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MRS Ergo-Voicemailsystem

1. Funktion Tastenfolge Wahl der Mailboxnummer des gew nschten Teilnehmers ann Eingabe der Mailboxnummer beenden Danach wird Ihnen die Hinweisan sage dieser Mailbox eingespielt Ist das Ende der Ansage erreicht wird die Verbindung zu dieser fremden Mailbox automatisch getrennt W hrend der Wiedergabe der Hinweisansage Durch Dr cken der Stern Taste von hier aus direkt in das Hauptmen des Kontrollmodus f r die eigene Mailbox gewechselt werden Statt der Wahl der Mailboxnummer kann durch Dr cken der Stern Taste von hier aus direkt in das Hauptmen des Kontrollmodus f r die eigene Mailbox gewechselt werden Cycos AG 15 September 2006 4 110 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Express Modus Funktion Tastenfolge Verbindung zu einem beliebigen Teilnehmer herstellen Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie in Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Mit der Vermittlung verbinden lassen Mit dem Vertreter verbinden lassen Mit dem Handy des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit dem B rotelefon des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit der zus tzlich definierten Nummer verbinden lassen Vorgang abbrechen und in das Men nach Wiedergabe der Begr ungs ansage zur ckkehren EaSrjEIE Zum Kontrollmodus der eigenen Mailbox wechseln Vorgang a
2. 2220 n nennen nennen 1 16 1 10 2 8 Stern und Raute aste ss 4 22 200 arte 1 17 1 10 2 9 Erstmaliges Anmelden am System 2unn essen 1 18 1 10 2 10 Beschleunigter Zugriff zum Kontrollmodus 2222222220 1 19 1 10 2 11 Einstellungen ber das Web Interface Web Assistant 1 21 2 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg zr2snunnnnnennn nn 2 23 2 1 Zugriff auf den K ntrellmod s r 22 2228 32 ae areas 2 23 2 2 Erzeugen und Versenden einer Voicem il Hr ss essen nn 2 26 2 3 Anh ren und Beantworten einer eingegangenen Voicemail 2 28 2 4 Namensansage aufnehmen aka 2 30 2 5 Vertreternummer definieren HoHee een nen 2 32 3 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz zr2sunnennennnnnn 3 35 3 1 Die eigene Mailbox anw hlen zHn Henne 3 35 3 1 1 Vereinfachte Zugangsprozeduren H2HH Hessens nn 3 36 31 2 Erg beende sams perea eun T oen Ea iy E EE E EIA EA E AE E EE p E a e 3 36 3 2 Die Funktionen im Kontrellmodis a n en ee en ran 3 36 3 2 1 bersicht ber die Funktionen im Hauptmen 2 222 unse 3 38 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 0 1 Inhalt 3 2 2 Auswahlm glichkeiten im Hauptmen des Kontrollmodus 3 39 3 2 3 Bedienung im Standard Modus 2222222 R ernennen 3 41 3 2 3 1 Ausf hrliche Bedienungsansagen ein
3. Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen Wechsel in das Men Begr ungsansagen Auswahl der Begr ungsansage Funktion Tastenfolge Wechsel in das Men Begr ungsansagen aktivieren Wahl des Speicherplatzes f r die Begr ungsansage 1 9 Ausgabe Hi der Ansage die dort gespeichert ist Als Begr ungsansage f r interne Anrufe benutzen und zur ck in das Men Begr ungsansagen aktivieren f r die Definition der Ansage bei externen Anrufen Als Begr ungsansage f r externe Anrufe benutzen und zur ck in das Men Begr ungsansagen aktivieren f r die Definition der Ansage bei internen Anrufen Als Begr ungsansage f r interne und externe Anrufe benutzen Cycos AG 15 September 2006 4 102 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Alternative Funktionen im Men Begr ungsansagen Funktion Tastenfolge Umschaltung Anrufbeantworter Modus Hinweisansage Eigenen Namen aufnehmen Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen 9 Wechsel in das Men eigenen Namen aufsprechen aktuelle Na mensansage wird ausgegeben Aufnahme der Namensansage starten Aufsprechen der Ansage Aufnahme der Namensansage pausieren Namensansage beenden und aktivieren Aufnahme d
4. Kontrollmodus A 118 Erweiterter Modus A 118 Extended Modus A 118 Funktionen 3 36 Standard Modus A 118 Kontrollmodus Direct Access 1 11 M Mailbox 1 5 A 118 Mailbox anw hlen 3 35 Mailbox Modus umschalten 3 65 Mailbox Optionen 3 67 Mehrfrequenz Wahlverfahren A 119 Message Store A 119 Message Transfer Agent MTA A 119 MTA Message Transfer Agent A 119 Z 124 N Nachricht l schen 3 49 Nachricht sofort beantworten 3 44 Nachricht weiterleiten 3 46 Nachrichten mit dem Attribut dringend 3 66 Nachrichten mit dem Attribut vertraulich 3 66 Nachrichten Assistent 3 83 Nachrichtenkopf Header 1 13 3 40 Nachrichten Optionen 3 62 Nachrichtentext Body 1 13 3 40 Neue Nachricht aufnehmen 3 49 P PIN Nummer ndern 3 74 R Raute Taste 1 15 1 17 3 40 REDIR Redirected number A 119 Redirected Number REDIR A 119 Rufnummer f r Anrufumleitung 1 6 S Short Message Service SMS A 119 SMS Short Message Service A 119 Sortierreihenfolge in der Mailbox 3 66 Sprachauswahl 3 74 Standard Men 1 12 3 58 Standard Modus A 119 Stellenanzahl Vorgabe der PIN Nummer 3 75 Stern Taste 1 17 Symbolerl uterung 1 15 T Teilnehmerspezifische Daten 1 6 Telefonverbindung aufbauen 3 85 3 86 Telefonzugang Eigene Mailbox anw hlen 3 37 Telematik A 119 Telephone User Interface TUI A 119 Test der Einstellungen zu Tages und Nacht Betrieb 3 82 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuc
5. MRS Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Inhalt Inhalt T Einleitung as 2 ar naar agieren 1 5 el Was ISEO 4a a ER RE UNE RR BEE ER 1 5 1 2121 FUNKEONSUDSESICHT y se sitek ema en ae Aa aa een ne ar AR ae fe 1 5 1 2 Teilnehmerspezifische Daten 222neneeseeee nennen een nenn 1 6 1 2 1 Daten der Telefonanlage ur u ae ek A 1 6 1 2 2 Daten f r den Zugang zum Voicemailsystem ErgO 22222 1 6 1 3 ber dieses Handbuch ve 22 30 0 0 n na ee een 1 7 1 4 Anwendungsvoraussetzungen zur re rar erde 1 8 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch 2 222222 1 8 1 6 Aufbau des Handb ches esso ns vs ass a Re er 1 8 1 7 Weitere Dokumentationen zum MRS Server 2222222 en seen 1 8 1 8 Hinweise f r Service Techniker und Support 2 22 2222 2e essen 1 10 1 9 Datenschutz und Datensicherheit 4 us 0 Haren 1 10 1 10 gt AllgemeineszuE g0 2 an ee a Ben re ae le a 1 11 1 10 1 Zugriffsm glichkeiten 2 8 42 10 2 mr een aber 1 11 1 10 2 Allgemeines zur Bedienung 24H2Hn nn nennen 1 14 1 10 2 1 Ansagen des Systems wiederholen lassen 22 222222 1 14 1 10 22 Fehleingaben z ss a Be a EEE 1 14 1 1023 Hilfe anfordern essen ar er ar a RE Ra 1 14 1 10 2 4 R ckkehr ins Hauptmen C2unsseee seen nennen 1 15 1 10 2 5 Verbindung beenden 2 HH ss nennen nn 1 15 1 10 2 6 5ymbolellaufef ngvas 32222 tele ee 1 15 1 10 2 7 Die Standard Tastenbelegung
6. Nummer Zugriff auf seine Mailbox bekommt F r den Express Modus ist die Definition einer Vertrauensnummer obligatorisch da eine PIN Eingabe hier nicht vorgesehen ist Wichtig ist dass das entsprechende Endger t das als vertrauensw rdig eingestuft werden soll eine Ruf nummern bermittlung zul sst und diese auch eingerichtet hat Man sollte sich dar ber im Klaren sein dass Vertrauensnummern zu einem Si IN cherheitsproblem f hren k nnen Jeder der dar ber informiert ist welcher An schluss als Trusted definiert ist und Zugang zu diesem Ger t hat kann die vollst n dige Kontrolle ber die fremde Mailbox aus ben So sollte zum Beispiel niemals das Telefon am Arbeitsplatz als Trusted definiert werden wenn andere Personen Zu gang zu Ihrem Arbeitsplatz haben 8 Die Vertrauensnummer k nnen auch im Web Assistant auf der Seite Voicemailsys 7 tem eingetragen werden Web ssistant Verzweigung in das Untermen zur Einstellung der Mailbox Funk tionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Definition von Vertrauensnummern Taste 3 dr cken Danach werden Sie durch eine Ansage aufgefordert einen der drei Spei cherpl tze zu bestimmen in dem die Vertrauensnummer abgelegt werden soll Eingabe des Speicherplatzes 1 3 Taste 1 2 oder 3 dr cken Daraufhin wird Ihnen falls bereits vorhanden die aktuell auf diesem Speicherplatz abgelegte Vertrauensnummer ausgegeben Alternativ z
7. Daraufhin wird falls vorhanden zuerst die zur Zeit aktivierte Begr Bungsansage wiedergegeben Alte Aufnahme beibehalten und ins Mailbox Optionen Men zu r ckkehren Stern Taste dr cken Oder Web ssistant Aufnahme l schen und ins Mailbox Optionen Men zur ckkehren Raute Taste dr cken Oder Aufnahme der Begr ungsansage Taste 5 dr cken Anschlie end werden Sie per Ansage aufgefordert nach dem Ton den Begr ungstext aufzusprechen Aufnahme der Begr ungsansage stoppen pausieren Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch Dr cken der Taste fortgesetzt werden Neue Ansage bernehmen Stern Taste nochmals dr cken Wiedergabe der Begr ungsansage zur Kontrolle Taste 2 dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 58 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Aufnahme der Begr ungsansage nach pausieren fortsetzen Taste 5 dr cken Aktuelle Begr ungsansage verwerfen und mit einer Neuaufnah me beginnen Taste 4 dr cken Aufnahme der Begr ungsansage abbrechen und zur ck in das Men Mailbox Optionen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe f r dieses Men anfordern Taste 0 dr cken Weitere Einstellm glichkeiten zu den Mailbox Optionen Verzweigen in das Men zur Aufnahme des eigenen Namens Taste 2 dr cken Sofort wird Ihnen nun die aktuelle Ansag
8. Eine neue Empfangene ungelesene oder bereits gelesene Abschnitt 3 2 3 2 Empfangene Nachrichten anh ren Nachrichten anh ren auf Seite Welche Nachrichten dabei ber cksich 3 41 vertan gt werden Filterung und in welcher Reihenfolge sie ausgegeben werden Sortierung muss dabei vom Anwen Nachricht aufnehmen und ver senden auf Seite 3 49 Selbstdefinierte Tastenfolgen aufrufen 6 Abschnitt 3 2 3 6 Selbstdefinier te Tastenfolgen nutzen auf Seite 3 52 Mit einem beliebigen Teilnehmer verbinden las Abschnitt 3 2 3 8 Aus dem sen Hauptmen einen anderen Teil nehmer anrufen auf Seite 3 55 Cycos AG 15 September 2006 3 38 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Einstellung der Mailbox Optionen Hier ber er Abschnitt 3 2 3 9 Die Mailbox folgt die Aufzeichnung einer Begr ungsansa Optionen auf Seite 3 57 ge des eigenen Namens sowie die Umschal tung vom Standard in den erweiterten Modus 4 Die Einstellungen dieser Funktionen z k nnen ber den Web Assistant vorge Web ssistant nommen werden P im erweiterten Modus Zus tzliche Nachrichten a einstellen In Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der diesem Modus k nnen die Benachrichtigungs Nachrichten Optionen im erwei funktionen und erweiterte Nachrichten Optionen terten Modus auf Seite 3 62 eingestellt werden 8 Die Eins
9. richten Optionen zul sst und bis auf die erweiterten Begr ungs funktionen alle Mailbox Einstellungen erm glicht Express Modus Einfacher schneller Wiedergabe Modus der ebenfalls ber eine EA spezielle Zugangsnummer erreicht werden kann zum Beispiel f r Abruf der Mailbox Daten von Unterwegs Dazu muss zuvor vom Benutzer spezifiziert werden von welchem Anschluss dies erlaubt sein soll Vertrauensnummern In diesem Modus werden alle Nachrichten nacheinander wiedergegeben Extended Modus Teilbereich des Kontrollmodus der ausschlie lich f r die Benutzer gedacht ist die ber keinen Client am Arbeitsplatz verf gen damit diese Benutzer ihre detaillierten Mailbox Optionen weiter per Tele fontastatur einstellen k nnen Andere Benutzer sollten zur Definiti on dieser Funktionen auf einen entsprechenden Client zum Bei spiel den Web Assistant usw zur ckgreifen denn die Einrichtung ist sehr komplex und ber das Telefon nur m hsam zu erledigen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch A 117 Anhang Glossar Forward Access Weiterleitungsmodus Frontend FE Guest Access Anrufbeantwortermo dus Integrated Messaging IM Interactive Voice Re sponse IVR Kontrollmodus mit erwei tertem Modus Kontrollmodus mit exten ded Modus Kontrollmodus mit Stan dard Modus Kontrollmodus Direct Access Mailbox A 118 Anrufbeantworter Funktion die es erlaubt
10. ufig kann er selbst entscheiden ob er durch einen Wechsel in den erweiterten Modus neue beziehungsweise zus tzlich Funktionen nutzen m chte Denkbar w re auch dass man den Normal Betrieb ausschlie lich ber den Standard Modus abwickelt und nur dann wenn besondere Einstellungen angepasst werden m ssen in den erweiterten Modus ge wechselt wird Erweiterter Modus Im erweiterten Modus stehen dem Benutzer zu den Funktionen des Standard Modus die M glichkeiten zum Einstellen der Nachrichten Optionen zur Verf gung Zudem k nnen weitere Mailbox Optionen wie zum Beispiel das Aufnehmen und Aktivieren von Begr Bungsansagen das Einrichten von Vertrauensnummern die Sprachauswahl f r die Sys temansagen sowie die nderung der PIN Nummer hier eingestellt werden Die Beschrei bung finden Sie im Abschnitt 3 2 4 Der erweiterte Modus im Kontrollmodus auf Seite 3 60 Extended Modus Diese Betriebsart die speziell vom Administrator eingerichtet werden muss ist aus schlie lich f r Benutzer gedacht die nicht ber einen Computer am Arbeitsplatz verf gen und somit nicht in Lage sind detaillierte Mailbox Einstellungen ber einen Client zum Bei spiel den Web Assistantusw einzustellen Die detaillierten Mailbox Einstellungen sind die Funktionen die es erm glichen unterschiedliche Begr ungsansagen f r den Tages Nacht Betrieb und deren Zeitbereiche einzurichten Im extended Modus k nnen diese Cycos AG 15 September 20
11. zur ckzukommen Funktion Taste Abbrechen und zur ck in Hauptmen beziehungsweise eine Men Ebene zur ck 1 10 2 5 Verbindung beenden Sie k nnen die Verbindung zu Ergo jederzeit beenden indem Sie einfach den H rer auflegen abgeschlossen also die Ansage gespeichert f ngernummer ist bekannt dann wird mit dem Auflegen des H rers die vorbereitete Nachricht versendet Dabei ist es unerheblich ob die Rufnummer durch eine auto matische Rufnummernerkennung oder durch eine von Ihnen vorgenommene Einga be bereits festliegt Das gleiche gilt f r den Fall dass Sie gerade eine Ansage auf gezeichnet haben Auch hier wird mit dem Auflegen des H rers diese Aktion Sollten Sie vorher im Ergo Men eine Nachricht aufgenommen haben und die Emp Funktion Symbol Beenden der Verbindung zu Ergo gegebenenfalls mit Versendung einer bereits vorbereiteten Nachricht H rer auflegen R 1 10 2 6 Symbolerl uterung Symbol Funktion Pa H rer abheben es Sprechen m H rer auflegen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 15 Einleitung Allgemeines zu Ergo Symbol Funktion Eingabe einer Ziffernfolge zum Beispiel um eine Telefonnummer oder eine PIN einzugeben Eingabe von Befehlen durch Tastenbet tigung Durch Einr ckung der Tasten Symbole ist gekennzeichnet dass in eine andere
12. 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 93 Empf ngerrufnummer eingeben und Eingabe best tigen Gegebenenfalls Eingabe der Rufnummer l schen und neu eingeben Lol Leleo HE Co H Plik Eiee Ele L lt Elo Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Aktuellen Anhang erneut ausgeben N chsten Anhang ausgeben In der Wiedergabe zur ckspulen Wiedergabe pausieren erneut starten In der Wiedergabe vorspulen Nach der Wiedergabe Vorigen Anhang ausgeben Aktuellen Anhang erneut ausgeben N chsten Anhang ausgeben Alternative Bedienungsoptionen ber Taste 8 Neustart der Nachrichtenwiedergabe Vorige Nachricht abh ren N chste Nachricht abh ren Aktuelle Nachricht l schen Absender direkt zur ckrufen Aktuellen Anhang erneutausgeben o BD N chsten Anhang ausgeben S In der Wiedergabe zur ckpen 27T Wiedergabe pausieren erneut starten O Inder Wiedergabe vorspulen o o ooo d Nach der Wiedergabe o o O Vorigen Anhang ausgeben TU Aktuellen Anhang erneut ausgeben S N chsten Anhang ausgeben 72T Alternative Bedienungsoptionen ber Taste 8 Neustart der Nachrichtenwiedergabe o Vorige Nachricht abh ren o N chste Nachrichtabh ren B Aktuelle Nachrichtl schen ooo o A Absender direkt zur ckrufen S W hrend der Wiedergabe der Nachricht Funktion Tastenfolge Aktuell laufende Wiedergabe vom Anfang an neu starten Aktuell laufende Wiedergabe abbrechen u
13. Anrufbeantworter Funktion bezeichnet die es erlaubt eine Nachricht zu hinterlassen wenn die eingehenden Telefonate auf die eigene Mailbox um geleitet werden Dabei erfolgt die Zuordnung zur entsprechenden Mailbox ber die Redirected Number Dadurch ist es m glich die Nachricht in der Mailbox des tats chlich adressierten Teil nehmers zu hinterlassen Zwei unterschiedliche Zugriffsarten die jeweils ber eine separate Zugriffsnummer erreichbar sind k nnen hierbei genutz werden e _Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht e Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent Cycos AG 15 September 2006 3 88 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Weiterleitungsmodus 3 5 1 Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht Ist dieser Modus durch die Konfiguration des Administrator eingerichtet ist hier ber ein einge schr nkter Anrufbeantwortermodus Guest Access erreichbar Im Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht stehen Ihnen lediglich die M glichkeiten zum Hinterlassen einer Nachricht zur Verf gung Die Einwahl und Bedienung sind im Abschnitt 3 3 Die Funkti onen im Anrufbeantwortermodus auf Seite 3 83 beschrieben dann gelangen Sie bei der Wahl der Zugriffsnummer f r den Anrufbeantwortermo dus nur mit Aufnahme einer Nachricht automatisch ber den normalen Anrufbe antwortermodus Guest Access auf die Mail
14. Briefkastenlampe am Arbeitsplatz Telefon Einstellung nur ber den Web Assistant Durch einen Anruf auf ein beliebiges Telefon Einstellung nur ber den Web Assistant e Gleichzeitig Benachrichtigungen an mehrere Ger te einrichten Einstellung nur ber den Web Assistant e Zwei alternative Benachrichtungsger te definieren f r den Fall dass eine Benachrichti gung fehlschlagen sollte Einstellung nur ber den Web Assistant e Bindung der Benachrichtigung an ein Zeitprofil Einstellung nur ber den Web Assistant Benachrichtigungsfunktion einschalten Dieser Men punkt wird Ihnen im Ergo Men nur angeboten wenn Sie eine Handy Nummer definiert haben Aktivierung der Benachrichtigungen Taste 4 dr cken Jetzt k nnen Sie w hlen f r welche Nachrichtenarten Benachrichtigun gen versendet werden sollen 8 Die hier beschriebenen Einstellungen zu den Benachrichti gungs Optionen k nnen auch im Web Assistant auf der Seite Benachrichtigung eingerichtet werden Web ssistant Benachrichtigung f r neu eingehende Voicemails einschalten Taste 1 dr cken Benachrichtigung f r neu eingehende Faxnachrichten einschalten Taste 2 dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 64 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Benachrichtigung f r neu eingehende E Mails einschalten Taste 3 dr cken Vorgang abbrechen und R ckkehr in das Nachrich
15. Diese Eingabe wieder mit der Stern Taste best tigen Dann werden Sie durch eine Ansage zur Ein gabe Ihrer PIN Nummer aufgefordert PIN Nummer eingeben Eingabe der PIN und best tigen die Eingabe mit der Stern Taste Gegebenfalls Bei irrt mlicher Eingabe der PIN Nummer Mit der Raute Taste die gesamte Eingabe l schen und danach die Ein gabe der PIN Nummer wiederholen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 35 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 1 1 Vereinfachte Zugangsprozeduren Der Administrator kann Ergo so konfigurieren dass der Zugriff auf die eigene Mailbox durch eine vereinfachte Zugangs Prozedur m glich ist N heres dazu finden Sie in Abschnitt 1 10 2 10 Beschleunigter Zugriff zum Kontrollmodus auf Seite 1 19 3 1 2 Ergo beenden Sie k nnen jederzeit das hei t egal wo Sie sich gerade im Men befinden die Verbindung zu Ergo trennen Beendet wird die Verbindung zu Ergo indem Sie einfach den Telefonh rer auf legen Fon Bedienung Beenden der Verbindung zu Ergo H rer auflegen Dabei wird gegebenenfalls eine vorbereitete Nachricht versendet oder eine Anderung der Einstellung gespeichert 3 2 Die Funktionen im Kontrollmodus Sie k nnen Ihre eigene Mailbox im Kontrollmodus nutzen indem Sie die daf r eingericht
16. Mailbox und das Zulassen von Nachrichten mit Attributen wie dringend oder vertraulich F r die Bedienung sind einige Standardeingaben m glich von denen allerdings manche nur dann w hlbar sind wenn sie auch f r das entsprechende Men logisch sinnvoll sind Siehe Ab schnitt 1 10 2 7 Die Standard Tastenbelegung auf Seite 1 16 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 37 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 1 bersicht ber die Funktionen im Hauptmen In der folgenden bersicht sind alle Befehle aufgelistet die vom Hauptmen aus aufgerufen werden k nnen Der Rubrik Abschnitt k nnen Sie entnehmen wo Sie die detaillierte Be schreibung dieser Funktion in diesem Handbuch finden Ausf hrliche Bedienungsansagen zum Haupt 0 Abschnitt 3 2 3 1 Ausf hrliche men einschalten Bedienungsansagen einschal ten auf Seite 3 41 Zugriff auf die Kalenderdaten in einer Exchange Abschnitt 3 2 3 7 Zugriff auf die Outlook beziehungsweise Lotus Notes Umge Kalenderdaten in einer Ex bung change Outlook beziehungswei se Lotus Notes Umgebung auf Seite 3 53 der ber den Web Assistant konfigu riert werden Aufnehmen oder ndern der Heutigen Ansage Abschnitt 3 2 3 5 Direkte Auf 333 nahme der Heutigen Ansage auf Seite 3 51 Neue Voicemail aufnehmen und versenden Abschnitt 3 2 3 4
17. Men Ebene verzweigt wurde 7 Untereinander dargestellte Taste Symbole kennzeichnen eine Eingabe alternative in dem gew hlten Men zweig 1 10 2 7 Die Standard Tastenbelegung Alle Eingaben zur Benutzung von Ergo werden ausschlie lich mit den Tasten der W hltastatur vorgenommen also mit den Zifferntasten 0 bis Q der CJ Stern Taste und der Raute Taste Einige immer wiederkehrende Befehle sind zur Vereinfachung standardisiert worden Das hei t bestimmte sich oft wiederholende Funktionen werden auch immer mit denselben Tasten aus gel st Nat rlich sind diese abh ngig davon ob die aktuell ausgel ste Funktion f r das gerade gew hlte Men auch logisch sinnvoll ist Im Hauptmen des Kontrollmodus sind die Befehle folgenderma en auf das Tastatur Layout des Telefons verteilt Tastatur Layout Funktion des Telefons 2 Wiedergabe der Nachrichten 5 Pause Ein Aus Wiedergabe unterbrechen und fortfahren 7 Anruf Funktionen 8 Wechsel ins Optionen Men 9 Aktuell wiedergegebene Nachricht l schen 0 Hilfe anfordern ausf hrliche Hilfsansagen Cycos AG 15 September 2006 1 16 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines zu Ergo W hrend der Wiedergabe einer Nachricht sind jederzeit folgende Standard Befehle ausf hr bar Eingabetasten Funktion bei einer Nachrichtenwiedergabe 1 Zur vorigen Nachricht zur cksp
18. Nachrichten 3 70 Begr ungsansage l schen 3 69 Begr ungsansage Allgemein A 116 Begr ungsansagen einrichten 3 67 Begr ungsansagen f r den Nacht Betrieb 3 80 Begr ungsansagen f r den Tagbetrieb 3 78 Benachrichtigungsfunktion einschalten 3 64 Benutzer Schnittstelle A 116 Betriebsarten 1 11 Body Nachricht 1 13 3 40 C Computer Telephony Integration CTI A 116 CTI Computer Telephony Integration A 116 D Daten der Telefonanlage 1 6 Datenbank DB A 116 Datenschutz und Datensicherheit 1 10 Definition der Vertrauensnummern 3 72 Definition eines Vertreters 3 62 Dialed Number Identification Service DNIS A 117 Direct Access A 117 DTMF Dual Tone Multi Frequence A 117 Dual Tone Multi Frequence DTMF A 117 E Einrichten der Benachrichtigungsfunktion 3 64 Empfangene Nachrichten anh ren 3 41 Ergo 1 5 Erweitertes Men 1 12 3 60 A 117 Express Modus 1 13 3 87 A 117 Extended Men 1 12 3 76 A 117 Z 123 Stichw rter F FE Frontend A 118 Fehleingaben 1 14 Filterfunktion f r die Mailbox 3 66 Forward Access A 118 Frontend FE A 118 Funktion tauschen Stern und Raute Taste 1 17 G Guest Access A 118 Guest access 1 6 H Handy Nummer definieren 3 63 Hauptmen 3 39 Header Nachrichtenkopf 1 13 3 40 Hinweisansage 3 61 I IM Integrated Messaging A 118 Integrated Messaging IM A 118 Interactive Voice Response IVR A 118 IVR Interactive Voice Response A 118 K
19. Sie die Eingabe der Rufnummer der Empf nger Mailbox durch Dr cken der J Taste Sie dazu nach der Ansage N chster Empf nger die Rufnummer einer weite ren Empf nger Mailbox ein Auch die zus tzliche Rufnummer ist durch Dr cken der Taste zu best tigen Hinweis Sie k nnen die Voicemail an weitere Empf nger adressieren Geben 4 Dr cken Sie erneut die Taste um die Sprachaufnahme zu starten Warten Sie nach der Ansage Sprechen Sie bitte Ihre Nachricht nach dem Tor auf den Signalton und beginnen Sie dann mit dem Aufsprechen 5 Stoppen Sie die Aufnahme durch Dr cken der Taste Nach dem Stoppen der Aufnahme haben Sie vor dem Versenden der Nachricht weitere Bedienungsm glichkeiten Zum Beispiel k nnen Sie sich die Nachricht noch einmal anh ren oder die Aufnahme fortsetzen etc N here Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 3 4 Eine neue Nachricht auf nehmen und versenden auf Seite 3 49 6 Versenden Sie die Nachricht durch erneutes Bet tigen der J Taste ber die Ansage Die Nachricht wurde versendet wird vom System der Versand der Nach richt best tigt Danach gelangen Sie automatisch wieder in das Hauptmen um weiter mit Ergo zu arbeiten M chten Sie Ergo beenden legen Sie einfach den H rer auf Was ist zu tun e _ wenn Sie sich bei der Eingabe der Mailbox Nummer verw hlt haben Bet tigen Sie die Taste Sie kehren
