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a-jur-Kanzleisoftware Benutzerhandbuch

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1. 1 2 S 13 ET I X ad T Konto Freund Freind 1 08 Amigo Freund Ihr Zeichen 565 56 Beleg Datum Tet son zn Umfang auch eine direkte Bearbeitung Vor allem die Stammdaten Sachgebiete USt S tze Mitarbeiter Geb hrentatbe st nde Beteiligungstypen Bibliothek usw k nnen direkt bearbeitet werden 21 05 08 04 06 08 Rechnung Nr 14 2441178 ndern nderung direkt in der Tabelle vornehmen und Button bernehmen kli 113 06 08 1 Eintr ge Summe Saldo 2 441 17 cken Stand 2 441 17 Cockpit Akten Adressen Beteiligtenkonto Konto buchen Timeshe Neu Bearbeiten Neueingabefeld akti vieren Als letzte Zeile der Tabelle erscheint eine leere Zeile in die Eingaben vorgenom men werden k nnen L schen entweder durch e Bearbeiten Datensatz l schen oder P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 35 A JUR KANZLEISOFTWARE e Zeilenkopf links anklicken Zeile ist dann insgesamt markiert und Entf klicken Nicht alle Tabellen verf gen ber den vollst ndigen Funktionsumfang e die Finanzbuchhaltung Geb hren Auslagen Fremageld usw kann nur ber die Finanzbuchhaltung bzw das Access Projekt bearbeitet werden e Beteiligtenkonten k nnen nur in der Version Beteiligtenkonto schlicht bearbeitet werden e Auswertungen mit Summen Salden usw k nnen nicht bearbeitet werden statt dessen sind die zugrunde liegenden Einzeldaten zu bearbeiten e
2. 442 00 525 98 StBGebv A 338 00 ee 622 89 P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 116 A JUR KANZLEISOFTWARE auch von der a jur Website bezogen werden Honorartabellen Im Programm sind die aktuellen Tabellen RVG PKH und GVG enthalten Wichtig f r die Erstellung von Rechnungen ist nicht die rechts abgebildete Schnell ber sicht sondern das Rechnungs Fenster zu verwenden Seite 71 Dar ber hinaus k nnen auch beliebige zus tzliche Honorartabellen konfiguriert werden z B ltere Versionen der BRAGO oder die Geb hrenordnungen f r Steuerberater Auch k nftige Versionen des RVG k nnten von jedem Benutzer hier selbst eingepflegt wer D sseldorfer Tabelle den D sseldorfer Tabelle i d F ab 01 01 2009 s amp 5 bis 1 500 00 kein Kind bis 5 D sseldorfer Tabelle bis 1 900 00 bis 2 300 00 kein Kind 6 11 bis 2 700 00 bis 3 100 00 i S Programmfunktion zur Anwendung der be I Ins 3500 00 a rn bis 3 900 00 M Kind ab 18 657 00 kannten Tabelle zum Kindesunterhalt er j 4300 00 his 4 700 00 1 Stufe niedriger h 1 805 00 bis 5 100 00 reichbar ber das Cockpit Men Extras Alle Versionen seit 2003 stehen zur Auswahl ber das Tabellen Icon k nnen die Tabellen auch in der blichen Form angezeigt wer den Einstellungen Mitarbeiterverwaltung Die Mitarbeiterverwaltung ist Teil der Stammda
3. kopieren Zinsen 62 65 hat das W hrungssymbol keine Bedeutung Basiszinstabelle die zeitlich gestaffelten Basiszinss tze werden tabellarisch angezeigt Von Bis Eingabe des Zeitraums Daneben erscheint eine Anzeige der resultierenden Zinstage Jahr a 30 Tage gibt an ob nach der Bankenmethode Jahr 360 Tage oder genau gerechnet werden soll Zinssatz kann frei gew hlt werden zuz glich Basiszins gibt an ob dem angegebenen Zinssatz der Basiszins der Euro p ischen Zentralbank hinzugerechnet werden soll Verwendung als selbst ndige Anwendung Der Zinsrechner kann z B ber das installierte Windows Programm Men auch als selbst ndige Anwendung gestartet werden In diesem Fall greift die Basiszinsfunktion nicht auf die Zinstabelle des SQL Servers zu sondern auf die Datei basiszins mdb die sich im Arbeitsverzeichnis der Anwendung be finden muss Um die Tabelle zu pflegen ist sie ber den Button zu ffnen Es befindet sich dort ein lEELEERUEELEE EIER weiterer Button durch den sich ein Link auf ir s die aktuellen Zinss tze im Internet ffnet Wert axan 5 400 00 hs 3 Alternativ kann die aktuelle basiszins mdb mern A en RVG0 v ERAGO94 338 00 439 40 522 99 Kosto ra 48 00 nmel 74 26 PKH94 GKGO y stBGebv A 136 00 176 80 210 39 StBGebv B8 P ro o ass PKHO 292 50 348 07 StBGeby C RM BRAG StBGebv E 340 00
4. e Mailhost besuchen d h diejenige Website auf der das E Mail Account gehostet ist der Teil hinter dem der E Mail Adresse Adressgruppe Angaben zur Adressgruppe Wenn die Adresse einer Adressgruppe an geh ren soll ist hier die Adresse der f hrenden Adresse anzugeben Um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen ist in dem rechts oben befindlichen Listenfeld die Option Gruppe auszuw hlen Im Adressfenster k nnen dann Gruppenmitglieder durchgegangen werden Au erhalb der Adressverwaltung kann die Gruppe z B durch die Programmfunktion Adressgruppe angezeigt werden Bemerkungen Universalfeld f r beliebige zus tzliche Eingaben auch mehrzeilig Hinweis Aktenspezifische Adressverwaltung Korrespondiert die Kanzlei unter derselben Adresse mit unterschiedlichen Abteilungen oder Ansprechpartnern z B bei Beh rden Versicherungen anderen Gro unternehmen oder Kanzleien sollte die Adresse nur einmal eingegeben werden Die f r die einzelne Akte ben tigten Angaben geh ren in die erweiterten Eigenschaften der Beteiligung siehe Seite 12 In die Adressverwaltung geh ren dann nur die zentrale Anlaufstelle und eine neutrale Anrede Buttons 1 Button Speichern speichert die bisherigen Eingaben das Fenster bleibt ge ffnet Button OK speichert die Eingaben das Fenster wird geschlossen Button ersetzen l schen l scht bzw konsolidiert Adressen Mehr Button kopieren kopiert eine Adresse Mehr a gt D
5. in den im Cockpit sichtbaren Aktenordner Falls dies unerwartet geschieht k nnte es sich um einen virus handeln Gew hren Sie in diesem Fall keinen Zugriff i 1 Minute 7 ziehen 3 Outlook erkundigt sich zun chst ob der Zugriff auf sein Adressbuch genehm ist Dies muss be jaht werden am besten Zugriff gew hren f r 1 Minute Hinweis zum Abschalten dieser R ckfrage Danach ffnet sich ein Fenster zum Best tigen des Speichern Als Dateiname wird die n chste laufende Nummer gefolgt von Absender und Adressat der E Mail verwendet z B 38 merkel germany gov an barrack usa gov msg Wenn der Dateiname abge ndert werden soll kann dies nach Abschluss des Speicher vorgangs aus dem Cockpit rechte Maustaste heraus oder mit Hilfe des Windows Explorer geschehen Das standardm ig verwendete Schema zur Erzeugung eines Na mensvorschlages kann in den Optionen eingestellt werden Bei umfangreicher E Mail Korrespondenz sollte die Nummerierung unbedingt beibehalten werden weil nur so die Zuordnung der Anlagen Outlook E Mails speichern in Freund Feind 4712 77 zu einzelnen Mails nachvollziehbar bleibt das Folgende Dateien wurde n im Aktenordner gespeichert 50 Dr Joachim Granzow an joachimgranzow Verschachtelte Testmail III msg dan n allerdings auch sehr deutlich 51 Verschachtelte Testmail II 102 KB msq 52 Dr Joachim Granzow an joachimgranzow Verschachtelte Testmail II msg 53 Verschachtelte Testmail 64
6. 104 A JUR KANZLEISOFTWARE Programmfunktion Wiedervorlagen zur Anzeige aller Termine deren Wiedervorlageter min erreicht oder berschritten ist Ansicht Wiedervorlagen des graphischen Terminkalenders Angezeigt werden dann nicht die Termine sondern die Wiedervorlagen Die Wiedervorlagen der eingestellten Zeiteinheit k nnen ber das Kalenderblatt Men gesondert angezeigt und ausgedruckt werden Durch Verziehen mit der Maus k nnen erledigte Wiedervorlagetermine auch ein fach weitergeschoben werden Werden Wiedervorlagen als Tabelle angezeigt kann durch den Button wiedervorgelegt alle angezeigten Wiedervorlagen auf den standardm ig nachfolgenden Wiedervorlage termin verschoben werden Fristenplan Im Terminkalender werden f r die Wiedervorlagen und f r die Erinnerungen standardm Big folgende Zeiten angenommen zum ab Termin N chste N chste Erinnerung Wiedervorlage bei Eintragung wenn nicht selbst vorgenom sofort men l nz j hrlich monatlich w sofern der Termin besonders wichtig ist chentlich mehr als 7 Tage sofern Termin neht minder wichtig ist age K Tage mehr als 3 Tage 3 Tage 3 Tage mehr als 1 Tag 1 Tag 1 Tag am Terminstag alle 2 Stunden ab 2 Stunden immer fter bis 2 Stunden danach immer seltener bis 12 Stunden danach st ndlich ber 12 Stunden danach t glich Wichtig bei selbst ndigen Widervorlagen erfolgt die Wiedervorlage erst am angegebe nen Tag und wird erst bei Erreich
7. chsten Erinnerung direkt eingestellt werden Hilfsfunktionen e Jetzt erinnern insbesondere wenn die Erinnerungen unterdr ckt sind mit die ser Funktion aus dem Termin Men zu einen selbstgew hlten Zeitpunkt die f lli gen Erinnerungen angezeigt werden e Erinnerungen zur cksetzen wenn auf andere Weise f r alle Termine gesorgt ist k nnen mit dieser Funktion aus dem Terminmen alle eigenen Erinnerungen f r Termine die in der Vergangenheit liegen oder nicht mehr aktuell sind gel scht werden Wiedervorlagen Wiedervorlagen sind die k rperliche Wiedervorlage von Akten Es gibt zwei Typen von Wiedervorlagen e Automatisch generierte Wiedervorlagen aufgrund eines Gerichtstermins oder ei nes Fristablaufs Standardm ig handelt es sich dabei um Termine deren Zeit in die in 7 3 oder 1 Tag en anstehen abgeleitete Wiedervorlagen e explizit als solche eingetragene Wiedervorlagen selbst ndige Wiedervorlagen Daneben hinaus gibt es noch Erinnerungen die als blo es Pop Up beim Sachbearbeiter erschei nen Diese erscheinen an denselben Tagen dar ber hinaus aber auch noch sp ter und im Detail konfigurierbar Nat rlich k nnen auch Wiedervorlagetermine in ferner Zukunft eingegeben werden um z B nach mehreren Jahren eine Vertrags nderung k ndigung oder einen neuen Voll streckungsversuch vorzumerken Wiedervorlagen k nnen wie folgt angezeigt werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO
8. ners automatisch fortgeschrieben Manuell oder durch Klick auf die beiden kleinen Drei P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 109 A JUR KANZLEISOFTWARE ecke kann diese Zeit berichtigt werden Durch Doppelklick kann wieder die aktuelle Uhr zeit in das Feld bertragen und die automatische Fortz hlung eingeschaltet werden Wenn dieses Feld beim Buchungsvorgang nicht ausgef llt ist wird die aktuelle Zeit ange nommen Text Beschreibung der T tigkeit Bausteinbutton links neben dem Textfeld es werden Textvorschl ge zur Beschreibung der T tigkeit angeboten e Wenn die Stammdaten Listeneintr ge mit Kontext 10 Texte enth lt werden diese angeboten e anderenfalls werden die 25 h ufigsten selbst verwendeten Texte der letzten 365 Tage angeboten e In jedem Fall wird als Text Telefonat mit bzw Korrespondenz mit f r jeden einzelnen Aktenbeteiligten angeboten Die Eingangsformulierung kann in den Op tionen eingestellt werden Bearbeiter Einer der Mitarbeiter ist auszuw hlen Die Liste der Bearbeiter wird in Mitar beiterverwaltung gepflegt Quote Es besteht die M glichkeit die Wertigkeit der Zeit zu ndern um zum Beispiel Nachtzuschl gen gemischten bzw durch St rungen unterbrochenen T tigkeiten oder Referendart tigkeiten gerecht zu werden Das Feld ist vorbelegt mit der Quote die der Sachbearbeiter zuletzt gebucht hat ggf in derselben Akte Um eine T tigkeit lediglich zu notieren ohne
9. w nrungen Anzeige und Bearbeitung der W hrungen gebucht werden id Bezeichnung ymbd Anzeigeformat Kurs Kursdatun 23 ohne 0 00 1 000000 01 01 07 i Britische Pfund e 008 1 476500 26 03 07 An dieser Stelle kann angegeben werden welche 14 Ehnlerhekfken DKr 4 0 00 Dkr 0 134200 26 03 07 g g Deutsche Mark om 0 00 DM 0 511292 01 01 00 5 E e esoe 1 000000 01 01 00 W hrungen zur Auswahl stehen und welcher Kurs 19 are lits je 0 00 ILS 0 178500 26 03 07 Japanische Yen xo eo 0 006366 26 03 07 zugrunde gelegt werden soll wenn die Anzeige in 20 Kanadischer Dollar lcan 0 00 CAD 0 645100 26 03 07 24 Neuseel ndischer Dollar NZD 0 00 NZ 0 536900 26 03 07 1R Mnnwenische Krane nne l n nn Nkr n raanne RNN zi einer anderen als der gespeicherten W hrung erfol 26 03 07 18 Eintr ge g en so Les Passepartout k Schlie en Umsatzsteuer Wenn sich der gesetzliche Umsatzsteuersatz ndert ist eine neue Umsatzsteuerkategorie mit dem neuen Steuersatz einzugeben Dies erfolgt in der Regel automatisch mit dem Update Damit k nftig beim Buchen der richtige Satz vorgeschlagen wird muss auch in der Kon tenverwaltung jeweils die Kategorie ge ndert werden Auf keinen Fall sollte der Zinssatz einer bereits in der Finanzbuchhaltung gebuchten Ka tegorie ge ndert werden Denn damit w rden die bisherigen Buchungen dem neuen Um satzsteuers
10. werden automatisch eingeblendet und berechnet sie sind daher weder zu ndern noch zu l schen Die Einrichtung und Vorbelegung der Rechnungstatbest nde erfolgt in der Stammdaten verwaltung Die Kappung gem 13 III BRAGO 15 III RVG Sind f r Teile des Gegenstands verschiedene Geb hrens tze anzuwenden entstehen f r die Teile gesondert berechnete Geb hren jedoch nicht mehr als die aus dem Gesamtbe trag der Wertteile nach dem h chsten Geb hrensatz berechnete Geb hr Um gem 13 III BRAGO 15 III RVG zu verhindern dass die Aufteilung eines Streitge genstandes auf unterschiedliche Geb hrens tze dazu f hrt dass deren Summe h her ist als wenn der h chste Geb hrensatz auf die addierten Streitgegenst nde angewendet wird ist wie folgt vorzugehen Beide Teile des Streitgegenstandes normal eingeben und hinzuf gen Es muss sich um dieselbe Tabelle z B RVG04 handeln Erste der beiden Zeilen anklicken und dadurch ausw hlen SHIFT Taste festhalten und die zweite betroffene Zeile anklicken und dadurch ebenfalls ausw hlen SHIFT Taste anschlie end wieder loslassen Es sind dann beide Zeilen aus gew hlt Ins Tatbestandsfeld wechseln die beiden Zeilen bleiben dabei hellgrau ausgew hlt und den Kappungstatbestand ausw hlen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 74 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn die Kappung zum Tragen kommt wird das Betragsfeld mit dem entsprechenden negativen Betrag ausgef
11. 2000 2005 Datei Eigenschaften Anpassen e Word 2007 Bunter Knopf Vorbereiten Eigenschaften Dokumenteigenschaften Erweiterte Eigenschaften Anpassen und dann eingeben oder bearbeiten e Name Pr position e Wert z B von gegen mit usw Der hier angegebene Text wird in dem Speichern Unter Schema als Variable lt prep gt verwendet Ist nichts angegeben lautet der Wert an Speichern Abschlie Bend immer noch folgendes beachten e ber den Datenfeld Assistenten testen und speichern damit die Datenquelle in das Dokument bernommen wird e Keine unn tigen Abs tze am Ende des Dokuments e Mit dem Windows Explorer Dateieigenschaft schreibgesch tzt aktivieren e Formatvorlagen nicht auf automatisch aktualisieren einstellen Wenn eine Dokumentvorlage nur f r eine bestimmte einzelne Akte ben tigt wird ist es ratsam diese nicht im allgemeinen Vorlagenordner sondern im betreffenden Aktenordner abzuspeichern Sie k nnen aus dem Cockpit heraus dann als aktenspezifische Vorlage aufgerufen werden So k nnen z B auch Sachstandsberichte leicht verwaltet werden bei Verfahren mit vielen Beteiligten wird im Aktenordner ein Sachstandsbericht als Vorlage eingerichtet und regelm ig fortgeschrieben Eintreffende Anfragen k nnen dann immer schnell erledigt werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 55 A JUR KANZLEISOFTWARE Word Serienbriefe Die Dokumentvorlage serienbrief dot ist als normaler Word
12. B Schriftsatz Gerichtstermin Verj h rung Urlaub Aufgabe Vorgeschlagen werden die bisher verwendeten Betreffs Sind Listentexte mit kontext 13 konfiguriert werden diese stattdessen angeboten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 99 A JUR KANZLEISOFTWARE Text Feld f r beliebige Zusatzangaben z B Ort Termin obligatorische Angabe des Datums mit Uhrzeit e Handelt es sich um einen Fristablauf sollte als Uhrzeit 23 59 Uhr eingegeben werden wie es dem Fristablauf nach 188 BGB entspricht e Erstreckt sich der Termin ber einen ganzen Tag oder ber mehrere Tage ist die Uhrzeit des Beginns mit 0 00 Uhr und die Uhrzeit des Terminendes mit 23 59 Uhr anzugeben Diverse gebr uchliche Frist und Zeiteingaben stehen ber das Listenfeld rechts neben der Zeitangabe zur Verf gung Die Verwendung dieser Liste wird nicht gespeichert Die resultierenden Angaben k nnen beliebig abge ndert werden F llt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag wird die Schrift fett Kategorie Kategorisierung des Termins Eine der in den Stammdaten festgelegten Ter minkategorien womit auch die Farbgebung Schriftart Schriftgr e usw des Termins im Terminkalender bestimmt wird selbst ndige Wiedervorlage manche Termine beinhalten keinen Fristablauf sondern sollen lediglich den Beginn eines Zeitraumes kennzeichnen z B eine Wiedervorlage oder der Wegfall einer eigenen zeitlichen Bindung Wird dieses Feld ang
13. Browser angezeigte Adresse am Icon links vom Adressfeld einer Webseite mit Drag and Drop in den Aktenordner gezogen wird wird diese Adresse dort als Internet Verkn pfung gespeichert so dass sie k nftig auch unmittelbar aus dem Cockpit heraus ge ffnet werden kann Auf diese Weise k nnen die passenden Links dauerhaft gespeichert werden Im Gegen satz zu den bekannten Favoriten Lesezeichen oder Bookmarks die lokal in der je weiligen Installation des Browers gespeichert werden sind die im Aktenordner abgelegten Links aktenbezogen und zentral zug nglich f r alle Benutzer im Netzwerk Dies bietet sich an f r z B e Spezielle Gesetze zum Thema Juris gestat tet dabei auch Links auf einzelne Gesetzes EREIEEL NIE FESTE TE 77 Datei Bearbeiten Ansicht Chronik Lesezeichen Extras Hilfe abschnitte z B Einberufung einer Haupt lt Ic a amp w ttp jbundesrecht juris de akkg BJ 57 a Gesetze EN X Elster A Hy versamm u ng webcam AA Webcam dmin amp D Google News 9 amp AktG Aktiengesetz mi e Rechtsprechung zum Fall z B aus BGH Aufsichtsrat Rechtsprechung e Presse Berichterstattung und Fotos zum Fall e Einschl gige Gruppen professioneller oder sozialer Netzwerke Zu beachten ist bei allen Links dass nur die Adresse und nicht der Inhalt gespeichert wird Der Inhalt kann sich ndern oder auch ganz wegfallen Um Inhalte zu speichern sollten diese in den Aktenordner herunter geladen wer
14. Button Akte n zeigt ggf an an welchen Akten die Adresse beteiligt ist P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 13 A JUR KANZLEISOFTWARE Schutz vor Doppelerfassung Soll eine Adresse neu eingeben werden und ist in der Datenbank bereits eine hnliche Adressen vorhanden er ffnet sich beim Speichern eine Wahlm glichkeit zwischen e Fortsetzung der Neueingabe e Abbruch der Neueingabe und M glichkeit eine der vorhandenen hnlichen Adres sen aus der Adressenauswahlliste auszuw hlen Es wird nicht nur der Name abgeglichen sondern auch Stra e Nr alle vier Telefonnum mern Geburtstag und E Mail Da diese Pr fung nur bei der Neueingabe von Adressen stattfindet sollte eine neue Adresse erst gespeichert werden wenn alle wesentlichen An gaben gemacht wurden damit die Pr fung auch alle Felder umfasst Nachtr glich kann dieser Abgleich durch so hnlich Listenfeld rechts oben vorgenommen werden Adresse suchen Wenn die einfache Suche im Adresslistenfeld nicht ausreicht gibt es in der Adressverwal tung auch ausgefeiltere Suchtechniken Die Ergebnismenge befindet sich jeweils in der Liste die dem Auswahlfeld unterlegt ist Wenn die gefundenen Adressen durchgebl ttert werden sollen kann dies entweder ziel genau durch Anklicken des entsprechenden Listeneintrags geschehen oder der Reihe nach mit Hilfe der Pfeiltasten Das einfache Dreieck zeigt die n chstfolgende Adresse an das doppelte Dreieck die letzte A
15. CO 87 A JUR KANZLEISOFTWARE Neuzustellungsantr ge Vollstreckungsbescheidsantrag Dieses Adressfenster wird auch bei Antr gen auf Neuzustellung und auf Erlass des Voll streckungsbescheides aufgerufen Beim Antrag auf Neuzustellung eines Vollstreckungsbescheides steht das Rubrum bereits fest Es ist daher nur noch die neue Zustelladresse einzugeben die Angaben zum gesetz lichen Vertreter sind deaktiviert 71 Anspruch DAR Anspruch Datum bzw Zeitraum Mah nve rfah ren Hau ptforderu ngen Rechnung Aufstellung Vertrag o ggf Hummer vom bis Rechnung Nr 1 14 02 08 Katalog Sonstiger Anspruch Zinssatz Bz ab Betrag EUR nebst Zinsen rztliche oder zahn rztliche Leistung 2 oo 7 3 065 20 Allgemein zur Programmfunktion Mahnverfahren Abtretung oder Forderungs bergang Zusatz f r Yerbraucherkredite Datum Name des fr heren Gl ubigers Yertragsdatum eff Jahresz Beim Aufruf des Mahnbescheidsfensters wird das Plz Ort Ausl Kz Beteiligtenkonto automatisch in den Mahnbescheid ale Abbrechen nemenmen __ OK bernommen Kosten d h Buchungen des Beteiligtenkontos in denen das H kchen Kosten gesetzt ist werden nicht bernommen Kosten und ausgerechnete Zinsr ckst nde sind manuell in das gesonderte Fenster einzutragen Sollten sich dennoch Kostenpositionen in der Liste der Hauptforderungen befinden sind diese Positionen fehlerhaft erfasst worden Im Konto sin
16. Die Formulierungen Vorgaben und die Reihenfolge der Rechnungstatbest nde werden in der Stammdatenverwaltung festgelegt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 75 A JUR KANZLEISOFTWARE Anzugeben ist die umsatzsteuerliche Behandlung Das Feld ist zur Warnung gelb unter legt wenn ein Mandant nicht mit dem Standardumsatzsteuersatz belegt wird oder ein Nicht Mandant mit dem Standardumsatzsteuersatz belegt wird In dem apricot farbenen Feld wird der Gesamtbetrag der Kostennote angezeigt Mit den Buttons kann die Rechnung weiter verarbeitet werden e mit Word Dokument kann ein Dokument erstellt und ge ffnet werden in das die Rechnung eingef gt wird Vorausgesetzt wird dass die Dokumentvorlage entspre chend eingerichtet wurde Zeichenfolge lt kn gt gen gt e Einf gen f gt die Berechnung in das aktive Word Dokument an der Cursor Position ein Rechnung buchen Belegdatum 11 02 2008 i Buchen einer Rechnung bedeutet dass in das Beteiligtenkon Wertstetung 19 02 2008 _31 Tage a wk sp Text Nr 2 v to des Rechnungsempf ngers eine Schuldposition mit dem ee 1 E etrag 2 214 59 i Endbetrag der Rechnung gebucht wird Zu diesem Zweck wird pang r automatisch das Konto buchen Fenster aufgerufen vorbe znsen zinslos 5 Bz 8 Bz sonst zins legt mit den Angaben aus der Rechnung insbesondere der eigene Rechnung x n chsten freien Rechnungsnummer em ajne 73 E Es muss angeg
17. Gr en oder wie auch immer die Formel f r die Adresse lauten soll Geburtstag Geburtsort Diese Angabe wird automatisch abgefragt in der Programm funktion Geburtstage Um den Geburtstag in den Terminkalender einzutragen damit z B an ihn erinnert wird ist der Button zu klicken Bankleitzahl Im linken der beiden Felder zur Bankverbindung ist die Bankleitzahl an zugeben Kontonummer Numerisches Feld es sind nur Ziffern zul ssig S mtliche Sonderzei chen die die Kontonummer enthalten mag sind wegzulassen E Mail Ggf muss eine g ltige E Mail Adresse eingegeben werden Diese Angabe wird z B bernommen in die Funktion E Mail erstellen Durch Doppelklick auf dieses Feld ffnet sich Outlook mit dem Entwurf einer neuen E Mail an die angegebene E Mail Adresse Sollen mehrere E Mail Adressen angegeben werden sind diese durch Semiko lon zu trennen Homepage Ggf muss eine g ltige www Adresse angegeben werden Durch Doppelklick auf dieses Feld ffnet sich der Internet Browser mit der angegeben Adresse Ist die E P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 12 A JUR KANZLEISOFTWARE Mail Adresse auf der Homepage gehostet ist die zus tzliche Angabe der Homepage un n tig da diese auch durch das Kontextmen ge ffnet werden kann vgl nachfolgend E Mail Homepage Kontextmen mit Rechtsklick auf eines der beiden Felder werden folgende Funktionen angeboten e E Mail erstellen e Website besuchen
18. Kontoberechnung Ein Beteiligtenkonto kann z B folgende Informationen enthalten Beleg Datum Text Soll Zins Haben Kosten Zinsen Hauptf Stand 17 07 01 17 08 01 Rechnung B2 5 555 00 26 54 26 54 555 00 581 54 14 02 02 14 03 02 Rechnung B2 5 345 67 104 22 130 77 900 67 1 031 44 01 11 03 01 11 03 Zahlung 23 67 150 00 23 67 881 44 905 10 08 04 04 08 04 04 Handelsregisterauszug 10 00 4 15 10 00 27 82 881 44 919 26 06 05 04 06 05 04 Einwohnermeldeamt 5 00 14 67 15 00 42 49 881 44 938 92 13 08 04 13 08 04 RA Geb hren 88 74 11 99 103 74 54 48 881 44 1 039 66 02 11 04 6 Eintr ge Summe Stand 1 004 41 185 25 150 00 103 74 54 48 881 44 1 039 66 Normalerweise werden nur die grau unterlegten Spalten angezeigt In der Programmfunk tion Beteiligtenkonto breit werden zus tzlich die gelb unterlegten Felder mit den Zwi schenst nden angezeigt Die einzelnen Spalten k nnen am Bildschirm auch ber An sicht Spalten ein und ausgeblendet werden Die Spalten haben folgende Bedeutung Beleg Belegdatum des betreffenden Vorgangs z B Datum des Urteils oder des Kontoauszugs F r die Berechnung hat es keine Bedeutung Datum Wertstellungsdatum der Buchung ma geblich z B f r den Beginn des Zinslaufs Text Frei eingegebener Buchungstext automatisch erg nzt um den dazu gebuchten Zinssatz Bz bedeutet
19. Maustaste angeklickt sind aus dem Unter men Word Dokument die verschiedenen Vorlagen in der vorstehenden Reihenfolge ersichtlich und per Mausklick verwendbar P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 48 A JUR KANZLEISOFTWARE Konkrete Auswahl der Dokumentvorlage Wenn die Funktion Word Dokument ber den Funktionsbutton oder das Programmfunkti onslistenfeld ausgew hlt wurde erscheint zun chst die Datei Dialogbox siehe oben Seite 42 Dieses Dateiauswahlfenster ist vorbelegt mit der Standarddokumentvorlage s o doch es besteht Gelegenheit die konkret im Einzelfall zu verwendende Dokumentvorlage abweichend auszuw hlen Eine andere Vorlage muss z B ausgew hlt werden um e speziell Briefe mit vorgefertigtem Text zu erstellen e eine Rechnung zu erstellen e eine Vollmacht zu erstellen Wenn f r den Beteiligten oder eine ganze Akte regelm ig mit einer anderen Dokument vorlage gearbeitet werden soll z B im Format eines Schriftsatzes oder auf englischem Briefbogen sollte die entsprechende Dokumentvorlage zur Standarddokumentvorlage i n gemacht werden siehe oben Saye al OD Cuckrit KH Alesse meustichen G o e FOTE TELEFAX snrede olernarr e ziresszusaetze vorhandene Vorlage notfalls die brief dot unter einem neuen Na ActessZ sarzBeteiligung Sl Asse it Word Dokumentvorlagen einrichten Fast immer ist die Herstellung einer Dokumentvorlage am einfachs ten in dem eine Ur Dokume
20. Ordnungszahlen Wenn ein Dokument Word Excel oder Outlook vom Programm gespeichert wird kann das Programm einen Dateinamen vorschlagen der mit einer aktenbezogenen Ordnungs zahl beginnt und mit einem Klartext weitergeht Diese Ordnungszahl kann beim Speichern in das Dokument bernommen werden damit intern erkennbar bleibt welche Datei dem Schriftst ck zugrunde liegt Diese Ordnungszahl f hrt dazu dass die Dokumente im Explorer automatisch in der Rei henfolge ihrer Speicherung sortiert sind Um mehrere Versionen eines Dokuments z B Vertragsentwurf zu dokumentieren sind diese wie ein neues Dokument zu speichern Sie erhalten dann die n chste freie Num mer und die bisherige Datei bleibt unver ndert Die Anzahl der Stellen kann auf 2 oder 3 festgelegt werden oder sie wird automatisch verwaltet Wird z B die Nummer 10 vergeben wird den vorangegangenen Dokumenten eine f hrende Null hinzugef gt so dass deren Dateiname dann 01 bis 09 lautet Bei 100 1000 usw geht es entsprechend Ist ein davon betroffenes Dokument gerade ge ff net kann es nicht umbenannt werden Dies kann dann sp ter manuell nachgeholt wer den P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 45 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn ein Speichervorgang durch ffnung des Speicherdialogfensters begonnen wird wird die Nummer f r das betreffende Dokument reserviert Tut ein anderer Benutzer in derselben Akte dasselbe wird seinem Dokument die n chst h h
21. Sache mit zeitlicher Uberschnei f cuce roo Pause 23233 ok dung eine Zeit erfasst hat Ggf werden diese Zeiten angezeigt A gt Ei x ss und besteht Gelegenheit zum Abbruch Au er f r die Abrechnung n tzt die Zeiterfassung auch als T tigkeitsnachweis Es ist deshalb u U durchaus sinnvoll auch sehr kurze Zeiten zu buchen um z B die Zeiten vergeblicher Anrufversuche zu dokumentieren Wird eine bereits gespeicherte T tigkeit gleich darauf wieder fortgesetzt kann die ent sprechende Zeitbuchung durch Anwahl des letzten Datensatzes fortgef hrt werden Es sollte das Bis Null K stchen aktiviert werden damit die Uhr weiter l uft Unterbrochenen T tigkeiten kann man zur Vermeidung kleinlicher Buchungen auch durch Pause oder durch einen Abschlag bei der Quote gerecht werden Datum Das Feld ist vorbelegt mit dem Tagesdatum Durch Klick auf das kleine Dreieck kann auch ein anderes Datum ausgew hlt werden Zeit Das Feld ist vorbelegt mit der aktuellen Uhrzeit Durch Klick auf die kleinen Dreiecke kann diese berichtigt werden Durch Klick auf die Beschriftung von oder bis kann die Zeit so eingestellt werden dass sie nahtlos an die vorangegangene Zeiterfassung anschlie t bzw bis zur n chsten Erfas sung l uft Wird mit der rechten Maustaste auf bis geklickt k nnen glatte Standardzeiten erfasst werden Zeit bis optional Die Zeit wird vom Programm entsprechend der Systemzeit des Rech
22. Zwangsvollstreckungsorgan ausw hlen bei Bedarf hier neu erfassen 3 Angaben zur Rechnung ausf llen und ankreuzen ob o die angegebenen Kosten bei der Erstellung des Dokuments gebucht wer den sollen Wenn unl ngst bereits Kosten gebucht wurden fragt das Pro gramm ob die Kosten zus tzlich zu buchen sind oder die bisherige Bu chung ersetzen sollen o die Kostennote dem Dokument zur Erl uterung der Kosten angef gt wer den soll 4 Button Word Dokument aufrufen und ausw hlen Welche dieser Angaben tats chlich n tig sind h ngt von dem unter 4 ausgew hlten Word Dokument ab Unn tige Angaben sind unsch dlich sie werden ignoriert Einfache Dokumente z B Korrespondenz mit Zwangsvollstreckung 5555 55 R diger Feind R diger Feind Gl ubiger und Schuldner k nnen auch wie jedesi 5 Arrsireduns E aa B goes im Insolvenzverfahren dot iin H H 2 nschriftenpr fung dol sachpfaendungsauftrag dol andere Word Dokument direkt aus dem Cockpit Zuletzt aas 22 E ee Kavenen D Wijbeteiligtenkonto dot wj Sachpf ndungsauftrag dot heraus erstellt werden Wenn das Dokument E nn Eataa i EMA dot Yollstreckungsandrohung dot PR Desktop Forderungskonto zur Abstimmung dol Wi vollstreckungsunterwerfung dol dann doch weitere Angaben ben tigt wechselt ee Be aa i CJ Handelsregister Hamburg dot H Zustellung von Anwalt zu Anwal das Programm automatisch in das Zwangsvoll zumeoun Sram mann a wj faendungs und ueberweisungsb
