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windream 4.0 - Benutzerhandbuch

1. Indexierungsdienst Indexierungsdienst starten und beenden und weitere Client Einstellungen festlegen VFS Dienst windream Dateisystemtreiber starten und beenden die Client Anzeige der DMS Fehlermanzeige konfigurieren F r den VFS Dienst zugreifbare Server ausw hlen Hinweis Dieser Befehl ist auf windream Standard Arbeitsstationsinstallationen verf gbar nicht auf Terminalserverinstallationen bzw Installationen ohne VFS Zugriff auf Share Laufwerk siehe auch Abschnitt Treibertyp f r VFS Treiber ab Seite 2 1 Serverauswahl Anzeige des Servernamens Server auf dem der Server Client Anwender aktuell angemeldet ist Aufruf des Dialogfelds zur Serverauswahl und Umschaltung auf einen anderen Server siehe Serverauswahl ab Seite 2 20 Automatisch windream Control Center automatisch bei Systemstart Server Client starten aktivieren Das windream Control Center 2 5 Neustart wie Control Center beenden und neustarten D h VFS Server Client und Indexierungsdienst werden neu gestartet wenn sie die Einstellung Automatisch starten haben Beenden windream Control Center und alle windream Dienste Server Client beenden Hilfe Online Hilfe ffnen Server Client ber Lizenz und Patchinfo zur aktuellen windream Version Server Client So starten Sie das windream Control Center manuell 1 Klicken Sie in der Windows Taskleiste auf die Schaltfl che Szart 2 W hlen
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt die Registerkarte Indexe ffnen Sie das Kontextmen mit einem Klick der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Registerkarte und w hlen Sie den Men punkt ChpboardIndexing aktivieren Die Funktion zur Indexierung ber die Zwischenablage wird aktiviert Um die Funktion zu deaktivieren wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 und w hlen im Kontextmen den Eintrag ChpboardIndexierung deaktivieren Alternativ dazu kann das ClipboardIndexing auch direkt ber den entsprechenden Befehl im Kontextmen beendet werden So f hren Sie eine Indexierung ber die Zwischenablage durch 1 Markieren Sie im DMS windream Laufwerk im Windows Explorer das Dokument das indexiert werden soll ffnen Sie im Kontextmen des Windows Explorers das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt des Dokuments und aktivieren Sie die Registerkarte Indexe W hlen Sie den Objekttyp aus der Dropdown Liste Objekttyp der diesem Dokument zugeordnet werden soll 4 Aktivieren Sie das ClipboardIndexing ber das Kontextmen ffnen Sie das Dokument mit der entsprechenden Originalanwendung Wechseln Sie in die Originalanwendung und markieren Sie im ge ffneten Dokument den Teil des Dokumentinhalts der als Wert in ein Indexfeld der Registerkarte Indexe bernommen werden soll Kopieren Sie den markierten Wert ber die entsprechende Funktion de
3. Meldungen Dialoganzeige V Erweiterte Fehleranzeige Fehlerliste speichern 6 23 Um einen Fehler genauer zu lokalisieren z B um unterscheiden zu k nnen ob der Fehler auf der Arbeitsstation Client oder auf dem windream Server aufgetreten ist kann die Option eingeschaltet werden Im Fehlerfall erscheint dann die gleiche Meldung mit der zus tzlichen Schaltfl che Abbrechen ber die die zus tzlichen Informationen im Dialogfeld Fehlermeldung angezeigt werden k nnen windream WMOMMC Fehler Es konnte keine Verbindung zum Server aufgebaut werden F r dieses Modul werden Administrator Rechte ben tigt 0x8004158d No admin group user Klicken Sie auf Abbrechen f r zus tzliche Informationen Abbrechen Abbildung 6 11 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige ein Fehlermeldung Fehler Einzelheiten Optionen Folgefehler Fehlerklasse SessionManager_Error Fehler 1013 hex 0x000003FB Fehlerkategorie Session Manager Fehler weiter Speichern nfang Ende Gehe zu fi Abbrechen ehme Abbildung 6 12 windream Konfiguration Zus tzliche Informationen Auf den einzelnen Registerkarten werden im Falle eines Fehlers zus tzliche Informationen ausgegeben Fehlerliste Zur Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und der Problembehebung f r den 3 Level Support kann die angezeigte Fehlerliste mit der Schaltfl che Speichern in einer Textdatei wWM
4. NAUNA Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste ffnen Sie das Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge anzeigen Markieren Sie die zu l schenden Auftr ge in der Liste ffnen Sie das Kontextmen L schen Sie die ausgew hlten Auftr ge mit dem Befehl L schen Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Hinweis Auch mit der Taste ENTF l schen Sie zuvor ausgew hlte Auftr ge aus der Liste Best tigung jJ Sollen die ausgew hlten Auftr ge aus der Warteschlange gel scht werden ven Abbildung 3 5 Auftr ge aus der Warteschlange l schen 3 24 Der windream Indexierungsdienst So l schen Sie alle Auftr ge aus der Warteschlange Alle Auftr ge 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der l schen Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 L schen Sie die Warteschlange mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge l schen 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Best tigung j Sollen alle Auftr ge aus der Warteschlange gel scht werden wn Abbildung 3 6 Warteschlange l schen Die Warteschlange wird gel scht Indexmerkmal
5. Das Suchprofil und oder die Ergebnisliste k nnen Sie f r eine sp tere Wiederverwendung speichern Befehle Darei gt Suche speichern und Datei gt Ergebnisliste speichern Suchbedingungen festlegen Im folgenden werden einzelne Bearbeitungsschritte f r die Durchf hrung einer Schnellsuche und f r die Festlegung der Suchkriterien ausf hrlicher beschrieben Objekttyp ausw hlen Durch die Auswahl eines Objekttyps im alphabetisch sortierten Dropdown Listenfeld Objekttyp k nnen Sie die Suche auf Dokumente eines bestimmten Objekttyps einschr nken Zudem legen Sie dar ber die m glichen Indexe fest in denen mit den eingetragenen Suchbegriffen gesucht wird Im Feld Objekttyp sind Eingaben nur ber die Auswahlliste m glich Es besteht die M glichkeit zu w hlen zwischen e Standard Kein Objekttyp e Alle Objekttypen e Ein bestimmter Objekttyp In Abh ngigkeit von der getroffenen Auswahl wird die Liste der Datums und Zeitindexfelder im Feld Zei f r die Suche nach Datums und Zeitangaben festgelegt Das Dropdown Listenfeld Ze beinhaltet die Datums und Zeitindexe der Systemindexe und der dokumenttypunabh ngigen Indexe Das Dropdown Listenfeld Ze beinhaltet die Datums und Zeitindexe der Systemindexe der dokumenttypunabh ngigen Indexe und der objekttypspezifischen Indexe aller Objekttypen Das Dropdown Listenfeld Ze beinhaltet die Datums und Zeitindexe der Systemindexe der dokumenttypunabh ngigen Indexe und der obj
6. Grundlagen Dokumente bearbeiten 5 1 Auswahl der Dokumente Ordner 5 2 Protokoll der Verarbeitungen Reporting 5 2 Voraussetzungen 5 3 Historie von Dokumenten und Ordnern 5 4 Historieneintrag hinzuf gen 5 8 Versionsverwaltung 5 9 Versionen verwalten 5 10 Neue Version erstellen 5 12 Neue Version von archivierten Dokumenten 5 14 Neue Version beim Import von Dokumenten 5 14 Neue Version beim Check In von Dokumenten 5 15 Dokumente l schen 5 15 Volltext anzeigen 5 19 i Inhaltsverzeichnis Volltext einsehen und manuellen Volltext bearbeiten 5 21 windream Rechte 5 24 Benutzer und Gruppen 5 24 Rechte 5 25 Dokumente Ordner ohne Rechte 5 28 Voraussetzungen f r die Rechteverwaltung 5 29 Rechte verwalten 5 29 Grundlagen zur Rechtevergabe 5 33 Rechte vergeben 5 39 Benutzer und Gruppen hinzuf gen 5 39 Vererbbare Datei und Ordnerrechte festlegen 5 44 Benutzer und Gruppen entfernen 5 45 Rechte zugeordneter Rechtetr ger bearbeiten 5 47 Besitzerrechte auf Objekte 5 49 Dokumente exportieren und importieren 5 52 Dokumente und Ordner exportieren 5 52 Dokumente importieren 5 56 Dokumente aus und einchecken 5 60 Voraussetzungen 5 60 Dokumente ausschlie lich ber Check Out bearbeiten 5 60 Dokumente und Ordner auschecken 5 61 Check Out Vorgang abgeschlossen 5 65 Dokumente einchecken 5 65 Undo Check Out 5 69 Dokumente in Bearbeitung nehmen 5 72 Voraussetzungen 5 72 Dokumente in Bearbeitung nehmen und wieder freigeben 5 72 Vorgang in Be
7. Volltext suchbar enth lt Control Center x Kriterien festlegen Index w Yolltext suchbare Stringfelder Bedingung enth lt v Wert Control Center Abbildung 4 9 Volltextsuche ber die Indexsuche durchf hren So f hren Sie eine Volltextsuche mit der Schnellsuche durch 1 ffnen Sie das Windows Szart Men 2 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl In windream aus dem Men Suchen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Schnellsuche 4 Legen Sie ggf zun chst den Server f r die Suchen fest indem Sie aus dem Dropdown Listenfeld Server den gew nschten Eintrag ausw hlen siehe Serverauswahl f r die Suche ab Seite 4 61 5 W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp 6 Markieren Sie das jeweilige Kontrollk stchen wenn die Suche auf Dateien oder Ordner eingeschr nkt werden soll 7 Geben Sie im Dropdown Listenfeld Suchen nach den gew nschten Suchbegriff ein oder w hlen Sie einen Begriff aus der Liste 8 Legen Sie im Dropdown Listenfeld Iz fest in welchem Volltext der Dokumente gesucht werden soll 9 Starten Sie die Suche ber die entsprechende Schaltfl che Die Suche wird ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgef hrt In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Objekte angezeigt Treffer Das Suchprofil und die Ergebnisliste k nnen Sie f r ein
8. 5 Geben Sie den Suchbegriff im Feld Wert ein oder w hlen Sie einen Begriff ber den Dialog zur Auswahl eines Wertes Schaltfl che E neben dem Eingabefeld Werd In den F llen in denen Vektor Indexen eine Auswahlliste zugeordnet ist k nnen Sie mit einem Doppelklick in einer leeren Eingabezeile ein Dropdown Listenfeld aktivieren aus dem Sie den gew nschten Eintrag ausw hlen k nnen 6 bernehmen Sie den Suchbegriff mit der Schaltfl che Hinzuf gen in die Liste der Suchkriterien Suchtermliste bearbeiten Nachdem Sie die Suchkriterien festgelegt haben k nnen Sie den Suchterm in der Suchtermliste weiter bearbeiten Durch nderung der Verkn pfungsoperatoten das Setzen von Klammern oder durch Verschieben einzelner Suchbegriffe innerhalb der Liste ndern Sie die Auswertungsreihenfolge Sie k nnen weitere Kriterien hinzuf gen 4 32 Verkn pfungs operatoren Indexsuche Strukturierte Suche Suchbegriffe berarbeiten durch neue Suchkriterien ersetzen oder aus der Liste entfernen Ansicht der Suchtermliste ndern Mit den Befehlen Spalten berschriften und Spaltenbreite automatisch aus dem Kontextmen der Suchtermliste kann die Ansicht der Liste ge ndert werden Mit dem Befehl Spalten berschriften STRG H k nnen Sie die Spalten berschriften in der Liste ein und ausblenden Mit der Option Spaltenbreite automatisch STRG K legen Sie fest ob die Spalten der Liste beim ndern der Fenstergr
9. Option Von In diesem Backup Ordner legt windream f r jedes Dokument einen eigenen Unterordner an in das die Kopien gesichert werden Wenn die Kopien der Originaldateien nach dem erfolgreichen Import Vorgang entfernt werden sollen aktivieren Sie die Option L schen Es werden die Dateien aus dem Export Verzeichnis gel scht nicht die in dem Backup Verzeichnis Die Option Auch im manuell ausgew hlten Pfad w hlen Sie wenn die Aktionen zum Sichern und L schen der Dateien auch auf manuell ausgew hlte Verzeichnisse die im Feld Von angegeben worden sind angewendet werden sollen Mit der Option Fehler in Report Dialog Logdatei legen Sie fest dass Fehler die bei Sicherungs und L schvorg ngen auftreten in der Logdatei protokolliert werden Option aktiviert oder nicht Standardm ig ist dies die Datei Import log im Verzeichnis lt windreamPfad gt Reporting in der die Import Vorg nge protokolliert werden 5 58 Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Dokumente exportieren und importieren So importieren Sie Dokumente 1 8 W hlen Sie im windream Laufwerk den Ordner in dem die Dokumente abgelegt sind die Sie wieder importieren m chten Markieren Sie die gew nschten Dokumente und Ordner in der Liste der Dokumenteintr ge W hlen Sie den Befehl windream gt Importieren aus dem Kontextmen W hlen Sie im Dialogfeld Importieren den Ordner
10. nderung bzw Bearbeitung des Dokuments an nicht ver nderbar Bearbeitungszeitraum Der Bereich Bearbeitungszeitraum gibt Aufschluss ber die Zeitspanne innerhalb derer das Dokument f r eine Bearbeitung zur Verf gung steht Zeigt das Datum an bis zu dem das Dokument bearbeitet werden kann bzw wann es an das Archiv bergeben werden soll Falls das Dokument nicht zur Archivierung vorgesehen ist entsprechender Eintrag in der WMC wird kein Datum angezeigt Abh ngig von der Einstellung in der WMC manuelle nderung zugelassen kann das Datum von einem Anwender ge ndert werden Manuell angepa t Dieser Eintrag zeigt an dass die Daten des Lebenszyklus durch einen Anwender manuell angepasst bzw ver ndert wurden abweichend von der in der WMC festgelegten Regel f r den entsprechenden Dokumenttyp Lebenszyklusregel Unter diesem Eintrag wird die aktuell g ltige Regel angezeigt der das ausgew hlte Dokument gegenw rtig unterliegt Falls dieses Kontrollk stchen aktiviert wird wird die in der WMC festgelegte Lebenszyklus Regel f r Dokumente dieses Typs auf das aktuelle Dokument angewendet wenn die Lebenszyklus Regel f r dieses Dokument zuvor manuell angepasst ver ndert wurde oder wenn die Lebenszyklus Regel in der WMC zwischenzeitlich ge ndert wurde siehe auch Abschnitt Lebenszyklusregeln f r Dokumente bernehmen ab Seite 5 83 Falls zuvor eine manuelle nderung ber die entsprechende Einstellung in der WM
11. nderung der Einstellungen wird der Lebenszyklus neu berechnet und der Zeitstrahl entsprechend angepasst nderung der Farbeinstellung Es besteht die M glichkeit die aktuell eingestellten Farben des Zeitstrahls zu ndern Generell k nnen unterschiedliche Farben gew hlt werden f r e den Bearbeitungszeitraum und e f r den Archivierungszeitraum Um die Farbeinstellungen zu ndern halten Sie die Shift Taste gedr ckt und klicken mit der rechten Maustaste in den Zeitstrahl windream blendet anschlie end eine Farbpalette ein aus der die gew nschte Farbe ausgew hlt werden kann Hinweis Die Grundfarbe des Zeitstrahls die die verbleibende Zeit bis zum Ende des Bearbeitungs bzw Archivierungszeitraums markiert kann nicht ver ndert werden Statuszeile In bestimmten F llen gibt die Statuszeile am unteren Rand der Registerkarte Auskunft ber den aktuellen Status eines Dokuments Folgende Meldungen werden in der Stauszeile angezeigt Das Dokument kann nicht bearbeitet werden Das Dokument ist archiviert Die Datei kann nur durch Auschecken bearbeitet werden Das Dokument wird von lt Benutzername gt bearbeitet Eintr ge in der Historie In den folgenden F llen erzeugt windream automatisch einen Eintrag in der Dokument Historie Lebenszyklus e Vor der bergabe eines Dokuments an das Archiv Ende des Bearbeitungszeitraums Ein Eintrag in der Kommentarzeile gibt an durch welches Ereignis die Archivierun
12. waf und einen von windream automatisch generierten Namen Die generierten Anmerkungen werden standardm ig mit denjenigen Rechten versehen die auch f r die Originaldokumente gelten Sie 5 96 DocView Vorschau auf Dokumente k nnen die Rechte ber die Eigenschaften einer Annotation aber auch ndern Annotationen erfassen bearbeiten und l schen Mit Hilfe der Symbole aus der der Men leiste des Vorschaufensters k nnen Sie Anmerkungen ein und ausblenden oder neue Anmerkungen eingeben Symbol Funktion U Anmerkungen anzeigen verbergen 8 8 8 Ej l Neue Anmerkung Sie bearbeiten oder l schen die Anmerkungen mit Hilfe der Funktionen aus dem Kontextmen des Anmerkungsdialogs a windream4 0 doc windream DocView dokutest ae Sie Neue Anmerkung Markus Must Das ist eine neue Anmerkung Tee er Asbingen Eigenschaften L schen windream 4 0 Benutzerhandbuch windraam SmhH Parchim Abbildung 5 24 windream DocView Anmerkungen eingeben So blenden Sie die Anmerkungen ein bzw aus 1 Markieren Sie das Dokument im Windows Explorer windream Laufwerk oder in der Ergebnisliste einer windream Suche f r das Sie eine Anmerkung eingeben m chten 2 W hlen Sie den Befehl windream gt DocV iew aus dem Kontextmen DocView Vorschau auf Dokumente 5 97 3 Blenden Sie die Anmerkungen mit einem Klick auf das Symbol der Symbolleiste Anmerkungen anzeigen verb
13. 8 f r Benutzer G f r Gruppe In der Spalte Name wird f r Benutzer der Loginname und f r Gruppen der Gruppenname angezeigt F r Benutzer wird zus tzlich in der Spalte Beschreibung der vollst ndige Benutzername aufgelistet Die Spalte Dom ne beinhaltet die Bezeichnung der Dom ne auf der die Benutzer bzw Gruppenkonten eingerichtet sind Die Spalten Lesen ndern und Rechte dienen zur Anzeige und Vergabe der entsprechenden Rechte Wenn das Kontrollk stchen in einer der windream Rechte Spalten aktiviert ist H kchen ist das entsprechende Recht f r den Benutzer bzw die Gruppe gesetzt Sortierung der Liste der Rechtetr ger Die Sortierung der Liste der Benutzer und Gruppen k nnen Sie nach jedem angezeigten Kriterium ndern Mit einem Klick auf eine der Spalten berschriften wird die Liste nach dem Inhalt der gew hlten Spalte sortiert Standard ist die aufsteigende Sortierung ber die Namen der Benutzer und Gruppen Spalte Nase Tastatur Navigation im Dialogfeld Rechte Um Einstellungen auf der Registerkarte Rechte zu ndern kann die Navigation alternativ zur Mausbedienung auch ber die Tastatur erfolgen e Wenn eine Zeile mit dem Namen eines Rechtetr gers markiert ist blau so wird der momentane Fokus auf einer Zelle andersfarbig helleres Blau dargestellt e Die Auswahl einer Zelle kann ber die Tastenkombination SHIFT PFEILTASTE LINKS RECHTS innerhalb der Zeile ge ndert werden e Um das je
14. Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv ausgecheckt werden sollen Aktivieren Sie die Optionen Datei ffnen und oder Vor ffnen erneut fragen wenn die Dateien direkt nach dem Check Out ge ffnet werden sollen Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Oder ffnen Sie das Windows Szart Men W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten F hren Sie eine Recherche mit den gew nschten Optionen durch Markieren Sie die gew nschten Dokumente in der Ergebnisliste W hlen Sie den Befehl windream gt Auschecken aus dem Kontextmen W hlen Sie im Dialogfeld Auschecken den Ordner in den die Dateien ausgecheckt werden sollen Aktivieren Sie die Optionen HTML Indexdaten und oder XML Indexdaten wenn die Indexdaten mit exportiert werden sollen Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv ausgecheckt werden sollen Aktivieren Sie die Optionen Datei ffnen und oder Vor ffnen erneut fragen wenn die Dateien direkt nach dem Check Out ge ffnet werden sollen Dokumente aus und einchecken 5 65 Fehler beim Check Out von Dokumenten 10 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander in das angegebene Verzeichnis ausgecheckt wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht
15. Angezeigt werden die Auftr ge mit Angaben zu Dokument bzw Ordnername Dokument bzw Ordnernummer und dem Zeitpunkt zu dem Sie in die Warteschlange eingestellt worden sind windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange DMS Server Dokumentname Dokumentnummer Zeit DOKUTEST Kapitel8 doc 28 03 2007 13 28 36 DOKUTEST kapitel7 doc 28 03 2007 13 28 35 DOKUTEST kapitel doc 28 03 2007 13 28 34 DOKUTEST kapitel5 doc 28 03 2007 13 28 32 DOKUTEST kapiteld doc 28 03 2007 13 28 31 DOKUTEST kapitel3 doc 28 03 2007 13 28 31 DOKUTEST kapitel2 doc 22 03 2007 13 28 30 DOKUTEST kapiteli doc 28 03 2007 13 28 29 DOKUTEST DOCZHELP INI 28 03 2007 13 28 28 DOKUTEST D2H_HEAD BIN 28 03 2007 13 28 27 NNKIITEGT mindraam hni NAINN 1429 77 Abbildung 3 4 Aktuelle Auftr ge anzeigen So lassen Sie sich die aktuellen Auftr ge anzeigen 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 ffnen Sie das Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge anzeigen Auftr ge l schen Sie k nnen entweder alle Indexierungsauftr ge oder zuvor ausgew hlte Indexierungsauftr ge aus der Warteschlange l schen Der windream Indexierungsdienst 3 23 Einzelne Auftr ge l schen So l schen Sie ausgew hlte Auftr ge aus der Warteschlange 1
16. Aufruf des Dialogfelds zur Serverauswahl und Umschaltung auf einen anderen Server siehe Serverauswahl ab Seite 2 20 Die DMS Fehleranzeige konfigurieren ber den Befehl VFS Dienst gt Fehleranzeige konfigurnieren aus dem windream Control Center k nnen Konfigurationen zur Anzeige von Die Einstellungen f r den VFS Dienst 2 17 DMS Fehlermeldungen vorgenommen werden Diese Einstellung sollte nur auf Anforderung der Hotline aktiviert werden Da es sich um kritische Treiber Control Center Kommunikation handelt kann die Systemstabilit t beeinflusst werden Diese Option sollte nur kurzfristig zur Fehleranalyse aktiviert werden Es handelt sich dabei insbesondere um die Anzeige von Meldungen die Aufschluss dar ber geben warum ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht bearbeitet oder ge ffnet werden kann VFS DMS Fehlermeldungen konfigurieren Zeit _ Prozess Datei Pfad Fehler Status V Fehlerprotokollierung aktivieren Schlie en 0 Fehler Abbildung 2 7 DMS Fehlermeldungen konfigurueren Die Anzeige der Meldungen erfolgt im Dialogfeld VFS Dienst gt Fehleranzeige konfigurnieren Das Dialogfeld zeigt u a Informationen ber den Zeitpunkt des Fehlers an sowie den Pfad und Namen der betroffenen Datei eine Beschreibung des Fehlers und den aktuellen Status des Dokuments Fehlerprotokollierung aktivieren Damit die Fehlermeldungen protokolliert werden schalten Sie die Protokollierung ein Optionen H
17. Die Indexdaten umfassen die windream Metadaten der Objekteigenschaften Registerkarten Indexe Historie Lebenszyklus und Volltext Dateien Index ndern Das Schreibrecht auf die Indexdaten Indexe Historie Lebenszyklus Volltext des Dokuments setzen oder entzichen Datei ndern Das Schreibrecht auf die Systemindexdaten und die Originaldatei Bin rdaten des Dokuments vergeben oder entziehen Die Datei kann ge ndert verschoben umbenannt oder gel scht werden Tabelle 5 7 Schreibrechte auf windream Dokumente Hinweis Um Benutzern Gruppen uneingeschr nktes Schreibrecht auf ein Dokument zu vergeben m ssen beide Rechte gesetzt sein Ordner Index ndern Das Schreibrecht auf die Indexdaten Indexe Historie Lebenszyklus Volltext des Ordners setzen 5 36 windream Rechte oder entziehen Ordner ndern werden Das Schreibrecht auf die Systemindexdaten des Ordners vergeben oder entziehen Der Ordner kann ge ndert verschoben umbenannt oder gel scht Datei anlegen Vergibt oder entzieht das Recht neue Dateien in einem Ordner anzulegen Ordner anlegen Vergibt oder entzieht das Recht neue Ordner in einem Ordner anzulegen Tabelle 5 8 Schreibrech e auf windream Ordner Hinweis Um Benutzern Gruppen uneingeschr nktes Schreibrecht auf einen Ordner zu vergeben m ssen Sie alle Rechte setzen Welche Aktionen sind mit welchem
18. Dokumente nach Werten die nicht den Werten entsprechen die im Feld Wert angegeben sind e enth lt alle Elemente aus sucht im ausgew hlten Vektorfeld der Dokumente nach allen Werten die im Feld Wert angegeben sind e enth lt nicht alle Elemente aus sucht im ausgew hlten Vektorfeld der Dokumente nach Werten die nicht den Werten entsprechen die im Feld Wert angegeben sind Suchbegriff eingeben Nachdem Sie den gew nschten Index ausgew hlt haben geben Sie den Suchbegriff im Feld Werz ein Bei den Indexfeldern kann es sich um alphanumerische numerische oder Datums Zeitfelder handeln Im Feld Wert sind nur Eingaben m glich die dem jeweiligen Format des gew hlten Indexfeldes entsprechen Zus tzlich kann die Eingabe auf eine bestimmte Anzahl von Zeichen oder bestimmte Zeichen beschr nkt sein Zur Eingabeunterst tzung stehen Auswahllisten f r bestimmte Indexfelder zur Verf gung z B die Liste der windream Benutzer f r die Felder Erfasser oder die Liste der Objekttypen f r das Feld Objekttyp F r Datums und Zeitindexe wird abh ngig von der gew hlten Bedingung z B am am oder vor nach die Kalenderfunktion im Feld Wert zur Eingabe angezeigt Bei der Eingabe von Dezimalstellen in numerischen Feldern ist zu beachten dass die Zahlen mit Komma und nicht mit Punkt eingegeben werden Hinweis Wenn Vorversionen mit in die Suche einbezogen werden sollen oder bei der Suche zwischen Gro und Kleinschreibung un
19. aktuell gew hlten Art wird diese Suche ber alle Objekttypen und alle Dateinamen ausgef hrt Allgemeine Funktionen zur Ausf hrung der Suchen 4 5 Suche l schen Suchprofil und Suchergebnis speichern Die Suchkriterien einer Suche k nnen Sie ohne das Suchergebnis als Suchprofil f r eine sp tere Wiederverwendung mit dem Befehl Datei gt Suche speichern speichern siehe Abschnitt Mit Suchprofilen arbeiten ab Seite 4 57 Das Suchergebnis k nnen Sie unabh ngig von den Suchkriterien in einer CSV Datei f r eine sp tere Wiederverwendung mit dem Befehl Darei gt Ergebnisliste speichern speichern siehe Abschnitt Ergebnisliste ab Seite 4 61 Felder f r eine neue Suche l schen initialisieren Mit der Schaltfl che Suche l schen wird das aktuelle Suchergebnis verworfen d h die Ergebnisliste wird initialisiert geleert Gleichzeitig werden alle Eingaben und ausgew hlten Indexfelder auf der jeweiligen Registerkarte der einzelnen Suchfunktionen f r die Eingabe neuer Suchbegriffe gel scht bzw zur ckgesetzt So initialisieren Sie die Felder f r eine neue Suche 1 W hlen Sie die Registerkarte Schnellsuche Index oder Objekttyp f r die gew nschte Suchfunktion 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Suche l schen Serverauswahl f r die Suche Wenn mehrere windream Server eingesetzt werden kann die Suche nach Dokumenten gezielt auf einen bestimmten windream Server eingeschr nkt werden Vorausgesetzt die Server sind i
20. aus dem Windows Explorer Indexdaten von Dokumenten und Ordnern k nnen mit der Indexierungsfunktion von windream ge ndert werden Registerkarte Indexe im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Dokumente oder Ordner die ohne DMS spezifische Indexe gespeichert wurden k nnen nachindexiert werden Zuordnung des Objekttyps In den Historien zu den Dokumenten oder Ordnern im windream Laufwerk wird eine detaillierte bersicht ber Erstellungs und Anderungsdaten der Dokumente und Ordner gepflegt Ferner lassen sich neue Versionen erzeugen Mit der Versionsverwaltung werden aktuelle Versionen und die Vorversionen von Dokumenten verwaltet Mit der Rechteverwaltung ist die Vergabe von Zugriffsrechten auf Dokumente und Ordner sowohl auf Benutzer als auch auf Gruppenebene m glich Registerkarte windream Rechte im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Kopien von Dokumenten k nnen zur Bearbeitung aus dem DMS ex und importiert werden Grundlagen Dokumente bearbeiten Ausgew hlte Dokumente deren Bearbeitungszeit noch nicht abgelaufen ist k nnen manuell archiviert werden wenn dies f r die entsprechenden Dokumenttypen zugelassen ist Die Indexdaten und alle Dokument bzw Ordnereigenschaften k nnen Sie sich im HTML Format anzeigen lassen Die Dokumentvorschau erm glicht die Vorschau auf Dokumente und die Anzeige der Fundstellen im Volltext nach einer Volltextsuche Zus
21. ber das windream Kontextmen in der Ergebnisliste ausf hren k nnen beispielsweise Anschecken Einchecken Neue Version erstellen oder DocV iew In der windream Management Console wird durch einen zust ndigen Systemadministrator festgelegt welche Funktionen an den einzelnen Arbeitsstationen freigeschaltet und welche der verf gbaren Funktionen dann auch ber die Symbolleiste aufzurufen sind Weitere Informationen hierzu finden Sie im windream Administrationshandbuch Benutzerdefinierte Befehle in der Symbolleiste Bei den Funktionen die Sie ber die Symbolleiste Benutzer aufrufen k nnen handelt es sich um benutzerdefinierte Kontextmen eintr ge Diese definieren Sie in den windream Konfigurationen auf der Registerkarte Men Wie Sie im Einzelnen vorgehen um einen Men eintrag zu konfigurieren erl utert der Abschnitt Men im Kapitel Systemeinstellungen Client Hinweis Damit in der Symbolleiste f r einen Befehl ein bestimmtes Symbol angezeigt werden kann muss eine entsprechende Icon Datei existieren windream erwartet diese Datei im selben Verzeichnis in dem auch das Skript abgelegt ist das ber diesen Befehl ausgef hrt wird Der Dateiname muss identisch sein mit dem Dateinamen des Skripts und der zus tzlich angeh ngten Endung ico nach dem Muster lt okriptname 1c0 Beispiel MeinSkript vbs 1co Findet die Anwendung keine zugeh rige Symboldatei wird ein Standardsymbol verwendet So blenden Sie die Symbo
22. che OK um die ausgew hlten Namen der Erfasser in das Feld Erfasser der Registerkarte Schnellsuche zu bernehmen Hinweis Um Dokumente zu finden deren Erfasser nicht mehr in der Liste der aktuellen windream Benutzer aufgef hrt werden m ssen Sie die entsprechenden Namen im Feld Erfasser eingeben Dokumente eines aktuellen Benutzers suchen Schnellsuche ber die Schnellsuche k nnen Dokumente eines aktuell angemeldeten Benutzers gefunden werden Wenn im Feld Erfasser der Wert aktueller Benutzer eingetragen wird manuell oder ber die Schaltfl che Erfasser so werden alle Dokumente gefunden die von dem an der betreffenden Arbeitsstation angemeldeten Benutzer im DMS erfasst worden sind Der Wert wird nach dem Start der Suche systemintern in den Namen des aktuell angemeldeten Anwenders umgewandelt Weiterhin ist es m glich den Wert aktueller Benutzer durch den realen Namen eines Benutzers zu ersetzen z B Mike M ller Es werden dann alle Dokumente gefunden deren Erfassernamen mit dem angegebenen Wert bereinstimmen Suchabfragen nach Dokumenten eines aktuellen Benutzers k nnen als Suchprofile gespeichert und somit auch anderen Anwendern zur Verf gung gestellt werden die die Profile von ihrer jeweiligen Arbeitsstation aus starten k nnen Suchen nach Datums und Zeitangaben Zus tzlich k nnen Sie die Suche durch die Angabe von Datum und Zeitangaben einschr nken Das Dropdown Listenfeld Zeit beinhalte
23. die Art und die Anzahl der verf gbaren Objekttypen erfolgt mit der windream Management Console 4 50 Objekttypsuche Hinweis Wenn Vorversionen mit in die Suche einbezogen werden sollen oder bei der Suche zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden werden soll stellen Sie die entsprechenden Optionen auf der Registerkarte Optionen ein Seite 4 54 Eine Suche durchf hren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die Durchf hrung einer Objekttypsuche notwendig sind Im Anschluss werden einzelne Bearbeitungsschritte ausf hrlicher beschrieben So f hren Sie eine Objekttypsuche durch 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl In windream aus dem Men Suchen 3 W hlen Sie die Registerkarte Objekttyp 4 Legen Sie ggf zun chst den Server f r die Suchen fest indem Sie aus dem Dropdown Listenfeld Server den gew nschten Eintrag ausw hlen siehe Serverauswahl f r die Suche ab Seite 4 61 5 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp den gew nschten Eintrag aus 6 Geben Sie die gew nschten Suchbegriffe in die Eingabefelder ein 7 Starten Sie die Suche Die Suche wird ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgef hrt In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Objekte Treffer angezeigt Das Suchprofil und die Ergebnisliste k nnen Sie f r eine
24. entsprechenden Namen im Feld Wert eingeben Wenn Sie nach Dokumenten verschiedener Erfasser suchen m chten m ssen Sie f r jeden gew nschten Namen einen entsprechenden Suchbegriff festlegen und diesen in die Liste der Suchbegriffe bernehmen Dokumente eines aktuellen Benutzers suchen Indexsuche ber die Indexsuche k nnen Dokumente eines aktuell angemeldeten Benutzers gefunden werden Die Suche nach Dokumenten eines aktuellen Benutzers kann ausgef hrt werden wenn als Index entweder Erfasser oder Ausgecheckt von ausgew hlt wurde Wenn anschlie end im Feld Wert die Eingabe aktueller Benutzer manuell oder ber die Schaltfl che E eingetragen wird so werden alle Dokumente gefunden die von dem an der betreffenden Arbeitsstation angemeldeten Benutzer im DMS erfasst worden sind Der Wert wird nach dem Start der Suche systemintern in den Namen des aktuell angemeldeten Anwenders umgewandelt Weiterhin ist es m glich den Wert aktueller Benutzer durch den realen Namen eines Benutzers zu ersetzen z B Mike 4 30 Indexsuche Strukturierte Suche M ller Es werden dann alle Dokumente gefunden deren Erfassernamen mit dem angegebenen Wert bereinstimmen oder die von dem entsprechenden Verfasser ausgecheckt sind abh ngig von der Indexauswahl Suchabfragen nach Dokumenten eines aktuellen Benutzers k nnen als Suchprofile gespeichert und somit auch anderen Anwendern zur Verf gung gestellt werden die die P
25. f r die die Vorschau angezeigt werden soll in dem entsprechenden Ordner des windream Laufwerks 7 W hlen Sie den Befehl windream gt DocV iew aus dem Kontextmen oder 1 F hren Sie eine Suche ber eine der windream Suchfunktionen aus und markieren Sie in der Ergebnisliste die Dokumente f r die die Vorschau angezeigt werden soll 2 W hlen Sie den Befehl windream gt DocV iew aus dem Kontextmen windream DocView wird gestartet und die Dokumente werden im Original Layout angezeigt DocView Vorschau auf Dokumente 5 89 Alle Dokumente in einem Fenster Gepinnt und immer im Vordergrund anzeigen Sie k nnen das Vorschaufenster offen halten so dass Sie beim Bl ttern innerhalb des DMS oder einer Ergebnisliste nicht f r jedes Dokument gesondert die Dokumentvorschau aktivieren m ssen Die Dokumente werden dann nacheinander im Vorschaufenster angezeigt Dazu starten Sie windream DocView und setzen die Option Alk Dateien in einem Fenster Gepinnt in den Einstellungen Auch ber das Symbol Bl us der Men leiste des Fensters k nnen Sie die Option aktivieren Automatische Wiederherstellung des minimierten DocView Fensters zur Anzeige Damit die Dokumente auch dann beim Bl ttern nacheinander angezeigt werden wenn Sie das Fenster der Dokumentvorschau minimiert haben m ssen Sie in den Einstellungen die Option Auto Aktivieren wenn gepinnt und minimiert aktivieren Ist die Option eingeschaltet wird das minimierte Fenste
26. hrt nur die Verwendung der Platzhalter und _ zu den gew nschten Suchergebnissen Suchen in einzelnen oder allen Volltexten eines Dokuments Volltextsuchen sind in den verschiedenen Volltexten die zu einem Dokument existieren k nnen m glich e Extrahierter Volltext e Manueller Volltext e Volltext aus volltextsuchbaren Indexfeldern e Erweiterter privater Volltext ab windream Business Edition Die Generierung Erfassung und Bearbeitung der einzelnen Volltexte erfolgt entweder automatisch durch die windream Dienste windream 4 38 Volltextsuche ber die Schnellsuche Volltextsuche ber die Indexsuche Volltextsuche Volltext Indexierungsdienst windream DMS Dienst oder manuell ber die Registerkarten Volltext bzw Indexe der Dateieigenschaften siehe auch Abschnitt Volltext anzeigen in Kapitel 5 In den Volltextsuchen kann nach Dokumenten anhand von Textelementen getrennt in den verschiedenen Volltexten oder auch ber alle Volltexte gesucht werden Volltextsuchen k nnen Sie ber die Registerkarten Schnellsuche oder Index ausf hren W hlen Sie die Registerkarte Schnellsuche siehe auch Abschnitt Schnellsuche ab Seite 4 7 Geben Sie den Suchbegriff im Dropdown Listenfeld Suchen nach ein Im Dropdown Listenfeld In w hlen Sie den Eintrag f r den Volltext in dem Sie mit dem Suchbegriff suchen m chten Der Suchbegriff besteht aus den zu suchenden W rtern oder Wortfragmenten und den m glichen Opera
27. mto mtr aufgrufenwerden Es werdenkier Esellmgen des I dkexerws dersts zur Dudedering der Dokumente Order fe gekzt eymchrne Jasmchrore Indeserung oder Iideserungsauftrsge bearbeiten D viniem mto Catr erm glicht amp auflerdem auf verschiedene vindem Severimerkab de vorhandenen Netwerks umzwsch ten wermin dne Systermumge nmg mehrere vin dream Server dngsetzt werden windream Cortrol Center starten D viniem m a mit em Fe H Poogsuame Turnen aus dem Mindous Sow Mer mpera Alenati ite mxh m gich das Control Canter ber die windream Konfiguration Megsterkarte Ayres aus der Windows Systemsteuerung zu starten Dise Metho d erm glichte zw tzlich das Komtextmerii des Control Center mittels Tststunmigpion zu n Damit ds windream Coxtrd Certe utomaisch bei jedem temstart gstastet uird muss de Option Aronssr tatsyaw dem aktiviert sein Hacken vor dem Marikintrzzin dem Koxtextmex des w ndsem Smb ds in der T Heist Abbildung 5 20 windream DocView Fundstellenanzeige nach Volltextsuche Die Fundstellenanzeige ein ausschalten und innerhalb der Fundstellen navigieren Die Fundstellenanzeige schalten Sie ber das Symbol Hervorheben der Fundstellen aus der Men leiste des Vorschaufensters oder ber die Einstellungen zur Konfiguration von windream DocView ein bzw aus siehe auch Abschnitt Einstellungen ab Seite 5 92 Symbol Funktion E ber das Symbol schalten Sie die Fundstellenanzeige ein und au
28. rt die Schreibrechte auf diesen Ordner besitzen Das neue Dokument der neue Ordner erh lt dann automatisch die Rechte des bergeordneten Ordners Verf gt ein Benutzer oder eine Benutzergruppe nicht mindestens ber Leserechte auf einen Ordner oder ein Dokument so wird der Ordner bzw das Dokument weder in den Ergebnislisten der windream Suchfunktionen noch im Windows Exploter angezeigt Hinweis Dokumente die in einem Ordner abgelegt sind f r den ein Benutzer oder eine Gruppe kein Leserecht besitzt werden in einer Suche windream Suchfunktionen gefunden wenn der Benutzer bzw die Gruppe der der Benutzer angeh rt das Leserecht auf diese Dokumente besitzt Diese Dokumente k nnen ber die Ergebnislisten der windream Suchen eingesehen werden Im Windows Explorer werden diese Dokumente nicht angezeigt Leserecht f r ein Dokumentleinen Ordner vergeben Wenn ein Dokument einem Benutzer oder einer Gruppe nur zum Lesen bzw ein Ordner zur Ansicht freigegeben werden soll m ssen Sie diesem Benutzer bzw dieser Benutzergruppe ausschlie lich das Recht Lesen f r das Dokument bzw den Ordner zuweisen Hinweis Wenn Sie f r einen Benutzer bzw eine Benutzergruppe das Leserecht auf ein Dokument demarkieren entziehen Sie diesem Rechtetr ger damit s mtliche Rechte und der Eintrag wird aus der Liste entfernt See Mit dem Recht Verweigerung Ordner auflisten bzw Verweigerung Daten lesen k nnen Sie das Leserecht auf Ordner und Dokume
29. 2 Indexierungsdienst starten 3 17 Abbildung 3 3 Noch Auftr ge in der Warteschlange 3 17 Abbildung 3 4 Aktuelle Auftr ge anzeigen 3 22 Abbildung 3 5 Auftr ge aus der Warteschlange l schen 3 23 Abbildung 3 6 Warteschlange l schen 3 24 Abbildung 3 7 Indexmerkmale festlegen 3 26 Abbildung 3 8 Objekttyp und objekttypspezifische Indexmerkmale 3 28 Abbildung 3 9 Beispiele f r m gliche Tabellen Vektorfelder 3 30 Abbildung 3 10 Beispiele f r m gliche Listen und Gruppen von Optionsfeldern Vektorfelder 3 31 Abbildung 3 11 Beispiele f r m gliche Auswahllisten 3 32 Abbildung 3 12 Indexmerkmale bearbeiten 3 38 Abbildung 4 1 Suche nach Dokumenten 4 3 Abbildung 4 2 Schnellsuche 4 7 Abbildung 4 3 Schnellsuche ausf hren 4 8 Abbildung 4 4 Schnellsuche Auswahl des Erfassers 4 12 Abbildung 4 5 Suche nach Dokumenten 4 16 Abbildung 4 6 Indexsuche durchf hren 4 18 Abbildung 4 7 Indexsuche Auswahl eines Erfassers 4 27 Abbildung 4 8 Volltextsuche ber die Schnellsuche durchf hren 4 38 Abbildung 4 9 Volltextsuche ber die Indexsuche durchf hren 4 39 Abbildung 4 10 windream Objekttypsuche 4 49 Abbildung 4 11 Objekttypsuche durchf hren 4 51 Abbildung 4 12 Objekttypsuche mit Wildcards in String Vektorfeldern durchf hren 4 52 Abbildung 4 13 Kontextmen zur Anzeige der Vorbelegung 4 53 Abbildung 4 14 Optionen f r die Suchen festlegen 4 54 Abbildung 4 15 Ergebnisliste 4 61 Abbildung 4 16 Da
30. 3 30 Tastatur Navigation Dialogfeld windream Rechte 5 31 TCP Dienst 6 5 TCP Port 6 5 Timout Treiber 6 19 Trefferliste 4 2 Treiber Timout 6 19 Wartezeiten 6 19 Typindex Einmal editierbar 3 29 Mu feld 3 29 Vektorindex 3 30 3 31 Volltextindex 3 29 Vorbelegung 3 32 U bernehmen Indexe 3 34 Indexmerkmale 3 34 Umschaltung Server 2 20 UNC Prefix 6 5 Undo Check Out 5 69 V Vektorfeld Index 3 30 3 31 Typindex 3 30 3 31 Vektor Indexe Indexsuche 4 31 Verbindungen Registerkarte 6 4 windream Administration 6 4 windream Konfiguration 6 4 Verbindungsfehler beim Pollen anzeigen 2 14 Vererbbare Dateirechte 5 37 Hinzuf gen 5 44 Vererbbare Ordnerrechte 5 37 Hinzuf gen 5 44 Vererbung Rechte 5 37 Vergeben Initiale Rechte 5 39 Leserecht 5 34 Rechte 5 33 5 34 5 35 5 39 Schreibrecht 5 35 Zugriffsrechte 5 33 5 39 Verkn pfung von Suchbegriffen Indexsuche 4 32 Strukturierte Suche 4 32 Volltextsuche 4 45 Verschieben Suchbegriff 4 34 Versenden Auftr ge 6 10 Version 5 9 Erstellen 5 12 L schen 5 15 Registerkarte 5 10 Versionierung 5 9 Versionsverwaltung 5 9 Verwalten Rechte 5 24 5 29 Verwendung von Klammern Indexsuche 4 33 Strukturierte Suche 4 33 Verzeichnis Asynchron indexieren 3 13 nicht indexieren 3 14 Synchron indexieren 3 12 Verzeichnis indexieren Systemeinstellungen 3 12 3 13 6 12 Verzeichnisse Indexieren 6 12 Verzeichnisse indexieren windream Konfiguration 6 12 VFS Dienst Automatisch starte
31. Abonnieren wird Anwendern die M glichkeit einger umt dokumente und Ordner zu abonnieren Das Leserecht berechtigt Anwender ein Dokument im Lese Modus read only Modus in einem Viewer oder in der f r den Dateityp des Dokuments registrierten Anwendung zu ffnen Ver nderungen die in der registrierten Anwendung vorgenommen werden k nnen nicht in demselben Dokument gespeichert werden weil daf r das Schreibrecht Datei ndern gesetzt sein muss Ordner werden im windream Laufwerk im Windows Explorer oder in den Ergebnislisten der windream Suchfunktionen nur angezeigt wenn der Benutzer oder die Gruppe der der Benutzer zugewiesen ist mindestens das Leserecht f r die Ordner besitzt Das Recht Verweigerung Ordner auflisten Ordner bzw Verweigerung Daten lesen Dokumente schr nkt das Leserecht auf die betreffenden Objekte ein Benutzer oder Gruppen denen dieses Recht f r einen Ordner oder ein Dokument zugeteilt ist k nnen das Objekt im windream Laufwerk oder einer Ergebnisliste sehen den Ordnerinhalt bzw den Dateiinhalt jedoch nicht Das Recht Index ndern berechtigt Anwender die Indexdaten Indexe Historie Lebenszyklus Volltext von Dokumenten und Ordnern zu ndern Die Indexdaten umfassen die windream Metadaten der Objekteigenschaften auf den Registerkarten Indexe Historie Lebenszyklus und Volltext F r das Generieren einer neuen Version oder die Bearbeitung der Originaldatei ist zus tzlich das Recht Datei ndern e
32. Anwendungs ID FE9E4896 A014 11D1 855C 00A0C944138CH 4F0AC159 5804 4337 AE91 117D6E67BBIB 6d8ff8e0 730d 1 1d4 bf42 00b0d0118b56 E495081B BBA5 4b89 BA3C 3B86A686587A 4FB6BB00 3347 1 1d0 B40A 00AA005FF586 64F4E196 2960 1 1D3 B25C 001048071DA1 56BE716B 2F76 4dfa 8702 67AE10044F0B FAF53CC4 BD73 4E36 83F1 2B23F46E513E 58FC39EB 9DBD 4EA7 B7B4 9404CC6ACFAB A1F4E726 8CF1 11D1 BF92 0060081ED811 A1E75357 881A 419E 83E2 BB16DB197C68 E32549C4 C2B8 48CC 90D7 OFC3511092BB 8BC3FOSE D86B 11D0 A075 00C0O4FB68820 168C54A54 355E 11D3 83EB 00A0CIZAZF2D B93C1D78 DAD0 4C93 BE0B 9491E0A8301F B366DEBE 645B 4345 B865 DDD82C345492 541319A0 AAD0 4362 4758 B585E43456E4 0104B066E1A 58814722 F213 11D4 8910 001046071C14 Abbildung 6 3 Verbindungen DCOM Konfiguration Mit einem Doppelklick auf den Eintrag windream DMS Service oder ber die Schaltfl che Eigenschaften Properties wird das Dialogfeld Eigenschaften von windream DMS Service ge ffnet in dem der Name des windream Servers eingetragen wird Verbindungen 6 7 Eigenschaften von windream DMS Service Allgemein Ausf hrungsort Sicherheit Endpunkte Identit t Allgemeine Eigenschaften dieser DEOM Anwendung Anwendungsname windream DMS Service Anwendungs ID 830347D0 4243 11d3 B322 00104B066BE 14 Anwendungstyp Lokaler Server Authentifizierungsebene BEER Lokaler Pfad Abbildung 6 4 Verbindungen Eigenschaften von windream DMS Servic
33. Benutzer und Gruppen hinzuf gen in dem Sie die Rechtetr ger mit ihren Zugriffsrechten festlegen 8 Speichern Sie die nderungen mit der Schaltfl che OK So erstellen Sie ein neues Abonnement 1 Wechseln Sie im Windows Explorer auf den Eintrag f r das windream Laufwerk 2 ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Abonnements 4 Aktivieren Sie die Schaltfl che Neu oder w hlen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen Dokumente und Ordner abonnieren 5 107 Eigenschaften von Abonnement Abonnements Rechte 5 10 11 Ent E Pfad Name e ID o Datenbank ID 42 Untergeordnete Objekte einbeziehen Eigene Ereignisse ignorieren Ereignis Abonnent Abbrechen Abbildung 5 32 Neues Abonnement f r ein windream Objekt W hlen Sie die Enzitat f r die Sie ein Abonnement erstellen m chten W hlen Sie ber die Schaltfl che L Feld Pfad Name das windream Objekt der Entit t aus f r das das Abonnement gelten soll Markieren Sie die Option Untegeordnete Objekte einbeziehen wenn gew nscht ist dass das Abonnement auch auf untergeordnete Objekte angewendet werden soll Markieren Sie die Option Eigene Ereignisse ignorieren wenn Sie auch ber Ereignisse informiert werden m chten die Sie selbst ausl sen W hlen Sie aus der Liste der Ereignisse das Ereignis aus bei dem der Abonnent informiert werden s
34. Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK 5 Aktualisieren Sie die Ansicht im Windows Explorer mit der Taste F5 um sich die neue Version anzeigen zu lassen Oder In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Versionsverwaltung Aus der Ergebnisliste nach einer erfolgreichen Recherche mit der windream Suchfunktion Suche nach Dokumenten 1 ffnen Sie das Windows Start Men W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten N F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Ergebnisliste W hlen Sie den Befehl Neue Version erstellen aus dem Kontextmen aA VI A Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK 7 Aktualisieren Sie die Ansicht im Windows Explorer mit der Taste F5 um sich die neue Version anzeigen zu lassen Nach der Erstellung der neuen Version k nnen Sie sich die Versionen auf der Registerkarte Version Dialogfeld Eigenschaften von lt Dareiname gt ansehen oder die neue Version zur Bearbeitung ffnen Hinweis Nachdem Sie eine neue Version erstellt haben m ssen Sie die Ansicht im Windows Explorer aktualisieren Taste F5 oder Men Ansicht gt Aktualisieren damit die neue Version angezeigt wird Wenn die Ansicht im Windows Explorer so eingestellt ist dass versteckte Dateien angezeigt werden Befehl Ansich
35. Dokument 5 52 Extrahierter Volltext 5 19 F Fehler bei der Speicherung der Zugriffsrechte 5 42 Fehler bei der Zuweisung von Zugriffsrechten 5 42 Fehleranzeige Erweitert 6 21 Fehlerliste 6 21 Speichern 6 23 Fehlerlokalisierung 6 21 Fehlerr ckverfolgung 6 21 Filter Registerkarte 6 9 Systemeinstellungen 6 9 windream Administration 6 9 windream Konfiguration 6 9 Filterfunktion Benutzer und Gruppen ausw hlen 5 41 Erfasser 4 13 4 28 Flag 32768 windream Rechte 5 28 Flag keine Rechte windream Rechte 5 28 Fundstellenanzeige DocView 5 90 in der Dokumentvorschau 5 90 F r Bearbeitung gesperrte Dokumente Anzeigen 5 74 Suchen 5 74 G Globale Vektorindexe 3 33 Globales Skriptverzeichnis 6 18 4 33 4 50 4 55 Gruppieren der Ergebnisliste 4 63 H Hinzuf gen Benutzer und Gruppen 5 39 Dateifilter 6 15 Historieneintrag 5 8 Men befehl 6 29 Rechtetr ger 5 39 7 10 Suchbegriff 4 33 Vererbbare Dateirechte 5 44 Vererbbare Ordnerrechte 5 44 Historie Dokument 5 4 Eintrag hinzuf gen 5 8 Ordner 5 4 Registerkarte 5 4 Import Dokument 3 6 5 52 Import Export Registerkarte Ein Ausgang 6 33 Vorbelegung 6 33 In Bearbeitung nehmen Dokument 5 72 Dokumente 5 72 Index Einmal editierbar 3 29 Mu feld 3 29 Vektorindex 3 30 3 31 Volltext 3 29 Vorbelegung 3 32 Indexdaten Anzeigen 4 68 Bearbeiten 4 68 Indexe 3 3 3 29 Siehe auch Indexmerkmale oder Indexkriterien ndern 3 39 Anzeigen 3 39 Sic
36. Dokumente recherchieren Grundlagen zur Recherche 4 1 Dieses Kapitel erl utert die verschiedenen Recherchem glichkeiten von windream f r die Suche nach Dokumenten Einleitend wird kurz auf die Grundlagen der Recherchefunktionen eingegangen Im Anschluss daran wird beschrieben wie Sie die windream Suche starten Seite 4 3 und es werden detailliert die allgemeinen Funktionen zur Durchf hrung der Suchen erl utert Seite 4 4 Die folgenden Abschnitte beschreiben ausf hrlich die einzelnen Suchfunktionen Es wird beschrieben wie Sie mit der windream Recherche Funktion eine Schnellsuche Seite 4 7 eine Indexsuche Seite 4 16 eine Volltextsuche Seite 4 36 oder eine Objekttypsuche Seite 4 49 durchf hren Suchprofile erstellen speichern und wiederverwenden Seite 4 57 Zudem wird erl utert wie Sie mit der Ergebnisliste arbeiten Seite 4 61 Die Optionen zur Festlegung erweiterter Suchbedingungen der Suchfunktionen werden in einem separaten Abschnitt erl utert Seite 4 54 Grundlagen zur Recherche F r die Suche nach gespeicherten Dokumenten steht Ihnen die Anwendung Suche nach Dokumenten mit verschiedenen Recherchem glichkeiten zur Verf gung Die Suchfunktion von windream entspricht im Aufbau in der Benutzerf hrung und den Funktionen im Wesentlichen den Suchfunktionen Datei Ordnet Suche von Windows und Microsoft Outlook Sie bietet allerdings zus tzlich umfangreiche Recherchem glichkeiten f r die verschied
37. Erfasser ID wird von windream auch als Ersteller bzw Autor f r die in windream abgelegten Dokumente gespeichert Rechte Die Verwaltung der Rechte erfolgt auf der Registerkarte Rechte in den Dokument bzw Ordnereigenschaften Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Die Rechtevergabe erfolgt pro Benutzer oder Gruppe auf einzelne oder mehrere zuvor ausgew hlte Dokumente oder Ordner Die Vergabe der Rechte kann f r einen oder mehrere Rechtetr ger Benutzer und Gruppen gleichzeitig erfolgen Im folgenden werden nun zun chst die Rechte der windream SBX Version Bsex erl utert Im Anschluss daran die erweiterten Rechte der windream Business Edition SE Rechte in der windream SBX Tsex Die Zugriffsrechte sind auf die Rechte Lesen ndern und Rechte pro Benutzer oder Gruppe beschr nkt Das Recht L schen wird automatisch durch das Recht ndern gegeben Entsprechend dieser Struktur k nnen den jeweiligen Benutzern oder Gruppen Rechte auf einzelne oder mehrere Ordner oder Dokumente in windream einger umt werden Dabei wird zwischen Leserechten Recht Lesen Schreibrechten Recht ndern und dem Recht zur Rechtevergabe Rechte unterschieden 5 26 Lesen ndern Rechte windream Rechte Das Leserecht berechtigt Anwender ein Dokument im Lese Modus read only Modus in einem Viewer oder in der f r den Dateityp des Dokuments registrierten Anwendung zu ffnen Ver nderungen die in der registr
38. Ergebnisliste nach einer durchgef hrten Suche Die Funktion rufen Sie mit dem Befehl windream gt Anschecken r ckg ngig aus dem windream Kontextmen auf Nach der Aktivierung des Befehls blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie einen Kommentar eingeben k nnen der in die Historie der Dokumente mit eingetragen wird Wenn bei der Auswahl der Dokumente auch Ordner mit ausgew hlt werden k nnen Sie angeben ob die Funktion auch auf alle Unterverzeichnisse angewendet werden soll Optional stellen Sie ein ob die beim Check Out Vorgang angelegten lokalen Kopien der Originaldateien auf dem Zielsystem auch wieder entfernt werden Ggf auftretende Fehler w hrend der L schoperationen k nnen in der Logdatei protokolliert werden 5 70 Dokumente aus und einchecken Auschecken r ckg ngig machen Abbrechen Originaldatei l oschen sichemn f L schen r V Fehler in Report Dialog Logdatei Kommentar m Abbildung 5 15 Auschecken r ckg ngig So machen Sie einen Check Out Vorgang r ckg ngig Aus dem Windows 1 Markieren Sie im Windows Explorer die Dokumente und Ordner Explorer f r die der Check Out Vorgang r ckg ngig gemacht werden soll 2 W hlen Sie den Befehl windream gt Auschecken r ckg ngig aus dem Kontextmen 3 Geben Sie im Dialogfeld Auschecken r ckg ngig ggf einen Kommentar ein der in die Historien der Dokumente eingetragen werden soll 4 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete
39. Hinweis Detaillierte Informationen zur Konfiguration und Erzeugung von Miniaturansichten finden Sie im windream Administrationshandbuch unter dem Thema Miniaturansichten f r Dokumente System einstellungen Client Grundlagen der windream Konfigurationen Client 6 1 Dieses Kapitel erl utert die Systemkonfigurationen und m glichen benutzerspezifischen Einstellungen von windream auf der Arbeitsplatz und Benutzerebene Es werden die Parameter f r die Datenbank und Serververbindungen beschrieben Zudem wird erl utert wie Sie die f r die Indexierung der Dokumente notwendigen Einstellungen vornehmen das windream Kontextmen bearbeiten oder eingestellte Arbeitsverzeichnisse anpassen Des weiteren wird die Konfiguration der integrierten Reporting Funktion und die Einstellungen f r den Im und Export sowie den Check In Check Out Prozess von Objekten beschrieben Grundlagen der windream Konfigurationen Client Aus dem Windows Start Men Aus dem windream Control Center Die Administration von windream auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene erfolgt mit der Anwendung windream Konfiguration die in die Windows Systemsteuerung integriert ist Die Anwendung dient der Verwaltung allgemeiner Umgebungseinstellungen f r die Datenbank die Serververbindungen oder f r notwendige Arbeitsverzeichnisse Zudem erfolgt in den windream Einstellungen die Festlegung der f r die Indexierung notwendigen Einstellungen die Bearbeitung des
40. L schen von Dokumenten e ArchiveNow log Sofort archivieren e CheckIn log Dateien einchecken e CheckOut log Dateien auschecken e DelPreVersion log L schen inklusive Vorversionen e Export log Objekte exportieren e Import log Objekte importieren e ExportHTML log HTML Indexdaten anzeigen e MakeVersion log Neue Version erstellen e Properties log Eigenschaften e Subscribe log Abonnieren e Thumbnail log Miniaturansicht Erzeugung e UndoCheckOut log Auschecken r ckg ngig e UndoWorkLock log Bearbeitung beenden e UserGtroup log Benutzer und Gruppen e WMCEsxplorer log Dokumente l schen e WorkLock log In Bearbeitung nehmen 6 42 Report So legen Sie die Einstellungen f r die Protokolldatei eines Vorgangs fest 1 ffnen Sie die windream Konfiguration mit dem Befehl Konfiguration aus dem windream Control Center 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Report W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Report f r die Aktion f r die Sie die Protokolldatei konfigurieren m chten Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Dialog anzeigen wenn die Protokolldatei w hrend eines Prozesses angezeigt werden soll Markieren Sie das Kontrollk stchen Selbstst ndig schlie en wenn das Dialogfeld zur Anzeige des Reports nach Abschluss einer Aktion automatisch geschlossen werden soll Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Prozo amp olldatei schreiben damit f r die ei
41. Legen Sie ber das Dropdown Listenfeld Bedingung den gew nschten Operator fest 8 Geben Sie den Suchbegriff im Feld Werz ein 9 Bet tigen Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um den festgelegten Suchbegriff in die Liste zu bertragen 10 Wiederholen Sie die Schritte 5 8 solange bis Sie alle gew nschten Suchbegriffe festgelegt haben 11 Ver ndern Sie ggf die Auswertungsreihenfolge durch Setzen von Klammern optional 4 18 Indexsuche Strukturierte Suche 12 ndern Sie ggf den Verkn pfungsoperator mit dem die einzelnen Suchbegriffe Zeilen miteinander verkn pft werden sollen optional 13 Wechseln Sie auf die Registerkarte Optionen und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollk stchen wenn bei der Suche auch die Vorversionen ber cksichtigt werden sollen oder zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden werden soll optional 14 Starten Sie die Suche mit der Schaltfl che Starten Die Suche wird ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgef hrt In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Objekte angezeigt Treffer Das Suchprofil und oder die Ergebnisliste k nnen Sie f r eine sp tere Wiederverwendung speichern Befehle Datei gt Suche speichern und Datei gt Ergebnisliste speichern Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST J Schnellsuche Index Objekttyp Optionen halter 1 F AA Suc
42. Neue Version erstellen 5 13 Leserechte auf windream Dokumente 5 35 Leserechte auf windream Ordner 5 35 Schreibrechte auf windream Dokumente 5 35 Schreibrechte auf windream Ordner 5 36 windream Rechte der BE und m gliche Aktionen 5 36 Index Index A Abonnement ndern 5 103 Bearbeiten 5 103 L schen 5 103 Neu 5 103 Rechte 5 103 Abonnements 5 101 Abonnieren Dokument Ordner 5 101 Rechte 5 28 5 36 Active Desktop 2 9 Administration 6 1 Aktueller Benutzer Suche 4 14 4 29 Alias Liste 2 20 Alle Verbindungen notwendig 2 14 Allgemein Registerkarte 6 17 Systemeinstellungen 6 17 windream Administration 6 17 windream Konfiguration 6 17 ndern Indexe 3 39 Indexmerkmale 3 39 Rechte 5 26 nderungsdatum 3 33 Anf hrungszeichen Datenbank Syntax 4 42 Anhalten Suche 4 4 4 34 Anmerkungen Siehe Annotationen DocView 5 94 Verwalten 5 94 Annehmen Auftr ge 3 8 3 9 3 12 3 18 6 10 Annotationen Bearbeiten 5 96 DocView 5 94 Ein Ausblenden 5 96 L schen 5 96 Objekttyp 5 95 Rechte 5 96 Verwalten 5 94 Verzeichnis f r die Ablage 5 95 Ansicht der Ergebnisliste 4 63 Ansicht der Suchtermliste 4 32 Ansicht konfigurieren DocView 5 89 in der Dokumentvorschau 5 89 Anwendung Suche nach Dokumenten 4 3 7 7 Anzeigen Auftr ge 3 21 Ausgecheckte Dokumente 5 65 Dokument 4 68 Dokumente 4 61 F r Bearbeitung gesperrte Dokumente 5 74 Indexdaten 4 68 Indexe 3 39 Indexmerkmale 3 39 Inhalt der Daten
43. Objekttyp Zus tzlich beinhaltet die Liste der verf gbaren Indexe in jedem Fall Indexsuche Strukturierte Suche 4 21 Datums Zeit Indexe Vektor Indexe Volltext den Index Ausgecheckt von In dieser Kategorie sind alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe der objekttypunabh ngigen Indexe und der objekttypspezifischen Indexe des zuvor ausgew hlten Objekttyps in alphabetischer Reihenfolge aufgef hrt Die Liste variiert in Abh ngigkeit von dem eingestellten Objekttyp e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe und der objekttypunabh ngigen Indexe Objekttyp Standard e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe der objekttypunabh ngigen und der objekttypspezifischen Indexe aller Objekttypen Objekttyp Alle Objekttypen e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe der objekttypunabh ngigen und der objekttypspezifischen Indexe eines Objekttyps ein bestimmter Objekttyp Ser In dieser Kategorie sind alle Vektorfelder der objekttypspezifischen Indexe des zuvor ausgew hlten Objekttyps in alphabetischer Reihenfolge aufgef hrt Die Liste variiert in Abh ngigkeit von dem eingestellten Objekttyp e Alle objekttypspezifischen Vektorindexe aller Objekttypen ObjekttypAlle Objekttypen e Alle objekttypspezifischen Vektorindexe eines Objekttyps ein bestimmter Objekttyp Diese Kategorie enth lt die m glichen Volltextfelder f r die Durchf hrung der Volltextsuchen e Alle Volltexte e Fxtrahierte
44. Ordner anzeigen 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks im Windows Explorer zu dem die Historie angezeigt werden soll 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Historie Hinweis Auch in der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion k nnen Sie die Historie zu einem Ordner einsehen Historieneintrag hinzuf gen Zus tzlich zu den von der Anwendung erzeugten Eintr gen f r die Historien kann der Anwender eigene Eintr ge hinzuf gen Voraussetzung ist dass er einer Gruppe angeh rt die das Schreibrecht f r die Dokumente bzw die Ordner besitzt So f gen Sie einen Eintrag in die Historie eines Dokuments Ordners ein 1 ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt f r das Dokument bzw den Ordner dem ein Historieneintrag hinzugef gt werden soll 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Historie 3 ffnen Sie das Dialogfeld Historieneintrag hinzuf gen mit der Schaltfl che Hinzuf gen 4 Geben Sie in dem Feld den Kommentar f r den Historieneintrag ein 5 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfl che OK Hinweis In der Spalte A amp tion wird f r einen benutzerdefinierten Historieneintrag automatisch der entsprechende Eintrag gesetzt Benutzereintrag Die Bezeichnung f r die Aktion kann nicht ge ndert werden Ein bereits eingetragener Historieneintrag kann nicht mehr ge ndert werde
45. Rechtetr ger nur auf einen Teil der gew hlten Objekte besitzt grau dargestellte Kontrollk stchen D h wenn Sie ein grau gesetztes Recht markieren wird dieses anschlie end schwarz dargestellt und ist nach der Speicherung f r alle bearbeiteten Objekte gesetzt Demarkieren Sie ein grau dargestelltes Recht wird dem betreffenden Rechtetr ger dieses Recht auf alle gew hlten Objekte entzogen Beispiel Zugriffsrechte auf Dokument 1 Name Lesen Verweigerung Index Datei Abonnieren Rechte Datei lesen ndern ndern windream Admin Ja Nein Nein Nein Ja Ja E windream Benutzer Ja Nein Ja Ja Nein Ja windream Rechte 5 33 E Mustermann Ja Nein Ja Ja Ja Ja E Schneider Ja Ja Nein Nein Nein Nein f windteam Test Ja Nein Nein Nein Nein Nein Zugriffsrechte auf Dokument 2 Name Lesen Verweigerung Index Datei Abonnieren Rechte Datei lesen ndern ndern E windream Admin Ja Nein Ja Ja Nein Ja windream Benutzer Ja Nein Ja Ja Nein Ja Darstellung der Zugriffsrechte bei Auswahl von Dokument 1 und Dokument 2 Name Lesen Verweigerung Index Datei Abonnieren Rechte Datei lesen ndern ndern E windream Admin Ja Nein Ja grau Nein Ja grau Ja G windream Benutzer Ja Nein Ja Ja Nein Ja Base Ja grau Nein Ja grau Ja Ja grau Ja grau NEE ER Ja grau Ja grau Nein Nein Nein Nein se
46. Schaltfl che Szart 2 W hlen Sie den Befehl Syszemsteuerung aus dem Men Einstellungen 3 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Filter 5 Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen auch f r V erzeichnissse im Bereich Indexierauftr ge Arbeitsplatzeinstellung 6 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld windream Konfiguration zu schlie en Ordner indexieren 3 15 Unabh ngig von den weiteren Einstellungen des Indexierungsdienstes werden f r die am Arbeitsplatz zu erfassenden Ordner keine Indexierungsauftr ge erstellt Hinweis Alternativ kann der Indexierungsdienst beendet werden Befehl Indexierungsdienst gt Beenden aus dem windream Control Center Damit wird gleichzeitig allerdings auch die direkte DMS spezifische Indexierung bei der Erfassung von Dokumenten ausgeschaltet 3 16 Der windream Indexierungsdienst Der windream Indexierungsdienst Dateifilter Indexierungs auftr ge versenden bzw annehmen Mit dem Indexierungsdienst stellt windream eine Anwendung f r die DMS spezifische Indexierung der Dokumente Ordner im DMS zur Verf gung Dabei k nnen Sie einstellen ob die Indexierung bei der Speicherung der Dokumente Ordner synchron oder asynchron oder nur ber die Systemindexe ohne DMS spezifische Indexmerkmale erfolgen soll Voraussetzungen b
47. Schreibrecht m glich windream Funktionen Index ndern Datei bzw Beide Rechte Ordner ndern gesetzt Aus Einchecken D D Versionieren D D D L schen D D O Verschieben Explorer D O D O Verschieben WMC D O D O D O In Bearbeitung nehmen D D Manuelles Archivieren D D D Objekttyp zuweisen D O D O Indexdaten bearbeiten D O D O Tabelle 5 9 windream Rechte der BE und m gliche Aktionen Das Recht Objekte zu abonnieren BE Damit Anwender Dokumente und Ordner abonnieren k nnen m ssen Sie ber das Recht Abonnieren f r die betreffenden Objekte verf gen siche hierzu auch Dokumente und Ordner abonnieren ab Seite 5 101 1 D Dokument O Ordner 2 Verschieben WMC Administrationsfunktion in der windream Management Console Lock MoveReadOnly speziell f r archivierte versionierte Dokumente windream Rechte Vererbung von Rechten Dateien und Ordner erben initial die Rechte des bergeordneten Ordners Standardm ig erben untergeordnete Objekte die aktuell eingestellten Rechte des Ordners F r Dateien gilt dabei dass sie ausschlie lich die Rechte erben die auch f r Dateien vorgesehen sind Es ist aber auch m glich Rechte f r Dokumente und Ordner zu vergeben die statt dessen f r die Vererbung verwendet werden sollen Die Kriterien daf r welche Rechte im einzelnen vererbt werden legen Sie bei der Rechtevergabe f r die Ordner fest Es sind folgend
48. Servers auf dem der windream Datenbankdienst l uft Dieser Eintrag wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt nderungen sind nur ber die Schaltfl che DCOM Konfiguration m glich Zudem sind Windows Administratorrechte daf r erforderlich 6 6 Verbindungen DCOM Konfiguration Mit der Schaltfl che wird das Dialogfeld zur Einstellung der DCOM Konfigurationen f r den windream Server ge ffnet Je nachdem welche DCOM Version auf dem Zielrechner verf gbar ist erscheint das Dialogfeld in der englischen oder der deutschen Version Hinweis nderungen an der DCOM Konfiguration k nnen nur von einem Anwender ausgef hrt werden der ber Administratorrechte verf gt Andernfalls k nnen die DCOM Einstellungen nur eingesehen werden t Komponentendienste DER Datei Aktion Ansicht Fenster e Amele B C Konsolenstamm p Komponentendienste Computer a Arbeitsplatz COM Anwendungen DCOM Konfiguration Distributed Transaction C Ausgef hrte Prozesse Ereignisanzeige Lokal Dienste Lokal DCOM Konfiguration amp upnpcont exe SB UPnPContainer amp upnphost amp verwaltungsdiens a 8 vfssvc amp volume Shadow C VssEvent Watson subscribe Bw a Device Mana Bwa Logger wiaacmgr amp windows Manage windows Media Pl amp windows Update amp windows Update p windream Autoca windream windream Fulltext 114 Objekte _
49. Sie aus dem Men Programme den Befehl windream Control Center oder den Befehl windream gt windream Control Center Hinweis Nach der Installation von windream m ssen Sie das windream Control Center und die windream Dienste einmal manuell starten Danach k nnen Sie die Einstellungen so festlegen dass das windream Control Center und oder die windream Dienste automatisch beim Systemstart aktiviert werden Beim Start des Control Centers wird zun chst gepr ft ob die windream Installation auch nach einem m glichen Update vollst ndig ausgef hrt wurde Sollte dies nicht der Fall sein so wird folgende Meldung angezeigt Eine vorhergehende Installation bzw ein Update von windream wurde nicht vollst ndig fertiggestellt Es ist ein erneuter Aufruf des windream Setups notwendig Dieser Aufruf erfolgt in der Regel automatisch nach Neustart des Rechners Ist dies nicht der Fall rufen Sie bitte das Setup erneut manuell auf Das windream Control Center wird jetzt nicht gestartet Um mit windream arbeiten zu k nnen bzw um das Control Center zu ffnen rufen Sie wie in der Meldung beschrieben das Setup erneut auf So legen Sie den automatischen Start des windream Control Centers fest 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen Das windream Control Center 3 Schalten Sie mit einem Klick auf den Befehl Aut
