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Benutzerhandbuch - onOffice Software

1. Sprachen an Spanisch khl T Durch doppelklicken auf die jeweilige gew nschte Sprache kann man das Objekt in der jeweiligen Sprache ausw hlen und bearbeiten ber das J Symbol erh lt man die M glichkeit die verf gbaren Sprachen auszuw hlen Durch klicken auf das D Symbol legt man das Objekt in allen verf gbaren Sprachen an Wie man die Sprachen in der Objektverwaltung aktiviert ist in Kapitel 3 unter Grundeinstellungen beschrieben Verwaltung von Immobilienanlagen Um die Verwaltung von Immobilienanlagen zu vereinfachen wird mit den Einheiten gearbeitet Einheiten ber das w Symbol wird die Liste der zur Verf gung stehenden Immobilienanlagen aufgerufen Die gew nschte Anlage wird markiert Nun ist zu entscheiden ob die Angaben der Anlage bernommen Button wird die Anlage dem Objekt werden sollen oder nicht Durch klicken auf den zugeordnet 21 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Immobilienanlagen Welcher Immobilienanlage m chten Sie das gew hlte Objekt zuordnen Y Daten der Immobilienanlage bernehmen zuordnen Internes Bemerkungsfeld optional Interne Bemerkung Diese Bemerkung wird nicht ver ffentlicht a Das interne Bemerkungsfeld dient wie der Na
2. Schritt 4 Nach einem Klick auf Maklerbuchs gelangt man zur ck zur Listenansicht des Objekt duplizieren Wenn ein Objekt in einem Portal mehrfach unter anderen Immobilienarten einstellen werden soll z B einmal in der Kategorie Haus und einmal in der Kategorie Villa so muss der ganze Datensatz mit den unz hligen Angaben nicht noch einmal neu eingegeben werden Der Datensatz wird einfach kopiert also ein Duplikat angefertigt Schritt 1 Befindet man sich in der Detail Ansicht des zu duplizierenden Datensatzes ffnet man in der oberen Men leiste Aktionen und klickt auf Duplizieren Schritt 3 Es erscheint ein Abfrage Fenster ob dieses Objekt dupliziert werden soll Ist es das richtige Objekt so wird mit dem OK Button best tigt Ist es das falsche Objekt so klickt man auf ai Button und wiederholt Schritt 1 bis 3 Schritt 4 Wechselt man nun zur Listenansicht so befindet sich das Duplikat an letzter Stelle der Objektverwaltung Das Duplikat kann nun ge ffnet werden und die notwendigen Anderungen vorgenommen werden Schritt 5 Die nderungen werden mit dem _ Sichem Button best tigt und die Angaben auf der Registerkarte Vermarktung aktualisiert Suchfunktion Mit der Suchfunktion kann gezielt nach einem bestimmten Objekt gesucht werden In der Objektverwaltung ist die Suchmaske in verschiedene Bereiche unterteilt 5 Suche 7 Schritt 1 Bet tigt man das Suchfunktion Sy
3. 99 an rw GR DG o 1603 Hauptstr 12 r Preise r H chen Wahrung en E woane C Kaltmiete PT aene EEE Freitent Preis eana sn gg Dj j Gunasnuchsgro e koon o OOS a massamme a ES Anzahl Badezimmer s00 5 3 K utan 3000 swenpaemiow SSSR senpera Rn Stellpkatsanzuhl peau 5 NetoKaltmie S Nebenkosten a0 I og Heizkosten in Nebenkosten reine angan enihalben Warmmieke Mao y zzgl Mehrwertsteuer IT Hausgelid OT Heiskosten AI Karteireiter Details Wie auf dem Karteireiter Preise Fl chen richten sich die Inhalte der Listenfelder nach den Angaben der Grunddaten In den Eingabefeldern wie z B Etage oder Etagenzahl werden ausschlie lich Zahlenwerte verwendet Im Bereich Verwaltung kann der Zeitraum bestimmt werden indem das Objekt verf gbar ist bzw wird Dabei kann der Kalender zu Hilfe gezogen werden indem man auf das Symbol klickt onOffiice smart 2 0 onOffice Befeuerung Stellplatzart Etagenzahl Bearbeiten E Q 9 9 sume Fiter Grundten Priseischen petats Freterte Dateien Vernarktung neressenten matersucn 1603 Hauptstr 12 Ausstattung Heizungsart Extras Aktionen y ATA I keine Angaben keine Angaben keine Angaben O e D m infrastruktur Dist Kindergarten Dist Grundschule km Dist Realschule km Dist
4. __Aborecnen C wee Ea Fertig ee 1 Ki e Schritt 2 Nun wird ausgew hlt ob ein einfacher Brief oder ein Brief mit Anhang erstellt werden soll Schritt 3 Bei der Auswahl an wen sich das Schreiben richten soll stehen mehrere M glichkeiten zur Verf gung eine oder mehrere Personen ber Suchkriterien oder mehrere Personen ber gespeicherte Listen zu w hlen Ebenso kann man die automatisch oder manuell zugeordneten Interessenten w hlen Die Auswahl wird ber den Button best tigt Schritt 4 Nach Eingabe der Daten der Person en an die sich das Schreiben richtet wird die Eingabe mit dem Button best tigt Schritt 5 Eine Tabelle erscheint Wenn notwendig werden die Interessenten aus der Liste ausgew hlt und mit dem Button die Eingaben abgeschlossen Die gew nschte Vorlage ffnet sich und das Schreiben kann nach Wunsch bearbeitet werden Diese Aktion wird automatisch im Maklerbuch hinterlegt 30 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Karteireiter Interessenten Der Reiter ist in zwei Bereiche unterteilt im linken Bereich werden die Interessenten die automatisch zugeordnet wurden angezeigt Im rechten Bereich k nnen manuell Interessenten zugeordnet werden Die Funktionen der automatischen Zuor
5. GAE A FREE PF F reran_ en Ci ei EEE CCECOCECICE ind K Fei OT dean Fein ipaa i Peer COCOOC Aa na A EEC COECECE ir keia riea Gbir amp DEER CD CECE OCE Felder aktiv bzw passiv setzen Position des Feldes ndern Werden Felder nachtr glich aktiviert so werden diese Felder automatisch in der Eingabemaske in der betreffenden Kategorie an letzter Stelle positioniert F r eine Positionierung an erster Stelle sind folgende Schritte notwendig Schritt 1 Es mu bekannt sein in welchem Modul und Kategorie sich das zu ndernde Feld hinterlegt ist Als Beispiel soll das Feldes Bad in der Kategorie Ausstattung an die erste Stelle gesetzt werden 88 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schritt 2 Im Modul Objektverwaltung ist die Kategorie Ausstattung auszuw hlen Es erscheint eine tabellarische bersicht aller zur Verf gung stehenden Felder Schritt 3 In der Tabelle bitte das Feld Bad ausw hlen Die Position kann nun an zwie Stellen ge ndert werden 1 In der Spalte Position kann die gew nschte Position f r das Feld eingegeben werden Die nachstehenden Felder rutschen automatisch eine Position nach unten 2 Alternativ kann der Scrollbalken unter der Tabelle ganz nach rechts gezogen werden du
6. www on ffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE Neuen Benutzer anlegen Folgende Schritte sind f r das Anlegen eines Benutzers n tig Schritt 1 In der Symbolleiste mu auf das al Symbol geklickt werden Es erscheint ein neues Benutzer anlegen Formular Schritt 2 Die erforderlichen Daten m ssen eingegeben werden Der Benutzernamen ist der Name den der Benutzer beim Einloggen eingeben muss Schritt 3 Vor und Nachnamen des neuen Benutzers und ein Passwort sind einzugeben Damit Tippfehler bei dem Passwort vermieden werden mu das Passwort zweimal eingegeben werden Das Passwort wird ebenfalls beim Anmelde Vorgang ben tigt Zudem ist eine eMail Adresse f r den Benutzer einzugeben Abschlie end sind die Eingaben mit dem Button zu best tigen Schritt 4 Nach dem Sichern steht die Registerkarten f r die Rechteverwaltung zur Verf gung N here Erkl rungen zu den einzelnen Zugriffsrechten und der Gruppenzuordnung ist im weiteren Verlauf des Kapitels 3 4 zu finden ee ale Mrsrteien Keira u 9959 om bF S Z7EA 0 E Benutzer neu anlegen i Di a Le MAHT Marne Tarral Errial Er merri La ra hiere kg rir 3 armen m eara ar Dr lekara che U ee ra sep Da u er Listenansicht der Benutzer 75 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOff
7. Datei ausw hlen Fenster Hier w hlt man die erzeugte Stiched_ Result jpg Datei aus und best tigt mit Schritt 5 Dieser Vorgang wird f r die ivr Datei wiederholt Schritt 6 Unter der Tabelle im linken Bereich k nnen nun die Portale ausgew hlt werden auf denen das Bild zu diesem Objekt ver ffentlicht werden soll Schritt 7 Wurden alle Eingaben get tigt best tigt man die Eingaben mit dem Button 27 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Weitere Dateien hochladen Neben Bilddateien k nnen auch andere Dateiarten hochgeladen werden Hierzu geht man wie folgt vor Schritt 1 ber das Symbol wird die Eingabemaske f r eine neue Datei ge ffnet Schritt 2 Aus den vorgegebenen Optionen wird die Dateiart ausgew hlt Schritt 3 Der Datei Titel wird eingegeben Schritt 4 ber den Button wird von der Festplatte die gew nschte Datei ausgew hlt Schritt 5 Die Eingaben werden nach dem klicken auf den D Seren Button hochgeladen Hinweis Um das Hochladen von Bildern zu vereinfachen wurde das Bildermodul als Zusatzmodul entwickelt Eine genaue Beschreibung ist in Kapitel 8 Verf gbare Erweiterungen zu finden Karteireiter Vermarktung Auf diesem Reiter wird die Internetverm
8. Schritt 4 Durch klicken auf den Button ffnet sich das Datei ausw hlen Fenster Schritt 5 Das gew nschte neue Bild muss auf der Festplatte ausgew hlt werden In dem Feld links neben dem Elztelen Button wird nun die Pfadangabe des gew hlten Bildes angezeigt Hinweis Sollte ein Titelbild hochladen werden so besteht hier die M glichkeit dieses Titelbild als Startbild zu definieren Durch diese Funktion k nnen problemlos die Topimmobilien auf der ersten Seite der Homepage ver ffentlicht und verwaltet werden Zudem k nnen mehrere Bilder ausgew hlt und die Reihenfolge bestimmt werden Schritt 6 Unter der Tabelle im linken Bereich kann man nun die Portale ausw hlen auf denen das Bild zu diesem Objekt ver ffentlicht werden soll Hinweis F r jedes Internet Portal bzw f r die eigene Homepage k nnen f r jedes Objekt verschiedene Bilder eingestellt werden So werden zum Beispiel bei Immopool eine Vorderansicht des Objektes und bei Immonet eine R ckansicht des Objektes ver ffentlicht Hierbei m ssen die bestimmten Portale bei jedem Bild einzeln bestimmt werden Schritt 7 Die Eingabe wird ber den sinem Button best tigt 26 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x coo
9. verwenden Schritt 1 Der gespeicherte Filter wird aktiviert Schritt 2 Man wechselt nun in die eMail Verwaltung Hier wird nun ber das Symbol die Eingabemaske f r eine neue eMail ge ffnet Schritt 3 In die daf r vorgesehenen Felder werden der Betreff der eMail die gew nschten Anh nge und der Text eingegeben In das Empf nger Feld wird KEINE Eingabe gemacht Schritt 4 Nun Aktiviert man mit einem H kchen den Serienmail Button Schritt 5 Wenn man nun auf den Abschicken Button klickt so erh lt jeder der im Filter angezeigten Kontaktdatens tze diese eMail 2 5 Emailverwaltung ya In diesem Modul kann man den kompletten eMailverkehr verwalten Da die eMailverwaltung in on ffice integriert ist werden die einzelnen Aktionen wie z B Serienmails versenden oder auch eMails aus dem Adressdatensatz heraus erstellen erm glicht 50 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Man hat eine gute bersicht der eMails da man sich ein Ordnungs System nach seinen Vorstellungen mit neuen Ordnern erstellen kann Man kann neben den bereits bestehenden Ordnern der eMailverwaltung noch eigene Ordner erstellen Standardm ig stehen die Ordner Posteingang Postausgang Gesendet V
10. Durch Aktivierung dieser Einstellung wird das Eintragen von Ist Aufw nden zur Pflicht Private Termine ist eine Voreinstellung die die Terminverwaltung betrifft Durch Aktivierung dieser Funktion wird allen Benutzern erm glicht private Termine in den Terminkalender einzupflegen Diese k nnen dann nur von dem Nutzer eingesehen werden der den Termin eingegeben hat jedoch nicht von anderen Nutzern der on ffice smart Version Eingabe in Adresssuche speichern ist eine Voreinstellung f r die Suchfunktion die ber die Hauptnavigation Symbolleiste anzusteuern ist Damit werden dort eingegebene Suchbegriffe gespeichert und stehen zu einem sp teren Zeitpunkt wieder zur Verf gung Die letzte Voreinstellung bezieht sich auf Wiedervorlagen bei Gruppenzuordnung Ist dieses Feld aktiviert werden Aufgaben Adressen die einer Gruppe zur Bearbeitung weitergegeben werden automatisch in deren Wiedervorlagenfenster eingef gt Die Wiedervorlagen werden auf der onOffice smart Startseite des Benutzers angezeigt 68 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE er D i leere Optionen keine Angaben in Schl sselfeldern dynamische Aktionsaren Benutzer in Maklerkuch Historie editierbar Heuer Emaildialog Adressdub
11. Freddie Duim inienpepemien baean enaid 15602 am Pamp tz 13 Flexible Felder klappen nach und nach auf sobald das vorherige Feld ausgef llt wurde Anlegen eines neuen Flexifeldes Wenn ein neues Flexifeld angelegt werden soll ist folgenderma en vorzugehen Schritt 1 Sicherstellen da man sich in der Administration auf dem Karteireiter Flexifeld befindet Auf den Neues Feld anlegen 3 ton klicken Schritt 2 Nun wird ein neues Feld erstellt in welches der Namen des Flexifeldes eingegeben werden kann 91 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE D 09007 gm pF GeM2 gt 208 a Administration e BEE Einstemunge a faina aa T u n Rn Les a un u Fe Fler E Fi Fra i BE Eu DIN DIE Dis FaF h_a Siehe Ej Fi i EIG GUIU GIG Dis FaF al F Ei ai a Ej l EIO GIO Din DEE Fa eja Ej ia Fai i HIC BIE GIG Ofin Fiese ha E a E Eja Fah 4 DIC CID DIO OjttN Fi phj Ba Surelas E i aE ziel el eie tE Ein neues Flexifeld anlegen 3 5 4 Karteireiter Einstellungen Hier besteht die M glichkeit die Karteireiter f r die einzelnen Module einzustellen Hierzu ist zun chst das gew nschte Modul auszuw hlen Durch Aktivierung bzw Deaktivierung k nnen die Felder ein oder ausgeble
12. Frovisionsanspruch bei Zustandekommen eines Yerrages Alle Gespr che sind ber unser B ro zuf hren Bei Zuwiderhandlung behalten wir uns Schadenersat bis zur H he der Frvisionsanspr che ausdr cklich vor Zwischenverkauf ist nicht ausgeschlossen Voreinstellungen f r Expos s 67 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE 3 1 3 Sonstiges Unterschiedlichste Grundeinstellungen k nnen unter Sonstiges vorgenommen werden leere Optionen keine Angaben in Schl sselfeldern erm glicht den Nutzern das Freilassen von Auswahlfeldern Diese sind z B bei Kontaktarten in der Adressverwaltung oder bei den Aufgabenarten in der Aufgabenverwaltung gegeben Wenn in dieser Einstellung der Haken gesetzt ist sind die Nutzer in der Lage dort Felder leer zu lassen Ist der Haken nicht gesetzt so werden die Nutzer gezwungen eine Auswahl zu treffen dynamische Aktionsarten erm glicht den Nutzern ber die Adminstration Kapitel 3 5 weitere Aktion zu definieren und hinzuf gen Die Einstellung Benutzer in Maklerbuch Historie editierbar hat Auswirkungen auf die Eingabem glichkeiten in der Detailansicht der Objektverwaltung unter dem Karteireiter Maklerbuch bzw Adressverwaltung Detailansicht Grunddaten Hi
13. In das Feld An wird der Empf nger eingetragen In das Betrefffeld wird der Grund der eMail eingetragen Schritt 4 Wenn man Dateien als Anh nge senden will so klickt man in der Attachmentszeile auf den B roklammer Button Schritt 5 Die Festplatte wird nun nach der den gew nschten Datei Dateien durchsucht Es k nnen mehr als 50 Dateien als Anhang gesendet werden Schritt 6 Ins Eingabefenster wird die eMail geschrieben Schritt 7 Durch klicken auf den a Abschicken Button unten links wird die eMail versendet 54 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 8 Es wird ein Hinweisfenster ge ffnet welsches darauf hinweist dass ein verschicken von Anh ngen l ngere Zeit in Anspruch nehmen kann 2 6 Terminverwaltung amp Von jedem Arbeitsplatz aus hat man schnellen Zugriff auf den digitalen Planer Mit dem Kalender Modul sorgt man daf r dass Mitarbeiter leichter den berblick ber Termine und Meetings in der Firma behalten Neben einem pers nlichen Terminkalender kann man zu jedem Eintrag bestimmen f r wen dieser Termin sichtbar sein soll Das erm glicht eine schnelle Absprache und f rdert die Transparenz im Unternehmen Man hat drei verschiedene Ansichten zur Auswahl Im linken Bereich hat man e
14. JonOffice SOFTWARE 5 2 Datenexport Der Datenexport dient dazu Inhalte aus der onOffice smart 2 0 Software in ein anderes Datenformat zu exportieren Dies erm glicht einen darauffolgenden Datenimport in andere Software Systeme Backups ausgew hlter Daten als auch eine visuelle Aufbereitung bestehender Daten Die Funktion steht Administratoren zur Verf gung und kann den Nutzern einer Installation freigeschaltet werden Hierzu wird im Men Extras der Unterpunkt Datenexport ausgew hlt onOffice smart 2 0 Starten Sie hier den onOffice Bearbeiten Extras Aktionen m5 Datenexport pP Q Q Q N Datenimport 2 Statistik gt Willkomm itoni Zuordnungen gt Dienstag 27 B rokartei Objektaustausch 0 ungelesene Emails im F Administration Datenexport 20 11 2007 Software News hier klicken 0 Termine f r heute Sruppen FilteriListen Reset Einstellungen 0 Wiedervorlagen heute 0 pers nliche Aufgaben noch nicht erledigt o Es erscheint ein neues Fenster in dem die jeweils zu exportierenden Daten ausgew hlt werden k nnen Pro Exportvorgang kann nur eine Exportoption ausgew hlt werden Im Exportfenster finden Sie neben der Kennzeichnung der zu exportierenden Datens tze auch das Format in diese exportiert werden Datenexport W hlen Sie die Art der BEE Bitte w hlen Sie den gew nschten Export aus zu
15. JonOffice SOFTWARE onOffice smart Benutzerhandbuch onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Rechtliche Hinweise onOffice smart Benutzerhandbuch Die in diesem Benutzerhandbuch enthaltenen Angaben und Daten k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert werden Die in den Beispielen bzw in den Abbildungen verwendeten Firmennamen sonstigen Namen und Daten sind frei erfunden soweit nichts anderes angegeben ist Ohne ausdr ckliche schriftliche Erlaubnis der onOffice Software GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Die in diesem Benutzerhandbuch beschriebene online Software wird unter den Bedingungen eines Lizenzvertrages zur Verf gung gestellt und darf nur im Einklang mit den Bestimmungen dieser Vereinbarung verwendet werden Copyright 2008 onOffice Software GmbH Alle Rechte vorbehalten Alle Angaben zum Benutzerhandbuch wurden sorgf ltig erarbeitet erfolgen jedoch ohne Gew hr Jegliche technische Dokumentation die von on ffice zur Verf gung gestellt wird ist Eigentum der onOffice Software GmbH und von dieser urheberrechtlich gesch tzt Marken onOffice ist eine eingetragene Marken der onOffice S
16. Schritt 1 In das Feld Filter Name wird der gew nschte Name f r den Filter eingegeben Hier ist darauf zu achten dass man einen aussagekr ftigen Filternamen vergibt Sollte man keinen Namen vergeben so wird ein automatischer Eintrag vorgenommen Schritt 2 Die Checkbox Aktiv ist standardm ig aktiviert Falls man den erstellten Filter zeitweilig nicht nutzen will so deaktiviert man das H kchen Schritt 3 Im Feld F r eMails in w hlt man den betreffenden Ordner Schritt 4 Durch klicken auf den Mehr Button definiert man die Kriterien f r den Filter Schritt 5 Mit Hilfe der Radiobuttons alle Kriterien erf llen oder eines der folgenden Kriterien erf llen kann man w hlen ob alle oder nur eine dieser Regeln erf llt sein m ssen um diese eMail zu selektieren Schritt 6 Nun w hlt man die Aktion aus die mit der selektierten eMail vollzogen werden soll Man kann hier aus folgenden Aktionen w hlen Verschieben nach als gelesen markieren Nachricht markieren oder Nachricht l schen Schritt 7 Die Eingaben werden durch den _ Sichem Buttonbest tigt 53 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Wenn man einen definierten Filter l schen will so w hlt man ih
17. bzw Ansprechpartner zuordnen Schritt 2 Es ffnet sich das Eigent mer zuordnen oder das Ansprechpartner zuordnen Fenster In dem daf r vorgesehenen Feld werden die Kundendaten eingegeben Durch klicken auf den Button wird die Suchfunktion nach dem bestehenden Datensatz gestartet Schritt 3 Nachdem der gew nschte Datensatz markiert wurde klickt man auf den HEBEN Button Es erscheint eine Meldung dass der Eigent mer bzw der Ansprechpartner zugeordnet wurde Zuordnen eines neuen Datensatzes Schritt 1 Durch klicken auf das Symbol neben dem Eigent mer bzw Ansprechpartner Feld ffnet sich die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Adressdatensatzes Alternativ w hlt man in der oberen Men leiste Aktionen aus und ffnet neuen Eigent mer eintragen bzw neuen Ansprechpartner eintragen Schritt 2 Die Grunddaten werden eingegeben und gespeichert Ein Hinweis wird angezeigt welcher mitteilt dass der Eigent mer bzw der Ansprechpartner zugeordnet wurde 20 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Objekte in verschiedenen Sprachen Optional Zusatzmodul Um Objekte auch in anderen Sprachen vermarkten und verwalten zu k nnen besteht die M glichkeit der Mehrsprachigkeit
18. nahen Proskem Inecheung Warrmmiebe amiar es e Abmelden ber Button l Bevor die Software den Abmeldeprozess startet wird der Anwender gefragt ob er sich wirklich abmelden m chte Beantwortet er die Frage mit nein wird er auf die Startseite der Software zur ckgef hrt und kann seine Arbeit fortsetzen e Abmelden ber Men eintrag onO ffice gt Beenden Bevor die Software den Abmeldeprozess startet wird der Anwender gefragt ob er sich wirklich abmelden m chte Beantwortet er die Frage mit nein wird er auf die Startseite der Software zur ckgef hrt und kann seine Arbeit fortsetzen e Abmelden ber Men eintrag onOffice gt Benutzer abmelden Beim Klick auf diesen Men eintrag wird die Arbeit des Anwenders beendet und er wird direkt auf die Login Seite der Software zur ckgef hrt 139 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 8 Verf gbare Erweiterungen To be done 140 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 9 FAQs To be done 141 onOffice Software GmbH Kac
19. onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Einstellungen Hier k nnen f r jeden Benutzer spezielle Einstellungen vorgenommen werden Jeder Benutzer kann beispielsweise f r seinen Account bestimmen in welchem Zeitraum eine automatische Wiedervorlage gemacht werden soll Standardm ig sind hier 7 Tage vorgegeben Auch die Kalenderfarbe kann hier eingestellt werden um in der Terminverwaltung f r jeden Benutzer eine andere Farbe zu haben Auch k nnen noch weitere Einstellungen f r die Terminverwaltung hier festgelegt werden Zudem k nnen Voreinstellungen f r Landesvorgaben oder W hrungseinstellungen gemacht werden die f r den Benutzer standardm ig sind Dadurch sind wiederholende Einstellungen in der Adress und Objektverwaltung teilweise schon vorgenommen Auch kann hier der Email Dialog an und ausgeschaltet werden Er erm glicht aus dem Adressdatensatz heraus eine objektbezogene Email zu schreiben apo Pirin Eea 7 5 LOGOO m Om bF MSE A 0 Benutzer Test ee ee a a Tay C k eg ee r Tij dioraahp ra Banri Tape 3 kupte curiga jia darkker Lourlirge Heie Land bai Hiningi Eh TEE z Frkhrurg bei Kruse ad vr Kaber der Arida Arih h kip Tamir w Eiri riie Kst Fra Tann ne mann E 1 Untenamsiche Scheem _ Karteireiter Einstellungen 73 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 4468
20. r Portale gelten soll die f r die Vermarktung dieses Objektes einzeln ausgew hlt worden sind oder pauschal f r alle Portale durchgef hrt werden soll Eine dieser beiden Aktionen ist hier auszuw hlen Die Aktion Objekte in allen Portal aktualisieren ist in der Detailansicht eines Objektes unter dem Karteireiter Vermarktung zu finden Ist in den Grundeinstellungen alle Portale aktiviert wird das Objekte in alle hier aufgef hrten auch inaktiven Portale eingestellt aktuallisiert Steht die Auswahl in den Grundeinstellungen auf alle angehakten Portale so wird bei der Durchf hrung der Aktion das Objekt nur in die mit Haken markierten Portale eingestellt 64 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com J onOffice SOFTWARE Portalaktionen Im Maklerkuch darstellen Aktion Objekt in allen Portalen aktualisieren bezieht sich auf alle angehakten Portale alle Portale Einstellungen f r Portalaktionen Wasserzeichen Diese Einstellung erm glicht die Einbindung von kurzen leicht durchsichtigen Texten auf selbst angefertigte Objektbilder Diese werden dadurch individualisiert Die Markierung der Bilder wird in Exposes Immobilienportalen und auf der eigenen Homepage automatisch hinzugef gt Wasserzeichen Geben Sie Ihren Objekthildern eine
21. tigt Schritt 3 Eine Tabelle erscheint aus der man nun das Objekt welches man dem Kontakt zuordnen will ausw hlt Die Eingabe wird mit dem Zinn Button beendet eMail aus Detailansicht Um dem Kontakt aus der Detailansicht eine eMail zu schreiben geht man folgenderma en vor Schritt 1 Zun chst muss sichergestellt werden dass es sich um den gew nschten Adressdatensatz handelt Schritt 2 Klickt man unten links auf den Email Button erscheint ein Abfragefenster indem abgefragt wird ob diese Aktion in die Historie bertragen werden soll Schritt 3 Je nach Benutzereinstellung erh lt man nun die M glichkeit die eMail zu verfassen Entweder wird man direkt ins eMailmodul geleitet oder der eMail Dialog wird in der Adressverwaltung ge ffnet eMail ber Baumstruktur Damit aus einem Adressdatensatz heraus eine Objektbezogene eMail versendet werden kann wurde diese Funktion entwickelt Sobald man auf den Email Button klickt ffnet sich das Dialogfenster in dem man die gew nschte Vorlage ausw hlen kann Nachdem die gew nschte eMailvorlage ausgew hlt wurde muss man nun entscheiden ob die eMail mit oder ohne Anhang versendet werden soll Nachdem man auf den Versenden Button geklickt hat wird die eMail automatisch an die hinterlegte eMailadresse verschickt Wie dieser eMail Dialog deaktiviert aktiviert werden kann ist in Kapitel 3 bei der Benutzereinstellung zu finden 46 onOffice Software GmbH Fel
22. werden Da Ta ar u amiMice Miartoeiien am 7 LOGOO m Om F MSE J 0 Administration L T Erat DIPS REECE igi j Emgi SAT iai Sike Dj TF Eri irag Ei Fi ze Fu Buell Tirri 1 2 1 67 Dil Trey Eee ba Tamta Flach ber kipari snig Dipl Tarpe La a t e BG re j a or un Karteireiter Aktionstypen neu anlegen Nun k nnen in dem neu angelegten Feld der Namen f r den Aktionstyp eingetragen werden Hier besteht auch die M glichkeit Kosten f r die verschiedenen Aktionstypen einzutragen Diese werden dann automatisch bei jedem Eintrag im Maklerbuch oder der Historie berrechnet 3 5 8 Karteireiter Suchkriterien Diese Karte enth lt eine Feldliste welche die zur Verf gung stehenden Felder anzeigt Hier k nnen nun die Kriterien bestimmt werden nach denen die Suche in der Adressverwaltung durchgef hrt werden soll Um die Suchkriterien auszuw hlen sind folgende Schritte n tig Schritt 1 Sicher stellen dass man sich in der Administrationsverwaltung auf der Registerkarte Suchkriterien befindt Das die Feld er das die in der Suche benutzt werden soll en ausw hlen indem das K stchen Suchkriterien angeklickt wird An dem gr nen H kchen erkennt man dass das Feld markiert ist Schritt 2 Zus tzlich kann das ausgew hlte Feld als Pflicht Suchkriterium definiert werden indem das KO K stchen neben der Feldliste aktiviert wird Das bedeutet dass bei der Suche nach pass