20. cken Eingabe der Rufnummer des Vertreters Ziffernfolge eingeben Best tigung der Rufnummer Stern Taste dr cken Danach erfolgt die R ckkehr in das Nachrichten Optionen Men Vorgang abbrechen und zur ck in das Men zur Einstellung der Nachrichten Optionen Raute Taste dr cken Von hier aus kann nun zur Korrektur der Vertreter Nummer dieser Vor gang erneut gestartet werden Cycos AG 15 September 2006 3 62 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Handy Nummer definieren Diese Rufnummer wird Ihnen vom Ergo Men im Nachrichten Assistenten angeboten Au er dem geht die Benachrichtigungs SMS an diese Rufnummer Durch Dr cken der Taste gelangen Sie in den Men zweig in dem die Handy Nummer de finiert wird Definition der Handy Nummer Taste 2 dr cken Eingabe der Handy Rufnummer Ziffernfolge eingeben Best tigung der Rufnummer Stern Taste dr cken Danach erfolgt die R ckkehr in das Nachrichten Optionen Men Vorgang abbrechen und zur ck in das Men zur Einstellung der Nachrichten Optionen Raute Taste dr cken Von hier aus kann nun zur Korrektur der Handynummer dieser Vorgang erneut gestartet werden Zus tzliche Telefonnummer definieren Diese Rufnummer wird Ihnen vom Ergo Men als zus tzlich Verbindungsalternative im Nach rich
21. cken 8 Die Umschaltung in den Erweiterten Modus kann auch ber era den Web Assistant erfolgen Siehe dazu dort die Seite Voice mailsystem gt Modusauswahl Ausf hrliche Hilfe f r dieses Men anfordern 0 Taste 0 dr cken Vorgang abbrechen und ins Hauptmen zur ckkehren Raute Taste dr cken 3 2 4 Der erweiterte Modus im Kontrollmodus Im erweiterten Modus ist ein Zugriff auf alle zur Verf gung stehenden Mailbox Optionen und die Einstellung von Nachrichten Optionen m glich Sie k nnen den jeweiligen Modus wechseln indem Sie im Hauptmen zweimal die Taste dr cken Durch das Aufrufen dieser Funktion wird jeweils in den anderen Modus umgeschaltet Wenn Sie nicht sicher sind in welchem Modus Sie sich gerade befinden dann schauen Sie im Web Assistant auf der Seite Voicemailsystem nach oder h ren Sie sich einfach die Ansagen im Optionen Men an Die Ansage Standard Modus mit 9 bedeutet dass ein Bet tigen der Taste den Standard Modus einschaltet sie sich also momentan im erweiterten Modus be finden 8 Die Umschaltung in den Erweiterten Modus kann auch ber den Web Assistant erfol gen Siehe dazu dort die Seite Voicemailsystem gt Modusauswahl Web ssistant Cycos AG 15 September 2006 3 60 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Im erweiterten Modus lassen sich zus tzlich folgende Optionen einstellen Nachr
22. dann zur Eingabe der Mailbox Nummer zur ck und k nnen die Eingabe der Mailbox Nummer wiederholen e _ wenn Sie sich im Men verlaufen haben Bet tigen Sie die Taste Im Allgemeinen gelangen Sie dadurch ins Hauptmen zu r ck In einigen wenigen F llen kann es erforderlich sein dass die Raute Taste mehr mals hintereinander bet tigt werden muss um von den einzelnen Men Ebenen ins Hauptmen zur ckzukommen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 27 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Anh ren und Beantworten einer eingegangenen Voicemail 2 3 Anh ren und Beantworten einer eingegangenen Voicemail Sie m chten eine in Ihre Mailbox eingegangene Voicemail anh ren und diese mit einem Kom mentar versehen beantworten Wenn Nachrichten Voicemails E Mails oder Faxnachrichten in Ihrer Mailbox eingegangen sind k nnen Sie die Nachrichten ber das Telefon bearbeiten Sie k nnen e Voicemails anh ren beantworten und weiterleiten e Sich E Mails vorlesen lassen optional wenn Text To Speech installiert ist und weiterlei ten e _Faxnachrichten weiterleiten zum Beispiel auf einen Faxdrucker Standardm ig ist das System so eingestellt dass die neueste Nachricht zuerst ausgegeben wird Vor der eigentlichen Nachricht wird der Nachrichtenkopf ausgegeben Im Nachrichten kopf sind alle verf gbaren Informationen laufende Nummer der Nachricht Absender Emp fangszeit
23. den Kommentar aufzusprechen Gegebenfalls Korrektur einer falsch eingegebenen Rufnummer Raute Taste dr cken Nach dem Dr cken der Raute Taste gelangen Sie wieder an den Men punkt zur ck an dem die Rufmummerneingabe erfolgt Nach der Kommentar Aufnahme stehen folgende Funktionen zur Verf gung Nachricht mit Kommentar versenden Stern Taste dr cken Wiedergabe des Kommentars zur Kontrolle Taste 2 dr cken Aufnahme des Kommentars beenden pausieren Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch erneutes Dr cken der Taste 5 fort gesetzt werden das Bet tigen der Stern Taste entspricht also auch der Pause Funktion Cycos AG 15 September 2006 3 46 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Aufnahme des Kommentars nach pausieren fortsetzen Taste 5 dr cken Kennzeichnung dieser Nachricht als dringend und oder ver traulich Taste 8 dr cken Hinweis Nachrichten die als vertraulich gekennzeichnet sind k nnen vom Empf nger nicht weitergeleitet werden Anmerkung Die Kennzeichnungsm glichkeiten als dringend und vertraulich werden nur dann per Ansage im Men angeboten und sind auch nur dann ausf hrbar wenn der Empf nger dies f r seine Nach richten explizt zul sst Au erdem wirkt sich eine solche Kennzeichnung nur im Voicemail System selbst und im Web Assistant aus Bei einer Nac
24. den Tages beziehungsweise Nacht Betrieb berpr fung der gesamten Einstellungen Taste 4 dr cken Abh ren der eingestellten Begr ungsansagen f r den Tagesbe trieb Taste 1 dr cken Jetzt wird Ihnen bezogen auf den Tagesbetrieb zuerst die entspre chende Begr ungsansage f r interne Anrufer gefolgt von der Mittei lung ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht ausgegeben An schlie end wird das gleiche noch einmal f r externe Anrufer ausgegeben Abh ren der eingestellten Begr ungsansagen f r den Nacht Be trieb Taste 2 dr cken Nun wird Ihnen bezogen auf den Nacht Betrieb zuerst die entspre chende Begr ungsansage f r interne Anrufer gefolgt von der Mittei lung ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht ausgegeben An schlie end wird das gleiche noch einmal f r externe Anrufer ausgegeben Ansage der eingestellten Umschaltzeiten von Tages auf Nacht Be trieb Taste 3 dr cken Danach bekommen Sie zuerst die Startzeit f r den Tagesbetrieb und an schlie end die Startzeit f r den Nacht Betrieb angesagt Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und in den Men zweig zur ckkehren in dem die Begr ungsansagen f r den Tag Nacht Betrieb und die zugeh rigen Zeiteinstellungen vorgenommen werden Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 82 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo B
25. die Daten beim Backend angefordert und im Falle eines Fremdsystems wie Microsoft Exchange oder Lotus No tes auch erst dann auf den MRS Server bertragen Der Vorteil den TUM bietet ist also dass man im Gegensatz zu Integrated Messaging keine doppelte Datenhaltung ben tigt um mittels Tele phone User Interface auf die Daten eines Benutzers unter Micro soft Exchange oder Lotus Notes zuzugreifen Mit Unified Messaging wird das Zusammenf hren aller elektroni schen Nachrichten Dienste Fax E Mail Voice usw in einer Mail box bezeichnet MRS unterst tzt dabei neben dem eigenen Sys tem auch die Plattformen Lotus Notes Microsoft Exchange und SAP R 2 Siehe Benutzerschnittstelle Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Vertrauensnummern Trusted Numbers Voice Mail VM 6 Web Assistant Web ssistant Weiterleitungsmodus Forward Access Cycos AG 15 September 2006 Anhang Glossar Eine Vertrauensnummer ist eine Rufnummer bei der das System davon ausgeht dass der Anrufer der von dieser speziell definier ten Rufnummer aus Zugriff erhalten m chte auch zum Zugriff be rechtigt ist Dies sind also spezielle Endger t Rufnummern die vom Benutzer selbst frei definiert werden k nnen und von denen aus er dann ber den Express Modus oder den Kontrollmodus nach Anwahl des entsprechenden Zugriff Nummer ohne Eingabe einer PIN auf seine Mailbox zugreifen kann zum Beispiel von se
26. die Mailbox ge ndert und f r die Nachrichten spezielle Optionen eingerichtet werden Dabei ist das System nicht an einen bestimmten Telefonanlagentyp gebunden Im Prinzip stellt Ergo also die Benutzerschnittstelle dar ber die per Telefon Voicemails versen det empfangene Nachrichten ausgegeben und die Mailbox Funktionen verwaltet werden Als Mailbox wird das Datenverzeichnis bezeichnet in dem alle eingehenden Nachrichten seien es E Mails Voicemails oder Faxnachrichten zur sp teren Bearbeitung gespeichert werden Da bei steht wie der Name Ergo bereits assoziieren soll eine m glichst Ergonomische Bedienung aller Funktionen im Vordergrund 1 1 1 Funktions bersicht Die nachfolgende Tabelle gibt einen berblick ber die von Ergo zur Verf gung gestellten Funktionen Betriebsart Funktion Kontrollmodus Dieser Modus erlaubt Ihnen den vollst ndigen Zugriff zum Sys Direct Access tem Sie k nnen Ausf hrliche Hilfsansagen einschalten Kalender Informationen abrufen Empfangene Nachrichten anh ren bearbeiten die Schnellbearbeitung f r die Heutige Ansage aufrufen Voicemails aufnehmen und versenden die selbstdefinierten Tastenfolgen abrufen zum vereinfach ten Ausl sen von Men funktionen e Teilnehmer anrufen e _Nachrichten Optionen einstellen ndern e Mailbox Optionen einstellen ndern Anrufbeantwortermodus Dieser Modus erlaubt die Anwahl der Mailbox eines anderen Guest Access Teilnehmers zum Hinterlassen ei
27. die Sortierung der a Nachrichten bei der Ausgabe m ssen ber den Web Assistant vorgenommen werden Dort l sst sich festlegen in welcher Reihenfolge die Ausgabe der eingegangenen Nachrichten er folgen soll Die Ausgabekriterien Dringlichkeit Zeit die letzte Nachricht zuerst oder die erste zuerst oder Dienst in der Reihenfolge E Mail Fax Voicemail oder umgekehrt Voicemail Fax E Mail k nnen dabei in beliebiger Rei henfolge angeordnet werden N heres dazu finden Sie in der Beschrei bung des Web Assistants Web ssistant Filterfunktion f r die Mailbox von der Systemvoreinstellung auf eine benutzerdefinierte Vorgabe umschalten Taste 2 dr cken Anmerkung Die Benutzerdefinition der Filterung f r die Nach a richtenausgabe werden ber der Web Assistant vorgenom men Dort kann man einstellen aus welchem Posteingangs ordner die Nachrichten Ausgabe erfolgen soll welche zur ckliegenden Zeitr ume dabei ber cksichtigt werden und f r welche Dienste die Ausgabe erw nscht ist N heres dazu finden Sie in der Beschreibung des Web Assistants Zulassen oder verhindern dass ber den Anrufbeantwortermodus in die Mailbox eingehende Nachrichten das Attribut dringend ha ben d rfen Taste 3 dr cken Anmerkung Diese Einstellung hat auf Nachrichten die Sie per Rund sendeliste erhalten keinen Einfluss Zulassen oder verhindern dass ber den Anrufbeantwortermodus in die Mailbox eingehende Nachrichten das Attribut
28. direkter Anruf Ihn nicht erreichen w rde Durch den Ver sand per Voicemail kann der Empf nger dann sp ter auf die Nachricht zugreifen Voraussetzungen Sie m ssen sich im Hauptmen des Kontrollmodus von Ergo befinden Wie Sie den Kontrollmodus erreichen ist in Abschnitt 2 1 Zugriff auf den Kontrollmodus auf Seite 2 23 beschrieben Funktionsdiagramm zum Erzeugen und Versenden einer Voicemail pas l I Hauptmen l i amp i Bei Fehleingabe D l Eingabe wiederholen I l l Voicemail 4 I aufnehmen versenden z 7 Empf ngernummer Eingabe Nachricht eingeben amp best tigen amp versenden Nachricht Aufnahme aufenrechen J stoppen 4 i 4 l N chste l l Rufnummer ke o ko a N Vorgehensweise zum Versand einer Voicemail Um eine Voicemail aufzunehmen und zu versenden sind folgende Eingaben n tig 1 W hlen Sie im Hauptmen des Kontrollmodus die Funktion BG Voicemail aufnehmen versenden Sie werden durch die Ansage Empf nger zur Eingabe der Mailboxnummer des Emp f ngers aufgefordert 2 Geben Sie die Rufnummer der Empf nger Mailbox ein Cycos AG 15 September 2006 2 26 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Erzeugen und Versenden einer Voicemail 3 Best tigen
29. eigenen Telefon als auch von einem beliebi gen anderen internen oder externen Telefon aus anw hlen Bei einem Anruf ber das ffent liche Telefonnetz w hlen Sie zuerst den Amtsanschluss Ihrer Organisation gefolgt von der Ser vicezugangsnummer f r diese Zugriffsart Anrufbeantwortermodus Sobald Sie die g ltige Servicezugangsnummer eingegeben haben setzen sofort die Ansagen ein die Sie durch das System f hren Bei Anrufen ber das ffentliche Telefonnetz Amtsanschluss Ihrer Organisation ber das ffentliche Telefonnetz an w hlen dann mit der Eingabe der Service Zugangsnummer f r den An rufbeantwortermodus fortfahren Von einem beliebigen Anschluss innerhalb Ihrer Organisation Direkt die Service Zugangsnummer f r den Anrufbeantwortermodus eingeben Sie werden nun durch eine Ansage zur Eingabe der ge w nschten Mailboxnummer aufgefordert Auswahl der Mailbox Eingabe der gew nschten Mailboxnummer und Best tigung der Einga be mit der Stern Taste Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 83 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus Funktion Eingabetasten Bei irrt mlicher Eingabe der Mailboxnummer Mit der Raute Taste die gesamte Eingabe l schen und danach die Ein gabe der Mailboxnummer wiederholen Dies
30. gew hlten Speicherplatz l schen Sprache der Bedienerf hrung ausw hlen Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen 9 Wechsel in das Men Sprache der Men F hrung ausw hlen Die zur Verf gung stehenden Sprachen und mit welcher Kennziffer sie ausge w hlt werden k nnen erfahren Sie ber die nun folgenden Ansagen Kennziffer f r die gew nschte Sprache eingeben 1 N zx PIN Nummer ndern Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen 9 Men PIN Nummer ndern aufrufen Je nach Stellenvorgabe neue PIN Nummer eingeben Eingabe der neuen PIN Nummer beenden Eingabe zur Korrektur abbrechen zur ck ins Men Mailbox Optionen Zur Best tigung neue PIN Nummer nochmals eingeben Eingabe der PIN Nummer beenden zur ck ins Men Mailbox Optionen PJH Clee E Cycos AG 15 September 2006 4 104 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus 4 1 4 Der extended Modus Im extended Modus erhalten Sie zus tzliche Einstellm glichkeiten detailliertere Einstellungs funktionen zur Aktivierung bei den Begr ungsansagen zu den Mailbox Optionen wenn Sie in den erweiterten Modus umschalten Er wird dann genutzt wenn Benutzern kein Client GUI zur Verf gung steht Diese Betriebsart muss zuvor vom Systemadministrator freigesch
31. in das Men zur Ein stellung der Mailbox Optionen zur ck e _ wenn Sie Ihre Namensaufnahme kontrollieren m chten Nach dem Stoppen der Aufnahme haben Sie die M glich durch Dr cken von Taste die Aufnahme zur Kontrolle abzuspielen Danach k nnen Sie entscheiden ob Sie die Aufnahme einsetzen m chten UJ Taste oder lieber eine Neuaufnahme starten Tas te A Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 31 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Vertreternummer definieren 2 5 Vertreternummer definieren Sie m chten die Rufnummer Ihres Vertreters eingeben damit diese Nummer vom Nachrich ten Assistenten zur Auswahl angeboten wird Der Nachrichten Assistent ist ein Men dass gestartet wird falls Sie ber den Anrufbeantwor termodus auf eine fremde Mailbox zugreifen um dort eine Nachricht zu hinterlassen W hlen Sie in diesem Men die Funktion Teilnehmer anrufen werden Ihnen die Anrufziele ge nannt die Sie f r dieses Men eingerichtet haben Zu diesen Zielen kann unter anderem Ihr Vertreter geh ren wenn Sie eine Vertreternummer definiert haben Voraussetzungen Sie m ssen sich im Hauptmen des Kontrollmodus von Ergo befinden Wie Sie den Kontrollmodus erreichen ist in Abschnitt 2 1 Zugriff auf den Kontrollmodus auf Seite 2 23 beschrieben Funktionsdiagramm zur Funktion Vertreternummer definieren es I i Hauptmen l l 2 i oi I Aktion abbre
32. mit Daten Tragen Sie durch problembewusstes Handeln mit zur Gew hrleistung des Datenschut zes und der Datensicherheit bei e Achten Sie darauf dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Kundendaten haben e Nutzen Sie alle M glichkeiten der Passwortvergabe konsequent aus geben Sie keinem Unberechtigten Kenntnis der Passw rter zum Beispiel per Notizzettel Cycos AG 15 September 2006 1 10 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines zu Ergo e Achten Sie mit darauf dass kein Unberechtigter in irgendeiner Weise Kundendaten verar beiten speichern ver ndern bermitteln sperren l schen oder nutzen kann e Verhindern Sie dass Unbefugte Zugriff auf Datentr ger haben zum Beispiel auf Siche rungsdisketten oder Protokolldrucke Das gilt sowohl f r den Serviceeinsatz als auch f r Lagerung und Transport e Sorgen Sie daf r dass nicht mehr ben tigte Datentr ger vollst ndig vernichtet werden Vergewissern Sie sich dass keine Papiere allgemein zug nglich zur ckbleiben Arbeiten Sie mit Ihren Ansprechpartnern beim Kunden zusammen Das schafft Vertrau en und entlastet Sie selbst 1 10 Allgemeines zu Ergo 1 10 1 Zugriffsm glichkeiten Zugang zu Ergo erhalten Sie indem Sie eine der bis zu f nf Zugriffsnummern anw hlen die der Administrator daf r definiert hat Je nach angew hlter Zugriffsnummer stehen Ihnen dann maximal f nf unterschiedliche Betriebsarten zur Verf gung e _Kont
33. mit Punkten gekennzeichnet So ist ein Hinweis gekennzeichnet der Sie auf eine Besonderheit aufmerksam macht oder Ihnen die Arbeit mit dem Voicemailsystem Ergo erleichtert So sind Hinweise gekennzeichnet die Ihnen Informationen mit hoher Priorit t signa AN lisieren Sie m ssen diese Hinweise unbedingt befolgen um Sch den am System oder eventuell Datenverluste auszuschlie en Sonderschriftarten im Text haben folgende Bedeutung e Die Bezeichnungen von Konfigurations Parametern Fenstertiteln Dialogtexten und Bediene lementen Schaltfl chen Kontrollk stchen Registerkarten Laschen sind fett hervorgehoben zum Beispiel Anmelde Optionen e Datei und Verzeichnisnamen sowie Programmcodezeilen Listings erscheinen in der Schriftart Courier Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 7 Einleitung Anwendungsvoraussetzungen e Variablen Eigennamen und Ansagetexte die vom System ausgegeben werden sind durch den Schriftschnitt Kursiv hervorgehoben 1 4 Anwendungsvoraussetzungen Das Voicemailsystem Ergo kann ausschlie lich an einem installierten MRS Server genutzt werden Dazu muss Ergo vom Systemadiministrator installiert und konfiguriert sein 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch Dieses Handbuch wendet sich an den Benutzer des Voicemailsystems Ergo Es beschreibt wie ber das Telefon mittels der von Ergo zur Verf gung gestellten Befehle das Sytem genutzt wer
34. usw zur der jeweiligen Nachricht zusammengefasst W hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes oder w hrend der Wiedergabe der Nachricht k nnen Sie einige Funktionen ausl sen Die ausf hrliche Beschreibung dieser Funktionen finden Sie im Abschnitt 3 2 3 2 Bedienung w hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes auf Seite 3 42 beziehungswei se Abschnitt 3 2 3 2 Bedienung w hrend der Wiedergabe der Nachricht auf Seite 3 43 Voraussetzungen Sie m ssen sich im Hauptmen des Kontrollmodus von Ergo befinden Wie Sie den Kontrollmodus erreichen ist in Abschnitt 2 1 Zugriff auf den Kontrollmodus auf Seite 2 23 beschrieben Funktionsdiagramm zum Anh ren und Bearbeiten einer Voicemail r E i Hauptmen i l D Nachrichten Ausgabe Ausgabe der Bedienungsoptionen Nachricht beantworten amp Aufnahme Nachricht l anh renbearbeiten Nachrichtenkopf Nachricht aufrufen Kommentar aufnehmen stoppen versenden Vorgehensweise zum Anh ren und Beantworten einer Voicemail Um eine Voicemail anzuh ren und mit einem Kommentar versehen zu beantworten sind fol gende Eingaben n tig Cycos AG 15 September 2006 2 28 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Anh ren und Beantworten einer eingegangenen Voicemail 1 W hlen Sie im Hauptmen des Kontrollmodus die Funktion J N
35. zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Heutigen Tag ausw hlen Stern Taste dr cken Die Kalendereintr ge des gew hlten Tages werden angesagt Anderen Tag ausw hlen Tageszahl eingeben Format TT Beispiel 12 f r den 12 des gew hlten Monats Eingabe zur Tagesauswahl best tigen Stern Taste dr cken Die Kalendereintr ge des gew hlten Tages werden angesagt Vorgang abbrechen und zur ck Eingabe der Jahreszahl Raute Taste dr cken Vorgang abbrechen und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken W hrend der Ansage der einzelnen Termine haben Sie folgende Bedienungsm glich keiten Vorigen Termin des gew hlten Tages ausgeben Taste 1 dr cken N chsten Termin des gew hlten Tages ausgeben Taste 3 dr cken Ersten Termin des gew hlten Tages ausgeben Taste 4 dr cken Letzten Termin des gew hlten Tages ausgeben Taste 6 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck zum Hauptmen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken 3 2 3 8 Aus dem Hauptmen einen anderen Teilnehmer anrufen ber diesen Men punkt k nnen Sie einen beliebigen anderen Fernsprechteilnehmer anw h len Das kann zum Beispiel eine Mailbox sein oder ein beliebiger externer Anschluss Voraus setzung f r die Anwahl eines externen Teilnehmers ist dass Sie dazu ber die entsprechende Berechtigung verf gen Cycos AG 15 September 200
36. 06 1 12 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines zu Ergo Mailbox Einstellungen ber die Telefontastatur erreicht und eingestellt werden Eine ge naue Beschreibung dieser Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 5 1 Die Mailbox Optio nen im extended Modus auf Seite 3 77 Anrufbeantwortermodus Guest Access Der Anrufbeantwortermodus bietet Ihnen eine einfach anzuwendende M glichkeit Voicemails zu erzeugen und an einen anderen Benutzer zu bermitteln Dazu ist die Zugangsnummer des Anrufbeantwortermodus zu w hlen und anschlie end die Mailboxnummer des Empf ngers einzugeben Eine bermittlung setzt allerdings voraus dass sich die Mailbox des Empf ngers im Beantwortungsmodus befindet Hat der Empf nger lediglich eine Hinweisansage aktiviert dann wird nur ein Ansagetext abgespielt und es kann keine Nachricht hinterlassen werden Ge nauere Bedienungshinweise finden Sie in Abschnitt 3 3 Die Funktionen im Anrufbeantworter modus auf Seite 3 83 Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht Dieser spezielle zus tzliche Modus der nach der Umleitung ihrer Telefonate auf die eigene Mailbox wirksam wird erlaubt einem Anrufer nur eine Nachricht f r Sie zu hinterlassen Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent Dieser spezielle zus tzlich Modus der nach der Umleitung ihrer Telefonate auf die eigene Mail box wirksam wird erlaubt einem Anrufer nur die vom Nachrichten Ass
37. 0er Nummer wichtig da ein Anruf ber diese Sondernummern vom Provider zum Beispiel die Deutsche Tele kom auch auf die normalen Amtsleitungen der eigenen Telefonan lage bertragen wird Durch die DNIS ist nun unterscheidbar ob der Anrufer die normale Anschlussnummer der TK Anlage oder eine spezielle Rufnummer angew hlt hatte Direct Access Siehe Kontrollmodus Kontrollmodus Dual Tone Multi Frequen Mehrfrequenz Wahlverfahren MFV oder Tonwahl F r die ber cy mittlung der Rufnummer vom Endger t zur Telefonanlage oder zur DTMF Vermittlungsstelle in analogen Netzen sendet das Endger t eine Sequenz von Frequenzen im h rbaren Tonbereich Jede Ziffer wird hierbei als ein Frequenzgemisch aus zwei T nen einem hohen und einem niedrigen repr sentiert zum Beispiel die Eins wird durch bermittlung von 1209 Hz und 697 Hz erzeugt Im Gegen satz dazu benutzte man fr her zur bertragung der Wahlinforma tion definierte Schleifenunterbrechungen die durch die Kontakte einer mechanischen W hlscheibe erzeugt wurden Impulswahlver fahren zehn Unterbrechungen entsprechen dabei einer gew hlten Null In digitalen Netzen ISDN wird die Wahlinformation digital erzeugt und bertragen Das Senden von DTMF Signalen das auch von digitalen Telefonen unterst tzt wird kann dazu genutzt werden Zusatzfunktionen ber die Telefontastatur abzurufen Erweiterter Modus Teilbereich des Kontrollmodus der den vollen Zugriff auf die Nach
38. 2 eennee ernennen een 4 109 4 3 EXPfess MOJUS 2 ee END Er ang 4 111 Cycos AG 15 September 2006 0 2 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Inhalt 4 4 Weiterleit ungsmodUs sr ea eier 4 112 4 4 1 Im Beantwortungsmodus ohne Nachrichten Assistent 4 112 4 4 2 Im Beantwortungsmodus mit Nachrichten Assistent 2 4 112 4 4 3 Bei Hinweisansage ohne Nachrichten Assistent 22222000 4 113 4 4 4 Bei Hinweisansage mit Nachrichten Assistent 2222222 4 114 A Anhang su au zn na a a a aeg A 115 A TGIOSSAN ea zo ee ee ee ee ee ee ee A 115 Stichw rter nn a a a E a a a a r Z 123 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 0 3 Inhalt Cycos AG 15 September 2006 0 4 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Was ist Ergo 1 Einleitung 1 1 Was ist Ergo Ergo ist der Name des Voicemailsystems der Cycos AG Dieses System stellt einen Zugang zum MRS Server ber das Telefon dar Abh ngig von der Konfiguration des MRS Servers kann auch auf die Mailboxen von Fremdsystemen wie Exchange oder Lotus Notes zugegriffen wer den Ein Benutzer kann mit Hilfe von Ergo ber das Telefon auf seine Mailbox zugreifen Es ist so m glich ber die Telefontastatur Nachrichten zu erzeugen und zu versenden oder empfan gene Nachrichten zu bearbeiten Zudem k nnen ber die Telefontastatur unter anderem die Einstellungen f r
