liste wird einge blendet Sie k nnen nun die Liste berpr fen und Informationen einsehen Sie k nnen beliebig viele Listen am Bildschirm ffnen Sind mehrere Listen gleichzeitig ge ff net k nnen Sie ber die Register am oberen Rand des Fensters zwischen den Listen wechseln Wird eine Liste ge ffnet ist auch die Listenleiste aktiviert Symbolbedeutung Bei mehrseitigen Listen seitenweise bl ttern oder zur ersten bzw letzten Seite springen Liste ausdrucken Ansicht vergr ern oder verkleinern CSV Export Schaltfl che in der rechten o
45. MOKEKERE EEKIANEKEEEELEZEKEE Januar Statustableau mm Februar Monatsplaner M rz Jahres bersicht April ro Mai Eee UR UR UR uR uR Antragswesen Juli a Passwort ndem August D A De September cH Oktober um um un um EENEN R EI November un Dezember Ca sr 37 Buchung hinzuf gen Buchungen Version 6 0 Arbeiten mit dem webdlient 293 Es werden die einzelnen Tage des Jahres und falls vorhanden der entsprechende Abwesen heitsgrund als Kurzcode mit dem entsprechenden Farbcode ausgewiesen Beim berfahren der Felder werden die entsprechenden Abwesenheitsgr nde in voller L nge und mit Datum angezeigt Zwischen den Jahren kann ber die Jahresauswahl oberhalb der Tabelle zur ck bzw vor ge schaltet werden Vorgesetzte denen der Zugriff auf alle Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe Filtergruppe gestattet ist k nnen sich den Mitarbeiter oben rechts ausw hlen F r eine Vorauswahl k nnen dazu wieder Filter gesetzt werden wie im Abschnitt 10 2 3 Fil ter setzen auf Seite 246 beschrieben 10 8 Urlaubs bersicht 10 8 1 Urlaubs bersicht anzeigen Diese Tabelle gibt einen berblick ber das Urlaubsguthaben von Mitarbeitern Innerhalb der Urlaubs bersicht wird der Resturlaub f r die einzelnen Mitarbeiter angezeigt In Kombination mit dem Monatsplaner ist das ein wichtiges Vergleichsinstrument f r den Vorgesetzten um schnell ber gestellte Antr ge entscheiden zu k nnen 1 Kl
46. Mitarbeiter Probe Theo v Eigene Antr ge Bis Antragsbearbeitung 03 07 13 TE Antragsvertretung Vertretung Testmann Ulf bd Buchungsantrag Buchungsstornierung Vertretung l schen Abwesenheitsantrag Abmelden Version 6 0 Arbeiten mit dem webdlient 263 Dem Vertreter werden nun f r den gew hlten Zeitraum zu bearbeitende Antr ge vorgelegt Buchung hinzuf gen Es liegen keine Antr ge zur Genehmigung vor EEE ANTR GE IN VERTRETUNG F R Buchungen Statustableau THEO PROBE Jahres bersicht ABWESENHEITSANTR GE Antragswesen Testfrau Gundula 12 08 13113 08 13 UR Antrag durch Testfrau B Eigene Antr ge Entscheidung absenden Antragsbearbeitung Buchungsantrag Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Abmelden Der eigentlich genehmigungsberechtigte Vorgesetzte erh lt die Antr ge ebenfalls weiterhin Wurde ein Antrag durch den Vertreter bearbeitet kann er das zu einem sp teren Zeitpunkt im Funktionsbereich unter Antragsbearbeitung ber die Auswahl bearbeitet jederzeit einse hen 10 10 webClient beenden 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Abmelden um sicherzustellen dass die Verbindung sofort korrekt getrennt wird Damit verhindern Sie dass Unbefugte Zugriff auf die Onlineauskunft erhalten insbesondere wenn Sie den PC nicht alleine verwenden Buchung hinzuf gen Statustableau Monatsplaner Jahres bersicht Urlaubs bersicht Antragswe
47. Nochenplan 85 7 9 1 Wochenplan anlegen 85 7 9 2 _ Wochenplan kopieren 87 7 9 3 Wochenplan ndern 87 7 9 4 Wochenplan l schen 88 7 10 Schichtplan 88 7 10 1 Schichtplan anlegen 88 7 10 2 Schichtplan kopieren 89 7 10 3 Schichtplan ndern 89 7 10 4 Schichtplan l schen 89 7 11 Zeitgruppe 90 7 11 1 Zeitgruppe anlegen 90 7 11 2 Zeitgruppe kopieren 93 7 11 3 Zeitgruppe ndern 93 7 11 4 Zeitgruppe l schen 93 7 12 Formeleditor 94 7 12 1 Formeleditor f r Tagesplan 95 7 12 2 Formeleditor f r Wochenplan 98 7 12 3 Formeleditor f r Zeitgruppen 101 7 12 4 Formel im Formeleditor anlegen 103 7 13 Makros 104 7 13 1 Makros programmieren 104 7 14 Funktionscodes 105 7 14 1 Funktionscodes hinzuf gen 105 7 14 2 Funktionscode ndern 115 7 14 3 Funktionscode l schen 115 7 15 Urlaubsvoreinstellungen 116 7 15 1 Urlaubsanspruch festlegen 116 7 15 2 Resturlaub verwalten 117 7 15 3 Urlaubsberechnung in Tagen oder in Stunden 117 7 16 Fehlzeiten 118 7 16 1 Fehlgrund anlegen 119 7 16 2 Fehlzeit l schen 119 7 17 Abteilungen 120 7 17 1 Abteilung anlegen 120 7 17 2 Abteilung ndern 121 7 17 3 Abteilung l schen 121 7 18 Mandanten 121 7 18 1 Mandant anlegen 122 7 18 2 Mandant ndern 122 7 18 3 Mandant l schen 122 Version 6 0 Inhalt 005 7 19 Firmenbereiche 123 7 19 1 Firmenbereich anlegen 123 7 19 2 Firmenbereich ndern 123 7 19 3 Firmenbereich l schen 123 7 20 Kostenstellen 124 7 20 1 Kostenstelle anlegen 124
48. Pausenart wird vorzugsweise bei Teilzeitkr ften eingesetzt die bei Arbeitszeiten bis zu 6 Stunden in der Regel keine Pause machen brauchen jedoch bei berschreitung einem Abzug unterliegen Ebenso ist der Einsatz sinnvoll bei st ndig wechselnden Anfangs und Endzeiten des Arbeits beginns F r den Abzug ist n mlich die Anwesenheit seit Arbeitsbeginn entscheidend ohne Abh ngigkeiten von Uhrzeiten Die Eingabe erfolgt in dem man einen Abzug von zum Bei spiel 30 Minuten nach einer Anwesenheit von 6 Stunden vorgibt Die Zeitz hlung wird dann bei Erreichen von 6 Stunden stoppen und nach 30 Minuten weiterlaufen Zu beachten ist dass Pausenbuchungen durch den Mitarbeiter zu jeder Zeit seiner Anwesen heit erlaubt sind wobei das System die Summe der Abwesenheiten pr ft 026 Grundlagen der Zeiterfassung smart time plus webClient Nach 6 Arbeitsstunden wird dann die Pause abgezogen wobei die bis dahin get tigten Pau senbuchungen ber cksichtigt werden und nur der fehlende Rest zu den 30 Minuten abgezo gen wird Erreichen die Pausenbuchungen 30 Minuten oder mehr geschieht kein Abzug Liegt keine Pausenbuchung vor werden die vollen 30 Minuten abgezogen Diese Pausenart kann auch mehrfach eingesetzt werden wenn zum Beispiel nach 9 Stunden eine zweite Pause abgezogen werden soll Die zweite Pause addiert sich dann zur ersten Pau se weshalb bei der Eingabe der zweiten Pause die Zeit der ersten Pause ber cksichtigt wer den muss Be
49. Server 2003 novachron ncdatabase data Windows Vista Windows 7 C ProgramData NovaCHRON ncdatabase data Windows 8 Windows Server 2008 Server 2012 8 12 2 Datenbestand manuell neuberechnen Die Zeiterfassungssoftware ist ein sofort rechnendes System Das hei t alle nderungen bzw Korrekturen l sen eine automatische Neuberechnung des Datenbestands vom Zeitpunkt der Korrektur bis zum aktuellen Zeitpunkt aus Nach folgenden nderungen ist es jedoch erforderlich diese Neuberechnung manuell auszu f hren m nderungen in der vorhandenen Arbeitszeitregelung nderung des Berechnungsbeginns im Stammsatz eines Mitarbeiters nderung des Zeitgruppenwechsels im Stammsatz eines Mitarbeiters 1 Klicken Sie auf Datei Neuberechnung Es ffnet sich das Fenster Filter Setzen Sie die entsprechenden Filter Version 6 0 Arbeiten mit der Software 207 8 12 3 8 12 4 208 Name Vorname Vortag Amsellotti Michael Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert 17 01 08 12 20 08 12 Aktueller Mitarbeiter Ale Mitarbeiter Abteilung Fimenbereiche Fitergruppe 2 Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen F r den oder die ausgew hlten Mitarbeiter werden Neuberechnungen durchgef hrt 3 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Datenbank Index reorganisieren Die Datenbank nutzt aus Geschwindigkeitsgr nden verschiedene
50. Software 187 8 10 8 11 188 bersicht ber nderungen und Korrekturen nderungshistorie Mit der nderungshistorie wird festgehalten welcher Benutzer zu welcher Zeit welche n derungen aus welchem Grund vorgenommen hat Zur besseren bersichtlichkeit stehen Filter zur Verf gung mit denen es m glich ist eigene zusammengestellte Ansichten zu generieren 1 Klicken Sie auf Extras nderungshistorie Durchgef hrte Buchungs nderun gen werden aufgef hrt Anderungshistorie Zeitraum 01 08 12 WE 24 08 12 Amsellotti Michael z 2 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Zeitraum und tragen Sie in die Eingabe felder Vom Bis den Beginn und das Ende ein Das Fenster wird aktualisiert und zeigt nur noch die Fehlzeiten im ausgew hlten Zeitraum an 3 W hlen Sie im Listenfeld ob Sie alle nderungen nur nderungen die die Ar beitszeitregelung betreffen oder nur nderungen f r einen bestimmten Mitar beiter anzeigen m chten 4 Klicken Sie auf Aktualisieren um die ver nderten Ansichtseinstellungen anzu zeigen 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Daten bertragung Kommunikation Um Buchungen und Mitarbeiterdaten vom Zeiterfassungsterminal zum PC und umgekehrt zu bertragen gibt es folgende Kommunikationsm glichkeiten m Datenleitung TCP IP RS232 485 m drahtlose bertragung Wireless LAN GPRS m USB Speicher Bevor Zeitbuchungen verarbeitet werden k nnen m ssen diese mit Hilfe vo
51. Statistikmodul Statistikgenerator Statistikgenerator i end lg Krankheitsstand Monat AAT nn a Karkheisstand Mont E Krankheitsstand Monat Mehrarbeit pro Abteilung Urlaubsstand Gruppenverglich Ueberst Wertmarkierung H chste Werte Chartparameter 3D Keine Markierung 7 er y Achse E Clustered Werteangaben Rahmen Hintergrundfarbe E Summe pro Periode E Gesamt pro Gruppe Don Be in ei Auten SE Monat 2 __ Abteiung E aa m Ausgabe je Intervall Feld Bezeichner Anzahl Arbeitstage Tage Z hlkonto 15 Krank Formel F2 F1 100 Proz Formel F2 Sum F1 100 Gesamtanteil IIOSODTNI DIT So alnaluls uni Auswerten mit der Software smart time plus webClient 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Statistikauswahl im Men berschrift Eine f r die Statistik relevante berschrift Hoch Querformat Gew nschtes Seitenformat f r den Ausdruck der Statistik Die einzelnen Parameter f r die Erstellung von Statistiken sind in die Gruppen Wertmarkierung Allgemeine Parameter und Chartparameter unterteilt Wertmarkierung Diese Einstellungen sind bei tabellarischen Statistiken relevant Der Vorteil ge gen ber einer Liste die durch den Listengenerator erzeugt wurde liegt darin dass hier Ausgaben f r mehrere Perioden im Vergleich ausgegeben werd
52. Tag TH Online Status 7 Priorit t fo 1 Sonstiges Online Status i Raucherpause F Zetausgieich Aktueller Status E Arztgang Buchungsabfrage f Privat rgebnisse E O NONA WM p letzte Buchungen d un Kontenzuordnung Auswahl 2 F 5 Diese Informationsanzeigen sind nicht nur mit einer Buchung verkn pft son dern k nnen auch durch Bet tigen einer zuvor festgelegten Funktionstaste am Zeiterfassungsterminal ausgef hrt werden Aktueller Status Statusanzeige mit aktuell verrechnetem Saldo und An oder Abwesenheitsstatus Einrichten der Software smart time plus webClient Buchungsabfrage Anzeige aller Buchungen des aktuellen Tages Anwesende Mitarbeiter bersicht ber die noch anwesenden Mitarbeiter Unterhalb der gestrichelten Linie stehen zus tzlich Nachrichtengruppen zur Auswahl ber die eigene Informationsanzeigen festgelegt werden k nnen Die Nachrichtengruppen Ergebnisse und Zeitlimit sind voreingestellte Stan dard Nachrichtengruppen die bereits mit der Installation der Zeiterfassungs software zur Verf gung stehen Ergebnisse Standard Nachrichtengruppe Anzeige des Gesamt Saldo f r einen Mitarbeiter Zeitlimit Standard Nachrichtengruppe Anzeige der Ist Wochensumme f r ei nen Mitarbeiter 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Im Zeiterfassungsterminal nur m glich bei Zeiterfassungsterminals mit TFT Display kann f r die Onli
53. Tooltip Begriff aus dem Windows Sprachgebrauch Ein Hinweistext wird einblendet wenn der Maus zeiger auf ein Symbol eine Grafik oder ein Feld gestellt wird Beispiel Ausgew hlte Mitarb empfangen Version 6 0 Bedienen der Software 059 Kapitel 7 Einrichten der Software Anpassung der Zeiterfassungssoftware an spezifische Gegebenheiten durch das Einstellen von Parametern entsprechend betrieblicher Vorgaben und Verarbei tungsregeln 7 1 Allgemeines Wir empfehlen Ihnen den aufgef hrten Ablauf zu beachten Sie vermeiden dadurch wieder holte Men und Dialogfensteraufrufe und eine unvollst ndige Bearbeitung der Formulare und Dialogfenster Die Einhaltung dieser Reihenfolge ist auch dann sinnvoll wenn Sie sp ter einmal einen neuen Mitarbeiter hinzuf gen und f r diesen Mitarbeiter neue Modelle und Pa rameter einrichten m ssen 7 2 _Programmaufruf 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Es ffnet sich das Anmeldefenster f r Ihre Softwareversion Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 2 Tragen Sie im Eingabefeld Benutzername admin ein F r das erstmalige ff nen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation muss das Eingabefeld Passwort leer bleiben 3 Klicken Sie auf bernehmen Nach jedem Programmstart wird anhand der Benutzeranmeldung die Zugriffsberechtigu
54. Wert HHH MM Stunden Minuten Bezeichner Spaltenbezeichnung in der Liste Um die Spaltenbezeichnung ein zutragen doppelklicken Sie dazu in die jeweilige Zeile Grafik Typ Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 7 2 Vorgaben f r eine neue Statistik kopieren 232 Mit der Schaltfl che Kopieren haben Sie die M glichkeit eine bereits vorhandene Statistik zu kopieren entsprechend den Anforderungen zu ndern und als neue Statistik abzuspeichern 1 Aa W N Klicken Sie auf Auswertung Statistikmodul Statistikgenerator W hlen Sie die zu kopierende Statistik und klicken Sie auf Kopieren Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 7 3 Vorgaben einer Statistik ndern Die Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen jederzeit die M glichkeit Statistikvorgaben in bereits erstellten Statistiken zu ndern 1 Um Statistikvorgaben zu ndern klicken Sie auf Auswertung Statistikmodul Statistikgenerator W hlen Sie die vorhandene Statistik und f hren Sie die erforderlichen nde rungen an den Statistikvorgaben aus Informationen zu den Eingabem glich keiten Abschnitt Vorgaben f r eine neue Statistik erstellen ab Seite 230 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 7 4 Statis
55. Zuschlagsberechnung erfolgen soll Schwellwert Zuschl ge k nnen in Abh ngigkeit von der Tageszeit in Kombina Version 6 0 Einrichten der Software 081 tion mit zus tzlichen Bedingungen in Form einer Mindestanwesenheit in belie bige vordefinierte Zeitkonten eingerechnet werden Der Schwellwert stellt einen Entscheidungswert f r die Berechnung in ver schiedene Konten dar da eine Berechnung in Zuschlagskonten erst erfolgt wenn die Ist Anwesenheitszeit den angegebenen Schwellwert berschritten hat Max Min Festlegen einer Begrenzung ober oder unterhalb des Schwellwerts Zeitkonten Ereigniskonten Zeitwerte k nnen parallel in bis zu vier verschie dene Zeitkonten bzw Ereignisse in zwei Ereigniskonten gerechnet werden Innerhalb der Eingabefelder kann mit F2 eine Auswahl der verf gbaren Kon ten aufgerufen und direkt bernommen werden Faktor Dient zur zus tzlichen Berechnung im Zusatzmodul Auftragszeiterfas sung 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Das dem Minimumwert zugeordnete Zeitkonto kann auch negative Werte annehmen Ge ben Sie hierzu vor der Auswahl des Kontos ein Minuszeichen ein Die Darstellung erfolgt dann in Rot Das Eingeben eines Pluszeichens setzt das Konto wieder auf den Ausgangszustand zu r ck Zonen berstunden Beispiel 1 Es soll zwischen 16 Uhr und 18 Uhr Mehrarbeit mit 25 Zuschlag berechnet werden Eine weitere Bedingung ist dass de
56. auf L schen Der Feier tag wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 126 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 22 Schulferien In diesem Men k nnen Sie individuell die f r Ihre Auszubildenden g ltigen Schulferien ein tragen Die Funktion dient zum komfortablen Zeitgruppenwechsel f r Auszubildende w hrend der Schulferien Die Arbeitszeitregelung f r Auszubildende beinhaltet blicherweise die obligato rischen Schultage W hrend der Schulferien wird jedoch zu einer Arbeitszeitregelung ohne Schultage gewechselt Das kann einfach ber die Definition der Schul ferien in Verbindung mit dem Eintrag in der Zeitgruppe je nachdem welche Zeitgruppe w hrend der Schulferien g ltig ist realisiert werden 7 22 1 Schulferien anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Schulferien Schulferien Schulferien Vom Bis 23 12 11 06 01 12 02 04 12 13 04 12 29 05 12 09 06 12 26 07 12 08 09 12 29 10 12 02 11 12 24 12 12 05 01 13 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen Eine Eingabezeile wird aktiviert 3 Tragen Sie einen Namen f r die Schulferien und den Zeitraum im Format TT MM JJ ein Mit der Tabulatortaste k nnen Sie zwischen den Eingabefeldern wechseln 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 22 2 Schulferien ndern 1 Klicken Sie auf Programm Schulferien 2 W hlen Sie die zu ndernden Schulferien und f hren Sie die erforderli
57. begonnen hat Der Mitarbeiter ist nicht im Hause ber seine Arbeitszeitregelung ist dieser Tag als Dienstfrei markiert Im Statustableau k nnen f r Mitarbeiter folgende Zusatzinformationen ange zeigt werden Informationsfenster Erscheint beim berfahren des Mitarbeiternamens mit der Maus S me Wernicke Ralph Telefon Nr letzte Buchung 15 10 Abteilung Bauamt Kostenstelle Allgemein Mit Angaben zu Status An Abwesenheit Liegt f r diesen Mitarbeiter z B eine Abwe senheit vor wird der Bezeichner mit Farbcode hier angezeigt Name Telefon Nr letzte Buchung Abteilung Kostenstelle 10 5 2 Nachrichten f r Mitarbeiter hinterlegen F r jeden Mitarbeiter kann im Statustableau eine Nachricht erstellt bearbeitet bzw eingese hen werden Nachricht erstellen oder bearbeiten 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Statustableau 2 berfahren Sie mit der Maus die kleine LED neben dem Mitarbeiternamen Es erscheint ein Sprechblasen Symbol Version 6 0 Arbeiten mit dem webClient 201 3 Klicken Sie auf das Sprechblasen Symbol Senden R cksetzen Jeder Mitarbeiter der Zugriff auf das Statustableau hat kann in dem sich ff nenden Fenster eine Nachricht erstellen bearbeiten oder einsehen Wird eine Nachricht erstellt bzw bearbeitet muss anschlie end auf Senden geklickt wer den um die Nachricht zu bernehmen Ist f r einen Mitarbeiter eine Nachricht hinterlegt ist ein Sprechblasen S
58. berechnen Fehlzeit bersicht ausdrucken Fehlzeiteintr ge ndern Fehlzeiteintr ge l schen 8 8 Urlaubsverwaltung 8 8 1 8 8 2 8 8 3 8 8 4 8 8 5 Version 6 0 Inhalt Urlaubsanspruch ndern Zusatzurlaub eingeben Urlaubskorrekturen durchf hren Urlaub in Stunden berechnen Halbe Urlaubstage eingeben 144 144 145 145 149 149 149 150 151 153 154 154 155 155 156 156 158 160 161 162 163 163 165 167 167 169 169 169 170 170 172 173 173 175 176 177 177 179 179 180 181 184 184 185 185 185 007 8 8 6 Neuaufbau Urlaub 186 8 9 Zeitgruppenwechsel 186 8 9 1 Zeitgruppenwechsel vornehmen 186 8 9 2 Zeitgruppenwechsel l schen 187 8 10 bersicht ber nderungen und Korrekturen nderungshistorie 188 8 11 Daten bertragung Kommunikation 188 8 11 1 Daten manuell bertragen 189 8 11 2 Daten zeitgesteuert bertragen als Windows Dienst 191 8 11 3 Terminalstatus vom Zeiterfassungsterminal abrufen 195 8 11 4 Mitarbeiterdaten PC Zeiterfassungsterminal abgleichen 197 8 11 5 Sommer Winterzeit am Zeiterfassungsterminal umstellen 198 8 11 6 Terminalnachrichten an ein Zeiterfassungsterminal senden 199 8 11 7 Administratorenrechte am Zeiterfassungsterminal l schen 200 8 11 8 Funktionstastenbelegung an ein Zeiterfassungsterminal senden 200 8 11 9 USB Buchungen vom Zeiterfassungsterminal importieren 201 8 11 10 ODBC Daten aus Fremddatenbanken importieren 202 8 11 11 Daten in
59. data Windows Server 2008 Server 2012 034 Installieren der Software smart time plus webClient 5 3 gt Zeiterfassungsterminal s me PC 1 s r smart time plus webLite Installation Vollversion i smart time plus webLite Installation Vollversion Client Server Installation Server e smart time plus webLite MySQL Datenbank Installation Kommunikationsserver Bei dieser Installationsvariante handelt es sich um eine Netzwerkstruktur bestehend aus dem zentralen Server mit Datenbank und einem bis mehreren Arbeitsplatz PCs Clients ber die Benutzerschnittstellen der Zeiterfassungssoftware k nnen die Arbeitsplatz PCs ber das Netz werk auf Ressourcen des Servers zugreifen auf dem gleichzeitig mit der Installation der Zeit erfassungssoftware der Apache Webserver und der MySQL Datenbankserver zur Verwaltung der Datenbank abgelegt werden Die Kommunikation mit einem oder mehreren Zeiterfas sungsterminals erfolgt permanent vom Server aus Die Arbeitsplatz PCs m ssen dazu nicht eingeschaltet sein 5 3 1 Software auf dem Server installieren 1 Legen Sie die Installations CD der Zeiterfassungssoftware in das CD ROM Laufwerk des Servers ein 2 Starten Sie auf der CD die Installationsdatei smart_time_plus_6_web msi Befolgen Sie die Installationsanweisungen am Bildschirm Installationsverzeichnis e Informationen werden gesammelt Installation wird vorbe Installiere
60. der Serien 960 und 980 Einzelheiten zum Installationsablauf bei anderen Terminaltypen k nnen Sie den jeweiligen In stallations bzw Benutzerhandb chern entnehmen bzw setzen Sie sich mit Ihrem Lieferanten in Verbindung Installation und Inbetriebnahme Zeiterfassungsterminal installieren 1 Installieren Sie das Zeiterfassungsterminal entsprechend Ihren Gegebenheiten anhand der jeweiligen Installationsanleitung Schlie en Sie soweit vorgesehen ben tigte Datenleitungen an Verbinden Sie erst danach das Zeiterfassungsterminal mit der Spannungsversorgung gt Hinweis Ausf hrliche Informationen zum Installieren und zum Bedienen Ihres Zeiterfas sungsterminals der Serie 960 bzw 980 entnehmen Sie bitte der mitgelieferten Installati onsanleitung bzw dem Benutzerhandbuch Zeiterfassungsterminal in Betrieb nehmen 1 Schalten Sie das Zeiterfassungsterminal mit der Ein Aus Taste ein 2 Dr cken Sie die Men Taste M 4 W hlen Sie Kommunikation Netzwerk und tragen Sie die vom Systemadministrator festgelegte IP Adresse f r das Zeiter fassungsterminal ein Die am Zeiterfassungsterminal standardm ig voreingestellte IP Adresse lautet 192 168 1 201 Version 6 0 Installieren von Zeiterfassungsterminals 031 3 Melden Sie die Benutzer mit Transponder Fingerabdruck oder Karte am Zeiter fassungsterminal an W hlen Sie dazu die Benutzerverwaltung ber Benut zer Benutzer Verwenden Sie als ID Numm
61. der Zuordnung in den Tagespl nen bebucht werden Die berechneten Ergebnisse eines Tages werden in Tageskonten die f r je den Kalendertag existieren verrechnet Das versehentliche L schen eines Kontos f hrt im Sys tem zu keiner fehlerhaften Berechnung auch dann nicht wenn andere Programmteile auf dieses nicht mehr vorhandene Konto verweisen Die Kontenbezeichnungen werden allerdings nicht mehr angezeigt Version 6 0 Einrichten der Software 067 7 5 1 Zeit und Ereigniskonten anlegen M chten Sie in den Konten zum Beispiel ber den Formeleditor sehr gro e Zahlenwerte be rechnen lassen sollten Sie beachten dass die Zeit und Ereigniskonten unterschiedlich gro e Speicherwerte aufnehmen 1 666 00 16 666 008 Bio 2999 79 999 6 40 166 00 1 666 00 20 790 999 21 40 t 99 1 Klicken Sie auf Programm Zeitkonten bzw Programm Ereigniskonten Definition gt Definition Dienstgang Dienstgang Urlaub W Urlaub Nr Urlaub 1 2 Tag F Urlaub 1 2 Tag 2 ee Dienstgang Ye Dienstgang Dienstreise Leistungsart I Dienstreise Leistungsart Weiterbildung Weiterbildung Verrechnungssatz Kontotyp plus Maximalwert oo i p Definition Definition Dienstgang Urlaub w _ Urlaub Nr Urlaub 1 2 Tag Urlaub 1 2 Tag 5 Sonderuisub ee Dienstgang Sonderurlaub Ve Dienstgang nein Leistungsart 1 in Leistungsart 5 Elternzeit ternz Krankheit Kr
62. ein Die Se riennummer finden Sie in der CD H lle der Zeiterfassungssoftware 3 Aktivieren Sie den Optionsschalter Kommunikationsserver 4 Klicken Sie auf Aktivieren Die Zeiterfassungssoftware wird ber das Internet registriert Es ffnet sich das Anmeldefenster f r Ihre Softwareversion Version 6 0 Installieren der Software 039 Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 Y z Ist die Registrierung erfolgreich steht nun oben in der Leiste Passwort xxx Mitarbeiter xxx entspricht dabei der Anzahl der f r die Software lizenzierten Mitarbeiter gt Hinweis F r das erstmalige ffnen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation muss das Eingabefeld Passwort frei bleiben 5 Klicken Sie auf bernehmen Zeiterfassungssoftware auf Arbeitsplatz PC Client als Vollversion lizensieren 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Es ffnet sich das Registrie rungsfenster Lizenzverwaltung Die Software ist noch nicht registriert Bitte geben Sie im untenstehenden Feld die Seriennummer des Produkts ein Anschlie end wird die Installation ber das Intemet aktiviert Achtung Die Aktivierung kann nur bei bestehender Intemetverbindung durchgef hrt werden Seriennummer GAME 6 Aktivieren Vollversion Kommunikationsserver 2 Tragen Sie die vierzehnstellig
63. einem Ab wesenheitsgrund handelt Dazu stehen die in der Zeiterfassungssoftware unter Programm Funktionscodes angelegten Abwesenheitsgr nde zur Auswahl 3 Klicken Sie auf Buchen um die Buchung zu bernehmen 10 4 Buchungs bersicht 10 4 1 Buchungs bersicht anzeigen Innerhalb der Buchungs bersicht wird das klassische Buchungsjournal angezeigt Dabei wer den taggenau die Buchungen ausgewiesen der ermittelte Tagesplan sowie die sich daraus ergebenden Kontenbuchungen f r die Ist und Sollzeit Weiterhin das ermittelte Saldo und das Gesamtguthaben Liegt eine Abwesenheit vor wird das in der letzten Spalte dargestellt 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Buchungen Es ffnet sich die Buchungs bersicht f r den aktuellen Monat 248 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient kaj amp http 192 1681 180 webpro buchungen php Buchungs bersicht x MORE Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras av Mh v Seitew Sicherheit Exrassv r Mustermann Chris Filter amp Drucken 5 2013 eigene Daten y Buchung hinzuf gen Buchungen en oe Nr ocom gt cme er Su Tu0o Kumernssum Ferm 01 05 13 5 08 30 08 30 00 00 15 00 SETZE 02 05 13 1 08 30 08 30 00 00 15 00 R Urlaub Jahres bersicht 03 05 13 2 06 00 06 00 00 00 15 00 3 Urlaub Urlaubs bersicht 04 05 13 10 00 00 00 00 00 00 15 00 I 05 05 13 18 00 00 00 00 00 00 15 00 Antrag
64. en Sie das Fenster mit Beenden 7 5 3 Zeit und Ereigniskonten l schen 1 Klicken Sie auf Programm Zeitkonten bzw Programm Ereigniskonten 2 W hlen Sie das zu l schende Zeit bzw Ereigniskonto und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirk lich l schen mit Ja Bei Nein wird das Zeit bzw Ereigniskonto nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 6 Pausenplan In der Zeiterfassungssoftware werden folgende Arten der Pausenverrechnung unterschieden m Zonenpause m Automatische Pause Autopause m Automatische Pause mit Zeitzone 7 6 1 Pausenplantypen Zonenpause Bei der Zonenpause erfolgt der Pausenabzug innerhalb einer definierten Zeitzone Hierzu wird zus tzlich eine Mindestpausendauer festgelegt die innerhalb dieser Pausenzone zu nehmen ist Erfolgt w hrend dieser Pausenzone keine Zeitbuchung wird die definierte Mindestpau sendauer am Ende der Pausenzone abgezogen Beispiel Pausendauer 30 Minuten Pausenzone 12 00 bis 14 00 Uhr Pausenabzug von 13 30 bis 14 00 Uhr Beim Buchen der Pause wird die tats chliche Pausendauer abgezogen jedoch mindestens die definierte Pausendauer Version 6 0 Einrichten der Software 069 Automatische Pause Bei der Automatischen Pause im Folgenden Autopause genannt erfolgt der Pausenabzug in Abh ngigkeit von der Anwesenheitszeit des Mitarbeiters Bei diesem Pausenty
65. fehlende Buchungen nachzutragen Das sind in der Regel Kommt Geht Buchungen und auch Fehlzeitbuchungen die in der Vergangenheit liegen 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem fehlende Buchungen erg nzt werden sol len 2 Um fehlende Buchungen hinzuzuf gen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Buchungen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Buchungen oder doppelt in der Monats bersicht auf die Zeile mit dem Datum an dem Sie die Buchung einf gen m chten 158 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Buchungen Amselotti Michael Buchungen r Tageskonten Juni 2012 28 29 30 31 123 45678910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2345678 Tagesplan 1 01 08 30 18 30 Zeit Funktionscode Terminal Dienstgang Ende sa lt kein gt PTR lt 240 E Vor der Rahmenzeit Orginal Buch i i j lt 0 00 gt 24 00 IE Nach der Rahmenzet Gerund Buch a 3 Um Buchungen hinzuzuf gen w hlen Sie ber das Kalendermodul den ge w nschten Tag Im obenstehenden Screenshot k nnen Sie zum Beispiel erkennen dass die Kommen Buchung nach dem Dienstgang fehlt somit das Buchungspaar un vollst ndig ist Angezeigt wird das im Fenster Ausnahmen als ungerade An zahl von Buchungen 4 Klicken Sie auf Hinzuf gen und erg nzen Sie die fehlende Buchung Zeit Zeitpunkt der Buchung erg nzen Funktio
66. ge zu starten stehen zwei M glichkeiten zur Auswahl wobei jeweils nur eine der M glichkeiten ausgef hrt werden kann m Zeitauftrag manuell starten m Zeitauftrag als Windows Dienst starten Zeitauftrag manuell starten Voraussetzung ist ein bereits angelegter Zeitauftrag Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag anlegen ab Seite 191 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge 2 W hlen Sie den zu sendenden Zeitauftrag 3 Klicken Sie auf Ausf hren Entsprechend der Voreinstellungen und der vorge gebenen Zeit wird der Auftrag ausgef hrt 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 192 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Zeitauftrag als Windows Dienst starten Einen Zeitauftrag als Windows Dienst im Hintergrund zu starten ist nur einem Benutzer vor behalten der am System als Supervisor su angemeldet ist Bereits mit der Installation der Zeiterfassungssoftware wird automatisch ein Benutzer als Supervisor su angelegt der be sondere Benutzerrechte hat gt Achtung Um zu verhindern dass unbefugte Benutzer Manipulationen im System vor nehmen ist es sinnvoll diesem Supervisor ebenso wie dem Administrator ein Passwort zu vergeben Weitere Informationen Abschnitt 7 4 Benutzer und Passwortverwaltung ab Seite 63 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol der Zeiterfassungssoftware auf Ihrem Desktop oder auf die jeweilige Programmdatei der Zeiterfassungsso
67. hlen Sie Auswertung Monats bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen das Symbol Monats bersicht Februar 2012 Tag WT TP Beginn gt 2 Ende Soll Ist TSaido Saido Abw Fehlgrund 03 Fr snBassass 2597352598 14 oydan i S 5 0 18 55 4 45 8 00 9 21 1 21 10 55 18 00 4 44 8 00 10 14 2 14 8 41 2 Schalten Sie mit den Pfeiltasten E BI monatsweise vor oder zur ck um eine bersicht des gew nschten Monats zu erhalten 3 Doppelklicken Sie in die jeweilige Spalte und Sie erreichen folgende Men s Tag Datum nderungs Kommentar WT Wochentag nderungs Kommentar TE Tagesplan Tagesplan 150 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Beginn Kommen Buchung Buchungen 2 Information wenn mehr als Buchungen zwei Buchungen vorliegen Ende Gehen Buchung Buchungen Information bei ungerader Buchungen Anzahl von Buchungen Soll Buchungen Ist Buchungen Tagessaldo Buchungen Saldo Summen Abwesenheit Buchungen Fehlgrund Fehlzeiten Symbolbedeutung H Das Symbol zeigt an dass an diesem Tag f r den angew hlten Mitarbeiter eine ungerade Anzahl von Buchungen vorliegt Damit ist eine Korrektur erforderlich Das Symbol zeigt an dass mehr als zwei Buchungen vorhanden sind x Das Symbol zeigt an dass ein nderungs Kommentar vorliegt gt Hinweis In der Monats bersicht k nnen Sie nur in selbst definierten Spalten direkt Kor rekturen eintragen Das Programm bere
68. jeweiligen Tag zuge Tagespl ne ordnete Tagesplan farblich angezeigt CJ Gleichzeitig ffnet sich im unteren Bereich eine Legende mit der genauen Bezeichnung des Tagesplans und der daf r hinterlegten Farbe Gleichzeitig werden f r jeden Fehlgrund t glich die aufsummierten Werte angezeigt 772 Zus tzlich erscheinen rechts neben der bersicht Spalten in denen f r jeden Mitarbeiter die t glichen Soll Ist Arbeits zeiten einschlie lich Saldo angezeigt werden Version 6 0 Auswerten mit der Software 229 Soll Ist Saldo 188 00 201 05 15 05 0 00 0 00 0 00 188 00 196 26 10 26 In der Symbolleiste wird ein weiteres Symbol abgebildet ber das zus tzliche Spalten eingerichtet werden k nnen Vorheriger E Gleichzeitig mit dem ausgew hlten Monat wird der vorheri Monat ge Monat angezeigt Nachfolgender a Gleichzeitig mit dem ausgew hlten Monat wird der folgende Monat Monat angezeigt Symbol erscheint nach Klicken auf das Symbol P Ansicht Tagespl ne ZP Es k nnen zus tzliche Spalten eingerichtet werden Die Spalten Soll Ist und Saldo werden dann jedoch nicht mehr angezeigt Die Ansicht kann f r alle erfolgen oder nach Abteilungen eingeschr nkt werden Zusatzspalten 9 5 2 Navigieren im Monatsplaner 1 Um den Monatsplaner zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Monatsplaner unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Monatsplaner oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol
69. mit der Software 163 vorzunehmen Im Gegensatz zur normalen Buchungskorrektur erfolgt das Verrechnen der eingegebenen Buchungen erst zum Abschluss der Eingaben 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Gruppenbuchung Gruppenbuchung Mitarbeiter Verf gbar Ausgw hlt Fleising Rona Franz Anna Lucia Freud B rbel Giesbert Herbert Hitzmann Benjamin Hofmann Maria Insolvenzo Guiseppe In der Rubrik Mitarbeiter werden die f r eine Korrektur zur Verf gung ste henden Mitarbeiter angezeigt Darunter befindet sich die f r die Korrekturbu chungen erforderliche Tabelle 2 Markieren Sie einen Mitarbeiter und klicken Sie auf eine der folgenden Tasten BI Der ausgew hlte Mitarbeiter wird in die rechte H lfte unter Ausgew hlt bernommen Sie k nnen den Vorgang wiederholen bis alle Mitarbeiter bei denen eine oder mehrere Buchungen nachgetragen werden sollen bernom men sind Mit gedr ckter STRG Taste k nnen Sie mehrere Mitarbeiter aus w hlen E Die Auswahl kann wieder zur ckgenommen werden B Alle Mitarbeiter gleichzeitig ausw hlen K Die Auswahl kann f r alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder zur ckgenom men werden 3 Setzen Sie den Cursor in die erste Zelle der Tabelle und geben Sie in die Zeile den Tag den Beginn das Ende der Buchung und einen eventuellen Funktions code ber das Auswahldreieck ein Wiederholen Sie den Vorgang in den n chsten Zeilen bis alle Korrekturen eingetragen sind Fehlerh
70. r den jeweiligen Monat 3 L schen Sie die jeweiligen Dateien f r den gew nschten Monat Achten Sie darauf dass immer beide Dateien mit der Endung dbf und mdx gel scht werden 4 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze Tragen Sie f r alle Mitarbeiter im Ein gabefeld Berechnungsbeginn das gew nschte Startdatum ein S mtliche anderen Einstellungen wie Personalstammdaten Tagespl ne Schichtpl ne Zeit gruppen usw bleiben Ihnen erhalten 274 Probleml sungen smart time plus webClient 11 4 Fernwartung F r den Support der Zeiterfassungssoftware steht Ihnen das Softwaretool TeamViewer zur Verf gung Damit ist es m glich dass Support Mitarbeiter von au erhalb auf jeden PC mit In ternetanschluss zugreifen k nnen um unkompliziert Probleme zu l sen oder Fehler zu behe ben die im Umgang mit der Zeiterfassungssoftware aufgetreten sind Sobald das bersichtlich aufgebaute Startfenster auf beiden PCs zu sehen ist kann die Fern wartung beginnen Das Softwaretool generiert beim Start jeweils eine eindeutige ID sowie ein kurzes Kennwort Diese Daten m ssen dem Partner der Zugriff haben soll telefonisch oder per Mail bermittelt werden weitere Eingaben sind nicht n tig 1 Klicken Sie auf Extras Fernwartung g TeamViewer QuickSupport le E f TeamViewer QuickSupport TeamViewer QuickSupport Bitte teilen Sie Ihrem Partner folgende ID mit um die Verbindung zu Ihrem Desktop herzu
71. sichtbar Aufgabenbereiche werden klar und strukturiert dargestellt Nach dem W hlen einer Programmfunktion ffnet sich jeweils ein Dialogfenster Schnellstartleiste Men leiste Arbeitsbereich bersichtsfenster Buchungen bersichtsfenster Mitarbeiterstatus bersichtsfenster Information Bereich f r Dialogfenster hier die Monats bersicht AutoHide Automatisches Ausblenden von Fenstern Um den Arbeitsbereich auf dem Bildschirm zu vergr ern gibt es die M glichkeit die Fenster Jahres bersicht und Monatsplaner vor bergehend auszublenden Die Zeiterfassungssoft ware bietet eine Funktion zum automatischen Ausblenden von Fenstern mit der Sie veranker Version 6 0 Bedienen der Software 053 054 te Fenster an den R ndern der Arbeitsfl che minimieren k nnen wenn sie gerade nicht ver wendet werden Die Fenster werden mit einer Schaltfl che zu einem Register reduziert und wieder eingeblen det sobald Sie mit der Maus auf das Register zeigen AutoHide Automatisches Ausblenden aktiviert automatisches Beim Klicken auf dieses Symbol wird die Auto Hide Funktion Ausblenden abgew hlt das Fenster dockt links und rechts am Seitenrah von Fenstern men an Automatisches Ausblenden deaktiviert Beim Klicken auf dieses Symbol k nnen Fenster bis auf den vertikal oder horizontal als Register abgelegten Fensternamen ausgeblendet werden wird die Maus auf das Register mit dem Fensternamen bewegt
72. sp tere Betreuung des Systems sollte ein Systembetreuer festge legt werden Dieser erh lt die sogenannten Administrator Rechte und hat damit uneinge schr nkten Zugriff auf alle Funktionen der Zeiterfassungssoftware und der Zeiterfassungs terminals Ein Administrator kennt den Master Benutzernamen und das Master Passwort Es folgt das Einrichten der Peripherie wie Zeiterfassungsterminals und Steuerelemente und der Erststart des Gesamtsystems Mit der Einrichtung der Zeiterfassungssoftware hinsichtlich der wichtigsten hardwarebezogenen Programmfunktionen sowie die grundlegenden Modell und Parameterdefinitionen haben Sie die Basis geschaffen Es folgen je nach verwendeten Zusatzpaketen oder Zusatzoptionen das Erstellen Ihrer an wendungsspezifischen Modell und Parameterdefinitionen und der Bereich Mitarbeiterdaten Zu bedenken sind au erdem die Benutzerberechtigungen die ausschlie lich durch den Sys tembetreuer festgelegt werden Empfohlene Einrichtungsreihenfolge Beginnen Sie bei der Einrichtung der Zeiterfassungssoftware mit dem Anlegen der Zeitmodel le richten Sie dann die Personen ein und erstellen Sie dann jeweils die pers nlichen Gesamt modelle Version 6 0 Vorabinformationen 015 1 5 _ Grundlagen der Biometrie Was ist Biometrie Unter Biometrie im Zusammenhang mit einer Personenidentifikation versteht man die Er kennung von Personen anhand von einzigartigen und unverwechselbaren biometris
73. stellig definierte Fehlgr nde sind somit ausschlie lich dem Systembediener vorbehalten m Ein Fehlgrund definiert mit dem Berechnungstyp bezahlte Unterbrechung dient zur Einrichtung von Teilfehlzeiten zum Beispiel Dienstgang Arztgang u d und erscheint deshalb auch nicht in der Auswahl des Abwesenheitsme n s da hier ganz und mehrt gige Fehlzeiten verwaltet werden Ein solcher Grund ist zur Verwendung durch den Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal oder durch den Systembediener im Men Bearbeiten Fehlzeiten vorgesehen 7 16 1 Fehlgrund anlegen Damit Fehlzeiten f r einen Mitarbeiter berechnet werden k nnen m ssen die hierf r erfor derlichen Fehlgr nde eingerichtet werden Fehlgr nde werden in der Zeiterfassungssoftware ber die Funktionscodes definiert Nach der Programminstallation stehen Ihnen verschiedene bereits vordefinierte Fehlgr nde zur Verf gung die jederzeit ge ndert werden k nnen Au Berdem k nnen Sie eine Anzahl weiterer Fehlgr nde bis zu 999 frei definieren Um einen neuen Fehlgrund anzulegen gehen Sie wie folgt vor 1 Legen Sie im Men Programm ein Zeitkonto und oder ein Ereigniskonto mit der Bezeichnung des Fehlgrunds an wie im Abschnitt Arbeitszeitkonten ab Seite 67 beschrieben 2 Definieren Sie im Men Programm Funktionscodes den Fehlgrund als Funkti onscode wie im Abschnitt Funktionscodes hinzuf gen ab Seite 105 be schrieben 7 16 2 Fehlzeit l schen gt A
74. sungen 265 11 2 Fehlermeldungen 266 Berechnungszeitraum liegt au erhalb des erlaubten Bereichs Buchung konnte nicht im Tagessche ma eingeordnet werden Datenbank l sst sich nicht ffnen Die Kommunikation wird abgebrochen Es konnten keine g ltigen Daten in dem angegebenen Datenbank verzeichnis ermittelt werden Daten bertragung zu Terminal xxx war fehlerhaft Der Dienst f r die Zeitauftr ge muss auf dem Server neu gestartet werden Der Dongle konnte vom Dondgleserver nicht gefunden werden berpr fen Sie die Servereinstellungen Die Zeitauftr ge laufen bereits als Service Der Lizenzserver antwortet nicht Es konnte keine g ltige Lizenz gefun den werden Bitte berpr fen Sie die Lizenzeinstellungen Der Dongle kann leider nicht gewan delt werden Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemlieferanten Extras Allgemeine Parameter Der Berechnungszeitraum wurde zuvor einge schr nkt Bei Bedarf den Berechnungszeitraum ver ndern 1 Bei durchgef hrten Korrekturen Es liegt keine Information vor ob die Buchung vor oder nach 24 00 Uhr erfolgte 2 Fehlender Tageswechsel Es wurde zum Beispiel bei einem Tagesplan der Tageswechsel Tagesende falsch angegeben 1 berpr fen ob der eingetragene Pfad im Eingabefeld Datenbank Pos existiert und korrekt geschrieben wurde 2 berpr fen ob Zugriffsberechtigungen auf den angegebenen Netzwerkpfad bestehen Kontaktieren Sie bei Beda
75. werden Informationen des Fehlgrunds im Zusatzmodul novaPLAN angezeigt Die Vergabe des Kurzbe zeichners ist nicht zwingend notwendig Farbefeld Farbzuordnung zum Funktionscode Durch diese Farbzuordnung k nnen Sie die Funktionscodes in verschiedenen grafischen bersichten besser unterscheiden Funktion Art der Berechnung Zur Auswahl stehen Abwesenheit Berechnung zum Tagesplanwechsel Online Status Online Buchung und Zutritt Priorit t Mit der Vergabe einer Priorit t f r den zu definierenden Funktions code wird bei verschiedenen Abwesenheiten an einem Tag festgelegt nach welchem Funktionscode prim r die Berechnung erfolgen soll Es sind Werte zwischen O und 9 m glich Priorit t 1 ist die h chste Priorit t 9 die niedrigste Priorit t Beispiel Urlaub und Krankheit fallen auf einen Tag Welcher Funktions code ausgef hrt wird ist abh ngig von der zuvor festgelegten Priorit t Alle Funktionscodes die an einem Tag berechnet werden werden auch in den bersichten dargestellt Soll ein Funktionscode in bersichten zum Beispiel in der Monats bersicht Spalte Fehlgrund nicht dargestellt werden kann das ber die Priorit t festgelegt werden Beispiel Wird zum Beispiel beim Funktionscode Raucherpause die Pri orit t 9 vergeben erscheint dieser Fehlgrund nicht in den bersichten als Fehlgrund Funktion Abwesenheit 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes und w hlen Sie den zuvor angeleg ten Funktions
76. wird abgeschlossen Installieren der Software smart time plus webClient 5 3 2 Software auf einem Arbeitsplatz PC Client installieren 1 Legen Sie die Installations CD der Zeiterfassungssoftware in das CD ROM Laufwerk des Arbeitsplatz PC s ein Starten Sie auf der CD die Installationsdatei smart_time_plus_6_client msi Befolgen Sie die Installationsanweisungen am Bildschirm Installationsverzeichnis Informationen werden gesammelt Installation wird vorbe e Installiere Installation wird abgeschlossen Anmeldeinformationen Informationen werden Installation wird vorbe Installiere Installation wird abges 3 Tragen Sie im Version 6 0 Installieren der Software Advanced Installer In diesem Verzeichnis wird smart time plus 6 installiert Um dieses Verzeichnis zu verwenden klicken Sie auf Weiter Um einen anderen Ordner zu verwenden ndern Sie ihn unten Verzeichnis C Program Files NovaCHRON smart time plus 61 e Er Advanced Installer Datenbank Port 3306 lt Zur ck Weiter gt Eingabefeld Datenbank Server die IP Adresse des Servers ein Damit wird die Verbindung zur Datenbank auf dem Server gew hrleistet 037 Bereit zur Installation Advanced Installer Der Setup Assistent ist f r die Installation von smart time plus 6 bereit Informationen werden gesammelt o Installation wird vorbe Klicken Sie auf In
77. 0 November A 140 00 0 00 0 00 0 00 Dezember REN 13400 000 0 00 0 00 Symbolbedeutung Auswahl wa Gew nschtes Jahr ber die Pfeiltasten ausw hlen Drucken Jahres bersicht ausdrucken bersicht Im unteren Bereich ffnet sich zus tzlich eine Legende mit Fehlgr nde der farblichen Kennzeichnung der Fehlgr nde Beispiel T R n Arbeitsunfal CHE i Dinerene MEI Freistellung CE io Krankheit Stehen f r das angezeigte Kalenderjahr keine Abwesen heitsinformationen zur Verf gung werden nur die arbeits freien Tage andersfarbig dargestellt Ansicht P Innerhalb der bersicht wird der dem jeweiligen Tag zuge Tagespl ne ordnete Tagesplan farblich angezeigt 228 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 2 Doppelklicken Sie auf einen Tag Sie erhalten f r diesen Tag eine genaue An gabe zu Tagesplan Abwesenheit und Arbeitszeit Tagesplan Nacht VZ So Do Soll 8 00 Ist 8 28 T Saldo 0 28 Saldo 23 56 Abwesenheit keine 9 6 2 Jahres bersicht ausdrucken 1 Um die Jahres bersicht zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Jahres bersicht unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Jahres bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Jahres bersicht 2 W hlen Sie das gew nschte Jahr und den gew nschten Mitarbeiter 3 Klicken Sie auf das Symbol Drucken Die Jahres bersicht wird als Liste auf dem Bildschirm ausgegeben Gleichzeitig wird die Listenlei
78. 0 00 bis 24 00 Uhr abweichen 5 Speichern Sie mit bernehmen Es wird sofort eine Neuberechnung des Da tenbestands durchgef hrt beginnend vom Zeitpunkt der Korrektur bis zum ak tuellen Tag Das Ergebnis der Berechnungen wird anschlie end in der Rubrik Tageskonten dargestellt 6 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 5 3 Buchungen ndern 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Buchungskorrekturen durchgef hrt wer den sollen 2 Um Buchungen zu ndern klicken Sie im Men auf Bearbeiten Buchungen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Buchungen oder doppelt in der Monats bersicht auf die Zeile mit dem Datum an dem Sie die Korrektur durchf hren m chten Buchungen Amselotti Michael 28 29 30 31 1 2 3 12 15 AG 4 5678910 17 02 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2345678 Tagesplan 34 07 00 16 00 Ausnahmen Au erhalb der Rahmenzeit Zeit Funktionscode Terminal Dienstgang Ende IPAE E Arztgang K IM Mtn lt 24 00 IE Vor der Rahmenzeit Original Buchung 12 1 lt 0 00 gt 24 00 E Nach der Rahmenzeit Gerundete 12 15 x 3 Um Korrekturen auszuf hren w hlen Sie ber das Kalendermodul den ge w nschten Tag Die vorhandenen Buchungen werden angezeigt Um Korrektu ren an einem anderen Tag durchzuf hren k nnen Sie im Kalendermodul mit den Pfeiltasten den Monat und anschlie end einen beliebigen Tag anw hlen
79. 08 15 Andrea Marie Abwesenheitsantrag STORNIERUNGSANTR GE Abmelden 24 06 13 11 23 Buchung Falsche Zeit Andrea Marie 2 Klicken Sie auf das Symbol E ndern Sie bei Bedarf den Antrag ABWESENHEITSANTRAG Buchung hinzuf gen Buchungen Mitarbeiter Testfrau Gundula 0 Statustableau Jahres bersicht Von Urlaubs bersicht 01 0713 5 Antragswesen Bis 01 07 13 Es Eigene Antr ge E Buchungsantrag Zeit Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Fehlgrund Passwort ndern Dienstreise v Abmelden Anmerkung 3 Klicken Sie auf Antrag abschicken Der Antrag liegt dem Vorgesetzten zur Bearbeitung vor Antrag l schen Der Antrag wird gel scht und somit zur ckgezogen Symbolbedeutung F Solange ein gestellter Antrag von einem Vorgesetzten noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde kann dieser Antrag vom Mitarbeiter noch einmal ge ndert oder sogar gel scht werden amp Antrag genehmigt Beim berstreichen des Symbols mit der Maus geht ein Hin weisfenster auf mit Angaben zum Antragsstatus i Es liegt eine Datei als Anhang vor die gespeichert oder ausgedruckt werden kann Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 9 7 Antr ge bearbeiten Antr ge k nnen nur durch Vorgesetzte bearbeitet werden denen in der Benutzerverwaltung von smart time plus webClient die entsprechenden Benutzerrechte ber Filtergruppe und Ge nehmigungsstufe zugeteilt wurden gt Hinweis Bitte beachten Sie dass der Mar
80. 1 05 12 6 7 8 9101112 3456789 20 06 12 21 06 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 22 06 12 22 06 12 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 0 21 22 23 25 06 12 29 06 12 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 30 06 12 30 06 12 1234567 02 07 12 07 07 12 August 2012 September 2012 gt Filter Bezeichner Fehlgrund Amseloti Michael 5 Abteilung E Zeitraum X 2 W hlen Sie ber die Rubrik Filter den oder die Mitarbeiter Die zutreffenden Fehlzeiten werden in der bersicht angezeigt 3 W hlen Sie in der bersicht den zu l schenden Abwesenheitszeitraum 4 Klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird die Fehlzeit nicht gel scht Es wird sofort eine Neuberechnung des Datenbestands durchgef hrt beginnend vom Zeitpunkt der gel schten Fehlzeit bis zum aktuellen Tag 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 8 Urlaubsverwaltung Die Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen die M glichkeit den Urlaub Ihrer Mitarbeiter komfor tabel zu planen und zu verwalten Das verwaltete Urlaubsjahr entspricht dabei dem Kalender jahr 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 1 W hlen Sie den Mitarbeiter dessen Urlaubskonto Sie einsehen bzw bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie das Register Urlaub Version 6 0 Arbeiten mit der Software 181 182 Stamms tze Fingerprints Terminalnachricht
81. 14 Funktionscodes ber die Funktionscodes definieren Sie Abwesenheitsgr nde bzw Besonderheiten bei Abwe senheit Damit wird geregelt wie Fehlzeiten zu behandeln bzw zu verrechnen sind Definierte Abwesenheitsgr nde sind zum Beispiel Urlaub Krankheit Dienstreise oder Dienstgang aber auch Mutterschutz Arztbesuch oder Boteng nge Jede dieser Fehlzeiten beinhaltet unter schiedliche Verrechnungsregeln die aber wiederum f r jede Person gleich anzuwenden sind Funktionscodes k nnen sowohl durch den Systemadministrator als auch durch die Mit arbeiter mit Einschr nkungen durch Tastatureingabe am Zeiterfassungsterminal benutzt werden 7 14 1 Funktionscodes hinzuf gen 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes w oE We Dienstgang Ir Abwesenheit 2 Priort t i Abwesenheit ee Bezahlte Unterbrechung zi IT Rahmenzet E Ersetze Sollzeit E Bis n chste Buchung Heute E Mt freien Tagen Auf Pause anrechnen Inkl Zonenkonten I Unaub IE Entnahme aus Vorholzeit E Krankheit E Entnahme aus pos Kappkorto E Exklusiv F2 Auswahl i Kontenzuordnung 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Funktionscodes Version 6 0 Einrichten der Software 105 Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name aus dem der Abwesenheits grund hervorgeht Kurz Kurzbezeichner ber den Kurzbezeichner
82. 16 Auswerten mit der Software smart time plus webClient Linie Festlegen ob die Spalten in der Liste durch senkrechte Linien getrennt werden sollen Bezeichner Spaltenbezeichnung in der Liste Um die Spaltenbezeichnung ein zutragen doppelklicken Sie dazu in die jeweilige Zeile 3 Wiederholen Sie den Vorgang so oft bis die gew nschte Spaltenanzahl defi niert ist 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Hinweis Achten Sie unbedingt darauf dass jedem ausgew hlten Datenfeld ein Bezeich ner zugeordnet ist 9 2 4 Vorgaben f r eine neue Liste kopieren Mit der Schaltfl che Kopieren haben Sie die M glichkeit eine bereits vorhandene Liste zu ko pieren entsprechend den Anforderungen zu ndern und als neue Liste abzuspeichern 1 Klicken Sie auf Programm Listen 2 W hlen Sie die zu kopierende Liste und klicken Sie auf Kopieren 3 Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 2 5 Liste im CSV Dateiformat exportieren Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Aus tausch einfach strukturierter Daten bzw Listen Damit haben Sie die M glichkeit Daten aus der Zeiterfassung in andere Programme zu bernehmen 1 Um eine Liste zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Listen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Sy
83. 2 22 06 12 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 3 Amselotti Michael Urlaub 25 06 12 29 06 12 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 Amselotti Michael Sonstige 30 06 12 30 06 12 1234567 Amselotti Michael Urlaub 02 07 12 07 07 12 August 2012 September 2012 LGI Bezeichner Fehlgrund Amselotti Michael 2 Abteilung E Zeitraum X r 2 W hlen Sie ber die Rubrik Filter den oder die Mitarbeiter Die zutreffenden Fehlzeiten werden in der bersicht angezeigt 3 Doppelklicken Sie in der Abwesenheits bersicht auf die Beginn und oder Endezeit und f hren Sie Ihre Korrekturen durch Klicken Sie danach in eine an dere Zeile oder Spalte oder bet tigen Sie die Taste Enter Es wird sofort eine Neuberechnung des Datenbestands durchgef hrt beginnend vom Zeitpunkt der ge nderten Fehlzeit bis zum aktuellen Tag 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 7 8 Fehlzeiteintr ge l schen 1 Um Fehlzeiteintr ge zu l schen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Fehlgrund 180 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Fehlzeiten Definition Fehlgrund i Se 12 01 12 12 01 12 Vi 23 01 08 12 06 02 12 10 02 12 u 01 08 12 01 08 12 11 02 12 11 02 12 z 20 02 12 20 02 12 07 03 12 09 03 12 28 03 12 28 03 12 13 04 12 13 04 12 3 32 3 4 5 12 21 05 12 2
