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IRMA Benutzerhandbuch "Bewirtschaftungspraxis"

1. Jahr AO Nr Zahlungs Pflichtiger Empf nger F lligkeit Betrag E AO Art Jahr Kapitel Titel UT UK H L Nr Abg Storn Rechn Sachl me bis Die Fruhner s Winzerhaus Stadecken Elsheim a a oE 22 Maier Katja Mainz en 03 3 bis Da jet ISO 5 G O o 23 Gericke Horst Mainz ELEJI EEE 03 19 00 bis Fir non a Er 24 Gericke Horst Mainz 03 03 2003 000 Ca jo I OL Sonn E i MeV O angeo m ti OO nicht angeordnet Wollen Sie fortfahren Sie beginnen die Signatur Erstellung f r mehrere Anordnungen Wenn Sie fortfahren wird die sachliche Richtigkeit mit dem Hinweis siehe Beleg ausgef hrt wenn die sachliche Richtigkeit bei einigen Anordnungen nicht best tigt sein sollte O auchstomiet O Anordnen Einzeln Liste Schlie en i e Abweisen Sachlich richtig Signatur schreiben Anzeigen Abbrechen gericke 7 AO Drucken Begleitzettel drucken z 4 gt Formular schlafen rer ee Mstart 1 amp E D Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft word Mtarbei E rma v20030310 SIBOM 1251 Wenn ber die Auswahl Anordnen die zu signierenden Anordnungen in Listenform angezeigt werden wie in obiger Abbildung hat der Anordner die M glichkeit eine sogenannte Sammelsignierung vorzunehmen ber die rechts in der Liste plazierten Schaltfl chen Anordnen werden die Anordnungen gekennzeichnet die angeordnet werd
2. Kapitel Titel UT UK Objektkonto H L Nr Anordnungsbetrag Zweckbestimmung Betrag Leo psa 19 000 00 Anordnungsgruppe DO storniert Sur Mittelstandsf rderungsprogramm Rheinland Pfalz 19 000 00 0802 67601 gericke Stornieren Buchur gericke Summe offene Festlegung 53 000 00 Neu Festl gr Anordnen Stornieren Storno Esi OK Abbrechen z Datensatz 1 driji von 4 Bitte Adresse ausw hlen E mE Astart adepi Q Serviceanfrage R M amp rma vzoo30310 SyD Horst Y Microsoft Word Mt SEEN 1433 F r eine Auszahlungs Anordnung auf mehrere Buchungsstellen muss konsequenterweise vor her auch eine Festlegung auf mehrere Buchungsstellen erstellt werden Dies geschieht in der Maske BWL1001 die man aus der Maske BWL3530 ber die Schaltfl che Buchungsstellen erreicht Die Festlegungen f r die einzelnen Buchungsstellen werden aufgelistet die Gesamtsumme der Festlegungen errechnet und f r jede Festlegung erfolgt in der entsprechenden HUL ein Eintrag Mit OK wird die Maske BWL3522 angesteuert in der die Anordnungen f r die Buchungs stellen f r die eine Festlegung erfolgte erstellt werden k nnen Dazu wird aus der Liste die Festlegung f r die gew nschte Buchungsstelle ausgew hlt und ber die Schaltfl che Bearbei ten in den Arbeitsbereich geladen Hier kann der Anordnungsbetrag angegeben werden Wie in der folgenden Abbildung dargestellt bleiben nicht ben tigte Festlegungsbetr ge so lange
3. Anrede Akademischer Grad Vorname Name Zusatz zum Namen Postfach oder Stra e Postleitzahl Ort Telefon Kundennummer Ministerium der Finanzen RLP Seite 47 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung ID Nummer kann im Gateway Verfahren dazu benutzt werden gezielt nach mehreren Anordnungen zu einer ID Nummer zu suchen Einzugserm chtigung erteilt Datum Widerruf der Einzugserm chtigung Datum und Bankverbindung mit Bankleitzahl Bezeichnung des Kreditinstitutes Kennzeichen f r ausl ndische Kreditinstitute und Kontonummer sowie ein Kennzeichen das einmalige und wiederkehrende Adressen unterscheidet Die Felder Vorname Name und Stra e k nnen 60 Zeichen aufnehmen Um sinnvoll abge k rzte Daten zur Kasse schicken zu k nnen werden gleichlautende Felder mit der berschrift Kasse und mit maximal 25 Zeichen zus tzlich erg nzt Diese sogenannten Kurzfelder stellen ihren Inhalt in der nicht proportionalen Schrift Courier dar Die Kurzfelder sind Mussfelder wenn die entsprechenden Langfelder gef llt sind Beim Verlassen der Langfelder werden die Kurzfelder automatisch gef llt wenn der Inhalt der Langfelder voll in die Kurzfelder passt Der Cursor wird in diesem Fall auch sofort im n chsten Langfeld positioniert Passt der Inhalt der Langfelder nicht in die Kurzfelder so wird nichts automatisch bertragen sondern es muss manuell eine si
4. B Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster le x BR wer Hmmm E ceama J X 5 P0 0B esre P aa Ministerium der Finanzen Nachweis ber die Mittelverteilung Musterstr 1 55555 Mainz Auswahl EB Gesamtsoll Jahr 2000 Kapitel 2002 Tite 44101 Zweckbestimmung Beihilfen Verf gbare Erm chtigung 10 600 00 Summe interne Zuweisungen 6 060 00 Verbleibende Erm chtigung 3 268 00 Summe externe Zuweisungen 1 272 00 Datum UT UK Empf nger Betrag ExternAntern Globale Zuweisung Bemerkung 30 06 00 00 00 BenCohrs Benutzergruppe Cohrs 5000 00 INTERN o Einzelzuweisung Summe Benutzergruppe Cohrs BenCohrg 5 000 00 02 05 00 00 00 BEWGRUPPE Gruppe der Bewirtschafter 742000 INTERN Im R cknahme der Zuweisung 12 04 00 00 00 BEWGRUFFE Gruppe der Bewirtschafter 8 480 00 INTERN m Zuweisung Summe Gruppe der Bewirtschafter BEWGRUPPE 1 060 00 07 06 00 00 00 1623 7244 Geologisches Landesamt 127200 EXTERN m KA vom 07 06 2000 Summe Geologisches Landesamt 1623 244 1 272 00 Erstellt am 30 06 00 10 3909 von bew Seite 1 von 1 Jahr 2000 Kapitel 2002 Titd 44101 X S Tan m Pr Eee Bereit Astn MM Arbeitsbereich B ro Lot TY Microsoft Word amp rma Jet Engine v2 LPD 1039 Ministerium der Finanzen RLP Seite 83 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 Erstellen von Anordnungen Mit dem Erstellen einer Ano
5. Ministerium der Finanzen RLP Seite 94 03 2003 D q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Ministerium der Finanzen RLP Seite 95 03 2003 D Q IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 3 Auszahlungs Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen IRMA 20030310 lexi Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Ja amp YK A 29 3 EB EB Einzelplar 08 B BWL1001 Festlegungen auf mehrere Buchungsstellen Jahr 2003 Jahr der Gruppe 2003 Festlegungsgruppe EB BWL3530 Auszahlungs Anordnung mehrere Buchungssti ell en j Adresse Gericke Horst Mainz Jahr 2003 tyor 20038 Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 61490150 Aalener Volksbank 73407 Aalen W rtt Festlegungsgruppe 2 Neu Festl Aktenzeichen 8105 AES Gericke Horst Mainz Text f r H L VE f r mehrere BST ber mehrere HHJ 08 10 2002 Bankverbindung Kio 12345 bei GLZ 61490150 Aalena Projekt NE 2 Status Art F lligkeitstag 03 03 2003 In Bearbeitung O Fesieging Aktenzeichen 8105 O Abgeschlossen O Umgewandelte VE Storniert bernommene Festlegung Einschl Deck gr Noch verf gbar H L Eintrag Rechnungsdatum Rect Kapite gt Tie _ gt w z ue gt Objektkon z Betrag Yerkiguingssahmen Buchungsstelle och verf gbar Verwendungszw O sekund re Deckungsgruppe Neu Bst Bearbeiten Zuordnen
6. L schen der markierten Sperre entfernt lediglich eine einzelne Sperre Mehrfachmar kierungen werden ignoriert L schen Benutzersperren l scht alle Sperren die zu dem Benutzer existieren bei dem der Datensatzmarkierer steht Wenn Sie also definitiv wissen dass ein bestimmter Be Ministerium der Finanzen RLP Seite 170 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung nutzer nicht mehr angemeldet ist und trotzdem noch f r diesen Sperren existieren so k nnen Sie diese sehr komfortabel l schen L schen aller Sperren entfernt unabh ngig von der gew hlten Ansicht alle aktiven Sperren einschlie lich derer die zu den aktuell in IRMA arbeitenden Mitarbeitern ge h ren Zu beachten ist dass ausgew hlte Selektionskriterien lediglich eine Anzeigehilfe darstellen und keine Auswirkung auf den L schmechanismus haben Die Verwendung dieser Schaltfl chen sollte demnach u erst sorgsam bedacht werden Wird das Formular EXT4000 Sperren Verwaltung geschlossen so ist ein Beenden der Anwendung und eine Neuanmeldung erfor derlich falls weitere Sperren entfernt werden sollen Der Benutzer sperrenadmin ist in der Benutzerverwaltung bereits vollst ndig eingerichtet Es sind keine weiteren Anpassungen n tig Insbesondere soll der Benutzer nicht gel scht wer den Hinweis Ab der Version 3 0 des Verfahrens IRMA besteht die M glichkeit dass nicht nur der Benut zer sperrenadmin vorhandene Sper
7. Projekte oder Gemeinden denen der Anordnungsbetrag oder Teile davon zugeordnet werden k nnen wahlfrei Wenn auf diese Angaben verzichtet wird kann dar ber auch kein Bericht erstellt werden der an sonsten unter dem Hauptmen punkt Auswertungen verf gbar w re In den meisten Anordnungsformularen besteht die M glichkeit das Absetzungskennzei chen zu setzen welches bewirkt dass eine Annahme Anordnung f r einen Auszahlungstitel oder eine Auszahlungs Anordnung f r einen Annahmetitel erstellt werden kann Mit der Ab setzung wird der Verf gungsrahmen der Buchungsstelle sofort entsprechend angepasst F r jede gespeicherte Anordnung vergibt IRMA selbst ndig eine Anordnungsnummer F r Sammel Anordnungen Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen oder Zahlungspl ne wird zus tzlich eine Anordnungsgruppennummer vergeben Ministerium der Finanzen RLP Seite 84 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Es gibt eine Reihe von Funktionalit ten die beim Erstellen einer Anordnung nicht standard m ig zur Verf gung stehen weil sie nicht von allen Nutzern ben tigt werden oder ge w nscht sind Es handelt sich dabei um folgende M glichkeiten e Ausweisen der Umsatzsteuer beim Erstellen einer Anordnung e Zuordnung eines F chergruppenschl ssels zur Anordnung Hochschulbereich e Pflichtzuordnung des Anordnungsbetrages zur Kostenstelle n Produkt en Wenn diese Funktionalit ten gew nscht wer
8. Q rma vzoosos o GJ D tHorst T Microsoft word mt 24A 1 22 Die Sammel Annahme Anordnung bezieht sich auf eine Buchungsstelle und mehrere Zah lungspartner Diese Zahlungspartner werden in einer Anlage Formular BWL3031 erfasst Man erh lt diese Anlage ber die Schaltfl che Anlage im Anordnungsformular BWL3033 F r jeden Zahlungspartner kann ein gesonderter Verwendungszweck angegeben werden Der Gesamtbetrag Summe der Annahmen der von allen Zahlungspartnern anzunehmen ist wird in der H L f r die relevante Buchungsstelle eingetragen Der gesamte Anordnungsbetrag oder Teilbetr ge k nnen jeweils den vorhandenen Kostenstel len bzw Produkten Gemeinden und oder Projekten zugeordnet werden Es besteht die M glichkeit einzelne Annahmen von Zahlungspartnern innerhalb einer Sam mel Anordnung zu stornieren Hinweis Um eine doppelte Erfassung zu vermeiden besteht die M glichkeit ber die Schaltfl che Import aus anderen Applikationen eine Liste von Zahlungspart nern und die zugeh rigen Zahlungsdaten in die Anlage zur Sammelanordnung direkt zu bernehmen Ministerium der Finanzen RLP Seite 88 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 1 4 Dauer Annahme Anordnungen Mit einer Dauer Annahme Anordnung k nnen von einem Zahlungspartner auf einer Bu chungsstelle Zahlungen angenommen werden die ber einen gewissen Zeitraum in der H he des Anordnungsbetrages und in der Zahlungsperiodizit
9. Vornamen Benutzernamen Mit einem eindeutigen Benutzernamen wird eine M glichkeit zur Identifizierung der einzel nen Benutzer des Systems gew hrleistet und somit auch die Grundlage f r eine sichere Zu gangskontrolle zum System gelegt Zus tzlich werden in der Benutzerverwaltung zu jedem Benutzer noch Daten ber die Bezeichnung und Anschrift der anordnenden Dienststelle das Referat die zust ndige Landeskasse die Telefonnummer cein Textfeld f r weitere Angaben zum Benutzer die Alias Dienststellennummer welche von der Landeskasse abh ngt und bei fester Landeskasse nicht editiert werden kann erfasst die nicht nur der Dokumentation und Anwenderinformation dienen sondern als spezi fische Angaben des jeweiligen Benutzers als Vorgabewerte in zu erstellende Kassenanord nungen bernommen werden und bei Bedarf dort angepasst werden k nnen Durch die nachfolgend beschriebene funktionale maskenbezogene Berechtigung kann die M glichkeit zur Erfassung neuer Benutzer auf bestimmte Benutzer Administratoren etc beschr nkt werden Die Erfassung und nderung der zus tzlichen Daten kann jedoch auf ei ner eigenen f r alle Benutzer freigegebenen Maske BZP1040 Pers nliche Einstellungen durch den jeweiligen Benutzer selbst vorgenommen werden und es bedarf daher bei diesen Daten keiner Pflege durch einen Administrator Um sicherzustellen dass jeder Benutzer nur seine eigenen Daten editieren kann wird der
10. 5 Einrichten der IRMA User irma und irmatest mit den Rechten create and drop table Die User d rfen keine DBA Rechte sowie die Rechte imp_full und exp_full besitzen 6 Ausf hrung des ORACLE Skripts aus CD Oracle zum Anlegen der Tabellen con nect irmatest pa wort Z CD ORACLE RMACRFEATE Hinweis Diese Schritte wurden bereits von Herrn Prim in allen Dienststellen der Kulturver waltung durchgef hrt so da die Datenbanken IRMA und IRMATEST mit den Usern bereits existieren Installation der aktuellen ORACLE Treiber V 8 1 6 7 Starten der ORACLE CD 8 Eingabe des Namens ORAHOMESI in des Verzeichnisses C ORA_8_1_6 9 Auswahl der benutzerdefinierten Installation 10 Auswahl der folgenden Produktkomponenten Net 8 Products Net8 Client ORACLE Dienstprogramme SQL ORACLE Migration Workbench unter Optional lediglich die Auswahl des O RACLE ODBC Drivers 8 1 6 0 0 11 Beenden der Installation mit ESC Nicht den NW Assistent starten Ministerium der Finanzen RLP Seite 155 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 12 Die Dateien tnsnames ora und sqlnet ora m ssen von R orawin95 net80 admin nach C ORA_8_1_6 network admin kopiert werden Auf der Installations CD im Verzeich nis ORACLE Lurest existiert eine Batch Datei IRMA_Installation bat die das Kopie ren ausf hrt Diese Datei kann auf das gemeinsame Laufwerk R IRMA kopiert und von dort gestartet werden
11. 7 9 Datens tze SAP Eine wesentliche Erweiterung ab der IRMA Version V20010521 ist die Implementierung einer neuen Schnittstelle zum Export von Datens tzen die f r die Kosten Leistungs Rechnung KLR auf dem SAP Server ben tigt werden DATEVEXPORT SAP Das Verfahren IRMA ist ein kameralistisches Bewirtschaftungsverfahren Langfristig werden praktisch alle Zahlungsvorg nge des Landes Rheinland Pfalz ber dieses Verfahren abgewi ckelt Gleichzeitig wird immer h ufiger SAP Module FI CO eingesetzt Bei den Staatlichen Lehr und Versuchsanstalten SLVA werden seit 2000 die Personalkosten erfasst Programm Kleist und in SAP importiert Die Sachkosten werden ber manuell gef hrte H Listen auf MS Excel Basis ber die gleiche Schnittstelle in SAP integriert Die manuell gef hrten H Ls stellen eine doppelte Erfassung dar da seit Beginn des Haus haltsjahres 2001 in diesen Dienststellen IRMA eingef hrt wurde Die doppelte Erfassung Kann nunmehr entfallen da die Datens tze SAP aus IRMA heraus erzeugt und nach SAP exportiert werden Aktivierung der SAP Funktionen in IRMA Checkliste 1 ber das Formular EXT3000 Einstellungen erfolgt die Einstellung dass die SAP Funktionen in IRMA generell aktiviert sind Beim bergang vom nicht gesetzten zum gesetzten Schalter werden die Kostenstellen aus der Stammdaten Tabelle KOSTEN STELLE in die neue Tabelle SAP_KOSTL kopiert Au erdem wird das Export Unterverzeichnis SAP an
12. Anordnungsnr von bis a ETE me E Erfassungsdatum AO Nr Zahlungs Pflichtiger Empf nger F lligkeit Betrag F lligkeitsdatum E Jahr Kapitel Titel UT UK H L Nr Abg Storn Rechn Sachl Ang Betrag i j i 04 02 2003 1 122 00 DO m M Bearbeiter hankeen Anzeigen Schlie en 3 ug i AO Drucken Begleitzettel drucken rechnerisch richtig X nicht rechnerisch richtig U gt von Kasse abgewiesen U berzahlt auch storniert gericke 7 ce ei Schlie en TEE ee Mstart desi 1 Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft Word Mtarbei rma v20030310 SIHOM 1213 Im Formular BWL4000 Suchkriterien f r Anordnungen kann bei vorheriger Auswahl Pr fung oder Anordnen ber die Schaltfl chen Einzeln bzw Liste gew hlt wer den ob man sich die gefundenen Anordnungen in einer Trefferliste oder einzeln anzei gen lassen m chte Im obigen Beispiel wurde die Option Einzeln gew hlt Ministerium der Finanzen RLP Seite 119 03 2003 IRMA B q Bewirtschaftungspraxis Systemplanung MEIE Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster E BWL4009 Anordnungspr fung E EEA RBB e amp EB EB Einzelplan 08 mA BWL4000 Suchkriterien f r Anordnungen Anordnung 1 Siel pa Jahr Kapitel L g Titel L J al xi
13. 13 Test mit tnsping im DOS Modus durchf hren Dazu in den DOS Modus wechseln und folgende Eingabe machen R orawin95 bin tnsping80 redas Es soll eine OK Meldung erscheinen siehe Batch Datei Installation von IRMA und der Signaturkomponente CryptoKit 32 14 Installation von IRMA und gegebenenfalls der Signaturkomponente CryptoKit 32 vgl Kap Fehler Verweisquelle konnte nicht gefunden werden 15 Einrichten der Datenquellen IRMAORA und IRMATORA mit Service Name REDAS und User ID Login IRMA bzw IRMATEST 16 Nach abgeschlossener Installation Entfernung des eingef gten REM Befehls in der Da tei C bat Appstart bat vgl 4 17 Autostart Anwendungen wieder durch Zur ckkopieren aktivieren Screenshots zur Installation der ORACLE Treiber Version 8 1 6 zu 8 Fr Oracle Universal Installer Iof x B Dateiverzeichnisse Quelle Geben Sie den vollst ndigen Pfad der Datei f r las Produkt bzw ae Produkte an das oder die Ss RE Sie installieren m chten Pfad E istageiproducts jar fg aeina Ziel i SSNS REENEN NA IAA Geben Sie einen Namen f r das Oracle Standardverzeichnis und den nvolst ndigen F Pfad ein BIER bzw w hlen Sie diese Elemente aus N Name SRA Re ad Ciora_8_1_6 Y Durchsuchen a Info F Sne Ministerium der Finanzen RLP Seite 156 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis zu 10 Ea Oracle Universal Installer Verf gb
14. H L Eintrag Rechnungsdatum 01 02 2003 Rechnungsnummer AB437 88 03 Text f r H L F llige Rechnung vom Februar Versendung wech _ _ R AB437 88 03 v 01 02 03 Anordnungsnummer 1014 O stomiert Summe Annahmen 1 278 00 H L Nr Erstellt am 03 03 2003 12 27 32 gericke Stornieren Kasseninfo Verzug OK Abbrechen Yerwendungszwek i O rr Mstart A S E D O Serviceanfrage Rms 000 E rma v20030310 SEES 12 28 Das Formular f r die Einzel Annahme Anordnung stellt gewisserma en die Grundform aller Anordnungsformulare dar und beinhaltet alle unter Punkt 5 genannten Informationen ber die Schaltfl che Einzugsverfahren kann gesteuert werden ob der anzunehmende Be trag ber eine bestehende Bankverbindung eingezogen werden soll In diesem Fall muss die Bankverbindung f r den Zahlungspartner vollst ndig angegeben sein Ministerium der Finanzen RLP Seite 86 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Mit dem Kennzeichen HHT Haushaltstechnische Verrechnung bietet das Verfahren die M glichkeit einer Umbuchung von einem Ressort in ein anderes ber eine Landeskasse Die haushaltstechnische Verrechnung besteht prinzipiell aus einer Einzel Auszahlungs Anordnung VEA in einem Ressort und einer Einzel Annahme Anordnung VAA in einem anderen Beim Setzen des Kennzeichens wird im leeren H L Text Haushaltstechnische Ver rechnung sowie bei der Auszahlungs Anordnung das Kennzeichen Barauszahl
15. Titelberechtigung Daten bernahme oder Umsetzung noch ausstehende Arbeiten durchgef hrt werden m ssen Neben diesen Hinweisen erscheint eine Schaltfl che erl die bet tigt werden sollte wenn die entsprechende T tigkeit erfolgt ist Titelberechtigung erscheint wenn ein Titel neu angelegt wurde und somit noch die Berechtigung in den entsprechenden Bewirtschaftungs gruppen einzutragen ist Daten bernahme erscheint wenn HAVWin Daten oder ein Kas senanschlag eingelesen wurden und die Daten bernahme innerhalb der endg ltigen Haushaltsf hrung ansteht Umsetzung erscheint wenn im Rahmen der Jahres berleitung oder beim Anlegen von UT UK Anordnungen Festlegungen oder Verpflich tungserm chtigungen manuell umgesetzt werden m ssen Wenn ein Benutzer beispielsweise in Vertretungsf llen sich die o g Anordnungen f r einen anderen Benutzer anzeigen lassen will so kann er dies tun Es ist lediglich zu beachten dass alle Anordnungen mit den Buchungsstellen zu denen er eventuell keinen Zugriff hat ausgeblendet werden Dar ber hinaus k nnen in jeder Kategorie benutzerunabh ngig alle F lle angezeigt werden wenn im Feld Bearbeiter die Option ALLE ausgew hlt wird Diese Auswahlm sglichkeit ist an die Administratorberechtigung gebunden Wenn Abweisungen durch die Kasse in der Wiedervorlage vorliegen dann wird eben falls w hrend des Startvorgangs die Liste der abgewiesenen Anordnungen automat
16. bernahme der Struktur aus dem Einzelplan oder Kassenanschlag oder dem Vorjahr erfolgen In dem Feld Art wird die Art des Untertitels angegeben Verbindlich Unverbindlich Technisch Bei verbindlichen Untertiteln werden die neuen Buchungsstellen aus dem Einzelplan oder aus dem Kassenanschlag in das neue Jahr bernommen weitere verbindliche Untertitel k nnen dar ber hinaus in den Stammdaten erstellt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 55 03 2003 D q 5 D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Bei unverbindlichen oder technischen Untertiteln k nnen wahlweise die Daten aus dem Vor jahr bzw vHHF oder die neuen Daten bernommen werden 3 2 2 3 bernahme von Titelattributen des Vorjahres Nur in IRMA gepflegte Titelattribute werden aus dem alten Haushaltsjahr bzw vVHHF ber nommen Dies betrifft Kopplungsvermerke VE Attribute Zuordnung zu Geltungsberei chen automatische Geltungsbereiche und den Schalter allgemeine berschreitungsgenehmi gung 3 2 2 4 bernahme der Ans tze Die Ans tze aus HAVWin oder dem KA werden als HH Erm chtigung eingetragen Bei aus dem Vorjahr bernommenen Titelstrukturen werden die Mittel VE Ans tze auf die erste verf gbare Buchungsstelle der Titelstruktur bertragen Eine Verteilung der Mittel oder VE auf die brigen Buchungsstellen der Titelstruktur ist sp ter mit den Funktionen der Mittelverwaltung oder durch Einrichtung von automatischen De ckungs
17. ger Hinweistext angezeigt wird Au erdem wird zum Erzeugen der elektronischen Unterschrift der PKCS 11 Kartenleser verwendet Ministerium der Finanzen RLP Seite 35 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 3 Einrichten der Stammdatentabellen 2 3 1 Titel IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anmordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BEAR a amp EB EB Einzelplan 08 amp 3 STM1100 Titel Jahr Apl Kennzeichen Plantitel apl O Restetitel Zweckbestimmung Verwaltungsgeb hren Zweckbestimmung kurz Verwaltungsgeb hren Eunktionsziffer gericke OK Neu Kennzeichen Liste Untertitel L schen OK Abbrechen Art falls vorhanden Former EEE rege Mstart E Di Eisssive Merosoft1 Q Arbeitsbereich Lot A mma vz0030310 St4Projekteitmaldoe W7 Microsoft word Mt S4 09 43 Die Titel Buchungsstellen stehen in der Regel mit dem Einlesen des Einzelplans bzw der importierten Kassenanschl ge vollst ndig zur Verf gung Sollte es dennoch n tig sein zur Haushaltser ffnung oder auch im laufenden Haushaltsjahr weitere au erplanm ige Titel definieren zu m ssen kann dies in der Maske STMI1100 geschehen Dar ber hinaus kann man f r vorhandene Titel ber die gleiche Maske die Eingabemasken f r unverbindliche Un tertitel und Unterkonten aufrufen Damit ein neu erfasster Titel bewirtschaftet werden kann
18. A e S D Arma v20030310 G Horst Gericke Inbo B Microsoft word Mt amp ywiltest Benutzer Benutzergruppen Bewirtsch ftungsgruppen Funktionen Kennwort ndern Kennwort ndern Chipkarte Pers nliche Einstellungen Einstellungen Standardvorgaben Toolbox views generieren Anordnungsrevision F9 Revision F11 Wiedervorlage F10 DM lt gt Euro F12 ma StBE x ber das Formular EXT3100 Standardvorgaben k nnen verschiedene Standardangaben de finiert werden die als Grundlage zum Vorsteuern entsprechender Informationen bei der Ar beit mit dem Verfahren dienen Die Einstellungen werden wahlweise auf Applikationsebene d h in dem verwendeten Ab schnitt der Registrierung von Windows gespeichert und sind somit nach einem Neustart wie der verf gbar Aus der Komboliste ist das Kapitel zur Vorbelegung der Buchungs Aus der Komboliste ist der Titel der Vorbelegung f r die Buchungs Aus der Komboliste ist der Untertitel der Vorbelegung f r die Bu Kapitel stelle auszuw hlen Titel stelle auszuw hlen Untertitel chungsstelle auszuw hlen Unterkonto Aus der Komboliste ist das Unterkonto der Vorbelegung f r die Buchungsstelle auszuw hlen Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Seite 33 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Bst benutzen Titel Hilfepfad Lotus Notes Server EMail Postfach PKCS 11 dll Leser Bezeich Tage Fkt
19. BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BE amp EB Gesamtsoll amp BEW3100 Globale Zuweisung a Erm chtigung HH Bereich Kapitel Hauptgruppe Titelgruppe beliebig Jahr 2002 Kapitel Jahr 2002 Empf nger 1201 100 Staatskanzlei O Inten Extern Kapitel 0801 z Titel UT Titel bis Hauptgruppe Titelgruppe L Anmerkung Weiterer KA Neu Zuordnen Kapitel Titel UT UK Verf gbar Zuweisungsbetrag Zuweisen 1 11101 00 100 1 162 20 58 11 mooo osa 11201 100 100 213 50 10 68 fra02 or fo oa om ma e2 foo f oo oo son Pro es om o K E E K E E gericke OK Abbrechen E Yllibersicht Schlie en Datensatz 14 4 1 gt s l gt amp von 12 Bitte Hauptgruppe ausw hlen 0 Hauptgruppe ausa tlen n BAE E Astart A E D Eiessive microsoft 1 Q Arbeitsbereich Lot amp mma 20030310 1 Projekte irma doc W Microsoft word Mt SLIM 11 33 Bei der Aufteilung ist das Kapitel in der Maske BEW3110 unver nderbar so vorgegeben wie es zuvor in der Maske BEW3100 ausgew hlt wurde Innerhalb der Titel Titelgruppen oder Hauptgruppen k nnen nun die Titel f r die eine Zuweisung vorgenommen werden soll be liebig ausgew lt werden Hinweis Quell Erm chtigungsbereich f r globale Zuweisungen k nnen
20. Formular BWL3032 erfasst Man erh lt diese An lage ber die Schaltfl che Buchungsstellen im Anordnungsformular BWL3034 F r jede in der Anlage aufgef hrte Buchungsstelle erfolgt in der entsprechenden H L eine Eintragung Der Anordnungsbetrag kann jeweils den vorhandenen Kostenstellen bzw Pro dukten Gemeinden und oder Projekten zugeordnet werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 87 03 2003 BD Q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 1 3 Sammel Annahme Anordnungen IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp BEER BE eg EB EB Einzelplan 08 S BWL3031 Anlage zur Sammel Annahme Anordnung Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 11907 o Absetzung Zweckbestimmung Einnahmen aus Parkberechtigungsentgelten der Bediensteten Adresse r Betrag LO O Einzugsverfahren F lligkeitstag Rechnungsdat i Rechnungsnummer erw Vew e ooo e mnan Neu Bearbeiten Zuordnen L schen Zahlungspflichtiger Betrag AO Nr Einzugsverfahren R Datum F lligkeitstag Rechnungsnummer Verwendungszweck e e E Parkgeb hr eeror m Z Maier Markus Mainz e __ f os _ Partgebun Februar A Anordnungsgruppe 1 Summe Annahmen 95 00 gericke 1 H L Nr ER Kasseninfo_ Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt Anordnung OK Abbrechen S Tmo der aregas eoa o N A r A Mstart A S G D Q serviceanfrage RM
21. L Eintrag Rechnungsdatum Rechnungsnumme ___ Text f r H L Auslagen f r Kleinmaterialien Verwendungszweck K Nr KM 23166 03 a gt u Anordnungsnummer 1024 U storniert Summe Auszahlung 750 00 H L Nr Erstellt am 03 03 2003 15 13 12 gericke 1 Stomieren Ausgezahlt Kasseninfo OK Abbrechen Fernendmgsned E E E E E a a Mstart A S G D E Serviceanfrage RM Q rma v20030310 GJD tHorst I Microsoft word mt SEES s a Ministerium der Finanzen RLP Seite 102 03 2003 BD Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 7 Fremdw hrung IRMA V20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE AYIK BE e EB EB Einzelplan 08 S BWL3590 Auszahlungs Anordnung f r Fremdw hrung 1 lolx Jahr 2003 Kapitel 0501 Titel 52611 Zweckbestimmung Gerichts und hnliche Kosten O Absetzung Festlegungsnr Neu Festl Betrag 1 550 00 Adresse Ratlos Rudolf London r Bankverbindung Verrschnungsscheck W hrungskennz GEP W hrungsbetrag 950 00 Euro Betrag Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt F lligkeitstag 03 03 2003 Aktenzeichen Objektkonto I g H L Eintrag Rechnungsdatum 02 02 2003 Rechnungsnummer 2344 03 Text f r H L Verg tung f r Auftritt vor Gericht Verwendungszw O sekund re Rechn 2344 03 v 02 02 03 Deckungs CE Anordnungsnummer O storni
22. P BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Deckungsgruppen DG Deckungsgruppen werden mit dem Haushaltsaufstellungsverfahren HAVWin in der Regel in textueller Form geliefert und m ssen daher in IRMA einmal definiert werden F r die folgen den Haushaltsjahre k nnen die so angelegten Stammdaten selbstverst ndlich bernommen werden Die Deckungsgruppen werden innerhalb der Stammdatenverwaltung erfasst Sie k nnen als prim re oder sekund re Deckungsgruppen definiert werden IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten Hn ahre Stammdaten Bewirtschaftung Anerdnungswesen Auswertungen Extras Eenster 2 aR K Dienststellen EB BEWGRUPPE SE Einzelplan Kapitel B STM2010 Zuordnungen zur Deckungsgruppe oix Jahr 2001 Deckungsgruppe Deckungsumfang Die Ausgaben der Titel 682 02 und 891 01 sind gegenseitig deckungsf hig prim re DG Zuordnungen prim re DG Tejzite jur E UK La Art gt Einzelzuweisung O Geltungsbereiche sekund re DG Objektkonten Zuordnungen sekund re DG e on Bis Titeigruppe Neu Bearbeiten Zuordnen L schen Kostenstellen Adre verwaltung Kapitel Titel UT UK Art Einzelzuweisung Feenzeeinnznl Zweckbestimmung P 72002 66202 o Zusch sse an Staatsbadgesellschaften zur F rderung des Kurbetriebs oder des Fremdenverkehrs 2002 89101 o Zusch sse f r Investitionen an Staatsbadgesellschaften zur F rderung des Kurbetriebs oder des Frer BEW1 Schlie
23. ala E BEW3200 VE Zuweisen 1 Jahr Kapitel Titel Zweckbestimmung Zuf hrung der Ertr ge des Stiftungsverm gens an die Stiftung Rheinland Pfalz f r Innovation Verf gbare VE Jahr Betrag Verf gbare VE incl Jahr Betrag Buchungsstelle 2002 135 000 00 Geltungsbereich 2002 135 000 00 410 000 00 f5003 75 000 00 410 000 00 5903 75 000 00 2004 200 000 00 Empf nger Prozent Neu Intern BEWGRUPPE 57 400 00 14 00 O Extern mi Einzelzuweisun Datum 3 BEW3210 YE Aufteilung F lligkeitsjahre Globale Zuweisungen vorh Jahr 2001 Kapitel 2002 Titel 53302 Verteilung Empf nger Zweckbestimmung Zuf hrung der Ertr ge des Stiftungsverm gens an die Stiftung Rheinland Pfalz f r Innovation Anmerkun 5 Verf gbare VE Jahr Betrag Verf gbare VE Jahr Betrag Intern BEWGRUP Buchungsstelle 2002 135 000 00 Geltungsbereich 2002 135 000 00 EEA erian 410 000 na 75 000 00 410 000 0003 75 000 00 2004 200 000 00 2004 200 000 00 Empf nger Aufzuteilender Betrag Datum Intern BEWGRUPPE Gruppe der Bewirtschafter 57 400 00 17 01 2001 O Extern Anmerkung Weitere VE F lligkeitsjahr Betrag Neu Betrag Differenz Prozent Betrag Bestehend Anmerkung Bitte Jahr der VE eingeben m Astar amp IRMA Jet Engine V2 M Arbeitsbereich B ro Lot YA Project Ima Hmp Bzp Hix TY Microsoft Word 4LAD 1307 Bei der Aufteilung auf F lligkeitsjahre ist folgendes zu beachten Die Gesamtsumme aufzuteilender
24. ausl ndische Geldinstitute Adressen bernahme aus HKR ist prinzipiell m glich Ministerium der Finanzen RLP Seite 7 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 3 Men bersicht Haushaltsjahre Stammdaten Wesentliche Inhalte der Hauptmen punkte Extras Einrichten der Benutzerverwaltung Benutzer anlegen Benutzergruppen anlegen Bewirtschaftungsgruppen anlegen Erm chtigungsbereiche definieren Verkn pfung der Tabellen einschlie lich der Funktionszuordnung Passwort nderungen Verfahrenseinstellungen Pers nliche Einstellungen Standardvorgaben Anordnungsrevision Datei Export und Importschnittstellen f r den gesamten Datenaustausch HAVWin Daten Anordnungen R ckmeldungen Kassen Mittelempf nger Ministerium der Finanzen RLP Seite 8 03 2003 D a IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Kassenanschl ge Daten aus anderen Verfahren Adress bernahmen SAP Daten Statusinformationen Haushalts jahre Stammdaten Bewirtschaf tung Ist R ckmeldungen der Kassen Ist R ckmeldungen Monat KA R ckmeldungen Druckfunktion Vorl ufiger Jahresabschluss Endg ltiger Jahresabschluss Vorl ufige Haushaltsf hrung Endg ltige Haushaltsf hrung Aktivieren der Deckungsgruppen Daten bernahme Erfassung der Titelsummen Kassen Dienststellen Einzelpl ne Kapitel Gruppen Titelgruppen Festtitel Titel Funktionsziffern Deckungsgruppen Kopplungsvermerke Geltungsbereic
25. en Datensatz asl 1 dril von 2 w hlen Sie ein Kapitel aus der Liste aus S EO n n rrr AStart 19 Microsoft word amp IRMA Jet Engine v2 ETD 1020 Prim re Deckungsgruppen entsprechen den bisher blichen und bekannten Deckungsgrup pen und werden aus den Einzelpl nen bernommen bzw auf der Grundlage der dort definier ten textuellen Deckungsvermerke angelegt und mit der Jahres berleitung bernommen Ein Problem bestand in der Vergangenheit darin dass ein Auszahlungstitel lediglich einer De ckungsgruppe zugeordnet werden konnte Um hier flexibler zu sein wurden nun erg nzend die sekund ren Deckungsgruppen in IRMA eingef hrt Ministerium der Finanzen RLP Seite 38 03 2003 BD Q P BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Sekund re Deckungsgruppen gelten nur f r das laufende Haushaltsjahr in dem sie definiert wurden Sie werden bei der Jahres berleitung nicht ins neue Haushaltsjahr bernommen Jeder Auszahlungstitel kann beliebig vielen sekund ren Deckungsgruppen zugeordnet wer den Bei einer manuellen Mittelbeanspruchung k nnen dann alle Buchungsstellen in der glei chen sekund ren Deckungsgruppe beansprucht werden Falls sich beanspruchte Titel in pri m ren Deckungsgruppen befinden werden die bestehenden Plausibilit ten innerhalb der pri m ren Deckungsgruppe beachtet d h die Mittel d rfen den Minusdeckungsbetrag MDB nicht unterschreiten Im neuen Formular STM2050 Sekund re Deckungsg
26. l ufigen Jahresabschlusses des Vorjahres durchgef hrt wird Ministerium der Finanzen RLP Seite 52 03 2003 r IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 2 Endg ltige Haushaltsf hrung eHHF Nach dem Import des Einzelplans bzw des Kassenanschlags in den IRMA Datenbestand kann die endg ltige Haushaltsf hrung eingeleitet werden Das Haushaltsjahr kann sich in der Phase der vorl ufigen Haushaltsf hrung befinden muss es aber nicht Bei der endg ltigen Haushaltsf hrung ist die bernahme von verschiedenen Daten notwendig diese werden nachstehend erl utert Nach Bet tigen der Schaltfl che Endg ltige Haushaltsf hrung in der Maske HHJO000 Verwaltung Haushaltsjahre werden in der Folgemaske HHJ0200 Daten bernahme die Funktionen zur Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung ausgef hrt IRMA Jet Engine Y20000502 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Eenster 2 BRVI Ky hR HE s BEWeRUPPE HHJ0200 Daten bernahme Haushaltsjahr 2000 Erledigt Neue Stammdaten Buchungsstellen und Ans tze Deckungsgruppen berschreitung der Erm chtigung Schlie en e E a a a E A Start A IRMA Jet Engine v2 I Microsoft Word EMicrosott PowerPoint IR ILP 1812 Schritte die abgeschlossen sind werden in dieser Maske als erledigt gekennzeichnet Zus tz lich zur Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung dienen die Fu
27. nger lesen AUS0020_L berschreitung der Erm chtigung extern lesen AUSOOSO_L Titel bersicht lesen AUSOD4O_L bersicht Deckungsgruppe lesen bersicht Kopplungsvermerk lesen bersicht offene Festlegungen lesen AUSOOFO_L bersicht Projektums tze lesen AUSOOSO_L bersicht Objektkonto Ums tze lesen Dd L schen Zugeordnete BewGrp Schlie en Bitte Art der Rechte ausw hlen S O a a r Astar TY Microsoft Word Anma Jet Engine V2 Y Help Magician Pro 95 Ne LPD 1505 Die Zuordnung der Funktionen zu einer Benutzergruppe erfolgt in der Maske BZP1100 Be nutzergruppen Eine nicht editierbare bersicht aller vorhandenen Funktionen erscheint in BZP1300 Funktionen F r eine in BZP1300 gew hlte Funktion werden in der Folgemaske BZP1310 Zugeordnete Benutzer alle Benutzer angezeigt die einer Benutzergruppe angeh ren der diese Funktion zugeordnet ist Durch die Zuordnung von Funktionen kann einer Benutzergruppe jede Maske getrennt freige geben werden Eine Funktion repr sentiert grunds tzlich eine Maske in Verbindung mit einer Berechtigung Die Berechtigung kann entweder Lesen oder Editieren sein Eine Funktion wird durch einen String der H chstl nge 20 identifiziert der aus dem Maskennamen einem Unterstrich _ und einem L lesen oder E editieren zusammengesetzt ist Ministerium der Finanzen RLP Seite 25 03 2003 B a a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemp
28. nur Database Creators anw hlen F r User irmatest diese Einstellungen analog mit DB IRMATEST Damit erscheinen beide Benutzer unter den DB Benutzernamen Im Ordner Datenbanken die Eigenschaften der DB IRMA rechte Maus aufrufen und im Register Optionen das Flag Protokoll bei Pr fpunkt abschneiden bzw Truncate Log on Checkpoint anw hlen Protokolldatei kann dann nicht berlaufen Im Regis ter Berechtigungen dem User irma alle Rechte vergeben Damit erh lt der User irma auch die public Rechte F r die DB IRMATEST und den User irmatest analog verfahren Als Benutzer irma anmelden gt Der User legt die Tabellen an Damit hei en die Tabel len sp ter username tabellenname und nicht dbo tabellenname Zum Tabellen anlegen unter Extras SQL Server Query Analyzer die Abfragedatei IR MACreate sql ffnen Diese steht auf der IRMA CD im Verzeichnis SQL Serv Pro zess mit gr nem Pfeil starten Als Benutzer irmatest anmelden und Skript IRMACreate sql erneut laufen lassen Als irmaAdmin anmelden Eigenschaften von irmaAdmin ffnen rechte Maus Im Register Allgemein die Stan dard DB IRMA DB des Echtsystems einstellen Im Register Datenbankzugriff beide DBs IRMA und IRMATEST anw hlen und jeweils nur die DB Rollen public und db_owner zuordnen Zentrales Verzeichnis Laufwerk bestimmt der Administrator LW IRMA mit Unter verzeichnissen IRMA und IRMATEST einrichten und f r alle IRMA B
