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Handbuch - Schichtplaner

1. Verzeichnis S Daten West RER Sonstiges Y nach dem Erstellen neue Datenbank ffnen Abbrechen Neue Datenbank erstellen Um eine neue Datenbank zu erstellen w hlen Sie den Men befehl Datei Datenbank Neu Tragen Sie in das Feld Datenbankverzeichnis das Verzeichnis ein in dem die neue Datenbank erstellt werden soll ber den Schalter k nnen Sie ein vorhandenes Verzeichnis ausw hlen Soll nach dem Erstellen automatisch die neue Datenbank ge ffnet werden markieren Sie die entspre chende Option Hinweis Eine neue Datenbank kann nur in einem Verzeichnis erstellt werden das noch keine Datenbankdateien f r diese Programmversion enth lt 7 3 Datensicherung Falls die Datenbank besch digt oder gel scht wird etwa durch einen Festplattendefekt sind die Da ten verloren Daher sollten Sie unbedingt regelm ig nach M glichkeit t glich eine Datensicherung Backup durchf hren Bei Bedarf k nnen Sie dann diese Daten wieder zur ckschreiben 50 7 Datenbankverwaltung F r die Datensicherung haben Sie zwei M glichkeiten e Sichern Sie das Datenverzeichnis inklusive aller darin enthaltenen Dateien Diese Sicherung k nnen Sie mit jedem Backupprogramm oder auch durch einfaches Kopieren der Dateien auf ein externes Speichermedium durchf hren Um die Datenbank zu einem sp teren Zeitpunkt wieder zu nutzen stellen Sie einfach das Datenverzeichnis wieder her e Benutzen Sie die
2. 29 Mitarbeiter ausgew hlt Abbrechen Um einen Bericht zu erstellen rufen Sie ber den Men befehl Datei Berichte oder den entspre 43 6 Berichte chenden Schalter in der Symbolleiste das Berichtsfenster auf Das Berichtsfenster ist in verschiedene Bereiche unterteilt e In der Baumstruktur werden die verschiedenen Berichte zur Auswahl aufgelistet Die Eigenschaften des ausgew hlten Berichts legen Sie im rechten oberen Teil des Fensters fest Unter den Eigenschaften befindet sich eine bersicht ber die aktuell ausgew hlten Gruppen und Mitarbeiter Nur diese werden in den Bericht aufgenommen ber den Schalter Auswahl k nnen Sie die Zusammenstellung ndern Hinweis Wie f r die Ansicht siehe Seite 9 k nnen Sie auch f r den Bericht mehrere unab h ngige Gruppen ausw hlen Unter dem Berichtsbaum wird das Ausgabemedium siehe n chstes Kapitel eingestellt e Am unteren Rand des Fensters befindet sich die Schalterleiste ber die Sie allgemeine Be richtsoptionen einstellen und die Berichtsausgabe starten k nnen 6 3 Ausgabemoglichkeiten 6 3 1 Drucker Um einen Bericht auszudrucken w hlen Sie im Berichtsfenster als Ausgabemedium die Option Dru cker Sie k nnen den Bericht zun chst auf dem Bildschirm betrachten Schalter Vorschau oder direkt auf den Drucker ausgegeben Schalter Drucken Bei der Anzeige einer Druckvorschau verwenden Sie die Pfeilschalter in der Symbolleiste zum Bl t
3. Filter oder dr cken den Filterschalter in der Symbolleiste 2 5 Ansicht anpassen Sie k nnen die Benutzeroberfl che in vielen Punkten an Ihre eigenen W nsche anpassen 2 5 1 Aufteilung ndern Den Bereich den die Planungsansicht im oberen und die Personaltabelle im unteren Teil des Pro grammfensters einnehmen k nnen Sie in der Gr e ver ndern Bewegen Sie dazu den Mauszeiger ber die horizontale Trennlinie zwischen den beiden Bereichen Wenn der Zeiger seine Form ver ndert hat dr cken Sie die linke Maustaste und verschieben die Trenn linie an die gew nschte Position Genauso k nnen Sie die Namensspalte im Dienst und Abwesenheitsplan ver ndern Auch die Spal tenbreite in der Personaltabelle l sst sich anpassen 2 5 2 Mitarbeiter sortieren ber den Men befehl Ansicht Sortierung k nnen Sie die Reihenfolge der angezeigten Mitarbeiter festlegen Der Men punkt Vorgabe entspricht dabei der Sortierung die in der Mitarbeiterverwaltung siehe Seite 25 eingestellt werden kann 2 5 3 Anzeige von Zahlen Zeit und Datumsangaben Das Programm verwendet zur Darstellung von Zahlen Zeit und Datumsangaben die Informationen ber die aktuell im System eingestellte Sprache Das bedeutet etwa dass Sie bei deutscher Spracheinstellung die deutschen Wochentags und Mo natsbezeichnungen erhalten bei Einstellung f r englische Sprache werden dagegen die englischen Ausdr cke verwendet 2 Programmtenster Eine Anpass
4. 22 ausw hlen 9 bearbeiten 22 erfassen 22 l schen 22 sortieren 22 verschieben 22 zuordnen 28 Hervorhebung 6 Hinweisfenster 14 HTML 45 Import 40 Indikatoren 13 Infoleiste 5 Installation 2 Internet 45 Jahresabschluss 36 Jahres bersicht Ansicht 8 Bericht 46 Kalenderwoche 15 Kennwort 58 Kommentare bearbeiten 39 eintragen 38 l schen 39 Kommentarleiste 5 Komprimieren 53 Kontextmen 33 Kopfzeile 48 Legende 46 Lizenzschl ssel 4 Men leiste 5 Mindestbedarf Abweichungen 24 Allgemein 24 Mitarbeiter 25 ausgeschiedene ausblenden 13 bearbeiten 25 erfassen 26 Farben 30 Gruppenunterteilung 14 l schen 25 Notizen 30 sortieren 11 25 Mitarbeiterverwaltung 21 Index 64 Navigation 6 Netzwerk 54 Netzwerkinstallation 2 Neuheiten 1 Obergruppe 22 Optionen Ansicht 12 Berichte 47 Passwort 56 58 ndern 58 Personaltabelle 8 Planungsansicht 6 Programmfenster 5 Programmstart 3 Qualifikationen 21 Resturlaub verfallen lassen 36 Ruckgangig Funktion 39 Schriftart Ansicht 13 Ausdruck 48 Seitenausrichtung 44 Seitenrand 48 Sichtbare Eintr ge 15 16 Sortierfenster 20 Sortierung 11 Spalten 16 Stammdaten 26 Statistik Berichte 46 Personaltabelle 8 Symbolleiste 5 Systemvoraussetzungen 2 Testzeit 4 Titelleiste 5 berstunden bearbeiten 38 eintragen 37 l schen 38 berstundenkonto 29 Undo 39 Index
5. Die Einstellungen sind auf verschiedene Unterfenster verteilt Differenzierte Rechte festlegen Differenzierte Rechte festlegen Kategorie Kategorie i Berechtigungen beim Nur Lesezugriff Besondere Schreibrechte ETE TT re hur tesszug riff Besondere Schreibrechte 5 Besondere Schreibrechte e i Gruppen Abwesenheiten Gruppen Benutzer darf neue Mitarbeiter erfassen Mitarbeiter 9 vollst ndig anzeigen Mitarbeiter i Berechtigung f r folgende Kategorien O anonymisieren Tr nicht anzeigen Kategorie 2 Kategorie 3 Y Kommentare anzeigen Kategorie 4 Kategorie 5 V Statistische Daten anzeigen Kategorie 6 Kategorie 7 Y Zugriff auf Stammdatenfenster Kategorie 8 Kategorie 9 Kategorie 10 Alle Keine Differenzierte Lese und Schreibrechte Nur Lesezugriff Legen Sie hier fest was erlaubt ist wenn auf die Daten eines Mitarbeiters nur lesend zugegriffen werden darf So k nnen Abwesenheiten vollst ndig in anonymisierter Form siehe Seite 57 oder gar nicht an gezeigt werden Die Anzeige von Kommentaren kann ebenso untersagt werden wie die von Ergebnissen statistischer Berechnungen in der Personaltabelle und in Berichten Der Zugriff auf die Stammdaten etwa Urlaubsanspr che des Mitarbeiters kann untersagt werden 60 9 Benutzerverwaltung Besondere Schreibrechte Standardm ig d rfen neue Mitarbeiter nur mit
6. e Nicht mehr ben tigte Abwesenheitsarten k nnen ausgeblendet werden e Die Unicode Unterst tzung gestattet die Eingabe und Darstellung von allen Schriftzeichen z B russisch t rkisch chinesisch e Die Eintragung von Abwesenheiten ist auch im Abwesenheitsplan m glich e Zeilen im Dienst und Abwesenheitsplan k nnen durch Anklicken hervorgehoben werden e Mit der Filterfunktion kann die Anzeige auf ausgew hlte Abwesenheitseintr ge eingeschr nkt werden e Die Gruppenauswahl wurde um eine Mehrfachauswahl erg nzt 1 Einleitung e Viele Eingabefenster k nnen in der Gr e angepasst werden e F r Abwesenheitseintr ge kann eine Hintergrundfarbe angegeben werden die das komplette Dienstplanfeld ausf llt e Die Benutzerverwaltung wurde erweitert u a kann der Zugriff auf das Stammdatenfenster ge sperrt und Abwesenheiten k nnen anonymisiert oder ausgeblendet werden e Die Berichtsfunktion wurde berarbeitet Freitext f r alle Berichte wochen und monatsweise Untergliederung der Statistiken e Die Zahl der Datenbanksperren beim Mehrbenutzerzugriff mit dem Programm wurde deutlich ver ringert 1 3 Systemvoraussetzungen Um das Programm installieren und verwenden zu k nnen ben tigen Sie mindestens folgende Ger te konfiguration e Betriebssystem MS Windows XP Vista 7 8 e freien Hauptspeicher von 1 GB e freie Festplattenkapazit t von 16 MB zzgl Speicherplatz f r die Daten und e eine Bildschirmaufl su
7. so erscheint ein Fenster mit einer Warnung F r das angege bene Jahr finden Sie in der darunter liegenden Tabelle die bisher vorhandenen Eintr ge Dr cken Sie die Schalter Neu Bearbeiten oder L schen um Urlaubssperren zu erfassen zu bearbeiten oder zu entfernen Jede Urlaubssperre k nnen Sie mit einer Bemerkung kennzeichnen Weiterhin k nnen Sie angeben ob die Sperre f r alle Eintragungen unabh ngig von der Abwesenheitsart oder nur f r diejenigen gelten soll die mit einem Anspruch verbunden sind In letzterem Fall sind beispielsweise Krankheitseintr ge weiterhin m glich Gekennzeichnete Zeitr ume Sie k nnen im Dienstplan f r die Gruppenmitglieder beliebige Zeitr ume z B Ferien farbig hinterlegen 23 3 Erste Schritte r Urlaubssperre erfassen Zeitraum Ende 31 03 2015 Einschr nkung alle Eintragungen sperren nur Abwesenheiten mit Anspruch sperren Bemerkung Inventur Abbrechen Eingabe einer Urlaubssperre Die bereits erfassten Eintr ge des eingestellten Jahres werden in der Tabelle aufgelistet ber die Schalter Bearbeiten und L schen k nnen Sie die Zeitr ume bearbeiten bzw entfernen Dr cken Sie die Schalter Neu um einen Zeitraum zu erfassen Neben Beginn und Ende des Zeit raums k nnen Sie die Farbe und eine Bezeichnung angeben Die Bezeichnung wird in der Infoleiste angezeigt wenn Sie mit der Maus ber das entsprechende Mitarbeiterfeld
8. w hlen Sie den Men befehl Betriebsorganisation Urlaubsverwaltung Jahresabschluss ber den Schalter k nnen Sie die Gruppe ausw hlen f r deren Mitglieder Sie den Jahresabschluss durchf hren wollen Geben Sie das Jahr an das ausgewertet werden soll Wenn Sie das Feld Urlaubsanspr che bleiben im Folgejahr gleich markiert haben wird f r die Mitar beiter der Urlaubsanspruch den sie im abgeschlossenen Jahr hatten auch f r das Folgejahr eingetra gen Ist das Feld nicht markiert so bleibt der vorherige Wert in der Regel ist das der Standardanspruch der mit der Abwesenheitsart verbunden ist eingetragen Hinweis Der bertrag gilt f r alle anspruchsbezogenen Abwesenheitsarten bei denen dieser bertrag gew nscht ist siehe Seite 19 4 2 2 Resturlaub verfallen lassen Sie k nnen nicht genommenen Resturlaub aus dem Vorjahr verfallen lassen F r jeden Mitarbeiter und jede Abwesenheitsart mit bertragbarem Urlaubsanspruch wird dabei be rechnet wie viele Urlaubstage f r den Mitarbeiter bis einschlie lich eines Stichtags im selben Jahr 36 4 Mit dem Programm arbeiten Verfall Resturlaub Verfall Resturlaub Gruppe Alle Mitarbeiter Geben Sie das Datum an an dem f r die Mitglieder der Gruppe der nicht genommene Resturlaub aus dem Vorjahr verf llt Stichtag 31 03 2015 gt Abbrechen Verfall Resturlaub eingetragen sind Sind es weniger Tage als dem M
9. Abbrechen Hinweisfenster bei gesperrter Datenbank Damit es nicht durch gleichzeitige nderungen an den Programmdaten zu inkonsistenten Daten kommt ist es notwendig zur selben Zeit immer nur einem Benutzer die nderung zu gestatten 54 8 Arbeiten im Netzwerk Zu diesem Zweck werden die Datenbanktabellen f r die Dauer der nderung gesperrt Versucht ein anderer Benutzer dennoch Daten zu ndern so erscheint ein entsprechendes Hinweisfenster Sie k nnen dann entscheiden ob Sie den Versuch wiederholen selbst die Datenbank zu sperren oder die Aktion abbrechen wollen um sie eventuell zu einem sp teren Zeitpunkt nachzuholen In manchen F llen besteht noch die M glichkeit ein Fenster nur zum Lesen zu ffnen Eine Daten n derung ist dann nicht m glich Hinweis Erscheint das in Abbildung 8 2 dargestellte Hinweisfenster obwohl sicher ist dass kein anderer Benutzer im Moment auf die Daten zugreift so besitzt der aktuelle Benutzer wahrscheinlich keine Schreibrechte auf Betriebssystemebene im Datenverzeichnis 55 9 Benutzerverwaltung 9 1 Allgemeines Um Daten vor den Blicken unbefugter Anwender zu verbergen oder nicht jedem Anwender das ndern der Daten zu gestatten verf gt das Programm ber eine Benutzerverwaltung Diese Benutzerverwal tung regelt den Datenzugriff innerhalb des Programms r Datenbankanmeldung Datenbank S Daten Nord Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und da