50. Sie den Index Flags f r Bitsuchen ber windream spezifische Attribute 3 Legen Sie im Feld Bedingung den gew nschten Operator fest Bit gesetzt oder gleich 4 W hlen Sie im Dropdown Listenfeld Wert den Eintrag keine Rechte oder geben Sie den Wert 32768 ein Voraussetzungen f r die Rechteverwaltung Es muss immer mindestens ein Benutzer oder eine Gruppe das Recht zur Rechtevergabe und damit das Leserecht pro Ordner Dokument im windream Laufwerk besitzen Rechte verwalten Die Rechteverwaltung erfolgt ber die Registerkarte Rechte im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt 5 30 windream Rechte Eigenschaften von kapitel1 doc Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo p7 Indexe Version 9 Historie 9 volltent 9 Lebenszyklus Rechte Name Dom ne Beschreibung Lesen Verw DOKUTEST DOKUTEST amp Mustermann DOKUTEST Markus Musterm fi Schneider DOKUTEST Sabine Schneider ER windream Test DOKUTEST EARR E 2 Besitzer Hinzuf gen Abbildung 5 4 windream Rechte verwalten Die Benutzer und Benutzergruppen sind mit den zugewiesenen Zugriffsrechten auf die zuvor ausgew hlten Dokumente und Ordner in einer Liste aufgef hrt Es werden nur die Benutzer und Gruppen aufgef hrt die mindestens das Leserecht auf die gew hlten Dokumente und Ordner besitzen Am Symbol in der Spalte Gruppe ist erkennbar ob es sich bei dem Eintrag um einen Benutzer oder eine Gruppe handelt
51. Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten deaktiviert ist Kein H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf aus 5 Wechseln Sie im Windows Explorer in den Ordner aus dem Sie die Dokumente in das DMS kopieren m chten 6 Markieren Sie die Dokumente und kopieren bzw verschieben Sie diese in den gew nschten Ordner des DMS Laufwerks Wenn Sie die Auftr ge nicht anzeigen lassen Schritte 7 9 und keine Auftr ge aus der Liste l schen Schritte 10 14 m chten da diese Funktionen optional sind fahren Sie bei Schritt 15 fort Auftr ge anzeigen 7 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der lassen optional Taskleiste 8 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 9 ffnen Sie das Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange mit dem Befehl Indexiernngsdienst gt Auftr ge anzeigen 3 10 Auftr ge l schen optional Auftr ge bearbeiten 14 15 16 17 18 19 20 Dokumente indexieren Markieren Sie die zu l schenden Auftr ge in der Liste 11 12 13 ffnen Sie in der Liste das Kontextmen L schen Sie die ausgew hlten Auftr ge mit dem Befehl L schen Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Schlie en Sie das Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange mit einem Klick auf die entspre
52. Standard z Abbildung 3 1 Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt f r synchrone asynchrone Indexierung Dokumente erfassen 3 5 Dokumente erfassen Neue Dokumente wie z B Dateien aus Microsoft Word f r Windows oder Microsoft Excel werden in der jeweiligen Anwendung erstellt und aus der Anwendung im Originalformat direkt im Dokumenten Management System bzw im windream Laufwerk gespeichert Dabei ist die Verwendung von anwendungsspezifischen Vorlagen m glich Papierdokumente werden per Scanner erfasst und als Faksimiles direkt im DMS Laufwerk wie in einem normalen Laufwerk gespeichert Die Erfassung bereits im Dateisystem vorhandener Dokumente im DMS erfolgt aus dem Windows Explorer oder ber den Desktop mit den entsprechenden Funktionen zum Kopieren bzw Verschieben von Dateien Dabei k nnen einzelne oder auch mehrere Dokumente in das DMS Laufwerk verschoben oder kopiert werden Import von Dokumenten F r die Erfassung neuer Dokumente erstellen Sie die Dokumente in den entsprechenden Originalanwendungen mit den jeweiligen Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung neuer Dateien Standardfunktion Darei gt Nen Nach der Fertigstellung speichern Sie die neuen Dokumente mit den entsprechenden Funktionen direkt in das gew nschte Verzeichnis im DMS Laufwerk Standardfunktion Datei gt Speichern unter Verwendung von anwendungsspezifischen Vorlagen Viele Anwendungen bieten ber den Men punkt Dar
53. Starten Sie den Windows Explorer 2 Doppelklicken Sie das Symbol f r das windream Laufwerk Die Dateien und Ordner auf dem Laufwerk werden angezeigt Klicken Sie auf das Pluszeichen um weitere Ordner anzuzeigen Mit einem Doppelklick k nnen Sie ein Dokument eine Datei oder einen Ordner ffnen S W Einkauf Rechnungen Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Qua O Adresse w EinkaufiRechnungen Ordner B Suchen x Name Objects auf Windream wi W Rechnung 00000404846 doc O Dokumentation a Einkauf a O Auftr ge B O Kunden a O Lieferanten O Lieferscheine O Rechnungen DO Empfang amp O Mailarchivierung O Marketing E O Produkte Produktmanagement Protokoll O Sekretariat S O System Tmp O Vertr ge O Vertrieb E windream auf dokutest v EJ G Systemsteuerung E O Gemeinsame Dokumente WE W Rechnung 00000404847 doc E Rechnung 0000040 W Rechnung 00000404849 doc Rechnung 00000404850 doc W Rechnung 00000404851 doc W Rechnung 00000404852 doc Wi Rechnung 00000404853 doc Wi Rechnung 00000404854 doc W Rechnung 00000404855 doc Wi Rechnung 00000404856 doc W Rechnung 00000404857 doc W Rechnung 00000404858 doc W Rechnung 00000404859 doc ore l gt X 19 Er Gr e 24 KB 24 KB 25KB 25KB 25KB Typ Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Wor
54. als volltextsuchbar gekennzeichnet sein Die Inhalte dieser Felder werden zus tzlich als Volltexte extrahiert und bei Volltextsuchen entsprechend ber cksichtigt siehe auch Abschnitt Volltextsuche in Kapitel 4 und Volltext anzeigen Kapitel 5 3 30 Tabellen Vektorfelder Indexmerkmale festlegen Eingabefelder k nnen als Tabellen Vektorfelder angelegt sein Dabei k nnen zeilenweise Eingaben entsprechend des Datentyps des jeweiligen Vektorfeldes erfasst und bearbeitet werden ber entsprechende Befehle aus dem Kontextmen werden neue Zeilen f r weitere Eingaben eingef gt oder auch bestehende Inhalte Zeilen gel scht Beispiele f r m gliche Tabellen Mitarbeiterliste Markus Mustermann 01 01 2002 Paul Meier 01 02 2002 Helga Schmitt 01 03 2002 Frank M ller Zahlen 100 200 300 Abbildung 3 9 Beispiele f r m gliche Tabellen Vektorfelder Indexmerkmale festlegen 3 31 Listen Gruppen von Auch ber die Auswahl von Eintr gen aus Listenfeldern Optionsschalt Kombinationsfelder Auswahllisten oder Listenfelder oder aus fl chen oder Gruppen von Optionsschaltfl chen und Kontrollk stchen k nnen Sie Kontrollk stchen Dokumente indexieren Wenn diesen Feldern Indexfelder vom Typ mit Mehrfachaus Vektor lt Datentyp gt zugeordnet sind ist abh ngig vom Datentyp wahl Vektorfelder bei bestimmten Feldtypen eine Mehrfachauswahl der angebotenden Optionen m glich Bei Dropdown Kombinationsf
55. auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 3 Schalten Sie mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Automatisch starten die Option ein dass der Indexierungsdienst automatisch nach dem Start des Control Centers gestartet wird H kchen vor dem Men eintrag Um den automatischen Start des Indexierungsdienstes wieder auszuschalten m ssen Sie die Option Indexierungsdienst gt Automatisch starten ausschalten H kchen vor dem Men eintrag entfernen Kein Zugriff auf das windream Laufwerk m glich Wenn keine Verbindung zum windream Server besteht oder der VFS Dienst nicht gestartet ist ist ein Zugriff auf das windream Laufwerk nicht m glich Wenn der VFS Dienst nicht gestartet ist und Sie z B versuchen im Windows Explorer auf das windream Laufwerk zuzugreifen wird eine entsprechende Meldung eingeblendet Nach Best tigung der Meldung starten Sie den VFS Dienst Anschlie end k nnen Sie mit windream arbeiten Wenn Sie versuchen auf das windream Laufwerk zuzugreifen und keine Verbindung zum windream Server besteht weist windream Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hin berpr fen Sie in diesem Fall die Einstellungen der Serververbindung DCOM Konfiguration in den windream Konfigurationen oder wenden Sie sich an den zust ndigen Systemadministrator Hinweis f r Windows NT Anwender Falls der VFS Dienst ber das windream Control Center nicht gest
56. beschrieben Mit Hilfe der Indexsuche der windream Suchfunktion kann nach Objekten bestimmter Besitzer recherchiert werden siehe auch Abschnitt Indexsuche Strukturierte Suche in Kapitel4 Besitzer Ordner Einstellungen f r neue D ateien Ordner Aktueller Besitzer Markus Mustermann DOKUTEST Mustermann oK _Abbrechen Abbildung 5 9 Besitzerrechte auf Dokumente festlegen 5 50 windream Rechte Besitzer Ordner Einstellungen f r neue D ateien Ordner C Kein Besitzer Besitzer des Ordners bernehmen C Aktuellen Benutzer als Besitzer Aktueller Besitzer Besitz bernehmen Abbrechen Abbildung 5 10 Besitzerrechte auf neue Objekte eines Ordners festlegen Besitz bernehmen Mit dieser Schaltfl che wird der aktuelle Benutzer als Besitzer f r die ausgew hlten Dokumente eingetragen DieSchaltfl che ist deaktiviert f r Benutzer denen das Recht zur bernahme der Besitzerrechte an Objekten in der windream Benutzerverwaltung entzogen wurde Kein Besitzer F r neu angelegte Objekte in diesem Ordner wird kein Besitzer eingetragen Besitzer des Ordners bernehmen Neu angelegten Objekten in diesem Ordner wird der Besitzer des Ordners als Besitzer zugewiesen Aktuellen Benutzer als Besitzer Neu angelegten Objekten in diesem Ordner wird der aktuelle Benutzer als Besitzer zugewiesen So bernehmen Sie die Besitzerrechte auf Dokumente 1 W hlen Sie im windream Laufwerk die Dokumente
57. das Sie Volltext manuell erfassen m chten Auch ber entsprechende Schnittstellenfunktionen kann manueller Volltext zu Dokumenten erfasst und bearbeitet werden Hinweis Analog k nnen Sie auch f r Ordner ber die Registerkarte Volltext aus den Ordnereigenschaften manuellen Volltext erfassen und bearbeiten So erfassen Sie Volltext in volltextsuchbaren Stringfeldern oder erweiterten Volltext zu einem Dokument Die Erfassung und Bearbeitung des Volltextes aus volltextsucbaren Indexfeldern und des erweiterten Volltextes erfolgt ber die Registerkarte Indexe aus den Dateieigenschaften bei der Indexierung der Dokumente siehe auch Abschnitt Indexmerkmale festlegen in Kapitel 3 1 ffnen Sie die Dateieigenschaften des Dokuments f r das Sie Volltext manuell erfassen m chten 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Indexe 3 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp den gew nschten Objekttyp 4 Tragen Sie in den objekttypspezifischen Indexfeldern die Indexdaten ein 5 Falls der Objekttyp ber ein Feld zur Erfassung erweiterten Volltextes verf gt geben Sie dort den Text ein manuell oder ber die Zwischenablage der als erweiterter Volltext erfasst werden soll 6 Speichern Sie die nderungen mit einer der Schaltfl chen bernehmen oder OK Hinweis Analog k nnen Sie auch f r Ordner ber die Registerkarte Indexe aus den Ordnereigenschaften Volltext aus volltextsuchbaren Indexfeldern oder auch private
58. das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Schalten Sie die Bearbeitung der Auftr ge mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten ein H kchen vor dem Men eintrag Die Auftragsbearbeitung ist eingeschaltet H kchen vor dem Men eintrag im Kontextmen Anschlie end wird das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt f r jeden Indexierungsauftrag Dokument oder Ordner in der Warteschlange eingeblendet Sie k nnen die Indexierung der Dokumente Ordner vornehmen So schalten Sie die Bearbeitung der Auftr ge aus 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Schalten Sie die Bearbeitung der Auftr ge ber den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus kein H kchen vor dem Men eintrag Die Auftragsbearbeitung wird ausgeschaltet kein H kchen vor dem Men eintrag im Kontextmen Auftr ge anzeigen Die Anzeige der Indexierungsauftr ge Dokumente und Ordner oder das L schen ausgew hlter Auftr ge aus der Liste erfolgt im Dialogfeld 3 22 Der windream Indexierungsdienst windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange das mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge anzeigen aus dem windream Control Center eingeblendet wird
59. dem eingestellten Dateifilter entspricht d h der Dateifilter entsprechend konfiguriert ist Dokumente synchron indexieren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die synchrone Indexierung von Dokumenten mit dem Indexierungsdienst notwendig sind Dies wird anhand eines neuen Dokuments beschrieben das in einer Standard Windows Anwendung erstellt und ber diese Anwendung nach der Indexierung im DMS gespeichert wird 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten um die Annahme der Indexierungsauftr ge einzuschalten 4 Stellen Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aktiviert ist H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf ein 5 Erstellen Sie mit dem Befehl Darei gt Nen aus einer Standard Windows Anwendung ein neues Dokument 6 W hlen Sie aus der Windows Anwendung den Befehl Datei gt Speichern unter am das Dokument im DMS zu speichern 7 W hlen Sie im Standard Dateidialog Speichern unter das windream Laufwerk und den Ordner in dem das Dokument gespeichert werden soll 8 Aktivieren Sie die entsprechende Schaltfl che um das Dokument zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en 9 W hlen Sie auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes E
60. dem entsprechenden Eintrag im Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen f r den neuen Kontextmen Eintrag identisch sein Men 6 31 Um ein anderes Programm als Notepad zu verwenden ersetzen Sie den Ausdruck windir notepad exe im Beispiel Skript durch den Dateinamen einschlie lich vollst ndiger Pfadangabe des Programms das gestartet werden soll Der Ausdruck muss in Anf hrungszeichen stehen Hinweis In dem Beispiel Skript wird nicht gepr ft ob die ausgew hlte Datei mit dem angegebenen Programm gestartet werden kann Gegebenenfalls gibt das Programm bei falschem Dateiformat eine Fehlermeldung aus Eine Pr fung ist m glich setzt aber weiterreichende Programmierkenntnisse voraus Language lt VBScript gt windream script sample to start an application exe file and parse the selected file as argument Ikxkxkxkxkxkxkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkxkxkxkkkkkkkkkxkxkxk Dim WM_File Dim WM_LoopPDObject Sub On ContextMenu On Error Resume Next Call On_PreAction For each WM_LoopPDObject in WM_PDCollection WM_File WM_LoopPDObject aPath Call On _ItemAction Next Call On _PostAction End Sub Dim wWshShell Dim sProgCall On Error Resume Next sProgCall windir notepad exe amp amp Set WshShell CreateObject WScript Shell If Err Number lt gt 0 Then wdErrHandler CreateObject amp Chr 34 Wscript Shell amp _ Chr 34 amp Exit Sub Else wshS
61. e automatisch proportional mitskaliert werden oder nicht Verkn pfung von Suchbegriffen Die eingegebenen Zeilen in der Liste werden logisch durch die Verkn pfungsoperatoren UND bzw ODER miteinander verkn pft Spalte Operator Als Standardeinstellung wird der Operator UND vorgegeben Die Auswertungsteihenfolge der Verkn pfungen kann in der Liste der Suchbegriffe durch die Verwendung von Klammern in den entsprechenden Spalten ge ndert werden Die Auswahl des Verkn pfungsoperators erfolgt ber das Kontextmen in der Suchtermliste Um den Verkn pfungsoperator ndern zu k nnen m ssen Sie zuvor mindestens einen Suchbegriff in der Liste markieren Ist nur ein Suchbegriff in der Liste ausgew hlt enth lt das Kontextmen genau den anderen Operator Befehl Verkn pfung UND bzw Verkn pfung ODER W hlen Sie mehrere Suchbegriffe aus enth lt das Kontextmen bei gemischt vorkommenden Operatoren beide Verkn pfungeoperatoren sonst immer den jeweils anderen Bei mehreren Suchbegriffen wird auch bei gemischt vorkommenden Operatoren der Verkn pfungesoperator f r alle ausgew hlten Suchbegriffe in den ausgew hlten ge ndert Auch ber die Tastenkombination STRG L k nnen Sie den Verkn pfungsoperator von UND auf ODER oder umgekehrt umschalten Bei mehreren Suchtermen ist dabei der aktuell eingestellte Operator des ersten markierten Suchbegriffs ma geblich So ndern Sie den Verkn pfungsoperator 1 Markieren Sie die ge
62. einen der beiden Suchbegriffe oder beide Suchbegriffe enthalten NOT gt 1 Suchbegriff NOT Gesucht wird nach Dokumenten 2 Suchbegriff die den ersten Suchbegriff aber nicht den zweiten Suchbegriff enthalten NEAR NEAR Gesucht wird nach Dokumenten 1 Suchbegriff die beide Suchbegriffe in 2 Suchbegriff 10 derselben Umgebung enthalten mit einem Abstand von bis zu maximal 10 W rtern Tabelle 4 11 Einige Operatoren f r die Volltextsuche unter Oracle Hinweis Grunds tzlich k nnen alle Suchfunktionen Operatoren die die eingesetzte Version des Datenbank Servers unterst tzt in benutzerdefinierten Suchbegriffen f r Volltextsuchen verwendet werden Um die gew nschten Suchergebnisse zu erhalten muss die erforderliche Datenbank Syntax bekannt sein Die Beschreibung der einzelnen Operatoren deren Verwendung und Syntax ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation Ausf hrliche Beschreibungen hierzu finden Sie in den jeweiligen Dokumentationen von Oracle windream AND Dokument oder windream amp Dokument Zu diesem Suchbegriff werden die Dokumente gefunden die das Wort windream und das Wort Dokument in demselben Dokument enthalten NEAR windream Dokument 10 TRUE 448 Volltextsuche Zu diesem Suchbegriff werden die Dokumente gefunden die das Wort windream und das Wort Dokument in demselben Dokument in derselben Umgebung mit einem Abstand von bis zu maximal 10 W rtern in der angegeb
63. erfolgen 6 12 VW auch f r Verzeichnisse M auch f r Verzeichnisse Dateifilter f r Indexierung Filter Auch f r Verzeichnisse Es besteht die M glichkeit Ordner Verzeichnisse im DMS Laufwerk zu indexieren Dies bedeutet dass beim Anlegen eines neuen Ordners im windream Laufwerk zus tzlich zu den Systemindexen auch DMS spezifische Indexmerkmale vergeben werden k nnen Mit der Option auch f r Verzeichnisse legen Sie fest ob Verzeichnisse indexiert werden sollen oder nicht Dies gilt nur wenn in der jeweiligen Gruppe Benutzer und Systemeinstellungen die Option Auftr ge annehmen bzw Auftr ge versenden und das Kontrollk stchen A amp tiviert markiert sind Ist die Option aktiviert wird f r jeden Ordner der im windream Laufwerk erzeugt wird auf dem windream Server ein Indexierungsauftrag erstellt und an die jeweilige Arbeitsstation gesendet Die DMS spezifische Indexierung erfolgt dann entsprechend der Einstellungen an dem Arbeitsplatz synchron oder asynchron mit der bernahme des neuen Ordners in das DMS Hinweis Die Indexierung von Ordnern erfolgt unabh ngig von den Einstellungen des Dateifilters Ist die Option deaktiviert werden f r neu in das DMS bernommene Verzeichnisse Ordner keine Indexierungsauftr ge erstellt Hinweis Unabh ngig von diesen Einstellungen kann zu jeder Zeit eine Nachindexierung der im DMS gespeicherten Ordner ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Ordnern
64. erhalten Um die aktuelle Version inklusive aller Vorversionen zu l schen muss die aktuelle Version mit der Funktion windream gt L schen inklusive V orversionen aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion gel scht werden Es besteht zudem die M glichkeit nur bestimmte Vorversionen aus dem Versionsstrang eines Dokuments zu l schen Funktion windream gt L schen inklusive Vorversionen aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion Um eine neue Version eines Dokuments erstellen zu k nnen muss der Anwender einer Gruppe angeh ren der das Schreibrecht f r das Dokument zugewiesen ist Von einer Vorversion kann keine neue Version erstellt werden Hinweis Es ist m glich zwei Dateien mit identischen Namen in verschiedenen Ordnern des windream Laufwerks zu speichern Dabei ist in Bezug auf die Versionsverwaltung folgendes zu beachten Wenn eine dieser Dateien in einen Ordner kopiert oder verschoben 5 10 Versionsverwaltung wird in dem schon eine Datei mit gleichem Namen existiert so wird die bereits bestehende Datei in diesem Ordner durch die verschobene kopierte Datei berschrieben Es ist dann nicht mehr m glich von dieser Datei eine neue Version zu erzeugen Versionen verwalten Die Versionsverwaltung erfolgt ber die Registerkarte Version im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt So k nnen
65. erstellen und im DMS speichern 3 5 Dokumente in das DMS importieren 3 6 Inhaltsverzeichnis Dokumente indexieren 3 8 Dokumente synchron indexieren 3 8 Dokumente asynchron indexieren 3 9 Dokumente ohne DMS spezifische Indexe speichern 3 10 Ordner indexieren 3 12 Ordner synchron indexieren 3 12 Ordner asynchron indexieren 3 13 Ordner ohne DMS spezifische Indexe anlegen 3 14 Der windream Indexierungsdienst 3 16 Den Indexierungsdienst starten 3 16 Den Indexierungsdienst beenden 3 17 Den Indexierungsdienst konfigurieren 3 17 Synchrone oder asynchrone Indexierung Auftr ge synchron bearbeiten 3 18 Auftr ge bearbeiten 3 20 Auftr ge anzeigen 3 21 Auftr ge l schen 3 22 Indexmerkmale festlegen 3 25 Objekttyp ausw hlen 3 27 Objekttypspezifische Indexe 3 29 Typunabh ngige globale Vektorindexe 3 33 Systemindexe 3 33 Von windream vergebene Indexe 3 33 Indexmerkmale bernehmen 3 34 Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing 3 35 Voraussetzung f r die Indexierung ber die Zwischenablage 3 35 Indexmerkmale bearbeiten Nachindexierung 3 38 Dokumente im DMS speichern 3 41 4 Dokumente recherchieren Grundlagen zur Recherche 4 1 Suche im Dokumenten Management System aufrufen 4 3 Allgemeine Funktionen zur Ausf hrung der Suchen 4 4 Eine Suche starten 4 4 Standardsuche 4 4 Suchprofil und Suchergebnis speichern 4 5 Felder f r eine neue Suche l schen initialisieren 4 5 Serverauswahl f r die Suche 4 5 Einstellungen beim B
66. f r Dateinamen nicht verwendet C Zeitlimit f r die Suche ee sek C Ohne Trefferanzahl Abbildung 4 14 Optionen f r die Suchen festlegen windream Server ausw hlen Wenn Suchen auf mehreren windream Servern m glich sind m ssen Sie zun chst den Server ausw hlen Dropdown Listenfeld Server Danach legen Sie dann die Optionen f r die Suchen auf dem gew hlten Server fest Suchen in untergeordneten Ordnern Im Bereich Suchen in kann ein Ordner bestimmt werden innerhalb dessen windream nach Objekten suchen soll Die Auswahl des Ordners erfolgt entweder durch Eingabe bzw Auswahl eines Pfades oder ber die Schaltfl che Durchsuchen Falls die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen aktiviert ist werden auch untergeordnete Ordner des aktuell eingestellten Zielordners in die Suche einbezogen Standardm ig ist die Suche unter Einbeziehung untergeordneter Verzeichnisse eingestellt Optionen Vorversionen bei der Suche ber cksichtigen Mit dem Kontrollk stchen Vorversionen in die Suche mit einbeziehen wird festgelegt ob auch nach eventell vorhandenen Vorversionen von Dokumenten gesucht werden soll markiertes Kontrollk stchen oder nicht leeres Kontrollk stchen Als Standardeinstellung ist die Option ausgeschaltet das Kontrollk stchen demarkiert Logische Verkn pfung bei Volltextsuchen Durch Aktivieren des Kontrollk stchens Logische Verkn pfung zwischen Volltextsuchbegriffen bestimmen Sie dass d
67. ge annehmen ist aktiviert und folgende Einstellungen f r den Dateifilter sind eingestellt Zu indexierende Dokumente NICHT zu indexierende Dokumente DOC XLS PP PDF TXT Es werden ausschlie lich f r die auf Benutzerebene in der Liste der zu indexierenden Dokumente aufgef hrten Dateitypen Indexierungsauftr ge angenommen D h bei synchroner Indexierung erscheint der Indexierungsdialog ausschlie lich f r diese Dateitypen automatisch bei der Speicherung im DMS Bei asynchroner Indexierung werden auschlie lich f r diese Dateitypen die entsprechenden Auftr ge in die Warteschlange gestellt Zus tzlich zu den bereits auf Systemebene ausgeschlossenen Dateitypen werden auch f r alle nicht in der Positiv Liste aufgef hrten Dateitypen keine Indexierungsauftr ge angenommen Einstellungen auf Benutzerebene II Die Option Auftr ge annehmen ist aktiviert und folgende Einstellungen f r den Dateifilter sind eingestellt Zu indexierende Dokumente NICHT zu indexierende Dokumente DOC XLS TXT JPG Neben den bereits auf Systemebene ausgeschlossenen Dateitypen werden auch f r die in der Liste der nicht zu indexierenden Dateitypen auf Benutzerebene keine Indexierungsauftr ge angenommen D h der Indexierungsdialog erscheint f r diese Dateitypen nicht automatisch bei der Speicherung im DMS bei synchroner Indexierung und es werden Filter Ende Beispiel Hinzuf g
68. gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Check Out Vorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting Checkout log Tritt w hrend des Check OutVorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien ein Fehler auf wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Check Out Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Check Out Vorgang abgeschlossen Wenn der Check Out Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde k nnen Sie die Dateien bearbeiten und anschlie end wieder in das DMS einchecken Ausgecheckte Dokumente k nnen Sie ber die windream Suchfunktion mit Hilfe der Indexsuche ber die Indexe Ansgecheckt oder Ausgecheckt von recherchieren Um in der Listenansicht des Windows Explorers oder der Ergebnisliste erkennen zu k nnen ob und von welchem Benutzer Dokumente ausgecheckt wurden k nnen Sie die Darstellung der Listen entsprechend anpassen Spalten Ausgecheckt oder Ansgecheckt von Hinweis Der Aufbau der Dateiliste im Explorer kann sich durch die Anzeige der zus tzlichen Spalten verlangsamen Dokumente einchecken Das Einchecken der zuvor ausgecheckten Dokumente erfolgt mit der Funktion windream gt Einchecken aus dem windream Kontextmen des Explorers oder der Ergebnisliste Mit dem Befehl Einchecken werden die Origi
69. m chten 6 W hlen Sie den Befehl Neu gt Ordner aus dem Men Datei 7 W hlen Sie auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Ordnername gt im Dropdown Listenfeld Objekttyp den Ordnertyp des neuen Ordners 8 Tragen Sie die gew nschten Angaben in die ordnertypspezifischen Indexfelder ein 9 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um den Ordner mit den Indexkriterien im DMS anzulegen Ordner indexieren Auftr ge f r asynchrone Indexierung erstellen Auftr ge anzeigen lassen optional 3 13 Hinweis Die synchrone oder asynchrone Indexierung der Ordner ist nur m glich wenn die Option auch f r Verzeichnisse in den Systemeinstellungen auf Systemebene eingeschaltet ist Registerkarte Filter in den windream Konfigurationen Je nach aktueller Arbeitsplatz oder Benutzereinstellung m ssen Sie ggf zus tzlich die Option auch f r Verzeichnisse in den windream Konfigurationen auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene aktivieren Ordner asynchron indexieren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die asynchrone Indexierung von Ordnern mit dem Indexierungsdienst notwendig sind Dies wird anhand eines Ordners beschrieben der aus dem Dateisystem in das DMS Laufwerk kopiert bzw verschoben wird Der Auftrag wird in die Warteschlange eingef gt und die Warteschlange wird angezeigt Anschlie end bearbeiten Sie den Auftrag 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das win
70. nicht von anderen windream Benutzern bearbeitet werden F r jedes Dokument wird beim Auschecken ein Eintrag in die Historie geschrieben mit Angaben zu Benutzer Datum und Uhrzeit sowie ein Kommentar des Check Out Vorgangs Hinweis Es k nnen nur Inhalte eines ausgecheckten Dokuments bearbeitet werden Die DMS spezifischen Eigenschaften Indexmerkmale Rechte sind von der Bearbeitung ausgeschlossen Es besteht zudem die M glichkeit komplette Ordner rekursiv inklusive Unterverzeichnisse auszuchecken windream erzeugt nach der Best tigung einer entsprechenden Meldung auf dem Zielsystem eine analoge Verzeichnisstruktur unterhalb des angegebenen Check Out Ordners Die Check Out Funktion wird dabei ausschlie lich auf die Dokumente in den Verzeichnissen angewendet Nur Dokumente werden als ausgecheckt markiert permanent gesperrt nicht die Verzeichnisse Nach der Aktivierung des Befehls Anschecken blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie weitere Optionen zum Check Out der Dokumente angeben k nnen 5 62 Ordner festlegen Ordner rekursiv auschecken Kommentar Dokumente aus und einchecken Auschecken BEDSEmERMARESEDESERBE AN Durchsuchen Abbrechen I HTML Indexdaten XML Indexdaten V Datei ffnen I Vor ffnen emeut fragen Kommentar Dr Abbildung 5 13 Dokumente auschecken Im Feld Nach bestimmen Sie den Ordner in den die Dokumente ausgecheckt werden sollen Standardm ig ist hier imm
71. protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting CheckIn log Wenn w hrend des Check In Vorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien die eingecheckt werden sollen ein Fehler auftritt wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Check In Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Undo Check Out Mit der Undo Check Out Funktion bietet windream dem Benutzer die M glichkeit einen durchgef hrten Check Out Vorgang r ckg ngig zu machen wenn z B die nderungen an ausgecheckten Dokumenten verworfen werden sollen Dabei wird der Schreibschutz die permanente Sperre der Originaldateien im DMS aufgehoben und die Dokumente wieder zur Bearbeitung freigegeben Die ausgecheckten ge nderten Dokumente Kopien der Originaldokumente bleiben inklusive der ggf vorhandenen HTML und XML Dateien in dem Check Out Ordner verf gbar Diese Funktion kann nur auf Dokumente angewendet werden die von dem Benutzer selbst ausgecheckt wurden Check Out Prozesse die von anderen Benutzern ausgef hrt wurden k nnen von einem Systemadministrator ber den Undo Befehl ber die windream Management Console wieder r ckg ngig gemacht werden Die Auswahl der Dokumente und Ordner auf die die Undo Check Out Funktion angewendet werden soll erfolgt in der Listenansicht des Explorers oder in der
72. sind Befehl Einstellungen gt Systemstenerung gt windream aus dem Windows S7arz Men 3 20 Der windream Indexierungsdienst So schalten Sie die asynchrone Indexierung ein 1 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten aus dem windream Control Center 2 Schalten Sie die synchrone Indexierung mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus kein H kchen vor dem Men eintrag Die Indexierung erfolgt asynchron Die Indexierungsauftr ge werden f r die im DMS zu speichernden Dokumente Ordner in der Warteschlange gesammelt Die Auftr ge k nnen nachtr glich bearbeitet werden Hinweis Voraussetzung f r die asynchrone Indexierung ist dass die Einstellungen f r die Erstellung und die Annahme der Indexierungsauftr ge in den windream Konfigurationen entsprechend gesetzt sind Befehl Einstellungen gt Systemstenerung gt windream aus dem Windows Start Men So schalten Sie die DMS spezifische Indexierung aus 1 Beenden Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Beenden aus dem windream Control Center Die DMS spezifische Indexierung bei der Erfassung von Dokumenten Ordnern im DMS ist ausgeschaltet Die in das DMS bernommenen Dokumente Ordner werden ausschlie lich mit den Systemeigenschaften gespeichert Es werden keine Auftr ge in der Warteschlange zur sp teren Bearbeitung gesammelt Hinweis Um die DMS spezifische I
73. und Ordner erfolgt mit Hilfe des Indexierungsdienstes im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt auf der Registerkarte Indexe Die Zuordnung der Systemindexe erfolgt immer automatisch bei der Erfassung bzw bernahme neuer Dokumente Ordner in das DMS Je nach Erfassungsart und Art der Dokumente Neue Dokumente aus Originalanwendungen oder Import von Dokumenten aus dem Dateisystem haben Sie bei der Indexierung der Dokumente die M glichkeit einzustellen ob die Indexierung synchron oder asynchron oder ob die Indexierung ohne DMS spezifische Indexierung d h nur ber die Systemindexe erfolgen soll Eine Nachindexierung Bearbeitung der DMS spezifischen Indexe der Dokumente Ordner kann zu jeder Zeit nach der Speicherung in das DMS durchgef hrt werden Bei der Nachindexierung k nnen bereits gespeicherte Indexkriterien bearbeitet oder weitere Indexmerkmale vergeben werden Grundlagen Die Nachindexierung von Dokumenten Ordnern erfolgt auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Nach einer entsprechenden Recherche k nnen die Indexdaten der nachzuindexierenden Dokumente Ordner entweder aus der Ergebnisliste oder in der Dokumentliste des Windows Explorers nacheinander bearbeitet werden Eigenschaften von windreamManual40 doc F Historie F Volltext F Lebenszyklus F Rechte Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo 8 Indexe 9 Version Objekttyp
74. und werden nicht mit den aktuellen Einstellungen des geladenen Suchprofils berschrieben Symbolleisten In der Ergebnisliste k nnen ber verschiedene Symbolleisten Funktionen zur Dateibearbeitung windream spezifische Funktionen oder auch benutzerdefinierte Befehle zur Bearbeitung der gefundenen Objekte aufgerufen und ausgef hrt werden Die Symbolleisten windream Datei und Benutzer blenden Sie ber den Befehl Ansicht gt Symbolleisten ein und aus Mit einem H kchen vor dem Eintrag wird gekennzeichnet ob die betreffende Symbolleiste in der Ergebnisliste angezeigt wird siehe Abschnitt Ergebnisliste ab Seite 4 61 Die Gr e der einzelnen Symbole ndern Sie mit Hilfe des Befehls Ansichf gt Symbolleisten gt Symbole Gr e Schnellsuche Schnellsuche windream bietet mit der Schnellsuche eine Suchfunktion mit einigen ausgew hlten Suchkriterien f r die Suche nach Dokumenten an So k nnen mit dieser Suchfunktion Dokumente eines bestimmten Objekttyps oder bestimmter Erfasser gefunden werden Zudem ist die Recherche ber die Dateinamen oder die Datums und Zeitangaben z B Erfassungs oder Bearbeitungsdaten der Dokumente m glich Mit der Schnellsuche ist eine Suche mit alphanumerischen Suchbegriffen gleichzeitig ber die Indexdaten und die Volltexte der Dokumente m glich Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Sem Dnkunksr x Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Objekttyp E _ Suche fisch
75. vereint alle Merkmale eines komfortablen und einfach zu bedienenden Dokumenten Management Systems Dazu z hlen zum Beispiel die Erfassung Indizierung Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten im DMS die Dokument Recherche und die Bearbeitung der Dokument Eigenschaften Dar ber hinaus verwalten Sie die Objekttypen Dokument und Ordnertypen mit der windream Management Console Die Standard Business Extension SBX Die Standard Business Extension SBX von windream erweitert das Dokumenten Management System um weitere leistungsf hige Funktionen Dazu z hlen eine Check In und Check Out Funktion eine automatisierte Lebenszyklusverwaltung f r alle Dokumente sowie eine erweiterte Suchanwendung Die Business Edition BE Die Business Edition richtet sich vornehmlich an gr ere Unternehmen Zus tzlich zu den Produktmerkmalen der SBE und SBX Version erm glicht die Business Edition beispielsweise die komfortable Verwaltung einer unbegrenzten Anzahl an windream Benutzer und Gruppenkonten ber die windream Management Console Mit windream 4 0 bietet die Business Edition zudem ein erweitertes Rechtekonzept das eine getrennte Rechteverwaltung der Dokumente und Ordner und der windream spezifischen Objekteigenschaften erm glicht sowie die M glichkeit bietet Abonnements auf windream Objekte zu verwalten windream separat zu lizensierende windream Module 1 13 windream separat zu lizensierende windream Module Mit der windream
76. windream Kontextmen Ep Sofort archivieren E Regeln bemehmen I HM Export AG Docvtew Abbildung 1 2 Erweiterte Objekteigenschaften und das windream Kontextmen Erweiterte Objekteigenschaften Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen der Datei bzw Ordnereintr ge im windream Laufwerk oder der Ergebnislisten ist um folgende windream spezifische Registerkarten erweitert e Indexe f r die Anzeige und Bearbeitung der globalen Indexmerkmale und der dokumenttyp und ordnertypspezifischen Eigenschaften e Historie f r die Anzeige und Bearbeitung der Historien von Dokumenten und Ordnern e Version f r die Versionsverwaltung der Dokumente e Volltext f r die Anzeige des Volltextes der Dokumente o windream Rechte f r die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner e Lebenszyklus f r die Verwaltung und Ansicht der Lebenszyklus Daten von Dokumenten Die integrierte windream Suchfunktion Recherchen im DMS f hren Sie sowohl im Rahmen der blichen Windows Suche als auch ber die windream Recherche Funktion Suche nach Dokumenten durch Die windream Recherche Funktion wird aus dem Windows Startmen Befehl Suchen gt In windream aufgerufen und erm glicht Suchen anhand der Dateigenschaften und der Volltexte der im DMS gespeicherten Dokumente 1 6 Ergebnislisten windream Control Center windream Management C
77. wird das Dateisystemattribut Schreibgesch tzt gesetzt Dieser Schreibschutz wird beim Undo Check Out oder beim Check In Impott Vorgang wieder aufgehoben Standardm ig ist die Option nicht gesetzt siehe auch die Abschnitte Dokumente aus und einchecken und Dokumente exportieren und importieren in Kapitel Dokumente bearbeiten Hinweis Unter Umst nden kann die Bearbeitung der Dateien mit anderen Anwendungen zu Problemen f hren wenn die ausgecheckten bzw exportierten Dateien mit dem Schreibschutz versehen sind Ggf ist es dann erforderlich den Schreibschutz vor bergehend zu entfernen Vor dem Einchecken Importieren der Dateien ist der Schreibschutz allerdings unbedingt erneut zu setzen da sonst der Check In Import Vorgang fehlschl gt Eingehende Dokumente Einchecken Importieren In diesem Bereich der Registerkarte werden alle Vorbelegungen eingestellt die den Import bzw die Check In Prozesse von Dokumenten betreffen Dokumente werden aus demjenigen Verzeichnis wieder eingecheckt importiert in das sie zuvor ausgecheckt exportiert worden sind Die Dokumente werden aus einem bestimmten vom Anwender festgelegten Verzeichnis eingecheckt importiert ber die Schaltfl che wird ein Auswahldialog ge ffnet ber den ein Pfad festgelegt werden kann der als Vorbelegung angeboten wird Dieser Eintrag ist nur dann aktiv wenn das Kontrollk stchen Von aktiviert ist Es werden alle Dokumente eingecheckt import
78. zu achten dass der VFS Dienst immer aus dem Control Center ge ffnet wird und nicht ber ein Skript oder aus einem Programm Falls beim Erfassen bzw Archivieren von Dokumenten ein Fehler auftritt zeigt windream eine entsprechende Meldung an Fehlermeldungen werden jedoch nur dann angezeigt wenn der VFS Dienst aus dem Control Center gestartet wird So starten Sie den Indexierungsdienst manuell 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Indexierungsdienst gt Starten um den Indexierungsdienst zu starten So legen Sie den automatischen Start des VFS Dienstes fest 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen Auf das windream Laufwerk kann nicht zugegriffen werden Keine Verbindung zum windream Server Die windream Dienste starten 3 Schalten Sie mit einem Klick auf den Befehl VES Dienst gt Automatisch starten die Option ein dass der VFS Dienst automatisch nach dem Start des Control Centers gestartet wird H kchen vor dem Men eintrag Um den automatischen Start des VFS Dienstes wieder auszuschalten m ssen Sie die Option VFS Dienst gt Automatisch starten ausschalten H kchen vor dem Men eintrag entfernen So legen Sie den automatischen Start des Indexierungsdienstes fest 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger
79. 1 readme htm 1 1 Dokumente Anzeigen 4 61 Bearbeiten 5 1 Besitzerrechte 5 49 Ergebnisliste 4 61 L schen 5 15 Recherchieren 4 1 Sperren 5 3 Dokumente Ordner ohne Rechte windream Rechte 5 28 Dokumentnummer 3 33 Dokumenttyp 3 27 4 49 Default 3 27 Index Standard 3 27 Dokumenttypspezifische Indexe 3 3 Auswahllisten 3 31 3 32 Dokumenttypspezifische Indexmerkmale Vorbelegungen 3 32 Dokumenttypsuche 4 2 4 49 Dropdown Kombinationsfeld Zeilen erfassen 3 31 Zeilen l schen 3 31 E Ein Ausgang Registerkarte 6 33 Einchecken Dokument 5 65 Einf gen Suchbegriff 4 34 Einleitung 1 2 Einmal editierbar Typindex 3 29 Einstellungen blau 6 3 DocView 5 92 in der Dokumentvorschau 5 92 rot 6 3 Einstellungen beim Beenden speichern 4 5 Einstellungen jetzt aktivieren 6 25 Entfernen Benutzer und Gruppen 5 45 Rechtetr ger 5 45 Suchbegriff 4 33 Entziehen Rechte 5 47 Zugriffsrechte 5 47 Erfassen Dokument 3 1 3 5 Erfasser Filterfunktion 4 13 4 28 Suchen nach 4 27 Ergebnisliste 4 2 Ansicht 4 63 Bearbeitung der Objekte 4 66 Darstellung 4 64 Darstellungsreihenfolge 4 64 Dokumente 4 61 Gruppieren 4 63 ffnen 4 69 Schlie en 4 69 Speichern 4 69 Status eines Dokuments 4 65 Symbolleiste 4 66 4 67 Trefferanzahl 4 56 Ersetzen Suchbegriff 4 34 Erstellen Dokument 3 5 7 9 Suchprofil 4 57 Version 5 12 Erweitern Rechte 5 47 Zugriffsrechte 5 47 Erweiterte Fehleranzeige 6 21 Erweiterter Volltext 5 19 Export
80. 21 Men 6 26 Verbindungen 6 4 windream Alias Einstellungen Dialogfeld 2 21 windream Control Center Beenden 2 11 Starten 2 1 windream Dienste Beenden 2 11 7 15 Starten 2 7 windream Konfiguration Allgemein 6 17 Dateifilter 6 12 Filter 6 9 Meldungen 6 21 Men 6 26 Verbindungen 6 4 Verzeichnisse indexieren 6 12 windream Konfigurationen Dateifilter 3 16 windream Laufwerk verbinden 6 5 windream Rechte Benutzer und Gruppen 5 24 Dokumente Ordner ohne Rechte 5 28 Flag 32768 5 28 Flag keine Rechte 5 28 Sortierung 5 31 windream Laufwerk 2 9 windream Module Lizenzen 1 13 Z Zeitlimit f r die Suche 4 55 Zugriffsrechte 5 3 5 24 Bearbeiten 5 47 Entziehen 5 47 Erweitern 5 47 Fehler bei der Speicherung 5 42 Speichern 5 42 Vergeben 5 33 5 39 Zwischenablage Besonderheiten 3 35 Indexierung 3 35
81. 36 Mit den eingetragenen Suchbegriffen wird in allen alphanumerischen System und DMS spezifischen Indexen der Dokumente des ausgew hlten Objekttyps gesucht die als volltextsuchbar gekennzeichnet sind Hinweis Wenn Vorversionen mit in die Suche einbezogen werden sollen eine andere logische Verkn pfung verwendet oder bei der Suche zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden werden soll stellen Sie die entsprechenden Optionen auf der gleichnamigen Registerkarte ein Bei Suche im Volltext wird nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden Dies gilt auch bei der Suche nach Textelementen in volltextsuchbaren Indexfeldern Suchen anhand von Dateinamen F r die Suche anhand von Dateinamen haben Sie die M glichkeit einen oder mehrere Dateinamen bzw Filter im Feld Dateiname einzugeben Die einzelnen Eintr ge m ssen Sie durch Kommata voneinander getrennt eingeben Sie k nnen dabei Wildcards verwenden Die einzelnen Namen werden logisch mit dem Operator ODER verkn pft Beispiel windream doc windream pdf f Suchen nach Erfasser Um die Suche nach Dokumenten oder Ordnern des aktuell angemeldeten Benutzers oder bestimmter Erfasser einzuschr nken geben Sie die entsprechenden Angaben im Feld Erfasser ein oder legen diese ber die Schaltfl che Erfasser fest 4 12 Schnellsuche Namen ausw hlen Benutzer Dom ne Benutzer Dom ne Tl aktueller Benutzer Administrator DOKUTEST An
82. 4 Version Objekttyp Titel Markus Mustermann Typ Handbuch Manual v Sprache Deutsch X Status Freigegeben o x Datum der Freigabe IV 30 03 2007 Indexe Indexe 2 Abbildung 3 12 Indexmerkmale bearbeiten Indexmerkmale bearbeiten Nachindexierung 3 39 So lassen Sie sich die Indexmerkmale anzeigen Aus dem Windows 1 W hlen Sie im Windows Explorer das windream Laufwerk und Explorer den Ordner in dem das Dokument abgelegt ist dessen Indexe Sie sich anzeigen lassen m chten 2 Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste der Dokumenteintr ge 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Indexe Oder In der Ergebnis Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der Suchfunktion Suche liste aus dem nach Dokumenten Dialogfeld Suche nach 1 ffnen Sie das Windows Starz Men Dokumenten 2 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten 3 F hren Sie eine Recherche durch 4 Markieren Sie das zu bearbeitende Dokument in der Ergebnisliste 5 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Eigenschaften um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt zu ffnen Die Indexmerkmale werden angezeigt und k nnen bearbeitet werden So ndern Sie die Indexmerkmale 1 ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt 2 Bestimmen Sie den Dokument bzw Ordner
83. Ansicht der Ergebnisliste ndern Mit den Befehlen aus dem Men Ansicht k nnen Sie die Ansicht der Ergebnisliste ndern Die Funktionen Lisze Kleine Symbole Gro e Symbole und Details arbeiten analog zu den Funktionen der entsprechenden Konfiguration des Windows Explorers Damit die Symbole in der Liste bei den verschiedenen Ansichtsoptionen mit angezeigt werden muss die Option Symbole im Men Ansicht eingeschaltet sein H kchen vor dem Men eintrag So bestimmen Sie die Ansicht der Ergebnisliste 1 Klicken Sie auf das Men Ansicht 2 W hlen Sie die gew nschte Option Hinweis Durch das Ausschalten der Option Ansicht gt Symbole Kein H kchen vor dem Men eintrag k nnen Suchvorg nge beschleunigt werden Die Liste gruppieren Mit dem Befehl Gruppieren aus dem Men Ansicht oder aus dem Kontextmen k nnen Sie die Eintr ge der Ergebnisliste nach w hlbaren Kriterien beispielsweise nach Ordnern oder Dateitypen gruppieren ber den Befehl Gruppieren nach aus dem Kontextmen innerhalb der Liste k nnen Sie aus den verf gbaren Gruppierkriterien das gew nschte Kriterium ausw hlen Innerhalb der Gruppen sind die Eintr ge auf bzw absteigend sortiert Die Sortierung innerhalb einer Gruppe k nnen Sie ndern mit der Taste STRG und einem gleichzeitigen Klick auf die Gruppen berschtift Unter Windows Vista ist es m glich alle Gruppen zu schlie en bzw zu ffnen Dies funktioniert auch ber folgende Tastaturkombinat
84. Basic und Java Skripte ausgef hrt werden Wenn ber einen Befehl im windream Kontextmen ein Programm gestartet werden soll z B die Anwendung Notepad muss der Aufruf daf r ber ein entsprechendes Skript erfolgen siehe Beispiel Skript Im folgenden wird am Beispiel des Aufrufs von Notepad beschrieben wie Sie ber einen Befehl im windream Kontextmen eine exe Datei aufrufen k nnen 1 Kopieren Sie den Beispielcode in eine leere Textdatei die Sie zuvor mit einem beliebigen Texteditor erstellt haben 2 Speichern Sie die Datei unter dem Namen start_notepad vbs entweder lokal im Ordner Scripts Shell im Programmverzeichnis von windream oder im globalen Skriptordner Shell Globales Skriptverzeichnis 3 ffnen Sie die windream Konfiguration und w hlen Sie die Registerkarte Menti 4 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen za ffnen 5 Geben Sie im Textfeld Menieintrag den Text ffnen mit Notepad und im Textfeld A tion den Skriptnamen start_notepad vbs ein 6 bernehmen Sie die durchgef hrten nderungen mit der Schaltfl che OK Anschlie end k nnen Sie eine zuvor im windream Laufwerk ausgew hlte Textdatei ber den Befehl Offnen mit Notepad aus dem windream Kontextmen ffnen Hinweis Der Dateiname f r das VB Skript kann frei gew hlt werden Allerdings ist dabei zu beachten dass die Datei mit der Endung vbs gespeichert wird Zudem muss der Name der Datei mit
85. C E s Lokaler Datentr ger D 5 lt Lokaler Datentr ger E S Dokumente und Einstellungen E Administrator B All Users Anwendungsdaten Desktop Dokument E O Checkout WMCIBAK 0 3860 2C467BF3 E328 4978 A95F E516F57E6BE 05747002 768A 4E55 9731 E094EA98D3 44697B077 DE22 47A2 848A C1BFE310EBI O A47D9D37 59E1 4F7D BOFB 52AE6891C4 81250866 A3E6 4EDA 8DFF 28C46F19A6 CAFBD361 7C0A 4D92 A3E0 DE0472F467 D67F941F F19A 4E39 8148 AGAAEC8109 a E iramarraa annn anrr nan mannara a lt a I gt 391 KB Arbeitsplatz 1 Objekte e Freier Speicherplatz 12 8 GB Abbildung 6 16 Sicherungskopie im eingestellten Backup Verzeichnis ffnen ohne Abfrage Beim Auschecken oder Exportieren von Dokumenten k nnen Sie festlegen dass die Dokumente direkt nach dem Check Out Export ge ffnet werden Aus Sicherheitsgr nden k nnen Sie dort einstellen ob vor dem ffnen einer Datei zun chst nochmals eine Sicherheitsabfrage erscheint Wenn Sie dies f r bestimmte Dateitypen ausschlie en m chten geben Sie hier im Feld ffnen ohne Abfrage die entsprechenden Dateiendungen an Geben Sie die Dateiendungen dreistellig ein mehrere durch Kommata voneinander getrennt Wildcards werden nicht unterst tzt Beispielsweise BMP JPG TIF Standardm ig sind keine Dateitypen angegeben Ausgehende Dokumente Auschecken Exportieren In diesem Bereich der Registerkarte werden alle Vorbelegung
86. C unterbunden wurde so ist das Feld ausgegraut Archivierungszeitraum Der Bereich Archivierungszeitraum gibt Aufschluss ber die Zeitspanne innerhalb der das Dokument im Archiv verbleibt Dieses Feld zeigt das Datum an bis zu dem das Dokument aus dem Archiv recherchiert und angezeigt werden kann Nach Erreichen des Lebenszyklus Lebenszyklus einstellung Aktuelle Regel vom Dokumenttyp bernehmen ber das Kontextmen angegebenen Datums wird das Dokument aus dem Archiv entfernt Abh ngig von den Einstellungen in der WMC kann das Datum durch einen Anwender manuell ver ndert werden Es wird kein Datum angezeigt wenn in der WMC die Option Archivierungsdauer l uft niemals ab aktiviert wurde Dieser Eintrag zeigt die in der WMC festgelegte Regel an die f r den Dokumenttyp gilt dem das aktuell markierte Dokument zugeordnet wurde Aus den hier genannten Lebenszyklus Daten wird das Ende des Lebenszyklus berechnet wenn keine manuelle nderung erfolgt Bei einer manuellen nderung der Regel wird die Berechnung der Lebenszyklus Daten erneut durchgef hrt und der Eintrag Manuell angepa t angezeigt Falls dieses Kontrollk stchen aktiviert wird so wird die in der WMC festgelegte aktuelle Lebenszyklus Regel f r Dokumente dieses Typs auf das aktuelle Dokument angewendet wenn die Lebenszyklus Regel f r dieses Dokument zuvor manuell angepasst ver ndert oder in der WMC ge ndert wurde siehe auch Abschnitt Lebenszy
87. Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt bleibt f r die Bearbeitung weiterhin ge ffnet Ein einmal zugewiesener Objekttyp kann nicht mehr ge ndert werden Oder 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die eingetragenen Indexkriterien zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing 3 35 Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing Besonderheiten bei der Indexierung ber die Zwischenablage Auswahlmen schlie en und indexiertes Dokument speichern Die Indexierung von Dokumenten kann auch ber die Zwischenablage erfolgen Dabei werden markierte Inhalte eines Originaldokuments das in der Originalanwendung ge ffnet wird in die Zwischenablage kopiert und anschlie end aus der Zwischenablage in ein Indexfeld der Registerkarte Indexe Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt eingef gt Beim Kopieren von Dokumentinhalten in die Zwischenablage wird ein Kontextmen mit den zur Verf gung stehenden Indexfeldern angezeigt Die Indexierung des jeweiligen Dokuments erfolgt ber die Auswahl eines Indexfeldes im Kontextmen Voraussetzung f r die Indexierung ber die Zwischenablage Im Kontextmen der Originalanwendung zur Indexierung ber die Zwischenablage werden nur Indexfelder angezeigt die folgende Merkmale aufweisen 1 Es werden nur Felder angezeigt die entweder als Eingabefeld Textfeld Dropdown Kombinationsfeld D
88. Debug Ausgaben und Level zur Fehlerr ckverfolgung 6 24 VFS Log C VFSTDISP LOG 6 24 Einstellungen jetzt aktivieren 6 25 Men 6 26 Kontextmen bearbeiten 6 27 Reihenfolge der Men befehle festlegen 6 29 Aufruf eines Programms exe Datei aus dem windream Kontextmen 6 30 Ein Ausgang 6 33 Auswahlliste Typ 6 34 Backup Verzeichnis 6 34 ffnen ohne Abfrage 6 35 Ausgehende Dokumente Auschecken Exportieren 6 35 Eingehende Dokumente Einchecken Importieren 6 36 Report 6 38 Auswahlliste Report f r 6 39 Dialog 6 40 Protokolldatei 6 40 vi 7 Anhang Abbildungsverzeichnis 7 1 Tabellenverzeichnis 7 5 Index 7 7 Inhaltsverzeichnis windream Willkommen Willkommen 1 1 Dieses Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionen und die Bedienung der windream Mehrplatzversion und soll Ihnen als Hilfestellung bei der Arbeit mit windream dienen Einleitend werden die Oberfl che von windream erl utert und in einem berblick die Funktionen der Anwendung aufgef hrt Anschlie end erhalten Sie einen Leitfaden zur Dokumentation in dem auch die typographischen Konventionen erkl rt werden Die darauffolgenden Kapitel erl utern detailliert die Voraussetzungen die Funktionalit ten und die Bedienung von windream windream ist f r die grafische Benutzeroberfl che Windows konzipiert und auf der Basis der VFS Technologie in das Betriebssystem integriert worden Der Anwender sollte mit der Bedienung d h den grundlegenden Funktio
89. Dokument entfernt wurde aufgehoben Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Bearbeitungssperre Die Bearbeitungssperre f r das Dokument entfernt wurde durch einen Systemadministrator ber Administrator die WMC aufgehoben Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Tabelle 5 3 Zus tzlich erstellte Eintr ge in der Historie f r windream 3 5 So lassen Sie sich die Historie zu einem Dokument anzeigen 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks im Windows Explorer in dem das Dokument abgelegt ist zu dem die Historie angezeigt werden soll Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste der Dokumenteintr ge W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Wechseln Sie auf die Registerkarte Historie Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men N Aan A w W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Markieren Sie das zu bearbeitende Dokument in der Ergebnisliste ffnen Sie das Kontextmen W hlen Sie den Befehl Eigenschaften um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt zu ffnen Wechseln Sie auf die Registerkarte Historie Aus dem Windows Explorer Hinzuf gen Historie von Dokumenten und Ordnern So lassen Sie sich die Historie zu einem
90. I Dokumente erfolgt einzeln oder im Batchverfahren durch Scannen oder Importieren von Dateien in das Dateisystem windream Laufwerk Weiterhin k nnen Sie Dateien mit den Standard Anwendungsprogrammen neu erstellen und in das DMS bernehmen Die Verwaltung der Dokumente erfolgt mit Hilfe der Dokumentklassen Ordner Ablagen der dokumenttypspezifischen Indexmerkmale sowie der Versionsverwaltung Elektronische Dokumente Dateien aus Windows Anwendungsprogrammen oder multimediale Daten wie Film Bild oder Audiodateien erstellen Sie in der jeweiligen Anwendung und speichern sie aus der Anwendung im Originalformat direkt in das Dokumenten Management System windream Laufwerk Dokumente die im Dateisystem vorhanden sind speichern Sie im DMS indem Sie die Dateien aus dem Windows Explorer oder ber den Desktop mit Drag amp Drop in die entsprechenden Ordner Ablagen des DMS kopieren oder verschieben Papierdokumente werden per Scanner erfasst und als Faksimiles im Dateisystem gespeichert Die Dokumente k nnen dann entweder direkt oder zu einem sp teren Zeitpunkt in die entsprechenden Ordner des Dokumenten Management Systems bernommen kopiert verschoben oder importiert werden Auch die Verwendung von Referenzen Verkn pfungen auf Dokumente Dateien im DMS und das Speichern von Hypertext Links ist m glich Die Hypertext Links k nnen direkt aus dem windream Laufwerk aktiviert werden Die Vorg nge zur Erfassung Indizierung
91. Lizenz erhalten Sie die Mehrplatzversion windream SBE F r den Einsatz bestimmter windream Module sind zus tzlich zur windream Lizenz noch weitere Freischaltungen bzw Lizenzen erforderlich In der folgenden bersicht finden Sie alle windream Module aufgelistet die separat zu erwerben sind Weitere Informationen hierzu sowie zu den einzelnen Modulen erhalten Sie bei der windream GmbH www windream com oder einem ihrer Partner Hinweis Die vorliegende windream Benutzerdokumentation umfasst die Erl uterung der Funktionen und Bedienung von windream SBE SBX und BE ohne die Beschreibung der Administrationsanwendung WMC der Erweiterung WMX und der Server Konfigurationen Diese und bestimmte windream Module wie beispielsweise windream DocView oder die Miniaturansicht sind im windream Administrationshanduch beschrieben Dokumentationen zu allen weiteren windream Modulen erhalten Sie mit den jeweiligen Komponenten Liste der separat zu lizensierenden windream Module windream Management Extension WMX windream Standard Business Extension SBX windream Business Edition BE windream Archiv windream DocView windream Exchange windream Miniaturansicht Thumbnail View windream Imaging windream web portal w2p windream web portal pro w2p2 windream XML Import Manager windream Signature digitale Signaturen windream Mailarchivierung Office Bundle DMS Server NLS National Language Support windream Share Drive Serverlaufwerk
92. Objekte hinzu oder Sie ndern die Zugriffsrechte der bereits vorhandenen Rechtetr ger Benutzer und Gruppen hinzuf gen Um Benutzern und Gruppen Zugriffsrechte auf die ausgew hlten Dokumente und Ordner einzur umen ffnen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen das Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen Die initialen Rechte die Sie hier vergeben k nnen ndern sich je nachdem ob Sie die Rechte f r einen Ordner oder ein Dokument bearbeiten 5 40 E Benutzer oder Gruppen ausw hlen Suchen in Name 0 0 0 0 ooo Domes S O feg windream Benutzer reg windream Dokumentation reg windream Produktmanagement reg windream Test windream Vertrieb windream Administratoren lt DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST Hinzuf gen NV Benutzer anzeigen Name Dom ne Mustermann Schmitt Efi windream Benutzer amp Administrator amp Schneider amp Schmitt 6 Mustermann M ller 6 Meier lt DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST Hinzuf gen IV Benutzer anzeigen Name o ooo Dome 000000 0 x windream Administratoren amp windream Test amp Schneider amp Mustermann DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST windream Rechte Beschreibung m Initiale Rechte W Leser I Verweigerung Ordner aul IV Index ndem IV Ordner ndern IV Datei anlegen IV Ordner anlegen Abonnieren IV Rechte Administrator
93. Objekteigenschaften der windream Dokumente Ausf hrliche Informationen hierzu finden Sie unter windream Rechte ab Seite 5 24 8 Schlie en Sie die Eigenschaften mit OK Die Anmerkung ist zu dem Dokument gespeichert Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 8 so oft bis Sie alle gew nschten Anmerkungen DocView Vorschau auf Dokumente 5 99 eingegeben haben Anschlie end schlie en Sie das Dialogfeld der Dokumentvorschau a windream4 0 doc windream DocView dokutest Zweite Anmerkung Markus Mu Erste Anm Neue Anmerkung Markus Must windraam AmhH Parchim Abbildung 5 27 windream DocView Anmerkungen zu einem Dokument So bearbeiten Sie die Rechte einer Anmerkung 1 Markieren Sie in der Dokumentvotschau eines Dokuments die Anmerkung f r die Sie die Rechte bearbeiten m chten 2 ffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste in der Titelleiste der gew hlten Anmerkung das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften und wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 Nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor und speichern Sie die nderungen mit OK Ausf hrliche Informationen zur windream Rechteverwaltung finden Sie unter windream Rechte ab Seite 5 24 So stellen Sie Text und Hintergrundfarbe ein 1 Markieren Sie in der Dokumentvotschau eines Dokuments die Anmerkung f r die Sie die Farbeinstellungen bearbeiten m chten 2 ffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste in der
94. Ordner einbeziehen wenn die Funktion rekursiv auch auf ausgecheckte Ordner angewendet werden soll 5 Legen Sie im Bereich Orzginaldatei l schen sichern ber die entsprechenden Optionen fest ob die lokalen Dateien wieder gel scht und ggf auftretende Fehler w hrend der L schoperationen protokolliert werden sollen 6 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Oder Aus der 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men a 2 W hlen Sie aus dem Men Suchen den Befehl In windream um die ode Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten Suche nach E f Dokumenten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche mit der Option f r die Suche nach ausgecheckten Dokumenten durch 4 Markieren Sie die Dokumente und Ordner f r die der Check Out Vorgang r ckg ngig gemacht werden soll 5 W hlen Sie den Befehl windream gt Anschecken r ckg ngig aus dem Kontextmen 6 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn die Funktion rekursiv auch auf ausgecheckte Ordner angewendet werden soll 7 Legen Sie im Bereich Originaldatei l schen sichern ber die Dokumente aus und einchecken 5 71 Fehler beim Undo Check Out von Dokumenten entsprechenden Optionen fest ob die lokalen Dateien wieder gel scht und ggf auftretende Fehler w hrend der L schoperationen protokolliert werden sollen 8 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander bear
95. Sabine Schneider Helga Schmitt Markus Mustermann Frank M ller Paul Meier Initiale Rechte W Lesen I Verweigerung Daten lese VW Index ndem IV Datei ndern IV Abonnieren M Rechte Abbrechen A Abbildung 5 8 Zugriffsrechte f r Benutzer und Gruppen ausw hlen Dokumentrechte Benutzergruppen anzeigen Im Drop Down Listenfeld Suchen in werden die Dom nen NT Server angezeigt auf denen die windream Benutzer und windream Gruppen eingerichtet sind Die Liste beinhaltet den windream Server und alle Dom nen die dem windream Server bekannt sind windream Rechte 5 41 Durch die Auswahl einer Dom ne schr nken Sie die Liste der Benutzer und Benutzergruppen ein obere Liste im Dialogfeld Angezeigt werden die auf der gew hlten Dom ne vorhandenen Benutzergruppen Benutzer anzeigen ber das Kontrollk stchen Benutzer anzeigen steuern Sie ob zus tzlich zu den Gruppen auch alle Benutzer die auf der gew hlten Dom ne eingerichtet sind in der Liste aufgef hrt werden Kontrollk stchen aktiviert Standardm ig ist die Anzeige der Benutzer deaktiviert Hinweis Die beanspruchte Zeit f r die Suche und Anzeige der Benutzer ist abh ngig von der Anzahl der eingerichteten Benutzerkonten Mit Hilfe der Filterfunktion k nnen Sie den Listeninhalt einschr nken Durch die Eingabe eines Wertes in den Feldern der ersten Zeile einer Spalte wird die Liste auf diejenigen Elemente eingeschr nkt die dem ein
96. Server Datenbank wird beipielsweise nach genau der eingegebenen Zeichenfolge gesucht Dies gilt auch f r Suchoperatoren oder Sonderzeichen Geben Sie z B den folgenden Suchstring ein windream AND Dokument so wird nach genau diesem Text gesucht und nicht nach der Verkn pfung der zwei Suchbegriffe windream und Dokument Volltextsuche 4 43 Die Satzzeichen in einer Zeichenfolge werden vom SQL Datenbank Server aus dem Suchstring ausgefiltert und so bei der Suche nicht ber cksichtigt So findet beispielsweise die Suche nach der Zeichenfolge windream Dokument auch Dokumente die die Zeichenfolge windream Dokument oder windream Dokument enthalten Oracle Unter Oracle werden sogenannte reservierte W rter und Zeichen innerhalb eines in Anf hrungszeichen gesetzten Suchstrings erkannt Zu den reservierten W rtern und Zeichen z hlen insbesondere die Bezeichner bzw Zeichen f r die g ltigen Operatoren beispielsweise AND OR NOT NEAR amp oder Die eingegebene Zeichenfolge wird entsprechend ausgewertet Es werden nur dann sinnvolle Rechercheergebnisse erzielt wenn der Datenbank Server die Eingabe in g ltige Datenbank Syntax f r die Abfrage umwandeln kann Anderfalls werden entsprechende Syntaxfehler ausgegeben Um nach reservierten W rtern oder Zeichen innerhalb einer Phrase suchen zu k nnen m ssen diese maskiert werden Einzelne Zeichen werden mit einem vorangestellten Backslash maskiert Ei
97. Sie die Versionen zu einem Dokument einsehen Aus dem 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Windows Dokument abgelegt ist f r das die Versionen angezeigt werden Explorer sollen 2 Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste der Dokumenteintr ge 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Version Oder In der Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Ergebnisliste Suchfunktion aus dem Dialogfeld 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men Suche nach 2 W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Dokumenten Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Ergebnisliste ffnen Sie das Kontextmen W hlen Sie den Befehl Eigenschaften um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt zu ffnen aA vv A w 7 Wechseln Sie auf die Registerkarte Version Versionsverwaltung Eigenschaften von windream4 0 doc 9 Historie 9 Volltext 9 Lebenszyklus 2 Rechte Allgemein Benutzerdefiniert Dateinfo 9 Indexe Version Ersteller windreamd O doc 2 Administrator 17 04 2007 08 2 windream4 0 1 doc 1 Administrator 11 01 2007 10 4 Abbildung 5 2 Eigenschaften von lt Dateiname gt Version Die Versionen eines Dokuments sind in einer Liste aufgef hrt Neue Eintr ge werd
98. Sie k nnen die verschiedenen Rechte auf Dokumente oder Ordner vergeben oder entziehen Dokumente Ordner ohne Rechte Wird eine windream NT Gruppe auf dem windream Server gel scht ist es m glich dass diese Gruppe die einzige gewesen ist die auf bestimmte Dokumente Ordner im windream Laufwerk noch Leserechte besa Beim n chsten Hochfahren des windream DMS Service auf dem windream Server wird bei diesen Dokumenten Ordnern die letzte Benutzer bzw Gruppenzuordnung entfernt Danach sind diese Dokumente Ordner f r keinen windream Benutzer mehr sichtbar und recherchierbar Um diese Dokumente Ordner zu finden und ihnen neue Rechte zuweisen zu k nnen kann mit Hilfe der Indexsuche aus der windream Suchfunktion eine entsprechende Recherche durchgef hrt werden Dazu muss an einer windream Arbeitsstation Client eine Anmeldung als windream Hauptbenutzer siehe Dokumentation zum Server Setup erfolgen dieser Hauptbenutzer kann u a Dokumente ohne eine Benutzer bzw Gruppenzuordnung finden Danach ist die Indexsuche aufzurufen und eine Bitsuche mit dem Index F ags auszuf hren Flag keine Rechte oder 32768 windream Rechte 5 29 Anschlie end k nnen Sie die erforderlichen Rechte f r die gefundenen Dokumente Ordner erneut vergeben So f hren Sie die Suche nach Dokumenten Ordnern ohne Rechte durch 1 W hlen Sie in der Indexsuche ber die Men schaltfl che Index die Kategorie Verf gbare Indexe 2 W hlen
