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FAXBOX Benutzerhandbuch

1. oses vsv KENE ENEE EEN eege 25 ANZEIGEN E 25 DEU TE er er 25 BEE 25 ZUWEISEN einen 25 RVA SEESI EIN D EEN 26 EXPOR TIEREN ee ee 26 FILTERN uses eek 26 LMEENENNEN 27 ANTWORTEN een 27 FASSEN sunshine 27 ANZEIGE DER JOURNALE PERSONALISIEREN ssss000s0sssssssnssssnssnnsnnnnnsnnnsnnnsnnnnnssnnsnsnsnsssnnnsnnne 29 FAXANZAH PRO SUCHE unsere 29 FAXBOX ade Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch FAXANZAH PRO EE 29 ERWEITERTE FILTER EE 30 KENNWORT NDERN sanieren 30 Kane 30 INSTALLATION sinne 31 nn te e te E 31 E MAIL CUENT VERWENDEN 32 VERSANDBEST TIGUNGEN VERWALTEN 32 NN E un EE 33 NACHRICHT PER FAX BENDEN iin einen 34 DOKUMENTE SEENEN 34 MIT ODICKRAX VERSENDEN EE 35 FUNKTIONSWEISE DES OUICKPAS MopUs 35 OUICKFAX VERSANDEINSTELLUNGEN una 36 ADRESSIERUNG BER ODBC DATENBANKEN 6 39 DATENQUELLE F R FAX nein 39 FELDER VERKN PFEN naeh 40 ERT 41 AUSWAHL ABSCHLIE BEN UND FAX SENDEN 1 0 42 MAILINGS VERWALTEN aus
2. Bereich 6 Listenkopf Die in der Liste angezeigten Spalten k nnen auf der Registerkarte Anpassen festgelegt werden Sie haben die M glichkeit die Spalten zu sortieren indem Sie auf den Spaltentext klicken mit einem zweiten Klick k nnen Sie die Sortierreihenfolge ndern der Pfeil a zeigt an dass und in welcher Richtung die Spalte sortiert wird die Gr e der Spalten zu ndern indem Sie auf die betreffende Spalte klicken und die Trennstriche verschieben e Spalten zu verschieben indem Sie in den Spaltenkopf au erhalb des Texts klicken und ihn an die gew nschte Stelle verschieben Sie k nnen das K stchen am Anfang des Headers aktivieren um festzulegen welche Elemente in der Liste sichtbar sein sollen und welche nicht Dies wirkt sich nicht auf die kategorisierten Elemente aus deren Kategorien nicht aufgeklappt sind und auch nicht auf die Elemente die sich auf einer anderen Seite befinden Bereich 7 Liste der Elemente Dieser Bereich enth lt die Liste der Elemente die bei der Suche in der Datenbank entsprechend dem ausgew hlten Filter gefunden wurden Wie diese Liste dargestellt ist h ngt davon ab ob Gruppierungen nach Kategorie vorhanden sind oder nicht Sie k nnen die Anzahl der Elemente die von der Suche zur ckgegeben werden sowie die Anzahl der Zeilen die auf einer Seite der Liste angezeigt werden sollen auf der Registerkarte Anpassen einstellen Die Gesamtleistung wird durch die von
3. von 1 bis 9 Leer Standard Sendebericht lt Standardeinstellungen gt Sendebericht drucken Standardeinstellungen verwenden Die Datei Format Zweitschrift per E Mail C Oben angezeigete Einstellungen als Standard verwenden Abrechnungskonto e Dieses Feld werden Sie in der Regel nicht ausf llen m ssen Sollte diese Information erforderlich sein hat Ihr Administrator auf dem Server einen Standardwert festgelegt e Das Abrechnungskonto hat zwei Funktionen soll anhand der detaillierten Abrechnungsdatei die Ihrem Administrator vorgelegt wird eine interne Weiterberechnung in Ihrem Unternehmen erm glichen Wenn einen Traffic Abruf f r eine Gruppe gibt h ngt es von dem zum Zeitpunkt des Versands verwendeten Abrechnungskonto ab welche Gruppe das Fax anzeigen darf SecureFax Der Inhalt des Faxes wird nicht auf dem Server archiviert Diese Funktion sorgt f r mehr Vertraulichkeit weil das Fax nur vom Empf nger angezeigt werden kann und nur in der Versandbest tigung die in Ihrem Postfach abgelegt wird zu sehen ist e Aufder Webseite f r den Traffic Abruf gibt es eine Zeile in der der Absender der Empf nger und die technischen Informationen ber den Versand stehen Der Inhalt eines SecureFax Faxes kann nicht angezeigt werden e Verwenden Sie diese Funktion wenn das Fax nicht von einem Administrator oder einer Person die zur selben Gruppe geh rt wie Sie angescha
4. Datenquellen Sie m chten eine neue Datenquelle erstellen Name eine bestehende Datenquelle ffnen eine bestehende Datenquelle bearbeiten Datenquelle erstellen Es gibt zwei M glichkeiten um eine ODBC Datenquelle zu erstellen e Entweder ber die ODBC Schnittstelle von Windows auf die Sie zugreifen k nnen indem Sie bei eine bestehende Datenquelle ffnen ein H kchen setzen oder ber die Windows Systemsteuerung siehe Microsoft Dokumentation zur Verwaltung von ODBC Datenquellen e Oder durch direkte Auswahl einer Datenbankdatei indem Sie auf die Schaltfl che Datenbankdatei ausw hlen klicken In diesem Fall wird automatisch der entsprechende ODBC Treiber verwendet und eine ODBC Datenquelle erstellt Wir empfehlen unter normalen Umst nden diese Methode zu verwenden Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Tabelle ausw hlen Die zuvor ausgew hlte Datenbank wird ge ffnet und die mit dieser Datenbank verkn pfte Tabellenliste wird angezeigt Hier muss die Tabelle ausgew hlt werden die zur Generierung der Adressen verwendet werden soll Sie brauchen die Tabelle einfach nur aus der Liste auszuw hlen Mit der Schaltfl che Optionen k nnen Sie die verschiedenen Tabellentypen anzeigen Wenn Sie bei Anzeigen ein H kchen setzen k nnen Sie den Anfang der Eintr ge der ausgew hlten Tabelle anzeigen Felder verkn pfen Felder ve
5. Erg nzende Informationen C Verrechnung Verrechnung M Gesendet C Versuche M Dauer Datum Faxanzah pro Suche Dieser Wert wirkt sich auf die allgemeine Leistung Ihrer Datenbank aus W hlen Sie daher einen Wert der die Leistung Ihrer Server und Ihres Rechners nicht beeintr chtigt Es ist nicht unbedingt sinnvoll einen besonders hohen Wert zu w hlen Es ist in der Regel viel effizienter die Suche durch einen Filter einzuschr nken als auf mehreren Ergebnisseiten nach einem bestimmten Element zu suchen Wenn bei der Suche die festgelegte Grenze erreicht ist wird dies angezeigt und Sie k nnen ber eine Schaltfl che eine Suche durchf hren bei der alle Elemente zur ckgegeben werden Wenn Sie die Daten exportieren l sst der Server diese Grenze au er Acht und gibt systematisch alle Daten zur ck vorbehaltlich etwaiger Filter Faxanzah pro Seite Mit diesem Wert k nnen Sie festlegen wie viele Elemente in der Liste gleichzeitig verarbeitet werden sollen Wenn bei der Suche mehr Elemente gefunden werden enth lt die Liste so viele Seiten wie erforderlich Dieser Wert muss entsprechend der Leistung Ihres Rechners gew hlt werden Je mehr Elemente die Liste enth lt desto langsamer ist die Verarbeitung Der generierte Code Gr e der Seite ist sehr umfangreich weswegen es nicht m glich ist alle zur ckgegebenen Elemente auf einer einzigen Seite zu verarbeiten Wir empfe
6. FAXBOX Benutzerhandbuch 1 lient 5 FAXBOX Benutzerhandbuch Inhalt BER DIESE DOKUMENTATION 4 INFORMATIONEN DIE SPEZIELL IHR UNTERNEHMEN BETREFFEN 5 MIT DEM E MAIL CLIENT WE 6 FAXFREIGABE ee 6 VERWENDETE DATEN ege Ee 7 IM ADRESSBUCH SPEICHERN E 7 MIT EINEM KOPIERER MULTIFUNKTIONSDRUCKER ODER 5 9 FUNKTION SCAN TO MA L aussen 9 FUNKTION I FAN EE 9 DGrrALISIERUNGMITIWAIN 9 MIT DEM DR CKERTREIBER ai anna anne 10 FUNKTION DATEI gt DROCKEN P 10 DR CKKORB 11 ERWEITERTE OPTIONEN eg 12 ABRESSB CHER sun 13 VERSANDBEST TIGING 16 FUNKTIONSWEIS een ee 17 EINGEHRENDE NACHRICHTEN u ni 17 MIT DEM E MAIL CLIENT WE 18 VERWENDETE DATEN ee 18 IM ADRESSBUCH SPEICHERN einen 19 ABRUBERENEN ee 20 SERIES 20 TRAFFIC ABRUFEN 21 STARTSEITE ANMELDUNG skip 21 INFORMATIONS UND AKTIONSFELDER eeeeseeesececeeeeeeecceecccccecececcccececececceececceccecececceccececeeceeeeee 22 BEREICH 1 NAVIGATIONSREGISTERKARTEN 22 BEREICH 2 INFORMATIONEN ana nee 23 BEREICH 3 AKTIONSSCHALTFLACHEN ea 23 BEREICH 4 ae DIER 23 BEREICH 5 GRUPPIERUNG NACH KATEGORIE 1011 23 BEREICH 6 ua nenne 24 BEREICH 7 LISTE DER ELEMENTER 24 BEREICH 8 AE EE 25 JOURNALE EINSEHEN ege deeegegekEeigedeeNdegENE
7. Mit dem E Mail Client Neue Nachricht Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Nachricht E a d Senden Ausschneiden Kopieren Einf ger 0489871 099 faxbox com Betreff Mein erster Faxe DEFAULT S dringend A Buchhaltung Das ist meine erste Faxe von FAXBOX Geben Sie die Faxadresse direkt in das Feld ein Sie k nnen eines der folgenden Formate verwenden e nummer faxbox com e name nummer faxbox com e firma name nummer faxbox com Hinweis Eine SMTP Adresse darf keine Leerzeichen enthalten Wenn Sie einen Empf ngernamen oder einen Firmennamen eingeben ersetzen Sie die Leerzeichen durch _ Beispiel Albert_Dupont 0489871099 faxbox com Faxfreigabe FAXBOX Es kann sein dass ein Fax vor der bermittlung freigegeben werden muss sobald es versandfertig auf dem Fax Server liegt In diesem Fall wird das gesamte Fax wie es beim Empf nger eingehen wird angezeigt einschlie lich Deckblatt Die Freigabe kann durch einen Dritten erfolgen der auf dem Fax Server eingerichtet ist Die einfachste Methode um eine Freigabe zu erzwingen besteht darin vor die gt Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Faxnummer den Buchstaben a zu setzen Daraufhin wird eine Aufforderung zur Freigabe geschickt die als Anlage das betreffende Fax enth lt Um das Fax freizugeben reicht es aus auf diese Nachricht zu antworten der Betreff
8. ber RTE SMS In diesem Fall werden die SMS Versandbest tigungen nur dann an den E Mail Client geschickt wenn die in den RTESMS Einstellungen festgelegte Adresse mit der identisch ist die im E Mail Client verwendet wird FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network
9. Status Bereit Standort Einstellungen Kommentar Drucker suchen Seitenbereich Alles Anzahl Exemplare 1 O geen 1 65535 1 Geben Sie entweder eine Seitenzahl oder 1 2H 3 einen Seitenbereich ein Z B 5 12 FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Fax per E Mail versenden Um diesem weiteres Dokument anzuh ngen drucken Sie es nochmals aus ohne das Fenster zu schlie en Eax Hinzuf gen gt Name Entfernen Firma les entfernen 553 Adressen Deckblatt lt Standard gt Optionen Deckblatt und Nachrichten nicht an Faxempf nger versenden C Mailing versenden Betreff 7 Titel Dokument Senden Abbrechen eine Seite Anzeigen Speichern e F r jeden Faxempf nger m ssen Sie die Faxnummer eingeben und k nnen optional den Namen und den Firmennamen angeben e Sie k nnen mit der Schaltfl che Hinzuf gen mehrere Empf nger festlegen e Mit der Schaltfl che Adressen k nnen Sie auf Adressb cher zugreifen die Faxnummern enthalten Diese Funktion wird im Folgenden ausf hrlich erkl rt Anhang des Betreffs k nnen Sie das Fax in den gesendeten Objekten des E Mail Programms und auf der Webseite zum Abruf ein und ausgegangener Faxe identifizieren Wenn Sie ein Deckblatt senden wird dieses hier angezeigt e Die Nachricht wird auf dem Deckblat
10. Wenn Sie das empfangene Fax ausdrucken m chten sollten Sie den Anhang ffnen und direkt von dem Programm aus drucken mit dem Sie das Dokument aufgerufen haben Diese Vorgehensweise ist besser als direkt den Inhalt der Nachricht zu drucken 17 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Sie k nnen SMS senden mit Ihrem E Mail Client e den FAXBOX Client Erweiterungen Ihrem Internetbrowser siehe Kapitel 3 Mit dem E Mail Client SS Neue Nachricht LER Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Nachricht Sr Si Ki Senden Ausschneiden kopieren Einf gen R ckgangig 0600100203 rtesms com Betreff Mein erster SMS Das ist meine erste SMS von FAXBOX Geben Sie die SMS Adresse direkt in das Feld ein Sie k nnen eines der folgenden Formate verwenden e nummer rtesms com e name nummer rtesms com Hinweis Eine SMTP Adresse darf keine Leerzeichen enthalten Wenn Sie einen Empf ngernamen oder einen Firmennamen eingeben ersetzen Sie die Leerzeichen durch _ Beispiel Albert_Dupont 0489871099 rtesms com Verwendete Daten Betreff und Nachrichtentext Der Betreff und die Nachricht stehen im Textk rper der SMS Die Gr e einer SMS ist auf 160 Zeichen beschr nkt Mit FAXBOX k nnen Sie mehrere SMS mit jeweils 160 Zeichen f r eine SMTP Nachricht erstellen Es k nnen h chstens 9 SMS f r eine Nachricht erstellt
11. ber das Programm Mailing senden oder mit dem Druckertreiber wenn Sie bei Mailing senden ein H kchen setzen aufgerufen Mit den Feldern Daten und Modell k nnen Sie jeweils die Datenbank und die Vorlagendatei ausw hlen Mit der Schaltfl che k nnen Sie andere Dateien ausw hlen und mit der Schaltfl che Bearbeiten anzeigen und ndern Wenn automatisch Felder in einem gedruckten Dokument erkannt werden wird die Vorlage automatisch ausgew hlt Beim n chsten Mailing wird standardm ig die zuletzt verwendete Datendatei vorgeschlagen so dass Sie schnell und einfach mehrere Mailings an eine h ufig verwendete Empf ngerliste schicken k nnen Versandoptionen Standardm ig ist der Mailingverwalter die Person die das Mailing verwaltet Ist kein Mailingverwalter angegeben ist derjenige der den Versand durchgef hrt hat der Mailingverwalter Der Mailingverwalter wird in Form einer E Mail Adresse angegeben Au erdem k nnen Sie festlegen dass vor dem Versand eine Best tigungsaufforderung geschickt werden soll In diesem Fall wird die Datenbank vom Schnittstellen Gateway analysiert und der Verwalter erh lt eine Aufforderung zum Best tigen oder Abbruch des Mailings Die analysierte Datenbank wird an die Nachricht angeh ngt die Nummern werden in ein internationales Format umgewandelt und das Land des Empf ngers wird angegeben Wenn Sie die Daten nach der Analyse an eine andere Datenbank senden m chten m ssen Sie d