23. 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE e Benutzer e beschr nkter Benutzer Wurde ein Benutzer als Leitung definiert so kann er den Benutzern und den beschr nkten Benutzern Adressen und Objekte zuweisen Ist er Benutzer so kann er nur beschr nkten Benutzern Adressen und Objekte zuweisen mie Priben piae u r d O O O O Fee Gra a a a e g 0 E K mpar Torsten Huriye broui HH Lig Dii i ida 2a oo F ias CEEE aa at i Binh ipj Piira ihir Er ihip bris 1 KAT u Fi brosi Ausw hlen der Benutzerart 78 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 3 4 Gruppenverwaltung Wenn verschiedene Bereiche oder Abteilungen existieren so ist die Nutzung der Gruppenverwaltung von gro em Vorteil da hier die M glichkeit gegeben ist Adressen und Objekte auf die verschiedenen Bereich aufzuteilen Im folgenden wird die Bedienung der Gruppenverwaltung detailliert dargestellt Die Gruppenverwaltung ist in der obere Men leiste unter den Punkt Extras und den Unterpunkt Gruppen zu finden m ei Prien Eii F l E 0001 m bF KB re o o Wilkomm len Freitag 6 M m Fol para hi
24. 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com JonOffice SOFTWARE Um sich ein Expos anzeigen zu lassen klickt man auf den jeweiligen Expos Button Die Expos s k nnen au erdem als PDF Datei ge ffnet und als eMail Anhang versendet werden Die Wordexposes eigenen sich zum Ausdruck f r einen Briefanhang oder als Schaufenster Aushang Briefe und eMails Von dem Karteireiter aus kann der Schriftverkehr zu einem Objekt gesteuert werden Optional stehen Email schreiben Brief schreiben und zur Verf gung Brief schreiben Befindet man sich auf dem Karteireiter Vermarktung klickt man auf den oder Button Schritt 1 Das Fenster Schreiben erstellen erscheint Die gew nschte Vorlage kann nun ausgew hlt werden objektbezogene oder allgemeine Vorlage k nnen optional gew hlt werden Die Auswahl wird mit dem Button best tigt aTzrreen Auf die In der Datelverwaltung erstellten Vorlage k nnen Sie hier wieder zur ckgreifen Ww hsen Sie hierzu eintach eine der hinkerlagten Vorlagen aus Vonage ausw hsen Beurkundung_fuer_Notar Eileen Far Gespraschsnokten Kuendigung_Verkaufsayfrag Wachricht_Aktimitaelen Preisaonderung_Verkanuler Preisredunerung_Interessent Privatar_Verkauf Rechnung Selbstauskunf F
25. Barrel Lhit kpr iaa kA FA CE E 7 Pe i i E D raa an iian Eindringen e Karteireiter Regionen 99 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Datentypen Wenn neue Felder angelegt werden sollen m ssen den neuen Feldern Datentypen zugewiesen werden Dies ist f r die Datenbankverwaltung notwendig Dazu stehen 8 verschiedene Datentypen bzw Feldgr en zur Verf gung In der nachfolgenden Tabelle werden die Datentypen erkl rt Datentyp Feldtyp Kurz Beschreibung Hierbei handelt es sich um einen Ganzzahlen Datentyp d h Int Zahlenfeld dieses Feld ber cksichtigt keine Dezimalzahlen Der Datentyp eignet sich f r Zahlenfelder mit dessen Werten nicht gerechnet werden wie bspw das Feld Anzahl Zimmer Hierbei handelt es sich um einen Gleitkommazahlen Datentyp d h in diesem Feld werden auch Dezimalzahlen ber cksichtigt Float Zahlenfeld Da sich der Datentyp decimal aufgrund der h heren Genauigkeit besser f r Berechnungen eignet bietet sich der Datentyp float f r einfache Zahlenfelder mit Nachkommastelle an wie bspw bei Feldern mit qm Angaben Hierbei handelt es sich um einen Gleitkommazahlen Datentyp Decimal Zahlenfeld d h in diesem Feld werden auch Dezimalzahlen ber cksichtigt Da decimal Ber
26. DOGO m Om 3E Kmz Bs G Aufgabe bearbeiten iraak Bass karaii O He ipj ieEn A Tabs Ti a LIESS Ti Eugen Hark Tania vage pasz Farin A Kin rsgrichicgen gas O Turin A Wi Dega Trike Aufgabe als erledigt markieren 62 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE 3 Einstellungen An unterschiedlichen Stellen werden in on ffice smart verschiedenste administrative Voreinstellungen verwaltet Dazu geh ren die Grund und Portaleinstellungen die f r alle Benutzer gleicherma en gelten und die Benutzereinstellungen die jeweils nur f r den einzelnen Benutzer Relevanz haben Diese Einstellungen sind n tig um eine benutzergerechte Funktion der Software bereitzustellen und diese auch global f r alle Benutzer verf gbar zu machen Sie bilden den Grundstock der Software und richten sich strickt nach den Bed rfnissen der Benutzer 3 1 Grundeinstellungen In den Grundeinstellungen werden die Grunddaten der kompletten onOffice Version des Kunden die f r alle Benutzer der Version gelten verwaltet Darin werden u a die Haupt Kontaktdaten hinterlegt damit diese in onOffice smart global f r alle Benutzer zur Verf gung stehen Zugriff auf die Grundeinstellungen haben nur Benutzer mit Administratorenrech
27. Der Benutzer mit Administrator Recht erh lt dar ber hinaus eine detaillierte Anzeige der Rechteverwaltung Schritt 1 Aus der Detailansicht in der oberen Men leiste ffnet man das Men Extras und w hlt dort den Punkt Datensatzinformationen Schritt 2 Das sich nun ffnende Fenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt Oben stehen allgemeine Informationen Scrollt man weiter runter werden die Details dargestellt 45 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schlie en Schritt 3 Zum Verlassen klickt man einfach auf den Button Objekt als Eigentum zuordnen Von dem Karteireiter Grunddaten aus kann man einem Kunden ein Objekt als Eigentum zuordnen Hierzu geht man folgenderma en vor Schritt 1 Zun chst stellt man sicher dass man sich in der Grunddatenansicht des gew nschten Kontaktes befindet Nun klickt man auf das Symbol oder ffnet alternativ in der oberen Men leiste das Men Aktionen und w hlt dort den Punkt Objekt zuordnen Schritt 2 In beiden F llen ffnet sich das Objekt zuordnen Fenster In die daf r vorgesehenen Felder werden die Suchkriterien eingegeben wie z B Datensatznummer PLZ oder Stra e Die Eingabe wird mit dem seen Button best
28. Gruppenfilter gespeichert wurde kann der Filter je nach Art unter Adresszuordnung bzw Objektzuordnung auf eine Gruppe angewendet werden hi ipe emar a ee e Gruppen Wie rali niee Euplese E Gruppenverwaltung g en Ggapie 1 m kiran F ai nre juppi Toii kampi Euer ahi ee aud Are an Dia Achern E rim Der Filter f r die gew hlte Gruppe wurde gesetzt Karteireiter Adresszuordnung Im Karteireiter Adresszuordnung kann der ausgew hlten Gruppe ein entsprechender Gruppenfilter zugeordnet werden um einer Gruppe beispielsweise nur Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlenbereich zuzuordnen Dort sind auch die den Gruppen zugeordneten Benutzer und den 83 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Gruppen zugewiesenen Filter zu sehen 2 Hipferan omeflloe de Gruppen Mi roseii Inter nei Eup kire u Gruppenverwaltung Gempi Fehi Adsiiduendaung a ETET gimi hippi Muilo vier HAH nke Tapa ihe e a an pe oai en Diere Gnora minj keine lrer meoin Tieri D rer kii Animon SEELE CE E Ta Ein Filpriyitinke k errui Forre n byjon G A rira Filterzuordnung f r Adressen Gehen wir von folgendem Beispiel aus es soll f r Mitarbeiter die f r die Kundenbetreuung zust
29. Gymnasium km Verwaltung verf gbar ab Datum verf gbar bis Datum Haustiere 00 00 0000 00 00 0000 N En A N keine Angaben 93 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office con www onOffice com C JonOffice SOFTWARE Karteireiter Freitexte Hier werden detaillierte Beschreibungen und Bemerkungen zum Objekt eingetragen Es stehen einzelne Felder f r die Objektbeschreibung f r die Beschreibung der Lage und der Ausstattung sowie ein Feld f r sonstige Bemerkungen zur Verf gung Das Feld Dreizeiler erscheint wenn es ausgef llt ist in allen Immobilienportalen Ausnahme Immobilienscout24 und der eigenen Homepage Ziel des Feldes ist eine kurze pr gnante Sub Unterschrift unter dem Objekttitel anzubieten Eine integrierte Rechtschreibpr fung ist vorhanden Nach Eingabe des Textes kann man mit Hilfe des B Symbols die Rechtschreibpr fung starten Dazu ffnet sich ein Fenster mit dem eingegebenen Text beim Klicken auf den _ berpr fen _ Button beginnt die Sichtung der Rechtschreibung Immer wieder verwendete Textpassagen kann man mit Hilfe der Textbausteine verwenden Unter den einzelnen Freitextfeldern befindet sich jeweils das K Symbol Nach klicken auf diesen Button wird ein Fenster ge ffnet in dem a
30. Nutzung von anderen Browsern hnliche Einstellung m glich und k nnen auch dort vorgenommen werden Allerdings kann onOffice bzgl der Funktionalit t der Software mit anderen Browsern keine Garantie bernehmen Internet Exporer 7 F r eine reibungslose Nutzung der onOffice smart Software mit dem Internet Explorer 7 wird folgendes empfohlen Die unten stehenden onOffice Skripte sollten aus folgenden Gr nden installiert werden e f r die Registrierung der onOffice Webseite als vertrauensw rdige Webseite zur Verhinderung einer permanenten Nachfrage durch den Internet Explorer beim ffnen von neuen Fenstern f r die Gestattung von Popups bei der Nutzung der onOffice smart Software Diese beiden Dateien k nnen kostenlos von der on ffice Webseite unter folgenden Links heruntergeladen werden e ftp ftp onoffice de download IE 20Settings reg e ftp ftp onoffice de download Popup 20Settings reg Die heruntergeladenen Dateien k nnen einfach per Doppelklick ausgef hrt und installiert werden funktionsf hig unter Internet Explorer 7 sa onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE Alternativ k nnen auch folgende Schritte manuell vorgenommen werden Schritt 1 In der Men leiste den Punkt Extras anklicken und
31. Schl ssel anzulegen ist folgendes Vorgehen n tig Schritt 1 Als erstes ist festzustellen in welchem Modul sich das betreffende Schl sselfeld befindet Als Beispiel soll das Schl sselfeld Bad in der Objektverwaltung um einen neuen Schl ssel Whirlpool erweitert werden Schritt 2 In der Administration auf der Registerkarte Schl ssel ist im linken Bereich der Karte das Modul Objektverwaltung und das Schl sselfeld Bad auszuw hlen 095 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schritt 3 Nachdem die Auswahl getroffen wurde erscheint eine Tabelle mit allen zur Verf gung chl ssel anlegen stehenden Schl sseln zum Schl sselwert Bad Nun mu auf den Button unten rechts geklickt werden Schritt 4 In der Spalte Feld der Tabelle ist sodann der neuen Schl ssel ind_Schluessel_6 zu finden Unter diesem Namen wird das Feld in der Datenbank angelegt Eine Anderung dieses Namens ist nicht m glich Schritt 5 In der Spalte Inhalt Deutsch ist der gew nschten Namen des Schl ssels einzugeben In diesem Beispiel w re es der Schl ssel Whirlpool Schritt 6 In der Spalte Position ist nun die Stelle zu w hlen an welcher der Schl ssel erscheinen soll Das Feld wird aktiviert wenn das entspr
32. Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Um zur Administration zu gelangen ist in der oberen Men leiste der Punkt Extras und dann der Unterpunkt Administration auszuw hlen H Taia Ditti iiri a I0095605 Fe Qa SE OUSIDE 0 Administration Ciria z Kategorie Technine Argan re u F P h Eipabejskha Fimeiier BE Dinteiungen Gidin Mulinniert Akicnahmen Soch ntenen Repon F aF Fu i m ee i a Werks Saite Fihr r SEE F F F FR Habsk HT Eur f SE ER FF EPF PR Li Ve Eiei Wer DEE F COICO OLIO t ind s ee a Fein Aa i 4 PEC COCE OC E Aa na AR 8 EFT E rErM ER ei Were riera ker t 4 BR FE CECE OCE Die Administration 3 5 1 Detailansicht Administration Die Detailansicht der Adminitration ist in acht Register aufgeteilt die im folgenden n her definiert werden Eingabefelder Flexifelder EM Einstellungen Schl ssel Multiselect Aktionstpen Suchkriterien Region ber dem Karteireiter Eingabefelder besteht die M glichkeit die verf gbaren Felder in der Objekt und Adressverwaltung zu verwalten zu ndern und neue hinzuzuf gen Die Verwaltung der flexiblen Felder in onOffice smart wird auf dem Karteireiter Flexifelder vorgenommen Bestehende Felder k nnen bearbeitet oder gel scht
33. bspw bestimmte Unterlagen ben tigt muss man die Detailansicht zu einem Termin ffnen Hierzu best tigt man lediglich das ffnen des Termins mit einem Mausklick Um zur urspr nglichen Ansicht zur ck zu gelangen klickt man auf den D Button 55 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice your online Office JonOffice onOffice smart 2 0 x onOfice Bearbeiten Extras Aktioner 8899 Pan Om D Ree Termin bearbeiten Betreff Beginnt am 27 11 2007 10 00 9 re Endet am 27 11 2007 10 30 G Notizen Ar keine Angaben r Eintragen f r Eingetragen von Benutzer C Gruppen support 28 11 2007 15 50 andre Andre2 Denise Terminwiederholung I Adressen o Neuen Termin eintragen Beispiel Es soll ein Termin f r ein Team Meeting eintragen werden an dem das gesamte Team teilnehmen soll Schritt 1 Klickt man in der Tages Wochenansicht mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf eine freie Uhrzeit oder alternativ auf das Symbol in der Symbolleiste ffnet sich die Eingabemaske f r einen neuen Termin Schritt 2 Auf der linken Seite des Fensters wird das Datum und die Uhrzeit des Termins eingegeben Dies kann man manuell tun oder man nutzt die Symbole neben den Eingabefel
34. de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Namen f r diesen Filter ein F r oben genanntes Beispiel k nnte man den Namen Verk ufer Aachen nutzen Schritt 2 Dies wird mit dem _Filterspeichern Button unter dem Eingabe Feld best tigt Schritt 3 Im linken Feld ist nun der Name des abgespeicherten Filters zu finden Um einen gespeicherten Filter zu verwenden klickt man mit der Maus auf den Filternamen Gespeicherten Filter l schen Solange man einen gesetzten Filter nicht l scht werden die anderen Datens tze nicht angezeigt Um einen gesetzten bzw einen gespeicherten Filter zu l schen geht man folgenderma en vor Schritt 1 Bei einem gew hlten Filter w hlt man den zu l schenden Filter aus Schritt 2 Bei einem gespeicherte Filter erscheint unter diesem Feld ein l schen Button Schritt 3 Auch wenn man den gespeicherten Filter gel scht hat erscheint er weiterhin im Feld bisheriger Filter Das bedeutet dass dieser Filter noch gesetzt ist Um den gesetzten Filter zu l schen klickt man unten rechts auf den werden wieder alle Kontakte angezeigt Button Wenn man jetzt auf die Listenansicht zur ck wechselt Selektionsnutzung mit anderen Modulen Beispiel Allen Mitarbeitern aus Aachen soll die gleiche eMail zugesendet werden Man kann nun den Filter den man vorher angelegt hat und unter dem Namen Verk ufer Aachen gespeichert hat
35. den sinem Button best tigt Schritt 3 Nachdem die Eingabe gesichert wurde stehen die restlichen Karteireiter zur Verf gung Schritt 4 Die restlichen Karteireiter k nnen nun nacheinander mit Daten gef llt werden Hinweis Es ist besonders darauf zu achten dass die Eingaben erst zu SICHERN ist bevor man die Ansicht wechselt da die Daten sonst nicht bernommen werden 38 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ELITE ET 30 j ad onOfee Gambeten nis Aktionen 7 BSD Zn Da Baader 1 P u zi Grunggaten Ansprechpartner Dutaiis gonssga Suctiknterien gt objeta Histone EAaANF 1 Muster Manfred Tei 6815 555555 M Mammdsten Vanai Kalk fi ind Dat 31 05 2005 Betreuer ns Support Anrede Titel Her Fret Kionkaktarfl inerse E EJ Emai mmn o Hamara www cnoca da Adesegun Liri meatia Yashay Die Felder Telefon Telefax und eMail Da es heutzutage blich ist mehrere Telefon und Fax Nummern und mehrere eMail Adressen zu haben kann man hier auch mehrere Eintragungen vornehmen Man erkennt leicht auf einen Blick wenn mehrere Nummern oder Adressen hinterlegt sind Der Haupteintrag Nummer od eMailadresse die als Standard genutzt werden sind farb
36. den Unterpunkt Internetoptionen ausw hlen Nach dem Offnen der Internetoptionen den Karteireiter Sicherheit ausw hlen E Maklersoftware Immobiliensoftware Immobilien Makler Software online Software f r Immobilienm Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Adresse je http onoffice de Mail und News Popupblocker gt p Add Ons verwalten Service Aktuelles J o n O f fi ce Synchronisieren SOFTWARE Windows Update Windows Messenger Immobilien Software Internets PartyPoker com upport Sun Java Konsole Internetoptionen SUPPORT SCHNELLE REAKTIONSZEIT F R UNSERE KUNDEN ont Office hat mit der Produktfamilie on ffice smart eine innovative und zukunftssichere Il den hohen Anspr chen von Immobilienmaklern Banken Bautr gern und Fertig Massivhausherstellern gerecht wird Mit der online Technologie bietet on ffice ein H chstma an Mobilit t Sicherheit Yerf gbarkeit und Teamf higkeit E Immobilien Software E Internetseiten E Die n chsten Schulungstermine rue REVET EE Schritt 2 Auf das Globussymbol klicken und anschlie end auf den Button um die Sicherheitsstufen festzulegen Schritt 3 Nun ar Unterbereiche zum Thema Download auf aktiv setzen und die Eingaben mit dem Button best tigen Te onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 4
37. die bersicht zur ckzukehren ist auf zu klicken eh ge At Eure VOGO Am Gm aF G BEFBBR Eriasia fer perl Hercul paa Fangi ja Tai hirzulirHen Aa He Far Karteireiter Gruppen 76 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com J SOFTWARE f ice Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen w hlt man den User in der Benutzerverwaltung aus und wechselt auf den Karteireiter Gruppen Mitglieder einer Gruppe zuordnen GENT h HT A wi sie Besten Eoman F Picit E I 7 0m 2 GB FRE E Kamper Torsten Be _ 1 ai Eio a aT ce Bel E E a brilgrere bintul TE broui Hikki Be Kailan Coo Oean iaai Ausgew hlten User einer Gruppe hinzuf gen Durch klicken auf hinzuf gen wird der Benutzer der gew nschten Gruppen hinzugef gt a wei Epid Euu z F Z I O QG OD Amm ra 2 M a ae a 0 E Kamper Torsten LT EEE IYER SZ Tg Hup Haie yupa Eee HH Liira ppm 1 r T ii 70 UP u ae T y Cama Zuordnen der Gruppe Ist ein Benutzer einer Gruppe zugeordnet erh lt er zun chst nur den Rang beschr nkter Benutzer Benutzer lassen sich in drei Stufen unterteilen e Leitung 77 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0
38. die sich gerade im Status online befinden Folgende Icons repr sentieren im Messenger den jeweiligen Status eines Kontaktes gG Kontakt ist online aber der Anwender ist noch nicht f r die Kommunikation freigeschaltet worden Kontakt ist online und der Anwender ist f r die Kommunikation freigeschaltet worden wi Kontakt ist offline und der Anwender ist f r die Kommunikation freigeschaltet worden 137 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Um einen Kontakt eine Nachricht zu bermitteln wird in der Liste des Messengers auf den Namen des Teilnehmers geklickt Daraufhin ffnet sich ein Fenster das in zwei Abschnitte unterteilt ist Im oberen Bereich findet sich der Bereich in dem bereits abgeschickte Nachrichten des Anwenders sowie die Nachrichten des Teilnehmers angezeigt werden Die Nachrichten sind dabei chronologisch sortiert die letzte empfangene bzw abgeschickte Mitteilung befindet sich jeweils am unteren Ende des scrollbaren Fensters Im unteren Bereich k nnen Nachrichten eingegeben werden und diese dann ber den Absenden Button abgeschickt werden Alternativ kann zum Versenden der eingegebenen Nachrichten auch die Tastenkombination Strg Enter genutzt werden Wenn der Anwender eine Nachricht e
39. diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben werden Sie auf eine neue Seite geleitet auf der Sie die Filtereinstellungen f r die zu exportierenden Datens tze vornehmen k nnen Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben und der Exportprozess gestartet wurde wird Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Objekte mit Filter CSV Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben wird der Exportprozess gestartet und Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Maklerbuch mit Objektfilter CSV Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben wird der Exportprozess gestartet und Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Kurzexposes mit Objektfilter PDF Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben wird der Exportprozess gestartet und Ihnen die generierte Datei im PDF Format zum Download angeboten Langexposes mit Objektfilter PDF Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben wird der Exportprozess gestartet und Ihnen die generierte Datei im PDF Format zum Download angeboten Aufgaben CSV Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben werden Sie auf eine neue Seite geleit
40. e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www on ffice de www on ffice com onOffice your online Office abdatum bisdatum min_mietdauer max_mietdauer versteigerungstermin wbs_sozialwohnung vermietet gruppennummer zugang laufzeit max_personen nichtraucher haustiere geschlecht denkmalgeschuetzt als_ ferien gewerbliche_nutzung branchen hochaus betreutes_wohnen foerderung erpachtdauer_yrs baugenehmigung Infrastruktur vom Objekt Word Makro zulieferung ausblick distanz_flughafen distanz_fernbahnhof distanz_autobahn distanz_us_bahn distanz_bus distanz_kindergarten distanz_grundschule distanz_kindergarten_doppelt distanz_hauptschule_doppelt distanz_hauptschule distanz_realschule distanz_gymnasium distanz_zentrum distanz_einkaufsmoeglichkeiten distanz_gaststaetten zeit _bus zeit_hbf zeit _bab JonOffice SOFTWARE verf gbar ab Datum verf gbar bis Datum Mietdauer min Mietdauer max ersteigerungstermin BS Sozialwohnung ermietet Gruppennummer ugang Laufzeit Personen max Nichtraucher Haustiere Geschlecht Denkmalgesch tzt Als Ferien Gewerbliche Nutzung Branchen Hochhaus Betreutes Wohnen F rderung Erbpachtdauer Jahre Baugenehmigung onOffice Feld Bezeichnung ulieferung Ausblick Dist Flughafen km Dist Fernbahnhof km Dist Autobahn km Dist U Bahn km Dist Bus km Dist Kinder
41. eines neuen Immobilienportals sind folgende Schritte vorzunehmen Wichtig ist es sicherzustellen da man sich in den Portaleinstellungen befindet Dann ist auf das El Symbol hinter dem gew nschten Portal zu klicken um die Detailansicht zu ffnen Alternativ funktioniert auch ein Doppelklick Aktiv I Portal deaktiv Anbieter Nr Sprache v FTP Zugangsdatencheck Objektanzahi Do FTP Zugangsdaten unvollst ndig Sichern mehr ber das Portal gt Nun sind die Zugangsdaten in die entsprechenden Felder einzutragen und mit dem Button die Eingabe zu best tigen Das Immobilienportal wird freigeschaltet und es k nnen nun von den Benutzern die gew nschten Objekte darin vermarktet werden vgl Kapitel 2 3 Aktiv M Portal aktiv Anbieter Mr ioco Sprache eutsi E FTP Zugangsd tencheck Objektanzahl 4 FTP Verbindung in Ordnung mehr ber das 70 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 3 3 Benutzerverwaltung In die Benutzerverwaltung gelangt man ber die Haupt Navigation Es sind die Punkte Bearbeiten und dann Benutzer zu w hlen Alternativ gelangt man von der Email Verwaltung direkt in die Benutzerverwaltung durch Anklicken des Schraubenschl ssel Symbols in der oberen rechten Ecke
42. ejin Gruppenverwaltung Gruppen Reste Adisrmonisueg Oejektucedrong Portseintieiungen Extras Gruppen 81 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Karteireiter Rechte Im Karteireiter Rechte werden die Rechte f r die ausgew hlten Gruppen festgelegt Unterteilt werden diese in Rechte f r die Adressverwaltung Objektverwaltung Aufgabenverwaltung Terminverwaltung und f r die weiteren Module sowie die administrativen Rechte Die dort eingestellten Rechte werden automatisch f r alle der Gruppe zugeordneten Benutzer bernommen mer T OR AEG BEER a MA EEE i SEE i ER O R ANE A RL E E T a l EER EE SEa Ma Br nn E i ENL gL a Eha ENEL ak a BEE E hk Tb EL ai A h iA O Boit ii en Ta babakat Sad oil n r Basen al Ei Pajak n Hi r Baiat SEEPI A VEEL MAL SA PT ini iie EG BT A SA L i FH EE Te simia e ij TEE T pia pE a ie a ee e E I anii a y paed lea hr i ee Nerte nie pe a ee lt H E ik Armirkrge p errang har ken rera Dieii e re 2 EE Su 227 5 2 l De p ee he php ar rn Zar Daran re He Pin emiri h Oe ee Rechteverwaltung der ausgew hlten Gruppe Hinweis Damit die Zuordnung der Adressen und der Objekte zu der jeweiligen Gruppe funktioniert und die verschi
43. exportierenden Daten CSV Adressen mit Filter C5Y Historie mit Adressfilter C CSV Objekte mit Filter CSY Maklerbuch mit Objektfilter ADF Kurzexposes mit Objektfilter C PDF Langexpos s mit Objektfilter C C8Y Aufgaben C CSV Projekte CSY Anstehende Termine C CSV Texte des Profi CMS hier aus Abbrechen Ausf hren Je nach Konfiguration und Umfang der onOffice smart 2 0 Installation kann die Anzahl der Optionen in dem Exportfenster variieren 127 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com onOffice your online Office Jon Office SOFTWARE Bei Exportvorg ngen die eine Objektfilterung ben tigen mu vorher ein Objektfilter gesetzt werden N heres hierzu wird im entsprechenden Kapitel erl utert l d R werden folgende Exportm glichkeiten zur Auswahl angeboten Adressen mit Filter CSV Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben werden Sie auf eine neue Seite geleitet auf der Sie die Filtereinstellungen f r die zu exportierenden Adress Datens tze vornehmen k nnen Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben und der Exportprozess gestartet wurde wird Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Historie mit Adressfilter CSV Format Nachdem Sie
44. ffnet sich ein Fenster in der alle Interessenten die automatisch und manuell zugeordnet wurden aufgef hrt sind Ebenso sind hier alle per Post und eMail versandten Exposes verzeichnet Durch eine eingebaute Rechenfunktion besteht die M glichkeit sich die angefallenen Kosten anzeigen zu lassen Die Eintr ge Kosten pro Expos lassen sich manuell anpassen Diese j HLRE E Ansicht l sst sich durch den Button f r die pers nlichen Unterlagen drucken 1603 Gem tliches Eigenheim 52070 Aachen Hauptstr 12 Eigent mer Verk ufer Objekt Erfassung keine Angaben Datum 22 08 2007 11 36 37 von Andre Jansen letzte Bearbeitung Datum 28 11 2007 11 14 34 von Denise 1 Interessenten manuell Name Vorname Piz Ort Telefon Hase Hans sonstige Kosten 0 bisherige Gesamtkosten 0 00 33 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Manuelle Maklerbucheintr ge Schritt 1 Durch klicken auf das Symbol ffnet sich die Eingabemaske f r einen neuen Maklerbucheintrag Schritt 2 Im Feld Aktionsart wird ausgew hlt um welche Aktionsart es sich handelt Schritt 3 Nachdem die Bemerkungen eingetragen wurden wird die Eingabe ber den _ Shem Button best tigt
45. gesetzt aktiv so erh lt das Feld den Wert Ja Ist das Kontrollk stchen leer passiv so erh lt das Feld den Wert Nein 100 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 4 Vorlagen In on ffice smart besteht die M glichkeit Vorlagen zu erstellen die allen Nutzern der Software zur Verf gung stehen Auf diese Weise kann die komplette Korrespondenz vereinfacht und vereinheitlicht werden 4 1 Vorlagen verwalten Die Listenansicht der in onOffice hinterlegten Dateien finden sich in der oberen Men leiste unter Bearbeiten gt Vorlagen Dateien Hier besteht die M glichkeit die Dateien zu verwalten i et er Di L Te aiT aT Erpen a pA a a ri Rechahreen erg sen rE a oral HHA gran a re Arie k re urd Et Fa ee TE Fe Die Dateienverwaltung In der Standardansicht werden alle Dateitypen aufgef hrt Wenn auf das H Zeichen geklickt wird erscheinen alle Dateien die sich in diesem Untermen befinden Wenn eine bestimmte Datei ausgew hlt wird werden auf der rechten Seite n here Informationen zu der Datei aufgef hrt Durch den Button wird die ausgew hlte Datei ge ffnet Im Drop down Feld sortiert nach ist es m glich eine Sortierung der vorhandenen Dateien vor
