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BENUTZERHANDBUCH

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1. bestimmte Daten ber koordinierte zust ndige Beh rden aktualisieren 18 2 3 Zust ndige Bearbeiter Jeder Normalnutzer kann je nach Rechtsbereich auch Rechte als zust ndiger Bearbeiter erhalten Ein Nutzer kann als zust ndiger Bearbeiter folgende T tigkeiten zus tzlich zu denen des Normalnutzers ausf hren Informationsanfragen im Namen seiner Beh rde versenden Informationsanfragen im Namen seiner Beh rde beantworten sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen der angeschlossenen Beh rden anzeigen lassen Dar ber hinaus k nnen zust ndige Bearbeiter bei Koordinatoren 70 sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen auf der Dringlichkeitsliste anzeigen lassen 18 2 4 Zuweiser Gr ere zust ndige Beh rden mit zahlreichen Nutzern ziehen es eventuell vor eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zust ndiger Bearbeiter zuzuweisen Ein Nutzer kann als Zuweiser f r einen speziellen Rechtsbereich folgende T tigkeiten zus tzlich zu denen des Normalnutzers ausf hren Anfragen einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern oder zust ndigen Berufungsstellen seiner Beh rde zuteilen Anfragen neu zuteilen d h zugeteilte Nutzer hinzuf gen oder entfernen sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen der angeschlossenen Beh rden anzeigen lassen Dar ber hinaus k nnen Zuwei ser bei Koordinatoren s
2. 4 die Gew hrung oder Sperrung des Zugangs zu einem Rechtsbereich Als lokaler Datenverwalter eines IMI Koordinators sind Sie auch daf r verantwortlich die Passw rter der lokalen Datenverwalter der von Ihnen koordinierten Beh rden zur ckzusetzen falls diese ihr Passwort oder ihren Sicherheitscode vergessen BERWACHUNG DER ANFRAGEN VON BEH RDEN DIE ICH KOORDINIERE Eine der Hauptaufgaben von IMI Koordinatoren besteht dar n sicherzustellen dass Anfragen rechtzeitig beantwortet werden Im Interesse eines reibungslosen Funktionierens des Systems sollten Koordinatoren regelm ig die Liste der Anfragen pr fen an denen ihre Beh rden beteiligt sind Auf diese Weise k nnen sie potenziell problematische Situationen erkennen etwa wenn eine Beh rde nicht binnen einer angemessenen Frist auf eine neue Anfrage reagiert und die erforderlichen Schritte einleiten ber die Liste der Anfragen anderer Beh rden k nnen s ch Koordinatoren alle Anfragen anzeigen lassen die die von ihnen koordinierten Beh rden verschickt oder empfangen haben Dar ber hinaus werden in der Dringlichkeitsliste alle Anfragen angezeigt bei denen zust ndige Beh rden dringend t t g werden m ssen n here Einzelheiten zur Dringlichkeitsliste finden S e n Abschnitt 8 2 5 Es kann verschiedene Gr nden geben warum zust ndige Beh rden eine erhaltene Anfrage nicht bearbeiten M glicherweise ist ihnen nicht bekannt dass ihnen eine neue Anfrage
3. 86 24 1 2 Bearbeitung von Anfragen die durch zust ndige Beh rden eines anderen Mitgliedstaats zur Revision vorgelegt werden Teilt der anfragende Koordinator die Auffassung der anfragenden Beh rde dass die von einer von Ihnen koordinierten Beh rde gegebene Antwort unbefriedigend ist so wird die Anfrage dem zust ndigen antwortenden Koordinator im antwortenden Mitgliedstaat bermittelt und erh lt den Status Anfrage in Berufung bei antwortendem Koordinator Dies geschieht auch wenn der anfragende Koordinator nicht als Berufungsstelle fungiert Fungiert Ihre Beh rde als Schiedsstelle pr ft die zust ndige Berufungsstelle nnerhalb der Beh rde Anfrage und Antwort und u ert sich dann ob sie die Antwort als zufriedenstellend betrachtet gt Stimmen Sie der Auffassung zu dass die Antwort unbefriedigend ist verweisen Sie die Anfrage zur ck an die von Ihnen koordinierte antwortende Beh rde und fordern sie auf weitere Informationen bereitzustellen Daraufhin bekommt die Anfrage den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen s ehe auch Abschnitt 10 4 Teilen Sie hingegen die Ansicht der anfragenden Beh rde nicht und erachten die Antwort als zufriedenstellend k nnen Sie die Anfrage schlie en Diese erh lt dann den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Hinweis Fungieren weder der anfragende noch der antwortende Koordinator als DBerufungsstelle so w
4. oder Fragen zur Berufserfahrung Die Anzeige der Fragen erfolgt als Baumstruktur mit den Rubriken Unterrubriken und den jeweils zugeordneten Fragen Sie k nnen die Rubriken und Unterrubriken des gew hlten Fragenkomplexes durchsuchen oder S e suchen speziell nach den Fragen die ein oder mehrere Stichw rter enthalten Wenn S e vorab eine Stichwortsuche durchgef hrt haben um den passenden Fragenkomplex zu finden werden automatisch alle Fragen hervorgehoben n denen der Suchbegriff vorkommt S e k nnen jederzeit eine neue Stichwortsuche ausf hren um Fragen anhand bestimmter Suchbegriffe hervorheben zu lassen 36 Zu jeder Frage die Sie ausw hlen k nnen Sie Freitextkommentare hinzuf gen Idealerweise verwenden Sie dabei eine Sprache die bei der antwortenden Beh rde verstanden wird eine diesbez gliche Information finden Sie auf den entsprechenden Seiten w hrend der Erstellung einer Anfrage Wenn S e einen Freitextkommentar eingeben wollen fragt Sie das IMI nach der Sprache die Sie verwenden Dies ist Voraussetzung f r die Nutzung der vom IMI online zur Verf gung gestellten maschinellen bersetzungshilfe siehe Abschnitt 13 Sobald Sie Ihre Fragen ausgew hlt haben erh lt Ihre Anfrage automatisch eine Nummer und wird mit dem Status Entwurf gespeichert F r die Anfrage zust ndiger IMI Koordinator gilt nur f r zust ndige Beh rden nicht f r IMI Koordinatoren Als zust ndige Beh rde si
5. Ein weiteres Profil muss vom IMI Koordinator nach der Registrierung eingestellt werden 4 Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuteilen STANDARD NEIN S e k nnen sich daf r entscheiden ein Zuweisungsverfahren anzuwenden wenn es um die Genehmigung einer Anfrage bzw einer Antwort oder die Bearbeitung einer zur Revision vorgelegten Anfrage geht Ist die Einstellung Zuweisung auf JA entsprechend vorgenommen erteilt das System automatisch allen lokalen Datenverwaltern der Beh rde Rechte als Zuweiser Der lokale Datenverwalter hat danach die M glichkeit das Zuweiserprofil auf einen anderen Nutzer zu bertragen 68 18 VERWALTUNG DER NUTZERRECHTE BEI IHRER BEH RDE 18 1 Registrierung weiterer Nutzer f r meine Beh rde Jede registrierte Beh rde benennt mindestens eine Person als IMI Nutzer Bei der Registrierung Ihrer Beh rde registriert der IMI Koordinator gleichzeitig den ersten Nutzer Dieser verf gt ber s mtliche Nutzerrechte auch die als lokaler Datenverwalter Jeder Nutzer der ber Rechte als lokaler Datenverwalter verf gt kann die Informationen ber seine Beh rde aktualisieren und be Bedarf weitere Nutzer registrieren Die Nutzer erhalten bestimmte Nutzerrechte durch die geregelt ist auf welche Informationen ein Akteur m IMI zugreifen und welche Operationen er ausf hren kann Wenn Sie einen neuen Nutzer registrieren wollen m ssen S e folgende
6. Wahl der antwortenden Beh rde an die die Anfrage gerichtet werden soll ber die Suchfunktion f r Beh rden in anderen Mitgliedstaaten ermitteln Sie anhand von Suchkriterien die Beh rde an die Sie sich wenden m chten Im Gegensatz zur allgemeinen Suche nach einer zust ndigen Beh rde die allen Nutzern zur Verf gung steht und oben beschrieben wurde siehe Abschnitt 8 1 werden hier nur Beh rden als Suchergebnis angezeigt d e f r den ausgew hlten Rechtsbereich registriert sind und eingehende Anfragen akzeptieren Wenn Sie eine Beh rde ausw hlen erhalten Sie einen berblick mit Name Anschrift und den be der Beh rde verstandenen Sprachen Sie k nnen sich au erdem anzeigen lassen welche Zust ndigkeiten die Beh rde n dem ausgew hlten Rechtsbereich hat Das bei Informationsanfragen standardm ig eingestellte Suchkriterium f r die Art der Beh rde ist zust ndige Beh rde Wenn die Suche zu keinem Ergebnis f hrt w hlen Sie f r die Art der Beh rde IMI Koordinatoren oder alle K nnen Sie keine zust ndige Beh rde f r Ihre Anfrage finden wird empfohlen einen IMI Koordinator m antwortenden Mitgliedstaat zu w hlen um die Anfrage an hn zu richten Der IMI Koordinator kann dann die Anfrage an die entsprechende Beh rde in seinem Mitgliedstaat weiterleiten Auswahl eines Fragenkomplexes Beim n chsten Schritt werden Sie aufgefordert aus einer Reihe weitgefasster Fragenkreise F
7. ber die Einrichtung angeschlossener Beh rden finden Sie in Abschnitt 19 2 17 2 Einstellungen f r Informationsanfragen bei einer zust ndigen Beh rde ohne weitere Befugnisse 122 2 berpr fung der Profileinstellungen f r Ihre Beh rde Drei der Profileinstellungen n mmt Ihr IMI Koordinator be der Registrierung Ihrer Beh rde im IMI vor siehe Abschnitt 21 1 Sie haben keine M glichkeit diese zu ndern Darin werden f r Ihre Beh rde folgende Festlegungen getroffen 1 ben tigt die Genehmigung des Koordinators bevor sie Informationsanfragen versenden oder beantworten kann STANDARD NEIN Einige Mitgliedstaaten werden bestimmen dass gewisse zust ndige Beh rden IMI Anfragen in einem Rechtsbereich nur dann 65 2 3 verschicken und beantworten k nnen wenn der entsprechende IMI Koordinator dies genehmigt hat ist befugt eingehende Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten abzulehnen STANDARD NEIN Mit dieser Einstellung wird festgelegt ob eine zust ndige Beh rde befugt ist eine Anfrage im Namen ihres Mitgliedstaats unmittelbar abzulehnen Erh lt eine zust ndige Beh rde eine Anfrage die sie nicht akzeptieren m chte weil sie in der Angelegenheit nicht zust ndig ist kann sie die Anfrage an eine andere zust ndige Beh rde weiterleiten oder einem IMI Koordinator in ihrem Mitgliedstaat bermitteln der in der Lage sein m sste die zust ndige Stelle herauszufinden Unter besonderen Umst
8. 10 2 3 Fakultative Schritte bei der Beantwortung einer Anfrage S e k nnen Ihrer Antwort auch eine oder mehrere Anlagen beif gen Dies k nnen Bilder oder Dokumente sein beispielsweise die gescannte Kopie einer Bescheinigung oder eines Reisepasses bzw Personaldokuments Au erdem k nnen Sie in Bezug auf ein angeh ngtes Dokument Kommentare hinzuf gen 46 10 2 4 Speichern von Antworten Versenden von Teilantworten oder Versenden vollst ndiger Antworten Nachdem Sie die in einer Anfrage enthaltenen Fragen beantwortet haben k nnen Sie die Antwort an die anfragende Beh rde verschicken Sie haben aber auch die M glichkeit die Antwort zu speichern und sie zu einem sp teren Zeitpunkt zu versenden Falls es Ihnen nicht m glich ist s mtliche Fragen sofort zu beantworten Sie aber die bereits vorliegenden Informationen der anfragenden Beh rde bermitteln m chten k nnen Sie der anfragenden Beh rde unverz glich die Teilinformationen zukommen lassen und die vollst ndige Antwort sp ter verschicken Bitte beachten Sie dass Sie in diesem Fall die in der Teilantwort bermittelten Informationen sp ter nicht mehr aktualisieren k nnen 10 2 5 Sie haben die Antwort an die anfragende Beh rde verschickt und nun Wenn Sie eine Antwort an eine anfragende Beh rde senden wird diese automatisch per E Mail benachrichtigt dass eine Antwort auf ihre Anfrage eingegangen ist und noch nicht zur Kenntnis genommen wurde Die Anfrage b
9. die der Anfrage beigef gt sind bspw Bescheinigungen oder Ausbildungsnachweise enthalten sein k nnen K nnen Sie Dateianh nge erst einsehen wenn Sie die Anfrage akzeptiert haben Was S e allerdings bereits vor Akzeptieren der Anfrage sehen k nnen s nd Staatsangeh rigkeit Land Ort und Beruf der betroffenen Person sowie alle Fragen und Kommentare auch in Bezug auf Anlagen Die Bearbeitung einer neu eingegangenen Anfrage umfasst mehrere Schritte 10 1 1 Pr fung der Einzelheiten der Anfrage Damit Sie entscheiden k nnen ob Sie die Anfrage akzeptieren m ssen Sie die Einzelheiten der Anfrage die gestellten Fragen und die Frist f r die Beantwortung pr fen 10 1 2 Zust ndigkeit Ihrer Beh rde f r die Bearbeitung der Anfrage Nach Pr fung der Anfrage m ssen S e entscheiden ob Ihre Beh rde f r hre Beantwortung zust ndig st Ist das der Fall dann akzeptieren Sie im Namen Ihrer Beh rde die Zust ndigkeit f r die Anfrage Ist die Antwortfrist nicht gesetzlich vorgeschrieben k nnen Sie auch eine neue Frist f r die Beantwortung vorschlagen Im Normalfall sollten Sie aber versuchen die von der anfragenden Beh rde gew nschte Frist einzuhalten Sollte das allerdings nicht m glich sein k nnen Sie der anfragenden Beh rde eine realistischere Frist nennen binnen deren Sie sich zur Beantwortung der Anfrage verpflichten Bitte beachten Sie dass diese M glichkeit nur besteht solange Sie noch nicht auf die Schalt
10. einschlie lich Weiterleitung von Anfragen an die zust ndige Beh rde 20 3 Inhaltliche Koordinierung je nach Rechtsbereich und Verfahrensablauf IMI Koordinatoren haben des Weiteren wichtige inhaltliche Aufgaben bei speziellen Abl ufen innerhalb eines Rechtsbereichs Da sich das IMI ber mehrere Rechtsbereiche erstreckt kann es aufgrund der Bestimmungen einer konkreten Richtlinie zu einer Reihe verschiedener Abl ufe kommen Was beispielsweise die Dienstleistungsrichtlinie anbelangt so unterst tzt das IMI nicht nur Standardanfragen sondern es sieht auch Abl ufe f r den Vorwarnungsmechanismus und die Ausnahme m Einzelfall vor Bei Standardanfragen zum Beispiel k nnen Koordinatoren gegebenenfalls auch als Schiedsrichter fungieren wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen von ihnen koordinierten Beh rden und zust ndigen Beh rden in einem 76 anderen Mitgliedstaat kommt siehe Abschnitt 24 1 Des Weiteren k nnen sie s ch vorbehalten dass Anfragen der von hnen koordinierten Beh rden hrer Genehmigung bed rfen siehe Abschnitt 24 2 Eine Beh rde kann einerseits Koordinator f r Standardanfragen sein andererseits aber keine Rolle bei anderen Abl ufen innerhalb eines Rechtsbereichs spielen 21 REGISTRIERUNG NEUER ZUST NDIGER BEH RDEN IM IMI In der ersten IMI Version erfolgt die Registrierung zust ndiger Beh rden im System durch IMI Koordinatoren K nftige IMI Versionen umfassen auch ein Modul f r die Selbstr
11. nden kann allerdings eine zust ndige Beh rde befugt sein eine Anfrage im Namen ihres Mitgliedstaats unmittelbar abzulehnen ist berechtigt aus anderen Mitgliedstaaten eingehende Anfragen zu akzeptieren oder ist lediglich befugt Informationsanfragen zu verschicken STANDARD JA Es besteht die M glichkeit zust ndige Beh rden als IMI Nutzer in einem bestimmten Rechtsbereich f r das Versenden von Anfragen an andere Mitgliedstaaten zu registrieren ohne dass sie Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten beantworten d rfen Beispielsweise k nnte ein Mitgliedstaat festlegen dass alle Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten von seiner nationalen rztekammer zu beantworten sind w hrend die regionalen rztekammern aber eigene Anfragen selbst verfassen und versenden k nnen Es gibt zwei weitere Profile die Ihre Beh rde selbst einstellen muss Sie k nnen auch nur von Ihnen und nicht von Ihrem IMI Koordinator ge ndert werden 4 5 Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuteilen STANDARD NEIN S e k nnen s ch daf r entscheiden beim Versenden und Empfangen von IMI Anfragen ein Zuweisungsverfahren anzuwenden Ist die Einstellung Zuweisung auf JA entsprechend vorgenommen erteilt das System automatisch allen lokalen Datenverwaltern der Beh rde Rechte als Zuweiser Der lokale Datenverwalter hat danach die M glichkeit das Zuweiserprofil auf einen anderen Nutzer zu be
12. 3 6 5 34 2 antwortende Beh rde zu dem Schluss kommen dass sie zus tzliche Informationen liefern kann Wenn sie der Anfrage stattgibt erh lt diese den Status Anfrage wegen weiterer Informationen akzeptiert Hinweis Sobald die weiteren Informationen der anfragenden Beh rde bermittelt wurden ndert sich der Status in Informationen bermittelt Anfrage offen Weitere Informationen nicht verf gbar Nach Eingang einer Anfrage wegen weiterer Informationen bei nicht zufriedenstellenden Antworten kann die antwortende Beh rde zu dem Schluss kommen dass sie keine zus tzlichen Informationen liefern Kann In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage offen Bearbeitung einer Antwort auf eine Anfrage wegen weiterer Informationen anfragende Beh rde 5 3 5 1 Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Kann die antwortende Beh rde keine weiteren Informationen liefern bei nicht zufriedenstellenden Antworten kann die anfragende Beh rde beschlie en den Vorgang als abgeschlossen zu betrachten In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Schlie en einer Anfrage ohne Ergebnis 5 3 6 1 Anfrage zur ckgezogen Eine anfragende Beh rde kann jederzeit Anfragen die s e verfasst hat w eder zur ckziehen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status A
13. 6 Genehmigung der Antwort durch Koordinator ausstehend Bei der Registrierung einer zust ndigen Beh rde m IMI kann ein IMI Koordinator festlegen dass die Antworten der Beh rde auf Anfragen anderer Mitgliedstaaten der vorherigen Genehmigung bed rfen Wenn dann die betreffende zust ndige Beh rde einem anderen Mitgliedstaat antwortet erh lt die Anfrage nicht den Status Informationen bermittelt Anfrage offen sondern den Status Genehmigung der Antwort durch Koordinator ausstehend Au erdem wird die Antwort nicht an die anfragende Beh rde gesandt sondern zur Genehmigung an den IMI Koordinator Genehmigt der Koordinator die Antwort erh lt sie den Status Informationen bermittelt Anfrage offen und wird an d e anfragende zust ndige Beh rde geschickt Genehmigung der Teilantwort durch Koordinator ausstehend Wie beim Standardablauf kann die antwortende Beh rde beschlie en eine Teilantwort zu geben und nur einige der gestellten Fragen zu beantworten wobei d e Beantwortung der restlichen Fragen sp ter erfolg Da der IMI Koordinator festgelegt hat dass die Antworten dieser zust ndigen Beh rde der vorherigen Genehmigung bed rfen erh lt d e Anfrage den Status Genehmigung der Teilantwort durch Koordinator ausstehend Sobald der IMI Koordinator die Antwort genehmigt hat ndert sich der Status der Anfrage in Teilinformationen bermittelt Anfrage offen Antwort durch Koordinat
14. Anmeldeprozess wie bei der erstmaligen Anmeldung m IMI durchlaufen Sind Sie der alleinige lokale Datenverwalter bei Ihrer Beh rde und vergessen Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode so m ssen Sie sich an den lokalen Datenverwalter des IMI Koordinators der Ihre Beh rde registriert hat wenden damit er Ihr Passwort zur cksetzt Falls Sie der lokale Datenverwalter eines NIMIC sind m ssen Sie sich an den IMI Helpdesk der Europ ischen Kommission wenden 19 EINRICHTUNG ANGESCHLOSSENER BEH RDEN F R MEINE BEH RDE 19 1 Angeschlossene Koordinatoren F r jede zust ndige Beh rde muss es mindestens einen angeschlossenen Koordinator geben IMI Koordinatoren sind nicht nur daf r zust ndig Beh rden zu registrieren bzw zu val d eren und ihnen Zugang zu Rechtsbereichen zu gew hren sondern s e sorgen auch ma geblich daf r dass Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten zufriedenstellend beantwortet werden 19 1 1 Zugangskoordinator Zust ndig f r die Entscheidung ob eine zust ndige Beh rde Zugang zu einem Rechtsbereich erh lt ist blicherweise der Koordinator der die Beh rde im IMI registriert hat Es kann sich allerdings auch um einen anderen Koordinator handeln falls Ihre Beh rde Zugang zu weiteren Rechtsbereichen ben tigt 19 1 2 Sonstige angeschlossene Koordinatoren S e k nnen gegebenenfalls weitere angeschlossene Koordinatoren einrichten Der Status als angeschlossener Koordinator hat zur Folge dass dieser
15. Antwort ausreichend ist wird die Anfrage geschlossen Koordinatoren k nnen im IMI vermerken dass sie sich nicht am Berufungsverfahren beteiligen m chten In diesem Fall geht das System davon aus dass der Koordinator d e Auffassung der zust ndigen Beh rde seines Mitgliedstaats teilt Mit dem DBerufungsverfahren einher gehen zus tzliche Anfragenstatus d e nachstehend erl utert werden 5 4 2 1 Anfrage in Berufung bei anfragendem Koordinator Betrachtet eine anfragende Beh rde die hr erteilte Antwort als unzureichend kann s e die antwortende Beh rde um weitere Informationen ersuchen Wenn die antwortende Beh rde keine weiteren Informationen bermitteln kann nach Ansicht der anfragenden Beh rde aber die fehlenden oder unvollst ndigen Informationen bereitgestellt werden k nnten so kann die anfragende Beh rde die unbefriedigende Antwort ihrem IMI Koordinator zur Revision vorlegen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Anfrage in Berufung bei anfragendem Koordinator 21 3 4 2 2 Anfrage in Berufung bei antwortendem Koordinator Teilt der anfragende Koordinator die Auffassung seiner zust ndigen Beh rde dass zur Beantwortung ihrer Anfrage weitere Informationen bereitgestellt werden sollten kann er seine Zustimmung vermerken und die Anfrage dem IMI Koordinator der antwortenden Beh rde zur Revision bermitteln In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Anfrage in Berufung bei antworte
16. Teil 1 bersicht ber die Funktionsweise des IMI WASIST DAS IMI Das IMI ist ein Instrument zur Unterst tzung zust ndiger Beh rden im EWR die aufgrund von Amtshilfebestimmungen in diversen Binnenmarktvorschriften gehalten sind Informationen mit den zust ndigen Stellen in anderen Mitgliedstaaten auszutauschen Es wurde von der Europ ischen Kommission gemeinsam mit den Mitgliedstaaten entwickelt Das IMI besteht aus einer Datenbank zust ndiger Beh rden im EWR die mit der t glichen Anwendung des Binnenmarktrechts in den jeweiligen Hoheitsgebieten betraut sind Die Datenbank ist mit mehrsprachigen Suchfunktionen ausgestattet mit deren Hilfe die richtigen Ansprechpartner gefunden werden k nnen F r die Benutzung des IMI werden keine Vorkenntnisse ber die Verwaltungsstrukturen eines anderen Mitgliedstaats ben tigt Der andere Hauptbestandteill des IMI ist eine Datenbank vor bersetzter Fragenkomplexe die sich auf die Amtshilfebestimmungen der einschl gigen Vorschriften st tzen Eine zust ndige Beh rde n einem Mitgliedstaat kann eine Anfrage in hrer Landessprache auf der Grundlage eines dieser Fragenkomplexe verfassen und sie ber das System an die zust ndige Stelle in einem anderen Mitgliedstaat senden Die antwortende zust ndige Beh rde erh lt die Anfrage in ihrer eigenen Landessprache und kann hre Antwort der anfragenden Beh rde ber das System zustellen Zun chst w rd das IMI Unterst tzung f r d e gege
17. berblick ber das sogenannte Berufungsverfahren finden Sie in Abschnitt 5 4 2 42 gt Stimmt er ihrer Auffassung zu dass die Antwort unbefriedigend ist verweist er die Anfrage zur ck an die antwortende Beh rde und fordert sie auf weitere Informationen bereitzustellen Daraufhin bekommt die Anfrage den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen Teilt er hingegen Ihre Ansicht nicht und erachtet er die Antwort als zufriedenstellend kann er die Anfrage schlie en Diese erh lt dann den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Dieser Verfahrensschritt wird bersprungen wenn der antwortende Koordinator nicht als Berufungsstelle fungiert 9 3 1 3 Anfrage wird an antwortende Beh rde zur ckverwiesen Stimmen der anfragende und der antwortende Koordinator Ihrer Auffassung zu dass die Antwort unbefriedigend ist wird die Anfrage der antwortenden Beh rde erneut vorgelegt Sie erh lt dann den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen N here Informationen dar ber zwischen welchen Optionen die antwortende Beh rde w hlen kann finden Sie m Abschnitt 10 4 10 BEANTWORTUNG EINER ANFRAGE EINER BEH RDE IN EINEM ANDEREN MITGLIEDSTAAT Sie sind als Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter in einem Rechtsbereich daf r verantwortlich eingehende Anfragen zu bearbeiten die Ihre Beh rde aus anderen Mitgliedstaaten erh lt Trifft eine Anfrage bei Ihrer Beh