12. steht f r eine Zahl zwischen 1 und der Gesamtzahl der Dokumente Mit der Variable DeleteDocuments k nnen Sie festlegen wenn sie den Wert 1 hat dass die Dokumente nach der Verarbeitung gel scht werden sollen Wird diese Variable auf 0 gesetzt oder kein Wert angegeben ist werden die Dokumente von FAXBOX nicht gel scht Dieser Wert wird f r alle Dokumente verwendet Es ist nicht m glich bestimmte Dokumente zu l schen und andere zu speichern Eine andere M glichkeit ist die dass sich die aufrufende Anwendung um die Verarbeitung k mmert ber die Variable SignalEnd und wartet bis das Fax verarbeitet oder storniert wird Mit der Variable RunOnce k nnen Sie festlegen dass der QuickFax Modus nur einmal verwendet wird Der QuickFaxPrint String wird dann nach dem ersten Versand gel scht Diese Methode kann verwendet werden wenn nicht ein und dasselbe Programm QuickFax aufruft und den Druck durchf hrt Dies ist insbesondere dann der Fall wenn der Druck direkt FAXBOX geschickt wird Mit dem Wert 1 k nnen Sie diese Funktion verwenden Wenn die Registry verwendet wird handelt sich es bei dieser Variable um eine DWORD Variable Mit der Variable SignalEnd k nnen Sie festlegen dass das Ende der Verarbeitung Fax an Server bergeben gemeldet wird Um diese Funktion zu nutzen setzen Sie SignalEnd auf FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch und warten bis die Variable einen anderen Wert
13. und mit der Schaltfl che die gesamte Tabelle in der Quellliste lesen Registerkarte Filter Hier k nnen Sie Filter f r die Eintr ge der ausgew hlten Datenbank einrichten Bestimmen Sie hierf r die gew nschten Auswahlregeln Legen Sie f r jede Regel die folgenden Elemente fest Feld der ausgew hlten Datenquelle einen Vergleichsausdruck wie Gr er als oder Enth lt e den Text oder die Zahlen die Sie mit dem Inhalt des Datenfelds vergleichen m chten Sie k nnen mit den logischen Operatoren UND ODER bis zu drei Auswahlregeln festlegen AE Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Registerkarte Erweiterte Abfrague Sie k nnen direkt Ihre SELECT SQL Abfrage eingeben Diese wird gespeichert und Ihnen bei der n chsten Verwendung dieser FAXBOX Datenquelle vorgeschlagen Auswahl abschlie en und Fax senden Mit der Schaltfl che OK k nnen Sie die aktuelle Auswahl speichern und zum Dialog f r den Faxversand zur ckkehren Sie werden feststellen dass die ausgew hlten Adressen nicht in der Liste angezeigt werden Das liegt daran dass die Anzahl der Adressen sehr gro sein kann und es unter Umst nden lange dauert bis die Adressen angezeigt werden vor allem wenn die gesamte Datenbank ausgew hlt oder eine SQL Abfrage durchgef hrt wird Sie k nnen manuell Adressen hinzuf gen oder aus den E Mail Adressb chern Adressen ausw hlen Das Fax wird an alle Adressen ges
14. 0492904654 9e Test 0492904654 8 5 Umalle Ergebnisse anzuzeigen hier klicken Alle Seiten von Naweb 3 sind gleich aufgebaut und haben dieselbe funktionale Logik Es gibt zwei Funktionskategorien Anzeige der Journale F r alle Benutzertypen zug nglich erm glicht die Anzeige der empfangenen gesendeten und in der Warteschlange oder auf dem Versandweg befindlichen Faxe sowie die Personalisierung dieser Listen Wenn Sie sich bei Naweb anmelden befinden Sie sich in diesem Modus Mit der erweiterten Anzeige sind dieselben Aktionen m glich aber f r mehrere Benutzer Auf diese Funktion k nnen nur die vom Administrator festgelegten Benutzer zugreifen e Verwaltung Ist nur f r Benutzer mit der Rolle Administrator zug nglich Dorthin gelangen Sie ber die Schaltfl che Verwalten in Bereich 4 Wenn Sie von der Verwaltung wieder zur Anzeige der Journale zur ckkehren m chten verwenden Sie die Schaltfl che Jounale in Bereich 4 Bereich 1 Navigationsregisterkarten ber diese Registerkarten k nnen Sie im Hauptbereich des Bildschirms verschiedene Informationen anzeigen Klicken Sie einfach auf die gew nschte Registerkarte um die betreffende Liste aufzurufen FAXBOX 22 Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Bereich 2 Informationen Dieser Bereich enth lt Informationen ber den angemeldeten Benutzer seine Rolle und den f r die Anzeige der Liste verwendeten Filter Jed
15. Benutzern und Fax Gruppe oder im Modus Erweiterte Anzeige befinden Hier gelangen Sie in den Modus Anh rung der Journale Diese Schaltfl che wird in allen Modi angezeigt Hier k nnen Sie Naweb beenden indem Sie Ihre Sitzung schlie en Auch wenn Sie beim Anmelden ein H kchen bei Verbindung speichern gesetzt haben werden Sie bei Ihrem n chsten Besuch nach Ihrer E Mail Adresse und Ihrem Kennwort gefragt Wenn Sie das n chste Mal automatisch angemeldet sein m chten schlie en Sie einfach den Browser Bereich 5 Gruppierung nach Kategorie In diesem Bereich k nnen Sie die Elemente der Liste nach Kategorien zusammenfassen Dies ist bei den meisten Spalten m glich Um eine Gruppierung zu aktivieren klicken Sie auf einen Spaltenkopf und ziehen diesen mit Drag amp Drop in den Gruppierungsbereich EI D ES EE a Empf nger RON Sie k nnen die Kategorien sortieren indem Sie auf Klicken FAXBOX TIE Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Sie k nnen hierarchische Gruppierungen vornehmen indem Sie mehrere Spalten verwenden a a Datum d Datum d Datum Le Empf nger mtr O O tzte Woche 1 angezeigt auf 18 Die Umgruppierung geht auf der n chsten Seite weiter Um eine Gruppierung zu l schen klicken Sie auf das betreffende Feld in Bereich 5 und ziehen es aus dem Bereich heraus A npf nger a
16. Ihnen festgelegten Einstellungen beeinflusst Wenn Sie das Gef hl haben dass die Listen nicht schnell genug geladen werden verringern Sie die Anzahl der Elemente pro Seite Etwaige Gruppierungen werden auf der aktuellen Seite durchgef hrt Es ist daher m glich dass sich Elemente die bei einer Suche gefunden wurden nicht in einer Gruppierung befinden weil sie nicht in der angezeigten Liste stehen ber das Kontrollk stchen k nnen Sie jede Zeile einzeln aus oder abw hlen Sie k nnen eine einzelne Zeile ausw hlen die anderen Zeilen werden abgew hlt indem Sie in die betreffende Zeile klicken aber au erhalb des Kontrollk stchens Sie k nnen mehrere Zeilen mit der Maustaste oder mit einem Mausklick au erhalb der Kontrollk stchen ausw hlen indem Sie gleichzeitig die Taste Umschalt oder Strg gedr ckt halten FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Bereich 8 Seitenanzeige Dieser Bereich wird angezeigt wenn nicht alle Abfrageergebnisse auf einer Seite angezeigt werden k nnen Sie haben die M glichkeit die Ergebnisse einer anderen Seite anzuzeigen Die Gr e der Seiten sowie die maximale Anzahl der bei einer Standardabfrage ausgegebenen Ergebnisse beeinflussen die Leistung der Webseite und k nnen auf der Registerkarte Anpassen eingerichtet werden Werden bei einer Abfrage mehr Eintr ge gefunden als zul ssig wird der Text Um alle Ergebnisse anzuzeigen hier kliken ange
17. Naweb haben oder die aus dem Adressbuch gel scht wurden Gruppenfax Ein Gruppenfax ist eine besondere Einheit die es m glich macht dass ein Teil des Traffic von mehreren Benutzern angezeigt werden kann ohne dass die erweiterte Anzeige genutzt werden muss Es besitzt eine E Mail Adresse an die Versandbest tigungen und Faxe geschickt werden k nnen Diese Adresse kann virtuell oder real z B ein ffentlicher Ordner sein Es ist m glich dass Sie ein Fax mit Ihrem E Mail Client senden und dieses f r mehrere Benutzer sichtbar ist Hierzu m ssen Sie die Funktion Senden als verwenden und die E Mail Adresse des betreffenden Gruppenfaxes angeben Mit dem Gruppenfax ist es auch m glich Multifunktionsdrucker zu verwenden die mit der Funktion Scan to Mail ausgestattet sind Hierf r muss die E Mail Adresse des Gruppenfaxes als Absenderadresse eingerichtet werden FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Traffic abrufen Es gibt verschiedene Abrufebenen e Journale Hier k nnen Sie Ihren eigenen Traffic und den der Gruppenfaxe denen Sie zugeordnet sind anzeigen In diesem Modus k nnen Sie Ihre eigenen Faxe anderen Benutzern oder Gruppenfaxen zuordnen die derselben Organisationseinheit angeh ren Dieser Modus ist f r alle Benutzer zug nglich e Alles anzeigen Hier k nnen Sie den Traffic der anderen Benutzer und der Gruppenfaxe Ihrer Organisationseinheit anzeigen
18. Rechner aus automatisch angemeldet FAXBOX 21 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Wenn Sie die Verbindung explizit mit der Schaltfl che trennen werden Sie bei der n chsten Anmeldung nach Ihrem Kennwort gefragt Wenn Sie sich angemeldet haben dauert Ihre Sitzung maximal 10 Minuten d h wenn Sie in dieser Zeit nicht aktiv sind wird die Verbindung zu der Seite getrennt Wenn die Anmeldedaten gespeichert wurden k nnen Sie sich das n chste Mal anmelden ohne Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort erneut eingeben zu m ssen ber den Link Druckertreiber installiern k nnen Sie die FAXBOX Client Erweiterungen herunterladen Auf diesen Link kann in jedem empfangenen Fax bzw in jeder Versandbest tigung verwiesen werden Der zu verwendende URL sieht folgenderma en aus https www httpsdomain net FAXBOX download setup exe Informations und Aktionsfelder 188 FaxBox Kundenbereich X fr FAXB OX o Rolle Administrator Ed Inaktiver Filter S E 12 TIEFEN E 5 amp 49 Anzeigen Umbenennen Zuweisen Drucken F tern Versenden Faxen Alles an sigen Verwalten Handbuch Beenden Um die Elemente nach Kategorien zu gruppieren ziehen und die Spalte in dieser Zone ablegen Empf nger Nummer Gesendet Dauer 0492904652 REC CHEWIE 0492904652 10e Test
19. als Z annimmt M glich sind folgende Werte 0 Es erfolgt keine Meldung 1 Es erfolgt eine Meldung 2 Der Prozess ist abgeschlossen und das Fax wurde an den Server bergeben 3 Der Prozess wurde abgebrochen und das Fax nicht an den Server bergeben Format der Adressdatei Bei dieser Datei handelt es sich um eine Textdatei Verwendet wird der ANSI Zeichensatz von Windows Jede Zeile endet mit lt CR gt oder lt CRLF gt enth lt Informationen ber den Empf nger Die Felder werden mit einem der folgenden Zeichen getrennt lt gt Komma lt gt Semikolon lt Tab gt Tabulator Die Felder werden in der unten beschriebenen Reihenfolge festgelegt Das erste Feld das die Faxnummer enth lt ist ein Pflichtfeld die anderen Felder sind optional Wenn zwei Trennzeichen aufeinanderfolgen bedeutet dies dass das betreffende Feld leer ist Reihenfolge der Felder Faxnummer Name des Empf ngers Firma Telefonnummer des Empf ngers Kennung des an den Empf nger zu sendenden Faxes Name des zu verwendenden Deckblatts Abrechnungskonto Versandbefehle Das Befehlsfeld kann den Wert H f r hohe Aufl sung oder N f r normale Aufl sung I f r sofortigen Versand oder E f r einen Versand in einem kosteng nstigen Zeitraum und eine Zahl von 1 bis 9 f r die Anzahl der Versuche bei einem fehlgeschlagenen Verbindungsaufbau besetzt enthalten FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Adressie
20. chten k nnen Sie diese manuell ausw hlen Diese Konfiguration betrifft nur die Fax Funktionen Dieselben Konfigurationsm glichkeiten gibt es auch f r RTE SMS der Zugang erfolgt ber das Men Datei gt Sendeparameter IE Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch e dieser Dokumentation ist die Verwendung der SMTP Schnittstelle beschrieben Wenn Sie andere Oberfl chen verwenden m chten fragen Sie Ihren Administrator nach der entsprechenden Dokumentation 47 Einstellungen f r FAXBOX Anzeige f r den Versand von Nachrichten und die Eingabe der Adressen Integrierter SMTP oder E Mailclient Outlook Express Simple Faxnummer werden in einem eigenen dressbuch gespeicher _ E Mail Clientprogramm f r Eingabe der E Mail und der Adressen verwenden Sendebest tigung interaktiv Druckertreiber C Sendebericht im Modus QuickFax Mailing SMTP Parameter Abbrechen E Mail Client verwenden Beim Drucken auf FAXBOX wird Ihr blicher E Mail Client ge ffnet und es wird eine neue E Mail Nachricht erstellt e Der Vorteil dieser Methode besteht darin dass die Nachricht in der Liste der gesendeten Elemente angezeigt wird ansonsten erhalten Sie nur die bertragungsbest tigung als Nachweis f r den Versand e Nachteil ist dass Sie auf bestimmte der im Kapitel Mit dem Druckertreiber beschriebenen Funktionen nicht zugreifen k nnen wie z B der Druckko