99. Suchen nach Erfasser 4 27 Suchen nach Objekttyp 4 30 Suchkriterien festlegen 4 18 Vektor Indexe 4 31 Verkn pfung von Suchbegriffen 4 32 Verwendung von Klammern 4 33 Volltext 4 36 Index Suche 4 16 Inhalt der Datenbank Anzeigen 2 9 Initiale Rechte Vergeben 5 39 J Jahresangaben Eigenschaften bei zweistelliger Angabe 4 26 4 33 Jahreszahlen Eigenschaften 4 26 4 33 Index K Kombinationsfeld Zeilen erfassen 3 31 Zeilen l schen 3 31 Kommandozeile Suche 4 71 Kommandozeilenparameter 4 71 Konfiguration 6 1 Protokoll 6 38 Report 6 38 Konfigurationen blau 6 3 rot 6 3 Konventionen 1 15 L Laufwerk verbinden 6 5 Laufwerksbuchstabe 6 5 Lebenszyklus ndern 5 77 nderung r ckg ngig machen 5 78 Archivierungszeitraum 5 80 Bearbeitungszeitraum 5 80 Einstellungen 5 80 Historieneintr ge 5 82 Regeln 5 77 Regeln bernehmen 5 83 Registerkarte 5 77 5 78 Sofort archivieren 5 81 5 84 Verwaltung 5 77 Voraussetzungen 5 77 Zeitstrahl 5 81 Lebenszyklusregeln bernehmen Dokument 5 83 Lesen Rechte 5 26 5 27 Leserecht Vergeben 5 34 Listenansicht im Windows Explorer anpassen 4 64 Lizenzen windream 1 13 windream Module 1 13 Logische Verkn pfung bei Volltextsuchen 4 55 Lokales Skriptverzeichnis 6 18 L schen Auftr ge 3 22 Datei 5 15 Dateifilter 6 15 Dokument 5 15 Men befehl 6 29 Suchbegriff 4 33 Suchprofil 4 59 Version 5 15 Vorversionen 5 15 Warteschlange 3 22 7 11 Manuellen Volltext Erfass
100. Titelleiste der gew hlten Anmerkung das Kontextmen 5 100 DocView Vorschau auf Dokumente W hlen Sie den Befehl Eigenschaften und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein ndern Sie die Farbeinstellungen f r den Text und den Hintergrund der Anmerkungen ber die Schaltfl chen Tex und Hintergrund Im Feld Farben wird die aktuelle Einstellung angezeigt MarkierenSie die Option Als Standard verwenden damit windream die Einstellungen f r alle weiteren Anmerkungen bernimmt So l schen Sie eine Anmerkung 1 Markieren Sie in der Dokumentvorschau eines Dokuments die Anmerkung die Sie l schen m chten ffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste in der Titelleiste der gew hlten Anmerkung das Kontextmen W hlen Sie den Befehl L schen L schen Soll die Annotation gel scht werden von Abbildung 5 28 Anmerkung l schen 4 Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja um die Annotation zu l schen Dokumente und Ordner abonnieren 5 101 Dokumente und Ordner abonnieren BE Die ab der BE Version windream 4 0 integrierte Abonnementverwaltung erm glicht es Anwendern Dokumente und Ordner zu abonnieren windream Nutzer k nnen bestimmte Objekte ausw hlen um sich bei definierten Ereignissen z B Objekt wurde archiviert ver ndert verschoben oder umbenannt automatisch informieren zu lassen Die Benachrichtigung erfolgt per E Mail ber das Standard Mail Programm der Ar
101. Trace txt gespeichert werden So speichern Sie die Fehlerliste 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Speichern 6 24 Ausgabe aktivieren Level hex Alle Level und Level 1 5 Meldungen 2 W hlen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Ordner aus in dem die Datei WMTrace txt gespeichert werden soll 3 Speichern Sie die Datei mit der Schaltfl che Speichern Debug Ausgaben und Level zur Fehlerr ckverfolgung Zur besseren Fehlerr ckverfolgung kann ein Programm zur Protokollierung der einzelnen Schritte der Programmabl ufe von windream Debug Viewer f r Windows installiert werden In den Bereichen Debug Ausgaben Fehlerr ckverfoleung und Debug Level werden die Einstellungen f r die Anzeige der Meldungen im Debug Viewer festgelegt Diese Einstellungen haben keine Auswirkung auf die Leistungsf higkeit des Rechners und sind nur sinnvoll wenn der Debug Viewer gestartet ist Standardm ig ist diese Option ausgeschaltet deaktiviert Mit dieser Option wird die Ausgabe von Meldungen des eingestellten Levels im Debug Viewer f r die Fehlerr ckverfolgung ein oder ausgeschaltet Hexadezimale Darstellung des eingestellten Loglevels z B 1 wenn die Option Ade Level aktiviert ist Mit den Kontrollk stchen wird festgelegt bis zu welchem Level Programm oder Fehlermeldungen im Debug Viewer angezeigt werden Je h her der Level eingestellt wird desto ausf hrlicher erfolgt die Protokollierung im Dialogfeld des Debug
102. Viewers Hinweis Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenommen werden VFS Log C VFSTDISP LOG Mit den drei Optionen k nnen im Falle bestimmter Fehler Logdateien f r die Fehleranalyse erstellt werden Die Dateien werden immer in das Root Verzeichnis auf Laufwerk C erstellt C Alle Dateien k nnen eine maximale Gr e von 2 MB erreichen Bei den Dateien VFSTAiSP 1log und VFSTdiRP 1og handelt es sich um Bin r Dateien bei der Datei VFSTdi log um eine Textdatei 5 Hinweis Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Meldungen Empfangen Gesendet Anfragen 6 25 Problembehebung f r den 3 _Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation von dem Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenommen werden Die Datei C VFSTdiSP log enth lt alle Pakete die vom Client an den Server gesendet werden Unmittelbar bevor der Treiber TdiSenddata aufruft wird das Paket in diese Datei geschrieben Die Datei C VFSTdiRP log enth lt alle Pakete die vom Server an den Client gesendet werden Die Daten werden ber eine Callback Funktion empfangen Sobald diese Funktion aufger
103. ame gt erfolgen Dateifilter f r Indexierung Mit dieser Schaltfl che wird das Dialogfeld Listen bearbeiten ge ffnet in dem der bei der Indexierung zu verwendende Dateifilter festgelegt wird F r die im Filter festgelegten Dateitypen werden bei der Erfassung oder bernahme von Dokumenten automatisch die entsprechenden Indexierungsauftr ge an die jeweilige Arbeitsstation gesendet Voraussetzung f r das Erstellen und Versenden von Indexierungsauftr gen an die Arbeitsstation ist dass die Optionen Auftr ge versenden und Anftr ge annehmen in den Bereichen Indexierauftr ge Benutzereinstellung und Indexierauftrage Systemeinstellung entsprechend eingestellt sind Die Dateifilter werden in zwei Listen einer Positiv und einer Negativ Liste konfiguriert d h es werden die Dateitypen festlegt die bei der Indexierung ber cksichtigt bzw ausgeschlossen werden sollen Filter Zu indexierende Dokumente NICHT zu indexierende Dokumente Beispiel 6 13 Listen bearbeiten Zu indexierende Dokumente Beim Anlegen von NICHT zu indexierende Dokumente Beim nlegen Dokumenten der hier aufgef hrten Dateitypen wird won Dokumenten der hier aufgef hrten Dateitypen automatisch ein Indexierungsauftrag gesendet wird kein Indexierungsauftrag gesendet 77 BAK FM LCK LDB LNK Say TMP WBK DESKTOP INI THUMBS DB Abbildung 6 6 Dateifilter Systemeinstellung Liste der Dateitypen die bei der In
104. ametern durchgef hrt werden Die Suche wird ber eine Kommandozeile mit folgendem Format gestartet path wMFind EXE Path SearchProfile WDF d SearchPath r s Dabei repr sentiert Path SearchProfile wdf f das zu verwendende Suchprofil Das Profil muss die Dateiendung WDF besitzen Falls der Pfad Path nicht angegeben wird so wird das Profil im standardm igen Suchprofile Verzeichnis des windream Installationsverzeichnisses z B C Programme windream GmbH windream SearchProfiles gesucht Die Einstellung des Standard Suchprofile Verzeichnisses kann nur ber den folgenden Eintrag in der Windows Registrierungsdatenbank erfolgen HKEY_CURRENT USER Software A I S GmbH windream 3 6 CommonFiles SearchProfilesDir STRING Anwendbare Kommandozeilenparameter d SearchPath Repr sentiert das windream Verzeichnis bzw den Suchpfad in dem die Suche ausgef hrt wird ber den Parameter R k nnen auch Unterverzeichnisse in die Suche einbezogen werden Falls dieser Parameter angegeben wird so wird ein im Suchprofil gespeichertes windream Verzeichnis nicht ber cksichtigt Statt dessen wird das in SearchPath angegebene Verzeichnis durchsucht x Bezieht die Unterverzeichnisse des angegebenen Pfades in die Suche ein Wird dieser Parameter angegeben so wird ein im Suchprofil gespeicherter Parameter nicht ber cksichtigt s Die Suche wird sofort ausgef hrt Falls dieser Parameter nicht angegeben wird so wird das S
105. anderer Dokumenttypen kann beim Einchecken der Dokumente optional eingestellt werden ob eine neue Version erstellt werden soll Dokumente l schen Gespeicherte Dokumente Dateien k nnen aus der Datenbank gel scht werden Es besteht die M glichkeit nur die aktuelle Version eines Dokuments die aktuelle Version inklusive aller Vorversionen oder nur bestimmte Vorversionen eines Dokuments rekursiv ab einer ausgew hlten Vorversion zu l schen Das L schen der Dokumente erfolgt entweder im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten S mtliche Funktionen zum L schen von Dokumenten k nnen auch f r mehrere zuvor ausgew hlte Dokumente ausgef hrt werden Nacheinander werden alle markierten Dokumente gel scht wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht gesperrt erf llt sind F r alle L schvorg nge die ber den Befehl windream gt L schen inklusive V orversionen aus dem windream Kontextmen ausgel st werden wird der Ablauf des L schvorgangs in einer entsprechenden Protokolldatei protokolliert Standardm ig lt windreamPfad gt Reporting DelPreVersion log Aktuelle Version eines Dokuments l schen Die aktuelle Version eines Dokuments einer Datei l schen Sie aus dem Windows Explorer mit den Tasten ENTF oder in der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten mit dem Befehl L schen aus dem Kontextmen oder aus dem Men Datei Aus dem Win
106. angemeldeten Benutzer ausw hlen E bertragen Sie den Eintrag aktueller Benutzer in das Feld Wert auf der Registerkarte Index siehe auch Abschnitt Dokumente eines aktuellen Benutzers suchen Indexsuche ab Seite 4 29 Filter f r Erfassernamen Nach dem ffnen des Dialogfelds Namen suchen werden zun chst alle Erfassernamen angezeigt Wenn mehr als eine definierte Anzahl z B 100 von windream Benutzern als Erfasser existieren wird eine leere Liste angeboten In diesem Fall m ssen Sie die Suche ber die Schaltfl che Min der Spalte Benutzer ausf hren um sich alle Erfasser anzeigen zu lassen Mit Hilfe der Filterfunktion k nnen Sie die Anzahl der aktuell angezeigten Erfasser im Dialogfeld Namen suchen einschr nken Durch die Eingabe eines Wertes in den Feldern der ersten Zeile einer Spalte wird der Inhalt der Liste auf die Elemente eingeschr nkt die in der jeweiligen Spalte den eingegebenen Wert enthalten z B eine Einschr nkung der Liste durch Eingabe von T in der Spalte Benutzer findet alle Erfasser deren Initialen dieser Buchstabenkombination entsprechen Durch die Eingabe von Werten in mehreren Spalten l sst sich der Listeninhalt weiter begrenzen Als Eingabewerte sind alphanumerische Zeichenfolgen erlaubt Die Eingabe von Platzhaltern und wird unterst tzt Mit dem Wert werden alle Elemente einer Spalte gefunden Nach der Eingabe eines Wertes wird der Filtervorgang ber die Taste RETURN die Schaltf
107. arbeitung nehmen abgeschlossen 5 74 Bearbeitung beenden Bearbeitungssperre aufheben 5 74 Lebenszyklus 5 77 Voraussetzungen f r das manuelle ndern der Lebenszyklus Daten 5 77 Die Registerkarte Lebenszyklus 5 78 Einstellungen auf der Registerkarte Lebenszyklus 5 80 Eintr ge in der Historie 5 82 Lebenszyklusregeln f r Dokumente bernehmen 5 83 Dokumente sofort archivieren 5 84 Anzeige der DMS spezifischen Dokumenteigenschaften in einer HTML Datei 5 85 DocView Vorschau auf Dokumente 5 86 windream DocView aufrufen 5 86 Alle Dokumente in einem Fenster Gepinnt und immer im Vordergrund anzeigen 5 89 Ansicht konfigurieren 5 89 Rotation halten 5 90 Anzeige der Fundstellen im Text nach einer Volltextsuche 5 90 Suchen im Text 5 91 Einstellungen 5 92 Annotationen Anmerkungen f r Dokumente 5 94 Dokumente und Ordner abonnieren 5 101 Objekte abonnieren 5 101 Inhaltsverzeichnis Abonnements ndern und Rechte bearbeiten 5 103 Anzeige und Erzeugung von Dokument Miniaturen 5 108 6 SystemeinstellungenClient Grundlagen der windream Konfigurationen Client 6 1 Verbindungen 6 4 DMS Server VFS und Laufwerk 6 5 Windows DCOM Konfiguration 6 5 Filter 6 9 Auftr ge versenden annehmen 6 10 Auch f r Verzeichnisse 6 12 Dateifilter f r Indexierung 6 12 Einstellungen f r den Indexierungsdienst 6 15 Allgemein 6 17 Verzeichnisse 6 18 Wartezeiten und Timeouts mSec 6 19 Control Center 6 20 Sprache 6 20 Meldungen 6 21 Dialoganzeige 6 22
108. ard lt windreamPfad gt Reporting UndoWorkLock log 5 76 Dokumente in Bearbeitung nehmen Fehler beim Wenn w hrend Vorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien f r die Aufheben der die Bearbeitungssperre aufgehoben werden soll ein Fehler auftritt wird Bearbeitungssperre dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie von Dokumenten nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Lebenszyklus Lebenszyklus sex Die ab der SBX Version von windream integrierte Lebenszyklus Funktion erm glicht eine weitgehend automatisierte Verwaltung der Lebenszyklen aller im DMS gespeicherten Dokumente vom Erstellungsdatum bis zum endg ltigen L schen aus dem Archiv Durch die optionale Integration der windream Jukebox Steuerung kann windream dadurch zu einer Komplettl sung bestehend aus DMS und einem leistungsf higen Archiv erweitert werden Die Daten zum Lebenszyklus eines Dokuments k nnen ber das Dialogfeld Eigenschaften aus dem Windows Explorer eingesehen und gegebenenfalls ge ndert werden Dazu ist in die SBX Version von windream eine zus tzliche Registerkarte mit dem Titel Lebenszyklus in das Dialogfeld zur Anzeige der Dokument Eigenschaften integriert worden Die Regeln f r die Lebenszyklus Verwaltung von Dokumenten eines bestimmten Dokumenttyps werden in der windream Managem
109. are Indexe Indexsuche Strukturierte Suche e H ufig verwendete Indexe e Objekttypabh ngige Indexe e Verf gbare Indexe e Datums Zeit Indexe e Vektor Indexe e Volltext Diese Kategorie enth lt eine ausgew hlte Anzahl von h ufig verwendeten System und windream spezifischen Indexen e Dateiname e Dateiname 8 3 e Gr e e Erstellt e Erfasser e Objekttyp Dieser Eintrag ist nur verf gbar wenn zuvor im Dropdown Listenfeld Objekttyp der Eintrag Alle Objekttypen ausgew hlt wurde e Ausgecheckt von e Ausgecheckt e Versions ID e Katalog ID In dieser Kategorie sind alle objekttypspezifischen Indexe des zuvor ausgew hlten Objekttyps in alphabetischer Reihenfolge aufgef hrt Die Systemindexe werden nicht mit angeboten Wenn im Dropdown Listenfeld Objekttyp kein Objekttyp ausgew hlt wurde ist der Eintrag Objekttypabh ngige Indexe nicht anw hlbar Diese Kategorie beinhaltet alle Systemindexe objekttypunabh ngigen Indexe und objekttypspezifischen Indexe des ausgew hlten Objekttyps in alphabetischer Reihenfolge Die Liste variiert in Abh ngigkeit von dem eingestellten Objekttyp e Alle Systemindexe und objekttypunabh ngigen Indexe Objekttyp Standard e Alle Systemindexe objekttypunabh ngigen Indexe und objekttypspezifischen Indexe aller Objekttypen Objekttyp Alle Objekttypen e Alle Systemindexe objekttypunabh ngigen Indexe und objekttypspezifischen Indexe eines Objekttyps ein bestimmter
110. artet werden kann Die windream Dienste starten 2 9 zeigt windream ein Dialogfenster mit Informationen zu dem Problem an Weiterf hrende Hinweise k nnen zus tzlich auch in der NT Ereignisanzeige abgefragt werden Sie wird ber den Befehl Starf gt Programme gt Verwaltung gt Ereignisanzeige aufgerufen Konfiguration des Windows Explorers ActiveDesktop Abh ngig von der aktuellen Version und Konfiguration des Betriebssystems und des Windows Explorers auf dem Zielsystem kann die Option Active Desktop eingeschaltet werden Je nachdem ob diese Option eingeschaltet ist kann die Darstellung des windream Laufwerks im Windows Explorer unterschiedlich ausfallen Die Beschreibung von ActiveDesktop ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation Sie finden Informationen zu ActiveDesktop unter anderem in den Microsoft Handb chern oder in der Windows Online Hilfe Hinweis Wenn ActiveDesktop nicht auf dem Zielsystem installiert ist ist die Anpassung der Listenansicht im Windows Explorer an DMS spezifische Indexe Spalten nicht m glich Zudem kann es sein dass dadurch die Scripting Funktionen zur Ausf hrung von Skripten nicht oder nur eingeschr nkt zur Verf gung stehen windream Laufwerk im Windows Explorer Das windream Laufwerk des Dokumenten Management Systems wird im Windows Explorer angezeigt Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Q arik ai gt 27 Jo Suchen Ps Ordner X 19 Er Adresse w v Wechseln zu Ordn
111. atei wird der Ablauf des Vorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting Subscribe 1log Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob alle Abonnements erfolgreich erstellt werden konnten siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Hinweis Sie k nnen neue Abonnements auch aus der Liste der Abonnements in den Eigenschaften des Root Verzeichnisses des windream Laufwerks erstellen Abonnements ndern und Rechte bearbeiten ber die Eigenschaften des windream Laufwerks k nnen Sie die Liste der Abonnements einsehen Zudem besteht die M glichkeit dort die Abonnements zu bearbeiten neue Abonnements anzulegen oder auch Rechte auf Abonnements zu vergeben 5 104 Entit t Pfad Name des Objekts ID Datenbank ID Eigenschaften von Objects auf Windream W Document Document Document Document Document Folder Document Folder Document Folder Document Document Document Document ChoiceList GroupInfo ChoiceList Folder Document Folder Document Folder Document 2 Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Projektliste DOKUTEST win Projektliste Dokumentation Dokumen
112. ateien geschrieben werden in denen Art Verlauf und Status der jeweiligen Aktion protokolliert werden Diese Dateien k nnen Sie sich in einem Dialogfeld angezeigen lassen um so den Ablauf der ausgel sten Aktion zu kontrollieren Je nach aktueller Konfiguration des Systems Einstellung auf der Registerkarte Report in der windream Konfiguration wird die entsprechende Protokolldatei direkt nach Ausl sen einer Aktion angezeigt oder Sie k nnen die Datei nach Abschluss der Aktion einschen um zu kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich Grundlagen Dokumente bearbeiten 5 3 Zugriffsrechte Dokumente f r Bearbeitung gesperrt abgeschlossen wurde Die Protokolldateien werden im CSV Format standardm ig in den entsprechenden Verzeichnissen unterhalb des Programmverzeichnisses von windream abgelegt lt windreamPfad gt Reporting und k nnen zur Ansicht mit Microsoft Excel oder einem Texteditor ge ffnet werden Die Einstellungen f r den Report der einzelnen Aktionen legen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Report fest Hier stellen Sie u a ein f r welche Aktionen Protokolldateien geschrieben werden sollen ob diese direkt nach Ausl sen einer Aktion angezeigt werden und an welcher Stelle im Dateisystem diese Dateien gesichert werden sollen Voraussetzungen Voraussetzung f r s mtliche Bearbeitungen ist dass der Anwender ber die notwendigen Rechte verf gt d h er muss einer Benutzergruppe angeh ren d
113. atumsfeld oder Volltextfeld definiert sind 2 Es werden nur Felder angezeigt denen jeweils ein typspezifischer Index zugeordnet wurde 3 Es werden nur Felder angezeigt die nicht schreibgesch tzt sind Folgende Besonderheiten sind bei der Indexierung ber die Zwischenablage zu beachten Falls der Inhalt der Zwischenablage Wert mehr als 50 Zeichen umfasst k rzt windream diesen Wert durch ab Wenn das im Kontextmen gew hlte Indexfeld bereits einen Wert enth lt wird der Wert im Kontextmen hinter dem entsprechenden Men punkt angezeigt Gleichheitszeichen zwischen Indexbezeichnung und Wert Das Kontextmen zeigt immer den Namen des zugeordneten typspezifischen Indexes an nicht jedoch die Bezeichnung des Feldes auf der Registerkarte Indexe ber den Befehl Auswahlmeni schlie en wird das Kontextmen des ClipboardIndexing ohne bernahme des aktuellen Wertes geschlossen Um das Dokument nach der Indexierung schlie en zu k nnen muss zun chst das Kontextmen des ClipboardIndexing ber den Befehl Answahlmen schlie en beendet werden Das Dokument wird dann mit den entsprechenden Indexmerkmalen im DMS gespeichert 3 36 Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing So aktivieren und deaktivieren Sie die Indexierung ber die Zwischenablage 1 ffnen Sie im Windows Explorer das Kontextmen eines im windream Laufwerk gespeicherten Dokuments und w hlen Sie den Men punkt Eigenschaften
114. aus f r die Sie die Besitzerrechte bernehmen m chten 2 ffnen Sie die Dokumenteigenschaften ber den Befehl Eigenschaften 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 ffnen Sie das Dialogfeld Besitzer ber die gleichnamige Schaltfl che 5 Bet tigen Sie die Schaltfl che Besirz bernehmen Der aktuelle Benutzer wird als Besitzer eingetragen und im Feld Aktueller Besitzer angezeigt 6 Best tigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfl che OK windream Rechte 5 51 So legen Sie die Besitzerrechte auf neue Objekte in einem Ordner fest 1 Markieren Sie im windream Laufwerk den die Ordner f r den die Sie die Einstellungen festlegen m chten 2 ffnen Sie die Ordnereigenschaften ber den Befehl Eigenschaften 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 ffnen Sie das Dialogfeld Besitzer ber die gleichnamige Schaltfl che 5 W hlen Sie die gew nschte Option im Bereich Ordner Einstellungen f r neue Dateien Ordner und best tigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfl che OK Die festgelegten Einstellungen gelten f r neu angelegte Objekte in den Ordnern Die Besitzerrechte bereits vorhandener Ordner und Dokumente werden nicht ge ndert 5 52 Dokumente exportieren und importieren Dokumente exportieren und importieren Es besteht die M glichkeit Dokumente zur Bearbeitung aus dem DMS zu exportieren und nach Abschluss der Bearbeitung wieder zu importieren Mit dieser Funktion werden Kopien
115. aus dem Dateisystem in das DMS Laufwerk kopiert oder verschoben werden 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste Dokumente indexieren 3 11 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Beenden Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Beenden um die Annahme der Indexierungsauftr ge auszuschalten 4 Wechseln Sie im Windows Explorer in den Ordner aus dem Sie die Dokumente in das DMS verschieben m chten 5 Markieren Sie die Dokumente und verschieben Sie sie in den gew nschten Ordner des DMS Laufwerks Hinweis Um die DMS spezifische Indexierung auszuschalten k nnen Sie in den windream Systemeinstellungen auf Arbeitsplatz oder Benutzerebene die Erstellung und die Annahme von Indexierungsauftr gen ausschalten Registerkarte Filter im Dialogfeld windream Konfiguration Dies bedeutet dass bei der bernahme von Dokumenten Ordnern keine Indexierungsauftr ge erstellt werden unabh ngig von den aktuellen Einstellungen des Indexierungsdienstes im windream Control Center 3 12 Ordner indexieren Ordner indexieren Verzeichnisse indexieren Es besteht die M glichkeit Ordner Verzeichnisse direkt beim Anlegen oder bei der bernahme in das DMS Laufwerk zus tzlich zu den Systemindexen mit DMS spezifischen Indexmerkmalen zu versehen Mit Hilfe des Indexierungsdienstes werden die DMS spezifischen Indexe synchron od
116. aus dem die Dateien importiert werden sollen Aktivieren Sie die Option Neue Version erstellen wenn beim Import neue Versionen der Dokumente erstellt werden sollen Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv importiert werden sollen Legen Sie im Bereich Orzginaldatei l schen sichern ber die entsprechenden Optionen fest ob Sicherungskopien erstellt lokale Dateien nach dem Import gel scht und ggf auftretende Fehler der Sicherungs und L schoperationen protokolliert werden sollen Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 ffnen Sie das Windows S arz Men W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Markieren Sie in der Ergebnisliste die Dokumente und Ordner die importiert werden sollen 5 W hlen Sie den Befehl indream gt Importieren aus dem Kontextmen 6 W hlen Sie im Dialogfeld Importieren den Ordner aus dem die 10 Dateien importiert werden sollen Aktivieren Sie die Option Neue Version erstellen wenn beim Import neue Versionen der Dokumente erstellt werden sollen Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv importiert werden sollen Legen Sie im Bereich Orzginaldatei l sche
117. ausgeben soll die beim Zugriff auf archivierte Dokumente auftreten Die Meldungen erscheinen immer im Vordergrund So konfigurieren Sie die Anzeige der DMS Fehlermeldungen 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen mit einem Klick auf die rechte Maustaste 3 W hlen Sie den Befehl V FS Dienst gt DMS Fehleranzeigenn konfigurieren 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Optionen 5 Nehmen Sie im Dialog DMS Febleroptionen die gew nschten Einstellungen f r die Fehleranzeige vor Die Einstellungen f r den VFS Dienst 2 19 6 Schlie en Sie den Dialog mit einem Klick auf OK 7 Aktivieren Sie im Dialogfeld DMS Fehlermeldungen konfigurieren die Option Fehlerprotokollierung aktivieren um die Protokollierung der Fehler einzuschalten 8 Klicken Sie auf die Schaltfl che Sch e en um das Dialogfeld mit den entsprechenden Einstellungen zu schlie en 2 20 Serverauswahl Serverauswahl windream unterst tzt in der Version 4 0 erstmals verteilte Serverumgebungen Anwender k nnen von einem Client Rechner gleichzeitig auf mehrere windream Server zugreifen Es ist m glich ein Standard windream Laufwerk und mehrere Share Laufwerke parallel zu nutzen Die jeweiligen windream Laufwerke werden im Windows Explorer als Netzlaufwerke unter verschiedenen Laufwerksbuchstaben dargestellt In der windream Suche kann die Recherche gezielt auf einen Serv
118. ausgew hlter Dokumenten aus dem windream Laufwerk in ein vom Anwender ausgew hltes Verzeichnis im Dateisystem erstellt Im Gegensatz zur Check In Check Out Funktion werden die Dokumente im DMS nach einem Export nicht schreibgesch tzt gesperrt Sie k nnen im DMS von anderen Anwendern weiter bearbeitet werden Zuvor exportierte Dokumente k nnen nach ihrer Bearbeitung wieder importiert werden wobei die Originaldokumente im DMS allerdings berschrieben werden windream blendet jedoch ein entsprechendes Dialogfeld ein auf dem das berschreiben explizit best tigt werden muss Hinweis Falls sichergestellt werden soll dass Dokumente w hrend ihrer Bearbeitung auf einem lokalen Datentr ger nicht von anderen Anwendern im DMS bearbeitet werden k nnen sollte die Check In Check Out Funktion angewendet werden Das Importieren und Exportieren der Dokumente erfolgt entweder ber das windream Kontextmen des Windows Explorers im windream Laufwerk oder ber das Kontextmen aus der Ergebnisliste der windream Suchfunktion Dialogfeld Suche nach Dokumenten Dokumente und Ordner exportieren Das Exportieren von zuvor ausgew hlten Dokumenten oder Ordnern inklusive der darin enthaltenen Dokumente erfolgt mit dem Befehl windream gt Exportieren aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion Mit dem Befehl Exportieren werden Kopien der Dokumente erzeugt und in ein vom Anwender gew hlt
119. b die Spaltenbreiten bei der Einstellung der Fenstergr e proportional mitskaliert werden oder nicht In diesem Bereich werden die einzelnen Suchkriterien festgelegt Index Bedingung und Wert Aus den Systemindexen den objekttypunabh ngigen z B Objekttyp Ausgecheckt von und den objekttypspezifischen z B Rechnungsnummer oder Status Indexmerkmalen w hlen Sie den f r die Erstellung der Suchkriterien ben tigten Index aus Anschlie end legen Sie die Bedingung und den Wert fest und f gen den erstellten Suchbegriff der Liste der Suchkriterien hinzu Eine Suche durchf hren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die Durchf hrung einer Indexsuche strukturierte Suche notwendig sind Im Anschluss daran werden einzelne Bearbeitungsschritte ausf hrlicher beschrieben So f hren Sie eine Indexsuche strukturierte Suche durch 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten aus dem Men Suchen mit dem Befehl In windream 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Index 4 Legen Sie ggf zun chst den Server f r die Suchen fest indem Sie aus dem Dropdown Listenfeld Server den gew nschten Eintrag ausw hlen siehe Serverauswahl f r die Suche ab Seite 4 61 5 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp den gew nschten Eintrag aus 6 W hlen Sie ber die Men schaltfl che Index den gew nschten Index aus oder geben Sie einen Index ein 7
120. bank 2 9 Rechercheergebnis 4 61 Suchergebnis 4 61 Volltext 5 19 Warteschlange 3 21 Asynchrone Indexierung 3 9 3 18 Ordner 3 13 Verzeichnis 3 13 Voraussetzung 6 10 Auftr ge Annehmen 3 8 3 9 3 12 3 18 6 10 Anzeigen 3 21 Bearbeiten 3 20 L schen 3 22 Versenden 6 10 Auschecken Dokument 5 61 Ausgecheckte Dokumente Anzeigen 5 65 Suchen 5 65 Ausw hlen Benutzer und Gruppen 5 39 Auswahllisten 3 32 Bearbeiten Auftr ge 3 20 Dateifilter 6 15 Dokumente 5 1 Indexdaten 4 68 Indexmerkmale 3 38 Men befehl 6 29 Rechte 5 47 Suchbegriff 4 34 Warteschlange 3 20 Zugriffsrechte 5 47 Bearbeiter Suchen nach 4 27 Bearbeitung beenden 5 72 Dokument 5 74 Bearbeitung der Objekte in der Ergebnisliste 4 66 Bearbeitungssperre aufheben Dokument 5 74 Bedingung 4 22 Beenden Indexierungsdienst 2 11 3 17 VFS Dienst 2 11 7 8 Index windream 2 11 windream Control Center 2 11 windream Dienste 2 11 Benutzer Suche 4 14 4 29 Benutzer und Gruppen Ausw hlen 5 39 Entfernen 5 45 Hinzuf gen 5 39 windream Rechte 5 24 Benutzer und Gruppen ausw hlen Filterfunktion 5 41 Benutzer und Gruppen ausw hlen und Rechte zuweisen 5 41 Benutzergruppen anzeigen f r Rechtezuordnung 5 40 Benutzerkonten anzeigen f r Rechtezuordnung 5 41 Besitzer Suchen nach 4 27 Besitzerrechte 5 49 Bitsuchen Indexsuche 4 30 Q heck In Check Out 5 60 Registerkarte Ein Ausgang 6 33 Vorbelegung 6 33 Check Out R ckg ngig 5 69 Client Registerkarten beziehen v
121. bbare Ordnerrechte 5 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um das Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen zu ffnen 6 W hlen Sie die gew nschten Benutzer und Gruppen aus und weisen diesen aus der Liste der Initialen Rechte die zu vererbenden Ordnerrechte zu 7 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die neuen Rechtetr ger mit den zugewiesenen Rechten in die Liste auf der Registerkarte Rechte zu bernehmen 8 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Benutzer und Gruppen entfernen Im Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen k nnen Sie ber die Taste ENTF oder den Befehl Entfernen aus dem Kontextmen zuvor in der unteren Liste markierte Benutzer und Gruppen wieder aus der Liste der Rechtetr ger l schen Rechtetr ger auf der Registerkarte Rechte entfernen Bereits zugeordnete Benutzer oder Gruppen k nnen Sie auch auf der Registerkarte Rechte l schen in dem Sie dort den entsprechenden Rechtetr gern alle Rechte entziehen Deaktivieren der Kontrollk stchen f r die einzlenen Rechte Anschlie end speichern Sie die nderungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Beim n chsten ffnen der Dokument bzw Ordnereigenschaften werden die Benutzer und Gruppen nicht mehr angezeigt 5 46 Im Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen Auf der Registerkarte Rechte windream Rechte Auch ber die Taste ENTF oder den Befehl Ale Rechte e
122. beitet In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Undo Check Out Vorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting UndoCheckoOut 1log Wenn w hrend des Vorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien f r die der Check Out r ckg ngig gemacht werden soll ein Fehler auftritt wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 5 72 Dokumente in Bearbeitung nehmen Dokumente in Bearbeitung nehmen Mit dieser Funktion k nnen Dokumente Originaldokumente Indexdaten und Dokumenteigenschaften einem Anwender exklusiv zur Bearbeitung im DMS zur Verf gung gestellt werden Auf diese Weise ist es Anwendern m glich Dokumente f r andere zu sperren dann direkt im DMS zu bearbeiten und nach Abschluss der Bearbeitung wieder freizugeben Zur Bearbeitung gesperrte Dokumente stehen dabei ausschlie lich demjenigen Benutzer zur Bearbeitung zur Verf gung der Sie in Bearbeitung genommen hat Andere Benutzer k nnen f r die Zeit der Bearbeitung auf diese Dokumente nur lesend zugreifen Mit der Beendigung der Bearbeitung wird die Bearbeitungssperre aufgehoben und die Dokumente stehen anderen Benutzern wieder zur Verf gung F r jedes bearbeitete Dokument werden entsprechende Eintr ge in die jeweiligen Historien geschri
123. beitsstation Voraussetzung Die Voraussetzung daf r ist immer dass Sie ber das Recht Objekte zu abonnieren Recht Abonnieren f r die ausgew hlten windream Objekte verf gen Objekte werden ber den Befehl Abonnieren aus dem windream Kontextmen abonniert Nur wenn der entsprechende Eintrag in der windream Management Console f r den Arbeitsplatz freigeschaltet ist steht die Funktion auch zur Verf gung Ggf wenden Sie sich an den zust ndigen Systemadministrator Objekte abonnieren Sie abonnieren Dokumente und Ordner mit dem Befehl windream gt Abonnieren aus dem windream Kontextmen in der Listenansicht des Windows Explorers oder der Ergebnisliste der windream Suchfunktion Im Dialogfeld Abonnieren legen Sie die Ereignisse fest bei denen Sie informiert werden m chten Zudem k nnen Sie bestimmen dass Sie ber Ereignisse die Sie selbst ausl sen nicht benachrichtigt werden Option Eigene Ereignisse ignorieren Dies ist auch die Standardeinstellung Bei einem Ordner k nnen Sie zus tzlich angeben dass auch Ereignisse die untergeordnete Ordner betreffen mit einbezogen werden Wenn die Option Zugriffsrechte nur f r Abonnent aktiviert ist Standardeinstellung dann erh lt nur der Abonnent die entsprechenden Zugriffsberechtigungen das Recht zum Lesen und ndern eines Abonnements Sie k nnen nachtr glich auch anderen Benutzern Zugriffsrechte auf diese Abonnements vergeben siehe Abonnements ndern und Rechte bearbei
124. cards Platzhalter f r eine beliebige Zeichenfolge oder ein beliebiges Zeichen eines Wortes verwenden In der Volltextsuche ist die Verwendung der m glichenWildcards zum einen abh ngig vom eingesetzten Datenbank Server und davon ob es sich beim Suchbegriff um eine benutzerdefinierte Suchabfrage handelt Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server erlaubt nur die Verwendung von f r ein bis beliebig viele Zeichen bei Suchen nach Teilbegriffen als Wortanfang z B Gruppen f r die Suche nach Dokumenten die Worte enthalten die mit Gruppen beginnen beispielsweise Gruppen Gruppenname Gruppenbild oder Gruppengr e Oracle Beim Einsatz einer Oracle Datenbank ist in der Volltextsuche die Verwendung von Wildcards an beliebiger Stelle eines Wortes m glich z B name f r die Suche nach Dokumenten die Worte enthalten in denen der Teil name vorkommt beipielsweise Gruppenname Dateiname Rufname Name oder Namen Dabei ist zu beachten dass und als Wildcards auschlie lich in den Suchbegriffen erlaubt sind die von der windream Suchfunktion in die Datenbank Syntax umgesetzt werden In benutzerdefinierten Suchbegriffen f hrt nur die Verwendung der Platzhalter und _ zu den gew nschten Suchergebnissen Tabelle 4 7 M gliche Wildcards in Volltextsuchen Beispiele f r Eingaben mit Wildcards unter MS SQL Server M gliche Eingaben windream expandiert zu Gruppenname AND Kommenta Gruppennam
125. ch dann eine Nachticht wenn Rechte ge ndert werden oder eine neue Version erstellt wird Dokumente und Ordner abonnieren 5 103 So abonnieren Sie Dokumente oder Ordner ffnen Sie im Explorer den Ordner des windream Laufwerks in dem die Dokumente abgelegt sind die Sie abonnieren m chten und markieren Sie die gew nschten Dokumente und Ordner Oder F hren Sie Sie mit Hilfe der windream Suchfunktion eine Recherche durch und w hlen Sie die Dokumente und Ordner die Sie abonnieren m chten in der Ergebnisliste aus 1 W hlen Sie nun den Befehl windream gt Abonnieren aus dem Kontextmen 2 Markieren Sie im Dialogfeld Abonnieren in der Liste die Ereignisse bei denen eine Benachrichtigung versandt werden soll 3 Aktivieren Sie die Optionen Verzeichniss e und oder Dokument e wenn Ordner und Dokumente bzw nur Dokumente abonniert werden sollen 4 Deaktivieren Sie die Option Eigene Ereignisse ignorieren wenn Sie auch benachrichtigt werden m chten wenn Sie selbst das Ereignis auf die gew hlten Objekte ausgel st haben 5 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn auch Ereignisse ber cksichtigt werden sollen die untergeordnete Objekte betreffen 6 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK F r alle ausgew hlten Objekte wird ein Abonnement erstellt wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolld
126. che 4 7 Suchen anhand Dateiname 4 11 Suchen nach Datum 4 14 Suchen nach Erfasser 4 11 Suchen nach Zeiten 4 14 Suchen nur Dateien 4 9 Suchen nur Ordner 4 9 Suchkriterien festlegen 4 9 Schreibrecht Vergeben 5 35 Serverauswahl 2 20 Serverumschaltung 2 20 Dialogfeld 2 21 Sichern Indexe 3 39 Indexmerkmale 3 39 Smart docking 4 62 Sofort archivieren Dokument 5 81 5 84 Index Sortierung der Liste der Rechtetr ger 5 31 der windream Rechte 5 31 Speichern Dokument 3 41 Ergebnisliste 4 69 Fehlerliste 6 23 Suchprofil 4 57 Zugriffsrechte 5 42 Sperrung der Dokumente 5 3 Sprache 6 20 Sprachversion 6 20 Standardsuche 4 4 Starten Indexierungsdienst 2 7 Suche 4 4 VEFES Dienst 2 7 windream 2 1 2 7 windream Control Center 2 1 windream Dienste 2 7 Status eines Dokuments in der Ergebnisliste 4 65 Statusdetails anzeigen 2 14 Strukturierte Suche 4 16 Bedingung 4 22 Operatoren 4 22 Suchen nach Bearbeiter 4 27 Suchen nach Besitzer 4 27 Suchen nach Erfasser 4 27 Suchen nach Objekttyp 4 30 Suchkriterien festlegen 4 18 Verkn pfung von Suchbegriffen 4 32 Verwendung von Klammern 4 33 Volltext 4 36 Suchbegriff Bearbeiten 4 34 Einf gen 4 34 Entfernen 4 33 Ersetzen 4 34 Hinzuf gen 4 33 L schen 4 33 Verschieben 4 34 Suche Aktueller Benutzer 4 14 4 29 Anhalten 4 4 4 34 Benutzer 4 14 4 29 Einstellungen beim Beenden speichern 4 5 Kommandozeile 4 71 Schnellsuche 4 7 Starten 4 4 Strukturierte Suche 4 16 Suche nach Dokumenten A
127. chende Schaltfl che in der Titelleiste Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste Schalten Sie mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten die Bearbeitung der Auftr ge ein H kchen vor dem Men eintrag W hlen Sie auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Dateiname gt Dropdown Listenfeld Objekttyp den Dokumenttyp des zu indexierenden Dokuments Tragen Sie die gew nschten Angaben in die dokumenttypspezifischen Indexfelder ein Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um das Dokument mit den Indexkriterien im DMS zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en Wiederholen Sie die Schritte 18 20 bis alle Auftr ge in der Warteschlange abgearbeitet sind Hinweis Neue Dokumente die Sie in den jeweiligen Anwendungsprogrammen erstellen werden mit der Funktion Datei gt Speichern unter der Anwendungen im DMS gespeichert und dabei gleichzeitig f r eine asynchrone Indexierung in die Warteschlange gestellt Dokumente ohne DMS spezifische Indexe speichern Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die notwendig sind um Dokumente nur mit den Systemindexen im DMS zu speichern wenn bei der Erfassung der Dokumente keine DMS spezifische Indexierung gew nscht ist Die Schritte werden anhand einer ausgew hlten Menge von Dokumenten beschrieben die
128. chfunktion 10 11 Markieren Sie die gew nschten Dokumente und oder Ordner in der Ergebnisliste W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen um das Dialogfeld Eigenschaften zu ffnen Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um das Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen zu ffnen W hlen Sie im Drop Down Listenfeld Suchen in die gew nschte Dom ne Markieren Sie das Kontrollk stchen Benutzer anzeigen wenn zus tzlich zu den Gruppen auch alle Benutzer der gew hlten Dom ne f r die Auswahl angezeigt werden sollen Markieren Sie in der oberen Liste die gew nschten Gruppen und Benutzer Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um die gew hlten Eintr ge in die untere Liste zu bernehmen Markieren Sie die Kontrollk stchen f r die Rechte die Sie den Benutzern und Gruppen vergeben m chten Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die neuen Rechtetr ger mit den zugewiesenen Rechten in die Liste auf der Registerkarte Rechre zu bernehmen Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder Ubernehmen Vererbbare Datei und Ordnerrechte festlegen Standardm ig werden die Ordnerrechte vererbt Wenn Sie andere Rechte f r Ordner und Dateien vererben m chten m ssen Sie diese in den Eigenschaften des betreffenden Ordners auf der Registerkarte Rechte explizit angeben So
129. chkeit diese Voreinstellung individuell anzupassen Auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen Sie festlegen dass entweder immer ein bestimmtes Verzeichnis oder immer das Verzeichnis in das die Dokumente exportiert wurden voreingestellt ist Sollen auch Dokumente aus Unterverzeichnissen eines zuvor exportierten Ordners mit importiert werden muss diese Option akiviert werden Die Voreinstellung dieser Option k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ausgang einstellen Mit dieser Option legen Sie fest dass f r alle ausgew hlten Dokumente beim Import in das DMS eine neue Version erstellt wird Die Voreinstellung dieser Option k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ausgang einstellen Hier k nnen Sie festlegen ob die einzucheckenden Dateien als Kopie lokal in einem Backup bzw im Export Verzeichnis gesichert werden Ist die Option Sichern aktiviert legt windream beim Import eine Sicherungskopie an Diese wird in einem von windream generierten Unterordner im angegebenen Verzeichnis angelegt Den Ort an dem diese Kopien gespeichert werden sollen legen Sie in den Konfigurationen auf der Registerkarte Ein Ausgang im Feld Backup Verz fest siehe auch Abschnitt Ein Ausgang in Kapitel 6 Wenn Sie kein Backup Verzeichnis angeben standardm ig ist kein Verzeichnis eingestellt dann wird der Unterordner WMCIBak im Verzeichnis angelegt in das die Dokumente zuvor exportiert wurden
130. chte unabh ngig von den aktuellen Ordnerrechten des Ordners Das Recht auf Rechtevergabe f r ein Dokument einen Ordner vergeben Wenn ein Benutzer oder eine Benutzergruppe das Recht zur nderung der Rechte auf ein Dokument oder einen Ordner erhalten soll m ssen Sie diesem Benutzer bzw dieser Gruppe das Recht Rechte f r das Dokument bzw den Ordner zuweisen Das Recht Rechte beinhaltet das Recht Lesen d h wenn einem Benutzer oder einer Gruppe f r ein Dokument einen Ordner das Recht Rechte zugewiesen wird vergibt windream automatisch auch das Leserecht Alle Rechte f r ein Dokument einen Ordner entziehen Um einem Benutzer oder einer Benutzergruppe alle Rechte auf ein Dokument einen Ordner zu entziehen m ssen Sie f r die Gruppe bzw f r das Dokument oder den Ordner das Recht Lesen deaktivieren Wenn das Leserecht entzogen wird l scht windream damit gleichzeitig auch ein ggf vorhandenes Recht ndern und oder Recht zur Rechtevergabe Alternativ k nnen Sie einer Gruppe oder einem Benutzer alle Rechte ber den Befehl Ale Rechte entziehen aus dem Kontextmen entziehen Der Eintrag f r den betreffenden Benutzer oder die betreffende Benutzergruppe wird aus der Liste der Rechtetr ger f r die gew hlten Dokumente und Ordner entfernt Um dem Benutzer der Benutzergruppe f r diese Objekte erneut Zugriffsrechte zuzuweisen m ssen Sie den Benutzer die Gruppe der Liste der Rechtetr ger wieder hinzuf gen und die gew nsc
131. d Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt angezeigt Eigenschaften von windream4 0 doc Benutzerdefiniert Dateiinfo Fl Indexe p Version F Yolltext F Lebenszyklus F Rechte Datum ___ Benutzer Aktion Kommentar Allgemein Historie 11 01 2007 10 11 01 2007 10 11 01 2007 10 20 02 2007 12 20 03 2007 11 20 03 2007 11 Administrator Administrator windream Haup Administrator Administrator windream Haup Neu angelegt Datei und Index ver n Volltext erzeugt Index ver ndert Datei und Index ver n Volltext erzeugt AWORK TSS TN ANORKFFNAN 26 03 2007 11 Markus Muster Zugriffsrechte ge ndert E Hinzuf gen Abbildung 5 1 Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Historie In Listenform werden Erfassungs und nderungsdaten aufgef hrt Neue Eintr ge werden entweder von windream oder von dem Benutzer erstellt Die Anwendung erzeugt f r bestimmte Aktionen automatisch einen entsprechenden Eintrag f r die Dokumenthistorie z B Erfassung Nachindizierung Versionserstellung nderungen der Zugriffsrechte manuelle Archivierung oder Erzeugung des Volltexts Angezeigt werden das Datum und die Uhrzeit der Aktion Spalte Datum und die Kennung das Login des Benutzers Spalte Benutzer Historie von Dokumenten und Ordnern 5 5 der die Aktion durchgef hrt hat In der Spalte Arion wird ein Informationstext ausgegeben der die d
132. d Dok Microsoft Word Dak Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Microsoft Word Dok Ge ndert am 10 01 2006 11 06 10 01 2006 11 06 10 01 2006 11 41 10 01 2006 11 43 10 01 2006 11 44 10 01 2006 11 44 10 01 2006 11 42 10 01 2006 11 06 10 01 2006 11 06 10 01 2006 11 06 18 01 2006 12 31 10 01 2006 11 44 10 01 2006 11 42 10 01 2006 11 06 EIER ar v Wechseln zu Typ Microsoft Word Dokument Gr e 25 0 KB 25 0K8 Abbildung 2 3 windream Inhalt des windream Laufwerks Lokales Intranet windream beenden 2 11 windream beenden Um windream zu beenden wird das windream Control Center geschlossen Dabei werden automatisch auch die noch aktiven windream Dienste VFS Dienst und Indexierungsdienst beendet Das Schlie en des windream Control Centers und somit der windream Dienste erfolgt in der Regel automatisch beim Herunterfahren des Systems Das windream Control Center und die einzelnen windream Dienste k nnen auch unabh ngig voneinander manuell beendet werden Nach dem Beenden des VFS Dienstes ist es allerdings nicht mehr m glich auf das windream Laufwerk zuzugreifen Das windream Control Center schlie en Das windream Control Center wird mit dem Befehl Beenden aus dem Kontextmen des windream Symbols in der Windows Taskleiste beendet So beenden Sie das windream Contr
133. das windream Control Center auf R ckmeldungen vom windream Server warten soll Unter Umst nden kann es nach einem Neustart des Client Computers zu einem Zugriff Verweigert Fehler kommen wenn das Control Center automatisch gestartet wird Nach einiger Wartezeit ist das Control Center aber manuell startbar Wenn dies der Fall ist kann die Ursache in einer nach dem Reboot noch nicht sofort vollst ndig konfigurierter Windows DCOM Umgebung liegen Wird in diesem Feld eine Einstellung gemacht z B 20000 so verz gert das Control Center den Versuch eine DCOM Verbindung zum DMS Server aufzubauen f r genau diese Zeitspanne Hiermit kann der o g Fehler nach individueller Ermittlung des notwendigen Zeitraums verhindert werden In diesem Feld kann angegeben werden wie lange das Control Center beim Verbindungsaufbau durch den Treiber auf eine R ckmeldung vom windream Server warten soll Voreingestellt ist ein Timeout von 8000 mSec Diese Zeit kann durch die nderung des Eintrags entsprechend verl ngert werden wenn beim Start des VFS Dienstes Fehler bei der Treiberverbindung auftreten In diesem Feld wird eingetragen wie lange das Control Center bei der Verbindungsvalidierung der Treiberverbindung wartet Voreingestellt ist ein Timeout von 8000 mSec Diese Zeit kann durch die nderung des Eintrags entsprechend verl ngert werden wenn w hrend des Starts des VFS Dienstes Fehler bei der Datenbankverbindung oder bei der Verbindung zum windr
134. deintrag mit dem das Feld vorbelegt ist Wenn dieser Eintrag im Feld Wert eingestellt ist werden die Kriterien f r die Datums und Zeitangaben nicht ber cksichtigt Dies ist der Standardeintrag mit dem das Feld vorbelegt ist So geben Sie ein Datum bzw eine Zeitangabe zur Einschr nkung der Suche ein 1 ffnen Sie das Dropdown Listenfeld Zeit 2 W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus der Liste der Indexe aus 3 W hlen Sie aus der nebenstehenden Dropdown Liste die gew nschte Zeitangabe aus 4 Legen Sie im Feld Wert ggf mit Hilfe der Kalenderfunktion das gew nschte Datum fest Indexsuche Strukturierte Suche Indexsuche Strukturierte Suche Objekttyp Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Suchtermliste Jedes Dokument besitzt eine strukturierte Dokumentbeschreibung Indexmerkmale Dateieigenschaften Dokumenteigenschaften die bei der Erfassung und Indexierung der Dokumente festgelegt wird Mit der Funktion Index aus der Anwendung Suche nach Dokumenten werden die Dokumente ber diese Indexdaten recherchiert Zudem ist die Suche in den Volltexten der Dokumente m glich Durch Verkn pfung entsprechender Suchbegriffe k nnen mit der Indexsuche kombinierte Suchen ber die Volltexte und die Indexdaten der Dokumente ausgef hrt werden Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST x Schnellsuche Indes Objekttyp Optionen Suche l sch Objekttyp Alle Objekt
135. den Systemeinstellungen die auf dem windream Server f r alle angeschlossenen Arbeitsstationen eingestellt werden Die benutzer und arbeitsplatzspezifischen Konfigurationen finden Sie ausf hrlich im Kapitel Systemeinstellungen Client der vorliegenden Dokumentation beschrieben Die Systemeinstellungen die serverseitig einstellbar sind sind in einem separaten Kapitel des windream Administrationshandbuchs beschrieben windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten 1 11 windream administrieren Die Administration von windream erfolgt ber die Administrationsanwendung windream Management Console WMC durch einen Systemadministrator Hier werden die in windream verf gbaren Indexmerkmale und Objekttypen Dokument und Ordnertypen die windream Benutzer und Gruppen die Sprachversionen NLS die windream Speicherbereiche und der Zugriff auf die eingesetzten windream Server verwaltet Zus tzlich sind in der WMC die windream Tools integriert wie beispielsweise die Funktion zur Wiederherstellung von Dokumenten Die Dokumentation der windream Management Console ist nicht Bestandteil der vorliegenden Benutrzerdokumentation Sie finden diese im Administrationshandbuch zur Anwendung beschrieben 1 12 windream die Produktfamilie windream die Produktfamilie Das Dokumenten Management System windream ist in den nachfolgend genannten Produktauspr gungen verf gbar Die Standard Busines Edition SBE Die Basisversion des DMS
136. den Eintrag in der Liste und verschieben Sie ihn ber die entsprechenden Schaltfl chen oder Tastenkombinationen an die gew nschte Position 4 36 Volltextsuche windream unterst tzt Microsoft SQL Server und Oracle Datenbanken Abh ngig vom eingesetzten Datenbank Server variiert die Syntax der Suchbegriffe mit denen ber den Volltext nach Dokumenten gesucht werden kann Die Volltextsuche von windream basiert auf den Funktionen des Microsoft SQL Servers Um die Eingabe zu vereinfachen setzt die windream Suchfunktion die eingegeben Suchbegriffe in die entsprechende Datenbank Syntax um Es besteht auch die M glichkeit einen Suchbegriff einzugeben ohne dass eine Umwandlung erfolgt benutzerdefinierte Suchbegriffe Dazu geben Sie den kompletten Suchbegriff in der g ltigen Datenbank Syntax ein und setzen diesen in doppelte Anf hrungszeichen Um die gew nschten Rechercheergebnisse zu erzielen m ssen dann die m glichen Suchfunktionen der verwendeten Datenbank sowie die jeweils g ltige Syntax f r die Abfragen bekannt sein Die benutzerdefinierten Eingaben werden ohne berpr fung auf Richtigkeit bzw G ltigkeit der Syntax als Abfrage an die Datenbank durchgereicht windream gibt im Falle von Syntaxfehlern die entsprechenden Meldungen der Datenbank aus siehe auch Abschnitt Zur Verwendung von Anf hrungszeichen ab Seite 4 42 Im folgenden werden einige der Suchm glichkeiten der Volltextfunktion aufgef hrt Detaillierte Be
137. den gew nschten Dokumenteintrag in der Liste Oder 1 Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste 2 W hlen Sie den Befehl ffnen aus dem Kontextmen Vorschau auf ein Dokument F r die Ansicht eines Dokuments k nnen Sie mit dem Befehl Doc View aus dem windream Kontextmen die Dokumentvorschau ffnen Das ausgew hlte Dokument wird im Original Layout angezeigt siehe auch Abschnitt DocView Vorschau auf Dokumente in Kapitel Dokumente bearbeiten Ergebnisliste Die Ergebnisliste speichern Die Ergebnisliste einer durchgef hrten Suche kann als CSV Datei gespeichert werden Dadurch ist es m glich das Ergebnis einer Suche zu einem sp teren Zeitpunkt abzufragen ohne eine erneute Suche durchf hren zu m ssen So speichern Sie die Ergebnisliste einer Suche 1 W hlen Sie den Befehl Darei gt Ergebnisliste speichern 2 W hlen Sie im Dialogfeld Ergebnisliste speichern einen Ordner in dem die Ergebnisliste als CSV Datei gespeichert werden soll 3 Vergeben im Feld Dateiname einen Namen f r die CSV Datei 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che Speichern Eine gespeicherte Ergebnisliste ffnen Um eine gespeicherte Ergebnisliste einzusehen ffnen Sie die zugeh rige CSV Datei in einer entsprechenden Anwendung z B mit Microsoft Excel oder einem Texteditor So ffnen Sie die Ergebnisliste einer durchgef hrten Suche 1 Markieren Sie die gew nschte CSV Datei im Windows Explorer 2 ffnen Sie die Date
138. der Vorversionen l schen m chten 2 Markieren Sie in der Liste der Dokumenteintr ge die aktuelle Version des zu l schenden Dokuments 3 W hlen Sie den Befehl windream gt L schen inklusive V orversionen aus dem Kontextmen 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Vorversionen mit in die Suche einbeziehen 4 Markieren Sie in der Ergebnisliste die aktuelle Version des zu l schenden Dokuments 5 W hlen Sie den Befehl windream gt L schen inklusive V orversionen aus dem Kontextmen 6 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK 5 18 Versionsverwaltung So l schen Sie ausgew hlte Vorversionen eines Dokuments rekursiv ab einer bestimmten Vorversion Aus dem 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem die Windows Vorversionen des Dokuments abgelegt sind die Sie l schen Explorer m chten 2 Markieren Sie in der Liste der Dokumenteintr ge die Vorversion ab der die Vorversionen des Dokuments gel scht werden sollen 3 W hlen Sie den Befehl windream gt L schen inklusive V orversionen aus dem Kontextmen 4 Best tigen Sie
139. det werden windream das Dokumenten Management System 1 3 DMS wie Windows Die Bedienung des windream Dokumenten Management Systems ist konform zu der Bedienung von Windows Ein Zugriff auf die Dokumente ist aus allen auf dem Zielsystem vorhandenen Windows Applikationen heraus m glich ber den Windows Explorer oder ber die Standard Dateidialoge der Anwendungsprogramme So erstellen und bearbeiten Sie z B zur Erfassung eines Dokuments im DMS eine Datei in der entsprechenden Anwendung und speichern diese ber den Standard Dateidialog Datei gt Speichern unter im windream Laufwerk windream startet automatisch die Anwendung zur Indexierung und anschlie enden Speicherung des Dokuments Dies geschieht je nach Anforderung entweder synchron bei der Ablage des Dokuments im DMS oder asynchron zu einem sp teren Zeitpunkt falls keine direkte Indexierung gew nscht wird Bereits existierende Objekte die au erhalb des windream Laufwerks gespeichert sind k nnen Sie in das DMS importieren und dort weiter bearbeiten windream DMS wie Windows Wim nmg te Mie toee 2 Dokument in de Originalanwendung Indizierung ber erweiterte Dateieigenschaften I Historie Voten Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras akerai lu Baciksdeinit Oz E P suten f order Objekttyp Rechnung dresse W lEinkauflRechnungen Ordner x name Thema A Birechnungo Rechnung ol Rechnung ol Proje
140. dexierung der Dokumente mit dem Indexierungsdienst ber cksichtigt werden F r diese Filter werden Indexierungsauftr ge gesendet bzw angenommen Positiv Liste Liste der Dateitypen die bei der Indexierung der Dokumente mit dem Indexierungsdienst ausgeschlossen werden F r diese Filter werden grunds tzlich keine Indexierauftr ge gesendet bzw angenommen Negativ Liste Hinweis Der Dateifilter auf Benutzerebene kann den bereits auf Systemebene eingerichteten Dateifilter nur weiter einschr nken D h die Dateilisten der zu indexierenden bzw der nicht zu indexierenden Dokumente k nnen auf Benutzerebene um weitere Dateitypen eingeschr nkt bzw erweitert werden nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Listen bearbeiten schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Konfigurationen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration speichern Einstellungen auf Systemebene Die Option Auftr ge versenden ist aktiviert und folgende Einstellungen f r den Dateifilter sind eingestellt Zu indexierende Dokumente NICHT zu indexierende Dokumente BAK TMP SAV 6 14 Filter NBK Es werden f r alle Dateitypen mit Ausnahme der in der Liste der NICHT zu indexierenden Dokumente aufgef hrten Dateitypen Indexierungsauftr ge an die Arbeitsstationen geschickt Einstellungen auf Benutzerebene I Die Option Auftr
141. die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK Oder In der Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Ergebnisliste Suchfunktion aus dem Dialogfeld 1 ffnen Sie das Windows Start Men Suche nach 2 W hlen Sie aus dem Men Suchen den Befehl In windream um die Dokumenten Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch Vorversionen mit in die Suche einbeziehen 4 Markieren Sie in der Ergebnisliste die Vorversion ab der die Vorversionen des Dokuments gel scht werden sollen 5 W hlen Sie den Befehl windream gt L schen inklusive Vorversionen aus dem Kontextmen 6 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK Volltext anzeigen 5 19 Volltext anzeigen Zu jedem Dokument k nnen verschiedene Volltexte existieren Dabei wird unterschieden zwischen folgenden Volltexten e EFxtrahierter Volltext e Manueller Volltext e Volltext aus volltextsuchbaren Indexfeldern e Erweiterter privater Volltext Die Generierung Erfassung und Bearbeitung der einzelnen Volltexte erfolgt entweder automatisch durch die windream Dienste windream Volltext Indexierungsdienst windream DMS Dienst oder manuell ber die Registerkarten Volltext bzw Indexe der Dateieigenschaften In den Volltextsuchen ber die windream Suchfunktionen kann nach Dokumenten anhand von Textelementen getrennt in den verschiedenen Volltexten ode
142. dows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Versionsverwaltung So l schen Sie die aktuelle Version eines Dokuments 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Dokument abgelegt ist das Sie l schen m chten 2 Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste der Dokumenteintr ge 3 Bet tigen Sie die Taste ENTF um das Dokument zu l schen 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch 4 Markieren Sie in der Ergebnisliste das Dokument das Sie l schen m chten 5 W hlen Sie den Befehl L schen aus dem Kontextmen oder aus dem Men Datei 6 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Hinweis Wird die aktuelle Version eines Dokuments im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste gel scht bleiben die Vorversionen erhalten Von einem neuen Dokument das anschlie end unter demselben Namen gespeichert wird k nnen dann keine Versionen erstellt werden Um die aktuelle Version eines Dokuments inklusive aller Vorversionen zu l schen muss die aktuelle Version mit der Funktion windream gt L schen inklusive Vorv
143. dows Explorers oder der Ergebnisliste erkennen zu k nnen von welchem Benutzer Dokumente in Bearbeitung genommen wurden k nnen Sie die Darstellung der Listen entsprechend anpassen Spalte Bearbeiter Hinweis Der Aufbau der Dateiliste im Explorer kann sich durch die Anzeige der zus tzlichen Spalten verlangsamen Bearbeitung beenden Bearbeitungssperre aufheben Das Beenden der Bearbeitung der Dokumente erfolgt mit der Funktion windream gt Bearbeitung beenden aus dem windream Kontextmen des Explorers oder der Ergebnisliste Mit dem Befehl Bearbeitung beenden wird die Bearbeitungssperre aufgehoben F r jedes Dokument wird ein Eintrag in die Historie geschrieben mit Angaben zu Benutzer Datum und Uhrzeit sowie ein Kommentar des Vorgangs Die Dokumente k nnen nur von dem Benutzer wieder freigegeben werden der zuvor die Dokumente in Bearbeitung genommen hat Dokumente die von anderen Benutzern zur Bearbeitung gesperrt worden sind k nnen von einem windream Systemadministrator ber die windream Management Console wieder freigegeben werden wobei allerdings bereits erfolgte nderungen an den Dokumenten bernommen werden siche auch Thema Bearbeitungssperre aufheben Dokumente in Bearbeitung nehmen 5 75 Aus dem Windows Explorer Aus der Ergebnisliste des Dialogfelds Suche nach Dokumenten und nach gesperrten Dokumenten suchen im windream Administrationshandbuch Nach der Aktivierung des Befehls Bearbeitung beenden ble
144. drea Aufermann DOKUTEST Frank M ller DOKUTEST Helga Schmitt DOKUTEST Markus Mustermann DOKUTEST Otto Bachmann DOKUTEST Paul Meier DOKUTEST Sabine Schneider DOKUTEST 9 von 9 Treffer Abbildung 4 4 Schnellsuche Auswahl des Erfassers In einer Liste werden Ihnen die aktuellen windream Benutzernamen als m gliche Erfasser zur Auswahl angeboten Liste links Wenn mehr als eine definierte Anzahl z B 100 von windream Benutzern als Erfasser existieren wird eine leere Liste angeboten In diesem Fall m ssen Sie die Suche ber die Schaltfl che Min der Spalte Benutzer mit dem Filter ausf hren um sich alle Erfasser anzeigen zu lassen Mit der Schaltfl che Hinzuf gen h werden alle in der linken Liste markierten Eintr ge in die rechte Liste bertragen ber die Schaltfl che Entfernen Ea l schen Sie markierte Eintr ge aus der rechten Liste Alle ausgew hlten Eintr ge rechte Liste werden mit der Schaltfl che OK in das Feld Erfasser auf der Registerkarte Schnellsuche bernommen Die einzelnen Eintr ge werden durch Semikolon voneinander getrennt und bei der Suche mit dem Operator ODER verkn pft siehe auch Abschnitt Verkn pfung von Suchbegriffen ab Seite 4 32 ber die Schaltfl che aktuell angemeldeten Benutzer in die Suche einbeziehen eh bertragen Sie den Eintrag aktueller Benutzer in die Liste der ausgew hlten Erfassernamen Mit einem erneuten Klick auf die Schaltfl che wird der Ei
145. dream Symbol in der Taskleiste ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten um die Annahme der Indexierungsauftr ge einzuschalten Stellen Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten deaktiviert ist Kein H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf aus Wechseln Sie im Windows Explorer in das Laufwerk bzw den Ordner aus dem Sie den Ordner in das DMS kopieren m chten Markieren Sie den zu kopierenden Ordner und kopieren Sie ihn an die gew nschte Stelle im DMS Laufwerk Wenn Sie den Auftrag nicht anzeigen lassen Schritte 7 9 m chten da diese Funktion optional ist fahren Sie bei Schritt 10 fort 7 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 8 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 9 ffnen Sie das Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge anzeigen 3 14 Auftr ge bearbeiten Ordner indexieren 10 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 11 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 12 Schalten Sie mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten die Bearbeitun
146. dung 2 1 windream Control Center 2 4 Das windream Control Center Hinweis Nach der Installation wird das windream Control Center in der Regel automatisch gestartet Die im windream Control Center verf gbaren Funktionen unterscheiden sich auf einem windream Client von denen eines windream Servers Hinweis f r Administratoren Sie k nnen einzelne Eintr ge Men punkte im Control Center auf den Arbeitsstationen aktivieren bzw deaktivieren So k nnen die einzelnen Funktionen benutzerspezifisch zur Verf gung gestellt werden Diese Einstellung erfolgt entweder ber die entsprechenden Eintr ge in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem Schl ssel HKEY_CURRENT_ USER oder auf dem windream Server ber entsprechende Einstellungen in der windream Datenbank Setting Tabelle f r alle User UserProperty Tabelle f r einzelnen User Wie Sie im Einzelnen daf r vorgehen m ssen finden Sie im Administrationshandbuch zur Anwendung beschrieben ber das windream Control Center werden folgende Befehle ausgef hrt Konfiguration Aufruf der windream Systemkonfiguration Server Client Management ffnet die windream Management Console zur Server Client Console Administration der Objekttypen Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie im Administrationshandbuch zur Anwendung Dienst Manager Aufruf des windream Dienst Managers Die Server ausf hrliche Beschreibung finden Sie im Adminstrationshandbuch der Anwendung
147. e So ndern Sie den eingetragenen windream Server 1 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 W hlen Sie die Registerkarte Verbindungen ffnen Sie mit der Schaltfl che DCOM Konfiguration das Dialogfeld zur Einstellung der DCOM Konfigurationen W hlen Sie auf der Registerkarte Anwendungen Applications bzw unter Komponentendienste gt Computer gt Arbeitsplatz gt DCOM Konfiguration aus der Liste der registrierten Anwendungen den Eintrag Windream DMS Service ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von windream DMS Service mit einem Doppelklick oder mit der Schaltfl che Eigenschaften Properties Wechseln Sie auf die Registerkarte Ausf hrungsort Standort Location Tragen Sie im Eingabefeld Anwendung anf dem folgenden Computer ausf hren Run application on the following compute den Namen des neuen windream Servers ein Schlie en Sie das Dialogfeld Eigenschaften von windream DMS Service mit der Schaltfl che OK Verbindungen 9 Schlie en Sie das Dialogfeld zur Einstellung der DCOM Konfigurationen mit der Schaltfl che OK Hinweis Weitere Informationen zur nderung des windream Servers finden Sie auch im Abschnitt Serverumschaltung in Kapitel Einf hrung in windream Filter Filter 6 9 Auf der Registerkarte Filter werden die Einstellungen f r den Indexierungsdienst Index Service festgelegt
