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1. Dokumentart spezifische Attribute Lieferantenname Lieferantennit Jahr Bestellnummer D atum Euchungskreis UK Abbrechen bernehmen 3 3 Notizen anzeigen und hinzuf gen Befinden Sie sich im Fenster Dokument Eigenschaften k nnen Sie sich Notizen zum Dokument anzeigen lassen Offnen Sie hierzu e die Registerkarte Notizen oder e dr cken Sie die Tasten ALT N Im oberen Teil des Dialogfensters sehen Sie bereits eingegebene Notizen Diese k nnen von jedem d 3 Anwender gelesen aber nicht mehr gel scht werden M chten Sie eine Notiz hinzuf gen positionieren Sie den Cursor mit der Maus im Feld Einf gen und geben Sie eine Notiz ein Notiz einf gen Um die Notizen zu bernehmen klicken Sie anschlie end _ Bemehmen Der Notiz wird automatisch das aktuelle Datum und Ihr d 3 Anwendername vorangestellt 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VIII Offnen von Dokumenten 34 d veLop Tei VI ffnen von Dokumenten Dokument Eigenschaften Notizen Dokument Eigenschaften Allgemein Attribute Klassen fersionen Historie Motizen i 24 04 2007 11 16 54 d3_user Diez ist eine Testnotiz Einfugen Uberehmen UK Abbrechen Wenn Sie nur eine Notiz hinzuf gen wollen klicken Sie dann wird die Notiz bernommen und automatisch das Fenster geschlossen Um die Eingaben zu ignorieren klicken Sie _ Abbrechen In der Dokumentenliste
2. Dynamisches Menki gt Manuell erstellen Benutzermenu zusammenstellen Dokument bearbeiten hnliche Dokumente suchem Dokumentfe offnen Als gelesen markieren Eigenschaften i Annehmen Senden an Favoriter Attribute andern Senden an Fostkorb gt Bearbeitung Buchhaltung Tabelle anzeigen Bearbeitung Gesch ftzleitun bergeordnete Dokumente Bearbeitung Weitere Untergeordnete Dokumente Dokument Ioschen LCi al Lira mn Sr r m Pa wha k 1m Pe Abbruch Im oberen Teil k nnen Sie festlegen auf welche verschiedenen Arten das Benutzermen angezeigt werden soll Lu a L Larl METETA TETE F FAT N Benutzermen alles ausgew hlt Benutzermenu anzeigen durc Ale Hinweis anzeigeri Symbol in der werkzeugleiste Klick auf Dokumentsymbol bittere Maustaste 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 4l d veLop Tei V Bedienung i Es lassen sich gleichzeitig mehrere unterschiedliche Anzeigearten ausw hlen Folgende vier Anzeigearten lassen sich ausw hlen Als Hinweis anzeigen Markieren Sie Als Hinweis anzeigen in der Checkbox und markieren Sie anschlie end ein Suchergebnis Benutzermen anzeigen Benutzermend anzeigen dure an Als Hinweis anzeigen O Sembon der Werkzeugleiste
3. Memo 6 Memo 7 Memo 8 Memo 9 Memo 10 berschreiben Inhalt beim Schlie en beibehalten In Strukturdarstellung anzeigen Markieren Sie das Dokument in der Trefferliste und w hlen Memo Merken Memo Nr wobei die Memonummer f r das gew nschte Memo Lesezeichen steht z B Memo 5 Wenn Sie mehrmals hintereinander ein Memo mit der gleichen Nummer abspeichern wird unter dem entsprechenden Memo eine Trefferliste zusammengestellt Um ein Lesezeichen aufzurufen w hlen Sie entsprechend Memo Memo Memonummer z B Memo Memo 5 Anschlie end wird die Trefferliste f r dieses Memo angezeigt Untergeordnete Dokumente won MEMO 5 Dokumentart Anzahl o Bestellung E Lieferschein Eingang Memo in der Strukturdarstellung Memos Memo 01 Memo DE Memo 03 Memo 4 Memo 05 4500004706 Bestellung 4500004708 Bestellung FUOOODODZU Lieferschein Eingang Memo DE Memo 07 Memo 08 Memo 03 Memo 10 fen nz m m o In der Struktu rdarstellung k nnen Sie dann bequem das gew nschte Memo ausw hlen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 78 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Um die Lesezeichen zu l schen w hlen Sie Memo Leeren Dort k nnen Sie dann alternativ alle Memos oder einzelne Memos leeren Memo leeren Umsch 1 Umsch 2 Memo 1 Memo 2 Umsch 3 Memo 4 Umsch 4 Memo 5 Umsch 5 Memo 6 Umsch 5
4. Hier werden alle eingestellten Filterregeln noch mal als bersicht angezeigt In dieser Darstellung ist auch ersichtlich wie die einzelnen Regeln verkn pft werden Regeln zu dem gleichen Filterkriterium werden mit ODER verkn pft unterschiedliche Kriterien werden mit UND verkn pft Folgende Filterregeln gelten e Alle firmenspezifischen Attribute der Empf nger der Absender und die Dokumentart k nnen auf Gleichheit oder Ungleichheit gepr ft werden e Es ist ein Wildcard Vergleich f r firmenspezifische Dokumentattribute bei Pr fung auf Gleichheit oder Ungleichheit m glich Sternchen f r beliebig viele Zeichen Fragezeichen f r genau ein beliebiges Zeichen Mengenangaben f r genau ein Zeichen z B 0 9 f r eine beliebige Zahl an der Stelle oder 0 9 f r keine Zahl an der Stelle i Bei Datumsangaben ist kein Wildcardvergleich m glich e Bereichssuche f r firmenspezifische Dokumentattribute z B Nachname liegt im Bereich von A bis D z B Datum ist gr er als 01 01 2007 Zu einem Attribut k nnen mehrere Werte angegeben werden Diese werden dann mit ODER verkn pft z B Empf nger ist gleich M ller oder Empf nger ist gleich Maier 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp 116 d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp c 14 AutofiLter Autofilter sind Filter die sich automatisch durch die Repository Felder ergeben die in den Dokumenten des Postkorbes verwendet werden
5. Markieren Sie in der Liste die gew nschte Dokumentversion e ffnen das zugeh rige Kontextmen und e w hlen Sie den Eintrag Statustransfer gt Bearbeitung Statustransfer gt Bearbeitung W x Allgemein Attribute Klassen Versionen Historie Notizen Text Archiv Index Arche D Best tigen Sie mit kez Daraufhin wird das Dokument in den Status Bearbeitung kopiert und mit der in Windows verkn pften Anwendung ge ffnet Sie k nnen das Dokument nun berarbeiten und erneut speichern i Speichern Sie das Dokument ohne es zu ndern und leiten es im Status weiter wird das Dokument von d 3 verworfen da es sich nicht um eine neue Version handelt 10 4 Ersteuute Neue Version speichern Beim Speichern wird das Dokument im d 3 Archiv aktualisiert siehe Handbuch zu d 3 Archivierung Sobald das ge nderte Dokument gepr ft oder freigegeben wird werden Sie gebeten einen nderungsgrund anzugeben Anderungstext FUO0000181 Anderungstest neuer Sachbearbeiter Abbrechen i Es wird dringend empfohlen einen aussagekr ftigen Anderungstext einzugeben damit sp ter die er Historie zum Dokument siehe hierzu Offnen von Dokumenten Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern Historie anzeigen einfacher nachvollzogen werden kann Die Eingabe ist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfiow 19e d veLop Teik All Workflow 10 5 Neue Version einer
6. Hier k nnen die Filterkriterien f r Empf nger Absender und Dokumentart angegeben werden Es ist m glich auf Gleichheit und Ungleichheit zu pr fen Filter Eigenschaften Dokumentattribute Filtername Eigener Filter Rege Allgemein Enth lt Enth lt nicht bersicht Filterkriterien tur Dokumentattrbute izt gleich 2007 legt im Bereich von QODOD bis 48712 izt gro er als 150000 Auswahl loschen Summe ist gro er als z fi SO00D UK Abbrechen Hier k nnen Filterkriterien f r die firmenspezifischen Dokumentattribute festgelegt werden Als mo Vergleichsoperatoren stehen ist gleich ist ungleich ist kleiner als Bereich ist leer und ist nicht leer zur Verf gung ist gr er als liegt im F hrt man mit dem Mauszeiger ber das ausgew hlte Dokumentattribut oder den 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp 114 d veLop Tei X Postkorb mit MaiLbox dxp Vergleichoperator so erscheint ein Hinweis mit dem Datentyp des Attributs bzw der M glichkeit der Verwendung von Wildcards Filter Eigenschaften Enth lt Enth lt nicht Filtername Eigener Filter Rege Allgemein Dokumentattribute Enth lt Enth lt nicht bersicht Filterkriterien fur Stichworte Enth lt Mahnung Enth lt nicht Ennnerang Enth lt zahlnungsaufforderung Auswahl loschen Enth lt ka Zahinungsautforderung UK Abbrechen
7. Suche definieren f r Dokumentart Bestellakte Enthaltener Text Suchaufgaben _ Status So Suche ausf hren Lieferantenname Erweiterte Suche Lieferantenn Suchoptionen Jahr C Datum eingrenzen Bestellnummer Sie k nnen nun in ein oder mehrere Felder Attribute oder Teile daraus eintragen um die Suche einzuschr nken Die Eingabe in den einzelnen Feldern ist abh ngig vom Attributtyp siehe hierzu Angabe der Wertvorgaben M gliche Attributtypen sind e Text e Datum e Numerisch Um welchen Attributtyp es sich beim aktuellen Eingabefeld handelt k nnen Sie der unteren Statuszeile entnehmen sobald Sie den Cursor im Eingabefeld platziert haben Text lErsatzzeichen f r ein Zeichen Ersatzzeichen f r beliebig viele Zeihen z Bereichsangabe durch Bindestrich Beispiel 01 01 1900 01 12 2000 heute P Des Weiteren k nnen Sie in einigen Feldern Attribute aus Wertevorr ten ausw hlen Ob es sich beim aktuellen Eingabefeld um ein Auswahlfeld handelt erkennen Sie an dem Symbol f r Auswahlfelder H Das Symbol HE hingegen steht f r ein Mehrfachattribut Im Eingabefeld f r ein Mehrfachattribut k nnen Sie eine Suchvorgabe eintragen die mit einem der Werte f r dieses Mehrfachattribut bereinstimmen muss Die Suche des Dokuments ber den Besitzer des Dokuments erfordert dass der Men punkt Extras Optionen Ansicht Besitzer aktiviert wird Tein VI Suche nach Dokumenten d veLop bl
8. Um die Modifizierung abzuschlie en w hlen Sie anschlie end mr M chten Sie abbrechen so klicken Sie auf __ Puch Zum L schen eines Filters w hlen Sie den entsprechenden Filter aus und klicken Sie dann auf Loschen In diesem Fall werden Sie aufgefordert das L schen zu best tigen Klicken Sie hier auf so wird der Filter unwiderruflich gel scht i Fin gel schter Filter l sst sich nicht wiederherstellen In diesem Fall m ssen Sie eine i Neudefinition des Filters vornehmen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teik IX Posthorb 109 d veLop o Tell X Postkorb mit MaiLbox dxp d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp I Ar gemeines zum MaiLbox dxP Zus tzlich zur vorhandenen Postkorbfunktion wird mit dem Postkorb Plugin mailbox dxp eine weitere Postkorbfunktion angeboten D h es geht nach wie vor um Postk rbe jedoch wird die Oberfl che des d 3 explorers durch das Plugin so erweitert ver ndert dass sie mehr Outlook entspricht Damit nach wie vor die alte Oberfl che vorhanden ist wurde die Postkorb Funktion im d 3 explorer nicht ver ndert Man kann somit zwischen alter Postkorb Darstellung und neuer Darstellung mailbox dxp aktiv ausw hlen Die Darstellung der Details zu den Dokumenten wird nach wie vor von dem d 3 explorer bernommen Welche Daten dort angezeigt werden wird allerdings durch das Plugin gesteuert e Postkorb Funktionen In der Navigation a
9. Dokument Eigenschaften hm i i Dokument Eigenschaften Versionen Allgemein Attribute Klassen Historie Notizen ion f Status Gr e Dat Text Archiv Index Archiv Datum Archy IKB 25 04 2007 10 52 00 3 25 04 2007 Archy IKB 25 04 2007 10 42 32 2 25 04 2007 Archy IKB 23 04 2007 10 05 51 1 25 04 2007 Abbrechen bernehmen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VIII ffnen von Dokumenten 96 d veLop Telr IA Posthorb d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop leiL IA Postkort Erauferungen Mit dem d 3 explorer sind Sie in der Lage d 3 Anwendern an einem bestimmten Tag ein Dokument vorzulegen Die Vorlage erfolgt rein elektronisch ber das d 3 System Im Gegensatz zur e Mail wird jedoch kein Dokument als Anhang sondern nur ein Verweis verschickt Die Empf nger ben tigen zur Ansicht des Dokuments das d 3 System Seit der Version 5 5 des d 3 explorers ist die Wiedervorlage ge ndert und erweitert worden Die Wiedervorlage hei t nun Postkorb In diesem Dokument werden beide Namen synonym verwendet Abh ngig von der Konfiguration durch den d 3 Administrator wird ggf zus tzlich eine e Mail an die Empf nger der Wiedervorlage geschickt Die eMail beinhaltet lediglich den Verweis auf den Inhalt der Wiedervorlage in d 3 nicht die Datei selbst Die e Mail wird von d 3 generiert und versendet F r den Empfang von e Mails ist entsprechende Software E Mail Client erforderlich
10. gt Benutzermenu Layout Mengen bersicht ausblenden Aktualisieren F5 Speichern Neues Login Bearbeitung Dokumentattribute Dokumentvorschau Strukturdarstellung Suchvorlagen E ar Favoriten E Fostkorb Web Publishing anzeigen BE Dokumente ffnen Entsprechend sind auch die Men punkte Datei und Ansicht um die gr n umrandeten Bereiche erweitert Im vollst ndigen Funktionsumfang ist die Men leiste um Dokumente und Memo erg nzt d xplorer d3_user Archiv FU Datei Suchen Ansicht u er Hilfe e EJ 5 Zur ck Wor Aktualisieren ME kn EJ P EA Benutzermenu Layout 0X gt d veLop Tein V Bedienung 56 Tei V Bedienung Ansicht vollst ndiger Funktionsumfang Speichern s Neues Login Spaltenanordnung zur cksetzen Bearbeitung Mengen bersicht ausblenden 3 Pr fung Aktualisieren F5 J Favoriten Dokumentvorschau Ea Fostkorb Strukturdarstellung Suchvorlagen Web Publishing anzeigen HE Dokumentfe ffnen Die Men punkte Datei und Ansicht sind um die blau umrandeten Felder vergr ert 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 57 d veLop 1 Tei VI Suche nach Dokumenten 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten I Direktzugriff per Doku Il Sofern Sie per Dokument ID direkt auf ein Dokument zugreifen m chten brauchen Sie nur e im Feld Aktionen auf Suchen in zu klicken Aktione
11. mit einem Platzhalter az beginnen zu einem l ngeren Suchvorgang f hren als Suchvorgaben die mit einem festen Wert beginnen z B Bank Beispiel 3 Sie suchen nach einer Firma deren Schreibweise Ihnen nicht genau bekannt ist Im Eingabefeld geben Sie Schmein amp S hne ein Sie erhalten Dokumente mit folgenden Attributen e Schmeink amp S hne e Schmeing amp S hne Sie erhalten keine Dokumente mit dem Wert e Schmeinck amp S hne weil der enthaltene Text ck aus zwei Buchstaben besteht und laut Definition der Unterstrich nur Platzhalter f r genau ein Zeichen ist i Die am Server eingestellten Platzhalter Wildcards werden in der unteren rechten Bildleiste ur dokumentiert Sollten in Ihrem d 3 explorer in der Statuszeile andere Symbole verwendet werden so hat Ihr d 3 9 Administrator im d 3 admin andere Symbole als Platzhalter vergeben Siehe auch Y 8 Benutzerhandbuch zum d 3 admin d 3 Config d 3 Retrieval Verhalten Urspr nglich wurden im d 3 explorer f r beliebig viele Zeichen ein _ und f r beliebig viele verwendet 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 64 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten 0 0 3 Dafumsfeuder Ein weiterer Attributtyp ist das Datum Ein Datum wird stets in der Form lt TT MM J JJ gt angegeben z B 19 11 1998 oder 19 11 98 Zweistellige Jahresangaben werden dabei nach der Fenstertechnik interpretiert Das hei
12. 0 3 Postk rbe anderer Benutzer Unter diesem Ordner werden alle Benutzernamen angezeigt auf dessen Postk rbe man Zugriff hat vorgegeben durch die d 3 Organisationsstruktur Postkorb 3 Postkorb Margret Macher I Autofilter Ei Empfangen 4 i gt Gesendet I Gruppenk rbe Hier erfolgt keine Anzeige wie viele Dokumente noch nicht gelesen wurden Lediglich mit einem Klick auf den Namen wird der Gesamtpostkorb angezeigt Es ist m glich die empfangenen Dokumente eines untergeordneten Benutzers weiterzuleiten oder zu quittieren 04 Senden an Posthorb DiaLog Der Senden an Postkorb Dialog ffnet sich nur noch ber das Kontextmen eines ausgew hlten Dokumentes am 17 09 2007 z Betreff si Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen Kontrolle 7 Erinnem am 07 03 2007 Erledigen biz 07 09 2007 automatisch Ouittieren beim weiterleiten weiterleiten E semen Abbrechen Durch Dr cken der Return Taste wird der gerade ausgew hlte Empf nger in das Senden an Feld eingef gt Benutzername Name Abteilun Werk a 3 hw Hans wurst Einkauf Gescher 9 Logistik Benutzer Gruppe J Marketing Benutzer Gruppe 3 mm Margret Macher Buchhaltung Gescher 3 mmu Max Muster Buchhaltung Gescher 3 neu neu j wE Personal Benutzer Gruppe z je Peter Lusti Einkauf esc Praktikant Praktikant hs ze E Fin Klick auf den Empf nger in der Liste oder das Bet tigen des Schalters
13. Dabei werden nur Repositories verwendet die alphanumerisch sind D h unterhalb von dem Ordner Autofilter werden s mtliche gefundenen Repostorybezeichner angezeigt die in den Dokumentarten im Posteingang verwendet werden Wird ein solcher Repository Ordner ge ffnet werden alle Inhalte dieses Repositories angezeigt welche darunter gefunden wurden EN Es gibt das Repository Feld Lieferantenname Im Postkorb befinden sich Dokumente denen dieses Repository Feld zugeordnet wurde und die mit einem der Werte Alexianer bitter amp loose und Vodafone archiviert wurden Daher wird folgende Ordnerstruktur angezeigt Autofilter Postkorb Postkorb Margret Macher E LI Autofilter I Jahr I Kundennummer O Lieferantenname 5 Alexianer 1 5 bitterkloose 2 Yodafone Lieferantennt O Rechnungsnummer Empfangen 4 S Gesendet I Gruppenk rbe I Suchordner jo Fostkorbe anderer Benutzer Ein Klick auf bitter amp loose zeigt dann nur die Dokumente des Posteingangs an die als Lieferantenname bitter amp loose enthalten Von diesen Dokumenten sind hier zwei ungelesen M chte man nicht alle Autofilter sehen die durch die im Posteingang enthaltenen Dokumente Autofilter ein ausblend gebildet werden so kann man ber den Kontext Men punkt Klick mit rechter Maustaste auf einen Autofilterordner diejenigen Filter ausblenden die man nicht sehen m chte ber den gleichen Men punkt kann man die Fi
14. He i uf Si ki al b PM u O Aa g A Awu Yo Suchen Anzeigen Animage Ahitakieen Eeaibebmg Pihmig Dokumente Fayorten Posko klema H G haio CAD Zeichrano Poekion Mato CAD Zeichnung Ale Dokumentarer Bier Saine THL age Jaz pisl T a Dokumentation a Ty Dakumsrsa t H Dokumentation Anhang za zi zj Erbsicklungspunkt Trefferliste Enksicklungswursch aj Factbariches Dokument D okuiemenat Dokumsarsunnver Femzrkung 1 lan H Gespr chenole a 2 Info Mai ACT Aut AD aoa mHE Infomaterial LECTIA HE Kapitel ber den Punkt Schlie en rechts oberhalb der Trefferliste kann man die Trefferliste schlie en Dokumente die man einsehen kann also f r die man Leserechte hat werden durch einen blauen Hyperlink links unter Dokument dargestellt Andere werden schwarz dargestellt Auf diese kann der User nicht zugreifen A Die Darstellung der HTML Trefferliste ist unabh ngig von der Auswahl der gew hlten Optionen im Men punkt Extras Sie h ngt nur von der jeweiligen HTML Vorlage ab d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 166 d veLop Teik All Men s 5 Men Werkzeuge Dieser Men punkt steht Ihnen nur bei bestimmten Konfigurationen zur Verf gung z B wenn Sie d link for microsoft office verwenden Office Speicher leeren Office Daten merken Office Vorlage ffnen Sollten weitere Plug Ins wie z B d search oder d link for microsoft ofice in Ihren d 3 explorer
15. Sie k nnen den Postkorb zum Beispiel als Ged chtnisst tze f r sich selber verwenden oder andere d 3 Anwender um die Bearbeitung eines Dokuments bitten Die Dokumente im Postkorb stellen sozusagen nur einen Posteingangsstempel dar Wird ein Dokument zwischen 2 Usern hin und hergeschickt so wird jeder Posteingang protokolliert A Beachten Sie auch das folgende Kapitel Postkorb mit Mailbox dxp c Postkorb pr fen und bearbeiten Falls Sie Dokumente in Ihren Postkorb erhalten wird Ihnen dies in der Taskleiste durch einen gelben Briefumschlag vor dem d 3 Logo symbolisiert Q 1 Beim n chsten Start des d 3 explorer wird automatisch Ihr Postkorb angezeigt Um das Dokument ffnen zu k nnen ben tigen Sie die hierzu erforderlichen Rechte in d 3 siehe auch Nutzdatei anzeigen Sie k nnen den Postkorb im d 3 explorer auch manuell ffnen indem Sie e auf das Icon Postkorb klicken oder e den Men punkt Datei Postkorb w hlen Inhalt des Eingangspostkorbes Inhalt des Eingangskorbs u T T x Empfangen a Gesendet Wiedervorlage Workflow Far Dokumentat Anzahl ungelesen B Bestellung 2 1 E Lieferantenakte 1 ls Rechnung 1 B Rechnung Eingang 1 Stueckliste 3 la zeichnung 3 Di Gi Folgende Elemente besitzt das Fenster Postkorb d veLop leiL IX Postkorb e Auswahl des Eingangs bzw Ausgangskorbs ber Empfangen Gesendet e Drei weitere K rbe die beliebig definiert werden k nnen hier
16. Wann kann ein User mit der Berechtigungsstufe 2 Seine Dokumente aus der eigenen Bearbeitung L schen Fin User mit der Rechtestufe 2 ohne Rollen und Klassen kann ein Dokument aus der Bearbeitung l schen sofern er entweder Besitzer des Dokumentes ist bzw Gruppenmitglied der Gruppe in der sich das Dokument befindet 7 L schen von Berechtigungen WeLche Berechtigungen muss man haben um Verkn pfungen zu L schen Der Benutzer ben tigt zum L schen von Verkn pfungen die Rechtestufe 5 o Hontextmeni 8 1 Senden an 8 1 1 Senden an E MaiL Empf nger funktioniert nicht Senden an E MaiL Empf nger funktioniert aus dem d 3 expLorer heraus nicht Dieses Problem betrifft Outlook 2002 XP wenn eine schreibgesch tzte Outlook Mail Datei an Outlook gesandt wird Es handelt sich hier um keinen Fehler im d 3 System sondern um einen Fehler in Outlook 2002 Outlook 2002 hat Probleme mit schreibgesch tzten Outlook E Mails 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 176 d veLop TeiL XIV SpezieLLe Probleme und Fragen 0 1 2 Senden an bricht bei einigen Anwendungen mit Fehler ab Ist das Senden an Ziel eine Verkn pfung mit einer Exp so gibt es nur einen begrenzten Puffer f r die bergabe der Dateinamen Ist dieser Puffer voll so wird gegebenenfalls die Anwendung falsch oder gar nicht gestartet Je nach Position des tempor ren Verzeichnis unter Windows k nnen somit 10 20 Windows 2000 oder 40 50
17. e Besitzer Der Besitzer ist der d 3 Anwender der das Dokument importiert hat Wurde das Dokument per Massenimport in das d 3 Archiv gebracht wird es dem Besitzer hostimp batchimp oder einem definierten d 3 Anwender zugeordnet e Zust ndiger 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VIII ffnen von Dokumenten 90 d veLop Teit VII Offnen von Dokumenten Dieses Feld hat ausschlie lich informativen Charakter und kann beim Import mit einem beliebigen Wert belegt werden Aktueller Status Im Feld Aktueller Status wird der Workflowstatus angezeigt Dieser bezieht sich jeweils auf die Version aktuellste Version die im gleichnamigen Feld angezeigt wird Mehr zu den unterschiedlichen Bearbeiter Gruppe Versionen eines Dokuments erfahren Sie im Kapitel Workflow Die Zugeh rigkeit des Dokuments beschreibt das Feld Bearbeiter Gruppe Hier ist entweder ein d 3 Anwender oder eine Gruppe angegeben Im Workflowstatus Bearbeitung siehe auch Workflow kann das Dokument nur vom hier angegebenen d 3 Anwender oder Mitgliedern der hier angegebenen Gruppe bearbeitet werden Im Workflowstatus Pr fung kann das Dokument nur von Mitgliedern der hier angegebenen Gruppe gepr ft werden Fxistiert eine Dokumentversion im Workflowstatus Freigabe ist entweder die Checkbox freigegeben oder gesperrt markiert Im letzten Fall ist das Dokument f r den allgemeinen Zugriff gesperrt Mehr hierzu erfahren Sie im Kapitel Workflow Existieren zudem Versionen im Wo
18. 104 Enth lt Enth lt nicht 113 Erstellen von Verkn pfungen 123 Ersteller 89 Erstellte Neue Version speichern 152 erweiterte Suche 74 Explizites Archivieren 149 Export Kenndaten von Dokumenten speichern 158 Sendenan 169 Export der Kenndaten 158 Export von Dokumenten 157 Extras Optionen Sonstiges 180 Extras Optionen Suchen 38 Extras Optionen Ansicht 34 179 Extras Optionen Benutzermen 41 Extras Optionen Sonstiges 46 Extras Optionen Suchen 74 Extras Optionen Suchen max Anzahl Treffer 173 Extras Optionen Visualisierung 36 165 180 F Favoriten 79 81 157 anzeigen 81 entfernen 82 l schen 80 82 Sendenan 80 speichern 80 83 Favoritenliste 81 speichern 83 Filter 111 Filter l schen 113 Filterformat 113 Filterkriterien 113 Filteroptionen 113 Freigabe 36 89 128 134 135 136 137 138 140 145 146 147 148 150 151 175 178 180 Freigeben 146 Freigeben gesperrter Dokumente 148 Funtionsumfang 55 G gelesen 94 98 Gesendet 112 Gleichheit 113 Gruppe 118 Gruppen 14 Gruppenk rbe 118 Gruppennamen 118 Gruppierung benutzerdefinert 70 H Hardware 16 Hardwarevoraussetzungen 16 Hilfe Modul bersicht 172 Hintergrundjobs 141 Historie 95 Historie zu einem Dokument anzeigen 95 Host Import 157 HTML Ansicht der Trefferliste 166 I Import Gescheiterter 28 Importm glichkeiten 85 Import Zeitraum 60 62 159 In allen Archiven 21 Info 26 Installation 16
19. Memo 3 Memo 7 Memo 8 Memo 9 Memo 10 berschreiben Inhalt beim Schlie en beibehalten In Strukturdarstellung anzeigen Um nur ein Lesezeichen zu l schen lassen Sie sich die Memos in der Strukturdarstellung anzeigen markieren Sie das Memo und w hlen dann aus dem Kontextmen Entfernen Zur Konfiguration Ihrer Lesezeichen stehen Ihnen folgende M glichkeiten zur Verf gung 1 Sie k nnen festlegen ob Memos berschrieben werden sollen In diesem Fall aktivieren Sie den Men punkt berschreiben Beim berschreiben werden Memos die schon vergeben sind aber einem anderen Dokument zugewiesen werden berschrieben Es wird folglich keine Trefferliste f r die Memos aufgebaut 2 Sie k nnen festlegen ob die Memos gespeichert werden sollen und f r die n chste Sitzung wieder zur Verf gung stehen sollen Dazu aktivieren Sie die Option Inhalt beim Schlie en beibehalten Im anderen Fall stehen Ihnen nach einem Neustart des d 3 explorers die Memos nicht mehr zur Verf gung le Favoriten Dokumente die Sie h ufig ben tigen k nnen Sie als Favoriten speichern Die Favoriten werden anwenderbezogen gespeichert Das hei t Sie k nnen Dokumente die Sie sp ter schnell wieder auffinden m chten in Ihre Favoritenliste legen Der Inhalt dieser Liste ist ausschlie lich Ihnen vorbehalten Sie k nnen bis zu 500 Favoriten anlegen Die Favoritenliste im d 3 explorer ersetzt die Arbeitsliste und Aktenliste der Vorg nger
20. Senden an f gt ebenfalls den Benutzer in das Senden an Feld ein Es k nnen auch mehrere Empf nger gleichzeitig aus der Liste ausgew hlt werden d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit X Posthorb mit MaiLbox dxp T19 d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp Im Feld Betreff stehen alle bisher verwendeten Betreffzeilen zur Auswahl bitte besarbeiten prufen sehr wichtig bitte Frufen an alle Gruppenmitglieder zur Kenntnis wichtig II Alternativ kann ein neues Betreff eingetragen werden i Ein Dokument l sst sich auch einfach per Drag amp Drop in den Postkorb eines anderen Benutzers BE verschieben Der Senden an Dialog ffnet sich auch wenn man ein Dokument per Drag amp Drop ber Postkorb oder fallen l sst 3 Abscharten des MaiLbox dxp Um die alte Postkorb Funktionalit t einzustellen deaktivieren Sie das Mailbox dxp in der Modul bersicht Mailbox dxp in der Modul bersicht Modul bersicht Yersion Beschreibung Um changeatt dep 2 0 0 7 d 3esplorer Plugin zum ander won Attributen f r mehrere D Um DOFFICE D F 6 0 10 d office Plugin Om inder dp 1 1 2119 m HI MLL ist OE gow malbo DOP 1 0 0 63 mailbox i gt Abbrechen A Fine R cktransformation der Suchordner von dem neuen Filterformat in das alte Format ist nicht m glich da die neuen Filter m chtiger sind als die alten und sich einige Filteroptionen nicht abbilden lassen Das hei t Legt man Filter mit de
21. Sofern d 3 Anwender jedoch auch Dokumente importieren ben tigen sie die Rechtestufe 5 7 Status pr fen Dokumente werden im Status e Bearbeitung oder e Pr fung nicht gepr ft oder e Freigabe importiert Bei Verwendung des Workflows durchlaufen sie anschlie end die weiteren durch d 3 unterst tzten Workflowstatus Dabei werden Dokumente meistens sequentiell weitergeleitet siehe hierzu Lebenslauf eines Dokuments Es ist aber auch in bestimmten F llen m glich beim Weiterleiten Status zu berspringen berspringen von Status alle Stati Ook ame It explizt ac ukren Mein Den jeweils aktuellen Status eines Dokuments k nnen Sie dem Icon in der Trefferliste und den Eigenschaften des Dokuments entnehmen Neben dem Dokumentenstatus zeigt die Trefferliste evtl Verkn pfungen zu einem Dokument da bzw die Webver ffentlichung G des Dokuments an In der Trefferliste erhalten Sie die Icons f r den Workflowstatus jedoch nur wenn Sie die Anzeige des Status siehe hierzu Bedienung Einstellungen Anpassung der Tabelleninhalte aktiviert haben Detaillierte Informationen erhalten Sie im Fenster Eigenschaften des jeweiligen Dokuments Um die Eigenschaften anzuzeigen markieren Sie das entsprechende Dokument e ffnen Sie das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Eigenschaften oder e dr cken Sie die Tasten ALT ENTER d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XII WorkfLow 140 d veLop Teik All Wor
22. Vorher m ssen Sie Ihre L schabsicht noch best tigen markiertes Dokument x entfernen P Markierte s Dokument e aus dem Eingangskorb entfernen Sie k nnen sich zu jedem einzelnen Dokument in Ihrer Wiedervorlage den bisherigen Verlauf anzeigen lassen Markieren Sie hierzu das Dokument in Ihrer Wiedervorlage e ffnen Sie das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Eigenschaften Postkorbverlauf 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tei IX Posthorb 103 d veLop leiL IX Postkort Eigenschaften Dokument Eigenschaften x Postkorbverlauf Allgemein Attribute Klassen fersionen Historie Notizenf Eostkorbwerlauf Erhalten Betreff Gesendet Erledigen biz Erledigt am d3_ user cc 22 05 2007 bitte Prufen 22 05 2007 12 17 35 d3_ user d3_ user 26 04 2007 nicht vergessen 26 04 2007 12 43 38 22 05 2007 12 20 56 Dokument umleiten an r i Abbrechen bernehmen ro Der Unterschied zwischen und Senden besteht darin dass beim Weiterleiten keine neue Weiterleiten Kette erzeugt wird Die alte wird beibehalten und erg nzt Wie oben gezeigt kann man diese ber die Eigenschaften verfolgen Beim Senden wird eine neue Weiterleiten Kette erzeugt 4 Empfangene WiedervorL ge L schen Die Eintr ge in Ihrem Eingangskorb bleiben solange bestehen bis sie von Ihnen entfernt werden Sie entfernen Dokumente aus Ihrem Eingangskorb indem Sie e die betreffenden Dokumente markieren e das Kontextmen ff
23. Wie sie sehen ist im FU Archiv die Reihenfolge ge ndert Sie k nnen die Status Reihenfolge definieren indem Sie e den Men punkt Extras Optionen w hlen und e die Registerkarte Visualisierung ffnen Sie ndern die Reihenfolge indem Sie mit der linken Maustaste auf ein Symbol klicken und die Maustaste gedr ckt halten w hrend Sie es verschieben Lassen Sie die Maustaste wieder los sobald Sie das Symbol auf ein anderes verschoben haben ber dem es wieder eingeordnet werden soll Um festzulegen dass d 3 view als Standardanwendung zum Betrachten von Dokumentdateien verwendet werden soll e aktivieren Sie den Men punkt Extras d 3 view verwenden sofern dieser Men punkt nicht bereits mit einem H kchen versehen ist Ebenso k nnen Sie den Men punkt durch Auswahl wieder deaktivieren Des Weiteren k nnen Sie festlegen welche Dateitypen durch d 3 view angezeigt werden sollen W hlen Sie hierzu e den Men punkt Extras Optionen und e ffnen Sie die Registerkarte Visualisierung In der Sektion d 3 view verwenden k nnen Sie Dateitypen hinzuf gen oder auch l schen die durch d 3 view angezeigt werden sollen Geben Sie dabei pro Zeile jeweils nur eine Dateiendung an Alle nicht aufgelisteten Dateitypen werden mit der in Windows verkn pften Anwendung gestartet So startet beispielsweise Microsoft Word sofern die Datei die Endung DOC aufweist und Microsoft Word auf Ihrem PC installiert wurde i Beachten Sie auch da
24. fe 8 i Klick auf Dokumentsumbol Mittlere Maustaste so sehen Sie ein kleines blaues Recheck unter dem markierten Ergebnis Dokumenten Hinweis Dokument Lieferantenname Lieferantennr Jahr Bestellnummer Datum FE FUOOOOIDZE Alexianer 100225 2006 4500004510 10 03 2006 FE FUQOQO0 Z6 Yodafone 101222 2006 45000047713 27 02 2006 nz noana S y ET MEINEN Eee ee Eee Wenn Sie darauf klicken ffnet sich Ihr Benutzermen Dokumenten Hinweis i Dokument Lieferantenname _Liefterantennr Jahr Bestellnummer Datum Benutzermen FHE FU00000025 Alexianer 100225 2006 4500004510 10 03 2006 EJE Fuonoooozs Vodafone U a a FUDODO0D27 Nodatons Iliad ZUG A005 06 03 2006 Hj Eigenschaften ar Senden an Favoriten Senden an ZIP komprimierten Ordner Sie k nnen aus allen Bearbeitungsschritten die aktuell mit dem ausgew hlten Dokument m glich sind ausw hlen Klick auf Die zweite M glichkeit das Benutzermen anzuzeigen ist Klick auf Dokumentensymbol Dokumentsymbol Benutzermen anzeigen durch Klick auf Dokumentensymbol Benutzermenu anzeigen durc Als Hinweis anzeigen Symbol in der werkzeugleiste Klick auf DokumentsumboE Mittlere Maustaste Markieren Sie Klick auf das Dokumentensymbol in der Checkbox 0 3 explorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 42 d veLop Tei V Bedienung Klick auf das Dokumentensymbol Lieferantenname Lieferantennr Bestellnummer JOOUO
25. fehlermeldu Dokument Titel Dokumenttyp 333 FieadMe d 3 6 0 Service Fack2 _ Fieadme H E DIOISIE FeadMe zu d 3 server 6 0 2 Hottie 3 Readme E DIOISI6ES FeadMe d 3 storage manager 1 0 0 Ho Readme E DIOISI7G FeadMe d 3 storage manager Centera Readme FE 01015239 ReadMe d 3 storage manager NJCIHFI Readme E DI015258 ReadMe d 3 server 6 0 2 Hotf s 4 1 De BAER s PE EEEE Readme Dieses Ergebnis l sst sich erneut verfeinern Die aktuelle Suchverkn pfung wird direkt angezeigt Dies kann sooft wiederholt werden bis die Treffermenge sich nicht weiter verfeinern l sst e Textsuche Die Textsuche eignet sich zum Finden von Textpassagen Erweiterte Suche gt t wWortsuche f Textsuche Abbrechen bernehmen Es werden alle Dokumente der ausgew hlten Dokumentart nach einem hnlichen Textmuster durchsucht 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 76 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten 10 Suche nach Dokumenten die in der eigenen Bearbeitung Liegen ber den Schalter unterhalb der Men leiste kann man sich alle Dokumente anzeigen lassen die sich in der eigenen Bearbeitung befinden Alternativ kann man dazu den Men punkt Datei Bearbeitung Bearbeitung nutzen Treffermenge Bearbeitung Treffermenge 2 Rechnung Eingang 1 Zeichnung 2 Die Dokumente die sich in der eigenen Bearbeitung befinden werden nach der Doku