18. das IMI in zweierlei Hinsicht durch Informationen ber die Sprachen die bei der Beh rde an die eine Anfrage gerichtet st verstanden werden durch die online verf gbare maschinelle bersetzung f r bestimmte Sprachenpaare mit deren Hilfe der Nutzer eine Roh bersetzung der hinzugef gten Anmerkungen erh lt Empfehlenswert ist es Kommentare nach M glichkeit in einer Sprache einzugeben die bei der anderen zust ndigen Beh rde verstanden wird Das System informiert in den entsprechenden Situationen jederzeit ber die Sprachen die bei der Beh rde mit der Sie m Austausch stehen verstanden werden K nnen S e dem nicht Rechnung tragen w re eine Alternative Ihre Kommentare in einer Sprache einzugeben die vom maschinellen bersetzungsdienst der Europ ischen Kommission unterst tzt wird Anhand dieser bersetzungshilfe die in Abschnitt 13 n her erl utert wird erhalten Sie eine Roh bersetzung von Freitext allerdings nur f r bestimmte Sprachenpaare Es darf jedoch nicht au er Acht gelassen werden dass maschinelle bersetzungen nur eine grobe Vorstellung vom Inhalt des bersetzten Textes vermitteln Je nach Gegenstand sollten Sie sich vielleicht um eine offizielle bersetzung bem hen die aus rechtlicher Sicht zuverl ssig ist 9 1 10 Sie haben die Anfrage an die antwortende Beh rde verschickt und nun Wenn Sie eine Anfrage an eine antwortende Beh rde senden wird diese automatisch per E Mail ben
19. den Status Informationen bermittelt Anfrage offen 5 2 4 Informationen akzeptiert Anfrage geschlossen Die anfragende Beh rde akzeptiert die gelieferten Informationen und die Anfrage wird geschlossen Die Anfrage hat damit den Status Informationen akzeptiert Anfrage geschlossen Ein einfacher Ablauf im IMI kann folgenderma en dargestellt werden IMI Informationsaustausch einfacher Ablauf Anfragende Beh rde Antwortende Beh rde Erstellen und Yersenden einer neuen Anfrage Anfrage akzeptieren Informationen l ckenlos bereitstellen bermittelte Informationen akzeptieren 5 3 Alternative Abl ufe Im Allgemeinen folgt der Informationsaustausch dem obigen Schema doch k nnen n jeder Phase des Lebenszyklus eine Reihe alternativer Entwicklungen eintreten S e werden nachstehend beschrieben 5 3 1 Verfassen einer neuen Anfrage durch die anfragende Beh rde 5 3 1 1 Speichern einer Anfrage als Entwurf Die anfragende Beh rde verfasst eine neue Anfrage sendet sie jedoch nicht an die antwortende Beh rde sondern speichert sie zun chst als Entwurf einer Anfrage um sie zu gegebener Zeit abzuschicken Die Anfrage hat damit den Status Entwurf einer Anfrage 5 3 2 Bearbeitung einer neuen Anfrage nach Eingang bei der antwortenden Beh rde 5 3 2 1 Weiterleitung der Anfrage an eine andere antwortende Beh rde Nach Auffassung der antwortenden Be
20. eine Kombination daraus Dar ber hinaus bietet das IMI den einzelnen Mitgliedstaaten die n tige Flexibilit t damit sie die Abl ufe in der f r sie geeignetsten Weise organisieren K nnen So steht es den Mitgliedstaaten beispielsweise frei zu entscheiden ob das Verschicken von Anfragen durch ihre Beh rden der vorherigen Genehmigung eines IMI Koordinators bedarf oder ob sie ihren Beh rden gestatten Anfragen bzw Antworten direkt zu versenden Manche Mitgliedstaaten ziehen es m glicherweise vor dass bestimmte Beh rden lediglich Anfragen verschicken nicht aber auf Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten antworten d rfen F r Mitgliedstaaten mit regionalen Strukturen sieht das IMI die M glichkeit vor dass jede Region ihre Einstellungen selbst festlegen kann so dass innerhalb eines Mitgliedstaates die Einstellungen von Region zu Region unterschiedlich sein k nnen Die IMI Einstellungen k nnen auch f r die einzelnen Rechtsbereiche variieren was besonders wichtig ist weil sich auch die Amtshilfebestimmungen in den einschl gigen Rechtsakten der Gemeinschaft unterscheiden Die IMI Koordinatoren spielen eine wesentliche Rolle beim Aufbau und Funktionieren des IMI im Europ ischen Wirtschaftsraum Ihre Verantwortlichkeiten k nnen unterteilt werden in Verwaltungsaufgaben Unterst tzung und inhaltliche Koordinierung Dar ber hinaus k nnen IMI Koordinatoren auch als zust ndige Beh rde fungieren und als solche an Informationsanfragen bete
21. einem Browser dazu f hren k nnen dass die Funktionsf higkeit des IMI eingeschr nkt wird Wenn beispielsweise JavaScript nicht aktiviert ist stehen einige IMI Funktionen nicht zur Verf gung Dies geschieht auch wenn IMI auf die Liste der eingeschr nkten Sites im Internet Explorer gesetzt wurde Wenn Sie beim Zugang zum IMI Probleme haben wenden Sie sich bitte an die Person die in Ihrer Beh rde f r das lokale IT Netz zust ndig ist N heres zu den empfohlenen Interneteinstellungen f r das IMI finden Sie auf der IMI Website unter IMI Versionshinweise Informationen ber die Kompatibilit t des IMI mit Internetbrowsern und ber unterst tzte Plattformen 7 4 Falsche Eingabe von Benutzername Passwort oder Sicherheitscode Ein Nutzer hat bei der Anmeldung f nf Versuche Wird auch beim f nften Mal nicht die richtige Kombination aus Benutzername Passwort und Sicherheitscode eingegeben wird der Benutzername gesperrt und kann erst wieder verwendet werden wenn ein lokaler Datenverwalter Ihrer Beh rde das Passwort zur ckgesetzt hat Sind Sie bei Ihrer Beh rde der einzige Nutzer der ber ein Profil als lokaler Datenverwalter verf gt und wurde Ihr Benutzername gesperrt so m ssen Sie sich an Ihren IMI Koordinator wenden damit er Ihr Passwort zur cksetzt 7 4 1 Sie haben Ihren Benutzernamen vergessen Falls Sie sich nicht an Ihren Benutzernamen erinnern k nnen wenden S e s ch bitte direkt an einen lo
22. enth lt die Anfragen bei denen ihre Beh rde entweder als anfragende Beh rde verschickte Anfragen ihrer Beh rde oder als antwortende Beh rde empfangene Anfragen ihrer Beh rde agiert Aufgabenliste Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter Zuweiser oder zust ndige Berufungsstelle haben Zugriff auf die Aufgabenliste Diese umfasst alle Anfragen bei denen sie im Namen ihrer Beh rde t tig werden m ssen N here Informationen finden sich im Abschnitt 11 1 Anfragen anderer Beh rden Diese Liste kann mit Ausnahme der Normalnutzer von allen Nutzern einer Beh rde eingesehen werden Ist Ihre Beh rde an andere Beh rden angeschlossen k nnen Sie sich auch eine bersicht der empfangenen und verschickten Anfragen dieser Beh rden anzeigen lassen Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 19 Ist Ihre Beh rde an keine andere Beh rde angeschlossen bleibt die Liste leer Sind Sie IMI Koordinator enth lt die Liste auch diejenigen Anfragen be denen Ihre Beh rde als Koordinator auftritt 30 Angeschlossene Beh rden Es besteht die M glichkeit andere Beh rden aus Ihrem Mitgliedstaat als angeschlossene Beh rden f r Ihre Beh rde zu definieren siehe Abschnitt 19 Die erforderlichen Systemeinstellungen nimmt Ihr lokaler Datenverwalter vor Wurde die angeschlossene Beh rde eingerichtet kann s e die Anfrageliste Ihrer Beh rde ber hre Liste der Anfragen anderer Beh rden einsehen Eine angeschlossene Beh r
23. es keine Beh rde gibt die diese Anfrage beantworten k nnte S e werden ebenfalls aufgefordert eine Begr ndung anzugeben wenn S e s ch f r die Ablehnung einer Anfrage entscheiden 10 1 3 Auswahl eines Koordinators f r die Anfrage m glicher Schritt nach Akzeptieren der Anfrage Wenn Sie die Anfrage akzeptiert haben werden Sie eventuell aufgefordert einen IMI Koordinator f r diese Anfrage auszuw hlen Dies geschieht nur dann wenn Ihre Beh rde f r den Rechtsbereich n den die Anfrage f llt an mehr als einen IMI Koordinator angeschlossen ist Die Koordinatoren s nd daf r verantwortlich dass Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten zufriedenstellend beantwortet werden Koordinatoren k nnen sich vorbehalten dass Anfragen oder Antworten hrer Genehmigung bed rfen ehe diese an einen anderen Mitgliedstaat verschickt werden k nnen S e k nnen au erdem hinzugezogen werden wenn Antworten als nicht zufriedenstellend betrachtet werden und es deshalb Unstimmigkeiten zwischen zust ndigen Beh rden beizulegen gilt Koordinatoren k nnen auch beschlie en diese Rolle nicht wahrzunehmen Auskunft dar ber ob die f r S e zust ndigen Koordinatoren als Schiedsstelle fungieren erteilt Ihnen Ihr lokaler Datenverwalter gt Wenn Sie f r den Rechtsbereich in den die Anfrage f llt mehr als einem IMI Koordinator angeschlossen sind werden Sie aufgefordert einen von hnen als f r die akzeptierte Anfrage zust ndigen Koo
24. ndige Berufungsstelle hinsichtlich einer Anfrage einen berblick oder uneingeschr nkte Einsicht mit Ausnahme personenbezogener Daten siehe auch Abschnitte 8 2 und 24 60 15 VERWALTUNG DER EINSTELLUNGEN UND DATEN IHRER BEH RDE Nach ihrer Registrierung im IMI ist jede Beh rde selbst f r die Verwaltung ihrer lokalen Daten verantwortlich Damit Sie die Einstellungen und Daten Ihrer Beh rde verwalten k nnen ben tigen S e Nutzerrechte als lokaler Datenverwalter Als lokaler Datenverwalter k nnen Sie im IMI verf gbare Daten ber Ihre Beh rde aktualisieren den Zust ndigkeitsbereich Ihrer Beh rde aktualisieren weitere Nutzer f r Ihre Beh rde registrieren die Benutzerprofile von Nutzern Ihrer Beh rde ndern z B einem Normalnutzer Rechte als zust ndiger Bearbeiter zuweisen die Passw rter der Nutzer Ihrer Beh rde zur cksetzen andere Beh rden als angeschlossene Beh rden Ihrer Beh rde einrichten ERSTMALIGER ZUGRIFF EINER BEH RDE AUF DAS IMI NACH IHRER REGISTRIERUNG Bei der Registrierung einer neuen Beh rde im IMI registriert der IMI Koordinator auch einen ersten Nutzer f r diese Beh rde Dieser Nutzer erh lt standardm ig alle Nutzerrechte darunter auch die des lokalen Datenverwalters Seinen IMI Benutzernamen erh lt er unmittelbar von dem IMI Koordinator der seine Beh rde registriert hat Das vorl ufige Passwort w rd 48 Stunden nach der Registrierung di
25. ndigen Berufungsstellen zugeteilt hat erscheint s e in deren Aufgabenliste n Au erdem wird erneut eine entsprechende E Mail Benachrichtigung automatisch verschickt 89
26. rde ein wird sie dar ber per E Mail benachrichtigt Eine entsprechende E Mail geht an alle Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter bzw falls Ihre Beh rde das Zuweisungsverfahren anwendet an alle Nutzer mit Rechten als Zuweiser Au erdem wird eine Benachrichtigungs E Mail an die Kontaktadresse der Beh rde verschickt 10 1 Akzeptieren einer neuen Anfrage einer zust ndigen Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat Als zust ndiger Bearbeiter k nnen Sie neue Anfragen die an Ihre Beh rde gerichtet werden akzeptieren Die neue Anfrage erscheint in Ihrer Aufgabenliste mit dem Status Anfrage versandt noch nicht akzeptiert Sie k nnen die Anfrage dann ffnen um sich die Einzelheiten anzeigen zu lassen Beim ersten ffnen der neuen Anfrage sehen Sie eine bersicht der wesentlichen Einzelheiten Aus Datenschutzgr nden werden Sie jedoch keinerlei Angaben sehen anhand deren Sie die Identit t des von der Anfrage Betroffenen beispielsweise des Berufsangeh rigen feststellen k nnten Dies liegt darin begr ndet dass personenbezogene Daten in einer Anfrage nur dann einsehbar sein sollten wenn es f r die Bearbeitung der Anfrage n tig ist 43 Solange S e nicht im Namen Ihrer Beh rde die Zust ndigkeit f r die Anfrage akzeptiert haben gelten Sie nicht als antwortende Beh rde und sollten deshalb nicht in der Lage sein die Identit t des von der Anfrage Betroffenen zu erfahren Da personenbezogene Daten in Anlagen
27. rde mit Ihrer Begr ndung nicht einverstanden und k nnten die fehlenden oder unvollst ndigen Informationen ihrer Ansicht nach durchaus bereitgestellt werden hat die Beh rde m glicherweise ihren Widerspruch vermerkt und die Anfrage dem zust ndigen Koordinator zur Revision bermittelt Ist jedoch der anfragende oder der antwortende Koordinator der Auffassung dass Ihre Antwort zufriedenstellend ist wird die Anfrage geschlossen und erh lt den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen N here Informationen finden Sie in Abschnitt 9 3 10 4 1 Was geschieht wenn die zust ndigen IMI Koordinatoren eine Anfrage wegen weiterer Informationen an Ihre Beh rde zur ckverwiesen haben 10 4 1 1 Szenar um 1 Nur der anfragende Koordinator fungiert als Berufungsstelle und betrachtet Ihre Antwort als unzureichend Falls lediglich der anfragende Koordinator sich am Berufungsverfahren beteiligt und er sich der Meinung der anfragenden Beh rde anschlie t dass die Antwort unbefriedigend ist bekommt die Anfrage den Status Anfrage wegen weiterer Informationen erneut bermittelt Sie k nnen die Anfrage ffnen und sich ansehen mit welcher Begr ndung der anfragende Koordinator Ihre 49 10 4 1 2 Antwort als unzureichend eingestuft und an Ihre Beh rde zur ckverwiesen hat Als antwortende Beh rde haben Sie dann zwei M slichkeiten gt Sie k nnen zustimmen die gew nschten zus tzlichen Info
28. rden zu genehmigen bevor diese verschickt werden STANDARD NEIN Einige Mitgliedstaaten werden bestimmen dass gewisse zust ndige Beh rden IMI Anfragen in einem Rechtsbereich nur dann verschicken k nnen wenn der entsprechende IMI Koordinator dies genehmigt hat In diesem Profil ist festgelegt ob sich ein Koordinator f r das Genehmigungsverfahren entschieden hat F r jede zust ndige Beh rde steht eine individuelle Profileinstellung zur Verf gung aus der hervorgeht ob f r die Beh rde in einem bestimmten Rechtsbereich das Genehmigungsverfahren gilt Diese Einstellung wird vom Koordinator vorgenommen und kann von der Beh rde selbst nicht ge ndert werden siehe Abschnitt 17 2 3 w nscht die Antworten zust ndiger Beh rden zu genehmigen bevor diese verschickt werden STANDARD NEIN Einige Mitgliedstaaten werden bestimmen dass gewisse zust ndige Beh rden Antworten auf IMI Anfragen in einem Rechtsbereich nur dann verschicken k nnen wenn der entsprechende IMI Koordinator dies genehmigt hat In diesem Profil ist festgelegt ob sich ein Koordinator f r das Genehmigungsverfahren entschieden hat F r jede zust ndige Beh rde steht eine individuelle Profileinstellung zur Verf gung aus der hervorgeht ob f r die Beh rde in einem bestimmten Rechtsbereich das Genehmigungsverfahren gilt Diese Einstellung wird vom Koordinator vorgenommen und kann von der Beh rde selbst nicht ge ndert werden siehe Abschnitt 17 2
29. vorgelegt _ ZUrUCKVErWIESen Anfrage A P Antwort 22 Das IMI UND DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN Da ber das IMI personenbezogene Daten ausgetauscht werden muss umfassender Datenschutz unbedingt gew hrleistet werden Das IMI unterliegt uneingeschr nkt den geltenden Datenschutzvorschriften Es leistet einen Beitrag zur Einhaltung dieser Vorschriften indem es einen klaren Rahmen daf r vorgibt welche Informationen mit wem und unter welchen Voraussetzungen ausgetauscht werden k nnen Konkrete Mechanismen de f r die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen sind fester Bestandteil des IMI Der ungewisse Ad hoc Austausch von Informationen zwischen den Mitgliedstaaten per Fax E Mail oder Post wird durch ein strukturiertes System ersetzt das akt v die Einhaltung der einschl gigen Auflagen hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz f rdert In einer diesbez glichen Kommissionsentscheidung sind die Aufgaben Rechte und Pflichten der einzelnen IMI Akteure hinsichtlich des Datenschutzes festgelegt Mit dieser Entscheidung wird die Funktionsweise des IMI rechtsverbindlich formuliert Au erdem wird geregelt wer welche Informationen unter welchen Bedingungen austauschen darf Damit soll sichergestellt werden dass die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden Es gilt festzuhalten Mit Hilfe des IMI wird keinerlei dauerhafte Datenbank noch eine Art Register personenbezogener Daten die in den ausgetauschten Informatione
30. zust ndige Beh rde wendet das Zuweisungsverfahren an Die automatisch generierte E Mail wird an den Nutzer der Beh rde verschickt der ber Rechte als Zuweiser verf gt Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse der Beh rde Nachdem der Zuweiser die Anfrage konkret einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern zugeteilt hat erhalten diese eine automatisch generierte E Mail mit der Benachrichtigung dass eine neue Anfrage eingetroffen und noch nicht akzeptiert ist Alle weiteren E Mail Benachrichtigungen in Bezug auf eine Anfrage werden an den zust ndigen Bearbeiter gesandt der als Letzter mit der Anfrage befasst war Eine Kopie geht jeweils an die Kontaktadresse der zust ndigen Beh rde Wird eine Anfrage einem IMI Koordinator erstmalig zur Revision vorgelegt gibt es zwei m gliche Szenarien gt Der IMI Koordinator wendet das Zuweisungsverfahren nicht an Die automatisch generierte E Mail wird an die Kontaktadresse des Koordinators verschickt Haben die zust ndigen Berufungsstellen beim Koordinator keinen Zugriff auf diese E Mail Adresse muss der f r den Posteingang Verantwortliche die zust ndigen Berufungsstellen informieren beispielsweise durch Weiterleiten der E Mail dass eine neue Anfrage dem Koordinator zur Revision vorgelegt wurde und ber die Aufgabenliste der zust ndigen Berufungsstellen abgerufen werden kann Die zust ndigen Berufungsstellen bekommen die neue Anfrage automatisch in hrer Aufgabenl
31. 2 2 9 25 entsprechenden Antworten und eventuelle Kommentare anzeigen zu lassen Hat die antwortende Beh rde m Rahmen ihrer Antwort Freitextkommentare in einer Sprache hinzugef gt die Sie nicht verstehen k nnen Sie die bersetzungshilfe des IMI nutzen um eine ungef hre bersetzung davon zu erhalten Im Abschnitt 13 erfahren Sie n here Einzelheiten ber die bei der maschinellen bersetzung verf gbaren Sprachenpaare und die Nutzung dieser Hilfe m IMI Es darf jedoch nicht au er Acht gelassen werden dass maschinelle bersetzungen nur eine grobe Vorstellung vom Inhalt des bersetzten Textes vermitteln Je nach Gegenstand sollten Sie sich vielleicht um eine offizielle bersetzung bem hen die Sie auch f r rechtliche Zwecke heranziehen k nnen Antwort akzeptieren oder um weitere Informationen ersuchen Nachdem Sie die Antwort gepr ft haben m ssen Sie dokumentieren ob Sie diese als zufriedenstellend betrachten Wenn Sie die Antwort akzeptieren wird die Anfrage geschlossen und erh lt den Status Informationen bermittelt Anfrage geschlossen Erachten Sie die Antwort hingegen als unzureichend k nnen Sie die antwortende Beh rde um weitere Informationen ersuchen Der Status der Anfrage lautet dann Weitere Informationen n tig Anfrage offen Sofern zutreffend wird empfohlen in den Kommentarfeldern anzugeben zu welchen konkreten Fragen Sie weitere Informationen ben tigen Dies wird dadurch erleichter
32. Beh rde versandt oder entgegengenommen wurden 2 4 Europ ische Kommission Die Europ ische Kommission betreibt und unterh lt das IMI in ihrem Datenzentrum in Luxemburg Sie ist f r die bersetzungen innerhalb des Systems verantwortlich und stellt einen zentralen Helpdesk f r die IMI Nutzung durch die Mitgliedstaaten zur Verf gung ROLLE DER NUTZER Um das IMI nutzen zu k nnen muss eine zust ndige Beh rde oder ein IMI Koordinator n der IMI Datenbank zust ndiger Beh rden registriert sein Registrierte Beh rden Koordinatoren benennen eine oder mehrere nat rliche Personen innerhalb ihrer Einrichtung als IMI Nutzer Jeder Nutzer wird im System registriert und erh lt in einem bestimmten Umfang Nutzerrechte durch die festgelegt ist welche Operationen er im System ausf hren kann Die im IMI registrierten Beh rden werden sich hinsichtlich Gr e und Struktur wesentlich voneinander unterscheiden Im System sind deshalb zahlreiche verschiedene Profile f r zust ndige Beh rden vorgesehen Auf der einen Seite g be es beispielsweise eine kleine Beh rde mit wenigen Anfragen die nur einen oder 8 zwei Nutzer benannt hat die zur Ausf hrung s mtlicher Operationen im System berechtigt sind es st empfehlenswert mindestens zwei Nutzer zu registrieren so dass eine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit gew hrleistet ist Auf der anderen Seite st nde etwa eine gro e Beh rde z B eine rztekammer mit einer gro en Abte
33. EUROP ISCHE KOMMISSION Ye x GD Binnenmarkt und Dienstleistungen x x a x Dienstleistungen w Verwaltungszusammenarbeit und Vernetzung zwischen den Mitgliedstaaten Br ssel den 22 September 2008 MARKT E3 2008 42151 BENUTZERHANDBUCH Teil 1 bersicht ber die Funktionsweise des IMI Teil 2 Spezielle Hinweise f r alle IMI Nutzer bei zust ndigen Beh rden und IMI Koordinatoren BINNENMARKT INFORMATIONSSYSTEM Commission europ enne B 1049 Bruxelles Europese Commissie B 1049 Brussel Belgium Telephone 32 2 299 11 11 J _IMI Filed documents A Docu System develop 5 DEVELOP PHASE Elaboration phase Updated User Procedures Handbook _42151 doc INHALT EINSERFUNIG enen E E 5 TEIL 1 BERSICHT BER DIE FUNKTIONSWEISE DES IMI 6 1 Wasa Sr da IN nassen E 7 2 Welche Akteure sind am IMI beteiligt 00002222sseesssssnsseneeenennen 7 2 1 Zust ndise Behordens sun 7 2 2 IMII Ko68191n8l9r en ara eek 7 29 Anseschl ssene Beh rden uansin a ai 8 2 4 Europ ische Kommiss10n na ae a 8 3 Roeder Nutzer anna ar aaa era 8 SMR NOrmMalnUtzere ee ee Bere 9 3 2 Z sf ndise Bearbeller see ia 9 3 3 LON Se De een EE 10 3 4 Lokale D tenverwalter as ana ana 10 I Zustand se Ber t ngsstelle usa 11 4 Wie k nnen die Beteiligten das IMI nutzen ussssssseeeeennnnnn 11 5 Lebenszyklus einer IMI Anfrage ussssseesseseeeeesesnnnnnssseeeeennnnnnn
34. IMI Koordinator an Informationsanfragen Ihrer Beh rde beteiligt werden kann Angeschlossene IMI Koordinatoren k nnen beispielsweise im Berufungsverfahren hinzugezogen werden wenn Antworten als nicht zufriedenstellend betrachtet werden und es deshalb Unstimmigkeiten zwischen zust ndigen Beh rden beizulegen gilt Sollte eine Beh rde f r das Verschicken von Anfragen und Antworten Genehmigungen ben tigen so wird einer der angeschlossenen Koordinatoren in das Genehmigungsverfahren eingeschaltet Die Liste der angeschlossenen Koordinatoren muss f r jeden Rechtsbereich einzeln verwaltet werden Damit S e d e Informationen ber angeschlossene 72 Koordinatoren aktualisieren k nnen ben tigen Sie Rechte als lokaler Datenverwalter Angeschlossene Koordinatoren erhalten normalerweise einen berblick ber s mtliche Anfragen Ihrer Beh rde siehe Abschnitt 8 2 Ist jedoch ihr Eingreifen n tig z B m Berufungsverfahren k nnen sie mit dem Wunsch an S e herantreten s mtliche Einzelheiten Ihrer Anfragen mit Ausnahme personenbezogener Daten einsehen zu k nnen Sie k nnen Ihren angeschlossenen Koordinatoren diesen Zugriff gew hren indem Sie die Einstellungen wie in Abschnitt 17 2 dargestellt ndern Hinweis Wenn Sie ein IMI Koordinator sind gilt f r Ihre Anfragen niemals das Genehmigungsverfahren Ebenso wenig k nnen Ihre Anfragen m Falle eines unbefriedigenden Informationsaustauschs einem Koordinator zur Berufung vo