29. offen bis eine Schlusszahlung erfolgt Erst zu diesem Zeitpunkt wird eine Anpassung der Festlegungen und der Verf gungsrahmen f r die Buchungsstellen vorgenommen Ministerium der Finanzen RLP Seite 96 03 2003 BD Q BD IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BEAR a amp EB EB Einzelplan 08 B BWL3522 Anlage zur Auszahlungs Anordnung mehrere Buchungsstellen Zw best Betrag BEZ O Barauszahlung O sekund re Deckungsgruppe Zuordnen Kapitel Titel UT UK n Taunus Zweckbestimmung Objektkonto H L Nr Anordnungsnr offene Festlegung Betrag O Barauszahlung Mittelstandsf rderungsprogramm Rheinland Pfalz 5 wg o e m E E erzan Dj Erstattung der Kosten der Kooperationsb ros im Ausland U m e ern Do fo E erasana Aus und Fortbildung von Fach und F hrungskr ften aus dem Ausland im Rahmen internationaler Wirts 1m Anordnungsgruppe Summe Auszahlung 33 000 00 gericke Kasseninfo t Gemeinde Projekt Anordnung Abbrechen il Kapitel Tite uc w Objektkonto gt Te a Datensatz aal A T o drill von ZEE start H E D O serviceanfrage em A rma v20030310 GyD tHorst T Microsoft word mt Ministerium der Finanzen RLP Seite 97 03 2003 B Q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanun
30. 2 BHE EB Gesamtsoll 6 DAU0402 R ckmeldungen Export Jahr 2001 kessnanschl ge Metelempf ngen Exportpfad C NRMANEXPORTIRUECKMELDUNGEN R ckmeldungen Mittelverteiler m gliche R ckmeldungen DST NR BEW_NR BEZ DST STELLE bereits erstellte Dateien DATEI_NR DATEINAME VERSENDET AM Details Datei Datei ee eg RE Schlie en j die erstellt werden k nnen BE nee IM Start 39 Microsoft Word Mitaibeite YE Project Ima Hmp Bzp Hi IRMA Jet Engine v2 Y Explorer I4Projekte tmen EOTIP 1540 k nnen im Hauptmen unter Datei Status R ckmeldungen ausgewertet werden Exportpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Exportverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA EXPORT RUECKMELDUNGEN Angezeigt wird sowohl eine Liste aller m glichen R ckmeldungen die f r den aktuellen Ex port bereitstehen wie auch eine Liste aller bisher exportierten R ckmeldungen mit Datum und Uhrzeit des Versandes Eine bereits erstellte Exportdatei kann bei Bedarf nochmals erzeugt und versendet werden R ckmeldungen an den Mittelverteiler werden prinzipiell auf der Grundlage und im Umfang der zuvor importierten Kassenanschl ge erzeugt Die Mittelverteiler m ssen als solche gek ennzeichnet in der Stammdatentabelle Dienststellen gespeichert sein Ministerium der Finanzen RLP Seite 146 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung
31. 5 Kassenanschl ge einlesen Checkliste Nachdem der Mittelempf nger auf elektronischem Wege einen Kassenanschlag erhalten hat gilt f r das Einarbeiten des Kassenanschlags folgende Schrittfolge 1 Nach dem Erhalt der Email wird die Datei mit dem Kassenanschlag gel st und im Im port Verzeichnis laufwerk IRMA IMPORT KASSENANSCHLAEGE gespeichert 2 Der Import der Kassenanschl ge wird in der Maske DAU0201 durchgef hrt IRMA Jet Engine V20000502 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster E DAU0201 Kassenanschl ge Import Jahr 2000 Importpfad CAIRMANMPORTIKASSENANSCHLAEGE Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis ee KA 200011011001 235128 1 mdb nun KA_200011011001235128_2 mdb Daten bernahme Massenverfahren Gericke Datei einlesen Schlie en Verf gbare Dateien im mr Astar A Arbeitsbereich B ro Lot TEY Microsoft Word Rimma Jet Engine V2 EBD 1325 3 Nach dem Import ist in der Maske HHJ0000 die Endg ltige Haushaltsf hrung durch zuf hren um die Stammdaten zu aktualisieren Bei weiteren Imports von Kassenan schl gen im laufenden Haushaltsjahr gen gt es in der gleichen Maske ber die Schalt fl che Daten bernahme die erforderlichen Daten zu bernehmen siehe auch 3 4 es ist zu beachten dass auch die Schaltfl che offene Buchungsstellen umsetzen bet tigt wird 4 In der Benutzerverwaltung ist die Zuordnun
32. Abschlagskette Anordnung auf mehrere Buchungsstellen Sammel Anordnung Umbuchung Fremdw hrungs Anordnung nderungs Mitteilung Zahlungsplan nderung Zahlungsplan Nkrscanzranmunu Ministerium der Finanzen RLP Seite 125 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA Y20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BEAR a amp EB EB Einzelplan 08 Haushalts berwachungsliste Ausgaben 1 Mht Wuchan Ve ke hr Laadwirtech INehban Haushalts berwachungsliste f r Ausgaben Stest 3 55116 Mahz Jair 22 Kapitel 0301 Tel 1101 Zuschbsitimmung Gesch fsbedarm nd kommiikato sowk Gede nd Arsstthigsggeistide Aumali EB EB Ehzepta 03 ver gpare Aur gabam thel 45324420 Verbleibende Ausgabemittel 1249 18 Summe der eingegangenen Feitisgungen 440747 52 dawn im Auiweringi traum 182 469 87 Sum me der angsordneten Aus zahlungen 43948962 da won Im Auiwerungi ltraum 182 57 Sum ms der Int Buchungen 942352 da won Im Auiwerungi ltraum 173 849 59 HOLM Fe Datum AO Nr UT UK Empf nger Akfenzeiohen Grund der Bntagung Auszahlung heran Vermerk Ict Estrag 5 BEW6000 Haushalts berwachungsliste loj xi nai saa Jahr 2002 Erm chtigungsbereich EB Einzelplan 08 r Protokoll A m E Kapitel me von Titel ua E E Protok bis Tite gt HUL VE O Kopf immer anzeigen Protokoll VE Stat
33. Absclagszahlung Rechn 55328 03 v 21 02 03 Jahr der Kette 2003 Abschlagskette O abgeschlossen Kapitel 0501 Titel 81299 Zweckbestimmung Erwerb von Ger ten Ausstattungs und Ausr stungsgegenst nden f r die Datenv En er a Se m Adresse Siemens amp Co Anordnungsnummer _ O stomiert Text f H L 1 Ab Erwerb von IT H L Nr i E Jahr H L AO Nr H L Nr Teilzahlungsnr F lligkeitstag Betrag gericke 7 Stomieren Kasseninfo EEE 1026 eo 1 04 03 2003 30 000 00 EEE r Astart 1 amp E D Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft word Mtarbei Q rma v20030310 AJROR 1 24 Abschlags Anordnungen oder Abschlags Ketten diese beiden Begriffe werden synonym verwendet sind in IRMA ein spezieller Anordnungstyp der es erm glicht f r den gleichen Zahlungspartner und die gleiche Buchungsstelle mehrere Auszahlungs Anordnungen Ab schl ge erstellen zu k nnen die sich auf ein und dieselbe Festlegung beziehen Das bedeutet also ein Zahlungspartner stellt f r ein gr eres Vertragsobjekt beispielsweise eine gr ere Bauma nahme mehrere Rechnungen in unregelm igen Abst nden In diesem Fall wird die gesamte zu erwartende Vertragssumme vorher festgelegt In der Maske BWL3580 k nnen die Auszahlungs Anordnungen f r die einzeln eingehenden Rechnungen Abschl ge erstellt werden Dabei wird der Festlegungsbetrag um den Anord nungsbetrag reduziert die Festlegung s
34. Ausgabereste die vom Finanzministerium in elektronischer Form bereigestellt werden eine Liste der inl ndischen bundesweiten Geldinstitute eine Datei mit den in IRMA benutzten Abk rzungen Kostenarten oder Produkte in das Verfahren eingelesen werden IRMA v20030310 I Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 Ba e EB EB Einzelplan 08 R ckmeldungen Kasse Kassenanschl ge Mittelverteiler R ckmeldungen Mittelempf nger Daten bernahme HAvwin par u M erfahren E DAU1000 Allgemeiner Import Jahr 2003 Abk rzungen Bankleitzahlen Reste Kostenarten Produkte gericke Schlie en ee _ OO a a Mstart 4 S D Arma v20030310 G Horst Gericke Inbo 7 Microsoft word Mt Sgwiltest StEBS 1617 Die jeweiligen Dateien sollten sich im Importverzeichnis LW IRMA IMPORT datei befin den und k nnen dann ber die Schaltfl che Importdatei ausgew hlt und eingelesen werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 140 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 5 Daten bernahme Massenverfahren Jedes Massenverfahren wie beispielsweise CARLA Reisekosten und BABSY Beihilfen stellt eine Datei zur Verf gung die alle angeordneten Betr ge kumuliert nach Buchungs stelle enth lt ber die Funktion Daten bernahme Massenverfahren werden diese Summen in IRMA eingelesen und in die HUL eingearbeitet Somit ist es m
35. Bei allen Masken des Paketes Stammdaten die Auswahlm glichkeiten f r Kapitel Titel UT und UK anbieten enthalten die entsprechenden Comboboxen ebenfalls nur solche Eintr ge die zu Buchungsstrukturen geh ren f r die der angemeldete Benutzer wenigs tens einen Zugriff mit dem Recht Lesen besitzt Nach dem F llen der entsprechenden Comboboxen wird hier aber gepr ft ob der Zugriff auf die ausgew hlte Buchungsstruktur mit dem Recht Alles erfolgt Ist dies nicht der Fall so werden alle Steuerelemente der Maske deaktiviert die eine Manipulation des Datenbestandes erlauben w rden e In BEW2000 Auswahl Erm chtigungsbereich werden nur die EB angeboten zu denen der angemeldete Benutzer Zugriff hat also die Benutzergruppen die als EB definiert sind und zu denen der Benutzer geh rt Ministerium der Finanzen RLP Seite 32 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 2 Standardvorgaben Einstellungen IRMA Y20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE AYILIB e EB EB Einzelplan 08 Benutzer p003 Kapitel 0801 Titel 11111 x Bst l schen M Bst benutzen Thet Hilfepfad CARMAIRMA HLP Lotus Notes Server PKCS 11 DLL kpkcs11hash dll Leser Bezeich KOBIL Chipkartenterminal Kaan Sync Tage Fkt Min pro Signatur gericke OK Abbrechen das voreingestellt werden soll Mstart
36. Es werden die MAPI Schnittstelle f r Microsoft Outlook Exchange und die Lotus Notes API unterst tzt 8 6 1 Einrichten f r Lotus Notes API Im Update Verzeichnis der Installations CD befindet sich das Programm LNMail exe Dieses muss zun chst in Ihr lokales IRMA Verzeichnis z B C IRMA kopiert werden Dar ber hinaus kopieren Sie sich bitte auch die Datei Icppn201 dll aus dem Verzeichnis Tools auf der CD in Ihr lokales Notes Verzeichnis z B C notes Bitte starten Sie LNMail exe einmal ob noch weitere Dateien ben tigt werden Falls es beim Versand Probleme gibt kontrollieren Sie bitte die Eintr ge in der Systemvariab len Path Dazu rufen Sie bitte die Eigenschaften Ihres Arbeitsplatzes auf und wechseln auf die Registerkarte Umgebung Markieren Sie die Systemvariable Path und f gen Sie am En de der Zeile Wert den Eintrag C notes C notes data ein wenn der Pfad der Lotus Notes Programme dort fehlt Systemeigenschaften 2 x St rten Herunterfahren H rdware Profile Benutzerprofile Allgemein Leistungsmerkmale Umgebung Systemvariablen Variable wert a NUMBER_OF_PR 1 y 05 Windows_NT Os2LibPath EWINNT system32 os2 dll Path CHWINNT system32 CH WINNTCHPROGR PROCESSOR AR x86 H Benutzervariablen f r SNeumann Variable wert HKR_LDAP_BASE c de HKA_LDAF_HOST localhost HKR_LDAF_PORT include C Programme Microsoft Visual Studion C98 lib C Programme Micros
37. Extras Einstellungen auf Knopf Verzeichnisse klicken Pfad f r Im und Export ist das gemeinsame Netzlaufwerk LW IRMA RMA Import 10 Dienststellennummer in IRMA einstellen Login mit bew1 bew1 Stammdaten Dienststelle Kassen ausw hlen f r alle Kassen die bestehende HKR Dienststellennummer einstellen z B Landeshaupt kasse MZ DStNr 1801 das MWVLW mit der DStNr 1801 schickt die Buchungen an die LHK MZ unter Stammdaten Dienststelle Definition die eigene Dienststelle mit entsprechenden Angaben einrichten Dabei unbedingt die IRMA Dienststellennummer aus dem aktuellen Dienststellenverzeichnis des Finanzministeriums verwenden Dieses kann ber das Inter net bezogen werden Wichtig Die IRMA Dienststellennummer und die Dienststellennummer bei der Kasse k nnen sich voneinander unterscheiden 11 Testdatenbestand in IRMA einrichten Einzelplan von CD Install Import HAV Win entweder ins lokale oder in die zentralen Verzeichnisse LW IRMA IRMA IMPORT HAVWin und LW IRMA IRMATEST IMPORT HAVWin kopieren anschlie end Schreibschutz entfernen IRMA starten als bew1 unter Datei Import Daten bernahme HA V Win den gew nschten Einzelplan ausw hlen und Datei einlesen w hlen anschlie end Schlie en in Verwaltung Haushaltsjahre das entsprechende Haushaltsjahr ausw hlen z B 2000 und danach den Button Endg ltige Haushaltsf hrung anw hlen in der erscheinenden Unter
38. Hauptgruppen Kapitelzuordnung Verf gbare Kapitel Gruppen bersicht Schlie en Formisano Er ee Mstan W Microsoft Word amp IRMA Jet Engine v2 HE Help Magician Pro 95 Ne LOYD 1452 Das Einrichten der Bewirtschaftungsgruppen erfolgt in der Maske BZP1200 Bewirtschaf tungsgruppen und BZP1210 Bewirtschaftungsgruppe xxxx wobei xxxx f r den jeweiligen Kontext Neu ndern Kopie steht Eine nicht editierbare bersicht aller vorhandenen Zu ordnungen zur Bewirtschaftungsgruppe bietet die sowohl von BZP1200 als auch von BZP1210 erreichbare Maske BZP1220 bersicht Bewirtschaftungsgruppe Eine Bewirtschaftungsgruppe ist eine Zusammenfassung von Haushaltsbereichen Ein sol cher Haushaltsbereich kann sein Eine einzelne Buchungsstruktur eine Hauptgruppe innerhalb eines Kapitels ceine Titelgruppe innerhalb eines Kapitels oder ein Kapitel Die Zuordnungen jeder dieser vier Arten von Haushaltsbereichen werden in IRMA getrennt verwaltet und in BZP1200 nach Auswahl der Art des Bereiches aus der Radio Button Gruppe angezeigt editiert Ministerium der Finanzen RLP Seite 22 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Zuordnung eines Kapitels ist also keineswegs nur eine Erfassungshilfe zur Erleichterung der Zuordnung aller Buchungsstrukturen des Kapitels sondern hat dar ber hinaus auch fol gende Auswirkung Wird in einem Kapitel ein neuer Titel angelegt so ist
39. Kapitel Bezeichnung Ministerium Empf nger Prozent Kassenanschlag Anmerkung a O Anmerkung als Kommentar mitgeben Neu Zuordnen Bearbeiten Stomieren Verteilung Quell EB Empf nger Prozent Datum Kassenanschlag Gesamtsall EB Einzelplan 08 0 10 20 02 2003 0 Storniert Wiederholte Zuw er j oO 1301 100 MKIFF 13 02 2008 Stomiert Heute ohne Kommentar doch als Kommentar bermittelt EB Einzelplan 08 1201 100 Staatskanzlei 07 02 2003 Storniert z EB Einzelplan 08 1112 900 ADD Trier 0 00 07 02 2003 39 Storniert sss bermittelt D gericke bersicht Schlie en Bitte externe oder interne Zuweisung ausw hlen E Astar aeti l JBGS ive Microsoft 1 amp Arbeitsbereich Lot Arma v20030310 Jl Projekte irma doc E Microsoft word mtf e 4B 11 04 ber die Schaltfl che bersicht kann man die detaillierte Zuordnung auf die einzelnen Bu chungsstellen berpr fen In dieser bersicht ist vermerkt f r welche Buchungsstellen eine Zuweisung in welcher H he vorgenommen wurde oder ob keine Zuweisung erfolgte weil beispielsweise keine Mittel zur Verf gung stehen Hinweise Das Kennzeichen Anmerkung als Kommentar mitgeben bewirkt dass der im Feld Anmerkung eingetragene Text als Kommentar f r jeden Titel in den Kassenanschlag bernommen und dem externen Empf ger bermittelt wird Ministerium der Finanzen RLP Seite 70 03 2003 B Q
40. Profil in Outlook erstellt werden Dazu w hlen Sie in der Sys temsteuerung das Item Mail Registerkarte Dienste und dr cken Sie den Button Profile anzeigen Es erscheint die folgende Maske Allgemeines f I Folgende Profile sind auf diesem Computer eingerichtet IBM 35400 IRM amp Postfach IAM amp Postfach2 Pers nliches Postfach Hinzuf gen Entfernen Eigenschaften Kopieren Beim Start von Microsoft Exchange dieses Profil verwenden w hlen Sie die Informationsdienste die Sie mit Microsoft Outlook verwenden m chten Folgende Informationsdienste verwenden IV Microsoft Exchange Server I Microsoft Mail T Internet E Mail I IBM 45400 Informationsdienste manuell konfigurieren L ZCK Abbrechen Ministerium der Finanzen RLP Seite 175 03 2003 Q q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Gegebenenfalls w hlen Sie noch weitere Informationsdienste aus Die Einstellungen h ngen von der Konfiguration Ihres Exchange Servers ab In der n chsten Maske geben Sie bitte den Profilnamen Ihres Postfaches ein z B IRMA Postfach Im Anschluss daran erscheint die folgende Maske in der Sie den Namen des Com puters angeben auf dem der Exchange Server installiert ist sowie den Namen f r das IRMA Postfach Dies ist der bereits auf dem Exchange Server eingerichtete bestehende Postfachna me Setup Assistent fur Microsoft Outlook M
41. Summe 1 600 968 160 00 0 00 OK Abbrechen nderungsbetrag der betroffenen Buchungsstele KK Tr n MStart 39 Microsoft Word Q IRMA Jet Engine v2 JLB TP 1 13 Ministerium der Finanzen RLP Seite 40 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Zu jeder Buchungsstelle im Listbereich sieht man die f r alle Erm chtigungsbereiche verf g baren Mittel Daneben ist ein Eingabefeld f r einen nderungsbetrag bei dieser Buchungsstel le plaziert Der nderungsbetrag kann positiv oder negativ sein Die Summe aller positiven nderungen Verst rkung des Titels muss in jedem Fall identisch mit der Summe aller nega tiven nderungen Mittelentzug bei einem Titel sein was nichts weiter bedeutet als dass die Umbuchungen der Mittel zwischen den Titeln schl ssig sein m ssen Ist dies der Fall f hrt die Buchungsmaschine die eingegebenen Umbuchungen aus Die durchgef hrten Umbuchun gen sind bei jeder Buchungsstelle in der Mittelverwaltung unter aus Deckungsgruppen protokolliert Damit sollte sich die Deckungsf higkeit die sich aus 6 LHG 2000 2001 ergibt abbilden lassen Wichtiger Hinweis Es kann keine weitere Mittelpr fung in Form von prozentualen Schranken erfolgen Ebenfalls wird keine Pr fung der Berechtigung zur Bewirtschaftung der Buchungs stellen bzw der EB Zugeh rigkeit durchgef hrt Aus diesem Grund ist sehr sorgf l tig zu pr fen wer die Editierberechtigung f r das Formular BWL5
42. Unterkonto den Empf nger den verteilten Betrag eine Kennzeichnung zur Unterscheidung intern extern eine Bemerkung Die nachfolgend dargestellte Nachweisliste verdeutlicht beispielhaft die Mittelzuweisung f r den Titel 44101 des Kapitels 2002 Verf gbare Erm chtigung 10 600 00 EUR Aus dem Erm chtigungsbereich Gesamtsoll heraus wurden f r diese Buchungsstelle Zuwei sungen an interne und einen externen Mittelempf nger vorgenommen Dem Erm chtigungsbereich BenCohrs wurde als Einzelzuweisung f r diese Bu chungsstelle 5 000 00 EUR zugewiesen Der Erm chtigungsbereich BEWGRUPPE erhielt im Rahmen einer globalen Zuwei sung f r das Kapitel 2002 f r den Titel 44101 mit der ersten Zuweisung 8 480 00 EUR Zu einem sp teren Zeitpunkt wurden ihm 7 420 00 EUR wieder entzogen so dass er letztlich ber 1 060 00 EUR verf gen kann Die Dienststelle 1673 244 erhielt im Rahmen eines Kassenanschlags durch eine glo bale Zuweisung f r das Kapitel 2002 f r den Titel 44101 insgesamt 1 272 00 EUR zugewiesen Ministerium der Finanzen RLP Seite 82 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Somit sind durch den EB Gesamtsoll an interne und externe Mittelempf nger insgesamt 17 332 00 EUR zugewiesen Als verbleibende Erm chtigung wurden 3 268 00 EUR noch zu r ckgehalten und k nnen zu einem sp teren Zeitpunkt zugewiesen werden IRMA Jet Engine V20000502 Nachweisliste Mittel 1
43. beim Verlassen des Programms wieder aufgehoben Wird das Programm jedoch unsachgem be endet z B durch Ausschalten des Computers ohne vorheriges Herunterfahren oder durch den Windows NT Task Manager so bleiben die Sperren weiterhin aktiv In einem solchen Fall besteht seit der IRMA Version V20001218 die M glichkeit sich in IRMA als Benutzer sper renadmin mit dem Kennwort admin anzumelden Dieses kann wie gewohnt ge ndert wer den Es erscheint das Formular EXT4000 Sperren Verwaltung IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Samre Stammdaten Bewirkschaftung Anordnunaswesen Auswertungen Extras Eenster 2 aR TIK TBE e E EXT 4000 Sperren Verwaltung Bewe 7 Anmeldungen Angemeldeter Anordnungen Benutzer Sperrtext Formulare 19 01 01 14 32 24 HH_JAHR 2001 AO_GRP_NR 000000007 19 01 01 14 33 02 L schen der markierten Sperre L schen Benutzersperren L schen aller Sperren sperrenadmin 1 Aktualisieren Schlie en Pe DIT rem WMStart WY Microsoft Word Arbeitsbereich B ro Lot YE Project ImaHmp BwlHle IRMA Jet Engine v20001 IRMA Jet Engine v2 KEYP 143 In dieser Maske werden alle zur Zeit aktiven Sperren angezeigt Dabei k nnen als Selektions kriterien ein bestimmter Benutzer und die Sperrarten Anmeldungen Anordnungen und Formulare eingegeben werden St rende Sperren k nnen nun mit den drei Schaltfl chen ent fernt werden Dabei gelten die folgenden Regeln
44. die Import Schnittstelle in der Maske DAU0301 IRMA v20030310 pztei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Ei ffnen Ba H EB EB Einzelplan 08 A amp speichern E DAU0201 Kassenanschl ge Import Jahr 2002 Importpfad N RMANMPORT IKASSENANSCHLAEGE en Havwin Yertigkara Dateien im Import Verzeichnis Archiv Daten bernahme Massenverfahren KA 200214013003139100_1 MDB na KAT 366014013001651100 MDB KA Acker IM mdb Allgemein Adressen Initialisierung gericke Datei einlesen Schlie en Perf gbare Dateien m Importverzeihnis E Orn rr Mstart H e A D Arma vz0030310 2 B655C Serviceanfragen I Microsoft Word Marbei z4 11 44 Nach dem Importieren des Einzelplans sind folgende notwendigen Schritte durchzuf hren 1 Im Hauptmen HH Jahre muss das Haushaltsjahr endg ltig er ffnet werden um da mit die Stammdaten zu bernehmen 2 Im Hauptmen Extras sind der den Bewirtschaftungsgruppe n entsprechend ihrer De finition die bernommenen Buchungsstellen zuzuordnen Ministerium der Finanzen RLP Seite 65 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 2 Mittelverwaltung Im Rahmen der Verwaltung der Haushaltsmittel werden in der Maske BEW1000 der Haus haltsansatz einer Buchungsstelle sowie alle diesen Ansatz ver ndernden Betr ge summarisch angezeigt Der Haushaltsansatz beinhaltet den Ans
45. diese automatisch die entsprechenden Kennzeichnungen z B das Statusfeld der Anord nung M gliche Auspr gungen sind in IRMA erfa t bzw beim Erfassen angeordnet an Kasse gesendet vorerst im Puffer der Kasse Erfassung von Kasse best tigt Annahme von Kasse verweigert von Kasse inspiziert von Kasse storniert erfolgreiche Kontenpflege in Kasse teilweise eingezahlt abgeschlossen voll aus bzw eingezahlt berzahlt Bei der bertragung summarischer Ist Buchungen durch die Kasse werden diese In formationen in entsprechende unabh ngige Tabellen transferiert Siehe hierzu Haupt men Datei Status IST R ckmeldungen bzw IST R ckmeldungen Monat Anordnungsbezogene Ist R ckmeldungen der Kasse k nnen in den jeweiligen Anord nungsmasken ber die Schaltfl che Kasseninfo direkt angezeigt werden Hier ist es auch m glich sich nach mehrfachem Verschicken der Anordnung alle Statusinforma tionen ber die R ckmeldungen aufzulisten Von der Kasse abgewiesene Anordnungen k nnen in IRMA angezeigt und bearbeitet werden M gliche Bearbeitungsschritte k nnen sein ndern der Anordnung oder Stornieren der Anordnung F r eine nderung oder Stornierung ist in diesem Fall kei ne nderungsanordnung notwendig Siehe hierzu Hauptmen Anordnungswe sen Suchen Anordnungsliste von der Kasse abgewiesene AO Ministerium der Finanzen RLP Seite 127 03 2003 BD Q IRMA B ewirtschaftungspraxis System
46. ffnet ist auch vorl ufig muss beim Einle sen der HAVWin Daten in IRMA auch dieses Haushaltsjahr eingestellt sein Ansonsten ist das Einlesen auch im alten Haushaltsjahr m glich Ministerium der Finanzen RLP Seite 137 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 2 R ckmeldungen der Kasse Die R ckmeldungen der Kasse beinhalten die Ist Buchungen pro Anordnung Somit kann der Bewirtschafter in IRMA feststellen ob und wann die vom ihm erstellte Anordnung von der Kasse gebucht wurde Die Informationen ber die Istbuchung k nnen in den jeweiligen Anordnungsformularen z B Auszahlungsformularen ber die Schaltfl che Kasseninfo ab gefragt werden Importpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Importverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis C IRMA IMPORT ANORDNUNGEN Es wird die Liste aller Dateien die im jeweils aktuellen Importpfad existieren angezeigt Nach Auswahl einer Datei mit dem Positionsanzeiger kann ber die Schaltfl che Details der Dateiinhalt Anordnungen mit Kassenstatus angezeigt werden ber die Schaltfl che Archiv wird der Importpfad ge ndert und es werden die Dateien aus dem Unterverzeichnis Archiv aufgelistet Nochmaliges Bet tigen der Schaltfl che stellt den Importpfad wieder her IRMA v20030310 lelx I Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster E ffnen w i i 2 EB EB E
47. glich die HUL in IRMA ein schlie lich der Buchungen der Massenverfahren zu f hren Importpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Importverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA IMPORT MASSENVERFAHREN IRMA 20030310 le x Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster ja ffnen Ba E o amp EB EB Einzelplan 08 7A E Speichern R ckmeldungen Kasse Kassenanschl ge Mittelverteiler R ckmeldungen Mittelempf nger Daten bernahme HAYWin Jahr Daten bernahme Massenverfahren ne nn Importpfad NRMANMPORTMASSENVERFAHREN Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis Archiv MV AGB 11801100 _000001 dat txt MYV_VIA KSD_11801100_000001 dat MV_VIA KSD_11801100_000002 dat S DAU0501 Daten bernahme Massenverfahren Import Eigi gericke Datei einlesen Schlie en Verf gbare Dateien im eK OU TtrTrtren Mstart 1 e S D Arma v20030310 G Horst Gericke Inbo B Microsoft word Mt amp jwiltest SIBRS 102 Ministerium der Finanzen RLP Seite 141 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Es wird die Liste aller Dateien die im jeweils aktuellen Importpfad existieren angezeigt Nach Auswahl einer Datei mit dem Positionsanzeiger kann ber die Schaltfl che Details der Dateiinhalt Ans tze angezeigt werden Im unteren Formularteil werden die Ans
48. ist W Microsoft Word Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Tabelle Fenster DEsuskrsBeBFrlo Beer Standard v Times New Roman lt Dieses Exemplar ist lizenziert f r BGS BGS Systemplanung AG Produkt ID 53501 040 1237654 35965 Copyright 1992 97 Microsoft Corporation Ale Rechte vorbehalten Dieses Anwendungsprogramm ist durch US amerikanische Lkheberrechtsgesetze und Bestimmungen internationaler ertr ge gesch tzt Weitere Informationen finden Sie im Dialogfeld Info j aofomen UDO o L A ET se r e a e p eoma Astan BY Microsoft Word WED 0914 Ministerium der Finanzen RLP Seite 11 03 2003 B a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 4 1 Das Formular Wiedervorlage Beim Start des Verfahren und nach dem Um stellen des Haushaltsjahres wird automatisch ein Formular EXT2000 Wiedervorlage ge ffnet welches eine Reihe von Informationen enth lt die f r den angemeldeten Benutzer von Bedeutung sein k nnen IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp amp ER AE e 3 EB EB Einzelplan 08 E EXT2000 Wiedervorlage E H BWL4001 Anordnungsliste der abgewiesenen Anordnungen 1 lolx BenutzarID J E Jahr 2003 r Jahr 2003 Anord Nr Zahlungs Pflichtiger Empf nger F lligkeit Betrag EB Anord Art Jahr Kapitel Titel UT UK Abweisungsgrund Bearbeiter gericke abgewiesene
49. ist findet eine Umsetzung statt d h ein F lligkeitdatum vor dem Haushaltsjahr wird mit Datum 01 01 des Haushaltsjahres und nach dem Haushaltsjahr mit Datum 31 12 an SAP gemeldet Kostenarten ber 90 werden beim Export nicht ber cksichtigt Hinweis Es besteht die M glichkeit bei externen Zuweisungen die zugeordneten Mittel auf Kostenstellen oder Produkte zu verteilen Ministerium der Finanzen RLP Seite 150 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 Hinweise f r die Systemadministration 8 1 Installation des Systems IRMA auf einem SQL Server 8 1 1 Einrichtung des SQL Servers 7 0 1 An der Client Komponente den SQL Server Enterprise Manager mit Anmeldung als Sys temadministrator sa starten rechte Maus auf Server Eigenschaften der SQL Server Registrierung bearbeiten gt Der SA legt den Admin an Im Ordner Sicherheit neuen Benutzer irmaAdmin mit Kennwort und SQL Server Authentizierung einrichten Diesem im Register Serverrollen alle Rechte zuordnen 3 Als irmaAdmin neu anmelden gt Der Admin legt die DB und die IRMA User an Neue Datenbanken IRMA und IRMATEST anlegen 5 Unter Sicherheit Benutzernamen zwei neue Benutzer irma f r die DB IRMA und ir 10 11 12 13 matest f r die DB IRMATEST mit SQL Authentizierung anlegen Bei Benutzer irma un ter Register DB Zugriff f r die DB IRMA alle DB Rollen au er public und db_deny und im Register Serverrolle
50. jahres bernehmen oder umsetzen F r jede Funktion wird jeweils eine Schaltfl che angeboten ber die die bernahme erfolgt Nach der Durchf hrung der einzelnen Funktionen wird der zugeordnete Schalter Erledigt aktiviert gekennzeichnet Der letzte Schalter offene Buchungen umsetzen ist nach der endg ltigen Haushaltsf hrung f r immer gesetzt Die drei ersten Schalter bleiben dagegen nur so lange gesetzt bis eine neue HAVWin oder Kassenanschlags Datei importiert wird Nach einem solchen Import werden die Schalter vom System gel scht und die einzelnen bernahme Schritte k nnen erneut ber die Schaltfl che Daten bernahme aktiviert werden Anschlie end mu trotzdem der Schalter Offene Buchungen umsetzen bet tigt werden um eventuell vorhandene offene Buchungen umzusetzen IRMA Jet Engine Y20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 eask oee HS Oele m HHJ0200 Daten bernahme Haushaltsjahr 2001 Erledigt Neue Stammdaten Buchungsstellen und Ans tze Deckungsgruppen berschreitung der Erm chtigung Schlie en a a n a a a ae ae MStart 1 Microsoft Word amp IRMA set Engine v2 A Project ImaHmp Hhihik EC Ministerium der Finanzen RLP Seite 60 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 5 Aktivieren der Deckungsgruppen Der Haushaltsadministrator hat die M glichkeit nach
51. neben dem EB Gesamtsoll auch alle anderen Erm chtigungsbereiche sein denen vom EB Gesamtsoll Mittel zugewiesen wurden Die Mittelzuweisung erfolgt immer aus dem eingestellten Quell EB Ministerium der Finanzen RLP Seite 71 03 2003 B q a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 3 3 Zuweisungen von Verpflichtungserm chtigungen IRMA Jet Engine 20001218 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster aR Fr Ki MHE 2 E E esamtsol B BEW3200 VE Zuweisen 1 Jahr Kapitel Titel Zweckbestimmung Zuf hrung der Ertr ge des Stiftungsverm gens an die Stiftung Rheinland Pfalz f r Innovation Verf gbare VE Jahr Betrag Verf gbare VE incl Jahr Betrag Buchungsstelle 2002 135 000 00 Geltungsbereich 2002 135 000 00 410 000 00003 75 000 00 410 000 0003 75 000 00 2004 200 000 00 2004 200 000 00 Empf nger Prozent Intern BEWGRUPPE F 57 400 00 14 00 O Extern nl il i n Datum Weitere VE 17 01 2001 Globale Zuweisungen vorhanden O VE bernehmen Zuordnen Bearbeiten Stormeren Verteilung Empf nger Betrag Datum Kassenanschlag Anmerkung Status Intern BEWGRUPPE 90 000 00 17 01 2001 _ Stomiert O Extern Au erplanm ige VE Lo o o Aufteilung Schlie en stellung eines Kassenanschlags mit einer Zuweisung mee A Start A IRMA Jet Engine V2 M Arbeitsbereich B ro Lo
52. negativen Betrag vorgenommen wird In den Nachweislisten f r die Mittel zuweisung sind somit alle Transaktionen nachvollziehbar protokolliert Ministerium der Finanzen RLP Seite 67 03 2003 B Q N B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 3 1 Zuweisungen auf einen Einzeltitel Eine Einzelzuweisung von Mitteln auf eine Buchungsstelle kann f r interne oder externe Mit telempf nger in Form einer absoluten Betragsangabe oder als prozentualer Anteil der verf g baren Erm chtigung erfolgen IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIL KE BHE Es Gesamtsoll E BEW3000 Mittelzuweisung 1 Jahr 2002 Kapitel 0801 Titel 42501 Zweckbestimmung Verg tungen der Angestellten Verf gbare Erm chtigung Buchungsstelle 2 967 508 48 autom Deckungsbereich 2 967 508 48 Empf nger Neu Prozent u EEE Anmerkung O Einzelzuweisung Datum Kassenanschlag 05 03 2003 Anmerkung als Kommentar mitgeben Neu Zuordnen Bearbeiten Stomieren Verteilung Empf nger Betrag Datum Kassenanschlag Anmerkung Status O Intern 1112 900 ADD Trier Sumien Extern KA f r ADD Trier E Intern EB Einzelplan 08 335 27872 05 03 2003 __ stomiert O Extern Zuweisung an den EB Einzelplan 08 o Globale Summe Zuw 4 131 112 80 Einzelzuw 385 278 72 Gesamt 4 516 391 52 gericke Kostenstelle Vermerke bersicht S
53. nicht 0 00 Alles Ok 223 00 Absetzungs Anordnui Systemplanung Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Seite 129 BD Q IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 14 R ckmeldung ber Kasseneing nge IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE A YIK BE 8 EB EB Einzelplan 08 5 EXT2000 Wiedervorlage xj BWL4020 Kasseneing nge E olxil Benutzer ID Jahr 2003 Status offene Kasseneing nge r Jahr 2003 Anord Nr Zahlungs Pflichtiger Empf nger F lligkeit Betrag EB EB Einzelplan 08 z Jahr Kapitel Titel UT UK Objekt Status Zeitbuchung Bearbeiter gericke gt __0 Gericke Horst Mainz 123123123 1 03 2003 200 00 abgewiesene AO L Pr fung berf llig Kasse berf llig Zahlung berf llig gt off Kasseneing zu erledigen Aktualisieren gericke AO anzeigen M AO erste rstellen Erledigen anzeigen Schlie en EV jo nn a a E E Mstart A S G D Arma v20030310 Horst Gericke Inbo 397 Merosoft word mit Sjwiltest LAAD 1540 In der Praxis kommt es vor dass die Kasse Zahlungseing nge verzeichnet f r die es in IRMA keine Anordnungen gibt Sind die IRMA Dienststellen denen eine solche Zahlung zugeord net werden kann bekannt dann meldet die Kasse einen solchen Zahlungseingang nach Irma Die Anzahl dieser Zahlungen wird im Formular EX
54. t konstant sind Dazu steht die Maske BWLS3040 zur Verf gung F r die Wiederkehr der Zahlung sind die Angaben monatlich zweimonatlich viertelj hrlich halbj hrlich oder j hrlich m glich Wahlweise k nnen das Datum der letzten Zahlung oder die Anzahl Wiederkehr Anzahl der Raten insgesamt angegeben werden Das Verfahren errechnet die jeweils alter native Information selbst ndig Dabei bedeutet eine Anzahl von 99 dass es sich um eine end lose Anordnung handelt Auf der Grundlage des F lligkeitsbeginns und der Wiederkehr wird der f r das aktuelle Haushaltsjahr f llige Annahmebetrag in der H L vermerkt Der gegebenenfalls f r das Folge jahr f llige Betrag wird mit der Haushalts berf hrung automatisch in der H L des Folgejah res eingetragen Es braucht keine neue Dauer Annahme Anordnung erstellt zu werden Hinweis Im Zeitraum des bergangs von einem Haushaltsjahr in ein neues muss darauf geachtet werden dass rechtzeitig im Rahmen des vorl ufigen Haushaltsab schlusses zumindest die Dauer Anordnungen in das neue Haushaltsjahr ber f hrt werden Erst mit dieser Aktivit t werden die neuen F lligkeitstermine gesetzt Diese sind erforderlich um die R ckantworten der Kasse nach erfolg ter fr hzeitiger Buchung einlesen zu K nnen Ministerium der Finanzen RLP Seite 89 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 Auszahlungs Anordnungen Das Erfassen der Auszahlungs Anordnu
55. tze zur ausgew hlten Datei aufgelistet Datei einlesen Die ausgew hlte Datei kann ber diese Schaltfl che importiert werden Das aktuelle Tagesdatum wird anschlie end neben dem Dateinamen in der Spalte eingelesen am als Importdatum festgehalten Jede Datei kann nur einmal eingelesen werden Hinweis Der f r die Daten bernahme erforderliche Erm chtigungsbereich MASSENVERFAHREN wird in IRMA automatisch erzeugt und bereitgestellt wenn die entsprechende Auswahl im Hauptmen Ex tras Einstellungen vorgenommen wurde Im Rahmen der Benutzerverwaltung m ssen die relevanten Benutzer diesem Erm chtigungsbereich spezielle Benutzergruppe zugewiesen werden Dar ber hinaus bietet die Schnittstelle Massenverfahren auch die M glichkeit Daten aus anderen Verfahren Datensatzart AVS und dem automatisierten Gesch ftsbuch Daten satzart AGB zu verarbeiten Bei der bernahme dieser Daten wird der aktuell eingestellte Erm chtigungsbereich zur Bu chung verwendet Ministerium der Finanzen RLP Seite 142 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 6 Export der Anordnungen an die Kasse IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 BE 2 EB BEWGRUPPE Ir 53 DAU0102 Anordnungen Export Anordnungen Kassenanschl ge Mittelempf nger Jahr 2001 R ckmeldungen Mittelverteiler Exportpfad CHA
56. v20030310 lelx Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster sRYEL RB meine u aam BWL6000 nderungsprotokoll Sammel Annahme Dauer Annahme a 2003 AO Nr 1029 A Festlegung gt Auszahlung Tabelle Feld Wert vorher Sammel Auszahlung nderung von nderung am Wert nachher LI E AO _NR 000001029 ANORDNUNG REV_R_AM 04 02 2003 12 12 18 04 02 2003 12 12 13 Fremdw hrung Umbuchung nderung AO_NR D00001029 Allgemeine Anordnung ANORDNUNG REY_R_YON if gt Da 20 12721 en AO_NR 000001029 ANORDNUNG STATUS_IRMA 1 pericke jp4 02 2003 12 12 18 AO_NR 000001029 ro io ANORDNUNG_2 BEARBEITET AM 04 02 2003 12 12 04 Een gericke 04 02 2003 12 12 18 04 02 2003 12 12 13 AO_NR 000001029 ANORDNUNG BETRAG_AO 1 122 00 gericke 04 02 2003 13 12 37 p 00 gericke Protokoll Datei Datensatz 14 f 1 piri von amp Zahlungsplan gt Suchen gt 31 Pre D Jrorheriger Wert En ee Mstart A amp E D Arbeitsbereich Lotus Notes 19 Microsoft Word Mtarbei rma vz0030310 z4 13 38 Ministerium der Finanzen RLP Seite 122 03 2003 BD a a BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 11 Stornieren von Anordnungen Jede Anordnung kann storniert werden Mit der Stornierung einer Anordnung werden die mit
57. zu erhalten bzw an ihn abzugeben muss das Kennzeichen Einzelzuweisung aufgehoben werden In der Aus wertung bersicht Deckungsgruppe werden somit nur Buchungsstellen angezeigt die mit nicht gesetztem Schalter Einzelzuweisung zugeordnet sind Mit dem Schalter Einzelzu weisung besteht demnach in der Praxis die M glichkeit einen Titel bergangsweise aus ei ner Deckungsgruppe herauszunehmen Der Minusdeckungsbetrag MDB stellt f r die Titel einer Deckungsgruppe eine Art globale Einsparungsauflage dar die zusammen von allen Titeln erbracht werden m ssen Somit kann sichergestellt werden dass die Deckungsgruppe einen bestimmten Verf gungsrahmen nicht unterschreitet Bei der Berechnung des MDB der alle Erm chtigungsbereiche au er Ge samtsoll umfasst spielt der Schalter Einzelzuweisung keine Rolle Die Berechnung der verf gbaren Mittel die den nehmend zugeordneten Buchungsstellen ei ner Deckungsgruppe mit Deckungsumfang G zur Verf gung stehen erfolgt folgenderma en Zun chst werden die Mittel aller gebenden Titel addiert bei denen der Schalter Einzelzuwei sung nicht gesetzt ist Anschlie end werden Minusbetr ge bei einseitig nehmenden EN Titeln ohne Schalter Einzelzuweisung ber cksichtigt und m ssen dementsprechend aus dem Verf gungsrahmen herausgerechnet werden Das folgende Zahlenbeispiel soll das bisher gesagte kurz verdeutlichen Titel 51101 51102 51