84. 272 E BENIEERSENENEIREROER 218 im Netzwerk anzeigen 223 in ein Netzwerk integrieren 44 222 SUMMEN nn 165 167 KOM ee 165 Summenkorrekturen umbuchen 167 Tagesplan en 77 Formeleditor unseren are 95 Summen berstunden 2smmenssesneeneennn 83 Tagesplanzuordnung ndern 154 Tagesplanzuordnung r ckg ngig 155 Zonen berstunden uuumnnseeeeeneennneeen 81 Tagesplanvisualisierung 0eee 81 Terminaldefinition 00 61 142 Terminalgruppen nennen 129 Terminalnachrichten e 139 5 010 11 E E BAAR SPERZE ER UENDE RER EEE IHR AA 139 EEE EI E E E 199 Terminalsalls esesiieisticnei dee 195 Uhren synchronisieren unseeseeeneenneeeeeeeeeen 153 UND ee ee 116 Halbe Urlaubstage 044 4n02s een 185 Korrekturen dans en en 185 Neuaufbau eeeeeesseeeeeenn 186 Resturlaub verwalten 22 00 117 Urlaubsanspr che seneee 116 Urlaubsberechnung Tage Stunden 117 185 Urlaubs bersicht una 181 Urlaubs bersicht als Liste 235 ZU A EAT EE S E E A 184 Eee 201 Buchungen vom Zeiterfassungsterminal 201 Versionsnummer uessssssnessesneseeennseennnnnenn 265 WERLIEN nee 240 Abwesenheitsantrag 222uemeennneeeeeeeeen 257 Antragsvertretung euere 263 beenden ceeesseeneeneennense
85. 3 Vorgaben einer Statistik ndern 233 9 7 4 Statistik anzeigen und ausdrucken 233 9 7 5 Statistik l schen 234 9 8 Urlaubs bersicht 235 9 8 1 Urlaubs bersicht anzeigen und ausdrucken 235 9 9 Wochenliste 236 9 9 1 Wochenliste anzeigen und ausdrucken 236 9 10 Monats bersicht 237 9 10 1 Monats bersicht anzeigen und ausdrucken 237 9 10 2 Kennzeichnung manueller Buchungen aus Liste entfernen 238 9 11 Zutritts bersicht 239 9 11 1 Zutritts bersicht aufrufen 239 10 Arbeiten mit dem webClient 240 10 1 Grundlagen des webClients 240 10 1 1 webClient Was ist das 240 10 1 2 Voraussetzungen 241 10 1 3 Benutzerrechte einrichten 241 10 1 4 Passwort ndern 244 10 2 Bedienen des webClients 244 10 2 1 webClient starten 244 10 2 2 Programmoberfl che webClient 245 10 2 3 Filter setzen 246 10 2 4 Filter l schen 247 10 3 Webterminal 247 10 3 1 Buchung hinzuf gen 248 10 4 Buchungs bersicht 248 10 4 1 Buchungs bersicht anzeigen 248 10 5 Statustableau 250 10 5 1 Statustableau anzeigen 250 10 5 2 Nachrichten f r Mitarbeiter hinterlegen 251 10 6 Monatsplaner 252 10 6 1 Monatsplaner anzeigen 252 10 7 Jahres bersicht 253 10 7 1 Jahres bersicht anzeigen 253 10 3 Urlaubs bersicht 254 10 8 1 Urlaubs bersicht anzeigen 254 10 9 Antragswesen 255 10 9 1 Workflow Struktur 255 Version 6 0 Inhalt 009 10 9 2 Buchungsantrag 256 10 9 3 Buchungsstornierung 257 10 9 4 Abwesenheitsantrag 257 10 9 5 Antragsstatus der eigenen Ant
86. 6 0 Arbeiten mit dem webClient 243 der Antrag bei einem mehrstufigen Antragswesen zum Vorgesetzten der ber geordneten Genehmigungsstufe weitergeleitet und muss dort bearbeitet wer den Der Markierungsschalter muss innerhalb eines eingerichteten Systems in der jeweils h chsten Genehmigungsstufe zwingend gesetzt werden unabh n gig davon ob das Genehmigungsverfahren einstufig oder mehrstufig ist da ein Antrag ansonsten nicht ordnungsgem abgeschlossen wird Empfang Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters erhalten Mitarbeiter im Empfangsbereich oder in Telefonzentralen unabh ngig von der Auswahl der Filtergruppe Zugriff auf das im webClient integrierte Statustableau mit einem berblick ber die aktuelle An bzw Abwesenheit von allen Mitarbeitern Webterminal Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters kann f r jeden Mitarbeiter festgelegt werden ob er zur Nutzung des Webterminals berechtigt ist oder nicht Mit dem Webterminal k nnen Mitarbeiter ihre Buchung f r Kommen und Gehen direkt ber den webClient ausf hren 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 10 1 4 Passwort ndern Jedem Mitarbeiter wird die M glichkeit gegeben sein Passwort zum Anmelden an den webdlient jederzeit zu ndern 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Passwort ndern Der Funktionsbereich wird erweitert JrlaubsuDersic Antragswesen Passwort ndern Neues Passwort Passwor
87. 7 oe Markierung l schen 5 5 Alle Mitarbeiter ausw hlen g Fehlende Mitarbeiter ausw hlen gt Ausgew hlte Mitarbeiter an das Zeiterfassungsterminal senden Anzeige der Mitarbeiter im ausgew hlten Zeiterfassungsterminal mit Angabe der Benutzernummer und der Transponder ID Mitarbeiterdaten empfangen Benutzer aus dem ausgew hlten Zeiterfassungsterminal auslesen Ausgew hlte Mitarbeiter l schen Benutzer im ausgew hlten Zeiterfassungsterminal l schen Filter Terminalgruppe aktivieren Mitarbeiter anhand von eventuell festgelegten Terminalgruppen ausw hlen 0 0 196 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Administratorenrechte l schen Administratorenrechte im ausgew hlten Zeiterfassungsterminal zur ckzusetzen und l schen Kommunikationsprotokoll 8 11 4 Mitarbeiterdaten PC Zeiterfassungsterminal abgleichen Damit es zu keinen Fehlern bei der Buchungs bernahme kommt m ssen die Mitarbeiter stamms tze in der Zeiterfassungssoftware und im Zeiterfassungsterminal bereinstimmen gt Hinweis Eine Verbindung zu einem Zeiterfassungsterminal wird nur dann aufgebaut wenn das Zeiterfassungsterminal in der Standardanzeige ist Fehlende Mitarbeiter erg nzen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus Die Mitarbeiter aus der Da tenbank auf dem PC werden sofort angezeigt 2 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal aus 3 Klicken Sie auf Verbinden
88. Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 5 11 Doppelte Buchungen l schen Wurden Unstimmigkeiten bei Buchungen festgestellt zum Beispiel doppelte Buchungen er zeugt durch Mehrfachimport ber USB k nnen diese gel scht werden 1 Klicken Sie auf Datei Service Doppelte Buchungen l schen Zeitraum 2 Bestimmen Sie den Zeitraum mit Beginn Ende in dem doppelte Buchungen gesucht und anschlie end gel scht werden sollen 3 Klicken Sie auf bernehmen um doppelte Buchungen zu l schen 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 5 12 Buchungsdifferenz bei Sommer Winterzeitumstellung korrigieren Wurde vers umt die Uhren im PC und im Zeiterfassungsterminal zu synchronisieren und es er folgte daher keine Umstellung auf die Sommer bzw Winterzeit werden Buchungen jeweils mit einer Stunde Differenz erfasst Mit der Sommer Winterzeitanpassung besteht nun die M glichkeit fehlerhafte Buchungs daten um jeweils eine Stunde vor oder zur ck zu korrigieren 1 W hlen Sie im Men Datei Service Sommer Winterzeitanpassung X Sommer Winterzeitanpassung ER 20 03 13 1h Sommerzeit 20 03 13 24 23 53 1h Winterzeit Y 2 Bestimmen Sie den Zeitraum mit Beginn Ende und Zeit in dem die Buchungen korrigiert werden sollen 3 Aktivieren Sie den jeweiligen Optionsschalter f r die Korrektur 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 5 13 Gesiche
89. Arbeitszeit angerechnet wird Zeitsummen vor oder nach der Rahmenzeit werden nicht in den Saldo gerechnet 77 9 Start VT Mit diesem Eingabefeld besteht die M glichkeit den Start eines Ar beitstages bereits in den vorangehenden Tag vorzuziehen zum Beispiel die Nachtschichtwoche beginnt am Sonntagabend und endet am Freitagmorgen Bedingung ist dass bei dem vorangehenden Tagesplan das Tagesende nicht verschoben werden darf da das Tagesende immer die h here Priorit t hat Tagesende Mit dem Tagesende definieren Sie das rechnerische Ende des Tages Die erste Buchung nach dem Tagesende wird als 1 Kommen Buchung des Folgetages gewertet Uhrzeiten nach 24 00 Uhr werden in der Form 24 00 6 00 30 00 eingegeben F r einen normalen Tageswechsel 24 00 Uhr bleibt der Standardwert auf 0 00 gesetzt Werte die kleiner als 24 00 sind f hren zu einer falschen Zuordnung der Buchungen Das Tagesende wird f r den nachfolgenden Tagesplan gleichzeitig als Tages beginn gewertet Max Arbeitszeit Mit Eingabe eines Werts f r die maximale Arbeitszeit k nnen Sie die Anrechnung von Arbeitszeit auf diesen Maximalwert begrenzen Vorholzeit Unter Vorholzeit versteht man das Ansparen von kleineren Zeitein heiten pro Tag auf einem Konto Diese angesparte Zeit kann dann an so ge nannten Br ckentagen oder anderen Ereignissen diesem Konto entnommen werden Als Br ckentag bezeichnet man Arbeitstage die zwischen einem Feier tag und einem zumeist ohnehin arbeit
90. Arbeitszeitmodelle legen Sie jeweils ber Tagesplan Wochenplan und Zeitgruppe fest m Flexible Schichtfolgen F r Mitarbeiter deren Schichtverhalten sich nicht durch ein regelm iges Mo dell beschreiben l sst k nnen Vorgaben gemacht werden mit deren Hilfe eine flexible Schichtzuweisung durch die jeweils erste Kommen Buchung erfolgt Zus tzlich zu den Festlegungen in Tagesplan Wochenplan und Zeitgruppe k nnen im Schichtplan die Schichtwechsel bestimmt werden m Feste Schichtfolgen kombiniert mit flexiblen Schichtfolgen Schichtfolgen Die meisten Schichtmodelle sind vorw rts rotierend d h die Schichtfolge ist Fr h Sp t Nacht und Freischicht Eine andere Schichtfolge ist meist unzul ssig da sonst die vorge schriebene Ruhezeit beim Schichtwechsel unterschritten w rde Beispiele f r beliebte Schichtfolgen m f nfmal hintereinander der gleiche Dienst dann zwei Tage Frei FFEFrFeE f 59589883 m dreimal Fr hdienst dann dreimal Sp tdienst dann zwei Tage Frei FFFSSS Beispiele f r unbeliebte Schichtfolgen m mehr als sechs Dienste hintereinander FFFFFFF 5555555 m schneller Wechsel von Dienst und Frei F F F F m zu kurze Ruhezeit beim Wechsel von Sp t nach Fr hdienst SSEF 028 Grundlagen der Zeiterfassung smart time plus webClient 3 1 5 Arbeitszeitmodelle Ein Arbeitszeitmodell ist die Vorlage f r die konkrete Regelung der Arbeitszeit f r Arbeitneh mer Die zu leistende Arb
91. Arbeitszeitregelung oder Zeitgruppe angelegt werden muss bzw dass Mitar beiter mit beliebigen Teilzeitfaktoren an einer einzigen Zeitgruppe teilnehmen k nnen Abteilung Ordnen Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zu Der Eintrag ist je doch nicht zwingend erforderlich Zo Kostenstelle Option bei Nutzung von NovaCHRON Project Ordnen Sie den Mitarbeiter einer Kostenstelle zu Mandant Ordnen Sie den Mitarbeiter einem Mandanten zu Firmenbereich Ordnen Sie den Mitarbeiter einem Firmenbereich zu Inaktiv Mit diesem Markierungsschalter k nnen Sie einen Mitarbeiter deakti vieren Er wird nicht berechnet und steht in keiner Auswahl zur Verf gung IZo Nimmt an BDE teil Option bei Nutzung von NovaCHRON Project F r einen mit diesem Markierungsschalter aktivierten Mitarbeiter wird mit jeder Buchung in der Personalzeiterfassung automatisch eine Buchung in der Datenbank der Betriebsdatenerfassung erzeugt Filtergruppen Wurde ein Mitarbeiter unter Programm Filtergruppen einer oder auch mehreren Filtergruppen zugeordnet werden diese hier angezeigt W hlen Sie hier f r den angew hlten Mitarbeiter eine andere oder eine neue Filtergruppe ndert sich automatisch auch die Filtergruppenzuordnung unter Programm Filtergruppen Weitere Informationen im Abschnitt 7 23 Filter gruppen ab Seite 128 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 135 7 26 2 Per
92. Benutzer All Users Application Data novachron ncdatabase data Windows Vista Windows 7 C ProgramData NovaCHRON ncdatabase data Windows 8 Windows Server 2008 Server 2012 H ufig besteht der Wunsch die Datensicherung zu automatisieren Mit der Sicherungsfunk tion wird die Datendatei dabei nicht nur kopiert vielmehr werden die Daten zu einer kompak ten Sicherungsdatei komprimiert zip Datei der Sie einen beliebigen Namen geben k nnen Zeitauftrag f r die Datensicherung anlegen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge Zeitauftr ge Definition yrr Zeitpunkt 1 Online Kommuni 2 Ergebnisse senden Nr Vi 3 Buchungen empf 22 00 22 00 5 Netzw Tableau 7 Daten exportieren EEE C temp sicherung lt DATE gt Ssich zip Bis Intervall x T Ablegen in Taskleiste i m Der asme BES 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Zeitauftrags f r die Datensicherung Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r den Zeitauftrag Funktion W hlen Sie Backup f r die Datensicherung Eingabefeld Speicherort f r Datensicherung Auswahl eines Verzeichnisses als Speicherort der Datendatei zum Beispiel in der Form LW Verzeichnis Verzeichnis lt DATE gt Datei zip Dabei haben Sie mit dem Platzhalter lt DATE gt die M glichkeit jede Daten sicherung mit einer Zeitangabe zu versehen VonfBis Zeit
93. Berechnungen zur Durchf hrung eines Monatsabschlusses sind nicht erforderlich Nach folgenden nderungen ist es jedoch erforderlich Neuberechnungen manuell auszuf hren m nderungen in der vorhandenen Arbeitszeitregelung m nderung des Berechnungsbeginns im Stammsatz eines Mitarbeiters m Zeitgruppenwechsel eines Mitarbeiters 8 5 1 Buchungsmen aufrufen In diesem Men ist es m glich direkte Korrekturen von Zeitbuchungen vorzunehmen Die Bu chungen k nnen ver ndert gel scht und hinzugef gt werden 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Buchungskorrekturen durchgef hrt wer den sollen 2 Um Buchungskorrekturen durchzuf hren klicken Sie im Men auf Bearbeiten Buchungen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Buchungen oder doppelt in der Monats bersicht auf die Zeile mit dem Datum an dem Sie die Korrektur durchf hren m chten 156 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Buchungen Weder Nandolf Juni 2012 Buchungen Tageskonten 28 29 30 31 1 2 3 4 5678910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Ist Arbeitszeit Sollarbeitszeit TSaldo Dienstgang Dienstgang 2345673 Tagesplan 34 07 00 16 00 Zeit Funktionscode Terminal Dienstgang Ende O Ata lt 24 0 E CE 0 00 gt 24 00 Original Buchung Gerundete gt R E Vor der Rahmenzeit eA ie Nach der Rahmenzeit Symbolbedeutung H Erschein
94. Client E Mail Login Passwort vergessen Registrieren 4 Tragen Sie E Mail Adresse und Passwort ein mit denen Sie bei der Lizenz verwaltung angemeldet sind Weitere Informationen Abschnitt 5 5 1 Zugang zur Lizenzverwaltung anmelden auf Seite 43 5 Klicken Sie auf Login In dem sich ffnenden Fenster erhalten Sie einen ber blick ber Ihr System ber Erweiterungsm glichkeiten und Ihre Lizenzen Zeile blau hinterlegt Die Lizenz ist aktiviert Zeile grau hinterlegt Die Lizenz ist deaktiviert Sitzung endet in 6 23 x Rechnername Nutzer Kontaktdaten Test1 PC Nutzeri Novachron EJ Test2 PC Nutzer2 Telefon 49 391 541 0150 Sekretariat Nutzer3 Ihr System Test3 PC Nutzer4 System ID 1001 Test4 PC NutzerS Seriennummer BC99 999E 0C99 99 Mitarbeiterlizenzen D999 Rha PC Nutzer Arbeitsplatzlizenzen 6 von 10 in Nutzung Serverlizenzen A pes Test5 PC Nutzer7 1 von 1 in Nutzung Software smart time plus 6 x Erworbene und m gliche Erweiterungen Symbolbedeutung 0 Schalter zum Aktivieren einer Lizenz Lizenztyp a bee E gt B gt letzter Lizenzabruf 2012 10 23 14 14 55 2012 10 22 17 32 31 2012 10 22 15 35 13 2012 10 22 14 38 03 2012 10 19 15 18 59 2012 10 09 12 52 24 2012 08 14 13 43 22 Offline Arbeitsplatz hinzuf gen eecec00c0c66060 Beim Aktivieren einer Serverlizenz werden andere Serverlizenzen auf inaktiv gesetzt _ Schalter zum Deaktivieren e
95. Damit steht Ihnen ein Werkzeug zur Abwesenheits bersicht sowie zur Abwesen heitsauswertung zur Verf gung Bezeichner Auswahl aller Mitarbeiter oder eines einzelnen Mitarbeiters Fehlgrund Auswahl aller Fehlgr nde oder eines einzelnen Fehlgrunds Abteilung Auswahl der Mitarbeiter aller Abteilungen oder der Mitarbeiter einer einzelnen Ab teilung Darstellungszeitraum Der Darstellungszeitraum in der Abwesenheits bersicht kann weiter eingeschr nkt werden Mit dem aktivierten Markierungsschalter Zeitraum und Zeitangaben in den Eingabefeldern Vom Bis werden nach dem Aktualisieren nur noch Fehlzeiten im aus gew hlten Zeitraum angezeigt Kalendermodul Um einen gr eren Zeitraum auszuw hlen bietet das Kalendermodul eine einfache L sung Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gew nschte Startdatum halten Sie die Taste ge dr ckt und fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Enddatum Der Bereich des ausgew hlten Abwesenheitszeitraums erscheint grau unterlegt und die gew nschten Daten werden auto matisch in die Eingabefelder Vom Bis eingetragen Mit den rechts und links neben den Mo natsnamen befindlichen Dreiecken l sst sich jeder beliebige Zeitraum monatsweise aus w hlen Definition Fehlgrund Auswahl eines Fehlgrunds und eines Zeitbereichs f r den der Fehlgrund gelten soll 174 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 7 2 Fehlzeit f r einen Mitarbeiter eintragen 1 Um Fehlzeiten einzut
96. Die Verbindung zum Zeiterfassungsterminal wird aufgebaut Sie k nnen diese jederzeit trennen indem Sie auf Verbindung be enden klicken 4 Klicken Sie auf E Mitarbeiterdaten empfangen Die im Zeiterfassungs terminal erfassten Mitarbeiter werden angezeigt Die jeweils fehlenden Mitar beiter im PC oder im Zeiterfassungsterminal werden rot markiert Sie haben nun die M glichkeit fehlende Mitarbeiter im Zeiterfassungsterminal oder im PC zu erg nzen 5 Fehlende Mitarbeiter im Zeiterfassungsterminal erg nzen Klicken Sie links auf g Fehlende Mitarbeiter ausw hlen um den oder die fehlenden Mitarbeiter aus der Datenbank im PC an das Zeiterfassungsterminal zu senden Es werden alle rot markierten Mitarbeiter vom PC an das Zeiterfas sungsterminal bertragen Im Anschluss erscheint die Meldung Daten wurden erfolgreich bertragen 6 Fehlende Mitarbeiter in der Datenbank auf dem PC erg nzen Klicken Sie rechts auf g Fehlende Mitarbeiter selektieren um den oder die fehlenden Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungsterminal zu empfangen Es wer den alle rot markierten Mitarbeiter an die Datenbank auf dem PC bertragen Im Anschluss erscheint die Meldung Daten wurden erfolgreich bertragen 7 Klicken Sie auf Verbindung beenden Die Verbindung zum Zeiterfassungs terminal wird getrennt 8 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Arbeiten mit der Software 197 Mitarbeiter aus Zeiterfassungstermin
97. E re Gerundete 12 15 Um Buchungen zu l schen w hlen Sie ber das Kalendermodul den ge w nschten Tag Die vorhandenen Buchungen werden angezeigt Klicken Sie in der Rubrik Buchungen auf die zu l schende Buchung Klicken Sie auf L schen Die Buchung wird entfernt Es wird sofort eine Neube rechnung des Datenbestands durchgef hrt beginnend vom Zeitpunkt der Kor rektur bis zum aktuellen Tag Das Ergebnis der Berechnungen wird anschlie Bend in der Rubrik Tageskonten dargestellt Schlie en Sie das Fenster mit Beenden nderungs Kommentar hinzuf gen Die Zeiterfassungssoftware wurde um eine Eingabem glichkeit f r nderungs Kommentare erweitert Diese Kommentare k nnen anschlie end auch von anderen Nutzern eingesehen werden Um nderungs Kommentare einzuf gen gibt es zwei M glichkeiten im Fenster Buchungen auf das Symbol E klicken in der Monats bersicht auf die Spalte Tag oder WT klicken W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Sie einen nderungs Kommentar einf gen m chten Um einen nderungs Kommentar einzuf gen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Buchungen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Buchungen Klicken Sie auf das Symbol pe Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Anderungs Kommentar Eigener Kommentar Kommentare andere Nutzer 4 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen vor 5 Speichern Sie mit bernehmen und s
98. Fenster Fehlzeiten schlie en und das Men Bearbeiten Fehlzeiten erneut aufrufen 8 7 4 Fehlzeit in Jahres bersicht eintragen 1 W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter 2 Um die Jahres bersicht zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Jahres bersicht unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Jahres bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Jahres bersicht 3 Markieren Sie mit gedr ckter linker Maustaste den Zeitraum der Abwesenheit Dieser muss sich innerhalb eines Kalendermonats befinden Eine Eingabe ber den Monatswechsel ist nicht m glich 4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie aus dem sich ffnenden Auswahlfenster den gew nschten Fehlgrund aus Bei halben Tagen wird die Tagesanzeige halbiert dargestellt Jahres bersicht 22 EP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Soll Ist Urlaub Krank Januar KR KR KR KR KR KR 1414 00 1414 40 0 00 39 00 Februar KR KR KR E ca 135 00 130 57 0 00 19 00 M rz 139 30 11853 6 00 0 00 April m i 129 00 1300 0 00 0 00 Mai Be 149 00 20 00 0 00 0 00 Juni Dienstreise 1 2 Tag 13300 802 000 0 00 Juli Raucherpause 14200 1310 000 0 00 Zeitausgleich August 147 00 715 000 0 00 Arztgang i 128 00 000 000 0 00 ne Privat E Oktober E FERNE 14800 0 00 0 00 0 00 November H Urlaub 140 00 0 00 0 00 0 00 Dezember IE g 134 00 000 0 00 0 00 5 Best
99. Mitarbeiter vergessen zu buchen oder war es ihm nicht m glich zu einem bestimm ten Zeitpunkt eine Buchung auszuf hren kann er einen Antrag auf eine nachtr gliche Bu chung stellen 1 Testmann Ulf Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau Jahres bersicht Urlaubs bersicht Antragswesen Eigene Antr ge Buchungsantrag Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Buchungsantrag BUCHUNGSANTRAG Mitarbeiter Testmann Ulf Von 26 06 13 Zeit Fehlgrund 08 05 kein Abwesenheitsgrund BE Anmerkung Antrag abschicken Abmelden 2 Nehmen Sie die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Von ber das Kalendermodul den gew nschten Tag ausw hlen Zeit Nach Klicken in das Eingabefeld f r die Uhrzeit ber die Schieberegler die gew nschte Uhrzeit einstellen und mit Fertig bernehmen Zeit W hlen Zeit 08 05 Stunde Minute Jetzt Fertig Fehlgrund Einen eventuellen Fehlgrund w hlen Durch Klicken auf m oder E k nnen weitere Buchungen hinzugef gt oder diese wieder entfernt werden Anmerkung Bei Bedarf kann eine Erkl rung zum Buchungsantrag eingef gt werden damit der Vorgesetzte diesen Antrag sofort einordnen kann Klicken Sie auf Antrag abschicken Dem Antragsteller wird die Meldung An trag wird zur Genehmigung vorgelegt ausgegeben Der Buchungsantrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet Einen ber
100. Mitarbeiterdaten an ein Zeiterfassungsterminal senden Mit der Schaltfl che Mitarbeiterdaten senden k nnen Sie bei bestehender Online Kommunikation die Mitarbeiterdaten eines Mitarbeiters an ein ausgew hltes Zeiterfassungs terminal senden 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter dessen Daten Sie an ein Zeiterfas sungsterminal senden wollen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Mitarbeiterdaten senden 4 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Senden f r das Zeiterfassungsterminal an das die Mitarbeiterdaten gesendet werden sollen 5 Klicken Sie auf Senden 7 26 10Stammsatz ndern 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 26 11Stammsatz l schen 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den zu l schenden Mitarbeiter und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein werden die Mitarbeiterdaten nicht gel scht Der Mitarbei ter wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab gt Hinweis Einen gel schten Mitarbeiter m ssen Sie ebenfalls im Zeiterfassungsterminal l schen Weitere Informationen Abschnitt Mitarbeiter aus Ze
101. PE Senie 9 Terminalhybridmodus Mehrk rtenmodus 5 Byte Modus Keine Originalbuchungen Kommt Geht Status nutzen Periodische Vorgabezeit FZP E E S p E p E7 Formel Debugger Online Kommunikation Anzeige Verz gerung 2000 Standardwert 2000 Buchungswiederholsperre 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Einschr nkung des Berechnungszeitraums Es kann ein Datum oder ein Zeit raum Monate vorgegeben werden innerhalb dessen Berechnungen r ckwir kend durchgef hrt werden Urlaub in Stunden Der Urlaub kann in Stunden erfasst werden Ist Urlaub in Version 6 0 Einrichten der Software 145 Stunden nicht aktiviert erfolgt die Erfassung in Tagen Terminalhybridmodus Zur Verwaltung von Zeiterfassungsterminals verschiede ner Hersteller Wird dieser Modus aktiviert erscheinen in folgenden Men s zu s tzliche Listenfelder zur Auswahl Extras Terminal Terminaldefinition Terminalserie Benutzer ID Transponder ID Terminaldefinition Terminads Definition NTB 980 Log Term Nr Verf gbar Zutritt I Zutritt ext Leser Barcode Be NTB 980 Phys Tem Nr ES NTA NTB Serie I Benutzer ID Transponder ID Seele COMI z a 192 168 1 205 Portnr ooo Passwort E Auto Fkt Code s Mitarbeiter Stamms tze Transponder ID 2 und Transponder ID 3 Stamms tze Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Ter
102. Regel mit Wenn Dann Bedingungen verkn pft Kontrollfunktionen Wenn Dann Bedingung mit if Sie k nnen die Ausf hrung von Anweisungen von Bedingungen abh ngig machen Beispiel if T01 gt 30 T01 T01 30 Erl uterung Mit if leiten Sie eine Wenn Dann Bedingung ein if bedeutet wenn Es folgt die Formulierung der Bedingung Um solche Bedingungen zu formu lieren brauchen Sie Vergleichsoperatoren und in den meisten F llen auch Variablen Ist die Bedingung erf llt wird die danach folgende Anweisung ausgef hrt Ist die Bedingung nicht erf llt k nnen Sie nicht in einen ande ren Zweig springen die Anweisung wird nicht ausgef hrt Version 6 0 Einrichten der Software 099 Sprunganweisung Bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung kann mittels der Sprunganweisung Jmp zu einer beliebigen Zeile verzweigt werden Beispiel if T01 gt 30 Jmp 4 Erl uterung Ist die Bedingung der if Anweisung erf llt erfolgt ein Sprung in Zeile 4 Systemkommando Um die Ausf hrung der Berechnung bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung zu beenden wird das Ende Kommando benutzt Beispiel if T01 gt 30 End Ende Erl uterung Ist die Bedingung der if Anweisung erf llt erfolgt Berechnungsabbruch Arithmetische Operatoren Um mit numerischen Werten Berechnungen durchzuf hren brauchen Sie arithmetische Ope ratoren Die verf gbaren Operatoren sind Zuweisung Addition _ Subtraktion
103. Sie k nnen den Vorgang wiederholen bis alle Zeiter fassungsterminals mit denen kommuniziert werden soll bernommen sind gt gt Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig bernehmen lt Die Auswahl wieder zur cknehmen Klicken Sie auf Ausf hren Die Uhren im PC und im Zeiterfassungsterminal werden synchronisiert Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Hinweis Es erfolgt automatisch nach der Uhrensynchronisation ein Neustart des Zeit erfassungsterminals Tagesplanzuordnung Durch die in den Zeitmodellen definierten Arbeitszeitregelungen ist smart time plus in der La ge jedem Mitarbeiter f r jeden Kalendertag den richtigen Tagesplan zuzuordnen In be stimmten F llen zum Beispiel um an einem Tag mit einer anderen Zuschlagsregelung zu arbeiten kann es sinnvoll sein von dieser Regelung abzuweichen Hierf r bietet smart time plus die M glichkeit einem einzelnen Tag einen anderen Tagesplan zuzuordnen Tagesplanzuordnung ndern 1 Falls das Fenster Monats bersicht nicht ge ffnet ist w hlen Sie Auswertung Monats bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen das Symbol Monats bersicht Doppelklicken Sie in der Spalte TP in die Zeile mit dem gew nschten Datum der Tagesplan nderung 4 Monats bersicht p x x Februar 2012 gt Tag WT TP Beginn gt 2 Ende Soll Ist TSao Saldo Abw Fehlgrund 01 Mi 10 16 50 1 50 8 00 8 30 0 30 0 30 3 a
104. Software smart time plus webClient Die getroffenen Einstellungen gelten f r alle im Programm verwalteten Mitarbeiter Somit wird f r alle Mitarbeiter der Grundanspruch des Urlaubs und eventuell berechneter Zusatzur laub nach Lebensalter und oder Betriebszugeh rigkeit in die Mitarbeiterstamms tze eingetra gen Weichen Mitarbeiter von dieser allgemeinen Regelung ab kann ihnen im Stammsatz unter dem Register Urlaub ein individueller Anspruch zugewiesen werden Weitere Informa tionen Abschnitt 8 8 Urlaubs ab Seite 181 7 15 2 Resturlaub verwalten Resturlaub der Mitarbeiter wird nach unterschiedlichen Kriterien verwaltet Die Regelungen f r den Resturlaub k nnen dabei f r jede Abteilung verschieden definiert werden Sie k nnen ein Datum im Folgejahr festlegen bis zu dem der Resturlaub sp testens abgegolten sein muss Unter bestimmten Bedingungen lassen sich Einschr nkungen definieren damit Restur laubsanteile des Vorjahres ber diesen Zeitraum berechnet werden 1 Klicken Sie auf Programm Abteilung Abteilungen Definition Nr sense FE Sc Saldo BE Pos Kapp EN er 30 04 Min Anzahl an Tagen j 2 W hlen Sie die gew nschte Abteilung und nehmen Sie die notwendigen Ein tragungen vor Urlaub nehmen bis Tragen Sie das Datum im Format TT MM ein bis zu dem im Folgejahr der Urlaub zu nehmen ist Min Anzahl an Tagen Tragen Sie die Anzahl von Resturlaubstagen ein die mindestens bis zu diese
105. Sortierzeichenfolgen die in einer Indexdatei abgelegt sind ber Zeiger in dieser Indexdatei erfolgt der Zugriff auf die ei gentliche Datenbank Bei einem Systemabsturz kann es in seltenen F llen dazu kommen dass der Index auf Orte in der Datenbank verweist an denen keine Informationen zur Verf gung stehen Ist das der Fall sollte der Index Neuaufbau erfolgen 1 Klicken Sie auf Datei Service Index Neuaufbau Nach einer Hinweismeldung wird die Zuordnung in der Datenbank wieder neu organisiert Datensicherung zeitgesteuert durchf hren als Windows Dienst Zeiterfassungsdaten sind au erordentlich wichtige und sensible Daten insbesondere wenn sie als Grundlage f r die Lohnberechnung dienen Sie sollten deshalb nicht darauf verzichten diese Daten in regelm igen Abst nden entsprechend Ihren Gegebenheiten und Vorgaben zu sichern Eine aktuelle Datensicherung kann sehr wichtig sein falls Ihre Festplatte durch einen Virus oder einen technischen Defekt zerst rt wird und Sie Buchungen von mehreren Tagen oder Wochen nachtragen m ssten oder diese unwiederbringlich verloren sind gt Hinweis Da sich in den Datenbankverzeichnissen alle wichtigen ver nderlichen Daten be finden sollten Sie diese t glich sichern Bei der Installation der Zeiterfassungssoftware werden die Daten der Datenbank standard m ig in folgendem Verzeichnis abgelegt Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Windows Server 2003 C
106. Um den Korrekturassistenten zu ffnen klicken Sie auf Bearbeiten Korrekturassistent Es ffnet sich das Fenster Filter Hier k nnen Sie verschiedene Filter setzen um die gew nschte bersicht auszugeben Vortag Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert 1 11 01 03 12 31 03 12 Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Fitergruppe III I I IT I I I I I I II IT II I IR 170 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 2 Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Der Korrekturassistent wird f r den ausgew hlten Personenkreis und die ausgew hlte Zeit ge ffnet x Korrekturassistent Unger Anz Harte KV Alle Buchungen Nur 1 und letzte Buchung Vom 01 03 12 sug Rahmenzeit Kein Eintrag Details j Bis 31 03 12 E Amsellotti Michael 2 Amsellotti Michael 03 6 47 11 06 Amsellotti Michael 03 6 47 Amsellotti Michael Amsellotti Michael Attila Homer Berona Britta Franz Anna Lucia Freud B rbel Hitzmann Benjamin Insolvenzo Guiseppe VERS NETTTES Kutscher Bernd M ller Alex M ncheberg Sergej Merkler Heide Mitter Elenore Pietsch Patricia Schad David Schwarz Sandro Schwetz Marie Sohner Jens LET Ag Wegener Ulrich Zanker Robert Summen 3 Aktivieren Sie im oberen Teil des Fensters die gew nschten Markierung
107. Version 6 0 Auswerten mit der Software 211 9 2 Listen Eine M glichkeit um schnell und auf bersichtliche Art Ergebnisse und Informationen zu er langen stellen Listen dar So zum Beispiel um Ergebnisse von Zeit oder Ereigniskonten abzu rufen oder um zu einem beliebigen Zeitpunkt bestimmte Ausk nfte ber Personen oder Buchungen zu erhalten Die Zeiterfassungssoftware stellt Ihnen bereits mit der Installation verschiedene vordefinierte Listen zur Verf gung die f r die meisten Standardf lle einer Aus wertung bereits ausreichend sind Dar ber hinaus haben Sie die M glichkeit ber einen inte grierten Listengenerator diese Listen Ihren spezifischen Anspr chen anzupassen sowie zus tzliche Listen nach eigenen Vorgaben zu generieren gt Achtung Die standardm ig vorhandene Druckliste Monats bersicht darf weder ent fernt noch in der Listenbezeichnung ge ndert werden Das Erstellen von Listen teilt unterteilt sich in zwei Prozess Schritte m Listen generieren Beim Generieren einer Liste k nnen Listeninhalte und Listeninformationen ent sprechend der Listendefinition zusammengestellt werden Sie k nnen die Lis tendefinition im Bereich der Formatierung und der Personenauswahl beein flussen m Listen ausgeben F r das Ausgeben von Listen k nnen Sie bestimmen ob eine Liste am Bild schirm und oder ber den Drucker ausgegeben werden soll F r das Weiterverarbeiten von Daten in anderen Programmen steht
108. Vorholzeit Sparzeit Tnn Zeitkonten 01 bis 40 Cnn Ereigniskonten 01 bis 40 SIC Krank VAC Urlaub BKT Pause genommen BKA Pause abgezogen Die Zeitsummen in den Zeitkonten T Konten werden ausschlie lich in Minuten angegeben zum Beispiel 90 min statt 1 h 30 min Operatoren Zuweisungsoperator Sie m chten einer Variablen einen Wert zuweisen Der Zuweisungsoperator daf r ist Beispiel T01 10 Erl uterung Im Beispiel wird der Variablen T01 mit dem Zuweisungsoperator der Wert 10 zugewiesen Vergleichsoperatoren Vergleichsoperatoren ben tigen Sie wenn Sie zwei Werte miteinander vergleichen wollen zum Beispiel den aktuellen Inhalt einer Variablen mit einem fixen Wert Folgende Vergleichsoperatoren stehen zur Verf gung gleich Identit t gt gr er als lt kleiner als gt gr er gleich lt kleiner gleich Version 6 0 Einrichten der Software 095 096 Beispiel if T01 30 if TOI gt 30 if T01 gt 30 if T01 lt 30 if T01 lt 30 Erl uterung um abzufragen ob zwei Werte gleich sind notieren Sie zwischen zwei Werten das Zeichen um abzufragen ob ein Wert gr er oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert gr er ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert kleiner oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen lt um abzufragen ob ein Wert kleiner ist als ein anderer notieren Sie da
109. Wert auf eine vollst ndi ge Jahresfehlzeit bersicht legen benutzen Sie nicht diese Art der Fehlzeiteingabe ber das Zeiterfas sungsterminal 8 7 6 Fehlzeit bersicht ausdrucken 1 Um die Fehlzeiten der von Ihnen ausgew hlten Mitarbeiter auf dem ange schlossenen Standarddrucker auszudrucken klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Fehlgrund 2 Klicken Sie auf Drucken Die Abwesenheits bersicht wird ohne vorherige An zeige ausgedruckt 8 7 7 Fehlzeiteintr ge ndern 1 Um Fehlzeiteintr ge zu ndern klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Fehlgrund Version 6 0 Arbeiten mit der Software 179 Fehlzeiten Definition Fehlgrund i Urlaub x 12 01 12 12 01 12 Vi 01 08 12 06 02 12 10 02 12 om 01 08 12 01 0812 11 02 12 11 02 12 ze Amselotti Michael 20 02 12 20 02 12 Amselotti Michael 07 03 12 09 03 12 Amselotti Michael Urlaub 1 2 28 03 12 28 03 12 Amselotti Michael Krankheit 13 04 12 13 04 12 30 31 TE 345 12 Amselotti Michael Krankheit 21 05 12 21 05 12 6 7 8 9101112 3456789 Amselotti Michael Dienstreise 20 06 12 21 06 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 Amselotti Michael Urlaub 22 06 1
110. a 2 E Zeitraum g 2 Klicken Sie auf das Symbol f r Gruppe Es ffnet sich das Fenster Filter Hier k nnen Sie verschiedene Filter setzen um gleichzeitig f r alle Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe bestimmte Fehlgr nde wie zum Beispiel Betriebs urlaub einzugeben Das Symbol zeigt Ihnen dass die Gruppenauswahl aktiviert ist 3 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen in der Rubrik Definition vor Fehlgrund Auswahl eines Fehlgrunds Zur Auswahl stehen alle Funktionscodes die mit der Berechnungsart Sollzeit addieren Halbe Sollzeit addieren und Auf Sollzeit auff llen definiert sind VomjBis Beginn und Ende der Fehlzeit bestimmen durch Eingabe der Daten in die Eingabefelder Vom Bis oder durch Auswahl im Kalendermodul Zeit Angabe von Zeiten die von der Tagessollzeit abweichen Ist dieses Einga befeld leer wird automatisch die im Tagesplan hinterlegte Sollzeit verrechnet Ist die eingetragene Zeitsumme gr er als die Sollzeit wird die Zeitdifferenz zum Saldo addiert Unterschreitet die Zeitsumme die Sollzeit wird die Diffe renz vom Saldo abgezogen 4 Speichern Sie mit bernehmen Es wird sofort eine Neuberechnung des Da tenbestands durchgef hrt Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 176 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient gt Hinweis Um eine versehentlich falsch getroffene Auswahl r ckg ngig zu machen m s sen Sie das
111. a an bana an a oa aa i _ Q 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Listenname Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Listenauswahl berschrift Eine f r die Auswertungsliste relevante berschrift Kopf Fu zeile Beliebige Texteingabe m glich ber die nebenstehenden Auswahllisten kann entschieden werden ob und wie diese angezeigt werden sollen Seitenformat Gew nschtes Seitenformat f r den Ausdruck der Liste Buchungen Liste wird als Buchungs bersicht erstellt Summen Liste wird als Summen bersicht erstellt Industrieminuten Berechnung erfolgt in Industrieminuten Standardm ig werden alle Zeiten in Normalminuten berechnet Aktivieren Sie diesen Markie rungsschalter wenn f r die Weitergabe der Daten zum Beispiel an die Lohn und Gehaltsabrechnung die Ausgabe in so genannten Industrieminuten 1 100 Stunden erforderlich ist Dazu wird das Ausgabeformat auf 1 100 Stunden umgeschaltet Auch nach einer Umschaltung in 1 100 Stunden wird weiterhin in 1 60 Stunden gerechnet auch in der Monats bersicht und in den Korrek turmen s werden Normalminuten angezeigt In den Listenausdrucken und im Dateiexport werden Zeitsummen jedoch in Industrieminuten erkennbar am Komma zwischen Stunden und Minuten ausgegeben Zwischen den Einheiten kann beliebig auch w hrend einer laufenden Sitzung umgeschaltet werden Person Abteilung Personenkreis der f r die Liste ber ck
112. afte Zeilen k n nen Sie durch Markieren und Bet tigen von L schen entfernen 4 Speichern Sie mit bernehmen Es wird sofort eine Neuberechnung des Da tenbestands durchgef hrt Schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Hinweis Sollte die Anzahl der Eintr ge die voreingestellte Kapazit t von 30 Zeilen ber schreiten k nnen Sie durch Klicken auf Hinzuf gen die Tabelle um zus tzliche Zeilen erweitern 164 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 5 8 Summen korrigieren Die Zeiterfassungssoftware f hrt je Kalendertag und Mitarbeiter bis zu 80 Konten ber das Men Bearbeiten Summen haben Sie die M glichkeit den Inhalt aller selbst definierten Zeit und Ereigniskonten und eines Teils der internen Konten zu ver ndern Diese Funktion k nnen Sie zum Beispiel verwenden wenn bereits aufgelaufene Plus oder Mi nusstunden vor Einf hrung des Zeiterfassungssystems bernommen und weiter gef hrt wer den sollen Die sp tere Saldenberechnung und bertragung in Folgemonate erfolgt mit der Zeiterfassungssoftware dann automatisch gt Hinweis Die Kontenanzeige wird nur f r die Tage dargestellt an denen die Zeiterfas sungssoftware schon eine Berechnung durchgef hrt hat Sie k nnen diese Eingabe also nicht perspektivisch durchf hren sondern fr hestens am Tag der erstmaligen Berech nung 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Summenkorrekturen durchgef hrt wer den sollen 2 U
113. al l schen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus Die Mitarbeiter aus der Da tenbank auf dem PC werden sofort angezeigt 2 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal aus 3 Klicken Sie auf Verbinden Die Verbindung zum Zeiterfassungsterminal wird aufgebaut Sie k nnen diese jederzeit trennen indem Sie auf Verbindung be enden klicken 4 Klicken Sie auf 2 Mitarbeiterdaten empfangen Die im Zeiterfassungs terminal erfassten Mitarbeiter werden angezeigt 5 Markieren Sie einen mehrere oder alle Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungs terminal die gel scht werden sollen 6 Klicken Sie auf das Symbol Ausgew hlte Mitarbeiter l schen um den oder die Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungsterminal zu l schen Beachten Sie dabei dass die Mitarbeiterstamms tze in der Zeiterfassungssoft ware und im Zeiterfassungsterminal bereinstimmen m ssen 7 Klicken Sie auf Verbindung beenden Die Verbindung zum Zeiterfassungs terminal wird getrennt 8 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 11 5 Sommer Winterzeit am Zeiterfassungsterminal umstellen gt Hinweis Da die Sommer Winterzeitumstellung anschlie end einen Neustart des Zeiter fassungsterminals erzwingt ist es sinnvoll die Sommer Winterzeitumstellung au erhalb des laufenden Betriebs durchzuf hren Status festlegen und Datum einstellen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus 2 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungstermina
114. alter in der Spalte G ltig 4 Aktivieren Sie den zugeh rigen Markierungsschalter in der Spalte 1 2 wenn es sich um einen halben Feiertag handelt 5 Legen Sie den Typ des Feiertags fest 1 6 Sie haben so die M glichkeit ber das Men Programm Zeitgruppe den einzelnen Feiertagstypen unter schiedliche Tagespl ne mit unterschiedlichen Feiertagszuschl gen zuzuweisen 6 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 21 3 Feiertag ndern gt Hinweis In den Zeilen 1 bis 18 k nnen Sie nur G ltigkeit und Typ der Feiertage ndern 1 Klicken Sie auf Programm Feiertage 2 W hlen Sie den zu ndernden Feiertag aus 3 Klicken Sie auf den Markierungsschalter G ltig bzw auf die Pfeiltasten zur Auswahl des Typs 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Komplette nderungen an Feiertagen k nnen Sie erst ab Zeile 19 den selbst definierten Feier tage vornehmen 1 Klicken Sie in die zu ndernde Spalte des selbst definierten Feiertags Nehmen Sie die nderung vor Name des Feiertags Datum G ltig 1 2 Typ 2 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 21 4 Feiertag l schen gt Hinweis Das komplette L schen eines Feiertags ist erst ab Zeile 19 den selbst definierten Feiertagen m glich 1 Klicken Sie auf Programm Feiertage 2 W hlen Sie den zu l schenden Feiertag und klicken Sie
115. ankheit Verrechnungssatz Krankheit Unfall Krankheit Unfall eit gt 42 Tage ze gt 42 Tage ea Tageskonto X Kind it Kind Maximalwert it ohne Krankenschein ohne Krankenschein n p 2 Klicken Sie jeweils auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintra gungen bzw Auswahlen vor Nr Kontonummer zum Identifizieren des Kontos aufw rts bis 40 Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name zum Identifizieren des Kon tos Leistungsart Lohnart die diesem Konto in Ihrem Lohnprogramm zugeordnet ist Mehrere Angaben zum Beispiel eine Lohnart und ein Ausfallschl ssel DATEV k nnen durch das Trennzeichen getrennt in diesem Feld eingetragen werden Bei Zeitkonten die nicht bertragen werden sollen kann das Eingabe feld leer bleiben Verrechnungssatz In diesem Eingabefeld k nnen Sie einen Prozentsatz f r die Konten vorgeben Faktor 150 Kontentyp Zeitraum ausw hlen ber den das Konto kumulierend ist 068 Einrichten der Software smart time plus webClient FZP Maximalwert Maximalwert f r Konten festlegen Alle Werte die dar ber lie gen werden gekappt 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 5 2 Zeit und Ereigniskonten ndern 1 Klicken Sie auf Programm Zeitkonten bzw Programm Ereigniskonten 2 W hlen Sie das zu ndernde Zeit bzw Ereigniskonto und f hren Sie die erfor derlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie
116. anten korrekt umsetzen Sollzeit addieren Der g ngige Berechnungstyp f r viele ganzt gige Fehlgr nde wie Urlaub Dienstreisen u Bei Abwesenheit erfolgt f r diesen Tag die Addi tion der im Tagesplan definierten Sollzeit Wird an einem solchen Tag Arbeits zeit geleistet wird diese zus tzlich in den Saldo gerechnet Auf Sollzeit auff llen Diesem Typ liegt eine dynamische Berechnung zugrunde Bei Abwesenheit wird immer die Differenz zwischen Istzeit und Sollzeit ange rechnet Diese Berechnungsart kann ausgew hlt werden wenn es nicht ge w nscht ist dass bei Abwesenheit mehr als die Tages Sollzeit angerechnet wird zum Beispiel bei Krankheit oder Dienstreisen Halbe Sollzeit addieren Die Berechnung ist identisch mit der vorhergehenden Variante F r die Abwesenheit wird aber nur die halbe Sollzeit gutgeschrieben Definierte Zeit addieren Die Berechnung erfolgt hnlich wie bei Sollzeit addie ren Der zu addierende Wert wird aber nicht dem Tagesplan sondern dem Eingabefeld neben dem Listenfeld Berechnung entnommen Bei der Berech nung wird diese angegebene Zeit zur Anwesenheitszeit hinzugef gt Mit dieser Berechnungsart lassen sich zum Beispiel Bonuszeiten Postgang o f r dienstliche Erledigungen nach dem Arbeitszeit Ende anrechnen Mit dem Akti vieren des Markierungsschalters Ersetze Sollzeit wird bei einer ganzt gigen Abwesenheit die Soll und Istzeit auf den definierten Wert gesetzt Definierte Zeit subtrahiere
117. aproject E Novaplar E Epot E Statistikmodul E Novaaccess 3 Klicken Sie auf Lizenzverwaltung E Mail ANMELDUNG Passwort vergessen Registrieren 4 Klicken Sie auf Registrieren Version 6 0 Installieren der Software 043 ANMELDUNG E Mail E Mail E Mail Best tigung Passwort eccoocoooe Passwort Best tigung Seriennummer 5 Tragen Sie die geforderten Informationen in die Eingabefelder ein 6 Klicken Sie auf Registrieren Die Registrierung ist damit abgeschlossen gt Hinweis Notieren Sie sich die Zugangsdaten und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf Notizen dieser Art sollten jedoch nur Ihnen zug nglich sein 5 5 2 Lizenzen online verwalten Voraussetzung um online auf die Lizenzverwaltung zugreifen zu k nnen ist die Registrierung am Lizenzserver Weitere Informationen Abschnitt 5 5 1 Zugang zur Lizenzverwaltung an melden ab Seite 43 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme 2 Klicken Sie auf Hilfe Lizenzinformationen Lizenzinformationen Dongle ID 1001 E Paket 1 H ndler Code ES WI Paket 3 Anzahl Mitarbeiter 0000 Anzeigetableau Version IE Novaproject 1 I E Novaplan Arbeitspl tze E Epot m m r Statistikmodul Lizenzverwaltung E Novaaccess 3 Klicken Sie auf Lizenzverwaltung 044 Installieren der Software smart time plus web
118. arf weder ent fernt noch in der Listenbezeichnung ge ndert werden 9 10 1 Monats bersicht anzeigen und ausdrucken 1 Um die Monats bersicht als Liste zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Listen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Listen oder auf die Schnellstartleiste Listen jeweils mit der Anzeige bereits vorhandener Listen 2 Doppelklicken Sie auf Monats bersicht Es ffnet sich das Fenster Filter Filter Vortag Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereiche Fitergruppe 3 Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte bersicht auszuge ben Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die Monats bersicht wird f r den jeweils ausgew hlten Personenkreis und den ausgew hlten Zeitraum ge ffnet Version 6 0 Auswerten mit der Software 237 9 10 2 238 Datum 02 05 13 ij i Seite 1 Zeit 13 11 Monats bersicht 01 04 13 30 04 13 Bezeichner Amselotti Michael Benutzer ID 5 Zeitgruppe Gleitzeit Abteilung Admin Personalnummer Summen Soll Stunden 176 00 Ist Stunden 181 16 bertrag aus Vormonat 129 53 bertrag in Folgemonat 126 06 Aktueller Monat 5 16 Kappung 0 00 Korrektur 0 00 Gesamt 126 06 Anspruch Genomm Kennzeichnung manueller Buchungen aus List
119. assung der biomet risch relevanten Eigenschaften dieser Person und Erstellung und Speicherung eines Datensatzes Template m Erfassung der biometrisch relevanten Eigenschaften einer Person Erstellung ei nes Datensatzes Templates und Vergleich der aktuell pr sentierten mit den zuvor abgespeicherten Daten Matching Fingerabdruck Minuzien Extrahierte Minuzien Zur Erfassung einer Person in einem biometrischen System wird beim Enrollment vom Finger abdruck zun chst ein Bild erzeugt Mittels eines speziellen Algorithmus der bei jedem Her steller unterschiedlich ist wird dieses in einen Datensatz das Template umgewandelt und gespeichert gt Es ist nicht m glich aus diesem extrahierten Datensatz auf dem umgekehrten Wege wie der einen Fingerabdruck zu generieren Beim Matching wird ein Vergleich zwischen dem gespeicherten Template und dem Datensatz der bei einer erneuten Pr sentation gewonnen wurde durchgef hrt Wird eine hinreichende bereinstimmung festgestellt erkennt das System den Benutzer Identifikation und Verifikation Bei der Verwendung biometrischer Systeme zur Authentifizierung von Personen st t man immer wieder auf die Begriffe Identifikation und Verifikation Ziel einer biometrischen Erkennung ist stets die Identit t einer Person zu ermitteln Identifika tion oder eine behauptete Identit t zu best tigen bzw zu widerlegen Verifikation Identifikation 1 n Vergleich Bei einer Identif
120. asswort 3 Mitarbeiter Tragen Sie als Standard Benutzername Admin ein gt Hinweis F r das erstmalige ffnen der Zeiterfassungssoftware muss das Eingabefeld Passwort frei bleiben 4 Klicken Sie auf bernehmen 042 Installieren der Software smart time plus webClient 5 5 Lizenzverwaltung Die Lizenzen werden extern ber einen sogenannten Lizenzserver freigeschaltet und ber wacht ber einen anmeldepflichtigen pers nlichen Zugang besteht dabei die M glichkeit diese Lizenzen online zu verwalten Dabei reichen die M glichkeiten der Lizenzverwaltung vom generellen System berblick ber Lizenzz hlung Kontrolle von Server und Arbeits platzinstallationen bis zur Aktivierung bzw Deaktivierung von Lizenzen Da die Lizenzverwaltung ist ein u erst sensibler Bereich ist sollte der Zugang ausschlie lich dem Systemadministrator oder einem gleichwertigen Mitarbeiter vorbehalten sein 5 5 1 Zugang zur Lizenzverwaltung anmelden Um die Lizenzverwaltung nutzen zu k nnen m ssen Sie sich zun chst online registrieren 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme 2 Klicken Sie auf Hilfe Lizenzinformationen Lizenzinformationen Dongle ID 1001 H ndler Code Seriennummer B 111 1 11E 2222 11 Anzahl Mitarbeiter 0000 10 Arbeitspl tze 10 Lizenzverwaltung WI Paket 1 E Paket 2 E Paket 4 E Anzeigetableau E Nov
121. at Inkl Zone VonjBis Innerhalb dieser Pausenzone ist die Pause zu nehmen 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 6 3 Pausenplan ndern 1 Klicken Sie auf Programm Pausenplan 2 W hlen Sie den zu ndernden Pausenplan und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 6 4 Pausenplan l schen 1 Klicken Sie auf Programm Pausenplan 2 W hlen Sie den zu l schenden Pausenplan und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird der Pausenplan nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Version 6 0 Einrichten der Software 071 11 71 4 072 Rundungsplan Die in den Rundungspl nen enthaltenen Rundungsregeln dienen dazu Kommen und Gehen Zeiten zu runden Die Originalbuchungen die vom Zeiterfassungsterminal abgerufen wurden sowie die eingegebenen Korrekturbuchungen werden nicht ver ndert Definieren und erfas sen Sie die Rundungsregeln getrennt nach Kommen und Gehen Buchungen Zur Anlage ei nes Rundungsplans steht Ihnen eine Tabelle mit zehn Zeilen zur Verf gung smart time plus unterscheidet zwei unterschiedliche Rundungstypen m Zonenrundung m Intervallrundung Rundungsplan f r Zonenrundung anlegen F r die Zonenrundung werden der Start und das Ende ei
122. atenbank speichern m Buchungen nach den Zeitmodellen verrechnen die den Mitarbeitern zu geordnet werden m Salden vom PC zum Zeiterfassungsterminal senden und in der Datenbank f r die Mitarbeiterinformationen speichern Buchungen empfangen Es werden die folgenden Schritte ausgef hrt m Terminalbuchungen zum PC bertragen und in der Datenbank speichern m Buchungen nach den Zeitmodellen verrechnen die den Mitarbeitern zugeord net werden Ergebnisse senden Die berechneten Salden Saldo vom Vortag werden zum Zeiterfassungsterminal gesendet und in der Datenbank f r die Mitarbeiterinformationen abgespeichert Uhren synchronisieren Alle verf gbaren Terminaltypen sind mit einer internen Quarzzeitbasis ausgestattet und verf gen ber eine hohe Ganggenauigkeit Trotzdem ist es in gr eren Zeitabst nden erforderlich die Uhrzeit zu korrigieren Mit dem Ausf hren der Funktion Uhren synchronisieren wird die Systemzeit des PC zum Zeiterfassungsterminal gesendet gt Achtung Vergewissern Sie sich dass die Uhrzeit auf dem PC richtig eingestellt ist Korri gieren Sie diese gegebenenfalls vor dem Synchronisieren F hren Sie die Uhrensynchronisation mindestens einmal j hrlich durch um eine korrekte Funktion des Gesamtsystems zu gew hrleisten 190 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Online Kommunikation Bei der Online Kommunikation unterliegen die Zeiterfassungsterminals einer permanenten A