23. ansonsten leerer Adressmaske einzugeben Wird dann auf Soundex geklickt wird das Auswahlfeld mit allen Adressen aufgef llt die unter Verwendung des Soundex Standards hnlich oder identisch sind Wird etwa der Name Claussen eingegeben so findet das Programm auch die Namen Classen Clausen Claussing und andere mehr Alphabetisch Hat man einen Namen gefunden der aber nicht genau stimmt kann man das Listenfeld neu alphabetisch auff llen Wenn auf alphabetisch geklickt wird wird das Auswahlfeld mit Adressen aufgef llt die im Alphabet vor bzw nach der gew hlten Adresse liegen Adressenliste Diese Programmfunktion gibt s mtliche Adressen in einer Tabelle aus Mit Hilfe der Sor tier und Filterfunktionen kann eine Adresse ausgew hlt und in die Adressverwaltung ge wechselt werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 15 A JUR KANZLEISOFTWARE Aktenzeichen Das Aktenzeichen der zuletzt ge ffneten Akten steht ebenfalls als Filterkriterium zur Ver f gung Wird es ausgew hlt finden sich in der Auswahlliste alle zur Akte erfassten Adres sen So k nnen rasch alle Adressen einer Akte durchgesehen werden Beteiligungen Z gt Beteiligungen Amigo Freund Datei Bearbeiten Daten Ansicht Hilfe Spez 2x7 Beteiligungen Amigo Freund Akten an denen die Adresse beteiligt ist b Al Kurzrubrum Eine Beteiligung ist die Beziehung einer Akte zu ei ner Adresse Sie ist Ankn pfungspunkt f r zahlreiche weiterf
24. ber das Internet Men des Cockpits kann eine beliebige Ma Extras Einstelungen H fe 4 ordn 3 jur Benutzerforum onti Vielzahl von Internet Favoriten aufgerufen werden BE EN 2 a jur Kanzleisoftware Aufksgerkie Hamburg Die Liste enth lt z B Links auf im Internet frei verf gbare een ha l etei Blutalkohol Bremsweg Gesetze 3 Ma _Bundesgesetzblatt e Gerichtsentscheidungen Bundesrecht lipe rer Ge B rger Informations Service Hamburg d J u ristische Daten ban ken BVerfG Entscheidungen e rtliche Gerichtszust ndigkeit p u 2 D sseldorfer Tabelle W rterb ch er x Gebrauchtfahrzeugwerte Ink e Tabellen des Familien und Stra enverkehrsrechts rouge Ratheusmarkt lg e Wechselkurse Kurs des Sonderziehungsrechts u eovenbekannimathihgen Internet Zeitschrift f r Rechtsinformatik d Telefon b cher dre Juris Wissen was z hlt ber den untersten Men eintrag kann die Linkliste in Form ce Nachrichten von Dejure org Justizregister der Bundesl nder N u Linkliste des Bundesgerichtshofs einer Tabelle ge ffnet und bearbeitet werden BE ee n Preisindizes Punktekatalog Rechtsanw lte Carlos Claussen Routenplaner Sonderziehungsrechts Kurs Telefonbuch der Telekom Wechselkurse W rterbuch Englisch Leo W rterbuch Englisch Linguadict Tabellenansicht Links bearbeiten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 113 A JUR KANZLEISOFTWARE Verkn pfungen Wenn die in einem Internet
25. bereits synchronisierter Termin sp ter wieder ge ndert besteht die M glichkeit die nderungen zu bernehmen Es muss keine solche bernahme von nderungen erfolgen Wenn dies aber geschieht muss die Richtung eindeutig festgelegt werden Lediglich beim Import eines ge nderten Terminbeginns erfolgt sicherheitshalber noch eine gesonderte Abfrage nderungen nach Outlook exportieren Die Daten von a jur werden nach Outlook kopiert Wurde ein Termin verlegt wird dem Mechanismus von a jur folgend der urspr ngliche Termin in Outlook gel scht und ein neuer Termin eingetragen nderungen von Outlook importieren Die Daten von Outlook werden nach a jur kopiert der a jur Termin wird also mit den Da ten aus Outlook berschrieben Weichen die Zeiten voneinander ab wird der Benutzer in jedem Einzelfall aufgefordert die Aktualisierungsrichtung anzugeben bzw zu best tigen Das Betreff des Termins wird hierbei nicht importiert damit das beim Export um die An gaben zur Akte erweiterte Betreff nicht re importiert wird Gel schte Termine Wird ein Termin in Outlook gel scht oder verliert ein a jur Termin den Status aktuell ist also z B erledigt verlegt storniert kann der korrespondierende Termin in der anderen Anwendung entsprechend bearbeitet werden Die L schweitergabe kann f r beide Richtungen gleichzeitig aktiviert werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 107 A JUR KANZLEISOFTWARE L sch
26. best tigen anderenfalls werden sie automatisch r ckg ngig gemacht P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 98 A JUR KANZLEISOFTWARE e bei der Berechnung von Wiedervorlage und Erinnerungsfristen werden Wochen enden und die bundesweiten Feiertage ber cksichtigt Liegt vor einem Termin z B noch ein Wochenende erfolgt die Erinnerung bzw Wiedervorlage also schon am Freitag oder wenn es der Karfreitag w re am Donnerstag e jede Bearbeitung wird mit Inhalt Login und Zeitpunkt protokolliert Abfrage Ka lenderbenutzung Ausdruck Export Durch Klick auf das Druckersysmbol kann der Kalender als Bildschirmansicht ausgedruckt werden Wenn der Bildschirm zu gro oder das Papier zu klein ist sollte das Fenster zu vor entsprechend verkleinert werden Mit dem Button Tabelle werden die Daten in Form einer allgemeinen Tabelle angezeigt und k nnen von dort aus mit den blichen Tools nach Word oder Excel exportiert und von dort aus auch ausgedruckt werden Terminsfenster Das Terminfenster wird als Programmfunktion aus dem Cockpit aufgerufen und zwar alternativ e Neuer Termin e Neuer Termin Akte aufgerufen werden e Button Neuer Termin e Rechtsklick auf Kalenderblatt e Rechtsklick auf vorhandenen Termin Akte F r jeden Termin kann sollte eine Akte angegeben werden Betreff Pflichtfeld mindestens 5 Zeichen durch das der Termin kurz charakterisiert wird Es kann sich um praktisch alles handeln z
27. der Men eintrag fehlen ist das Add In gap dot einzurichten 2 Wenn das Dokument nicht mit dem Programm erstellt wurde oder die Symbolleiste nicht zur Verf gung steht kann die Funktion ber die Programmfunktion Doku ment speichern ausgef hrt werden Der Vorschlag im Dateiauswahlfenster ist normalerweise sachgerecht und muss einfach nur best tigt werden Bei Bedarf kann vom Vorschlag aber auch abgewichen werden und ein anderer Dateiname gew hlt werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 56 A JUR KANZLEISOFTWARE Das Schema zur Generierung von Vorschl gen f r den Dateinamen kann in den Optionen eingestellt werden Auch Dokumente die nicht vom Programm erstellt wurden k nnen auf diese Weise im Dokumentenordner gespeichert werden Es folgt dann zus tzlich eine Anfrage ob das Dokument mit den zus tzlichen a jur Informationen versehen werden soll Handelt es sich um ein selbst erstelltes Dokument sollte die Frage bejaht werden handelt es sich um ein Dokument das von einem Dritten stammt sollte es unver ndert bleiben Standardm ig wird ein Speichern in dem normalen Format f r Microsoft Word Dokumente doc vorgeschlagen Alternativ kann der Benutzer auch jedes andere For mat w hlen das durch Word unterst tzt wird Dieses wird dann auch k nftig vorgeschla gen a jur Kanzleisoftware Datenfeld Assistent Datenfeld Assistent zur Laufzeit Dokumentvorlage Textbaustein einrichten Dokume
28. der Adressverwaltung bereits vorhandenen Ortsan gaben e eine Liste der Orte in denen die Stra e vorhanden ist Zu beachten ist dass den Listen kein offizielles Ortsverzeichnis zugrunde liegt sondern lediglich die Menge der bisher in der Datenbank vorhandenen Ortsangaben P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 11 A JUR KANZLEISOFTWARE Land Sofern das Land nicht in dieselbe Zeile wie die Ortsbezeichnung eingegeben wer den soll kann das Land DIN gerecht hier gesondert eingegeben werden Telefonnummern vier Felder zur Eingabe diverser Telefonnummern Die automatische Zahlengruppierung l sst sich in den Optionen ein und ausschalten Durch Klick auf das Telefonsymbol besteht Gelegenheit zur automatischen Anwahl und Verwendung der zu Windows geh renden W hlhilfe Postfach Rahmen In diese beiden Textfelder k nnen ggf Angaben zum Postfach ge macht werden Es handelt sich um sog bzw Felder d h bei der Einrichtung von Doku mentvorlagen besteht die M glichkeit dass sie wenn keine Angabe vorhanden ist durch die Stra enanschrift ersetzt werden Briefanrede Bei einer Neueingabe wird zun chst eine Briefanrede automatisch generiert Es kann stattdessen aber auch jede beliebige andere Briefanrede eingegeben werden auch mehrzeilig Durch einen Doppelklick wird die automatisch generierte Briefanrede wiederhergestellt Die Auswahlliste enth lt zahlreiche m gliche Varianten einer Anrede Gru formel Mit freundlichen
29. der aber nicht genau stimmt kann man das Listenfeld neu alphabetisch auff llen Wenn auf dem Schriftzug alphabetisch geklickt wird wird das Auswahlfeld mit einer bestimmten Anzahl Adressen aufgef llt die im Alphabet vor bzw nach der gew hlten Adresse liegen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 9 A JUR KANZLEISOFTWARE Adressverwaltung 7 Adressverwaltung R diger Feind Hier werden s mtliche Adressen verwaltet f ae Datei Adressen Extras Hilfe Mandanten und Gegner also ebenso wiel Adresse ausw hlen Feind R diger Schattenweg 99 3003 Bern pos CLSineu ahabetisch so hnlich versicherungen Mitarbeiter oder auch alles andere was einen Namen oder eine Adres se hat Anrede Herrn v f Yorname R diger Im Auswahlfeld kann genauso nach einer ach Name Feind Adresszus tze Prof Dr R diger Hans Moritz Freiherr von und zu Feindeslandl Parteibezeichnung Postfach Adresse gesucht werden wie in dem ent sprechenden Adressfeld des Cockpits Seite Strasse Nr Echattenweg99a ia Schattenweg 99 Postfach 778 x PLZ Ort 3003 Bern ad 22587 Hamburg lt Bevor eine neue Adresse eingegeben wird Land SCHWEIZ Vorsteuerabzug E ist in der Regel der Button CLS Neu zul teton Bas Telefomzfssane klicken S mtliche Felder werden dann ge Teet fm mol fo727534543 leert Briefanrede Sehr geehrter Herr Feina o em Grussformel Mit freundlichen Gr en u Sollen f r eine ne
30. eines Rechtsanwalts beurteilt werden Gegnervertreter j mr f f f Insobenzpartei Mit Mandant und Gegner sind nicht lediglich die beiden gleich Insalvenzschuldner namigen Beteiligungstypen gemeint sondern auch die anderen per Definition neutral Beteiligungstypen die im Lager des Mandanten bzw Gegner Beschwerdegericht l Instanz stehen z B Steuerberater Versicherungen und Parteivertreter Il Instanz a Il Instanz Die Festlegung welcher Beteiligungstyp welchem Lager zuzu M hngsticht ordnen ist erfolgt in der Stammdatenverwaltung Registergericht Sachverst ndiger i Schiedsrichter Sonstige Strafgericht als Meb Yollstreckungsorgar Zusatzkonto Beteiligter mit unbeka Drittschuldner P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 24 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn die Adresse Teil einer Adressgruppe ist erfolgt der Abgleich mit s mtlichen Mitglie dern der Adresse Auf diese Weise wird ein m glicher Interessenkonflikt auch dann ange zeigt wenn der Konflikt mit einer rechtlich oder wirtschaftlich hnlichen Adresse besteht Es gibt dazu zwei Programmfunktionen Interessenkonflikte Angezeigt werden alle Adressen mit einem solchen potentiellen Konflikt Nach Wechsel in die Adressverwaltung kann angezeigt werden an welchen Akten die Adresse konkret beteiligt ist Kollisionspr fung Angezeigt werden die m glichen Konflikte einer ausgew hlten Adresse Nach jeder Eingabe oder nderung des Beteiligten f hrt das
31. hrende Informationen wie z B Betreff Beteili gungstyp Anrede Dokumenterstellung Konten Rech 4711 77 a Jur Kanzleisoftware Freeware 2392 05 Freund f Feind II nungen und vieles andere mehr r LEE A Beteiligungen erfassen und bearbeiten Um eine Adresse neu zu einer Akte zu erfassen ist wie folgt vorzugehen 12 02 07 3 Eintr ge 1 Im Cockpit die Akte ausw hlen zu der die Ad _cocret _ Akten Adressen Beteilgtenkonto Kor resse erfasst werden soll Ist die Akte noch nicht vorhanden muss sie zun chst ber die Aktenverwaltung angelegt werden 2 Im Cockpit den Button neu klicken Der Cursor springt in das leere Adressfeld und die Eingabe kann beginnen Die Adresse wird ausgew hlt indem man so weit wie n tig im Adressfeld den Nachna men eingibt und bei Bedarf in der Dropdownliste ausw hlt Seite 7 Wenn die Adresse noch nicht vorhanden ist oder erst etwas aufw ndiger gesucht werden muss kann man in die Adressverwaltung wechseln indem im Cockpit der Button erfas sen geklickt wird Die in der Adressverwaltung mit OK best tigte Adresse wird an schlie end in das Adressfeld des Cockpits bernommen Da die Adressverwaltung in die sem Fall ausschlie lich zur Erfassung f r die aktuelle Akte ge ffnet ist worauf auch in der Titelzeile hingewiesen wird muss sie erst geschlossen werden bevor woanders weiter gearbeitet werden kann Betreff In der n chsten Zeile kann das fremde Betreff eingegeben werden
32. im Cockpit Kontext 5 Texte f r Beteiligtenkonten Kontext 8 Buchungstexte f r Finanzbuchhaltung Kontext 10 Buchungstexte f r Zeiterfassung Kontext 13 Terminbetreffs Honorarstufen Stundens tze f r die Zeiterfassung Als Stufe kann ein abgek rzter Anwendungsbereich z B RA Sek Ref oder auch ein Schl ssel angegeben werden z B 1 II III IV
33. kann fast jede beliebige Aufteilung des Fensters in Zeilen und Spalten aus gew hlt werden V Wochenenden ausblenden Tage ohne Termin ausblenden Zeiteinheiten die vollst ndig in der Vergangenheit liegen sind grau unterlegt ber die Pfeiltasten kann zeitlich vor und zur ck navigiert werden Der gro e Pfeil ver schiebt die Anzeige zeilenweise der kleine Button um jeweils eine Zeiteinheit Es besteht die M glichkeit Wochenenden auszublenden nur in der Tagesansicht und oder Einheiten auszublenden die keinen Termin enthalten Auswahl der angezeigten Termine Der Rahmen links legt die Auswahl der angezeigten Termine fest Normalerweise werden alle aktuellen Termine angezeigt d h erledigte verlegte aufge hobene oder stornierte Termine sind nicht sichtbar Zus tzlich k nnen zahlreiche weitere Filterangaben eingestellt werden namentlich e Sachbearbeiter die Aktivierung des Kreuzchens selektiert nach dem Benutzer selbst e Terminstyp e Wichtigkeit P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 96 A JUR KANZLEISOFTWARE e Raum e eine bestimmte Akte Anzeige selbst ndiger Wiedervorlagen Gemeint sind Wiedervorlagen die nicht aus ei nem bevorstehenden Fristablauf Termin usw abgeleitet sind Jede von kompletter Anzeige aller aktuellen Termine abweichende Filterangabe wird zur Warnung gelb unterlegt Kalenderbl tter Die Kalenderbl tter zeigen die in der angegebenen Zeiteinheit vorhandenen Termin
34. optional Bei einer Neueingabe wird standardm ig das Betreff der Akte auch f r die Beteiligung vor geschlagen Im Listenfeld stehen zus tzlich P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 16 A JUR KANZLEISOFTWARE 1 typische Betreff Texte sowie 2 das Aktenbetreff und 3 die Betreffs der bisherigen Beteiligten als Vorlage zur Auswahl Nat rlich kann der Text hier frei gew hlt werden auch mehrzei lig Wenn die Beteiligung als Beteiligtenkonto verwendet werden soll sollte in das Betreff ggf auch eine Bezeichnung des zu vollstreckenden Titels aufgenommen werden Parteirolle In der letzten Zeile muss eingegeben werden in welcher Beziehung die Ad resse zur Akte steht Mandant Gegner Gegenanwalt usw Die Liste der verf gbaren Parteirollen wird unter Einstellungen gt Stammdaten Listen gt Beteilligungstypen festge legt Wenn eine Adresse ausgew hlt wird die schon in anderen Akten erfasst worden ist wird die zuletzt eingenommene Parteirolle vorgeschlagen Der Vorschlag muss berpr ft und kann ge ndert werden Hieraus ergibt sich ggf bereits ein erster Hinweis auf m gliche Interessenkonflikte Nicht nur am Verfahren beteiligte Personen sondern auch andere Adressen lassen sich im Cockpit erfassen z B Unfallort Bauvorhaben Kaufgegenstand usw Es empfiehlt sich z B der Beteiligungstyp Objekt Hinzuf gen ndern Die Erfassung der Adresse wird abgeschlossen indem der Button hinzuf gen geklickt wird
35. sich um Fristabl ufe f r Schrifts tze interne oder externe Besprechun gen Wiedervorlagen Aufgaben Terminserien private Termine und anderes mehr han deln Die Terminverwaltung besteht aus folgenden Komponenten e Kalenderansicht in 6 unterschiedlichen Zeiteinheiten e Fenster zur Eingabe und Bearbeitung von Terminen Programmfunktionen zur Schnelleingabe von Terminen e Neuer Termin Akte e Wiedervorlage einer Akte e Wiedervorlage einer Tabelle e Wiedervorlage eines Beteiligtenkontos nach Buchen einer Rechnung e Erinnerungen als Popup Meldungen Tabellen zur Auswertung von Terminen e Aktuelle Termine e Wiedervorlagen e Akten ohne Termin e Termine Akte P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 95 A JUR KANZLEISOFTWARE Der eigentliche Kalender wird aufgerufen als Programmfunktion Terminkalender Ansicht Im Terminkalender k nnen unterschiedliche Objekte angezeigt werden e Termine ohne selbstst ndige Wiedervorlagen e Termine die Standard und Hauptanzeige e Wiedervorlagen als Grundlage f r die k rperliche Wiedervorlage der Akten e Erinnerungen zur Vermeidung der Pop Ups e gebuchte Zeiten der Zeiterfassung Einheiten Durch die Auswahlliste rechts kann ausgew hlt wer den ob die Termine nach Stunden Tagen Wochen Kalenderblatt Monaten Quartalen oder Jahren gruppiert angezeigt DEK Aufteilung kickbar iaa werden sollen Mit einfachem Klick auf die schach brettartige Graphik daneben
36. sie berechnen zu wollen ist als Quote Null einzugeben Um eine Zeitgutschrift zu erteilen ist eine negative Quote einzugeben Stufe In der Mitarbeiterverwaltung k nnen unterschiedliche Honorarstufen konfiguriert werden um differenzierte Stundens tze f r die Zeitabrechnung einzurichten Soll die dem Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung zugewiesene Standard Honorarstufe verwendet werden ist der erste Listeneintrag auszuw hlen in dem der Standardhonorar satz des Mitarbeiters in Klammern angezeigt wird Dieser Wert wird nicht gespeichert Es kann bei jeder einzelnen Zeitbuchung aber auch eine konkrete Honorarstufe angege ben werden um z B je nach geltender Honorarvereinbarung oder T tigkeitsfeld zu diffe renzieren P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 110 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Verwendung der Honorarstufen ist insgesamt optional Alternativ kann der Zweck der Honorarstufen auch durch eine entsprechende Quote erreicht werden Die Honorarstufen haben den Vorteil dass die Stundens tze transparenter sind Quote und Stufe k nnen auch kombiniert werden um z B Zuschl ge wg Nachtarbeit zu ber cksichtigen Pause wird eine T tigkeit unterbrochen ist Pause zu klicken Das Programm merkt sich dann die Uhrzeit und die Beschriftung ndert sich in weiter Wird weiter geklickt besteht die Wahl zwischen Speicherung der gemerkten Buchung nebst Beginn eines neuen Buchungssatzes mit demselben Text oder
37. sind P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 57 A JUR KANZLEISOFTWARE Kurzbriefe Diese Programmfunktion druckt einen zu w hlenden Kurzbrief an den gew hlten Beteilig ten aus Es ist wie folgt vorzugehen 1 Beteiligten mit rechter Maustaste ausw hlen 4711777 Bundesrechtsanwaltskammer Sonstige Dokument E Kurzbriefe H 2 Word Dokument erstellen gt Kurzbrief drucken Suchen in 3 Gew nschten Kurzbrief ausw hlen und mit ffnen best tigen Votat Damit wird der Kurzbrief unmittelbar ausgedruckt ik esktop Wenn vor dem Druck noch z B der Drucker oder die An 7 ES zahl der Exemplare ausgew hlt werden soll ist in den Si Optionen einzustellen dass vor dem Ausdruck noch das Druckmen erscheint Soll der Kurzbrief noch modifiziert werden zum Beispiel textlich ge ndert oder erg nzt oder ein anderes Netzwerkumg _ englisch w 01 Kenntnisnahme dot w 02 Stellungnahme schriftlich dot W 03 Stellungnahme telefonisch dot w 05 Bitte um Zahlung dot W 06 Bitte um direkte Erledigung dot W 07 Kenntnisnahme und Bitte um Ausgleich beilieg Wi 11 Termin ohne pers nliches Erscheinen dot w 17 KFB an Mandant zur Zahlung dot W 19 Kenntnisnahme mdB um gelegentlichen R ck Kenntnisnahme mdB um kurzfristigen R ckruf Dateiname for Kenntnisnahme dot Dateityp Dokumentvorlagen dot Unterschriftsfeld als dasjenige vom Aktensachbearbe
38. 2 KB msqg Gespeicherte E M ails ersch ei nen sod ann 54 Dr En Granzow an joachimgranzow Versch chtelte Testmail msg 55 excel bmp Er i 56 w bmp zusammen mit allen brigen Aktendateien im 57 0 bmp 58 Outlook gif Aktenordner erkennbar an der Dateinamenserweiterung msg Sie k nnen von dort auch wieder ge ffnet werden Dieses Verfahren kann sowohl bei eingegangenen als auch bei gesendeten E Mails ver wendet werden Bei ausgehenden E Mails empfiehlt es sich diese erst dann in den Ak tenordner zu speichern wenn sie tats chlich ausgegangen sind damit auch die Versen dung dokumentiert ist Etwaige Dateianh nge werden auf Nachfrage gesondert kopiert damit sie auch unab h ngig von der Mail und von Outlook ge ffnet und bearbeitet werden k nnen Manchmal P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 60 A JUR KANZLEISOFTWARE sind auch kleine Graphiken darunter die zur graphischen Gestaltung der Mails verwendet wurden diese mag man berspringen oder nachtr glich l schen Handelt es sich bei dem Dateianhang um eine E Mail wird diese ihrerseits wie eine Mail gespeichert d h etwaige Dateianh nge extrahiert bis in beliebige Rekursionstiefe was durch entsprechende Einr ckung im Dateinamen kenntlich wird Auch diese Dateien werden fortlaufend nummeriert so dass sich nach dem Speichern die E Mail und ihre Anh nge sauber sortiert im Aktenorder wieder finden brigens E Mails lassen sich auch ei
39. 3 1 Turnus Details Funktionsweise Sofern das Cockpit l uft und die Erinnerungsfunktion in den Optionen nicht deaktiviert ist Terminserinnerungen unterdr cken wird laufend gepr ft ob eine Erinnerung wie folgt f llig ist e Benutzer ist Sachbearbeiter e Erinnerungszeitpunkt ist erreicht Gegebenenfalls erfolgt ein Popup Fenster mit folgenden M glichkeiten e OK Der Sachbearbeiter hat die Erinnerung zur Kenntnis genommen Der Ter min ist damit aber nicht erledigt sondern im turnusgem n chsten Zeitpunkt wird erneut erinnert e erledigt Der Termin wird als erledigt markiert es erfolgen keine Erinnerungen oder Wiedervorlagen e Nur bei Serienterminen Serie erledigt sowohl der Einzeltermin als auch alle b rigen Serientermine werden als erledigt behandelt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 103 A JUR KANZLEISOFTWARE Button Abbrechen diese und etwaige weitere Erinnerungen werden f r 30 Minuten zu r ckgestellt a ffnen zus tzlich zur erfolgten Auswahl wird nach Anzeige der letzten f lligen Er innerung eine weitere Instanz des Cockpits mit der betreffenden Akte angezeigt Ist f r den Termin ein Link notiert wird stattdessen dieser ge ffnet Wenn f r den Termin weder eine Akte noch ein Link notiert ist kann auf diesem Wege der Termin ge ffnet werden Irt mliche Antworten k nnen in der Terminverwaltung wieder berichtigt werden Ebenso kann dort der Zeitpunkt der n
40. Bank Titel Plzortpostfach Bankort Anrede PostfachBzwStrasseNr Kontonummer Vorname PlIzOrtPostfachBzwPIzOrt email Nachname Betreff Homepage Vollername briefanrede Kontostand Adresszusaetze Telefon1 Tageszinsen Parteibezeichnung Telefon2 Berechnungsdatum AdressZusatzBeteiligung Geburtstag Mahnstufe Strassenr Geburtsort Mahntext SchlussText Die Vorlage sollte mit der Programmfunktion Aktenvorblatt drucken oder Word Dokument aus dem Cockpit heraus getestet werden Word Feldfunktionen Es empfiehlt sich in den Dokumentvorlagen auch die Word Feldfunktionen Screenshot rechts zum Einsatz zu bringen um z B das Aktenzeichen um Diktatzeichen zu erg nzen Pr position Beim Speichern schl gt das Programm als Dateinamen normalerweise den Dateinamen der Vorlage gefolgt vom Namen des Beteiligten vor verkn pft durch die Pr position an pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 54 A JUR KANZLEISOFTWARE z B KFA an Gericht Meistens ist dies auch sinnvoll Eine davon abweichende Konfigura tion durch den Benutzer ist m glich Manchmal ist es aber sinnvoll statt an z B von gegen oder mit zu formulieren z B Vollmacht von Amigo Freund oder Telefonat mit Amigo Freund Nat rlich kann man dies jeweils beim Speichern korrigieren oder ignorieren Um aber gleich den Vorschlag richtig erstellen zu lassen kann die gew nschte Pr position als benutzerdefinierte Eigenschaft eingeben werden e Word
41. Basiszins P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 68 A JUR KANZLEISOFTWARE Im obigen Beispiel bedeutet die erste Zeile also Rechnung vom 17 07 2001 ber 550 00 nebst Zinsen in H he von 5 Prozentpunkten ber dem Basiszins ab 17 08 2001 Soll Kontobuchungen ohne d h mit positivem Vorzeichen also Hauptforderungen und Kos ten Die Summen und Saldenzeile gibt die Summe aller Soll Buchungen an Zins Hauptforderungs und Kostenzinsen bis zum Datum der n chsten Zeile Die Summen und Saldenzeile gibt die Summe aller Zinsen an Haben Kontobuchungen mit negativem Vorzeichen Zahlungen Gutschriften Die Summen und Saldenzeile gibt die Summe aller Haben Buchungen an Zur Verrechnung solcher Buchungen auf Kosten Zinsen und Hauptforderung siehe Kon to Kosten Stand der Kosten Die Summen und Saldenzeile gibt den Endstand an entsprechend der letzten Buchungszeile Etwaige Zahlungen und Gutschriften Haben Buchungen sind darin ber cksichtigt so dass der Kostenstand trotz gebuchter Kosten Null betragen kann Zinsen Stand der Zinsen bis zum Datum der n chsten Zeile Die Summen und Saldenzeile gibt den Endstand an entsprechend der letzten Buchungszeile Etwaige Zahlungen und Gut schriften Haben Buchungen sind darin ber cksichtigt Hauptf Stand der Hauptforderung Die Summen und Saldenzeile gibt den Endstand an entspre chend der letzten Buchungszeile Etwaige Zahlungen und Gutschriften Haben Buch
42. CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO A JUR KANZLEISOFTWARE CCC CARLOS CLAUSSEN DE www a jur de a jur Kanzleisoftware Benutzerhandbuch Teil 1 Grundfunktionen Dr Joachim Granzow Inhalt Die a juRanzleis fwares rannte 2 GOCKDI GREEN E E EA 2 Akten und Adrassverwalllng a essen nes 4 Umgang mit den Tabellen renerne 29 Dokumente und Dateiverzeichnisse 444444444BHnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 42 E Mails erstellen und speichern 222 4404444444nn4nnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 57 Forderungskonten und Rechnungen 4444444444BH0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn 60 Elektronisches Mahnverfahren 222444444044444Hnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnn 80 Zwangsvollstreckung ea ae een 92 Terminsverwallung unsere ee a ee 94 ZEIlEflassung anne elemente 107 IHlernel Unkses seen ee een 112 Extras N EEE LESEN SENERL ISCH N IREUEL PVELNRNERUEESATICIENORFEER LEEREN 113 Einstellungen neueren ren 116 Stand 29 06 2010 M nckebergstr 31 V 20095 Hamburg Tel 040 30 96 40 16 Fax 040 30 96 40 99 HRA Hamburg 105307 p h G Carlos Claussen Consulting Verw GmbH Gf Carlos Claussen Dr Joachim Granzow HRB Hamburg 84842 Hamburger Sparkasse BLZ 200 505 50 Konto Nr 1082 210 665 P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 2 A JUR KANZLEISOFTWARE Die a jur Kanzleisoftware Das Programm
43. Die Adresse erscheint im Cockpit dann in der Liste der Beteiligten dieser Akte Wenn eine vorhandene Beteiligung lediglich ge ndert bearbeitet wurde ist der Button mit speichern beschriftet Mitstreiter Nach Eingabe oder Anderung eines Mandanten oder Schmu Schubjack erfassen 8 Hilfe Gegners er ffnet sich ggf selbstt tig die Gelegenheit kamunem ger Feind in der Sache Freund s brechen dessen bereits fr her erfasste Versicherungen Vertrete i i e oder Berater auch in die vorliegende Akte zu bernehmen und dabei das fremde Betreff und die erweiterten Eigenschaften zu bearbeiten z B Ver sicherungsnummer beibehalten Schadensnummer ndern Sachbearbeiter pr fen Kopieren Verschieben ber das Cockpit Men Bearbeiten lassen sich Beteiligungen kopieren oder verschie ben Davon ist ggf auch ein zur Beteiligung geh rendes Beteiligtenkonto und eine Rech nung betroffen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 17 A JUR KANZLEISOFTWARE Mehrfache Beteiligung einer Adresse an derselben Akte Normalerweise wird jede Adresse zu einer bestimmten Akte nur einmal erfasst Ausnah men sind aber denkbar Gibt es z B mehrere Gegner die durch den selben Anwalt vertreten werden der daf r seinerseits unterschiedliche Akten Aktenzeichen Betreffs angelegt hat ist f r jedes un terschiedliche Betreff des Gegenanwaltes auch eine eigene Beteiligung anzulegen damit die Korrespondenz entsprechend differenzie
44. Dokumentenordner F r jedes 2 Partei Kalenderjahr existiert ein gesonderter Ordner In diesem Jahresordner wird f r jede Akte ein eigenes Verzeichnis angelegt In der Aktenverwaltung kann f r einzelne Akten auch ein beliebiger anderer Ordner ange geben werden Dies ist z B sinnvoll e wenn einzelne Ordner z B wegen Vertraulichkeit nicht im Netzwerk freigege ben sondern lokal gef hrt werden sollen e wenn die Dokumente mandantenbezogen zusammengefasst werden sollen oder e wenn es nicht lohnt einen Altdatenbestand auf eigene Aktenordner zu verteilen Sofern hierbei ein lokaler Pfad verwendet wird geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer dann ins Leere Es ist zu beachten die Datensicherung entsprechend einzustellen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 43 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Bezeichnung des Verzeichnisses entspricht dem Aktenzeichen mit dem einzigen Un terschied dass Sonderzeichen die als Verzeichnisnamen unzul ssig sind durch zul ssi ge Zeichen ersetzt sind z B Gedankenstrich anstelle Schr gstrich Sofern die Einstellungen gt Stammdaten Listen gt Aktenunterordner Eintr ge enth lt werden bei der Erstellung des Aktenorders automatisch entsprechende Unterordner ange legt Die Aktenunterordner k nnen nach Aktensachgebiet differenziert werden Sachge biet 0 gilt f r alle Sachgebiete Da es sich um ganz normale Verzeichnisse des Windows Dateisystems handelt k nnen diese Verzeich
45. G amp CO 122 A JUR KANZLEISOFTWARE Zentrale Datenbankeinstellungen Blatt 3 Stammverzeichnis Installationsort der Anwendung Lokaler Ordner optional lokale Kopie der Anwendung Dateiverzeichnisse des Datenpools Wenn nur ein einziger Datenpool vorhanden ist bedarf es hier keiner Angaben Es wer den dann die Standardordner angenommen Wenn mehrere Datenpools vorhanden sind kann sollte f r jeden Datenpool ein anderer Dokumentenordner und ein anderer Vorlagenordner festgelegt werden Um die Einstel lungen f r einen anderen als den angegebenen Datenpool vorzunehmen ist vor dem Auf ruf des Optionsfenster der gew nschte Datenpool auszuw hlen Einstellungen gt Daten pool Dokumentenordner enth lt die Aktenordner vorsortiert nach Aktenjahrgang Wenn kei ne Angabe vorhanden ist wird ein Unterordner des Stammverzeichnisses angenommen Vorlagenordner enth lt die Dokumentvorlagen ggf weiter gegliedert mit Unterverzeich nissen Wenn keine Angabe vorhanden ist wird ein Unterordner des Stammverzeichnis ses angenommen Bausteinordner Im Bausteinordner finden sich die Word Dateien die als etwaige Text bausteine Verwendung finden Wenn hier in den Optionen nichts anderes angegeben ist wird ein Unterverzeichnis des Vorlagenordners angenommen was normalerweise auch sachgerecht ist Sind aber mehrere Datenpools vorhanden die unterschiedliche Vorla genordner verwenden kann hier festgelegt werden dass dennoch ein ge