39. 6 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 55 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Telefonverbindung zu einem anderen Teilnehmer herstellen Im Hauptmen Taste 7 dr cken Nachdem Sie die Taste gedr ckt haben k nnen Sie sofort zur Eingabe der Rufnummer bergehen oder sich durch Bet tigen der Stern Taste mit der Telefonzentrale Vermittlungs platz verbinden lassen Eingabe der Rufnummer Rufnummer w hlen Rufnummer bet tigen Stern Taste dr cken Die Verbindung wird aufgebaut Abbruch des Vorgangs und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Alternativ zur Rufnummerneingabe sind folgende Bedienm glichkeiten gegeben Verbindung zum Vermittlungsplatz aufbauen Stern Taste dr cken Anmerkung Dazu muss in den Voicemail Einstellungen der Vermitt lungsplatz definiert sein Abbruch des Vorgangs und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 56 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 3 9 Die Mailbox Optionen ber die Mailbox Optionen k nnen Sie die Einstellungen zu Ihrer Mailbox vornehmen oder ver ndern Es stehen Ihnen abh ngig von der Einstellung Standard oder erweiterter Modus im Kontrollmodus folgende Bedienungsoptionen zur Verf gung e Die Mailbox Optionen im Standard Modus a Aufneh
40. Antwort abbrechen und zur ck in das Men mit den Funktionsoptionen f r diese Nachricht Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Nachricht weiterleiten Nach Bet tigen von Taste bei der Wiedergabe des Nachrichten kopfes oder der Nachricht Aktuelle Nachricht an einen anderen Teilnehmern weiterleiten Taste 8 dr cken Dabei ist es m glich an eine Voicemail und wenn vom Administrator konfiguriert an eine E Mail einen Sprach Kommentar anzuh ngen Anmerkung 1 Die Nachricht kann gleichzeitig an mehrere Teilnehmer weitergeleitet werden Anmerkung 2 ber diese Funktion k nnen Sie ein eingegangenes Fax zur Ausgabe an ein Faxger t weiterleiten Empf nger w hlen Rufnummer w hlen und Stern Taste dr cken Nach der Best tigung mit der Stern Taste werden sie gefragt ob Sie weitere Teilnehmer adressieren anw hlen m chten Ansage N chs ter Empf nger um diesem ebenfalls die Nachricht zukommen zu las sen Wiederholen Sie dazu einfach den zuvor beschriebenen Vorgang mit den entsprechenden Rufnummern Rufnummer eingeben und Stern Taste dr cken usw Rufnummerneingabe abschlie en Nochmals Stern Taste dr cken Anschlie end werden Sie per Ansage aufgefordert nach dem Ton
41. Beispiel ISDN Protokolle Microsoft Exchange Gateways TCP IP Transporter usw Advanced Unified Mes Erweiterung von Unfied Messaging beziehungsweise Integrated saging Messaging um die CTI Funktionen Computer Telephony Integrati AUM on Anrufbeantwortermodus Zugriff auf die Anrufbeantworter Funktion ber eine spezielle Zu Guest Access gangsnummer bei der entweder das Hinterlassen einer Nachricht in der Mailbox erlaubt ist oder bei der lediglich eine Info Ansage abgespielt wird Automatic Number Identi Automatische Rufnummeridentifikation des anrufenden Teilneh fication mers Bei einer Rufnummern bermittlung wird per ANI die Sender ANI rufnummer isoliert Diese kann dann zur Anzeige gebracht oder f r andere Zwecke genutzt werden zum Beispiel zum ffnen eines Datenbankbereichs der weitere Informationen zu diesem Anrufer enth lt wenn diese Daten vorhanden sind Automatic Speech Re Automatische Spracherkennung Hier ber ist es m glich Bedie cognition nungsbefehle ber eine Spracheingabe zu generieren ASR wird ASR oft im Zusammenhang mit IVR Systemen verwendet um dem An rufer die Eingabe von DTMF T nen abzunehmen und stattdessen das System mittels Spracheingaben zu bedienen Backend Mit Backend wird eine spezielle Funktionalit t innerhalb von MRS BE im Zusammenhang mit True Unified Messaging TUM bezeichnet Das Backend stellt dabei den Zugang zum Nachrichtenspeicher Message Store zur Verf gun
42. Cycos AG 15 September 2006 4 106 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Lol Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch eine Eingabe nicht unterbrochen wer den kann Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Anschlie end Auswahl der Begr ungsansage f r externe Anrufe 1 9 Ausgabe der Hi ausgew hlten Ansage Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch eine Eingabe nicht unterbrochen wer den kann Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Wenn die Begr ungsansage f r interne und externe gleich sein soll Definition der gleichen Begr ungsansage f r interne und externe Anrufe Auswahl der Begr ungsansage 1 9 Anschlie end wird Ihnen die Ai ausgew hlte Ansage vorgespielt Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch eine Eingabe nicht unterbrochen wer den kan
43. Eingestellte Begr ungsansage im Tagesbetrieb f r externe Anrufe e Ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht Daran anschlie end erfolgt die R ckkehr in das Men Auswahl der Be gr ungsansagen f r interne und externe Anrufe um gegebenfalls dort die Einstellungen zu ndern Einstellungen der Nacht Definitionen ausgeben Danach werden Ihnen der Reihe nach folgende Einstellungen ausgegeben e Eingestellte Begr ungsansage im Nacht Betrieb f r interne Anrufe e Ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht e Eingestellte Begr ungsansage im Nacht Betrieb f r externe Anrufe e Ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht Daran anschlie end erfolgt die R ckkehr in das Men Auswahl der Be gr ungsansagen f r interne und externe Anrufe um gegebenfalls dort die Einstellungen zu ndern Cycos AG 15 September 2006 4 108 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Anrufbeantwortermodus Funktion Tastenfolge Einstellungen zu den Startzeiten f r Tages Nacht Betrieb ausgeben Jetzt wird Ihnen zuerst die Zeit f r den Start der Tageseinstellungen ausgege ben und danach die f r den Nacht Betrieb Anschlie end erfolgt die R ck kehr ins Men Definition der Einstellungen f r den Tages Nacht Betrieb 4 2 Anrufbeantwortermodus Der Anrufbeantwortermodus bezeichnet eine Zugangsart bei der nach der Einwahl mittels ei ner speziellen Zu
44. Sie im Men zweig Bedienungs optionen die Taste um ins Hauptmen zur ckzukehren Sie k nnen dann weiter mit Ergo arbeiten M chten Sie Ergo beenden legen Sie einfach den H rer auf Was ist zu tun e _ wenn Sie sich im Men verlaufen haben Bet tigen Sie die Taste Im Allgemeinen gelangen Sie dadurch ins Hauptmen zu r ck In einigen wenigen F llen kann es erforderlich sein dass die Taste mehrmals hintereinander bet tigt werden muss um von den einzelnen Men Ebenen ins Haupt men zur ckzukommen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 29 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Namensansage aufnehmen 2 4 Namensansage aufnehmen Sie m chten Ihren eigen Namen aufzeichnen Die Namensansage wird im System f r die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt Zum Bei spiel um den Teilnehmern die Ihre Mailbox anrufen mitzuteilen dass sie richtig verbunden sind Auch beim Versand von Voicemails wird die Namensaufnahme verwendet Beim Wieder geben der Voicemail wird im Nachrichtenkopf der Absender durch die Namesansage einge spielt Wenn Sie in Ergo noch keine Namensansage aufgenommen haben wird eine vom System er zeugte Aufnahme verwendet Voraussetzungen Sie m ssen sich im Hauptmen des Kontrollmodus von Ergo befinden Wie Sie den Kontrollmodus erreichen ist in Abschnitt 2 1 Zugriff auf den Kontrollmodus auf Seite 2 23 beschrieben Funkti
45. Taste 5 dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 84 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus Nachrichtenstatus einstellen Je nach dem mit welchem Status die Nachricht versehen werden soll dringend und oder vertraulich kann hier der Status gesetzt werden Hinweis Dies ist nur m glich wenn der Mailboxinhaber dies ber seine Einstellungen ausdr cklich zul sst Um die Nachricht als dringend zu markieren und 8 um die Nachricht als vertraulich zu markieren Aktuelle Aufnahme verwerfen und mit einer Neuaufnahme begin nen Taste 4 dr cken Aufnahme der Nachricht abbrechen und zur ck in das Hauptmen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Alternativ zur Aufnahme einer Nachricht Telefonverbindung aufbauen Ansage Teilnehmer anrufen Taste 7 dr cken Jetzt werden Ihnen per Ansage die Ziele angeboten zu denen Sie direkt eine Telefonverbindung aufbauen k nnen Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie im Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Verbindung zur Telefonvermittlung herstellen Taste 1 dr cken Anmerkung Diese Funktion wird im Men nur angeboten wenn vom Administrator in den Voicemail Einstellungen unter Standardvermitt lung auf der Regist
46. Zugriff zum Kontrollmodus Standardverhalten Nach dem Anw hlen des Kontrollmodus wird normalerweise immer zuerst die Boxnummer ab gefragt die Sie daraufhin eingeben m ssen und mit der Stern Taste zu best tigen haben An schlie end werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert um sich am System als nutzungs berechtiger Teilnehmer zu identifizieren Erst dann erhalten Sie Zugriff auf Ihre Mailbox Vereinfachter Zugriff bei eingerichteter Spezialfunktion Rufen Sie gerade von Ihrem Telefon am Arbeitsplatz an dann k nnen Sie eventuell durch Be t tigen der Stern Taste CJ direkt Ihre Mailbox erreichen Das System kann so eingerichtet werden kann dass ber die bermittelte Rufnummer Ihres Telefons Ihre Mailboxnummer iden tifiziert werden kann Dies wird m glich wenn der Administrator diese Spezialfunktion einge richtet hat Danach m ssen Sie sich nur noch durch die Eingabe der PIN Nummer als nut Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 19 Einleitung Allgemeines zu Ergo zungsberechtigte Person ausweisen Ob dieses Leistungsmerkmal bei Ihnen eingerichtet ist k nnen Sie durch Abh ren der Ansagen nach der Anwahl Ihrer Mailbox im Kontrollmodus er fahren Vereinfachter Zugriff bei eingerichtetem Systemparameter Der Administrator kann in Ihrem System ein weitere Vereinfachung des Zugriffs auf Ihre Mail box einrichten ber die Eingabe eines Konfigurationsparameters f r das Ergo Skript
47. achrichten anh ren be arbeiten Die Ausgabe der ersten ungelesenen Nachricht wird sofort beginnend mit dem Nachrich tenkopf gestartet 2 Bet tigen Sie die Taste 8 um die Bedienungsoptionen aufzurufen Sie verzweigen in das Men zur Bearbeitung der aktuell angeh rten Nachricht Sie k nnen die Funktion Bedienungsoptionen aufrufen bereits w hrend der Wiedergabe des Nachrichtkopfes oder w hrend der Wiedergabe der Nachricht ausl sen 3 W hlen Sie durch Dr cken der Taste BG die Funktion Nachricht beantworten Sie h ren die Ansage Sprechen Sie bitte Ihre Nachricht nach dem Ton Sprechen Sie Ihren Kommentar nach dem Signalton auf 4 Stoppen Sie die Aufnahme durch Dr cken der Taste weitere Bedienungsm glichkeiten Zum Beispiel k nnen Sie sich die Nachricht noch einmal anh ren oder die Aufnahme fortsetzen etc N here Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 3 4 Eine neue Nachricht auf nehmen und versenden auf Seite 3 49 Nach dem Stoppen der Aufnahme haben Sie vor dem Versenden der Nachricht 5 Versenden Sie die Nachricht durch erneutes Bet tigen der CJ Taste ber die Ansage Die Nachricht wurde versendet wird vom System der Versand der Nach richt best tigt Danach gelangen Sie automatisch in den Men zweig Bedienungsoptionen zu r ck und k nnen weitere Bearbeitungen vornehmen M chten Sie die Bearbeitung der Nachricht beenden dr cken
48. ahme fortsetzen pausieren beenden Taste 5 dr cken Kennzeichnung dieser Nachricht als dringend und oder ver traulich Taste 8 dr cken Hinweis Nachrichten die als vertraulich gekennzeichnet sind k nnen vom Empf nger nicht weitergeleitet werden Anmerkung Die Kennzeichnungsm glichkeiten als dringend und vertraulich werden nur dann per Ansage im Men angeboten und sind auch nur dann ausf hrbar wenn der Empf nger dies f r seine Nach richten explizt zul sst Au erdem wirkt sich eine solche Kennzeichnung nur im Voicemail System selbst und im Web Assistant aus Bei einer Nachrichtenzustellung zu einem Fremdsystem zum Beispiel zu Miro soft Exchange geht diese Funktionalit t verloren Die Einstellung ob Sie f r Nachrichten die an Sie gesendet werden zu lassen das diese als dringend und oder vertraulich gekennzeichnet werden d rfen finden Sie im Ergo Men Erweiterter Modus unter Nachrichten Optionen gt Zus tzliche Nachrichten Optionen 8 Diese Optionen k nnen auch ber den Web Assistant gesetzt x werden Auf der Seite Voicemailsystem unter Anruferoptio nen lassen sich die entsprechenden Einstellungen vorneh men Setzen die dazu die Optionen Anrufer k nnen dringende Nachrichten hinterlassen oder Anrufer k nnen vertrauliche Nachrichten hinterlassen Web ssistant Aktuelle Aufnahme verwerfen und mit einer neuen Aufnahme be ginnen Taste 4 dr cken Aufnahme der
49. altet werden Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen Wechsel in das Men Begr ungsansagen Wechsel in das Men Begr ungsansagen aktivieren 4 1 4 1 Einstellungen im Men Begr ungsansagen aktivieren berblick Funktion Tastenfolge Definition der Begr ungsansagen f r den Tagesbetrieb Definition der Begr ungsansagen f r den Nacht Betrieb Definition der Zeiteinstellungen Pr fung der Einstellungen Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Vorgang abbrechen und zur ck ins Men extended Modus BOKANE 4 1 4 2 Beschreibung der zus tzlichen Einstellungen im extended Modus Definitionen f r die Begr ungsansagen w hrend der Betriebszeiten Funktion Tastenfolge Definition der Begr ungsansagen f r den Tagesbetrieb Definition der Begr ungsansagen separat f r interne und externe Anrufe Auswahl der Begr ungsansage f r interne Anrufe 1 9 Wiedergabe Ki der ausgew hlten Ansage Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 105 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch e
50. atus bestimmen normal oder wichtig Felle Nachricht versenden zur ck zu den Bedienoptionen Wiedergabe eines Volco Anhane F W hrend der Wiedergie_ y Vorigen Voie Anhang ausgeben Aktuellen Voice Arhang emeut ausgeben N chsten Voice Annang ausgeben 7 In dor Wiedergabe zur ckspulen Wiedergabe pausierenierneut staten In dor Wiedergabe vorpulen O Nach dor Wiedergae OSOS SOO Vorigen Voice Anhang ausgeben Aktuellen Voice Anhang emeut ausgeben N chsten Voice Annang ausgeben Alternative Bedienungsoptionen ber Taste 8 I Neustart der Nachrichtenwiedergabe Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 95 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Vorige Nachricht abh ren N chste Nachricht abh ren Aktuelle Nachricht l schen Absender direkt zur ckrufen Del ell 4 1 2 3 Direkte Aufnahme der heutigen Ansage Funktion Tastenfolge Men Direkte Aufnahme der heutigen Ansage aufrufen Aufnahme der heutigen Ansage stoppen pausieren Neue heutige Ansage bernehmen Wiedergabe der heutigen Ansage zur Kontrolle Aufnahme der heutigen Ansage nach einer Pause fortsetzen Aktuelle heutige Ansage verwerfen mit einer Neuaufnahme beginnen Aufnahme der heutigen Ansage abbrechen zur ck ins Hauptmen EBENE Bearbeiten der heutige
51. b Assistant zur Verf gung stehen e Einstellungen aus dem Extended Modus des Kontrollmodus die auch ber den Web As sistant zur Verf gung stehen e Einstellungen die nur ber den Web Assistant m glich sind Einstellungen aus dem Erweiterten Modus des Kontrollmodus die auch ber den Web Assistant zur Verf gung stehen Modus erweiterter Modus sind in Ergo nur ber den erweiterten Modus zu errei Alle im Folgenden genannten Funktionen bis auf die Umschaltung Standard chen e nderung der PIN e Durchwahlnummer des Vertreters eingeben e Modusauswahl f r den Kontrollmodus Standard Modus erweiterter Modus e Anrufoptionen Anrufer k nnen dringende Nachrichten hinterlassen Anrufer k nnen vertrauliche Nachrichten hinterlassen e Vertauensnummer definieren Abfrage der Mailbox ohne Identifikation e Mailboxmodus umschalten Anrufbeantworter Hinweisansage e Begr ungsansagen aufnehmen e Namen aufnehmen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 21 Einleitung Allgemeines zu Ergo Einstellungen aus dem Extended Modus des Kontrollmodus die auch ber den Web As sistant zur Verf gung stehen Einrichtung von Tages Nacht Ansagen Festlegen ob die Tages Nacht Ansagen unterbrechbar sind Einstellungen die nur ber den Web Assistant vorgenommen werden k nnen Programmierbare Kurzwahltasten um Men funktionen schnell ausf hren zu k nnen Pers nliche Filter
52. bbrechen und zur ck zur Auswahl der fremden Mailbox 4 3 Express Modus Der Express Modus kann nur von vorher definierten Vertrauensnummern aus erreicht werden und bietet einen besonders einfachen Zugriff auf die eigene Mailbox Der einfache Zugriff be deutet hier dass nach einem Anruf dieser Service Kontrollziffer sofort automatisch die Nach richtenwiedergabe zuerst der Nachrichtenkopf Header dann die eigentliche Nachricht Body gestartet wird Zur Bedienung ist das Bet tigen irgendeiner beliebigen x Wahl Taste vorgesehen In diesem Modus stehen nur zwei Befehle zur Verf gung Funktion Tastenfolge W hrend der Wiedergabe der Nachricht Header und Body Abbruch der laufende Wiedergabe und Sprung zur n chsten Nachricht beliebige Wahl Taste bet tigen Direktverbindung zum Absender der aktuell wiedergegebenen Nachricht herstellen beliebige Wahl Taste zweimal kurz hintereinander dr cken Das Zeitfenster in dem das zweimalige Tastendr cken als ein einzelner Befehl interpretiert wird hat eine Dauer von 1000 ms Default Wert nach der Installation und kann wenn erforderlich ber die Konfiguration ver ndert werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 111 Ergo Bedienung Kurzreferenz Weiterleitungsmodus 4 4 Weiterleitungsmodus Haben Sie Ihr Telefon auf die eigene Mailbox umgeleitet dann wird ein Anrufer automatisch also ohne ei
53. beantwortermodus nach Umleitung auf die eige ne Mailbox nur mit Aufnahme einer Nachricht Service Zugangsnummer f r den Anrufbeantworter modus nur mit Aufnahme einer Nachricht Cycos AG 15 September 2006 1 6 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung ber dieses Handbuch Anrufbeantwortermodus nach Umleitung auf die eige ne Mailbox nur mit dem Nachrichten Assistenten Service Zugangsnummer f r den Anrufbeantworter modus nur mit dem Nachrichten Assistenten Express Modus Service Zugangsnummer f r den vereinfachten Zu griffsmodus zum Abh ren von Nachrichten Weiterhin ist nat rlich Ihre PIN Nummer f r den Mailbox Zugriff zum Voicemailsystem Ergo va riabel Diese sollten Sie im eigenen Interesse nicht notieren 1 3 ber dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen dem Ergo Anwender ein Leitfaden zur Bedienung des Pro gramms sein Grunds tzlich sollten Sie anhand dieser Beschreibung in der Lage sein das Pro gramm zu bedienen und alle gegebenen Funktionen anzuwenden Steht Ihnen parallel der Web Assistant zur Verf gung um Einstellungen f r Ergo vorzunehmen sollten Sie ber grund legende Kenntnisse der Windows Benutzeroberfl che verf gen Konventionen Zur besseren Unterscheidung verschiedener Informationsarten werden in diesem Handbuch folgende Konventionen verwendet 1 Die einzelnen Bedienschritte von Handlungsanweisungen sind nummeriert e Aufz hlungen sind
54. box dieses Teilnehmers Hat der angerufene Teilnehmer sein Telefon nicht auf seine Mailbox umgeleitet 3 5 2 Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent Ist dieser Modus durch die Konfiguration des Administrator eingerichtet ist hier ber ein einge schr nkter Anrufbeantwortermodus erreichbar Im Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrich ten Assistent steht Ihnen lediglich die M glichkeit zur Verf gung sich mit einer der vom Emp f nger definierten Telefonanschl sse verbinden zu lassen oder eine Nachricht aufzunehmen Die Einwahl und Bedienung sind im Abschnitt 3 3 Die Funktionen im Anrufbeantwortermo dus auf Seite 3 83 beschrieben dann gelangen Sie bei der Wahl der Zugriffsnummer f r den Anrufbeantwortermo dus nur mit Nachrichten Assistent automatisch ber den normalen Anrufbeant wortermodus Guest Access auf die Mailbox dieses Teilnehmers Hat der angerufene Teilnehmer sein Telefon nicht auf seine Mailbox umgeleitet Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 89 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Weiterleitungsmodus Cycos AG 15 September 2006 3 90 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus 4 Ergo Bedienung Kurzreferenz Die Darstellung der Funktionen von Ergo in dieser Kurzreferenz geht davon aus dass Sie sich bereits im Kontrollmodus in das System eingew hlt haben Si
55. che f r die Systemansagen ausw hlen e Ihre PIN Nummer ndern e Inden Standard Modus zur ckschalten Die Begr ungsansagen einrichten Das Einrichten der Begr ungsansagen erfolgt in drei Schritten 1 Begr ungsansagen aufnehmen es sind neun unterschiedliche Ansagen m glich 2 Aktivierung einer dieser neun Ansagen 3 Festlegung ob Ihre Mailbox im Beantwortungs Modus arbeiten soll oder nur eine Hin weisansage abgespielt werden soll im Beantwortungsmodus kann ein Anrufer eine Nach richt hinterlassen bei der Hinweisansage ist nur das Abh ren der Begr ungsansage m glich Gehen Sie dabei der Reihe nach wie oben angegeben vor Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 67 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Verzweigung in das Untermen zur Einstellung der Mailbox Funk tionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Nach dem Dr cken der Taste k nnen Sie aus folgenden Funktionen ausw hlen Verzweigung in das Untermen zur Einrichtung der Begr ungs ansagen Taste 1 dr cken 8 Die Begr ungsansagen lassen sich auch ber den Web As sistant anlegen Siehe dazu dort die Seite Aufnahmen Daraufhin wird zuerst die zur Zeit aktivierte Begr ungsansa ge wiedergegeben Danach sind folgende Eingaben m glich Aufnahme der Begr ungsansage Web ssistant Verzweigen in das Untermen zur Aufnahme der Begr ungsansa ge Tast
56. chen zur ck H amp i Nachrichten Optionen Men l l 1 NachrichtenOptionen Vertreternummer Ansage der aktuell g ltigen 4 j i him 1 ln er i einstellen ndern definieren Vertreternummer 7 Vertreternummer EJ Nummer eingeben bernehmen e l n w ko e Vorgehensweise zur Definition der Vertreternummer Um die Vertreternummer zu definieren sind folgende Eingaben n tig 1 W hlen Sie im Hauptmen des Kontrollmodus die Funktion 8 Nachrichten Optionen einstellen ndern Die Funktionsm glichkeiten dieses Men s werden Ihnen angesagt 2 W hlen Sie durch Dr cken der Taste J die Funktion Vertreternummer definieren Wenn vorhanden wird die zur Zeit vom System genutzte Vertreternummer angesagt Da ran anschlie end geben Sie nach der Ansage Vertreternummer eine Vertreternummer ein 3 Geben Sie die Vertreternummer ein Cycos AG 15 September 2006 2 32 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Vertreternummer definieren 4 Bet tigen Sie die Taste um Ihre Eingabe abzuschlie en Zur Best tigung dass Sie die Vertreternummer definiert haben erhalten Sie vom System die Ansage Die Nummer Ihres Vertreters wurde ge ndert Damit ist dieser Vorgang abgeschlos sen Danach gelangen Sie automatisch in den M
57. cht springen Nachricht l schen e Absender anrufen Die detaillierte Beschreibung dieser Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 3 3 Bedienungsoptionen w hren der Wiedergabe des Nachrich tenkopfes oder der Nachricht auf Seite 3 44 Nachricht die gerade wiedergegeben wird l schen Taste 9 dr cken Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Abbrechen der Nachrichten Wiedergabe und R ckkehr ins Haupt men Raute Taste dr cken 3 2 3 3 Bedienungsoptionen w hren der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes oder der Nachricht Nachricht beantworten Nach Bet tigen von Taste 8 bei der Wiedergabe des Nachrichten kopfes oder der Nachricht Nachricht sofort beantworten Taste 5 dr cken Anschlie end werden Sie per Ansage aufgefordert nach dem Ton den Antwort Text aufzusprechen Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch erneutes Dr cken von Taste 5 fort gesetzt werden Aufnahme der Antwort beenden pausieren Cycos AG 15 September 2006 3 44 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Antwort versenden Stern Taste dr cken Alternativ wird die Nachricht bermittelt wenn Sie durch das Auflegen des Telefonh rers die Verbindung zu Ergo trennen Wiedergabe der Antwort zur Kontrolle Taste 2 dr cken Daraufhin wird der von Ihnen aufgesprochene Text nochmals vorge spielt Aufn
58. definieren Cycos AG 15 September 2006 2 34 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die eigene Mailbox anw hlen 3 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz 3 1 Die eigene Mailbox anw hlen Sie k nnen die eigene Mailbox sowohl von Ihrem eigenen Telefon als auch von einem beliebi gen anderen internen oder externen Telefon aus anw hlen Bei einem Anruf Ihrer Mailbox ber das ffentliche Telefonnetz w hlen Sie zuerst den Amtsanschluss Ihrer Organisation gefolgt von der Servicezugangsnummer f r den Kontrollmodus Sobald Sie die g ltige Servicezu gangsnummer eingegeben und best tigt haben setzen sofort die Ansagen ein die Sie durch das Men f hren Bei Anrufen ber das ffentliche Telefonnetz Amtsanschluss Ihrer Organisation ber das ffentliche Telefonnetz an w hlen dann mit der Eingabe der Service Zugangsnummer fortfahren Von einem beliebigen Anschluss innerhalb Ihrer Organisation Direkt die Service Zugangsnummer eingeben Sie werden nun durch eine Ansage zur Eingabe der Mailboxnummer aufgefordert Auswahl der Mailbox Eingabe Ihrer Mailboxnummer und Best tigung der Eingabe mit der Stern Taste Bei irrt mlicher Eingabe der Mailbox Nummer Mit der Raute Taste die gesamte Eingabe l schen und danach die Ein gabe der Mailboxnummer wiederholen