123. aub haben k nnen Sie diesen Anspruch folgenderma en in die Tabelle eintragen Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze W hlen Sie den Mitarbeiter dem Zusatzurlaub gew hrt werden soll Aktivieren Sie das Register Urlaub BP W N a Klicken Sie in die Spalte Zusatz Akt und tragen Sie den Wert f r den Zu satzurlaub in Tagen ein Dieser Wert gilt nur f r das Jahr des Eintrags und wird nicht f r die Folgejahre fortgeschrieben 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Hinweis Dauerhaft gew hrter Zusatzurlaub zum Beispiel f r Schwerbehinderte sollte sinnvollerweise als erh hter Grundurlaub eingegeben werden 184 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 8 3 Urlaubskorrekturen durchf hren In bestimmten F llen sind Korrekturen erforderlich so zum Beispiel beim Systemstart im lau fenden Jahr oder wenn Urlaubsanspruch durch Entgelt abgegolten wird Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze W hlen Sie den Mitarbeiter dem Zusatzurlaub gew hrt werden soll Aktivieren Sie das Register Urlaub BR W N a Klicken Sie in die Spalte Korr und tragen Sie den Korrekturwert ein Ein ma thematisches Vorzeichen ist nur bei negativen Werten erforderlich 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 8 4 Urlaub in Stunden berechnen Die Zeiterfassungssoftware berechnet normalerweise den Urlaub in Tagen Soll
124. auch auf das Symbol Stamms tze in der Schnellstartleiste klicken 2 Aktivieren Sie das Register Systemdaten W hlen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und setzen Sie den Benutzerstatus auf Benutzer zur ck Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal aus Klicken Sie auf Verbinden Klicken Sie auf das Symbol Administratorenrechte l schen Die Adminis tratorenrechte werden gel scht O a A W 7 Klicken Sie auf Verbindung beenden 8 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Weitere Informationen um Administratorenrechte direkt im Zeiterfassungsterminal zur ckset zen entnehmen Sie dem Benutzerhandbuch zu Ihrem jeweiligen Zeiterfassungsterminal Wo gebe ich Abwesenheitstage Urlaub Krank ein 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Fehlzeiten Alternativ k nnen Sie auch in der Mo nats bersicht doppelt auf die Spalte Fehlgrund klicken 2 W hlen Sie im Listenfeld Fehlgrund die gew nschte Abwesenheit Funktions code 3 W hlen Sie ber den Kalender den gew nschten Zeitraum Durch Ziehen mit gedr ckter Maustaste k nnen Sie mehrere Tage gleichzeitig markieren Alter nativ k nnen Sie das Datum auch in die Felder VomfBis eintragen Mit der Schaltfl che Gruppe kann mehreren Mitarbeitern gleichzeitig einen Fehlgrund zugeordnet werden 4 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Alternativ k nnen Sie diese Fehlzeiten auch in der Jahres bersic
125. beiter sowie eine mitarbeiterbezogene Notizfunktion Auf einer Bildschirmseite des Statustab leaus werden bis zu 56 Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge angezeigt Das Status tableau wird im Abstand von 60 Sekunden durch Auslesen der Datenbank aktualisiert Durch verschiedene Farben werden vier unterschiedliche Zust nde signalisiert Mitarbeiter kg Anwesend status l l ae Abwesend mit Funktionscode Auswerten mit der Software smart time plus webClient Der Abwesenheitsgrund Abwesend mit Funktionscode wird zus tzlich durch einen farbigen Balken zwischen L mp chen und Namen differenziert Die Farbe des Balkens wird bei der Definition des Funktionscodes festgelegt Abwesend Haus verlassen Abwesend unentschuldigt gt Aktualisieren Mit der Schaltfl che Aktualisieren k nnen Sie unabh ngig von den automatischen Aktualisierungen den momentan aktuellen Stand der An bzw Abwesenheiten abrufen 9 3 1 Momentane An Abwesenheit der Mitarbeiter abrufen 1 Um das Anwesenheitstableau zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Statustableau Es wird der momentane An und Abwesenheitszustand aller Mitarbeiter an gezeigt Statustableau e Po zn Writer Abteilungen gt Fi enhereich Status T g Lorenz Margarete ___ M ncheberg Sergei __Paporazzo Sergio Taten 3 III ERIE Amsellotti Mi
126. beren Ecke einer Liste zum Schlie en dieser Liste 4 Klicken Sie auf das Symbol Drucken in der Listenleiste bzw auf Datei Dru cken Die gew nschte Liste wird ausgedruckt 5 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um die Liste zu schlie en 9 2 2 Vorgaben einer Liste ndern Die Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen jederzeit die M glichkeit Listenvorgaben in bereits erstellten Listen zu ndern Version 6 0 Auswerten mit der Software 213 1 Um Listenvorgaben zu ndern klicken Sie auf Programm Listen Filter i Seitenformat Listenname f1 Monats bersicht Zeile si E Hochformat TESS Monats bersicht Zeile BE EEE Querfomat Korizeic OO OOOO Fu zeil Buchungen tzeic SE G E Bezeichner Cai E Industrieminuten Datum Wochentag Tagesplan Alle Komm Buchungen Alle Gehn Buchungen Soll Ist T gliches Saldo Kumuliertes Saldo Abwesenheitszeit Abwesenheitsgrund Listenkopfparameter Personalkopf Woche Summen Salden Unaub Wochensumme Boa nlolalelulni INSIDE Periodensumme Ss 2 W hlen Sie die vorhandene Liste und f hren Sie die erforderlichen nderungen an den Listenvorgaben aus Informationen zu den Eingabem glichkeiten Ab schnitt Vorgaben f r eine neue Liste erstellen ab Seite 214 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 2 3 Vorgaben f r eine n
127. bfrage durch die Zeiterfassungssoftware Erfasste Buchungen werden sofort bertragen und verrechnet 8 11 2 Daten zeitgesteuert bertragen als Windows Dienst Der Datentransfer vom Zeiterfassungsterminal zum PC und umgekehrt kann wie bereits be schrieben manuell ausgel st werden H ufig besteht jedoch der Wunsch diesen Vorgang zu automatisieren Das kann zum Beispiel w hrend der Nachtstunden erfolgen damit die Mitar beiter zu Beginn der Arbeitsaufnahme bereits ihren aktuell verrechneten Saldo am Zeiterfas sungsterminal erfahren k nnen Zeitauftrag anlegen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge Zeitauftr ge _ gt u rr Zeitpunkt 2 Ergebnisse senden Nr Von E Intervall 3 Buchungen empf 000 23 53 0 01 4 Berechnung Ye Online Kommunik atior 5 Tableau i 6 Uhrzeit stellen ey Online Kommunikation 7 7 Daten exportieren a Terminals x T z Deren Verf gbar Ausgw hlt u m Ablegen in Taskleiste 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Zeitauftrags Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r den Zeitauftrag Funktion Gew nschte Art der Daten bertragung ausw hlen Terminals Unter Verf gbar in der linken H lfte der Rubrik Terminals wer den die zur Verf gung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt Markie ren Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf eine
128. bgezogen Also wird eine GLH Pause von einer halben Stunde nach 6 Stunden Arbeitszeit vereinbart so verbleiben nach einer Arbeits zeit von 6 Stunden und 5 Minuten noch 5 Stunden und 35 Minuten da die halbe Stunde Pause hart abgezogen wurde 1 KO GE 08 00 15 00 08 00 15 00 2a OGE 1530 1630 1530 1630 gerechnete Pause 14 00 14 30 15 00 15 30 gilt nicht als Pause Ill Iststunden 7 50 Std 8 00 Std Version 6 0 Grundlagen der Zeiterfassung 027 3 1 4 Schichtplanung Bei der Schichtplanung geht es darum dass die ben tigte Minimalpersonalst rke nicht unter schritten wird Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und wenn vorhanden Vereinbarungen mit dem Betriebsrat beachtet werden Schichten und Wochenenddienste m glichst gerecht auf alle Personen verteilt werden die vertraglichen Arbeitszeiten eingehalten und Qualifikationen und Mitarbeiterw nsche beachtet werden Die Vorgehensweise zum Anlegen eines flexiblen Schichtsystems k nnen Sie dem Abschnitt 11 3 FAQ Probleme und L sungen unter der Frage Wie erstelle ich verschiedene Arbeits zeitmodelle ab Seite 268 entnehmen Schichtmodelle Die Flexibilit t von Schichtsystemen ist eine individuelle Angelegenheit Den Erfordernissen des Unternehmens und der jeweiligen Problemlage entsprechend muss ein unternehmensspezifi sches Modell gefunden werden Folgende Varianten gibt es daf r m Feste Schichtfolgen Es werden regelm ige Arbeitszeitmodelle definiert Diese
129. bol Zusatzspalten ea Klicken Sie auf das Symbol E Monatsplaner Ausgabe der Zusatzfelder lt Keine gt Abwesenheitsgrun Abwesenheitszeit Gaian Eu Alle Konten u Alle Konten inkl K Anzahl Arbeitstage Ereigniskonten Harte Kernzeitverlet Ist Krankheit Kumuliertes Saldo _ Neg Kappkonto Pause automatisch Pause genommen Pause gesamt Nehmen Sie die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Feld Auswahl des gew nschten Kontos in einer freien Zelle Bezeichner Spaltenbezeichnung im Monatsplaner Um die Spaltenbezeich nung einzutragen doppelklicken Sie dazu in die jeweilige Zeile Breite Spaltenbreite in Punkten festlegen Spalten f r die keine Breite definiert ist werden nicht angezeigt Ausgabe der Zusatzfelder Wird dieser Markierungsschalter aktiviert erschei nen die neuen Spalten am Bildschirm und k nnen auch mit dem Monatsplan ausgedruckt werden Zeichensatzgr e Ausdruck Um den Monatsplaner an das gew nschte Papier format anpassen zu k nnen kann die Schriftgr e ausgew hlt werden Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 5 4 Monatsplan ausdrucken 1 Um den Monatsplaner zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Monatsplaner unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Monatsplaner oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Monatsplaner W hlen Sie den gew nschten Monat und den gew ns
130. bteilung O Kostenstelle 5 23 eigene Daten Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau Wemicke Ralph mo o jun Mrarsemer 01 o2 03 oa 05 0607 o8 09 1011 12 13 14 1516 17 1819 20 21 22 23 24 25 26 27 2829 30 31 Tr O Christine Breitbeck UR UR UR UR Antragswesen Dieter Pieper x x LIRTIEISTIEUTTG Jahres bersicht Urlaubs bersicht Passwort ndern Abmelden ber die Monats und Jahresauswahl oberhalb der Tabelle kann sowohl der Monat als auch das Jahr ausgew hlt werden ber die Optionsschalter Keine Abteilung und Kostenstelle kann die gew nschte Mit arbeitergruppe bersichtlich angeordnet werden Der ausgew hlte Mitarbeiter wird dabei an oberster Stelle angezeigt Vorgesetzte denen der Zugriff auf eine Mitarbeitergruppe gestattet ist k nnen sich den Mit arbeiter oben rechts im Listenfeld ausw hlen Dieser wird dann in der obersten Zeile ange zeigt F r eine Vorauswahl k nnen Filter gesetzt werden wie im Abschnitt 10 2 3 Filter setzen auf Seite 246 beschrieben Jahres bersicht Mit der Jahres bersicht steht Ihnen ein Informationsinstrument zur Verf gung das Ihnen ei nen berblick ber die eingetragenen Abwesenheitsgr nde eines ausgew hlten Mitarbeiters f r ein Kalenderjahr anzeigt so zum Beispiel Urlaubs oder Krankheitstage 10 7 1 Jahres bersicht anzeigen 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Jahres bersicht 2012 eigene Daten y
131. ch dem Arbeitszeit Ende anrechnen Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters Ersetze Sollzeit wird bei einer ganzt gigen Abwesen heit die Soll und Istzeit auf den definierten Wert gesetzt Definierte Zeit subtrahieren Die Berechnung erfolgt quivalent zur Definierte Zeit addieren Bei Benutzung des Codes wird der definierte Zeitwert vom Saldo subtrahiert 3 1 3 Pausenregelungen Der Gesetzgeber verlangt dass nach einer bestimmten Arbeitszeit eine Pause eingelegt wer den muss damit sich der Mitarbeiter wieder regenerieren kann Version 6 0 Grundlagen der Zeiterfassung 025 Mit dem Zeiterfassungssystem besteht die M glichkeit Pausenabz ge automatisch und un kompliziert vorzunehmen M gliche Arten des Pausenabzugs Feste Pause Diese Pausenart wird vorzugsweise gew hlt wenn eine feste Arbeitszeit vorliegt und oder zu der Pause keine Buchung durch den Mitarbeiter erfolgt Die Eingabe dieser Pause erfolgt ber eine definierte Pausendauer und eine Pausenzone die mit dieser Pausendauer bereinstimmt Variable Pause Diese Pausenart wird vorzugsweise f r die Mittagspause gew hlt wenn der Abzug auch dann richtig berechnet werden soll wenn der Mitarbeiter zur Pause bucht Hierbei wird neben ei nem Uhrzeitbereich zum Beispiel 11 00 14 00 Uhr auch ein Mindestabzug zum Beispiel 30 Minuten vorgegeben Damit wird folgendes erreicht Der Mitarbeiter kann so in der vorgege benen Zeitspanne zur Pause buche
132. chael BT n Freud B rbel Hitzmann Benjamin Hofmann ario Bi Anwesend Abwesend Haus verlassen Zeit 0 51 Abwesend mit Funktionscode Abwesend ZT 2 Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters Filter k nnen Sie den Personen kreis nach Abteilungen oder einen Firmenbereich eingrenzen 3 Schalten Sie mit den Pfeiltasten E BI seitenweise vor oder zur ck wenn die Mitarbeiteranzahl die Seitenansicht bersteigt 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Auswerten mit der Software 219 9 3 2 Detailinformationen zu einem Mitarbeiter abrufen 1 Um das Anwesenheitstableau zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Statustableau 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che mit dem Namen des Mitarbeiters In dem sich ffnenden Fenster werden die letzte Buchung der Abwesenheitsstatus und ein eventueller Abwesenheitscode angezeigt Amsellotti Michael Letzte Buchung 14 12 Status Abwesend mit Funktionscode Abwesenheit Dienstgang 3 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 3 3 Notiz hinterlegen Diese Funktion ist optional und nur sinnvoll nutzbar in Verbindung mit dem separat erh lt lichen netzwerkf higen Zusatzmodul Statustableau 1 Um das Anwesenheitstableau zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Statustableau 2 K
133. chen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 22 3 Schulferien l schen 1 Klicken Sie auf Programm Schulferien Version 6 0 Einrichten der Software 127 2 W hlen Sie die zu l schenden Schulferien und klicken Sie auf L schen Die Schulferien werden aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 23 Filtergruppen Wenn Sie ganz gezielt nach bestimmten Mitarbeitern selektieren m chten k nnen Sie mit sogenannten Filtern arbeiten Daf r haben Sie die M glichkeit Filtergruppen frei zu definie ren So ist es zum Beispiel m glich Mitarbeiter abteilungs bergreifend oder Mitarbeiter die keinen Abteilungen angeh ren bestimmten Filtergruppen zuzuordnen zum Beispiel Auszu bildende Damit bestehen auch f r diese Mitarbeiter Auswertungsm glichkeiten Gerade f r die Nutzung des webClients k nnen Sie ber die Filtergruppen festlegen welcher Benutzer welche Mitarbeiterbereiche einsehen darf Weitere Informationen Abschnitt 10 1 3 Benutzerrechte einrichten Seite 241 7 23 1 Filtergruppe hinzuf gen 1 Klicken Sie auf Programm Filtergruppen Filtergruppen x nr TE Auszubildende 1 Kurz o Faj Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Zeitgruppe Mandant Gruppenmitglieder Mitarbeiter Schwarz Sandro Amsellotti Michael Attila Homer Berona Britta Fleising Rona Franz Anna Lucia Freud B rbel Giesbert
134. chen Merkmalen Diese Merkmale sind unmittelbar an den K rper der Person gebunden und m s sen nicht erst zus tzlich zugeordnet werden Biometrische Merkmale sind bezogen auf den Benutzer einzigartig und eindeutig An ein bi ometrisches Merkmal muss sich der Benutzer nicht erinnern er kann es weder vergessen noch verlieren sondern tr gt es st ndig bei sich K rperliche Merkmale k nnen nicht wie ein Passwort oder Karte einfach weitergegeben und missbr uchlich verwendet werden Deshalb bietet sich die Biometrie als Alternative oder Erg nzung zu herk mmlichen Metho den wie Karte oder PIN Passwort zum Einsatz in Zeiterfassungs und Zutrittskontrollsystemen an Zu den biometrischen Verfahren die mit passiven physiologischen Merkmalen arbeiten und zur Personenidentifikation eingesetzt werden geh ren m Fingerabdruckerkennung Gesichtserkennung Ir serkennung Venenerkennung Handgeometrieerkennung Warum Fingerabdruckerkennung Von allen biometrischen Verfahren hat in den letzten Jahren weltweit die Erkennung anhand des Fingerabdruckes die weitaus gr te Verbreitung erfahren Die Fingerabdruckerkennung hat einen Anteil von 40 an den verwendeten biometrischen Verfahren Deshalb existieren mit der Fingerabdruckerkennung auch die umfangreichsten praktischen Erfahrungen Fingerabdrucksysteme weisen bez glich der Anschaffungskosten gegen ber allen anderen Systemen deutliche Vorteile auf In einer vom Bundesamt f r Sicherheit
135. chenplan vorgegebenen Tagesplanfolge eine Verrechnungs nderung durch den zeitweiligen Wechsel in einen anderen Tagesplan zu erreichen Die Verrechnungs nderung ist auf den Tag der Ein gabe des Funktionscodes beschr nkt 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes und w hlen Sie den zuvor angeleg ten Funktionscode 2 W hlen Sie im Listenfeld Funktion Tagesplan wechseln Nach der Auswahl lagesplan wechseln ndert sich die Rubrik in Tagesplan und es wird ein neues Listenfeld eingeblendet aus dem der gew nschte Tagesplan gew hlt werden kann 3 W hlen Sie in der Rubrik Tagesplan im Listenfeld den gew nschten Tages plan Funktionscodes J ET 2 Dienstgang E Dienstreise l Dienstreise 1 2 Tag SH T agesplan wechseln z Priorit t 11 nstiges BR R NDER BT so Tagesplan ee Zetausgieich F Arztgang Privat 1 2 3 4 5 6 T 8 Kontenzuordnung F2 Auswahl d i 4 Vergeben Sie bei Bedarf eine Priorit t mit Werten zwischen O und 9 Mit der Vergabe einer Priorit t f r den zu definierenden Funktionscode wird bei ver schiedenen Abwesenheiten an einem Tag festgelegt nach welchem Funktions code prim r die Berechnung erfolgen soll Version 6 0 Einrichten der Software 109 110 Funktion Zutritt Dieser Funktionscode kann genutzt werden f r Zeiterfassungsterminals mit Zutrittsfunktion Erfolgt eine Buchung in Verbindung mit dem Funktionscode Zutritt erfolgt lediglich d
136. chlie en Sie das Fenster mit Beenden Das Vorliegen eines nderungs Kommentars wird durch das Symbol W angezeigt m in der Monats bersicht in Spalte Tag m im Fenster Buchungen in der Rubrik Buchungen Alternativ k nnen Sie das Fenster nderungs Kommentar ffnen in dem Sie in der Mo nats bersicht in der Spalte Tag und in der Zeile mit dem gew nschten Datum dopgpelkli cken nderungs Kommentare k nnen auch innerhalb von Listen als Spalte Bemerkungen ausge geben werden Weitere Informationen Abschnitt 9 2 2 Vorgaben einer Liste ndern ab Seite 213 8 5 6 nderungs Kommentar l schen 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Sie einen nderungs Kommentar l schen m chten 2 Suchen Sie in der Monats bersicht das Datum an dem der nderungs Kommentar wieder gel scht werden soll gekennzeichnet durch das Symbol in der Spalte Tag 3 Doppelklicken Sie in der Spalte Tag auf diese Zeile Es ffnet sich das Fenster mit dem nderungs Kommentar 4 Klicken Sie auf L schen Der nderungs Kommentar und das Symbol W in der Monats bersicht werden gel scht 8 5 7 Gruppenbuchung hinzuf gen ber das Men Gruppenbuchung sind Sie in der Lage f r Mitarbeiter die zeitweise keine M glichkeit haben an der Zeiterfassung teilzunehmen Buchungen im Block nachzutragen Weiterhin ist es m glich nicht nur eine Buchung sondern gleichzeitig mehrere Buchungen Version 6 0 Arbeiten
137. chnet dann automatisch den Korrekturwert In neuen Spalten mit selbstdefinierten Konten ist es m glich direkt in Zellen mit einem Dop pelklick Summenkorrekturen ausf hren 8 1 3 Monats bersicht anpassen Das Aussehen der Monats bersicht kann benutzerspezifisch angepasst werden W hrend die Spalten 1 bis 7 fest definiert sind k nnen Sie sich ab der Spalte 8 andere als die standard m ig angebotenen Konten anzeigen lassen und zus tzliche Spalten hinzuf gen Getrennt werden diese beiden Bereiche durch eine schwarze Spaltenlinie Version 6 0 Arbeiten mit der Software 151 Februar 2012 9 21 10 14 T Spalten 1 bis 7 fest definierter Standardbereich 2 ab Spalte 8 variabler Bereich Spalten ndern 1 Klicken Sie auf Ansicht Aufbau Monats bersicht Aufbau der Monats bersicht Arbeitstage Freier Tag Feiertag W Kurzbezeichner f r Tagesplan W 3D Look T gliches Saldo Kumuliertes Saldo Abwesenheitszeit 25 25 25 50 20 50 20 50 55 50 55 55 2 Klicken Sie in der Spalte Feld in der 8 bis 13 Zeile auf eine Zelle und w hlen Sie in der Auswahlbox das gew nschte Konto aus ndern Sie entsprechend Ihrer Vorgaben F r die Spalten 1 bis 7 der Monats bersicht sind die Feldbe zeichnungen fest definiert Bezeichnung Format und Breite k nnen jedoch ebenfalls ge ndert werden 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Spalten hinzuf gen
138. cht zwingend erforderlich 7 18 1 Mandant anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Mandanten Mandanten Definition Nr Bezeichner Kr M 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Mandanten Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r den Mandanten Kurz Optional kann eine eindeutige Kurzbezeichnung abgelegt werden 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 18 2 Mandant ndern 1 Klicken Sie auf Programm Mandanten 2 W hlen Sie den zu ndernden Mandanten und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 18 3 Mandant l schen 1 Klicken Sie auf Programm Mandanten 2 W hlen Sie den zu l schenden Mandanten und klicken Sie auf L schen Der Mandant wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 122 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 19 Firmenbereiche Firmenbereiche dienen als Selektions und Sortierkriterum Das Anlegen von Firmenbereichen ist f r das Erfassen und Verrechnen der Arbeitszeiten nicht zwingend erforderlich Mitarbeiter die Firmenbereichen zugeordnet sind k nnen in anderen Programmteilen ber diese Kriterien ausgewertet werden 7 19 1 Firmenbereich anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Firmenbereiche Firmenbereiche Defin
139. chten Fingern Es wird empfohlen immer mehr als einen Fingerabdruck pro Mitarbeiter einzu lesen 8 Schlie en Sie die Eingaben mit Beenden ab gt Hinweis Ein geringer Prozentsatz von Benutzern hat Fingerabdr cke die nicht korrekt identifiziert werden k nnen Diesen Benutzern wird empfohlen am Zeiterfassungstermi nal statt ihres biometrischen Fingerabdrucks einen Transponder in Verbindung mit einem Passwort zu verwenden 7 26 4 Fingerabdr cke an ein Zeiterfassungsterminal senden Informationen zum Senden der Fingerabdr cke an Zeiterfassungsterminals entnehmen Sie dem Abschnitt 7 26 9 Mitarbeiterdaten an ein Zeiterfassungsterminal senden auf Seite 141 138 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 26 5 Fingerabdr cke l schen 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter dessen Fingerabdr cke Sie aus dem System l schen m chten 3 Aktivieren Sie das Register Fingerprints 4 Klicken Sie auf die Nummerntaste mit dem zu l schenden Fingerabdruck Klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Der Fingerabdruck wird aus der Da tenbank gel scht Bei Nein wird der Fingerabdruck nicht gel scht 6 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 26 6 Terminalnachrichten erstellen Unter dem Register Terminalnachrichten haben Sie die M glichkeit einem Mitarbe
140. chten Personenkreis Klicken Sie auf das Symbol Drucken Der Monatsplan wird ausgedruckt Version 6 0 Auswerten mit der Software 227 96 Jahres bersicht Mit der Jahres bersicht steht Ihnen ein Informationsinstrument zur Verf gung das Ihnen den t glichen An und Abwesenheitsstatus eines ausgew hlten Mitarbeiters f r ein Kalenderjahr anzeigt F r jeden Monat erhalten Sie zus tzlich einen schnellen berblick ber die Soll und Ist Arbeitszeit sowie Urlaubs oder Krankheitstage Die Jahres bersicht ist ber die AutoHide Funktion aufrufbar das hei t wenn die Maus den Bereich verl sst wird das Fenster automatisch wieder ausgeblendet 9 6 1 Jahres bersicht aufrufen 1 Um die Jahres bersicht zu ffnen klicken Sie auf die Schaltfl che Jahres bersicht unterhalb der Listenleiste auf Auswertung Jahres bersicht oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Jahres bersicht Jahres bersicht 02 gt EP 11l2 4 5 6 7 8 910112 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Sol ist Urlaub Krank Januar ww i Ag KRKRKRKR BE 141 00 141 40 0 00 39 00 Eur KR KR KR H I 135 00 130 57 0 00 19 00 M rz uR rs 139 30 118 53 6 00 0 00 April a DR 129 00 13 00 0 00 0 00 Mai E 149 00 20 00 0 00 0 00 Juni E g 133 00 8 02 0 00 0 00 Juli E 142 00 13 10 0 00 0 00 Per 147 00 7 15 0 00 0 00 rg 128 00 0 00 0 00 0 00 Oktober E 148 00 0 00 0 00 0 0
141. chtung Eine versehentlich gel schte Fehlzeit kann nicht wiederhergestellt werden Be achten Sie auch dass eine gel schte Fehlzeit Auswirkungen in den berechneten Zeitkon ten eines Mitarbeiters haben kann 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Fehlzeiten Das Fenster Fehlzeiten k nnen Sie auch aus der Monats bersicht starten indem Sie in der Spalte Fehlgrund ei nen Doppelklick ausf hren Version 6 0 Einrichten der Software 119 Fehlzeiten Definition Fehlgrund Arbeitsunfall Amsellotti Michael Krankheit 24 01 12 27 01 12 F Amsellotti Michael Krankheit 30 01 12 03 02 12 11 0612 11 0612 Amsellotti Michael Zeitausgleich 20 02 12 20 02 12 Zeit oOo Amsellotti Michael Urlaub 12 03 12 12 03 12 Amssellotti Michael Arztgang 14 05 12 20 05 12 28 29 30 31 1 2 3 1 45678910 2345678 E 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 331 1 2345 Fitter Bezeichner Fehlgrund Arseoti ichae Abteilung E Zeitraum X 2 2 W hlen Sie den zu l schenden Abwesenheitszeitraum und klicken Sie auf L schen Die Fehlzeit wird gel scht und die Zeiterfassungssoftware f hrt automa tisch eine Neuberechnung durch 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 17 Abteilungen Abteilungen sind ein Selektions und Sortierkriterium insbesondere f r das Verwalten von Ur laubsanspr chen Mitarbeiter die Abteilungen zugeordnet s
142. code Funktionscodes N Eos Funktion Prona Abwesenheit er Bezahlte Unterbrechung FZP 4 000 Hahmenzer EEE som FE IE Ersetze Sollzeit E Bis n chste Buchung Heute I Mit freien Tagen Auf Pause anrechnen Inkl Zonenkonten E Uriaub E Entnahme aus Vorholzeit E Krankheit E Entnahme aus pos Kappkonto E Exklusiv F2 Auswahl Kontenzuordnung 106 Einrichten der Software smart time plus webClient 2 W hlen Sie im Listenfeld Funktion die Option Abwesenheit 3 W hlen Sie in der Rubrik Abwesenheit im Listenfeld Berechnung die Art der Abwesenheitsberechnung Unterbrechung Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert jedoch nicht als Arbeitszeit verrechnet Die Differenz zwischen Ist und Sollzeit wird automatisch vom Saldo abgezogen Sie kann zum Beispiel zum Darstellen von genommenen Gleitnachmittagen eingesetzt werden Bezahlte Unterbrechung Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert aber gleichzeitig als Arbeitszeit verrechnet Liegt der Abwesenheitszeitraum in nerhalb der ersten Kommen und letzten Gehen Buchung wird die Differenz zeit abz glich eventueller Pausen berechnet Bei einer Abwesenheit vor der ersten oder nach der letzten Buchung werden als Bezugspunkt f r die Berech nung die parametrierten Werte f r Dienstgang Start und Dienstgang Ende aus dem Tagesplan gew hlt Mit dieser Berechnungsvariante lassen sich alle g n gigen Dienstgangvari
143. d sind geld oder zeitgef hrte Arbeitszeitkonten Hierbei wird zwischen der W hrung und damit auch der Nutzung angesammelter Arbeitszeit unter schieden Auch die Verf gungsm glichkeiten variieren So gibt es h ufig Modelle die dem Mitarbeiter nur eine beschr nkte Autonomie innerhalb gewisser Grenzwerte einr umen Bei Ampelmodellen zum Beispiel werden drei Phasen unterschieden In Abh ngigkeit von der An zahl gesammelter Stunden kann der Mitarbeiter entweder frei oder in Abstimmung mit dem Version 6 0 Grundlagen der Zeiterfassung 021 Vorgesetzten ber den Auf und Abbau von Stunden entscheiden Nur in Extremf llen wird der Vorgesetzte von seiner Weisungsbefugnis Gebrauch machen Diese Auflistung macht deutlich dass Arbeitszeitkonten sowohl restriktiv als auch sehr flexibel gehandhabt werden k nnen Iststunden Iststunden sind alle f r den Mitarbeiter anrechenbaren Zeiten wie Anwesenheitszeiten ab z glich Pausen Abwesenheitszeiten aufgrund Urlaub Krank Dienstreise Arztgang usw Sollstunden Die Sollstunden beinhalten die vertraglich vereinbarten zu leistenden Stunden des Mitarbei ters Sie stellen den Gegenpart zu den Iststunden dar und werden durch Hinterlegung in den Tagespl nen automatisch erzeugt Die Sollstunden sind als Vorgabe anzusehen die der Mitarbeiter zu erf llen hat Saldo Sollstunden Iststunden Saldo Der Saldo ist wie zu sehen ist eine gerechnete Gr e und stellt dar inwi
144. d unregel m igen Arbeitszeiten m glich Mit der Visualisierung der Mitarbeiterst rken in Abteilungen und der damit verbundenen M glichkeit zur Erkennung von Engp ssen zum Beispiel bei Krankheiten sind Sie in der Lage schnell zu reagieren und damit die kontinuierliche Produkti vit t zu gew hrleisten NovaPROJECT NovaPROJECT erfasst und verwaltet auftragsbezogene Arbeitszeiten Diese Arbeitszeiten wer den auf einzelne Projekte oder Auftr ge mit mehreren Arbeitsg ngen verteilt Die bersicht der daf r angefallenen Arbeitsg nge f hrt zu einer wesentlich schnelleren Bewertung der Produktivit t und Rentabilit t von Projekten Das bedeutet f r Sie mehr Transparenz bei der Vor und Nachkalkulation und eine pr zise Planungsgrundlage f r k nftige Projekte NovaACCESS NovaACCESS erm glicht es die Zutrittsberechtigungen f r jeden Mitarbeiter minutengenau und f r jeden Wochentag einzeln zu steuern NovaACCESS bernimmt dabei die Administra tion der angebunden Terminals Zutrittsleser und Motorschl sser Die Funktionalit t bez glich der Definition von tageszeitabh ngigen Zutrittseinschr nkungen ist dabei terminalabh ngig Antipassback und T rsperrung bei unberechtigtem Zugriff sind m glich Dar ber hinaus kann wahlweise eine On oder Offline Auswertung der get tigten Zutritte erfolgen Eine tabellari sche Auswertung mit Filterm glichkeiten hinsichtlich Zeitraum und Mitarbeiter kann im Off line Modus erfolgen so dass g
145. den Vorholzeit Guthaben berstunden Saldo Bezahlte berstunden Dieses Konto wird ebenfalls nur gef llt wenn es ben tigt wird und die entsprechenden Felder angelegt sind Im Unterschied zu Guthaben berstunden wird dieser Kontostand zu jedem Monatsersten auf Null gesetzt da ja wie der Name schon sagt diese berstunden zum Mo natsende ausbezahlt werden F r die Zuschlagsberechnung k nnen diese berstunden ggf weiter unterteilt werden in Konten mit unterschiedlichen Zuschlagsprozenten zum Beispiel 25 50 70 100 usw Das sind dann die Lohnarten Speicher die auch bei einer Wei tergabe an ein Lohn Gehaltsprogramm bergeben werden Soll keine Datenweitergabe er folgen sondern die Werte nur f r interne Informationszwecke gespeichert werden finden hierf r die Info Speicher Verwendung Gleitzeit Kernzeit Das Arbeitszeitmodell der Gleitzeit zeichnet sich dadurch aus dass ein Mitarbeiter innerhalb eines vorgegebenen Rahmens Lage und Dauer seiner Arbeitszeit selbst gestalten kann Grunds tzlich lassen sich folgende Varianten des Modells unterscheiden m einfache oder klassische Gleitzeit m qualifizierte Gleitzeit m Gleitzeit mit Funktionszeiten Einfache oder Klassische Gleitzeit Je nach Gleitzeitvariante bestehen f r Mitarbeiter unterschiedliche M glichkeiten zur eigen verantwortlichen Arbeitszeitgestaltung Bei der so genannten klassischen oder einfachen Gleitzeit legt der Arbeitgeber folgende zeitliche Posi
146. der auf dem Computer installiert ist Ok Abbrechen Hie 5 Beziehungsweise w hlen Sie eine Computerdatenquelle Diese ist an den jewei ligen PC gebunden und kann nicht gemeinsam verwendet werden TR I Dateidatenquelle Computerdatenquelle nn En mung nicht gemeinsam verwendet sind sowohl auf einen Benutzer als auch rn rue era Systemdatenquellen k nnen von allen Benutzem an einem Computer oder in einem Netzwerk verwendet werden 6 Klicken Sie auf OK Die ausgew hlten Daten werden importiert Version 6 0 Arbeiten mit der Software 203 8 11 11Daten in externe Programme exportieren 204 F r die Datei bergabe an externe Programme steht optional ein Exportgenerator zur Verf gung mit dessen Hilfe einfach und mit hoher Flexibilit t Exportdateien im ASCII Format er zeugt werden k nnen Es sind zwei grunds tzliche Formate vorhanden m Tages bersicht Buchungen Sie k nnen Detailinformationen wie Buchungen und den Inhalt von Tageskon ten darstellen m Summen bersicht Sie k nnen den ber einen definierten Zeitraum summierten Inhalt von Ta geskonten darstellen Diesen zwei Grundtypen lassen sich Personen Abteilungen Zeitgruppen oder Kostenstellen zuordnen so dass insgesamt acht unterschiedliche Dateitypen zur Verf gung stehen Konten ohne Inhalt werden nicht in die Exportdatei aufgenommen Ausnahmen bilden die Grundkonten Soll Ist Saldo positives Ka
147. der folgenden Tasten gt Das ausgew hlte Zeiterfassungsterminal in die rechte H lfte unter Aus gew hlt bernehmen Sie k nnen den Vorgang wiederholen bis alle Zeiter fassungsterminals mit denen kommuniziert werden soll bernommen sind gt gt Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig bernehmen lt Die Auswahl wieder zur cknehmen VonfBis Zeitspanne definieren Intervall Zeitabstand der Daten bertragung alle wie viel Minuten oder Stun Version 6 0 Arbeiten mit der Software 191 den innerhalb der angegebenen Zeitspanne die Daten bertragung erfolgen soll Beispiel 1 Der Zeitauftrag wird einmalig um 8 00 Uhr ausgef hrt Von Bis Intervall 08 00 08 00 00 00 Beispiel 2 Der Zeitauftrag wird zyklisch zwischen 8 00 Uhr und 18 00 alle 15 Minuten aus gef hrt Von Bis Intervall 08 00 18 00 00 15 Wochentage Die f r den Zeitauftrag g ltigen Wochentage ausw hlen Die gew hlten Wochentage erhalten einen gr nen Haken die abgew hlten Wo chentage ein rotes Kreuz Tag Soll der Zeitauftrag als wiederkehrendes Ereignis immer am gleichen Tag eines Monats ausgef hrt werden ist der entsprechende Wochentag einzu tragen zum Beispiel 10 f r den 10 Tag im Monat Ablegen in Taskleiste Bei aktiviertem Markierungsschalter wird die Kommuni kationsinformation in der Taskleiste abgelegt 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Um Zeitauftr
148. die Bedingung erf llt wird die danach folgende Anweisung ausgef hrt F r F lle in denen die Bedingung nicht erf llt ist k nnen Sie nicht in einen anderen Zweig springen die Anweisung wird nicht ausgef hrt Sprunganweisung Bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung kann mittels der Sprunganweisung Jmp zu einer beliebigen Zeile verzweigt werden Beispiel if T01 gt 30 Jmp 4 Erl uterung Ist die Bedingung der if Anweisung erf llt erfolgt ein Sprung in Zeile 4 Systemkommando Um die Ausf hrung der Berechnung bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung zu beenden wird das Ende Kommando benutzt Beispiel if T01 gt 30 End Ende Erl uterung Wenn die Bedingung der if Anweisung erf llt ist erfolgt ein Abbruch der Berechnung Einrichten der Software smart time plus webClient Arithmetische Operatoren Um mit numerischen Werten Berechnungen durchzuf hren brauchen Sie arithmetische Ope ratoren Die verf gbaren Operatoren sind Beispiel Zuweisung Addition Subtraktion Multiplikation Division T01 T01 30 T01 T01 30 T01 T01 2 T01 101 2 T01 T01 1 Erl uterung Mit notieren Sie eine Addition mit eine Subtraktion mit eine Multi plikation und mit eine Division gt Hinweis Pro Zeile k nnen Sie jeweils nur eine Berechnungsoperation formulieren 7 12 4 Formel im Formeleditor anlegen 1 W hlen Sie im Men Programm den Men p
149. die Sie oft f r Ihre t gliche Arbeit ben tigen hnlich wie bei Men befehlen in der Men leiste sind die Funktionen der Schnellstartleiste in Gruppen zusammengefasst Wenn Sie auf eine Gruppe klicken werden die dazu vorhandenen Funktionen in Form von Symbolschaltfl chen eingeblendet Ein einfa cher Mausklick auf ein Symbol ffnet das dazugeh rige Fenster Die Schnellstartleiste ist un terteilt in D Q L Programm Tagesplan pa O D z AeA A Wochenplan 3 92 eilungssumme Det j ri 6 Mitarbeiter bersicht ri 7 Geburtstagsliste 1 8 Geburtstagsliste Version 6 0 Bedienen der Software Buchungen Monats bersicht Jahres bersicht Stamms tze Fehlzeiten Korrekturassistent bersicht ber Buchungsfehler mit Korrekturm glichkeit Listen Auswahl von Standardlisten und von eigenen Listen Statustableau bersicht ber An und Abwesenheit Monatsplaner Kommunikation Auswahl Buchungen empfangen Ergebnisse senden Buchungen empfangen Ergebnisse senden Uhren synchronisieren Online Kommunikation Tagesplan Schichtplan Wochenplan Zeitgruppe Es steht eine Auswahl an Standardlisten zur Verf gung Durch Doppelklicken k nnen die einzelnen Listen aufgeru fen werden 055 1294 D 67 8 91011 1 12 13 14 15 16 17 18 O 19 20 21 22 23 24 25 14 26 27 28 29 30 31 U N 1 2345678 1 9101112131415 13 16 17 18 19 20 21 22 Arbeitsber
150. die Terminalnachricht beim n chsten Buchungsvorgang des Mitarbeiters am Zeiterfas sungsterminal angezeigt wird gehen Sie folgenderma en vor 1 2 5 Klicken Sie auf Kommunikation Senden Empfangen W hlen Sie in der Men leiste den Namen des gew nschten Mitarbeiters Senden Empfangen Funktion Status ENdE N chrichten Ergebnisse senden 02 07 12 11 53 Initialisiere Terminal NTB 980 Port 4370 IP 192 168 1 205 wurde ge ffnet Terminals Verf gbar Ausgw hlt W hlen Sie in der Rubrik Funktion die Daten bertragungsart Ergebnisse senden und in der Rubrik Ausgew hlt das gew nschte Zeiterfassungstermi nal Klicken Sie auf Ausf hren Die Terminalnachrichten werden gesendet Bei fehlerfrei ablaufender Kommunikation blinkt die LED Status kurzzeitig gr n Bei fehlerhafter Kommunikation leuchtet die LED Status rot W hrend der Daten bertragung werden im rechten Fenster alle Ereignisse pro tokolliert Eventuell auftretende Kommunikationsprobleme k nnen damit leich ter lokalisiert werden Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Beim n chsten Buchungsvorgang am Zeiterfassungsterminal erh lt der Mitarbeiter die an ihn gerichtete Terminalnachricht Version 6 0 Arbeiten mit der Software 199 8 11 7 Administratorenrechte am Zeiterfassungsterminal l schen Mit dieser Funktion ist es m glich Administratorenrechte in ausgew h
151. e Seriennummer in das Eingabefeld ein Die Se riennummer finden Sie in der CD H lle 3 Aktivieren Sie den Optionsschalter Vollversion 4 Klicken Sie auf Aktivieren Die Zeiterfassungssoftware wird ber das Internet registriert Es ffnet sich das Anmeldefenster f r Ihre Softwareversion 040 Installieren der Software smart time plus webClient Passwort 999 Mitarbeiter plus taaa baal ll Bed lad Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 Ist die Registrierung erfolgreich steht nun oben in der Leiste Passwort xxx Mitarbeiter xxx entspricht dabei der Anzahl der f r die Software lizenzierten Mitarbeiter gt Hinweis F r das erstmalige ffnen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation muss das Eingabefeld Passwort frei bleiben 5 Klicken Sie auf bernehmen Zeiterfassungssoftware offline lizenzieren Wenn Sie mit einem PC auf dem Sie die Zeiterfassungssoftware installieren m chten nicht auf das Internet zugreifen k nnen besteht die M glichkeit die Lizenzierung offline durchzu f hren Voraussetzung sind ungenutzte Lizenzen gt Hinweis F r die Lizenzierung muss jedoch mindestens ein System zur Verf gung stehen dass ber einen Internetzugang verf gt Weitere Informationen Abschnitt 5 5 3 Lizenz offline aktivieren ab Seite 46 5 3 4 Zeiterfassungssoftware auf Server ber USB Dongle lizensieren Die Standardlizensierung der Zeiterfassungssoftware
152. e Webtlient zuordnen Mitarbeiter ausw hlen Benutzernamen Passwort zur Mitarbeiter einer Filtergruppe zuordnen Anmeldung festlegen gilt f r Benutzernamen Passwort zur Anmeldung festlegen Zeiterfassungsoftware WebClient Mitarbeiter in den Personal gilt f r Zeiterfassungsoftware WebClient Berechtigungsstufe festlegen Filtergruppen anlegen stamm aufnehmen Zugriffsrechte Antragsrechte festlegen gilt f r WebClient gilt nur f r Zeiterfassungsoftware En el In smart time plus webClient gibt es zwei M glichkeiten um f r jeden Benutzer Anmeldungs und Benutzerrechte individuell festzulegen und zwar unter m Extras Benutzerverwaltung m Mitarbeiter Stamms tze WebClient 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 Aktivieren Sie das Register WebClient Stamms tze 4 Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Terminalnachrichten Jahresguthaben Po Bezeichner P Amselotti Michael Berutzername adin Mustermann Karl Passwort een y Benutzerrechte Testfrau Gundula ee Administrator 5 EEM lt Eigene Daten gt z Genehmigungsstufe nur Eintr ge niederer Stufe x Antr ge sofort bernehmen E Empfang ge 3 W hlen Sie den Mitarbeiter und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor um dessen Zugriff auf den webdClient festzulegen 242 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient Fe
153. e entfernen Im Normalfall werden in der Liste Monats bersicht korrigierte oder hinzugef gte Buchun gen mit einem Stern gekennzeichnet In bestimmten F llen kann es notwendig sein die Lis te Monats bersicht ohne diese Kennzeichnung der manuellen Buchungen bzw Korrekturen auszudrucken 1 Klicken Sie auf Extras Allgemeine Parameter Allgemeine Parameter Einschr nkung des Berechnungszeitraums DD O Letzef Monatie Terminalhybridmodus F Zeichensatzgr e Listen j8 RE USB RFID Leser an COM Pot 5 Byte Modus s Algorithmus USB FP Leser X Keine Originalbuchungen Kommt Geht Status nutzen ig Zeichensatzgr e Online Nachricht peggee Serie 960 UN Online Kommunikation Anzeige Verz gerung 2500 Standardwert 2000 Buchungswiederholsperre 2 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Keine Originalbuchungen 3 Speichern Sie mit bernehmen Das Fenster wird gleichzeitig geschlossen 4 Erstellen Sie erneut die Liste Monats bersicht entsprechend Abschnitt 9 10 1 Monats bersicht anzeigen und ausdrucken auf Seite 237 Die manu ellen Buchungen oder Korrekturen erscheinen nun ohne Stern Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 11 Zutritts bersicht ber die Zutrittstabelle k nnen Sie jederzeit nachvollziehen welcher Mitarbeiter wann und an welchem Zeiterfassungsterminal angemeldet ist 9 11 1 Zutritts bersicht aufrufen 1 Klicken Sie auf Auswertu
154. ecke ist es m glich die Erfassungsdaten eines am Zeiterfas sungsterminal angeschlossenen Barcodelesers Barcodescanners zu bernehmen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminaldefinition Version 6 0 Einrichten der Software 143 Terminaldefinition Terminals r Definition 2 Log Term Nr To Verf gbar E Zutritt E Zutritt ext Leser E Barcode ee NTE 980 Phys Term Nr seee COM1 r 14 192 168 1 210 Portnr oOo Passwort oOo Auto Fkt Code 2 Aktivieren Sie zus tzlich zum Markierungsschalter Verf gbar den Markierungs schalter Barcode 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 29 Allgemeine Einstellungen 7 29 1 Anschlusseinstellungen f r serielle Schnittstelle In diesem Men werden die Kommunikationsparameter f r die serielle Schnittstelle einge stellt falls die Datenkommunikation ber die Schnittstelle RS232 oder RS485 erfolgen soll 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Schnittstellenparameter Schnittstellenparameter Schnittstelle r Baudrate bertragungsparameter 115200 z 2 Stellen Sie im Listenfeld Schnittstelle die Parameter f r die Schnittstellen COM 1 bis COMA ein an denen die Zeiterfassungsterminals angeschlossen sind 3 W hlen Sie in der Rubrik bertragungsparameter die entsprechenden Ein stellungen Als Standardeinstellung f r alle Zeiterfassungsterminals gelten im Wesentlichen die Parame
155. eich ber den Kalender k nnen Zeitr ume ausgew hlt werden um schneller zu navigieren bzw um Auswertungen schnel ler laufen zu lassen Durch Klicken in einen Monat wechselt die Monats ber sicht sehr schnell in den ausgew hlten Monat Mit der Auswahl eines beliebigen Zeitraumes werden im bersichtsfenster Information unterhalb der Monats ber sicht sofort die berechneten Zeitkonten f r den ausge w hlten Zeitraum dargestellt In diesem Teil des Dialogfensters ffnen sich die jeweiligen Funktionsfenster Die Monats ber sicht ist zwischen den linken und rechten Leisten angedockt Sie minimiert sich jedoch auto matisch beim Anzeigen einer wichtigen Information zum Beispiel bei Listenausdrucken bersichtsfenster Buchungen Erfolgt f r angew hlte Mitarbeiter eine Tagesauswahl in der Monats bersicht erscheinen in diesem Bereich folgende detaillierte Informationen m ausgew hlter Tag mit g ltigem Tagesplan als Grundlage f r die Berechnung aus Buchungen resultierende Ergebnisse in Zeitkonten a m Pausenzeiten entsprechend Pausenplan und Buchungen Buchungen Tag 11 03 13 Tagesplan Gleitzeit 3 Konten Ist Arbeitszeit 8 40 Soll Arbeitszeit 8 00 TSaldo 0 40 Pause Abzug 0 30 Pause Genommen 0 00 3 Buchungen 8 03 17 13 Buchungen neu Eu Buchungen 2 lt l schen 056 Nach Klicken auf dieses Symbol k nnen Buchungen hier direkt eingegeben werden Die Eingabe kann dabei ohne Doppelpunkt e
156. eit bestimmter definierter Rahmenbedingungen durchf hren lassen Der Formeleditor ist eingebunden in m Tagesplan Die mit ihm definierten Berechnungsregeln werden automatisch zum Tagesen de vorgenommen Mit der Eingabe eines Datums kann die Berechnung gezielt auf einen bestimmten Tag des Monats beschr nkt werden m Vochenplan Die Spalte Tag spielt hier keine Rolle da die Berechnungen am letzten Tag der Woche ausgef hrt werden m Zeitgruppe Die Spalte Tag spielt hier keine Rolle da die Berechnungen am letzten Tag des definierten Monats ausgef hrt werden Mit der in der Zeiterfassungssoftware integrierten Makroprogrammierung haben Sie die M g lichkeit wiederkehrende Berechnungsabl ufe Abfolgen von Formeln zusammenzufassen Diese Makros k nnen dann vom jeweiligen Formeleditor aus aufgerufen werden Weitere In formationen Abschnitt 7 13 Makros ab Seite 104 Nachfolgend sind die zur Verf gung stehenden Variablen und Operatoren erl utert 094 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 12 1 Formeleditor f r Tagesplan Variablen Die vom Formeleditor verwendeten Variablen sind die in der Zeiterfassungssoftware benutz ten Zeit und Ereigniskonten F r Vergleichs und Rechenoperationen k nnen folgende Vari ablen genutzt werden Bal Tagessaldo GBA Gesamtsaldo Nor Sollzeit Reg Istzeit PFn Personalfeld 1 4 Personal stammypers nliche Daten Kap positives Kappungskonto Spa
157. eitszeit 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan und dort auf das Register Summen berstunden Parameter Summen berstunden MEZUEI 1 B ro Vollzeit 2 Produktion TZ 5 Definition gt h min Kein Saldo gt E 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor h min tragen Sie den Schwellwert ein ab dem die Berechnung in eines der berstundenkonten erfolgt Kein Saldo Wenn aktiviert dann wird die Mehrarbeit ausschlie lich in die ge w nschten Konten und nicht parallel in das Tagessaldo gerechnet Konten Zeitkonten ausw hlen in die Mehrarbeit beim Erreichen des Schwell werts gerechnet werden soll Innerhalb der Eingabefelder kann mit F2 eine Auswahl der verf gbaren Konten aufgerufen und direkt bernommen werden 086 Einrichten der Software smart time plus webClient Faktor Dient zur zus tzlichen Berechnung im Zusatzmodul Auftragszeiterfas sung 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden FZP Formeleditor Genaue Ausf hrungen zum Verwenden des Formeleditors erhalten Sie im Abschnitt Formeleditor f r Wochenplan auf Seite 98 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan und dort auf das Register Formel editor da Parameter SEE Formeleditor FZP 1 B ro Vollzeit 2 Produktion TZ 5 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Weitere In formationen Abschnitt 7 12 2 Formeleditor f r Wochenplan ab Seite 98 3 Speichern S
158. eitszeit wird auf Grundlage der betrieblichen Notwendigkeiten im Rahmen eines Arbeitszeitmodells festgelegt Es wird die Dauer der t glichen Arbeitszeit und die gleichm ige oder ungleichm ige Verteilung auf die Wochentage festgelegt M glich ist somit auch ein unregelm iges Arbeitszeitmodell bei dem die zu leistende Arbeitszeit nicht innerhalb einer Woche sondern im Durchschnitt eines definierten Zeitraumes zum Beispiel Jahr erreicht wird m Jahresarbeitszeit Das Modell der Jahresarbeitszeit auf Voll oder Teilzeitbasis zielt auf die An passung der Mitarbeiterkapazit t an den Arbeitsanfall im Jahresverlauf Pla nungsgrundlage sind betriebliche Analysen des Arbeitsanfalls Ein Teil der Arbeitszeit wird durch den Arbeitsanfall vorgegeben Spielraum besteht bei T tigkeiten die nicht unmittelbar erledigt werden m ssen sowie aufgrund von Tauschm glichkeiten untereinander Jahresarbeitszeit kann als Rahmenmodell vereinbart und nach Bedarf in den Abteilungen ausgestaltet werden oder nur f r einzelne Abteilungen mit schwankendem Arbeitsanfall bzw projektbezo gener Arbeit gelten m Gleitzeit Bei der Gleitzeitarbeit bestimmen die Mitarbeiter ihre t gliche Arbeitszeit nach pers nlichen Bed rfnissen und betrieblichen Belangen innerhalb von Gleitzeit spannen selbst Eine Anwesenheitspflicht besteht nur w hrend der Kernzeit die in neueren Modellen ebenfalls entfallen kann In Form einer variablen Ar beitszeit kann die Mitarbeite
159. en 142 Zutritts bersicht usa nn 239 Index smart time plus webClient
160. en 7 11 2 Zeitgruppe kopieren Mit der Schaltfl che Kopieren haben Sie die M glichkeit eine bereits vorhandene Zeitgruppe zu kopieren entsprechend den Anforderungen zu ndern und als neue Zeitgruppe abzuspei chern Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe W hlen Sie die zu kopierende Zeitgruppe und klicken Sie auf Kopieren Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus BR W N a Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 11 3 Zeitgruppe ndern 1 Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe 2 W hlen Sie die zu ndernde Zeitgruppe und f hren Sie die erforderlichen n derungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 11 4 Zeitgruppe l schen gt Achtung Der L schvorgang kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Vergewissern Sie sich daher unbedingt vorher ob diese Zeitgruppe nicht Bestandteil einer noch beste henden Arbeitszeitregelung ist 1 Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe Version 6 0 Einrichten der Software 093 2 W hlen Sie die zu l schende Zeitgruppe und klicken Sie auf L schen Die Zeit gruppe wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 12 Formeleditor CZ Der Formeleditor ist ein leistungsf higes Instrument mit dessen Hilfe sich komplizierte Be rechnungen oder automatisierte Umbuchungen zwischen einzelnen Konten in Abh ngigk
161. en Jahresguthaben Statistik Webclient Bezeichner Anspruch Zusatz gt Amselotti Michael Akt Jahr Akt Mustermann Karl 0 00 2600 400 0 00 30 00 26 00 4 00 0 00 0 00 60 00 0 00 i 0 00 60 00 Abteilungsdefinitionen Neuaufbau Urlaub Sofern Sie die im Abschnitt 7 15 Urlaubsvoreinstellungen ab Seite 116 beschriebenen Ein gaben durchgef hrt haben wird Ihnen in der Tabelle der errechnete Gesamturlaubsanspruch angezeigt Der Urlaub wird grunds tzlich in ganzen und halben Tagen berechnet Die Tabelle beginnt mit dem Jahr das f r den Mitarbeiter im Personalstamm als Berechnungsbeginn de finiert ist Die Tabelle dient zur Information ber das Urlaubsguthaben des Mitarbeiters und zum Durchf hren notwendiger Korrekturen Als Korrekturwert werden auch halbe Tage ak zeptiert Die Tabelle enth lt drei unterschiedliche Zelltypen m nicht nderbare Zellen mit den errechneten Werten m nderbare Zellen mit den errechneten Werten m nderbare Zellen die keine von der Zeiterfassungssoftware errechneten Werte enthalten In den F llen in denen die automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs nicht genutzt werden kann muss der Anspruch manuell eingegeben werden gt Hinweis Eingaben im Men Mitarbeiter Stamms tze Urlaub erfordern die Schreibweise mit Dezimalpunkt nicht mit Kommal Die Daten der Urlaubsberechnung setzen sich wie folgt zusammen m Anspruch Der Urlaubsanspruch eines Jahres se
162. en auf Seite 199 7 26 8 Jahresguthaben festlegen CA Mit dem Festlegen von Jahresguthaben haben Sie die M glichkeit einem Mitarbeiter f r das aktuelle Jahr zus tzliche Tage oder Stunden zu gew hren Daf r k nnen Sie bis zu zehn ver schiedene Konten anlegen Anwendungsf lle k nnten zum Beispiel zus tzlich gew hrte Ur laubstage oder zus tzliche Freistellungstage sein F r die Berechnung in diesen Konten sollten Sie zuvor unter Programm Zeitkonten bzw Programm Ereigniskonten ein entsprechendes Zeit oder Ereigniskonto anlegen Das Jahresguthaben tragen Sie zu Beginn eines Jahres ab dem 01 Januar ein 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter dem Sie ein Zeitguthaben zuweisen m chten 3 Aktivieren Sie das Register Jahresguthaben Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Bezeichner Wa a i I 4 IB il di 4 i 140 Einrichten der Software smart time plus webClient 4 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name f r das Jahresguthaben konto Konten Auswahl eines Zeit oder Ereigniskontos Wert Angabe des Guthabens bei Auswahl Zeitkonto Angabe in Stunden der eingetragene Wert wird am Jahresende auf Null gesetzt bei Auswahl Ereigniskonto Angabe in Tagen 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 26 9