21. jemals E Mails mit dem Druckertreiber zu senden leeren Sie bei der Zuordnung das Feld E Mail oder l schen die E Mail Adressen aus der CSV Datei Hinweis Wenn diese Datei aus einem Export Ihres E Mail Client stammt und Sie Faxadressen im SMTP Format nummer faxbox com gespeichert haben werden diese nicht im FAXBOX Adressbuch gespeichert Versandbest tigung Unabh ngig von der f r den Versand gew hlten Methode erhalten Sie auf Wunsch eine Best tigung in Ihr Postfach ob das Fax bermittelt wurde oder nicht Dieses Dokument enth lt technische Informationen ber den Versand Absender Empf nger bei einer fehlgeschlagenen bertragung die Ursache e die ersten beiden Seiten des Faxes die direkt in der Nachricht zu sehen sind eine Anlage die das gesamte Fax enth lt Die Versandbest tigung wird an folgende Adresse geschickt Vorrangig Antwortadresse An die Adresse des Absenders wenn keine Antwortadresse festgelegt wurde Wenn Sie mit einem Multifunktionsdrucker ein Fax schicken und Sie sich dort nicht identifizieren m ssen wird die Versandbest tigung an die Antwort oder Absenderadresse geschickt die standardm ig in dem Drucker eingerichtet ist Wenn Sie anonym ein Fax schicken wird die Versandbest tigung an eine Adresse geschickt die der Administrator auf dem Server eingerichtet hat FAXBOX Copyright 1997 2009 HIE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Fax empfangen Funkti
22. ren Es ist nicht m glich das Fax einer ber oder nebengeordneten Organisationseinheit zuzu weisen Im Modus Erweiterte Anzeige k nnen Sie das Fax dem ehemaligen Eigent mer zuweisen ohne dass hierf r Beschr nkungen gelten die sich aus der Zugeh rigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten ergeben Sie k nnen auch die Faxe von Benutzern die gel scht wurden oder keinen Zugang zu Naweb haben anzeigen und neu zuweisen Versenden Diese Aktion bezieht sich auf ein oder mehrere Faxe Wenn Sie mehrere Faxe ausw hlen wird jedes Fax einzeln erneut bermittelt Hatten diese Faxe unterschiedliche Empf nger wird keine Nummer angezeigt Wenn Sie das Feld Nummer leer lassen werden die Faxe erneut an ihre urspr nglichen Empf nger bermittelt Geben Sie eine neue Nummer ein werden alle Faxe an die angegebene Nummer gesendet 3 Exportieren Diese Aktion bezieht sich entweder auf die in der Liste ausgew hlten Faxe oder auf alle Faxe die der aktuellen Filteranfrage entsprechen Enth lt die Datenbank eine gro e Anzahl von Faxen z B wenn mehr als 1000 Faxe die Kriterien der aktuellen Filteranfrage erf llen ist es sinnvoller die Daten zu exportieren anstatt sie in der Liste anzuzeigen Wird beispielsweise HTML zusammen einer komplexen Schnittstelle wie Naweb 3 verwendet werden datenlastige Seiten erzeugt die nur langsam geladen werden Wenn Sie alle Daten exportieren gibt der Server auch die Daten zur ck d
23. AL 0102030405 Thomas EDISSON thomas edisson sc Neue Adressaten automatisch hinzuf gen 000 7 Tee 1 Abbrechen e ber das Dropdown Men oben k nnen Sie das gew nschte Adressbuch ausw hlen Mit der Schaltfl che k nnen Sie eine neue Datei mit einem Adressbuch ausw hlen Diese Datei kann leer sein oder aus einem Datenexport aus Adressb chern anderer Anwendungen stammen Um ein Adressbuch aus der Liste zu entfernen m ssen Sie die Adressdatei l schen oder umbenennen Die Empf nger k nnen per Fax per E Mail oder ber beide Adresstypen erreicht werden Wenn f r einen Empf nger beide Adresstypen eingetragen sind in unserem Beispiel Albert EINSTEIN werden die beiden Adressen in der Liste angezeigt und Sie k nnen den gew nschten Adresstyp ausw hlen Fax oder E Mail e Die Liste auf der rechten Seite enth lt die f r den Versand ausgew hlten Adressen Diese Adressen k nnen aus verschiedenen Adressb chern stammen oder im Dialog f r den Nachrichtenversand eingegeben worden sein SE Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Wenn bei Neue Adressaten automatisch hinzuf gen ein H kchen gesetzt ist werden die im zuletzt ausgew hlten Adressbuch nicht enthaltenen Adressen beim Versenden hinzugef gt auch wenn der Adressauswahldialog nicht ge ffnet ist Diese Option ist nicht verf gbar wenn das Adressbuch schreibgesch tzt ist e
24. AXBOX Benutzerhandbuch Eintr ge ausw hlen Auswahl Datens tze ausw hlen Filter Sortieren Erweiterte Abfrage Angezeigte Datens tze 4 4 Fax EMAIL FAXKENN DECKBLATT VERRECH l Thomas EDIS lt NULL gt lt NULL gt thomas edis lt NULL gt lt NULL gt lt NULL gt Albert DUPO lt NULL gt 102030405 0 lt NULL gt lt NULL gt lt NULL gt lt NULL gt lt Datenbank DOCUMENTS FE E Tabelle D I Hinzuf gen II Entfernen 41 2 Abbrechen NAME FAH FAX EMAIL FAXKENN DECKBLATT VERRECH Albert EINS lt NULL gt 1020304050 albert eins lt NULL gt lt NULL gt lt NULL gt Ausgew hlte Datens tze 1 lt der Liste im oberen Teil werden alle Eintr ge der ausgew hlten Tabelle der Datenbank angezeigt Die Liste unten enth lt die f r FAXBOX ausgew hlten Eintr ge Mit der Schaltfl che Entfernen k nnen Sie ausgew hlte Eintr ge oder alle Eintr ge aus der Ergebnisliste l schen Die urspr ngliche Datenbank wird nicht ge ndert Registerkarte Datens tze ausw hlen Hier k nnen Sie direkt einen oder mehrere Eintr ge ausw hlen Mit der Schaltfl che Hinzuf gen k nnen Sie folgende Eintr ge Kopieren e _Y Alle ausgew hlten Eintr ge e Alle gelesenen Eintr ge der Quellliste H Alle Eintr ge der Tabelle auch wenn diese vorher nicht in der Quellliste gelesen wurden Mit der Schaltfl che k nnen Sie die n chsten 250 Eintr ge aufrufen
25. Datendatei mit Excel einem Textverarbeitungsprogramm oder einem Tool mit dem Sie Dateien im CSV oder DBF Format erstellen k nnen Wenn Sie die Datei direkt mit dem E Mail Client versenden m chten muss der Name _MAILING CSV lauten in allen anderen F llen ist der Name frei w hlbar P _mailing Editor Datei Bearbeiten Format Ansicht FAX NAME FIRMA 0489871099 Albert DUPONT ACME 0100000000 Nicolas DURAND Die Firma Erstellen Sie die Vorlage mit Ihrem gewohnten Textverarbeitungsprogramm und geben Sie die Feldnamen ein Stellen Sie den Feldnamen das Zeichen voran Ei Dokument WordPad Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format DE 58 Arial v 10 Westem BZ U D a 6171819110111 12811301 140111 Mein erstes Mailing Name NAME Firma FIRMA Faxnummer FAX Dr cken Sie F1 um die Hilfe aufzurufen Drucken Sie das Dokument auf FAXBOX Die Seriendruckfelder werden automatisch erkannt Best tigen Sie dass Sie einen Seriendruck vornehmen m chten Faxsendung CSYy Felder wurden gefunden M chten Sie ein Mailingmodell erstellen W hlen Sie die Seriendruckdatei Datenbank aus die Sie verwenden m chten Umwandlung der Mailingfelder chmidt M Documents mailing cs FAX FIRMA NAME lt FAXBOX TIE Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Alle in der Vorlage erkannten Felder werden i
26. Mit der Schaltfl che Alle ausw gt gt gt werden alle Adressen im Adressbuch in die Liste der aktuellen Empf nger kopiert Da es sich um E Mail und Faxadressen handelt kann es sein dass ein Empf nger die Nachricht sowohl per E Mail als auch per Fax erh lt Hinweis Auch wenn Sie mehrere E Mail Adressen ausw hlen wird nur eine einzige Nachricht geschickt und jeder Empf nger sieht die gesamte Empf ngerliste Wenn Sie die Nicht Fax Empf nger Hauptempf nger CC Empf nger und BCC Empf nger effizienter verwalten m chten setzen Sie im Konfigurationsprogramm f r die FAXBOX Erweiterungen ein H kchen bei E Mail Clientprogramm f r Eingabe der E Mail Client und der Adressen verwenden Adressauswahl einrichten Wenn viele Adressen ausgew hlt werden hat dies ein hohes Faxaufkommen zur Folge Standardm ig wird eine Meldung angezeigt wenn mehr als 10 Adressen ausgew hlt wurden Wenn ein Benutzer oft Mailings verschickt oder dieser Wert f r Sie zu hoch ist k nnen Sie diesen in der Registry ndern Erstellen Sie HKEY_CURRENT_USER Software RTE MailConnect SMTP den Wert DWORD WarningMaxDest und weisen ihm den gew nschten Wert zu Ein Wert von OxFFFFFFFF oder 0 bedeutet dass es keine Beschr nkung gibt Sie k nnen auch die Schaltfl che Alle ausw hlen ausblenden indem Sie den Wert DWORD DisableSelectAll erstellen und ihm den Wert 1 zuweisen Eigenschaften eines Empf ngers Mit den Schaltfl chen Neu und n
27. Modus normal 200 x100 dpi mit Gl ttung 3 Modus normal 200 x 100 dpi ohne Gl ttung BAT_ONLY 1 Hier kann festgelegt werden dass ein oder mehrere Freigabeexemplare gesendet werden und der Vorgang anschlie end abgebrochen werden kann In diesem Fall ist es ratsam eine CSV Datei anzuh ngen die nur einen einzigen Eintrag enth lt um die Berechnungszeit FAXBOX Copyright 1997 2009 HIE Network FAXBOX Benutzerhandbuch zu verk rzen DATE JJJJIMMTTHHMMSS Das Mailing soll an dem Tag und zu der Uhrzeit wie mit dem Format AAAAMMJJHHMMSS festgelegt stattfinden DATE 20070205183000 f r den 5 Februar 2007 um 18 30 Uhr ACCOUNT Wert Abrechnungskonto REPORT Adresse E Mail Adresse des Mailingverwalters ADDRESS Adresse Faxnummer oder E Mail Adresse f r das Freigabeexemplar TITLE Wert Anrede Herr Frau die auf dem Deckblatt des Freigabeexemplars angezeigt wird NAME Wert Name des Empf ngers der auf dem Deckblatt des Freigabeexemplars angezeigt wird COMPANY Wert Firmenname des Empf ngers der auf dem Deckblatt des Freigabeexemplars angezeigt wird OTHER_ADDRESS_N OTHER_TITLE_N OTHER_NAME_N OTHER_COMPANY_N Mit diesen Befehlen k nnen Sie weitere Freigabeexemplare senden Diese werden nur ber cksichtigt wenn der ADDRESS Befehl festgelegt wurde N steht f r einen Empf ngerindex Z hler der bei 1 beginnt und f r jeden Empf nger hochgesetzt wer
28. Standardprotokoll zum Austausch von Daten zwischen einem Scanner und B roanwendungen e Auf Ihrem Rechner muss eine Anwendung installiert sein die die vom Scanner geschickten Daten verarbeiten kann Sobald die Daten in der Anwendung verf gbar sind k nnen Sie diese per Fax senden indem Sie diese mit dem FAXBOX Druckertreiber drucken FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Mit dem Druckertreiber Der FAXBOX Druckertreiber geh rt zu den FAXBOX Client Erweiterungen Fr kann aus allen Windows Anwendungen heraus verwendet werden sofern diese mit der Funktion Datei gt Drucken ausgestattet sind Die folgenden Betriebssysteme werden unterst tzt Windows Vista alle Versionen Windows XP Home Edition und Professional Windows 2008 Windows 2003 Server mit Terminal Services Client Windows 2000 alle Versionen Laden Sie die Client Erweiterungen unter folgender Adresse herunter https www httpsdomain net FAXBOX download setup exe Um die Erweiterungen installieren zu k nnen m ssen Sie auf Ihrem Rechner Administratorrechte haben e In den meisten F llen wird die zu verwendende Konfiguration automatisch erkannt Funktion Datei gt Drucken e W hlen Sie zum Drucken den FAXBOX Drucker aus Drucken Allgemein Drucker ausw hlen wi gt Drucker Microsoft Microsoft XPS hinzuf gen Office Doc Document C Ausgabe in Datei umleiten
29. URRENT_USER Software RTE QuickFax z B wird Application in HKEY_CURRENT_USER Software RTE QuickFax Application gespeichert Um zur normalen Funktionsweise zur ckzukehren muss der Wert QuickFaxPrint gel scht oder ein leerer String eingef gt werden QuickFax Versandeinstellungen Sie k nnen ein Dokument an mehrere Empf nger senden deren Daten in einer Datei festgelegt sind Die Variable AddressFile enth lt den vollst ndigen Namen der Adressdatei Ihr Format ist weiter unten beschrieben Wenn diese Variable leer ist Datei existiert nicht oder enth lt keine Adressen werden die in den anderen Variablen definierten Werte verwendet Die Variable SendMode wird in allen F llen verwendet unabh ngig vom verwendeten Adressierungsmodus AddressFile oder die anderen Adressvariablen Sie kann den Wert 0 FAXBOX 36 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Standard annehmen was f r einen sofortigen Versand steht oder 1 was bedeutet dass der Versand in einem kosteng nstigen Zeitraum erfolgt Wenn die Registry verwendet wird handelt sich es bei dieser Variable um eine DWORD Variable Die nachfolgenden Variablen beziehen sich nur auf einen einzelnen Empf nger sie werden nicht verwendet wenn es keine Datei mit Adressliste gibt LastNumberDial enth lt die anzuw hlende Faxnummer ohne die Amtskennziffer Dies ist die einzige Pflichtvariable Die anderen Variablen sind optional und dienen dazu d