148. e AND Kommenta Gruppen AND Kommentar Gruppen AND Kommentar Gruppen AND Kommentar wird nicht erweitert da benutzerdefiniert gesucht wird in diesem Fall nicht mit dem als Wildcard sondern nach der Zeichenfolge Gruppen Volltextsuche Ende Beispiel 4 45 Tabelle 4 8 Beispiele f r die Verwendung von Wildcards unter Microsoft SQL Server Beispiele f r Eingaben mit Wildcards unter Oracle M gliche Eingaben windream expandiert zu Gruppenname AND Kommenta Gruppenname AND Kommenta name AND Kommentar name AND Kommentar Gruppen AND Kommenta Gruppen AND Kommenta_ Gruppen AND Kommentar wird nicht erweitert da benutzerdefiniert ruppen AND Kommen ar wird nicht erweitert da benutzerdefiniert Tabelle 4 9 Beispiele f r die Verwendung von Wildcards unter Oracle Verkn pfung von Suchbegriffen Ein oder mehrere Begriffe W rter Wortbestandteile k nnen zu einer komplexen Suchabfrage verkn pft werden Die Suchbegriffe werden entweder in der Liste der Suchbegriffe mit den Verkn pfungsoperatoren UND oder ODER in der Spalte Operatoren oder direkt bei der Eingabe im Feld Wert miteinander verkn pft Wenn Ihnen die Syntax der m glichen Verkn pfungsoperatoren bekannt ist geben Sie den gew nschten Suchbegriff mit den einzelnen Operatoren direkt in das Feld Wert ein Dabei ist zu beachten dass die einzelnen Suchbegriffe durch Leerzeichen
149. e Optionen m glich e Ordnerrechte e Vererbbare Dateirechte e Vererbbare Ordnerrechte Eigenschaften von Handbuch Allgemein 9 Indexe 9 Historie 9 Volltext 2 Rechte Anpassen l Yererbbare Dateirechte MV Rechtetrennung vererben Name Dom ne Beschreibung Lesen ER windream Pro DOKUTEST gt Besitzer Hinzuf gen Abbildung 5 6 Vererbung von windream Rechten vererbbare Dateirechte Ordnerrechte Wenn Sie diese Option w hlen dann erben untergeordnete Objekte die aktuellen Rechte des Ordners Standardrechte Dies ist auch die Standardeinstellung 5 38 windream Rechte Vererbbare Dateirechte W hlen sie diese Option um die Rechte festzulegen die Dateien erben sollen die in dem Ordner angelegt werden Neu angelegte Dateien in diesem Ordner erben genau die hier eingestellten Rechte unabh ngig von den aktuellen Rechten des Ordners Wenn Sie zus tzlich die Option Rechtetrennung vererben markieren erhalten neue Ordner auch die vererbbaren Dateirechte sodass auch Dateien die in diesen Ordnern angelegt werden wiederum diese Dateirechte erben Wenn Die Option Rechfetrennung vererben nicht eingeschaltet ist erben nur neue Dateien in dem aktuellen Ordner diese Rechte Dateien in darunterliegenden Ordnern aber nicht Vererbbare Ordnerrechte Mit dieser Einstellung bestimmen Sie die Rechte die untergeordnete Ordner erben sollen Neu angelegte Ordner erben genau die hier festgelegten Re
150. e Aktion fest 6 40 Elemente der Auswahlliste Report f r Dialog anzeigen Selbstst ndig schlie en Protokolldatei schreiben Report Hinweis Unabh ngig von den Reporting Einstellungen wird kein Report Dialog f r das Archivieren und L schen von Dokumenten angezeigt da diese Anwendung ber die mit dem Internet Explorer installierte Funktion Geplante Vorg nge ausgef hrt wird F r folgende Vorg nge k nnen Report Dateien geschrieben werden e Abonnieren e Archivieren und L schen von Dokumenten e Auschecken r ckg ngig e Bearbeitung beenden e Benutzer und Gruppen e Dateien auschecken e Dateien einchecken e Dokumente l schen e Eigenschaften e HTML Indexdaten anzeigen e In Bearbeitung nehmen e Lebenszyklusregeln bernehmen e L schen inklusive Vorvetsionen e Miniaturansicht Erzeugung e Neue Version erstellen e Objekte exportieren e Objekte importieren e Sofort archivieren Hinweis Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation Dialog Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn nach dem Start der in der Auswahlliste selektierten Aktion ein Dialogfeld angezeigt werden soll das Sie ber den Verlauf des Prozesses informiert Das Dialogfeld wird nach Beendigung des Prozesses automatisch geschlossen wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist Protokolldatei Wenn diese Option aktiviert ist generi
151. e Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Sie Dokumente auch aus den untergeordneten Ordnern in Bearbeitung nehmen m chten 7 Geben Sie im Dialogfeld I Bearbeitung nehmen ggf einen Kommentar ein 8 Bet tigen Sie Schaltfl che OK um die Dokumente in Bearbeitung zu nehmen Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander f r die Bearbeitung durch andere gesperrt wenn die notwendigen 5 74 Fehler beim Sperren von Dokumenten Dokumente in Bearbeitung nehmen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Vorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting WorkLock log Tritt w hrend des Vorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien ein Fehler auf wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Vorgang in Bearbeitung nehmen abgeschlossen Wenn der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde k nnen Sie die Dateien bearbeiten und anschlie end mit der Beendigung der Bearbeitung wieder freigeben Sie k nnen ber die windream Suchfunktion mit Hilfe der Indexsuche ber die Indexe Flags oder Bearbeiter Dokumente recherchieren die Sie oder andere Anwender in Bearbeitung genommen haben Um in der Listenansicht des Win
152. e festlegen 3 25 Indexmerkmale festlegen Die Erfassung der DMS spezifischen Indexe erfolgt auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Das Dialogfeld wird bei der Speicherung eines Dokuments oder Ordners im windream Laufwerk ge ffnet wenn die Auftragsbearbeitung f r die Indexierung eingeschaltet ist Nach der Speicherung wird das Dialogfeld ber das Kontextmen in der Liste der Dokumenteintr ge im Windows Explorer oder ber das Kontextmen in der Ergebnisliste einer Suche aufgerufen Anhand der Indexkriterien wird das im DMS gespeicherte Dokument oder der neu angelegte Ordner sp ter recherchiert Die Systemeigenschaften werden bei der Erstellung einer Datei oder eines Ordners automatisch erzeugt und bei der Speicherung im Dokumenten Management System zur Indexierung der Dokumente Ordner verwendet Die DMS spezifische Indexierung zur Festlegung des Objekttyps Dokument oder Ordnertyp und der objekttypspezifischen dokument oder ordnertypspezifischen Indexmerkmale oder eine sp tere Nachindexierung erfolgt mit Hilfe des Indexierungsdienstes im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt auf der Registerkarte Indexe Dieses Dialogfeld entspricht im Aufbau und der Funktionsweise dem Standarddialogfeld im Windows Explorer zur Anzeige und Bearbeitung der Dokument bzw Dateieigenschaften Es ist allerdings um die Funktion zur Bearbeitung der dokumenttypspezifischen Eigen
153. e festlegen und verwalten im windream Administrationshandbuch Die Inhalte dieser Indexfelder werden zus tzlich als Volltext durch die windream Dienste extrahiert und erstellt In den Volltextsuchen ber die windream Suchfunktionen kann nach Textelementen in diesen Volltextfeldern gesucht werden Der Volltext aus volltextsuchbaren Indexfeldern wird nach nderungen der Indexmerkmale nderungen in den volltextsuchbaren Indexfeldern von den windream Diensten aktualisiert Die Ansicht dieses Volltextes erfolgt ber die Registerkarte Volltext der Dateigenschaften eines Dokuments Erweiterter privater Volltext ie Zus tzlich besteht die M glichkeit zu Dokumenten bestimmter Dokumenttypen erweiterten privaten Volltext zu erfassen mit der windream Business Edition Daf r muss bei der Definition der Objekttypen in der WMC ein Volltext Index erweiterter Volltext generiert werden der dann als dokumenttypspezifisches Indexfeld einem Dokumenttyp zugeordnet wird siehe auch Abschnitt Indexe festlegen und verwalten im windream Administrationshandbuch Dieser Volltext wird wie andere objekttypspezifische Indexmerkmale ber die Registerkarte Indexe aus den Dateieigenschaften erfasst und bearbeitet nderungen des erweiterten Volltextes werden nur nach entsprechender nderung in diesem Feld ber die Registerkarte Indexe der Dateigenschaften im DMS aktualisiert siehe auch Abschnitt Indexmerkmale festlegen in Kapitel 3 Volltext anzeige
154. e sp tere Wiederverwendung speichern Befehle Darei gt Suche speichern und Datei gt Ergebnisliste speichern MO Volltextsuche So f hren Sie eine Volltextsuche mit der Indexsuche durch 1 ffnen Sie das Windows Start Men 2 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl In windream aus dem Men Suchen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Index 4 Legen Sie ggf zun chst den Server f r die Suchen fest indem Sie aus dem Dropdown Listenfeld Server den gew nschten Eintrag ausw hlen siehe Serverauswahl f r die Suche ab Seite 4 61 5 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp den gew nschten Eintrag aus 6 ffnen Sie die Kategorie Volltext ber die Men schaltfl che Index 7 W hlen Sie aus der Liste der Volltextfelder den gew nschten Eintrag aus 8 Geben Sie im Feld Wert den Suchbegriff ein mit dem in dem gew hlten Volltext der Dokumente gesucht werden soll 9 Bet tigen Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um den festgelegten Suchbegriff in die Liste der Suchbegriffe zu bertragen 10 Wiederholen Sie die Schritte 5 8 so lange bis Sie alle gew nschten Suchbegriffe festgelegt haben 11 ndern Sie ggf den Verkn pfungsoperator mit dem die einzelnen Suchbegriffe Zeilen miteinander verkn pft werden sollen 12 Starten Sie die Suche ber die entsprechende Schaltfl che Hinweis Das Dropdown Listenfeld Bedingung ist mit dem Operator enth lt vorbelegt Die Suche wi
155. eam Server auftreten 6 20 Allgemein Control Center Der Bereich Control Center enth lt weitere Kontrollk stchen ber die die Anzeige verschiedener Informationsdialoge und Meldungen aktiviert bzw deaktiviert werden kann Hinweis Die Art und die Anzahl der m glichen Optionen die hier aktiviert bzw deaktiviert werden k nnen ist abh ngig vom installierten Treibertyp siehe dazu auch Abschnitt Treibertyp f r VFS Treiber in Kapitel Einf hrung in windream Info Dialoge und Meldungen aktivieren M gliche Optionen sind e Ermitteln des globalen Skriptverzeichnisses und der Lizenzdaten beim Start des Control Centers diese Option erscheint nur f r den Fall dass kein lokaler Netzwerktreiber installiert ist e Anzeige eines Informationsdialogs beim Starten des Control Centers e Anzeige eines Informationsdialogs nach dem Starten des VFS Dienstes e Meldung wenn bestimmte Dateien des DMS nicht geschlossen werden k nnen e Informationsdialog ber noch ge ffnete Dateien beim Beenden des VFS Dienstes Sprache Hier k nnen Sie die Sprachversion f r der Oberfl chenelemente der lokalen windream Dialogfelder ndern Dies sind beipielsweise die Dialoge der windream Suche der windream Konfiguration oder der windream Objekteigenschaften Voreingestellt ist die Sprachversion die ber das Setup bei der Installation festgelegt ist Sie k nnen die Sprachversion ndern durch die Eingabe der Sprach ID der gew nsch
156. eben Im Gegensatz zu der Bearbeitung ber einem Check Out Vorgang k nnen nderungen an Dokumenten die auf diesem Weg erfolgt sind nicht r ckg ngig gemacht werden Voraussetzungen Die Bearbeitungs Funktion kann nur auf Dokumente angewendet werden die nicht gesperrt sind z B bereits ausgecheckt und auf die der Benutzer das Schreibrecht besitzt Dokumente in Bearbeitung nehmen und wieder freigeben Die Auswahl der zu bearbeitenden Dokumente erfolgt in der Listenansicht des Explorers oder in der Ergebnisliste einer durchgef hrten Suche Mit der Funktion windream gt In Bearbeitung nehmen aus dem windream Kontextmen ist es m glich einzelne oder mehrere Dokumente in Bearbeitung zunehmen F r die Zeit der Bearbeitung k nnen diese Dokumente von anderen windream Benutzern nicht bearbeitet werden F r jedes Dokument wird ein Eintrag in die Historie geschrieben mit Angaben zu Benutzer Datum und Uhrzeit sowie ein Kommentar des Vorgangs Es besteht zudem die M glichkeit komplette Ordner rekursiv inklusive Unterverzeichnisse in Bearbeitung zu nehmen Dabei werden ab dem gew hlten Ordner alle Dokumente in den Unterverzeichnissen gesperrt Die Funktion wird ausschlie lich auf die Dokumente in den Verzeichnissen angewendet Die Verzeichnisse selbst werden nicht gesperrt Dokumente in Bearbeitung nehmen 5 73 Aus dem Windows Explorer Aus Ergebnisliste des Dialogfeldes Suche nach Dokumenten Nach der Aktivierung des B
157. eder automatisch beim Start des windream Control Centers oder nachtr glich manuell Voraussetzung ist dass das windream Control Center aktiviert ist windream Symbol in der Windows Taskleiste Siehe hierzu auch Die windream Dienste starten in Kapitel Einf hrung in windream Der windream Indexierungsdienst 3 17 Noch Auftr ge in der Warteschlange Beenden v Auftr ge synchron bearbeiten Auftr ge anzeigen Auftr ge l schen Letzte Fehler anzeigen Statusdetails anzeigen v Fehler beim Start anzeigen v lle Verbindungen notwendig v Synchron bearbeiten nach Start v Verbindungsfehler beim Pollen anzeigen Scripting deaktivieren v Immer im Vordergrund Konfiguration Benutzerunabh ngige Einstellungen benutzen Management Console v Automatisch starten Indexierungsdienst YFS Dienst gt Serverauswahl gt v Automatisch starten Neustart Beenden Hilfe ber Abbildung 3 2 Indexierungsdienst starten Den Indexierungsdienst beenden Der Indexierungsdienst wird entweder automatisch beim Herunterfahren des Systems beim Beenden des windream Control Centers oder manuell aus dem windream Control Center beendet siehe hierzu auch Die windream Dienste beenden in Kapitel Einf hrung in windream Beim Beenden des Indexierungsdienstes wird auch die Warteschlange gel scht Befinden sich noch Indexierungsauftr ge in der Warteschlange blendet windream eine entsprechende Meldung vor der Beendigung des Indexierungsdiens
158. eenden speichern 4 5 Symbolleisten 4 6 Schnellsuche 4 7 Eine Suche durchf hren 4 7 Suchbedingungen festlegen 4 9 Indexsuche Strukturierte Suche 4 16 Eine Suche durchf hren 4 17 Suchbedingungen festlegen 4 18 Suchtermliste bearbeiten 4 31 Volltextsuche 4 36 Inhaltsverzeichnis iii Eingabe und Syntax der Suchbegriffe f r die Volltextsuche 4 40 Verkn pfung von Suchbegriffen 4 45 Objekttypsuche 4 49 Eine Suche durchf hren 4 50 Objekttypsuche mit Wildcards in String Vektorfeldern 4 51 Vorbelegungen in Objekttypsuche nicht anzeigen 4 52 Optionen 4 54 Suchen in untergeordneten Ordnern 4 54 Vorversionen bei der Suche ber cksichtigen 4 55 Logische Verkn pfung bei Volltextsuchen 4 55 Gro Kleinschreibung beachten 4 55 Zeitlimit f r die Suche 4 55 Ohne Trefferanzahl 4 56 Mit Suchprofilen arbeiten 4 57 Suchprofil erstellen 4 57 Suchprofil speichern 4 57 Suchprofil ffnen 4 58 Suchprofil l schen 4 59 Die Suche beenden 4 60 Ergebnisliste 4 61 Ansicht der Ergebnisliste ndern 4 63 Die Liste gruppieren 4 63 Darstellung der Ergebnisliste ndern 4 64 Status eines Dokuments 4 65 Die Bearbeitung der Objekte der Ergebnisliste 4 66 Anzeige und Bearbeitung der Indexdaten 4 68 ffnen und Anzeigen des Dokuments 4 68 Vorschau auf ein Dokument 4 68 Die Ergebnisliste speichern 4 69 Eine gespeicherte Ergebnisliste ffnen 4 69 Die Ergebnisliste schlie en 4 69 Ausf hren einer Suche ber Kommandozeilenparameter 4 71 5 Dokumente bearbeiten
159. efehls I Bearbeitung nehmen blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie einen Kommentar festlegen k nnen Feld Kommentar Dieser wird in die Historie der Dokumente mit eingetragen Untergeordnete Ordner einbeziehen Mit dieser Option k nnen Sie Dokumente rekursiv auch aus untergeordneten Ordnern in Bearbeitung nehmen Wenn Sie die Option aktivieren werden alle Dokumente in den Unterverzeichnissen ab dem aktuellen Ordner gesperrt So nehmen Sie Dokumente in Bearbeitung 1 W hlen Sie im windteam Laufwerk den Ordner in dem sich die zu bearbeitenden Dokumente befinden 2 Markieren Sie in der Listenansicht des Windows Explorers die gew nschten Dokumente 3 W hlen Sie den Befehl windream gt in Bearbeitung nehmen aus dem Kontextmen 4 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Sie Dokumente auch aus den untergeordneten Ordnern in Bearbeitung nehmen m chten 5 Geben Sie im Dialogfeld In Bearbeitung nehmen ggf einen Kommentar ein 6 Bet tigen Sie Schaltfl che OK um die Dokumente in Bearbeitung zu nehmen Oder 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 W hlen Sie den Befehl In windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten 3 F hren Sie eine Recherche mit den gew nschten Optionen durch 4 Markieren Sie die zu bearbeitenden Dokumente in der Ergebnisliste 5 W hlen Sie den Befehl windream gt in Bearbeitung nehmen aus dem Kontextmen 6 Aktivieren Sie di
160. egeben werden In der Server Liste wird der Eintrag lt Lokal gt angezeigt DMS Dienst Der Name oder die IP Adresse des windream Servers der Hostname des DMS Servers Wird automatisch bei der Eingabe des Aliasnamen vorbelegt wenn noch kein Eintrag vorhanden ist Bei einer windream Solo Installation kann kein DMS Dienst eingegeben werden UNC Prefix Bei Installationen ohne lokalen VFS Treiber wird hier das Prefix des Netzwerkpfads des windream Laufwerks angezeigt Dieses wird in Formaten nach der Uniform Naming Convention UNC angegeben Unter Windows im Format Servernname Freigabename z B Windream Objects oder unter Linux Servername Freigabename z B windream Objects TCP Dienst Der Hostname des TCP Servers der Server auf dem der windream TCP Service l uft identisch mit dem windream Server Wird automatisch bei 2 22 Serverauswahl der Eingabe des Aliasnamen vorbelegt wenn noch kein Eintrag vorhanden ist Der Hostname des TCP Servers wird nur angegeben f r Installationen mit lokalem VFS Treiber TCP Port Der Port des TCP Servers nur bei lokalem VFS Treiber Standard ist der Port 534 Laufw Buchstabe Der Laufwerksbuchstabe mit dem die Netzwerkfreigabe bzw das windream Laufwerk verbunden ist Laufw Aktiv Bestimmt ob die die Verbindung verwendet werden soll Diese Einstellung ist nur f r Share Laufwerke aktiv Bei Alias Eintr gen f r das lokale VFS Lau
161. eicherten Dokumente ndern nachindexieren oder durch Kopieren bzw Verschieben mit Drag amp Drop innerhalb des Dateisystems bewegen oder zur externen Bearbeitung in andere Laufwerke Ordner exportieren Zudem ist der Versand und der Empfang der Dokumente mit Mailanwendungen m glich Mit Hilfe der Versionsverwaltung k nnen Sie auch mehrere Versionen eines Dokuments verwalten Registerkarte Version im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner werden mit der Rechteverwaltung von windream administriert Registerkarte windream Rechte im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt S mtliche Bearbeitungsm glichkeiten und wie Sie im einzelnen vorgehen m ssen um die verschiedenen Bearbeitungen durchzuf hren finden Sie im Kapitel Dokumente bearbeiten beschrieben gt windream konfigurieren F r die Verwaltung der windream Systemumgebung Systemeinstellungen stehen in der Windows Systemsteuerung separate Anwendungen zur Verf gung Dar ber werden allgemeine Umgebungseinstellungen die Parameter der Datenbank und des Objektspeichers oder die Serververbindungen festgelegt Au erdem erfolgt hier die Konfiguration der Dokument Indexierung und die Anpassung der Arbeitsverzeichnisse Dabei wird unterschieden zwischen Konfigurationen die an den windream Arbeitsstationen f r den jeweiligen Arbeitsplatz festgelegt werden und
162. eingabefeld Wert sind Eingaben mit bzw ohne Wildcards m glich Gesucht wird nach Dokumenten Ordnern bei denen der eingegebene Name als Erfasser eingetragen ist Um auch Dokumente zu finden deren Erfasser nicht mehr als Benutzer auf dem windream Server eingerichtet ist und der damit auch nicht mehr in der Liste der Benutzer erscheint geben Sie den entsprechenden Namen in dem Feld ein Zus tzlich zur manuellen Eingabe von Erfassernamen im Feld Wert k nnen Sie Eingaben auch ber die Schaltfl che Durchsuchen Schaltfl che f neben dem Eingabefeld Werd vornehmen E Namen suchen Benutzer Dom ne x Y x Administrator DOKUTEST Andrea Aufermann DOKUTEST Frank M ller DOKUTEST Helga Schmitt DOKUTEST Markus Mustermann DOKUTEST Otto Bachmann DOKUTEST Paul Meier DOKUTEST Sabine Schneider DOKUTEST 9 Treffer Gol Abbildung 4 7 Indexsuche Auswahl eines Erfassers 4 28 Indexsuche Strukturierte Suche In einer Liste werden Ihnen die aktuellen windream Benutzernamen als m gliche Erfasser zur Auswahl angeboten Ein ausgew hlter Eintrag wird mit der Schaltfl che OK in das Feld Wert auf der Registerkarte Index bernommen Ein Name kann auch direkt per Doppelklick bernommen werden Falls Sie nach Dokumenten verschiedener Erfasser suchen m chten m ssen Sie f r jeden der Erfasser einen Suchterm f r die Liste der Suchkriterien definieren ber die Schaltfl che Den bei der Ausf hrung der Suche aktuell
163. eintr ge 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Indexe Oder 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch 4 Markieren Sie das zu bearbeitende Dokument in der Ergebnisliste 5 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt zu ffnen 6 Wechseln Sie auf die Registerkarte Indexe Objekttyp ausw hlen Im Feld Objekttyp sind Eingaben nur ber die jeweilige Auswahlliste m glich Die Art und Anzahl der verf gbaren Objekttypen wird vom zust ndigen Systemadministrator mit Hilfe der windream Management Console festgelegt Standardm ig ist ein voreingestellter Objekttyp definiert der jedem Dokument oder Ordner bei der bernahme in das DMS vom System automatisch zugewiesen wird wenn kein anderer Objekttyp eingetragen wird In Abh ngigkeit von dem gew hlten Objekttyp werden die Indexfelder auf der Registerkarte Indexe f r die Eingabe der objekttypspezifischen Indexmerkmale angezeigt Die Indexmerkmale k nnen auf mehreren Registerkarten der Karte Indexe angeordnet sein Ein bereits zugeordneter Objekttyp kann nach der Speicherung im DMS nicht mehr ge ndert werden Der Objekttyp kann nur noch ge ndert werden wenn der voreingestellte Objek
164. eiten dieser Dokumentation Backup Verzeichnis Beim Einchecken oder Importieren von Dokumenten k nnen Sicherungskopien der Dokumente erstellt werden Den Ort an dem diese Kopien gespeichert werden sollen legen Sie im Feld Backup Verz fest Geben Sie ein Verzeichnis ein oder w hlen Sie eins ber die Schaltfl che E aus Wenn Sie beim Check In oder Import der Dokumente die Option f r die Erstellung der Sicherung eingestellt haben legt windeam in diesem Verzeichnis f r jedes Dokument einen Ordner an in den die Kopie gespeichert wird Wenn Sie kein Backup Verzeichnis angeben standardm ig ist kein Verzeichnis eingestellt dann wird der Ordner WMCIBak im Verzeichnis angelegt in das die Dokumente zuvor ausgecheckt exportiert wurden In diesem Verzeichnis generiert windream f r jedes Dokument einen eigenen Unterordner in das die Kopien gesichert werden Ein Ausgang Eingabefeld Nach Untergeordnete Ordner einbeziehen 6 35 G E Dokumente und Einstellungen All Users Dokument CheckOut WMCIBAKM 1E7AF87C 1FAB 4782 B3E8 00D Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras ar Q arik z p B JO Suchen E Ordner 3 IX EJ E Dokumente und Einstellungen All Users Dokument CheckOut WMCIBAK LEFAFS7C 1FA8 4782 B3E8 00D836B360C6 v E Wechseln zu X Name Gr e Typ Ge ndert am A W kapitel7 doc 392KB Microsoft Word Dok 19 03 2007 14 n B Eigene Dateien W Arbeitsplatz E Kb 31 Diskette A E we WINS8
165. ektorfeld Indexe Abbildung 4 12 Objekttypsuche mit Wildcards in String Vektorfeldern durchf hren Eine Suche nach den Kriterien e Paul e Kurt e Franz e Karl f hrt eine Suche durch die Dokumente findet deren Vektorfeld des zugewiesenen Objekttyps folgende Eigenschaften hat e Mindestens ein Eintrag entspricht Paul UND e Mindestens ein Eintrag entspricht Kurt UND e beide Eintr ge Franz und Karl sind vorhanden Vorbelegungen in Objekttypsuche nicht anzeigen Standardm ig werden in der Objekttypsuche s mtliche eingestellten Feld Vorbelegungen eines Objekttyps angezeigt Dies f hrt dazu dass nach Auswahl des Objekttyps und sofortigem Start der Suche nur diejenigen Dokumente gefunden werden die den eingestellten Vorbelegungen entsprechen ber das Kontextmen Rechtsklick in einen freien Bereich des Suchdialogs kann jedoch eingestellt werden ob beim ffnen der Objekttypsuche die Vorbelegungen immer angezeigt werden sollen Objekttypsuche 4 53 oder nicht Wird die Einstellung Vorbelegungen in der Suche immer anzeigen deaktiviert erscheint ein leerer Objekttyp Die Vorbelegungen k nnen alle gleichzeitig ber den Kontext Men befehl Vorbelegungen anzeigen wieder angezeigt werden Bereits get tigte Eingaben werden dadurch berschrieben Hinweis Der Men punkt steht auch bei der Indexierung von Dokumenten zur Verf gung ClipboardIndexing aktivieren Vorbelegungen an
166. ekttypspezifischen Indexe des gew hlten Objekttyps Nur Dateien oder nur Ordner Sie k nnen die Suche auf Dateien bzw Ordner des gew hlten Objekttyps einschr nken Wenn keine der Optionen markiert ist werden immer Dateien und Ordner gesucht Es werden ausschlie lich Dateien gesucht und gefunden auf die die weiteren Suchbedingungen zutreffen nur Ordner Beispiel Ende Beispiel Schnellsuche Es werden ausschlie lich Ordner gesucht und gefunden auf die die weiteren Suchbedingungen zutreffen Suchen nach Textelementen in den Volltexten Im Dropdown Listenfeld Suchen nach geben Sie einen Suchbegriff ein mit dem in den Volltexten der Dokumente des zuvor ausgew hlten Objekttyps gesucht werden soll Zur Festlegung eines Suchbegriffs im Feld Suchen nach tragen Sie den gew nschten Begriff in das Feld ein oder w hlen einen Begriff aus der Liste Die letzten zehn eingegebenen Suchbegriffe werden in der Liste gesichert und stehen nach dem Neustart der Anwendung wieder zur Verf gung Falls Sie mehrere Begriffe eingeben die durch Leerzeichen voneinander getrennt sind werden diese Begriffe automatisch f r die Suche mit dem in den Optionen f r die Volltextsuchen eingestellten Verkn pfungsoperator verkn pft Standardm ig ist dies der Operator ODER OR Gesucht wird zudem immer mit dem Operator LIKE siehe Abschnitte Verkn pfung von Suchbegriffen und Operatoren ab Seite 4 32 und 4 22 Die Verwendung von Wildcard
167. eldern besteht zudem die M glichkeit zu den bereits vorhandenen Eintr gen weitere Eintr ge zu erfassen Dabei k nnen zeilenweise Eingaben entsprechend des Datentyps der jeweiligen Liste erfasst ge ndert oder gel scht werden Beispiele f r m gliche Listen und Optionsfelder Kombinationsfeld Auswahlliste Listenfeld Mehrfachauswahl Typ Vektor lt waehrung gt Typ Vektor lt Flie komma gt Gruppe von Optionsschaltfl chen Typ Wektor lt Text gt Gruppe Liste von Kontrollk stchen Mehrfachauswahl DOC Typ Vektor lt Festkomma gt Typ Vektor lt Text gt f CHM vo Deutsch 2 ne B O Englisch v2 M Franz sisch C TXT E M Italienisch 4 O Polnisch v5 O Spanisch Abbildung 3 10 Beispiele f r m gliche Listen und Gruppen von Optionsfeldern Vektorfelder In anderen F llen handelt es sich um Felder in denen Sie durch Auswahl einer Option oder eines Listeneintrags die entsprechenden Indexktiterien festlegen siehe auch Vorbelegung und Auswahllisten 3 32 Vorbelegung oder Auswahllisten Indexmerkmale festlegen Zur Eingabeunterst tzung k nnen Felder Vorbelegungen z B Datum enthalten oder es k nnen Auswahllisten z B als Dropdown Listen zur Verf gung stehen aus denen Eintr ge in die entsprechenden Felder bernommen werden Die Vorbelegungen und die Inhalte der Auswahllisten werden bei der Definition der Indexfelder f r die einzelnen Objekttypen mit der windream Management Console festgelegt b
168. em Dialogfeld angezeigt Nach Abschluss der HTML Generierung startet windream den Internet Explorer automatisch Die DMS spezifischen Informationen zu den Eigenschaften der zuvor im Explorer selektierten Dokumente werden dann direkt im Internet Explorer in einer separaten HTML Seite angezeigt Der Internet Explorer bildet die Registerkarten Allgemein Historie Indexe Version und windream Rechte zu allen selektierten Dokumenten in der HTML Datei ab TISEX Hinweis Ab der windream SBX Version wird zus tzlich die Registerkarte Lebenszyklus abgebildet Durch diesen Prozess ist es m glich alle DMS spezifischen Eigenschaften mehrerer Dokumente in einer HTML Datei zu speichern oder auszudrucken Nach der Aktivierung des Befehls Indexdaten HTML Anzeige wird der Prozess zur Generierung der HTML Seiten f r die ausgew hlten Dokumente und Ordner gestartet In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Vorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting ExportHTML log Wenn w hrend des Vorgangs bei einem der zu bearbeitenden Dokumente ein Fehler auftritt wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde 5 86 DocView Vorschau auf Dokumente DocView Vorschau auf Dokumente Die integrierte Funktion der Dokumentvorschau windream DocView erm glicht es den Inhalt markierter Dokumente anzuzei
169. en Bearbeiten L schen Dialog immer im Vordergrund 6 15 auch keine Indexierungsauftr ge in die Warteschlange gestellt bei asynchroner Indexierung So f gen Sie einen Dateityp in eine der Listen ein 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzufigen f r die Liste der ein Eintrag hinzugef gt werden soll 2 Geben Sie im eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Filter f r den Dateityp ein den Sie hinzuf gen m chten z B doc 3 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So bearbeiten Sie einen Filter in einer der Listen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie im eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Dateifilter aus einer der Listen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen um den markierten Eintrag aus der Liste zu l schen Einstellungen f r den Indexierungsdienst Mit dieser Einstellung legen Sie fest dass das Dialogfeld zur Indexierung der Objekte bei der Ablage in windream immer im Vordergrund erscheint Sie k nnen dies auch ber die Option Indexierungsdienst gt Immer im Vordergrund aus dem windream Control Center einstellen 6 16 Filter Poll Intervall Das Zeitintervall f r das Polli
170. en Zugriffsverweigerung Verbindungen Verbindungen Auf der Registerkarte Verbindungen werden die Verbindungsparameter f r den windream Server DMS Dienst die VFS Verbindungsdaten TCP IP Treiberverbindung zum windream Server und die Einstellungen zum windream Laufwerk angezeigt und bearbeitet Zudem wird der Name des in den DCOM Konfigurationen eingestellten windream Servers angezeigt windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von DOKUTEST sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Fiter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report m DMS Server VFS und Laufwerk DMS Dienst DOKUTEST YFS Verbindungsdaten TCP Dienst DOKUTEST TCF Port 534 UNC Prefix Nwindreamio bjects Laufwerksbuchstabe w Serverauswahl Konfiguration windows DCOM Konfiguration DMS Dienst DOKUTEST Dieser Server wird f r windream DCOM Sessions genutzt die keinen dedizierten Seryernamen beim Erstellen der Session angeben wie vor windream 4 0 blich Eine Anderung ist nur als windows Administrator m glich DCOM Konfiguration Abbrechen Abbildung 6 2 windream Konfiguration Verbindungen Die Registerkarte ist in die zwei Gruppen DMS Server VFS und Laufwerk und Windows DCOM Konfiguration aufgeteilt Verbindungen DMS Dienst DMS Server VFS und Laufwerk Hier werden die Verbindungsangaben des aktuell in der Serverauswahl ausgew hlten windream Serv
171. en uche l schen Cl rur Dateien nur Ordner Q Suchen nach In Alle Volltexte Dateiname Erfasser Zeit keine Angabe Abbildung 4 2 Schnellsuche Die eingegebenen Suchbegriffe der verschiedenen Bereiche Objekttyp Suchen nach Erfasser und Zeit werden von windream mit dem Verkn pfungsoperator UND AND verkn pft Einzelne Suchbegriffe innerhalb der einzelnen Bereiche z B mehrere Begriffe im Feld Suchen nach werden mit dem Verkn pfungsoperator ODER OR verkn pft Eine Suche durchf hren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die Durchf hrung einer Schnellsuche notwendig sind Im Anschluss daran werden einzelne Bearbeitungsschritte ausf hrlicher beschrieben So f hren Sie eine Schnellsuche durch 1 ffnen Sie das Windows Starz Men 4 8 Schnellsuche 2 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl In Windream aus dem Men Suchen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Schnellsuche 4 Legen Sie ggf zun chst den Server f r die Suchen fest indem Sie aus dem Dropdown Listenfeld Server den gew nschten Eintrag ausw hlen siehe Serverauswahl f r die Suche ab Seite 4 61 5 W hlen Sie den gew nschten Eintrag aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp 6 Markieren Sie das jeweilige Kontrollk stchen wenn die Suche auf Dateien oder Ordner eingeschr nkt werden soll 7 Geben Sie im Dropdown Listenfeld Suche
172. en Men befehl 6 30 Position festlegen Men befehl 6 30 Programm beenden 4 60 Protokoll Konfiguration 6 38 R Readme htm 1 1 Recherche 4 1 Schnellsuche 4 7 Strukturierte Suche 4 16 Rechercheergebnis Anzeigen 4 61 Rechte 5 25 Abonnieren 5 28 5 36 Alle entziehen 5 38 ndern 5 26 Bearbeiten 5 47 Besitzerrechte 5 49 Datei ndern 5 28 Datei anlegen 5 28 Entziehen 5 47 Erweitern 5 47 Fehler bei der Speicherung 5 42 Index ndern 5 27 Lesen 5 26 5 27 Ordner ndern 5 28 Ordner anlegen 5 28 Ordner aufzulisten 5 27 Recht zur Rechtevergabe 5 38 Rechte 5 26 5 28 Registerkarte 5 29 Vererbung 5 37 Vergeben 5 33 5 39 Verwalten 5 24 5 29 Verweigerung Daten zu lesen 5 27 windream 5 3 5 24 BE 5 26 Index windream SBX 5 25 Rechtetr ger Entfernen 5 45 Hinzuf gen 5 39 Sortierung 5 31 Rechtetrennung vererben 5 37 Rechtevergabe Benutzer und Gruppen Business Edition 5 24 Dokumente und Ordner 5 24 Gruppen SBX Version 5 24 Regeln bernehmen Lebenszyklus 5 83 Registerkarte Allgemein 6 17 Filter 6 9 Historie 5 4 Lebenszyklus 5 78 Meldungen 6 21 Men 6 26 Rechte 5 29 Verbindungen 6 4 Version 5 10 Volltext 5 21 Reihenfolge bestimmen Men befehl 6 30 Reihenfolge festlegen Men befehl 6 30 Report Konfiguration 6 38 Rotation halten DocView 5 90 in der Dokumentvorschau 5 90 R ckg ngig Check Out 5 69 S Schlie en Ergebnisliste 4 69 Schnellansicht Dokument 5 86 Schnellsu
173. en eingestellt die den Export bzw die Check Out Prozesse von Dokumenten betreffen Eingabefeld zur Festlegung des Pfades und des Arbeitsverzeichnisses in dem Dokumente bei einem Check Out bzw Export Vorgang au erhalb des DMS gespeichert werden ber die Schaltfl che amp wird ein Auswahldialog ge ffnet ber den ein Pfad als Vorbelegung festgelegt werden kann Wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist werden Dokumente des aktuell selektierten Ordners und alle Dokumente in den untergeordneten Verzeichnissen rekursiv ausgecheckt expottiert 6 36 HTML Indexdaten XML Indexdaten ReadOnly Flag setzen Wie ausgegangen lt Pfad gt Von lt bestimmtem Verzeichnis gt Untergeordnete Ordner einbeziehen Ein Ausgang Zus tzlich zum Check Out Export der Dokumente werden die Indexdaten aller Dokumente in einer HTML Datei zur Verf gung gestellt Kontrollk stchen aktiviert Die HTML Dateien werden in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in dem sich auch die Dokumente selber befinden Zus tzlich zum Check Out Export der Dokumente werden die Indexdaten aller Dokumente in einer XML Datei zur Verf gung gestellt Kontrollk stchen aktiviert Die XML Dateien werden in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in dem sich auch die Dokumente selber befinden Wenn diese Option aktiviert ist werden Dokumente beim Check Out oder Export mit dem ReadOnly Flag versehen D h f r die ausgecheckten bzw exportierten Dokumente
174. en 5 19 Meldungen Registerkarte 6 21 Systemeinstellungen 6 21 windream Administration 6 21 windream Konfiguration 6 21 Men Registerkarte 6 26 Systemeinstellungen 6 26 windream Administration 6 26 windream Konfiguration 6 26 Men befehl Bearbeiten 6 29 Hinzuf gen 6 29 L schen 6 29 Position bestimmen 6 30 Position festlegen 6 30 Reihenfolge bestimmen 6 30 Reihenfolge festlegen 6 30 Mu feld Typindex 3 29 N Nachindexierung 3 3 3 38 4 68 O Verbindungen Systemeinstellungen 6 4 Objekttyp 3 27 4 49 Default 3 27 f r Annotationen 5 95 Standard 3 27 Objekttypische Indexe 3 3 Objekttypspezifische Indexe 3 29 Auswahllisten 3 31 3 32 Objekttypspezifische Indexmerkmale Vorbelegungen 3 32 Objekttypsuche 4 2 4 49 Wildcard 4 51 Objekttypunabh ngige Indexe 3 3 ffnen Dokument 4 68 Ergebnisliste 4 69 Suchprofil 4 58 Ohne Trefferanzahl 4 56 Online Dokumentationen 1 1 Operatoren 4 22 4 22 Optionen 4 54 Gro Kleinschreibung bei Suchen ber cksichtigen 4 54 Suchen 4 54 Vorversionen bei Suchen ber cksichtigen 4 54 Ordenrrechte Vererben 5 37 Ordner Abonnieren 5 101 Asynchron indexieren 3 13 Besitzerrechte 5 49 Historie 5 4 Indexieren 3 2 3 12 6 12 nicht indexieren 3 14 Synchron indexieren 3 12 Ordner indexieren Systemeinstellungen 3 12 Ordnertyp 3 27 4 49 Default 3 27 Standard 3 27 Ordnertypische Indexe 3 3 Ordnertypsuche 4 2 4 49 Orientierungshilfen 1 15 P Position bestimm
175. en Version erzeugt Vorversionen k nnen nicht mehr ge ndert werden Versionsverwaltung Beispiel Ende Beispiel Aus dem Windows Explorer 5 13 Anschlie end kann die neue Version des Dokuments ge ffnet bearbeitet und gespeichert werden Von dem Originaldokument Einleitung doc wird eine neue Version erstellt Die neue Version 2 erh lt den Originaldateinamen Einleitung doc Die Votversion wird in Einleitung 1 doc umbenannt In der Versionsverwaltung werden f r beide Versionen entsprechend zwei Eintr ge erzeugt Dateiname Version Ersteller Datum Einleitung doc 2 Name des Datum der Erstellers Erstellung Einleitung 1 doc 1 Name des Datum der Erstellers Erstellung Tabelle 5 4 Neue Version erstellen In der Historie wird f r die aktuelle Version Einleitung doc ein Eintrag f r die Aktion Neue Version von 1 erstellt In der Historie der Vorversion Einleitung 1 doc wird ein Eintrag f r die Aktion Neue Version erstellt erzeugt Die Votversion Einleitung 1 doc wird mit dem Dateiattribut Versteckt versehen und gleichzeitig schreibgesch tzt So erstellen Sie eine neue Version 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Dokument abgelegt ist f r das Sie eine neue Version erstellen m chten 2 Markieren Sie das gew nschte Dokument in der Liste der Dokumenteintr ge 3 W hlen Sie den Befehl windream gt Nene Version erstellen aus dem Kontextmen 4
176. en von der Anwendung erstellt Wenn eine neue Version erstellt wird erzeugt windream automatisch die entsprechenden Eintr ge f r die Versionsverwaltung Angezeigt werden der Dateiname und die Versionsnummer einer Version Spalten Dareiname und Version und das Login des Benutzers Spalte Ersteller der die Versionserstellung durchgef hrt hat Zudem werden das Datum und die Uhrzeit der Versionserstellung Spalte Datum und die Gr e des Dokuments Spalte Gr e angezeigt Die Eintr ge in der Versionsverwaltung k nnen nicht ge ndert werden Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Spalte Dateiname kann das ausgew hlte Dokument zur Bearbeitung ge ffnet werden Auch mit der Funktion ffnen aus dem Kontextmen k nnen Sie eine zuvor ausgew hlte Version ffnen Mit dem Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen werden die Dokumenteigenschaften z B Indexe 5 12 Versionsverwaltung Historie oder Volltext eines zuvor in der Liste markierten Dokuments angezeigt So ffnen Sie eine Version 1 ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Version 3 Markieren Sie in der Spalte Dateiname die Version des Dokuments die Sie ffnen m chten 4 ffnen Sie das Dokument mit einem Doppelklick So lassen Sie sich die Dokumenteigenschaften einer Version anzeigen 1 ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt 2 Wechseln Sie auf die Regist
177. enbank ID 42 Untergeordnete Objekte einbeziehen V Eigene Ereignisse ignorieren Ereignis Inhalt wurde ge ndert v Abonnent DOKUTEST Mustermann a Abbrechen Abbildung 5 31 Abonnement bearbeiten 5 106 Dokumente und Ordner abonnieren So bearbeiten Sie ein Abonnement 1 Wechseln Sie im Windows Explorer auf den Eintrag f r das windream Laufwerk 2 ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Abonnements 4 Markieren Sie in der Liste das Abonnement das Sie bearbeiten m chten 5 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten oder w hlen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen 6 Nehmen Sie auf der Registerkarte Abonnements die gew nschten nderungen vor 7 Speichern Sie die nderungen mir der Schaltfl che OK So bearbeiten Sie die Rechte eines Abonnements 1 Wechseln Sie im Windows Explorer auf den Eintrag f r das windream Laufwerk 2 ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Abonnements In der Liste werden alle Abonnements aller Benutzer gelistet 4 Markieren Sie das Abonnement das Sie bearbeiten m chten 5 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten oder w hlen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen 6 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte um die Zugriffsrechte auf das Abonnement zu bearbeiten 7 ffnen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen das Dialogfeld
178. enen Suchen im Dokumenten Management System windream Alternativ k nnen einzelne Dokumente auch durch Bl ttern in der Dateiablage im Windows Explorer oder eines Internet Browsers gefunden werden Recherchiert wird mit der Anwendung Suche nach Dokumenten ausschlie lich innerhalb des Dokumenten Management Systems windream Suchen mit strukturierten oder freien Suchbegriffen in den Indexmerkmalen oder im Volltext der Dokumente Wildcards und logische Verkn pfungen in Suchbegriffen Verwendung von Suchprofilen Anzeige der Recherche ergebnisse in der integrierten Ergebnisliste Grundlagen zur Recherche Sie k nnen Dokumente suchen e Mit strukturierten Merkmalen innerhalb der Indexmerkmale Indexdaten bzw Dokumenteigenschaften der Dokumente Indexsuche e Mit freien Suchbegriffen innerhalb der Volltexte der Dokumente Volltextsuche e Nach Dokument bzw Ordnertypen der Dokumente der Ordner in der Objekttypsuche e Mit gespeicherten Suchabfragen Suchprofile e ber die hierarchische Dokumentorganisation in der Ablagestruktur den Dokumentklassen des Windows Explorers hierarchische Suche In den Suchbegriffen k nnen Platzhalter Wildcards enthalten sein Durch logische Verkn pfungen k nnen aus einzelnen Suchbedingungen komplexe und differenzierte Suchabfragen erstellt werden Erstellte Suchprofile d h durchgef hrte Suchen k nnen gespeichert und somit f r erneute Suchen verwendet w
179. enen Reihenfolge enthalten Ende Beispiel Objekttypsuche 4 49 Objekttypsuche Jedes Dokument wird bei der Erfassung und Indexierung auch einem Dokumenttyp zugeordnet Die einzelnen Dokumenttypen werden durch dokumenttypspezifische Indexmerkmale beschrieben Ordnern wird bei der Anlage oder bernahme in das DMS zur Festlegung der Ordnerbeschreibung Indexmerkmale oder Ordnereigenschaften ein Ordnertyp zugeordnet Die einzelnen Ordnertypen werden durch ordnertypspezifische Indexmerkmale beschrieben Mit der Anwendung Suche nach Dokumenten werden die Dokumente Ordner mit der Suchfunktion Objekttyp ber diese Indexmerkmale Objekttyp und entsprechende objekttypspezifische Indexmerkmale recherchiert 22 Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST _ Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Objekttyp Alle Objekttypen Suche l schen Q Abbildung 4 10 windream Objekttypsuche Objekttyp Mit dem aufsteigend sortierten Dropdown Listenfeld Objekttyp w hlen Sie den Objekttyp f r die Suche aus Gesucht wird nur nach Dokumenten bzw Ordnern des gew hlten Typs In Abh ngigkeit von der getroffenen Auswahl werden auf der Registerkarte Objekttyp die objekttypspezifischen Indexfelder als Suchkriterien aufgef hrt Die einzelnen Suchbegriffe werden standardm ig mit dem Verkn pfungsoperator UND miteinander verkn pft Die Erstellung und Pflege d h
180. ent Console WMC festgelegt Die manuelle nderung bestimmter Daten im Lebenszyklus eines Dokuments wird ber die spezifischen Einstellungen in der WMC zugelassen oder unterbunden Hinweis Weitere Informationen zu den Einstellungen des Lebenszyklus finden Sie in der Beschreibung der windream Management Console unter dem Thema Die automatische Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten im windream Administrationshandbuch Voraussetzungen f r das manuelle ndern der Lebenszyklus Daten Folgende Bedingungen m ssen erf llt sein damit ein Anwender die Lebenszyklus Einstellungen eines Dokuments ber das Dialogfeld Eigenschaften manuell ndern kann e Die Erlaubnis zur manuellen nderung muss in der windream Management Console f r den aktuellen Dokumenttyp aktiviert sein e Das Dokument darf nicht aufgrund eines anderen Bearbeitungsprozesses gesperrt sein e Das Dokument darf nicht bereits archiviert wenn nderungen im Bearbeitungszeitraum vorgenommen werden sollen oder gel scht sein wenn nderungen am Archivierungszeitraum vorgenommen werden sollen e Der Benutzer muss ber das Recht verf gen das aktuelle Dokument ndern zu d rfen Schreibrecht 5 78 Lebenszyklus Falls eine der genannten Voraussetzungen nicht erf llt ist so werden die entsprechenden Eingabefelder als nicht editierbar angezeigt ausgegraute Eingabefelder Hinweis Bei der manuellen nderung der Daten ist darauf zu achten dass der Bea
181. enth lt die f r die Suche verwendet werden k nnen Hinweis Beim Wechsel des Objekttyps wird die aktuelle Suchtermliste nur dann gel scht wenn diese einen Suchbegriff ber einen Index enth lt der dem neu eingestellten Objekttyp nicht zugeordnet ist Index aus den Kategorien ausw hlen ber die Men schaltfl che Index werden die verf gbaren Indexe angezeigt In verschiedenen Kategorien werden Systemindexe objekttypunabh ngige und Indexe die ber die Dokument bzw Ordnertypen definiert sind dokument bzw ordnertypspezifische Indexmerkmale aufgef hrt Die Definition m glicher objekttypspezifischer Indexe wie z B Name Art Gr e des Feldes oder Auswahlliste und deren Zuordnung zu den einzelnen Dokument bzw Ordnertypen erfolgt durch den Systemadministrator ber die windream Management Console Hinweis Durch die Auswahl eines Objekttyps aus dem Dropdown Listenfeld Objekrtyp kann die Suche auf einen bestimmten Objekttyp eingeschr nkt werden Zudem wird die Art und die Anzahl der verf gbaren objekttypspezifischen Indexe der Kategorien im Kontextmen Index auf die dem ausgew hlten Objekttyp zugeordneten Merkmale eingeschr nkt Die verf gbaren Indexe sind in verschiedene Kategorien aufgeteilt die ber die entsprechenden Men eintr ge Men schaltfl che Index zur Auswahl angeboten werden Folgende Kategorien stehen zur Verf gung 4 20 H ufig verwendete Indexe Objekttypabh ngige Indexe Verf gb
182. er eingeschr nkt werden Auch ist der Indexierungsdienst bei der Erfassung von Dokumenten im windream Dokumenten Management System f r bestimmte Server aktivierbar Die lokalen und globalen Systemeinstellungen in der windream Konfiguration werden abh ngig von dem jeweils aktuell eingestellten Server verwaltet In der windream Management Console existiert f r jeden konfigurierten windream Server der Systemumgebung ein eigener Knoten unter dem die Administrationsfunktionen zur Verwaltung des jeweiligen windream Dokumenten Management Systems zu erreichen sind Serverauswahldialog auf dem windream Client ber den Befehl Serverauswahl oder VFS Dienst gt Serverauswahl aus dem Control Center k nnen Sie von der aktuellen Server Verbindung auf einen anderen windream Server umstellen falls mehrere Server in einer Systemumgebung zur Verf gung stehen und zur Auswahl konfiguriert sind Mit Hilfe des Befehls Serverauswahl gt Bearbeiten oder VFS Dienst gt Serverauswahl gt Bearbeiten ist es m glich die Verbindungsdaten der aktuell eingestellten Server Aliasname DMS Server oder TCP Port und TCP Dienst einzusehen zu editieren oder weitere windream Server der Liste hinzuzuf gen F r jeden windream Server DMS Server der verwendet werden soll muss ein Eintrag in der Liste vorhanden sein Die Aliasnamen der definierten Server Verbindungen werden im Kontextmen des Control Centers Befehl Serverauswahl angezeigt Die Serverumschaltung erfol
183. er Indexdaten nach einer entsprechenden Sicherheitsabfrage berschrieben w hrend die urspr nglichen bersichtsdateien erhalten bleiben Die Dateien werden nach dem Check Out Vorgang direkt in der entsprechenden Originalanwendung ge ffnet 5 64 Vor ffnen erneut fragen Aus dem Windows Explorer Aus Ergebnisliste des Dialogfeldes Suche nach Dokumenten Dokumente aus und einchecken Wenn Sie eingestellt haben dass die Dokumente direkt nach dem Check Out ge ffnet werden Option Datei ffnen k nnen Sie hier einstellen ob vor dem ffnen einer Datei zun chst nochmals eine Sicherheitsabfrage erscheint Wenn Sie dies f r bestimmte Dateitypen ausschlie en m chten geben Sie in den Konfigurationen auf der Registerkarte Fin Ausgang im Feld ffnen ohne Abfrage die entsprechenden Dateiendungen an siehe auch Abschnitt Ein Ausgang in Kapitel 6 So checken Sie Dokumente aus 1 8 W hlen Sie im windream Laufwerk den Ordner in dem sich die Dokumente befinden die ausgecheckt werden sollen Markieren Sie in der Listenansicht des Windows Explorers die Dokumente und Ordner die Sie auschecken m chten W hlen Sie den Befehl windream gt Auschecken aus dem Kontextmen W hlen Sie im Dialogfeld Auschecken den Ordner in den die Dateien ausgecheckt werden sollen Aktivieren Sie die Optionen HTML Indexdaten und oder XML Indexdaten wenn die Indexdaten mit exportiert werden sollen
184. er Sie k nnen ber die Schaltfl che E alle Eintr ge der Liste l schen und die Liste aus den aktuellen Einstellungen der Netzwerkverbindungen des Windows Explorers wieder herstellen So stellen Sie die Verbindung zu einem anderen windream Server her 1 W hlen Sie den Befehl Serverauswahl aus dem Control Center 2 Aktivieren Sie in der unter diesem Befehl angezeigten Liste den Server auf den Sie umschalten m chten H kchen vor dem entsprechenden Servereintrag 3 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit OK windream beendet jetzt die Verbindung zum aktuellen Server und versucht dann die Verbindung zu dem ausgew hlten Server herzustellen Wenn keine Verbindung hergestellt werden kann erscheint eine entsprechende Meldung Ggf m ssen Sie die Verbindungsdaten des Alias Eintrags berarbeiten Befehl Serverauswahl gt Bearbeiten gt Alias editieren 4 Hinweis Wenn der Server auf den Sie umschalten m chten nicht in der Liste im Control Center angezeigt wird m ssen Sie zun chst ber den Befehl Serverauswahl gt Bearbeiten aus dem windream Control Center einen entsprechenden Alias Eintrag erstellen siehe So f gen Sie einen Eintrag der Liste hinzu ab Seite 2 24 Dokumente erfassen indexieren speichern Grundlagen Grundlagen Dokumente indexieren Dieses Kapitel erl utert die Erfassung Indexierung und Speicherung von Dokumenten mit dem Dokumenten Management System windream Es besch
185. er X Name Gr e Typ Ge ndert am ET objects auf windream w RSS Dokumentation Dateiordner 31 01 2007 13 20 Dokumentation Einkauf Dateiordner 11 12 2006 11 26 3 Einkauf Empfang Dateiordner 11 12 2006 11 26 D Auftr ge Mailarchivierung Dateiordner 11 12 2006 11 26 Kunden Marketing Dateiordner 11 12 2006 11 26 O Lieferanten Produkte Dateiordner 11 12 2006 11 26 a Lieferscheine O Produktmanagement Dateiordner 11 12 2006 11 26 E Rechnungen Protokoll Dateiordner 11 12 2006 11 26 Empfang Sekretariat Dateiordner 11 12 2006 11 26 Mailarchivierung system Dateiordner 20 03 2007 08 42 Marketing DTmp Dateiordner 11 12 2006 11 26 a Produkte Vertr ge Dateiordner 11 12 2006 11 26 Produktmanagement vertrieb Dateiordner 11 12 2006 11 25 O Protokoll O Sekretariat System a Tmp a O Vertr ge vertrieb E 2 windream auf dokutest Y E G Systemsteuerung Gemeinsame Dokumente lt gt 13 Objekte e Freier Speicherplatz 1 25 GB amp Lokales Intranet TER E7 v Abbildung 2 2 windream Laufwerk Die windream Dienste starten So lassen Sie sich den Inhalt des windream Laufwerks anzeigen 1 Doppelklicken Sie das Symbol Arbeitsplatz auf dem Desktop 2 Doppelklicken Sie das Symbol f r das windream Laufwerk Die Dateien und Ordner auf dem Laufwerk werden angezeigt Mit einem Doppelklick k nnen Sie ein Dokument eine Datei oder einen Ordner ffnen Oder 1
186. er asynchtron bei der Anlage im DMS vergeben Eine Nachindexierung ist zu jeder Zeit nach der Erfassung m glich Voraussetzung f r die DMS spezifische Indexierung mit dem Indexierungsdienst bei der Erfassung der Ordner ist dass die entsprechende Einstellung in den Systemeinstellungen auf Systemebene eingeschaltet ist Option auch f r Verzeichnisse auf der Registerkarte Filter in den windream Konfigurationen Ggf m ssen Sie zus tzlich die entsprechende Einstellung in den windream Konfigurationen auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene vornehmen Ordner synchron indexieren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die synchrone Indexierung von Ordnern mit dem Indexierungsdienst notwendig sind Dies wird anhand eines Ordners beschrieben der im windream Laufwerk mit dem Windows Explorer neu angelegt wird 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten um die Annahme der Indexierungsauftr ge einzuschalten 4 Stellen Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aktiviert ist H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf ein 5 Wechseln Sie in der Ordneransicht des Windows Explorer an die Stelle des windream Laufwerks an der Sie den neuen Ordner anlegen
187. er das zuletzt eingestellte Verzeichnis voreingestellt ber die windream Konfiguration besteht die M glichkeit diese Voreinstellung individuell anzupassen Auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen Sie festlegen dass immer ein bestimmtes Verzeichnis f r den Check Out von Dokumenten voreingestellt ist Wenn Ordner ausgecheckt werden sollen bietet windream im Dialogfeld zum Check Out zus tzlich die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen an Diese Option muss aktiviert werden wenn auch die Dokumente aus den Unterverzeichnissen des ausgew hlten Ordners ausgecheckt werden sollen windream legt eine entsprechende Ordnerstruktur im gew hlten Verzeichnis auf dem Zielsystem an Falls Ordner rekursiv inklusive Unterverzeichnisse ausgecheckt werden legt windream die Indexdateien der Dokumente und die zugeh rigen bersichtsdateien jeweils in demjenigen Verzeichnis ab in dem sich auch die Dokumente selber befinden Zu einem Check Out Vorgang k nnen Sie einen Kommentar eingeben Feld Kommentar der in die Historie der Dokumente mit eingetragen wird Dokumente aus und einchecken 5 63 Optionaler Export von Index Informationen Datei ffnen Beim Check Out von Dokumenten k nnen Sie zus tzlich die zugeordneten Index Informationen mit auslagern Folgende Optionen stehen zur Auswahl e Export der Index Informationen zu jedem Dokument Ordner im XML Format e Export der Index Informationen zu jedem Dokument als HTML Datei
188. er die f r die jeweilige Bearbeitung ben tigten Zugriffsrechte zugewiesen sind Ein Dokument kann nur dann ge ndert umbenannt verschoben oder gel scht werden wenn der Benutzer einer Gruppe angeh rt der das Schreibrecht auf das Dokument zugeordnet ist Auch f r die nderung der Indexdaten oder der Zugriffsrechte oder f r das Erstellen einer neuen Version muss der Benutzer das Schreibrecht auf das Dokument besitzen F r bestimmte Bearbeitungen muss sichergestellt sein dass au er dem Anwender sonst kein weiterer Benutzer schreibenden Zugriff auf das entsprechende Dokument erh lt D h das Dokument steht einem Anwender exklusiv zur Bearbeitung zur Verf gung andere Anwender k nnen w hrend der Zeit der Bearbeitung nur lesend auf das Dokument zugreifen Die Sperrung eines Dokuments wird in folgenden F llen von windream automatisch vorgenommen bei nderungen des Originaldokuments mit den registrierten Originalanwendungen bei der Bearbeitung der Indexmerkmale der Zugriffsrechte und der Versionserstellung oder bei einem Check In Check Out Prozess 5 4 Historie von Dokumenten und Ordnern Historie von Dokumenten und Ordnern F r jedes Dokument und jeden Ordner im DMS Laufwerk wird eine Historie geschrieben Mit der Historie wird dem Benutzer eine detaillierte bersicht ber die Erstellung und Ver nderung der Ordner und Dokumentdaten zur Verf gung gestellt Die Historie wird ber die Registerkarte Historie im Dialogfel
189. er einen Befehl aus dem Kontextmen Rechtsklick in einen freien Bereich des Indexdialogs l t sich festlegen ob die Vorbelegungen in Feldern angezeigt werden sollen oder nicht Gruppe von Optionsschaltfl chen Typ Zahl gei Gruppe von Kontrollk stchen Typ Text O Offen Listenfeld Typ Text c 3 In Bearbeitung O Freigegeben Brosch re Grafik Handbuch Mar v Liste mit Kontrollk stchen Typ Zahl Dropdown Kombinationsfeld Typ Text Dropdown Listenfeld Typ Text Arbeitsvertrag bi Deutsch Englisch x Franz sisch Italienisch Polnisch Kaufvertrag Spanisch Leasingvertrag Mietvertrag wartungsvertrag werk vertrag Abbildung 3 11 Beispiele f r m gliche Auswahllisten Tastaturnavigation in Vektorfeldern Die Navigation in Indexfeldern die als Vektorfeld angelegt worden sind kann auch ber die Tastatur erfolgen Folgende Aktionen sind m glich Taste Aktion RETURN ffnet bzw schlie t ein Eingabefeld Kombinationsfeld ESCAPE Schlie t ein ge ffnetes Eingabefeld Kombinationsfeld bereits get tigte Eingaben werden verworfen PFEILTASTEN HOCH Wechselt in das voherige bzw n chste RUNTER Feld Ein ge ffnetes Eingabefeld wird dabei geschlossen Bei einem ge ffneten Kombinationsfeld wird die Auswahlliste angezeigt bzw innerhalb der Liste Indexmerkmale festlegen 3 33 Taste Aktion navigiert EINF GEN Ein Feld wird unterhalb d
190. er einen Dateifilter ist in den Systemeinstellungen windream Konfiguration Registerkarte Fler konfigurierbar welche Dateitypen bei der bernahme in das Dokumenten Management System indexiert bzw welche von der Indexierung ausgeschlossen werden sollen Das System erkennt so bei der Speicherung eines Dokuments im DMS an der Dateiendung ob die Anwendung zur DMS spezifischen Indexierung das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt gestartet werden soll In den Systemeinstellungen kann bestimmt werden ob auch Ordner bei der Anlage oder bernahme in das DMS mit Hilfe des Indexierungsdienstes indexiert werden sollen An der Option Auftr ge versenden auf der Registerkarte Fifer Bereich Indexierauftr ge Systemeinstellung in den windream Konfigurationen ist zu erkennen ob die Erstellung der Indexierungsauftr ge auf der Systemebene windream Server eingeschaltet ist Nur wenn die Option aktiviert ist k nnen an den Arbeitsstationen Indexierauftr ge entsprechend der weiteren System Arbeitsplatz und Benutzereinstellungen bearbeitet werden Ggf m ssen Sie zus tzlich die entsprechenden Einstellungen in den windream Konfigurationen auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene vornehmen Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Filter im Kapitel Systemeinstellungen Client Den Indexierungsdienst starten Der Indexierungsdienst wird aus dem windream Control Center gestartet je nach aktueller Konfiguration des Systems entw
191. er exklusiv zur Bearbeitung zur Verf gung der den Check Out Prozess durchgef hrt hat Beim Check Out werden Kopien der Originaldateien im Check Out Verzeichnis erstellt und die Originaldokumente im DMS werden gesperrt schreibgesch tzt Andere Benutzer k nnen so f r die Zeit der Bearbeitung auf diese Dokumente nur lesend zugreifen Zus tzlich zu den Dateien k nnen die Indexinformation und andere Dokumenteigenschaften im HTML und oder XML Format mit ausgelagert werden Die DMS spezifischen Dokumenteigenschaften sind somit zur Ansicht auch au erhalb von windream verf gbar Eine Bearbeitung der Indexdaten und Dokumenteigenschaften ist au erhalb des DMS nicht m glich Beim Check In werden die Originaldateien in windream durch die ge nderten Dateien ersetzt der Schreibschutz wird aufgehoben und die Dokumente stehen anderen Benutzern wieder zur Verf gung Ein durchgef hrter Check Out Vorgang kann r ckg ngig gemacht werden um z B vorgenommene nderungen an den Dokumenten zu verwerfen Funktion Auschecken r ckg ngig Die Originaldatei im DMS wird nicht durch die ausgecheckte Datei ersetzt und der Schreibschutz permanent gesperrt wird aufgehoben F r alle Check In und Check Out Vorg nge werden pro bearbeitetem Dokument entsprechende Eintr ge in die jeweiligen Historien geschrieben Voraussetzungen Die Check Out Funktion kann nur auf Dokumente und Ordner angewendet werden die nicht gesperrt sind z B bereits a
192. er unterscheidet sich die Syntax der Eingaben M gliche Eingaben Microsoft SQL Server windream AND Dokument windream NEAR Dokument windream AND NOT Dokument Tabelle 4 5 Benutzerdefinierte Eingaben f r die Volltextsuche unter SQL Server M gliche Eingaben Oracle windream AND Dokument NEAR windream Dokument 10 windream NOT Dokument Tabelle 4 6 Benutzerdefinierte Eingaben f r die Volltextsuche unter Oracle Zur Verwendung doppelter Anf hrungszeichen In der Volltextsuche ist es auch m glich eine zu suchende Zeichenkette in doppelte Anf hrungszeichen zu setzen wobei die eingegebene Zeichenkette mit einem Anf hrungszeichen eingeleitet und abgeschlossen wird Der Datenbank Server interpretiert die Zeichenfolge dann als einen erzwungenen String Phrase und filtert gegebenenfalls vorhandene Stoppw rter wie z B und bzw oder oder zu ignorierende Elemente z B in Leerzeichen eingeschlossene Bindestriche nicht aus sondern bezieht sie in die Suche mit ein Dies ist besonders dann sinnvoll wenn der zu suchende Text bzw die eingegebene Zeichenfolge aus mehreren inhaltlich und grammatisch zusammenh ngenden W rtern oder einem Satzteil besteht nach dem das System suchen soll Phrasensuche Die Interpretation der Zeichengfolge ist abh ngig vom eingesetzten Datenbank Server Microsoft SQL Server oder Oracle Microsoft SQL Server In einer SQL
193. erden Gespeicherte Suchabfragen k nnen als Icon Symbol auf dem Desktop abgelegt und so jederzeit durch einen Doppelklick erneut ausgef hrt werden Die Ansicht der Suchergebnisse Rechercheergebnisse erfolgt in der Ergebnisliste Trefferliste Die Ansicht und Bearbeitung der Dokumente erfolgt in den entsprechenden Originalanwendungen z B Windows Applikationen aus MS Office oder Adobe Acrobat Reader Die Ansicht der Dokumente im Original Layout ist zudem ber die Dokumentvorschau windream DocView m glich Aus der Ergebnisliste werden die Dokumente f r die Weiterverarbeitung ausgew hlt und in den entsprechenden Anwendungsprogrammen zur Bearbeitung ge ffnet Ausgew hlte Dokumente aus der Trefferliste lassen sich zum Sammeln oder zur weiteren Bearbeitung in daf r erstellten Mappen Ordnern im Dokumenten Management System ablegen Suche im Dokumenten Management System aufrufen 4 3 Suche im Dokumenten Management System aufrufen Aus dem Windows Start Men starten Die Anwendung Suche nach Dokumenten ist in die Suchfunktion von Windows eingebunden ber den Befehl Suchen gt In windream oder den Befehl Programme gt windream gt Suchen in windream aus dem Windows Start Men wird die Anwendung gestartet So starten Sie die Anwendung 1 ffnen Sie das Windows S7arz Men 2 ffnen Sie das Dialogfeld Suche nach Dokumenten mit dem Befehl In windrearm aus dem Men Suchen Suche nach Dokumenten Date
194. erden angezeigt und k nnen abgearbeitet oder gel scht werden Die detaillierte Beschreibung der Warteschlange finden Sie unter Der Indexierungsdienst im Kapitel Dokumente erfassen idexieren speichern L scht alle Auftr ge aus der Warteschlange 2 14 Letzte Fehler anzeigen Statusdetails anzeigen Fehler beim Start anzeigen Alle Verbindungen notwendig Synchron bearbeiten nach Start Verbindungsfehler beim Pollen anzeigen Scripting deaktivieren Immer im Vordergrund Benutzerunabh ngi ge Einstellungen benutzen Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst Zeigt die zuletzt aufgetretenen Fehler der windream Dienste an Diese Option kann zur Fehleranalyse und Problembehebung eingesetzt werden Blendet ein Dialogfeld ein mit Informationen zum aktuellen Status der Verbindungen Siehe auch Statusdetails anzeigen ab Seite 2 15 Fehlermeldungen beim Start des Indexierungsdienstes anzeigen Aktivieren Sie diese Option damit die Anwendung entsprechende Meldungen ausgibt falls beim Start des Indexierungsdienstes zu Fehlern kommt F r alle windream Server die in der Liste der windream Server Alias Einstellungen eingetragen und f r die das Modul Indexservice eingestellt ist m ssen Verbindungen aufgebaut werden Andernfalls werden entsprechende Fehlermeldungen ausgegeben Die Verbindungen stellt windream beim Start des Indexierungsdienstes her Wenn nur eine Verbindung fehlschl gt wird der Die
195. eren und importieren 5 55 Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten So exportieren Sie Dokumente 1 W hlen Sie im Explorer den Ordner des windream Laufwerks in dem die Dokumente abgelegt sind die Sie exportieren m chten 2 Markieren Sie in der Liste der Dokumenteintr ge die Dokumente und Ordner die exportiert werden sollen 3 W hlen Sie den Befehl windream gt Exportieren aus dem Kontextmen 4 W hlen Sie im Dialogfeld Exportieren den Ordner in den die Dateien exportiert werden sollen 5 Aktivieren Sie die Optionen HTML Indexdaten und oder XML Indexdaten wenn auch die Indexdaten exportiert werden sollen 6 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv exportiert werden sollen 7 Aktivieren Sie die Optionen Datei ffnen und oder Vor ffnen ernent fragen wenn die Dateien direkt nach dem Export ge ffnet werden sollen 8 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 ffnen Sie mit Windows Siarz Men 2 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch 4 Markieren Sie die Dokumente und Ordner in der Ergebnisliste die exportiert werden sollen 5 W hlen Sie den Befehl windream gt Exportieren aus dem Kont
196. ergen ein l oder aus 4 Hinweis Einzelne Anmerkungen blenden Sie ber den Befehl Ausblenden aus dem Kontextmen einer Anmerkung aus So erfassen Sie eine neue Anmerkung 1 ffnen Sie das Dokument zu dem Sie eine Anmerkung eingeben m chten in der Dokumentvorschau Befehl windream gt DocV iew aus dem windream Kontextmen 2 ffnen Sie das Dialogfenster zur Eingabe einer neuen Anmerkung mit einem Klick auf das Symbol Neue Anmerkung kE Neue Anmerkung Markus Must Abbildung 5 25 Neue Anmerkung 3 Geben Sie den gew nschten Text in das Feld ein 4 ffnen Sie die Eigenschaften der Anmerkung ber den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen 5 98 DocView Vorschau auf Dokumente Eigenschaften Allgemein Rechte Titel Neue Anmerkung Ersteller Markus Mustermann Erstellt am 20 03 2007 14 02 08 Farben Beispieltext Text Hintergrund M ttSaveAsDefault Abbrechen Abbildung 5 26 windream DocView Eigenschaften einer Anmerkungen 5 Geben Sie im Feld Tire auf der Registerkarte Allgemein einen Titel f r die Anmerkung ein 6 Falls es gew nscht ist ndern Sie die Farbeinstellungen f r den Text und den Hintergrund der Anmerkungen ber die Schaltfl chen Tex und Hintergrund 7 Passen Sie die Zugriffsrechte an Registerkarte Rechte wenn dies erforderlich ist Die Bearbeitung das Hinzuf gen oder Einschr nken von Rechten entspricht der Rechtebearbeitung in den