10. Berichtsfenster wieder ffnen Abbrechen Berichtsoptionen W hrend die Einstellungen im Berichtsfenster nur f r den ausgew hlten Bericht gelten k nnen Sie im Fenster f r die Berichtsoptionen Einstellungen vornehmen die f r alle Berichte gelten 47 6 Berichte Um das Optionenfenster aufzurufen dr cken Sie den Schalter Optionen im Berichtsfenster Die Ein stellungen sind in verschiedene Kategorien unterteilt Drucken Im Unterfenster Allgemein w hlen Sie die Schriftart die in den Berichten verwendet werden soll aus der Aufklappliste aus Beachten Sie dass nicht jeder Drucker mit allen Schriftarten zurechtkommt und nicht alle Schriftarten beliebige Gr en bei der Schrifth he zulassen Der Standard Schriftgrad wird f r die Ausgabe von Listen Tabellen und zus tzlichen Informationen verwendet Den Zusatztext k nnen Sie mit einem Rahmen versehen Um nach Schlie en der Druckvorschau automatisch das Berichtsfenster zu ffnen markieren Sie die entsprechende Option Im Unterfenster Seiteneinrichtung k nnen Sie den Seitenrand festlegen und die Kopf und Fu zeile formatieren Die Angaben im Unterfenster Pl ne gelten f r die Planungsberichte Sie haben die M glichkeit die Informationen ber dem Plan auszuw hlen sowie den Aufbau der Legende anzugeben Export Bei der Kodierung die f r die Ausgabedatei verwendet wird haben Sie die Wahl zwischen dem Unicode Format UTF 16 mit B
11. Wenn Sie f r eine Urlaubsart keinen Anspruch eintragen k nnen pr fen Sie ob in den Ei genschaften der Abwesenheitsart die Option mit Anspruch verbunden markiert ist siehe Seite 19 e Sie k nnen den Anspruch auch in Stunden angeben wenn die entsprechende Option aus gew hlt ist siehe Seite 13 berstundenkonto r Buchung auf Uberstundenkonto Buchungsangaben Datum 01 01 2015 Bemerkung bertrag Abbrechen Buchung auf dem Stundenkonto Auf den Konten k nnen Sie Korrekturwerte eintragen d h Werte welche die berechneten berstun denwerte ver ndern Dies ist immer dann der Fall wenn der G ltigkeitszeitpunkt eines Buchungswertes innerhalb des Aus wertungszeitraums liegt Die Liste zeigt alle Buchungen an die im ausgew hlten Jahr g ltig sind Dr cken Sie den Schalter Neu um einen neuen Wert zu erfassen Um einen eingegebenen Wert zu ndern oder zu entfernen markieren Sie ihn und dr cken dann den Schalter Bearbeiten bzw L schen 29 3 Erste Schritte Hinweis F r die Korrekturbuchungen sind sowohl positive als auch negative Werte m glich Farben Soll der Mitarbeiter im Dienstplan mit eigenen Farben aufgelistet werden legen Sie diese ber die Farbschalter fest Weiterhin k nnen Sie w hlen ob der Name in fetter Schrift ausgegeben werden soll Notizen Zum Mitarbeiter k nnen Sie eine mehrzeilige Notiz verwalten Die L nge ist dabei auf 500 Zeiche
12. das Feld Kommentare wenn im Falle eines f r einen Mitarbeiter eingetragenen Kom mentars ein rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke den Eintrag kennzeichnen soll Ebenso k nnen Sie den Geburtstag eines Mitarbeiters durch ein blaues Dreieck in der linken oberen Ecke des Tagesfeldes signalisieren lassen Farben Auf dieser Seite k nnen Sie die Farben f r Wochentage und bestimmte Ereignisse angeben Um die Hintergrundfarbe f r einen bestimmten Wochentag zu ndern w hlen Sie den Wochentag aus der Aufklappliste aus und dr cken dann den nebenstehenden Farbschalter um die gew nschte Farbe festzulegen Weiterhin k nnen Sie die Hintergrundfarbe f r Feiertage Unterbesetzungen sowie Urlaubssperren bestimmen F r eine im Dienst und Abwesenheitsplan hervorgehobene Zeile k nnen Sie zus tzlich die Text und Rahmenfarbe festlegen Soll der aktuelle Tag mit einer eigenen Farbe hinterlegt werden markieren Sie die entsprechende Option Schriftart Sie k nnen die Schriftart und die Basis Schriftgr e die zur Anzeige des auf dem Bildschirm ausge gebenen Textes verwendet wird selbst bestimmen In der Aufklappliste werden alle im System instal lierten Schriftarten angezeigt Hinweis Die Schriftgr e k nnen Sie mit einem Nachkommawert angeben z B 8 5 Beachten Sie dass sich nicht alle Schriftarten beliebig in der Gr e ndern lassen Mitarbeiter Ist die Option Ausgeschiedene Mitarbeiter ausblenden markiert so werde
13. die Abwesenheitsart m ssen Sie einen eindeutigen Namen eingeben In das Feld K rzel geben Sie eine Kurzbezeichnung f r die Abwesenheitsart ein Farben Durch die Angaben in diesem Bereich wird festgelegt wie eine Abwesenheit im Dienstplan angezeigt wird siehe auch Seite 13 Die Farbe f r den Text optional in fetter Schrift den Balken und den Hintergrund sind dabei nach Dr cken des Farbschalters frei w hlbar 18 3 Erste Schritte Anspr che Markieren Sie die Option mit Anspruch verbunden wenn die Mitarbeiter Anspruch auf diese Abwe senheitsart haben k nnen Im Feld Standardanspruch k nnen Sie anschlie end einen Wert eintragen der f r alle Mitarbeiter in jedem Jahr als Vorgabe eingetragen wird Sie k nnen sp ter diesen Wert individuell anpassen siehe Seite 28 Soll nicht verbrauchter Urlaubsanspruch bei Durchf hrung eines Jahresabschlusses ins Folgejahr ber nommen werden markieren Sie die Option Restanspr che bei Jahresabschluss in das Folgejahr bertragen Sonstiges Sollen f r einen Mitarbeiter alle Tage an denen die Abwesenheitsart eingetragen ist mitgez hlt werden also auch die Tage die im Mitarbeiterfenster siehe Seite 27 nicht als Arbeitstage markiert sind so markieren Sie das Feld Alle Abwesenheitstage z hlen Sollen f r diese Abwesenheitsart Eintr ge nicht als Abwesenheit gewertet werden so ver ndern Eintragungen nicht die Zahl der anwesenden Mitarbeiter wie sie in der Anwesenheitszeile
14. die erfassten Mitarbeitereintr ge dar e Die Personaltabelle listet die Mitarbeiter einer Gruppe mit statistischen Informationen auf 2 2 Ansichten Das Programm kann die eingegebenen Daten in verschiedenen Planungsansichten und in Listenform darstellen Die Planungsansicht k nnen Sie ber den Men befehl Ansicht Aktuelle Ansicht oder den entsprechenden Schalter in der Symbolleiste ausw hlen 2 2 1 Dienstplan J F MAMOJ M rz 2015 a Aa son DIE Ei AAA 2 312 2 Anders Kerstin Buerger Roland Gemeiner Heiko Helmholtz Udo Holle Martin Holzmann Nora Kaspers Andrea Kim Michael BEE Dienstplan Im Dienstplanfenster werden f r die Mitarbeiter der aktuell ausgew hlten Gruppe die Abwesenheiten und berstunden f r einen Zeitraum von mehreren Tagen angegeben Hinweis Sie k nnen eine Zeile im Plan hervorheben indem Sie die Zeile im Namensbereich am linken Rand des Plans anklicken Um die Hervorhebung wieder aufzuheben klicken Sie die Zeile erneut an F r jeden Tag ist in der untersten Zeile des Fensters die Zahl der ber den gesamten Arbeitstag an wesenden Personen aufgef hrt Ist der f r die ausgew hlte Gruppe vorgegebene Mindestbedarf unter schritten so wird das entsprechende Tagesteld farblich hinterlegt ber der Anwesenheitszeile befindet sich die Navigationsleiste Wenn Sie mit der Maus auf einen der Pfeilschalter klicken k nnen Sie den angezeigten Zeitraum um einen Tag eine Woche oder ei
15. tern innerhalb des Druckdokuments Der Ausdruck erfolgt ber das Druckersymbol Soll keine Ausgabe erfolgen dr cken Sie den Schalter Schlie en Bevor Sie einen Bericht auf einem Drucker ausgeben oder eine Vorschau auf dem Bildschirm betrach ten k nnen Sie einige druckerspezifische Einstellungen z B die Auswahl des Druckers und des Pa pierformats vornehmen Dr cken Sie dazu im Berichtsfenster den Schalter Einrichten Hinweis Die Angabe der Seitenausrichtung Hoch oder Querformat wird im Berichtsfenster eingestellt Diese Angabe hat Vorrang vor der Einstellung im Druckfenster das unmittelbar vor dem Ausdruck aufgerufen wird 44 6 Berichte 6 3 2 Exportdatei Um die Berichtsdaten zu exportieren w hlen Sie im Berichtsfenster als Ausgabemedium die Option Exportdatei Nach Dr cken des Schalters Exportieren geben Sie die Datei an in die der Bericht geschrieben wird Der Datenexport erfolgt in eine Textdatei in der jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht Die ein zelnen Felder des Datensatzes sind durch ein Trennzeichen siehe Seite 48 getrennt So ist eine Wei terverarbeitung der Berichtsdaten in Datenbanken Tabellenkalkulationen oder anderen Anwendungen auf einfache Art und Weise m glich 6 3 3 HTML Dokument Sie k nnen einen Bericht im HTML Format speichern Das erzeugte Dokument kann anschlie end in g ngigen Browsern betrachtet im Internet oder Intranet ver ffentlicht oder per Email versandt werden W
16. vollen Schreibrechten erfasst werden Markieren Sie die entsprechende Option um dies auch dem Benutzer mit differenzierten Rechten zu erlauben Hinweis F r das L schen von Mitarbeitern sind immer volle Schreibrechte notwendig Mit diffe renzierten Rechten ist das nicht m glich auch nicht ber die R ckg ngig Funktion Ein versehent lich angelegter Mitarbeiter kann daher nur von einem anderen Benutzer mit vollen Rechten wieder entfernt werden In den Eigenschaften einer Abwesenheitsart siehe Seite 19 kann festgelegt werden dass f r die Ein tragung Rechte einer bestimmten Kategorie erforderlich sind Gleiches gilt f r das Erfassen von ber stunden siehe Seite 57 Markieren Sie in der Liste die Kategorien f r die der Benutzer eine Berechtigung besitzen soll Differenzierte Rechte festlegen Differenzierte Rechte festlegen Kategorie Kategorie Nur Lesezugriff Zugriff auf folgende Gruppen und ihre Mitarbeiter Nur Lesezugriff Besonderer Zugriff auf folgende Mitarbeiter Besondere Schreibrechte Besondere Schreibrechte Alle Mitarbeiter Gruppen a Rainer Mitarbeiter s REZO Neu Bearbeiten L schen Neu Bearbeiten L schen J J Abbrechen Abbrechen Differenzierter Zugriff auf Gruppen und Mitarbeiter Gruppen Hier werden die Zugriffsrechte festgelegt die f r die ausgew hlten Gruppe
17. z B Schichtleitung Verwaltung 2 4 Filter Ansichtsfilter bearbeiten Datenauswahl Abwesenheitsarten Fortbildung berstunden keine Einschr nkung Zur cksetzen Abbrechen Fenster zur Festlegung eines Filters Die Filterfunktion bietet die M glichkeit die Anzeige auf bestimmte Abwesenheiten einzuschr nken und berstunden auszublenden Um einen Filter festzulegen w hlen Sie den Men befehl Ansicht Filter oder dr cken den entspre chenden Schalter in der Symbolleiste Es ffnet sich ein Fenster mit zwei Aufklapplisten W hlen Sie aus jeder Liste das Kriterium aus nach dem die Dienstplaneintr ge gefiltert werden sollen Wenn Sie eine Abwesenheitsart ausw hlen werden nur die zugeh rigen Eintr ge angezeigt Um mehrere Abwesenheitsarten auszuw hlen w hlen Sie den letzten Listeneintrag aus Dadurch wird eine zus tzliche Liste mit allen Abwesenheitsarten eingeblendet aus der Sie durch Ankreuzen die gew nschten Abwesenheitsarten ausw hlen k nnen Der Schalter Zur cksetzen nimmt alle Einschr nkungen wieder zur ck 10 2 Programmtenster Dr cken Sie den Schalter Anwenden um das Fenster zu schlie en und den Filter zu aktivieren Hinweise e Bei einem aktiven Filter wird der Bereich oberhalb der Personaltabelle mit einer anderen Farbe hinterlegt und die Filterkriterien werden aufgelistet e Um einen aktiven Filter wieder auszuschalten w hlen Sie erneut den Men befehl Ansicht
18. zeigen Mindestbedarf Geben Sie f r jeden Wochentag und Feiertage Ft an wie viele Mitarbeiter der Gruppe ber den gesamten Tag mindestens anwesend sein sollen Unterbesetzungen werden im Dienstplan farbig ge kennzeichnet F r alle Tage ist als Mitarbeiterbedarf zun chst der Wert O vorgegeben Um einen anderen Wert einzu tragen stellen Sie im Feld Bedarf die Mitarbeiterzahl ein und markieren dann mit der Maus die entspre chenden Wochentage Besonderer Bedarf Weicht f r bestimmte Zeitr ume der Mitarbeiterbedarf von dem im vorherigen Abschnitt erfassten allge meinen Bedarf ab k nnen Sie Ausnahmen erfassen Die bereits erfassten Ausnahmen des eingestellten Jahres werden in der Tabelle aufgelistet ber die Schalter Bearbeiten und L schen k nnen Sie diese bearbeiten bzw entfernen Dr cken Sie die Schalter Neu um einen Zeitraum mit einem besonderen Bedarf zu erfassen Neben 24 3 Erste Schritte r Gekennzeichneten Zeitraum erfassen Zeitraum Beginn 06 07 2015 Kennzeichnung Bezeichnung Betriebsferien Farbe Abbrechen Eingabe eines gekennzeichneten Zeitraums Beginn und Ende des Zeitraums k nnen Sie eine erl uternde Bemerkung angeben 3 2 2 Mitarbeiter 3 2 2 1 Allgemeines In der Mitarbeiterverwaltung sind in einer Liste alle Mitarbeiter eingetragen die der in der Baumansicht markierten Gruppe angeh ren ber den Pfeilschalter neben der Mitarbeit