30. Um Ihren eigenen Traffic anzuzeigen m ssen Sie keinem Gruppenfax zugeordnet sein Sie k nnen die Zuweisung der Faxe zu den Benutzern Ihrer Gruppe Organisationseinheit ndern Dies gilt auch f r Benutzer die aus dem Adressbuch gel scht wurden oder keinen Zugang zu Naweb haben Dieser Modus zum Verwalten der Zuweisungen ist f r die Benutzer zug nglich die vom Administrator festgelegt wurden Die mit der bertragung der Faxe Versand erneuter Versand Antwort verbundenen Funktionen sind in diesem Modus nicht verf gbar Dieser Modus ist in bestimmten Naweb Konfigurationen m glicherweise nicht verf gbar oder wurde bei der Installation des Produkts deaktiviert Startseite Anmeldung In bestimmten Naweb 3 Implementierungen gibt es diese Seite nicht Sie sind dann direkt ber Ihre Windows Authentifizierung bei 3 angemeldet GENIE albert einstein scientifigques com 9 Verbinden Verbindung speichern FAXBOX Druckertreiber installieren Hier klicken Geben Sie im Feld Benutzer Ihre E Mail Adresse ein Geben Sie im Feld Kennwort das Kennwort ein das Sie von Ihrem Administrator per E Mail erhalten oder selbst festgelegt haben Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben k nnen Sie beim Administrator ein neues anfordern das Sie dann ndern k nnen Registerkarte Anpassen gt Funktion Kenwort Wenn Sie bei Verbindung speichern ein H kchen setzen werden Sie bei Ihrem n chsten Besuch von diesem
31. X Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Mit dem RTE SMS Client der FAXBOX Erweiterungen k nnen Sie SMS an einen oder mehrere Empf nger schicken erweiterte Versandeinstellungen verwenden e sich in Form einer Historie einen berblick ber die mit diesem Programm gesendeten SMS verschaffen spezielles Adressbuch mit SMS Empf ngern verwalten Der SMS Versand erfolgt ber SMTP E Mail Versand Die Versandbest tigung wird an den normalen E Mail Client geschickt der die SMTP Adresse des Absenders verwaltet SMS senden SMS senden Empf nger Albert DUPONT lt 33601020304 gt Nachricht lt 13 160 gt Gert SCHMIDT gt Sendeoptionen z Sofort senden Sp ter senden 05 08 2009 16 02 45 Nachrichtenklasse G ltigkeitsperiode Priorit t C SecureSms C Best tigung der Zustellung auf dem Empf ngerhandy Verwaltung von langen Nachrichten C Aufteilung in mehrere Kurzmitteilungen zulassen Kopfteil der Nachricht Seite Betreff Titel nicht bermittelt deen Zu diesem Dialog gelangen Sie ber das Men Datei gt Neue Nachricht e Mit der Schaltfl che k nnen Sie das SMS Adressbuch anzeigen und einen oder mehrere Empf nger ausw hlen Es wird nur der Inhalt der Nachricht an sich gesendet Sie haben aber die M glichkeit was wir auch empfehlen Ihren Namen davor zu setzen damit der Empf nge
32. bt an dass das Mailing abgebrochen werden soll Gibt an dass das Mailing sofort oder zu dem urspr nglich vorgesehenen Zeitpunkt starten soll DATE JJJIJIMMTTHHMMSS Gibt an dass das Mailing dem im DATE Befehl festgelegten Tag zu der dort vorgesehenen Uhrzeit beginnen soll Damit dieser Befehl ber cksichtigt wird m ssen genau 14 Ziffern angegeben werden die f r das Datum und die Uhrzeit des Versands stehen Beispiel 20070205183000 f r den 5 Februar 2007 um 18 30 Uhr e Der Mailingverwalter erh lt eine Nachricht dass der Vorgang gestartet wurde Wenn er auf diese Nachricht antwortet erh lt er einen Pr fbericht JI Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Wenn der Mailingversand beendet ist erh lt der Verwalter einen Abschlussbericht mit einer CSV Datei die die Datenbank enth lt der Felder mit Informationen ber die Verarbeitung des Versands hinzugef gt wurden Das Feld X Status enth lt einen Statuscode dessen wichtigste Werte wie folgt lauten o 1 Empf nger analysiert 101 bertragungsfehler die Fehlerursache ist im Feld X Info angegeben o 102 Versand vom Verwalter abgebrochen 103 Fax gesendet 104 Gesperrte Nummer Mailingversand ber einen E Mail Client Es muss eine Nachricht an rtefax faxbox com geschickt werden domaine fax muss durch die in Ihrem Unternehmen verwendete Fax Domain ersetzt werden Betreff der Nachricht ist der Tite
33. den Multifunktionsdrucker eingeben e Um ein Fax zu senden verwenden Sie dieselbe Syntax wie bei Ihrem E Mail Client nummer faxbox com firma name nummer faxbox com Wenn der Kopierer ein Adressbuch besitzt k nnen Sie die Faxadressen genauso speichern wie die SMTP Adressen Dateien k nnen nur im PDF oder Multipage Format angeh ngt werden Die besten Ergebnisse werden mit Schwarz Wei Scans erzielt Funktion Diese Funktion ist eigens gedacht zum Versenden von Faxen ber das Internet e Die Funktionsweise ist dieselbe wie bei der Funktion Scan to Mail au er dass die zu verwendende E Mail Domain im Multifunktionsdrucker eingestellt ist Sie brauchen also nur die Faxnummer einzugeben Richten Sie faxbox com als Fax E Mail Domain ein Dies muss nur ein einziges Mal am Multifunktionsdrucker gemacht werden m glicherweise ist das bereits durch den Administrator geschehen e Sie brauchen nur die Faxnummer einzugeben Wenn ein faxspezifisches Adressbuch verwendet wird geben Sie nur die Faxnummer ein Die Digitalisierungsparameter sind bei Scan to Mail und I Fax in der Regel verschieden e Optimale Einstellungen bei der Funktion Fax Schwarz Wei o Format Multipage PDF kann ebenfalls verwendet werden Aufl sung 200 dpi andere Aufl sungen k nnen ebenfalls verwendet werden Digitalisierung mit TWAIN TWAIN ist ein
34. den muss Es darf keine Unterbrechung bei der Nummerierung geben Beispiel ADDRESS albert durand firma com OTHER_ADDRESS_1 0489871099 OTHER_ADDRESS_3 0102030405 Das Freigabeexemplar wird per E Mail an albert durant firma com und per Fax an 0489871099 geschickt OTHER_ADDRESS_3 wird ignoriert weil OTHER_ADDRESS_2 nicht festgelegt wurde BAT_SENDER Adresse Hier k nnen Sie die E Mail Adresse des Absenders des Freigabeexemplars festlegen Der Empf nger kann seine Antwort somit direkt an die richtige Person schicken bei der es sich nicht um den Mailingverwalter handeln muss Wenn hier keine Adresse festgelegt ist wird die Adresse des Mailingverwalters REPORT oder stattdessen die Adresse der Person die das Mailing erstellt hat verwendet FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Erweiterte Befehle Sie k nnen im Betreff oder im Nachrichtentext FAX Befehle oder DEFAULT Befehle Befehle festlegen Dies ist nicht erforderlich wenn Sie die FAXBOX Versandoberfl che verwenden die Befehle sind ber die Benutzeroberfl che zug nglich und in der Datei _RTEFAX_ TXT enthalten die an die Nachricht angeh ngt ist Mit der vollst ndigen Syntax k nnen Sie alle Informationen die auf dem Deckblatt angezeigt werden sollen Nummer Name des Empf ngers Firma des Abrechnungskonto den Namen des Deckblatts und die Befehle f r die Verarbeitung der Nachricht festlegen Damit e
35. der um eines der Gruppenfaxe die mit der betreffenden Person verkn pft sind handeln Wenn ein Fax von einem E Mail Client aus gesendet wird k nnen Sie mit der Funktion Senden als ein Gruppenfax festlegen Es kann sein dass diese Liste nicht sichtbar ist siehe Installationshandbuch f r Naweb In diesem Fall ist der Absender immer der Benutzer selbst Fax In diesem Bereich k nnen Sie eine oder mehrere Faxnummern eingeben Wenn Sie mehrere Nummern eingeben trennen Sie diese mit Kommas Deckblatt Die Felder Name Firma Betreff Title und Nachricht stehen auf dem Deckblatt Wenn Sie mehrere Nummern angeben werden f r alle Empf nger dieselben Informationen verwendet In diesem Fall ist es ratsam kein Deckblatt zu senden oder die Faxe nacheinander zu schicken Wenn mindestens eine Datei angeh ngt ist ist kein Deckblatt n tig FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Anzeige der Journale personalisieren Anpassen Faxanzahl Suche 100 O Erweiterte Filter Dialogsprache Deutsch Faxanzahl Seite 20 Auswahl der anzuzeigenden Spalten in den Listen Erhaltene Faxe Gesendete Faxe Postausgang SMS CI Betreff C Sender Cl Empf nger M Sender Empf nger Gesendet Gesamt M Fehlschl ge M Leitung Status M Erstellungsdatum Empf nger Sender Kennung Empf nger Seiten Nummer Dauer C Kennung Telefon CI Nachricht Verrechnung
36. dern k nnen Sie die Eigenschaften der Empf nger anzeigen und ndern Diese Schaltfl chen sind nicht verf gbar wenn das Adressbuch schreibgesch tzt ist Adressen nderung Name Albert EINSTEIN Firma Fax 0102030405 E Mail albert einstein scientists com Faseinstellungen Kennung CSID Deckblatt Konto C Aufl sung C Niedriggeb hrenperiode senden Il Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch In die Felder Fax und E Mail k nnen Sie die Adressen eingeben Sie m ssen mindestens eine Adresse eingeben Ein Eintrag kann ein oder zweimal in der Liste auftauchen je nachdem welche Adressen festgelegt wurden Mit den anderen Feldern k nnen Sie Einstellungen f r den Versand festlegen diese gelten allerdings nur f r den Faxversand Wenn die Einstellungen nicht auf Ebene des Empf ngers definiert sind werden die Einstellungen verwendet die auf Ebene der Nachricht des Absenders oder der Schnittstellengruppe auf dem Server festgelegt sind Adressbuch erstellen oder importieren e Mit der Schaltfl che neben der Liste der Adressb cher k nnen Sie neue Adressb cher erstellen oder vorhandene Adressb cher importieren e Im ersten Dialog werden Sie aufgefordert eine Datei auszuw hlen Diese kann entweder schon vorhanden sein durch einen Import oder Sie geben einen neuen Namen ein neu erstellen Wenn die Datei schon vor
37. e Mit dem Druckertreiber durch automatische Erkennung der personalisierbaren Felder in dem gedruckten Dokument Die Syntax sieht folgenderma en aus XXX oder XXX ist der Name des Felds wie es in der Datenbank steht In der Beispieldatenbank k nnen FAX NAME und FIRMA verwendet werden e Mit dem Druckertreiber indem Sie das aktuelle zu druckende Fax anzeigen und dann speichern evtl nach manuellem Hinzuf gen bestimmter Felder e Mit dem Fax Viewer indem Sie das Dokument direkt aus vorhandenen TIFF oder BMP Bildern erstellen Wenn Sie die Felder direkt in einem Textverarbeitungsprogramm eingeben werden die Felder an der Stelle ersetzt wo das Schl sselwort steht Sie k nnen mehr Platz reservieren indem Sie nach dem Namen des Felds einf gen Beispiel NAME Die typografischen Merkmale des Felds entsprechen diejenigen vom Schl sselwort verwendet werden Schriftart Gr e Fett Kursiv usw ACHTUNG Sie k nnen die Merkmale nicht im Feldnamen selbst ndern NAME beispielsweise w rde nicht erkannt werden Wenn Sie ein Textdokument mit Mailingfeldern drucken erkennt der Druckertreiber diese Felder und fragt ob er diese als Mailingfelder verarbeiten soll Wenn Sie mit antworten wird der Fax Viewer gestartet und Sie k nnen die erkannten Felder ndern und weitere hinzuf gen FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Beispiel f r ein Mailing Erstellen Sie Ihre
38. e verwendete Format PDF verarbeiten kann Beachten Sie dass der Druck nicht direkt erfolgt sondern ber Acrobat Reader sobald das Dokument angezeigt wird Umbenennen Hier k nnen Sie den Titel von gesendeten oder empfangenen Faxen ndern Diese Aktion bezieht sich auf ein oder mehrere Faxe Diese Information wird nur in der Datenbank ge ndert Wenn Sie den Titel eines Faxes ndern das einem Gruppenfax zugeordnet ist ist diese nderung f r alle Benutzer dieses Gruppenfaxes sichtbar Mit dieser Methode k nnen Sie also anderen Personen eine Information zu diesem Fax mitteilen Zuweissen Hier k nnen Sie die in der Liste ausgew hlten Faxe einem anderen Benutzer oder einem Gruppenfax zuweisen FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Er ei Zuweisen zu v o im testfax box nomail Benutzer EN lVerrechnungskonto des neuen Eigent mers verwenden y oK A In der ersten Liste k nnen Sie die Gruppe Organisationseinheit ausw hlen und in der zweiten den neuen Eigent mer des Faxes Benutzer oder Gruppenfax Wenn Sie bei Verrechnungskonto des neuen Eigent mers verwenden ein H kchen setzen k nnen Sie das bestehende Abrechnungskonto ndern Im Modus Standard Anzeige enthalten die Gruppen Organisationseinheiten oder Eigent merlisten Elemente die zur Gruppe Organisationseinheit des Benutzers oder einer untergeordneten Organisationseinheit geh
39. eht manuell vonstatten Sobald das Exemplar freigegeben ist muss der Mailingverwalter den Beginn des Mailingversands manuell best tigen Ablauf des Mailingversands Das Mailing wird auf einem Rechner vorbereitet Daten und Vorlage Es wird ber den Druckertreiber oder von einem E Mail Client aus an das Schnittstellen Gateway geschickt Die Datenbank wird vom Schnittstellen Gateway analysiert Es wird eine Mailingkennung generiert und wenn eine Best tigung erforderlich ist wird eine entsprechende Aufforderung an den Mailingverwalter geschickt Andernfalls findet der Mailingversand direkt statt e Wenn Freigabeexemplar verlangt wird wird ein Beispielfax erstellt und per Fax oder E Mail an die Person geschickt die das Exemplar pr fen soll Wenn eine Best tigung erforderlich ist wird eine entsprechende Nachricht an den Mailingverwalter geschickt Diese enth lt die Anzahl der Eintr ge mit Faxnummer mit fehlender Faxnummer oder falscher L ndervorwahl und mit gesperrter Faxnummer e Auf dese Nachricht muss reagiert werden damit das Mailing gestartet oder abgebrochen oder die Uhrzeit f r den Versand ge ndert werden kann Danach gibt es keine M glichkeit mehr ein in der Warteschlange oder auf dem Versandweg befindliches Mailing abzubrechen Diese verschiedenen Vorg nge werden durch die Schl sselw rter gesteuert die an den urspr nglichen Betreff der eine Mailingkennung enth lt angeh ngt werden o STOP Gi