46. l schen Arbeitsliste erstellen bearbeiten Schritt 1 Zun chst sollte sichergestellt werden dass man sich auf der Listen bersicht der Adressverwaltung befindet Wenn man eine neue Liste erstellen m chte w hlt man durch Anklicken die Datens tze aus welche in die Arbeitsliste bernommen werden sollen Schritt 2 Nach dem markieren der gew nschten Datens tze klickt man unten rechts auf das Listenfeld Aktionen Schritt 3 Aus den vorgegebenen Optionen wird der Punkt Arbeitsliste erstellen ausgew hlt 37 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schritt 4 Das Fenster Arbeitsliste erstellen bearbeiten wird ge ffnet Aus den vorgegebenen Optionen Eine neue Liste erstellen Eine bestehende Liste erweitern muss nun ausgew hlt werden welche Aktion durchgef hrt werden soll Schritt 5 Wird eine neue Liste erstellt so muss nun ein Listennamen vergeben werden Schritt 6 Klickt man nun auf Liste speichern wird die Eingabe gesichert Im linken Feld kann man dann die erstellte Liste abrufen Nun werden nur noch die Adressen die in die Liste bernommen wurden angezeigt Detailansicht Registerkarte Kurzbeschreibung allgemeine Angaben zum Kontakt wie zum Beispiel die Adresse oder di
47. lassen Durch den Punkt Suche in wird die Suche auf einen bestimmten Ordner beschr nkt Sollte man sich nur noch in etwa an die Betreff Zeile erinnern k nnen so hat man die M glichkeit sich in diesem Schritt alle eMails mit den eingegebenen Suchw rtern anzeigen zu lassen Mit Hilfe des Radiobuttons hat man die M glichkeit die Suche einzuschr nken hierbei kann man z B die Mails die als gel scht oder als nicht gel scht markiert sind usw einschr nken Sollte man sich an bestimmte W rter in der eMail erinnern k nnen so hat man die M glichkeit die Suche mit der Zeile Inhalt zu starten Nun werden alle eMails angezeigt die die eingegebenen Suchw rter enthalten Die Suche wird durch den Suchen Button gestartet Filterfunktion Wenn man in der eMail Verwaltung die Filterfunktion benutzen will so klickt man einfach auf das Filter Symbol Die farbig hinterlegte Zeile ist die Statuszeile sie benennt zwecks bersichtlichkeit die einzelnen Komponenten der Liste Der Filtername ist frei w hlbar Wenn der Filter aktiv ist so wird dieses in der Liste durch ein Ja gekennzeichnet Mit dem Status fest kann zum Beispiel ein Spamfilter definiert sein M chte man einen neuen Filter f r den Posteingang erstellen so klickt man unten rechts auf den Neu Button Nun hat man die M glichkeit f r die eMails eigene Regeln zu erstellen Beispiel Man will Newsletter in einen speziellen Ordner verschieben
48. ndig sind ein Gruppenfilter angelegt werden Im Vorfeld wurde bereits eine Gruppe angelegt die bspw Kundenbetreuung hei t Folgende nachstehenden Schritten sind durchzuf hren Schritt 1 Den Karteireiter Adresszuordnung ausw hlen Schritt 2 Die Gruppe Kundenbetreuung ausw hlen Filter Schritt 3 Den Button dr cken um Adressen zu filtern Schritt 4 Nach Artdaten Kunden filtern und dem Filter bspw den Namen Kunden geben Zum Abschlu mu gesichert werden Schritt 5 Nun mu beim Zugriff Feld der Punkt Gruppenfilter ausgew hlt werden damit der angelegte Filter f r die Gruppenverwaltung anwendbar wird Hinweis Achten Sie darauf dass Sie Ihre Eingabe noch einmal sichern bevor Sie fortfahren Schritt 6 Nun kann der Filter auf die Adresszuordnung in der Gruppenverwaltung angewendet werden Karteireiter Objektzuordnung Auf dem Karteireiter Objektzuordnung kann der gew nschten Gruppe ein entsprechender Gruppenfilter zugeordnet werden um einer Gruppe beispielsweise nur Objekte aus einem bestimmen 84 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Postleitzahlenbereich zuzuordnen Es sind dort auch die den Gruppen zugeordneten Benutzer und den der Gruppe
49. pers nliche Marke durch Ihr individuelles Wasserzeichen Aktuallslerungscdauer max TH Zeile 1 onoffice mbH Zeile 2 powered by onofice com Texte f r das Wasserzeichen onoffice GmbH powered by on fflicescom Wasserzeichen im Objektbild Expos und Anschreiben Mittels dieser Einstellung kann festgelegt werden ob bei ber Vorlagen erstellte Anschreiben das beigef gte Expos in einem eigenen Dokument angelegt oder direkt in ein Dokument zusammengefasst wird Seitens onOffice wird das getrennte Anlegen empfohlen da die Wahrscheinlichkeit von Formatierungsfehlern reduziert und die Dateigr e eingeschr nkt wird Das Erstellen von Anschreiben ist in der Detailansicht von Objekten ber den Karteireiter Vermarktung und den Button Brief schreiben rechts unten oder in der Detailansicht von Adressen ber den Karteireiter Grunddaten ber den Button Briefe links unten m glich Expos und Anschreiben in separaten Dokumenten empfohlen in einer Dokument Expose und Anschreiben separieren 65 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Externe Objektnummern Die in on ffice smart verwalteten Objekte tragen eindeutige Objektnummern um eine einfache Unterscheidung zu er
50. pihia praj epii Fleui PATNE 2 sie Terrina et iai er Cl pei img E Emirgan Ferien ner TI era an a Ei a ee Eee ah men Benutzerverwaltung Karteireiter Details Karteireiter Gruppen Im Karteireiter Gruppen k nnen neue Gruppen angelegt und gel scht sowie die den Gruppen zugeordneten Benutzer gesehen werden In der Kategorie Zuordnungen und Rechte nachtr glich aktualisieren k nnen falls zwischenzeitlich die Einstellungen einer Gruppe ge ndert worden sind die Zuordnungen und Rechte der ausgew hlten Gruppen nachtr glich aktualisiert werden 80 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE life enar lard Ir dm Doug ekai la Fira or a Grunpenvrerwalung grLihrarriarl Bm livir Ud el al raris arle A rah r ppe C C B SPL alba ea ln eilh T ardei Detailansicht der Gruppen Eine neue Gruppe anlegen Um Gruppen anlegen oder ndern zu k nnen m ssen die entsprechenden Rechte in der Benutzerverwaltung zugeteilt worden sein Sobald dies der Fall ist k nnen neue Gruppen angelegt werden Dazu mu in das entsprechende Feld der gew nschten Gruppenname eingetragen werden und die Eingabe mit dem Sichern Button best tigt werden hiipi ee e o G Ahh M nia F
51. und neue Felder hinzugef gt werden Bei den Einstellungen besteht die M glichkeit den Aufbau der onOffice smart Version zu bearbeiten So k nnen hier beispielsweise die Positionen der Kategorien ver ndert werden F r die Schl sselfelder in der Objekt und Adressverwaltung k nnen hier bereits hinterlegte Schl ssel bearbeitet werden Neue Schl ssel k nnen erstellt und den entsprechenden Schl sselfeldern zugeordnet werden Multiselect bedeutet da mehrere Punkte gleichzeitig ausgew hlt werden k nnen Hier werden diese Multiselect Felder verwaltet bearbeitet und angelegt Bei den Aktionstypen werden die Angaben f r die verschiedenen Aktionsarten des Maklerbuches bzw der Historie hinterlegt Auf dem Karteireiter Suchkriterien k nnen Eingabemasken der Suchkriterien individuell angepasst und 86 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE frei gestaltet werden Bei der Region werden die Postleitzahlen Bereiche hinterlegt die f r die Suchkriterien und die Interessentenzuordnung wichtig sind 3 5 2 Karteireiter Eingabefelder Auf diesem Karteireiter werden die Eingabefelder der einzelnen Module verwaltet Es ist in der Tabelle zu sehen welche Felder zur Verf gung stehen welche Felder aktiv oder passiv sind und
52. unter welchen Bedingungen das jeweilige Feld angezeigt wird Der Nutzer entscheidet welches Feld in welchem Expose angezeigt wird en 3 d OOOO Fe du F ir a Administration Einp isefihden Fire BEE Kinnte ungen Seh unel Malie Aomin Sorh nienen Pepen br Cir biH ahi ie x Fi Te hruertee Are eah ur I e F or Fu i ed a ee ee ee ER EE PR FF E Hark HT Etahi AG A FF FPEF PF k Gas T Caia Tipini F EE EE COCODOC wi E Fe OT ean Fin ipia i PERED COCE TOE z Ama w AR 4 BR FM ME ERBIEE ee eier Warte niera tya 4 BR FE CUCO COE Meer Fehl aneen _ Siem _ Ansicht der Administration Kurz bersicht der Felder Tabellenfeld Kurz Beschreibung In diesem Feld steht der Name des Feldes wie es in der Datenbank abgespeichert wird Das Feld in der Datenbank tr gt den Namen der hier angegeben wird Hier finden Sie den Datentypen den dieses Feld bei der Eingabe erwartet In diesem Feld finden Sie den Namen den das Feld auf der Eingabemaske tr gt Steht vor dem Bezeichner ein so aka es sich hierbei um ein Pflichtfeld das f r die bertragung zu den Portalen auf jeden Fall einen Wert enthalten muss o Pos Reihenfolge der Felder SF MF SF Single Feld MF Multiselect Feld 87 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onO
53. vorzunehmen hat lediglich der Administrator Wurde der Men punkt Portaleinstellungen ausgew hlt ffnet sich ein neues Fenster falls nicht bitte die Webbrowser Vorbereitung in Kapitel 1 beachten ABUEDEFGSHIJKLMNOFG RSTUNVWANZ Alle Verfigb are Portale ImmobilienScout24 mE Immopool Immonet 1A Immobilienmarkt Immowelt my nekt home Annonce d 85666856668 u u m m m m m Ei ImMmMorHL Startfenster der Portaleinstellungen 69 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE In dem neu ge ffneten Fenster werden alle verf gbaren Immobilienportale angezeigt Die on ffice smart Software verf gt ber mehr als 70 Schnittstellen zu renommierten Immobilienportalen Weitere Portale werden im Laufe der Zeit zus tzlich hinzugef gt werden Mit Hilfe der Symbole vor den jeweiligen Immobilienportal wird ein schneller berblick gegeben in welchen Portalen Objekte ver ffentlicht werden k nnen 9 Dieses Symbol bedeutet dass Objekte in dieses Immobilienportal eingestellt werden Es ist freigeschaltet und f r die Benutzer verf gbar Dieses Symbol bedeutet dass keine Objekte in dieses Immobilienportal eingestellt werden Es ist nicht freigeschaltet Zugangsdaten eintragen Bei der Einbindung
54. werden Schritt 1 Zun chst muss sichergestellt werden dass es sich um den gew nschten Adressdatensatz handelt Schritt 2 Klickt man unten rechts auf den _ Briefe Button so ffnet sich der Vorlagen Manager Schritt 3 Die gew nschte Vorlage wird ausgew hlt Schritt 4 Nachdem man das Schreiben fertig gestellt hat kann man den Brief ausdrucken und oder abspeichern Schritt 6 Das Word Fenster kann nun geschlossen werden um zum Ausgangspunkt zur ck zu gelangen Die Suchfunktion Mit dieser Funktion kann man gezielt nach einem Kontakt suchen Um den Datensatz gezielt zu suchen geht man wie folgt vor Schritt 1 Klickt man in der Adressverwaltung das Symbol in der Symbolleiste an ffnet sich die Eingabemaske der Suchfunktion Schritt 2 Diese Maske enth lt alle Felder des eigentlichen Adressdatensatzes D h Es kann nach allen Kriterien gesucht werden wie z B Name Stra e PLZ Schritt 3 Die Eingaben werden mit dem Suchen Button best tigt Hinweis 1 Man kann das Sternchen als Platzhalter in Textfeldern verwenden 47 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 2 Bei Namen und Orten wird zus tzlich eine hnlichkeitssuche durchgef hrt z B Meyer Meier D sburg Duisbu
55. your online Office www on ffice com moebliert rollstuhlgerecht kabel _sat_tv barrierefrei sauna swimmingpool wasch_trockenraum dv_verkabelung rampe hebebuehne kran gastterrasse stromanschlusswert kantine_cafeteria teekueche hallenhoehe angeschl gastronomie brauereibindung sporteinrichtungen wellnessbereich serviceleistungen telefon_ferienimmobilie sicherheitstechnik unterkellert etagen_zahl bodenbelastung Zustand vom Objekt Word Makro baujahr zustand obj alter bebaubar_nach erschliessung bebaubar_mit altlasten abrisserforderlich kurzfristig_bebaubar bebaubar_mit_ doppelt grd_teilbar_ab Angaben zur Verwaltung vom Objekt Word Makro objektadresse_freigeben verfuegbar_ab JonOffice SOFTWARE Moebliert Rollstuhlgerecht Kabel Sat TV Barrierefrei Sauna Swimmingpool asch Trockenraum DV Verkabelung Rampe Hebeb hne Kran Gastterrasse Stromanschlusswert Kantine Cafeteria Teek che Hallenh he Angeschl Gastronomie Brauerreibindung Sporteinrichtungen ellnessbereich Serviceleistungen Telefon Ferienimmobilie Sicherheitstechnik Unterkellert Etagenzahl Bodenbelastung onOffice Feld Bezeichnung Baujahr ustand Alter Bebaubar nach Erschliessung Bebaubar mit Altlasten Abriss erforderlich Kurzfristig bebaubar Grdst bebaubar mit Grdst telbar ab onOffice Feld Bezeichnung Objektadresse freigeben erf gbar ab Text 110 onOffice Software GmbH Feldtstra
56. zugewiesenen Filter zu sehen 3 hipe Nemar b ede Gruppen Wirren Il Daplerer E Gruppenverwaltung duga Rachit Aaris azuia DEREN giihi dippi ergppn Karen Tatai nennen e l Dieser Gruppi tind keine iper zugeondnel ain F Eiin rar Fanne phimjon Een Filterzuordnung f r Objekte Dazu ein Fakllbeispiel F r Mitarbeiter die f r die Mietobjekte zust ndig sind soll ein Gruppenfilter angelegt werden Im Vorfeld wurde bereits eine Gruppe angelegt die bspw Miete hei t Folgende Schritte sind vorzunehmen Schritt 1 Der Karteireiter Objektzuordnung ist auszuw hlen Schritt 2 Die Gruppe Miete ist auszuw hlen T Filter 7 Schritt 3 Zur Filterung der Objekte ist auf den Button zu klicken Schritt 4 Anschlie end ist nach Mietobjekten zu filtern dem Filter bspw der Namen Mietobjekte zu vergeben und die Eingabe zu sichern Schritt 5 Nun mu beim Zugriff Feld der Punkt Gruppenfilter ausgew hlt werden damit der angelegte Filter f r die Gruppenverwaltung anwendbar wird Schritt 6 Nun kann der Filter auf die Objektzuordnung in der Gruppenverwaltung angewendet werden 3 5 Administration Mit der Administration besteht die M glichkeit die onOffice smart Version selbstst ndig zu verwalten Es k nnen Felder aus den verschiedenen Modulen ein oder ausgeblendet die Positionen der Felder ver ndert neue Felder anlegt oder Felder gel scht werden 85 onOffice
57. 2070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www on ffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 4 2 VOLlageN erstellen ur menu ee 102 4 3 Word Vorlagen in onO ffice hinterlegen 2222002200220000n0 nenn nenn nenne nenn nennen 112 44 Vorlagen Verwende ee ee ee a 117 4 5 Vorlagen Dateien bearbeiten 002200220002000nnnennnnnnnnnnnnnnnnnennnnennnenenen nenn nennen 118 Se gt gt 1 A Seere a E EEE IEEDEHRPEWESE 125 FADENO ee ne een E EE 129 9 2 BACNET ee EEEE EEFE E EEEE EAE EEE RAEE 127 5 3 Objektaustausch 2 0222002400204000n00nnnennnne nenn nano anne nenn nano nenne nnnennnnn nano nenn nennennnnnnnne 130 DAS ASK ee ee ae en 134 6 onOffice smart Boxen uus4 uun nunnnnnnnnun anno nnnnnnnnnnnnnnnnn nun nun nnnnn nun nnnnnnnnnanennnn 135 Be SUPDOTIKAS TOT na ne ee 135 6 2 onOffice Messenger unnnsennennnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 136 7 ADMEIGOHN Giesen 139 8 Verf gbare Erweiterungen uu 2002200 n0nnn0nnnnnnnn nun nun nnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 140 SE ANO EEE LEEREN IERAREERKEUNEEEUNRTEREN 141 4 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online O
58. 6250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Details F r jeden einzelnen Benutzer k nnen Zugriffsrechte definiert werden Hierf r sind die verschiedenen aufgef hrten Zugriffsdefinitionen die sich auf die Adress und die Objektverwaltung beziehen zu aktivieren deaktivieren Wird z B einem Benutzer nur das Recht Adressen lesen zu d rfen einger umt so wird f r diesen Benutzer der Sichern Button deaktiviert ei O G GOO 7 Om aF GES TRL oo Kunstieben Boris FI karerang DE i n Mitri che h epik REN Maar rihi Bee nur Dae bis Dipi hE p Sireh rar raran Adreppen EEE a rn E kerten epeniichnei enl uchen B Ci phn F tisa aar E daii tamni A emni en DA yraa Er i AB er g Bahaa F emar n a Dr eg B ee en ee re re Fonda Intenenuenen beim oai dariari D premade Dbselhe baim ine unenden dar kelen Auen or C berbacken E pia igin phh an O PAN ger ug ec Aalen Eee nis Te te 2 Bi Diarkji Ma Teta hE rar Be Hiiti m z3 TA T _ E p e Terrine piar ii eherhan Elpensi Tee Por Flcus ET Tee Fbraielungen U ramgenmunager I Peg a haag a a ee er ie l Amin F Gruppe pimen ange Karteireiter Details 74 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de
59. 6860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Folgende Symbole sind bei dem Objektaustausch von Relevanz Noch kein Kontakt amp Zustimmung 3 Warten auf Antwort 3 Ablehnung Wenn z B bei einem Kollegen der Eintrag zu sehen ist dann bedeutet dies da diesem Makler Objekte zugesendet werden d rfen dieser Makler aber noch nicht Kontakt mit dem Anwender der Installation aufgenommen hat um diesem Objekte zusenden d rfen dagegen w rde bedeuten da dem Maklerkollegen keine Objekte zugesendet werden d rfen aber von ihm empfangen werden d rfen Mit einem Doppelklick auf einen Kollegen kann genauere Informationen zu diesem Makler eingesehen und Kontakt zu ihm aufgenommen werden Sobald der Anwender der Installation f r den Objektaustausch freigeschaltet wurde k nnen gew nschte Objekte zu Maklerkollegen bertragen werden Hierzu wird folgenderma en vorgegangen Schritt 1 Das gew nschte Objekt mu ausgew hlt werden Schritt 2 Der Karteireiter Vermarktung mu aktiviert werden anomena 20 x anofi e Baarkallen Esmaa Akloner 7 Um ein Objekt an einen 1OGO6OL Om b m2 gt B o Maklerkollegen zu 2 senden mu sich der Aninddaieni PreiseFlachen Details Fielleda Dalein interessamjen Maklerbuch Warmarkgun Anwender auf dem fe Rugg m Kackertsttasse 16 18 Karteireiter memotl
60. 9 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 4 Anschlie end auf den Karteireiter Datenschutz klicken Schritt 5 Im untern Bereich befindet sich die Popupblocker Einstellung Diese durch klicken auf den Einstellungen Button ffnen Schritt 6 In der oberen Zeile folgende Adresse eingeben https smart onoffice de Danach auf den Hinzuf gen Button klicken und Einstellungen schlie en Imnrioptienen us faenar g Th pinine inden Sa Gia Sha pen Linn ann kamen TEF uii ar Doudegen pen Pomp gobi d F nyraya gen n Pap bkk at Fiege Hast De mazten ausormtechen Popup bochen Datenschutz Popupblocker Popupblockereinstellungen Der Internet Explorer ist nun f r die onOffice smart Software optimal eingerichtet 8 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jongifice Mozilla Firefox Bitte folgende Einstellungen f r den Mozilla Firefox vornehmen Schritt 1 In der Men leiste den Punkt Extras anklicken und den Unterpunkt Einstellungen ausw hlen ze Bi E P 2 map Pama es au re rt O e am uch ara JenQffice krire Par bir errire g meer arm Te
61. Aufgabenbearbeiter oder den Aufgaben steller gesendet werden Diese werden in Form eines Popups beim jeweiligen Mitteilungsempf nger angezeigt Die bereits in der Aufgabe hinterlegten Informationen werden bereits in die Mitteilung eingef gt on ff ce smart 2 0 x anofice Bearbeiten Extras Aktionen Y O O OOOI un r 2 GER D FF Aufgabe bearbeiten Aufgabe Betreff verantwortung angre Jansen nl Dringender R ckruf a Teieton Aufgabenbeschreihung PERL hoen 000 A Interessent hat eine dringende Frage zu dem Objekt und bittet um R ckruf Beginnt am 27 11 2007 4 F llig am 2711 2007 0 f Eintragsdatum 26 11 2007 ma 10 Eingetragen won Angre Jansen Soll Aufwand 10 00 Minuten Kommentar Bemerkung Frivat a Details Status in Bearbeitung Erledigt E 7 Erinnerung z 9 A 0482 Grundst ck mit Hanglage Eredigtam oo 00 0000 G Sa hanfred Muster ikdhr 1 Ist Aufwand 0 00 Minuten Bemerkung keine Datei hinterlegt i A Usermitteilung Detailansicht einer Aufgabe Um auf die tabellarische Ansicht zur ck zugelangen ist der _LIstenansicht Button zu klicken Neue Aufgaben eintragen Anhand eines Beispiels soll das Anlegen einer Aufgabe erl utert werden 59 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice y
62. Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ffnet man die Objektverwaltung so erh lt man zun chst die tabellarische bersicht aller Objekte Im Unteren Bereich sieht man wie viele Objekte sich in der Objekt Datenbank befinden und auf wie vielen Seiten diese aufgeteilt sind 17 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen Jij OOOO Psn Om DOR e O F E Ju Listenansicht Objekte alle Objekten stase ofl ooo Anzeigen 15 P 0126 Feldweg 8 20130 Hamburg Grundst ck 80 000 EUR flach begr 7 0385 Marienplatz 1 12050 Berlin Wohnung 750 00 EUR im Zentrum 0482 Schnellweg 8 20150 Hamburg Grundst ck 120 000 EUR Grundst c 4 0587 Rathausplatz 15 52060 Aachen Laden Einzel City Laden J gt 0837 Herzberastr 8 14482 Berlin Haus 330 000EUR Haus mit i 9 0963 Seebachweg 12 80120 M nchen Wohnung 430 00 EUR Freundlich J 1254 Bismarckstr 152 20100 Hamburg Haus 299 000 EUR Sch ne Im BB Sg SE 8 3 I 7 1603 Hauptstr 12 52070 Aachen Haus 1 500 00 EUR Gem tlich Arbeitsliste
63. Dre I re Ej ee re Bee ee MW Hrn in or Banane den Or DR le BJ Bee Hia t u tischen Informationen zu einer Datei Eine Dokument in die Verwaltung laden Um ein Dokument hochzuladen sind folgende Schritte erforderlich Schritt 1 In der Symbolleiste auf das al Symbol klicken Die Eingabemaske der Detailansicht wird ge ffnet Schritt 2 Angaben zum Erstellungsdatum und zu demjenigen der die Datei hinterlegt hat werden automatisch eingetragen Es sind Kategorie und Bemerkung einzutragen 119 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 3 Eingabe mit dem Button abschlie en Schritt 4 Im sich ffnenden Fenster die gew nschte Datei ausw hlen Schritt 5 Die Eingaben mit dem Button best tigen Das Dokument erscheint nun in der Listenansicht der Dokumente me Birne ern 7 l O O O D A nm dr MEE Tei 0 B Vorlage anlagen ir ai Endura ET kt aa a aka wimg w Tat Ei re e Waai pa mii a Ramaria FiO narirka pei ern rn a ren Neue Vorlage anlegen ndern einer Datei Um in einer Vorlage z B einem Brief ein Logo hinzuzuf gen sind folgende Schritte notwendig Schritt 1 In der oberen Men leiste auf Bearbeiten klicken undden Unterpunkt Vorlagen Dateien ausw hle
64. E E ee 69 3 2 PONa MStelunge M aereoa ee een 69 3 3 Ben tzerverwalt ng sssaiiesossnsseinnnnenn nes iaai E aT aein aa aE naan 71 3 4 Gruppenverwaltung 2 20222022002000200ennnnnnnnnnnnnnennnennnennnennnennnnnnnnnnnneneenensnennnennnnnnnn nenn 79 II AG SE UOTE ee 85 39 1 Detalansicht AdminIstrallOR unseren een O S E ESE Ea 86 3 5 2 Kakeieiter Eingabe teld EF nee ae ee aba 87 3 9 3 Kaneireter FlEXilelder ee A aE E N EE 90 3 9 4 Karteireiter Einstellungen u2220002000000000000n0nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn neuen nnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnenenennnsnennnnne 92 3 5 5 Karteireiter SCHlUssel u u un u u a een 93 3 9 6 Karteireiter Multiselect 22200022000002000000n0nn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn neuen nennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnensnennnenennnnne 96 3 9 7 Karteireiter Aktionstypen 0u00000000000000n0nnnennn neuen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenne nennnnnnnennnnnnnnnnnnnensnennnnnennnnne 97 3 5 8 Karteireiter Suchkriterien u00222420020000000000000nnnnnnonnnnnnennnnnn nennen nnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnennnnnn 98 3 9 9 Karteireiter Regionen 2 2200200000000000000n0nennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnenenennnnnennnnne 99 As VOLL AGEN 2 een reiner 101 4 1 Vorlagen verwalten u2220224000000nnennnennnennunenenenenenennnennnennnennnnenunenenenennnenenennnn nenn 101 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 5
65. Leni l ma A t Lairar Lir iari d m z f kepe ien Kung a l E z t rear PER 3 E z t kimiri ER EE 7 Ea z t rau Mat mei Uiar a l an Hii Pernmarar Frese eine 3 l A 7 S TerriSH Torda a l B o z At Ega Bras kar 11 1 A 4 Fa Mailer a Mahler 1 1 an Aki Tiiti Piima 13 1 A oR S EFL E arpit H 1 A 4 er ed einher ihn EEE le elek ok iiaia ee ME i BA l r rn Kateireiter Multiselect Schritt 2 Durch klicken auf den Naniseiseraniegen Button kann nun ein neues Multiselect angelegt werden Schritt 3 Dem Feld kann nun ein neuer Name gegeben werden Die Position wird automatisch vergeben Im Feld Aktiv mu noch ein H kchen gesetzt werden Das neu eingegebene Multiselectfeld erscheint nun in der Adressverwaltung auf den Grunddaten bei der Verwaltung 3 5 7 Karteireiter Aktionstypen Unter dem Karteireiter Aktionstypen sind die Angaben die im Maklerbuch und in der Historie unter Aktionsarten abgelegt sind zu finden IG99568 7er 0m bF GB rRA2 o Administration iala G i o i h o h o h a k te Karteireiter Aktionstypen 97 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Aktionstyp neu Anlegen Wenn ein neuer Aktionstyp angelegt werden soll so mu auf den ane Button geklickt
66. O iari u d dau Gatad UEST Zu Bahr Karteireiter Einstellungen Gruppen Unterreiter 3 5 5 Karteireiter Schl ssel Diesem Karteireiter kann entnommen werden welche Schl ssel den verschiedenen Listenfeldern in der Objekt oder der Adressverwaltung zur Verf gung stehen Die Inhalte der Schl sselfelder sind auf die Portalschnittstellen zugeschnitten Das hei t die Felder und Schl ssel die standardm ig in on ffice finden werden von den Portalen erkannt und Ihre Objekte dementsprechend zugeordnet 93 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Es besteht die M glichkeit individuell neue Schl ssel hinzuzuf gen Allerdings ist hierbei zu beachten dass es bei der bertragung zu den Portalen zu Fehlern kommt bzw die bertragung nicht durchgef hrt wird Sollen eigene Schl ssel hinzugef gt werden so macht dies nur Sinn wenn mit onOffice die Objekte lediglich auf der eigenen Homepage ver ffentlicht werden bersicht und Erkl rung der Tabelle Tabellenfeld Kurz Beschreibung Name des Feldes wie es in der Datenbank abgespeichert wird Das hei t das Feld in der Datenbank tr gt den Namen der hier angegeben wird In diesem Feld ist der Namen zu finden den das Feld auf der Eingabemaske tr gt Hi
67. Office your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 onOffice Bearbeiten Extras Aktionen OOOO Om BHO e Ansprechpartner Histone KdNr 1 Muster Manfred Tel 0815 55 55 55 f EBB Es sind 0 Ansprechpartner Datens tze vorhanden Karteireiter Sonstige optional Nach Wunsch kann dieser Karteireiter in der Administration Kapitel 3 freigeschaltet werden Hier kann man wichtige Bemerkungen eintragen onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen DOOL Om DORA OH Grunddaten Ansprechpartner Detaits Sonstige Suchkriterien ur Objekte Historie Egg KdNr 1 Muster Manfred Tel 0815 55 55 55 Karteireiter Suchkriterien Hier werden die Suchkriterien des Kunden angegeben Man hat die M glichkeit gleich mehrere Suchkriterien anzugeben Anhand des Administrationsmoduls kann man die Suchkriterien selbst bestimmen N heres hierzu ist in Kapitel 3 5 unter dem Punkt Administration zu finden 41 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www on ffice de www onOffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen MOGOL Om 2 HRA2OE Grunddaten Ansprechpartner Details Sonstige Suchkriterie
68. Office Bearbeiten Extras Aktionen 80899 7m Om D O A O H Grunddaten Preise Fl chen Details Freitexte Dateien Vermarktung Interessenten Maklerbuch 1603 Hauptstr 12 Datei Art Titelbild Position Datei Titel Freitext FA B Dai o o hahen Ver ffentlichung Expos s Word Expos V Kurz V Lang HTML Expos V Kurz V Lang PDF Expos W Kurz V Lang VW eigeneHomepage Hinweis Damit sichergestellt ist dass die Bilder im PDF Expose richtig dargestellt werden muss bei der Einstellung der entsprechenden Bilder auf die Datei Art geachtet werden Wenn als Datei Art Foto gro Din A4 gew hlt wird muss darauf geachtet werden dass die gespeicherte Datei in einem Verh ltnis 4 zu 3 beim Querformat und 3 zu 4 im Hochformat betr gt Zugriff auf die Bildinformationen Schritt 1 Durch einen Doppelklick auf das gew nschte Bild werden die eingetragenen Informationen zu diesem Bild aufgerufen Schritt 2 Im rechten Bereich werden nun die Informationen zu dem entsprechenden Bild sowie eine Vorschau davon angezeigt Unter der Tabelle wird aufgelistet f r welche Portale dieses Bild freigegeben ist Schritt 3 Nun k nnen die einzelnen Angaben zu diesem Bild ge ndert werden Austausch eines Bildes Schritt 1 Wie oben beschrieben wird in der Tabelle das gew nschte Bild ausgew hlt Schritt 2 ber den Ascher Fenster ge ffnet Button im unte