26. integriert sein so werden diese ebenfalls angezeigt d 3 search pro Office Speicher leeren Office Daten merken Office Vorlage ffnen Neuer Entwicklungspunkt Lizenz erstellen Support Ticket erstellen Hilfe zu diesen Men punkten erhalten Sie in der Hilfe des jeweiligen Plug Ins b Meni hife 2 Inhalt Index d velop support Modul bersicht Info Unter diesem Men punkt Inhalt k nnen Sie die Hilfe Inhalt entspricht diesem Dokument f r den d 3 explorer aufrufen ber Index k nnen Sie speziell nach Hilfethemen suchen Au erdem haben Sie folgende M glichkeiten d velop support Wenn Sie diesen Men punkt aufrufen k nnen Sie den d velop Support kontaktieren Ein Dialog f hrt Sie dann durch die Supportanfrage und sendet dann die Daten an den d velop Support Modul bersicht In der Modul bersicht k nnen Sie einsehen welche Module verf gbar sind und welche aktiviert deaktiviert worden sind 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil XIII Men s 167 d veLop Teik All Men s Modul bersicht Modul bersicht gt t Yersion Beschreibung Um changeatt dep 2 0 0 7 d 3esplorer Plugin zum ander won Attributen f r mehrere D Hw DOFFICE D F 6 0 1 0 d otfice Plugin Fe FINDYYEDSF 1 1 2018 Hw HTMLList DP 1 0 1 2 r E Abbrechen Sie k nnen einzelne Module mit Hilfe der jeweiligen Checkbox deaktivieren bzw aktivieren Info d 3 explorer Version 6 2 0 687 Licensed by copyright 200
27. t die o f r die Jahre 1950 1999 und die Zahlen 00 49 repr sentieren die Jahre 2000 Jahreszahlen vor 1950 bzw nach 2049 m ssen also in jedem Fall vierstellig angegeben werden Jahreszahlen zwischen 1950 und 2049 wahlweise zwei oder vierstellig A Verwenden Sie jedoch niemals einstellige Jahreszahlen z B 3 f r 2003 In Datumsfeldern k nnen Sie entweder ein bestimmtes Datum oder aber Bereiche als Suchvorgabe verwenden Folgende drei M glichkeiten einer Bereichsangabe stehen zur Wahl tap Bedeutung Eingabeformat Beispiel von bis lt TT MM JJIJ gt 01 01 1997 31 12 2001 seit lt TT MM JJ J gt 01 06 98 bis lt TT MM JJIN gt 31 12 1999 lt TT MM JJJ gt Geben Sie in ein Datumsfeld ein so wird hierf r das aktuelle Datum eingetragen Sie erhalten einen erweiterten Datumseingabe Dialog wenn Sie die Taste lt Einfg gt dr cken Datumseingabedialog Enthalener Text H Status H r Lieferantenname Lieferantennir Jahr H gt Bestellnummer Datum 15 03 2007 Buchungskreis Geben Sie in ein Datumsfeld ein so wird hierf r das aktuelle Datum eingetragen Sie erhalten einen erweiterten Datumseingabe Dialog wenn Sie die Taste lt Einfg gt dr cken Als von und bis Datum wird das Tagesdatum gesetzt Dieses l t sich durch Verschieben der blauen Reiter mit der Maus im Datumsstrahl ver ndern Selbstverst ndlich k nnen Sie das gew nschte Datum auch direkt im Datumsfeld eingeben Durch f
28. 03 2001 Hewklodel Chair 08 03 2001 d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 73 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Gruppiert ist nach der Produktgruppe in ersten Spalte Die einzelnen Produktgruppen sind durch einen grauen Balken getrennt Die einzelnen Produktgruppen sind nach ihrer Bezeichnung alpabetisch absteigend sortiert Die Attribute Dokument und Stuecklistennr sind in der Treffermenge ausgeblendet o VoLLtextsuche mil Und und Oder Verkn pfung Um die Volltextsuche zu nutzen m ssen Sie vorher die Volltext Recherche unter Extras Optionen Suchen aktivieren Das Symbol amp bezeichnet eine Und Verkn pfung von Suchw rtern das Symbol eine Oder Verkn pfung Wird beispielsweise nach den Dokumenten gesucht die die Begriffe Urlaub und Antrag beinhalten so ist die in Zeile der Volltextsuche die Anfrage Urlaub amp Antrag einzugeben Volltext Recherche Enthalterier Text H Een Status H s D atum Bezeichnung Ferzonalnummer Hame Sind Sie dagegen an den Dokumenten interessiert die den Begriff Urlaub oder den Begriff Antrag enthalten so lautet die Anfrage Urlaub Antrag Einschr nkung i Das amp Zeichen darf maximal ein Mal in einer Anfrage vorkommen das maximal neun Mal i Sie k nnen jedoch bei den verkn pften Suchbegriffen das Zeichen einsetzen um nur nach aia Wortanf ngen zu suchen Beispiel URL ANTR such
29. 1 Verschieben Sie hierzu mit der Maus das Fenster Strukturdarstellung in den rechten oder linken unteren Teil des Programmfensters Um eine Strukturdarstellung zu einem Dokument oder einer Akte zu erhalten markieren Sie die Akte oder das Dokument in der Tabelle ffnen Sie das Kontextmen siehe Bedienung Kontextmen zu Dokumenten und w hlen Sie den Punkt Verkn pfungen anzeigen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XI Akten und Verkn pfungen Tec d veLop TeiL XI Akten und Verkn pfungen bergeordnete Dokumente F3 Untergeordnete Dokumente F4 MamnHamehb m abam Sie erhalten daraufhin eine Ansicht aller Strukturen in denen das zuvor markierte Dokument oder die Akte enthalten ist Dieses markierte Element wird in allen Strukturen blau hervorgehoben Strukturdarstellung Ded xplorer d3_user Archiv FU 0X Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe gt gt me O e gt 3953 Bb 3 amp Zur ck Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Benutzermen Aktionen Layout D Eg Dokument bearbeiten BE Dokumentfe ffnen Eigenschaften g Senden an Favoriten E Senden an ZIP komprimierten Ordner Strukturdarstellung T FUOO0000EO Auftragsakte anaana FU00000041 Rechnung gt D Aktuelle Anzeige 1 Untergeordnete Dokumente von FUO0000060 der Dokumenta Gruppieren nach Dokgeeeeuuien Tope Kundennummer Name Jahr Auftragsnummer Datu zaj FU
30. 16 48 Auftragsakte 10 16 50 Jahresakte Auft 10 17 16 Bestellakte Durch das Symbol bzw 7 lassen sich die Verl ufe tageweise ein bzw ausblenden Die Anzeige der Suchvorlagen unter dem Dokumentenartenbaum l sst sich im Men unter Ansicht Suchvorlagen aktivieren Ansicht Suchvorlagen Benutzer Profil Layout Spaltenanordnung zur cksetzen Mengen bersicht ausblenden Aktualisieren F5 Dokumentattribute Dokumentvorschau Strukturdarstellung Web Publishing anzeigen HE Dokumentfe ffnen Die Suchen werden vom d 3 System archiviert Die Speicherdauer der angezeigten Suchen kann unter Extras Optionen Suchen ver ndert werden 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teir VI Suche nach Dokumenten 68 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten Extras Optionen Suchen Ansicht Visualisierung Benutzermenu Sonstiges Suchoptione u Maximale Anzahl Treffer al l Dokumente nicht lter als Oo Tage Aufbewahrungszeit f r Suchanfragen Tage Yalltest Recherche Suche mit Enter starten Dokument artendarstellun Normal o Gruppen zuordnen o Dokumentstruktur Aktenplan Abbruch Die Aufbewahrungszeit der Suchanfragen l sst sich zwischen 0 und 7 Tagen einstellen In der alten Version des d 3 explorer wurde das Zur ckholen von Suchanfragen und Trefferlisten auf folgende Weise durchgef hrt Befinden Sie sich in der Ansicht einer Treffermenge und m chten Sie zur le
31. AET A E A AT EE E ATETEA T 179 10 1 Der Index bersteigt das Maximum as ne 179 10 2 Anzeige von Dokumenten die in mehreren Status abgelegt sind uueesseessersnenseeenennnnnennnen 180 10 3 _ Einzelne Buchstaben werden nicht korrekt dargestellt uuuseeesesssessesssessessnnsnennnnnnnnnnennnnnnnnnnenn 180 11 AEO ee ee emule 180 11 1 Probleme beim Quittieren von Wiedervorlagen die sich im Leitweg befinden 180 11 2 Funktion des Erledigt am Datum bei der Wiedervorlage 2u220020020020022nnnnnnennennnennennenn 181 Teil XV Anhang 183 l Die yano e anne 183 2 Dole de d a eaP ee arena 184 Teil XVI Glossar 187 1 EEE NEE EEE REUECHEIEBENEEER 187 2 Kennen een een ee 187 3 DZ a ee ee 187 4 TE ee ee 187 Index 188 d veLop D leil EINLEITUNG 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL EinLeifung berd3 Die Anwendung d 3 stellt ein elektronisches System zur Archivierung von Dokumenten dar Anders als im herk mmlichen Archiv oder Aktenschrank lassen sich Dokumente anhand unterschiedlicher Merkmale zusammenfassen oder sortieren So l sst sich beispielsweise eine Rechnung sowohl anhand einer Bestellakte als auch mit Hilfe des Kunden bzw Lieferantennamens wieder finden Die Dokumente sind an beliebigen Arbeitspl tzen unmittelbar nach der Archivierung zug nglich und brauchen nicht explizit verteilt oder sogar redundant abgelegt zu werden c Voraussetzungen Dieses Handbuch e
32. Dateien aus dem d 3 explorer gesandt werden Beim Windows Explorer ist diese Menge abh ngig von der Pfad L nge unter der sich die zu sendenden Dateien befinden Es handelt sich hierbei nicht um einen d 3 Fehler sondern um einen Fehler in Windows Der gleiche Fehler tritt auf wenn entsprechend viele Dateien per Senden an aus dem Windows Explorer gesendet werden 8 1 3 Senden von Akten per E Mail verbieten Hann man das Senden von Akten per E Mail verbieten Nein Ihr d 3 Administrator kann h chstens die Funktion Senden an E Mail generell entfernen Dann ist jedoch auch ein Senden von Dokumenten nicht mehr m glich 8 14 Versenden verschiedener Dokumente aus verschiedenen Dokumentarten Um verschiedene Dokumente aus verschiedenen Dokumentarten an einen E Mail Empf nger zu senden m ssen Sie eine Einstellung in Ihrem d 3 explorer w hlen der alle gew nschten Dokumente in einer Trefferanzeige darstellt Dazu blenden Sie entweder die Mengen bersicht aus oder Sie legen Memos zu den Dokumenten an die Sie ausw hlen Sollten Sie abh ngige Dateien haben die nicht versandt werden sollen so m ssen Sie den Men punkt Extras abh ngige TIFF Dateien ffnen deaktivieren Die Dateinamen der Dokumente k nnen Sie ber die CAPTION Definitionen der entsprechenden Dokumentarten siehe d 3 Administration bestimmen 0 15 Dokument per d 3 Link an einen anderen Benutzer senden Wie kann ich ein Dokument per d 3 Link an einen anderen Benutzer se
33. Dokument zur Pr fung und Freigabe vorliegt In diesem Fall obliegt Ihnen die Aufgabe das jeweilige Dokument zu pr fen und anschlie end freizugeben oder die Freigabe zu verweigern Sie k nnen das Dokument ffnen und begutachten siehe hierzu ffnen von Dokumenten 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Tei XII Workfrow 146 d veLop Teik All Workflow M chten Sie nun das Dokument freigeben w hlen Sie im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Freigabe oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT F Dokumenstatus ndern Freigabe Gepr ft Strg Alt Z Archiv Strgo Alt A Freigabe gesperrt Strg Alt S im Hintergrund ausf hren A Sobald Sie die Freigabe best tigen befindet sich das Dokument irreversibel im d 3 Archiv und f kann nicht mehr ver ndert oder gar gel scht werden Dokument e freigeben Best tigung Pi Dokument e freigeben Best tigen Sie nun die Freigabe indem Sie auf L klicken oder brechen Sie die Freigabe unnunnnunnnnnnnnnsnnnnnn 5 ab indem Sie auf i eenen ETA klicken Wenn Sie die Freigabe des Dokuments ablehnen k nnen Sie das Dokument auch in die Bearbeitung zur ckleiten siehe hierzu Pr fung 8 9 Sperren freigegebener Dokumente i Das Sperren eines freigegebenen Dokuments ist sinnvoll wenn es sich als inhaltlich fehlerhaft ii herausstellen sollte oder seine G ltigkeit verliert Gesperrte Dokumente sind f r Retrieval Anwender mit der Rechte
34. EURESEURONLEELEEUUHRLUEBHREELERE 176 7 Bea due o 10 Le 017 510 pesson EEE ET A 176 7 1 L schen von Dokumenten aus der eigenen Bearbeitung urssessssssonssnensnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 176 1 2 L schen von Ber Sun ereneeieereee aaa an 176 8 PO A T a A A ee 176 8 1 EEE 14 DEEE AA E A AA AA E A A A EA A 176 8 1 1 Senden an E Mail Empf nger funktioniert nicht uucccaesaeesseeeanenaeennnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnenn 176 8 1 2 Senden an bricht bei einigen Anwendungen mit Fehler ab _ uucenseseseseesseseseseeneneenennennn 177 8 1 3 Senden von Akten per E Mail verbieten 177 1 3 expLorer Anwenderhandbuch 8 1 4 Versenden verschiedener Dokumente aus verschiedenen Dokumentarten nn 177 8 1 5 Dokument per d 3 Link an einen anderen Benutzer senden uunessssesesseseseenenennenennnnenennenenennenn 177 9 IS JE ER U 04015 AE E E TEES VE A EIERN EE EE E A E TA TTA 178 9 1 Freigabe von Dateien mit TIF und Nutzdatei 0r020000000020202002000202020020002000200200 020 B 0000 nB 0000 178 DIA ED ee E ee ee 178 UT AO ee ee ee ee ee 178 9 2 Mehrere Dokumente in den Status Freigabe berf hren 20020002000sssennnnenneennnnnnennnnennnn 178 9 3 Neue Vers One ne DOKU ee a 178 9 4 L schen von Dokumenten aus der Bearbeitung eines anderen Benutzers uunneensennserseenseenne 179 29 Anderen Benutzern den Zugriff auf Dokumente verbieten sssssesssessssssessesresessessesresessesresesseses 179 10 S a
35. Eigenschaften eigene Vorlagen f r die Postk rbe definieren Um die Vorlage zu einem Postkorb zu ndern w hlen Sie aus dem oberen bzw mittleren Teil eine Vorlage aus In diesem Fall ndert sich die Beschriftung des Postkorbs und es werden diejenigen Dokumente angezeigt die den Regeln der Vorlage entsprechen Um eine neue Vorlage zu definieren w hlen Sie Eigenschaften In diesem Fall ffnet sich ein neues Fenster in dem Sie die Vorlage mit ihren Regeln definieren k nnen Filter definieren Filter Eigenschaften gt t Filtername E Rege Enth lt Enth lt Enth lt Enth lt ki Heu L schen Abbruch Wenn Sie einen neuen Filter definieren wollen so m ssen Sie auf die Schaltfl che Neu klicken In diesem Fall werden Sie aufgefordert einen neuen Filternamen einzugeben Filter anlegen Filter anlegen Filtername Urlaubsantrag Abbrechen Best tigen Sie den neuen Filter mit Filter definieren Filter Ei haft Filtername Uraubsantrag r Rege Enth lt Urlaub Enth lt z lich will Enth lt Enth lt Jl Heu L schen Abbruch Der Filter erscheint dann in der Liste unter Filternamen und kann beliebig modifiziert werden Wollen Sie einen bereits definierten Filter ndern so w hlen Sie unter Filtername den entsprechenden Filter aus Nach dem Sie den zu modifizierenden Filter ausgew hlt haben k nnen Sie verschiedene Regeln f r den Filter definieren 1 3
36. Eink ufer Tat gk eitsprofil mn Entwicklung Benutzer Gruppe Ir ff Frieda Feld Einkauf Bescher BE 29 Gesch ftsleitu Benutzer Gruppe EP Hauptbuchhal Tat gk eitsprofil Ir hb Hein Blod Buchhaltung Bescher A hnstimn Rezerve tfar HNS TIMP kd Sie k nnen entweder einen Empf nger oder eine Gruppe ausw hlen Bei Auswahl einer Gruppe wird das Dokument jedem Mitglied der Gruppe vorgelegt M chten Sie beim Senden an eine Gruppe ein beliebiges Mitglied ansprechen deaktivieren Sie O Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen i Wenn Sie ein beliebiges Mitglied einer Gruppe ausw hlen indem Sie den Haken nicht setzen wird das Dokument allen Benutzern dieser Gruppe angezeigt Derjenige der es zuerst ffnet bewirkt dass das Dokument in den Postk rben der anderen Gruppenmitglieder nicht weiter angezeigt wird M chten Sie hingegen beim Senden an eine Gruppe jedes Gruppenmitglied einzeln ansprechen Sendedatum ndern Sie das Sendedatum sofern die Wiedervorlage nicht sofort erfolgen soll Klicken Sie hierzu auf den Pulldown Button des Feldes am und w hlen Sie im Kalender ein Datum aus oder tragen Sie es manuell in das Feld Am ein Betreff Geben Sie einen Betreff an sofern der Empf nger eine kurze Notiz zur Wiedervorlage erhalten soll Der Wert kann jedoch auch frei bleiben d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL IX Posthorb 105 d veLop leiL IX Postkort Kontrollen Die Werte unter Kontrollen k nnen opt
37. Gruppe zuweisen Einziger berechtigter d 3 Anwender zur Bearbeitung sind zun chst Sie M chten Sie einer ganzen Gruppe das Recht zur Bearbeitung erteilen m ssen Sie die Bearbeiter Gruppe ndern siehe hierzu Weiterleiten Bearbeiter Gruppe ndern 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfrow 153 d veLop 1 Teir All Menis d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Teik Alll Men s I Men Datei 1 1 Men Datei ffnen Speichern Neues Login Bearbeitung Pr fung 5 Dokumente Favoriten Postkorb Dokumente drucken Export Schlie en siehe auch e ffnen e Speichern e Neues Login e Bearbeitung e Pr fung e Dokumente e Favoriten e Wiedervorlage e Dokumente drucken e Fxport von Dokumenten e Schlie en 1 2 ffnen Um eine d 3 Link Datei zu ffnen w hlen Sie den Men punkt Datei ffnen Anschlie end w hlen Sie die Datei vom Dateityp d 3 Link 1 3 speichern Unter Datei Speichern k nnen Sie folgende Sachen speichern Dokument Das gerade ausgew hlte Dokument wird gespeichert Sie k nnen Dateiname und Speicherort angeben Treffermenge Sie k nnen die Treffermenge speichern Die Treffermenge wird als Datei vom Typ d 3 Link gespeichert Sie k nnen die Treffermenge wieder ffnen in dem Sie Datei ffnen ausw hlen Favoriten Sie k nnen Ihrer Favoriten speichern Die Favoriten werden als Datei vom Typ d 3 Link 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil XIII
38. Leitwegprotokolle anzeigen eine graphische Darstellung des aktiven Leitwegs einsehen und ein Protokoll ansehen dass zeigt welchen Leitweg das Dokument bis jetzt gelaufen ist Unter dem Men punkt Leitweg starten ist das Dokument als Schritt in der Wiedervorlage eingetragen d h mit dem Dokument muss etwas getan werden In diesem Fall w hlen Sie Leitweg ausf hren In der Kopfleiste befindet sich dann der Eintrag Workflow 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 180 d veLop TeiL XIV SpezieLLe ProbLeme und Fragen 11 2 Funktion des Erledigt am Datum bei der WiedervorLage WeLche Funktion hat das ErLedigt am Datum bei der WiedervorLage Die Spalte Erledigt am in den gesendeten Wiedervorlagen eines Benutzers enth lt das Datum der Quittierung der Wiedervorlage durch den Empf nger 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL XIV SpezieLue Probeme und Fragen 18 d veLop Tei AV Anhang 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Teit XV Anhang I Die SymboLLeiste ber die Symbolleiste erreichen Sie wichtige Funktionen der Men leiste Symbol p Zuruck Y o Aktualsieren E Bestbekung 2 L Fostkorb Eenutzermenu E Menu ETOR oP Stop oz Layout 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Beschreibung Wechseln Sie zur letzten Darstellung zur ck z B wenn Sie ein Element aus der Strukturansicht gew hlt haben Wiederhers
39. Markieren Sie das zu entfernende Element in der Strukturansicht ffnen Sie das dazugeh rige Kontextmen und w hlen Sie den Punkt Entfernen oder dr cken Sie die Taste ENTF O8 Verkn pfung entfernen ag Archiv FU Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe nn Fi l F rikn e a ab 23 amp gt zur ck or Aktualisieren Dokumente Favoriten Postkorb Memo Benutzermenu D Fi Dokument bearbeiten HE Dokument e offnen Es Eigenschaften far Senden an Favoriten Senden an ZIP kamp Untergeordnete Dokumente von FUOODOODZOG der ga RAN i nach Strukturdarstellung a Beuman _ Mie en el 3 Eo g FLUIOOO0D2OS Personalakte eri sohr Personal ADDON 2 Textdokument Memos en anzeigen F HD Aktuelle Anzeige z Dokument ffnen F10 Bearbeitung Prufung E EN 0 78s Aktive Systeme 1 d3_user 1 Objektfe 1 Objektfe ausgew hlt A Beachten Sie dass ggf Elemente die sich in der Strukturdarstellung hierarchisch unterhalb des zu entfernenden Elements befinden ebenfalls aus der Verkn pfung entfernt werden Tein XI Akten und Verkn pfungen leb d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Teik All Workflow konzept Mit den Workflowfunktionen von d 3 ist es m glich den Lebenslauf von vorrangig technischen Dokumenten in unterschiedliche Status zu unterteilen und den unternehmensinternen Dokumentenfluss zu steuern i Abh ngig vom Status k nnen j
40. MewMaodel HD FUOOODOOTE 35600075000954 Chair 08 03 2001 AgeDesign In diesem Fall erscheint hinter Gruppieren nach ein Punkt Bundes nach Die Treffermenge enth lt alle Dokumente der Dokumentart Stueckliste In unserem Beispiel verf gt die Dokumentart Stueckliste ber die verf gbaren Attribute Stuecklistennr Bezeichnun Datum Produktgruppe Klicken Sie auf Gruppieren nach so ffnet sich ein neues Popup Fenster mit allen verf gbaren Attributfeldern Gruppi ach Tuppieren nach Benutzerdefiniert Stuecklistennr Bezeichnung Hier k nnen Sie dann ein Attribut ausw hlen nach dem gruppiert werden soll In unserem Beispiel sollen die Stuecklisten nach Produktgruppe sortiert werden gruppierte Trefferliste 5 Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Gruppieren nach Produktgruppe _Stuecklistennt Produktgruppe EF FUOOOOOOIE ASB00075000954 Chair 08 03 2001 g FUOO000010 ASB00075000914 Chair 06 03 2001 H appymodel Hg Fuo0000011 ADB 00075000924 E40 Table 07 03 2001 AH appymodel Eu ed FUDOOODOTZ 35600000034 Cupboard 07 03 2001 MH appimodel FU00000013 ASB00075000950 Chair 08 03 2001 EE F g00000T4 4560007500099 Table 08 03 2001 EE FUOOODOOTS 45600075000577 Cupboard 08 03 2001 Das Ergebnis zeigt dass die Stuecklisten wie gew nscht sortiert werden Als Trenner zwischen den einzelnen Produktgruppen Age Design Happymodel und NewModel dient ein grauer Balken Sie k nnen auch eine benutzerdefinierte Ansicht an
41. Microsoft Excel importieren Markieren Sie hierzu das Dokument in der Tabelle und w hlen Sie den Men punkt Datei Export Attribute lle SchLie en Dieser Men punkt schlie t den d 3 explorer c Men Suchen 0 Men Suchen Suchen F2 l Datumsbereich Strg D Treffermenge durchsuchen Strg 5 Treffermenge l schen siehe auch e Suchen e Datumsbereich e Treffermenge durchsuchen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein XIII Men s 158 d veLop Teik Alll Men s e Treffermenge l schen e Altarchiv ce SUCHEN Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Suche mit Hilfe von Wertvorgaben 0 3 Datumsbereich Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Datumsbereich 0 4 Ireffermenge durchsuchen Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Suchen innerhalb einer Trefferliste 0 5 Ireffermenge L schen Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Treffermenge l schen 0 6 Autarchiv Dokumente im Altarchiv sind nicht mehr ver nderbar sondern nur recherchierbar Der Support f r Altarchive muss von Ihrem d 3 Administrator aktiviert werden 3 Men Ansicht 3 1 Men Ansicht Benutzer Profi Layout Spaltenanordnung zur cksetzen Mengen bersicht ausblenden y Aktualisieren F5 Dokumentattribute Dokumentvorschau Strukturdarstellung Suchworlagen HE Dokumentfe ffnen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil XIII Men s 159 d veLop Teik All Men s siehe auch e Suchanfrage anzeigen e Tr
42. Weiterleiten 103 B Batch Import 157 Bearbeiter Gruppe anzeigen 89 Bearbeiter Gruppe ndern 142 153 65 Bearbeitung 36 77 89 98 128 135 140 142 143 145 146 149 150 151 153 156 176 180 183 amp Bedienung 31 amp Zeichen 74 Benutzer Profil 87 138 143 145 146 160 Benutzer Profil anzeigen 138 Benutzername 21 31 Zeichen 74 ng Berechtigungen 176 6 Besitzer 89 60er Felder 164 176 184 Besitzer eines Dokuments anzeigen 89 Betreff 104 A Betriebssystem 16 Abh ngige TIFF Dateien ffnen 157 165 Ablage pr fen 28 C Abschalten des Mailbox dxp 120 Confirm overwrite 88 Absender 113 Absturz 172 D Abteilung 89 d 3 Client 17 Abwesend 25 d 3 import 85 O T 25 d 3 Programmversion 26 a 122 d 3 Server 17 en d 3 view als Standard Betrachter 36 Aktenplan 13 Aktenschrank 10 14 a 36 165 Aktive Systeme 31 169 172 en 162 mn 180 Aktualisierung der d 3 Konfiguration 29 Trelferliste 180 Aktuelle Version zur ckholen 151 Aktueller Status 89 Allgemein 113 Datei Bearbeitung 77 Datei Dokumente 157 Datei Favoriten 79 Als Hinweis anzeigen 41 Datei Neues Logi l gin 174 Altarchiv 159 Datei ffnen 155 Altere Version zur ckholen 151 Datei Speichern 79 155 Anderungen der d 3 Konfiguration 29 Delle 62 159 a Debug Modus 170 nhan Doku ID 13 59 89 Anmeldung 173 Dokument Anmeldung im d 3 Archiv 21 Bearbeiten 98 151 Anwenderrechte 133 Anwesend melden 25 Anzeigen Attribute 91 F
43. XII Workfiow 131 d veLop TeiL All WorkfLou 3 2 Dokumentstatus Pr fung gepr ft Dokumentstatus Pr fung gepr ft ar Gepr ft Strg Alt C E E FU00000215 Textdokument Lieferschein 3 e ga 1E a S F O Freigabe Strg Alt F Q Archiv Strg Alt A Freigabe gesperrt Strg Alt S im Hintergrund ausf hren weiterer Pr fschhritt 3 3 Dokumentstatus Freigabe Dokumentstatus Freigabe es E FU00000215 Textdokument Lieferschein 7 Archiv Strg Alt A Freigabe gesperrt im Hintergrund ausf hren Strg Alt S 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit XII Workflow 132 d veLop Teik Al Workflow 3 3 1 Dokumentstatus Freigabe gesperrt Dokumentstatus Freigabe gesperrt H4 FU00000215 Textdokument Lieferschein Strg Alt A Freigabe gesperrt Strg Alt S im Hintergrund ausf hren 4 Rechtestufen 4 bersicht Rechtestufen Um die Zugriffsrechte auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen werden d 3 Anwender jeweils einer Rechtestufe zugeordnet Folgende f nf Rechtestufen sind in d 3 m glich siehe auch e Rechtestufe 1 Rechtestufe 2 Rechtestufe 3 Rechtestufe 4 Rechtestufe 5 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit XII Workfrow 133 d veLop 4e Nechtestufe I Anwender der Rechtestufe 1 k nnen nur freigegebene Dokumente betrachten isualisieren ein Manueller Import ein Nein O FP FR Po earbeiten des Dokuments ein E E FE FP ktual
44. aufweist oder das Dokument gescannt und per OCR in das ASCII Format konvertiert wurde Wenden Sie sich an den d 3 Administrator um zu erfahren welche Dokumente im d 3 Archiv verschlagwortet werden Um die Volltextrecherche zu erm glichen w hlen Sie den Men punkt Extras Optionen ffnen Sie die Registerkarte Suchen und markieren Sie die Checkbox Volltext Recherche Sie k nnen festlegen ob die Suche im d 3 explorer ber die Taste Enter gestartet werden soll Dazu markieren Sie die Checkbox Suche mit Enter starten Die Dokumentarten lassen sich im Dokumentartenbaum auf drei Arten darstellen e Normal Sortieren nach Bezeichnung 0 aufsteigend Gruppieren nach Produktgruppe Felder anzeigen Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen verfuigbare Felder Produktgruppe g Hinzuf gen Dokument Bezeichnung Stuecklstennr Datum Entfernen Hach oben Hach unten Abbrechen W hlen sie in der Dokumentartendarstellung den Punkt Normal aus so erscheinen im Dokumentartenbaum erst die Akten alphabetisch und dann die Dokumentarten alphabetisch 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 39 d veLop Tei V Bedienung Normale Darstellung Suchen in EJ Akten E Dokumente E Auftragsbest tigung 1 7 tellung E Lieferschein E Lieferschein Eingang Listen El e Gruppen zuordnen Dokument artendarstellun Normal Gruppen zuordnen O Dokumen
45. dass das Eingabefeld f r die Volltext Recherche aktiviert wurde siehe hierzu Bedienung Einstellungen Volltextrecherche Geben Sie den Suchbegriff in das Feld Volltext Recherche ein Beachten Sie dabei die Vorgaben f r Textfelder d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 66 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten 4 Suche mit HiLfe von Wertemengen Suche ber das Suchfenster Suche mit Hilfe von Wertemengen Suche ber den Dokumentenartenbau m Direktzugriff auf die Werte der Wertemenge Wenn Sie Dokumentarten haben die Attributfelder Repositoryfelder besitzen bei denen eine Wertemenge hinterlegt ist so k nnen Sie zur Suche einen Wert aus dieser Wertemengen ausw hlen Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Guchaufgaben Enthaltener Test _ Status So Suche austuhren Kundennummer Erweiterte Suche Hame Suchoptionen Jahr C Datum eingrenzen Auftragsnummer Datum Buchungskreis kommission 1 000 Rechnunganummer Lieferscheinn Sie k nnen die Liste mit den Werten auch ffnen und dann per Hand die ersten Anfangsbuchstaben des gew nschten Werts eingeben In diesem Fall wird die Liste gefiltert Die Auswahlliste wird so dargestellt dass die Werte angezeigt werden die die gleichen Anfangsbuchstaben haben Neu ist dass Sie auch direkt auf die Werte der Wertemengen zugreifen k nnen Den Dokumentartenbaum blenden Sie ein indem Sie auf C Ordnerl
46. e Wiedervorlage e Workflow e ein undefinierter Korb e Tabellarische Darstellung der Dokumente mit Dokumentart Absender Betreff der Nachricht und Datum der erhaltenden Nachricht ffnet man eine Dokumentart so erh lt man die folgende Darstellung empfangene Dokumente d xplorer d3 user Archiv FU Sc Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe oKumentart nier Hoo a n i A ge 7 NE O Zeichnung em i EE T 5 ETOP J Zur ck Wor Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Benutzermenii Layout Gruppieren nach ee z okument a Gesendet Be wiedervorlage 7 Be Workflow 7 m Prr r Status Bearbeitung Freigabe Dokument War Base Do 55 Erledigen bis en PAUSE OE EE Fuoo000037 Claus Chef Bitte nderungen verfolgen 26 04 2007 P Peshana vataat MEJ Fuoo000039 Claus Chef Bitte berarbeiten 26 04 2007 Fhalten 26 04 2007 11 40 38 FT FUODODOT4 amp d3_user nicht vergessen Erledigen bis 26 04 2007 Type TIF Bild Dokumentart zeichnung Korpus Strukturgrau 28 Model Datum 4 Planer In der ersten Spalte wird die Dokument ID angezeigt Links neben der Dokument ID wird der Dokumentstatus und der Info Icon dargestellt In der dritten Spalte der Absender Von in der vierten Spalte das Betreff mit dem das entsprechende Dokument per Senden An gesendet wurde Dokumente im Postkorb mit einem Zeitstempel Erledigen bi
47. expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IX Posthorb 108 d veLop leiL IX Postkort Dokumentart Auftragsnummer 3 Bestellnummer Bezeichnung 4 Es stehen Ihnen f nf Regelarten zur Verf gung Die Art definieren Sie unter Regel und w hlen Sie mit dem schwarzen Pfeil der nach unten zeigt aus Den Inhalt der mit dieser Regelart angezeigt werden soll definieren Sie im rechten Teil Zus tzlich stehen alle d 3 Attribute mit ihren jeweiligen Datenbankpositionen zur Auswahl Sie k nnen insgesamt vier verschiedene Regeln f r einen Postkorb definieren Die Regeln sind durch eine UND Verkn pfung miteinander verbunden d h alle Regeln m ssen f r ein empfangenes Dokument zutreffen damit es im Filter angezeigt wird Regel Beschreibung Enth lt Geben Sie den Attributinhalt ein nach dem die Wiedervorlage gefiltert werden soll Enth lt nicht Geben Sie den Attributinhalt ein nach dem die Wiedervorlage gefiltert werden soll In diesem Fall erscheinen alle Dokumente die nicht diesen Inhalt in ihren Attributen besitzen Empf nger Geben Sie den Empf nger der Wiedervorlage an nach dem die Wiedervorlage gefiltert werden soll Absender Geben Sie den Absender der Wiedervorlage an nach dem die Wiedervorlage gefiltert werden soll Dokumentart Geben Sie die Dokumentart ein nach der die Wiedervorlage gefiltert werden soll Attribut DB Position Geben Sie den Inhalt des ausgew hlten Attributes an nach dem gesucht werden soll
48. maximale Anzahl an Elementen berschreiten siehe hierzu Maximale Anzahl an Treffern Bei Bedarf kann nun die Trefferliste manuell gel scht werden W hlen Sie hierzu e den Men punkt Suchen Treffermenge l schen Suchen F2 G Datumsbereich Strg D Treffermenge durchsuchen Strg 5 M chten Sie dass die Trefferliste vor jedem Suchvorgang wieder automatisch gel scht wird e aktivieren Sie den Men punkt Extras Treffermenge automatisch l schen Das H kchen vor Treffermenge automatisch l schen muss wieder gesetzt sein 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 53 d veLop Tei V Bedienung 3 9 EinzeLtreffer ffnen Sie eine Aktenart und es verbirgt sich darunter genau eine Akte oder suchen Sie nach Dokumenten und die Treffermenge enth lt genau ein Dokument handelt es sich um einen eindeutigen Treffer bzw um einen Einzeltreffer Bei Einzeltreffern ist es berfl ssig eine weitere Auswahl zu treffen Daher bietet der d 3 explorer die M glichkeit Einzeltreffer auch automatisch zu ffnen Dazu e aktivieren Sie den Men punkt Extras Einzeltreffer automatisch ffnen d 3 view verwenden Abh ngige Dateien ffnen Treffermenge automatisch l schen vi Einzeltreffer automatisch ffnen Funktionsumfang T Optionen Parallel zum ffnen des Finzeltreffers werden auch die Attribute des Dokumentes automatisch angezeigt sofern das Dokumentattributfenster zur Ansicht ausgew hlt ist 3
49. mn diesem Yerzeichnis installiert Klicken Sie Weiter zur Installation m diesem Yerzeichriz Durchsuchen zur Installation in einem anderen und wahlen Sie dieses Klicken S e Abbrechen um das Setup zu beenden wenn Sie den d 3 Client nicht installieren zielverzeichnis C Frogramme d velop d3chent Durchsuchen ZUGE Abbrechen Im dritten Schritt muss der Benutzer ausw hlen von welchem d 3 Server er den lokalen d 3 Client installieren will Dazu gibt der Benutzer den Servernamen Semermn ame k Ihr_servername des d 3 Servers an alternativ IP Adresse 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein III InstauLafion 18 d veLop TeiL Ill InstaLLafion Eingabe des d 3 Servers d3 dient Setup E x Der d 3 Client wird won einem d 3 Server bereitgestellt Geben S e den Sermrernamen Ihres d 3 Serwers an und klicken Sie Weiter zur Installation von diesem Server Sollte Ihnen dieser nicht bekannt sein oder sind bei Ihnen mehrere Server vorhanden 30 fragen Sie den Administrator des d 3 Systeme nach dem mchtigen Namen Klicken Sie Abbrechen um das Setup zu beenden wenn Sie den d 3 Client nicht installieren Semvremafme d3 CLient5etup iaa Abbrechen Im letzten Schritt werden die Benutzerdaten Quelle der d 3 Installation Zielverzeichnis f r den lokalen d 3 Client noch einmal zusammengefasst Um die Installation zu starten muss der Benutzer den Schalter Fertigstellen be
50. visualisiert werden die auch d 3 view visualisieren kann Dazu z hlen Dokumente im Text Format im JPEG Format im TIFF Format und im BMP Format In der Statusleiste wird die Seitenanzahl angezeigt Dokumentvorschau Te D Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe le a H b g Ol 4 E ig Zur ck Wor Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Benutzermenu Aktionen Layout Stop D E Dokument bearbeiten BE Dokumentfe ffnen amp Eigenschaften g Senden an Favoriten 2 Senden an ZIP komprimierten Ordner Suchen Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Gruppieren nach Verlauf Dokument Buchungskreis Kundennummer Name Jahr Auftragsnummer Lieferschein FE FUo0000001 1000 1300 Christal Clear 2005 8231 Lieferschein FE FU00000156 IB FUO0000158 4 sm emool aB ooh d Aktionen Bestellung E asa Lieferschein E Lieferschein Eingang Listen Lohnabrechnung Marketingdokumente I M 1 0 okumentworschau 91 Seiteln 0 265 Aktive Systeme 1 d3_user 19 Objektfe Die Symbole der Dokumentvorschau gt ti ems olEg haben die folgenden Bedeutungen Symbol Bedeutung Bildgr e so anpassen dass die Breite des Dokuments und die H he des Dokuments die Detailansicht genau ausf llt Bildgr e so anpassen dass die B