40. eitet hier muss der Benutzer die erforderlichen Informationen eingeben Es gibt einen erweiterten Modus mit dem Sie Dokumente im QuickFax Modus senden k nnen ohne diese direkt zu drucken Der Druck erfolgt direkt ber das oder die Programme die diese Dokumente verarbeiten wie z Microsoft Office Word f r DOC Dokumente Es ist m glich und ratsam die Registry zur bertragung der Parameter zu verwenden Diese Methode ist zuverl ssiger als RTE INI vor allem wenn Sie Terminal Services oder Citrix Metaframe verwenden Funktionsweise des Q u ick F ax Modus Parametrierung ber RTE INI e Diese Methode ist unter Windows 95 98 ME unumg nglich F r Windows Terminal Services oder Citrix Metaframe Server ist sie nicht zu empfehlen FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Das Programm das den QuickFax Modus verwenden m chte muss die Datei RTE INI ndern die sich im Windows Installationsverzeichnis befindet standardm ig C WINDOWS oder C WINNT Unter Windows NT Terminal Server Edition ist die Datei RTE INI im WINDOWS Unterverzeichnis des aktuellen Benutzerprofils abgelegt Das Programm muss den Namen einer Section in der die f r den Versand verwendeten Einstellungen festgelegt werden angeben Dieser Name Kann frei gew hlt werden Er wird in der Variable QuickFaxPrint der Section FAX General festgelegt Beispiel FAX General QuickFaxPrint QF_Params Bevor der Druck g
41. en im vorhergehenden Dialog ein H kchen gesetzt haben Zun chst wird der Standard E Mail Client ausgew hlt Sie haben aber die M glichkeit aus der Liste einen anderen Client auszuw hlen FAXBOX TEE Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Sie k nnen festlegen dass das FAXBOX Adressbuch angezeigt werden soll bevor Sie den Client starten Nachricht per Fax senden e Zu dieser Funktion gelangen Sie ber folgendes Men Start gt Alle Programme gt Client Erweiterungen gt Nachricht senden e Hier k nnen Sie eine Nachricht d h nur ein Deckblatt per Fax senden Die f r die Eingabe der Nachricht und der Faxadressen verwendete Oberfl che ist dieselbe wie im Kapitel Mit dem Druckertreiber beschrieben Hinweis Wenn Sie mit dem FAXBOX Drucker drucken und der Dialog ge ffnet bleibt werden die gedruckten Seiten der Nachricht hinzugef gt und im selben Fax gesendet Dokumente senden Zu dieser Funktion gelangen Sie ber folgendes Men Start gt Alle Programme gt Client Erweiterungen gt Dokumente senden e Hier k nnen Sie mehrere Dokumente zusammenfassen und in ein und demselben Fax senden Dokumente zum Faxen ausw hlen Suchen in B Eigene Dateien Z Eigene Bilder 2 Eigene Musik Zuletzt E LotusMUIPackiInstall verwendete D E Outlook Express Eigene Dateien Dateiname Outlook Express gt 1 Netzwerkumgeb Dateityp A
42. en Versand empf ngerspezifisch zu personalisieren Sie sind besonders n tzlich wenn ein Deckblatt erstellt wird LastNameDial enth lt den Namen und Vornamen des Empf ngers LastCompanyDial enth lt den Namen der Firma des Empf ngers Account enth lt den Namen des Abrechnungskontos das f r den Versand an diesen Empf nger verwendet wird Cover enth lt den Namen des Deckblatts das f r diesen Empf nger verwendet werden soll Wenn Sie kein Deckblatt verwenden m chten geben Sie NULL als Name ein Subject enth lt eine Zeichenkette die f r den Betreff des Faxes steht Dokumente an den Drucker bergeben Bei einer einfachen Verwendung druckt die Anwendung die QuickFax verwendet direkt auf den FAXBOX Drucker Sie haben aber auch die M glichkeit ein oder mehrere Dokumente f r den Druck vorzubereiten und einen QuickFax Vorgang zu starten Die Dokumente werden dann von den Anwendungen gedruckt die diese verarbeiten Diese Anwendungen m ssen allerdings mit einer OLE PrintTo oder Print Funktion ausgestattet sein Die einfachste M glichkeit herauszufinden ob dies der Fall ist besteht darin ein Dokument per Drag amp Drop auf einen Drucker zu ziehen Dieses Dokument sollte dann gedruckt werden ohne dass der Benutzer eingreifen muss N here Informationen zum Drucken ber OLE finden Sie im RTE FAX Server Reference manual Sie m ssen eine oder mehrere DocumentX Variablen mit dem vollst ndigen Pfad zu der Datei festlegen X
43. en laufenden Vorgang stoppen und mit der anderen Datenbank neu beginnen Hierf r verwenden Sie am besten das Programm Mailing senden Die Vorlagendatei wird nicht gel scht und kann f r den neuen Vorgang ausgew hlt werden Wenn es sich um eine Vorlage handelt die direkt vom Druckertreiber aus erzeugt wurde befindet sie sich im TE Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Arbeitsverzeichnis des FAXBOX Druckers standardm ig C Program Files RTE RTE FAX Client Add Ins Spooler Sie k nnen f r das Mailing eine Uhrzeit festlegen z B nachts damit der Server w hrend der B rozeiten nicht berlastet wird Selbst wenn Sie den Vorgang in einem solchen Fall fr her best tigen findet der Mailingversand erst zu dem festgelegten Zeitpunkt statt Freigabemuster Als Freigabemuster wird ein Beispielfax bezeichnet anhand dessen berpr ft wird ob die Zusammenf hrung der Felder und das Fax Layout den Erwartungen entsprechen Das Beispielfax kann per Fax oder E Mail an eine Person geschickt werden die nicht unbedingt in der Datenbank stehen muss Wenn das Freigabeexemplar per E Mail geschickt wird befindet sich das Fax im Anhang und zwar im TIFF oder PDF Format je nachdem wie das Schnittstellen Gateway konfiguriert ist Dem Freigabeexemplar geht ein spezielles Deckblatt voraus auf dem steht was der Empf nger tun soll d h bei wem er den Versand best tigen soll Der Best tigungsprozess g
44. endet die in der Liste stehen und an alle Adressen die in der ODBC Datenbank ausgew hlt wurden Duplikate werden automatisch gel scht Sie k nnen die ausgew hlten ODBC Adressen berpr fen und ndern solange der Versand noch nicht erfolgt ist indem Sie auf die Schaltfl che ODBC Adressen klicken Die ausgew hlte Datenbank ist immer dieselbe Um diese zu ndern m ssen Sie den Versand stoppen und von vorne beginnen Mailings verwalten In diesem Modus k nnen Sie personalisierte oder nicht personalisierte Faxe an eine gro e Anzahl von Empf ngern senden Personalisierte Faxe werden ber das Schnittstellen Gateway erstellt Im Gegensatz zu den anderen Methoden f r den Massenversand erhalten Sie nicht f r jeden Empf nger eine Versandbest tigung sondern nur einen einzigen Bericht der automatisch nach der Verarbeitung gesendet wird und die Liste der Empf nger sowie Angaben zum jeweiligen bertragungsstatus enth lt Folgende Elemente m ssen vorgegeben werden e Eine Datenbank im Format CSV durch Kommas getrennter Text oder dBase die mindestens das Feld Fax enth lt dessen Wert zur Festlegung der Faxnummer des Empf ngers verwendet wird Diese Datenbank kann weitere Felder enthalten die zur Personalisierung des Dokuments verwendet werden e Eine Vorlagendatei im FCD Format die das Ergebnis eines Dokumentdrucks mit dem FAXBOX Treiber ist oder mit dem Fax Viewer erzeugt wurde Diese Vorlagendatei kann Perso
45. er Filter bezieht sich auf eine bestimmte Liste der Bereich Aktiver Filter ndert sich jedes Mal wenn eine Liste ausgew hlt wird Bereich 3 Aktionsschaltfl chen In diesem Bereich k nnen Sie Aktionen f r die in der Liste ausgew hlten Elemente ausf hren F r die meisten dieser Aktionen werden von Ihnen zus tzliche Angaben und eine Best tigung verlangt 0492904654 P Wenn Sie eine Nummer eingeben wird sie f r die 4 ausgew hlten Faxe verwendet H Welche Aktionen verf gbar sind h ngt von der ausgew hlten Liste ab Bereich 4 Benutzermodus Der Inhalt dieses Bereichs h ngt davon ab welche Administratorrechte Sie besitzen Hier k nnen Sie den Benutzermodus f r Naweb ndern Diese Schaltfl che wird angezeigt wenn Sie Administrator sind und sich im Modus Anh rung der Journale befinden Hier k nnen Sie in den Modus Verwaltung von Benutzern und Fax Gruppe wechseln Diese Schaltfl che wird angezeigt wenn Ihnen von einem Administrator die Rolle Erweiterte Anzeige zugewiesen wurde Mit dieser Rolle k nnen Sie den Traffic der Benutzer und der Gruppenfaxe der Gruppe Organisationseinheit zu der Sie Als geh ren anzeigen und zuweisen Hier gelangen Sie in den Modus Erweiterte Anzeige und ber die Schaltfl che Journale kehren Sie in den Modus Standard Anzeige zur ck Diese Schaltfl che wird angezeigt wenn Sie Administrator sind und sich im Modus Verwaltung von
46. estartet wird muss die Section OF_Params mit den f r die bermittlung erforderlichen Parametern gef llt werden Diese Parameter sind im Abschnitt QuickFax Versandeinstellungen ausf hrlich beschrieben e Starten Sie den Druck indem Sie das zu sendende Dokument an den Fax Druckertreiber schicken Verwenden Sie hierf r die Windows Druckfunktionen Diese Funktionen sind in den meisten Programmiersprachen verf gbar e Wenn Sie den OuickFax Modus nicht verwenden und zum interaktiven Modus zur ckkehren m chten m ssen Sie den Wert f r die Variable QuickFaxPrint der Section FAX General herausnehmen leerer String oder die Variable l schen Parametrierung ber die Registry e Diese Methode ist f r Multi User Umgebungen wie Windows Terminal Services und Citrix Metaframe zu empfehlen e Geben Sie einen Namen ein der in dem Schl ssel verwendet werden soll HKEY_CURRENT_USER Software RTE QuickFax String Wert QuickFaxPrint Wenn der Name des Schl ssels mit HKCU oder HKEY_CURRENT_USER beginnt enth lt der String ausgehend vom Root Verzeichnis HKEY_CURRENT_USER einen Speicherort Beispiel HKCU Software Firma application QuickFax Wenn der Name des Schl ssels mit HKLM oder HKEY_LOCAL_MACHINE beginnt enth lt der String ausgehend vom Root Verzeichnis HKEY_LOCAL_MACHINE den Speicherort Beispiel HKEY_LOCAL_MACHINE Software Firma Application OuickFax e In allen anderen F llen handelt es sich um einen Unterschl ssel von HKEY_C
47. fl sung 200 x 100 dpi H Hohe Aufl sung 200 x 200 dpi Versand I Sofort wenn die Nachricht an mehrere Empf nger gesendet werden soll und zwar zu Normale einem festgelegten Zeitpunkt oder in einem Aufl sung kosteng nstigen Zeitraum aber der Versand bei Kosteng nstiger diesem einen Empf nger sofort erfolgen soll Zeitraum E In einem kosteng nstigen Zeitraum f r diesen Ein einziger einen Empf nger soll der Versand in einem Versuch kosteng nstigen Zeitraum stattfinden unabh ngig vom gew hlten Versandmodus f r die Nachricht 1 bis 9 Maximale Anzahl der Versuche bei besetzter Leitung D Kein Deckblatt senden wenn eine Datei angeh ngt ist Pxxx Hier kann eine bestimmte Versandpriorit t festgelegt werden xxx von 32000 bis 32000 Mxxx Hier kann ein bestimmter Leitungsbereich festgelegt werden Xxx kann eine einzelne Ziffer die f r eine bestimmte Leitung steht ein Bereich z 1 2 oder es werden alle f r die bertragung verf gbaren Leitungen verwendet sein C CertiFax der Versand des Faxes wird von der Zertifizierungsstelle best tigt die Versandbest tigung ist eine gesch tzte nicht ver nderbare PDF Datei die nur die tats chlich bertragenen Seiten enth lt S SecureFax nur der bertragungsbericht wird auf dem Server gespeichert Ein Dritter kann den Inhalt des Faxes nicht lesen X Versand muss genehmigt werden Diese Befehle k nnen kombiniert werden FAXBO
48. handen ist k nnen Sie bei Schreibgesch tzt ffnen ein H kchen setzen In diesem Fall sind die Funktionen zum ndern und Hinzuf gen von Empf ngern manuell oder automatisch nicht verf gbar Im zweiten Dialog k nnen Sie den Namen eingeben der in der Liste angezeigt werden soll und die Feldnamen des importierten Adressbuchs denjenigen im FAXBOX Adressbuch zuordnen Neues Adressbuch Adressbuch Kontakte bereinstimmende Felder Name Name Firma Firma Fax Fax Kennung CSID Faxkennung Deckblatt Deckblatt Konto Verrechungskonto Befehle Befehle E Mail Email Abbrechen Bei der Adressdatei handelt es sich um eine CSV Datei Separated Values Durch Kommas getrennte Werte Dieses Format wird von den meisten E Mail Clients beim Export verarbeitet Wenn ein Benutzer das Produkt FotoWin verwendet kann er die Adressb cher in dieses Format exportieren Dazwischen ist allerdings eine Anwendung erforderlich die das dBase Format lesen kann und das Speichern im CSV Format unterst tzt Die Produkte Microsoft Excel und Access unterst tzen diesen Vorgang Bei den Produkten Exchange Outlook 2000 XP 2003 Outlook Express 5 6 und Eudora Light werden die Formate automatisch erkannt FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Standardm ig k nnen Sie im Adressbuch die Felder Fax und E Mail verwenden Wenn Sie nicht vorhaben