69. Office Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Hei Brisby A T u e a e a r ir Eai moradh jenen aisia hi Mia lie i j j Ten i e N ia Ti A r i Berg Ten Dil Bose Tee F i Te x Gere Tari Crena _ Ek d Eerie Terl Ospu aren hi we ee ee Te r Arep ee Pr ee er Aa Vorige Bed ge noriega FT EH _ him pre a e ST EE eriep Fini dirpbo ida r L LLD Pa kiet He Vee Pa p _ m Tr A ee ee ee Are wc race Due worte ee race hai Dii mil tan Fiil hre heed p ah A Eririag HE Diehan Gier EF Mikil B rih paagi ee i emp ee Arah J h Kemer er hu i e 2094 j O mw id u ru ii f amat h itara Vorlage ausw hlen 4 5 Vorlagen Dateien bearbeiten F r die Verwaltung der Vorlagen ist in der oberen Men leiste auf Bearbeiten zu klicken und der Punkt Vorlagen Dateien auszuw hlen Mit dem Dokumentenverwaltung k nnen alle Dateien z B Word Dokumente Excel Tabellen Bilder PDFs usw einfach auf den Server hoch und heruntergeladen werden Damit ist ein Zugriff von berall her auf die wichtigsten Dokumente m glich und zudem besteht die M glichkeit diese bei Bedarf auch f r andere Benutzer freizugeben Zudem k nnen die Dateien automatisch geordnet und selektiert werden Pro Datei stehen 15 MB Speicherplatz zur Verf gung wobei dieser Spe
70. Portal werden die Daten bertragen Wenn der Vorgang erfolgreich war wechselt das Export Status Symbol von rot auf gr n Schritt 3 Soll das Objekt auch auf der eigenen Homepage ver ffentlicht werden so muss das Feld auf Internet Seite ver ffentlichen mit einem Mausklick auf ja gesetzt werden Schritt 4 Wenn die Adresse des Objektes ebenfalls ver ffentlicht werden soll so muss die Freigabe ebenfalls mit einem Mausklick auf ja gesetzt werden Hinweis Wenn eine Aktualisierung bei einem Portal vorgenommen wird so kann es je nach Portal bis zu maximal drei Stunden dauern bis Ihre nderungen in dem Portal zu sehen sind Hier kommt es auf die Aktualisierungsintervalle der jeweiligen Portale an Auf der eigenen Homepage werden die nderungen sofort sichtbar Lang und Kurz Expos Wenn zu einem Objekt alle Daten eingetragen wurden so kann man sich hier das automatisch erzeugte Lang bzw Kurz Expos im HTML im Word oder im PDF Format anzeigen lassen Im Lang Expos werden alle Angaben alle Grundrisse Lagepl ne und Fotos abgebildet Beim Kurz Expos ist die Ausgabe auf die wichtigsten Eckdaten und das Titelbild beschr nkt Das HTML Expos lang steht den Interessenten auf der Maklerhomepage zur Ansicht und zum Ausdruck zur Verf gung Dabei kann der Interessent aus der Ansicht des Expos s heraus auch eine direkte Objekt Anfrage an den Makler stellen 29 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40
71. Siammdaian Karr E Arundo Titol Hor 5 omame Manira l ar 9 Hama Muster Amada Tital 2 Her Kaarst Hamet Firma Slrasse Musters 1 x Pie Ort joms mu 3 a Ce me Telsfonnummarer B ro 0815 98 1 o en ET RAMINA Tar Telsfzunummam Far B ro OA 55 57 El i Gebursdah m fa Zr een Hirira a i l Ge 28 11 07 Dringender R ckruf A ii ig N tzliche Zusatzinformationen Auf dem Karteireiter Grunddaten hat man die M glichkeit ein Passfoto des Kontaktes zu hinterlegen Zus tzlich zur automatischen Geburtstagserinnerung besteht die M glichkeit dem Adressdatensatz ein Adressvervollst ndigungsformular zukommen zu lassen Wird das Formular vom Kontakt vervollst ndigt so erh lt man hier ber eine Nachricht und die Daten werden automatisch bernommen Um Expos s einen Ansprechpartner zuordnen zu k nnen ist es notwendig dass der Makler seine eigenen Daten in einen Adressdatensatz eingibt und das Feld ArtDaten auf Makler setzt Nur so kann in der Objektverwaltung sp ter die Verbindung zwischen Makler und Objekt hergestellt werden Karteireiter Ansprechpartner Hier werden die Ansprechpartner hinterlegt Durch doppelklicken auf den Datensatz ffnet sich ein neues Datensatzfenster 40 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de on
72. Status in der Detailansicht der Aufgabe vornehmen W hrend der Bearbeitung der Aufgabe kann der Nutzer auch den jeweiligen Ist Aufwand eintragen oder Kommentare hinzuf gen Zudem besteht die M glichkeit die Aufgabe weiterzudelegieren oder die Aufgabe an den Aufgabensteller mit R ckfragen zur ckzustellen Dies geschieht indem man aus dem Feld Verantwortung einen anderen Benutzer ausw hlt in den Kommentar Bereich eine Nachricht hinterlegt optional und die Aufgabe durch einen Klick auf den Sichern Button weitergibt Genauso ist es m glich Verkn pfungen zu Adress oder Objektdatens tzen neu anzulegen oder Dateien zu hinterlegen Dies geschieht analog wie beim Neuanlegen von Aufgaben s o Aufgaben als erledigt markieren oder l schen Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert werden soll so ist die Detailansicht der entsprechenden Sichern Aufgabe zu ffnen und im Feld Erledigt ein H kchen zu setzen Danach mu der Button bet tigt werden damit die Anderung bernommen wird Der Eintrag kann auch komplett gel scht werden indem man auf das M lltonnen Symbol neben dem gew nschten Eintrag in der Aufgaben bersicht klickt 61 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE we re eieme i F Bu E
73. a be Rea x3 FAU FETE EEE D A 0 i Feten Wehe PA Diare on ffice Setkings Schritt 2 Bitte auf den A onOffice 5ettings Button klicken und folgende URL in das Feld eingeben http smart onoffice de smart20 Bei Kunde Benutzer und Passwort sind die onOffice Login Daten einzugeben Einstellungen URL http smart onoffice de smat20 Kunde Ihr Kundenname 070 Benutzer Ihr Benutzemamd 35 Passwort je Abbrechen Benutzerkennung eintragen 115 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Bedienung des WordUpload Anhand eines Fallbeispiels soll die Bedienung erl utert werden Es soll ein Brief an einen Interessenten geschrieben werden zeitgleich soll dieser in der Historie des Interessenten hinterlegt werden Schritt 1 Den Adressdatensatz des entsprechenden Interessenten ffnen und auf den Button klicken Schritt 2 Per Popup wird die Liste der m glichen Anschreiben ge ffnet rlen Mezilla Pireior i Seli i Verlage a t akjama Vorlage 7 Alkgpe meeinar ya hepe Aail diih eg een Verlage kanan Die hii pi Dipa ihn Die PIETU Hra irg der ordern gen Bi Yortzge Iyah geh Hingd ar langebol_980_mi h PeT ad an Ey ana Tee Angebot Sm aa Fius apb a LL 09785110 hiri ke end Vorlage Pro ang
74. aden Die Spalten in der Exel Tabelle dirfen nicht gleich heissen Wenn der Import einer klickTel Datei vorgenommen werden soll sollte das H ckchen bei KlickTel Datei gesetzt werden Die Trennzeichen einzelner Datenspalten sowie die Trennzeichen eines Feldinhaltes werden entsprechend ber die Auswahlmen s eingestellt 125 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Unter Art der Datens tze kann festgelegt werden um welche Art von Adressen es sich handelt Bspw kann hier angegeben werden ob die zu importierenden Datens tze komplett unter Interessent kategorisiert werden Das Feld ist jedoch optional und kann leergelassen werden Nachdem die Datei auf dem Rechner des Anwenders ber die Durchsuchen Funktion ausgew hlt und der Importprozess ber den Button Hochladen gestartet wurde erscheint eine neue Eingabemaske ber die die Feldzuordnungen bestimmt werden k nnen Der Import versucht anhand der Importdatei die Zuordnungen zu bestimmen Seine Vorschl ge werden in den vorausgef llten Auswahlfeldern angezeigt die noch angepa t werden k nnen In der linken Spalte zeigt die Maske die Felder an die in der Importdatei gefunden wurde Hierzu ist es wichtig da die erste Zeile einer Import
75. alle Benutzer mit Administratorenrechte Beim Klick auf Benutzer wird ein neues Fenster ge ffnet in dem die M glichkeit gegeben ist das Nutzerverhalten eines Benutzers der onO ffice smart 2 0 Installation ber einen bestimmten zeitraum auszuwerten Beim Klick auf Speicherverbrauch wird ein neues Fenster ge ffnet in dem eine Grafik eine statistische Auswertung ber den verbrauchten Speicherplatz der eingepflegten Daten visualisiert 134 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE 6 onOffice smart Boxen Die onOffice smart Boxen dienen dazu dem Anwender einen schnellen und bequemen Zugriff auf verschiedene Funktionen der on ffice smart 2 0 Software zu verschaffen Die Boxen befinden sich auf der rechten Seite des Hauptfensters und k nnen durch einen Klick auf das rechte obere Icon der jeweiligen Boxen ge ffnet und geschlossen werden l Damien Hair An F hiaai Die on ffice smart 00997 0m dF SBSOFAn ed7 Boxen 8 Wlllkormmn Thorsin ee Ailttwoch 28 November 2007 EP11 TOSTU 0 0 SO 1 im Han pa F kirgeriers man m I er Mens Baer E ern ea ET Dimaki aj b pr erereryoj m prhiidar ki me Dear Fauna eeraa rare rate u FT Tanner tn uf Basi irer wari upe TA gan h aa
76. ar kicker Bungee Er EEE Seren G TiTe Hr ne E iaiia Faj A A a Fi a er grLihrerriar Bm lda er lin el al raris mea a a rah r ppe een aha a 33 0 1 Sonn ilha Torde Gruppen bersicht 79 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Statistik Benutzer JonOffice SOFTWARE Hier k nnen die einzelnen Aktionen eines Benutzers nachvollzogen werden Es kann gew hlt werden die Aktionen des heutigen Tages einzusehen oder ob die Aktionen eines bestimmten Zeitraums eingesehen werden sollen Gruppenverwaltung aktivieren Um in der Gruppenverwaltung arbeiten zu k nnen muss in der Benutzerverwaltung beim jeweiligen Benutzer auf dem Karteireiter Details das H kchen zum editieren und anlegen von Gruppen gesetzt sein Lt L wei Pirim Make 7 006068 A mn e ra Kamper Torsten f ner rE hin To Mur IE denen hG TI le Arena khim Echneibrechl rur rira ae EER Te HEEP hihi ja u a Ger 0 De Ema a ain TE Ma Cake acid TI hur era ijra A TIA Giai bar hiep ha Tpi C D ee O Be Fa bE LETA hT kr Fu be LETA p Far TR ra ee I Wiskcerkau herioa be nerdec hreben inr n sie Fr TEE Ei ade Qiyin p rap Dirar Tahta nich ULETE EEE nn NER D Mia Terisa Er irar ger ii praias U n pH THp
77. arktung f r jedes Objekt einzeln gesteuert F r jedes Objekt kann bestimmt werden auf welchem Portal es erscheinen soll ob es auf der Maklereigenen Homepage ver ffentlicht werden soll und ob die Adresse des Objektes im Expos erscheinen soll Verschiedene Exposeformen stehen hier zur Verf gung das Wordexpose lang das Wordexpose kurz das HTML Expose lang das HTML Expose kurz das PDF Expose lang und das PDF Expos kurz Zu diesen Standard Vorlagen hat man jeder Zeit die M glichkeit weitere Expos Vorlagen zu erstellen Weitere Informationen zu diesem Thema sind in Kapitel 4 bei den Vorlagen n her beschrieben Ebenso kann von hier aus das gew nschte Expos per Brief und eMails versendet werden Auf diesem Karteireiter erkennt man auf den ersten Blick welche Portale zur Verf gung stehen Steht ein Portal nicht zur Verf gung so ist der Aktualisieren Button inaktiv also grau dargestellt In welchen Portalen ein Objekt bereits ver ffentlicht ist erkennt man an dem Export Status Symbol Ein gr ner Kreis steht f r die Ver ffentlichung des Objektes ein roter Kreis f r das nicht Ver ffentlichen Wurden bei einem ver ffentlichten Objekt Daten oder Bilder ge ndert so m ssen nach den Anderungen hier die Daten auf den entsprechenden Portalen aktualisiert werden Hierbei muss lediglich bei den betreffenden Portalen auf den Button geklickt werden Optional kann man entweder den Button hinter dem jeweilige
78. artenflaeche kellerflaeche fensterfront_qm grundstuecksfront dachbodenflaeche teilbar_ab beheizbare_flaeche anzahl_stellplaetze plaetze_gastraum anzahl_betten anzahl _tagungsraeume vermietbare_flaeche anzahl_wohneinheiten anzahl_gerwerbeeinheiten einliegerwohnung bebaubar_mit nebenflaeche gewerbeflaeche ind_Feld_ObjFlaeche1 Angaben zur Ausstattung vom Objekt Word Makro wg_ geeignet raeume_veraenderbar bad kueche boden kamin heizungsart befeuerung kKlimatisiert fahrstuhl stellplatzart gartennutzung ausrichtung_balkon_terrasse JonOffice SOFTWARE GFZ BMZ BGF Grundst cksgr e Sonstige Fl che Anzahl Zimmer Anzahl Schlafzimmer Anzahl Badezimmer Anzahl sep WC Anzahl Wohn Schlafzimmer Gartenfl che Kellerfl che Fensterfrontfl che qm Grundst cksfront Dachbodenfl che eilbar ab beheizbare Fl che Anzahl Stellpl tze Pl tze Gastraum Anzahl Betten Anzahl Tagungsr ume ermietbare Fl che Anzahl Wohneinheiten Anzahl Gewerbeeinheiten Einliegerwohnung Bebaubar mit Nebenfl che Gewerbefl che Anzahl Wohnungen onOffice Feld Bezeichnung G geeignet R ume ver nderbar Bad K che Boden Kamin Heizungsart Befeuerung Klimatisiert Fahrstuhl Stellplatzart Gartennutzung Ausrichtung Balkon Terrasse onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice
79. atens tze filtern Fittertyo Eirtacher Filter Filurauscdruch Amgjadu n zur Mireni Kahr bin Kositaktart I PLZ l bie zj rt l F Suchkriaerken gespeicherte Hiter Sbjekt rl D ohne Such krilenion MT Aktien T Angebot MT Manuelle Zuordnung l Verkn piumy M Ausschluss Pen Oder Filter Verkn pfen Um eine Selektion weiter eingrenzen zu k nnen hat man die M glichkeit mehrere Filter miteinander zu verkn pfen Hierzu wird das Beispiel von oben erweitert Der Filter nach dem Ort wurde bereits erstellt Nun m chte man bspw nur die Verk ufer aus Aachen anzeigen lassen Schritt 1 In der Maske muss der Begriff Art Daten gew hlt werden Schritt 2 In den Filterbereich wird Verk ufer eingetragen Schritt 3 Nun w hlt man mit der Maus im rechten Fensterbereich unter Verkn pfung UND aus Schritt 4 Die Eingabe wird mit dem Fiten Button best tigt Angelegten Filter speichern Stellt man nun fest dass man diese Selektion h ufig braucht so besteht die M glichkeit den Filter zu speichern Schritt 1 Nachdem man einen Filter hinzugef gt hat ffnet Sich im mittleren Bereich des Fensters ein neues Feld aktuellen Filter speichern In dem Feld Filternamen angeben tr gt man einen sinnvollen 49 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice
80. ckt wurde Das hei t dass z B auf die Symbole in der Symbolleiste verzichtet und daf r die Bezeichnungen bzw Abk rzungen eingesetzt wurden Programmversionen smart entry smart plus und smart pro Das Benutzerhandbuch ist f r die onO ffice smart pro Version verfasst worden Einzelne Teilabschnitte dieses Handbuches sind bereits f r die Versionen smart entry und smart plus vollkommen ausreichend Diese sind im Einzelnen Kapitel Objektverwaltung f r die Version smart entry und die Kapitel Objektverwaltung Adressverwaltung Terminverwaltung Aufgabenverwaltung sowie die Benutzerverwaltung f r die smart plus Version 5 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 1 Vorbereitung amp Anmeldung Um eine optimale Nutzung von onOffice smart zu sichern sind einige Voreinstellungen n tig Diese sind nicht zwingend erforderlich werden aber von onO ffice empfohlen um das allt gliche Arbeiten mit onOffice smart zu vereinfachen 1 1 Vorbereitung des Internetbrowsers In diesem Handbuch werden die Voreinstellung f r die beiden gebr uchlichsten Internetbrowser beschrieben Andere Borowser wurden nicht getestet bzw f r diese wurden keine Optimierungen in onOffice smart vorgenommen Erfahrungsgem sind bei der
81. d Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ffnen von wordUploadsetupf 9 msi s a pal Fria m re a er ar Datei auf Festplatte speichern Schritt 3 Nun befindet sich auf dem Desktop eine Datei mit dem Namen wordUploadSetup msi Diese mu mit einem Doppelklick mit der linken Maustaste ge ffnet werden je a T wordUploadsSetupi i m Schritt 4 Der Installationsassistent wird ge ffnet Bitte auf den Button klicken um die Installation zu starten Willkommen beim Selup Assistenden Yon wordUpload Schritt 5 Nun bitte den Ordner ausw hlen indem das WordUpload installiert werden soll Der Setup Assistent schl gt einen Pfad vor der durch klicken auf den Button ge ndert werden kann Bitte auch ausw hlen f r welchen Benutzer das Programm installiert werden soll Es kann hier gew hlt werden ob WordUpload f r alle Benutzer oder nur f r den angemeldeten Benutzer installiert 113 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonO ice SOFTWARE werden soll Sobald alle Eingaben gemacht worden sind kann die Installation mit dem Button fortgesetzt werden ir warHlpkand Iinstallations
82. datei jeweils die Spaltennamen der Exportquelle repr sentiert Dies kann i d R ber die Exportfunktion des jeweiligen Programmes eingestellt werden z B Microsoft Excel ber die Auswahlmen s k nnen nun die korrespondierenden onOffice smart 2 0 Felder ausgew hlt werden Adressimport q F Gefundene Spalten in der Exportdatei en Sie die Felder zul beues Feld Briefanrede Brietanee Heues Feld Anrede Neues Feld Name Neues Feld Zuordnungen zu den Feldern in onOffice vomame x Neues Feld smart 2 0 Firmat Heues Feld Firma2 ents F Benutzer Benutzer Status Neues Feld Anb aten I Neues Feld Eintragsdatum Eintragsdatum Heuss Feld Aenderungsdatum Neues Feld Strasse Strasse o Menes Feld PLZ Plz Neues Feld ort stienwot Neussreid Telefon Teleton el Heues Feld Fax Neues Feld Email Emil 0 0 Neues Feld Tipp Meues Feld zuordnen Anrede Sollte ein Feld in der mittleren Spalte leer gelassen werden so wird die in der Exportdatei gefundene Spalte und deren Feldinhalte beim Import nicht ber cksichtig Uber das Bet tigen des Buttons Zuordnen werden die Einstellungen bernommen und der Import wird abgeschlossen 126 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com
83. dern Klickt man beispielsweise auf das D Symbol ffnet sich ein kleiner Kalender Hier w hlt man dann den Monat das Jahr und den Tag nacheinander aus In dem Eingabefeld erscheint dann das gew hlte Datum Gibt man das Datum und die Uhrzeit manuell ein so muss man die Formate beachten F r Datum tt mm jjjj und Uhrzeit hh mm Schritt 3 Nun wird rechts oben der Betreff eingegeben im Beispiel lautet der Betreff Team Meeting Schritt 4 Im Feld Notizen kann man nun Anmerkungen zu diesem Termin machen bspw worum es genau geht welche Unterlagen f r diesen Termin erforderlich sind usw Schritt 5 Wenn alle Eingaben get tigt wurden wird die Eingabe mit dem sinem Button best tigt Schritt 6 Man hat die M glichkeit den Termin einer Gruppe oder einem bestimmten Benutzer zuzuweisen Entscheidet man sich f r die Option Benutzer so w hlt man aus der Liste den Mitarbeiter aus f r den der Termin bestimmt ist Der Mitarbeiter wird auf seiner pers nlichen Infoseite auf diesen Termin hingewiesen Im Beispiel muss man hier keine Angabe machen da dieser Termin f r das gesamte Team gilt Schritt 7 Die Eingaben werden mit dem D sinem Button gespeichert 56 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schritt 8 Um in die urspr ngliche Ans
84. des Fenster Die Rechteverwaltung ist jedem Nutzer der ber Administrator Rechte verf gt zug nglich und er kann die einzelnen Zugriffsrechte f r jeden einzelnen Mitarbeiter separat festlegen Standardm ig stehen die Rechte Administrator und Redakteur zur Verf gung Es k nnen hier individuell verschiedene Einschr nkungen oder Freigaben f r die Benutzer gemacht werden Die Benutzer Rechteverwaltung kann f r jedes Modul und jedes Eingabefeld einzeln definiert werden Weiterhin steht die M glichkeit zur Verf gung verschiedene Benutzergruppen einzurichten Von Vorteil ist dies wenn beispielsweise mehrere Filialen oder Abteilungen existieren So kann f r jede Filiale oder Abteilung eine separate Gruppe eingerichtet werden der dann nur die Daten zugeordnet werden die f r die jeweilige Filiale oder Abteilung relevant sind Wenn die Benutzerverwaltung ge ffnet wird erh lt man eine tabellarische bersicht der eingerichteten Benutzer Es ist zu sehen welcher Mitarbeiter seit wann on bzw offline ist onOffice smart 2 0 X onOffice Bearbeiten Extras Aktionen A 9 OOOI sun Q Fiter gt ORRO R g Listenansicht Benutzer A andre Administrator Wednesday 28 11 2007 09 28 Tuesday 27 11 2007 18 00 Andre Redakteur Tuesday 27 11 2007 16 54 Tuesday 27 11 2007 16 59 H Denise Administrator Wednesday 28 11 2007 10 39 3 User Datens tze Seite 171 Die Benutzerverwaltung Um sich die Details eines Benutz
85. dnung und die der manuellen Zuordnung dienen dazu die m glichen Interessenten auf einen Blick zu haben onOffice Bearbeiten Extras Aktionen Y 909 Pan Or BOB DH Grunddaten Preise Fl chen I Details Freitexte Dateien Vermarktung Interessenten Maklerbuch 1603 Hauptstr 12 0 Automatisch zugeordnete Interessenten 0 Manuell 9 ias Diesem Objekt sind keine automatischen Interessenten zugeordnet Diesem Objekt wurden noch keine Interessenten zugeordnet Mit dem Interessenten suchen Button k nnen Sie diesem Objekt passende Interessenten zuweisen w Aktionen z I alle ausw hlen L s Aktionen z I alle ausw hlen Das Symbol steht f r Einstellungen die vorgenommen werden k nnen i 3 https zmart onoffice de Einstellungen Listen Mozi je Einstellungen Liste Interessenten Objekte AnSIcht Auto und man zugeordnete Interessenten 7 kontaktiere Interessenten nicht darstellen I nur eigene Interessenten darstellen Details anzeigen D Adress Filter verwenden Schlie en Hier kann man die Ansichtsdarstellung ganz nach seinen W nschen und Bed rfnissen bestimmen 31 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Automatische Zuordn
86. dtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Termin eintragen aus Detailansicht Aus der Detailansicht eines Kontaktes kann einen Termin in der Terminverwaltung eingetragen werden Schritt 1 Zun chst sollte sichergestellt werden dass es sich um den gew nschten Adressdatensatz Handelt Schritt 2 ffnet man in der oberen Men leiste das Men Aktionen w hlt man die Funktion Termin vereinbaren Oder man klickt auf den _ Temin Button Ein Abfragefeld wird ge ffnet indem man danach gefragt wird ob die Aktion in die Historie bertragen werden soll Schritt 3 Man wird automatisch in das Terminverwaltungsmodul geleitet und findet eine Eingabemaske f r einen neuen Termineintrag vor Schritt 4 Nun kann der Termin mit Datum und Uhrzeit eintragen werden Eine n here Beschreibung des Terminverwaltungsmoduls ist im Kapitel Terminverwaltung zu finden Brief schreiben aus Detailansicht Wie bei der eMail Funktion ist auch das Briefschreiben erleichtert worden Hier besteht die M glichkeit auf gespeicherte Vorlagen zuzugreifen oder ein neues Anschreiben zu erstellen Um auf gespeicherte Briefe zuzugreifen ist eine Erkl rung der Word Schnittstelle n tig diese ist in Kapitel 4 beschrieben Aus einem Datensatz heraus kann ein neues Schreiben erstellet
87. e bertragung der Mailingliste in das eMail Modul wird das Verfassen von besonders gezielten Serienmails erm glicht Schritt 1 Zun chst sollte sichergestellt werden dass man sich in der Adressverwaltung befindet Schritt 2 Durch klicken auf den O Button wird das Adress Datens tze filtern Fenster ge ffnet Neuen Filter anlegen Beispiel Es sollen alle Kontakte aus Aachen herausgefiltert werden Schritt 1 Befindet man sich in der Adressverwaltung bet tigt man die Orte Schaltfl che in der Symbolleiste und es ffnet sich die Eingabemaske der Selektionsfunktion Schritt 2 Man w hlt den Filter aus nach welchem Datenbankfeld die Datens tze gefiltert werden sollen hier Ort Schritt 3 In einem Filterbereich wird eine Eingabe gemacht hier Aachen 48 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 4 Die Eingaben werden mit dem Fitem Button best tigt Der Filter wird nun im Feld Bisherige Filter angezeigt Schritt 5 Wurden alle Selektionskriterien angegeben wird der Filter ausgef hrt Durch klicken auf den Listenansicht Button gelangt man zur tabellarischen bersicht der selektierten Datens tze x R orofee Bewbelen Eras 7 OO9O Pau Om DOAA O H o g Adressd
88. e Grunddaten Telefonnummer Ansprechpartner erg nzende Angaben zu den Grunddaten Sonstige sonstige Bemerkungen optional S chkiteren Angaben um f r den Interessenten ein in Frage kommendes Objekt aus der Objektdatenbank herauszufiltern Objekte die zu den Suchkriterien des Kunden passen und in Frage Objekte N kommen w rden Aktionen die bei einem Kontakt aus der Adressverwaltung heraus get tigt werden Historie Karteireiter Grunddaten Wenn ein neuer Kontakt eingetragen wird so werden die Felder Datensatznummer und Eintragsdatum automatisch gef llt Im Hintergrund wird abgespeichert wer den Adressdatensatz angelegt oder ver ndert hat Dies ist beispielsweise bei einer Selektion hilfreich So kann man gezielt die Datens tze selektieren die man selbst angelegt hat Das Feld Wiedervorlage eine Art Erinnerungsfunktion wird standardm ig auf das beim Anlegen aktuelle Datum und auf 0 00 Uhr gesetzt Im Feld Art Daten steht eine Auswahl von Schl sselbegriffen zur Verf gung Diese Schl sselbegriffe kann man mit Hilfe der Administration Kapitel 3 selbst erweitern Auch diese Schl sselbegriffe dienen als Hilfe f r eine gezielte Selektion Schritt 1 Durch klicken auf das Symbol in der Symbolleiste wird die Eingabemaske f r einen neuen Adressdatensatz ge ffnet Nun werden alle notwendigen Daten in die entsprechenden Felder eingetragen Schritt 2 Die Eingabe wird mit einem Mausklick auf
89. e Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen cono D 99090 Om 36208 J Grunddaten Ansprechpartner Details Sonstige Suchkriterien X Objekte Historie KdNr 1 Muster Manfred Tel 0815 55 55 55 ee A gt gt gt Alle h Suche in Bemerkung suchen Anzeigen 15 z 1 26 11 2007 0482 Schnellweg 8 Dringender R ckruf AJ onOffice Support 1 Eintr ge Sonstige Funktionen der Adressverwaltung Welche Funktionen in der Adressverwaltung zur Verf gung stehen sieht man wenn man in der oberen Men leiste den Punkt Aktionen ffnet Befindet man sich in der Listenansicht so stehen die Funktionen Serienbrief und Adressen zuordnen zur Verf gung Befindet man sich in der Detail Ansicht eines Adressdatensatzes so stehen die Funktionen Objekt zuordnen eMail schreiben Termin vereinbaren Brief schreiben Anruf eintragen Adresse zuordnen zur Verf gung Auf die Funktion Adresse zuordnen wird sp ter im Kapitel 3 Benutzerverwaltung n her eingegangen Datensatzinformationen Auch hier gibt es zwei verschiedene Ansichten eine f r den Benutzer mit Redakteurs Rechten und eine weitere f r den Benutzer mit Administrator Rechten Der Benutzer mit den eingeschr nkten Rechten kann nachlesen von wem dieser Datensatz wann angelegt wurde und von wem der Datensatz als letztes wann bearbeitet wurde
90. e wird aus der Liste ausgew hlt CI at aurthen Alg mahiaren Muache mabaa f nti ean eraa Schritt 5 Falls lediglich ein Maklerkollege ausgew hlt werden soll kann ihm das Objekt ber den Austauschen Button zugesendet werden Werden mehrere Maklerkollegen ausgew hlt mu der Alle markierten Austauschen Button aktiviert werden Das Objekt wird danach an die den ausgew hlten Maklerkollegen bertragen 133 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 5 4 Statistik Das Statistikmodul erm glicht die Darstellung des Nutzerverhaltens und zeigt Administratoren den verbrauchten Speicherplatz Hierzu wird im Men Extras der Unterpunkt Statistik ausgew hlt Sn klbce emar 2 0 A L onmo Bikartiten Eiras Amiiin 7 i i 1000 O FE OROOBRA W hlen Sie Statistik aus dem Men EA Extras l bjekiaustsusth Admintatrahon 120 11 2007 Software Hives Min kitini o Termine f r heute Fiumlisteon Reil Einstellungen 0 Winsermulauen heute personne Agahen roch nichl erledigt BEE EEE Abh ngig von dem Berechtigungsgrad des Anwenders stehen zwei Untermen punkte zur Auswahl Benutzer f r alle Anwender sowie Speicherverbrauch f r