58. 01 05 2002 dr 202 vupti mo Im soo O UT nicht anzeigen au Bigu M Summen Zeitraum Seite A gericke Schlie en Auswertungszeitraum ZEEE a a ja a fi Te Mstart A S E D Arbeitsbereich Lotus Notes T Microsoft Word Mtarbei amp rma vz0030310 24AM 1410 Im Kopfteil der H L werden neben den Gesamtsummen der verf gbaren Erm chtigungen bzw verf gbaren Ausgabemitteln und den konkret eingegangenen Summen ber Festlegun gen Auszahlungen oder Annahmen jeweils auch die Gesamtsumme aller IST Buchungen angezeigt Wird im Formular BEW6000 Haushalts berwachungsliste ein Auswertungszeitraum aus gew hlt der nicht das ganze Jahr umfasst und das Zeichen Summen Zeitraum gesetzt wer den die Summen der festgelegten und angeordneten Mittel sowie der IST Betr ge bez glich dieses Zeitraums in der H L angezeigt Ministerium der Finanzen RLP Seite 126 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 13 R ckmeldungen der Kasse 1 2 3 4 R ckmeldungen der Kasse zu den aus IRMA bersandten Anordnungen werden ber das Hauptmen Datei Import R ckmeldungen Kasse eingelesen Nach erfolgter Pr fung werden die Daten der R ckmeldungss tze in die IRMA Datenbank importiert die Importdatei als eingelesen gekennzeichnet und geschlossen Bei der Bearbeitung der R ckmeldungen sind folgende F lle zu ber cksichtigen Handelt es sich um Best tigungsmeldungen mit Anordnungsbezug so ndern
59. 02 Titel ur 00 uk 00 Zweckbestimmung Zuf hrung der Ertr ge des Stiftungsverm gens an die Stiftung Rheinland Pfalz f r In Verpflichtungsnumme 1 Mit aktuellen VE verrechnen Verf gungsrahmen Buchungsstelle 140 000 00 Noch verf gbar 65 000 00 Einschl Geltungsber 140 000 00 Noch verf gbar 65 000 00 F lligkeitsjahr 2003 Betrag Neu 2 16 800 00 Dif 16 80 00 Bestehend Neu Bearbeiten Zuordnen F lligkeitsjahr 2002 Betrag Neu 6 900 00 Diff 5 900 00 Bestehend Differenzbetrag nach Zuordnung a BE El Eu Eu u Mstar Q IRMA Jet Engine v2 MM Arbeitsbereich B ro Lot FE Project Ima Hmp Bzp Hlx WY Microsoft Word 4LAD 1318 Ministerium der Finanzen RLP Seite 75 03 2003 B Q IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 3 4 Mittelverschiebung Mittelverst rkung IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp A YK i baH Gesamtsoll amp 3 BEW3300 Mittelverst rkung Jahr 2002 abgebende Buchungsstelle Kapitel Titel 51701 x Zweckbestimmung Bewirtschaftung der Grundst cke Geb ude und R ume B Verf gbar Buchst Verf gbar Deckb EB Einzelplan 08 x 9 952 45 9 952 45 Betrag 1 500 00 Anmerkung empfangende Buchungsstelle Kapitel Titel Zweckbestimmung EB Verf gbar Buchst Verf gbar Deckb Betrag 1 500 00 Schlie en Erfa te
60. 03 1 278 00 p o0 H L Eintrag 0801 11111_ oo po Verwattungsgeb hren Nachverg tung Rechnungsdatum Rechn Text f r H L Verwendungszw Nachverg tung Januar Maier Katja Mainz Anordnungsnummer 1028 O stomiert Summe HOLME gericke 7 Steornieren Kasseninfo Aufr Anordnungsnummer 1028 H L Nr gorca OK Abbrechen Datensatz 14 4 i 11 Leib von 1 aufzurechnender Betrag erR 1 FI Mstart ade ir Q Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft Word Mitarbei amp rma vz0030310 SEO 11 55 Ministerium der Finanzen RLP Seite 116 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 10 ndern einer Anordnung Zeichnen und Anordnen IRMA V20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE BYERE BE eg EB EB Einzelplan 08 S BWL4000 Suchkriterien f r Anordnungen Suchen 1 Jahr Kapite It gt Zweckbestimmung Me Anordnungsart Dauer Auszahlungs Anordnung x Anordnungen om L Im Anordnungsgruppe Jahr der Gruppe 2003 von bis Erfassungsdatum von 01 01 2003 bis 04 03 2003 F lligkeitsdatum von BZ bis a Betrag EEE EEE HOLM O E O Bearbeiter Ben rechnerisch richtig sachlich richtig O angeordnet nicht rechnerisch richtig O nicht sachlich richtig O von Kasse abgewiesen U berzahlt O auch stormiet O gericke 7 Neu Li
61. 103 Deckungsgruppe Deckungsgruppe GG GG GG mit MDB ohne MDB EB1 100 000 100 000 100 000 max 270 000 300 000 EB2 20 000 130 000 40 000 max 90 000 90 000 EB 3 50 000 160 000 70 000 max 180 000 180 000 Summe 170 000 190 000 210 000 max 270 000 570 000 Ministerium der Finanzen RLP Seite 42 03 2003 D q 5 D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Zu einer Deckungsgruppe geh ren drei Titel GG gegenseitig gebend die verf gbare Mit tel in drei Erm chtigungsbereichen EB 1 bis EB 3 in obiger H he besitzen Es wird ein MDB von EUR 300 000 veranschlagt Damit sind also von den in der De ckungsgruppe EB bergreifend verbleibenden Mitteln von EUR 570 000 nur noch EUR 270 000 f r Festlegungen und Anordnungen nutzbar Die maximal verf gbaren Mittel der Deckungsgruppe f r jeden Erm chtigungsbereich ohne MDB sehen Sie in der letzten Spalte Wird nun bei dem Titel 51103 der Schalter Einzelzuweisung gesetzt so werden die zuge h rigen Mittel nicht mehr in den Deckungsbereich mit eingerechnet Im EB 1 stehen somit nur noch EUR 200 000 zur Verf gung im EB2 EUR 50 000 00 und im EB3 EUR 110 000 00 An der maximal verf gbaren Summe von 270 000 00 EUR innerhalb der DG bei einem MDB von 300 000 00 EUR ndert sich aufgrund der Einzelzuweisung nichts Wenn im EB1 und EB2 die vollen Betr ge von 200 000 00 EUR und 50 000 gebucht wurden st
62. 200 Umbuchung bei sekund ren Deckungsgruppen erh lt Das Formular BWLS5200 Umbuchung bei sekund ren Deckungsgruppen kann auch innerhalb der Stammdatenpflege im Formular STM2060 Zuordnung zur sekund ren Deckungsgruppe nach Auswahl der sekund ren DG ber die Schaltfl che Umbuchen aufgerufen werden Beispielhafte Erl uterung zur Funktionalit t der DG In einer prim ren Deckungsgruppe mit Deckungsumfang G Global stehen die Mittel der gebenden Titel bei Bedarf d h bei einer Festlegung welche die Mittel des ausgew hlten Ti tels bersteigt automatisch den nehmenden Titeln zur Verf gung Dabei ist es durchaus denkbar dass ein einzelner Titel ins Minus gebucht wird so lange die Summen der Mittel aller Titel dieser Deckungsgruppe einen nicht negativen Verf gungsrahmen bilden Die Be rechnung der verf gbaren Mittel erfolgt dabei innerhalb des Erm chtigungsbereiches in dem die Festlegung erfolgt Bei einer prim ren Deckungsgruppe mit Deckungsumfang GA Global mit Aufteilungs zwang oder bei einer sekund ren Deckungsgruppe hingegen m ssen bei einer Festlegung Mittel manuell von den gebenden Titeln auf den nehmenden Titel umgebucht werden um diesen zu unterst tzen Die Titel dieser Deckungsgruppen k nnen niemals einen negativen Betrag aufweisen Ein konkretes Beispiel soll die unterschiedliche Funktionalit ten der Deckungsgruppen ver deutlichen Nehmen wir an zu einer prim ren Deckungsgruppe geh ren zwei Titel A un
63. AO E Maier Kata Man _ _ ____ josoa20s Pr fung beratig 4 2003 11301 oo interne Abweisung Kasse berf llig E 03 03 2003 a o mel 2003 11305 0 o0 fintem Abweisungs off Kasseneing 0 Gericke Horst Mainz 03 03 2003 19 0000 2003 0302 6s201 J o0 o meme Anwen _ ML Umsstzus en Aktualisieren Info gericke 7 Anzeigen Schlie en Schie en Datensatz uif 1 gt ij gt j von 4 Formans rrrrrrrrerrZrr Aaee Mstart A S G D Arma v20030310 Horst Gericke Inbo 197 Microsoft word mit SyT Abgabe a rma Update SI U 8 za ber dieses Formular erh lt der Anwender die Infomationen ber den aktuell im Verfahren angemeldeten Benutzer das eingestellte Haushaltsjahr und den ausgew hlten Erm chtigungs bereich des angemeldeten Benutzers Zus tzlich werden bestimmte Informationen hinsichtlich abgewiesener bzw berf lliger Anordnungen zu einem ausgew hlten Benutzer angezeigt Abgewiesene AO Angezeigt wird die Anzahl der abgewiesenen Anordnungen f r die der angemeldete ausgew hlte Benutzer die rechnerische Richtigkeit gezeichnet hat Die Liste dieser Anordnungen wird automatisch beim Start des Verfahrens angezeigt Pr fung berf llig Angezeigt wird die Anzahl der f r den angemeldeten ausgew hlten Benutzer berf lligen Anordnungen bei denen dieser Benutzer der letzte Bearbeiter war Angezeigt werden also Anordnunge
64. Anzahl der Tage die vergehen d rfen bis eine unbearbeitete Anord nung als berf llig angesehen wird Min pro Signatur Anzahl der Minuten die dem Anordner nach dem Signieren einer Anordnung zur Verf gung stehen um eine zweite Anordnung zu sig nieren ohne dass er sich erneut anmelden muss Ministerium der Finanzen RLP Seite 34 03 2003 Wird dieses Kennzeichen gesetzt so wird dem Benutzer bei Auswahl eines Bildschirms in dem eine Buchungsstelle angegeben werden muss jeweils die von ihm zuletzt benutzte Buchungsstelle vorgeblen det Name des Verfahrens IRMA der in der Titelzeile zusammen mit der Versionsnummer angezeigt wird Pfad ber den das Verfahren auf die Online Hilfe zugreifen kann Name des Computers auf dem der Mail Server installiert ist Name des eingerichteten IRMA Postfachs f r den EMail Transfer Name der f r die Signierung ben tigten DLL Produktbezeichnung des f r die Signatur ben tigten Kartenlesers BD Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Weitere grundlegende Einstellungen f r das Verfahren k nnen im Hauptmen unter Ex tras Einstellungen vorgenommen werden Dort ist es m glich ausgew hlte Funktionen f r die in den einzelnen Dienststellen ein unterschiedliches Interesse vorliegt dienststellenspezi fisch zu aktivieren IRMA Y20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster any x P e gt
65. Benutzer Benutzergruppen Bewirtschaftungsgruppen Funktionen Haushaltsjahr 2003 Mehrwertsteuer Voller Satz Erm igter Satz oO E chergruppenschl ssel Kennwort ndern Kennwort ndern Chipkarte Pers nliche Einstellungen Einstellungen EXT3010 Hinweise Standardvorgaben z Toolbox Haushaltsjahr 2003 Hinweis Nr Daten aus Massenverfahren Kostenstellen Pflichtfeld Views generieren Hinweistext Angabe eines beliebigen Hinweistextes der jeweils bei di Anmeldung und oder der Erstellung einer Anordnung angezeigt wird Anordnungsrevision F9 Revision F11 Wiedervorlage F10 DM lt gt Euro Exportierte AO verschl sseln Zwangsinspektion vorschreiben SAP Export PKCS 11 Kartenleser Hinweise f r den Bewirtschafter Hinweise zeigen Hinweis zeigen O beider Anmeldung O bei der Anordnungserstellung H ufigkeit 2 O beider Anmeldung O bei der Anordnungserstellung gericke Verzeichnisse OK Abbrechen Neu Speichern L scl Schlie gericke Datensatz KIRN 1 gt bij gt j von 1 in oooO O SCI Astart 4 E D E Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft Word mtarbei A rma vzo030310 24DA 16 51 Ministerium der Finanzen RLP Seite 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Hierbei handelt es sich um die M glichkeit zur Erf
66. Betrag muss ohne Rest vollst ndig aufgeteilt sein Die H he des Betrages f r das jeweilige F lligkeitsjahr muss kleiner als die f r dieses Jahr m gliche Gesamtsumme sein Ministerium der Finanzen RLP Seite 74 03 2003 D q IRMA Bewirtschaftungspraxis ys Systemplanung Nach der Zuweisung der VE auf eine Buchungsstelle f r einen internen bzw externen Emp f nger k nnen die berechtigten Mitarbeiter im Anschluss eine konkrete Verpflichtung mit einem Zahlungspartner eingehen Siehe dazu die folgende Abbildung A IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 SRAT K y EM TE Mtelverakung JE Eee 3 Zuweisungen Nachweisliste Jahr Kapitel 2002 Kassenanschlag Zweckbestimmung Zuf hrung der E ha ens an die Stiftung Rheinland l Liste Verpflichtung C Verpflichtung auf einer Buchungsstelle Erm chtigungsbereich Verpflichtung auf mehrere Buchungsstellen Summen pre Adresse Meier Katja R vershagen KM 3232 5599 Bankverbindung Kto Kto 123 bei BLZ 10120900 ABC BANK 12159 BERLIN bei Kto 123 bei BLZ 10120900 ABC BANK 12159 BERLIN 10120900 ABC BANK 12159 BERLIN Aktenzeichen eirabo O O o 2 Text f r H L Vepflichtung f r eine au ergew nliche Stiftung Brooke 5 Pe U OK Neu Stornieren E lligkeitsjahre OK Abbrechen E BEW4010 F lligkeitsjahre einer Verpflichtung Jahr 2001 Kapitel 20
67. EB in einen anderen sind m glich Wichtig Ist ein Benutzer Mitglied in mehreren EBs so ist bei der Erstellung einer Fest legung bzw Anordnung auf die Auswahl des entsprechenden EBs zu achten Die Kennzeichnung ob eine Benutzergruppe ein EB ist erfolgt in der Maske BZP1110 Be nutzergruppen Details Sinnvollerweise sollte man eine Benutzergruppe genau dann als EB kennzeichnen wenn sie unabh ngig von den Mittelbewegungen in den anderen Benutzer gruppen ber ein eigenes Mittel Kontingent verf gt und dieses eigenst ndig verwaltet Eine Benutzergruppe die keine Aufgaben bzgl der Mittelverteilung oder Mittelverwendung wahr nimmt z B Stammdatenpflege oder Benutzer Administration sollte dagegen nicht als EB gekennzeichnet werden Ist eine Benutzergruppe als EB gekennzeichnet so wird der Zuordnungsbereich Erm chtigte Benutzergruppen aktiviert und editierbar Die hier erfassten Zuordnungen wirken sich wie folgt aus Der Benutzer x hat genau dann Zugang zum EB y wenn a x dem EB y zugeordnet ist oder b x einer Benutzergruppe zugeordnet ist die via BZP1110 zum Zugriff auf y erm chtigt ist In diesem Fall wird dem Benutzer x in BEW2000 Auswahl Erm chtigungsbereich der EB y zur Auswahl angeboten Kann der Benutzer in BEW2000 aus mehreren EBs ausw hlen so stehen ihm zwar die Kontingente aller angebotenen EBs zur Verf gung aber er kann im Rahmen einer Transaktion immer nur auf das Kontingent eines dieser EBs zugreifen
68. Einstellungen Systemsteuerung ODBC Data Sources Register Drivers ACCESS Treiber ab Version 3 51 Jet Engine lokales IRMA bzw mindestens SQL Treiber 3 6 ORACLE 7 3 3 DB2 AS 400 Sonst aktuelle MDAC Datei im Ordner Tools von der IRMA CD starten bzw ORAC LE Treiber mit entsprechender Installations CD einrichten Anschlie end Neustart Anmeldung als lokaler Admin 4 Startm glichkeiten der IRMA Installation selbststartende Installations CD neu einlegen CD ROM auf zu autorun exe im Root Verzeichnis der IRMA CD Setup Programm in Abh ngigkeit vom Betriebssystem in CD Install Benutzerdefinierte Installation in neues Verzeichnis C IRMA durchf hren Dabei Run time Version ACCESS besser abw hlen wenn ACCESS vollinstalliert ist NIEMALS IRGENDETWAS ERSETZEN IGNORIEREN W HLEN WENN M GLICH 5 Signatur Komponente von C installieren von C IRMA Signatur Disk1 die Datei setup exe mit blauem Bildschirmsymbol star ten Verzeichnis C IRMA CKit32 zum Kopieren angeben CryptoSafe PrivateSafe Reader ausw hlen Anschlie end Neustart Login als Benutzer f r Windows 6 Falls Sie IRMA auf einem SQL Server verwenden Zwei neue Datenquellen IRMA und IRMATEST f r den SQL Server einrichten Start Einstellungen Systemsteuerung ODBC Data Sources Register System DSN Button Add dr cken dann Treiber f r SQL Server ausw hlen Eingabefelder Name IRMA Description IR
69. Eintrag eine Statusangabe die entweder den Wert A f r aktuell oder P f r Protokoll aufzeigt In den aktuellen H L Berichten werden generell nur die H L Eintr ge mit Status A aktuell aus gewertet Wenn eine Liste keine Daten enth lt wird sie in der Regel mit einem entsprechenden Hinweis nicht angezeigt Durch das Setzen des Kennzeichens Kopf immer anzeigen werden auch lee re Listen erstellt die im Kopfteil den aktuellen Haushaltsansatz enthalten Haushalts berwachungslisten sollen einen berblick ber den Stand der Haushaltsmittelbe wirtschaftung verschaffen Die H L E dient der berwachung der angeordneten Haus haltseinnahmen als Hilfsmittel bei Kassenpr fungen und als Unterlage f r die Rechnungspr fung Die H L A dient der Kontrolle der Bewirtschaftung von Ausgabemitteln der Vermei dung von Haushalts berschreitungen sowie dem berblick ber die verf gten und verf gba ren Haushaltsmittel In die H L VE wird jeweils die Inanspruchnahme einer Verpflichtungserm chtigung durch Eingehen einer Verpflichtung aufgelistet Die H L VE kann als Vorl ufer zur Buchung ber eingegangene Verpflichtungen betrachtet werden Nachfolgend sehen Sie eine bersicht ber die m glichen Kennzeichen im Feld Vermerk und ihre Bedeutung Allgemeine Anordnung Barauszahlungs Anordnung nderungs Anordnung Dauer Anordnung Mitteilung Einzel Anordnung Mitteilung Festlegung Geldforderungs Anordnung
70. Expontpfad CARMAEXPORTSAP SAP AO Nr_ Nachname Konto Kostl Betrag 138 Aral Autocenter 600151401 910008 1 500 00 DM 301 Stadtwerke Trier G 600251701 410008 60 00 DM 340 Schwarz 100511909 320008 80 00 DM Einstellungen Gericke erste Schlie en es E e A Mstart GY Explorer CARMA T Microsoft Word Mitarbeit MM Arbeitsbereich B ro Lot 8 Eingabesufforderung tp t E IRMA 1Test v20010 A CU HP A 1358 Es wird ein Zeitraum angegeben f r den die SAP S tze zu einer Datei zusammengestellt werden sollen M glich ist eine Monats oder Quartalsangabe Dabei ist zu beachten dass die Exportzeitr ume logisch aufeinanderfolgend gew hlt werden m ssen Nach dem Monat M rz kann beispielsweise nur der Monat April oder das zweite Quartal gew hlt werden und nach dem zweiten Quartal dann nur das dritte Quartal oder der Monat Juli Begonnen werden muss in jedem Fall entweder mit dem Monat Januar oder dem ersten Quartal oder das ganze Jahr Sollten f r diese Zeitr ume keine Daten gefunden so muss trotzdem eine Datei mit 0 Datens tzen erzeugt werden damit die Folgedateien ordnungs gem erstellt werden k nnen Exportpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Exportverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA EXPORT SAP Ministerium der Finanzen RLP Seite 148 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Das Erzeugen der Schn
71. F9 Jede im Verfahren erstellte Druckvorlage oder auch eine ausgew hlte Online Hilfe kann im Hauptmen punkt Datei mit der Auswahl Drucken auf dem zugeordneten Drucker ausgedruckt werden Wer h ufig mit der gleichen Buchungsstruktur arbeitet kann diese im Hauptmen punkt Extras in der Maske EXT3100 Standardvorgaben einstellen ber das Kennzeichen Bst benutzen wird die zuletzt im jeweiligen Erm chtigungsbereich benutzte Bu chungsstruktur automatisch vorgesteuert wenn eine Erfassungsmaske f r Anordnungen Zuweisungen oder Auswertungen aufgerufen wird Ministerium der Finanzen RLP Seite 15 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 Verfahrensadministration 2 1 Benutzer und Zugriffsverwaltung Die Benutzer und Zugriffsverwaltung ist eine der wesentlichen Administrationsaufgaben in IRMA Sie regelt den Zugang der Benutzer zum System und stellt ber die verschiedenen zu vergebenden Rechte eine Verbindung zwischen den Benutzern und den Buchungsstrukturen sowie den einzelnen Masken her Die Benutzerverwaltung in IRMA stellt sicher dass die im System abgelegten Daten nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen und ge ndert werden d rfen Ein schreiben der Zugriff auf die von IRMA verwalteten Daten darf nur ber die Anwendung IRMA erfol gen Die in der Benutzerverwaltung festgelegten funktionellen Strukturen und Zugriffsberechti gungen spiegeln im Wesentlichen die arbeitsorg
72. IRMA EXPORTANORDNUNGEN verf gbare signierte Anordnungen Gericke 12 01 01 13 31 00 Gericke 12 01 01 13 31 00 Gericke 12 01 01 13 04 46 bereits erstellte Dateien O Verschl sselung f r Email Umsetzungen Datei Datei Drucken f r Kasse nochmals Ellen erstellen erstellen Schlie en bewi Bra LO _ _____ EEE EESE Msar EY Microsoft Word Arbeitsbereich B ro J HE Project Irma Hmp D amp rma Jet Engine amp IRMA JetEngine v2 LOUD 15 34 Alle signierten Anordnungen werden ber diese Exportfunktion an die zust ndige Kasse weitergeleitet Die zust ndige Kasse ist im jeweiligen Benutzerprofil hinterlegt bzw wurde bei der Anordnungserstellung ge ndert Kasse Aus der Komboliste ist die Kasse f r die der Export durchgef hrt wer den soll auszuw hlen Exportpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Exportverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA EXPORT ANORDNUNGEN verf gbare signierte Anordnungen Es wird die Liste aller signierten Anordnungen f r die ausgew hlte Kasse die im aktuellen Exportpfad existieren angezeigt Diese Anord nungen stehen f r den Export bereit Ministerium der Finanzen RLP Seite 143 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung bereits erstellte Dateien Verschl sselung f r Email Details Umsetzung f r Kasse erstellen Datei nochmals erstellen Datei erstellen
73. In dieser Liste werden alle bisher erstellten Exportdateien angezeigt Dieses Kennzeichen kann gesetzt werden wenn die zu exportierenden Anordnungen verschl sselt werden sollen Wenn unter Ex tras Einstellungen die Auswahl f r die Verschl sselung auf Ja gesetzt ist wird das Kennzeichen entsprechend vorgesteuert Bei Nein Kann das Kennzeichen hier f r eine konkrete Datei trotzdem gesetzt werden Nach dem Selektieren einer Datei durch den Positionsanzeiger kann durch Aktivieren dieser Schaltfl che die Liste aller Anordnungen die in dieser Datei enthalten sind angezeigt werden ber diese Schaltfl che k nnen alle Anordnungen die innerhalb der Hauptauswahl Haushaltsjahre beim bergang auf die endg ltige Haushaltsstelle auf eine andere Buchungsstelle umgesetzt wurden in einer Datei zusammengefasst und an die jeweilige Kasse geschickt werden Diese Datei kann immer wieder erzeugt werden und besitzt als Sendungsnummer immer das aktuelle Haushaltsjahr Das Einlesen die ser Datei am Gateway bewirkt eine Umsetzung der Anordnungen im HKR Eine bereits erstellte Exportdatei kann bei Bedarf ber diese Schalt fl che nochmals erstellt werden Dies kann notwendig werden wenn der Kasse diese Exportdatei beispielsweise aus technischen Gr nden nicht zur Verf gung gestellt werden konnte oder die Datei nicht lesbar 1st Die verf gbaren signierten Anordnungen werden zu einer Exportdatei zusammengestellt Anschlie end werden di
74. LP Seite 164 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 21 22 23 24 IRMATEST in der die Arbeitsgruppendatei irma mdw steht und Pfad und Name des Frontend anpassen z B C Programme Microsoft Office Office msaccess exe profile IRMA wrkgrp ILW IRMA IRMATEST rma mdw C IRMAlirmatest mdb nur SQL bzw ORACLE Daten berleitung f r IRMATEST durchf hren vgl 15 Login ins Testsystem IRMATEST als irmaadmin Datei Dienstprogramme Daten berleitung anw hlen Ziel DB ODBC einstellen Select data source Auswahl der Datenquelle IRMATEST bzw IRMATORA unter Re gister Machine Data Source Quelle C IRMA irmal_be mdb ohne Schreibschutz ffnen nur SQL bzw ORACLE Neue DB Verbindung zum SQL Server bzw zur ORAC LE DB in IRMATEST herstellen vgl 16 Wichtig Vorher Daten berleitung durchf hren sonst wird mit einer leeren DB ver kn pft Login ins Testsystem IRMATEST als irmaadmin Datei ffnen w hlen Maske HLP1000 ffnen Datenbank ffnet sich in Kombobox Datenbank SQL Server bzw ORACLE ausw hlen Maske HLP1002 Parameter ODBC Datenbank ffnet sich Eingabefelder f llen Datenbank irmatest Datenquelle DSN IRMATEST bzw IR MATORA Benutzer irmatest Passwort irmatest ggfs anderes Passwort f r den Server Benutzer IRMA Pfade f r Import und Export f r DB IRMATEST und Name der Anwendung anpassen vgl 9 Sicherheitskopien d
75. MA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung BWLS5000_E BWLS5000_L BWLS5100_E BWLS5100_L BWLS5200_E BWLS5200_L BWL6000_E BWL6000_L BZP1000_E DAUO401_L DAUO0402_E DAUO402_L SAPO100_E SAPO100_L SAP1000_E SAP1000_L DAUO450_L DAUOS01_E Daten bernahme Massenverfahren Import editieren DAUOS501_L Daten bernahme Massenverfahren Import lesen DAU1000_E Allgemeiner Import editieren Seite 181 Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung EXT3000_L HHJO000_E HHJO000_L HHJO001_E HHJO001_L HHJO0100_E HHJO100_L HHJO101_E HHJOI101_L HHJ2000_E HHJ2000_L HHJ2010_E HHJ2010_L HHJ3000_E HHJ3000_L HHJ5000_E HHJ5000_L HHJ5100_E HHJ5100_L HLP1000_L HLP2000_L Daten berleitung durchf hren STMO0000_E Einzelpl ne editieren STMO000_L Einzelpl ne lesen Seite 182 Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Maske STM0010A_E STM0010A_L TM0010B_E STM0010B_L STM0010C_E un TMOOIOD_E TMOOIOD_L TMOIOO_E TMOIOO_L TMOISO_E TMOISO_L TM0160_E TMO160_L TM0200_L TM0210_L TM0300_L TMO400_L TMOSIOE TMOSIOL TM0520_E TMO520_L TMOS30_L TMOS40_L TM0542 L TMOSSO_L S S un STMOO10OC_L GRP Vermerke lesen un TM0560_L TM0570_L TM0600_L TM1001_E TM1001_L TM1002_E TM1002_L TM1003_E TM1003_L STM1004_E STM1004_L STM1005_E STM1005_L STM1006_E TM1006_L STM1007_E STM1007_L Z Titel lesen STM1008_L Z
76. MA SQL Server 6 5 7 0 Ser ver Server mit SQL Server DB SQL Server authentication anw hlen mit neuangelegtem IRMA Benutzer irma default database einstellen auf die jeweilige neue Datenquelle Option Tempor re gespeicherte Prozeduren f r vorbereitete SQL Anweisungen erzeu gen und gespeicherte Prozeduren l schen bzw Create temporary stored procedures for prepared SQL statements and drop the stored procedures unbedingt abw hlen restliche Masken voreingestellt bernehmen Prozedur wiederholen f r IRMATEST Eingabefelder IRMATEST IRMATEST SQL Server 6 5 7 0 Server mit SQL Server DB Ministerium der Finanzen RLP Seite 161 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 Falls Sie IRMA als Jet Engine Datenbank verwenden Zwei neue Datenquellen IR MAJET und IRMATEST f r die Jet Engine einrichten Start Einstellungen Systemsteuerung ODBC Data Sources Register System DSN Button Add dr cken dann ACCESS Treiber ausw hlen Database LW IRMA RMA rmal_be mdb bzw LW IRMA IRMATEST rmal_be mdb System Database LW IRMA IRMA irma mdw bzw LW IRMA RMATEST rma mdw 8 Falls Sie IRMA als ORACLE Datenbank verwenden Zwei neue Datenquellen IR MAORA und IRMATORA einrichten Start Einstellungen Systemsteuerung ODBC Data Sources Register System DSN Button Add dr cken dann Treiber ORACLE 8 1 6 ausw hlen Service Na
77. P0001 Kennwort ndern wird im Feld Al tes Kennwort die Zeichenfolge x7auszug eingetragen Nachdem mit der Tabulator Taste nach der Eingabe das Feld verlassen wurde muss die Tastenkombination Strg F12 gleichzeitig gedr ckt werden In der daraufhin angezeigten Maske HLPO000 Werkzeuge ist die Schaltfl che IR MA Datenbank_Auszug zu dr cken Ergebnis Unter dem Namen irmal_be_jjmmtthhmmss mdb ist auf dem Server im Verzeichnis IRMA ein aktueller Datenbankauszug erstellt worden Dabei bedeuten die Buchstaben jjmmtt das aktuelle Tagesdatum der Form JahrJahr MonatMonat TagTag und hhmmss die aktuelle Tageszeit zu der der Auszug gezogen wurde StundeStunde MinuteMinute SekundeSekunde Sollte es erforderlich sein in der Folge mit dem Datenbankauszug weiterarbeiten zu m ssen so sind folgende Aktionen durchzuf hren 1 2 3 4 Das Verfahren IRMA wird geschlossen Im Verzeichnis IRMA auf dem Server muss die nicht mehr ben tigte Datenbank ir mal_be mdb entfernt oder umbenannt werden Der Datenbankauszug irmal_be_jjmmtthhmmss mdb ist umzubenennen in ir mal_be mdb Das Verfahren wird neu gestartet Ministerium der Finanzen RLP Seite 169 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 5 Hinweise zu Sperren in IRMA Mit der Version V20000904 existieren in IRMA diverse Sperren um zeitgleiche Aktivit ten wie etwa die Anordnungspr fung und den Export zu verhindern Diese Sperren werden
78. RMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Beim ffnen der Formulare f r den Import wird das Email Postfach nach Dateien f r den Import durchsucht Werden passende Dateien gefunden so werden sie aus den Emails gel st und in das richtige Import Verzeichnis gestellt Anschlie end wird die Email gel scht Vor dem automatischen Versenden der Anordnungsdatei wird diese mit Hilfe der Software f r den Kartenleser verschl sselt Am Gateway PC in der Kasse wird die Datei wieder ent schl sselt In der umgekehrten Richtung werden die R ckmeldungsdateien am Gateway PC verschl s selt und in IRMA wieder entschl sselt Im Formular EXT3000 Einstellungen kann angegeben werden ob generell die Anordnungs Dateien verschl sselt werden sollen Diese Einstellung wird beim ffnen des Formulars DAUO0102 voreingestellt kann aber dort auch ge ndert werden siehe auch 7 6 Export der Anordnungen zur Kasse Ministerium der Finanzen RLP Seite 135 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 1 Import von HAVWin Daten und Kassenanschl gen Die f r die Arbeit in IRMA erforderlichen und relevanten Haushaltsdaten werden als HAVWin Daten Ressort Ebene oder Kassenanschl ge nachgeordneter Bereich importiert Die Importdateien enthalten alle Stammdaten wie Kapitel Titel Zweckbestimmung Ver merke etc Mit der vorliegenden Importfunktion k nnen nun diese zusammengestellten Plan daten nach IRMA bernommen werden Importpfa
79. RT Kassenanschlaege datei laufwerk IRMA IMPORT Massenverfahren datei laufwerk IRMA IMPORT Rueckmeldungen datei laufwerk IRMA IMPORT datei f r allgemeinen Datenimport BLZ Ausgabereste Abk rzungen Kostenarten Bevor in IRMA eine Datei eingelesen importiert werden kann muss sie im entsprechenden Importverzeichnis gespeichert sein Exportverzeichnisse laufwerk IRMA EXPORT Anordnungen datei laufwerk IRMA EXPORT Kassenanschlaege datei laufwerk IRMA EXPORT Rueckmeldungen datei laufwerk IRMA EXPORT SAP datei Die Exportfunktionen in IRMA stellen die Dateien in die jeweiligen Exportverzeichnisse aus denen heraus sie dann per Email exportiert werden Schnittstellendateien k nnen automatisch an die Kassen oder andere Dienststellen ver sendet bzw von dort empfangen werden Es werden die MAPI Schnittstelle f r Microsoft Outlook Exchange und die Lotus Notes API unterst tzt Dazu m ssen die Email Adressen in den Formularen STM3000 Dienststellen und STM3010 Kasse eingegeben werden Au erdem muss das Postfach Profile bzw der Pfad der Lotus Notes Email Datenbank im Formular EXT3100 Standardvorgaben angegeben sein Sind diese Voraussetzungen erf llt werden in den Export Formularen ber die Schaltfl che Datei erstellen sofort die Anordnungsdateien an die entsprechenden Kassen und die Kassenan schl ge an die jeweiligen Mittelempf nger versendet Ministerium der Finanzen RLP Seite 134 03 2003 D q D I
80. Schrittfolge Angenommener Fall zugrunde gelegt ist der Einzelplan 01 Benutzer A darf alle Anordnungen erstellen darf die H L F hrung einsehen darf rechnerisch und sachlich richtig zeichnen darf nur f r das Kapitel 0101 den Titel 41103 Reisekosten der Abgeordne ten bearbeiten darf alle Auswertungen einsehen Benutzer B darf alle Anordnungen erstellen darf die H L F hrung einsehen darf sachlich und rechnerisch richtig zeichnen darf anordnen darf alle Buchungsstellen des Einzelplans 01 bewirtschaften darf alle Auswertungen einsehen Benutzer C darf die Haushaltsjahre bearbeiten darf Mittel verteilen Bewirtschaftung darf die H L F hrung einsehen darf alle Auswertungen einsehen Schritt 1 Erfassen der neuen Benutzer A B und C mit pers nlichem Kennwort und den wahl weisen Rechten zum Feststellen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit bzw zum Anordnen Schritt 2 Erfassen der neuen Benutzergruppen Gruppe A Gruppe B und Gruppe C Zuordnen der Benutzer zu den Benutzergruppen Benutzer A in Gruppe A hinzuf gen Benutzer B in Gruppe B hinzuf gen Benutzer C in Gruppe C hinzuf gen Zuordnung der funktionellen Rechte zu den Benutzergruppen Gruppe A Anordnungen erstellen Masken BWL H L F hrung einsehen Maske BEW 6000 Auswertungen einsehen Masken AUS Ministerium der Finanzen RLP Seite 30 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplan
81. Systemplanung I ntegriertes R heinland pf lzisches M ittelbewirtschaftungs und A nordnungssystem Benutzerhandbuch Bewirtschaftungspraxis Stand 10 03 2003 BGS Systemplanung AG Dr Horst Gericke Robert Koch Str 41 55129 Mainz Tel 06131 914 0 Fax 06131 914 400 Email horst gericke bgs ag de D a IRMA Bewirtschaftungspraxis Syetemplenung Inhaltsverzeichnis 1 Ein eitun o eeso RUE SAEE IETERNE HINERURERTE SUEENENE EUER NE RUE RENDEUENE CE RE 5 1 1 Stellung des Verfahrens IRMA im Finanzwesen nersnsesnsernsensnensnneennennnnen nennen nn 6 1 2 Bereitstellung der Haushaltsdaten in IRMA Stammdaten uusrsssssssnesssnneenn 7 1 3 Menu Ubers hta aen A E E A 8 1 4 Anmeldenin IRMA caeai ee ee ee 11 1 4 1 Das Formular Wiedervorlage nme ee 12 1 5 Allgemeine Grunds tze f r das Verfahren nase 15 2 Verlahrensacministralon near 16 2 1 Benutzer und Zuerilisverwalline nasse 16 2 1 1 Anlegen von Benutzern Benutzergruppen und Bewirtschaftungsgruppen 17 2 1 1 1 BEenulzer Aus ae aa r e sa aa a a E i aa a eaen aE 17 2 1 1 2 BERULZEISF RPEN area rasen a REE 20 2 1 1 3 Bewirtsch ftuneser uppen u 22 2 1 2 Zuordnung von Benutzern Benutzergruppen und Bewirtschaftungsgruppen 24 2 1 2 1 bersicht ber das Zuordnungsprinzip eeeeeenenneenenenennnn 24 2 1 2 2 Zuordnung der Funktionen zu den Benutzergruppen uursunesnseesnersnesnne nenn 25 2 1253 Zuordnung von Bewirtscha
82. T2000 Wiedervorlage unter off Kasse neing angezeigt ber die zugeh rige Schaltfl che kann das Formular BWLA020 Kassen eing nge ge ffnet werden Nunmehr k nnen diese F lle in IRMA erledigt werden entweder ohne Erstellen einer Anordnung oder auch mit nachtr glichem Erstellen eine Annahmean ordnung Ministerium der Finanzen RLP Seite 130 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 6 Auswertungen Toolbox Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung bietet IRMA eine Vielzahl von Auswertungsm glich keiten an Diese Auswertungsm glichkeiten k nnen bei Bedarf um weitere benutzerspezifi sche Auswertungen erg nzt werden Bisher werden die folgenden bersichten angeboten Liste der externen Zuweisungsempf nger berschreitung der Erm chtigung extern berschreitung der Erm chtigung intern Titel bersicht bersicht Deckungsgruppen bersicht Kopplungsvermerke bersicht offene Festlegungen bersicht Projekt Ums tze bersicht Objektkonto Ums tze bersicht Soll Ist Abweichungen bersicht erfasster Anordnungen nach Empf nger bersicht Dauer Anordnungen Abwicklungsstand Dauer Anordnungen bersicht neue Buchungsstellen bersicht Vorgriffe bersicht laufende Abschl ge bersicht Umsatzsteuer bersicht Kostenstellen bersicht Kassen Ist bersicht Gemeinde bersicht Objektkonten Die Auswertungen s
83. Wohl gemerkt m ssen die erm chtigten Benutzergruppen ihrerseits kein EB sein Ein konkretes Beispiel f r eine solche Situation ist der Fall dass bestimmte Benutzer EB bergreifende Mitbestimmungsrechte erstellen sollen In diesem Fall k nnte man diese Benutzer in einer Benutzergruppe zusammenfassen die von allen vorhandenen EBs erm chtigt wird Die Liste aller Benutzer die einem EB ber die obige Alternative b zugeordnet sind kann mittels der Maske BZP1020 bersicht Erm chtigungsbereich angesehen werden die aus BZP1110 heraus ber die Schaltfl che Erm chtigte Benutzer aufgerufen wird Aufgrund dieser besonderen Funktion der Erm chtigungsbereiche sind diese nicht nur hin sichtlich der Erm chtigung bei einzelnen Buchungsstellen sondern auch beispielsweise bei den Erm chtigungen die sich aus Deckungsgruppen oder Geltungsbereichen ergeben zu be r cksichtigen Eine Sonderrolle in IRMA spielt der EB Gesamtsoll der bereits bei der Installation von IRMA angelegt wird und nicht gel scht oder ver ndert werden darf Er dient dem Empfang von Mitteln von vorgesetzten Stellen und der Weiterleitung dieser Mittel an interne Empf nger Erm chtigungsbereiche im eigenen IRMA System oder externe Empf nger Kassenanschl ge an nachgeordnete Bereiche Ministerium der Finanzen RLP Seite 29 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 3 Beispielhaftes Einrichten der Benutzerverwaltung
84. ahl einer Buchungsstelle k nnen Betr ge f r die festgelegten Mittel die angeordneten Mittel und die in der Kasse erfolgten Ist Buchungen erfasst werden Die er fassten Betr ge k nnen jederzeit korrigiert werden solange die festgelegten Mittel ausrei chen Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Shr K j aM o o g EB BEWGRUPPE HHJ3000 Erfassung der Titelsummen of x Jahr Emm achtigungsbereich BEWGRUFPE DD 7 Kapitel 2075 5 Titel Zweckbestimmung Festgelegter Mittel Angeordnete Mittel Ist Buchungen BEWI Buchen Schlie en W hlen Sie einen EB aus Je je ms free fen Je sten TY Microsoft Word Anma Jet Engine V2 A Project Ima Hmp Hhi Hlk EBD 15 38 Ministerium der Finanzen RLP Seite 62 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Daten werden folgenderma en in IRMA verbucht F r die festgelegten Mittel wird eine Festlegung erzeugt die kein Benutzer ver ndern kann In der HUL erfolgt ein Eintrag mit dem Festlegungsbetrag mit der HUL Nr O 1 F r die angeordneten Mittel wird eine Anordnung erzeugt die kein Benutzer ver ndern kann In der H L erfolgt ein Eintrag ber den Anordnungsbetrag mit der H L Nr 0 2 Gibt es mehrere Untertitel bzw Unterkonten oder Erm chtigungsbereiche wird die H L Folgenummer fortlaufend je nach Reihenfolge der Eingabe vergeben F r die Ist Summe wir
85. angemeldete Benutzer auf BZP1040 read only angezeigt und nur f r die Daten dieses angemeldeten Benutzers wird eine Editierm glichkeit angeboten F r jeden Benutzer werden neben den o g Daten auch noch die folgenden Angaben gespei chert deren Pflege aber nur Administratoren erlaubt ist und die daher nur in BZP1000 oder BZP1010 aber nicht in BZP1040 editierbar sind Das verschl sselte Passwort des Benutzers BZP1010 ein Kennzeichen das angibt ob der Benutzer das Recht zur sachlichen Pr fung von AO besitzt BZP1010 ein Kennzeichen das angibt ob der Benutzer das Recht zur rechnerischen Pr fung von AO besitzt BZP1010 ein Kennzeichen das angibt ob der Benutzer das Recht zum Anordnen von AO be sitzt BZP1010 die Zuordnungen des Benutzers zu den verschiedenen Benutzergruppen BZP1000 Ministerium der Finanzen RLP Seite 18 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung ber die Schaltfl che L schen in BZP1000 k nnen bestehende Benutzer auch gel scht werden Dies f hrt aber nicht zum physikalischen L schen des Datensatzes sondern nur zu einer Kennzeichnung desselben als Gel scht Solche Datens tze werden nicht mehr ber die IRMA Anwendung angezeigt m ssen aber wegen der Archivierungspflicht erhalten bleiben Die Schaltfl che NEU ruft das Formular BZP1010 Benutzer Details auf und dient dem Erfassen eines neuen Benutzers ber die Schaltfl che Kopie erstelle