35. Informationen eingeben Name und Vorname bevorzugte Arbeitssprache E Mail Adresse diese wird f r alle E Mail Benachrichtigungen verwendet die vom System automatisch generiert werden und f r den Nutzer relevant sind Jeder neu registrierte Nutzer muss ber eine eigene E Mail Adresse verf gen Telefonnummer fakultativ Nutzerrechte Sie legen fest ber welche Rechte der neue Nutzer in den einzelnen Rechtsbereichen verf gt Wie erh lt ein Nutzer seinen IMI Benutzernamen Wenn Sie einen neuen Nutzer im IMI registrieren generiert das System automatisch einen Benutzernamen f r die Person Dieser setzt sich blicherweise aus dem jeweiligen Familien und Vornamen zusammen Da Sie den neuen Nutzer registriert haben ist es nun Ihre Aufgabe ihm diesen Benutzernamen mitzuteilen Aus Sicherheitsgr nden darf dies nicht ber das System erfolgen sondern beispielsweise pers nlich oder per Telefon Fax oder Post S e k nnen auch die Benutzerangaben einschlie lich Benutzernamen aus dem IMI ausdrucken Dar ber hinaus k nnen Sie die Angaben und die Benutzernamen aller Nutzer Ihrer Beh rde jederzeit bearbeiten und ndern 18 2 Verwaltung der Nutzerrechte von IMI Nutzern meiner Beh rde Bei der Registrierung eines neuen Nutzers m ssen Sie festlegen welche Nutzerrechte ihm gew hrt werden Dies hat f r jeden einzelnen Rechtsbereich zu geschehen Beispielsweise kann ein Nutzer der im Zusammenhan
36. UCHT WERDEN Wenn Sie eine Informationsanfrage an eine zust ndige Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat richten m chten ben tigen Sie Rechte als zust ndiger Bearbeiter Diese Rechte werden Nutzern f r bestimmte Rechtsbereiche erteilt Ein Nutzer kann beispielsweise zust ndiger Bearbeiter f r Berufsqualifikationen und Normalnutzer f r den Rechtsbereich Dienstleistungen sein Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter sind befugt im Namen hrer Beh rde Anfragen an Beh rden n anderen Mitgliedstaaten zu senden Als zust ndiger Bearbeiter k nnen Sie auch Anfragen beantworten die bei Ihrer Beh rde f r Ihren Rechtsbereich von Beh rden in anderen Mitgliedstaaten eingegangen sind 9 1 Verfassen einer neuer Informationsanfrage die an eine Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat verschickt werden soll Mit Hilfe des IMI k nnen Sie Anfragen an andere Beh rden senden die im IMI registriert sind Das Verfassen einer neuen Informationsanfrage erfolgt n mehreren Schritten 9 1 1 Angabe des Rechtsbereichs in den die Anfrage f llt Wenn S e f r mehr als einen Rechtsbereich m IMI ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gen m ssen S e angeben welchen Rechtsbereich die Anfrage betrifft z B Berufsqualifikationen oder Dienstleistungen Sollte Ihre Beh rde hingegen nur f r einen vom IMI unterst tzten Rechtsbereich bspw DBerufsqualifikationen zust ndig sein wird dieser automatisch ausgew hlt 34
37. achrichtigt dass eine neue Anfrage eingegangen ist und die Annahme durch die Beh rde noch aussteht Gilt f r Ihre Beh rde das Genehmigungsverfahren und hat der Koordinator festgelegt dass neue Anfragen Ihrer Beh rde vor dem Versenden genehmigt werden m ssen so wird Ihre Anfrage 38 S e k nnen sich die Anfrage weiterhin anzeigen lassen und ihren Werdegang ber die verschiedenen Etappen verfolgen Nutzen Sie dazu den Men punkt Liste der Anfragen im IMI siehe Abschnitt 8 2 Wenn Sie im Zusammenhang mit der Anfrage t tig werden m ssen wird dies in Ihrer Aufgabenliste angezeigt Sobald eine Antwort auf Ihre Anfrage eingeht erfolgt eine E Mail Benachrichtigung an die Adresse die in Ihren Benutzerangaben gespeichert ist sowie an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde 9 1 11 Sie haben Ihre Anfrage als Entwurf gespeichert und nun Die Anfrage wird mit dem Status Entwurf einer Anfrage gespeichert und erscheint in Ihrer Aufgabenliste Sie k nnen den Entwurf sp ter aktualisieren und oder die Anfrage an die antwortende Beh rde verschicken Solange die Anfrage den Status eines Entwurfs hat ist sie f r die antwortende Beh rde nicht sichtbar Anfrageentw rfe k nnen Sie jederzeit l schen 9 2 Verfahren nach Erhalt einer Antwort Wenn die antwortende Beh rde auf eine Anfrage antwortet die Sie als zust ndiger Bearbeiter bei Ihrer Beh rde verschickt haben erhalten Sie eine E Mail Benachrichtigung an die Ad
38. ann vorkommen dass eine anfragende Beh rde mit der von Ihnen bermittelten Antwort unzufrieden ist und Sie deshalb ersucht weitere Informationen bereitzustellen Ihre Beh rde wird von dieser Anfrage wegen weiterer Informationen in Kenntnis gesetzt indem der zust ndige Bearbeiter der als Letzter mit der Anfrage befasst war eine E Mail Benachrichtigung erh lt Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Bei Ihnen als zust ndigem Bearbeiter erscheint die Anfrage au erdem in Ihrer Aufgabenliste mit dem Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen S e k nnen die Anfrage ffnen um s ch m Einzelnen anzeigen zu lassen nach welchen zus tzlichen Informationen gefragt wird Wenn eine anfragende Beh rde um weitere Informationen ersucht muss sie dies begr nden S e k nnen s ch diese Begr ndung und die Fragen ansehen bei denen Ihre bisherigen Antworten als unzureichend eingesch tzt wurden Falls die Beh rde Anmerkungen hinzugef gt hat warum s e nach weiteren Informationen fragt k nnen Sie die automatische bersetzungshilfe im IMI verwenden wenn diese Kommentare in einer Ihnen fremden Sprache verfasst sind N here Einzelheiten ber die maschinelle bersetzung die das IMI online zur Verf gung stellt finden S e n Abschnitt 13 10 3 1 Akzeptieren einer Anfrage wegen weiterer Informationen Sind Sie Ihrer Meinung nach in der Lage die gew nschten zus tzlichen Informationen zu liefer
39. apitel findet sich ein allgemeiner berblick ber das IMI die daran Beteiligten und hr Zusammenwirken m System Teil 2 Spezielle Hinweise f r zust ndige Beh rden und IMI Koordinatoren Dieses Kapitel enth lt Hinweise f r die Nutzung des IMI durch zust ndige Beh rden und IMI Koordinatoren Es wird m Laufe der weiteren Entwicklung des Systems regelm ig aktualisiert werden N here Informationen zum Beispiel eine Liste mit Fragen und Antworten k nnen auf der IMI Website in mehreren Sprachen abgerufen werden Dort finden sich auch Links zur IMI Produktionsumgebung und zur IMI Schulungsumgebung Die Internetadresse lautet Falls S e zus tzliche Hilfe ben tigen oder uns Feedback zum IMI zukommen lassen m chten wenden Sie sich bitte an Ihre nationalen IMI Kontaktstellen Jeder Mitgliedstaat hat einen nationalen IMI Koordinator NIMIC benannt der f r die Einf hrung und das reibungslose Funktionieren des IMI verantwortlich ist Je nachdem was f r eine Organisationsstruktur in Ihrem Land f r das IMI gew hlt wurde hat der NIMIC gegebenenfalls einen nationalen IMI Helpdesk oder dezentrale Hilfsstellen eingerichtet Die Kontaktdaten finden Sie auf der IMI Website Die Europ ische Kommission hat ebenfalls einen IMI Helpdesk eingerichtet Kann ein Problem nicht vor Ort durch den NIMIC gel st werden kann dieser sich an den Helpdesk der Kommission unter imi helpdesk ec europa eu oder 32 2 2955470 wenden
40. auf der Grundlage des Binnenmarktrechts zur Verf gung e unterh lt einen Helpdesk f r IMI Koordinatoren 5 LEBENSZYKLUS EINER IMI ANFRAGE 5 1 berblick Eine Informationsanfrage hat im IMI einen klar vorgegebenen Lebenszyklus der sich aus einer Reihe grundlegender Phasen zusammensetzt Jede Anfrage erh lt einen dynamischen Status so dass jederzeit festgestellt werden kann an welchem Punkt des Lebenszyklus s e sich befindet Sobald eine Anfrage in die n chste Phase ihres Lebenszyklus eintritt wird der Status automatisch aktualisiert 1 Sobald in k nftigen IMI Versionen die Selbstregistrierung m glich ist K nnen IMI Koordinatoren daf r zust ndig sein Beh rden nach der Selbstregistrierung zu authentifizieren und zu validieren 12 5 2 Einfacher Ablauf einer IMI Anfrage Der grundlegende Ablauf einer IMI Anfrage ist einfach Vom Beginn bis zum Abschluss der Anfrage gibt es nur vier Phasen Anfrage versandt noch nicht akzeptiert Die anfragende Beh rde verfasst und sendet eine neue Anfrage an die antwortende Beh rde Die Anfrage hat damit den Status Anfrage versandt noch nicht akzeptiert 5 2 2 Anfrage akzeptiert Die antwortende Beh rde akzeptiert die Anfrage Die Anfrage hat damit den Status Anfrage akzeptiert 5 2 3 Informationen bermittelt Anfrage offen Die antwortende Beh rde stellt der anfragenden Beh rde l ckenlos die Informationen bereit Die Anfrage hat damit
41. bermittelt wurde oder sie wissen eventuell nicht wie sie eine neue Anfrage bearbeiten sollen Wird auf eine Anfrage nicht rechtzeitig reagiert sollte der Koordinator der Ursache nachgehen EINSCHREITEN BEI EINEM INFORMATIONSAUSTAUSCH ZWISCHEN ZWEI BEH RDEN Fester Bestandteil des IMI sind bestimmte Gew hrleistungsmechanismen damit IMI Anfragen nach M glichkeit angemessen beantwortet werden 85 24 1 Berufungsverfahren Erh lt eine anfragende Beh rde eine Antwort mit der sie nicht zufrieden ist so kann sie um weitere Informationen ersuchen Falls weitere Informationen laut antwortender Beh rde nicht zur Verf gung stehen die anfragende Beh rde dem aber nicht beipflichtet kann sie ihren IMI Koordinator und den Koordinator der antwortenden Beh rde als Schiedsstellen einschalten Damit wird das Berufungsverfahren in Gang gesetzt Als IMI Koordinator k nnen Sie entscheiden ob Sie sich an solchen Verfahren beteiligen Dazu ndert der lokale Datenverwalter entsprechend die Einstellungen f r den Rechtsbereich Als Standardeinstellung ist vorgesehen dass Sie sich an Berufungsverfahren beteiligen siehe Abschnitt 17 2 Damit diese Koordinierungsaufgabe wahrgenommen werden kann m ssen Sie mindestens einem Ihrer Nutzer Rechte als zust ndige Berufungsstelle gew hren Dieser Nutzer ist f r die Bearbeitung von Anfragen verantwortlich die Ihrer Beh rde von zust ndigen Beh rden Ihres Mitgliedstaats oder Beh rden and
42. che nach einer zust ndigen Beh rde leichter wird erh lt jede registrierte Beh rde eine inoffizielle Bezeichnung die in alle EU Amtssprachen bersetzt wird So wird 77 erreicht dass ein Nutzer der n der IMI Datenbank nach einer zust ndigen Beh rde sucht eine inoffizielle Bezeichnung in seiner Sprache angezeigt bekommt und dadurch besser verstehen kann was f r Beh rden sich unter den Suchergebnissen befinden Von inoffiziellen Bezeichnungen wird deshalb gesprochen weil die Europ ische Kommission die Namen in die EU Amtssprachen bersetzt ohne sie von den zust ndigen Beh rden offiziell pr fen oder genehmigen zu lassen S e dienen einzig dem Zweck die Suchergebnisse besser nutzbar zu machen Inoffizielle Bezeichnungen sollten unmissverst ndlich die Rolle der Beh rde erkennen lassen sollten angemessen kurz sein sollten keine Abk rzung sein brauchen nicht den Namen des Mitgliedstaats zu enthalten Warum ist wichtig die in einer Beh rde verstandenen Sprachen anzugeben Das IMI umfasst eine Reihe von Hilfsmitteln die es Nutzern in unterschiedlichen Mitgliedstaaten erm glichen ber Sprachgrenzen hinweg miteinander zu Kommunizieren Erstens geh ren zum System zahlreiche vorab festgelegte Datenfelder sowie Fragen und Antworten in allen EU Amtssprachen au er Irisch Zweitens steht den Nutzern eine automatische bersetzungshilfe zur Verf gung mit der Freitextkommentare in Inf
43. chs automatisch gel scht werden F r statistische Zwecke haben zust ndige Beh rden dann zwar weiterhin Zugang zu der betreffenden Anfrage k nnen jedoch keine personenbezogenen Daten mehr abrufen Im IMI haben zust ndige Beh rden auch die M glichkeit vor Ablauf der genannten Sechsmonatsfrist um L schung der personenbezogenen Daten einer geschlossenen Anfrage zu bitten Beantragt eine Beh rde diese vorzeitige L schung so erh lt die Anfrage den gesonderten Status L schen personenbezogener Daten erw nscht Daraufhin wird die andere am Informationsaustausch beteiligte Beh rde informiert und um ihre Zustimmung gebeten Sind beide Beh rden einverstanden wird die Kommission benachrichtigt und veranlasst die L schung der personenbezogenen Daten aus der Anfrage binnen 10 Tagen 24 Teil2 Spezielle Hinweise f r zust ndige Beh rden und IMI Koordinatoren T GRUNDFUNKTIONEN DES IMI ANMELDUNG IM IMI Zugang zum IMI haben nur registrierte Nutzer Sie m ssen ber einen Benutzernamen ein Passwort und einen Sicherheitscode verf gen 7 1 Benutzername Sobald Sie als Nutzer des IMI registriert wurden erhalten Sie vom lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde einen Benutzernamen Sind Sie bei Ihrer Beh rde der erste Nutzer erhalten S e Ihren Benutzernamen von dem IMI Koordinator der Ihre Beh rde registriert hat Benutzernamen werden nicht ber das System mitgeteilt sondern beispielsweise per Post Fax Telefon ode
44. chtsbereiche Zus tzlich zu den bereits ausgew hlten Rechtsbereichen und Bereichen wirtschaftlicher T tigkeit siehe Abschnitt 16 2 m ssen S e auch konkrete Angaben zu den T tigkeiten der Beh rde m Hinblick auf die einzelnen Rechtsbereiche machen Eine verf gbare Stichwortliste hilft Ihnen dabei diese speziellen Zust ndigkeiten der Beh rde so genau w e m glich zu definieren F r den Rechtsbereich Berufsqualifikationen m ssen Sie die Berufe angeben die in die Zust ndigkeit der Beh rde fallen 21 1 7 Angeschlossene Beh rden Sie k nnen bei der Registrierung einer Beh rde f r jeden einzelnen Rechtsbereich andere Beh rden als angeschlossene Beh rden einrichten Diese erhalten damit eine allgemeine bersicht ber die ein und ausgehenden Anfragen der Beh rde die sich im Registrierungsprozess befindet Dieser berblick umfasst Informationen ber die beiden an einem Informationsaustausch beteiligten Beh rden den Status der Anfrage deren Nummer sowie den Rechtsbereich den die Anfrage betrifft 21 1 8 Einstellung der Profile der zust ndigen Beh rde f r die gew hlten Rechtsbereiche F r jeden Rechtsbereich m IMI f r den die Beh rde zust ndig ist muss eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden Diese Profile wirken sich darauf aus wie eine Informationsanfrage bei einer Beh rde bearbeitet wird Sie gew hrleisten somit eine gewisse Flexibilit t so dass den unterschiedlichen Arbeitsweisen
45. cke jeder Seite einschlie lich der Anmeldeseite befindet sich ein K stchen f r die Sprachauswahl Wenn Sie auf dieses K stchen klicken k nnen Sie die Sprache w hlen in der Sie das System benutzen m chten Beim Abmelden speichert das IMI Ihre S tzungssprache so dass sie bei der n chsten Anmeldung als Standardsprache voreingestellt ist SUCHE NACH ZUST NDIGEN BEH RDEN UND ANZEIGE VON ANFRAGEN Das Binnenmarkt Informationssystem soll zust ndige Beh rden dabei unterst tzen im Rahmen der Kompetenzen die ihnen durch Binnenmarktvorschriften bertragen wurden Informationen be Beh rden n anderen Mitgliedstaaten einzuholen Dazu stellt das IMI den Nutzern des Systems eine Reihe grundlegender Hilfsfunktionen zur Verf gung Jeder m IMI registrierte Nutzer st mindestens berechtigt e nach einer zust ndigen Beh rde zu suchen e sich Listen der empfangenen und verschickten Anfragen seiner Beh rde anzeigen zu lassen 28 8 1 Suche nach einer zust ndigen Beh rde Das IMI verf gt ber eine Datenbank zust ndiger Beh rden m Europ ischen Wirtschaftsraum EWR denen in ihrem Land Kompetenzen f r die Anwendung von Binnenmarktvorschriften bertragen wurden Die Suchfunktion soll es Beh rden in den Mitgliedstaaten erleichtern allgemeine Informationen ber die m IMI registrierten Beh rden und deren Kontaktdaten zu finden 8 1 1 Auswahl von Suchkriterien Nach einer zust ndigen Beh rde kann anhand der
46. dard E Mails zur Verf gung Sie k nnen diese E Mails f r Ihre Bed rfnisse anpassen oder selbst eine E Mail verfassen und s e an alle oder ausgew hlte Beh rden in Ihrem Mitgliedstaat gleichzeitig verschicken Auf diese Weise k nnen Sie zum Beispiel alle unl ngst m IMI registrierten Beh rden auffordern die ber sie gespeicherten Informationen zu aktualisieren Diese Funktion steht Nutzern mit Rechten als lokaler Datenverwalter zur Verf gung 20 1 Verwaltungs technische Unterst tzung durch Koordinatoren Diese Aufgaben umfassen gt die Ermittlung und Registrierung von Beh rden mit Zust ndigkeiten f r die Zwecke des IMI die Authentifizierung Validierung und Verwaltung von Daten ber zust ndige Beh rden gt die Zulassung einer zust ndigen Beh rde f r einen anderen Rechtsbereich m IMI die Verwaltung der Daten zust ndiger Beh rden wie offizieller Name der Beh rde Einstellungen f r den Rechtsbereich und Angaben zum ersten Nutzer 75 Authentifizierung zust ndiger Beh rden die Zugang zum IMI erhalten m chten Es kann vorkommen dass Beh rden die noch nicht im IMI registriert wurden von dem System erfahren und darauf zugreifen m chten Jedwede Stelle die das IMI nutzen m chte muss sich vorab im System registrieren lassen und dazu gewisse Angaben vorlegen durch die der Nachweis erbracht wird dass es sich tats chlich um eine zust ndige Beh rde handelt F r die Authentifizierung zus
47. de erh lt lediglich einen berblick ber Ihre Anfragen ohne personenbezogene Daten der betroffenen Personen einsehen zu k nnen Auf diese Art h tte z B eine nationale rztekammer einen berblick ber die Anfragen die bei einer regionalen oder kommunalen Arztekammer desselben Mitgliedstaats vorliegen 8 2 4 Anfragen f r die ich als Koordinator zust ndig bin nur NIMICs SDIMICs oder DIMICs F r jede Beh rde gibt es mindestens einen IMI Koordinator der in ihre Informationsanfragen einbezogen sein kann Dies kann beispielsweise beim Genehmigungsverfahren der Fall sein oder wenn er als Schiedsrichter fungiert falls es zu Unstimmigkeiten zwischen zwe zust ndigen Beh rden aus unterschiedlichen Mitgliedstaaten kommt Einzelheiten siehe Abschnitt 24 Die Liste umfasst jene Anfragen bei denen der jeweilige IMI Koordinator die Koordinatorenrolle wahrnimmt S e kann von allen Nutzern auch von Normalnutzern eingesehen werden die bei dem Koordinator t tig sind 8 2 5 Dringlichkeitsliste nur NIMICs SDIMICs oder DIMICs Eine der Hauptaufgaben der IMI Koordinatoren besteht dar n sicherzustellen dass Anfragen die bei von ihnen koordinierten Beh rden eingehen rechtzeitig beantwortet werden Zur Unterst tzung der Koordinatoren bei dieser Aufgabe steht eine zus tzliche Liste zur Verf gung mit deren Hilfe die Koordinatoren Anfragen verfolgen k nnen an denen die von ihnen koordinierten Beh rden bete
48. der Mitgliedstaaten und ihrer Beh rden Rechnung getragen werden kann Die nachstehenden drei Profile k nnen nur vom Koordinator und nicht von der Beh rde selbst ge ndert werden Bitte beachten Sie dass die Antworten auf die entsprechenden Fragen f r ein und dieselbe Beh rde je nach Rechtsbereich unterschiedlich ausfallen k nnen N here Informationen ber die Auswirkungen der Profileinstellungen finden Sie in Abschnitt 17 2 1 Ben tigt die Beh rde die Genehmigung des Koordinators bevor s e f r diesen Rechtsbereich Informationsanfragen versenden oder beantworten kann STANDARD NEIN 2 Ist die Beh rde in Ausnahmef llen befugt Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten abzulehnen STANDARD NEIN 80 21 19 3 Ist die Beh rde berechtigt aus anderen Mitgliedstaaten eingehende Anfragen zu akzeptieren STANDARD JA Sobald eine zust ndige Beh rde registriert ist gibt es zwei weitere Profile die von der Beh rde selbst eingestellt werden m ssen und vom Koordinator nicht ge ndert werden k nnen 4 Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuteilen STANDARD NEIN 5 Gew hrt diese Beh rde den Koordinatoren Einsicht in die Einzelheiten ihrer Anfragen falls ein Koordinator t tig werden muss STANDARD NEIN Wahl des Koordinators der Zugang zu einem Rechtsbereich gew hrt und des Koordinators der f r die Verwaltung der Daten ber die Beh rde verantwortlich is
49. der Registrierung ist eine weitere Einstellung vorzunehmen die ebenfalls vom Koordinator selbst ge ndert werden kann 4 Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuteilen STANDARD NEIN 21 2 3 Wahl des Koordinators der Zugang zu einem Rechtsbereich gew hrt Standardm ig ist der Koordinator der die Beh rde registriert hat f r die Verwaltung der Daten ber diese Beh rde verantwortlich Bei der Registrierung eines IMI Koordinators muss der f r die Verwaltung der hn betreffenden Daten verantwortliche Koordinator einer h heren Ebene angeh ren d h f r einen DIMIC muss es ein SDIMIC oder ein NIMIC sein f r einen SDIMIC ein NIMIC Au erdem ist der Koordinator zu bestimmen der f r die Gew hrung des Zugangs zu einem Rechtsbereich verantwortlich ist Bei Koordinatoren muss dies ein NIMIC oder SDIMIC sein Anders als bei zust ndigen Beh rden wird der Koordinator der IMI Koordinatoren Zugang zu einem Rechtsbereich gew hrt nicht bei von diesen versandten Anfragen herangezogen 21 3 Gew hrung des Zugangs zu einem neuen Rechtsbereich bei bereits im IMI registrierten Beh rden Das IMI wurde als einheitliches Informationssystem entwickelt das potenziell die in zahlreichen Binnenmarktvorschriften geforderte Verwaltungszusammenarbeit unterst tzen kann Es enth lt eine einheitliche Datenbank zust ndiger Beh rden auf die die unterschiedlichen rechtsbereichsspezifischen Anwendung
50. der unter den gegebenen Umst nden als der sicherste und geeignetste angesehen wird z B Telefon Post oder sichere E Mail Sie d rfen unter keinen Umst nden vergessen dem Ansprechpartner bei der Beh rde seinen Benutzernamen mitzuteilen Ein vorl ufiges Passwort wird binnen 48 Stunden automatisch vom System an die E Mail Adresse des Nutzers geschickt F r Sie st das Passwort nicht sichtbar Sobald der neue Nutzer ber Benutzername und vorl ufiges Passwort verf gt kann er auf das IMI zugreifen 21 1 5 Angabe der Rechtsbereiche f r die die Beh rde zust ndig ist Das IMI wurde entwickelt um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Verwaltungen in verschiedenen Rechtsbereichen zu erleichtern Bei der Registrierung einer neuen zust ndigen Beh rde m ssen Sie festlegen zu welchen Rechtsbereichen diese Beh rde Zugang hat Bitte beachten Sie dass ein Koordinator nur dann Zugang zu einem bestimmten Rechtsbereich gew hren kann wenn er f r diesen auch eine koordinierende Rolle innehat So ist zum Beispiel ein delegierter IMI Koordinator f r Berufsqualifikationen nicht in der Lage Zugang zum Rechtsbereich Dienstleistungen zu gew hren es sei denn er 79 ist auch DIMIC f r Dienstleistungen SDIMICs und NIMICs hingegen haben umfassende Kompetenzen und k nnen den Zugriff auf alle vom IMI unterst tzten Rechtsbereiche gestatten 21 1 6 Angabe allgemeiner Informationen ber die ausgew hlten Re
51. dere Beh rde verschickt werden bevor er sie gepr ft und genehmigt hat Allerdings werden Anfragen und Antworten dem Koordinator nur dann zur Genehmigung bermittelt wenn auch seine Profileinstellungen Anfragen genehmigen und Antworten genehmigen lauten Ist dies nicht der Fall erfolgt direkt die bermittlung an die zust ndige Beh rde ohne Genehmigungsverfahren siehe auch Abschnitt 17 zu Einstellungen f r den Rechtsbereich 88 Damit diese Koordinierungsaufgabe wahrgenommen werden kann m ssen Sie mindestens einem Ihrer Nutzer Rechte als zust ndige Berufungsstelle gew hren Neben seiner Funktion als Schiedsrichter m Berufungsverfahren ist dieser Nutzer auch f r Genehmigungen verantwortlich siehe _ auch Abschnitt 18 zur Nutzerverwaltung 24 2 1 Genehmigung einer neuen Anfrage einer von mir koordinierten Beh rde Bedarf eine Anfrage der Genehmigung durch den Koordinator wird sie den bei ihm t tigen zust ndigen Berufungsstellen zur Pr fung bermittelt Die zust ndigen Berufungsstellen werden automatisch per E Mail benachrichtigt und k nnen die neue Anfrage in ihrer Aufgabenliste sehen Sie k nnen die Anfrage genehmigen oder ablehnen Wird sie genehmigt geht sie an die antwortende Beh rde und erh lt den Status Anfrage versandt noch nicht akzeptiert Wird die Anfrage abgelehnt muss die zust ndige Berufungsstelle eine Begr ndung daf r angeben Der Status wechselt dann zu Anfrage durch K