46. Gegnervertreter W oss R siger 6 14 11 unparteiisch 2 o38 Amigo Fr 6 J Hamburg Amtsgericht Mahngericht Gemeinsame Mahngerichte W ass R ciger 2a ABl a Hamburg Landgericht I Instanz W oss schmu Ss 6 14 11 j a o4 Kostennet 6 2540 rinnen erfassen E os Amtsgeric aA z Betreff Eal 059txt y lt s Aufgrund der in den Men s und im Fenster links verf gbaren Programmfunktionen kann Partei von hier aus fast jede Funktion aufgerufen werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 3 A JUR KANZLEISOFTWARE Man sollte sich hiermit durchaus einmal spielerisch vertraut machen und alles einmal pro beweise anklicken Gef hrlichere Funktionen sind passwortgesch tzt oder enthalten we nigstens vorherige Warnungen so dass dabei nichts passieren kann Cockpit Men s Fast alle Programmfunktionen finden sich in den systematischen Men s des Cockpits Cockpit Links Die individuell wichtigsten Programmfunktionen befinden sich auf den Links unterhalb der Men s Um die Belegung zu ndern ist e die gew nschte Programmfunktion im Listenfeld mit der rechten Maustaste anzu klicken und e der bisherige Wert anzuklicken um ihn mit der neuen Auswahl zu ersetzen Rechte Maustaste Die wichtigsten Programmfunktionen k nnen ber die rechte Maustaste Kontextmen erreicht werden Am besten einfach ausprobieren Listenfeld Fast alle vorhandenen Programmfunk
47. HIFT A Z lassen sich die Spalten 1 A bis 26 Z sehr schnell auch ohne die Verwendung dieses Men s ein und ausblenden Durch Auswahl merken zur cksetzen wird die Spaltenauswahl programmfunktions und arbeitsplatzbezogen gespeichert und beim n chsten Aufruf automatisch vorgegeben Erneutes Anklicken l scht die Einstellung P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 40 A JUR KANZLEISOFTWARE Summen und Saldenzeile In der Fu zeile befinden sich meistens Summen oder Salden wie es dem Sinn der Spalte entspricht und im Tool Tip angezeigt wird Diese Zeile kann ber das Ansichts Men ein und ausgeschaltet werden Schlusszeile In Beteiligtenkonten befindet sich ganz unten noch eine Abschlusszeile die den Stand der Forderung im Klartext wiedergibt Der Text kann in blicher Weise in die Windows Zwischenablage bernommen werden Diese Zeile kann ber das Ansichts Men ein und ausgeschaltet werden Im Vordergrund halten Aktivierung bewirkt dass das Fenster auch dann im Vordergrund sichtbar bleibt wenn u einem anderen Fenster oder zu einer anderen Anwendung gewechselt wird Abfrage Dateien S mtliche Tabellen k nnen derart gespeichert werden dass sie mit denselben Einstellun gen jederzeit wieder ge ffnet werden k nnen um die aktuellen Daten anzuzeigen Gespeichert wird die zugrunde liegende Programmfunktion mitsamt allen vom Benutzer zus tzlich vorgenommenen Einstellungen wie Filterung Sortierung
48. Ignorierung der Pause oder Button bernehmen f hrt eine Zwischenspeicherung aus Eine etwaige Pause wird zu r ck gesetzt Button 12 34 buchen Durch Klick auf diesen Button wird die angegebene Zeiteinheit zur Akte gebucht und das Fenster geschlossen Wenn der Button nicht aktiviert klickbar ist liegt das daran dass eine Eingabe fehlerhaft ist Um welche Eingabe es sich dabei handelt ist daran zu erkennen dass das dazugeh rige Beschriftungsfeld fett gedruckt ist Der Button ist mit dem den Eingaben entsprechenden Geldbetrag beschriftet Tats chlich wird aber kein Geldbetrag gebucht sondern werden die konkreten Eingaben gespeichert Der Stundensatz bzw Fixbetrag wird erst in der Rechnung eingesetzt Integration mit dem Terminkalender e Eine Zeiterfassung kann auch aus einem im Kalender erfassten Termin bernom men werden e Die erfassten Zeiten k nnen im Terminkalender angezeigt werden Zwischen der Zeiterfassung und der Rechnung besteht keine Datenverbindung Die Rech nungserstellung erfolgt indem die Anzahl der zu berechnenden Stunden manuell in das Rechnungsformular bertragen und mit dem geltenden Stundensatz versehen wird Grund die vielen unterschiedlichen M glichkeiten zur Auswahl der abzurechnenden Termine siehe unten Auswertung Auto bewirkt dass P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 111 A JUR KANZLEISOFTWARE e sich automatisch das Zeiterfassungsfenster ffnet und die Uhr zu la
49. LTING amp CO 101 A JUR KANZLEISOFTWARE e eine Abfrage Datei damit z B regelm ig bestimmte Kontost nde berpr ft wer den k nnen vgl Seite 40 Die Internetadresse eines gerade verfolgten E Bay Angebots Bei Zahlungsterminen z B https banking postbank de app welcome do Bei Steuererkl rungen z B C Programme ElsterFormular2005 EIfo2005 exe Internetseiten die regelm ig besucht werden sollen als wiederkehrender Termin programmeigene Tabellen und andere Programmfunktionen Ist das Feld noch leer wird mit dem Dateidialog eine Datei ausgew hlt anderenfalls wird der Feldinhalt ausgef hrt F r programmeigene Tabellen und andere Programmfunktionen empfiehlt sich die Einga be des Termins aus dem jeweiligen Kontext heraus Seite 32 Terminserie Einstellungen f r wiederkehrende Termine For your eyes only gibt an ob der Termin auch f r andere Benutzer sichtbar sein soll Outlook Synchronisation gibt an ob der Termin auch im lokalen Outlook Terminkalender notiert werden soll Button CLS neu initialisiert die Eingabefelder Button Konflikt es wird angezeigt ob der Termin noch frei ist bzw welche anderen Termine hinsichtlich e des Sachbearbeiters oder e des angemeldeten Raumbedarfs e zeitgleich oder fast zeitgleich stattfinden Vor und nach dem Termin wird eine zus tzliche Zeit von 30 Minuten zugrunde gelegt damit auch auf knapp zuvor oder danach stattfindende Termine hingewiesen wird Reicht d
50. Management System Das Dokument Management System legt f r jede Akte automatisch auf der Festplatte ein eigenes Dateiverzeichnis an Dies ist der so genannte Aktenordner der als elektronische Akte alle das Mandat betreffenden Dateien aufnimmt Z gt Freund Feind 4712 77 a jur Cockpit V4 Der jeweilige Aktenordner wird vom Programm Datei Bearbeiten Akten Adressen Konto Fibu Tei Akten Adressen Route googeln Adresse googelr Akte Aktenordner Funktionen 471 KE automatisch neu erstellt sobald er erstmalig ben tigt wird Wenn ein Worddokument eine E Mail oder eine EF Fotos von Mandant P Vertragsentw rfe Z01 Amigo Freund doc 4E gt 303 R giger Feind doc 4E 403 Finanzamt Hambur 44 gt 04 Kostennote an Amig 61 Exceltabelle durch das Programm gespeichert wird wird Beteili der Aktenordner als Speicherort automatisch vorgeschla gen Wenn eine andere Datei in den Aktenordner ber nommen werden soll kann dies auch mit derl alErBlBilsElue f E 07 Hanseatisches Obe 44 Programmfunktion Datei einordnen erfolgen os Kostennote an Amig m Der im Cockpit angezeigte Aktenordner zeigt auch 209 Schritsatzkl ger an a f f 10 SchritsatzKl ger an 57 Dateien an deren Attribut versteckt gesetzt ist 11 Kostenfestsetzungs z4 Adres n Z38 amigo Freund doc 4E Der Ort dieses Verzeichnisses ergibt sich aus dem f r Betrei den Datenpool geltenden
51. Prim rschl ssel und verkn pfte Felder k nnen meistens nicht bearbeitet werden Ansonsten je nach Zusammenhang Das muss man nicht verstehen Im Zweifel erfolgt ein Hinweis Die Buttons mit den Programmfunktionen am unteren Rand des Fensters f hren immer kontextsensitiv in andere Programmfunktionen aus denen heraus eine Bearbeitung dann m glicherweise eher und komfortabler m glich ist ber Bearbeiten Einzelformular kann auch in weitere passende spezielle Formulare Adresse Akte Cockpit Konto buchen gewechselt werden Zus tzlich gibt es hier immer auch das Passepartout das Bearbeitungsfenster f r alle F lle Tabellen Men Daten te gesamt iten PAGH Ansicht Hilfe A i If Sortieren nach Plzort vr al MB Durch Sortieren Filtern Gruppieren Top 2 EEE ler a Klausel und Verkapseln k nnen mit etwasliste Fiter aktiv gr er oder gleich 20355 Hamburg N Adre gruppieren gleich 20355 Hamburg Ubu ng au ch hochkom p lexe Abfrag en kon g Anzahl Datens tze ungleich 20355 Hamburg i 7 eindeutige Datens tze kleiner oder gleich 20355 Hamburg fig uriert werden alle Aus kleiner 20355 Hamburg Die Tabellenansicht enth lt einen SQL ltt aktualisieren i F5 r P Status verkapseln Editor f r Auswahlabfragen Die generier Te Eenget ist leer Landgericht ist nicht leer te Abfragezeichenfolge kann ber Datei amigo A di Eigenschaften eingesehen w
52. Programm diese Pr fung automatisch durch Wenn diese Pr fung ergibt dass der Beteiligte der Kanzlei gleichzeitig als Mandant und als Gegner gegen ber steht wird eine Liste der Beteiligungen dieser Adresse bzw Adressgruppe angezeigt r Cockpit V 3 6 7 Server1 gap TDA Aktenauswahl Adressen Konto Fibu Extras Einstellungen ser Word Dokument Konto buchen Aktenkonto Beteiligungen Terminkalende Akte Es gibt mehrere M glichkeiten die zu far12n7 gt ilFreunorFena EEE mrj bearbeitende Akte im Cockpit auszuw hlen nn Reteilinte Zuletzt Wenn in letzter Zeit mit der Akte gearbeitet wurde ist es am schnellsten die Listen der beiden Auswahlfelder einzusehen Klick auf das Dreieck oder Funktionstaste F4 und den Eintrag auszuw hlen Dies gilt sowohl f r e das Aktenzeichen als auch f r e die Aktenbezeichnung Wenn das Listenfeld anderweitig belegt worden war z B alphabetisch oder ein Sucher gebnis wird durch Klick auf das Wort zuletzt in dem Auswahllistenfeld wieder die Liste der zuletzt ausgew hlten Akten angezeigt Aktenzeichen M chte man das Aktenzeichen direkt eingeben so gibt es zwei M glichkeiten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 25 A JUR KANZLEISOFTWARE 1 Das Aktenzeichen wird in das daf r vorgesehene Feld direkt einge Minus PERI tras Einstellungen tragen Sobald die Eingabe mit einem Verlassen des Feldes oder o buchen Aktenkonto Beteili mit Ent
53. R ckfrage gel scht Text An dieser Stelle ist der Buchungstext einzugeben Die Vorschlagsliste enth lt die 20 bis her am h ufigsten verwendeten Buchungstexte Wenn es sich um wichtige Buchungen handelt insbesondere also um Buchungen der Hauptforderung sollte an dieser Stelle auch das Gesch ftszeichen Rechnungsnummer oder hnliches angegeben werden nicht aber das Datum denn das geh rt ins Belegdatum Wenn das Konto Grundlage von Zwangsvollstreckungsma nahmen sein soll ist darauf zu achten dass entweder im Betreff des Schuldners oder in den Einzelbuchungen der Titel pr zise identifiziert wird Grunds tzlich gilt Gemeinsames vor die Klammer ziehen d h wenn mehrere Forderungen aus demselben Gerichtsverfahren stammen sollte das Ver fahren im Betreff und nicht immer wieder in den Einzelbuchungen identifiziert werden Button 8 Wenn eine Kostenforderung gebucht werden soll ffnet sich durch Klick auf den Paragraphen ein kleines Fenster welches diese Berechnung vornimmt bekannt auch als kleine Kostennote Mit Abschluss dieses Fensters wird der gew hlte Text und der er rechnete Betrag in das Textfeld bernommen Betrag Hier ist der Betrag anzugeben Gutschriften sind mit negativem Vorzeichen einzugeben Button Wenn der Betrag erst noch ausgerechnet werden muss kann durch Klick auf das neben dem Feld befindliche Tastensymbol der Taschenrechner ge ffnet werden mit dem alle Berechnungen vorgenommen werden
54. Schuldner ausgedruckt werden sollen kann dies nach Auswahl des Schuldners durch Word Dokument mit beteiligtenkonto dot erfolgen Konto bertragen und kopieren Mit den Funktionen Beteiligtenkonto Ausschneiden Kopieren und Einf gen des Cockpit Bearbeitungsmen s kann ein Konto auf eine andere Akte oder Beteiligung bertragen oder kopiert werden Eine etwaige darin enthaltene Rechnungsnummer wird nicht ber tragen oder mit kopiert ZT a Seh Konto buchen Buchungen Das Fenster Konto buchen besteht aus zwei Teilen BE m 16 Wertstellung 21102007 gt 31 Tage 3 Wk e links allgemeine Einstellungen zum Beteiligtenkonto rex e a Betrag 12 000 00 e rechts einzelne Buchungen zum Beteiligtenkonto se Tigung 2 Zinsen zinslos u en 5 Bz 8 Bz nst S In der rechten H lfte des Fensters k nnen einzelne Buchun jr E ni Zinssatz 375 mindestens 2 gen in das Beteiligtenkonto erfolgen H R E zuz glich Basiszins IM h chstens 12 y Verzinsung Zu beachten Hauptforderungen unterscheiden sich von den na 1 bib x neu Vorschlag Fibu Import bernehmen OK brigen Buchungen nur darin dass sie nicht als Kosten ge kennzeichnet sind Es k nnen deshalb unterschiedslos mehre re Hauptforderungen mit eigenen Verzinsungen gebucht werden Belegdatum Fast jede Buchung in einem Beteiligtenkonto beruht auf einem Beleg zum Beispiel Urteil Vollstreckungsbesche
55. Serienbrief einzurichten F r diese ist der vorstehend beschriebene Assistent nicht zu verwenden sondern es gelten die allgemeinen Verfahrensweisen von Word Eigentlich m te eine obc Datei eingerichtet werden die den Zugriff auf den SQL Server vermittelt Innerhalb der Datenbank w re als Datenquelle meist die Sicht auch bezeichnet als Abfrage oder View wordAktenbeteiligte anzugeben Es k nnten aber nat rlich auch s mtliche brigen Tabellen und Abfragen als Seriendruckquelle verwendet werden z B die Abfrage Mandanten Adressen die mindestens einmal als Mandant an einer Akte beteiligt waren um ein Rundschreiben an s mtliche Mandanten als Serien brief zu versenden Die direkte Datenanbindung von Serienbriefen an den SQL Server hat sich allerdings als instabil erwiesen Zuverl ssiger und einfacher ist es die gew nschte Adressenliste als Tabelle anzuzeigen nach Excel zu exportieren und sodann die Excel Tabelle als Daten quelle zu verwenden Bei kleinen Serien ist es meist noch schneller die Dokumentvorlage f r jeden Beteiligten rasch einzeln aufzurufen und auszudrucken Word Dokument speichern Ein Word Dokument kann auf zweierlei Weise mit demselben Ergebnis gespeichert wer den 1 In der zum Programm geh rigen Symbolleiste der Wordanwendung befindet sich eine Funktion neu Speichern Damit ffnet sich ein Dateiauswahlfenster mit ei nem Vorschlag zur Speicherung des Dokumentes Sollte die Symbolleiste oder
56. Serienfax an dieser Stelle beim Erstellen des Dokuments die Namen und Faxnummern der gew hlten Aktenbeteiligten eingesetzt wird Als Datenquelle muss Akte angegeben werden lt kn gt Diese Zeichenfolge bewirkt dass bei Erstellung des Dokuments eine zu dieser Beteili gung gebuchte Kostennote eingef gt wird P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 53 A JUR KANZLEISOFTWARE lt rechnungsnr gt Diese Zeichenfolge wird bei Erstellung des Dokuments durch die Rechnungsnummer er setzt Wurde zu dieser Beteiligung noch keine Rechnungsnummer vergeben besteht Gelegenheit dies nachzuholen Aktenvorblatt dot Bitte ein Feld ausw hlen Feldeigensc Kategorien Neue Initial Die Ur Dokumentvorlage ist lediglich optisch anzupassen eenutzerinformationen Feldnamen Format Als Datenquelle muss Akte angegeben werden Der Assistent UserAddress a UserInitials zeigt die hiernach m glichen Felder an Innerhalb der eckigen Klammern sind diejenigen Felder zu l ssig die zu Beteiligungen m glich sind Diese werden vom Assistenten nur unterst tzt wenn zu diesem Zweck als Da tenquelle Beteiligter eingestellt wird was abschlie end wieder r ckg ngig gemacht werden muss Es handelt sich l l Beschreibung F gt die Initialen aus dem Dialogfeld Opti unter Benutzerinformationen ein Feldfunktionen hier um folgende Felder Beteiligungstyp Pizort Bankleitzahl telefax Postfach
57. Spaltenauswahl usw Nicht gespeichert werden die eigentlichen Daten diese werden in den Tabellen immer laufzeitaktuell angezeigt Um die konkreten Daten zu speichern ist ein Export vorzuneh men z B nach Excel oder Word Gespeichert wird also die Frage nicht die Antwort Der Tabelleninhalt ist immer laufzeitaktuell Das Speichern erfolgt aus dem Datei Men der gew nschten Tabelle Ge ffnet werden Abfragedateien durch e Windows Explorer Doppelklick oder rechte Maustaste Dies setzt eine Verkn pfung mit dem Dateityp aja voraus die mit dem Setup Assistenten automatisch eingerichtet wird oder auch mit Windows Ordneroptionen Dateityp hergestellt werden kann e Datei Men des Cockpits oder einer Tabelle e Programmfunktion Abfrage ffnen pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 41 A JUR KANZLEISOFTWARE Passw rter die f r das ffnen oder das Bearbeiten einer Tabelle ben tigt werden blei ben beim Speichern erhalten werden also beim erneuten ffnen bzw Bearbeiten erneut abgefragt Abfragedateien k nnen mit Hilfe eines Texteditors eingesehen und bearbeitet werden um z B die berschrift Beschreibung usw anzupassen Selbst die eigentliche SQL Abfrage kann hier beliebig festgelegt werden Werden sicherheitsrelevante Einstellungen ge n dert wird beim ffnen das admin Passwort abgefragt Diese Funktion ist sehr vielseitig und leistungsf hig z B kann sich auf diese Weise jeder Verwender auf seinem Des
58. Unterordner nn Bm m O 61990 und Verkn pfungen zu anderen Aktenordnern enthalten A Unterordner durchsuchen E1989 C Gro Kleinschreibung beachten Des C Bandsicherung durchsuchen 1997 1986 die im sachlichen Zusammenhang stehen Auf diese Weise kann mit einfachem Klick rasch von einem zum anderen a 1983 Aktenordner gewechselt werden Disco Wird eine Akte ber mehrere Jahre gef hrt empfiehlt est DJ user a DE sich f r jedes zur ckliegende Jahr manuell Unterordner anzulegen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 44 A JUR KANZLEISOFTWARE Dokumente suchen Um die Aktenordner nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen ist in erster Linie von Windows zur Verf gung gestellte Suchfunktion zu verwenden Je nachdem an welcher Stelle im Verzeichnisbaum die Suche begonnen wird kann der betreffende Dokumentenorder der Aktenjahrgang oder aber der gesamte Dokumenten bestand nach den vielen Kriterien durchsucht werden die Windows f r diese Dateisuch funktion zur Verf gung stellt also insbesondere nach Dateinamen nach Dateidatum Voll textsuche und andere mehr Dokumente bereinigen Besteht das Bed rfnis die Festplatte von berfl ssigen Dokumenten zu entlasten sind diese mit der Windows Suchfunktion auszuw hlen z B alle Word Dokumente lter als ein bestimmtes Datum und kleiner als eine bestimmte Gr e Sie k nnen im Fenster der gefundenen Dateien dann markiert und gel scht werden
59. Vertreter Mahngericht R cknahme Erledigung Schmu Schubjack an Amtsgericht Hamburg Antrag Kosteneinzug f r streitiges Verfahren Eigenes Zeichen Gesch ftszeichen Mahngericht ggf 2364 07 78876897678 Postausgang Antrag erstellen Im Falle eines Widerspruchs beantrage ich die Durchf hrung des r Antrag Datum Datei streitigen Verfahrens Mahnbescheidsantag 05 12 2008 OLG6131 eda Streitiges Verfahren w re durchzuf hren vor dem Neuzustellungsantrag 05 12 2008 OL6132 eda Landgericht Kammer f Handelssachen Yollstreckungsbescheid 05 12 2008 OLG6133 2da Postleitzahl 20355 m Die Funktion kn pft an ein Beteiligtenkonto an Vor dem Aufruf ist also e das Konto zu buchen e der Beteiligte im Cockpit auszuw hlen Antragsteller Antragsgegner Mit Hilfe der Buttons lassen sich die Aktenbeteiligten beliebig auf die Liste der Antragstel ler bzw Antragsgegner verteilen Die Beteiligten der Akte die weder Antragsteller noch Antragsgegner sind finden sich in der grau unterlegten Liste rechts oben unbeteiligte Beteiligte Um einen solchen Betei ligten als Antragsteller oder Antragsgegner zu erfassen ist die Zeile auszuw hlen und das Plus Symbol neben der Antragsteller bzw Antragsgegnerliste anzuklicken Um einen Beteiligten aus der Liste der Antragsteller bzw Antragsgegner zu entfernen ist die Zeile auszuw hlen und das L schsymbol neben der Liste anzuklicken Der Beteilig te findet sich da
60. alle einer Stockung sollte zu a jur gewechselt werden Sobald die Frage beantwortet ist geht der Ausdruck weiter Je nach Breite der Tabelle wird die Schriftgr e verkleinert Standard ist 12 Punkt bei Bedarf abzu ndern durch die Datenbankeinstellung StandardFontSize Exportieren Jede Tabelle kann in diversen anderen Formaten ausgegeben werden Wenn angeklickt kann das neu erstellte Dokument sogleich ge ffnet werden Aktives oder Neues Word Dokument Die Tabelle wird in ein neues oder in das aktive Word Dokument eingef gt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 31 A JUR KANZLEISOFTWARE Beim Einf gen in das aktive Dokument muss der Cursor im Word Dokument vorher an die Stelle gesetzt werden wo die Tabelle eingef gt werden soll Excel Tabelle Es wird eine neue Excel Tabelle erzeugt in die die Tabelle ausgegeben wird Bei Textfeldern die eine L nge von 911 Zeichen bersteigen kann es zu einem Fehler kommen durch den der Export abgebrochen wird Eine solche Tabelle kann leicht als Datenquelle f r Word Serienbriefe verwendet werden es m ssen dann allerdings die Zeilen 1 und 2 die Titel und Beschreibung enthalten ge l scht werden Textdatei Die Tabelle wird in eine Textdatei ausgegeben Die Spalten werden durch Tabulatoren getrennt Anschlie end wird die Textdatei ge ffnet XML Datei Die Tabelle wird im XML Format ausgegeben DTA Excel Vorlage Sofern eine Tabelle die Spalten Nachname Konto
61. antrag ist diese noch nicht bekannt und bleibt leer bei Antragswiederho lung z B nach Monierung oder Folgeantr gen ist sie stets anzugeben Prozessgericht erforderliche Angaben zum weiteren Prozessverlauf Die Auswahl der Gerichtsarten ist enumerativ vorgegeben Die Auswahl von Postleitzahl und Ort beruht auf eigenen Angaben in anderen Mahnverfahren Antrag erstellen Gewisse grobe Fehler werden sogleich angezeigt und brechen den Vorgang ab Bestimm te Felder erscheinen auch gelb unterlegt wenn noch eine Eingabe fehlt oder falsch ist Es ist aber nicht m glich s mtliche denkbaren inhaltlichen Fehler der Eingaben abzufangen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 84 A JUR KANZLEISOFTWARE Monierungen dieser Art k nnen daher nicht ausgeschlossen werden Beim Ausf llen sind daher die allgemein zug nglichen Ausf llhinweise zu beachten Mahnbescheid Die Angabe des gerichtlichen Gesch ftszeichens ist beim Neuantrag selbstverst ndlich nicht erforderlich muss aber bei Folgeantr gen einschlie lich Monierungen immer ange geben werden Neuzustellungsantrag Mahnbescheid bzw Vollstreckungsbescheid Es wird nur die ge nderte Adresse des ausgew hlten Antragsgegners bermittelt Vollstreckungsbescheidsantrag Es sind insbesondere die zwischenzeitlich geleisteten Zahlungen anzugeben Datei speichern unter Durch Klick auf den Button wird der in der Liste ausgew hlte Antrag erstellt und in einer Datei gespeich
62. atisch eine Wieder vorlage der Akte notiert werden soll Aa Konto buchen 4712 77 Amigo Freund War die letzte Buchung im Konto ebenfalls eine Rech Rechnung buchen Die letzte Buchung im Konto des Rechnungsempf ngers ist nung besteht Gelegenheit anstelle einer neuen Rech I everrais eine Rechnung er OK nung die bereits vorhandene Rechnung abzu ndern lt we noch nicht versendet dberschreiben hife neue Rechnung buchen Dies ist empfehlenswert wenn die letzte Rechnung noch gar nicht versendet wurde und noch nderungen vorzunehmen waren Es handelt sich wie bei Einnahmen berschussrechnern nach 4 Abs 3 EStG geboten um einen rein internen Vorgang ohne Auswirkung auf Gewinn oder Verlust und ohne Be zug zur Finanzbuchhaltung Ein Beteiligtenkonto kann auch mehrere Rechnungen beinhalten hin zu k nnen z B Zin sen und Mahngeb hren kommen Zahlungseing nge f hren zu Gutschriften Der Stand des Kontos kann also aus vielerlei Gr nden vom Rechungsbetrag abweichen Die gebuchten Rechnungen k nne durch zwei Programmfunktionen angezeigt werden e Rechungen alle Rechnungen d h alle Buchungen in Beteiligtenkonten die eine Rechnungsnummer haben e Offene Posten alle Konten die mindestens eine Rechnung enthalten deren Kon tostand gr er als 10 00 ist und deren Akte nicht abgelegt ist Rechnung bertragen und kopieren Mit den Funktionen Beteiligtenkonto Ausschneiden Kopieren und Einf gen des Co
63. atz unterworfen was im Zweifel nicht gewollt ist Beim Buchen wird der Bruttobetrag sowie die ausgew hlte Umsatzsteuerkategorie ge speichert Umsatzsteuer und Nettobetrag werden nicht gespeichert sondern anhand der Umsatzsteuerkategorie erst zur Laufzeit ausgerechnet In dieser Tabelle ist auch der Standardsatz festzulegen und zwar durch den Zusatz U in der Spalte Tag Verfahrensrollen siehe Beteiligung erweiterte Eigenschaften Seite 19 Aktenunterordner Sofern die Tabelle Aktenunterordner Eintr ge enth lt werden bei der Erstellung von Aktenordern automatisch entsprechende Unterordner angelegt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 126 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Aktenunterordner k nnen nach Aktensachgebiet differenziert werden Sachgebiet 0 gilt f r alle Sachgebiete Terminkategorien Die Terminkategorien k nnen frei vergeben und konfiguriert werden mit zwei Ausnah men ID 1 sollte immer Wiedervorlage oder ein Synonym beinhalten ID 2 sollte immer Geburtstag oder ein Synonym beinhalten da das Programm auf diese beiden Elemente mit einer bestimmten Funktionalit t zugrei fen muss Listentexte Standardm ig werden die in den Men s angebotenen Texte automatisch generiert ent weder nach technischen Vorgaben oder einfach aus dem vorhandenen Bestand Wenn gew nscht k nnen stattdessen auch feste Texte eingegeben werden Dies ist in folgen den Men s m glich Kontext 1 Betreffs
64. chen Zul ssig ist also z B auch 12 U 2345 04 eA Eine Erg nzung der Aktenzeichen um Kurzangaben zum Sachbearbeiter oder zum Sach gebiet ist unn tig weil diese Angaben ohnehin gesondert erfasst werden und auch in Do kumenten zur Verf gung stehen Bei freigegebenen Aktenzeichen sind manche Verarbeitungszeiten geringf gig l nger weil ein Aktenzeichen nur noch durch Datenbankzugriff als solches erkannt werden kann Bei der Aktenanlage kann in jedem Fall ein Platzhalter verwendet werden also z B 12 U 04 der automatisch hochgez hlt wird Der Z hlwert wird in den Optionen verwal tet Bezeichnung Der Name der Akte In der Regel handelt es sich um das bliche Kurz rubrum Es kann aber auch jede andere Bezeichnung gew hlt werden zum Beispiel Per sonalakte oder hnliches Betreff In der Aktenverwaltung wird als optionaler Zusatz das interne Betreff dieser Akte angegeben Es dient der Orientierung bei mehreren Akten mit hnlicher Bezeichnung und P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 6 A JUR KANZLEISOFTWARE als Vorschlag f r die Betreffs der Beteiligten Das Betreff kann auch mehrzeilig eingege ben werden Sachgebiet Sachbearbeiter Sachbearbeiter2 Es muss jeweils einer der Listeneintr ge gew hlt werden Die Listen werden ber Einstellungen gt Stammdaten Listen ge pflegt Aktentyp M glichkeit zur sachgebiets und sachbearbeiter bergreifenden Eingruppie rung der Akte etwa in Referate o
65. chriften August 2003 die aktuelle Buchung laufend monatlich Hilfe ausgef hrt werden soll Die erste Buchung ist auszuw hlen bzw neu ein Juni 2004 2 zugeben und zu speichern Dann ist der Button mo natlich zu klicken und derjenige Monat einzugeben bis zu dem die laufende Buchung monatlich wiederholt werden soll Von der ausgew hlten Buchung ausgehend werden monatlich gleichartige Buchungen vorgenommen bis zum angegebenen Endmonat einschlie lich Befinden sich in dem Zeitraum bereits Buchungen mit demselben Text besteht Gelegen heit diese zu ersetzen Anderenfalls werden die neuen Buchungen zus tzlich hinzuge f gt Auf diese Weise k nnen die vorhandenen Buchungen auch ge ndert oder eine Serie von einem beliebigen Element aus verl ngert werden Handelt es sich bei der Ausgangsbuchung um den ersten bis f nften oder den letzten Werktag des Monats wird auch das Datum der Folgebuchungen entsprechend festgelegt In allen brigen F llen wird der Kalendertag unver ndert bernommen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 65 A JUR KANZLEISOFTWARE Tipp wird ein Beteiligtenkonto in der Ansicht schlicht angezeigt Cockpit Men Konto Auswertungen k nnen Buchungen auch durch das Tabellenmen Bearbeiten Feldwert bernehmen leicht en bloc ge ndert werden Seite 34 Ist das Betragsfeld der Ausgangsbuchung leer werden Buchungen mit demselben Text im anzugebenden Zeitraum nach
66. cht lesbaren 3er und 2er Gruppen angeordnet Hilfe im Internet verwenden legt fest ob die im Programm verf gbare Hilfe jeweils auf die lokale Hilfe Dokumentation gap chm verweist oder auf die Hilfe im Internet www a jur de Druckmen vor Ausdruck gibt an ob vor dem Ausdruck von Kurzbriefen das Druckme n von Word angezeigt werden soll damit noch der Drucker oder die Auflage eingestellt werden kann Anwendung lokal synchronisieren Programmdateien in einem lokalen Verzeichnis werden mit dem Stammverzeichnis synchronisiert Dies erm glicht Netzarbeitspl tzen bei langsamem Netzwerk einen schnelleren Zugriff auf die Anwendung Zeiterfassung automatisch starten startet nach der Auswahl einer Akte im Cockpit in der bereits fr her einmal Zeit erfasst wurde automatisch die Zeiterfassung Es empfiehlt sich dabei eine kleine Verz gerung die ggf im Zeiterfassungsfenster eingestellt werden kann P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 119 A JUR KANZLEISOFTWARE Bildschirmschriftgr enkorrektur Durch Angabe einer positiven oder negativen Zahl kann die Pixelgr e der am Bildschirm angezeigten Schriften vergr ert oder zu verkleinert werden mama kka zen 1 zenmahtzt zentral ti Ordner Zn Netzwerkweite Einstellungen der Datenbank Admin Zentrale Datenbankeinstellungen Blatt 1 Atenzeichen bee 1 a Diese passwortgesch tzen Einstellungen gelten f r die ge sr nommen va Rachnurpenumener 19 Catos Cla
67. ckpit Bearbeitungsmen s kann eine Berechnung auf eine andere Akte oder eine andere Betei ligung bertragen oder kopiert werden pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 77 A JUR KANZLEISOFTWARE brigens Auch in den Taschenrechner Seite 113 sind die RVG und GVG Tabellen integriert Es kann deshalb auch mit dem Taschenrechner schnell eine Geb hrenberechnung durchge f hrt werden Rechnungsnummern Rechnungen m ssen gem 14 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten Anderenfalls kann der Empf nger sie nicht als Vorsteuer geltend machen und muss sie deshalb auch nicht bezahlen Das Programm erlaubt es deshalb einer gebuchten Rechnung eine Rechnungsnummer zuzuordnen Es wird automatisch die n chste Nummer vergeben Der aktuelle Z hlwert kann in den Optionen eingestellt werden Sie kann auch manuell eingegeben werden Wird im selben Datenpool mehr als ein Unternehmen verwaltet k nnen f r jedes Unter nehmen gesonderte Rechnungsnummern vergeben werden Die Verwendung von Rechnungsnummern f hrt zu einer sehr erheblichen Erleich terung der Buchf hrung Buchung einer Rechnung bedeutet dass der Endbetrag der Rechnung im Konto des Beteiligten mit der Rechnungsnummer ins Soll gestellt wird Eine Rechnungsnummer beinhaltet dadurch auch Informationen ber die Akte den Emp f nger und die Zusammensetzung der Rechnung Geb hren Auslagen Fremdgeld so dass beim sp teren Buchen des Zahlungs