51. von Dokumenten 87 d veLop Teit VII Offnen von Dokumenten W hlen Sie hierzu den zugeh rigen Untermen punkt oder e dr cken Sie die Tasten STRG B f r den Status aus der Bearbeitung e die Tasten STRG P f r den Status aus der Pr fung e die Tasten STRG F f r den Status aus der Freigabe e die Tasten STRG A um die neueste Dokumentversion im Status aus dem Archiv zu ffnen ffnen von Wird bei einem Dokument durch einen Doppelklick die Archivversion ge ffnet so wird eine Archivdokumenten Warnung ausgegeben ffnen lterer Neuere Archivversionen eines Dokuments k nnen auf andere Weise ge ffnet werden ffnen Sie Archiv Versionen hierzu das Kontextmen siehe hierzu Bedienung Kontextmen zu Dokumenten und e w hlen Sie den Punkt Eigenschaften oder e dr cken Sie die Tasten ALT ENTER ffnen Sie im Fenster Dokument Eigenschaften die Registerkarte Versionen und e klicken Sie in der Liste mit der linken Maustaste doppelt auf die gew nschte Dokumentversion oder e ffnen Sie das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Dokument anzeigen e ZIP Archiv ffnen Es gibt sowohl herk mmliche als auch selbstextrahierende ZIP Archive Die herk mmlichen ZIP Archive mit der Dateiendung ZIP ben tigen eine Windows Anwendung zum Entpacken solcher Dateien Falls eine solche Anwendung auf Ihrem PC installiert ist wird diese beim ffnen eines ZIP Archives automatisch gestartet Selbstextrahierende Selbstextrahierende ZIP Ar
52. werden Dokumente und Akten mit vorhandenen Notizen durch ein gelbes Merkblatt markiert gelbes Merkblatt Dokument D Fugon E D Fugaz Em oL Datei HD Fuon F L Datei gt Ba 3 4 Historie anzeigen In der Historie zu einem Dokument wird vermerkt e welcher d 3 Anwender e an welchem Tag e welche Version des Dokuments gepr ft freigegeben oder gesperrt hat Befinden Sie sich im Fenster Dokument Eigenschaften k nnen Sie sich die Historie zum Dokument anzeigen lassen Offnen Sie hierzu e die Registerkarte Historie oder e dr cken Sie die Tasten ALT H Dokument Eigenschaften Historie i Dokument Eigenschaften Allgemein Attribute Klassen Yersionen H Yersion Datum Text F Frufer ei Datum Fre eiga be Daturn Sper 25 04 2007 10 52 00 mm 25 04 2007 25 04 2007 10 42 32 23 04 2007 10 05 51 CE 25 04 2007 25 04 2007 ka Abbrechen bernehmen Die Historie zeigt nderungen an den Attributen und oder am Nutzdokument an 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VIII ffnen von Dokumenten 95 d veLop TeiL VIII Offnen von Dokumenten 3 5 Versionen anzeigen Die Version zeigt nderungen am Nutzdokument an Falls eine Freigabe Version vorliegt wird ein Byte to Byte Vergleich durchgef hrt Wenn dieser fehlschl gt d h ein ge ndertes Dokument soll importiert werden dann wird eine neue Version protokolliert Wenn das Dokument gleich ist erfolgt kein Neuimport des Dokuments
53. zust ndiger Pr fer 6 nur als zust ndiger Pr fer 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfrow 135 d veLop Teil All Workflow 4 4 Rechtestufe 3 Anwender der Rechtestufe 3 haben die gleichen Rechte wie Anwender der Rechtestufe 2 und k nnen zus tzlich Dokumente im Status Pr fung pr fen sofern sie zust ndiger Pr fer sind nderungen zur Rechtestufe 2 sind fett gedruckt Wanuellerimpot ja Bearbeitendes Dokuments je BE ET a Se e Due a CU SE SE EEE GE GE BE San E a a ep a S N a o FT P w f l nur mit Zugriffsrechten auf die jeweilige Dokumentart 2 mit explizitem Archivzugriff 3 nur als Besitzer des Dokuments oder Angeh riger der bearbeitenden Gruppe 4 nur als Besitzer des Dokuments 5 nur als Besitzer des Dokuments oder zust ndiger Pr fer 6 nur als zust ndiger Pr fer d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XII WorkfLow 136 d veLop 4 5 Nechtestufe 4 Anwender der Rechtestufe 4 haben die gleichen Rechte wie Anwender der Rechtestufe 2 und k nnen zus tzlich gepr fte Dokumente freigeben und sperren nderungen zur Rechtestufe 3 sind fett gedruckt l nur mit Zugriffsrechten auf die jeweilige Dokumentart 2 mit explizitem Archivzugriff 3 nur als Besitzer des Dokuments oder Angeh riger der bearbeitenden Gruppe 4 nur als Besitzer des Dokuments 5 nur als Besitzer des Dokuments oder zust ndiger Pr fer 6 nur als zust ndiger Pr fer 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Te
54. 0 2007 by dvelop AG d velop AG 40EZ3F6D9I649F3D8E digital business solutions www d velop com 0 3 expLorer Das Info Fenster gibt Ihnen Aufschluss ber Ihre d 3 explorer Version honfextmeni 1 1 Kontextmen Das Kontextmen k nnen Sie entweder ber die rechte Maustaste aufrufen oder Sie w hlen aus der Symbolleiste Men Die Eintr ge im Kontextmen sind stark abh ngig von den jeweils installierten Applikationen Zu den wichtigsten Funktionen im Kontextmen z hlen ffnen Dokumentstatus ndern und Senden an siehe Kapitel Wiedervorlage und Workflow Plug Ins k nnen auch Untermen s im Kontextmen erzeugen siehe auch Senden an 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein XIII Men s 168 d veLop Teik Alll Men s 1 2 Senden an Abh ngig von den auf Ihrem PC installierten Anwendungen verf gen Sie ber unterschiedliche Ziele unter der Funktion Senden an Diese Ziele lassen sich wie im Windows Explorer auch im d 3 explorer nutzen Die Ziele die im Senden an Men angegeben sind sind die gleichen die sich im Sendto Men unter den Benutzereinstellung auf Windows Ebene befinden M chten Sie also ein Ziel hinzuf gen so m ssen Sie entsprechend das Sendto Men des Benutzers unter Windows anpassen Beispiel f r ein Senden a ma an Men amp Favoriten Strg TF Neue Akte Ea Postkorb Strg BE Dokumente ffnen F10 amp Desktop Verkn pfung erstellen Ef Dokument bearbeiten F9 d E Mail E
55. 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Die in diesem Dokument angef hrten Angaben dienen ausschlie lich Informationszwecken k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert werden und stellen keinerlei Verpflichtung der d velop AG dar Die hier angef hrten Waren sowie die hier beschriebene Software unterliegen Lizenzbestimmungen es liegt keine Eigentums bertragung vor Alle in diesem Dokument enthaltenen Informationen und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt gepr ft Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschlie en Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Dokument enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden Die d velop AG bernimmt infolgedessen keine Verantwortung und wird keine daraus folgende oder sonstige Haftung bernehmen die aufirgendeine Art aus der Benutzung dieser Information oder Teilen davon entsteht Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen Handelsnamen Warenbezeichnungen usw in diesem Dokument berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz Gesetzgebung als frei zu betrachten w ren und daher von jedermann benutzt werden d rfen d velop d 3 d xplorer d view d server d link d print d cold sowie die dazugeh rigen Logos sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der d velop AG Alle anderen Produkt und Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Wa
56. 00000041 N TIF Bild 1002 Omega Moebel Markt 2004 8211 12 03 2 Suchen g Strukturdarstellung C Drdnerliste wid gt 0 785 Aktive Systeme 1 d3_user 1 Objekt e 1 Dokument e werden angezeigt 0 Akten In unserem Beispiel ist die gesuchte Rechnung der entsprechenden Auftragsakte zugeordnet In dieser Auftragsakte befindet sich ebenfalls die dazugeh rige Auftragsbest tigung Setzt man in der d3config ini Datei ein bergreifendes Attribut an dem man ein Pees Dokument erkennen kann Parameter CAPTION so gibt es eine modifizierte Ansicht der Strukturdarstellung Statt der Doku ID erscheint ein bergreifendes Attributfeld sofern dieses in der Dokumentart vorhanden ist 3 ErsteLLen von Verkn pfungen Um eine Verkn pfung zu erstellen ben tigen Sie ein oder mehrere untergeordnete Dokumente oder Akten Als bergeordnetes Element kann sowohl eine vorhandene Akte bzw ein vorhandenes Dokument als auch eine automatisch erzeugte Akte verwendet werden Lassen Sie sich zun chst sofern vorhanden das bergeordnete Element in der Strukturdarstellung anzeigen siehe hierzu Struktur anzeigen M chten Sie zum unterzuordnenden Element automatisch eine neue Akte erstellen lassen braucht kein bergeordnetes Element in der Strukturdarstellung zu sehen sein Verschieben Sie nun wie es in der folgenden Abbildung zu sehen ist aus einer Treffermenge mit Dokument
57. 001 4 Fl Fugo 5600075000924 B40 Table 07 03 2001 Happymadel ile Eom Ha FUOOOOOOTE ASIEN Cupboard 07 03 2001 Happymodel Ce Mij Hahnpmacel a HJ Fuooogo013 A5600075000950 Hem Newtlodel 3 Em 07 03 2007 2 em Cupboard 2 Ha FUOODOO0TS 35E0007E000577 at 08 03 2001 NewMoadel Chair 08 03 2001 MNewModel eis FUOOD00014 45600075000951 Table 08 03 2001 MewModel eis FUOOOOODTE 456 00075000354 05 03 2001 Agebesign Man erkennt dass es in der aktuellen Trefferliste 7 Dokumente gibt Von diesen 7 St cklisten besitzen 3 die Bezeichnung Chair Nach einem Klick auf u Hap werden in der Treffermenge nur noch die St cklisten angezeigt die die Bezeichnung Chair besitzen 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil V Bedienung d veLop Tei V Bedienung Treffermenge verfeinern Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Dokument Stuscklistenn fl Bezeichnung Datum Produktgruppe FA Fumo 45800075000914 Chair 06 03 2001 Happymodel e Fuoooooo13 5B00075000350 Chair 08 03 2001 NewModel K Fucone 45800075000954 Chair 08 03 2001 AgeDesign Strukturdarstellung E Hewtodel 3 Hm 07 03 2001 2 eg Cupboard 2 Auf diese Art und Weise lassen sich sehr gro e Treffermengen komfortabel nach dem gesuchten Dokument selektieren Handelt es sich bei der gesuchten Dokumentenart um ein Dokument mit sehr vielen Attributen so enth lt der Attributbaum in der Strukturdarstellung weitere Verzweigungen Diese la
58. 10 Layout ndern Um auf einfachem Weg in ein gewohntes Layout zur ck zu kommen gibt es die M glichkeit auf 6 bestehende Layoutvorschl ge zuzugreifen Sie erhalten eine bersicht der 6 m glichen Layoutvorschl ge indem Sie auf in der Men leiste klicken Es stehen jeweils 3 Layoutvorschl ge mit und 3 ohne Dokumentvorschau zur Auswahl Layoutvorlagen l vor 4 Klicken Sie auf das Bild mit der gewunschten Fensteraufteilung Ohne Dokumentworscha Die Auswahl des gew nschten Layouts erfolgt durch einen Klick mit der Maus Das gr n umrandete Layout entspricht dem Default Layout Es bietet die gr te Auswahl an 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit V Bedienung 54 d veLop Tei V Bedienung Unterfenstern Wollen sie Ihr Layout nicht ndern so klicken sie auf J um ohne Ver nderung das Layoutmen zu verlassen An dem gr n umrandeten Layout orientiert sich diese Dokumentation 3 11 Funktionsumfang Der Funktionsumfang ihres d 3 explorer l sst sich ber Extras Funtionsumfang ver ndern Es stehen die M glichkeiten Einfach Normal und Vollst ndig zur Verf gung i Der Funktionsumfang Ihres d 3 explorer kann zus tzlich durch ihren d 3 Aministrator Er eingeschr nkt worden sein Es stehen dann nicht alle Men punkte zur Verf gung Auch ist der Funktionsumfang durch die Zugeh rigkeit zu einer Rechtestufe vorgegeben Diese Dokumentation orientiert sich am vollst ndigen Funktionsumfang des d 3 e
59. 12 Postkorb 34 98 183 Postkorb Plugin 111 deaktivieren 111 Postkorb Darstellung 111 Postk rbe anderer Benutzer 119 Postkorb Filter 113 Postkorbfunktion 111 Postkorb Plugin 120 Postkorb Plugins 113 Profil 21 34 98 Programm Konfigurieren 34 ffnen 27 Sprache w hlen 21 Versionsst nde pr fen 26 Programmaufruf 27 Programme 17 Programmfenster 31 Programmstart 21 Pr fen und Freigeben 146 Pr fer Gruppe ndern 144 Pr fung 36 77 89 128 134 135 136 137 138 140 143 144 145 146 150 156 180 R Recherche 169 Rechtestufe 87 128 133 134 135 136 137 138 140 147 148 175 176 178 Rechtestufen 133 138 147 148 160 Redundanz 14 Reihenfolge der Felder 173 Repository Felder 117 Repostorybezeichner 117 S Schalter Bearbeitung 77 Schlagworte 13 Schlie en 158 Schreibrechte 16 Selbstextrahierendes ZIP Archiv ffnen 88 Sendenan 79 104 119 168 169 176 177 Favoriten 80 Wiedervorlage 103 Senden an Wiedervorlage Senden an Postkorb 119 Setup 17 Software 16 Softwarevoraussetzungen 16 103 104 Spaltenwert 49 Speichern 155 Sperren 134 135 136 137 138 147 Spiechern Favoriten 83 Favoritenliste 83 Sprache 21 Status pr fen 140 Struktur des elektronischen Archivs 14 Strukturdarstellung 46 77 122 160 Strukturdarstellung anzeigen 122 Suchanfrage anzeigen 68 160 Suchanfragen 68 74 Suche 13 173 Suche mit Hilfe von Wertemengen 67 Suche nach Dokumenten 13 Dokumente in der eigenen
60. 17 istgleich 113 ister er 113 ist kleiner 113 istleer 113 istnichtleer 113 ist ungleich 113 K Kenndaten 13 187 Kenndaten exportieren 157 Klick auf Dokumentensymbol 41 Kontextmen 34 168 176 L Language 21 Layout 54 Layoutmen 54 Layoutvorlagen 183 Layoutvorschl ge 54 Lebenslauf eines Dokumentes 129 Lesezeichen 77 liegt im Bereich 113 Login 21 25 31 34 49 98 156 173 174 Logout 24 L schen Favoriten 82 L schen von Verkn pfungen 126 M mailbox dxp 111 Mehrere d 3 Server 31 Mehrfachattribut 164 176 184 Mehrfachattribute 49 Memos 77 Mengen bersicht ausblenden 164 Men Bearbeiten 158 Men Datei 155 156 Men Extras 165 Men Hilfe 167 Men Werkzeuge 167 Mindestanforderungen 16 Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen Multi Language Umfeld 180 N Navigation 111 112 Neue Version einer Gruppe zuweisen 153 Neuer Filter 113 Neues Login 156 NICHT 74 Normal 55 Notizen 94 Notizen zu einem Dokument Anzeigen 94 Erstellen 94 Nutzdatei 36 87 89 98 Nutzdaten 157 187 104 1 3 explorer Anwenderhandbuch Index 189 d veLop O ODER Verkn pfung 74 Offnen 155 Version ausw hlen 87 Von Dokumenten 87 Von ZIP Archiven 88 Offnen von Dokumenten Anwendung bestimmen 36 Optimale Sucheinstellungen 173 Optionen 166 Ordnerstruktur 111 Organisationsstruktur 119 Outlook 111 Overwrite 88 P Passwort 21 ndern 21 Plugin 111 Postausgang 112 Posteingang 1
61. Abh ngige Dateien ffnen Treffermenge automatisch l schen Einzeltreffer automatisch ffnen Funktionsumfang Optionen HTML Ansicht der Trefferliste 4 1 3 vie verwenden Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Extras Optionen Visualisierung 4 3 Abhangige Dateien ffnen Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Extras Optionen Visualisierung 44 Treffermenge automatisch L schen Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Treffermenge l schen 45 Einzeutreffer automatisch offnen Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Einzeltreffer d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 165 d veLop Teik Alll Men s 46 Funktionsumfang Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen gt Funktionsumfang 4 7 Optionen Siehe Kapitel Bedienung gt Einstellungen 4 8 HIML Ansicht der Trefferliste Unter dem Men punkt Extras gibt es den Unterpunkt HTML Ansicht der Trefferliste Im Gegensatz zur normalen Darstellung der Trefferliste ist diese Darstellung abh ngig von der HTML Vorlage A Die HTML Ansicht ist nur vorhanden wenn bei Ihnen die Datei HTMLList dxp vorhanden ist und mindestens Internet Explorer 4 0 oder h her installiert ist Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem Administrator nach ob dieses Modul installiert ist Oberhalb der Trefferliste l sst sich eine HTML Vorlage ausw hlen HTML Ansicht der DE 1 3 Trefferliste Datai Bearbeiten Arsch Extras Werkzaugs H e hi Ii
62. Abwesenheit informieren Um sich abwesend zu melden m ssen Sie sich bereits an d 3 angemeldet haben Anschlie end k nnen Sie den Login Dialog ffnen indem Sie e mit der rechten Maustaste auf das rote d 3 Logo unten rechts neben der Uhr W pitais und e auf den Eintrag Abwesend Archivierung Login klicken Im folgenden Dialogfenster k nnen Sie nun einen Abwesenheitsgrund eintragen Ein solcher Text k nnte beispielsweise lauten Ich bin im zurzeit au er Haus Abwesenheit aktivieren Antworttent BE Bin zurzeit auber Hauz weiterleiten an Abbrechen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IV Programmstart amp 5 d veLop TeiL IV Programmstart Wenn Sie f r einige Zeit nicht mit d 3 arbeiten beispielsweise weil Sie Ihren Urlaub antreten k nnen Sie d 3 ber Ihre Abwesenheit informieren Das d 3 System wird in diesem Fall Absender von Wiedervorlagen vor der Zustellung ber Ihre Abwesenheit informieren Um sich abwesend zu melden m ssen Sie sich bereits an d 3 angemeldet haben Anschlie end k nnen Sie den Login Dialog ffnen indem Sie 1 09 03 e mit der rechten Maustaste auf das rote d 3 Logo unten rechts neben der Uhr und e auf den Eintrag Abwesend M chten Sie dass die d 3 Dokumente die Ihnen zugesendet werden an einen Vertreter weitergeleitet werden so w hlen Sie im Pulldownfeld Weiterleiten an Ihren Vertreter aus Best tigen Sie absch
63. Attribute wechseln Durch Klick in ein 60er Feld ffnet sich die tabellarische Darstellung in der die 60er Felder angezeigt werden 3 11 Web PubLishing anzeigen Dokumente die im Web ver ffentlicht wurden web published werden im d 3 explorer mit einer Weltkugel 3 gekennzeichnet Unter dem Men punkt Ansicht findet sich der Unterpunkt Web Publishing anzeigen A Beim Web Publishing handelt es sich um ein optionales Modul Voraussetzung ist die Datei webpub dxp Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem Administrator nach ob dieses Modul installiert ist W hlt man diesen Unterpunkt so erh lt man Dokumente die im Web ver ffentlicht wurden unabh ngig von der jeweiligen Dokumentart Die Anzahl der gefundenen Dokumente richtet sich nach der maximalen Anzahl der Treffer die unter Extras Optionen eingestellt werden kann Dabei sind die Treffer den jeweiligen Dokumentarten zugeordnet 3 12 Dokument e ffnen Zeigt die ausgew hlten Dokumente aus der Trefferliste an Die gleiche Funktion erhalten Sie wenn Sie doppelt auf ein ausgew hlten Dokument klicken oder aus dem Kontextmen den Men punkt Dokument e ffnen w hlen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein XIII Men s 164 d veLop Teik All Men s 4 Meni Extras 4 1 Men Extras d 3 view verwenden Abh ngige Dateien ffnen Treffermenge automatisch l schen Einzeltreffer automatisch ffnen Eunktionsumfang TI Optionen siehe auch e d 3 view verwenden
64. Bearbeitung 77 Nach Inhalten suchen 66 Schlagworte angeben 66 Zahlenfelder verwenden 66 Suche nach Dokumentinhalten 13 Suche nach Schlagworten 66 Suche ber mehrere Archive 172 Sucheinschr nkung 60 Suchen 159 Suchergebnis 59 Suchfilter 113 Suchmaske 31 Suchordner 113 Suchvorlagen 160 Ausf hren einer Suchvorlage 160 Definieren einer Suchvorlage 160 Symbole 34 184 Symbolleiste 183 Synchronisieren von d 3 Systemen 157 Systemsprache 21 Systemvoraussetzungen 16 T Tagged Image File Format 187 Tastenkombination 10 TIFF 187 Treffemenge gruppieren 70 Trefferanzeige 46 174 177 Trefferliste Durchsuchen 69 Spalten ausblenden 34 Treffermenge 49 Treffermenge automatisch l schen Treffermenge durchsuchen 69 159 Treffermenge l schen 53 159 165 174 53 165 174 Iype 89 U ber d 3 10 bersicht 113 berspielen von Dokumenten 150 bertragen von Dokumenten in andere d 3 Systeme Und und Oder Verkn pfung 74 UND Verkn pfung 74 ungelesen 98 Ungleichheit 113 Unicode 180 V Variante eines Dokuments 89 Vereinbarungen 10 Vergleichsoperatoren 113 Verkn pfung 13 ODER 74 UND 74 68 69 87 140 159 160 162 164 166 184 157 d 3 expLorer Anwenderhandbuch Index 190 d veLop Verkn pfungen 13 31 122 134 135 136 137 138 140 160 176 L schen 126 Verkn pungen Erstellen 123 Version 150 178 Versionen anzeigen 96 Visualisierung 179 Vollst ndig 55 Volltext Recherche 66 74 Volltextsuc
65. DES Alerianer n 100223 200S 4500004510 10 03 2005 Vodafone 101222 2006 4500004713 27 02 2006 H E FUO0000027 Vodafone 101222 2006 4500004912 06 03 2006 Wenn Sie auf das Dokumentsymbol Akte oder Dokument klicken ffnet sich das Benutzermen Dokumente ffnen im Dokument Lieferantenname Lieferantennt Jahr Bestellnummer Datum Benutzermen 1 n Ej TF on U adod 100s 200e H E Dokument bearbeiten 2006 E 3 27 02 2006 B IC Dokumentfe ffnen 200E 4500004812 06 03 2006 Eigenschaften rar Senden an Favoriten Senden an ZIP amp omprimierten Ordner Im Benutzermen k nnen Sie aus allen Bearbeitungsschritten die aktuell mit dem ausgew hlten Dokument m glich sind ausw hlen Symbol in der In der folgenden Abbildung ist die dritte M glichkeit um ins Benutzermen zu gelangen Werkzeugleiste aufgezeigt Benutzermen anzeigen Eenutzermenid anzeigen dure durch Symbol in der Als Hi Werzenpleiste Als Hinweis anzeigen Klick auf Dokumentsumbol Markieren Sie Symbol in der Werkzeugleiste in der Checkbox e gt as Bj 4 2 81 3 18 2 Benutzermen St Benutzermen in der Werkzeusgleiste Zuruck Wor Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo ktionen Layout Si Als zus tzliches Symbol erscheint in der Werkzeugleiste neben Memo der Punkt Benutzermen W hlen Sie ein Dokument aus der Ergebnisliste Ihrer Suche aus IR Klicken Sie
66. FFuoogoogte Tees 100655 IF 5 Ef Fuoo000019 f Actebis 100632 2005 Die Dokumente FU00000017 FU000000019 sind vom Typ Lieferschein Eingang Suchergebnis St ckliste a gt i Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Gruppieren nach En Produktgruppe Stue FUODOOOOTD Happymodel Chair 05 03 2001 ASE FUOO00D0T 1 a B40 Table 07 03 2007 ABBI FUODOOOOTZ f Happrmodel Cupboard 0r 03 2001 ASBI FUOO000013 9 Newblodel Chair 06 03 2007 ABBI FUOO000014 f Newblodel Table 06 03 2007 ABBI FUOOO00015 9 Newblodel Cupboard 06 03 2007 ABBI FUOOOOOOTE Agel esign Chair 08 03 2001 A5BI In der Dokumentart St ckliste befinden sich die restlichen 7 Dokumente C Suche mit HiLfe von Wertvorgaben 0 1 Ausf hren einer Suche Ausf hren einer Um eine Suche mit Hilfe von Wertevorgaben durchzuf hren sind die folgenden 4 Schritte Suche durchzuf hren 1 Schritt Bei der Suche mit Hilfe von Attributwerten m ssen Sie zun chst eine Dokument oder Aktenart Akten oder ausw hlen der das gesuchte Dokument oder die Akte angeh rt W hlen Sie in der Hierarchie Dokumentenart linker Bereich des Programmfensters eine Dokument oder Aktenart aus Klicken Sie hierzu ausw hlen mit der linken Maustaste e ggf auf die Gruppe e auf das vor Akten oder Dokumente oder doppelt auf Akten oder Dokumente und e anschlie end doppelt auf die gesuchte Akten oder Dokumentart Suchen in E 8 Akten nn Bes Are Auft Jahresakte Best Jahresa
67. Hier kann nach Ausdr cken Teilausdr cken in den optionalen und firmenspezifischen Dokumentattributen gefiltert werden Es werden alle Attribute durchsucht die im Dokumentattributfenster angezeigt werden Gibt man z B Enth lt Schwarz ein so werden alle Dokumente im Posteingang gefunden die in irgendeinem Attributwert das Wort Schwarz enthalten So w ren in der Treffermenge z B Dokumente f r die gilt Nachname Schwarz oder Betreff Schwarzwald i Es kann jeweils nur nach dem aktuellsten Status eines Dokuments gesucht werden D h wird in i den Dokumentattributen der Status Archiv Freigabe Bearbeitung angezeigt so kann nur nach dem Dokument im Status Bearbeitung gesucht werden i Bei dem Attribut Von kann nur nach dem d 3 internen Benutzernamen gesucht werden also z B nur nach cc und nicht nach Claus Chef auch wenn die Option Vollst ndiger Name im Postkorb ausgew hlt ist 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp 115 d veLop Tei X Postkorb mit MaiLbox dxp Filter Eigenschaften bersicht O x Filtername Eigener Filter Rege Allgemein Dokumentattribute Enth lt Enth lt nicht Filterkriterien Empf nger ist gleich mm UNE Absender izt ungleich Praktikant UNE Dokumentat ist gleich Rechnung Eingang Jahr izt gleich 2007 UNE PLZ liegt im Bereich 00000 48712 UNE Summe izt gro er ale 150000 UNE Enth lt Mahnung ODER Zahlnungsaufforderung UK Abbrechen
68. Men s 155 d veLop Teik Alll Men s gespeichert Sie k nnen sie ber Datei ffnen wieder ffnen Sie k nnen sie ber Datei Offnen wieder ffnen Markierte Dokumente Dokumente die Sie in der Treffermenge markiert haben werden mit Hilfe dieses Men punkt als Datei vom Typ d 3 Link gespeichert Suchmuster Sie k nnen Suchmuster speichern Die Suchmuster werden als Datei vom Typ d 3 Link gespeichert Sie k nnen Sie ber Datei Offnen wieder ffnen 1 4 Neues Login Unter dem Men punkt Datei gibt es den Men punkt Neues Login Damit besteht die M glichkeit sich an einem anderen Archiv anzumelden ohne den d 3 xplorer zu schlie en Dadurch kann man in zwei unterschiedlichen Archiven suchen Aus jedem d 3 explorer kann nur ein Neues Login ausgef hrt werden Das Bearbeiten von Dokumenten ist mit dem d 3 explorer der das neue Login aktiviert hat nicht mehr m glich Dokumente lassen sich also nur im aktuellen verwendeten Archiv bearbeiten in der Taskbar steht der Name d 3 explorer 1 5 Bearbeitung Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Suche nach Dokumenten die in der eigenen Bearbeitung liegen 1 6 Pr fung Dieser Men punkt erm glicht den direkten Zugriff auf die Dokumente in der Pr fergruppe in denen der Benutzer Pr fer ist Zus tzlich gibt es ein Symbol in der Symbolleiste Pr fung 1 7 Dokumente Um sich die 100 zuletzt von Ihnen bearbeiteten oder manuell importierten Dokumente anze
69. O0000087 Jahresakte Auft a Q FUO0000057 Auftragsakte FUO0000156 Lieferschein Mernos ug Aktuelle Anzeige 1 Nach dem Verschieben wird der Lieferschein in der Strukturdarstellung unter der Auftragsakte angezeigt Verkn pfungsicon Dokument Buchungskreis Kundennummer Man FHE FUDOOOOOOI piii O00 1300 Chii Ba aa en m E Funn ss Rig _ T ETO kd Der Lieferschein wird jetzt mit dem Verkn pfungsicon dargestellt Sofern Sie eine neue Akte erstellen lassen m chten ziehen Sie das unterzuordnende Element auf einen wei en leeren Bereich der Strukturdarstellung d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XI Akten und Verkn pfungen 124 d veLop TeiL XI Akten und Verkn pfungen beliebiger Alle dxplorer d3_user Archiv FU EX Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe e gt 6 ID dack or Aktualisieren Bearbeitung Frafung Dokumente Favoriten Fostkorb Memo Benutzermenu D Dokument bearbeiten HE Dokumentfe offnen E Eigenschaften ar Senden an Favoriten Senden an ZIP kamp Strukturdarstellung Treffermenge f r Dokumentaf Schriftverkehr Personal f Gruppieren nach U Dokument Type Memos Ea E Fuo0000125 Testdokument Aktuelle Anzeige 2 sr 00000127 Textdokumenit gi Strukturdarstellung 1 0 115 Aktive Systeme 1 d3_user 2 Objektle 1 Objektfe ausgew hlt FH Sie werden anschlie end gefragt welcher Aktenart die zu erstellende Akte angeh ren soll Auswahl der Akt
70. Suche ausf hren E Kundennummer Erweiterte Suche Suchoptionen C Datum eingrenzen Auftragsnummer Es werden die mit der gesuchten Dokumentart verkn pften Attribute angezeigt So l sst sich eine Suche einschr nken Wie dies genau m glich ist erfahren sie im Kapitel Suche nach Dokumenten Fin und Ausblenden Oberhalb der Suchdarstellung befindet sich die Dokumentartenschnellauswahl der q Aufl kt Dokumentenarten sc T Auftragsakte hnellauswahl In dieser Box steht die Dokument bzw Aktenart der zuletzt ausgef hrten Suche Klickt man auf das Pulldownmen u so werden die Dokument und Aktenarten der letzten 10 ausgef hrten Suchen oberhalb eines Trennbalkens angezeigt Darunter befinden sich alle im Archiv vorhanden Dokument und Aktenarten Zum Ausw hlen einer Dokument bzw Aktenart in der Combobox k nnen Dokumentarten durch Eingabe von Buchstaben selektiert werden Rechts von der Dokumentartenschnellauswahl befindet sich das Feld Position Mit diesem Feld l sst sich direkt auf Dokumente zugreifen von denen man die Dokumenten ID kennt s unten Links neben der Dokumentartenschnellauswahl befindet sich der Pfeil U Mit ihm l sst sich der Dokumentartenbaum ausblenden Ein ausgeblendeter Baum oder ausgeblendetes Auswahlfeld wird durch einen Klick auf auf den Pfeil gt wieder eingeblendet i Diese Funktionalit t l sst sich auch auf andere Fenster des d 3 explorers bertragen Sollte der az Bilds
71. TeiL VI Suche nach Dokumenten Starten Sie anschlie end den Suchvorgang indem Sie 4 Schritt e auf das Icon Suche ausf hren Suche starten Suchaufgaben gt Suche ausf hren Erweiterte Suche klicken oder e die Taste F2 dr cken oder e den Men punkt Suchen Suchen Suchen F2 gi Datumsbereich Strg Treffermenge durchsuchen Stra 5 Treffermenge l schen w hlen i Bis zu 5000 W rter die in einer Suchmaske verwendet wurden werden gespeichert und bei einer EE neuen Suche als Vorschl ge angezeigt Diese Vorschlagsliste wird benutzerabh ngig in einer Datei history dat gespeichert die Sie im lokalen Benutzerverzeichnis z B C Dokumente und Einstellungen Benutzer Lokale Einstellungen Anwendungsdaten d velop finden und ggfs auch ndern k nnen wenn Sie zum Beispiel fehlerhafte Eingaben l schen wollen siehe auch Angabe der Wertvorgaben Suche nach Schlagworten Suche mit Hilfe von Wertemengen ce Angabe der Wertvorgaben 0 0 Datumsbereich M chten Sie ausschlie lich nach Dokumenten suchen die in einem definierbaren Datumsbereich dem d 3 Archiv hinzugef gt wurden k nnen Sie diesbez glich eine Sucheinschr nkung festlegen W hlen Sie e den Men punkt Suchen Datumsbereich 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teir VI Suche nach Dokumenten be d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Treffermenge durchsuchen Strg 5 Treffermenge l schen Es ffnet sich das Fenster Datumsber
72. Uh 5 Dokument bearbeiten HE Dokumentet ffnen Es Eigenschaften Senden an Favoriten bergeordnete Dokumente Untergeordnete Dokumente ig Yerkn pfunger anzeigen D 1 UmEentWors Im Benutzermen k nnen Sie aus allen Bearbeitungsschritten die aktuell mit dem ausgew hlten Dokument m glich sind ausw hlen Au erdem l sst sich das Benutzermen manuell erstellen Benutzermen Manuell sa Ansicht Yisualisierung Suchen Benutzermenu Sonstiges Benutzermenu anzeigen durc Als Hinweis anzeigen Symbol in der werkzeugleiste Klick auf Dokumentsumbol bittere Maustaste Manuell erstellen hnliche Dokumente Suche a O Dynamisches Menu Benutzermenu zusammensztelle Dokumentfe ffnen Eigenschaften Senden an Favoriten CEETEECEELETETEEELELITELELCECEEEELEELLELEELEELELLELEECCELEELEELEC E Bearbeitung Buchhaltung Bearbeitung Geschaftaleitur Bearbeitung Weitere Dokument bearbeiten W hlen Sie unter Extras Otionen Benutzermen die Checkbox Manuell erstellen Das zuvor ausgegraute Feld Benutzermen zusammenstellen erscheint 0 3 explorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 44 d veLop Tei V Bedienung Im unteren Bereich k nnen Sie festlegen welche Men punkte in Ihrem Benutzermen erscheinen sollen Haben Sie ein dynamisch erstelltes Men so erscheinen alle Men punkte die f r das gerade ausgew hlte Dokument
73. aLisierung 10 1 Der Index bersteigt das Maximum Im d 3 explorer wird bei einer Dokumentart die Meldung Der Index bersteigt das Maximum bei der Recherche in der d 3 explorer Zeile angezeigt Was hat das zu bedeuten Die Meldung Der Index der Liste bersteigt das Maximum erscheint immer dann wenn in der Dokumentart ein Attribut administrativ entfernt wurde Der d 3 explorer hat dann ein Problem mit der tabellarischen Ansicht Treffer Zur L sung empfehlen wir Ihnen unter Extras Optionen Ansicht ein systemeigenes Attributfeld hinzuzuf gen Daraufhin erhalten Sie die Meldung dass durch die nderung alle Spaltenpositionen verloren gehen Die Spaltenposition im d 3 explorer werden neu berechnet Im Anschluss daran k nnen Sie das gerade hinzugef gte Attributfeld wieder aus der Liste entfernen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 173 d veLop TeiL XIV SpezieLLe Probleme und Fragen 10 2 Anzeige von Dokumenten die in mehreren Status abgeLegt sind In weLcher ReihenfoLge werden Dokumente im d 3 expLorer visuaLisiert Sie haben im d 3 explorer unter dem Men punkt Extras Optionen Visualisierung die M glichkeit im linken Teil unter Status Reihenfolge die Reihenfolge festzulegen wie ein Dokument welches sich in mehreren Status befinden kann zu visualisieren Standardeinstellung Freigabe Archiv Pr fung Bearbeitung Das hei t haben Sie ein Dokument im Status Freigabe und g
74. abe Strg Alt F Archiv Strg Alt A Freigabe gesperrt Stro Alt 5 im Hintergrund ausf hren Best tigen Sie anschlie end nochmals die Eintragung der Pr fung indem Sie auf klicken Dokument e pr fen Best tigung 2 Dokument e pr fen i Sie sollten einen zur Freigabe berechtigten d 3 Anwender davon in Kenntnis setzen dass er das B von Ihnen weitergeleitete Dokument freigeben soll Die Benachrichtigung erfolgt nicht automatisch Definieren Sie idealerweise f r das freizugebende Dokument die Wiedervorlage siehe hierzu Wiedervorlage Dokument zur Wiedervorlage definieren Stellen Sie als Pr fer fest dass das zu pr fende Dokument Ihre Pr fung nicht besteht k nnen Sie es in die Bearbeitung zur ckstellen Dies ist sowohl vor als auch nach dem Eintrag der Pr fung m glich W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Bearbeitung oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT B Geben Sie nun im Dialogfenster Dokumentstatus ndern Bearbeitu eine zust ndige Gruppe oder sich selbst als ausschlie lichen Bearbeiter im Pulldownfeld Bearbeiter Gruppe an Klicken Sie anschlie end e auf EE um den Transfer abzuschlie en oder J um die nderung zu ignorieren 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XII WorkfLo d veLop TeiL All WorkfLou 0 freigeben i Als zur Freigabe berechtigter d 3 Anwender siehe hierzu Workflow Benutzer Profil sollten Sie in v
75. aktuell und erreichbar sind W hlen Sie hingegen Manuell erstellen so k nnen Sie festlegen welche der dynamisch verf gbaren Optionen Sie sehen wollen Mit Hilfe der Tasten lt und gt k nnen Sie die entsprechenden Men punkte aus und abw hlen Benutzermen zusammenstellen Benutzermenu zusammenstellen Attribute andern Shnliche Dokumente suche Dokument bearbeiten Als gelesen markieren Dokumentle affnen Annehmen Eigenschaften Bearbeitung Buchhaltung Senden an Faworten Bearbeitung Geschafteleitun Bearbeitung Weitere Dokument zur Bearbeitung r Dokumentstatus andern Arc Diala e N Fe k Tems meern E i Das linke Fenster zeigt die ausgew hlten Benutzermen punkte Aktuell sind Attribute ndern Dokument bearbeiten Dokument e ffnen Eigenschaften und Senden an Favoriten ausgew hlt manuell erstelltes Dokument Lieferantenname Lieferantennr Jah Bestellnummer D atum Benutzermen mpe e eee Eeee Ee EEE Ef FU00000025 Alexiar na u 00004 10 03 2006 SE FUD0OO00O26 Wodaf Dokument bearbeiten EIEE 27 02 2006 FE FUOOOOODZY Wodafc Hi Dokument e ffnen 4500004812 06 03 2006 Es Eigenschaften Dynamisches i F p nal Auswahlmen H Fe A 5 Dokumente Favoriten Postkorb Memo Aktionen Layout 5 t m P etung Prufung In der Dynamischen Men auswahlleiste des d 3 explorer werden die Ben