19. 3 Erstes Lehrjahr Erstes Lehrjahr I Zweites Lehrjahr _ Zweites Lehrjahr G Aushilfen _ Aushilfen Abbrechen Abbrechen Fenster zur Gruppenauswahl Einfach und Mehrfachauswahl Die Gruppe deren Mitglieder im Dienstplan im Abwesenheitsplan und der Personaltabelle aufgelistet werden k nnen Sie ber den Men befehl Ansicht Gruppe ausw hlen festlegen Es ffnet sich ein Fenster Markieren Sie die gew nschte Gruppe in der Baumstruktur und dr cken Sie dann den OK Schalter Ist im Fenster zur Anpassung der Ansicht die entsprechende Option ausgew hlt siehe Seite 14 k n nen Sie mehrere unabh ngige Gruppen gleichzeitig ausw hlen 2 Programmtenster Dr cken Sie dazu den Pfeilschalter neben dem Gruppenbaum und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Eintrag Mehrfachauswahl Dadurch erscheint neben jeder Gruppe ein Auswahlkasten Alle ange kreuzten Gruppen werden in die Auswahl einbezogen ber das Kontextmen k nnen Sie auch angeben wie die Gruppenauswahl interpretiert wird Ist der Men eintrag Vereinigung markiert werden alle Mitarbeiter aufgelistet die mindestens einer der ausgew hlten Gruppen angeh ren Andernfalls werden nur die Mitarbeiter ausgew hlt die Mitglied in allen ausgew hlten Gruppen sind Schnittmenge Hinweis Wurde eine Schnittmenge von Gruppen ausgew hlt so werden die Namen der Gruppen ber der Personaltabelle in eckige Klammern eingeschlossen
20. 45 45 45 45 46 47 49 49 50 50 51 51 52 53 54 54 54 56 56 56 97 57 58 63 1 Einleitung 1 1 Allgemeines Das Programm Win Fehlzeiten ist eine Anwendung zur komfortablen Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung in Betrieben aller Branchen F r die Bedienung sind keine besonderen Kenntnisse notwendig Durch den einfachen und bersichtli chen Aufbau k nnen auch EDV Neulinge bereits nach kurzer Zeit produktiv mit dem Programm arbeiten F r beliebig viele Mitarbeiter k nnen Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten verwaltet werden Die Mitarbeiter k nnen zur besseren bersicht in Gruppen z B Abteilungen eingeteilt werden Durch frei definierbare Abwesenheitsgr nde kann das Programm weitgehend an die eigenen Erforder nisse angepasst werden Viele unterschiedliche Berichte Pl ne Statistiken und Listen k nnen gedruckt als HTML Dokument gespeichert oder zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen exportiert werden 1 2 Neu in Version 5 Das Programm wurde komplett berarbeitet Neben vielen Detailverbesserungen gibt es folgende we sentliche Neuerungen im Vergleich zur Vorversion e F r Mitarbeiter und Gruppen k nnen individuelle Text und Hintergrundfarben festgelegt wer den e Die letzten Bearbeitungsschritte lassen sich ber einen Men befehl r ckg ngig machen Undo Funktion e Die Angabe des Urlaubsanspruchs ist auch in Stunden m glich e Das Scrollen per Mausrad wird unterst tzt
21. 8 4 Mit dem Programm arbeiten e Klicken Sie den Tag an dem die Eintragung erfolgen soll mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Men befehl Kommentar eingeben aus Es ffnet sich ein Fenster Geben Sie den Zeitraum in dem der Kommentar erscheinen soll sowie den Text des Kommentars an Wenn Sie auf den Pfeilschalter neben dem Eingabefeld klicken werden die zuvor eingegebenen Kommentare zur Auswahl angezeigt Um einen Kommentar zu bearbeiten oder zu l schen klicken Sie das zugeh rige Tagesfeld mit der rechten Maustaste an und w hlen aus dem Kontextmen den Men befehl Kommentar bearbeiten bzw Kommentar l schen Alternativ k nnen Sie in der Auswahlleiste den Eintrag Kommentar l schen ausw hlen und dann die Felder in denen der Kommentar entfernt werden soll mit der linken Maustaste markieren 4 5 R ckg ngig Funktion Undo Das Programm verf gt ber eine mehrstufige R ckg ngig Funktion Das bedeutet dass sich die letzten Bearbeitungsschritte r ckg ngig machen lassen Um die letzte nderung am Plan r ckg ngig zu machen w hlen Sie im Men Bearbeiten den Befehl R ckg ngig Wiederholtes Ausf hren des Befehls macht die letzten Aktionen r ckg ngig Um einen r ckg ngig gemachten Bearbeitungsschritt wiederherzustellen w hlen Sie im Men Bear beiten den Befehl Wiederherstellen Hinweis Die R ckg ngig Funktion l sst sich nur auf Daten nderungen anwenden Anpassungen
22. Unterbesetzung 6 Update 52 Urlaubsanspr che Jahresabschluss 36 Verfall 36 Urlaubsanspruch 9 14 28 in Stunden 13 Urlaubssperren 23 Vorgabe Sortierung 11 Vorhandene Eintr ge 35 Vorversion Daten bernahme 52 Wiederherstellen 39 Zahlenformat 11 Zeitformat 11 Zusatzfelder 14 26 Zusatztext 45 65
23. Weiter gabe an andere Personen oder zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen aufzubereiten Dazu k nnen die Daten in Berichtsform ausgedruckt als HTML Dokument zur Ver ffentlichung im Inter oder Intranet gespeichert oder in einem standardisierten Format exportiert werden 6 2 Berichtsfenster Berichte Berichtsauswahl Titel A Dienstplan Dienstplan l Halbjahr Quartal Datenfilter Zeitraum April v 2015 a Jahr Ansichtsfilter anwenden Mitarbeiter Spezieller Zeitraum Sonstiger Zeitraum Abwesenheitsplan Spezieller Zeitraum Sonstiger Zeitraum Jahres bersicht Jahres bersicht E Statistik Abwesenheiten Urlaubsanspr che berstunden E Eintr ge Abwesenheiten berstunden Kommentare E Tagesberichte Anwesende Mitarbeiter Abwesende Mitarbeiter Mitarbeiter Berichtselemente Zeile Anwesende Mitarbeiter Legende Druckerausrichtung Hochformat Querformat Ausgabemedium Drucker Einrichten Gruppen und Mitarbeiterauswahl C Exportdatei Gruppe Alle Mitarbeiter C HTML Dokument Mitarbeiter Berichtsfenster ohne Eintr ge ausblenden E Kommentare auflisten Zusatztext Ausgabeoptionen Schriftgrad 10 Breite Namensspalte in cm 3 Monat mehrere Zeitr ume auf einer Seite erm glichen Zeitraum pro Druckseite Auswahl
24. Win Fehlzeiten Version 5 Benutzerhandbuch Urheberrecht RPS Planungssysteme GmbH Alle Rechte vorbehalten Autor Andreas Eiden Kontakt Email info schichtplaner de Internet http www schichtplaner de Nutzungsrecht Dieses Handbuch und die mitgelieferte Software sind urheberrechtlich gesch tzt Handbuch und Software d rfen ausschlie lich f r eigene Zwecke genutzt werden Die Software darf nicht ge ndert angepasst bersetzt oder vermietet werden Vorbehalt F r die Richtigkeit der Angaben wird keine Gew hr bernommen Warenzeichen Die Nennung von Produkten anderer Hersteller in diesem Handbuch dient ausschlief3 lich Informationszwecken und stellt keinen Warenzeichenmissbrauch dar Stand 3 Januar 2015 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Did AIgEMEINES u a we a e Be ER AA 1 2 Neu in VESIONO 4 4 5 de a ee re a 1 3 Systemvoraussetzungen ss 2 2 ns KH ia a AA 1 4 Installation rra mr Do e Ra AA ee A 1 5 PIOgrammstart e 2 4 4 as hear 1 6 DEemstallalorr 2 a wre Te A De ee E re leal IZA UNO wa 2 2 2 5 ware OEA DA ee Be war et 2 Programmfenster 21 ZAUREUNG e a ee AA 2 2 ANSIA ee ern a rd Ban a 22 1 DIEAS aa Venen A ARAN ae 2 2 2 Abwesenheitsplan 22 3 Jahres bersicht 2 2 A e 8 aa a Wach wer wel 2 2 4 Pers naltabelle u oca a ri 2 3 GrUppenauswahl sa s ris amp 2 2 e da a a re ee 2 MO sr ASAS As I A a 2 9 3ANSICHL ANDASSEN ae a e 2 2 Bra dr
25. a E E AAA 2 5 1 Aufteilung ndern 4 2 2 38 4 4 a als da ee 2 5 2 Mitarbeiter sortieren a 2 5 3 Anzeige von Zahlen Zeit und Datumsangaben 22 mn a 2 5 4 Besondere Einstellungen 2 2 2 Hm m nm m nn POODyDydDy mk 0 0 Y O O 01 mh eh eu ee ee mb N 00 Erste Schritte 3 1 Abwesenheitsarten 3 1 1 3 1 2 3 1 3 3 1 4 3 2 1 3 2 2 Mitarbeiter echos ries e lo er en ur ke re to de o e ra da 3 3 FEIGE ds pue o O a A O E ds de ee AR ee Mit dem Programm arbeiten 4 1 Abwesenheiten eintragen 2 2 2 Hmmm nn 4 1 1 4 1 2 4 1 3 4 1 4 Eintragung im Dienstplan und der Jahres bersicht Eintragung im Abwesenheitsplan 2 22 2 2 on m nn nn Abwesenheiten l schen 2 2 2 2m un nn Umgang mit vorhandenen Eintr gen 2 2 2 Km nn m nn Abwesenheitsarten erfassen 2 2 2 2 mm nn nn Abwesenheitsarten bearbeiten 2 2 2 Hmmm m nn Abwesenheitsarten l schen 2 2 2 mm nn nn Abwesenheitsarten sortieren 2 2 2 2 mm nn nn 3 2 Mitarbeiterverwaltung GPD irte alar blica o o a ds a id En 17 17 18 19 20 20 21 21 25 30 Inhaltsverzeichnis 4 2 Urlaubsverwaltung O euch wa ee a lo ha 4 2 1 Jahresabschluss durchf hren e 4 2 2 Resturlaub verfallen lassen 2 22 HH nm nn 4 3 berstunden eintragen 2 2 2 2 2 Hmmm 4 4 Kommentare eintragen a a 4 5 R ckg ngig Funktion Undo 2 2 222mm m nn nn 5 D
26. am unteren Rand der Dienstplanansicht angezeigt wird Markieren Sie die entsprechende Option damit die Abwesenheitszeit vom berstundenkonto abge zogen wird Sollen nur bestimmte Benutzer das Recht haben diese Abwesenheitsart eintragen zu d rfen siehe Seite 61 legen Sie eine spezielle Kategorie fest Veraltete oder nur selten ben tigte Abwesenheitsarten k nnen Sie in Auflistungen ausblenden lassen wenn Sie die zugeh rige Option markieren Hinweis Abwesenheitseintr ge die zu einer ausgeblendeten Abwesenheitsart geh ren werden weiterhin im Dienstplan angezeigt Um diese auszublenden k nnen Sie einen entsprechenden Filter definieren siehe Seite 10 3 1 2 Abwesenheitsarten bearbeiten Um die Eigenschaften einer vorhandenen Abwesenheitsart zu bearbeiten markieren Sie diese im Ver waltungsfenster f r Abwesenheitsarten und dr cken dann den Schalter Bearbeiten Sie k nnen alle Eigenschaften der Abwesenheitsart ndern Achtung nderungen an Abwesenheitsarten wirken sich auch r ckwirkend aus 19 3 Erste Schritte 3 1 3 Abwesenheitsarten l schen Um eine vorhandene Abwesenheitsart zu l schen markieren Sie diese im Verwaltungsfenster f r Ab wesenheitsarten und dr cken dann den Schalter L schen Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Ab wesenheitsart entfernt Achtung Alle mit dieser Abwesenheitsart verbundenen Eintr ge werden ebenfalls gel scht Falls die Abwesenheitsart mit Anspruch verbunden war we
27. an der Ansicht k nnen damit nicht zur ckgesetzt werden Achtung Im Mehrbenutzerbetrieb ist zu beachten dass jeder Benutzer mit der R ckg ngig Funktion nur seine eigenen nderungen r ckg ngig machen kann In bestimmten F llen kann es passieren dass durch nderungen anderer Benutzer die f r die R ckg ngig Funktion gespeicherten Informationen ung ltig werden Das ist etwa dann der Fall wenn Mitarbeiter oder Abwesenheitsarten gel scht wurden Dann k nnen Sie Ihre nderungen nur manuell r ckg ngig zu machen 39 5 Datenimport 5 1 Allgemeines Sie k nnen Daten die in einer anderen Anwendung z B einer Datenbank oder Tabellenkalkulation erfasst wurden in die aktuell ge ffnete Datenbank bernehmen Zum Importieren von Daten m ssen diese in einer Textdatei vorliegen F r jeden Datensatz muss darin eine eigene Zeile enthalten sein Die Datenfelder m ssen durch Tabulatoren getrennt sein 5 2 Vorgehen z Datenimport Kategorie Importdatei Mitarbeiter S Daten Feiertage 2014 bt Neue Mitarbeiter Urlaubsanspr che berstundenkonto Betriebsorganisation Feiertage Verkn pfungen V Erste Zeile enth lt Feldbezeichnungen Quellfeld Auto Verkn pfung Vorschau Vorlage Abbrechen Importfenster Gehen Sie zum Datenimport wie folgt vor 1 Rufen Sie ber den Men befehl Datei Import das Importfenster auf 2 W hlen Si
28. arbeiten zu k nnen m ssen Sie es mit einem Registrierungsschl ssel freischalten Um einen Schl ssel zu erwerben besuchen Sie bitte die Webseite http www schichtplaner de Sobald Sie einen Schl ssel erhalten haben tragen Sie ihn in das untenstehende Feld ein und dr cken die OK Taste Webseite besuchen Schl ssel Abbrechen Fenster zur Eingabe des Lizenzschl ssels Das Programm Win Fehlzeiten kann 3 Monate lang ohne Einschr nkung getestet werden Um das Programm nach Ablauf dieser Zeit weiter zu nutzen m ssen Sie es mit einem Lizenzschl ssel frei schalten Einen Lizenzschl ssel k nnen Sie ber die Internetseite http www schichtplaner de erwerben Sobald Sie einen Lizenzschl ssel erhalten haben rufen Sie ber den Men befehl Hilfe Programm freischalten das Fenster zur Eingabe des Schl ssels auf Geben Sie den Schl ssel in das Eingabe feld ein und dr cken Sie den OK Schalter Das Programm ist nun freigeschaltet und ohne Einschr nkungen Hinweise e Die verbleibende Testzeit wird angezeigt wenn Sie den Men befehl Hilfe Info ber w hlen e Die in der Testversion erfassten Daten bleiben auch nach Ablauf der Testphase erhalten und k nnen nach der Freischaltung weiter genutzt werden e Jeder Benutzer ben tigt einen eigenen Lizenzschl ssel 2 Programmfenster r Win Fehlzeiten 5 SA Daten Win Fehlzeiten Datei Bear