197. erkarte Version 3 Markieren Sie in der Spalte Dateiname die gew nschte Version des Dokuments 4 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Neue Version erstellen Neue Version erstellen Eine neue Version eines Dokuments wird mit dem Befehl Neue Version erstellen aus dem windream Kontextmen zu einem ausgew hlten Dokumenteintrag im Windows Explorer im windream Laufwerk oder der Ergebnisliste windream Suchfunktion erzeugt Wenn f r mehrere Dokumente neue Versionen erstellt werden sollen markieren Sie die entsprechenden Dokumente und w hlen den Befehl windream gt Neue Version erstellen F r alle markierten Dokumente wird nacheinander eine neue Version erstellt wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf der Versionserstellung protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting MakeVersion 1og Mit dem Befehl Neue Version erstellen wird zun chst eine Kopie des Dokuments mit einer um eins erh hten Versionsnummer angelegt In der Historie zu der neuen Version wird als erster Eintrag das Erstellungsdatum und ein Verweis eingetragen dass diese Version aus einer Vorversion erstellt worden ist Die Vorversion wird mit dem Dateiattribut Versteckt versehen und gleichzeitig schreibgesch tzt In der Historie der Vorversion wird ein Eintrag mit den Angaben zu Benutzer Datum und Uhrzeit der neu erstellt
198. ermanentLock Dokument wurde in Bearbeitung genommen UserWorkLock H Bin rdatei wurde im Rahmen des Hierarchischen Speichermanagements in einen anderen Speicher verschoben HSMBinary C Dokument ist nur ber die Check Out Funktion editierbar CheckOutEditOnly Tabelle 4 12 Status eines Dokuments 4 66 Ergebnisliste Hinweis Auch in der Listenansicht des Windows Explorer k nnen Sie diese Statusinformationen anzeigen lassen in dem Sie die Ansicht anpassen Spalte Status ausgeben Voraussetzung daf r ist dass ActiveDesktop installiert ist Die Bearbeitung der Objekte der Ergebnisliste Die gefundenen Dokumente und Ordner k nnen Sie ber die Funktionen der Symbolleisten und die Funktionen des windream Kontextmen s bearbeiten In der Symbolleiste Darei stehen einige Standardfunktionen zur Dateibearbeitung und in der Symbolleiste windream eine Auswahl der f r den aktuellen Arbeitsplatz freigeschalteten windream Funktionen zur Verf gung Diese sind auch ber das Kontextmen in der Ergebnisliste erreichbar ber die Symbolleiste Benutzer k nnen benutzerdefinierte Befehle ausgef hrt werden Sie k nnen Dokumente einsehen kopieren ver ndern und l schen Auch die Objekteigenschaften k nnen Sie einsehen und bearbeiten Desweiteren werden die windream Funktionen zur Dokumentbearbeitung im windream Kontextmen angeboten z B Dokumente aus und einchecken ex und importieren oder in Bearbeit
199. ermann 11 01 2007 12 50 47 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 48 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 48 Microsoft PowerPoint Pr sentation a Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 13 39 51 Textdokument E Y Dokumentationtwindre Dokumentation Markus Mustermann Microsoft Word Dokument w Y Dokumentation L sung Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 11 59 w Y Dokumentation L sung Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 01 16 Om 1 gt amp 20 Treffer Suchen in 11 32 57 Abbildung 4 15 Ergebnisliste Die gefundenen Dokumente und Ordner aus der vorangegangenen Recherche werden in der Liste mit ihrem Datei bzw Ordnernamen angezeigt Dabei wird ein eventuell vorhandenes Ergebnis aus einer vorangegangenen Suche verworfen Um weitere Indexdaten Spalten f r die gefandenen Dokumente Ordner in der Ergebnisliste anzeigen zu lassen kann die Darstellung der Ergebnisliste Art und Anzahl der angezeigten Spalten und die Darstellungsreihenfolge entsprechend ge ndert werden Befehl Ansicht gt Spalten Mit einem Klick auf eine Spalten berschrift kann die Ergebnisliste nach diesem Kriterium sortiert werden Durch einen weiteren Klick wird die Sortierung wieder umgedreht Mit einem Doppelklick auf einen Dokumenteintrag wird das Dokument in der Originalanwendung ge ffnet Hinwei
200. errt Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Das Dokument wurde ausgecheckt Der Check Out Vorgang wurde r ckg ngig gemacht die permanente Sperre wieder aufgehoben Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Das Dokument wurde ausgecheckt Der Check Out Vorgang wurde ber die WMC von einen windream Systemadministrator r ckg ngig gemacht die permanente Sperre wieder aufgehoben Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Die Lebenszyklusregel f r das Dokument den Ordner wurde manuell angepasst oder die aktuelle Lebenszyklusregel des Objekttyps wurde bernommen Je nachdem f r welchen Zeitraum die Lebenszuklusregel ge ndert bernommen wurde wird ein entsprechender Eintrag generiert Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Tabelle 5 2 Zus tzlich erstellte Eintr ge in der Historie f r windream SBX Historie von Dokumenten und Ordnern 5 7 Aus dem Windows Explorer Aus der Ergebnisliste einer Suche Die folgenden Eintr ge werden zus tzlich ab der windream 3 5 Version f r die entsprechenden Aktionen erstellt Aktion Beschreibung Manueller Volltext Zu dem Dokument wurde manueller Volltext zugewiesen f r die Suche erfasst Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Bearbeitungssperre Das Dokument wurde in Bearbeitung gesetzt genommen Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Bearbeitungssperre Die Bearbeitungssperre f r das
201. ers wie in der Serverauswahl siehe Kapitel Einf hrung in windream konfiguriert dargestellt ber die Schaltfl che Serveranswahl k nnen Sie diese Einstellungen aufrufen So erstellen Sie die Netzlaufwerkverbindung Sie verbinden entweder das lokale windream Laufwerk oder das auf dem windream Server freigegebene windream Laufwerk mit einem freien Laufwerksbuchstaben auf dem Client Sie finden das zu verbindende lokale windream Laufwerk windream Objects unter Neizwerkumgebung gt Gesamtes Netzwerk gt windream Die Freigabe finden Sie unter lt Servername des ShareServers gt lt windream Freigabename gt z B SHARESRV windream 1 Aktivieren Sie den Windows Explorer 2 ffnen Sie ber den Befehl Nezz anfwerk verbinden aus dem Men Extras das gleichnamige Dialogfeld 3 W hlen Sie im Dialogfeld NezzJaufwerk verbinden den Laufwerksbuchstaben z B W mit dem Sie die Freigabe verbinden m chten 4 Tragen Sie im Feld Ordner den Ordner ein mit dem die Verbindung hergestellt werden soll z B windream Objects oder SHARESRV windream 5 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen 6 Best tigen Sie die Angaben mit OK Nach dem Erstellen der Netzwerkverbindung wird das windream Laufwerk in der Ordnerstruktur des Explorers angezeigt Windows DCOM Konfiguration In dem Feld wird der Name des in der DCOM Konfiguration eingestellten windream Servers angezeigt Name des
202. erschiebenden Suchbegriff in der Liste 2 Bet tigen Sie die Schaltfl chen Pfe nach oben bzw Pfeil nach unten um den markierten Eintrag an die gew nschte Position innerhalb der Liste zu verschieben Einen Suchbegriff einf gen Um einen Suchbegriff in die Suchtermliste einzuf gen m ssen Sie zun chst den Begriff festlegen ihn dann der Liste hinzuf gen und ihn anschlie end an die gew nschte Position in der Liste verschieben So f gen Sie einen Suchbegriff in die Liste ein 1 Geben Sie den neuen Suchbegriff in den Feldern Index Bedingung und Wert ein 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Hinzuf gen 3 Markieren Sie den Eintrag in der Liste und verschieben Sie ihn ber die entsprechenden Schaltfl chen oder Tastenkombinationen an die gew nschte Position Einen Suchbegriff bearbeiten Um einen Suchbegriff aus der Liste zu berarbeiten bernehmen Sie den Eintrag durch einen Doppelklick in die entsprechenden Felder im Bereich Kriterien festlegen Den ge nderten Suchbegriff f gen Sie der Indexsuche Strukturierte Suche 4 35 Liste hinzu Ggf m ssen Sie anschlie end den Eintrag an die urspr ngliche Position in der Liste verschieben So ndern Sie einen Suchbegriff aus der Liste 1 Doppelklicken Sie den zu ndernden Suchbegriff in der Suchtermliste 2 Nehmen Sie die gew nschten nderungen in den Feldern Index Bedingung und Wert vor 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Hinzuf gen 4 Markieren Sie
203. ersionen aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion gel scht werden Wenn zu einem Dokument keine Vorversionen existieren kann das Dokument auch mit dem Befehl windream gt L schen inklusive Vorversionen aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion gel scht werden Versionsverwaltung Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Aktuelle Version eines Dokuments inklusive der Vorversionen l schen Die aktuelle Version eines Dokuments inklusive aller Vorversionen oder auch bestimmte Vorversionen rekursiv ab einer ausgew hlten Vorversion werden mit dem Befehl windream gt L schen inklusive Vorversionen aus dem windream Kontextmen des Explorers oder der Ergebnisliste der windream Suchfunktion gel scht Je nachdem welche Datei aus dem Versionsstrang eines Dokuments ausgew hlt wird l scht windream e Die aktuelle Version eines Dokuments einer Datei wenn keine Vorversionen bestehen e Die aktuelle Version eines Dokuments einer Datei inklusive aller Vorversionen wenn die aktuelle Version ausgew hlt ist e Die Vorversionen eines Dokuments einer Datei rekursiv ab der ausgew hlten Vorversion So l schen Sie ein Dokument inklusive aller Vorversionen 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Dokument abgelegt ist das Sie inklusive
204. ert windream eine Protokolldatei Logfile ber den Verlauf der durchgef hrten Aktion Report An bestehende Datei anh ngen E 6 41 Mit dieser Option wird das aktuelle Protokoll an eine bereits bestehende Report Datei f r die entsprechende Aktion angeh ngt Ist das Kontrollk stchen nicht aktiviert wird jedesmal sobald die betreffende Aktion ausgef hrt wird eine neue Protokoll Datei erstellt in die immer die Informationen zum Ablauf des aktuellen Vorgangs geschrieben werden ber diese Schaltfl che wird ein Auswahldialog ge ffnet mit dem der Pfad und der Name der Report Datei festgelegt wird unter dem windream die Protokolldatei speichert Der jeweils g ltige Pfad kann f r jede in der Auswahlliste selektierte Aktion separat festgelegt werden Voreingestellt ist der Standardordner f r die Ablage von Report Dateien der bei der Installation im Programmverzeichnis von windream mit angelegt wird lt windreamPfad gt Reporting Die einzelnen Protokoll Dateien werden in diesem Ordner standardm ig unter entsprechend voreingestellten Dateinamen gespeichert Diese Voreinstellungen k nnen Sie ndern Die Protokolldateien werden im CSV Format gespeichert und k nnen zur Ansicht mit Microsoft Excel oder einem Texteditor ge ffnet werden Unter folgenden Namen werden die einzelnen Protokolldateien standardm ig abgelegt e AdoptRules log Lebenszyklusregeln bernehmen e ArchiveAndDelete log Archivieren und
205. ertragen Sie einen Suchbegriff in die Liste der Suchbegriffe 1 Bestimmen Sie den Suchbegriff im Bereich Kriterien festlegen 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Hinzuf gen Einen Suchbegriff entfernen Der Befehl entfernt zuvor markierte Eintr ge aus der Liste der Suchbegriffe So entfernen Sie einen Suchbegriff aus der Liste der Suchbegriffe 1 Markieren Sie den zu l schenden Suchbegriff in der Liste 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Enzfernen 2J Jahr M Monat T Tag Te er ae a Einen Suchbegriff ersetzen 5 Der Befehl ersetzt einen zuvor in der Liste markierten Suchbegriff Der neue Eintrag wird an die Stelle des zu ersetzenden Suchbegriffs in die Liste eingef gt So ersetzen Sie einen Suchbegriff in der Liste 1 Markieren Sie den zu ersetzenden Suchbegriff in der Liste 2 Geben Sie im Bereich Kriterien festlegen den neuen Suchbegriff ein 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Erserzen Einen Suchbegriff verschieben Mit diesen Befehlen verschieben Sie einen zuvor in der Liste markierten Suchbegriff innerhalb der Liste nach oben oder unten 4 Diese Befehle sind nur verf gbar wenn genau ein Suchbegriff in der Liste markiert ist Sie k nnen die Position einzelner Suchbegriffe innerhalb der Liste auch per Drag amp Drop oder ber die Tastenkombination ALT PFEIL NACH OBEN und ALT PFEIL NACH UNTEN ndern So verschieben Sie einen Suchbegriff innerhalb der Liste 1 Markieren Sie den zu v
206. erzeichnisse Sind diese Optionen in den Systemeinstellungen bereits deaktiviert ist eine Aktivierung in der Benutzereinstellung wirkungslos Die Einstellungen der einzelnen Bereiche werden nur ber cksichtigt wenn das entsprechende Kontrollk stchen Ak amp ziviert markiert ist Die Registerkarte Filter beinhaltet die Bereiche Indexierungsauftrage Benutzereinstellung Indexieranftr ge Systemeinstellung und Indexierungsdienst Die Einstellungen im Bereich Indexierungsanftr ge Systemeinstellung dienen lediglich der Anzeige und k nnen auf einem Arbeitsplatzrechner nicht ge ndert werden Sie k nnen diese Einstellungen aber durch entsprechende Einstellungen auf Benutzerebene erweitern bzw einschr nken Die Einstellungen in diesem Bereich gelten f r den jeweiligen Benutzer Die Systemeinstellungen werden vom Systemverwalter auf dem windream Server eingetragen und k nnen vom Benutzer nicht ge ndert werden Wenn Einstellungen in den Systemeinstellungen deaktiviert sind z B Auftr ge annehmen oder auch f r Verzeichnisse ist eine Aktivierung dieser Einstellungen auf der Benutzerebene wirkungslos Auftr ge versenden annehmen Bei der Indexierung der Dokumente Ordner mit dem Indexierungsdienst besteht die M glichkeit einzustellen ob die Indexierung synchron oder asynchron mit der Dateiablage im DMS erfolgen soll oder ob die Indexierung ohne DMS spezifische Indexierung nur mit Systemindexen ausgef hrt werden soll Voraus
207. es Verzeichnis gespeichert Es besteht zudem die M glichkeit komplette Ordner rekursiv inklusive Unterverzeichnisse zu exportieren windream erzeugt nach der Best tigung einer entsprechenden Meldung eine analoge Verzeichnisstruktur unterhalb des angegebenen Export Ordners auf dem Zielsystem Nach der Aktivierung des Befehls Exportieren blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie weitere Optionen zum Export der Dokumente angeben k nnen Dokumente exportieren und importieren 5 53 Ordner festlegen Ordner rekursiv exportieren Optionaler Export von Index Informationen Exportieren E Dokumente und Einstellungen Muster Durchsuchen Abbrechen V_HTML Indexdaten V_ xML Indexdaten V Datei ffnen IV Yor ffnen emeut fragen Kommentar AA oO Abbildung 5 11 Dokumente exportieren Im Feld Nach bestimmen Sie den Ordner in den die Dokumente exportiert werden sollen Standardm ig ist hier immer das zuletzt eingestellte Verzeichnis voreingestellt ber die windream Konfiguration besteht die M glichkeit diese Voreinstellung gem den gew nschten Anforderungen anzupassen Auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen Sie festlegen dass immer ein bestimmtes Verzeichnis f r den Export von Dokumenten voreingestellt ist Wenn Ordner exportiert werden sollen bietet windream im Dialogfeld f r den Export zus tzlich die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen an Diese Option muss aktiviert werden wenn auc
208. es aktuellen Feldes eingef gt bei gleichzeitiger Bet tigung der UMSCHALTEN Taste oberhalb ENTFERNEN Das aktuelle Feld wird entfernt Typunabh ngige globale Vektorindexe Einem Objekttyp k nnen auch typunabh ngige Indexe zugeordnet sein Diese globalen Indexe k nnen verschiedenen Objekttypen zugewiesen sein Systemindexe Bei der Speicherung eines Dokuments oder eines Ordners in das DMS werden vom Betriebssystem automatisch die Standard Dateisystem Eigenschaften Systemindexe wie z B Dateiname Dokumentname Dateigr e Dokumentgr e Dateityp oder das nderungsdatum eingetragen Von windream vergebene Indexe Die Dokumentnummer wird von der Anwendung gepflegt Das Dokument wird unter einer eindeutigen vom Programm generierten Dokumentnummer im DMS gespeichert Indexmerkmale bernehmen Indexmerkmale bernehmen Mit der Schaltfl che bernehmen werden die eingetragenen Indexkriterien bernommen Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordner name gt bleibt f r die Bearbeitung weiterhin ge ffnet Ein bereits zugewiesener Objekttyp kann nicht mehr ge ndert werden Mit der Schaltfl che OK werden die eingetragenen Indexkriterien bernommen Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt wird geschlossen So bernehmen Sie die eingetragenen Indexmerkmale 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che bernehmen um die eingetragenen Indexkriterien zu bernehmen
209. esrbetungssperre aufheben S E chedo alten windream Management B E naian S onar Console WMC windream Konfiguration S Lizenzen C Verbindungen C Fiter C Allgemein C Treiber Meldungen Men Ein Ausgang Report S Verbindungen S Fiter S Voltext S Allgemein Datenbank Server SQL Instanz E SaLOLEDB windream TCP Service windream Konfiguration Ub er Nur Vorbelegung lur Manage DOKUCLIENT 6011 Verbindungsversuche DMS Dienst Datenbank Anzahl Versuche p Verz gerung 10000 Milisek Hierdurch sind wiederholte Anmeldungsversuche an die windream Datenbank m glich wenn diese z B nach Reboot nicht sofort zur Verf gung steht Abbrechen Hite Abbildung 1 4 Konfiguration und Administrationsanwendungen 1 8 windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten windream wird als Dokumenten Management System mit gekoppeltem Archivierungssystem f r die Verwaltung von unterschiedlichen Dokumenten bzw beliebigen Dateitypen eingesetzt Die Art und die M glichkeiten der Erfassung der zu archivierenden Dokumente wird nur durch die verf gbaren Anwendungen und die Konfiguration des Zielsystems begrenzt Mit windream lassen sich alle Dokumente nach verschiedenen Ablagestrukturen Dokumentklassen Dokumenttypen erfassen indexieren speichern und archivieren Dokumente erfassen Die Erfassung der CI und NC
210. exdateien und der Index Informationen der exportierten Dokumente in einem Fenster Standardm ig werden die XML und HTML Dateien in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in das auch die Dokumente Ordner selber exportiert werden Diese Dateien werden unter dem Namen lt Dateiname gt xml bzw lt Dateiname gt htm im Export Verzeichnis erstellt Die Dateien zur Anzeige der bersichten werden unter den Namen wmindex lt Datum Zeitstempel gt htm und wmframe lt Datum Zeitstempel gt htm im Export Verzeichnis angelegt Alle HTML und XML Dateien werden f r jeden Export Vorgang neu erzeugt Werden dieselben Dokumente mehrfach in denselben Ordner exportiert so werden die Dokumente und die Dateien zur Anzeige der Indexdaten nach einer entsprechenden Sicherheitsabfrage berschrieben w hrend die urspr nglichen bersichtsdateien erhalten bleiben Die Dateien werden nach dem Export Vorgang direkt in der entsprechenden Originalanwendung ge ffnet Wenn Sie eingestellt haben dass die Dokumente direkt nach dem Export ge ffnet werden Option Datei ffnen k nnen Sie hier einstellen ob vor dem ffnen einer Datei zun chst nochmals eine Sicherheitsabfrage erscheint Wenn Sie dies f r bestimmte Dateitypen ausschlie en m chten geben Sie in den Konfigurationen auf der Registerkarte Fin Ausgang im Feld ffnen ohne Abfrage die entsprechenden Dateiendungen an siehe auch Abschnitt Ein Ausgang in Kapitel 6 Dokumente exporti
211. extmen 6 W hlen Sie im Dialogfeld Exportieren den Ordner in den die Dateien exportiert werden sollen 7 Aktivieren Sie die Optionen HTML Indexdaten und oder XML Indexdaten wenn die Indexdaten mit exportiert werden sollen 8 Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv exportiert werden sollen 9 Aktivieren Sie die Optionen Datei ffnen und oder Vor ffnen ernent fragen wenn die Dateien direkt nach dem Export ge ffnet werden sollen 10 Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander in das angegebene Verzeichnis exportiert wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Exportvorgangs 5 56 Fehler beim Exportieren von Dokumenten Dokumente exportieren und importieren protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting Export 1og Wenn der Exportvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde k nnen Sie die Dateien bearbeiten und anschlie end wieder in das DMS importieren Tritt w hrend des Exportvorgangs bei einer der ausgew hlten Dateien ein Fehler auf wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Exportvorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 Do
212. f r die Sie Abonnements erstellen k nnen Die Auswahl wird in der Abonnementverwaltung in der windream Management Console festgelegt Hier wird der Name des windream Objekts bzw der Pfad des gew hlten Objekts angezeigt Sie w hlen das Objekt einer Entit t ber die entsprechenden Auswahllisten aus die Sie ber die Schaltfl che ffnen Interne IDs des gew hlten windream Objekts Dokumente und Ordner abonnieren 5 105 Untergeordnete Objekte einbeziehen Eigene Ereignisse ignorieren Ereignis Abonnent Markieren Sie die Option wenn das Abonnement auch f r untergeordnete Objekte des gew hlten windream Objekts gelten soll beispielsweise f r die Unterordner eines Ordners Deaktivieren Sie die Option Eigene Ereignisse ignorieren nur dann wenn Sie auch benachrichtigt werden m chten wenn Sie selbst das Ereignis auf die gew hlten Objekte ausgel st haben Die Liste der Ereignisse aus der Sie das Ereignis des Abonnements w hlen k nnen Die Liste der m glichen Ereignisse wird in der Abonnementverwaltung in der windream Management Console festgelegt Hier legen Sie den Abonnenten ein windream Benutzer oder eine windream Gruppe fest Sie w hlen den Abonnenten aus der Liste der m glichen Benutzer und Gruppen die Sie ber die Schaltfl che E ffnen Eigenschaften von Abonnement Abonnements Rechte Entit t Document Pfad Name Dokumentation L sungen windreamSynciDeutsch a ID 530 Dat
213. fehl Einstellungen gt Systemstenerung gt windream aus dem Windows S7arz Men Die Dokumente Ordner werden direkt bei der Speicherung im DMS indexiert synchron Zus tzlich zu den Systemindexen werden den Dokumenten Ordnern die DMS spezifischen Indexmerkmale direkt zugeordnet Ist die synchrone Indexierung eingestellt wird das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt zur Indexierung der Dokumente Ordner jedesmal f r die Eingabe der Indexmerkmale aufgeblendet wenn ein Dokument Ordner im windream Laufwerk gespeichert werden soll F r eine synchrone Indexierung muss die Option Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center aktiviert sein Der windream Indexierungsdienst 3 19 Asynchrone Indexierung DMS spezifische Indexierung ausgeschaltet Die Dokumente Ordner werden erst mit den Systemindexen im DMS abgelegt und zu einem sp teren Zeitpunkt mit den DMS spezifischen Indexmerkmalen versehen Ist die asynchrone Indexierung eingestellt wird das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt zat Indexierung der Dokumente Ordner nicht eingeblendet wenn ein Dokument Ordner im windream Laufwerk gespeichert werden soll F r die gespeicherten Dokumente Ordner werden Indexierungsauftr ge in einer Liste Warteschlange gesammelt die anschlie end mit der Funktion Auftr ge synchron bearbeiten bearbeitet werden k nnen F r eine asynchrone Indexier
214. fwerk windream Objects wird diese Option aus dem aktuellen Status des VFS Dienstes ermittelt gestartet und zu dem jeweiligen Alias verbunden oder nicht Z B bei Anzeige in der Ergebnisliste einer windream Suche wird dieses Laufwerk dann mit dem nicht aktiv Symbol dargestellt und es werden auch keine Dateisystemzugriffe versucht Module Die Liste der Module die die Verbindung nutzen sollen Nur wenn die entsprechenden Module einer Verbindung zugeordnet sind k nnen die Funktionen auch auf dem jeweiligen windream Server ausgf hrt werden Sie k nnen aus den folgenden Modulen die gew nschten ausw hlen e Indexservice Objekte k nnen auf dem windeam Server erfasst und indexiert werden e Konfiguration die windream Konfigurationen sind f r diesen Server einstellbar e Management Console in der windream Management Console wird ein Knoten f r den Server angelegt mit den enstprechenden Verwaltungsfunktionen e Suche Recherchen sind auf diesem Server m glich Arbeitsstations ID INTERNAL nicht genutzt Unterverz INTERNAL nicht genutzt Tabelle 2 2 Parameter einer Verbindung zu einem windream DMS Server Serverumschaltung wie 3 6 Kompatibilt tsmodus Diese Einstellung ist zu aktivieren wenn die Serverumschaltung wie aus windream 3 6 bekannt durchgef hrt werden soll Insbesondere wird hierbei die DCOM Konfiguration des windream DMS Service Serverauswahl 2 23 ge
215. g ico nach dem Muster lt Skriptname gt ico Beispiel MeinSkript vbs ico Findet die Anwendung keine zugeh rige Symboldatei wird ein Standardsymbol verwendet Kontextmen bearbeiten Die Liste der benutzerdefinierten Men eintr ge bearbeiten Sie ber die entsprechenden Schaltfl chen Sie k nnen neue Men eintr ge hinzuf gen bereits bestehende Befehle ndern oder l schen und die Reihenfolge im Kontextmen bestimmen Die benutzerdefinierten Men befehle erscheinen im Kontextmen unter dem Men punkt windream und dort unterhalb der von windream eingetragenen Befehle Die Festlegung und Bearbeitung der einzelnen Men eintr ge erfolgt im Dialogfeld Bearbeiten Kontextmenii das Sie mit den Schaltfl chen Hinzufiigen oder Bearbeiten ffnen 6 28 Men eintrag Aktion Men Bearbeiten Kontextmen Menueintrag Abbrechen Abbildung 6 14 windream Konfiguration Kontextmen bearbeiten Im Feld Men eintrag wird der Bezeichner f r den Men befehl bearbeitet Unter dieser Bezeichnung erscheint der Befehl im Kontextmen des Windows Explorers Hier wird die Aktion festgelegt die mit dem zugeh rigen Men befehl ausgef hrt werden soll z B ein Skript Die Eingaben in dem Feld erfolgen manuell oder ber das Standarddialogfeld Offnen das mit der Schaltfl che E aufgerufen wird Hinweis W hrend im Feld Menz ieintrag eine Eingabe zwingend erforderlich ist kann das Feld A ton zun chst leer ble
216. g ausgel st wurde e Nach dem L schen eines Dokuments mit Angabe des L schzeitpunkts Ein Dokument wird nicht unwiderruflich gel scht sondern kann ber die Management Tools der WMC wiederhergestellt werden Dadurch ist der Zeitpunkt des L schvorgangs auch nachtr glich festzustellen Lebenszyklusregeln f r Dokumente bernehmen Wenn Sie f r mehrere Dokumente die Lebenszyklusregeln bernehmen m chten markieren Sie die gew nschten Dokumente und Ordner im Explorer oder einer Ergebnisliste der windream Suchfunktion W hlen Sie anschlie end den Befehl Regeln bernehmen aus dem windream Kontextmen Der Befehl entspricht der gleichnamigen Funktion auf der Registerkarte Lebenszyklus mit der jeweils immer nur ein ausgew hltes Dokument bearbeitet werden kann Auf der Registerkarte Lebenszyklus wird eine Unterscheidung getroffen zwischen der aktuellen Regel die f r den Bearbeitungszeitraum gilt und der Regel die f r den Archivierungszeitraum gilt Dadurch besteht die M glichkeit die aktuellen Regeln f r beide oder auch nur f r einen der Zeitr ume zu bernehmen Mit dem Befehl Regeln bernehmen aus dem windream Kontextmen werden die aktuellen Regeln f r den Bearbeitungs und den Archivierungszeitraum bernommen Hinweis Wenn Sie die Regeln nur eines Zeitraums bernehmen wollen m ssen Sie dies f r jedes der zu bearbeitenden Dokumente auf der Registerkarte Lebenszyklus mit der Option Regeln bernehmen f r den
217. g der Auftr ge ein H kchen vor dem Men eintrag 13 W hlen Sie auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Ordnername gt im Dropdown Listenfeld Objekttyp den Ordnertyp des neuen Ordners 14 Tragen Sie die ben tigten Angaben in die ordnertypspezifischen Indexfelder ein 15 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um den Ordner mit den Indexkriterien im DMS anzulegen Wiederholen Sie die Schritte 13 15 bis alle Auftr ge in der Warteschlange abgearbeitet sind Hinweis Sie k nnen ausgew hlte Auftr ge im Dialogfeld windream Indexierungsdienst Auftr ge in der Warteschlange vor der Bearbeitung aus der Warteschlange l schen Ordner ohne DMS spezifische Indexe anlegen Um Ordner nur mit den Systemindexen ohne DMS spezifische Indexierung im DMS speichern zu k nnen muss die Option anch f r Verzeichnisse auf der Registerkarte Fi ter in den windream Konfigurationen ausgeschaltet sein Wenn diese Option auf Systemebene deaktiviert ist kann generell keine direkte DMS spezifische Indexierung erfolgen Ist die Option auf Systemebene aktiviert k nnen Sie die Option auch f r Verzeichnisse auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene deaktivieren Im folgenden werden die Schritte aufgef hrt die notwendig sind um die Option auch f r Verzeichnisse auf der Arbeitsplatzebene zu deaktivieren wenn diese auf Systemebene eingeschaltet ist 1 ffnen Sie das Windows S7art Men mit einem Klick auf die
218. gegebenen Wert entsprechen Durch die Eingabe von Werten in mehreren Spalten l t sich der Listeninhalt weiter begrenzen Als Eingabewerte sind alphanumerische Zeichenfolgen erlaubt Die Eingabe von Platzhaltern und wird unterst tzt F r Spalten mit dem Wertkein Filter ist die Filterfunktion nicht verf gbar Eingaben in diesen Feldern werden nicht ber cksichtigt Nach der Eingabe eines Wertes wird der Filtervorgang mit der Taste RETURN oder automatisch nach Ablauf einer Sekunde ausgef hrt ber die Schaltfl chen M neben den Eingabefeldern setzen Sie die Werte auf den Wert zur ck Mit diesem Wert werden alle Elemente einer Spalte gefunden Die eingegebenen Filterwerte und der daraus resultierende Listeninhalt werden nicht gespeichert Benutzer und Gruppen ausw hlen und Rechte zuweisen ber die Schaltfl che Hinzuf gen bernehmen Sie zuvor ausgew hlte Eintr ge aus der oberen in die untere Liste des Dialogfeldes Anschlie end vergeben Sie den gew hlten Benutzern und Gruppen ber die nebenstehenden Kontrollk stchen die initialen Rechte Das Recht Lesen ist immer gesetzt und kann nicht deaktiviert werden da jedem neuen Rechtetr ger mindestens das Leserecht zugewiesen werden muss Mit der Schaltfl che OK bernehmen Sie die Benutzer und Gruppen inklusive der zugewiesenen Rechte in die Liste der Rechtetr ger auf der Registerkarte Rechte Dialogfeld der Objekteigenschaften Wenn Sie einen Benutzer oder eine Gruppe au
219. gen ohne die Dokumente mit den verkn pften Originalanwendungen zu ffnen Zudem ist in der Vorschau die Anzeige der Fundstellen nach Recherchen im extrahierten Volltext m glich Die gefundenen Textstellen werden in der Anzeige hervorgehoben dargestellt Innerhalb der einzelnen Fundstellen kann navigiert werden Mit der Suchfunktion von windream DocView k nnen Sie nach Text in den Dokumenten suchen Mit Hilfe der Einstellungen zur Konfiguration ist es m glich die Vorschau auf die Dokumente benutzerspezifisch zu konfigurieren F r aktuell geladene Dokumente k nnen Anwender so genannte Annotationen Kommentare eingeben Wie Sie Annotationen eingeben und verwalten finden Sie im Abschnitt Annotationen Anmerkungen f r Dokumente ab Seite 5 94 beschrieben Hinweis F r windream DocView ist eine separate Lizenz erforderlich die Sie bei der windream GmbH oder einem ihrer Partner erwerben k nnen windream DocView aufrufen Die Vorschau wird ber den Befehl windream gt DocV iew aus dem windream Kontextmen des Explorers oder einer Ergebnisliste gestartet Die aktuell ausgew hlten Dokumente werden anschlie end im Original Layout angezeigt DocView Vorschau auf Dokumente 5 87 m kapitel2 doc windream DocView dokutest EZERRE RET all FE win dream starten Um mit wandresm arbeiten zu k nnen miissen zu clst das windseam Coxtrd Center und daran msc Hie fend de vindream Dienste gestartet werden Vorawsetamg f r das Arba
220. geordneten Rechtetr gern Rechte auf Dokumente oder Ordner 1 W hlen Sie die Ordner bzw die Dokumente des windream Laufwerks f r die Sie Rechte entziehen m chten 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 Markieren Sie die Benutzer und Gruppen denen Sie ein gesetztes Recht entziehen wollen 5 Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen f r das Recht das Sie entziehen m chten in der betreffenden Spalte 6 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 Markieren Sie die gew nschten Dokumente oder Ordner in der Ergebnisliste 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt auf die Registerkarte Rechte 4 Markieren Sie die Benutzer und Gruppen denen Sie ein gesetztes Recht entziehen wollen 5 Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen f r das Recht das Sie entziehen m chten in der betreffenden Spalte 6 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder Ubernehmen Hinweis Auch ber die Zuordnung von Benutzern und Gruppen ber die Schaltfl che Hinzufigen oder das Entfernen von Rechtetr gern k nnen Sie die Zugriffsrechte bereits zugeordneter Rechtetr ger einschr nken siche auch Thema Benut
221. gestellt Diese Aktion kann nur von dem Systemadministrator ausgef hrt werden Verschoben Das Dokument der Ordner wurde verschoben Index ver ndert Die Indexdaten oder Eigenschaften des Dokuments wurden dutch eine andere Bearbeitung ge ndert als die f r die eigene Historien Eintr ge erstellt werden 5 6 Historie von Dokumenten und Ordnern Aktion Datei und Index ver ndert Manuell archiviert Archiviert Benutzereintrag Beschreibung Das Dokument die Datei wurde ge ndert Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Das Dokument der Ordner wurde manuell archiviert Das Dokument der Ordner wurde entsprechend der g ltigen Lebenszyklusregel des Objekttyps von windream automatisch archiviert Freier Benutzereintrag in der Historie f r das Dokument den Ordner Wird auch f r das L schen von Vorversionen eines Dokuments verwendet Tabelle 5 1 Automatisch erstellte Eintr ge in der Historie Die folgenden Eintr ge werden zus tzlich ab der windream SBX Version f r die entsprechenden Aktionen erstellt Aktion Eingecheckt Ausgecheckt Ausgecheckt r ckg ngig Ausgecheckt r ckg ngig Administrator Regel f r Bearbeitungszeit bernommen ge ndert Regel f r Archivierungszeit bernommen ge ndert Beschreibung Das Dokument wurde eingecheckt Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Das Dokument wurde ausgecheckt permanent gesp
222. gew nschten Zeitraum durchf hren Bei der bernahme der aktuellen Lebenszyklus Regel pr ft das System zun chst ob die Einstellungen des zugeordneten Dokumenttyps in der WMC ge ndert wurden Falls dies der Fall ist werden diese nderungen bernommen Nach der Aktivierung des Befehls windream gt Regeln bernehmen wird der bernahmeprozess f r die ausgew hlten Dokumente und Ordner nach der Best tigung einer Sicherheitsabfrage gestartet In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Archivierungsvorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting AdoptRules log Wenn w hrend des Vorgangs bei einem der zu bearbeitenden Dokumente ein Fehler auftritt wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der 5 84 Lebenszyklus Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde Dokumente sofort archivieren Wenn Sie mehrere Dokumente sofort archivieren m chten markieren Sie die gew nschten Dokumente und Ordner im Explorer oder in einer Ergebnisliste der windream Suchfunktion W hlen Sie anschlie end den Befehl Sofort archivieren aus dem windream Kontextmen Der Befehl entspricht der gleichnamigen Funktion auf der Registerkarte Lebenszyklus mit der jeweils immer nur ein ausgew hltes Dokument bearbeitet werden kann Nach der Aktivierung des Befehls windream gt Sofort archivieren zeigt windream ein Dialogfeld an in dem das Kontroll
223. gshilfen Verweise auf Feldinhalte oder Listeneintr ge die ausgew hlt werden k nnen Verzeichnisnamen Dateinamen und Akronyme oder andere Systemausgaben Beispiel W hlen Sie aus der Liste den Eintrag Standard Beispiel Wechseln Sie in das Verzeichnis C TMP um die Steht f r Benutzereingaben Beispiel Bitte geben Sie in das Eingabefeld Index ein um Bezeichner f r Tasten auf der Tastatur Beispiel Bet tigen Sie die Taste RETURN um Das windream SBX Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur ab der Standard Business Extension SBX von windream zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Das windream BE Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur ab der Business Edition BE von windream zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Das windream WMX Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur in der windream Management Extension WMX eine Erweiterung der windream Management Console WMC zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Dieses Symbol k ndigt besonders wichtige Hinweise an die unbedingt beachtet werden sollten Dieses Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur unter Windows 95 98 und unter Windows NT 4 0 zur Verf gung steht Einf hrung in windream windream starten Dieses Kapitel beschreibt zun chst das windream Control Center Dann w
224. gt dann durch Aktivierung des gew nschten Eintrags in der Liste H kchen vor dem Servernamen Hinweis Vor dem Umschalten auf einen anderen Server ist sicherzustellen dass keine Dateien des windream Laufwerks mehr ge ffnet sind Ein Umschalten bei noch ge ffneten Dateien kann Datenverlust nach sich ziehen windream zeigt vor dem Umschalten eine entsprechende Warnmeldung an die explizit best tigt werden muss Serverauswahl 2 21 Die windream Alias Einstellungen Das Dialogfeld windream Alias Einstellungen zur Konfiguration der Serverauswahl wird ber den Befehl Serverauswahl aus dem Control Center ge ffnet Beim erstmaligen ffnen des Dialogfeldes wird zun chst nur der aktuell verbundene Server mit seinen entsprechenden Daten angezeigt E windream Alias Einstellungen as Bern Alias Liste Alias DMS Dienst UNC Prefix TCP Dienst TCP Port Buchst Aktiv Module a DOKUTEST DOKUTEST windream Objects DOKUTEST 534 wW o Indexservice Konfiguration M lt Gr n Standard Alias I Serverumschaltung wie in 3 6 Abbildung 2 9 Dialogfeld windream Alias Einstellungen Jeder Eintrag enth lt die folgenden Werte Bezeichner Bedeutung Wert Alias Frei vergebener Aliasname des windream Servers der Name taucht in den Listen auf Dieser Bezeichner wird beipielsweise f r den Eintrag in der Liste im windeam Control Center verwendet Bei einer windream Solo Installation kann kein Aliasbezeichner eing
225. h ge ndert werden Siche So bearbeiten Sie einen Eintrag aus der Liste ab Seite 2 26 Speichert die aktuelle Liste der windream Server Die in der Alias Liste aufgef hrten Servernamen werden anschlie end direkt im Kontextmen des Control Centers Befehl Serverauswahl angezeigt und k nnen dort ausgew hlt werden ffnet das Dialogfeld Speichern unter ber diesen Befehl k nnen Sie die aktuellen Einstellungen in einer Datei reg speichern exportieren Standardm ig werden die Daten in der Datei WMAliasList reg gesichert 2 24 Serverauswahl ber diesen Befehl k nnen Sie die in einer reg Datei gespeicherten Einstellungen ffnen standardm ig ist dies die Datei WMAliasList reg und importieren Ed L scht alle Eintr ge aus der Liste und generiert neue Alias Eintr ge aus den aktuell im Windows Explorer konfigurierten Netzwerkverbindungen Eintr ge ohne eine Laufwerkszuordnung werden dabei nicht wiederhergestellt Stellt die zuletzt gesicherte Alias Liste der windream Server nach der Best tigung einer Sicherheitsabfrage wieder her ffnet die Online Hilfe der Anwendung Tabelle 2 3 Befehls Schaltfl chen zur Bearbeitung der Alias Einstellungen Die Liste der Server Verbindungen bearbeiten Die Liste der Alias Eintr ge f hrt alle Servernamen auf die Sie festgelegt haben Sie k nnen die Liste jederzeit erweitern oder reduzieren Schaltfl chen T bzw
226. h case C Backward das Kontextmeri des Cantal CARES mi n Damit ds vindrem ter automaisch bei jedem temstart startet uird muss ptim Aumeasich zatnas dem aktiviert sein F chern vor dem Morieixtrzzin dem Koxtextmexii des windream hmb ds in der TrHeisen Abbildung 5 21 windream DocView Suche im Text Einstellungen Zur benutzerspezifischen Konfiguration von windream DocView rufen Sie ber das Symbol Einstellungen 3 das Dialogfeld windream DocView Einstellungen auf Die hier festgelegten Einstellungen f r die Anzeige werden nur dann verwendet wenn Sie im Bereich Fenster die Option Einstellungen beim Schlie en speichern deaktiviert haben Standardm ig ist diese Option aktiviert so dass DocView die im aktuellen DocView Fenster vorgenommenen Einstellungen verwendet unabh ngig von den Einstellungen in den Optionen DocView Vorschau auf Dokumente 5 93 windream DocView Einstellungen Hervorheben von Fundstellen IV Aktiviert Farbeinstellung Fenster V Alle Dateien in einem Fenster Gepinnt Fenster immer im Vordergrund I Auto Aktivieren wenn gepinnt und minimiert IV Einstellungen beim Schliessen speichern V Initialisierungsdialog anzeigen m Anzeige Format Vorschau v Vorschau Anpassen an Fensterbreite w m Dateizugriff Gr sse Lesepuffer Bytes 0 Einstellung von z b 4096 8192 k nnen die Anzeigeperformance verbessern Standard 0 Nicht g ltig f
227. h die Dokumente aus den Unterverzeichnissen des ausgew hlten Ordners exportiert werden sollen windream legt eine entsprechende Ordnerstruktur in dem gew hlten Verszeichnis auf dem Zielsystem an Falls Ordner rekursiv inklusive Unterverzeichnisse exportiert werden legt windream die Indexdateien der Dokumente und die zugeh rigen bersichtsdateien jeweils in demjenigen Verzeichnis ab in dem sich auch die Dokumente selber befinden F r den Export der den Dokumenten Ordnern zugeordneten Index Informationen stehen folgende Optionen zur Auswahl e Export der Index Informationen zu jedem Dokument Ordner im XML Format e Export der Index Informationen zu jedem Dokument als HTML Datei mit relativem Bezug auf die Originaldatei Die Voreinstellung dieser Optionen f r den Export k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ausgang einstellen Wenn die Indexdaten der Dokumente mit exportiert werden sollen erstellt windream beim Export zus tzlich zwei HTML Dateien f r die Anzeige einer bersicht ber die exportierten Dokumente Dabei handelt es sich um 5 54 Datei ffnen Vor ffnen erneut fragen Dokumente exportieren und importieren e eine bersichtsseite im HTML Format mit Verweisen Links auf alle einzelnen HTML Indexdateien der exportierten Dokumente e eine bersichtsseite im HTML Format mit Rahmen Frames zur gleichzeitigen Anzeige der bersicht Verweise auf alle einzelnen HTML Ind
228. h die Dokumenthistorie anzeigen l sst oder eine neue Version erstellt Zudem wird die Verwaltung von Zugriffsrechten auf Dokumente und Ordner erkl rt Weiterhin erfahren Sie wie Sie den Lebenszyklus eines Dokuments festlegen oder Dokumente zur Bearbeitung aus und wieder einchecken ab SBX Version enth lt die Beschreibung der m glichen Systemkonfigurationen und benutzerspezifischen Einstellungen von windream Es werden die Parameter f r die Datenbank und Serververbindungen beschrieben Weiterhin erfahren Sie wie die Laufwerksbezeichnung oder der Laufwerksbuchstabe f r das windream Laufwerk ge ndert wird Au erdem beschreibt dieses Kapitel die Einstellungen zur Indexierung der Dokumente die Bearbeitung des windream Kontextmen s und die Anpassung von Arbeitsverzeichnissen beinhaltet Verzeichnisse der Abbildungen und Tabellen sowie einen ausf hrlichen Index Konventionen Orientierungshilfen 1 15 Konventionen Orientierungshilfen Kursive W rter Anf hrungszeichen Courier Courier KAPIT LCHEN Die folgenden typographischen Bezeichnungen werden verwendet F r Bezeichner von Men s Optionen Funktionen oder Dialogfeldern Sie geben eine Benutzeraktion an die ein Men eine Funktion oder eine Schaltfl che betreffen Beispiel ffnen Sie das Men Einstellungen W rter in Anf hrungszeichen geben einen Verweis auf eine Textstelle oder Zitate an Beispiel siehe auch Abschnitt Orientierun
229. h starten Serverauswahl F r den VFS Dienst k nnen Sie verschiedene Konfigurationseinstellungen festlegen Diese Einstellungen gelten f r den VFS Dienst des aktuell eingestellten windream Servers Konfiguration Management Console Indexierungsdienst gt Beenden YFS Dienst v Fehler beim Start anzeigen Serverauswahl gt DMS Fehleranzeige konfiguieren A v Automatisch starten v Automatisch starten Neustart Serverauswahl gt Beenden Hilfe ber Abbildung 2 6 VFS Diensteinstellungen Startet bzw beendet den VFS Dienst Fehlermeldungen beim Start des VFS Dienstes anzeigen Aktivieren Sie diese Option damit die Anwendung entsprechende Meldungen ausgibt falls beim Start des VFS Dienstes zu Fehlern kommt Standardm ig ist die Option eingeschaltet ffnet das Dialogfeld DMS Fehlermeldungen konfigurieren f r die Konfiguration und Anzeige der DMS Fehlermeldungen s u Weitere Konfigurationsm glichkeiten f r die Fehlerprotokollierung zur Fehler und Problemanalyse haben Sie ber die windream Systemkonfiguration die Sie aus dem Control Center aufrufen Siehe Abschnitt Meldungen im Kapitel Systemeinstellungen Client der vorliegenden Dokumentation Der VFS Dienst wird beim Start des windream Control Centers automatisch gestartet siche windream Dienste starten ab Seite 2 7 Standardm ig ist die Option eingeschaltet Anzeige des Servernamens Server auf dem der Anwender aktuell angemeldet ist
230. he l sch Objekttyp Alle Objekttypen v _ Suche l schen Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Linder L Bedrog wer L Ope Objekttyp gleich Dokumentation Dateiname gleich windream Erfasser gleich Haktueller B Alle Volltexte enth lt Control Erstellt bis einschlie li 1 UND Kriterien festlegen Index v Erstellt Bedingung bis einschlie lich heute wert Abbildung 4 6 Indexsuche durchf hren Suchbedingungen festlegen Im folgenden werden einzelne Bearbeitungsschritte zur Durchf hrung von strukturierten Suchen mit der Anwendung Suche nach Dokumenten und zur Festlegung der Suchkriterien beschrieben Indexsuche Strukturierte Suche 4 19 Objekttyp ausw hlen Durch die Auswahl eines Objekttyps im alphabetisch sortierten Dropdown Listenfeld Objekttyp k nnen Sie die Suche auf Dokumente eines bestimmte Objekttyps einschr nken Zudem legen Sie dar ber die m glichen Indexe fest in denen mit den eingetragenen Suchbegriffen gesucht wird Im Feld Objekttyp sind Eingaben nur ber die Auswahlliste m glich Es besteht die M glichkeit zu w hlen zwischen e Standard Kein Objekttyp e Alle Objekttypen e Ein bestimmter Objekttyp In Abh ngigkeit von der getroffenen Auswahl kann ber die Men schaltfl che Index ein Kontextmen ge ffnet werden das in verschiedenen Kategorien die Systemindexe die objekttypunabh ngigen und die entsprechenden objekttypspezifischen Indexfelder
231. hell Run sProgCall Sub On _ItemAction If Err Number lt gt 0 Then WM_Driveletter amp amp WM_File amp wdErrHandler amp sProgCall Exit Sub End If End IF End Sub Ikkxkxk xkxkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk KAKKKKKKKKKKKKKKKHU Ikkxkxkxkxkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkxkkxkkkkkkkkkkxkXk 6 32 Men Sub wdErrHandler sArg Dim sMesg sMesg Systemfehler amp sArg WM _MsgHandler ComErrHRes Err Number WM_MsgHandler ComErrDesc Err Description WM_MsgHandler ShowError sMesg End Sub Ikkxkxkxkxkkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkxk kkkkkxkkkkkkkkkkkkxk Ein Ausgang Ein Ausgang 6 33 Auf der Registerkarte Ein Ausgang ab SBX Version werden standardm ige Vorbelegungen eingestellt die f r das Aus und Einchecken sowie f r den Export und Import von Dokumenten gelten Dabei k nnen die Einstellungen f r Check In Check Out Prozesse einerseits und Im Export andererseits unabh ngig voneinander vorgenommen werden windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von pokutest sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report Typ Backup Verz ffnen ohne Abfrage z B TIFJPG m usgehende Dok uschecken Exportieren Nach Aktiviert M Untergeordnete Ordner einbeziehen Aktiviert I M HTML Indexdaten Ak
232. hern 3 39 bernehmen 3 34 Indexfelder Volltextsuchbar 5 19 Indexierauftr ge Systemeinstellungen 3 16 Indexierung 3 1 3 3 Asynchron 3 9 3 18 ClipboardIndexing 3 35 Dokument 3 1 3 8 Ordner 3 2 3 12 6 12 Synchron 3 8 3 18 Synchron ausgeschaltet 3 10 3 18 Verzeichnisse 6 12 Zwischenablage 3 35 Indexierung ber Zwischenablage Besonderheiten 3 35 Indexierungsauftr ge Voraussetzung 3 2 Indexierungsdienst 3 2 3 16 Alle Verbindungen notwendig 2 14 Auftr ge anzeigen 2 13 Auftr ge l schen 2 13 Auftr ge synchron bearbeiten 2 13 Automatisch starten 2 15 Beenden 2 11 2 13 3 17 Benutzerunabh ngige Einstellungen benutzen 2 14 Index Fehler beim Start anzeigen 2 14 Immer im Vordergrund 2 14 Letzte Fehler anzeigen 2 14 Scripting deaktivieren 2 14 Starten 2 7 2 13 Statusdetails anzeigen 2 14 Synchron bearbeiten nach Start 2 14 Verbindungsfehler beim Pollen anzeigen 2 14 Voraussetzung 3 2 Warteschlange 2 13 Indexkriterien 3 3 nderungsdatum 3 33 Dateigr e 3 33 Dateiname 3 33 Dokumentnummer 3 33 Dokumenttyp 3 27 Dokumenttypspezifisch 3 3 Objekttyp 3 27 Objekttypisch 3 3 Objekttypspezifisch 3 29 Objekttypunabh ngig 3 3 Ordnertyp 3 27 Ordnertypisch 3 3 Indexmerkmale 3 3 ndern 3 39 Anzeigen 3 39 Bearbeiten 3 38 Festlegen 3 25 Sichern 3 39 bernehmen 3 34 Indexsuche Operatoren 4 22 Indexsuche Bedingung 4 22 Bitsuchen 4 30 Suchen nach Attributen 4 30 Suchen nach Bearbeiter 4 27 Suchen nach Besitzer 4 27
233. hron bearbeiten deaktiviert ist Kein H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf aus 5 Wechseln Sie im Windows Explorer in den Ordner aus dem Sie die Dokumente in das DMS importieren m chten 6 Markieren Sie die zu importieren Dokumente 7 Wechseln Sie im Windows Explorer in den Ordner des DMS Laufwerks in den Sie die Dokumente importieren m chten 8 Legen Sie ggf einen neuen Ordner im DMS Laufwerk an 9 Importieren Sie die ausgew hlten Dokumente mit den Drag amp Drop Funktionen oder ber die Zwischenablage in den gew hlten Ordner des DMS Laufwerks Die Dokumente werden mit den Systemindexen im DMS gespeichert Die Auftr ge werden in der Warteschlange gesammelt und k nnen anschlie end f r eine eventuelle weitere Indexierung mit den Funktionen aus dem windream Control Center Befehle aus dem Untermen Indexierungsdienst gel scht oder bearbeitet werden 3 8 Dokumente indexieren Dokumente indexieren Jedes Dokument kann im Rahmen der Erfassung zus tzlich zu den Standard Dateieigenschaften von Windows Systemindexe mit einer Reihe von DMS spezifischen Indexmerkmalen versehen werden Indexierung Mit Hilfe des Indexierungsdienstes werden die DMS spezifischen Indexe synchron oder asynchron mit der Ablage im DMS vergeben Eine Nachindexierung ist zu jeder Zeit nach der Erfassung m glich Voraussetzung f r die DMS spezifische Indexierung ist dass der Dateityp des zu speichernden Dokuments
234. ht ndern gegeben Ordner k nnen aber nur dann gel scht werden wenn alle darin enthaltenen Dokumente gel scht werden d rfen Befindet sich ein Dokument oder ein Ordner in dem zu l schenden Ordner das der nicht gel scht werden darf wird eine entsprechende Meldung ausgegeben und der L schvorgang abgebrochen Ein neuer Ordner kann angelegt werden wenn der Benutzer oder die Gruppe des Benutzers das Recht ndern f r den bergeordneten Ordner besitzt Benutzer mit dem Recht Rechte sind berechtigt Rechte in Bezug auf die entsprechenden Ordner oder Dokumente f r andere Benutzer und Gruppen auch die eigenen Gruppen zu ver ndern Sie k nnen die Rechte Lesen ndern und Rechte auf Dokumente oder Ordner vergeben oder entziehen Rechte in der windream BE Ss Die Zugriffsrechte auf die Objekte werden pro Benutzer oder Gruppe vergeben Entsprechend der Zugriffsrechte k nnen den jeweiligen Benutzern oder Gruppen Rechte auf einzelne oder mehrere windream Rechte Lesen Verweigerung Daten zu lesen Ordner aufzulisten Index ndern 5 27 Ordner oder Dokumente in windream einger umt werden Dabei wird unterschieden zwischen Leserechten Recht Lesen und Verweigerung Daten zu lesen Verweigerung Ordner aufzulisten Schreibrechten Recht Index ndern und Datei Ordner ndern und dem Recht zur Rechtevergabe Rechte F r Ordner k nnen zus tzlich noch die Rechte Dateien oder Ordner anzulegen vergeben werden Mit dem Recht
235. hte 5 43 So f gen Sie einen neuen Benutzer eine neue Gruppe mit initialen Rechten hinzu Aus dem 1 Windows Explorer 10 11 W hlen Sie die Ordner bzw die Dokumente im windream Laufwerk denen Sie Zugriffsrechte f r neue Benutzer oder Gruppen zuordnen m chten W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechre Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um das Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen zu ffnen W hlen Sie im Drop Down Listenfeld Suchen in die gew nschte Dom ne Markieren Sie das Kontrollk stchen Benutzer anzeigen wenn zus tzlich zu den Gruppen auch alle Benutzer der gew hlten Dom ne angezeigt werden sollen Markieren Sie in der oberen Liste die gew nschten Gruppen und Benutzer Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um die gew hlten Eintr ge in die untere Liste zu bernehmen Markieren Sie die Kontrollk stchen f r die Rechte die Sie den Benutzern und Gruppen vergeben m chten Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die neuen Rechtetr ger mit den zugewiesenen Rechten in die Liste auf der Registerkarte Rechre zu bernehmen Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder Ubernehmen Oder 5 44 In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten windream Rechte Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Su
236. hten Rechte setzen Schaltfl che Hinzuf gen windream Rechte Hinweis Wenn einem Dokument oder Ordner alle Rechte f r alle Benutzer und Gruppen entzogen werden kann das Dokument oder der Ordner nicht mehr ver ndert und vor allem nicht mehr angezeigt bzw in einer Suche gefunden werden Deshalb blendet windream eine entsprechende Meldung ein wenn Sie versuchen dem letzten Rechtetr ger Benutzer oder Gruppe der das Recht zur Rechtevergabe auf ein Dokument einen Ordner besitzt dieses Recht zu entziehen Rechte vergeben Sie k nnen f r alle Benutzer und Gruppen auch in Gruppen denen Sie nicht zugeordnet sind die Rechte auf ein Dokument oder einen Ordner ndern wenn Sie selbst oder die Gruppe der Sie angeh ren das Recht zum ndern der Rechte f r das Dokument bzw den Ordner besitzen Die Vergabe von Zugriffsrechten kann erfolgen durch e die Zuordnung von Benutzern oder Benutzergruppen mit entsprechenden Rechten zur Liste der Rechtetr ger ber die Schaltfl che Hinzuf gen Vergabe der initialen Rechte oder e die Erweiterung bzw Einschr nkung der Rechte bereits zugeordneter Benutzer und Benutzergruppen ber die Kontrollk stchen auf der Registerkarte windream Rechte Bearbeitung der zugewiesenen Rechte Zur Vergabe von Zugriffsrechten w hlen Sie zun chst die betreffenden Dokumente und Ordner aus Anschlie end f gen Sie die Benutzer und Gruppen mit den gew nschten Zugriffsrechten auf die gew hlten
237. i Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST Schnellsuche Index Objekttyp Optionen s Suche l schen Objekttyp PE _Suche schen Cl rur Dateien nur Ordner A Suchen nach In Alle Volltexte Dateiname Erfasser Zeit keine Angabe Abbildung 4 1 Suche nach Dokumenten Das Dialogfeld Suche nach Dokumenten beinhaltet die verschiedenen Suchfunktionen auf entsprechenden Registerkarten e Schnellsuche Schnellsuchen ber ausgew hlte Indexkriterien und den Volltext der Dokumente Seite 4 7 e Index Indexsuchen anhand strukturierter Indexkriterien Seite 4 16 und Volltextsuchen anhand freier Suchbegriffe Seite 4 36 e Objekttyp Objekttypsuchen anhand der objekttypspezifischen Indexkriterien von Dokument und Ordnertypen Seite 4 49 e Optionen Einstellungen zur Bestimmung weiterer Suchbedingungen Seite 4 54 Nach dem Start und der Ausf hrung einer Suche wird das Ergebnis in der Ergebnisliste unterhalb der jeweiligen Registerkarte angezeigt Seite 4 57 Allgemeine Funktionen zur Ausf hrung der Suchen Die erstellten Suchprofile k nnen im Dateisystem gespeichert durch erneutes Laden wiederverwendet oder als Icon auf dem Desktop abgelegt und von dort erneut ausgef hrt werden Seite 4 61 Allgemeine Funktionen zur Ausf hrung der Suchen Im folgenden werden allgemeine Funktionen beschrieben die zur Ausf hrung der Suchen f r alle Suchfunktionen von w
238. i gt Neu eine Auswahl von anwendungsspezifischen Vorlagedateien z B dot xlt Mit windream ist es m glich diese Vorlagen im DMS zu speichern und so ber den Men punkt Dazei gt Neu aus den jeweiligen Anwendungen f r das Erstellen neuer Dokumente zu ffnen Neue Dokumente erstellen und im DMS speichern Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die Erstellung neuer Dokumente mit synchroner Indexierung notwendig sind Dies wird anhand eines neuen Dokuments beschrieben das in einer Standard Windows Anwendung erstellt und ber diese Anwendung nach der Indexierung mit dem Indexierungsdienst im DMS gespeichert wird 1 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten aus dem windream Control Center Dokumente erfassen Stellen Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center aktiviert ist H kchen vor dem Men eintrag und schalten Sie diese Option ggf ein Starten Sie die Anwendung z B Microsoft Word oder Excel aus MSOffice in der Sie ein neues Dokument erstellen m chten ffnen Sie mit dem Befehl Dare gt Nen aus der Anwendung z B aus MSOffice ein neues Dokument 6 Erstellen Sie das Dokument 7 W hlen Sie aus der Windows Anwendung den Befehl 10 11 12 Date
239. i gt Speichern unter am das Dokument in das DMS zu speichern W hlen Sie im Standard Dateidialog Speichern unter das windream Laufwerk und den Ordner in dem das Dokument gespeichert werden soll Aktivieren Sie die entsprechende Schaltfl che um das Dokument zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en W hlen Sie auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Dateiname gt im Dropdown Listenfeld Objekttyp den Dokumenttyp des zu speichernden Dokuments Tragen Sie die gew nschten Angaben in die dokumenttypspezifischen Indexfelder ein Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um das Dokument mit den Indexkriterien im DMS zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en Dokumente in das DMS importieren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r den Import von Dokumenten bei asynchroner Indexierung mit dem Indexierungsdienst notwendig sind Dies wird anhand einer ausgew hlten Menge von Dokumenten beschrieben die aus dem Dateisystem in das DMS Laufwerk kopiert werden Dokumente erfassen Dokumente aus dem Dateisystem in das DMS importieren 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der Taskleiste 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der rechten Maustaste 3 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten um die Auftragsannahme einzuschalten 4 Stellen Sie sicher dass der Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge sync
240. i mit einem Doppelklick Oder 1 Starten Sie die Anwendung in der Sie die Datei bearbeiten wollen 2 ffnen Sie die gew nschte CSV Datei ber den Befehl Datei gt Offnen Die Ergebnisliste schlie en Die Ergebnisliste wird mit dem Befehl Schlie en aus dem Men Datei oder ber das entsprechende Symbol aus der Titelleiste der Suchfunktion geschlossen Sie k nnen die Ergebnisliste auch unabh ngig von der Suchfunktion ber die Schaltfl che Schlie en in der Titelleiste der Ergebnisliste schlie en Sie schlie en die Ergebnisliste durch eine der folgenden Aktionen e Klicken Sie auf die Schaltfl che Schlie en in der Titelleiste des Anwendungsfensters Suche nach Dokumenten oder der Ergebnisliste 4 70 Ergebnisliste W hlen Sie den Men punkt Schlie en aus dem Men Datei der Men leiste des Anwendungsfensters Suche nach Dokumenten W hlen Sie den Befehl Schlie en aus dem Systemmen des Anwen dungsfensters Suche nach Dokumenten ffnen Sie das Kontextmen mit einem Klick der rechten Maustaste in die Titelleiste des Anwendungsfensters Suche nach Dokumenten and w hlen Sie den Befehl Schlie en Doppelklicken Sie das Programmsymbol von windream in der Titelleiste des Anwendungsfensters Ausf hren einer Suche ber Kommandozeilenparameter 4 71 Ausf hren einer Suche ber Kommandozeilenparameter Eine Suche nach Dokumenten in windream kann auch ber die Eingabe von Kommandozeilen mit den entsprechenden Par
241. iben In diesem Fall gibt windream jedoch bei Aufruf des Men eintrags eine Fehlermeldung aus Error while executing the script Diese Meldung wird auch dann angezeigt wenn unter Akon kein tats chliches Skript sondern eine andere Aktion zum Beispiel ein DOS Befehl hinterlegt wurde Bei der Bearbeitung des Kontexmen s d rfen keine Pfade sondern nur der jeweilige Skriptname angegeben werden da windream die Skripte automatisch in dem betreffenden lokalen bzw globalen Skriptverzeichnis sucht Das Feld Men eintrag darf maximal 255 Zeichen enthalten Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration speichern Men Hinzuf gen Bearbeiten i L schen i An Anfang Nach oben Nach unten Ans Ende 6 29 So f gen Sie dem Kontextmen einen Men befehl hinzu 1 ffnen Sie auf der Registerkarte Men in der windream Konfiguration das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen mit der Schaltfl che Hinzuf gen 2 Geben Sie im Feld Men eintrag die Bezeichnung f r den Men befehl ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Geben Sie im Feld A zon die Aktion ein die mit dem Befehl ausgef hrt werden soll 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK Ein neuer Eintrag wird immer vor dem aktuell angew h
242. ich sucht eine Integer Zahl die gr er ist als die im Feld Wert angegebene Zahl oder die mit dieser Zahl bereinstimmt nicht belegt keine Angabe im Feld Wert ist keine Eingabe m glich Indexfelder f r Bit Suchen Datentyp Integer Bit gesetzt Sucht nach Objekten f r die das im Feld Wert angegebene Bit gesetzt ist Das gew nschte Bit geben Sie im Feld Wert ber die Auswahlliste ein In dem Feld sind auch die entsprechenden Zahleneingaben m glich Bit nicht gesetzt Sucht nach Objekten f r die das im Feld Wert angegebene Bit nicht gesetzt ist Das gew nschte Bit geben Sie im Feld Wert ber die Auswahlliste ein In dem Feld sind auch die entsprechenden Zahleneingaben m glich gleich Sucht nach Objekten f r die genau das im Feld Wert angegebene Bit gesetzt ist Das gew nschte Bit geben Sie im Feld Wert ber die Auswahlliste ein In dem Feld sind auch die entsprechenden Zahleneingaben m glich Boolean Indexfelder Datentyp Boolean ist gesetzt ist nicht gesetzt Datums und Zeit Indexfelder Datentyp Date Time an einem beliebigen Datum am vor nach am oder vor am oder nach heute bis einschlie lich heute ab heute gestern bis einschlie lich gestern 4 24 Indexsuche Strukturierte Suche morgen ab morgen innerhalb der letzten 7 Tage letzte Woche diese Woche vor dieser Woche bis einschlie lich dieser Woche n chste Woche letzten Monat diesen Monat vor diesem Mona
243. ie Suchbegriffe bei Volltexten mit dem Operatur UND verkn pft werden Standardm ig werden Die Begriffe mit ODER verkn pft siehe auch Abschnitt Verkn pfung von Suchbegriffen ab Seite 4 45 Gro Kleinschreibung beachten Mit dem Kontrollk stchen Gro Kleinschreibung beachten wird festgelegt ob die Gro Kleinschreibung bei der Schnellsuche und der Indexsuche ber cksichtigt werden soll markiertes Kontrollk stchen oder nicht leeres Kontrollk stchen Bei Suchen im Volltext wird nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden d h die Gro Kleinschreibung der Suchbegriffe f r Suchen im Volltext wird nicht ber cksichtigt Auch bei Suchen nach Textelementen in volltextsuchbaren Indexfeldern wird unabh ngig von der aktuellen Einstellung nicht zwi schen Gro und Kleinschreibung unterschieden Als Standardeinstellung ist die Option ausgeschaltet das Kontrollk stchen demarkiert Zeitlimit f r die Suche Mit dem Kontrollk stchen Zeitlimit f r die Suche k nnen Sie festlegen wie lange eine Suche maximal andauern soll Beachten Sie hierbei dass Recherchen bei eingeschalteter Zeitbegrenzung unter Umst nden zu keinem Ergebnis f hren da die Dauer der Suche das eingestellte Zeitlimit berschreitet und die Suche dann abgebrochen wird Als Standardeinstellung ist die Option ausgeschaltet das Kontrollk stchen demarkiert 4 56 Optionen Ohne Trefferanzahl In der Statuszeile der Ergebnisliste
244. ie mit der im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge nicht bereinstimmt kleiner sucht eine Zeichenkette die in der aufsteigenden alphabetischen Reihenfolge kleiner ist als die im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge kleiner gleich sucht eine Zeichenkette die in der aufsteigenden alphabetischen Reihenfolge kleiner ist als die im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge oder die mit dieser Zeichenfolge bereinstimmt gr er sucht eine Zeichenkette die in der aufsteigenden alphabetischen Reihenfolge gr er ist als die im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge gr er gleich sucht eine Zeichenkette die in der aufsteigenden alphabetischen Reihenfolge gr er ist als die im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge oder die mit dieser Zeichenfolge bereinstimmt nicht belegt keine Angabe im Feld Wert ist keine Eingabe m glich Numerische Indexfelder mit Zahlen des Datentyps Integer gleich sucht eine Integer Zahl die mit der im Feld Wert angegebenen Zahl bereinstimmt ungleich sucht eine Integer Zahl die mit der im Feld Wert angegebenen Zahl nicht bereinstimmt kleiner sucht eine Integer Zahl die kleiner ist als die im Feld Wert angegebene Zahl Indexsuche Strukturierte Suche 4 23 kleiner gleich sucht eine Integer Zahl die kleiner ist als die im Feld Wert angegebene Zahl oder die mit dieser Zahl bereinstimmt gr er sucht eine Integer Zahl die gr er ist als die im Feld Wert angegebene Zahl gr er gle
245. ieder herstellen So bearbeiten Sie einen Eintrag aus der Liste 1 W hlen Sie den Befehl Serverauswahl gt Bearbeiten aus dem windream Control Center 2 Markieren Sie in der Alias Liste den Eintrag den Sie ndern m chten Hinweis nderungen des Standard Alias Eintrags werden erst nach einem Neustart des Rechners wirksam Wenn es sich bei dem gew hlten Server um den Standard Alias Eintrag handelt blendet windream daher eine entsprechende Medlung ein 3 Bet tigen Sie das Symbol Aas editieren im Dialogfeld windream Alias Einstellungen Serverdaten Br Lokaler DMS Server Module Alias p OKUTEST Indexservice Konfiguration Di DOKUTEST DMS Dienst Management Console UNC Prefis I4 Standard Client Suche Laufw Buchstabe w d TCP Dienst DOKUTEST TEP Port 534 Abbrechen Erweitert gt gt Abbildung 2 11 Neue Server Verbindungsdaten eingeben Serverauswahl 2 27 4 Im Dialogfeld Serverdaten werden die Verbindungsdaten des gew hlten Servereintrags angezeigt und Sie k nnen die gew nschten nderungen vornehmen 5 Speichern Sie die nderungen mit OK Der ge nderte Eintrag wird in der Liste der Alias Eintr ge angezeigt 6 Speichern Sie die ge nderte Liste ber die Schaltfl che Liste Fi speichern Die ge nderte Alias Liste wird gespeichert Hinweis Sie k nnen die vorherige Konfiguration Alias Liste mit Hilfe des Befehls Lerzzes Backup wiederherstellen wieder restaurieren Od