52. e Beh rde beteiligt st einschreiten beispielsweise beim Berufungsverfahren Es steht Ihnen frei die Liste zu pr fen und n tigenfalls zu aktualisieren N here Einzelheiten ber die Einrichtung angeschlossener Koordinatoren finden S e n Abschnitt 19 1 17 3 Einstellungen f r den Rechtsbereich bei einem IMI Koordinator NIMIC SDIMIC oder DIMIC Drei der Profile werden w hrend der Registrierung von der Beh rde eingestellt die Sie registriert Nach Abschluss der Registrierung k nnen sie vom lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde ge ndert werden F r S e als IMI Koordinator werden folgende Festlegungen getroffen 1 wirkt am Berufungsverfahren mit STANDARD JA Fester Bestandteil des IMI sind bestimmte Gew hrleistungsmechanismen damit IMlI Anfragen nach M glichkeit angemessen beantwortet werden IMI Koordinatoren fungieren gegebenenfalls als Schiedsrichter wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen von ihnen koordinierten Beh rden und Beh rden in einem anderen Mitgliedstaat kommt n here Informationen ber das Berufungsverfahren finden Sie in Abschnitt 24 1 Indem er die Profileinstellung ndert kann ein Koordinator f r einen bestimmten Rechtsbereich festlegen ob er sich an Berufungsverfahren beteiligt Wenn Sie f r dieses Profil NEIN w hlen werden Sie bei Anfragen die von Ihnen koordinierte Beh rden versenden oder empfangen nie hinzugezogen 6 2 w nscht die Anfragen zust ndiger Beh
53. e antwortende Beh rde gesandt sondern zur Genehmigung an den IMI Koordinator Genehmigt der Koordinator d e Anfrage erh lt sie den Status Anfrage versandt noch nicht akzeptiert und wird an d e antwortende zust ndige Beh rde geschickt 3 4 1 2 3 4 1 3 Anfrage durch Koordinator nicht genehmigt Sollte der IMI Koordinator die Anfrage nicht genehmigen erh lt diese den Status Anfrage durch Koordinator nicht genehmigt S e geht an die anfragende Beh rde zur ck die s e ndern oder schlie en kann Anfrage durch Koordinator nicht genehmigt Anfrage geschlossen Wird der Inhalt einer neu zu versendenden Anfrage vom IMI Koordinator nicht genehmigt muss die anfragende Beh rde die Anfrage nicht unbedingt ndern und erneut abschicken sondern sie kann sie auch schlie en und den Vorgang damit beenden Entscheidet sie sich f r die Einstellung des Vorgangs wird die Anfrage geschlossen und erh lt den Status Anfrage durch Koordinator nicht genehmigt Anfrage geschlossen IMI Informationsaustausch Genehmigungsverfahren anfragende Beh rden Anfragende Beh rde Anfragender Koordinator Anfrage erneut verschicken Erstellen und Versenden einer neuen nfrage Anfrage versandt JAa gt noch nicht akzeptiert Anfrage genehmigen An antwortende Beh rde NEIN Anfrage erneut vorlegen Y 5 4 1 4 5 4 1 5 5 4 1
54. e lediglich Rechte als Zuweiser k nnen Sie nur Berichte ohne personenbezogene Daten erstellen Sind Sie als Koordinator an einer Anfrage beteiligt bspw beim Genehmigungs oder Berufungsverfahren k nnen S e Berichte ohne personenbezogene Daten erstellen sofern Ihnen die zust ndige Beh rde Einsicht in s mtliche Einzelheiten der Anfrage gew hrt hat siehe Abschnitt 8 2 Zugang zur Berichtsfunktion haben dabei nur die Nutzer mit Rechten als zust ndige Berufungsstelle oder als Zuweiser 13 BERSETZUNGSHILFE IM IMI Einer der wichtigsten Vorteile die das IMI den Nutzern bietet ist die Sprachunterst tzung Dazu verwendet das System vorab festgelegte und vor bersetzte Datenfelder sowie strukturierte Fragen und Antworten die in allen Amtssprachen der EU au er auf Irisch verf gbar sind Dies wird jedoch bei komplexeren Sachverhalten m glicherweise unzureichend sein Beh rden k nnen deshalb in Form von Freitextkommentaren zus tzliche Angaben machen im Hinblick auf spezielle Fragen bestimmte Anlagen oder die Anfrage insgesamt Um Sprachprobleme bei der Verwendung von Freitext m glichst gering zu halten hilft das IMI in zweierlei Hinsicht durch Informationen ber die Sprachen die bei der Beh rde an die eine Anfrage gerichtet ist verstanden werden durch die online verf gbare maschinelle bersetzung f r bestimmte Sprachenpaare mit deren Hilfe der Nutzer eine Roh bersetzung der hinzugef gten Anmerkungen e
55. echtsbereich einen Verwaltungsbereich oder eine geografische Region bernehmen In dem Sonderfall in dem ein regionaler DIMIC f r alle Rechtsbereiche seiner Region zust ndig ist wird er als Super DIMIC bzw SDIMIC bezeichnet 26 Nachdem Sie Ihr Passwort ge ndert haben fordert das System S e auf einen 12 stelligen Sicherheitscode zu w hlen und zur Best tigung erneut einzugeben Der Code sollte aus Buchstaben Ziffern und Symbolen bestehen Bitte bewahren S e diesen Code sicher auf Mit der Eingabe des Sicherheitscodes ist das Registrierungsverfahren abgeschlossen Ausgestattet mit Benutzername Passwort und Sicherheitscode k nnen Sie jederzeit auf das IMI zugreifen Bei jeder Anmeldung werden Ihr Benutzername Ihr Passwort und drei zuf llig ausgew hlte Zeichen Ihres pers nlichen Sicherheitscodes abgefragt Bitte beachten S e dass das System Klein und Gro buchstaben unterscheidet Zugang zum IMI Das IMI ist eine Software auf die ber das Internet zugegriffen werden kann Den entsprechenden Link finden Sie auf der IMI Website http ec europa eu internal_market imi net index html Das IMI wurde so konzipiert dass es keine plattformspezifischen Merkmale aufweist Es sollte somit mit aktuellen Internetbrowsern kompatibel sein Allerdings war es nicht m glich alle verf gbaren Plattformen und alle Einstellungsm glichkeiten ausf hrlich zu testen Bitte beachten Sie dass sehr strikte Sicherheitseinstellungen bei
56. egistrierung zust ndiger Beh rden sowie eine Schnittstelle ber die Daten die zust ndige Beh rden betreffen von bestehenden nationalen Datenbanken zum IMI bertragen werden k nnen Ein Nutzer der eine Beh rde im IMI registrieren will muss zu einer als IMI Koordinator fungierenden Beh rde geh ren und Rechte als lokaler Datenverwalter besitzen Als NIMIC k nnen Sie gt neue SDIMICs registrieren breit gefasste Zust ndigkeit f r alle gt neue DIMICs registrieren Rechtsbereiche neue zust ndige Beh rden registrieren Zugang zu allen Rechtsbereichen gew hren Als SDIMIC k nnen Sie gt neue DIMICs registrieren breit gefasste Zust ndigkeit f r alle neue zust ndige Beh rden registrieren Rechtsbereiche Zugang zu allen Rechtsbereichen gew hren Als DIMIC k nnen Sie gt neue zust ndige Beh rden registrieren Zust ndigkeiten in einem oder gt Zugang zu den von Ihnen koordinierten mehreren konkreten Rechtsbereichen Rechtsbereichen gew hren 21 1 Registrierung einer zust ndigen Beh rde im IMI 21 1 1 Eingabe von Daten ber die Beh rde Erster Schritt bei der Registrierung einer neuen zust ndigen Beh rde ist die Eingabe der wesentlichen Daten ber die Beh rde Dazu z hlen Angaben w e Name Anschrift Telefonnummer Internetadresse oder offizielle Arbeitssprachen der Beh rde 21 1 2 Festlegung einer inoffiziellen Bezeichnung f r die Beh rde Damit f r IMI Nutzer die Su
57. ehalten werden Eingabe von Informationen ber den Berufsangeh rigen der Gegenstand Ihrer Anfrage ist Jetzt k nnen Einzelheiten zu der Person die im Mittelpunkt der Anfrage steht eingegeben werden Dazu z hlen Angaben wie Name Anschrift und Beruf der betreffenden Person Bitte beachten Sie dass bestimmte Angaben obligatorisch sind und Sie erst nach erfolgter Eingabe fortfahren k nnen Sollte die betroffene Person z B der Berufsangeh rige die anfragende Beh rde zu einem sp teren Zeitpunkt dar ber informieren dass s ch einzelne Angaben ge ndert haben wird es den zugeteilten zust ndigen Bearbeitern der anfragenden Beh rde m glich sein bestimmte Datenfelder zu aktualisieren sofern die Anfrage noch nicht geschlossen ist Die antwortende Beh rde erh lt dann automatisch eine E Mail in der sie ber die Anderungen bez glich einer bestimmten Anfrage informiert wird Auswahl der Fragen die Sie der antwortenden Beh rde stellen wollen Sie haben bereits den Fragenkomplex ausgew hlt der die Fragen enth lt die Sie an die antwortende Beh rde richten m chten Aus diesem Fragenkomplex k nnen S e nun die konkreten Fragen ausw hlen die S e der antwortenden Beh rde stellen m chten Innerhalb eines Fragenkomplexes sind die Fragen hierarchisch in Rubriken und Unterrubriken geordnet Aus den berschriften der einzelnen Rubriken geht hervor zu welchem Thema sie Fragen enthalten Beispiel Fragen zur Qualifikation
58. ekommt den Status Informationen bermittelt Anfrage offen S e k nnen sich die Anfrage weiterhin anzeigen lassen und ihren Werdegang ber d e verschiedenen Etappen verfolgen Nutzen Sie dazu den Men punkt Liste der Anfragen im IMI Alle von meiner Beh rde verschickten und empfangenen Anfragen M ssen Sie in Bezug auf die Anfrage noch t tig werden z B weitere Informationen bereitstellen erhalten Sie eine E Mail Benachrichtigung an die Adresse die n Ihren Benutzerangaben gespeichert ist Au erdem erscheint die Anfrage in Ihrer Aufgabenliste 10 2 6 Sie haben eine Teilantwort verschickt und nun Wenn Sie an die anfragende Beh rde eine Teilantwort verschickt haben ndert s ch der Status der Anfrage entsprechend und lautet dann Teilinformationen bermittelt Anfrage offen Die anfragende Hat Ihr f r die Anfrage zust ndiger IMI Koordinator festgelegt dass Antworten vor dem Versenden seiner Genehmigung bed rfen so wird Ihre Antwort zun chst diesem Koordinator zur Genehmigung vorgelegt ehe sie der anfragenden Beh rde bermittelt wird Dies geschieht automatisch Die Anfrage erh lt den Status Genehmigung der Antwort durch Koordinator ausstehend Dies bedeutet gleichzeitig dass sie f r die anfragende Beh rde und ihren Koordinator nicht sichtbar ist Dieser Ablauf gilt ausschlie lich f r zust ndige Beh rden ohne weitere Befugnisse IMI Koordinatoren hingegen unterliegen n
59. en WIE K NNEN DIE BETEILIGTEN DAS IMI NUTZEN Sobald eine zust ndige Beh rde im IMI registriert ist kann sie e die IMI Datenbank zust ndiger Beh rden nutzen um nach zust ndigen Beh rden in s mtlichen EWR Mitgliedstaaten zu suchen e Informationsanfragen an zust ndige Beh rden in allen EWR Mitgliedstaaten senden indem sie eine Auswahl aus vor bersetzten Fragen trifft die im Zusammenhang mit dem Binnenmarktrecht in dem Rechtsbereich stehen f r den sie registriert ist e bei ihr eingehende Informationsanfragen von zust ndigen Beh rden in anderen EWR Mitgliedstaaten beantworten ber die M glichkeiten einer zust ndigen Beh rde hinaus k nnen IMI Koordinatoren e authentifizierte zust ndige Beh rden m IMI registrieren e in den Informationsaustausch zwischen zwei zust ndigen Beh rden eingreifen um in dem Rechtsbereich in dem sie eine Koordinierungsfunktion innehaben eine zufriedenstellende Beantwortung zu gew hrleisten e die Bearbeitung der ein und ausgehenden IMI Anfragen bei den von ihnen koordinierten Beh rden berwachen Angeschlossene Beh rden k nnen die normalen Funktionen einer zust ndigen Beh rde nutzen und dar ber hinaus e die Bearbeitung der ein und ausgehenden IMI Anfragen bei der Einsicht gew hrenden Beh rde berwachen Die Europ ische Kommission e betreibt und unterh lt das IMI e stellt die bersetzungen im System zur Verf gung e stellt im IMI die Fragenkomplexe
60. en Ihrer Beh rde Einzelheiten dazu erfahren Sie in Abschnitt 19 Zum anderen kann festgelegt werden wie bei einer Beh rde mit Informationsanfragen zu verfahren ist F r jeden Rechtsbereich steht eine Reihe von Profilen zur Verf gung die vorgeben welche Schritte eine Beh rde ausf hren kann Sie gew hrleisten eine gewisse Flexibilit t so dass den unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitgliedstaaten und ihrer Beh rden Rechnung getragen werden kann Au erdem haben S e die M glichkeit festzulegen welche IMI Koordinatoren als Koordinatoren f r Anfragen t tig werden und sich in die Anfragen an denen Sie in einem bestimmten Rechtsbereich beteiligt sind einschalten k nnen 17 1 Allgemeine Informationen zu einem Rechtsbereich 17 1 1 Aktualisierung der Stichw rter bez glich der T tigkeiten meiner Beh rde in einem bestimmten Rechtsbereich Damit d e br gen IMI Nutzer leichter eine entsprechende zust ndige Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat finden k nnen sollte jede Beh rde detailliertere Angaben zu ihren T tigkeitsbereichen machen Standardm ig haben NIMICs und SDIMICs im IMI Zugriff auf s mtliche Rechtsbereiche 64 17 4 2 Neben den oben dargestellten Bereichen wirtschaftlicher Aktivit t und Politikbereichen besteht au erdem die M glichkeit die zutreffendste Charakterisierung aus einer Stichwortliste zu w hlen F r den Rechtsbereich Berufsqualifikationen werden Sie berdies aufgefordert a
61. en die Zuweiser automatisch per E Mail benachrichtigt Sie sehen neue Anfragen au erdem in hrer Aufgabenliste Der Zuweiser kann die Anfrage ffnen sie einsehen mit Ausnahme personenbezogener Daten der betroffenen Person und sie einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern innerhalb der Beh rde zuteilen Sobald eine Anfrage einem zust ndigen Bearbeiter zugeteilt oder erneut zugewiesen wird erh lt jedes Mal der neu zugeteilte zust ndige Bearbeiter automatisch eine E Mai in der er benachrichtigt wird dass ihm eine Anfrage seiner Beh rde zugewiesen wurde Nur zugeteilte zust ndige Bearbeiter sind in der Lage die betreffende Anfrage zu bearbeiten Zwar haben nicht zugeteilte zust ndige Bearbeiter trotzdem uneingeschr nkt Zugriff auf die Anfrage mit all ihren Einzelheiten doch sind sie nicht in der Lage im Namen ihrer Beh rde irgendeinen Schritt zu veranlassen 14 2 2 Ausgehende Anfragen Verfasst ein zust ndiger Bearbeiter eine neue Anfrage so wird er automatisch der zugeteilte zust ndige Bearbeiter dieser Anfrage Sofern der Zuweiser der Beh rde die Anfrage nicht weiteren zust ndigen Bearbeitern zuteilt bleibt der zust ndige Bearbeiter der die Anfrage verfasst hat der einzige zugeteilte zust ndige Bearbeiter Er allein ist dann in der Lage diese Anfrage zu bearbeiten 14 3 Deaktivierung des Zuweisungsverfahrens Der lokale Datenverwalter einer Beh rde kann das Zuweisungsverfahren jederzeit aktivieren und deak
62. en zu den Anlagen w hlen oder Freitextkommentare zu den Anlagen hinzuf gen S e k nnen auch Freitextkommentare zur gesamten Anfrage in einer Sprache Ihrer Wahl hinzuf gen Das System wird Sie hier ebenfalls auffordern die Sprache anzugeben in der Sie Ihre Anmerkung verfasst haben 37 9 1 9 Entwurf speichern oder Anfrage versenden Wenn Sie die Schritte zum Verfassen einer Anfrage erfolgreich absolviert haben k nnen Sie diese entweder an eine antwortende Beh rde senden oder als Entwurf speichern und zu einem sp teren Zeitpunkt verschicken Sie haben au erdem die M glichkeit bestimmte Details der Anfrage zu ndern Beispielsweise k nnen Sie Fragen hinzuf gen oder Angaben zum Gegenstand der Anfrage ndern bevor Sie die Anfrage versenden oder speichern Automatische bersetzungshilfe f r Freitext im IMI die Kunst des M sglichen Zweck des IMI ist es die Kommunikation zwischen Beh rden im Europ ischen Wirtschaftsraum ber Sprachgrenzen hinweg zu vereinfachen Dazu h lt das System n strukturierter Weise vorab festgelegte und vor bersetzte Fragen und Antworten bereit Dies wird jedoch bei komplexeren Sachverhalten m glicherweise unzureichend sein Beh rden k nnen deshalb n Form von Freitextkommentaren zus tzliche Angaben machen im Hinblick auf spezielle Fragen bestimmte Anlagen oder die Anfrage insgesamt Um Sprachprobleme bei der Verwendung von Freitextkommentaren m glichst gering zu halten hilft
63. en zugreifen Damit sie Letztere nutzen k nnen brauchen zust ndige Beh rden nur einmalig im IMI registriert zu werden Allerdings wird der Zugang zu einem Rechtsbereich nicht automatisch gew hrt Wenn eine Beh rde neu im IMI registriert wird muss der IMI Koordinator auch angeben zu welchen Rechtsbereichen sie Zugang erh lt Bitte beachten Sie dass ein Koordinator nur dann Zugang zu einem bestimmten Rechtsbereich gew hren kann wenn er f r diesen auch eine koordinierende Rolle innehat So ist zum Beispiel ein delegierter IMI Koordinator f r Berufsqualifikationen nicht n der Lage Zugang zum Rechtsbereich Dienstleistungen zu gew hren es sei denn er ist auch DIMIC f r Dienstleistungen SDIMICs und NIMICs hingegen haben umfassende Kompetenzen und k nnen den Zugriff auf alle vom IMI unterst tzten Rechtsbereiche gestatten Wurde eine Beh rde bereits im IMI registriert K nnen weitere Rechtsbereiche zu ihren Zust ndigkeiten hinzugef gt werden Beispiel Das 83 Wirtschaftsministerrum wurde als zust ndige Beh rde f r den Rechtsbereich Berufsqualifikationen registriert Wollen Sie als f r Dienstleistungen zust ndiger Koordinator dem Wirtschaftsministerrum Zugang zu den Anwendungen dieses Rechtsbereichs gew hren sollten S e das tun ohne die Beh rde erneut zu registrieren Bitte beachten Sie dass eine Beh rde f r verschiedene Rechtsbereiche unterschiedliche Rollen innehaben kann Beispielsweise kann das W
64. erden diese Schritte bersprungen und die Anfrage wird direkt an die antwortende Beh rde zur ckverwiesen S e erh lt den Status Anfrage wegen weiterer Informationen erneut bermittelt siehe auch Abschnitt 10 4 87 Ersuchen um weitere Informationen ber eine Anfrage IMI Koordinatoren erhalten standardm ig nur einen berblick ber eine Anfrage die ihnen zur Revision vorgelegt wird Dieser berblick schlie t weder eine etwaige Begr ndung der antwortenden Beh rde f r hre Ablehnung einer Anfrage wegen weiterer Informationen ein noch die eventuelle Begr ndung der anfragenden Beh rde warum sie das nicht akzeptiert Damit sie diese Informationen einsehen kann muss sich die zust ndige Berufungsstelle mit der von ihr koordinierten zust ndigen Beh rde in Verbindung setzen Diese kann daraufhin hre Profileinstellungen ndern und dem Koordinator ausdr cklich gestatten Einzelheiten ihrer Anfragen einzusehen wenn sie ihm Anfragen zur Revision vorlegt Der Koordinator kann sich dann die Einzelheiten der Anfrage mit Ausnahme personenbezogener Daten anzeigen lassen Bitte beachten Sie dass Sie als Koordinator selbst wenn Sie s mtliche Einzelheiten einer Anfrage einsehen k nnen niemals die personenbezogenen Daten der betroffenen Person sehen k nnen diese Angaben sind nur f r die zust ndigen Bearbeiter der Beh rden sichtbar die an dem Informationsaustausch beteiligt sind Es kann sein dass eine zus
65. erer Mitgliedstaaten zur Revision vorgelegt werden 24 1 1 Bearbeitung von Anfragen die durch zust ndige Beh rden im eigenen Mitgliedstaat zur Revision vorgelegt werden Wenn Sie sich als IMI Koordinator aufgrund Ihrer Profileinstellungen an Berufungsverfahren beteiligen k nnen Sie von zust ndigen Beh rden die Sie koordinieren dazu herangezogen werden So kann Sie eine von Ihnen koordinierte Beh rde einschalten wenn sie auf einer zufriedenstellenden Antwort besteht nachdem hr die antwortende Beh rde mitgeteilt hat dass weitere Informationen nicht verf gbar sind Die anfragende Beh rde kann entweder Letzteres akzeptieren oder ihren Widerspruch vermerken und die Anfrage Ihnen als anfragendem Koordinator zur Revision bermitteln siehe auch Abschnitt 9 3 Diese berpr fung ist Aufgabe der zust ndigen Berufungsstelle Die zust ndige Berufungsstelle bei einem Koordinator pr ft die Anfrage und die Antwort und u ert sich dann ob sie die Antwort als zufriedenstellend betrachtet gt Stimmen Sie als zust ndige Berufungsstelle der Auffassung der anfragenden Beh rde zu dass die Antwort unbefriedigend ist verweisen Sie die Anfrage zur ck an den antwortenden Mitgliedstaat gt Teilen Sie hingegen die Ansicht der anfragenden Beh rde nicht und erachten die Antwort als zufriedenstellend k nnen Sie die Anfrage schlie en Diese erh lt dann den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen
66. es IMI erstellt wurden werden ebenfalls in den Bericht aufgenommen gt Vollst ndiger Bericht ohne personenbezogene Daten Dieser Bericht hnelt dem ersten nur dass er keine personenbezogenen Daten ber die betroffene Person enth lt 54 gt Benutzerdefinierter Bericht M glicherweise m chten Sie einen Bericht erstellen der nur bestimmte Teile einer Anfrage enth lt Im System werden verschiedene Optionen angezeigt zum Beispiel Angaben ber die anfragende und die antwortende Beh rde Einzelheiten ber die betroffene Person gestellte Fragen usw Nur die von Ihnen ausgew hlten Informationen werden in den Bericht aufgenommen gt Bericht f r die betroffene Person Dieser Bericht kann auf Ersuchen der betroffenen Person erstellt werden die Einsicht in die ber sie m IMI ausgetauschten Informationen verlangen kann gt Einverst ndniserkl rung der betroffenen Person Neben den Informationen die im Bericht f r die betroffene Person enthalten sind umfasst dieser Bericht auch einen Hinweis auf den Haftungsausschluss Au erdem ist eine Zeile f r die Unterschrift vorgesehen mit der die betroffene Person ihr Einverst ndnis zum Austausch ihrer personenbezogenen Daten erkl rt Nutzer m ssen ber die entsprechenden Rechte verf gen damit s e Berichte ber IMI Anfragen erstellen k nnen Wenn S e ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gen k nnen Sie jedweden der obengenannten Berichte erstellen Haben Si
67. estimmte zust ndige Beh rde mit der Sie in Kontakt treten m chten nicht finden k nnen sollten Sie Ihre Suche ndern um den oder die entsprechenden IMI Koordinator en in dem betreffenden Mitgliedstaat zu ermitteln 29 F r die gefundenen IMI Koordinatoren k nnen Sie sich allgemeine Informationen wie z B Anschrift Telefonnummer und E Mail Adresse anzeigen lassen Sie k nnen sich dann an einen Koordinator wenden und ihn bitten Ihnen bei der Suche nach einer zust ndigen Beh rde zu helfen 8 2 Anzeige von Anfragen Anfragelisten Das IMI bietet Ihnen die M glichkeit sich Anfragen in Verbindung mit Ihrer Beh rde anzeigen und auf verschiedenerlei Weise zusammenstellen zu lassen Auf die verschiedenen Listen kann von der Startseite aus zugegriffen werden Welche Listen dabei zur Verf gung stehen h ngt von der Art der Beh rde und von der Rolle des Nutzers ab Standardm ig enthalten die Anfragelisten keine geschlossenen Anfragen bei denen keine Beh rde mehr t tig werden muss d h Anfragen mit dem Status Geschlossen M chte sich der Nutzer auch diese Anfragen anzeigen lassen so muss er f r das entsprechende Suchkriterium Ja ausw hlen 8 2 1 8 2 2 8 2 3 Alle von meiner Beh rde verschickten und empfangenen Anfragen Alle Nutzer einer Beh rde so auch die Normalnutzer k nnen die Liste aller von meiner Beh rde verschickten und empfangenen Anfragen einsehen Diese Liste
68. fl che Anfrage akzeptieren geklickt haben Liegt die Anfrage au erhalb Ihres Kompetenzbereichs k nnen Sie sie an eine andere Beh rde oder einen IMI Koordinator in Ihrem Mitgliedstaat weiterleiten Sie werden dann aufgefordert eine Begr ndung f r Ihre Entscheidung anzugeben Wenn Sie s ch f r d e Weiterleitung einer Anfrage entschieden haben sind Sie jeglicher Verantwortung daf r entbunden Die Anfrage erscheint auch nicht mehr n den Listen Ihrer Anfragen In dem Sonderfall dass S e zur unmittelbaren Ablehnung von Anfragen befugt sind k nnen Sie im Namen Ihres Mitgliedstaats die Anfrage ablehnen Mit der Ablehnung wird eine Anfrage unverz glich geschlossen und erh lt den Status Keine Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Sie sollten eine Anfrage nur dann ablehnen wenn Sie sicher sind dass auch keine andere Beh rde in Ihrem Mitgliedstaat daf r zust ndig ist diese Anfrage zu bearbeiten Wollen Sie eine Anfrage trotz allem ablehnen werden S e aufgefordert eine Begr ndung daf r anzugeben 44 Die M glichkeit eine Anfrage unmittelbar abzulehnen wird auf dem Bildschirm lediglich angezeigt wenn Ihre Beh rde durch ihren IMI Koordinator dazu autor siert wurde siehe Abschnitt 22 Hinweis Sind Sie zust ndiger Bearbeiter bei einem IMI Koordinator so haben Sie stets die M glichkeit eine Anfrage im Namen Ihres Mitgliedstaats abzulehnen Allerdings sollten Sie davon nur Gebrauch machen wenn