163. en k nnen beim Listengenerator nur Summe der Periode oder tageweise Ausga be m glich H chste Werte Niedrigste Werte Wert 1 Wert 2 ber diese Parameter k n nen einzelne Werte automatisch hervorgehoben werden Dabei kann ein Wer tebereich oder alternativ die h chsten bzw niedrigsten X Werte definiert werden X bedeutet in diesem Fall der unter Wert 1 eingetragene Wert Die Auswahl der Werte wird dabei auf die Spalten beschr nkt f r die ein H kchen in der Tabelle unter Grafik gesetzt ist Allgemeine Parameter Diese Einstellungen sind bei tabellarischer und grafischer Auswertung relevant Die Einstellungsm glichkeiten befinden sich unterhalb der Wertmarkierung Summe pro Periode Die Summe f r den kompletten Auswertungszeitraum wird ermittelt und angezeigt Gesamt pro Gruppe Die Summe der Gruppe wird f r jedes Intervall ermittelt und ausgegeben Sollte Gesamt pro Periode selektiert werden wird in dieser Spalte auch die Summe ber alle selektierten Mitarbeiter und die gesamte Pe riode ermittelt Intervall Gibt die Gr e der Teilintervalle an d h in welche Teilperioden die Gesamtperiode untergliedert werden soll F r jedes dieser Teilintervalle werden die Werte analog der Vorgaben in der Definitionstabelle ermittelt und ausge geben Gruppe Gibt die Zusammenfassung nach gruppenspezifischen Gesichtspunk ten an Eine personenbezogene Auswertung wird ebenfalls ber diesen Punkt erreicht Chartparameter Mi
164. en er g nzen ab Seite 136 Der Men punkt Programm Urlaub beinhaltet Grundeinstellungen zur automatischen Be rechnung des Urlaubsanspruchs gt Hinweis Wenn in Ihrem Unternehmen der Urlaubsanspruch f r jeden Mitarbeiter indivi duell festgelegt wird k nnen Sie diesen Abschnitt bergehen Zur Definition der Parameter gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf Programm Urlaub Urlaub Altersstufen Betriebszugeh rigkeit Erholungsurlaub 200 Tage pro Monat in Probezeit Zusatzurlaub E Nach Lebensalter IE Nach Betriebszugeh rigkeit 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen vor Erholungsurlaub Wert f r den Urlaubsanspruch ohne Zusatzurlaub in Ta gen eintragen Tage pro Monat in Probezeit Tragen Sie bei Mitarbeitern die sich in einer Pro bezeit befinden den anteiligen Wert f r den Urlaubsanspruch pro Monat in Tagen ein Nach Lebensalter Wird dieser Markierungsschalter f r Zusatzurlaub gesetzt tragen Sie in dem Fall nach Bedarf im Register Altersstufen die Altersstufen und die jeweils zus tzlich gew hrten Urlaubstage ein Nach Betriebszugeh rigkeit Wird dieser Markierungsschalter f r Zusatzurlaub gesetzt tragen Sie in dem Fall nach Bedarf im Register Betriebszugeh rig keit die Jahre der Betriebszugeh rigkeit und die jeweils zus tzlich gew hrten Urlaubstage ein 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 116 Einrichten der
165. en folgenden Seiten sowie bei Ihrem Systemlieferanten Je nach Softwarevariante Zusatzpaketen und Zusatzoptionen k nnen Mitarbeiter ber das In ternet bzw Intranet Zeitbuchungen vornehmen Fehlbuchungen korrigieren und Urlaubsan tr ge bzw Dienstreisen beantragen Das bietet auch externen Mitarbeitern die M glichkeit an der Zeiterfassung teilzunehmen Version 6 0 Vorabinformationen 011 1 2 Welche Softwarevarianten gibt es 10 5000 Mitarbeiter NG NG Monats bersicht Jahres bersicht grafisch NG NG Statustableau NG v Verwaltung mehrere Zeiterfassungsterminals v v Anzahl Buchungen je Mitarbeiter und Tag 50 50 Berechnung von Aushilfen v v Berechnung Gleitzeit und feste Arbeitszeit NG NG Automatische berstundenberechnung WG vA Berechnung von Mehrschichtbetrieb v v Automatischer Feiertagskalender f r D A CH v NG Feste Monatssollzeit X NG Berechnung gt 24 00 Uhr NG VG berstunden Zuschlags und Sonderkonten 40 40 Berechnung Urlaubsanspruch und Resturlaub WG v Tageszeitmodelle 25 999 Wochenzeitmodelle 25 999 Mehrschichtmodelle 25 999 Arbeitszeitgruppen 25 999 Rundungspl ne 50 50 Pausenpl ne 50 50 Pausen je Tageszeitmodell 4 4 Fehlzeitengr nde 40 999 Zeitlich begrenzter Arbeitszeitwechsel v v Erweiterte Kontenberechnung mit Formeleditor X NG Variable Auswertungen mit Listendesigner v v CSV Export aller L
166. ene Daten gt Babara Lore Andrea Marie Birgit Peters Die Darstellung der Buchungsdaten ist ber einen gr eren Zeitraum m glich ber die Monats und Jahresauswahl oberhalb der Tabelle kann sowohl der Monat als auch das Jahr ausgew hlt werden In der Buchungs bersicht k nnen Sie die folgenden Informationen entnehmen Datum Buchungsdatum TP Tagesplan der dem Mitarbeiter zugeordnete Tagesplan wird angezeigt BEGINN Kommt Buchung die Uhrzeit der Kommt Buchung wird angezeigt Vierte Spalte Farbliche Kennzeichnung des Funktionscodes wenn ein Abwe senheitsgrund bei der Buchung ausgew hlt wurde Version 6 0 Arbeiten mit dem webClient 249 F nfte Spalte Farbliche Kennzeichnung des Projektcodes optional wenn die ser bei der Buchung ausgew hlt wurde Sechste Spalte Farbliche Kennzeichnung der Kostenstelle wenn diese bei der Buchung ausgew hlt wurde ENDE Geht Buchung die Uhrzeit der Geht Buchung wird angezeigt Achte Spalte Farbliche Kennzeichnung des Funktionscodes wenn ein Abwe senheitsgrund bei der Buchung ausgew hlt wurde Neunte Spalte Farbliche Kennzeichnung des Projektcodes optional wenn dieser bei der Buchung ausgew hlt wurde Zehnte Spalte Farbliche Kennzeichnung der Kostenstelle wenn diese bei der Buchung ausgew hlt wurde IST Istzeit es wird die geleistete Arbeitszeit angezeigt SOLL Sollzeit es wird die Arbeitszeit ohne Pause angezeigt die an diesem Tag zu leisten ist
167. enfelds Berechnung befinden sich Markierungsschalter mit deren Hilfe Sie die Abwesenheitsberechnung Ihren individuellen Bed rfnissen anpassen k nnen Ersetze Sollzeit Diese Option wird in Verbindung mit der Berechnungsart De finierte Zeit addieren genutzt Ist der Markierungsschalter aktiviert ersetzt der eingetragene Zeitwert die im Tagesplan definierte Sollzeit Heute Wird dieser Schalter aktiviert gilt eine Abwesenheitsberechnung nur f r den aktuellen Tag Bis n chste Buchung Mit dem Aktivieren dieser Option wird der Abwesen heitsgrund automatisch ohne Begrenzung fortgeschrieben und erst dann be endet wenn die n chste Buchung des Mitarbeiters registriert wird Diese Option kann genutzt werden um mehrt tige Abwesenheitscodes zu definie ren die Mitarbeiter selbst am Zeiterfassungsterminal eingeben k nnen zum Beispiel Urlaub ab Folgetag oder Dienstreise Beachten Sie dass diese Abwe senheitszeitr ume nicht in den Abwesenheits bersichten erscheinen Mit freien Tagen F r die korrekte Berechnung von Abwesenheiten ist es erfor derlich zu unterscheiden ob die arbeitsfreien Tage wie zum Beispiel bei Krank heit in die Berechnung mit einbezogen werden In diesem Fall wird der Schalter aktiviert Auf Pause anrechnen Diese Option bietet die M glichkeit zu entscheiden ob eine Unterbrechung der Arbeitszeit auf die Pause angerechnet wird oder nicht Inklusive Zonenkonten Diese Option ist standardm ig gesetzt und bede
168. enneneneenn 264 Benutzerrechte 2uu2unnnnennenennenn 64 241 Buchung hinzuf gen asenesenunenenee 247 Buch ngsarnitrag seirsassrarsisesarssisastessisuetas 256 Buchungsstornierung neennen 297 Buchungs bersicht uses 248 Eigene Anfrage 259 Filter l schen eeeseeeeenseeeee 247 Filter Setzen een 246 Jahres bersicht eeneeeee 253 M natsplaneh essssiseneuneeseeneneeenenen 252 278 Passwort NIE ur 244 SAEI AKS 1 SSR E HERE DIENEN HEN NERIEEHENSEREN 244 Statustableau essen 250 Urlaubs bersicht 20 enneeeee 254 Webterminal ceeeseeesneennenn 247 Wochenplan een essen 85 Formeleditor nnneeee 98 Summen berstunden ee 86 7 Aa een 193 als Windows Dienst beenden 194 als Windows Dienst starten 193 f r Online Status anlegen 113 Zeitauftrag anlegen 191 Zeitauftrag manuell starten 192 Zeiterfassungsterminal eeeee 31 in Betrieb nehmen 31 installieren ara 31 ZEIG UPPE are esse een erg iree 90 Formeleditor eeneneee 101 Summen berstunden ne 92 Zeitgruppenwechsel ennen 186 Zeitkonten men sauna 68 ZONEN AU ee 69 ZONENLUNdUNG Eee 72 Z sazp aK Teer 13 Zu trittsfUNKtION see een 142 Zutrittsoptionen integrier
169. er Maria E We E Enni We Baas mo We mo We nemem 184 30 0 00 0 00 M ller Alex M ncheberg Sergej em 0 00 0 00 0 00 Merkler Heide Mitter Elenore 1889 00 243 12 57 12 u m 188 00 187 20 1 20 We We 192 00 1939 30 7 30 Paparazzo Sergio u nr W l 188 00 193 59 7 59 Patsch Patricia T a a Sauer Marga BEE EE TE 0 EE 188 00194 31 8 31 Schad Dava AH AH Wa Wa AH AH AH AH AH Wa Wa AH AH AH A AH Wa Wa AH AH AH AH AH Wa Wa AH AH AH AH AH nase 229 Schwarz Sandro w wumww uuwe gt gt Wegener Ulrich AH We We AH AH AH AH AH We We AH AH AH AH We We KR We We AH AH AH 192 00 180 29 11 31 Weti Karn AA Va Wa AH An AH AH AH We We AH AH AH AH A Wa Wa AH AH AH AH AH We We AH AH AH A AH W 1800019200 000 We We We We We 22 00 201 30 3 30 Zanker Robert Symbolbedeutung Auswahl Gew nschten Monat ber die Pfeiltasten ausw hlen Drucken e Monatsplan ausdrucken bersicht Im unteren Bereich ffnet sich zus tzlich eine Legende mit Fehlgr nde der farblichen Kennzeichnung der Fehlgr nde Beispiel ri bernahme BoTime 7 Dienstreise Ta Privat r ru Arztgang ru Dienstreise 1 2 Tag ru Raucherpause 54 Ta Ben rdentag IE Gleittag Ta songeruriaub r Dienstgang ru Kirchentag Sonstige rii Dienstreise 7 Krankheit Ta stunsenzuschlag Ansicht P Innerhalb der bersicht wird der dem
170. er Mindestdauer gilt sie nicht als Pause Dieser Eintrag kann im Zusammenhang mit der Autopause er folgen Beispiel Eine Raucherpause von 5 Minuten gilt nicht als Pause Entspre chend der Festlegungen werden nach 6 Stunden die vollen 30 Minuten f r eine Pause abgezogen Maximale Pausenl nge Maximale Dauer einer Arbeitszeitunterbrechung um als Pause angerechnet zu werden Beispiel Ein Mitarbeiter arbeitet vormittags 4 Stunden und nachmittags 4 Stunden Dazwischen liegt eine Unterbrechung von 3 Stunden Im Normalfall w rde die Unterbrechung als Pause angerechnet werden Mit der Festlegung der maximalen Pausenl nge gilt diese Unterbrechung nicht als Pause Rundung ber die Anwahl eines Rundungsplans ordnen Sie dem Tagesplan Regeln f r das Runden der Kommen und Gehen Buchungen zu ber die In formationsschaltfl che k nnen Sie in den Rundungsplan wechseln und sich ber die vorhandenen Rundungspl ne informieren FZP Alternativzeit 1 Alternativzeit 2 F r den Fall dass es bei einer Abwesenheit Abweichungen vom zutreffenden Tagesplan gibt ist es m glich im jeweiligen Tagesplan bis zu zwei Alternativzeiten festzulegen F r diesen Fall kann jeweils ein gesonderter Funktionscode unter Programm Funktionscode definiert wer den bei dem die Berechnung mit der jeweiligen Alternativzeit erfolgen soll Abwesenheit er Addiere lternativzeit 1 Ir Auf Sollzeit auff llen E ISAF Halbe Sollzeit addieren Definierte Zeit addieren Def
171. er die vom Terminal vorgeschlagene Identifikationsnummer und weisen Sie dieser jeweils Transponder Fingerab druck oder Karte zu gt Hinweis ber den Men punkt Extras Terminal Terminalstatus in der Zeiterfassungs software haben Sie die M glichkeit bei eingerichteter Kommunikationsverbindung die Mitarbeiteranmeldung einschlie lich Transponder ID komfortabel von der Zeiterfassungs software aus an das Zeiterfassungsterminal zu senden Voraussetzung f r die bermittlung von Fingerabdr cken an Zeiterfassungsterminals mit Fingerabdruck Lesern ist jedoch ein am PC angeschlossenes Fingerabdruck Leseger t Weitere Informationen 7 26 3 Fingerabdr cke einlesen ab Seite 137 032 Installieren von Zeiterfassungsterminals smart time plus webClient Kapitel 5 Installieren der Software Im folgenden Kapitel erhalten Sie einen berblick ber die Installationsvoraussetzungen und ber die optimale Installation der Zeiterfassungssoftware 5 1 Systemvoraussetzungen Prozessor Arbeitsspeicher Pentium IV und h her ab 1024 MByte Schnittstellen USB TCP IP Festplattenkapazit t ab 200 MByte freier Speicher Monitor 19 48 3 cm Monitor oder gr er Aufl sung ab 1024 x 768 empfohlen 1280 x 1024 Betriebssystem Arbeitsplatz ab Windows Vista Server ab Windows Server 2003 5 2 Installationsgrundlagen Mit der Installation der Zeiterfassungssoftware wird gleichzeitig der webClient installiert Da mit erhalte
172. erden Arbeitsbeginn flexibel zwischen 01 00 Uhr und 23 00 Uhr Rundungsplan definieren Rundungstyp Intervallrundung Buchungstyp erste Kommen Buchung Beginn von 01 00 Uhr Ende bis 23 00 Uhr Intervallgr e 00 15 Rundungspunkt 00 01 Arbeitsende flexibel zwischen 01 00 Uhr und 23 00 Uhr Version 6 0 Einrichten der Software 075 076 Rundungsplan definieren Rundungstyp Intervallrundung Buchungstyp letzte Gehen Buchung Beginn von 01 00 Uhr Ende bis 23 00 Uhr Intervallgr e 00 15 Rundungspunkt 00 15 Durch das Definieren dieser Rundungspl ne mit Intervallrundung wird erreicht dass alle Kommen Buchungen innerhalb eines 15 Minuten Intervalls jeweils auf das Ende dieses Inter valls gerundet werden Die Letzte Gehen Buchung des Tages wird umgekehrt berechnet Das hei t alle Gehen Buchungen innerhalb eines 15 Minuten Intervalls werden auf den Anfang dieses Intervalls ge rundet Das Ergebnis ist dass f r die Tagessumme immer auf volle viertel Stunden gerundet wird Der Rundungstyp Intervallrundung l sst sich sinnvoll einsetzen bei Arbeitszeitregelungen bei denen Anfang nen 1 2 und Ende der Arbeitszeit flexibel sind und nicht genau definiert werden k n Klicken Sie auf Programm Rundunggsplan x Definition Nr See Abteilung TKA Rundungspian 0 00 24 00 0 30 0 00 Intervallrundung EI erste Kommen B E 0 00 24 00 0 30 0 30 Intervallrundung letzte Gehen B Klic
173. erden damit der Vorgesetzte diesen Antrag sofort einordnen kann Anhang Dem Abwesenheitsantrag kann ein Dokument zum Beispiel im pdf Format angeh ngt werden 3 Klicken Sie auf Antrag abschicken Dem Antragsteller wird die Meldung An trag wird zur Genehmigung vorgelegt ausgegeben Der Abwesenheitsantrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet Einen berblick ber den Bearbeitungsstatus erh lt der Mitarbeiter ber Antragswesen Eigene An tr ge Weitere Informationen Abschnitt 10 9 5 Antragsstatus der eigenen Antr ge auf Seite 259 Symbolbedeutung Beim berstreichen des Symbols mit der Maus geht ein Hinweisfenster auf mit Angaben zu geplanten Abwesenheiten bzw noch offenen Antr gen 298 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 9 5 Antragsstatus der eigenen Antr ge Mitarbeiter haben jederzeit die M glichkeit sich ber den Bearbeitungsstand ihrer gestellten Antr ge zu informieren 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Eigene Antr ge Als Stan dardansicht ffnet sich die Seite f r offene Antr ge Andrea Marie EIGENE ANTR GE Buchung hinzuf gen Buchungen Saanio ABWESENHEITSANTR GE Urlaubs bersicht 13 06 13 14 06 13 Kurzurlaub Andrea Marie Antragswesen er BUCHUNGSANTR GE Eigene Antr ge Buchungsantrag 21 06 13 14 15 BT Andrea Marie Buchungsstornierung 24 06 13 08 15 BT Andrea Marie z Abwesenheitsan
174. erfolgt ber eine Seriennummer F r die se Lizensierungsart ist Jedoch eine aktive Internetverbindung Voraussetzung Steht Ihnen aus bestimmten Gr nden kein Internetzugang zur Verf gung besteht optional die M glichkeit die Lizenzierung ber einen USB Dongle vorzunehmen Da es sich bei der Verwendung von USB Dongles innerhalb eines Netzwerks um einen Son derfall handelt wenden Sie sich bitte in diesem Fall an Ihren Systemlieferanten 5 4 Demo Version Die Zeiterfassungssoftware in der Demo Version hat den gleichen Funktionsumfang wie die Vollversion ist jedoch beschr nkt auf maximal drei Mitarbeiter Version 6 0 Installieren der Software 041 3 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Es ffnet sich das Registrie rungsfenster Lizenzverwaltung Die Software ist noch nicht registriert Bitte geben Sie im untenstehenden Feld die Seriennummer des Produkts ein Anschlie end wird die Installation ber das Intemet aktiviert Achtung Die Aktivierung kann nur bei bestehender Intemetverbindung durchgef hrt werden Seriennummer f GAMM fm Aktivieren Vollversion Kommunikationsserver Klicken Sie auf Als Demo Version starten Es ffnet sich das Anmeldefenster f r die Softwareversion Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 7 Es steht nun oben in der Leiste P
175. ernativ k nnen Sie auch auf das Symbol Stamms tze in der Schnellstartleiste klicken 2 Aktivieren Sie das Register Systemdaten W hlen im Listenfeld Zeitgruppe das f r den ausgew hlten Mitarbeiter g ltige Zeitmodell aus 3 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Wie gebe ich den Urlaubsanspruch ein Neben den Abteilungs und Firmendefinitionen k nnen Sie f r jeden Mitarbeiter individuelle Urlaubsanspr che eingeben 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze Alternativ k nnen Sie auch auf das Symbol Stamms tze in der Schnellstartleiste klicken 2 Aktivieren Sie das Register Urlaub Hier k nnen Sie in der Spalte Akt den Anspruch f r das jeweilige Jahr selbst eingeben In der Spalte Korr k nnen Sie Korrekturen vornehmen wenn der Anspruch zum Beispiel nur anteilig sein soll oder zu Beginn der Zeiterfassung bereits ge nommene Tage abgezogen werden sollen Weitere Informationen Abschnitt 7 15 Urlaubsvoreinstellungen ab Seite 116 Wie finde ich die Datenbankverzeichnisse DB und PUBLIC 1 Klicken Sie auf Extras Datenbank Position Es ffnet sich der Windows Explorer genau mit dem Verzeichnis in dem DB und PUBLIC liegen Standardm ig liegen die Verzeichnisse DB und PUBLIC un ter C ProgramData novachron ncdatabase Wie muss ich vorgehen wenn angezeigt wird dass keine g ltigen Daten in dem an gegebenen Datenverzeichnis zu finden sind Nach der Installation der Zeite
176. ers am betreffenden Tag abgeleitet werden soll So k nnen hier bei unregelm igen Schichtwechseln zus tzlich zu den Definitionen im Wochenplan Vorgaben gemacht werden mit deren Hilfe eine flexible Schichtzuweisung durch die jeweils erste Kommen Buchung erfolgt Jeder Schichtplan besteht aus einem Standardtagesplan mit maximal 10 Schichtfenstern Wird durch die Angaben nicht der gesamte Tag abgedeckt wird bei der Abrechnung der Standard tagesplan verwendet Ein Schichtfenster wird durch einen Bis Zeitraum und einem diesem Zeitraum zugeordneten Tagesplan beschrieben Erfolgt die erste Buchung des Mitarbeiters innerhalb dieses Zeitraums wird der zugeordnete Tagesplan f r die Abrechnung herangezogen 7 10 1 Schichtplan anlegen 1 Um das Fenster Schichtplan zu ffnen klicken Sie im Men auf Programm Schichtplan oder in der Schnellstartleiste Programm auf das Symbol Schichtplan 1 Kochkessel 2 Wochenende Nr h ee Kochkessel SE EeBEREWENE Tag Fr h YZ X Bis 1 10 00 Eee Tag Fr h YZ 4 13 00 IERES SEN Tag Mitte VZ 18 00 ER Tag Sp t YZ IE Nacht YZ So Do ee lt Kein gt Eee lt Kein gt Een lt Kein gt We lt Kein gt LEESE lt Kein gt Eee lt Kein gt j 088 Einrichten der Software smart time plus webClient 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Schichtplans Bezeichner Eindeuti
177. ersicht in der Spalte Fehlgrund Fehlzeiten Definition Fehlgrund N Keu 01 08 12 5 01 08 12 zet B August 2012 September 2012 BN sa A 3 4 5 12 6 7 8 9101112 3456789 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 1234567 Filter Bezeichner Fehlgrund Abteilung E Zeitraum amp j gt Jahresauswahl Abwesenheits bersicht Auswahlfilter Kalendermodul Fehlgrunddefinition Version 6 0 Arbeiten mit der Software 173 Jahresauswahl Standardm ig wird der Zeitraum des aktuellen Jahres dargestellt Mit den neben dem Fens ter befindlichen Pfeiltasten k nnen Sie um jeweils ein Jahr vor oder zur ckschalten Abwesenheits bersicht In der Abwesenheits bersicht werden je nach Vorauswahl in der Rubrik Filter die Abwesen heitszeitr ume von Mitarbeitern angezeigt Standardm ig erscheinen alle Abwesenheits gr nde eines einzelnen Mitarbeiters ohne Einschr nkung des Anzeigezeitraums f r das aktuelle Jahr nderungen von Beginn und Endzeiten k nnen direkt in dieser bersicht vor genommen werden Auswahlfilter In der Rubrik Filter k nnen Sie ber Filterfunktionen die Anzeige in der Abwesenheits ber sicht gezielt beeinflussen Mit der Filterfunktion haben Sie zum Beispiel die M glichkeit sich anzeigen zu lassen welche Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum durch Urlaub abwe send sind
178. erten Dienstgang Start bis zur ersten Buchung Die Zeit gilt abz glich der Mittagspause als normale erwirtschaftete Arbeitszeit Die Zeit gilt vom Dienstgangbeginn bis zum definierten Dienstgang Ende als erwirtschaftete Arbeitszeit 2 00 4 30 2 00 8 30 Stunden Beispiel 2 Es liegen folgende Buchungen f r einen Tag vor Kommt Geht 08 00 Uhr 10 00 Uhr Fehlzeit 14 00 Uhr 18 00 Uhr Zeitverrechnung 08 00 Uhr bis 10 00 Uhr 10 00 Uhr bis 14 00 Uhr 14 00 Uhr bis 18 00 Uhr Ergebnis bei bezahlter Abwesenheit bei unbezahlter Abwesenheit Die Zeit gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit Bei unbezahlter Abwesenheit wird die Zeit zwischen 10 00 und 14 00 nicht als Arbeitszeit verrechnet Bei bezahlter Abwesenheit zum Beispiel Dienstgang wird die Zeit als erwirtschaftete Nettoarbeitszeit verrechnet Befinden sich in die sem Zeitbereich nach der Vorgabe aus dem Tagesmodell Pausen wie zum Beispiel eine Mittagspause von 30 min werden diese ebenfalls abgezogen Die Zeit gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit 2 00 3 30 4 00 9 30 Stunden 2 00 0 00 4 00 6 00 Stunden Hinweis Wurde bei der Abwesenheit Geht Buchung am Zeiterfassungsterminal der Fehlgrund angege ben muss dieser bei der Abwesenheit Kommt Buchung nicht noch einmal ausgew hlt werden Das System erkennt automatisch den Status von offenen Buchungspaaren und weist den richtigen Fehl grund zu Arbeiten mit der Sof
179. esenheit der Mitarbeiter anzuzeigen muss f r die Generierung der Datei Zableau html auf dem PC ein allgemein zug ngliches und freigegebenes Verzeichnis angelegt werden Weitere Informationen Zeitauftrag anlegen ab Seite 222 1 Rufen Sie das Statustableau tableau htm aus dem zuvor im Zeitauftrag ange legten Verzeichnis auf Es ffnet sich das Statustableau in Ihrem Webbrowser mit der aktuellen Anwesenheits bersicht Version 6 0 Auswerten mit der Software 223 9 5 9 5 1 224 5 8 tableau html EEA file C WEBTABLEAU tab1 tableau html amp Qr Google D amp eo QA HH Apple Yahoo GoogleMaps YouTube Wikipedia News 789 v Beliebt v g Ale Anwesend eo Abwesendmit Abwesend eo Abwesend Haus Funktionscode verlassen Wettin Karl Produktion Tag Letzte Aktivit t 7 30 Kontaktdaten Tel 2 Grenzen Sie in der oberen Leiste den Personenkreis nach Bedarf ber verschie dene Filter weiter ein 3 berstreichen Sie mit der Maus einen Mitarbeiter ffnet sich im unteren Be reich des Statustableaus ein Informationsfenster mit Detailinformationen ber Abteilung letzte Buchungsaktivit t und Kontaktdaten soweit diese in den Stamms tzen des Mitarbeiters eingetragen wurden Monatsplaner Der Monatsplaner bietet Ihnen eine passive Anzeige von Arbeits und Schichtregelungen ein zelner Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen Eine aktive Planung ist ber das optional erh
180. eue Liste erstellen Die Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen die M glichkeit eigene Listen und Auswertungen zu generieren Das ist erforderlich weil die Standardlisten nicht die insgesamt bis zu 80 individu ell definierbaren Konten deren Inhalt von den Einstellungen in den Tagespl nen und Funkti onscodes abh ngig ist darstellen k nnen Es gibt zwei grunds tzliche Listenarten m Buchungen Sie k nnen Detailinformationen wie Buchungen und den Inhalt von Tageskon ten darstellen m Summen Sie stellen den ber einen definierten Zeitraum summierten Inhalt von Ta geskonten dar Diesen zwei Grundtypen lassen sich Personen Abteilungen Zeitgruppen oder Kostenstellen zuordnen so dass insgesamt acht unterschiedliche Listentypen zur Verf gung stehen gt Hinweis Neu erstellte Listen werden erst nach einem Neustart der Zeiterfassungssoftware in der Schnellstartleiste Listen angezeigt 214 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 1 Um eine neue Liste zu erstellen klicken Sie auf Programm Listen Filter Seitenformat ne Lstenname Zt i I Monats bersicht en ee E SEC Abteilungssumme s Buchungen Abteilungssumme Details Fu zeile Summen Mitarbeiter bersicht Geburtstagsliste Bezeichner PSl W Industrieminuten Formel ini Listenkopfparameter Personalkopf Woche Summen Salden Unaub Wochensumme Periodensumme lo alnlolalalulni din una uan
181. eweit der Mitarbeiter seine Sollvorgabe erf llt hat Hat er zu wenig gearbeitet ger t der Saldo ins Minus und sig nalisier eine Unterf llung der Sollzeit Ist der Saldo im Plus hat der Mitarbeiter mehr gear beitet als durch die Sollzeit vorgegeben wurde Bei einer Gleitzeitanwendung spricht man bei einem Plus Saldo nicht von berstunden da der Mitarbeiter dieses Plus durch geringere An wesenheitszeiten oder Gleitzeiten wieder abbauen kann Vorholzeit Dieses Konto wird nur dann gef llt bzw verrechnet wenn Sie es ben tigen und auch die ent sprechenden Werte in die vorgesehenen Felder im Tagesplan bzw Buchungsart Definition eingetragen haben Es wird auch Ansparkonto genannt weil die darin gesammelte Zeit sp ter durch genommene Freizeiten wieder abgebaut wird Das Konto unterscheidet sich vom Saldo dadurch dass es zwar durch entsprechende Arbeitszeiten aufgebaut aber bei Minderarbeits zeiten nicht selbstt tig abgebaut wird Dar ber hinaus unterliegt es keinerlei Kappungen zum Beispiel Monatsabschlusskappung beim Saldo sondern es wird unbegrenzt fortgef hrt bis durch eine ausdr ckliche Buchung mit einer Buchungsart Abbau Vorholzeit das Konto zum Ausgleich einer genommenen Freizeit reduziert wird Dies ist letztlich auch der h ufigste Verwendungszweck f r das Konto indem das Konto t glich mit einem bestimmten Betrag von der Anwesenheitszeit zum Beispiel 0 20 Std Vorholzeit gef llt wird und wenn das Kon
182. externe Programme exportieren 204 8 11 12 Kommunikations Logbuch 207 8 12 Datenbankorganisation 207 8 12 1 Datenbank Position 207 8 12 2 Datenbestand manuell neuberechnen 207 8 12 3 Datenbank Index reorganisieren 208 8 12 4 Datensicherung zeitgesteuert durchf hren als Windows Dienst 208 9 _Auswerten mit der Software 211 9 1 Mitarbeiterbezogene grafische bersicht Soll Ist Arbeitszeit 211 9 2 Listen 212 9 2 1 Liste anzeigen und ausdrucken 212 9 2 2 Vorgaben einer Liste ndern 213 9 2 3 Vorgaben f r eine neue Liste erstellen 214 9 2 4 Vorgaben f r eine neue Liste kopieren 217 9 2 5 Liste im CSV Dateiformat exportieren 217 9 2 6 Liste l schen 218 9 3 Statustableau 218 9 3 1 Momentane An Abwesenheit der Mitarbeiter abrufen 219 9 3 2 Detailinformationen zu einem Mitarbeiter abrufen 220 9 3 3 Notiz hinterlegen 220 9 3 4 Notiz l schen 221 9 3 5 _ Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter ausdrucken 221 9 4 Statustableau im Netzwerk 221 9 4 1 Statustableau in das Netzwerk integrieren 222 9 5 Monatsplaner 224 9 5 1 Monatsplaner aufrufen 224 9 5 2 Navigieren im Monatsplaner 226 9 5 3 Zus tzliche Spalten einrichten 227 9 5 4 Monatsplan ausdrucken 221 008 Inhalt smart time plus webClient 9 6 Jahres bersicht 228 9 6 1 Jahres bersicht aufrufen 228 9 6 2 Jahres bersicht ausdrucken 229 9 7 Statistikmodul 230 9 7 1 Vorgaben f r eine neue Statistik erstellen 230 9 7 2 Vorgaben f r eine neue Statistik kopieren 232 9 7
183. ezielt Problemzonen fokussiert werden k nnen 014 Vorabinformationen smart time plus webClient 1 4 Software neu was nun Damit die Zeiterfassungssoftware den gew nschte Komfort und die erhoffte Sicherheit Transparenz und Effizienz f r Ihr Unternehmen liefert m ssen im Vorfeld verschiedene Aus gangsbedingungen beachtet und entsprechende Einstellungen vorgenommen werden Die folgend aufgef hrten Ablaufphasen mit ihrer Reihenfolge von Arbeitsschritten sind dabei lediglich ein Vorschlag der auf langj hrigen Erfahrungen in der Arbeit mit der Zeiterfassungs software beruht Dementsprechend k nnen Sie diese Reihenfolge jederzeit nach den Gege benheiten in Ihrer Firma und Ihren W nschen ndern 1 4 1 Planungsphase In dieser Phase m ssen Sie Ihre Zeit und Unternehmensorganisation f r das Zeiterfassungs system analysieren und aufbereiten Dazu geh ren u a berlegungen wie Ihre Tages und Wochenmodelle aussehen sollen welche Abwesenheitsgr nde ben tigt werden welche Son derzeiten von Bedeutung sind wie die Kommunikation zwischen Zeiterfassungssoftware und Zeiterfassungsterminal ablaufen soll usw 1 4 2 Installationsphase In dieser Phase f hren Sie die Installation Ihrer Hardware Komponenten durch wie zum Bei spiel der Zeiterfassungsterminals der Steuerungselemente bei Zutrittsoptionen Es folgt die Installation der Zeiterfassungssoftware auf Ihrem PC 1 4 3 Einrichtungsphase F r die Einrichtung und die
184. fassungssoftware verge benen Benutzernamen und Ihr vergebenes Passwort ein Klicken Sie auf Login der webClient wird gestartet Es wird das Hauptmen angezeigt Von hier aus k nnen alle Funktionen ausgef hrt werden 10 2 2 Programmoberfl che webClient 6o amp http 192 168 1 180 webpro buchungen php Or Buchungs bersicht y M A E Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras e ig E dh v Seiter Sicherheit Extras Or Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau Monatsplaner Jahres bersicht Urlaubs bersicht Antragswesen Passwort ndern Mustermann Chris o Damm TP Beam Ewoe ir son Tun 08 30 08 30 00 00 01 05 13 5 02 05 13 08 30 03 05 13 06 00 04 05 13 00 00 05 05 13 00 00 06 05 13 08 30 07 05 13 08 30 08 05 13 08 30 09 05 13 08 30 10 05 13 06 00 11 05 13 00 00 12 05 13 00 00 13 05 13 2 09 54 14 05 13 E 00 00 Version 6 0 Arbeiten mit dem webtlient 08 30 06 00 00 00 00 00 08 30 08 30 08 30 08 30 06 00 00 00 00 00 08 30 08 30 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 KUMULIERTES SALDO 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 15 00 16 24 07 54 245 T Funktionsbereich k Informationsbereich Filterbereich Bedienschaltfl chen Listenfeld Eigene Daten Das Listenfeld erscheint als rechtecki Eigene Daten e S EAEE ges Feld
185. ftware ber Start Alle Programme und klicken Sie dann auf Als Administrator ausf hren Es ffnet sich das Anmeldefenster Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen vor Benutzername su f r Supervisor eintragen Passwort Wenn vorhanden das zugeh rige Passwort eintragen Passwort 999 Mitarbeiter Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 7 g 1 Klicken Sie auf bernehmen Es stehen Ihnen nur Men punkte zur Verf gung die f r das korrekte Verarbeiten von Zeitauftr gen als Windows Dienst relevant sind Auf andere Men punkte kann nicht zugegriffen werden Kommunikation Zeitauftr ge Terminal gt Terminaldefinition Hilfe Hilfe Dienste Manager Terminalstatus Info Lizenzinformationen 2 Klicken Sie auf Extras Dienste Manager Version 6 0 Arbeiten mit der Software 193 Dienste Manager NC Servicemanager angehalten Zeitauftr ge gestoppt WW Donglesever gestoppt 3 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Zeitauftr ge 4 Klicken Sie auf Starten Der Windows Dienst startet Alle angelegten Zeitauf tr ge werden automatisch in diesen Dienst einbezogen Dienste Manager NC Servicemanager gestartet eingerichtet gestoppt 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Hinweis Unter Systemsteuerung Verwaltung Dienste NCServiceManager k nnen Sie kon trollieren ob der Windows Dienst f r die Zeitauftr ge gestartet wurde Als Starttyp muss
186. g Workflow Struktur F r ein funktionierendes Genehmigungssystem ist eine gut durchdachte Workflow Struktur notwendig Dabei kann dieses Genehmigungssystem je nach hierarchischer Firmenstruktur einstufig oder mehrstufig aufgebaut sein einstufiger Workflow zweistufiger Workflow Genehmigung Weiterleitung an den n chsten Vorgesetzten entsprechend der Genehmigungs hierarchie oder Ablehnung des Antrags Antrag Antrag Genehmigung Ablehnung wae e GENEHMIGER Genehmigungsstufe 4 Genehmigung oder Ablehnung ANTRAGSTELLER Genehmigungsstufe 5 bernahme genehmigter Antrag in Datenbank Antragspr fung gem Benutzer berechtigung m gt Br smart time plus WebClient LD ENDGENEHMIGER VORGENEHMIGER Genehmigungsstufe 3 Genehmigungsstufe 4 Genehmigung oder Ablehnung ANTRAGSTELLER Genehmigungsstufe 5 bernahme genehmigter Antrag in Datenbank Antragspr fung gem Benutzer berechtigung C gt gt smart time plus WebClient Priorit t der Genehmigungsstufen h chste niedrigste Den Weg den ein Antrag zu durchlaufen hat wird ber Extras Benutzerverwaltung bzw Mitarbeiter Stamms tze WebClient in der Zeiterfassungssoftware festgelegt Weitere In formationen 10 1 3 Benutzerrechte einrichten ab Seite 241 Version 6 0 Arbeiten mit dem webtlient 255 10 9 2 Buchungsantrag 296 Hat ein
187. g der Monats bersicht Verwaltung von Terminalgruppen Wochensollzeiten Monatssollzeiten Jahressollzeiten Definition zus tzlicher Urlaubskonten 10 Kontentypen Jahres Monats und Tageskonten Individuelle Anzeigen am Terminaldisplay Nachrichtengruppen Individuelle Darstellung der Monats bersicht Verwaltung von Terminalgruppen Erweiterung auf 999 Arbeitszeitregelungen Zuweisung Teilzeitfaktor im Mitarbeiterstammsatz Zeitgruppenwechsel mit Teilzeitfaktor Statistikmodul Formeleditor mit Debug Funktion Erweiterte Zuschlagsberechnung Erweiterter Listengenerator mit Formeleditor und Filterfunktion Tagesbeginn am Vortag Erweiterung Monatsplaner Jahres bersicht Urlaubsberechnung in Stunden Wochensollzeiten Monatssollzeiten und Jahressollzeiten Definition zus tzlicher Urlaubskonten 10 Individuelle Anzeigen am Terminaldisplay Nachrichtengruppen Version 6 0 Vorabinformationen 013 1 3 2 Zusatzoptionen f r smart time plus webClient F r die Zeiterfassungssoftware sind verschiedene Zusatzoptionen als Kaufoption erh ltlich Webterminal ber Intranet Internet haben Sie mit dem Webterminal die M glichkeit Buchungen direkt im System durchzuf hren Dabei wird die Buchung am Server erfasst um m glichen Manipulati onen vorzubeugen novaPLAN NovaPLAN erm glicht die dezentrale Einsatzplanung von Mitarbeitern auf Tages Wochen oder Monatsbasis Neben der Planung ist auch die Auswertung von Fehlzeiten un
188. gabe muss im Format TT MM JJJJ erfolgen Sobald das Aus trittsdcatum gesetzt ist erfolgt f r den nachfolgenden Zeitraum keine Berechnung mehr auch wenn der Zeitraum berschritten wird Probezeit Alle Berechnungsarten f r den Urlaub k nnen mit einem Einschr n kungszeitraum der Probezeit verkn pft werden In diesem Zeitraum wird der Urlaub nur nach bereits erarbeitetem Anspruch gew hrt F r die Probezeit Einrichten der Software smart time plus webClient kann der Anspruch je Monat vorgegeben werden Das Eingabeformat ist IT MM JJJJ Stundenlohn Option bei Nutzung von NovaCHRON Project Unter der Rubrik Stundenlohn besteht die M glichkeit den internen bzw externen Stunden lohn einzutragen Damit legen Sie einen Parameter fest der f r Kalkulationen und Auswertungen in der Auftragszeiterfassung benutzt wird Frei 1 bis Frei 4 In diesen Eingabefeldern k nnen Sie individuelle Eintr ge vor nehmen Diese Felder k nnen Sie auch im Formeleditor verwenden Mehrkartenmodus Wurde unter Extras Allgemeine Parameter der Markie rungsschalter Mehrkartenmodus aktiviert erscheint hier eine zus tzliche Ein gabem glichkeit um einem Mitarbeiter zus tzliche Transponder zuzuteilen 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 26 3 Fingerabdr cke einlesen Unter dem Register Fingerprints haben Sie die M glichkeit f r einen Mitarbeiter bis zu zehn Fingerabdr cke einzulesen
189. ger alphanumerischen Name Standardtagesplan Gew nschter Tagesplan Bis Tagesplan Definieren Sie das Schichtfenster durch Eingabe der Bis Zeit und w hlen Sie ber das Listenfeld Tagesplan einen Tagesplan Tragen Sie die Schichtfenster in zeitlich aufsteigender Reihenfolge ein F r das erste Schicht fenster gilt als Start Zeit der Tagesbeginn gleich Ende Zeit des Tagesplans vom Vortag Diese Zeit ist gleichzeitig die Startzeit f r das n chste Schichtfenster 3 Wiederholen Sie den Vorgang solange bis alle Tagespl ne einem Schichtfens ter zugeordnet sind 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 10 2 Schichtplan kopieren 1 Klicken Sie auf Programm Schichtplan 2 W hlen Sie den zu kopierenden Schichtplan und klicken Sie auf Kopieren 3 Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 10 3 Schichtplan ndern 1 Klicken Sie auf Programm Schichtplan 2 W hlen Sie den zu ndernden Schichtplan und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 10 4 Schichtplan l schen gt Achtung Der L schvorgang kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Vergewissern Sie sich daher unbedingt vorher ob dieser Schichtplan nicht Bestandteil einer noch be stehenden Arbeitszeitregelung ist 1 Klicke
190. gezeigt 3 Schlie en Sie den Korrekturassistenten und klicken Sie in der Listenleiste auf das Symbol Drucken bzw auf Datei Drucken Die gew nschte Liste wird ausgedruckt 4 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um die Liste zu schlie en 172 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 7 Fehlzeiteingaben und Fehlzeitkorrekturen Im Fenster Fehlzeiten werden alle Fehlgr nde f r den einzelnen oder f r alle Mitarbeiter im Zeitraum eines Kalenderjahres angezeigt Diese bersicht dient auch der zus tzlichen Infor mation bei der Eingabe eines Abwesenheitszeitraums um zum Beispiel zu vermeiden dass sich der neu angelegte Zeitraum mit einem bereits vorhandenen berschneidet Sie k nnen in diesem Fenster auch vorhandene Abwesenheitszeitr ume ndern und l schen gt Hinweis In der Jahres bersicht werden nur die Abwesenheitszeitr ume dargestellt die ber das Men Bearbeiten Fehlzeiten eingegeben wurden Fehlzeiten ber mehrere Tage die direkt am Zeiterfassungsterminal zum Beispiel Dienstreise ab Folgetag bis zur n chs ten Buchung eingeben wurden k nnen nicht dargestellt werden da die Information des Zeitraums nicht zur Verf gung steht 8 7 1 Fehlzeitenmen aufrufen 1 Um Fehlzeiten einzutragen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats b
191. glich dass der Zeitpunkt 02 00 Uhr zweimal vorhanden ist einmal am aktuellen Tag 02 00 Uhr und einmal am Folgetag 02 00 Uhr nach Mitternacht fZP lt 0 00 Die Buchung kann vor 0 00 Uhr dem eigentlichen Tagesbeginn liegen trifft auf Schichten zu die von der Zeitspanne 0 00 bis 24 00 Uhr abweichen 5 Speichern Sie mit bernehmen Es wird sofort eine Neuberechnung des Da tenbestands durchgef hrt beginnend vom Zeitpunkt der Korrektur bis zum ak tuellen Tag Das Ergebnis der Berechnungen wird anschlie end in der Rubrik lageskonten dargestellt 6 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 5 4 Buchungen l schen 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Buchungen gel scht werden sollen 2 Um Buchungen zu l schen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Buchungen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Buchungen oder doppelt in der Monats bersicht auf die Zeile mit dem Datum an dem Sie die Korrektur durchf hren m chten Version 6 0 Arbeiten mit der Software 161 8 5 5 162 Buchungen Amselotti Michael Buchungen Gehen 28 29 30 31 1 2 3 12 15 AG 45678910 17 02 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2345678 Tagesplan 34 07 00 16 00 Ausnahmen Au erhalb der Rahmenzeit Funktionscode Terminal Dienstgang Ende Arztgang lo Auto lt 24 0 E Vor der Rahmenzeit Original Buchung 12 15 e lt 0 00 gt 24 00 PRESS
192. gsterminal buchen Zum Beispiel kann die Zeiterfassungssoftware so eingerichtet werden dass im Fall ein Mitarbeiter w hrend des Tages erkrankt und er beim Verlassen des Arbeits platzes mit der entsprechenden Funktionstaste ausstempelt der Rest des Tages als Abwesen heit Krankheit berechnet wird Die Abwesenheit verl ngert sich automatisch auf die n chsten Tage bis der Mitarbeiter erneut stempelt 024 Grundlagen der Zeiterfassung smart time plus webClient Tageswechsel Mitternachts berschreitung In vielen Bereichen Schichtmodus oder im Hotel Gastgewerbe findet man h ufig den Fall dass ein Arbeitstag am Abend beginnt und erst am darauf folgenden Tag in der Fr he endet Somit beginnt der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit zum Beispiel um 19 00 Uhr und beendet sie um 03 00 Uhr am n chsten Morgen Abwesenheitsberechnung Unterbrechung Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert jedoch nicht als Arbeits zeit verrechnet Die Differenz zwischen Ist und Sollzeit wird automatisch vom Saldo abgezo gen Sie kann zum Beispiel zum Darstellen von genommenen Gleitnachmittagen eingesetzt werden Bezahlte Unterbrechung Mit dieser Berechnung wird Abwesenheit registriert aber gleichzei tig als Arbeitszeit verrechnet Liegt der Abwesenheitszeitraum innerhalb der ersten Kommen und letzten Gehen Buchung wird die Differenzzeit abz glich eventueller Pausen berechnet Bei einer Abwesenheit vor der ersten oder nach der letz
193. gsterminals berschrieben werden Angaben wie die IP Adresse eines Zeiterfassungsterminals ausgelesen werden kann finden Sie im Benutzerhandbuch Zeiterfassungsterminal Abschnitt Grundeinstellungen Kommunikation Netzwerk Port Ein Eintrag ist nicht erforderlich es wird automatisch die Standard Port nummer 4370 verwendet Passwort Kommunikations Passwort Zahlenkombination das w hrend des Datenaustauschs zwischen Zeiterfassungssoftware und Zeiterfassungsterminal Version 6 0 Einrichten der Software 061 benutzt werden kann um die Sicherheit zu erh hen Das gleiche Passwort muss in dem Fall auch im Zeiterfassungsterminal verwendet werden Weitere Informationen im Benutzerhandbuch Zeiterfassungsterminal Abschnitt Grundeinstellungen Kommunikation Sicherheit Auto Fkt Code Eine Auswahl ist nicht erforderlich die Standardeinstellung lt keine gt sollte zun chst belassen werden Der Auto Funktions Code ist f r ei ne spezielle Nachrichtenanzeige am Zeiterfassungsterminal vorgesehen 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 3 2 Kommunikation testen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Senden Empfangen Funktion E a Aa d A i urren synchronisieren i Som 08 05 12 10 36 Initialisiere Terminal NTB 980 Port 4370 IP 192 163 1 210 wurde ge ffnet Terminals Verf gbar Ausgw hlt 2 W hlen Sie in der Rubrik Funktion innerhalb des Listenfelds die Daten ber
194. gten Zeitraum automa tisch die Benutzerrechte des zu vertretenden Vorgesetzten um Antr ge zu bearbeiten Es m ssen dazu keine nderungen in der Benutzerverwaltung von smart time plus webClient vorgenommen werden 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Antragsvertretung Probeimeoi ANTRAGSVERTRETUNG Buchung hinzuf gen VERTRETEN DURCH Buchungen Kein Vertreter Statustableau IN VERTRETUNG F R Monatsplaner Keine Vertretung Jahres bersicht Urlaubs bersicht Mitarbeiter Probe Theo X Antragswesen R Bis Eigene Antr ge 03 07 13 cs Antragsbearbeitung Vertretung Antragsvertretung Testmann Ulf v Buchungsantrag Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Abmelden 2 Nehmen Sie die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Bis ber das Kalendermodul den gew nschten Tag ausw hlen bis zu dem Antr ge durch eine Vertretung bearbeitet werden sollen Vertretung Vertreter aus der Liste der Mitarbeiter ausw hlen 3 Klicken Sie auf Vertreter ernennen Es folgt die Meldung Vertretung wurde eingetragen Anschlie end ffnet sich ein Fenster in dem Sie bei Bedarf nderungen vornehmen oder die Vertretung wieder l schen k nnen Brobe iheoE ANTRAGSVERTRETUNG Buchung hinzuf gen VERTRETEN DURCH Buchungen R BS Statustableau Testmann Ulf 03 07 13 Monatsplaner In VERTRETUNG F R Jahres bersicht Keine Vertretung Urlaubs bersicht Antragswesen
195. he Ope ratoren Die verf gbaren Operatoren sind Zuweisung Addition Subtraktion Multiplikation Division Beispiel T01 T01 30 T01 T01 30 T01 T01 2 T01 T01 2 T01 T01 1 Erl uterung Arithmetische Operatoren notieren Sie mit den daf r blichen Zeichen Mit notieren Sie eine Addition mit eine Subtraktion mit eine Multiplika tion und mit eine Division gt Hinweis Pro Zeile k nnen Sie jeweils nur eine Berechnungsoperation formulieren Beispiel 1 Bei einer berstundenregelung sollen beim Erreichen einer berstundensumme von 60 Minu ten im Zeitkonto T13 zus tzlich 45 Minuten Zuschlag berechnet werden if T13 gt 60 T13 T13 45 if T13 gt 60 berpr ft ob Inhalt von Zeitkonto 13 gleich oder gr er 60 ist T13 T13 45 erh ht den Inhalt von Zeitkonto 13 um den Wert 45 wenn die Bedingung erf llt ist Beispiel 2 Die Zeiterfassungssoftware rechnet Arbeitszeit die ber die t gliche Sollzeit hinaus geleistet wird in den Saldo Mehrarbeit die an einem Wochenende geleistet wird soll in diesem Bei spiel unmittelbar ausgezahlt und nicht in das Guthabenkonto gerechnet werden If T15 gt O Bal Bal T15 If T15 gt 0 berpr ft ob Arbeitszeit berechnet wurde Bal Bal T15 zieht eventuell berechnete Arbeitszeit wieder vom Saldo ab Beispiel 3 Eine Arbeitszeitregelung beginnt um 6 00 Uhr und endet um 14 30 Uhr Die t gliche Sollzeit betr gt 8 Stunden bei 30 mi
196. heint die Aufschrift Download beendet dr cken Sie die Taste OK Die Daten bertragung auf den USB Speicher ist abgeschlossen Die mit den Buchungen gespeicherte Datei hei t zum Bespiel 1 _attlog dat Ger telD des Zeiterfassungsterminals Version 6 0 Arbeiten mit der Software 201 gt Hinweis Die erzeugten Datens tze beginnen mit der Ger telD des Zeiterfassungstermi nals Sollen Daten von mehreren Zeiterfassungsterminals auf einem Datentr ger gespei chert werden empfiehlt es sich die Zeiterfassungsterminals mit unterschiedlichen Ger te ID zu versehen um ein versehentliches berschreiben bereits vorhandener Buchungs daten zu vermeiden 6 Nach erfolgter Speicherung folgt die Abfrage ob die bertragenen Daten im Speicher gel scht werden sollen Best tigen Sie mit Ja da ansonsten die Da ten bei der n chsten Daten bertragung wieder geladen werden 7 Dr cken Sie die Taste ESC bis Sie das Men wieder verlassen haben 8 Entnehmen Sie den USB Speicher 9 Befestigen Sie den USB Speicher am USB Anschluss des PC s 10 Klicken Sie auf Kommunikation USB Import ffnen Suchen in as Wechseldatentr ger F e aA Name e v nderungsdatum Typ En Br 1_attlog dat 27 07 2012 16 56 DAT Date Zuletzt besucht 11 W hlen Sie aus dem USB Speicher die Datei 1_attlog dat und klicken Sie auf ffnen Die Buchungen werden eingelesen 12 Klicken Sie im Hinweisfenster
197. hentag anzuwenden ist Der Wochenplan ist ausreichend um alle regelm Bigen Arbeitszeitmodelle ebenso regelm ige Schichtmodelle zu definieren 7 9 1 Wochenplan anlegen 1 Um das Fenster Wochenplan zu ffnen klicken Sie im Men auf Programm Wochenplan oder in der Schnellstartleiste Programm auf das Symbol Wochenplan Wochenplan Nr Bezeichner Parameter WETTE a Tee 1 B ro Vollzeit 2 Produktion TZ 5 GET Tage er Startdatum MENN Montag Woche 0 r Nutzung der B ro VZ gt BERSENEN m Schichtpl ne B ro VZ B ro VZ i Wochensumme B ro VZ Wochenende Wochenende 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Wochenplans Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name Periodendauer Anzahl der Tage nach denen sich der Wochenplan wiederholt f r eine normale 5 Tage Arbeitswoche betr gt die Periodendauer 7 Tage in klusive Wochenende Startdatum Es wird der erstmalige Beginn des Wochenplans festgelegt Das Startdatum muss vor dem Berechnungsbeginn des dem Wochenplan zuge ordneten Mitarbeiters und vor dem Beginn der Sommerzeit liegen Mit diesen Werten berechnet das Programm automatisch f r die Folgejahre den Kalender mit den zugeordneten Tagespl nen Bei einer 5 Tage Arbeitswoche Perioden dauer 7 Tage wird ein Startdatum gew hlt das auf einen Montag f llt
198. hinzuf gen Klicken Sie auf Extras Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Benutzer v Mitarbeiter Benutzername Mustermann Karl ee ee EEE Mustermann Karl Mustermann Karl Passwort I Passwort best tigen Eee Mustermann Karl z AEAEE TEA Administrator Genehmigungsstufe nur Eintr ge niederer Stufe Antr ge sofort bernehmen E Empfang E Webterminal fZ 7 W hlen Sie den gew nschten Benutzer Tragen Sie im Eingabefeld Passwort ein Passwort ein Bei der Eingabe des Passwortes erscheint f r jedes eingegebene Zeichen ein Stern damit ein un befugtes Ablesen vom Bildschirm nicht m glich ist Wiederholen Sie das Passwort im Eingabefeld Passwort best tigen Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 4 4 Passwort l schen 066 Klicken Sie auf Extras Benutzerverwaltung W hlen Sie den Benutzer dessen Passwort Sie l schen m chten Entfernen Sie aus den Eingabefeldern Passwort und Passwort wiederholen je weils das Passwort Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Einrichten der Software smart time plus webClient 7 4 5 Passwort durch Benutzer ndern Nach der administrativen Vorgabe der Passw rter k nnen die berechtigten Benutzer der Zeit erfassungssoftware individuell ihre Passw rter ndern 1 Klicken Sie auf Extras Passwort ndern Passwort ndern Benutzemame Aktuelles Passwort Neues Passwort Passwo
199. hlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 23 3 Filtergruppe ndern 1 Klicken Sie auf Programm Filtergruppe 2 W hlen Sie die zu ndernde Filtergruppe und f hren Sie die erforderlichen n derungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 23 4 Filtergruppe l schen 1 Klicken Sie auf Programm Filtergruppe 2 W hlen Sie die zu l schenden Filtergruppe und klicken Sie auf L schen Die Fil tergruppe wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 24 Terminalgruppen Um nicht jedes Zeiterfassungsterminal jedem Mitarbeiter einzeln zuordnen zu m ssen k n nen Sie Zeiterfassungsterminals in Gruppen zusammenfassen 7 24 1 Terminalgruppe hinzuf gen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalgruppen Version 6 0 Einrichten der Software 129 3 Terminalgruppe EEE Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Terminalgruppe Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Terminalgruppe Terminal Ausgew hlt Markierungsschalter der Zeiterfassungsterminals aktivie ren die in einer Terminalgruppe zusammengefasst werden Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 24 2 Terminalgruppe ndern 1 2 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalgruppen W hlen Sie die zu ndernde Terminalgru
200. ht eintragen Weitere Informa tionen 8 7 4 Fehlzeit in Jahres bersicht eintragen ab Seite 177 Wie korrigiere oder erg nze ich Kommen und Gehen Zeiten 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Buchungen Alternativ k nnen Sie auch in der Mo nats bersicht jeweils doppelklicken auf die Spalte Beginn oder Ende 2 W hlen Sie ber den Kalender den gew nschten Tag aus Korrigieren 3 Klicken Sie die gew nschte Uhrzeit an und ndern Sie diese im Eingabefeld Zeit Erg nzen 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen Tragen Sie im Eingabefeld Zeit die gew nschte Uhrzeit ein W hlen Sie bei Bedarf einen Funktionscode Version 6 0 Probleml sungen 271 272 4 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Wie gebe ich vorhandene Plus oder Minusstunden bzw vorhandene Stunden aus Vormonaten ein 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Summen Alternativ k nnen Sie auch in der Mo nats bersicht doppeltklicken auf die Spalte Saldo 1 W hlen Sie ber die Pfeiltasten den gew nschten Tag aus Tragen Sie in der Zeile f r das Konto Saldo Kumuliertes Saldo in der Spalte Korrektur die gew nschten Stunden ein Dabei k nnen oder als Vorzeichen verwendet werden Welche Einstellungen muss ich vornehmen wenn ein Mitarbeiter von Teilzeit vor ber gehend in Vollzeit wechselt 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze Alternativ k nnen Sie auch auf das Symbol Stamms tze in der Schnellstartleiste klicke
201. hung hinzuf gen Buchungen Statustableau Filter aktueler Monat ABWESENHEITSANTR GE MITARBEITER Von I Bis Ze r FEHLGRUND ANMERKUNG BEARBEITER Monatsplaner Mustermann Karl 31 07 13 31 07 13 11 00 AG Probe Theo GV B Anmerkun i ns Mustermann Kari 02 07 13 02 07 13 08 00 DR g a7 Amselotti Michael Testfrau Gundula 29 07 13 31 07 13 UR Anmerkung Probe Theo GV Urlaubs bersicht Testmann Ulf 01 08 1309 08 13 UR Anmerkung Amselotti Michael e Antragswesen BUCHUNGSANTR GE Eigene Antr ge Hmoenen am zer 0 Am EER Antragsbearbeitung Mustermann Kari 01 07 13 15 15 RP Probe Theo VG Antragsvertretung STORNIERUNGSANTR GE Buchungsantrag air serien Abwesenheitsantrag Mustermann Karl 01 07 13 15 15 Buchung Fehlbuchung I Abmelden se Es liegt eine Anmerkung durch einen Vorgesetzten vor Beim berfahren des Symbols mit der Maus erscheint ein Anmerkungsfenster age 262 Einem Abwesenheitsantrag wurde ein Dokument als Datei angeh ngt Diese Datei kann gespeichert oder ausgedruckt werden Antrag genehmigt Antrag abgelehnt Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 9 8 Vertreter f r die Antragsbearbeitung bestimmen Genehmigungsberechtigte Vorgesetzte haben die M glichkeit zum Beispiel w hrend einer l ngeren Abwesenheit Vertreter zu ernennen Damit k nnen anfallende Antr ge ohne Ver z gerung bearbeitet werden Der Vertreter erh lt f r einen festgele