76. an Gruppe versandtes Dokument im Postkorb E Das Gruppenlogo i zeigt Ihnen an dass das jeweilige Dokument an eine Benutzergruppe gesendet und nicht von einem Mitglied der Gruppe angenommen wurde In unserem Fall wurde das Dokument an ein beliebiges Gruppenmitglied der Benutzergruppe Gesch ftsleitung gesendet Wurde das Dokument an jedes Mitglied der Gruppe versendet so erscheint kein Gruppenlogo sondern gleich das Dokumentsymbol Dokument M chten Sie ein an ihre Gruppe gesandtes Dokument bernehmen so m ssen Sie im annehmen Kontextmen des Dokumentes auf bearbeiten e Annehmen klicken oder e F11 dr cken an die Gruppe gesandtes Annehmen Fii Dokument annehmen Entfernen Quittieren Entf Als gelesen markieren bergeordnete Dokumente F3 Durch das Annehmen wird das Dokument aus den Postk rben der anderen Mitglieder der Benutzergruppe entfernt Diesen Schritt k nnen Sie berspringen indem Sie das Dokument direkt zur Bearbeitung ausw hlen Offnen Sie das Kontexmen des Dokumentes und e w hlen Sie den Punkt Dokument bearbeiten oder e dr cken Sie die Taste F9 Dokument bearbeiten gir Nene Akte HE Dokumentle ffnen Fi Zf Dokument bearbeiten F9 Dokument zur Bearbeitung markiert E Bearbeitung l schen Alt R ck Eigenschaften Alt Eingabe Dies bewirkt dass das Dokument aus den Postk rben der anderen Gruppenmitglieder entfernt und nur noch im eigenen Postkorb angezeigt wird sofern der Absende
77. avoriten 81 Historie 95 Strukturdarstellung 122 Versionen 96 Arbeiten ohne Workflow 140 Arbeitsliste 79 Archiv 10 13 14 21 24 27 31 36 38 62 64 66 88 89 Bearbeiten einer neuen Version 150 Eigenschaften anzeigen 89 Dokument ffnen Version ausw hlen 36 Dokument zur Bearbeitung markiert 142 Dokument zur Wiedervorlage definieren 104 143 145 Dokument e anzeigen 164 Dokumentart 14 Dokumentattribute 49 113 Dokumente 156 Dokumente drucken 157 128 138 146 149 150 152 156 169 172 180 Dokumenteigenschaften 34 87 89 104 140 152 Archivauswahl 23 DokumentID 59 Archivierte Dokumente 149 Dokument Identifikations Nummer 13 Archivwechsel 24 Dokumentnummer 89 tempor r 169 Dokumentstatus Attribute 13 91 158 175 Bearbeitung 130 Attribute anzeigen und ndern 46 91 Freigabe gesperrt 133 Attribute eines Dokuments ndern 91 Pr fung gepr ft 132 Attribute eines Dokuments anzeigen 91 Pr fung ungepr ft 131 Attributfenster 162 Dokumentsuche 59 aus dem Archiv 87 Dokumentvariante 89 aus der Bearbeitung 87 Dokumentvorschau 163 aus der Freigabe 87 Don t overwrite 88 aus der Pr fung 87 d veLop Drag amp Drop 119 E Eigenschaften 113 Eigenschaften eines Dokuments anzeigen 89 Einfach 55 Einfache Darstellung 164 Eingabehilfe 175 Einleitung 10 Einstellungen 34 Einzeltreffer 54 165 Einzeltreffer automatisch ffnen 54 Empfangen 112 Empfangene Wiedervorlage l schen 104 Empf nger 113 Entfernen Quittieren 98
78. chergebnis Stil MS Sans Serf Gro e E bei Eingabe san mindestene 11 zeichen Trefferanzeige automatisch strukturieren standard Bearbeitungsgruppe Buchhaltung Im oberen Feld der Registerkarte Sonstiges lassen sich Schiftart und Schriftgr e der in der Treffermenge angezeigten Dokumente ver ndern Schriftart f r die Anzeige Schrift f r die Anzeige der Suchergebnisse der Suchergebnisse a M Ana Black Gef Dies ist ein Beispielte t Beispielhaft ist dies hier f r die Schriftart Arial Black und die Schriftgr e 10 gezeigt In der Beispielbox wird eine Vorschau der ausgew hlten Schriftart und gr e dargestellt Ge nderte Anzeige der Schuchergebnisse Verlauf E Rechnung Eingang F FU00000025 Alexianer HE FU00000026 Vodafone 101222 HE FV00000027 Vodafone 101222 Treffermenge f r Dokumentart Rechnung Eingang Gruppieren nach R okumentattribute Rechnung Eing Alexianer Aktionen Bestellnummer Suchen in Datum Kundenakte Buchungskreis Lieferantenakte 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 46 d veLop Tei V Bedienung Wie man sehen kann hat sich die Schriftart und gr e in der Treffermenge ver ndert Dies ist ebenfalls f r die Anzeige der Dokumentattribute und das Anzeigefenster Suchen Aktionen geschehen Im unteren Feld der Registerkarte kann man ausw hlen ob man eine Eingabehilfe verwenden oder d
79. chirm nicht so dargestellt werden wie Sie es gewohnt sind so berpr fen Sie bitte ob ein Fenster minimiert wurde d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teik V Bedienung 33 d veLop Tei V Bedienung 0 Kontextmen zu Dokumenten Zu jedem Tabelleneintrag bzw Dokument existieren Funktionen und Informationen die gr tenteils ber das Kontextmen aufrufbar sind Sie ffnen das Kontextmen zu einem Dokument indem Sie e mit der rechten Maustaste auf das gew nschte Dokument klicken Alternativ kann auch der Eintrag Benutzermen in der Iconleiste des d 3 Administrator aktiviert werden Sofern Sie ber diesen Eintrag verf gen k nnen Sie e ein Dokument markieren und in der Iconleiste auf den Button eE gt Benutzermerd Akti klicken 3 EinsteLLungen 3 1 EinsteLuungen Speichern i Die von Ihnen getroffenen Einstellungen werden nach dem Beenden der Anwendung i automatisch in Ihrem Windows Profil gespeichert Dieses ist entweder auf den lokalen PC oder g f in gr eren Netzen auf Ihr Windows Login bezogen 3 c Extras Optionen Ansicht Im Men Extras Optionen Ansicht k nnen Sie festlegen e welche Tabelleninhalte Sie sehen m chten e welche Symbole Sie im d 3 explorer sehen m chten und e wie mit Dokumenten im Postkorb umgegangen werden soll 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 34 d veLop Tei V Bedienung Extras Optionen E AE d Ansicht Optionen Yisualisierun
80. chive mit der Dateiendung EXE starten beim ffnen einen Dialog des ZIP Datei ZIP Erstellungsprogramms z B WinZip oder WinRar ffnen einer Dokument Tope Ferona nn ED Fuoooooig2 Ag FOL Datei 5002 ZIP Datei FD Fuooooo111 FOL Datei 5004 D Fuoooo0113 BsLEoL Datei 5003 FD Funa EE gt Erkennbar sind die selbstextrahierenden Zip Archiven am Datei Typ Anwendung Beim ffnen von selbstextrahierenden ZIP Archiven die mit dem integrierten ZIP Programm der d 3 Archivierung erstellt wurden erhalten Sie folgendes Dialogfenster 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VIII ffnen von Dokumenten 88 d veLop TeiL VIII Offnen von Dokumenten Entpacken eines selbstextrahierenden ZIP Dokuments Extract to ael ENTEMPSZIF_TEST E amp Fies em d 3 Import Self Extracting ZIP Archiv 0 Urlaubsantrag tst E izting filels ie Confirm overite i Dont oyerwrike E Overwrike Start lose ndern Sie ggf im Feld Extract to das Zielverzeichnis Abh ngig von der Konfiguration bei Erstellung des ZIP Archivs erhalten Sie evtl das Ursprungsverzeichnis als Vorgabewert Im Feld Files k nnen Sie alle oder auch nur einzelne Dateien markieren Es werden nur die von Ihnen markierten Dateien aus dem ZIP Archiv extrahiert Wenn im angegebenen Zielverzeichnis bereits gleichnamige Dateien vorhanden sind werden diese abh ngig von Ihren Vorgaben berschrieben oder beibehalten e Markieren Sie den Ra
81. d 3 Konfiguration sssusssessseessnsnnennnennennnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnnnsnnnsnnnnnnnnnnsnnnne 29 Teil V Bedienung 31 l Procion NSE nesia ee eine 31 2 Kontextmen zu Dokumenten uns 34 3 Pae T a EEN RU ENEEEEREUERUE EEE EHER AEA E A OE 34 3d Pine luneensper NE i a EEEE E EEES 34 3 2 eaP One ee 34 3 3 Feas lOpGonci V stalserun ae 36 3 4 Pxtras Ophonen SUCE PPRINT EIERN DENE PENEEDEVEEEUES EUNELEEUFEIBELEO ER E EE 38 29 Extras Optionen Benutzermen u uuuu0 nu 00 0eunnnn anna 41 3 6 Extras Optionen Sonstiges socesisssicensssucisusssudssusericievsceridesnsecddasesenddenoni vi denovi tidens udis dsssciesseisieiai 46 3 7 AN DUleanzeio ii nen 49 3 8 Treffermenge l schen oder behalten uu 0u000usssesssessessnensnnsnnnnnensnnnnnnnensnnnnnnnensnnnnnnsnensnnnsnnnnenn 53 32 311aV AA La 0311 sarne enne E N R 54 20 Layout Innerer E E EEE 54 d 3 expLorer Anwenderhandbuch All P nk onsumiiaig ee een er dena s dE esadi 55 Teil VI Suche nach Dokumenten 59 1 Direktzue st per DOKU ID ve ee er nee engen 59 2 S chemit Hills yon Wertvorgd Denen ee ee 60 2 1 AUS LOBEN ET SUCHE ae een 60 2 2 Angabe der Wertvorgaben WRDEHER EBENE NEE TEEN IN EPERUEVR EE DENE SUREEUESCUERLUEELDERLDEE LEEREN EFRRUEUR SE URHEBER ESCREER 62 2al Dar mE DE ee leer 62 Da O ee ee 64 D Da A EEE EEE ERERNIEREEEEEEERR 65 222 ZZ a reineeissrieereeie 66 3 Suche Da Sc HlasWOrIeN een eier 66 4 Suche mit Hilfe von Wertemengen uussesssessses
82. d ausf hren Es ffnet sich das Auswahlfenster Dokument e freigeben 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Tei XII Workfrow 148 d veLop Teik All Workflow Dokument e freigeben Best tigung Dokumentfe freigeben klicken oder brechen Sie klicken das Entsperren ab indem Sie auf 8 11 Archivierte Dokumente i Dokumente die sich im Status Archiv befinden k nnen nur in die Bearbeitung transferiert werden Dabei wird eine neue Version dieses Dokuments angelegt d le Expuizites Archivieren i In den Status Archiv werden Dokumente verschoben die f r den unternehmensinternen Ablauf kai nicht mehr ben tigt oder durch neue Dokumente verdr ngt werden Beim zuletzt genannten Grund findet der Statustransfer automatisch statt Man spricht dann vom impliziten Archivieren Als berechtigter d 3 Anwender k nnen Sie ein Dokument jederzeit auch explizit in den Status Archiv weiterleiten M chten Sie das Dokument in den Status Archiv weiterleiten w hlen Sie im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Archiv oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT A Dokumenstatus ndern Archiv Bearbeitung Pr fung Freigabe gesperrt Strg Alt 5 im Hintergrund ausf hren A Sobald Sie die Archivierung best tigen befindet sich das Dokument irreversibel im d 3 Archiv und kann nicht mehr ver ndert oder gar gel scht werden Es ist dann revisionssicher archiviert Dokumentstatus n
83. d der Ordner Postkorb lt Benutzername gt aufgeklappt Alle Ordner auf unterster Ebene werden fett dargestellt wenn darin ungelesene Dokumente enthalten sind gefolgt von deren Anzahl in Klammern c l Empfangen pa E mpftangen Hier wird der normale Posteingang vollst ndig angezeigt c l c Gesendet Hier wird der normale Postausgang vollst ndig angezeigt 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp Ne d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp 0 1 3 Suchordner Dieser Ordner enth lt die bisherigen Suchfilter wobei die Tasten die bisher f r die Suchfilter verwendet wurden ausgeblendet werden Bereits existierende Postkorb Filter werden beim ersten Start des Postkorb Plugins in das neue Filterformat umgewandelt und unter dem Ordner Suchordner abgelegt Eine R cktransformation von dem neuen Filterformat in das alte Format ist nicht m glich da die neuen Filter m chtiger sind als die alten und sich einige Filteroptionen nicht abbilden lassen Das hei t Legt man Filter mit dem Postkorb Plugin an so werden diese nicht angezeigt wenn man wieder den alten Postkorb benutzt Das Kontextmen zu den Suchordnern besteht aus den drei Men punkten Neuer Filter Filter l schen und Eigenschaften Postkorb 3 Postkorb Margret Macher I Autofilter en Empfangen 4 e gt Gesendet I Gruppenk rbe Ege Suchordrer es Eigene Ungeld amp Neuer Filter o PEN Fiter l sch
84. d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten 6 c c TeXtfeLder Der h ufigste Attributtyp ist der Text Die Rechtschreibung und die Gro Kleinschreibung in Textfeldern muss mit den Attributen der gesuchten Dokumente exakt bereinstimmen Falls Ihnen die Schreibweise nicht genau bekannt ist ist es sinnvoll Platzhalter zu verwenden Sie verwenden Platzhalter in Textfeldern indem Sie e eine unbekannte Anzahl von unbekannten Zeichen durch das Symbol Stern oder e genau ein unbekanntes Zeichen durch das Symbol Fragezeichen ersetzen Hg Beispiel 1 Sie suchen nach allen Firmen im d 3 Archiv die mit dem Buchstaben A beginnen Im Eingabefeld tragen Sie den Wert A ein und starten die Suche Daraufhin erhalten Sie in der Ergebnisliste alle Firmen die mit einem gro en A beginnen Hg Beispiel 2 Sie suchen nach einer bestimmten Bankfiliale deren Bezeichnung Ihnen unbekannt ist Daher geben Sie im Eingabefeld den Wert bank ein und starten die Suche In der Ergebnisliste erhalten Sie als Beispiel folgende Werte e Bocholter Vereinsbank e Musterbank Bremen Andere Werte sind hingegen nicht enthalten wie e Gemeindesparkasse Hamminkeln weil der Text bank nicht enthalten ist e Bank f r Onlinekunden weil der Text Bank hier gro geschrieben ist und daher laut Definition mit der Suchvorgabe nicht bereinstimmt i Beachten Sie dass Suchvorgaben die wie in diesem Fall bank
85. danach auf das Symbol Benutzermen in der Werkzeugleiste Benutzermen Dokument Fr a E A Eigenschaften g Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Eg Dokument bearbeiten BE Dokument e ffnen Dokument Eigenschaften FUO0000025 Alexianer 00225 Senden an Favoriten FE FU00000026 vodafone 101222 amp gt Senden an Postkorb HE FU00000027 vodafone 101222 20 r dal bergeordnete Dokumente Feranter Untergeordnete Dokumente ir kument A Verkn pfungen anzeigen stellnum pae Es ffnet sich das Benutzermen Im Benutzermen k nnen Sie aus allen Bearbeitungsschritten die aktuell mit dem ausgew hlten d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 43 d veLop Tei V Bedienung Dokument m glich sind ausw hlen Mittlere Maustaste Die vierte Auswahlm glichkeit ergibt sich wie folgt Benutzermen anzeigen 1 Benutzermenu anzeigen durch durch Mittlere Maustaste Als Hinweis anzeigen 5 ymbal in der we alas uplleisie ne at Markieren Sie Mittlere Maustaste in der Checkbox Beim Klick auf ein Dokument in der Treffermenge mit der mittleren Maustaste ffnet sich das Benutzermen Benutzermen in der Werkzeugleiste Treffermenge f r Dokumentart Rechnung Eingang Gruppieren nach Bestellnummer Datum F4 E Fuo0000025 Alexianer 100225 200E 4500004510 10 03 2006 aar FUODODODZE Wodafore 101222 200E 4500004713 27 02 2006 Yodatone Uh a
86. dern m Dokumentstatus ndern Freigabe Freigabe BestbeiterStuppe Best tigen Sie nun die Archivierung indem Sie auf klicken oder brechen Sie die 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Tei XII Workfrow 149 d veLop Teik All Workflow A klicken Archivierung ab indem Sie auf i Beim Archivieren k nnen Sie selbstverst ndlich keinen Bearbeiter Gruppe ausw hlen 9 berschreiben von Dokumenten Ein Dokument wird berschrieben wenn z B ein falsches Schriftst ck in das d 3 System gekommen ist und an dessen Stelle ein anderes Schriftst ck soll Dokumenten k nnen nur mit Dokumenten gleichen Typs berschrieben werden h Dokumente im Status Archiv k nnen nicht berschrieben werden Um ein Dokument zu berschreiben f hren Sie einen der folgenden Schritte aus e ffnen Sie die entsprechende Datei nehmen Sie die nderungen vor und speichern Sie die Datei unter der Dokumenten ID im d 3 Archiv ab oder e benennen Sie die zu berschreibende Datei um und speichern Sie die neue Datei unter der alten Dokumenten ID oder e ziehen Sie die neue Datei per Drag und Drop auf das alte Dokument im d 3 explorer Anschlie end ffnet sich das Fenster des Importclients Dort k nnen Sie die n tigen Eintragungen zu den Attributen machen ber den Importbutton wird schlie lich das Dokument im d 3 System aktualisiert i Bei Dokumenten die sich im Status Freigabe befinden und anschlie end berschrieben werd
87. diesem Fall ffnen Sie die Suchmaske und klicken doppelt auf den Attributtitel in der Recherche Maske Die Attributeigenschaften werden Ihnen angezeigt b 4 Attribute von Dokumenten in der Freigabe k nnen nicht ge ndert werden Beim ndern der Attribute von Dokumenten in der Freigabe beispielsweise ber den Men punkt Attribute ndern erscheint die Fehlermeldung H0060684 Sie sind berechtigt die Kenndaten zu ndern 0000210 Die Attribute von Dokumenten in der Freigabe k nnen standardm ig nicht ge ndert werden Ihr d 3 Administrator kann allerdings am d 3 Server dieses Verhalten ndern 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 175 d veLop TeiL XIV SpezieLLe ProbLeme und Fragen b 5 Anzeige der b er FeLder Wie zeige ich b er FeLder im d 3 expLorer an Sofern eine Dokumentart ein 60er Feld enth lt kann man sich mit der Funktionstaste F7 eine tabellarische Darstellung des Inhalts anzeigen lassen Haben Sie die Mengen bersicht ausgeblendet Ansicht Mengen bersicht ausblenden so k nnen Sie sich den Inhalt der 60er Felder nicht ber die Funktionstaste F7 ansehen Stattdessen m ssen Sie das Dokument markieren und seine Eigenschaften aufrufen und auf die Registerseite Attribute wechseln Durch Klick in ein 60er Feld ffnet sich die tabellarische Darstellung in der die 60er Felder angezeigt werden 7 Berechtigungen 1 1 L schen von Dokumenten aus der eigenen Bearbeitung
88. diobutton Confirm overwrite wenn bei gleichnamigen Dateien nachgefragt werden soll e Markieren Sie den Radiobutton Don t overwrite wenn gleichnamige Dateien in jedem Fall beibehalten werden sollen e Markieren Sie den Radiobutton Overwrite wenn gleichnamige Dateien in jedem Fall berschrieben werden sollen Klicken Sie auf den Button Start um Ihre Einstellungen zu best tigen und das Entpacken zu starten 3 Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern 3 1 Au gemeine Eigenschaften anzeigen Um sich detaillierte Informationen zu einem Dokument anzeigen zu lassen e ffnen Sie zum jeweiligen Dokument das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Eigenschaften oder e dr cken Sie die Tasten ALT ENTER In der Registerkarte Allgemein erhalten Sie Informationen e zum Workflowstatus siehe auch Workflow e zur Nutzdatei und e zur Zugeh rigkeit des Dokuments 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VIII Offnen von Dokumenten 89 d veLop Teit VII Offnen von Dokumenten Dokument Eigenschaften d Dokument Eigenschaften Allgemein di Dok cig IE Aisemein Jane Klassen Yersionen Historie Notizen Dokumentnummer FU0O00OI 41 Yanante 1 Ungmnalname dalmpd3s DokulD FUOOODOT 41 Huelle Arche FU Grohe 39 KB Erstellt 23 04 2007 Type EME Ge ndert am 23 04 2007 10 38 02 Ersteller Besitzer ds user Abteilung zust ndiger werk Aktueller Status Freigabe freigegeben Yersion U B
89. earbeiter Gruppe Freigabe freigegeben gesperrt Wersion O Arch archiviert ar ee fee bernehmen Abbrechen Dokumentnummer Die Dokumentnummer bildet zusammen mit der Variante und der Dokumentart ebenso einen Variante und eindeutigen Schl ssel wie die Doku ID Doku ID i Die Verwendung von Varianten ist dann sinnvoll wenn mehrere sehr hnliche technische as Unterlagen unter einer gemeinsamen Dokumentennummer im d 3 Archiv abgelegt werden sollen tap Als Beispiel sei der Schaltplan eines Vollverst rkers erw hnt In der Firma XY wird der Verst rker in einer 100 Watt und einer 200 Watt Ausf hrung gebaut Die Typenbezeichnung beider Ausf hrungsvarianten ist gleich und soll in der Dokumentennummer gespeichert werden Dies ist m glich indem der Schaltplan der 100 Watt Ausf hrung als Variante 1 und die 200 Watt Ausf hrung als Variante 2 im d 3 Archiv abgelegt wird Die Nutzdatei wird beschrieben durch Gr e und Dateinamenserweiterung Type Zu den Angaben die zwar die Zugeh rigkeit eines Dokuments beschreiben die aber keinen Einfluss auf die Zugriffsrechte haben geh ren folgende e Ersteller Abteilung und Werk Diese drei Felder haben ausschlie lich informativen Charakter und k nnen beim Import mit Werten belegt werden Ersteller kann nur ein d 3 Anwender sein F r die Attribute Abteilung und Wert kann nur ein Wert aus einer vom d 3 Administrator vorgegebenen Auswahlliste angegeben werden
90. efferliste anzeigen e Benutzer Profil e Strukturdarstellung e Suchvorlagen e Aktualisieren e Dokumentattribute e Dokumentvorschau e Mengen bersicht ausblenden e Web Publishing anzeigen e Dokument e ffnen 3 0 Suchanfrage anzeigen Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Zur ckholen von Suchanfragen und Trefferliste 3 3 Trefferliste anzeigen Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Zur ckholen von Suchanfragen und Trefferliste 3 4 Benutzer Profil Siehe Kapitel Rechtestufen gt Benutzerprofil 3 5 StrukturdarsteLLung Siehe Kapitel Akten und Verkn pfungen gt Struktur anzeigen 3 6 SuchvorLagen Suchvorlagen erleichtern die Suche nach gleichartigen Dokumenten bei wiederkehrenden Aufgaben In einer Suchvorlage werden bestimmte Attributwerte Repositorywerte gespeichert und durch einfachen Knopfdruck kann die Suchvorlage auf die entsprechende Dokumentart angewandt und beliebig oft wiederholt werden Der Verlauf der durchgef hrten Suchen wird automatisch in den Suchvorlagen gespeichert A Der Men punkt Suchvorlagen stehen Ihnen nur zur Verf gung falls diese Funktion von Ihrem h d 3 Administrator aktiviert wurde in der d 3 Administration unter Client Config Um eine Suchvorlage zu definieren suchen Sie sich die entsprechende Dokumentart heraus und definieren Sie die zu speichernde Abfrage Anschlie end rufen Sie unter Ansicht Suchvorlagen das Suchvorlagen Fenster auf Dieses k nnen Sie im Suchen Aktion
91. eich Datumsbereich x von 2022007 me o F Heute _ Aktivieren Deaktivieren Abbrechen Wenn Sie ausschlie lich nach Dokumenten suchen m chten die heute dem d 3 Archiv hinzugef gt wurden klicken Sie auf L Suchen Sie Dokumente die in einem bestimmten Zeitfenster dem d 3 Archiv hinzugef gt wurden definieren Sie stattdessen einen Datumsbereich indem Sie in den Feldern Von und Bis jeweils ein Datum eingeben oder ber den Pulldownbutton im Kalender ausw hlen Klicken Sie anschlie end auf Alle folgenden Suchvorg nge beinhalten die von Ihnen definierte Einschr nkung gi Der Datumsbereich l sst sich auch anzeigen indem man mit der Maus auf das Kalenderblatt f hrt und wartet bis das Popup Fenster mit dem Datumsbereich erscheint Um den Datumsbereich zu ndern klicken Sie auf das Kalenderblatt l oberhalb der Treffermenge und tragen einen neuen Zeitraum ein Treffermenge f r Dokumentart Bestellung Die Sucheinschr nkung l sst sich auch durch Verschieben des blauen Balkens eingrenzen M chten Sie die Sucheinschr nkung wieder deaktivieren e klicken Sie doppelt auf das Kalenderblatt i oder e w hlen Sie den Men punkt Suchen Datumsbereich um das Fenster Datumsbereich zu ffnen und e klicken Sie auf i i Das Datum das bei einer Suchanfrage eingegrenzt wird ist das Anderungsdatum und nicht das i Importdatum d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 63
92. eigt die Info Icon Dann folgt die DokumentID Das Bemerkungsfeld 1 ist in diesem Beispiel systemm ig mit dem Lieferantenname belegt Als letztes folgt die Datumspalte Alle anderen Spalten sind aufgrund der bersichtlichkeit ausgeblendet 3 3 Extras Optionen Visuauisierung Im Men Extras Optionen Visualisierung k nnen Sie festlegen e in welcher Reihenfolge die Dokumente abh ngig vom Status angezeigt werden e welche Dateitypen mit d 3 view betrachtet werden sollen e welche Endungen Abh ngige Dokumente markieren sollen Fxtras Optionen Visualisierung Optionen gt Ansicht Suchen Benutzermeni Sonstiges d 3 view versenden BMP al PEX JPG TIF THT Status Reihenfolge H Bearbeitung EB Frufung E Freigabe H Archiv Die einzelnen Endungen bei den abh ngigen Dokumenten Abh Dok s haben folgende Bedeutung d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit V Bedienung 36 d veLop Tei V Bedienung abh ngige TIF Dokumente reserviert f r abh n oige TIF Dokumente abh ngiges PDF Dokument Sofern ein Dokument zum Betrachten ausgew hlt wird das in mehreren Workflowstatus siehe hierzu Workflow vorhanden ist wird bei einem Doppelklick siehe ffnen von Dokumente Nutzdatei anzeigen das Dokument ge ffnet das in der definierten Status Reihenfolge die h chste Priorit t besitzt Per Default wird die Reihenfolge Freigabe Archiv Pr fung und Bearbeitung ausgeliefert
93. eile rot umrandete Zeile der Abbildung zeigt an dass der User nicht die erforderliche Berechtigung besitzt um das Dokument zu ffnen Dokumente die Sie ffnen k nnen werden schwarz angezeigt Im gezeigten Postkorb besitzt der FU User hw nur Leserechte auf Dokumente Rechtestufe 1 ze Das Dokument FU00000129 befindet sich aber im Status Bearbeitung erkennbar am roten Balken lim Statusfeld einfaches ffnen Sie ffnen ein Dokument das nur in einem Workflowstatus vorhanden ist nur ein farbiger Balken im Statusfeld indem Sie in der Trefferliste der Favoritenliste oder der Wiedervorlage e doppelt auf das Dokument klicken oder e das Dokument zun chst markieren und anschlie end PEI e auf das Icon frei Klicken ffnen im Ist das Dokument in mehreren Workflowstatus vorhanden k nnen Sie das Dokument auf priorisierten dieselbe Weise ffnen und erhalten dabei das Dokument in dem am h chsten priorisierten Workflowstatus Workflowstatus in dem es existiert Die Priorisierung der Workflowstatus k nnen Sie unter den Optionen berpr fen und anpassen gezieltes ffnenin M chten Sie hingegen die Dokumentversion gezielt ausw hlen markieren Sie das Dokument einem bestimmten und w hlen im Kontextmen siehe hierzu Bedienung Kontextmen zu Dokumenten den Workflowstatus Punkt ffnen Legen Sie anschlie end den Workflowstatus fest in dem das Dokument ge ffnet werden soll 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VIII Offnen
94. ein Ergebnis in der Treffermenge angezeigt wenn Suchbegriff und Attribut 100 bereinstimmen Ist der Haken bei Nur ganzes Wort suchen nicht gesetzt f Nur ganzes Wort suchen SO erhalten Sie ein Suchergebnis wenn die Suchanfrage im Attribut enthalten ist Alternativ gilt dies f r die Auswahl Gro Kleinschreibung sich Nur ganzes Wort suchen Um die Suche weiter einzuschr nken l sst mit kombinieren Im Auswahlfeld Suchrichtung kann festgelegt werden ob die Treffermenge von oben nach unten nach den Suchbegriff oder umgekehrt durchsucht wird Wurde ein Treffer mit einem gesuchten Attribut gefunden so wird dieser in der Treffermenge grau hinterlegt angezeigt Um zum n chsten Treffer mit dem gesuchten Attribut zu gelangen bet tigen Sie bitte Weitersuchen Treffermenge gruppieren Eine Treffermenge k nnen Sie nach bestimmten Kriterien gruppieren lassen Hier ein Beispiel f r eine Treffermenge die nicht gruppiert ist 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 70 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten Treffermenge ohne Gruppierung Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Gruppieren nach Stuecklistennr Produktgruppe Er a B4 Table ur me 2001 Teer h Fuooooant S5E00075000340 Cupboard 07 03 2001 Happemaodel HD F g00000T3 5600075000950 Chair 08 03 2001 MewMaodel HRD F g00000T4 5600075000951 Table 08 03 2001 MewMaodel HRD F g00000IS 45600075000577 Cupboard 08 03 2001
95. en or amp Posk te ard ber den Kontextmen punkt Neuer Filter bzw Eigenschaften Mausklick rechts auf Suchordner bzw auf einen Filter ffnet sich der Dialog Filter Eigenschaften Hier k nnen die Filterkriterien festgelegt werden Wird beim Anlegen eines neuen Filters kein Filtername angegeben so wird automatisch ein Name aus den eingegebenen Filterkriterien generiert Der Name kann jederzeit ber den Dialog wieder ge ndert werden ber den Kontextmen punkt Filter l schen Mausklick rechts auf einen Filter kann ein angelegter Filter wieder gel scht werden Hierzu muss die L schanfrage erst ber einen Dialog best tigt werden Filter Eigenschaften Der neue Filter Eigenschaften Dialog ist in vier Reiter unterteilt e Allgemein e Dokumentattribute Enth lt Enth lt nicht bersicht 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit X Posthorb mit MaiLbox dxp 113 d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp Filter Eigenschaften Allgemein Filtername Eigener Filter Rege Dokumentattribute Enth lt Enth lt nicht bersicht Filterkriterien f r Empf nger Absender und Dokumentart Empf nger izt gleich mm Absender izt ungleich Fraktik ant Dokumentart izt gleich Rechnung Eingang Auswahl loschen Empf nger list gleich 2 E mrm hinzufigen Absender list ungleich 3 E Fraktikant hinzuf gen Dokumentart ist gleich E Rechnung Eingang inzufu UK Abbrechen
96. en u wird eine neue Version des Dokuments im Status Bearbeitung angelegt Beim Uberschreiben von Dateien im Status Bearbeitung bzw Pr fung geht das urspr ngliche Dokument verloren 10 Neue Version ersteLLen 10 1 Neue Version ersteLLen Sie k nnen ein Dokument aus der Freigabe oder dem Status Archiv in die Bearbeitung zur ck kopieren um es zu berarbeiten und somit eine neue Version zu erstellen Die bereits vorhandenen Versionen bleiben in ihrem derzeitigen Status unver ndert erhalten Das Verfahren unterscheidet sich abh ngig davon ob Sie die derzeit aktuellste oder eine ltere Dokumentversion berarbeiten m chten siehe auch e Aktuelle Version zur ckholen e ltere Version zur ckholen e Frstellte Neue Version speichern e Neue Version einer Gruppe zuweisen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XII Workfrow 150 d veLop Teik All Workflow 10 2 AktueLLe Version zur ckhoLen Die Dokumentversion im Status Freigabe oder die derzeit aktuellste Archivversion k nnen Sie nur dann in den Status Bearbeitung zur ck kopieren e wenn sich keine Version im Status Bearbeitung oder Freigabe befindet oder e wenn sich eine Version im Status Bearbeitung befindet Sie aber im Feld Bearbeiter Gruppe angegeben sind und die Version im Status Bearbeitung berschrieben werden darf Ist eine der beiden oben genannten Voraussetzungen erf llt k nnen Sie eine neue Dokumentversion wie folgt erstellen Markieren Sie das D
97. en Sich mehrere Dokumente in den Status Freigabe berf hren Als Benutzer mit der Rechtestufe 5 k nnen Sie den Statustransfer von ungepr ften Dokumenten ohne den Zwischenschritt Pr fen in die Freigabe berf hren in dem Sie im d 3 explorer den Kontext Men punkt Dokumentstatus ndern Freigabe oder die Tastenkombination STRG ALT F benutzen Dabei haben Sie auch die M glichkeit mehrere Dokumente gleichzeitig zu berf hren Markieren Sie die Dokumente und f hren Sie anschlie end Dokumentstatus ndern Freigabe aus 9 3 Neue Version eines Dokuments Wann wird eine neue Version eines Dokuments gebiLdet Der Benutzer hat ein Archiv Dokument zwecks nderung des Attributfeldes in seine pers nliche Bearbeitung tranferiert Dann wurde das Attribut ge ndert aber nicht das Nutzdokument Beim darauf folgenden Statustransfer zur ck in den Status Archiv vergleicht d 3 das bereits im Status Archiv befindliche Nutzdokument mit dem aus der Bearbeitung transferierten Nutzdokument Dabei stellt der Byte f r Byte Vergleich fest dass es keine nderung am Nutzdokument gegeben hat so dass auch kein Bedarf f r eine Versionierung der Nutzdokumente gegeben ist Der d 3 Server setzt somit lediglich den Status von der Bearbeitung nach Archiv in der Datenbank um A Nur wenn der Byte f r Byte Vergleich eine Anderung der Nutzdokumente feststellt werden l Versionen im d 3 System gebildet d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL XIV SpezieLue ProbLeme und F
98. en Sie e auf Abbrechen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VIII Offnen von Dokumenten 30 d veLop TeiL VII Offnen von Dokumenten ante unbenit Dekument Eigenschaften x Allgemein Attribute Klassen Versionen Historie Notizen Globale Attribute D okumentart Bestellung E Bemerkungen CEA a E Lieferschein Lieferschein Eingang Listen Lohnabrechnung Dokumentart sp E Marketingdokumente Lieferantenname Ei Rechnung Lieterantennr E Hechnung Eingang Jahr Bestellnummer Datum Buchungskreis e 3000 r UK Abbrechen bernehmen Oberhalb der Bemerkungsfelder k nnen Sie die Dokumentart eines Dokuments ndern Dazu w hlen Sie die neue Dokumentart aus der Auswahlbox Unter den jeweiligen Eigenschaften eines Dokuments werden auch die Mehrfachattribute angezeigt Klickt man auf ein Mehrfachattribut das durch das Tabellensymbol E gekennzeichnet ist so ffnet sich ein neues Fenster in dem sich das Mehrfachattribut ndern l sst ber OK und bernehmen werden dann die nderungen an den Dokumentattributen bernommen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VIII Offnen von Dokumenten 33 d veLop TeiL VII Offnen von Dokumenten Dokument Eigenschaften Attribute W Dokument Eigenschaften x Mehrfachattributliste Allgemein Attribute Klassen Versionen Historie Notizen Globale Attribute Dokumentart E Bestellung Bemerkungen
99. en mit gedr ckter linker Maustaste die unterzuordnenden Elemente auf das bergeordnete und lassen Sie anschlie end die Maustaste wieder los d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XI Akten und Verkn pfungen le3 d veLop TeiL XI Akten und Verkn pfungen Verkn pfung von mm ER Dokument mit Akte d xplorer d3_user Archiv FU 0X Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe gt E HE b 23 25 E Yor Aktualisieren Bearbeitung Prufung Dokumente Fawornten Postkorb Memo Benutzer Strukturdarstellung Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Gruppieren nach PI Aktuelle Anzeige 19 El g F Ug0000T 03 Kundenakte El g FUOOOO00ST Jahresakte Auft a D FUO0000057 Auftrag FU00000043 Rechnung Sm 1000001 Med mE FUoodan 7 FIR FUO0000173 mA Fus mA Fum g2 mA FUO0000185 wie unnann o7 Em LE RAA E O A a Iae In diesem Beispiel soll ein Lieferschein mit einer Auftragsakte verkn pft werden Um dies nachstellen zu k nnen suchen Sie zuerst nach einer Kundenakte W hlen Sie eine Kundenakte aus und lassen Sie sich ber das Kontextmen die Strukturdarstellung anzeigen Als n chsten Schritt suchen Sie nach allen im System vorhandenen Lieferscheinen Sie erhalten die Treffermenge der Lieferscheine Um jetzt die Strukturdarstellung einzublenden klicken Sie auf Danach sollte das Verkn pfen des Dokumentes mit der Akte per Drag amp Drop m glich sein Strukturdarstellung D Fu00000103 Kundenakte a FU
100. enart Neue Akte Aktenart TE Abbrechen W hlen Sie eine Aktenart aus und best tigen Sie mit TS Im gezeigten Fall wird ein Dokument der Dokumentart Schriftverkehr Personal mit einer Personalakte verkn pft g FUQOQD00Z0E Personalakte E FUOODON 27 Schriftverkehr Personal Merncs Entsprechend wird die neue Verkn pfung in der Strukturarstellung dargestellt bereinstimmende Attributfelder die von Ihrem d 3 Administrator festgelegt wurden werden vom unterzuordnenden Element in die neue Akte bernommen Die Verkn pfung findet anschlie end automatisch statt Die untergeordneten Akten und Dokumente werden bei einer Verkn pfung weder physikalisch verschoben noch geht die urspr ngliche Zugeh rigkeit zur Akten oder Dokumentart verloren Alternativ k nnen Sie eine neue Verkn pfung zu einer Akte aus dem Kontextmen anlegen Bl Bl Dazu w hlen Sie aus dem Kontextmen Auch hier erhalten Sie die bersicht aus der Sie dann die gew nschte Akte ausw hlen k nnen in die das Dokument die Akte dann abgelegt wird 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch Tein XI Akten und Verkn pfungen Ic5 d veLop TeiL XI Akten und Verkn pfungen 4 L schen von Verkn pfungen Um eine Verkn pfung zu l schen suchen Sie zun chst nach dem Element das aus einer bestehenden Verkn pfung entfernt werden soll und lassen Sie es sich in der Strukturdarstellung anzeigen siehe hierzu Strukturdarstellung anzeigen