86. anisatorischen Gegebenheiten der Dienststelle wider Wie viele und welche Benutzergruppen m ssen wegen unterschiedlich zu vergebender Rechte angelegt werden Erfolgt die Mittelbewirtschaftung zentral oder dezentral gibt es einen oder mehrere Empf nger von Mitteln D rfen alle Mitarbeiter alle Buchungsstellen bearbeiten bzw muss eine mehr oder we niger starke Differenzierung vorgenommen werden Die Benutzerverwaltung wird ber das Anlegen der Tabellen Benutzer Benutzergruppen und Bewirtschaftungsgruppen und einer konkreten Verkn pfung der Tabelleninhalte gesteuert Der wesentliche Inhalt der Tabellen kann der folgenden Darstellung entnommen werden Pers nliche Funktionelle Buchunssstellen Rechte zuord Rechte zuordnen nen zuordnen Benutzer Benutzer Bewirtschaf gruppen tungsgruppen Zeichnungsbe Formulare Buchungs rechtigung stellen Lesen Anordnen Editieren Lesen Password Bewirtsch Kassenzuordung Alles Ministerium der Finanzen RLP Seite 16 03 2003 B Q x B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 1 Anlegen von Benutzern Benutzergruppen und Bewirtschaftungs gruppen 2 1 1 1 Benutzer IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp amp x amp amp E oa ge 3 EB EB Einzelplan 08 5 pzr 0000enzer 01x Haushaltsjahr 2003 Benutzer Details L Sperren Neu Kopie erstellen G
87. are Produktkomponenten Oracle i Client Sie k nnen folgende Komponenten als Bestandteiuf n Oraclesi Client installieren W hlen Sie die gew nschten Komponenten Produkteprachen i Komponenten CAE 2 8 9 Oracle8i Client 8 1 6 0 0 OD Installierbare Komponenten 9 E Net Products 8 1 6 0 0 Ei Nets Client 8 1 6 0 0 Fi Oracle Protokollunterst tzung 8 1 6 0 0 Fi Neta Client 8 1 6 0 0 OK Oracle Dienstprogramme 8 1 6 0 0 O Oracle Performance Monitor for Windows NT 8 1 6 0 0 O Oracle Database Utilities 8 1 6 0 0 EE racle Universal Installer B Verf gbare Produktkomponenten Oracle8i Client Sie k nnen folgende Komponenten als Bestanteilgon Oraciesi Client Installieren W hlen Sie die gew nschten Komponenten i A EIERN Neue Installation Neue Installation Neue Installation Neue Installation Neue Installation Neue Installation Nicht installiert Nicht installiert Komponenten see 15 RR O Oracle Database Utilities 8 1 6 0 0 SaL Plus 8 1 6 0 0 OD Oracle Java Produkte 8 1 6 0 0 QP Oracle JDBC Treiber 8 1 6 0 0 Oracle JDBC OCI Driver for JDK 1 1 8 1 6 0 0 Oracle JDBC OCI Driver for JDK 1 2 8 1 6 0 0 Oracle JDBC Thin Driver for JDK 1 1 8 1 6 0 0 Oracle JDBC Thin Driver for JDK 1 2 8 1 6 0 0 Oracle SQLJ 8 1 6 0 0 Installierte Produkte Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Nicht installiert N
88. as Update Programm m glich eine neue Buchungsmaschine zu instal lieren Zun chst wird die Einrichtung des SQL Servers vorgenommen vgl entsprechende Doku mente 8 3 1 Installation des ersten Client Wichtige Voraussetzungen Existierendes MS ACCESS mu deutsche Version sein Regionale Einstellungen m ssen auf deutsch eingestellt sein Aktueller Fix der Jet Engine von MS mu eingespielt sein aktuelle MDAC Datei auf IRMA CD Existieren im Betriebssystem die entsprechenden ODBC Treiber noch nicht Jet Engine lokales IRMA bzw mindestens SQL Treiber 3 6 ORACLE DB2 AS 400 so m ssen diese vor der eigentlichen IRMA Installation kopiert werden aktuelle MDAC Datei auf IRMA CD ACCESS Treiber ab Version 3 51 mu verf gbar sein sonst geht gar nichts Bei Win95 98 DCOM in der Version 1 1 oder h her decom95 exe bzw dcom98 exe auf der IRMA CD Bei Win NT IRMA Installation braucht Administratorberechtigung Zugriffsrechte auf Installationsverzeichnisse wie WINNT SYSTEM32 Active Desktop mu deaktiviert sein Ministerium der Finanzen RLP Seite 160 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Installationsschritte 1 Anmeldung als lokaler Admin 2 Verkn pfung herstellen zum zentralen Netzlaufwerk LW Wichtig Button Verkn pfung beim Start wiederherstellen anklicken 3 ODBC Installation berpr fen ob folgende Treiber vorhanden sind unter Start
89. assung der Umsatzsteuer beim Erstellen einer Anordnung die M glichkeit zur Zuordnung von F chergruppenschl sseln zu Anordnungen die Funktionalit ten zur Einbindung der Massenverfahren die M glichkeit die Angaben zu Kostenstellen als Pflichtangaben zu definieren die Einstellung zum Verschl sseln der Exportdateien die die Anordnungen f r die Kassen enthalten die freie Editierbarkeit des Kennzeichens Zwangsinspektion bei jeder Anordnung und das Vorsteuern von Hinweisen an die Bewirtschafter Die Maske EXT3010 erreicht man ber die Schaltfl che Hinweise in der Maske EXT3000 2 1 2 3 Zuordnung von Bewirtschaftungsgruppen zu Benutzergruppen Die Zuordnung der Bewirtschaftungsgruppen zu einer Benutzergruppe erfolgt in BZP1100 Benutzergruppen siehe 2 1 3 3 Bei der Zuordnung von Bewirtschaftungsgruppen zu einer Benutzergruppe BZP1100 werden drei Arten von Berechtigungen unterschieden Jede Zuordnung erfolgt in Verbindung mit einem der folgenden Rechte Buchungsstrukturen die mit dem Recht Lesen zugeordnet sind d rfen in allen Mas ken zur Ansicht der mit ihnen verbundenen Daten ausgew hlt werden Bei Buchungsstrukturen die mit dem Recht Bewirtschaften zugeordnet sind d rfen dar ber hinaus die mit diesen verbundenen Daten in allen Masken au er den Stammda ten Masken auch editiert werden falls auch die funktionale Editierberechtigung f r die jeweilige Maske vorliegt Bei B
90. atz bei der Haushaltser ffnung und den Ansatz des Nachtragshaushaltes Die weiteren das Soll ver ndernden Betr ge werden summiert und diese Summe in der Zeile Gesamtsoll angezeigt Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster ant x tpa Gesamtsoll Jahr 2002 Kapitel Titel 111112 Zweckbestimmung verwaltungsgeb hren Betrag Letzte nderung am Ansicht Eingabe Haushaltserm chtigung 43 700 00 07 05 2002 09 36 36 Ausgaberest Vorgriff aus Vorjahr Vorgriff auf n chstes Jahr Umsetzung nach 50 LHO 2 600 00 05 03 2003 10 32 34 aus Deckungsgruppen Einsparungsauflagen Kopplungseinnahmen apl Mittel pl Mittel sonstige Soll nderungen 12 000 00 05 03 2003 10 33 09 Gesamtsoll Erm chtigung 34 300 00 05 03 2003 10 33 09 VE I oom 1 gericke II II TE N I I I Astart A S E D EEGs live Merosoft1 Arbeitsbereich Lot rma vz0030310 Qjt Projekteittmaldoe 7 microsoft word Mt S4 IEO 10 53 Als Haushaltsansatz werden die mit dem Einlesen des Einzelplans bereitgestellten Mittel bzw bei einer nachgeordneten Stelle die Mittel die dieser Stelle mit einem Kassenanschlag zuge wiesen wurden dargestellt Der Haushaltsansatz ist als Bewirtschaftungsansatz anzusehen Ausgabereste des Vorjahres k nnen manuell erfasst oder ber die allgemeine Importschnitt stelle in Form einer vom Ministerium der Finanzen bereit
91. bei der Erstinstallation defaultm ig auf irma eingestellt Sollten Sie zwischenzeitlich ein anderes Pa wort gew hlt haben so ist dies entsprechend ein zugeben Im mittleren Bereich des Fensters k nnen Sie die IRMA Komponenten ausw hlen f r die ein Update gew nscht wird Die Schaltfl che Zur cksetzen bewirkt ein Abw hlen aller Flags Sie k nnen nun lediglich die IRMA Komponenten anw hlen bei denen nderun gen stattgefunden haben Mit der Update Schaltfl che starten Sie den Kopiervorgang der mit einer entsprechenden Meldung nach erfolgreichem IRMA Update abschlie t Mit der Version V2 6 haben Sie die M glichkeit wenn Sie mit unterschiedlichen IRMA Systemen arbeiten beispielsweise Produktions oder Testsystem mit verschiedenen Daten banken mit einem Update gleichzeitig mehrere Frontends zu erzeugen Hinweis Schlie en Sie bitte vor dem Update die Anwendung IRMA ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung dass die Datei IRMAxxx MDB nicht vorhanden ver f gbar sei Ministerium der Finanzen RLP Seite 167 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 4 Hinweise zur Wartung des Verfahrens 8 4 1 Komprimierung des Frontends Das Frontend wird bei einer Gr e von 30 MB automatisch komprimiert Zur manuellen Durchf hrung der Komprimierung kann im Hauptmen Datei Dienstprogramme der Men punkt Datenbank komprimieren ausgew hlt werden 8 4 2 Komprimierung der Backend DB D
92. bereichen Geltungsbereichen m glich Wichtig F r neue Titel m ssen die Berechtigungen in den entsprechenden Bewirtschaf tungsgruppen manuell eingef gt werden 3 2 3 bernahme Deckungsgruppen Nach der bernahme der Buchungsstellen wird f r jede Deckungsgruppe gepr ft ob die Bu chungsstellen die sie beinhalten im neuen Jahr vorhanden sind Deckungsgruppen die sich nicht ge ndert haben werden in das neue Jahr bernommen Bu chungsstellen die im neuen Jahr fehlen und in einer Deckungsgruppe aufgef hrt sind werden aus der Deckungsgruppe genommen Die zu ndernde Deckungsgruppe wird in eine ber sichtsliste aufgenommen Die Deckungsgruppen des neuen Haushaltsjahres k nnen sowohl aus dem alten Haushaltsjahr als auch aus den importierten Haushaltsdaten bernommen werden Dennoch erfolgt die bernahme der Deckungsgruppen weitgehend automatisch Eine Ansicht der Deckungsgruppen des neuen Haushaltsjahres und eine m glicherweise not wendige Bearbeitung erfolgt in der Maske HHJ2000 bernahme Deckungsgruppen Hinweis Bei der bernahme der Deckungsgruppen wird gepr ft ob bisher bereits HAVWin Daten oder ein Kassenanschlag bernommen wurden Ist dies der Fall erscheint die Meldung Es wurden schon einmal Deckungsgruppen aus dem Vorjahr bernommen Die nochmalige bernahme kann die momentane Deckungsstruktur ver ndern Wollen Sie die Deckungsgruppen noch einmal bernehmen Bei Nein wird die bernahme sofort beende
93. chlie en Bitte neuen Betrag eingeben Brrknnn Astar aeti EBssive Microsoft 1 Q Arbeitsbereich Lot amp rma 20030310 U 1 Projekte irma doc BY Microsoft word Mit ZEN 10 43 Das Setzen des Kennzeichens Einzelzuweisung bewirkt dass diese Zuweisung nicht einem eventuell in Bearbeitung befindlichen Kassenanschlag zugeordnet wird sondern tats chlich als Einzelzuweisung Kassenanschlag mit genau einer Buchungsstelle an den externen Emp f nger verschickt wird Einzelzuweisung nach 34 der LHO f r das Haushaltsjahr Wenn einem Erm chtigungsbereich Mittel zugewiesen wurden so k nnen aus diesem EB heraus wiederum Mittel an externe oder interne Empf nger weitergegeben werden maximal bis zur H he der zugewiesenen Mittel Allerdings ist bei allen internen Zuweisungen der Empf nger Gesamtsoll ausgeschlossen Ministerium der Finanzen RLP Seite 68 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Hinweise Zur besseren bersicht werden im unteren Teil der Maske die Summe der f r diesen Ti tel vorgenommenen Einzelzuweisungen die Summe der Zuweisungen auf diesen Titel die sich aus globalen Zuweisungen ergeben und die entsprechende Gesamtsumme der Zuweisungen auf diesen Titel dargestellt Das Kennzeichen Anmerkung als Kommentar mitgeben bewirkt dass der im Feld Anmerkung eingetragene Text in den Kassenanschlag bernommen und als titelbezo gener Kom
94. cht Deckungsgruppen Jbersicht Kopplungsvermerke Jbersicht offene Festlegungen Jbersicht Projektums tze Jbersicht Objektkonto Ums tze Jbersicht Soll Ist Abweichungen Jbersicht erfasster Anordnungen nach Empf nger Jbersicht Daueranordnungen Jbersicht Abwicklungsstand Daueranordnungen Jbersicht neue Buchungsstellen Jbersicht Vorgriffe Jbersicht laufende Abschl ge Jbersicht Umsatzsteuer Jbersicht Kostenstellen Jbersicht Objektkonten Jbersicht Kassen Ist Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Seite 10 r IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung bersicht Gemeinden Sonstige Auswertungen 1 4 Anmelden in IRMA Nachdem das Verfahren auf der Windows Oberfl che ber das Startmen aufgerufen wurde erscheint eine Maske in der sich der Sachbearbeiter mit seiner Benutzer ID und seinem Pass wort anmelden muss Diese Angaben sind identisch mit den Angaben unter denen der Sach bearbeiter innerhalb der Benutzerverwaltung gespeichert ist Aufgrund der angegebenen Benutzer ID werden beim Start des Verfahrens die pers nlichen funktionellen Rechte des Sachbearbeiters und der Zugriff auf die Buchungsstellen die er be arbeiten darf freigegeben Die Benutzer ID wird dar ber hinaus f r alle relevanten Protokoll aktivit ten benutzt beispielsweise Zeichnen und Anordnen Wichtig Sachbearbeiter die anordnen m chten m ssen mit exakt der gleichen Benut zer ID in IRMA angemeldet sein die auf der Signaturkarte gespeichert
95. chtlich der vorher notwendig einzugehenden Festlegungen zwei M glichkeiten Inder Maske BWL3520 kann ber die Schaltfl che Festlegungsnr gepr ft werden ob f r die ausgew hlte Buchungsstelle bereits zu einem fr heren Zeitpunkt eine oder meh rere Festlegungen erstellt wurden und ob man sich auf eine davon jetzt beziehen m ch te Wenn ja so w hlt man diese Festlegung aus der angezeigten Liste aus Gibt es keine vorherige Festlegung dann w hlt man ber die Schaltfl che Neu in der Maske BWL3520 das Format zum Erfassen einer neuen Festlegung BWLI1000 aus er fasst die Festlegung und kehrt mit OK zur Anordnung zur ck Die in der Festlegung erfassten Daten werden komplett in die Anordnung bernommen Mit dem Kennzeichen HHT Haushaltstechnische Verrechnung bietet das Verfahren die M glichkeit einer Umbuchung von einem Ressort in ein anderes ber eine Landeskasse Die haushaltstechnische Verrechnung besteht prinzipiell aus einer Einzel Auszahlungs Anordnung VEA in einem Ressort und einer Einzel Annahme Anordnung VAA in einem anderen Beim Setzen des Kennzeichens wird im leeren H L Text Haushaltstechnische Ver rechnung sowie bei der Auszahlungs Anordnung das Kennzeichen Barauszahlung vor gesteuert Auf dem Begleitzettel der beiden Anordnungsarten VEA und VAA erscheint eben falls ein entsprechender Hinweis Die Verrechnung findet in der Kasse ohne Zahlungsvor g nge statt wenn beide Anordnungen angekommen sind
96. chtungen und Anordnungen auf die neue Buchungsstruktur im eigenen IRMA System angepasst umgesetzt werden Beim Anlegen des ersten Untertitels im Formular STM1200 erfolgt eine Sicherheitsabfrage wenn Zuweisungen oder Anordnungen vorliegen Danach erfolgt die Umsetzung aller Mittel und Zuweisungen auf den anzulegenden Untertitel Alle Anordnungen Festlegungen und Verpflichtungen des Titels werden als umzusetzende Anordnungen Festlegungen und Verpflichtungen vermerkt Nach dem Anlegen von allen notwendigen Untertiteln k nnen die Mittel in der Mittelverwaltung auf die Untertitel aufge teilt werden Anordnungen Verpflichtungen und Festlegungen k nnen im Hauptmen Haus haltsjahre Umsetzung ber die entsprechenden Auswahlfunktionen umgesetzt werden Durchgef hrte Umsetzungen k nnen nicht mehr ge ndert werden Nach der Umsetzung sind lediglich Umbuchungen f r erforderliche Korrekturen m glich F r offene Umsetzungen wird ein Eintrag im Formular EXT2000 Wiedervorlage das beim Start des Verfahrens oder ber die FIO Taste ge ffnet wird bei dem Benutzer der den ersten Untertitel anlegt vorgenommen Hinweis ber die Schaltfl che Reparieren H L kann die f r den ausgew hlten Titel angelegte H L dahingehend repariert werden dass bei vorhandenen Diskre panzen die Gesamtsummen noch einmal auf der Grundlage der Einzeleintr ge neu berechnet und gespeichert werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 37 03 2003 BD Q
97. d rfen auch auf den gesamten Verf gungsrahmen dieser Buchungsstelle zugreifen k nnen Die Ein richtung von weiteren EBs h ngt entscheidend davon ab ob eine zentrale oder dezentrale Mit telbewirtschaftung betrieben wird Das bedeutet es gibt mehrere Gruppen von Mitarbeiter die strukturell voneinander getrennt sind und f r die gleichen Buchungsstellen jeweils einen bestimmten Anteil vom Haushaltsansatz zugewiesen bekommen und eigenverantwortlich be wirtschaften Das folgende Beispiel soll dies etwas verdeutlichen Der Haushaltsadministrator empf ngt ber den EB Gesamtsoll mit dem EP 03 f r die Buchungsstelle 0301 51701 als Haushaltsverf gung 1 000 000 00 DM Diese teilt er auf die Benutzergruppen Referat 1 2 3 und 4 auf Die Referate sind als Erm chtigungsbereich definiert Die Mittelbewirtschafter dieser Re ferate k nnen die Buchungsstelle 0301 51701 jeweils in H he der dem Refe rat zugewiesenen Mittel bewirtschaften 0301 51701 ISM 1 Mio EB Gesamtsoll Abt 1 Abt 2 Ministerium der Finanzen RLP Seite 28 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Will ein Benutzer eine Anordnung erstellen oder eine Festlegung eingehen so muss er zuvor einen der ihm zug nglichen EBs ausw hlen gt BEW2000 Auswahl Erm chtigungsbereich Er kann dann auf jeder Buchungsstelle nur ber diejenigen Mittel verf gen die dem ausge w hlten EB zugeordnet sind IRMA interne Umbuchungen der Mittel von einem
98. d B Titel A ver f gt ber Mittel in H he von EUR 2 000 und Titel B ber EUR 1 000 Es soll nun eine Festlegung ber EUR 2 500 f r Titel A eingegangen werden Geh ren beide Titel zu einer Deckungsgruppe mit Deckungsumfang G so wird Titel A auf den Minusbetrag von EUR 500 gebucht w hrend Titel B weiterhin einen Haushaltsansatz von EUR 1 000 00 aufweist Ministerium der Finanzen RLP Seite 41 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung von dem allerdings nur noch EUR 500 zur Verf gung stehen Geh ren beide Titel zu einer Deckungsgruppe mit Deckungsumfang GA so muss vorher der Betrag von 500 00 von Titel B nach Titel A umgebucht werden so dass sich die Verf gungsrahmen beider Titel ndern Nach dem Buchen steht der Titel A auf EUR 0 00 w hrend Titel B einen Haushaltsansatz von EUR 500 00 aufweist Neben dem Deckungsumfang der auf die gesamte Deckungsgruppe wirkt gibt es noch die Deckungsart die jedoch nur Auswirkungen auf einen einzelnen zugeordneten Titeln hat F r die Deckungsart eines Titels sind folgende Auspr gungen m glich GG Gegenseitig gebend EG Einseitig gebend EN Einseitig nehmend Dar ber hinaus besteht beim Zuordnen eines Titels zu einer prim ren Deckungsgruppe die sen als Einzelzuweisung EZ zu kennzeichnen Die Mittel der Titel die als EZ gekennzeichnet sind werden nicht zu den verf gbaren Mitteln der Deckungsgruppe hinzugerechnet Um Mittel von einem solchen Titel
99. d Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Importverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA IMPORT HAVWIN bzw KASSENANSCHLAEGE Es wird die Liste aller Dateien die im jeweils aktuellen Importpfad existieren angezeigt Nach Auswahl einer Datei mit dem Positionsanzeiger Kann ber die Schaltfl che Details der Dateiinhalt Buchungsans tze angezeigt werden Die ausgew hlte Datei kann ber diese Schaltfl che importiert werden Das aktuelle Tagesda tum wird anschlie end neben dem Dateinamen in der Spalte eingelesen am als Importdatum festgehalten Jede Datei kann nur einmal eingelesen werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 136 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA Y20030310 E I Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Ba u BE amp EB EB Einzelplan 08 R ckmeldungen Kasse Kassenanschl ge Mittelverteiler R ckmeldungen Mittelempf nger 3 DAU0301 Daten bernahme HAYWin Import Dat me in Daten bernahme Massenverfahren delire Zu all Importpfad ARMANMPORTIHAYWIN Adressen Initialisierung Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis Archiv Datei einlesen Schlie en Pr m Importverzeihnis Ott Ttttno Mstart A e G D Arma v20030310 G Horst Gericke Inbo 1 Microsoft word Mit Ajwiltest SER 1614 Hinweis Wenn ein neues Haushaltsjahr er
100. d zur gespeicherten Anordnung ein F lligkeitstermin mit einem Ist Eintrag erzeugt Ministerium der Finanzen RLP Seite 63 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 Miittelbewirtschaftung Die Grundlage f r die Mittelbewirtschaftung in IRMA bilden die Haushaltsdaten die mit dem Einzelplan oder als Kassenanschlag ber die entsprechenden Import Schnittstellen in die rele vanten Stammdatentabellen eingelesen werden Als zentrale Funktionen der Mittelbewirtschaftung stehen in IRMA zur Verf gung Mittelverwaltung Zuweisungen von Haushaltsmitteln von Verpflichtungserm chtigungen globale Zuweisungen sowie Mittelverschiebungen Mittelverst rkung Nachweislisten ber erfolgte Zuweisungen Erstellen von Kassenanschl gen Haushalts berwachungslisten Erstellen von VE Verpflichtungen auf einer Buchungsstelle Verpflichtungen auf mehreren Buchungsstellen Verpflichtungen zu einem Projekt Ministerium der Finanzen RLP Seite 64 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 1 Einlesen der Haushaltsdaten Einzelplan Der Haushaltsplan des Landes wird mit dem Verfahren HAVWin erstellt und den Ressorts in Form der Einzelpl ne in elektronischer Form zur Verf gung gestellt Mit der bernahme des Einzelplans in das Verfahren IRMA stehen den Benutzern die Inhalte f r die im Punkt 1 2 genannten Stammdatentabellen zur Verf gung Die bernahme des Einzelplans erfolgt ber
101. datei kann dann nicht berlaufen f r DB IRMATEST Benutzerrechte auch vergeben IRMA Datenbank Schema erstellen SQL Skript legt leere Tabellen an Start Programme MS SQL Server 6 5 ISQL_w als Benutzer IRMA an Server anmelden f r beide DBs Skript ablaufen lassen CD SQLServ IRMA Create sql mit Doppel klick Geduld bis gr ner Pfeil wieder sichtbar Zentrales Verzeichnis Laufwerk bestimmt Admin LW IRMA mit Unterverzeichnis sen IRMA und IRMATEST einrichten und f r alle IRMA Benutzer freigeben rechte Maus Freigabe Symbol mit der blauen Hand Clients m ssen sich noch mit diesem Netzlaufwerk verbinden 10 irma mdw von CD in diese Unterverzeichnisse kopieren und f r allgemeinen Zugriff un bedingt den Schreibschutz aufheben Ministerium der Finanzen RLP Seite 152 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 1 3 Aufgaben des Systemadministrators SA Folgende Dinge sind vom SA zu erledigen Installations CD kopieren Einrichten eines zentralen Verzeichnisses auf dem Server und Freigabe f r alle IRMA Benutzer Dabei muss der Laufwerksbuchstabe bei allen IRMA PCs identisch sein Email Postfach einrichten z B als IRMA dienststelle de Dieses Postfach wird im Profil unter Systemeinstellung Mail eingetragen Weitere Clients installieren Dazu die fertiggestellten Frontends und die Verkn pfungen der Erstinstallation verwenden 8 1 4 Allgemeines Bei ODBC Fehlermeld
102. den k nnen sie im Hauptmen unter Ex tras Einstellungen ausgew hlt und eingestellt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 85 03 2003 B Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 1 Annahme Anordnungen Bei Annahme Anordnungen sind im Gegensatz zu Auszahlungs Anordnungen keine Kontrol len des Verf gungsrahmens notwendig In einer Annahme Anordnung kann ein Kennzeichen gesetzt werden das die Unterscheidung erm glicht ob der angeordnete Betrag durch den Zahlungspflichtigen beglichen oder per Einzugsverfahren angenommen werden soll Dieses Kennzeichen wird der Kasse bermittelt In diesem Falle ist die Angabe einer kompletten Bankverbindung f r den Zahlungspartner n tig Ein Verwendungszweck ist f r Annahme Anordnungen nicht erforderlich 5 1 1 Einzel Annahme Anordnungen IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Eenster IE A YK BE e EB EB Einzelplan 08 H BWL3030 Einzel Annahme Anordnung 1 101 x Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 11111 x Zweckbestimmung verwaltungsgeb hren O Absetzung Adresse Maier Katja Mainz Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln O Einzugsverfahren U HHT Verrechnung Betrag 1 278 00 Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt In Buchstaben eintausendzweihundertachtundsiebzig F lligkeitstag 13 03 2003 Eingezahlt am Objektkon Aktenzeichen
103. der endg ltigen Er ffnung des Haus haltsjahres zu entscheiden ab wann die Deckungsf higkeit der in den Deckungsgruppen ein gebundenen Buchungsstellen in Anspruch genommen werden kann Solange die Deckungs gruppen inaktiv sind stehen jeder Buchungsstelle nur die ihr zugewiesenen Mittel zur Verf gung Das Aktivieren der Deckungsgruppen kann im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr r ckg n gig gemacht werden 3 6 Vorl ufiger Jahresabschluss Voraussetzungen das neue Haushaltsjahr muss vorl ufig oder endg ltig er ffnet sein und alle erstellten Anordnungen die nicht storniert wurden m ssen signiert und an die Kasse verschickt worden sein Empfehlungen Vor dem vorl ufigen Jahresabschluss sollten alle R ckmeldungen der Kasse importiert sein damit keine offenen Sollstellungen ins neue HHJ bernommen werden m ssen Dies betrifft vor allem auch die Dauer Anordnungen die zum Ende des Monats De zember f llig sind Die offenen Festlegungen sollten dahingehend gepr ft werden ob die Mittel freigege ben oder die Festlegungen tats chlich ins neue HHJ zu bernehmen sind Falls das folgende Haushaltsjahr sich in der endg ltigen Haushaltsf hrung befindet und Ob jekte auf wegfallende Buchungsstellen nicht automatisch umgesetzt werden k nnen erfolgt ein Hinweis auf eine entsprechende manuelle Umsetzung Der vorl ufige Jahresabschluss beinhaltet bernahme der Daueranordnungen bernahme der Verpflichtunge
104. dieser Titel jedem Benutzer zug nglich dem das Kapitel zugeordnet ist W ren zuvor nur alle seinerzeit vorhan denen Titel des Kapitels zugeordnet worden so w re dies nicht der Fall Wird einer Bewirt schaftungsgruppe eine unterteilte Buchungsstruktur zugeordnet so enth lt diese Zuordnung implizit auch alle Unterstrukturen dieser Buchungsstruktur Ministerium der Finanzen RLP Seite 23 03 2003 B Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 2 Zuordnung von Benutzern Benutzergruppen und Bewirtschaftungs gruppen 2 1 2 1 bersicht ber das Zuordnungsprinzip Benutzer Funktionale Zuordnung Zuordnung der Haushaltsgruppen Ergebnis der Zuordnung Welcher Mitarbeiter wer darf im Verfahren IRMA was mit welchen Buchungsstellen tun womit Ministerium der Finanzen RLP Seite 24 03 2003 BD Q IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 2 2 Zuordnung der Funktionen zu den Benutzergruppen IRMA Jet Engine 20001218 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster an Fr Ki ae e e E BEWGRUPE 5 BZP1100 Benutzergruppen Haushaltsjahr 2001 Benutzergruppe BEWGRUFPFPE r Details El Kopie erstellen Benutzer g Benutzer entfernen irmaadmin sperrenadmin Bewirtschaftungsgruppen Alies Bewirtschaften Lesen Verf gbare Gruppen BewServereins BewServerzwei Funktionen ge e k AUS0010_L Liste externer Zahlungsempf
105. durch den Landtag verabschiedete Landeshaushalt ist Grundlage der Mittelbewirtschaf tung und des Anordnungswesens in IRMA Er gliedert sich in Haushaltsjahre die prinzipiell mit dem Kalenderjahr identisch sind Die Weitergabe der f r IRMA relevanten Daten des Haushaltsplanes erfolgt hierarchisch ber die Ressortebene HAVWin hin zu den nachgeordneten Dienststellen Kassenanschl ge Diese Daten des Haushaltsplanes sind Grundlage f r die Er ffnung der endg ltigen Haus haltsf hrung Davor ist es w hrend der vorl ufigen Haushaltsf hrung ebenfalls m glich auf den Buchungs stellen des Vorjahres notwendige Festlegungen Anordnungen und Verpflichtungen einzuge hen Die Phase der vorl ufigen Haushaltsf hrung muss nicht durchlaufen werden denn ein Haushaltsjahr kann nach dem Einlesen von Haushaltsdaten sofort endg ltig er ffnet werden Die J hrlichkeit der Mittelbewirtschaftung und des Anordnungswesens erfordert in IRMA beim Wechsel des Haushaltsjahres besondere Anforderungen an eine berleitung von Ver pflichtungen Festlegungen und Anordnungen Es k nnen sich zwei Haushaltsjahre in der Phase der endg ltigen Haushaltsf hrung befinden Dies ist bei einem Doppelhaushalt sinnvoll denn die Haushaltsdaten f r das 2 Jahr sind schon bekannt Somit kann z B schon im Dezember auf Ressort Ebene mit der endg ltigen Haushaltsf hrung f r das n chste Haushaltsjahr begonnen werden damit die Kassenanschl ge f r die nachgeordneten Bereiche
106. e EB Einzelplan 08 ua EXT3000 Einstellungen Haushaltsjahr 2003 Mehrwertsteuer Voller Satz Erm igter Satz E chergruppenschl ssel 01x Haushaltsjahr 2003 HinweisNr _ OO Hinweistext Beliebiger Hinweistext der immer beim Starten des Verfahrens angezeigt werden soll OD Daten aus Massenverfahren Kostenstellen Pflichtfeld KI Exportierte AO verschl sseln m E Zwangsinspektion vorschreiben SAP Export K PKCS 11Kartenleser E K Hinweise f r den Bewirtschafter Hinweise zeigen Hinweis zeigen bei der Anmeldung O bei der Anordnungserstellung H ufigkeit DD peiden Anord HT ei der Anordnungserstellung Neu Speichern L schen gericke Schlie en Datensatz uif 1 ri gt von 1 Solen Hinweise bei der Anmeldung angezeigtwerdea S S y yO y y y n Astart A amp E J EJecs ive microsoft 1 G Arbeitsbereich Lot A mma vzo030310 Gyi tProjektettrmaidoc_ W7 Microsoft word Mt S4 08 48 Das obige Beispiel bedeutet dass bei Auszahlungs Anordnungen die Umsatzsteuer mit den angegebenen Steuers tzen ausgewiesen werden kann inclusive des Erstellens entsprechender Berichte dass beim Erstellen von Anordnungen das Zuordnen des Anordnungsbetrages zu Kostenstellen immer eine Pflichteingabe darstellt dass in IRMA SAP Schnittstellens tze er zeugt und exportiert werden sollen und dass bein Starten des Verfahrens immer ein beliebi
107. e damit auch den zugeh rigen Verweis Damit sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und der automatische Versand der Schnittstel lendateien sollte funktionieren Dabei kann es vorkommen dass sich der Benutzer am Ex change Server anmelden muss Durch geschickte Konfiguration des IRMA Postfaches auf dem Exchange Server und der Profile auf den einzelnen Rechnern l sst sich diese Anmeldung unterdr cken Ministerium der Finanzen RLP Seite 177 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Anhang A bersicht der Funktionalit ten in IRMA Ministerium der Finanzen RLP Seite 178 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung BEW3411_E BEW3411_L BEW4000_E BEW4000_L BEW4011_E BEW4011_L BEW4100_E BEW4100_L BEW4200_E BEW4200_L BEW6000_E BWL3091_L BWL3091A_E BWL3091A_L BWL3091E_E BWL3091E_L BWL3520_E BWL3520_L BWL3523_E BWL3523_L BWL3524_E Ausz AO Geldforderungen BWL3524_L Ausz AO Geldforderungen BWL3525_E Barauszahlungs AO Seite 179 Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung BWL3550_L BWL3560_E BWL3560_L BWL3560A_L BWL3560E_L BWL3570_E BWL3570_L BWL3580_E BWL3580_L BWL3585_E BWLA4002A_L BWL4002AM_L BWL4002DM_L BWL4002EM_L BWL4A002P_L BWL4002S_L BWL4A005_E BWL4A005_L BWL4006_E BWLA006_L BWLA007_E BWLA007_L Kostenstellen lesen BWLA4008_E BWLAOOS_L Ministerium der Finanzen RLP Seite 180 03 2003 IR
108. eb hren Festlegungsnr 1089 _ 109z A Festl Betrag 1 288 00 e Adresse MobilCom GmbH Rendsburg B 23 BwL3095 Anlage Mittelung ee Bankverbindung Allgemeine Anordnung 2002 1876 m ik Kapitel 1801 Titel 51101 UT UK Betrag Kosten Zweckbestimmung Post und Fernmeldegeb hren In Buchstaben eintausengzweihundertachtundac Anlage der Mitteilung I E F lligkeitstag 03 03 2003 Schl sselfeld Betrag Aktenzeichen 8106 Anschluss 1 Anschluss 2 H L Eintr Rechnungsdatum 10 02 2002 Anschluss 3 Text f r H L Telefongeb hren f r Februar gt Verwendungszweck Rechn 32466 02 v 10 02 02 Mitteilungsnumme O stomiert H L Nr o j A Anlage 1 274 00 neneke 1 e E A aa en I Betrag BE 1600 1 288 00 00 Sa 1 OK Abbrechen Datensatz Kil 4 I gt frij von 4 w hlen Sie eine Mitteilungsnr aus deren Anlage wiederverwendet werden soll El m 7 Mstart desi Q Serviceanfrage R M amp rma v20030310 Gy D tHorst WY Microsoft Word Mt SIEBEN 1635 Ministerium der Finanzen RLP Seite 109 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Hinweis Mitteilungen zu Allgemeinen Anordnungen k nnen auch nach mehrfacher Haus halts berf hrung in den Folgejahren erstellt und an die Kasse bermittelt werden oh ne dass in jedem Haushaltsjahr erneut eine Allgemeine Anordnung erstellt werden muss Da aber die Al
109. eeressrsereereees 77 Export von Kassenanschl gen an Mittelempf nger Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Systemplanung D a IRMA Bewirtschaftungspraxis ee 7 8 R ckmeldungen an den Mittelverteiler eseeseeeeeeeeeeseeseesrseresrerstrererreesersrrsrreserseeee 146 7 9 Datens tze SAP sense R R REEE EiS 147 8 Hinweise f r die Systemadministration eeseesseeeeesessesreesrseresrersrssrerreesersrrsrreserseee 151 8 1 Installation des Systems IRMA auf einem SQL Server uunsersnersnnennnennnennnen een 151 8 1 1 Einrichtung des SQL Servers TR 151 8 1 2 Einrichtung des SQL Servers 6 5 aa 152 8 1 3 Aufgaben des Systemadministrators SA eeseeseseeseesrsesesressrreresrersrssrerreesresresees 133 8 1 4 Alleemeiies ea P E ee 153 8 1 5 Protokollierung von IRMA Fehlen u nn 153 8 2 Installation auf einer ORACLE Datenbank 22200s2200esnnnnennnnnsnnnnennennnnnn 135 8 3 Installation des Systems IRMA auf den Clients u22202220424ernnersnnesnnennnnennnen nen 160 8 3 1 Installation des ersten Chen aa 160 8 3 2 Funktionalit t IRMA berpr fen us essusesnansssnnnenssnnsssnnsensnnnessnnnennnnesnnesnnnnenenn 165 8 3 3 Sonstiges nach erfolgter IRMA Installation uersusrsssesnseennnersnnnsnnennnennnnen en 166 8 3 4 Installation eines weiteren Client aaa 166 Erstellen eines IRMA Update u een 167 8 4 Hinweise zur Wartung des Verfahrens en 168 8 4 1 Komprimierung d
110. ehen dem EB3 lediglich noch 20 000 00 EUR innerhalb der Deckungsgruppe zur Verf gung Das Kennzeichnen einer Buchungsstelle als Einzelzuweisung innerhalb einer Deckungsgrup pe hat keine Auswirkungen auf die Funktionsweise des MDB Ministerium der Finanzen RLP Seite 43 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 3 2 Geltungsbereiche Ein Geltungsbereich ist hnlich wie eine Deckungsgruppe eine Zusammenfassung von Aus gabe Buchungsstellen Ihr Zweck ist die Zusammenfassung von Verpflichtungserm chtigun gen pro F lligkeitsjahr Erfasst werden die Geltungsbereiche in den Masken STM2100 und STM2110 IRMA Jet Engine V20000502 Datei Bearbei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 8R Zx yE Dienststellen EB BEWGRUPPE Einzelplan amp 3 STM2110 Zuordnungen zum Geltungsbereich ToIx a Jahr Geltungsbereich L Tl Bezeichnung Beispiel eines Geltungsbereichs Kapite gt Tie gt un Jue gt rare Von Bis Titelgruppe Neu Zuordnen L schen Kapitel Titel UT UK Zweckbestimmung i Gericke Schlie en Datensatz uif 1 rif von 2 ro O I y I A Start H Arbeitsbereich B ro Lot B Microsoft Word B IRMA Jet Engine v2 ETPP 1 55 Die Geltungsbereiche sind in IRMA einmalig anzulegen Sie werden bei der Haushalts ber f hrung ins Folgejahr bernommen Die Titelgruppen des Haushaltsplanes k nnen als Vor
111. ein Projekt enthalten auch ein Planungsbudget in dem ein Betrag eingege ben wird der bei Auswertungen als Vergleichswert gegen ber der Summe der tats chlich erstellten Anordnungen herangezogen werden kann Bei der Erstellung eines Berichts ber ein Projekt ist also ersichtlich wie hoch die tats chlichen Ausgaben gegen ber dem Planungs budget sind Eine interne Pr fung Begrenzung der Ausgaben auf das Planungsbudget erfolgt nicht Ein Bezug zu einem Projekt kann durch Angabe einer der erfassten Projektnummern beim Eingehen von Verpflichtungen und Festlegungen sowie bei der Erstellung von Anordnungen hergestellt werden Diese Bez ge werden bei der Erstellung einer bersicht der Projektum s tze wie auch bei der Herstellung von Zusammenh ngen zwischen Verpflichtungen ver schiedener F lligkeitsjahre herangezogen Der Anordnungsbetrag kann auf beliebig viele Pro jekte aufgeteilt werden 2 3 6 Kostenstellen In IRMA k nnen bei der Erstellung von Anordnungen Betr ge auf Kostenstellen verteilt wer den Dabei kann ein angeordneter Betrag einer Kostenstelle oder auch in Teilen mehreren Kostenstellen zugeordnet werden Diese Buchungen k nnen danach pro Kostenstelle ausge wertet werden Im Formular STM4000 Kostenstellen existiert ein Optionsfeld SAP Export Wenn dieses Optionsfeld beim Erfassen einer Kostenstelle gesetzt ist wird parallel beim Erfassen auch die Tabelle SAP_KOSTL mitgepflegt Diese wird vom Verfahren ben
112. ekt en o U 1 o Eingezahlt am ler Objektkonto N i emro E i prung Allgemeine Annahme vom 04 03 03 O q HE Verwendungszweck K Nr KM 2311 03 Anordnungsnummer storniert Summe Annahmen H LNr Erstellt am 04 02 2003 12 12 08 gericke 7 Storieren Kasseninfo Verzug OK Abbrechen ite aresse auaste TT Astart 1 E D Arbetsbereich Lotus Notes 1 Microsoft word Mtarbei rma vz0030310 SLB R 112 Ministerium der Finanzen RLP SeT 03 2003 B Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 12 Hinweise zur H L F hrung Die im Rahmen der Haushalts berwachung durch jede mittelbewirtschaftende Stelle zu f h renden Haushalts berwachungslisten HUL werden auch in IRMA gef hrt In IRMA erfolgt die F hrung der HUL f r jeden Titel Dabei werden die folgenden HUL Arten unterschieden H L A Auszahlung HUL E Einnahme HUL VE Verpflichtungserm chtigungen Zu jeder dieser H L Arten gibt es eine Protokoll H L die alle nderungen einer Buchung nachweist Die H L F hrung wird automatisiert mit den entsprechenden buchungstechnischen Aktivit ten initiiert Die Haushalts berwachungslisten k nnen manuell nicht ge ndert werden ber die Maske BEW6000 k nnen die Haushalts berwachungslisten f r eine konkrete Bu chungsstelle ausgew hlt und angezeigt werden IRMA Y20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertun
113. elbst bleibt bestehen und steht f r den n chsten Ab schlag zur Verf gung Diese Verfahrensweise ist so lange m glich bis in der Maske BWL3580 das Zeichen Schlusszahlung auf Ja gesetzt wird Mit dem Speichern dieser An ordnung erfolgt der Abschluss der Festlegung und bei einer Differenz zwischen der Summe aller angeordneten Betr ge und dem festgelegten Betrag auch eine entsprechende Anpassung der Festlegung und eine Protokollierung der nderung der Festlegung in der Protokoll H L Die Maske BWL3581 listet alle Abschl ge auf Man erreicht sie aus der Maske BWL3580 heraus ber die Schaltfl che Abschl ge Ministerium der Finanzen RLP Seite 112 03 2003 B Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 8 Zahlungsplan Eine Zahlungsreihe von unterschiedlichen Betr gen zu unterschiedlichen Terminen f e einen Zahlungspartner war in der Vergangenheit schwer handhabbar Aus diesem Grunde wurde eine neue Anordnungsart in das Verfahren implementiert der Zahlungsplan Zahlungspl ne k nnen f r Annahmen oder auch f r Auszahlungen erstellt werden ZEA ZAA Dar ber hinaus besteht die M glichkeit nderungs Anordnungen f r Zahlungspl ne zu erstellen Das Formular BWL3585 Zahlungsplan wird ber das Men Anordnungswesen Zahlungs plan Annahme bzw Auszahlung aufgerufen IRMA V20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE AYIK BE g EB EB Einzelpla
114. en m ssen noch gepr ft und signiert werden Die Zahlungspl ne k nnen nach dem Signieren im Formular BWL3587 des nderung Zah lungsplans betragsm ig ge ndert werden Wie in den blichen Anderungs Anordnungen auch werden im oberen Teil des Formulars einige Daten der zu ndernden Anordnung vorge steuert Die Betrags nderung wird folgenderma en durchgef hrt Die Anordnungen mit einem F lligkeitsdatum noch im aktuellen Haushaltsjahr werden durch eine nderungs Anordnung angepasst Die Betr ge mit F lligkeitsdatum in den Folgejahren werden direkt im Zahlungsplan ge ndert F r die im laufenden Haushaltsjahr zu erstellenden nderungs Anordnungen gilt eine sogenannte 10 Tagesfrist Das bedeutet es k nnen nur Anordnungen ge ndert werden deren F lligkeitstermine mindestens 10 Tage nach dem aktu ellen Tagesdatum liegen Dies soll die ordnungsgem e Verarbeitung in der Kasse gew hr leisten Ministerium der Finanzen RLP Seite 114 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung ber die Schaltfl che Stornieren ab werden alle F lligkeiten ab der aktuellen Datensatzzei gerposition auf den Betrag 0 00 gesetzt bzw die F lligkeiten ab dem Folgejahr gel scht IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BE e EB EB Einzelplan 08 BWL3587 nderung Zahlungsplan Jahr Kapitel 0801 Titel 11901 z Zweckbestimmung bliefe
115. en sollen ber die Schaltfl che Signatur schreiben wird dann der eigentliche Anordnungsvorgang f r alle gekennzeichneten Anordnungen angsto en Es kann aber auch nach wie vor jede Anordnung einzeln signiert werden Wenn beim Anordnen die sachliche Richtigkeit noch nicht gezeichnet ist wird der An ordnende darauf hingewiesen und ihm wird die M glichkeit einger umt dies nachzuho len W nscht er dies nicht und best tigt die Kontrollmeldung mit OK wird f r die An ordnungsrevision unter Sachlich richtig die Eintragung Siehe Beleg vermerkt Dies ist dann ein Hinweis darauf dass jemand auf den begleitenden Unterlagen die sachliche Richtigkeit vermerkt hat der nicht mit dem Verfahren IRMA arbeitet Wenn der Anordner eine Anordnung abweist wird die abgewiesene Anordnung f r den Mitarbeiter der sie rechnerisch richtig gezeichnet hat in die Wiedervorlage gestellt Das Formular BWL4A4001 Anordnungsliste der abgewiesenen Anordnungen wird au tomatisch ge ffnet wenn sich der jeweilige Mitarbeiter im Verfahren anmeldet siehe nachfolgende Abbildung Ministerium der Finanzen RLP Seite 120 03 2003 a IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE AYIK BHE e EB EB Einzelplan 08 Benutzer 3 geickee aa Jahr E e Anord Nr Zahlungs Pflichtiger Empf nger F lligkeit Betrag Ano
116. end zur Verf gung stehen Es ist somit m glich sich mit mehreren Anordnungen quasi auf die gleiche Festle gung zu beziehen und diese gewisserma en abzuarbeiten Bei Abschlagsketten und Auszahlungs Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen werden die Festlegungen generell mit der Schlusszahlung angepasst Bei Auszahlungs Anordnungen ist der Verwendungszweck eine Pflichtangabe Wenn manuell kein Verwendungszweck angegeben wird steuert das Verfahren soweit vorhanden in der ersten Zeile die bei den Adressdaten gespeicherte Kundennummer in der zweiten die Rech nungsnummer und in der dritten Zeile das angegebene Rechnungsdatum vor Bei den Auszahlungs Anordnungen gibt es die M glichkeit neben den bisher blichen pri m ren Deckungsgruppen nunmehr auch die sekund re Deckungsgruppen zu nutzen Da ein Titel mehrere Deckungsf higkeiten besitzen kann unterscheidet man jetzt zwischen prim ren und sekund ren Deckungsgruppen Jeder Titel kann dabei beliebig vielen sekund ren Deckungsgruppen zugeordnet werden Wird das Kennzeichen sekund re Deckungsgruppe in einer Auszahlungs Anordnung gesetzt oder reichen die Mittel des Titels nicht aus um eine Festlegung einzugehen so ffnet sich das Formular BWL5200 Umbuchung bei sekund rer Deckungsgruppe und die ben tigten Mittel k nnen von anderen Titeln der Deckungsgruppe durch entsprechende Umbuchungen in Anspruch genommen werden siehe hierzu auch 0 Deckungsgruppen Ministerium der Finan
117. enutzer freige ben rechte Maus Freigabe Symbol mit der blauen Hand Die Clients m ssen sich sp ter noch mit diesem Netzlaufwerk verbinden Ministerium der Finanzen RLP Seite 151 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 14 Arbeitsgruppendatei irma mdw von der CD in diese Unterverzeichnisse Kopieren und f r allgemeinen Zugriff unbedingt den Schreibschutz aufheben 8 1 2 Einrichtung des SQL Servers 6 5 1 2 SQL Server Enterprise Manager starten master auf 100 MB tempdb zwischen 30 und 50 MB vergr ern evtl tempdb ganz ins RAM legen Devices f r IRMA anlegen auf Verzeichnis Devices rechte Maus neues Medium Laufwerk bestimmt Admin IRMA 500 MB IRMA_Log 200 MB IRMATEST 500 MB IRMATEST_Log 200 MB bei Platzproblemen reichen auch 100 MB f r Datenbestand und 50 MB f r Protokolldatei neue DB IRMA anlegen auf Verzeichnis Datenbanken rechte Maus neue Datenbank Devices IRMA und IRMA_Log 5 DB IRMATEST analog 6 Benutzer irma f r die beiden neuen DBs anlegen auf Verzeichnis Logins rechte Maus neuer Benutzer Name Kennwort DB Name eintragen irma irma alle Benutzerrechte vergeben insbesondere Tabellen anlegen auf Verzeichnis DB IRMA rechte Maus bearbeiten Registerkarte Optionen Option Protokoll bei Pr fpunkt abschneiden bzw Trunca te Log on Checkpoint anw hlen Protokoll
118. er Anordnung gebucht wer den Dabei wird der Verf gungsrahmen der Buchungsstelle gepr ft und um den Festlegungs betrag reduziert Festlegungen m ssen aufgrund der Regelungen in Nr 8 2 zu 34 VV LHO immer eingegan gen werden bevor Auszahlungs Anordnungen erfolgen In IRMA ist deshalb die Erfassung von Festlegungen unmittelbar mit der Erfassung von Auszahlungs Anordnungen verbunden Man hat die M glichkeit sich beim Erstellen einer Anordnung auf eine vorher erfasste Fest legung zu beziehen oder die Festlegung unmittelbar zu buchen Wird die Festlegung un mittelbar mit der Anordnung gebucht so werden die Daten der Festlegung in die Anordnung bernommen und brauchen nicht noch einmal eingegeben zu werden Bei Abweichungen der Anordnungssumme von der festgelegten Summe muss der Benutzer entscheiden ob der Festlegungsbetrag angepasst werden soll oder nicht siehe hierzu 5 2 Bei Abschlagsketten und Auszahlungs Anordnungen auf mehrere Ministerium der Finanzen RLP Seite 92 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Buchungsstellen werden die Festlegungen generell mit der Schlusszahlung ange passt Stornierungen von Festlegungen sind m glich wenn sp ter keine Buchung erfolgen sollte beispielsweise Ausbleiben der Rechnung Eine bersicht ber offene Festlegungen erh lt man unter dem Hauptmen punkt Auswertungen Hinweis Bei Projekten die ber mehrere Jahre laufen k nnen zu einem Projekt nach ei
119. er Frontends und ggfs der Verkn pfungen IRMA Ink und IRMA TEST Ink f r den Systemadministrator auf dem gemeinsamen LW erstellen 8 3 2 Funktionalit t IRMA berpr fen Probe Anordnung anlegen zum sp teren Signieren dabei anderen Benutzer als auf der Signatur SmartCard w hlen Zuweisung Mittel erstellen nur wenn notwendig Einzel Anordnung erstellen diese rechnerisch pr fen IRMA nochmals starten Login als Benutzer mit Signaturberechtigung Probe Anordnung ausw hlen und anordnen signieren Im Export Verzeichnis berpr fen ob die Anordnung vorliegt Ministerium der Finanzen RLP Seite 165 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 3 3 Sonstiges nach erfolgter IRMA Installation Folgende Dinge sind zu erledigen Stammdaten Dienststelle falls nicht bereits vor der Daten berleitung erfolgt Stammdaten Kasse falls nicht bereits vor der Daten berleitung erfolgt Verzeichnisse Import und Export anpassen falls nicht bereits vor der Daten berleitung erfolgt Einzelplan einlesen falls nicht bereits vor der Daten berleitung erfolgt Aktuelle Version der Datei Abkuerzung dat von der Installations CD unter CD Install Import Allgemein einlesen falls nicht bereits vor der Daten berleitung er folgt 8 3 4 Installation eines weiteren Client Durch das Kopieren der Frontend DB werden zuk nftige Installationen auf anderen Rechnern wesentlich vereinfacht Es bleiben lediglich noch die
120. er den Jahrestilgungsbetrag an die zust ndige Kasse Der Zins und Til gungsplan wird dabei parallel auf Papier versendet Im HKR ist dann eine manuelle Erfassung der Geldforderungs Dauer Anordnung mit Zins und Tilgungsplan erforderlich Bestehende Geldforderungen f r Auszahlungen die zu einem fr heren Zeitpunkt au erhalb von IRMA vorgenommen wurden werden ber Einzel Annahme Anordnungen erhoben Da bei ist zu kl ren wie die anfallenden Zins und Tilgungsbetr ge im IRMA verbucht werden k nnen Ministerium der Finanzen RLP Seite 111 03 2003 B q IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 7 Abschlags Anordnungen IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp BIER HE BE e EB EB Einzelplan 08 i Jahr Kapitel Titel Zweckbestimmung Erwerb von Ger ten Ausstattungs und Ausr stungsgegenst nden f r die Datenv O alle Ketten Jahr der Kette 2003 Abschlagskette o abgeschlossen Festlegungsnr Neu Festl Betrag Adresse Siemens amp Co Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 10010600 IKB Deutsche Industriebank 10834 Berlin Betrag 27 000 00 Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt Schlu zahlung Nein OJa Auszahlung Annahme F lligkeitstag 04 03 2003 Teilzahlungsnummer je H L Eintrag Rechnungsdatum 21 02 2003 Rechnungsnummer 55328 03 Text f r H L Erwerb von IT e A oa Verwendungszw 2
121. erden wieder in einem St ck gepr ft oder signiert Ministerium der Finanzen RLP Seite 113 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA v20030310 lelx Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIKA BHE e EB EB Einzelplan 08 Jahr Kapitel 0801 Titel 11901 Zweckbestimmung blieferungen aus Nebenbesch ftigungen der Bediensteten Adresse Maier Katja Mainz Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln E lligkeit O Betrag OOo O o o Einzugsverfahren Verw zweck O sekund re Deckungsgruppe Neu Bearbeiten Zuordnen L schen F lligkeitstag Einzugsverfahren AO Nr Betrag Verwendungszweck 04 03 2003 DO Einzugsverfahren 250 00 Nebenttgkei Febr Gr 21 07 2003 C Einzugsveahren H L Nr Summe Zahlungsplan Anordnungsgruppe gericke Jahresbetrag Kasseninfo K ostenst Gemeinde Projekt R Abbrechen el Datensatz 14 lt If 1 m gt von 2 r ee Mstart A S E D Arbeitsbereich Lotus Notes 197 Microsoft Word Mitarbei amp mma v20030310 SEES 1 38 Die F lligkeiten nach dem aktuellen Haushaltsjahr k nnen beliebig ge ndert werden Erst bei der Jahres berleitung bernahme Dauer Anordnungen werden aus den F lligkeiten des Folgejahres tats chlich Einzel Anordnungen generiert und in die H L f r neue Haushaltsjahr gestellt Diese Anordnung
122. eren der Deckungsgruppen u ee 61 3 6 Vorl ufer Jahresabschluss 61 3 7 Endg ltiger Jahresabschluss nu die 62 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis 3 8 Erfassung der Titelsummen uud 4 Mittelbewirtschaftung unse 4 1 Einlesen der Haushaltsdaten Einzelplan uu sseneeennn 4 2 Mittelvyerwalune esse 4 3 Zuweisungen von Mitteln und Verpflichtungserm chtigungen 4 3 1 Zuweisungen auf einen Einzeltitel 4 3 2 Globale Mittelzuweisungen 22uu22200ssnersnersnnennnennnnensnen nennen 4 3 3 Zuweisungen von Verpflichtungserm chtigungen uuenen 4 3 4 Mittelverschiebung Mittelverst rkung uuru nenn 4 4 Kassenanschl ge erstellen und verschicken 4 5 Kassenanschl ge einlesen Checkliste snneennn 4 6 Die Arbeit mit den Nachweislisten u u 2u uu 5 Erstellen von Anordnungen une 5 1 Annahme Anordnungen esssssessseseessssssrssersesnsessessessssesossessssesseseesene 5 1 1 Einzel Annahme Anordnungen esesseeserrereesrrsrrserrsressrsrresressreeres 5 1 2 Annahme Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen 5 1 3 Sammel Annahme Anordnungen eseseseesessreeresrestrererrersresrrrrerseree 5 1 4 Dauer Annahme Anordnungen essssesseeeiesereesrtssrseresresserererresseseres 5 2 Auszahl nss Anordnunzen n aceineae 5 2 1 Erstellen einer Festlegung u uu na 3 2 2 Einzel Auszahlungs Anordnungen 2200220er se nnnennnennnenen
123. erfolgt auf der Maske BZP1100 Benutzergruppen Die Zuordnung einer Bewirtschaftungsgruppe erfolgt stets in Verbindung mit genau einem der vorhandenen Rechte Lesen Bewirtschaften Alles Jedes dieser Rechte kann in der Radio Button Gruppe in BZP1100 ausgew hlt werden wonach die mit diesem Recht zugeordneten Bewirtschaftungsgruppen angesehen und editiert werden k nnen Eine bersicht aller zugeordneten Bewirtschaftungsgruppen unabh ngig vom Recht wird in der Folgemaske BZP1130 Zugeordnete Bewirtschaftungsgruppen angeboten Die Kombination der den Benutzergruppen zugeordneten Rechte erm glicht es standardi sierte Benutzerprofile wie etwa Erfassung von Anordnungen f r bestimmte Buchungs stellen oder Mittelverteilung f r den zugewiesenen Einzelplan zu definieren mit den entsprechenden Rechten auszustatten und dann einem Benutzer je nach dessen Aufgabengebiet zuzuordnen Sind die Benutzergruppen mit ihren zugeordneten Berechtigungen sinnvoll eingerichtet so muss die Vergabe der Rechte f r einen neu angelegten Benutzer also nicht getrennt f r jede Maske und jede Buchungsstruktur erfolgen sondern der neue Benutzer muss nur entspre chend seiner Aufgaben den geeigneten Benutzergruppen zugeordnet werden Wird ein Benut zer dabei mehreren Benutzergruppen zugeordnet so vereinigt er kumulativ alle an die einzel nen Benutzergruppen gebundenen Rechte auf sich Es bietet sich an Benutzergruppen f r die folgenden Bereic
124. ergang von der vHHF in die eHHF 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Der Einzelplan oder der Kassenanschlag werden in das entsprechende Import Verzeichnis kopiert gegebenenfalls durch L sen als Anhang einer Email Gegebenen falls geschieht dies auch automatisch beim Email Eingang Iw IRMA IMPORT HavWin bzw Iw IRMA IMPORT Kassenanschlaege Import des Einzelplans oder des Kassenanschlags nach IRMA im Hauptmen Datei Nach dem Import des Einzelplans oder des Kassenanschlags wird die endg ltige Haushaltsf hrung eingeleitet Maske HHJ0000 Es werden bernommen die Stammdaten des Vorjahres wie bei der vorl ufigen Haushaltsf hrung der Einzelplan aus HAVWin oder der Kassenanschlag mit allen verf gbaren Stamm daten inklusive Buchungsstellen und Ans tze Titel Untertitel Unterkonten und die Deckungsgruppen Ist die endg ltige Haushaltsf hrung bereits er ffnet werden die genannten Daten ber die Schaltfl che Daten bernahme bernommen Sind die zur endg ltigen Haushaltsf hrung ben tigten Daten verarbeitet Maske HHJO200 so erfolgt die Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung durch die Funk tion Deckungsgruppen Alle Buchungsstellen Festlegungen Anordnungen oder Verpflichtungen die nicht automatisch umsetzbar sind m ssen nach der Er ffnung der endg ltigen Haushalts f hrung ber entsprechende Men punkte in den Masken HHJO210 HHJO201 HHJO0202 bzw HHJ0203 manuell umg
125. erien bewirken dass f r den eingestellten Er m chtigungsbereich alle Dauer Auszahlungs Anordnungen aufgelistet werden die Ministerium der Finanzen RLP Seite 117 03 2003 gt q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung vom 01 01 2003 04 03 2003 erfasst wurden bereits rechnerisch richtig gezeichnet sind und noch nicht angeordnet wurden W ren in dem dargestellten Fall beispielsweise zus tzlich Kapitel und Titel angegeben so reduziert sich die Trefferliste auf die genannten Dauer Auszahlungs Anordnungen f r genau diese Buchungsstelle Wichtig Eine Anordnung sollte nie ausschlie lich ber die H L Nummer gesucht werden da diese nicht eindeutig nur einer Anordnung zugeordnet ist und demzufolge ein langer Suchvorgang eine sehr unpr zise Trefferliste erzeugt Entscheidend f r die Auswahl zum ffnen einer bereits gespeicherten Anordnung ist also immer der Grund Suchen Die Anordnung kann noch einmal ge ndert werden sofern sie noch nicht an geordnet und zur Kasse verschickt wurde Pr fung Die Anordnung kann nur rechnerisch oder sachlich richtig gezeichnet werden Alle Daten der Anordnung stehen nur in gesch tzter Form als Anzeigedaten zur Verf gung Anordnen Die Anordnung kann nur angeordnet d h digital signiert und gegebenenfalls sachlich richtig gezeichnet werden Alle Daten der Anordnung stehen nur in gesch tzter Form als Anzeigedaten zur Verf gung Grunds tzlich gilt f r das Zeichnen u
126. ert Summe Auszahlung ow C Esten am C gericke 1 Stornieren Kasseninfo OK Abbrechen BETT aox er ee Mstart A amp E D O serviceanfrage rm A rma vz0030310 GyD tHorst I Microsoft word mt z 4AA 15 28 Die Maske BWL3590 zur Erfassung einer Auszahlungs Anordnung in Fremdw hrung ent spricht inhaltlich und strukturell der Einzel Auszahlungs Anordnung Einziger Unterschied ist die Kennzeichnung des Anordnungsbetrages durch W hrungsbetrag und W hrungskennzei chen Mit diesem Anordnungstyp werden ausl ndische Rechnungen verarbeitet deren Anordnungs betrag nicht in EURO angegeben wird Der festzulegende Betrag wird in EUR angegeben der Anordnungsbetrag selbst in der H he und W hrung wie er in der Rechnung ausgewiesen ist Der endg ltige Anordnungsbetrag in EUR steht erst nach der Abrechnung mit der f r die Devisenbeschaffung verantwortlichen Bank fest und kann auch dann erst in der Kasse und IRMA verbucht werden Solange sind in der H L unter Anordnungsbetrag 0 00 EUR ver merkt Nach Einarbeiten der Ist R ckmeldung der Kasse wird in der H L automatisch der tats chlich verbuchte Betrag vermerkt und ein entsprechender Protokolleintrag initiiert Hinweis Seit der Einf hrung des EURO erfolgen Zahlungen f r ausl ndische Zahlungs empf nger die dem europ ischen W hrungsverbund angeh ren nicht mehr mittels der AO Fremdw hrung sondern ber normale Auszahlungsanordnun gen Angabe aus
127. es Frontends 2 22 ee 168 8 4 2 Komprimierung der Backen DR ie anal 168 8 4 3 Erstellen eines Datenbankauszuges eek 169 8 5 Hinweise zu Sperren in IRMA nenne ee 170 8 6 Einrichten des Email Postfaches zum automatischen Versand der Dateien 172 8 6 1 Einrichten f r Lotus Notes APl uuuesisinee eln 172 8 6 2 Einrichten f r Microsoft Outlook Exchange uu 222002200r ser sneennennnnennner nennen 174 Anhang A bersicht der Funktionalit ten in IRMA u nnnsnnnnnnnn 178 Ministerium der Finanzen RLP Seite 4 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 Einleitung Das Ministerium der Finanzen wurde vom Ministerrat in seiner Sitzung am 08 03 1994 gebe ten in Abstimmung mit den Ressorts und unter Einbeziehung des IMA die Voraussetzungen daf r zu schaffen dass das vom Ministerium f r Wirtschaft und Verkehr entwickelte dv gest tzte Haushaltsbewirtschaftungsverfahren um die zum fl chendeckenden Einsatz und zur Anbindung an das bestehende HKR Kassenverfahren erforderlichen Funktionen erg nzt und landesweit eingef hrt wird Die Bewirtschaftung in IRMA erfasst dabei die gesamten Fi nanzmittel des Landeshaushaltes in allen Phasen der Bewirtschaftung Dazu geh ren insbesondere Die Mittelverteilung bis in die unterste Dienststellenebene die Mittelverwaltung in jeder bewirtschaftenden Stelle und die Mittelverwendung durch die bewirtschaftenden Stellen indem Anordnungen erstellt und a
128. ese Anordnungen in die Liste der bereits erstellten Anordnungen mit Datum und Uhrzeit des Versandes aufgenommen und angezeigt Die erstellte Datei wird auto matisch an eine standardisierte Email angehangen und an die entspre chende Kasse verschickt Drucken ber diese Schaltfl che kann die Liste der in der Exportdatei enthal tenen Anordnungen ausgedruckt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 144 03 2003 B a x B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 7 Export von Kassenanschl gen an Mittelempf nger Die erzeugten Zuweisungen f r einen externen Mittelempf nger werden in IRMA werden zu einem Kassenanschlag zusammengefa t und k nnen als Exportdatei zur mittelempfangenden Dienststelle gesendet werden IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster B DAU0202 Kassenanschl ge Export Jahr 2001 Exportpfad CHIRMA EXPORTIKASSENANSCHLAEGE verf gbare Kassenanschl ge KA Nr Dst Nr Bew Nr Anz Bst Dienststelle Dienststelle 2 1111 100 33 Vertretung des Landes RP beim Bund bereits erstellte Dateien Lfd Nr Ans tze zur ausgew hlten Datei Ans tze in der markierten en NN Man WY Microsoft Word Mitarbeit FE Project Ima Hmp Bzp Hik Rimma Jet Engine V2 y Explorer 1Projekte mak KURS 16 41 Exportpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse definierte Ex portverzeichni
129. esen VE Bewirtschaftung bersicht offene Festlegungen lesen VE Bew L bersicht Projektums tze lesen bersicht Objektkonto Ums tze lesen v Zugeordnete BewGrp Schlie en gt Formular schlie en mit Speichern Mstart ABB Q Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft Word Mitarbei B rma v20030310 SEO 16 26 Die Verwaltung der Benutzergruppen erfolgt in IRMA ber die Masken BZP1100 Benutzer gruppen und BZP1110 Benutzergruppen Details Dar ber hinaus gibt es zwei nicht editier bare bersichtsmasken und zwar BZP1120 bersicht Erm chtigungsbereich sowie BZP1130 Zugeordnete Bewirtschaftungsgruppen Eine Benutzergruppe fasst mehrere Benutzer eines Systems zu einer Einheit zusammen und erm glicht so eine einfachere Vergabe von Rechten Zur Definition einer Benutzergruppe sind folgende Angaben erforderlich Der Name der Benutzergruppe und ein erl uternder Text Der Name der Benutzergruppe muss dabei so gew hlt werden dass er sie im System eindeu tig identifiziert Mit einer Benutzergruppe sind zun chst zwei Arten von Rechten verbunden Der Zugriff auf einzelne Masken gt Funktionen der Anwendung und der Zugriff auf Bereiche des Haushalts gt Bewirtschaftungsgruppen Ministerium der Finanzen RLP Seite 20 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Zuordnung der Funktionen und Bewirtschaftungsgruppen zu einer Benutzergruppe
130. esetzt werden Im Hauptmen punkt Extras Bewirtschaftungsgruppen ist zu berpr fen ob alle bernommenen Buchungsstrukturen den jeweiligen Bewirtschaftungsgruppen und diese den relevanten Benutzergruppen zugeordnet sind Anwendung schlie en und neu starten Die Mittel und Verpflichtungserm chtigungen m ssen f r alle betroffenen internen und externen Mittelempf nger im Hauptmen Bewirtschaftung zugewiesen werden Im Hauptmen punkt HH Jahre Verwaltung Endg ltige HH F hrung sollte in der Maske HHJO200 gepr ft werden ob innerhalb der vorl ufigen Haushaltsf hrung die vorhandenen Verf gungsrahmen der Buchungsstellen berschritten wurden Ist dies der Fall muss der Verf gungsrahmen durch Soll nderungen und entsprechende Zu weisungen im Hauptmen punkt Bewirtschaftung Mittelverwaltung bzw Zuweisung ausgeglichen werden Die Pr fung kann auch im Hauptmen punkt Auswertun gen berschreiten der Erm chtigung intern bzw extern vorgenommen werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 59 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 4 Daten bernahme F r die endg ltige Haushaltsf hrung ist es zun chst notwendig verschiedene Daten zu bernehmen Hierzu z hlen Neue Stammdaten aus dem Haushaltsplanaufstellungsverfahren oder Kassenanschlag Buchungsstelle und Ans tze Deckungsgruppen offene Buchungen vorl ufige Haushaltsf hrung vorl ufiger Jahresabschluss des Vor
131. eue Installation Nicht installiert Neue Installation Neue Installation Neue Installation Neue Installation Neue Installation Nicht installiert Systemplanung Seite 157 IRMA Bewirtschaftungspraxis x Oracle Universal Installer DB Verf gbare Produktkomponenten Oracle8i Client Produktsprachen Sie k nnen folgende Komponenten als Bestandteikfon Oraclesi Client installiere W hlen Sie die gew nschten Komponenten Komponenten Installationsstatus An Nicht installiert 815 00 Nicht installiert o0 Oracle Programmer 8 1 6 0 0 Nicht installiert DO Entwicklungs 6 0 0 Nicht installiert erkzeug ProtC C 8 1 6 0 0 Nicht installiert Pro COBOL 8 1 6 0 0 Nicht installiert Pro COBOL 1 3 51 0 0 Nicht installiert 90 Oracle Enterprise Manager Produkte 8 1 6 0 0 Nicht installiert DQ Oracle Enterprise Manager Client 2 1 0 1 0 Nicht installiert gt x Oracle Universal Installer Verf gbare F odukikomponenten Oracle8i Client a Produkisprachen Sie kanen folgende Kampanenien als Bestanctejlsen Oracles Client site Wahlen Sie die gew nschten Komponenten X Komponenten ENEE fd Q Oracle Enterprise Manager Client 2 1 0 1 0 Nicht installiert Kurzanleitungen zu Oracle Enterprise Manager 2 1 0 0 0 Nicht installiert O Oracle Advanced Security 8 1 6 0 0 Nicht installiert 90 Oracle Installations
132. euer Betrag Aktenzeichen I Objektkanto e Begr ndung H L Eintrag Rechnungsdatum 13 09 2002 Rechnungsnummer XY ungel st 317 02 Text f r H L DAA f r mehrere Jahre Verwendungszweck ___ _ _______ sekunden KY ungel st 317 02 13 09 02 Deckungs ER gruppe DB Anordnungsnumme O stomiert Summe nderung 300 00 H LN C Erts am gericke 1 Stornieren Kasseninfo OK Abbrechen Aktenzeichen der anordan e TtTtTTrren Astart es i l G Serviceanfrage RM mma v20030310 Gy D Horst BY Microsoft Word Mt ZI 16 08 Ministerium der Finanzen RD mm Seite 106 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Hinweise Eine Angabe unter Anzahl Wiederkehr bei der zu ndernden Dauer Anordnung ndert nicht die Anzahl der Ratenzahlungen sondern gibt an f r wie viele Annah men Auszahlungen die angegebene nderung Zugang oder Abgang wirksam sein soll Im o g Beispiel handelt es sich also um insgesamt zwei Zug nge von jeweils 150 00 EUR die am 08 03 2003 und am 08 04 2003 f llig werden und somit einer Jah ressumme von 300 00 EUR entsprechen Es muss unbedingt darauf geachtet werden dass der F lligkeitsbeginn der nderungs Anordnung einem dem F lligkeitsdatum der Ursprungs Anordnung entspricht Dies ist insbesondere bei zu ndernden Dauer Anordnungen zu beachten Bei Auszahlungs nderungen sind nie mehrere r ckwirkende Ter
133. folgenden Schritte auszuf hren ODBC Installation berpr fen vgl 8 3 1 Installationsschritt 3 IRMA Installation von CD vgl 8 3 1 Installationsschritt 4 Signatur Komponente vgl 8 3 1 Installationsschritt 5 ODBC Quellen einrichten vgl 8 3 1 Installationsschritt 6 7 bzw 8 Verkn pfung der Anwendung IRMA kopieren und umbenennen in IRMATEST vgl 8 3 1 Installationsschritt 18 19 20 oder Sicherheitskopien ins Verzeichnis C winnt Profiles All Users Startmenue Programme IRMA kopieren Sicherheitskopie der Frontends irmal mdb und irmatest mdb in C irma kopieren vgl 24 Ministerium der Finanzen RLP Seite 166 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 3 5 Erstellen eines IRMA Update x IRMA Pfa ma Schlie en Access Pfad E Programme Microsoft OfficeOffe 06m System Pfad JENWINNT SYstem32 IRMA Passwort m Komponenten IV Frontend 1 Rma IV Frontend 2 IRMATEST 1 Frontend 3 Ramat l Backend IRMA1_BE MDB IV BM Kopie erstellen IV Buchungsmaschine BMASCH3 EXE IT Buchungsmaschine neu IV lokale BM BMLOKAL DLL T lokale BM neu IV Hilfe IRMA HLP Zur cksetzen Meldungen Im Update Verzeichnis der IRMA Installations CD befindet sich die Datei Update exe mit deren Hilfe Sie ein unkompliziertes Update von IRMA durchf hren k nnen Nach dem Star ten der Datei erscheint das obige Fenster Der IRMA Pfad wird bereits automatisch einge stellt Das IRMA Pa wort ist
134. ftungsgruppen zu Benutzergruppen nuene 27 2 1 2 4 Definition einer Benutzergruppe als Erm chtigungsbereich EB 28 2 13 Beispielhaftes Einrichten der Benutzerverwaltung Schrittfolge 30 2 1 4 Auswirkung der Benutzerverwaltung auf das laufende System 32 2 2 Standardvorgaben Einstellungen u a 33 2 3 Einrichten der Stammdatentabellen u unse 36 2 3 1 Tel ass sea ae 36 2 3 2 Gelt ngsber rche u a 44 2 3 3 Kopplungsverme rke KV anne heise 45 2 3 4 Objektk nt n es ee 46 2 3 5 Projekte ee en 46 2 3 6 Kost nstellen een euer 46 2 3 7 Adressen der Zahlungspartner u 47 3 Haushallsadministalian un ee 50 3 1 Vorl ufige Haushaltsf hrung VHHP u a ae 51 3 2 Endg ltige Haushaltsf hrung eHHP seeesessessesereseessesressrseresressrenresresseeeresrensereresees 53 3 2 1 Nete Stammdalen una ee ee 54 3 2 2 Buchungsstellen und Ans tze ide 55 3 2 2 1 L schen der Buchungsstellen der vorl ufigen Haushaltsf hrung 55 3222 Titeldifierezen as ea 55 3 2 2 3 bernahme von Titelattributen des Vorjahres 56 3 2 2 4 bernahme der Ans tze unneeeenennsennnennnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnennnnennne 56 3 2 3 bernahme Deckungsgruppen unnensenenenenenenennnenennnnennnnnnnnnnn 56 3 2 4 Offene Buchungen umsetzen ee 56 3 3 Checkliste f r den bergang von der vHHF in die eHHF nee 59 3 4 Dater bernahme u u22 eine 60 3 5 Aktivi
135. g 5 2 4 Sammel Auszahlungs Anordnungen IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE BIER HE BHE 8 EB EB Einzelplan 08 zu E BWL3523 Sammel Auszahlungs Anordnung u iol xj Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 51401 Zweckbestimmung Fahrzeughaltung Yerbrauchsmittel pers nl Ausr stungsgegenst nde O Absetzung Festlegungsnr Neu Festl Betrag 2 500 00 O sekund re Deckungsgruppe BWL1000 Festlegungen eingehen 1 loj xi Anzeichen Loos De Kapitel Titel COC e Versuche posan Ausungsgeeneiande _ Anordnungsgruppe O storniert Summe Ausz Verf gungsrahmen EERIE Erste B4ehungsstelle Noch verf gbar _ Einschl Deckungsgr E Noch verf gbar el gericke 1 Stornieren Anlage Festlegungsnummer 57 Art Status Festlegung In Bearbeitung O sekund re Deckungsgruppe Festlegung f r Daueraz Abgeschlossen Zusammenf hren mit En z er VE Sie Festlegungsnummer O bernommene Festlegung Adresse Festlegung f r Sammel AO ng LK Neu Betrag Aktenzeichen BES Eee Objektkonto I _ g Toxt f r H L egen 4 D _ H L Nr i Summe offene Festlegung Anordnen OOOO p Erstellt am gericke OK Neu Stomieren OK Abbrechen BtteAdesseausw hen rrr Astart T e G D O Serviceanfrage RM A mma v20030310 GJ D tHorst I Microsoft word mt SEAN 15 00 Im Rahmen einer Sam
136. g 04 03 2003 O Einzugsverfahren Aktenzeichen Objektkonto I 0 H L Eintrag Rechnungsdatum Rechnungsnummer nn Text f r H L R ckzahlung Verwendungszweck R ckz wegen berzahlung m Anordnungsnummer BE O storniert Summe Annahmen 3 600 00 gericke 2 Storieren Kasseninfo Verzug OK Abbrechen E I Mstart A S E D Arbeitsbereich Lotus Notes Y Microsoft Word Mitarbei amp mma v20030310 4AM uns Bei der Konzeption von IRMA waren nur sehr wenige Funktionen f r die Geldforderungen vorgesehen da diese im HKR Verfahren bereits vorhanden sind und nicht doppelt entwickelt werden sollten Den im Rahmen der Geldforderung erstellten Annahme Anordnungen liegen immer eine oder mehrere zuvor im Rahmen dieses Anordnungstyps erfolgte Auszahlungen zugrunde Die An nahme Anordnungen R ckzahlungen k nnen getrennt f r Zinsen und Tilgung erstellt wer den Sollen mehrere Auszahlungen f r einen Empf nger erfolgen muss in IRMA sorgf ltig darauf geachtet werden dass exakt die gleichen Adressdaten verwendet werden da nur durch diese die Zuordnung auf das gleiche Personenkonto f r Geldforderungen erfolgen kann Am besten gelingt dies indem die Adressdaten wiederkehrend gespeichert werden Die Verantwortung f r den Zins und Tilgungsplan liegt bei der anordnenden Stelle Diese schickt eine Einzel Annahme Anordnung innerhalb der Geldforderung ber den Jahreszins betrag und eine b
137. g AO Nr Barauszahlung R Datum F lligkeitstag Rechnungsnummer Verwendungszweck __1021 O Barauszahlung 02 02 2003 03 03 2003 22301734 e a u Autohaus 2 Mainz 500 1022 O Barauszahlung 10 01 2003 03 03 2003 43434 03 I EEE Festlegungs Betrag 2 500 00 Anordnungsgruppe Summe Auszahlung _____ 2 500 00 gericke H L Nr o o Kasseninfo Koste nstelle Gemeinde Projekt Anordnung Abbrechen l a EON a Mstart A 6 D E serviceanfrag Rm rma vz0030310 Gy D tHorst T Microsoft word mt 24u 14s Hinweis Um eine doppelte Erfassung zu vermeiden besteht die M glichkeit ber die Schaltfl che Import aus anderen Applikationen eine Liste von Zahlungspart nern und die zugeh rigen Zahlungsdaten in die Anlage zur Sammelanordnung direkt zu bernehmen Ministerium der Finanzen RLP Seite 99 03 2003 B Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 5 Dauer Auszahlungs Anordnungen IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster la AYKA BE e EB EB Einzelplan 08 S BWL3550 Dauer Auszahlungs Anordnung ie x Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 51499 Zweckbestimmung verbrauchsmaterial Festlegungsnr WW 67 Neu Festl Betrag 1 250 00 Adresse Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln Teilzahlungsbetrag 250 00 O sekund re Deckungsgruppe In Buchs
138. g der Buchungsstellen in die entsprechen den Bewirtschaftungsgruppen zu pr fen Alle mit dem Kassenanschlag bernomme nen Buchungsstellen m ssen in den Bewirtschaftungsgruppen enthalten sein die den Benutzergruppen die mit diesen Buchungsstellen arbeiten sollen zugeordnet sind Ist dies nicht der Fall m ssen sie hinzugef gt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 80 03 2003 D q x D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 Abschlie end ist die Zuweisung der Mittel oder der Verpflichtungserm chtigungen an die Bewirtschafter so wie unter 4 3 beschrieben vorzunehmen Ministerium der Finanzen RLP Seite 81 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 6 Die Arbeit mit den Nachweislisten Ausgehend von einer vorhandenen Erm chtigung enthalten die Nachweislisten alle verteilten Mittel Dieser Nachweis dient der bersicht und Kontrolle durchgef hrter Zuweisungen Die in IRMA bei der Mittelverteilung vorgenommene Unterscheidung nach interner und externer Weitergabe ist aus dem Nachweis ersichtlich Der Nachweis enth lt Die Bezeichnung der verteilenden Stelle das Haushaltsjahr das Kapitel den Titel die Zweckbestimmung des Titels die verf gbare Erm chtigung die Summe der internen Weitergaben die Summe der externen Weitergaben die verbleibende Erm chtigung Die einzelnen Eintr ge des Nachweises enthalten Das Datum der Weitergabe den Untertitel das
139. ga be f r die Einrichtung der Geltungsbereiche in IRMA verstanden werden vgl Nr 7 zu 16 VV LHO Von einer funktionalen Umsetzung dieser Vorgabe wurde aber bewusst abgese hen Hierdurch k nnen in IRMA sowohl Titelgruppen als auch beliebige andere Haushaltsbe reiche zu Geltungsbereichen zusammengefasst werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 44 03 2003 BD Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 3 3 Kopplungsvermerke KV Kopplungsvermerke werden in den Masken STM2200 und STM2210 erfasst IRMA Jet Engine V20000502 l Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster SRAY x E Dienststellen EB BEWGRUPPE E STM2210 Zuordnungen zum Kopplungsvermerk Jahr 2000 Konplungevermerk Bezeichnung Kopplungsbeispiel rAusnaben bei Ausgaben oppk abetitel Deckungsgruppe OMEHR IST Zuordnen AT Geltungsbereiche Objektkonten apitel Titel Projekte Zweckbest Bez ge der planm igen Beamten Richter Kostenstellen Adre verwaltung Einnahmetitel F cher en Kapite gt Tite gt MEHR IST NeuerET Bearbeiten ET etec E _Zuordnen ET _ L schen ET_ Kapitel Titel Einnahmen Begrenzung in Festbetrag um 2 60 5 men S st MEHR O IST Gericke Schlie en katie BE u Eu Eu Mitar MM Arbeitsbereich B ro Lot EY Microsoft Word Rimma Jet Engine V2 4O D 120 Kopplungsvermerke werden bei der Haushal
140. gelegt 2 In der Stammdatenpflege wurde das Formular STM4000 Kostenstellen um ein Opti onsfeld SAP Export erweitert Wenn dieses Optionsfeld beim Erfassen einer Kosten stelle gesetzt ist wird parallel beim Erfassen die Tabelle SAP_KOSTL mitgepflegt 3 Um den Export durchf hren zu k nnen ist die Berechtigungen f r die neuen Formula re SAPO100 und SAP1000 erforderlich EXTRAS Benutzergruppe Funktionen zuweisen 4 Aus dem Importverzeichnis k nnen ber den Allgemeinen Import die Kostenarten oder Produkte eingelesen werden Dies ist besonders wichtig da bei fehlenden Kos tenarten oder Produkten keine Schnittstellens tze erzeugt werden Erstellen der Export Datei Die Schnittstellens tze werden innerhalb des Verfahrens IRMA im Hauptmen Datei unter der neuen Funktion Export Datens tze f r SAP erzeugt und verschickt Durch den Aufruf dieses Men s ffnet sich das Formular SAPO100 Datens tze SAP Export Ministerium der Finanzen RLP Seite 147 03 2003 B a IRMA Bewirtschaftungspraxis Ssystemplanun M gliche Auswahl einer Export Periode Monat Jan Feb M rz Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Quartal 1 Qu 2 Qu 3 Qu 4 Qu IRMA 1Test V20010402 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 7 Ea M W o EB BEWGRUPPE EEA Jahr 2001 Export Periode R ckmeldungen Mktetverteier