69. folgenden Kriterien in beliebiger Kombination gesucht werden Land Rechtsbereich z B Berufsqualifikationen oder Dienstleistungen Art der Beh rde Freitextsuche Name der Beh rde Teil oder komplett Stra e Postleitzahl oder Stadt 8 1 2 Suchergebnis Als Suchergebnis werden diejenigen Beh rden angezeigt deren Profil den gew hlten Suchkriterien entspricht Dabei st es m glich dass das gesuchte Profil f r mehr als eine Beh rde zutrifft In diesem Fall werden alle passenden Beh rden aufgelistet Erf llt keine Beh rde die gew nschten Kriterien so wird kein Suchergebnis angezeigt Neben den offiziellen Namen der Beh rden enth lt die Datenbank zust ndiger Beh rden die sogenannten inoffiziellen Bezeichnungen der einzelnen Beh rden Die inoffiziellen Bezeichnungen werden in alle Amtssprachen der EU bersetzt und sollten es dem Nutzer erleichtern zu verstehen um was f r Beh rden es s ch be den n den Suchergebnissen angezeigten handelt Sie k nnen sich nicht nur allgemeine Informationen ber die gefundenen Beh rden Anzeigen lassen sondern auch die von den Nutzern der jeweiligen Beh rde verstandenen Sprachen sowie Angaben ber ihren Zust ndigkeitsbereich und die Rechtsbereiche zu denen eine Beh rde Zugang hat Ferner haben Sie die M glichkeit eine E Mail mit freiem Text zu verschicken 8 1 3 Bei Ihrer Suche wurde keine zust ndige Beh rde gefunden Wenn Sie eine b
70. fungsstelle zugeteilt hat wird die Anfrage n deren Aufgabenlisten angezeigt Je nach Status der Anfrage k nnen die wahrzunehmenden Aufgaben unterschiedlicher Natur sein zum Beispiel Erg nzung des vorab gespeicherten Entwurfs einer Anfrage Akzeptieren einer eingehenden Anfrage m Namen Ihrer Beh rde Zuweisung einer Anfrage an einen oder mehrere zust ndige Bearbeiter n Ihrer Beh rde falls diese das Zuweisungsverfahren nutzt Beantwortung einer eingegangenen Anfrage im Namen Ihrer Beh rde Vervollst ndigung der Antwort auf eine Anfrage zu der bereits eine Teilantwort bermittelt wurde Akzeptieren einer Anfrage wegen weiterer Informationen aus einem anderen Mitgliedstaat Bereitstellung zus tzlicher Informationen auf Anfrage eines anderen Mitgliedstaats Eine ausf hrliche Darstellung des Zuweisungsverfahrens finden Sie in Abschnitt 14 51 10 Reaktion auf die Ablehnung Ihrer Anfrage durch Ihren Koordinator sofern f r Ihre Beh rde das Genehmigungsverfahren gilt Reaktion auf die Ablehnung Ihrer Antwort durch Ihren Koordinator sofern f r Ihre Beh rde das Genehmigungsverfahren gilt Bearbeitung der Antwort auf eine Anfrage die Sie an einen anderen Mitgliedstaat gerichtet hatten Reaktion auf eine Antwort der zufolge weitere Informationen f r die Anfrage die Sie an einen anderen Mitgliedstaat gerichtet hatten nicht verf gbar s nd Reaktion auf eine Bitte um L sc
71. g mit Berufsqualifikationen f r das Versenden und Beantworten von Anfragen zust ndig ist im Rechtsbereich Dienstleistungen lediglich Rechte als Normalnutzer haben Die Nutzerrechte k nnen jederzeit ge ndert werden Als lokaler Datenverwalter Ihrer Beh rde sind Sie f r die Verwaltung der Nutzerrechte 69 s mtlicher Nutzer in Ihrer Beh rde verantwortlich Vorgesehen sind folgende Arten von Nutzerrechten 10 2 4 18 2 2 Normalnutzer Jeder IMI Nutzer hat zumindest Rechte als Normalnutzer Normalnutzer des IMI k nnen im IMI nach einer Beh rde suchen sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen die ihre Beh rde verschickt oder erhalten hat anzeigen lassen Lokale Datenverwalter Jede Beh rde ist f r die Verwaltung ihrer lokalen Daten und Nutzer selbst verantwortlich Ein Nutzer kann als lokaler Datenverwalter folgende T tigkeiten zus tzlich zu denen des Normalnutzers ausf hren im IMI verf gbare Daten ber seine Beh rde aktualisieren weitere Nutzer f r seine Beh rde registrieren die Benutzerprofile von Nutzern seiner Beh rde ndern die Passw rter der Nutzer seiner Beh rde zur cksetzen sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen der angeschlossenen Beh rden anzeigen lassen Dar ber hinaus k nnen lokale Datenverwalter bei einem Koordinator sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen auf der Dringlichkeitsliste anzeigen lassen
72. h rde h tte die Anfrage an eine andere antwortende Beh rde gesandt werden m ssen Anstatt sie zu akzeptieren leitet s e die Anfrage an eine andere zust ndige Beh rde oder einen IMI Koordinator weiter Die Anfrage hat damit den Status Anfrage weitergeleitet noch nicht akzeptiert 5 3 2 2 Teilweise Beantwortung einer eingegangenen Anfrage Die antwortende Beh rde ist m glicherweise nicht n der Lage der anfragenden Beh rde sofort eine umfassende Antwort zu erteilen Sie kann deshalb beschlie en eine Teilantwort zu geben und nur einige der gestellten Fragen zu beantworten Die Beantwortung der restlichen Fragen kann sp ter erfolgen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Teilinformationen bermittelt Anfrage offen 5 3 2 3 Ablehnung einer eingegangenen Anfrage Kommt ein antwortender Mitgliedstaat zu dem Schluss dass eine Anfrage nicht beantwortet werden kann lehnt er die Anfrage ab Diese erh lt daraufhin den Status Informationen nicht verf gbar Anfrage geschlossen Normalerweise k nnen nur IMI Koordinatoren entscheiden dass keine zust ndige Beh rde des betreffenden Mitgliedstaats eine bestimmte Anfrage beantworten kann Unter besonderen Umst nden kann allerdings auch eine zust ndige Beh rde befugt sein eine Anfrage m Namen hres Mitgliedstaats abzulehnen Die genannten alternativen Abl ufe k nnen wie folgt dargestellt werden IMI Informationsaustausch alter
73. h geordnet aufgef hrt und bieten Ihnen die M glichkeit jene Politikbereiche anzugeben die f r den Zust ndigkeitsbereich Ihrer Beh rde ma gebend s nd Sie k nnen den passenden Eintrag w hlen indem Sie eine nummerierte und strukturierte Liste konsultieren oder eine Stichwortsuche durchf hren Gegebenenfalls k nnen mehrere Bereiche ausgew hlt werden Hinweis Es besteht auch die M glichkeit anzugeben dass die Zust ndigkeit der Beh rde breit gefasst ist d h dass sie f r s mtliche Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit und alle Politikbereiche in einem bestimmten geografischen Gebiet zust ndig ist In diesem Fall w hlen Sie das K stchen Beh rde mit breit gefasster Zust ndigkeit Diese Einstellung gilt automatisch f r alle NIMICs und SDIMICs 17 NDERUNG DER EINSTELLUNGEN F R DEN RECHTSBEREICH MEINER BEH RDE 12 Eine Beh rde kann Zugang zu einem oder mehreren Rechtsbereichen haben F r jeden einzelnen Rechtsbereich kann genau festgelegt werden welche Zust ndigkeiten die Beh rde hat und wie sie Informationsanfragen zu bearbeiten hat In einer ersten Bildschirmansicht k nnen bez glich der Zust ndigkeit der Beh rde n einem bestimmten Rechtsbereich weitere Informationen anhand von Stichw rtern angegeben werden Au erdem k nnen hier angeschlossene Beh rden f r Ihre Beh rde eingerichtet werden Diese sogenannten angeschlossenen zust ndigen Beh rden erhalten einen berblick ber s mtliche Anfrag
74. hung der personenbezogenen Daten einer geschlossenen Anfrage 5 Fungieren Sie als zust ndige Berufungsstelle bei einem IMI Koordinator k nnen weitere Aufgaben beispielsweise sein Genehmigung des Versendens einer Anfrage die eine von Ihnen koordinierte zust ndige Beh rde an einen anderen Mitgliedstaat richten will Genehmigung des Versendens einer Antwort die eine von Ihnen koordinierte zust ndige Beh rde einem anderen Mitgliedstaat bermitteln will Stellungnahme bez glich einer Anfrage die Ihnen von einer angeschlossenen Beh rde oder einer Beh rde n einem anderen Mitgliedstaat zur Revision vorgelegt wurde Als Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter haben Sie die M glichkeit in der Liste aufgef hrte Anfragen Ihrer Beh rde zu ffnen und sich weitere Einzelheiten anzeigen zu lassen bzw sie gem der Sachlage zu bearbeiten Verf gen Sie ber Rechte als zust ndige Berufungsstelle so erscheinen in Ihrer Aufgabenliste d e Anfragen der von Ihnen koordinierten zust ndigen Informationen ber die Einstellungen f r Rechtsbereiche einschlie lich des Genehmigungsverfahrens finden Sie in den Abschnitten 17 und 21 1 Normalerweise werden alle in einer Informationsanfrage enthaltenen personenbezogenen Daten sechs Monate nach dem formellen Schlie en einer Anfrage gel scht Im IMI haben zust ndige Beh rden die M glichkeit vor Ablauf der genannten Sechsmonatsfrist um L schung der personenbezogenen Da
75. ich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen auf der Dringlichkeitsliste anzeigen lassen 18 2 5 Zust ndige Berufungsstellen betrifft ausschlie lich IMI Koordinatoren Ein Nutzer kann als zust ndige Berufungsstelle f r einen speziellen Rechtsbereich folgende T tigkeiten zus tzlich zu denen des Normalnutzers ausf hren Anfragen die eine von hm koordinierte zust ndige Beh rde versenden will genehmigen Antworten die eine von ihm koordinierte zust ndige Beh rde versenden will genehmigen Anfragen die ihm zur Revision vorgelegt wurden bearbeiten und beurteilen sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen f r die seine Beh rde als Koordinator zust ndig ist anzeigen lassen sich einen umfassenden berblick ber alle Anfragen der angeschlossenen Beh rden anzeigen lassen sich einen berblick ber alle Anfragen auf der Dringlichkeitsliste anzeigen lassen 71 18 3 Zur cksetzen von Passw rtern Als lokaler Datenverwalter Ihrer Beh rde sind Sie daf r verantwortlich die Nutzer Ihrer Beh rde zu verwalten Sie haben die Nutzer Ihrer Beh rde dar ber zu informieren dass sie sich an Sie wenden m ssen wenn sie ihr Passwort oder hren Sicherheitscode vergessen haben damit S e das Passwort zur cksetzen Beim Zur cksetzen wird sofort eine automatisch generierte E Mail mit dem neuen vorl ufigen Passwort an den Nutzer verschickt Dieser muss daraufhin denselben
76. ickte E Mails an die richtige E Mail Adresse der Beh rde gerichtet werden Der lokale Datenverwalter einer Beh rde kann die registrierten Angaben bearbeiten und aktualisieren Bitte beachten Sie dass die offizielle Bezeichnung einer Beh rde nicht bearbeitet werden kann Sollte hier ein Fehler aufgetreten sein wenden S e s ch bitte an den IMI Koordinator der Ihre Beh rde registriert hat er kann den Namen ndern Neben den Kontaktdaten der Beh rde k nnen folgende Felder bearbeitet werden Inoffizielle Bezeichnung jede Beh rde erh lt eine inoffizielle Bezeichnung die in alle EU Amtssprachen bersetzt wird Sie sollte klar und unmissverst ndlich erkennen lassen wof r die Beh rde zust ndig ist Verstandene Sprachen hier k nnen Sie angeben welche Sprachen bei Ihrer Beh rde verstanden werden Au erdem k nnen S e angeben welcher Nutzer Ihrer Beh rde welche Arbeitssprache benutzt Dies geschieht bei der Registrierung neuer Nutzer Es ist f r zust ndige Beh rden in anderen Mitgliedstaaten immer hilfreich wenn klar erkennbar ist welche Sprachen in Ihrer Beh rde verstanden werden E Mail Adresse die E Mail Kontaktadresse der Beh rde sollte sorgf ltig ausgew hlt und auf dem neuesten Stand gehalten werden da die meisten E Mails die das IMI zur Benachrichtigung automatisch verschickt an diese Adresse gerichtet werden n here Informationen ber automatisch generierte E Mails finden Sie in Abschnit
77. ie Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zust ndiger Bearbeiter innerhalb der Beh rde zuzuweisen Ein Nutzer mit Rechten als Zuweiser kann eine neu eingegangene Anfrage einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern der Beh rde zuteilen eine Anfrage neu zuteilen d h zugeteilte Nutzer hinzuf gen oder entfernen Ein Zuweiser ist nicht in der Lage die zu einer Anfrage geh renden personenbezogenen Daten einzusehen oder Anfragen m Namen seiner Beh rde zu versenden bzw zu akzeptieren sofern er nicht auch ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gt 14 1 Aktivierung des Zuweisungsverfahrens Jede Beh rde kann je nach Rechtsbereich entscheiden ob sie das Zuweisungsverfahren anwenden will Aktiviert werden kann das Verfahren f r eine Beh rde durch ihren lokalen Datenverwalter siehe Abschnitt 17 2 Dazu muss unter der Einstellung Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuteilen JA angeklickt werden Ist die Einstellung Zuweisung auf JA entsprechend vorgenommen erteilt das System automatisch allen lokalen Datenverwaltern der Beh rde Rechte als Zuweiser Der lokale Datenverwalter hat danach die M glichkeit das Zuweiserprofil auf einen oder mehrere Nutzer innerhalb der Beh rde zu bertragen 58 14 2 Zuteilung einer Anfrage 14 2 1 Eingehende Anfragen Wenn bei einer Beh rde eine neue Anfrage eingeht werd
78. ie jener Beh rden die ihre Beh rde als angeschlossene Beh rde eingerichtet haben Der berblick bietet allgemeine Informationen ber die beiden beteiligten Beh rden wie Land Status der Anfrage Nummer der Anfrage betroffener Rechtsbereich oder verwendeter Fragenkomplex und gleichzeitig die M glichkeit der anderen Seite eine frei formulierbare E Mail zu schicken Sichtbar ist au erdem die Antwortfrist Weitere Einzelheiten der Anfragen beispielsweise personenbezogene Daten der betroffenen Personen oder die gestellten Fragen sind nicht zug nglich 33 BEARBEITUNG VON ANFRAGEN IM IMI Die Hauptfunktion des IMI besteht dar n den Informationsaustausch zwischen Beh rden in verschiedenen Mitgliedstaaten des Europ ischen Wirtschaftsraums zu erleichtern Jedwede Beh rde die im IMI registriert ist ob nun normale zust ndige Beh rden oder IMI Koordinatoren DIMICs SDIMICs und NIMICs kann Anfragen verschicken und empfangen Der Lebenszyklus eines Informationsaustauschs h ngt von den Profileinstellungen der einzelnen Beh rden f r die Rechtsbereiche ab Diese Profile wirken sich darauf aus wie eine Informationsanfrage bei einer Beh rde bearbeitet wird Sie gew hrleisten somit eine gewisse Flexibilit t so dass den unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitgliedstaaten und ihrer Beh rden Rechnung getragen werden kann siehe Abschnitt 17 2 9 WIE KANN EIN ANDERER MITGLIEDSTAAT UM INFORMATIONEN ERS
79. iechische EL Spanische ES Franz sische FR Italienische IT Niederl ndische NL Portugiesische PT Deutschen DE Griechischen Franz sische FR Englische EN EL Spanischen ES Italienischen IT Niederl ndischen NL Portugiesischen PT D nischen DA Schwedischen Englische EN SV Wird ein Sprachenpaar vom EMCT nicht unmittelbar unterst tzt k nnen Sie eine bersetzung in zwei Stufen vornehmen lassen um zum Beispiel aus dem D nischen ins Spanische zu bersetzen k nnen Sie zuerst aus dem D nischen ins Englische und dann aus dem Englischen ins Spanische bersetzen lassen Im IMI gibt es zwei M glichkeiten Freitextkommentare und Anlagen zu bersetzen die schnelle nicht speicherbare bersetzung des Freitexts entsprechend den verf gbaren Sprachenpaaren oder die speicherbare bersetzung von Freitext oder Dokumenten mit Hilfe des ECMT 56 Um den Einsatz der maschinellen bersetzung zu erleichtern fordert das System S e bei jeder Eingabe von Freitext auf anzugeben welche Sprache S e daf r verwendet haben Ebenso m ssen Sie stets angeben n welcher Sprache etwaige einer Anfrage beigef gte Dokumente verfasst sind Auf diese Weise kann das System nach einer internen Pr fung den Nutzer dar ber informieren welche Sprachoptionen f r eine bersetzung zur Verf gung stehen Wenn Freitext beispielsweise auf Deutsch verfasst wurde wird Ihnen das System mitteilen das
80. iemals dem Genehmigungsverfahren Einzelheiten zum Ablauf bei Anfragen die zun chst durch einen zust ndigen Koordinator genehmigt werden m ssen finden Sie im Schema im Abschnitt 5 4 Hat Ihr f r die Anfrage zust ndiger IMI Koordinator festgelegt dass Antworten vor dem Versenden seiner Genehmigung bed rfen so wird Ihre Teilantwort zun chst diesem Koordinator zur Genehmigung vorgelegt ehe sie der anfragenden Beh rde bermittelt wird Dies geschieht 47 Beh rde wird automatisch per E Mail ber den Eingang der Teilantwort benachrichtigt Sie kann daraufhin die Antworten die Sie bermittelt haben einsehen Au erdem erscheint die Anfrage weiterhin in Ihrer Aufgabenliste Sie k nnen die fehlenden Informationen sp ter bereitstellen und oder die vollst ndige Antwort an die anfragende Beh rde verschicken Ihre zus tzlichen Antworten bleiben so lange unsichtbar f r die anfragende Beh rde bis Sie diese als weitere Teilantwort oder als vollst ndige Antwort verschicken 10 2 7 Sie haben eine Antwort gespeichert und nun Die Anfrage wird ohne nderung des Status gespeichert und erscheint in Ihrer Aufgabenliste Sie k nnen die Antwort sp ter aktualisieren und oder an die anfragende Beh rde verschicken Solange Sie die Antwort nicht verschicken sind Ihre dazugeh rigen Antworten f r die anfragende Beh rde nicht s chtbar 10 3 Beantwortung einer Anfrage einer anderen Beh rde wegen weiterer Informationen Es k
81. igkeitsbereichen machen Daf r sind zwei Felder vorgesehen Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit und Politikbereiche F r diese Bereiche gibt es vorab festgelegte EU weite Listen Es kann vorkommen dass S e n diesen Listen keine genaue Entsprechung f r die Zust ndigkeitsbereiche Ihrer Beh rde finden Wir empfehlen daher ein pragmatisches Herangehen W hlen S e zur Beschreibung Ihrer Beh rde die bestm gliche Kombination aus Bereichen wirtschaftlicher T tigkeit und Politikbereichen und erleichtern Sie es damit den Nutzern in anderen Mitgliedstaaten S e zu finden Diesbez gliche Informationen s nd vom lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde einzugeben wenn er sich erstmals im System anmeldet Wir empfehlen Ihnen nachdr cklich diese Angaben auf dem neuesten Stand zu halten 16 2 1 Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit Die Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit beruhen auf der sogenannten NACE der statistischen Systematik der Wirtschaftszweige in der Europ ischen Gemeinschaft In einer hierarchisch aufgebauten Struktur sind hier alle Wirtschaftst tigkeiten erfasst Sie k nnen den passenden Eintrag w hlen indem Sie eine nummerierte und strukturierte Liste konsultieren oder eine Stichwortsuche durchf hren Gegebenenfalls k nnen mehrere Bereiche ausgew hlt werden 63 16 2 2 Politikbereiche Die Politikbereiche sind in einer Liste erfasst die alle f r Europa wichtigen Politikbereiche enth lt Sie sind hierarchisc
82. igt ist erstellen speichern oder ausdrucken sofern sie nicht zus tzlich ber Rechte als Zuweiser oder als zust ndiger Bearbeiter verf gen Nutzer mit Rechten als lokaler Datenverwalter bei einem DIMIC Super DIMIC oder NIMIC e k nnen auch neue zust ndige Beh rden m IMI registrieren e k nnen au erdem ber das IMI E Mails an alle zust ndigen Beh rden verschicken die n hrem Mitgliedstaat f r denselben Rechtsbereich registriert sind 3 5 Zust ndige Berufungsstelle F r Nutzer die einem IMI Koordinator angeh ren gibt es des Weiteren das Benutzerprofil zust ndige Berufungsstelle Ein Koordinator ben tigt Rechte als zust ndige Berufungsstelle damit er bestimmte Koordinierungsfunktionen aus ben kann z B um w hrend der Behandlung einer Anfrage zwischen zwei zust ndigen Beh rden t tig zu werden wenn die anfragende Beh rde mit der Antwort unzufrieden ist oder um das Absenden einer Anfrage durch eine Beh rde zu genehmigen Nutzer mit Rechten als zust ndige Berufungsstelle e k nnen zust ndigen Beh rden das Absenden von Anfragen oder von Antworten genehmigen sofern ein solches Genehmigungsverfahren vorgesehen ist e k nnen Zustimmung oder wenn eine anfragende Beh rde mit der erteilten Antwort unzufrieden ist Ablehnung kenntlich machen e k nnen keine Anfragen im Namen des Koordinators abschicken oder beantworten sofern sie nicht zus tzlich ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf g
83. iligt sein siehe Abschnitte 9 12 Zur Unterst tzung der IMI Koordinatoren bei der Erf llung ihrer Aufgaben bietet das System spezielle Funktionen an Ein DIMIC kann im IMI s mtliche Operationen wie ein NIMIC ausf hren mit Ausnahme der Registrierung anderer DIMICs F r Mitgliedstaaten mit f deralen Strukturen besteht die M glichkeit regionale Super DIMICs zu benennen die weitere DIMICs in ihrer jeweiligen Region registrieren k nnen 74 1 Mit Hilfe der Dringlichkeitsliste k nnen die Koordinatoren Anfragen verfolgen an denen die von ihnen koordinierten Beh rden beteiligt sind Wenn sie die Liste regelm ig berpr fen k nnen sie potenzielle Probleme erkennen und Beh rden dabei helfen diese zu l sen siehe auch Abschnitt 2 2 5 zur Dringlichkeitsliste 2 In der Liste Anfragen mit mir als Koordinator werden alle Anfragen angezeigt an denen der Koordinator aus inhaltlichen Gr nden beteiligt ist bspw m Rahmen des Genehmigungs oder Berufungsverfahrens 3 Es besteht die M glichkeit ber das IMI an eine Liste von zust ndigen Beh rden E Mails zu versenden Standardm ig k nnen Sie alle Beh rden kontaktieren die Sie registriert haben oder an die Sie als Koordinator angeschlossen sind Sie k nnen aber auch eine Suche im System durchf hren und sich alle anderen zust ndigen Beh rden die f r Ihren Mitgliedstaat im IMI registriert sind anzeigen lassen Im System steht eine Reihe von Stan
84. iligt sind Diese Dringlichkeitsliste auf die alle Nutzer bei einem IMI Koordinator zugreifen k nnen umfasst Anfragen deren Bearbeitungsfrist abl uft Anfragen deren Bearbeitung berf llig ist eingegangene Anfragen die nach l ngerer Zeit immer noch nicht akzeptiert wurden Durch regelm iges Kontrollieren der Liste k nnen IMI Koordinatoren potenzielle Probleme fr hzeitig erkennen Sie k nnen dann die entsprechende Beh rde kontaktieren und ihr Hilfe anbieten bzw darauf dringen dass den gesetzlichen Pflichten zust ndigen 31 Stellen in anderen Mitgliedstaaten Informationen bereitzustellen nachgekommen wird Hinweis Standardm ig erhalten Koordinatoren nur einen berblick ber die entsprechenden Anfragen sofern hnen die zust ndige Beh rde nicht das Recht zum Einsehen der Einzelheiten einger umt hat Koordinatoren sind nicht in der Lage die personenbezogenen Daten der von der Anfrage betroffenen Person einzusehen Was beinhaltet die Dringlichkeitsliste Bei einem DIMIC Bei einem SDIMIC Bei einem NIMIC 8 2 0 alle dringenden Anfragen der von ihm im IMI registrierten oder validierten Beh rden alle dringenden Anfragen der Beh rden f r die er als angeschlossener Koordinator fungiert siehe Abschnitt 19 alle dringenden Anfragen der von ihm im IMI registrierten oder validierten Beh rden alle dringenden Anfragen der Beh rden f r die er als angeschlos
85. ilung f r die Anerkennung von Berufsqualifikationen und einer betr chtlichen Anzahl von Informationsanfragen Eine solche Beh rde m sste viele unterschiedliche IMI Nutzer mit klar abgegrenzten Zust ndigkeitsbereichen registrieren lassen Jeder registrierte IMI Nutzer geh rt einer zust ndigen Beh rde oder einem Koordinator an Zust ndige Beh rden oder Koordinatoren haben jeweils mindestens einen gegebenenfalls auch zahlreiche Nutzer mit unterschiedlichen Rollen Festgelegt wurden die nachstehenden Nutzerrollen wobei jeder Nutzer eine oder mehrere dieser Rollen wahrnimmt Es st davon auszugehen dass gr ere zust ndige Beh rden wohl eher daran interessiert sind bei der Zuteilung der Rollen differenzieren zu k nnen Kleinere zust ndige Beh rden hingegen ziehen es vermutlich vor einem einzigen Nutzer s mtliche vorgesehenen Rechte zuzuweisen 3 1 Normalnutzer Jeder im IMI registrierte Nutzer ist zumindest Normalnutzer Weitergehende Rechte w e untenstehend beschrieben k nnen Normalnutzern erteilt werden damit sie Zugang zu zus tzlichen IMI Funktionen erhalten Normalnutzer e k nnen in der Datenbank zust ndiger Beh rden nach einer solchen suchen e erhalten einen umfassenden berblick ber alle ein und ausgehenden Anfragen der Beh rde des Koordinators der dem s e angeh ren e erhalten einen umfassenden berblick ber alle Anfragen der angeschlossenen Beh rden e k nnen keine Anfragen im Name