101. ennen Existiert dieser d3 Server so werden seine Archive ge ffnet Mit einem Kreuz markierte Archive rot sind noch nicht in der Auswahlliste der Archive des d3login vorhanden Durch Klick auf diese Archive lassen sie sich hinzuf gen In diesem Fall ndert sich ihr Symbol auf einen gr nen Haken Entsprechend lassen sich auch gr n markierte also bisher vorhandene Archive des d3login Managers abw hlen in dem man auf sie klickt Durch Klick auf die obere rechte Ecke rotes Kreuz Ill sst sich die Auswahl best tigen und das Dialogfeld wird verlassen e Logout Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz oder stellen Sie ihn anderen zur Verf gung sollten Sie sich im d 3 Archiv ausloggen um unbefugten den Zugriff zu verweigern z L SE ffnen Sie den Login Dialog Klicken Sie hierzu e mit der rechten Maustaste auf das rote d 3 Logo unten rechts neben der Uhr und e w hlen Sie im Kontextmen den Punkt Logout 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IV Programmstart 24 d veLop TeiL IV Programmstart Sie werden vom System abgemeldet Es erscheint wieder das silberne d 3 Logo in der TaskLeiste 0 um zu zeigen dass Sie aktuell nicht am d 3 Archiv angemeldet sind 3 Abwesenheit Wenn Sie f r einige Zeit nicht mit d 3 arbeiten beispielsweise weil Sie Ihren Urlaub antreten k nnen Sie d 3 ber Ihre Abwesenheit informieren Das d 3 System wird in diesem Fall Absender von Wiedervorlagen vor der Zustellung ber Ihre
102. er d 3 Login Fenster d 3 Login Archiv Archiv FU 28 Benutzer d3_user Palo 5 Sprache Deutsch Fahort ander Maan a Abbrechen W hlen Sie im Pulldownfeld Archiv das d 3 Archiv an dem Sie sich anmelden m chten Klicken Sie auf das Fragezeichen 2 um Details zum ausgew hlten Archiv angezeigt zu bekommen Information Information x Technische Parameter Jj Mame Archiv FU ArchivID F Host vmmfra Port 3400 d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit IV Programmstart el d veLop TeiL IV Programmstart Sollte das von Ihnen gesuchte Archiv nicht angezeigt werden so k nnen Sie ber die Archivauswahl suchen und ausw hlen siehe n chstes Kapitel LoginDaten Geben Sie f r die Anwender Identifikation Ihre vom d 3 Administrator vorgegebene LoginDaten ein Benutzer Passwort Hierdurch weisen Sie sich gegen ber dem d 3 Archiv als berechtigter Benutzer aus Falls gew nscht kann man mit d 3 in englischer Sprache gearbeitet werden Um in englischer Sprache zu arbeiten w hlen Sie im Pulldownfeld Sprache den Punkt Englisch Um von der englischsprachigen wieder zur deutschsprachigen Oberfl che zur ckzukehren w hlen Sie im Pulldownfeld Language den Punkt Deutsch Sie k nnen den Login Vorgang zwischenzeitlich auch abbrechen Klicken Sie hierzu auf das Feld Abbrechen M chten Sie Ihr bisheriges Login Passwort ndern schlie en Sie Ihr Login nicht ab indem Sie im Login Dialog auf OK klicke
103. er das Ergebnis informiert Sollten Sie die Option im Hintergrund ausf hren deaktiviert haben und w hrend des Statustransfers feststellen dass die Abarbeitung sehr lange dauert k nnen Sie auch nachtr glich das Verlauffenster ausblenden indem Sie im Fenster Transfer e auf den Button im Hintergrund ausf hren klicken 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII WorkfLow 14 d veLop Teik All Workflow Transfer von Bearbeitung a Transfer Bearbeitung gt Bearbeitung zu Pr fung Dokument D0013194 0 3 Bearbeiter Gruppe ndern Die f r die Bearbeitung eines Dokuments zust ndige Gruppe kann vom aktuellen Besitzer oder einem Mitglied der bearbeitenden Gruppe ge ndert werden Dies ist beispielsweise sinnvoll wenn zuvor nur der Besitzer f r die Bearbeitung des Dokuments zust ndig war und die Zust ndigkeit jetzt einer Gruppe obliegen soll W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Bearbeitung Weitere oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT B Geben Sie nun im Dialogfenster Dokumentstatus ndern Bearbeitu eine zust ndige Gruppe oder sich selbst als ausschlie lichen Bearbeiter im Pulldownfeld Bearbeiter Gruppe an ndern des Bearbeiters E Buchhaltung Ei UU Gesch ftsleitung Im oberen Teil des Auswahlfeldes werden alle Gruppen in denen Sie Mitglied sind angezeigt roter Rahmen Als erstes sind Sie als User aufgef hrt Dies f r den Fall dass Sie die Bearbeit
104. erkn pfungen lassen sich dann auch im d 3 explorer anzeigen Statt der alphabetischen Ordnung der Akten und Dokumente werden die Akten und Dokumente so dargestellt wie sie tats chlich miteinander verkn pft sind 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 40 d veLop Tei V Bedienung Darstellung bei h Suchen in T Kundenakte E gJ Jahresakte Auf Zuordnung zu Aktenplan L E Listen Marketingdokumente Personalakte z C hrifk sarl ah r Ki mrdar Die Dokumentarten Auftragsbest tigung Lieferschein und Rechnung sind ber den Aktenplan mit der Akte Auftragsakte verkn pft Diese wiederum ist Bestandteil der Jahresakte Auft die der Kundenakte untergeordnet ist Durch das Symbol H bzw lassen sich die Dokument bzw Aktenarten im Aktenplan ein bzw ausblenden Dokumente und Akten die nicht ber einen Aktenplan verkn pft wurden z B mit Hilfe des Sarchiv Indizierclients lassen sich nicht als Dokumentenstruktur anzeigen 3 5 Extras Optionen Benutzermeni Auf der Registerkarte Extras Optionen Benutzermen kann der Benutzer sich ein individuelles Benutzermen zusammenstellen was die f r ihn wichtigen Funktionen umfasst Extras Optionen j x Benutzermen Optionen Ansicht Yisualisierung Suchen Sonstiges Benutzermenu anzeigen durch Als Hinweis anzeigen Symbol in der Wwerkzeugleiste Klick auf Dokumentsymbol Mittlere Maustaste
105. erm glichen es die empfangenen Dokumente noch genauer zu klassifizieren Damit die Postk rbe richtig angesprochen werden muss von Ihrem d 3 Administrator der Parameter CONFIG_PATH_D3CLIENT in der d3addon in i Datei gesetzt werden Weitere Postk rbe im d 3 explorer Inhalt des Eingangskoarbs gt Empfangen amp Gesendet eo Wiedervorlage Be Workflow Be Far Dokumentat Anzahl ungelesen LI B Bestellung 2 E Lieferantenakte 1 ig Rechnung 1 Rechnung Eingang 1 Stueckliste 3 zeichnung 3 Di Gi ae u In diesem Beispiel hei en die Postk rbe Wiedervorlage Workflow und wobei die drei Fragezeichen f r undefinierte Postk rbe stehen PPP Undefinierte Filter sind immer gekennzeichnet W hlt man einen solchen undefinierten Postkorb erh lt man den ganzen Inhalt des Empfangkorbes Zum Konfigurieren der Postk rbe w hlen Sie den entsprechenden Postkorb aus und dr cken Sie 77 auf den kleinen schwarzen Pfeil hinter dem Postkorb der nach unten zeigt Konfiguration der Postk rbe Ungelesen Wiedervorlage Workflow 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit IX Posthorb 107 d veLop leiL IX Postkort In diesem Fall erhalten Sie ein Men das dreigeteilt ist Im oberen Teil sehen Sie schon Vorlagen f r Postk rbe die vom Benutzer definiert wurden hier noch nichts Im mittleren Teil sehen Sie fest definierte Vorlagen vom System Ungelesen Wiedervorlage und Workflow im unteren Teil k nnen Sie ber
106. eses Feld inaktiv In diesem Fall erhalten die Dokumente automatisch die Doku ID als Dateinamen Haben Sie unter Extras Abh ngige TIFF Dateien ffnen markiert so werden beim Export der Nutzdaten immer die abh ngigen TIFF Dateien exportiert Ist dieser Men punkt nicht markiert so wird immer das Originaldokument exportiert M chten Sie die Dokumente sp ter in einem anderen d 3 System wieder importieren ben tigen Sie zus tzlich zu den Dokumentdateien die zugeh rigen Attribute Diese k nnen ebenfalls von d 3 explorer exportiert werden 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil XIII Men s 157 d veLop Teik Alll Men s Markieren Sie hierzu die Checkbox Kenndaten exportieren und w hlen Sie das gew nschte Importverfahren Um JPL Dateien f r den Hostimport zu generieren w hlen Sie die Checkbox Host Import Um IPG Dateien f r den Batchimport zu generieren w hlen Sie die Checkbox Batch Import indem Sie auf klicken Untergeordnete Dokumente k nnen Sie zus tzlich exportieren W hlen Sie hierzu die Anzahl der ungeordneten Ebenen Es lassen sich bis zu 9 Ebenen exportieren A Der Export ber mehrere Ebenen kann je nach Aktenplan sehr lange dauern Mehr zu den automatischen Importverfahren erfahren Sie im Administratorhandbuch Batchverfahren in d 3 siehe auch Export der Kenndaten 1 11 2 Export der Kenndaten Die Kenndaten lassen sich als ASCH Datei speichern und anschlie end in anderen Anwendungen wie
107. essseesssecsssreessreessreesssresssreessseesseeesseeesseeesseesseeessreeesee 149 8 12 Explizites Archivieren essesssessessessessessessessessessreseesreseessessessessessessresresreseessessesessessessesseeseeseeseese 149 9 berschreiben von Dokumenten uueessessessessesneesnennennennnnnnennennennennnnnnnnnnnnnnnennennennnnsnennnnnennennnnnnen 150 10 Neue Version erstellen ee een 150 10 1 Neue Version erstellen osseeoseeeeseeeesseeseseessseessseessseesssreessseessseessseesssrtessseessseessseesssreessseessseesseeeesee 150 10 2 Aktuelle Version zur ckholen usseeesseeeessseesenssenennnsennnnnnensnnnnennnnnnennnnnnennnnnnennnnnnennnnnsensnnnnennnnnne 151 105 Altere Version Zu KO een ee 151 10 4 Frstellte Neue Version speichert u a 152 10 Neue Versioneiner Gruppezne 1 raceri ni 153 Teil XIII Men s 155 1 AA D gt gt VER Ne BEIGE ENERGIEN TAN E E AAN T 155 1 1 az Da Pe E R 155 1 2 O aee E A E A ERSTER 155 1 OPE DEI esse ee re rer 155 1 4 Neues Login eeeeseesessnessesnennnensnensnnnnensnnnnennnnnsnnnnnsnensnnssnnssnnsonssenssnssonssensnnssonssenssnssssssenssnssosssenssnnsn 156 1 5 Bear DEI UND ee 156 1 6 PrE Ge ee 156 1 7 Dokumente een een een euere reteene gerne rsersanen dessen een 156 1 8 IVO ne enge 157 1 9 POS OT Dee een 157 LIO Dokumente dru ken ee ee ee een 157 KUTE PO E E A EEE UREENECEEEVEENNEEEEREEREe 157 1 11 1 Export von Dokumenten unnsssessseesseensnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
108. etwork Services Lieferantennir 100228 Jahr H 2006 Bestellnummer 4500005201 Datum 24 03 2006 Euchungskreis 100 z ie wsh ooo UK Abbrechen bernehmen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung Se d veLop Tei V Bedienung Fine weitere M glichkeit die Mehrfachattribute anzuzeigen besteht darin ber das Kontextmen Dokument Eigenschaften Attribute die Attribute des Dokumentes aufzurufen Auch hier wird das Mehrfachattribut durch dargestellt Az 0515 Die Mehrfachattribute Positionsnr lassen sich durch einen Klick auf ffnen Es ffnet sich dasselbe Fenster mit der Tabellendarstellung der Attribute wie oben gezeigt 3 8 Treffermenge L schen oder behaLten Sie k nnen bestimmen ob sie die Treffer mehrerer Suchvorg nge in einer gemeinsamen Trefferliste sammeln m chten oder nicht Zu diesem Zweck kann das automatische L schen der Trefferliste vor jedem Suchvorgang deaktiviert oder aktiviert werden Um das automatische L schen der Trefferliste zu unterbinden e deaktivieren Sie den Men punkt Extras Treffermenge automatisch l schen d 3 view verwenden Abh ngige Dateien ffnen Einzeltreffer automatisch ffnen Eunktionsumfang TU Optionen Vor dem Men punkt darf daraufhin kein H kchen mehr zu sehen sein emea oni Alle Treffer der nun folgenden Suchvorg nge werden in einer gemeinsamen Trefferliste gesammelt Die Gr e der Trefferliste darf dabei auch die eingestellte
109. eweils nur berechtigte d 3 Anwender auf die Dokumente zugreifen e WorkfLowstatus Das Dokumentenmanagement System d 3 unterst tzt folgende Workflowstatus Symbol Beschreibung E Bearbeitung Im Status Bearbeitung werden Dokumente vom Besitzer oder einer Gruppe bearbeitet ver ndert oder auch gel scht Fertig gestellte Dokumente werden in den Status Pr fung weitergeleitet sind aber zun chst noch ungepr ft Pr fung Dokumente im Status Pr fung sind zun chst noch nicht gepr ft und m ssen von einem Pr fer der zust ndigen Gruppe gesichtet werden E E 00011471 Microsoft Word Dokument g Anschlie end wird bei diesen Dokumenten die Pr fung eingetragen wobei die Farbe der Doku ID von blau nach schwarz wechselt poo11471 Microsoft Word Dokument Bereits gepr fte Dokumente werden von einem d 3 Anwender der Rechtestufe 4 oder 5 ggf noch einmal gesichtet und freigegeben Freigabe Dokumente im Status Freigabe sind f r alle d 3 Anwender sichtbar die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage E 00011471 Microsoft Word Dokument Dokumente im Status Freigabe k nnen auf Speichermedien einer Jukebox ausgelagert werden Zudem k nnen Dokumente jederzeit beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers gesperrt werden Dabei wird in der Tabelle das Dokumentenblatt mit einem 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Teil XII Workfrow 128 d veLop Teik Al
110. fe p Objekte ausgew hlt Etive Svsteme d3 use Internet Archiv W hlen Sie nur solche Systeme aus bei denen Sie sich mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort wie auf dem urspr nglichen System anmelden k nnen Ist dies nicht der Fall so erhalten Sie Fehlermeldungen bei der Suche In einem aktiven System wo Sie keinen Zugriff darauf haben oder wo Benutzername oder Passwort anders sind erscheint eine Fehlermeldung x Internet Archiv Benutzername oder Passwort falsch angegeben Bitte berpr fen Sie Ihre Eingabe 0000007 Sie k nnen die Suche zwar mit fortsetzen es wird dann allerdings nur auf den Archiven gesucht an denen Sie korrekt angemeldet sind i Bei der Suche ber mehrere Archive ist zu ber cksichtigen dass nur Dokumente ge ffnet ai werden deren Dokumentart in beiden Archiven definiert ist d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 17e d veLop Tei XIV SpezieLLe Probleme und Fragen 3 Starten und Anme dung 3 1 Automatisches ffnen des d 3 expLorer nach dem Login Ist es m gLich den d 3 expLorer so einzusteLLen dass nach dem d 3 Login nicht automatisch der d 3 expLorer ge ffnet wird Nein Nach einer Anmeldung am d 3 Login wird automatisch der d 3 explorer ge ffnet 3 2 Heine Dokument und Aktenarten bei AnmeLdung im d 3 expLorer Nach der Anmeldung am d 3 Login sieht man im d 3 explorer keine Dokument und Aktenarten berpr fen Sie als welc
111. fnen der Kalenderfunktion durch Klick auf 4 und Auswahl des gew nschen Datums auf dem Kalenderblatt ausw hlen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 65 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Harz 2007 Do Fr 5a 1 2 3 9 10 15 a 17 22 2 23 24 293 3 3 Heute 16 03 2007 Das aktuelle Datum wird rot umkreist angezeigt Sie k nnen das gew nschte Datum mit der Maus ausw hlen 0 0 4 ZahLenfeLder Der dritte Attributtyp ist die Zahl Zahlen existieren in zwei verschiedenen Formaten Allgemeine Zahlen haben in der Originalkonfiguration bis zu f nf Nachkommastellen Geldbetr ge hingegen haben immer zwei Nachkommastellen In Zahlenfeldern k nnen Sie eine bestimmte Zahl oder eine von drei m glichen Bereichsangaben eintragen Hig Bedeutung Eingabeformat Beispiel von bis lt Zahl gt lt Zahl gt 50 100 ab lt Zahl gt 13 58963 bis lt Zahl gt 99 95 i Suchen nach negativen Zahlen erfolgt durch Voranstellen eines Backslash Bedeutung Eingabeformat Beispiel minus lt Zahl gt 99 95 Bereichssuche bei numerischen Werten ge ndert Bsp 10 gt Suche nach lt 10 vorher 10 gt Suche nach gt 0 und lt 10 3 Suche nach Schlagworten Anhand der W rtersuche k nnen Sie nach Dokumenten suchen in denen bestimmte W rter vorkommen i Stellen Sie zun chst sicher dass das Dokument nach dem Sie suchen beim Import i verschlagwortet wurde und
112. g gt ns Ei 7 0 47s Aktive Systeme 1 d3_user In der Titelzeile des Programmfensters sehen Sie mit welchem Anwendernamen Sie sich an welchem d 3 Archiv angemeldet haben In der Abbildung ist erkennbar dass sich der Anwender d3_user am Archiv FU angemeldet hat In der Statuszeile sehen Sie die Dauer der letzten Suchanfrage die Anzahl der aktiven Systeme 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 3 d veLop Tei V Bedienung sowie den Benutzernamen des angemeldeten Benutzers Um gleichzeitig auf mehreren d 3 Servern nach Dokumenten suchen zu k nnen muss der d 3 explorer zun chst eine Verbindung zu diesen d 3 Servern herstellen d 3 System aktivieren Um ein weiteres Serversystem zu aktivieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Aktive Systeme in der unteren Statusleiste und aktivieren Sie mit der linken Maustaste das gew nschte d 3 System i Voraussetzung ist dass Sie in jedem d 3 System das Sie aktivieren ber das Login verf gen dass B Sie urspr nglich verwendet haben Das hei t sowohl Benutzername und Passwort aller aktiven d 3 Systeme m ssen bereinstimmen Wenn Sie erneut mit der rechten Maustaste auf Aktive Systeme in der unteren Statusleiste klicken k nnen Sie berpr fen welche d 3 Systeme aktiv sind Alle aktiven Systeme sind mit einem H kchen gekennzeichnet d 3 System Sie k nnen ein aktives System nun wieder deaktivieren deaktiv
113. g Suchen Benutzermenu Sonstiges Attributtelder ke Dokument ID Besitzer Type Bearbeiter Gruppe Gr e Bemerkungen 1 Relevanz Bemerkungen 2 Ge ndert am Bemerkungen 3 Dokumentnummer Bemerkungen 4 Yarantennummer Symbole Status Info Icons Foastkorb vollst ndiger Name im Fostkarb Abbruch Die in der Trefferliste enthaltenen Spalten k nnen zum Teil ausgeblendet werden W hlen Sie zur Konfiguration den Men punkt Extras Optionen und ffnen Sie die Registerkarte Ansicht Markieren Sie f r die anzuzeigenden Attributfelder die entsprechenden Checkboxen und klicken Sie au DK Die markierten Attributfelder werden im Folgenden in der Trefferliste rechts neben der Dokument ID dargestellt Der Workflowstatus wird sofern Status markiert ist links neben der Dokument ID grafisch dargestellt Folgende Spalten k nnen ein bzw ausgeblendet werden heckbox Spalte DokumentID DokumentID des Dokuments Type zeigt den Typ der jeweiligen Dokumentdatei an Die Beschreibung der Dateitypen ist in der Registry von Windows hinterlegt und stimmt mit der Beschreibung im Windows Explorer berein an r ein Dokument wird in Prozentzahlen die Relevanz eines zutreffenden Suchbee geg Ge nderttam Eeigt an wann das Dokument zuletzt ge ndert wurde Dokumen
114. geben Gruppieren nach Zur benutzerdefinierten Ansicht gelangen Sie wenn Sie auf Zi im Popup Men klicken und dann 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 71 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Benutzerdefiniert Stuecklistennr Bezeichnung Datum Produktgruppe Benutzerdefiniert ausw hlen In diesem Fall ffnet sich ein neues Fenster in der Sie die Ansicht der ausgew hlten Dokumentart ver ndern k nnen Benutzerdefinierte Ansicht Ansicht anpassen Stueckliste der Treffermenge x Sortieren nach Dokument aufsteigend absteigend Gruppieren nach Produktgruppe r Felder anzeigen Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen Yerfugbare Felder Dokument Stuecklistennr Bezeichnung Datum Froduktgruppe lt Hinzufagen Entfernen gt Hach oben Hach unten Dazu k nnen Sie folgende Einstellungen festlegen Die Sortierung unter Sortieren nach hier Dokument als Bezeichner f r die Dokument ID Au erdem k nnen Sie festlegen ob aufsteigend oder absteigend sortiert wird e Die Gruppierung unter Gruppieren nach hier Produktgruppe Die Attributfelder welche Attributfelder sollen angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sollen diese in der Treffermengetabelle erscheinen Um dies zu verdeutlichen wurden folgende Ver nderungen vorgenommen 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 72 d veLop Tei VI Suche
115. he 74 Voraussetzungen 10 W Web Publishing anzeigen 164 Weitere Postk rbe definieren 107 Weiterleiten 140 141 Weiterleiten von Wiedervorlagen 103 Werk 89 Wertemenge 67 Wertvorgaben 60 159 Wiedervorlage 31 87 98 103 104 143 145 157 168 180 181 183 Absender 98 Eingangskorb pr fen 98 Element des Eingangskorbes quittieren 104 Elemente des Eingangskorbes weiterleiten 103 E mail versenden 98 Historie anzeigen 103 Information ber Abwesenheit 25 Versenden 104 Versenden an Gruppe 104 Wildcards 113 Workflow 128 Arbeiten ohne Workflow 140 Bearbeiter Gruppe ndern 142 Dokument freigeben 146 Dokument pr fen und freigeben 146 Dokument zur Pr fung weiterleiten 143 Eintrag der Pr fung verweigern 145 Explizite Archivierung 149 Freigegebenes Dokument sperren 147 Gesperrtes Dokument wieder freigeben 148 Neue Dokumentversion erstellen 150 Pr fer Gruppe ndern 144 Pr fung eintragen 145 Status eines Dokuments anzeigen 140 Status in Tabelle anzeigen 34 Weiterleiten 140 Workflowfunktionen 128 Workflowstatus 36 87 128 140 Workflowstatus anzeigen 89 Wortsuche 74 Z Zahlenfelder Zahlenfelder verwenden 66 ZIP Archiv 88 ZIP Archiv ffnen 88 Zugriffsrechte 14 133 pr fen 87 Zuletzt bearbeiteten Dokumente anzeigen 156 Zur ckholen Letzte Suchanfrage 68 Letzte Trefferliste 68 Zust ndiger 89 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Index 19 d veLop
116. her Benutzer Sie angemeldet sind Sind Sie als Benutzer d3_admin angemeldet so sehen Sie keine Dokumentarten da standardm ig keine Dokumentarten dem Benutzer zugeordnet sind Sind Sie als ein anderer Benutzer angemeldet so wenden Sie sich an Ihren d 3 Administrator 4 Suche 4 1 Optimale SucheinsfeLLungen Men punkt Extras Optionen Suchen max Anzahl Treffer Standardeinstellung 250 Empfohlene maximale Einstellung 1000 J Bei einer h heren Anzahl dauert eine Suchanfrage unter Umst nden sehr lange 4 2 ReihenfoLge der Feder f r die Dokumentarten im d 3 expLorer Wie ordne ich die ReihenfoLge der Fe der f r die Dokumentarten im d 3 expLorer an Die Reihenfolge der Felder die bei der Suche im d 3 explorer f r eine Dokumentart angezeigt werden richten sich nach der Reihenfolge die Ihr d 3 Administrator in der d 3 Administration festgelegt hat 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 173 d veLop TeiL XIV SpezieLLe ProbLeme und Fragen I Irefferanzeige 5 1 Ireffermenge automatisch L schen Bei der Suche nach Dokumenten im d 3 explorer bleiben die alten vorher gesuchten Dokumente stehen Um dieses Verhalten zu ndern rufen Sie den Men punkt Extras Treffermenge automatisch l schen auf Siehe auch Treffermenge l schen oder behalten 5 2 Anzeige in der Treffermenge ob sich ein Dokument in einem Workflow befindet Gibt es eine M guichkeit auf einen BLick in der Trefferme
117. hnabrechnung Lohnabrechnung LIOOO00031 5001 POHL KALE 2001 10 5002 BAERCHEN BERNI 2001 5003 CARELL RUDI 2000 10 Soda F ESTERS GABI 2000 10 Standardm ssig wir eine Treffermenge aufsteigend nach dem Attribut Dokument hier als Bezeichner f r die Dokumenten ID angezeigt Die Dokumente k nnen innerhalb der Tabelle nach beliebigen Spaltenwerten sortiert angezeigt werden Klicken Sie hierzu mit der Maus e einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf um nach dem zugeh rigen Spaltenwert absteigend zu sortieren bzw e ein zweites Mal um aufsteigend zu sortieren Treffermenge nach Attribut Name absteigend sortiert Treffermenge f r Dokumentart rl Dokument Fersaonalnummer Name Monat E oE a ru areena I AE SE N MAIER FHE Fuoooooos9 5003 FHE Fuoooooo33 5002 KOESTERS GABI CARELL RULI BAERCHEN BERMI z000 1 0 z000 10 z001 10 Die gew hlte Sortiervorgabe wird im Spaltenkopf mittels eines Dreiecks angezeigt Der nach unten zeigende Pfeil zeigt eine absteigende Sortierreihenfolge an Der nach oben gerichtete Pfeil steht f r aufsteigende Sortierung Die Reihenfolge der Spalten kann ver ndert werden Sie verschieben eine Spalte e indem Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf klicken und e die Maustaste gedr ckt halten w hrend Sie die Spalte an die gew nschte Position verschieben Treffermenge Attribut Dokument Name verschoben ep iA Personalnu
118. ie Fenster auch so anordnen dass man beide d 3 explorer nebeneinander sehen kann 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 174 d veLop TeiL XIV SpezieLLe ProbLeme und Fragen 5 5 Anzah der Treffer der zuLefzt bearbeiteten Dokumente WievieLe Treffer zeigt die Anzeige der zuletzt bearbeitenden Dokumente an Maximal 100 Dokumente Der Wert ist nicht ver nderbar b Attribute 6 1 Andern der Attribute von mehreren Dokumenten Wie kann ich die Attribute von mehreren Dokumenten ndern Um gleichzeitig die Attribute von mehreren Dokumenten zu ndern m ssen Sie das PlugIn Attribute ndern changeattt dxp installiert haben Sie erreichen das PlugIn ber das Kontextmen Das PlugIn kann nur auf mehrere Attribute und nicht auf ein einzelnes Dokument angewandt werden Mit Hilfe des PlugIns l sst sich auch die Dokumentart ndern e e Unterdr cken der VorschL ge bei der Eingabe der Attribute Hann man die Vorschl ge bei der Eingabe der Attribute unterdr cken Die Eingabehilfe k nnen Sie abschalten auf der Registerkarte Extras Optionen Sonstiges ab d 3 Version 5 5 1 Die Eingabehilfe k nnen Sie mit der Tabulatortaste verlassen ab d 3 Version 5 5 1 b 3 Attribute von Dokumenten k nnen nicht ge ndert werden Um Attribute von Dokumenten zu ndern m ssen Sie mindestens Rechtestufe 2 besitzen Es kann sich auch um Attributfelder handeln die nicht ge ndert werden d rfen In
119. ie Treffermenge automatisch strukturieren will Au erdem l sst sich die Standard Bearbeitungsgruppe f r die ausgew hlte Dokumentationsart einstellen Eingabehilfen verwenden Trefferanzeige automatisch strukturieren standard Bearbeitungsgruppe Buchhaltung Wenn Sie Eingabehilfe verwenden ausw hlen aktivieren Sie die allgemeinen Tipphilfen im System W hrend der Eingabe von aktuellen Werten z B in einer Suchmaske erscheint die Eingabehilfe welche die zuletzt eingegebenen W rter vorschl gt Diese Funktion k nnen Sie verfeinern indem Sie die minimale Anzahl der Zeichen erh hen ab der die Eingabehilfe aktiviert wird Vergleichen Sie hierzu den Punkt Attribute anzeigen und ndern Aktivieren Sie auf der Registerkarte Sonstiges die Checkbox Trefferanzeige automatisch strukturieren Eingabehilfe verwenden bei Eingabe son mindestens 1 zeichen andard bearbetungsgruppe Buchhaltung Nach einer ausgef hrten Suche wechseln sie auf die Strukturdarstellung durch Auswahl des Strukturdarstellung Button im Dokumentenartenbaumfenster Die Treffermenge wird in der Strukturdarstellung automatisch strukturiert angezeigt Beispielhaft ist dies hier f r die Dokumentart St ckliste gezeigt Strukturdarstellung der Trefferm enge Strukturd arstellurig Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Gruppieren nach EL Mes Dokument Stuecklistennt Bezeichnung Datum Produktgruppe ee a ern nn Hem 05 03 2
120. ie an einem d 3 Archiv angemeldet sind k nnen Sie die Anwendung d 3 explorer ffnen Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das d 3 Logo unten rechts neben der Uhr und w hlen Sie im Kontextmen den Punkt d xplorer oder klicken Sie doppelt auf das graue d 3 Logo Q 15 50 oder w hlen Sie in der Startleiste von Windows den Punkt Suchen ber Start Suchen Dateien und Ordner und geben Sie als Suchbegriff d3 explorer ein d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL IV Programmstart 27 d veLop TeiL IV Programmstart Eingabe Suchbefehl im Windows Such Assistent 5 Suchergebnisse lel xl Gesamter oder Teil des Dateinamens d 3 explorer Als Suchergebnis erscheint die d 3 explorer exe im Ergebnisfeld Durch einen Doppelklick auf ffnet sich der d 3 explorer 6 AbLage pr fen Sofern Sie mit d 3 auch manuell Dokumente importieren siehe hierzu Handbuch zu d 3 Archivierung werden diese zun chst in einer lokalen Ablage gespeichert bevor Sie diese mit Attributen indizieren und in d 3 importieren Treten bei der Verfahrenskette unvorhergesehene Ereignisse auf z B ein Systemabsturz k nnen die zum Import vorgesehenen Dokumente beim n chsten Aufruf des d 3 explorers erneut an d 3 bertragen werden Hierzu erhalten Sie ein Dialogfenster in dem Sie Ihre pers nliche Ablage pr fen k nnen d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL IV Programmstart 28 d veLop TeiL IV Programmstart Ablage
121. ie in der unteren Iconleiste auf Drag amp Drop Alternativ lassen sich ein oder mehrere markierte Dokumente per Drag amp Drop auf Favoriten ziehen und so als Favoriten abspeichern Ic Favoriten anzeigen M chten Sie sich Ihre Favoriten anzeigen lassen To Favoriten e klicken Sie auf das Icon Favoriten in der oberen Men leiste oder e w hlen Sie den Men punkt Datei Favoriten Datei Favoriten y ffnen Speichern Neues Login E Bearbeitung 3 Pr fung ES Dokumente E Postkorb S Dokumente drucken Mi Export Schlie en Es erscheint Ihre pers nliche Favoritenliste in der Trefferliste 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 81 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten Favoritenliste Favoriten Lieferschein Eingang Marketingdokumente Rechnung Eingang zeichnung Ihre Favoriten werden nach Dokumentarten sortiert aufgelistet 12 3 Favoriten L schen M chten Sie ein oder mehrere Dokumente aus Ihrer Favoritenliste entfernen markieren Sie diese in der Tabelle e ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken auf den Punkt Entfernen Entf Es erscheint die Meldung Best tigung 7 Markierte s Dokument e aus den Favoriten enfernen A Achtung Bitte beachten Sie hierbei dass Sie nicht den Men punkt w hlen da Sie ansonsten das Dokument unwiderruflich aus Ihrem d 3 System eliminiere
122. iehe hierzu Wiedervorlage Dokument zur Wiedervorlage definieren 0 5 Pr fer Gruppe ndern Die f r die Pr fung eines Dokuments zust ndige Gruppe kann von einem Mitglied der aktuellen Pr fer Gruppe ge ndert werden Dies ist beispielsweise sinnvoll wenn das Dokument vom Bearbeiter zu einer falschen Pr fer Gruppe weitergeleitet wurde W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Pr fung oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT P Geben Sie nun im Dialogfenster Dokumenttransfer Pr fung die zust ndige Pr fer Gruppe im Pulldownfeld Bearbeiter Gruppe an Dokumenstatus ndern Pr fung Klicken Sie anschlie end e auf BETEN um den Transfer abzuschlie en oder 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfiow 144 d veLop TeiL All WorkfLou o e Pr fung q Als Pr fer siehe hierzu Workflow Benutzer Profil sollten Sie vom Ersteller oder Bearbeiter on eine Mitteilung erhalten sobald Ihnen ein Dokument zur Pr fung vorliegt In diesem Fall obliegt Ihnen die Aufgabe das jeweilige Dokument zu pr fen und anschlie end die Pr fung einzutragen oder zu verweigern Sie k nnen das Dokument ffnen und begutachten siehe hierzu ffnen von Dokumenten M chten Sie nun die Pr fung f r das Dokument eintragen w hlen Sie im Kontextmen e den Untermen punkt Gepr ft oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT C Dokumenstatus ndern Gepr pft Strg Alt c Freig
123. ieren indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen markierten Eintrag klicken Die Dauer der letzten Suchanfrage wird unten links in der Statuszeile angezeigt Wurde nach dem Programmstart noch keine Suche gestartet wird der Wert 0 0s angezeigt Im linken Bereich des Programmfensters sehen Sie die Suchdarstellung Suchdarstellung Suchen Suchen in Suchvorlagen Im Verlauf Fenster werden die letzten ausgef hrten Suchen dargestellt Nach erfolgtem Login sind selbstverst ndlich noch keine Suchen abgespeichert Das Fenster darunter hat die Bezeichnung Aktionen Es enth lt den Dokumentartbaum Zu Beginn sieht man die zwei Symbole Akten und Dokumente ggf eine Auswahl an Gruppen oder die Dokumentstrukturdarstellung siehe hierzu Einstellungen Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf eines der Symbole werden die sich logisch darunter befindlichen Elemente angezeigt 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung Je d veLop Tei V Bedienung Suchen in Auftragsakte Suchen in IE Akte Bestellakte Jahresakte Auft Jahresakte Best Jahresakte Personal F undenakte Lieferantenakte Lohnabrechnungsakte Fersonalakte Dokumente GGGGGaaag Klicken Sie doppelt auf eine Akten oder Dokumentart erhalten Sie die dazugeh rige Suchmaske im oberen mittleren Teil des Programmfensters Suchmaske Auftragsakte Suche definieren f r Dokumentart Auftragsakte Enthaltener Text Suchaufgaben m Status So
124. igen zu lassen H klicken Sie auf das Icon Dokumente Pokumente oder rufen Sie das Men Datei und den Unterpunkt Dokumente auf 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein XIII Men s 156 d veLop Teik Alll Men s 1 8 Favoriten Siehe Kapitel Suche nach Dokumenten gt Favoriten 1 3 Postkorb Siehe Kapitel Postkorb gt Postkorb pr fen und bearbeiten 1 10 Dokumente drucken Um ein Dokument oder mehrere auszudrucken w hlen Sie den Men punkt Datei Dokumente drucken 1 11 Export 1 11 1 Export von Dokumenten Dokumente aus einem d 3 System lassen sich ber den d 3 explorer einfach und schnell exportieren Dabei k nnen Sie w hlen ob Sie die Dokumentdateien autark oder f r den sp teren Import in ein zweites d 3 System exportieren m chten Markieren Sie ein oder mehrere Dokument in der Tabelle und w hlen Sie den Men punkt Datei Export Nutzdaten Nutzdaten exportieren Ausgabeyerzeichnis d 2_exportverzeichnis Durchsuchen Dateiname exportdokument Durchsuchen Untergeordnete Dokumente bie zur Ebene a EHRDOTHETEN Abbrechen Im Feld Ausgabeverzeichnis k nnen Sie das Zielverzeichnis angeben in das die Dateien exportiert werden sollen Falls dieses noch nicht existiert wird es vom d 3 explorer automatisch erstellt Sofern Sie nur eine Datei markiert haben k nnen Sie zudem im Feld Dateiname den Namen unter dem das Dokument exportiert werden soll eingeben Bei Auswahl mehrerer Dokumente ist di
125. il XII Workfiow 137 d veLop 4 6 Rechtestufe 5 Anwender der Rechtestufe 5 haben die gleichen Rechte wie Anwender der Rechtestufe 3 und 4 zusammen nderungen zur Rechtestufe 4 sind fett gedruckt l nur mit Zugriffsrechten auf die jeweilige Dokumentart 2 mit explizitem Archivzugriff 3 nur als Besitzer des Dokuments oder Angeh riger der bearbeitenden Gruppe 4 nur als Besitzer des Dokuments 5 nur als Besitzer des Dokuments oder zust ndiger Pr fer 6 nur als zust ndiger Pr fer 5 Benutzerprofil Ihrem Benutzerprofil k nnen Sie entnehmen welche Rechte Ihnen zugeteilt wurden Sie k nnen sich Ihr Benutzerprofil anzeigen lassen indem Sie den Men punkt Ansicht Benutzerprofil w hlen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII WorkfLow 138 d veLop Teik All Workflow Benutzerprofil Name d3_user werk Gescher Abteilung Buchhaltung Be rbeiter Gruppen Rechtestufe 5 Archiwzugritt y Sktenanlage Frufer Grupper Archiv Buchhaltung EDY Buchhaltung ED In der Ansicht erhalten Sie folgende Informationen Feld Name Werk Abteilung Rechtestufe Archivzugriff Aktenanlage Bearbeiter Gruppen Pr fer Gruppen Optionsfelder Zugriffsrechte d 3 expLorer Anwenderhandbuch Bedeutung Ihr d 3 Benutzername mit dem Sie sich eingeloggt haben Das Werk in dem Sie arbeiten optionales Feld Die Abteilung in der Sie arbeiten optionales Feld Die Rechte