68. d Drop linke Maustaste dr cken unten halten und Maus zum gew nschten Ziel ziehen k nnen Termine rasch in ein anderes Kalenderblatt verlegt werden je nach aktuell eingestellter Zeiteinheit Au erdem k nnen Termine auch ber das Terminsfenster verlegt werden Sicherheit und Dokumentation der Termin und Fristen berwachung e Das L schen eines Termins ist nicht m glich Statt dessen erh lt der Termin den Status erledigt oder storniert e Beim Verlegen eines Termins d h nderung von Datum oder Uhrzeit wird der bisherige Termin nicht gel scht oder ge ndert Es wird ein neuer Termin eingetra gen und der bisherige Termin erh lt den Status verlegt Im Normalfall bemerkt der Benutzer davon nichts aber bei Bedarf k nnen s mtliche wesentlichen Bear beitungen des Terminkalenders nach Benutzer und Zeitpunkt rekonstruiert wer den e Eine nderung des Sachbearbeiters ist nur durch Neueintrag verbunden mit manueller Deaktualisierung des bisherigen Termins m glich zwei oder drei voneinander unabh ngige Sicherungssysteme o Wiedervorlage 7 3 und 1 Tag vor einem Termin und o Erinnerungen Pop Ups beim Sachbearbeiter nach abgestuftem Zeitplan o als dritte Sicherung kann Outlook dienen sofern von der M glichkeit der Outlook Synchronisation Gebrauch gemacht wird e Bei der Eingabe und Bearbeitung von Terminen wird auf unsichere Eingaben hin gewiesen e Die Antworten auf Erinnerungen sind noch gesondert zu
69. d auszuf llen Ggf ist noch eine Abtretung oder die Verzinsung als Verbraucherkredit anzugeben Werden mehrere Anspr che geltend gemacht k nnen die allgemeinen Angaben z B Ort des Mietobjekts Abtretung zum Anspruch durch Klick auf den Button alle f r die fol genden Anspr che bernommen werden damit nicht dieselben Angaben wiederholt ein gegeben werden m ssen Datenvalidit t Insbesondere die Datumsangaben werden vom Mahngericht auf Plausibilit t gepr ft Mahnverfahren Kosten Nebenforderungen und Kosten Es gelten immer laufende Zinsen ab Zustellung des ausgerechnete Zinsen Mahnkosten Mahnbescheids Yordruck Porto Ausk nfte Bankr cklastkosten Datenvalidit t Inkassokosten Bezeichnung Sonstige Nebenforderung Sonstige Auslagen Rechtsanwaltskosten Auslagen nach KY 7002 Richtigkeit wird versichert Datum Beauftragung R amp Betrag vorger Verg tung Ausgerechnete Zinsen d rfen hier nur dann als Neben I Streitwert vorger Verg tung Minderungsbetr 3305 forderung geltend gemacht werden wenn auch der Der Antragsteller ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt Umfang Schwierigkeit der Angelegenheit wird versichert zugrunde liegende Hauptanspruch noch geltend ge AEREI macht wird Zinsen aus bereits erledigten oder hie Ausgerechnete Zinsen sind f r den gesamten An spruch MB Antrag nur ein Mal zugelassen nicht geltend gemachten Teilen des Hauptanspruchs sind unter Katalognummer 46 als
70. d die Kosten H kchen zu setzen dann erscheinen diese Positionen nicht mehr in der Liste Waren im Beteiligtenkonto bereits Zahlungen oder andere Gutschriften gebucht werden nur die nach Tilgungsverrechnung noch valutierenden Restforderungen bernommen Die Daten bernahme entspricht der Kontoauswertung Hauptforderungen Wird aus einem jahrelang unzureichend bezahlten Miet oder Unterhaltskonto ein Mahn bescheid erstellt erscheinen also weder die Zahlungen noch die bezahlten Hauptforde rungen sondern lediglich noch die offenen Hauptforderungen die lteste meist mit einem Teilbetrag Ist aufgrund einer Tilgungsbestimmung eine fr here Hauptforderungen erf llt bestehen aber noch daraus noch Zinsr ckst nde werden diese als weitere Hauptforderung mit Ka talognummer 46 Zinsr ckst nde erfasst Seit der Version 4 x ist die Anzahl der Hauptforderungen nicht mehr begrenzt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 88 A JUR KANZLEISOFTWARE Im Fenster wird stets zumindest noch die Katalogzuordnung anzugeben sein Befindet sich ausnahmsweise der Anspruch nicht im Katalog kann auch ein frei formulierter An spruch eingegeben werden Handelt es sich um einen Anspruch aus Wohnraum oder WEG Sachen Katalog Num mern 19 20 oder 90 ist noch PLZ und Ort der Belegenheit anzugeben Anderenfalls sind die Felder deaktiviert Bei Katalog Nr 28 vertraglicher Schadensersatzanspruch ist das Feld Vertragsart akti viert un
71. de Auftragnehmer der Auftragnehmer des Auftragnehmers dem Auftragnehmer den Auftragnehmer Auftragnehmerin die Auftragnehmerin der Auftragnehmerin der Auftragnehmerin die Auftragnehmerin Bauherr der Bauherr des Bauherrn dem Bauherrn den Bauherrn Kanzlei wiedergibt Mandant Gegner ist die ee die Beklagte der Beklagten der Beklagten die Beklagte z 11 12 06 34 Eintr ge Verfahrensrolle eher objektiv denn diese Be L Ben zeichnung gilt aus der Sicht aller Beteiligten der Angelegenheit Hier kann angegeben werden welche Rolle die ausgew hlte Partei im jeweiligen Verfah ren einnimmt also z B Kl ger Antragsgegner oder Beschuldigter aber auch z B Kl ge rin zu 1 oder Antragsgegnerin zu 3 Arbeitgeber oder Mieterin Folgende zus tzliche Datenfelder ergeben sich daraus e Verfahrensrolle die Grundbezeichnung e VerfahrensrolleNom VerfahrensrolleGen VerfahrensrolleDat VerfahrensrolleAkk die Verfahrensrollen in deklinierter Form mitsamt Artikel also z B Verfahrensrol leGen des Kl gers P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 20 A JUR KANZLEISOFTWARE e VerfahrensBzwParteirolle wenn eine Verfahrensrolle angegeben wird dann diese sonst die Parteirolle Dieses Feld kann verwendet werden damit eine Angabe vor handen ist auch wenn keine Verfahrensrolle angegeben ist z B weil sie mit der Parteirolle identisch ist Die Verfahrensrollen k nnen vom Benutzer beliebig konfi
72. den Extras Taschenrechner Der Taschenrechner ist erreichbar als Programm funktion und ber das installierte Windows Programm Men auch als selbst ndige Anwen dung P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 114 A JUR KANZLEISOFTWARE Daneben dient der Taschenrechner als Tool zur Eingabe von Betr gen in Textfelder Dies ist besonders n tzlich wenn der einzugebende Betrag erst ausgerechnet werden muss Um diese Funktion des Taschenrechners zu nutzen ist er ber das entsprechende Sym bol neben dem Betragstextfeld zu ffnen Au er den blichen Funktionen eines Taschenrechners sind folgende Features vorhan den e RVG Taste errechnet aus dem angezeigten Wert den Geb hrenbetrag nach dem Verg tungsgesetz f r Rechtsanw lte e GKG Taste errechnet aus dem angezeigten Wert den Geb hrenbetrag nach dem Gerichtskostengesetz e Prozenttaste dient dem Rechnen mit der Mehrwertsteuer und ist deshalb belegt mit den aktuellen Mehrwertsteuersatz in dem der Ausgangsbetrag wie folgt bear beitet wird o plus Prozent konvertiert netto in brutto o minus Prozent konvertiert brutto in netto o mal Prozent konvertiert netto in USt o durch Prozent konvertiert brutto in USt e Word f gt das angezeigte Ergebnis in das aktive Word Dokument an der Cursor position ein F r Zinsberechnungen sollte stattdessen der Zinsrechner verwendet werden Zinsrechner Mit dieser Programmfunktion kann die Verzinsung ein
73. der Abteilungen Die Konfiguration der angebotenen Felder erfolgt ber Einstellungen Stammdaten Lis ten Aktentypen Benutzerdefiniert ein beliebig verwendbares Textfeld mit unterlegter Liste Hier k nnen z B Herkunftskategorien angegeben werden Zur Erleichterung der Eingabe werden be reits andernorts verwendete Texte in der Liste angeboten Die Angabe kann ausgewertet werden durch die Programmfunktionen Aktensuche und Akten benutzerdefiniert Die konkrete Verwendung der Felder Sachbearbeiter Sachbearbeiter2 Typ und benut zerdefiniert ist weitgehend freigestellt und kann kanzleispezifisch festgelegt werden Die Beschriftung dieser Felder kann daher unmittelbar im Fenster ge ndert werden Bemerkungen Textfeld f r beliebige Zusatzinformationen zur Akte Ist das Ankreuzfeld rechts neben dem Textfeld angekreuzt werden die Bemerkungen bei jedem Aufruf der Akte oder durch Ausf hrung der Programmfunktion Aktenbemerkung angezeigt Dokumentvorlage um f r die Akte eine Standarddokumentvorlage festzulegen ist diese ber den Button rechts neben dem vorgenannten Feld einzugeben Spezieller Aktenordner Normalerweise erfolgt hier keine Eingabe Das Programm legt den Speicherort f r den Aktenordner automatisch aufgrund des eingestellten Dokumen tenordners fest An dieser Stelle kann f r die betreffende Akte aber auch ein anderer beliebiger Ordner angegeben werden Dies ist z B sinnvoll wenn es nicht lohnt einen Altdateibes
74. dresse Zuletzt Hat man k rzlich mit einer bestimmten Adresse gearbeitet die jetzt weiter bearbeitet wer den soll gen gt es die Liste zu ffnen durchzubl ttern und die entsprechende Adresse anzuklicken Suchen Um gezielt nach speziellen Adressbestandteilen zu suchen ist der Suchbegriff in das ent sprechende Feld bei ansonsten leerer Adressmaske einzugeben Es wird immer nach Feldern gesucht in denen der Suchbegriff irgendwo vorkommt Voll st ndige Gleichheit ist nicht erforderlich P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 14 A JUR KANZLEISOFTWARE Wildcards sind zul ssig F hrendes oder nachfolgendes oder sind aber entbehrlich weil dies ohnehin automatisch angenommen wird Wird dann auf suchen geklickt werden s mtliche Adressen in dem Auswahlfeld ange zeigt auf die die Auswahl zutrifft So hnlich Es werden alle Adressen aufgelistet f r die mindestens eine der folgenden bereinstim mungen gegeben ist e gleicher Vorname und gleicher Nachname e gleiche Stra e und gleiche Hausnummer oder e gleicher Geburtstag Vor der Erstellung einer neuen Adresse wird automatisch gepr ft ob eine solche hnliche Adresse bereits vorhanden ist und besteht Gelegenheit den Speichervorgang abzubre chen um stattdessen eine Adresse aus dieser Liste zu verwenden Soundex Um nicht exakt sondern nach hnlichen Adressbestandteilen zu suchen ist ein Suchbeg riff in das entsprechende Feld bei
75. e Formate zu exportieren Seite 30 e die Auswahl der Zeilen beliebig zu filtern Seite 36 e die Reihenfolge der Zeilen beliebig zu sortieren Seite 36 P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 30 A JUR KANZLEISOFTWARE e weitere oder andere als die voreingestellten Spalten anzeigen Seite 39 e die Tabellenabfrage z B auf dem Desktop zu speichern Seite 32 e die Tabellenwerte direkt zu bearbeiten e Aus der Tabellenansicht in die Einzeldatensatzansicht und zur ck zu wechseln Passepartout e aus dem jeweils gerade ausgew hlten Kontext heraus passende andere Pro grammfunktionen aufzurufen z B das Cockpit Adress verwaltung usw 2 Adressliste gesamt ag un DHA Bearbeiten Daten Ansicht Hilf Tabellen Men Datei i drucken gt exportieren pF Drucken Abfrage ffnen Abfrage speichern als Bildschirmausdruck F 12 Schickt einen Screenshot zum eiche Standard Drucker Quick and Dirty wWiedervorlage notieren Eigenschaften Strg Q Beenden emrume u als Word Dokument Das Programm gibt die Tabelle in ein 3 rma neues Word Dokument aus druckt dieses aus und schlie t es anschlie end ohne dass es sichtbar wurde Dauert etwas l nger ist daf r aber optisch ansprechender Wenn die Tabelle relativ breit ist erfolgt eine R ckfrage ob der Ausdruck im Querformat erfolgen soll Manchmal erfolgt diese R ckfrage hinter Word der Prozess scheint des halb zu stocken Im F
76. e an Wird ein Termin vermisst ist die Filtereinstellung zu ndern am einfachsten durch Klick auf Standard Durch Klick auf den Button mit dem Pluszeichen wird die Zeiteinheit vergr ert d h z B von der Tagesansicht zur Stundenansicht gewechselt durch Klick auf den Button mit dem Minuszeichen wird zeitlich hinausgezoomt Mit Rechtsklick auf das Kalenderblatt oder einen Termin aerotina Ag Attia bestehen folgende M glichkeiten Eingabe eines neuen Termins voreingestellt mit der Zeit e Darstellung des ausgew hlten Kalenderblatts als selbst ndige Tabelle e Ausdruck des ausgew hlten Kalenderblatts ber Word Ist in dem Kalenderblatt ein Termin ausgew hlt bestehen zus tzlich die folgenden M g lichkeiten e Bearbeitung des ausgew hlten Termins im Terminsfenster e ffnen des Cockpits zur betreffenden Akte e ffnen eines mit dem Termin verkn pften Dokuments e Wechsel zur Aktenansicht d h Filterung des gesamten Kalenders nach der aus gew hlten Akte e Umstufung des ausgew hlten Termins als erledigt oder zur ck P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 97 A JUR KANZLEISOFTWARE e ffnen der Zeiterfassung mit den Daten des Termins Diese Funktion wird automa tisch ausgef hrt wenn der Termin als erledigt geklickt wird Zeiterfassung auf Auto gesetzt ist der Termin eine Dauer hat und auch fr her schon Zeiten zur Ak te erfasst wurden Terminsverlegung Mit Drag an
77. e erst nachdem vom Benutzer speichern bzw OK geklickt wurde zweckm igerweise also erst nachdem Modifikationen erfolgt sind Adresse l schen ersetzen Wenn eine Adresse in der Adressverwaltung gespeichert ist ohne von anderen Tabellen ben tigt zu werden also insbesondere nicht an einer Akte beteiligt ist kann die Adresse ohne weiteres gel scht werden In diesem Fall ist der zweite Button unten links am Rand der Adressverwaltung mit l schen beschriftet Vor dem tats chlichen L schen erfolgt eine R ckfrage danach wird sie unwiderruflich gel scht Wenn eine Adresse hingegen noch ben tigt d h an anderer Stelle verkn pft wird kann sie nicht einfach gel scht werden Wenn die Adresse dennoch gel scht werden soll weil sie z B doppelt erfasst wurde kann sie erst gel scht werden nachdem sie an den Stel len wo sie ben tigt wird durch eine andere Adresse ersetzt wurde Der wichtigste Fall des Ersetzens ist gegeben wenn eine Adresse als Beteiligte zu einer Akte erfasst ist Ebenfalls davon betroffen sind aber auch zum Beispiel Mitarbeiter der Kanzlei und die Kanzleiadresse selbst Das Programm pr ft dies jeweils automatisch wenn eine Adresse ausgew hlt wird Ggf ist der Button deshalb anstatt mit L schen mit Ersetzen beschriftet Beim Ersetzen ist wie folgt vorzugehen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 23 A JUR KANZLEISOFTWARE Adresse die gel scht werden soll ausw hlen 1 Button Er
78. eben werden welchem Unternehmen die e neu L schen Vorschlag Rechnung zuzurechnen ist In der Liste wird jeweils angege Fibu import bernehmen Peconung buchen ben welches die letzte Rechnungsnummer des jeweiligen Unternehmens im laufenden Jahr war Die Rechnung muss nur gebucht werden wenn eine Rechnungsnummer vergeben wer den soll Handelt es sich z B lediglich um einen Kostenausgleichsantrag w re dies sinn los Vor dem eigentlichen Buchen lassen sich noch alle Angaben ab ndern sofern ge w nscht insbesondere Wertstellungsdatum und Verzinsung Die Dauer zwischen Beleg und Wertstellung wird lokal gespeichert und k nftig auch dem Button zugrunde gelegt Wenn der Button der normalerweise mit schlie en beschriftet ist stattdessen mit Rechnung buchen beschriftet ist wird die Rechnung nicht nur im Konto gespeichert sondern wird auch die Zusammensetzung der Rechnung gespeichert damit die Rech nung dann sp ter bei ihrem Ausgleich mit einfachem Klick in die Finanzbuchhaltung im P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 76 A JUR KANZLEISOFTWARE portiert werden kann Wenn dies nicht geschehen soll ist die Rechnungsnummer zu l schen Nach dem Buchen l t sich die Zusammensetzung der Rechnung anzeigen also eine zusammengefasste Aufschl sselung des Gesamtbetrages in Geb hren Auslagen und Fremdgeld Mit dem Uhren Icon l sst sich festlegen ob im Terminkalender autom
79. egativer Betrag ein zugeben Die Formulierung der Texte ist weitgehend dem RVG Verg tungsverzeichnis entlehnt Eine w rtliche bernahme ist nicht sinnvoll weil diese oft nicht den Zusammenhang er kennen l sst Ohnehin sind die gesetzlichen Formulierungen teils inkonsistent und holprig weshalb sich eine sinnvolle Abk rzung empfiehlt Die Texte k nnen vom Benutzer hier im Einzelfall oder in den Stammdaten generell abge ndert werden Um einen Rechnungstatbestand zu suchen kann auch ein Stern gefolgt von der Suchzei chenfolge eingegeben werden hebe selektiert die Liste nach allen Rechnungstatbest n den in denen die Zeichenfolge hebe vorkommt z B Hebegeb hr Zeilenwechsel oder Sternchen ohne Zusatz vervollst ndigt die Liste wieder Um eine Buchung zu ndern ist die P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 73 A JUR KANZLEISOFTWARE e Buchung in der darunter befindlichen Tabelle anzuklicken e die Buchung im Bereich Buchung wie gew nscht zu bearbeiten und e die Bearbeitung durch ndern zu speichern Um eine Buchung zu l schen ist die Buchung in der darunter befindlichen Tabelle anzu klicken und L schen zu klicken berfl ssige Zeilen werden ausgeblendet wenn e nur eine Rechnungszeile vorhanden ist Nettosumme w re identisch e keine Mehrwertsteuer berechnet wird oder e keine Zahlungsvorg nge Auslagen Vorsch sse u s w vorhanden sind Die Summen und Saldenzeilen Netto Brutto und Gesamtbetrag
80. eichbar P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 46 A JUR KANZLEISOFTWARE Dokumentvorlage w hlen Es erscheint zun chst das Dateiauswahl Dialogfenster rechts Es ist vorbelegt mit der Standarddokumentvorlage doch es besteht Gelegenheit eine andere Dokumentvorlage auszuw hlen Eine andere Vorlage muss z B Neues Word Dokument 1 5 4712 77 ausgew hlt werden um Suchen in Vorlagen c E a F schriftsatzklaeger dot PB r i E6 IO mandat Wj serienfax dot speziell Briefe mit vorgefertigtem Zuletzt DTextbausteine Telefonat dot use D O zwangsvollstreckung W unterlassungserklaerung dot Text zu erstellen Mi aktenworbistt dot _ W Besprechung dot Desktop beteiligtenbrief dot i Wbrief dot eine Kostennote zu erstellen F Wl Eidesstattliche Versicherung dot gerichtstermin dot w Gesellschaftsbeschluss dot Wijkage dot Pr Wi leer dot m PR ET r l hnschreiben dol Wenn f r den Beteiligten regelm ig mit atese Streben Eigene Dateien e eine Vollmacht zu erstellen einer anderen Dokumentvorlage 3 i Netzwerkumgeb Dateiname briet dot x ur gearbeitet werden soll z B im Format 9 ee ea Nomen eines Schriftsatzes oder auf englischem Briefbogen sollte die entsprechende Dokumentvorlage in den Erweiterten Einstellungen des Beteiligten zur Standarddokumentvorlage gemacht werden Word Dokument ohne Aktenbeteiligten Die Programmfunktion Word Dokum
81. eigener Hauptanspruch einzutragen Auslagen nach KV 2002 darf nur dann ein Betrag enthalten wenn der Prozessbevoll m chtigte eine Verg tung nach dem RVG verlangen kann und nicht die Pauschale Nr P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 89 A JUR KANZLEISOFTWARE 7001 VV RVG geltend gemacht wird Achtung Eintragung 0 00 bedeutet hier Verzicht auf Auslagen 7001 und 7002 VV RVG Im Feld Minderungsbetrag 3305 ist nur der Teil der vorgerichtlichen Verg tung einzu tragen der auf die Geb hr Nr 3305 VV RVG anzurechnen ist hs Elektronisches Gerichts und Verwaltungspostfad Datei Postfach Nachricht Optionen Extras Server EGVP Das elektronische Gerichts Neg Bearbeiten Empfangen Eme t Empfangen Exportieren und Verwaltungspostfach X Posta 3 gsp B Eingang ai ss Das EGVP ist eine Art E Mail Programm f r die fe M z ARANE Hosc h Q Do 27 11 2008 technisch und rechtlich zuverl ssige Kommunika Q Do 27 11 20 Gesendete OSCI tion mit Gerichten und Beh rden mit elektroni scher Signatur gem Signaturgesetz Es wird insbesondere dazu verwendet Antr ge im Rahmen des Mahnverfahrens elektro nisch an das Gericht zu bermitteln Bezug und Support Kostenloser Download und ausf hrliche weitere Informationen auch zu den Hard und Software voraussetzungen nebst Kontakt zur Telefon Hotline siehe http www egvp de Einrichtung der EGVP Schnittstelle 1 Zun chst
82. eingangs anhand der Rechnungsnummer un mittelbar eine Buchung der richtigen Konten einschlie lich des Beteiligtenkontos m glich ist Damit die Rechnungsnummer in der Rechnung erscheint ist in der Word Dokumentvorlage ein Platzhalter zu verwenden lt rechnungsnr gt Vor dem Erstellen des Word Dokuments muss naturgem die Rechnung erstellt und gebucht worden sein Wenn es sich bei dem betreffenden Beteiligten nicht um einen Mandanten handelt erfolgt ein Hinweis In diesem Fall kann wegen der Verbuchungshilfe dennoch eine Rechnungs nummer vergeben werden In einfachen Sachen z B vollst ndiger Kosten bernahme durch Rechtsschutz Gegner oder Staatskasse kann es ja ohnehin bei einer direkten Verbuchung auf Geb hren verbleiben pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 78 A JUR KANZLEISOFTWARE Dies gilt z B auch bei Kostenfestsetzungsantr gen Als Zahlungsempf nger wird aller dings wie immer der Adressat der Rechnung gespeichert so dass der Buchhalter beim sp teren Zahlungseingang das vorgeschlagene Beteiligtenkonto ab ndern sollte Eine Liste der vergebenen Rechnungsnummern ist ber die Programmfunktion Rech nungen anzuzeigen Die Spalte Unternehmen erscheint dabei nur bei Bedarf Nach Vergabe einer Rechnungsnummer l t sich im Konto Fenster die Zusammenset zung der Rechnung anzeigen also eine zusammengefasste Aufschl sselung des Ge samtbetrages in Geb hren Auslagen und Fremdgeld Rechnungen und dere
83. ekreuzt wird standardm ig nicht vorher erinnert sondern erst mit dem angegebenen Zeitpunkt mit der Wiedervorlage bzw den Erinnerungen begonnen Vor dem Speichern wird auf diese Besonderheit hingewiesen Termin endet Angabe bis wann der Termin dauert Der Zeitpunkt bleibt so lange mit dem Terminbeginn identisch und erscheint dann kursiv wie nicht ein sp teres Terminende eingegeben wird Wurde f r das Ende des Termins ein sp terer Zeitpunkt eingegeben und anschlie end wieder der Terminbeginn ge ndert wird das Terminende mitge ndert so dass die Ter mindauer dieselbe bleibt Status Pflichtfeld mit der Angabe ob der Termin aktuell ist oder welchen anderen Status er hat e aktuell e erledigt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 100 A JUR KANZLEISOFTWARE e aufgehoben war aber mal aktuell e verlegt oder e storniert war irrt mlich eingetragen Die Verlegung eines Termins muss nicht expliziert eingegeben werden Es gen gt die neue Zeit einzugeben und abzuspeichern Der bisherige Termin wird dadurch nicht ber schrieben sondern erh lt automatisch den Status verlegt und es wird zus tzlich ein neuer Termin mit der neuen Zeit eingetragen Wichtigkeit gibt an ob ein Termin normal weniger oder besonders wichtig ist Davon h ngt es auch ab wie lang oder kurz die Standard Erinnerung und Standard Wiedervorlage ist Mitarbeiter jeder Termin muss einem Mitarbeiter zugeordnet sein Wenn eine Ak
84. eldassistenten bekannten Platzhalter unterst tzt zus tzlich noch BenutzerVollername BenutzerZeichnet BenutzerDz BenutzerBerufsbe zeichnung BenutzerEMail BenutzerKontakt Hier finden sich alle Angaben zur Akte zur ausgew hlten Adresse und zu dem Benutzer Zus tzlich k nnen als fester Text z B Kanzleiname Adresse Telefon Telefax Disclaimer usw eingesetzt werden Die automatisch erstellte E Mail kann wie jede andere E Mail weiter bearbeitet gespei chert gel scht ge ndert und versandt werden Die Einzelheiten ergeben sich aus der Dokumentation der E Mail Anwendung Nach dem Versand sollte die E Mail im Dokumentenordner gespeichert werden E Mails speichern ber diese Programmfunktion kann eine Outlook E Mail im Aktenordner gespeichert wer den 1 die zu speichernde E Mail s in Outlook ausw hlen Es wird die im aktiven Out look Explorer ausgew hlte Mails gespeichert Es kann sich auch um mehrere E Mails gleichzeitig handeln diese werden dann in derselben Reihenfolge abgear beitet wie sie mit STRG Klick ausgew hlt worden waren 2 im Cockpit die Akte zu der die E Mail gespeichert werden soll ausw hlen ent weder P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 59 A JUR KANZLEISOFTWARE o Programmfunktion E Mail speichern ausf hren oder o die au sgew h Iten Mails mit Drag amp Drop Ein Programm versucht auf Ihre in Outlook gespeicherten E Mail Adressen zuzugreifen M chten Sie dies zulassen
85. emacht werden kann z B e Druckdatum z B f r Korrespondenz e Erstelldatum z B f r Telefonnotizen e Benutzer Initialen z B f r Diktatzeichen Sekretariat a jur Kanzleisoftware Datenfeld Assistent Datenfeld Assistent Dokumentvorlage Textbaustein einrichten Die zu verwendenden Datenfelder werden so hnlich eingef gt Datenfelder einf gen um Dokument2 als Textbaustein einzurichten wie Seriendruckfelder blo einfacher Datenfeld Datenquelle Zur Einf gung und Speicherung der Felder ist der Datenassistentj ry BR eiae Az k einzublenden Dieser ffnet sich durch Klick auf den mit einer 3 pse Anrede kleinen Tabelle illustrierten und mit Daten beschrifteten Button Ve ya Adresszusaetze Wenn es sich um eine Dokumentvorlage handelt erscheint der versand x Beispiel Assistent im Modus Dokumentvorlage Textbaustein einrich Standard Beschwerdegericht ten Wenn der Modus Dokument Daten einsehen und einf gen crew Drittschuldner ausgew hlt ist ist das Dokument bereits mit Daten verkn pft und sanderfeider Beteiligtenkonto g Einf gen handelt es sich i d R nicht um eine Dokumentvorlage sondern un Der Benutzer muss zun chst entscheiden welche der m glichen Datenquellen verwendet Sonderfeld einf gen alles testen und speichern werden soll 1 Akten Informationen zur Akte und zu den Standardbeteiligten 2 Adresse Informati
86. en Achtung im unteren Bereich der Liste erscheinen die Felder die f r Spezielle Anwen dungen eingerichtet wurden Diese sollten nur verwendet werden wenn tats chlich eine solche Anwendung vorliegt VollerName Dieses Feld ist zusammengesetzt aus Titel Vorname und Nach Name einer Adresse damit diese h ufige Kombination nicht jedes Mal neu zusammengestellt werden muss und keine unn tigen Leerzeichen entstehen Dieses Feld kann nicht direkt bearbeitet werden sondern wird beim Speichern einer Adresse automatisch generiert Parteibezeichnung Dieses Feld nimmt die rechtf rmlich genaue Bezeichnung einer Adresse ggf mitsamt Vertretungsverh ltnissen usw auf In Rubren Vollmachten usw sollte dieses Feld ver P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 51 A JUR KANZLEISOFTWARE wendet werden Ist es nicht ausgef llt wie meistens tritt an dessen Stelle automatisch das Feld VollerName bzw Felder In manchen Platzhaltern sind zwei unterschiedliche Felder durch ein bzw kombiniert z B PostfachBzwStrasseNr In diesen F llen wird das erste Feld verwendet z B Postfach aber wenn dieses leer ist stattdessen das zweite in diesem Beispiel StrasseNr Bei Eingabe eines blo en Backslash in das prim re Feld bleibt das Feld leer selbst wenn das sekund re Feld Informationen enth lt Soll z B bei Gro kunden der Post die eine eigene Postleitzahl haben trotz fehlender Postfachangabe auch nicht die Stra e angegeben
87. en z B eine Ab nderung der Aktenbezeichnung P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 28 A JUR KANZLEISOFTWARE Akte ablegen Die Ablage einer Akte ist nur wenig mehr als die Ja Nein Markierung in der Aktenverwal tung Seite 4 Wenn eine Akte abgelegt wird ist in der Aktenverwaltung das entspre chende Feld anzukreuzen Die Ablage hat in erster Linie zur Folge dass die Akte in manchen Listenfeldern Statisti ken und Tabellen nicht mehr erscheint Gel scht wird dadurch nichts dies ist ange sichts der Ressourcen moderner PCs und der Leistungsf higkeit moderner Datenbanken schon lange nicht mehr veranlasst Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden Wenn in der Finanzbuchhaltung das Konto einer ablegten Akte gebucht wird erfolgt ein Hinweis Ablagenummer Wenn eine Akte erstmalig abgelegt wird wird f r diese Akte eine Ablagenummer und das Ablagedatum vergeben Das Programm schl gt eine Standardablagenummer vor die eine Raute als Platzhal ter f r einen Z hler enth lt Die Ablagenummer kann manuell beliebig abge ndert wer den wobei ebenfalls die Raute verwendet werden kann Der jeweilige Z hlwert der Raute ergibt sich aus den Optionen Diese eindeutige Ablagenummer sollte die Akte behalten selbst wenn sie sp ter wieder an und erneut abgelegt werden sollte Bei nachtr glicher nderung der Ablagenummer sollte darauf geachtet werden dass diese auch auf der Akte selbst deu
88. en der Terminszeit erinnert Die Erinnerung wird zu n chst t glich nach einer Woche w chentlich wiederholt Der Benutzer kann diese Zeiten jederzeit ab ndern oder ganz ausschalten Bei einer Un terschreitung der Fristen sind die Angaben zur Warnung gelb unterlegt Wochenenden und Feiertage wirken sich auf die Berechnung von Wiedervorlagen und Erinnerungen wie folgt aus P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 105 A JUR KANZLEISOFTWARE e Erinnerungen und Wiedervorlagen fallen ggf vor dem Wochenende bzw Feiertag an e Liegen bei Rest Fristen von unter einer Woche noch Feiertage oder ein Wo chenende vor dem Termin wird die Frist entsprechend verl ngert damit dem Sachbearbeiter tats chlich die vorgesehene Frist in Arbeitstagen zur Verf gung steht Eine Woche Vorank ndigung zu Mittwoch den 31 12 2003 f llt also z B be reits am 18 12 2003 an Outlook Synchronisation I min i et Kalend Die im Terminkalender gespeicherten Termine Neue Termine von Outlook importieren Stan Erinnerungen einbeziehen k nnen mit den im Kalender von Outlook ge ER OBRERA nderungen von Outlook importieren speicherten Termine abgeglichen werden Termine die hier nicht mehr aktuell sind in Outlook l schen In Outlook gel schte Termine hier ebenfalls l schen Die Synchronisation ist erreichbar ber jetzt synchronisiren and Mittwoch e das Termin Men des Cockpits einen e Bu
89. en optional angegeben werden Sie werden im Pro gramm nicht weiter ausgewertet Aktuell gibt an ob der Mitarbeiter noch t tig ist Scheidet ein Mitarbeiter aus wird er in der Mitarbeiterverwaltung nicht gel scht sondern nur als nicht aktuell markiert denn die fr heren Termine Akten usw sollen ja nicht ebenfalls gel scht werden Berufstr ger gibt an ob es sich bei dem Mitarbeiter um eine Berufstr ger handelt oder nicht Zeichnet Da Rechtsanw lte erfahrungsgem unterschiedliche Ansichten dar ber ha ben ob und wie auch ihr Vorname und gegebenenfalls ihr Titel im Unterschriftenfeld er scheinen soll kann an dieser Stelle angegeben werden in welcher Weise der Rechtsan walt zeichnet Der eigene Unterschriftszug kann auch direkt in den Optionen eingestellt werden ohne hierf r die Mitarbeiterverwaltung zu verwenden z B Urlaubsvertretung Wird ein Rechtsanwalt zum Beispiel w hrend seines Urlaubs regelm ig vertreten kann an dieser Stelle auch zeitweilig der Name des Vertreters ein getragen werden zum Beispiel mit dem Zusatz i V damit in den automatisch erstellten Dokumenten ein Hinweis auf die Vertretung erfolgt Berufsbezeichnung Rechtsanwalt Rechtsanw ltin B rovorsteher oder was auch immer z B im Brief verwendet werden soll In der Liste werden die bisher verwendeten Bezeichnungen angeboten E Mail des Mitarbeiters Bleibt dieses Feld leer wird ggf die E Mail Adresse des Mitarbei ter