49. herigen Kapitel beschriebenen Format die Faxadresse in die E Mail Adresse ein Wenn Sie einen Empf nger per E Mail und per Fax erreichen m chten m ssen Sie im Adressbuch zwei Eintr ge erstellen Wenn der Name auf dem Deckblatt stehen soll m ssen Sie diesen in der E Mail Adresse angeben Beispiel Albert_Dupont 0489871099 faxbox com Die Felder Fax werden f r die Adressierung nicht verwendet FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Albert DUPONT Eigenschaften Name Privat Gesch ftlich Pers nlich Andere NetMeeting Digitale IDs Geben Sie den Namen und die E Mail Informationen zu diesem Kontakt ein Vorname Albert 2 vorname Nachname DUPONT Titel Anzeige Albert DUPONT v Rufname E Mail Adressen 0489871099 faxbox com Hinzuf gen Bearbeiten Entfernen Als Standard E Mail als Nur Text senden Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Mit einem Kopierer Multifunktionsdrucker oder Scanner Um mit FAXBOX von einem Kopierer Multifunktionsdrucker oder einem Netzwerkscanner Faxe zu senden muss das Ger t mit der Funktion Scan to Mail oder I Fax ausgestattet sein und die Dokumente im PDF oder TIFF Multipage Format bereitstellen Funktion Scan to Mail dieser Funktion k nnen Sie Dokumente per E Mail versenden indem Sie die Adresse des Empf ngers in
50. hlen mindestens einen Wert zu w hlen mit dem der auf Ihrem Bildschirm verf gbare Platz ausgef llt wird Wenn mehrere Seiten ben tigt werden und die Gruppierung nach Kategorien aktiv ist werden die f r die Kategorisierung notwendigen Sortiervorg nge auf dem Server f r alle von der Suche zur ckgegebenen Daten durchgef hrt Jede Seite enth lt eine oder mehrere Kategorien damit die Liste wenn alle Elemente angezeigt werden h chstens so lang ist wie festgelegt In diesem Fall kann es sein dass die Elemente ein und derselben Kategorie auf mehreren aufeinanderfolgenden Seiten angezeigt werden Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Dieser Wert wird in allen Listen ber cksichtigt auch bei den Seiten zur Verwaltung der Benutzer und Gruppenfaxe Erweiterte Filter Dieser Wert gilt f r alle Filteraktionen in den verschiedenen Listen Mit der erweiterten Filterung k nnen Sie eine Textsuche in allen Daten durchf hren auch in den nicht angezeigten Spalten Damit die Volltextsuche verf gbar ist muss die verwendete Datenbank diese Funktion unterst tzen was bei SQL Express nicht der Fall ist und die Volltextindexierung eingerichtet sein siehe Installationshandbuch f r Naweb 3 und Handbuch f r die verwendete Datenbank Mit der erweiterten Filterung k nnen Sie auch innerhalb einer Zeitspanne nach Faxen suchen Kennwort ndern Mit der Aktion Kennwort k nnen Sie Ihr Kennwor
51. ie darauf dass die Anwendung die das Dokument verarbeiten soll auf Ihrem Rechner installiert ist und die betreffende Version des Formats verarbeiten kann e Mit dieser Anwendung k nnen Sie mehrere Dokumente unterschiedlicher Formate senden die auf dem lokalen Rechner und nicht auf dem Server in ein Fax umgewandelt werden Au erdem kann die Versandreihenfolge festgelegt werden Sobald die Oberfl che des Druckertreibers angezeigt wird k nnen Sie das Dokument insgesamt speichern und gegebenenfalls sp ter an weitere Empf nger schicken ohne es manuell wieder neu erstellen zu m ssen uickFax versenden Bei diesem Versandmodus k nnen ber die Anwendungen die diesen Modus verwenden Faxe direkt gesendet werden ohne dass der Benutzer die f r den Versand erforderlichen Informationen eingeben muss dies betrifft insbesondere die Kontaktdaten der Empf nger Dieser Modus ist nur bei einer vollst ndigen Installation der Client Erweiterungen verf gbar Er ist mit dem QuickFax Modus kompatibel der f r das Produkt ForoWin entwickelt wurde F r das Produkt Microsoft Word gibt es einfache Makros die diesen Modus verwenden Um diesen Modus nutzen zu k nnen ndern die Anwendungen die Datei RTE INI und schicken die Daten zum Fax Druckertreiber Wenn der Versand abgeschlossen ist wird der urspr ngliche Zustand der Datei RTE INI wieder hergestellt und die nachfolgenden Drucke auf den Fax Druckertreiber werden im interaktiven Modus verarb
52. ie durch die Filteranfrage beschr nkt wurden maximale Anzahl der Eintr ge Sie haben auf diese Weise also die M glichkeit sich den gesamten Traffic anzuschauen Bei der exportierten Datei handelt es sich um eine CSV Datei die von vielen Datenbankanwendungen wie Microsoft Excel oder einem Texteditor verarbeitet werden Filtern 2 In Naweb 3 stehen einfache und erweiterte Filter zur Verf gung Der Filtertyp 77 wird auf der Registerkarte Anpassen eingestellt In Naweb Custom erm glicht der erweiterte Filter unter anderem eine Textsuche FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch in der Datenbank Voraussetzung ist jedoch dass die verwendete Datenbank diese Funktion unterst tzt was bei SQL Express nicht der Fall ist und dass die Volltextindexierung eingerichtet wurde siehe Installationshandbuch f r Naweb 3 und Handbuch f r die verwendete Datenbank Im Modus Standard Anzeige k nnen Sie folgende Faxe anzeigen e Faxe die Ihnen zugewiesen wurden oder die Sie selbst gesendet haben e Faxe die Ihnen oder einem der Gruppenfaxe mit denen Sie verkn pft sind zugewiesen wurden e Faxe die eigens einer der Gruppen zu denen Sie geh ren zugewiesen wurden Im Modus Erweiterte Anzeige k nnen Sie folgende Faxe anzeigen e Faxe die einem Mitglied einer Gruppe Organisationseinheit und deren untergeordneten Organisationseinheiten zugewiesen wurden e Faxe die einem Benutzer
53. ine Adresse g ltig ist muss mindestens die Faxnummer f Nummer festgelegt werden es sei denn Sie legen die Standardwerte mit dem Befehl DEFAULT fest Wenn die Befehle FAX und DEFAULT im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten sind werden diese von FAXBOX gel scht und sind in dem Fax nicht sichtbar Syntax Erkl rung Beispiel F Faxnummer Pflichtangabe 0102030405 N Name des Empf ngers Pascal DURAND Name der Firma des Empf ngers Banque de l Est Zu verwendende Faxkennung CSID 33 0 1 12 13 14 15 S Name des zu verwendenden Deckblatts Dringend Achtung Das Deckblatt muss auf dem Server vorhanden sein Abrechnungskonto P Telefonnummer des Empf ngers Info auf dem Deckblatt X Faxnummer des Absenders Info auf dem Deckblatt Name des Absenders Info auf dem Deckblatt Versandbest tigung wird angeh ngt Fax an den Server bergeben 0 Standard 1 Bei einem Fehler 2 Bei erfolgreicher bertragung 3 Immer 4 Nie H Telefonnummer des Absenders Info auf dem Deckblatt O Name der Firma des Absenders Info auf dem Deckblatt T Datum und Uhrzeit des Versands im Format 19980807123500 JJJJIMMTTHHMMSS FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Syntax Erkl rung Beispiel M Befehle Modus NEI N Normale Au
54. l des Mailings Es m ssen zwei Dateien angeh ngt werden e Die Datenbank Der Name der Datei muss _MAILING CSV oder _MAILING DBF lauten An diesem Namen erkennt das Schnittstellen Gateway dass es sich um ein Mailing handelt und nicht um ein einzelnes Fax e Die Vorlagendatei Diese muss das Format FCD haben und kann muss aber nicht Felder enthalten die mit den Datenbankfeldern zusammengef hrt werden sollen Standardm ig wird der Mailingvorgang mit Eingang der Nachricht beim Schnittstellen Gateway gestartet Sie haben die M glichkeit im Nachrichtentext Befehlsfelder festzulegen Jeder Befehl muss in einer eigenen Zeile stehen und die Zeile muss mit dem Befehlsschl sselwort beginnen Die Syntax muss BEFEHL WERT lauten Befehl Beschreibung SEND 1 Der Mailingversand soll mit Eingang der Nachricht gestartet werden SEND 0 Vor dem Versand soll eine Best tigungsaufforderung an den Mailingverwalter geschickt werden ECONOMIC 1 Der Mailingversand soll in einem kosteng nstigen Zeitraum stattfinden RETRIES N Maximale Anzahl der Versuche bei einem Fehler oder bei besetzt N ist eine Ziffer zwischen 1 und 9 Ist hier kein Wert angegeben wird der Standardwert des Kontos ber das der Versand erfolgt verwendet MODE N Versandmodus Aufl sung erzwingen Wenn dieser Parameter nicht festgelegt ist wird der vom Absender auf dem Server eingerichtete Versandmodus verwendet 1 Modus fein 200 x 200 dpi 2
55. lle Dateien 57 v Abbrechen Fax zu sendenden Dokumente Datei Speicherort EI em Nach oben Documents and Settings gert schmid Entfernen E Wach unten Documents and SettingsYgert schmid Entfernen Ale entfernen Alle entfernen Info ber Verwenden FAXBOX e Mit Hilfe der Dateiliste im oberen Teil k nnen Sie eine oder mehrere Dateien ausw hlen Sie k nnen die Dateien auch direkt ber den Explorer ausw hlen Die Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch ausgew hlten Dokumente k nnen der Liste der zu sendenden Dokumente unterer Bereich mit der Maus per Drag amp Drop hinzugef gt werden Die Dokumente werden in der Reihenfolge wie sie in der Liste im unteren Teil stehen gesendet Sie k nnen die Position eines Dokuments ndern indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken und den Befehl Nach oben oder Nach unten ausw hlen Wenn Sie auf die Schaltfl che Senden klicken werden die Anwendungen mit denen die Dokumente verarbeitet werden aufgerufen damit die Dokumente mit Hilfe des in der Liste Verwenden ausgew hlten Druckertreibers gedruckt und in ein Fax umgewandelt werden In der Liste sind nur die FAXBOX und RTE FAX Drucker aufgef hrt Sie k nnen den Versandmodus frei w hlen wenn auf einem Rechner unterschiedliche Gateways installiert sind Wenn Sie von anderen Rechnern aus Dokumente ausw hlen achten S
56. muss nicht ge ndert werden Um den Versand zu unterbinden muss bei der Antwort nach dem Betreff oder Grund f r die Ablehnung hinzugef gt werden Verwendete Daten Betreff und Nachrichtentext Der Betreff und der Nachrichtentext erscheinen auf dem Deckblatt des gesendeten Faxes Beachten Sie dass nur der Text bernommen wird nicht aber nderungen der Schriftart Attribute Fett Unterstrichen Kursiv Farbe Gr e und Bilder Sie k nnen in den Betreff oder die Nachricht eine Zeile DEFAULT Befehle eingeben um erweiterte Befehle f r alle Faxempf nger Abrechnungskonto Deckblatt CertiFax SecureFax usw festzulegen Diese Befehlszeile wird nicht auf dem Fax angezeigt d h der Empf nger sieht sie nicht Die Liste der erweiterten Befehle finden Sie am Ende dieser Dokumentation Dokumentanh nge Sie k nnen an die Nachricht Dokumente anh ngen die in ein Fax umgewandelt werden Zul ssige Dateiformate sind Microsoft Word Microsoft Excel und PDF Wenn Sie Dokumente eines anderen Dokumenttyps senden werden diese nicht verarbeitet berpr fen Sie in der Versandbest tigung ob das Fax so aussieht wie von Ihnen gew nscht Sollte dies nicht der Fall sein verwenden Sie den Druckertreiber mit dem Sie jede Art von Dokument verschicken und das Fax vor dem Versand anzeigen k nnen Im Adressbuch speichern Sie k nnen Empf nger die Sie immer wieder verwenden im E Mail Adressbuch speichern Geben Sie dazu in dem im vor
57. n Deckblattfeldern vorbehalten e Als Trennzeichen f r das Feldende sind Leerzeichen Komma Punkt Semikolon CR LF und TAB zul ssig e Sie k nnen in ein Feld setzen weil dieses Zeichen ein Schl sselwort ist Bei einer Preisangabe in US Dollar m sste daher PREISUSD verwendet werden und nicht PREIS Wenn Sie die Verkettung PREIS USD verwenden muss es in der Datenbank ein Feld PREIS und ein Feld USD geben aber nicht PREIS USD Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Die Schl sselw rter die sich nicht in der CSV Datei befinden bleiben unver ndert Wenn Sie z B PRIX US eingeben und die CSV Datei kein Feld USD enth lt und die Werte f r PREIS 18 und 20 lauten lautet das Ergebnis 18 USD 20 USD Oberfl che f r Mailings Fax per E Mail versenden Daten C Documents and Settings gert schmidt My Documents _ Modell C Documents and SettingsAl Users pplication Data RT Bearbeiten Sendeoptionen Leere E Mailadresse eingeben Mailing Manager BAR Verrechungskonto Mailing programmieren Sobald wie m glich Niedriggeb hrenperiode um 05 08 200914 42 C Mit hoher Aufl sung senden C Vor dem Senden des Mailings Best tigung anfordem Mailing versenden Betreff Titel Dokument Druckfreigabemuster senden Abbrechen gt eine Seite Die Oberfl che f r Mailings wird