202. ich so zum Beispiel wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten kann ber einen Webbrowser von jedem Standort und von jedem Ar beitsplatz aus gebucht werden Einzige Voraussetzung ist ein verf gbarer Internetzugang 240 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 1 2 Voraussetzungen Unterst tzte Webbrowser Folgende Webbrowser sind f r die Verwendung mit dem webClient freigegeben Internet Explorer ab Version 10 Google Chrome ab Version 20 Firefox ab Version 17 Opera ab Version 12 Achten Sie bitte darauf die Software f r den verwendeten Webbrowser aktuell zu halten um den webClient sicher und zuverl ssig verwenden zu k nnen Nat rlich steht es Ihnen frei auch andere Webbrowser zu verwenden Bei Problemen k nnen diese jedoch vom Support nicht unterst tzt werden Einstellungen im Webbrowser Um die Funktionsf higkeit des webClients zu gew hrleisten m ssen Sie bei Ihrem installierten Webbrowser die folgenden Funktionen aktivieren bzw akzeptieren m Javascript Unterst tzung m Cookies Informieren Sie sich in der Online Hilfe Ihres Webbrowsers wie diese zugelassen werden Voraussetzung f r die Buchungs bernahme aus dem webClient F r eine zeitnahe Verrechnung von Buchungen und bernahme von genehmigten Antr gen aus dem webdlient in die Zeiterfassungssoftware m ssen zwingend die entsprechend ange legten Zeitauftr ge als Windows Dienst im Hintergrund gestartet sein Weitere Informationen Abschnitt
203. ichen Buchungen vom ak tuellen Tag angezeigt Was muss ich tun wenn ein Mitarbeiter seinen Transponder verloren hat Die Transponder ID des verloren gegangenen Transponders ist sowohl in der Zeiterfassungs software als auch im Zeiterfassungsterminal durch die Transponder ID des neuen Transpon ders zu ersetzen 1 Klicken Sie in der Zeiterfassungssoftware auf Mitarbeiter Stamms tze oder al ternativ auf das Symbol Stamms tze in der Schnellstartleiste und ndern Sie die Transponder ID bei dem betreffenden Mitarbeiter Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus W hlen Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf Verbinden W hlen Sie unter Mitarbeiter im PC den betreffenden Mitarbeiter O vw A w N Klicken Sie auf B Ausgew hlte Mitarbeiter senden um die Mitarbeiterdaten mit der neuen Transponder ID an das Zeiterfassungsterminal zu senden Im Anschluss erscheint die Meldung Daten wurden erfolgreich bertragen 7 Klicken Sie auf Verbindung beenden 8 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Damit ist f r den Mitarbeiter in der Zeiterfassungssoftware und im Zeiterfassungsterminal die neue Transponder ID hinterlegt 270 Probleml sungen smart time plus webClient Wie setze ich Administratorenrechte in der Zeiterfassungssoftware und im Zeiterfas sungsterminal zur ck 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze Alternativ k nnen Sie
204. icherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird der Rundungsplan nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 8 Tagesplan Tagespl ne enthalten s mtliche Verrechnungsregeln Zeitzonen und Vorgaben bezogen auf einen einzelnen Tag wie zum Beispiel die zu leistende Arbeitszeit f r den Tag Arbeitsbeginn und ende Pausenbereiche Sonderzeiten und Rundungsregeln Tage an denen gleich gearbeitet wird k nnen mit einem Tagesplan zusammengefasst wer den Die Tagespl ne werden sp ter einem oder mehreren Wochenpl nen zugeordnet Weitere In formationen Abschnitt 7 9 1 Wochenplan anlegen ab Seite 85 gt Hinweis Vor dem Erstellen der Tagespl ne sind zuerst die Pausen und Rundungspl ne anzulegen Die Pausen und Rundungspl ne m ssen nicht in jedem Tagesplan neu ange legt werden sondern k nnen bereits als Bausteine vordefiniert werden Version 6 0 Einrichten der Software 077 1 8 1 078 Tagesplan anlegen 1 Um das Fenster Tagesplan zu ffnen klicken Sie im Men auf Programm Tagesplan oder in der Schnellstartleiste Programm auf das Symbol Tagesplan Tagesplan Zonen berstunden Summen berstunden Formeleditor fZP gt wur Pue m er sore don im Parameter a Gwea 300E KEFA lt Keine gt v a MOJ gt MEEN e 3 EE omera BEI gt BEI rocce EE Min Pausenl
205. icken Sie im Funktionsbereich auf Urlaubs bersicht Wernicke Ralph e B Drucken Amer voneneesuam Amos zwarz cent omenon cmow Amar venra nee 0 00 0 00 0 00 27 00 0 00 8 00 0 00 2 00 Birgit Peter 27 00 I 17 00 Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau ee a Christine Breit 0 00 30 00 0 00 0 00 30 00 0 00 8 00 0 00 9 00 13 00 Monatsplaner Dieter Piep 18 00 28 00 0 00 0 00 46 00 0 00 7 00 0 00 19 00 20 00 Euer Erik Hameln 32 00 30 00 0 00 0 00 62 00 0 00 12 00 0 00 15 00 35 00 Urlaubs bersicht Antragswesen Passwort ndern Drucken Durch Klicken auf die Taste Drucken wird eine pdf Datei mit der Urlaubs bersicht erzeugt Diese kann anschlie end gespeichert bzw ausgedruckt werden 294 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 9 10 9 1 Antragswesen Ein wichtiger Bestandteil der Dezentralisierung und Verlagerung der Entscheidungen hin zu den Entscheidungstr gern ist das Antragswesen Sowohl Abwesenheiten als auch vergessene Buchungen k nnen papierlos ber den webClient beantragt und genehmigt werden Es folgt die automatische bernahme und Verrechnung dieser Antr ge in die Zeiterfassung Ein wei terer Vorteil liegt in der Transparenz Der Antragsteller hat immer einen berblick wo sich sein Antrag aktuell befindet und welchen Status dieser hat Mitarbeiter k nnen folgende Antr ge stellen m Buchungsantrag m Buchungsstornierung m Abwesenheitsantra
206. ie T r ffnung Der erzeugte Datensatz wird nicht als Zeitbuchung abgespeichert Funktion Online Status Die Zeiterfassungssoftware unterst tzt eine bidirektionale erweiterte Online Kommunikation Damit ist es m glich zus tzlich zur normalen statischen Anzeige des Informationsspeichers bei der vom Saldo des Vortages ausgegangen wird sich aktuell get tigte und verrechnete Bu chungen online auf dem Display des Zeiterfassungsterminals anzeigen zu lassen F r die Zeit erfassungsterminals nur mit einem TFT Display ist zur Unterst tzung dieser Funktion ge gebenenfalls ein Update der Firmware erforderlich gt Hinweis Damit der statische Informationsspeicher nicht bei jeder Buchung vor den An zeigen im Online Status angezeigt wird sondern erst nach dem Dr cken der Informati onstaste ist es sinnvoll am Zeiterfassungsterminal nur m glich bei Zeiterfassungs terminals mit TFT Display im Men System unter Verschiedenes den Wert f r Info bzw SPSAV auf Aus zu stellen 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes und w hlen Sie den zuvor angeleg ten Funktionscode 2 W hlen Sie im Listenfeld Funktion die Option Online Status Nach der Aus wahl Online Status ndert sich die Rubrik in Online Status und es wird ein neues Listenfeld eingeblendet in dem die Funktionen f r die Online Kommunikation ausgew hlt werden k nnen Funktionscodes v E 221 letzte Buchungen Dienstreise 112
207. ie f r jedes Bundesland g ltigen Feiertage k nnen Sie einzeln aktivieren bzw deaktivieren da jedes Bun desland mit einem eigenen Code hinterlegt ist Im Programm wird unterschieden zwischen Feiertagsgruppen nach Bundesl ndern oder L n dern definiert und einzelnen Feiertagen Dadurch ist es m glich dass mit diesem Programm alle Mitarbeiter verwaltet werden k nnen auch wenn sie in verschiedenen Bundesl ndern o der L ndern mit unterschiedlichen Feiertagregelungen t tig sind Die Feiertagsregelung gilt f r alle im System angemeldeten Mitarbeiter Die in Deutschland bestehenden Feiertage sind bereits bis in Zeile 18 vordefiniert Zus tzliche Feiertage k nnen Sie in jeder Feiertagsgruppe ab der Zeile 19 eingeben In der Spalte Typ k nnen den Feier tagen verschiedene Typen 1 bis 6 zugeordnet werden Sie haben so die M glichkeit ber das Programm Zeitgruppe den einzelnen Feiertagstypen unterschiedliche Tagespl ne mit un terschiedlichen Feiertagszuschl gen zuzuweisen 7 21 1 Feiertagsgruppe hinzuf gen 1 Klicken Sie auf Programm Feiertage Bayern Baden W rtemberg Feiertag Saarland 1 Neujahr Rheinland Pfalz 2 Heilige Drei K nige 3 Rosenmontag 4 Karfreitag 5 Ostersonntag ee Nordrhrein Westfalen Niedersachsen Sachsen Anhalt Berlin Brandenburg Ostermontag Tag der Arbeit Christi Himmelfahrt 9 Pfingstsonntag Br 10 Pfingstmontag 11 Fronleichnam Hamburg
208. ie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 9 2 Wochenplan kopieren Mit der Schaltfl che Kopieren k nnen Sie einen vorhandenen Wochenplan kopieren entspre chend den Anforderungen ndern und als neuen Wochenplan abspeichern Klicken Sie auf Programm Wochenplan W hlen Sie den zu kopierenden Wochenplan und klicken Sie auf Kopieren Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus Aa W N a Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 9 3 Wochenplan ndern 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan 2 W hlen Sie den zu ndernden Wochenplan und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 087 7 9 4 Wochenplan l schen gt Achtung Der L schvorgang kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Vergewissern Sie sich daher unbedingt vorher ob dieser Wochenplan nicht Bestandteil einer noch be stehenden Arbeitszeitregelung ist 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan 2 W hlen Sie den zu l schenden Wochenplan und klicken Sie auf L schen Der Wochenplan wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 10 Schichtplan Der Schichtplan dient als Verbindung zwischen Wochen und Tagesplan wenn der f r die Abrechnung zutreffende Tagesplan von der ersten Buchung des Mitarbeit
209. ient wird dem einzelnen Mitarbeiter ein Blick in die auflaufenden Daten der Zeiterfassung erm glicht Das steigert die Transparenz der Daten und somit auch die Akzep tanz durch die Mitarbeiter Dar ber hinaus erhalten Bereichsverantwortliche die M glichkeit sich ber den aktuellen Stand im eigenen Bereich schnell und umfassend zu informieren Der webClient stellt dazu verschieden Daten bereit die dem Mitarbeiter Informationen ber Bu chungsverhalten Arbeitszeitverrechnung und Abwesenheitsregistrierung liefern webclient f r das Antragswesen Mitarbeiter profitieren von einem definierten Workflow bei Bedarf auch mehrstufig f r bean tragte Buchungseintr ge bzw die Genehmigung von Urlaubs und anderen Abwesenheits antr gen So k nnen sie Arbeitszeiten Abwesenheiten und andere Arbeitsabl ufe selbst st ndig organisieren Genehmigungspflichtige Antr ge leitet das System an den Vorgesetzten weiter Er oder sein Stellvertreter bewilligen den Antrag oder lehnen ihn ab Auf Wunsch auch kommentiert Alle erforderlichen Schritte sind in den Workflow eingebunden bis hin zu Stor nierungen Damit werden arbeitsintensive manuelle Genehmigungsverfahren abgel st Wel che Daten jeweils sichtbar sind und welche Aktionen ausgef hrt werden d rfen legen Sie durch Berechtigungen fest Die Mitarbeiter sind in der Lage jederzeit zu sehen ob und durch wen Ihr Antrag bearbeitet wird Webterminal Ist der Einsatz von Hardware Terminals nicht m gl
210. iese Kurzanleitung dient lediglich einer schnellen Inbetriebnahme und ersetzt nicht das sorg f ltige Studium der mitgelieferten Handb cher die sich auf der Installations CD im Verzeich nis MANUAL befinden 7 4 Benutzer und Passwortverwaltung Mit der Erfassung von Personaldaten steht die Sicherheit dieser Daten im Vordergrund Die in der Zeiterfassungssoftware verankerten Benutzerrechte stellen ein wichtiges Kriterium dar um die pers nlichen und somit vertraulichen Daten vor Missbrauch zu sch tzen Die Zeiterfassungssoftware wurde f r den Mehr Bediener Betrieb entwickelt so dass ver schiedene Anwender mit dem Programm arbeiten k nnen Durch die Vergabe von Passw r tern f r die Benutzer wird sichergestellt dass kein Unbefugter Daten sichten ver ndern oder l schen kann Den verschiedenen Benutzern k nnen des Weiteren unterschiedliche Benutzer rechte zugeordnet werden gt Hinweis Benutzerrechte und Passw rter werden durch Sicherheitseinstellungen auf dem PC gesteuert und in der Regel vom Systemadministrator festgelegt Benutzerrechte reichen von der reinen Ansichtsberechtigung ber Eingabe und Korrektur rechte bis hin zum uneingeschr nkten Zugriff auf alle Funktionen und k nnen in f nf Stufen vergeben werden m Administrator Der Mitarbeiter hat uneingeschr nkten Zugriff auf alle Funktionen einschlie lich administrativer Servicefunktionen zum Beispiel die Vergabe von Benutzer berechtigungen m Supervis
211. ikation wird ein biometrische Merkmal mit allen im System gespeicherten Re ferenzmerkmalen verglichen 1 n Vergleich Gibt es eine bereinstimmung ist die Identifika Version 6 0 Vorabinformationen 017 tion erfolgreich und die zum betreffenden Referenzmerkmal geh rende Benutzer ID l sst sich weiterverarbeiten Verifikation 1 1 Vergleich ne u N 943806 A Gun Bei einer Verifikation gibt der Benutzer dem System seine Identit t vorab bekannt zum Bei spiel ber eine PIN oder Karte das System muss das biometrische Merkmal dann nur noch mit einem zur Benutzer ID passenden Referenzmerkmal 1 1 Vergleich vergleichen Bei ber einstimmung ist die Verifikation erfolgreich Wie effektiv sind biometrische Systeme Die Erfassung und Auswertung biometrischer Merkmale ist naturgem mit Messfehlern be haftet da sich die verwendeten Merkmale sowohl im Laufe der Zeit als auch tempor r durch u ere Einfl sse ndern und auch die Pr sentation gegen ber dem System niemals gleich er folgt Die zu unterschiedlichen Zeitpunkten erzeugten digitalen Abbilder des gleichen biomet rischen Merkmals k nnen also nicht zu 100 identisch sein Es erfolgt also beim Matching deshalb keine berpr fung auf Gleichheit sondern auf hinreichende hnlichkeit F r die Effektivit t und Sicherheit biometrischer Systeme existieren zwei allgemein anerkannte Messgr en m die Falsch Zur ckweisungsrate FRR m die Falschakzep
212. in der Informationstechnik BSI durchgef hrten um fangreichen Studie zur Leistungsf higkeit verschiedener biometrischer Systeme erzielten Fin gerabdrucksysteme mit optischen Sensoren die besten Ergebnisse noch vor Iriserkennung und Gesichtserkennung Es wurde bescheinigt dass die Fingerabdruckerkennung auch f r sehr hohe Sicherheitsanforderungen geeignet ist Grundlagen der Fingerabdruckerkennung Die Einzigartigkeit des Fingerabdrucks es existieren keine zwei Menschen mit gleichem Fin gerabdruck selbst eineiige Zwillinge mit genetisch identischer DNA weisen unterschiedliche Fingerabdr cke auf lassen ihn als ideal geeignet erscheinen zur Verwendung in automatisier ten Erkennungssystemen F r die automatisierte Erkennung werden die Fingerabdruck Feinmerkmale die so genannten Minuzien verwendet Diese ergeben sich aus dem Vorhan densein von Verzweigungen und Endungen in der Fingerlinienstruktur Die Anordnung dieser punktf rmig definierten Merkmale ergibt ein ganz spezifisches Bild das ebenfalls einmalig ist 016 Vorabinformationen smart time plus webClient und sich maschinell auswerten l sst Die Anordnung dieser Minuzien ihre relative Lage zuei nander und ihre Richtung ist haupts chlich zuf llig und nicht vererbbar Der Ablauf der biometrischen Identifizierung ist bei allen biometrischen Systemen unabh ngig vom verwendeten Verfahren prinzipiell gleich m Registrierung des Nutzers im System Enrollment durch Erf
213. ind k nnen in anderen Pro grammteilen ber diese Kriterien ausgew hlt werden 7 17 1 Abteilung anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Abteilungen Abteilungen Definition s Saldo oo Pos Kapp oo Eee 30 04 Min Anzahl an Tagen 3 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor 120 Einrichten der Software smart time plus webClient Nr Maximal 3 stellige Nummer zum Identifizieren der Abteilung Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Abteilung Rubrik Leistungsart Die Angaben werden nur f r den Dateiexport in Lohn und Gehaltsprogramme ben tigt Hier ordnen Sie den internen Konten die Nummern der entsprechenden Leistungsarten im Lohn und Gehaltsprogramm ZU Urlaub nehmen bis Datum im Format TT MM eintragen Festlegen bis wann der Urlaub des Jahres mit in das Folgejahr genommen werden kann Alle Ur laubstage die nicht bis zu dem definierten Termin genommen wurden wer den ersatzlos gestrichen Min Anzahl an Tagen Mindestanzahl von Urlaubstagen die bis zum dar ber stehenden Termin genommen werden muss Die Differenz der Tage Jahresur laub zum Eintrag Min Anzahl an Tagen die nicht bis zu dem definierten Termin genommen wurden werden mit in das neue Kalenderjahr bernom men 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 17 2 Abteilung ndern 1 Klicken Sie auf Programm Abteilu
214. iner Lizenz Diese Lizenz wird f r einen anderen Arbeitsplatz freigegeben Kr Aktive Serverlizenz Nach dem Klicken auf das Symbol wird die Serverlizenz in eine Arbeitsplatzlizenz umgewandelt Voraussetzung ist eine freie Arbeitsplatzlizenz Es kann immer nur eine Serverlizenz aktiv sein 4 Inaktive Serverlizenz Es kann immer nur eine Serverlizenz aktiv sein Version 6 0 Installieren der Software 045 da Aktive Arbeitsplatzlizenz Nach dem Klicken auf das Symbol wird eine Arbeitsplatzlizenz in eine die Serverli zenz umgewandelt Voraussetzung ist eine freie Serverlizenz m inaktive Arbeitsplatzlizenz GiB Es k nnen maximal nur so viele Arbeitsplatzlizenzen aktiv sein wie erworben wurden x Logout Sitzung manuell beenden 6 Klicken Sie auf das jeweilige Symbol um eine Lizenz zu aktivieren oder zu de aktivieren bzw um einen Lizenztyp in den jeweils anderen umzuwandeln 5 5 3 Lizenz offline aktivieren Die Zeiterfassungssoftware soll auf einem PC lizenziert werden der keinen Zugang zum Inter net hat Dazu wird jedoch ein PC ben tigt auf dem die Zeiterfassungssoftware bereits instal liert und lizenziert ist und der ber eine aktive Internetverbindung verf gt Verfahren Sie dabei entsprechend der nachfolgenden Anweisungen in der angegebenen Rei henfolge PC ohne Internetzugang F hren Sie auf dem PC ohne Internetzugang folgende Schritte aus 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Prog
215. inierte Zeit subtrahierer Kostenstelle Addiere lternativzeit 1 Addiere Alternativzeit 2 4 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 5 Wiederholen Sie den Vorgang bis Sie alle gew nschten Tagespl ne definiert haben 6 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 080 Einrichten der Software smart time plus webClient Tagesplanvisualisierung ber die Informationsschaltfl che neben dem Eingabefeld Nr ffnet sich ein Fenster in dem definierte Parameter innerhalb eines angew hlten Tagesplans in einem Zeitstrahl grafisch dargestellt werden Tagesplanvisualisierung Aktueller Tag zj i i i i i i i i T Ir T E i 0 1 d 2 3 5 J 576 7 8 A 9 W ui 1271513215147 51 w m 18 1 20 2 22 PreeFeeeern Ffererz erars FCCCEEECECECECEEECECECECEECECECECCECEECECECCCEFECECECCCFEEECCECCECEEECECECCCEEEECE Zonen berstunden ber die Zonen berstunden k nnen Zuschl ge in Abh ngigkeit von der Tageszeit gezielt in beliebige vordefinierte Konten eingerechnet werden 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan und dort auf das Register Zonen ber stunden Von Bis _Schwellwert Zeitkonten Ereigniskonten E I G Min E E K Min E E Ga wO E E a BE vin EIQ 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Von Wert der sich aus dem Tagesende des vorherigen Tagesplans ergibt Bis Ende der berstundenzone f r die eine
216. innen auf die gew nschte Breite zie hen Lassen Sie die Maustaste bei der gew nschten Breite los 8 2 Uhren synchronisieren Die Uhrzeiten im Zeiterfassungsterminal und im PC Server m ssen f r einen korrekten Bu chungsvorgang bereinstimmen Mit der Funktion Uhren synchronisieren haben Sie die M glichkeit die Systemzeit des PC zum Zeiterfassungsterminal zu senden gt Achtung Vergewissern Sie sich dass die Uhrzeit auf dem PC genau eingestellt ist Korri gieren Sie diese gegebenenfalls vor dem Synchronisieren F hren Sie die Uhrensynchroni sation mindestens einmal j hrlich durch um eine korrekte Funktion des Gesamtsystems zu gew hrleisten 1 Klicken Sie auf Kommunikation Senden Empfangen Funktion furren synchronisieren Terminals Verf gbar Ausgw hlt CNTB980 nd 08 05 12 10 36 Initialisiere Terminal NTB 980 Port 4370 IP 192 168 1 210 wurde ge ffnet Version 6 0 Arbeiten mit der Software 153 8 3 8 3 1 154 5 W hlen Sie in der Rubrik Funktion innerhalb des Listenfelds die Daten ber tragung Uhren synchronisieren Unter Verf gbar in der linken H lfte der Rubrik Terminals werden die zur Verf gung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt Markieren Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf eine der folgenden Tasten gt Das ausgew hlte Zeiterfassungsterminal in die rechte H lfte unter Aus gew hlt bernehmen
217. is oder durch Auswahl im Kalendermodul Zeit Angabe von Zeiten die von der Tagessollzeit abweichen zum Beispiel bei Dienstreisen Ist dieses Eingabefeld leer wird automatisch die im Tagesplan hinterlegte Sollzeit verrechnet Ist die eingetragene Zeitsumme gr er als die Sollzeit wird die Zeitdifferenz zum Saldo addiert Unterschreitet die Zeitsumme die Sollzeit wird die Differenz vom Saldo abgezogen 3 Speichern Sie mit bernehmen Es wird sofort eine Neuberechnung des Da tenbestands durchgef hrt Schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Hinweis Liegt der Zeitraum vor dem Systemdatum wird eine Neuberechnung aller Zeit konten durchgef hrt beginnend mit dem Startdatum der Abwesenheit bis zum aktuellen Tag Version 6 0 Arbeiten mit der Software 175 8 7 3 Fehlzeit f r mehrere Mitarbeiter eintragen 1 Um Fehlzeiten f r mehrere Mitarbeiter einzutragen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Fehlgrund Fehlzeiten Definition u Fetignund Zr 3 5 01 08 12 9 Amsellotti Michael M Freud B rbel Hofmann Maria Sauer Marga WG Schwarz Sandro September 2012 gt 12 345673539 10 11 1213 14 15 16 Aktueller Mitarbeiter 17 18 19 20 21 22 23 en IC 24 25 26 27 28 29 30 Fimenbereich a EZ Fitergruppe Fehlgrund F
218. ispiel Die erste Pause ist auf 30 Minuten eingestellt Die zweite Pause soll 15 Minuten be tragen Bei der zweiten Pause muss dann 45 Minuten 30 15 eingegeben werden GLZ Pause Diese Pausenart verh lt sich identisch wie die anwesenheitszeitabh ngige Pause jedoch mit einem kleinen Unterschied Die GLZ Pause wird nicht sofort nach 6 Arbeitsstunden abgezogen sondern ber cksichtigt auch eventuelle sp tere Pausen Hat der Mitarbeiter seine Pause per Gehen Kommen n mlich erst sp ter gebucht w re eine AZG Pause vom System bereits abgezogen und seine gebuchte Abwesenheit fehlt zus tzlich Das vermeidet die GLZ Pause indem die gebuchte Pause zwischen erstem Kommen und letztem Gehen mit ber cksichtigt wird Beispiel Es ist ein Abzug nach 6 Arbeitsstunden von 30 Minuten eingestellt Der Mitarbeiter bucht seine Pause jedoch nach Arbeitsstunden zwischen 15 00 und 15 30 Uhr AZG Pause Der Pausenabzug erfolgt korrekt nach 6 Arbeitsstunden zwischen 14 00 und 14 30 Uhr und die Abwesenheit des Mitarbeiters zwischen 15 00 15 30 Uhr fehlt zus tzlich da keine Pause GLZ Pause Zwischen erster und letzter Buchung liegt eine Abwesenheit von 15 00 15 30 Uhr entsprechend 1 2 Stunde vor Diese Abwesenheit wird als gemachte Pause angerechnet und es erfolgt kein weiterer Abzug GLH Pause Diese Pausenart verh lt sich identisch wie die GLZ Pause jedoch mit einem Unterschied Die Pause wird nach Erreichen des Schwellwerts hart a
219. isten nach EXCEL v v Erweiterter Listengenerator mit Formeln X v Datenbank im Netzwerk v v Verschiedene Benutzerrechte v v Abteilungen Mandanten Firmenbereiche v v Statustableau im Netzwerk Option Option Export Lohn Gehalt Option Option Auftragszeiterfassung Option Option webLite Mitarbeiter Selbstauskunft Option Option webClient Mitarbeiter Selbstauskunft Antragswesen Option Option Webterminal Option Option 012 Vorabinformationen smart time plus webClient 1 3 Funktionale Erweiterungsm glichkeiten 1 3 1 Zusatzpakete f r smart time plus F r die Zeiterfassungssoftware smart time plus sind verschiedene Zusatzpakete als Kaufoption erh ltlich in denen zus tzliche Leistungsmerkmale je nach Anforderungen individuell kombi niert werden k nnen ZP 1 ZP pro Individuelle Darstellung der Monats bersicht Verwaltung von Terminalgruppen Erweiterung auf 999 Arbeitszeitregelungen Zuweisung Teilzeitfaktor im Mitarbeiterstammsatz Zeitgruppenwechsel mit Teilzeitfaktor Statistikmodul Individuelle Darstellung der Monats bersicht Verwaltung von Terminalgruppen Formeleditor mit Debug Funktion Erweiterte Zuschlagsberechnung Erweiterter Listengenerator mit Formeleditor und Filterfunktion Tagesbeginn am Vortag Statistikmodul Individuelle Darstellung der Monats bersicht Verwaltung von Terminalgruppen Erweiterung Monatsplaner Jahres bersicht Urlaubsberechnung in Stunden Statistikmodul Individuelle Darstellun
220. iter kurze Nachrichten zukommen zu lassen Diese Nachricht wird dem Mitarbeiter bei allen Buchungs vorg ngen am Zeiterfassungsterminal angezeigt 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter dem Sie eine Nachricht am Zeiterfassungsterminal zukommen lassen m chten 3 Aktivieren Sie das Register Terminalnachrichten E Teminal Info ersetzen Bemerkung 4 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen vor Terminalnachricht Gew nschte Nachricht an den Mitarbeiter eintragen Bis Angabe eines Zeitpunkts im Format TT MM JJ bis zu dem die Nachricht am Zeiterfassungsterminal angezeigt werden soll Version 6 0 Einrichten der Software 139 Terminal Info ersetzen Mit dem Aktivieren dieses Markierungsschalters werden f r den ausgew hlten Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal die allgemeinen Informationen durch diese Nachricht ersetzt Wird der Markierungsschalter nicht aktiviert erscheint die Terminalnachricht gemeinsam mit den allgemeinen Informationen am Zeiterfassungsterminal Bemerkung Eine hier eingetragene Bemerkung dient nur zur Information des Eintragenden Sie wird nicht am Zeiterfassungsterminal angezeigt 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 26 7 Terminalnachricht senden Informationen zum Senden von Terminalnachrichten an Zeiterfassungsterminals entnehmen Sie dem Abschnitt 8 11 6 Terminalnachrichten an ein Zeiterfassungsterminal send
221. iterfassungsterminal l schen auf Seite 198 Version 6 0 Einrichten der Software 141 7 27 Zutrittsfunktion ber die Zeiterfassungssoftware ist es m glich auch den Zutritt von Mitarbeitern zu kontrol lieren Dabei k nnen Sie zum einen die Zutrittsfunktion des Zeiterfassungsterminals nutzen und zum anderen ein Zutrittsterminal als externen Leser integrieren 7 27 1 Zutrittsoptionen integrieren Einstellungen f r Zeiterfassungsterminal 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminaldefinition Terminaldefinition Teminals r Defintion Log Term Nr FT Fi Verf abar E Zutritt W Zutritt et Leser 6arcode Be ENTE 980 Phys Term Nr Schnittstelle p Portnr oOo Passwort oOo i is i 2 Aktivieren Sie zus tzlich zum Markierungsschalter Verf gbar den Markierungs schalter f r die gew nschte Zutrittsart Zutritt Es wird die interne Zutrittsfunktion des Zeiterfassungsterminals akti viert Buchungen am Zeiterfassungsterminal werden nicht als Zeiterfassungs buchungen sondern nur als Zutrittsbuchungen erkannt Zutritt ext Leser Der Zutritt wird durch einen externen Leser Zutrittsterminal erm glicht Buchungen ber den externen Leser werden ausschlie lich als Zu trittsbuchungen erkannt Zeiterfassungsbuchungen werden weiterhin ber das Zeiterfassungsterminal erkannt 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Zutrittsbuchungen k nnen z
222. ition 1 Sch fer s Beilagen GmbH Nr 1 2 M R Sch fer GmbH Ban Kr M 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Firmenbereichs Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r den Firmenbereich Kurz Optional kann eine eindeutige Kurzbezeichnung abgelegt werden 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 19 2 Firmenbereich ndern 1 Klicken Sie auf Programm Firmenbereiche 2 W hlen Sie den zu ndernden Firmenbereich und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 19 3 Firmenbereich l schen 1 Klicken Sie auf Programm Firmenbereiche 2 W hlen Sie den zu l schenden Firmenbereich und klicken Sie auf L schen Der Firmenbereich wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Version 6 0 Einrichten der Software 123 7 20 Kostenstellen Kostenstellen dienen als Selektions und Sortierkriterium Das Anlegen von Kostenstellen ist f r das Erfassen und Verrechnen der Arbeitszeiten nicht zwingend erforderlich Mitarbeiter die Kostenstellen zugeordnet sind k nnen in anderen Programmteilen zum Beispiel bei Pro jektzeiterfassung ber diese Kriterien ausgewertet werden 7 20 1 Kostenstelle anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Kostenstellen Kostenstellen Definiti
223. itsgr nde zuordnet werden Tragen Sie der Reihe nach die folgenden Parameter ein wodurch der Arbeits tag beschrieben wird und sich die betrieblich vereinbarten Arbeitszeitregeln niederschlagen Soll Ist die Arbeitszeit ohne Pause die an diesem Tag von einem Mitarbeiter zu leisten ist Die Differenz aus geleisteter Arbeitszeit Istzeit und Sollzeit wird im Saldo aufsummiert Einrichten der Software smart time plus webClient Kernzeit Arbeitszeit w hrend der ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sein muss Buchungen innerhalb der Kernzeit werden als Kernzeitverletzungen registriert Die Zeiterfassungssoftware unterscheidet zwischen so genannten harten und weichen Kernzeitverletzungen Harte Kernzeitverletzungen sind Buchungen innerhalb der Kernzeit ohne Ent schuldigungsgrund in Form eines Funktionscodes Weiche Kernzeitverletzungen sind alle Buchungen innerhalb der Kernzeit zu denen ein Funktionscode existiert Dienstgang Vorgabezeitpunkte zu denen ein Mitarbeiter abgerechnet wird wenn die erste Buchung des Tages eine Dienstgang Kommen Buchung oder die letzte Buchung des Tages eine Dienstgang Gehen Buchung ist Meldet sich der Mitarbeiter mit Dienstgang an wird bis zu dem einge stellten Wert zur ck gerechnet meldet sich der Mitarbeiter mit Dienstgang ab wird bis zum eingestellten Wert Arbeitszeit berechnet Rahmenzeit Rahmenzeit ist die Zeit des Tages die innerhalb der Anwesenheit als
224. ken H lfte der Rubrik Terminals werden die zur Verf gung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt Markieren Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf eine der folgenden Tasten gt Das ausgew hlte Zeiterfassungsterminal in die rechte H lfte unter Aus gew hlt bernehmen Sie k nnen den Vorgang wiederholen bis alle Zeiter fassungsterminals mit denen kommuniziert werden soll bernommen sind gt gt Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig bernehmen lt Die Auswahl wieder zur cknehmen Version 6 0 Arbeiten mit der Software 189 4 Klicken Sie auf Ausf hren Die angew hlte Funktion wird ausgef hrt Eine fehlerfrei ablaufende Kommunikation wird kurzzeitig durch die gr n blin kende LED Status angezeigt Ist die Kommunikation fehlerhaft leuchtet die LED Status rot und es erscheint eine Fehlermeldung W hrend der Daten bertragung werden im rechten Fenster alle Ereignisse protokolliert Eventuell auftretende Kommunikationsprobleme k nnen damit leichter lokalisiert wer den 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden ber das Listenfeld Funktion w hlen Sie die Art der Daten bertragung aus Dabei stehen Ihnen verschiedene bertragungsarten zur Verf gung Buchungen empfangen Ergebnisse senden Diese meistbenutzte Option ist bei der Anwahl bereits voreingestellt Der Datentransfer erfolgt in drei Schritten m Terminalbuchungen zum PC bertragen und in der D
225. ken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Pausenplans Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name Von Bis Zeitspanne auf die sich die Rundung bezieht Intervall L nge des Intervalls R Punkt Rundungspunkt konkrete Uhrzeit innerhalb der Zone Rundungstyp Intervallrundung Einrichten der Software smart time plus webClient Buchungstyp Buchungstyp der gerundet werden soll Die Zeiterfassungssoftware unterscheidet vier unterschiedliche Buchungstypen erstes Kommen Buchung alle Kommen Buchungen alle Gehen Buchungen letzte Gehen Buchung Damit besteht die M glichkeit dass Buchungen gezielt gerundet werden zum Beispiel nur die erste Kommen und die letzte Gehen Buchung 3 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 4 Wiederholen Sie den Vorgang bis Sie alle gew nschten Rundungsregeln defi niert haben 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 1 3 Rundungsplan ndern 1 Klicken Sie auf Programm Rundungsplan 2 W hlen Sie den zu ndernden Rundungsplan und f hren Sie die erforderlichen nderungen im Rundungsplan durch 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 1 4 Rundungsplan l schen 1 Klicken Sie auf Programm Rundungsplan 2 W hlen Sie den zu l schenden Rundungsplan und klicken Sie auf L schen Be st tigen Sie die S
226. kgenerator 2 W hlen Sie die zu l schende Statistik und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird die Liste nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 234 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 8 9 8 1 Urlaubs bersicht In der Urlaubs bersicht werden alle Informationen zum Urlaubsstatus der Mitarbeiter f r das aktuelle Jahr als Liste erstellt Urlaubs bersicht anzeigen und ausdrucken 1 Klicken Sie auf Auswertung Urlaubs bersicht Es ffnet sich das Fenster Fil u ter Filter Name Vorname Amsellotti Michael Freud B rbel Hofmann Maria Sauer Marga Schwarz Sandro Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Fitergruppe 2 Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte bersicht auszuge ben Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die Urlaubs bersicht wird f r den ausgew hlten Personenkreis und das aktuelle Jahr ge ffnet Urlaubs bersicht 2012 Sauer Marga Schwarz Sandro 3 Klicken Sie auf das Symbol Drucken in der Listenleiste bzw auf Datei Dru cken Die gew nschte Liste wird ausgedruckt 4 Klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke des Fensters um die Liste zu schlie en Version 6 0 Auswerten mit der Software 239 9 9 Wochenliste
227. kierungsschalter Antr ge sofort bernehmen in der Benutzerverwaltung von smart time plus webClient f r den Vorgesetzten in der je weils h chsten Genehmigungsstufe zwingend gesetzt sein muss unabh ngig davon ob das Genehmigungsverfahren einstufig oder mehrstufig ist da ein Antrag ansonsten nicht ordnungsgem abgeschlossen werden kann Sobald sich ein genehmigungsberechtigter Vorgesetzter am webClient anmeldet und es liegt mindestens ein Antrag zur Bearbeitung f r ihn vor erscheint im Funktionsbereich neben der Auswahl Antragswesen eine rote LED Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau Monatsplaner Jahres bersicht Urlaubs bersicht Antragswesen Passwort ndern Abmelden 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Antragsbearbeitung Stan dardm ig werden zuerst offene Antr ge ausgewiesen die eine Bearbeitung erfordern Die Darstellung unterscheidet sofern vorliegend in Abwesenheits antr ge Buchungsantr ge und Stornierungsantr ge Diese werden jeweils in separaten Tabellen angezeigt Buchung hinzuf gen Buchungen ABWESENHEITSANTR GE Statustableau MITARBEITER Von Bis Zem FEHLGRUND ANMERKUNG BEARBEITER Hg ABLEHNEN Monatsplaner Mustermann Karl 05 08 13 16 08 13 Jahres bersicht BUCHUNGSANTR GE P A I Urlaubs bersicht MITARBEITER AM Zen Zusatz ANMERKUNG BEARBEITER GEN Ast Antragswesen Testmann Ulf 25 06 13 08 14 Eigene Antr
228. korrekt unter Extras Terminal Terminaldefinitionen eingestellt wurde 3 Pr fen Sie ob die IP Adresse des Zeiterfassungsterminals mit dem ping Befehl ber die Befehls Eingabeaufforderung cmd exe erreichbar ist 4 Pr fen Sie am PC bzw Server ber Kommunikation Logbuch ob Fehlermel dungen ersichtlich sind Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Systemadministrator Wie muss ich vorgehen wenn sich das Programm bei Buchungen empfangen auf h ngt In Einzelf llen kann es vorkommen dass durch unsachgem e Beendigung des Programms Index Dateien besch digt wurden 1 Klicken Sie auf Datei Service Index Neuaufbau aus Nach einer Hinweismel dung wird die Zuordnung in der Datenbank wieder neu organisiert Version 6 0 Probleml sungen 273 Wie kann ich monatsweise Daten l schen ohne dass Einstellungen verloren gehen Es ist m glich nur die Buchungen und berechneten Zeitkonten Soll Ist Saldo monats weise zu l schen 1 Erstellen Sie vor dem L schen unbedingt eine Datensicherung der Datenbank Klicken Sie auf Extras Datenbank Position Sichern Sie dort die beiden Ver zeichnisse DB und PUBLIC 2 ffnen Sie anschlie end den Ordner DB CLOCKS Hier befinden sich die Bu chungen und die Zeitkonten monatsweise abgespeichert in folgenden Dateien Buchungen bKJJJJMM dbf und bKJJJJMM mdkx Berechnete Zeitkonten cUJJMM dbf und cUJJMM mdx JJJ steht dabei f r das Jahr und MM f
229. l Istzeit berstunden Urlaub usw eines Mitarbeiters f r den eingestellten Monat angezeigt Mit dem Programm start ist die Monats bersicht bereits standardm ig ge ffnet Pro Tag lassen sich alle vorliegenden Fehlgr nde anzeigen Bei Fehlgr nden mit gleichem Farbcode wird immer der Fehlgrund mit der h chsten Priorit t angezeigt Weitere Informati onen 7 14 Funktionscodes ab Seite 105 Version 6 0 Arbeiten mit der Software 149 bersichtsfenster Information F r einen angew hlten Mitarbeiter und den in der Monats bersicht ausgew hlten Monat er scheinen die f r diesen Monat berechneten Zeitkonten in tabellarischer und in grafischer Form Die Auswahl eines Zeitraums f r die Anzeige kann erfolgen ber m die Start und Endeauswahl m den Kalender in der Schnellstartleiste Anklicken und berstreichen der Zeit r ume mit der linken Maustaste bersichtsfenster Buchungen Erfolgt in der Monats bersicht f r einen angew hlten Mitarbeiter eine Tagesauswahl er scheinen die folgenden detaillierten Informationen m g ltiger Tagesplan als Grundlage f r die Berechnung m Buchungen m aus Buchungen resultierende Ergebnisse in Zeitkonten 8 1 2 Monats bersicht als Korrekturplattform Die Monats bersicht ist der ideale Ausgangspunkt um schnell und ohne Umweg die ver schiedensten Eingabe bzw Korrekturmen s zu erreichen 1 Falls das Fenster Monats bersicht nicht ge ffnet ist w
230. l aus 3 Klicken Sie auf Verbinden Die Verbindung zum Zeiterfassungsterminal wird aufgebaut Im Fenster unter den Terminal Infos erscheint der Aktivie rungsstatus f r die Sommer Winterzeit mit dem Wert True bzw False 4 Doppelklicken Sie auf True bzw False wird jeweils der andere Status und das Symbol L Status setzen angezeigt 5 Doppelklicken Sie jeweils auf das Eingabefeld f r Beginn bzw Ende und tragen Sie das jeweilige Datum ein 6 Klicken Sie auf eines der Symbole status setzen Es erscheint ein Sicher heitshinweis dass das Zeiterfassungsterminal neu gestartet werden muss 7 Klicken Sie auf Ja Die Umstellung der Sommer Winterzeit wird an das Zeiter fassungsterminal gesendet Damit die Sommer Winterzeitumstellung auch im Zeiterfassungsterminal aktiviert ist wird das Zeiterfassungsterminal neu gestar 198 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient tet Die Verbindung zum Zeiterfassungsterminal wird danach automatisch be endet 8 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 11 6 Terminalnachrichten an ein Zeiterfassungsterminal senden Unter Mitarbeiter Stamms tze im Register Terminalnachrichten wurde eine Nachricht er stellt die dem Mitarbeiter bei allen Buchungsvorg ngen am Zeiterfassungsterminal angezeigt werden soll Informationen zum Erstellen der Nachricht erhalten Sie Abschnitt 7 26 6 Termi nalnachrichten erstellen ab Seite 139 Damit
231. lan und dort auf das Register Summen ber stunden Parameter Zonen berstunden Definition gt h min Kein Saldo gt E 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor h min tragen Sie den Schwellwert ein ab dem die Berechnung in eines der berstundenkonten erfolgt Kein Saldo Wenn aktiviert dann wird die Mehrarbeit ausschlie lich in die ge w nschten Konten und nicht parallel in das Tagessaldo gerechnet Konten Zeitkonten ausw hlen in die die Mehrarbeit gerechnet werden soll Innerhalb der Eingabefelder kann mit F2 eine Auswahl der verf gbaren Kon ten aufgerufen und direkt bernommen werden Faktor Dient zur zus tzlichen Berechnung im Zusatzmodul Auftragszeiterfas sung 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden C Formeleditor Genaue Ausf hrungen zum Verwenden des Formeleditors erhalten Sie im Abschnitt rormeleditor f r Tagesplan auf Seite 95 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan und dort auf das Register Formeleditor 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Weitere In formationen Abschnitt Formeleditor f r Tagesplan ab Seite 95 Version 6 0 Einrichten der Software 083 Ai Parameter Zonen berstunden 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 8 2 Tagesplan kopieren Mit der Schaltfl che Kopieren haben Sie die M glichkeit einen bereits vorhandenen Tages p
232. lan zu kopieren entsprechend den Anforderungen zu ndern und als neuen Tagesplan ab zuspeichern 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan 2 W hlen Sie den zu kopierenden Tagesplan und klicken Sie auf Kopieren 3 Benennen Sie die Kopie neu und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 8 3 Tagesplan ndern 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan 2 W hlen Sie den zu ndernden Tagesplan und f hren Sie die erforderlichen n derungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 8 4 Tagesplan l schen gt Achtung Der L schvorgang kann nicht mehr r ckg ngig gemacht werden Vergewissern Sie sich daher unbedingt vorher ob dieser Tagesplan nicht Bestandteil eines vorhandenen Wochenplans und damit einer noch bestehenden Arbeitszeitregelung ist 1 Klicken Sie auf Programm Tagesplan 2 W hlen Sie den zu l schenden Tagesplan und klicken Sie auf L schen Der Ta gesplan wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 084 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 9 Wochenplan Im Wochenplan werden die angelegten Tagespl ne zu einer Tagesplanfolge zusammenge fasst Der Wochenplan ist ein Bindeglied zwischen den Verrechnungsregeln des Tages und dessen Anwendungszyklus innerhalb der Woche Er gibt die Anweisung welcher Tagesplan an welchem Woc
233. licken Sie auf Programm Filtergruppe Nachrichtengruppe T E e 20 Saldo HHH MM O NONA W MN 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Nachrichtengruppe Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Nachrichtengruppe 3 Tragen Sie Sie in den Spalten Feld und Format die Parameter ein die auf der Display erscheinen sollen Feld Mit einem Klicken in eine Zeile dieser Spalte ffnet sich eine Auswahlbox aus der Sie das gew nschte Datenbankfeld ausw hlen k nnen lt Keine gt Ist Monatssumme Ist Vortag Ist Wochensumme Monatssoll Rest Name Resturlaub Saldo Format Format angeben in dem das ausgew hlte Datenbankfeld angezeigt werden soll Variablen die als Platzhalter f r Ausdr cke stehen die Sie einset zen m chten m ssen dabei in spitze Klammern gesetzt werden zum Beispiel Letzte Buchung lt HH MM gt Status lt STATUS gt Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel Version 6 0 Einrichten der Software 131 Nachrichtengruppe HHH MM HH HH n STATUS Name 20 Letzte Buchung Status Letzte Buchung lt HH MM gt Status lt STATUS gt Saldo Aktueller Tag Saldo lt HH MM gt Saldo Vortag Saldo VT lt HH MM gt 1 2 3 4 5 6 7 8 Stunden Minuten Wert Anzahl der Stellen Anzeige ob letzte Buchung eine Kommen oder Gehen Buchu
234. licken Sie auf die Schaltfl che mit dem Namen des Mitarbeiters 3 Klicken Sie auf das Symbol Notizzettel 14 12 Abwesend mit Funktionscode Dienstgang 4 Tragen Sie im sich rechts ffnenden Eingabefeld Ihre Notiz ein Aus der Schaltfl che Beenden wird die Schaltfl che bernehmen 5 Speichern Sie mit bernehmen Die Notiz wird abgespeichert Auf der Schaltfl che des Mitarbeiters erscheint das Symbol Notiz 220 Auswerten mit der Software smart time plus webClient 9 3 4 Notiz l schen 1 Um das Anwesenheitstableau zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Statustableau 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che mit dem Namen des Mitarbeiters bei dem eine Notiz hinterlegt ist 3 Klicken Sie auf L schen Die Notiz wird gel scht 4 Speichern Sie mit bernehmen Das Symbol Notizzettel auf der Schaltfl che des Mitarbeiters wird ebenfalls gel scht 9 3 5 Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter ausdrucken Zus tzlich zur Anzeige der An und Abwesenheiten von Mitarbeitern am Bildschirm ist es m glich sich die momentan anwesenden Mitarbeiter als Liste ausdrucken zu lassen 1 Um das Anwesenheitstableau zu ffnen klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Statustableau Der momentane An und Abwesenheitszustand aller Mitarbeiter wird ange
235. lient Bei weiterf hrenden Funktionen die ausschlie lich in den Zusatzpaketen und Zusatzoptionen relevant sind werden zur besseren bersicht die folgenden Kennzeichnungen verwendet FZP Erweiterter Funktionsumfang durch Zusatzpakete fZO Erweiterter Funktionsumfang f r eine Zusatzoption Beachten Sie dass Zusatzpakete und Zusatzoptionen nur optional freigeschaltet sind und so mit nicht immer alle Funktionen zur Verf gung stehen Weitere Informationen Abschnitt 1 3 Funktionale Erweiterungsm glichkeiten ab Seite 13 oder ber Ihren Systemlieferanten 2 3 Zus tzliche Dokumentationen Das vorliegende Handbuch beschreibt s mtliche Abl ufe die einen optimalen Einsatz der Software gew hrleisten Weiterf hrende Informationen zu den eingesetzten Zeiterfassungsterminals finden Sie in den mitgelieferten Dokumentationen m Installationsanleitung Terminal Zeiterfassung Zutritt m Benutzerhandbuch Terminal Zeiterfassung Zutritt 2 3 1 Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen Ansprechpartner in allen Zweifelsf llen und bei Problemen aller Art von der Installation der Software bis hin zu Fragen nach bestimmten Arbeitsg ngen ist ausschlie lich Ihr System lieferant bei dem Sie das jeweilige Produkt erworben haben Fragen Sie bitte dort nach wenn Sie weitergehende Hilfe ben tigen 020 Dokumentationshinweise smart time plus webClient Kapitel 3 Grundlagen der Zeiterfassung Die Zeiterfassung gew hrleis
236. lten Zeiterfassungs terminals zur ckzusetzen und zu l schen 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalstatus 2 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal aus 3 Klicken Sie auf Verbinden Sie k nnen diese jederzeit trennen indem Sie auf Verbindung beenden klicken 4 Klicken Sie auf das Symbol Administratorenrechte l schen Die Adminis tratorenrechte werden gel scht Anschlie end muss der Administrator im je weiligen Zeiterfassungsterminal erneut angelegt werden 5 Klicken Sie auf Verbindung beenden Die Verbindung zum Zeiterfassungs terminal wird getrennt 6 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 11 8 Funktionstastenbelegung an ein Zeiterfassungsterminal senden Auf den Zeiterfassungsterminals werden standardm ig die ersten acht in der Zeiterfassungs software vordefinierten Funktionscodes f r die Funktionstasten bernommen Die Texte f r die im Zeiterfassungsterminal und in der Zeiterfassungssoftware verf gbaren Funktionstasten k nnen in der Zeiterfassungssoftware editiert und die nderung zum Zeiterfassungsterminal gesendet werden gt Hinweis Die Funktionstastenbelegung kann nur an Zeiterfassungsterminals mit TFT Monitor gesendet werden Zus tzlich k nnen Funktionstasten mit folgenden Online Abfragen belegt werden gegenw r tig nur f r die Zeiterfassungsterminals mit TFT Display m Saldo Status Resturlaub m Alle Buchungen des aktuellen Tages Funktionstasten belegen u
237. lung Fimenbereiche Spalten Separator A Buchungen Summen 3 Kontenbezeichner kurz 3 4 Kostenstelle Nummer 10 Abr Zeitraum LSatz PSatz AnzTage Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Exportdatei Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Exportdatei Filter Zeitraum Optionsschalter f r den gew nschten Zeitraum Wird Benut zerdefiniert aktiviert wird automatisch der Markierungsschalter Fragen vor Er stellung gesetzt Fragen vor Erstellung Mit dem Aktivieren dieses Markierungsschalters ffnet sich beim sp teren Aufrufen der Exportfunktion eine Abfrage in der Sie eine eigene Zeitspanne f r die Exportdatei festlegen k nnen Filter Mitarbeiter Optionsschalter f r gew nschte Mitarbeiterauswahl und dif ferenzieren Sie im nebenstehenden Listenfeld noch weiter Datei Dateiname der Exportdatei Ordner Auswahl eines Verzeichnisses als Ablageort der Exportdatei Spalten Separator Trennzeichen durch das Datens tze f r den Export ge trennt werden zum Beispiel Absatzmarke Tabstopp Semikolon oder Komma Buchungen Summen Auswahl ob es sich bei der Exportdatei um eine Tages bersicht oder eine Summen bersicht handeln soll Industrieminuten Standardm ig werden alle Zeiten in Normalminuten be rechnet Markierungsschalter aktivieren wenn f r die Weitergabe der Daten zum Beispiel an die Lohn
238. m Client Server Installation Zeiterfassungsterminal s Server smart time plus pro MySQL Datenbank Installation Kommunikationsserver smart time plus pro e smart time plus pro Installation Vollversion Installation Vollversion Server Die Zeiterfassungssoftware einschlie lich webClient wird in der Versi on Kommunikationsserver installiert Diese Installationsversion verbraucht keine Lizenz Sie ist nur f r die Kommunikation zwischen Arbeitsplatz PC und Server vorgesehen Die Datenbankverwaltung erfolgt ber MySQL Standardm ig erfolgt die Lizenzierung ber Seriennummer Arbeitsplatz PC Client Die Zeiterfassungssoftware wird auf der lokalen Fest platte des jeweiligen Arbeitsplatz PC installiert m Update auf die aktuelle Softwareversion 6 0 Vorgehensweise beim Update von Vorg ngerversionen auf die aktuelle Soft wareversion m Zeiterfassungssoftware als Demo Version starten F r Testzwecke steht Ihnen die Zeiterfassungssoftware auch in einer Demo Version zur Verf gung Diese Demo Version hat dabei den gleichen Funktions umfang wie die Vollversion ist jedoch beschr nkt auf maximal drei Mitarbeiter 5 2 3 Datenbankorganisation Die Datenbankdateien werden standardm ig in folgendem Verzeichnis abgelegt Windows XP C Benutzer All Users Application Data Windows Server 2003 novachron ncdatabase data Windows Vista Windows 7 Windows 8 C ProgramData NovaCHRON ncdatabase
239. m Summen zu korrigieren klicken Sie im Men auf Bearbeiten Summen oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Saldo auf die Zeile mit dem Datum an dem Sie eine Summenkorrektur durchf hren m chten Summen Amselotti Michael Kumuliertes Saldo 5 Soll Sollarbeitszeit 3 00 0 00 VHZ Vorholzeit 0 00 0 00 Kapp pos Kapp 55 25 0 00 T1 Dienstgang 0 00 0 00 T2 Arztgang 0 00 0 00 T10 Urlaub T15 Krankheit Dienstreise LE E 04 06 12 Typ Zeitkonten Ereigniskonten o Tag re ie 8 1 u Zeitkonten Ereigniskonten Y c15 Krankheit c20 Dienstreise c21 Sonderurlaub C22 Sonstiges c23 berstundenabbau C24 Kur c25 Schule C26 Raucherpause ooooo0o0 0o _ oooooooo0o0 Angezeigt werden die Tageskonten die f r eine Korrektur zur Verf gung ste hen Das sind alle Zeit und Ereigniskonten die im Men Programm ber die Men punkte Zeitkonten bzw Ereigniskonten angelegt wurden Zus tzlich Version 6 0 Arbeiten mit der Software 165 werden die internen Zeitkonten kumulierter Saldo Vorholzeit und positi ves Kappkonto zur Verf gung gestellt gt Hinweis Die internen Konten sind im Gegensatz zu allen anderen Konten keine Tages konten sondern beinhalten den kumulierten Wert zum Korrekturzeitpunkt 3 Stellen Sie ber die Pfeiltasten neben der Datumsanzeige den gew nschten Korrekturtag ein 4 W hle
240. m Urlaubsanspruch muss f r die Abwesenheitsberechnung die Definition Addiere halbe Sollzeit zwingend genutzt wer den Version 6 0 Arbeiten mit der Software 185 8 8 6 Neuaufbau Urlaub Unter bestimmten Bedingungen kann es erforderlich sein den Urlaub noch einmal neu zu be rechnen 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem Sie eine Neuberechnung des Urlaubs durchf hren m chten 3 Aktivieren Sie das Register Urlaub 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuaufbau Urlaub Bei Bedarf k nnen Sie an dieser Stelle auch noch andere Mitarbeiter ausw hlen Name Vorname Anton Mustermann Aktueller Mitarbeiter Ale Mitarbeiter Abteilung Firmenbereiche Fitergruppe 5 Klicken Sie auf bernehmen Die Neuberechnung des Urlaubs wird durchge f hrt 8 9 Zeitgruppenwechsel 8 9 1 Zeitgruppenwechsel vornehmen In den Stamms tzen der Mitarbeiter unter dem Register Zeitgruppenwechsel haben Sie die M glichkeit einen Mitarbeiter f r einen begrenzten Zeitraum einer anderen Zeitgruppe zuzu ordnen Am Ende des definierten Zeitraums wechselt der Mitarbeiter automatisch wieder in die Zeitgruppe die ihm unter dem Register Systemdaten zugewiesen wurde 186 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter der einer anderen Zeitgruppe zugeordnet werden soll 3 Aktivieren Sie das Register Zeitgruppenwechsel
241. m Zeitpunkt genommen werden m ssen Der diesen Wert berschreitende Resturlaub wird als Altguthaben weitergef hrt Soll ber diesen Zeitraum hinaus definitiv kein Resturlaub mitgef hrt werden tragen Sie einen m glichst hohen Wert zum Beispiel 99 ein 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 15 3 Urlaubsberechnung in Tagen oder in Stunden Standardm ig wird der Urlaub nach Tagen berechnet Wahlweise kann die Berechnung von Urlaub auch in Stunden erfolgen Bei der Urlaubsberechnung in Stunden werden f r die Ur laubstage die jeweils g ltigen Sollzeiten dieser Tage entsprechend dem jeweiligen Tagesplan angerechnet 1 Klicken Sie auf Extras Allgemeine Parameter Version 6 0 Einrichten der Software 117 Allgemeine Parameter OM M Letzef Monat e FZP Zeichensatzgr e USB RFID Leser an COM Port E Algorithmus USB FP Leser Zeichsatzgr e Online Nachricht Sene 960 Einschr nkung des Berechnungszeitraums Urlaub in Stunden Terminalhybridmodus Mehrkartenmodus 5 Byte Modus Keine Originalbuchungen Kommt Geht Status nutzen Periodische Vorgabezeit E E p E E P EF Formel Debugger Online Kommunikation Anzeige Verz gerung 2000 Standardwert 2000 N Minuten Spere 2 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Urlaub in Stunden wenn Sie den Ur laub in Stunden erfassen m chten 3 Speichern Sie mit bernehmen Das Fenster wird gleichzeitig geschlossen 7