91. eb www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE _onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen 1O00 Pam Om D NOR e O E D Objektdatens tze filtern Erweiterter Filter bisheriger Filter Filter Doppelklick f r Eingebehilfe 2 8 bei Schl sselfeldern Erstellt am Anzahl Zimmer Gesamtfl che Grundst cksgr e Kaltmiete Kaufpreis PEZ Wohnfl che El Anzahl Badezimmer Anzahl Balkon Terrassen Anzahl Schlafzimmer x gespeicherte Filter Filterbereich Verkn pfung Von leer facen Bis l Ausschluss _Ustenansicht _Fitern Druckansicht Bestimmte Gruppen von Objekten k nnen in einer Liste ausgedruckt werden Bleiben wir beim oben genannten Beispiel wir verwenden wieder den Filter Aachen und stellen uns vor diese werden als Ausdruck ben tigt Schritt 1 Nachdem der Filter gesetzt wurde und die Listenansicht aktiv ist klickt man auf den gt Button Schritt 2 Im sich ffnenden Fenster wird nun dargestellt in welchem Format die Liste ausgedruckt werden kann 2 4 Adressverwaltung Es Das Kontaktverwaltungsmodul organisiert systematisch die Gesch ftskontakte egal ob es sich um Kunden Gesch ftsfreunde oder Interessenten handelt Das Modul bietet in seiner bersichtlichen Tabellenansicht umfassende Selektier und Filterm glichkeiten und erm glicht
92. eborene Ange Sinja Vorlage angeboivorlage__367 Ai wrecheen umad Wera dangihreiben hm en den hiri Eindsjung Einlelung ham Einladung HEY Mii ER ee PH nach por ran Fi ef erg rare Ann hreben a him nee ee en een I O AN mio Bret garthen 653 h r Ega Di ga mi uirthi h EE Brrl bgens Venen O I hiri Lestschreek perung Lare hrern h r Bahn hiahia ri Wair ren P rg rbi ro im Bakr Main ongi him Schritt 3 Wenn die gew nschte Vorlage gew hlt wurde auf den Button klicken Schritt 4 Nun mu gew hlt werden ob der Brief mit oder ohne Anhang erstellt werden soll Anschlie end auf den Erstellen d Button klicken Schritt 5 Entscheiden ob die Vorlage auf der Festplatte gespeichert oder ob die Vorlage direkt ge ffnet werden soll 116 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ffnen von Eriel 5P 7691 doc Gas mochten Folgende Daa enunterisckene BrieitsgT6U der vorm Typ Hiro Word Dokument von habe ent oree de Mie dol Freias mA hepar Daa verfahren de nn mit Wod 3tandsd F r Dateien dhaya Typs Immer diese Aktion ausf hren L amp _ Lest Schritt 6 Microsoft Word wird nun ge ffnet Die Makros im Schreiben werden automatisch mit den Daten des Adressdatensatzes ersetzt Schrit
93. echende K stchen aktiviert wird Schritt 7 Die Eingaben mit dem Button best tigen Schritt 8 Wenn nun in der Objektverwaltung auf der Registerkarte Details das Listenfeld Bad ge ffnet wird ist der Schl ssel Whirlpool zu sehen Die selbst angelegten Schl ssel sind an der gr nen Schriftfarbe zu erkennen Selbstangelegte Felder l schen Sollten ein Schl ssel neu angelegt worden sein erscheint neben den Pfeilsymbolen das T Symbol Nachdem dieses Symbol angeklickt wurde wird der Schl ssel aus der Datenbank gel scht 3 5 6 Karteireiter Multiselect Wenn auf dem Karteireiter Eingabefelder ein Feld als Multiselect angegeben wurde k nnen hier Erweiterungen eingef gt werden Auf dem Karteireiter Eingabefelder ist das Feld ArtDaten in der Kategorie Verwaltung des Moduls Adressverwaltung als Multiselect gesetzt Wenn nun den ArtDaten nun weitere Unterpunkte zugeordnet werden sollen ist folgendes Vorgehen n tig Schritt 1 Bitte als Modul die Adressverwaltung und als Schl sselfeld ArtDaten ausw hlen 96 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE amp erben Kin Su 7 a UIG0O088 Om 3E SMS 7B8 o Administration wer Peg Feier a h Dad Aktiv en er 1 a AE Kunde Kur 3 4 w J t EEr a eier
94. echnung genauer durchf hrt eignet sich dieser Datentyp bei Finanzrechnungen Hierbei handelt es sich um ein Zeichen Datentyp d h hier sind alle Zeichen erlaubt Der Wert in der Klammer gibt die Gr e des Feldes an Wird ein Feld mit char 20 angelegt so Char 20 Zeichenfeld k nnen in dieses Feld 20 Zeichen eingegeben werden Der Datentyp eignet sich f r Felder in das nur ein Begriff eingesetzt wird wie bspw das Feld Verf gbar ab Hinweis Leerzeichen werden mitgez hlt Hierbei handelt es sich um ein Zeichen Datentyp d h hier sind alle Zeichen erlaubt Der Wert in der Klammer gibt die Gr e des Feldes an Wird ein Feld mit char 80 angelegt so Char 80 Zeichenfeld k nnen in dieses Feld 80 Zeichen eingegeben werden Der Datentyp eignet sich f r Felder in das nur ein kurzer Text eingesetzt wird wie bspw das Feld Objekt Titel Hinweis Leerzeichen werden mitgez hlt Hierbei handelt es sich um ein Zeichen Datentyp d h hier sind Text Zeichenfeld jalle Zeichen erlaubt Dieser Datentyp eignet sich f r Felder wie bspw die Felder der Registerkarte Freitexte Date Datumsfeld Hierbei handelt es sich um ein Datumsfeld d h hier wird ein Zahlenwert im Format Datum erwartet TT MM JJJJ Hierbei handelt es sich um ein Auswahlfeld Ja Nein Wird ein Feld mit dem Typ Boolean angelegt so erh lt man in der Boolean lAuswahield Eingabemaske ein sogenanntes Kontrollk stchen Wurde durch einen Mausklick ein H kchen
95. edenen Gruppen nicht die Adressen und Objekte der anderen Gruppen sehen k nnen m ssen die Punkte Nur zugeordnete Adressen sichtbar und Nur zugeordnete Objekte sichtbar auf jeden Fall ausgew hlt sein Gruppenfilter anlegen Das Anlegen eines Gruppenfilters erfolgt wie folgt zuerst ist der Filter Button zu klicken und anschlie end Adresse filtern bzw Objekt filtern auszuw hlen Nun ist ein neuer Filter anzulegen indem man ihm einen Namen gibt und ihn sichert Als letzter Schritt ist bei dem Dropdown Feld Zugriff den Punkt Gruppenfilter auszuw hlen und die Eingabe erneut zu sichern 82 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE TEE MTT A ta D EHk Prnt Eon L DE ET I Ze Guc E g 0 3 Adressdatens tze filtern Ferm Eninhe Fr bin ke Bien Fiir ar TAI ee A Are Dur ee kpa i eare z Berner _ O m FLE Karl or Aus Fa S i kn ye geh Terre Hiller Dbjsiini J isti Mn E Tojning g piia hi krri Emi kamje Fr Pe Frege en Mala MET Hihi x ea Arc Darren Br bene Ber pra lern WEEET F BETI ETH DERF g ki Dp ri Ale U ipie Ipit rupp Finer Im I eat Fund rare nn C aussi ir Ch _Lowten Zumck igen Filter erstellen Nachdem der Filter angelegt und als
96. en Schritt 10 Nach dem Sichern erscheint auf der rechten Seite die Aufforderung die Dateien aus dem Ordner hochzuspielen Dazu mu hinter der jeweiligen Datei auf den Button gedr ckt und nach und nach die verlangten Dateien hinzugef gt werden Schritt 11 Die Eingaben mit dem in der Vorlagenliste A hr weg karte EEE 7 099 7 am Grr F HEMSE p u E Dateien Ta Te e mn EL TEE Standard Ansicht z een Aa BI Dima TAH gar Datei j nn nu nn I d i iaj mi M a Lini iR ETI B D himt a 0 T Tr Biere ring D a ig 121 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Ge re 4 CIE T l F 00090595 7m 0m bF GWSrDE 0 21 Dateien POTT Standard Ansicht weinen Am Pe D Verlage al mwn D o T Eugen e 2 p H T F wahr ah DN H ET Mi r m l ET ra Een imiia in re r a MoET apie e rg Bean HET Free nen pe 4 f peirina mach orig H T f achet Ipi Verkauf i mmm re Tea Fre D E gepa Bimbim Hirn Sione F 00007 Om 38 SPOS B Datelen iila standard Ansicht sorberinan As e E a mowo p a ee ng ag eng priri Voa H T f maing odote oig p f eachein scher himn hin Forig i F a An pobi rgi ME F LHA ae re DB Are ni A i ne A 4 i Einiking NE lage H
97. en Benutzers Nachname des eingeloggten Benutzers Mail des eingeloggten Benutzers Firma des eingeloggten Benutzers PLZ des eingeloggten Benutzers Ort des eingeloggten Benutzers Strasse des eingeloggten Benutzers Hausnummer des eingeloggten Benutzers Mobilnummer des eingeloggten Benutzers Telefon des eingeloggten Benutzers Telefax des eingeloggten Benutzers URL des eingeloggten Benutzers Ihr Firmanename Name Hauptansprechpartner orname Hauptansprechpartner Ort Firmenhaupitsitzt Strasse Firmenhaupitsitzt Hausnummer Firmenhauptsitzt Plz Firmenhauptsitzt Telefon Hauptansprechpartner Telefax Hauptansprechpartner ebsite ebsite Mail Hauptansprechpartner onOffice Feld Bezeichnung Firmenname des 104 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www on ffice de www on ffice com onOffice your online Office AdrBenutzername AdrBenutzervorname AdrBenutzerpliz AdrBenutzerort AdrBenutzerstrasse AdrBenutzerhausnummer AdrBenutzerland AdrBenutzermobil AdrBenutzertelefon AdrBenutzerfax AdrBenutzermail _AdrBenutzeremail AdrBenutzerurl Angaben zum Eigent mer EigentFirma Eigent Anrede EigentTitel EigentName EigentVorname EigentStrasse EigentPLZ EigentOrt EigentTelefon EigentFax EigentEmail Objektspezifische Makros zum Ansprechpartner Word Makro XAnsprechFirma XAns
98. en soll Um eine bersichtliche und sinnvolle Anordnung der Felder Geografische Angaben zu erhalten w re die Position vor oder nach dem Ort sinnvoll Durch Pr fung der Tabelle ist zu erkennen dass das Feld Ort auf Position 3 zu finden ist Damit das neue Feld nach dem Feld Ort erscheint mu ihm also Position 4 gegeben werden Schritt 6 Alle Angaben mit dem Button best tigen Nun ist in der Objektverwaltung die Registerkarte Grunddaten eines Datensatzes aufzurufen so kann das neu angelegte Feld Region im Bereich Geografische Angaben gefunden werden 89 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com min Damme BIH An E 1906007 0m 3 Gm2 gt n 6 0 Meile Hid mel e i e Tefwreche dngaber a ra Pa irlan ee ni FT Fei oTe iri i anne PBR CECE COCE 4 cipia en Wami miine piema Gi i GEE PP RFA ARA PRA OHR EERE AT Sau j GEE F EF AE FRA HE ie a B Giai Wr ur 3ER PA FE Er DPE t mi Aae oba Pen E In ii z RPE OIODODIDTOIDOO E A wap AAD uE E C COCO CEPE sei WurckaafHj Inder ern F a am C CODO OO CO Eingabe des Namens am oTa TC O biip himii Ma aio E 0 060005 0 38 05 54 o i Administration 7 ii Frtiniungen Sr inngt Mingimet Addict puchirimiar Regio
99. en vornehmen zu k nnen F 3 once guk kiari Jonoffice mat 2 0 Login Sonar smat 2 Login hips mar onofiee derart Kunde Kundenrarne Danuker Berwternam Passwart he Meni und Syrnboliaisie starken Login Benutzereinstellungen Schritt 3 Es mu darauf geachtet werden dass bei der Serverangabe die korrekte Eingabe gemacht werden Hier ist folgende URL einzugeben sofern sie nicht automatisch eingetragen wurde nttps smart onoffice de smart20 13 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 4 Nun sind die onOffice Zugangsdaten in die daf r vorgesehenen Felder einzugeben Nachdem Best tigung der Eingaben mit dem Login Button wird die Startseite von on ffice smart ge ffnet Nachdem die n tigen Eingaben vorgenommen wurden werden im unteren rechten Bereich Kundenname und Benutzername angezeigt smart 2 01 Man Mame quickStart Button Nun kann nach jedem Starten des Mozilla Firefox durch Klicken auf den o smat 2 0 iMan Name Button onOffice smart gestartet werden 14 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Off
100. enden Objekten f r einen Kunden der Suchbegriff in diesem Feld mit dem Eintrag des Objektdatensatzes bereinstimmen muss Schritt 3 Es k nnen mehrere Felder ausgew hlt werden Die Angaben werden gespeichert indem der Button geklickt wird Die ausgew hlten Felder erscheinen in der Adressverwaltung 98 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE auf der Registerkarte Suchkriterien Um zur Adressverwaltung zur ckzukehren einfach auf in der Symbolleiste klicken wie rein Mer Susann F E d O O O O A m rm gt E 827042 0 Administration ve ee RHF el errmene SE EEE EEE EEE EEE SEE eh ai 3 5 9 Karteireiter Regionen Hier werden die Regionen angelegt und verwaltet welche in der smart 2 0 Version genutzt werden ei Bemi Hi Minen T u d OOOO am Om ABS AE g Administration An kiria ketan Sud heirs Arab Hi F Zas s hearsa Angaben E Hirtt Uuraserbunch ber Angabe A m aj vit KETA Angen w Farm Dibe beras Angaben E Bst ieri hair Angie a E E hirira bera Arge a EB itta Det nein bera ige CE E Bed Lite Frap ar FA Farrell Ber bera re Ea Bar sd Ar Aral ber den A H art eji di Dal bera ia i E at a Liria eil bera ingin FA
101. er ist die Reihenfolge der Felder angegeben wie sie auf den Registerkarten angezeigt werden sollen Einen Schl ssel aktivieren deaktivieren Vorab ist festzustellen in welchem Modul und in welchem Listenfeld sich der betreffende Schl ssel befindet Es soll beispielsweise im Schl sselfeld Bad der Schl ssel Eckdusche deaktiviert werden Schritt 1 Zun chst ist das Modul Objektverwaltung und anschlie end das Schl sselfeld Bad zu w hlen Schritt 2 Es erscheint die tabellarische bersicht aller zu Verf gung stehender Schl ssel Schritt 3 Unter dem Feld Status wird f r jedes steuerbare Feld ein Kontrollk stchen angezeigt Klickt man ein leeres passives K stchen an so erscheint dort ein H kchen und das betreffende Feld ist aktiv Klickt man in ein K stchen mit H kchen so wird dieses entfernt und das Feld ist deaktiviert 94 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice SOFTWARE Kr T E d nDia pbm Ekat 7 V OGOO mm 0m 38 M2 B 0 Administration hipj pheann FA hinned Cem l verPuegbane Feichen EN E NN anusrbngylida q at j mioni a iduri f i r det und Ir iduniehaia und foei j ah kuah n Kun d en A huehiregailager ihingi rar E PT ah lage mi beia Lager mei oei a een 7 4 age tieeche Lep
102. ers anzusehen mu man rechts neben dem gew nschten Benutzer das El Symbol anklicken Diese Informationen k nnen abgerufen werden wenn ber Administrator Rechte verf gt wird Hat ein Benutzer nur Redakteurs Rechte so kann er nur auf seinen eigenen Datensatz zugreifen Um einen Benutzer zu l schen mu lediglich auf das T Symbol rechts neben dem gew nschten Benutzer geklickt werden 71 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Kurz bersicht ber die Registerkarten in der Detailansicht eines Benutzerdatensatzes Die hier aufgef hrten Registerkarten sind f r den Administrator zu sehen Benutzer mit Redakteur Rechten k nnen weniger Schaltfl chen sehen Grunddaten allgemeine Angaben zu dem Benutzer Benutzerdefinierte Einstellungen Einstellungen Details Zugriffsrechte des jeweiligen Benutzers bestimmt und festgelegt Gruppen Hier k nnen die Benutzer festgelegten Benutzergruppen zugeordnet werden Email Voreinstellungen f r Spam Filter und Signaturen Benutzerverwaltung Grunddaten In den Grunddaten werden die Zugangsdaten Username Passwort die Systemsprache Kontaktdaten und sein Status verwaltet Die Kontaktdaten werden mit den zur Verf gung stehenden Date
103. ers hinzuf gen l sst oder ob er in dem Messenger Netzwerk als online und somit erreichbar aufgef hrt werden soll Der Suchen Button erm glicht es andere onOffice smart 2 0 Anwender zu suchen um dann eine Kontaktanfrage zu schicken mit der Bitte in seine Messenger Liste aufgenommen zu werden 136 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Nachdem der Suchen Button bet tigt wurde erscheint ein neues Fenster in die der Anwender in die Suchfelder die Daten des zu suchenden Kontaktes eintragen kann miis Merken phn 1 UGU bans em E vu ws H Li er En ie Pias ia Tun is Bert eu a ee MFI me Mi we Eyl i Nachdem der Suchprozess gestartet wurde erscheint eine Ergebnisliste mit allen gefundenen Kontakten die zu der Kontaktliste des Anwenders hinzugef gt werden k nnen Wenn auf einen Datensatz in der Ergebnisliste ein Doppelklick ausgef hrt wird wird diesem Teilnehmer eine Kontaktanfrage zugeschickt Danach wird der Kontakt der Liste des Anwenders hinzugef gt E ber den Einstellungen Button gelangt der Anwender zum Einstellungsmen Hier kann eingestellt werden ob in der Kontaktliste alle Kontakte angezeigt werden sollen oder nur diejenigen
104. essent zugeordnet wurde Mit dem __ Zum Objekt Button Objektverwaltung zur ck gelangt man zur Schritt 3 Wechselt man nun wieder auf den Karteireiter Interessenten so sieht man nun den soeben angelegten und zugeordneten Interessenten Karteireiter Maklerbuch Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Module wird jede Aktion zur Vermittlung des Objektes ins Maklerbuch automatisch eingetragen Ebenso besteht die M glichkeit der Eintragung manueller Aktionen So kann man dauerhaft nachvollziehen was f r die Vermittlung des Objektes getan wurde z B das Telefonieren mit Interessenten oder Besichtigungen mit Interessenten usw 32 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice onOffice smart 2 0 x gt onOffice Bearbeiten Extras Aktionen BR T u 889 Pan Om 2 ORBAOER Grunddaten Preise Fl chen Details Freitexte I Dateien Vermarktung Interessenten Maklerbuch 1603 Hauptstr 12 221221 SE 8 Alle Suche in Bemerkung Suchen t Legende Anzeigen 15 z Es sind 0 Eintr ge vorhanden gt insgesamt 0 Anfragen per Email alle ausw hlen T Aktionen z Auf dem Karteireiter befindet sich eine elementare Objektlegende Beim Anklicken dieser Objektlegende
105. et auf der Sie die Filtereinstellungen f r die zu exportierenden Datens tze vornehmen k nnen Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben und der Exportprozess gestartet wurde wird Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Projekte CSV Format Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben werden Sie auf eine neue Seite geleitet auf der Sie die Filtereinstellungen f r die zu exportierenden Projekte vornehmen k nnen Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben und der Exportprozess gestartet wurde wird Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten Anstehende Termine CSV Format 128 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Nachdem Sie diese Exportoption ausgew hlt und den Button Ausf hren bet tigt haben wird der Exportprozess gestartet und Ihnen die generierte Datei im CSV Format zum Download angeboten 129 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE 5 3 Objektaustausch Mithilfe des Objektaustausches biete
106. ewer Live Support ber diesen Link erh lt der Anwender Informationen wie er sich den Netviewer Client herunterladen kann Der Netviewer Client erm glicht es in Verbindung mit einem Supportmitarbeiter der onOffice Software GmbH eine Fernwartung direkt und live auf dem Rechner des Anwenders vorzunehmen e Shopping Center Beim Klick auf diesen Link ffnet sich ein neues Fenster ber das der Anwender weitere Dienstleistungen der onOffice Software GmbH in Anspruch nehmen kann Au erdem k nnen hier ber weitere Module f r die onOffice smart 2 0 Software freigeschaltet werden 6 2 onOffice Messenger Der on ffice Messenger steht allen Benutzern der on ffice smart 2 0 Software als versions bergreifendes Kommunikationsmittel zur Verf gung Maklerkollegen und Teammitglieder k nnen schnell und direkt kontaktiert werden hnlich wie bei der Email Korrespondenz k nnen Nachrichten ausgetauscht werden mit dem Vorteil da die Nachrichten nicht erst im Posteingang des Anwenders landen und dort auf Abruf warten onOffice Messenger 1290 User online m Messenger v Sie sind online Meine Messagenr 14831 offener Chat Andre Stormberg Boris Kunstleben Denise Kitzmann amp Marc Steine T Marius Siegmund amp Matthias Wenne WM Rene Mende Einstellungen Die Teilnahme am onOffice Messenger ist f r jeden Anwender optional Der Anwender entscheidet ob er sich als Kontakt auf die Messengerliste eines anderen Anwend
107. ffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Wordexpose kurz bzw lang w F HTML Expos kurz bzw lang g PDF Expos kurz bzw lang Ein Feld aktivieren deaktivieren Um ein Feld aktivieren deaktivieren zu k nnen mu bekannt sein in welchem Modul und in welcher Kategorie sich dieses befindet Als Beispiel sei die Aktivierung des Feldes Bad in der Kategorie Ausstattung gew nscht Schritt 1 Das Modul Objektverwaltung ausw hlen Dann im Listenfeld der Kategorie den Punkt Ausstattung anklicken Schritt 2 Es erscheint eine tabellarische bersicht aller Felder die f r das gew hlte Modul und die gew hlte Kategorie zur Verf gung stehen Der Scrollbalken der Tabelle mu nun nach rechts gezogen werden um die M glichkeit der Aktivierung bzw der Deaktivierung angezeigt zu bekommen Schritt 3 Unter dem Feld Aktiv wird f r jedes steuerbare Feld ein Kontrollk stchen aufgef hrt Wird in ein leeres passives K stchen geklickt so erscheint dort ein H kchen und das betreffende Feld wird aktiv Bei Klicken in ein K stchen mit H kchen wird dieses entfernt und das Feld wird deaktiviert Pre Drabeier 2 er i 200090 70m DF OMFP Administration Eingpaberjehte Flruiier EEEN Hinnteitungen Gch nnet Mulinmitet tomiiiari Sorh rkenen Ringen bizi Cir hH Ee Faire TH bhris Are k pin Ark F HS Fu i We Were ee iiir m nan eE PR F PF HE Hahah HT Elakt
108. ffice www onOffice com Jon Office SOFTWARE Einf hrun 0 Einf hrung Vorwort Das Benutzerhandbuch bietet eine Einf hrung zum Umgang mit onOffice smart Es wird erl utert wie onOffice smart verwendet welche Funktionen und Module onOffice smart bereitstellt und wie diese genutzt werden k nnen Aufbau des Benutzerhandbuches Die Kapitel des Benutzerhandbuches sind nach den verschiedenen Modulen unterteilt In jedem Kapitel ist eine kurze Einf hrung zu finden nach der dann einzelnen Ansichten eines Moduls und die unterschiedlichen Funktionen jeweils Schritt f r Schritt erkl rt werden Die Beschreibungen werden jeweils mit Abbildungen aus der onOffice Software unterst tzt Verwenden des Benutzerhandbuches Das Benutzerhandbuch bietet hilfreiche Informationen Damit kann auf unterschiedliche Weise gearbeitet werden e kapitelweises Durcharbeitet e Auswahl einzelner Themen Wenn noch nicht mit der Testversion gearbeitet wurde so wird ein paralleles Durcharbeiten des Benutzerhandbuchs zusammen mit der Software empfohlen Abweichungen der Darstellung onOffice bietet eine Fast Version an f r den Fall dass kein UMTS oder DSL Anschluss zur Verf gung steht Diese wurde eingerichtet damit bei einer langsameren Verbindung on ffice ohne Geschwindigkeitsverlust genutz werden kann Dabei weicht die Darstellung des onOffice Desktop von den Abbildungen in diesem Buch etwas ab da bei der Version das Design etwas abgespe
109. g TE D nias lara AA PE O Si a mn meil ied 6 1 Supportkasten Der Supportkasten bietet direkten Zugriff auf Schulungsvideos und M glichkeiten zur Supportanfrage Au erdem k nnen ber einen Link verschiedene Module f r die onOffice smart 2 0 Software erworben werden die die Funktionalit t der Installation aufwerten on ffice Support Schulungswvideo E Hilfe Supportuser deaktiv 5 Email Support e Hetiewer Live Support Bni Shopping Center Folgende Funktionen stehen zur Verf gung e Schulungsvideos Beim Klick auf diesen Link ffnet sich ein Fenster mit einer Liste derzeit verf gbarer Schulungsvideos die die Bedienung entsprechender Komponenten der onOffice smart 2 0 Software zeigt Hilfe Beim Klick auf diesen Link ffnet sich die online Version des Handbuches der onOffice smart 2 0 Software 135 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onO ffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE e Supportuser ber diesen Link kann der Zugriff des Supportusers auf die Installation der onOffice smart 2 0 Software gesteuert werden e Email Support Beim Klick auf diesen Link ffnet sich ein Fenster mit einem Formular ber das schnell und bequem Email Anfragen an den on ffice Support gestellt werden k nnen Netvi
110. garten km Dist Grundschule km Distanz Kindergarten km Distanz Hauptschule Distanz Hauptschule km Dist Realschule km Dist Gymnasium km Dist Zentrum km Dist Einkaufsm glichkeiten km Distanz Gastst tten km Fussweg zu f Verkehr Fahrzeit zu HBF Fahrzeit zu BAB onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www on ffice com JonOffice SOFTWARE zeit_flug Fahrzeit zu Flughafen 4 3 Word Vorlagen in onOffice hinterlegen Das Wordupload Tool wurde entwickelt um das Hochspielen von Worddokumenten in on ffice smart zu erleichtern Die Installation Auf der on ffice Homepage ist unter Service im Downloadbereich das onOffice Wordupload f r Word 2000 und onOffice Wordupload f r XP zu finden http www onoffice de new page 205 xhtml Um das Wordupload zu installieren sind folgende Schritte n tig Schritt 1 Die entsprechende Version durch klicken auf den Link ausw hlen apr or epp mg ma iak BE pe p p u M i F Er u E O OTa ie B u b ilee l liee i Be a mann hen Jandffice E iei F E merrer b Bii Bekema ie l miS EE a zn n u A mo berme da nen Are ara F on ffice de Download Schritt 2 Speichern der Datei auf dem Desktop 112 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschlan
111. grad strasse hausnummer bundesland land gemeindecode flur flurstueck gemarkung etage lage_im_bau wohnungsnr lage_gebiet regionaler _zusatz Kategorie zum Objekt Word Makro nutzungsart vermarktungsart objektart objekttyp Freitexte zum Objekt Word Makro objekttitel Jon Office SOFTWARE Telefon Ansprechpartner Telefax Ansprechpartner Email Ansprechpartner Mobil Ansprechpartner Festnetz Ansprechpartner onOffice Feld Bezeichnung interne Objnr externe Objnr Status Benutzer onOffice Feld Bezeichnung PLZ Ort Breitengrad L ngengrad Strasse Hausnummer Bundesland Land Gemeindecode Flur Flurst ck Gemarkung Etage Lage im Bau Wohnungsnr Lage Gebiet Regionaler Zusatz onOffice Feld Bezeichnung Nutzungsart ermarktungsart Objektart Objekttyp onOffice Feld Bezeichnung Objekttitel onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onO ffice com dreizeiler lage ausstatt_beschr objektbeschreibung sonstige _ angaben Bilder zum Objekt Word Makro TBild Folge TxtTBild Bild1 TxtBild 1 Bild2 TxtBild2 Bild3 TxtBild3 Bild4 TxtBild4 Bild5 TxtBild5 TxtBildX f r X bitte bel Zahl einsetzen GBildX f r X bitte bel Zahl einsetzen Grundriss1 Grundriss2 GrundrissX f r X bitte bel Zahl ein
112. i klicken Speichern unter w hlen und dem Dokument einen beliebigen Namen geben Schritt 3 Als Dateityp Webseite htm html ausw hlen Schritt 4 Die Eingaben mit dem E Speichen Button best tigen Nach dem Speichervorgang liegt die Webseitenansicht des Dokuments vor Nur so kann die sp ter automatische Einsetzung der Adressdaten funktionieren Schritt 5 Statt beispielsweise Herr Muster Mustermann sollen allgemeine Bezeichnungen verwendet werden Der Briefkopf sollte nun so aussehen bitte auf die korrekte Schreibweise achten _Firma1 _Firma2 _ Anrede _Titel _Vorname _Name 102 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com _ Strasse PLZ Ort JonOffice SOFTWARE Diese Bezeichnungen werden nachher durch die entsprechenden Daten aus der Adressverwaltung ersetzt Schritt 6 Die Betreffzeile und den Text mit Gru formel mu manuell in das Dokument geschrieben werden Schritt 7 Zum Schluss das fertige Dokument speichern Die Vorlage bzw das Standardanschreiben ist fertig gestellt und kann in on ffice hochgeladen werden Folgende Platzhalter stehen f r Vorlagen zur Verf gung und k nnen genutzt werden Adresse Word Makro Briefanrede OSG_ADRESSAT Datum KDatum KdNr Anrede Titel Name Vo