246. ienst k nnen Sie verschiedene Konfigurationseinstellungen festlegen Diese Einstellungen gelten f r den Indexierungsdienst des aktuell eingestellten windream Servers Beenden v Auftr ge synchron bearbeiten Auftr ge anzeigen Auftr ge l schen Letzte Fehler anzeigen Statusdetails anzeigen v Fehler beim Start anzeigen v Alle Verbindungen notwendig v Synchron bearbeiten nach Start v Verbindungsfehler beim Pollen anzeigen Scripting deaktivieren v Immer im Vordergrund Konfiguration Benutzerunabh ngige Einstellungen benutzen Management Console v Automatisch starten Indexierungsdienst YFS Dienst gt Serverauswahl gt v Automatisch starten Neustart Beenden Hilfe ber Abbildung 2 4 Indexierungsdiensteinstellungen Startet bzw beendet den Indexierungsdienst Nur wenn der Dienst gestartet ist sind die Optionen zur Konfiguration der Auftragsbearbeitung anw hlbar Siehe auch windream Dienste starten ab Seite 2 7 Die Objekte werden synchron bei der Speicherung im DMS indiziert Der Indexierungsdialog wird bei der Ablage eines Objekts in windream eingeblendet und Sie k nnen die Indexmerkmale eingeben Siehe dazu Der Indexierungsdienst im Kapitel Dokumente erfassen idexieren speichern Wenn der Dienst gestartet und die Option nicht markiert ist wird f r jedes im DMS gespeicherte Dokument ein entsprechender Indexierungsauftrag erstellt und in einer Warteschlange abgelegt Die Auftr ge der Warteschlange w
247. ier stellen Sie die Konfigurationen des Fehlerprotokolls ein Sie legen beispielsweise die maximale Anzahl der zu protokollierenden Fehler fest oder bestimmen ob die Fehler auch in der Ereignisanzeige des Betriebssystems protokolliert werden sollen oder nicht 2 18 Max Fehleranzahl Gleiche Meldungen ignorieren f r Fehler in Ereignisanzeige protokollieren Keine nicht bearbeitbar Fehler Meldung bei Archivfehlern Immer im Vordergrund Die Einstellungen f r den VFS Dienst DMS Fehleroptionen Max Fehleranzahl Gleiche Meldungen ignorieren f r 1000 mSec V Fehler in Ereignisanzeige protokollieren Keine nicht bearbeitbar Fehler Meldung bei Archivfehlern Immer im Yordergrund Abbrechen Abbildung 2 8 DMS Fehlermeldungen Optionen Standardm ig ist die Gr e der Meldungslisten auf eine Anzahl von 100 festgelegt Anzahl zur ckverfolgter Meldungen pro Liste Aus Gr nden der Leistungsf higkeit des Rechners kann es sinnvoll sein die Anzahl zu reduzieren Unterdr ckt die Ausgabe identischer Meldungen innerhalb des angegebenen Zeitintervalls Voreingestellt ist der Wert 1000 Millisekunden Die Fehler werden auch in der Windows Ereignisanzeige protokolliert Aktivieren Sie diese Einstellung wenn auch die Zugriffsversuche auf nicht bearbeitbare Dokumente Ausgecheckt Keine Rechte In Bearbeitung protokolliert werden sollen Aktivieren Sie diese Einstellung wenn windream auch Meldungen
248. iert die sich in untergeordneten Verzeichnissen des aktuellen Pfades befinden Ein Ausgang 6 37 Neue Version Beim Check In Importt wird automatisch eine neue Version der erstellen eingecheckten importierten Dokumente erstellt ReadOnly Flag Wenn die Option ReadOnly Flag setzen aktiviert ist muss auch die l schen Option ReadOnly Flag l schen gesetzt sein Nur dann kann der Schreibschutz f r die Dokumente der beim Check Out Export gesetzt wurde beim Undo Check Out oder Check In Import auch wieder aufgehoben werden Siehe dazu die Beschreibung der Option ReadOnly Flag setzen im Abschnitt Ausgehende Dokumente auschecken exportieren Seite 6 35 6 38 Report Report F r bestimmte Aktionen oder Vorg nge zur Bearbeitung von Dokumenten und Ordnern k nnen von windream Protokolldateien generiert werden die Art Ablauf und Status der jeweiligen Aktion protokollieren Reporting Zu diesen Aktionen z hlen unter anderem das Ausf hren eines Im und Exports von Dateien die Versionserstellung eine Check In und Check Out Aktion oder die bernahme der aktuellen Lebenszyklusregeln f r ein Dokument Der Verlauf dieser Prozesse wird jeweils in einer separaten Datei als Bericht Report erfasst der den erfolgreichen Ablauf oder aufgetretene Fehler w hrend des jeweiligen Prozesses protokolliert Diese Report Dateien k nnen Sie w hrend oder nach Abschluss eines Prozesses anzeigen lassen um so den Fortgang einer Aktion kontr
249. ierten Anwendung vorgenommen werden k nnen nicht in demselben Dokument gespeichert werden weil nur das Recht ndern dazu berechtigt Ordner werden im windream Laufwerk im Windows Explorer oder in den Ergebnislisten der windream Suchfunktionen nur angezeigt wenn der Benutzer oder die Gruppe der der Benutzer zugewiesen ist mindestens das Leserecht f r die Ordner besitzt Das Recht ndern Schreibrecht berechtigt Benutzer dazu ein Dokument zu ffnen und zu ver ndern Diese Ver nderungen k nnen in der aktuellen Version gespeichert oder es kann eine neue Version von diesem Dokument erstellt werden Das Dokument kann umbenannt verschoben oder auch gel scht werden Das Recht Dokumente zu l schen wird automatisch mit dem Recht ndern gegeben Wenn mehrere Dokumente zum L schen ausgew hlt werden l scht windream diese nacheinander Ist unter den ausgew hlten Dokumenten ein Dokument das nicht gel scht werden kann da das Recht ndern nicht zugewiesen ist l scht windream alle Dokumente bis zu diesem Dokument Mit einer Meldung wird dem Benutzer mitgeteilt dass das Dokument nicht gel scht werden kann Anschlie end wird der L schvorgang abgebrochen Ordner f r die einem Benutzer oder einer Gruppe das Recht ndern zugeteilt ist werden im Windows Explorer und in den Ergebnislisten der windream Suchfunktionen angezeigt Sie k nnen umbenannt verschoben oder gel scht werden Das Recht Ordner zu l schen wird mit dem Rec
250. ifilter ausgeschlossen werden als Indexierungsauftr ge in einer Warteschlange Diese Indexierungsauftr ge k nnen entweder direkt synchron bei der Speicherung der Dokumente in das DMS oder zu einem sp teren Zeitpunkt abgearbeitet werden asynchron Wenn die Indexierung nur ber die Systemindexe ohne DMS spezifische Indexmerkmale erfolgen soll kann der Indexierungsdienst ausgeschaltet werden Bei der synchronen Indexierung wird jedes Dokument jeder Ordner direkt bei der bernahme in das DMS indexiett Bei asynchroner Indexierung werden die zu bernehmenden Dokumente Ordner als Auftr ge in einer Warteschlange gesammelt und k nnen anschlie end indexiert und in das DMS gespeichert werden Auftr ge bearbeiten Bei der Indexierung ohne DMS spezifische Indexmerkmale werden die Dokumente Ordner nur mit den Systemindexen in das DMS bernommen ohne dass eine Indexierung ber den Indexierungsdienst von windream erfolgt Weitere Informationen zum Indexierungsdienst finden Sie unter Der windream Indexierungsdienst ab Seite 3 16 Voraussetzung f r die Indexierung Voraussetzung f r die DMS spezifische Indexierung von Dokumenten Ordnern an den einzelnen Arbeitsstationen ist dass auf Systemebene der Dateifilter f r die zu indexierenden Dokumente entsprechend eingestellt ist und dass die auf dem windream Server erstellten Indexierungsauftr ge f r Dokumente Ordner an die jeweiligen Arbeitsstationen zur Bearbeitung versa
251. igenschaften von lt Dateiname gt im Dropdown Listenfeld Objekttyp den Dokumenttyp des zu speichernden Dokuments 10 Tragen Sie die gew nschten Angaben in die dokumenttypspezifischen Indexfelder ein Dokumente indexieren 3 9 11 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um das Dokument mit den Indexkriterien im DMS zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en Hinweis Ein Dokument das Sie aus dem Dateisystem mit den Drag amp Drop Funktionen im Dateimanager Windows Explorer oder ber den Desktop in das Dokumenten Management System windream Laufwerk kopieren oder verschieben wird analog bei der Speicherung im DMS indexiert Dokumente asynchron indexieren Im folgenden werden die einzelnen Schritte aufgef hrt die f r die asynchrone Indexierung von Dokumenten mit dem Indexierungsdienst notwendig sind Diese werden anhand einer ausgew hlten Menge von Dokumenten beschrieben die aus dem Dateisystem in das DMS Laufwerk kopiert oder verschoben werden Diese Auftr ge werden gesammelt und die Warteschlange wird angezeigt Sie k nnen Auftr ge bearbeiten oder l schen Auftr ge f r 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das windream Symbol in der asynchrone Taskleiste Indexierung 2 ffnen Sie das windream Control Center mit einem Klick der erstellen rechten Maustaste 3 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten um die Annahme der Indexierungsauftr ge einzuschalten 4 Stellen
252. im eingestellten Backup Verzeichnis 6 35 Abbildungsverzeichnis Abbildung 6 17 windream Konfiguration Report 6 39 Tabellenverzeichnis Tabellenverzeichnis Tabelle 2 1 Tabelle 2 2 Tabelle 2 3 Tabelle 4 1 Tabelle 4 2 Tabelle 4 4 Tabelle 4 5 Tabelle 4 6 Tabelle 4 7 Tabelle 4 8 Tabelle 4 9 Tabelle 4 1 Tabelle 4 1 Detailinformationen zum Status einer Verbindung 2 15 Parameter einer Verbindung zu einem windream DMS Server 2 22 Befehls Schaltfl chen zur Bearbeitung der Alias Einstellungen 2 24 Wildcards 4 26 Datumseingaben 4 26 Eingaben f r die Suchfunktion Umwandlung in Datenbank Synatx 4 41 Benutzerdefinierte Eingaben f r die Volltextsuche unter SQL Server 4 42 Benutzerdefinierte Eingaben f r die Volltextsuche unter Oracle 4 42 M gliche Wildcards in Volltextsuchen 4 44 Beispiele f r die Verwendung von Wildcards unter Microsoft SQL Server 4 45 Beispiele f r die Verwendung von Wildcards unter Oracle 4 45 0 Operatoren f r die Volltextsuche unter Microsoft SQL Server 4 46 1 Einige Operatoren f r die Volltextsuche unter Oracle 4 47 Tabelle 4 12 Status eines Dokuments 4 65 Tabelle 5 1 Tabelle 5 2 Tabelle 5 3 Tabelle 5 4 Tabelle 5 5 Tabelle 5 6 Tabelle 5 7 Tabelle 5 8 Tabelle 5 9 Automatisch erstellte Eintr ge in der Historie 5 6 Zus tzlich erstellte Eintr ge in der Historie f r windream SBX 5 6 Zus tzlich erstellte Eintr ge in der Historie f r windream 3 5 5 7
253. in benutzerdefinierten Suchbegriffen f r Volltextsuchen verwendet werden Um die gew nschten Suchergebnisse zu erhalten ist darauf zu achten dass die erforderliche Datenbank Syntax eingehalten wird Die Beschreibung der einzelnen Operatoren deren Verwendung und Syntax ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation Ausf hrliche Beschreibungen hierzu finden Sie in den jeweiligen Dokumentationen von Microsoft bzw Oracle An dieser Stelle werden windream spezifische Suchoptionen beschrieben und beispielhaft einige der m glichen Suchvarianten aufgef hrt Zudem wird die Verwendung von Anf hrungszeichen und Wildcards f r die Volltextsuchen erl utert Beispiele f r Eingaben die von windream intern in die Datenbank Syntax umgesetzt werden windream wandelt die Eingaben entsprechend der erforderlichen Syntax des eingesetzten Datenbank Servers um M gliche Eingaben windream erweitert zu Dokument SQL Server Dokument Oracle Dokument windream Dokument SOQL Server windream OR Dokument Oracle windream OR Dokument windream and SQL Server Dokument windream OR and OR Dokument Oracle windream OR and OR Dokument Tabelle 4 4 Eingaben f r die Suchfunktion Umwandlung in Datenbank Synatx 4 42 Ende Beispiel Volltextsuche Beispiele f r Eingaben die von windream als benutzerdefiniert erkannt und nicht erweitert werden Abh ngig vom eingesetzten Datenbank Serv
254. indream Schnellsuche Indexsuche Volltextsuche und Objekttypsuche zur Verf gung stehen Eine Suche starten Der Befehl startet eine Suche mit den eingetragenen Suchbegriffen Alternativ kann eine Suche durch Bet tigen der RETURN Taste ausgel st werden Wenn Sie keinen Suchbegriff definieren wird die Standardsuche ausgef hrt Die Suche wird ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgelistet Die Anzahl der gefundenen Dokumente Ordner Trefferanzahl wird in der Statuszeile der Ergebnisliste angezeigt Wenn zu den eingegebenen Suchkriterien keine Dokumente Ordner gefunden wurden k nnen Sie die Kriterien berarbeiten und die Suche erneut starten Bei einer zu gro en Anzahl von Treffern sollten Sie die Kriterien n her spezifizieren und eine neue Suche durchf hren Mit der Schaltfl che Anhalten kann eine gestartete Suche unterbrochen werden Die bis zu diesem Zeitpunkt gefundenen Objekte Dokumente und Ordner werden in der Ergebnisliste angezeigt So starten Sie eine Suche 1 W hlen Sie die Registerkarte Schnellsuche Index oder Objekttyp f r die gew nschte Suchfunktion 2 Geben Sie die Suchbegriffe ein 3 Starten Sie die Suche mit der Schaltfl che Starten Standardsuche Wenn Sie aus einer der Suchfunktionen eine Suche starten ohne einen Suchbegriff festzulegen f hrt windream eine Standardsuche aus mit der alle verf gbaren Dokumente gefunden werden Abh ngig von der
255. ionen e STRG GC Alle schlie en e STRG Shirt G gt Alle ffnen Zus tzlich kann die Gruppierung mit der Taste SHIFT und einem gleichzeitigen Klick auf die Gruppen berschrift aus bzw eingeschaltet werden 4 64 Ergebnisliste So gruppieren Sie die Ergebnisliste 1 Klicken Sie auf das Men Ansicht 2 W hlen Sie die Option Gruppieren Darstellung der Ergebnisliste ndern Die Darstellung der Ergebnisliste d h die Art und die Anzahl der angezeigten Spalten kann entsprechend den jeweiligen Anforderungen angepasst werden ber den Befehl Ansicht gt Spalten k nnen aus der Liste der verf gbaren Index Spalten diejenigen ausgew hlt werden die in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen Die Datstellungsreihenfolge wird durch Verschieben der einzelnen Spalten in der Ergebnisliste angepasst analog der Listendarstellung im Windows Explorer Mit dem Befehl Spalten aus dem Men Ansicht oder mit einem Klick der rechten Maustaste in die Titelzeile der Ergebnisliste wird das Dialogfeld Spalten konfigurieren ge ffnet Spalten konfigurieren In Ordner Version Objekttyp Erfasser Erstellt Ausgecheckt Ausgecheckt von Status DJ bsender Oacb O nzahl O rchivierungszeit C rchivreferenz C ttribute CO Auftragsnummer C usgecheckt nach O utor O Bearbeiter C Bearbeitungszeit O Besitzer C Betreff C Dateiname mn Abbildung 4 16 Darstellung der Ergebnisliste festlege
256. ird ausf hrlich beschrieben wie Sie windream mit Hilfe des Control Centers starten und beenden oder auch zwischen verschiedenen windream Servern umschalten k nnen windream starten Um mit windream arbeiten zu k nnen m ssen zun chst das windream Control Center und daran anschlie end die windream Dienste gestartet werden Voraussetzung f r das Arbeiten mit windream ist weiterhin der Start des VFS Dienstes w hrend der Indexierungsdienst auch zu einem sp teren Zeitpunkt gestartet werden kann Hinweis Nach der Installation wird das windream Control Center in der Regel automatisch gestartet Es erscheint das windream Symbol in der Taskleiste ber das Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Control Center ffnen Wenn das windream Symbol nicht angezeigt wird m ssen Sie zun chst das windream Control Center starten Wie Sie daf r vorgehen finden Sie unter Das windream Control Center starten ab Seite 2 3 beschrieben Die verf gbaren Funktionen die Sie ber das windream Control Center ausf hren k nnen sind abh ngig davon ob es sich bei dem System um einen windream Client oder einen windream Server handelt Bei einer windream Solo Installation werden im Control Center sowohl die Server als auch die Client Funktionen angeboten Der Treibertyp des VFS Treibers Bei der Installation von windream wird festgelegt ob der Treiber f r das windream Laufwerk VFS Treiber lokal auf jedem Arbeitsplatzrechner Standard Mod
257. irtual File System Technology Die VFS Technologie integriert mit Hilfe eines Dateisystemtreibers die Funktionen eines Dokumenten Management Systems DMS in das Betriebssystem Windows Das DMS wird als zus tzliches Laufwerk unter einem frei w hlbaren Laufwerksbuchstaben in der Systemumgebung des Betriebssystems dargestellt Alle Anwendungen unter Windows und unter MS DOS k nnen auf das zus tzliche virtuelle Laufwerk zugreifen ohne zwischen einer Ablage auf einem lokalen Laufwerk oder einem Dateiserver Netzlaufwerk zu unterscheiden Alle vom Betriebssystem Windows und den Anwendungsprogrammen unterst tzten Funktionen arbeiten wie gewohnt Beispielsweise e Dokumentverkn pfungen zwischen mehreren Dokumenten OLE Linking dabei ist es unerheblich ob alle oder nur ein Teil der Dokumente in windream gespeichert wurden e S mtliche Anwendungen k nnen ohne nderungen ber die jeweiligen Standard Dateidialoge Datei gt Offnen Dokumente aus der windream Ablage DMS Laufwerk aufrufen oder ber den Datei gt Speichern Dialog im DMS ablegen e Das Importieren und Exportieren von Dokumenten ist als normaler Kopiervorgang unter Windows mit Drag amp Drop m glich e Vorlagenverzeichnisse von Anwendungen k nnen direkt auf ein Verzeichnis des DMS Laufwerks konfiguriert werden e Nachrichten E Mails k nnen aus den Mailanwendungen heraus direkt in windream abgelegt werden e Dokumente aus dem DMS k nnen mit allen Mailanwendungen versen
258. iste oder in der Listenansicht des Explorers ffnen wird automatisch auch das dazugeh rige Originaldokument in der Dokumentvorschau DocView ge ffnet Voraussetzungen Die Annotationen werden in einem Unterverzeichnis des windream Laufwerks abgelegt Dieses Verzeichnis muss vorhanden und jeder windream Benutzer muss Lese und Schreibberechtigung f r dieses Verzeichnis besitzen Ausserdem muss ein Dokumenttyp existieren der den Annotationen zugewiesen wird Standardm ig ist dies der Dokumenttyp Annotation Der Objekttyp muss zuvor mit Hilfe der Administrationsfunktionen der windream Management Console in windream angelegt oder von der Installations CD in das System importiert werden Weitere Hinweise hierzu finden Sie im windream Administrationshandbuch unter dem Thema Objekttypen anlegen und verwalten Das Verzeichnis und der zu verwendende Dokumenttyp m ssen von einem zust ndigen Systemadministrator in den windream Konfigurationen auf dem windream Server festgelegt werden Weitere Hinweise hierzu finden Sie im windream Administrationshandbuch unter dem Thema Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen Ablage der Annotationen in windream windream speichert die erstellten Annotationen in dem festgelegten Verzeichnis auf dem windream Laufwerk Die Annotationen werden in separaten Unterverzeichnissen dieses windream Ordners abgelegt und ihnen wird der Dokumenttyp Annotation zugeordnet Die Dateien erhalten die Endung
259. k stchen Re ursives Bearbeiten aktiviert werden kann Wenn dieses K stchen aktiviert ist werden alle Dokumente innerhalb des der markierten Ordner s und alle Dokumente in den untergeordneten Verzeichnissen sofort archiviert Falls keine rekursive Bearbeitung erfolgen soll Kontrollk stchen nicht aktiviert werden nur die Dateien innerhalb der aktuell markierten Ordner archiviert Alle ausgew hlten Dokumente und Ordner werden nacheinander bearbeitet In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Archivierungsvorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting ArchiveNow log Wenn w hrend des Vorgangs bei einem der ausgew hlten Dokumente die archiviert werden sollen ein Fehler auftritt wird dies in die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde Anzeige der DMS spezifischen Dokumenteigenschaften in einer HTML Datei 5 85 Anzeige der DMS spezifischen Dokumenteigenschaften in einer HTML Datei ber den Befehl Indexdaten HTML Anzeige aus dem windream Kontextmen des Explorers k nnen Indexinformationen zu einem oder mehreren zuvor selektierten Dokumenten im HTML Format ausgegeben werden Die Auswahl der Dokumente erfolgt in der Listenansicht des Explorers oder in der Ergebnisliste einer durchgef hrten Suche Nach Aktivierung des Befehls wird der Verlauf des HTML Generierungsprozesses in ein
260. klusregeln f r Dokumente bernehmen ab Seite 5 83 Wurde zuvor eine manuelle nderung ber die entsprechende Einstellung in der WMC unterbunden so ist das Feld ausgegraut Sofort archivieren Die Aktivierung des Kontrollk stchens Sofort archivieren auf der Registerkarte Lebenszyklus bewirkt eine sofortige bergabe des Dokuments an das Archiv nachdem ein Dokumenttyp zugewiesen und die Indexierung des Dokuments vorgenommen wurde Das Dokument kann anschlie end nicht mehr bearbeitet werden Bedingung f r die Aktivierung des Kontrollk stchens ist dass eine manuelle nderung durch die entsprechende Einstellung in der WMC zugelassen ist Der gleiche Befehl steht auch im windream Kontextmen zur Verf gung und erm glicht hier die sofortige Archivierung mehrerer Dokumente durch Multiselektion Nach der Aktivierung des Befehls muss der Start des Archivierungsprozesses in einem Dialogfeld explizit best tigt werden siehe Abschnitt Dokumente sofort archivieren ab Seite 5 84 Grafische Darstellung des Lebenszyklus Der Zeitstrahl auf der Registerkarte Lebenszyklus gibt Auskunft ber den aktuellen Status des Dokuments bez glich des Lebenszyklus Es werden folgende Daten angezeigt 5 82 Lebenszyklus e Erstellungsdatum e Ende des Bearbeitungszeitraums bzw Datum der bergabe an das Archiv e Aktuelles Tagesdatum Hente e Ende des Archivierungszeitraums bzw Datum der Entfernung aus dem Archiv Nach einer
261. kt Projekti z Rechnung of Rechnung ol Datum 705 101 2006 Rechnung of W Rechnung ol Auftrags Nir 10000204323 rechnung ol Rechnung 0 Rechnung ol Kundenr D 1122334 Kunde Mustergeselischaft mbH 00000404836 DA windream Laufwerk E Produktmanagement Sekreteriat A i Windows c Explorer OK Abbrechen Ubemehmen Hite s Ja 10 Objekte e Freier Speicherplatz 657 MB Abbildung 1 1 windream DMS wie Windows Die Oberfl che von windream und der Zugriff auf das DMS windream kommt ohne eigene Oberfl che aus Der Windows Explorer bzw Windows selbst dienen als Oberfl che f r das Dokumenten Management System Grunds tzlich erfolgt der Zugriff ber das windream Laufwerk Somit stehen s mtliche Funktionen des Listenansicht Kontextmen im Windows Explorer windream das Dokumenten Management System Betriebssystems und des Windows Explorers zur Verf gung die sich auf Laufwerke Dateien oder Ordner beziehen F r die zus tzlichen Funktionen bietet windream entsprechende Erweiterungen des Desktops bzw des Windows Explorers Dateidialoge Speichern unter und Datei ffnen ber die Standard Dateidialoge Speichern unter und Datei ffnen von Windows Anwendungen speichern Sie Dokumente in windream oder ffnen Sie Dokumente aus dem DMS in den jeweiligen Originalanwendungen Windows Explorer Erm g
262. ktiviert Deaktivieren Sie ggf die Module die auf dem Server nicht ausgef hrtwerden sollen Siehe auch Die windream Alias Einstellungen ab Seite 2 21 4 Speichern Sie die Eingaben mit OK Der neue Eintrag wird in der Liste der Alias Eintr ge angezeigt 5 Speichern Sie die ge nderte Liste ber die Schaltfl che Liste speichern z Die ge nderte Alias Liste wird gespeichert und der Servername des neuen Eintrags wird im Kontextmen des Control Centers Befehl Serverauswahl angezeigt Die Umschaltung auf den Server erfolgt dann durch Aktivierung des gew nschten Eintrags in der Liste H kchen vor dem Servernamen Bei einer windream Solo Installation wird in der Server Liste im windeam Control Center der Eintrag lt LOCAL gt angezeigt So entfernen Sie einen Eintrag aus der Liste 1 W hlen Sie den Befehl Serverauswahl gt Bearbeiten aus dem windream Control Center 2 Markieren Sie in der Alias Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 26 Serverauswahl 3 Bet tigen Sie das Symbol Adas entferneen im Dialogfeld windream Alias Einstellungen Der Eintrag wird aus der Liste der Alias Eintr ge entfernt Hinweis Sie k nnen die vorherige Konfiguration Alias Liste mit Hilfe des Befehls Leizres Backup wiederherstellen wieder restaurieren Oder Sie k nnen ber die Schaltfl che ES alle Eintr ge der Liste l schen und die Liste aus den aktuellen Einstellungen der Netzwerkverbindungen des Windows Explorers w
263. ktur des Windows Explorers hierarchisch aufgebaut und beliebig erweiterbar und nderbar ist erm glicht das Einrichten von Dokumentenklassen Die Vorg nge zur Erfassung Indexierung und Ablage der Dokumente in windream finden Sie ausf hrlich im Kapitel Dokumente erfassen indexieren speichern beschrieben Dokumente recherchieren Dokumentrecherchen werden mit Hilfe der Indexsuche strukturierte Suche der Volltextsuche oder der Dokumenttypsuche durchgef hrt Recherchiert wird mit strukturierten Merkmalen innerhalb der Indexdaten mit freien Suchbegriffen im Volltext oder ber die hierarchische Dokumentorganisation in den Dokumentklassen Ablagestruktur Der Aufruf der Suchanwendung erfolgt aus dem Windows Startmen Befehl Suchen gt In windream Erstellte Suchprofile k nnen gespeichert und somit f r erneute Suchen genutzt werden windream stellt die Suchergebnisse in Ergebnislisten dar Die Ansicht und Bearbeitung einzelner Dokumente hingegen erfolgt in den entsprechenden Originalanwendungen Auch die Anzeige der Dokumente mit Hilfe von Viewern ist m glich windream DocView windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten Die verschiedenenen Recherchem glichkeiten und die Abl ufe zur Durchf hrung der einzelnen Suchen sind detailliert im Kapitel Dokumente recherchieren beschrieben Dort finden Sie auch erl utert wie Sie mit Ergebnislisten und Suchprofilen arbeiten Dokumente bearbeiten Sie k nnen die gesp
264. kumente importieren Das Importieren von zuvor ausgew hlten Dokumenten erfolgt mit der Funktion windream gt Importieren aus dem windream Kontextmen im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste der windream Suchfunktion Mit dem Befehl Importieren werden die zuvor exportierten Dateien wieder in das DMS kopiert Die Originaldateien werden dabei mit der exportierten Kopie berschrieben Wenn die Originaldatei in der Zwischenzeit bearbeitet wurde erfolgt das berschreiben der Originaldatei mit der exportierten Kopie nur nach der Best tigung einer entsprechenden Sicherheitsabfrage Nach der Aktivierung des Befehls Importieren blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie weitere Optionen zum Import festlegen k nnen Importieren E Dokumente und Einstellungen Muster Durchsuchen Abbrechen V Neue Version erstellen Originaldatei l schen sichemn Sichern V L schen IV Auch in manuell ausgew hlten Pfad IV Fehler in Report Dialog Logdstei Kommentar Eo Abbildung 5 12 Dokumente importieren Dokumente exportieren und importieren 5 57 Ordner festlegen Untergeordnete Ordner mit einbeziehen Neue Version erstellen Originaldatei l schen sichern Im Feld Von bestimmen Sie den Ordner aus dem die zuvor exportierten Dokumente wieder in das DMS importiert werden sollen Standardm ig ist hier immer das zuletzt eingestellte Verzeichnis voreingestellt ber die windream Konfiguration besteht die M gli
265. l chen MM oder automatisch nach Ablauf einer Sekunde ausgef hrt Die aktuelle Anzahl der Treffer wird in der Statuszeile des Dialogfelds angezeigt Solange Sie die Suchfunktion nicht beenden wird beim erneuten Aktivieren des Fz er Dialogs der jeweils zuletzt benutzte Filter ge ffnet Die eingegebenen Filterwerte und der daraus resultierende Listeninhalt werden nicht gespeichert Die Anwendung des Filters empfiehlt sich besonders bei einer gro en Menge von Benutzernamen Indexsuche Strukturierte Suche 4 29 Hinweis F r diese Funktion steht zus tzlich zur Online Hilfe eine Direkthilfe zur Verf gung die mit einem Klick auf das Fragezeichen in der Titelleiste des Filterdialogs ge ffnet werden kann So w hlen Sie einen Erfasser zur Einschr nkung der Suche aus 1 ffnen Sie das Kontextmen Index mit der Men schaltfl che Index 2 W hlen Sie die Kategorie H ufig verwendete Indexe 3 W hlen Sie den Eintrag Erfasser aus der Liste der Indexe 4 Legen Sie ber das Dropdown Listenfeld Bedingung den gew nschten Operator fest 5 Geben Sie den Namen im Feld Wert ein oder w hlen Sie einen Namen ber den Filterdialog Schaltfl che Durchsuchen 6 bernehmen Sie den Suchbegriff mit der Schaltfl che Hinzuf gen in die Liste der Suchkriterien Hinweis Um Dokumente zu finden f r die als Erfasser Benutzer eingetragen sind die nicht mehr in der Liste der aktuellen windream Benutzer aufgef hrt werden m ssen Sie die
266. lage DMS Laufwerk aufrufen oder ber den Datei gt Speicherm Dialog im DMS ablegen Jedes Dokument und jedes Verzeichnis des DMS Laufwerks l sst sich als Kopie oder Yerkn pfung auf den Windows Desktop legen Das Importieren und Exportieren von Dokumenten ist als normaler Kopiervorgang unter Windows mit Drag amp Drop m glich Dokumente und Verzeichnisse k nnen aus dem DMS auf einen lokalen Datentr ger exportiert und wieder in das DMS importiert werden Die Check In Out Funktion erm glicht es Dokumente auf einem lokalen Matentr ner an1 hearheiten Nie au snerherkten Mink mente stehen en lanne mir Gro e 20331 Abbildung 5 3 Eigenschaften von lt Dateiname gt Extrahierter Volltext 5 22 Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Volltext anzeigen So lassen Sie sich den Volltext zu einem Dokument anzeigen 1 W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Dokument abgelegt ist dessen Volltext Sie einsehen m chten 2 Markieren Sie in der Liste der Dokumenteintr ge das gew nschte Dokument 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Volltext 5 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Volltext den gew nschten Eintrag aus Extrahierter Volltext Manueller Volltext oder V olltext suchbare Stringfelder Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream S
267. legen sie die vererbbaren Dateirechte fest 1 Markieren Sie den Ordner f r den Sie festlegen m chten welche Rechte vererbt werden sollen 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte W hlen Sie aus der Liste den Eintrag Vererbbare Dateirechte Markieren Sie die Option Rechtetrennung vererben wenn die untergeordneten Ordner diese Rechte erben sodass auch Dateien in diesen Ordnern wiederum die festgelegten Dateirechte initial windream Rechte 5 45 erhalten Andernfalls erben nur die neu angelegten Dateien des aktuell bearbeiteten Ordners diese Rechte 6 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzufiigen um das Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen zu ffnen 7 W hlen Sie die gew nschten Benutzer und Gruppen aus und weisen diesen aus der Liste der Initialen Rechte die zu vererbenden Dateirechte zu 8 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die neuen Rechtetr ger mit den zugewiesenen Rechten in die Liste auf der Registerkarte Rechre zu bernehmen 9 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen So legen sie die vererbbaren Ordnerrechte fest 1 Markieren Sie den Ordner f r den Sie festlegen m chten welche Rechte vererbt werden sollen 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag Verer
268. licht die Anzeige des windream Laufwerks Datenbankinhalt und der Dokumente ebenso wie die hierarchische Darstellung des windream Laufwerks Bei der Darstellung von Dokumenten als detaillierte Liste Befehl Ansicht gt Details im Windows Explorer werden die Systemindexe der Dokumente angezeigt Zus tzlich kann die Darstellung der Liste um globale und typspezifische Indexe Spalten auch windream spezifische Indexe erweitert und so benutzerspezifisch angepasst werden Das Kontextmen in der Listenansicht des Windows Explorers ist f r Eintr ge Dokumente im windream Laufwerk um den Men eintrag windream erweitert ber dieses Untermen werden zus tzliche windream spezifische Funktionen ausgef hrt wie z B die Erstellung einer neuen Version eines Dokuments windream das Dokumenten Management System 1 5 windream Erweiterte Objekteigenschaften und Kontextmen ten Extras E Aaen Er owe 5 gt XI EDE A eochranatnconanse ie H aeetrani 0000004047 doc herr tcconsoseee aac Heed ffnen red Bearbeten Med neu en 3 Pam ip oa E X m ehe C ViEnkairosrungsn Drucken ffnen m 3 L schen inklusive Vorversionen Ea Auschecken E Einchecken ES Auschecken r ckg ngig L Exportieren Importieren 8 In Bearbeitung nehmen X Bearbeitung beenden Ausschneiden Kopieren Verkn pfung erstelld L schen Umbenennen Eigenschaften
269. lleisten ein und aus 1 Klicken Sie auf das Men Ansicht 4 68 Dokument mit einer Anwendung verkn pfen um es ffnen zu k nnen Ergebnisliste 2 W hlen Sie die Option Symbolleisten 3 Aktivieren bzw deaktivieren Sie die Symbolleisten die Sie in der Ergebnisliste ein bzw ausblenden m chten durch Anklicken des jeweiligen Eintrags H kchen kein H kchen vor dem Eintrag Anzeige und Bearbeitung der Indexdaten ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt k nnen die Indexdaten eingesehen und modifiziert werden Dieses Dialogfeld wird ber den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen oder der Symbolleiste ge ffnet So lassen Sie sich die Indexdaten eines Dokuments Ordners anzeigen 1 Markieren Sie das gew nschte Dokument oder den gew nschten Ordner in der Liste 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen ffnen und Anzeigen des Dokuments Ein Dokument kann zur weiteren Bearbeitung z B nderung oder Drucken des Dokuments durch einen Doppelklick auf den Dateinamen in der Ergebnisliste oder ber den entsprechenden Befehl des Kontextmen s ge ffnet werden Wenn f r ein Dokument keine Verkn pfung zu einer Anwendung existiert ndert sich der Befehl ffnen in ffnen mit und es erscheint das Windows Standarddialogfeld ffnen mit zar Auswahl eines Programms mit dem das Dokument ge ffnet werden soll So ffnen Sie ein Dokument 1 Doppelklicken Sie
270. lte wird der Inhalt der Liste auf die Elemente eingeschr nkt die in der jeweiligen Spalte den eingegebenen Wert enthalten z B T in der Spalte Benutzer Durch die Eingabe von Werten in mehreren Spalten l sst sich der Listeninhalt weiter begrenzen Als Eingabewerte sind alphanumerische Zeichenfolgen erlaubt Die Eingabe von Platzhaltern und wird unterst tzt Mit dem Wert werden alle Elemente einer Spalte gefunden Nach der Eingabe eines Wertes wird der Filtervorgang ber die Taste RETURN die Schaltfl chen F oder automatisch nach Ablauf einer Sekunde ausgef hrt Die aktuelle Anzahl der Treffer wird in der Statuszeile des Dialogfelds angezeigt Die eingegebenen Filterwerte und der daraus resultierende Listeninhalt werden nicht gespeichert Die Anwendung des Filters empfiehlt sich besonders bei einer gro en Menge von Benutzernamen Hinweis F r diese Funktion steht zus tzlich zur Online Hilfe eine Direkthilfe zur Verf gung die mit einem Klick auf das Fragezeichen in der Titelleiste des Dialogfelds ge ffnet werden kann So w hlen Sie einen Erfasser zur Einschr nkung der Suche aus 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Erfasser 2 Markieren Sie die gew nschten Eintr ge in der linken Liste oder schr nken Sie die Liste der Erfasser durch einen Filter ein 3 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um die ausgew hlten Eintr ge in die rechte Liste zu bernehmen Schnellsuche 4 Bet tigen Sie die Schaltfl
271. lten Eintrag in die Liste eingef gt So bearbeiten Sie einen Men befehl aus dem Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 ffnen Sie das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen mit der Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie in den Feldern Menieintragund Aktion die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Men befehl aus dem Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste die Eintr ge die Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen um die Eintr ge aus der Liste zu l schen Reihenfolge der Men befehle festlegen Zur Festlegung der Befehlsreihenfolge im Kontextmen stehen folgende Schaltfl chen zur Verf gung Verschiebt den ausgew hlten Eintrag an den Anfang der Liste Verschiebt den ausgew hlten Eintrag um eine Zeile in der Liste nach oben Verschiebt den ausgew hlten Eintrag um eine Zeile in der Liste nach unten Verschiebt den ausgew hlten Eintrag an das Ende der Liste 6 30 Men So bestimmen Sie die Reihenfolge der Befehle im Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie verschieben m chten 2 Positionieren Sie den Men befehl mit der entsprechenden Schaltfl che an die gew nschte Stelle in der Liste Aufruf eines Programms exe Datei aus dem windream Kontextmen ber Eintr ge des windream Kontextmen s k nnen benutzerdefinierte Visual
272. m Verlassen des Feldes entsprechend den aktuellen Einstellungen des Betriebssystems L ndereinstellungen in der Windows Systemsteuerung Datumsformate Erweiterung TIT MIM JUN TT MMJJJJ Tabelle 4 2 Datumseingaben Dabei ist zu beachten dass bei Eingabe einer zweistelligen Jahreszahl die automatische Erweiterung entweder zu der vierstelligen Jahreszahl des Jahres 1999 oder des Jahres 2000 erfolgt Wenn Sie die zweistellige Angabe 36 w hlen kann dies bedeuten dass auf unterschiedlichen Systemen eine Erweiterung zu 1936 oder zu 2036 vorgenommen wird Da es sich bei dieser Funktion um eine 1J Jahr M Monat T Tag Indexsuche Strukturierte Suche 4 27 betriebssysteminterne Umsetzung handelt m ssen Sie die korrekte Angabe der Jahreszahl im Datumsfeld berpr fen Suchen nach Erfasser Bearbeiter oder Besitzer Sie k nnen nach Objekten bestimmter Erfasser Bearbeiter oder Besitzer suchen Im folgenden werden diese Suchen am Beispiel der Suche nach Objekten eines bestimmten Erfassers beschrieben Suchen nach Objekten bestimmter Bearbeiter oder Besitzer werden analog durchgef hrt Um nach Dokumenten oder Ordnern eines bestimmten Erfassers zu suchen w hlen Sie den Eintrag Erfasser aus der Kategorie H ufig verwendete Indexe F r die Suche nach einem bestimmten Bearbeiter oder Besitzer w hlen Sie einen der Eintr ge Bearbeiter oder Besitzer aus der Kategorie Verf gbare Indexe Im Text
273. m Check In Vorgang k nnen Sie einen Kommentar eingeben Feld Kommentar der in die Historie der Dokumente mit eingetragen wird Hier k nnen Sie festlegen ob die einzucheckenden Dateien als Kopie lokal in einem Backup bzw im Check Out Verzeichnis gesichert werden Ist die Option Sichern aktiviert legt windream beim Check In eine Sicherungskopie an Diese wird in einem von windream generierten Unterordner im angegebenen Verzeichnis angelegt Den Ort an dem diese Kopien gespeichert werden sollen legen Sie in den Konfigurationen auf der Registerkarte Ein Ausgang im Feld Backup Verz fest siehe auch Abschnitt Ein Ausgang in Kapitel 6 Wenn Sie kein Backup Verzeichnis angeben standardm ig ist kein Verzeichnis eingestellt dann wird der Unterordner WMCIBak im Verzeichnis angelegt in das die Dokumente zuvor ausgecheckt wurden eine der Optionen Wie ausgecheckt oder Von In diesem Backup Ordner legt windream f r jedes Dokument einen eigenen Unterordner an in das die Kopien gesichert werden Wenn die Kopien der Originaldateien nach dem erfolgreichen Check In entfernt werden sollen aktivieren Sie die Option L schen Es werden die Dateien aus dem Check Out Verzeichnis gel scht nicht die in dem Backup Verzeichnis Die Option Auch im manuell ausgew hlten Pfad w hlen Sie wenn die Aktionen zum Sichern und L schen der Dateien auch auf manuell ausgew hlte Verzeichnisse die im Feld Von angegeben worden sind angewendet werden s
274. m die Suche von dort direkt ausf hren zu k nnen Mit einem Doppelklick auf das Suchprofil symbol k nnen Sie die Suche neu starten oder das Suchprofil zur Bearbeitung z B Suchbegriffe ndern ffnen indem Sie den Befehl ffnen aus dem Kontextmen w hlen Suchprofil ffnen Gespeicherte Suchprofile k nnen f r eine Recherche wieder geladen werden Sie k nnen gespeicherte Suchprofile auf mehrere Arten ffnen und so die entsprechenden Suchen erneut ausf hren e Inder Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl Suche ffnen aus dem Men Datei e Durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Datei Eintrag im Windows Explorer wenn der Dateityp wdf mit der Anwendung WMFind exe verkn pft ist e Durch einen Doppelklick auf das Suchprofilsymbol auf dem Desktop sofern das Profil oder eine entsprechende Verkn pfung auf dem Desktop abgelegt wurde e Mit dem Befehl ffnen aus dem Kontextmen im Windows Explorer oder auf dem Desktop nachdem Sie den Eintrag bzw das Symbol ausgew hlt haben Wenn das Suchprofil ber ein Symbol auf dem Desktop ge ffnet wird startet die Suchroutine automatisch Anderenfalls muss der Start eines Suchvorgangs nach dem Laden des Profils manuell vorgenommen werden Mit Suchprofilen arbeiten 4 59 So ffnen Sie ein Suchprofil Suchprofil ffnen 1 Markieren Sie das Symbol f r das zu ffnende Suchprofil auf dem und Suche direkt Desktop oder die entsprechende Datei im Windows Explore
275. men werden Die Konfiguration zur Anzeige und Protokollierung von DMS Fehlermeldungen nehmen Sie gesondert ber den Befehl VFS Dienst gt DMS Fehleranzeige konfigurieren aus dem windream Control Center vor Die ausf hrliche Beschreibung wie Sie daf r vorgehen finden Sie unter Die DMS Fehleranzeige konfigurieren im Kapitel Einf hrung in windream der vorliegenden Dokumentation Hinweis Die Einstellungen in den Bereichen Fehlerr ckverfolgung Allgemein und VFS Log C VFSTDISP LOG k nnen nur von Benutzern ge ndert werden die ber Administrationsrechte verf gen Die Einstellungen werden in der Windows Registrierungsdatenbank abgelegt Bei fehlender Schreibberechtigung k nnen die entsprechenden Optionen nur eingesehen und nicht bearbeitet werden Dialoganzeige Mit der Option Erweiterte Fehleranzeige wird die erweiterte Fehleranzeige f r die Ausgabe zus tzlicher Informationen zur besseren Fehlerlokalisierung ein oder ausgeschaltet Standardm ig ist die Option ausgeschaltet deaktiviert da eine erweiterte Fehleranzeige im allgemeinen nicht notwendig ist Ist die Option ausgeschaltet erscheinen die Meldungen im Falle eines Fehlers ohne zus tzliche Informationen windream WMOMMC Fehler x Es konnte keine verbindung zum Server aufgebaut werden F r dieses Modul werden Administrator Rechte ben tigt 0x8004158d No admin group user Abbildung 6 10 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige aus
276. mit relativem Bezug auf die Originaldatei Die Voreinstellung dieser Optionen f r den Export der Indexdaten k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ansgang einstellen Wenn die Indexdaten der Dokumente mit exportiert werden sollen erstellt windream beim Check Out zus tzlich zwei HTML Dateien f r die Anzeige einer bersicht ber die ausgecheckten Dokumente Es handelt sich dabei um e eine bersichtsseite im HTML Format mit Verweisen Links auf alle einzelnen HTML Indexdateien der ausgecheckten Dokumente und e eine bersichtsseite im HTML Format mit Rahmen Frames zur gleichzeitigen Anzeige der bersicht Verweise auf alle einzelnen HTML Indexdateien und der Index Informationen der ausgecheckten Dokumente in einem Fenster Standardm ig werden die XML und HTML Dateien in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in das auch die Dokumente Ordner selber ausgecheckt werden Diese Dateien werden unter dem Namen lt Dateiname gt xml bzw lt Dateiname gt htm im Check Out Verzeichnis erstellt Die Dateien zur Anzeige der bersichten ber die ausgecheckten Dokumente werden unter den Namen wmindex lt Datums Zeitstempel gt htm und wnframe lt Datuns Zeitstempel gt htm im Check Out Verzeichnis angelegt Alle HTML und XML Dateien werden f r jeden Check Out Vorgang neu erzeugt Werden dieselben Dokumente mehrfach in denselben Ordner ausgecheckt so werden die Dokumente und die Dateien zur Anzeige d
277. n Versionsverwaltung 5 9 Versionsverwaltung Zu einem Dokument k nnen in windream mehrere Versionen verwaltet werden Eine neue Version eines Dokuments ist eine Kopie des urspr nglichen Dokuments mit einer um den Faktor eins erh hten Versionsnummer linear aufsteigende Numerierung Dem Anwender steht immer die aktuellste Version eines Dokuments zur Verf gung Vorversionen werden vom System automatisch mit dem Dateiattribut Versteckt Hidden versehen so dass sie im Windows Explorer nur bei entsprechender Einstellung der Ansicht angezeigt werden Die aktuelle Version die Versionsnummer sowie die Votversionen eines Dokuments sind unter den Dateieigenschaften Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt ber die Registerkarte Version einsehbar Alle Versionen eines Dokumentes stehen auf dem windream Laufwerk zu jeder Zeit zur Verf gung Wird f r ein Dokument eine neue Version angelegt wird in demselben Verzeichnis eine Kopie mit identischem Namen gleichen Rechten Originaldaten und Eigenschaften und einer eigenen Historie erstellt Ggf vorhandener Volltext wird f r die neue Version neu erzeugt Bei der Vorversion wird der Dateiname um die Versionsnummer erg nzt und ein entsprechender Eintrag f r die Historie erstellt Die Vorversion kann nicht mehr ge ndert werden Bei Recherchen k nnen Vorversionen mit in die Suchen einbezogen werden Wird die aktuelle Version im Windows Explorer gel scht bleiben die Vorversionen
278. n Ergebnisliste Die Liste der verf gbaren Indexe zur Darstellung der Ergebnisliste beinhaltet alle globalen Indexe und ausgew hlte objekttypspezifische Indexe die bei der Definition der Objekttypen festgelegt wurden So legen Sie die Darstellung der Ergebnisliste fest 1 ffnen Sie mit das Dialogfeld Spalten konfigurieren einem Klick der rechten Maustaste in die Titelzeile der Ergebnisliste oder ber den Befehl Ansichf gt Spalten 2 W hlen Sie die Indexmerkmale die in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen durch Aktivierung der entsprechenden Kontrollk stchen in der Liste 3 Schlie en Sie das Dialogfeld mit der Schaltfl che OK Die Ergebnisliste wird anschlie end entprechend angezeigt Hinweis Analog kann die Listenansicht im Windows Explorer angepasst werden Voraussetzung daf r ist dass ActiveDesktop installiert ist Status eines Dokuments ber die Spalte Szatus erhalten Sie verschiedene Statusinformationen zu einem Dokument Es k nnen auch mehrere der Stati auf ein Dokument zutreffen Diese werden dann durch Trennzeichen voneinander getrennt ausgegeben Status V Vorversion eines Dokuments PreVersion A Dokument ist archiviert Archived wW Dokument ist nur ber die Funktion In Bearbeitung nehmen editierbar WorkLockEditOnly N Dokument sind keine Zugriffs Rechte zugewiesen Dokument nur f r den windream Hauptbenutzer erkennbar NoRights P Dokument ist ausgecheckt P
279. n Volltext einsehen und manuellen Volltext bearbeiten Die Ansicht des extrahierten Volltextes als auch des Volltextes aus volltextsuchbaren Indexfeldern erfolgt ber die Registerkarte Volltext im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt Zudem kann hier der manuelle Volltext erfasst bearbeitet und angeschen werden Beispiel f r einen extrahierten Volltext Eigenschaften von kapitel1 doc Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo F Indexe g Version amp Historie F Volltext 9 Lebenszyklus f Rechte Volltext windream das Dokumenten Management System windream integriert das DMS als zus tzliches virtuelles Laufwerk im Betriebssystem windream stellt das DMS als zus tzliches Laufwerk unter einem frei w hlbaren Laufwerksbuchstaben in der Systemumgebung des Betriebssystems dar Alle Anwendungen unter Windows und unter MS DOS k nnen auf das zus tzliche virtuelle Laufwerk zugreifen ohne zwischen einer Ablage auf einem lokalen Laufwerk oder einem Dateiserver Netzlaufwerk zu unterscheiden S mtliche vom Betriebssystem Windows und den Anwendungsprogrammen unterst tzten Funktionen arbeiten wie gewohnt Dokumentverkn pfungen zwischen mehreren Dokumenten DLE Linking dabei ist es unerheblich ob alle oder nur ein Teil der Dokumente in windream gespeichert wurden Bi S mtliche Anwendungen k nnen ohne nderungen ber die jeweiligen Standarddateidialoge Datei gt ffnen Dokumente aus der windream Ab
280. n pfen 1 W hlen Sie beispielsweise den Eintrag Ale Volltexte aus der Kategorie Volltext ber das Dropdown Listenfeld Index 2 Geben Sie den ersten Suchbegriff in das Feld Wer ein 3 Geben Sie den gew nschten Operator ein 4 Geben Sie anschlie end den n chsten Suchbegriff ein Verkn pfungsoperatoren unter Microsoft SQL Server AND 1 Suchbegriff AND 2 Suchbegriff OR 1 Suchbegriff OR 2 Suchbegriff NEAR 1 Suchbegriff NEAR 2 Suchbegriff AND 1 Suchbegriff AND NOT NOT 2 Suchbegriff Gesucht wird nach Dokumenten die beide Suchbegriffe enthalten Gesucht wird nach Dokumenten die entweder einen der beiden Suchbegriffe oder beide Suchbegriffe enthalten Gesucht wird nach Dokumenten die beide Suchbegriffe in derselben Umgebung enthalten Gesucht wird nach Dokumenten die den ersten Suchbegriff aber nicht den zweiten Suchbegriff enthalten Tabelle 4 10 Operatoren f r die Volltextsuche unter Microsoft SQL Server windream AND Dokument Volltextsuche Ende Beispiel Beispiel 4 47 Zu diesem Suchbegriff werden die Dokumente gefunden die das Wort windream und das Wort Dokument in demselben Dokument enthalten Einige der m glichen Verkn pfungsoperatoren unter Oracle Operator Suchterm Bedeutung AND amp 1 Suchbegriff AND Gesucht wird nach Dokumenten 2 Suchbegriff die beide Suchbegriffe enthalten 1 Suchbegriff OR Gesucht wird nach Dokumenten 2 Suchbegriff die entweder
281. n 2 16 2 18 Beenden 2 11 2 16 2 18 Fehler beim Start anzeigen 2 16 Starten 2 7 2 16 2 18 Volltext Anzeigen 5 19 Erweitert privat 4 37 5 19 Extrahiert 4 37 5 19 Index 3 29 Indexsuche 4 36 Manuell 4 37 5 19 Registerkarte 5 21 Suchbare Indexfelder 4 37 5 19 Suchbare Stringfelder 4 37 5 19 Typindex 3 29 Volltext Strukturierte Suche 4 36 Volltextsuche 4 36 Anf hrungszeichen 4 42 Datenbank Syntax 4 42 Verkn pfung von Suchbegriffen 4 45 Volltextsuchen Verkn pfungsoperator einstellen 4 55 Voraussetzung Asynchrone Indexierung 6 10 Indexierungsauftr ge 3 2 Indexierungsdienst 3 2 Synchrone Indexierung 3 18 6 10 Vorbelegung Typindex 3 32 Vorbelegungen 3 32 Vorschau Ansicht konfigurieren 5 89 DocView 5 86 Dokument 5 86 Einstellungen 5 92 Fenster immer im Vordergrund 5 89 Fenster offen halten 5 89 Fundstellenanzeige 5 90 Gepinnt 5 89 Suchen im Text 5 91 Vorversion 5 9 Vorversionen L schen 5 15 4 33 4 50 4 55 W Warteschlange Anzeigen 3 21 Bearbeiten 3 20 L schen 3 22 Wartezeiten Treiber 6 19 Wildcard Objekttypsuche 4 51 Vektorfeld 4 51 Wildcards 4 2 4 26 4 33 4 44 Wilkommen 1 1 Windows DCOM Konfiguration 6 5 Windows Explorer Listenansicht anpassen 4 64 windream 1 2 Administration 6 1 Beenden 2 11 Konfiguration 6 1 Konfigurationen 3 12 3 16 Lizenzen 1 13 Rechte 5 3 5 24 Starten 2 1 2 7 Systemeinstellungen 3 12 3 16 6 1 windream Administration Allgemein 6 17 Filter 6 9 Meldungen 6
282. n Volltext erfassen und bearbeiten 5 24 windream Rechte windream Rechte Der Rechteverwaltung von windream liegt das Gruppen und Benutzerkonzept von Windows zugrunde Die Windows Benutzer und Gruppen sowie die Gruppenzugeh rigkeit der Benutzer werden in der Windows Benutzeradministration festgelegt Die Klassifizierung von Benutzern und Gruppen als windream Benutzer und Gruppen sowie deren Verwaltung erfolgt ber die windream Management Console WMO Eine Beschreibung der Benutzerverwaltung von Windows ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation Sie finden Informationen zu Windows unter anderem in den entsprechenden Dokumentationen von Microsoft Die Zugriffsrechte von windream Benutzern und Gruppen auf Dokumente und Ordner werden ber die Registerkarte windream Rechte aus den Objekteigenschaften verwaltet An den einzelnen Arbeitsstationen k nnen die Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner von Benutzern die die entsprechenden Rechte besitzen erweitert oder eingeschr nkt werden Hinweis Die Business Edition von windream erlaubt die Vergabe von Rechten auf Dokumente und Ordner sowohl f r windream Gruppen als auch f r einzelne windream Benutzer In der SBX Version hingegen ist es nur m glich Rechte auf Dokumente und Ordner f r windream Gruppen zu vergeben nicht jedoch f r einzelne Benutzer Mit der Version 4 0 verf gt die windream Business Edition ber ein erweitertes Rechtekonzept So ist beispielsweise
283. n der Serverauswahlliste entsprechend konfiguriert und die windream Laufwerke auf dem Client sind als Netzwerklaufwerke verbunden siehe Serverauswahl im Kapitel Einf hrung in windream der vorliegenden Dokumentation Die Serverliste k nnen Sie aus der windream Suche ber den Befehl Datei gt Serverliste einsehen und bearbeiten Den Server auf dem die Suchen durchgef hrt werden sollen stellen Sie in der Auswahlliste Server im Dialogfeld der windream Suche ein Das Feld zur Auswahl des Servers wird nur dann angezeigt wenn mindestens zwei windream Server in der windream Serverliste konfiguriert sind denen die Suchfunktion als Modul zugeordnet ist Einstellungen beim Beenden speichern Es besteht die M glichkeit benutzerdefinierte Einstellungen ber den Befehl Ansichf gt Einstellungen beim Beenden speichern zu sichern Mit diesem Befehl werden die aktuelle Gr e und Position der Dialogfelder und der Ergebnisliste gespeichert Dies gilt auch f r die Art Anzahl und Allgemeine Funktionen zur Ausf hrung der Suchen Anordnung der Spalten in der Ergebnisliste sowie f r das aktuelle Layout der Suchtermliste Hinweis Wenn Sie ein Suchprofil laden dessen Einstellungen z B Art Anzahl und Anordnung der Spalten in der Ergebnisliste nicht mit der aktuellen Konfiguration der Suche bereinstimmen sollten Sie diese Option vor dem Beenden der Suche ausschalten So bleiben Ihre Einstellungen nach dem Neustart der Anwendung erhalten
284. n nach den gew nschten Suchbegriff ein oder w hlen Sie einen Begriff aus der Liste 8 Legen Sie im Dropdown Listenfeld I den Volltext fest in welchem mit dem eingegebenen Begriff gesucht werden soll 9 Wenn Sie Dokumente anhand ihrer Dateinamen suchen m chten geben Sie die entsprechenden Namen im Feld Dateiname ein 10 W hlen Sie ber die Schaltfl che Erfasser den oder die Erfasser aus wenn die Suche auf Dokumente bestimmter Erfasser eingeschr nkt werden soll 11 Geben Sie in den Dropdown Listenfeldern Zet und Wert die entsprechenden Angaben ein wenn eine Einschr nkung der Suche auf bestimmte Datums oder Zeitangaben gew nscht ist 12 F hren Sie mit der Schaltfl che Starten die Suche aus Die Suche wird ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgef hrt In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Objekte Treffer angezeigt Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST i wl Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Suche l schen Objekttyp Alle Objekttypen _ Suche l schen nur Dateien nur Ordner Suchen nach Control In Alle Volltexte Dateiname windream pdf Erfasser Zeit Erstellt bis einschlie lich gestem Abbildung 4 3 Schnellsuche ausf hren Schnellsuche Standard Alle Objekttypen Ein bestimmter Objekttyp nur Datei
285. n sichern ber die entsprechenden Optionen fest ob Sicherungskopien erstellt lokale Dateien nach dem Import gel scht und ggf auftretende Fehler der Sicherungs und L schoperationen protokolliert werden sollen Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander aus dem angegebenen Verzeichnis wieder in das DMS importiert wenn die notwendigen Voraussetzungen Zugriffsrechte Dokument nicht Dokumente exportieren und importieren 5 59 gesperrt erf llt sind In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Importvorgangs protokolliert Standard lt windreamPfad gt Reporting Import 1og Fehler beim Wenn w hrend des Importvorgangs bei einer der ausgew hlten Importieren von Dateien die importiert werden sollen ein Fehler auftritt wird dies in Dokumenten die Protokolldatei geschrieben Anhand dieser Datei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Importvorgang erfolgreich durchgef hrt wurde siehe auch Abschnitt Protokoll der Verarbeitungen Reporting ab Seite 5 2 5 60 Dokumente aus und einchecken Dokumente aus und einchecken sex Die Check In Check Out Funktion von windream ab SBX Version erm glicht es Dokumente zur Bearbeitung aus dem windream Laufwerk in ein vom Anwender ausgew hltes Verzeichnis im Dateisystem auszuchecken und nach Abschluss der Bearbeitung wieder einzuchecken Ausgecheckte Dokumente stehen demjenigen Benutz
286. naldateien in windream durch die ge nderten Dateien ersetzt und der Schreibschutz der Originaldokumente aufgehoben Optional k nnen beim Check In neue Dokument Versionen erstellt werden F r jedes Dokument wird beim Einchecken ein Eintrag in die Historie geschrieben mit Angaben zu Benutzer Datum und Uhrzeit sowie ein Kommentar des Check In Vorgangs 5 66 Ordner festlegen Untergeordnete Ordner mit einbeziehen Dokumente aus und einchecken Hinweis Die ausgelagerten Index Informationen k nnen nicht wieder eingecheckt werden Die Dokumente k nnen nur von dem Benutzer eingecheckt werden der zuvor den Check Out Prozess durchgef hrt hat Ein Check out Prozess der von anderen Benutzern durchgef hrt wurde kann von einem windream Systemadministrator ber die windream Management Console wieder r ckg ngig gemacht werden wobei allerdings bereits erfolgte nderungen nicht in das DMS bernommen werden Nach der Aktivierung des Befehls Einchecken blendet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie weitere Optionen zum Check In festlegen k nnen Einchecken von Wie ausgecheckt Abbrechen V Neue Version erstellen Originaldatei l schen sichemn IV Sichern L schen Auch in manuell ausgew hlten Pfad V Fehler in Report Dialog Logdatei Kommentar Pr Abbildung 5 14 Dokumente einchecken Wenn die Dokumente nicht aus dem Ordner wieder eingecheckt werden sollen in den Sie die Dokumente zuvor a
287. nd oder der Indexierungsdienst beim n chsten Mal automatisch gestartet werden sollen oder nicht siche windream Dienste starten ab Seite 2 N Es werden hier auch die Einstellungen des Indexierungsdienstes und des VFS Dienstes festgelegt Zudem k nnen die windream Systemeinstellungen ber das Control Center aufgerufen werden siehe Kapitel Systemeinstellungen Client Das windream Control Center erm glicht es au erdem auf verschiedene windream Server innerhalb des vorhandenen Netzwerks umzuschalten wenn in einer Systemumgebung mehrere windream Server eingesetzt werden siehe Serverauswahl ab Seite 2 20 Das windream Control Center starten Wenn das windream Control Center nicht automatisch gestartet wird rufen Sie es manuell mit dem Befehl Programme gt windream Control Center aus dem Windows SZarz Men auf Damit das windream Control Center automatisch bei jedem Systemstart gestartet wird muss die Option Automatisch starten aus dem Control Center aktiviert sein H kchen vor dem Men eintrag in dem Kontextmen des windream Symbols in der Taskleiste A Nach dem Start des windream Control Center wird in der Taskleiste das windream Symbol angezeigt Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Symbol ffnen Sie das windream Control Center Kontextmen Konfiguration Management Console Indexierungsdienst gt YFS Dienst Serverauswahl gt v Automatisch starten Neustart Beenden Hilfe ber Abbil
288. nden Spalte 6 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder Ubernehmen Oder Aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion 1 Markieren Sie die gew nschten Dokumente oder Ordner in der Ergebnisliste 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt auf die Registerkarte Rechte 4 Markieren Sie die Benutzer und Gruppen f r die Sie ein weiteres Recht setzen wollen 5 Markieren Sie das Kontrollk stchen f r das Recht das Sie vergeben m chten in der betreffenden Spalte 6 Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Hinweis Auch ber die Zuordnung von Benutzern und Gruppen ber die Schaltfl che Hinzuf gen k nnen Sie die Zugriffsrechte bereits zugeordneter Rechtetr ger erweitern siehe auch Thema Benutzer und Gruppen hinzuf gen ab Seite 5 39 Die durchgef hrten nderungen betreffen alle zur Bearbeitung der 5 48 Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten windream Rechte Zugriffsrechte ausgew hlten Dokumente und Ordner Benutzer oder Benutzergruppen die zuvor nur eingeschr nkte Rechte oder nur Rechte auf einen Teil der gew hlten Objekte besa en erhalten das neu vergebene Recht auf alle gew hlten Dokumente und Ordner So entziehen Sie zu
289. ndert indem dort der Remote Servername ge ndert wird Dies hat z B f r Skripte oder Programme die sich per DCOM zum jeweilig aktiven DMS verbinden wollen den Vorteil dass sie NICHT explizit den jeweiligen Servernamen bei der Verbindung angeben m ssen CreatelInstance sondern die Verbindung unqualifiziert durchf hren k nnen F r den 3 6 Umschaltungmodus ben tigen Sie zur Serverumschaltung Administratorrechte da die Windows Registry dabei ge ndert werden muss Ebenfalls werden in diesem Modus die windrteam SOLO Server Dienste herauf bzw herunter gefahren sowie auf Automatisch Deaktiviert gesetzt Die Farben der Alias Symbole beschreiben den Alias und Treibertyp E Gr n Standard Alias B Blau Nicht als Standard markierter Alias Die Schaltfl chen Folgende Funktionen k nnen ber die entsprechenden Schaltfl chen ausgef hrt werden Schaltfl che Funktion a ffnet das Dialogfeld Serverdaten zur Eingabe der Verbindungsdaten eines windream Servers Die eingetragenen Daten bzw der hier benannte Server wird zur Liste der Alias Eintr ge hinzugef gt Siehe So f gen Sie einen Eintrag der Liste hinzu ab Seite 2 24 Entfernt einen markierten Server Eintrag aus der Alias Liste Siehe So entfernen Sie einen Eintrag aus der Liste ab Seite 2 25 Hier ber editieren Sie die Daten eines in der Alias Liste markierten Servers Die Daten k nnen in dem eingeblendeten Dialogfeld falls erforderlic
290. ndet windream ein Dialogfeld ein in dem Sie einen Kommentar festlegen k nnen Feld Kommentar Dieser wird in die Historie der Dokumente mit eingetragen Untergeordnete Ordner mit einbeziehen Mit dieser Option k nnen Sie die Bearbeitung rekursiv f r alle Dokumente in den Unterverzeichnissen ab dem aktuellen Ordner beenden Bearbeitungssperre aufheben So beenden Sie die Bearbeitung 1 Markieren Sie im Windows Explorer die Dokumente die Sie in Bearbeitung genommen haben 2 W hlen Sie den Befehl windream gt Bearbeitung beenden aus dem Kontextmen 3 Geben Sie im Dialogfeld Bearbeitung beenden ggf einen Kommentar ein 4 Bet tigen Sie Schaltfl che OK um die Bearbeitung zu beenden Oder 1 ffnen Sie das Windows Start Men 2 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche nach Dokumenten durch f r die Sie die Bearbeitungssperre aufheben m chten 4 Markieren Sie in der Ergebnisliste die Dokumente f r die Sie die Bearbeitung beenden wollen 5 W hlen Sie den Befehl windream gt Bearbeitung beenden aus dem Kontextmen 6 Geben Sie im Dialogfeld Bearbeitung beenden ggf einen Kommentar ein 7 Bet tigen Sie Schaltfl che OK um die Bearbeitung zu beenden Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander wieder freigegeben In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Vorgangs protokolliert Stand
291. ndexierung auszuschalten k nnen Sie in den windream Systemeinstellungen auf Arbeitsplatz oder Benutzerebene die Erstellung und die Annahme von Indexierungsauftr gen ausschalten Registerkarte Fier im Dialogfeld windream Konfiguration D h es werden bei der bernahme von Dokumenten Ordnern keine Indexierungsauftr ge erstellt unabh ngig von den aktuellen Einstellungen des Indexierungsdienstes im windream Control Center Auftr ge bearbeiten Mit der Option Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center k nnen Sie einstellen ob die Dokumente synchron oder asynchron indexiert werden sollen Ist die Option eingeschaltet wird das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Der windream Indexierungsdienst 3 21 Ordnername gt entweder direkt bei der Erfassung eines Dokuments Ordners im windream Laufwerk eingeblendet oder bei der Bearbeitung der Auftr ge in der Warteschlange Standardm ig ist die Funktion aktiviert Mit den Funktionen Indexierungsdienst gt Auftr ge anzeigen und Indexierungsdienst gt Auftr ge l schen aus dem windream Control Center k nnen Sie die Auftr ge in der Warteschlange anzeigen lassen und einzelne Auftr ge aus der Liste oder die gesamte Liste l schen Um die Indexierungsauftr ge in der Warteschlange abzuarbeiten m ssen Sie die Bearbeitung der Auftr ge einschalten So schalten Sie die Bearbeitung der Auftr ge ein 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf
292. ndows Betriebssystem fest definiert sind und den DMS spezifischen Indexmerkmalen z B Dokumenttyp und dokumenttypspezifische Indexmerkmale Die Systemeigenschaften werden automatisch bei der Erstellung einer Datei und bei der Speicherung in das Dokumenten Management System windream erzeugt zum Beispiel Datum und Dateityp bzw Attribut Die DMS spezifische Indexierung zur Festlegung des Dokumenttyps und der dokumenttypspezifischen Indexmerkmale oder eine sp tere Nachindexierung erfolgt mit dem Indexierungsdienst im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt Ordner indexieren Synchrone Indexierung Asynchrone Indexierung Indexierung ohne DMS sepzifische Merkmale Grundlagen Die Ablagestruktur die analog der Ablagestruktur des Windows Explorers hierarchisch aufgebaut und die beliebig erweitert und ge ndert werden kann erm glicht das Einrichten von Dokumentklassen Ablagestruktur die als Indexmerkmale verwendet werden k nnen Die DMS spezifische Indexierung der Ordner Ablagen ist analog der Indexierung der Dokumente mit dem Indexierungsdienst im Dialogfeld Eigenschaften von lt Ordnername gt m glich siche Objekte indexieren ab Seite 3 12 Der Indexierungsdienst Die Indexierung der Dokumente und der Ordner mit DMS spezifischen Indexen erfolgt mit dem Indexierungsdienst von windream Der Indexierungsdienst verwaltet alle neu im DMS Laufwerk zu erfassenden Dokumente bzw Ordner die nicht durch den Date
293. ndt werden siehe auch Seite 3 16 Grundlagen Objekttypunab h ngige Indexmerkmale Objekttyp spezifische Indexmerkmale Indexierung Nachindexierung Indexmerkmale Dokument Ordner Eigenschaften Bei der Erfassung der Dokumente oder Ordner im DMS wird unterschieden zwischen Indexdaten Dokument Ordner Eigenschaften oder Indexe die automatisch vom Betriebssystem oder von der Anwendung vergeben werden und Indexmerkmalen die vom Anwender eingegeben werden siche auch Indexmerkmale festlegen Seite 3 25 Es wird zudem unterschieden zwischen Indexmerkmalen die zwingend f r alle Dokumente Ordner Objekttypen gelten objekttypunabh ngige Indexe und Indexkriterien die abh ngig vom Dokument bzw Ordnertyp definiert sind objekttypspezifische Indexe Zu den objekttypunabh ngigen Indexen z hlen z B Objekttyp und Ansgecheckt Die objekttypspezifischen dokument und ordnertypspezifischen Indexe werden vom zust ndigen Systemadministrator mit Hilfe der windream Management Console bei der Definition der Objekttypen Dokument und Ordnertypen festgelegt und k nnen dementsprechend variieren Vorgehen bei der Indexierung Die Erfassung der Indexmerkmale kann in mehreren Schritten erfolgen Bei der Indexierung werden den zu erfassenden Dokumenten Ordnern die Systemindexe und die DMS spezifischen Indexmerkmale zugeordnet Die Erfassung der ben tigten DMS spezifischen Indexmerkmale f r Dokumente