126. importieren 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VII Import von Dokumenten 85 d veLop o Teil VII Dffnen von Dokumenten d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL VIII Offnen von Dokumenten Nutzdatei anzeigen Zugriffsrechte pr fen Um ein Dokument ffnen zu k nnen ben tigen Sie die hierf r erforderlichen Rechte Diese sind abh ngig von e Ihrer Rechtestufe e den Gruppen denen Sie angeh ren siehe hierzu den Abschnitt Workflow Benutzer Profil e dem Workflowstatus des Dokuments und e dem Wert zu Bearbeiter Gruppe siehe hierzu den Abschnitt Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern Visualisierung der Ob die rechtlichen Voraussetzungen zum Betrachten eines Dokuments erf llt sind sehen Sie an Berechtigung der Textfarbe mit der die Attribute zu einem Dokument in der entsprechenden Zeile dargestellt werden Dokumentenanzeige mit N BE UU d xplorer hw Archiv FU Dokumenten die nicht dx L Fu dargestellt werden k nnen Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe e 3 2 4 amp Zur ck Vor Aktualisieren Bearbeitung Dokumente Favoriten Fostkorb da die erforderliche Berechtigung fehlt Fo Empfangene Dokumente der Dokumentart Rechnung Eingang Gruppieren nach gn Z Empfangen amp Gesendet a Wiedervorlage a orkflans m Ir Dokument Yon Ber Erhalten 1 11 478 Aktive systeme 1 hw 2O0bjektfe 1 Objekte ausgew hlt Eine Textz
127. ional angegeben werden kontrollen I Erinnem am 22 05 2007 Erledigen bis 22 05 2007 ni M chten Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt nochmals an die von Ihnen zur Wiedervorlage definierten Dokumente erinnert werden markieren Sie die Checkbox M Einrem am und geben Sie im zugeh rigen Feld ein Datum an Soll der Empf nger die mit den zur Wiedervorlage definierten Dokumenten verbundene Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen k nnen Sie diesen Zeitpunkt festlegen Markieren Sie hierzu die Checkbox M tedigen bis und geben Sie im zugeh rigen Feld ein Datum ein Klicken Sie auf 504 um f r die Auswahl an Dokumenten die Wiedervorlage zu aktivieren i Es wird gepr ft ob der Empf nger einer Wiedervorlage Zugriffsrechte auf das Dokument hat lt e Falls nein erh lt der Absender eine Fehlermeldung und die Wiedervorlage wird nicht aktiviert Au erdem wird gepr ft ob der Empf nger ein g ltiger d 3 Benutzer ist oder einer g ltigen d 3 Gruppe angeh rt M chten Sie nachsehen welche Dokumente Sie wann und an wen gesendet haben klicken Sie auf das Icon oder w hlen Sie den Men punkt Datei Postkorb Klicken Sie anschlie end auf Postkorb Gesendet Inhalt des Ausgangskorb gt Empfangen F Wiedervorlage pa Workflow pn Wiedervorlage Dokumentat Anzahl Sie erhalten zun chst eine bersicht aller Dokumentarten aus denen Sie Dokumente zur Wiedervorlage definiert haben Klic
128. isieren der Attribute ein Nein Nein Nein Nen p Buchen on fen hen ft FI erkn pfungen erstellen ein tatustransfer nach Pr fung ein En SE A E ein Nein Nein Nein Nein l nur mit Zugriffsrechten auf die jeweilige Dokumentart 2 mit explizitem Archivzugriff 3 nur als Besitzer des Dokuments oder Angeh riger der bearbeitenden Gruppe 4 nur als Besitzer des Dokuments 5 nur als Besitzer des Dokuments oder zust ndiger Pr fer 6 nur als zust ndiger Pr fer tatustransfer nach Freigabe reigeben explizites Archivieren Z 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII WorkfLow 134 d veLop Teil All Workflow 4 3 Rechtestufe Anwender der Rechtestufe 2 haben die gleichen Rechte wie Anwender der Rechtestufe 1 und k nnen zus tzlich Dokumente manuell importieren bearbeiten ver ndern l schen oder in die Pr fung weiterleiten sowie eigene Dokumente im Status Bearbeitung oder Pr fung betrachten nderungen zur Rechtestufe 1 sind fett gedruckt Manueller Import m p GE GE ZEN DEE Bearbeitendes Dokuments p L schen Aktualisieren der Atribute _ je po p po Ken f Statustransfer nach Pr fung tatustransfer nach Freigabe explizites Archivieren a l nur mit Zugriffsrechten auf die jeweilige Dokumentart 2 mit explizitem Archivzugriff 3 nur als Besitzer des Dokuments oder Angeh riger der bearbeitenden Gruppe 4 nur als Besitzer des Dokuments 5 nur als Besitzer des Dokuments oder
129. iste klicken reffermenge f r Dokumentart Lieferschein f Gruppieren nach FE Funoaooan 1 Em rdnerliste C Akten I Dokumente UI Auftragsbest tigung Dann w hlen Sie im Dokumentartenbaum die entsprechende Dokumentart aus Unterhalb der Dokumentart erscheinen alle Attributfelder bei denen Wertemengen hinterlegt sind hier Dokumentart Liefersschein Buchungskreis Wenn Sie ein solches Attributfeld ffnen so erhalten Sie die Wertemenge mit den m glichen Werten Klicken Sie doppelt auf einen Wert so werden Ihnen alle Treffer dieser Dokumentart aufgelistet in denen dieser Wert im ausgew hlten Repositoryfeld enthalten ist 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VI Suche nach Dokumenten d veLop b TeiL VI Suche nach Dokumenten 5 Zur ckhoLen von Suchanfragen und Irefferiste Im Verlauf Fenster werden die letzten Suchanfragen angezeigt So l sst sich mit einem Klick eine fr here Suchanfrage erneut aufrufen Verlauf Suchanfragen Suchen erlauf w Lohnabrechnungsakte w Jahresakte Personal T Bestellakte T Jahresakte Best Lieferantenakte Fersonalakte Der Verlauf in diesem Fenster wird allerdings beim Schlie en des d 3 explorers gel scht Vorangegangene Suchen k nnen aber auch im Fenster Suchen Aktionen dargestellt werden Es werden die Suchanfragen nach Tagen aufgelistet Verlauf Suchvorlagen Suchen in H Akten 1 Suchvorlagen Fi Yerlauf I 2007 03 07 10
130. istorie anzeigen PRRSFSREEREBEUERENEE NEE AENERLUEN LER EEG BENLEERILHEREENLHELERELEREUEIURENEUEUSLENLUERIEENESEHEELUEUEHIELEEAUHEEER 95 3 5 VISION DAN ee oi aiii ieii 96 Teil IX Postkorb 98 1 Ei u een ee 98 2 Postkorb pr fen und Bestbeiten een 98 3 Weiterleiten von Wiedervorlagen u nnii i anaia eii 103 4 Empfangene Wiedervorlage l schen u u ununnen ee nennen 104 3 Dokument zur Wiedervorlase definieren u 104 6 Weitere Postkorbedeinern a ia eia EE 107 Teil X Postkorb mit Mailbox dxp 111 d 3 expLorer Anwenderhandbuch l Allgemeines zum Mailbox dxp sssesssssssessessessssressessesessrssreseeseesessrssrssresessessrssresesseseessesseseessessesees 111 2 Postkorb Tinker ee 111 2 1 Navigation Schublade f r Postkorb une 112 2 1 1 Empfangen ee erereeeeee 112 22 ei een 112 21 SU HOLE ee E ee ee 113 21 AD ee ee rer er ER 117 2 2 GEUDPERKOTDE a E 118 2 3 Posikorbe ander Dna a a ee 119 2A Senden An Postkorp Dido nee O 119 3 Abschalten des Mailbox dsp un een 120 Teil XI Akten und Verkn pfungen 122 1 BO DDE ea E E E NA 122 2 S mrukturd rstelline nz geI u een 122 3 Erstellen von Verkn pfungen susanne eu 123 4 L schen von Verknuplungen unse euere 126 Teil XII Workflow 128 l FOA P E ee ee 128 2 AN ORON IS s E er EEE 128 3 Lebenslauf eines Dokuments mus een 129 Jel Bok nientstatis Bear Bein een 130 3 2 Dokiman aas PrO NE ee en E 130 3 2 1 Dokumentstatus Pr fung ungepr ft sssisisiicicisoinctiisnidtatiidtanainatina ninin etiai
131. ken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf die entsprechende Dokumentart um eine Liste der entsprechenden Dokumente zu erhalten Sie haben ber die Dokumenteigenschaften auch die M glichkeit ein Dokument nachtr glich umzuleiten sofern Sie selbst Absender sind ffnen Sie hierzu zun chst den Wiedervorlage Verlauf indem Sie in der Tabelle ein Dokument markieren und im Kontextmen den Punkt Eigenschaften w hlen oder die Tasten ALT ENTER dr cken W hlen Sie im Fenster Eigenschaften die Registerkarte Postkorbverlauf 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tei IX Posthorb 106 d veLop leiL IX Postkorb Dokument umleiten fjpokument Eigenschaften an Allgemein Attribute Klassen Versionen Historie Notizen f Fostkorbwerlauf Erhalten Betreff Gesendet Erle Erledigt am d3 user 25 04 2007 OKI 25 04 2007 10 12 47 UK Abbrechen bernehmen Um das Dokument nun umzuleiten w hlen Sie im Feld Dokument umleiten an r y den oder die neuen Empf nger aus indem Sie die Liste ffnen und auf die gew nschte Gruppe oder den gew nschten d 3 Anwender siehe oben doppelt klicken Best tigen Sie anschlie end die Umleitung durch Anklicken von ak b Weitere Posth rbe definieren Seit der Version 5 5 des d 3 explorers stehen Ihnen drei weitere Postk rbe zur Verf gung Deren l Inhalt k nnen Sie frei definieren Diese Postk rbe stellen eine Detailansicht Filter der empfangenen Dokumente dar und
132. kflow Mehr zum Fenster Eigenschaften erfahren Sie im Kapitel ffnen von Dokumenten Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern d Weiterleiten 8 1 Weiterleiten Der Statustransfer eines Dokuments ist aus einer beliebigen Tabellenansicht ber das Kontextmen m glich W hlen Sie hierzu im Kontextmen zum jeweiligen Dokument den Punkt Dokumentstatus ndern und den gew nschten Untermen punkt Das Untermen wird im Folgenden detailliert erl utert siehe auch e Hintergrundjobs e Bearbeiter Gruppe ndern e Erster Pr fschritt e Pr fer Gruppe ndern e Pr fung e Freigeben e Pr fen und Freigeben e Sperren freigegebener Dokumente e Freigeben gesperrter Dokumente e Archivierte Dokumente e Fxplizites Archivieren B e Hintergrundjods M chten Sie Statustransfers im Hintergrund abarbeiten lassen aktivieren Sie e den Men punkt im Hintergrund ausf hren Statustransfer im Hintergrund ausf hren Bearbeitung Pr fung Archiv Strg Alt Freigabe gesperrt Stirg Alt 5 im Hintergrund ausf hren i Der Statustransfer im Hintergrund bewirkt dass das Verlauffenster solange angezeigt wird wie aa die Anfrage zum Server dauert Es wird dann nicht gewartet bis der Statustransfer komplett durchgef hrt ist Dieser Job wird asynchron im Hintergrund ausgef hrt Deaktivieren Sie die Option so wird das Verlauffenster solange angezeigt bis der Statustransfer abgeschlossen ist Unmittelbar danach werden Sie b
133. kte Personal Kundenakte Lieferantenakte Lohnabrechnungsakte Fersonalakte Dokumente GGGgggggag 2 Schritt Bei aktivierter Sucheinschr nkung wird nur nach Dokumenten gesucht die in einem definierten Sucheinschr nkung Zeitbereich in d 3 importiert wurden In diesem Fall sehen Sie in der oberen Statuszeile berpr fen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teir VI Suche nach Dokumenten 60 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten bersichtsfenster mit Kalenderblatt Suchmaske 3 Schritt Angabe von Attributen Ersatzzeichen f r Text Ersatzzeichen f r Datum Ersatzzeichen f r Numerisch Besitzer 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Ireffermenge f r Dokumentenart ein Kalenderblatt i Bewegen Sie Ihren Mauszeiger auf dieses Blatt um den Datumsbereich in einem Ubersichtsfenster angezeigt zu bekommen Treffermenge f r Dokumentart Bestellung Gruppieren nach al FU00000121 Wie Sie die Sucheinschr nkung aktivieren bzw deaktivieren k nnen erfahren Sie im Kapitel Angabe der Wertvorgaben Import Zeitraum Nach der Auswahl einer Akten oder Dokumentart erscheint im rechten Teil des Programmfensters eine Maske mit allen zur ausgew hlten Akten oder Dokumentart geh rigen Attributen ber die Sie suchen lassen k nnen Dokumentenattribute die zwar in den System Attributen angezeigt werden z B Dokumententyp in der Suchmaske aber nicht aufgelistet sind stehen Ihnen f r die Suche nicht zur Verf gung
134. kte meistens auf keine Dokumentdatei verweist sondern nur Verkn pfungen zu den Kenndaten unterschiedlicher Dokumente enth lt Somit k nnen Sie beispielsweise eine Rechnung zusammen mit der Bestellung der Auftragsbest tigung und weiteren Dokumenten in einer Bestellakte und gleichzeitig auch in einer Kunden bzw Lieferantenakte ablegen Die Akte wird dabei ebenso anhand von Attributen klassifiziert wie ein Dokument 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei Il ErL uterungen zum Archiv 13 d veLop TeiL Il ErL uferungen zum Archiv 3 Struktur des eLekfronischen Archivs Im Prinzip ist das d 3 Archiv hnlich aufgebaut wie ein typischer Aktenschrank Auch dort lassen sich Dokumente in Schubladen nach Dokumentarten oder Akten klassifizieren und wieder finden Im Aktenschrank k nnen Dokumente jedoch nur anhand eines Merkmals n mlich des Aufbewahrungsortes wieder gefunden werden Im d 3 Archiv ist das v llig anders Dokumentarten erhalten eine Reihe frei definierbarer Merkmale bzw Attribute mit deren Hilfe nach den zugeh rigen Dokumenten gesucht werden kann Ein Teil dieser Attribute definiert den im elektronischen Archiv nur noch scheinbar vorhandenen Aufbewahrungsort der durch Gruppe und Dokumentart bestimmt wird Das Sichern vor unbefugtem Zugriff ist im elektronischen d 3 Archiv auf hnliche Weise sichergestellt wie in einem Aktenschrank Gegen berstellung von Aktenschrank und d 3 Akte AhtenpL n Nutzdaten explorer Att
135. ktivieren e dr cken Sie gleichzeitig die Tasten STRG ALT D In der Titelzeile des Programmfensters erscheint nun zus tzlich der Hinweis dass Sie den Debug Modus aktiviert haben Debug Modus des d 3 Debug a d d xplorer d3_user Archiv FU Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe Um den Debug Modus wieder auszuschalten dr cken Sie erneut die Tasten STRG ALT D 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein XIII Men s 170 d veLop o Teik XIV opezieLLe ProbLeme und Fragen d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Tei XIV SpezieLLe Probleme und Fragen Absturz 1 1 Absturz beim Start aufgrund eines PLugins Was passiert wenn der d 3 explorer beim Start aufgrund eines PLuglns h ngen bLeibt bzw abst rzt In diesem Fall wird der Benutzer beim n chsten Start dar ber informiert dass das betreffende Modul deaktiviert wurde Um das Modul wieder zu aktivieren rufen Sie die Hilfe Modul bersicht auf siehe unter dem Kapitel Hilfe e Aktive systeme 0 1 Arbeiten ich mit mehreren aktiven Systemen Wie arbeite ich mit mehreren aktiven Systemen im d 3 expLorer Sie haben die M glichkeit im d 3 explorer mehrere d 3 Archive f r die Recherche auszuw hlen Dazu finden Sie in der Statusleiste den Punkt Aktive Systeme sowie die Anzahl der aktiven Systeme Um ein Archiv hinzuzuf gen klicken Sie auf den Eintrag Aktive Systeme Im sich ffnenden Fenster k nnen Sie weitere Aktive Systeme festlegen 8 Objekt
136. l Workflow Symbol Beschreibung Einbahnstra ensymbol versehen Gesperrte Dokumente k nnen jederzeit auch wieder freigegeben werden Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von einem d 3 Anwender in den Status Archiv weitergeleitet g Archiv Dokumente im Status Archiv lassen sich weder inhaltlich noch im Status ndern Es k nnen mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren Dokumente in diesem Status k nnen auf Speichermedien einer Jukebox ausgelagert werden 3 Lebenslauf eines Dokuments Dokumentstatusverlauf pripen gepr ft Q QO U y U ersteLLen freigeben bearbeiten archivieren d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit XII WorkfLow 129 d veLop Teik All Workflow 3 1 Dokumentstalus Bearbeitung re FU00000215 _ Textdokument Lieferschein Strg Alt A im Hintergrund ausf hren 3 2 Dokumentstatus Pr fung Im Dokumentstatus Pr fung wird unterschieden zwischen e Pr fung gepr ft e Pr fung ungepr ft 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei XII Workfrow 130 d veLop Teik All Workflow 3 c Dokumentstatus Pr fung ungepr ft Dokumentstatus Pr fung ungepr ft E E FU00000215 Textdokument Lieferschein fa T SE Gepr ft Strg Alt C Freigabe Strg Alt F Archiv Strg Alt A Io Io kK Freigabe gesperrt Strg Alt S im Hintergrund ausf hren Nein 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil
137. leichzeitig im Status Bearbeitung mit der Standardreihenfolge so wird bei Doppelklick das Dokument im Status Freigabe ge ffnet Um das Dokument im Status Bearbeitung zu ffnen k nnen Sie das Kontextmen benutzen ffnen aus der Bearbeitung Siehe auch Extras Optionen Visualisierung 10 3 EinzeLne Buchstaben werden nicht korrekt dargesteLut Speziell im Multi Language Umfeld ist zu beachten welche Schriftart f r die Darstellung der Trefferliste und Attribute ausgew hlt wird Extras Optionen Sonstiges Das Problem liegt darin dass nicht alle Schriftarten alle Zeichens tze darstellen k nnen Mit der Schriftart MS Sans Serif k nnen z B keine russischen oder chinesichen Zeichens tze dargestellt werden Deshalb werden diese Zeichens tze mit einer anderen Schriftart gezeichnet Im internationalen Gebrauch ist darauf zu achten dass man eine passende Schriftart ausw hlt wie z B Arial oder Arial Unicode MS II WiedervorL ge 11 1 ProbLeme beim Quittieren von WiedervorLagen die sich im Leitweg befinden ProbLeme beim Quittieren von WiedervorLagen bei Dokumenten die sich im Leitweg befinden Beim Quittieren erh lt man die Meldung dass sich Dokumente noch im Leitweg befinden Wenn der Leitweg noch aktiv ist und das Dokument durch eine Benachrichtigung in die Wiedervorlage gelangt ist so befindet sich im Kontextmen des d 3 explorers des Dokuments der Punkt Workflow In diesem Fall kann man ber den Punkt
138. lie end Ihre Abwesenheit indem Sie auf klicken Beim n chsten Login werden Sie gefragt ob Sie in d 3 nun wieder als anwesend gef hrt werden m chten Abwesenheit deaktivieren st Information 1 Sie werden von d 3 als Abwesend gef hrt M chten Sie dieses nun aufheben Antworten Sie hierbei mit Antworten Sie hingegen mit 4 0 5 Programmversion Um sich bei Bedarf eine bersicht ber die Versionsst nde aller d 3 Programmdateien auf Ihrem Client PC zu verschaffen e klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das rote d 3 Logo unten rechts neben der Uhr und e w hlen Sie im Kontextmen den Punkt d xplorer Archivierung Abwesend Login 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein IV Programmstart 20 d veLop TeiL IV Programmstart Infodialog Im Infodialog von d3login wird zus tzlich der Installationspfad des d 3 explorers mit angezeigt EYE Host rmfra ID Fu changeatt deu d 3 Client c 2000 2007 by d velop AG Yeron 6 2 0 0 Flad C Frogrammehd velop dachent Installation Fort verziom 6 2 0 0 10 0 104 135 40 06 02 00 00 2 0 0 7 changeatt dsp 6 2 0 0 20 0 F changeatt eng 6 2 0 0 20 0 7 DSATTR DLL 6 0 1 0 D3BARC OLL 6 2 0 0 1 3 0 0 dsemlview eng 6 2 0 0 1 0 0 1 dsemlview exe 6 2 0 0 1 0 0 1 dafe dll 6 2 0 0 3 0 6 59 Installation aktualisieren Logging 5 Programmaufruf Sofern S
139. lter auch wieder einblenden Klickt man direkt auf einen Autofilter Ordner hier z B Lieferantenname so wird der Kontext Men punkt Autofilter ausblenden angezeigt ber diesen Men punkt wird der entsprechende Repositoryname in der Auswahlliste des Dialogs OR ausgew hlt Mit kann man die Auswahl best tigen 0 3 expuorer Anwenderha ndbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp 117 d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp Autofilter ein ausblenden W Autofilter ein ausblenden gt t Suchen nach alle ausblenden yf alle einblenden O Auftragsnummer CI Lieferscheinnt Name CI Ort O PLZ OI Fositionsnr Rechnunganummer COI Stra e OI Yersandversicherung UK Abbrechen Es besteht die M glichkeit ber die Buttons ale ausblenden oder M alle einblenden alle Repositoryfelder an bzw abzuw hlen i Die Autofilter beziehen sich nur auf den Posteingang ce Oruppenk rhe Unter diesem Ordner werden alle Dokumente des Posteingangs angezeigt die an eine Gruppe gesendet wurden in denen der angemeldete Benutzer Mitglied ist Fin Klick auf einen Gruppennamen zeigt alle empfangenen Dokumente der entsprechenden Gruppe an Gruppenk rbe Postkorb Postkorb Margret Macher UI Autofilter Empfangen 4 Gesendet LI Gruppenkarbe 5 Buchhaltung 1 dh Einkauf 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit X Posthorb mit MaiLbox dxp 118 d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp
140. m Postkorb Plugin an so werden diese nicht angezeigt wenn man wieder den alten Postkorb benutzt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein X Posthorb mit MaiLbox dxp lel d veLop 1 Teil Al Akten und Verknupfungen 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL XI Akten und Verkn pfungen Beschreibung Bei der Strukturdarstellung handelt es sich um die Visualisierung hierarchischer Verkn pfungen Im d 3 Archiv lassen sich Akten mit Dokumenten aber auch Akten oder Dokumente untereinander verkn pfen Die urspr ngliche Zuordnung zu einer Akten oder Dokumentart geht dabei nicht verloren Unterschied Akten unterscheiden sich nur geringf gig von Dokumenten Sie dienen im d 3 Archiv zur Akten Verkn pfung von Dokumenten und besitzen wie Dokumente Attribute Im Gegensatz zu Dokumente Dokumenten ben tigen sie jedoch keine Nutzdatei d 3 bietet auch die M glichkeit anhand des Aktenplanes automatisiert Verkn pfungen zu z erstellen Der Aktenplan legt auch fest welche Attribute vererbt werden siehe hierzu das Kapitel Aktenplan in der d 3 admin Doku 2 StrukturdarsteLLung anzeigen Das Fenster zur Strukturdarstellung l sst sich ffnen indem Sie den Men punkt Ansicht Strukturdarstellung w hlen Benutzer Profil Layout Mengen bersicht ausblenden Aktualisieren F5 Dokumentattribute U nean E DW 2006 Jahresakte Best a Q FU0000003 Bestellakte FUOOODOOZE Rechnung Eingang HD Aktuelle Anzeige
141. m linken Rand des d 3 explorers gibt es eine neue Schublade mit der Bezeichnung Postkorb Navigation mit Postkorb Suchen gi Strukturdarstellung C Ordnerliste E Fostkorb kaai Wird diese ausgew hlt so wird eine Ordnerstruktur angezeigt die hnlich zu der von Outlook aussieht und zu bedienen ist Anders als bei Outlook sind hier aber keine Regeln f r eine Verteilung Verschiebung von Dokumenten notwendig Vielmehr bilden sich die Ordner selbstst ndig aus Filtern bzw Autofiltern Sollte das Programmfenster des d 3 explorer stark verkleinert worden sein so wird nur das Icon des Postkorbes dargestellt Suchen erlauf 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL X Posthorb mit MaiLbox dxp I d veLop TeiLX Postkorb mit MaiLbox dxp i Ist das Postkorb Plugin aktiv wird der Ordner Postkorb in der Ordnerliste ausgeblendet 1 Zudem werden auch s mtliche Postkorb Tasten Postkorb Empfangen Gesendet Filter Tasten und der Postkorb Men punkt im Datei Men ausgeblendet 0 1 Navigation SchubLade f r Postkorb In der Navigation wird folgende Ordnerstruktur dargestellt Postkorb Postkorb Margret Macher I Autofilter BA Emptangen Ao Gesendet I Gruppenk rbe Buchhaltung 2 lt h Einkauf 1 E I Suchordner di Eigener Filter Be Ungelesen Be wiedervorlage Be work Fon El E Fostkorbe anderer Benutzer Claus Chef 35 Hein Blad Beim ersten ffnen des Postkorbs wird vorgew hlt un
142. mentart aufgelistet Durch Doppelklick auf die Dokumentart werden die Ergebnisse der Suche angezeigt hnlich verh lt sich der Schalter kep rechts daneben In diesem Fall werden alle Dokumente einer Pr fergruppe angezeigt in deren Gruppe man Pr fer ist Nach Klicken auf Pr fung erscheint im Popup die Auswahllsiste der Pr fergruppen denen man angeh rt Gesch ftsleitung In diesem Fall hat man die Auswahl zwischen Buchhaltung und Gesch ftsleitung Wurde ein Dokument implizit in die eigene Bearbeitung bef rdert ber 3 Dokument bearbeiten F9 M ne EF Dokument bearbeiten rs im Kontextmen des Dokumentes oder alternativ ber die Dokumentenschnellauswahl E Dokument bearbeiten BE Dokumentfe ffnen so werden Sie nach dem Schlie en der Anwendung gefragt ob das Dokument wieder in die Quellbearbeitung bertragen werden soll 7 Eigenschaften amp Senden an Favoriten II Memos Bei Memos handelt es sich um Lesezeichen Sie k nnen bis zu 10 Lesezeichen Memos vergeben Wenn sie ein Dokument aus Ihrer Trefferliste merken wollen so k nnen Sie ber den Men punkt F Memc ein Lesezeichen auf das Dokument vergeben 1 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 77 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Merken Memo Leeren Umsch 1 Umsch 2 Umsch 3 Umsch 4 Umsch 5 Umsch 5 Memo 1 Memo 2 Memo 3 Memo 4 Memo 5
143. mmer Jahr 5001 200 K004 2000 10 K003 2000 10 K002 2001 10 POHL KALLE L KALLE K ESTERS GABI CARELL RULI BSERCHEN BERMI mal E FUOCOGOOTE FE Fuooooaoss FH E Fuooooaaa3 i Die ver nderte Reihenfolge der Spalten bleibt ber das Programmende hinaus erhalten Das gilt B ebenso f r die Sortierreihenfolge Sie wird in Ihrer Registrierung gespeichert und ist somit an das Windows Login gebunden Sie k nnen sich zu einzelnen Dokumenten die Attribute auch tabellarisch in einem separaten Fenster anzeigen lassen Das Fenster Dokumentattribute ffnen Sie indem Sie e den Men punkt Ansicht Dokumentattribute aktivieren Im Folgenden werden jeweils die Attribute des markierten Dokuments bzw der markierten Akte angezeigt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teik V Bedienung 49 d veLop Tei V Bedienung Dokumentattribute anzeigen Treffermenge f r Dokumentart Lahnabrechnung Gruppieren nach f L okumentattribute a EE Fuooo00031 E EALE som eo 0 KOESTERS GABI 5004 2000 Dokumentart HE Fuoooooo59 CARELL RUDI 5003 2000 Personalnummer HAE Fuoooooo33 BAERCHEN BERNI 5002 2001 Im Standardlayout des d 3 explorer ist das Fenster mit den Dokumentattributen rechts neben dem Fenster mit der Treffermenge angeordnet Durch einen Klick auf l sst es sich jederzeit schlie en ber den Men punkt Ansicht Dokumentattribute wieder aktivieren Das Fenster l sst sich auch in das bestehende Programmfe
144. mpf nger Dokument zur Bearbeitung markiert G Eigene Dateien Pl Pr fung l schen alt R ck E ZIP komprimierten Ordner Mehr hierzu erfahren Sie in der Dokumentation zu der auf Ihrem PC installierten Software 8 Recherche ber mehrere Archive Sofern auf dem d 3 Server mehrere d 3 Archive zur Auswahl stehen k nnen Sie ber mehrere dieser Archive recherchieren ohne sich dabei ausloggen zu m ssen Sofern es derartige d 3 Archive gibt kann ihr d 3 Administrator Sie hier ber informieren Sie k nnen mehrere aktive Systeme unter den folgenden Voraussetzungen nutzen e Die d 3 Systeme im Unternehmen sind gleich konfiguriert e Es gibt mindestens eine Dokumentart in beiden Archiven bei der das K rzel bereinstimmt und mindestens ein Repository Feld das bereinstimmt e Die Benutzerkennung und das Passwort m ssen auf jedem weiteren aktiven System identisch mit dem urspr nglichen System sein Um ein weiteres aktives System d 3 Archiv hinzuzuf gen e klicken Sie auf Aktive Systeme in der unteren Statusleiste siehe Abb Mitte und 8 Objektle 1 Objektle ausgew hlt Etive Svsteme 71 Internet Archiv e w hlen Sie das d 3 Archiv aus das Sie hinzuf gen m chten 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil XIII Men s 169 d veLop Teik Alll Men s 3 Debug Modus Zur genauen Fehleranalyse k nnen Sie auf Anforderung Ihres d 3 Administrators einen Debug Modus in d 3 explorer aktivieren Um den Debug Modus zu a
145. n Sucher in direkte Suche ber DokumentID Suchaufgaben _ Enthaltener Text N Suche ausf hren Status Erweiterte Suche Suchoptionen C Datum eingrenzen e die Dokumdent ID in das Feld eingeben e und die ENTER Taste dr cken Weitere Angaben sind in diesem Fall nicht erforderlich Wildcard Suche Zus tzlich ist die Wildcard Suche Suche mit Hilfe von Platzhaltern nach der Dokument ID eines Dokuments im Positionsfeld m glich Als Wildcards sind f r beliebig viele Zeichen und f r genau ein Zeichen m glich Als Hilfe bei der Eingabe wird diese Auswahlm glichkeit auch in der Statusleiste des Programmfensters angezeigt ext Ersatzzeichen f r ein Zeichen Ersatzzeichen f r beliebig viele Zeihen Gibt man z B FU0000001 ein werden alle Dokumente mit der Doku ID FU00000010 bis FU00000019 sofern diese vorhanden sind angezeigt Suche ber DokumentID u Enth ltener Text So Suche ausf hren Status Erweiterte Suche Suchoptionen C Datum eingrenzen Suchergebnis Es werden im FU Archiv 3 Dokumente Lieferschein Eingang und 7 Dokumente der Dokumentart St ckliste gefunden 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 53 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Suchergebnis Lieferschein Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Lumen nach Eingang ueieintennsne Uetersen lat Bj Fuooooon Bws 100221 2005
146. n W hlen Sie dennoch diesen Men punkt erscheint folgende Best tigungsmeldung Best tigung ACHTUNG 2 Das Dokument FU00000121 im Status Bearbeitung wird endg ltig gel scht 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teir VI Suche nach Dokumenten Be d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten 12 4 FavoritenListe speichern Sie k nnen die Favoritenliste ber Datei Speichern Favoriten auch speichern Datei Speichern Favoriten Meues Login El Bearbeitung H Pr fung 5 Dokumente amp Favoriten 3 Postkorb ax Speichem d 3 explorer d ff Fi Ej Dateityp as O w _Abbrechen P AA Es erscheint die Windows Meldung zum Speichern einer Datei im d 3 link Format Dateiinhalt im d 3 link Format G Meine Favoriten WordPad FUO0000121 FU00000058 Dr cken Sie F1 um die Hilfe aufzurufen Die Datei besteht aus dem Header idlist und den DokementlID s der in den Favoriten gespeicherten Dokumente 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 83 d veLop o Teil VIl import von Dokumenten d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL VIl Import von Dokumenten Der Import von Dokumenten in das d 3 Archiv ist ausf hrlich in der d 3 import Dokumentation beschrieben I Importm gLichkeifen Es besteht die M glichkeit Dokumente e ber das Kontextmen im Windows Explorer e per Drag amp Drop e ber das Men Archivierung in das d 3 Archiv zu
147. n jeder Stelle wo dies m glich ist ndert sich die Anzeige des Attributfensters von Dokumentattribute X auf die folgende Darstellung mit dem grauen Rahmen 0 3 explorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 50 d veLop Tei V Bedienung m Strukturdarstellung Ordnerliste M Der gerasterte Rahmen gibt die Position nach dem Fallenlassen an Zudem l sst sich das Fenster berall im d 3 explorer anbringen Dann allerdings nur in einem kleinem Fenster Die Gr e des Fensters wird systemseitig vorgegeben und kann manuell angepasst werden Selbstverst ndlich l sst sich das Dokumentattributfenster auch au erhalb des d 3 explorer auf dem Windows Desktop platzieren Wurde kein Dokument der Trefferliste markiert ist nur die Titelzeile des Fensters Dokumentattribute x sichtbar Sobald ein Dokument in der Trefferliste ausgew hlt wird klappt das Dokumentattributfenster auf Dokumentart Ferzonalnummer i Diese Funktionalit t des Neuplatzierens eignet sich selbstverst ndlich auch f r andere Fenster im d 3 explorer Mehrfachattribute Mehrfachattribute oder 60er Felder werden in der Tabelle speziell angezeigt Um darzustellen dass sich mehrere Werte hinter einem Attribut verbergen befinden sich 3 Punkte nach dem angezeigten Wert 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 51 d veLop Tei V Bedienung Anzeige von TER Mehrschattrbrten Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Eingang 5 Gr
148. n sondern klicken Sie auf Passwort ndern geben Sie das alte Passwort ein tragen Sie das gew nschte neue Passwort in beiden unteren Feldern ein und best tigen Sie entweder die Passwort nderung durch Anklicken des Feldes oder falls Sie das Passwort in allen Archiven ndern wollen durch Anklicken des Feldes In allen Archiven In diesem Fall wird das Passwort in allen erreichbaren d3 Archiven ge ndert M chten Sie sich ohne nderung des Passwort am System anmelden dr cken Sie die ENTER Taste oder klicken Sie auf das Feld OK Profile werden von Ihrem d 3 Administrator erstellt Ein Profil definiert eine bestimmte Struktur bzw Ansicht Ihres d 3 explorers Wenn Ihr Administrator Profile auf dem d 3 Archiv erstellt hat so erscheinen diese im d 3 Login M chten Sie das Profil wechseln mit dem Sie am d 3 explorer angemeldet sind so ffnen Sie den d 3 Login und w hlen Sie das gew nschte Profil aus Profilwechsel 5 d xplorer Archivierung Abwesend V Admin Archiw Login Logout Bearbeit Info d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit IV Programmstart cc d veLop Tei IV Programmstart Das jeweils ausgew hlte Profil wird durch einen Haken markiert i Damit die neue Auswahl aktiviert wird m ssen Sie sich am d 3 Archiv neu anmelden Waren Ihre Angaben beim Login korrekt wechselt das d 3 Logo neben der Uhr die Farbe nach rot 0 Sie k nnen nun mit dem Archiv arbeiten Unter welchem Namen u
149. n Status Pr fung weitergeleitet sobald es als vollst ndig und korrekt deklariert wird W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Pr fung oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT P i Falls Sie keine Auswahlm glichkeiten im Kontextmen Statustransfer erhalten geh ren Sie nicht ie zum Kreis der Bearbeiter des Dokuments siehe hierzu Workflow Benutzer Profil Geben Sie nun im Dialogfenster Dokumentstatus ndern Pr fung eine zust ndige Pr fergruppe an Ein Mitglied dieser Pr fergruppe kann das Dokument daraufhin pr fen Dokumenstatus ndern u m i Dokumentstatus Pr fung Sulz triin x Bearbeiter Gruppe Wie oben beim Statuswechsel Bearbeiten gezeigt sind die Benutzergruppen durch einen Balken getrennt 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Tei XII Workfrow 143 d veLop Teik All Workflow U Buchhaltung Ku HEDY TT Entwicklung TT Gesch ftsleitung 0 Logistik u Marketing ber dem Balken sind die Benutzergruppen aufgef hrt in denen Sie selbst Pr fer sind darunter die anderen Klicken Sie nach der Auswahl der Pr fergruppe e auf ET um den Transfer abzuschlie en oder e aufl i um die nderung zu ignorieren i Sie sollten den Pr fer davon in Kenntnis setzen dass er das von Ihnen weitergeleitete Dokument ee pr fen soll Die Benachrichtigung erfolgt nicht automatisch Definieren Sie idealerweise f r das zu pr fende Dokument die Wiedervorlage s
150. n f r das Betriebssystem und Sonstiges unterschieden 1 2 1 Betriebssystem e Microsoft Windows 2000 empfohlen Servicepack 4 oder e Microsoft Windows XP Professional empfohlen Servicepack 2 l e e sonstiges e Schreibrechte auf HKEY_CURRENT_USER e Schreibrechte auf Local AppData Verzeichnis e Auf deutschen Systemen ist dies Dokumente und Einstellungen User Lokale Einstellungen Anwendungsdaten e Schreibrechte auf das Verzeichnis wo der d 3 explorer installiert worden ist standardm ig C Programme d velop d Sclient e E Mail Software empfohlen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein III InstauLation 16 d veLop TeiL Ill InstaLLafion e setup Die lokale Installation des d 3 Clients f r die d 3 Benutzer erfolgt mit Hilfe eines Installationsassistenten Dazu muss die d3client exe ohne Parameter vom Benutzer aufgerufen werden Die Datei befindet sich im Unterverzeichnis d3install der d 3 Client Installation normalerweise c d3 d3client prg d3Install d3client exe d3Install l Ioj x Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras ae Aufruf der d3client exe NSetup EN dw fiSetup exe Der Benutzer ben tigt entweder den Zugriff auf dieses Verzeichnis oder man verteilt das Verzeichnis an die Benutzer Durch Aufruf der d3client exe wird der Installationsassistent gestartet Der d 3 Client wird dabei automatisch installiert Es werden die vom Administrator voreingestellten Optionen be