113. ice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Benutzer in Gruppen einf gen Benutzer k nnen jeweils nur einzeln nacheinander einer Gruppe zugeordnet werden mehrere Benutzer gesammelt einer Gruppe zuzuordnen ist nicht m glich Wenn die Gruppen angelegt worden ist siehe Kapitel 3 4 steht diese in der Benutzerverwaltung zur Verf gung Dies ist auf der Registerkarte Gruppen in der Benutzerverwaltung zu sehen Die Zuweisung eines Nenutzers zu einer Gruppe erfolgt in folgenden Schritten Schritt 1 Sicherstellen da es sich um den richtigen Benutzerdatensatz handelt Schritt 2 In dem Auswahlfeld verf gbare Gruppen werden die Gruppen aufgelistet die angelegt worden sind Anhand der Gruppenbezeichnung die Gruppe ausw hlen zu der der Benutzer eingeordnet werden soll Schritt 3 Nachdem die Gruppe im linken Feld ausgew hlt wurde erscheint im rechten Feld zugeordnete Gruppen die Gruppenbezeichnung und ein Listenfeld Dieses Feld ist mit einem Mausklick auf den Pfeil zu ffnen Hier mu nun festgelegt werden welchen Status dieser Benutzer erhalten soll Die Zuordnung mit dem Button best tigen Schritt 4 Nachdem der Status gew hlt wurde ist der Benutzer dieser Gruppe zugeordnet Das hei t der Benutzer kann nur noch die Datens tze sehen die dieser Gruppe zugeordnet sind Schritt 5 Wenn weitere Benutzer in Gruppen eingeordnet werden sollen so sind Schritte 1 4 zu wiederholen Um in
114. ice Webseite unter folgendem Link heruntergeladen werden http www onoffice de new page 205 xhtml F r die Einrichtung des onOffice Quick Starts ist eine Vorab Installation zwingend notwendig Das Quickstart Tool ist ebenfalls unter diesem Link unter dem Namen on ffice quickStart f r Mozilla Firefox zu finden Bitte diese Datei herunterladen Nach Beendigung des Downloads und eventueller Installation des Firefox Browsers mu die Installation des Quickstart Tools durch Doppelklick gestartet werden Bitte den dort aufgef hrten Anweisungen folgen und die Installation abschlie en 12 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Soltw are Installabion f analice pi Wicht signiert von fipiliftp onaffe deidoonkadlon ffice E besch digen oder Ihre Privatsph re verletzen denen Sie vertrauen Installation best tigen Nach der Installation des Quick Start Tools mu der Mozilla Firefox erneut ge ffnet und einige Einstellungen vorgenommen werden Bitte wie folgt dabei vorgehen Schritt 1 Den Mozilla Firefox starten im rechten unteren Rand des Browser Fensters ist das onOffice smart2 0 Symbol m hinzugef gt worden J smart 2 0 Schritt 2 Bitte auf Symbol klicken um die ben tigten Einstellung
115. ice www onOffice com JonOffice SOFTWARE 2 Die Hauptfunktionen von onOffice smart on Off ce smart 2 0 onlfice Bearbeiten Extras Aktionen 7 amp S p Suche qD Filter Re ft Si 2 6 Da E 2 1 Die Navigationssymbole Name Kurz Beschreibung N zum Anfang aller Datens tze zur ckspringen auf die erste Datensatzseite auf den ersten Datensatz Einen Datensatz zur ck eine Seite zur ckbl ttern einen Datensatz zur ckbl ttern Einen Datensatz vor eine Seite vorbl ttern einen Datensatz vorbl ttern zum Ende aller Datens tze vorspringen auf die letzte Datensatzseite auf den letzten Datensatz En ffnet die Filterfunktion Selektion Schnittstelle zu Microsoft Word l schen l scht den markierten Datensatz und die Datensatzverkn pfungen bearbeiten ffnet den markierten Datensatz zum Editieren Objektverwaltung Objektverwaltung E pers nliche Infoseite Startseite 15 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE Termine Terminkalender Aufgaben Aufgabenverwaltung smart site smart site Baukasten f r Ihre Webseite Unterst tzung bei Berechnungen i hinterlegten Textvorlagen 2 2 Info amp Startseite Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt man auf die per
116. icher auf Wunsch vergr ert werden kann F r die Anzahl der Dateien ist keine Beschr nkung vorgesehen Wenn die Dokumentenverwaltung ge ffnet wird ist eine tabellarische bersicht der Dokumente zu sehen Soll die Detailansicht ge ffnet werden so kann dies durch Doppelklick mit der linken Maustaste realisiert werden Alternativ kann das El Symbol rechts neben dem Datensatz genutzt werden Um eine Datei zu l schen ist nur ein Klick auf das rechts neben der aufgelisteten Datei W Symbol zu klicken 113 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE er Fee ran i F d OOOO 7 Gra F AE Wer 0 Vorlagen Datelen g TANTA na Era Wirren urd Laden Hay kicker O Reham gran ME hor er ur oe H Be S u re Die Dokumentenverwaltung Zugriff auf die Informationen zu einer Datei In der Detailansicht sind Informationen zu der jeweiligen Datei zu finden Mit dem Button gelangt man wieder zur tabellarischen bersicht weni Pifarbe e Foru gt F 00007 Om 38 ONSE A 0 E Datelen e oa rm re Bailan Vaiee Standard Ansicht een a al Wn u m Ak er Daiki Einn BJ Bhia aa Tikel dar Daini WE Brei sei iaaa anya cao E Bataj eduk Prater emitan omas Brit ine oek nn an kA Era FII ches honda j Bermarkung
117. icht zu gelangen nutz man den D Button Einem Termin eine Adresse oder ein Objekt zuordnen Weiterhin hat man die M glichkeit einem Termin die Adresse eines Interessenten und oder die Adresse eines Objektes zuzuordnen Schritt 1 Wie bereits beschrieben wird der Termin eingetragen Nachdem man gesichert hat erscheinen im rechten unteren Bereich das Haus Symbol und das Adress Symbol Schritt 2 Klickt man nun auf das Zuordnen Symbol kann man nach der gew nschten Adresse suchen und sie hinzuf gen Bestehende Termine ndern l schen Beispiel Der Termin des Team Meetings soll ge ndert oder gel scht werden Schritt 1 Der betreffende Termin wird ausgew hlt Schritt 2 Wenn sich die Detailansicht des Termins ge ffnet hat nimmt man die nderungen vor beispielsweise das Datum ndern Die Anderung wird mit dem Sichern Buttonbest tigt Um den Termin zu l schen klickt man in der Detailansicht auf den __Terminl schen Button Hinweis Bei einem sich regelm ig wiederholenden Termin kann man die Option lerminwiederholung ausw hlen Hierf r aktiviert man das K stchen neben Terminwiederholung Nun kann man angeben ob sich der entsprechende Termin t glich w chentlich monatlich oder j hrlich wiederholt 2 7 Aufgabenverwaltung pi Das Aufgabenmodul dient dazu die betriebsinterne Aufgabenverteilung zu koordinieren Darin sollen nicht nur Aufgaben eines einzelnen Nutzers erfasst werden
118. ieteinnahmen_ist mieteinnahmen_soll erschliessungskosten kaution geschaeftsguthaben stellplatzmiete stellplatzkaufpreis stp_anzahl dmy1 dmy2 dmy3 dmy4 kostenumgelegt kostennichtumgelegt Fl chenangaben zum Objekt Word Makro wohnflaeche nutzflaeche gesamtflaeche ladenflaeche lagerflaeche verkaufsflaeche freiflaeche bueroflaeche bueroteilflaeche fensterfront verwaltungsflaeche gastroflaeche grz JonOffice SOFTWARE Mietzuschl ge Pacht Erbpacht Hausgeld Abstand Preis Zeitraum von Preis Zeitraum bis Mietpreis pro qm Kaufpreis pro qm Makler Courtage Courtage W hrung Mwst Satz Freitext Preis fache Netto Rendite Mieteinnahmen lst Mieteinnahmen Soll Erschlie ungskosten Kaution Gesch ftsguthaben Stellplatzmiete Stellplatzkaufpreis Stellplatzanzahl Leer Leer Leer Leer Kosten umgelegt Kosten nicht umgelegt onOffice Feld Bezeichnung ohnfl che Nutzfl che Gesamtfl che Ladenfl che Lagerfl che Verkaufsfl che Freifl che B rofl che B roteilfl che Fensterfront Verwaltungsfl che Gastrofl che GRZ onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com gfz bmz bgf grundstuecksflaeche sonstflaeche anzahl_zimmer anzahl_schlafzimmer anzahl_badezimmer anzahl_sep_wc anzahl_wohn_schlafzimmer g
119. ig gestellte Fragen und eigene Fragen jederzeit zur verf gung Sprache Deutsch DSL Zugangsdaten anforder Ta Login Maske Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint ein Fenster mit einem Weiterleitungs Hinweis Initialisierung Einen Moment bitte Initialisierung wird durchgef hrt Einloggen ber https smart onoffice de smart20 11 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Um den Umweg ber die Homepage zu sparen kann in die Adresszeile des Browsers direkt folgende URL eingegeben werden https smart onoffice de smart20 Es erscheint sofort die Eingabemaske f r den Kunden Login Diese Seite kann nun unter Favoriten gespeichert oder direkt als Startseite definiert werden Einloggen mit dem Firefox ber den Quick Start F r den Mozilla Firefox ist ein spezieller Schnellstart verf gbar um die Anmeldung in on ffice smart zu beschleunigen Dieser Schnellstart ben tigt die Mozilla Firefox Version 1 5 oder h her und mu extra installiert werden Nach der Installation m ssen die Benutzerdaten lediglich einmal eingegeben werden Danach gelangt man in Zukunft ber einen Button direkt in die onOffice Software Der Mozilla Firefox ist eine frei verf gbare Software und kann bei Bedarf von der onOff
120. ig hinterlegt Neben den Listenfeldern dieser drei Felder steht das BJ Symbol um diese Eintr ge zu bearbeiten Um Eintr ge vornehmen zu k nnen folgt man den nachstehenden Anweisungen Schritt 1 Zun chst klickt man auf das b Symbol Schritt 2 Es ffnet sich eine kleine Eingabe Maske mit den Feldern Kommentar und Eintrag In dem Kommentar Feld tr gt man ein um was f r eine Nummer es sich handelt In das nebenstehende Feld ne gibt man die Nummer ein Die Eingabe wird mit dem Button best tigt Schritt 3 Schritt 2 wird solange wiederholt bis alle notwendigen Nummern angelegt sind Wenn man neben einer eingegebenen Nummer auf das kl Symbol klickt so kann man die Eintr ge bearbeiten In dem Fall erh lt man zur Best tigung den andern Button Wurde Eingabe beendet so beendet man die Arbeit mit dem _ tEsierSchlieken Button Schritt 4 Wenn man nun das Listenfeld der Telefonnummern ffnet so erscheinen die eben eingetragenen Nummern mit den Kommentaren 39 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ki Hana Eiras Akiong a 2 g i Fh z Poa p 998 an Bu b GMa o m 1 1818107 Windows Internet Eupioren Muster Manfred Tel 08131
121. ine Monatsansicht bei der auch die Kalenderwoche angezeigt wird Dar ber findet man zwei Auswahlfenster eines f r den Monat und eines f r das Jahr Unter der Monatsansicht kann man zwischen Tagesansicht Wochenansicht und einer Ansicht der n chsten Termine w hlen Um die Ansicht zu wechseln klickt man mit der Maus auf die gew nschte Ansicht Zudem kann man w hlen ob alle Termine die Termine f r eine Gruppe oder die Termine eines bestimmten Benutzers angezeigt werden onOffice smart 2 0 onOffice Bearbeiten Extras Aktionen 88089 sine Q rre gt e Sa Dg J Kalender Mittwoch 28 11 2007 November 2007 Ansicht Wochenansicht Auswahl Alle Termine oon KW Mo Di Mi Do Fr Sa So nn Al 44 12934 3567891011 9 00 46 12 13 14 15 16 17 18 47 11 20 2122232425 40 00 48 26 27 28 29 30 11 00 KW Mo Di Mi Do Fr Sa So 48 4 12 00 43456789 50 10 111213 14 15 16 13 00 51 17 18 19 20 21 22 23 52 124 25 26 27 2829 30 14 00 01 31 15 00 KW Mo Di Mi Do Fr Sa So El 123456 02 7 8 9 10111213 03 14 15 16 17 18 19 20 04 21 22 2324 252627 49 00 05 28 29 30 31 xl 16 00 17 00 Detailzugriff eines Termins Sind die Termine eng hintereinander die Notizen sehr umfangreich oder verschiedene Termine fast zeitgleich so kann man nicht alle Informationen zu einem Termin aus der Tagesansicht heraus direkt erkennen Damit man aber weis ob man
122. ismpartahe irre i i amp dire o aleren Yerbfanlichen m nen Vermarktung befinden ji a aaee O Paaaniet verkat OlTopangsest l k gt Das Harklaran derjswallgen Portale durch da Chockbiow Mart rsrerenzutakt lediglich mm emerken dagas Ohkekies Kr ainan lgender Fora alsbglaich Om diocet Objakt im gew nschten Porlalzu akiualisiaren oder zu kechen bel igen gle biie dan cair ERptBe ogeseheren Arralidare Buben Keseegahan C gt ja EC Ti Adese im Wor Epos imion ja rein Cnpektatest ansich 71 Mahia rkoie gon pi Sie haben aleh r dan onies Objektaustauerh Feigaathaltei L_KurzEssose Merh LangEmpose gan _ und k nnenan dieser Stelle diese Immobilie an amgew hlle EirzEspose i HTA LangE amp ns3s IHTAL Wkolak lagin nisandan Obaktausiassch green Eriaf schmiber ANZEIGE Schritt 3 Der Button Objektaustauch mu aktiviert werden Das Objektaustausch Fenster wird daraufhin ge ffnet Hier werden alle kooperierenden Maklerkollegen aufgelistet Schritt 4 Der gew nschte Maklerkollege mu ausgew hlt werden indem hinter dem entsprechenden Eintrag in der Liste ein H kchen gesetzt wird 132 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Der gew nschte Maklerkolleg
123. kann wird in Kapitel 3 5 beschrieben Neben der M glichkeit der Aufgabenselektion nach gew nschten Eigenschaften ist auch die Sortierung der bersicht u a nach Verantwortung Deadline und Priorit t m glich F r eine Sortierung ist die jeweilige Spalten berschrift einmal anzuklicken Wenn die Aufgabenverwaltung ge ffnet wird wird zun chst die tabellarische bersicht aller Aufgaben auch die bereits erledigten sofern diese noch nicht endg ltig gel scht wurden angezeigt Unten links in der Ansicht ist au erdem zu sehen wie viele Aufgaben sich in der Aufgabenverwaltung befinden und unten rechts auf wie vielen Seiten diese aufgeteilt sind Die Anzahl der pro Seiten angezeigten Aufgaben kann durch das Auswahlfeld Anzeigen eingestellt werden Standardm ig ist der Wert auf 15 gesetzt um die Ladezeiten der Seiten minimal zu halten on ffice smart 2 0 on fice Bearbeiten Extras Aktionen 7 OOOO m Om SORA ONE Listenansicht Aufgaben F r Ale Art ale Status Ale von Anzeigen 15 Dringender R ckruf in Bearb hoch AJ 27 11 07 Meue Aufgabe einrichten in Bearb normal AJ 27 11 07 Interessent A Anfahrstbeschreibung zukommen lassen n beg normal AJ 29 11 07 Grundriss an Interessent B faxen in Bearb normal AJ 30 11 07 4 Aufgaben Planung Seite 111 Aufgabenverwaltung Detailansicht einer Aufgabe Um sich die Details einer bestimmten Aufgabe anzeigen zu lassen ist mit der Mau
124. keine Liste alle ausw hlen I Aktionen _8 Objektdatens tze Seite 1 1 Vor den jeweiligen Objekten befindet sich ein P Symbol Hier erh lt man auf einen Blick die wichtigsten Kurzinformationen wie beispielsweise die Eckdaten der Gr e den Preis usw zu der jeweiligen Immobilie Um sich die Details eines bestimmten Objektes anzeigen zu lassen w hlt man mit der Maus den gew nschten Datensatz aus Man befindet sich auf dem Datensatz der farbig hinterlegt ist Durch Doppelklick ffnet man die bersicht zu diesem Objekt Alternativ kann man auch das kl Symbol verwenden um in die bersicht zu gelangen Listenansicht der Objektverwaltung Hier werden alle in der Datenbank vorhandenen Objekte aufgelistet Unter der bersicht findet man rechts ein Listenfeld mit dem man verschiedene Aktionen steuern kann Darauf zu Achten ist dass die vorgenommenen Aktionen nur Auswirkungen auf die markierten Datens tze haben Man kann eine Arbeitsliste erstellen ein Word Expos drucken ein Word Schreiben erstellen eine eMail erstellen oder ein Expos Digest zusammenf gen Wurden eine oder mehrere Arbeitslisten erstellt so kann man diese im Listenfeld unten links ausw hlen Wurde eine Liste ausgew hlt so erscheint ein weiteres Listenfeld welches die M glichkeit bietet die Liste umzubenennen oder zu l schen Erstellen einer Arbeitsliste Gehen wir davon aus dass eine Arbeitsliste erstellt werden soll in der spezielle Objekte en
125. kertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com
126. l ieas j i BaH nr E lm rir rein 5 i 3 SOFTWARE UND IN TERNET FUR MAKLER i i Em nn NUTZEN SIE DEN ONE VORTE Fan orai ne eben ee Carma befer un Pran wrier 45 04471 HE k Frau lestri iu a Schritt 2 Nun auf den Punkt Inhalt das Globus Symbol in der oberen Men leiste klicken Danach den Punkt Ausnahmen in der Zeile Popup Fenster blockieren ausw hlen N a pe Datenschutz Skherhak Erwekert 9 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www on ffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 3 Es ffnet sich das Fenster Berechtigte Websites Hier in das Feld Adresse der Website folgende Zeile eingeben smart onoffice de und dann bitte auf Erlauben klicken Berechtigte Websites Pop ups Sie k nnen festlegen welchen Websites Sie erlauben m chten Pop up Fenster zu ffnen Geben Sie bitte die exakte Adresse der Wwwebsite ein der Sie das erlauben m chten und klicken Sie dann auf Erlauben Adresse der Website Erlauber Website Status sm rk ongffice de Erlauber website entfernen Alle websites entfernen Schlielier E Der Mozilla Firefox ist nun f r die onOffice smart Software optimal eingerichtet 10 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutsch
127. land Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE 1 2 Anmeldung Im folgenden Unterkapitel wird erl utert wie man sich in onOffice smart einloggen kann Dabei kann zwischen drei Varianten gew hlt werden Einloggen ber die onOffice Webseite Um sich ber den Webbrowser einzuloggen ist in die Adresszeile des Webbrowsers www onOffice de einzugeben und sobald sich die Seite aufgebaut hat der Button Kunden Login zu klicken der sich rechts oben in der Hauptnavigation der onOffice Webseite befindet Es erscheint anschlie end die onOffice Eingabemaske in die der Kundennamen Benutzernamen und Passwort eingegeben werden mu Bitte dabei unbedingt die Gro und Kleinschreibung beachten Die Eingaben mit einem Mausklick auf best tigen Sollten kein DSL Anschluss zur Verf gung stehen dann bitte das H kchen in dem DSL Feld entfernen damit on ffice ohne Geschwindigkeitsverluste genutzt werden kann Jongffice Letzte Software News on ffl ce smart 2 0 21 05 2006 onOffice Support Center erweiteret Kunde ongfice bietet ab sofort integrierten Support Uber dem onofice Messenger haben Sie Benutzer Passwort pooo O OS direkten Zugriff auf Schulungsvideos eMail Support die Newiewer Fernwarung und eine aktualisierte online Hilfe Zudem steht Ihnen ein Support Forum f r h uf
128. lesen kann gt GnOSce Bestenen Etas OOOO amn Oru 6 EAOn Giundtaten Einstellungen Ostals Gruppen mat ru er p os ore Aw Fa inga auy egne a n 51 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE eMails lesen Zum Lesen einer eMail gibt es verschiedene M glichkeiten 1 Man klickt in der betreffenden Zeile der eMail auf das Blattsymbol links neben dem Symbol Papierkorb 2 Man klickt in die Zeile der eMail Hier erscheint die eMail im Anzeigenfenster im unteren Bereich oder per Doppelklick in die Zeile der eMail Hier wird die eMail dann im gesamten Fenster ge ffnet Zur R ckkehr in die vorherige Ansicht klickt man einfach auf das b Symbol Unter dem _ seht Button befindet sich die Ordnerverwaltung in der man verschiedene Ordner ausw hlen kann Archiv Erledigt gesendete Objekte Papierkorb Vorlagen Hiermit kann man seine eMails in den vorgenannten Ordnern anzeigen lassen Mit Selektion k nnen Sie eMails markieren Aus einer eMail einen neuen Adressdatensatz anlegen Diese Funktion ist n tzlich wenn ein Interessent per eMail eine Anfrage sendet Wenn man nun einen neuen Adressdatensatz f r diesen Interessenten anlegen m chte geht man folgenderma en vor Schritt 1 Man h
129. letten zuordnen externe Objektnr nicht editierbar KdNr nicht editierkar Ist Aufwand fAufgakernverwaltung als Pflichtfeld Private Termine Eingabe in Adress Suche speichern TUI a a a ea a aa ea Sete aktive WSiederorlagen bei automatischen Gruppenzuordnungen 3 1 4 Sprache Unter diesem Karteireiter kann der Administrator festlegen welche Sprachvarianten der Software allen Benutzern der Version zur Verf gung stehen sollen Die Benutzer k nnen in ihren Benutzereinstellungen dann unter diesen Sprachen aussw hlen bzw Vorlagen und Expos s in diesen Sprachen wahlweise ausgeben lassen Welche Sprachen bereits standardm ig in onOffice smart verf gbar sind kann der onOffice Support beantworten 3 2 Portaleinstellungen Neben den Grundeinstellungen k nnen unter Extras gt Einstellungen auch Portaleinstellungen vorgenommen werden Die hier hinterlegten Daten sind f r alle Benutzer der on ffice smart Version verf gbar und f r eine Vermarktung ber Immobilienportale zwingend erforderlich Hier freigeschaltete Immobilienportale k nnen nun sofern die einzelnen Benutzerrechte nichts gegenteiliges aussagen vgl Kapitel 3 3 von den einzelnen Benutzern f r die Vermarktung der Objekte genutzt werden Die dann zur Verf gung stehenden Portale sind f r den Benutzer in der Detailansicht der Objektverwaltung unter dem Karteireiter Vermarktung zu finden Die Berechtigung Voreinstellungen zu den Immobilienportalen
130. lle verf gbaren Textbausteine aufgelistet sind Hier w hlt man die gew nschten Passen aus und best tigt sie durch klicken auf bernehmen onOffice Bearbeiten Extras Aktionen OOOO Pan Om BU BAOER Grunddaten Preise Fl chen I Details Freitexte Dateien Vermarktung Interessenten Maklerbuch 1603 Hauptstr 12 Objektbeschreibung o Zeichen o Zeichen Ausstattung SonstigeAngaben o Zeichen o zeichen ___Formatierungzur cksetzen Listenansicht Sichem Karteireiter Dateien Hier werden die Fotos Lagepl ne Grundrisse und Panorama Ansichten zum Objekt hochgeladen Auch Dokumente die sich auf das entsprechende Objekt beziehen k nnen an dieser Stelle hochgeladen werden Im linken Bereich dieser Registerkarte wird eine Tabelle dargestellt in der zu erkennen ist wie viele Dateien und welche Dateiarten Worddokumente Bilder Lagepl ne etc f r dieses Objekt bereits abgespeichert sind Im rechten Bereich werden diese Informationen und eine Bildvorschau angezeigt Unter der Tabelle sind die m glichen Portale aufgelistet auf denen das Objekt pr sentiert werden kann 24 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x l on
131. lt die Shift Taste gedr ckt und klicken Sie mit der Maus auf das is Symbol Nun wird in einem neuen Fenster die Adressverwaltung ge ffnet Schritt 2 ber das I Symbol ffnet man einen neuen Datensatz Schritt 3 Nun werden nach und nach alle notwenigen angaben aus der eMail markiert und im Adressdatensatz eingef gt Neuen Ordner erstellen Man hat hier die M glichkeit neue Ordner z B einen Erledigt Ordner anzulegen Indem man auf das Ordnersymbol Er neben der Ansicht klickt erstellt man einen neuen Ordner Es werden nun Auswahlfelder ge ffnet in denen man gebeten wird einen neuen Ordnernamen einzugeben und diesen dann zu erstellen eMails l schen Zum L schen der eMails kann man sich folgender Methoden bedienen 1 Man w hlt die gew nschte eMail aus und l scht diese durch das Verwenden des Papierkorbsymbols 52 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE 2 Mit dem Checkboxsymbol markiert man die betreffende eMail ber das Drop down Feld Aktionen gelangt man nun zu dem Punkt direkt l schen mit dem die eMail nicht in den Papierkorb verschoben wird sondern unwiederbringlich gel scht wird eMails suchen Mit dieser Funktion kann man mit den unterschiedlichsten Suchparametern nach eMails suchen
132. m glichen Diese Objektnummern werden an Immobilienportale weitergegeben und dienen dort f r Interessenten als Identifizierungshilfe bei R ckfragen an den Makler Die Objektnummer kann im Rahmen der erm glichten Varianten vorformartiert werden Bei Neueingabe von neuen Ojekten wird auf Basis dieser Vorgaben eine neue Objektnummer generiert Zu sehen sind die Objektnummern im Detailbereich der Objekte unter dem Karteireiter Grunddaten im oberen Bereich im Feld externe Objnr externe Objektnummer alphanumerisch fortlaufend Pre x fortlaufende Kummer fortlaufende Nummer Userprefix Benuzererwaltung Start f r fortlaufende Nummer 103 Formatierung von externen Objektnummern Automatische Feldberechnung Ist dieses K stchen aktiviert wird eine automatische Berechnung der Nebenkosten Warmmiete und der qm Preise vorgenommen Nat rlich ist dies nur m glich wenn in der Objektverwaltung zu den einzelnen Objekten m glichst zahlreiche und detailierte Angaben gemacht worden sind Die errechneten Daten sind zu berpr fen onO ffice bernimmt keine Gew hr f r die Richtigkeit der Berechnung automatische Feldberechnung M aktiviert Automatische Berechnung der Nebenkosten Warnmete und Quadkatmeterpreise in der Oblekhremtallung Automatische Nebenkostenberechnung Objekt Freitexte Mit der Voreinstellung Objekt Freitexte kann gew hlt werden ob die in der Detailansicht von Objekten ver
133. mbol in der Symbolleiste ffnet sich die Eingabemaske der Schritt 2 Es stehen nun verschiedene Suchoptionen zur Auswahl Es k nnen Angaben zu folgenden Unterbereichen gemacht werden Technische Angaben Geographische Angaben Kategorie Preise Fl chen Nutzungsart und Vertriebsart Schritt 3 Je nach Bereich k nnen Suchkriterien eingegeben werden Im Bereich Technische Angaben k nnen die Felder ausgef llt werden und der Objektstatus ausgew hlt werden 34 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 4 Die Eingaben werden mit dem Button best tigt Es erscheint nun eine Listen bersicht in der die bereinstimmungen der Suchergebnisse mit den Suchkriterien werden onOffice smart 2 0 x a onOffice Bearbeiten Extras Altione D O 0 O OQ Ps rm gt eo 2 amp p Objektdatensatz suchen Einfache Suche x Technische Angaben Eckdaten Datensatznr DS Plz Ort IH externe Objnr oo Strasse Hausnummer OoOo 1 Status I Etage bis 1 Land I Objektart I Kaufpreis EEE EN Kaltmiete EEE Anzahl Zimmer A Wohnfl che Doo bis o g Grundst cksgr e E13 bis 1 Sonstiges I Vermietet I Einlieger
134. me bereits sagt internen Bemerkungen die weder in den Portalen noch in den Expos s ver ffentlicht werden Dieses Feld ist ein optionales Feld welches nach Wunsch in der Software Version freigeschaltet werden kann Karteireiter Preise Fl chen Dieser Reiter besteht aus zwei Bereichen links werden die Daten zu den Preisen eingetragen rechts zu den Fl chen Die Inhalte bzw Felder richten sich nach den Angaben der Nutzungs und Vertriebsart die auf dem Karteireiter Grunddaten angegeben wurden In den Eingabefeldern wie Preis oder Quadratmeter Angaben m ssen Zahlenwerte verwendet werden Das 3 Symbol dient hier als Hilfestellung Jedes Feld hinter dem ein Taschenrechner steht ist ein rein numerisches Eingabefeld Nachkommastellen werden mit einem Punkt und nicht mit einem Komma getrennt Verzichtet werden muss auf Tausender Trennzeichen Ebenso d rfen keine W hrungszeichen oder Gr senangaben in dieses Feld eingesetzt werden Die Felder die mit einem gekennzeichnet sind sind Pflichtfelder Diese m ssen ausgef llt werden damit die verschiedenen Portale das Objekt anerkennen 22 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D onOffice SOFTWARE ondtlice smart 2 0 onOfice Bearbeiten Etras Aktionen J
135. n onOffice Bearbeiten Extras Aktionen OOOO Pan Om DOR A O H Datei ausw hlen 2fx Stunde Suchen in O Bilder Bir h iA 0 Arbeitszimmer ipg E Badezimmer jpg Recent E Garten jpg hd E E Kinderzimmer jpg E K che jpg E Lageplan jpg Desktop E Schalfzimmer ipg 3 Thumbs db Pe E Titelbild jpg E Wohnbereich jpg Eigene Dateien Ei SE e Arbeitsplatz ir Eaua Dateiname ffnen ung Dateityp ale Dateien 7 Abbrechen ZA Panorama erstellen und anlegen Um aus einzelnen Fotos eine Panorama Ansicht zu erzeugen ben tigt man das Programm PhotoVista Panorama von Iseemedia Dies kann auf der Internet Seite www iseemedia com bestellt werden Dieses Programm setzt die Einzelbilder in ein Panorama Bild um Das Programm erstellt eine Datei mit dem Namen Stiched_Result jpg dies ist die erzeugte Panorama Ansicht und eine ivr Datei Die beiden Dateien d rfen nicht umbenannt werden denn diese ben tigt man um die Panorama Ansicht in onO ffice hoch zuladen Schritt 1 Zun chst klickt man auf das A Symbol Schritt 2 In dem Feld Bild Art wird die Art Panorama ausgew hlt Weiter unten werden zwei Felder angezeigt Bild und ivr Schritt 3 Nun findet die Vergabe eines Titels und der Bildbeschreibung statt Schritt 4 Klickt man neben dem Feld Bild den tzeer Button an ffnet sich das