59. den kann 1 6 Aufbau des Handbuches Das Handbuch gliedert sich in vier Kapitel e Der Einleitung mit allgemeinen Informationen zum Voicemailsystem Ergo e Dem Schnelleinstieg in die Benutzer Funktionen Dadurch ist ein Benutzer in k rzester Zeit in der Lage die wichtigsten Arbeitsabl ufe zu erlernen Zum Beispiel Wie werden Voicemails erzeugt und versendet Wie werden eingegangene Dokumente bearbeitet gelesen gel scht beantwortet weitergeleitet oder ausgedruckt usw Wie werden wichtige Einstellungen an der Mailbox vorgenommen Wie werden wichtige Nachrichten Optionen eingestellt e Einer ausf hrlichen Referenz aller zur Verf gung stehenden Funktionen unterteilt in die verschiedenen Betriebsarten e Einer Kurzreferenz die in einer tabellarischen bersicht alle Befehle in Kurzform be schreibt 1 7 Weitere Dokumentationen zum MRS Server Dieser Abschnitt informiert Sie ber weitere verf gbare technische Dokumentation zum MRS Server die im Zusammenhang mit Ergo von Bedeutung sind Cycos AG 15 September 2006 1 8 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Weitere Dokumentationen zum MRS Server Grunds tzlich gilt dass eine gedruckte Version der Bedienhandb cher nur auf besonderen Wunsch hin bestellt werden kann alle brigen Dokumente liegen auf der Installations DVD als Volltext suchf hige PDF Version vor Zudem steht zu den meisten Komponenten eine Online Hilfe Win Help ode
60. der PIN ge ndert werden Web ssistant Pan Te Verzweigung in das Untermen zur Einstellung der Mailbox Funk tionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Verzweigen ins Men PIN Nummer ndern Taste 5 dr cken Je nach Stellenanzahl Vorgabe die neue PIN Nummer eingeben Ziffernfolge eingeben Best tigen der Eingabe Stern Taste dr cken Danach muss die neue PIN Nummer ein zweites Mal eingegeben wer den Zur Korrektur der Eingabe Raute Taste dr cken Danach erfolgt automatisch die R ckkehr in das Mailbox Optionen Me n Zur Neueingabe der PIN Nummer m ssen nun wieder die Tasten 9 dann 5 usw siehe oben gedr ckt werden Zur Best tigung die neue PIN Nummer nochmals eingeben Ziffernfolge eingeben Eingabe der neuen PIN Nummer beenden und zur ck ins Men Mailbox Optionen Stern Taste dr cken Eingabe der PIN Nummer f r eine Korrektur abbrechen und zur ck ins Men Mailbox Optionen Raute Taste dr cken Zus tzlich m gliche Mailbox Optionen sind Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 75 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Umschalten in den Standard Modus Taste 9 dr cken 8 Die Umschaltung in den Standard Modus kann auch ber den a Web Assistant erfolgen Siehe dazu dort die Seite Voicemail Web ssistant system g
61. e 1 dr cken Wahl des Speicherplatzes f r die Begr ungsansage Daf r stehen Ihnen die Zifferntasten 1 9 zur Verf gung unter denen je weils die entsprechende Ansage gespeichert ist wird Eine der Tasten 1 9 dr cken Daraufhin wird die zur Zeit auf diesem Speicherplatz abgelegte Begr Bungsansage wiedergegeben Alternativ ist es m glich statt der Eingabe einer Ziffer folgende Funktionen auszul sen Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men anfordern Taste O dr cken Den Vorgang abbrechen und in das Untermen zur Aufnahme der Begr ungsansage zur ckkehren Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 68 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Nach der Wiedergabe der gew hlten Begr ungsansage D 4 nr Aufnahme einer neuen Begr ungsansage Taste 5 dr cken Anschlie end werden Sie per Ansage aufgefordert nach dem Ton den Begr ungstext aufzusprechen Aufnahme der Begr ungsansage beenden pausieren Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch Dr cken der Taste 5 fortgesetzt werden Neue Begr ungsansage bernehmen Stern Taste nochmals dr cken Wiedergabe der Begr ungsansage zur Kontrolle Taste 2 dr cken Aufnahme der Begr ungsansage nach pausieren fortsetzen Taste 5 dr cken Aktuelle Begr ungsansage ve
62. e Eingabe wieder mit der Stern Taste best tigen alternativ zur Eingabe der fremden Mailboxnummer Wechsel in den Kontrollmodus der eigenen Mailbox Stern Taste dr cken Befindet sich die angew hlte Mailbox im Anrufbeantwortermodus das Hinterlassen einer Nachricht ist m glich startet nach der Wahl der Mailboxnummer die Begr ungsansage Hier werden Sie ber die Namensansage des Mailboxinhabers zuerst dar ber informiert ob Sie mit der korrekten Mailbox verbunden sind Anschlie end folgt falls vorhanden eine Info Ansage die vom Mailboxinhaber individuell gestaltet werden kann Hierzu k nnte zum Beispiel ein In fotext eingespielt werden oder eine Mitteilung ob das Hinterlassen einer Nachricht m glich ist ber den Nachrichten Assistenten k nnen folgende Funktionen ausgef hrt werden Nachricht f r die fremde Mailbox aufnehmen Taste 5 dr cken Daraufhin werden Sie durch eine Ansage aufgefordert nach dem Sig nalton mit dem Aufsprechen zu beginnen Jetzt stehen Ihnen die allgemeinen Funktionen zur Verf gung die nach der Aufnahme einer Nachricht aufgerufen werden k nnen Aufnahme der Nachricht beenden pausieren Stern Taste dr cken Hinweis Die Aufnahme kann bei Bedarf durch Dr cken der Taste 5 fort gesetzt werden Nachricht versenden Stern Taste dr cken Wiedergabe der Nachricht zur Kontrolle Taste 2 dr cken Aufnahme der Nachricht nach pausieren fortsetzen
63. e Funktionen im Kontrollmodus Ausf hrliche Hilfe zu den Funktionen anfordern die w hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfs m glich sind Taste O dr cken Bedienung w hrend der Wiedergabe der Nachricht W hrend der Wiedergabe der eigentlichen Nachricht des Nachrichten Bodys sind folgende Eingaben zur Steuerung des Wiedergabevorgangs beziehungsweise zur Auswahl anderer Op tionen m glich Nachrichtenwiedergabe inklusive des Nachrichtenkopfes erneut starten Taste 2 dr cken Zur vorigen Nachricht springen Taste 1 dr cken Zur n chsten Nachricht springen Taste 3 dr cken Nachrichtenwiedergabe stoppen starten pausieren Taste 5 dr cken In der Wiedergabe um acht Sekunden beziehungsweise drei S tze zur ckspulen Taste 4 dr cken In der Wiedergabe um acht Sekunden beziehungsweise drei S tze vorspulen Taste 6 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 43 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Sprung ans Ende der aktuellen Nachricht und Verzweigung in das Men Bedienungsoptionen Taste 8 dr cken Danach lassen sich weitere Funktionen aufrufen die dann auf die aktu elle Nachricht angewandt werden oder zus tzliche Bedienungsfunktio nen bereitstellen Nachricht beantworten Nachricht weiterleiten Anh nge bearbeiten Nachricht erneut ausgeben Zur vorigen Nachricht springen Zur n chsten Nachri
64. e Ihres Namens vorgespielt 6 Die Ansage l sst sich auch ber den Web Assistant anlegen x Sie finden dort die entsprechenden Element zur Aufnahme ei ner Begr ungsansage auf der Einstellungsseite Aufnahmen Web ssistant Aufnahme beibehalten und ins Men Mailbox Optionen zur ck kehren Stern Taste dr cken Neuaufnahme des eigenen Namens Taste 5 dr cken Sie werden durch eine Ansage aufgefordert nach dem Ton Ihren Namen aufzusprechen Nach dem Aufsprechen des Namens stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verf gung wie nach der Aufnahme der Begr Bungsansage Aufnahme des eigenen Namens beenden pausieren Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch Dr cken der Taste 5 fortgesetzt werden Neue Namensansage bernehmen Stern Taste nochmals dr cken Wiedergabe der Namensansage zur Kontrolle Taste 2 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 59 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Aufnahme der Namensansage nach pausieren fortsetzen Taste 5 dr cken Aktuelle Namensansage verwerfen und mit einer Neuaufnahme be ginnen Taste 4 dr cken Aufnahme der Namensansage abbrechen und zur ck in das Men Mailbox Optionen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe f r dieses Men anfordern 0 Taste 0 dr cken Weitere Mailbox Optionen Umschalten in den erweiterten Modus 9 Taste 9 dr
65. e Nachrichten verwenden Taste 2 dr cken Begr ungsansage sowohl f r interne als auch f r externe Nach richten verwenden Taste 3 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck zur Auswahl der Begr ungsansa ge Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfeansage zu diesem Men punkt anfordern Taste O dr cken Anschlie end kann sofort eine andere Ansage ausgew hlt werden N e B e e Alternativ ist es m glich statt der Eingabe einer Ziffer folgende Funktionen auszul sen Eine ausf hrliche Hilfeansage zu diesem Men anfordern Taste 0 dr cken Den Vorgang abbrechen und in das Untermen zur Aufnahme der Begr ungsansage zur ckkehren Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 70 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Fond __ _ ___ me Beantwortungsmodus festlegen Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und in das Hauptmen zur ckkehren Raute Taste dr cken Beantwortungsmodus festlegen Taste 3 dr cken F r den Beantwortungsmodus sind zwei Einstellungen m glich Anruf beantwortermodus und Hinweisansage Durch Aufrufen dieser Funktion wird vom jeweils aktivierten Zustand in den anderen umgeschaltet Hinweis Der Beantwortungsmodus ist so voreingestellt dass jeder An rufer auf Ihrer Mailbox eine Nachricht hinterlassen kann Anrufbeant worte
66. e erreichen den Kontrollmodus nach der Wahl der Zugangs Kennziffer und gegebenenfalls der Mailbox und Ihrer PIN Num mer Ausgabe von ausf hrlichen Hilfsansagen und den Abbruch des laufenden Vor In der Kurzreferenz sind aus Gr nden der bersichtlichkeit die Funktionen f r die gangs die in jedem Men zweig zur Verf gung stehen nicht angegeben 4 1 Kontrollmodus 4 1 1 Funktionen im Hauptmen des Kontrollmodus bersicht Men Kalendertermine ausgeben aufrufen Men Nachrichten anh ren aufrufen Men Direkte Aufnahme einer Begr ungsansage aufrufen Men Neue Nachrichten aufnehmen und versenden aufrufen Men Tastenfolgen nutzen aufrufen Men Verbinden aufrufen Men Nachrichten Optionen aufrufen Men Mailbox Optionen aufrufen ellallSIellallsilnl S a 2 Q 4 1 2 Der Standard Modus im Kontrollmodus 4 1 2 1 Zugriff auf die Kalenderdaten Tastenfolge Men Kalendertermine ausgeben aufrufen Anstehende Termine von heute ausgeben Erneute Ausgabe der heutigen Termine Ausgabe der Termine von morgen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 91 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Ausgabe der Termine von bermorgen Datum f r die Ausgabe der Termine eingeben Laufendes Jahr ausw hlen weiter mit Monatsauswahl Anderes Jahr ausw hlen Format JJJJ Beis
67. e eventuell damit verbundene Funktion wird allerdings nicht ausgel st e Abweichend vom im vorigen Abschnitt beschriebenen Verhalten werden im Allgemeinen fast alle Ansagen durch eine Tastenbet tigung unterbrochen Die Funktion die damit ausgel st wird wird dann allerdings als Eingabe angenommen Man kann also Eingaben vorwegnehmen ohne dass die Men Ansagen vollst ndig abgeh rt wurden Ein Beispiel Sie m chten Ihren Namen neu aufnehmen W hrend der Wiedergabe des ak tuell aufgenommenen Namens kann bereits die Taste Neuaufnahme des Namens oder die Taste Namensansage beibehalten gedr ckt werden um direkt die gew nsch te Funktion zu w hlen 1 10 2 9 Erstmaliges Anmelden am System F r die Erstanmeldung am System bekommen Sie vom Systemadministrator neben den Zu griffs Servicenummern Ihre Mailbox Nummer und eine PIN f r die Erstanmeldung mitgeteilt Mit diesen Informationen sind Sie in der Lage sich erstmalig am System anzumelden W hrend der Erstanmeldung erzwingt das System eine sofortige nderung der PIN Bevor diese nicht ge ndert haben ist der Zugriff zum System nicht m glich W hlen Sie sich nach folgender Vorgabe in das System ein Funktion Tasten Geben Sie die Zugriffs Servicenummer f r den Kontrollmodus ein Sie werden nun durch eine Ansage zur Eingabe der Mailboxnummer auf gefordert Dann Geben Sie Ihre Mailboxnummer ein und Best tigung der Eingabe mit d
68. e per Ansage ausgegeben Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Anstehende Termine von heute ausgeben Taste 5 dr cken Die anstehenden Termine werden in chronologischer Reihenfolge aus gegeben Dabei wird zuerst der Terminkopf mit Informationen zu den Terminen beziehungsweise Meetings angesagt Danach wird falls vor handen der Nachrichtenteil des Kalendereintrags wiedergegeben W hrend der Ansage des Terminkopfes der einzelnen Termine haben Sie folgende Be dienungsm glichkeiten Vorigen Termin ausgeben Taste 1 dr cken Wiedergabe des Terminkopfs abbrechen und direkt zum Nachrich tenteil des Kalendereintrags springen Taste 2 dr cken N chsten Termin ausgeben Taste 3 dr cken Ersten anstehenden Termin des aktuellen Tages ausgeben Taste 4 dr cken Letzten Termin des aktuellen Tages ausgeben Taste 6 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck zum Hauptmen Raute Taste dr cken W hrend der Ausgabe des Nachrichtenteils und nach Ausgabe der aktuellen Tagester mine Erneute Ausgabe der heutigen Termine Taste 2 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 53 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Ausgabe der Termine von morgen Taste 3 dr cken Ausgabe der Termine von bermorgen Taste 6 dr cken Datum f r die Ausgabe von Terminen bestimmen Stern Taste dr cken Sie werden zur Ein
69. efehlsreferenz Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus 3 3 Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus Der Zugriff auf die Anrufbeantworterfunktion Guest Access geschieht ber eine spezielle Zu gangsnummer Sollte Ihnen die Zugangsnummer nicht bekannt sein k nnen Sie diese beim Systemadministrator erfragen In diesem Modus kann nach der Wahl der entsprechenden Zugangsnummer die Mailbox ei nes beliebigen Benutzers direkt angew hlt werden Abh ngig davon wie der angew hlte Be nutzer die Betriebsart seiner Mailbox eingestellt hat bietet Ihnen der Nachrichten Assistent sein Men an Dabei ist entweder das Hinterlassen einer Nachricht in der Mailbox m glich oder es wird lediglich eine Hinweisansage abgespielt Diese Einstellung erfolgt im Ergo Men oder im Web Assistant unter Zeitprofile Ist die Hinweisansage aktiviert wird Ihnen nach der Ansa ge dass keine Nachricht hinterlassen werden kann das Men f r die m glichen Telefonverbin dungen angeboten Ist das Hinterlassen einer Nachricht erlaubt haben Sie die M glichkeit ei nen Text aufzusprechen oder sich mit einer der definierten Telefonnummern verbinden zu lassen Nach der Einwahl werden sie durch die Ansage Mailbox Nummer von zur Eingabe der Mail boxnummer des gew nschten Teilnehmers aufgefordert Alternativ k nnen Sie durch Dr cken der Stern Taste von hier aus in den Kontrollmodus Ihrer eigenen Mailbox wechseln Sie k nnen die fremde Mailbox sowohl von Ihrem
70. eine Nachricht zu hin terlassen wenn die eingehenden Telefonate auf die Mailbox umge leitet werden Dabei erfolgt die Zuordnung zur entsprechenden Mailbox ber die Redirected Number Frontend bezeichnet eine Client Applikation die ber True Uni fied Messaging Transaktionen an ein Backend den Zugriff auf die Nachrichten eines Benutzer realisiert Beispiele f r solche Applika tionen sind die Voicemailsysteme Ergo und PhoneMail Zugriff auf die Anrufbeantworter Funktion ber eine spezielle Zu gangsnummer bei der entweder das Hinterlassen einer Nachricht in der Mailbox erlaubt ist oder bei der lediglich eine Info Ansage abgespielt wird Bei Integrated Messaging werden die Mailboxen der Benutzer zwi schen dem MRS Server und einem Fremdsystem wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange synchron gehalten Inbox Replikation Dadurch stehen bei Zugriff ber ein Voicemailsystem dem Benut zer auch die internen Nachrichten aus dem jeweiligen Fremdsys tem sofort zur Verf gung Bei dem neueren Konzept des True Uni fied Messaging ist diese Funktionalit t ebenfalls gegeben ohne jedoch den doppelten Speicherplatzbedarf f r die Nachrichten zu ben tigen IVR kann man sich als einen Sprach Computer vorstellen Statt ber die Tastatur bekommt dieser seine Eingaben ber die Ton wahl Tasten eines Telefones F r die Ausgaben werden statt grafi scher Elemente die auf einem Monitor sichtbar gemacht werden vorbereitete Sprac
71. eines zur Bedienung Besonders komfortabel ist die Online Bedienerf hrung Sie erfolgt in Ergo in Form von ge sprochenen Ansagen Diese Ansagen werden ber den Telefonh rer in den laufenden Betrieb eingeblendet Zus tzlich erhalten Sie Kurzhinweise ber das Display Ihres Telefons falls die ses ber ein Display verf gt und die Telefonanlage dies unterst tzt Beim Aufrufen der eigenen oder einer fremden Mailbox werden Sie mit Hilfe von Ansagen durch die Auswahlm glichkeiten in den Men s gef hrt Diese Ansagen z hlen in Abh ngigkeit von dem Men zweig in dem Sie sich gerade befinden die Funktionen auf die ausgef hrt wer den k nnen Sie nennen Ihnen dabei die zum Ausl sen der Funktionen n tigen Eingaben Sie k nnten zum Beispiel dazu aufgefordert werden eine bestimmte Zifferntaste zum Ausw hlen einer Funktion zu dr cken oder eine Rufnummer oder beispielsweise Ihre PIN Nummer ein zugeben Dabei m ssen Sie nicht auf das Ende der Ansage warten um eine Eingabe zu ma chen eine Eingabe ist jederzeit auch w hrend der Ansage m glich 1 10 2 1 Ansagen des Systems wiederholen lassen Wenn Sie in einem Men zweig keine der angesagten Funktionen ausl sen also keine Taste dr cken dann wird die Ansage in einer ausf hrlicheren Form wiederholt Um eine Eingabeauf forderung erneut zu h ren warten Sie also einfach ab bis die Ansage wiederholt wird Das ist beispielsweise sinnvoll wenn Sie eine Ansage akustisch nicht vers
72. en zweig Nachrichten Optionen einstellen n dern zur ck und k nnen weitere Bearbeitungen vornehmen M chten Sie die Bearbeitung der Nachrichten Optionen beenden dr cken Sie im Men zweig Nachrichten Optionen einstellen ndern die Taste um ins Hauptmen zur ckzukehren Sie k nnen dann weiter mit Ergo arbeiten M chten Sie Ergo beenden legen Sie einfach den H rer auf Was ist zu tun e _ wenn Sie sich im Men verlaufen haben Bet tigen Sie die Taste Im Allgemeinen gelangen Sie dadurch ins Hauptmen zu r ck In einigen wenigen F llen kann es erforderlich sein dass die Taste mehrmals hintereinander bet tigt werden muss um von den einzelnen Men Ebenen ins Haupt men zur ckzukommen e _ wenn Sie die bereits existierende Vertreternummer beibehalten m chten Bet tigen Sie nach der Wiedergabe der zur Zeit im System genutzten Vertreternum mer die Taste Die Nummer wird beibehalten und Sie gelangen in das Men zur Einstellung der Nachrichten Optionen zur ck e _ wenn Sie sich bei der Eingabe der Vertreternummer verw hlt haben Bet tigen Sie nach der Eingabe der Rufnummer die Taste Sie gelangen daraufhin in das Men zur Einstellung der Vertreternummer zur ck Ansage Vertreternum mer und k nnen die Vertreternummer erneut eingeben Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 33 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Vertreternummer
73. en Men punkt Rufnummerneingabe zur ck Rufnummerneingabe abschlie en Stern Taste dr cken Anschlie end werden Sie per Ansage aufgefordert nach dem Ton die Nachricht aufzusprechen Die weiteren nun m glichen Funktionen sind identisch mit denen die im Abschnitt 3 2 3 3 Nach der Kommentar Aufnahme stehen folgende Funktionen zur Verf gung auf Seite 3 46 beschrieben sind Cycos AG 15 September 2006 3 50 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 3 5 Direkte Aufnahme der Heutigen Ansage Sie k nnen aus dem Hauptmen direkt eine Ansage Heutige Ansage aufnehmen die nur f r den aktuellen Tag g ltig ist Das System ist so eingerichtet dass diese Ansage nur bis Mit ternacht des selben Tages aktiv bleibt Eine aktivierte Heutige Ansage wird statt der sonst ver wendeten Ansagen eingespielt Soll die Heutige Ansage vorzeitig deaktiviert werden k nnen Sie dies ebenfalls ber dieses Men einrichten gt E Be A ll DI Bl Aufnehmen der heutigen Ansage Im Hauptmen Taste 4 dr cken Die Aufnahme der Begr ungsansage wird sofort gestartet Nach dem Signalton k nnen Sie den Begr ungstext aufzusprechen Aufnahme der heutigen Ansage stoppen pausieren Stern Taste dr cken Die Aufnahme kann bei Bedarf durch Dr cken von Taste 5 fortgesetzt werden Neue heutige Ansage bernehmen Ster
74. en Men zweig zur ckkehren in dem die Begr ungsansagen f r den Tag Nacht Betrieb und die zugeh rigen Zeiteinstellungen vorgenommen werden Raute Taste dr cken Mailbox Modus auf Hinweisansage einstellen es kann jetzt keine Nachricht hinterlassen werden Taste 1 dr cken Mailbox Modus auf Anrufbeantworter Funktion einstellen jetzt kann eine Nachricht hinterlassen werden Taste 3 dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und in den Men zweig zur ckkehren in dem der Speicherplatz f r die Begr ungsansage ausgew hlt wird Raute Taste dr cken Daran anschlie end Begr ungsansagen d rfen nicht durch eine Eingabe abgebro chen werden Taste 1 dr cken Wenn diese Einstellung f r interne Anrufe erfolgt ist verzweigen Sie au tomatisch in das Men zur Definition f r externe Anrufe Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 79 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Begr ungsansagen d rfen durch eine Eingabe abgebrochen wer den Taste 3 dr cken Wenn diese Einstellung f r interne Anrufe erfolgt ist verzweigen Sie au tomatisch in das Men zur Definition f r externe Anrufe Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Vorgang abbrechen und in den Men zweig zur ckkehren in dem der Speicherplatz f r die Begr ungsansage sele
75. en Namens auf Seite 3 71 Nach dem Stoppen der Aufnahme haben Sie vor dem Speichern der Ansage 5 bernehmen Sie die neue Namensaufnahme durch erneutes Dr cken der Taste Damit ist die Aufnahme des eigenen Namens abgeschlossen Sie wird von nun an im System anstatt der vorher eingerichteten Namensansage eingespielt Zur Best tigung dass Sie die Namensaufnahme erfolgreich war erhalten Sie vom System die Ansage Ihr neuer Name wurde gespeichert Danach gelangen Sie automatisch in den Men zweig Mailbox Optionen einstellen ndern zur ck und k nnen weitere Bearbeitungen vornehmen M chten Sie die Bearbeitung der Mailbox Optionen beenden dr cken Sie im Men zweig Mail box Optionen einstellen ndern die Taste um ins Hauptmen zur ckzukehren Sie k n nen dann weiter mit Ergo arbeiten M chten Sie Ergo beenden legen Sie einfach den H rer auf Was ist zu tun e _ wenn Sie sich im Men verlaufen haben Bet tigen Sie die Taste Im Allgemeinen gelangen Sie dadurch ins Hauptmen zu r ck In einigen wenigen F llen kann es erforderlich sein dass die Taste mehrmals hintereinander bet tigt werden muss um von den einzelnen Men Ebenen ins Haupt men zur ckzukommen e _ wenn Sie die bereits existierende Namensaufnahme beibehalten m chten Bet tigen Sie nach der Wiedergabe der zur Zeit im System genutzten Namensansage die C Taste Die Aufnahme wird beibehalten und Sie gelangen
76. en m glich Telefonverbindung aufbauen Ansage Teilnehmer anrufen Taste 7 dr cken Jetzt werden Ihnen per Ansage die Stellen angeboten zu denen Sie di rekt eine Telefonverbindung aufbauen k nnen Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie im Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Verbindung zur Telefonvermittlung herstellen Taste 1 dr cken Verbindung zum Vertreter dieser Mailbox aufbauen Taste 2 dr cken Anmerkung Diese Funktion wird Ihnen nur dann angeboten wenn der Mailboxinhaber einen Vertreter definiert hat das hei t in der Voicemail Datenbank muss dazu ein entsprechender Eintrag vorhanden sein 8 Die Definition eines Vertreters kann auch ber den Web Assis z tant auf der Seite Voicemailsystem erfolgen Web ssistant Cycos AG 15 September 2006 3 86 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Express Modus Verbindung zum Handy des angerufenen Mailboxinhabers Taste 3 dr cken Anmerkung Diese Funktion wird Ihnen nur dann angeboten wenn der Mailboxinhaber eine Handy Nummer definiert hat 6 Die Eingabe der Handy Nummer kann auch ber den Web As z sistant erfolgen Benachrichtigung Web ssistant Verbindung mit Zusatz Nummer herstellen Taste 5 dr cken Hier ber wird die zus tzlich definierte Rufnummer ausgew hlt In den Kontrollmodus der eigenen Mailbo
77. enz Kontrollmodus Den eigenen Namen aufnehmen Funktion Tastenfolge Aufnehmen des eigenen Namens Ausgabe der aktuellen Namensansage Aufnahme der Namensansage starten Aufsprechen der Ansage Aufnahme der Namensansage stoppen Namensansage beenden und aktivieren Aufnahme der Namensansage abh ren Aufnahme der Namensansage fortsetzen Aufnahme Namensansage verwerfen und Neuaufnahme starten BCN EE Bedienungsoptionen nach der Ausgabe der aktuellen Ansage Aktuelle Namensansage so belassen und zur ck ins Mailbox Men Weitere Funktionen bei den Mailbox Optionen Funktion Tastenfolge Umschalten erweiterter standard Modus 9 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 99 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus 4 1 3 Der erweiterte Modus im Kontrollmodus Zus tzlich zu den Funktionen im Standard Modus werden im erweiterten Modus folgende Leis tungsmerkmale nutzbar 4 1 3 1 Nachrichten Optionen Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Nachrichten Optionen aufrufen Definition der Rufnummern f r den Nachrichten Assistenten Funktion Tastenfolge Auswahl des Vertreters Rufnummer eingeben s Rufnummer best tigen und zur ck ins Men Nachrichten Optionen Auswahl der Handynummer auch f r die Benachricht