141. gen Extras Fenster ESAS ae _ Mitelverwaltung Nachweisliste Kassenanschlag Benutzer ID Jahr 2003 r EB EB Einzelplan 08 M Bearbeiter S BEW6000 Haushalts berwachungsliste lolx EBEN Lo e Jahr 2003 RIRA Pr fung berf llig 2 ER k Kasse berf llig 0 Erm chtigungsbereich EB Einzelplan 08 x aid Protokoll Kapitel Zahlung berf llig 0 x H L E A van miei __H L E off Kasseneing o xdi a m Protokoll E zu erledigen is Titel H L VE Auswertungszeitraum a O Kopf immer anzeigen Protokoll VE sa C Be O UT nicht anzeigen Ende O Summen Zeitraum Aktualisieren Info gericke Schlie en Etendas UON Astart 21 amp E I Arbeitsbereich Lotus Notes B Microsoft Word Mtarbei E rma vzoo30310 SIEB 118 Ministerium der Finanzen RLP mm SeA 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung In dieser Maske k nnen Buchungsstellen angegeben werden f r die Haushalts berwachungs listen H L oder Protokolldaten Protokoll H L erstellt werden sollen Die Protokoll H L zeigt alle Buchungen an die nicht f r die aktuelle H L relevant sind z B stornierte Buchun gen In den Feldern Von und Bis kann ein Titelbereich eingegeben werden Wird nur in dem Feld Von eine Buchungsstelle eingegeben so wird lediglich f r diese Buchungsstelle eine H L oder ein Protokoll erstellt Der Protokoll H L Bericht enth lt pro H L
142. gen Vermerk in Textform zum jeweiligen Ti tel falls diese ausgew hlt wurden die zugewiesenen Betr ge der Verpflichtungserm chtigungen mit den jeweiligen F l ligkeitsjahren einen m glichen Kommentar zum gesamten Kassenanschlag und optional titelbezogene Kommentare Anmerkung der Zuweisung Die Kassenanschl ge kann der Benutzer in der Maske BEW3400 ausw hlen und dabei ent scheiden ob sie im Briefformat verschickt werden sollen Zeichen Erste Seite als Brief IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 EJES YLKI BAH Gesamtsoll E3 BEW3400 Kassenanschlag Einzelzuweisung 1 Jahr KA Herkunft Empf nger Kassenanschlag berschrift Bemerkung Min f Wirtschaft Verkehr Stiftsstr 9 155116 Mainz Vermerke aus Plandaten bernehmen Kopplungsvermerke bernehmen ea Deckungsvermerke bernehmen gt Sonstige Vermerke bernehmen 5 Titelgruppenvermerke bernehmen gericke Stornieren Drucken Schlie en ET AH Mstart A S E D Eipssive Miro Arbeitsbereich Q rma v2003 Sjt4Projekteitrm B Microsoft word SEES 1338 Ministerium der Finanzen RLP Seite 77 03 2003 BD a BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Auswahl und bernahme der zu ber cksichtigenden Vermerke f r den Kassenanschlag KA erfolgen ebenfalls bei der Erstellung des Kassenanschlages und k nne
143. gestellten Datei automatisch in IR MA eingelesen werden siehe hierzu auch 7 4 Allgemeiner Datenimport Ministerium der Finanzen RLP Seite 66 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 3 Zuweisungen von Mitteln und Verpflichtungserm chtigungen Zuweisungen von Verpflichtungserm chtigungen VE oder Mitteln die mit dem Einzelplan oder einem Kassenanschlag bereitgestellt werden erfolgen immer ber den EB Gesamtsoll Eine Zuweisung kann dabei f r interne oder externe Empf nger vorgenommen werden interne Empf nger sind Erm chtigungsbereiche die innerhalb der Benutzerverwaltung definiert wurden externe Empf nger sind eigenst ndige mittelbewirtschaftende Stellen die ihre zu be wirtschaftenden Mittel und Verpflichtungserm chtigungen durch einen Kassenanschlag erhalten Diese externen Dienststellen werden in der Stammdatentabelle Dienststellen als Mittelempf nger gef hrt Die f r die Speicherung der Dienststellen notwendigen Dienststellenbezeichnungen und Dienststellennummern stehen in einem zentralen Ver zeichnis zur Verf gung das durch das Finanzministerium gepflegt wird Es kann im In ternet unter der Adresse www rlp irma de Dienststellenverzeichnis f r IRMA RP ab gerufen werden Eine Zuweisung an interne Mittelempf nger kann nicht storniert werden Zugewiesene Mittel k nnen lediglich zur ckgenommen werden indem eine Zuordnung f r die gleiche Buchungs stelle mit einem
144. he Objektkonten Projekte Kostenstellen Produkte ohne Dialog Adressverwaltung Mittelverwaltung Mittelverteilung an externe und interne Empf nger globale und Einzel zuweisungen Zuweisung von Verpflichtungserm chtigungen Erstellen von Kassenanschl gen Ministerium der Finanzen RLP Seite 9 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Anordnungs wesen BD a Systemplanung F hrung der Nachweislisten nach der Mittelverteilung F hrung der H L Erstellen Zeichnen und Anordnen von Einzel Annahme Anordnungen EEA Annahme Anordnungen auf mehrere Buchungs stellen MEA Sammel Annahme Anordnungen SEA Dauer Annahme Anordnungen DEA Einzel Auszahlungs Anordnungen EAA Auszahlungs Anordnungen auf mehrere Buchungs stellen MAA Sammel Auszahlungs Anordnungen SAA Dauer Auszahlungs Anordnungen DAA Bar Auszahlungs Anordnungen BAA Anordnungen f r Fremdw hrung WAA Umbuchungs Anordnungen UEA UAA nderungs Anordnungen CEA CAA CEZ CAZ Allgemeine Anordnungen AEA AAA Einzel Mitteilung EEM EAM Dauer Mitteilung DEM DAM nderungs Mitteilung XEA XAA XEZ XAZ Abschlags Anordnungen KEA KAA Zahlungsplan ZEA ZAA Zahlungsplan nderungs Anordnung YEA YAA YAZ YEZ Auswertungen Liste externer Zuweisungsempf nger Cg C C C C C C C C C GC GC GC GC GC GC berschreitung der Erm chtigung extern Jberschreitung der Erm chtigung intern itel bersicht Jbersi
145. he einzurichten Systemadministrator Haushaltsadministrator Mittelverteiler und Mittelbewirtschafter gegebenenfalls mehrere Gruppen wenn mit mehreren Erm chti gungsbereichen gearbeitet wird oder differenzierte funktionelle Rechte vergeben wer den sollen Selbstverst ndlich k nnen auch mehrere Benutzergruppen mit den entsprechenden funktionel len Rechten zusammengefasst werden wenn die Benutzer die damit verbundenen Aufgaben gewisserma en in Personalunion wahrnehmen Hinweis In der Maske BZP1110 Benutzergruppen Details besteht die M glichkeit mit den entsprechenden Kennzeichen die Gruppenrechte Administratorrechte Rechte zum Administrieren von IRMA Haushaltsadministrator Rechte innerhalb der Mittelverwaltung z B Mit telverst rkung verschiebung Aufheben Allgemeiner Anordnungen und Erm chtigungsbereich Gruppe soll EB sein und Mittel empfangen zu vergeben Ministerium der Finanzen RLP Seite 21 03 2003 BD a IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 1 3 Bewirtschaftungsgruppen IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster EIERS e e A EB BEWGRUPPE 53 BZP1200 Bewirtschaftungsgruppen Haushaltsjahr 2001 Bewirtschaftungsgruppe BewGrp Alles Details Neu Kopie erstellen L schen Auswahl Zuordnung Titel Buchungsstellen ee O Zuordnung einzelner Titelgruppen Zuordnung
146. hlungs Anordnung nur wird keine Bankverbindung angegeben und der Ausdruck wird als Beleg zur Barauszahlung besonders gekennzeichnet Das Erstellen einer Bar Auszahlungs Anordnung erfolgt wie bei jeder anderen Anordnung jedoch wird diese nicht als Datensatz an eine Kasse bermittelt Statt dessen wird ein Aus druck der Bar Auszahlungs Anordnung erstellt die dem Zahlungsempf nger zur Vorlage bei der zust ndigen Zahlstelle ausgeh ndigt wird Die Zahlstelle erh lt einen eigenen Zugang zu IRMA und best tigt dann direkt in IRMA die Zahlung aufgrund der Vorlage des Ausdrucks der Bar Auszahlungs Anordnung Eine Best tigung der Buchungen durch die Kasse nach Abrechnung der Zahlstelle erfolgt nicht mehr da diese Buchungen bei der Kasse als kassenin terne Buchungen angesehen werden IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp amp YK er E o Hy u 3 EB EB Einzelplan 08 EB BWL3525 Auszahlungs Anordnung Jolx Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 51499 Zweckbestimmung verbrauchsmaterial O Absetzung Festlegungsnr Neu Festl Betrag 750 00 Adresse Maier Katja Mainz KM 2316603 Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln O sekund re Deckungsgruppe Betrag 750 00 Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt In Buchstaben siebenhundertf nfzig F lligkeitstag 03 03 2003 Aktenzeichen a Objekkonie H
147. htig Vorher Daten berleitung durchf hren sonst wird mit einer leeren DB ver kn pft Login ins Echtsystem IRMA als irmaadmin Datei ffnen w hlen Maske HLP1000 ffnen Datenbank ffnet sich in Kombobox Datenbank SQL Server bzw ORACLE ausw hlen Maske HLP1002 Parameter ODBC Datenbank ffnet sich Eingabefelder f llen Datenbank irma Datenquelle DSN IRMA bzw IRMAORA Benutzer irma Passwort irma ggfs anderes Passwort f r den Server Benutzer IRMA Frontend duplizieren in C IRMA die Frontend DB irmal mdb verdoppeln und in ir matest mdb umbenennen Verkn pfung duplizieren rechte Maus auf Start Button gt Explorer direkt in C winnt Profiles benutzer Startmenue wechseln in C winnt Profiles All Users Startmenue Programme IRMA Datei IRMA Ink verdoppeln und in IRMATEST Ink umbenennen Verkn pfungen f r Anwendung IRMA anpassen rechte Maus auf das Symbol IRMA Eigenschaften Verkn pfung Eingabefeld Ziel LW bei wrkgrp ab ndern auf das gemeinsame LW Unterverzeichnis IRMA in der die Arbeitsgruppendatei irma mdw steht z B C Programme Microsoft Office Office msaccess exe profile IRMA wrkgrp TLW IRMA RMA rma mdw C IRMA irmal mdb Verkn pfungen f r Anwendung IRMATEST anpassen rechte Maus auf das Symbol IRMATEST Eigenschaften Verkn pfung Eingabefeld Ziel LW bei wrkgrp ab ndern auf das gemeinsame LW Unterverzeichnis Ministerium der Finanzen R
148. icrosoft Exchange Server Geben Sie den Namen Ihres Microsoft Exchange Seryer Computers und Ihren Postfachnamen ein Microsoft Exchange Seryer Computer IRMASERYER Postfach Benutzername IRMA lt Zur ck Abbrechen Bitte richten Sie die nachfolgenden Masken nach Ihren Bed rfnissen ein und dr cken Sie auf Fertigstellen Nun m ssen noch einige pers nliche Einstellungen in IRMA angepasst werden und zwar auf allen Rechnern von denen Dateien verschickt oder empfangen werden sollen Grundvoraus setzung ist hierbei dass auf diesen PCs eine Mail Client Installation bereits stattgefunden hat Bitte berpr fen Sie ob im System32 Ordner die Bibliothek olemsg32 dll MS Active Mes saging 1 1 Object vorhanden ist Falls die olemsg32 dll fehlt Outlook 97 aber bereits an die sem PC installiert ist bringt eine De und anschlie ende Neuinstallation nichts d h die MA PI Schnittstelle fehlt weiterhin Vermutlich bleiben in der Registry Rest Eintr ge bestehen die die MAPI Installation verhindern Eine zus tzliche Installation des Exchange Clients be wirkt in dem Fall dass die MAPI Schnittstelle richtig installiert wird Anschlie end steht auch die olemsg32 dll zur Verf gung die im n chsten Installationsschritt ben tigt wird Hinweis Falls Sie statt der olemsg32 dll die Datei Cdo dll in Ihrem System32 Ordner finden arbeiten Sie bereits mit einer neueren Version der CDO Collaboration Data Objects bei der die Messagi
149. iese Aktion sollte nur vom zust ndigen Systemadministrator durchgef hrt werden Dieser kann die ben tigten Passw rter bei der BGS erfragen Folgende Schritte sind erforderlich Erstellen einer Kopie der Backend DB Starten der Backend aus dem Explorer mit Benutzer irma Falls die Anmeldung nicht m glich ist muss eine Zuordnung zur irma mdw durchgef hrt werden Dazu muss im Workgroupadministrator wrkgadm unter Ausf hren die entsprechende Einstellun gen vorgenommen werden Dr cken der Tastenkombination STRG und F12 Eingabe des Passwortes Backend schlie en und erneut mit Benutzer irma starten Auswahl von Extras DB Dienstprogramme DB komprimieren Nach Abschluss der Komprimierung wieder die Taste F12 dr cken zum erneuten Si chern der DB Ersetzen der alten DB irmal_be mdb durch die neue komprimierte Version W hrend dieses Vorgangs darf kein Benutzer mit IRMA arbeiten Dies muss organisatorisch unbedingt sichergestellt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 168 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 4 3 Erstellen eines Datenbankauszuges Zur Unterst tzung von Beratungs und Supportleistungen oder wegen erforderlicher au er planm iger Sicherheitsma nahmen kann es n tig sein kurzfristig einen Auszug des aktuel len Standes der IRMA Datenbank zu erstellen Im Hauptmen Extras wird das Men Kennwort ndern ausgew hlt In der daraufhin aufgeblendeten Maske BZ
150. ihrer Speicherung initiierten Daten zur ckgesetzt H L Eintragungen werden gel scht und in das H L Protokoll berf hrt Zuordnungen zu Kostenstellen Gemeinden Objektkonten oder Projekten werden zu r ckgesetzt Bei Auszahlungs Anordnungen wird der Anordnungsbetrag wieder freigegeben und der Verf gungsrahmen um diesen Betrag erh ht Die Stornierung einer nderung zu einer Auszahlungsanordnung f hrt dazu dass die Festlegung dem tats chlichen Jahresbetrag angepasst wird F r das Stornieren einer Anordnung gilt allgemein Der Benutzer der sie erstellt hat darf sie so lange stornieren bis sie angeordnet ist Nach dem Anordnen darf sie nur noch der Anordnende selbst stornieren Nachdem sie an die Kasse verschickt wurde kann sie so lange nicht mehr storniert wer den bis sie von der Kasse abgewiesen wurde und die entsprechende R ckmeldung der Kasse in IRMA eingearbeitet ist Eine stornierte Anordnung wird als solche sichtbar gekennzeichnet IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AIKE e EB EB Einzelplan 08 B BWL3030 Einzel Annahme Anordnung 1 Jahr Kapitel 0801 Titel 11111 Zweckbestimmung verwaltungsgeb hren O Absetzung Adresse MEERE Mainz KM 2311 03 Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln O Einzugsverfahren DJ HHT Verrechnung Betrag Kostenstelle MwSt Gemeinde Proj
151. ind in der Regel EB bezogen Bevor ein Bericht erstellt wird muss ein Erm chtigungsbereich angegeben werden auf den sich die Auswertung bezieht Dies bedeutet nat rlich auch dass der Auswerter nur Berichte f r einen Erm chtigungsbereich erstellen kann dem er als Benutzer zugeordnet ist Die Berichte k nnen als Liste eingesehen oder aus gedruckt werden Dar ber hinaus lassen sich die Listen in Dateien abspeichern Dabei stehen folgende Dateiformate zur Verf gung HTML f r Internet Browser Microsoft Excel MS DOS Text Rich Text Format Snapshot Format Um schnell an bestimmte und h ufig ben tigte Auswertungen zu gelangen kann man ber die Auswahl Extras Toolbox diese Auswertungen direkt erstellen Die Parameter f r den Aufruf der Auswertung wie beispielsweise Erm chtigungsbereich oder Titel werden den Standardvorgaben entnommen Ministerium der Finanzen RLP Seite 131 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung Gegenw rtig k nnen beim erstmaligen Aufruf der Toolbox ber die Schaltfl che Anpassen folgende Auswertungen auf der Maske plaziert werden H L Angezeigt wird die Haushalts berwachunsgsliste f r den unter Ex tras Standardvorgaben eingestellten Titel Protokoll H L Angezeigt wird das Protokoll der Haushalts berwachungsliste f r den unter Extras Standardvorgaben eingestellten Titel H L VE Angezeigt wird die Haushalts berwachungsliste der Verpflichtungser m chtigungen f
152. inzel Auszahlungs Anordnungen Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen oder Abschlags Anordnungen zu beziehen In diesem Fall darf bis zur H he des urspr nglichen Buchungsbetrages umge bucht werden Eine Umbuchungs Anordnung muss immer eine Einzahlung und eine Auszahlung beinhalten Dabei sind alle Kombinationen zul ssig Einzahlung auf Annahmetitel oder Auszahlungstitel mit Absetzung Auszahlung von Auszahlungstitel oder Annahmetitel mit Absetzung Hinweise Umbuchungen k nnen auch zwischen zwei Haushaltsjahren vorgenommen werden Die Nummer der Umbuchungsanordnung wird in der HUL in Klammern angezeigt wenn die Anordnung aus einem anderen Haushaltsjahr stammt Wird im Formular BWL3560 Umbuchungs Anordnung eine Umbuchung realisiert die sich auf eine bestehende Anordnung Ursprungs Anordnung bezieht so kann der Be nutzer ber die entsprechenden Schaltfl chen die Zuordnung des Anordnungsbetra ges zu Kostenstellen Produkten zu Gemeinden und oder zu Projekten der Ur sprungs Anordnung neu aufteilen Ministerium der Finanzen RLP Seite 105 03 2003 BD Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 4 nderungs Anordnungen Mit einer nderungs Anordnung k nnen in der Maske BWL3570 bestimmte Anordnungen die bereits an die Kasse bermittelt sind korrigiert werden Es sind eigenst ndige Anordnun gen mit denen Zahlungen einer Ursprungs Anordnung korrigiert werden ohne die Ur sprungs Anordnung
153. inzelpl ne aus HAVWin nach IRMA und stellen den nachge ordneten Bereichen mit den Kassenanschl gen die Haushaltsdaten zur Verf gung Die Ressorts und nachgeordneten Bereiche schicken digital signierte Anordnungen an die Kassen Die Kassen lesen die bermittelten Anordnungen ber einen Gateway PC in das Verfahren HKR ein und bermitteln die Ist R ckmeldungen ber die tats chliche Buchung an das IRMA System von dem die Anordnung kam mo Digital signierte AO IST R ckmeldung Ministerium der Finanzen RLP Seite 6 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 2 Bereitstellung der Haushaltsdaten in IRMA Stammdaten Mit dem Einlesen des Einzelplans in den Ressorts bzw der Kassenanschl gen in den nachgeordneten Bereichen werden bereitgestellt Einzelplan Kapitel Gruppen Titelgruppen Festtitel Titel Funktionsziffern Deckungsgruppen teilweise Weiterhin stehen mit der Installation von IRMA zur Verf gung Kassen des Landes Ortsverzeichnis des Landes Rheinland Pfalz Geldinstitute bundesweit Durch den Haushaltsadministrator oder einen beauftragten Mitarbeiter m ssen nachfol gend genannte Daten selbst erfasst werden Dienststellen Objektkonten Deckungsgruppen teilweise Projekte Kostenstellen Produkte Kostentr ger werden ber das Formular DAU1000 Allgemeiner Import aus einer Datei importiert Kopplungsvermerke
154. inzelplan 08 speichern Kassenanschl ge Mittelverteiler R ckmeldungen Mittelempf nger Jahr 2003 Daten bernahme HAY Win Importpfad JAIRMAUMPORTANORDNUNGEN BEREITEN Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis Archiv Allgemein Adressen Initialisierung 3 DAU0101 R ckmeldungen Kasse Import RM_92255127_000017 dat RM_92255127_000016 dat RM 92255127 000013 dat gericke Datei Datei en einlesen Schlie en f gbare Dateien im Importverzeichnis m ma Ta m m Mstart A S G D Q rma v20030310 Horst Gericke Inbo 7 Microsoft word mit Gy wittest SH c s Datei einlesen Die ausgew hlte Datei kann ber diese Schaltfl che importiert werden Das aktuelle Tagesdatum wird anschlie end neben dem Dateinamen in der Spalte eingelesen am als Importdatum festgehalten Ministerium der Finanzen RLP Seite 138 03 2003 BD Q BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 3 R ckmeldungen von Mittelempf ngern Die von der mittelempfangenden Dienststelle erstellten R ckmeldungen ber die Verwen dung der zugeteilten Mittel werden ber diese Funktion in IRMA eingelesen und k nnen mit der Funktion Status im Hauptmen Datei ausgewertet werden Importpfad Es wird das im Hauptmen Extras Einstellungen Verzeichnisse de finierte Importverzeichnis angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA IMPORT RUECKMELDUNGEN Es wird die Liste aller Dateien die im jeweils aktue
155. isch Ministerium der Finanzen RLP Seite 13 03 2003 gt q 5 D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung ge ffnet Au erdem wird im Formular BWL4001 Anordnungsliste der Abweisungs grund der Kasse angezeigt Ministerium der Finanzen RLP Seite 14 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 5 Allgemeine Grunds tze f r das Verfahren In jeder Maske kann eine Online Hilfe mit der Funktionstaste Fl abgerufen werden die den fachlichen Inhalt der Maske sowie alle Eingabe und Anzeigefelder beschreibt Alle Daten die mit blauer Schrift dargestellt werden sind lediglich Anzeigefelder und k nnen an dieser Stelle nicht ge ndert werden Alle Felder die textlich in Fettschrift bezeichnet sind sind Pflicht Felder und erfordern in jedem Fall eine Eingabe wenn der Maskeninhalt gespeichert werden soll In jeder Maske wird unten links der angemeldete Benutzer bzw in den relevanten Mas ken die eingestellte Kasse angezeigt Statusinformationen ber das eingestellte Haushaltsjahr den angemeldeten Benutzer und den eingestellten Erm chtigungsbereich sowie die Anzahl und Listen der abgewie senen oder berf lligen Anordnungen erh lt man ber den Hauptmen punkt Ex tras Wiedervorlage oder ber die Funktionstaste F10 Angaben zur Anordnungsrevision f r eine konkret ausgew hlte Anordnung erh lt man ber den Hauptmen punkt Extras Anordnungsrevision oder ber die Funktionstaste
156. ittstellens tze und Zusammenfassen dieser S tze in einer Exportdatei mit anschlie endem automatischen Email Versand erfolgt ber die Schaltfl che Datei erstel len Eine bereits erstellte Datei kann in der Liste ausgew hlt werden und mit der Schaltfl che Da tei nochmals erstellen wieder erstellt und verschickt werden Der Name der Schnittstellendatei ist folgenderma en aufgebaut IR_ lt MONAT gt _ lt IRMANR gt _ lt DATEI_NR gt IMP wobei Platzhalter lt MONAT gt f r Monat im Format JJMM Platzhalter lt IRMANR gt f r die IRMA Systemnummer bestehend aus vierstelliger IRMA Dienststellen und dreistelliger IRMA Bewirtschafternummer Platzhalter lt DATEI_NR gt f r zweistellige Dateinummer pro Haushaltsjahr mit eventuell f h render Null Beispiel Datei IR_0107_2425100_07 IMP ist die 7 Datei der SLVA Oppenheim f r den Juli 2001 SAP Einstellungen Aus dem o g Formular SAPO100 l t sich ein weiteres Formular SAP1000 SAP Einstellungen zum Andern der SAP Einstellungen aufrufen SAP1000 SAP Einstellungen ioj xi Haushaltsjahr 2001 Perioden Abschluss nach Export Nein Ja Korrektur Buchungen Nein Ja Feid OK Abbrechen Eingegeben werden kann die Email Adresse des SAP Servers f r den automatischen Email Versand und es kann kenntlich gemacht werden ob mit der jeweiligen Exportdatei die Mel dungen f r die ausgew hlte Periode abgeschlossen sein sollen Ist dies der Fa
157. l ndisch bei Geldinstitut des Zahlungsempf ngers Ministerium der Finanzen RLP Seite 103 03 2003 B a a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 3 Umbuchungs Anordnungen Bei der Umbuchung handelt es sich um eine Anordnung die Anordnungs Betr ge von einer Buchungsstelle auf eine andere umbucht Umbuchungen k nnen mit und ohne Bezug zu einer bestehenden Anordnung erstellt werden Umbuchungen ohne Bezug auf eine konkrete Anordnung siehe folgende Abbildung IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE BIER HE BHE 8 EB EB Einzelplan 08 E E EXT2000 Wiedervorlage E BWL3560 Umbuchungs Anordnung lol xi a amp Benutzer ID gericke Auszahlung O sekund re Deckungsgruppe Jahe 2002 Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 42401 gt Objektkont Zweckbestimmung Zuf hungen an den Firanzerungsonds Tr die Beamemersorgung acn S18 f O Absetzung Erm chtigungsbereich EB Einzelplan08 Bearbeiter gericke bi umzub Anordnung I g abgewiesene AO be Astenzeichen O Oejektkontes 9 Pr fung berief 0 U ee uoeanien m Betrag O j Kostenstelle Gemeinde Projekt Zahlung berf llig 0 Einzahlung off Kasseneing o E Jahr 2002 Kapitel 0801 z Tite 1111 gt Objektkont z zuenedigen Zweckbestimmung Vervatungsoecten O Absetzung Erm chtigungsbereich Fes El Text f r H L Umbuchung
158. lanung Die Zuordnung von Funktionen hat folgende Auswirkungen f r den Benutzer 1 Ein Men punkt der zur Maske MMMMMMMM f hrt wird genau dann aktiviert wenn der Benutzer x einer Benutzergruppe B angeh rt der die Funktion MMMMMMMM_L oder MMMMMMMM_E zugeordnet ist 2 Wird vom Benutzer x die Maske MMMMMMMM ge ffnet ber Men oder indem MMMMMMMM als Folgemaske einer anderen Maske auftritt so erlaubt die Maske ge nau dann ein Editieren der Daten wenn der Benutzer einer Benutzergruppe B angeh rt der die Funktion MMMMMMMM_E zugeordnet ist Durch diese Zuordnungen wird sichergestellt dass Benutzern die beispielsweise nur zur Er fassung von Anordnungen berechtigt sind gar nicht erst die Funktionen zur Ver nderung des Gesamtsolls eines Titels zug nglich gemacht werden Somit wird auch eine versehentliche Aktivierung dieser Funktionen vermieden Eine zus tzliche M glichkeit der Einstellung von Zugriffsrechten einer Benutzergruppe die ber den Zugang zu einer Funktion hinausgeht und beispielsweise eine Sperre oder Freigabe einzelner Felder in einem Formular erm glicht ist in IRMA nicht erforderlich Einige wenige Masken oder Funktionalit ten k nnen in IRMA auch ber globale Einstellun gen in der Maske EXT3000 Einstellungen aktiviert werden IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 IE AYIK BE e EB EB Einzelplan 08
159. len Sie die gew nschten Komponenten X Komponenten OREA a OMS Access Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert OMS SQL Server 6 5 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert OMS SQL Server 7 0 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert O Sybase Adaptive Server 11 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert Oracle ODBC Driver 8 1 6 0 0 Neue Installation O Oracle Services for Microsoft Transaction Server 8 1 6 0 0 Nicht installiert O Client Option Oracle interMedia 8 1 6 0 0 Nicht installiert O Oracle visual Information Retrieval Client 8 1 6 0 0 Nicht installiert Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Seite 159 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 3 Installation des Systems IRMA auf den Clients Bei der Installation von IRMA darf keine Office Leiste eingeschaltet sein Bei der Erstinstallation von IRMA werden alle Komponenten also das Frontend irmal mdb das Backend irmal_be mdb die Buchungsmaschine bmasch3 exe die Arbeitsgruppenda tei irma mdw und die Signaturkomponente lokal installiert In einem zweiten Schritt werden dann das Backend die Arbeitsgruppendatei und die Import und Exportverzeichnisse auf den Server gelegt Das Frontend sollte immer lokal installiert werden Die Buchungsmaschine kann optional auf einem Applikationsserver angelegt werden Wenn die Buchungsmaschine nicht lokal ist kann das Setup Programm nicht zur Installation dieser Komponente verwendet werden In die sem Fall ist es ber d
160. lgemeinen Anordnungen bei der Haushalts berf hrung nicht ins neue Haushaltsjahr bernommen werden war es bisher nicht m glich eine Allgemei ne Anordnung aufzuheben da nicht mehr ins alte Haushaltsjahr verzweigt werden konnte Nunmehr gibt es eine Funktionalit t die das sp tere Aufheben Stornieren einer Allgemeinen Anordnung zul sst In den Formularen BWL3092 nderungs Mitteilung BWL3093 Dauer Auszahlungs Annahme Mitteilung BWL3094 Einzel Auszahlungs Annahme Mitteilung gibt es jeweils eine neue Schaltfl che Aufheben Hier kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine allgemeine Anordnung aufgehoben werden vorausgesetzt diese ist noch nicht aufgehoben Die Anordnung bekommt daraufhin Status storniert Ministerium der Finanzen RLP Seite 110 03 2003 BD Q IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 6 Geldforderungen IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BHE 8 EB EB Einzelplan 08 6 BWL3035 Annahme Anordnung Geldforderung 1 Jahr Kapitel Titel Zweckbestimmung Einnahmen aus berzehlingen nach Schluss des Hauchaljahree O Absetzung Jahr der Auszahlung Auszahlungs AO Auszahlungs Betrag Adresse Maier Katja Mainz z Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln Betrag 3 600 00 Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt In Buchstaben dreitausendsechshundert F lligkeitsta
161. lichtungen jeweils neue titelbezo gene Festlegungs oder Verpflichtungsnummern generiert Hinweis Wenn eine Buchungsstelle nachvollziehbar ge ndert wird d h die nde rung Umsetzung wird in die Titelhistorie von IRMA eingetragen so erfolgte bei der Daten bernahme im Rahmen des Wechsels des Haushaltsjahres u a auch eine bernahme noch bestehender offener bzw weiterhin geltender An ordnungen unter gleichzeitiger Umsetzung auf die aus der Titelhistorie zu ent nehmende neue Buchungsstelle Dies umfasste auch offene Sollstellungen und Daueranordnungen Dieser Prozess lief in IRMA automatisiert ab wogegen im HKR Verfahren in der Kasse die entsprechenden nderungen manuell durchgef hrt werden m s sen Das f hrte unweigerlich zu Dateninkonsistenzen Von der einfachen automatischen Umsetzung auf eine andere Buchungsstelle im Rahmen der Daten bernahme beim Haushaltswechsel werden nunmehr of fene Sollstellungen und Dauer Anordnungen ausgenommen Damit in der Kas se ein ordnungsgem es Buchen m glich ist m ssen f r die in diesem Zu sammenhang erforderlichen nderungen zwingend entsprechende Anordnun gen vorliegen Die Verantwortung f r die berwachung dieser F lle und das Herbeif hren der notwendigen Korrekturen liegt bei den Bewirtschaftern Die problematischen Anordnungen werden also nicht automatisch ins folgende Haushaltsjahr bernommen sondern erscheinen in einer Liste der umzusetzen den Anordnungen Formular HHJO202 A
162. ll werden SAP S tze f r nachtr gliche Buchungen mit einem F lligkeitsdatum das noch in diese Periode f llt beim n chsten Export auf das erste g ltige Datum der Folgeperiode umgesetzt Ministerium der Finanzen RLP Seite 149 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Angabe Korrekturbuchungen JA bedeutet dass nachtr gliche nderungen Korrek turen der Zuordnung von Anordnungsbetr gen zu Kostenstellen bei Einzel Anordnungen f r die bereits ein SAP Satz erzeugt und exportiert wurde sowie korrigierende Gegenbuchun gen f r die urspr ngliche Zuordnung mit dem anstehenden Export ebenfalls bermittelt wer den Ansonsten werden nur die origin r erzeugten SAP S tze bermittelt und nachtr gliche nderungen der Zuordnung von Anordnungsbetr gen auf Kostenstellen bleiben auf dem SAP Server unber cksichtigt Korrekturen von Dauer Anordnungen greifen mit dem Erstellen des SAP Satzes f r die n chste Auswertungsperiode auch ohne dieses Kennzeichen F r eine notwendige korrigier ende Gegenbuchung muss zumindest in der letzten Auswertungsperiode des Jahres das Flag Korrekturbuchung auf JA gesetzt werden Unabh ngig davon erfolgt in der letzten Auswer tungsperiode des Jahres gewisserma en mit der letzten Zahlung eine Anpassung aller perio dischen Zahlungen Grunds tzliche Plausibilit ten f r den Export Die exportierten F lligkeitsdaten m ssen im Haushaltsjahr liegen Wenn dies nicht der Fall
163. llen Importpfad existieren angezeigt Nach Auswahl einer Datei mit dem Positionsanzeiger kann ber die Schaltfl che Details der Dateiinhalt Buchungsstellen angezeigt werden Im unteren Formularteil werden die Buchungsans tze zur ausgew hlten Datei aufgelistet Datei einlesen Die ausgew hlte Datei kann ber diese Schaltfl che importiert werden Das aktuelle Tagesdatum wird anschlie end neben dem Dateinamen in der Spalte eingelesen am als Importdatum festgehalten Jede Datei kann nur einmal eingelesen werden IRMA v20030310 l x I Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster H ffnen BR E gaa 3 EB EB Einzelplan 08 mA Speichern R ckmeldungen Kasse Kassenanschl ge Mittelverteiler R ckmeldungen Mittelempf nger 3 DAU0401 R ckmeldungen Import Daten bernahme HAYwin Jahr 2003 Daten bernahme Massenverfahren Bene Importpfad WAIRMAUMPORT IRUECKMELDUNGEN Allgemein Adressen Initialisie ks u Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis Archiv gericke Datei einlesen Schlie en Nerf gbare Dateien im Importverzeihis E Onn r Mstart A G D A rma v20030310 G Horst Gericke Inbo I Microsoft word Mit GJw ttest SLHRS i616 Ministerium der Finanzen RLP Seite 139 03 2003 BD Q P BD IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 4 Allgemeiner Datenimport ber diese Importschnittstelle k nnen
164. maske nacheinander die Felder Neue Stammdaten Bu Ministerium der Finanzen RLP Seite 163 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 12 13 14 15 16 17 18 19 20 chungsstellen und Ans tze Deckungsgruppen in Untermaske die bernahme der De ckungsgruppen mit OK abschlie en und offene Buchungen umsetzen anw hlen Berechtigung f r den eingelesenen Einzelplan der BEWGRP_ALLES erteilen Login als irmaadmin unter Extras Bewirtschaftungsgruppen die Zuordnung Kapitel anw hlen alle verf gbaren Kapitel anw hlen und hinzuf gen Die zust ndige Kasse f r die bereits existierenden Benutzer einstellen unter Extras Benutzer den Benutzer ausw hlen in den Details die Einstellung der Kasse vornehmen Aktuelle Version der Datei Abkuerzung dat von der Installations CD unter CD Install Import Allgemein einlesen nur SQL bzw ORACLE Daten berleitung vom lokalen Rechner auf den SQL Server bzw die ORACLE Datenbank Login ins Echtsystem IRMA als irmaadmin Datei Dienstprogramme Daten berleitung anw hlen Ziel DB ODBC einstellen Select data source Auswahl der Datenquelle IRMA bzw IRMAORA unter Register Machine Data Source Quelle C IRMA irmal_be mdb ohne Schreibschutz ffnen nur SQL bzw ORACLE Neue DB Verbindung zum SQL Server bzw zur ORAC LE DB in IRMA herstellen Verbindung Front und Backend Wic
165. me REDAS und User ID Login IRMA Prozedur wiederholen f r RMATEST Oracle8 ODBC Driver Setup x Data Source Name IRMAORA Description IRMA ODBC Oracle 8 1 6 Eee Data Source Help Service Name REDAS UserlD md Database Options Work round Options Connect to database in Read only mode M Force Retrieval of Long Columns I Prefetch Count fe Disable MTS Support Application Options Enable Thread Safety V Enable LOBs IV Enable Result Sets IM Enable Failover IV Retry Count fo Delay fo Enable Query Timeout IV Enable Closing Cursors Translation Options Option jo Library OON Ministerium der Finanzen RLP Seite 162 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Oracle8 ODBC Driver Setup x Data Source Name IRMATOR amp A Description IRMATEST ODBC Oracle 8 1 6 sei Data Source Help Service Name REDAS UserlD Ki Database Options Connect to database in Read only mode I Prefetch Count fo Application Options Enable Thread Safety V Enable LOBs IV Enable Result Sets V Enable Failover IV Retry Count fo Delay fo Enable Query Timeout IV Enable Closing Cursors I Force Retrieval of Long Columns I Work round Options h isable MTS Support Translation Options Option jo Library N 9 Pfade f r Import und Export f r DB IRMA anpassen IRMA starten Login mit irmaadmin admin
166. meinde Projekt In Buchstaben zweitausendf nfhundertneunundneunzig KERAMRRU Aaaa a AEE la xl F lligkeitstag 03 03 2003 Jahr 2003 Kapitel 0801 Titel 42201 Aktenzeichen Zweckbestimmung Bez ge der planm igen Beamten Richter Verf gungsrahmen ie 12 466 900 00 Gm Beaningedkiun Reehnun Euckuingeetele 12 466 900 00 Noch verf gbar 1 Me Einschl Deckungsge Nochverl gdar O Text f r H L Auszahlung f r Frau Maier Festlegungsnummer Art Status Festlegung In Bearbeitung O sekund re Deckungsgruppe Festlegung f r Daueraz Abgeschlossen Verwendungszw N Abschlag Storniert Zusammenf hren mit Umgewandelte VE Festlegungsnummer EN bernommene Festlegung Anordnungsnummer O storniert Summe Adresse Maier Katja Mainz z H L Nr Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln Neu Differenz Bestehend gericke 1 Stornieren Kasseninfo Aufrec Betag C z2 C og 25900 Aktenzeichen ww Objektkonto L d Text f r H L Auszahlung f r Frau Maier Projekt Nr I p Projekt Bez Aktenzeichen der Festlegung ZIEJEEe Mstart H S SU D serviceanirage rm Q rma vzooos o GyD tHorst 7 Microsoft word Mit SICHERN 1419 Beim Erstellen einer Einzel Auszahlungs Anordnung sowie bei allen folgenden Auszah lungs Anordnungen gibt es hinsi
167. mel Auszahlungs Anordnung wird in der Maske BWL1000 erreichbar ber die Maske BWL3523 Schaltfl che Neu der gesamte Anordnungsbetrag f r alle Zah lungspartner die in diese Anordnung aufgenommen werden sollen festgelegt Dieser Festle gungsbetrag wird in der H L vermerkt und gegebenenfalls mit dem Speichern der Anord nung bei einem abweichenden Anordnungsbetrag angepasst Die Zahlungspartner und die auszuzahlenden Betr ge kann man in der Maske BWL3521 er reichbar ber die Maske BWL3523 Schaltfl che Anlage eingeben Dort sind im unteren Teil der Maske auch der festgelegte Gesamtbetrag und die Summe der Anordnungsbetr ge gegen bergestellt Der Verwendungszweck kann f r jeden Zahlungspartner gesondert definiert werden Es besteht die M glichkeit einzelne Zahlungen f r Zahlungspartner innerhalb einer Sammel Anordnung zu stornieren Ministerium der Finanzen RLP Seite 98 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA v20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BEAR n e EB EB Einzelplan 08 Jahr Kapitel Titel 51401 O Absetzung Zweckbestimmung Fahrzeughaltung Yerbrauchsmittel pers nl Ausr stungsgegenst nde m O Barauszahlung F lligkeitstag 03 03 2003 Rechnungsdat 1 Rechnungsnummer er Verw zec ea E Import Neu Bearbeiten Zuordnen L schen Zahlungsempf nger Betra
168. mentar dem externen Empf ger bermittelt wird Bei einer Einzelzuweisung k nnen die Mittel aus einer Deckungsgruppe benutzt wer den wenn bei der Definition der Deckungsgruppe im Formular STM2000 Deckungs gruppen das Zeichen Gilt auch f r Zuweisungen gesetzt wurde Die dazu erforderli chen Umbuchungen k nnen im Formular BEW5300 Umbuchungen innerhalb der De ckungsgruppe Zuweisungen vorgenommen werden 4 3 2 Globale Mittelzuweisungen Soll eine globale Zuweisung jeweils f r ein Kapitel eine Hauptgruppe oder eine Titelgruppe erfolgen so werden allen darin enthaltenen Titeln der angegebene prozentuale Anteil der ver f gbaren Erm chtigung zugewiesen Wird die Option Beliebig gew hlt kann man sehr diffe renziert Titel herausnehmen f r die keine Zuweisung vorgenommen werden soll Formular BEW3110 Aufteilung des Zuweisungsbetrages Bei externen Empf ngern wird kontrol liert ob ein bereits in Bearbeitung befindlicher Kassenanschlag vorhanden ist In diesem Fall wird die Zuweisung diesem Kassenanschlag hinzugef gt Ministerium der Finanzen RLP Seite 69 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA 20030310 lelx Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BHE e EB Gesamtsoll 53 BEW3100 Globale Zuweisung lolx 5 Erm chtigung HH Bereich Kapitel Hauptgruppe Titelgruppe beliebig Jahr 2002