58. n der Liste angezeigt Die Felder die sich in der Datenbank befinden sind mit einem H kchen versehen und werden umgewandelt 0007_RTE Faxviewer Datei Bearbeiten Seite Feld Anzeige A Sa a 0 Name Firma Faxnummer Die Felder bei denen nach dem Namen steht haben genau diese Gr e z B NAME und Sie k nnen die Gr e der Felder direkt mit einem Mausklick ndern z B FIRMA Sie k nnen die Eigenschaften der Felder ber das Men Feld gt ndern ndern Sie k nnen beispielsweise e die typografischen Eigenschaften der Felder ndern e Felder mit unver nderlichem Text einf gen was sehr praktisch ist wenn das Ursprungsdokument ein Bild ist e Seriendruckfelder einf gen die sich in der Datenbank befinden aber nicht in der Ausgangsvorlage e Merge Felder verketten wie z VORNAME NAME hier werden der Vorname und Nachname eines Kontakts verkettet e einen Text mit einem unver nderlichen Teil und Merge Feldern festlegen wie z Sehr geehrter Herr VORNAME NAME anbei erhalten Sie unser Angebot Sobald die Personalisierung abgeschlossen ist speichern Sie das Dokument und verlassen den Fax Viewer Zul ssige Syntax f r die Festlegung der Merge Felder e Das Feld muss nicht unbedingt mit einem Merge Feld Namen beginnen e Die Merge Felder beginnen mit einem gefolgt von Buchstaben oder Zahlen An der zweiten Stelle darf kein stehen diese ist de
59. nach den W nschen Ihres Unternehmens und der bei der Installation gew hlten Konfiguration kann es jedoch sein dass die in diesem Handbuch beschriebenen Optionen auf Ihrem Rechner nicht verf gbar sind Abrufebenen Mit Naweb 3 k nnen Sie den FAXBOX Traffic abrufen Dokumente per Fax schicken und die Benutzer verwalten Es gibt verschiedene Abrufebenen die vom Administrator bei der Einrichtung Ihres Kontos festgelegt werden e Benutzer Sie k nnen Faxe abrufen und versenden e Benutzer mit Berechtigung Sie k nnen dar ber hinaus bestimmte Einstellungen Ihrer Benutzerkonfiguration ndern e Administrator Sie k nnen dar ber hinaus Benutzer und Gruppenfaxe im Sinne von Faxger t erstellen und ndern Sie k nnen Benutzer und Gruppenfaxe des Unternehmens in Organisationseinheiten unterteilen und anderen Benutzern Administratorrechte f r das gesamte Adressbuch oder einen Teil davon zuweisen Erweiterte Anzeige von Journalen genehmigen Hierbei handelt es sich um eine zus tzliche Rolle die den drei oben beschriebenen Benutzertypen entsprechend ihrer Administrationsrolle zugewiesen werden kann Wenn diese Rolle zugewiesen wird kann die betreffende Person neben ihrem eigenen Traffic auch den anderer Benutzer abrufen die zur selben Administrationsgruppe Organisationseinheit geh ren Diese Art der Anzeige muss Personen m glich sein die daf r verantwortlich sind den Traffic von Benutzern zuzuweisen die keinen Zugang zu
60. nalisierungsfelder enthalten die mit dem Schnittstellen Gateway durch die empf ngerspezifischen Daten ersetzt werden Es sind mehrere Versandmethoden m glich e Mit dem FAXBOX Druckertreiber automatisch wenn in dem gedruckten Dokument Mailingfelder erkannt werden oder manuell durch Mausklick auf die Schaltfl che Mailing versenden e ber das Men Alle Programme gt Client Erweiterungen gt Mailing senden e Mit einem SMTP E Mail Client FAXBOX 42 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Datenbank erstellen Diese Datenbank enth lt zum einen die Faxnummer der Empf nger im Feld und in anderen Feldern deren Name frei w hlbar ist und die f r die Personalisierung der Faxe verwendet werden k nnen Folgende Formate werden unterst tzt CSV Durch getrennter Text e TXT Durch Tabs getrennter Text DPF dBase III Format Beispiele f r Dateien Kopfzeile FAX NAME FIRMA Eintrag 1 0489871099 Albert DUPONT ACME Eintrag 2 0100000000 Nicolas DURAND Die Firma Wenn Sie das Fax mit dem Druckertreiber oder mit dem Programm Mailing senden ist der Name der Datei frei w hlbar Senden Sie das Fax hingegen mit einem E Mail Client muss der _MAILING CSV oder _MAILING DBF lauten Faxvorlage erstellen Bei der Faxvorlage handelt es sich um eine FCD Datei Es gibt mehrere M glichkeiten um eine solche Datei zu erstellen
61. onsweise Der Faxempfang ist eine Funktion auf die Sie keinen direkten Einfluss haben Ihrem Unternehmen wurden eine oder mehrere Faxnummern zugewiesen F r jede Faxnummer k nnen eine oder mehrere E Mail Adressen festgelegt werden ber die Faxe empfangen werden k nnen Der Administrator kann festlegen wie die Faxe zugeordnet werden Teilen Sie ihm mit wie und welche Faxe Sie empfangen m chten und welches Format die Anlage die das Fax enth lt haben soll Wenn ein Fax bei mehreren E Mail Adressen eingeht erh lt jeder Empf nger ein eigenes Exemplar d h L schungen und nderungen am eigenen Fax haben keinen Einfluss auf die anderen Exemplare Das eingegangene Fax wird au erdem in einer Datenbank auf dem Server gespeichert Diese Datenbank kann ber das Internet abgerufen werden In diesem Fall sind die nderungen f r alle Benutzer der Datenbank sichtbar Eingehende Nachrichten Standardm ig wird die Nachricht im HTML Format empfangen wobei die ersten beiden Seiten des Faxes direkt im Nachrichtentext enthalten sind Sollte Ihr E Mail Client oder Server dieses Format nicht unterst tzen Kann der Administrator in der Konfiguration festlegen dass die Informationen im Format Vereinfachtes HTML ohne Bilder oder im Textformat TXT empfangen werden Das vollst ndige Fax als Anlage im PDF oder TIFF Format Wenn das standardm ig verwendete Format PDF f r Sie nicht in Frage kommt kann der Administrator dies ndern
62. r die keine E Mail Adresse haben ist diese Methode die einzige um ein Fax zu schicken FAXBOX Copyright 1997 2009 HIE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Faxsendungen 0 D Sie k nnen Dokumente mit der Schaltfl che anh ngen Aj e Anh ngen Abbrechen W hlen Sie ein Dokument indem Sie auf Durchsuchen Senden als PRN 1 v klicken und h ngen Sie es dann mit der Schaltfl che BEE an Fax 0102030405 Sobald wie m glich Name John DOE 04 08 2009 17 43 88 E Mer 1 Firma Keine Daten zum Anzeigen Deckblatt Betreff Titel Nachricht Dateien anh ngen Wenn Sie mit der Maus ber diese Schaltfl che fahren ffnet sich ein Auswahldialog Klicken Sie auf die Schaltfl che Browse um eine auf Ihrem Rechner liegende Datei auszuw hlen Welche Formate unterst tzt werden wird vom Administrator bei der Installation von Naweb festgelegt Um mehrere Dateien anzuh ngen fahren Sie mit der Maus erneut ber die Schaltfl che Anh ngen In dem Auswahldialog k nnen Sie auch die Liste der Dateien anzeigen und gegebenenfalls Dateien entfernen Die Dateien werden auf dem Server in der Reihenfolge wie sie ausgew hlt wurden umgewandelt Senden als In dieser Liste k nnen Sie ausw hlen wem das gesendete Fax zugewiesen werden soll Es kann sich dabei um den aktuellen Benutzer o
63. r wei von wem die Nachricht kommt als Absender der SMS sieht er nur eine Betreiberkennung FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Anhand des Betreffs der nicht an den Empf nger bermittelt wird k nnen Sie Ihre gesendeten SMS in der lokalen Historie und in der Historie die ber das Internet abrufbar ist kategorisieren e Sie k nnen verschiedene Einstellungen verwenden die vom SMS Protokoll unterst tzt werden Versandeinstellungen SMTP Parameter SMS per Internet E Mailadresse sms rtesms com Wenn die Adresse nicht angegeben ist oder Sie sie ndern m ssen verlangen Sie per E Mail die Konfigurationsdatei oder laden Sie sie von der Website Ihres Providers herunter Sendeparameter Sendemethode Direkt SMTP Modus v SMTP Server smtp Firma com Port 25 E Mailadresse gert schmidt firma com Eingabe wenn der SMTP Server eine Authentifizierung verlangt Konto Kennwort Zu diesem Dialog gelangen Sie mit dem Befehl Datei gt Sendeparameter Die Standard Versandmethode ist Ihr E Mail Client Somit befindet sich die gesendeten SMS in der Liste der gesendeten Objekte Ihres E Mail Client e Wenn Sie keinen E Mail Client haben oder dieser nicht so eingerichtet ist dass Sie Nachrichten aus einer anderen Anwendung heraus schicken k nnen k nnen Sie den Direkt SMTP modus verwenden Der SMTP Versand erfolgt dann direkt
64. rb und die M glichkeit die Funktionen CertiFax und SecureFax schnell aufzurufen e Wenn Sie den E Mail Client verwenden werden dessen SMTP Einstellungen verwendet Andernfalls werden die Einstellungen verwendet die Sie ber die Schaltfl che SMTP Parameter festgelegt werden e Normalerweise wird derjenige E Mail Client verwendet der standardm ig auf Ihrem Rechner eingerichtet ist Wenn Sie mehrere E Mail Clients besitzen k nnen Sie einen anderen Client ausw hlen indem Sie auf die Schaltfl che SMTP Parameter klicken Versandbest tigungen verwalten e Sie k nnen festlegen dass eine Versandbest tigung f r gesendete Faxe die SMTP Antwortadresse oder wenn eine solche nicht angegeben ist an die SMTP Adresse des Absenders gesendet werden soll e Dieser Parameter kann entsprechend der von Ihnen verwendeten Versandmethode eingestellt werden Interaktiver Modus Druckertreiber wird im Allgemeinen f r einzelne Nachrichten verwendet Modus QuickFax der weiter unten in dieser Dokumentation beschrieben ist wird im Allgemeinen f r den Massenversand Mailings verwendet SEKR Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch SMTP Einstellungen SMTP Verbindung Fax ber Internet Dom ne faxbox com Wenn die Dom ne nicht angegeben ist oder Sie sie ndern m ssen verlangen Sie per E Mail die Konfigurationsdatei oder laden Sie sie von der Website Ihres Provider
65. rkn pfen Sie k nnen jetzt die Felder der ausgew hlten Tabelle mit den von FAX verwendeten Feldern verkn pfen D I Feld Verkn pft mit Sicht Fax 102030405 0 Albert EINS Firma Telefon Kennung Deckblatt DECKBLATT Konto Si gt ujaj lei een Um eine Verbindung zwischen der Datenbank und FAXBOX herzustellen m ssen die Felder die von FAXBOX ben tigt werden mit bestimmten Feldern der Datenbank verkn pft werden Das Feld Fax das die Faxnummer des Empf ngers enth lt ist ein Pflichtfeld Die Felder die von FAXBOX genutzt werden k nnen werden in der ersten Spalte angezeigt Die zweite Spalte enth lt die bereits verkn pften Felder und die dritte Spalte eine Vorschau des Eintrags F r die Verkn pfungen w hlen Sie das zu verkn pfende Feld aus und klicken auf die Schaltfl che Feld verkn pfen Es ffnet sich ein Men mit der Liste der zu verkn pfenden Felder der Datenbank Mit rechtem Mausklick auf ein Feld k nnen Sie ebenfalls Verkn pfungen herstellen Mit der Schaltfl che Feldverkn pfung aufheben k nnen Sie automatisch Felder mit denselben Namen verkn pfen Mit den Schaltfl chen Weiter und Zur ck k nnen Sie sich in der Tabelle bewegen und verschiedene Eintr ge anzeigen Sobald die Verkn pfungen vorgenommen und die Quelle gespeichert wurde m ssen nur noch die Faxadresseintr ge ausgew hlt werden FAXBOX Copyright 1997 2009 RTE Network F
66. rung ber ODBC Datenbanken FAXBOX bietet die M glichkeit Faxe mit Hilfe der ODBC Zugriffsfunktionen zu senden mit denen die Adressen der Empf nger festgelegt werden k nnen Diese Funktion ist nur im interaktiven Modus verf gbar wenn der E Mail Client nicht direkt verwendet wird Welche ODBC Treiber auf Ihrem Rechner installiert sind finden Sie heraus indem Sie in der Windows Systemsteuerung auf das ODBC Symbol klicken Um diese Funktionen verwenden zu k nnen muss mindestens der ODBC Treiber f r Microsoft Access installiert sein Die Zugangsschnittstelle zu den ODBC Datenquellen wird aufgerufen wenn Sie beim Drucken auf den Faxserver auf die Schaltfl che ODBC Adressen klicken Mit dieser Schnittstelle k nnen Sie eine Datenquelle f r FAXBOX erstellen l schen ndern oder ffnen Nach dem Erstellen beschr nkt sich die Verwendung der Datenquelle im Wesentlichen auf die Auswahl der Eintr ge zur Generierung der Faxempf nger Datenquelle f r FAXBOX Eine Datenquelle f r FAXBOX enth lt eine ODBC Datenquelle und die f r die Generierung der Faxadressen erforderlichen Informationen Die beim Erstellen der Datenquelle eingegebenen Informationen werden gespeichert und k nnen f r die n chsten Druckvorg nge verwendet werden Datenquellen Bevor Sie eine Verbindung zu einer Datenbank herstellen k nnen m ssen Sie eine Datenquelle f r RTE FAX definieren Dieser Vorgang muss f r jede Datenbank nur einmal durchgef hrt werden
67. s herunter SMTP Parameter des Senders Server smtp firma com Port 25 E Mailadresse namei amp firma com Eingabe wenn der SMTP Server eine Authentifizierung Konto name Kennwort Modus E Mailclient verwenden E Mail Microsoft Outlook Adressbuch dem Anrufen des Clients anzeigen Fax ber Internet eingestellten Domain muss es sich um jene handeln die Ihrem Unternehmen f r den Faxversand zugewiesen wurde faxbox com Ist dies nicht der Fall funktioniert der Versand nicht Laden Sie dann ein Update der RTE COM Service Client Erweiterungen herunter https www httpsdomain ne FAXBOX download SETUP EXE SMTP Parameter des Senders e Diese Einstellungen Server Konto und Kennwort erm glichen den Versand von SMTP Nachrichten von Ihrem Rechner aus Wenn es sich bei Ihrem E Mail Client um Microsoft Outlook Express handelt werden diese automatisch ber cksichtigt e Beider E Mail Adresse handelt es sich um diejenige die f r den Empfang der Versandbest tigungen f r die von Ihnen gesendeten Faxe verwendet wird Diese Einstellungen werden nur bei einem direkten SMTP Versand verwendet Wenn Sie bei Adressbuch vor dem Anfufen des Clients anzeigen im vorhergehenden Dialog ein H kchen gesetzt haben werden sie ignoriert Modus E Mailclient verwenden e Diese Einstellungen werden nur verwendet wenn Sie bei Adressbuch vor dem Anfufen des Clients anzeig