294. ne Zeichenfolge wird daf r in geschweifte Klammern gesetzt Beispiel SBX Version bzw SBX Version sucht nach genau der Zeichenfolge SBX Version Ausf hrliche Beschreibungen hierzu sowie die Dokumentation aller reservierten W rter und Zeichen finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen von Oracle Zeichenfolgen ohne Anf hrungszeichen Bei fehlenden Anf hrungszeichen hingegen werden alle zu ignorierenden Zeichenfolgen einer Phrase ausgefiltert und nicht in die Suche einbezogen so dass die eingegebene Zeichenfolge nicht mehr demjenigen String entspricht nach dem das System tats chlich sucht Wenn der eingegebene String nur aus F llw rtern oder zu ignorierenden Zeichen besteht und diese nicht in Anf hrungszeichen gesetzt sind zeigt das System eine Fehlermeldung an Suche nach Zahlen in einer Zeichenfolge unter MS SQL Server Eine Besonderheit des SQL Servers besteht dar ber hinaus in der Behandlung einer Zahl in einer Zeichenkette die in Anf hrungszeichen eingeschlossen ist Falls eine zu suchende Zeichenfolge eine Zahl enth lt listet das System in der Ergebnisliste nicht nur diejenigen Objekte auf die im Volltext exakt die vom Anwender angegebene Zahl enthalten Es werden auch alle Objekte gelistet die innerhalb des aktuellen Suchstrings eine andere als die explizit angegebene Zahl enthalten 4 44 Beispiel Volltextsuche Zur Verwendung von Wildcards Bei der Eingabe von Suchbegriffen k nnen Sie Wild
295. neben der standardm igen Vererbung der Rechte von Ordnern auf Dokumente die getrennte Rechtevergabe auf Ordner und der darin enthaltenen Dokumente m glich Zudem kann das Schreibrecht auf Index und Originaldatei bzw Index und Ordnerdaten getrennt voneinander erteilt werden Mit der M glichkeit das Leserecht einzuschr nken kann das Lesen von Dokument oder auch Ordnerinhalten von Objekten verhindert werden die im Windows Explorer oder Ergebnislisten aufgelistet werden Das erweiterte Rechteverwaltung erfordert eine windream BE Lizenz Benutzer und Gruppen Benutzer und Gruppen werden aus der Benutzer und Gruppenverwaltung der windream Management Console bernommen Jeder windream Benutzer muss auch NT Benutzer sein windream Rechte 5 25 Ein windream Benutzer muss auf jeden Fall als NT Benutzer eingetragen und mindestens einer windream Gruppe zugeordnet sein um mit windream arbeiten zu k nnen Wenn f r windream ein neues Benutzerkonto oder eine neue Gruppe erstellt werden soll muss dieses Konto bzw die Gruppe zun chst mit Hilfe der N T Server Administration eingerichtet werden Anschlie end erfolgt die Zuordnung zu windream in der WMC In der windream Management Console k nnen auch neue windream Benutzer oder Gruppen eingerichtet werden Dies geschieht durch die Zuordnung von bestehenden NT Gruppen oder Benutzerkonten zu windream Gruppen oder durch die bernahme in windream Die Kennung des aktuellen Benutzers
296. nen Sie das Windows S7arz Men 10 W hlen Sie den Befehl I windream aus dem Men Suchen um die Suchfunktion zu starten F hren Sie eine entsprechende Recherche mit der Option f r die Suche nach ausgecheckten Dokumenten durch Markieren Sie in der Ergebnisliste die Dokumente die eingecheckt werden sollen W hlen Sie den Befehl windream gt Einchecken aus dem Kontextmen Geben Sie im Dialogfeld Einchecken an aus welchem Arbeitsverzeichnis die Dokumente wieder in das DMS eingecheckt werden sollen oder aktivieren Sie das Kontrollk stchen Wie ansgecheckt Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv eingecheckt werden sollen Falls Sie die Dokumente im DMS nicht mit der einzucheckenden Kopie berschreiben wollen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Nene Version erstellen Legen Sie im Bereich Orzginaldatei l schen sichern ber die entsprechenden Optionen fest ob Sicherungskopien erstellt lokale Dateien nach dem Check In gel scht und ggf auftretende Fehler der Sicherungs und L schoperationen protokolliert werden sollen Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Alle ausgew hlten Dokumente werden nacheinander aus dem angegebenen Verzeichnis wieder in das DMS eingecheckt In einer entsprechenden Protokolldatei wird der Ablauf des Check In Vorgangs Dokumente aus und einchecken 5 69 Fehler beim Check In von Dokumenten
297. nen und Konventionen von Microsoft Windows vertraut sein Die Beschreibung von Windows ist nicht Bestandteil dieses Handbuchs Sie finden Informationen zu Windows unter anderem in den Microsoft Handb chern oder in der Windows Online Hilfe Weiterf hrende Dokumentationen Sie finden die mitgelieferten Dokumentationen auf der Produkt CD Dazu geh ren neben der vorliegenden Benutzerdokumentation ausf hrliche Dokumentationen zur Installation des windream Servers des windream Clients und der Administration der Anwendung Die Verzeichnisse der Server und Client Installation auf der Produkt CD enthalten die HTML Datei Readme htm Diese Datei erm glicht den einfachen Zugriff auf die mitgelieferten windream Dokumentationen Zudem werden die Dokumentationen bei der Installation im Programmordner von windream installiert so dass Sie die Dokumentationen auch ber den Befehl Start gt Programme gt windream aufrufen k nnen Die Dokumentationen stehen als Online Hilfen und als PDF Dateien zur Verf gung die Sie bei Bedarf auch drucken k nnen Die Online Hilfe erreichen Sie auch direkt ber den Befehl Hz f aus dem windream Control Center windream das Dokumenten Management System windream das Dokumenten Management System DMS als zus tzliches virtuelles Laufwerk im Betriebssystem windream windows drive enhanced archive management ist ein Programm f r Dokumenten Management und Archivierung auf der Basis der VFS Technologie V
298. ner bei der Anlage oder bernahme in das DMS indexiert werden sollen Option auch f r Verzeichnisse eingeschaltet werden die entsprechenden Indexierungsauftr ge nur erstellt und versendet wenn die Option Auftr ge versenden eingeschaltet ist Mit der Option Auftr ge annehmen wird auf Benutzerebene eingestellt ob die Indexierungsauftr ge vom Server an die Arbeitsstation versendet und dort angenommen werden Wenn auch Ordner bei der Anlage oder bernahme in das DMS indexiert werden sollen Option auch f r Verzeichnisse auf System und Benutzerebene eingeschaltet werden die entsprechenden Indexierungsauftr ge nur an die Arbeitsstation verschickt wenn die Option Auftr ge annehmen eingeschaltet ist Wenn diese Option eingeschaltet ist werden die Indexierungsauftr ge erstellt gesendet und angenommen F r jeden Indexierauftrag wird an der Arbeitsstation das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt f r die DMS spezifische Indexierung abh ngig von Einstellungen des Indexierungsdienstes eingeblendet Ist die Option ausgeschaltet werden unabh ngig von den weiteren Einstellungen auf System oder Benutzerebene keine Indexierungsauftr ge erstellt versendet und angenommen Hinweis Unabh ngig von diesen Einstellungen kann zu jeder Zeit eine Nachindexierung der im DMS gespeicherten Dokumente Ordner mit DMS spezifischen Indexmerkmalen ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt
299. ng des Indexierungsdienstes in Millisekunden Es kann entweder auf dem Server oder in der lokalen Konfiguration gesetzt werden Wenn auf dem in der Serverauswahl aktuell eingestellten Server das Pool Intervall gesetzt ist Wert gt 0 dann gilt dieser Server Wert unabh ngig von der lokalen Einstellung am Client Jedoch ein am Client eingestelltes Intervall gt 0 wird vom Server NICHT mit 0 kein Polling berschrieben Diese Polling Einstellung ist im Gegensatz zum DCOM Eventbasierten Empfang der Indexierungsdienst Auftr ge einstellbar Beim Polling ist z B keine Firewall Einstellung des Clients notwendig da der DMS Server nicht aktiv auf den Client zugreift Falls beim Start des Indexierungsdienstes Fehler wie beispielsweise RPC Server nicht verf gbar oder Zugriff verweigert auftreten kann dies i d R durch Einstellung des Poll Intervalls vermieden werden Hinweis Die Einstellung kann am Server von einem Administrator direkt in der Registry vorgenommen werden HKLM Software A I S GmbH windream 3 6 IndexServer Policy DWORD z B 5000 Millisekunden Allgemein Allgemein 6 17 Auf der Registerkarte Allgemein werden allgemeine Einstellungen f r den windream Client verwaltet Sie k nnen hier das lokale Verzeichnis der Skripte festlegen oder das im Cache gespeicherte globale Skriptverzeichnis aktualisieren F r das windream Control Center legen Sie hier Wartezeiten und Timeouts fest und k nnen verschiedene Ein
300. ngestellte Aktion eine Protokolldatei geschrieben wird empfohlen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen An bestehende Datei anh ngen wenn die Protokolldatei nicht jedesmal gel scht sondern um die Angaben eines Vorgangs erg nzt werden soll empfohlen ndern Sie ggf den Ordner und den Namen unter dem die zu erstellende Protokolldatei von windream abgelegt werden soll Best tigen Sie Ihre Eingaben mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Anhang Abbildungsverzeichnis 7 1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 1 windream DMS wie Windows 1 3 Abbildung 1 2 Erweiterte Objekteigenschaften und das windream Kontextmen 1 5 Abbildung 1 3 Recherche im windream DMS 1 6 Abbildung 1 4 Konfiguration und Administrationsanwendungen 1 7 Abbildung 2 1 windream Control Center 2 3 Abbildung 2 2 windream Laufwerk 2 9 Abbildung 2 3 windream Inhalt des windream Laufwerks 2 10 Abbildung 2 4 Indexierungsdiensteinstellungen 2 13 Abbildung 2 5 Statusdetails anzeigen 2 15 Abbildung 2 6 VFS Diensteinstellungen 2 16 Abbildung 2 7 DMS Fehlermeldungen konfigurueren 2 17 Abbildung 2 8 DMS Fehlermeldungen Optionen 2 18 Abbildung 2 9 Dialogfeld windream Alias Einstellungen 2 21 Abbildung 2 10 Dialogfeld Serverdaten 2 25 Abbildung 2 11 Neue Server Verbindungsdaten eingeben 2 26 Abbildung 3 1 Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt f r synchrone asynchrone Indexierung 3 4 Abbildung 3
301. nkung bzw Verfeinerung einer Suche k nnen mehrere Suchbegriffe mit Hilfe von verschiedenen Operatoren z B AND OR oder NOT zu einer komplexen Suchabfrage miteinander verkn pft werden siehe auch Abschnitt Verkn pfung von Suchbegriffen ab Seite 4 45 Keine Ber cksichtigung von Gro und Kleinschreibung Bei einer Volltextsuche wird nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden unabh ngig von der aktuellen Einstellung der Option Gro Kleinschreibung beachten auf der Registerkarte Optionen ab Seite 4 54 Verwendung von Wildcards Die Verwendung von Wildcards wird unterst tzt Abh ngig vom eingesetzten Datenbank Server unterscheiden sich die m glichen Wildcards und deren Anwendung siehe auch Abschnitt Zur Verwendung von Wildcards ab Seite 4 44 Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server unterst tzt die Rechtstrunkierung Platzhalter am Ende eines Wortes Wortteils Als Wildcard ist ausschlie lich f r ein bzw beliebig viele Zeichen in Begriffen m glich die mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen Oracle Oracle unterst tzt Rechts und Linkstrunkierung Platzhalter am Anfang und oder am Ende eines Wortes Wottteils Als Wildcards k nnen und _ verwendet werden Dabei ist zu beachten dass und als Wildcard ausschlie lich in den Suchbegriffen m glich ist die von der windream Suchfunktion in die Datenbank Syntax umgesetzt werden In benutzerdefinierten Suchbegriffen f
302. nst nicht gestartet und es werden entsprechende Meldungen ausgegeben Standardm ig ist die Option aktiviert Hierdurch wird die Einstellung Auftr ge synchron bearbeiten beim Start des Indexierungsdienstes voreingestellt Wenn die Einstellung aktiviert ist ist auch die Option Auftr ge synchron bearbeiten direkt nach Neustart des Indesxierungsdienstes aktiv Standardm ig ist die Option aktiviert Standardm ig ist die Option eingeschaltet Diese Option kann zur Fehleranalyse und Problembehebung eingesetzt werden Deaktiviert die Ausf hrung von Skripten bei der Indexierung Standardm ig ist die Option nicht eingeschaltet Diese Einstellung dient in der Regel nur dazu bei Problemen mit Microsoft Scripting OCX die dann ggf auftretenden Fehlermeldungen zu unterdr cken Scripting ist dann im Indexierungsdienst nicht mehr m glich Der Dialog zur Indexierung der Objekte erscheint immer im Vordergrund wenn diese Option aktiviert ist Standardm ig ist die Option aktiviert Die lokalen Indexierungsdienst Einstellungen werden in der Windows Registrierungsdatenbank statt in die benutzerabh ngigen Einstellungen unter dem Schl ssel HKEY_CURRENT USER in die entsprechenden Einstellungen unter HKEY_LOCAL_ MACHINE geschrieben Daf r ist Schreibzugriff notwendig der i d R nur Administratoren zur Verf gung steht Sinnvoll ist dies nur bei Nutzung von mehreren Benutzerprofilen wenn die Einstellungen nicht einzeln f r jeden Benutzer ne
303. nte einschr nken Der Ordnerinhalt darf im Windows Explorer oder Ergebnislisten nicht gelistet der Dateiinhalt eines Dokuments nicht gelesen werden Dateien Lesen Das Leserecht auf die Indexdaten Indexe Historie Lebenszyklus Volltext und den Dateiinhalt des Dokuments setzen oder entziehen Verweigerung Das Recht vergeben oder entziehen die windream Rechte 5 35 Daten lesen Originaldatei Bin rdaten des Dokuments zu lesen Tabelle 5 5 Leserechte auf windream Dokumente Ordner Lesen Das Leserecht auf die Indexdaten Indexe Historie Lebenszyklus Volltext und den Ordnerinhalt des Ordners setzen oder entziehen Verweigerung Das Recht vergeben oder entziehen den Inhalt Ordner auflisten eines Ordners im Explorer oder einer Ergebnisliste darzustellen Tabelle 5 6 Leserechte auf windream Ordner Schreibrecht f r ein Dokument einen Ordner vergeben Damit einzelne Benutzer oder Benutzer einer Gruppe nderungen an einem Dokument Ordner durchf hren k nnen m ssen Sie diesen Benutzern bzw dieser Gruppe das Recht ndern f r das Dokument bzw den Ordner vergeben Das Recht ndern beinhaltet das Recht Lesen d h wenn einem Benutzer oder einer Gruppe f r ein Dokument einen Ordner das Recht ndern zugewiesen wird vergibt windream automatisch auch das Leserecht Se Das Schreibrecht kann getrennt nach Index und Dateiinhalt bzw nach Index und Ordnerdaten vergeben werden
304. ntrag wieder aus der Liste entfernt siehe auch Abschnitt Dokumente eines aktuellen Benutzers suchen Schnellsuche ab Seite 4 14 Im Feld Erfasser sind Eingaben ber die gleichnamige Schaltfl che oder Texteingaben mit oder ohne Wildcards m glich Gesucht wird nach Dokumenten Ordnern f r die der eingegebene Name als Erfasser eingetragen ist Um auch Dokumente zu finden deren Erfasser nicht mehr als Benutzer auf dem windream Server eingerichtet ist und der damit auch nicht mehr in der Liste der Benutzer erscheint geben Sie den entsprechenden Namen im Feld Erfasser ein Hinweis Wenn Sie einen Namen aus der Liste der aktuellen windream Benutzerliste eintragen und Sie anschlie end die Liste Schnellsuche der Erfasser ffnen ist dieser Name in der rechten Liste Liste der ausgew hlten Erfasser eingetragen Schlie en Sie die Liste mit der Schaltfl che OK werden nur die Namen der in der Liste der ausgew hlten Erfasser in das Feld Erfasser bernommen Ggf zuvor eingetragene Suchbegriffe im Feld Erfasser werden somit nicht berschrieben Es wird nur der vollst ndige Name eines Erfassers als Suchbegriff bernommen Die Bezeichnung der Dom ne wird nur bei der Auswahl eines Erfassers angezeigt Filter f r Erfassernamen Mit Hilfe der Filterfunktion k nnen Sie die Anzahl der aktuell angezeigten Erfasser im Dialogfeld Namen ausw hlen einschr nken Durch die Eingabe eines Wertes in den Feldern der ersten Zeile einer Spa
305. ntziehen aus dem Kontextmen k nnen Sie zuvor ausgew hlte Benutzer und Gruppen aus der Liste der Rechtetr ger l schen windream blendet in diesem Fall eine entsprechende Sicherheitsabfrage ein Nach deren Best tigung werden die gew hlten Benutzer und Gruppen direkt aus der Liste gel scht Hinweis Beachten Sie dass immer mindestens ein Benutzer oder eine Gruppe das Recht zur Rechtevergabe und damit das Leserecht pro Ordner Dokument im windream Laufwerk besitzen muss Wenn Sie f r alle Benutzer und Benutzergruppen alle Rechte deaktivieren und versuchen diese nderungen zu speichern blendet windream eine entsprechende Meldung ein Sie m ssen dann f r mindestens einen Benutzer oder eine Gruppe das Recht zur Rechtevergabe erneut setzen So entfernen Sie einen Benutzer eine Gruppe aus der Liste der Rechtetr ger 1 Markieren Sie im Dialogfeld Benutzer und Gruppen ausw hlen in der unteren Liste die Benutzer und Gruppen die entfernt werden sollen Bet tigen Sie die Taste ENTF oder w hlen Sie den Befehl Entfernen aus dem Kontextmen Markieren Sie die zu bearbeitenden Dokumente und oder Ordner in einer Ergebnisliste oder in der Listenansicht des Explorers W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt zu ffnen Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte Markieren Sie die Benutzer und Gruppen denen Sie die Rechte en
306. nwendung 4 3 Beenden 4 60 Suchen Ausgecheckte Dokumente 5 65 DocView 5 91 7 13 Dokumenttyp 4 49 F r Bearbeitung gesperrte Dokumente 5 74 in der Dokumentvorschau 5 91 Objekttyp 4 49 Optionen 4 54 Ordnertyp 4 49 Suchen anhand Dateiname Schnellsuche 4 11 Suchen nach Attributen Indexsuche 4 30 Suchen nach Bearbeiter Indexsuche 4 27 Strukturierte Suche 4 27 Suchen nach Besitzer Indexsuche 4 27 Strukturierte Suche 4 27 Suchen nach Datum Schnellsuche 4 14 Suchen nach Erfasser Indexsuche 4 27 Schnellsuche 4 11 Strukturierte Suche 4 27 Suchen nach Objekttyp Indexsuche 4 30 Strukturierte Suche 4 30 Suchen nach Zeiten Schnellsuche 4 14 Suchergebnis Anzeigen 4 61 Suchkriterien Dokumenttyp 4 49 Objekttyp 4 49 Ordnertyp 4 49 Text 4 36 Suchkriterien festlegen Indexsuche 4 18 Schnellsuche 4 9 Strukturierte Suche 4 18 Suchprofil 4 57 Erstellen 4 57 L schen 4 59 Speichern 4 57 Suchprofile 4 2 Suchtermliste Ansicht 4 32 Symbolleisten in der Ergebnisliste 4 66 4 67 Synchrone Indexierung 3 8 3 18 Ordner 3 12 Verzeichnis 3 12 Voraussetzung 3 18 6 10 Synchrone Indexierung ausgeschaltet 3 10 3 18 Systemeinstellungen 6 1 Allgemein 6 17 Dateifilter 3 16 6 12 Filter 6 9 Indexierauftr ge 3 16 7 14 Index Meldungen 6 21 Men 6 26 Ordner indexieren 3 12 Verbindungen 6 4 Verzeichnisse indexieren 3 12 6 12 windream 3 12 3 16 T Tabelle 3 30 Zeilen erfassen 3 30 Zeilen l schen
307. ocView Farbeinstellungen der Fundstellen 5 94 Abbildung 5 24 windream DocView Anmerkungen eingeben 5 96 Abbildung 5 25 Neue Anmerkung 5 97 Abbildung 5 26 windream Doc View Eigenschaften einer Anmerkungen 5 98 Abbildung 5 27 windream DocView Anmerkungen zu einem Dokument 5 99 Abbildung 5 28 Anmerkung l schen 5 100 Abbildung 5 29 Dokumente abonnieren 5 102 Abbildung 5 30 Liste der Abonnements 5 104 Abbildung 5 31 Abonnement bearbeiten 5 105 Abbildung 5 32 Neues Abonnement f r ein windream Objekt 5 107 Abbildung 6 1 windream Konfiguration 6 2 Abbildung 6 2 windream Konfiguration Verbindungen 6 4 Abbildung 6 3 Verbindungen DCOM Konfiguration 6 6 Abbildung 6 4 Verbindungen Eigenschaften von windream DMS Service 6 7 Abbildung 6 5 windream Konfiguration Filter 6 9 Abbildung 6 6 Dateifilter Systemeinstellung 6 13 Abbildung 6 7 windream Konfiguration Allgemein 6 17 Abbildung 6 8 Cache l schen 6 18 Abbildung 6 9 windream Konfiguration Meldungen 6 21 Abbildung 6 10 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige aus 6 22 Abbildung 6 11 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige ein 6 23 Abbildung 6 12 windream Konfiguration Zus tzliche Informationen 6 23 Abbildung 6 13 windream Konfiguration Men 6 26 Abbildung 6 14 windream Konfiguration Kontextmen bearbeiten 6 28 Abbildung 6 15 windream Konfiguration Ein Ausgang 6 33 Abbildung 6 16 Sicherungskopie
308. oder auch vorhandene Eintr ge bearbeiten Schaltfl che 4 ber die Schaltfl chen w und speichern Sie die aktuellen Einstellungen oder laden die Einstellungen aus der reg Datei Die zu bearbeitenden Parameter der Verbindungsdaten sind abh ngig vom installierten Treibertyp des betreffenden windream Servers siehe auch Der Treibertyp des VFS Treibers ab Seite 2 1 So f gen Sie einen Eintrag der Liste hinzu 1 W hlen Sie den Befehl Serverauswahl gt Bearbeiten aus dem windream Control Center 2 Bet tigen Sie das Symbol Aas hinzuf gen T im Dialogfeld windream Alias Einstellungen Serverauswahl 2 25 Serverdaten r Lokaler DMS Server Module Alias I Indexservice 7 o Konfiguration DMS Dienst Management Console UNC Prefix o T Standard Client M Suche Laufw Buchstabe Do I Lauf Aktiv TCP Dienst Az TCP Port EEE Abbrechen Erweitert gt gt Abbildung 2 10 Dialogfeld Serverdaten 3 Geben Sie im Dialogfeld Serverdaten die Verbindungsdaten f r den neuen Alias Eintrag ein Die Felder DMS Dienst und TCP Dienst werden automatisch mit dem Aliasnamen den Sie im Feld Adas eintragen vorbelegt solange diese Felder noch keine Angaben enthalten Wenn es sich um einen Standard windream Client handelt markieren Sie die Option Standard Client Die Angabe ob ein Laufwerk aktiv oder inaktiv ist kann nur f r Share Laufwerke erfolgen Stanfdardm ig sind alle Module die die Verbindung nutzen sollen a
309. ol Center manuell 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Beenden 4 Best tigen Sie die Meldung in dem eingeblendeten Dialogfeld mit OK um das Control Center zu schlie en Hinweis Beim Beenden des Control Centers werden die momentan noch aktiven Dienste in einem Dialogfeld angezeigt Das automatische Beenden aller Dienste erfolgt nach der Best tigung der Meldung mit OK Die windream Dienste beenden Die windream Dienste werden mit den Befehlen Indexierungsdienst gt Beenden und VES Dienst gt Beenden aus dem windream Control Center beendet So beenden Sie den VFS Dienst manuell 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 2 12 windream beenden 3 W hlen Sie den Befehl VES Dienst gt Beenden um den VFS Dienst zu beenden So beenden Sie den Indexierungsdienst manuell 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Indexierungsdienst gt Beenden um den Indexierungsdienst zu beenden Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst 2 13 Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst Starten Beenden Auftr ge synchron bearbeiten Auftr ge anzeigen Auftr ge l schen F r den Indexierungsd
310. oll Legen Sie im Feld Abonnent ber die Schaltfl che Fi den Abonnenten des Abonnements fest Sie k nnen einen Benutzer oder eine Gruppe w hlen Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf bernehmen bzw OK 5 108 Anzeige und Erzeugung von Dokument Miniaturen Das Abonnement wird in der Liste der Abonnements angezeigt Anzeige und Erzeugung von Dokument Miniaturen Berechtigte Benutzer k nnen Miniaturen von Dokumenten so genannte Thumbnails auf einem windream Client Computer manuell erstellen und anzeigen Voraussetzung f r die Generierung ist dass das Skript CreateThumbs vbs verf gbar ist und ausgef hrt werden kann Generierte Miniaturen werden als HTML Seiten gespeichert und k nnen mittels eines g ngigen internet Browsers angezeigt werden Um Miniaturen zu erstellen m ssen die gew nschten Dateien zun chst im Windows Explorer markiert werden Die Ansicht bzw die Erstellung der Miniaturen erfolgt ber die Befehle Miniaturansicht anzeigen bzw Miniaturansicht erzeugen aus dem windream Kontextmen der markierten Dateien Zudem ist es m glich auch die Konfiguration der Miniatur Erzeugung auf einem Client vorzunehmen Dazu mu die Datei WMThmbCE exe auf den Client Rechner kopiert und von dort ausgef hrt werden Die Konfigurationseinstellungen werden dann in der Registrierungsdatenbank des Client Rechners gespeichert Somit lassen sich individuelle Client spezifische Generierungsprozesse ausf hren
311. ollen Mit der Option Fehler in Report Dialog Logdatei legen Sie fest dass Fehler die bei Sicherungs und L schvorg ngen auftreten in der Logdatei protokolliert werden Option aktiviert oder nicht Standardm ig ist dies die Datei CheckIn log im Verzeichnis lt windreamPfad gt Reporting in der die Check In Vorg nge protokolliert werden So checken Sie Dokumente ein 1 Markieren Sie im Windows Explorer die Dokumente und Ordner die Sie zuvor aus dem windream Laufwerk ausgecheckt haben 5 68 Aus der Ergebnisliste des Dialogfelds Suche nach Dokumenten 7 Dokumente aus und einchecken W hlen Sie den Befehl windream gt Einchecken aus dem Kontextmen Geben Sie im Dialogfeld Einchecken an aus welchem Arbeitsverzeichnis die Dokumente wieder in das DMS eingecheckt werden sollen oder aktivieren Sie das Kontrollk stchen Wie ansgecheckt Aktivieren Sie die Option Untergeordnete Ordner einbeziehen wenn Ordner rekursiv eingecheckt werden sollen Falls Sie die Dokumente im DMS nicht mit der einzucheckenden Kopie berschreiben wollen aktivieren Sie die Option Nene Version erstellen Legen Sie im Bereich Originaldatei l schen sichern ber die entsprechenden Optionen fest ob Sicherungskopien erstellt lokale Dateien nach dem Check In gel scht und ggf auftretende Fehler der Sicherungs und L schoperationen protokolliert werden sollen Best tigen Sie die Auswahl mit der Schaltfl che OK Oder 1 ff
312. ollieren zu k nnen Hinweis Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation Auf der Registerkarte Report in der windream Konfiguration k nnen Sie benutzerspezifische Einstellungen zur Protokollierung der einzelnen Aktionen vornehmen Hier stellen Sie u a ein f r welche Aktionen Protokolldateien geschrieben werden sollen ob diese direkt nach Ausl sen einer Aktion angezeigt werden und an welcher Stelle im Dateisystem diese Dateien gesichert werden sollen Report 6 39 windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von pokutest sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report Report f r Abonnieren Dialog WM Dialog anzeigen I Selbstst ndig schlie en r Protokolldatei IV Protokolldatei schreiben M An bestehende Datei anh ngen E Programme windream GmbH windream4Reporting Subscribe log u Abbrechen Abbildung 6 17 windream Konfiguration Report Auswahlliste Report f r Die benutzerspezifischen Einstellungen f r das Reporting k nnen f r die einzelnen Aktionen separat konfiguriert werden Die Auswahlliste Report f r listet alle Aktionen auf f r die Report Dateien geschrieben werden k nnen Nach der Auswahl eines Listenelements legen Sie die Einstellungen in den Bereichen Dialog und Protokolldatei f r die ausgew hlt
313. omatisch starten die Option ein dass das Control Center automatisch beim Systemstart gestartet wird H kchen vor dem Men eintrag 4 Best tigen Sie die eingeblendete Meldung mit der Schaltfl che OK Um den automatischen Start des windream Control Centers wieder auszuschalten m ssen Sie die Option Automatisch starten ausschalten H kchen vor dem Men eintrag entfernen und die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che OK best tigen Die windream Dienste starten 2 7 Die windream Dienste starten Der Start des windream Dateisystemtreibers VFS Dienst und des Indexierungsdienstes erfolgt ber das windream Control Center Je nach aktueller Einstellung werden die windream Dienste entweder automatisch nach dem Start des windream Control Centers aktiviert oder m ssen anschlie end manuell gestartet werden Die windream Dienste werden mit den Befehlen Indexierungsdienst gt Starten und VFS Dienst gt Starten aus dem windream Control Center gestartet Die windream Dienste k nnen unabh ngig voneinander gestartet und beendet werden Um auf das windream Laufwerk zugreifen und mit dem DMS arbeiten zu k nnen muss der VFS Dienst gestartet sein So starten Sie den VFS Dienst manuell 1 Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol f r das windream Control Center in der Taskleiste 2 ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl VFS Diensf gt Starten um den VFS Dienst zu starten Hinweis Es ist darauf
314. on 6 3 ClipboardIndexing 3 35 Besonderheiten 3 35 Control Center Serverumschaltung 2 20 D Darstellung der Rechte bei Mehrfachauswahl von Objekten 5 31 Darstellung der Ergebnisliste 4 64 Darstellungsreihenfolge der Ergebnisliste 4 64 Datei L schen 5 15 Datei gt Neu Dokument 3 5 Datei gt Speichern unter Dokument 3 5 Dateifilter 3 16 Bearbeiten 6 15 Hinzuf gen 6 15 L schen 6 15 Systemeinstellungen 6 12 windream Konfiguration 6 12 windream Konfigurationen 3 16 Dateigr e 3 33 Dateiname 3 33 Datenbank Syntax Anf hrungszeichen 4 42 Volltextsuche 4 42 Datumseingaben 4 26 4 33 Datumsfeld Eigenschaften 4 26 4 33 DMS Fehleranzeige konfigurieren 2 16 2 18 DMS Dienst 6 5 DocView Anmerkungen 5 94 Annotationen 5 94 Ansicht konfigurieren 5 89 Einstellungen 5 92 Fenster immer im Vordergrund 5 89 Fenster offen halten 5 89 Fundstellenanzeige 5 90 Gepinnt 5 89 Rotation halten 5 90 Suchen im Text 5 91 Vorschau 5 86 Dokument Abonnieren 5 101 Anzeigen 4 68 Auschecken 5 61 Bearbeitung beenden 5 72 5 74 Bearbeitungssperre aufheben 5 74 Datei gt Neu 3 5 Datei gt Speichern unter 3 5 Einchecken 5 65 Erfassen 3 1 3 5 Erstellen 3 5 Exportieren 5 52 Historie 5 4 Import 3 6 Importieren 5 52 In Bearbeitung nehmen 5 72 Indexieren 3 1 3 8 Lebenszyklusregeln bernehmen 5 83 ffnen 4 68 Schnellansicht 5 86 Sofort archivieren 5 81 5 84 Speichern 3 41 Vorschau 5 86 Dokumentationen 1
315. on der Indexfelder Die Indexfelder k nnen auf mehreren Seiten der Registerkarte angeordnet sein Die Definition m glicher Indexe wie z B Name Art Gr e Position des Feldes Vorbelegung oder Auswahlliste sowie die Zuordnung der Indexe zu den einzelnen Objekttypen erfolgt durch den zust ndigen Systemadministrator ber die windream Management Console Eingabefelder Bei den Feldern kann es sich um alphanumerische numerische oder Datumsfelder handeln in denen nur entsprechende Eingaben m glich sind Mu felder Bei Eingabefeldern kann es sich um Mu felder handeln in denen eine Eingabe zwingend erforderlich ist Sind solche Mu felder nicht korrekt ausgef llt blendet windream bei dem Versuch die Eingaben zu speichern eine entsprechende Meldung ein Zudem sind Mu felder im Dialogfeld Eigenschaften durch einen speziellen Rahmen kenntlich gemacht Einmal editierbar Eingabefelder k nnen auch als einmal editierbare Felder definiert sein In diesem Fall kann der Anwender eine Eingabe in dem betreffenden Feld nur ein einziges Mal vornehmen danach wird das Feld automatisch schreibgesch tzt Eine nachtr gliche nderung der Eingabe ist nicht m glich Volltextfelder Bei Eingabefeldern kann es sich um Volltextfelder handeln in denen der eingegebene Text als erweiterter Volltext erfasst wird ber diese Indexfelder kann mit entsprechenden Volltextsuchen recherchiert werden Zudem k nnen bestimmte Indexfelder objekttypunabh ngig
316. onen zur Verf gung Symbol Funktion al 90 nach links drehen gt Um 180 drehen H 90 nach rechts drehen Bei mehrseitigen Faksimiles werden zudem die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtanzahl der Seiten angezeigt Rotation halten Aktivieren Sie diese Option wenn die aktuelle Rotationseinstellung f r alle Seiten eines mehrseitigen Faksimiles Multipage Tiff gelten soll g 57_pages TIF windream DocYiew DOKUTEST i dedala a E 1757 sl afl ag e Rotation halten Abbildung 5 19 windream DocView Rotation halten Anzeige der Fundstellen im Text nach einer Volltextsuche Wenn Sie nach einer Volltextsuche aus der Ergebnisliste die Vorschau f r gefundene Dokumente ffnen werden die gefundenen Textstellen Fundstellen in der Dokumentvorschau hervorgehoben angezeigt Voraussetzung daf r ist dass die Fundstellenanzeige eingeschaltet ist Mit Hilfe der entsprechenden Befehle k nnen Sie im Text innerhalb der gefundenen Textstellen navigieren DocView Vorschau auf Dokumente 5 91 m kapitel2 doc windream DocView DOKUTEST Das windream Control Center ber dx vindrem Control Center werden die windream Dienste Dienst wd Dulederung dienst gestartet md beendet Im Center k nnen Sie anst len ob der VFS Diet ud oder der Indesiering derst bam nicle en Mi automatisch gestartet werden solen oder richt Zulem k nnen de windsem Sy emaxsellwgen ber de
317. onsole windream das Dokumenten Management System windream Integrierte Recherchefunktion Abbildung 1 3 Recherche im windream DMS Die Darstellung der Suchergebnisse erfolgt in detaillierten Ergebnislisten aus denen Sie Dokumente zur Bearbeitung ausw hlen Das windream Control Center zur Steuerung der Konfigurations und Administrationsfunktionen Die Funktionen zur Verwaltung von windream an einem Arbeitsplatz Starten und Beenden der windream Dienste Aufruf der windream Konfiguration oder Einstellungen f r den Indexierungsdienst werden im windream Control Center angeboten Kontextmen des windream Symbols in der Windows Taskleiste Mit der windream Management Console WMC steht Systemadministratoren eine Anwendung f r die Administration von windream zur Verf gung windream das Dokumenten Management System windream Control Center Management Console Dienst Manager Server i Indexierungsdienst VFS Dienst gt v Automatisch starten Beenden Hilfe in Windream Konsolenstamm windream windream Administration TEE e m 2 windream Konfigurations und Administrationsanwendungen Konfiguration ber Administration E Konsclenstamm Name 2 P wndream Pre 8 eam Administration ausweiten objekttypen Sprachen amp windream Speicher ne Caernazer und anppen Benutzer und Gruppen Dacs aas windream Tools 3 Wiederherstelung C B
318. pfohlen den Eintrag nicht zu ndern Wenn Sie das Verzeichnis ndern m ssen Sie sicherstellen dass die entsprechenden Dateien auch an die entsprechende Stelle verschoben werden da die Dateien sonst von windream nicht mehr gefunden werden k nnen Die Eingaben in dem Feld erfolgen manuell oder ber das Standarddialogfeld Ordner suchen das mit der Schaltfl che Ld aufgerufen wird Allgemein Verz gerung vor Verbindungsaufbau zum DMS Verbindungs aufbau Treiber Verbindungs validierung ber DCOM 6 19 Sowohl globale als auch lokale Skripte sollten standardm ig in den Verzeichnissen Shell und Index abgelegt werden Das Verzeichnis Shell ist f r Skripte vorgesehen die aus dem erweiterten windream Kontextmen ausgef hrt werden Das Verzeichnis Index gilt f r Skripte die sich auf die Indexierung von Objekten beziehen Hinweis Die im Objekttyp Editor definierten Skripte werden zuerst im lokalen Verzeichnis und danach im globalen Verzeichnis gesucht Es ist dar ber hinaus auch m glich Skripte auszuf hren die weder im lokalen noch im globalen Skriptverzeichnis abgelegt sind sondern in einem beliebigen Ordner In diesem Fall wird der vollst ndige Pfad des betreffenden Ordners angezeigt und bei der Ausf hrung des Skripts ber cksichtigt Wartezeiten und Timeouts mSec Im Bereich Wartezeiten und Timonts mSec der Registerkarte Treiber werden zeitliche Einstellungen vorgenommen die festlegen wie lange
319. r on 2 Starten Sie die Suche mit einem Doppelklick Das Suchprofil wird in die Anwendung Suche nach Dokumenten geladen und die Suche direkt ausgef hrt Suchprofil ffnen 1 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl und Suche aus der Anwendung starten Suchen gt In windream aus dem Windows S art Men 2 W hlen Sie die gew nschte Suche ber die Registerkarten Schnellsuche Index oder Objekttyp 3 W hlen Sie den Befehl Suche ffnen aus dem Men Datei 4 ndern Sie im Dialogfeld Suche ffnen ggf den voreingestellten Ordner 5 Geben Sie den Dateinamen f r das zu ffnende Suchprofil ein 6 ffnen Sie das Suchprofil mit der Schaltfl che ffnen Oder 1 Markieren Sie das Symbol f r das zu ffnende Suchprofil auf dem Desktop oder die entsprechende Datei im Windows Explorer 2 ffnen Sie das Suchprofil mit dem Befehl ffnen aus dem jeweiligen Kontextmen Das Suchprofil wird in die Anwendung Suche nach Dokumenten geladen und die Suche kann mit der Schaltfl che Szarten ausgef hrt werden Suchprofil l schen Gespeicherte Suchprofile werden mit den Standardfunktionen zum L schen von Dateien Ordnern unter Windows a0 000 DieSuhebeenden Die Suche beenden Die Anwendung Suche nach Dokumenten wird mit dem Befehl Schie en aus dem Men Datei oder ber das entsprechende Symbol aus der Titelleiste beendet Mit dem Beenden der Suchfunktion wird automatisch auch die Ergebnislis
320. r Anwendung in die Zwischenablage Befehl Bearbeiten gt Kopieren oder durch Aktivierung des entsprechenden Symbols in der Symbolleiste Aktivieren Sie im eingeblendeten Kontextmen Indexmen das Indexfeld in das der Inhalt der Zwischenablage bernommen werden soll Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8 f r alle Inhalte des ge ffneten Dokuments die als Werte in die Registerkarte Indexe bernommen werden sollen Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing 3 37 10 Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt Registerkarte Indexe auf OK um die Eingaben zu speichern Der jeweilige Inhalt der Zwischenablage wird in das aktivierte Indexfeld bernommen Falls in einem Indexfeld bereits ein Eintrag vorhanden war wird dieser durch den kopierten Inhalt der Zwischenablage berschrieben 3 38 Indexmerkmale bearbeiten Nachindexierung Indexmerkmale bearbeiten Nachindexierung Die Bearbeitung der Indexe zur Nachindexierung oder f r die nderung von Indexmerkmalen erfolgt auf der Registerkarte Indexe des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Das Dialogfeld wird entweder ber das Kontextmen in der Liste der Dokumenteintr ge im Windows Explorer oder ber das Kontextmen in der Ergebnisliste einer Suche ge ffnet Eigenschaften von kapitel1 doc p Historie f Yolltext f Lebenszyklus pr Rechte Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo Indexe F
321. r Volltext e Manueller Volltext e Volltext suchbare Stringfelder Zus tzlich werden die erweiterten privaten Volltextfelder des gew hlten Objekttyps aufgelistet Besonderheiten des Index Gr e Falls eine Suche ber den Index Gr e durchgef hrt werden soll sind folgende Besonderheiten zu beachten e Die im Feld Wert anzugebende Zahl f r den Index Gr e wird systemintern als Integer Zahl interpretiert e Die Bezeichnung Gr e bezieht sich auf die Dateigr e von Objekten die im DMS gespeichert sind Gesucht wird daher nach 4 22 Bedingung Indexsuche Strukturierte Suche Dateien einer bestimmten Gr e wobei der Suchbereich vom gew hlten Operator z B Gr er Gleich Kleiner abh ngt Die Dateigr e bzw die anzugebende Integer Zahl im Feld Wert repr sentiert immer die Einheit Byres Operatoren Nach der Auswahl eines Indexes muss als n chstes im Dropdown Listenfeld Bedingung ein Operator gew hlt werden In Abh ngigkeit von dem gew hlten Index sind unterschiedliche Operatoren verf gbar Der Inhalt der Dropdown Liste sowie die Vorbelegung des Feldes ndert sich in Abh ngigkeit vom Feldtyp des gew hlten Index Die Auswahl des Operators kann nur ber das Dropdown Listenfeld erfolgen Alphanumerische Indexfelder f r Zeichenketten des Datentyps String gleich sucht eine Zeichenkette die mit der im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge bereinstimmt ungleich sucht eine Zeichenkette d
322. r auch ber alle Volltexte gesucht werden Hinweis Auch f r Ordner k nnen Volltexte generiert werden So k nnen Sie ber die Registerkarte Volltext aus den Ordnereigenschaften manuellen Volltext erfassen und bearbeiten Auch werden Inhalte die Sie bei der Bearbeitung der Indexkriterien in volltextsuchbaren Indexfeldern eingeben als Volltext extrahiert und gespeichert Zudem besteht die M glichkeit bei der Bearbeitung der Indexmerkmale Registerkarte Indexe privaten Volltext in entsprechenden Volltextfeldern zu erfassen und zu bearbeiten Die Anzeige und Bearbeitung der verschiedenen Volltexte erfolgt analog der f r Dokumente Extrahierter Volltext Aus den in windream gespeicherten Originaldateien der Dokumente kann der Volltext von Dokumenten extrahiert werden der mit dem windream Volltext Indexierungsdienst erzeugt wird Nach der Erstellung des Volltextes wird automatisch ein entsprechender Eintrag in den Historien der Dokumente erstellt In der Spalte Benutzer wird der windream Hauptbenutzer und in der Spalte A amp ton wird Volltext erzeugt eingetragen Nach jeder nderung der Originaldateien eines Dokuments wird die Volltextgenerierung erneut gestartet Die Volltexterstellung erfolgt asynchron d h nicht zeitgleich mit der Ablage der Dokumente im DMS In bestimmten Zeitabst nden sucht der Volltext Indexierungsdienst in der Datenbank nach neu eingestellten oder ge nderten Dokumenten f r die der Volltext erstellt wird Der Sy
323. r direkten Dateisystemzugriff Direkter windream Dateisystemzugriff kein Redirect Anzeige ist nur bei gemapptem Laufwerk und gest rtetem YFS Dienst m glich Empfehlung Deaktivieren Lokale Temp Datei anzeigen Datei wird vor der Anzeige komplett in lokales Temp Verzeichnis kopiert Empfehlung Deaktivieren Erweitert Timeout beim ffnen mSec 15000 Prozess beenden nach mSec 10000 Abbrechen Abbildung 5 22 windream DocView Einstellungen Hervorheben der Fundstellen ber das Kontrollk stchen Aktiviert wird gesteuert ob die Fundstellenanzeige ein oder ausgestellt ist ber die Schaltfl che Farbeinstellung k nnen Sie die Farben f r die Anzeige der gefundenen Textstellen festlegen 5 94 DocView Vorschau auf Dokumente Fundstellen F rbeins Text Hintergrund m gt Yorschau Standardfarben verwenden Abbrechen Abbildung 5 23 windream DocView Farbeinstellungen der Fundstellen Fenster Mit den Optionen in diesem Bereich legen Sie die Einstellungen f r das Dialogfenster zur Dokumentvorschau windream DOC View fest M gliche Einstellungen sind e Alle Dateien in einem Fenster Gepinnt e Fenster immer im Vordergrund e Auto Aktivieren wenn gepinnt und minimiert e Einstellungen beim Schlie en speichern e Initialisierungsdialog anzeigen Anzeige Hier legen Sie das Format und die Einstellungen zur Vorschau fest W hlen Sie die gew n
324. r wiederhergestellt und das gerade ausgew hlte Dokument angezeigt siehe auch Abschnitt Einstellungen ab Seite 5 92 Fenster immer im Vordergrund Zudem k nnen Sie windream DocView so konfigurieren dass das Vorschaufenster immer im Vordergrund bleibt Dazu aktivieren Sie das Kontrollk stchen Fenster immer im Vordergrund in den Einstellungen oder setzten die Option ber das Symbol W us der Men leiste siehe auch Abschnitt Einstellungen ab Seite 5 92 Ansicht konfigurieren Mit Hilfe der entsprechenden Symbole aus der der Men leiste des Vorschaufensters oder auch ber die Einstellungen zur Konfiguration k nnen Sie die Ansicht der Dokumente im Vorschaufenster individuell anpassen siche auch Abschnitt Einstellungen ab Seite 5 92 Symbol Funktion Entwurf Ansicht Normal Ansicht ja Vorschau Ansicht Original nur in der Vorschau Ansicht Pe a H Anpassen an Fenster nur in der Vorschau Ansicht Anpassen an Fensterbreite nur in der Vorschau Ansicht Ansicht verkleinern nur in der Entwurf und Normal Ansicht DEI 5 90 DocView Vorschau auf Dokumente Symbol Funktion Ansicht verer ern nur in der Entwurf und Normal S Ansicht Weitere Funktionen zur Konfiguration der Ansicht von Bilddateien Handelt es sich bei den Dokumenten um Bilddateien beispielsweise Dateien vom Typ bmp tif oder jpg stehen weitere Funkti
325. rbeitungszeitraum nicht ber den Archivierungszeitraum hinausgeht Dies w rde bedeuten dass Dokumente bereits gel scht werden bevor das Ende des Bearbeitungszeitraums erreicht ist Eine irrt mlich vorgenommene manuelle nderung kann durch Aktivieren des Kontrollk stchens Akzuelle Regel bernehmen wieder r ckg ngig gemacht werden Es gilt dann wieder die Lebenszyklusregel die in der WMC f r den zugeordneten Dokumenttyp festgelegt ist Des weiteren sollte nach manuellen nderungen zun chst immer die Schaltfl che bernehmen bet tigt werden da das Dialogfeld dann weiterhin ge ffnet bleibt und nderungen gegebenenfalls noch r ckg ngig gemacht werden k nnen Es ist dadurch auch m glich bereits ver nderte Einstellungen zu widerrufen indem die aktuelle Regel vom Dokumenttyp wieder bernommen wird Die Registerkarte Lebenszyklus Auf der Registerkarte Lebenszyklus werden alle Daten zum Bearbeitungs und Archivierungszeitraum eines ausgew hlten Dokuments angezeigt Falls erforderlich k nnen Sie abh ngig von den spezifischen Einstellungen in der WMC bestimmte Daten auch manuell ndern Lebenszyklus 5 79 Eigenschaften von kapitel2 doc Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo Indexe f Yersion 9 Historie 9 Volltext Lebenszyklus 9 Rechte Objekttyp Dokumentation Erstellt 11 01 2007 Ge ndert 19 03 2007 Bearbeitungszeitraum Bearbeitbar bis 30 09 2007 ba Lebenszyklusregel Quartalsende von Er
326. rd ausgef hrt und die gefundenen Dokumente Ordner werden in der Ergebnisliste aufgef hrt In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Objekte angezeigt Treffer Das Suchprofil und die Ergebnisliste k nnen Sie f r eine sp tere Wiederverwendung speichern Befehle Datei gt Suche speichern und Datei gt Ergebnisliste speichern Eingabe und Syntax der Suchbegriffe f r die Volltextsuche Um nach einem Wort oder Wortbestandteil mit oder ohne Wildcards zu suchen k nnen Sie im Feld Wert den entsprechenden Suchbegriff mit oder ohne Anf hrungszeichen eingeben z B Dokument oder Dokument Die Suchbegriffe m ssen in einer bestimmten Syntax eingegeben werden Um die Eingabe zu vereinfachen setzt die windream Suchfunktion die eingegeben Suchbegriffe in die Volltextsuche Beispiel Ende Beispiel Beispiel 4 41 entsprechende Datenbank Syntax um Wenn z B in dem eingegebenen Suchbegriff keine Anf hrungszeichen enthalten sind wird jedes Wort bzw jeder Wortbestandteil des eingegebenen Suchbegtiffs intern in Anf hrungszeichen gesetzt Der Suchbegriff wird hingegen als benutzerdefiniert erkannt und nicht erweitert sobald der eingetragene Suchbegriff e mindestens ein Anf hrungszeichen oder e einen der folgenden Verkn pfungsoperatoren enth lt AND OR NOT AND NOT oder NEAR Grunds tzlich k nnen alle Suchfunktionen Operatoren die die eingesetzte Version des Datenbank Servers unterst tzt
327. reibt wie Sie Dokumente erfassen mit dem Indexierungsdienst indexieren und anschlie end speichern k nnen Das Dokumenten Management Systems windream verwaltet alle Dokumente Dateitypen die auf dem Zielsystem erstellt werden k nnen Daf r werden Dokumente im windream Dokumenten Management System erfasst indexiert und gespeichert Erfassung von Dokumenten und Ordnern Die zu erfassenden Dokumente werden in den jeweiligen Anwendungsprogrammen erstellt und direkt in windream gespeichert Die Dokumente k nnen aber auch ber den Windows Explorer oder den Desktop in die Ablagestruktur des windream Laufwerks kopiert oder verschoben und auf diese Weise in das windream Dokumenten Management System bernommen werden Indexierung von Dokumenten und Ordnern Unter Indexierung wird die Erfassung dokumentbezogener oder ordnerbezogener Daten Dokument bzw Ordnereigenschaften verstanden die zur Identifizierung bei Suchvorg ngen in der Datenbank des Dokumenten Management Systems dienen Alle Dokumente werden bei der Speicherung in das Dokumenten Management System mit dokumentbezogenen Indexmerkmalen Dokumenteigenschaften versehen z B Datum Version Dokumenttyp Stichwort anhand derer nach den Dokumenten in der Datenbank bzw im windream Archiv recherchiert werden kann siche Dokumente indexieren ab Seite 3 8 Dabei wird unterschieden zwischen den Systemeigenschaften Systemindexen die f r alle Dokumente Dateitypen im Wi
328. rforderlich Um einen Ordner ndern zu k nnen oder neue Ordner in einem Ordner anlegen oder ndern zu d rfen m ssen Anwender zus tzlich ber die Rechte Ordner ndern und Ordner anlegen verf gen 5 28 Datei Ordner ndern Datei anlegen Ordner anlegen Abonnieren Rechte windream Rechte Das Recht Datei ndern berechtigt Benutzer die Originaldatei Bin rdaten des Dokuments in der Originalanwendung zu ffnen und zu bearbeiten Es erlaubt auch das Verschieben Umbenennen oder auch L schen der Datei F r Ordner berechtigt das Recht Ordner ndern Anwender dazu den Ordner zu ndern verschieben umzubenennen oder auch zu l schen sofern die Rechte auf die untergeordneten Objekte diese Aktionen zulassen Dieses Recht kann ausschlie lich f r Ordner vergeben werden Es wird ben tigt um Dateien in einem Ordner anlegen zu d rfen Dieses Recht kann ausschlie lich f r Ordner vergeben werden Es wird ben tigt um Ordner in einem Ordner anlegen zu d rfen Das Recht Abonnieren bestimmt ob das betreffende Objekt Dokument oder Ordner von einem Anwender abonniert werden kann oder nicht Die ausf hrliche Beschreibung wie Sie vorgehen um Objekte zu abonnieren finden Sie unter Dokumente und Ordner abonnieren ab Seite 5 101 Benutzer mit dem Recht Rechte sind berechtigt Rechte in Bezug auf die entsprechenden Ordner oder Dokumente f r andere Benutzer und Gruppen auch die eigenen Gruppen zu ver ndern
329. rofile von ihrer jeweiligen Arbeitsstation aus starten k nnen Suchen ber mehrere Objekttypen Sie k nnen in der Indexsuche auch Suchbegriffe bilden mit denen nach Dokumenten verschiedener Objekttypen gesucht werden kann Um nach Dokumenten oder Ordnern verschiedener ausgew hlter Objekttypen zu suchen legen Sie f r jeden gew nschten Objekttyp einen entsprechenden Suchterm fest Anschlie end bestimmen Sie Verkn pfung und Auswertungsreihenfolge So suchen Sie nach mehreren Objekttypen 1 W hlen Sie im Dropdown Listenfeld Objekttyp den Eintrag Alle Objekttypen ffnen Sie das Kontextmen Index mit der Men schaltfl che Index W hlen Sie die Kategorie H nfig verwendete Indexe W hlen Sie aus der Liste der Indexe den Eintrag Objekttyp aus a A WwW N Legen Sie den gew nschten Operator ber das Dropdown Listenfeld Bedingung fest 6 Geben Sie den Wert des 1 Objekttyps im Feld Wert ein oder w hlen einen Wert aus der Liste 7 bernehmen Sie den Suchbegriff mit der Schaltfl che Hinzuf gen in die Liste der Suchbegriffe 8 Wiederholen Sie die Schritte 4 7 so lange bis Sie alle gew nschten Suchbegriffe festgelegt haben 9 ndern Sie ggf den Verkn pfungsoperator mit dem die einzelnen Suchbegriffe Zeilen miteinander verkn pft werden sollen optional 10 Starten Sie die Suche ber die entsprechende Schaltfl che Bitsuchen Sie k nnen in der Indexsuche Objekte anhand bestimmter Attribute Da
330. rstellung der Ergebnisliste festlegen 4 64 Abbildungsverzeichnis Abbildung 5 1 Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt Historie 5 4 Abbildung 5 2 Eigenschaften von lt Dateiname gt Version 5 11 Abbildung 5 3 Eigenschaften von lt Dateiname gt Extrahierter Volltext 5 21 Abbildung 5 4 windream Rechte verwalten 5 30 Abbildung 5 5 windream Rechte mehrerer Objekte bearbeiten 5 32 Abbildung 5 6 Vererbung von windream Rechten vererbbare Dateirechte 5 37 Abbildung 5 7 Zugriffsrechte f r Benutzer und Gruppen ausw hlen Ordnerrechte 5 40 Abbildung 5 8 Zugriffsrechte f r Benutzer und Gruppen ausw hlen Dokumentrechte 5 40 Abbildung 5 9 Besitzerrechte auf Dokumente festlegen 5 49 Abbildung 5 10 Besitzerrechte auf neue Objekte eines Ordners festlegen 5 50 Abbildung 5 11 Dokumente exportieren 5 53 Abbildung 5 12 Dokumente importieren 5 56 Abbildung 5 13 Dokumente auschecken 5 62 Abbildung 5 14 Dokumente einchecken 5 66 Abbildung 5 15 Auschecken r ckg ngig 5 70 Abbildung 5 16 Die Registerkarte Lebenszyklus 5 79 Abbildung 5 17 windream DocView Ein Textdokument 5 87 Abbildung 5 18 windream DocView Eine Bilddatei 5 88 Abbildung 5 19 windream DocView Rotation halten 5 90 Abbildung 5 20 windream DocView Fundstellenanzeige nach Volltextsuche 5 91 Abbildung 5 21 windream Doc View Suche im Text 5 92 Abbildung 5 22 windream DocView Einstellungen 5 93 Abbildung 5 23 windream D
331. s Bei eingeschalteter Fundstellenanzeige werden die gefundenen Textstellen nach einer Volltextsuche hervorgehoben M 4 gt Mit Hilfe dieser Schaltfl chen bl ttern Sie innerhalb der gefundenen Textstellen erste vorherige n chste und letzte Fundstelle Suchen im Text ber das Symbol Suchen nach Text B k nnen Sie innerhalb des Textes nach bestimmten Textstellen suchen Geben Sie im Dialogfeld der Suche den gew nschten Suchbegriff ein und starten Sie die Suche ber die Schaltfl che Find Die gefundenen Suchbegriffe werden im Text hervorgehoben angezeigt ber die entsprechenden 5 92 DocView Vorschau auf Dokumente Navigationsschaltfl chen HH suchen Sie innerhalb des Textes nach weiteren Fundstellen 4 kapitel2 doc windream DocView DOKUTEST Sie ale abbl meh Das windream 8 ber dz viniem werden die win dream Dienste Dienst wul je run dienst gestartet md beendet Im k nnen Sie anstdlen ob der VFS Diest ud oder der Indexierung derst bam niche en Ma automatisch gestartet werden solen oder richt Zudem k nnen e w ndsem Sys emansellingen ber ds Control aufgrufenwerden Es werdenkier Ens telun des Inking dersts zur Inieienmg der Dokumente Ordner fa tekat Gyichrme Janpichrone Indeierung oder Indeierungauftr ge bearbeiten Daz viniem mtl Catr erm glicht auflerdem a schieden rer rem en im Ih_ de g muie Find Text to find introl Cente Forward IV Matc
332. s Wenn Sie einen Eintrag in der Liste markiert haben k nnen Sie ber ein Kontextmen das innerhalb der Ergebnisliste ge ffnet wird ein Dokument ffnen oder sich die Indexdaten des ausgew hlten Dokuments zur Bearbeitung anzeigen lassen Mit den Befehlen aus dem windream Men k nnen Sie das ausgew hlte Dokument ex oder importieren aus oder einchecken eine neue 4 62 Smart docking Ergebnisliste Version erstellen oder auch ausgew hlte Vorversionen l schen Haben Sie mehrere Eintr ge in der Liste markiert stehen im Kontextmen nur einige ausgew hlte Bearbeitungsfunktionen zur Verf gung Sie k nnen die Dokumente auch mit Hilfe der Symbole der Symbolleisten bearbeiten Die Symbolleisten blenden Sie ber den Befehl Ansicht gt Symbolleisten ein bzw aus In der Statuszeile der Ergebnisliste wird die Anzahl der gefundenen Dokumente Ordner Trefferanzahl angezeigt Wenn zu den Suchkriterien keine Dokumente Ordner gefunden wurden berarbeiten Sie die Suchbegriffe und starten Sie die Suche erneut Bei einer zu gro en Treffermenge sollten Sie die Suchkriterien n her spezifizieren und eine neue Suche durchf hren An dem Laufwerkssymbol in der Statuszeile ist erkennbar ob die Verbindung zu dem aktuell einsgestellten windream Server existiert und somit ein Zugriff auf die gefundenen Dokumente zur Bearbeitung m glich ist Die Verbindung zum aktuell eingestellten Server existiert und als Aktiv in den windream Alia
333. s in Suchbegriffen wird unterst tzt Dabei ist darauf zu achten dass bei der Suche im Volltext nur die Verwendung von f r ein bis beliebige Zeichen bei Suchen nach einem Teilbegriff als Wortanfang m glich ist siehe Abschnitte Verwendung von Wildcards und Volltextsuche ab Seite 4 33 und 4 36 Suchen nach Test windream In Extrahierter Volltext Suchbegriff LIKE Test OR LIKE windream Es werden alle Dokumente gefunden die im extrahierten Volltext die Worte Test und oder windream enthalten oder die Begriffe enthalten die mit dem Wort Test beginnen Im Dropdown Listenfeld Ir legen Sie fest in welchem Volltext mit dem eingegebenen Suchbegriff gesucht werden soll Es besteht die M glichkeit zu w hlen zwischen e Alle Volltexte e Extrahierter Volltext e Manueller Volltext e Volltext suchbare Stringfelder Schnellsuche Alle Volltexte Extrahierter Volltext Manueller Volltext Volltext suchbare Stringfelder Mit den eingetragenen Suchbegriffen wird in allen Volltexten der Dokumente des ausgew hlten Objekttyps gesucht siehe auch Abschnitt Volltextsuche ab Seite 4 36 Mit den eingetragenen Suchbegriffen wird im extrahierten Volltext der Dokumente des ausgew hlten Typs gesucht siehe auch Abschnitt Volltextsuche ab Seite 4 36 Mit den eingetragenen Suchbegriffen wird im manuellen Volltext der Dokumente des ausgew hlten Objekttyps gesucht siehe auch Abschnitt Volltextsuche ab Seite 4
334. s Einstellunge der Serverauswahl konfiguriert Die Verbindung zum aktuell eingestellten Server existiert ist aber nicht als aktives Laufwerk in den windream Alias Einstellunge der Serverauswahl konfiguriert Die Ergebnisliste wird in einem separaten Dialogfeld dargestellt das an das Dialogfeld der Suchfunktion angekoppelt ist Smart docking Standardm ig nach der ersten ausgef hrten Suche mit einer der Suchfunktionen wird die Ergebnisliste direkt unterhalb der Suchdialogfeldes angezeigt ist also mit dem Dialogfeld der Suche verbunden Sie k nnen die Ergebnisliste abkoppeln und so beide Dialogfelder unabh ngig voneinander auf dem Bildschirm verschieben und anordnen Dazu ziehen Sie die Ergebnisliste ber deren Titelleiste an die gew nschte Stelle auf dem Bildschirm Um die Dialogfelder wieder miteinander zu verbinden verschieben Sie die Ergebnisliste an das Dialogfeld der Suche Sobald die Rahmen der Dialogfelder nah genug beieinander liegen Abstand von ca 10 Pixel werden diese automatisch miteinander verbunden Sie k nnen die Dialogfelder auch ber die entsprechenden Befehle des Men s Suche andocken aus dem Kontextmen der Titelleiste der Ergebnisliste wieder miteinander verbinden Sind die Dialogfelder verbunden wird die Ergebnisliste beim Verschieben des Dialogfeldes der Suchfunktion mit verschoben Die Ergebnisliste zuletzt vorgenommenen Einstellungen Gr e und Position der Dialogfelder werden gespeichert
335. schaften erweitert 3 26 Automatisch Indexmerkmale festlegen Eigenschaften von kapiteli doc F Historie F Volltext F Lebenszyklus g Rechte Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo Indexe Version Objekttyp Dokumentation Titel EEE Typ Sprache Status Datum der Freigabe Indexe Indexe 2 Abbildung 3 7 Indexmerkmale festlegen Einige Indexmerkmale werden vom Betriebssystem bei der Speicherung im windream Laufwerk eingetragen Einige der Indexkriterien werden von windream automatisch vergeben die brigen Indexkriterien werden vom Anwender eingegeben So rufen Sie das Dialogfeld zur Indexierung auf Wenn der Indexierungsdienst gestartet und die Option Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center in der Windows Taskleiste eingeschaltet ist wird das Dialogfeld immer automatisch eingeblendet wenn ein Dokument in das DMS Laufwerk gespeichert wird Dies erfolgt entweder direkt bei der Ablage im DMS synchron oder sp ter bei Bearbeitung der Dokumente in der Warteschlange asynchron Indexmerkmale festlegen Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten Objekttyp Objekttyp Standard 3 27 1 W hlen Sie im Windows Explorer das windream Laufwerk und den Ordner in dem das zu indexierende Dokument abgelegt ist 2 Markieren Sie das zu indexierende Dokument in der Liste der Dokument
336. schreibungen weiterer Suchfunktionen und der Syntax der Suchabfragen des eingesetzten Datenbank Servers finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen von Microsoft bzw Oracle Suche nach Worten Wortteilen und Wortzusammenh ngen Bei der Volltextsuche wird direkt Bezug auf den Inhalt der Dokumente genommen Volltext Die Volltextsuche erm glicht das Finden von Dokumenten ber Textelemente Worte Wortteile die in den gesuchten Dokumenten vorkommen Im Volltext kann nach allen Zeichen des Alphabets gesucht werden Einzelne Zeichen oder Sonderzeichen f hren nicht immer zu den gew nschten Ergebnissen In diesem Fall sollten Zeichenketten Silben Worte oder Wortteile oder Wortzusammenh nge gew hlt werden Dabei ist die Suche nach einem Begriff oder nach einem Teilbegriff als Wortanfang Pr fix mit Wildcards Rechtstrunkierung m glich Unter Oracle kann zudem nach einem Begriff bzw Teilbegriff als Wortende Linkstrunkierung gesucht werden Auch die doppelte Trunkierung ist unter Oracle m glich Kombination aus Rechts und Linkstrunkierung F llw rter Bei der Eingabe von Wortzusammenh ngen werden sogenannte F llw rter oder Stoppw tter ignoriert F llw rter sind W rter die sehr h ufig vorkommen wie z B den die ist und usw Diese Volltextsuche F llw rter werden vom Systemadministrator in F llwortlisten Stoppwortlisten der Datenbank verwaltet Verkn pfung von Suchbegriffen Zur Einschr
337. schte Suche und legen Sie f r das zu erstellende Suchptofil die ben tigten Suchkriterien fest So erstellen Sie ein Suchprofil 1 Starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl Suchen gt In windream aus dem Windows S art Men 2 W hlen Sie die gew nschte Suchart ber die Registerkarten Schnellsuche Index oder Objekttyp 3 Bestimmen Sie die Suchkriterien die Sie f r das zu erstellende Suchprofil ben tigen 4 Sie k nnen an dieser Stelle eine Suche mit dem erstellten Profil starten oder das Suchprofil f r sp tere Recherchen speichern Suchprofil speichern Nach der Eingabe der Suchbegriffe wird das aktuelle Suchprofil mit dem Befehl Suche speichern aus dem Men Datei gespeichert Dabei werden die eingetragenen Suchbegriffe inklusive gew hlter Verkn pfung und Klammerung in einer Datei mit der Endung wdf in einer zuvor gew hlten Ablage gespeichert 4 58 Mit Suchprofilen arbeiten So speichern Sie ein Suchprofil 1 Erstellen Sie das gew nschte Suchprofil und f hren Sie die Suche durch 2 W hlen Sie den Befehl Suche speichern oder Suche speichern unter aus dem Men Datei 3 ndern Sie im Dialogfeld Suche speichern ggf den voreingestellten Ordner 4 Geben Sie den Dateinamen f r das zu speichernde Suchprofil ein 5 Speichern Sie das Suchprofil mit der Schaltfl che Speichern Hinweis Gespeicherte Suchprofile k nnen auch als Verkn pfung auf dem Desktop abgelegt werden u
338. schten Einstellungen aus den jeweiligen Dropdown Listenfeldern aus Dateizugriff Abh ngig von der Art des Dateizugriffs Zugriff ber Dateisystem windream Laufwerk Redirect windream Stream Interface oder eine lokale Tempor rdatei k nnen Sie hier Einstellungen festlegen um die Anzeige Performance zu erh hen Beim Zugriff ber Redirect oder ber lokale Tempor rdateien empfiehlt sich die Festlegung der Cache Gr e des Lesepuffers Feld Gr sse des Lesepnffers Bytes Erweitert In den erweiterten Einstellungen k nnen Sie den Timeout beim ffnen und oder das Zeitintervall ndern nach dem der Prozess automatisch beendet werden soll Annotationen Anmerkungen f r Dokumente In der Dokumentvorschau windream DocView k nnen Sie f r aktuell geladene Dokumente so genannte Annotationen Anmerkungen eingeben Die Kommentare sind im Dokumentfenster frei DocView Vorschau auf Dokumente 5 95 Verzeichnis in windream Dokumenttyp positionierbar und Sie k nnen zus tzlich auch individuelle Farbeinstellungen w hlen Die Annotationen werden wie normale windream Dokumente gespeichert Dateien mit der Endung waf F r den Zugriff auf die gespeicherten Anmerkungen wird die windream Rechteverwaltung genutzt So ist sichergestellt dass nur diejenigen Anwender die Kommentare zu den Dokumenten einsehen und bearbeiten k nnen die auch ber die entsprechenden Rechte verf gen Wenn Sie eine Annotation aus einer Ergebnisl
339. setzung f r die DMS spezifische Indexierung ist dass f r die neu im DMS zu speichernden Dokumente Ordner vom windream Server entsprechende Indexierungsauftr ge erstellt und an die jeweilige Arbeitsstation versendet werden F r jeden Indexierauftrag wird an der Arbeitsstation das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt zur Eingabe der DMS spezifischen Indexmerkmale Registerkarte Indexe eingeblendet Filter Auftr ge versenden Auftr ge annehmen IV Auftr ge annehmen Auftr ge annehmen 6 11 Mit den Optionen Auftr ge versenden und Auftr ge annehmen in den Bereichen Indexierungsanftr ge Benutzereinstellung and Indexierungsanftr ge Systemeinstellung wird abh ngig von den weiteren Einstellungen auf der Registerkarte Fz ter festgelegt ob Indexierungsauftr ge erstellt und versendet werden Diese Optionen werden mit dem entsprechenden Kontrollk stchen aktiviert Mit dieser Option wird auf dem windream Server eingestellt ob f r die im Bereich Indexiernngsanftr ge Systemeinstellung im Dateifilter festgelegten Dateitypen auf dem windream Server entsprechende Indexierungsauftr ge erstellt und an die Arbeitsstationen versendet werden Wenn diese Option eingeschaltet ist werden die Indexierungsauftr ge erstellt und gesendet Ist die Option ausgeschaltet werden unabh ngig von den weiteren Einstellungen auf System oder Benutzerebene keine Indexierungsauftr ge erstellt und versendet Wenn auch Ord
340. sindtestn Test Ja grau Nein Nein Nein Nein Nein Ende Beispiel Grundlagen zur Rechtevergabe Die Rechtevergabe erfolgt immer f r die aktuell in der Ergebnisliste oder der Listenansicht des Explorers ausgew hlten Dokumente bzw Ordner Die Zugriffsrechte werden durch die Zuordnung von Benutzern und Benutzergruppen mit entsprechend gesetzten Rechten auf zuvor ausgew hlte Dokumente und Ordner vergeben Neu angelegten Dokumenten Ordnern weist windream zun chst automatisch die f r die Vererbung vorgesehenen Rechte des dar berliegenden Ordners zu Standardm ig sind dies die Ordnerrechte eines Ordners Es k nnen f r Dateien und Ordner aber auch jeweils separate Rechte zur Vererbung definiert werden Diese vererbbaren Datei und Ordnerrechte werden getrennt voneinander festgelegt und an untergeordnete Ordner und Dateien anstatt der Standardrechte vererbt Die zugewiesenen Rechte k nnen Sie nachtr glich erweitern oder einschr nken wenn Sie oder die Benutzergruppe der Sie zugeordnet 5 34 windream Rechte sind die daf r ben tigten Rechte besitzen ndern Sie die Rechte eines Ordners nachtr glich nachdem bereits Dokumente Ordner angelegt worden sind werden diese nderungen nicht automatisch auf die darin enthaltenen Dokumente Ordner bertragen Um ein neues Dokument bzw einen Unterordner in einem Ordner anlegen zu k nnen muss der Benutzer oder die Gruppe der der Benutzer angeh
341. sp tere Wiederverwendung speichern Befehle Datei gt Suche speichern und Datei gt Ergebnisliste speichern Objekttypsuche 4 51 t Suche nach Dokumenten DER Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKU JT EST Fe Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Objekttyp Dokumentation Suche l schen Titel Q windream Markus Mustermann Typ Handbuch M anual Sprache Deutsch Status Datum der Freigabe O v Indexe Indexe 1 Indexe 2 Indexe 3 u Abbildung 4 11 Objekttypsuche durchf hren Hinweis Kombinationsfelder erm glichen neben der Auswahl vorgegebener Listenelemente auch die freie Eingabe eines Suchbegriffs mit Wildcard Dadurch wird die M glichkeit er ffnet auch nach Dokumenten bzw in Indexfeldern mit Listenelementen zu suchen die in der Management Console zwischenzeitlich gel scht ersetzt oder ge ndert wurden Objekttypsuche mit Wildcards in String Vektorfeldern Es ist m glich eine Wildcardsuche nach String Vektorfeldern in der Objekttypsuche durchzuf hren Dabei werden die vom Anwender eingegebenen Suchkriterien mit dem Operator UND verkn pft 4 52 Objekttypsuche Beispiel Beispiel Ende Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST oo EEE Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Anhalter Objekttyp WYektorListControl Suche l schen Namensliste String Y