169. mine m glich bei An nahme Anderungen sind mehrere r ckwirkende Termine nur dann m glich wenn der erste Anderungstermin vor dem aktuellen Haushaltsjahr liegt Es ist m glich auf bezahlte Annahme Anordnungen Zug nge zu erfassen Dies ist not wendig f r m gliche berzahlungen und entspricht der Funktion in der Kasse Abg nge k nnen auf bezahlte Annahme Anordnungen nicht erfasst werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 107 03 2003 B N B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 5 Allgemeine Anordnungen Die rechtliche Grundlage f r allgemeine Zahlungs Anordnungen d h Anordnungen die nicht f r jeden Einzelfall erstellt werden m ssen ist mit der Nr 22 zu 70 VV LHO gegeben Der Zahlungsempf nger ist berechtigt die f lligen Betr ge mittels einer Einzugserm chtigung vom Konto einer Landeskasse einzuziehen Allgemeine Anordnungen werden grunds tzlich nicht elektronisch an die Kasse geschickt sie k nnen aber ausgedruckt in Papierform an die Kasse gegeben werden Es gibt zwei Arten von allgemeinen Anordnungen Allgemeine Annahme Anordnungen und Allgemeine Auszahlungs Anordnungen Nach dem Erhalt der Rechnungen ber die vom Zahlungspartner abgebuchten Summen wer den auf der Grundlage der signierten Allgemeinen Anordnung entsprechende Mitteilungen an die Kasse erstellt siehe folgende Abbildung IRMA Y20030310 18 x Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswe
170. mit einer sich in der Sollstellung befindlichen Einzel Annahme Anordnung f r den glei chen Zahlungspartner aufgerechnet werden k nnen Es ist zu beachten dass bei einer Auf rechnung alle Betr ge brutto zu buchen sind und die Aufrechnung nicht bereits vor der Ver buchung erfolgen darf so dass nur noch die Restbetr ge auf den Buchungsstellen verbucht w rden Eine Aufrechnung kann nur in der Form erfolgen dass eine Auszahlungs Anordnung ganz oder teilweise auf eine bestehende Annahme Anordnung angerechnet wird Ob aus der Aus zahlungs Anordnung noch ein Rest an den Zahlungsempf nger zu zahlen ist ergibt sich di rekt aus der H he des Betrages der Annahme Anordnung IRMA 20030310 i 7 Je xi Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BHE 2e EB EB Einzelplan 08 Jahr Kapitel Titel Zweckbestimmung Verg tungen der Angestellten 10 xj Ber DE Neu Textur n l Adresse Maier Katja Mainz Jahr 2003 Kapitel 0501 Titel Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank Zweckbestimmung Verg tungen der Angestellten O Barauszahlung O HHT Verrechnu GEDE Manasa aine Auszahlungsbetrag 1 800 00 F lligkeitstag 04 02 2003 Betrag 1 800 00 Kostenstelle p E AO Nr F lligkeitstag offener Saldo Aufrechnung In Buchstaben eintausendachthundert Buchungsstelle Zweckbestimmung F lligkeitstag 04 02 2003 Adresse Aktenzeichen 5 03 03 20
171. muss folgendes gew hrleistet sein Dem Bewirtschafter muss der Zugriff auf diesen Titel gestattet werden Das heisst innerhalb der Benutzerverwaltung muss der neue Titel der Bewirtschaftungsgruppe hinzugef gt werden die mit der Benutzergruppe gekoppelt ist in der der Bewirtschaf ter sich befindet Im Rahmen der Mittelverwaltung ist f r den neuen Titel die konkrete Haushaltser m chtigung zu definieren Ministerium der Finanzen RLP Seite 36 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die zur Verf gung stehenden Mittel sind den internen oder externen Mittelempf n gern zuzuweisen Wichtig Unverbindliche oder technische Untertitel k nnen unter folgenden Einschr nkungen angelegt werden Es sind noch keine externen Zuweisungen auf den Titel erfolgt da die R ckmeldung zu dem Kassenanschlag von der nachgeordneten Dienststelle nicht sinnvoll auf die neuen Untertitel verteilt werden kann Die Buchungsstelle ist nicht mit einem Kassenanschlag in das IRMA System eingele sen worden sondern mit einem Einzelplan aus dem HAVWin Verfahren oder sie wurde selbst angelegt Die vorl ufige oder endg ltige Haushaltsf hrung ist er ffnet Wenn eine Buchung auf einen Titel mit Untertitel und Unterkonto erfolgt ist so k nnen nachtr glich Untertitel und Unterkonto nicht wieder gel scht werden Nach dem Einrichten neuer Untertitel m ssen die Mittel internen Zuweisungen Festlegun gen Verpfli
172. n k nnen die Daten eines ausgew hlten Benutzers kopiert werden ber die Schaltflache Sperren erreicht man das Formular EXT4000 Sperren Verwaltung um eigetragene Sperren aufheben zu k nnen siehe auch Punkt 8 5 Hin weise zu Sperren in IRMA Ministerium der Finanzen RLP Seite 19 03 2003 B a D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 1 2 Benutzergruppen IRMA 20030310 l x Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE amp YLK AE e 3 EB EB Einzelplan 08 Far E ezero Benutzern m ATE Haushaltsjahr 2003 Benutzergruppe HH Administrator r Details i Neu Kopie erstellen Benutzer Verf nhare Renutzer Zugeordnete Benutzer BZP1110 Benutzergruppendetails Te x Benutzergruppe HH Administrator Bezeichnung Benutzerverwaltung und Datenaustausch Administratorrechte Haushalts Administrator Erm chtigungsbereich Verf gbare Benutzergruppen Erm chtigte Benutzergruppen Abt 3 Technologie Zugeordnete Gruppen Abteilung 3 Abteilung 6 ADMINGRUPPE Alle Titel B cherei EB Einzelplan 08 Gesamtsoll HH referat SB M Bewirtschafter L e geordnete k Mittelbewirtschafter Liste externer Zahlungsempf nger lesen Mittelverteiler lt berschreitung der Erm chtigung extern lesen Referat 8104 neh l ersicht Deckungsgruppe lesen Retert ES bersicht Kopplungsvermerk l
173. n Umsetzung in Festlegungen bernahme offener Festlegungen bernahme offener Sollstellungen Wichtig Nach dem vorl ufigen Jahresabschluss k nnen lediglich noch Umbuchungen im abzuschlie enden HHJ erstellt werden nach dem endg ltigen Jahresab schluss k nnen dagegen gar keine Anordnungen mehr erstellt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 61 03 2003 r IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 7 Endg ltiger Jahresabschluss Zwischen dem vorl ufigen und dem endg ltigen Jahresabschluss sind im betroffenen Haus haltsjahr noch Buchungen wie z B Umbuchungen bis zum Jahresabschluss der Kassen sinn voll und auch notwendig Der endg ltige Jahresabschluss kann erst stattfinden wenn der vor l ufige Jahresabschluss beendet wurde und ein neues Haushaltsjahr eingerichtet ist Nach Durchf hrung des endg ltigen Jahresabschlusses k nnen in IRMA im betroffenen Haushaltsjahr keine Anderungen mehr vorgenommen werden 3 8 Erfassung der Titelsummen ber die Schaltfl che Erfassung der Titelsummen k nnen Daten summarisch bernommen werden wenn IRMA w hrend des laufenden Haushaltsjahres eingef hrt wird Es werden die vor einer IRMA Einf hrung w hrend des laufenden Haushaltsjahres erstellten Festlegungen und Anordnungen als Gesamtsummen f r die einzelnen Buchungsstellen manuell bernom men Die Eingabe der bisher gebuchten Summen kann nur innerhalb der endg ltigen Haushaltsf hrung erfolgen Nach der Ausw
174. n die seit einer bestimmten Anzahl von Tagen weder rechnerisch noch sachlich richtig gezeichnet oder angeordnet wurden Die Anzahl dieser Tage kann unter Extras Standardvorgaben Tage Fkt eingestellt werden Die Liste der relevanten Anordnungen erh lt man ber die nebenste hend plazierte Schaltfl che Ministerium der Finanzen RLP Seite 12 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Kasse berf llig Zahlung berf llig Off Kasseneingang Zu erledigen Hinweise Angezeigt wird die Anzahl der Anordnungen f r den angemelde ten ausgew hlten Bearbeiter letzter Bearbeiter der AO deren R ckantwort von der Kasse berf llig ist Das bedeutet die Anordnung ist weder inspiziert noch abgewiesen worden Die Anzahl dieser Tage kann unter Extras Standardvorgaben Tage Fkt eingestellt werden Die Liste der relevanten Anordnungen erh lt man ber die nebenste hend plazierte Schaltfl che Angezeigt wird die Anzahl der Anordnungen die vom aktuellen Benut zer zuletzt bearbeitet von jemand anderem signiert und exportiert wur den und die in der Kasse zwar inspiziert sind und sich in der Konten pflege befinden aber noch nicht ein bzw ausgezahlt wurden auch nicht teilweise Angezeigt wird die Anzahl der von der Kasse gemeldeten Zahlungse ing nge f r die in IRMA noch keine Anordnung existiert siehe auch Punkt 5 14 Standardm ig ist dieses Feld leer Es kann angezeigt werden dass hinsichtlich
175. n 08 5 BWL3585 Zahlungsplan lolx Jahr 2003 Kapitel 0801 r Titel 11901 5 Zweckbestimmung blieferungen aus Nebenbesch ftigungen der Bediensteten Adresse Maier Katja Mainz Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln O sekund re Deckungsgruppe Aktenzeichen KM43477103 Objektkont z H L Eintrag Rechnungsdatum 12 02 2003 Rechnungsnummer 3288703 Text f r H L Nebent tigkeit Frau Maier Jahresbetrag 250 00 Anordnungsgruppe O storniert Summe Zahlungsplan 250 00 H L Nr Erstellt am 04 03 2003 11 33 59 gericke 7 Stornieren Anlage OK Abbrechen a IUU I r A r Astart 4 amp 51 I Arbeitsbereich Lotus Notes B Microsoft word Mitarbei E rma vzo030310 S B OB 1 ber die Schaltfl che Anlage gelangt man in das Folgeformular BWL3586 Anlage zum Zahlungsplan wo in einer Liste die einzelnen geplanten Zahlungen f r den Zahlungspartner erfasst werden k nnen F r jede Zahlung wird die F lligkeit der Verwendungszweck und der Betrag gespeichert Die F lligkeit kann im aktuellen Haushaltsjahr oder auch sp ter liegen F r die F lligkeiten im aktuellen Haushaltsjahr werden im Prinzip Einzel Anordnungen er stellt Ein Zahlungsplan wird wie eine Sammel Anordnung in einem Schritt gepr ft oder sig niert Dennoch k nnen einzelne F lligkeiten nach dem Signieren im aktuellen Jahr hinzuge f gt werden Die neu hinzugekommenen F lligkeiten w
176. n die zust ndigen Landeskassen bermittelt werden Das Verfahren IRMA befindet sich seit Ende 1999 in den Ressorts einem nachgeordneten Bereich und den beteiligten Kassen im Produktionseinsatz Die fl chendeckende Einf hrung von IRMA setzt vielf ltige Aktivit ten voraus Neben der unmittelbaren Einsatzvorbereitung des Verfahrens und der damit verbundenen fachbezogenen Vorbereitungen in den Dienststellen betrifft dies auch alle begleitenden notwendigen Ma nahmen einschlie lich der Schulung aller an der IRMA Einf hrung beteiligten Mitarbeiter Das vorliegende Mitarbeiterhandbuch kann die fachlichen Aspekte des Verfahrens IRMA nicht vollst ndig und detailliert wiedergeben Dazu existieren in den Dienststellen die Benut zerhandb cher in denen u a jede Bildschirmmaske beschrieben wird Das Mitarbeiterhandbuch unternimmt den Versuch das Verfahren IRMA inhaltlich zusam menh ngend aus der Sicht der jeweiligen Schulung zu beschreiben und gleichzeitig Erfahrun gen zu vermitteln die in der bisherigen Einf hrungsphase gesammelt werden konnten Es ist somit durchaus zum Nachlesen der in den einzelnen Schulungen besprochenen Themen ge eignet Ministerium der Finanzen RLP Seite 5 03 2003 B a a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 1 1 Stellung des Verfahrens IRMA im Finanzwesen Das FM erstellt den Haushaltsplan des Landes mit dem Verfahren HAV Win Haushaltsauf stellungsverfahren Die Ressorts bernehmen die E
177. n global f r alle Buchungsstellen und Vermerke oder einzeln f r jeden Vermerk und jede Buchungsstelle er folgen Der ausgew hlte KA an Mittelempf nger kann nach einer Sicherheitsabfrage ber die Schaltfl che Stornieren storniert werden allerdings nur wenn er bereits exportiert wurde Der exportierte KA wird in diesem Fall durch eine betragsm ig gleiche Zur ckziehung wieder aufgehoben In einer Schleife ber alle Zuweisungen des zu stornierenden KA werden analoge Zur ckziehungen erzeugt Diese k nnen dann in einem neuen Kassenanschlag expor tiert werden W hrend des Stornierens sollte kein offener KA f r den gleichen externen Empf nger exist ieren da sonst die offenen Zuweisungen mit den Stornierungs Zuweisungen in einem KA vermischt werden Hinweis Wenn mehrere Kassenanschl ge f r einen externen Empf nger existieren be steht die M glichkeit einen Gesamt Kassenanschlag auszudrucken Alle ein zelnen Kassenanschl ge werden in diesem Falle ber eine Funktion zu einem Kassenanschlag zusammengef gt Daneben kann man aber auch die einzelnen Kassenanschl ge anschauen und ausdrucken Der Gesamtausdruck erfolgt im Formular BEW3400 Kassenanschlag Einzelzuweisung ber die Schaltfl che Gesamt Ausdruck Diese Schaltfl che ffnet den Bericht R EW3400Gesamt In der berschrift erscheint Nachrichtlicher Gesamt Ausdruck Ein Kassenanschlag kann ausgedruckt oder an den Empf nger als Anhang einer Email elekt r
178. nd Anordnen Der Benutzer muss pers nlich ber die Zeichnungsberechtigung bzw das Recht zum Anordnen verf gen siehe Benutzerverwaltung Voraussetzung f r das Anordnen ist nur das Zeichnen der rechnerischen Richtigkeit der Anordnung Wer eine Anordnung rechnerisch richtig gezeichnet hat darf dieselbe Anordnung nicht signieren 4 Augen Prinzip Die rechnerische und die sachliche Richtigkeit kann von dem gleichen Benutzer oder von zwei verschiedenen Benutzern gezeichnet sein M glicherweise kann der Anord nende unmittelbar vor dem Anordnen aufgrund der zahlungsbegleitenden Unterlagen die sachliche Richtigkeit selbst zeichnen Mit jeder nachtr glichen nderung einer bereits gespeicherten Anordnung wird eine be reits erfolgte Zeichnung dieser Anordnung verworfen und eine entsprechende Protokol lierung in der HUL vorgenommen welcher Benutzer hat wann die Anderung vorge Ministerium der Finanzen RLP Seite 118 03 2003 B Q B IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung nommen Eine Anordnung kann so lange ge ndert werden bis sie angeordnet und an die Kasse verschickt ist IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp BIER BE e EB EB Einzelplan 08 Be 3 BWL4000 Suchkriterien f r Anordnungen Pr fung 1 Jahr Kapite It gt Zweckbestimmung ZZ Adresse Anordnungsart Einzel Annahme Anordnung
179. neennn 5 2 3 Auszahlungs Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen 5 2 4 Sammel Auszahlungs Anordnungen eeeeeseesereesrrererrersrrerrererseree 323 Dauer Auszahlungs Anordnungen 22u02200220er see nnnennnnennner sen 5 2 6 Bar Auszahlungs Anordnungen 2224222002200rsnennne nennen nnerenennnn 5 2 7 Preimdwahruns enge ee ee en 5 3 Umbuchungs Anordnungen un 5 4 nderungs Anordnungen eneeneennnnennnnennnennn 5 5 Allgemeine Anordnungen near 5 6 Geldforderunsei een 5 7 Abschlags Anordnungen ssseeseesreesesreesrserisrersersrerreeseestesernseeseesreesee 5 8 2 3hlUnesplan neueren ale ee 3 9 M glichkeiten der Aufrechnung 5 10 ndern einer Anordnung Zeichnen und Anordnen ueene 5 11 Stornieren von Anordnungen nat 5 12 Hinweise zur HUL F hrung eine 5 13 R ckmeldungen der Rasse unse nenne 5 14 R ckmeldung ber Kasseneing nge uersnesnsernnensnersnneennennnnennnen nn 6 Auswerlunzen To9lbern a nee 7 Datenimport und Datenexpott u nuuennersnersnesnnennnnennnensnnnennennnnen nn 7 1 Import von HAVWin Daten und Kassenanschl gen 7 2 R ckmeldungen der Kasse ea 71 3 R ckmeldungen von Mittelempf ngenn u 22ersner see snnennnnen nennen 7 4 Allgemeiner Datenimp llsn enenseneeseeeee 7 5 Daten bernahme Massenverfahren 0e000s04800 0 7 6 Export der Anordnungen an die Kasse seeseeeeeeeeeeesreer
180. ner Jahres berleitung sowohl offene Festlegungen aus dem Vorjahr als auch neue Festlegungen durch f llige Verpflichtungen vorhanden sein Da die Mittel aus diesen Festlegungen f r das Projekt ggf auch zusammenh ngend ge braucht werden gibt es die M glichkeit bestehende Festlegungen zusammen zufassen Dazu wird die erste Festlegung aufgerufen und im Formular BWL1000 Fest legung eingehen ber das Feld Zusammanf hren mit Festlegungsnummer die zweite Festlegung ausgew hlt mit der die erste zusammengefasst werden soll Beim Bedienen der Schaltfl che OK werden beide zusammengef hrt zu einer neuen Festlegung Die zweite wird storniert die erste um den Betrag der zweiten erh ht 5 2 2 Einzel Auszahlungs Anordnungen Ministerium der Finanzen RLP Seite 93 03 2003 B q a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp BEER HE BHE g EB EB Einzelplan 08 ua E BWL3520 Einzel Auszahlungs Anordnung 1 u Jahr 2003 Kapitel 0501 Titel 42201 Zweckbestimmung Bez ge der planm igen Beamten Richter O Absetzung Festlegungsnr Neu Festl Betrag 2 599 00 Adresse Maier Katja Mainz Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln O Barauszahlung O HHT Verrechnung O sekund re Deckungsgruppe Betrag 2 599 00 Kostenstelle MwSt Ge
181. ng Library ersetzt wurde In diesem Fall gelten die obigen Hinweise entsprechend f r die Datei Cdo dll Ministerium der Finanzen RLP Seite 176 03 2003 IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung Bitte ffnen Sie die Maske EXT3100 Standardvorgaben unter Extras Standardvorgaben und tragen Sie im Eingabefeld Email Postfach das Profil aus Outlook ein IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE BYEKLSB BE nn amp EB EB Einzelplan 08 5 EXT3100 Standardvorgaben Benutzer Kapitel Bst l schen Titel 11111 E Bst benutzen Titel IRMA Hilfepfad CARMAIRMA HLP Lotus Notes Server Email Postfach PKCS 11 DLL kpkcs11hash dll Leser Bezeich KOBIL Chipkartenterminal Kaan Sync Tage Fkt M Signatur gericke OK Abbrechen Fahr das vorongestak werden e N S I I a Beim Klicken auf OK werden Sie nun aufgefordert einen Verweis auf die Bibliothek olemsg32 dll MS Active Messaging 1 1 Object bzw die Cdo dll ab der Version 1 2 im System32 Ordner zu erstellen Sollte der Verweis trotz vorhandener Bibliothek nicht funktionieren so fehlt m glicherweise eine Registrierung der Bibliothek Bitte geben Sie in diesem Fall unter Start Ausf hren den Befehl regsvr32 olemsg32 dll ein Hierzu ben tigen Sie Administratorberechtigung Falls Sie in der Maske EXT3100 den Namen des Email Postfaches leeren so entfernen Si
182. ngen ist so gestaltet dass entsprechend der Regelungen in Nr 8 2 zu 834 VV LHO bei allen Auszahlungs Anordnungen zu n chst eine Festlegung eingegangen werden muss Die Festlegung kann zeitlich vor der eigentlichen Buchung der Anordnung im Sinne einer Mittelbindung erfolgen oder wenn dies nicht geschehen ist direkt w hrend der Buchung der Anordnung F r den Erfasser der Anordnung entsteht kein Mehraufwand da alle bei der Festle gung erfassten Daten automatisch in die Anordnung bernommen werden Mit der Eingabe des Anordnungsbetrages bei der Erstellung der Anordnung wird ein Vergleich mit dem Festlegungsbetrag vorgenommen Weichen der Anordnungs und der Festlegungsbetrag voneinander ab so kann der Benutzer entscheiden ob der Festlegungsbetrag an den Anordnungsbetrag angepasst werden soll Geschieht dies so wird die Festlegung in der urspr nglichen H he protokolliert und aktuell an den Anordnungsbetrag angepasst Eventuell nicht in Anspruch genommene festge legte Mittel werden sofort freigegeben Wird die Festlegung nicht angepasst wird sie in der urspr nglichen H he protokolliert und aktuell an den Anordnungsbetrag an gepasst und gleichzeitig wird f r die H L eine neue Festlegung in H he des Diffe renzbetrages erstellt Somit bleiben die Mittel in der urspr nglich festgelegten H he gebunden Liegt der Anordnungsbetrag ber dem urspr nglichen Festlegungsbe trag erfolgt zwangsweise eine Anpassung wenn die Mittel noch ausreich
183. nktionen in diesem Be reich vor allem der Verarbeitung der Daten aus Kassenanschl gen bzw HAV Win Ausz gen Bis auf die Funktion offene Buchungen umsetzen m ssen die brigen Funktionen jeweils nach dem Import weiterer Kassenanschl ge zur weiteren Daten bernahme erneut aufgerufen werden Im Bereich Deckungsgruppen und Titelstrukturen sowie einigen Titelattributen erfolgt ein Abgleich mit den Stammdaten des vorherigen Haushaltsjahres Ministerium der Finanzen RLP Seite 53 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Nach dem erstmaligen Ausf hren der Funktion offene Buchungen umsetzen in einem Haushaltsjahr ist die endg ltige Haushaltsf hrung er ffnet Die danach eventuell notwendigen nderungen von Buchungsstellen nicht automatisch umsetzbarer Festlegungen Anordnungen oder Verpflichtungen k nnen nach der Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung ber ent sprechende Men punkte durchgef hrt werden 3 2 1 Neue Stammdaten Mit dieser Funktion erfolgt die bernahme der Stammdaten des Haushaltsplanes die ohne weiteres Eingreifen des Bewirtschafters ins neue HH Jahr bernommen werden Folgende Daten werden aus dem Kassenanschlag bzw Einzelplan genommen Einzelpl ne Kapitel _Hauptgruppen Obergruppen Gruppen Titelgruppen Festtitel Funktionsziffern Aufgabenspezifische Haushaltssortierung Standard bersichten Zuordnungen zu Standard bersichten Prog
184. nnvolle Abk rzung f r die Kasse erfasst werden Beim Setzen des Kennzeichens ausl ndisch wird die Kontonummer ausgeblendet und statt dessen werden die vier Eingabezeilen f r ein ausl ndisches Geldinstitut eingeblendet In der Adressverwaltung steht f r einen beschleunigten Zugriff auf die erfassten Daten ein Filter zur Verf gung der den sichtbaren Datenbestand ber die Anfangsbuchstaben der vor handenen Felder des Formulars einschr nkt Beim ffnen des Formulars steht daher der Fo kus auf dem Feld Name da dieses f r diese Filterfunktion am h ufigsten verwendet wird Der vollst ndige in IRMA erfasste Adressbestand steht allen Benutzern zur Verf gung die eine Berechtigung zum Zugriff auf den Adressbestand besitzen Um den Bestand der wieder kehrenden Adressen nicht unn tig zu belasten wird zus tzlich das Datum der letzten Ver wendung gespeichert wodurch l ngere Zeit nicht mehr verwendete Adressen identifiziert und gel scht werden k nnen Ein Zahlungspartner f r den eine Auszahlungs Anordnung erstellt werden soll muss mit ei ner vollst ndigen Bankverbindung gespeichert sein Das gleiche gilt f r Zahlungspartner von denen Zahlungen im Einzugsverfahren angenommen werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 48 03 2003 D q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Ministerium der Finanzen RLP Seite 49 03 2003 B a BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 Haushaltsadministration Der
185. nordnungen mit entfallender Bu chungsstelle im alten Jahr und k nnen nicht weiter bearbeitet werden Per Knopfdruck l sst sich eine Liste dieser F lle ausdrucken sortiert nach Kassen nummer Diese Liste bildet die Grundlage zur Bereinigung solcher F lle in der Kasse und in IRMA im folgenden Haushaltsjahr Im HKR Verfahren besteht jetzt die M glichkeit Anordnungen aus IRMA ab zusetzen oder in den Abgang zu stellen Ministerium der Finanzen RLP Seite 57 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung In IRMA m ssen dann die relevanten Anordnungen auf den neuen Buchungs stellen manuell erfasst werden Das Verhindern der automatischen Umsetzung bei der bernahme der Dauer Anordnungen oder offenen Sollstellungen setzt voraus dass im neuen Haus haltsjahr schon die endg ltige Haushaltsf hrung er ffnet ist weil nur dann be kannt ist welche Buchungsstellen entfallen sind und auf welche Titel diese Anordnungen laut Titelhistorie umgesetzt werden Das bedeutet dass alle Anordnungen automatisch ins n chste Haushaltsjahr bernommen werden wenn f r das Folgejahr nur die vorl ufige Hauhaltsf h rung er ffnet ist Nach der Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung kann das Verhindern der Umsetzung also nicht mehr greifen da die Anordnungen schon ins neue Haushaltsjahr berf hrt wurden Ministerium der Finanzen RLP Seite 58 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 3 Checkliste f r den b
186. nsfeld sekund re Deckungs gruppe eingef gt Ist dieses Feld gesetzt oder reichen die Mittel der prim ren Deckungsgrup pe nicht aus wird das neue Formular BWL5200 Umbuchung bei sekund rer Deckungsgrup pe aufgerufen Dieses Formular entspricht dem Formular BWL5000 Umbuchung bei De ckungsgruppe GA Im oberen Teil stehen Haushaltsjahr sekund re Deckungsgruppe zu beanspruchende Buchungsstelle deren verf gbarer Betrag und der aus der sekund ren De ckungsgruppe ben tigte positive Betrag nderungsbetrag Darunter ist der Listbereich mit allen zur sekund ren Deckungsgruppe geh renden Buchungs stellen aufgef hrt Dies sind die direkt zugeordneten Buchungsstellen alle Buchungsstellen der zugeordneten prim ren Deckungsgruppen und alle direkt zur zugeordneten sekund ren Deckungsgruppe geh renden Buchungsstellen Die Verschachtelungen der sekund ren De ckungsgruppen werden nicht aufgel st IRMA Jet Engine V20001218 iej x Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster BAFL Ki RE o o m wR B BWL5200 Umbuchung bei sekund rer Deckungsgruppe sekund re Deckungsgruppe L 4 Kapitel Titel UT UK DG Umf Art EZ Erm chtigungsbereich Verf gbar nderungsbetrag E a EEE T 4101 00 0 o O E BEwGRYPPE 8 480 00 poo eno o aa mamae 5710 olo Ae Jeda Bewer E 0 aA Cgo Bewer J omo oo aa el 5702 EE B7503 el Bros el gt mg mog
187. nstellungen die vom Systemadministrator global f r alle Benutzer einge richtet werden 5 STM3010 Kasse 0 x A Jahr 2000 Alias Kasse Bezeichnung Kurzbezeichnung DSt Nr Email Ihk ao frm rlp de Neu Bearbeiten Erstellen L schen Kasse Bezeichnung Kurzbezeichnung DSt Nr Email Adresse aa hk ao fm rlp de E pa a A 3 D O egierungskasse Koblenz E Fa 5 8 oO O egierungskasse Neustadt ateway RHK NW sgdsued rlp de er A eej en egierungskasse Trier o A rn JE Ea A 8 B Oo O andesjustizkasse Mainz gateway ljk justiz rlp de andeshochschulkasse Mainz i jung Schlie en zl Datensatz 14 f 1 gt i ral von 6 Rufen Sie in IRMA die Maske STM3010 Kasse unter Stammdaten Dienststellen Kassen auf W hlen Sie Ihre zust ndige Kasse aus indem Sie den Positionsanzeiger entsprechend ver schieben Durch Dr cken des Buttons Bearbeiten erscheinen die Angaben der Kasse im obe ren Teil der Maske Im Eingabefeld Email geben Sie bitte nun die Email Adresse der Kasse ein z B Ihk ao fm rlp de f r die LHK und dr cken Sie anschlie end den Button Erstel i len In Analogie vervollst ndigen Sie bitte die Angaben zu Email Adressen anderer Dienststellen im Formular STM3000 Dienststellen Ministerium der Finanzen RLP Seite 174 03 2003 gt q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Im Anschluss daran muss ein
188. oft Visual Studio C98 x Yariable Path wert on D Tivollwg Bin d MSSOLFSBINN C notes C notes data Setzen L schen Abbrechen bernehmen Seite 172 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Einrichtungen in IRMA In IRMA k nnen Sie nun im Men Extras Standardvorgaben im Formular EXT3100 Stan dardvorgaben den Pfad Ihres Lotus Notes Servers z B Servername Dienststelle de und das Email Postfach Profil z B Verzeichnis profil nsf eintragen Bitte beachten Sie die unter schiedliche Trennung mit dem Slash bzw Backslash Im Men Stammdaten Dienststellen erg nzen Sie bitte in den Formularen STM3000 Dienst stellen und STM3010 Kasse die Email Adressen Ihrer eigenen und anderer Dienststellen sowie die der zust ndigen Kasse Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im Abschnitt 8 6 2 Zuk nftig werden dann beim Export erstellte Anordnungsdateien direkt an die Kasse und Kassenanschl ge an die entsprechende Dienststelle geschickt Beim ffnen der Formulare f r den Import wird das Email Postfach nach Dateien f r den Import durchsucht Sind passende Dateien vorhanden so werden diese aus den Emails gel st und in das richtige Import Verzeichnis gestellt Anschlie end wird die zugeh rige Email gel scht Ministerium der Finanzen RLP Seite 173 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 6 2 Einrichten f r Microsoft Outlook Exchange Zun chst folgen Ei
189. onisch verschickt werden IRMA Jet Engine Y20010129 E3 DAU0202 Kassenanschl ge Export Jahr Exportpfad CARMA EXPORTIKASSENANSCHLAEGE verf gbare Kassenanschl ge Bew Nr Anz Bst Dienststelle 1111 100 33 Vertretung des Landes RP beim Bund bereits erstellte Dateien Lfd Nr Ans tze zur ausgew hlten Datei BST ART __ BETRAG 2002 09301 00 00 MITTEL 10 000 000 00 DM 2002 11911 00 00 MITTEL 100 00 DM 2002 11912 00 00 MITTEL 10 00 DM 2002 11921 00 00 MITTEL 10 00 DM bi wa a el Srstellan erstellen IM Start 19 Microsoft Word amp rma Jet Engine v2 ITED 0308 Ministerium der Finanzen RLP Seite 78 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Verteiler von Kassenanschl gen d h die Stellen von denen Mittel zur Bewirtschaftung zugewiesen wurden werden in IRMA in der Stammdatentabelle Dienststellen als Mittelver teiler verwaltet da f r diese Stellen R ckmeldungen ber die Verwendung der zugewiesenen Erm chtigungen nach Anforderung zu erstellen sind Die f r die Speicherung der Dienststel len notwendigen Dienststellenbezeichnungen und Dienststellennummern stehen in einem zentralen Verzeichnis zur Verf gung das durch das Finanzministerium gepflegt wird Es kann im Internet unter der Adresse www rlp irma de Dienststellenverzeichnis f r IRMA RP abgerufen werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 79 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4
190. planung IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 SRIK i heH e von von O sachlich richtig O angeordnet o O nicht sachlich richtig O nicht angeordnet O berzahlt O auchstomiet O Neu Liste Schlie en Tee ee ee Fo PIE Mstart eii 1 Arbeitsbereich Lotus Notes BY Microsoft Word Mtarbei amp mma vz0030310 SIE 1418 Es kann unterschiedliche Gr nde geben warum eine Anordnung durch die Kasse ab gewiesen wird z B Haushaltsjahr nicht er ffnet Falsche oder fehlende Daten beispielsweise falsche Bankverbindung Fehler beim Pr fen der Signatur einer Anordnung fehlendes oder falsches Zertifikat Abgewiesen bei der Inspektion 5 Detailiertere Informationen zu den einzelnen Anordnungen die in einer Datei mit den R ckmeldungen der Kasse enthalten sind kann man in der Maske DAUO0101 R ck meldungen Kasse ber die Schaltfl che Details aufrufen Ministerium der Finanzen RLP Seite 128 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis IRMA Jet Engine YV20000904 Dateiname eingelesen am RM_92255127_000015 dat RM_92255127_000014 dat RM 00001 at RM_92255127_000012 dat RM_92255127_000011 dat Status in Kassenpuffer in Kassenpuffer in Kassenpuffer Erfasst verweigert 0 00 Buchungsstelle nicht 4 0 00 Buchungsstelle nicht 0 00 Buchungsstelle
191. produkte 8 1 6 0 0 Nicht installiert Oracle Universal Installer 1 7 0 19 0 Nicht installiert 9 Oracle Migration Workbench 1 2 5 0 0 Neue Installation Oracle JDBC OCI Driver for JDK 1 1 8 1 6 0 0 Neue Installation m Ei Oracle JDBC OCI Driver for JDK 1 2 8 1 6 0 0 Neue Installation Oracle JDBC Thin Driver for JDK 1 1 8 1 6 0 0 Neue Installation Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 Systemplanung Seite 158 Systemplanung IRMA Bewirtschaftungspraxis x Oracle Universal Installer Verf Ugbare Pea k komponenten Oracle8i Client Produktsprachen Sie k nnen folgende Komponenten als Bestandteikfon Oraclesi Client installiere W hlen Sie die gew nschten Komponenten Komponenten Installationsstatus es Oracle JDBC Thin Driver for JDK 1 1 8 1 6 0 0 Neue Installation Ei Oracle JDBC Thin Driver for JDK 1 2 8 1 6 0 0 Neue Installation Net8 Client 8 1 6 0 0 Neue Installation Oracle Protokollunterst tzung 8 1 6 0 0 Neue Installation 9 Optional OMS Access Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert OMS SQL Server 6 5 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert BR UMS SQL Server 7 0 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert o O Sybase Adaptive Server 11 Plugin 1 2 5 0 0 Nicht installiert gt x Oracle Universal Installer Verf gbare F odukikomponenten Oracle8i Client a Produkisprachen Sie kanen folgende Kos anenen als Bestanctejlsen Oracles Client state Wah
192. r Benutzerverwaltung haben diverse Auswirkungen auf das System w h rend dessen Laufzeit Neben der trivialen Auswirkung dass sich ein Benutzer nur unter der korrekten Angabe seines Kennwortes anmelden darf sind folgende Punkte realisiert a Beim Anmelden an das System wird die Men Struktur entsprechend der funktionalen Berechtigung des Benutzers aufgebaut Ein Men punkt wird genau dann eingeblendet wenn der angemeldete Benutzer wenigstens den lesenden Zugriff auf die mit dem Men punkt verkn pfte Maske hat b Beim ffnen einer Maske wird gepr ft ob gem der Funktionszuordnung des angemel deten Benutzers ein schreibender Zugriff auf die Masken erlaubt ist Ist dies nicht der Fall so werden alle Steuerelemente der Maske deaktiviert die eine Manipulation des Datenbe standes erlauben w rden c Bei allen Masken au er denen des Paketes Stammdaten die Auswahlm glichkeiten f r Kapitel Titel UT und UK anbieten enthalten die entsprechenden Comboboxen nur sol che Eintr ge die zu Buchungsstrukturen geh ren f r die der angemeldete Benutzer we nigstens einen Zugriff mit dem Recht Lesen besitzt Nach dem F llen der entsprechen den Comboboxen wird gepr ft ob der Zugriff auf die ausgew hlte Buchungsstruktur mit einem der Rechte Bewirtschaften oder Alles erfolgt Ist dies nicht der Fall so werden alle Steuerelemente der Maske deaktiviert die eine Manipulation des Datenbestandes er lauben w rden d
193. r Verf gung Die auf noch nicht eingele senen oder weggefallenen Buchungsstellen in den Erm chtigungsbereichen w hrend der vor l ufigen Haushaltsf hrung gebuchten Betr ge werden an anderer Stelle zwischengespeichert 3 2 2 2 Titeldifferenzen Falls vorher im Rahmen der vHHF gearbeitet wurde wird mit dem bergang zur eHHF ein Vergleich zwischen der vHHF und den Plandaten durchgef hrt Bestehen zwischen Vorjahr und neuem Haushaltsjahr Differenzen bei der Aufteilung eines Titels in Untertitel und Unterkonten so werden diese Titel in der Maske HHJ1000 Differen zen angezeigt Bei nicht verbindlicher Art der Untergliederung des Titels oder fehlender Untergliederung des Titels in den neuen Daten kann der Bewirtschafter wahlweise die bisherige oder neue Unter gliederung des Titels bernehmen Bei verbindlicher Art der Untergliederung dient die Maske der Information des Bewirtschaf ters ber eine nderung der Titelstruktur die Vorgaben aus der Planerstellung werden ber nommen ber die Schaltfl che Alle werden alle neuen verbindlichen und unverbindlichen Buchungs stellen bernommen ber die Schaltfl che Nur verbindliche werden nur die neuen verbindlichen Buchungsstellen bernommen ber die Schaltfl che Details wird die Maske HHJ1001 Untertitel bersicht ge ffnet indem die Untertitel und Unterkonten aus dem Einzelplan oder Kassenanschlag aus dem Vorjahr bzw vVHHF aufgelistet werden F r jeden Titel kann einzeln die
194. r den unter Extras Standardvorgaben eingestellten Titel Protokoll H L VE Angezeigt wird das Protokoll der Haushalts berwachungsliste der Verpflichtungserm chtigungen f r den unter Extras Standardvorgaben eingestellten Titel Soll Ist Vergleich Angezeigt wird ein Soll Ist Vergleich f r den unter Ex tras Standardvorgaben eingestellten Titel offene Festl Angezeigt werden die offenen Festlegungen f r den unter Ex tras Standardvorgaben eingestellten Titel IRMA Jet Engine V20010129 SAT K 4 Em o i g E BEWGRUFPE 53 EXT3200 Toolbox Soll Ist Vergleich Protokoll H L VE Protokoll H L H L Soll Ist Vergleich Protokoll H L VE offene Festl Protokoll H L H L VE Formularansicht E E E WM Start E Microsoft word R IRMA Jet Engine v2 EIS 140 F r weitere Auswertungen werden die Schaltfl chen k nftig noch erweitert Ministerium der Finanzen RLP Seite 132 03 2003 r IRMA B ewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 Datenimport und Datenexport F r den Datenimport und den Datenexport in IRMA sind im Hauptmen punkt Datei die ent sprechenden Funktionen hinterlegt Die folgenden Abbildungen zeigen beispielhaft den Zugriff auf diese Funktionen A sera vzoosos10 Ser EE IIi Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Ei ffnen E o 0 EB EB Einzelplan 08 Ar R ckmeldungen Kasse Kassenanschl ge Mittelve
195. ramme Zuordnungen zu Programmen Schwerpunkte Zuordnungen zu Schwerpunkten Gr nde f r Zwangsl ufigkeit Ortsverzeichnis neue Titel inklusive der eventuell vorhandenen Untertitel und Unterkonten Ans tze zu den Titeln und ggf Untertiteln Haushaltserm chtigungen bei den VE Kennzeichen und Vermerke aus dem Haushaltsplan Titelhistorie Umsetzung W hrungen Geldinstitute Folgende Stammdaten werden aus dem Vorjahr bernommen Dienststellen Kassenzuordnungen Objektkonten Projekte Kostenstellen Adre verwaltung Geldinstitute Benutzer Benutzergruppen Bewirtschaftungsgruppen und F chergruppenschl ssel Hochschulen Ministerium der Finanzen RLP Seite 54 03 2003 gt q P D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 2 2 Buchungsstellen und Ans tze Durch diese Funktion werden folgende Buchungsstellen mit ihren Ans tzen bernommen Titel Untertitel und Unterkonten Buchungsstellen bei denen keine Differenzen in der Struktur zwischen Planerstellung oder Kassenanschlag und dem Vorjahr bestehen k nnen direkt mit ihrem Ansatz aus der Planer stellung bernommen werden Folgende Schritte werden im einzelnen durchgef hrt 3 2 2 1 L schen der Buchungsstellen der vorl ufigen Haushaltsf hrung Nach der Verarbeitung des ersten Kassenanschlags bzw Einzelplans stehen die Buchungsstel len der vorl ufigen Haushaltsf hrung nicht mehr zu
196. rd Art Jahr Kapitel Titel UT UK Abweisungsgrund Bearbeiter gericke M abgewiesene AO 4 E Pr fung berf llig en De Zahlung berf llig 0 Es Kossoneing 0 gen z me Gericke Horst Mainz 03 03 2003 19 000 00 Aktualisieren Info gericke Anzeigen Schlie en eG re Wstart A S E D Arbeitsbereich Lotus Notes Microsoft Word Mitarbei amp rma 20030310 SIH OR 1327 Schaltfl che Begleitzettel drucken Maske BWLA009 Bisher wurden die Anordnungen auf Papier mit den entsprechenden begr ndenden Un terlagen an die Kasse geschickt Nun wird die Anordnung nicht mehr auf Papier son dern elektronisch an die Kasse geschickt F r die begr ndenden Unterlagen einer An ordnung muss derzeit noch ein Begleitzettel ausgedruckt werden der die Verbindung zwischen einer elektronisch verschickten Anordnung und den zahlungsbegleitenden Un terlagen herstellt Dieser Begleitzettel kann als Nachweis sowohl in der Dienststelle als auch in der Kasse dienen Ministerium der Finanzen RLP Seite 121 03 2003 B a IRMA Bewirtschaftungspraxis systemplanun Protokollierung ber diese Auswahl wird das nderungsprotokoll f r eine Anordnung angezeigt BWL6000 Dabei werden alle nderungen an einer gespei cherten Anordnung protokolliert Das Protokoll weist die alten und neu en Feldinhalte aus und h lt fest welcher Benutzer wann die nderung durchgef hrt hat IRMA