242. mbol Listen oder auf die Schnellstartleiste Listen jeweils mit der Anzeige bereits vorhandener Listen 2 Doppelklicken Sie auf die gew nschte Listenart Es ffnet sich das Fenster Fil ter Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte Liste auszuge ben Version 6 0 Auswerten mit der Software 217 Vortag Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert 71 01 08 12 Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Abteilung Firmenbereich Fitergruppe 3 Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die ausgew hlte Liste wird einge blendet Sie k nnen nun die Liste berpr fen und Informationen einsehen 4 Klicken Sie auf das Symbol CSV Export in der Listenleiste 5 Benennen Sie die Exportdatei und w hlen Sie das angelegte Verzeichnis zum CSV Export aus 6 Klicken Sie auf Speichern und auf OK Die Daten werden in das ausgew hlte Verzeichnis exportiert 9 2 6 Liste l schen 9 3 218 1 Klicken Sie auf Programm Listen 2 W hlen Sie die zu l schende Liste und klicken Sie auf L schen Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird die Liste nicht gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Statustableau Das Statustableau bietet Informationen ber den An und Abwesenheitszustand aller Mitar
243. mdaten ucmeenssssnenenneneneeenennnen nn 133 Terminalnachrichten erstellen 139 Monatsplaner u in 224 zus tzliche Spalten einrichten 227 Monats bersicht seen 149 Version 6 0 Index ANPaSSsch anne 151 ausdrucken ernennen 237 Nachrichtengruppen enen 130 Neuberechnung uesssssseeeneennnesnnenennnnennn 207 ODBC IMpOft entre 202 Passwortverwaltung 2 22eeeeeenseeneeen 63 EES EE E een een 69 Pausenpla enei 69 Pausenplantypen nensense nen 69 Probleml sungen 22224umHennneeneeennennnennn 265 N ee ae ee see 268 Fehlermeldungen 242222 nennen 266 Lizenzinformationen au 265 R undUngSspl i ense een 72 Intervallrundung 22uuessennseesneenennneenneen 75 ZONENFURdUNG ana 22 SCHICHLMOHE Sansa sine net een 28 SCHCN DAN engen 88 Schulferien eeesseeeeeeeeseeeeeneenn 127 Serielle Schnittstelle eeee 144 Anschlusseinstellungen 144 SEHEHN IMMER einer 265 Sommer Winterzeitumstellung 169 am Zeiterfassungsterminal 198 Buchungsdifferenz korrigieren 169 5 01 22 a 1 RM EINEN SIE AIR BIN NEE SEINEN EURER 145 ausw hlen serien 145 5 FE ae 132 SIAUlSUKMOUU sets nennen 230 Statistik anzeigen drucken 233 Statistik erstellen 222400440nn nenn 230 Ieee 1
244. minalnachrichten Systemnummer E Personalnummer VE Benutzer ID cn 3880648 Transponder ID 2 RE Transponder ID 3 Il nee de Benutzer el ee 01 09 11 Zeitgruppe 3 wcina E E ra Kosten o m nl Monderten O EE Duett Sch rlein GmbH Ki 146 Einrichten der Software smart time plus webClient Mehrkartenmodus Damit k nnen einem Mitarbeiter bis zu neun Transponder ID zugeordnet werden Das Setzen dieses Markierungsschalters bewirkt dass unter Mitarbeiter Stamms tze Pers nliche Daten die Rubrik Mehrkarten modus mit den Eingabem glichkeiten erscheint 5 Byte Modus Aktivieren wenn Transponder von Fremdherstellern zum Ein satz kommen deren Transponder ID 5 Byte 10 Zeichen lang ist Keine Originalbuchungen Im Normalfall werden in Listen korrigierte oder hin zugef gte Buchungen mit einem Stern gekennzeichnet Ist dieser Markierungsschalter aktiviert erscheinen diese Buchungen ohne Stern Kommt Geht Status nutzen Mit der Aktivierung k nnen Kommt Geht Buchungen mobiler Mitarbeiter zum Beispiel LKW Fahrer ber Handy erfasst und richtig verrechnet werden ber zwei separate Nummern kann jeweils die Kommt bzw die Geht Buchung erfolgen Ist die letzte Buchung eine Kommt Buchung erfolgt die Berechnung bis Mit ternacht Ist die erste Buchung eine Geht Buchung erfolgt die Berechnung ab Mitternacht Damit sind fiktive Buchungen nicht mehr notwendig CI Periodische Vorgabezeit Das Setzen dieses Markieru
245. mit Kolleginnen und Kollegen Lage Verteilung und Dauer der Arbeitszeit entsprechend der betrieblichen Belange individuell fest Bei der Funktionsgleitzeit besteht ebenfalls die M glichkeit mittels Arbeitszeitkonten Zeitgut haben und schulden aufzubauen Zus tzlich sind in der erweiterten Funktionsgleitzeit Gleitzeitrahmen in Form von Ein und Ausgleitspannen m glich Sonn und Feiertage Nachtzuschl ge In einigen Branchen ist es notwendig Stunden f r die Zuschl ge bezahlt werden gesondert zu z hlen Zum Beispiel die Nachtstunden die zwischen 22 Uhr und 5 Uhr morgens gearbei tet werden oder Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit Dann noch Kombinationen d h nachts am Sonntag Abwesenheiten Fehlzeiten Zeitabschnitte in denen ein Arbeitnehmer nicht anwesend war Die Abwesenheiten k nnen Vverrechnet oder nicht verrechnet nichtgebucht als Arbeitszeit werden Eine Abwesenheit f r Dienstreisen wird immer verrechnet eine Abwesenheit ohne Grund wird niemals verrech net Andere Abwesenheiten k nnen ebenso verrechnet oder nicht verrechnet werden je nach Einstellungen in der Zeiterfassungssoftware Wenn Sie Zeitkonten verwalten wird bezahlter Urlaub als verrechnet behandelt ansonsten werden die Stunden vom Zeitkonto abgebucht Im Allgemeinen werden die Abwesenheiten in der Personalabteilung verwaltet und dort in der Software erfasst Mitarbeiter k nnen jedoch auch pers nlich Abwesenheiten am Zeiterfas sun
246. mit einem Auswahldreieck W AURON in dem die aktuelle Auswahl ange Babara Lore j Birgit Peters zeigt wird Wenn Sie das Auswahl dreieck W anklicken ffnet sich eine Liste mit den zur Verf gung stehen den Auswahlm dglichkeiten Monats bzw Jahres jan a Monat bzw Jahr ausw hlen auswahl Mar Er Mai 2011 pe 2013 Filter G Filter Filterauswahl ffnen f r die gezielte Auswahl von Mitarbeitern amp Filter Filter ist gesetzt Kalendermodul Fa Nach Klicken auf das Kalendersymbol o Smizons aus ffnet sich das Kalendermodul zur a meee Auswahl eines gew nschten Tages bernehmen H bernehmen Gesetzte Filter bernehmen L schen Gesetzte Filter wieder l schen 10 2 3 Filter setzen Diese Funktion steht nur Mitarbeitern zur Verf gung denen ber die Einstellung Filtergruppe Zugriff auf alle Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe Filtergruppe gestattet ist Je nach Berechtigungsstufe stehen f r Mitarbeiter zum Teil umfangreiche Informationen be reit Zur besseren bersichtlichkeit kann es dabei sinnvoll sein die zugeteilten Mitarbeiter wei ter zu filtern Je nach Filtergruppeneinstellung ist es einem Mitarbeiter m glich in allen Informationsansichten anhand der Tasten soweit zuvor in der Zeiterfassungssoftware ange legt Firmenbereiche Abteilung Kostenstelle Filtergruppe Mandanten eigens zusammenge stellte Ansichten zu generieren Diese Filter werden nutzerspezifisch gespeichert und bleiben bis zum manuelle
247. n 2 Aktivieren Sie das Register Zeitgruppenwechsel 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen 4 W hlen Sie in der Spalte Zeitgruppe die gleiche Zeitgruppe in der der Mitar beiter zuvor in Teilzeit gearbeitet hat 5 Tragen Sie in den Spalten Vom Bis den Zeitraum ein f r den die Vollzeit gelten soll Ca 6 Lassen Sie die Spalte Teilzeit leer ohne Angabe einer Teilzeit 7 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Weitere Informationen Abschnitt 8 9 1 Zeitgruppenwechsel vornehmen ab Seite 186 Wie kann ich nach nderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen 1 Klicken Sie auf Datei Neuberechnung 2 Setzen Sie die entsprechenden Filter und klicken Sie auf bernehmen Wie muss ich vorgehen wenn die Zeiten eines Mitarbeiters trotz Neuberechnung nicht mehr berechnet werden Die Zeitkonten eines Mitarbeiters werden nur in dem f r ihn in den Stamms tzen eingestell ten Datumsbereich und wenn der Mitarbeiter als aktiv eingestellt wurde berechnet So beseitigen Sie den Fehler 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 Pr fen Sie welches Datum im Eingabefeld Berechnungsbeginn eingetragen wurde 3 Pr fen Sie welches Datum im Eingabefeld Austrittsdatum eingetragen wurde 4 Pr fen Sie ob der Markierungsschalter bei Inaktiv gesetzt wurde 5 Klicken Sie auf Datei Neuberechnung Probleml sungen smart time plus webClient Wie kann ich Daten automatisch von einem Zeiterfassu
248. n Gehen Kommen auch mehrfach Das System pr ft ob die durch die Pausenbuchungen registrierten Abwesenheiten den Mindestabzug von 30 Minuten oder mehr erf llen Falls ja ist kein weiterer Abzug vom System erforderlich Ist die Abwesenheit geringer wird das System einen zus tzlichen Abzug vornehmen so dass auf 30 Minuten Abzug erg nzt wird Hat der Mitarbeiter in dem Zeitbereich keine Pause ge bucht werden die vollen 30 Minuten abgezogen Letzteres geschieht dann in dem Beispiel ab 13 30 Uhr da das der sp teste m gliche Zeitpunkt f r den Abzug ist und die Pause ja um 14 00 Uhr beendet ist Eine Besonderheit tritt auf wenn der Mitarbeiter innerhalb des Pausenzeitraums seine Arbeit f r diesen Tag beendet also eine Gehen Buchung t tigt ohne Wiederkehr Geschieht das zum Beispiel um 13 00 Uhr wird das System zwischen 13 00 und 14 00 Uhr eine Abwesen heit von einer Stunde registrieren und das als erf llte Pause anerkennen Somit geschieht kein weiterer Abzug Gleiches passiert wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit innerhalb der Pause beginnt zum Beispiel um 12 00 Uhr Das System wird ebenfalls die Abwesenheit vor Arbeitsbeginn von 11 00 12 00 Uhr als Pause werten und keinen weiteren Abzug vornehmen Dieses Beispiel zeigt auch dass die variable Pause da uhrzeitabh ngig bei stark unterschied lichen Anfangs und Endzeiten nicht immer das gew nschte Ergebnis bringt Anwesenheitszeitabh ngige Pause Diese
249. n Die Berechnung erfolgt wie bei Sollzeit addie ren Bei Benutzung des Codes wird der definierte Zeitwert vom Saldo subtra hiert Kostenstelle Mit dieser Funktion ist es m glich ohne das optional erh ltliche Zusatzmodul Kostenstellenerfassung eine einfache Kostenstellenerfassung am Zeiterfassungsterminal vorzunehmen Buchungen von Mitarbeitern k nnen somit Kostenstellen zugeordnet werden Voraussetzungen sind dass Kosten stellen angelegt und Mitarbeiter in den Stamms tzen diesen Kostenstellen zu geordnet wurden Alternativzeit 1 Alternativzeit 2 addieren F r den Fall dass es bei einer Ab Version 6 0 Einrichten der Software 107 wesenheit Abweichungen vom zutreffenden Tagesplan gibt ist es m glich im jeweiligen Tagesplan Alternativzeiten festzulegen und f r diesen Fall einen ge sonderten Funktionscode zu definieren Zeit Eingabefeld zur Zeiteingabe Ein hier eingetragener Wert gilt f r die Be rechnungsarten Definierte Zeit addieren und Definierte Zeit subtrahieren In dem Fall wird der Wert zur Berechnung nicht dem Tagesplan entnommen sondern wird mit dem hier eingegebenen Wert vorgenommen Ca Rahmenzeit Mit der Eingabe einer Rahmenzeit besteht die M glichkeit eine bereits im Tagesplan festgelegte Rahmenzeit zu berschreiben Somit kann f r Mitarbeiter ber einen Funktionscode vorausgeplant werden wenn als Sonder regelung kurzzeitig eine andere Rahmenzeit gelten soll Unterhalb des List
250. n Es stehen f nf Genehmigungsstufen zur Verf gung 5 unterste Genehmigungsstufe 1 h chste Genehmigungsstufe In jeder Genehmigungsstufe kann dabei festgelegt werden ob ein Antrag als vollst ndig genehmigt gilt und in die Datenbank bernommen wird oder ob dieser zur n chsten bergeordneten Stufe weitergeleitet wird Nur Eintr ge niederer Stufe Diese Auswahl ist der Normalfall Eintr ge bis zur eigenen Stufe In einem hierarchischen Modell werden Antr ge von einer Ebene zur n chst h heren Ebene weitergeleitet Es gibt jedoch auch Ausnahmen Ein Bereichsverantwortlicher steht auf der gleichen Geneh migungsstufe wie die Mitarbeiter seines Bereichs Jedoch soll er die Antr ge seiner Mitarbeiter einsehen bearbeiten und anschlie end zum Vorgesetzten der n chsten Genehmigungsstufe weiterleiten k nnen Aus diesem Grund muss f r ihn die Option Eintr ge bis zur eigenen Stufe ausgew hlt sein Zu s tzlich muss er aber ber die Auswahl Filtergruppe Zugriff auf die Filtergruppe haben in der die Mitarbeiter seines Bereichs enthalten sind Antr ge sofort bernehmen Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters wird Vorgesetzten die Berechtigung zugewiesen ber Antr ge direkt zu entschei den Das hei t wird ein Antrag durch sie genehmigt wird dieser auch sofort in die Datenbank bernommen und kann auch nicht mehr bearbeitet werden Ist der Markierungsschalter Antr ge sofort bernehmen nicht aktiviert wird Version
251. n Mitarbeiter entsprechend ihrer Benutzerrechte mittels Internet bzw Intranet Einsicht in Anwesenheitsaufzeichnungen den eigenen aktuellen Status k nnen Kommen und Gehen buchen bzw ihre Antr ge f r Fehlzeiten oder Zeitkorrekturen selbst erstellen 5 2 1 Lizenzierungsvarianten Die freie Nutzung der Zeiterfassungssoftware setzt den Erwerb einer g ltigen Lizenz voraus Mit dieser Lizenz werden gleichzeitig mit der Freischaltung der Software die Anzahl der Ar beitspl tze und die maximale Anzahl der Mitarbeiter definiert sowie erworbene Zusatzpakete und Zusatzoptionen freigeschaltet Die Freischaltung kann auf zwei Wegen erfolgen m ber Seriennummer Standardvariante Voraussetzung ist eine aktive Internetverbindung Da die freigeschaltete Lizenz in regelm igen Abst nden ber das Internet berpr ft wird muss auch bei laufendem Programm eine aktive Internetverbindung bestehen Vollversion Die Zeiterfassungssoftware steht in vollem Funktionsumfang zur Verf gung Eine Lizenz wird verbraucht Version 6 0 Installieren der Software 033 Kommunikationsserver Die Zeiterfassungssoftware ist nur f r die Kom munikation zwischen Arbeitsplatz PC Client und Server vorgesehen Es wird keine Lizenz verbraucht m ber USB Dongle optional F r den Fall dass kein Internetzugang am PC zur Verf gung steht 5 2 2 Installationsvarianten Folgende Varianten stehen beim Einrichten eines Zeiterfassungssystems zur Verf gung
252. n Pause Nach Tarif werden berstundenzuschl ge vor 6 00 Uhr steuerfrei gew hrt Zuschl ge nach berschreiten der t glichen Sollzeit sind steuerpflichtig Die Zuschlagsarten sind im Tagesplan tageszeitabh ngig ber die Zonen berstunden Zu schl ge vor 6 00 Uhr und in Abh ngigkeit von der geleisteten Arbeitszeit ber die Summen Version 6 0 Einrichten der Software 097 konten Zuschl ge ber 8 Stunden Arbeitszeit definiert Zuschl ge sollen nicht doppelt be rechnet werden Sind beide Bedingungen erf llt werden zuerst die steuerfreien Zuschl ge be rechnet und dann die steuerpflichtigen Kommt 05 00 Geht Istzeit Steuerfrei Steuerpflichtig vor 6 00 Uhr ber 8 Std 16 00 10 30 01 00 1 30 If T17 gt 0 T18 T18 T17 If T17 gt 0 T18 T18 T17 berpr ft ob steuerfreie Zuschl ge berechnet wurden zieht den Betrag steuerfreie Zuschl ge vom Konto steuerpflichtig ab 7 12 2 Formeleditor f r Wochenplan 3 098 Variablen Die vom Formeleditor verwendeten Variablen sind die in der Zeiterfassungssoftware benutz ten Zeit und Ereigniskonten F r Vergleichs und Rechenoperationen k nnen folgende Vari ablen genutzt werden Bal GBA Nor Reg PFn Kap Spa Tnn Cnn SIC VAC BKT BKA kumulierter Saldo Summe der einzel nen Tagessalden Gesamtsaldo Sollzeit Istzeit Personalfeld 1 4 Personal stammypers nliche Daten positives Kappungskonto Vorholzeit Sparzeit Zeitkonten
253. n R cksetzen erhalten Die nutzbaren Filterregeln werden dynamisch gene riert Sollte zum Beispiel keine Kostenstelle in der Zeiterfassungssoftware definiert sein ist es auch nicht m glich nach Kostenstellen zu filtern Filter k nnen mehrfach besetzt werden So ist es m glich zum Beispiel eine Regel f r die Ansicht aller Mitarbeiter aus Abteilung X die in Kostenstelle Y sind zu erstellen 246 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient Um eine Filterregel zu erstellen 1 klicken Sie oben rechts auf Filter O eimenseekte Anetunn Kosiensiene Fierwunpe Mandanten 2 Klicken Sie auf die Taste f r den gew nschten Bereich Der Filterbereich erwei tert sich um die Auswahl mit den in der Zeiterfassungssoftware angelegten Ab teilungen Kostenstellen usw 3 Aktivieren Sie jeweils den oder die Markierungsschalter Es erscheint die Taste bernehmen 4 Klicken Sie auf bernehmen Ist mindestens ein Filter gesetzt wechselt die LED auf der Taste f r den ausgew hlten Bereich und auf der Taste Filter von grau nach rot M chten Sie keine nderung vornehmen klicken Sie ohne zu bernehmen auf Schlie en 10 2 4 Filter l schen Einzelne Filter l schen 1 Klicken Sie oben rechts auf Filter Abteilung Kostenstelle Filterguppe Mandanten Projekt il bernehmen Schlie en m ABTEILUNG Bauamt Finanzen 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che f r den jeweiligen Bereich
254. n Sie ber Optionsschalter in der Rubrik Typ ob die Korrektur in einem Zeit oder in einem Ereigniskonto durchgef hrt werden soll 5 Wechseln Sie mit dem Mauszeiger in die Tabelle mit der Kontenanzeige und w hlen Sie in der Spalte Korrektur mit einem Doppelklick das zu korrigieren de Konto aus Tragen Sie hier Ihren Korrekturwert ein Dieser darf Werte zwi schen 999 59 und 999 59 annehmen Mit dem Vorzeichen legen Sie fest ob der Wert addiert oder subtrahiert werden soll 6 Durch Bet tigen der Taste Enter bzw mit Klicken auf ein anderes Eingabefeld wird die Korrektur ausgef hrt Der Korrekturwert wird mit dem Inhalt des Kon tos verrechnet Mit der Ssummenkorrektur wird auch sofort eine Neuberechnung aller Zeitkon ten bzw Ereigniskonten ab dem Datum der Korrektur bis zum aktuellen Tag durchgef hrt 7 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden gt Achtung Nur die drei angezeigten internen Konten k nnen negative Werte annehmen Bei dem Versuch der Subtraktion eines Werts der gr er als der Konteninhalt ist wird maximal der Konteninhalt abgezogen Beispiel Sie beginnen mit der Zeiterfassung am 11 05 20XX und m chten einem Mitarbeiter ein Zeit guthaben in H he von 10 Stunden und 30 Minuten das durch manuelle Erfassung entstand gutschreiben 1 Klicken Sie im Men auf Bearbeiten Summen 2 W hlen Sie den 11 05 20XX an der Kontentyp Zeitkonten ist standardm ig voreingestellt 3 Klicke
255. n Sie auf Programm Schichtplan 2 W hlen Sie den zu l schenden Schichtplan und klicken Sie auf L schen Der Schichtplan wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Version 6 0 Einrichten der Software 089 711 Zeitgruppe Das Arbeitszeitmodell nach dem eine Mitarbeitergruppe arbeiten soll wird nun in Verbin dung mit dem Wochenplan bzw dem Schichtplan in der Zeitgruppe abgebildet In der Zeit gruppe werden alle definierten Arbeitszeitregelungen mit Informationen und Festlegungen zur monatlichen Abrechnung und Saldokappung verkn pft 7 11 1 Zeitgruppe anlegen 090 1 Um das Fenster Zeitgruppe zu ffnen klicken Sie im Men auf Programm Zeitgruppe oder in der Schnellstartleiste Programm auf das Symbol Zeitgruppe Parameter WET EA Formeleditor 1 B ro Vollzeit Allgemeine u Tr Schulferien m 3lb o Bezeichner Feietagsguppe I Come o Vorfeiertag Vorfeiertag gi Saldo bertrag Min Max Tagespl ne Schichtpl ne Eee J hrlich ad Periodische Vorgabezet u O i T4 9 Feiertagsregelu EEEE ERA NAS GSIE X lt Keine r lt i e gt by lt l gt EB lt Keine gt z lt gt reenagsregeung OO oE gt Hinweis In den Rubriken Vorfeiertag und Feiertagsregelung haben Sie nur dann eine Auswahlm glichkeit zwischen Tages
256. n Sie in der Zeile Saldo die Spalte Korrektur doppelt an und tragen Sie in das Zeiteingabefeld den Wert 10 30 ein 4 Durch Bet tigen der Taste Enter bzw mit Klicken auf ein anderes Eingabefeld wird der Korrekturwert bernommen und sofort verrechnet 166 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient 8 5 9 Summenkorrekturen umbuchen Das Umbuchen von Summenkorrekturen auf andere Konten ist ein Sonderfall der Summen korrektur Mit nur einem Bedienungsvorgang ist es m glich korrigierte Werte von einem Kon to in ein anderes Konto umzubuchen 1 W hlen Sie den Mitarbeiter bei dem eine Kontenumbuchung durchgef hrt werden soll 2 Klicken Sie auf Bearbeiten Kontenumbuchung Kontenumbuchung Datum ven Von Dienstgang Nach kraniet Dienstreise Wert a Sonderurlaub Sonstiges berstundenabbau u Kur Schule Raucherpause 3 W hlen Sie in der Rubrik Datum ber das Kalendermodul das gew nschte Datum aus 4 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Von Konto von dem aus die Umbuchung erfolgen soll Nach Konto in das die Umbuchung erfolgen soll Wert Umzubuchender Zeitwert im Format HH MM 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 5 10 Fehlerhafte Zuordnung von Buchungen anzeigen und korrigieren Stimmen bei einem Mitarbeiter die Benutzerdaten am Zeiterfassungsterminal nicht mit den Benutzerdaten in der Zeiterfassungssof
257. n Zeiterfassungs terminals erfasst werden Die Buchungen im Zeiterfassungsterminal werden ausgelesen zum Arbeiten mit der Software smart time plus webClient PC bertragen und in die Datenbank der Zeiterfassung eingeordnet Die Optionen zum Da tentransfer w hlen Sie in der Auswahlleiste ber das Men Kommunikation Es gibt zwei M glichkeiten bei der Vorgehensweise zur Daten bertragung m manuelle Daten bertragung m zeitgesteuerte Daten bertragung 8 11 1 Daten manuell bertragen Mit der manuellen Daten bertragung k nnen verschiedene bertragungsarten ausgef hrt und einzelne oder alle Zeiterfassungsterminals angesprochen werden Zum Vorbereiten der Daten bertragung w hlen Sie zun chst das oder die gew nschten Zeit erfassungsterminals aus mit denen kommuniziert werden soll 1 Um Daten zu bertragen klicken Sie im Men auf Kommunikation Senden Empfangen oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Kommunikation Senden Empfangen Funktion Auslesen der Buchungen Buchungen empfangen 14 08 12 13 49 Initialisiere Terminal NTB 980 a a ee Port 4370 IP 192 168 1 205 wurde ge ffnet Terminals Verf gbar Ausgw hlt 2 In der Rubrik Funktion k nnen Sie innerhalb des Listenfelds die gew nschte Daten bertragung ausw hlen Buchungen empfangen Ergebnisse senden Buchungen empfangen Ergebnisse senden Uhren synchronisieren Online Kommunikation 3 Unter Verf gbar in der lin
258. n exportieren SO Terminals konn os T 4 Montag FU Y Done Donnerstag Verf gbar Ausgw hlt NIE sur DREE In Taskleiste ablegen 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Zeitauftrags Bezeichner Eindeutiger alphanumerischen Name f r den Zeitauftrag im Bei spiel Online Status Funktion Als Daten bertragung Online Kommunikation ausw hlen Von Bis Zeitspanne definieren Intervall Zeitabstand der Daten bertragung eintragen alle wie viel Minuten oder Stunden innerhalb des angegebenen Zeitraums die Online Kommuni kation m glich sein soll Wochentage Die f r den Zeitauftrag g ltigen Wochentage ausw hlen Die gew hlten Wochentage erhalten einen gr nen Haken die abgew hlten Wo chentage ein rotes Kreuz In Taskleiste ablegen Entscheiden Sie durch Aktivieren des Markierungsschal ters ob die Kommunikationsinformation in der Taskleiste abgelegt werden soll Tag Soll der Zeitauftrag als wiederkehrendes Ereignis immer am gleichen Tag eines Monats ausgef hrt werden ist der entsprechende Wochentag einzu tragen zum Beispiel 10 f r den 10 Tag im Monat 3 In der linken H lfte der Rubrik Terminals werden die zur Verf gung stehen den Zeiterfassungsterminals angezeigt Durch Markieren des Zeiterfassungs terminals und Klicken auf die Pfeiltaste gt wird das Zeiterfassungsterminal in die rechte Fensterh lfte
259. n verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet Einen berblick ber den Bearbeitungsstatus erh lt der Mitarbeiter ber Antragswesen Eigene An tr ge Weitere Informationen Abschnitt 10 9 5 Antragsstatus der eigenen Antr ge auf Seite 259 10 9 4 Abwesenheitsantrag Mitarbeiter haben die M glichkeit einen Antrag f r eine geplante Abwesenheit zu stellen zum Beispiel f r Urlaub Kur Dienstreise o 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Abwesenheitsantrag Version 6 0 Arbeiten mit dem webClient 297 Buchung hinzuf gen Buchungen Statustableau Jahres bersicht Urlaubs bersicht Antragswesen Eigene Antr ge Buchungsantrag Buchungsstornierung Abwesenheitsantrag Passwort ndern Abmelden ABWESENHEITSANTRAG Mitarbeiter Andrea Marie X Q Von geplante Abwesenheiten 28 06 13 ga 29 07 13 31 07 13 Urlaub 05 08 13 09 08 13 Urlaub Bis 12 08 13 13 08 13 Urlaub 28 06 13 E offene Antraege 23 12 13 24 12 13 Urlaub Zeit Fehlgrund Urlaub v Anmerkung Kurzurlaub Anhang 2 Nehmen Sie die gew nschten Auswahlen und Eintragungen vor Von Bis ber das Kalendermodul den gew nschten Tag ausw hlen Zeit Nach Klicken in das Eingabefeld f r die Uhrzeit ber die Schieberegler die gew nschte Uhrzeit einstellen und ber Fertig bernehmen Fehlgrund Einen eventuellen Fehlgrund ausw hlen Anmerkung Bei Bedarf kann eine Erkl rung zum Abwesenheitsantrag einge f gt w
260. nach dem Ausf hren der Neuberechnung am ersten Tag der jeweiligen Periode eingetragen Von diesem Wert werden dann an den jeweils folgenden Tagen die geleisteten Stunden abgezogen Am Ende der angegebenen Periode muss der Saldo in der Spalte Soll 0 betragen Diese periodischen Sollvorgaben sind nach der Neuberechnung in der Monats bersicht durch eine grau hinterlegte Spalte f r die Sollarbeitszeit zu erkennen Beispiel Gastgewerbe F r einen festgelegten Zeitraum gilt eine be stimmte Anzahl von Stunden die nach Bedarf abgearbeitet werden Somit ist einfach zu berblicken wie viele Stunden der Mitarbeiter in nerhalb der festgelegten Periode noch ableisten kann Feiertagsregelung Die Zuordnung einzelner Tagespl ne bzw Schichtpl ne f r den Feiertagskalender erfolgt in den Auswahlboxen der Rubrik Feiertagsrege lung Ordnen Sie hier jedem verwendeten Feiertagstyp einen Tagesplan bzw Schichtplan zu ber die Informationsschaltfl che k nnen Sie sich ber die vorhandenen Tagespl ne bzw Schichtpl ne informieren 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 091 Summen berstunden Wie in den Tagespl nen und Wochenpl nen k nnen Sie in den Zeitgruppen berstunden auf Summenbasis berechnen lassen ber die Summen berstunden lassen sich Zeiten gezielt in beliebige vordefinierte Zeitkonten einrechnen 1 Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe und d
261. nd senden 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Funktionstastenbelegung 200 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Funktionstastenbelegung Teminal 1 NTB 980 F1 Dienstgang 2 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal 3 Doppelklicken Sie jeweils in ein Eingabefeld der Funktionstasten und tragen Sie Ihre gew nschten nderungen ein 4 Klicken Sie auf Senden Die Funktionstastenbelegung wird zum ausgew hlten Zeiterfassungsterminal gesendet gt Hinweis Gleichzeitig wird die Bezeichnung des jeweiligen Funktionscodes in der Zeit erfassungssoftware ge ndert 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 11 9 USB Buchungen vom Zeiterfassungsterminal importieren Um die Buchungen ber einen USB Speicher vom Zeiterfassungsterminal auf den PC zu ber tragen verfahren Sie entsprechend den folgenden Anweisungen Sollte es in der Bedienerf h rung am Zeiterfassungsterminal zu Abweichungen kommen lesen Sie bitte den betreffenden Abschnitt im mitgelieferten Benutzerhandbuch Ihres Zeiterfassungsterminals nach 1 Befestigen Sie den USB Speicher am USB Anschluss des Zeiterfassungs terminals 2 Melden Sie sich am Zeiterfassungsterminal an 3 W hlen Sie im Hauptmen mit der Pfeiltaste USB und dr cken Sie die Taste OK 4 W hlen Sie Download und dr cken Sie die Taste OK W hlen Sie Buchungen und dr cken Sie die Taste OK Es erfolgt die Anzeige dass die Daten kopiert werden Ersc
262. ndet wurde 8 11 3 Terminalstatus vom Zeiterfassungsterminal abrufen ber das Men Terminalstatus lassen sich online Informationen direkt aus dem Zeiterfas sungsterminal auslesen Hier k nnen die Mitarbeiterdatenbanken auf dem PC und den jewei ligen Zeiterfassungsterminals gegen bergestellt und abgeglichen werden Datens tze k nnen von einer Datenbank in die andere verschoben und im Zeiterfassungsterminal direkt gel scht werden Im Fenster Terminalstatus stehen Ihnen die folgenden Informationen und M glichkeiten zur Verf gung Version 6 0 Arbeiten mit der Software 195 Terminalstatus Mitarbeiter im PC 21 03 2013 10 25 59 6 1 0 4_EU_04 21 03 2013 10 25 59 Ver 6 60 May 31 2011 True 31 03 27 10 3 Ein Aus Schalter Teminal ID Wiederholsperre bersicht ber die angemeldeten Zeiterfassungsterminals mit Angabe der Ger te bezeichnung und der IP Adresse Allgemeine Informationen zu den eingestellten Parametern im Zeiterfassungsterminal und im PC zum Beispiel Datum Uhrzeit Datum f r Sommer Winterzeit Anzeige der Mitarbeiter aus den Mitarbeiter Stamms tzen auf dem PC mit Angabe der Benutzernummer und der Transponder ID Symbole zum Senden Markieren oder Empfangen von Datens tzen Die linken Symbole gelten dabei f r die Mitarbeiter im PC und die rechten Symbole f r die Mitarbeiter im Zeiterfassungsterminal K Ausgew hlte Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungsterminal empfangen
263. ne Kommunikation jede Funktionstaste ausgew hlt werden gt Hinweis Ausf hrliche Informationen zu den Funktionstasten entnehmen Sie bitte dem mitgelieferten Benutzerhandbuch des Zeiterfassungsterminals 8 F1 Dienstgang F1 Dienstreise F2 2 F2 Dienstreise 1 2 Tag F3 10 F3 Sonstige F4 11 F4 Raucherpause F5 12 Es Zeitausgleich F6 13 F6 Arztgang F7 14 F Privat F8 15 F8 Nachricht Information Beispiel Funktionstaste f r Online Kommunikation belegen Die Funktionstaste F8 auf dem Zeiterfassungsterminal soll f r die Online Kommunikation speziell zur Buchungsabfrage ausgew hlt werden Zeiterfassungssoftware 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes und w hlen Sie den Funktionscode aus den Sie f r die Online Kommunikation umbenennen m chten Im Beispiel wird der Funktionscode Nr 8 ausgew hlt entspricht der Funktionstaste F8 auf dem Zeiterfassungsterminal Version 6 0 Einrichten der Software 111 2 Benennen Sie den Funktionscode entsprechend um Hier im Beispiel wird aus Privat Buchungsabfrage 3 W hlen Sie im Listenfeld Funktion die Option Online Status In der Rubrik Online Status wird ein neues Listenfeld eingeblendet in dem Funktionen f r die Online Kommunikation ausgew hlt werden k nnen 4 W hlen Sie in der Rubrik Online Status im Listenfeld die Funktion Bu chungsabfrage Funktionscodes Nr ABA 22 129 Buchungsabfrage Online Status z Pri
264. nehmigungsstufe 1 h chste Genehmigungsstufe In jeder Genehmigungsstufe kann dabei festgelegt werden ob ein Antrag als vollst ndig genehmigt gilt und in die Datenbank bernommen wird oder ob dieser zur n chsten bergeordneten Stufe weitergeleitet wird Nur Eintr ge niederer Stufe Diese Auswahl ist der Normalfall Eintr ge bis zur eigenen Stufe In einem hierarchischen Modell werden Antr ge von einer Ebene zur n chst h heren Ebene weitergeleitet Es gibt jedoch auch Ausnahmen Ein Bereichsverantwortlicher steht auf der gleichen Geneh migungsstufe wie die Mitarbeiter seines Bereichs Jedoch soll er die Antr ge seiner Mitarbeiter einsehen bearbeiten und anschlie end zum Vorgesetzten der n chsten Genehmigungsstufe weiterleiten k nnen Aus diesem Grund muss f r ihn die Option Eintr ge bis zur eigenen Stufe ausgew hlt sein Zu s tzlich muss er aber ber die Auswahl Filtergruppe Zugriff auf die Filtergruppe haben in der die Mitarbeiter seines Bereichs enthalten sind Antr ge sofort bernehmen Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters wird Vorgesetzten die Berechtigung zugewiesen ber Antr ge direkt zu entschei den Das hei t wird ein Antrag durch sie genehmigt wird dieser auch sofort in die Datenbank bernommen und kann auch nicht mehr bearbeitet werden Ist der Markierungsschalter Antr ge sofort bernehmen nicht aktiviert wird der Antrag bei einem mehrstufigen Antragswesen zum Vorgesetzten der ber geord
265. ner Zeitzone definiert Als Run dungspunkt wird nicht der Zeitpunkt vom Start der Zone eingegeben sondern die konkrete Uhrzeit innerhalb der Zone Zeiten vor dem Rundungspunkt werden auf den Anfang der Zone gerechnet Zeiten ab dem Rundungspunkt auf das Ende Mit dieser Rundungsart lassen sich zum Beispiel Revisionszo nen Zeiten des Tages an denen keine Arbeitszeit angerechnet werden soll und so genannte Karenzzeiten umsetzen abrunden Zone Rundungs punkt aufrunden Beispiel 1 Die Arbeitszeit ist feststehend Arbeitsbeginn 08 00 Uhr Arbeitsende 16 00 Uhr Alle Buchungen ab 15 min vor Beginn der Arbeitszeit sollen auf den Beginn der Arbeitszeit gerundet werden Alle Buchungen bis 15 min nach 16 00 Uhr sollen auf das Ende der Ar beitszeit gerundet werden Um diese Forderungen umzusetzen sind zwei Rundungspl ne erforderlich Rundungsplan 1 definieren Rundungstyp Zonenrundung Buchungstyp 1 Kommen Buchung Beginn der Zone von 07 45 Uhr Ende der Zone bis 08 00 Uhr Rundungspunkt 07 45 Uhr Einrichten der Software smart time plus webClient Rundungsplan 2 definieren Rundungstyp Zonenrundung Buchungstyp letzte Gehen Buchung Beginn der Zone von 16 00 Uhr Ende der Zone bis 16 15 Uhr Rundungspunkt 16 15 Uhr Beispiel 2 Festlegen einer Karenzzeit Hierf r wird eine Zeitspanne festgelegt w hrend der zum Beispiel ein geringf giges Zusp tkommen eines Mitarbeiters toleriert wird Beim berschreiten der Ka
266. neten Genehmigungsstufe weitergeleitet und muss dort bearbeitet wer den Der Markierungsschalter muss innerhalb eines eingerichteten Systems in der jeweils h chsten Genehmigungsstufe zwingend gesetzt werden unabh n gig davon ob das Genehmigungsverfahren einstufig oder mehrstufig ist da ein Antrag ansonsten nicht ordnungsgem abgeschlossen wird Empfang Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters erhalten Mitarbeiter im Empfangsbereich oder in Telefonzentralen unabh ngig von der Auswahl der Filtergruppe Zugriff auf das im webClient integrierte Statustableau mit einem berblick ber die aktuelle An bzw Abwesenheit von allen Mitarbeitern Zo Webterminal Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters kann f r jeden Mitarbeiter festgelegt werden ob er zur Nutzung des Webterminals berechtigt ist oder nicht Mit dem Webterminal k nnen Mitarbeiter ihre Buchung f r Kommen und Gehen direkt ber den webClient ausf hren 2 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 065 7 4 2 Benutzerrechte l schen Klicken Sie auf Extras Benutzerverwaltung W hlen Sie den zu l schenden Benutzer und klicken Sie auf L schen Best ti gen Sie die Sicherheitsabfrage M chten Sie den Datensatz wirklich l schen mit Ja Bei Nein wird der Benutzer nicht gel scht Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 4 3 Passwort zu einem sp teren Zeitpunkt
267. ng berpr ft Erst nach korrekter Eingabe von Benutzername und oder Passwort ffnet sich die 060 Einrichten der Software smart time plus webClient Anwendungsoberfl che Das Feld Benutzername ist ein Pflichteingabefeld die Verwendung des Passworts richtet sich nach den Einstellungen der Benutzerverwaltung gt Achtung Nach dem Einrichten der Zeiterfassungssoftware sollten Sie Passw rter und Nutzungsrechte vergeben damit Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten Weite re Informationen Abschnitt 7 4 Benutzer und Passwortverwaltung ab Seite 63 73 _ Zeiterfassungsterminals 7 3 1 Zeiterfassungsterminal integrieren 1 Klicken Sie auf Extras Terminal Terminaldefinition Terminaldefinition Terminals r Definition Log Tem Nr To Verf gbar E Zutritt E Zutritt ext Leser PERETE Feee NTA 980 Phys Term Nr Bee TCP IP r 14 192 168 1 201 Port Passwort SE Auto Fkt Code 2 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Verf gbar 3 Nehmen Sie in der Rubrik Definition folgende Eintragungen bzw Auswahlen vor Bezeichner Eindeutige und leicht zu lokalisierende Terminalbezeichnung Schnittstelle Auswahl der Schnittstelle an der das Zeiterfassungsterminal an geschlossen ist IP Standard IP Adresse ist 192 168 1 201 bei Kommunikationsproblemen bzw mehreren angeschlossenen Zeiterfassungsterminals kann diese mit der eigentlichen IP Adresse des Zeiterfassun
268. ng Zutritts bersicht Zutritts bersicht Zeitraum Om lt oae P lt Alle gt z Vom 01 06 12 06 12 59 30 06 12 a Abteiung B SE e 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Vom Bis Beginn und Ende eines Zeitraums Schalten Sie mit den Pfeiltasten monatsweise vor oder zur ck Mitarbeiter Abteilung Personenkreis ausw hlen der f r die Listenerstellung ber cksichtigt werden soll Sie k nnen dabei einzelne Mitarbeiter alle Mit arbeiter bzw Abteilungen ausw hlen 3 Klicken Sie auf Aktualisieren um einen berblick ber den Zutritt der ausge w hlten Mitarbeiter zu erhalten 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Auswerten mit der Software 239 Kapitel 10 Arbeiten mit dem webClient Der webClient fungiert als Informationsportal mit An tragswesen ber einen Webbrowser im Intranet oder Internet 10 1 Grundlagen des webClients 10 1 1 webClient Was ist das Der im Standard mitgelieferte webClient wird bei der Installation der Zeiterfassungssoftware automatisch eingerichtet und steht Ihnen an jedem vorgesehenen Arbeitsplatz in Ihrem Fir mennetzwerk zur Verf gung ber einen Webbrowser k nnen auch dezentrale Firmenberei che Niederlassungen und Homeoffices die Funktionalit ten der Zeiterfassungssoftware smart time plus webbasiert nutzen Folgende Vorz ge bietet Ihnen die webbasierte Zeiterfassung webtlient als Informations bersicht ber den webCl
269. ng anmelden 43 5 5 2 Lizenzen online verwalten 44 5 5 3 Lizenz offline aktivieren 46 5 5 4 Passwort f r den Zugang zur Lizenzverwaltung vergessen 50 5 5 5 Lizenz deaktivieren 51 6 Bedienen der Software 52 6 1 Programmaufruf 52 6 2 Programmoberfl che 53 6 2 1 _ Basisfenster im berblick 53 6 2 2 Bedienschaltfl chen in den Men s 37 6 2 3 Hilfsfunktionen 59 7 Einrichten der Software 60 7 1 Allgemeines 60 7 2 Programmaufruf 60 7 3 Zeiterfassungsterminals 61 7 3 1 Zeiterfassungsterminal integrieren 61 7 3 2 Kommunikation testen 62 7 4 Benutzer und Passwortverwaltung 63 7 4 1 Benutzerrechte und Passw rter festlegen 64 7 4 2 Benutzerrechte l schen 66 7 4 3 Passwort zu einem sp teren Zeitpunkt hinzuf gen 66 7 4 4 Passwort l schen 66 7 4 5 Passwort durch Benutzer ndern 6 7 5 Arbeitszeitkonten 67 7 5 1 Zeit und Ereigniskonten anlegen 68 7 5 2 Zeit und Ereigniskonten ndern 69 7 5 3 Zeit und Ereigniskonten l schen 69 7 6 Pausenplan 69 7 6 1 Pausenplantypen 69 7 6 2 Pausenplan anlegen 70 7 6 3 Pausenplan ndern 71 7 6 4 Pausenplan l schen 71 7 7 Rundungsplan 72 7 7 1 Rundungsplan f r Zonenrundung anlegen 72 7 7 2 Rundungsplan f r Intervallrundung anlegen 75 7 7 3 _ Rundungsplan ndern 77 7 7 4 Rundungsplan l schen 77 004 Inhalt smart time plus webClient 7 8 Tagesplan 77 7 8 1 Tagesplan anlegen 78 7 8 2 Tagesplan kopieren 84 7 8 3 Tagesplan ndern 84 7 8 4 Tagesplan l schen 84 7 9
270. ng war 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 25 2 Nachrichtengruppe ndern 1 Klicken Sie auf Programm Nachrichtengruppe 2 W hlen Sie die zu ndernde Nachrichtengruppe und f hren Sie die erforderli chen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 25 3 Nachrichtengruppe l schen 1 Klicken Sie auf Programm Nachrichtengruppe 2 W hlen Sie die zu l schenden Nachrichtengruppe und klicken Sie auf L schen Die Nachrichtengruppe wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 26 Mitarbeiterdaten F r ein ordnungsgem es Erfassen und Auswerten ist das sorgf ltige F hren der Mit arbeiterdaten die Voraussetzung Die Mitarbeiterdaten enthalten alle personenbezogenen Angaben die f r die Zeiterfassung und verarbeitung sowie die Auswertung erforderlich sind 132 Im Vorfeld sollten jedoch zu den folgenden Punkten einige grunds tzliche berlegungen ge troffen werden da diese den Einrichtungsablauf bestimmen m Umfang der Mitarbeiterdaten m Anzahl der Mitarbeiter mit gleichen Modelldefinitionen m Schutz der vertraulichen Daten Einrichten der Software smart time plus webClient Gibt es in Ihrer Unternehmensorganisation viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zeitmodell definitionen und Einstellungen dann erfassen Sie in diesem Fall f r alle Mitarbeiter die zuge h rigen Pers
271. ngen 2 W hlen Sie die zu ndernde Abteilung und f hren Sie die erforderlichen nde rungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 17 3 Abteilung l schen 1 Klicken Sie auf Programm Abteilungen 2 W hlen Sie die zu l schende Abteilung und klicken Sie auf L schen Die Abtei lung wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 18 Mandanten Die Mandantenfunktion ist f r unterschiedliche Mitarbeitergruppen bestimmt die zwar in ei nem System verwaltet werden aber getrennt firmieren Es k nnen maximal 999 Firmen Or ganisationen usw verwaltet werden Durch die Mandantenf higkeit ist eine Trennung der Personaldaten und somit auch die Einsicht in sensible Daten nur f r berechtigte Mitarbeiter gew hrleistet Mit der Einordnung von Mitarbeitern in Mandanten kann der Zugriff auf Pro grammteile f r bestimmte Personenkreise in der Benutzerverwaltung eingeschr nkt werden Weitere Informationen Abschnitt 7 26 Mitarbeiterdaten ab Seite 132 und Abschnitt 7 4 1 Benutzerrechte und Passw rter festlegen ab Seite 64 Version 6 0 Einrichten der Software 121 Mandanten dienen gleichzeitig als Selektions und Sortierkriterium Mitarbeiter die einem Mandanten zugeordnet sind k nnen in anderen Programmteilen ber diese Kriterien ausge wertet werden Das Anlegen von Mandanten ist f r das Erfassen und Verrechnen der Arbeitszeiten ni
272. ngsschalters bewirkt dass unter Programm Zeitgruppe die Rubrik Periodische Vorgabezeit mit Einga bem glichkeiten erscheint Dort kann f r eine Zeitgruppe eine Sollzeit im For mat HHHH MM f r eine bestimmte Periode vorgegeben werden w chentlich 14 t gig monatlich und j hrlich Diese Zeit wird nach dem Ausf hren der Neuberechnung am ersten Tag der jeweiligen Periode eingetragen Von diesem Wert werden dann an den jeweils folgenden Tagen die geleisteten Stunden abgezogen Am Ende der angegebenen Periode muss der Saldo in der Spalte soll 0 betragen Diese periodischen Sollvorgaben sind nach der Neube rechnung in der Monats bersicht durch eine grau hinterlegte Spalte f r die Sollarbeitszeit zu erkennen Beispiel Ein Beispiel f r die Anwendung ist das Gastgewerbe F r einen festgelegten Zeitraum gilt eine bestimmte Anzahl von Stunden die nach Bedarf abgearbeitet werden Somit ist einfach zu berblicken wie viele Stunden der Mitarbeiter innerhalb der festgelegten Periode noch ableis ten kann 722 Formeldebugger Der Formeldebugger ist ein Werkzeug zum Diagnostizieren und Auffinden von Fehlern innerhalb der Arbeitszeitberechnung Mit dem Set zen dieses Markierungsschalters haben Sie die M glichkeit bei einer manuell ausgef hrten Neuberechnung in diesen berpr fungsmodus zu schalten Zeichensatzgr e Listen Dieser Wert wird standardm ig aus dem Drucker treiber ausgelesen Die Zeichensatzgr e f r die Druckau
273. ngsterminal abholen 1 Klicken Sie auf Kommunikation Zeitauftr ge Legen Sie die entsprechenden Zeitauftr ge mit den notwendigen Einstellungen an Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag anlegen auf Seite 191 2 Starten Sie einen Zeitauftrag als Windows Dienst im Hintergrund Weitere In formationen Abschnitt Zeitauftrag als Windows Dienst starten auf Seite 193 Wie kann ich Zeitauftr ge als Windows Dienst konfigurieren Einen Zeitauftrag als Windows Dienst im Hintergrund zu starten ist nur dem Benutzer vorbe halten der am System als Supervisor angemeldet ist Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag als Windows Dienst starten ab Seite 193 Wie muss ich vorgehen wenn das automatische Abholen der Buchungen nicht mehr funktioniert Die automatische Kommunikation mit den Zeiterfassungsterminals erfolgt nur bei bestehen der Netzwerkverbindung ber Netzwerkkabel oder wLAN und bei gestartetem Windows Dienst Voraussetzung f r die nachfolgenden Schritte sind Administratorenrechte 1 Pr fen Sie am PC bzw Server ber Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste den Windows Dienst NCServiceManager Ist der Windows Dienst gestartet Ist als Starttyp Automatisch angew hlt Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf NC ServiceManager Eigen schaften Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag als Windows Dienst starten ab Seite 193 2 Pr fen Sie ob die IP Adresse des Zeiterfassungsterminals
274. nktionscodes 2 W hlen Sie den zu ndernden Funktionscode und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 14 3 Funktionscode l schen gt Achtung Ein versehentlich gel schter Funktionscode kann nicht wiederhergestellt wer den Beachten Sie auch dass ein gel schter Funktionscode Auswirkungen in den berech neten Zeitkonten eines Mitarbeiters haben kann 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscode 2 W hlen Sie den zu l schenden Funktionscode und klicken Sie auf L schen Der Funktionscode wird aus der Datenbank gel scht 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab Version 6 0 Einrichten der Software 115 7 15 Urlaubsvoreinstellungen 7 15 1 Urlaubsanspruch festlegen Bevor Sie alle M glichkeiten der Urlaubsverwaltung nutzen k nnen sind einige grunds tzli che Einstellungen vorzunehmen Legen Sie zuerst den Grundanspruch f r den Urlaub sowie den vom Programm zu berech nenden Zusatzurlaub fest Die Zeiterfassungssoftware ist in der Lage betrieblich gew hrten Zusatzurlaub nach Lebensalter und oder nach Betriebszugeh rigkeit zu berechnen Diese Be rechnung setzt jedoch voraus dass im Stammsatz eines jeden Mitarbeiters unter dem Register Pers nliche Daten je nach Erfordernis die Eintr ge f r das Geburtsdatum und das Ein trittsdatum hinterlegt sind Weitere Informationen Abschnitt 7 26 2 Pers nliche Dat
275. nnnn 63 Passwortverwaltung nn 63 Benutzerrechte au 64 Biometrie een 16 Buchungskorrekturen uuuesssssseeennennneenneeen 156 nderungs Kommentar hinzuf gen 162 Buchungen ndern ummenn seen 160 Buchungen l schen aussen 161 Doppelte Buchungen l schen 169 Fehlende Buchungen hinzuf gen 158 Korrekturassistent nseeneennnenneseneenennnn 170 Da HB een er 34 Datenbank Index reorganisieren 208 Datenbankorganisation 34 207 Datenbank Position ennnnn 207 Datensicherung 222ueeenennnessneenennneennee een 208 AE E E EEE 208 zeitgesteuert als Windows Dienst 209 Daten bertragung 22uesnnnssseeennennneennee nenn 188 276 Kommunikation testen eee 62 FO E E E E 189 Zeitauftrag anlegen 191 zeitgesteuert als Windows Dienst 191 DEMOVERSION ernicecineunsree een 41 Doppelte Buchungen l schen 169 Ereigniskonten ee aeeenehenen 68 Export von Daten 204 PA nee 268 Fehlbuchungsspeicher 224 nenne 167 PEDOT ee 119 Fehlzeiten 202222uneneenneneneeenennnn 118 173 berechnen uses 177 Eintrag ande 179 Fehlgrund anlegen 4444nn ren 119 Fehlzeit bersicht ausdrucken 179 f r einen Mitarbeiter eintragen 175 f r mehrere Mitarbeiter eintragen
276. nscode Einen vorliegenden Funktionscode bei Bedarf ausw hlen FZP Dienstgang Ende In den Tagespl nen k nnen f r Dienstg nge Beginn und Endzeiten festgelegt werden Liegt das Ende eines Dienstgangs aber nach die ser festgelegten Endzeit kann hier die tats chliche Zeit eingegeben werden Damit ist eine zus tzliche Korrekturbuchung mit Kommen und Gehen f r die sen sp teren Zeitpunkt nicht notwendig Vor der Rahmenzeit Nach der Rahmenzeit Die Einschr nkung in der Berech nung durch die Rahmenzeit getrennt f r den Zeitraum vor oder nach Beginn der Rahmenzeit kann auf dem Korrekturweg gezielt aufgehoben werden Bei komplizierten 3 Schichtpl nen kann es in Einzelf llen erforderlich sein dass die Buchungszuordnung ver ndert werden muss In diesem Fall haben Sie ber die Optionsschalter folgende M glichkeiten zur Auswahl Auto Standardeinstellung lt 24 00 gt 24 00 ber diese Optionsschalter kann festgelegt werden ob der Zeitpunkt der Buchung vor oder nach 24 00 Uhr liegt An einem Tag an dem das Tagesende verschoben wurde zum Beispiel von 24 00 Uhr auf 6 00 Uhr morgens 30 00 Uhr ist es m glich dass der Zeitpunkt 02 00 Uhr zweimal vorhanden ist einmal am aktuellen Tag 02 00 Uhr und einmal am Folgetag 02 00 Uhr nach Mitternacht Version 6 0 Arbeiten mit der Software 159 FZP lt 0 00 Die Buchung kann vor 0 00 Uhr dem eigentlichen Tagesbeginn liegen trifft auf Schichten zu die von der Zeitspanne
277. nt zusammenfassen k nnen Makros k nnen vom Formeleditor aus aufgerufen werden 7 13 1 Makros programmieren 1 Klicken Sie auf Programm Makros Nr BB E N 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen in den Spalten vor Nr Die Nummer zum Identifizieren des Makros wird automatisch vergeben Sie gilt sp ter vom Formeleditor aus als Link auf das jeweilige Makro in der Form M 1 wobei M f r Makro steht und 1 f r die Nummer des Makros Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name aus dem m glichst die Art des Makros hervorgeht Formel Die Vorgaben f r die Formeln entnehmen Sie bitte den jeweiligen Ab schnitten Formeleditor bei Tages oder Wochenpl nen bzw Zeitgruppen Tag Eingabem glichkeiten f r eine Filterfunktion zum Beispiel Mo Fr Montag bis Freitag VF Vorfeiertag Bemerkung Eine hier eingetragene Bemerkung dient nur zur Information des Eintragenden Beispiel f r ein Makro Name des Makros f r den Formeleditor M 1 104 Einrichten der Software smart time plus webClient Makros Nr Bezeichner Nr TEE Runde Zeitkonto 20 auf 10 Minuten Intervalle 1 Runde Zeitkonto 20 auf 10 Minu Formel Bemerkung 1 T25 0 Hilfskonto 2 T25 T25 10 10 Minuten hinzuf gen 3 ifT25 lt T20 jmp 2 Springe in Zeile 2 bis Rundungsreferenz gr er oder gle 4 ifT25 gt T20 T25 T25 10 Ziehe letzte 10 Minuten ab um den Wert abzurunden Rundungswert in Zielkonto schreiben 7
278. ogrammsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Es ffnet sich das Anmelde fenster f r Ihre jeweilige Softwareversion Passwort 999 Mitarbeiter plus kak bial kia bil bial Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 4 7 Tragen Sie im Eingabefeld Benutzername admin ein F r das erstmalige ff nen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation muss das Eingabefeld Passwort leer bleiben Klicken Sie auf bernehmen Nach jedem Programmstart wird anhand der Benutzeranmeldung die Zugriffsberechtigung berpr ft Erst nach korrekter Eingabe von Benutzername und oder Passwort ffnet sich die Anwendungsoberfl che Das Feld Benutzername ist ein Pflichteingabefeld die Verwendung des Passworts richtet sich nach den Einstellungen der Benutzerverwaltung gt Achtung Nach dem Einrichten der Zeiterfassungssoftware sollten Sie Passw rter und Nutzungsrechte vergeben damit Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten Wei tere Informationen Abschnitt 7 4 Benutzer und Passwortverwaltung ab Seite 63 052 Bedienen der Software smart time plus webClient 6 2 6 2 1 Programmoberfl che Basisfenster im berblick Nach dem Start der Zeiterfassungssoftware ffnet sich das folgende Basisfenster standard m ig mit der Monats bersicht P Statunableau Das Basisfenster f llt Ihren Bildschirm vollst ndig aus und ist w hrend der gesamten Zeit
279. omatisch errechnete Zusatzurlaub dar gestellt Der Wert kann nicht ge ndert werden Aktuell In dieser Spalte wird ein manuell eingegebener Zusatzurlaub darge stellt m Korrektur Der berechnete Urlaubsanspruch kann durch Eingabe eines Korrekturwerts er h ht bzw verringert werden m Gesamt Der Gesamturlaubsanspruch ergibt sich folgenderma en Gesamtanspruch Resturlaub Urlaubsanspruch Zusatzurlaub Korrek turwert m Genommen Als genommener Urlaub werden alle Termineintr ge berechnet die mit einer Urlaubsart gekennzeichnet sind aus dem Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres stammen und bis zum aktuellen Systemdatum verrechnet wurden Die Ur laubsarten k nnen ber die Definition der Funktionscodes unter Programm Funktionscodes bestimmt werden Es werden alle Urlaubsarten verrechnet bei denen im Funktionscode die Option Urlaub aktiviert ist Der genommene Ur laub kann anders als Urlaubsanspruch niemals festgeschrieben werden sondern wird immer anhand der eingetragenen Daten berechnet Urlaub an Feiertagen und Tagen die keine Werktage sind wird nicht berechnet m Verplant Der verplante Urlaub ist von der Definition identisch mit dem genommenen Ur laub Der Zeitraum liegt jedoch ganz oder teilweise in der Zukunft Erreicht o der berschreitet das Systemdatum den Urlaubszeitraum wird nach der Berechnung automatisch Geplanter Urlaub zu Genommenem Urlaub m Aus Alt Bei der Berechnung des Urla