29. atenimport Sal ZAIGEMNEINOS zu ua ar A EIA id AA Ar Te BN S2 ls A ee E re ee G RA 5 3 Hinweise zu den Importdaten nn 6 Berichte 8 1 Allgemeines Eire a wart wo ee nn Aa cd a 6 2 Berlchtstenster e 2 ar aa E NEE BA Ban Feen 6 3 Ausgabem glichkeiten 2 22 2m mn nn nn Dal DRUCKEN ria Sara O a a Bear are ah a air eek 8 3 2 EXPONdalel ess acido ra rd ee ee a Bd Y a de de 6 3 3 ATMNIL DOKUMENE o 2 2 2 25 a mes e e de E a TE E 6 4 Hinweise zu den Berichten 6 4 1 ANGEMECINES 3 0 cc e ac ey wie 642 Spezielle Berichte exorcista da ras a Bias 69 OPlOnen u de a ara dE A tb cdi ea 7 Datenbankverwaltung 7 1 Datenbank ffnen 22 2 2 2 ets 0 4 de a e E a a 7 2 Neue Datenbank erstellen amp 2 0 2 0 82 waere ae Ta DATENSIEMELUNG s ra ar ee us Zaren a a ee A A re er ee DE KoA Dalen SsicHern u 4 a es Ye a A o ed ee een Be 7 3 2 Gesicherte Daten zur ckschreiben 2 2 2 22m m nn nn 7 4 Daten aus fr heren Versionen verwenden 2 2 HH m m m nn 7 5 Datenbank komprimieren 22 2 mm nn n nn 8 Arbeiten im Netzwerk 8 1 AIGEMEINES ss e sc sea moi ee A A A 8 2 Datenbanksperren nn 9 Benutzerverwaltung 9 1 SAIGEMEINESS soy dia dd o a A A qe SEINSIELIUNGEN a Vi a E OREA a a E J3 Benu e ia bo bi or ds e a rol dan 9 31 AUIGEMECINOS cara re a 005 2 je AR e a A OB 9 32 Benutzer Eras urn ws Ze a II e la o eA EA A Index 40 40 40 41 43 43 43 44 44
30. beiten Betriebsorganisation Ansicht Hilfe Neu ER Verwaltung ER Gruppe Y Filter E Berichte Dienstplan Abwesenheitsplan Jahr DR_ Dienstreise Y _ Ganzt gig v Do 12 03 2015 Helmholtz Udo Dienstreise R ckkehr gegen 16 Uhr JIF IMAMJ M rz 2015 J A s O N D i i i gt 23 24 26 27 Do Mo Di Mi Do Fr Anders Kerstin Buerger Roland Gemeiner Heiko Helmholtz Udo Holle Martin Holzmann Nora Kaspers Andrea Kim Michael Anwesende Mitarbeiter 26 26 26 26 26 26 26 26 QA AN Unbezahlter U AAA Anders Kerstin 50 50 100 1 00 0 00 00 0 00 0 00 0 00 een Heiko 12 00 18 00 1 00 11 00 v Programmfenster 2 1 Aufteilung Das Programmfenster ist in verschiedene Bereiche unterteilt Von oben nach unten betrachtet Die Titelleiste zeigt den Pfad zur aktuell ge ffneten Datenbank an ber die Men leiste wird eine Reihe von Funktionen aufgerufen Die Symbolleiste bietet Schaltfl chen f r h ufig benutzte Funktionen In der Auswahlleiste befinden sich je nach Ansicht ein oder zwei Listen Der darin gew hlte Eintrag bestimmt die Aktion die stattfindet wenn Sie die linke Maustaste dr cken und dann ein Feld im Dienstplan markieren Die Infoleiste zeigt Informationen ber das Feld an ber dem sich der Mauszeiger in der Pla nungsansicht befindet Ist in einem Dienstplanfeld ein Kommentar eingetragen so zeigt die Kommentarleiste den Text an 2 Programmtenster e Die Planungsansicht stellt
31. das weitere Vorgehen an Neue Eintragungen zus tzlich vornehmen P Vorhandene Eintr ge l schen Umgang mit vorhandenen Eintr gen Wenn Sie an Tagen an denen f r einen Mitarbeiter bereits ein Abwesenheitseintrag vorhanden ist einen weiteren Eintrag vornehmen wollen so erscheint ein Fenster in dem Sie gefragt werden wie mit den vorhandenen Eintr gen umgegangen werden soll Sie haben folgende M glichkeiten zur Auswahl e Neue Eintragungen zus tzlich vornehmen Bel sst die vorhandenen Eintr ge und f gt die neu en Eintr ge hinzu e Vorhandene Eintr ge l schen Die vorhandenen Eintr ge werden gel scht und durch die neuen Eintr ge ersetzt e Abbrechen Bricht die Aktion ab ohne Daten zu ver ndern Hinweis Falls Sie immer die gleiche Auswahl treffen k nnen Sie dies im Fenster zur Anpas sung der Ansicht einstellen siehe Seite 14 In Zukunft m ssen Sie die Eingabe dann nicht mehr best tigen 35 4 Mit dem Programm arbeiten 4 2 Urlaubsverwaltung 4 2 1 Jahresabschluss durchf hren P Jahresabschluss Jahresabschluss Gruppe Alle Mitarbeiter Geben Sie das Jahr an f r das der Jahresabschluss durchgef hrt werden soll Jahr 2015 Optionen Y Urlaubsanspr che bleiben im Folgejahr gleich Abbrechen Jahresabschluss f r Urlaub Wenn Sie normalerweise am Ende eines Jahres den nicht genommenen Urlaub ins Folge jahr bernehmen wollen
32. dem Kontextmen den Men befehl berstunden eingeben aus Es ffnet sich ein Fenster Geben Sie den Zeitraum sowie die Dauer der berstunden an Um einen berstundeneintrag zu bearbeiten oder zu l schen klicken Sie das zugeh rige Tagesfeld mit der rechten Maustaste an und w hlen aus dem Kontextmen den Men befehl berstunden bearbei ten bzw berstunden l schen Alternativ k nnen Sie in der Auswahlleiste den Eintrag berstunden l schen ausw hlen und dann die Felder in denen die berstunden entfernt werden sollen mit der lin ken Maustaste markieren 4 4 Kommentare eintragen r Kommentar erfassen lt Bartel Karsten gt Zeitraum Beginn 14 03 2015 E 14 03 2015 Kommentar Abschlussarbeiten Inventur Abbrechen Kommentareingabe Sie k nnen f r einen Mitarbeiter an jedem Tag einen Kommentar eintragen Ein eingetragener Kommentar wird im Dienstplan durch ein rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke des Tagesfeldes gekennzeichnet Bewegen Sie den Mauszeiger ber das Feld so wird in der Kommen tarleiste der zugeh rige Text angezeigt Wie bei Abwesenheiten und berstunden k nnen Sie die Eintragung auf zwei Arten vornehmen e W hlen Sie aus der ersten Auswahlliste ber dem Plan den Eintrag Kommentar eingeben aus und markieren Sie anschlie end mit der linken Maustaste f r den betroffenen Mitarbeiter diejenigen Tage an denen der Kommentar eingetragen werden soll 3
33. dung auf Seite 61 bedeuten dass der Benutzer die Daten der Mitarbeiter der Gruppe Gruppe Bartel ansehen darf Zus tzlich darf er die Daten des Mitarbeiters Lehmann Rainer auch ndern Die brigen Mitarbeiter bleiben vor dem Benutzer verborgen 62 Index Abteilungen 21 Abwesenheiten Darstellung 13 eintragen 32 l schen 35 Abwesenheitsarten 17 bearbeiten 19 erfassen 18 l schen 20 sortieren 20 Abwesenheitsplan Ansicht 7 Administrator 56 nderungsrechte 55 Aktualisieren 54 Ansicht anpassen 12 Ansichten 6 Anwesenheitszeile 6 Arbeitstag 27 Arbeitszeiten 27 Aufteilung ndern 11 Programmfenster 5 Austrittsdatum 26 Backup 50 Benutzer 57 bearbeiten 57 erfassen 58 l schen 57 Name 58 Benutzerverwaltung einschalten 56 Einstellungen 56 Berechtigungen 58 Berichte 43 Berichtsfenster 43 Berichtsoptionen 47 Besch ftigungszeitraum 26 Breite Tagesspalte 15 63 Datenbank ffnen 49 alte Versionen 52 komprimieren 53 neu erstellen 50 sichern 50 Sperre 54 Datensicherung 50 Berechtigung 57 Datenverzeichnis 5 Datumsformat 11 Deinstallation 3 Dienstplan Ansicht 6 Berichte 46 Druckvorschau 44 Eintrittsdatum 26 Emailversand 45 Export 45 Farben 13 Feiertage 30 erfassen 30 l schen 30 Ferien 23 Filter 10 Freischaltung 4 Fu zeile 48 Funktion 26 Geburtstage 13 Gekennzeichnete Zeitr ume 23 Gruppen 21 Alle Mitarbeiter
34. e S Daten Nord S Daten S d Abbrechen Datenbank ffnen Um eine Datenbank zu ffnen w hlen Sie den Men befehl Datei Datenbank ffnen Tragen Sie den Pfad zur gew nschten Datenbank in das Feld Verzeichnis ein oder dr cken Sie den Schalter um die Datenbank in einem Suchfenster auszuw hlen Zum Einlesen der Datenbank dr cken Sie den ffnen Schalter Die zuletzt gew hlten Verzeichnisse sind in einer Liste zusammengestellt Um eine dieser Datenban ken direkt zu ffnen machen Sie einen Doppelklick auf den zugeh rigen Eintrag Hinweise e Sie k nnen ein Datenbankverzeichnis auch dadurch ausw hlen dass Sie eine darin enthal tene Datei auf das Fenster zum ffnen der Datenbank ziehen und dann loslassen Drag amp Drop e Die Programme Schichtplaner und Win Fehlzeiten nutzen in Version 5 die gleiche Daten bankstruktur Daher k nnen Sie eine im Programm Win Fehlzeiten erstellte Datenbank auch mit dem 49 7 Datenbankverwaltung Schichtplaner ffnen und bearbeiten und umgekehrt Im Programm Win Fehlzeiten werden dabei allerdings keine Dienste sowie Schichtarten Schichtmodelle etc angezeigt und ausgewertet Im Schichtplaner wiederum bleiben die mit dem Programm Win Fehlzeiten erfassten ber stunden verborgen Stammdaten Abwesenheiten und Kommentare werden aber in beiden Programmen ange zeigt 7 2 Neue Datenbank erstellen fr Neue Datenbank
35. e Gruppe gel scht so werden die ihr zugeordneten Mitarbeiter nicht gel scht Gleiches gilt f r die Untergruppen der gel schten Gruppe Diese werden lediglich eine Ebene nach oben verlegt 3 2 1 2 Gruppen erfassen Um eine neue Gruppe einzugeben dr cken Sie in der Mitarbeiterverwaltung den Schalter Neu un terhalb des Gruppenbaums Die Eigenschaften einer Gruppe teilen sich in folgende Kategorien Bezeichnungen Die Eingabe eines Namens ist verpflichtend Ein K rzel kann optional eingetragen werden Farben Die Farben mit denen eine Gruppenzeile im Dienstplan dargestellt wird k nnen Sie ber die Farb schalter w hlen Soll der Namen in fetter Schrift dargestellt werden markieren Sie die entsprechende Option 22 3 Erste Schritte Gruppe erfassen Bezeichnungen Farben Name Gruppe Wolf Textfarbe Name MM Y fette Schrift K rzel GW Hintergrund Name he Hintergrund Dienstplan v Sonstiges Urlaubssperren Gekennzeichnete Zeitr ume Im Jahr iang z Mindestbedarf Besonderer Bedarf Beginn Ende Bemerkung Neu Abbrechen Eigenschaften einer Gruppe Hinweis Damit im Dienstplan eine eigene Zeile f r die Gruppe angezeigt wird m ssen die Mitar beiter in Gruppen unterteilt sein siehe Seite 14 Urlaubssperren Sie k nnen f r die Gruppenmitglieder Zeitr ume festlegen in denen keine Abwesenheit eingetragen werden soll Wird es dennoch versucht
36. e den Schalter Importieren um die Daten aus der Importdatei zu bernehmen Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Datens tze eingelesen Hinweis ber den Schalter Vorlage k nnen Sie eine Textdatei erstellen in der bereits eine Zeile mit den Feldbezeichnungen enthalten ist Diese Datei k nnen Sie anschlie end in einer externen Anwendung z B Excel mit Daten f llen und wenn beim Speichern das Datenformat nicht ver n dert wurde zum Import verwenden 5 3 Hinweise zu den Importdaten F r die zu importierenden Daten ist Folgendes zu beachten e Der Import von Daten die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden z B Urlaubsan spr che ist nur m glich wenn der Mitarbeiter eine eindeutige Personalnummer siehe Seite 26 besitzt e Farben werden als RGB Wert angegeben d h f r jede Farbe wird der Rot Gr n und Blauanteil beschrieben Die jeweiligen Anteile k nnen dabei Werte zwischen 0 und 255 annehmen und werden entweder als durch Leerzeichen getrennte Dezimalzahlen oder durch ein Rautenzeichen gefolgt von drei 41 5 Datenimport jeweils zweistelligen Hexadezimalzahlen HTML Format angegeben Farbe Dezimalformat HTML Format Gr n 02550 00FF00 Schwarz 000 000000 Wei 255 255 255 FFFFFF Silber 192 192 192 FCOCOCO Formatbeispiele f r den Import von Farben 42 6 Berichte 6 1 Allgemeines Das Programm verf gt ber verschiedene M glichkeiten die im Programm erfassten Daten zur
37. e dieser Gruppe direkt zugeordneten Mitarbeiter In den Gruppenfeldern k nnen Sie optional noch weitere Informationen anzeigen lassen die Zahl an wesender Mitarbeiter oder den Mindestbedarf Um gleichzeitig mehrere Gruppen f r die Ansicht siehe Seite 9 oder Berichte ausw hlen zu k nnen markieren Sie die entsprechende Option F r die Anzeige des Gruppenbaums in Auswahlfenstern k nnen Sie w hlen ob darin automatisch alle oder nur die erste Ebene aufgeklappt sein sollen Hinweisfenster Wenn Sie im Dienstplan in bereits belegte Felder neue Eintragungen vornehmen so k nnen Sie an geben wie dann vorgegangen werden soll Es stehen folgende M glichkeiten zur Auswahl e Vorgehen erfragen Es erscheint jedes Mal ein Fenster welches das weitere Vorgehen erfragt siehe Seite 35 e ohne Nachfrage neue Eintr ge zus tzlich erfassen Die vorhandenen Eintr ge bleiben erhal ten und die neuen Eintr ge werden hinzugef gt e ohne Nachfrage vorhandene Eintr ge l schen Die vorhandenen Eintr ge werden gel scht und durch die neuen Eintr ge ersetzt Markieren Sie die Option vor berschreiten des Urlaubsanspruches warnen wenn Sie darauf hin gewiesen werden wollen wenn durch neue Eintr ge der individuelle Anspruch berschritten w rde 14 2 Programmtenster Wird durch neue Abwesenheitseintr ge die Mindestbesetzung in einer Gruppe unterschritten so k nnen Sie vor dieser Unterbesetzung warnen lassen Um das versehentl