151. n gelesenes Dokument Als ungelesen markieren Dokument als ungelesen we Entfernen Quittieren Entf bergeordnete Dokumente F3 Entsprechend wird das Dokument im Postkorb fett oder normal dargestellt 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL IX Posthorb 102 d veLop leiL IX Postkort 3 WeiterLeiten von WiedervorLagen Sofern Sie selbst ein zur Wiedervorlage erhaltenes Dokument nicht bearbeiten m chten k nnen Sie es auch an einen anderen d 3 Anwender weiterleiten Markieren Sie hierzu in Ihrer Wiedervorlage das betreffende Dokument e ffnen Sie Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Senden an Postkorb LOEUMENGTSTUS angern E g Neue Akte Am a mat Machen Sie die erforderlichen Angaben siehe hierzu Dokument zur Wiedervorlage definieren und legen Sie fest ob Sie das Dokument automatisch auch quittieren und somit aus Ihrem Eingangskorb entfernen m chten Wiedervorlage weiterleiten ggg at n CE r am 22 05 2007 E Betreff bitte Pr fen Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen Kontrollen Erinnem am 22 05 2007 I Erledigen bis 22 05 2007 automatisch Quittieren beim Weiterleiten Senden Abbrechen Markieren Sie zum automatischen Quittieren e die Checkbox Kl automatisch Luittieren beim Weiterleiten Best tigen Sie das Weiterleiten indem Sie e auf Weiterleiten klicken So wird das Dokument beim Weiterleiten automatisch aus Ihrer Wiedervorlage gel scht
152. n iiaiai tinii iii 131 3 2 2 Dokumentstatus Pr fung gepr ft ee een 132 3 3 Dokumentstams Freigabe essen 132 3 3 1 Dokumentstatus Freigabe gesperrt aessnsanesannsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 133 4 Ree aa E AE E E E 133 4 1 bersicht Rechtestul en nee nee 133 4 2 Rechtest fel css antreten ae ea 134 4 3 Rechtes ulo peee E E E E 135 4 4 Bechtest fe I eeraa le iee er EeReeTneehigee 136 4 5 Reme 1 gt 37 MU WRERENEIUBEEE RE NUR LEN NEE LENESUBEDE RE LURFLE NE INBELERESNBEDERE SURFEN EUBE LESE INDELERUNFLERTINBETESETNBELEREURF CENT INBERNR 137 4 6 Re alla a5 025 ZEBRRERENENRERENE NRRUIHE A URFLENE NERLESE VERIEHE VEEREHR 138 5 1572110 DAS 2 016 U e E E E 138 6 Arbeit 1 ohne Workllow zes E E E 140 7 Sl Pi I ee ee 140 8 NEIL EE a een ee erneuern eie 141 8 1 1021 E O MEPRPRORPEEEI PEN RER UELI E E LEERE RE NEELERLON 141 8 2 Hintererumdjo DS naeh 141 8 3 Dearbeiter Gruppe Adori nenne EEE EE E EER 142 8 4 E A E na r EEE E A EEEREER SER 143 8 5 Pra r Grippe a e a ee ee 144 8 6 P O a ee en sn ee ee er 145 8 7 BES E 25 E ER SEE ER E EHER E NEUERE E A E E E E EUER ER BEER 146 8 8 Pr emand Treia DEI perre ae rear 146 8 9 Sperren freigegebener Dokumente ssssssssssssssessesrssesseseesreseseesessreseseeseesesseseesteseseeseeseeseseeseeseeseseese 147 1 3 expLorer Anwenderhandbuch 8 10 Freigeben gesperrter Dokumente uusuusiessnninieieeini 148 8 11 Archivierte Dokumente sssssssessssesseesseesssseessse
153. nach Dokumenten Beispiel benutzerdefinierte Ansicht anpassen Stueckliste x Gruppierung Sortieren nach Bezeichnung i aufsteigend Gruppieren nach Produktgruppe Felder anzeigen Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen verf gbare Felder Produktgruppe g Hinzuf gen Dokument Bezeichnung Stuecklistennr Datum Entfernen gt Hach oben Hach unten Abbrechen Die Attributfelder die links stehen Produktgruppe Bezeichnung Datum erscheinen in der Treffermengentabelle die Attributfelder die rechts stehen Dokument Stuecklistennr erscheinen nicht in der Treffermengetabelle Um die Attributfelder in der Treffermengentabelle zu ordnen w hlen Sie ein Attribut links aus und bringen es ber Klicken __Nachoben oder Nach unten in die richtige Position Zu Entfernen markieren Sie ein Attributfeld aus der Treffermengentabelle und klicken _ Enttemen gt Umgekehrt um ein Attributfeld hinzuzuf gen w hlen Sie rechts ein Attributfeld aus und klicken auf _ lt Hinzuf gen Das Ergebnis der benutzerdefinerten Gruppierung stellt sich folgendermassen dar benutzerdefiniert gruppierte Treffermenge Treffermenge f r Dokumentart Stueckliste Gruppieren nach Produktgrupp Produktanuone 1 Bezeichnunoh Datum Chair 09 03 2001 Happymodel Happyemadel Cupboard 07 03 2001 Happymodel Chair 06 03 2001 Happrmodel B40 Table 07 03 2001 Hewhodel Hewklodel Table 08 03 2001 Newtlodel Cupboard 08
154. nd e Verteilerfunktionen Postkorb wahrzunehmen i Finige der oben angegebenen Punkte k nnen f r Sie als d 3 Anwender ohne Bedeutung sein da Ihnen entweder die erforderlichen Rechte fehlen oder die Funktion in Ihrem Unternehmen nicht verwendet wird bzw nicht freigeschaltet ist Je nach Design und Konfiguration kann Ihr d 3 explorer anders aussehen i Ab d 3 explorer Version 6 2 gibt es ein neues Design f r den d 3 explorer Die auff lligste nderung ist dass standardm ig der Postkorb nicht mehr in der Men leiste erscheint Sie finden den Postkorb nun links unten im d 3 explorer Fenster unter der Strukturdarstellung iJ Es besteht die M glichkeit den alten Zustand mit Postkorb in der Men leiste wieder in herzustellen indem das Postkorb Plugin mailbox dxp deaktiviert wird Der d 3 explorer im 0X berblick Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe a B g E gt E O Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Memo Benutzermenu Aktionen Layout J Suchen Dokumentattribute x A Yerlauf l N ff 1 Aktionen Suchen in E D Kundenakte E D Lieferantenakte E Listen E Marketingdokumente D Personalakte E Schriftverkehr Kunden EJ Schriftverkehr Lieferant EJ Stueckliste E Yorlage_alt E Zeichnung E Suchvorlagen GA Verlauf CI History fi Suchen Dokumentvors X g Strukturdarstellun
155. nd an welchem Archiv Sie angemeldet sind k nnen Sie jederzeit kontrollieren Bewegen Sie hierzu einfach Ihren Mauszeiger auf das rote d 3 Logo Es erscheint ein PopupFenster mit dem ArchivNamen und Ihrem LoginNamen Hier das Archiv FU und der angemeldete User d3_user Beim manuellen Login wird automatisch der d 3 explorer ge ffnet Es erscheint das d 3 login Fenster d 3 Logo Fenster w hrend x des Loginvorganges D veLop Dauert Ihnen die Anmeldung am d3 Archiv zu lang so l sst sich das Logo Fenster schlie en indem man auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke klickt Die Anmeldung wird davon nicht beeinflusst sie l uft im Hintergrund weiter 1 1 Archivauswahl ber den Punkt k nnen Sie zus tzliche Archive anw hlen Dazu klicken Sie auf Es ffnet sich ein neues Dialogfenster 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IV Programmstart 23 d veLop TeiL IV Programmstart Archivauswahl Archiwauswahl dzerver d velop de ares Produktivanstern AF D30 Oracle 8 1 6 Das MS0L7 DAIT MSOLY DS Kiel Froduktiyvspstem Internet Archiv Munchen_Froduktwspsten Uracle3 Froduktivsystern Sapsermb Testsystem TUDA Archiv if aa Anchi El Host hinzuf gen F a MESSEDE Fl gedatenbanken Alle im Netzwerk erreichbaren d 3 Server werden nach einer kurzen Suchpause angezeigt Durch Klick auf den Punkt Li Host hinzuf gen l sst sich dieser nachbearbeiten und in einen d3 Server umben
156. nden Dazu gibt es zwei M glichkeiten l Sie verwenden das PlugIn weblink url In diesem Fall kopieren Sie den Link in die Zwischenablage und erstellen eine neue E Mail die Sie an den Benutzer senden 2 Sie verwenden die Funktion Senden an Postkorb In diesem Fall wird automatisch eine Mail mit dem Link an den Benutzer gesendet sofern die SMTP Unterst tzung aktiviert ist und eine E Mail Adresse f r den Benutzer in der d 3 Administration angegeben ist 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL XIV SpezieLue ProbLeme und Fragen 177 d veLop Tei XIV SpezieLLe Probleme und Fragen 9 Stalustransfer 91 Freigabe von Dateien mit TIF und Nutzdatei 91 1 ProbLem Es gibt z B Worddokumente im Status Bearbeitung zu jedem Worddokument gibt es auch ein abh ngiges TIF Dokument Nun soll aus Sicherheitsgr nden das TIF in den Status Freigabe berf hrt werden Das Worddokument soll gel scht werden bzw nicht weiter im d 3 System erreichbar sein 91 2 L sung Beim Erstimport eines Dokuments merkt sich das d 3 Archiv die Dateierweiterung des Dokuments um im sp teren Bearbeitungs oder Visualisierungsfall das korrekte Programm zu starten Ein Wechsel der Dateierweiterung innerhalb der Dokumenten ID in den verschiedenen Versionen ist nicht m glich und auch nicht vorgesehen L schen Sie in diesem Fall das Word Dokument komplett und importieren Sie das TIF Dokument neu 9 2 Mehrere Dokumente in den Status Freigabe berf hren Wie Lass
157. ne die W rter NICHT e so hnlichen W rtern unscharfe Suche Diese 4 M glichkeiten lassen sich miteinander kombinieren Eine spezielle M glichkeit schnell zum gesuchten Dokument zu gelangen ist es das H kchen bei vorschl ge f r die Suchverfeinerung ermitteln een Dies bewirkt dass zu dem passenden Suchbegriff Vorschl ge mit neuen Suchbegriffen angezeigt werden von Dokumenten die den ersten Suchbegriff enthalten tap Beispiel Erweiterte Suche mit dem Begriff storage in der Dokumentart Dokumentationen wotsuche Textsuche Dokumente finden mit allen W rtern mit irgendeinem der w orter ohne die Wworter 0 hnlichen W rtern Yorschl age f r die Suchwerfeinerung ermitteln Abbrechen bernehmen 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 75 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Treffermenge Aktuelle Suche storage S manager 20 programm installieren workflaw T funktio S huel a fehlermeldung S Jukebo S dokphys Dokumentar Anean o Es werden aktuell 55 Dokumentationen gefunden die das Wort storage enthalten Als Suchverfeinerungen werden die obigen 10 W rter vorgeschlagen W hlt man z B manager so wird der 1 Suchbegriff storage mit dem 2 Suchbegriff manager ber eine UND Verkn pfung miteinander verbunden Treffermenge f r Dokumentat Dokumentationen Gruppieren nach 5 dokumente 10 20 Programm installieren e workflow benutzer funktion huel
158. nen und e den Punkt Entfernen Quittieren w hlen oder e die Taste ENTF dr cken i Es wird nicht das Dokument sondern nur der Verweis darauf gel scht ber den Men punkt Bearbeitung l schen oder L schen entfernen Sie das Dokument unwiderruflich aus Ihrem d 3 System 5 Dokument zur WiedervorL ge definieren Wenn Sie selber Dokumente zur Wiedervorlage definieren m chten e markieren Sie in einer Tabelle ein oder mehrere Dokumente die Sie zur Wiedervorlage definieren m chten e ffnen Sie das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Senden an Postkorb 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tei IX Posthorb 104 d veLop leiL IX Postkorb Senden einer Wiedervorlage An d3_user r m ea Betreff Bitte Beachten z Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen Kontrollen W hlen Sie den Empf nger aus Klicken Sie hierzu e auf den Pulldown Button des Feldes An und e w hlen Sie den oder die Empf nger aus der Liste aller d 3 Anwender aus In der Liste m glicher Empf nger sind alle d 3 Anwender und alle Gruppen enthalten Die Zeilen der Liste sind nach beliebigen Spalten sortierbar Klicken Sie einmal auf einen Spaltenkopf um nach dem jeweiligen Spaltenwert absteigend zu sortieren Klicken Sie ein zweites Mal auf den Spaltenkopf um die Liste nach dem Wert aufsteigend zu sortieren Auswahl des Empf ngers Benutzername Hame Abteilun Wierk u Wu EDW Benutzer Gruppe mn Einkauf Benutzer Gruppe my
159. ng Suchen Berutzermeni Sonstiges Suchoptionen Maz male Anzahl Treffer Dokumente nicht alter als Tage Sufbew ahrungszeit f r Suchanfragen 3 Tage Woltest Recherche Suche mit Enter starten D okument artendarstellun w Moral O Gruppen zuordnen O Dokumentstruktur aktenplar Abbruch Aus technischen Gr nden werden Suchvorg nge bei Erreichen einer maximalen Anzahl an Treffern abgebrochen Die h chstm gliche Anzahl ist im d 3 Server festgelegt Sie k nnen f r sich lokal einen niedrigeren Wert w hlen um die maximale Dauer einer Suchanfrage entsprechend zu limitieren Um die maximale Anzahl der Treffer lokal zu begrenzen w hlen Sie den Men punkt Extras Optionen und ffnen Sie die Registerkarte Suchen Im Feld Maximale Anzahl Treffer k nnen Sie einen Wert zwischen 1 und 9999 eingeben bersteigt der Wert jedoch den im d 3 Server eingestellten gilt der Wert des d 3 Servers Um Dokumente nur eines bestimmten Alters zu sehen geben Sie eine Zahl im Feld Dokumente nicht lter als ein Die Volltextrecherche bietet die M glichkeit nach dem Inhalt eines archivierten Dokuments zu suchen Sie ist jedoch nur m glich wenn es sich beim gesuchten Dokument um einen Text handelt der zudem beim Importieren in das d 3 Archiv verschlagwortet wurde Dies ist der Fall sofern 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 38 d veLop Tei V Bedienung die Dokumentdatei bereits das ASCII Format
160. nge zu Sehen ob sich ein Dokument in einem Workflow befindet befunden hat Es gibt in aktuellen Version keine M glichkeit Dokumente die sich im Workflow befinden bzw den Workflow durchlaufen haben an einem Merkmal zu identifizieren Es gibt dazu auch kein Info Icon 5 3 Anzeige der SeitenanzahL bzw Anzahl der Dokumente Gibt es eine M guichkeit auf einen Buick in der Treffermenge zu Sehen ob ein Dokument ein MuLtipage TIFF ist und wievieLe Seiten das Dokument enth lt ob ein Dokument eine ZIP Datei ist und wievieLe Dateien sie enth Lt Weder die Anzahl der Seiten eines Multipage TIFF Dokuments noch die Anzahl der Dateien in einem ZIP Container wird in der Trefferanzeige angezeigt il Workaround Sie k nnen ein Attribut anlegen und manuell pflegen dass diese Informationen es enth lt 54 Gneichzeitige Anzeige von zwei Dokumenten mit deren Attributen Hann ich mir gLeichzeifig zwei Dokumente aus unterschiedLichen Dokumentarten mit den dazu geh renden Attributen ber den d 3 expLorer anzeigen Dazu m ssen Sie den d 3 explorer starten und sich das erste gew nschte Dokument anzeigen lassen Anschlie end rufen Sie ber den Men punkt Datei Neues Login auf und melden sich wieder an dem gleichen Archiv an In diesem Fall erhalten Sie zwei d 3 explorer Oberfl chen In der zweiten Oberfl che k nnen Sie dann das zweite Dokument suchen und anzeigen lassen Wenn beide Anwendungen nicht im Vollbildmodus laufen so lassen sich d
161. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 157 1 112 Torr IT RI ee ee ea A E A 158 Wi 73 11 51272 s senenn a aan 158 2 Mena SEICHen ee ae ee es 158 2 1 Men I Nee E AET 158 2 2 eis 210 E E EE E EE EEEE AE 159 2 3 Datu Derc sanne a ee ee ee ee ee 159 2 4 Treffermenge d rchs chern eiserne nee 159 2 9 ITreiermengeloschei SEREERENEEEIPENEESERPENEEENPENEPEENTENERLERENFEENENERFEREENEREENFENEREENFENEFEERPENFPSEIPENERFEIRENERFEHFERFR 159 2 6 Altar 0 VGBEWERSEESREESEEEERENIERIREENEKEIERENEEEAEEERIER UEEENEEEHEEENEETERFIEEUNEENICRUEEEEEIEEENEDEABEFIUER IFLEN EEOEEENEEA IEREHLEEIEEFNERG 159 3 Men Ansicht een 159 3 1 Merl Ans neuerer 159 3 2 Suchania e anze aO MEERE EEE EONEEUENNELLFELVEELLENUEUEENTECTTEUVEILUEEEERLEENEECHEELLEEVEUNEEEEINVEETERNFEIUER E 160 2 3 Treileri te Anze pei sser nenn a A Ta 160 3 4 Pentz al 32 6 1 eeoa E E E E E 160 29 Saktardarsielhine een rue 160 3 6 Ga u1770 u 1121232 MUESPEARFENFENDER ECHTE IECEHERETELTELEIRTERLLENNLERUEEIEEEHSER IEEHEELTECCHELLEPEEREEIELEHILEUEEENDEEIELEHFER EC HEEL HELTHENE 160 32 Aktualisieren eeseeeessseeeessssenennsennnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnunnnnnnensnnnnensnnnnensnnnsensnnnsensnnssensnnssennnnnne 162 3 8 Dokumenta tri DUE norinni een ereeencheen 162 3 9 Porum vor Il ee ee een ee ee 163 3 10 Mensenubersicht ausblenden siehe Ea 164 3 11 Web Publishing anzeisen series ie eine re AE Te Eee ES 164 3 12 Dokument e ffnen uneeseeeesssssnnnenssssnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
162. nnnnssnsssnnnnnnssnsssssnnnnnnsnnnnnnn 164 4 Men Nennen reed nee een NIE ET 165 4 1 I aan 2 4 11 NENNE EINE REEL EHE EEEE EINE EEE IE EEREEHNEENEHNERERRENIEREPERHNEREREENNEREREEHHLEEEREENEEENREINEEERERHNEREEERHNEREREREN 165 4 2 d 3 view verwenden ee 165 4 3 Abh ngige Dateien ffnen suisses una uni een aeg 165 4 4 Treffermenge automatisch l schen ae EEE 165 4 5 Einzeltreffer automatisch nen u I I u a 165 4 6 Pink IOnsum ang lenken ee een ee Renee here 166 4 7 ODEONEN eisen ee eier Reese 166 4 8 Ea UBS a Ita since E Ball 1 1 E E E INNERER NEE ER EE EE DENE EEREUNEE E EE E E E 166 5 DIE IE RZ een nee E E cher een A ieh lnkgtenkeiehekee 167 6 Mona 1 1 COWERORPERSRERFEERERS FREE EETE E 167 I FO N ee ee 168 Ial KONTO UNE DU een 168 7 2 E EEE EB NEL EEE IE SCENE N EURER SER E A 169 8 Recherche ber mehrere Archive rennen letter 169 9 DT An 315231 Lo LITE RPRTESRRDERTPEREPENELEREPPEULEBPLEBELEVETEPRTERTEULUELRPEUIPEERBEELLEEIRLPIRUERELERTEPEUEPRUETERUEPLUELUEERLER LEERE 170 Teil XIV Spezielle Probleme und Fragen 172 l ADS Zerina i E EAE 172 L1 Absturz beim Start aufgrund eines Pluslns aaureuuuse area 172 2 DR IN Se ee ehe 172 2 1 Arbeiten ich mit mehreren aktiven Systemen uusssesssesssessnensnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnsnnnsnnnsnnnsnnnnnnnne 172 3 Starten und Anmelluns au ene e aaaeaii aaa 173 3 1 Automatisches ffnen des d 3 explorer nach dem Login uuuesssesessesesneneneenesnnnnnennnnennnnnnennnnnnn 173 3 2 Keine Dokumen
163. nster integrieren Verschieben Sie hierzu mit der Maus das Fenster Dokumentattribute in den rechten oder linken unteren Teil des Programmfensters m gliche Positionen des Kemer eea aX Dokumentattributfensters Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe e 6 3953 b 4g 28 O Zur ck Wor Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Layout Stop D 34 Dokument bearbeiten BE Dokumente ffnen Eigenschaften Senden an Favoriten Dokumentattribute x Dokument FUO0000081 Status Freigabe Dokumentart Lohnabrechnung 5003 CARELL RUDI 2000 Treffermenge f r Dokumentart Lohnabrechnungsakte Gruppieren nach Yerlauf S Lohnabrechnungsakte Dokument FD FU00000052 POHL KALLE HD Fuooooooro 5002 BAERCHEN BERNI 2001 10 D Fuoooooos 5003 CARELL RUDI 2000 10 D Fu00000093 5004 KOESTERS GABI 2000 10 Aktionen 2 Suchen in D Kundenakte D Lieferantenakte Listen E Marketingdokumente D Personalakte Jahresakte Personal E Lohnabrechnungsakte Lohnabrechnung E Schriftverkehr Kunden Schriftverkehr Lieferant Schriftverkehr Personal E Stueckliste Zeichnung Ordnerliste 0 12s Aktive Systeme 1 d3_user 4Objektfe 1Objekt e ausgew hlt Das Attributfenster kann an den 6 gezeigten Stellen im d 3 explorer fallen gelassen werden A
164. nt eine absolut eindeutige Identifikations Nummer Diese Doku ID wird zusammen mit den Attributen des Dokumentes abgespeichert Mit Hilfe der Doku ID kann direkt also ohne weitere Suchvorgaben auf ein Dokument zugegriffen werden e Attribute Die Attribute klassifizieren ein Dokument Sie sind f r jede Dokumentart unternehmensspezifisch definiert Bei der Attributssuche kann mit Platzhaltern und Bereichsangaben gesucht werden So k nnen auch nur teilweise bekannte Attribute als Suchkriterien herangezogen werden oder eine bestehende Suchanfrage verfeinert werden e Schlagworte ber Schlagworte lassen sich Textdokumente anhand ihres Inhaltes wieder finden Voraussetzung ist allerdings dass die Verschlagwortung im d 3 Archiv eingesetzt wird So l sst sich eine Suche fast beliebig genau eingrenzen Au erdem ist es m glich ein Dokument ber die zugeh rige Akte zu finden So l sst sich z B eine Rechnung ber die entsprechende Kundenakte finden wenn diese entsprechend verkn pft sind 2 Verkn pfung von Dokumenten und Akten Dokumente und Akten lassen sich automatisch ber einen voreingestellten Aktenplan erzeugen und verkn pfen So k nnen Attribute vererbt werden Der Aktenplan wird vom Systemadmistrator verwaltet Unabh ngig von der Zuordnung im Aktenplan zu einer Dokument bzw Aktenart lassen sich Dokumente und Akten manuell miteinander verkn pfen Der Unterschied zwischen Akten und Dokumenten besteht darin dass eine A
165. ntlicht wurde 1 F Dokument welches im Web ver ffentlicht wurde und in einer Aktenstruktur h ngt gesperrtes Dokument 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teik XV Anhang 184 d veLop Teit XV Anhang A Notizdatei g Es wird in der Trefferliste nur generell der erste Wert Mehrfachattributfelder 60er Felder eines 60er Felds angezeigt sofern vorhanden Gibt es mehr als einen Wert so wird ein angeh ngt 0 3 expLorer Anwenderh ndbuch Teik XV Anhang 185 d veLop 1 Tei XVI bLOSS r 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Teil XVI GLossar Attribute Attribute sind charakteristische und beschreibende Merkmale von Dokumenten Sie werden h ufig auch als Kenndaten oder Indizes bezeichnet Der Fachbegriff aus dem Bereich der Datenbanken lautet jedoch Attribute e Kenndaten siehe Attribute 3 Nutzdaten Begriff f r Dokumentdateien Im d 3 Archiv werden innerhalb eines Datensatzes Kenndaten zusammen mit einem Verweis auf die zugeh rige Dokumentdatei abgelegt 4 TIFF Beim Tagged Image File Format TIFF handelt es sich um ein von Aldus und Microsoft gemeinsam entwickeltes Dateiformat f r Bilddaten Man unterscheidet TIFF Formate nach ihrem Kompressionsalgorithmus Dieser wird auf Grund des Bildtyps Foto Zeichnung Farbtiefe gew hlt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XVI GLossar 187 d veLop Autofilter 111 117 117 Autofilterordner I Y Automatisch Quittieren beim
166. o Benutzermen Aktionen Layout Stop y D Ri Dokument bearbeiten Bg Dokumentfe ffnen amp Eigenschaften g Senden an Favoriten 27 Senden an ZIP komprimierten Ordner Ordnerliste Treffermenge f r Dokumentart Lieferschein Gruppieren nach f Pokumentattribute FU00000181 C Akten Dokument Buchungskreis Kundennummer Na m I Dokumente FE Fuoooo0001 1000 1300 Chr EAU EURE oM Bearbeitung m Fuooooo 5 Microsoft Word D L nn me FUO0000158 Lieferschein vorn E Fu00000153 Fe Aa Suchvorlagen nen 8 Verlauf ir FU00000181 a Auftragsnummer C 2007 05 29 ma an Datum 14 05 2007 SJ 08 10 57 Lieferschein ma FUO0000185 Buchungskreis 10 53 41 Lieferschein I FU00000187 TEE Aktuelle Suche Fe FUo0000188 ommission E Memos Fu00000194 Rechnungsnummer OPETETEPE Pe Fuooooo1 96 Lieferscheinnr Suchen FIR FU00000198 Versandversicherung Nein FR FU00000139 9 Strukturdarstellung FIR FU00000201 Pe FUo0000202 C Ordnerliste I FU00000203 e Fuoo000204 2 4 b 0 285 Aktive Systeme 1 d3_user 19 Objekt e 1Objekt e ausgew hlt Z i Die Inhalte der Dokumentattribute eines Dokuments lassen sich in diesem Fenster nicht ndern d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 162 d veLo Teit All Menis 3 9 Dokumentvorschau Die Dokumentvorschau bietet eine Vorschau auf Dokumente Es k nnen solche Dokumente
167. okument H Fu0000081 ffnen Sie das zugeh rige Kontextmen und e w hlen Sie den Men punkt Dokument bearbeiten oder e dr cken Sie die Taste F9 im Hintergrund ausf hren Daraufhin wird das Dokument in den Status Bearbeitung kopiert und mit der in Windows verkn pften Anwendung ge ffnet Sie k nnen das Dokument nun berarbeiten und erneut speichern Um darzustellen dass das Dokument aus dem Archiv in den Status Bearbeiten kopiert wurde IE FU00000181 Wird im Statusfeld ein blauer Blauer Balken f r Archiv und gleichzeitig ein roter Balken f r Bearbeiten angezeigt 10 3 Atere Version zur ckhoLen Eine ltere Archivversion k nnen Sie nur dann in den Status Bearbeitung zur ck kopieren e wenn sich ein Dokument im Status Bearbeitung befindet e Sie im Feld Bearbeiter Gruppe angegeben sind und e die Version im Status Bearbeitung berschrieben werden darf i Falls die Bedingung nicht erf llt ist k nnen Sie den Zustand bewusst herbeif hren indem Sie zun chst die aktuelle Version zur ckholen Ist eine der obigen Voraussetzungen erf llt k nnen Sie eine neue Dokumentversion wie folgt erstellen Markieren Sie das Dokument e ffnen Sie das zugeh rige Kontextmen und e w hlen Sie den Men punkt Eigenschaften oder 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfiow 191 d veLop Teik All Workflow e dr cken Sie die Taste ALT ENTER W hlen Sie im Fenster Eigenschaften e die Registerkarte Versionen
168. om Pr fer eine Mitteilung erhalten sobald Ihnen ein Dokument zur Freigabe vorliegt In diesem Fall obliegt Ihnen die Aufgabe das jeweilige Dokument freizugeben oder die Freigabe zu verweigern Sie k nnen das Dokument ffnen und begutachten siehe hierzu ffnen von Dokumenten M chten Sie nun das Dokument freigeben w hlen Sie im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Freigabe oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT F Dokumenstatus ndern Freigabe Bearbeitung Pr fung Strg Alt F Archiv Strg Alt A Freigabe gesperrt Srg Alt 5 im Hintergrund ausf hren Sobald Sie die Freigabe best tigen befindet sich das Dokument irreversibel im d 3 Archiv und kann nicht mehr ver ndert oder gar gel scht werden Dokument e freigeben Best tigung Dokumentfe freigeben Best tigen Sie nun die Freigabe indem Sie auf L klicken oder brechen Sie die Freigabe klicken ab indem Sie auf i Wenn Sie die Freigabe des Dokuments ablehnen k nnen Sie das Dokument auch in die Bearbeitung zur ckleiten siehe hierzu Pr fung 0 8 Pr fen und Freigeben i Das gleichzeitige Pr fen und Freigeben ist dann sinnvoll wenn Pr fung und Freigabe nicht von getrennten Personen durchgef hrt werden brauchen i Als Pr fer und zur Freigabe berechtigter d 3 Anwender siehe hierzu Workflow Benutzer Profil sollten Sie vom Ersteller oder Bearbeiter eine Mitteilung erhalten sobald Ihnen ein
169. pr fe i plage pr fen Ablage pr fen Die folgenden Dokumente wurden moglicher weise nicht korekt an d 3 ubertragen Bitte ubertragen Sie diese emeut po00SH 2 TT po00SH 4 txt L schen _ bertrsgen_ Schleeken Um ein Dokument anzuzeigen e klicken Sie doppelt auf den gew nschten Eintrag M chten Sie ein markiertes Dokument nochmals an d 3 bertragen e klicken Sie auf bertragen oder e dr cken Sie die ENTER Taste M chten Sie hingegen ein markiertes Dokument aus Ihrer Ablage l schen e klicken Sie auf L schen fh Das L schen von nicht importierten Dokumenten aus Ihrer pers nlichen Ablage f hrt zum unwiderruflichen Verlust dieser Dokumente Antuarisierung der d 3 Konfiguration Sofern Ihr d 3 Administrator nderungen an der d 3 Konfiguration vorgenommen hat werden diese erst bernommen wenn Sie sich aus dem d 3 explorer aus und wieder einloggen Zu den m glichen nderungen der d 3 Konfiguration geh ren nderungen e der Dokumentarten und Attribute e der Benutzerverwaltung und e der Gruppenverwaltung 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IV Programmstart 29 d veLop o leil Bedienung 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop Tei V Bedienung I Programmfensfer Die Anwendung d 3 explorer dient dem d 3 Anwender dazu im Archiv an dem er sich angemeldet hat nach Dokumenten zu suchen Verkn pfungen zu erstellen und zu l schen den Workflow von Dokumenten zu steuern u
170. r das Dokument nicht explizit an jeden Teilnehmer der Gruppe gesandt hat Um dies zu veranschaulichen i verschwindet das Gruppensymbol mi in der Anzeige und wird durch das Dokumentsymbol Ei ersetzt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei IX Postkorb 101 d veLop leiL IX Postkort J von Betreff Erhalten Hargret Macher zur Kenntnis 27 04 2007 09 50 24 BES Dokument aus dem Postkorb entfernen M chten Sie ein oder mehrere Dokumente aus Ihrem Postkorb entfernen so markieren Sie diese Offnen Sie das Kontextmen und e w hlen Sie den Punkt Entfernen Quittieren oder e dr cken Sie die Taste ENTF Dokument Entfernen Quittiren EEE Hs Als gelesen markieren bergeordnete Dokumente F3 Intarnanrdnats Miaka manta Fi Es erscheint die Meldung Best tigung P Markierte s Dokument e aus dem Eingangskorb entfernen B i ereen Um das Dokument entg ltig aus dem Postkorb zu entfernen dr cken Sie Ansonsten k nnen Sie den Dialog auch _ bHEchen Dokument als Sie haben au erdem die M glichkeit manuell ein Dokument als gelesen bzw ungelesen zu gelesen ungelesen markieren markieren Dazu w hlen Sie das Dokument mit der Maus aus und ffnen das Kontextmen Wenn ein Dokument ungelesen ist so k nnen Sie es Als gelesen markieren lassen Dokument als gelesen markieren Entfernen Quittieren Entf Als gelesen markieren bergeordnete Dokumente F3 Im anderen Fall k nnen Sie ei
171. ragen 178 d veLop TeiL XIV SpezieLLe ProbLeme und Fragen 94 L schen von Dokumenten aus der Bearbeitung eines anderen Benutzers Wenn sich ein Dokument in der pers nlichen Bearbeitung eines anderen d 3 Benutzers befindet so k nnen es die restlichen d 3 Benutzer zum Betrachten ffnen sofern sie die entsprechende Berechtigung auf die Dokumentart besitzen Das Dokument l schen kann zu diesem Zeitpunkt jedoch nur der entsprechende d 3 Benutzer der das Dokument in seiner pers nlichen Bearbeitung hat Wenn Sie das Dokument l schen wollen so m ssen Sie es erst per Statustransfer entweder in Ihre pers nliche Bearbeitung oder in die Gruppen Bearbeitung einer Gruppe transferieren in der Sie auch Mitglied sind Damit haben Sie die M glichkeit das Dokument zu l schen siehe auch nachfolgende Frage 9 5 Anderen Benutzern den Zugriff auf Dokumente verbieten Wie kann man den restLichen Benutzern verbieten auf Dokumente die Sich in der eigenen Bearbeitung befinden bearbeilend zuzugreifen Dazu muss Ihr d 3 Administrator die folgenden Parameter in der d3addon ini f r Ihr d 3 Archiv setzen ENTZUG_BEARB_NUR_VORGESETZTE VORGESETZTER_IN_BENU_OPT_FELD Die Bedeutung der Parameter ist in der d3fixed ini zu finden Beim richtigen Setzen der Parameter kann nur der Benutzer und sein Vorgesetzter ein Dokument bearbeiten und einen Statustransfer durchf hren wenn sich ein Dokument in der Bearbeitung eines Benutzers befindet 10 Visw
172. reite des Dokuments die Detailansicht genau ausf llt Bildgr e so anpassen dass die H he des Dokuments die Detailansicht genau ausf llt Dokument in seiner Originalgr e darstellen Dokument in maximal aufl sbarer Gr e darstellen abh ngig von der Aufl sung der Grafikkarte in einem Bildpunkt wird genau ein Grafikpixel dargestellt Dokument um eine Stufe vergr ern alternativ Doppelklick Dokument um eine Stufe verkleinern vorherige Seite n chste Seite Dokument um 90 bzw nach links herum drehen Dokument um 90 bzw nach rechts herum drehen aktuell angezeigte Seite des Dokuments durch Klick auf den Pfeil jE Eh B D E E E a fi d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 163 d veLop Teik Alll Men s k nnen Sie die Seite wechseln i Es handelt sich um einen reinen Bildbetrachter Anderungen wie z B Drehen des Dokuments oder Zoom ndern das eigentliche Dokument nicht 3 10 Mengen bersicht ausbLenden Wenn Sie die Mengen bersicht ausblenden werden alle Dokumente in einer Liste ohne dokumentspezifische Attribute angezeigt In diesem Fall erscheint oberhalb der Treffermenge Treffermenge in der Dokumentart A Haben Sie die Mengen bersicht ausgeblendet so k nnen Sie sich den Inhalt der 60er Felder nicht ber die Funktionstaste lt F7 gt ansehen Stattdessen m ssen Sie das Dokument markieren und seine Eigenschaften aufrufen und auf die Registerkarte
173. renzeichen der jeweiligen Eigent mer und werden nur zum Zweck der Erl uterung und zum Nutzen der Eigent mer verwendet d velop AG Telefon 0 25 42 93 07 0 Fax 0 25 42 93 07 20 e mail info d velop de Bei Fragen zu dieser Dokumentation oder zur Software wenden Sie sich bitte an uns Hotline 0 25 42 93 07 27 e mail support d velop de Besuchen Sie uns im Internet http www d velop de Dieses Dokument wurde zuletzt am 14 12 2007 berarbeitet und bezieht sich auf d 3 explorer ab Version 6 2 Name des Dokuments d3explorer pdf Buildnummer 20071214 d veLop nhat Teil I Finleitung 10 1 er ee E E ESTE PETE 10 2 SOCS e E aea a E E R E 10 3 VoD a N E A 10 Teil II Frl uterungen zum Archiv 13 1 De aiena Arie E I E E E EE 13 2 Verkn pfung von Dokumenten und Akten ssssssssssesssssessessessesresresreseesrssrssresresessessessrssessessessesses 13 3 Struktur des elektronischen Archivs ae en ea 14 Teil IH Installation 16 l TEES EAN aTe i ee E AE E 16 1 1 PARN pennn N E EE E TEN 16 1 2 SOHN ee E E ee reset 16 1 2 1 Betriebssystem eaeeseeesensnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 16 E ES o o e e 16 2 SU E 17 Teil IV Programmstart 21 1 LOSIN e T 21 1 1 PNE A n N E E E N E ENERIEEREEEERNR 23 2 POE ae E E E T E T E 24 3 ADWE aT a i A E A re a a A T E A 25 4 O PrO ES ee er 26 5 Procida A OEE E E 27 6 DIAS DIE E a ee ee 28 7 Aktualisierung der
174. rhandbuch Teil Einueitung 10 d veLop TeiL EinLeifung Bei einer Tastenkombination werden die Tasten jeweils mit einem Bindestrich voneinander getrennt Die zuerst genannten Tasten m ssen gedr ckt bleiben w hrend die letzte bet tigt wird Zu klickende Auswahlbuttons sind im Text integriert Button i El n Zu klickende Men buttons werden gezeigt Benutzermenu Akti i J Hinweis I Bemerkungen mit diesem Zeichen sind besonders zu ber cksichtigen stellen hilfreiche Tipps oder Ausnahmen dar Achtung aa Bemerkungen mit diesem Zeichen helfen Fehler zu vermeiden die im schlimmsten Fall zu fehlerhaftem Programmverhalten oder dem Verlust von Daten f hren k nnen tap Beispiel So markierte Abschnitte enthalten Beispiel Daten zu den erl uterten Funktionen Hintergrund Informationen aa Bemerkungen mit diesem Zeichen enthalten Informationen die einzelne Punkte n her erl utern und liefern weiter f hrende Details zum aktuellen Thema Abbildung x D d veLop d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil l EinLeitung 11 d veLop 1 lei 1 ErLauferungen zum Archiv d 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL ll Ert uferungen zum Archiv Die Suche im d 3 Archiv Dokumenten lassen sich im d 3 Archiv mit Hilfe des d3 explorer nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien suchen e Dokument Identifikations Nummer Doku ID Das d 3 System vergibt automatisch zu jedem Dokume