78. er Namensansage abh ren Aufnahme der Namensansage fortsetzen Lalo Aufnahme Namensansage verwerfen und Neuaufnahme starten Bedienungsoptionen nach der Ausgabe der aktuellen Ansage Aktuelle Namensansage so belassen und zur ck ins Mailbox Men Vertrauensnummern definieren Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen Wechsel in das Men Vertrauensnummer definieren Funktion Tastenfolge Wahl des Speicherplatzes f r die Vertrauensnummer 1 3 Ausgabe der Bi Vertrauensnummer die dort gespeichert ist Ar Eingabe der neuen Vertrauensnummer f r diesen Speicherplatz Eingabe der Vertrauensnummer f r gew hlten Speicherplatz beenden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 103 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Vertrauensnummer auf dem gew hlten Speicherplatz korrigieren Oder statt einer Nummerneingabe Auswahl einer Vertrauensnummer aus der MRS Datenbank f r diesen Speicherplatz wenn dort vorhanden gt bernahme der Rufnummer aus Datenbankfeld Gesch ftsanschluss NE bernahme der Rufnummer aus Datenbankfeld Mobile Handy Num mer bernahme der Rufnummer aus Datenbankfeld Privatanschluss bernahme der Rufnummer von der aus gerade angerufen wird LJL Vertrauensnummer auf dem
79. er Stern Taste Gegebenfalls Cycos AG 15 September 2006 1 18 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines zu Ergo Funktion Tasten Bei irrt mlicher Eingabe der Mailboxbox Nummer Mit der Raute Taste die gesamte Eingabe l schen und danach die Ein gabe der Mailboxnummer wiederholen Diese Eingabe wieder mit der Stern Taste best tigen Dann werden Sie durch eine Ansage zur Ein gabe der PIN Nummer f r die Erstanmeldung aufgefordert Danach Geben Sie diese PIN Nummer ein und best tigen die Eingabe mit der m Stern Taste Gegebenfalls Bei irrt mlicher Eingabe der PIN Nummer Mit der Raute Taste die gesamte Eingabe l schen und danach die Ein gabe der PIN Nummer wiederholen Nach der Eingabe der PIN f r die Erstanmeldung h ren Sie die Ansa ge Neue PINP Geben Sie Ihre neue PIN Nummer ein und best tigen die Eingabe mit der Stern Taste Eine Systemansage fordert Sie auf die neue PIN zur Kontrolle noch einmal einzugeben Neue PIN wiederholen Geben Sie die neue PIN Nummer noch einmal ein und best tigen die Bu Eingabe mit der Stern Taste Danach werden Sie sofort zum Kontroll modus durchgeschaltet 1 10 2 10 Beschleunigter
80. erden Die verwendeten Marken sind Eigentum der Cycos AG bzw der jeweiligen Inhaber Cycos AG 2006 Joseph von Fraunhofer Stra e 7 D 52477 Alsdorf Lieferm glichkeiten und technische nderungen vorbehalten
81. ere Einstellungsfunktionen zur Aktivierung der Begr ungsansagen Es k nnen hier folgende Einstellungen vorgenommen werden e Einstellungen zu den Begr ungsansagen die w hrend der Gesch ftszeit Tag Modus eingespielt werden sollen e Einstellungen zu den Begr ungsansagen die au erhalb der Gesch ftszeit Nacht Mo dus eingespielt werden sollen e Definition der dazugeh rigen Zeiteinstellungen e berpr fung der kompletten Einstellungen Cycos AG 15 September 2006 3 76 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 5 1 Die Mailbox Optionen im extended Modus Sie gelangen zu diesen zus tzlichen Einstellungen wie im erweiterten Modus indem Sie das Men zur Aktivierung der Begr ungsansagen aufrufen Einstellung der Mailbox Funktionen 9 Im Hauptmen Taste 9 dr cken Nach dem Bet tigen der Taste verzweigen Sie nochmals durch Dr cken der Taste 0J in das Men zur Einstellung der Begr ungsansagen Aufnahme einer neuen Begr ungsansage Taste 1 dr cken Anmerkung Hier k nnten Sie jetzt auch durch Dr cken der Taste 1 die Begr ungsansagen aufnehmen wenn Sie dies nicht schon vorher er ledigt haben und von dort durch Dr cken der Taste weiter in das Men zur Aktivierung der Begr Bungsansage Begr ungsansagen aktivieren Taste 2 dr cken Hier stehen Ihnen im extended Modus die folge
82. erkarte Einstellungen f r die Anruf Weiterleitung eine entsprechende Adresse eingetragen wurde Verbindung zum Vertreter dieser Mailbox aufbauen Taste 2 dr cken Anmerkung Diese Funktion wird Ihnen nur dann angeboten wenn der Mailboxinhaber einen Vertreter definiert hat Die Definition eines Vertreters kann auch ber den Web Assis z tant auf der Seite Voicemailsystem erfolgen Web ssistant Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 85 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus Verbindung zum Handy des angerufenen Mailboxinhabers Taste 3 dr cken Anmerkung Diese Funktion wird Ihnen nur dann angeboten wenn der Mailboxinhaber eine Handy Nummer definiert hat 8 Die Eingabe der Handy Nummer kann auch ber den Web As sistant erfolgen Benachrichtigung Web ssistant Verbindung zum B rotelefon des Mailboxinhabers Taste 4 dr cken Verbindung mit Zusatz Nummer herstellen Taste 5 dr cken Hier ber wird die zus tzlich definierte Rufnummer ausgew hlt Ist die angew hlte Mailbox so eingestellt dass eine Hinweisansage abgespielt wird Hinterlas sen einer Nachricht ist nicht m glich dann wird nach der Einwahl die Namensansage und falls vorhanden die dort aktuell eingestellte Info Ansage eingespielt Nach der Systemansage dass keine Nachricht hinterlassen werden kann sind folgende Funktionen ber den Nachrich ten Assistent
83. ete Service Zugangsnummer im Zweifelsfall erfahren Sie diese von Ihrem Systemadministrator dann die Box Nummer und danach Ihre PIN Nummer eingeben F r die erstmalige Nutzung Ihrer Mailbox haben Sie von Ihrem Systemadministrator eine PIN Nummer f r die Erstanmel dung erhalten Diese m ssen Sie im Verlauf der ersten Anmeldung ndern Im Hinblick auf die Sicherheit Ihrer Daten sollten Sie Ihre PIN Nummer nicht notieren F r die Einwahl in Ihre Mail box spielt es keine Rolle von wo aus Sie anrufen Nach erfolgreich abgeschlossener Anmelde Prozedur k nnen Sie Ihre Mailbox uneingeschr nkt nutzen Sie k nnen e Neu eingegangene oder bereits abgeh rte Nachrichten bearbeiten Neue oder bereits abgeh rte Nachrichten abh ren Abgeh rt werden k nnen alle Voicemails und wenn ein Text to Speech Konverter TTS installiert ist auch E Mails Bei Faxnachrichten wird lediglich der zugeh rige Nachrichtenkopf wiedergegeben al lerdings sind hierbei die Nachrichtenoptionen voll nutzbar So kann zum Beispiel ein Fax ber die Funktion Weiterleiten an einem Faxger t ausgegeben werden Nachrichten l schen sich direkt mit dem Absender einer Nachricht verbinden lassen an den Absender sofort eine Antwort senden oder Cycos AG 15 September 2006 3 36 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus die Nachricht mit einem Kommentar versehen und weiterle
84. f r die Nachrichtenausgabe definieren Benachrichtigungen einrichten Tagesabh ngiges Zeitprofil f r die Aktivierung von Tages Nacht Ansagen definieren f r eine spezielle Ansage bei besetztem Teilnehmer f r Ergo nicht m glich da die Im Web Assistant unter Zeitprofile gt Ansagen gt bei Besetzt ist die Einstellung ses Merkmal nicht unterst tzt wird Cycos AG 15 September 2006 1 22 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Zugriff auf den Kontrollmodus 2 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Damit Sie Ergo schnell nutzen k nnen werden in diesem Kapitel beispielhaft zuerst die Be dienschritte f r einige besonders wichtige Funktionen ausf hrlich erl utert Sie bekommen so ein Gef hl f r das Arbeiten mit Ergo Dadurch sind Sie in k rzester Zeit in der Lage die am meisten ben tigten Arbeitsabl ufe zu erlernen M chten Sie weitere nicht so oft genutzte Be dienungen und Einstellungen vornehmen dann finden Sie die entsprechenden Erl uterungen in Abschnitt 3 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz auf Seite 3 35 Folgende Funktionen werden in diesem Abschnitt erl utert e Wie erhalten Sie Zugriff auf das Hauptmen des Kontrollmodus Systemanmeldung e Wie erzeugen Sie eine Voicemail und wie versenden Sie diese Nachrichtenversand e Wie h ren Sie eine eingegangene Voicemail ab und wie beantworten Sie die einge gangene Voicemail Nachrichte
85. f den Kontrollmodus Kontrollmodus ro i Hauptmen Bei Fehleingabe H rer auflegen Bei Fehleingabe Bei Fehleingabe i I und Vorgang wiederholen Eingabe wiederholen Eingabe wiederholen i D l Y i D AN Aal Zugriffsnummer f r den L23 123 i SS 156 4 5 6 Mailboxnummer Eingabe 156 5 Eingabe i 7 8 9 De 7 8 9 eingeben best tigen 789 FIN eingeben best tigen I 0 E 0 E 0 l l i I i I H i E l Vorgehensweise zum Zugriff auf den Kontrollmodus Um in das Hauptmen des Kontrollmodus zu gelangen sind folgende Eingaben n tig 1 W hlen Sie die Zugriffnummer f r den Kontrollmodus Sie werden dann ber eine eingespielte Ansage vom System begr t und zur Eingabe Ih rer Mailboxnummer aufgefordert 2 Geben Sie Ihre Mailboxnummer ein und best tigen Sie Ihre Eingabe mit der Taste Sie werden zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert 3 Geben Sie Ihre PIN ein und best tigen Sie Ihre Eingabe mit der Taste Sie werden zum Kontrollmodus durchgeschaltet Wenn Sie sich zum ersten Mal am System anmelden m ssen Sie die PIN ndern Folgen Sie dazu den Ansagen des Systems Sobald Sie den Kontrollmodus erreicht haben werden Ihnen die Bedienung
86. g sei es der von Microsoft Ex change Lotus Notes oder MRS selbst F r jeden Nachrichten speicher gibt es jeweils eine eigene APL die diese Funktion erf llt Beim MRS System ist dies zum Beispiel die Mail APL die den Zu griff ber TUM Transaktionen auf den MRS Nachrichtenspeicher erm glicht Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch A 115 Anhang Glossar Begr ungsansage Benutzer Schnittstelle User Interface UI Computer Telephony Inte gration CTI Datenbank Database DB A 116 Eine Begr ungsansage wird bei einem Voicemailsystem einem Anrufer als erstes vorgespielt Dies kann sowohl eine allgemeine Begr ungsfloskel des Systems als auch eine vom Mailboxbesit zer individuell aufgesprochene Mitteilung sein Im Voicemailsystem Ergo k nnen Sie zum Beispiel bis zu neun sol cher Ansagen vorbereiten ber weitere Optionen lassen sich dann aus diesem Aufzeichnungen entsprechend dem Einsatz zweck Ansage f r den Tag Nacht Betrieb f r interne externe An rufer die gew nschten Ansagen selektieren Mit Benutzer Schnittstelle User Interface wird das Eingabe und Ausgabemedium bezeichnet dass den Zugriff auf beliebige Sys temressourcen erlaubt Das kann ein Client Programm z B Microsoft Outlook oder Communications beziehungsweise ein Administrations Programm z B MRS Monitor sein oder auch das Telefon mit seinem Display und seiner Tastatur bei einem Voi cema
87. g zwischen den klassischen Telekommunikati onsdiensten wie Telefon Fax usw und dem MRS Server verstanden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch A 119 Anhang Glossar Text to Speech TTS Transaction True Unified Messaging TUM Unified Messaging UM User Interface UI A 120 Konvertieren einer Textnachricht mittels spezieller Programme in eine gesprochene Nachricht E Mails lassen sich so ber ein Tele phon User Interface TUI abrufen Mechanismus innerhalb des MRS Systems mit dem die Kompo nenten untereinander kommunizieren Transaktionen werden be n tigt wenn kurze Nachrichten schnell ausgetauscht werden sol len Beispiele sind die Transaktions Protokolle f r CTI und ACD Hier werden zum Beispiel die Stati eines Telefons ber Transaktio nen an die CTl Clients wie zum Beispiel TrayPhone bermittelt Transaktionen innerhalb des MRS Systems sind nicht mit Daten bank Transaktionen zu verwechseln True Unified Messaging bezeichnet eine Zugriffsart auf die Mailbo xen der Benutzer bei der ber Transaktionen die Nachrichten von einem Backend angefordert werden Das Backend greift dazu auf den jeweiligen Message Store zu und liefert die Mailbox Daten Der Message Store mu dabei nicht der MRS eigene Infostor sein sondern kann genausogut bei Microsoft Exchange oder Lotus No tes angesiedelt sein Erst bei Zugriff ber ein Frontend wie ein Voi cemailsystem werden
88. gabe des gew nschten Jahres aufgefordert Vorgang abbrechen und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten 0 Taste 0 dr cken Wenn Sie die Stern Taste gedr ckt haben um Ihre Termine eines bestimmten Datums auszugeben Laufendes Jahr ausw hlen Stern Taste dr cken Danach werden Sie zur Eingabe des gew nschten Monats aufgefordert Anderes Jahr ausw hlen Jahreszahl eingeben Format JJJJ Beispiel 2007 Eingabe zur Jahresauswahl best tigen Stern Taste dr cken Danach werden Sie zur Eingabe des gew nschten Monats aufgefordert Vorgang abbrechen und zur ck Eingabe der Jahreszahl Raute Taste dr cken Vorgang abbrechen und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Laufenden Monat ausw hlen Stern Taste dr cken Danach werden Sie zur Eingabe des gew nschten Tages aufgefordert Anderen Monat ausw hlen Monatszahl eingeben Format MM Beispiel 05 f r den Mai des ge w hlten Jahres Eingabe zur Monatsauswahl best tigen a Stern Taste dr cken Danach werden Sie zur Eingabe des gew nschten Tages aufgefordert Vorgang abbrechen und zur ck Eingabe der Jahreszahl Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 54 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Vorgang abbrechen und
89. gangskennziffer auf eine fremde Mailbox zugegriffen werden kann Mit dem Zugang zum Anrufbeantwortermodus startet der Nachrichten Assistent Dabei sind zwei Be triebsarten je nach Einstellung des Mailboxinhabers m glich 1 Der Anrufbeantwortermodus der das Hinterlassen einer Nachricht erlaubt 2 Die Hinweisansage die nur das Abh ren einer Ansage zul sst In beiden Betriebsarten bietet der Nachrichten Assistent den Verbindungsaufbau zu den zuvor definierten Telefonnummern an Nach der Einwahl mit der entsprechenden Service Kennziffer es folgt dann die Ansage Bitte geben Sie die Mailboxnummer des Empf ngers ein haben Sie wenn sich die Mailbox in der Betriebsart Anrufbeantwortermodus befindet folgende Bedienungsm glichkeiten Funktion Tastenfolge Wahl der Mailboxnummer des gew nschten Teilnehmers Hal Eingabe der Mailboxnummer beenden Danach wird Ihnen die Begr Bungsansage dieser Mailbox eingespielt Alternativ zum Beenden der Nummern Eingabe Vorgang f r eine Korrektur der Mailboxnummer abbrechen und zur ck zur Auswahl der Mailbox Statt der Wahl der Mailboxnummer kann durch Dr cken der Stern Taste von hier aus direkt in das Hauptmen des Kontrollmodus f r die eigene Mailbox gewechselt werden Nach der Wiedergabe der Begr ungsansage Aufnahme einer Nachricht f r diese Mailbox Aufnahme beenden pausieren Aufnahme abh ren Es folgt die Ausgabe Ihrer Nachricht Lo
90. gen starten dann k nnen Sie dies durch Dr cken von Taste 2 einleiten Auch hier k nnen Sie die Wieder gabe jederzeit abbrechen Taste und zum Hauptmen zur ckkehren Alternativ k nnen Sie nat rlich auch eine beliebige andere der angebotenen Funktionen des Hauptmen s aufru fen Beim Nachrichtenabruf wird in beiden F llen zuerst der Nachrichtenkopf Header ausgege ben Diese Ansage enth lt Informationen bez glich der laufenden Nachrichten Nummer des Status gelesen oder ungelesen der Nachrichtenart Voicemail E Mail usw des Absenders und der Eingangszeit Daran anschlie end wird zuerst der Betreff und dann die zugeh rige Nachricht selbst Body ausgegeben Wenn Sie sich alle Nachrichten bis zur letzten angeh rt haben gelangen Sie automatisch wieder ins Hauptmen und k nnen nun weitere Bedienungs schritte ausf hren Cycos AG 15 September 2006 3 40 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 3 Bedienung im Standard Modus 3 2 3 1 Ausf hrliche Bedienungsansagen einschalten Die Bedienungsansagen des Systems sind so gehalten dass Sie m glichst schnell in den Men zweigen man vrieren k nnen Sollte es vorkommen dass Sie eine Ansage nicht verste hen k nnen Sie sich ausf hrlichere Ansagen zu den Funktions Optionen vom System ausge ben lassen Ausf hrlich Bedienungsansagen f r das Hauptmen ausgeben lassen Im Haupt
91. genen Namen aufsprechen Wechsel in das Men Vertrauensnummer definieren Wechsel in das Men Sprache der Men F hrung ausw hlen Men PIN Nummer ndern aufrufen Lelo Umschalten in den Standard Modus Men Begr ungsansagen aufrufen Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen Wechsel in das Men Begr ungsansagen einrichten Begr ungsansagen aufnehmen Funktion Tastenfolge Wechsel in das Men Begr ungsansagen aufnehmen Wahl des Speicherplatzes f r die Begr ungsansage 1 9 Ausgabe Ki der Ansage die dort gespeichert ist Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 101 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Neuen Begr ungstext aufnehmen Aufnahme der Begr ungsansage stoppen pausieren Aufnahme der Begr ungsansage beenden zum Aktivieren zur ck ins Men Begr ungsansagen Aufnahme der Begr ungsansage abh ren Aufnahme der Begr ungsansage fortsetzen Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Bedienungsoptionen nach der Ausgabe der aktuellen Ansage Aktuelle Begr ungsansage so belassen und zur ck ins Mailbox Men le Aktuelle Begr ungsansage l schen und zur ck ins Mailbox Men Aktivierung einer Begr ungsansage
92. h Text to Speech TTS A 120 Transaction A 120 True Unified Messaging TUM A 120 Trusted Numbers A 121 TTS Text to Speech A 120 TUI Telephone User Interface A 119 TUM True Unified Messaging A 120 U UM Unified Messaging A 120 Umschalten in das erweiterte Men 3 60 Unified Messaging UM A 120 User Interface A 120 V Verbindung beenden 1 15 Verbindung zum Handy 3 86 3 87 Verbindung zum Vertreter 3 85 3 86 Vertrauensnummer aus Datenbankeintr gen 3 73 Vertrauensnummern 3 72 A 121 VM Voice Mail A 121 Voice Mail VM A 121 W Web Assistant A 121 Weiterleitungsmodus 3 88 A 121 Wiedergabe der Nachricht 3 43 Wiedergabe des Nachrichtenkopfes 3 42 Z Zeitdefinitionen f r Tages und Nacht Betrieb 3 80 Zugriffsarten 1 11 Zus tzliche Nachrichten Optionen einrich ten 3 65 Zus tzliche Telefonnummer definieren 3 63 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Stichw rter Z 125 Stichw rter Cycos AG 15 September 2006 Z 126 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch www cycos de Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale welche im konkreten Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nschten Leistungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsschluss ausdr cklich vereinbart w
93. haufzeichnungen oder synthetisierte Ansagen mittels Text to Speech abgespielt Beispiele f r IVR Applikationen w ren Voicemailsysteme oder ein Automated Attendant Siehe Erweiterter Modus Siehe Extended Modus Siehe Standard Modus Der Zugriffsmodus Kontrollmodus Direct Access erlaubt dem Be nutzer ber eine entsprechende Zugangsnummer den direkten Zugriff auf seine Mailbox und auf alle Konfigurationseinstellungen Als Mailbox wird das Datenverzeichnis bezeichnet in dem alle ein gehenden Nachrichten sei es eine E Mail eine Voicemail oder ein Fax zur sp teren Bearbeitung gespeichert werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Anhang Glossar Mehrfrequenz Wahlver Siehe Dual Tone Multi Frequency fahren MFV Message Store Generischer Begriff f r den Teil eines Mail Systems welches die Mailboxen der Benutzer enth lt Beim MRS Server ist dies die Info store APL Message Transfer Agent Der MTA ist ein Hauptbestandteil des MRS Kernels Der MTA ist MTA verantwortlich f r das Management der bertragungswege von Nachrichten Dialogen und Transaktionen Redirected Number Redirected Number bezeichnet ein Leistungsmerkmal von Tele REDIR fonanlagen F r ein Voicemailsystem wird eine Nummer f r den Anrufbeantwortermodus eingerichtet Nun kann ein Mailboxbesit zer bei Abwesenheit sein Telefon auf diese Nummer umleiten Falls ihn jetzt jemand anruft dann wi
94. hrichtenzustellung zu einem Fremdsystem zum Beispiel zu Miro soft Exchange geht diese Funktionalit t verloren Die Einstellung ob Sie f r Nachrichten die an Sie gesendet werden zu lassen das diese als dringend und oder vertraulich gekennzeichnet werden d rfen finden Sie im Ergo Men Erweiterter Modus unter Nachrichten Optionen gt Zus tzliche Nachrichten Optionen 8 Diese Optionen k nnen auch ber den Web Assistant gesetzt z werden Auf der Seite Voicemailsystem unter Anruferoptio nen lassen sich die entsprechenden Einstellungen vorneh men Setzen die dazu die Optionen Anrufer k nnen dringende Nachrichten hinterlassen oder Anrufer k nnen vertrauliche Nachrichten hinterlassen Web ssistant Aktuelle Kommentar Aufnahme verwerfen und mit einer Neuauf nahme beginnen Taste 4 dr cken Aufnahme des Kommentars abbrechen und zur ck in das Men mit den Funktionsoptionen f r diese Nachricht Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Anhang wiedergeben Nach Bet tigen von Taste bei der Wiedergabe des Nachrichten kopfes oder der Nachricht Hinweis Dies Funktion wird nur angeboten wenn eine Nachricht mit Anhang in Ihre Mailbox zugestellt wurde Angeh ngten Anhang wiedergeben Taste 6 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 47 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollm
95. ht vorgesehen ist Wichtig ist dass das entsprechende Endger t das als vertrauensw rdig definiert werden soll eine Rufnum mern bermittlung zul sst und diese auch eingerichtet ist Man muss sich dar ber im Klaren sein dass Vertrauensnummern zu einem Si IN cherheitsproblem f hren k nnen Jeder der dar ber informiert ist welcher An schluss als Trusted definiert ist und der Zugang zu diesem Ger t hat kann die voll st ndige Kontrolle ber die damit verkn pfte Mailbox aus ben So sollte zum Beispiel niemals das Telefon am Arbeitsplatz als Trusted definiert werden wenn an dere Personen Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz haben Cycos AG 15 September 2006 1 20 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines zu Ergo 1 10 2 11 Einstellungen ber das Web Interface Web Assistani 8 Viele Benutzereinstellungen f r Ergo lassen sich ausschlie lich beziehungsweise be z quemer ber den Web Assistant vornehmen Welche das im Einzelnen sind entneh men Sie bitte der Beschreibung in diesem Handbuch Zur Hervorhebung dieser Funk tionen ist an den entsprechenden Stellen das Symbol des Web Assistants abgebildet Web ssistant Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Zusammenfassung der Ergo Einstellungen die auch ber das Web Interface erfolgen k nnen Unterschieden wird in dieser Zusammenfassung nach e Einstellungen aus dem Erweiterten Modus des Kontrollmodus die auch ber den We
96. i nem Handy aus oder vom Privatanschluss In Ergo k nnen bis zu drei Rufnummern als Trusted Numbers definiert werden Achtung Man sollte beachten dass Vertrauensnummern zu ei nem Sicherheitsproblem f hren k nnen wenn sie bekannt wer den Jeder der dar ber informiert ist welcher Anschluss als Trusted definiert ist kann die vollst ndige Kontrolle ber die frem de Mailbox aus ben Darum kann diese Funktion auch ausge schaltet werden F r den Zugang zum Express Modus ist es aller dings eine Voraussetzung dass mindestens eine Vertrauensnummer definiert ist bertragen von Sprachaufzeichnungen in eine Mailbox Sprach aufzeichnungen k nnen dabei zum Beispiel eingehende Telefona te sein die durch eine Rufumleitung auf eine Mailbox geleitet wer den Anrufbeantworter Funktion Als Aufnahme beziehungsweise Wiedergabe Medium dient hierbei entweder das Telefon oder die in den PC eingebaute Soundkarte Der Web Assistant ist ein Client Bedienungsprogramm mit grafi scher Benutzerschnittstelle der es erlaubt die Benutzer und Ad ministrativen Einstellungen am MRS System ber einen Internet Browser vorzunehmen Das impliziert dass diese Konfigurations arbeiten damit auch ber das Internet machbar sind Anrufbeantworter Funktion die es erlaubt eine Nachricht zu hin terlassen wenn die eingehenden Telefonate auf die Mailbox umge leitet werden Dabei erfolgt die Zuordnung zur entsprechenden Mailbox ber d
97. ichten Optionen ber Taste 8J e Definition eines Vertreters der im Anrufbeantwortermodus ber den Nachrichten Assis tenten direkt angew hlt werden kann e Eingabe der Handy Nummer die im Anrufbeantwortermodus ber den Nachrichten Assis tenten direkt angew hlt werden kann und an die die Benachrichtigungen gehen e Definition der Nachrichtenarten f r die eine Benachrichtigung erfolgen soll e Mailbox Modus umschalten von Anrufbeantworter auf Hinweisansage reine Informations ansage ohne die M glichkeit eine Nachricht zu hinterlassen e Festlegung weiterer Nachrichten Optionen Zum Beispiel Sortierreihenfolge und Filterung ausw hlen oder Nachrichten mit einem Attribut versehen dringend vertraulich 4 Die Nachrichten Optionen k nnen auch ber den Web Assistant eingestellt werden z Siehe dazu dort die Seite Voicemailsystem und Benachrichtigung Web ssistant Erweiterte Mailbox Optionen ber Taste P e Begr ungsansagen Vorbereitung von bis zu neun verschiedenen Begr ungsansagen Aktivierung einer dieser Ansagen e Den eigenen Namen aufnehmen Ablauf wie im Standard Modus e Definieren von Vertrauensnummern e Sprachauswahl f r die Systemansagen e nderung der PIN Nummer e Zur ckschalten in den Standard Modus Die Nachrichten Optionen k nnen auch ber den Web Assistant eingestellt werden z Siehe dazu dort die Seite Aufnahmen und Voicemailsystem Web ssistant Cycos AG 15 Se
98. ie Redirected Number MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch A 121 Anhang Glossar Cycos AG 15 September 2006 A 122 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Stichw rter A Absender direkt zur ckrufen 3 49 Access Protocol Layer APL A 115 Advanced Unified Messaging AUM A 115 Anderen Teilnehmer anrufen 3 55 ANI Automatic Number Identification A 115 Anmelde Prozedur 1 11 1 13 Anrufbeantwortermodus 3 83 A 115 Anrufbeantwortermodus Guest Access 1 13 Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht 1 13 Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent 1 13 Ansagen 1 14 Ansagewiederholungen 1 14 APL Access Protocol Layer A 115 ASR Automatic Speech Recognition A 115 Aufnahme der Begr ungsansage 3 58 3 68 Aufnahme des eigenen Namens 3 59 3 71 Aufnahme eines Kommentars vor der Weiter leitung 3 46 AUM Advanced Unified Messaging A 115 Ausf hrlich Bedienungsansagen 3 41 Automatic Number Identification ANI A 115 Automatic Speech Recognition ASR A 115 B Backend BE A 115 BE Backend A 115 Beantwortungsmodus 3 67 Beantwortungsmodus festlegen 3 71 Bedienerf hrung 1 14 Begr ungsansage ausw hlen und aktivie ren 3 70 Begr ungsansage f r externe Nachrichten 3 70 Begr ungsansage f r interne Nachrichten 3 70 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Stichw rter Begr ungsansage f r interne u externe