38. e in der Liste Kategorie die Art der zu importierenden Information 3 Dr cken Sie den Schalter um die Importdatei auszuw hlen 40 5 Datenimport Hinweis Sie k nnen die Importdatei auch dadurch ausw hlen dass Sie diese auf das Im portfenster ziehen und dann loslassen Drag amp Drop 4 Markieren Sie die Option Erste Zeile enth lt Feldbezeichnungen wenn in der Kopfzeile der Importdatei f r jede Spalte die entsprechende Bezeichnung steht 5 Verbinden Sie in der Zuordnungsliste Verkn pfungen die Spalten aus der Importdatei Quellfeld mit den Feldern in der Datenbank Zielfeld Zielfelder in fetter Schrift sind Pflichtfelder Ihnen muss ein Quellfeld das nicht leer sein darf zugeordnet werden Bei den brigen Feldern ist die Zuordnung optional Um zwei Felder zu verbinden w hlen Sie die entsprechende Zeile aus und klicken auf das Quell feld Dadurch ffnet sich eine Aufklappliste aus der Sie die zugeh rige Spalte ausw hlen Ist die Option mit den Feldbezeichnungen in der ersten Zeile markiert k nnen Sie gleichnami ge Felder automatisch verbinden indem Sie den Schalter Auto Verkn pfung dr cken Bereits vorgenommene Verbindungen werden dabei nicht berschrieben Nachtr gliche manuelle nder ungen sind m glich 6 Optional Dr cken Sie den Schalter Vorschau um einen berblick ber die zu importierenden Daten zu erhalten So k nnen Sie eventuelle Fehler vor dem Import erkennen 7 Dr cken Si
39. ejahren Er wird dann automatisch auch f r die n chsten 9 Jahre erfasst Au erdem m ssen Sie noch die Dauer des Feiertags angeben 31 4 Mit dem Programm arbeiten 4 1 Abwesenheiten eintragen 4 1 1 Eintragung im Dienstplan und der Jahres bersicht DR_ Dienstreise v Ganzt gig v Ausgew hlt Kim Michael Fr 13 03 2015 J IF M AM J jalsjolnlel2 12 5 275 Kaspers Andrea DR DR DR DR gt BES Kim Michael Eintragung im Dienstplan mit der linken Maustaste M rz 2015 16 17 18 19 20 Mo Di Mi Do Fr JIF MAMOJ JIASSIONOD 13 Fr 12 Do 10 Di 11 Mi Kim Michael Klausen Ue Abbrechen Lehmann Rainer Abwesenheit eintragen gt Nicht ganzt gig Lorentzen Theo Urlaub Ur Ur Ur L berstunden eingeben Terme n Sonderurlaub esse Kommentar eingeben nbesahlkerthlann Meister Tomislav TA M ller Markus Arztbesuch Ohlendorff Sophie RE Fortbildung Hochzeit 44 Krankheit Anwesende Mitarbeiter 25 25 25 26 26 26 26 Dienstreise N Eintragung im Dienstplan mit der rechten Maustaste ber das Kontextmen Um einen neue Abwesenheit einzutragen haben Sie im Dienstplan und in der Jahres bersicht die folgenden M glichkeiten e mit der linken Maustaste W hlen Sie zun chst aus der ersten Aufklappliste ber dem Plan die gew nschte Abwesenheitsart aus Stellen Sie anschlie end in der Liste rechts davon ein
40. en Abwesenheiten Bezeichnung Abwesend Kurzbezeichnung X Textfarbe MM fette Schrift Balkenfarbe Bi Hintergrundfarbe v Datensicherung Benutzer mit vollen Schreibrechten d rfen Daten sichern Abbrechen Benutzereinstellungen Um f r die aktuell ge ffnete Datenbank die Benutzerverwaltung einzuschalten w hlen Sie den Men befehl Datei Benutzerverwaltung Einstellungen Wie die Eintragung bestimmter Abwesenheitsarten k nnen Sie auch das Eintragen von berstunden Benutzern vorbehalten f r die die entsprechende Kategorie freigegeben ist siehe Seite 61 Die Anzeige anonymisierter Abwesenheiten legen Sie ber die Eingabefelder und Farbschalter fest Standardm ig darf nur der Administrator eine Datensicherung durchf hren Um dies auch normalen Benutzern mit vollen Schreibrechten zu erlauben markieren Sie die entsprechende Option 9 3 Benutzer 9 3 1 Allgemeines Rufen Sie ber den Men befehl Datei Benutzerverwaltung Benutzer das Verwaltungsfenster f r Benutzer auf Es wird eine Liste mit allen vorhandenen Benutzern angezeigt ber die Schalter Bearbeiten und L schen k nnen Sie die Daten eines Benutzers ndern bzw das Benutzerkonto l schen 57 r 9 Benutzerverwaltung Zenker Nur Leserechte Personalabteilung Benutzer Benutzer Name Rechte Beschreibung Admin Administratorrechte Datenbankverwalter Bartel Differenzierte Rechte G
41. en Men befehl Betriebsorganisation Abwesenheitsarten das Verwaltungsfens ter f r Abwesenheitsarten auf Es wird eine Liste mit den Bezeichnungen aller vorhandenen Abwesen heitsarten angezeigt Die Aktionen die Sie in diesem Fenster ausf hren k nnen werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben Um das Fenster wieder zu schlie en dr cken Sie den Schalter Fertig Hinweis Um auch auf die ausgeblendeten siehe Seite 19 Abwesenheitsarten zugreifen zu k n nen dr cken Sie den Pfeilschalter neben der Liste und w hlen den Men befehl zur Anzeige dieser Abwesenheitsarten Die Ausnahme gilt nur f r die Liste in diesem Fenster 17 3 Erste Schritte Abwesenheitsart erfassen Bezeichnungen Farben Name Urlaub Textfarbe O IF fette Schrift K rzel Ur Balkenfarbe Hintergrundfarbe Anspr che 4 mit Anspruch verbunden Standardanspruch in Tagen 30 T Sonstiges Cl alle Abwesenheitstage z hlen auch an Nichtarbeitstagen E Eintr ge nicht als Abwesenheit werten Abwesenheitszeit vom berstundenkonto abziehen Eintragung erfordert besondere Rechte der Kategorie Abwesenheitsart in Auflistungen ausblenden Eigenschaften einer Abwesenheitsart 3 1 1 Abwesenheitsarten erfassen Um eine neue Abwesenheitsart einzugeben dr cken Sie im Verwaltungsfenster f r Abwesenheitsarten den Schalter Neu Die Eigenschaften einer Abwesenheitsart gliedern sich in folgende Kategorien Bezeichnungen F r
42. en Sie auch Mitarbeiter mit berstunden sowie die arbeitsfreien Mitarbeiter anzeigen las sen siehe Seite 15 2 Programmtenster Hinweise e Die Navigation im Abwesenheitsplan erfolgt wie im Dienstplan e Sie k nnen Abwesenheitsarten die im aktuell sichtbaren Zeitraum keine Mitarbeiter zuge ordnet haben ausblenden siehe Seite 15 2 2 3 Jahres bersicht Anders Kerstin 4 2015 P gt 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Jul Aug E Sep ME Okt _ zum a w ro ro ro gt ro AS un 5 Dez acA MO CAFAKAKarE Jahres bersicht Die Jahres bersicht zeigt f r den in der Personaltabelle markierten Mitarbeiter die Eintr ge eines gan zen Jahres an ber die Pfeilschalter neben der Jahreszahl k nnen Sie in das vorherige bzw folgende Jahr wechseln 2 2 4 Personaltabelle lan Tees A A A A A _ Anders Kerstin 23323 1 00 0 00 0 50 5 00 0 00 0 00 0 00 Bartel Karsten 345 2100 900 150 080 ooo om soo om 7 0 Buerger Roland 2 i600 1a 0 0007200 ooo oo oo oo om Gemener nero fas f oreo non oo ee ef oo om emozio Tess morso owo ooo ee oof oo so 19 00711 00 0 00 Personaltabelle Im unteren Teil des Programmfensters werden alle Mitarbeiter der ausgew hlten Gruppe mit statisti schen Informationen aufgelistet Alle berechneten Werte beziehen sich dabei das Jahr das ber der Tabelle neben dem Namen der ausge
43. erh ltnis W Vollzeit Teilzeit Auszubildende _ Erstes Lehrjahr Zweites Lehrjahr _ Aushilfen Abbrechen Gruppenzuordnungen In der Baumansicht sind alle Gruppen aufgelistet denen der Mitarbeiter angeh rt Eine direkte Zuord nung wird in der Baumansicht durch ein kleines Gruppensymbol vor dem Gruppennamen gekennzeich net Die zugeordneten Gruppen geben Sie ber den Schalter Bearbeiten an W hlen Sie alle Gruppen aus denen der Mitarbeiter direkt angeh rt Ist eine Gruppe markiert so geh rt der Mitarbeiter automa tisch auch allen bergeordneten Gruppen an Urlaubsanspr che Urlaubsanspruch bearbeiten Urlaubsanspruch Abwesenheitsart Urlaub Jahr 2015 Anspruch Ifd Jahr 28 5 S 5 Rest vom Vorjahr Abbrechen Urlaubsanspr che 28 3 Erste Schritte In der Liste stehen alle Abwesenheitsarten die mit einem Urlaubsanspruch verbunden sind F r das ber der Liste stehende Jahr ist der Gesamtanspruch Gesamt angegeben der sich aus dem Anspruch im laufenden Jahr Normal und dem Resturlaub aus dem Vorjahr Rest zusammensetzt Einem neu eingegebenen Mitarbeiter ist als Anspruch immer der f r die Abwesenheitsart festgelegte Standardanspruch zugeordnet Um die Werte zu ndern markieren Sie die entsprechende Abwesen heitsart dr cken den Schalter Bearbeiten und geben die gew nschten Werte ein Hinweise e
44. erliste k nnen Sie die gew nschte Sortierung einstellen Der Eintrag Vorgabe entspricht dabei der selbst gew hlten Mitarbeitersortierung Um die Vorgabereihenfolge zu ndern dr cken Sie den Schalter Sortieren unterhalb der Mitarbeiter liste und positionieren Sie die Mitarbeiter nach Ihren W nschen Um die Eigenschaften eines Mitarbeiters zu bearbeiten markieren Sie diesen in der Mitarbeiterverwal tung und dr cken dann den Schalter Bearbeiten unterhalb der Mitarbeiterliste Hinweis Sie k nnen alle Daten des Mitarbeiters nachtr glich ndern auch Name und Personal nummer Beachten Sie aber dass sich nderungen z B bei der Gruppenzugeh rigkeit oder den Angaben zur Sollstundenberechnung auch r ckwirkend auswirken Um in der Mitarbeiterverwaltung einen Mitarbeiter zu l schen markieren Sie diesen und dr cken dann den Schalter L schen unterhalb der Mitarbeiterliste Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Mitarbeiter mit allen zugeh rigen Eintr gen gel scht 25 3 Erste Schritte Besonderen Bedarf erfassen Zeitraum Beginn 28 12 2015 Fo 30 12 2015 Bedarf Bedarf 1 Mo Di Mi Do Fr Sa So Ft Bemerkung Inventur Abbrechen Besonderer Mitarbeiterbedarf 3 2 2 2 Mitarbeiter erfassen Um einen neuen Mitarbeiter einzugeben dr cken Sie in der Mitarbeiterverwaltung den Schalter Neu unterhalb der Mitarbeiterliste oder klicken auf den entsprechenden Schalter in der S
45. es Lehrjahr I Zweites Lehrjahr G Aushilfen Mitarbeiter Name Bartel Karsten Buerger Roland Gemeiner Heiko Helmholtz Udo Herzog Jens Holle Martin Holzmann Nora Kaspers Andrea Kim Michael Klausen Uwe Lehmann Rainer Lorentzen Theo Luft Walter Maier Joseph Meister Tomislav M ller Markus Pers Nr de Anders Kerstin 23323 345 12 45 76 888 29 21 54 234 376 235 344 Ohlendorff Sophie 3456 v Bearbeiten schen Neu Bearbeiten L schen Sortieren rerh af gt N erscniepen Mitarbeiterverwaltung Rufen Sie die Mitarbeiterverwaltung ber den Men befehl Betriebsorganisation Mitarbeiterverwaltung bzw den entsprechenden Schalter in der Symbolleiste auf Das Fenster gliedert sich in zwei Bereiche In der linken H lfte werden in einer Baumstruktur alle vor handenen Gruppen aufgef hrt Die der markierten Gruppe zugeordneten Mitarbeiter werden in der rechten Fensterh lfte angezeigt 3 2 1 Gruppen 3 2 1 1 Allgemeines Zur bersichtlichen Strukturierung Ihrer Belegschaft k nnen Sie die Mitarbeiter in unterschiedliche Gruppen einteilen Dabei ist die Zuordnung zu beliebig vielen Gruppen m glich Das bietet Ihnen neben der offensichtlichen Klassifizierung der Mitarbeiter unterschiedliche Abteilun gen Anstellungsarten Teilzeit Vollzeit Qualifikationen etc weitere Vorteile Zum Beisp
46. ge Abwesenheiten F r stundenweise Abwesenheiten ffnet sich nach der Markierung noch ein Fenster f r weitere An gaben W hlen Sie aus der Aufklappliste die Abwesenheitsart aus die Sie im angegebenen Zeitraum eintra gen wollen Sollen vorhandene Eintr ge gel scht werden w hlen Sie den ersten Eintrag aus Markieren Sie die Tageszeit die der Mitarbeiter abwesend ist Beginn und Ende k nnen minutengenau 33 bestimmt werden Hinweise 4 Mit dem Programm arbeiten e Der Abwesenheitseintrag darf keinen Tageswechsel enthalten Tragen Sie gegebenenfalls zwei Abwesenheiten an aufeinander folgenden Tagen ein e Das Fenster zur Abwesenheitseingabe k nnen Sie auch ffnen indem Sie einen Mitarbeiter in der Personaltabelle ausw hlen und anschlie end die Tastenkombination Strg Eingabe Return dr cken 4 1 2 Eintragung im Abwesenheitsplan 5 Mitarbeiter eintragen Eintragung Datum Fr 13 03 2015 Eintrag Dienstreise Mitarbeiterauswahl 3 Alle Mitarbeiter Gruppe Bartel 3 Gruppe Herzog 3 Gruppe Wolf 3 Schichtleitung 3 Verwaltung Besch ftigungsverh ltnis 3 Vollzeit 3 Teilzeit gt 3 Auszubildende Erstes Lehrjahr I Zweites Lehrjahr 3 Aushilfen Y ganzt gig Anders Kerstin Bartel Karsten Buerger Roland Gemeiner Heiko Helmholtz Udo Herzog Jens Holle Martin Holzmann Nora Kaspers Andrea 7 Klausen Uwe Lehmann Rainer Alle Abbrechen Ein
47. haften eines Benutzers Lese und Schreibrechte f r alle Daten Der Benutzer darf alle Daten ansehen und ndern Grunds tzlich ist nur mit diesen Rechten das Erfas sen und L schen von Gruppen und Mitarbeitern sowie nderungen an den Grunddaten Abwesenheits arten und Feiertage m glich Das ffnen der Benutzerverwaltung ist allerdings nur m glich wenn der Benutzer gleichzeitig Adminis trator ist Nur Leserechte f r alle Daten Der Benutzer hat Lesezugriff auf alle Daten darf diese aber nicht ndern ber den Schalter Details k nnen Sie die angezeigten Daten einschr nken Sie haben die Wahl Abwesenheiten vollst ndig in anonymisierter Form siehe Seite 57 oder gar nicht anzuzeigen Weiterhin k nnen Sie angeben ob Kommentare und statistische Berechnungen in der Personal tabelle und Berichten angezeigt und der Zugriff auf die Stammdaten etwa Urlaubsanspr che der Mitarbeiter erlaubt ist Differenzierte Rechte Der Zugriff des Benutzers ist auf bestimmte Gruppen bzw einzelne Mitarbeiter eingeschr nkt 99 9 Benutzerverwaltung P Nur Leserechte festlegen Berechtigungen Abwesenheiten vollst ndig anzeigen _ anonymisieren _ nicht anzeigen Y Kommentare anzeigen y statistische Daten anzeigen V Zugriff auf Stammdaten RT Abbrechen Berechtigungen bei Nur Leserechten Um die differenzierten Zugriffsrechte festzulegen dr cken Sie den Schalter Festlegen