342. staste ge ffnet wird um den Men befehl windream erweitert Dieses Men Men 6 27 enth lt fest definierte windream spezifische Befehle und kann um zus tzliche benutzerdefinierte Men eintr ge erweitert werden Die fest definierten Men optionen werden in der windream Management Console bearbeitet Die benutzerdefinierten Befehle legen Sie auf der Registerkarte Men fest Hinweis Die benutzerspezifische Anpassung des Kontextmen s kann nur duch einen Benutzer erfolgen der ber Administratorrechte auf dem Arbeitsplatzrechner verf gt Die Einstellungen werden in der Windows Registrierungsdatenbank abgelegt Bei fehlender Schreibberechtigung k nnen ggf vorhandene Eintr ge nur eingesehen werden Schaltfl che Bearbeiten nderungen sind nicht m glich Benutzerdefinierte Befehle der Symbolleiste der Ergebnisliste Die benutzerdefinierten Befehle k nnen auch ber die Symbolleiste Benutzer in den Ergebnislisten der windream Suchen ausgef hrt werden siehe auch Abschnitt Ergebnisliste im Kapitel Dokumente recherchieren Hinweis Damit f r einen Befehl in der Symbolleiste der Ergebnisliste auch ein spezielles Symbol angezeigt werden kann muss eine entsprechende Icon Datei existieren windream erwartet diese Datei im selben Verzeichnis in dem auch das Skript abgelegt ist das ber diesen Befehl ausgef hrt wird Der Dateiname muss identisch sein mit dem Dateinamen des Skripts und der zus tzlich angeh ngten Endun
343. stellung 6 Monatfe Aktuelle Regel vom Dokumenttyp bernehmen Archivierungszeitraum Archiviert bis 01 01 2018 Lebenszyklusregel Jahresanfang von Bearbeitungsende 10 Jahrle Aktuelle Regel vom Dokumenttyp bernehmen l Sofort archivieren 11 01 2007 30 09 2007 01 01 2018 Abbildung 5 16 Die Registerkarte Lebenszyklus Hinweis Die Registerkarte Lebenszyklus wird nur bei Selektion eines einzelnen Dokuments im Windows Explorer angezeigt nicht bei Multiselektion So editieren Sie die Lebenszyklus Daten eines Dokuments 1 ffnen Sie den Windows Explorer und markieren Sie ein im windream Laufwerk gespeichertes Dokument dessen Lebenszyklus Daten angezeigt werden sollen 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Aktivieren Sie die Registerkarte Lebenszyklus 4 Nehmen Sie die gew nschten nderungen der Lebenszyklus Daten vor 5 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit bernehmen bzw OK 5 80 Objekttyp Erstellt Ge ndert Bearbeitbar bis Manuell angepa t Lebenszyklusregel Aktuelle Regel vom Dokumenttyp bernehmen Archiviert bis Lebenszyklus Einstellungen auf der Registerkarte Lebenszyklus Im Feld Objekttyp wird der Dokumenttyp angezeigt dem das aktuelle Dokument zugeordnet wurde Diese Einstellung ist nicht ver nderbar Im Feld Erstellt wird das Erstellungsdatum des Dokuments angezeigt Systemdatum nicht ver nderbar Zeigt das Datum der letzten
344. stellungen zur Anzeige von Info Dialogen und Meldungen vornehmen windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von pokutest sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report m Verzeichnisse Globales Skriptverzeichnis D Programme windream GmbHYwindream S cripts Globales Skriptverzeichnis aus lokalem Cache amp programme windresm ambh windream scripts Auto Refresh nach Std 24 Cache l schen Lokales Skriptverzeichnis E Programme windream GmbH windream Scripts r Wartezeiten und Timeouts mSec Verz gerung vor Yerbindungsaufbau zum DMS Timeout Verbindungsaufbau Treiber Timeout Verbindungsyalidierung ber DCOM m Control Center IV Info Dialog bei Start des Control Center V Info Dialog nach Start des WFS Dienst J Meldung Fehler beim Schliessen von Dateien V Info ber offene Dateien beim Beenden des YFS Dienstes Sprache Sprache nur f r lokale Dialoge Abbrechen bernehmen Abbildung 6 7 windream Konfiguration Allgemein 6 18 Globales Skriptverzeichnis Globales Skriptverzeichnis aus lokalem Cache Auto Refresh nach Std und Cache l schen Lokales Skriptverzeichnis Allgemein Hinweis Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Einstell
345. stemadministrator bestimmt in den windream Konfigurationen auf dem windream Server f r welche Dokumente Dateitypen Volltext erstellt wird und in welchen Zeitabst nden dies geschicht 5 20 Volltext anzeigen Manueller Volltext Zus tzlich ist es m glich zu einem Dokument weiteren Volltext als manuellen Volltext zu erfassen Dieser Volltext wird nicht von dem windream Volltext Indexierungsdienst erzeugt sondern manuell ber die Registerkarte Volltext aus den Dokumenteigenschaften eingegeben oder ber entsprechende Schnittstellenfunktionen gef llt Nach der Erfassung des manuellen Volltextes wird automatisch ein entsprechender Eintrag f r die Historie des Dokuments erstellt In der Spalte Benutzerwird Benutzereintrag und in der Spalte A amp ton wirdManueller Volltext zugewiesen eingetragen Manueller Volltext wird nicht automatisch gel scht oder ge ndert wenn nderungen an der Originaldatei erfolgt sind Dies muss wenn gew nscht manuell vorgenommen werden nderungen am manuellen Volltext erfolgen ber die Registerkarte Volltext aus den Dateieigenschaften oder ber entsprechende Schnittstellenfunktionen Volltextsuchbare Indexfelder Desweiteren k nnen Dokumente ber sogenannte volltextsuchbare Indexfelder Volltext suchbatre Stringfelder indexiert werden Diese Indexmerkmale werden bei der Definition der Objekttypen in der WMC dokumenttyp bergreifend als volltextsuchbar gekennzeichnet siehe auch Abschnitt Index
346. sw hlen der die bereits Rechte auf die Dokumente oder Ordner besa erh lt er die neu zugewiesenen Rechte 5 42 windream Rechte Zugriffsrechte speichern Die ge nderten Zugriffsrechte speichern Sie ber eine der Schaltfl chen OK oder bernehmen auf der Registerkarte windream Rechte windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Speichervorgangs f r die gew hlten Dokumente und Ordner und evtl auftretende Fehler protokolliert werden F r die Speicherung der Zugriffsrechte m ssen die zu bearbeitenden Objekte in der Datenbank f r andere Benutzer gesperrt werden Fehler bei der Speicherung der Zugriffsrechte Falls bei der Bearbeitung ein Fehler auftritt z B ein Dokument kann nicht gesperrt werden wird der Speichervorgang abgebrochen und alle durchgef hrten nderungen f r das aktuell bearbeitete Objekt werden verworfen Alle nderungen an Objekten bis zum Auftreten des Fehlers werden bernommen d h alle Objekte denen die Rechte erfolgreich zugewiesen wurden erhalten die neuen Rechte ber die Schaltfl che Details im Report Dialog k nnen Sie Einzelheiten ber den Bearbeitungsablauf anzeigen lassen Zus tzlich kann abh ngig von den Einstellungen in den windream Konfigurationen eine Protokolldatei geschrieben werden Standard lt windreamPfad gt Reporting Properties log anhand derer Sie den Bearbeitungsablauf kontrollieren k nnen siehe auch Abschnitt Report in Kapitel 6 windream Rec
347. t bis einschlie lich diesem Monat n chsten Monat unbegrenzt nur f r die Indexe Bearbeitungszeit und Archivierungszeit Hinweis Eine Woche ist immer eine Kalenderwoche von Montags bis einschlie lich Sonntags Ausgecheckt von gleich sucht nach Objekten die von einem im Feld Wert angegebenen Benutzer ausgecheckt worden sind ungleich sucht nach allen Objekten die nicht von dem im Feld Wert angegebenen Benutzer ausgecheckt worden sind Objekttyp gleich sucht einen Objekttyp der mit der im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge bereinstimmt ungleich sucht einen Objekttyp der mit der im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge nicht bereinstimmt Volltextfelder enth lt sucht im ausgew hlten Volltextfeld aller Dokumente nach einer Zeichenkette die der im Feld Wert angegebenen Zeichenfolge entspricht Indexsuche Strukturierte Suche 4 25 Vektor Indexe e abh ngig vom Datentyp alle Operatoren f r den entsprechenden Datentyp und zus tzlich e enth lt genau sucht im ausgew hlten Vektorfeld der Dokumente nach dem Wert der im Feld Wert angegeben ist e enth lt nicht sucht im ausgew hlten Vektorfeld der Dokumente nach Werten die nicht dem Wert entsprechen der im Feld Wert angegeben ist e enth lt mindestens ein Element aus sucht im ausgew hlten Vektorfeld der Dokumente nach mindestens einem Wert der im Feld Wert angegeben ist e enth lt kein Element aus sucht im ausgew hlten Vektorfeld der
348. t den Standard Eintrag Keine Angabe oder alle Datums und Zeitfelder der System und DMS spezifischen Indexe abh ngig vom zuvor ausgew hlten Objekttyp e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe und der objekttypunabh ngigen Indexe Objekttyp Standard e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe der objekttypunabh ngigen Indexe und der objekttypspezifischen Indexe aller Objekttypen Objekttyp Alle Objekttypen e Alle Datums und Zeitfelder der Systemindexe der objekttypunabh ngigen Indexe und der objekttypspezifischen Indexe eines Objekttyps ein bestimmter Objekttyp Schnellsuche Keine Angabe An einem beliebigen Datum Mit den in den Feldern Zeit und Wert festgelegten Datums und Zeitangaben wird in Systemindexen dokumenttypunabh ngigen und objekttypspezifischen Indexfeldern des zuvor gew hlten Objekttyps die Datums und Zeitangaben beinhalten gesucht Eingaben sind in den Feldern nur ber die entsprechenden Listen und Eingabehilfen Kalenderfunktion im Feld Wer m glich Nur wenn im Feld Zeir ein Index ausgew hlt wird kann im nebenstehenden Dropdown Listenfeld eine entsprechende Zeitangabe gew hlt werden W hlen Sie hier f r die Suche nach einem bestimmten Datum z B den Eintrag am aus m ssen Sie im Feld Wert das gew nschte Datum eintragen Wenn dieser Eintrag im Feld Zeit eingestellt ist werden die Kriterien f r die Datums und Zeitangaben f r die Suchen nicht ber cksichtigt Dies ist der Standar
349. t gt Ordneroptionen Registerkarte Ansicht sind Vorversionen auch daran erkennbar dass das Symbol vor dem Dateinamen einer Vorversion heller dargestellt wird Neue Version von archivierten Dokumenten Auch von archivierten Dokumenten k nnen Sie neue Versionen erstellen Voraussetzung hierf r ist dass der Dokumenttyp dieser Dokumente das zul t Die Eigenschaften eines Dokumenttyps werden bei der Definition der Objekttypen in der windream Management Console durch den zust ndigen Systemadministrator festgelegt Die ausf hrliche Beschreibung finden Sie im Administrationshandbuch der Anwendung Das Erstellen neuer Versionen und die Versionsverwaltung archivierter Dokumente erfolgt wie in den Abschnitten Versionen verwalten ab Seite 5 10 und Neue Version erstellen ab Seite 5 12 beschrieben Neue Version beim Import von Dokumenten Beim Import von Dokumenten in das DMS k nnen Sie optional festlegen dass f r alle zu importierenden Dokumente automatisch von windream neue Versionen erzeugt werden Versionsverwaltung Neue Version beim Check In von Dokumenten sex Ab der SBX Version besteht die M glichkeit festzulegen dass beim Check In von Dokumenten automatisch von windream neue Versionen erzeugt werden Bei der Definition der Dokumenttypen in der WMC kann durch Einstellen der entsprechenden Option festgelegt werden dass f r bestimmte Dokumenttypen beim Einchecken immer eine neue Version erstellt werden soll F r Dokumente
350. tation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Daki iment atinn i Dokumente und Ordner abonnieren nhiekt i rde a _ Bearbeiten L schen Abbildung 5 30 Liste der Abonnements L schen eines Abonnements no Pfad Name Ereignis Abonnent Objekt wurde a Inhalt wurde ge Objekt wurde a Inhalt wurde ge Attribute wurde Objekt wurde a Objekt wurde a Rechte wurden Rechte wurden Objekt wurde v Objekt wurde v Rechte wurden Objekt wurde v Ein neue versio Ein neues Obje Ein neues Obje Ein neues Obje Objekt wurde a Objekt wurde a Inhalt wurde ge Inhalt wurde ge Rechte wurden Rechte wurden Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Helga Schmitt Helga Schmitt Helga Schmitt Markus Muster windream Admi windream Admi Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markus Muster Markis Miicher e ber den Befehl L schen aus dem Kontextmen oder die gleichnamige Schaltfl che k nnen Sie ausgew hlte Abonnements nach der Best tigung einer Sicherheitsabfrage l schen Eigenschaften eines Abonnements Liste der aktivierten Entit ten In der Liste werden die Objekte angezeigt
351. te geschlossen Sie beenden die Suchfunktion durch eine der folgenden Aktionen e Klicken Sie auf die Schaltfl che Schlie en in der Titelleiste des Anwendungsfensters e W hlen Sie den Men punkt Schlie en aus dem Men Datei der Men leiste des Anwendungsfensters e W hlen Sie den Befehl Sch e en aus dem Systemmen des Anwen dungsfensters e ffnen Sie das Kontextmen in der Titelleiste des Anwendungsfensters und w hlen Sie den Befehl Schlie en e Doppelklicken Sie das Programmsymbol von windream in der Titelleiste des Anwendungsfensters Ergebnisliste Ergebnisliste 4 61 Die Ergebnisliste Trefferliste zeigt die Recherche Ergebnisse nach einer Suche in Form einer bersicht an Aus der Liste werden Dokumente zur Bearbeitung z B nderung Ausdruck Export Import Check In Check Out oder Versand ausgew hlt und k nnen kopiert gel scht oder verschoben werden E Suchergebnis DOKUTEST BE te In Ordner Version Objekttyp Erfasser Erstellt PDF Datei Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 48 24 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 41 Y Dokumentationiwindre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 41 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 42 3 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Mustermann 11 01 2007 12 50 43 Y Dokumentation windre Dokumentation Markus Must
352. teisystemattribute oder windream spezifische Attribute suchen Mit Hilfe dieser Bitsuchen k nnen Objekte gefunden werden f r die bestimmte Attribute Flags oder Bits gesetzt bzw nicht gesetzt sind z B Schreibgesch tzt r Versteckt h oder Ordner d Indexsuche Strukturierte Suche 4 31 So f hren Sie eine Bitsuche durch 1 W hlen Sie ber die Men schaltfl che Index die Kategorie Verf gbare Indexe 2 W hlen Sie den Eintrag Atribute f r Bitsuchen ber die Dateisystemattribute oder den Index F ags f r Bitsuchen ber windream spezifische Attribute 3 Legen Sie im Feld Bedingung den gew nschten Operator fest 4 W hlen Sie im Dropdown Listenfeld Wert das gew nschte Attribut Bit aus Suchen ber Vektorfelder Vektor Indexe Te F r Suchen in Vektorfeldern k nnen Sie abh ngig vom gew hlten Operator als Bedingung den Suchbegriff eingeben oder einen aus der Liste der Werte f r den gew hlten Index in das Feld Wert bernehmen Die Auswahl aus einer Liste ber die Schaltfl che l ist nur m glich wenn Sie eine der Bedingungen w hlen die ausschlie lich f r Vektorfelder angeboten werden So f hren Sie eine Suche ber Vektorfelder durch 1 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Objekttyp den gew nschten Eintrag aus 2 ffnenSie ber die Men schaltfl che Index die Kategorie Vektor Indexe 3 W hlen Sie den gew nschten Vektorindex aus 4 Legen Sie im Feld Bedingung den Operator fest
353. tellt die vom aktuell ausgew hlten windream Server gelesen und dort auch gespeichert werden Client In dieser Auswahlliste werden die Servernamen angeboten f r die in Registerkarten den windream Alias Einstellungen windream Konfiguration aktiviert beziehen Daten von ist windream Control Center Serverauswahl bernehmen Mit der Schaltfl che bernehmen auf einer der Registerkarten werden die Angaben bernommen Das Dialogfeld windream Konfiguration bleibt weiterhin ge ffnet Mit der Schaltfl che OK werden die Angaben bernommen und das Dialogfeld windream Konfiguration geschlossen Hinweis In den windream Konfigurationen sind benutzerspezifische und allgemeine Einstellungen festgelegt die windream f r die korrekte Verwaltung der Daten im DMS ben tigt Voraussetzung f r das ordnungsgem e Arbeiten des DMS sind korrekte Einstellungen Daher wird empfohlen Einstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt wurden nicht zu ndern SS Hinweis f r Windows 2000 und Windows NT Anwender Ge nderte Systemeinstellungen die gleichzeitig eine nderung in der Registrierungsdatenbank erfordern k nnen nur dann gespeichert werden wenn der aktuell angemeldete Benutzer ber das Recht verf gt die Registrierungsdatenbank zu beschreiben Falls dem Anwender dieses Recht nicht zugewiesen wurde zeigt windream eine Fehlermeldung an die besagt dass die vorgenommenen nderungen nicht gespeichert werden k nn
354. ten ab Seite 5 103 5 102 Dokumente und Ordner abonnieren Abonnieren Ereignis C Objekt wurde archiviert C Inhalt wurde ge ndert O volltext wurde ge ndert O ttribute wurde ge ndert O Besitzer wurde ge ndert C Rechte wurden ge ndert C Objekt wurde verschoben oder umbenannt O Ein neues Objekt wurde angelegt C Objekt wurde signiert lt j V Eigene Ereignisse ignorieren IV Dokument e je de gt IV Zugriffsrechte nur f r Abonnent Abbrechen Abbildung 5 29 Dokumente abonnieren Liste der Ereignisse In der Liste werden die Ereignisse angezeigt f r die Sie Benachrichtgungen erhalten k nnen Die Ereignisse legt ein Systemadministrator mit Hilfe der Administrationsanwendung windream Management Console fest e Objekt wurde archiviert e Inhalt wurde ge ndert e Volltext wurde ge ndert e Attribute wurden ge ndert e Besitzer wurde ge ndert e Rechte wurde ge ndert e Objekt wurde verschoben oder umbenannt e Ein neues Objekt wurde angelegt e Objekt wurde signiert e Eine neue Version des Objekts wurde erzeugt Hinweis Beachten sie bitte dass einige Ereignisse andere bereits impliziet enthalten so dass Sie diese dann nicht noch zus tzlich ausw hlen m ssen So ndert sich beispielsweise der Volltext wenn sich der Dokumentinhalt ndert da in der Regel auch ein neuer Volltext erstellt wird Oder wenn Sie das Ereignis Attribute wurden ge ndert w hlen dann erstellt windream au
355. ten Sprache z B 7 f r Deutsch 9 f r Englisch Die ID k nnen Sie aus der Auswahlliste der Sprachen beispielsweise im Dialogfeld Eigenschaften einer Sprache in der windream Management Console ermitteln Meldungen 6 21 Meldungen Auf der Registerkarte Meldungen werden erweiterte Einstellungen f r die Anzeige von Problemanalysen und Problembehebungen vorgenommen windream Konfiguration Client Registerk arten beziehen Daten von pokutest sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report r Dialoganzeige V Erweiterte Fehleranzeige Debug Ausgaben Fehlerr ck verfolgung 1 Ausgabe aktivieren Level hex 0 Debug Level allgemein I a a a en r Standard Client VFS Log C VFSTDISP LOG T Empfang l Gesendet I Anfragen Reboot oder Neustart NT Service n tig Einstellungen jetzt aktivieren Abbrechen Abbildung 6 9 windream Konfiguration Meldungen Die Registerkarte beinhaltet die Bereiche Dialoganzeige Fehlerr ckverfolgung Allgemein und VFS Log C VFSTDISP LOG Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support 6 22 Dialoganzeige Erweiterte Fehleranzeige Meldungen Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenom
356. ten mit windsamistweiterkm derStrtds VFS Dieses w hrend der Ideen demt auch zueisem sp teren Zeitpunkt gestartet werden kom Treibertyp f r YFS Treiber Bei der Iust llation von windream wird festgelegt ob der Traber f r dus win dream Laufwerk UF5 Treiber lokal auf je dem Arbeit pistzreckner oderlo dl auf einem f r de Client erreichbaren Server mstaliert wird Daf r kon de Ciext Setup ab der Verion wandsem 3 6in wei Modi usgef hrtwerdex Stmdend Extended Stndaud In desem Mod z wird der VFS T r berlold als Netzwerktraber auf dem Ciextinstlliert De Iktaverkaufwerk wird mit em vindsam Laufverk durch de Eir tdung einer mmudlen Ietdaufwerk Verkindwes Mappia ber den Windows Explorer verbunden Extended ber disen Mods kum der VFS Treiber lola auf einem Sewer is tiert werden Tolles Semetufweak D Laufwerk wird trazezeben Die mpscHosseren Arbat phatzrechner verbinden die Fragabe mit dinem freien Laufverksbuchstuben Hrnweas Abk ngig v ominstillierten Treibertyp k nnen nawaliadeua FRurtdhnimeu su A Rafala der Quimnaudiner nerianau Abbildung 5 17 windream DocView Ein Textdokument 5 88 DocView Vorschau auf Dokumente 57_pages TIF windream DocYiew DOKUTEST EERBEReTE a br aa E af 1257 Wf a afal ef Rotation haten Abbildung 5 18 windream DocView Eine Bilddatei So ffnen Sie die Dokumentvorschau 6 Starten Sie den Windows Explorer und markieren Sie die Dokumente
357. terschieden werden soll stellen Sie die entsprechenden Optionen auf der Registerkarte Optionen ein Bei einer Volltextsuche wird nicht zwischen Gro und 4 26 Indexsuche Strukturierte Suche Kleinschreibung unterschieden Auch bei einer Suche nach Textelementen in volltextsuchbaren Indexfeldern wird unabh ngig von der aktuellen Einstellung nicht zwischen Gro und Klein schreibung unterschieden Verwendung von Wildcards Es besteht die M glichkeit Wildcards bei der Eingabe von Suchbegriffen zu verwenden Wildcards sind Platzhalter f r eine beliebige Zeichenfolge oder ein beliebiges Zeichen Bei einer Suche k nnen Wildcards an beliebiger Stelle im Suchbegriff verwendet werden Folgende Wildcards sind m glich Kein bzw beliebig viele Zeichen ren Tabelle 4 1 Wildcards In der Volltextsuche ist nur die Verwendung von f r ein bis beliebig viele Zeichen bei Suchen nach Teilbegriffen als Wortanfang m glich Beim Einsatz einer Oracle Datenbank ist in der Volltextsuche die Verwendung von f r Suchen nach Begriffen sowohl als Wortanfang als auch als Wortende m glich Datumseingaben Bei Datums und Zeiteingaben in Indexfeldern die als Datums oder Zeitfelder definiert sind steht die Kalenderfunktion Date Time Picker von Windows zur Verf gung Voreingestellt ist immer das aktuelle Tagesdatum Die Eingaben k nnen auch manuell erfolgen oder ge ndert werden Die Anwendung erweitert die Eingaben nach de
358. tes ein Best tigung 2 j Die Warteschlange ist nicht leer Wollen Sie den Indexierungdienst trotzdem beenden wn Abbildung 3 3 Noch Auftr ge in der Warteschlange Den Indexierungsdienst konfigurieren Die m glichen Konfigurationseinstellungen f r den Indexierungsdienst legen Sie ber das windream Control Center fest Diese Einstellungen gelten immer f r den Indexierungsdienst des aktuell eingestellten 3 18 Synchrone Indexierung Der windream Indexierungsdienst windream Servers falls mehrere Server in der Systemumgebung konfiguriert sind und verwendet werden Die ausf hrliche Beschreibung der m glichen Optionen finden Sie unter Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst im Kapitel windream Einf hrung Synchrone oder asynchrone Indexierung Auftr ge synchron bearbeiten Sie haben bei der Indexierung der Dokumente Ordner die M glichkeit zu bestimmen ob die Indexierung synchron oder asynchron mit der Ablage im DMS oder ob die Indexierung ohne DMS spezifische Indexierung d h nur ber Systemindexe erfolgen soll Standardm ig ist die synchrone Indexierung eingestellt d h die Option Indexierungsdiensf gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center ist aktiviert Die Erstellung und Annahme von Indexierungsauftr gen f r die synchrone oder asynchrone Indexierung ist abh ngig von den aktuellen Systemeinstellungen auf der Registerkarte F er in der windream Konfiguration Be
359. tiviert J P XML Indexdaten Aktiviert I Read nly Flag setzen Immer Eingehende Dok Einchecken Importieren wie ausgegangen lt Pfad gt Aktiviert I C Yon lt bestimmtern Yerzeichnis gt Aktiviert I GE M Untergeordnete Ordner einbeziehen Aktiviert I Neue Version erstellen Aktiviert I ReadOnly Flag l schen Immer Vorbelegungen werden bei jedem Ein Auschecken und E portieren Importieren Vorgang angeboten wenn das Kontrollk stchen Aktiviert markiert ist Ansonsten werden die zuletzt benutzten Werte angeboten Abbildung 6 15 windream Konfiguration Ein Ausgang Generell muss eine Vorbelegung immer mit einem gesetzten H kchen im Kontrollk stchen A amp xviert markiert sein damit die Vorbelegung 6 34 Ein Ausgang wirksam wird Falls das jeweilige Kontrollk stchen deaktiviert ist bietet windream statt einer Vorbelegung immer die jeweils letzte Einstellung an die von einem Anwender gew hlt wurde Auswahlliste Typ Die Auswahlliste Typ enth lt zwei Listenelemente Anschecken Einchecken und Exportieren Importieren Die Einstellungen auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen je nach aktiviertem Listenelement separat vorgenommen werden Es gelten deshalb unterschiedliche Einstellungen f r das Aus Einchecken und f r den Export Impott Hinweis Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen Check In Check Out sowie Import Export finden Sie in Kapitel Dokumente bearb
360. toren z B AND oder OR Um ber die Indexsuche eine Suche mit freien Suchbegriffen im Volltext durchzuf hren w hlen Sie die Kategorie Volltext ber die Men schaltfl che Index der gleichnamigen Registerkarte Mit Hilfe der Eintr ge dieser Kategorie kann eine Volltextsuche ausgef hrt oder die Volltextsuche mit der Indexsuche verkn pft werden Suchbegriffe die Sie in das Textfeld eingeben werden im ausgew hlten Volltext der Dokumente gesucht Der Suchbegriff besteht aus den zu suchenden W rtern oder Wortfragmenten und den m glichen Operatoren z B AND oder OR siehe auch Abschnitt Indexsuche ab Seite 4 16 22 Suche nach Dokumenten DER Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST v men Schnellsuche Index Objekttyp Optionen s Suche l schen Objekttyp Alle Objekttypen _ Suche l schen nur Dateien C nur Ordner Q Suchen nach windream Control Center n Extrahierter Volltext Dateiname pdf Erfasser Zeit keine Angabe Abbildung 4 8 Volltextsuche ber die Schnellsuche durchf hren Volltextsuche 4 39 t Suche nach Dokumenten Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST v pen Schnellsuche Index Objekttyp Optionen __ Suche i schen _ he l sch Objekttyp Alle Objekttypen r uche loschen Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Q I Index Bedingung wert Operator Extrahierter Yollt enth lt windream Control ODER
361. ttyp Standard zugewiesen wurde Das Feld Objekttyp ist mit Standard vorbelegt Die Dokumente Ordner k nnen so zun chst im DMS gespeichert werden Dieser Objekttyp wird jedem neu bernommenen Dokument oder Ordner vom System automatisch zugewiesen wenn kein anderer Objekttyp eingetragen wird F r die nachtr gliche DMS spezifische Indexierung Zuordnung eines Objekttyps k nnen die Dokumente z B anhand dieses Objekttyps recherchiert werden So w hlen Sie einen Objekttyp aus 1 ffnen Sie die Dropdown Liste Objekttyp 3 28 Indexmerkmale festlegen 2 W hlen Sie den gew nschten Objekttyp aus Eigenschaften von kapiteli doc p Historie p Volltext p Lebenszyklus p Rechte Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo Indexe 9 Version Objekttyp Dokumentation Titel Markus Mustermann Handbuch M anual v Sprache Deutsch v Status In Bearbeitung v Datum der Freigabe Indexe 2 Abbildung 3 8 Objekttyp und objekttypspezifische Indexmerkmale Der gew hlte Objekttyp und die entsprechenden objekttypspezifischen Felder werden angezeigt Nach der Speicherung kann der zugewiesene Objekttyp nicht mehr ge ndert werden Indexmerkmale festlegen 3 29 Objekttypspezifische Indexe Indexe Auf der Registerkarte werden die Indexfelder aufgef hrt die durch den gew hlten Objekttyp definiert sind Je nach gew hltem Objekttyp ndert sich die Art die Anzahl und die Positi
362. typ im Feld Objekttyp wenn noch kein Objekttyp eingetragen ist 3 Tragen Sie die entsprechenden Angaben in den objekttypspezifischen Indexfeldern ein oder nehmen Sie die gew nschten nderungen vor 4 Speichern Sie die Angaben mit der Schaltfl che bernehmen oder OK So speichern Sie die Indexmerkmale 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che bernehmen um die ge nderten Indexkriterien zu speichern Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt bleibt f r die Bearbeitung weiterhin ge ffnet Ein bereits zugewiesener Objekttyp kann nicht mehr ge ndert werden 3 40 Indexmerkmale bearbeiten Nachindexierung Oder 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die ge nderten Indexkriterien zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en Dokumente im DMS speichern 3 41 Dokumente im DMS speichern Elektronische Dokumente speichern Sie aus den jeweiligen Originalanwendungen mit den entsprechenden Funktionen direkt im gew nschten Verzeichnis des DMS Laufwerks Standardfunktionen Datei gt Speichern unter oder Datei gt Speichern Papierdokumente werden per Scanner erfasst und als Faksimiles direkt im DMS Laufwerk wie in einem normalen Laufwerk gespeichert Die Speicherung bereits im Dateisystem vorhandener Dokumente im DMS erfolgt aus dem Windows Explorer oder ber den Desktop Dabei k nnen einzelne oder auch mehrere Dokumente in das DMS Laufwerk verschoben oder kopiert werden Import von Dokumenten
363. typen Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien l Index Bedingung wert F Oper Kriterien festlegen Index w Bedingung Wert Abbildung 4 5 Suche nach Dokumenten Die Registerkarte Index beinhaltet drei Bereiche f r die Festlegung und Bearbeitung der Suchkriterien und die Durchf hrung von Indexsuchen Im Dropdown Listenfeld Objekttyp legen Sie den Objekttyp zur Einschr nkung der Suche und zur Festlegung der m glichen Indexe f r die Erstellung der einzelnen Suchkriterien fest In der Suchtermliste werden die festgelegten Suchkriterien aufgef hrt Die einzelnen Suchbegriffe in der Liste werden mit logischen Operatoren zu Suchtermen miteinander verkn pft Die Auswertungsreihenfolge kann durch Setzen von Klammern um ausgew hlte Suchbegriffe ge ndert werden Einzelne Suchbegriffe Zeilen in der Liste k nnen mit den entsprechenden Schaltfl chen oder Tastenkombinationen gel scht durch einen neuen Suchbegriff ersetzt oder innerhalb der Liste an andere Positionen verschoben werden Bestehende Suchbegriffe aus der Liste werden mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag zur Bearbeitung in die Indexsuche Strukturierte Suche 4 17 Kriterien festlegen Felder des Bereichs Kriterien festlegen bernommen Das Layout der Suchtermliste kann konfiguriert werden ber das Kontextmen k nnen Sie die Spalten berschriften ein oder ausblenden Zudem k nnen Sie festlegen o
364. tziehen m chten Entweder 1 Deaktivieren Sie f r die gew hlten Rechtetr ger die Kontrollk stchen f r die Rechte Lesen ndern und Rechte und Aktivieren eine der Schaltfl chen OK oder bernehmen um die Rechtetr ger zu entfernen Beim n chsten ffnen der Objekteigenschaften werden die entfernten Rechtetr ger nicht mehr angezeigt Oder 1 Bet tigen Sie die Taste ENTF oder w hlen Sie den Befehl 4 Rechte entziehen aus dem Kontextmen und best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsfrage um die nderungen zu speichern windream Rechte Aus dem Windows Explorer In der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten 5 47 Die Rechtetr ger werden sofort aus der Liste gel scht Rechte zugeordneter Rechtetr ger bearbeiten Die Bearbeitung d h die Erweiterung bzw Einschr nkung der Rechte bereits zugeordneter Benutzer und Benutzergruppen erfolgt ber die Kontrollk stchen auf der Registerkarte Rechte So erweitern Sie die Rechte auf Dokumente oder Ordner von zugeordneten Rechtetr gern 1 W hlen Sie die Ordner bzw die Dokumente des windream Laufwerks f r die Sie Rechte vergeben m chten 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 4 Markieren Sie die Benutzer und Gruppen f r die Sie ein weiteres Recht setzen wollen 5 Markieren Sie das Kontrollk stchen f r das Recht das Sie vergeben m chten in der betreffe
365. tzlich zur Anzeige der Volltexte und der Inhalte volltext suchbarer Indexfelder lassen sich weitere Volltexte zu Dokumenten manuell erfassen Ab der SBX Version von windream k nnen Sie Dokumente exklusiv zur Bearbeitung auschecken und nach Abschluss der Bearbeitung wieder einchecken Zudem kann der Lebenszyklus eines Dokuments eingesehen und die Lebenszyklusregel bearbeitet werden Auswahl der Dokumente Ordner Die Auswahl der zu bearbeitenden Dokumente und Ordner erfolgt entweder aus dem Windows Explorer oder einer der Ergebnislisten die mit einer der windream Suchfunktionen Anwendung Suche nach Dokumenten erstellt werden Dabei k nnen Sie bestimmte Verarbeitungen f r mehrere ausgew hlte Objekte Dokumente und Ordner gleichzeitig durchf hren alle Funktionen aus dem windream Kontextmen w hrend andere Funktionen nur f r jeweils ein Objekt ausgef hrt werden k nnen alle Funktionen auf den Registerkarten der Dokument bzw Ordnereigenschaften Dokumente oder Ordner f r die eine Aktion nicht ausgef hrt werden kann da die f r die Aktion erforderlichen Voraussetzungen nicht erf llt sind z B kein Schreibrecht auf ein Dokument werden von der Verarbeitung ausgenommen Entsprechende Hinweise finden Sie in den Protokolldateien die windream f r bestimmte Bearbeitungsfunktionen erstellt Protokoll der Verarbeitungen Reporting Mit Hilfe der integrierten Reporting Funktion k nnen f r bestimmte Verarbeitungen Protokolld
366. u vorgenommen werden sollen Wir empfehlen diese Option nicht zu aktivieren Standardm ig ist die Option deaktiviert Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst 2 15 Automatisch starten Der Indexierungsdienst wird beim Start des windream Control Centers automatisch gestartet siehe windream Dienste starten ab Seite 2 7 Standardm ig ist die Option eingeschaltet Statusdetails anzeigen Mit Hilfe dieser Option lassen Sie sich Informationen zum aktuellen Status der konfigurierten Verbindungen zu windream Servern DMS Server ausgeben Indexierungsdienst Status Fehlerhafte verbindungen Zu startende Verbingungen 2 1 Statusdetails DMS Server Verbunden Erwartet Events Letzter Fehler w2K3X64 Der RPC Server ist nicht verf gbar 0x800706ba DOKUTEST x x Abbildung 2 5 Statusdetails anzeigen Angezeigt werden die Anzahl der zu startenden Verbindungen und die Anzahl der Verbindungen bei denen Fehler aufgetreten sind Pro Verbindung werden die folgenden Detailinformationen angezeigt DMS Server Name des windream Servers Verbunden Nicht verbunden oder X verbunden Erwartet Events Leer Nein oder X Ja Letzter Fehler Der letzte Fehler Tabelle 2 1 Detailinformationen zum Status einer Verbindung 2 16 Die Einstellungen f r den VFS Dienst Die Einstellungen f r den VFS Dienst Starten Beenden Fehler beim Start anzeigen DMS Fehleranzeige konfigurieren Automatisc
367. uchfunktion 1 ffnen Sie das Windows Start Men 2 W hlen Sie aus dem Men Suchen den Befehl In windream um die Suchfunktion Suche nach Dokumenten zu statten 3 F hren Sie eine entsprechende Recherche durch 4 Markieren Sie das zu bearbeitende Dokument in der Ergebnisliste 5 ffnen Sie das Kontextmen 6 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften um das Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt zu ffnen 7 Wechseln Sie auf die Registerkarte Volltext 8 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Volltext den gew nschten Eintrag aus Extrahierter Volltext Manueller Volltext oder V olltext suchbare Stringfelder So erfassen Sie manuellen Volltext zu einem Dokument W hlen Sie den Ordner des windream Laufwerks in dem das Dokument abgelegt ist f r das Sie Volltext manuell erfassen m chten Markieren Sie in der Liste der Dokumenteintr ge das gew nschte Dokument W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Wechseln Sie auf die Registerkarte Volltext W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Volltext den Eintrag Manueller Volltext F gen Sie den Text ein manuell oder ber die Zwischenablage der als manueller Volltext erfasst werden soll Volltext anzeigen 5 23 7 Speichern Sie die nderungen mit einer der Schaltfl chen Ubernehmen oder OK Sie k nnen auch aus der Ergebnisliste nach einer Recherche mit der windream Suchfunktion das Dokument ausw hlen f r
368. uchprofil nur angezeigt Dokumente bearbeiten Grundlagen Dokumente bearbeiten 5 1 Dieses Kapitel beschreibt die M glichkeiten zur Weiterbearbeitung der gespeicherten Dokumente Unter anderem wird erl utert wie Sie Dokumente ndern l schen sich die Dokumenthistorie anzeigen lassen eine neue Version erstellen Dokumente ex und importieren oder sich die Indexdaten von Dokumenten im HTML Format anzeigen lassen Zudem wird erl utert wie Sie die Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner verwalten Weiterhin wird beschrieben wie Sie den Lebenszyklus eines Dokuments bearbeiten oder Dokumente zur Bearbeitung aus und wieder einchecken ab SBX Version Grundlagen Dokumente bearbeiten lt sex Bei den Funktionen die zur Weiterverarbeitung von Dokumenten angeboten werden wird unterschieden zwischen Funktionen die standardm ig in der SBE Version zur Verf gung stehen und Funktionen die mit der SBX Version von windream zus tzlich erworben werden k nnen Diese SBX Funktionen werden in der Dokumentation durch das nebenstehende Symbol gekennzeichnet Gespeicherte Dokumente k nnen weiterbearbeitet werden nderungen der Originaldateien erfolgen mit den daf r registrierten Anwendungen Dokumente k nnen gedruckt oder aus der Datenbank gel scht werden Die Dateiverarbeitungen wie drucken l schen verschieben oder umbenennen von Dokumenten erfolgen mit den Standard Funktionen zur Dateiverarbeitung des Betriebssystems z B
369. ufen wird wird das Paket in die Logdatei geschrieben Die Datei C VFSTdi 10g enth lt die Requests die gesendet wurden z B 4728344 VFXTDI start TcpSendData this lt c0 f34000 gt WriteFile 4728344 VFSTDI ende TcpSendData lt WriteFile gt Einstellungen jetzt aktivieren ber die Schaltfl che Einstellungen jetzt aktivieren k nnen einige ge nderte Konfigurationseinstellungen aktiviert werden die andernfalls nur ber einen Neustart der windream Dienste wirksam w rden Diese Funktion dient zur Fehleranalyse und ist i d R nur bei Aufforderung der windream Hotline zu bet tigen Es ist dann nicht erforderlich die windream Dienste zu beenden und neu zu starten um die ge nderten Einstellungen zu aktivieren 6 26 Men Men Auf der Registerkarte Men erfolgt die benutzerspezifische Konfiguration des windream Kontextmen s das im Windows Explorer oder aus der Ergebnisliste einer windream Suche aufgerufen wird windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von DOKUTEST sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Einfausgang Report Zus tzliche windream Men eintr ge Hinzuf gen L schen Bearbeiten An Anfang Nach oben Nach unten Ans Ende Abbildung 6 13 windream Konfiguration Men Im Windows Explorer ist das Kontextmen das auf einem Dokument oder Ordnereintrag im windream Laufwerk mit der rechten Mau
370. und Ablage der Dokumente in windream finden Sie ausf hrlich im Kapitel Dokumente erfassen indexieren speichern beschrieben windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten 1 9 Dokumente indizieren Jedes Dokument wird bei der Erfassung bzw der bernahme in das Dokumenten Management System mit dokumentbezogenen Indexmerkmalen den Dokument bzw Dateieigenschaften verschen Indexierung anhand derer nach Dokumenten in der Datenbank gesucht werden kann Dabei wird unterschieden zwischen den Dateieigenschaften die f r alle Dokumente Dateitypen im Windows Betriebssystem fest definiert sind und den typunabh ngigen und dokumenttypspezifischen Indexmerkmalen die abh ngig vom jeweiligen Dokumenttyp eines Dokuments festgelegt sind Die Dateieigenschaften Systemindexe werden automatisch bei der Erstellung einer Datei erzeugt und bei der Speicherung in das Dokumenten Management System windream zur Indexierung der Dokumente verwendet Die DMS spezifische Indexierung zur Festlegung des Dokumenttyps und der dokumenttypspezifischen Indexmerkmale erfolgt mit der Anwendung zur Indexierung der Dokumente in dem Dialogfeld Eigenschaften von lt Dateiname gt Indexierungsdienst Indexdaten von Dokumenten k nnen auch ber Skripte aus Datenbanken oder Tabellen ausgelesen und bei der Erfassung und Speicherung einer Auswahl von Dokumenten in einer Sammeloperation automatisch zugewiesen werden Die Ablagestruktur die analog der Ablagestru
371. ung muss die Option Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten aus dem windream Control Center deaktiviert sein Die Dokumente Ordner werden mit den Systemindexen im DMS abgelegt Die gespeicherten Dokumente Ordner werden nicht f r eine nachtr gliche Bearbeitung als Indexierungsauftr ge gesammelt Eine sp tere Zuordnung von DMS spezifischen Indexkriterien ist erst nach einer entsprechenden Recherche m glich Soll bei der Erfassung von Dokumenten Ordnern keine DMS spezifische Indexierung erfolgen muss der Indexierungsdienst beendet werden Befehl Indexierungsdienst gt Beenden aus dem windream Control Center Hinweis Beim Herunterfahren des Systems wird die Warteschlange gel scht und damit auch eventuell noch vorhandene Indexierungsauftr ge Diese Auftr ge k nnen mit einer Index Suche z B ber den Dokumenttyp Standard oder das entsprechende Tagesdatum gefunden und dann nachindexiert werden So schalten Sie die synchrone Indexierung ein 1 Starten Sie den Indexierungsdienst mit dem Befehl Indexierungsdienst gt Starten aus dem windream Control Center 2 Schalten Sie die synchrone Indexierung mit einem Klick auf den Befehl Indexierungsdienst gt Auftr ge synchron bearbeiten ein H kchen vor dem Men eintrag Hinweis Voraussetzung f r die synchrone Indexierung ist dass in den windream Konfigurationen die Einstellungen f r die Erstellung und die Annahme der Indexierungsauftr ge entsprechend gesetzt
372. ung nehmen Auch die Dokumentvorschau mit Hilfe von windream DocView ist hier ber m glich Sie k nnen einzelne oder eine ausgew hlte Anzahl an Objekten aus der Ergebnisliste bearbeiten Hinweis Voraussetzung f r die Bearbeitung der Objekte ist in jedem Fall dass der Anwender die daf r erforderlichen Rechte auf die Dokumente und Ordner besitzt und die betreffenden Bearbeitungsfunktionen freigeschaltet sind Weitere Informationen zur windream Rechteverwaltung finden Sie unter windream Rechte im Kapitel Dokumente bearbeiten dieser Dokumentation Funktionen der Symbolleiste Datei ber die Symbole der Symbolleiste Darei sind ausgew hlte Dateibearbeitungsfunktionen die Objekteigenschaften und die windream Hilfe zu erreichen bergeordnetes Verzeichnis Zeigt den Inhalt des Ordners des in der Liste ausgew hlten Objekts in einem eigenen Explorer Fenster an Ausschneiden Kopieren L schen Ergebnisliste Funktionen f r das Ausschneiden Kopieren und L schen ausgew hlter Objekte der Liste Eigenschaften ffnet die Objekteigenschaften des ausgew hlten Dokuments oder Ordners Wenn Sie mehrere Objekte markieren werden in den Eigenschaften nur die Registerkarten Historie und Rechte des zuerst markierten Objekts angezeigt Hilfe ffnet die windream Online Hilfe Verf gbare Befehle der windream Symbolleiste In der windream Symbolleiste bietet eine Auswahl der windream spezifischen Funktionen an die Sie auch
373. ungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration speichern Verzeichnisse Im Feld Globales Skeriptverzeichnis wird das globale Verzeichnis angezeigt in dem die auf dem Server f r alle Arbeitspl tze verf gbaren Skripte zum Beispiel Visual Basic oder Java Skripte stehen Dieser Eintrag wird auf dem windream Server vom Systemadministrator eingestellt und kann auf dem ARbeitsplatzrechner nicht ge ndert werden Im Feld Globales Skeriptverzeichnis aus lokalem Cache wird das globale Skriptverzeichnis angezeigt das vom Client zuletzt vom Server ermittlet wurde Dieser Name wird aus Gr nden der Performance z B beim Aufbau des windream Kontexmen s in der lokalen Registry gecached Hier stellen Sie die Anzahl der Stunden ein nach denen der Cache f r das globale Skriptverzeichnis automatisch gel scht werden soll Voreingestellt sind 24 Stunden ber die Schaltfl che Cache l schen k nnen Sie den Cache jederzeit l schen Beim n chsten Zugriff auf den betreffenden windream Server wird das dort konfigurierte Skriptverzeichnis neu eingelesen Best tigung j Soll der Cache f r den globalen Scriptpfad f r DMS Server DOKUTEST gel scht werden Zu En Abbildung 6 8 Cache l schen Im Feld Lokales Skeriptverzeichnis wird das lokale Verzeichnis eingetragen in dem die auf dem Arbeitsplatz eingesetzten Skripte stehen Dieser Eintrag wird bei der Installation gesetzt Es wird em
374. urchgef hrte Aktion beschreibt In der Spalte Kommentar wird der Kommentar angezeigt den der Anwender bei der Erfassung eines Historieneintrages eingetragen hat Die Historieneintr ge k nnen nicht ge ndert werden Hinweis Wenn nur bestimmte oder alle Vorversionen eines Dokuments gel scht werden ohne die aktuelle Version des Dokuments zu l schen wird in die Historie des aktuellen Dokuments ein entsprechender Eintrag geschrieben In der Spalte Aktion wird als Aktion Benutzerdefiniert eingetragen Aus den Angaben in der Spalte Kommentar geht hervor welche Vorversionen gel scht wurden gel scht lt Dateinamel gt lt Dateiname2 gt Folgende Aktionen werden in der Historie automatisch dokumentiert Aktion Beschreibung Neu angelegt Das Dokument der Ordner wurde angelegt Objekttyp Dem Dokument dem Ordner wurde ein zugeordnet Objekttyp zugewiesen Neue Version von Das Dokument ist aus einer Vorversion Versionsnummer entstanden Diese Aktion wird nur f r der Vorversion Dokumente dokumentiert Neue Version erstellt Eine Folgeversion wurde aus diesem Dokument erzeugt Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Volltext erzeugt Aus dem Dokument wurde der Volltext f r die Suche extrahiert Diese Aktion wird nur f r Dokumente dokumentiert Zugriffsrechte Die Rechte des Dokumentes des Ordners ge ndert wurden ge ndert Wiederhergestellt Das Dokument der Ordner wurde nach einem L schvorgang wiederher
375. urity Inc MD5 Message Digest Algorithm in all material mentioning or referencing the derived work Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 windream Willkommen 1 1 windream das Dokumenten Management System 1 2 Die Oberfl che von windream und der Zugriff auf das DMS 1 3 windream beliebige Arten von Dokumenten verwalten 1 8 windream die Produktfamilie 1 12 Die Standard Busines Edition SBE 1 12 Die Standard Business Extension SBX 1 12 Die Business Edition BE 1 12 windream separat zu lizensierende windream Module 1 13 Das Benutzerhandbuch windream 1 14 Konventionen Orientierungshilfen 1 15 2 Einf hrung in windream windream starten 2 1 Der Treibertyp des VFS Treibers 2 1 Das windream Control Center 2 3 Das windream Control Center starten 2 3 Die windream Dienste starten 2 7 Kein Zugriff auf das windream Laufwerk m glich 2 8 Konfiguration des Windows Explorers ActiveDesktop 2 9 windream Laufwerk im Windows Explorer 2 9 windream beenden 2 11 Das windream Control Center schlie en 2 11 Die windream Dienste beenden 2 11 Die Einstellungen f r den Indexierungsdienst 2 13 Die Einstellungen f r den VFS Dienst 2 16 Die DMS Fehleranzeige konfigurieren 2 16 Serverauswahl 2 20 Die windream Alias Einstellungen 2 21 Die Liste der Server Verbindungen bearbeiten 2 24 3 Dokumente erfassen indexieren speichern Grundlagen 3 1 Dokumente erfassen 3 5 Verwendung von anwendungsspezifischen Vorlagen 3 5 Neue Dokumente
376. us lokal auf einem f r die Clients erreichbaren Server oder auf einem Terminalserver installiert wird Extended Modus Standard In diesem Modus wird der VFS Treiber lokal als Netzwerktreiber auf dem Client installiert Das Netzwerklaufwerk wird mit dem windream Laufwerk durch die Einstellung einer manuellen Netzlaufwerk Verbindung Mapping ber den Windows Explorer verbunden Extended ber diesen Modus kann der VFS Treiber lokal auf einem Server oder einem Terminalserver installiert werden lokales Serverlaufwerk Das Laufwerk wird freigegeben Die angeschlossenen Arbeitsplatzrechner bzw Terminal Clients verbinden die Freigabe mit einem freien Laufwerksbuchstaben windream starten Hinweis Abh ngig vom installierten Treibertyp k nnen verschiedene Einstellungen und Befehle der Anwendung variieren Auf diese Unterschiede wird bei der Beschreibung der entsprechenden Funktionen hingewiesen Dies betrifft beispielsweise die Funktionen und Befehle im windream Control Center siehe auch Abschnitt Das windream Control Center ab Seite 2 3 Weitere Hinweise zur Installation des windream Client finden Sie in der Dokumentation windream Client Installation auf der Installations CD Das windream Control Center 2 3 Das windream Control Center ber das windream Control Center werden die windream Dienste VFS Dienst und Indexierungsdienst gestartet und beendet Im Control Center k nnen Sie einstellen ob der VFS Dienst u
377. us der lokalen Registrierungsdatenbank Verbindungen Fiter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report m DMS Server VFS und Laufwerk DMS Dienst DOKUTEST YFS Verbindungsdaten TCP Dienst DOKUTEST TCF Port 534 UNC Prefix Nwindreamio biects Laufwerksbuchstabe Serverauswahl Konfiguration windows DCOM Konfiguration DMS Dienst pokutest Dieser Server wird f r windream DCOM Sessions genutzt die keinen dedizierten Servernamen beim Erstellen der Session angeben wie vor windream 4 0 blich Eine Anderung ist nur als windows Administrator m glich DCOM Konfiguration Abbildung 6 1 windream Konfiguration Die Einstellungen werden auf den einzelnen Registerkarten vorgenommen Einige nderungen werden erst nach einem Neustart des Systems wirksam Sie k nnen die Einstellungen aber auch ber die Schaltfl che Einstellungen jetzt aktivieren auf der Registerkarte Me dungen Grundlagen der windream Konfigurationen Client 6 3 aktivieren Ein Neustart der windream Dienste ist dann nicht mehr erforderlich Farbliche Kennzeichnung der Einstellungen aus der Windows Registrierungsdatenbank und vom windream Server Die Einstellungen werden auf den Registerkarten in unterschiedlichen Farben dargestellt Die Einstellungen die aus der Windows Registrierungsdatenbank gelesen bzw dort eingetragen werden sind unter XP oder Vista rot dargestellt Blau werden diejenigen Einstellungen darges
378. usgecheckt und auf die der Benutzer das Schreibrecht besitzt Dokumente ausschlie lich ber Check Out bearbeiten Dokumente bestimmter Dokumenttypen k nnen ausschlie lich ber die Check Out Funktion bearbeitet werden Bei der Definition der Dokumenttypen in der WMC durch den zust ndigen Systemadministrator kann festgelegt werden dass eine Bearbeitung entsprechender Dokumente ausschlie lich ber die Check Out Dokumente aus und einchecken 5 61 Funktion zugelassen ist Dokumente denen bei der Indexierung ein solcher Typ zugewiesen wurde k nnen dann nur ge ndert werden wenn sie zur Bearbeitung ausgecheckt werden Hinweis Das L schen dieser Dokumente aus dem DMS ist aus dem Windows Explorer nicht m glich Das kann dann nur ber den entsprechenden Befehl aus dem windream DMS Browser ber die windream Management Console erfolgen Die Beschreibung des DMS Browsers finden Sie im windream Administrationshandbuch Dokumente und Ordner auschecken Die Auswahl der auszucheckenden Dokumente erfolgt in der Listenansicht des Explorers oder in der Ergebnisliste einer durchgef hrten Suche Mit der Funktion windream gt Auschecken aus dem windream Kontextmen ist es m glich einzelne oder mehrere Dokumente auszuchecken Die ausgecheckten Dokumente werden als Kopien in einem frei w hlbaren Ordner im Dateisystem au erhalb von windream gespeichert Die Original Dokumente im windream Laufwerk k nnen solange sie ausgescheckt sind
379. usgecheckt haben Option Wie ausgecheckh w hlen Sie die Option Von Im Feld Von bestimmen Sie dann den Ordner aus dem die zuvor ausgecheckten Dokumente wieder in das DMS eingecheckt werden sollen Standardm ig ist hier immer das zuletzt eingestellte Verzeichnis voreingestellt ber die windream Konfiguration besteht die M glichkeit diese Voreinstellung individuell anzupassen Auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen Sie festlegen dass entweder immer ein bestimmtes Verzeichnis oder immer das Verzeichnis in das die Dokumente ausgecheckt wurden voreingestellt ist Sollen auch Dokumente aus Unterverzeichnissen eines zuvor ausgecheckten Ordners mit eingecheckt werden muss diese Option akiviert werden Die Voreinstellung dieser Option k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ausgang einstellen Dokumente aus und einchecken Neue Version erstellen Kommentar Originaldatei l schen sichern Aus dem Windows Explorer Mit dieser Option legen Sie fest dass f r alle ausgew hlten Dokumente beim Check In eine neue Version erstellt wird Die Voreinstellung dieser Option k nnen Sie in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Ein Ausgang einstellen Unabh ngig von der an dieser Stelle vorgenommenen Einstellung wird f r Dokumente bestimmter Dokumenttypen immer eine neue Version erstellt wenn die entsprechende Option bei der Definition des Dokumenttyps in der WMC festgelegt wurde Zu eine
380. von den Operatoren getrennt eingegeben werden m ssen Zudem m ssen die Operatoren in englisch und in Gro buchstaben eingegeben werden Standardm ig werden zwei oder mehr W rter die durch Leerzeichen voneinander getrennt eingegeben werden automatisch von windream mit dem Operator ODER OR verkn pft Sie k nnen in den Optionen aber einstellen dass stattdessen die eingegebenen Begriffe mit dem Operator UND AND verkn pft werden Dazu aktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Logische Verkn pfung zwischen Volltextsuchbegriffen siehe auch Optionen ab Seite 4 54 Wenn eine andere Verkn pfung beipielsweise NOT oder NEAR gew nscht ist muss der betreffende Operator eingegeben werden Hinweis Beachten Sie bitte dass wenn Sie einen Suchterm mit einem Operator eingeben und diesen in Anf hrungszeichen setzen 4 46 Volltextsuche Beispiel Ende Beispiel Beispiel dies vom SQL Server als Phrasensuche behandelt wird D h es wird nach Dokumenten gesucht die diese Zeichenkette enthalten M gliche Eingaben die alle zu demselben Ergebnis f hren windream Dokument windream OR Dokument windream OR Dokument SQL Server windream OR Dokument Oracle Es werden alle Dokumente gefunden die eins der W rter windream oder Dokument oder beide W rter enthalten oder die W rter enthalten die mit dem Begriff Dokument beginnen So k nnen Sie zwei Suchbegriffe miteinander verk
381. w nschten Suchbegriffe in der Suchtermliste f r die die Verkn pfung ge ndert werden soll 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den gew nschten Operator aus Indexsuche Strukturierte Suche 4 33 Klammerung setzen Klammerung entfernen Hinzuf gen Verwendung von Klammern Um die Auswertungsreihenfolge von verkn pften Suchbegriffen zu ndern k nnen Klammern um die zuvor ausgew hlten Suchbegriffe gesetzt werden Die Eingabe der Klammern erfolgt ber das Kontextmen in der Liste der Suchbegriffe oder die entsprechenden Tastenkombinationen STRG Klammer setzen und STRG Klammer l schen Die Klammern werden um die zuvor in der Liste ausgew hlten Suchbegriffe mit der Option Klammerung setzen gesetzt Die Option ist nur aktiviert wenn mindestens zwei Suchbegriffe in der Liste markiert sind Mit der Option Klammerung entfernen werden die Klammern wieder entfernt Nach dem L schen eines Suchbegriffs der eine der Klammern enth lt wird die Klammerung automatisch entfernt Die Option ist nur aktiviert wenn mindestens zwei Suchbegriffe in der Liste markiert sind Hinweis Beim Verschieben einzelner Suchterme innerhalb der Liste werden ggf gesetzte Klammern und die Verkn pfungsopera toren nicht mit verschoben Einen Suchbegriff hinzuf gen Der Befehl bertr gt einen zuvor erstellten Suchbegriff in die Liste Der Eintrag wird an die bestehende Liste der Suchbegriffe angef gt So b
382. weilige Recht zu ndern umzukehren ist die Tastenkombination SHIFT LEERTASTE zu bet tigen Darstellung der Rechte bei Mehrfachauswahl von Dokumenten und Ordnern Wenn mehrere Dokumente oder Ordner zur Bearbeitung der Zugriffsrechte ausgew hlt wurden werden auf der Registerkarte Rechte alle Benutzer und Gruppen mit den Rechten angezeigt die den ausgew hlten Objekten zugeordnet sind Dabei werden die Rechte Kontrollk stchen die f r alle Objekte gelten schwarz und die Rechte die nur einem Teil der gew hlten Objekte zugewiesen sind grau dargestellt Auch wenn bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf einen Teil der gew hlten Objekte Zugriffsrechte besitzen werden die gesetzten Rechte in den Kontrollk stchen grau dargestellt 5 32 windream Rechte Eigenschaften von kapitel1 doc Allgemein Dateiinfo F Historie F Rechte Name Dom ne Beschreibung Lesen Verw Index nc KR windream Be DOKUTEST KR windream Test DOKUTEST ER windream Ad DOKUTEST f Schneider DOKUTEST Sabine Schn fi Mustermann DOKUTEST Markus Must 2 Besitzer Hinzuf gen Abbildung 5 5 windream Rechte mehrerer Objekte bearbeiten ndern Sie f r einen Rechtetr ger die Rechte durch Entziehen Demarkieren eines Kontrollk stchens oder Setzen eines Rechts Markieren des Kontrollk stchens gelten diese nderungen f r alle ausgew hlten Dokumente und Ordner Dies gilt auch f r die Rechte die der
383. windream 4 0 Benutzerhandbuch windream GmbH Bochum Copyright 2001 2007 by windream GmbH Wasserstr 219 44799 Bochum Stand 06 07 4 0 0 1 Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form Druck Fotokopie oder einem anderen Verfahren ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit gr ter Sorgfalt zusammengetragen Sie k nnen jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung f r Folgen die auf fehlerhafte Angaben zur ckgehen bernehmen windream und die VFS Technologie sind eingetragene Warenzeichen der windream GmbH Alle anderen Markennamen und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigent mer Wir weisen darauf hin dass die in dieser Beschreibung verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen Marken oder Patentrechtschutz unterliegen Irrt mer und kurzfristige nderungen vorbehalten Es gilt der Lizenztext zur Verwendung des Referenz Quellcodes MD5 Message Digest Algorithm von RSA Data Security Inc License is also granted to make and use derivative works provided that such works are identified as derived from the RSA Data Sec
384. windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von DoKuTEsT sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank verbindungen Filter Allgemein Meldungen Men Ein Ausgang Report Indexierungsauftr ge Benutzereinstellung Auftr ge annehmen Aktiviert I I auch f r Verzeichnisse Dateifilter f r Indexierung Indexierungsauftr ge Systemeinstellung Br r Dateifilter f r Indexierung Indexierungsdienst IV Dialog immer im Vordergrund Poll Intervall 0 Kein polling ansonsten Intervall in mSec Lokale Konfiguration Server Konfiguration Das serverseitig konfigurierte Intervall berschreibt ein lokal konfiguriertes Intervall Nur bei einem Serverintervall von 0 oder leer gilt die lokale Konfiguration Abbrechen E Hilfe Abbildung 6 5 windream Konfiguration Filter Die Einstellungen werden getrennt nach Benutzer und System vorgenommen und vom Programm in folgender Reihenfolge ausgewertet 6 10 Aktiviert V Indexierungsauf tr ge Benutzerein stellung Indexierungsauft r ge Systemein stellung Filter 1 System 2 Benutzer So k nnen bei der Konfiguration der Dateifilter z B die Positiv Listen Liste der zu indexierenden Dokumente in dieser Reihenfolge nur eingeschr nkt werden und die Negativ Listen Liste der nicht zu indexierenden Dokumente nur erweitert werden Dies gilt auch f r die Einstellungen Auftr ge annehmen und auch f r V
385. windream Kontextmen s die Anpassung eingestellter Arbeitsverzeichnisse oder die Konfiguration der zu erstellenden Protokolldateien f r bestimmte Bearbeitungsprozesse Des weiteren legen Sie hier die benutzerspezifischen Einstellungen f r den Export und Import von Dokumenten fest Ab der SBX Version von windream haben Sie zus tzlich die M glichkeit Einstellungen f r die Check Out und Check In Vorg nge von Dokumenten zu bestimmmen ber den Befehl Einstellungen gt Systemstenerung gt windream aus dem Windows S7ar Men wird die Anwendung windream Konfiguration aufgerufen Auch ber den Befehl Konfiguration aus dem Kontextmen des windream Control Centers in der Windows Taskleiste kann die Anwendung windream Konfiguration aufgerufen werden So rufen Sie die windream Konfigurationen auf 1 ffnen Sie das Windows Star Men 2 W hlen Sie den Befehl Systemsteuerung aus dem Men Einstellungen 3 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol Oder 1 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol in der Taskleiste 6 2 Grundlagen der windream Konfigurationen Client Oder 1 ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste auf das windream Symbol in der Taskleiste klicken 2 W hlen Sie den Befehl Konfiguration windream Konfiguration Client Registerkarten beziehen Daten von DOKUTEST sowie a
386. windream f r Terminal Server Citrix windexer Indexierungstool windream Sync windream ILM Information Life Cycle Management hierarchisches Speichermanagement mit windream windream ArcLink windream Integration in SAP windream Software Development Kit SDK Das Benutzerhandbuch windream Das Benutzerhandbuch windream Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Anhang Diese Dokumentation umfasst folgende Kapitel enth lt eine Einleitung und allgemeine Hinweise zum vorliegenden Benutzerhandbuch beschreibt wie Sie die Anwendung ber das windream Control Center starten und beenden Es enth lt zudem die Beschreibung der Serverauswahl und erl utert die Serverumschaltung umfasst die Beschreibung der Erfassung Indexierung und Speicherung von Dokumenten im windream DMS Detailliert wird beschrieben wie Sie Dokumente erfassen indexieren und anschlie end speichern erl utert die verschiedenen Recherchem glichkeiten von windream um Dokumente wiederzufinden Es wird beschrieben wie Sie eine Schnellsuche eine Indexsuche strukturierte Suche eine Volltextsuche oder eine Objekttypsuche durchf hren wie Sie Suchprofile erstellen speichern und wieder verwenden Zudem wird die Arbeit mit der Ergebnisliste erl utert beschreibt die M glichkeiten zur Weiterbearbeitung der gespeicherten Dokumente Unter anderem wird erl utert wie man Dokumente ndert l scht ex und importiert sic
387. wird die Anzahl der gefundenen Objekte angezeigt Dabei wird w hrend der Suche fortlaufend angezeigt wieviel Treffer von insgesamt gefundenen Objekten bereits gelistet sind Um die Geschwindigkeit zu erh hen kann es sinnvoll sein diese Anzeige auszuschalten so dass nur die Anzahl der gefundenen Treffer angezeigt wird Mit Suchprofilen arbeiten 4 57 Mit Suchprofilen arbeiten Benutzerdefinierte Recherchen k nnen aus den einzelnen Suchfunktionen der Anwendung Suche nach Dokumenten als Suchprofile Suchabfragen ohne Suchergebnis gespeichert werden Dabei werden alle eingetragenen Suchkriterien sowie deren Verkn pfung in einer Da tei gespeichert Zus tzlich werden die aktuellen Einstellungen f r die Ansicht der Ergebnisliste Art Anzahl und Anordnung der Spalten und der Suchtermliste gespeichert Die gespeicherten Suchprofile k nnen in der jeweiligen Suchfunktion f r eine erneute Recherche wieder geladen und verwendet werden Die erstellten Suchprofile k nnen auch als Icon auf dem Desktop Verkn pfung des Dateityps wdf mit der Anwendung WMFind exe abgelegt und von dort direkt erneut ausgef hrt werden Die Suchprofile werden im DMS oder an beliebiger anderer Stelle des Dateisystems im XML Format gespeichert Suchprofil erstellen Um ein Suchprofil zu erstellen starten Sie die Anwendung Suche nach Dokumenten mit dem Befehl Suchen gt In windream aus dem Windows Start Men W hlen Sie ber die Registerkarten die gew n
388. zeigen v vorbelegungen in der Suche immer anzeigen Abbildung 4 13 Kontextmen zur Anzeige der Vorbelegung Sie k nnen das Clipboard Indexing aktivieren um Inhalte aus Dokumenten ber die Zwischenablage in die Eingabefelder f r die Suche zu bernehmen Das Clipboard Indexing finden Sie in Kapitel Dokumente erfassen indexieren speichern unter Indexierung ber die Zwischenablage Clipboard Indexing ausf hrlich beschrieben 4 54 Optionen Optionen Auf der Registerkarte Optionen stehen zus tzliche Optionen zur Einschr nkung der Suche auf dem aktuell eingestellten Ordner zur Verf gung Die aktuellen Einstellungen gelten f r alle Suchen die mit den verschiedenen Suchfunktionen durchgef hrt werden Sie k nnen hier festlegen ob Vorversionen mit in die Suche einbezogen werden sollen oder ob Gro und Kleinschreibung ber cksichtigt werden soll Des weiteren kann hier ein Zielordner bestimmt werden in dem nach Objekten gesucht wird auch rekursiv ab einem bestimmten Ordner lt Suche nach Dokumenten EIER Datei Bearbeiten Ansicht Hilfe Server DOKUTEST v Schnellsuche Index Objekttyp Optionen Suchen In Suche l schen i e Q V Untergeordnete Ordner einbeziehen Einstellungen V Vorversionen in die Suche mit einbeziehen C Logische Verkn pfung zwischen Volltextsuchbegriffen UND I Gro Kleinschreibung beachten Die Einstellung Gro Kleinschreibung wird f r die Yolltextsuche und
389. zer und Gruppen hinzuf gen ab Seite 5 39 Die durchgef hrten nderungen betreffen alle zur Bearbeitung der windream Rechte 5 49 Zugriffsrechte ausgew hlten Dokumente und Ordner Benutzer oder Gruppen die zuvor Rechte oder nur Rechte auf einen Teil der gew hlten Objekte besa en besitzen nach entsprechender Deaktivierung nicht mehr das vorherige Recht auf die gew hlten Dokumente und Ordner Nach dem Entziehen von Rechten auf Dokumente oder Ordner sollte zur Aktualisierung der ver nderten Einstellungen in der Listenansicht des Explorers immer die Taste F5 bet tigt werden Besitzerrechte auf Objekte Es besteht die M glichkeit Besitzerrechte auf Dokumente und Ordner im DMS zu vergeben bzw zu bernehmen Der Besitzer eines Objekts hat immer alle Rechte auf das entsprechende Objekt insbesondere auch das Recht zur Rechtevergabe F r Dokumente kann der aktuelle Benutzer als Besitzer zugewiesen werden F r Ordner kann eingestellt werden ob f r die Objekte die in diesem Ordner angelegt werden automatisch kein Benutzer der Besitzer des Ordners oder der aktuelle Benutzer als Besitzer eingetragen wird In der windream Benutzerverwaltung kann f r einzelne Benutzer das Recht Besitzerrechte auf Objekte zu bernehmen vergeben bzw entzogen werden Benutzer die dieses Recht nicht besitzen k nnen auch keine Besitzerrechte auf Objekte bernehmen Die Benutzerverwaltung ist detailliert im windream Administrationshandbuch

windream 4.0 - Benutzerhandbuch

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