90. ent kann auch ausgef hrt werden wenn nur die Akte bekannt ist also kein konkreter Beteiligter ausgew hlt worden war In diesem Fall bleiben in dem erstellten Brief die nicht anwendbaren Felder leer Vorher erfolgt eine R ckfrage ob nicht ein Irrtum vorliegt Zus tzliche Informationen im Dokument Dokument2 Eigenschaften Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Das erstellte Dokument speichert in den nicht sichtba i Be Name Aktenzeichen nder ren Eigenschaften des Dokuments zahlreiche zus tzli De a Abschlussdatum I L schen che Informationen re ite Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum e Datenquelle Aktenzeichen Empf nger Selek Typ Text tionskriterium usw f r sp tere Verwendung als Wert Peik f Eigenschaften Name wert Typ Intelligentes Dokument O aei 103231 Zahl abi 23629 Zahl Aktenzeichen 4712 77 Text e Dokumenteigenschaften wie rechts abgebildet een et Te pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 47 A JUR KANZLEISOFTWARE aus denen ersichtlich ist wer das Dokument erstellt hat in welcher Akte u a S mtliche Informationen sind einsehbar und nderbar ber e Word 2000 2005 Datei Eigenschaften Anpassen e Word 2007 Bunter Knopf Vorbereiten Eigenschaften Dokumenteigenschaften Erweiterte Eigenschaften Anpassen Der Screenshot rechts zeigt die Zusammenfassung die brigen Daten finden sich auf dem Regi
91. entstand im Jahre 2002 in unserer Hamburger Rechtsanwaltskanzlei und wird heute von vielen hunderten Kanzleien in ganz Deutschland und dar ber hinaus verwendet Und es werden immer mehr Seine besondere Benutzerfreundlichkeit und Praxisn he bezieht das Programm aus dem Umstand dass es st ndig durch aktive Rechtsanw lte weiter entwickelt und optimiert wird Wir tolerieren keine Fehler und beachten sorgf ltig das lebhafte Feedback unserer Benutzer Unser Ziel war und ist es f r uns und andere Anw lte ein leistungsf higes und dennoch preisg nstiges Spitzenprodukt zu schaffen und sind berzeugt dies durch den umfassen den Funktionsumfang und durch viele innovative Features erreicht zu haben Cockpit Startfenster und zugleich die zentrale Kommancostelle f r fast alle Programmfunktionen ist das Cockpit Freund Feind 4712 77 JG a jur Cockpit V 4 1 142 server1 gap Datei Bearbeiten Akten Adressen Konto Fibu Termine Internet Extras Einstellungen Hilfe dressen Akten Aktenlisten Aktensuche Aktenordner Word Dokument Zeiterfassung Aktenkonto Beteiligungen Finanzbuchhaltung E Ma Funktionen Aktenoraner Arte i 4712777 FH Freund Feind in Fiona erstelt A EF Fotos von Ma ex Beteiligte 5 Er vertragsent ae Amigo Fre Mandant 1 Wo2 Amigo Fre x Freund Amigos Mandant yis Gegenseite 2 o2 RucioerF 4 2510 Feind R diger Gegner Wos Finanzent Schubjack Schmu
92. er abgeschlossen ist springt das Cockpit auf die entspre chende Akte 59 05 X sis Texti 2 ber den kleinen Button rechts neben dem Feld f r das Aktenzei chen ffnet sich eine Art Tastatur mit der das Aktenzeichen per Mausklick einge geben werden kann Es gibt darin auch eine kleine Vorschau auf die Aktenbe zeichnung damit man sich vor dem Abschluss dieser Eingabe vergewissern kann die richtige Akte eingetippt zu haben OK bertr gt die eingetippte Akte in das Cockpit Es gen gt die Eingabe eines eindeutigen Anfangs Wenn ein unvollst ndiges Aktenzei chen eingegeben wurde sucht das System automatisch nach der letzten Akte die mit der angegebenen Zeichenfolge anf ngt Wird also z B bei Verwendung des Standardformats nur die Zahl vor dem Schr gstrich angegeben wird die betreffende Akte des laufenden Jahres ausgew hlt bzw des letzten Jahres in dem eine solche Aktennummer vergeben war Um die Akte 4711 10 aufzurufen gen gt im Jahre 2010 also die Eingabe der Zahl 4711 Aktenbezeichnung Eine Akte kann auch ber ihre Bezeichnung ausgesucht werden indem im Aktenbezeich nungsfeld die Aktenbezeichnung Buchstabe f r Buchstabe eingegeben wird bis die betreffende Akte im Feld sichtbar wird Nach der Eingabe weniger Buchstaben wird das Listenfeld entsprechend den Anfangs buchstaben alphabetisch aufgef llt War die Auswahl nach einigen Buchstaben noch nicht eindeutig ist es oft schneller durch Klick au
93. erden Landgericht SENDEN iii Daten werden durch diese Funktionen nicht ver ndert Es handelt sich lediglich um Aus wertungen der vorhandenen Daten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 36 A JUR KANZLEISOFTWARE Falls die hier gegebenen M glichkeiten nicht ausreichen oder zu kompliziert erscheinen bietet es sich an die Tabelle nach Excel zu exportieren Datei Export Excel und dort unabh ngig von der Datenbank weiter zu verarbeiten Wenn eine besonders konfigurierte Abfrage sp ter erneut verwendet werden soll emp fiehlt es sich sie als Abfrage zu speichern damit die Einstellungen nicht erst wieder neu eingegeben werden m ssen Sortieren nach Sort Eine Tabelle kann nach s mtlichen angezeigten Spalten aufsteigend oder absteigend sortiert werden Zu diesem Zweck ist die jeweilige Spalte anzuklicken und im Men auf aufsteigend bzw absteigend zu klicken je nach gew nschter Reihenfolge Die Sortierung bleibt auch erhalten nachdem die Spalte ausgeblendet wurde Men An sicht Wird eine Sortierung ge ndert tritt die bisherige Sortierung einen Rang zur ck und kommt noch zum Tragen wenn das vorrangige Kriterium infolge identischer Elemente wirkungslos wird Um also z B eine Adressliste in erster Linie nach Nachnamen dann nach Vornamen und dann nach PLZ zu sortieren ist die Tabelle erst nach PLZ dann nach Vornamen und dann nach Nachnamen zu sortieren Filtern WHERE Fas
94. erden Man dant2 Sonderfelder Tags Es gibt einige Sonderfelder Tags die manuell oder per Doppelklick ber das Dropdown feld eingef gt werden k nnen lt beko gt Die Zeichenfolge lt beko gt bewirkt dass an dieser Stelle bei der Erstellung der Dokumen tes das Beteiligtenkonto eingef gt wird Davor und dahinter sollte ein Absatz sein Als Datenquelle muss Beteiligte angegeben werden Bevor zur Laufzeit das Beteiligtenkonto eingef gt wird ffnet sich das Fenster Konto bu chen um dem Benutzer Gelegenheit zu geben etwaige Kosten zu buchen und das Konto auf Richtigkeit zu pr fen Das Fenster wird gebunden ge ffnet d h die Erstellung des Dokuments ist unterbrochen bis dieses Fenster mit oder ohne die Vornahme von Bu chungen wieder geschlossen wird Die Spaltenauswahl kann abweichend konfiguriert werden lt nr gt Die Zeichenfolge lt nr gt bewirkt dass an dieser Stelle beim Speichern die Dokumenten nummer eingesetzt wird damit intern erkennbar bleibt welche Datei dem Schriftst ck zugrunde liegt Dieses kann z B unmittelbar hinter dem Aktenzeichen stehen Hinweis Aus der Nummer wird Dritten ersichtlich wie viele Dokumente es bereits zur Akte gibt und in welcher Folge sie erstellt wurden Falls dies nicht gew nscht ist sollte von der Verwendung dieses Features Abstand genommen werden lt beteiligungen gt Die Zeichenfolge lt beteiligungen gt bewirkt dass bei Ausf hrung der Programmfunktion
95. erden muss sie als aja Datei gespeichert wer den und als Link in den Kalender eingetragen werden Eigenschaften Angezeigt wird die der Tabelle zugrunde liegende Datenbankabfrage Tabellen Men Bearbeiten Adressliste gesamt es Daten Ansicht Hilfe i suchen Strg F C Datensatz l schen Entf alle Alles Markieren Strg Feldwert bernehmen Zeilen nummerieren v Bearbeitungen best tigen Neueingabefenster Treffer erreicht besteht Gelegenheit die Suche von oben _ Re Neueingabezeile Fire naar Suchen STR F Die Tabelle wird nach einem einzugebenden Suchbegriff durchsucht und die entsprechende Zeile ausgew hlt Die A De Suche findet immer in der zuletzt angeklickten Spalte ab o a w rts statt Ist das untere Ende der Tabelle ohne weitere sg erusae ena kad erneut durchzuf hren Weitersuchen F 3 Eine begonnene Suche wird fortgesetzt zum n chsten Treffer Es empfiehlt sich die Ver wendung der Funktionstaste F3 Alles Markieren Die gesamte Tabelle wird ausgew hlt und kann dann z B in die Windows Zwischenablage bernommen werden Feldwert bernehmen Der Wert der aktuell markierten Zelle wird f r die gesamte Spalte bernommen Um nur bestimmte Zeilen zu erfassen ist zuvor die gew nschte Filterung vorzunehmen Ist der gew nschte Wert noch nirgends vorhanden ist er zun chst in der aktuellen Zelle ein zugeben Kann die Tabelle oder die Spalte nicht bearbe
96. ere Nummer reserviert selbst wenn das erste Dokument noch nicht gespeichert wurde Wird das Speichern des ersten Dokuments dann abgebrochen aber das zweite gespeichert entsteht in der Zah lenfolge eine L cke Dieser seltene Fall ist hinzunehmen damit keine Nummer doppelt vergeben wird Die Zahl wird pro Akte hochgez hlt Ist es dabei zu Fehlern gekommen kann die Zahl in der Aktenverwaltung korrigiert werden Das Ordnungsprinzip kann locker gehandhabt werden Es k nnen manuell auch Num mern wie 13a 13b usw vergeben oder die Dateinamen frei gew hlt werden Eine Nummer kann auch doppelt vorkommen solange dadurch keine identischen Dateinamen entstehen Word Dokument erstellen Doppelklick Der schnellste Weg ein Word Dokument zu erstellen besteht darin im Cockpit auf den entsprechenden Aktenbeteiligten zu doppelklicken Damit ffnet sich Word mit der Standarddokumentvorlage des Beteiligten wobei die in der Vorlage definierten Feldplatzhalter mit den Daten aus der Datenbank ersetzt werden Rechte Maustaste Der zweitschnellste Weg um ein Word Dokument zu erstellen besteht darin im Cockpit den Beteiligten auszuw hlen und mit der rechten Maustaste das Untermen Word Dokument erstellen zu ffnen Das Untermen bietet s mtliche einschl gige Standardvorlagen sowie die zuletzt ausge w hlte Vorlage an Programmfunktion Word Dokument Diese Programmfunktion ist normalerweise ber einen der Funktionsbuttons err
97. ert Es wird ein Dateiname vorgeschlagen der sich zusammensetzt aus einer vom Mahnge richt vergebenen in den Stammdaten gespeicherten Buchstabenfolge und einer laufen den Nummer die standardm ig in dem vom Mahngericht zugewiesenen Bereich hoch gez hlt wird so z B ABC005 eda Eine EDA Datei kann mehrere Antr ge enthalten Insofern ist es auch m glich eine be reits vorhandene Datei auszuw hlen in diesem Fall wird der neue Antrag den vorhande nen Antr gen in der Datei hinzugef gt Ob man diesen Weg w hlt oder f r jeden Antrag eine neue Datei vergibt kann nach Praktikabilit t entschieden werden Jede Datei wird gesondert an das Gericht bermittelt Bei der bermittlung an das EGVP wird die Datei in den Importordner des EGVP ver schoben Der Ordner und die Antragsliste ist dann also leer Ist die Kanzlei bei mehreren Mahngerichten zum elektronischen Mahnverfahren angemel det gibt es unterschiedliche EDA Stammdatens tze und d rfen die Antr ge nicht in der selben Datei vermengt werden Beim Speichern unter werden daher nur die Dateien aus dem aktuell verwendeten Stammdatensatz angeboten z B EDA Dateien Hamburg ABC eda P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 85 A JUR KANZLEISOFTWARE Ma h n ve rfa h re n EDA Stammdaten EDA St dat ge Sta m m d ate n ve rwa t u n g Angaben zur ne re zum elektronischen Mahnverfahren eines Mahngerichts R a P id o g Umsatzsteuersatz S
98. es Beteiligtenkontos um z B Verzugszinsen oder eine Differenz anzu mahnen die n chste Rechnung ist bereits vorbereitet um bei der Entstehung weiterer Geb hren tatbest nde lediglich noch die offene Differenz anzufordern keine aus technischen Gr nden notwendigen Schritte Rechnungen ausbuchen Erweist sich eine gebuchte Ausgangsrechnung als e uneinbringlich e fehlerhaft e wird sie einvernehmlich abge ndert oder e soll sie aus anderen Gr nden aufgehoben werden ist folgendes zu beachten 1 Das Buchen einer Rechnung ist bei Rechtsanw lten wie bei allen 4 Ill EStG Rechnern ein rein interner Vorgang der f r die Gewinnermittlung belanglos ist Nicht schon das Versenden oder das Buchen sondern erst die Bezahlung einer Rechnung stellt eine Einnahme dar Der Wegfall einer unbezahlten Rechnung ist f r die Steuer und f r die Finanzbuchhaltung deshalb unerheblich 2 Bei Freiberuflern geht es nicht um die Finanzbuchhaltung sondern Beteiligtenkon ten Alle gew nschten Eingaben k nnen ber Konto buchen vorgenommen wer den 3 Das Umsatzsteuerrecht verlangt von Anw lten lediglich die fortlaufende Numme rierung der Ausgangsrechnungen Die Art und Weise wie Rechnungen und ihre Nummerierung in der EDV erfa t werden interessiert die Steuer bei Anw lten nicht In den Beteiligtenkonten kann frei gebucht werden es gilt dort weder das Prinzip von Buchung und Gegenbuchung noch gelten dort die Grunds tze der Ordnun
99. es Geldbetrages ber einen zu w h lenden Zeitraum berechnet werden Beachten dies ist nur ein kleines Hilfstool F r Zinsberechnungen im Rahmen von Schuldkonten siehe Seite 63 ff Mit jeder nderung der Eingabewerte wird das Ergebnis sowohl als Betrag als auch als Text ausgegeben Die Textausgabe ist besonders hilfreich wenn aufgrund der gestaffelten Zinss tze des Basiszinses mehrere unterschiedliche Zinszeitr ume vorhanden sind P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 115 A JUR KANZLEISOFTWARE Beide Ergebnisfelder k nnen mit Hilfe der Zwischenablage in andere Anwendungen ber nommen werden Mit dem Taschenrechner rechts neben dem numerischen Ergebnis kann weitergerechnet werden Betrag es ist der zu verzinsende Betrag einzugeben ber das rechte Feld kann die Eingabe ber den Taschenrechner erfolgen Zinsrechner W hrungssymbol das Feld unmittelbar rechts u Betrag 1 000 00 neben dem Betragsfeld kann ein beliebiges E j Pa von 22 06 2005 is 22 06 2006 gt A an A sen Tade W hrungssymbol aufnehmen damit die auch anssz 5 r en die Textausgabe des Ergebnisses in der Basiszins zzgl 5 00 vom 22 06 05 bis 22 06 06 ES 6 21 Zinsen auf 1 000 00 vom 22 06 05 01 07 05 1 53 j j 3 1 j 6 17 Zinsen auf 1 000 00 vom 01 07 05 01 01 06 31 10 richtigen W hrung erfolgt F r die Berechnung 6 37 Zinsen auf 1 000 00 vom 01 01 06 22 06 06 30 02 Mi
100. eschluss dot strecku ng sfen ste r 9 i prandunos und ae Es atenerinnerung dol z f ee Fo u O E Bei Bedarf k nnen mit denselben Einstellungen e gt gt noch weitere Antr ge erstellt werden u JR Erle Dateityp Dokumentvorlagen dot Abbrechen Zu beachten ist dass die Dokumentvorlagen die Angaben ber Gl ubiger und Zwangs vollstreckungsorgan enthalten speziell f r Zwecke der Zwangsvollstreckung eingerichtet werden m ssen Hinweis Damit eine neue Adresse hier als Zwangsvollstreckungsorgan erfasst werden kann muss unter Einstellungen Stammdaten Listen Standardbeteiligungstypen die Id des ge w nschten Beteiligtentyps deklariert sein P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 94 A JUR KANZLEISOFTWARE Terminsverwaltung m aa 7 zer Ka rum Wichtiger Hinweis Termine und Fristen d rfen nicht lediglich mit dem zum Programm geh renden Kalender sondern 4 m ssen auch in herk mmlicher Weise notiert und berwacht werden Der Terminkalender z hlt im Hinblick auf die ber ragende Bedeutung der Fristen und Termins berwachung und das Missverh ltnis zwischen potentieller Schadensh he s und der Lizenzgeb hr nicht zum vertraglichen Leistungsum fang es wird insoweit auch keinerlei vertragliche Haftung bernommen siehe Lizenzbedingungen Terminkalender Das Programm verf gt ber eine umfassende und zuverl ssige Verwaltung von Terminen jeglicher Art Hierbei kann es
101. eter Bei berschaubaren Akten ist diese Eingabe berfl ssig sie ist aber hilfreich und teilweise auch notwendig bei Massenverfahren Im Kontextmen eines Beteiligten l sst sich anzeigen durch wen der Beteiligte vertreten wird Soll ein Vertreter Beteiligung die in einer anderen Beteiligung als Vertreter gespeichert ist aus der Liste der Beteiligungen gel scht werden muss erst die Vertretung gel scht werden sonst gibt es eine Meldung Verfahrensrolle Verfahrensrollen Datei Bearbeiten Daten Ansicht Hilfe Das Programm unterst tzt zu jeder Beteiligung BE S f x 7X Verfahrensrollen auch eine Verfahrensrolle einzugeben und zu Auswahl ger verschiedenen vertahrensrollen mit Deklination Bezeichnung Nominativ Genitiv Dativ Akkusativ i i j ri i j i Angeklagter der Angeklagte des Angeklagten dem Angeklagten den Angeklagten a bearbeiten im Cockpit ber die erweiterten Ei Antragsgegner der Antragsgegner des Antragsgegners dem Antragsgegner den Antragsgegner RP Antragsteller der Antragsteller des Antragstellers dem Antragsteller den Antragsteller genschaften der Beteiligu ng Antragstellerin die Antragstellerin der Antragstellerin der Antragstellerin die Antragstellerin Auftraggeber der Auftraggeber des Auftraggebers dem Auftraggeber laen Auftraggeber Auftraggeberin die Auftraggeberin der Auftraggeberin der Auftraggeberin die Auftraggeberin W hrend die Parteirolle subjektiv die Sicht
102. f das Dreieck oder die Funktionstaste F4 die Liste durchzuscrollen um die richtige Akte festzulegen Kennt man nicht die Anfangsbuchstaben einer Aktenbezeichnung sondern nur zum Bei spiel das Passivrubrum kann an einer beliebigen Stelle in der Aktenbezeichnung gesucht werden in dem als erstes Zeichen der Stern eingegeben wird gefolgt von einigen Buchstaben die als Suchbegriff dienen Mit der Eingabetaste oder Verlassen des Feldes wird die Suche ausgef hrt F hrte die Suche zu einem eindeutigen Ergebnis ist die Akte bereits ausgew hlt anderenfalls ist die Auswahlliste dann aufgef llt mit dem Ergebnis der Suche P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 26 A JUR KANZLEISOFTWARE In beiden F llen werden standardm ig nur die nicht abgelegten Akten durchsucht und angezeigt Sollen auch abgelegte Akten in die Suche einbezogen werden ist die klei ne Checkbox rechts neben dem Feld anzuklicken Suche verfeinern Wenn eine Akte ausgew hlt wurde kann durch Klick auf das Wort alphabetisch das Auswahllistenfeld alphabetisch um die bereits vorhandene Aktenbezeichnung herum auf gef llt werden Es l sst sich dann vor und zur ck nach Akten bl ttern die hnlich begin nen Aktensuche 2 Aktensuche Programmfunktion zur Suche nach einer Akte Be7eichnung internes Betreff Ba Bezeichnung Nachname anhand der Akten und Beteiligteninformationen Petrer Beate Herkunft Parteirolle Wenn es ledig
103. ge nutzt werden Wenn Kreditinstitute zu einem anderen Ergebnis gelangen so ist zu berpr fen ob sie m glicherweise Tilgungsleistungen erst zeitverz gert dem verzinslichen Kapital gut schreiben oder vielleicht gar die 360 Zinstage Methode verwenden Beteiligung Konto Rechnungen kopieren und bertragen Beteiligungen Konten und Rechnungen k nnen beliebig bertragen und kopiert werden einzeln oder auch zusammen Die bertragung eines Kontos ist z B hilfreich wenn das Titulierungs oder Erkenntnis verfahren abgeschlossen ist und das Inkasso oder die Zwangsvollstreckung unter neuem Aktenzeichen durchf hrt werden soll Das Kopieren einer Rechnung ist n tzlich wenn in hnlicher Weise gegen ber unterschiedlichen Beteiligten abgerechnet werden soll Es ist im Cockpit wie folgt vorzugehen Beteiligung ausw hlen Quelle e Men funktion Bearbeiten Beteiligung kopieren bzw Bearbeiten Beteiligung ausschneiden klicken e Akte und Beteiligung ausw hlen auf die das Konto bertragen werden soll Ziel e Men Bearbeiten klicken und w hlen pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 71 A JUR KANZLEISOFTWARE o Beteiligung einf gen um die Beteiligung einzuf gen ob ggf auch Konto und oder Rechnung mit eingef gt werden wird sodann abgefragt o Konto Rechnung einf gen um das Konto und oder die Rechnung auf eine vorhandene andere Beteiligung zu bertragen Wenn in der Zielbeteiligung bereits Buc
104. gihes Gestein msn n TRechrung magit Desamibct og nepitv iur rufstr ger des Unternehmens Banderouruece Sehr geeiris Damen und Ferren Sendrdgr storm Mi ru nchen Orisser Tilgungsplan Formulierung f r den Buchungs Mund Panik text eines Tilgungsplans Nettobetrag Bezeichnung f r die Summe von Nettolieferungen und leistungen Umsatzsteuer Bezeichnung der Umsatzsteuer z B auch Mehrwertsteuer oder Sales Tax Bruttobetrag Bezeichnung f r die Summe von Netto und Umsatzsteuer Gesamtbetrag Bezeichnung f r den Endbetrag einer normalen Rechnung Rechnung ausgeglichen Bezeichnung f r den Endbetrag einer Rechnung ohne End betrag Rechnung negativ Bezeichnung f r den Endbetrag einer Rechnung die ein Guthaben ausweist Standardanrede Diese Anrede wird verwendet wenn aus irgendeinem Grund eine kon krete Angabe aus der Adressverwaltung nicht verf gbar ist z B weil mehrere Personen gleichzeitig angesprochen werden sollen Standardgru formel Diese Gru formel wird verwendet wenn aus irgendeinem Grund eine konkrete Angabe aus der Adressverwaltung nicht verf gbar ist Textbausteine Zeiterfassung Einleitungsphrasen RE f r Beteiligte lokal zoria ft zentral 29 zena a Ordnen Progr mumwer zekhnimtack Sarmwerzeichnis Server Wurhanzeinotmare Lobaier Ordrer Datewer zeichnisse f r serie tgap Tohumernenordser Vorkegence nen Bausen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTIN
105. gruppe Dokumenten Nr 59 pa Angelegt 22 01 2005 dbo AbpelagE 16 11 200910 01 I Nr 08 308 Ge P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 5 A JUR KANZLEISOFTWARE usw werden erst im n chsten Schritt und zwar vom Cockpit aus der Akte zugeordnet Wird das Fenster aus einer bestehenden Akte heraus aufgerufen wird wird die Akte zur Bearbeitung ge ffnet Anderenfalls oder durch Klick auf neu wird das Formular f r eine Neueingabe geleert Aktenzeichen Um ein neues Aktenzeichen im Standardformat n zz zu vergeben ist der Button neu zu klicken Es erscheint im Jahr 2010 der Schriftzug 10 Der zuletzt vergebene Wert von wird in den Optionen gespeichert Bei der ersten Ak tenanlage eines Jahres besteht automatisch Gelegenheit mit einer anderen Zahl zu be ginnen Ist das aus dem hochgez hlten Wert sich ergebende Aktenzeichen bereits vor handen was normalerweise nicht der Fall sein sollte wird automatisch der n chste freie Z hlwert verwendet Alternative Aktenzeichenformate Aktenzeichen k nnen auch in einem anderen als dem Standardformat vergeben werden Zu diesem Zweck ist in den Optionen unter Aktenzei chen in beliebigem Format das H kchen zu setzen Anderenfalls werden z B im Cockpit keine Beteiligten angezeigt Es kann dann jede beliebige Buchstaben oder Ziffernfolge verwendet werden sofern sie nicht die in der Datenbank konfigurierte H chstl nge berschreitet Standard 50 Zei
106. gsgem en Buchf hrung GOB P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 80 A JUR KANZLEISOFTWARE Gewerbetreibende ben tigen f r ihre eigene Buchhaltung allerdings eine Gutschrift um die bisherige Rechnung zu korrigieren Das Buchen einer Rechnung bedeutet bei uns dass in das Beteiligtenkonto des Rech nungsempf ngers eine entsprechende Schuldposition gebucht wird Die Finanzbuchhal tung ist daran nicht beteiligt In der Liste Offene Posten erscheinen alle Beteiligtenkonten in denen eine gebuchte Rechnung enthalten ist deren Kontosaldo gr er als 10 ist und deren Akte nicht abgelegt ist Es gibt daher folgende M glichkeiten 1 bei einvernehmlicher nderung der Rechnung sollte insbesondere Gewerbetrei benden ber das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellt und gebucht werden 2 In anderen F llen spricht nichts dagegen die Rechnungsbuchung einfach zu n dern oder zu l schen ber Konto buchen Wenn die Rechnung bereits versen det worden war gen gt es der Finanzverwaltung wenn eine Kopie der Rechnung zug nglich bleibt 3 Es gibt nicht unbedingt einen Grund uneinbringliche Rechnungen zu stornieren Man kann sie einfach als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen ist ja viel leicht doch noch einmal interessant 4 Im Interesse der Transparenz kann im betreffenden Beteiligtenkonto eine Gegen buchung erfolgen also der zu stornierende Betrag mit negative
107. guriert werden Einstellungen Stammdaten Listen Verfahrensrollen Standard Die Checkbox Standard gibt an ob es sich um den Standardbeteiligten dieses Typs han delt was vor allem f r die Erstellung eines gerichtlichen Rubrums von Bedeutung ist Wird auf die Daten eines Beteiligten aufgrund seiner Parteirolle Beteiligungstyps zuge griffen handelt sich es wenn es den Typ mehrfach gibt um den Standardbeteiligten Sind z B mehrere Mandanten zur Akte gespeichert kann damit einer der Mandanten ausw hlt werden Dieser wird damit zum Standardmandanten in der Akte Dasselbe gilt f r alle an deren Beteiligungstypen Nicht nur f r streitige F lle Das Programm ist f r Rechtsanw lte optimiert darauf aber keineswegs beschr nkt Es lassen sich genauso die allgemeine Kanzleiverwaltung und reine Adresssammlun gen organisieren z B Personalsachen Beh rdensachen Fortbildungssachen Ver bandssachen Raummiiete Lieferantenlisten private Adresslisten z B auch das pers n liche Adressbuch VIP Mandanten Weihnachtsgru liste Bauvorhaben Klassentreffen und vieles andere Damit sichert man sich auch hier eine einfache Erstellung und Archivierung von Doku menten und E Mails Oder noch allgemeiner formuliert Tats chlich ist das Konzept nicht einmal auf Anwalts und Notarkanzleien beschr nkt Die Kernbereiche n mlich e Akten und Adressverwaltung e Dokumentenmanagemernt Erstellung und Archivierung e Ter
108. h gestaffelt unterschiedliche Zinss tze f r eine Bu chung ber eine Tabelle kann f r jede einzelne Buchung eine beliebige Anzahl von Ter minen mit der jeweils ab dann geltenden Verzinsung angegeben werden Die Eingabe von Staffelzinsen ist erst nach der Speicherung der betreffenden Buchung m glich Anderenfalls ist die Registerkarte nicht klickbar Das Wertstellungsdatum des Hauptfensters ist noch f r die Reihenfolge der Buchungen sowie den fr hestm glichen Beginn der Staffelzinsen ma geblich Der Zins ist vorl ufig noch nicht als Prozentsatz sondern als Faktor von 1 anzugeben 5 Prozent also z B als 0 05 Navigationsfelder Mir den vier Dreiecksfeldern kann man sich in den bisherigen Buchungen hin und herbe wegen um diese bei Bedarf zu ndern oder zu l schen Ist f r die Buchung eine Rech nungsnummer vergeben ist dies nur eingeschr nkt m glich P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 67 A JUR KANZLEISOFTWARE Buttons SIT 1 mju Deu pevsuren E Fibu mport bernehmen Schlie en 1 Fibu Import bernimmt s mtli che Journalbuchungen in das Beteiligtenkonto Achtung Doppelbuchungen ver meiden insbesondere nach vorangegangenem Fibu Import in eine gebuchte Rechnung 2 bernehmen Die Eingaben werden gespeichert das Fenster bleibt ge ffnet 3 Schlie en Etwaige Eingaben werden gespeichert und das Fenster geschlos sen Beteiligtenkonto richtig interpretieren Grundlagen zur
109. her die allgemein zug nglichen Ausf llhinweise zu beachten Vor dem Versand sollte der Inhalt immer mit Hilfe der html Vorschau kontrolliert und aus gedruckt werden Mahnverfahren Hauptfenster Mit der Programmfunktion Mahnverfahren wird das Hauptfenster aufgerufen von dem aus alle Antr ge im elektronischen Mahnverfahren erstellt werden k nnen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 82 A JUR KANZLEISOFTWARE Mahnverfahren E R diger Feind e K unbeteiligte Beteiligte amp a jur Elektronisches Mahnverfahren 2364 07 M Gemeinsame DY Stelle der Justiz OLG Stuttgart Son a1 A Koordinierungsstelle f r das automatisierte Mahnverf A Landgericht Hamburg Il Instanz Sievekingplatz 1 20 wv Antragsteller Antragsgegner 1 Amigo Freund Mandant Sonnenseite 17 22587 Hamb G 3 R diger Feind e K Gegner Schattenweg 99 20095 He amp Pad GmbH Hammerbau GmbH amp Co Gegnen Schlammweg A al Hauptforderung en nebst Zinsen Kosten usw mer Anspruch i Position Betrag Rechnung 9876 32 44 Z 9 122 1 Mahnkosten 1 00 2 8 Rechnung 7587 10 00 Bz 19 12 2 K Ausk nfte 400 Bankr cklastkosten 500 abh ngige Gegenleistung wurde bereits erbracht Mahnbescheidsantrag Anspruch h ngt nicht von einer Gegenleistung ab Neuzustellungsantrag Mahnbescheid E ollstreckungsbescheidsantrag Antragsgegner sind Gesamtschuldner Neuzustellungsantrag Yollstreckungsbescheid Antragsteller
110. hricht 22 Kosten Erla nachricht VB 90 Quittung zur Fax Datenfern bertragung In der geltenden Ausbaustufe 00 werden die Antworten des Gerichts parallel per EGVP und per herk mmlicher Post an den Rechtsanwalt bermittelt Sp testens aufgrund des Posteinganges kann also reagiert werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 92 A JUR KANZLEISOFTWARE Im EGVP l sst sich der Inhalt einer Nachricht nicht unmittelbar anzeigen Doppelklick f hrt zu einer irref hrenden Fehlermeldung bitte verkn pfen Sie Die Nachricht bzw ihr Anhang l sst sich ber die rechte Maustaste aber andernorts speichern und dort per Doppelklick ffnen Sie kann mittels rechter Maustaste auch in ein Anhang einer E Mail exportiert werden und von dort aus auch vor dem senden per Doppelklick ge ff net werden Wird im EGVP ein Exportverzeichnis deklariert werden die eingegangenen Nachrichten durch das EGVP in dieses kopiert Das Unterverzeichnis attachments jedes Posteingangs enth lt dabei die eigentlichen Nachrichtigen vom Typ eda Diese k nnen durch Doppelklick ge ffnet werden Das Pro gramm generiert dabei aus der eda Datei eine html Version die automatisch mit dem Standardbrowser angezeigt wird Alternativ kann aus dem EGVP heraus auch der Dateianhang einer eingegangenen Nach richt durch Speichern unter an einem beliebigen Ort gespeichert werden es empfiehlt sich ein zu diesem Zweck eingerichtetes Unterverzeichnis der E
111. ht werden soll Die Ankreuzfelder im Kasten Status geben vor ob in s mtlichen Akten nur in den aktiven Akten oder inaktiven Akten gesucht werden soll Standardm ig wird nur in den aktiven Akten gesucht Mindestens eines der beiden Felder muss angekreuzt sein Im Kasten Anlagedatum kann eingegrenzt werden wann die zu suchende Akte angelegt wurde Das Anlagedatum wird jeweils bei der Anlage einer Akte automatisch gespeichert Im Kasten Sonstiges kann schlie lich die Suche auf einen bestimmten Sachbearbeiter Akquisiteur oder auf ein bestimmtes Sachgebiet begrenzt werden Der Button zur cksetzen setzt alle Suchfelder wieder auf ihre Grundposition zur ck Ausf hrung der Suche Nach jeder Eingabe oder nderung eines Suchkriteriums f hrt das Programm die Suche intern bereits aus und zeigt auf den Button unten links an auf wie viele Akten die Suche zutrifft Die Liste der gefundenen Akten l sst sich durch Klick auf diesen Button anzeigen In der sich dann ffnenden Tabelle werden alle herausgefilterten Akten angezeigt Hier kann dann eine Akte ausgew hlt werden und durch Klick auf den Aktionsbutton das Cockpit mit der entsprechenden Akte ge ffnet werden Akte kopieren Diese Programmfunktion erstellt eine Kopie der Akte mitsamt ihren Beteiligten deren er weiterten Einstellungen und Aktenlinks Dies ist z B hilfreich um Folgesachen mit den selben Parteien anzulegen Anschlie end sollten die n tigen Modifikationen erfolg
112. hten E Mail Programm in das Adressfeld eingef ht werden Handelt es sich um viele Adressen ist es ein Gebot des Datenschutzes diese in das Bcc Feld einzuf gen damit sie nicht f r alle Empf nger sichtbar sind Speichern ffnen Die der Tabelle zugrunde liegende Abfrage wird als Datei aja gespeichert bzw aus einer solchen Datei heraus wieder ge ffnet Gespeichert werden auch alle vom Benutzer vorgenommenen Einstellungen wie Filte rung Sortierung Spaltenauswahl usw Nicht gespeichert werden die eigentlichen Daten diese werden immer laufzeitaktuell an gezeigt Diese Funktion ist ebenso unscheinbar wie leistungsf hig z B kann sich auf diese Weise jeder Verwender einen Fundus in besonders interessierender Abfragen zusammen stellen Die Dateien erscheinen ggf auch automatisch z B in der Liste der zuletzt ver wendeten Dokumente des Windows Startmen s so dass jederzeit ein schneller und ak tueller Zugriff m glich ist Wiedervorlage notieren Es kann ein Datum angegeben werden zu dem die Tabelle in den Terminkalender einge tragen wird Mit der dann erfolgenden Erinnerung besteht auch die Gelegenheit diese Tabelle durch einfache Best tigung zu ffnen um z B erwartete Zahlungseing nge zu berwachen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 33 A JUR KANZLEISOFTWARE Wiedervorgelegt wird die Tabelle in der Startkonfiguration Soll die Tabelle in besonderer Filterung Spaltenauswahl o angezeigt w