99. ie Rufnummer Ihres Gesch ftsanschlusses das hei t die Rufnummer des Telefons an Ihrem Arbeitsplatz Taste 1 dr cken bernimmt die Rufnummer Ihres Handys Taste 2 dr cken ee bernimmt die Rufnummer Ihres Privatanschlusses Taste 3 dr cken bernimmt die Rufnummer des Telefons von dem aus Sie gerade anrufen als Vertrauensnummer Taste 4 dr cken E Abbrechen dieses Einstellvorgangs und R ckkehr ins Men zur Eingabe der Vertrauens Nummer Raute Taste dr cken E L schen der Vertrauensnummer des aktuell ausgew hlten Spei cherplatzes Stern Taste dr cken x Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 73 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Die Sprachauswahl Je nach Systemkonfiguration k nnen mehrere Sprachen f r die Ansagen zur Verf gung ste hen 8 Die Sprachauswahl kann im Web Assistant ber die Seite Benutzerdaten vorgenom men werden Web ssistant In Ergo wird die Sprachauswahl folgenderma en vorgenommen Verzweigung in das Untermen zur Einstellung der Mailbox Funk tionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Verzweigen ins Sprachauswahl Men Taste 4 dr cken Die Ansage z hlt nun die m glichen Sprachen auf und nennt die Ziffer neingabe die zur Auswahl der gew nschten Sprache n tig ist Eingabe de
100. ie noch mit dem Impulswahl Verfahren arbeiten ist es erforder Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 87 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Weiterleitungsmodus Um Zugriff ber den Express Modus auf die eigene Mailbox zu erhalten m ssen zwei Bedin gungen erf llt sein 1 Sie ben tigen die daf r festgelegte spezielle Zugangsnummer f r den Express Modus die Sie gegebenfalls von Ihrem Systemadministrator erfahren k nnen 2 Esisterforderlich dass die Telefon Endger te von denen Sie den Express Modus anrufen als Vertrauensw rdig definiert sind Vertrauensnummern Nach der erfolgreichen Einwahl startet die Ausgabe der Nachrichten ohne spezielle Legitimie rung durch Eingabe der Mailbox und oder PIN Nummer Folgende Funktionen k nnen von Ihnen w hrend der Wiedergabe der Nachrichten initiiert wer den Einmaliges Dr cken einer beliebigen Taste l st einen Sprung in der Nachrichtenwiedergabe zur n chsten Nachricht aus Beliebige Taste einmal dr cken Dr cken von zwei beliebigen Tasten innerhalb eines gewissen Zei tintervalls leitet einen R ckruf an den Absender der aktuell abgeh rten Nachricht ein Zwei beliebige Tasten dr cken Hinweis Das Zeitintervall ist vom System vorgegeben kann aber bei Bedarf ber die Konfiqgurationseinstellungen angepasst werden 3 5 Die Funktionen im Weiterleitungsmodus Mit dem Weiterleitungsmodus wird die
101. iehungsweise zur Auswahl anderer Op tionen m glich Wiedergabe des Nachrichtenkopfes abbrechen und direkt zur Wie dergabe des Betreffs und des Nachrichten Textes bergehen Taste 2 dr cken Zur vorigen Nachricht springen Taste 1 dr cken Der Ausgabevorgang wird mit dem Nachrichtenkopf der vorigen Nach richt fortgesetzt Zur n chsten Nachricht springen Taste 3 dr cken Der Ausgabevorgang wird mit der Nachrichtenkopf der n chsten Nach richt fortgesetzt Nachricht deren Nachrichtenkopf gerade wiedergegeben wird l schen Taste 9 dr cken Sprung ans Ende der aktuellen Nachricht und Verzweigung in das Men Bedienungsoptionen Taste 8 dr cken Danach lassen sich weitere Funktionen aufrufen die dann auf die aktu elle Nachricht angewandt werden oder zus tzliche Bedienungsfunktio nen bereitstellen Nachricht beantworten Nachricht weiterleiten Anh nge bearbeiten Nachricht erneut ausgeben Zur vorigen Nachricht springen Zur n chsten Nachricht springen Nachricht l schen e Absender anrufen Die detaillierte Beschreibung dieser Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 3 3 Bedienungsoptionen w hren der Wiedergabe des Nachrich tenkopfes oder der Nachricht auf Seite 3 44 Abbrechen der Nachrichten Wiedergabe und R ckkehr ins Haupt men Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 42 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Di
102. igungs SMS Rufnummer eingeben s Rufnummer best tigen und zur ck ins Men Nachrichten Optionen Festlegung einer zus tzlichen Nummer Rufnummer eingeben s Rufnummer best tigen und zur ck ins Men Nachrichten Optionen Einrichten der Benachrichtigungsfunktion SMS an die zuvor definierte Handynummer Aktivierung der Benachrichtigung Benachrichtigung f r eingehende Voicemails aktivieren Benachrichtigung f r eingehende Faxnachrichten aktivieren Benachrichtigung f r eingehende E Mails aktivieren Mailbox Modus nur Nachricht hinterlassen oder auch den Nachrichten Assistenten im Men anbieten f r den Weiterleitungsmodus umschalten Definition weiterer Nachrichten Optionen 6 Sortierreihenfolge der Ausgabe von system auf benutzerdefiniert um schalten Filterung f r die Ausgabe von system auf benutzerdefiniert umschalten Cycos AG 15 September 2006 4 100 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Attribut dringend f r eingehende Nachrichten zulassen Attribut vertraulich f r eingehende Nachrichten zulassen 4 1 3 2 Definition der Mailbox Optionen im erweiterten Modus Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen 9 bersicht der Funktionen im Men Mailbox Optionen Funktion Tastenfolge Wechsel in das Men Begr ungsansagen Wechsel in das Men ei
103. ilsystem wie zum Beispiel Ergo oder PhoneMail Computer Telephony Integration ist die allgemeine technische Be zeichnung f r die Verbindung von Telefonanlagen und Computern Bei CTI handelt es sich prinzipiell um die Unterst tzung des Tele fondienstes durch die Computertechnik Im Normalfall hei t dies dass die Bedienung und Anzeige von Telefoniefunktionen an den unterschiedlichsten Telefonanlagen ber einen beliebigen Client am Rechner erfolgen kann Damit dies m glich ist muss der MRS Server in der Lage sein die verschiedensten Betriebszust nde des jeweiligen Telefonendger tes abzubilden und diese an den je weiligen Client weiterzugeben Es k nnen dabei einfachste Anwendungen wie die computerunter st tzte Rufnummernwahl bis hin zu kompletten Call Centern als Dienstleistungen angeboten werden Dazu geh ren neben der Un terst tzung von Dienstleistungsmerkmalen wie W hlen R ckfra ge Makeln Konferenz etc auch die Erfassung von Daten zur Er stellung von Statistiken Eine Datenbank ist ein Speicher in dem nach besonders spezifi zierten Regeln Daten abgelegt werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Anhang Glossar Dialed Number Identifica Die bertragung der urspr nglich vom Anrufer gew hlte Telefon tion nummer zur Kenntlichmachung ber welchen Weg der Anruf ein Service geht Dies ist im Hinblick auf spezielle Rufnummern zum Beispiel DNIS eine Hotline mit 019
104. ine Eingabe nicht unterbrochen wer den kann Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Anschlie end Auswahl der Begr ungsansage f r externe Anrufe 1 9 Wiedergabe der ausgew hlten Ansage Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch eine Eingabe nicht unterbrochen wer den kann Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Wenn die Begr ungsansage f r interne und externe gleich sein sol Definition der gleichen Begr ungsansage f r interne und externe Anrufe Auswahl der Begr ungsansage 1 9 Wiedergabe der ausgew hlten Ansage Mailbox auf Info Modus einstellen nur Ansage wiedergeben Mailbox auf Beantwortungsmodus einstellen es kann eine Nachricht hin terlassen werden Anschlie end Einstellung dass die Ansage durch eine Eingabe nicht unterbrochen wer den kann Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Definitionen f r die Begr ungsansagen au erhalb der Betriebszeiten Funktion Tastenfolge Definition der Begr ungsansagen au erhalb der Betriebszeiten Definition der Begr ungsansagen separat f r interne und externe Anrufe Auswahl der Begr ungsansage f r interne Anrufe 1 9 Ausgabe der ausgew hlten Ansage
105. ist es dann m glich auch ohne das Dr cken der Stern Taste auf die eigene Mailbox zu gelangen Nach der Anwahl des Kontrollmodus gelangen Sie dann direkt zur Eingabe der PIN M glichkeit ber dieses Telefon auf den Kontrollmodus einer fremden Mailbox zuzu Hat ein Benutzer sein Telefon als Trusted definiert besteht in diesem Fall keine greifen Hinweis Wird in Ihrem System diese Option verwendet und m chte man von einem fremden Telefon auf den Kontrollmodus der eigenen Mailbox zugreifen ist folgenderma en vorzugehen Einwahl in den Kontrollmodus Jetzt erfolgt normalerweise die Ansage Willkommen zum Ergo Sprachsystem PIN Da es sich hierbei um die PIN Abfrage f r den Standard Benutzer dieses Telefon handelt ist jetzt zun chst die Raute Taste zu bet tigen um zuerst zur Auswahl Ihrer Mailbox zu gelangen Nach dem Dr cken der Raute Taste h ren Sie die Ansage Mail box Nummer Nach der Eingabe der eigenen Mailboxnummer werden Sie aufgefordert Ihre PIN einzugeben Damit werden Sie zu Ihrer eigenen Mailbox durchgeschaltet Vereinfachter Zugriff ber Vertrauensnummer ber die Definition von Vertrauensnummern Trusted Numbers kann ein Benutzer drei Tele fonanschl sse bestimmen von denen aus er ohne Identifizierung also ohne Eingabe der PIN Zugriff auf seine Mailbox bekommen kann F r den Express Modus ist die Definition einer Ver trauensnummer obligatorisch da eine PIN Eingabe hier nic
106. istenten angebotenen Funktionen auszuf hren Express Modus Der Express Modus ist der einfachste und schnellste Weg zur Nachrichtenausgabe Darum bietet sich diese Zugangsart besonders dann an wenn man von Unterwegs aus auf seine Mail box zugreifen m chte um sich neue Nachrichten ausgeben zu lassen Dazu muss der Anwen der die spezielle Zugangsnummer des Express Modus von einem der Telefone aus anw h len die er zuvor als vertrauensw rdig definiert hat davon sind maximal drei m glich Nach der dadurch erfolgenden automatischen Identifikation bekommt der Benutzer alle neuen un gelesenen Nachrichten geordnet nach dem Eingangsdatum der Reihe nach mit einem Nach richtenkopf Header und dem eigentlichen Nachrichtentext Body ausgegeben Diese Zu gangsart erfordert also keine Anmelde Prozedur Sie hat allerdings den Nachteil dass nur zwei Nachrichtenfunktionen m glich sind e Durch Dr cken einer beliebigen Taste des Telefons also das Senden eines nicht n her spezifizierten DTMF Tones wird mit der n chsten Nachricht fortgefahren e Durch Bet tigen zweier ebenfalls beliebiger Tasten in kurzer Folge kann ein direkter R ck ruf zum Absender eingeleitet werden dessen Nachricht gerade abgeh rt wird Siehe dazu auch Abschnitt 3 4 Die Funktionen im Express Modus auf Seite 3 87 Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 13 Einleitung Allgemeines zu Ergo 1 10 2 Allgem
107. iten e Neue Voicemails aufnehmen und versenden e Direkte Aufnahme der Begr ungsansage Heutige Ansage e Selbstdefinierte Tastenfolgen zum schnellen Ausl sen oft ben tigter Men Funktionen aufrufen e Direkt eine Telefonverbindung mit einem anderen Teilnehmer oder der Vermittlung aufbau en e In einer Exchange Outlook oder Lotus Notes Umgebung auf ihre Kalenderdaten zugreifen e Ihre Mailbox Optionen ndern dazu geh ren im Standard Modus Die Aufnahme einer Begr ungsansage und deren Aktivierung die Aufnahme Ihres Namens der dann als Absenderangabe im Nachrichtenkopf beim Empf nger genannt wird die Umschaltung vom Standard zum erweiterten Modus und zus tzlich im erweiterten Modus die Aufnahme von bis zu neun Begr ungsansagen und Aktivierung einer dieser Be gr ungen die Definition der Vertrauensnummern maximal drei die Wahl der Spracheinstellung f r die Systemansagen ndern der pers nlichen PIN Nummer f r den Telefonzugang e Ihre Nachrichten Optionen ndern nur im erweiterten Modus m glich Die Benachrichtigungsfunktion Mitteilung ber neu eingegangene Nachrichten ein richten Dazu geh rt die Definition einer Handy Nummer an die die Benachrichtigung geschickt wird und f r welche Art von Nachrichten eine Benachrichtigung gesendet werden soll Die Einstellung weiterer spezifischer Nachrichten Optionen Dies sind die Umschal tung der Sortierung beziehungsweise Filterung in der
108. ktiert wird Raute Taste dr cken Wiederholen Sie den gesamten Vorgang um die Ansage f r externe Anrufe aufzuneh men Die Einstellung der Begr ungsansagen au erhalb der Betriebszeiten Nacht Betrieb Verzweigen in das Men zu den Aktivierungseinstellungen der Be gr ungsansagen Taste 2 dr cken Definieren der Begr ungsansagen f r den Nacht Betrieb au er halb der Gesch ftszeiten Taste 2 dr cken Nach dieser Eingabe sind die gleichen Schritte durchzuf hren wie bei den Tagesdefi nitionen Die Zeitdefinitionen zur Umschaltung von Tages auf Nacht Betrieb Verzweigen in das Einstellmen zur Definition der Betriebszeiten Taste 3 dr cken Hier wird Ihnen zuerst die aktuelle Zeiteinstellung per Ansage ausgege ben Cycos AG 15 September 2006 3 80 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Startzeit f r den Tagesbetrieb festlegen diese Startzeit ist gleichzei tig die Endzeit f r den Nacht Betrieb Taste 1 dr cken Jetzt kann die Zeit eingegeben werden ab wann die gew nschten Be gr ungsansagen f r den Tagesbetrieb abgespielt werden sollen Das Eingabeformat hierf r ist hhmm h Stunde m Minute Dabei ist die Eingabe f r beide zweistellig vorzunehmen Eingabe des Zeitpunktes ab dem die gew nschten Begr ungs ansagen f r den Tagesbetrieb abgespielt werden sollen Entsprechende Ziffern ei
109. l le Aufnahme fortsetzen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 109 Ergo Bedienung Kurzreferenz Anrufbeantwortermodus Funktion Tastenfolge Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Aufnahme einer Antwort abbrechen und zur ck zur Auswahl der Mailbox Status bestimmen normal oder wichtig Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten L LelLel Le Aufnahme versenden Verbindung zu einem beliebigen Teilnehmer herstellen Nachrichten As sistent Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie in Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Mit der Vermittlung verbinden lassen Mit dem Vertreter verbinden lassen Mit dem Handy des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit dem B rotelefon des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit der zus tzlich definierten Nummer verbinden lassen Vorgang abbrechen und in das Men nach Wiedergabe der Begr ungs ansage zur ckkehren Zum Kontrollmodus der eigenen Mailbox wechseln Vorgang abbrechen und zur ck zur Auswahl der fremden Mailbox lo l S lelle l l Nach der Einwahl mit der entsprechenden Service Kennziffer es folgt dann die Ansage Bitte geben Sie die Mailboxnummer des Empf ngers ein haben Sie wenn sich die Mailbox in der Betriebsart Hinweisansage befindet folgende Bedienungsm glichkeiten
110. mailsystem Benutzerhandbuch 4 113 Ergo Bedienung Kurzreferenz Weiterleitungsmodus 4 4 4 Bei Hinweisansage mit Nachrichten Assistent Funktion Tastenfolge Nach der Wiedergabe der Info Ansage folgt die Systemansage dass die ser Benutzer keine Nachrichten entgegennimmt Danach kann eine Tele fonverbindung aufgebaut werden Verbindung zu einem beliebigen Teilnehmer herstellen Nachrichten As sistent Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie in Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Mit der Vermittlung verbinden lassen Mit dem Vertreter verbinden lassen Mit dem Handy des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit dem B rotelefon des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit der zus tzlich definierten Nummer verbinden lassen Vorgang abbrechen und in das Men nach Wiedergabe der Begr ungs ansage zur ckkehren Zum Kontrollmodus der eigenen Mailbox wechseln Vorgang abbrechen und zur ck zur Auswahl der fremden Mailbox BICORNIS le Cycos AG 15 September 2006 4 114 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Anhang Glossar A Anhang A 1 Glossar Access Protocol Layer Die Anbindung der Au enwelt an den MRS Kernel wird ber soge APL nannte APLs hergestellt Durch APLs werden dem Kernel des Uni fied Messaging Servers MRS Kommunikationsprotokolle zur Verf gung gestellt APLs implementieren zum
111. men Taste O dr cken 3 2 3 2 Empfangene Nachrichten anh ren Sie gelangen in dieses Untermen wenn Sie im Hauptmen die Taste 2 dr cken Empfangene neue oder bereits gelesene Nachrichten anh ren Im Hauptmen Taste 2 dr cken 8 Die Reihenfolge f r die Ausgabe Sortierung nach Dringlich x keit Eingangszeit und Dienst die Auswahl des Dienstes Fil Web ssistant terung nach Nachrichtentyp oder ob nur ungelesenen Nach richten ausgegeben werden sollen ist vom Anwender ber den Web Assistant konfigurierbar Die entsprechenden Einstellungen dazu werden im Web Assistant auf der Seite Voicemailsystem unter Nachrichten am Telefon bearbeiten vorgenommen Nachdem Sie die Taste gedr ckt haben wird sofort mit der Wiedergabe des Nachrichten kopfes der ersten Nachricht begonnen danach erfolgt wenn keine Bearbeitungsfunktion ge w hlt wird automatisch die Ausgabe des Nachrichtentextes Nachricht die ungelesenen Nachrichten als dringend gekennzeichnete zuerst aus Standardm ig ist das System so eingestellt dass beginnend mit der neuesten gegeben werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 41 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Bedienung w hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes W hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfs des sogenannten Headers sind folgende Eingaben zur Steuerung des Wiedergabevorgangs bez
112. men einer Begr ungsansage b Aufnehmen der Namensansage c Umschaltung in den erweiterten Modus e Die Mailbox Optionen im erweiterten Modus a Aufnehmen von bis zu neun Begr ungsansagen b Auswahl und Aktivierung von Begr ungsansagen zu bestimmten Ereignissen c Festlegen ob die Ansage nur abgespielt werden soll Hinweisansage oder ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen darf Anrufbeantworter Q Aufnehmen einer Namensansage D Definition von maximal drei Vertrauensnummern Trusted Numbers f Sprachauswahl 9 PIN Nummer ndern Die Bedienung der Mailbox Optionen im erweiterten Modus ist in Abschnitt 3 2 4 Der er weiterte Modus im Kontrollmodus auf Seite 3 60 beschrieben Assistant einrichten Web ssistant 8 Die oben aufgelisteten Leistungsmerkmale lassen sich auch ber den Web Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 57 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 3 10 Die Mailbox Optionen im Standard Modus EEE BE Einstellung der Mailbox Funktionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Nach dem Dr cken von Taste k nnen Sie aus folgenden Funktionen ausw hlen Aufnahme einer neuen Begr ungsansage Taste 1 dr cken 8 Die Ansage l sst sich auch ber den Web Assistant anlegen z Sie finden dort die entsprechenden Elemente zur Aufnahme ei ner Begr ungsansage auf der Einstellungsseite Aufnahmen
113. n Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 97 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus 4 1 2 6 Beliebigen anderen Teilnehmer anrufen Funktion Tastenfolge Men Verbinden aufrufen Rufnummer des gew nschten Teilnehmers eingeben Empf ngerrufnummer eingeben und Eingabe mit Stern best tigen Gegebenenfalls Eingabe der Rufnummer l schen und neu eingeben ii l oder vor der Rufnummerneingabe Mit Vermittlungsplatz verbinden lassen 4 1 2 7 Einstellung der Mailbox Optionen Funktion Tastenfolge Men Einstellungen der Mailbox Optionen aufrufen 9 Begr ungsansage aufnehmen Funktion Tastenfolge Aufnehmen einer Begr ungsansage Ausgabe der aktuellen Ansage Aufnahme der Begr ungsansage starten Aufsprechen der Ansage Aufnahme der Begr ungsansage stoppen Aufnahme der Begr ungsansage beenden und aktivieren Aufnahme der Begr ungsansage abh ren Aufnahme der Begr ungsansage fortsetzen Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Bedienungsoptionen nach der Ausgabe der aktuellen Ansage Aktuelle Begr ungsansage so belassen und zur ck ins Mailbox Men Aktuelle Begr ungsansage l schen und zur ck ins Mailbox Men Cycos AG 15 September 2006 4 98 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzrefer
114. n Einstellung dass die Ansage unterbrochen werden kann Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 4 107 Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Zeitdefinitionen einstellen G ltigkeitsbereich f r den Tages und Nacht Betrieb Funktion Tastenfolge Definition der Zeiten wann die oben festgelegten Ansagen wirksam wer den Ausgabe der aktuell eingestellten Zeiten per Ansage Startzeit f r den Tagesbetrieb bestimmen Eingabe der Startzeit f r den Tagesbetrieb Format der Eingabe hhmm Beispiel f r die Startzeit morgens halb acht ist folgende Eingabe n tig 0730 Anschlie end erfolgt die R ckkehr in das Men Definition der Ein stellungen f r den Tages Nacht Betrieb Startzeit f r den Nacht Betrieb bestimmen Eingabe der Startzeit f r den Nacht Betrieb Format der Eingabe hhmm Beispiel f r die Startzeit nachmittags halb sieben ist folgende Eingabe n tig 1830 Daran anschlie end erfolgt die R ckkehr in das Men Defi nition der Einstellungen f r den Tages Nacht Betrieb Einstellungen pr fen Funktion Tastenfolge Verzweigen in das Men Tages Nacht Definitionen ausgeben Einstellungen der Tagesdefinitionen ausgeben Danach werden Ihnen der Reihe nach folgende Einstellungen ausgegeben e Eingestellte Begr ungsansage im Tagesbetrieb f r interne Anrufe e Ob diese Ansage unterbrechbar ist oder nicht e
115. n Ansage Funktion Tastenfolge Men Direkte Aufnahme der heutigen Ansage aufrufen Wiedergabe der aktiven heutigen Ansage Heutige Ansage neu aufnehmen Aktive heutige Ansage deaktivieren l schen Zur ck ins Hauptmen Cycos AG 15 September 2006 4 96 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus 4 1 2 4 Eine neue Nachricht aufnehmen und versenden Funktion Tastenfolge Men Neue Nachrichten aufnehmen und versenden aufrufen Nach der System Ansage Empf nger te best tigen Funktion Tastenfolge Empf ngerrufnummer eingeben und Eingabe mit Stern best tigen Aa Gegebenenfalls Eingabe der Rufnummer l schen und neu eingeben F r eine Versendung an mehrere Teilnehmer n chste Empf nger nummer eingeben Weitere Empf ngerrufnummern eingeben Eingabe jeweils mit Stern Tas Hi Nach der Eingabe der Empf ngernummer n Empf ngerauswahl beenden und Nachricht aufsprechen Aufnahme der Nachricht beenden und zur ck ins Hauptmen Aufnahme abh ren Aufnahme fortsetzen Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Status bestimmen normal oder wichtig Lolaa e e 4 1 2 5 Selbstdefinierte Tastenfolgen nutzen Funktion Tastenfolge Men Tastenfolgen nutzen aufrufen 6 Vordefinierte Tastenfolge durch Bet tigen von 1 9 abrufen H nu
116. n Taste nochmals dr cken Wiedergabe der heutigen Ansage zur Kontrolle Taste 2 dr cken Aufnahme der heutigen Ansage fortsetzen Taste 5 dr cken Aktuelle heutige Ansage verwerfen und mit einer Neuaufnahme be ginnen Taste 4 dr cken Aufnahme der heutigen Ansage abbrechen und zur ck ins Haupt men Raute Taste dr cken Ist eine Heutige Ansage eingeschaltet k nnen Sie diese ber das Hauptmen direkt bear beiten Das System erkennt automatisch dass die Heutige Ansage aktiv ist und stellt jetzt fol gende Optionen zur Verf gung KIN Heutige Ansage bearbeiten Im Hauptmen Taste 4 dr cken Wiedergabe der heutigen Ansage Taste 2 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 51 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Heutige Ansage neu aufnehmen Taste 5 dr cken Heutige Ansage deaktivieren Rautetaste dr cken Abbruch des Vorgangs mit Beibehaltung der heutigen Ansage und zur ck ins Hauptmen Sterntaste dr cken 3 2 3 6 Selbstdefinierte Tastenfolgen nutzen ber selbstdefinierte Tastenfolgen lassen sich bis zu neun Eingabesequenzen programmieren und dann einfach ber die Tasten 1 bis Q abrufen Sie k nnen so Aufrufe bestimmter oft genutzter Men Funktionen beschleunigen Die Belegung der Tasten mit den gew nschten Tastenfolgen erfolgt ber den Web Assistant W hlen Sie dort die Einstellungs
117. nbearbeitung e Wie nehmen Sie f r die im System verwendete Namensansage Ihren Namen auf Mailbox Optionen e Wie definieren Sie die Rufnummer f r Ihren Vertreter Nachrichten Optionen Taste allgemein zur Best tigung vorangegangener Eingaben oder dem Versand von Nachrichten dient Die Raute Taste wird f r Funktionen wie Abbrechen und Korrigie ren verwendet Sollte das System so konfiguriert sein dass die allgemeine Funktion beider Tasten vertauscht ist muss dies beim Lesen der Anleitung ber cksichtigt werden In der folgenden Funktionsbeschreibung wird davon ausgegangen dass die Stern 2 1 Zugriff auf den Kontrollmodus Immer dann wenn Sie Nachrichten oder die Einstellungen Ihrer Mailbox bearbeiten m chten m ssen Sie sich zuerst ber Ihr Telefon in den Kontrollmodus von Ergo einw hlen um das Hauptmen zu erreichen Dazu k nnen Sie ein beliebiges Telefon Ihrer Organisation verwen den Zur Einwahl in das System muss eine vorgegebene Anmeldeprozedur durchlaufen werden In dieser werden folgende Einzelschritte abgearbeitet Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 23 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Zugriff auf den Kontrollmodus Die Beschreibung der Einwahlprozedur f r den Kontrollmodus bezieht sich auf eine Installation mit den Standardvorgaben Durch eine Ver nderung der Ergo Konfigu ration kann f r Ihr eigenes Telefon eine vereinfachte Zugang