136. n Objekte Historie oop KdNr 1 Muster Manfred Tel 0815 55 55 55 Suchkriterien Haus k A von bis Bemerkung Wohnfl che 100 00 250 00 f Kaufpreis 200 000 00 300 000 00 Anlegen eines Suchkriteriums Beispiel Ein Kunde sucht eine Eigentumswohnung im Erd oder Dachgeschoss Die Wohnung sollte 5 Zimmer haben Der Kaufpreis darf zwischen 10 000 und 30 000 liegen Schritt 1 Klickt man auf das b Symbol so ffnet sich die Eingabemaske f r die Suchkriterien Schritt 2 Nun werden die entsprechenden Suchkriterien eingegeben Im oben genannten Beispiel m sste man also die Objektart den Objekttyp den Kaufpreis und die Anzahl der Zimmer eingeben Schritt 3 Die Eingabe wird durch den Button best tigt Das Eingabefenster wird ber den Schlie en Button beendet Das Suchkriterium ist nun angelegt Hinweis Sollte in der Liste der Suchkriterien ein Eintrag rot sein so ist dieser unbedingt zu l schen da es sich hierbei um einen leeren Eintrag handelt der das Zuordnen von Objekten unm glich macht 42 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOffice E fS https smart onoffice de smart20 Module adressen adress krite
137. n Die Dateiverwaltung wird ge ffnet Schritt 2 Nun in der Ansicht links auf den Punkt Vorlagen klicken Es erscheint eine Listenansicht der gespeicherten Vorlagen Schritt 3 Die gew nschte Vorlage ausw hlen Im rechten Bereich werden nun die Details zu der entsprechenden Vorlage angezeigt Schritt 4 Bitte auf den Button klicken Es kann entschieden werden ob die Datei oder Sichem werden soll Danach die Date einfach ffnen Schritt 5 Nun das gew nschte Logo an die gew nschte Stelle einf gen Schritt 6 Danach ist in der Men leiste der Punkt Datei und der Unterpunkt Speichern unter zu w hlen Wichtig ist dass die Datei als Webseite gespeichert wird Am leichtesten ist es die Datei auf dem Desktop zu speichern Schritt 7 Auf dem Desktop befindet sich nun die Datei als Webseite und ein Ordner der denselben Namen tr gt wie die gespeicherte Datei Die Vorlage kann nun geschlossen werden 120 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 8 Nun mu wieder die Dateien bersicht in dem onOffice Programm gew hlt werden Durch das Klicken auf das Symbol wird das Feld Art automatisch gef llt Schritt 9 Dann den Button dr cken die gespeicherte Webseite ausw hlen und auf Sichern klick
138. n Portal nutzen oder unter der Liste das aktualisieren in allen Portalen w hlen Soll das Objekt aus allen Portalen gel scht werden weil es beispielsweise verkauft wurde so nutzt l schen man den Button unter der Portalliste 28 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice your online Office JonOffice wO Bararbeilen Eile Aklionmn 7 B OOOO Pua Om D O A O F Srunddsten Pretserl chen Dotit Freeste Dateien Vermarktung Ineressenten Makertuch 1603 Hauptstr 12 1 Almmabibenpontale _Cgene memene vor fen cden a nein C Reserden C vermietet C Top Angebot F Neu I Referenzobjekl Expos Adresse freigeben Portale IHTUL Expos ja nein Aal Beigaben Wond Emmas C ja mi Adresse freigeben POF Empis ja nein f Word Kurz KurzExpese i Word ilang Lang Erposd Objekt in allen Portalen ARESA oder astan HTML ikuz a HTML Lang h ppf Kurz D ppf iLengi r Schreiben merse Objekt ver ffentlichen Schritt 1 Zun chst sollte man sich vergewissern dass alle Angaben vollst ndig und korrekt sind Schritt 2 Per Mausklick auf den betreffenden Aktualisieren bzw Einstellen Button neben dem gew nschten
139. n aus ffnet ihn durch Doppelklick mit der linken Maustaste und l scht diesen mit Hilfe des l schen Buttons eMails direkt beantworten Wenn man eine gelesene eMail sofort beantworten will geht man folgenderma en vor Schritt 1 Man klickt auf den G Aoren Button unterhalb der eMail Schritt 2 Der Antworttext wird vor die urspr ngliche Nachricht geschrieben Schritt 3 Durch klicken auf den a Abschicken Button wird die eMail verschickt eMails beantworten alle beantworten und weiterleiten Unter dem eMail Textfeld findet man die Symbole a Su SO arenen und W hlt man den G more Button so bleibt der urspr ngliche Text der eMail den man erhalten hat bestehen Der Antworttext wird hinzugef gt Bei der Verwendung des SO annenin Buttons wird allen eMailadressen geantwortet die in den Zeilen An CC und BCC angegeben sind W hlt man den 9P Button so wird die ausgew hlte eMail an den gew hlten Empf nger gesendet Neue eMail schreiben Wenn man sich in der eMailverwaltung befindet geht man folgenderma en vor Schritt 1 Man klickt in der Symbolleiste auf das b Symbol Ein leeres eMail Formular wird ge ffnet Die Absenderadresse ist bereits eingetragen Schritt 2 In der Priorit tenliste stellt man ein welche Dringlichkeit die eMail haben soll Hier kann man w hlen zwischen Hoch Normal oder Niedrig Bei einer hohen Priorit t wird die eMail beim Empf nger rot dargestellt Schritt 3
140. n aus den Grundeinstellungen vgl Kapitel 3 1 gef llt k nnen aber durch den Benutzer hier individualisiert werden Durch das inaktiv Schalten des Status und der Sperrung des Accounts kann ein Benutzer ausgeschlossen werden In diesen Einstellungen kann der Administrator Benutzern auch neue Zugangsdaten anlegen falls diese unsicher geworden oder verloren gegangen sind Grunddaten Einstellungen Details Gruppen Email amp Jansen2 Andre2 Username Andre2 Anrede 7 Titer Benutzerk rzel AJ2 Kennwort sssosssn0 e Vorname Andre2 Kennwort osssnnneeee Nachname Jansen2 best tigen Firma onorfice Software GmbH Email C PLZ 52072 Ort Aachen Emailname Stra e Kackerstr Hausnr 16 1 8 Bitte verwenden Sie keine Sonderzeichen oder Kommas im Emailnamen Land DEU an Der Emailname erscheint falls gesetzt wor der Emailadresse LKZ z B Torsten K mper t kaemper onoffice de gt Mobil Telefon 49 07241 446860 Status Aktiv v Fax 49 0 241 44696250 Account freigegeben URL a UstlD OO Systemsprache Deutsch Firmazusatz fl Namezusatz I Namezusatz2 I Kontonummer I nz Bank Hinweis A v Listenansicht Sichern C gesperrt Detailansicht eines Benutzers 72 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de
141. n gemacht werden Die Best tigung erfolgt durch den Sichern Button Schritt 8 Nach dem Sichern erscheint im rechten unteren Bereich u a das Symbol und das Symbol Durch das Klicken auf das K Symbol k nnen mit der Aufgabe entsprechende Objekt und Adressdatens tze verkn pft werden Durch die Zuordnung wird eine automatische Eintragung in das Maklerbuch bzw in die Historie vorgenommen Es k nnen auf gleiche Wiese auch Verkn pfungen zu Dateien oder Projekten vorgenommen werden 60 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice GERT re 2 j were Pmb Eoma T L a F F A i GOOD Fe Du l Aare 0 G Aufgabe neu anlegen rE nea Erin aieri Topenie aA ie are Frick Birar x Een re aa A Falgar ag na Eintrag De ae 5 wo Toren rR i Kerner Mu yria hr Erha D cp Ebay in Beartedung w Erinnerung U rj Ki Eria Li Erib ar z a Fee Aitac Sehen Neue Aufgabe eintragen Mit Aufgaben arbeiten Erh lt ein Nutzer eine neue Aufgabe so kann er ihr einen gew nschten Status zuweisen Beispielsweise seien hier In Bearbeitung oder Nicht begonnen genannt So beh lt er die bersicht welche Aufgaben er bereits begonnen hat und welche noch auf ihre Erledigung warten Dies kann der Nutzer in dem Auswahlfeld
142. n kann 19 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE HHulfice ana 20 E en flee Dembeien Gipu Ablanen 7 O9 u Gw 3 OB O ES o Gnmikien PreiseFiachen Data a Franda Dataien varmartkng Imereasenten Makertucn 0587 Rathausplatz 15 Technische Anjale Datansatan je Otsa am eterme Sein er Ob CrrL dentokat sidem Sie Ihre Ze E Ey H Geografische Angaben FLZ 50 Land Desschlana St sen Hur Fahan Diese Bemerkung wird nidi ver dtendicht Hazsinumman E J Etage A Regionaler Zusatz E 3 Dihin m Kuntaparie Werlnabet Fat Aukzungeant Gewerbe miebiisnar Lesnina Andes Objekte Canion En Ein DZ 5 s ensim Seen _ Eigent mer und oder Ansprechpartner zuordnen Wie bei der Zuordnung von Interessenten hat man hier die M glichkeit sowohl bestehende Kontakt Datens tze zuzuordnen als auch einen neuen Kontakt Datensatz aus der Objektverwaltung heraus neu anzulegen und gleichzeitig zuzuordnen Zuordnung aus einem bereits bestehenden Datensatz Schritt 1 Durch klicken auf das K Symbol gelangt man zum Zuordnungs Modus eines bereits bestehenden Kontaktes Alternativ w hlt man in der oberen Men leiste Aktionen und ffnet Eigent mer zuordnen
143. nOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com D JonOffice SOFTWARE 5 Extras 5 1 Datenimport Der Datenimport erm glicht es aus einer vorgegebenen Datei Adressdatens tze in onOffice smart 2 0 zu importieren Diese Funktion steht derzeit nur Administratoren zur Verf gung Hierzu wird im Men Extras der Unterpunkt Datenimport ausgew hlt onOffice smart 2 0 ondffice Bearbeiten Extras Aktionen 7800 mes gt amp Starten Sie hier den wi Statistik Datenimport illkomm Sitewatch Zuordnungen Dienstag 27 1 B rokartei 20 11 2007 Software News hier klicken Objektaustausch 0 ungelesene Emails im F Administration 0 Termine f r heute Gruppen FilteriListen Reset Einstellungen gt 0 Wiedervorlagen heute 0 pers nliche Aufgaben noch nicht erledigt 1 Es erscheint ein neues Fenster in dem die Optionen f r den Import vorgenommen werden k nnen Adressimport q F KlickTel Datei Bitte geben Sie das Trennzeichen f r die Datenzellen an Bitte geben Sie den Trennzeichen f r den Zelleninhalt an Art der Datens tzen ern unterschiedlich oder in der Datei bereits angegeben bitte leer lassen Bitte w hlen Sie die csw Datei von ihrem Rechner aus Durchsuchen Hochl
144. ndet werden mpa Perben En SSos F a JOGOO am Om oF OE TeRi 0 Administration Gen E i en Ze er ee u ar o Dp re a ri Posi Fitar WE Angerer biegen zu ba taiar iO ani ge Tutay a ee ba Bhi Tr m Karteireiter Einstellungen Sobald der gew nschte Karteireiter ber das Detailsymbol ausgew hlt wurde wird das Feld f r die Kategorien zur Bearbeitung freigeschaltet 92 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE oO 100 Buche F r gt E ne pe a g Administration Groin D Terere ingatan me Doas maiegore er D cepina a AA an PE Dame apee eo Heegese iwa AoE Vet Zu Eate ti mi han or ME t i i Deian na Mo F g r Eupen mia Ad Inumecheatar na Me t Karteireiter Einstellungen Kategorien Hier k nnen nun die verschiedenen Kategorien bearbeitet werden Es k nnen beispielsweise Positionen ver ndert oder auch neue Kategorien anlegt werden Wenn innerhalb einer Kategorie Flexifelder angelegt sind so erscheinen diese nach dem klicken auf das Detailsymbol im Fels Gruppen Unterreiter id er Mer Eras T J OOOO an QG oF AE Bee Administration oc Cipakiermusung FA Kaia o De e o Pa oo ZU nl ZZ Fip aahi a Kari ne bu Fee ae a ar er PepiaPibihar Eee kepr u bataar W
145. ne Individualisierung Die in onOffice smart standardm ig hinterlegten Exposevorlagen sind im rechten Bereich aufgef hrt und k nnen hier aktiviert bzw deaktiviert werden Nur aktivierte Vorlagen sind in der Detailansicht der Objekte unter dem Karteireiter Vermarktung verf gbar Hier k nnen auch die Exposes zu den Objekten im gew nschten Dateiformat erstellt und weiterverarbeitet werden Selbstverst ndlich k nnen noch weitere Exposevorlagen hinzugef gt oder duch onOffice selbst erstellt werden Bei Interesse oder Bedarf bitte den onOffice Beteuer kontaktieren Hinweis Das hier hinterlegte Logo wird ebenfalls in der Funktion Adressvervollst ndigung eingesetzt Diese ist in der Detailansicht eines Adressdatensatzes Karteireiter Grunddaten Bereich Kontakt zu finden HTML und PDF Expose Logo l schen Logo ansehen Position Rechts Logo im Expos Digest vertikal Haupffarbe 6699cc E Farbpalette Hebenfarbe mr Farbpalette vorschlag Claim POF Vorlagen Einseitig mit Objektliste mit Objektliste standard standard Farbig Farbig onofice your online Office 2 Rechtshinweis in HTML und POF Expos W einblenden Da wir Objektangaben nicht selbst ermitteln bernehmen wir hierf r keine Gew hr Dieses Expos ist nur f r Sie pers nlich bestimmt Eine Weitergabe an Dritte ist an unsere ausdr ckliche Zustimmung gebunden und unterbindet nicht unserem
146. ngsmaske wird nun geschlossen In der Listenansicht befinden sich nun zwei Suchkriterien Karteireiter Objekte Dieser Karteireiter ist in zwei Bereiche unterteilt Links werden die Objekte die dem Kunden automatisch zugeordnet worden sind angezeigt Auf der rechten Seite kann man selbst manuell dem Kunden ein Objekt zuordnen Schritt 1 Klickt man auf das Symbol so ffnet sich das Objekt zuordnen Fenster Die Suchkriterien f r das Objekt werden eingegeben Man kann z B die Datensatznummer oder die Stra e Button eingeben Anschlie end klickt man auf den Schritt 2 Eine Tabelle erscheint Nun w hlt man das die Objekt e welche man dem Kunden zuordnen zuordnen will Die Eingabe wird mit dem Objekt zugeordnet wurde Button best tigt Der Hinweis erscheint dass das 43 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com D JonOffice SOFTWARE Das Symbol steht f r die Einstellungen Hier kann man die Darstellung des Karteireiters nach seinen W nschen und Bed rfnissen anpassen onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen DL F 3 Y gt A NOOO Om DOL O H Grunddaten Ansprechpartner Details Sonstige Suchkriterien Objekte Historie KdNr 1 Muster Manfred Tel 0815 55 55 55 0 Automatisch zuge
147. of Haing mapo age 122 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JgnQfTice Dia pebim Eau i 7 OOOO m Om b ME gt RE 0 u Vorlage anlagen Ei C Dana O m CC p Ta ee et I Qio Merten Heim 5i S IO900 27m 0m F BS 7B o 2 Vorlage anlegen D ia D Doaa C i Pet TON FREE A ee TE De A ee 123 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE ee are Braten Men I F a O O O O A sum re gt 8 E ee X a Datelen t a I Fa Standard Ansicht vannun m J EET a mome freien r j T En PE Til ir Dini ee Daens Ep o O MES a 4 L 7 ding Immer fVoriage oo L F P maag Veilig h re teten EI E ET Pi a a ne m Viage MET nagita Ark eg ee HoT er H T amacheeikeen Deparia veria orange sie aeg ELLI Ce Cini 124 o
148. oftware GmbH Microsoft Windows und das Windows Logo sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation Andere in diesem Benutzerhandbuch erw hnte Produktnamen und Bezeichnungen der jeweiligen Firmen unterliegen im Allgemeinen warenzeichen marken oder patentrechtlichem Schutz und werden hiermit anerkannt 2 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice Inhaltsverzeichnis SOFTWARE O EINTUNT TONO sre EEE E 5 1 Vorbereitung amp Anmeldung 22 2002n002n0nan0nnnnnnnnanun nun ann nun nnnnnnunnnnn nnmnnn 6 1 1 Vorbereitung des Internetbrowsers 2220220022002000200 0000 0nnn anno ann n ann nnn nun ann nnnn nenn nenne 6 1 2 2 0 IUN 2 ee 11 2 Die Hauptfunktionen von onOffice smart unuuunuunannannnannannnnnnannnnnnannnnnnannnnnn 15 2 1 Die NaulgalonssymDDle2 ner ee 15 2 2 Info amp Startseite u 00a serien ernannte 16 2 4 Adressverwaltung 2 5 Emailverwaltung EEE A A A N EE E E EE E A E N 50 2 6 Terminverwaltung een 55 2 7 AUIGADERVEIWAHUNG ee ee een nee 57 SENS EUNE nn a En 63 3 13 Gr Undelnstell hgen e u necenssee ee ee 63 3 1 1 raad eh ee ee E ee ee 63 3 1 2 29EMel er see ee ee ern ee ade Be 64 312 EXPO Or ee ee ee ea ee eurer 67 EPERE EE E A A T ee Beer E A 68 ST N O n ee
149. onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE In der Listenansicht k nnen alle Maklerkollegen eingesehen werden die am Objektaustausch teilnehmen Die Teilnehmer des Objektaustausches werden IN einer Liste i rat erraten me erh ah skhladig rh rr Talna hrad Fais rhaheri angezeigt O I khm dis am Dejekduuedzusch isinen Ohje hs srrerden riria arpian pari G hida ik gaohka gime rik iiei m haa Thomin Eome i Perei irci Een GbR DSIN Aaneeiceim Mar Gint Fna Warton vr hn Enger Esser inrach en Hier kann festgelegt werden zu welchen Maklerkollegen Objekte gesendet und von welchen Maklerkollegen Objekte empfangen werden sollen Die Freischaltung ist f r jeden Partner separat einstellbar 52066 Aachen eo D rfen vom 55452 Laubenheim Nahe 9 e 50937 K ln Lindenthal E werden 20144 Hamburg 52076 Aachen Lichtenbusch oo 13597 Berlin 30 Darf dem Kollegen 69420 Objekte zugesendet 357 werden R sselsheim Die letzte Spalte in dieser Abbildung beschreibt den jeweiligen Zustand zwischen dem Anwender der Installation und seines Kollegens Das erste Symbol in dieser Spalte informiert dar ber ob dem entsprechenden Kollegen Objekte zugesendet werden d rfen oder nicht Das zweite Symbol hingegen beschreibt ob Objekte von diesem Makler empfangen werden d rfen 131 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 44
150. onrdner w hlen hii Irre u ee ee Dee ral Lhi eiim Daji a rather Ihn Ba all an ln ann end are erlernen Didra C Pi re ne 5 oe kiska a m kokaad ria ba den en Paraire gdu ba she Paradna eier C Aie eria CE Akkale ontra Schritt 6 Im n chsten Schritt wird darauf hingewiesen dass der Installer nun zur Installation bereit ist Durch klicken auf den Weiter Button wird die Installation gestartet E wu RT ns Installation best tigen 3 we pleid wordUpload wird anstalliert 114 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Schritt 7 Sobald die Installation abgeschlossen wurde erhalten wird eine Best tigung ausgegeben Durch klicken auf den Button wird der Setup Assistent beendet ik Ajj fi Ipko E Instalaton beendet Frkin Te an Ve lle ob ha auan a AE I fina Dur ara jaha Einstellungen des WordUpload Bevor das WordUpload genutzt werden kann m ssen zun chst einige Einstellungen vorgenommen werden Hierzu sind folgende Schritte notwendig Schritt 1 Nach dem Starten von Microsoft Word sind nun zwei neue Symbole in der Symbolleiste zu sehen Keen Mr Te Word Dhia Beten Bra Einige Formel give Take Bee t D ia 3 4 Br con EOQ A DT HH Di ee Shared Tin
151. ordnete Objekte 0 Manuell zugeordnete Objekte 9 A Diesem Interessenten sind keine automatischen Objekte zugeordnet Diesem Interessenten sind keine automatischen Objekte zugeordnet Mit dem Aktualisieren Button k nnen Sie diesem Interessenten passende Objekte zuweisen Mit dem Objekte Suchen Button k nnen Sie diesem Interessenten passende Objekte zuweisen L Aktionen z I alle ausw hlen L a Aktionen z I alle ausw hlen Karteireiter Historie In der Historie werden die Aktionen angezeigt die man bei diesem Kontakt get tigt hat Diese werden automatisch generiert wenn Sie eine Aktion t tigen eMail schreiben Expose versenden Telefonat ber das Telefonmodul oder der SMS Versand Man kann auch manuell Eintr ge vornehmen Schritt 1 Befindet man sich auf dem Reiter Historie so bet tigt man das b Symbol Schritt 2 Es ffnet sich die Eingabemaske f r Historie anlegen Das Feld Eintragsdatum wird automatisch gef llt In dem Feld Aktionsart kann man aus einer Liste w hlen um was es sich handelt Schritt 3 Der Eintrag wird mit dem Button best tigt Schritt 4 Kehrt man auf die Historie zur ck so erscheint in der Tabelle der soeben angelegte Eintrag 44 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your onlin
152. orlagen Papierkorb und Spam zur Verf gung Am Briefsymbol kann man erkennen ob diese eMail ungelesen Briefsymbol geschlossen Mail fett formatiert gelesen Brief ge ffnet oder eine Antwort eMail Brief mit gr nem Punkt ist eMail Konfiguration Die eMail Konfiguration bietet die M glichkeit individuelle Einstellungen in der eMailverwaltung vorzunehmen Der Konfigurationsmodus ist ber das 21 Symbol zu erreichen Zun chst hat man die M glichkeit zu definieren welche Eingabefelder als Standard erscheinen sollen und welche als Erweiterte Funktionen dargestellt werden sollen Des Weiteren hat man an dieser Stelle die M glichkeit die H he des Spamschutzes festzulegen Standardm ig steht der Spamschutz auf der 6 Man ndert die Spamschutz Stufe durch klicken auf den gew nschten Radiobutton Im folgenden hat man die M glichkeit spezielle Einstellungen f r Ihre eMails vorzunehmen So kann man bspw ber das Anzeigeformat der eMails entscheiden Prefixe f r weitergeleitete und beantwortete eMails bestimmen und die Entscheidung treffen ob man URLs in den eMails hervorheben m chte Beim Punkt Zeitliche Einteilung anzeigen hat man die M glichkeit ber die Darstellung der eMails im Posteingang zu entscheiden Weiterhin kann man entscheiden ob beim Posteingang das Vorschaufenster erscheinen soll Der Vorteil des Vorschaufensters besteht darin dass man bereits nach einmaligem Klicken auf die eMail den Inhalt
153. our online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Einem Mitarbeiter soll die Aufgabe gestellt werden einem Interessenten ein Expose per Fax zu zusenden Folgende Schritte sind dabei von N ten Schritt 1 In der Symbolleiste auf das Symbol klicken Es wird ein leeres Aufgabenformular ge ffnet Schritt 2 Das Eintragsdatum sowie der Name des Eintragenden werden automatisch eingesetzt Mit dem Feld Verantwortung wird die Aufgabe dem gew nschten Mitarbeiter zugeteilt Durch Offnung des Listenfeldes kann der zust ndige Mitarbeiter ausgew hlt werden Schritt 3 Einzugeben ist auch die Art der Aufgabe Hierzu ist das Listenfeld Art zu ffnen und eine Aufgabenart auszuw hlen Hier Telefax Selbstverst ndlich existiert keine Limitierung auf die in der Software vorgegebenen Aufgabenarten Im Rahmen der Administration k nnen weitere Arten definiert werden vgl Kapitel 3 5 Schritt 4 Das Listenfeld Priorit t bietet mehrere Auswahlm glichkeiten Das Listenfeld ist zu ffnen und eine Priorit ts Stufe auszuw hlen Schritt 5 In den Feldern Beginnt am und F llig am mu der Zeitraum angegeben werden indem die Aufgabe bearbeitet werden soll Schritt 6 In das Feld Soll Aufwand kann eine Aufwandssch tzung oder eine Zeitobergrenze eingetragen werden Schritt 7 Im Feld Betreff kann der Auftrag f r Ihren Mitarbeiter eingegeben werden Bei der Aufgabenbeschreibung k nnen noch weitere Notize
154. prechName XAnsprechVorname XAnsprechStrasse XAnsprechPLZ XAnsprechOrt 105 JonOffice SOFTWARE zugeordneten Benutzers Name des zugeordneten Benutzers orname des zugeordneten Benutzers PLZ des zugeordneten Benutzers Ort des zugeordneten Benutzers Strasse des zugeordneten Benutzers Hausnummer des zugeordneten Benutzers Land des zugeordneten Benutzers Mobilnummer des zugeordneten Benutzers Telefonnummer des zugeordneten Benutzers Telefaxnummer des zugeordneten Benutzers Email des zugeordneten Benutzers Url des zugeordneten Benutzers Firma Eigent mer Anrede Eigent mer Titel Eigent mer Name Eigent mer Vorname Eigent mer Strasse Eigent mer PLZ Eigent mer Ort Eigent mer Telefon Eigent mer Fax Eigent mer Email Eigent mer onOffice Feld Bezeichnung Firmanename Ansprechpartner Name Ansprechpartner orname Ansprechpartner Strasse Ansprechpartner Plz Ansprechpartner Ort Ansprechpartner onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onO ffice com XAnsprechTelefon XAnsprechFax XAnsprechEmail XAnsprechMobil XAnsprechFestnetz Technische Angaben zum Objekt Word Makro objektnr_intern objektnr_extern status benutzer Geografische Angaben zum Objekt Word Makro plz ort breitengrad laengen
155. r GmbH Lustig Peter Interessent A 52565 Aachen Arbeitsliste keine Liste alle ausw hlen L Aktionen 4 5 Adressdatens tze Seite 1 1 Um sich die Details eines bestimmten Kontaktes anzeigen zu lassen w hlt man den gew nschten Datensatz mit einem Mausklick aus Man befindet sich auf dem Datensatz der farbig hinterlegt ist Man best tigt durch Doppelklick mit der linken Maustaste die Auswahl es ffnet sich die bersicht zu diesem Adressdatensatz Listenansicht Hier wird eine Liste aller in der Datenbank vorhandenen Kontakte dargestellt Mit Hilfe der Schnellsuche im oberen Bereich hat man die M glichkeit schnell und einfach den gew nschten Datensatz zu finden ber das I Symbol neben Adressdatens tzen ruft man die Kurzinformation des Kontaktes auf So erh lt man die Adresse die Telefonnummern und die hinterlegten eMailadressen ohne den Datensatz ffnen zu m ssen Unter der bersicht findet man rechts ein Listenfeld mit denen man verschiedene Aktionen steuern kann Zu Beachten ist dass die vorgenommenen Aktionen nur Auswirkungen auf die markierten Datens tze haben Es k nnen Arbeitslisten erstellt werden die Kontakte aus der Liste entfernt werden und die Datens tze gel scht werden Wurden eine oder mehrere Arbeitslisten erstellt so k nnen diese im Listenfeld unten links ausgew hlt werden Wurde eine Liste ausgew hlt so erscheint ein drittes Listenfeld das erm glicht die Liste umzubenennen oder zu
156. rch klicken auf die dortigen Pfeile ndert sich automatisch die Position Schritt 4 Ist das Feld auf die gew nschte Position gesetzt so mu die nderung durch den Button best tigt werden Schritt 5 Auf der Registerkarte Details in der Objektverwaltung erscheint das Feld Bad nun an erster Position des Bereich Ausstattung Ein neues Feld anlegen Es besteht nicht nur die M glichkeit die Eingabemasken der Adress und Objektverwaltung individuell zu gestalten sondern auch eigene Felder anzulegen Als Beispiel sei hier die Erstellung des Textfelds Region aufgezeigt Schritt 1 Den Beusz bel anlegen Button bet tigen Schritt 2 In der Tabelle ist das neue Feld mit dem Namen individuelles _feld_1 zu sehen Unter diesem Namen wird das Feld in der Datenbank angelegt Schritt 3 Ein Datentypen mu ausgew hlt werden Es stehen bis zu 8 Datentypen zur Auswahl F r das Beispiel ist der Datentypen Char 20 korrekt Char bedeutet dass in diesem Feld alle Zeichen erlaubt sind Der Wert 20 verdeutlicht dass in diesem Feld maximal 20 Zeichen eingetragen werden k nnen Schritt 4 In der Spalte Inhalt wird der Name f r das neue Feld vergeben Dieser Namen kann frei gew hlt werden Die Bezeichnung sollte auf den Zweck des Feldes schlie en lassen In dem Beispiel w re Region eine passende Bezeichnung Schritt 5 Im Feld Position mu nun angegeben werden an welcher Stelle der Eingabemaske das neue Feld erschein
157. re Name Jansen Firma Testmaker PLZ 12345 Ort Teststat Strasse Tests Impressum Vertretungsberechtigter I Berufsaufsichtsbeh rde A Handelsregister I Handelsregisternummer USt ID Kammer Hausntr 23 O O O Umsatzsteueridentifikationsnummer Land DEU Umsatzsteueridentifikationsnummer falls vorhanden Mobil Telefon 49 0 241 446860 Beispiel UST IDNR DE 123456789 Fax 43 0 241 44686250 Firmen bekommen f r grenz berschreitende Gesch fte auf Antrag die Email a jansen onofice de Umsatzsteueridentifikationsnummer diese ist nicht die normale Steuernummer des Gewerbebetriebes www onoffice de beim Finanzamt Systemsprache Deutsch Support Passwort Test Passwort Grunddaten in den Grundeinstellungen 3 1 2 Allgemein In diesem Abschnitte k nnen diverse global g ltige Einstellungen zu den Vermarktungsoptionen der Objekte gemacht werden Portalaktionen Zum einen kann hier definiert werden ob alle Vermarktungsaktionen die auf Portalen durchgef hrt werden wie erstmaliges Einstellen Datenaktualisierung usw im Maklerbuch archiviert werden sollen Dazu kann die gew nschte Einstellung aus dem Auswahlfeld ausgew hlt werden Das Maklerbuch ist in der Detailansicht der Objekte unter dem Karteireiter Maklerbuch zu finden Eine f r die Portalvermarktung ebenso wichtige Einstellung ist die Wahl ob die Aktion Objekte in allen Portal aktualisieren nur f
158. ren rechten Bereich wird das Datei ausw hlen Schritt 3 Das gew nschte neue Bild wird ausgew hlt Schritt 4 In dem Feld links neben dem Button wird nun die Pfadangabe des gew hlten Bildes angezeigt Die nderung wird mit dem D Seen Button best tigt und das neue Bild hochgeladen Hinweis Bei Titelbildern muss das bestehende zun chst gel scht werden um es zu ersetzen 25 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Neues Bild Grundriss Lageplan anlegen Um ein optimales Ergebnis der Darstellung zu erhalten empfehlen wir f r e Fotos eine Bildbreite von maximal 450 Pixel e Lagepl ne und Grundrisse eine Bildbreite von maximal 800 Pixel Ansonsten kann es bei der Darstellung zu Verzerrungen kommen Hinweis Beim PDF Expose werden die Bilder nicht nach den eingegebenen Positionierungen dargestellt Hier wird zun chst zwischen Hoch und Querformat unterschieden erst dann wird die Positionierung ber cksichtigt Schritt 1 Durch klicken auf das Symbol wird die Ansicht f r die Anlage einer neuen Datei gestartet Schritt 2 Zun chst wird in dem Feld Bild Art ausgew hlt um was f r ein Bild es sich handelt Schritt 3 Der Titel und eine Bildbeschreibung wird in die vorgesehenen Felder eingegeben