86. inisterium Baden W rttemberg SDIMIC Delegierte IMI Koordinatoren werden von NIMICs oder Super DIMICs registriert Die Registrierung erfolgt unter dem offiziellen Namen der Beh rde Der Zusatz DIMIC sollte jedoch nicht n der Benennung erscheinen da eine m IMI registrierte Beh rde je nach Rechtsbereich unterschiedliche Aufgaben haben kann Beispielsweise kann eine im Bereich Berufsqualifikationen als DIMIC fungierende Beh rde m Rechtsbereich Dienstleistungen eine zust ndige Beh rde ohne weitere Befugnisse sein Somit w re es irref hrend die DIMIC Rolle als Bestandteil des Namens zu f hren Einstellungen f r Rechtsbereiche Bei der Registrierung eines DIMICs oder SDIMICs sind auch f r jeden Rechtsbereich der von der Beh rde koordiniert wird die Einstellungen festzulegen Dies geschieht anhand verschiedener Profileinstellungen N here Informationen ber die Auswirkungen der Profileinstellungen finden Sie in Abschnitt 17 2 1 Wirkt der Koordinator an Berufungsverfahren mit die von ihm koordinierte Beh rden betreffen STANDARD JA 2 Will der Koordinator Anfragen der von ihm koordinierten Beh rden genehmigen bevor sie versandt werden k nnen STANDARD NEIN 82 3 Will der Koordinator Antworten der von ihm koordinierten Beh rden genehmigen bevor sie versandt werden k nnen STANDARD NEIN Sobald ein IMI Koordinator registriert ist kann er seine Profileinstellungen komplett ndern Nach
87. irtschaftsministerrum zust ndige Beh rde f r Berufsqualifikationen und DIMIC f r Dienstleistungen sein Gew hrt ein IMI Koordinator einer Beh rde Zugang zu einem neuen Rechtsbereich m ssen weitere Angaben gemacht und die entsprechenden Einstellungen f r diesen Rechtsbereich vorgenommen werden Wurde einer Beh rde Zugang zu einem neuen Rechtsbereich gew hrt so weist das System den lokalen Datenverwaltern dieser Beh rde automatisch alle Nutzerrechte f r diesen neuen Bereich zu Die lokalen Datenverwalter k nnen dann die Benutzerprofile in ihrer Beh rde derart vergeben dass eine optimale Nutzung des Systems in den einzelnen Rechtsbereichen zu denen die Beh rde Zugang hat gew hrleistet ist So ist es zum Beispiel m glich vorhandenen Nutzern etwa einem bestehenden zust ndigen Bearbeiter zus tzliche Rechte zuzuweisen oder f r den neuen Rechtsbereich weitere Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter zu registrieren 22 VERWALTUNG DER DATEN BER DURCH MEINE BEH RDE KOORDINIERTE BEH RDEN Grundprinzip des IMI ist es dass jede Beh rde f r die Verwaltung ihrer Daten selbst verantwortlich st Jedoch k nnen S e als lokaler Datenverwalter eines IMI Koordinators d e Daten ber von Ihnen koordinierte Beh rden verwalten Dies umfasst 1 2 3 die Verwaltung von Beh rdenname inoffizieller Bezeichnung Sprachen E Mail Kontaktadresse an die die meisten der automatisch vom System generierten E Mails ver
88. iste angezeigt Der Koordinator wendet das Zuweisungsverfahren an Die automatisch generierte E Mail wird an den Nutzer des Koordinators verschickt der ber Rechte als Zuweiser verf gt Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse des Koordinators Nachdem der Zuweiser die Anfrage konkret einer oder mehreren zust ndigen Berufungsstellen zugeteilt hat erhalten diese eine automatisch generierte E Mail mit der 53 12 Benachrichtigung dass ihrem Koordinator eine neue Anfrage bermittelt und zur Genehmigung oder Stellungnahme vorgelegt wurde Alle weiteren automatisch generierten E Mails n Bezug auf eine zur Revision vorgelegte Anfrage werden an die zust ndige Berufungsstelle gesandt die als Letzte mit der Anfrage befasst war Eine Kopie geht jeweils an die Kontaktadresse des Koordinators Dringlichkeitsliste f r Koordinatoren keine Benachrichtigung per E Mail Wie in Abschnitt 8 2 5 erl utert steht IMI Koordinatoren eine zus tzliche Anfrageliste zur Verf gung mit deren Hilfe sie Anfragen an denen von ihnen koordinierte Beh rden beteiligt sind im Auge behalten k nnen Allerdings gilt es zu beachten dass der Koordinator nicht per E Mail benachrichtigt wird wenn eine Anfrage der Dringlichkeitsliste hinzugef gt wird Grund hierf r ist die Tatsache dass der Hauptakteur in diesem Fall die betreffende Beh rde selbst ist und E Mails im IMI nur dann zum Einsatz kommen wenn der Empf nger unmittelbar t tig
89. kalen Datenverwalter Ihrer Beh rde Der lokale Datenverwalter wird Ihnen auf anderen Wegen als ber das System Ihren Benutzernamen mitteilen 27 8 Sind Sie bei Ihrer Beh rde der einzige lokale Datenverwalter und haben Ihren Benutzernamen vergessen wenden Sie sich bitte an den lokalen Datenverwalter Ihres IMI Koordinators d h des IMI Koordinators der Ihre Beh rde registriert hat der Ihnen auf anderen Wegen als ber das System Ihren Benutzernamen mitteilen wird 7 4 2 Sie haben Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode vergessen Falls Sie sich nicht an Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode erinnern k nnen wenden Sie sich bitte direkt an einen lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde Dieser wird Ihr Passwort zur cksetzen S e erhalten daraufhin eine automatisch generierte E Mail mit Ihrem neuen vorl ufigen Passwort Damit k nnen Sie sich wieder wie unter 7 3 beschrieben anmelden Haben S e Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode vergessen und s nd der einzige lokale Datenverwalter Ihrer Beh rde wenden Sie sich bitte an den lokalen Datenverwalter Ihres IMI Koordinators Dieser wird Ihr Passwort zur cksetzen Sie erhalten daraufhin eine automatisch generierte E Mail mit Ihrem neuen vorl ufigen Passwort Damit k nnen Sie sich wieder wie unter 7 3 beschrieben anmelden 7 5 Sitzungssprache Das IMI ist ein mehrsprachiges System das in jeder EU Amtssprache benutzt werden kann In der rechten oberen E
90. lich Alle obengenannten Listen k nnen nach den aufgef hrten Daten sortiert werden Klicken Sie dazu auf die entsprechende Spalten berschrift So k nnen Sie beispielsweise eine Liste nach dem Datum ordnen bis zu dem Anfragen zu beantworten sind Anzeige von Anfragen uneingeschr nkte Einsicht und berblick Sie k nnen jede Anfrage ffnen die Sie bei einer Suche gefunden haben In welchem Umfang S e Einsicht nehmen k nnen h ngt von Ihrem Benutzerprofil ab Die zust ndigen Bearbeiter der beiden zust ndigen Beh rden die direkt an einem Informationsaustausch beteiligt sind haben uneingeschr nkte Einsicht in eine Anfrage Dazu geh ren auch etwaige Anlagen und personenbezogene Daten ber die betroffene Person Die zust ndigen Bearbeiter k nnen zudem die Seite zur Anfragebearbeitung einsehen auf der der gesamte Ablauf der Anfrage protokolliert st einschlie lich der verschiedenen Bearbeitungsstatus und der Personen die im Zusammenhang mit der Anfrage t t g geworden sind Nutzt eine Beh rde das Zuweisungsverfahren haben auch die Zuweiser uneingeschr nkte Einsicht in Anfragen allerdings k nnen sie keine personenbezogenen Daten der betroffenen Personen und keine Anlagen einsehen sofern sie n cht auch ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gen Alle anderen Nutzer innerhalb einer zust ndigen Beh rde erhalten einen berblick ber die ein und ausgehenden Anfragen ihrer eigenen Beh rde sow
91. liger Zugriff einer Beh rde auf das IMI nach ihrer Registrierung n A a 6l Bearbeitung der Daten die im IMI ber meine Beh rde pes peicheTt SD un au 62 nderung der registrierten Angaben ber meine Beh rde 62 3 16 2 17 I 17 2 17 3 18 18 1 18 2 18 3 19 19 1 192 20 20 1 20 2 20 3 21 21 1 21 2 21 3 22 23 24 24 1 24 2 Aktualisierung des Bereichs wirtschaftlicher T tigkeit und des Politikbereichs f r die meine Beh rde zust ndig ist nderung der Einstellungen f r den Rechtsbereich meiner BEDOL O ee ee en en Allgemeine Informationen zu einem Rechtsbereich Einstellungen f r Informationsanfragen bei einer zust ndigen Beh rde Ohne weitere Bellienisse au a Einstellungen f r den Rechtsbereich bei einem IMI Koordinator NIMIE SDIMIE SIE DIMIC au Verwaltung der Nutzerrechte bei Ihrer Beh rde 0 0 Registrierung weiterer Nutzer f r meine Beh rde un Verwaltung der Nutzerrechte von IMI Nutzern meiner Beh rde Zur cksetzen von Passw rter ee elek Einrichtung angeschlossener Beh rden f r meine Beh rde Anseschlossene Koordinatoren unsere Anseschlossene Beh rden nel Rolle der IMI Koordinatoren usssssenssnnnnnnnsnnnnnsnnnneenneennnnnnnnnn Verwaltungs tech
92. merkungen zu speziellen Fragen oder Antworten aller allgemeinen Kommentare und des Titels beigef gter Dokumente Sobald Sie die bersetzungsverwaltung aufgerufen haben k nnen Sie entscheiden ob S e alle oder nur bestimmte Kommentare bersetzen wollen Au erdem besteht die M glichkeit die vom ECMT gelieferten bersetzungen zu bearbeiten und die aktualisierte Version zu speichern Die Nutzer k nnen ferner bersetzungen selbst hinzuf gen die im IMI gespeichert werden sollen Dies ist auch in Sprachen m glich die nicht vom ECMT unterst tzt werden 57 13 2 2 bersetzung von Anlagen Mit dem ECMT k nnen auch Dokumente bersetzt werden die Anfragen beigef gt wurden Voraussetzung ist allerdings dass das Original in einer vom ECMT unterst tzten Sprache verfasst st Die bersetzung wird dann an die E Mail Adresse zugestellt die im IMI f r den Nutzer der die bersetzung angefordert hat registriert ist Der Nutzer kann die bersetzte Version dann als Bestandteil der Anfrage ins System hochladen Es wird empfohlen Dokumente zur bersetzung als doc rtf oder txt Datei zu schicken d h im Word RTF oder Textformat Grafiken PDF Dateien oder Excel Tabellen k nnen mit dem ECMT nicht bersetzt werden 14 ANWENDUNG DES ZUWEISUNGSVERFAHRENS Gr ere zust ndige Beh rden mit zahlreichen Nutzern ziehen es eventuell vor f r eingehende oder ausgehende Anfragen das Zuweisungsverfahren zu nutzen und d
93. n Nutzer mit Rechten als Zuweiser e k nnen innerhalb der zust ndigen Beh rde Anfragen einem oder mehreren Nutzern zuteilen die ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gen e k nnen eine Anfrage erneut zuteilen und dabei Nutzer hinzuf gen oder l schen e k nnen Berichte ber Anfragen die keine personenbezogenen Daten enthalten erstellen speichern und ausdrucken e k nnen keine Anfragen im Namen ihrer zust ndigen Beh rde abschicken oder annehmen es sei denn sie verf gen auch ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter 3 4 Lokale Datenverwalter Jede zust ndige Beh rde ist f r die lokale Nutzerverwaltung und die lokale Datenverwaltung verantwortlich Nutzer mit Rechten als lokaler Datenverwalter e k nnen die im IMI ber ihre zust ndige Beh rde gespeicherten Daten aktualisieren e sind berechtigt zus tzliche Nutzer f r ihre zust ndige Beh rde zu registrieren e k nnen die Benutzerprofile von Nutzern ihrer zust ndigen Beh rde ndern z B einem Normalnutzer Rechte eines zust ndigen Bearbeiters zuweisen e k nnen keine Anfragen im Namen ihrer zust ndigen Beh rde abschicken oder annehmen sofern sie nicht zus tzlich ber Rechte als zust ndiger Bearbeiter verf gen e k nnen zust ndigen Bearbeitern keine Anfragen erneut zuteilen sofern sie nicht zus tzlich ber Rechte als Zuweiser verf gen e k nnen keine Berichte ber die Anfragen an denen ihre Beh rde beteil
94. n k nnen Sie die Anfrage automatisch Die Anfrage erh lt den Status Genehmigung der Teilantwort durch Koordinator ausstehend Dies bedeutet gleichzeitig dass sie f r die anfragende Beh rde und ihren Koordinator nicht sichtbar ist Dieser Ablauf gilt ausschlie lich f r zust ndige Beh rden ohne weitere Befugnisse IMI Koordinatoren hingegen unterliegen niemals dem Genehmigungsverfahren 48 akzeptieren Sie erh lt dann den Status Anfrage wegen weiterer Informationen akzeptiert und erscheint so lange in Ihrer Aufgabenliste bis Sie die gew nschten zus tzlichen Informationen bermitteln Die anfragende Beh rde wird automatisch per E Mail dar ber informiert dass Sie entschieden haben dem Ersuchen um weitere Informationen nachzukommen 10 3 2 Ablehnen einer Anfrage wegen weiterer Informationen Ist es Ihnen nicht m glich die fehlenden Informationen zu liefern k nnen Sie d e Anfrage ablehnen Sie werden dann aufgefordert zu begr nden warum keine weiteren Informationen verf gbar sind Die Anfrage erh lt daraufhin den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage offen und erscheint nicht mehr n Ihrer Aufgabenliste Die anfragende Beh rde wird automatisch per E Mail benachrichtigt dass keine weiteren Informationen verf gbar sind 10 4 Bearbeitung einer Anfrage wegen weiterer Informationen die die zust ndigen IMI Koordinatoren an Sie zur ck verwiesen haben War d e anfragende Beh
95. n und die Anfrage erneut ablehnen Diese erh lt dann den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage offen woraufhin die anfragende Beh rde entscheiden kann ob sie dies akzeptiert Ist sie mit Ihrem Bescheid nicht einverstanden w rd das Berufungsverfahren erneut eingeleitet In diesem Fall k nnen Sie sich an Ihren IMI Koordinator wenden und 50 hm erkl ren warum es nach Ihrem Daf rhalten nicht m glich st weitere Informationen zur Verf gung zu stellen 11 AUFGABENLISTE UND AUTOMATISCH VERSCHICKTE E MAILS IM IMI 9 F r s mtliche F lle n denen eine zust ndige Beh rde n Bezug auf eine Anfrage t tig werden muss sieht das System zwei Informationskan le vor ber die die Beh rde benachrichtigt wird die Aufgabenliste und die automatische E Mail Funktion 11 1 Aufgabenliste In der Aufgabenliste erscheinen die Anfragen bei denen Sie als Nutzer t tig werden m ssen Zugang zur Aufgabenliste haben ausschlie lich die zust ndigen Bearbeiter bei zust ndigen Beh rden sowie die zust ndigen Bearbeiter bzw zust ndigen Berufungsstellen bei IMI Koordinatoren Nutzt Ihre Beh rde das Zuweisungsverfahren so erscheint eine Anfrage die neu eingegangen ist oder erstmals im Zuge des Berufungsverfahrens vorgelegt wird n der Aufgabenliste der Nutzer mit Rechten als Zuweiser Sobald der Zuweiser die Anfrage einem oder mehreren Nutzern mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter oder als zust ndige Beru
96. n enthalten sind angelegt Personenbezogene Daten aus Informationsanfragen werden sp testens 6 Monate nach dem formellen Abschluss eines Informationsaustauschs gel scht und f r statistische Zwecke gespeicherte Informationen werden anonymisiert Ausschlie lich die an einem Informationsaustausch unmittelbar beteiligten zust ndigen Beh rden haben Zugang zu personenbezogenen Daten Richtlinie 95 46 EG des Europ ischen Parlaments und des Rates vom 24 Oktober 1995 zum Schutz nat rlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr ABI L 281 vom 23 11 1995 S 31 Ge ndert durch die Verordnung EG Nr 1882 2003 ABl L 284 vom 31 10 2003 S 1 Verordnung EG Nr 45 2001 des Europ ischen Parlaments und des Rates vom 18 Dezember 2000 zum Schutz nat rlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr ABl L8 vom 12 1 2001 S 1 Entscheidung der Kommission vom 12 Dezember 2007 ber den Schutz personenbezogener Daten bei der Umsetzung des Binnenmarktinformationssystems IMI ABl L 13 vom 16 1 2008 S 18 23 L schen personenbezogener Daten aus dem IMI In der Kommissionsentscheidung ber den Schutz personenbezogener Daten im IMI ist festgelegt dass entsprechende Daten die in ausgetauschten Informationen enthalten sind sp testens 6 Monate nach dem formellen Abschluss eines Informationsaustaus
97. n ihrer zust ndigen Beh rde abschicken oder annehmen dazu w ren Rechte als zust ndiger Bearbeiter erforderlich e k nnen keine Berichte ber die Anfragen an denen ihre Beh rde beteiligt ist erstellen speichern oder ausdrucken sofern sie nicht zus tzlich ber Rechte als Zuweiser oder als zust ndiger Bearbeiter verf gen 3 2 Zust ndige Bearbeiter Damit ein Nutzer Anfragen m Namen seiner Beh rde versenden und beantworten kann ben tigt er Rechte als zust ndiger Bearbeiter die ber die obengenannten Normalnutzerrechte hinausgehen Nutzer die f r einen Rechtsbereich mit Rechten eines zust ndigen Bearbeiters ausgestattet sind e k nnen Informationsanfragen im Namen ihrer zust ndigen Beh rde versenden und beantworten e k nnen Berichte ber die Anfragen an denen ihre Beh rde beteiligt ist erstellen speichern und ausdrucken 3 3 Zuweiser Gr ere zust ndige Beh rden mit zahlreichen Nutzern ziehen es eventuell vor eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zust ndiger Bearbeiter innerhalb der Beh rde zuzuweisen Beispielsweise k nnte es in einer gro en Beh rde die f r die Registrierung von Berufst tigen zust ndig ist unterschiedliche Teams f r die jeweiligen Antr ge aus einzelnen L ndern geben Mit Hilfe eines Zuweisungsverfahrens w re es m glich bei der Beh rde neu eingehende IMI Anfragen dem richtigen Team zuzuteile
98. nativer Ablauf Bearbeitung einer Anfrage Anfragende Beh rde Antwortende Beh rde Anfrage akzeptieren JA Erstellen und Speichern eines Anfrageentwurfs Anfrage akzeptiert Teilinformationen bereitstellen Anfrage abschicken Anfrage versandt noch nicht akzeptiert Anfrage weiterleiten Die anfragende Beh rde kann die Teilantwort einsehen Informationen l ckenlos bereitstellen An andere gt Beh rde bermittelte Informationen Informationen bermittelt akzeptieren Anfrage offen Anfrage geschlossen i 5 3 3 Bearbeitung einer Antwort nach Eingang bei der anfragenden Beh rde 5 3 3 1 Weitere Informationen n tig Anfrage offen Es kann vorkommen dass die anfragende Beh rde mit der Antwort die sie von der antwortenden Beh rde erhalten hat nicht zufrieden ist Sie kann dann entscheiden die Antwort nicht zu akzeptieren sondern die antwortende Beh rde um weitere Informationen zu ersuchen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen 5 3 4 Bearbeitung einer Anfrage wegen weiterer Informationen antwortende Beh rde 5 3 4 1 Akzeptieren einer Anfrage wegen weiterer Informationen Nach Eingang einer Anfrage wegen weiterer Informationen bei nicht zufriedenstellenden Antworten kann die 16 5 3 5 5
99. nd Sie einem oder mehreren IMI Koordinatoren angeschlossen die in Anfragen eingeschaltet werden k nnen die S e versenden oder empfangen Die Koordinatoren sind insgesamt daf r verantwortlich dass Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten zufriedenstellend beantwortet werden Sie k nnen sich gegebenenfalls vorbehalten dass neue Anfragen ihrer Genehmigung bed rfen ehe sie an einen anderen Mitgliedstaat verschickt werden k nnen Koordinatoren werden au erdem hinzugezogen wenn Antworten als nicht zufriedenstellend betrachtet werden und es deshalb Unstimmigkeiten zwischen zust ndigen Beh rden beizulegen gilt Koordinatoren k nnen auch beschlie en diese Rolle nicht wahrzunehmen Auskunft dar ber ob die f r Sie zust ndigen Koordinatoren als Schiedsstelle fungieren erteilt Ihnen Ihr lokaler Datenverwalter Wenn Sie mehr als einem IMI Koordinator angeschlossen sind m ssen Sie einen von ihnen als f r die zu verfassende Anfrage zust ndigen Koordinator ausw hlen Sind Sie hingegen nur einem IMI Koordinator angeschlossen w rd dieser automatisch ausgew hlt und f r die Anfrage die Sie verfassen zust ndig sein Fakultative Schritte beim Verfassen einer neuen Anfrage Neben Fragen und Anmerkungen kann eine Anfrage eine oder mehrere Anlagen umfassen Dies k nnen Bilder oder Dokumente sein beispielsweise d e gescannte Kopie einer Bescheinigung oder eines Reisepasses bzw Personaldokuments Sie k nnen zwischen vor bersetzten Frag
100. nde Antwort zur Revision vorlegen 9 3 1 1 Stellungnahme des anfragenden Koordinators zur Unzul nglichkeit der Antwort Fungiert der Koordinator Ihrer Anfrage als Berufungsstelle pr ft er Ihre Anfrage und die Antwort und u ert s ch dann ob er die Antwort als zufriedenstellend betrachtet gt Stimmt er Ihrer Auffassung zu dass die Antwort unbefriedigend ist verweist er die Anfrage zur ck an den antwortenden Mitgliedstaat Daraufhin bekommt die Anfrage den Status Anfrage wegen weiterer Informationen erneut bermittelt Teilt er hingegen Ihre Ansicht nicht und erachtet er die Antwort als zufriedenstellend kann er die Anfrage schlie en Diese erh lt dann den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Dieser Verfahrensschritt wird bersprungen wenn der anfragende Koordinator nicht als Berufungsstelle fungiert 9 3 1 2 Stellungnahme des antwortenden Koordinators zur Unzul nglichkeit der Antwort Stimmt der anfragende Koordinator Ihrer Auffassung zu dass die Antwort unbefriedigend ist oder fungiert er nicht als Berufungsstelle so wird die Anfrage dem zust ndigen Koordinator m antwortenden Mitgliedstaat bermittelt und erh lt den Status Anfrage in Berufung bei antwortendem Koordinator Fungiert der antwortende Koordinator als Berufungsstelle pr ft er Ihre Anfrage und die Antwort und u ert sich dann ob er die Antwort als zufriedenstellend betrachtet Einen
101. ndem Koordinator Gelangt der antwortende Koordinator ebenfalls zu dem Schluss dass zus tzliche Informationen erforderlich sind wird die Anfrage an die antwortende Beh rde zur ckverwiesen und erh lt den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen Stimmt der antwortende Koordinator hingegen nicht zu wird die Anfrage geschlossen und erh lt den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Das nachstehende Diagramm gibt einen berblick ber den Ablauf eines Berufungsverfahrens an dem sich der anfragende und der antwortende Koordinator beteiligen Es gilt festzuhalten dass ein Nutzer m Verlauf des Prozesses n emals an s mtlichen Phasen beteiligt wird vielmehr ist er nur f r die Schritte seiner eigenen Beh rde verantwortlich IMI Informationsaustausch berblick ber das Berufungsverfahren Anfrage zur ck an antwortenden Mitgliedstaat Anfragende Beh rde akzeptiert nicht dass keine weiteren Informationen verf gbar sind Koordinator der r antwortenden E Beh rde 4 ETT Ablehnung Anfrage Anfrage zur ck an geschlossen Anfrage geschlossen Antwortenden Mitgliedstaat Teilt der Teilt der l Koordinator die Koordinator die T Auffassung wird l l l l l l l l l l die Anfrage dem Auffassung wird die Anfrage an die antwortenden antwortende Mitgliedstaat Beh rde erneut
102. nfrage zur ckgezogen kann aber online noch eingesehen werden 5 3 6 2 Anfrage gel scht Der Systemverwalter des IMI bei der EU Kommission kann Anfragen jederzeit l schen Dies kann jedoch nur auf ausdr cklichen Wunsch der anfragenden Beh rde geschehen Nach dem L schen kann die Anfrage online nicht mehr eingesehen werden 5 4 Abl ufe unter Einbeziehung von IMI Koordinatoren Eskalationsverfahren 5 4 1 Genehmigungsverfahren Einige Mitgliedstaaten haben entschieden den Informationsfluss zwischen ihren zust ndigen Beh rden und denen anderer Mitgliedstaaten zentral zu kontrollieren Das IMI tr gt dem Rechnung und sieht daf r Koordinatoren vor die neue Anfragen oder Antworten genehmigen bevor sie dem Ansprechpartner in dem betreffenden Mitgliedstaat zugestellt werden Mit dem Genehmigungsverfahren einher gehen zus tzliche Anfragenstatus d e nachstehend erl utert werden 5 4 1 1 Genehmigung der Anfrage durch Koordinator ausstehend Bei der Registrierung einer zust ndigen Beh rde m IMI kann ein IMI Koordinator festlegen dass Anfragen der Beh rde an andere Mitgliedstaaten der vorherigen Genehmigung bed rfen Wenn dann die betreffende zust ndige Beh rde eine neue Anfrage an einen anderen Mitgliedstaat sendet erh lt die Anfrage nicht den Status Anfrage versandt noch nicht akzeptiert sondern den Status Genehmigung der Anfrage durch Koordinator ausstehend Au erdem wird sie nicht an di