118. nd vorige Nachricht ausgeben Aktuell laufende Wiedergabe abbrechen n chste Nachricht ausgeben Aktuell laufende Wiedergabe stoppen pausieren In der aktuell laufenden Wiedergabe 8 Sekunden zur ckspulen In der aktuell laufenden Wiedergabe 8 Sekunden vorspulen Aktuell laufende Wiedergabe abbrechen und Nachricht l schen Lol Lello a N Sprung ans Ende der Nachricht und Bedienungsoptionen aufrufen Diese Nachricht sofort beantworten Antwort Text aufsprechen Aufnahme beenden Aufnahme abh ren Aufnahme fortsetzen Cycos AG 15 September 2006 4 94 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus Funktion Tastenfolge Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Aufnahme einer Antwort abbrechen Status bestimmen normal oder wichtig SEIEE Aufnahme versenden Alternative Bedienungsoptionen ber Taste 8 Aktuelle Nachricht weiterleiten Kommentar aufsprechen Empf ngerrufnummer eingeben und Eingabe mit Stern best tigen A Gegebenenfalls Eingabe der Rufnummer l schen und neu eingeben F r eine Weiterleitung an mehrere Teilnehmer Vorgang wiederholen Empf ngerauswahl beenden und Kommentar aufsprechen Aufnahme des Kommentars beenden Kommentar abh ren Kommentar Aufnahme fortsetzen Kommentar Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Aufnahme des Kommentars abbrechen St
119. nded Modus eingerichtet werden Die ser Modus schaltet zus tzliche Funktionen zum Erweiterten Modus frei Folgende Abstufungen der Bedienungsm glichkeiten sind im Kontrollmodus vorhanden Standard Modus Nach der ersten Einwahl in den Kontrollmodus befinden Sie sich per Voreinstellung auto matisch im Standard Modus Der Standard Modus dessen Beschreibung Sie in diesem Handbuch in Abschnitt 3 2 3 Bedienung im Standard Modus auf Seite 3 41 finden bie tet eine besonders bersichtliche Bedienung von Ergo an Er ist beispielsweise f r denjenigen Benutzer gedacht der zum ersten Mal mit Ergo in Be r hrung kommt und sich zuerst einmal mit den gebr uchlichsten Funktionen vertraut ma chen m chte Auch denjenigen Benutzern die besonderen Wert auf Einfachheit beim Zu griff auf die wichtigsten Ergo Funktionen legen kommt dieser Modus besonders entgegen Dieser Modus gew hrt neben den Grundfunktionen des Kontrollmodus wie Wiedergeben von Nachrichten Aufnehmen und Versenden von neuen Nachrichten und Herstellen einer Verbindung zu einem anderen Telefon nur einen eingeschr nkten Zugriff auf die Mailbox Optionen Das hei t der Benutzer kann nur einige der vorhandenen Mailbox Einstellun gen ndern Zudem l sst diese Betriebsart keine Einstellungen der Nachrichten Optionen zu zum Beispiel das ndern oder Einrichten der Benachrichtigungsfunktion Sind einem neuen Benutzer dann nach einer gewissen Eingew hnungszeit die Funktionen gel
120. nden Funktionen zuerst ein berblick zus tz lich zur Verf gung Einstellung der Begr ungsansagen f r den Betrieb w hrend der Gesch ftszeiten Taste 1 dr cken Einstellung der Begr ungsansagen f r den Betrieb au erhalb der Gesch ftszeiten Taste 2 dr cken Anmerkung Die Bedienungsschritte f r die Definitionen des Nacht Mo dus sind identisch mit den Einstellungen des Tag Modus Zeit Definitionen einstellen Taste 3 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 77 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Fon _ _ _ _ _ lb berpr fung der gesamten Einstellungen Taste 4 dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck ins Men extended Modus Raute Taste dr cken Die Einstellung der Begr ungsansagen f r den Tagbetrieb Im Folgenden ist das komplette Men beschrieben das zur Definition aller diesbez glichen Einstellungen dient Dazu geh ren die Funktionen e Festlegung ob Begr ungsansagen f r interne beziehungsweise externe Anrufe getrennt oder f r beide gleich eingerichtet werden sollen e Auswahl der jeweiligen Ansage daf r e Auswahl des Mailbox Modus es kann eine Nachricht hinterlassen werden oder nicht e D rfen die Begr ungsansagen w hrend der Wiedergabe durch eine Eingabe abgebro chen werden oder nicht Definieren de
121. ne spezielle Zugangskennziffer auf Ihrer Mailbox landen Dort h tte er je nach Einstellung der Betriebsart Beantwortungs Modus oder Hinweisansage mit und ohne Nach richten Assistent folgende Bedienungsm glichkeiten 4 4 1 Im Beantwortungsmodus ohne Nachrichten Assistent Funktion Tastenfolge W hrend der Wiedergabe der Begr ungsansage Abbruch der Begr ungsansage und direkter Wechsel in das Hauptmen des Kontrollmodus f r die eigene Mailbox Nach der Wiedergabe der Begr ungsansage Sofortiges Aufsprechen einer Nachricht auf die Mailbox nach Signalton Aufnahme beenden pausieren Aufnahme abh ren Es folgt die Ausgabe Ihrer Nachricht Aufnahme fortsetzen Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Aufnahme einer Antwort abbrechen und Verbindung trennen Status bestimmen normal oder wichtig Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten L lt Lel Le Eel EEE Aufnahme versenden und Verbindung trennen 4 4 2 Im Beantwortungsmodus mit Nachrichten Assistent Funktion Tastenfolge Aufnahme einer Nachricht f r diese Mailbox Aufnahme beenden pausieren Aufnahme abh ren Es folgt die Ausgabe Ihrer Nachricht Aufnahme fortsetzen Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten l Le Loe Aufnahme einer Antwort abbrechen und zur ck zur Auswahl der Mailbox Cycos AG 15 September 2006 4 112 MRS v7 0 Ergo Voicemailsys
122. ner Nachricht Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 5 Einleitung Teilnehmerspezifische Daten Anrufbeantwortermodus bei Dieser zus tzliche Modus der nach der Umleitung ihrer Telefo Weiterleitung nur mit Aufnah nate auf die eigene Mailbox wirksam wird erlaubt einem Anru me einer Nachricht fer nur eine Nachricht zu hinterlassen Anrufbeantwortermodus bei Dieser zus tzlich Modus der nach der Umleitung ihrer Telefo Weiterleitung nur mit Nach nate auf die eigene Mailbox wirksam wird erlaubt einem Anru richten Assistent fer nur die vom Nachrichten Assistenten angebotenen Funktio nen auszuf hren Express Modus Vereinfachter Ausgabemodus f r Nachrichten Dieser Modus ist besonders geeignet zum Abrufen von Nachrichten ber das Handy wenn man unterwegs ist 1 2 Teilnehmerspezifische Daten Hier finden Sie eine bersicht aller wichtigen Teilnehmer oder systemspezifischen Daten Wenn Sie alle relevanten Daten hier notieren haben Sie immer eine bersicht ber alle not wendigen Einstellungen zur Hand Alle Werte wird Ihnen Ihre Systemadministration mitteilen 1 2 1 Daten der Telefonanlage Rufnummer f r Anrufumleitung 1 2 2 Daten f r den Zugang zum Voicemailsystem Ergo Kontroll Modus Eigene Mailbox anw hlen Service Zugangsnummer Direct Access Anrufbeantwortermodus Fremde Mailbox anw hlen Service Zugangsnummer Guest Access Anruf
123. ngeben Beispiel Ihr Arbeitsbeginn ist morgens um halb acht Die dazu entspre chende Eingabe f r die Einschaltung der Begr ungsansagen die Sie f r diesen Zeitraum gew hlt haben lautet demnach 0730 Startzeit f r den Nacht Betrieb festlegen diese Startzeit ist gleich zeitig die Endzeit f r den Tagesbetrieb Taste 3 dr cken Jetzt kann die Zeit eingegeben werden ab wann die gew nschten Be gr ungsansagen f r den Nacht Betrieb abgespielt werden sollen Das Eingabeformat hierf r ist hhmm h Stunde m Minute Dabei ist die Eingabe f r beide zweistellig vorzunehmen Eingabe des Zeitpunktes ab dem die gew nschten Begr ungs ansagen f r den Nacht Betrieb abgespielt werden sollen Entsprechende Ziffern eingeben Beispiel Die Begr ungsansagen die Sie f r den Nacht Betrieb vorge sehen haben sollen ab 16 45 aktiviert werden Die entsprechende Ein gabe m sste dann 1645 sein Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und in den Men zweig zur ckkehren in dem die Begr ungsansagen f r den Tag Nacht Betrieb und die zugeh rigen Zeiteinstellungen vorgenommen werden Raute Taste dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 81 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Test der gesamten Einstellungen f r
124. ns DVD in den Verzeichnissen zu finden sind die die entsprechende Programm Kompo nente enthalten 1 9 Datenschutz und Datensicherheit Umgang mit personenbezogenen Daten Beim vorliegenden System werden unter anderem personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt zum Beispiel bei der Geb hrenerfassung den Displayanzeigen der Kundendatener fassung In Deutschland gelten f r die Verarbeitung und Nutzung solcher personenbezogenen Daten unter anderem die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG F r andere L n der beachten Sie bitte die jeweiligen entsprechenden Landesgesetze Datenschutz hat die Aufgabe den einzelnen davor zu sch tzen dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Pers nlichkeitsrecht beeintr chtigt wird Fer ner hat Datenschutz die Aufgabe durch den Schutz der Daten vor Missbrauch in ihren Verar beitungsphasen der Beeintr chtigung fremder und eigener schutzw rdiger Belange zu begeg nen Richtlinien f r Mitarbeiter der Cycos AG Mitarbeiter der Cycos AG sind durch die Arbeitsordnung zur Wahrung von Gesch fts und Da tengeheimnissen verpflichtet Um die gesetzlichen Bestimmungen beim Service ob beim Service vor Ort oder beim Teleservice konsequent einzuhalten sollten Sie folgende Re geln unbedingt befolgen Sie wahren damit nicht nur die Interessen Ihrer unserer Kunden son dern vermeiden dadurch auch pers nliche Konsequenzen Richtlinien zum Umgang
125. odus W hrend der Wiedergabe des Anhangs Zum vorigen Anhang wechseln Taste 1 dr cken Anhang erneut wiedergeben Taste 2 dr cken Zum n chsten Anhang wechseln Taste 3 dr cken W hrend der Wiedergabe im Anhang zur ckspulen Taste 4 dr cken Wiedergabe stoppen fortsetzen Taste 5 dr cken W hrend der Wiedergabe im Anhang vorspulen Taste 4 dr cken Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Nach der Wiedergabe des Anhangs Zum vorigen Anhang wechseln Taste 1 dr cken Anhang erneut wiedergeben Taste 2 dr cken Zum n chsten Anhang wechseln Taste 3 dr cken e N Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Vorgang abbrechen und zur ck ins Hauptmen Raute Taste dr cken Weitere Bedienungsoptionen Nach Bet tigen von Taste bei der Wiedergabe des Nach richtenkopfes oder der Nachricht Aktuelle Nachricht erneut ausgeben Taste 2 dr cken e Cycos AG 15 September 2006 3 48 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Fortsetzung der Nachrichtenwiedergabe mit der zuvor ausgegebe nen Nachricht Taste 1 dr cken Fortsetzung der Nachrichtenwiedergabe mit der n chsten Nach richt Taste 3 dr cken Aktuelle Nachricht l schen und mit der Wiedergabe der n chsten Nachricht for
126. onsdiagramm zum Aufnehmen der Namensansage l i Namensansage amp I amp D i beibehalten i je i amp Mailbox Optionen D Namensansage Wiedergabe der aktuellen Aufnahme desi Name a amp Aufnahme amp Ansage I einstellen ndern aufnehmen Namensansage stoppen bernehmen Vorgehensweise zum Aufnehmen des eigenen Namens Um Ihren eigenen Namen aufzunehmen sind folgende Eingaben n tig 1 W hlen Sie im Hauptmen des Kontrollmodus die Funktion Q Mailbox Optionen ein stellen ndern Die Funktionsm glichkeiten dieses Men s werden Ihnen angesagt 2 W hlen Sie durch Dr cken der Taste R die Funktion Namensansage aufnehmen Wenn vorhanden wird die zur Zeit vom System eingesetzte Namensansage eingespielt Cycos AG 15 September 2006 2 30 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Namensansage aufnehmen 3 Bet tigen Sie die Taste 5 um die Namensaufnahme zu starten Sie h ren die Ansage Sprechen Sie bitte Ihren Namen nach dem Ton Sprechen Sie Ih ren Namen nach dem Signalton auf 4 Stoppen Sie die Aufnahme durch Dr cken der Taste weitere Bedienungsm glichkeiten Zum Beispiel k nnen Sie sich die Ansage noch einmal anh ren oder die Aufnahme fortsetzen etc N here Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in Abschnitt 3 2 4 2 Die Aufnahme des eige n
127. piel 2007 Eingabe Jahresauswahl best tigen weiter mit Monatsauswahl Laufenden Monat ausw hlen m m m aH mm a m CES Anderen Monat ausw hlen weiter mit Tagesauswahl Heutigen Tag ausw hlen chronologische Terminausgabe Anderen Tag ausw hlen Eingabe Tagesauswahl best tigen chronologische Terminausgabe num LEJ x W hrend der Wiedergabe des Terminkopfes Vorigen Termin ausgeben Direkt zum Nachrichtenteil des Kalendereintrags springen N chsten Termin ausgeben Ersten Termin des gew hlten Tages ausgeben Letzten Termin des gew hlten Tages ausgeben W hrend der Wiedergabe des Nachrichtenteils Vorigen Termin ausgeben Diesen Kalendereintrag erneut ausgeben N chsten Termin ausgeben Ersten Termin des gew hlten Tages ausgeben Letzten Termin des gew hlten Tages ausgeben Lalle Lelio 4 1 2 2 Empfangene bereits gelesene Nachrichten anh ren Men Nachrichten anh ren aufrufen Nachrichtenausgabe startet Cycos AG 15 September 2006 4 92 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Kontrollmodus W hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes Tastenfolge Empf ngerauswahl beenden Kommentar aufsprechen Aufnahme beenden Kommentar abh ren Kommentar Aufnahme fortsetzen Kommentar Aufnahme verwerfen und Neuaufnahme starten Bei Weiterleitung an mehrere Teilnehmer Vorgang wiederholen Aufnahme des Kommentars abbrechen E Cycos AG 15 September
128. ptember 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 61 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus Die Nachrichten Optionen erm glichen es einen Vertreter und eine Handy Nummer zu definie ren zu denen man sich direkt aus dem Anrufbeantwortermodus ber den Nachrichten Assis tenten verbinden lassen kann An die hier eingegebene Handy Nummer gehen auch die Be nachrichtigungen die Sie ber den Eingang neuer Nachrichten unterrichten Bei einer Benachrichtigung wird Ihnen per SMS Short Message Service eine Mitteilung auf Ihr Handy gesendet Dabei l sst sich festlegen f r welche Nachrichtenart diese Benachrichtigung ver sendet wird Einstellung der Nachrichten Optionen Im Hauptmen Taste 8 dr cken Definition eines Vertreters Der Vertreter ist ein alternativer Telefonanschluss der im Anrufbeantwortermodus ber den Nachrichten Assistenten zur Auswahl angeboten wird Dies kann ein beliebiger Anschluss sein Es k nnte aber auch Ihre Mailbox sein auf die Sie dann den Anrufer umleiten Die Definition des Vertreters kann auch ber den Web Assistant vorgenommen wer waa den Siehe dazu dort die Seite Voicemailsystem Eingabefeld Durchwahlnummer des Vertreters Durch Dr cken der Taste O gelangen Sie in den Men zweig der zur Festlegung der Vertreter Telefonnummer dient Definition der Vertreter Nummer Taste 1 dr
129. r Begr ungsansagen f r den Tagesbetrieb Taste 1 dr cken Festlegen von separaten Begr ungsansagen f r interne und ex terne Anrufe Taste 1 dr cken Anmerkung Anschlie end werden Sie per Ansage dazu aufgefordert zuerst die entsprechende Ansage 1 9 f r interne Anrufe auszuw h len Festlegen einer Begr ungsansage die sowohl f r interne als auch f r externe Anrufe eingespielt wird Taste 3 dr cken Anmerkung Daran anschlie end werden Sie per Ansage dazu aufge fordert zuerst die entsprechende Ansage 1 9 auszuw hlen Cycos AG 15 September 2006 3 78 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Hinweis Die folgenden Einstellungsschritte sind f r getrennte Ansa gen f r internen und externe Anrufe oder gleiche Ansage f r beide iden tisch Lediglich nach der Definition der Begr ungsansage f r interne Anrufer muss anschlie end in gleicher Weise eine Ansage f r externe Anrufer aufgenommen werden Das hei t die Abl ufe sind unabh ngig von der Auswahl 1 oder 3 jeweils gleich Eingabe des Speicherplatzes an dem die gew nschte Begr Bungsansage abgelegt ist Entsprechende Ziffer eingeben 1 9 Danach wird die ausgew hlte Begr ungsansage zur Kontrolle wieder gegeben Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und in d
130. r HTML Help zur Verf gung die direkt aus den entsprechenden Programm gestartet werden kann In diesen Dokumenten sind alle f r die Installation Konfiguration und Inbetriebnahme wichti gen Eingabefenster dargestellt diese k nnen abh ngig vom Betriebssystem Windows XP 2000 oder Windows NT von der Bildschirmaufl sung und der Konfiguration des PC geringf gig anders aussehen Folgende Dokumente zum MRS Server mit Ergo Bezug sind verf gbar Server Installation Installationsanleitung zum MRS Servers Server Administration Aufbau Struktur und Konfiguration des MRS Servers Web Assistant Handbuch zur Bedienung und Administration des MRS Ser vers ber einen Web Browser Server Installation Das Installations Handbuch wendet sich an den Administrator und beschreibt sowohl die line are Installation des MRS Systems als auch die nachtr gliche Installation zus tzlicher Leis tungsmerkmale und Programm Komponenten Dar ber hinaus erhalten Sie ausf hrliche Infor mationen zur Installation und Konfiguration der verwendeten Kommunikations Hardware Bei einer m glichen Hardware Umr stung unterst tzt Sie ein entsprechender Leitfaden Server Administration Dieses Handbuch wendet sich an den Administrator des MRS Servers und beschreibt das Pro dukt in seiner maximalen Ausbaustufe Es informiert Sie ber Aufbau und Struktur des Gesamt systems und enth lt eine Beschreibung der Funktionen des MRS Kernels sowie der zu
131. r Kennziffer f r die gew nschte Sprache 1 N Taste 1 2 usw dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Unter Beibehaltung der eingestellten Ansagesprache diesen Vor gang abbrechen und ins Mailbox Optionen Men zur ckkehren Raute Taste dr cken Das PIN ndern Als Sicherheitsma nahme ist es im Allgemeinen erforderlich f r die Anmeldung beim Ergo Sprachmen eine PIN Nummer einzugeben Die einzige Ausnahme dabei ist der Zugriff ber eine Vertrauensnummer Damit Sie sich an Ergo anmelden k nnen wird Ihnen von Ihrem Sys temadministrator eine PIN Nummer mitgeteilt die Ihnen den ersten Zugang zu Ergo erm g licht Bevor Sie zum Kontrollmodus durchgeschaltet werden m ssen Sie diese mitgeteilte PIN Nummer auf jeden Fall ndern damit Sie der Einzige sind dem diese Nummer bekannt ist Sie weist Sie als berechtigte Person aus der der Zugriff zum System erlaubt ist F r die Eingabe Cycos AG 15 September 2006 3 74 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus der PIN Nummer ist es n tig eine festgelegte Stellenanzahl f r die PIN Nummer einzuhalten die nicht unter beziehungsweise berschritten werden darf Die Stellenanzahl der PIN Num mer wird vom Administrator vorgegeben Die PIN Nummer kann ebenfalls im Web Assistant auf der Seite Voicemailsystem is unter Anderung
132. r Verf gung stehenden APLs Hier wird detailliert die System Konfiguration erl utert Web Assistant Der Web Assistant ist eine komfortable browserbasierte Anwendung die sowohl zur Benut zung als auch zur Administration und Konfiguration des MRS Systems verwendet wird Mit Hil fe von bersichtlichen HTML Seiten k nnen alle Benutzer des MRS Systems Nachrichten ver schiedener Typen E Mail Fax SMS und Sprachnachrichten erstellen und verwalten Weiterhin k nnen Benutzer auf die pers nlichen Parameter der vom MRS System zur Verf gung gestellten Nachrichten Dienste zugreifen und diese an ihre Bed rfnisse anpassen Dem Administrator eines MRS Systems werden mit der Verwendung des Web Assistant um fangreiche M glichkeiten zur System Administration und Konfiguration zur Verf gung gestellt Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 9 Einleitung Hinweise f r Service Techniker und Support 1 8 Hinweise f r Service Techniker und Support Neben der Benutzerdokumentation und dem Administratorhandbuch ist noch die auf der Soft ware DVD befindliche Release Info zum MRS Server zu beachten in dem aktuelle Hinweise zum Produkt zu finden sind die eventuell keinen Eingang mehr in die Dokumentation gefunden haben Die Datei findet man auf der Installations DVD unter lt DVD gt releaseNotes rtf Weitere aktuelle Informationen finden Sie auch in den Readme txt Dateien die auf der Instal latio
133. rd dieser Anrufer ber die Umlei tung auf diese spezielle Nummer des Voicemailsystems geleitet Dabei wird die Rufnummer des urspr nglich angerufenen Telefons als Redirected Number mit bertragen und vom Voicemailsystem herangezogen um auf die gew nschte Mailbox zu vermitteln SMS Text bermittlungsdienst per Handy Hier ber kann eine Textnach Short Message Service richtvon maximal 160 Zeichen zu einem Mobil Telefon gesendet werden Standard Modus Ein Teilbereich des Kontrollmodus Hier sind zu den Hauptfunktio nen Wiedergeben Aufnehmen einer Nachricht und Herstellen ei ner Verbindung zu einem anderen Teilnehmer einige Funktionen nur eingeschr nkt nutzbar oder stehen gar nicht zur Verf gung Dieser Modus wurde implementiert um neuen Benutzern den Start mit Ergo zu erleichtern Sp ter kann vom Anwender selbst in den erweiterten Modus umgeschaltet werden Telefon Benutzerschnitt Damit wird das Telefon als Schnittstelle f r die Eingabe von stelle Sprach und anderen Daten bezeichnet Das Telefon dient dabei Telephone User Interface nicht alleine der bermittlung von Voicemails sondern kann als TUI Eingabeger t ber die 12 Tasten der W hleinrichtung und je nach dem ob diese Funktion aktuell unterst tzt wird auch als An zeigemedium Display genutzt werden Telematik Entstanden durch Abk rzung und Zusammensetzung aus den bei den Begriffen Telekommunikation und Informatik Damit wird prin zipiell die Verbindun
134. ringen I lt gt gt 2 Wiedergabe neu starten 3 Zur n chsten Nachricht springen 6 4 Acht Sekunden beziehungsweise drei S tze zur ckspulen gt gt 5 Pause Start der Nachrichten Wiedergabe 6 Acht Sekunden beziehungsweise drei S tze vorspulen 8 Wiedergabe beenden und ins Optionen Men wechseln 9 Nachricht L schen 0 Ausf hrliche Hilfsansagen einschalten Wiedergabe abbrechen und zur ck ins Hauptmen lt lt II Opt 0 xko m a n Unter den Tasten zur Veranschaulichung die g ngigen Tonband Sym bole 1 10 2 8 Stern und Raute Taste In dieser Bedienungsanleitung wird davon ausgegangen dass die Stern Taste allgemein zur Best tigung vorangegangener Eingaben oder dem Versand von Nachrichten dient Die Raute Taste wird f r Funktionen wie Abbrechen und Korrigieren verwendet Diese Funktionszuordnung ist per Voreinstellung nach der Installation wirksam und deswegen in diesem Handbuch so beschrieben Da sich aber in einigen L ndern als Standard f r eine Eingabe Best tigung die Raute Taste durchgesetzt hat ist durch einen entsprechenden Ein griff des Administrators die Funktion beider Tasten vertauschbar Das hei t die Funktion der Raute Taste wird von der Stern Taste bernommen und umgekehrt Da f r beide F lle nicht jeweils eine neue Bedienungsanleitung herausgegeben werden kann muss darauf geachtet werden welche Einstellung bei Ihnen aktuell eingerichtet ist Soll
135. rmodus 8 Die Aktivierung des Beantwortungsmodus l sst sich auch ber et den Web Assistant einrichten Siehe dazu dort die Seite Zeit profile Die Aufnahme des eigenen Namens Die Namensansage wird im System f r die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt Zum Bei spiel um den Teilnehmern die Ihre Mailbox anrufen mitzuteilen dass sie richtig verbunden sind Auch beim Versand von Voicemails wird die Namensaufnahme verwendet Beim Wieder geben der Voicemail wird im Nachrichtenkopf die Absenderinformation durch diese Namesan sage repr sentiert Verzweigung in das Untermen zur Einstellung der Mailbox Funk tionen Im Hauptmen Taste 9 dr cken Aufnahme des eigenen Namens Taste 2 dr cken 6 Die Namensansage l sst sich auch ber den Web Assistant x anlegen Siehe dazu dort die Seite Aufnahmen Die jetzt m glichen Bedienungsschritte sind identisch mit de nen die bereits f r den Standard Modus beschrieben wurden Siehe Abschnitt 3 2 3 10 Weitere Einstellm glichkeiten zu den Mailbox Optionen auf Seite 3 59 Web ssistant Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 71 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Die Definition der Vertrauensnummern ber die Definition von Vertrauensnummern Trusted Numbers kann ein Benutzer drei Tele fonanschl sse bestimmen von denen aus er ohne Identifizierung also ohne Eingabe der PIN
136. rollmodus Direct Access e _Anrufbeantwortermodus Guest Access e _Anrufbeantwortermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht e _Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent e Express Modus Der Kontrollmodus Direct Access Der Kontrollmodus bietet dem Benutzer die volle Funktionalit t von Ergo Nach der Wahl der Zugangsnummer f r den Kontrollmodus m ssen Sie sich im Normalfall durch die Eingabe der Mailboxnummer und der PIN identifizieren Anmelde Prozedur Rufen Sie von einem der Te lefone aus an dessen Rufnummer Sie zuvor als Vertrauensnummer Trusted Numbers defi niert haben erfolgt der Systemzugang ohne PIN Eingabe Nach der Verifizierung der Zugangs berechtigung haben Sie Zugriff auf Ihre Mailbox und k nnen eingegangene Nachrichten bearbeiten neue Nachrichten aufnehmen oder eine Verbindung zu einem anderen Telefon her stellen Zus tzlich k nnen Sie die Einstellungen der Mailbox ndern Die Einzelheiten zu den Bedienungsm glichkeiten im Direct Access sind in Abschnitt 3 2 Die Funktionen im Kontroll modus auf Seite 3 36 in diesem Handbuch beschrieben Die Betriebsart Kontrollmodus erlaubt einen abgestuften Zugriff auf den vorhandenen Funk tionsumfang Sie k nnen hier zwischen dem Standard und dem Erweiterten Modus w hlen Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 11 Einleitung Allgemeines zu Ergo Zus tzlich kann von Ihrem Administrator noch der Exte