48. hlen Sie dazu im Berichtsfenster als Ausgabemedium die Option HTML Dokument Nach Dr cken des Schalters Speichern geben Sie die Hauptdatei an in die der Bericht geschrieben wird Hinweis Einige Berichte erzeugen neben der Hauptdatei weitere abh ngige Dateien Wenn Sie den Bericht weitergeben m ssen Sie auch diese Dateien mitliefern 6 4 Hinweise zu den Berichten 6 4 1 Allgemeines Grunds tzlich gilt f r die Berichte e Soweit man im Berichtsfenster keine anderen Angaben machen kann gelten die aktuellen Ein stellungen f r die Bildschirmansicht z B die Mitarbeitersortierung auch f r den Bericht e Zu allen Berichten geh rt ein Titel der bei Druck und HTML Ausgabe in der Kopfzeile des Do kuments ausgegeben wird Ebenso k nnen Sie jeweils einen Zusatztext angeben d h einen mehrzeiligen Text der am Be richtsende oder optional bei Ausdrucken am unteren Rand jeder Seite ausgegeben wird e Bei Berichten bei denen sich die Daten durch einen Filter siehe Seite 10 einschr nken lassen kann man den gleichen Filter verwenden der auch f r die Ansicht g ltig ist oder einen eigenen Berichtsfilter definieren 45 6 Berichte 6 4 2 Spezielle Berichte Fur einige Berichte sind besondere Punkte zu beachten Dienstplan Um Mitarbeiter die im angegebenen Zeitraum keine Eintr ge vorzuweisen haben auszublenden w h len Sie die Option ohne Eintr ge ausblenden Markieren Sie die Option Legende wenn unterhalb de
49. iche L schen von Eintr gen zu verhindern k nnen Sie zuvor ein Best tigungsfens ter einblenden lassen Markieren Sie dazu die entsprechende Option Sonstiges Sie k nnen angeben ob die Kommentarleiste sowie im Dienst und Abwesenheitsplan die Kalender woche angezeigt werden sollen Wenn Sie beim Markieren im Dienstplan immer ein Kontextmen aufrufen wollen nicht nur bei Mar kierung mit der rechten Maustaste so w hlen Sie die entsprechende Option Dienstplan Falls an einem Tag f r einen Mitarbeiter mehrere Abwesenheitseintr ge vorhanden sind k nnen Sie angeben wie viele davon tats chlich sichtbar sind Hinweis Zeigt ein Dienstplanfeld nicht alle Eintr ge an so wird das durch ein nach unten gerich tetes Dreieck signalisiert Wenn Sie mit der Maus ber das Feld zeigen werden in der Infozeile alle Eintr ge aufgelistet Die Breite einer Tagesspalte k nnen Sie selbst festlegen Neben den drei Grundgr en Schmal Nor mal Standardeinstellung und Weit k nnen Sie auch einen anderen Wert vorgeben indem Sie die Option Sonst markieren und in das nebenstehende Eingabefeld die Breite in Pixel eingeben Abwesenheitsplan Neben den Mitarbeitern f r die eine Abwesenheit eingetragen ist k nnen Sie auch Mitarbeiter mit berstundeneintr gen sowie die arbeitsfreien Mitarbeiter an bestimmten Wochentagen auflisten Um Abwesenheitsarten die im aktuell angezeigten Zeitraum ohne Eintrag sind auszublenden mar kieren Sie die e
50. iel k nnen Sie die Mitarbeiterauswahl auf dem Bildschirm und in Berichten auf eine spezielle Gruppe beschr nken wodurch Sie einen besseren berblick erhalten Ein anderer Vorteil ist dass Sie f r jede Gruppe einen bestimmten Mitarbeiterbedarf vorgeben k nnen der auf dem Bildschirm 21 3 Erste Schritte berwacht werden kann In der Mitarbeiterverwaltung ist in einer Baumansicht die Struktur der vorhandenen Gruppen dargestellt An der Spitze steht die Gruppe Alle Mitarbeiter Dieser Gruppe geh ren alle Mitarbeiter an und ihr sind alle anderen Gruppen untergeordnet Sie kann nicht gel scht oder verschoben werden verh lt sich aber ansonsten nicht anders als die brigen Gruppen Auch den Namen der Gruppe k nnen Sie ndern Um die Eigenschaften einer Gruppe zu bearbeiten markieren Sie diese und dr cken dann den Schalter Bearbeiten unterhalb des Gruppenbaums Um der markierten Gruppe eine neue Obergruppe zuzuordnen dr cken Sie den Schalter Verschie ben und geben im nachfolgenden Fenster die gew nschte Obergruppe an Gleichzeitig mit der mar kierten Gruppe werden auch alle ihre Untergruppen verschoben Durch Dr cken des Schalters Sortieren ffnet sich ein Fenster in dem Sie die Anzeigereihenfolge der Gruppen die die gleiche Obergruppe wie die markierte Gruppe haben frei festlegen k nnen Die Bet tigung des Schalters L schen entfernt nach einer Sicherheitsabfrage die markierte Gruppe Hinweis Wird ein
51. interne Sicherungsfunktion Diese schreibt alle Daten in eine einzige Datei Die Funktion wird im Folgenden n her beschrieben 7 3 1 Daten sichern r Datensicherung Optionen Kommentar Datenbank vor Jahresabschluss Daten komprimiert speichern Datensicherung Um die Daten der aktuell ge ffneten Datenbank in eine Datei zu speichern w hlen Sie den Men befehl Datei Datenbank Datensicherung Sichern In das Feld Kommentar k nnen Sie einen kurzen Text eintragen der vor der Wiederherstellung ange zeigt wird Um die Gr e der Sicherung zu reduzieren k nnen Sie diese komprimieren Dr cken Sie den Schalter Speichern um die Datei anzugeben in welche die Daten gesichert werden sollen Standardm ig hat diese Datei die Endung bak Hinweise e Es ist empfehlenswert die Daten auf ein externes Medium zu speichern damit bei einem Festplattenschaden nicht sowohl die normalen Daten als auch die Sicherungsdatei verloren sind e Es werden alle betrieblichen Daten gesichert Nicht gesichert werden dagegen die lokalen Einstellungen f r die Bildschirmansicht siehe Kapitel 2 5 7 3 2 Gesicherte Daten zur ckschreiben Um eine Datenbank die wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben gesichert wurde wiederherzu stellen w hlen Sie den Men befehl Datei Datenbank Datensicherung gt Zur ckschreiben 51 7 Datenbankverwaltung Fa Sicherung
52. itarbeiter aus dem Vorjahr noch zustehen w rden so wird der Resturlaub auf die Zahl der eingetragenen Urlaubstage gek rzt Um den Vorgang durchzuf hren w hlen Sie den Men befehl Betriebsorganisation Urlaubsverwaltung Resturlaub verfallen lassen Geben Sie ber den Schalter die Gruppe an deren Mitglieder Sie in die Auswertung aufnehmen wollen Geben Sie den Stichtag an an dem der nicht genommene Resturlaub aus dem Vorjahr verfallen soll Achtung Der Resturlaub wird sofort nach Durchf hrung dieser Aktion angepasst Daher sollten Sie diese Funktion erst aufrufen nachdem der Stichtag vorbei ist 4 3 berstunden eintragen berstunden erfassen lt Bartel Karsten gt Zeitraum 12 03 2015 berstunden Abbrechen Uberstundeneingabe 37 4 Mit dem Programm arbeiten Sie k nnen f r einen Mitarbeiter an jedem Tag einen berstundeneintrag erfassen Der berstunden wert wird im Dienstplan direkt im zugeh rigen Tagesfeld angezeigt Wie bei Abwesenheiten k nnen Sie die Eintragung auf zwei Arten vornehmen e W hlen Sie aus der linken Auswahlliste am oberen Fensterrand den Eintrag berstunden ein geben aus und markieren Sie anschlie end mit der linken Maustaste f r den betroffenen Mitar beiter diejenigen Tage an denen die berstunden eingetragen werden sollen e Klicken Sie den Tag an dem die Eintragung erfolgen soll mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie aus
53. n begrenzt 3 3 Feiertage F Feiertage Feiertage Im Jahr 2015 a Datum Name Dauer Do 01 01 2015 Neujahr Ganzt gig Fr 03 04 2015 Karfreitag Ganzt gig 06 04 2015 Ostermontag Ganzt gig 14 05 2015 Christi Himmelfahrt Ganzt gig 25 05 2015 Pfingstmontag Ganzt gig 03 10 2015 Tag der dt Einheit Ganzt gig 25 12 2015 1 Weihnachtsfeiertag Ganzt gig 26 12 2015 2 Weihnachtsfeiertag Ganzt gig Neu L schen Verwaltungsfenster f r Feiertage Um Feiertage neu zu erfassen oder bestehende zu l schen ffnen Sie ber den Men befehl Betriebs organisation Feiertage das Verwaltungsfenster f r Feiertage Es werden dort alle eingetragenen Feiertage f r das angegebene Jahr aufgef hrt Um einen Eintrag zu l schen markieren Sie diesen und dr cken dann den Schalter L schen Neue Feiertage erfassen Sie ber den Schalter Neu 30 3 Erste Schritte Neuer Feiertag Bezeichnung Fronleichnam Datum E 04 06 2015 auch in den Folgejahren Dauer 9 ganzt gig vormittags nachmittags eu Abbrechen Neuer Feiertag In das Feld Bezeichnung tragen Sie den Namen des Feiertags ein Klicken Sie mit der Maus auf den Abw rtspfeil um alle bereits bekannten Namen anzuzeigen Im Feld Datum tragen Sie den Tag ein auf den der Feiertag f llt F llt er auch in den nachfolgenden Jahren auf diesen Termin markieren Sie das Feld auch in den Folg
54. n in den verschiedenen Ansichten und in Berichten die Mitarbeiter die zum aktuellen Tag den Betrieb bereits verlassen haben nicht mehr angezeigt Wenn Sie Urlaubsanspruch nicht nur in Tagen sondern auch in Stunden angeben wollen markieren Sie die entsprechende Option 2 Programmtenster Sie k nnen im Mitarbeiterfenster siehe Seite 26 zwei Textfelder mit selbstdefinierten Informationen verwalten Die Bezeichnungen dieser Stammdatenfelder sind frei w hlbar Standardm ig werden die Abwesenheitswerte in Tagen angezeigt Sie k nnen diese Werte aber auch in Stunden anzeigen lassen Zur besseren Unterscheidung k nnen Sie an den Stundenwert noch ein h anh ngen Wenn Sie sowohl mit dem Programm Win Fehlzeiten 5 als auch dem Programm Schichtplaner 5 eine gemeinsame Datenbank bearbeiten k nnen Sie im Mitarbeiterfenster ein Eingabefeld f r die Tages arbeitszeit anzeigen lassen Wenn die Tagesarbeitszeit nicht von den Wochenstunden abh ngen soll was im Schichtplaner eventuell von Bedeutung ist kann daf r ein eigener Wert eingetragen werden Ist das Feld nicht markiert so wird die Tagesarbeitszeit aus der Wochenarbeitszeit und der Zahl der Arbeitstage berechnet Gruppen Ist die Option Mitarbeiter in Gruppen unterteilt anzeigen markiert so wird f r die aktuell ausge w hlte Gruppe sowie ihre Untergruppen jeweils eine eigene Zeile in der Personaltabelle sowie in der Dienstplanansicht gef hrt Unter der Gruppenzeile folgen dann all
55. n und ihre Mitglieder gelten Die Baumstruktur listet alle Gruppen auf f r die Zugriffsrechte festgelegt sind Die Rechte werden durch Symbole vor dem Gruppennamen gekennzeichnet ein Stift bedeutet Lese und Schreibzugriff und eine Brille Nur Lesezugriff Dr cken Sie den Schalter Neu um eine neue Gruppe auszuw hlen F r die Gruppe und ihre Mitglieder m ssen Sie dabei festlegen ob der Benutzer deren Daten ndern Option Lese und Schreibzugriff oder nur lesen Option Nur Lesezugriff darf 61 9 Benutzerverwaltung Hinweis Schreibrechte f r Gruppen vererben sich auf deren Untergruppen Uber die Schalter Bearbeiten und L schen k nnen Sie eine Einstellung nachtr glich ndern bzw entfernen Mitarbeiter Hier k nnen Sie die Angaben die Sie im Unterfenster Gruppen gemacht haben erweitern oder ein schr nken Dr cken Sie den Schalter Neu um f r einen oder mehrere Mitarbeiter die Zugriffsrechte explizit festzu legen Sie haben dabei die Auswahl zwischen Lese und Schreibzugriff Nur Lesezugriff und keinem Zugriff Die gew hlten Zugriffsrechte werden durch Symbole vor dem Mitarbeiternamen gekennzeichnet ein Stift bedeutet Lese und Schreibzugriff eine Brille Nur Lesezugriff und ein Verbotsschild dass ber haupt kein Zugriff auf den Mitarbeiter erlaubt ist ber die Schalter Bearbeiten und L schen k nnen Sie eine Einstellung nachtr glich ndern bzw entfernen Beispiel Die Angaben in der Abbil
56. nach dem Komprimieren automatisch neu eingelesen 53 8 Arbeiten im Netzwerk 8 1 Allgemeines Es k nnen beliebige viele Benutzer gleichzeitig dieselbe Datenbank ffnen Konkurrierende Schreibzu griffe werden erkannt und das Programm reagiert darauf entsprechend siehe n chstes Kapitel nderungen an den betrieblichen Daten werden sofort in die Datenbank geschrieben und stehen damit auch anderen Anwendern zur Verf gung Werden von anderen Anwendern die gleichzeitig mit der Datenbank arbeiten nderungen vorgenom men so werden diese nderungen standardm ig erst dann angezeigt wenn der Benutzer selbst Daten ndern will oder besondere Aktionen wie Ausdrucke oder Datenimport vornimmt Ansonsten kann die Aktualisierung jederzeit ber den Men befehl Ansicht Aktualisieren durchge f hrt werden Hinweis Werden nderungen die ein Anwender durchgef hrt hat auch nach einer Aktualisie rung bei anderen Benutzern nicht angezeigt ist es m glich dass die Benutzer unterschiedliche Datenbanken ge ffnet haben Der Pfad zur ge ffneten Datenbank wird in der Titelleiste des Programmfensters angezeigt ber den Men befehl Datei Datenbank ffnen k nnen Sie das Verzeichnis wechseln siehe Seite 49 8 2 Datenbanksperren P Datenbankkonflikt amp Es ist momentan nicht m glich Daten zu ndern da die Datenbank von einem anderen Benutzer gesperrt ist Entscheiden Sie Versuch wiederholen