159. rg Goettingen G ttingen 3 Solange das Ergebnisfenster ge ffnet ist kann man unter Windows mit Alt Tabulator hin und herwechseln onofice smart 20 30 _onOfice Bearbeiten Eras t eN GOOO Pan Du 3 HR2OE o 88 Adressdatensatz suchen m Stamemisien Verwaltung KANr Betreuer Anrede Titel Kontaktart Vormame Herkund Kontakt Name za Tippgaber Antede Titel 2 Vomamaz Names Firma Stasse Plz Ort Land Tobelonmurmemm Tobekaenummen Geburtsdaham e Sie k nnen das Stemchen als Platzhalter in Textfeldern verwenden e BeiNamen und Orten wird zus tzlich eine Annichkeitssuche durchgefuhrt 26 Meyer Maler Dusburg Duisburg Gostlingen G ttingen gt Solange das Ergebnisfenstar gadfinet ist k nnen sie unser Windows ma Alt und Tabeilasor hin u herwechsein e Beider Spezialsuche werden die Feider Name Vorname Firma und Sonstige durchsucht Ti Faar virwiridin Zur ck Suchkriterien zur cksetzen Sucen _ Die Selektionsfunktion Mit dieser Funktion kann man bestimmte Datens tze aus der Adressdatenbank herausfiltern Die Selektion ist wie die Suchfunktion zu bedienen Sie unterscheidet sich lediglich in den Auswahlkriterien Man hat hier die M glichkeit einen h ufig ben tigten Filter zu speichern Mit der Selektionsfunktion im Kontaktverwaltungsmodul lassen sich Mailinglisten in Sekundenschnelle systematisch erstellen Durch die automatisch
160. rh lt wird der Absender der Nachricht im Messenger Fenster durch einen Stern markiert sowie durch Fettschrift hervorgehoben Als Besonderheit gibt es im oberen Bereich der Messenger Box den Eintrag offener Chat Hier k nnen alle Anwender der onOffice smart 2 0 Software Nachrichten austauschen unabh ngig davon ob sie die jeweiligen teilnehmenden Mitglieder in ihrer Kontaktliste haben 138 onOffice Software GmbH Kackertstr 16 18 52072 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE 7 Abmeldung Wenn der Anwender seine Arbeit mit onOffice smart 2 0 beenden will sollte er sich ordnungsgem abmelden damit das System seine Sitzung l schen sowie andere Teilnehmer weiterhin ber den An Abmelde Status informieren kann Hierzu stehen 3 verschiedene M glichkeiten zur Verf gung Abmelden ber Button Abmelden ber Men eintrag onOffice gt Benutzer abmelden ern Hemieden Eas Aomen F P maeme O ras E d i a o R S wl g Thorsten Suckow Homberg miw och 28 Nov mber 2007 DTILON Salon Wawra hi r kicker D urgeliieye mati im Pirnteimgang Abmelden ber Men eintrag onOffice gt Beenden kiii See i iir 2 E ie 0er mim slet n Ddi nn ug an pirk ur tr Bi tain ana Pr mie ande OL pyrit Meere
161. rien bearbeiten php modul_name ad Wind MEI E3 https smart onoffice de smart20Module adressen adress kriterien bearbeiten php modul_name adressen amp inhalt adress kriterien Y Fl F Suchkriterium bearbeiten angelegt von Denise am 28 11 2007 zuletzt bearbeitet am 28 11 2007 14 44 Grunddaten P Kriterium aktiv VW x Was m ssen wir Ihnen bieten damit Sie kaufen KdNr 1 Objektart keineAngaben z Muster Ma Obiekttyp Suchkriterien 1S yP za Vermarktungsart keineAngaben Wohnfl che Von 0 00 Bis Jb o0 Anzahl Zimmer Von 0 00 Bis Jb o0 Kaufpreis Von 0 00 Bis Jb o0 Kaltmiete Von 6 00 Bis 0 00 Bemerkung ffentlich Hau Wohnfl Kaufpr Grundst cksgr e Von J0 00 Bis Jb o0 Regionaler Zusatz m Schlie en Duplizieren Sichern E a E Suchkriterien duplizieren Beispiel Der Kunde entscheidet sich daf r dass auch eine Mietswohnung in Betracht kommen w rde Die Suchkriterien ndern sich sonst allerdings nicht Damit nun nicht noch einmal alle Suchkriterien angeben werden m ssen besteht die M glichkeit die bereits bestehenden Suchkriterien zu duplizieren und nur die nderungen einzutragen Schritt 1 Das bereits bestehende Suchkriterium wird ge ffnet Man klickt nun auf den _PPlizieren Button Schritt 2 Die entsprechenden Angaben werden ge ndert und durch klicken auf den _ Sehem Button bernommen Die Bearbeitu
162. rname Strasse PLZ Ort Firma Firma2 Telefon Telefax Handy 2Telefon 3Telefon Email Homepage Benutzerspezifische Makros Word Makro onOffice Feld Bezeichnung Briefanrede vollst ndiges Adressat mit Firma Titel Name ggfls Name2 Plz Ort aktuelle Datum z B 26 April 04 aktuelle Datum z B 26 04 04 Kundennr Anrede Titel Name Vorname Strasse Plz Ort Firma Firma2 Telefon1 erste Nummer Telefax1 erste Nummer mobile Telefonnummer aus Telefon1 Telefon1 zweite Nummer Telefon1 dritte Nummer Email1 erste Adresse Homepage onOffice Feld Bezeichnung onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Uservorname _Benutzervorname Username Benutzername Useremail _ Benutzeremail Userfirma _Benutzerfirma Userpiz _Benutzerplz Userort _Benutzerort Userstrasse Benutzerstrasse Userhausnummer Benutzerhausnummer Usermobil _ Benutzermobil Usertelefon _ Benutzermobil Userfax _Benutzerfax Userurl Benutzerurl Firmenspezifische Makros Mdtfirma Mdtname Mdtvorname Mdtort Mdtstrasse Mdthausnummer Mdtpiz Mdttelefon Mdtfax Mdthomepage Mdturl Mdtemail Adressspezifische Makros zum Benutzer Word Makro AdrBenutzerfirma JonOffice SOFTWARE Vorname des eingeloggt
163. s nliche Infoseite Diese dient als Startseite auf welcher man auf einen Blick alle tagesaktuellen Informationen findet Auf einen Blick werden die ungelesenen eMails die Termine und Wiedervorlagen f r den heutigen Tag sowie unerledigte Aufgaben angezeigt Zugriff auf die einzelnen Informationen M chte man beispielsweise eine ungelesene eMail lesen so geht man folgenderma en vor Schritt 1 Mit einem Doppelklick der linken Maustaste ffnen man die eMail Schritt 2 Nachdem man die eMail gelesen hat gelangt man durch klicken auf den Zur ck Button unten rechts zur ck zur Infoseite A 2 3 Objektverwaltung Das Objektmodul bietet nicht nur die M glichkeit die Objekte optimal zu verwalten sondern auch die Internetvermarktung spielend einfach zu steuern Der Vorteil Ein Objekt wird lediglich einmal in der smart Software angelegt und mit einem Mausklick sowohl auf die Maklereigene Homepage als auch auf den diversen Portalen pr sentiert Die ausf hrlichen Detailangaben zu einem Objekt unterst tzen beim Immo Matching der automatischen Zuordnung vom Objekt zum Interessent Die Objektverwaltung arbeitet mit allen Modulen Durch die Zusammenarbeit mit der Adressverwaltung wird automatisch das Maklerbuch gepflegt Anhand des Maklerbuches kann der Makler seine Aktivit ten zur Vermarktung wie beispielsweise Telefonate mit Interessenten immer nachvollziehen 16 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen
164. s der gew nschten Datensatz zu w hlen Der gr n hinterlegte Datensatz ist der derzeit aktive Die Detailansicht zu einem Eintrag ist durch einen Doppelklick der linken Maustaste zu ffnen Alternativ kann auch das El Symbol verwendet werden Die Detailansicht ist folgenderma en aufgebaut Im linken Bereich sind Informationen ber das Eintragsdatum wer den Eintrag vorgenommen hat die Art der Aufgabe wann diese erledigt sein muss Priorit t f r welchen Mitarbeiter die Aufgabe ist und wann diese Aufgabe ausgetragen wurde zu finden Zudem besteht die M glichkeit Zeitaufw nde und absch tzungen zu der Aufgabe zu erfassen Im rechten Bereich sind die Felder Betreff und Aufgabenbeschreibung in denen die Aufgabe 58 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE definiert wird zu sehen In dem Feld Kommentar kann der zust ndige Mitarbeiter Kommentare und Bearbeitungsvermerke hinzuf gen Im unteren Teil des rechten Bereichs werden direkt mit der Aufgaben verkn pfte Adress und Objektdatens tze angezeigt Durch Bet tigung der dementsprechenden Symbole werden diese Informationen entweder angezeigt entfernt oder andere neue Verkn pfungen erstellt ber den Button Usermitteilung k nnen Kurzmitteilungen an den
165. setzen Lageplan Lageplan2 LageplanX f r X bitte bel Zahl einsetzen OSG_BILDER Typ Nummer Breite H he Einheit Preise zum Objekt Word Makro Kaufpreis nettokaltmiete Kaltmiete nebenkosten warmmiete heizkosten zzgl mehrwertsteuer 107 JonOffice SOFTWARE Dreizeiler Lage Ausstattung Beschreibung Objektbeschreibung Sonstige Angaben onOffice Feld Bezeichnung Titelbild Abfolge von allen Fotos Grundrissen und Lagepl nen Freitext Titelbild Bild1 Freitext Bild 1 Bild2 Freitext Bild2 Bild3 Freitext Bild3 Bild4 Freitext Bild4 Bild5 Freitext Bild5 Freitext BildX f r X bitte bel Zahl einsetzen Bild gro X f r X bitte bel Zahl einsetzen Grundriss1 Grundriss3 GrundrissX f r X bitte bel Zahl einsetzen Lageplan1 Lageplan2 LageplanX f r X bitte bel Zahl einsetzen Exakte Ausgabe der Bilder onOffice Feld Bezeichnung Kaufpreis Netto Kaltmiete Kaltmiete Nebenkosten Warmmiete Heizkosten zgl Mehrwertsteuer onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com mietzuschlaege pacht erbpacht hausgeld abstand preis _zeitraum_von preis _zeitraum_bis mietpreis_pro_qm kaufpreis_pro_qm innen_courtage aussen _courtage waehrung mwst_satz freitext_preis x_fache nettorendite m
166. so zum Beispiel das Erstellen von Druck bersichten und das Versenden von gezielten Serien eMails und Briefen Auch die Adressverwaltung arbeitet mit anderen Modulen zusammen somit wird die automatische Objekt Interessen Zuordnung Immo Matching erm glicht Die Adressverwaltung beinhaltet eine differenzierte Kontakthistorie Jedem Kontakt k nnen Bemerkungen und Kommunikationsvorg nge Briefe eMails Termine Telefonate automatisch zugeordnet und direkt aus der Adressverwaltung heraus bearbeitet werden Diese Informationen sind f r jeden Mitarbeiter st ndig von berallher abrufbar Wenn die Adressverwaltung ge ffnet wird so erh lt man zun chst die tabellarische bersicht aller Kontakte Unten links in der Ansicht sieht man au erdem wie viele Kontakte sich in der Adressdatenbank befinden und auf wie viele Seiten diese aufgeteilt sind 36 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de www onOffice com JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen 19990 7 Om DORA O H Jg 88 Listenansicht Adressen alle Kan nmel Tor Tel E chen Anzeigen 15 IM Muster Manfred Interessent A 0815 Musterhausen Flei ig Heinrich Verk ufer 0715 M nchhausen Eigen Katharina Eigent mer 4411 Testdorf Eifrig Konrad Makler 0815 Musterstadt Mustermakle
167. sondern auch mehreren Benutzern erm glicht werden untereinander Aufgaben zuzuwiesen und weitergeben zu k nnen Aufgaben bersicht In der Aufgaben bersicht sind verschiedene Ansichts und Selektionsm glichkeiten gegeben um die in onO ffice smart verwalteten Aufgaben anzuzeigen Es kann nach dem Aufgabenempf nger Aufgabensteller nach der Art und dem Status der Aufgabe selektiert werden Auf diese Weise ist eine zweck und personengebunde bersicht ber die existierenden Aufgaben m glich Die Auswahlm glichkeiten der Felder Von Aufgabensteller und F r Aufgabenempf nger sind durch die hinterlegten Benutzer oder Gruppen determiniert Durch Hinzunahme von weiteren Benutzern k nnen die Auswahlm glichkeiten dieser Felder erweitert werden und dementsprechend Aufgaben an weitere Benutzer weitergegeben werden Werden Aufgaben an Benutzer weitergegeben so werden diese sowohl in seiner Aufgabenverwaltung als auch auf seiner Start Infoseite angezeigt vgl Kapitel 2 2 Das Anlegen von Benutzern wird in Kapitel 3 beschrieben 57 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE Die Auswahlm glichkeiten von Art und Status sind ebenfalls erweiter und individualisierbar Wie dies in einzelnen durchgef hrt werden
168. storie unten rechts Dort kann der Benutzer eingetragen werden der die jeweilige Aktion durchgef hrt hat Ist der Haken in den Voreinstellungen nicht gesetzt so ist dieses Feld in dem Maklerbuch oder in der Historie nicht editierbar und wird automatisch von onOffice smart ausgef llt Neuer Email Dialog ist eine Zusatzfunktion die bei der Erstellung von Briefen Anschreiben ber die Detailansicht der Adressverwaltung erfolgt Diese Hilfeaktion kann mittels diesen Feldes aktiviert oder deaktiviert werden Adressbuchdubletten zuordnen ist ebenfalls eine Zusatzfunktion Wenn diese aktiv ist werden durch onO ffice smart bei m glichen redundanten Adressdatens tzen Meldungen ausgegeben Auf diese Wiese k nnen Dupletten vermieden werden externe Objektnr Nicht editierbar und KdNr Nicht editierbar beziehen sich auf Datenfelder die in den Detailansichten der Adressverwaltung bzw der Objektverwaltung hinterlegt sind Dies sind einduetige Nr und sollten nicht manuell ge ndert werden k nnen da sonst die Gefahr besteht die Eindeutigkeit zu zerst ren M chte man diese Felder dennoch ndern k nnen so sind in den Voreinstellung die entsprechenden Haken zu setzen Ist Aufwand als Pflichtfeld ist eine Voreinstellung f r die Aufgabenverwaltung In der Detailansicht von Aufgaben k nnen Ist Aufw nde eingetragen werden umso eine bersicht ber das Arbeitsaufkommen das diese Aufgabe verursacht hat zu bekommen
169. t 7 Es k nnen nun im Anschreiben nderungen vorgenommen oder Daten hinzugef gt werden EG un ffice Upload Schritt 8 Um die ge nderte Datei zu speichern bitte den Button klicken Nun befindet sich in der Historie des Interessenten das Anschreiben mit ersetzten Makros 4 4 Vorlagen verwenden Es soll eine gerade angelegte Vorlage dazu verwendet werden ein Standardschreiben an alle Interessenten aus einem bestimmten Ort zu versenden Hierzu ist die Serienbrieffunktion n tig Filter 7 Schritt 1 Die Adressverwaltung ist mit dem Symbol zu ffnen Durch Klicken der Funktion alle Datens tze aus Aachen herausfiltern lassen Dies geschieht indem man im Datenbankfeld Ort Aachen eintr gt und den Button klickt Anschlie end bitte mit auf das Filterergebnis wechseln Alternativ kann eine Arbeitsliste genutzen werden in welcher sich die Kontakte befinden die ausgew hlt worden sind Schritt 2 Die obere Men leiste Aktionen ffnen und den Punkt Serienbrief Vorlage ausw hlen Schritt 3 Ein Abfragefenster mit allen hinterlegten Vorlagen wird ge ffnet Hieraus ist die entsprechende Vorlage zu w hlen Schritt 4 Microsoft Word wird gestartet und die Vorlage wird geladen Schritt 5 F r jeden ausgew hlten Datensatz wird nun ein Dokument angezeigt Wurden zehn i d Datens tze ausgew hlt so werden zehn Briefe angezeigt Mit einem Klick auf das Symbol wird der Serienbrief ausgedruckt 117 on
170. t onOffice smart 2 0 die M glichkeit der Kooperation unter Immobilienmaklern Der Grundgedanke der bei der Entwicklung des Objektaustausches im Vordergrund stand war der des Gemeinschaftsgesch ftes Wird bspw in einem Bestand ein Objekt gef hrt das der Zielgruppe des Anwenders nicht entspricht und sich somit nicht vermarkten l t kann dieses Objekt zu einem Maklerkollegen bertragen werden F r die Teilnahme am onOffice Objektaustausch ist lediglich eine einmalige Freischaltung n tig Nach der Anmeldung k nnen gew nschte Objekte zu Maklerkollegen gesendet werden Die Freischaltung ist f r jeden Partner separat einstellbar Hierzu wird im Men Extras der Unterpunkt Datenaustausch ausgew hlt onOffice smart 2 0 x onOffice Bearbeiten Extras Aktionen El Q Q Datanenpdn D g A S8 BA DE Fr e w g Datenimport W Statistik gt Willkomm Sitewatch Zuordnungen gt E Dienstag 27 1 B rokartei 20 11 2007 Software News hier klicken Starten Sie hier den Objektaustausch Objektaustausch 0 ungelesene Emails im F Administration 0 Termine f r heute Gruppen FilteriListen Reset Einstellungen gt 0 Wiedervorlagen heute 0 pers nliche Aufgaben Aufgaben w noch nicht erledigt KEN EEE 130 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de
171. ten Die Grundeinstellungen sind in f nf Bereiche unterteilt in denen die global geltenden Vorgaben festgelegt werden k nnen Im Einzelnen lauten diese Grunddaten Allgemein Expose Sonstiges Sprache 3 1 1 Grunddaten In den Grunddaten werden die Haupt Firmen und Kontaktdaten Stammdaten hinterlegt Diese Stammdaten werden z B verwendet wenn bei der Objektverwaltung kein Ansprechpartner verwendet wird Zudem k nnen zus tzliche Angaben wie Handelsregister und Umsatzsteuer ID Nr hinterlegt werden damit diese jedem Benutzer im Bedarfsfall auf Dokumenten und Exposes zur Verf gung stehen und so rechtliche Vorgaben und Verpflichtungen eingehalten werden k nnen Zudem ist hier das Support Kennwort aufgef hrt Dieses ist n tig falls durch mehrmalige fehlgeschlagene Login Versuche der Account gesperrt worden ist Dieses Passwort wird f r die Entsperrung ben tigt 63 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com onOffice your online Office JonOffice SOFTWARE onOffice smart 2 0 x onOfice Bearbeiten Extras Aktionen Q 6 pE Suche 7 W Filter 7 gt A Sa R E Fr S Einstellungen Grunddaten Allgemein Expos Sonstiges Sprache r Stammdaten Anrede Herr Vorname an
172. thalten sind Schritt 1 Zun chst muss sicher gestellt werden dass man sich auf der Listen bersicht der Objektverwaltung befindet Zur Erstellung einer neuen Liste w hlt man die gew nschten Datens tze durch klicken auf das letzte Symbol hinten rechts aus Die Datens tze werden nun markiert Schritt 2 Nachdem alle gew nschten Objektdatens tze markiert wurden klickt man unten rechts auf das Listenfeld Aktionen 18 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de gt Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE Schritt 3 Unter den vorgegebenen Optionen w hlt man den Punkt Arbeitsliste erstellen aus Schritt 4 Es ffnet sich das Fenster Arbeitsliste erstellen bearbeiten Unter den vorgegebenen Optionen w hlt man nun Eine neue Liste erstellen oder Eine bestehende Liste erweitern aus Schritt 5 Nun wird f r die Liste ein Name vergeben den man sp ter immer wider leicht zuordnen kann Schritt 6 Durch klicken auf Liste speichern wird die Eingabe gesichert Im linken Feld kann man nun die erstellte Liste abrufen Es werden nur noch die Objekte angezeigt die in die Liste bernommen wurden Hinweis Erst wenn im linken Feld keine Liste angegeben wird wird die Selektions Funktion der Arbeitsliste aufgehoben und alle Objektdatens tze
173. tis een 7 A rar Lezichale u Ha e E Iprito Soastoralage a He l e E aram an aragian A Liaise T o E viert Briak u Gange mAaH ir H ir S nlpreeta Aare Er L t uij Matt iam AAt grema en iria T Bast se En a EMERE EE E naain FE o He a pe ner Kateireiter Schl ssel Position des Schl ssels ndern Sollten der Schl ssel nachtr glich aktiviert oder anlegt werden so wird dieser Schl ssel automatisch in dem betreffenden Listenfeld an letzter Stelle positioniert Soll der neue Schl ssel an eine andere Stelle gestellt werden so sind folgende Schritte n tig Schritt 1 Bitte pr fen in welchem Modul sich das betreffende Schl sselfeld befindet Schritt 2 Das Modul Objektverwaltung und das Schl sselfeld Bad ausw hlen Es erscheint eine tabellarische bersicht aller zu Verf gung stehender Schl ssel Schritt 3 Den Schl ssel Eckdusche ausw hlen Es gibt nun zwei M glichkeiten die Position zu andern 1 In die Spalte Position die gew nschte Position eingeben Die nachstehenden Schl ssel rutschen alle eine Position nach oben 2 Alternativ k nnen mit Hilfe der Pfeile die Position ge ndert werden 3 Schritt 4 Wurde der Schl ssel an die gew nschte Position gesetzt so kann auf den Button geklickt werden 4 Schritt 5 In der Objektverwaltung auf die Registerkarte Details befindet sich der Schl ssel Eckdusche nun auf der entsprechenden Position Einen neuen Schl ssel anlegen Um einen neuen
174. u Terra a m re F f A 3333173 nannnan na jat faa eTe me pania mie praprap mir nn Flo Eiirreil er e ei Epi Frij Su Tec Sr Cie 4 7 mis pa pu E E 7 im oin i 90060000 no yn nA mamayu 3277077 3333073 wi E e i ih hh arnam m i In En Der Typ des Feldes Selbstangelegte Felder l schen Ist ein Feld neu angelegt worden so erscheint neben den Pfeilsymbolen das T Symbol Sollte dieses Symbol angeklickt werden so wird der Inhalt des Feldes aus der Datenbank gel scht und das Feld anschlie end entfernt 3 5 3 Karteireiter Flexifelder Hier ist die M glichkeit gegeben auf den Unterkarteireitern die bei den Einstellungen angelegt werden k nnen flexible Felder anzulegen 90 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE GT great dh wH Biti Dorii cr T J QOO Fe De CE Bee LE Administration can Guppen apa1 ip Pa aga wel e ek Haai did aerdird j in 1 RIC OIO OIO OIE 3 Pha ia A Edd E t 2 F CEU CUCU 4E PaF a a ri j Hi fa mm LI DIT DES Die rs Fi id _iai r H fahi i mr CE mE ma mn mr Tu Fi i_at Eee Fine 5 DI IH DI GEG O t E wie Brebt m Eier Apion 7 IG90090 7 Qm DE be2 r 6 o Gremien Freipefllihen Desis
175. ung Bei der Anlage eins neuen Objekts in on ffice wird nach passenden Kriterien zu den Suchkriterien eines Interessenten gesucht diese Interessenten werden automatisch hier aufgef hrt Dies funktioniert auch anders herum Wenn einen neuer Adressdatensatz anlegt wird werden die Suchkriterien zu einem Objekt berpr ft passen die Daten berein so wird dieser Kunde als Interessent aufgef hrt Manuelle Zuordnung Um einem Objekt einen Interessenten zuzuordnen bestehen zweierlei M glichkeiten Ist es ein Interessent der bereits in Ihrer Adressverwaltung eingetragen ist so geht man folgenderma en vor Schritt 1 Durch klicken auf das w Symbol ffnet sich das Interessent zuordnen Fenster Nun kann nach verschiedenen Kriterien gesucht werden Kundennummer Vorname Name Firma PLZ und Ort Es erscheint eine Tabelle welche die Suchergebnisse anzeigt Schritt 2 Aus der Tabelle wird der Interessent ausgew hlt der hinzugef gt werden soll Die Eingabe wird durch klicken auf den BEA Button best tigt Schritt 3 Die Meldung dass der Interessent zugeordnet worden ist erscheint Um einem Objekt einen Interessenten zuzuordnen der noch nicht in der Adressdatenbank vorhanden ist geht man folgenderma en vor Schritt 1 Durch klicken auf das Symbol ffnet sich die Eingabemaske f r einen neuen Adressdatensatz Schritt 2 Nachdem der Adressdatensatz angelegt wurde erh lt man ein Info Fenster mit dem Hinweis dass der Inter
176. walteten Freitexte formatiert oder unformatiert verwaltet werden sollen Eine formatierte Speicherung hat den Vorteil dass Textstrukturen und markierungen einzubauen sind Auf diese Weise k nnen Lesbarkeit des Textes erh ht oder auch bestimmte Highlights gesetzt werden Allerdings kommt es durch formatierte Texte immer wieder bei bertragungen zu Immobilienportalen zu Problemen da die hinterlegten Formatierungen von den jeweilgen Seiten unterschiedlichst interpretiert werden Daher ist von einer Aktivierung dieses Feldes eher abzuraten Die Freitexte sind in der Detailansicht von Objekten unter dem Karteireiter Freitexte zu finden Textalgern zu Problemen Del ger bertragung zu varschledenen Immabliiengoralen f hren Kann Formatierung f r Freitexte 66 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com Jon Office SOFTWARE 3 1 2 Expos Diese Voreinstellungen sind f r die automatisch erstellten Exposes von zentraler Bedeutung Die hier gemachten Einstellungen gelten f r alle automatisch aus onOffice smart heraus generierten Expos s So werden in diesem Bereich Logo Logoposition Haupt und Nebenfarben ein Claim und ein Rechtshinweis definiert All diese Angaben werden bei der Generierung von Expos s ber cksichtigt und erlauben so ei
177. werden wieder angezeigt Detailansicht der Objektverwaltung Die Detailansicht eines Objekts ist in acht Karteireiter aufgeteilt die in der nachfolgenden Tabelle aufgef hrt werden Kurz Beschreibung allgemeine Angaben zum Objekt wie zum Beispiel die Adresse oder die Grunddaten l Vertriebsart Preise allgemeine Angaben ber die Grundst cksfl che und Provision Fl chen spezielle Details wie zum Beispiel die Erschlie ung des Grundst cks Details oder die Baugenehmigungen Freitexte Hier werden Beschreibungen in Form von Texten ber das Objekt die Lage die Ausstattung und Besonderheiten eingegeben Dateie laden der Dateien die einem bestimmten Objekt zugeh ren wie zum Beispiel Worddokumente oder Bilder Hier wird gesteuert auf welchen Internetseiten das Objekt pr sentiert Vermarktung werden soll Automatische und Manuelle Zuordnung der in Frage kommenden Interessenten Interessenten Maklerbuch Hier werden alle Gesch ftsvorg nge gezielt den entsprechenden Objekten zugeordnet Anlegen eines Objektdatensatzes ber das Symbol wird ein neuer Datensatz erstellt Zun chst wird lediglich der Karteireiter der Grunddaten angezeigt Nach Eingabe aller notwendiger Daten und dem best tigen ber den sie Button werden alle weiteren Karteireiter aufgebaut Die eingegebenen Daten m ssen zun chst auf dem Karteireitern durch klicken auf den ___Sichern Button gespeichert werden bevor man den Karteireiter wechsel
178. wohnung Die Selektionsfunktion ffnet man in der oberen Men leiste Bearbeiten und w hlt den Punkt Objekte so findet man bereits hinterlegte Filter Man kann zwischen verschiedenen Filtern ausw hlen wie z B Alle Haus Wohnung Zimmer Gewerbe Grundst ck Einzelhandel und B ro Praxen u a dabei bezieht sich der Filter auf die Angabe im Feld Immobilienart des Karteireiters Grunddaten Wird in dem Men der Punkt passiv gew hlt so bezieht sich der Filter auf die Angabe im Feld Objektstatus des Karteireiters Grunddaten Je nach Auswahl des Datenfeldes m ssen verschiedene Angaben gemacht werden Im folgenden Beispiel sollen alle Objekte aus Aachen anzeiget werden Schritt 1 Durch klicken auf den Button ffnet sich die Eingabemaske der Selektionsfunktion Schritt 2 Der gew nschte Filter kann nun ausgew hlt werden Hier im Beispiel wird den Ort Aachen gew hlt Schritt 3 Die Eingabe wird im Filterbereich gemacht Es muss zumindest eine Eingabe bei Filterbereich von gemacht werden nicht zwingend notwendig ist der Filterbereich bis Schritt 4 Die Eingabe wird best tigt Schritt 5 In der Listenansicht werden so dann die selektierten Datens tze angezeigt 35 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de W
179. zunehmen Hier kann zwischen der Art der Dateien den Benutzern des Programms und des Speicherdatums gew hlt werden so L In der Karteikarte erden die Dateien nach dem Kundennamen sortiert die Karteikarte sortiert die Dateien nach den Objektnamen 101 onOffice Software GmbH Feldtstra e 40 52070 Aachen Deutschland Tel 49 0 241 446860 Fax 49 0 241 44686250 Email info onOffice de Web www onOffice de onOffice your online Office www onOffice com JonOffice SOFTWARE GE L apio Perim pka 00999 7 om bF G B z2rBd 0 E Vorlage anlegen it ort A T Ei era um Ense an vorlegen Tas Drie Cipin wm banal er TE rir Daag Breana 4 2 Vorlagen erstellen Diese Vorlagen k nnen auch auf Wunsch von onOffice angefertigt und in die jeweilige Softwareversion hinterlegt werden In Vorlagen k nnen eine Vielzahl von Feldern eingef gt werden die dann auf Basis der in on ffice smart hinterlegten Daten mit Inhalten gef llt werden F r Serienbriefe und Objektbeschreibungen k nnen dann immer die selben Vorlagen genutzt werden Als Vorlagen k nnen Brief Fax und auch Emailvorlagen angelegt werden Als Beispiel soll eine Briefvorlage erstellt werden in der automatisch die Absenderadresse und die Empf ngeradresse eingesetzt wird Folgendes Vorgehen ist dazu n tig Schritt 1 ffnen eines neuen Worddokuments Schritt 2 Im Wordfenster in der Men leiste auf Date

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