137. rtermodus nur mit Aufnahme einer Nachricht 3 89 3 5 2 Anrufbeantwortermodus nur mit Nachrichten Assistent 3 89 4 Ergo Bedienung Kurzreferenz 222nuunnnen nennen nn nn 4 91 A 1 KOHlrollmodusszur sr re rer tet 4 91 4 1 1 Funktionen im Hauptmen des Kontrollmodus bersicht 4 91 4 1 2 Der Standard Modus im Kontrollmodus 2 2 222222 e essen 4 91 4 1 2 1 Zugriff auf die Kalenderdaten Huunee nennen nennen 4 91 4 1 2 2 Empfangene bereits gelesene Nachrichten anh ren 4 92 4 1 2 3 Direkte Aufnahme der heutigen Ansage 2222er 4 96 4 1 2 4 Eine neue Nachricht aufnehmen und versenden 2 22222200 4 97 4 1 2 5 Selbstdefinierte Tastenfolgen nutzen 2220 sn nee 4 97 4 1 2 6 Beliebigen anderen Teilnehmer anrufen 22222 4 98 4 1 2 7 Einstellung der Mailbox Optionen 222222 2neen nennen nn 4 98 4 1 3 Der erweiterte Modus im Kontrollmodus 2222222 ee seen 4 100 4 1 3 1 Nachrichten Optionen 222222 eeeeeeeeeeeeeee nennen nen 4 100 4 1 3 2 Definition der Mailbox Optionen im erweiterten Modus 4 101 4 1 4 Der aendediM dUs run nl ideen 4 105 4 1 4 1 Einstellungen im Men Begr ungsansagen aktivieren berblick 4 105 4 1 4 2 Beschreibung der zus tzlichen Einstellungen im extended Modus 4 105 4 2 Anrufbeantwortermodus 2222
138. rwerfen und mit einer Neuaufnah me beginnen Taste 4 dr cken Aufnahme der Begr ungsansage abbrechen und zur ck in das Men Mailbox Optionen Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men anfordern Taste O dr cken Diss Alternativ zur Aufnahme des Begr ungstextes Taste 5 Aktuell gew hlte Begr ungsansage l schen Raute Taste dr cken Aktuell gew hlte Begr ungsansage beibehalten Stern Taste dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men anfordern Taste O dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 69 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus A Begr ungsansage n ausw hlen und aktivieren Begr ungsansage ausw hlen und aktivieren Taste 2 dr cken 8 Die Aktivierung der Begr ungsansagen l sst sich auch ber weta den Web Assistant einrichten Siehe dazu dort die Seite Zeit profile Wahl des Speicherplatzes an dem die gew nschte Begr ungsan sage abgelegt ist Es stehen Ihnen die Zifferntasten 1 9 zur Verf gung unter denen je weils die entsprechende Ansage gespeichert ist Eine der Tasten 1 9 dr cken Daraufhin wird zur Kontrolle zuerst die auf diesem Speicherplatz abge legte Begr ungsansage wiedergegeben Begr ungsansage nur f r interne Nachrichten verwenden Taste 1 dr cken Begr ungsansage nur f r extern
139. schalten 22 2 2 ee00 3 41 3 2 3 2 Empfangene Nachrichten anh ren 2222Hr nenn nn 3 41 3 2 3 3 Bedienungsoptionen w hren der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes oder der Nachicht sr ans rer 3 44 3 2 3 4 Eine neue Nachricht aufnehmen und versenden 22 222222 2 00 3 49 3 2 3 5 Direkte Aufnahme der Heutigen Ansage 22222 neeeeeenennn 3 51 3 2 3 6 Selbstdefinierte Tastenfolgen nutzen 22nn season 3 52 3 2 3 7 Zugriff auf die Kalenderdaten in einer Exchange Outlook beziehungsweise kotus Notes Umgeb ng 2 4 wer kr 0000 00 0 0 enden 3 53 3 2 3 8 Aus dem Hauptmen einen anderen Teilnehmer anrufen 3 55 3 2 3 9 Die Mailbox Optionen n saaana 3 57 3 2 3 10 Die Mailbox Optionen im Standard Modus naana aeaaaee 3 58 3 2 4 Der erweiterte Modus im Kontrollmodus naana 3 60 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus 3 62 3 2 4 2 Definition der Mailbox Optionen im erweiterten Modus 3 67 3 2 5 Definition der Mailbox Optionen im extended Modus 22222200 3 76 3 2 5 1 Die Mailbox Optionen im extended Modus 2 2222 eeeeeenenn 3 77 3 3 Die Funktionen im Anrufbeantwortermodus 2 222220 neneeeee nennen 3 83 3 4 Die Funktionen im Express Modus 2 222220 2 seen nenne nennen 3 87 3 5 Die Funktionen im Weiterleitungsmodus 2 2222 eeeee een een 3 88 3 5 1 Anrufbeantwo
140. seite Pers nli che Einstellungen gt Voicemailsystem Hier f hrt die Schaltfl che Editieren neben Pro grammierbare Kurzwahltasten auf die Einstellungsseite f r die Tastenfolgen Ein Beispiel Sie m chten im erweiterten Modus eine andere Begr ungsansage einschalten Normalerweise m ssten Sie dazu im Hauptmen die Tasten 9 J GJ nacheinander bet ti gen Diese Tastenfolge m chten Sie durch Dr cken von Taste 1 ausl sen Geben Sie im Web Assistant auf der Seite Programmierbare Kurzwahltasten in die Eingabe zeilen neben der 1 folgendes ein Tastensequenz 912 Beschreibung Begr ungsansage wechseln Die selbstdefinierten Tastenfolgen werden in Ergo folgenderma en genutzt A Funktion Tastenfolgen nutzen aufrufen Im Hauptmen Taste 6 dr cken Tastenfolge ausw hlen Eine der Tasten 1 bis 9 f r die im Web Assistant vordefinierte Tastenfol ge dr cken Zur ck zum Hauptmen Rautetaste dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 52 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus 3 2 3 7 Zugriff auf die Kalenderdaten in einer Exchange Outlook beziehungsweise Lotus Notes Umgebung Diese Funktion erm glicht es Ihnen Ihre Kalendereintr ge Termine und Meetings aus Out look beziehungsweise Lotus Notes abzufragen Dabei wird vom System auf diese Daten zuge griffen und die eingetragenen Termin
141. sm glichkeiten des Hauptmen s im Kontrollmodus angesagt Was ist zu tun e _ wenn Sie nach der Eingabe der Zugriffsnummer f r den Kontrollmodus nicht vom System mit der Ansage Willkommen zum Ergo Sprachsystem begr t werden Sie haben sich vermutlich verw hlt Legen Sie den H rer auf und wiederholen Sie die Anwahl des Kontrollmodus e _ wenn Sie sich bei der Eingabe der Mailboxnummer oder PIN verw hlt haben Warten Sie jeweils auf die Systemansage die Sie zur Wiederholung der Eingabe auf fordert Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 2 25 Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Erzeugen und Versenden einer Voicemail 2 2 Erzeugen und Versenden einer Voicemail Sie m chten eine Voicemail aufzeichnen und an einen Teilnehmer versenden Eine Voicemail ist eine Nachricht die durch Sprachaufzeichnung erzeugt und durch geeignete Ma nahmen anw hlen der Mailbox des Empf ngers in die Mailbox des Empf ngers zuge stellt wird Das Versenden einer Voicemail ist mit dem Aufsprechen einer Nachricht auf einen Anrufbeantworter vergleichbar Voicemail ist ein Nachrichtendienst der immer dann verwendet werden kann wenn kein E Mail Client zur Verf gung steht um einem Empf nger eine E Mail zu senden Zum Versand ei ner Voicemail reicht ein Telefon aus Eine Voicemail kann zum Beispiel dann versendet werden wenn der Empf nger gerade nicht an seinem Arbeitsplatz ist so dass ein
142. sprozedur eingerichtet sein Einzelheiten dazu finden Sie in Abschnitt 1 10 2 10 Beschleunigter Zugriff zum Kontrollmodus auf Seite 1 19 Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator welche Konfiguration in Ihrem System eingerichtet ist Eingabe der Zugriffsnummer f r den Kontrollmodus Eingabe Ihrer Mailboxnummer Eingabe Ihrer PIN zur Identifizierung Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen m ssen gegeben sein damit Sie das Hauptmen des Kontrollmo dus von Ergo erreichen k nnen Das Voicemailsystem Ergokann ausschlie lich an einem installierten MRS Server genutzt werden Der Systemadministrator muss Ergo installiert und konfiguriert haben Das System ist mit den Standardvorgaben installiert F r Sie ist eine Mailbox auf dem MRS Server eingerichtet Die Zugriffsnummer f r den Kontrollmodus ist Ihnen bekannt Falls nicht fragen Sie Ihren Systemadministrator Ihre Mailboxnummer ist Ihnen bekannt Falls nicht fragen Sie Ihren Systemadministrator Ihre PIN ist Ihnen bekannt Falls nicht fragen Sie Ihren Systemadministrator ersten Anmeldung am System nutzen k nnen Im Verlauf dieser ersten Anmel Zur Erstanmeldung wird Ihnen Ihr Administrator eine PIN mitteilen die Sie zur dung m ssen Sie die PIN ndern Cycos AG 15 September 2006 2 24 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Schnelleinstieg Zugriff auf den Kontrollmodus Funktionsdiagramm zum Zugriff au
143. stem Benutzerhandbuch 3 39 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Neben den anderen im Men angebotenen Funktionen k nnen Sie durch Dr cken von Taste die Nachrichtenwiedergabe starten Dabei werden zuerst die noch ungelesenen dann die bereits gelesenen Nachrichten ausgegeben Die Ausgabe ist abh ngig von den ge w hlten Mailboxeinstellungen Standardm ig voreingestellt ist dass alle Nachrichten aus dem Verzeichnis Posteingang in der folgenden Sortierung ausgegeben werden e zuerst die als dringend gekennzeichneten ungelesenen Nachrichten dann e die normalen ungelesenen Nachrichten neueste Nachricht zuerst in der Reihenfolge Voicemail Fax E Mail 6 Die entsprechenden Einstellungen dazu werden im Web Assistant unter Voicemail z system vorgenommen Web ssistant treten der Mailbox aktiviert wird sofort mit der Ausgabe der neuen Nachrichten be gonnen Sie finden diese Option auf der Einstellungsseite Voicemailsystem unter Weitere Optionen Istim Web Assistant die Option Sofortige Wiedergabe neuer Nachrichten bei Be Durch das Dr cken der Raute Taste k nnen Sie die Wiedergabe jederzeit abbrechen und zum Hauptmen zur ckkehren wenn Sie eine andere Funktion w hlen m chten 2 Essind zwischenzeitlich keine neuen Nachrichten eingegangen Ansage Sie haben keine neuen Nachrichten M chten Sie die Nachrichtenwiedergabe der bereits von Ihnen gelesenen Mitteilun
144. t Modusauswahl Abfrage von Sprachnachrich ten Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste O dr cken Vorgang abbrechen und ins Hauptmen zur ckkehren Raute Taste dr cken 3 2 5 Definition der Mailbox Optionen im extended Modus Die Einstellungen im extended Modus stellen eine Besonderheit im Rahmen der Bedienung von Ergo dar Sie sind ausschlie lich f r die Benutzer gedacht die ber keinen Computer am Arbeitsplatz verf gen Diese werden hier ber in die Lage versetzt weitere detaillierte Mailbox Einstellungen per Telefontastatur vornehmen zu k nnen Andere Benutzer sollten zur Definiti on dieser Funktionen auf das Client Programm Web Assistant zur ckgreifen denn die Ein richtung ist relativ komplex und ber das Telefon nur mit gro en Bedienungsaufwand zu erle digen Zudem bietet der Web Assistanteine noch feinere Zeit Definition indem dort Zeitprofile f r die Begr ungsansagen erstellt werden k nnen Ist diese Einstellungsoption f r einige Benutzer erforderlich wird der Systemadministrator die se Funktion bei der Konfiguration des Ergo Skripts freischalten Ansonsten steht dem Benutzer nur der Standard beziehungsweise der erweiterte Modus zur Verf gung zwischen denen er nach Bedarf umschalten kann Im extended Modus erhalten die Benutzer zus tzliche Einstellm glichkeiten zu den Mailbox Optionen wenn Sie in den erweiterten Modus umschalten Hierbei handelt es sich um detail liert
145. t werden Wenn Sie einen neuen pers nlichen Verteiler anlegen achten Sie darauf dass Sie Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 49 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Aufnehmen und Versenden einer neuen Nachricht Im Hauptmen Taste 5 dr cken Anmerkung Nachrichten k nnen gleichzeitig an mehrere Empf nger bermittelt werden Dies kann zum einen durch die Eingabe mehrerer Empf nger Adressen hintereinander oder durch Auswahl einer Rund sendeliste geschehen Nachdem Sie die Taste 5 gedr ckt haben Sie h ren die Ansage Empf nger k nnen Sie sofort mit der Eingabe der Rufnummer n f r die Empf nger Mailbox en oder die Kennzahl f r die Rundsendliste beginnen Es stehen Ihnen folgende Bedienungsm glichkeiten zur Ver f gung Empf ngerwahl Eingabe der Mailboxnummer oder der Kennziffer f r die Rundsendeliste und Best tigung der Eingabe mit der Stern Taste Nach der Bet tigung der Stern Taste werden sie gefragt ob Sie weitere Teilnehmer adressieren anw hlen m chten Die Ansage dazu lautet N chster Empf nger Wiederholen Sie dazu einfach den zuvor be schriebenen Vorgang Ziffern eingeben und Stern Taste dr cken usw Gegebenfalls Korrektur bei einer falsch eingegebenen Mailboxnummer Raute Taste dr cken Nach dem Dr cken der Raute Taste gelangen Sie wieder an d
146. tanden haben Sollte nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen der Ansage immer noch keine Eingabe erfolgt sein dann verbindet Sie das System mit der Vermittlung 1 10 2 2 Fehleingaben Sollten Sie beispielsweise bei der Auswahl aus einem Men eine f r dieses Men ung ltige Ziffer eingeben erhalten Sie vom System eine entsprechende Ansage Ung ltige Eingabe Anschlie end wird mit der Aufz hlung der in diesem Men zur Verf gung stehenden Funktio nen und den zur Ausl sung n tigen Eingaben fortgefahren 1 10 2 3 Hilfe anfordern Wenn Ihnen einmal entfallen ist was sich hinter den angesagten Funktionen verbirgt dann k nnen Sie durch Dr cken der Taste eine ausf hrlichere Hilfe anfordern Diese zus tzli chen Hilfsansagen erl utern dann detailliert die aktuellen Auswahlm glichkeiten des Men zweigs in dem Sie sich gerade befinden Cycos AG 15 September 2006 1 14 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 10 2 4 R ckkehr ins Hauptmen Einleitung Allgemeines zu Ergo Sollten Sie sich einmal im System verlaufen haben das hei t Sie wissen nicht mehr in wel chem Men zweig Sie sich gerade befinden dann k nnen Sie durch Dr cken der Taste je derzeit ins Hauptmen zur ckkehren Dabei kann es erforderlich sein je nachdem in welchem Men zweig Sie sich gerade befinden dass die Raute Taste mehrmals hintereinander bet tigt werden muss um von den einzelnen Men Ebenen ins Hauptmen
147. te die international eingeb rgerte Bedienung mit der Raute Taste als Best tigung bei Ihnen konfigu riert sein ist dieser Umstand beim Lesen des Handbuches zu ber cksichtigen Spezielle Befehle Short Cuts f r den ge bten Benutzer F r den ge bten Benutzer gibt es einige besondere M glichkeiten Systemansagen durch Ein gaben abzubrechen um schneller in Ergo man vrieren zu k nnen Welche M glichkeiten im Einzelnen erlaubt sind entnehmen Sie bitte der folgenden Aufstellung Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 1 17 Einleitung Allgemeines zu Ergo e Die Ansage vor einer beliebigen Aufnahme Sprechen Sie bitte Ihre n Ansage Nachricht Namen nach dem Ton Zum Beenden kann durch Bet tigen der Taste abgebro chen werden Danach h ren Sie sofort den Signalton und die Aufnahme wird gestartet Mit der Raute Taste kann die Aufnahme dann abgebrochen werden e Die Ansage des Mailbox Status direkt nach Einwahl zum Kontrollmodus Sie haben xxx neue Nachrichten l sst sich durch Dr cken der Taste unterbrechen Man gelangt da nach sofort auf die Mailbox um sich die neuen Nachrichten anh ren zu k nnen Dr ckt man hier die Raute Taste kommt man sofort in das Hauptmen e Die Hilfe Ansagen die Sie w hrend der Wiedergabe des Nachrichtenkopfes beziehungs weise der Nachricht angefordert haben Taste O k nnen durch Dr cken einer beliebige Taste abgebrochen werden Di
148. tellungen dieser Funktionen x k nnen ber den Web Assistant vorge nommen werden Mailbox Optionen einstellen mit erweitertem Abschnitt 3 2 4 2 Definition der Funktionsumfang Zum Beispiel kann man ral Mailbox Optionen im erweiterten bis zu neun Begr ungsansagen aufnehmen Modus auf Seite 3 67 und je nach Situation ausw hlen Vertrauens nummern definieren die Sprachauswahl f r die Systemansagen und die eigene PIN Nummer ndern 8 Die Einstellungen dieser Funktionen x k nnen ber den Web Assistant vorge nommen werden Web ssistant Web ssistant 3 2 2 Auswahlm glichkeiten im Hauptmen des Kontrollmodus F r die folgende Beschreibung der einzelnen Funktionen gehen wir davon aus dass Sie sich bereits im Hauptmen befinden Sie erreichen es durch Anw hlen der Service Kennzahl f r den Kontrollmodus mit nachfolgender Eingabe Ihrer Mailbox Nummer und Ihrer pers nlichen PIN Nummer siehe dazu Abschnitt 3 1 Die eigene Mailbox anw hlen auf Seite 3 35 Mit der Einwahl in den Kontrollmodus k nnen zwei unterschiedliche Anfangsszenarien gegeben sein 1 Es ist seit der letzten Abfrage der Mailbox eine neue Nachricht eingegangen Ansage Sie haben eine ungelesene Nachricht zahl der neuen Nachrichten angesagt Sie haben x ungelesene Nachrichten Sind in diesem Zeitraum mehrere neue Nachrichten eingetroffen dann wird die An Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsy
149. tem Benutzerhandbuch Ergo Bedienung Kurzreferenz Weiterleitungsmodus Funktion Tastenfolge Status bestimmen normal oder wichtig Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Aufnahme versenden Kllellel Verbindung zu einem beliebigen Teilnehmer herstellen Nachrichten As sistent Wie die Rufnummern eingestellt werden finden Sie in Abschnitt 3 2 4 1 Definieren der Nachrichten Optionen im erweiterten Modus auf Seite 3 62 Mit der Vermittlung verbinden lassen Mit dem Vertreter verbinden lassen Mit dem Handy des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit dem B rotelefon des Mailboxinhabers verbinden lassen Mit der zus tzlich definierten Nummer verbinden lassen Vorgang abbrechen und in das Men nach Wiedergabe der Begr ungs ansage zur ckkehren BERNE Zum Kontrollmodus der eigenen Mailbox wechseln Vorgang abbrechen und zur ck zur Auswahl der fremden Mailbox e 4 4 3 Bei Hinweisansage ohne Nachrichten Assistent Funktion Tastenfolge W hrend der Wiedergabe der Begr ungsansage Abbruch der Begr ungsansage und direkter Wechsel in das Hauptmen des Kontrollmodus f r die eigene Mailbox Nach der Wiedergabe der Info Ansage folgt die Systemansage dass die ser Benutzer keine Nachrichten entgegennimmt Danach wird die Verbin dung automatisch getrennt Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voice
150. ten Assistenten angeboten falls sie definiert ist Durch Dr cken der Taste 3 gelangen Sie in den Men zweig in dem eine zus tzliche Telefonnummer definiert werden kann Definition der zus tzlichen Telefonnummer Taste 3 dr cken Eingabe der zus tzlichen Telefonnummer Ziffernfolge eingeben Best tigung der Rufnummer Stern Taste dr cken Danach erfolgt die R ckkehr in das Nachrichten Optionen Men Vorgang abbrechen und zur ck in das Men zur Einstellung der Nachrichten Optionen Raute Taste dr cken Von hier aus kann nun zur Korrektur der zus tzlichen Telefonnummer dieser Vorgang erneut gestartet werden Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 63 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Das Einrichten der Benachrichtigungsfunktion ber neu eingegangene Nachrichten E Mail Voicemail oder Fax k nnen Sie sich per Be nachrichtigungsfunktion unterrichten lassen Folgende Dienste k nnen dazu genutzt werden e Durch eine SMS auf ein Mobiltelefon 8 ber den Web Assistant ist eine detailliertere Einstellung der Benach 2 z richtigungsfunktion m glich Dort stehen zu der Benachrichtigung zu s tzliche Optionen zur Verf gung Web ssistant e Zus tzliche Dienste f r Benachrichtigungen aktivieren Durch eine E Mail Einstellung nur ber den Web Assistant Durch Setzen der
151. ten Optionen Men Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men anfordern Taste O dr cken Mailbox Modus umschalten Hier ber k nnen Sie ber Ihr Telefon einstellen ob bei einem Anruf auf Ihre Mailbox nur eine Nachricht hinterlassen werden kann oder auch der Nachrichten Assistent im Men angeboten wird Diese Funktion kann auch ber den Web Assistant gesetzt werden Sie entspricht der z Einstellung Nachrichten Assistenten aktivieren auch wenn die Mailbox direkt angerufen wird Weiterleitungsmodus Web ssistant ndern des Mailbox Modus Anrufbeantwortermodus Hinweisan sage Je nach voriger Einstellung wird jeweils der andere Modus gesetzt Taste 5 dr cken Zus tzliche Nachrichten Optionen einrichten Durch diese Funktion lassen sich zus tzliche Nachrichten Optionen definieren Dazu geh ren Sortierung und Filterung f r die Nachrichtenausgabe die Umschaltung Hinweisansage Anruf beantworter und Zulassen dass ein Anrufer Nachrichten als dringend oder vertraulich kenn zeichnet Zus tzlich Nachrichten Optionen einrichten Taste 6 dr cken Cycos AG 15 September 2006 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch 3 65 Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Sortierreihenfolge der Mailbox von der Systemvoreinstellung auf die benutzerdefinierte Vorgabe umschalten Taste 1 dr cken 8 Anmerkung Die Benutzerdefinitionen f r
152. tfahren Taste 9 dr cken Absender direkt zur ckrufen Taste 7 dr cken Vorgang abbrechen und ins Hauptmen zur ckkehren Raute Taste dr cken 411 iE Ausf hrliche Hilfe zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken 3 2 3 4 Eine neue Nachricht aufnehmen und versenden ber diese Funktion kann eine Voicemail an einen oder beliebig viele Adressaten versendet werden Dazu lassen sich die Rufnummern entweder nacheinander eingeben um die Nach richt an mehrere einzelne Teilnehmer zu versenden oder Sie k nnen f r den Versand eine oder mehrere Rundsendelisten Verteiler adressieren Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Rundsendelisten e ffentliche Verteiler Dies sind Rundsendelisten die von Ihrem System Administrator eingerichtet werden und jedem Benutzer im System zur Adressierung zur Verf gung stehen e Pers nliche Verteiler Hierbei handelt es sich um Rundsendelisten die Sie sich anlegen und die nur von Ihnen verwendet werden k nnen 8 Ihre pers nlichen Rundsendlisten k nnen Sie im Web Assistant auf der Seite Vertei z ler erstellen und bearbeiten Web ssistant diesem unbedingt ber Alternative Adresse der Gruppe eine Kennziffer zugeord nen Dies ist notwendig um den Verteiler ber die Telefontastatur adressieren zu k nnen Ein Beispiel Sie haben einen Verteiler mit dem Namen Interessenten ein gerichtet Dann muss diesem Verteiler noch eine Kennziffer zum Beispiel 001 zu geordne
153. ur Eingabe eines Speicherplatzes k nnen folgende Funktionen aufgerufen werden Vorgang abbrechen und in das Men Mailbox Optionen zur ck kehren Raute Taste dr cken Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men einschalten Taste 0 dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 72 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus A Nach der Eingabe des Speicherplatzes Rufnummer f r die Neudefinition beziehungsweise f r eine nde rung des Telefonanschlusses eingeben dem vertraut werden soll Rufnummer eingeben Danach eingegebene Rufnummer best tigen Stern Taste dr cken Korrektur der eingegebenen Rufnummer Raute Taste dr cken Sie gelangen sofort wieder in den Men zweig in dem Sie zur Rufnum merneingabe aufgefordert werden und k nnen somit gleich die neue Rufnummer eingeben Statt einer Rufnummerneingabe kann eine der Rufnummern die bereits in der MRS Da tenbank verzeichnet ist gew hlt werden Rufnummernauswahl ber Datenbank Statt einer Rufnummerneingabe kann zur Auswahl eine der eigenen Rufnummern die bereits in der Datenbank DB existieren selektiert werden Dazu anstelle der Rufnummerneingabe die Stern Taste dr cken ber eine Ansage werden Ihnen nun die m glichen Rufnummern aus Ihren Datenbankeintr gen zur Auswahl angeboten bernimmt d
154. vertraulich haben d rfen Taste 4 dr cken Anmerkung Diese Einstellung hat auf Nachrichten die Sie per Rund sendeliste erhalten keinen Einfluss Vorgang abbrechen und R ckkehr in das Nachrichten Optionen Men Raute Taste dr cken Web ssistant Ausf hrliche Hilfsansagen zu diesem Men anfordern Taste O dr cken Cycos AG 15 September 2006 3 66 MRS v7 0 Ergo Voicemailsystem Benutzerhandbuch Die Bedienung von Ergo Befehlsreferenz Die Funktionen im Kontrollmodus Alternative Eingabem glichkeiten im Men Nachrichten Optionen Ausf hrliche Hilfsansagen zu den Nachrichten Optionen aufrufen Taste 0 dr cken Abbruch der Einstellungen im Men Nachrichten Optionen und R ckkehr ins Hauptmen Raute Taste dr cken 3 2 4 2 Definition der Mailbox Optionen im erweiterten Modus Desweiteren werden im erweiterten Modus zus tzliche M glichkeiten zur Definition der Mail box Optionen zugelassen Wenn Sie nun das Untermen zur Einstellung der Mailbox Optionen aufrufen k nnen Sie e _Begr ungsansagen einrichten Dazu geh rt a Vorbereitung von bis zu neun verschiedenen Begr ungsansagen b Aktivierung dieser Ansagen c Wiedergabe Modus der Mailbox von Anrufbeantworter auf Hinweisansage reine In formationsansage ohne die M glichkeit eine Nachricht zu hinterlassen umschalten e Den eigenen Namen aufnehmen Ablauf wie im Standard Modus e Vertrauensnummern definieren e Die Spra
155. x wechseln Stern Taste dr cken Vorgang abbrechen und ins Hauptmen zur ckkehren Raute Taste dr cken 3 4 Die Funktionen im Express Modus Der Express Modus stellt einen einfachen und schnellen Wiedergabe Zugriff auf die eigene Mailbox zur Verf gung Er ist besonders hilfreich wenn Sie von unterwegs sind und per Handy auf Ihre Mailbox zugreifen m chten Zur Gew hrleistung dieser einfachen Nutzung ist hier nur eine vereinfachte Nachrichten Aus gabe vorgesehen die nur ein Minimum an Bedienungsfunktionen zul sst Wenn Sie Ergo in diesem Modus anw hlen startet sofort die Ausgabe der ersten Nachricht Erst wird der Nach richtenkopf gefolgt von der zugeh rigen Nachricht ausgegeben Alle Nachrichten werden dann der Reihe nach ausgegeben Wenn das benutzte Telefon ein Ger t ist das die Wahlinformation digital oder per DTMF Tonwahl Verfahren bermittelt dann k nnen Sie durch Bet tigen von beliebigen Tasten zwei Funktionen ausl sen e Abbruch der laufenden Nachricht und zur Ausgabe der n chsten Nachricht springen und e direkten R ckruf an den Absender der Nachricht einleiten Hinweis Dies ist nur m glich wenn dessen Rufnummer bermittelt wurde beziehungs weise wenn diese bereits im System bekannt ist lich die Befehlst ne durch einen separaten Tongenerator direkt ber das Mikrofon des Telefons einzugeben Diese Ger te werden bisweilen zur Fernabfrage von An rufbeantwortern eingesetzt F r ltere Ger te d

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