57. nen Monat verstellen Klicken Sie auf den H Schalter so wird der erste angezeigte Tag auf das aktuelle Datum gesetzt Eine weitere M glichkeit der Navigation ist das Anklicken eines Schalters im Monatsfeld in der linken oberen H lfte der Ansicht 2 Programmtenster 4 2015 Jan Feb Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Mo Di Mi Do Fr Sa 6 7 13 14 20 21 27 28 Datum 09 03 2015 t Fenster zur Datumsauswahl Um direkt zu einem bestimmten Datum zu springen rufen Sie das Fenster zur Datumsauswahl auf Dr cken Sie dazu die Tastenkombination Strg G oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Zeitleistenbereich am oberen Rand des Plans und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Datumsbefehl aus Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie das gew nschte Datum aus einem Kalender ausw hlen oder in ein Eingabefeld eintragen k nnen 2 2 2 Abwesenheitsplan IN SON D 9 10 11 12 13 16 Abwesenheitsplan Mo Di Mi Do Fr Mo Urlaub Lorentzen Th Luft Walter Luft Walter Luft Walter Anders Kers Anders Kerst An Luft Walter Luft Walter Lu Sonderurlaub PO O E O 3 Unbezahlter Urlaub PO O O E d Holzmann No Ho Arztbesuch Fortbildung Hochzeit Krankheit EHEN IESO ISP EPS ES y Dienstreise 444 e 4 H pp Jo gt Der Abwesenheitsplan listet nach Abwesenheitsarten untergliedert die abwesenden Mitarbeiter f r mehrere Tage auf Optional k nn
58. ng Mo Di Mi Do Fr Sa So berstundenkonto amp Besch ftigungsverh ltnis Farben Vollzeit o O Notizen 4 Wochenarbeitszeit 38 5 Y Bearbeiten Abbrechen Eigenschaften eines Mitarbeiters Achtung Wenn Sie den Besch ftigungszeitraum verk rzen werden alle Dienstplaneintr ge Ab wesenheiten berstunden Kommentare die au erhalb des Zeitraums liegen gel scht Arbeitszeiten Geben Sie f r jeden Wochentag an ob dieser f r den Mitarbeiter ein Arbeitstag ist Ist dem Mitarbeiter an einem Nichtarbeitstag eine Abwesenheit zugeordnet so wird auch kein Abwesenheitstag angerech net Ausnahme F r die zugeh rige Abwesenheitsart ist explizit angegeben dass alle Abwesenheitstage gez hlt werden sollen siehe Seite 19 Hinweis Ein Feiertag Ft ist nur dann ein Arbeitstag wenn sowohl er als auch der zugeh rige Wochentag als Arbeitstag markiert ist In das Feld Wochenarbeitszeit geben Sie die w chentlichen Sollstunden des Mitarbeiters ein Dieser Wert ist dann von Belang wenn dem Mitarbeiter stundenbezogene Abwesenheiten zugeordnet werden Diese Zeiten werden dann ber die Wochenstunden in Abwesenheitstage umgerechnet 27 3 Erste Schritte Gruppen Gruppenauswahl Markieren Sie die Gruppen in die Sie den Mitarbeiter einteilen wollen Alle Mitarbeiter Y Gruppe Bartel Gruppe Herzog Gruppe Wolf Schichtleitung Verwaltung Mi Besch ftigungsv
59. ng von 1024 x 768 Punkten oder h her 1 4 Installation Liegt das Programm als ausf hrbares Installationsprogramm Endung exe vor so starten Sie es und folgen dann den Anweisungen auf dem Bildschirm Haben Sie das Programm als Ziparchiv Endung zip erhalten so ist keine Installation erforderlich Entpacken Sie das Archiv einfach in ein Verzeichnis Ihrer Wahl Hinweise e Die Installation bietet die M glichkeit eine Beispieldatenbank auf den Rechner zu kopie ren Diese enth lt bereits einige Mitarbeiter sowie vordefinierte Abwesenheitsarten und bietet dadurch die M glichkeit ohne Vorarbeiten die Funktionen des Programms auszuprobieren Falls Sie dies nicht ben tigen w hlen Sie die entsprechende Option w hrend des Installati onsvorgangs ab e Wenn Sie das Programm auf verschiedenen Rechnern in einem gemeinsamen Netzwerk nutzen wollen gen gt es die Anwendung einmal auf einem Netzwerklaufwerk zu installie 1 Einleitung ren Auf den Arbeitsplatzrechnern k nnen Sie anschlie end eine Verkn pfung zur Datei Win Fehlzeiten5 exe im Programmverzeichnis einrichten Eine zus tzliche Installation auf den Ar beitsplatzrechnern ist nicht notwendig 1 5 Programmstart Nach erfolgreicher Installation k nnen Sie das Programm starten Falls Sie auf dem Desktop eine Verkn pfung eingerichtet haben starten Sie das Programm durch einen Doppelklick auf das Desktopsymbol Ansonsten w hlen Sie unter Windows XP Vista oder 7 den P
60. ntsprechende Option Den Mitarbeiternamen k nnen Sie in den individuellen Farben siehe Seite 30 anzeigen lassen Wie f r den Dienstplan k nnen Sie die Breite einer Tagesspalte auch f r den Abwesenheitsplan fest legen 15 2 Programmtenster Jahres bersicht Markieren Sie die Option Kalendertage 1 31 wenn die Tage mit der gleichen Nummer im Monat untereinander stehen sollen Sollen jeweils die gleichen Wochentage untereinander stehen markieren Sie die Option Wochentage Mo So Die Zahl der sichtbaren Eintr ge je Feld k nnen Sie frei bestimmen berz hlige Eintr ge werden wie im Dienstplan durch ein nach unten gerichtetes Dreieck signalisiert Personaltabelle Markieren Sie alle Spalten die zus tzlich zur Namensspalte angezeigt werden sollen Wie im Dienstplan k nnen Sie auch in der Personaltabelle f r Text und Hintergrund die individuellen Farben verwenden 16 3 Erste Schritte Bevor Sie mit dem Programm produktiv arbeiten k nnen sind einige grundlegende Arbeitsschritte zu verrichten Es ist empfehlenswert diese in der Reihenfolge vorzunehmen wie sie nachfolgend beschrie ben werden 3 1 Abwesenheitsarten P Abwesenheitsarten Abwesenheitsarten Sonderurlaub Unbezahlter Urlaub Arztbesuch Fortbildung Hochzeit Krankheit Dienstreise Neu Bearbeiten L schen Sortieren Verwaltungsfenster f r Abwesenheitsarten Rufen Sie ber d
61. ob die Abwesenheit f r ganzt gig oder nur f r den Vor bzw Nachmittag gelten soll Soll die Abwesenheit f r eine andere Tageszeit erfolgen markieren Sie den Eintrag Stundenweise Markieren Sie dann f r den betroffenen Mitarbeiter in der Ansicht diejenigen Tage an denen die 32 4 Mit dem Programm arbeiten zugeh rige Abwesenheit eingetragen werden soll Solange Sie die Maustaste gedr ckt halten werden die markierten Tage schwarz hinterlegt In der Infoleiste wird der Markierungszeitraum dargestellt Lassen Sie die linke Maustaste los so wird in die markierten Felder die ausgew hlte Abwesenheitsart eingetragen Hinweis Stellen Sie w hrend des Markierens fest dass Sie doch keine neuen Eintr ge vornehmen wollen so dr cken Sie bei gedr ckter linker Maustaste zus tzlich die rechte Maustaste Die Markierung k nnen Sie dann abbrechen e ber das Kontextmen Klicken Sie den Tag an dem die Eintragung erfolgen soll mit der rech ten Maustaste an und w hlen Sie aus dem Kontextmen ber den Men befehl Abwesenheit eintragen die gew nschte Abwesenheitsart bzw den Eintrag Nicht ganzt gig aus r Abwesenheit erfassen lt Helmholtz Udo gt Zeitraum 13 03 2015 mi 13 03 2015 gt Abwesenheitsart Su Sonderurlaub v Tageszeit Ganzt gig Vormittags Nachmittags 9 Stunden Beginn Ende 13 00 16 30 Kommentar Abbrechen Eingabefenster f r nicht ganzt gi
62. rden auch alle individuellen Urlaubsanspr che gel scht 3 1 4 Abwesenheitsarten sortieren Sie k nnen f r die Abwesenheitsarten eine eigene Sortierung vorgeben In dieser Reihenfolge werden die Abwesenheitsarten bei allen Auflistungen dargestellt Sie k nnen beispielsweise h ufig benutzte Abwesenheitsarten nach vorne stellen oder alle Abwesen heitsarten mit Urlaubsanspruch gruppieren Um die Reihenfolge zu ndern dr cken Sie im Verwaltungsfenster f r Abwesenheitsarten den Schalter Sortieren Es erscheint ein Fenster das alle Abwesenheitsarten auflistet r Abwesenheitsarten sortieren Abwesenheitsarten A VW al Sonderurlaub Unbezahlter Urlaub Arztbesuch Fortbildung Hochzeit Krankheit Dienstreise ee Abbrechen Sortierfenster f r Abwesenheitsarten Um die Position eines Eintrags zu ver ndern markieren Sie ihn und dr cken dann den Pfeil nach oben bzw nach unten Alternativ k nnen Sie die linke Maustaste gedr ckt halten und den Eintrag an die gew nschte Position ziehen Wenn Sie alle Eintr ge alphabetisch sortieren wollen dr cken Sie den Schalter neben der Liste 20 3 2 Mitarbeiterverwaltung P Mitarbeiterverwaltung Gruppen 3 Erste Schritte 7 5 Alle Mitarbeiter 3 Gruppe Bartel 3 Gruppe Herzog 3 Gruppe Wolf 3 Schichtleitung 3 Verwaltung 7 9 Besch ftigungsverh ltnis 3 Vollzeit G Teilzeit Auszubildende Erst
63. rogrammnamen im Windows Men Start Programme Win Fehlzeiten 5 Unter Windows 8 rufen Sie das Programm ber die zugeh rige Kachel auf der Startseite auf Wird keine entsprechende Kachel angezeigt tippen Sie Win Fehlzeiten auf der Startseite ein und klicken anschlie end auf den Programmnamen Hinweise e Wurde das Programm nicht auf dem Rechner installiert weil nur ein Zip Archiv entpackt oder das Programm auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt wurde starten Sie es durch einen Aufruf der Datei Win Fehlzeiten5 exe im Programmverzeichnis e Beim Start wird automatisch die zuletzt genutzte Datenbank ge ffnet Wurde die Beispiel datenbank installiert wird diese beim ersten Programmaufruf ausgew hlt Wie Sie eine neue Datenbank erstellen oder eine andere Datenbank ffnen ist in Kapitel 7 beschrieben 1 6 Deinstallation Das Programm wird mit einem Deinstallationsprogramm ausgeliefert Damit k nnen Sie die Pro grammdateien die bei der Installation auf Ihre Festplatte kopiert wurden wieder entfernen Um die Deinstallation durchzuf hren w hlen Sie in der Windows Systemsteuerung in der Liste der installierten Programme diese Anwendung aus und dr cken dann die Schaltfl che zum Entfernen des Programms Wollen Sie auch die Datenbanken entfernen m ssen Sie die Datenbankverzeichnisse im Windows Explorer manuell l schen 1 Einleitung 1 7 Lizenzierung r Programm freischalten Um mit dem Programm dauerhaft
64. ruppenleiter Herzog Differenzierte Rechte Gruppenleiter Wolf Differenzierte Rechte Gruppenleiter Neu Bearbeiten Verwaltungsfenster f r Benutzer Hinweis Der Datenbank Administrator kann nicht gel scht oder umbenannt werden 9 3 2 Benutzer erfassen Um einen neuen Benutzer einzugeben dr cken Sie im Verwaltungsfenster f r Benutzer den Schalter Neu Der Benutzer identifiziert sich ber den Namen der in das Feld Benutzernamen eingetragen wird In das Feld Beschreibung k nnen Sie einen Text zur Erl uterung des Benutzers eingeben In die Felder Passwort und Passwortbest tigung tragen Sie das Kennwort des Benutzers ein In beide Felder muss dasselbe Kennwort eingegeben werden Hinweis Bei Benutzernamen und Passwort wird zwischen Gro und Kleinschreibung unter schieden Sein Passwort kann jeder Benutzer sp ter selbst ndig ber den Men befehl Datei Benutzerverwaltung Passwort ndern anpassen Sie k nnen f r den Benutzer drei Arten von Berechtigungen vergeben die im Folgenden n her erl u tert werden 98 9 Benutzerverwaltung 7 Benutzer erfassen Allgemeine Angaben Benutzername Wolf Beschreibung Gruppenleiter Passwort Passwortbest tigung 00000000 Rechte Lese und Schreibrechte f r alle Daten Nur Leserechte f r alle Daten Details Differenzierte Rechte Festlegen Abbrechen Eigensc
65. rwaltung men Schichtplaner 3 und Win Fehlzeiten 2 ber den Men befehl Datei Verwaltung Daten sicherung Sichern und in den Programmen Schichtplaner 4 und Win Fehlzeiten 4 ber den Men befehl Datei Datenbank Daten sicherung Sichern 2 Erstellen Sie in der neuen Version 5 des Programms ber den Men befehl Datei Datenbank Neu eine neue leere Datenbank und stellen Sie sicher dass diese Datenbank ge ffnet ist siehe Kapitel 7 2 3 Lesen Sie ber den Men befehl Datei Datenbank Datensicherung Zur ck schreiben die Datensicherung aus der alten Version in die neue Datenbank ein siehe Kapitel 7 3 2 7 5 Datenbank komprimieren Um w hrend der Bearbeitung von Daten keine Unterbrechungen durch eine Reorganisation der Daten bank zu verursachen werden Bereiche der Datentabellen die durch L schungen frei geworden sind zun chst nur gekennzeichnet aber nicht tats chlich gel scht Es ist daher empfehlenswert gelegentlich die Datenbank zu komprimieren um berfl ssig belegten Festplattenplatz wieder freizugeben und die Indizes der Datentabellen optimal neu aufzubauen Der Neuaufbau der Datenbank erfolgt ber den Men befehl Datei Datenbank Komprimieren und dauert in der Regel nur wenige Sekunden Hinweis W hrend des Komprimierens ist die Datenbank zum ffnen gesperrt Bei anderen Be nutzern die die Datenbank bereits ge ffnet haben wird die Datenbank