280. on Bezeichner 300 12345 N Kurz Faktor Produktiv 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Kostenstelle Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name f r die Kostenstelle Kurz Optional kann eine eindeutige Kurzbezeichnung abgelegt werden lZo Faktor Option bei Nutzung von NovaCHRON Project Multiplikationsfaktor f r die Wichtung bei der Arbeit auf einer Kostenstelle fZO Produktiv Option bei Nutzung von NovaCHRON Project Bewirkt eine Berech nungsver nderung die das Unterscheiden und Auswerten von produktiven und unproduktiven T tigkeiten erm glicht 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 20 2 Kostenstelle ndern 1 Klicken Sie auf Programm Kostenstellen 2 W hlen Sie die zu ndernde Kostenstelle und f hren Sie die erforderlichen n derungen aus 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 20 3 Kostenstelle l schen 1 Klicken Sie auf Programm Kostenstellen 2 W hlen Sie die zu l schende Kostenstelle und klicken Sie auf L schen 3 Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 124 Einrichten der Software smart time plus webClient 7 21 Feiertage Feiertage werden automatisch berechnet und j hrlich aktualisiert Es sind alle bundesweit m glichen Feiertage enthalten und nach Bundesl ndern geordnet hinterlegt D
281. on senden Kopieren Einen vorhandenen und ausgew hlten Stammsatz ohne die pers nlichen Daten kopieren um diesen entsprechend den Anforderungen abzu ndern und als neuen Stammsatz abzuspeichern gt Hinweis Bei bestehender Online Kommunikation ist es m glich Mitarbeiter einschlie lich Benutzer ID und Transponder ID vom PC zum Zeiterfassungsterminal zu senden bzw vom Zeiterfassungsterminal zum PC zu bernehmen Weitere Informationen Abschnitt 8 11 4 Mitarbeiterdaten PC Zeiterfassungsterminal abgleichen ab Seite 128 1 Um das Fenster Stamms tze zu ffnen klicken Sie im Men auf Mitarbeiter Stamms tze oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Stamms tze Version 6 0 Einrichten der Software 133 Stamms tze Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Terminalnachrichten Jahresguthaben Statistik WebClient Systemnummer EE Amselotti Michael D Inaktiv Benutzer ID TransponderD 3880648 O EEE Eee Benutzer X E I Teminstguope RE J o Necvicrerouroe EEE fP este 01 01 13 Zeitgruppe IGleitzet 3 Teilzeit 1 FZP Fiterguppen 1a Abteilung E 9 Kostenstelle 9 Mandanten 9 Firmenbereiche i 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Systemnummer Das System gibt eine neue laufende Systemnummer vor alle anderen Eingabefelder sind leer bzw durch Auswahllisten belegt Mita
282. onaldaten und ordnen Sie diesen jeweils die zuvor angelegten Zeitmodelle zu Stellen Sie in der Planungsphase fest dass f r eine gr ere Anzahl Mitarbeiter bereinstim mende Zeitmodelldefinitionen und pers nliche Gesamtmodelle zutreffen dann bietet sich die Kopierfunktion an Je gr er die Anzahl der Mitarbeiter desto effizienter ist der zeitliche Ein spareffekt Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall nicht zuerst f r alle Mitarbeiter die zugeh ri gen Personaldaten zu erfassen sondern wie folgt zu verfahren m Erstellen Sie die ben tigten Zeitmodelldefinitionen m Richten Sie dann einen beliebigen Mitarbeiter innerhalb der Stammdaten ein m Erstellen Sie f r diesen einen Mitarbeiter das entsprechende pers nliche Ge samtmodell m WVenden Sie zum Schluss die Kopierfunktion an Das Bearbeiten der Mitarbeiterdaten erfolgt im Men Mitarbeiter Stamms tze Das Dialog fenster ist in mehrere Abschnitte unterteilt die Sie durch Klicken auf die jeweiligen Register erreichen Die Mitarbeiterdaten k nnen jederzeit ge ndert werden Nach dem Ausscheiden des Mitar beiters k nnen Sie dessen Daten l schen 7 26 1 Stammsatz hinzuf gen Unter dem Register Systemdaten tragen Sie alle f r die korrekte Verrechnung des Mitarbei ters erforderlichen Daten ein Die zus tzlichen Schaltfl chen haben die folgende Bedeutung Senden Mitarbeiterdaten an ein ausgew hltes Zeiterfas sungsterminal bei bestehender Online Kommuni kati
283. or su Der Mitarbeiter hat als Zinziger Zugriff auf das Einrichten von Windows Diensten m Hauptbenutzer Der Mitarbeiter hat uneingeschr nkten Zugriff auf alle Funktionen Er ist zu st ndig f r die Kontrolle und Korrektur der Daten von Mitarbeitern Zumeist wird er auch f r weitere Funktionen berechtigt sein zum Beispiel der Zeit modellzuordnung m Nutzer Es k nnen die allgemein zug nglichen Funktionen genutzt werden m Auswerter Der Mitarbeiter kann bersichten und Listen einsehen und ausdrucken Version 6 0 Einrichten der Software 063 7 4 1 064 Die Benutzer verwenden in der Zeiterfassungssoftware und im webClient die gleichen Anmel deoptionen ber Benutzername und Passwort In smart time plus webClient gibt es zwei M g lichkeiten um f r jeden Benutzer Anmeldungs und Benutzerrechte festzulegen und zwar unter m Extras Benutzerverwaltung m Mitarbeiter Stamms tze WebClient Benutzerrechte und Passw rter festlegen 1 Klicken Sie auf Extras Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Benutzer v Mitarbeiter Benutzername Mustermann Karl Mustermann Karl Mustermann Karl Passwort Passwort best tigen Eee Mustermann Karl Eee es Administrator ee lt Alle Genehmigungsstufe 1 nur Eintr ge niederer Stufe Antr ge sofort bernehmen E Empfang W webterminal fZO p Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Benutzername Einde
284. ort t fl Online Status Buchungsabfrage x Buchungsabfrage Kontenzuordnung so F2 Auswahl a fa 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 6 Klicken Sie auf Programm Extras Terminal den Men punkt Funktionstasten belegung Im Eingabefeld f r die Funktionstaste F8 erscheint bereits die Be zeichnung Buchungsabfrage Funktionstastenbelegung 1 F2 F3 Dienstreise 1 2 Tag 4 F Schicht Tag 7 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal 112 Einrichten der Software smart time plus webClient 8 Klicken Sie auf Senden Die Funktionstastenbelegung wird zum ausgew hlten Zeiterfassungsterminal gesendet Es erscheint der Hinweistext Die Daten wur den erfolgreich bertragen 9 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Zeiterfassungsterminal 1 W hlen Sie anschlie end am Zeiterfassungsterminal im Hauptmen System und anschlie end F Tasten und berpr fen Sie die neue Bezeichnung der Funktionstaste F8 Zeiterfassungssoftware 1 Klicken Sie auf Kommunikation Senden Empfangen 2 W hlen Sie in der Rubrik Funktion im Listenfeld die Daten bertragung On line Kommunikation aus 3 W hlen Sie das gew nschte Zeiterfassungsterminal 4 Klicken Sie auf Ausf hren Die Auswahl wird beendet und die angew hlte Funktion ausgef hrt Senden Empfangen Funktion n
285. ort auf das Register Summen ber stunden Zeitgruppe 1 B ro Vollzeit 2 Produktionshelfer VZ 8 3 Personalabteilung Definition gt h min Kein Saldo gt 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor h min tragen Sie den Schwellwert ein ab dem die Berechnung in eines der berstundenkonten erfolgt Kein Saldo Wenn aktiviert dann wird die Mehrarbeit ausschlie lich in die ge w nschten Konten und nicht parallel in das Tagessaldo gerechnet Konten Zeitkonten ausw hlen in die die Mehrarbeit beim Erreichen des Schwellwerts gerechnet werden soll Innerhalb der Eingabefelder kann mit F2 eine Auswahl der verf gbaren Konten aufgerufen und direkt bernommen werden Faktor Relevant f r Berechnung im Zusatzmodul Auftragszeiterfassung 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden C Formeleditor Genaue Ausf hrungen zum Verwenden des Formeleditors erhalten Sie im Abschnitt 7 12 3 Formeleditor f r Zeitgruppen ab Seite 101 1 Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe und dort auf das Register Formeleditor 092 Einrichten der Software smart time plus webClient Parameter Summen berstunden 1 B ro Vollzeit 2 Produktion TZ 5 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Weitere In formationen Abschnitt 7 12 3 Formeleditor f r Zeitgruppen ab Seite 101 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beend
286. ort ein elhrr Neues Passwort Passwort Best tigung Neues Passwort bernehmen 8 Tragen Sie die geforderten Informationen in die Eingabefelder ein und klicken Sie auf Neues Passwort bernehmen PASSWORT ZUR CKSETZEN hr Passwort wurde ergolgr eich ge ndert Zur ck zur Startseite 9 Klicken Sie auf Zur ck zur Startseite E Mail 10 Tragen Sie E Mail Adresse und Ihr neues Passwort ein und klicken Sie auf Login Damit haben Sie wieder Zugang zur Lizenzverwaltung 5 5 5 Lizenz deaktivieren Wenn Sie die maximal m gliche Ihnen zugewiesene Zahl an Aktivierungen ausgesch pft ha ben und Sie die Zeiterfassungssoftware auf einem weiteren PC installieren m chten bzw wenn Sie die Zeiterfassungssoftware auf einem neuen PC installieren m chten deaktivieren Sie zun chst auf dem Lizenzserver die Lizenz f r den PC den Sie nicht mehr verwenden Akti vieren Sie anschlie end im Rahmen Ihrer Installationsvariante die Lizenz auf dem Lizenzserver f r den neuen PC Zugang zum Lizenzserver erhalten Sie ber Hilfe Lizenzinformationen Lizenzverwaltung in der Zeiterfassungssoftware Version 6 0 Installieren der Software 051 Kapitel Bedienen der Software Dieses Kapitel enth lt detaillierte Informationen ber die verschiedenen Bedienelemente der Benutzerober fl che und deren Funktionen 6 1 Programmaufruf 1 3 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Pr
287. p hat der tat s chliche Pausenzeitpunkt keine Bedeutung Der Abzug wird ber die Anwesenheitszeit ge steuert F r die Definition werden die Pausendauer und die Zeitsumme der Anwesenheitszeit festgelegt Erfolgt keine Pausenbuchung wird die definierte Mindestpausendauer beim Errei chen der definierten Anwesenheitszeit abgezogen Beim Pausenabzug werden auch Arbeits zeitunterbrechungen vor dem definierten Zeitpunkt ber cksichtigt und auf die Pausendauer angerechnet Beispiel Pausendauer 30 Minuten abziehen nach 6 Stunden Pausenabzug erfolgt von 6 Stunden bis 6 Stunden 30 Minuten Anwesenheit Automatische Pause mit Zeitzone Die Autopause mit Zeitzone ist ein Sonderfall der Autopause Beim Berechnen werden Ar beitszeitunterbrechungen vor dem Erreichen des Abzugszeitpunkts ber cksichtigt Dabei wer den Unterbrechungen der Arbeitszeit nur dann als Pause verrechnet wenn diese innerhalb der definierten Zone und vor dem Zeitpunkt des Pausenabzuggs stattfinden gt Hinweis Jedem Tagesplan k nnen bis zu vier Pausen zugeordnet werden Kombinationen zwischen Zonenpause und Autopause innerhalb eines Tagesplans sind nicht m glich 7 6 2 Pausenplan anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Pausenplan Standardm ig wurden bereits Pausen angelegt die Sie aber jederzeit entsprechend Ihren Anforderungen ab ndern k nnen 2S2e Fr hst ck Pausendauer 15 E Bezahit Auf Zonenkonten anrechnen In BDE ausblenden Pausentyp
288. pl nen und Schichtpl nen wenn Schichtpl ne ange legt wurden Sind keine Schichtpl ne vorhanden ist diese Auswahlm glichkeit deaktiviert grau und steht damit nicht zur Verf gung Der Optionsschalter Tagespl ne ist aktiviert 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren der Zeitgruppe Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name aus dem zum Beispiel die Mitarbeitergruppe hervorgeht Wochenplan Gew nschter Wochenplan ber die Informationsschaltfl che a k nnen Sie in den Wochenplan wechseln und sich ber die vorhandenen Wo chenpl ne informieren Eingabefeld mit dem Datumssymbol Datum f r das Ende des Abrechnungs monats eintragen falls dieses nicht mit dem Ende des Kalendermonats ber einstimmt Saldo bertrag Der maximale und minimale Saldo bertrag dienen der periodi schen Begrenzung des Saldos Hat ein Mitarbeiter diesen Grenzwert ber oder Einrichten der Software smart time plus webClient unterschritten wird die zu viel oder zu wenig erwirtschaftete Mehrarbeit auf das positive oder negative Kappungskonto gebucht Durch die Definition eines entsprechenden Funktionscodes kann dem positiven Kappungskonto Zeit in H he der Sollzeit der halben Sollzeit oder einer definierten Zeit entnommen werden Saldokappung Ausgleichszeitraum an dessen Ende die Kappung von Mehrar beitsstunden auf die vorstehend eingegebenen Minimal
289. ppe und f hren Sie die erforderlichen nderungen aus Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 24 3 Terminalgruppe l schen Klicken Sie auf Extras Terminal Terminalgruppen W hlen Sie die zu l schenden Terminalgruppe und klicken Sie auf L schen Die Terminalgruppe wird aus der Datenbank gel scht Schlie en Sie den L schvorgang mit Beenden ab 7 25 Nachrichtengruppen Mit dieser Funktion ist es m glich die Anzeigen der Zeiterfassungsterminals individuell und flexibel f r Mitarbeitergruppen einzurichten Sie k nnen f r acht Zeilen am Display festlegen welche Information dargestellt werden soll Die verf gbaren Informationen k nnen aus ver schiedenen Datenbankfeldern ausgew hlt werden Damit lassen sich zum Beispiel f r eine Mitarbeitergruppe die in Gleitzeit arbeitet Informationen wie Name Zeitguthaben und Rest 130 Einrichten der Software smart time plus webClient urlaub darstellen sowie f r eine andere Mitarbeitergruppe Name Monats Wochen oder auch berstunden F r geringf gig besch ftigte Mitarbeiter kann zum Beispiel die Anzeige der geleisteten Arbeit erfolgen Beim Anlegen von Funktionscodes k nnen Sie unter der Funktion Online Status diese Nach richtengruppen ausw hlen um Mitarbeitern gezielt Informationen zur Verf gung zu stellen Weitere Informationen Abschnitt Funktion Online Status ab Seite 110 7 25 1 Nachrichtengruppe hinzuf gen 1 K
290. ppungskonto und Vorholzeit Das gilt ebenso f r Konten ohne definierten Kurzbezeichner F r den Export in Lohn und Gehaltsprogramme lassen sich die in der Zeiterfassungssoftware berechneten Zeitkonten in die entsprechenden Konten der Lohn und Gehaltsprogramme dort in der Regel als Leistungsart oder Lohnart bezeichnet exportieren Hierzu sind Zeitkon ten der Zeiterfassungssoftware mit den Leistungs und Lohnarten des jeweiligen Lohn und Gehaltsprogramms zu verkn pfen 1 Definieren Sie in den Zeitkonten die Leistungsart Gehen Sie dazu entsprechend Abschnitt 7 5 1 Zeit und Ereigniskonten anlegen ab Seite 68 vor Zeitkonten Zeitkonten Definition g Definition Dienstgang Dienstgang Urlaub w Urlaub N Urlaub 1 2 Tag Urlaub 1 2 Tag z Sonderurlaub ee Dienstgang Per el Dienstgang Dienstreise Leistungsart poo Dienstreise Leistungsart 1 Weiterbildung Weiterbildung Verrechnungssatz 1 2n Maximalwert oo 3 2 Ordnen Sie den internen Konten der Zeiterfassungssoftware die Nummern der entsprechenden Leistungsarten im Lohn und Gehaltsprogramm zu Gehen Sie dazu entsprechend Abschnitt 7 17 1 Abteilung anlegen ab Seite 120 vor Exportdatei anlegen 1 Klicken Sie auf Programm Export Generator Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Nr Bezeichner f ddison Vorheriger Monat Aktueller Tag Ale Mitarbeiter Letztes Quartal Vortag Abteilung Benutzerdefiniert Fragen vor Erstel
291. r ge 259 10 9 6 Offene Antr ge ndern oder l schen 259 10 9 7 Antr ge bearbeiten 261 10 9 8 Vertreter f r die Antragsbearbeitung bestimmen 263 10 10webClient beenden 264 11 Probleml sungen 265 11 1 Vorgehensweise bei Fragen und Problemen 265 11 2 Fehlermeldungen 266 11 3 FAQ Probleme und L sungen 268 11 4 Fernwartung 275 Index 276 010 Inhalt smart time plus webClient Kapitel 1 Vorabinformationen Die Zeiterfassungssoftware von NovaCHRON ist kon zipiert f r die branchenneutrale Erfassung Auswer tung und Verrechnung von An und Abwesenheits zeiten f r unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle 1 1 Was kann die Zeiterfassungssoftware Mit der Zeiterfassungssoftware haben Sie ein leistungsf higes System zum Erfassen und Ver arbeiten von Personalzeiten Die Zeiterfassungssoftware ist branchenunabh ngig einsatzf hig durch die modulare Systemarchitektur sowie die variable Lizenzierung individuell konfigurier bar und f r nahezu jede Betriebsgr e geeignet Damit kommt die Zeiterfassungssoftware m helos mit unterschiedlichsten Tarif und Betriebsvereinbarungen zurecht Ob feste oder fle xible Arbeitszeiten Schichtarbeit Zuschlagszeiten Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung die Zeiterfassung wird einfach und komfortabel Die Programmversion smart time plus kann optional durch verschiedene Zusatzpakete und Zusatzoptionen in ihrer Funktionalit t weiter aufger stet werden Informationen dazu erhal ten Sie auf d
292. r Mitarbeiter 8 Stunden Anwesenheit erreicht haben muss um zuschlagsberechtigt zu sein Beim Erreichen dieser Anwesenheitssumme soll die Zeit zwi schen 8 und 10 Stunden in das Konto 25 Zuschlag gerechnet werden Beim Unterschreiten dieser Zeitsumme soll die Zeit zwischen 6 und 8 Stunden in das Konto 10 Zuschlag gerech net werden Konten Von Bis Schwellwert Zeit Ereignis 16 00 18 00 8 00 Max 10 00 25 Min 06 00 10 Zonen berstunden Beispiel 2 Es soll zwischen 16 und 18 Uhr Mehrarbeit mit 25 Zuschlag berechnet werden Eine weitere Bedingung ist dass der Mitarbeiter 8 Stunden Anwesenheit erreicht haben muss um zu schlagsberechtigt zu sein Beim Erreichen dieser Anwesenheitssumme soll die Zeit zwischen 8 und 10 Stunden in das Konto 25 Zuschlag gerechnet werden Beim Unterschreiten dieser Zeitsumme soll die Zeit vom Zuschlagskonto abgezogen werden Konten Von Bis Schwellwert Zeit Ereignis 16 00 18 00 8 00 Max 10 00 25 Min 00 00 25 082 Einrichten der Software smart time plus webClient Summen berstunden ber die Definition der Summen berstunden lassen sich Anwesenheitszeiten wie bei den Zo nen berstunden gezielt in beliebige vordefinierte Zeitkonten einrechnen Im Gegensatz dazu ist die Zuordnung zu einzelnen Zeitkonten nicht abh ngig von der Anwesenheit zu bestimm ten Tageszeiten sondern ausschlie lich von der Summe der zum Zeitpunkt der Berechnung geleisteten Arbeitszeit 1 Klicken Sie auf Programm Tagesp
293. r smart time plus 13 1 3 2 Zusatzoptionen f r smart time plus webClient 14 1 4 Software neu was nun 15 1 4 1 Planungsphase 15 1 4 2 Installationsphase 15 1 4 3 Einrichtungsphase 15 1 5 Grundlagen der Biometrie 16 2 Dokumentationshinweise 19 2 1 Online Hilfe 19 2 2 Handbuch 19 2 2 1 Darstellungskonventionen 19 2 2 2 Orientierungshilfen 20 2 3 Zus tzliche Dokumentationen 20 2 3 1 Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen 20 3 Grundlagen der Zeiterfassung 21 3 1 Wichtige Begriffe 21 3 1 1 Arbeitszeitverwaltung 21 3 1 2 Arbeitszeitregelungen 21 3 1 3 Pausenregelungen 25 3 1 4 Schichtplanung 28 3 1 5 Arbeitszeitmodelle 29 4 Installieren von Zeiterfassungsterminals 31 4 1 Voraussetzungen 31 4 2 Installation und Inbetriebnahme 31 4 2 1 Zeiterfassungsterminal installieren 31 4 2 2 _ Zeiterfassungsterminal in Betrieb nehmen 31 5 Installieren der Software 33 5 1 Systemvoraussetzungen 33 5 2 Installationsgrundlagen 33 3 2 Lizenzierungsvarianten 33 5 2 2 Installationsvarianten 34 5 2 3 _ Datenbankorganisation 34 Version 6 0 Inhalt 003 5 3 Client Server Installation 35 5 3 1 Software auf dem Server installieren 35 5 3 2 Software auf einem Arbeitsplatz PC Client installieren 37 5 3 3 Zeiterfassungssoftware ber Seriennummer lizensieren 39 5 3 4 Zeiterfassungssoftware auf Server ber USB Dongle lizensieren 41 5 4 Demo Version 41 5 5 Lizenzverwaltung 43 5 5 1 Zugang zur Lizenzverwaltu
294. ragen klicken Sie im Men auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste Hauptmen auf das Symbol Fehlzeiten oder doppelt in der Monats bersicht in der Spalte Fehlgrund Fehlzeiten Fehlgrund Bezeichner i Amselotti Michael Urlaub 12 01 12 12 01 12 Amselotti Michael Urlaub 06 02 12 10 02 12 a 01 08 12 010812 Amselotti Michael Sonstige 11 02 12 11 02 12 za Amselotti Michael Urlaub 20 02 12 20 02 12 Amselotti Michael Krankheit 07 03 12 09 03 12 FT Amselotti Michael Urlaub 1 2 28 03 12 28 03 12 Amselotti Michael Krankheit 13 04 12 13 04 12 ss 3 4 5 Ta Amselotti Michael Krankheit 21 05 12 21 05 12 6 7 8 9101112 3456789 rd e 20 0612 ALORE 13 14 15 16 17 1819 10 11 12 13 14 15 16 Amselotti Michael Urlaub 22 06 12 22 06 12 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 3 Amselotti Michael Urlaub 25 06 12 29 06 12 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 Amselotti Michael Sonstige 30 06 12 30 06 12 1234567 Amselotti Michael Urlaub 02 07 12 07 07 12 Filter Bezeichner Fehlgrund Abteilung E Zeitraum 2 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen in der Rubrik Definition vor Fehlgrund Auswahl eines Fehlgrunds Zur Auswahl stehen alle Funktionscodes die mit der Berechnungsart Sollzeit addieren Halbe Sollzeit addieren und Auf Sollzeit auff llen definiert sind VomjBis Beginn und Ende der Fehlzeit bestimmen durch Eingabe der Daten in die Eingabefelder Vom B
295. rammsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Lizenzverwaltung Die Software ist noch nicht registriert Bitte geben Sie im untenstehenden Feld die Seriennummer des Produkts ein Anschlie end wird die Installation ber das Intemet aktiviert Achtung Die Aktivierung kann nur bei bestehender Intemetverbindung durchgef hrt werden Seriennummer GAME m Aktivieren Vollversion Kommunikationsserver Als Demo Version starten 2 Tragen Sie die vierzehnstellige Seriennummer in das Eingabefeld ein Die Se riennummer f r Ihre Softwareversion finden Sie in der zugeh rigen CD H lle 3 Aktivieren Sie den Optionsschalter Vollversion 4 Klicken Sie auf Aktivieren 046 Installieren der Software smart time plus webClient Lizenzverwaltung x Es konnte keine Verbindung zum Lizenzserver hergestellt werden berpr fen Sie bitte Ihre Internetverbindung 5 Klicken Sie auf OK Lizenzverwaltung Die Software ist noch nicht registriert Bitte geben Sie im untenstehenden Feld die Seriennummer des Produkts ein Anschlie end wird die Installation ber das Intemet aktiviert Achtung Die Aktivierung kann nur bei bestehender Intemetverbindung durchgef hrt werden Besteht f r diesen PC keine Intemetverbindung kann dieser auch direkt ber die Lizenzverwaltung eingetragen werden Ein Lizenzaustausch ber das Intemet muss allerdings mit mindestens einem registriertem smart time System m glich sein Se
296. rbeit handelt es sich wohl um das bekannteste Teilzeitmo dell Die individuelle Arbeitszeit wird auf die H lfte reduziert Die Lage der Ar beitszeit ist i d R vormittags oder nachmittags an f nf Tagen in der Woche Halbtagsarbeit ist damit eine recht starre Form der Arbeitszeitflexibilisierung m Individuelle Arbeitszeit Die vertragliche Arbeitszeit wird reduziert w hrend weiterhin Vollzeit gearbei tet wird Die bersch ssigen Stunden werden als zus tzliche freie Zeiten auf einem Arbeitszeitkonto angespart um zum Beispiel tageweise oder wochen weise als Freizeit ausgeglichen zu werden gt Sabbatical m Turnusteilzeiten Die Turnusteilzeiten werden nach einem gewissen Arbeitszeitrhythmus verteilt zum Beispiel eine Woche als Vollzeitkraft eine Woche frei oder die Woche wird geteilt erste Woche Montag bis Mittwoch zweite Woche Mittwoch bis Freitag m Minijob Geringf gig entlohnte Besch ftigung Ein Minijob bietet die M glichkeit zum Beispiel nach einer Elternzeit zur ck ins Berufsleben zu finden Bei einem kurz fristigen Minijob ist die Besch ftigung auf weniger als zwei Monate oder ins gesamt 50 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt Die H he des Verdienstes spielt hierbei keine Rolle m Rollierende Wochenarbeit Durch einen rollierenden freien Tag k nnen Betriebszeit und individuelle Ar beitszeit entkoppelt werden Arbeitspl tze k nnen beispielsweise trotz einer 4 Tage Woche an f nf Tagen besetzt werden Die
297. rbeiter stamms tze werden in der Datenbank in der Reihenfolge ihrer Eingabe mit die ser Systemnummer versehen Auf diese Nummer haben Sie keinen Einfluss sie wird von der Zeiterfassungssoftware verwaltet Name Vorname Name und Vorname des Mitarbeiters Personalnummer Personalnummer des Mitarbeiters Diese kann sich aus ma ximal neun Ziffern zusammensetzen Der Eintrag ist jedoch nicht zwingend er forderlich Benutzer ID Identifikationsnummer des Mitarbeiters mit der er am Zeiterfas sungsterminal angemeldet ist Die Benutzer ID kann sich aus maximal 63 550 Ziffern zusammensetzen Die Benutzer ID muss zwingend mit der ID Nummer des Mitarbeiters am Zeiterfassungsterminal bereinstimmen Transponder ID Identifikationsnummer des Transponders mit dem sich der Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal anmeldet Der Eintrag ist nicht zwin gend erforderlich Benutzerstatus Rechtevergabe am Zeiterfassungsterminal Benutzer Normaler Anwender nur die allgemein zug nglichen Funk tionen k nnen genutzt werden Administrator Mitarbeiter hat administrative Rechte Zugriff auf alle Funktionen Sobald ein Mitarbeiter als Administrator angemeldet wurde gelangt man in das Men am Zeiterfassungsterminal nur noch mit der Benutzer ID und dem Passwort Passwort Tragen Sie bei Bedarf ein Passwort ein mit dem sich der Mitarbeiter 134 Einrichten der Software smart time plus webClient am Zeiterfassungsterminal entsprechend seines Benutzersta
298. rdichte ber unterschiedliche Kernzeiten der ein zelnen Mitarbeiter gesteuert werden m Teilzeitarbeit Unter Teilzeitarbeit ist jedes Arbeitsverh ltnis zu verstehen dessen zeitlicher Umfang unterhalb der betrieblichen Regelarbeitszeit vereinbart wird Sie ist ei ne individualvertragliche Arbeitszeitverk rzung ohne Lohnausgleich Je nach Wunsch des Besch ftigten und nach dem betrieblichen Bedarf k nnen Lage und Verteilung der Arbeitszeit beliebig gestaltet werden m Langzeitkonten Lebensarbeitszeitkonten Das Langzeitkonto dient der Anpassung der Arbeitszeit an Schwankungen im Arbeitsanfall die ber die Jahresarbeitszeit hinausgehen und der Erh hung der Flexibilit t ber das gesamte Arbeitsleben Es werden Plusstunden ange spart damit in Lebensphasen in denen zum Beispiel mehr Zeit f r die Familie Pflege f r ltere Angeh rige oder f r Weiterbildung gew nscht wird die Ar beitszeit unter Beibehaltung eines gleichm igen Gehalts reduziert werden kann Langzeitkonten erm glichen auch einen fr heren gleitenden bergang in die Rente m Sabbatical Bei einem Sabbatical erwirkt der die Mitarbeiter in durch Gehaltsverzicht oder durch den Aufbau von Plusstunden einen Freizeitanspruch den er als Freizeit Version 6 0 Grundlagen der Zeiterfassung 029 block von zum Beispiel drei Monaten oder einem Jahr nehmen kann W hrend des gesamten Zeitraums bleibt sein Einkommen konstant m Halbtagesarbeit Bei der Halbtagesa
299. rf Ihren Systemadmi nistrator berpr fen der Netzwerkverbindung ber Netzwerkkabel oder WLAN Der Fehler wird nur angezeigt wenn zur Soft warelizenzierung ein Dongle erworben wurde aufgrund fehlender Internetverbindung Zeitauftr ge wurden bereits als Windowsdienst gestartet Verbindung zum Lizenzserver ist fehlgeschlagen Der Fehler wird nur angezeigt wenn zur Soft warelizenzierung ein Dongle erworben wurde fehlende Internetverbindung berpr fen ob der Dongle am USB Anschluss vorhanden ist Fehlermeldung bei einem Update berpr fen ob der Dongle am USB Anschluss vorhanden ist Ist der USB Dongle vorhanden und wird die Fehlermeldung trotzdem angezeigt sind die Informationen auf dem Dongle gel scht Kon taktieren Sie in dem Fall Ihren Systemlieferanten Probleml sungen smart time plus webClient Es sind zu viele nicht zuordenbare Datens tze vorhanden Die Kommunikation wurde abgebro chen Exportfile konnte nicht erstellt wer den Fehlende Datenbankverbindung Fehlerhafte Terminalkommunikation Folgende Datens tze konnten nicht zugeordnet werden Wenn Sie die Daten bertragung fortsetzen werden diese Daten im Fehlbuchungsspeicher abgelegt F r diesen Zeitraum liegt bereits eine Abwesenheit vor Soll die Eingabe dennoch bernommen werden Kommunikationsprobleme mit Dongle Server Lizenzeinschr nkung Probleme mit angew hlten Port Adressen Die Mitarbeiterdatens t
300. rfassungssoftware befinden sich die Dateien der Datenbank lo kal auf Ihrer Festplatte Hierf r muss unter Extras Netzwerkparameter keine Eintragung im Eingabefeld Datenbank Pos vorgenommen werden Version 6 0 Probleml sungen 269 Sollten Sie nun die Datenbank in Ihrem Netzwerk verlagert haben stellen Sie sicher dass die Benutzer auf diese Ordner und Unterordner ber Zugriffsberechtigungen verf gen So beseitigen Sie den Fehler m Pr fen Sie ob der eingetragene Pfad im Eingabefeld Datenbank Pos existiert und korrekt geschrieben wurde m Pr fen Sie ob Sie ber Zugriffsberechtigungen auf den angegebenen Netz werkpfad verf gen Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Systemadministrator Wie erkenne ich am Zeiterfassungsterminal ob ich Kommen oder Gehen gebucht habe Das Zeiterfassungsterminal registriert die Buchungen ohne Wertung auf Kommen oder Gehen Die Wertung findet in der Software anhand der eingestellten Tagespl ne statt Der Wechsel zwischen Kommen und Gehen erfolgt automatisch Wie kann ich herausfinden ob ein Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist 1 Klicken Sie auf Auswertung Statustableau oder alternativ auf das Symbol statustableau in der Schnellstartleiste Es leuchten jeweils die Lampen gr n wenn der Mitarbeiter anwesend ist oder 2 Der Mitarbeiter muss unmittelbar nach einer Buchung die Taste M am Zeit erfassungsterminal dr cken Es werden seine pers nl
301. rfolgen Die sofortige Neuberechnung schlie t sich an Nach Klicken auf dieses Symbol k nnen Buchungen hier direkt gel scht werden Die sofortige Neuberechnung schlie t sich an Bedienen der Software smart time plus webClient bersichtsfenster Mitarbeiterstatus Das bersichtsfenster bietet Ihnen zus tzlich zum Statustableau Informationen ber den An und Abwesenheitszustand aller Mitarbeiter am aktuellen Tag Voraussetzung ist die aktive Online Kommunikation zwischen Zeiterfassungssoftware und Zeiterfassungsterminal S Name IH Amsellotti Michael Attila Homer I Berona Britta E Fieising Rona i Franz Anna Lucia m Durch Klicken auf die Farosymbole k nnen Sie f r die Anzeige des An und Abwesenheits status verschiedene Filter setzen Die verschiedenen Farben signalisieren dabei unterschiedli che Zust nde Mitarbeiterstatus Anwesend Abwesend mit Funktionscode Abwesend Haus verlassen Abwesend unentschuldigt Anzeige von fehlenden Mitarbeitern die laut Tagesplan anwesend sein m ssten deren Kern zeitbeginn jedoch bereits berschritten ist Das bersichtsfenster wird im Abstand von 60 Sekunden durch Auslesen der Datenbank ak tualisiert bersichtsfenster Information Je nach Auswahl des Zeitraums erscheinen f r einen angew hlten Mitarbeiter die berech neten Zeitkonten 6 2 2 Bedienschaltfl chen in den Men s Aktualisieren Auswahl aktualisieren Ausf hren angew
302. richtete Zeitgruppen mit den dazugeh rigen Wochen und Tagespl nen und den jeweils zugrunde liegenden Parametern dargestellt Damit erh lt man einen schnellen berblick ohne erst zeitaufwendig einzelnen Men s ffnen zu m ssen 1 Klicken Sie auf Programm bersicht bersicht Pause 1 Pause 2 B Soll Stunden H Tagesende E Rahmenzeit OD 4 B ro TZ 531 O Freier Tag Version 6 0 Arbeiten mit der Software 155 8 5 Buchungskorrekturen Damit die am Monatsende durchgef hrten Auswertungen auch das gew nschte Ergebnis zeigen bedarf jedes Zeiterfassungssystem einer sorgf ltigen Pflege Die von Mitarbeitern er fassten Zeitbuchungen m ssen erg nzt und korrigiert vergessene Buchungen falsch einge gebene Fehlgr nde sowie mit den planm igen Fehlgr nden erg nzt werden Dazu stehen folgende Korrekturm glichkeiten zur Verf gung m Monats bersicht Buchungen Gruppenbuchungen Summen Kontenumbuchungen Fehlzeiten gt Hinweis F r eine bersichtliche Auflistung von Buchungsfehlern und eine anschlie ende schnelle Buchungskorrektur steht Ihnen ein sogenannter Korrekturassistent zur Verf gung Weitere Informationen Abschnitt 8 6 Korrekturassistent ab Seite 170 Die Zeiterfassungssoftware arbeitet als sofort rechnendes System Alle durchgef hrten Korrek turen werden nach erfolgter Eingabe automatisch verrechnet Damit ist eine st ndige Aktuali t t gew hrleistet Zus tzliche
303. riennummer 1234 5678 34BC DE j Aktivieren Vollversion Kommunikationsserver 6 Klicken Sie auf Offline Registrierung Angezeigt wird der PC Name und der Windows Nutzername die Sie f r die folgende Anmeldung in der Lizenzver waltung ben tigen Lizenzverwaltung Rufen Sie die Lizenzverwaltung auf einem PC mit Intemetanbindung auf und geben Sie folgende Daten ein um den PC Offline zu registrieren PC Name ServerO1 Windows Nutzemame Administrator Nach der Registrierung des neuen PC s starten Sie smart time plus pro auf dem PC der mit dem Intemet verbunden ist PC mit Internetzugang F hren Sie nun auf dem PC mit Internetzugang folgende Schritte aus um die Lizenz zu akti vieren 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Es ffnet sich das Anmelde fenster f r Ihre jeweilige Softwareversion 2 Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an 3 Klicken Sie Hilfe Lizenzinformationen Version 6 0 Installieren der Software 047 Lizenzinformationen Dongle ID 1001 E Paket 1 H ndler Code BA REISE Seriennummer B 111 1 11E 2222 11 Paket 4 Anzahl Mitarbeiter E Anzeigetableau 0 p E Novaplan Arbeitspl tze E Export r Statistikmodul izenzverwaltung E Novaaccess 4 Klicken Sie auf Lizenzverwaltung Registrieren 5 Tragen Sie E Mail Adresse und Passwort ein mit denen Sie bei der Lizen
304. rollierende Wochenarbeit dient in erster Linie einer gerechten Verteilung der Arbeitszeit unter Einbezie hung des Samstags Beispiel Die erste Freizeitgruppe hat am Montag frei die zweite am Dienstag die dritte am Mittwoch die vierte am Donnerstag die f nfte am Freitag und dann wieder am Montag so dass jede Gruppe alle vier Wochen ein langes Wochenende hat m Abendschichten und flexible Teilzeitschichten Abendschichten und flexible Teilzeitschichten werden dann eingesetzt wenn die Ausweitung um eine volle Schicht nicht sinnvoll ist Sie dienen in erster Li nie der Verl ngerung der Betriebszeit zum Beispiel wenn die Betriebszeit von 8 auf 12 Stunden erh ht wird oder die ffnungszeiten ausgeweitet werden Fle xible Teilzeitschichten werden beispielsweise zur Erg nzung von Zeiten mit ho hem Arbeitsanfall oder zur berbr ckung von Pausenzeiten eingesetzt 030 Grundlagen der Zeiterfassung smart time plus webClient 4 1 4 2 4 2 1 4 2 2 Kapitel Installieren von Zeiterfassungsterminals Flexible Zeiterfassungsterminals erfassen sicher und schnell die An und Abwesenheiten der Mitarbeiter und stellen alle erforderlichen Informationen online zur Verf gung Voraussetzungen Die Zeiterfassungssoftware unterst tzt verschiedenste Zeiterfassungsterminals mit unter schiedlichsten Leistungsmerkmalen Aus diesem Grund bezieht sich die folgende Beschrei bung beispielhaft ausschlie lich auf die Zeiterfassungsterminals
305. rt best tigen 2 Im Eingabefeld Benutzername erscheint der Name mit dem Sie an der Zeit erfassungssoftware angemeldet sind 3 Tragen Sie im Eingabefeld Aktuelles Passwort Ihr gegenw rtiges Passwort ein Bei der erstmaligen Eingabe bleibt dieses Eingabefeld leer 4 Tragen Sie im Eingabefeld Neues Passwort Ihr neues Passwort ein und best ti gen Sie dieses noch einmal im Eingabefeld Passwort best tigen 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 75 Arbeitszeitkonten In der Zeiterfassungssoftware werden 100 Konten verwaltet Unter dem Begriff Konto wird ein Speicherwert definiert der einen Zeitwert Zeitsumme oder einen Z hlwert beinhalten kann sm Zeitkonten Konten die einen Zeitwert beinhalten m Ereigniskonten Konten die einen Z hlwert beinhalten Ereigniskonten k nnen herangezogen werden um bestimmte Ereignisse zu z hlen wie zum Beispiel die Anzahl durchgef hrter Dienstg nge In der Zeiterfassungssoftware werden Ihnen bereits Zeit und Ereigniskonten zur Verf gung gestellt die Sie entsprechend Ihren Bedingungen ndern bzw erg nzen k nnen Zwanzig Konten haben im System eine feste Bedeutung Solche internen Konten existieren f r Saldo Vorholzeit Kappungskonto u a Sie sind im System fest integriert und k nnen nicht ver ndert werden Zus tzlich k nnen 80 je zur H lfte Zeit und Ereigniskonten individuell angelegt werden Diese k nnen mit Hilfe von Funktionscodes oder
306. rte Buchungsdateien aus Log Datei importieren Alle aus dem Zeiterfassungsterminal bertragenen Buchungsdaten werden vor dem Eintrag in die Datenbank aus Sicherheitsgr nden in eine Log Datei geschrieben Anschlie end erfolgt ein Befehl an das Zeiterfassungsterminal diese bertragenen Buchungsdaten zu l schen Mit der Funktion Buchungsdateien importieren besteht die M glichkeit verlorene Bu chungsdaten aus der Log Datei zu generieren Version 6 0 Arbeiten mit der Software 169 1 Klicken Sie auf Datei Service Buchungsdateien importieren Buchungsdateien importieren Zeitraum nn C gt BEE Logbuch 2 Bestimmen Sie den Zeitraum mit Beginn Ende in dem verlorene Buchungen gesucht und anschlie end aus der Log Datei importiert werden sollen 3 W hlen Sie im Verzeichnis die entsprechende Log Datei 4 Klicken Sie auf bernehmen um die Buchungsdateien zu importieren 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 6 Korrekturassistent Der Korrekturassistent listet Buchungsfehler zum Beispiel vergessene Buchungen bersicht lich auf und erm glicht eine schnelle Fehlerkorrektur Wurde ein Fehler korrigiert wird der zuvor angezeigte Fehler anschlie end nach dem Aktualisieren aus dem Korrekturassistenten gel scht F r das Ausgeben von Listen k nnen Sie bestimmen ob die Liste am Bildschirm und oder ber einen Drucker ausgegeben werden soll 8 6 1 Buchungen mit dem Korrekturassistenten korrigieren 1
307. s Zeichen lt Vergleichsoperatoren sind in der Regel mit Wenn Dann Bedingungen verkn pft Kontrollfunktionen Wenn Dann Bedingung mit if Sie k nnen die Ausf hrung von Anweisungen von Bedingungen abh ngig machen Beispiel if T01 gt 30 T01 T01 30 Erl uterung Mit if leiten Sie eine Wenn Dann Bedingung ein if bedeutet wenn Dahinter folgt die Formulierung der Bedingung Um solche Bedingungen zu formulieren brauchen Sie Vergleichsoperatoren und in den meisten F llen auch Variablen Ist die Bedingung erf llt wird die danach folgende Anweisung ausgef hrt F r F lle in denen die Bedingung nicht erf llt ist k nnen Sie nicht in einen anderen Zweig springen die Anweisung wird nicht ausgef hrt Sprunganweisung Bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung kann mittels der Sprunganweisung Jmp zu einer beliebigen Zeile verzweigt werden Beispiel if T01 gt 30 Jmp 4 Erl uterung Wenn die Bedingung der if Anweisung erf llt ist erfolgt Sprung in Zeile 4 Systemkommando Um die Ausf hrung der Berechnung bei Erf llung oder Nichterf llung einer Bedingung zu beenden wird das Ende Kommando benutzt Beispiel if T01 gt 30 End Ende Erl uterung Wenn die Bedingung der if Anweisung erf llt ist erfolgt ein Abbruch der Berechnung Einrichten der Software smart time plus webClient Arithmetische Operatoren Um mit numerischen Werten Berechnungen durchzuf hren brauchen Sie arithmetisc
308. s nliche Daten erg nzen 136 Unter dem Register Pers nliche Daten k nnen Sie weitere Angaben zu den einzelnen Mit arbeitern des Unternehmens erfassen Diese Angaben sind f r die eigentliche Zeiterfassung mit Ausnahme der Eingabefelder Geburtstag und Eintrittsdatum ohne Bedeutung 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den Mitarbeiter um pers nliche Daten zu erg nzen 3 Aktivieren Sie das Register Pers nliche Daten Stamms tze 4 r Systemdaten Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel E Terminalnachrichten Jahresguthaben Statistik Webclient saie EEE soa 3 Mehrkartenmodus Utaubsverech Nr Transponder ID Geburtstag 13 09 1961 Entrttsdatum MR Austrittsdatum Probezeit e Stundenlohn vo NAUN 4 Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Stra e Ort Telefon Nr Sie k nnen in allen Eingabefeldern nach Bedarf Einga ben vornehmen Urlaubsverrechnung ber das Listenfeld k nnen Sie auszuw hlen ob Sie die Urlaubsberechnung f r den Mitarbeiter nach Kalenderjahr nach Geburtstag oder nach Eintrittsdatum vornehmen erfolgen soll Geburtstag F r die Urlaubsberechnung nach Lebensalter Die Eingabe muss im Format TT MM JJJJ erfolgen Eintrittsdatum F r die Urlaubsberechnung nach Betriebszugeh rigkeit Die Eingabe muss im Format TT MM JJJJ erfolgen Austrittsdatum Hat ein Mitarbeiter gek ndigt setzen Sie dessen Austritts datum Die Ein
309. s Windows Dienst starten ab Seite 193 Zeitauftrag f r die Datensicherung als Windows Dienst beenden Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag als Windows Dienst beenden auf Seite 194 210 Arbeiten mit der Software smart time plus webClient Kapitel 9 Auswerten mit der Software Vielf ltige Auswertungsm glichkeiten vom Monats bericht ber die Abwesenheitsstatistik bis hin zu Kontenstatistiken und Geburtstagslisten 9 1 _ Mitarbeiterbezogene grafische bersicht Soll Ist Arbeitszeit F r jeden Mitarbeiter steht Ihnen eine grafische bersicht ber die monatliche Soll und Ist Arbeitszeit mit der daraus resultierenden Saldenentwicklung zur Verf gung Der dargestellte Zeitraum umfasst jeweils ein Jahr wobei das aktuelle Jahr bzw die Vorjahre abgebildet wer den k nnen 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze 2 W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter f r die statistische Darstellung 3 Aktivieren Sie das Register Statistik Pers nliche Daten Zeitgruppenwechsel Urlaub Fingerprints Terminalnachrichten Jahresguthaben Statistik Saldo Soll EE Ist 4 W hlen Sie ber die Pfeiltasten E BI das gew nschte Jahr aus Angezeigt wird jeweils die monatliche Soll und Ist Arbeitszeit sowie der dar aus resultierende Saldo 5 berstreichen Sie mit der Maus die monatlichen Darstellungen f r Soll Ist oder Saldo erhalten Sie jeweils die numerische Angabe der Werte
310. s neu an da es sonst aufgrund der einge schr nkten Rechtevergabe von Windows Anzeigeprobleme geben kann Das eingerichtete Verzeichnis muss f r Benutzer freigegeben sein Vergabe von Zugriffs rechten durch den Administrator 222 Auswerten mit der Software smart time plus webClient VonfBis Zeitspanne definieren Intervall Zeitabstand der Daten bertragung alle wie viel Minuten oder Stun den innerhalb der angegebenen Zeitspanne die Daten bertragung erfolgen soll Beispiel Das Statustableau soll jede Minute zwischen 5 30 Uhr und 19 00 Uhr aktualisiert werden Von Bis Intervall 05 30 19 00 00 01 Wochentage Die f r den Zeitauftrag g ltigen Wochentage ausw hlen Die gew hlten Wochentage erhalten einen gr nen Haken die abgew hlten Wo chentage ein rotes Kreuz Tag Ablegen in Taskleiste Bei aktiviertem Markierungsschalter wird die Kommuni kationsinformation in der Taskleiste abgelegt 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Um Zeitauftr ge zu starten stehen zwei M glichkeiten zur Auswahl wobei jeweils nur eine der M glichkeiten ausgef hrt werden kann m Zeitauftrag manuell starten Weitere Informationen Zeitauftrag manuell starten ab Seite 192 m Zeitauftrag als Windows Dienst starten Weitere Informationen Zeitauftrag als Windows Dienst starten ab Seite 193 Statustableau im Netzwerk anzeigen Um das Statustableau mit der aktuellen An und Abw
311. schlie end durch ein neues ersetzen 1 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme 2 Klicken Sie auf Hilfe Lizenzinformationen Lizenzinformationen Dongle ID 1001 E Paket 1 H ndler Code r Paket 2 REISE Seriennummer B 111 1 11E 2222 11 W Paket 4 Anzahl Mitarbeiter 0000 I Anzeigetableau Version E Novaproject 1 4 E Novaplan Arbeitspl tze E Export ET E Statistikmodul altung E Novaaccess 3 Klicken Sie auf Lizenzverwaltung ANMELDUNG E Mail Logi Passwort vergessen Registrieren g g 4 Klicken Sie auf Passwort vergessen PASSWORT ZUR CKSETZEN Benutzen Sie dieses Formular um Ihr Passwort zur ckzusetzen Das Zuschicken Ihres aktuellen Pass wortes ist nicht m glich da dieses verschl sselt in unserer Datenbank liegt Bitte geben Sie die Ihrem Account zugeordnete E Mail Adresse ein E Mail Passwort zur cksetzen 5 Tragen Sie die E Mail Adresse ein unter der Sie bereits bei der Lizenzverwal tung registriert sind 6 Klicken Sie auf Passwort zur cksetzen Sie erhalten danach eine E Mail mit wei teren Anweisungen 7 Klicken Sie in der zugesandten E Mail auf den bereitgestellten Link bzw kopie ren Sie den Link und f gen Sie ihn in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein 050 Installieren der Software smart time plus webClient PASSWORT ZUR CKSETZEN Geben Sie Ihr neues Passw
312. sen Passwort ndern Abmelden 264 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient Kapitel 11 Probleml sungen In diesem Kapitel finden Sie n tzliche Hinweise wenn es doch einmal Probleme beim Umgang mit der Zeit erfassungssoftware gibt 11 1 Vorgehensweise bei Fragen und Problemen Bei Fragen oder Problemen zur Zeiterfassungssoftware lesen Sie bitte die jeweiligen Abschnit te in der folgenden Reihenfolge m Betreffenden Abschnitt im vorliegenden Handbuch m Abschnitt Fehlermeldungen ab Seite 266 m Abschnitt FAQ Probleme und L sungen ab Seite 268 Haben Sie nach den bisherigen Ma nahmen keine L sung gefunden wenden Sie sich bitte erst dann an die Hotline Ihres Systemlieferanten Halten Sie dazu bitte die Versionsnummer Ihrer Software und die Lizenzinformationen bereit 1 Klicken Sie auf Hilfe Info bzw klicken Sie auf Hilfe Lizenzinformationen Release 6 1 FS R 1 01 B 1004 Lizenzinformationen Dongle ID 1001 E Paket 1 H ndler Code MPaket 2 Paket 3 Seriennummer B111 111E 2222 11 W Paket 4 Anzahl Mitarbeiter 0000 IE Anzeigetableau as I Novapec E Novaplan Arbeitspl tze E Epot annaa a E Statistikmodul Lizenzverwaltung E Novaaccess Copyright NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG 1997 2012 c NovaCHRON Zeitsysteme GmbH amp Co KG netenstr 14 D 39106 Magdeburg Intemet www novachron de Q Versionsnummer 2 Lizenzinformationen Version 6 0 Probleml
313. sfreien Tag Samstag oder Sonntag liegen Um ein Vorholzeitguthaben zu erhalten muss im Tagesplan eine Zeit summe definiert werden Durch die Definition eines entsprechenden Funkti onscodes kann dem Vorholzeitkonto Zeit in H he der Sollzeit der halben Sollzeit oder einer definierten Zeit entnommen werden Beispiel Im Tagesplan ist f r die Vorholzeit ein Wert von 15 Minuten definiert und die t gliche Sollzeit betr gt 8 Stunden Ist der Mitarbeiter l nger als diese Sollzeit anwesend wird das Vorholzeitkonto bebucht Ist die Anwesenheitszeit beispielsweise 8 10 Stunden werden 15 Minuten dem Vorholzeitkonto gutgeschrieben und 5 Minuten werden vom Gleit Version 6 0 Einrichten der Software 079 zeitsaldo abgezogen Ist die Anwesenheitszeit 8 20 Stunden werden 15 Minuten auf dem Vorholzeitkonto und die restlichen 5 Minuten auf dem Gleitzeitkonto verbucht Pause Pro Tagesplan lassen sich bis zu vier Pausen zuordnen W hlen Sie aus den vordefinierten bzw von Ihnen zuvor angelegten Pausen die geeignete Pausenart ber die Informationsschaltfl che k nnen Sie in den Pausenplan wechseln und sich ber die vorhandenen Pausenarten informieren Pro Tages plan ist jeweils nur ein Pausentyp zul ssig entweder Zonenpause oder Auto pause Minimale Pausenl nge Mindestdauer einer Arbeitszeitunterbrechung um als Pause angerechnet zu werden entsprechend gesetzlicher Vorgabe 15 Minu ten Liegt die Arbeitszeitunterbrechung unterhalb d
314. sgabe l sst sich bei Problemen mit Druckertreibern unabh ngig von den Parametern im Drucker treiber ndern USB RFID Leser an COM Port gegenw rtig nur f r die Zeiterfassungs terminals mit TFT Display smart time plus unterst tzt das Auslesen der Trans ponder ID und Eintrag in die Mitarbeiterstammdaten ber den am USB Version 6 0 Einrichten der Software 147 Anschluss angeschlossenen Leser Ein externer USB RFID Leser ist als Sonderzu beh r erh ltlich bernehmen Sie den Wert f r die angelegte virtuelle Schnitt stelle aus dem Ger temanager Algorithmus USB FP Leser Zeichensatzgr e Online Nachricht Online Kommunikation Anzeige Verz gerung Ist am Zeiterfassungsterminal im Hauptmen System und anschlie end im Men punkt Verschiedenes der Parameter SPSAV aktiviert An wird der Informationsspeicher bei jeder Buchung angezeigt Ist diese Op tion deaktiviert wird der Informationsspeicher nur nach Dr cken der Info Taste angezeigt Mit der Anzeige Verz gerung bei aktiviertem SPSAV kann ein gestellt werden dass die Information bei der Online Kommunikation erst ein geblendet wird wenn der Inhalt des Informationsspeichers wieder ausgeblen det ist Der Standardwert f r die Anzeige Verz gerung betr gt 2000 und sollte nicht unterschritten werden Dieser Wert entspricht einer zeitlichen Verz gerung von ca 2 Sekunden und garantiert die optimale Zeit zum Registrieren der Trans ponder ID am Zeiterfassungs
315. sichtigt werden soll Listenkopfparameter Auswahl der Angaben die im Listenkopf aufgef hrt werden sollen Version 6 0 Auswerten mit der Software 215 Wochensumme Auswahl ob Wochensumme angezeigt werden soll Periodensumme Auswahl ob Periodensumme angezeigt werden soll FZP Filter Es k nnen f r eine oder f r zwei Zeilen einer Liste Bedingungen festlegt werden Dazu die gew nschte Zeilennummer und anschlie end die Bedingung eingeben Folgende Vergleichsoperatoren stehen zur Verf gung gleich Identit t gt gr er als kleiner als Z gr er gleich lt kleiner gleich Beispiel Zeile Der Wert in Zeile 2 muss gr er als O sein ansonsten wird die Zeile nicht ausgegeben Sollen Zeitwerte als Bedingung gelten sind diese in Minuten anzugeben zum Beispiel 90 min statt 1 h 30 min Definieren Sie die Spalten der Liste Feld Es stehen Ihnen die Datenbankfelder des Mitarbeiterstammsatzes und alle Konten zur Verf gung FZP Formel Fn F Datenbankfeld in Spalte Feld n Zeilennummer bzw SUM Fn Es wird ber den ausgew hlten Zeitraum die Summe des Daten bankfelds in Zeile n erzeugt Format In der Spalte Format lassen sich der Inhalt und auch die Spalten breite individuell anpassen n Anzahl der Stellen HHH MM Stunden Minuten DD MM JJJ Tag Monat Jahr ASCII Um die Spaltenbreite zu variieren k nnen Sie vor bzw nach der Formatanga be Leerstellen einf gen 2
316. skonten 567891011 12 13 14 15 16 17 18 E Kanzel Mark 19 20 21 22 23 24 25 Kutscher Be 26 27128 29 30 31 1 M ller Alex 23 ASG M ncheberg Merkler Heid Mitter Elenor Pietsch Patri Schad David Schwarz San Schwetz Ma Zeit Funktionscode Terminal Dienstgang Ende Tang Tom Wegener Ulri E Zanker Robe A lt 24 00 E Vor der Rahmenzeit Original Buchung Summen gt 24 00 E Nach der Rahmenzeit Gerundete DBIETETE Tagesplan 5 B ro TZ 7 ofon f 8 Speichern Sie nderungen oder Erg nzungen im Fenster Buchungen mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 Klicken Sie im Fenster Korrekturassistent auf Aktualisieren Der zuvor ange zeigte Buchungsfehler wurde aus der bersicht gel scht 8 6 2 Korrekturassistent als Liste anzeigen und ausdrucken Der Korrekturassistent kann auch als Liste ausgegeben werden Dabei k nnen Sie bestimmen ob die Liste am Bildschirm angezeigt oder ber den Drucker ausgedruckt werden soll 1 Klicken Sie auf Bearbeiten Korrekturassistent Es ffnet sich das Fenster Filter 1 Setzen Sie die entsprechenden Filter um die gew nschte bersicht auszuge ben Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Der Korrekturassistent wird f r den ausgew hlten Personenkreis und die ausgew hlte Zeit ge ffnet 2 Klicken Sie auf das Symbol Drucken Der Korrekturassistent wird am Bild schirm als Tabelle an
317. soperatoren Vergleichsoperatoren ben tigen Sie wenn Sie zwei Werte miteinander vergleichen wollen zum Beispiel den aktuellen Inhalt einer Variablen mit einem fixen Wert Folgende Ver gleichsoperatoren stehen zur Verf gung gleich Identit t gt gr er als lt kleiner als gt gr er gleich lt kleiner gleich Version 6 0 Einrichten der Software 101 102 Beispiel if TOI 30 if T01 gt 30 if T01 gt 30 if T01 lt 30 if T01 lt 30 Erl ute um abzufragen ob zwei Werte gleich sind notieren Sie zwischen zwei rung Werten das Zeichen um abzufragen ob ein Wert gr er oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert gr er ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen gt um abzufragen ob ein Wert kleiner oder gleich ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen lt um abzufragen ob ein Wert kleiner ist als ein anderer notieren Sie das Zeichen lt Vergleichsoperatoren sind in der Regel mit Wenn Dann Bedingungen verkn pft Kontrollfunktionen Wenn Dann Bedingung mit if Sie k nnen die Ausf hrung von Anweisungen von Bedingungen abh ngig machen Beispiel if T01 gt 30 T01 T01 30 Erl uterung Mit if leiten Sie eine Wenn Dann Bedingung ein if bedeutet wenn Dahinter folgt die Formulierung der Bedingung Um solche Bedingungen zu formulieren brauchen Sie Vergleichsoperatoren und in den meisten F llen auch Variablen Ist
318. spanne definieren Intervall Zeitabstand der Datensicherung alle wie viel Minuten oder Stunden innerhalb der angegebenen Zeitspanne die Datensicherung erfolgen soll Version 6 0 Arbeiten mit der Software 209 Beispiel 1 Die Datensicherung wird einmalig um 22 00 Uhr ausgef hrt Von Bis Intervall 22 00 22 00 00 00 Wochentage Die f r den Zeitauftrag g ltigen Wochentage ausw hlen Die gew hlten Wochentage erhalten einen gr nen Haken die abgew hlten Wo chentage ein rotes Kreuz Tag Soll die Datensicherung als wiederkehrendes Ereignis immer am gleichen Tag eines Monats ausgef hrt werden ist der entsprechende Wochentag einzu tragen zum Beispiel 10 f r den 10 Tag im Monat Ablegen in Taskleiste Bei aktiviertem Markierungsschalter wird die Kommuni kationsinformation in der Taskleiste abgelegt 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Voraussetzung um Zeitauftr ge zu starten ist ein bereits angelegter Zeitauftrag f r die Da tensicherung Es stehen zwei M glichkeiten zur Auswahl wobei jeweils nur eine der M glich keiten ausgef hrt werden kann m Zeitauftrag manuell starten m Zeitauftrag als Windows Dienst starten Zeitauftrag f r die Datensicherung manuell starten Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag manuell starten auf Seite 192 Zeitauftrag f r die Datensicherung als Windows Dienst starten Weitere Informationen Abschnitt Zeitauftrag al