113. hungen vorhanden sind werden diese nicht ber schrieben sondern kumuliert Es erfolgt ggf eine Warnung der Vorgang ist nicht r ck g ngig zu machen Ist in dem Konto bereits eine Rechnungsnummer vergeben worden wird diese nicht mit kopiert Rechnungen Programmfunktion zur Berechnung der Rechtsanwaltsverg tung und Auslagenforderungen f r Kostennoten Kostenfest setzungsantr ge usw Der Aufruf der Programmfunktion setzt die vorherige Aus wahl eines Beteiligten im Cockpit voraus Die Rechnung wird nicht blo angezeigt und ausgedruckt sondern es wird auch ihre finanzielle Struktur gespeichert um die sp tere Verbuchung zu unterst tzen Die Berechnung ist sehr flexibel W hlt man z B das Prozessgericht aus kann damit auch die Gerichtskostenrechnung erstellt oder nachvollzogen werden Wenn man in der Stammdatenverwaltung andere Rechnungstatbest nde eingibt kann damit auch ein Klempner eine Heizungsreparatur abrechnen Buchung Im Rahmen Buchung sind die einzelnen Zeilen der Berechnung einzugeben zu bearbei ten oder zu l schen Um eine neue Zeile einzugeben ist zun chst der Text auszuw hlen Die Eingabefelder rechts daneben stellen sich auf die erfolgte Auswahl ein In den Listenfeldern findet sich ein Angebot aus den bisher verwendeten Werten pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 72 A JUR KANZLEISOFTWARE Es kann sich sowohl um Verg tungen handeln als auch um nicht um
114. icht richtig ausgew hlt Das Verzeichnis muss insbesondere das durch das EGVP eingerichte te Unterverzeichnis Nachrichten enthalten N heres zur Installation und Einrichtung der EGVP Schnittstelle Nach erfolgreicher bergabe an das EGVP werden die in der Datei enthaltenen Antr ge aus der Liste entfernt Anschlie end ist in das EGVP Programm zu wechseln und das Postfach zu ffnen Mit Ausf hrung der EGVP Programmfunktion Fachdaten bernehmen automatisch oder manuell befindet sich die Nachricht im EGVP Ausgangsordner Die Nachricht ist mit Hilfe von Signaturkarte und Kartenleseger t zu signieren Mit erfolgreicher Signatur ist der Senden Button des EGVP freigegeben klickbar und kann die Nachricht versendet werden 7 Vollstreckungsbescheidsantrag Antrag auf Erlass des Voll Geleistete Zahlungen Weitere Kosten amp i Datum Betrag Begr ndung streckungsbescheids 1 Zahlung 01 05 08 120 00 Sonstige Kosten 45 00 EMA 2 Zahlung 17 06 08 475 00 Porto Telefon 3 Zahlung 27 06 08 12 00 Auslagen RYG sonst Pauschale Eingehende EGVP Nachrichten 4 Zahlung Kosten verzinslich v 5 Zahlung Zustellung im Parteibetrieb 7 sonst durch das Gericht Abbrechen 6 Zahlung Im Mahnverfahren sind folgende Kommunikationen des Mahngerichts an die Kanzlei vorgesehen 03 Erlassnachricht Mahnbescheid Rechnung 05 Zustellungs Nichtzustellungsnachricht 16 Abgabenachricht 18 Widerspruchsnac
115. id Rechnung oder Datum eines Kontoauszuges Dieses Datum ist hier einzugeben F r die Berechnung hat das Belegdatum in der Regel keine Bedeutung wohl aber bei einer Berechnung zum Stichtag P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 64 A JUR KANZLEISOFTWARE Wertstellung Das hier einzugebende Datum ist ma geblich f r die Berechnung der For derung insbesondere f r den Beginn des Zinslaufs F llt der eingegebene Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fragt das Programm ob das Datum auf den n chsten Arbeitstag verschoben werden soll Solange Beleg und Wertstellungsdatum identisch sind ndert sich mit dem Belegdatum auch das Wertstellungsdatum Um diese Synchronisation zu beenden ist das Wertstel lungsdatum direkt zu ndern Button 31 Tage Dieser Button addiert die angegebene Zahl von Tagen auf das Beleg datum bzw den n chstfolgenden Arbeitstag um die bliche Zahlungsfrist zu ber cksich tigen Wird bei der Verbuchung einer eigenen Rechnung eine andere Frist verwendet wird diese k nftig verwendet Button 3 Wk hierdurch wird die Wertstellung auf den 3 Werktag des Kalendermonats des Belegdatums eingestellt Dies ist oft der ma gebliche Termin f r Mieten und Unter haltszahlungen Monatlich wiederkehrende Zahlungen iolxi monatliche Zahlungen Buchung von monatlich gleichartig wiederkehrenden Monat bis zu dem einschlie lich beginnend mit i brech Vorg ngen Zahlungen oder Guts
116. ie Beteiligten einzeln zu entfernen Es erfolgen dann jeweils Hinweise auf die L schung bestehender Konten usw Erst wenn alle Beteilig ten entfernt wurden kann die L schung durchgef hrt werden Statt Beteiligte zu entfernen k nnen sie auch mit Bearbeiten Ausschneiden einf gen mitsamt etwaigen Konten in eine andere Akte verschoben werden Manchmal ist eine L schung dennoch nicht m glich weil die Akte noch in bestimmten Zusammenh ngen verwendet wird insbesondere Finanzbuchhaltung Terminkalender oder Zeiterfassung Der Vorgang kann nicht r ckg ngig gemacht werden allenfalls durch R cksicherung der Datenbank sofern es eine Datensicherung gibt Sollte es zur Akte einen Dokumentenordner geben wird dieser nach gesonderter R ck frage ebenfalls gel scht Konto 1 08 Amigo Freund Datei Bearbeiten Daten Ansicht Hilfe ki 5 2 paj a L3 E Jd XXI ad BH AC Konto Freund Freind 1 08 Amigo Freund Ihr Zeichen 565 56 Beleg Datum Text son zin 21 05 08 04 06 08 Rechnung Nr 14 2 441178 Umgang mit den Tabellen Alle mit dem Programm angezeigten Tabellen haben dieselbe Grundstruktur Mit wenigen kon textbedingten Ausnahmen ist es insbesondere m glich 18 06 08 1 Eintr ge Summe Saldo 2 441 17 Stand 2 441 17 Cockpit Akten Adressen Beteiligtenkonto Konto buchen Timeshe e die Tabelle auszudrucken e die Daten nach Excel Word oder in ander
117. ies im Einzelfall nicht aus sollte als zus tzlicher Termin die konkret ben tigte Zeit einge ben werden Button Verlauf zeigt die Terminshistorie an Erstellung und sp tere nderungen Warnungen in folgenden F llen wird ein Eingabefeld gelb unterlegt e Termin am Wochenende oder Feiertag e Termin liegt in der Vergangenheit oder ber ein Jahr in der Zukunft e Erinnerung oder Wiedervorlage k rzer als blich Termin ist erledigt oder storniert P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 102 A JUR KANZLEISOFTWARE Button speichern speichert den Termin mit folgenden Sicherheitskontrollen wobei je weils ein Hinweis erfolgt und Abhilfe oder Abbruchm glichkeiten angeboten werden e Terminkonflikt e Datum oder Uhrzeit des Termins ge ndert e nderung des Sachbearbeiters Erinnerungen Selbstst ndiger Bestandteil der Terminverwaltung zum Hinweis des Sachbearbeiters auf f llige Termine und Fristabl ufe Es k nnen auch Erinnerungstermine in ferner E Zukunft eingegeben werden um z B nachl Berufungserwiderung amp age Donnerstag 14 Januar 2010 23 59 Uhr Schriftsatzfrist abbrechen mehreren Jahren einen NEUEN Freund Freind 5555 55 Vollstreckungsversuch oder einen Antrag i ET nach 50 RVG vorzumerken Je nach sdokumente 1205515555 551 Landgericht Hamburg doc Wichtigkeit und Restlaufzeit erfolgen Erinnerungen dann j hrlich monatlich w chentlich und schlie lich im normalen 7
118. ieser Stelle ist ggf die besondere Kennziffer f r die Partei anzugeben selten Die dem Rechtsanwalt vom Mahngericht zugeteilte Kennziffer KEZI ist nicht hier sondern im Hauptfenster anzugeben Die sog ASPVKEZI eine speziell f r die Kombination_Partei Parteivertreter vergebe ne Kennziffer wird seit der Version 4 x nicht mehr unterst tzt Datenvalidit t Es ist insbesondere auf die richtige Anrede Rechtsform und die richtigen dazu passen den gesetzlichen Vertreter zu achten Ein gesetzlicher Vertreter mit einer vollst ndigen ladungsf higen Anschrift ist nur erforder lich f r den jeweils ersten gesetzlichen Vertreter von e nat rlichen Personen e eingetragenen Kaufleuten fr her Einzelfirmen e Wohnungseigent mergemeinschaften e bei einer Partei Kraft Amtes Insolvenzverwalter etc Bei diesen Parteien ist immer der erste gesetzliche Vertreter der Empf nger von Zustel lungen oder Nachrichten Bei GmbH amp Co KG oder anderen Rechtsformen mit einer Komplement rgesellschaft als erstem gesetzlichen Vertreter AG amp Co Stiftung amp Co etc muss der erste gesetzliche Vertreter die Bezeichnung der Komplement rgesellschaft enthalten mindestens ein wei terer gesetzlicher Vertreter ist danach erforderlich handelnde nat rliche Person Dies gilt auch f r eine Wohnungseigent mergemeinschaft die durch eine juristische Person als Verwalter vertreten wird P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp
119. ige Zeilen einer Spalte markiert werden e Durch Manuelle Selektion wird die Tabelle auf diese Zeilen beschr nkt e Durch Manuelle Selektion ausschlie en werden die ausgew hlten Zeilen aus geblendet Auf diese Weise l sst sich aus einer Tabelle jede gew nschte Teilmenge bilden und wie blich weiterverwenden Diese Funktion ist nur verf gbar wenn bereits eine solche Auswahl getroffen wurde und die Tabelle einen eindeutigen Index id Spalte enth lt In der selektierten Tabelle werden zwar die Summen und Salden aufgrund der neuen Auswahl errechnet bei Beteiligtenkonten erfolgt aber keine interne Neuberechnung so dass Zinsen Forderungstand und Verrechnung dann nicht mehr schl ssig angezeigt wer den Aktualisieren F 5 Jeder Tabelle liegt eine Datenbankabfrage zugrunde W hrend der Anzeige k nnen sich die Daten aufgrund anderer Benutzer oder anderer Fenster ndern Viele nderungen erkennt das Programm selbst ndig so dass sich die offenen Tabellen dann automatisch aktualisieren Durch den Button wird die Datenbankabfrage manuell wiederholt und die Tabelle mit den aktuellen Daten aufgef llt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 39 A JUR KANZLEISOFTWARE Verkapseln Unterabfrage Die Ausf hrung dieser Operation ndert an der Tabelle zun chst scheinbar nichts tat s chlich aber wird der Status der Sortier Filter Gruppier Top und Spaltenauswahl eingefroren Alle Einstellungsm glich
120. igenen Dateien Die EGVP Funktion Speichern unter ist insofern etwas irref hrend als mit dem Dateidialog nicht die neue Zieldatei sondern nur der Zielordner ausgew hlt wird in den die Datei mit unver ndertem Namen kopiert wird In diesem Ordner kann dann jedenfalls die EDA Nachricht durch Doppelklick ge ffnet werden Zwangsvollstreckung Programmfunktion zum integrierten Z Zwangsvollstreckung 5555 55 R diger Feind 1 Erfassen Zwangsvollstreckungsorgan R diger Feind un ln an Freund Freind 5559 55 2 Berechnen Buchen und Nachweis der ent si ubiger Amigo Freund Mandari stehenden Kosten und IV noch unbeteiligte Adresse eingeben Kosten 3 Erstellen eines Zwangsvollstreckungsantrags sss zasson oaoa Japs Zv Organ Bremen Landgericht Domsheide 16 28195 Bremen erfassen V 7002 Post und Telekommunikationspauschale auch erreichbar im Cockpit ber die rechte Maustas 16 USt Umsatzsteuer i Buchungstext Gesamtbetrag RA Geb hren Kosten buchen Kostennote anf gen Zuvor sollte das Konto des Schuldners vollst ndig und richtig gebucht sein Nach dem Aufruf des Zwangsvollstreckungsfensters mit dem Schuldner ist wie folgt vor zugehen Beteiligtenkonto anzeigen buchen Word Dokument P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 93 A JUR KANZLEISOFTWARE 1 Gl ubiger ausw hlen alle Beteiligten im Lager des Mandanten stehen zur Aus wahl 2
121. ist das EGVP downzuloaden und zu installieren 2 Im EGVP ist ein Postfach einzurichten 3 EGVP gt Optionen gt Importverzeichnis Fachdaten deklarieren 4 EGVP gt Optionen gt Exportverzeichnis Posteingang deklarieren Bei der ersten Verwendung des EGVP Exports erscheint das Dialogfenster zur Auswahl des EGVP Importverzeichnis Fachdaten Hier muss das unter vorstehend 3 angegebe ne Verzeichnis angegeben werden Dieser Pfad wird in den EDA Stammdaten gespei chert P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 90 A JUR KANZLEISOFTWARE Verkn pfungen Manchmal werden nach der Installation keine Verkn pfungen auf dem Desktop oder im Programmmen angelegt so dass es nicht m glich ist das Programm erneut zu starten In diesem Falle ist wie folgt vorzugehen 1 Start Button Ausf hren 2 javaws viewer eingeben ohne die Anf hrungszeichen und ffnen 3 im cache Anzeigeprogramm EGVP Client ausw hlen 4 mit der rechten Maustaste Verkn pfungen installieren ausw hlen Damit m ssten sich EVP Verkn pfungen auf dem Desktop und im Programmverzeichnis befinden Das Cache Anzeigeprogramm kann wieder geschlossen werden Schnittstelle zum Elektronischen Ver waltungs und Gerichtspostfach 2 Antrag Kosteneinzug Tur strenges wermanren Das Programm erstellt eine eda Datei die einen painga Antrag erstellen oder mehrere Antr ge enthalten kann Diese Da antrag I Datum Datei JE ae u r x i Neuzus
122. iter vorgesehen werden sollte der Kurzbrief ber die Funktion Word Dokument ge ffnet werden E Mails erstellen und speichern Programmfunktion zur Erstellung einer E Mail wie folgt 1 im Cockpit den oder die Beteiligten ausw hlen 2 ber die rechte Maustaste E Mail ausf hren Es ffnet sich dann die lokale E Mail Anwendung mit dem Entwurf einer neuen E Mail Auswahl des E Mail Programms und Formatierung ergeben sich aus den Standardeinstel lungen des Systems Wenn Outlook als Standard E Mail Programm verwendet wird und hierbei Word als Text editor konfiguriert wurde sollte wegen der Makro Sicherheitsabfragen Outlook zuvor manuell gestartet werden Adressat Betreff und Textk rper sind ggf bereits vorbereit P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 58 A JUR KANZLEISOFTWARE Als Adressat erscheint E Mail Adresse des ausgew hlten Beteiligten wie sie in der Ad ressverwaltung gespeichert ist Wenn in den erweiterten Beteiligungsangaben Seite 18 eine spezielle E Mail Adresse angegeben wurde wird diese stattdessen verwendet Konfiguration der E Mails Feldauswahl und Gestaltung von E Mails k nnen weitgehend frei konfiguriert werden e Die Betreffzeile der E Mail wird den Optionen konfiguriert standardm ig in der Form Kurzrubrum az Aktenbetreff e Der Textk rper der E Mail wird durch die im Vorlagenverzeichnis befindliche Datei email txt konfiguriert Es werden s mtliche aus dem Datenf
123. itet werden z B weil es sich um einen be rechneten Wert handelt siehe oben erfolgt eine Fehlermeldung Da sich auf diese Weise rasch eine gro e Zahl von Daten ndern l sst ist bei einer gr Beren Zahl ein Passwort erforderlich P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 34 A JUR KANZLEISOFTWARE Bearbeitungen best tigen Manche Felder in manchen Tabellen k nnen auch direkt in der Tabelle bearbeitet werden Zum Schutz gegen versehentliche nderungen werden diese normalerweise erst nach gesonderter Best tigung bernommen Wird dieses Feld deaktiviert kann die Tabelle sofern der Kontext es zul sst ohne weite re Best tigungen bearbeitet werden Neueingabefenster ffnet das zur Tabelle geh rende Passepartout zur Neueingabe einer Tabellenzeile Die einzelnen Eingabefelder werden darin nicht nebeneinander wie in der Tabelle angezeigt sondern untereinander und es werden Steuerelemente angezeigt so dass die Eingabe komfortabler ist Dies ist insbesondere dann von Vorteil wenn die Tabelle Schl sselfelder enth lt d h Zahlenwerte die auf andere Tabellen verweisen und nicht aus sich selbst heraus ver st ndlich sind Im Passepartout werden solche Felder mit ihrem Klartext angezeigt so dass die Felder unmittelbar verst ndlich sind und bearbeitet werden k nnen Tabellen unmittelbar bearbeiten Die Tabellen gestatten in begrenztem 7 Konto 1 08 Amigo Freund Datei Bearbeiten Daten Ansicht Hilfe ki
124. k nnen Wird das Taschenrechnerfenster mit OK geschlossen wird das Rechenergebnis in das Betragsfeld bernommen Kosten privilegiert Wenn es sich bei der Buchung um eine Kostenforderung handelt Betrag positiv muss dies an dieser Stelle durch Ankreuzen des K stchens vermerkt werden Dies ist von Be deutung f r die Verrechnung von Gutschriften denn Gutschriften werden zun chst auf die Kosten und dann erst auf die Hauptforderung verrechnet P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 66 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn es sich bei der Buchung um eine Gutschrift handelt Betrag negativ ist diese Checkbox normalerweise nicht zu markieren Die Gutschrift wird dann in gesetzlicher Weise verrechnet Ist sie dennoch markiert ist die Gutschrift privilegiert und es erfolgt die Verrechnung in umgekehrter Reihenfolge erst auf die Hauptforderung dann auf die Kos ten und zuletzt auf die Zinsen Dies empfiehlt sich auch wenn Gerichte es z B in Miet und Unterhaltssachen ablehnen dass Zahlungen auf Zinsen verrechnet werden Button Tilgung Eingabe und L schung von Tilgungsbestimmungen Verzinsung Hier kann eingegeben werden wie sich die Buchung verzinst Wenn es sich um die Stan dardverzinsung von Verzug handelt gen gt es auf den entsprechenden Texthinweis zu klicken es wird dann der Zinssatz von 5 bzw 8 zzgl Basiszins automatisch in die Felder bernommen Sz Staffelzins Diese Registerkarte erm glicht zeitlic
125. keiten sind zur ckgesetzt Sie k nnen f r die eingefrorene Ta belle in beliebiger anderer Weise festgelegt werden so dass die neuen Einstellungen dann die bisherigen Einstellungen berlagern Um z B die 100 ltesten Personen des Postleitzahlbezirks 2 alphabetisch aufzulisten ist wie folgt vorzugehen e Anzahl Datens tze auf 100 festlegen e Im Postleitzahlenfeld den Filter auf 2 setzen e absteigend nach Alter sortieren e Verkapseln e aufsteigend nach Nachname sortieren Eine Verkapselung kann praktisch beliebig oft wiederholt allerdings nicht r ckg ngig ge macht werden 77 Amigos Freund HER Daten Mucang Hilfe E p Spalten an und ausblenderi id Tabellen Men Ansicht 1 ge Jerums v Datum 2 v Summen und Saldenzeile Text A x Abschlusszeile s Soll pe Spalten ein und ausblenden een er Ea 8 13 11 08 EMA Auslagen er 55 37 ma 8 11 12 08 Zahlung stdZins 1768 In der Regel k nnen mehr Spalten angezeigt werden s 250203 mahngeb nr2 mahnuna 1 Fiom 62 89 a g Korn als beim erstmaligen Offnen einer Tabelle sichtbar ai a a Fi a v Stand sind Diese k nnen auf Wunsch eingeblendet werden sms iss Mara Me Sosten anzeigen er Alle Spalten ausblenden bis auf 1 i zuz glich 0 08 Zinsen pro Tag ab 23 06 09 Auswahl merken zur cksetzen Umgekehrt k nnen auch Spalten aus der Tabelle AUS en Auessen Betsitenkonto konto buchen Zeierfe geblendet werden Tipp durch STRG S
126. ktenkonto zur zusammengefassten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkon ten von Mandanten und Gegner sowie auf Auslagen Geb hren und Fremageld in der Akte e _Adresskonto zur zusammengefassten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkon ten der ausgew hlten Adresse sowie auf Auslagen Geb hren und Fremdgeld der betreffenden Akten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 62 A JUR KANZLEISOFTWARE e Beteiligtenkonto zum Stichtag entspricht dem Beteiligtenkonto breit aber le diglich bis zum anzugebenden Datum das ist z B n tig bei der Anmeldung einer Insolvenzforderung e Erbsenz hlung dokumentiert in detaillierter Textform den Rechenweg des Kon tos e Fremdw hrung zeigt ein Beteiligtenkonto in einer Fremdw hrung an e Zahlungsantrag konvertiert das Konto in einen Klagantrag und f gt diesen in das aktuelle Dokument ein Um vorgerichtliche Anwaltskosten geltend zu machen ist vorab der die 0 75 RVG Geb hr bersteigende Geb hrenbetrag einzubuchen Die vorgerichtlichen Kosten werden in einem Klammerzusatz aufgeschl sselt u U ist es sinnvoll diesen Text in die Anspruchsbegr ndung zu verschieben manuell 900 67 nebst Zinsen i H v 5 Prozentpunkten ber dem Basiszins auf 555 00 ab 17 08 01 und auf weitere 345 67 ab 14 03 02 sowie vorgerichtliche Kosten i H v 103 74 10 00 Handelsregister 5 00 EMA und 88 74 RA Geb hren zu zahlen e Beteiligtenkonto schlicht tabella
127. ktionen e Gegliedert Alle Programmfunktionen gegliedert nach Thema Im engeren Sinne besteht die Funktion des Fensters darin Beziehungen zwischen Akten und Adressen zu zeigen und zu bearbeiten Suchen Filtern Sind zu einer Akte sehr viele Adressen erfasst ist es manchmal hilfreich ber Bearbeiten gt Suchen oder STRG F einen Suchbegriff einzugeben Due Liste springt dann auf den passenden Eintrag Die Anzeige kann auch nach bestimmten Beteiligtentypen gefiltert werden indem e Die berschrift der nicht gew nschten Ebene angeklickt wird so dass deren Ele mente ausgeblendet werden e eine Adresse des ma geblichen Beteiligtentyps ausgew hlt wird und mit der rech ten Maustaste die gew nschte Art der Filte gt Freund Feind 4712 77 aa rung festgelegt wird Datei Akten Extras Hilfe Aktenzeichen 4712177 neu amp l 2 Akten und Adressverwaltung Bezeichnung Freund Feind Betreff Testakte zum Herumspielen Aktenverwaltung Soon Sachbearbeiter Granzow Joachim Dr In der Aktenverwaltung werden Akten angelegt undj Sekretariat wangemann Bj rn Hendrik ge ndert Aufgerufen wird sie durch das Men Akten Zwangsvallstreckung Herkunft Selbe Seiten gt Akten Bemerkungen v p Behandtung en i Pet Dokumentvorlage Gemeint ist an dieser Stelle nur die Akte an sich spez Aktenordner nicht also schon die Adressen Mandant Gegner uraner Ihttpsrtinyurkcomiwenyd nm Akten
128. ktop oder sonst wo einen Fundus in besonders interes sierender Abfragen zusammen stellen z B eigene Umsatzzahlen berwachung be stimmter Zahlungseing nge eigene Aktenstatistik eigene Fremdgeldeing nge Beteilig tenkonten in denen Ratenzahlungen berwacht werden sollen besondere Sektion im Terminkalender Es handelt sich um eine vollwertige Alternative zu den vordefinierten Abfragen die als Programmfunktionen angeboten werden Sie haben z B den zus tzlichen Vorteil dass der Benutzer seine pers nlich gew nschte Spaltenauswahl speichern kann sich also die Tabelle nicht stets erneut nach eigenen Bed rfnissen konfigurieren muss Ausgehend von der Programmfunktion SQL Abfrage lassen sich auf diese Weise s mtli che im SQL Server vorhandenen Abfragen komfortabel einbinden auch z B Abfragen die sich ein Benutzer im SQL Server zus tzlich als Sicht eingerichtet hat Die verwendeten Abfragedateien erscheinen auch automatisch z B in der Liste der zu letzt verwendeten Dokumente des Windows Startmen s so dass jederzeit ein schneller und aktueller Zugriff m glich ist Nach nderung der Abfrageeinstellungen wird vor dem Schlie en automatisch eine Spei cherung angeboten Abfragedateien k nnen jederzeit gel scht werden ohne damit Daten vom SQL Server zu l schen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 42 A JUR KANZLEISOFTWARE Dokumente und Dateiverzeichnisse Aktenordner elektronische Akte Dokument
129. lich darum geht aktive Akten _Aantagedatum und Status Kundin r e 5 Angelegt ab E zei Sachbearbeitert nach der Aktenbezeichnung zu suchen ist die ir n ar Verwendung dieser Funktion unn tig Dies kann svesen w a abgelegte Akten m Aktentpy Referat schon im Cockpit durchgef hrt werden Die Funktion Aktensuche muss erst in schwierige een suchen zur cksetzen 0 Treffer zeigen ren F llen herangezogen werden Dieses Tool ist auch in schwierigen F llen sehr leistungsf hig und kann z B wie folgt abgefragt werden e Gegner deren Nachname mit bestimmten Buchstaben anf ngt e Suche nach fremden Aktenzeichen z B bei unklarem Posteingang e Prozessregister e Liste der Berufungssachen eines Mitarbeiters e Welche Gegnervertreter habe ich in Arbeitssachen gehabt um z B einen Kollegen weiter zu empfehlen Suchkriterien In den Feldern Bezeichnung Betreff Benutzerdefiniert kann nach Zeichenfolgen innerhalb der entsprechenden Felder der Aktenverwaltung gesucht werden Im Kasten Beteiligte k nnen Akten aufgrund der Beteiligten gesucht werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 27 A JUR KANZLEISOFTWARE e Im Feld Nachname k nnen Akten danach gesucht werden ob sie einen Beteilig ten haben dessen Nachname wie anggeeben anf ngt e Durch eine Angabe im Feld Betreff kann nach den Betreffs der Beteiligten gesucht werden e Parteirolle es kann eingegeben werden ob nach Mandanten Gegnern usw ge suc
130. llt Die Kappung kann als Rechnungszeile gespeichert werden Anderenfalls bleibt das Feld leer eine Speicherung erfolgt nicht Die Buchung ist unverkn pft Werden die beteiligten Zeilen ge ndert sollte die Kap pungszeile gel scht und neu eingegeben werden Spezielle Tabellen Diverse verg tungsrechtliche Sonderf lle werden durch die Auswahl der Tabelle erfasst Abschlag f r die Neuen Bundesl nder es ist f r jede Tabelle auch eine um 10 und eine um 20 geminderte Tabelle vorhanden Differenzgeb hr Prozesskostenhilfe es gibt spezielle Tabellen durch die die Tabellendif ferenz ausgegeben wird Wenn dieses Verfahren nicht gew nscht ist k nnte auch eine Zweitberechnung mit den Normals tzen erfolgen und der PKH Verg tungsbetrag abgesetzt werden Fibu Import Der Button Fibu Import bernimmt die bisher zur Akte gebuchten Zahlungen in die Rechnung bzw blendet sie wieder aus nderungen an den resultierenden Buchungen gehen bei einem Ausblenden verloren Dies ist sehr n tzlich um Doppelarbeit bei der Erfassung von Kosten Vorsch ssen Fremageld und anderen Zahlungsverkehr in der Akte zu vermeiden sofern dies bereits im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfolgt ist Rechnung Dieser Bereich zeigt die gespeicherten Buchungen an Die Buchungen bleiben zur Beteiligung gespeichert bis sie vom Benutzer gel scht wer den Die Berechnung kann deshalb auch noch sp ter oder f r unterschiedliche Zwecke verwendet werden
131. llten allenfalls neue Termine importiert wer den jegliche weitere Synchronisation kann zu Verarbeitungsfehlern f hren 2 Wiederkehrende Termine werden nur als einzelner Termin synchronisiert 3 Ob auch Terminserinnerungen synchronisiert werden ist gesondert einzustellen Zeiterfassung Zum Zwecke der Zeitabrechnung kann die aufgewendete Zeit erfasst und ausgewertet werden Durch Auswahl der Programmfunktion Zeiterfassung ffnet sich das Fenster zur Erfassung einer aktiven Akte P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 108 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Zeit wird stets mit der Genauigkeit der Systemuhr gespeichert das hei t sekunden genau Keine andere Zeiterfassung zum Beispiel Zehntelstunden oder angefangene Zeiteinheiten ist seit der Erfindung des PCs noch sachlich zu rechtfertigen Zeiterfassung Freund Feind 04 BAR Verwendet wird die Systemuhr des SQL Servers nicht die onan BH m afe Freund Feind T tigkeit als 10 Minuten ist erfolgt beim Programmstart ein Hinweis und 12122008 EUR Zetvon 14 55 49 bis lokale Uhr auf dem Arbeitsplatz Wenn die Abweichung gr e besteht Gelegenheit die eigene Uhr nach der des Servers zu Korrespondenz mit Amtsgericht Hamburg Durchsicht Gerichtsakte Telefonat mit stellen Rechtsanwalt Schmu Schubjack Vor einem Speichern wird immer gepr ft ob derselbe Sach Bearbeiter Granzow soachim Dr r ferasen bearbeiter bereits in anderer
132. m Vorzeichen so dass der Kontostand wieder 0 00 betr gt 5 Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen gen gt es die entsprechende Akte abzulegen Elektronisches Mahnverfahren In der seit 01 12 2008 geltenden Fassung schreibt 690 III ZPO vor dass Rechtsanw lte Mahnbescheide nur noch in maschinell lesbarer Form beantragen k nnen Dieser Antrag kann online unter www online mahnantrag de oder mit dem Programm erstellt werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 81 A JUR KANZLEISOFTWARE Zulassung Jeder Rechtsanwalt muss sich bei jedem Mahngericht bei dem er Mahnbescheidsantr ge einreichen m chte registrieren lassen Auf dem Formular sind u a folgende Angaben zu machen e Ausbaugrad 00 d h lediglich Versand der eigenen Antr ge R cklauf nur per Post e Version der EDA Konditionen 4 0 00 Die Zulassung erfolgt durch das jeweilige Mahngericht dann zweistufig 1 Zulassung zum Testbetrieb es sind probeweise Mahnbescheidsantr ge einzurei chen um die Funktion von Fachsoftware und bermittlung zu testen 2 Zulassung zum Echtbetrieb nach erfolgreichem Testbetrieb wird der Rechtsan walt zum eigentlichen Betrieb zugelassen Zu diesem Zweck wird auch eine neue Kennziffer vergeben Datenvalidit t Es ist nicht m glich s mtliche denkbaren inhaltlichen Fehler der Eingaben abzufangen Monierungen dieser Art k nnen daher nicht ausgeschlossen werden Beim Ausf llen sind da
133. meinsamer Be stand von Textbausteinen zu verwenden ist Stammdatenverwaltung Listen Eee Bez g u eun eye Access Projekt Stammdaten erfolgt aus dem Cockpit Men Einstellungen Stamm wi 4 H a en Te Beteiligungstypen daten Listen durch dessen Einzelpositionen die f r die Programm iu nganti Ionorarstufen En 7 Internet Links ausf hrung notwendigen Daten eingegeben und gepflegt werdenpen Lager Segnervertreter ee k nnen l Mtarbeter ht Mahngericht Gemeir Rechnungtatbest nde ht I Instanz Sachgebiete Unter Stammdaten werden hier nur die Grundeinstellungen des Pro an e ven igos Sonnenseite 17 3 t a Erea gramms verstanden Akten Adressen usw sind keine Stammdaten unternehmen Verfahrensrollen w hrungen sondern werden in eigenen Men s und Fenstern verwaltet P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 123 A JUR KANZLEISOFTWARE Auch das A jur Accessprojekt enth lt eine M glichkeit zur Bearbeitung der Stammdaten die noch etwas komfortabler ist Die Stammdatenverwaltung sollte nur vom Administrator verwendet werden und ist entsprechend Passwort gesch tzt Folgende Einstellungen k nnen in der Stammdatenverwaltung vorgenommen werden Aktenunterordner Aktentypen Basiszinstabelle Beteiligungstypen EDA Stammdaten Honorarstufen Internet Links Lager Listentexte Mahnstufen Mitarbeiter Rechnungstatbest nde Sachgebiete Terminkategorien Umsatzsteuers t
134. minkalender e Forderungsberechnung pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 21 A JUR KANZLEISOFTWARE e Rechungswesen und Buchhaltung haben mit anwaltlicher oder auch nur juristischer T tigkeit berhaupt nichts zu tun Das Programm ist ein Universalwerkzeug zur Organisation aller T tigkeiten e indenen es eine Mehrzahl sachlich zusammenh ngender Vorg nge Akten gibt e an denen jeweils mehr oder weniger unterschiedliche Adressen beteiligt sind also z B im Bau Bereich f r Bauunternehmen Architekten und Ingenieure Hausverwal tungen Schadenssachbearbeitung Schulen Gesch ftsstellen ffentliche Verwaltung Folgende Features erlauben Sonderw nsche e Die Beteiligungstypen sind frei editierbar Statt Mandanten kann auch Auftrag geber vorgesehen werden e Rechnung die angebotenen Tatbest nde sind vollst ndig vom Benutzer editerbar und k nnen anstelle von Verfahrens und Verhandlungsgeb hren z B genauso gut Messingrohre und Badewannen enthalten e Der Akten und Adressenverwaltung k nnen beliebige Felder hinzugef gt werden die dann durch die Programmfunktionen erweiterte Aktendaten erweiterte Ad ressdaten bzw spezielle Angaben bearbeitet werden k nnen e Es k nnen beliebige spezielle Anwendungen wie z B Insolvenz Haus oder Ver einsverwaltung konfiguriert werden Adressen ausgeben Folgende Programmfunktionen stehen neben der Dokumenterstellung im Cockpit zur Verf gung um eine Ad