68. sen air aaa 42 Ke NEIE EE 43 EE EE DEER 43 BEISPIEL F R EIN MAILING EEN 44 OBERFL CHE F R E EE 46 SMS SENDEN E 52 VERS NDEINSTELLUNGEN een 53 FAXBOX De Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch Uberblick Mit FAXBOX k nnen Sie ber das SMTP Protokoll Versand von Nachrichten ber das Internet Faxe und SMS senden und empfangen ohne Hardware installieren zu m ssen Sie k nnen Faxe senden mit Ihrem SMTP E Mail Client einschlie lich Webmail wie eine E Mail e mit Ihrem Multifunktionskopierer sofern Sie damit E Mails verschicken k nnen Funktion Scan to Mail und das Ger t an einen SMTP Server angeschlossen ist aus Windows Programmen mit dem FAXBOX Druckertreiber ber Datei gt Drucken ber die Webseite https www httpsdomain net FAXBOX Web SentHistory aspx Sie k nnen Faxe empfangen Ihrem E Mail Client wie eine E Mail Sie k nnen die gesendeten und empfangenen Faxe abrufen auf der Webseite https www httpsdomain net FAXBOX Sie k nnen SMS senden e ber die FAXBOX SMS Client Erweiterungen e mit Ihrem E Mail Client wie eine E Mail e ber die Webseite https www httpsdomain net FAXBOX Web sms aspx ber diese Dokumentation Die Beispiele in dieser Dokumentation basieren auf Microsoft Outlook Express 6 0 Sie gelten auch f r die anderen Versionen von Outlook Express sowie f r andere SMTP E Mail Clients F r Enterprise E Mail Clients stehen eigene Ver
69. sionen dieses Handbuchs zur Verf gung e Microsoft Outlook Office mit Exchange e Lotus Notes mit Domino Verwenden Sie die f r Ihr E Mail System relevante FAXBOX Dokumentation In dieser Dokumentation sind Aspekte ber cksichtigt die speziell Ihr Unternehmen betreffen Wenn Sie die Dokumentation an andere Firmen weitergeben kann es sein dass nicht dieselben Domainnamen verwendet werden k nnen FAXBOX ale Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Informationen die speziell Ihr Unternehmen betreffen E Mail Domain f r den Faxversand faxbox com Um eine Nachricht zu senden geben Sie beim Versand der E Mail nummer faxbox com in das Empf ngerfeld ein E Mail Domain f r den SMS Versand rtesms com Um eine SMS zu senden geben Sie beim Versand der E Mail nummer rtesms com in das Empf ngerfeld ein Der Betreff und der Textinhalt der Nachricht werden per SMS geschickt Internetadresse zum Abrufen der empfangenen und gesendeten Faxe https www httpsdomain net FAXBOX Download der FAXBOX Client Erweiterungen https www httpsdomain net FAXBOX download setup exe FAXBOX 20 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Fax senden Sie k nnen Faxe senden mit Ihrem E Mail Client e einem Kopierer Multifunktionsdrucker oder Scanner der mit der Funktion Scan to Mail ausgestattet ist dem Druckertreiber Ihrem Internetbrowser siehe Kapitel Naweb 3
70. t ndern Dazu m ssen Sie Ihr altes und das neue Kennwort eingeben Verwenden Sie diese Funktion nachdem der Administrator Ihr Konto erstellt hat da das vom Administrator vergebene Kennwort automatisch generiert wird Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben kann ein Administrator automatisch ein neues erstellen Je nachdem wie Naweb konfiguriert ist erhalten Sie das neue Kennwort per E Mail oder direkt vom Administrator Wir empfehlen Ihnen dieses Kennwort beim ersten Anmelden zu ndern Verwalten ber die Schaltfl che Verwalten k nnen Sie verschiedene Aktionen ausf hren je nachdem welche Administrationsrolle Sie als angemeldeter Benutzer innehaben Benutzer Die Schaltfl che wird nicht angezeigt Dieser Benutzer hat keine Administrationsrechte Benutzer mit Berechtigung Die Schaltfl che wird im linken Teil des Bildschirms angezeigt ber diese Schaltfl che k nnen Sie die FAXBOX Einstellungen des aktuellen Benutzers ndern Welche Felder ge ndert werden d rfen wird bei der Installation von Naweb festgelegt Administrator Die Schaltfl che wird im rechten Teil des Bildschirms angezeigt ber diese Schaltfl che k nnen Sie alle Benutzer und die Gruppenfaxe der Organisationseinheit zu der der aktuelle Benutzer geh rt verwalten Diese Funktionen sind im Administratorhandbuch in englischer Sprache beschrieben FAXBOX Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch FAXBOX Client Erwei
71. t angezeigt e Wenn sich alle erforderlichen Angaben zur Identifizierung des Empf ngers bereits in dem Dokument befinden setzen Sie ein H kchen bei Deckblatt und Nachrichten nicht an Faxempf nger versenden e ber die Schaltfl che Optionen gelangen Sie zu erweiterten Versandoptionen Diese Optionen sind weiter unten in dieser Dokumentation beschrieben e Mit der Schaltfl che Anzeigen k nnen Sie die gedruckten Dokumente im Faxformat anzeigen Gegebenenfalls wird auf dem Server das Deckblatt hinzugef gt Druckkorb e Mit dem Druckkorb haben Sie die M glichkeit Druckauftr ge aus verschiedenen Anwendungen in einem einzigen Fax zusammenzufassen und zu senden Diese Funktion ist besonders interessant wenn die zu sendenden Elemente nicht in einem Dokument gespeichert werden k nnen e Um diese Funktion zu verwenden lassen Sie einfach den Dialog im Hintergrund ge ffnet und drucken alles was Sie ben tigen Der Seitenz hler z hlt dabei hoch II Copyright 1997 2009 RTE Network FAXBOX Benutzerhandbuch e Mit der Schaltfl che Anzeigen k nnen Sie sich anschauen wie das gesamte zu sendende Fax aussieht Erweiterte Optionen e Zu diesen Optionen gelangen Sie ber die Schaltfl che Optionen im Hauptdialog Sendeeinstellungen Nebentarif O um 04 08 2009 15 55 C Fax muss genehmigt werden C Aufl sung _ SecureFax C CertiFax Abrechnungskonto Max Wiederholungen
72. terungen Installation Die FAXBOX Client Erweiterungen k nnen heruntergeladen werden unter https www httpsdomain net FAXBOX download setup exe Sie beinhalten Basisfunktionen Druckertreiber Versand von Faxnachrichten und Dokumenten SMS Versand und erweiterte Funktionen e Die erweiterten Funktionen sind nicht standardm ig installiert Bei der Installation oder Aktualisierung der FAXBOX Client Erweiterungen m ssen Sie eine Angepasstes Setup durchf hren und die optionalen Module ausw hlen ie RTE Com Services RTE Network Wizard ngepasstes Setup w hlen Sie die Features den Sie installieren wollen klicken Sie auf eine der Symbole der Liste um die Art einer Feature Installation zu ndern Feature Beschreibung Fax Druckertreiber E Mail Programm Fax Druckertreiber Fax Viewer QuickFax Tools Logtools ODBC Adressen SMS Client Dieses Feature ben tigt 1220KB auf Ihrer Festplatte OuickFax Tools Seriendruckmakro f r Microsoft Word e Auswahl von Empf ngern in fremden Datenbanken durch ODBC Abfrage Konfiguration Die Erweiterungen sind vorgesehen f r Microsoft Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server Lotus Notes in Verbindung mit einem Domino Server oder einen SMTP E Mail Client z B Outlook Express Bei der Installation wird automatisch die am besten geeignete Schnittstelle ausgew hlt Wenn Sie eine andere verwenden m
73. ut werden darf FAXBOX II Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch CertiFax e Der Versand des Faxes wird von einer Drittorganisation best tigt die von Ihrem Unternehmen und vom Empf nger unabh ngig ist e Das Fax hat dieselbe rechtliche Bedeutung wie ein Einschreiben Empf nger erh lt eine Seite mit dem Hinweis dass es sich um ein CertiFax Fax handelt Dar ber hinaus steht auf jeder Seite oben in der Faxinformationsleiste der Hinweis CertiFax e Inder Versandbest tigung die Sie erhalten ist nur angegeben wie viele Seiten der Empf nger erhalten hat Das Fax selbst ist verschl sselt und kann nicht ge ndert werden Adressb cher Mit dem Druckertreiber oder den Programmen Nachricht senden Dokumente senden k nnen Sie im Dialog zum Verfassen der Nachricht ber die Schaltfl che Adressen auf die FAXBOX Adressb cher zugreifen Sie k nnen die FAXBOX Client Erweiterungen so konfigurieren dass Sie anstelle der im vorhergehenden Kapitel beschriebenen Benutzeroberfl che den E Mail Client verwenden In diesem Fall verwenden Sie das Adressbuch des E Mail Client Sie k nnen daneben jedoch auch die FAXBOX Adressb cher verwenden verwenden Adressenauswahl Outlook Express F r die Sendung ausgew hlte Adressen 4 Albert DUPONT 0102030405 2 Albert DUPONT 0102030405 Z Albert EINSTEIN 0102030405 Albert EINSTEIN albert einstein scien Z Blaise PASC
74. werden 18 Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Dokumentanh nge Angeh ngte Dokumente werden bei einem SMS Versand nicht gesendet Im Adressbuch speichern Sie k nnen Empf nger die Sie immer wieder verwenden im E Mail Adressbuch speichern Geben Sie dazu in dem im vorherigen Kapitel beschriebenen Format die SMS Adresse in die E Mail Adresse ein Wenn Sie einen Empf nger per E Mail und per SMS erreichen m chten m ssen Sie im Adressbuch zwei Eintr ge erstellen Wenn der Name in der Versandhistorie angezeigt werden soll m ssen Sie diesen in der Adresse angeben Albert_Dupont 0601020304 rtesms com Albert DUPONT Eigenschaften Name Privat Gesch ftlich Pers nlich Andere NetMeeting Digitale IDs Geben Sie den Namen und die E Mail Informationen zu diesem Kontakt ein Vorname Albert 2 Vorname m Nachname DUPONT Titel Anzeige Albert DUPONT Rufname E Mail Adressen 0601020304 rtesms com E Mail als Nur Text senden Copyright 1997 2009 Network FAXBOX Benutzerhandbuch Naweb 3 Abruf ber das Internet e Alle mit FAXBOX gesendeten und empfangenen Faxe und SMS werden in einer Datenbank auf den FAXBOX Servern gespeichert e Zu diesen Faxen gelangen Sie ber folgende Webadresse https www httpsdomain net FAXBOX In dieser Dokumentation sind alle Funktionen beschrieben die es gibt Je
75. zeigt Wenn Sie an der angegebenen Stelle klicken werden bei den nachfolgenden Abfragen in dieser Liste alle in Frage kommenden Eintr ge zur ckgegeben Um mit den Ergebnissen besser arbeiten zu k nnen empfehlen wir die Suchergebnisse zu filtern Journale einsehen Es gibt drei Journale Empfangene Faxe gesendete Faxe Archive und in der Warteschlange oder auf dem Versandweg befindliche Faxe Die meisten der verf gbaren Aktionen sind in diesen Journalen gleich Es kann aber sein dass bestimmte in dieser Dokumentation beschriebene Aktionen nur f r bestimmte Journale verf gbar sind oder nicht angezeigt werden Unterschiede zwischen Naweb Express und Naweb Custom bei der Installation deaktivierte Optionen usw Anzeigen Diese Aktion bezieht sich auf ein oder mehrere Faxe Im Allgemeinen werden die Dokumente im PDF Format archiviert Wenn eine Anwendung die dieses Format verarbeitet meist Acrobat Reader auf Ihrem Rechner installiert ist wird diese ge ffnet um das Fax so anzuzeigen wie es der Empf nger sieht Drucken Diese Aktion steht nur f r gesendete Faxe zur Verf gung Hier wird ein druckbarer bertragungsbericht angezeigt Je nachdem wie FAXBOX konfiguriert ist enth lt dieser Bericht Informationen ber das Datum den Empf nger die bertragungseinstellungen und das gesamte Fax oder einen Teil davon Wie bei der Funktion Anzeigen muss auf Ihrem Rechner eine Anwendung installiert sein die das f r die Anzeig
76. zugewiesen wurden der gel scht wurde oder keinen Zugang zu Naweb hat so k nnen Sie z B verwaisten Traffic einfach neu zuweisen e Faxe die eigens einem Benutzer oder einem Gruppenfax zugewiesen wurden der bzw das Mitglied einer der Gruppen Organisationseinheiten ist zu denen Sie Zugang haben Sie m ssen die Organisationseinheit in der ersten Liste und dann den Eigent mer in der zweiten Liste ausw hlen Umbenennen Diese Aktion ist nur im Versanddialog verf gbar Hier k nnen Sie den Versand des Faxes neu programmieren Wenn sehr viele Faxe auf den Versand warten k nnen Sie die Versandpriorit t ndern Bei einem Fax dessen Versand terminiert ist k nnen Sie das Datum oder die Uhrzeit f r den Versand ndern Kann ein Fax nicht oder nicht vollst ndig gesendet werden k nnen Sie die angew hlte Nummer ndern Antworten Diese Aktion ist nur im Journal der empfangenen Faxe verf gbar Hier k nnen Sie ein neues Fax an die Absender der ausgew hlten Faxe schicken Gibt es mehrere Absendernummern sind diese alle im Versanddialog vorausgew hlt Voraussetzung ist dass die Telefoneinrichtung den Absender identifizieren kann und dieser seine Nummer beim Versand nicht unterdr ckt hat Neben der automatischen Auswahl der Empf ngernummern sind dieselben Funktionen verf gbar wie bei der Aktion Faxen Faxen Mit dieser Aktion k nnen Sie ein Fax senden und einen oder mehrere Empf nger festlegen F r Benutze

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