319. sschal ter mit denen Sie eine Vorauswahl zur Ansicht von Buchungsausnahmen tref fen k nnen Setzen Sie zum Beispiel den Markierungsschalter Ungerade Anzahl k nnen Sie schnell einen berblick ber eventuell vergessene Buchungen erhalten 4 Aktivieren Sie einen Optionsschalter Alle Buchungen Es werden s mtliche Buchungen vom Ersten Kommen bis zum Letzten Gehen angezeigt Nur 1 und letzte Buchung Es werden nur die Buchungen Erstes Kommen und Letztes Gehen angezeigt 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Aktualisieren um eventuell ver nderte An sichtseinstellungen anzuzeigen 6 Klicken Sie auf den gew nschten Mitarbeiter bei dem ein links neben dem Namen weitere Informationen anzeigt Es ffnen sich weitere Zeilen je weils mit den einzelnen Buchungen 7 Doppelklicken Sie in die gew nschte Zeile Es ffnet sich das Fenster Buchun gen in dem Sie f r den ausgew hlten Tag die genauen Buchungen einsehen und bei Bedarf ndern k nnen Version 6 0 Arbeiten mit der Software 171 Korrekturassistent Unaer Anz Harte KV Alle Buchungen Nur 1 und letzte Buchung Vom 01 03 12 a Bis 31 03 12 Rahmenzeit Kein Eintrag TPES i Name Vorname 2 Harte KV 3erhalb der Rahme Amsellotti Michael mseloi Kuchae Amsent merae Amsellotti Michaez a Attila Homer Buchungen Amsellotti Michael Berona Britta Franz Anna L Freud B rbel Hitzmann Be Insolvenzo G Tage
320. stallieren um die Installation zu starten Wenn Sie die Einstellungen ndern m chten klicken Sie auf Zur ck Klicken Sie auf Abbrechen um den e Installiere Assistenten zu beenden Installation wird abgeschlossen lt Zur ck Installieren smart time plus 6 Setup vollst ndig Advanced Installer smart time plus 6 wurde erfolgreich installiert Informationen werden gesammelt Installation wird vorbe Installiere e Installation wird abgeschlossen lt Zur ck Fertigstellen Abbrechen Die freie Nutzung der Zeiterfassungssoftware setzt den Erwerb einer g ltigen Lizenz voraus Mit dieser Lizenz wird gleichzeitig mit der Freischaltung der Software die Anzahl der Arbeits pl tze und die maximale Anzahl der Mitarbeiter definiert Je nach Auslieferungsstand oder den rtlichen Voraussetzungen kann die Freischaltung auf zwei Wegen erfolgen m ber Seriennummer Standard m ber USB Dongle optional 038 Installieren der Software smart time plus webClient 5 3 3 Zeiterfassungssoftware ber Seriennummer lizensieren Mit jeder k uflich erworbenen Softwareversion wird eine Seriennummer ausgeliefert Mit de ren Registrierung wird die Zeiterfassungssoftware lizensiert und freigeschaltet sowie gleichzei tig eindeutig Ihnen zugeordnet Bewahren Sie daher die Seriennummer gut auf gt Achtung Voraussetzung f r die Registrierung der Seriennummer ist eine aktive Internet verbindung
321. ste aktiviert Im unteren Bereich der Liste werden die einzelnen Abwesenheiten aufsummiert und angezeigt Datum 10 08 12 Jahres bersicht 2012 Amsellotti Michael a EEE EEE EEEBEE 4 Klicken Sie in der Listenleiste auf das Symbol Drucken Die Jahres bersicht wird ausgedruckt Version 6 0 Auswerten mit der Software 229 9 7 9 7 1 230 Statistikmodul 3 Die Zeiterfassungssoftware verf gt ber umfangreiche statistische Auswertungsm glich keiten Zus tzlich haben Sie die M glichkeit ber einen Statistikgenerator vorhandene Statis tiken nach Ihren Vorstellungen zu ndern bzw zu l schen sowie neue Statistiken zu erstellen Folgende Statistiken stehen bereits voreingestellt als Standardstatistiken zur Auswahl m Fehlzeiten Urlaub Krankheit berstundenentwicklung berstunden pro Monat gt Hinweis Standardstatistiken k nnen nicht ver ndert werden Vorgaben f r eine neue Statistik erstellen Die Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen die M glichkeit eigene Statistiken zu erzeugen Da bei stehen Ihnen zwei Ausgabeformen zur Verf gung m tabellar sche Ausgabe m grafische Ausgabe Diesen zwei Grundtypen lassen sich Personen Abteilungen Zeitgruppen oder Kostenstellen zuordnen so dass insgesamt acht unterschiedliche Listentypen zur Verf gung stehen 1 Um Vorgaben f r eine neue Statistik zu erstellen klicken Sie auf Auswertung
322. stellen Bereit zum Verbinden sichere Verbindung r 2 bermitteln Sie dem Support Mitarbeiter die ID Nummer sowie das generierte Kennwort Der Support Mitarbeiter kann sofort mit der Fehlersuche bzw mit der Probleml sung beginnen 3 Klicken Sie nach Abschluss der Fernwartung auf Abbrechen Der TeamViewer wird geschlossen Der Zugriff des Support Mitarbeiters auf Ihren PC ist damit sofort vollst ndig beendet Version 6 0 Probleml sungen 275 Index Abteilungen ae ae 120 Administratorenrechte am Zeiterfassungsterminal l schen 200 Allgemeine Parameter eenee 145 nderungshistorie eeeeneeeeennn 188 Antragswesen Abwesenheitsantrag mssseeeeen 257 Antragsbearbeitung 261 263 Antragsstellung se 255 B CHUNGSAnt a nee 256 Buchungsstornierung eenneeneeeneennessneeneenn 257 Arbeitszeitkonten euueesnennsesseeennennnennneenn 67 Ereigniskonten ueesesnsssseeennennenenennennn en 67 PA EE A E E 67 Arbeitszeitmodelle nnnnnnnennnnnnnnnennnnnreeeennn 29 Arbeitszeitregelungen bersicht 155 Ausnahmens aoreseernseneiereene 158 Automatische Pause uenesssssseeennennneenneenn 70 Automatische Pause mit Zeitzone 70 Barcodefunktion messssssseeeeeen 143 Barcodeoption integrieren 143 BENUTZT serae o een 63 Benutzerverwaltung unseeseeeneennseeneeenee
323. stlegungen f r den webClient und die Zeiterfassungssoftware Benutzername Eindeutiger alphanumerischer Name Mit diesem Namen mel det sich der jeweilige Benutzer beim ffnen der Zeiterfassungssoftware am PC sowie am webClient an Passwort Dient zur Authentifizierung und eindeutigen Identifizierung eines Benutzers Bei der Eingabe erscheint f r jedes eingegebene Zeichen ein Stern Damit ist ein unbefugtes Ablesen vom Bildschirm nicht m glich Passwort best tigen Wiederholung des Passworts Berechtigungsstufe Diese Option hat f r den webClient keine Bedeutung Sie dient ausschlie lich zum Festlegen der Benutzerrechte f r das Arbeiten mit der Zeiterfassungssoftware Filtergruppe Festlegen welche Mitarbeitergruppe ein Benutzer einsehen darf Auswahl ob der Benutzer nur auf seine eigenen Daten auf die Daten aller Mitarbeiter oder auf die Daten von bestimmten Mitarbeitern die zuvor einer Filtergruppe zugewiesen wurden zugreifen kann Letzteres gilt f r Mitarbeiter oder Vorgesetzte die bestimmte Mitarbeitergruppen zum Beispiel hinsichtlich des Antragswesens betreuen Weitere Informationen in den Abschnitten 7 23 Filtergruppen ab Seite 128 und 7 4 1 Benutzerrechte und Passw rter festle gen ab Seite 64 Festlegungen f r das Antragswesen im web Client Genehmigungsstufe ber die Genehmigungsstufe wird f r das Antragswesen die M glichkeit bereitgestellt ein hierarchisches Modell der Unternehmens struktur aufzubaue
324. swesen 06 05 13 1 08 30 08 30 00 00 15 00 Urlaub Passwort ndern 07 05 13 1 08 30 08 30 00 00 15 00 Urlaub 08 05 13 1 08 30 08 30 00 00 15 00 Urlaub 09 05 13 5 08 30 08 30 00 00 15 00 10 05 13 2 06 00 06 00 00 00 15 00 fi Urlaub 11 05 13 10 00 00 00 00 00 00 15 00 12 05 13 18 00 00 00 00 00 00 15 00 13 05 13 1 08 05 18 29 09 54 08 30 01 24 16 24 14 05 13 1 08 09 00 00 08 30 08 30 07 54 Summen 72 54 80 00 07 06 Symbolbedeutung Istzeit Wird die gesetzlich vorgeschriebene durchschnittliche Tagesar beitszeit von 10 Stunden berschritten wird die entsprechende Istzeit orange markiert falls der entsprechende Parameter in der Arbeitszeit regelung nicht schon zu einer automatischen Limitierung f hrt 12 02 13 Erscheint das Buchungsdatum kursiv und fett liegt ein nderungshinweis durch den Vorgesetzten vor Beim berfahren des Datums mit der Maus erscheint in diesem Fall ein Informationsfenster mit nderungshinweisen und dem Namen des Vorgesetzten x Das Symbol zeigt an dass eine Buchungs nderung vorliegt Drucken Durch Klicken auf die Taste Drucken wird eine pdf Datei mit der ausge w hlten Buchungs bersicht erzeugt Diese kann anschlie end gespeichert bzw ausgedruckt werden Dieses Listenfeld erscheint in Abh ngigkeit von der Auswahl der Filter gruppe in der Zeiterfassungssoftware unter Extras Benutzerverwaltung oder Mitarbeiter Stamms tze WebClient Es erscheint nicht bei Auswahl der Filtergruppe lt Eig
325. t best tigen H bernehmen 2 Vergeben Sie ein neues Passwort und best tigen Sie dieses in der n chsten Zei le mit nochmaliger Eingabe 3 Klicken Sie auf bernehmen Das neue Passwort wird bernommen 10 2 Bedienen des webClients 10 2 1 webClient starten Sobald Mitarbeiter im Personalstamm f r die Nutzung des webClients freigeschaltet sind und der Web Server im Netzwerk erreichbar ist kann der webClient zur Erfassung von Kommen und Gehen Zeiten zur Dienstplanung als Informationsportal und zur Antragstellung verwen det werden 244 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient W hlen Sie in Ihrem Webbrowser die Adresse des Servers Dabei kann es sich um eine IP Adresse oder ein PC Name handeln Fragen Sie im Bedarfsfall Ihren Systemadministrator Falls der Web Server nicht auf den Standard Port konfiguriert ist sondern auf einen anderen Port so geben Sie hinter der Serveradresse getrennt durch einen Doppelpunkt noch die korrekte Portnummer an 1 2 Starten Sie Ihren Webbrowser Geben Sie in der Adresszeile des Webbrowsers nach dem folgenden Adressprinzip die URL ein Dabei steht serveradresse f r Ihr momentan genutztes System oder dessen IP Adresse Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise http serveradresse Es ffnet sich das Anmelde Fenster f r den webClient Benutzername m Passwort m Anmelden Tragen Sie Ihren in der Benutzerverwaltung der Zeiter
326. t diesen Einstellungsm glichkeiten k nnen Sie das Aussehen der grafischen Darstellungen bestimmen Die ber die allgemeinen Parameter ermittelten Da ten k nnen in unterschiedlichen Zusammenh ngen dargestellt werden Ge steuert wird das ber die unter Chartparameter zur Verf gung stehenden Version 6 0 Auswerten mit der Software 231 3 Parameter Wichtig ist vor allem die Auswahl der Grundorientierung der Aus gabe Die Orientierung gibt an auf welcher Grundlage die Auswahlm glichkeit innerhalb der Ausgabemaske erstellt werden soll bei Gruppenorientiert die einzelnen Gruppen bei Periodenorientiert die einzelnen Intervalle bei Wertorientiert die einzelnen Werte der Definitionstabelle Der Farbcode am linken Rand in der Auswahlbox Statistikmodul gibt einen schnellen berblick welcher Grundorientierung eine Statistik zugeordnet wur de Definieren Sie den Inhalt und das Aussehen der Statistiken Feld Es stehen Ihnen die Datenbankfelder des Personalstamms und alle Konten zur Verf gung Bei Auswahl von Formel k nnen Sie in der Spalte Formel eine Formel eingeben Formel Fn F Datenbankfeld in Spalte Feld n Zeilennummer bzw SUM Fn Es wird ber den ausgew hlten Zeitraum die Summe des Daten bankfelds in Zeile n erzeugt Format Mit der Spalte Format lassen sich der Inhalt und auch die Spalten breite individuell anpassen n Anzahl der Stellen
327. t dieses Symbol in der Rubrik Buchungen ist die angezeigte Buchung fehlerhaft Damit ist eine Korrektur erforderlich _ Wurden Zeitbuchungen ge ndert wird das in der Rubrik Buchungen durch ein rotes Dreieck und ein dazugeh riges Informationsfenster mit der Original Buchung angezeigt m Beim Klicken auf dieses Symbol ffnet sich das Fenster nderungs Kommentar Hier k nnen Sie zu Buchungs nderungen eigene Kommentare eingeben bzw die Kommentare anderer Benutzer einsehen Korrekturm glichkeiten Folgende Korrekturm glichkeiten stehen Ihnen zur Verf gung m Buchungen einf gen ndern oder l schen m Fehlgr nde einf gen ndern oder l schen m Buchungszuordnungen ndern In der Rubrik Buchungen sind in der linken Spalte alle Kommen Buchungen und in der rech ten Spalte alle Gehen Buchungen dargestellt Ein aktivierter Funktionscode wird mit seinem Kurzbezeichner neben der Gehen Buchung angezeigt im Bild zum Beispiel DG f r Dienst gang Es k nnen maximal 50 Buchungen verrechnet werden bersteigt die Gesamtzahl der Bu chungen innerhalb eines Tags diesen Wert werden diese weder dargestellt noch verrechnet Bei korrekter Parametrierung der Tagespl ne werden die Buchungen automatisch dem logisch richtigen Datum zugeordnet Version 6 0 Arbeiten mit der Software 157 Anzeige von Informationen Au er der M glichkeit Buchungen zu korrigieren werden Ihnen in diesem Men verschiedene
328. tagen den gew nschten Tagesplan zu 2 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Bei Schichtbetrieb 1 Klicken Sie auf Programm Wochenplan Aktivieren Sie den Optionsschalter Schichtpl ne und ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den an diesem Tag geltenden Schichtplan zu 3 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 4 Klicken Sie auf Programm Zeitgruppe Erstellen Sie die ben tigten Zeitgrup pen f r verschiedene Arbeitszeitmodelle W hlen Sie im Listenfeld Wochenplan den gew nschten Wochenplan aus der f r diese Zeitgruppe gelten soll 5 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 268 Probleml sungen smart time plus webClient Wie gebe ich neue Mitarbeiter ein 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze oder alternativ auf das Symbol Sstamms tze in der Schnellstartleiste 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und legen Sie einen neuen Stammsatz an Das Pro gramm schl gt Ihnen automatisch eine Systemnummer vor Diese brauchen Sie nicht zu ver ndern Tragen Sie die Benutzer ID ein Diese Nummer muss mit der Benutzer ID des Mitarbeiters am Zeiterfassungsterminal bereinstimmen Tragen Sie den Namen die Zeitgruppe und weitere pers nliche Daten des Mit arbeiters ein 3 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen Weitere Informationen Abschnitt 7 26 1 Stammsatz hinzuf gen auf Seite 133 Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze Alt
329. tanzrate FAR Falsch Zur ckweisungsrate FRR FRR ist die H ufigkeit ausgedr ckt als prozentualer Anteil mit der berechtigte Personen un berechtigterweise zur ckgewiesen werden Die FRR ist in der Regel ein Komfortmerkmal da falsche Abweisungen vor allem l stig sind aber die Sicherheit nicht beeintr chtigen Der typi sche Wert f r NovaCHRON Systeme liegt bei weniger als 1 Falschakzeptanzrate FAR FAR ist die H ufigkeit ausgedr ckt als prozentualer Anteil mit der nicht berechtigte Perso nen als berechtigt akzeptiert werden Da eine falsche Akzeptanz in der Regel zu Sch den f hrt ist die FAR ein sicherheitsrelevantes Ma Die FAR wird allgemein als wichtigstes Kriteri um f r die Qualit t einer Biometriel sung angesehen Der typische Wert f r NovaCHRON Systeme liegt bei 0 0001 Beide Werte k nnen oftmals durch nderung der Toleranzschwellen innerhalb des Systems beeinflusst werden stehen jedoch immer in direkter Abh ngigkeit zueinander eine Verringe rung der FAR f hrt unmittelbar zu einer Erh hung der FRR und umgekehrt 018 Vorabinformationen smart time plus webClient Kapitel 2 Dokumentationshinweise Wenn Sie Fragen zur Zeiterfassungssoftware haben sollten Sie zuerst im Handbuch bzw in der Online Hilfe nachsehen 2 1 Online Hilfe Im Programmfenster steht Ihnen zum schnelleren berblick eine Online Hilfe zur Verf gung Diese Online Hilfe erreichen Sie ber das Men Hilfe Hilfe
330. te es erforder lich sein den Urlaub in Stunden zu berechnen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf Programm Zeitkonten Legen Sie hier Zeitkonten f r den Ur laub und gegebenenfalls f r die Urlaubsarten an 2 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes Legen Sie einen Urlaubsgrund an 3 Tragen Sie im Fenster Funktionscodes in der Rubrik Kontenzuordnung die Nummer f r das vorher angelegte Zeitkonto ein bzw bet tigen Sie die Taste F2 und w hlen Sie das gew nschte Zeitkonto aus 4 Definieren Sie entsprechend den Ausf hrungen im Abschnitt 9 2 3 Vorgaben f r eine neue Liste erstellen auf Seite 214 eine Liste in der die gew nschten Konten ausgewertet werden 5 Drucken Sie die Liste f r den gew nschten Zeitraum aus 8 8 5 Halbe Urlaubstage eingeben Bereits erw hnt wurde dass als Korrekturwert auch halbe Tage eingegeben werden k nnen Ebenso wichtig ist jedoch die M glichkeit einen halben Urlaubstag als Abwesenheitsgrund einzugeben 1 Klicken Sie auf Programm Zeitkonten 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und legen Sie zus tzlich zum Fehlgrund Urlaub einen weiteren Fehlgrund mit der Bezeichnung Urlaub 1 2 Tag an 3 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes und legen Sie die Abwesenheits berechnung f r diesen Funktionscode mit Addiere halbe Sollzeit fest 4 Aktivieren Sie den Markierungsschalter Urlaub gt Hinweis F r die Verrechnung halber Urlaubstage mit de
331. ten Buchung werden als Bezugspunkt f r die Berechnung die parametrierten Werte f r Dienstgang Start und Dienstgang Ende aus dem Tagesplan gew hlt Mit dieser Berechnungsvariante lassen sich alle g ngigen Dienst gangvarianten korrekt umsetzen Sollzeit addieren Der g ngige Berechnungstyp f r viele ganzt gige Fehlgr nde wie Urlaub Dienstreisen u Bei Abwesenheit erfolgt f r diesen Tag die Addition der im Tagesplan defi nierten Sollzeit Wird an einem solchen Tag Arbeitszeit geleistet wird diese zus tzlich in den Saldo gerechnet Auf Sollzeit auff llen Diesem Typ liegt eine dynamische Berechnung zugrunde Bei Abwesen heit wird immer die Differenz zwischen Istzeit und Sollzeit angerechnet Diese Berechnungsart kann ausgew hlt werden wenn es nicht gew nscht ist dass bei Abwesenheit mehr als die Tages Sollzeit angerechnet wird zum Beispiel bei Krankheit oder Dienstreisen Halbe Sollzeit addieren Die Berechnung ist identisch mit der vorhergehenden Variante F r die Abwesenheit wird aber nur die halbe Sollzeit gutgeschrieben Definierte Zeit addieren Die Berechnung erfolgt hnlich wie bei Sollzeit addieren Der zu addierende Wert wird aber nicht dem Tagesplan sondern dem Eingabefeld neben dem Lis tenfeld Berechnung entnommen Bei der Berechnung wird diese angegebene Zeit zur Anwe senheitszeit hinzugef gt Mit dieser Berechnungsart lassen sich zum Beispiel Bonuszeiten Postgang o f r dienstliche Erledigungen na
332. ter im abgebildeten Screenshot 4 W hlen Sie in der Rubrik Baudrate die jeweilige maximale bertragungs geschwindigkeit 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 144 Einrichten der Software smart time plus webClient gt Hinweis Achten Sie darauf dass die in der Zeiterfassungssoftware eingestellte Baudrate mit der im Zeiterfassungsterminal gew hlten Baudrate bereinstimmt 7 29 2 Sprache ausw hlen Der Einsatz der Zeiterfassungssoftware ist in allen L ndern der Erde m glich Daf r wurde das Sprachmodul entwickelt mit dem der Anwender die Men punkte in seine Landessprache ausw hlen kann Grundlagen sind die Sprachen Deutsch und Englisch 1 Klicken Sie auf Extras Sprache und w hlen Sie die gew nschte Sprache Ge genw rtig stehen die Sprachen Deutsch English Suomi und Nederlands und Francais zur Verf gung 2 Beenden Sie die Zeiterfassungssoftware 3 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware ber das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder ber Start Alle Programme Die Men s werden anschlie Bend in der ausgew hlten Sprache angezeigt 7 29 3 Allgemeine Parameter 1 Klicken Sie auf Extras Allgemeine Parameter Allgemeine Parameter Einschr nkung des Berechnungszeitraums on NE Letzefr Monatte Urlaub in Stunden Zeichensatzgr e Listen Eu USB RFID Leseran COM Pot EE Algorithmus USB FP Leser 10 E Zeichsatzgr e Online Nachricht P
333. terminal und der Anzeige von Informationen Buchungswiederholsperre Dieser Parameter erm glicht die Einstellung eines Zeitraums in Minuten innerhalb dessen eine zweite Buchung der gleichen Per son nicht abgespeichert wird Die Standardeinstellung O bedeutet dabei dass keine Wiederholsperre eingestellt ist Hinweis Tragen Sie diesen Wert auch im Zeiterfassungsterminal als Wiederholsperre ein Weitere Informationen erhalten Sie im Benutzer handbuch zu Ihrem Zeiterfassungsterminal 3 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 148 Einrichten der Software smart time plus webClient Kapitel 8 Arbeiten mit der Software Mit leistungsf higen Werkzeugen und Funktionen k nnen t glich anfallende Zeitdaten bearbeitet und korrigiert werden 8 1 Monats bersicht 8 1 1 Monats bersicht als Informationsplattform Juni 2012 Beginn gt 2 Ende 853 17 05 7 02 12 54 ER g795258g79525897895258079 258275 6 40 17 13 6 55 1807 701 17 1 7 35 17 12 747 18 00 639 17 02 x 0 54 I Arztoang 647 20 00 NBE8I5 Hr 08R2588 DES BRERRRLERERERLERERRRLBRBE RE LE ET a F 2 Bs Nia a Es n N s 22 8232 8s eE p 01 06 2012 J30 06 012 x Q bersichtsfenster Monats bersicht bersichtsfenster Information 13 bersichtsfenster Buchungen bersichtsfenster Monats bersicht In der Monats bersicht werden alle relevanten Daten Buchungen Sol
334. tet die Einhaltung gesetz licher tariflicher und betrieblicher Vorgaben Sie er m glicht eine h here Flexibilit t f r Arbeitnehmer und Arbeitgeber 3 1 Wichtige Begriffe 3 1 1 Arbeitszeitverwaltung Die Arbeitszeitverwaltung besteht aus diesen Elementen m Zeiterfassung Pr fung Freigabe und Korrektur von Buchungen berstundenverwaltung Fehlzeitverwaltung Zeitkontoverwaltung 3 1 2 Arbeitszeitregelungen Arbeitszeitkonten Sie bilden die Grundlage zur Anrechnung und Verwaltung der von den Mitarbeitern gesam melten Arbeitsstunden Unter welchen Umst nden in welchem Umfang und innerhalb wel cher Grenzen Stunden gesammelt und abgebaut werden k nnen wird dabei nicht von dem Konto sondern von der begleitenden Vereinbarung dem eigentlichen Arbeitszeitmodell festgelegt Das zugrundeliegende Konto gibt allerdings oft einen Rahmen f r zu w hlende Modelle vor So kann eine Unterscheidung der Kontenarten in Bezug auf die Laufzeit vorge nommen werden Zu nennen sind hierbei Jahresarbeitszeitkonten Langzeitarbeitskonten oder sogar Lebensarbeitszeitkonten Es ist offensichtlich dass die Flexibilit t der Konten mit l nge rer Laufzeit zunimmt da bei kurzfristigen Arbeitszeitkonten zumindest einmal in der Abrech nungsperiode ein Ausgleich herbeigef hrt werden muss blicherweise ist damit der Zeitraum f r das Ansammeln von Stunden f r Sabbaticals Kinderpausen oder Vorruhestand nicht ge geben Ein weiterer Unterschie
335. tik anzeigen und ausdrucken 1 oder Klicken Sie auf Auswertung Statistikmodul Im Auswahlmen werden nur die Standardstatis tiken angezeigt W hlen Sie eine der angezeigten Statistiken Klicken Sie auf Auswertung Statistikmodul Statistikgenerator Im Auswahlmen werden die selbst erstellten Statistiken angezeigt W hlen Sie eine der angezeigten Statistiken Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf eines der Symbole Statistik wird als Grafik ge ffnet Statistik wird als Tabelle ge ffnet Es ffnet sich das Fenster Filter Hier k nnen Sie verschiedene Filter setzen um die gew nschte Statistik auszugeben Vortag Aktueller Tag Vorheriger Monat Aktueller Monat Vorheriges Jahr Aktuelles Jahr Benutzerdefiniert 1711 01 08 12 06 08 12 Aktueller Mitarbeiter Alle Mitarbeiter Fitergruppe Version 6 0 Auswerten mit der Software 233 7 Beenden Sie die Auswahl mit bernehmen Die ausgew hlte Statistik wird ein geblendet Folgend ein Beispiel f r eine Statistik in grafischer Form a EB novaCHaRT Datei Rotieren Urlaubsanteil Amsellotti Michael Sauer Marga Schwarz Sandro prozentualer Anteil Mor12 Apr12 Mail Juni2 Jul12 Augi2 Gesamt Wird eine Statistik f r mehrere Mitarbeiter angezeigt haben Sie die M glich keit im rechten Bereich des Fensters jeweils weitere Mitarbeiter anzuw hlen Folgend ein Beispiel f
336. tionen fest m den Rahmen der t glichen Arbeitszeit fr hester m glicher Beginn sp testes m gliches Ende m eine Kernarbeitszeit w hrend der Anwesenheits und Arbeitspflicht besteht F r Mitarbeiter ist also lediglich die Arbeitszeit zwischen den Rahmenvorgaben und dem An fang bzw dem Ende der Kernarbeitszeit variabel Die Dauer der t glichen Arbeitszeit liegt fest Version 6 0 Grundlagen der Zeiterfassung 023 Qualifizierte Gleitzeit Die so genannte qualifizierte Gleitzeit stellt eine Fortentwicklung der relativ starren einfachen Gleitzeit dar In dieser Variante erfolgt ein vollst ndiger Verzicht auf die Kernarbeitszeit bzw deren Reduktion auf ein Minimum lediglich eine Vereinbarung ber die durchschnittliche Ar beitszeit in der Woche im Monat oder im Jahr Der Mitarbeiter trifft alle dar ber hinaus gehenden Entscheidungen hinsichtlich der Arbeits zeitplanung zum Beispiel Lage Dauer der Arbeitszeit und Verteilung auf die einzelnen Tage Eventuell entstehende Zeitguthaben und Zeitschulden k nnen auf einem Arbeitszeitkonto aufgebaut werden Gleitzeit mit Funktionszeiten Wie bei der qualifizierten Gleitzeit enth lt die so genannte Funktionsgleitzeitzeit keine Kern arbeitszeit Stattdessen werden betrieblich vereinbarte Zeiten festgelegt in denen Bereiche des Unternehmens funktionsf hig sein m ssen Funktionszeiten zum Beispiel f r die Produk tion oder f r Kunden Der Mitarbeiter legt in Absprache
337. to gen gend Std gesammelt hat kann der Mitarbeiter einen freien Tag daraus nehmen wobei das Konto an diesem Tag dann um die Sollzeit reduziert wird Das k nnten zum Bei spiel Br ckentage sein Zu beachten ist auch dass bei Verwendung einer Vorholzeit die For mel f r den Saldo erweitert werden muss Sollstunden Iststunden Vorholzeit Saldo An einem Beispiel verdeutlicht Wenn die Sollzeit gem Tagesplan 7 80 Std betr gt und die Vorholzeit mit 7 80 8 00 Std eingetragen ist wird bei einer Anwesenheit von 8 Std ein Be trag von 0 20 Std in das Konto Vorholzeit gestellt und der Saldo ist 0 00 Std Arbeitet der 022 Grundlagen der Zeiterfassung smart time plus webClient Mitarbeiter nur 7 90 Std bekommt das Konto Vorholzeit nur 0 10 Std und der Saldo ist eben falls 0 00 Std Bei einer Anwesenheit von 7 80 Std schlie lich bleibt f r die Vorholzeit nichts brig und der Saldo ist wiederum 0 00 Std Erst wenn die Anwesenheit weniger als die Soll zeit betr gt geht der Saldo ins Minus wobei das Konto Vorholzeit unver ndert bleibt Guthaben berstunden Das Konto Guthaben berstunden verh lt sich wie das Konto Vorholzeit wobei das F l len des Kontos aus geleisteten berstunden erfolgt die nicht zur Bezahlung gelangt sind sondern f r sp teren Freizeitausgleich zur Verf gung stehen sollen Ist dieses Konto sowie auch die Vorholzeit in Verwendung ergibt sich aus o g Formel jetzt Sollstunden Iststun
338. trag STORNIERUNGSANTR GE Abmelden 24 06 13 11 23 Buchung Falsche Zeit Andrea Marie ber die Auswahl offen genehmigt und abgelehnt k nnen die Antr ge gezielt mit ihrem jeweiligen Status angezeigt werden Liegen in einer Auswahl keine Antr ge vor bleibt die jeweilige Seite leer Symbolbedeutung F Ein gestellter Antrag der noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde kann vom Mitarbeiter noch einmal ge ndert oder sogar gel scht werden Antrag genehmigt Antrag abgelehnt Es liegt eine Datei als Anhang vor die gespeichert oder ausgedruckt werden kann u Es liegt eine Anmerkung durch einen Vorgesetzten vor Beim berfahren des Symbols mit der Maus erscheint ein Anmerkungsfenster 10 9 6 Offene Antr ge ndern oder l schen Solange ein gestellter Antrag von einem Vorgesetzten noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde kann ein Mitarbeiter seinen Antrag noch einmal ndern oder sogar l schen Dabei ist es egal ob es sich um einen Buchungs oder Abwesenheitsantrag handelt 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Antragswesen Eigene Antr ge Als Stan dardansicht ffnet sich bereits die Seite mit den noch offenen Antr gen Version 6 0 Arbeiten mit dem webClient 299 260 EIGENE ANTR GE Buchung hinzuf gen Buchungen nina ABWESENHEITSANTR GE Urlaubs bersicht 13 06 13 14 06 13 Kurzurlaub Andrea Marie ini BUCHUNGSANTR GE Buchungsantrag 21 06 13 14 15 Andrea Marie Buchungsstornierung 24 06 13
339. tragung Uhren synchronisieren Damit wird die Uhrzeit im Zeiterfassungs terminal an die Uhrzeit im PC angeglichen 3 Unter Verf gbar in der linken H lfte der Rubrik Terminals werden die zur Verf gung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt Markieren Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf eine der folgenden Tasten gt Das ausgew hlte Zeiterfassungsterminal in die rechte H lfte unter Aus gew hlt bernehmen Sie k nnen den Vorgang wiederholen bis alle Zeiter fassungsterminals mit denen kommuniziert werden soll bernommen sind gt gt Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig bernehmen lt Die Auswahl wieder zur cknehmen 4 Klicken Sie auf Ausf hren Die angew hlte Funktion wird ausgef hrt Eine feh lerfrei ablaufende Kommunikation wird kurzzeitig durch die gr n blinkende LED Status angezeigt Ist die Kommunikation fehlerhaft leuchtet die LED status rot und es erscheint eine Fehlermeldung W hrend der Daten bertra gung werden im rechten Fenster alle Ereignisse protokolliert Eventuell auftre tende Kommunikationsprobleme k nnen damit leichter lokalisiert werden 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 062 Einrichten der Software smart time plus webClient gt Hinweis Es erfolgt automatisch nach der Uhrensynchronisation ein Neustart des Zeiter fassungsterminals Damit ist das Gesamtsystem nun grunds tzlich betriebsbereit D
340. tus anmelden muss FZP Terminalgruppe Mit der Auswahl der Terminalgruppe legen Sie fest zu wel chem Zeiterfassungsterminal die Mitarbeiterinformationen gesendet werden ber das Men Extras Terminal Terminalgruppe k nnen Sie Zeiterfassungs terminals in Gruppen zusammenfassen FZP Nachrichtengruppe W hlen Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer zuvor angelegten Nachrichtengruppe Zeiterfassungsterminals k nnen auf dem Dis play in vier Zeilen Informationen f r Mitarbeiter anzeigen ber das Men Programm Nachrichtengruppe ist es m glich die Anzeigen der Zeiterfassungsterminals individuell f r Mitarbeitergruppen einzurichten Berechnungsbeginn Tragen Sie das Datum in der Form TT MM JJ ein ab dem der Mitarbeiter in das Zeiterfassungssystem integriert wird Es muss nicht mit dem Einstellungsdatum identisch sein Voreingestellt st das aktuelle Datum Zeitgruppe Tragen Sie ein welcher Zeitgruppe Arbeitszeitregelung der Mit arbeiter zugeordnet ist Die Zeitgruppe ist gleichzeitig seine Standardarbeits zeitregelung die immer gilt sofern unter dem Register Zeitgruppenwechsel keine andere zugewiesen ist CI Teilzeit Prozentualer Anteil zur Wochenarbeitszeit die entsprechend der zu geordneten Zeitgruppe zu leisten w re Damit kann eine bereits bestehende Arbeitszeitregelung f r Vollzeitkr fte durch Angabe eines Teilzeitfaktors auch f r Teilzeitkr fte genutzt werden Vorteil dieser Angabe ist dass keine neue
341. tware smart time plus webClient Fehlzeitbuchung f r den Folgetag Beispiel Eine Person ist einen ganzen oder mehrere Tage mit dem Fehlgrund Dienstreise abwesend Im Beispiel bucht sich die Person am Vortag mit der letzten Geht Buchung auf Dienstreise Der Tag nach Beendi gung der Fehlzeit beginnt mit einer normalen Kommt Buchung Kommt Geht 1 Tag 08 00 Uhr 16 00 Uhr Dienstreise ab Folgetag 2 Tag Dienstreise 3 Tag 10 00 Uhr Zeitverrechnung 1 Tag mit Fehlgrund Dienstreise 08 00 Uhr bis 16 00 Uhr Die Zeit bis 16 00 Uhr gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit Es gelten die Vorgaben aus dem f r diesen Tag g ltigen Tagesplan Zeitverrechnung 2 Tag Dienstreise Als erwirtschafte Arbeitszeit wird die im Tagesplan definierte Tages sollzeit angerechnet Zeitverrechnung 3 Tag 08 00 Uhr bis 10 00 Uhr Die Zeit ab 08 00 Uhr gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit Es gelten die Vorgaben aus dem f r diesen Tag g ltigen Tagesplan 10 00 Mit der ersten Kommt Buchung wird der durch die Buchung am ersten Tag begonnene Abwesenheitszeitraum beendet Der ausgel s te Dienstreisezeitraum wird solange fortgef hrt bis er durch eine Bu chung des Mitarbeiters beendet wird Diese Buchung kann auch eine Korrekturbuchung sein Hinweis Durch diese Art der Eingabe wird die Abwesenheitszeit des Mitarbeiters korrekt berechnet Der Zeitraum erscheint jedoch nicht in der Jahresfehlzeit bersicht Sollten Sie
342. tware berein kommt es bei einer Buchung am Zeiter fassungsterminal zwangsl ufig zur fehlerhaften Zuordnung dieser Buchung zu einer Benut zer ID Lesen Sie Buchungen aus diesem Zeiterfassungsterminal aus erhalten Sie folgende Fehlermeldung Version 6 0 Arbeiten mit der Software 167 Folgende Datens tze konnten nicht zugeordnet werden Wenn Sie die Daten bertragung fortsetzen werden diese Datens tze im Fehlbuchungsspeicher abgelegt Ben ID Datum Zeit 111 20 08 12 14 27 50 Diese nicht zuordenbare Buchung wird daraufhin in einem Fehlbuchungsspeicher abgelegt Von hier ist es nun m glich nach einer Fehlerkorrektur die bereits get tigten Buchungen nachtr glich zu verrechnen 1 Klicken Sie auf Datei Service Fehlbuchungsspeicher Es werden die Mitarbei ter aufgef hrt bei denen es zu Unstimmigkeiten kam Fehlbuchungsspeicher 2 Korrigieren Sie die fehlerhaften Eingaben in der Zeiterfassungssoftware unter Mitarbeiter Stamms tze oder am Zeiterfassungsterminal unter Benutzer Bearbeiten 3 Aktivieren Sie anschlie end unter Datei Service Fehlbuchungsspeicher f r die jeweilige Buchung die Markierungsschalter Importieren und L schen 4 Klicken Sie auf bernehmen Der Datensatz wird in die Datenbank der Zeiter fassungssoftware importiert und aus dem Fehlbuchungsspeicher gel scht Es wird sofort eine Neuberechnung f r den Mitarbeiter durchgef hrt 5 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 168
343. tzt sich zusammen aus vertraglich verein barter Anzahl der Urlaubstage ohne Zusatzurlaub Grundanspruch und dem bertrag des Resturlaubs aus dem vergangenen Jahr Da jahresindividuelle Ur laubsdaten ber die Personaldaten verwaltet und gespeichert werden k nnen kann hier auch ein wechselnder Urlaubsanspruch zum Beispiel durch nde rungen der Tarifvertr ge festgehalten werden bertrag Wird der vereinbarte Urlaub eines Jahres nicht in Anspruch genom Arbeiten mit der Software smart time plus webClient men entsteht daraus ein Resturlaub f r das Folgejahr Dieser wird dem Ur laubsanspruch des Folgejahres hinzugerechnet Daraus wird automatisch der Resturlaubsanspruch f r das aktuelle Kalenderjahr berechnet Der Anspruch auf den Resturlaub des Vorjahres im aktuellen Urlaubsjahr besteht bis zu dem un ter Programm Abteilungen definierten Zeitpunkt Aktuell Es erscheint der f r das Jahr aktuelle Grundanspruch Wurden in dieser Spalte manuelle nderungen vorgenommen erscheinen die Urlaubstage in blauer Farbe Die ge nderten Tage werden auch in den folgenden Jahren fort geschrieben Die manuellen Eingaben bersteuern den unter Programm Ur laub eingetragenen Grundanspruch m Zusatz Zusatzurlaub kann in der Zeiterfassungssoftware mit Nutzung der Optionen nach Lebensalter und oder nach Betriebszugeh rigkeit unter Programm Ur laub automatisch berechnet oder manuell eingegeben werden Jahr In dieser Spalte wird der aut
344. ubs besitzt der Resturlaub des Vorjahres eine h here Priorit t als der Anspruch des aktuellen Jahres Bei der Urlaubs Version 6 0 Arbeiten mit der Software 183 verrechnung wird immer zuerst der Anspruch aus den Vorjahren verrechnet Dieser Urlaubsanteil wird in der Spalte aus Alt dargestellt m Rest Der Resturlaub ergibt sich folgenderma en Resturlaub Urlaubsanspruch Resturlaub Vorjahr genommener Urlaub verplanter Urlaub m Verfall Um die f r Urlaubsvoreinstellungen ben tigte Men s schneller aufrufen zu k nnen gibt es unterhalb der Tabelle folgende Schaltfl chen m Firmendefinitionen gleichgesetzt mit Aufruf ber Programm Urlaub Festlegungen zum betrieblich gew hrter Urlaubsanspruch m Abteilungsdefinitionen gleichgesetzt mit Aufruf ber Programm Abteilungen Abteilungsspezifische Vorgaben zur Urlaubshandhabung 8 8 1 Urlaubsanspruch ndern 1 Klicken Sie auf Mitarbeiter Stamms tze W hlen Sie den Mitarbeiter dessen Urlaubsanspruch Sie ndern m chten Aktivieren Sie das Register Urlaub Aa W N Klicken Sie in die Spalte Anspruch Akt und tragen Sie den Anspruch in Ta gen ein Dieser Wert bersteuert einen zuvor eingetragenen Grundanspruch und wird f r die Folgejahre fortgeschrieben 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 8 8 2 Zusatzurlaub eingeben Sollte ein Mitarbeiter Anspruch auf Zusatzurlaub zum Beispiel Umzugsurl
345. uchung 3 Speichern Sie die Eingaben mit bernehmen 4 Wiederholen Sie den Vorgang bis Sie alle gew nschten Rundungsregeln defi niert haben 5 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 074 Einrichten der Software smart time plus webClient 711 2 Rundungsplan f r Intervallrundung anlegen Bei der Intervallrundung wird ein definierter Gesamtzeitraum des Arbeitstags in gleichm ige Zeitintervalle unterteilt zum Beispiel 15 min Alle gerechneten Tagesarbeitszeiten werden dann automatisch auf dieses Raster von 15 min angepasst 06 00 20 00 Intervalle von z B 15 min Diese Art der Berechnung kann dann zur Anwendung kommen wenn zur weiteren Verarbei tung von Ist Werten nur gerundete Werte ausgewiesen werden sollen zum Beispiel f r die bernahme in die Lohn und Gehaltsabrechnung Innerhalb eines Zeitintervalls kann mit dem Setzen eines Rundungspunkts festgelegt werden bis wann zum Anfang des Zeitintervalls abgerundet oder ab wann zum Ende des Zeitintervalls aufgerundet wird Rundungs punkt L N 1 Intervall 15 gt Achtung Eine korrekte Berechnung ist nur m glich wenn die Gesamtzeit ein ganzes Viel faches der Intervallgr e ist Beispiel Mit der Intervallrundung soll erreicht werden dass alle Kommen Buchungen w hrend eines Tages jeweils auf eine viertel Stunde aufgerundet werden und alle Gehen Buchungen eines Tages auf eine viertel Stunde abgerundet w
346. und Gehaltsabrechnung die Ausgabe in so genann ten Industrieminuten 1 100 Stunden erforderlich ist Ausgabeformat wird auf 1 100 Stunden umgeschaltet Kopfinformationen Es k nnen zum Beispiel von weiterverarbeitenden Lohn und Gehaltsprogrammen Vorgaben f r spezielle zus tzliche Informationen zur Beschreibung des Datenaustauschs vorgegeben werden W hlen Sie in der Tabelle unter Feld Format und Bezeichner die von Ihnen gew nschten Vorgaben Format und Bezeichner richten sich dabei nach den Vorgaben des importierenden Programms Version 6 0 Arbeiten mit der Software 205 Mit der Spalte Format lassen sich der Inhalt und auch die Spaltenbreite indi viduell anpassen Format Fn n te Zeile in Spalte Feld F Datenbankfeld in Spalte Feld n Zeilennummer SUM Fn Es wird ber den ausgew hlten Zeitraum die Summe des Datenbankfelds in Zeile n erzeugt n Anzahl der Stellen HHH MM Stunden Minuten DD MM JJJJ Tag Monat Jahr ASCII 2 Speichern Sie mit bernehmen Damit integrieren Sie die Datei in das Pro gramm Die Exportdatei wird in den Auswahlbereich des Fensters bernom men 3 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden Export durchf hren 1 Klicken Sie auf Programm Export Generator 2 W hlen Sie die Datei die Sie exportieren m chten 3 Klicken Sie auf Ausf hren Ist der Markierungsschalter Fragen vor Erstellung ak tiviert geht das folgende Fenster auf Zeitspanne
347. und Maximalwerte er folgt Schulferien F r einen zeitlich begrenzten Zeitraum k nnen Sie den Mitarbei tern eine andere Zeitgruppe zuweisen ber die Informationsschaltfl che k nnen Sie sich ber die Zeiten von Schulferien informieren Feiertagsgruppe Zuordnung zu einer Feiertagsregelung ber die Informati onsschaltfl che k nnen Sie sich ber zutreffende Feiertagsgruppen infor mieren Vorfeiertag Neben den blichen Feiertagen werden auch so genannte Vorfei ertage mit reduzierter Arbeitszeit verwaltet Ein Vorfeiertag ist der Arbeitstag vor einem Feiertag wenn dieser auf einen Wochentag von Dienstag bis Frei tag f llt Vorfeiertage sind zum Beispiel der 24 12 Heilig Abend sowie der 31 12 Silvester Ist f r einen Vorfeiertag im Listenfeld Vorfeiertag ein Tages plan bzw ein Schichtplan ausgew hlt wird die Arbeitszeit nicht nach dem Standardtagesplan bzw Schichtplan f r diesen Wochentag berechnet sondern nach dem Vorfeiertagesplan ber die Informationsschaltfl che E k nnen Sie sich ber die vorhandenen Tagespl ne bzw Schichtpl ne informieren FZP Periodische Vorgabezeit Voraussetzung damit diese Rubrik im Fenster er scheint ist das Aktivieren des Markierungsschalters Periodische Vorgabezeit unter Extras Allgemeine Parameter F r eine Zeitgruppe kann eine Sollzeit im Format HHHH MM f r eine bestimmte Periode vorgegeben werden w chent lich 14 t gig monatlich und j hrlich Diese Zeit wird
348. unkt Tagesplan Wochenplan oder Zeitgruppe 2 Klicken Sie in den jeweiligen Men s auf das Register Formeleditor und neh men Sie in der Tabelle die notwendigen Eintragungen vor Doppelklicken Sie dazu in die jeweiligen Zeilen und Spalten Formel Berechnungsformeln entsprechend der vorangegangenen Beschrei bungen Sie k nnen bis zu 15 verschiedene Formeln definieren Zur Zusammenfassung von mehreren Formeln k nnen Sie auch Makros pro grammieren Diese rufen Sie hier als Link auf zum Beispiel in der Form M 1 wobei M f r Makro steht und 1 f r die Nummer des Makros Weitere Informa tion Abschnitt 7 13 1 Makros programmieren ab Seite 104 Tag Datum bzw Wochentag wenn die Berechnung auf einen bestimmten Tag des Monats oder Wochentag beschr nkt werden soll sonst t glich In folgender Art muss die Eingabe erfolgen Datum Zahl von 1 bis 31 Wochentag Mo Di Mi Do Fr Sa So Bemerkung Erl uterung zum Zweck der jeweiligen Berechnungsformel 3 Wechseln Sie nach Eingaben in die n chste freie Zeile oder bet tigen Sie die Taste Enter um die Eingabe zu bernehmen 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden Version 6 0 Einrichten der Software 103 7 13 Makros Mit der integrierten Makroprogrammierung steht Ihnen ein Werkzeug zur Verf gung mit dem Sie eine Abfolge von Formeln die ber den Formeleditor bei Tages oder Wochenpl nen bzw Zeitgruppen erstellt werden effizie
349. ur Auswertung in der Zutrittstabelle eingesehen werden Weitere Informationen Abschnitt 9 11 1 Zutritts bersicht aufrufen auf Seite 239 142 Einrichten der Software smart time plus webClient Funktionscode Zutritt Dieser Funktionscode kann genutzt werden f r Zeiterfassungsterminals mit Zutrittsfunktion Erfolgt eine Buchung in Verbindung mit dem Funktionscode Zutritt erfolgt lediglich die T r ffnung Der erzeugte Datensatz wird nicht als Zeitbuchung abgespeichert 1 Klicken Sie auf Programm Funktionscodes Funktionscodes Nr a osie Fun T Zuit O Zum 0 X Priort t a er Sar I E F2 pa d E 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw Auswahlen vor Nr Nummer zum Identifizieren des Funktionscodes Bezeichner Eindeutiger alphanumerischer Name aus dem der Abwesenheits grund hervorgeht Kurz Kurzbezeichner ber den Kurzbezeichner werden Informationen des Fehlgrunds im Zusatzmodul novaPLAN angezeigt Die Vergabe des Kurzbe zeichners ist nicht zwingend notwendig Farbefeld Farbzuordnung zum Funktionscode Durch diese Farbzuordnung k nnen Sie die Funktionscodes in verschiedenen grafischen bersichten besser unterscheiden 3 W hlen Sie im Listenfeld Funktion Zutritt 4 Speichern Sie mit bernehmen und schlie en Sie das Fenster mit Beenden 7 28 Barcodefunktion 7 28 1 Barcodeoption integrieren F r verschiedene Anwendungszw
350. utet dass auch in die Zonenkonten gerechnet wird Ist der Markierungsschalter nicht aktiviert wird nicht in die Zonenkonten gerechnet Entnahme aus Vorholzeit Mit dieser Option die in Verbindung mit den Ver rechnungsarten Sollzeit addieren und Definierte Zeit addieren genutzt wird kann ber einen Fehlgrund aus dem Konto Vorholzeit Zeit entnommen werden Steht in diesem nicht mehr gen gend Zeit zur Verf gung wird der Differenzbetrag dem Saldo entnommen Entnahme aus positivem Kappkonto Die Bedeutung dieser Option ist identisch mit der vorhergehenden die Zeitentnahme erfolgt aber aus dem positiven Kappungskonto 108 Einrichten der Software smart time plus webClient Urlaub und Krankheit Diese beiden Markierungsschalter dienen der statisti schen Auswertung Exklusiv Dieser Markierungsschalter wird in Kombination mit dem Markie rungsschalter Priorit t gesetzt Ist der Funktionscode auf Exklusiv gesetzt kann er nicht mit anderen Funktionscodes kombiniert werden sondern wird beim Zutreffen eines anderen Funktionscodes deaktiviert Beispiel Ein Arbeitnehmer hat an einem Tag Urlaub angemeldet er scheint jedoch zur Arbeit F r Urlaub wurde der Markierungsschalter auf Exklusiv gesetzt Sobald der Mitarbeiter Kommen und Gehen bucht wird der Urlaubstag automatisch nicht in Anspruch genommen Funktion Tagesplan wechseln Mit dieser Funktion haben Sie die M glichkeit abweichend von der durch den Wo
351. utiger alphanumerischer Name Mit diesem Namen mael det sich der Benutzer beim Starten der Zeiterfassungssoftware am PC an Passwort Dient zur Authentifizierung und eindeutigen Identifizierung eines Benutzers Bei der Eingabe erscheint f r jedes eingegebene Zeichen ein Stern Damit ist ein unbefugtes Ablesen vom Bildschirm nicht m glich Passwort best tigen Wiederholung des Passworts Mitarbeiterzuordnung Auswahl des Mitarbeiters dem bestimmte Benutzer rechte zugeordnet werden sollen Berechtigungsstufe Festlegen der Benutzerrechte f r das Arbeiten mit der Zeiterfassungssoftware Filtergruppe Die hier ausgew hlte Filtergruppe gilt auch f r den webClient Festlegen welche Mitarbeitergruppe ein Benutzer einsehen darf Auswahl ob der Benutzer nur auf seine eigenen Daten oder auf die Daten aller Mitarbeiter oder auf die Daten von bestimmten Mitarbeitern die zuvor einer Filtergruppe zugewiesen wurden zugreifen kann Weitere Informationen Abschnitt 7 23 Filtergruppen ab Seite 128 Einrichten der Software smart time plus webClient Die vorgenommene Auswahl ist gleichgeschaltet mit der Auswahl unter Mitar beiter Stamms tze WebClient Festlegungen f r das Antragswesen im web Client Genehmigungsstufe ber die Genehmigungsstufe wird f r das Antragswesen die M glichkeit bereitgestellt ein hierarchisches Modell der Unternehmens struktur aufzubauen Es stehen f nf Genehmigungsstufen zur Verf gung 5 unterste Ge
352. ymbol mit einem symbolischen Text permanent neben dem Mitarbeiternamen sicht bar Nachricht l schen 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Statustableau 2 Klicken Sie auf das Sprechblasen Symbol bei dem Mitarbeiter dessen Nachricht Sie wieder l schen m chten 3 Klicken Sie in das Nachrichtenfenster Der Inhalt der Nachricht wird gel scht 4 Klicken Sie auf Senden Damit ist die Nachricht gel scht Das permanente Sprechblasen Symbol wird nicht mehr angezeigt M chten Sie den bisherigen Text doch nicht l schen k nnen Sie in wieder herstellen in dem Sie im Nachrichtenfenster vor dem Senden auf R cksetzen klicken 10 6 Monatsplaner 10 6 1 Monatsplaner anzeigen F r die Abwesenheitsplanung von Mitarbeitern wird Vorgesetzten die M glichkeit gegeben unabh ngig von der Zeiterfassungssoftware jederzeit ber den webClient einen berblick ber die geplanten Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erhalten Er bietet den Vergleich von mehreren Mitarbeitern einer Gruppe Mit Hilfe dieser bersicht l sst sich der Besetzungsgrad von Abteilungen ermitteln oder lassen sich Bereitschaften berpr fen Der Monatsplaner steht ausschlie lich Mitarbeitern zur Verf gung denen der Zugriff auf alle Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe Filtergruppe gestattet ist 1 Klicken Sie im Funktionsbereich auf Monatsplaner Angezeigt wird der aktuelle Monat 292 Arbeiten mit dem webClient smart time plus webClient 10 7 keine O A
353. z verwaltung angemeldet sind Weitere Informationen Abschnitt 5 5 1 Zugang zur Lizenzverwaltung anmelden auf Seite 43 6 Klicken Sie auf Login In dem sich ffnenden Fenster haben Sie die M glichkeit ein System auf einem PC ohne Zugang zum Internet anzumelden Sitzung endet in 6 23 x Rechnername Nutzer Lizenztyp letzter Lizenzabruf Kontakidaten Test1 PC Nutzer1 a 2012 10 23 14 14 55 Novachron E Test2 PC Nutzer2 a 2012 10 22 17 32 31 Telefon 49 391 541 01 50 Sekretariat Nutzer3 a 2012 10 22 15 35 13 Ihr System Test3 PC Nutzer4 a 2012 10 22 14 38 03 System ID un Test4 PC Nutzer5 5 2012 10 19 15 18 59 a i a a Anmeldung eines Offline Systems a 2012 10 09 12 52 24 Hier k nnen Sie sofern ungenutzte Lizenzen vorhanden sind nicht mit dem Internet verbundene Systeme manuell anmelden Ein Lizenzaustausch ber das Internet muss allerdings mit mindestens einem System m glich sein m a PC Name Windows Nutzername Lizenztyp Arbeitsplatzlizenz a 2012 08 14 13 43 22 System anmelden Offline Arbeitsplatz hinzuf gen t ETETETT 3 3 3 3 7 Klicken Sie auf Offline Arbeitsplatz hinzuf gen 8 Tragen Sie in dem sich ffnenden Fenster in die Eingabefelder PC Name und Windows Nutzername die entsprechenden Informationen des Offline PC ein 048 Installieren der Software smart time plus webClient 9 W hlen Sie den Lizenztyp f r diesen Offline PC
354. zahl der Eintr ge gr er sein als der zur Verf gung stehende Rahmen wird automatisch eine Bild laufleiste eingeblendet Das Listenfeld erscheint als rechteckiges Feld in dem die aktuelle Auswahl angezeigt wird Wenn Sie das an der rechten Feldseite befindliche Aus wahldreieck anklicken ffnet sich eine Liste mit den zur Verf gung stehenden Auswahl m glichkeiten Mit dem Markierungsschalter k nnen mehrere Optionen ausgew hlt werden Durch Anklicken wird der Schalter v aktiviert oder deaktiviert Unmarkierte Optionen werden nicht ausgef hrt Bedienen der Software smart time plus webClient Es stehen mehrere Optionen zur Auswahl aber nur eine Option ist m glich Diese wird mit einem Punkt angezeigt Optionsschalter Textfeld Beschreibungen Namen und andere Texte werden in so genannte Textfelder eingegeben Der blinkende Cursor zeigt an ab welcher Posi tion der Text eingegeben werden kann 6 2 3 Hilfsfunktionen Eingabeunterst tzung durch Plausibilit tspr fung In einigen Eingabefeldern in die sensible Daten eingetragen werden erfolgt nach dem Eintra gen eine Plausibilit tskontrolle Das hat zur Folge dass nicht korrekt ausf llte Eingabefelder wieder gel scht werden und eine erneuten Eingabe notwendig wird Eingabeunterst tzung durch Kopierfunktion Bei sich wiederholenden oder mehreren gleichartigen Definitionen steht Ihnen in vielen Pro grammfenstern eine Kopierfunktion zur Verf gung
355. ze zwischen Zeiterfas sungsterminal und Zeiterfassungssoftware stimmen nicht berein bereinstimmung der Datens tze berpr fen unter Extras Terminal Terminalstatus berpr fen ob Zugriffsberechtigungen auf den angegebenen Dateipfad bestehen berpr fen ob Zugriffsberechtigungen auf den angegebenen Netzwerkpfad bestehen Extras Terminaldefinition berpr fen ob die IP Adresse des Zeiterfas sungsterminals korrekt eingestellt wurde Die Mitarbeiterdatens tze zwischen Zeiterfas sungsterminal und Zeiterfassungssoftware stimmen nicht berein Fehlbuchungsspeicher berpr fen unter Datei Service Fehlbuchungsspeicher Datens tze berpr fen unter Extras Terminal Terminalstatus Bearbeiten Fehlzeiten In der Abwesenheits bersicht wurde eine Fehl zeit eingetragen die bereits vorlag Keine Verbindung zum Dongle Server Weitere Informationen erhalten Sie durch Ihren Systemlieferanten Weitere Informationen erhalten Sie durch Ihren Systemlieferanten Weitere Informationen erhalten Sie durch Ihren Systemlieferanten St rung durch Anti Viren Programme Einige Anti Viren Programme verhindern eine korrekte Installation der Zeiterfassungssoftware Wenn bei der Installation Probleme auftreten ist es unter Umst nden erforderlich w hrend der Installation das Anti Viren Programm zu deaktivieren Version 6 0 Probleml sungen 267 11 3 FAQ Probleme und L sungen Die nachfolgende
356. zeigt 2 Mit dem Aktivieren des Markierungsschalters Filter k nnen Sie den Personen kreis nach Abteilungen oder Firmenbereich eingrenzen 3 Klicken Sie auf das Symbol Drucken Entsprechend der Auswahl werden die momentan anwesenden Mitarbeiter ausgedruckt 4 Schlie en Sie das Fenster mit Beenden 9 4 Statustableau im Netzwerk 3 Zus tzlich zum standardm ig integrierten Statustableau steht optional ein netzwerkf higes Statustableau zur Verf gung Dabei wird eine HTML Seite erzeugt die an einem beliebigen Ort im Netzwerk abgelegt werden kann ber einen Webbrowser haben Benutzer standort unabh ngig Zugriff auf dieses netzwerkf hige Statustableau Einrichtungen und Rechte vergabe an einzelnen Arbeitsplatz PC sind nicht mehr erforderlich Das netzwerkf hige Statustableau bietet ber verschiedene Filterfunktionen Informationen ber den aktuellen An und Abwesenheitszustand aller Mitarbeiter sowie eine mitarbeiter bezogene Zusatzinformation an Durch verschiedene Farben werden vier unterschiedliche Zu st nde signalisiert Mitarbeiter kg Anwesend status Ku Abwesend mit Funktionscode Der Abwesenheitsgrund Abwesend mit Funktionscode wird zus tzlich durch einen farbigen Balken zwischen L mp Version 6 0 Auswerten mit der Software 221 chen und Namen differenziert Die Farbe des Balkens wird bei der Definition des Funktionscodes festgelegt Abwesend Haus verlassen Abwesend unentschuldigt

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