135. n Verbuchung Die Erstellung und Verbuchung von Rechnungen ist in sehr leistungsf higer Weise integ riert und automatisiert 1 Schritt Rechnung Mit der Programmfunktion Rechnung sind die angefallenen Geb hren zu erfassen Bereits gebuchte Zahlungsvorg nge z B Auslagen Vorsch sse k nnen auf Knopfdruck Fibu Import einbezogen und manuell abge ndert werden Der Vorgang kann jederzeit unterbrochen werden ohne dass die bisherigen Eingaben verloren gehen Die Berechnung bleibt gespeichert und kann auch langfristig fortge schrieben werden Mit einem Klick wird wenn gew nscht die Rechnung in das Beteiligtenkonto gebucht und eine Rechnungsnummer vergeben Mit einem weiteren Klick wird die Rechnung als Word Dokument erstellt in dem die Be rechnung ggf mitsamt der Rechnungsnummer erscheint 2 Schritt Rechnung wird bezahlt Wird in der Finanzbuchhaltung die Rechnung aus einer Liste der offenen Posten ausge w hlt wird das Fibu Fenster vollst ndig und kontengerecht mit den erwarteten Zahlungen ausgef llt einschlie lich der integrierten Buchung Wenn der erwartete Betrag nicht genau bezahlt wurde oder aus anderen Gr nden eine Korrektur vorgenommen werden soll kann dies vor dem Speichern noch geschehen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 79 A JUR KANZLEISOFTWARE Das war s schon Einfacher geht s nicht L ckenlose bertragung der Rechnungsinformationen in die sp tere Verbuchung Aktualisierung d
136. nfach mit Drag and Drop von Outlook in einen be liebigen Dateiordner kopieren einfach mit Outlook und Windows ganz ohne das Pro gramm Der gew nschte Aktenordner muss nur f r die Maus erreichbar sein Es geht auch ohne Outlook wohl alle E Mail Programme haben die M glichkeit eine E Mail als Datei zu speichern Aus dem Cockpit heraus kann der Pfad zum Aktenordner in die Zwischenablage kopiert und damit als Zielverzeichnis beim Speichern der E Mail ver wendet werden Forderungskonten und Rechnungen Beteiligtenkonten Jede Beteiligung kann auch als Konto verwendet werden Zu diesem Zweck muss die Beteiligung vorhanden sein Sie muss nicht besonders einge richtet werden Es kann ohne weiteres zu jeder Beteiligung gebucht werden In dieser Funktion wird die Beteiligung als Beteiligtenkonto bezeichnet Die brigen Funktionen der Beteiligung bleiben unber hrt Ein Beteiligtenkonto dient der Berechnung von Geldforderungen gegen den Beteiligten unter Einbeziehung von Zinsen und Gutschriften Hierbei kann es sich e um die eigene Honorarforderung gegen einen Mandanten also um die Offene Posten Verwaltung der Kanzlei oder auch e um eine Inkassoforderung die f r fremde Rechnung beigetrieben wird Jedes Konto kann eine beliebige Vielzahl von Haupt und Nebenforderungen aufnehmen auch mit unterschiedlichen Zinss tzen Ein Beteiligtenkonto steht nicht in direktem Bezug zur Finanzbuchhaltung der Kanzlei Es bezieht nat rlich Info
137. nisse auch ganz normal mit dem Windows Explorer oder sonstigen daf r vorgesehenen Tools bearbeitet werden Besonders empfehlenswert sind die Desktop Suchmaschinen von Picasa MSN und Copernic die teilweise auch komfortable Vorschauen auf den Inhalt der Dokumente er m glichen Das Programm braucht zu diesem Zweck nicht ge ffnet zul KEEENE Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras sein es muss nicht einmal installiert sein 7 z Q zur ck ed E Pa Suchen na Ordner In das Verzeichnis k nnen auch beliebige sonstige Dateien msn gt kn Such Assistent x Name a die zur Akte geh ren gespeichert werden oder Unterer a i i i i ee 2011 zeichnisse eingerichtet werden um zum Beispiel Dateien angegebenen kriterien D209 urchgef hrt 92008 zu speichern die von au erhalb zur Verf gung gestellt lt semte oder Teil des Dateinamens 7 92007 2006 wurden Zum Beispiel k nnen Outlook Emails auch mit En wort oder ein Begriff innerhalb der en Datei pae 2003 Drag and Drop in Aktenordner verschoben werden ebenso zz po Suchen in Ber C 2001 einzelne oder mehrere E Mail Anh nge Auch Internet gt I f i j f Wann wurde die Datei 1998 Links k nnen im Aktenordner gespeichert werden damit te 1997 Wie gro ist die Datei 13 diese aktenbezogen zur Verf gung stehen Weitere Optionen a Dateityp s 1993 a E Microsoft Word Dokumen z Demgem kann ein Aktenordner z B auch
138. nn in der Liste der unbeteiligten Beteiligten wieder In dem Klammerzusatz vor dem Namen wird nicht die laufende Nummer des Beteiligten sondern die Anrede bzw die Rechtsform angezeigt Handelt es sich um eine der vom P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 83 A JUR KANZLEISOFTWARE Mahnverfahren fest vorgegebenen Rechtsformen Mann Frau Einzelkaufmann oder GmbH amp Co KG wird deren Nummer angezeigt anderenfalls die im Freitext angegebe nen Rechtsform im Klartext Seit der Version 4 x ist die Anzahl der Antragsteller und der Antragsgegner nicht mehr begrenzt Doppelklick auf der Partei ffnet die EDA Adressverwaltung Seite 85 Da das EDA eini ge Zusatzangaben verlangt muss dies immer geschehen Anspruch Im Fenster erscheinen alle im betreffenden Konto gebuchten Hauptforderungen nebst Zinsen Mit Doppelklick k nnen sie ge ffnet und im Anspruchs Fenster weiter bearbeitet werden Seite 87 Seit der Version 4 x ist die Anzahl der Hauptforderungen nicht mehr begrenzt Kosten Kosten einschl Zinsr ckstand werden in einem gesonderten Fenster bearbeitet Seite 88 Angaben zum Verfahren Die Auswahl Antragsteller Vertreter Mahngericht verweist auf die zu verwendeten Stammdaten die im Fenster EDA Stammdaten verwaltet werden Eigenes Zeichen z B eigenes internes Aktenzeichen der Antragstellervertreter Gesch ftszeichen gemeint ist die 11 stellige Zahl im Gesch ftszeichen des Mahnge richts Bei Neu
139. nt Daten einsehen und einf gen ber das Icon Daten kann auf die Datenbank zugegriffen a n l Daten zu 1 Amigo Freund 1000 09 doc einsehen und in das Dokument einf gen werden um die zum Dokument geh rigen Daten anzusehen oder in das Dokument einzuf gen patenteld Daterguele Bei dem Fenster rechts handelt es sich um diel telefax Rn Titel Adresse Laufzeitvariante des Datenfeldassistenten Die Amrede id 18 Nachname u i Yorname z Bedienung ist hnlich Yollername BER ERS DENEOR Parteibezeichnung Adresszusaetze i versand w Yorschau e Wird er auf Dokumentvorlagen dot verwendet i Daten anderer Seteiigter werden Platzhalter eingesetzt Standard Gegner R rn n Gegnervertreter 1 e Wird er auf Dokumenten doc verwendet Mandant i werden die aktuellen konkreten Werte eingesetzt Stellt man zum Beispiel fest dass die Telefaxnummer falsch ist sollte man durch den Button Daten bearbeiten oder das Adress Icon in der Adressverwaltung die Telefaxnummer ndern Anschlie end kann im Dokument mit dem Button Daten die richtige Telefaxnummer wieder in das Dokument eingef gt werden nach dem gegebenenfalls eine falsche Tele faxnummer gel scht wurde Wird nichts angegeben werden die Daten des ausgew hlten Beteiligten angegeben Es k nnen aber auch die Daten s mtlicher briger Beteiligter angezeigt und eingef gt wer den wenn diese im Listenfeld links unten ausgew hlt
140. ntennummer der Akte laufende Dokumentennummer der Akte zweistellig ggf mit f hrender Null laufende Dokumentennummer der Akte dreistellig ggf mit f hrenden Nullen Dateiname der verwendeten Dokument vorlage Vor und Nachname der ausgew hlten Adresse lt nr2 gt lt nr3 gt lt Vorlage gt lt VollerName gt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 120 A JUR KANZLEISOFTWARE lt Nachname gt Nachname der ausgew hlten Adresse lt Beteiligungstyp gt Beteiligungstyp der ausgew hlten Adresse Pr position zur Verkn pfung von Vorla genname und Adressat lt Datum gt Tagesdatum standardm ig im sortier freundlichen Format yyyy mm dd Durch Zus tze wie z B lt datumyy mm dd gt lt da tumyy mm dd gt oder lt datumdd mm yy gt kann auch ein anderes Format festgelegt werden lt Az gt Aktenzeichen Ein etwaiges Brief an wird unterdr ckt weil sich das von selbst versteht lt prep gt E Mail Betreff Schema Vorlage f r die Betreffzeile beim Erstellen von E Mails Mit die sem Wert kann die Betreffzeile von E Mails konfiguriert werden Standardm ig lautet der Wert Kurzrubrum az Aktenbetreff Es k nnen alle auch f r Dokumente verf gbaren Platzhalter verwendet werden E Mail Dateinamen Schema Dieser Wert ist eine Vorlage f r die Dateinamen die beim Speichern von E Mails vorgeschlagen werden Standardm ig lautet der Wert lt Nr gt lt von gt an lt an gt lt betreff gt s
141. ntvorlage oder die hnlichste sonstige a Er 2 N men dot gespeichert wird und lediglich die gew nschten nde plzorl sioz 3 rungen vorgenommen werden v Die Herstellung eigener Dokumentvorlagen sollte deshalb erst erfol nEs a gen nachdem die Ur Dokumentvorlagen individualisiert wurden Bevor eine neue Dokumentvorlage eingerichtet wird sollte gepr ft werden ob nicht ein blo er Textbaustein vielleicht ausreicht Ein Textbaustein kann dieselben Datenfelder und Platzhalter enthalten wie eine Dokumentvorlage Um eine Dokumentvorlage von Grund auf neu herzustellen ist das Dokument zun chst wie eine normale Worddokumentvorlage zu erstellen und als solche mit der Endung dot im Vorlagenorder bzw einem nach Belieben einzurichtenden Unterverzeichnis ab zuspeichern P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 49 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn eine Dokumentvorlage nur f r eine einzelne Akte ben tigt wird z B ein Sachstandsbericht dot kann und sollte sie im betreffenden Aktenordner gespeichert wer den In diesem Fall erfolgt die Auswahl im Cockpit ber die Men position aktenspezifi sche Vorlagen Der Men eintrag ist nur sichtbar sofern der Aktenordner mindestens eine Word Dokumentvorlage dot enth lt Word Feldfunktionen Manche Informationen m ssen berhaupt nicht mit Hilfe von Datenfeldern aus der Daten bank bezogen werden Word enth lt sehr viele Standard Funktionen von denen Gebrauch g
142. nummer und Bankleitzahl enth lt kann sie als Grundlage f r die Herstellung einer Diskette f r den beleglosen Datentr ger austausch dienen Die DTA Daten werden in eine neue Excel Tabelle exportiert Im Stammverzeichnis muss sich die Datei gap dta befinden Vor Erstellung der DTA Datei dtaus0 txt k nnen die Lastschriften noch beliebig bearbei tet werden Es k nnen auch Lastschriften hinzugef gt oder entfernt werden Die Spalten Betreff und Betrag sind beim Export optional e Die Spalte Betreff sofern sichtbar wird als Verwendungszweck exportiert e Als Betrag wird ggf die erste sichtbare Betragsspalte verwendet Ist keine Be tragsspalte sichtbar m ssen die Betr ge per Hand in die Excel Tabelle eingetra gen werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 32 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn Adressen in der Tabelle mehrfach vorkommen kann durch vorherige Gruppierung erreicht werden dass anstatt mehrerer Lastschriften nur einmal die Summe die betreffen den Zeilen verwendet wird Serienfax Sofern die Tabelle die Spalten Vollername und Telefax enth lt sie m ssen nicht sichtbar sein k nnen die vorhandenen Telefax Kontakte in das aktuelle Word Dokument expor tiert werden E Mail Adressen in Zwischenablage Sofern die Tabelle eine Spalte email enth lt sie muss nicht sichtbar sein k nnen die vorhandenen E Mail Adressen in die Zwischenablage exportiert werden Von dort aus k nnen sie im gew nsc
143. o dass beim Speichern z B 38 merkel germany gov an barrack usa gov guanta namo vorgeschlagen wird Insgesamt sind folgende Platzhalter verf gbar lt nr gt laufende Dokumentennummer der Akte laufende Dokumentennummer der Akte gt zweistellig ggf mit f hrender Null ns laufende Dokumentennummer der Akte dreistellig ggf mit f hrenden Nullen lt von gt Absender der E Mail lt an gt Adressat der E Mail lt betreff gt Betreff der E Mail lt gesendet gt Sendezeit der E Mail lt empfangen gt Empfangszeit der E Mail Bei den Tags lt gesendet gt und lt empfangen gt wird das Datum standardm ig im sortier freundlichen Format yyyy mm dd angegeben Durch Zus tze wie z B yy mm dd yy mm dd oder dd mm yy kann auch ein anderes Format festgelegt werden z B lt gesendetdd mm yy gt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 121 A JUR KANZLEISOFTWARE Per Telefax Vorspann zur Einf gung vor einer Faxnummer bei der Erstellung von Do kumenten Standardschriftgr e Standardschriftgr e in Tabellen Zentrale Datenbankeinstellungen Blatt 2 TIETEEN Auch diese passwortgesch tzten Einstellungen weitere Fornusensgen Admin Berutstr gerkereichnung Rechtsanwalt gelten f r die gesamte Datenbank ggf also im ge mu Tapanzigen te Meti u o3 samten Netzwerk Anarsia Umsetzateune Brutiobetrag Enmobelrag m Gosamtbetrag ee Berufstr gerbezeichnung Bezeichnung der Be ecunamsgs
144. oder der Button er Yersandhinweis im Hause Adresszeile Inkassoakteilung weitert zu klicken Anrede Sehr geehrter Herr Schubjack junior Vertreter Betreff verfahrensrolle Gegnervertreter st d d H abprecnen Das gro e Eingabefeld in dem Fenster erm glicht die _a brechen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 18 A JUR KANZLEISOFTWARE Eingabe mehrzeiliger Betreffs Auch Abs tze sind zul ssig Eingabetaste Aktenspezifische Adressverwaltung Korrespondiert die Kanzlei unter derselben Adresse mit unterschiedlichen Abteilun gen oder Ansprechpartnern z B bei Beh rden Versicherungen anderen Gro unter nehmen oder Kanzleien geh ren die speziell f r die einzelne Akte ben tigten Angaben in die erweiterten Eigenschaften der Beteiligung Die gespeicherten Adressen k nnen dadurch f r den Kontext einer Akte modifiziert oder erg nzt werden Die Eingaben treten bei der Erstellung eines Dokuments oder einer E Mail an die Stelle der zur Adresse gespeicherten Daten In allen Feldern findet sich in der Dropdownliste ein Hinweis auf den Standardwert und ggf eine Liste mit den bisher verwendeten Einstellungen so dass z B auch eine Liste der bekannten Abteilungen Durchwahlen Sachbearbeiter usw angeboten wird die durch jeden neuen Eintrag erweitert wird Tipp ber dem Adressauswahlfeld des Cockpits werden alle Telefonnummern der Ad ressverwaltung sowie die Durchwahl des gerade ausgew hl
145. onen zu einer einzelnen Adresse ohne Bezug zu einer Akte 3 Beteiligte Dies ist die wichtigste Datenquelle Sie enth lt die vorstehend erw hn ten Informationen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 50 A JUR KANZLEISOFTWARE o zur Akte und o zur Adresse und o dar ber hinaus die zus tzlichen Informationen zu der speziellen Beteili gung wie zum Beispiel das fremde Betreff und etwaige Besonderheiten der Adresse 4 Zwangsvollstreckung Daten des Schuldners sowie diejenigen des Gl ubigers und des Zwangsvollstreckungsorgans Felder ohne Zusatz sind solche des Schuldners Diese Dokumente k nnen nur ber die Programmfunktion Zwangs vollstreckung aufgerufen werden In aller Regel sollte die Datenquelle Beteiligte gew hlt werden Nach der Auswahl der Datenquelle erscheinen in dem gro en Fenster links die in dieser Datenquelle zur Verf gung stehenden Felder Diese k nnen sodann ber den Button Ein f gen in das Dokument eingef gt werden nach dem Cursor an die richtige Stelle gesetzt wurde Der Button R ckg ngig macht eine Einf gung wieder r ckg ngig Dem Feld Telefax ist nicht das Wort Per Fax oder hnliches voranzustellen denn dies macht das Programm automatisch sofern eine Faxnummer vorhanden ist Intelligente Dokumente Der Datenfeldassistent kann auch nach der Erstellung eines konkreten Einzeldokuments verwendet werden In diesem Fall werden keine Platzhalter eingef gt sondern die konkreten Dat
146. owohl ber das bliche Men Cockpit Anrede Fecsanwak Kennziter Name Schmu Schukjack Dateiname 3 stellig Einstellungen Stammdaten als auch ber das Feratenwen ts ______ Mummernkreis Min Postleitzahl 122587 Nummernkreis Max Mahnverfahrensfenster k nnen und m ssen die EZ es Land Mahngerichts PLZ 23767 A Bank Hamburger Sparkasse Mahngerichts Ort Hamers S eigenen Stammdaten eingegeben werden bh iaai E e E Kontonummer 12345678 EGYP Export e Dokumente und Einstellungen exp_Ft F r jedes Mahngerich bei dem der P 12 reu see OR Rechtsanwalt Antr ge einreichen m chte ist ein gesonderter Datensatz anzulegen Kennziffer anzugeben ist die dem Rechtsanwalt vom Mahngericht zugeteilte Teilnehmer Kennziffer KEZI Zu beachten ist dass zun chst nur eine Kennziffer f r den Testbetrieb zugeteilt wird und erst nach erfolgreichem Test die Kennziffer f r den Echtbetrieb vergeben wird Die Test kennziffer kann in dem Datensatz dann berschrieben werden Mahngerichts Ort es ist einer der angebotenen Orte auszuw hlen sonst ist keine auto matisch bergabe an das EGVP m glich Sollte ein Mahngericht fehlen bitten wir um Hinweis ber Einstellungen gt SQL Abfrage gt Adres senEgvp l sst sich ein weiteres Gericht auch selbst erg nzen die govello Id findet sich im Adress buch des EGVP EGVP Import Hier ist das EGVP Importverzeichnis Fachdaten anzugeben Bei der ersten Verwend
147. r Zahlung gesucht wird deren Betrag nicht genau bekannt ist Filter entfernen Um einen Filter wieder zu entfernen ist als Filteroperator das Leerzeichen erster Listen eintrag ber dem Gleichheitszeichen auszuw hlen Um einen Filter nur zeitweilig zu deaktivieren ist unter Daten Filter aktiv das H kchen zu entfernen Eindeutige Datens tze Distinct Wenn sich gleiche Datens tze wiederholen wird nur noch jeweils einer von ihnen ange zeigt Gruppieren Group By Die Zeilen der Tabelle Datens tze werden nach bestimmten Kriterien eingedampft Nach Aktivierung der Gruppierung werden zun chst gleiche Datens tze in jeweils einer Zeile zusammengefasst wie bei Distinct Interessant wird es wenn in der blauen Zeile f r die betreffende Spalte die Summe An zahl Durchschnitt Minimum Maximum usw gebildet wird sog Aggregatfunktionen Auf diese Weise k nnen differenzierte Auswertungen erfolgen Ausprobieren und Spa haben P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 38 A JUR KANZLEISOFTWARE Anzahl Datens tze Top Die H chstzahl der anzuzeigenden Zeilen kann als absolute Zahl z B 100 oder als Pro zentsatz z B 15 angegeben werden Es werden nur die obersten Zeilen in der ange gebenen Anzahl ausgegeben wie es sich aus der aktuellen Sortierung ergibt Um alle Zeilen anzuzeigen Standardeinstellung ist 100 anzugeben Manuelle Selektion Bei gedr ckter Strg Taste k nnen mit der Maus belieb
148. resse auszugeben e Adresse ausdrucken Gibt die ausgew hlte Adresse in ein Word Dokument aus e Adresse n einf gen F gt die ausgew hlte n Adresse n als Flie text ggf in das aktive Word Dokument sonst in die Zwischenablage ein e Parteibezeichnung en einf gen F gt die ausgew hlte n Adresse n mit der Parteibezeichnung als Flie text ggf in das aktive Word Dokument sonst in die Zwischenablage ein e Adresse n einf gen F gt die ausgew hlte n Adresse n mit Name ggf in das aktive Word Dokument sonst in die Zwischenablage ein P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 22 A JUR KANZLEISOFTWARE e Faxnummer n einf gen F gt die ausgew hlte n Adresse n mit Name und Faxnummer ggf in das aktive Word Dokument sonst in die Zwischenablage ein Sehr hilfreich um z B CC Adressen in ein Telefax einzuf gen Oft ist es auch praktisch das Adressenfenster einfach als Screenshot auszudrucken Adressen kopieren Eine Adresse kann kopiert werden indem in der Adressverwaltung der Button kopieren geklickt wird Das Fenster ndert sich dadurch kaum doch es handelt sich nicht mehr um die ur spr ngliche Adresse sondern um eine Kopie Bevor durch Kopieren eine hnliche Adresse neu angelegt wird sollte man allerdings pr fen ob nicht mit Hilfe der aktenspezifischen Adressverwaltung Seite 18 eine Adresse f r den Kontext einer speziellen Akte modifiziert werden kann Gespeichert wird die kopierte Adress
149. rische Darstellung als einfache Addition bzw Subtraktion der Positionen ohne Zinsberechnung In dieser Tabelle kann das Kon to auch direkt bearbeitet werden e Offene Posten Kontost nde aller Beteiligten im Lager des Mandanten e Saldenliste um alle Salden einer Person anzuzeigen ist in der Liste der Beteili gungen zus tzlich die Spalte Kontostand einzublenden Mehrere Konten f r dieselbe Adresse Technisch kein Problem aber ist das berhaupt sachlich sinnvoll In der Regel k nnten und sollten alle Anspr che aus derselben Akte gegen dieselbe Ad resse in ein einheitliches Beteiligtenkonto gebucht werden Bekanntlich kann ein Beteilig tenkonto eine beliebige Anzahl von Hauptforderungen nebst unterschiedlicher Verzin sungen verwalten Wenn es sich um unterschiedliche Sachen handelt sollte berlegt werden ob nicht auch gesonderte Akten anlegt werden sollten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 63 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn s immer noch unbedingt sein muss geben Sie f r die Adresse eine weitere Beteili gung ein Wenn keine andere Parteirolle ersichtlich ist gaben Sie als Parteirolle Zusatz konto an Ausdrucken eines Kontos Ein Konto kann wie jede andere Tabelle ausgedruckt werden Seite 30 Wenn eine Verzinsung gebucht ist die auf dem Basiszins beruht wird auch der ma geb liche Basiszinssatz angegeben Wenn z B f r Zwecke der Zwangsvollstreckung auch die Adressen von Gl ubiger und
150. rmationen von dort wird aber grunds tzlich unabh ngig gef hrt Bu P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 61 A JUR KANZLEISOFTWARE chungen k nnen z B auch nachtr glich eingef gt ge ndert oder gel scht werden Das Konto kann in beliebigen fremden W hrungen gef hrt werden Die Neuberechnung eines Kontos erfolgt normalerweise automatisch bei jedem Anzeigen auch schon im Cockpit und bei jeder Verwendung Zus tzlich kann diese Berechnung mit der Programmfunktion Beteiligtenkonto berechnen auch manuell veranlasst werden Folgende Spalten werden ausgegeben e Soll gibt s mtliche Belastungen an e Zinsen gibt die Summe aller Zinsen bis zur n chsten Buchungszeile ersatzweise Tagesdatum an e Haben gibt s mtliche Gutschriften an e Stand laufende Summe berechnet als Alter Stand Soll Zinsen Haben Summe Soll 1 004 41 Summe Zins 185 10 Summe Haben 150 00 Stand 1 039 51 Endstand Kosten 103 74 Endstand Zinsen 54 33 Endstand Hauptforderung 881 44 Stand 1 039 51 Folgende Programmfunktionen zeigen Beteiligtenkonten an e Beteiligtenkonto Einzelbuchungen und ihre Summe Rechenbeispiel rechts oben siehe Screenshot oben Die Ergebniszeile gibt die Summe aus e Beteiligtenkonto breit zus tzlich drei Spalten mit dem Stand von Kosten Zinsen und Hauptforderung f r jede Zeile Die letzte Zeile gibt ebenso wie die Ergebnis zeile den aktuellen Stand aus e A
151. rt werden kann Ebenso kann zum Beispiel ein Gericht in mehreren unterschiedlichen Funktionen in einer Akte t tig sein zum Beispiel einmal als Berufungsinstanz und einmal als Beschwerdein stanz mit unterschiedlichen Gesch ftszeichen In Zwangsvollstreckungssachen kommt es oft vor dass beim selben Gericht mehrere Sa chen mit unterschiedlichen Gesch ftszeichen anh ngig sind Dass eine Adresse an vielen unterschiedlichen Akten beteiligt sein kann versteht sich hoffentlich von selbst Interessenkonflikte Nach jeder Eingabe oder nderung des Beteiligten pr ft das Programm automatisch ob ein Interessenkonflikt gegeben ist Wenn diese Pr fung ergibt dass der Beteiligte der Kanzlei gleichzeitig im Lager eines Mandanten und eines Gegner gegen ber steht wird eine Liste der Beteiligungen dieser Adresse angezeigt Es ist dann rechtlich zu pr fen ob sich daraus ein Problem ergibt Beteiligung erweiterte Angaben Beteiligung erweiterte Angaben Schmu Schubjack Freund Feind 4712777 ber das Cockpitmen Bearbeiten oder den Button setrer z A i N Ihr Zeichen 654 08 k nnen erg nzende Angaben zu einer Beteiligung ge Bezug Ihr Schreiben vom 12 06 2009 macht werden Dokumentvorlage v Diese Funktion setzt voraus dass bereits eine einfache ean HoE REES z E Mail junior schubjack com Beteiligung vorhanden ist Im Cockpit ist nach Auswahll z1e13x KemeeR des Beteiligten die rechte Maustaste
152. s aus der Adressverwaltung verwendet Kontakt Angaben zur Durchwahl Sekretariat o Honorarstufe Standardwert f r die Zeiterfassung P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 118 A JUR KANZLEISOFTWARE Optionen Erreichbar ber das Men Einstellungen Hier werden die meisten Einstellungen vorge nommen Lokale Einstellungen des Arbeitsplatzes a ae bokale Einstellungen des Arbeitspluizen Die nachfolgenden Einstellungen werden am lokalen Arbeits ws isn tsi more Beenden bei Nichtgelrauch platz des Benutzers gespeichert Tormneortwerungen under r cken Tebtonmnuneen nchi guppi ren Hiie nn internet verwendon Geburtstage Hier kann angekreuzt werden ob t glich beim Tanek aini Arren RN Synchronigenen ersten Programmstart die Geburtstage des Tages angezeigtj zen sms starten Eisschamachifigr senkorrektur werden sollen Um bereits im voraus ber Geburtstage informiert zu werden kann aus der Adressverwaltung heraus ein Eintrag in den Terminkalender vorgenommen werden Beenden bei Nichtgebrauch Beendet das Cockpit automatisch nach 15 Minuten Unt tigkeit Andere Fenster insbesondere die Zeiterfassung bleiben ge ffnet Terminserinnerungen unterdr cken verhindert die Anzeige von Erinnerungen Telefonnummern nicht gruppieren Ist diese Option nicht aktiviert Standard werden die Ziffern der Telefon und Telefaxnummern in der Adressverwaltung und der erweiterten Beteiligung automatisch in lei
153. satzsteuerpflichtige Zahlungsvorg nge wie z B Auslagen oder Verrechnung von fr heren Zahlungen In der Rechnung werden diese unterschiedlichen Zwecke getrennt dargestellt Mit der Auswahl eines Eintrags w hlt das Programm normalerweise auch automa tisch die Berechnungsweise d h legt fest ob die Berechnung streitwertabh ngig nach RVG ist streitwertabh ngig nach BRAGO ist ein Betragsrahmen vorgegeben ist ein Quotenrahmen vorgegeben ist eine einfache Multiplikation vorzunehmen ist eine Prozentrechnung vorzunehmen ist oder die Geb hr direkt eingegeben wird Um zu verhindern dass sich mit einer nderung des Textes auch ungewollt die Berech nungsweise ge ndert wird weil der eingetippte Text zuf llig einem anderen Tatbestand entspricht ist auf fixieren zu klicken Damit wird der Verg tungstatbestand fixiert und darunter angezeigt und der Text kann frei eingegeben werden Um eine Buchung hinzuzuf gen ist neu zu klicken Das Programm ersetzt keine verg tungsrechtliche Schulung Ob die Rechnung ver g tungsrechtlich zul ssig und richtig ist muss der Sachbearbeiter verantworten Das Pro gramm selbst ist tolerant und gestattet fast beliebige Eingaben Die Eingabe von Zeilen kann jederzeit abgebrochen und sp ter fortgesetzt oder fortge schrieben werden Die eingegebenen Zeilen bleiben gespeichert auch wenn die Berech nung nicht gebucht wird Es ist auf das richtige Vorzeichen zu achten Gutschriften sind als n
154. setzen klicken 2 Adresse ausw hlen die an die Stelle der zu l schenden Adresse treten soll wie blich 3 Die Beschriftung des Buttons hat sich inzwischen in Konsolidieren ge ndert 4 Button Konsolidieren klicken Damit wird die zuletzt ausgew hlte Adresse an al len Vorkommen der zu l schenden Adresse eingewechselt und anschlie end die zu l schende Adresse aus der Datenbank gel scht Alle Schritte werden auch jeweils durch entsprechende kleine Fenster kommentiert Der Vorgang kann jederzeit abgebrochen werden ohne dass nderungen in der Datenbank erfolgen Dublettenkiller Die Problematik dass ben tigte Adressen erst nach Konsolidierung ge l scht werden k nnen wird auf andere Weise auch durch den Dublettenkiller gel st eine kleine Anwendung die gesondert auszuf hren ist Seite Fehler Textmarke nicht definiert Mandant Eigene Haftpflicht Eigene Kaskorersic Eigene Rechtsschut Interessenkonflikte Das Programm kann berpr fen ob ein Beteiligter der Kanzlei gleichzeitig als Mandant und als Gegner gegen ber steht eigener Steuerber t Korrespondenzarnw In diesen Stellen besteht potenziell das Risiko eines Interessen Mandant konfliktes Ob auch tats chlich ein Interessenkonflikt vorliegt FeaNer Fremde Haftpflicht h ngt von den jeweiligen Streitgegenst nden und etwaigen per Fremde Rechtsscht s nlichen R cksichten ab und muss deshalb unter Verantwor Gegner j gegnerischer Steue tung
155. sssen Conswrg samte Datenbank ggf also im gesamten Netzwerk Toner une Scham rin sinne ohne E mnd Eutrett Schera skarninum Akteriketretf i i i EM Daeinsnen Schema TE Von an san dekene Aktenzeichen beliebig gibt an ob Aktenzeichen nur im ammerme nonsnanen 0 Fer Teer ar par Fac Standardformat verwendet werden k nnen oder beliebige wi gt Stundarawiedervoriae Formate unterst tzt werden Ab rechen ar lfd Aktennummer zuletzt vergebener Z hlwert f r den Platzhalter bei der Aktenanlage lfd Ablagenummer zuletzt vergebener Z hlwert f r den Platzhalter bei der Aktenabla ge Startwert f r Dokumentennummer Startwert f r die Nummerierung der Dokumente im Aktenordner Ifd Rechnungsnummer laufende Nummer zur Vergabe beim Buchungen von Rechnun gen Die Angabe bezieht sich auf das aktuell ausgew hlte Unternehmen das ggf vor dem ffnen der Optionen unter Einstellungen gt Unternehmen auszuw hlen ist Wenn das Feld f r Eingaben gesperrt ist ist das aktuelle Unternehmen erst noch auszuw hlen Speichern unter Schema Dieser Wert ist eine Vorlage f r die Dateinamen die beim Speichern von Word Dokumenten vorgeschlagen werden Standardm ig lautet der Wert lt nr gt lt Vorlage gt lt prep gt lt VollerName gt so dass beim Speichern z B 31 Schriftsatz an Landgericht Hamburg vorgeschlagen wird Insgesamt sind folgende Platzhalter verf gbar lt nr gt laufende Dokume
156. st der Nachname bzw die handelsrechtliche Firma Ist der Name zu lang f r eine Adresszeile ist er sinnvoll auf die n chste Zeile Adresszus tze umzubrechen Wenn z B f r Zwecke eines gerichtlichen Rubrums weitergehende Details ben tigt wer den sollten diese nicht hier sondern in das Feld Parteibezeichnung aufgenommen wer den Das gro e Textfeld kann alternativ zwei unterschiedliche Felder anzeigen e Adresszus tze Fortsetzung des Namens oder eine beliebige Anzahl sonstiger Adresszus tze In das Feld kann eine beliebige Anzahl von Zeilen eingegeben werden Zu beachten ist aber dass diese Angaben f r den Postversand bestimmt sind und deshalb auch in einem Fensterumschlag noch sichtbar sein sollten e Parteibezeichnung zur formal pr zisen Angabe des Namens bzw der handels rechtlichen Firma unter Einschluss von Vertretungsverh ltnissen z B vertreten durch den Vorstand bestehend aus den Herren und fr heren Namen z B Ge burtsname Alias Exkurs diese Information kann wie auch alle anderen in Dokumentvorlagen ein gesetzt und mit Hilfe des Daten Buttons auch nachtr glich in ein Dokument ber nommen werden Stra e Nr Textfeld zur freien Eingabe von Stra e und Hausnummer Die angebotene Auswahl enth lt alle in der Datenbank bereits enthaltenen Stra en PLZ Ort Textfeld zur freien Eingabe von Postleitzahl und Ort Die angebotene Auswahl enth lt entweder e Standard eine Liste aller in