175. ribute Dokumentarten RechteverwaLtung Einen festgelegten Aufbewahrungsort gibt es im elektronischen Archiv nicht Vielmehr ist es in d 3 m glich Dokumente in mehreren logischen Akten abzulegen ohne sie mehrfach abzuspeichern Dadurch k nnen Sie beispielsweise Ihre Rechnungen in einer Bestell und einer Kundenakte ablegen und wieder finden So wird Redundanz vermieden indem die verschiedenen Akten auf dasselbe Dokument verweisen Unternehmensinterne Verteiler und Postwege werden vermieden Einmal elektronisch archivierte Dokumente stehen allen berechtigten Benutzern unmittelbar zur Verf gung 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei Il ErL uterungen zum Archiv 14 d veLop o Tei II Installation 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL Ill InstaLLafion I Sustemvoraussefzungen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Hard und Softwarevoraussetzungen f r den ordnungsgem en Betrieb das d 3 Systems notwendig sind Achtung Support wird nur f r solche Systeme gew hrt die die Mindestanforderungen erf llen 1 1 Hardware e Prozessor Intel Pentium oder kompatibel e Festplattenspeicher min 15 MByte zzgl tempor rem Platz f r Dokumentdateien w hrend des Bearbeitens oder Betrachtens e Mindestaufl sung ist XGA 1024x768 mit HighColor also 15 16 Bit Farbtiefe e Hauptspeicher 128MB RAM Windows 2000 XP e Netzwerkkarte l e Software Bei der Software wird zwischen den Systemvoraussetzunge
176. rkflowstatus Archiv ist die Checkbox Archiv markiert Die Archiv Versionen lassen sich in der Registerkarte abrufen Mehr hierzu erfahren Sie im Kapitel ffnen von Dokumenten Nutzdatei anzeigen 3 2 Attribute anzeigen und andern Befinden Sie sich im Fenster Dokument Eigenschaften k nnen Sie sich die Attribute des Dokuments tabellarisch anzeigen lassen ffnen Sie hierzu e die Registerkarte Attribute oder e dr cken Sie die Tasten ALT T 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein VIII ffnen von Dokumenten 91 d veLop TeiL VII Offnen von Dokumenten Dokument Eigenschaften 7 Er Attribute Dokument Eigenschaften t Allgemein Attribute Klassen Versionen Historie Notizen Globale Attribute Dokumentart Bestellung Bemerkungen Dokumentart spezifische Attribute Lieferantenname Walldorf Grosshandel Lieferantennit Jahr Bestellnummer 4500004708 Datum 23 09 1398 Buchungskreis e 1000 UK Abbrechen bernehmen In den Attributfeldern lassen sich auch Eintr ge ndern sofern dies erlaubt ist siehe hierzu Workflow Pflichtfelder werden rot hinterlegt Positionieren Sie hierzu den Cursor mit der Maus in einem Attributfeld und aktualisieren Sie den Wert W hrend der Eingabe der aktuellen Werte erscheint die Eingabehilfe welche die zuletzt eingegebenen W rter vorschl gt Um die nderungen zu bernehmen klicken Sie anschlie end e auf bernehmen Um die nderungen zu ignorieren klick
177. rl utert die Bedienung der Anwendung d 3 explorer F r das Verst ndnis ist es hilfreich wenn Sie ber grundlegende Kenntnisse in Microsoft Windows verf gen i Der Funktionsumfang im d 3 explorer ist stark von den Voreinstellungen Ihres Systemadminstrators abh ngig Sollte eine in diesem Handbuch beschriebene Funktionalit t an Ihrem Arbeitsplatz nicht verf gbar sein so kann dies in eingeschr nkten Benutzerrechten begr ndet sein q M glicherweise wurde die d 3 explorer Anschicht auch benutzerspezifisch angepasst i Dieses Handbuch basiert auf dem im den d velop Schulungen eingesetzten Schulungsarchiv FU EE Dort ist unsere Testfirma 4U abgebildet i Zahlreiche Men punkte lassen sich auch per Shortcut erreichen Die Tastenkombination an entnehmen Sie bitte dem beigef gten Screenshot Sie werden nicht explizit im Handbuch beschrieben da die Tastenkombinationen je nach Sprachversion des eingesetzten d 3 System unterschiedlich ausfallen k nnen 3 Vereinbarungen Die in diesem Buch eingesetzten Schriften und Symbole haben folgende Bedeutung Schrift Symbol Bedeutung Muster Men punkte oder Button Extras Optionen Untermen punkte werden jeweils mit einem vertikalen Balken voneinander getrennt Sonstiges Muster Der letzte Untermen punkt in eckigen Klammern steht f r eine auszuw hlende Registerkarte Extras Optionen Sonstiges Muster Taste oder Tastenkombination ALT STRG X 0 3 expLorer Anwende
178. rnommen Wenn Sie Probleme bei der d 3 Client Installation haben so wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen d 3 Administrator Begr ungsfenster des d 3 u i Client Setups d 3 Client Setup x Wilkommen zum d 3 Clent Setup Mit diesem Programm wird der d 3 Client auf Ihrem Computer installiert Es wird dringend empfohlen dab Sie alle Windows Frogramme beenden bevor Sie das Setup ausf hren Klicken Sie auf Abbrechen um das Setup zu beenden und anschlie end schlie en Sie alle ge ffneten Programme W hlen Sie weiter um mit dem Setup fortzufahren WARNUNG Diese Anwendung ist durch Urheberrecht und internationale Vereinbarungen geschutet E Unberechtigte Reproduktion oder nicht autorsierter wertrieb 3 Cl eni getup dieser Anwendung oder einer ihrer Komponenten wird gerichtlich verfolgt und kann zu erheblichen Strafen fuhren ber den Schalter 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Tein III InstauLation 1 d veLop TeiL Ill InstaLLafion __ Zur ck zum vorherigen Installationsschritt Zum Abbrechen der Installation benutzt man den Schalter Abbrechen Im zweiten Installationsschritt wird nach dem Installationsverzeichnis f r den lokalen d 3 Client gefragt Standardm ig ist hier das Verzeichnis C Programme d velop d3client vorgegeben ber D urchsuchen kann man einen anderen Installationsort angeben Installationsort f r den F E lokalen d 3 Client d 3 Client setup x Der d 3 Llient wird
179. s deren Datum bereits erreicht oder berschritten ist werden zur besseren bersicht rot eingef rbt Der Absender wird in der Spalte Von angegeben M chten Sie den Loginnamen aufl sen wie oben gezeigt Claus Chef anstatt Login Name cc und durch den vollst ndigen Namen ersetzen geben Sie dies unter Optionen an e W hlen Sie hierzu den Men punkt Extras Optionen Ansicht und e aktivieren Sie die Checkbox M Vollst ndiger Name im Fostkorb d veLop TeiL IX Postkorb Extras Optionen Ansicht Vollst ndiger opioaren Name im Postkorb nsicht visualisierung Suchen Benutzermeni Sonstiges ttibutfelde II kel Dokument IE Besitzer Type Bearbeiter Gruppe Gro e Bemerkungen 1 Relevanz Bemerkungen 2 Ge ndert am Bemerkungen 3 Dokumentnummer Bemerkungen 4 Yaranternurmmer Best tigen Sie die bernahme der Einstellungen mit Die Einstellung bleibt ber das Programmende hinaus auf Ihrem PC erhalten Sofern Ihr Windows Profil auf einem Server gespeichert wird ist es nicht an Ihrem PC sondern an Ihr Windows Login gekoppelt Senden an Gruppe Der d3 explorer bietet auch die M glichkeit Dokumente an Benutzergruppen oder T tigkeitsprofil T tigkeitsprofile zu verschicken Hierzu muss man im Feld An anstatt eines oder mehreren User eine Gruppe ausw hlen Auswahl Empf nger hier Benutzername Mame Abteilur werk Gruppe Gesch ftsleitung an Entwicklung Benut
180. s Fenster oder in der Ordnerliste anzeigen lassen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 160 d veLop Teik Alll Men s Suchvorlagen im Dd xplorer d3_user Archiv FU UT Aktionen Fenster Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe le 6 E33 5b 4 amp I gt E Zur ck Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Memo Benutzermen Aktionen Layout Suchen Suche definieren f r Dokumentart Lieferschein x Yerlauf E E Enthaltener Text Lieferschein Status A Suche ausf hren Kundennummer Suchvorlagen Name Hinzuf gen Jahr B ci Neuer Ordner Auftragsnummer Aktionen 5 Blasen Datum Suchen in L schen Buchungskreis 5 G Akten LHI Umbenennen If Kommission IE Dokumente Suchoptionen Rechnungsnummer Suchvorlagen u Lieferscheinnr GA Verlauf _ Datum eingrenzen a CI 2007 05 29 Versandversicherung H X SJ 08 10 57 Lieferschein 10 53 41 Lieferschein Suchen g Strukturdarstellung C Ordnerliste gt v 10 295 Aktive Systeme 1 d3_user 19 Objekt e Text Ersatzzeichen f r ein Zeichen Ersatzzeichen f r beliebig viele Zeichen Suchvorlagen im Fenster C Akten Ordnerliste TE Dokumente Bearbeitung J Frufung 35 Dokumente Favoriten 2007 05 29 ber Hinzuf gen kann die Suche hinzugef gt werden Standardname f r die Suche ist Akt
181. snssennnnnnonnnonnnnnnnnnnsnnnsnnnnenssonsssnnsnnssnnssnnssnnsnnnsnnnnn 67 5 Zur ckholen von Suchanfragen und Trefferliste sesssesssessessnesnnennonnsonnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnen 68 6 Suchen innerhalb der Trefferliste ae ei a 69 7 Pre ern Dee gruppieren een ee eis eied dadadao aerea lee 70 8 Volltextsuche mit Und und Oder Verkn pfung uuuessessssssessnessnensnsnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnsnnnnnnne 74 9 Erwertere Seen 74 10 Suche nach Dokumenten die in der eigenen Bearbeitung liegen rsseersersseesseenseenneennennnnn 77 11 NG Est 10 See A EEE RE MEEEEUDEE N EERIEEREE T TEINLEENE 77 12 POTE a E E AA E A 79 PASE E E E a E E A E A A A E E E E A 80 122 Favoriten anzeigen eoe E aREe Teen eEe TEE Eee 81 12 Fayorten loschen eeeeeeisnleee ee ee ee 82 121 Fayorlkenliste speichern esse aeg eisen 83 Teil VII Import von Dokumenten 85 l limporimoglichkeiten este e e a a ee ee 85 Teil VII ffnen von Dokumenten 87 1 NULZAaE Lanze ee ee nern 87 2 ZIP Ach O EIER see AE ini ee 88 3 Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern eeesseesseessnessonsnnsnnnnnonnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnsnnnennnnnnen 89 31 Allgemeine Biss nschaften anzeieen zuueneeeeeneee eree 89 3 2 Attribute anzeigen und ndern ssssssssssesssessessssresesseseesessesseseesessesseseestssesseseestesesseseesteseseeseeseeseseese 91 I Notizen anzeigen und hinzuf gen uusesesesssesseessensensnensnnnnensnnnnennnensnnnnnnnnensonnsonssensnnnsenssensnnnsnnsnenn 94 3 4 H
182. ss d 3 view nur eine begrenzte Auswahl an Dateitypen darstellen kann a Geben Sie keine Dateitypen an die durch d 3 view nicht darstellbar sind Ziehen Sie bei Bedarf die Dokumentation von d 3 view hinzu Beim Archivieren von Dokumenten propriet rer Formate lassen sich abh ngige Dateien erstellen die mit d 3 view dargestellt werden k nnen Dies ist m glich indem neben der Datei im Originalformat zur selben Doku ID auch eine inhaltlich identische Datei im TIFF Format erstellt und im d 3 Archiv abgelegt wird A Abh ngige Dateien werden bei aktivierten Info Icons durch ein TIF Symbol dargestellt Wenn Sie sofern vorhanden abh ngige TIFF Dateien ffnen m chten aktivieren Sie den Men punkt Extras Abh ngige TIFF Dateien ffnen Die Endung f r abh ngige Dateien k nnen Sie auf der Registerkarte Extras Optionen d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit V Bedienung 37 d veLop Tei V Bedienung Visualisierung festlegen Markieren Sie die Endungen die Sie ben tigen 3 4 Extras Optionen Suchen Auf der Registerkarte Extras Optionen Suchen k nnen Sie festlegen e wie viele Treffer angezeigt werden sollen e wie alt die Dokumente sein d rfen e wie lange die Suchanfragen aufbewahrt werden sollen e ob die Suche per Volltextrecherche erfolgen soll und wie die Suche gestartet werden soll e wie die Dokumentarten dargestellt werden sollen Fxtras Optionen a Suchen Optionen Ansicht Visualisieru
183. ssen sich durch einen Doppelklick auf das entsprechende Attribut aufklappen Sie Unterb ume lassen sich durch Klicken auf und ein bzw ausblenden Grunds tzlich erscheint vor jedem Attribut ein H Sobald das Attribut ausgew hlt wurde und es keine weitere Verzweigung gibt wird das ausgeblendet siehe Abbildung Treffermenge verfeinern Attribut Chair Zus tzlich k nnen Sie eine Standard Bearbeitungsgruppe ausw hlen Standard um Eingabehilfe verwenden _ Trefferanzeige automatisch strukturieren Standard Bearbeitungsgruppe Gesch ftsleitung Sollten Sie ein Dokument in den Status Bearbeitung bernommen haben das Sie nicht bearbeiten wollen so k nnen Sie es der Standard Bearbeitungsgruppe zur Bearbeitung zuweisen Das zuvor ausgew hlte Dokument wird durch einen Klick im Kontextmen auf Dokument bearbeiten F9 Bearbeitung l schen Alt ck der zuvor unter Extras Optionen Sonstiges ausgew hlten Standard Bearbeitergruppe zur Bearbeitung zug nglich gemacht i Diese Funktionalit t eignet sich z B dazu Dokumente zu archivieren indem man eine spezielle E Benutzergruppe Archiv einrichtet d 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 48 d veLop Tei V Bedienung 3 7 Attribute anzeigen Die Attribute von Dokumenten werden tabellarisch angezeigt sobald Sie auf Grund einer Suche siehe hierzu Suche nach Dokumenten eine Treffermenge erhalten Treffermenge Dekuma a Treffermenge f r Dokumentart Lo
184. stufe der Sie angeh ren siehe auch Rechtestufen Dieses Feld ist mit einem H kchen versehen wenn Ihnen der Zugriff auf Dokumente im Workflowstatus Archiv gew hrt wird Dieses Feld ist mit einem H kchen versehen wenn Ihnen das Recht gew hrt wird neue Akten anzulegen Diesem Feld k nnen Sie entnehmen welchen Bearbeiter Gruppen Sie angeh ren Sie haben nur Zugriff auf Dokument und Aktenarten die den hier angegebenen Gruppen angeh ren Es gelten zus tzlich die Einschr nkungen durch Ihre Rechtestufe siehe auch Rechtestufen Diesem Feld k nnen Sie entnehmen welchen Pr fer Gruppen Sie angeh ren Dokumente die diesen Gruppen angeh ren k nnen von Ihnen unter Ber cksichtigung der Einschr nkungen durch Ihre Rechtestufe gepr ft werden In den Optionsfeldern sehen Sie ggf Anwender bezogene Daten wie e Mail Adresse Durchwahl Raumnummer o ber den Schalter Zugriffsrechte erhalten Sie Informationen ber die definierten Zugriffsrechte Teil XII WorkfLow 139 d veLop Teik All Workflow b Arbeiten ohne WorkfLou i Sofern nicht mit Workflow gearbeitet wird ist es sinnvoll alle Dokumente in den Workflowstatus Freigabe weiterzuleiten In diesem Status sind Dokumente unver nderlich und f r alle d 3 Anwender mit der entsprechenden Gruppenzugeh rigkeit zug nglich i Alle d 3 Anwender die ausschlie lich nach Dokumenten suchen um diese zu betrachten vr ben tigen nur die Rechtestufe 1
185. stufe 1 siehe hierzu Workflow Rechtestufen nicht mehr sichtbar Als berechtigter d 3 Anwender k nnen Sie ein freigegebenes Dokument jederzeit sperren FR FUo0000181 W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Freigabe gesperrt oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT S 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfiow 147 d veLop Teik Al Workflow Dokumenstatus ndern Freigabe gesperrt Bearbeitung Pr fung Stro Alt A im Hintergrund ausf hren Es erscheint das Auswahlfenster Dokument e sperren Dokument e sperren klicken oder brechen Sie das Sperren ab indem Sie auf Ein gesperrtes Dokument wird im d 3 explorer durch ein Einbahnstra ensymbol gekennzeichnet HS Fum das das Dokumentensymbol ersetzt In diesem Beispiel wird das Word Symbol durch das Einbahnstra ensymbol ersetzt 8 10 Freigeben gesperrter Dokumente i Das erneute Freigeben eines gesperrten Dokuments ist sinnvoll wenn es seine G ltigkeit zur ckerlangt Freigegebene Dokumente sind f r alle Anwender mit der entsprechenden Gruppenzugeh rigkeit unabh ngig von der Rechtestufe siehe hierzu Workflow Rechtestufen wieder sichtbar Als berechtigter d 3 Anwender k nnen Sie ein gesperrtes Dokument jederzeit wieder freigeben W hlen Sie hierzu im Kontextmen Dokumentstatus ndern e den Untermen punkt Freigabe gesperrt oder e dr cken Sie die Tasten STRG ALT S im Hintergrun
186. t tigen ber den Schalter Zuck kann er vorher eingegebenen Installationsdaten ndern ber den Schalter Auent kann er die Installation abbrechen und der d 3 Client wird nicht auf dem Computer installiert Fertigstellen des d 3 Client F Installationsassistenten d 3 Client Setup k xl Der d 3 Client wird nun installiert Quelle lt hr_serrername Slelverzeichnis CFProgrammehd velop d3chent Klicken S e Fertigstellen um die Installation zu starten und den d d Client wie oben angegeben zu installieren 1 3 CLient Setup Abbrechen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch Teil III InstauLation 19 d veLop o Tei IV Programmstart 1 3 expLorer Anwenderhandbuch d veLop TeiL IV Programmstart Login LoginDialog ffnen Sie den Login Dialog sofern das Fenster d 3 Login nicht nach der Installation oder beim Systemstart automatisch ge ffnet wird Den Status der Anmeldung erkennen sie an der Farbe des d 3 logos in der Taskleiste Das rote d 3 Logo o zeigt an dass die am d3 archiv angemeldet sind Sehen Sie das silberne d 3 Logo D so sind Sie nicht am Archiv angemeldet Um sich anzumelden klicken Sie e doppelt auf das graue d 3 Logo im rechten Bereich der unteren Taskleiste neben der Uhr lt 13 54 oder ffnen Sie das Kontextmen indem Sie e das Logo d mit der rechten Maustaste anklicken und e den Punkt Login w hlen d xplorer Archivierung Danach ffnet sich das d 3 Login Fenst
187. t und Aktenarten bei Anmeldung im d 3 explorer ussesssesssesssersseenneennnenn 173 4 SU i E ee reiner 173 4 1 Optimale Sucheinstellungen c 200220000000200snnennnonnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnssonssnnnsnensnnnssnnnsonnsnnnsnnnn 173 4 2 Reihenfolge der Felder f r die Dokumentarten im d 3 explorer zurssurserssersnensonnnernnnnennn 173 5 T T E E E 174 3 1 Ireffermenge automatisch oh ru 174 3 2 Anzeige in der Treffermenge ob sich ein Dokument in einem Workflow befindet 174 5 3 Anzeige der Seitenanzahl bzw Anzahl der Dokumente cesseesssesssessnnsnnonnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 174 3 4 Gleichzeitige Anzeige von zwei Dokumenten mit deren Attributen zursserssersenssersnennennne 174 2 9 Anzahl der Treffer der zuletzt bearbeiteten Dokumente usesseesssessnessnennnnennonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 175 6 VS an 01 6 5 1 EEE VERLIEREN EEE E EA A E P E E ATT 175 6 1 ndern der Attribute von mehreren Dokumenten uueessesesesseseenenenennennnnennnennennnnnnenennennnnnnennnnnnn 175 6 2 Unterdr cken der Vorschl ge bei der Eingabe der Attribute cssusssserssessneesnennnnnnnnnnennnn 175 6 3 Attribute von Dokumenten k nnen nicht ge ndert werden uuussesssessnesssessneennonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 175 6 4 Attribute von Dokumenten in der Freigabe k nnen nicht ge ndert werden unneeeen 175 6 5 AnzeigederG0er Felder ARRNERENELDE IEEE NEN EEURIIEE dere IEEENEEEE LEE EN EHER
188. t nach allen Dokumenten deren Wortliste Begriffe enthalten die mit URL oder ANTR beginnen 9 Erweiterte Suche F r noch feinere Suchanfragen eignet sich besonders die erweiterte Suche Suchaufgaben Erweiterte Suche Suchoptionen C Datum eingrenzen Sie erreichen das Suchfenster der Erweiterte Suche indem Sie wie oben gezeigt auf Erweiterte Suche klicken Es ffnet sich wie unten dargestellt das Eingabefenster f r die Erweiterte Suche Sie k nnen ausw hlen ob Sie eine Wortsuche oder eine Textsuche durchf hren wollen i Entgegen der anf nglich vereinbarten Konvention wird f r dieses Beispiel NICHT das Archiv FU unserer Beispielfirma 4U benutzt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 74 d veLop TeiL VI Suche nach Dokumenten Es wird auf das velop InternetArchiv zugegriffen um die Funktionalit t der Suche ber viele Dokumente zeigen zu k nnen Sollten Sie noch keinen Zugang zum d velop Internet Archiv besitzen so kontaktieren Sie Ihren Projektberater oder Vertriebsbeauftragten e Wortsuche Erweiterte Suche Erweiterte Sud Weortsuche r x Testzuche Dokumente finden mit allen Worte o mit irgendeinem der Worker Urlaub ohne die Worten Ostern 20 hnlichen W rtern Abbrechen bernehmen Auf der Registerkarte Wortsuche haben Sie 4 M glichkeiten Ihre Suche zu verfeinern e mit allen W rtern UND Verkn pfung e mitirgendeinem Wort ODER Verkn pfung e oh
189. tellung der Ansicht die vorher gew hlt war F hrt eine Suchanfrage aus Zeigt die ausgew hlten Dokumente Zeigt das Anfragefenster Aktualisiert die Darstellung Zeigt Dokumente an die in Ihrer eigenen Bearbeitung liegen Zeigt Dokumente der Pr fergruppen an in denen Sie Pr fer sind Zuletzt bearbeitete Dokumente anzeigen Zeigt die Favoriten an Wechselt zur Wiedervorlage Postkorb Memos entsprechen einem Lesezeichen Benutzermen dass dynamisch oder nach individuellen Gesichtspunkten zusammengestellt werden kann siehe Extras Optionen Registerkarte Benutzermen Zeigt das Kontextmen des d 3 explorers Brechen Sie hier einen Suchvorgang oder eine Dokumentbereitstellung ab wenn Ihnen die Bereitstellung bzw Suche zu lange dauert Offnet ein Fenster mit verschiedenen Layoutvorlagen die Beispiele f r Teik XV Anhang 183 d veLop Teit XV Anhang Symbol Beschreibung Fensteraufteilung beschreiben mit und ohne Dokumentvorschau W hlen Sie eine Layoutvorlage in dem Sie auf das gew nschte Bild klicken Layoutvorlagen ps Klicken S e auf das Bild mit der gewunachten Fensterautteilund Ohne Dokumentworscha ambapa mimp Abbildung 86 Layoutvorlagen c sumboLe des d 3 expLorers Symbol Bedeutung TIF Datei im TIF Format T Akte F Dokument E Dokument dass in einer Aktenstruktur h ngt Verkn pfung von Dokumenten 2 Dokument welches im Web ver ffe
190. tnummer Variantennummer Dokumenteigenschaften anzeigen und ndern Allgemeine senschaften anzei Bearbeiter Gruppe zeigt an welchem Bearbeiter oder welcher Gruppe das Dokument Mehr hierzu erfahren Sie im Kapitel Workflow Bemerkungsl _______ Eeigt den Wert des Attributs Bemerkung 1 an Bemerkung2 _______ keist den Wert des Attributs Bemerkung 2 an l Bemerkung3 zeigt den Wert des Attributs Bemerkung 3 an Bemerkung 4 zeigt den Wert des Attributs Bemerkung 4 an Die Attribute Bemerkung 1 bis Bemerkung 4 sind unabh ngig von d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teit V Bedienung 35 d veLop Tei V Bedienung palte der Dokument bzw Aktenart und k nnen daher bei jedem Dokument und bei jeder Akte verwendet werden Status Bei markiertem Feld Status wird der Workflowstatus siehe hierzu jedes Dokuments grafisch darg Info Icons ymbole die zur Beschreibung der Dokumente dienen Status abh ngige Dateien Struktur etc siehe auch Symbole des d 3 explorers Vollst ndiger Name imiEs erscheint der vollst ndige Name im Postkorb Postkorb Als Beispiel sehen sie die Trefferliste die eine Suche nach Bestellungen im FU Archiv ergibt Trefferliste z Suche nach Bestellungen In PUA FH E Funoooooss DOMBAR AG 20 09 1998 FH E Fuo0000084 Hiehorster GmbH 28 09 1998 F4 E Fugooooog2 Walldorf Grossh 25 03 1338 In der ersten Spalte ist der Status des Dokumentes zu sehen alle sind auf gr n Freigabe Die zweite Spalte z
191. tstraktur aktenplar W hlen sie in der Dokumentartendarstellung den Punkt Gruppe zuordnen so wird jede Akten und Dokumentart ein oder mehreren Gruppen zugeordnet Jeder Benutzer im d 3 kann einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden In dieser Darstellung erh lt man eine bersicht der Zugeh rigkeit zu den Benutzergruppen Zu jeder Benutzergruppe werden die dazu geh rigen Dokumente und Akten angezeigt Darstellung bei Suchen in Zuordnung zu Gruppen _ UI Buchhaltung EBEN Gesch ftsleitung H Akten Dokumente i Die Zuordnung zu Gruppen dient dem d 3 Administrator als ein Instrument der Zugriffssteuerung e Dokumentstruktur Aktenplan Dokument artendarstellun Normal 0O Gruppen zuordnen Akten dienen im d 3 System dazu Dokumente zusammenzufassen die ber hnliche Attributmerkmale verf gen So kann man eine Rechnung zusammen mit der Bestellung der Auftragsbest tigung und weiteren Dokumenten in einer Bestellakte ablegen Gleichzeitig kann die Bestellung auch in einer Kunden bzw Lieferantenakte abgelegt werden Die Akte wird dabei ebenso anhand von Attributen klassifiziert wie ein Dokument i Eine Akte unterscheidet sich von einem Dokument dadurch dass sie nur auf andere Akten und Dokumente verweist F r gew hnlich enth lt sie keine Nutzdaten Die Verkn pfung der Akten mit den Dokumenten findet h ufig ber einen Aktenplan statt siehe hierzu D3 Administrationshandbuch Diese V
192. tzten Suchanfrage zur ckkehren ggf um die Suche mit ver nderten Suchkriterien zu wiederholen bi e klicken Sie auf das Icon Anfrage Anlage der e w hlen Sie den Men punkt Ansicht Suchanfrage anzeigen Anschlie end k nnen Sie auch wieder zur Ansicht der Treffermenge zur ckkehren indem Sie nochmals auf das Icon Anfrage klicken oder e den Men punkt Ansicht Trefferliste anzeigen w hlen b suchen innerhaLb der Trefferliste Innerhalb der Trefferliste k nnen Sie nochmals eine normale Textsuche durchf hren Dabei werden alle Attribute der dargestellten Tabelle durchsucht Um innerhalb der Trefferliste nach bestimmten Attributen zu suchen e w hlen Sie den Men punkt Suchen Treffermenge durchsuchen Suchen Treffermenge durchsuchen suchen G Datumsbereich Treffermenge l schen und e geben Sie im Feld Suchen nach den zu suchenden Text ein 0 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL VI Suche nach Dokumenten 63 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten Suchen nach EEE T x Nur ganzes Wort suchen Suchrichtung Abbrechen Nach oben Grob Keinschreibung Mahal e Klicken Sie anschlie end auf iinis Daraufhin werden die Attribute der Treffermenge nach dem gew hlten Suchbegriff durchsucht Sie k nnen ausw hlen ob die Attribute nur nach exakt der Zeichenkette in der Suchanfrage durchsucht werden soll Dann setzten Sie den Haken bei Nur ganzes Wort suchen Nur ganzes Wort suchen Es wird nur
193. uelle Suche Diesen Namen k nnen Sie Ihren Bed rfnissen anpassen Dazu gibt man einen anderen Namen f r die Suche an i Suchvorlagen werden immer im Zusammenhang mit einer bestimmten Dokumentart 1 gespeichert i Zum Organisieren Ihrer Suchvorlagen haben Sie die M glichkeit verschiedene Ordner anzulegen ai Dazu w hlen Sie aus dem Suchvorlagen Fenster Neuer Ordner Eine mehrstufige Anlage von Ordner ist m glich Weitere M glichkeiten zur Organisation haben Sie im Kontextmen Hier k nnen Sie Suchvorlagen Ersetzen L schen oder Umbenennen Um eine Suchvorlage auszuf hren w hlen Sie bitte Ansicht Suchvorlagen Anschlie end w hlen Sie die gew nschte Suchvorlage im Suchen Aktionen Fenster aus Durch Doppelklick k nnen Sie die Suchvorlage ausf hren Die Ergebnisse werden Ihnen dann im d xplorer angezeigt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tein XIII Men s 16l d veLop Teik Alll Men s 3 7 AktuaLisieren Aktualisiert die aktuelle Anzeige der Trefferliste z B wenn Sie den Status eines Dokuments der Trefferliste ge ndert haben 3 8 Dokumentattribufe Bei dem Dokumentattributefenster handelt es sich um ein andockbares Fenster Es bietet eine bersicht ber die Dokumentattribute Andockbares Dd xplorer d3_user Archiv FU LTR Attributfenster Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe e gt 353 b 4 amp E gt E D Zur ck Wor Aktualisieren Bearbeitung Pr fung Dokumente Favoriten Postkorb Mem
194. ung eines Dokumentes das Ihrer Benutzergruppe gesandt wurde in Ihre alleinige Bearbeitung berf hren wollen Unter dem Trennbalken sind alle Benutzergruppen aufgef hrt in denen sie kein Mitglied sind blauer Rahmen Klicken Sie anschlie end e auf BETEN um den Transfer abzuschlie en oder e auf l J um die nderung zu ignorieren Wenn Sie das Dokument an eine der Benutzergruppen schicken wollen in denen Sie Mitglied sind so k nnen Sie die Auswahl auch beschleunigen indem Sie im Kontextmen Dokumentstatus ndern Bearbeitung direkt die gew nschte Benutzergruppe ausw hlen Der Statustransfer wird dann direkt ohne weitere Abfrage gestartet 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil XII Workfiow 14e d veLop Teik All Workflow EDV Einkauf Weitere Stro Alt B Alternativ k nnen Sie ber den Kontextmen punkt Dokument zur Bearbeitung markiert ein Dokument das in der Bearbeitung eines anderen Benutzers ist in die eigene Bearbeitung bernehmen bei entsprechenden Rechten Dieser Men punkt funktioniert genauso wie Dokumentstatus ndern Bearbeitung A Nach dem Weiterleiten eines Dokuments an eine Gruppe in der man selbst kein Mitglied ist l Gruppen die im Auswahlfenster unter dem Trennstrich stehen ist kein Zugriff auf dieses Dokument mehr m glich 0 4 Erster Pr fschritt Fin im Status Bearbeitung befindliches Dokument wird vom Besitzer oder einem Mitglied der bearbeitenden Gruppe in de
195. uppieren nach Dokument ype Lieferantenname J Lieterantennr i FUOOOOOOT 7 TIF Bild Biw S 1002271 ESE Fuoooaaote Dokumentattribute x FuUgpgo004s Bearbeitung Freigabe TIF Bild Lieferschein Eingang TIF Bild bitter looze 100655 El ruooagoms g TIF Bild Actebis 100632 Dokumentart f Fupoooogzg TIF Bild bitter looze 100655 Lieferantenname Digital Network Services EHE Fuooooagz TIF Bild Brockhaus 100638 Lieferantennr F FUOOODIDEE TIF Bild Buchdienst Stuttgart 100766 Jahr 3 FUOOOOIDE3 TIF Bild bittertloose 100655 Bestellnurnmer f FUOOODODSO TIF Bild Brockhaus 100638 kE FUOOODODAT TIF Bild ACTEBIS 100632 IF FUOOGOID4S TIF Bild Digital Network Services 100228 Da FE ruoooooos a TIF Eild e siquia 100099 Datum Euchungskreis Fositionsnr Sie erhalten bei der Ansicht einer Tabelle mit Mehrfachattributen ein Tabellensymbol S Gruppieren nach in der oberen Statusleiste des d 3 explorer Tabelle der Mehrfachattribute Tabelle von F000000049 Fositionsnr 4711 4500004103 4500004706 UK Schlie en Durch einen Klick auf ffnet sich die Tabelle mit den hinterlegten Mehrfachattributen Dokument Eigenschaften FR a er Attribute DDoku i5 Allgemein Attribute Klassen Yersionen Historie Notizen Globale Attribute Dokumentart E Lieferschein Eingang Bemerkungen Dokumentart spezifische Attribute 7 O Lieferantenname Digital N
196. utzermen punkte angezeigt die dem aus der Treffermenge ausgew hlten Dokument zugeordnet sind Men punkte die nicht erreichbar sind erscheinen nicht in der Anzeige In unserem Beispiel wird der Men punkt Attribute ndern nicht angezeigt Dieser Men punkt ist nur verf gbar wenn sich das Dokument in der eigenen Bearbeitung oder der Bearbeitung der Gruppe befindet Um dies zu verdeutlichen ist folgender Screenshot eingef gt d 3 expLorer Anwenderhandbuch Teik V Bedienung 45 d veLop Tei V Bedienung Attribute ndern l l E Attribute andern Dokument bearbeiten HE Dokumentfe ffnen BE Treffermenge f r Dokumentar Rechnung Eingang Uokument Lieferantenname Lieferantennt Jahr Bestellnummer FUOO000025 Alesianer 100225 2006 4500004510 E FUQO0O0 Z26 Yodafone 101222 z006 4500004713 F E FUOODOODF7 Yodafone 101722 z006 45000045717 Zuvor ist das Dokument in den Status Bearbeitung berf hrt worden siehe Kapitel Workflowstatus Dies ist im ge nderten Statusfeld am zus tzlichen roten Balken erkennbar 3 6 Extras Optionen Sonstiges Auf der Registerkarte Sonstiges k nnen Sie die Schrift f r die Anzeige der Suchergebnisse einstellen sowie festlegen ob Sie die Eingabehilfe verwenden wollen Die Trefferanzeige kann vom d 3 explorer automatisch strukturiert werden Extras Optionen Sonstiges ups x Ansicht fisualisierung Suchen Benutzermenu Schrift fur die Anzeige der Su
197. versionen von d 3 d 3 expLorer Anwenderhandbuch Tei VI Suche nach Dokumenten 73 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten 12 1 Favoriten Speichern M chten Sie ein oder mehrere Dokumente in Ihre Favoritenliste legen markieren Sie diese in der Trefferliste e ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken und w hlen Sie den Men punkt Senden an Favoriten aus Senden an Favoriten ATTIDUTE andern BEI ffnen Dokumentstatus ndern g7 Neue Akte BE Dokumentle ffnen F10 Dokument bearbeiten F9 Dokument zur Bearbeitung markiert P Bearbeitung l schen Alt R ck de Benutzermenu Akti e klicken Sie in der oberen Iconleiste auf und w hlen den Punkt Senden an Favoriten Benutzermen Senden an el all Favoriten BEI ffnen Dokumentstatus ndern F Neue Akte Postkorb Strg HW BEI Dokumentfe ffnen F10 Desktop Verkn pfung erstellen Dokument bearbeiten F9 _ E Mail Empf nger Dokument zur Bearbeitung markiert G Eigene Dateien Bearbeitung l schen Alt R ck e benutzen Sie den Men punkt Datei Speichern Favoriten 0 3 expLorer Anwenderhandbuch Teil VI Suche nach Dokumenten 80 d veLop Tei VI Suche nach Dokumenten Datei Speichern Favoriten ffnen Dokument Treffermenge Markierte Dokumente ES Dokumente Er par Favoriten 3 Postkorb ea Dokumente drucken M Export Schlie en oder e klicken S
198. xplorer Extras Wenn Sie Funktionsumfang Einfach d 3 view verwenden Abh ngige Dateien ffnen Treffermenge automatisch l schen Einzeltreffer automatisch ffnen Extras Funktionsumfang Einfach ausw hlen wird der d 3 explorer mit folgenden Men punkten dargestellt einfache Men leiste dxplorer d3_user Archiv FUJ AX Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe amp Z Aktualisieren Benutzermenu Layout In der Men leiste des einfachen Funktionsumfangs sind lediglich die Men punkte Aktualisieren Benutzermen und Layout anw hlbar 0 3 expLorer Anwenderhandbuch TeiL V Bedienung 55 d veLop Tei V Bedienung Men punke Datei und Ansicht einfacher Funktionsumfang Fxtras Funktionsumfang Normal normale Men leiste Men punke Datei und Ansicht normaler Funktionsumfang Fxtras Funktionsumfang Vollst ndig vollst ndige Men leiste d 3 expLorer Anwenderhandbuch 2a Layout Spaltenanordnung zur cksetzen Mengen bersicht ausblenden Aktualisieren F5 Speichern Dokumentattribute Neues Login Dokumentvorschau Web Publishing anzeigen HE Dokumentfe ffnen Die Men punkte Datei und Ansicht sehen im einfachen Funktionsumfang wie oben gezeigt aus Im normalen Men stehen zus tzlich die Men punkte Bearbeitung Pr fung Favoriten und Postkorb zur Verf gung d xplorer d3_user Archiv FU Datei Suchen Ansicht Extras Werkzeuge Hilfe
199. zer Gruppe Ir ff Frieda Feld Einkauf Bescher gP Gesch ftsf hrer Tat gk eitzprofil n Benutzer Gruppe my Hauptbuchhaltung Ta t gk eitsprofil i ir hb Hein Blod Buchhaltung Bescher Ir hostirnp Reserved for HOSTIMF u hi Hans Wurst Einkauf Bescher Logistik Benutzer Gruooe se 4 F Eine Gruppe erkennt man am Gruppensymbol Ti und am aufgel sten Name Benutzer Gruppe In unserem Beispiel wird die Gruppe Gesch ftsleitung ausgew hlt Entsprechend erkennt man ein T tigkeitsprofil am dazugeh rigen Symbol BP und dem Namen T tigkeitsprofil Senden an Gruppe Senden an Postkorb An Gesch ftsleitung Erinnern am 26 04 2007 Erledigen bis 26 04 2007 ke automatisch Boittieren beim weiterleiten Abbrechen 1 3 expuorer Anwenderh ndbuch TeiL IX Posthorb 100 d veLop leiL IX Postkort Versandt wird das Dokument durch einen Klick auf Senden Vorher k nnen Sie ausw hlen ob ein einziger Empf nger der Gruppe der erste der das Dokument ffnet oder alle Mitglieder der Gruppe das Dokument erhalten sollen Sollen alle Mitglieder einer Gruppe das Dokument einzeln erhalten so setzen Sie den Haken bei Mitglieder einer Gruppe einzeln benachrichtigen ffnet der Empf nger seinen Postkorb so erkennt er dass das Dokument an eine Gruppe amp versandt wurde am Gruppensymbol H vor der Dokument ID Yor Betreff Erhalten H rgret Macher zur Kenntnis 27 04 2007 09 50 24 BNE gt

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