66. s Plans die verwendeten Abwesenheitsarten und Farbkennzeichnungen beschrieben werden sollen Zus tzlich k nnen Sie Kommentare auflisten Bei Ausgabe auf den Drucker legen die Ausgabeoptionen fest auf wie viele Seiten der Ausdruck verteilt wird Markieren Sie die Option mehrere Zeitr ume auf einer Seite erm glichen wenn verschiedene Tage auch untereinander auf derselben Druckseite gedruckt werden k nnen Ansonsten wird jedes Mal ein Seitenumbruch eingef gt wenn der Zeitraum je Druckseite ausgegeben ist Beim Speichern des Berichts als HTML Dokument wird der Dienstplan als Grafik in das Dokument eingef gt Die Breite k nnen Sie in Pixel angeben die H he wird i a vom Schriftgrad festgelegt Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben gilt die f r die Ansicht gew hlte Darstellung von Abwesen heiten grunds tzlich auch f r Berichte Ist allerdings der Platz den eine Tageszelle einnimmt zu klein um Text lesbar darzustellen werden Farbbalken verwendet Jahres bersicht F r Ausdrucke k nnen Sie durch die entsprechende Option bestimmen dass sich die H he des Kalen ders an die Seitenbreite anpasst Ansonsten wird immer der verf gbare Platz voll ausgenutzt Beim Erzeugen eines HTML Dokuments wird die Jahres bersicht als Bild eingef gt Die gew nschte Breite und H he des Bildes k nnen Sie dabei in Pixel angeben Statistik Im Bericht Urlaubsanspr che ist der Stichtag anzugeben bis zu dem die bereits eingetragenen Urlaub
67. s zugeh rige Passwort ein Benutzername Admin Passwort Abbrechen Datenbankanmeldung Per Voreinstellung kann jede Person die eine Datenbank ffnen kann und Leserechte im Datenverzeich nis hat auf alle Daten zugreifen Sie k nnen aber die Anwender zwingen sich zuvor zu identifizieren so dass nur autorisierte Mitarbeiter die Daten ansehen k nnen Au erdem k nnen Sie das Recht Daten zu ndern auf einen bestimmten Personenkreis beschr nken Der Zugriff eines Benutzers kann dabei auf die Daten einzelner Gruppen oder bestimmter Mitarbeiter eingeschr nkt werden Die Verwaltung der Benutzer kann nur vom Datenbank Administrator durchgef hrt werden Der Admi nistrator ist ein standardm ig vorhandener Anwender mit dem Benutzernamen Admin Hinweis Ein Passwort ist f r den Administrator nach Erstellen der Datenbank noch nicht einge tragen und sollte m glichst bald eingegeben werden um ein unbefugtes ffnen der Datenbank im Administratormodus zu verhindern 9 2 Einstellungen Nur wenn die Benutzerverwaltung eingeschaltet ist sind Zugriffseinschr nkungen wirksam und die Be nutzer m ssen sich beim ffnen der Datenbank mit Benutzernamen und Passwort anmelden 96 9 Benutzerverwaltung pi Einstellungen der Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Y Benutzerverwaltung einschalten berstunden Eintragen und Bearbeiten erfordert Rechte der Kategorie 1 Darstellung von anonymisiert
68. sdaten zur ckschreiben Sicherungsdatei S Daten Daten2014 bak m Sicherungszeitpunkt Datum 30 12 2014 Uhrzeit 16 25 Kommentar Datenbank vor Jahresabschluss Caos Datensicherung zur ckschreiben ber den Schalter w hlen Sie die Datei aus die die gesicherten Daten enth lt Hinweis Sie k nnen eine Sicherungsdatei auch dadurch ausw hlen dass Sie diese auf das Si cherungsfenster ziehen und dann loslassen Drag amp Drop Nach Auswahl der Datei werden der Sicherungszeitpunkt sowie der Kommentar den Sie bei der Sicherung eventuell angegeben haben angezeigt Dr cken Sie den Schalter bernehmen und best tigen Sie anschlie end die Sicherheitsabfrage um die Daten aus der Sicherungsdatei einzulesen Achtung Die eingelesenen Daten berschreiben alle Daten in der aktuell ge ffneten Datenbank Dieser Vorgang kann nicht r ckg ngig gemacht werden Wenn Sie nicht sicher sind ob Sie die alten Daten noch ben tigen sollten Sie die Sicherung in eine neue leere Datenbank zur ckschrei ben 7 4 Daten aus fr heren Versionen verwenden Falls Sie bisher mit einer fr heren Version des Programms Win Fehlzeiten ab Version 3 oder Win Fehlzeiten ab Version 2 gearbeitet haben k nnen Sie die dort erfassten Daten in die neue Version bertragen Gehen Sie dazu wie folgt vor 1 Legen Sie in der alten Programmversion eine Datensicherung an Dies erfolgt in den Program 92 7 Datenbankve
69. stage gez hlt werden Bei den anderen Berichten ist jeweils der Zeitraum einzustellen der aus gewertet werden soll Um den Auswertungszeitraum zu untergliedern markieren Sie die zugeh rige Option und geben an ob die Aufteilung nach Kalender Wochen oder Monaten erfolgen soll Bei einigen Statistikberichten k nnen Sie die berechneten Werte summieren Dies kann sowohl je Mitarbeiter als auch ber den gesamten Bericht erfolgen Die Gesamtsumme bezieht sich dabei nur auf die ausgewerteten Mitarbeiter 46 6 Berichte Au erdem kann gew hlt werden ob die Ausgabe der Werte untereinander oder nebeneinander erfol gen soll Damit Zeilen die als berechnete Werte nur die Zahl 0 enthalten nicht aufgef hrt werden markieren Sie die Option Nullzeilen ausblenden Die Mitarbeiter k nnen Sie auf Wunsch einzeln darstellen d h nach den Daten eines Mitarbeiter erfolgt immer ein Seitenumbruch Eintr ge In diese Kategorie fallen die Berichte die f r die einzelnen Mitarbeiter jeweils die in einem bestimmten Zeitraum erfassten Eintr ge in Listenform ausgeben Sie k nnen dabei jeweils die Mitarbeiter ohne Eintr ge ausblenden 6 5 Optionen Fa Optionen Kategorie Schriftart beim Ausdruck Drucken Schriftart Arial v Seiteneinrichtung Pl ne gt Export Standard Schriftgrad 10 Allgemein Htmi Ausgabe Allgemein Zusatztext Zusatztext einrahmen Druckvorschau Y nach Schlie en der Druckvorschau
70. tragung im Abwesenheitsplan Mitarbeiterauswahl Im Abwesenheitsplan erfolgt die Eintragung hnlich wie im Dienstplan und der Jahres bersicht W hlen Sie aus der ersten Aufklappliste den Punkt Mitarbeiter eintragen Klicken Sie dann mit der linken Maustaste in ein Tagesfeld das zur gew nschten Abwesenheitsart und dem Eintragungsdatum geh rt Sie k nnen auch mit der rechten Maustaste in das Tagesfeld klicken und aus dem Kontextmen den Befehl Mitarbeiter eintragen ausw hlen In beiden F llen ffnet sich ein Fenster in dem Sie die Mitarbeiter ausw hlen m ssen die als abwesend eingetragen werden sollen Ist das Feld ganzt gig nicht markiert wird vor der Eintragung das Fenster f r Abwesenheiten ge ffnet in dem Sie die Tageszeit angeben m ssen 34 4 Mit dem Programm arbeiten 4 1 3 Abwesenheiten l schen Um eine Abwesenheit zu l schen w hlen Sie in der Auswahlleiste den Eintrag Abwesenheit l schen im Abwesenheitsplan den Punkt Eintrag l schen aus und markieren dann mit der linken Maustaste die zu l schenden Eintr ge Alternativ k nnen Sie auch die zu l schende Abwesenheit mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmen den Befehl Abwesenheit l schen bzw Eintrag l schen w hlen 4 1 4 Umgang mit vorhandenen Eintr gen Fa Umgang mit vorhandenen Eintr gen e In dem Zeitraum in dem die Eintragungen erfolgen sollen befinden sich bereits Eintr ge Entscheiden Sie ber
71. ung der Anzeige erfolgt ber die Systemsteuerung Das Vorgehen variiert nach Betriebs system und ist in der Windows Hilfe beschrieben Achtung nderungen an den Spracheinstellungen k nnen sich auch auf andere Programme auf dem Computer auswirken 2 5 4 Besondere Einstellungen P Ansicht anpassen Kategorie _ Unterteilung Allgemein Felder Farben Schriftart Mitarbeiter Keine Hinweisfenster u Sonstiges Ansichten Dienstplan Abwesenheitsplan Jahres bersicht Personaltabelle Mehrfachauswahl Mitarbeiter in Gruppen unterteilt anzeigen Anzahl anwesender Mitarbeiter Mindestbedarf f r Ansicht und Berichte mehrere Gruppen ausw hlen k nnen Gruppenbaum Y in Auswahlfenstern Baumstruktur immer vollst ndig aufklappen Abbrechen Fenster zur Anpassung der Ansicht Wenn Sie den Men befehl Ansicht Anpassen w hlen ffnet sich ein Fenster in dem Sie zahlrei che Einstellungen vornehmen k nnen Die Anpassungsm jglichkeiten sind in verschiedene Kategorien unterteilt Felder Die Einstellungen auf dieser Seite legen fest wie Informationen in Dienstplanfeldern angezeigt werden 12 2 Programmtenster Geben Sie unter Darstellung Abwesenheiten an ob die Eintr ge als K rzel Farbbalken als K r zel und Farbbalken oder nur mit der Hintergrundfarbe der zugeh rigen Abwesenheitsart angezeigt werden sollen Markieren Sie
72. w hlten Gruppe angegeben ist 2 Programmtenster Die in der Tabelle angezeigten Informationen k nnen Sie im Fenster zur Anpassung der Ansicht aus w hlen siehe Seite 16 Standardm ig wird f r jede Abwesenheitsart eine eigene Spalte gef hrt Die darin enthaltenen Werte geben an an wie vielen Tagen ein Mitarbeiter wegen des durch die Abwesenheitsart beschriebenen Grundes gefehlt hat Ist eine Abwesenheitsart mit einem Urlaubsanspruch verbunden siehe Seite 19 so sind jeweils zwei Werte angegeben Die zweite Zahl sagt aus wie hoch der verbleibende Anspruch ist Ein negativer Wert signalisiert dass der Anspruch berschritten ist Beispiel Ein Eintrag 18 12 in der Spalte Erholungsurlaub bedeutet dann dass f r den Mitar beiter im ausgewerteten Jahr bereits 18 Tage Erholungsurlaub eingetragen sind und er noch einen verbleibenden Anspruch auf Erholungsurlaub von 12 Tagen besitzt 2 3 Gruppenauswahl ff f Gruppe ausw hlen Gruppe ausw hlen Folgende Gruppen mit Untergruppen anzeigen Folgende Gruppen mit Untergruppen anzeigen gt 3 Alle Mitarbeiter ma 9 2 Alle Mitarbeiter C Gruppe Bartel _ Gruppe Bartel 3 Gruppe Herzog _ Gruppe Herzog 3 Gruppe Wolf _ Gruppe Wolf EBENEN M Schichtleitung 3 Verwaltung W Verwaltung Y Besch ftigungsverh ltnis J _ Besch ftigungsverh ltnis 3 Vollzeit _ Vollzeit GJ Teilzeit _ Teilzeit gt 3 Auszubildende gt 3 _ Auszubildende
73. ymbolleiste Die Eigenschaften eines Mitarbeiters gliedern sich in folgende Kategorien Stammdaten Verpflichtend ist nur die Angabe des Nachnamens Alle anderen Angaben sind optional Sinnvoll kann aber die Eingabe einer eindeutigen Personalnummer sein da dadurch beim Datenimport siehe Seite 41 einzulesende Datens tze einem Mitarbeiter zugeordnet werden k nnen In das Feld Funktion k nnen Sie eine T tigkeitsbeschreibung eingeben Ebenso wie nach Name und Personalnummer kann man die Mitarbeiter auf dem Bildschirm nach dieser Funktion sortieren siehe Seite 11 Zu jedem Mitarbeiter k nnen Sie in zwei Textfeldern Zusatzinformationen verwalten Die Bezeichnungen dieser Zusatzfelder k nnen Sie anpassen siehe Seite 14 Daneben k nnen Sie den Besch ftigungszeitraum festlegen Im Feld Eintritt k nnen Sie den ers ten Tag an dem der Mitarbeiter ber cksichtigt wird eingeben Das Austrittsdatum legt den letzten Arbeitstag fest 26 3 Erste Schritte r Mitarbeiter erfassen Stammdaten Besch ftigungszeitraum Pers Nr 345 Anrede deskl Eintritt 01 09 2004 Nachname Schneider Geschlecht m nnlich Austritt Vorname Joachim Geburtstag 02 03 1969 Stra e Rodenbacher Chaussee Funktion Stellv Abteilungsleiter Zusatzfelder PLZ Ort 63538 Hanau Email Zusatzfeld 1 Telefon 06181 307 60 95 Zusatzfeld 2 Arbeitszeiten Sonstiges Arbeitstage E 3 Alle Mitarbeiter Urlaubsanspr che df Verwaltu
74. yte Order Mark BOM und dem ANSI Format mit Codepage 1252 Das zur Abgrenzung der Datenfelder verwendete Trennzeichen k nnen Sie aus der Liste ausw hlen Bei Feldern die mehrzeiligen Text enthalten z B Notizen k nnen Sie den Zeilenumbruch ersetzen Markieren Sie dazu die entsprechende Option und tragen Sie in das Textfeld die Zeichenkette ein mit der ein Zeilenumbruch ersetzt werden soll Optional k nnen Sie nach Erstellen der Exportdatei das Berichtsfenster wieder aufrufen HTML Ausgabe Falls Sie in die HTML Dokumente eine eigene CSS Datei einbinden wollen tragen Sie deren Name in das Eingabefeld ein Befindet sich der Ablageort der Datei nicht im gleichen Verzeichnis wie das erzeugte Html Dokument m ssen Sie den Dateinamen inklusive Pfad angeben Sie haben die M glichkeit in das Dokument eine Fu zeile mit Datum und Uhrzeit einzuf gen In den Berichten f r den Dienst und Abwesenheitsplan k nnen Sie den Namen der ausgew hlten Gruppe und die Bezeichnung eines eventuell aktiven Filters einbinden Um nach der Ausgabe das Berichtsfenster wieder zu ffnen w hlen Sie die zugeh rige Option 48 7 Datenbankverwaltung Alle betrieblichen Daten werden in verschiedenen Dateien gespeichert die sich in einem gemeinsamen Verzeichnis dem Datenbankverzeichnis befinden Diese Dateien zusammen bilden die Datenbank 7 1 Datenbank ffnen P Datenbank ffnen Verzeichnis S Daten Nord Zuletzt gew hlte Verzeichniss

Handbuch - Schichtplaner

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