197. rdnung wird ein Datensatz erzeugt der alle f r eine Anordnung erforderlichen Informationen enth lt und auf elektronischem Wege an die zust ndige Kasse bermittelt wird Die Kasse liest die Anordnungen ber einen sogenannten Gateway PC in das Kassenverfahren ein wo die eigentliche Buchung vorgenommen wird Im Ergebnis dieser Buchung schickt die Kasse die Ist R ckmeldungen ber die erfolgte Buchung an das IRMA System zur ck Diese Informationen stehen dem Mitarbeiter dann in den Anordnungsformu laren zur Verf gung und k nnen ber die Schaltfl che Kasseninfo angezeigt werden Das Erstellen einer Anordnung vollzieht sich in drei Phasen Erfassung der Anordnung Feststellen der rechnerischen und oder sachlichen Richtigkeit und Freigabe durch den Anordnungsberechtigten signieren der Anordnung Mit dem erstmaligen Speichern einer Anordnung wird automatisch die entsprechende H L Eintragung vorgenommen Die Formulare f r die verschiedenen Anordnungstypen sind in ihrer Grundstruktur gleich aufgebaut und unterscheiden sich nur hinsichtlich der anordnungstypischen Informationen Gemeinsame Pflichtfelder also Informationen die immer ben tigt und angegeben werden m ssen sind Vollst ndige Buchungsstelle Zahlungspartner Betrag der Anordnung Text f r die H L Eintragung Verwendungszweck bei Auszahlungs Anordnungen Demgegen ber sind die Angaben ber Kostenstellen bzw Produkte Objektkonten
198. ren aufheben darf sondern auch andere Benutzer dies unter ihrer Benutzer ID tun k nnen Die berechtigten Benutzer K nnen in einer Benutzer gruppe zusammengefasst werden Dieser Benutzergruppe muss neben der Leseberechtigung f r das Formular BZP1000 Benutzer auch die Funktion EXT4000 Sperren Verwaltung edi tieren zugeordnet werden Das Formular EX T4000 Sperren Verwaltung wird direkt ber die Schaltfl che Sperren im Formular BZP1000 Benutzer aufgerufen oxi Haushaltsjahr 2002 Benutzer Details Sperren Neu Kopie erstellen Gruppenzugeh rigkeit verf gbare Gruppen Zugeordnet zu Lesegruppe Abt 3 Technologie MASSENYERFAHREN Abteilung 3 Abteilung 6 ADMINGSRUPPE Alle Titel B cherei EB Einzelplan 08 Gesamtsoll HH Administrator HH referat SB M Bewirtschafter L Mittelbewirtschafter Mlittelverteiler Referat 8104 Referat 5106 WE Bewirtschaftung wWE Bew L Zweiter EB gericke L schen Gruppen bersicht Schlie en Ministerium der Finanzen RLP Seite 171 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 6 Einrichten des Email Postfaches zum automatischen Versand der Dateien Der Bereich des Datenaustausches mit den Kassen und anderen Dienststellen wurde vollst n dig berarbeitet Bei der Auswahl der Men punkte unter Im und Export wird seitdem nicht nur die Erstellung der entsprechenden Datei sondern auch direkt der Versand der erstellten Datei angesto en
199. rst BY Microsoft Word Mt ZSIEAN 16 32 Ministerium der Finanzen RLP Seite 108 03 2003 Q q a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Mit einer Mitteilung wird ein H L Eintrag mit Sollstellung generiert und die Kasse ber die Buchung mit Buchungsbetrag und F lligkeit informiert Folgende Arten von Mitteilungen sind in IRMA verf gbar Einzel Mitteilungen Dauer Mitteilungen sowie Anderungs Mitteilungen Die Masken f r die Mitteilungen sind inhaltlich v llig identisch mit den Masken f r die ad quaten Anordnungen Somit ndert sich in der Handhabung auch nichts gegen ber einer Ein zel oder Dauer Anordnung Die interne Kennzeichnung als Mitteilung bewirkt allerdings dass die Kasse die diese Mitteilung erh lt buchungstechnisch nicht wirksam wird da der Zahlungspartner den Betrag bereits abgebucht hat F r eine Mitteilung ber einen Gesamtbetrag kann eine Anlage BWL3095 erstellt werden in der entsprechende Teilbetr ge auf verschiedene Struktureinheiten aufgeschl sselt werden k nnen Damit lassen sich viele einzelne Rechnungen z B Telefongeb hren in einer Anlage zusammenfassen und als ein Gesamtbetrag der Kasse mitteilen Rima vzooaos10 ss 1 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster Ja amp YLK ABE 3 EB EB Einzelplan 08 ur Allgemeine Anordnung Jahr Kapitel Titel 51101 UT Zweckbestimmung Post und Fernmeldeg
200. rteiler R ckmeldungen Mittelempf nger 5 DAU0301 Daten bernahme HAY Win rnahme Daten bernahme Massenverfahren Babe 2003 Allgemein Importpfad JANI A AMARI Adressen Initialisierung Verf gbare Dateien im Import Verzeichnis Archiv gericke Datei einlesen Schlie en verf gbare Dateien im Importverzeichnis Bebssskleilei Mstart 4 S S D Arma v20030310 Q Horst Gericke Inbo R7 Microsoft Word Mit GJ Wiitest sja 16 07 IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster mA o EB EB Einzelplan 08 le xl S DAU0202 Kassenanschl ge Export Jahr 2003 Exportpfad verf gbare Kassenanschl ge bereits erstellte Dateien gericke Datei nochmals sel santere erstellen senanschl ge die erstellt werden k nnen Mstart A e G DB Arma 20030310 Q Horst Gericke Inbo B Microsoft word Mt GJ wiitest AJAA 16 08 Ministerium der Finanzen RLP Seite 133 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung F r den Datenimport und den Datenexport werden mit der Installation des Verfahrens auf dem Server die daf r erforderlichen Ordner angelegt in die die Exportdateien gespeichert bzw aus denen die Importdateien gelesen werden Importverzeichnisse laufwerk IRMA IMPORT Anordnungen datei laufwerk IRMA IMPORT HavWin datei laufwerk IRMA IMPO
201. rungen aus Nebenbesch ftigungen der Bediensteten Adresse Maier Katja Mainz X Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank 50443 K ln Zahlungsplan O sekund re Deckungsgruppe Aktenzeichen KM43477 03 Objektkont z H L Eintrag Rechnungsdatum 12 02 2003 Rechnungsnummer 3288703 Text f r H L Nebent tigkeit Frau Maier Verwendungszweck Nebent tigkeit Febr al F lligkeitstag AO Nr ZP Betrag Bestehend Neuer Betrag Differenzbetrag gt 04 03 2003 9 250 00 250 00 250 00 0 00 Anordnungsgruppe O stomiert Summe nderung Erstellt am 04 03 2003 11 33 59 J ms Gemeinde Projekt Kasseninfo Stornieren a Stornieren Abbrechen Bereg ac kosenstelen astelen UUU ETT Astart W amp 51 D Arbeitsbereich Lotus Notes B Microsoft Word Mitarbei A rma vzo030310 SEW R uns Ministerium der Finanzen RLP Seite 115 03 2003 Q q a B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 9 M glichkeiten der Aufrechnung Gem Nr 5 zu 34 VV LHO besteht die M glichkeit zur Sicherung von Anspr chen eine Aufrechnung vorzunehmen oder vom Zur ckbehaltungsrecht Gebrauch zu machen Beim Gebrauch des Zur ckbehaltungsrechts durch den Bewirtschafter wird die zu erstellende Aus zahlungs Anordnung niedriger oder gar nicht ausgestellt Dies bedarf keiner besonderen Funktionalit t in IRMA Die M glichkeit der Aufrechnung steht bei Einzel Auszahlungs Anordnungen zur Verf gung die
202. rungsprotokoll angezeigt werden Ist der Fokus auf der Schaltfl che gibt es ber die folgende Tasten Sonderfunktionen Taste b Protokoll f r aktuellen Benutzer wird zusammengestellt und angezeigt Taste v Das bisherige Protokoll IrmaError log wird angezeigt Ministerium der Finanzen RLP Seite 154 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 8 2 Installation auf einer ORACLE Datenbank Bitte f hren Sie vor der eigentlichen IRMA Installation die folgenden Schritte aus 1 Autostart Ordner leeren durch Auslagerung aller Anwendungen in einem anderen Ord ner 2 Bei Verwendung von Windows 95 oder 98 berpr fung der DCOM Version unter Start Ausf hren mit dem Eintrag deomenfg Es mu mindestens die Version 1 1 vor liegen Anderenfalls Ausf hrung der DCOM95 exe bzw DCOM98 exe von der IRMA CD im Verzeichnis Tools 3 Anpassung der Datei C autoexec bat Falls der Pfad bei REDAS path aktiviert ist mu ein REM eingef gt werden vor set path R R orawin95 bin Nach der IRMA Installation wird dieser REM Befehl nicht r ckg ngig gemacht Es kann nur entweder IRMA oder REDAS aktiv sein gt Herr Wintrath sucht nach einer L sung des Prob lems 4 Anpassung der Datei C bat Appstart bat Bei dem Eintrag f r Express Meter mu vor H Emlib Eminst exe L ein REM eingef gt werden Nach der Installation wird dieser Eintrag wieder r ckg ngig gemacht Einrichtung der ORACLE Datenbank
203. ruppen werden die sekund ren De ckungsgruppen erfasst Eine sekund re Deckungsgruppe wird nur ber eine Nummer und eine Bezeichnung definiert Die Zuordnung der Titel erfolgt im neuen Formular STM2060 Zuord nungen zur sekund ren Deckungsgruppe Einer sekund ren Deckungsgruppe DG k nnen beliebig viele Buchungsstellen prim re DG oder sekund re DG zugeordnet werden IRMA Jet Engine V20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster 2 FRI IE Jahr 2001 Deckungsgruppe Bezeichnung pr Deckung bei Neu Bearbeiten Zuordnen L schen Kapitel Titel UT UK prim re sekund re Deckungsgruppe Fachergr ppen Schlie en Datensatz al T e delh von 4 Umbuchung zwischen Buchungsstellen der sekund ren Deckungsgruppe Astar TY Microsoft Word Anma Jet Engine V2 EBD 11 16 Ministerium der Finanzen RLP Seite 39 03 2003 B Q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die Inanspruchnahme der Mittel innerhalb einer sekund ren Deckungsgruppe erfolgt prin zipiell ber die nachfolgend erl uterten manuellen Umbuchungen zwischen den zugeordneten Titeln Es gilt das gleiche Prinzip wie bei der Beanspruchung von prim ren Deckungsgruppen mit dem Deckungsumfang Global mit Aufteilungszwang Die Beanspruchung einer sekund ren Deckungsgruppe geschieht in den Formularen f r Fest legungen zu Auszahlungs Anordnungen Dort wird ein Optio
204. ruppenzugeh rigkeit Verf gbare Gruppen Zugeordnet zu 53 BZP1010 Benutzer Details Nachname Gorce yomame Kennwort aa pesaga L O Zeichnungsberechtigung sachliche Richtigkeit rechnerische Richtigkeit p H mek Weitere Angaben Email horst gericke bgs ag de Kae T Dienststelle Min f Wirtschaft Verkehr Landwirtsch u Weinbau msn 1m Ref Strate geicke puz om gericke Kum Rechte OK Abbrechen Berechtigt zum nen OD TE OROT Mstart A S E D Arbeitsbereich Lotus Notes W Microsoft Word Miarbei amp mma v20030310 SEO 16 105 Die Verwaltung der Benutzer wird ber die Masken BZP1000 Benutzer und BZP1010 Be nutzer Details realisiert Von BZP1000 aus kann nach der Kennzeichnung einer Benutzer gruppe die nicht editierbare Maske BZP1030 Gruppen bersicht aufgerufen werden die alle Benutzer auflistet die dieser Benutzergruppe zugeordnet sind Von BZP1010 aus kann die bersichtsmaske BZP1020 kumulierte Rechte aufgerufen werden die alle dem Benutzer zugeordneten Rechte angibt Einige der Daten die vom Administrator mittels BZP1010 er fasst werden k nnen d rfen vom betreffenden Benutzer selbst in BZP1040 Pers nliche Ein stellungen editiert werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 17 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Die absolut notwendigen Informationen beim Erfassen eines neuen Benutzers beschr nken sich auf Namen
205. s angezeigt Standardverzeichnis hierf r ist C IRMA EXPORT KASSENANSCHLAEGE Es wird eine Liste aller f r den Export verf gbaren Kassenanschl ge die im aktuellen Ex portpfad existieren angezeigt Nach dem Selektieren einer Datei durch den Positionsanzeiger kann durch Aktivieren der Schaltfl che Datei erstellen die Exportdatei erstellt werden In einer weiteren Liste werden alle Kassenanschl ge als Exportdateien mit Datum und Uhrzeit des Versandes angezeigt Durch Auswahl einer Datei mit dem Positionszeiger und dem Bet tigen der Schaltfl che Details k nnen alle in diesem Kassenanschlag enthaltenen Buchungs stellen mit den zugewiesenen Ans tzen angezeigt werden Eine bereits erstellte Exportdatei kann bei Bedarf ber die Schaltfl che Datei nochmals erstellen wiederholt erzeugt und versendet werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 145 03 2003 B B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 7 8 R ckmeldungen an den Mittelverteiler Die R ckmeldungen dienen als Verwendungsnachweis f r die zugewiesenen Mittel Die mit telverteilende Dienststelle erh lt von der mittelempfangenden Dienststelle R ckmeldungen ber erstellte Anordnungen und interne bzw externe Zuweisungen Diese R ckmeldungen werden kumuliert pro Buchungsstelle erstellt Die verwendeten Mittel pro Buchungsstelle IRMA Jet Engine 20001218 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster
206. schon erstellt werden k nnen und diese die M glichkeit ha ben zum 1 1 mit der endg ltigen Haushaltsf hrung zu beginnen Im Hauptmen punkt AH Jahre stehen unter der Auswahl Verwaltung die im folgenden Bild dargestellten Funktionen die im Zusammenhang mit der Verwaltung und Archivierung der Haushaltsjahre ben tigt werden zur Verf gung Ein nebenstehendes Kennzeichen unter Er ledigt zeigt an ob die entsprechende Aktivit t durchgef hrt wurde IRMA Jet Engine HHJ0000 Verwaltung Haushaltsjahre Haushaltsjahr 2000 Erledigt Vorl ufige Haushaltsf hrung Endg ltige Haushaltsf hrung Daten bernahme Deckungsgruppen aktivieren Endgultiger Jahresabschlu Erfassung der Titelsummen Schlie en vorl ufiger Jahresabschlu FARO SE iM Start EY Microsoft word RRMA Jet Engine v2 HLAD 1401 Ministerium der Finanzen RLP Seite 50 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 3 1 Vorl ufige Haushaltsf hrung vHHF Im Rahmen der vorl ufigen Haushaltsf hrung werden die Stammdaten des Vorjahres ber nommen und es wird die M glichkeit geboten vor der endg ltigen Haushaltsf hrung im neuen Haushaltsjahr Verpflichtungen Festlegungen oder Anordnungen zu erstellen Es er folgt ein vorl ufiger Mittelansatz in H he des Vorjahres oder ein prozentualer Anteil Die Buchungsstrukturen des Vorjahres werden bernommen Im Einzelnen werden mit der vorl ufigen Haushaltsf hrung a
207. selbst zu ver ndern nderungs Anordnungen sind dabei f r die folgen den bereits signierten Anordnungstypen m glich Einzel Annahme Anordnungen Einzel Auszahlungs Anordnung Sammel Annahme Anordnungen Dauer Annahme Anordnungen Dauer Auszahlungs Anordnungen und Annahme Anordnung mehrere Buchungsstellen Die standardisierten Begr ndungen f r die nderung sind mit denen des HKR Verfahrens identisch F r die nderung einer Anordnung stehen die nderungsformen ndern oder Aufheben zur Verf gung ndern kann dabei den Zugang oder Abgang f r einen konkre ten Anordnungsbetrag bedeuten Mit Aufheben wird die gesamte Anordnung aufgehoben Durch die nderung einer Dauer Auszahlungs Anordnung wird automatisch auch die f r die se Anordnung erstellte Festlegung entsprechend ge ndert und protokolliert IRMA v20030310 lelx Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BH e EB EB Einzelplan 08 Jahr Kapitel Titel O Absetzung Zweckbesimmung Veraren O Arese Bankverbindung Kto 12345 bei BLZ 10010900 Citibank Fil Berlin 14057 Bern lt Dauer Ann O Sammel Ann O Einzel Ann O MBst Ann Dauer Ausz O Einzel Ausz F lligkeit 08 10 2002 Az AO Nr H L Nr Betrag F lligkeit ab Anzahl Wiederkehr Wiederkehr nderung Letztmals am Abgang Zugang Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt N
208. sen Auswertungen Extras Fenster IE amp GEKS Le E o Hy ge 3 EB EB Einzelplan 08 E 9913091 Aloemeine Auszohlungs AnordnnaC _ lol x Jahr 2002 Kapitel 0801 Titel 51101 l UT 01 l UK 03 l Zweckbestimmung Post und Fernmeldegeb hren EIESL SEE TU S ED Adresse MobilCom GmbH Rendsburg Allgemeine Anordnung 2002 1876 Aufheben Bankverbindung ea Jahr 2002 Kapitel 0501 Titel 51101 UT UK Zweckbestimmung Post und Fernmeldegeb hren Aktenzeichen 106 Festlegungsnr 1089 Neu Festl Betrag 1 288 00 Adresse MobilCom GmbH Rendsburg B delsdorf z Text f r H L Telefongeb hren Adresse n Bankverbindung Verwendungszweck Telefongeb hren Betrag 1 288 00 Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt po In Buchstaben eintausendzweihundertachtundachtzig L Faligkeistag 03 03 2003 Anordnungsnummer 1876 O storniert Aktenzeichen 8106 Objektkonto I g H L Nr 202 0 Fes gt n H L Eintrag gereke Aufheben _Kassenin Rechnungsdatum 10 02 2002 Rechnungsnummer 32466 02 Text f r H L Telefongeb hren f r Februar Verwendungszweck O sekund re Deckungs e Mitteilungsnummer 1 O storniert Summe Auszahlung gericke 1 Storieren Kasseninfo Anlage OK Abbrechen Berwendungsaweck 000 0 Fr rer areE Mstart ade ip Q Serviceanfrage R M amp rma v20030310 GJ D Ho
209. ste Schlie en Fona a E EENTEN EN Astort H1 amp E D G Arbstsbersich Lotus es 7 Merosoft Word Marbel mma vz0030310 SEHR mu Wenn eine Anordnung erfasst und gespeichert ist gibt es verschiedene Gr nde sie sp ter noch einmal wiederfinden zu m ssen Es kann sein dass die Anordnung weiter bearbeitet oder ge ndert werden soll dass eine noch ausstehende Zeichnung Pr fung vollzogen werden soll oder sie letztlich angeordnet signiert wird Das ffnen einer bereits gespeicherten Anordnung geschieht immer ber die Hauptauswahl Anordnungswesen Dabei hat der Mitarbeiter die M glichkeit die Anordnung ber die Aus wahl Suchen Pr fung oder Anordnen zu finden F r das Finden einer Anordnung bzw die Gr e der Trefferliste sind die anzugebenden Suchkriterien entscheidend Ist die Anordnungsnummer bekannt so kann durch Angabe die ser Nummer die entsprechende Anordnung direkt aufgerufen werden Ist dies nicht der Fall kombiniert man ber die oben dargestellte Maske BWLA000 verschiedene Suchkriterien Er zeugt wird dann eine Trefferliste die umso kleiner ist je genauer die Suchkriterien sind Im g nstigsten Fall wird genau eine die gesuchte Anordnung gefunden Im ung nstigsten Fall wenn gar kein Suchkriterium angegeben wird erscheinen in der Trefferliste alle f r den ein gestellten Erm chtigungsbereich im laufenden Haushaltsjahr gespeicherten Anordnungen Die in der obigen Abbildung dargestellten Krit
210. t FE Project Ima Hmp Bzp Hik 187 Microsoft Word KEDD 1304 In der Maske BEW3200 werden in der gleichen Art und Weise wie bei den Mittel Zuweisungen auf einen Einzeltitel f r interne oder externe Empf nger aus dem aktuellen EB heraus Verpflichtungserm chtigungen zugewiesen Dabei stehen nur die Buchungsstellen zur Auswahl f r die der Haushaltsplan eine entsprechende Summe vorsieht bis zu deren H he Verpflichtungen eingegangen werden k nnen oder Buchungsstellen f r die in der Mittelver waltung BEW1000 manuell VE Mittel zugeordnet wurden Das Kennzeichen Einzelzuweisung bewirkt dass ein Kassenanschlag erstellt wird der ledig lich diese Verpflichtung auf einer Buchungsstelle enth lt Die Zuweisung der VE an die internen oder externen Empf nger in der Maske BEW3200 ist durch die Gesamth he der m glichen Verpflichtungen in den drei Folgejahren f r die jeweili ge Buchungsstelle bestimmt Diese Gesamtsumme muss nun f r die Folgejahre aufgeteilt werden Dies geschieht in der Maske BEW3210 die man ber die Schaltfl che Aufteilung erreicht Ministerium der Finanzen RLP Seite 72 03 2003 D q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Ministerium der Finanzen RLP Seite 73 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 IRMA Jet Engine V20001218 lelx Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster ESAS BmE amp Gesamtsoll
211. t und der Punkt Deckungsgruppen wird als erledigt gekennzeichnet 3 2 4 Offene Buchungen umsetzen Ministerium der Finanzen RLP Seite 56 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Es erfolgt die Umsetzung von offenen Anordnungen Festlegungen oder Verpflichtungen die aufgrund ver nderter Buchungsstrukturen nicht automatisch den vorhandenen zugeordnet werden k nnen War im Vorjahr im Gegensatz zum neuen Jahr in IRMA ein Titel nicht unterteilt so ist in diesem Fall oder in anderen F llen nicht mehr f r z B alle Anordnungen dieses Titels eine Zuordnung von der alten Buchungsstelle zu genau einer neuen Buchungsstelle m glich Statt dessen ist in diesem Fall nur eine anordnungsbezogene Umsetzung m glich Dies kann nach Er ffnung der endg ltigen Haushaltsf hrung ber die im Men HH Jahre vorhandenen Me n punkte Umsetzung Festlegungen Anordnungen Verpflichtungen durchgef hrt werden Maske HHJ0201 Festlegungen mit entfallender Buchungsstelle Maske HHJO0202 Anordnungen mit entfallender Buchungsstelle Maske HHJ0203 Verpflichtungen mit entfallender Buchungsstelle ber die Schaltfl che Umsetzen wird die Folgemaske HHJ0210 Umsetzung bei entfallen der Buchungsstelle aufgerufen Im oberen Maskenteil wird die alte Buchungsstelle ange zeigt im unteren Maskenteil kann eine neue Buchungsstelle ausgew hlt werden Bei Wechsel des Titels werden f r Festlegungen und Verpf
212. taben zweihundertf nfzig F lligkeitsbeginn 13 03 2003 O Monatsletzter Wiederkehr Letztmals am 03 07 2003 Anzahl Wiederkehr 3 Kostenstelle MwSt Aktenzeichen OO 7 emee Pet Objektkonto erg tone DJ Rechnungsdatum 10 01 2003 Rechnungsnummer 38226 03 Text f r H L Offene Rechnung vom Januar Verwondungsam Rechn 3822603 v 10 01 03 Jahresbetrag 1 250 00 H L Nr Erstellt am 03 03 2003 15 07 19 gericke 1 Stomieren bersicht OK Abbrechen Fe ea Mstart A S G D O Serviceanfrage RM Q rma vz00s0s10 SD Horst I Microsoft word mt SEES 15 07 Mit einer Dauer Auszahlungs Anordnung k nnen f r einen Zahlungspartner von einer Bu chungsstelle Zahlungen vorgenommen werden die ber einen gewissen Zeitraum in der H he des Anordnungsbetrages und in der Zahlungsperiodizit t konstant sind Dazu steht die Maske BWL3550 zur Verf gung F r die Wiederkehr der Zahlung sind die Angaben wie bei der Dauer Annahme Anordnung monatlich zweimonatlich viertelj hrlich halbj hrlich oder j hrlich m glich Wahlweise k nnen das Datum der letzten Zahlung oder die Anzahl Wiederkehr Anzahl der Raten insgesamt angegeben werden Das Verfahren errechnet die jeweils alter native Information selbst Dabei bedeutet eine Anzahl von 99 dass es sich um eine endlose Anordnung handelt Ministerium der Finanzen RLP Seite 100 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Sys
213. templanung Der festzulegende Betrag bezieht sich immer auf das laufende Haushaltsjahr und errechnet sich aus der Anzahl der Auszahlungen im laufenden Haushaltsjahr multipliziert mit dem Teil betrag der Auszahlung In der Maske BWL3550 ist im unteren Teil unter Jahresbetrag der tats chlich angeordnete Betrag f r das laufende Haushaltsjahr angegeben Der festgelegte und der tats chlich angeordnete Auszahlungsbetrag werden f r das aktuelle Haushaltsjahr in der H L vermerkt Der gegebenenfalls f r das Folgejahr f llige Betrag wird mit der Haushalts berf hrung automatisch in der H L des Folgejahres eingetragen Festle gung und Anordnung Es braucht keine neue Dauer Auszahlungs Anordnung erstellt zu wer den Die F lligkeitstermine f r das neue Haushaltsjahr werden errechnet und eingetragen Hinweis Im Zeitraum des bergangs von einem Haushaltsjahr in ein neues muss darauf geachtet werden dass rechtzeitig im Rahmen des vorl ufigen Haushaltsab schlusses zumindest die Dauer Anordnungen in das neue Haushaltsjahr ber f hrt werden Erst mit dieser Aktivit t werden die neuen F lligkeitstermine gesetzt Diese sind erforderlich um die R ckantworten der Kasse nach erfolg ter fr hzeitiger Buchung einlesen zu k nnen Ministerium der Finanzen RLP Seite 101 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 6 Bar Auszahlungs Anordnungen Die Bar Auszahlungs Anordnung entspricht inhaltlich im wesentlichen einer Einzel Ausza
214. tsaufstellung in HAVWin als frei editierbare Textvermerke und somit in einer nicht parametrisierbaren Form erfasst Daher k nnen nicht alle denkbaren KV funktional in IRMA umgesetzt werden sondern sie sind dienststellenspe zifisch zu erfassen Die Mittel der Annahmetitel stehen den Auszahlungstiteln erst dann zur Verf gung wenn sie in der zust ndigen Kasse verbucht sind und eine entsprechende Ist R ckmeldung erfolgte Wichtig Ein Auszahlungstitel kann nur in einem Kopplungsvermerk enthalten sein Au erdem kann er nicht gleichzeitig einem Kopplungsvermerk und einer prim ren Deckungsgruppe zugeordnet sein Ministerium der Finanzen RLP Seite 45 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 3 4 Objektkonten Objektkonten k nnen gem Nr 1 5 HKR 9 in Anordnungen zus tzlich zu einer Buchungs stelle aus der Haushaltssystematik verwendet werden Die Objektkontonummer wird dann mit der Anordnung an die Kasse bermittelt und dort auch bei der Buchung ber cksichtigt Sie ist gewisserma en Bestandteil der Buchungsstruktur Innerhalb einer Anordnung kann genau ein Objektkonto zugeordnet werden Die bei der Anordnungserstellung verwendbaren Objektkon ten werden in IRMA in den Stammdaten verwaltet 2 3 5 Projekte IRMA bietet die M glichkeit bei der Erstellung von Anordnungen sogenannte Projekte f r die Zahlungen erfolgen zu verwenden beispielsweise Neubau eines Verwaltungsgeb udes Die Angaben f r
215. uchungsstrukturen die mit dem Recht Alles zugeordnet sind d rfen dar ber hinaus die mit diesen verbundenen Daten auch in den Stammdaten Masken editiert werden falls auch die funktionale Editierberechtigung f r die jeweilige Maske vor liegt Werden einer Benutzergruppe durch Zuordnung mehrerer Bewirtschaftungsgruppen gleiche Haushaltsbereiche mehrfach zugeordnet so ist die umfassendste Berechtigungsart wirksam Bewusst verzichtet wurde auf die Abbildung von Rechten wie z B Mitzeichnung oder Mit wirkung durch den Beauftragten f r den Haushalt 9 LHO da diese bereits w hrend der Erstellung der zahlungsbegr ndenden Unterlagen ausge bt werden und somit auch keinen Einfluss auf Bereiche der Funktionalit t von IRMA haben Ministerium der Finanzen RLP Seite 27 03 2003 gt q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 2 4 Definition einer Benutzergruppe als Erm chtigungsbereich EB Ein Erm chtigungsbereich ist eine speziell gekennzeichnete Benutzergruppe f r die auf Bu chungsstellen ein bestimmter Anteil der vorhandenen Mittel Verpflichtungserm chtigung VE verteilt werden kann Diese Benutzergruppen stellen in IRMA die internen Empf nger f r Mittel VE dar In jedem IRMA System muss mindestens ein EB eingerichtet werden um den Zugriff auf die Mittel zu erm glichen Dies ist gewisserma en der Trivialfall und bedeu tet dass alle Benutzer dieser Gruppe die die gleiche Buchungsstelle bewirtschaften
216. ung Gruppe B Anordnungen erstellen Masken BWL H L F hrung einsehen Maske BEW 6000 Auswertungen einsehen Masken AUS Gruppe C Haushaltsjahre bearbeiten Masken HH J Mittelverteilung H L F hrung Masken BEW Auswertungen einsehen Masken AUS Schritt 3 Hinzuf gen einer Benutzergruppe EBEinzelplan0l Bewirtschaftung des EP01 die gleichzeitig als Erm chtigungsbereich definiert wird Zuordnen der Benutzer A B und C zum Erm chtigungsbereich EBEinzelplanOl Schritt 4 Hinzuf gen von zwei Bewirtschaftungsgruppen BewGruppeAlles und BewGruppeReise und Zuordnen der entsprechenden Buchungsstellen zu den Bewirtschaftungsgruppen BewGruppeAlles alle Kapitel des Einzelplans 01 BewGruppeReise Titel 41103 f r das Kapitel 0101 Schritt 5 Zuordnen der Bewirtschaftungsgruppen zu den Benutzergruppen BewGruppeReise der Gruppe A zuordnen und BewGruppeAlles der Gruppe B zuordnen Schritt 6 Benutzergruppe Gesamtsoll ausw hlen und den Benutzer C dieser Benutzergruppe hinzuf gen weil er den Zugriff in der Mittelverwaltung ben tigt Alternativ kann man die Benutzergruppe Gruppe C dem EB Gesamtsoll zuordnen Damit w rden auch al le weiteren Mitglieder der Gruppe C dieselben Rechte erhalten Ministerium der Finanzen RLP Seite 31 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 2 1 4 Auswirkung der Benutzerverwaltung auf das laufende System Die Einstellungen de
217. ung vor gesteuert Auf dem Begleitzettel der beiden Anordnungsarten VEA und VAA erscheint eben falls ein entsprechender Hinweis Die Verrechnung findet in der Kasse ohne Zahlungsvor g nge statt wenn beide Anordnungen angekommen sind 5 1 2 Annahme Anordnungen auf mehrere Buchungsstellen IRMA 20030310 Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Amordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE amp GEKE Le wE oa f 3 EB EB Einzelplan 08 Jahr Adresse Maier Katja Mainz Kapite gt Tite gt Objektkonte gt u a Neu Bearbeiten Zuoranen L schen Kapitel Titel UT UK HUL Nr Betrag Zweckbestimmung Objektkonto Anordnungsnr BEN mm Erl se aus dem Verkauf unbrauchbarer oder entbehrlicher Gegenst nde __ 1015 Einnahmen aus der Mitbenutzung staatlicher Einrichtungen und Inansprucl 1016 Tar m Einnahmen aus Parkberechtigungsentgelten der Bediensteten 1017 Anordnungsgruppe Summe Annahmen 666 00 gericke 1 Kasseninfo_ Kostenstelle MwSt Gemeinde Projekt Anordnung OK Abbrechen zi Datensatz 14 d If lE Lip von 3 Bite Kapkel ausw hlen OON Mstart H amp E D serviceanfrage R ms 000 E rma v20030310 Gy D tHorst SIBRS 1350 Der Unterschied zur Einzel Annahme Anordnung besteht nunmehr darin dass der Anord nungsbetrag f r einen Zahlungspartner sich auf mehrere Buchungsstellen verteilt Diese Buchungsstellen werden in einer Anlage
218. ungen sollten die Einstellungen f r die Max User Connections und die Open Objects berpr ft werden Max User Connections Mindestens doppelt so hoch wie die Anzahl der IRMA Benutzer Erfahrungswert im FM liegt bei 150 bis 200 Speicherplatz Open Objects Mindestens 1000 Falls ACCESS in einer Netzwerkversion installiert ist ist unbedingt darauf zu achten dass niemand zum Zeitpunkt der Installation in IRMA oder in ACCESS arbeitet Anderenfalls kommt es zu einer Fehlermeldung bez glich DLL Dateien 8 1 5 Protokollierung von IRMA Fehlen Fehlermeldungen werden bisher auf jedem PC in der Datei IrmaError log protokolliert Dies ist f r den Support umst ndlich da zus tzlich zum Datenbank Auszug auch diese Datei von einigen PCs zur Analyse besorgt werden m ssen Die Protokollierung aller IRMA Fehlermeldungen erfolgt nun zus tzlich in der bestehenden Tabelle PROTOKOLL Die Felder werden dabei folgenderma en gef llt HH_JAHR 9999 TAB_NAME PROTOKOLL TAB_KEY Benutzer ID PROT_AMs aktuelle Zeit FELD_NAMES laufende Nummer ab 1 WERT_ALT Protokoll Text Teil 1 WERT_NEU Protokoll Text Teil 2 BENUTZER_ID Benutzer ID Ministerium der Finanzen RLP Seite 153 03 2003 gt q P D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Bei einem Datenbankauszug werden die Daten aus der Tabelle Protokoll mit HH_JAHR 9999 mitkopiert Die Protokoll Eintr ge k nnen ber die neue Schaltfl che Protokoll Datei im Formular BWL6000 Ande
219. uordnung Schwerpunkte lesen Ministerium der Finanzen RLP Seite 183 03 2003 un un STM1002 L STM1004 E STM1004_L STM1005_E STM1005_L STM1006_ E STM1006 L STM1007 E STM1007_L STM1008_L IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung STMIOII_E STMIOII_L STMI1012_E STMI1012_L TM1100_E TM1100_L STMI1110_E TM1110_L TM1200_E TM1200_L TM1300_E TM1300_L TM1400_E TM1400_L TM2000_E TM2000_L TM2010_E TM2010_L TM2050_E TM2050_L TM2060_E TM2060_L TM2100_E TM2100_L TM2110_E TM2110_L TM2200_E TM2200_L TM2210_E STM2210_L TM3000_E TM3000_L STM3010_E STM3010_L STM4000_E STM4000_L STM4100_E STM4100_L STM4200_E Projekte editieren STM4200_L Projekte lesen STM4300_E F chergruppen editieren Seite 184 Ministerium der Finanzen RLP 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Ministerium der Finanzen RLP Seite 185 03 2003
220. utomatisch folgende Aktivit ten durchgef hrt bernahme der Stammdaten aus IRMA u a Daten der Benutzerverwaltung Benutzer Benutzergruppen Bewirtschaftungsgrup pen Funktionen Kopplungsvermerke einschlie lich Zuordnungen Geltungsbereiche einschlie lich Zuordnungen Objektkonten Projekte Kostenstellen Dienststellen Kassen Vermerke Hinweise Einstellungen F chergruppenschl ssel Hochschulbereich Gemeinden Daten f r die SAP Schnittstelle Einstellungen Kostenarten Kostenstellen Produkte bernahme der Mittelans tze Mittel nach Prozentangabe Buchungsstellen Kapitel Festtitel Gruppen Attribute Zuordnung der Attribute zu Buchungsstellen Hinweise Innerhalb der vorl ufigen Haushaltsf hrung k nnen keine Zuweisungen vorgenommen werden und es erfolgt w hrend der Mittelbewirtschaftung keine Pr fung des Verf gungsrahmens bei Auszahlungstiteln Es ist also eine gewisse Disziplin vorauszusetzen damit nicht mehr Mittel ausgegeben werden als im neuen Haushaltsjahr voraussichtlich zur Verf gung stehen Daueranordnungen und Zahlungspl ne k nnen direkt nach der Er ffnung der vorl ufi gen Haushaltsf hrung in das neue Jahr bernommen werden Diese Funktion kann in Ministerium der Finanzen RLP Seite 51 03 2003 D q D IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung nerhalb der vorl ufigen HHF mehrfach aufgerufen werden bis sie im Rahmen des vor
221. utzt wenn IRMA SAP Schnittstellens tze erzeugt und an den entsprechenden SAP Server exportiert werden um dort im Rahmen der Kosten Leistungs Rechnung KLR bereitzustehen Im Hauptmen von IRMA kann unter Extras Einstellungen definiert werden ob die Zuord nung von Anordnungsbetr gen zu Kostenstellen zu einer Pflichtangabe erhoben werden soll Ministerium der Finanzen RLP Seite 46 03 2003 B a IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanuni Hinweis Wenn in der konkreten Anordnungsbearbeitung der Anordnungsbetrag anstelle auf Kostenstellen alternativ auf Produkte Kostentr ger zugeordnet werden soll so ist dies m glich Produkte werden in einer gesonderten Tabelle vorgehalten 2 3 7 Adressen der Zahlungspartner IRMA V20030310 lelx Il Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster amp BIER DEHE e EB EB Einzelplan 08 Adressnummer 9735 Anrede wiederkehrend ee I Kasse Name Stra e p z on EI Telefon Kundennummer ID Nummer Einzugserm chtigung O erteilt am widerienm Geldinstitut az Kontonummer ausl ndisch gericke OK Neu Neu Liste OK Abbrechen ET E O nnr rrr Mstart A amp 51 D Eisssive microsoft 1 G Arbeitsbereich Lot A rma vzo030310 Gy1 tProjektettrmatdoc_ W7 Microsoft word Mt A4 AO 10 06 Die Adressverwaltung in IRMA erlaubt es folgende Daten zu erfassen STM5000
222. von 2002 nach 202 Umbuchungsgrund oreca J Aktualisieren im Betrag ET Verf gungsrahmen bei Ziel Buchungsstelle Buchungsstelle 36 800 00 Noch verf gbar Loo e Einschl Deck Koppl Noch verf gbar ___ _ Anordnungsnummer O storniert Summe Umbuchung 2 500 00 HOLNI Estena gericke 1 Stornieren Kasseninfo ILo Abbrechen f nordnung buchen und Formular schlie en S O y y r Astart ade ir Q Arbeitsbereich Lotus Notes amp D tHorst BY Microsoft Word Mitarbei amp rma vzoososo SEEN 044 In der Maske BWL3560 k nnen ohne Bezug auf eine Anordnung Mittel einer Quell Buchungsstelle bis zur H he der insgesamt im laufenden Haushaltsjahr bis zu diesem Zeit punkt angenommenen oder ausgezahlten Ist Betr ge auf eine andere Ziel Buchungsstelle umgebucht werden Die entsprechenden H L Eintragungen werden vorgenommen und der Verf gungsrahmen bei Auszahlungstiteln wird angepasst Gewisserma en handelt es sich hier um ein pauschales Umbuchen mehrerer oder aller Ist Buchungen von einer Buchungsstelle auf eine andere Es darf maximal bis zur H he der insgesamt bisher auf der Buchungsstelle durchgef hrten Anordnungen umgebucht werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 104 03 2003 D q 5 BD IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung Bei Umbuchungen mit Bezug auf eine konkrete Anordnung besteht die M glichkeit sich auf bereits signierte Einzel Annahme Anordnungen E
223. zen RLP Seite 90 03 2003 Q q IRMA Bewirtschaftungspraxis ya Systemplanung Die als Barauszahlung gekennzeichneten Auszahlungs Anordnungen werden in der Kasse als Anordnungen ohne berweisungstr ger erfasst und k nnen dort bar oder per Scheck aus gezahlt werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 91 03 2003 BD Q B IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 5 2 1 Erstellen einer Festlegung IRMA 20030310 Datei Bearbeiten HH Jahre Stammdaten Bewirtschaftung Anordnungswesen Auswertungen Extras Fenster IE AYIK BHE g EB EB Einzelplan 08 5 BWL1000 Festlegungen eingehen 1 l0Olxi Jahr 2003 Kapitel Titel 42201 5 Zweckbestimmung Bez ge der planm igen Beamten Richter Verf gungsrahmen Buchungsstelle 12 466 900 00 Noch verf gbar __ Einschl Deckungsgr _____ Noch verf gbar ____ Festlegungsnummer N Status O sekund re Deckungsgruppe 3 Se Zusammenf hren mit er Festlegungsnummer Z Adresse Bankverbindung Kt1o_ 12345 bei BLZ 37020200 AXA Bank Km Neu Differenz Bestehend Betrag Aktenzeichen 0 _Obekomel gt Text f r H L ejen gt Projekt Bez H L Nr Summe offene Festlegung Anordnen Erstellt am gericke OK Neu Stornieren OK Abbrechen Festsange Frrreren Astart A Sa D sericonntragerm E rma vz0030310 Spinat Wrerosoft word me SI HBV 1 Festlegungen dienen der Mittelbindung und k nnen zeitlich vor d
224. zn FORT RR Mstart A G D EEGs ive Microsoft 1 Arbeitsbereich Lot rma v20030310 ytsProjekteitmaidoe R7 Microsoft word Mt SETS 12 05 Die Mittelverschiebung gestaltet sich sehr einfach Es k nnen von einem beliebigen Titel ei nes Kapitels Mittel auf einen anderen Titel des gleichen oder eines anderen Kapitels innerhalb eines Erm chtigungsbereichs oder zwischen verschiedenen Erm chtigungsbereichen umge bucht werden Die Verschiebung ist in der obigen Maske BEW Mittelverst rkung beispielhaft dargestellt Bei Bet gigen der Schaltfl che Buchen w rden 1 500 00 aus dem EB Einzelplan 08 vom Titel 51701 des Kapitels 0801 in den Zweiten EB auf den Titel 51499 des Kapitels 0801 um gebucht werden Ministerium der Finanzen RLP Seite 76 03 2003 IRMA Bewirtschaftungspraxis Systemplanung 4 4 Kassenanschl ge erstellen und verschicken Die Erstellung eines Kassenanschlages erfolgt f r einen bestimmten externen Empf nger auf der Basis der f r das Haushaltsjahr zuvor f r diesen Empf nger erfassten Zuweisungen siehe 4 3 1 4 3 3 und enth lt f r den jeweiligen Empf nger ausgehend von der bisherigen Verfahrensweise die folgenden Daten Die Buchungsstellen aus den Zuweisungen die Zweckbestimmungen der Buchungsstellen der Zuweisungen die zugewiesenen Betr ge der Haushaltsmittel einen m glichen Kommentar zu jeder einzelnen Buchungsstelle den Deckungs Kopplungs und sonsti

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