103. ng zu einem Rechtsbereich gew hrt hat der angeschlossene Koordinator der Beh rde f r diesen Rechtsbereich d h er kann zu Informationsanfragen der Beh rde hinzugezogen werden Weitere angeschlossene Koordinatoren k nnen hinzugef gt werden Der standardm ig angeschlossene Koordinator kann s ch von dieser Funktion entbinden 81 sofern es mindestens einen anderen angeschlossenen Koordinator f r die Beh rde gibt 21 2 Registrierung von IMI Koordinatoren Das Verfahren zur Registrierung von DIMICs oder SDIMICs ist weitgehend dasselbe wie bei zust ndigen Beh rden ohne weitere Befugnisse Dennoch gibt es ein paar wichtige Abweichungen 21 2 1 21 2 2 Benennungsregeln Bei der Registrierung von IMI Koordinatoren sind die nachstehenden Benennungsregeln zu beachten Die nationalen IMI Koordinatoren werden von der Europ ischen Kommission registriert Sie st tzt sich dabei auf die Informationen die sie von den Mitgliedstaaten erhalten hat Der nationale IMI Koordinator wird unter der offiziellen Bezeichnung der Beh rde mit dem Zusatz NIMIC registriert Es ist nicht n tig den Namen des Mitgliedstaats in die Benennung des NIMICs aufzunehmen Beispiel Ministerium f r Wirtschaft und Arbeit NIMIC Ein Super DIMIC ist f r s mtliche Rechtsbereiche in einer bestimmten Region verantwortlich Er wird unter der offiziellen Bezeichnung der Beh rde mit dem Zusatz SDIMIC registriert Beispiel Innenm
104. nische Unterst tzung durch Koordinatoren Unterst tzung durch Koordinatoren usssss0ssssssseseeeeennnnnnnnennnnen Inhaltliche Koordinierung je nach Rechtsbereich und VerlahrensaDlauU u ee ee Registrierung neuer zust ndiger Beh rden im IMI Registrierung einer zust ndigen Beh rde im IMI ueen Registrierung von IMI Koordinatoren uss00sssseeeeeeennnnnnneenen Gew hrung des Zugangs zu einem neuen Rechtsbereich bei bereits 1m IMI resistrierten Beh rden ass aa E AE Verwaltung der Daten ber durch meine Beh rde koordinierte Benorden ern era see ee re berwachung der Anfragen von Beh rden die ich koordiniere Einschreiten bei einem Informationsaustausch zwischen zwei PEDO Oo een Berufungsverlahtenzauessarseen eier else Genehmigung von Anfragen und Antworten uueesssssssssseseeeeennnnnnnnennnen Einleitung Das vorliegende Dokument ist als Anleitung f r die Nutzer des Binnenmarkt Informationssystems IMI gedacht Das IMI ist ein Instrument zur Unterst tzung zust ndiger Beh rden m Europ ischen Wirtschaftsraum die aufgrund von Amtshilfebestimmungen in diversen Binnenmarktvorschriften gehalten sind Informationen mit den zust ndigen Stellen in anderen Mitgliedstaaten auszutauschen Die IMI Benutzeranleitung besteht aus zwei Teilen Teil 1 bersicht ber die Funktionsweise des IMI In diesem K
105. nnnnnn 12 5 berblick susanne 12 3 2 Einfacher Ablauf einer IMI Anfrage uusssssssssseeeeeeenennnnnneenenen 13 5 3 Alternative ADi anene a 14 5 4 Abl ufe unter Einbeziehung von I IMI oordinatoren EsKalauonsverlahren ar see ee a 18 6 Das IMI und Datenschutzbestimmungen ussssssnssssseeeeennnnnnnneennnn 23 TEIL2 SPEZIELLE HINWEISE F R ZUST NDIGE BEHORDEN UND IMI KOORDINATOREN sssessseeesseeeneseenn 25 GRUNDEUNKTIONEN DES IML u an 26 7 Anmeldune 1m INH ne 26 4 1 Benutzernamen ea 26 42 Anleituns und Passwort asien 26 7 3 Erstmalise Anmeldung mm IM rererere 26 1 4 Falsche Eingabe von Benutzername Passwort oder SICHETIE SC On ee E 27 1 9 SIEZUNSSSPEACH aaa E A 28 8 1 8 2 9 1 9 2 gt 10 10 1 10 2 10 3 10 4 11 11 1 11 2 12 12 1 12 2 13 15 1 15 2 14 14 1 14 2 14 3 14 4 19 16 16 1 Suche nach zust ndigen Beh rden und Anzeige von Anfragen 28 Suche nach einer zust ndigen Beh rde 0000000seeeennnnnnnennn 29 Anzeige von Anfragen Anfragelisten usessssssssssssssseeeennnnnnnnnenennn 30 Wie kann ein anderer Mitgliedstaat um Informationen ersucht WELCH Verse ee EEE IR ee 34 Verfassen einer neuer Informationsanfrage die an eine Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat verschickt werden soll 34 Verfah
106. nseitige Amtshilfe gem der berarbeiteten Berufsanerkennunsgsrichtlinie 2005 36 EG leisten Ab Dezember 2009 wird das System auch der Unterst tzung der Verwaltungszusammenarbeit laut Dienstleistungsrichtlinie 2006 123 EG dienen Das IMI ist ein allgemeines System das als Hilfsinstrument f r zahlreiche Bereiche des Binnenmarktrechts angelegt ist Sein Einsatz soll k nftig auf weitere Rechtsbereiche ausgedehnt werden WELCHE AKTEURE SIND AM IMI BETEILIGT 2 1 Zust ndige Beh rden Die Hauptbeteiligten am IMI sind die zust ndigen Beh rden im EWR die ber das System Informationsanfragen austauschen Bei diesen Beh rden kann es sich sowohl um ffentliche als auch um private Einrichtungen handeln denen der jeweilige Mitgliedstaat die Zust ndigkeit daf r bertragen hat bestimmte Funktionen bei der Anwendung des Binnenmarktrechts auszu ben Sie k nnen auf nationaler regionaler oder kommunaler Ebene t t g sein 2 2 IMI Koordinatoren Am IMI sind auch mehrere IMI Koordinatoren beteiligt Sie authentifizieren die zust ndigen Beh rden die auf das System zugreifen wollen und sorgen daf r dass die Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten zufriedenstellend und rechtzeitig beantwortet werden S e k nnen auch Informationsanfragen mit anderen Beh rden austauschen die beim IMI registriert sind Au erdem kann das Eingreifen der IMI Koordinatoren bei bestimmten Abl ufen m IMI erforderlich sein Beispielsweise k nnen Mitglied
107. nzugeben f r welche Berufe Ihre Beh rde m IMI zust ndig ist Bei der Registrierung w hlt Ihr IMI Koordinator aus einer vorgegebenen Liste mindestens ein Stichwort das Ihrer Beh rde zugeordnet wird F r den Rechtsbereich Berufsqualifikationen besteht auch die M glichkeit anzugeben f r welche Berufe Ihre Beh rde m IMI zust ndig ist Wenn Sie sich erstmals im System anmelden pr fen S e bitte ob die gew hlten Stichw rter zutreffend sind und ndern Sie sie n tigenfalls Die Stichwortliste wurde erstellt um Ihnen dabei behilflich zu sein ein m glichst genaues Bild von Ihrer Beh rde zu vermitteln Fehlt Ihrer Ansicht nach ein wichtiges Stichwort so informieren Sie bitte Ihren NIMIC damit die Liste erforderlichenfalls aktualisiert wird Hinweis F r NIMICs und SDIMICs sind standardm ig alle Stichw rter vermerkt da ihre Zust ndigkeit breit gefasst ist Eine Anderung ist hier nicht m glich Aktualisierung der Liste der angeschlossenen zust ndigen Beh rden f r einen bestimmten Rechtsbereich Bei der Registrierung Ihrer Beh rde m IMI hat Ihr Koordinator m glicherweise anderen zust ndigen Beh rden bereits das Recht einger umt einen berblick ber die Informationsanfragen an denen Ihre Beh rde n einem bestimmten Rechtsbereich beteiligt st zu erhalten Auf Wunsch k nnen S e diese Liste berpr fen und aktualisieren indem S e zum Beispiel weitere Beh rden hinzuf gen N here Einzelheiten
108. oordinator nicht genehmigt Die anfragende Beh rde kann die Anfrage daraufhin bearbeiten ndern und dem Koordinator erneut zur Genehmigung vorlegen oder aber s e schlie en 24 2 2 Genehmigung einer Antwort einer von mir koordinierten Beh rde Bedarf eine Antwort der Genehmigung durch einen Koordinator wird sie den bei ihm t tigen zust ndigen Berufungsstellen zur Pr fung bermittelt Die zust ndigen Berufungsstellen werden automatisch per E Mail benachrichtigt und k nnen die neue Anfrage in ihrer Aufgabenliste sehen S e k nnen die Antwort genehmigen oder ablehnen Wird die Antwort genehmigt geht sie an die anfragende Beh rde und erh lt den Status Teilinformationen bermittelt Anfrage offen im Falle einer Teilantwort bzw Informationen bermittelt Anfrage offen im Falle einer vollst ndigen Antwort Wird die Antwort abgelehnt muss die zust ndige Berufungsstelle eine Begr ndung daf r angeben Der Status wechselt dann zu Antwort durch Koordinator nicht genehmigt Die antwortende Beh rde kann die Anfrage daraufhin bearbeiten ndern und ihrem Koordinator erneut zur Genehmigung vorlegen Hinweis Arbeitet der Koordinator mit dem Zuweisungsverfahren so erscheint eine Anfrage die dem Koordinator erstmals zur Genehmigung vorgelegt wird zun chst in der Aufgabenliste der Zuweiser Diese erhalten zudem automatisch eine Benachrichtigung per E Mail Sobald ein Zuweiser die Anfrage einer oder mehreren zust
109. or nicht genehmigt Genehmigt der IMI Koordinator die umfassende oder Teil Antwort die die zust ndige Beh rde vorgelegt hat nicht so erh lt die Anfrage den Status Antwort durch Koordinator nicht genehmigt Sie wird zur nderung an die antwortende Beh rde zur ckgesandt 20 5 4 2 Berufungsverfahren Damit gew hrleistet ist dass IMI Anfragen auch beantwortet werden sind im IMI bestimmte Schutzmechanismen vorgesehen Wenn eine Anfrage bei einer antwortenden Beh rde eingeht muss diese zun chst entscheiden ob sie die Anfrage akzeptiert oder an eine andere zust ndige Beh rde oder einen Koordinator in ihrem Mitgliedstaat weiterleitet Mit dem Akzeptieren einer an sie gerichteten Anfrage best tigt eine antwortende Beh rde hre Bereitschaft zu antworten Die anfragende Beh rde kann jedoch mit der erteilten Antwort unzufrieden sein Hier greift das sogenannte Berufungsverfahren Betrachtet eine anfragende Beh rde eine Antwort als unzureichend ben tigt s e das Einverst ndnis ihres IMI Koordinators sowie das des Koordinators der antwortenden Beh rde damit sie auf der bermittlung weiterer Informationen bestehen kann Nur wenn beide IMI Koordinatoren bereinkommen dass weitere Informationen bereitgestellt werden sollten wird die antwortende Beh rde um zus tzliche Informationen ersucht Ist mindestens einer der betreffenden IMI Koordinatoren der Ansicht dass die von der antwortenden Beh rde erteilte
110. ordert zu begr nden warum S e gegen den Bescheid weitere Informationen seien nicht verf gbar Widerspruch einlegen Welchen Status die Anfrage daraufhin erh lt h ngt davon ab ob Ihr IMI Koordinator als Berufungsstelle fungiert gt Fungiert Ihr Koordinator als Berufungsstelle so bekommt die Anfrage den Status Anfrage in Berufung bei anfragendem Koordinator gt Fungiert Ihr Koordinator nicht als Berufungsstelle so wird die Anfrage an den antwortenden Mitgliedstaat weitergeleitet e Fungiert der antwortende Koordinator als Berufungsstelle so bekommt die Anfrage den Status Anfrage in Berufung bei antwortendem Koordinator e Fungiert der antwortende Koordinator nicht als Berufungsstelle so wird die Anfrage direkt an die antwortende Beh rde zur ckverwiesen und erh lt den Status Anfrage wegen weiterer Informationen erneut bermittelt 41 6 Sie werden per E Mail benachrichtigt sobald die Anfrage die n chste Phase des Lebenszyklus erreicht Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Hinweis Auch als IMI Koordinator k nnen Sie Ihren Widerspruch vermerken und eine Anfrage wegen weiterer Informationen erneut bermitteln Die Anfrage wird in diesem Fall nicht an einen anderen IMI Koordinator Ihres Mitgliedstaats weitergeleitet Vielmehr wird sie direkt dem antwortenden Mitgliedstaat bermittelt 9 3 1 Was geschieht wenn Sie einem IMI Koordinator eine unbefriedige
111. ormationsanfragen gegebenenfalls bersetzt werden k nnen Allerdings wird es die automatische bersetzungshilfe nicht f r alle Sprachenpaare geben n here Einzelheiten dazu finden Sie in Abschnitt 13 Es st auf jeden Fall wichtig genau kenntlich zu machen welche Sprachen n einer Beh rde verstanden werden Dadurch wird gew hrleistet dass ein Nutzer im Rahmen des M slichen eine dieser Sprachen w hlt wenn er zu einer IMI Anfrage einen Kommentar hinzuf gen oder s ch per E Mail an eine Beh rde wenden m chte Au erdem kann vermerkt werden welcher Nutzer einer Beh rde welche Arbeitssprache benutzt Dies geschieht bei der Registrierung neuer Nutzer 21 1 3 Angabe der T tigkeitsbereiche der Beh rde Damit f r IMI Nutzer die Suche nach einer zust ndigen Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat leichter wird sollten f r jede neu registrierte Beh rde Informationen ber ihre T tigkeitsbereiche angegeben werden Entsprechend sind IMI Koordinatoren w hrend des Registrierungsverfahrens gehalten zu vermerken welche Politikbereiche und Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit in die Zust ndigkeit der registrierten Beh rde fallen Im Zuge der erstmaligen Anmeldung im System kann die Beh rde die ausgew hlten Politikbereiche und Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit pr fen und n tigenfalls aktualisieren siehe Abschnitt 16 78 21 1 4 Angaben ber den ersten Nutzer der Beh rde Es werden Angaben ber den ersten Nutze
112. r pers nlich 7 2 Anleitung und Passwort Sie werden zwei E Mails erhalten die vom IMI automatisch generiert werden sobald Sie als Nutzer registriert wurden In der ersten E Mail wird erl utert wie Sie sich im System anmelden k nnen Die zweite E Mail enth lt Ihr vorl ufiges Passwort sie wird innerhalb 48 Stunden verschickt wenn es sich um den ersten Nutzer einer Beh rde handelt und binnen 24 Stunden bei allen folgenden Nutzern derselben Beh rde Sind Sie der erste Nutzer Ihrer Beh rde finden sich in dieser Mail auch Erl uterungen welche Daten und Einstellungen bez glich Ihrer Beh rde S e aktualisieren sollten wenn Sie sich erstmals im IMI anmelden Auf jeden Fall sollte der erste Nutzer einer Beh rde die Abschnitte zur lokalen Datenverwaltung Abschnitte 15 19 aufmerksam lesen 7 3 Erstmalige Anmeldung im IMI Sobald S e ber einen IMI Benutzernamen und ein vorl ufiges Passwort verf gen k nnen Sie sich im System anmelden um das Registrierungsverfahren abzuschlie en Bei der ersten Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und das vorl ufige Passwort ein Daraufhin werden Sie aufgefordert ein eigenes Passwort zu w hlen Achten Sie darauf dass Sie Ihr neues Passwort an einem sicheren Ort aufbewahren Je Mitgliedstaat gibt es einen nationalen IMI Koordinator NIMIC Au erdem steht es den Mitgliedstaaten frei delegierte IMI Koordinatoren DIMICs zu benennen die die Koordinierung f r einen bestimmten R
113. r der zust ndigen Beh rde ben tigt Dazu z hlen Name Arbeitssprache Telefonnummer und E Mail Adresse Dieser erste registrierte Nutzer der Beh rde erh lt standardm ig alle Nutzerrechte darunter auch das Recht zur Registrierung weiterer Nutzer seiner Beh rde und das Recht jedem Nutzer seiner Beh rde Nutzerrechte zuzuweisen Das IMI generiert automatisch einen Benutzernamen aus Vor und Zunamen f r diesen Ansprechpartner Als Koordinator sind Sie daf r verantwortlich ihm seinen Benutzernamen mitzuteilen Die E Mail Adresse des ersten Nutzers einer Beh rde kann mit der der Beh rde die sich m Registrierungsprozess befindet identisch sein Alle nach hm registrierten Nutzer m ssen jedoch eine unterschiedliche E Mail Adresse haben Dies ist Sicherheitsgr nden geschuldet Der erste registrierte Nutzer erh lt zwei automatisch generierte E Mails In der ersten wird erl utert wie er sich im IMI anmelden kann Die zweite enth lt sein vorl ufiges Passwort und Hinweise f r die erstmalige Anmeldung im System n here Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 7 Hinweise f r den ersten Nutzer zum Zugriff auf das IMI Das IMI generiert automatisch einen Benutzernamen f r den ersten Nutzer der Beh rde die Sie registrieren Als der die Beh rde registrierende IMI Koordinator sind Sie daf r verantwortlich diesem ersten Nutzer seinen Benutzernamen mitzuteilen Dies darf nicht ber das System geschehen sondern auf dem Wege
114. ragenkomplexe zu w hlen Gibt es f r den ausgew hlten Rechtsbereich mehr als einen Fragenkomplex so muss derjenige gew hlt werden der die Fragen enth lt die Sie an den antwortenden Mitgliedstaat richten wollen Pro Anfrage kann nur ein Fragenkomplex ausgew hlt werden Normalerweise ist aus dem Namen eines Fragenkomplexes ersichtlich welche Art von Fragen er umfasst Wenn S e trotzdem die Fragen sehen m chten bevor Sie s ch entscheiden gibt es daf r zwei M glichkeiten Sie k nnen sich alle in einem Fragenkomplex enthaltenen Fragen vorab anzeigen lassen Sie k nnen nach Stichw rtern suchen woraufhin Ihnen das System die Fragenkomplexe anzeigt die Fragen mit den f r Sie relevanten Stichw rtern enthalten Wenn Sie den passenden Fragenkomplex gew hlt haben und die Arbeit an Ihrer Anfrage vielleicht sp ter fortsetzen m chten k nnen Sie diese nun als Anfrageentwurf speichern Festlegung einer Frist bis zu der eine Antwort erwartet wird Sobald der passende Fragenkomplex gefunden und ausgew hlt ist kann eine Frist vorgegeben werden bis zu der der antwortende 35 Mitgliedstaat nach M glichkeit auf die Anfrage antworten soll Dazu kann eine Anzahl von Tagen oder ein konkretes Datum bis zu dem eine Antwort gew nscht ist angegeben werden Bitte beachten Sie dass entsprechende Fristen gegebenenfalls gesetzlich vorgeschrieben sind Ist dies der Fall m ssen sie von den beteiligten Beh rden eing
115. rdinator auszuw hlen gt Sind Sie f r den entsprechenden Rechtsbereich lediglich einem IMI Koordinator angeschlossen wird dieser automatisch als f r die akzeptierte Anfrage zust ndiger Koordinator benannt so dass keine Auswahl erforderlich ist 10 2 Beantwortung einer Anfrage einer anderen Beh rde Als Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter in einem Rechtsbereich sind Sie berechtigt auf Anfragen zu antworten die f r diesen Rechtsbereich aus anderen Mitgliedstaaten eingehen und die von Ihrer Beh rde als antwortender Beh rde akzeptiert wurden Die Anfrage erscheint in Ihrer Aufgabenliste mit dem Status Anfrage akzeptiert Sie k nnen die Anfrage dann ffnen um sich die Einzelheiten 45 anzeigen zu lassen und eine Antwort zu geben Wenn S e vorab eine Te lantwort auf die Anfrage bermittelt haben erh lt diese den Status Teilinformationen bermittelt Anfrage offen 10 2 1 Einsehen s mtlicher Einzelheiten der Anfrage Nachdem Ihre Beh rde die Anfrage akzeptiert hat k nnen Sie als zust ndiger Bearbeiter s mtliche Einzelheiten der Anfrage einsehen Das bedeutet Sie k nnen sich die personenbezogenen Daten des von der Anfrage Betroffenen sowie etwaige Anlagen die der Anfrage beigef gt sind uneingeschr nkt anzeigen lassen Au erdem k nnen Sie die speziellen Fragen sehen die die Anfrage enth lt so auch etwaige Fragen in Bezug auf Anlagen Ebenso k nnen Sie etwaige Freitextkommentare le
116. rekt ber das System an seine registrierte E Mail Adresse geschickt Da jede Beh rde f r die Verwaltung hrer eigenen Nutzer und Daten m IMI verantwortlich st muss der erste Nutzer unbedingt die n tigen Schritte unternehmen um weitere Nutzer zu registrieren die Informationen ber die Beh rde zu pr fen und n tigenfalls zu aktualisieren die Einstellungen f r den Rechtsbereich der Beh rde zu pr fen und n tigenfalls zu ndern Bei der ersten Anmeldung im IMI siehe Abschnitt 7 hat der erste Nutzer beispielsweise die M glichkeit zur Registrierung weiterer Nutzer mit Rechten als lokaler Datenverwalter siehe Abschnitt 18 Jeder Nutzer der ber Rechte als 61 16 lokaler Datenverwalter verf gt kann die Informationen ber seine Beh rde aktualisieren Dies gilt sowohl f r die allgemeinen Angaben zur Beh rde wie E Mail Adresse oder inoffizielle Bezeichnung als auch f r die Zust ndigkeitsbereiche siehe Abschnitt 16 und die Einstellungen f r den Rechtsbereich siehe Abschnitt 17 BEARBEITUNG DER DATEN DIE IM IMI BER MEINE BEH RDE GESPEICHERT SIND 16 1 nderung der registrierten Angaben ber meine Beh rde Es ist wichtig daf r zu sorgen dass die Informationen ber Beh rden im IMI so aktuell wie m glich sind Dies macht es IMI Nutzern in anderen Mitgliedstaaten leichter sich an die richtige Beh rde zu wenden Au erdem kann so gew hrleistet werden dass vom IMI automatisch versch
117. ren nach Erhalt einer Antwort ucceesssssssssnnnssssssssssseneeeneennnnnnnen 39 bermittlung einer unbefriedigenden Antwort zur Revision an einen IML Koordnater ana 41 Beantwortung einer Anfrage einer Beh rde n einem anderen Mitsliegstaatl use une A 43 Akzeptieren einer neuen Anfrage einer zust ndigen Beh rde in eimem anderen Mitshedsaat anne aa 43 Beantwortung einer Anfrage einer anderen Beh rde 45 Beantwortung einer Anfrage einer anderen Beh rde wegen Welterer Informationen asan inna E E 48 Bearbeitung einer Anfrage wegen weiterer Informationen die die zust ndigen IMI Koordinatoren an Sie zur ckverwiesen haben 49 Aufgabenliste und automatisch verschickte E Mails im IMI 5I Aul vapen liere nern 5I Automatisch generierte E M lls un a 53 Beriehtstunktion Im IME eei T 54 Klinterstund esiin A 54 Bon M ans ae 54 bersetzuneshilfe im IMi eeno E 55 SOLOTLUDELSETZUN ee eier 57 Gespeicherte bersetzungen unnneneneeneenennennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnenennnnnnnnnn 57 Anwendung des Zuweisungsverfahrens 22uussssssnsssseseeeeeennnnnnneennnen 58 Aktivierung des Zuweisungsverfahrens 2usessssssnnssssseeeeennnnnnnneenenn 58 Zutellune einer Anfrage eaa a ie 59 Deaktivierung des Zuweisungsverfahrens ussssssssseeeeeennnnnennneenen 59 Zus tzliche Anwendung des Zuweisungsverfahrens bei IMI Koordinatoren nee AA A EA 59 Erstma
118. resse die n Ihren Benutzerangaben gespeichert ist Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Au erdem erscheint die Anfrage in Ihrer Aufgabenliste mit dem Status Informationen bermittelt Anfrage offen S e k nnen die Anfrage dann ffnen um sich die Antwort anzeigen zu lassen 9 2 1 Detailanzeige der Antwort Sie k nnen sich die Antworten zu bestimmten Fragen in Ihrer Anfrage anzeigen lassen Ebenso k nnen Sie etwaige Freitextkommentare lesen die die antwortende Beh rde hinzugef gt hat Die Antwort kann zudem Anlagen enthalten die Sie ebenfalls einsehen k nnen Sollten S e Fragen zu Anlagen gestellt haben die Sie Ihrer urspr nglichen Anfrage beigef gt hatten vergessen Sie nicht sich die zun chst zur Genehmigung an den Koordinator weitergeleitet ehe sie der antwortenden Beh rde bermittelt wird Dies geschieht automatisch Bis das Genehmigungsverfahren abgeschlossen ist erh lt die Anfrage den Status Genehmigung der Anfrage durch Koordinator ausstehend Anfragen mit diesem Status sind weder f r die antwortende Beh rde noch f r ihren Koordinator sichtbar Dieser Ablauf gilt ausschlie lich f r zust ndige Beh rden ohne weitere Befugnisse IMI Koordinatoren hingegen unterliegen niemals dem Genehmigungsverfahren Einzelheiten zum Ablauf bei Anfragen die zun chst durch einen zust ndigen Koordinator genehmigt werden m ssen finden Sie im Schema im Abschnitt 5 4 39 9
119. rgelegt werden 19 2 Angeschlossene Beh rden Es besteht auch die M glichkeit andere Beh rden als angeschlossene Beh rden Ihrer Beh rde einzurichten Diese erhalten damit eine allgemeine bersicht ber die ein und ausgehenden Anfragen Ihrer Beh rde Der berblick wird jeweils konkret f r einen Rechtsbereich gew hrt Diese M glichkeit k nnte f r Sie beispielsweise interessant sein wenn Sie eine regionale Beh rde sind und Ihrer nationalen Beh rde eine bersicht ber Ihre IMI Anfragen geben wollen damit diese sich ein Bild davon machen kann wie viele Anfragen in Ihrem Mitgliedstaat bearbeitet werden 73 BEH RDENALS IMI KOORDINATOREN 20 ROLLE DER IMI KOORDINATOREN 13 Jeder Mitgliedstaat hat einen nationalen IMI Koordinator NIMIC ernannt Die Rolle des NIMICs ist es die Einf hrung und das reibungslose Funktionieren des IMI auf nationaler Ebene zu berwachen Die Mitgliedstaaten k nnen entscheiden ob hr NIMIC alle Koordinierungsaufgaben f r das IMI wahrnimmt Unter Ber cksichtigung ihrer Verwaltungsstrukturen k nnen sie aber auch s mtliche oder bestimmte Aspekte der Koordinierung an verschiedene nationale regionale oder kommunale Beh rden delegieren die als superdelegierte IMI Koordinatoren SDIMICs oder delegierte IMI Koordinatoren DIMICs auftreten Kriterien f r das Delegieren von Koordinierungsaufgaben k nnen sein geografische Bereiche Rechtsbereiche nationale Verwaltungsstrukturen oder