157. steht fest dass der Nachname nicht in der Da tenbank vorhanden ist Eine weitere Eingabe des Nachnamens ist dann berfl ssig Alternativ kann die Liste ge ffnet Klick auf Dreieck oder F 4 und dort direkt der ge w nschte Eintrag ausgew hlt werden Irgendwo in der Adresse Es kann auch in den brigen Adressangaben gesucht werden Die Eingabe im Auswahlfeld ist dann mit einem Stern zu beginnen gefolgt von der Zeichenfolge nach der gesucht werden soll Das kann irgendein Adressbestandteil sein z B 7 Adressverwaltung der Vorname die Stra e der Ort oder Teile davon Adressen Extras Hife Adresse ausw hlen sofern diese in der Zeile vorhanden sind bahnhofstrasse v Dieckmann Horst Bahnhofstra e 74 25421 Quickborn Dietrich Dirk Smith s Clothes for Men amp Wome Blankeneser Bahnh Dinse Marlies Bahnhofstra e 91 21220 Seevetal 1Dittmer Dipl Ing Karl Bahnhofstra e 43 21255 Tostedt Die Suche wird ausgef hrt durch Eingabetaste durch ffnen der Liste bzw F4 oder durch Verlas Dr Koch pp Bahnhofstra e 8 28122 Oldenburg vi Drecoll Ralf Postfach 1207 Bahnhofstra e 21 25 21614 Buxtehu sen des Feldes q Drenkhahn Helmuth Bahnhofstra e 2 D Wil 22926 Ahrensburg presdner DEK AS wat Blankengss Bankeneser Bahnbotsira lll Adresszus tze Die gefundenen Adressen erscheinen dann in der Liste des Dropdownfeldes Hat man einen Namen gefunden
158. sterblatt anpassen Dokumentvorlagen Wenn mit der Programmfunktion Word Dokument ein Dokument erstellt wird gibt es ver schiedene M glichkeiten die von Word verwendete Dokumentvorlage zu bestimmen Welche Dokumentvorlage bei einem Beteiligten standardm ig verwendet wird ergibt sich aus folgender abgestufter Pr fung 1 Zun chst wird gepr ft ob konkret f r die Beteiligung eine Dokumentvorlage festgelegt wurde Eine solche Festlegung kann ber den Button Erweitert des Cockpits erfolgen Dies ist z B sinnvoll wenn speziell in der fraglichen Akte die betreffende Person immer mit einem englischen Briefbogen oder mit einem priva ten Briefbogen angeschrieben werden soll 2 Ist eine solche Festlegung nicht erfolgt pr ft das Programm ob allgemein f r die Akte eine Dokumentvorlage festgelegt wurde Eine solche Festlegung kann ber den Button rechts neben dem Betrefffeld der Aktenverwaltung erfolgen Dies bietet sich z B an wenn mit s mtlichen Beteiligten einer Akte standardm ig auf Eng lisch korrespondiert wird oder es sich um eine Privatakte handelt f r die ein priva ter Briefbogen verwendet werden soll 3 Ist auch eine solche Festlegung nicht vorhanden so wird die Dokumentvorlage namens brief dot verwendet Diese Dokumentvorlage wird ohne weitere R ckfrage verwendet wenn die Funktion Word Dokument durch Doppelklick oder rechte Maustaste ausgew hlt wurde Wird im Cockpit der Beteiligte mit der rechten
159. t alle Tabellen k nnen gefiltert werden Dies bedeutet dass die angezeigten Zeilen nach bestimmten Kriterien ausgew hlt werden w hrend die brigen Zeilen ausgeblendet sind Eine Filterung bleibt auch erhalten nachdem die Spalte ausgeblendet wurde Men An sicht Auf das Filterkriterium wird weiterhin in der Tabellenbeschreibung hingewiesen Es gibt zwei M glichkeiten um einen Filter zu setzen Men Daten Filtern nach ber das Men kann rasch ein Filter gesetzt werden der sich auf die aktuell ausgew hlte zuletzt angeklickte Tabellenspalte bezieht erkennbar durch das helle Gelb mit dem der Spaltenkopf unterlegt ist P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 37 A JUR KANZLEISOFTWARE Spaltenkopf Eine Filterung kann auch vorgenommen werden indem auf den jeweiligen Spaltenkopf die Beschriftung geklickt wird Es erscheinen dann zwei kleine Auswahlfelder Das gr ere rechte Auswahlfeld enth lt Vorschl ge nach welchen Werten gefiltert wer den soll Vorgeschlagen werden alle bereits vorhandenen Werte aber es k nnen auch andere Werte vorgegeben werden Bei Textfeldern k nnen auch Wildcards benutzt wer den Das linke kleinere Fenster gibt vor wie der Filterwert zu verarbeiten ist Ob auf Gleichheit gepr ft werden soll gr er kleiner oder hnliches Das Kriterium ca gibt vor dass der Wert plus minus 10 dem Zielwert entspricht was n tzlich ist wenn z B in der Buchhal tung nach eine
160. tand auf neue eigene Aktenordner zu verteilen oder wenn sensible Ordner nicht im Netzwerk frei gegeben werden sollen Mehr zu Aktenordnern auf Seite 42 Sofern hier ein lokaler Pfad z B C verwendet wird geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer ins Leere Wenn das nicht beabsichtigt ist muss der Ordner als Netzwerkpfad angegeben werden Pfade innerhalb des eigenen Benutzerprofils z B Eigene Da P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 7 A JUR KANZLEISOFTWARE teien verweisen auch bei anderen Benutzern auf das eigene Benutzerprofil womit aber tats chlich ein anderer Speicherort adressiert ist Webordner Internet Adresse eines Aktenordners im Internet Solche in der Regel passwortgesch tzten Ordner zum Austausch von Information ber das Internet gibt es von unterschiedlichen Anbietern Internet Fotoalben wie sie z B von Picasa oder Flickr angeboten werden ersparen z B den Versand gro er Bilddateien Webordner m ssen nicht eindeutig sein Unterschiedliche Akten k nnen sich also densel ben Webordner teilen Aktengruppe F hrende Akte der Gruppe Dokumentennummer An dieser Stelle wird gespeichert welche Nummer zuletzt f r ein Dokument in dieser Akte vergeben wurde siehe auch Seite 52 Nach jedem Speichern eines Dokuments unter neuer Nummer wird an dieser Stelle die Nummer heraufgez hlt Dieser Vorgang l uft automatisch aber so dass in diesem Feld normalerweise keine Ein griffe des Benu
161. te an gegeben wird wird der Aktensachbearbeiter vorgeschlagen Um einen Termin f r mehrere Mitarbeiter einzugeben ist zun chst der Termin f r einen Mitarbeiter einzutragen Anstatt danach auf CLS neu zu klicken ist der n chste Mitarbei ter anzugeben und zu speichern Da die nderung des Sachbearbeiters eines Termins aus Sicherheitsgr nden nicht m glich ist wird der vorige Termin dann nach entspre chendem Hinweis nicht berschrieben sondern ein neuer Termin mit dem weiteren Sach bearbeiter eingetragen Raum optionale Angabe zum Ort des Termins Diese Angabe wird f r die Pr fung von Terminkonflikten ausgewertet um auf m gliche Kollisionen im Besprechungszimmer hin zuweisen In der Liste stehen alle bisher angegebenen R ume zur Auswahl Gibt es mehrere R u me sind diese mit einer eindeutigen Bezeichnung einzugeben Hier kann auch z B das Gerichtsgeb ude oder der Gerichtssaal eingegeben werden Bei der Konfliktskontrolle gibt es dann ggf ein Hinweis ob vielleicht einer der Kollegen zeit nah an derselben Stelle zu tun hat Wiederkehr es kann angegeben werden ob der Termin t glich monatlich oder j hrlich wiederkehrt Link Der Termin kann mit einer Anwendung einem Dokument einer Internetadresse oder einer Programmfunktion verkn pft werden damit nach einer Erinnerung unmittelbar zur Tat geschritten werden kann Es kann sich z B um e einen Schriftsatzentwurf handeln P CARLOS CLAUSSEN CONSU
162. tellungsartrag YB 01 12 2008 10 24 00 OLG116 eda tei ist mit Hilfe des EGVP dem Mahngericht zu Vollstreckungsbescheid 01 12 2008 10 24 00 OLG115 eda S p l z Mahnpescheiisantreg 01 122008 10 0600 OLG114 80a bermitteln Die Postausgangsliste rechts unten im Haupt fenster gibt an welche Antr ge bereits erstellt wurden und in welchen Dateien sie sich befinden auch in anderer Sache ber das Icon oder Doppelklick sollte vor der bermittlung jede Datei mit dem Webbrowser angezeigt und ausgedruckt werden um den Inhalt zu kontrollieren und zu dokumentieren Antr ge k nnen auch wieder gel scht werden die Formulareingaben bleiben dabei erhal ten Handelte es sich um den einzigen oder letzten Antrag wird die Datei anschlie end gel scht Anderenfalls bleibt die Datei im brigen erhalten Mit dem XXX Button werden alle ungesendeten Antr ge sowie die Dateien gel scht auch die Antr ge anderer Mahnverfahren Durch den EGVP Button wird die ausgew hlte Datei in das Importverzeichnis des EGVP verschoben P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 91 A JUR KANZLEISOFTWARE Als Empf nger wird das in den Stammdaten angegebene Gericht eingesetzt In den EDA Stammdaten muss eines der in der Liste der Mahngerichte vorhandenen Gerichte ausge w hlt sein Wenn das Dialogfenster zur Auswahl des EGVP Importverzeichnis Fachdaten erscheint und auch nach Auswahl eines Ordners erneut erscheint ist das Verzeichnis noch n
163. ten erreichbar ber Cockpit Stammdaten oder Cockpit Mitarbeiter Z Mitarbeiter Mitarbeiter In dieser Tabelle sind die Mitarbeiter der sYns aler Mitarbeiter Kanzlei zu erfassen Dies insbesondere von en an Adresse Granzow Joachim Oesterleystre x EMail granzowi carlos claussen de Bedeutung f r die zahlreichen Listenfelder be eTe Eintrittsdatum Moore vl Honorarstufe IRA die zum Beispiel in der Aktenverwaltung oder i z ERA aktuel v ogin fservertigranzow z s Berufstr ger vw bei der Zeiterfassung vorschreiben dass nur zimmer ee FR einer der aktiven Anw lte in Betracht kommt 2 m 2S neu enstmen ox Der Begriff des Mitarbeiters ist w rtlich zu verstehen Ma geblich ist weder das Arbeits noch das Gesellschaftsrecht sondern an dieser Stelle ist einfach nur jeder zu erfassen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 117 A JUR KANZLEISOFTWARE der mitarbeitet d h der Akten bearbeitet Korrespondenz unterschreibt f r den Termine notiert oder Zeiten erfasst werden sollen usw Adresse Verweis auf einen vorhandenen Eintrag des Mitarbeiters in der Adressverwal tung Bevor jemand als Mitarbeiter erfasst werden kann muss er demgem in der Ad ressverwaltung erfasst sein Seite 9 Diktatzeichen Pflichtangabe die an vielen Stellen als Kurzreferenz f r den Mitarbeiter verwendet wird Eintritts und Austrittsdatum k nn
164. ten Beteiligten als Tooltip an gezeigt Dokumentvorlage Es kann ein spezieller Briefbogen gew hlt werden der f r diese Beteiligung standard m ig verwendet bzw vorgeschlagen wird Dies bietet sich z B bei Gerichtskorrespon denz an damit k nftig gleich auf Doppelklick z B die Vorlage SchriftsatzKl ger o verwendet wird Ist ein Kurzrubrum sehr kompliziert z B infolge zahlreicher unterschiedlich vertretener Parteien und Streitgenossen ist wie folgt vorzugehen 1 Betreffende Akte im Cockpit aufrufen 2 Word Dokument mit der am ehesten passenden Vorlage erstellen und wie ge w nscht ab ndern 3 neu speichern klicken Dateityp aber in Dokumentvorlage dot ndern ggf Dateinamen ab ndern 4 Mit Cockpit erweitert die modifizierte Vorlage als Standardvorlage f r den ausge w hlten Beteiligten festlegen findet sich rasch unter den zuletzt bearbeiteten Do kumenten P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 19 A JUR KANZLEISOFTWARE Vertreter Das Feld Vertreter gibt an durch welchen ande ren Beteiligten der Beteiligte ggf vertreten wird EEE EEE i Verteter Wird ein Brief dann an eine vertretene Partei F r den ausgew hlten Beteiligten ist ein Yertreter notiert n S Feind R diger Gegner Hif Brief stattdessen an den Vertreter zu richten uiz gerichtet gibt das Programm Gelegenheit den 096 Sie sf die Auswahl Peine C Schubjack Schmu Gegnervertr
165. ten Zeiten werden mit der jeweiligen Gesamtzeit pro Tag angezeigt 3 T tigkeitsnachweis Aktengruppe S mtliche zu den zur Gruppe geh rigen Ak ten werden in einer einheitlichen Tabelle angezeigt 4 T tigkeitsnachweis Adresse S mtliche gebuchte Zeiten in Akten an denen die gew hlte Adresse beteiligt ist werden tabellarisch angezeigt P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 112 A JUR KANZLEISOFTWARE 5 Erfasste Zeit nach Monat und Akte Tabellarische Auswertung als Grundlage f r Fakturierung Die Spalte Sb gibt an wie viele unterschiedliche Sachbearbeiter t tig gewesen sind 6 T tigkeitsnachweis graphisch Darstellung der erfassten Zeiten in Kalenderan sicht Auf diesem Wege lassen sich auch rasch Auswertungen f r typische Zeit r ume erstellen 7 T tigkeitsnachweis Adressgruppe S mtliche Zeitbuchungen zu Akten werden angezeigt an denen ein Mitglied der gew hlten Adressgruppe beteiligt ist 8 Eigene Zeiterfassung angezeigt werden alle eigenen erfassten Zeiten 9 Zeiterfassung nach Sachbearbeiter Aufschl sselung der in einer Akte erfassten Zeiten nach Sachbearbeiter 10 Terminkalender Ansicht Zeiterfassung stellt die erfassten Zeiten graphisch im Kalender dar Die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Buchungen zum Beispiel seit der letzten Rechnungsstellung kann jeweils auf der Tabelle angegeben werden Internet Links Cockpit Men Herumspielen a jur Cockpit V 4 1 155
166. tigen Zahlungen die gesetzliche Verrechnung ber cksichtigt und mehrere Iterationsdurchl ufe ausgef hrt werden m ssen kann bei die Berechnung wenn sich die Tilgung ber mehrere Jahre hinziehen soll einige Sekunden in Anspruch nehmen Die Raten werden mit dem Buchungstext Tilgungsplan in das Konto gebucht so dass das Konto ausgeglichen erscheint Der Buchungstext kann in den Optionen auch anders vor eingestellt oder unter Konto schlicht en bloc nachbearbeitet werden Es bietet sich an das Konto mit den geplanten Zahlungen z B in die Ratenzahlungsver einbarung einzuf gen pP CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 70 A JUR KANZLEISOFTWARE Im weiteren Verlauf kann die Planung der Realit t angepasst werden indem die Zahlun gen formlos abgehakt oder das Konto durch nderung der Buchung den tats chlichen Betr gen und Terminen angepasst werden Achtung vor der Erstellung eines neuen Tilgungsplans in einem bestimmten Konto wer den die bisherigen Buchungen mit diesem Buchungstext nach R ckfrage gel scht Dies ist auch die einfachste Methode um den Tilgungsplan z B nach Ausdruck wieder zu l schen Ratenkredite Mit dieser Funktion k nnen auch z B monatlich zu bedienende Kreditverbindlichkeiten berechnet und berpr ft werden Die Berechnung ber cksichtigt jederzeit die exakte Til gungsverrechnung und den genauen Zinslauf In diesem Zusammenhang kann auch die M glichkeit zur Eingabe von Staffelzinsen
167. tionen sind ber das Listenfeld am linken Rand des Cockpits verf gbar Die gew nschte Programmfunktion wird ausgef hrt indem auf den Button unter der Liste geklickt wird oder doppelt auf den Listeneintrag geklickt wird Wenn die Funktion ein Aktenzeichen eine Adresse oder eine Beteiligung ben tigt eine solche aber nicht ausgew hlt ist ist der Button deaktiviert und erfolgt beim Doppelklick ein Hinweis Bei einfacher Auswahl einer Listenposition erscheint eine Kurzbeschreibung wenn die Maus ber die Liste bewegt wird Bei Auswahl mit der rechten Maustaste kann direkt in die entsprechende Seite der Hilfe Dokumentation gesprungen werden Wird ein Listeneintrag mit der rechten Maustaste angeklickt erscheint ein Kontextmen ber das die Funktion ausgef hrt werden kann Informationen angeboten werden und die Funktionstastenbelegung vorgenommen werden kann P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 4 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Programmfunktionen sind unter den verschiedenen berschriften nach unterschiedli chen Gesichtspunkten ausgew hlt und gruppiert e Favoriten Die mit der rechten Maustaste als Favorit markierten Programm funktion e Zuletzt Die zuletzt verwendeten und im Kontext verf gbaren Programmfunktio nen mit Ausnahme derer die direkt ber die Links erreichbar sind e Alle S mtliche im Kontext verf gbare Programmfunktionen e Neu Neu hinzugekommene oder renovierte Programmfun
168. tlich vermerkt wird denn anderenfalls k nnte die Akte unter der nicht mehr rekonstruierbaren fr heren Abla genummer im Archiv unauffindbar werden Kontensalden Bei der Aktenablage sollten die Auslagen und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgegli chen Null sein Fremdgeldguthaben sind auszuzahlen oder umzubuchen Auslagen soll ten erstattet oder abgeschrieben werden Sollte bei der Ablage noch ein Auslagen oder Fremdgeld 1 wu wu ie O onoo bd a E 1 3 IE IR ET saldo vorhanden sein erfolgt ein tabellarischer Hinweis auf Offene Finanzsalden Dis angegeben Betr ge Auslagen undiosar Framdgeif sind noch offen die bestehenden Salden Sollte der Hinweis ignoriert wer an een den wird der Gewinn falsch berechnet und besteht dask pe BITTE Risiko dass Einnahmen nicht versteuert oder Ausgaben 03 02 08 2 Ennrage Summe Salij Coop Akten Temehnet Passo P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 29 A JUR KANZLEISOFTWARE nicht abgesetzt werden Nachtr glich besteht z B mit der Programmfunktion Aktensalden abgelegte Akten die M glichkeit solche F lle sichtbar zu machen Der Saldo der Beteiligtenkonten ist buchhalterisch gleichg ltig Normalerweise wird man eine Akte allerdings erst ablegen wenn auch die Beteiligtenkonten ausgeglichen sind d h alle gebuchten Forderungen bezahlt wurden Akte l schen Programmfunktion zur vollst ndigen L schung einer Akte Bevor die L schung m glich ist sind d
169. tton im Kalender mit Konfigurationsm glichkeiten und e ber die blichen Listen Die Synchronisation betrifft alle eigenen Termine des jeweiligen Benutzers Auf Seiten von Outlook wird der Standardkalender verwendet Nach dem Speichern eines Termins wird der Termin synchronisiert sofern das entspre chende H kchen gesetzt ist Einerseits wird an dieser Stelle nur dieser Termin synchro nisiert dies allerdings auch dann wenn der Termin nicht f r den Benutzer selbst einge tragen wird Der Umfang des Abgleichs kann ber das Men im Terminkalender eingestellt werden Folgende M glichkeiten gibt es Neue Termine Termine die nur in einem der beiden Kalender vorhanden sind k nnen in den jeweils anderen Kalender bernommen werden Dies ist parallel in beide Richtungen m glich so dass Termine dezentral erfasst werden k nnen und so schlie lich in beiden Kalendern vorhanden sind P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 106 A JUR KANZLEISOFTWARE Neue Termine nach Outlook exportieren Aktuelle a jur Termine die nicht in Outlook vorhanden sind und auch nicht fr her bereits einmal exportiert wurden werden nach Outlook kopiert Da Outlook keine gesonderten Angaben zur Akte vorsieht wird das Betreff um Aktenzei chen und Aktenbezeichnung erweitert Neue Termine von Outlook importieren Termine die in Outlook vorhanden sind nicht aber in a jur werden nach a jur kopiert Ge nderte Termine Wird ein
170. tzers erforderlich sind Angelegt Das Datum der Aktenanlage wird automatisch eingesetzt Es kann abge ndert werden um z B einen Altbestand richtig zu erfassen Werden atypische Aktenzeichen verwendet denen das Programm den Jahrgang nicht ansehen kann ist bei nachtr glicher Ab nderung zu beachten dass sich mit Angabe ei nes anderes Jahres der automatische Pfad zum Aktenordner ndert War bereits ein Ord ner vorhanden sollte dieser dann mit Hilfe des Explorers in den neuen Jahrgangsordner verschoben werden Alternativ kann der Aktenordner auch explizit angegeben werden siehe oben spezieller Aktenordner Abgelegt Durch Ankreuzen dieses Feldes wird festgelegt ob die Akte angelegt oder ab gelegt ist mehr dazu auf Seite 28 Adresse ausw hlen Sowohl im Adressfeld des Cockpits als auch im Auswahlfeld der Adressverwaltung kann nach einer Adresse gesucht werden Zu Beachten die Adresslistenfelder dienen nicht der Neueingabe oder Bearbeitung von Adressen sondern ausschlie lich der Auswahl oder Suche bereits vorhandener Adres P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 8 A JUR KANZLEISOFTWARE sen Neueingabe und Bearbeitung erfolgen ausschlie lich in den einzelnen Feldern der Adressverwaltung Normalfall Nachname Wird Buchstabe f r Buchstabe der Nachname eingegeben erg nzt sich das Feld von selbst solange in der Datenbank eine bereinstimmung vorhanden ist Sobald sich das Feld nicht mehr erg nzt
171. ue Adresse die Daten ei Geburtstag Porn enmen enon ner vorhandenen Adresse bernommen Bankleitzahl Konto nr g f E Mail i ies com Homepag werden geschieht dies durch den Button a tea Adressgruppe Feind R diger Schattenweg 99 3003 Bern v K 13 Kopieren s Bemerkungen Testadresse zum Herumspielen om Mindesteingabe f r eine Adresse ist das ersetzen kopieren 2 Aktein Speichen OK Feld Nach Name Alle brigen Felder sind optional Mit der Escape Taste werden ungespeicherte nderungen r ckg ngig gemacht Anrede Es kann eine Anrede aus der vorgegebenen Auswahl verwendet werden oder eine beliebige andere In der Liste werden alle bisher bereits verwendete Anreden angeboten Sie erweitert sich mit Gebrauch der Adressveraltung also von selbst Vorname Es empfiehlt sich auch Vornamen die eigentlich Bestandteil einer handels rechtlich eigenst ndigen Firma sind hier gesondert als Vornamen einzugeben Bei Ge richten empfiehlt es sich den Gerichtstyp nicht als Teil des Nachnamens sondern als Vornamen einzugeben P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 10 A JUR KANZLEISOFTWARE Titel Hier sind akademische Titel wie Doktor Professor usw einzutragen Diese Titel sollten nicht in das Vornamens oder Namensfeld weil es sonst nicht m glich ist automa tisch die Anrede zu generieren und die Namen tabellarisch aufzulisten Nach Name Das einzige Pflichtfeld einer Adresse Anzugeben i
172. ufen beginnt sofern im Cockpit eine Akte ausgew hlt wurde in der es bereits Zeitbuchungen gibt Ist das Fenster bereits mit einer anderen Akte ge ffnet ffnet sich ein neues Fenster e eine angefangene Zeiterfassung nahtlos gespeichert wird wenn eine sp ter be gonnene Zeiterfassung gespeichert wird In der fr heren Zeiterfassung muss be reits ein Text eingegeben worden sein e sich automatisch das Zeiterfassungsfenster mit den Daten eines Termins ffnet wenn dieser Termin im Kalender als erledigt geklickt wurde Soll die Zeiterfassung nicht sofort sondern erst nach einer gewissen Zeit zu laufen begin nen kann dies ber das kleine Feld links daneben eingestellt werden Navigationstasten Durch Klick auf die entsprechenden Buttons kann in den bisherigen Buchungen zur Akte navigiert werden Diese k nnen dann auch ge ndert oder gel scht werden Button Tabelle Die zur Akte gebuchten Zeiten werden tabellarisch angezeigt Es ist hier bei auch m glich die Daten zu bearbeiten um z B die Zuordnung einer Zeitbuchung zu einer Akte zu ndern In den Tabellen kann die Zuordnung der Zeitbuchung zu einer Akte auch nachtr glich ge ndert werden z B in der Tabelle Eigene Zeitabrechnung Auswertung Eine Auswertung kann ber mehrere Programmfunktionen erfolgen 1 T tigkeitsnachweis Alle zu einer Akte gespeicherten Zeiten werden einzeln an gezeigt 2 T tigkeitsnachweis nach Datum Die zu einer Akte gespeicher
173. ung des EGVP Exports wird dieser Wert auch automatisch abge WalEimers ne erstere Amigo Freund Kennziffer fragt u nd gespe ich e rt Adresserfassung f r den Elektronischen Datenaustausch EDA A Be EAN Anrede Rechtsform ASIPV Herr Vorname Firma 1 Nachname Firma 2 Mahnverfahren Antragsteller Ario Freund Fortsetzung Nachname Firma 3 Firma 4 und Antragsgegner Stra e Hausnummer bitte kein Postfach Postleitzahl OPrt Ausl Kz Sonnenseite 17 31137 Hildesheim Die Erfassung oder Entfernung von Ak sesetzicher vertreter 1 nderung Stellung Yor und Nachname Stra e Hausnummer PLZ Ort Ausl Kz tenbeteiligten als Antragsteller oder An tragsgegner erfolgt ber das Hauptfens gt Abbrechen Wmenenmen ok ter Die Einzelangaben zur Adresse sind im rechts abgebildeten EDA Adressfenster zu machen Bei erstmaliger ffnung sind die Angaben aus der Adressverwaltung vorgegeben P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 86 A JUR KANZLEISOFTWARE Die Angaben k nnen hier aber modifiziert werden und werden gesondert gespeichert Ist dieselbe Partei in einem sp teren Mahnverfahren erneut beteiligt werden diese Angaben wieder verwendet Adress nderungen usw sind dann also gesondert auszuf hren wobei bei einer nderung in diesem Fenster die automatische Synchronisation angeboten wird die wegen der un terschiedlichen Feldaufteilung aber nicht immer kongruent ist Kennziffer An d
174. ungen sind darin ber cksichtigt Stand Gesamtstand der Forderung der sich aus den vorangehenden Spalten gleicherma en mit zwei unterschiedlichen Berechnungsweisen ermitteln l sst P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 69 A JUR KANZLEISOFTWARE Summe Soll 1 004 41 Endstand Kosten 103 74 Summe Zins 185 10 Endstand Zinsen 54 33 Summe Haben 150 00 Endstand Hauptforderung 881 44 Stand 1 039 51 Stand 1 039 51 Der Stand ist normalerweise auf das Tagesdatum bezogen Um den Stand zu einem an deren Datum auszugeben ist die Programmfunktion Beteiligtenkonto zum Stichtag auszuf hren Erbsenz hlung Wenn der Rechenweg nicht einzuleuchten scheint gibt die Programmfunktion Erbsen z hlung den Rechenweg des Kontos in detaillierter Textform in ein Textdokument aus Tilgungsplan Tan Manbase Ion Mean Wir bi ci t apiga er Konto Freund Feind HTIDT Rodiger Feind Sof weg Em TVo I Das Programm kann in ein Beteiligtenkonto einen planm i gen Ausgleich des Kontostandes nebst der k nftigen Zinsen durch regelm ige monatliche Zahlungen einbuchen Hierbei besteht die Wahl zwischen e einem festen Zeitraum das Programm ermittelt den Betrag der einzelnen Raten oder e einem festen Betrag das Programm ermittelt die Anzahl der Raten sowie den Betrag der letzten Rate Die Funktion ist erreichbar ber das Konto Men des Cockpits Da bei den geplanten k nf
175. ungen nach Outlook exportieren Ist ein Termin in a jur nicht mehr aktuell wird der entsprechende Termin in Outlook ge l scht d h in den Ordner gel schte Objekte verschoben In a jur werden Termine nie mals gel scht sie wechseln nur ihren Status L schungen von Outlook importieren Ist ein fr her einmal nach Outlook exportierter Termin sp ter nicht mehr in Outlook vor handen wird der Benutzer gefragt ob Die L schung auf a jur ebenfalls vollzogen werden soll oder der Termin in Outlook wieder hergestellt werden soll weil die L schung z B irrt mlich erfolgte Entscheidet sich der Benutzer f r die L schung erh lt der a jur Termin den Status Out look L schung Etwaige Erinnerungs und Wiedervorlagetermine des Termins werden gel scht Da der a jur Termin damit also nicht mehr aktuell ist erscheint er nicht mehr in der Standardansicht des Terminkalenders Durch entsprechende Einstellung des Status Filters kann er wieder sichtbar gemacht und bearbeitet werden Hinweise Outlook enth lt nicht dieselben Vorkehrungen gegen das versehentliche ndern und L schen von Terminen wie a jur und wie ein Rechtsanwalt dies erwartet Jeglicher Import von nderungen und L schungen ist daher mit Vorsicht zu genie en Das Vorhandensein eines Termins wird anhand einer eindeutigen f r den Benutzer un sichtbaren Id gepr ft Auf den Inhalt des Termins kommt es dabei nicht an 1 Bei unterschiedlichen Datenpools so
176. werden ist als Postfach der Backslash anzugeben Daten spezieller Beteiligter Bei der Erstellung eines Dokuments kann auf die Daten s mtlicher Standardbeteiligter zugegriffen werden e die Daten des ausgew hlten Beteiligten stehen wie oben angegeben zur Verf gung z B Nachname e um die Daten eines anderen Beteiligten zu verwenden ist dessen Verfah rensBzwParteirolle voranzustellen und mit einer Raute vom Feldnamen zu trennen also z B gegner nachname oder schuldner vollername Klein Gro schreibung spielt keine Rolle Die Eingabe kann mit Hilfe des Datenfeld Assistenten auch automatisch erfolgen Um sich z B bei Gericht zu legitimieren kann die Dokumentvorlage folgenden Text ent halten zeigen wir an dass wir Mandant VerfahrensrolleAkk Mandant vollername vertre ten Es gelten folgende Einschr nkungen e Parteirolle darf keine Leer oder Sonderzeichen enthalten Bezeichnungen z B wie Sachverst ndiger Zeuge k nnen nicht im Platzhalter verwendet werden e angesprochen wird immer der jeweilige Standardbeteiligte seines Typs Sind z B mehrere Mandanten vorhanden werden die Daten desjenigen Mandanten ver wendet der in den erweiterten Eigenschaften als Standard festgelegt wurde P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 52 A JUR KANZLEISOFTWARE Wenn gezielt ein weiterer Mandant angesprochen werden soll kann der andere Mandant durch eine abweichende Verfahrensrolle identifiziert w
177. wissen Logik und sollte nicht ge ndert werden optional Die Spalte Sort gibt an in welcher Reihenfolge die Lager z B in Listen er scheinen sollen Die absolute Zahl ist gleichg ltig ma geblich ist nur die sich daraus er gebende Reihenfolge Standardbeteiligungstypen Im allgemeinen ist es dem Programm gleichg ltig welche tats chliche Funktion hinter einem Beteiligtentyp steht In manchen Zusammenh ngen z B Rubrum muss das Pro gramm aber auf ganz bestimmte Beteiligte zugreifen Die Bezeichnungen Standardbeteiligungstyp sind daher vorgegeben und sind hier einem benutzerdefinierten Typ zuzuordnen Sachgebiete In dieser Tabelle kann eingegeben werden welche Sachgebiete zum Beispiel f r Zwecke der Aktenverwaltung vorgesehen sind Auch der Umsatz kann hiernach differenziert aus gewertet werden Mahnstufen In diese Tabelle ist einzugeben e mit welcher berschrift die einzelnen Mahnstufen versehen sein sollen zum Bei spiel relevant f r Beteiligtenkonten und Mahnungen e welche Mahngeb hren vorgeschlagen werden und e welche Mahntexte jeweils abh ngig von der Mahnstufe in Mahnschreiben er scheinen sollen P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 125 A JUR KANZLEISOFTWARE e in welcher Farbe der Kontostand im Cockpit abh ngig von der Mahnstufe im Cockpit angezeigt wird 7 W hrungen ER W hrung Datei Bearbeiten Daten Ansicht Hilfe Se er Beteiligtenkonten k nnen auch in Fremdw hrungen
178. ze Unternehmen Verfahrensrollen e W hrungen Unter Einstellungen Setup benutzerdefiniert e Spezielle Felder e Benutzerdefinierte Honorarformeln e _Benutzerdefinierte Honorarformeln e Feldkonfiguration f r Passepartouts e Feldkonfiguration nach Aktentypen f r Passepartouts An anderer Stelle k nnen folgende Einstellungen vorgenommen werden e Optionen e Konten der Finanzbuchhaltung e Betriebe e Bibliothek Betriebe Sollen innerhalb einer steuerlichen und handelsrechtlichen Gewinnermittlung Unterneh men zus tzliche betriebswirtschaftliche Einheiten differenziert werden Betriebe z B verschiedene Kanzleistandorte k nnen diese hier in beliebiger Zahl eingegeben werden Beteiligungstypen In der Tabelle der Beteiligten ist anzugeben welche Typen f r eine Beteiligung zur Verf gung stehen sollen Bei der Vergabe weiterer Beteiligungstypen sollte sparsam vorgegangen werden P CARLOS CLAUSSEN CONSULTING amp CO 124 A JUR KANZLEISOFTWARE Lager F r jeden Beteiligungstyp ist anzugeben welchem Lager er angeh rt Mandant Gegner Neutral Unbekannt oder nicht anwaltlich Diese Zuordnung ist notwendig um bei der Pr fung auf Interessenkonflikten s mtliche m glichen Konflikte zu erkennen e Die Bezeichnung der Lager kann ohne weiteres abge ndert werden ihr Sinn sollte aber nicht ge ndert werden damit die Konfliktpr fung weiterhin funktioniert e Auch die Anzahl der Lager ist Ausdruck einer ge

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