120. rh lt Empfehlenswert ist es Kommentare nach M glichkeit in einer Sprache einzugeben die bei der anderen zust ndigen Beh rde verstanden wird Das System 55 informiert n den entsprechenden Situationen ber die Sprachen die bei der Beh rde mit der Sie im Austausch stehen verstanden werden Dar ber hinaus gibt es im IMI einen Link zum maschinellen bersetzungsdienst der Europ ischen Kommission ECMT Mit seiner Hilfe k nnen Nutzer in etwa die Freitextkommentare verstehen die eine andere Beh rde gegebenenfalls n einer ihnen unverst ndlichen Sprache eingegeben hat Es darf jedoch nicht au er Acht gelassen werden dass maschinelle bersetzungen nur eine grobe Vorstellung vom Inhalt des bersetzten Textes vermitteln F r rechtliche Zwecke k nnen sie nicht herangezogen werden Je nach Gegenstand sollten S e s ch deshalb vielleicht um eine offizielle bersetzung bem hen Die automatische bersetzungshilfe ist bei allen Freitextfeldern einer Anfrage und auch f r die Kommentare zu beigef gten Dokumenten verf gbar Au erdem kann der ECMT f r die bersetzung beigef gter Dokumente genutzt werden Derzeit werden allerdings nicht alle Sprachen vom ECMT unterst tzt Folgende Sprachenpaare stehen zur Verf gung Aus dem INS Franz sischen FR Deutsche DE Griechische EL Englische EN Spanische ES Italienische IT Niederl ndische NL Portugiesische PT Englischen EN Deutsche DE Gr
121. rmationen bereitzustellen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Anfrage wegen weiterer Informationen akzeptiert und die anfragende Beh rde wird per E Mail benachrichtigt gt Sie k nnen befinden dass Ihre Beh rde die Informationen nicht bereitstellen kann und die Anfrage schlie en ohne eine weitere Antwort zu erteilen Daraufhin bekommt die Anfrage den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Die anfragende Beh rde wird per E Mail benachrichtigt Szenar um 2 Der antwortende Koordinator fungiert als Berufungsstelle und betrachtet Ihre Antwort als unzureichend Falls sich auch Ihr Koordinator am Berufungsverfahren beteiligt und sich der Meinung der anfragenden Beh rde anschlie t dass die Antwort unbefriedigend ist bekommt die Anfrage den Status Weitere Informationen n tig Anfrage offen Sie k nnen die Anfrage ffnen und sich ansehen mit welcher Begr ndung der anfragende Koordinator Ihre Antwort als unzureichend eingestuft und an Ihre Beh rde zur ckverwiesen hat Als antwortende Beh rde haben Sie dann zwei M slichkeiten gt Sie k nnen zustimmen die gew nschten zus tzlichen Informationen bereitzustellen In diesem Fall erh lt die Anfrage den Status Anfrage wegen weiterer Informationen akzeptiert und die anfragende Beh rde wird per E Mail benachrichtigt gt Sie k nnen befinden dass Ihre Beh rde die Informationen nicht bereitstellen kan
122. rtragen n here Informationen finden Sie in Abschnitt 14 Gew hrt diese Beh rde dem Koordinator Einsicht in die Einzelheiten ihrer Anfragen falls der Koordinator t tig werden muss STANDARD NEIN An Ihre Beh rde angeschlossene Koordinatoren erhalten standardm ig einen berblick ber die Anfragen Ihrer Beh rde Es kann ihnen aber auch gestattet werden s mtliche Einzelheiten mit Ausnahme personenbezogener Daten der Anfragen bei denen sie 66 t tig werden m ssen einzusehen Dies kann beispielsweise der Fall sein wenn Ihr Koordinator an der Genehmigung von Anfragen bzw Antworten mitwirkt oder wenn ein unbefriedigender Informationsaustausch einem Koordinator zur Revision vorgelegt wird n here Informationen finden Sie in den Abschnitten 9 3 und 10 4 Falls Sie Koordinatoren die M glichkeit geben wollen die Einzelheiten von Anfragen einzusehen m ssen Sie die Standardeinstellung auf JA ndern F r n here Informationen ber die Anzeige von Anfragen s ehe auch Abschnitt 8 2 17 2 2 Aktualisierung der Liste der angeschlossenen Koordinatoren f r einen bestimmten Rechtsbereich Bei der Registrierung Ihrer Beh rde m IMI hat Ihr Koordinator eventuell schon einen oder mehrere IMI Koordinatoren benannt die bei Ihrem Informationsaustausch in einem bestimmten Rechtsbereich eine nhaltsbezogene Koordinierungsfunktion aus ben Diese Koordinatoren k nnen potenziell im Rahmen von Anfragen an denen Ihr
123. s dieser automatisch ns Englische oder Franz sische bersetzt werden kann 13 1 Sofort bersetzung Im System besteht die M glichkeit der sofortigen Online bersetzung von in Anfragen enthaltenem Freitext sofern das entsprechende Sprachenpaar vom EMCT unterst tzt wird Dadurch erh lt der Nutzer eine erste Vorstellung vom Inhalt der Anmerkungen die eine andere Beh rde gemacht hat Allerdings werden diese bersetzungen nicht f r eine sp tere Verwendung gespeichert Sie werden lediglich am Bildschirm angezeigt bis der Nutzer mit der Bearbeitung der Anfrage fortf hrt 13 2 Gespeicherte bersetzungen Mit der zweiten bersetzungsfunktion des IMI hat der Nutzer die M glichkeit dauerhafter mit bersetzungen zu arbeiten Dazu greift er von der Anfrage aus auf eine gesondertes Men zu S mtliche bersetzungen von Freitextkommentaren wie auch von Anlagen werden dabei f r die sp tere Verwendung gespeichert Sie werden dann jedes Mal wenn der Nutzer die entsprechende Anfrage ffnet unmittelbar angezeigt Alle Nutzer die Zugriff auf die Anfrage haben sowohl bei der anfragenden als auch bei der antwortenden Beh rde k nnen die gespeicherten bersetzungen einsehen Diese werden au erdem in die Berichte ber Anfragen die m IMI erstellt werden k nnen mit aufgenommen 13 2 1 bersetzung von Freitext Der ECMT erm glicht im IMI die automatische bersetzung s mtlicher Freitextfelder einschlie lich der An
124. schickt werden und Kontaktdaten die Verwaltung der Zust ndigkeitsbereiche durch Hinzuf gen bzw Entfernen von Politikbereichen oder Bereichen wirtschaftlicher T tigkeit F r NIMICs und SDIMICs sind standardm ig alle Bereiche vermerkt da ihre Zust ndigkeit breit gefasst ist die Verwaltung der Einstellungen f r den Rechtsbereich Wenn Sie eine zust ndige Beh rde ohne weitere Befugnisse koordinieren k nnen S e die Liste der Stichw rter d e f r die Beh rde je nach Rechtsbereich vermerkt sind aktualisieren Au erdem k nnen Sie folgende Profileinstellungen dieser Beh rde ndern ben tigt die Genehmigung des Koordinators bevor sie Informationsanfragen versenden oder beantworten kann STANDARD NEIN 84 23 24 gt ist befugt eingehende Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten abzulehnen STANDARD NEIN ist berechtigt aus anderen Mitgliedstaaten eingehende Anfragen zu akzeptieren oder ist lediglich befugt Informationsanfragen zu verschicken STANDARD JA Wenn Sie als Koordinator eines Koordinators d h eines SDIMICs oder DIMICs fungieren k nnen S e folgende Profileinstellungen dieses Koordinators ndern gt wirkt am Berufungsverfahren mit STANDARD JA w nscht die Anfragen zust ndiger Beh rden zu genehmigen bevor diese verschickt werden STANDARD NEIN w nscht die Antworten zust ndiger Beh rden zu genehmigen bevor diese verschickt werden STANDARD NEIN
125. sen die die anfragende Beh rde hinzugef gt hat Hat die anfragende Beh rde Freitextkommentare in einer Sprache beigef gt die S e nicht verstehen k nnen S e unter Umst nden die automatische bersetzungshilfe nutzen um diese Anmerkungen in eine bei Ihrer Beh rde verstandene Sprache zu bersetzen N here Einzelheiten ber die maschinelle bersetzung die das IMI online zur Verf gung stellt finden Sie in Abschnitt 13 10 2 2 Beantwortung der in der Anfrage enthaltenen Fragen Im IMI steht eine breite Palette vor bersetzter m glicher Antworten zur Verf gung um die Beantwortung von Fragen zu erleichtern Sie k nnen aus Aufklappmen s ausgew hlt werden oder sind hinter K stchen aufgef hrt mit denen S e Ihre Antwort markieren k nnen Sie k nnen bei Bedarf auch Freitextkommentare zu Ihrer Antwort hinzuf gen Vorzugsweise sollten Sie daf r eine Sprache w hlen die bei der anderen an der Anfrage beteiligten Beh rde verstanden wird diese Sprachen werden in den entsprechenden Situationen vom System deutlich angezeigt Als Alternative k nnten Sie etwaige Freitextkommentare in einer Sprache eingeben die von der maschinellen bersetzungshilfe die das IMI online zur Verf gung stellt unterst tzt w rd Dadurch w rde die Kommunikation mit der anfragenden Beh rde erleichtert d e dann die bersetzungshilfe nutzen kann um sich eine ungef hre Vorstellung vom Inhalt Ihrer Anmerkungen zu machen siehe Abschnitt 13
126. sener Koordinator fungiert siehe Abschnitt 19 alle Anfragen von den Dringlichkeitslisten der von ihm im IMI registrierten oder validierten DIMICs gt alle dringenden Anfragen der von ihm im IMI registrierten oder validierten Beh rden alle dringenden Anfragen der Beh rden f r die er als angeschlossener Koordinator fungiert siehe Abschnitt 19 gt alle Anfragen von den Dringlichkeitslisten der SDIMICs und DIMICs in seinem Mitgliedstaat Suche nach allen Anfragen Es kann auch nach allen Anfragen gesucht werden an denen Ihre Beh rde beteiligt st Dazu z hlen ein und ausgehende Anfragen Ihrer Beh rde ebenso w e die ein und ausgehenden Anfragen etwaiger Beh rden die Ihnen einen umfassenden berblick ber ihre Anfragen gew hren angeschlossene Beh rden Sind Sie IMI Koordinator umfasst die Suche nach allen Anfragen auch diejenigen Anfragen bei denen Ihre Beh rde als anfragender oder antwortender Koordinator auftritt Es besteht die M glichkeit der Suche anhand mehrerer Suchkriterien beispielsweise Rechtsbereich Nummer der Anfrage Versanddatum benutzter Fragenkomplex oder Anfragestatus Sie k nnen auch nach Anfragen suchen bei denen Ihre Beh rde eine bestimmte Rolle spielt etwa die der anfragenden oder antwortenden Beh rde Eventuell m chten Sie auch nur die Anfragen f r einen 32 konkreten Mitgliedstaat oder eine bestimmte Art von Beh rden angezeigt bekommen dies ist ebenfalls m g
127. staaten festlegen dass Anfragen generell durch einen IMI Koordinator genehmigt werden m ssen bevor sie an einen anderen Mitgliedstaat verschickt werden k nnen Je Mitgliedstaat g bt es einen nationalen IMI Koordinator NIMIC Au erdem steht es den Mitgliedstaaten frei delegierte IMI Koordinatoren DIMIC zu benennen die die Koordinierung f r einen bestimmten Rechtsbereich einen Verwaltungsbereich oder eine geografische Region bernehmen In dem Sonderfall in dem ein regionaler DIMIC f r alle Rechtsbereiche seiner Region zust ndig ist wird er als Super DIMIC bezeichnet 2 3 Angeschlossene Beh rden Normalerweise hat eine zust ndige Beh rde m IMI nur Einsicht n die Anfragen an denen s e selbst als anfragende oder antwortende Beh rde beteiligt ist Sie hat keinerlei Zugriff auf die Anfragen anderer zust ndiger Beh rden die das IMI nutzen Es kann jedoch vorkommen dass eine Beh rde einen berblick ber die Anfragen einer anderen Beh rde ben tigt Beispielsweise kann es f r eine nationale rztekammer wichtig sein einen berblick ber die Anfragen ihrer regionalen rztekammern zu haben Deshalb bietet das IMI zust ndigen Beh rden die M glichkeit einer anderen Beh rde Zugang zu einem berblick ber ihre Anfragen zu gew hren Diese zweite Beh rde erh lt dann den Status einer angeschlossenen Beh rde und verf gt somit ber einen berblick ber die Anfragen die von der Einsicht sgew hrenden
128. t Standardm ig st der Koordinator der die Beh rde registriert hat f r die Verwaltung der Daten ber diese Beh rde verantwortlich Dies gilt ebenso f r die Gew hrung des Zugangs zu einem Rechtsbereich vorausgesetzt der betreffende Koordinator hat selbst Zugang zu diesem Rechtsbereich Der Koordinator der standardm ig f r die Gew hrung des Zugangs zu einem Rechtsbereich verantwortlich st kann ge ndert werden falls der Koordinator der die Beh rde registriert hat nicht derselbe ist der f r die Koordinierung ihrer IMI Aktivit ten in einem bestimmten Rechtsbereich ausgew hlt wurde Beispielsweise kann die Beh rde durch den nationalen IMI Koordinator registriert worden sein doch kann der delegierte IMI Koordinator f r Berufsqualifikationen ausgew hlt worden sein ihren Austausch von IMI Anfragen m Bereich der Berufsqualifikationen zu koordinieren Sobald ein neuer Rechtsbereich m IMI hinzugef gt wurde kann es vorkommen dass eine Beh rde zwei verschiedene Koordinatoren f r die beiden Rechtsbereiche hat zus tzlich zu dem der f r die Verwaltung der Daten ber die Beh rde verantwortlich ist 21 1 10 Koordinatoren die bei einer Informationsanfrage hinzugezogen werden k nnen Zust ndige Beh rden m ssen mindestens einen Koordinator haben der bei Informationsanfragen hinzugezogen und am Berufungs oder Genehmigungsverfahren beteiligt werden kann Standardm ig ist der Koordinator der den Zuga
129. t dass die Fragen nummeriert sind so dass Sie im Kommentarfeld ganz leicht darauf Bezug nehmen k nnen Das System wird Sie im brigen auffordern zu begr nden warum Sie um weitere Informationen ersuchen Sie haben nur eine Teilantwort erhalten Bei der Beantwortung einer Anfrage verf gt die antwortende Beh rde eventuell ber einige Informationen muss aber bestimmte Einzelheiten noch kl ren Beispielsweise kann sie in der Lage sein die Echtheit einer Bescheinigung sofort zu berpr fen braucht aber vielleicht mehr Zeit um Ausk nfte zu anderen Fragen aus der Anfrage einzuholen Eine Teilantwort kann Antworten auf eine oder mehrere Fragen aus der Anfrage umfassen Hat Ihnen die antwortende Beh rde eine Te lantwort bermittelt Kann sie die darin enthaltenen Teilantworten nicht mehr ndern Wenn Sie eine Teilantwort erhalten die Anfrage hat dann den Status Teilinformationen bermittelt Anfrage offen werden Sie nicht gefragt ob Sie die Antwort akzeptieren Zu diesem Zeitpunkt k nnen Sie auch nicht um weitere Informationen ersuchen Dies ist erst m glich wenn eine vollst ndige Antwort erteilt wurde 40 Sie k nnen sich lediglich die Teilantwort im Detail anzeigen lassen Da S e nach Erhalt einer Teilantwort nicht t tig werden m ssen erscheint die Anfrage auch nicht in Ihrer Aufgabenliste Sie wird aber in Ihren anderen Listen angezeigt Das IMI benachrichtigt Sie per E Mail dar ber dass eine Teilantwort a
130. t ndige Beh rde ihren Koordinatoren keinen Einblick in die Einzelheiten hrer Anfragen gew hren und dies nur m Einzelfall bei zur Revision vorgelegten Anfragen gestatten m chte In diesem Fall kann erwogen werden detailliertere Angaben zu der betreffenden Anfrage oder Antwort zu bermitteln ohne daf r das System zu nutzen da dann die Profileinstellungen m IMI nicht ge ndert werden m ssen 24 2 Genehmigung von Anfragen und Antworten Die Koordinatoren in den einzelnen Mitgliedstaaten k nnen entscheiden ob sie die Anfragen und Antworten bestimmter oder s mtlicher Beh rden die sie koordinieren berpr fen und genehmigen m chten Dieses Verfahren wird durch die Profileinstellungen des Koordinators und der zust ndigen Beh rden geregelt Zweck der zweifachen Einstellung ist es zun chst den Koordinator entscheiden zu lassen ob er sich am Genehmigungsverfahren beteiligen will und dann festzulegen welche Beh rden beim Informationsaustausch die Genehmigung des Koordinators ben tigen Dies bedeutet f r d e Praxis dass ein Koordinator die Anfragen und oder Antworten bestimmter aber nicht s mtlicher von hm koordinierter Beh rden dem Genehmigungsverfahren unterziehen kann Bei der Registrierung einer zust ndigen Beh rde im IMI kann ein Koordinator bestimmen dass die Anfragen und oder Antworten dieser Beh rde seiner Genehmigung bed rfen Das hat zur Folge dass die betreffenden Anfragen bzw Antworten nicht an die an
131. t ndiger Beh rden sind die IMI Koordinatoren verantwortlich In der ersten IMI Version erfolgt d e Registrierung zust ndiger Beh rden m System durch IMI Koordinatoren Ausschlie lich hre Nutzer mit Rechten als lokaler Datenverwalter k nnen neue Beh rden registrieren In k nftigen IMI Versionen k nnen die Koordinatoren zust ndige Beh rden zur Selbstregistrierung auffordern indem sie ihnen eine Standard E Mail mit einem Link zur Registrierungsseite des IMI schicken Unabh ngig davon wie die Daten ber zust ndige Beh rden ins IMI eingegeben werden ist es Aufgabe des IMI Koordinators diese Daten zu val dieren und die Registrierung der Beh rde als IMI Nutzer zu best tigen 20 2 Unterst tzung durch Koordinatoren Zus tzlich zu den obengenannten Verwaltungsaufgaben k nnen IMI Koordinatoren auch eine wichtige Rolle dabei spielen das IMI bekannter zu machen und daf r zu sorgen dass Anfragen m Einklang mit den rechtlichen Verpflichtungen bez glich der Verwaltungszusammenarbeit behandelt werden Dies umfasst die Organisation von Schulungen f r zust ndige Beh rden die Bereitstellung von Hilfsmitteln und Unterst tzung zum Thema IMI um den Nutzern bei zust ndigen Beh rden n hrem Mitgliedstaat Kenntnisse ber das System zu vermitteln die Unterst tzung von Nutzern in anderen Mitgliedstaaten bei der Suche nach einer zust ndigen Beh rde an die sie sich in einer bestimmten Frage wenden k nnen
132. t 11 2 62 Welche Adresse eignet sich als E Mail Kontaktadresse Ihrer Beh rde Das IMI stellt eine automatische E Mail Funktion bereit Sobald eine Anfrage einen neuen Status erh lt werden jedes Mal die beteiligten Beh rden per E Mail benachrichtigt Grunds tzlich geht von jeder E Mail eine Kopie an die E Mail Kontaktadresse der zust ndigen Beh rde n here Informationen finden Sie in Abschnitt 11 2 Wenn beispielsweise eine neue Anfrage an eine zust ndige Beh rde gerichtet wird geht eine E Mail Benachrichtigung an ihre E Mail Kontaktadresse und an die E Mail Adressen aller Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter wird das Zuweisungsverfahren angewandt geht die E Mail stattdessen an alle Nutzer mit Rechten als Zuweiser Es wird empfohlen funktionale E Mail Adressen speziell f r das IMI einzurichten Au er bei besonders kleinen Beh rden w rde die Nutzung der allgemeinen E Mail Kontaktadresse der Beh rde wahrscheinlich dazu f hren dass wichtige E Mails bersehen werden Bitte stellen Sie s cher dass diese Kontaktadresse auf dem neuesten Stand gehalten und der Posteingang regelm ig berpr ft wird 16 2 Aktualisierung des Bereichs wirtschaftlicher T tigkeit und des Politikbereichs f r die meine Beh rde zust ndig ist Damit die brigen IMI Nutzer leichter eine entsprechende zust ndige Beh rde in einem anderen Mitgliedstaat finden k nnen sollte jede Beh rde detaillierte Angaben zu ihren Zust nd
133. ten einer geschlossenen Anfrage zu bitten Beantragt eine Beh rde diese vorzeitige L schung so erh lt die Anfrage den neuen Status Anfrage geschlossen L schen personenbezogener Daten erw nscht Daraufhin wird die andere am Informationsaustausch beteiligte Beh rde informiert und um ihre Zustimmung gebeten Sind beide Beh rden einverstanden wird die Kommission benachrichtigt und veranlasst die L schung der personenbezogenen Daten aus der Anfrage binnen 10 Tagen siehe 52 Beh rden bei denen eine Bearbeitung durch Sie erforderlich ist Ob Sie s mtliche Einzelheiten einer Anfrage einsehen k nnen h ngt davon ab ob die entsprechende zust ndige Beh rde Ihnen dieses Recht einger umt hat n here Informationen wie Sie einen umfassenderen Einblick erhalten k nnen finden Sie in Abschnitt 24 1 11 2 Automatisch generierte E Mails Neben der Aufgabenliste stellt das IMI auch eine automatische E Mail Funktion bereit Sobald eine Anfrage einen neuen Status erh lt werden jedes Mal die beteiligten Beh rden per E Mail benachrichtigt Bei neu eingegangenen Anfragen gibt es zwei m gliche Szenarien Die zust ndige Beh rde wendet das Zuweisungsverfahren nicht an Die automatisch generierte E Mail wird an alle Nutzer mit Rechten als zust ndiger Bearbeiter sowie an die Kontaktadresse der Beh rde verschickt Die zust ndigen Bearbeiter der Beh rde bekommen die neue Anfrage automatisch in ihrer Aufgabenliste angezeigt Die
134. tivieren Beschlie t eine Beh rde das Zuweisungsverfahren n cht mehr anzuwenden werden s mtliche zust ndigen Bearbeiter und zust ndigen Berufungsstellen automatisch zugeteilte Nutzer und k nnen bei Bedarf Anfragen an denen sie beteiligt sind entsprechend den Erfordernissen bearbeiten 14 4 Zus tzliche Anwendung des Zuweisungsverfahrens bei IMI Koordinatoren Neben dem Standardgebrauch des Zuweisungsverfahrens f r eingehende und ausgehende Anfragen an denen eine Beh rde als anfragende oder antwortende Beh rde beteiligt ist muss ein IMI Koordinator der das Zuweisungsverfahren anwendet auch Anfragen zuweisen die der Genehmigung bed rfen oder die ihm zur Revision vorgelegt wurden F r die Zuteilung solcher Anfragen bei denen die Genehmigung oder das Einschreiten der Beh rde als Koordinator der Anfrage erforderlich ist kommen ausschlie lich Nutzer mit Rechten als zust ndige Berufungsstelle in 59 Betracht Die zugeteilten zust ndigen Berufungsstellen sind dann in der Lage entsprechend t tig zu werden d h das Versenden einer Anfrage bzw Antwort zu genehmigen oder abzulehnen und bez glich der Nichtverf gbarkeit weiterer Informationen ihre Zustimmung oder ihren Widerspruch zu vermerken Nicht zugeteilte zust ndige Berufungsstellen haben ebenfalls Zugriff auf die Anfragen k nnen sie aber nicht bearbeiten Je nachdem welche Einstellungen bei der zust ndigen Beh rde gew hlt wurden erh lt eine zust
135. uf Ihre Anfrage vorliegt Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde 9 3 bermittlung einer unbefriedigenden Antwort zur Revision an einen IMI Koordinator S e s nd der zust ndige Bearbeiter bei einer anfragenden Beh rde Wenn Sie eine antwortende Beh rde nach deren erster Antwort um weitere Informationen ersucht haben wird Ihnen gegebenenfalls mitgeteilt dass keine weiteren Informationen verf gbar sind Eine automatisch generierte E Mail setzt Sie davon in Kenntnis dass die Anfrage nun den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage offen hat Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Au erdem erscheint die Anfrage in Ihrer Aufgabenliste Sie k nnen die Anfrage ffnen und pr fen wie die antwortende Beh rde begr ndet dass sie keine weiteren Informationen bermitteln kann Wenn diese Erkl rung Sie zufriedenstellt k nnen Sie akzeptieren dass keine weiteren Informationen verf gbar sind und die Anfrage schlie en Daraufhin bekommt die Anfrage den Status Keine weiteren Informationen verf gbar Anfrage geschlossen Sind S e hingegen mit der Begr ndung nicht einverstanden und k nnten die fehlenden oder unvollst ndigen Informationen Ihrer Ansicht nach durchaus von der antwortenden Beh rde bereitgestellt werden k nnen Sie Ihren Widerspruch vermerken und die Anfrage dem zust ndigen Koordinator zur Revision bermitteln S e werden dann aufgef
136. werden muss Will sich also ein Koordinator an eine zust ndige Beh rde wenden um ihr beispielsweise bei einer berf lligen Anfrage seine Hilfe anzubieten so wird er in der Regel auf andere Kommunikationskan le au erhalb des IMlIs zur ckgreifen Inwieweit er die Dringlichkeitsliste nutzt entscheidet jeder IMI Koordinator selbst BERICHTSFUNKTION IM IMI 12 1 Hintergrund Zust ndige Beh rden k nnen ein Interesse daran haben ein Protokoll ber Anfragen die sie per IMI verschickt oder erhalten haben zu f hren Das IMI bietet den Nutzern deshalb die M glichkeit Berichte ber IMI Anfragen zu erstellen elektronisch zu speichern und zu drucken Die Berichtsfunktion kann in allen Phasen einer Anfrage so auch im Entwurfstatus oder nach dem Schlie en genutzt werden 12 2 Berichte Je nach Status der Anfrage Benutzerprofil und Zweck der Anfrage k nnen im IMI verschiedene Berichte erstellt werden gt Vollst ndiger Bericht einschlie lich personenbezogener Daten Dieser Bericht umfasst s mtliche Informationen die im Rahmen einer bestimmten Anfrage m IMI erfasst wurden Dazu z hlen Angaben ber die anfragende und die antwortende Beh rde Einzelheiten ber die betroffene Person einschlie lich personenbezogener Daten gestellte Fragen und entsprechende Antworten Freitextkommentare oder auch Fragen und Anmerkungen zu beigef gten Dokumenten Etwaige gespeicherte bersetzungen die mit der bersetzungshilfe d

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