Benutzerhandbuch zur YaSM®-Prozesslandkarte (MS Visio
Contents
1. Ebene 1 Haupt Prozesse Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version u Ebene 2 Sub Prozesse 12 Komponenten der YaSM Prozesslandkarte Visio Diagramme Startseite EE Die Startseite dient als Portal mit Links zu den verschiedenen Komponenten der YaSM Prozesslandkarte Die Seite stellt den Haupt einstiegspunkt in das Prozessmodell dar Prozess bersichten he bersichtsdiagramme zeigen f r jeden en R Hauptprozess wie dieser mit anderen Pro S m S e Se zessen in Beziehung steht und welche Sub ep Prozesse er enth lt P 2 7 e Kai zz Ka E e S E ee KA S S Flowchart Diagramme Fee ci Im oberen Teil der Flowchart Diagramme sind die Prozess Schnittstellen im Detail dar gestellt E m _ em Darunter enthalten die Flowchart Dia _ gramme eine oder mehrere Zeilen Swim 5 ee um Lanes mit den einzelnen Prozess Aktivit ten zu Ss e see IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 13 Prozess Struktur Diagramm Das Prozess Strukturdiagramm bietet eine vollst ndige bersicht ber die Struktur der YaSM Prozesse auf einer einzigen Seite Jedes Prozess Shape ist mit einem Link ausge stattet dieses Diagramm ist daher ideal um direkt zu einem bestimmten YaSM Prozess oder Sub Prozess zu gelangen bersicht ber die YaSM Datenobjekte2. Das Prozess Shape ist mit der Tabelle Process im Excel Reposi tory verkn pft Diese wird vom Repository Add In verwendet um die Shape Datenfelder und den Hyperlink zu setzen 3 In fr heren Versionen von MS Visio wurden Shape Daten als benutzerdefinierte Eigenschaften oder Custom Properties bezeichnet IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 19 Tasks Aktivit ten BPMN Tasks Aktivit ten werden zur Darstellung einzelner Aktivi Ben tigte CAB t ten innerhalb eines Prozessablaufs verwendet Mitglieder bestimmen Tasks sind einfache Shapes d h es sind keine Shape Datenfelder oder Links definiert Tasks werden da sie berwiegend singul r vor kommen nicht ber das Excel Repository verwaltet Um eine Task zu ndern editieren Sie einfach den Text direkt im Shape YaSM Datenobjekte YaSM Objekte YaSM Datenobjekte repr sentieren Prozess Inputs und Outputs Sie dienen vor allem zur Darstellung der Informationsfl sse zwischen den YaSM Prozessen Master Objekt F r jedes YaSM Datenobjekt enth lt die YaSM Prozesslandkarte ar ein Master Objekt und eine oder mehrere Varianten die spezi fische Stadien des Objekts in deren Lifecycle bezeichnen Die ent sprechenden Bezeichnungen sind in Klammern hinter dem Objekt namen angef gt Objekt Variante die einen Der Sinn der Verwendung von Varianten erschlie t sich le
3. Benutzerhandbuch Projektleitfaden Excel Tabelle der Prozess Inputs und Outputs PDF Quick References wie z B das YaSM Glossar sowie die Sammlung von Prozesskennzahlen Verzeichnis ISO_20000 _ Dokumente Original ISO 20000 Doku ment deutsche bersetzung von ISO 20000 Teil 1 Einf hrung in die YaSM ISO 20000 Bridge nur enthalten wenn die Produkt lizenz die YaSM ISO 20000 Bridge mit einschlie t Verzeichnis Vorlagen Visio Schablone Stencil mit den in der YaSM Prozesslandkarte verwendeten Master Shapes Verzeichnis Setup Installations Dateien zur Einrichtung der Repository Funktionalit t ein Visio Add In Verzeichnis Repository Excel Repository verwendet vom Repository Add In Einrichten des Repository Add Ins Die YaSM Prozesslandkarte enth lt ein Add In f r Visio das Repository Add In das die Repository Funktionalit t bereitstellt Das Add In erlaubt es Daten aus einem Excel Repository einzulesen und diese Daten in die Shape Datenfelder und Link Attribute eines Shapes einzutragen Details hierzu finden Sie ab Seite 29 Das Setup Verzeichnis Ihres Auslieferungsarchivs enth lt zwei Unterordner mit der aktuellen bzw der Vorg nger Version des Add Ins Die aktuelle Version Current Version ist mit den neueren Ver sionen von Microsoft Visio und Windows zu benutzen Visio 2010 oder 2013 auf Windows 7 8 oder 10 Die Vor
4. Bezeichnung UniquelD und eine zweite mit der Bezeichnung Name aufweisen Der Text in Zeile 2 der Tabellen max 255 chars ist ein beliebiger Text der es dem Excel Datenbanktreiber erm glicht aus reichend Speicherplatz w hrend des Lesens vom Repository zu reser vieren Wenn Sie neue Datenfelder definieren folgen Sie bitte unse rem Beispiel und tragen hier einen Text ein der der maximalen An zahl von Zeichen des neuen Felds entspricht Diese Vorsichtsma nahme ist erforderlich da sich in Excel im Gegensatz zu einer rich tigen Datenbank keine Feldl ngen f r den Datenbanktreiber defi nieren lassen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 40 Einsatz der YaSM Prozess landkarte mit SharePoint Die YaSM Prozesslandkarte wird h ufig auf einem SharePoint Server verwaltet da es diese Plattform erm glicht Zugriffsrechte f r bestimmte Teile der Prozessdokumentation festzulegen Somit k n nen beispielsweise alle Mitarbeiter lesenden Zugriff auf die Prozess diagramme erhalten w hrend nur ein Kernteam zu nderungen berechtigt ist Zur reinen Verwaltung der Dateien auf einem SharePoint Server sind keine nderungen an den Prozessdiagrammen erforderlich da in einem solchen Szenario lokal auf dem PC installierte Anwendungen Visio oder der Visio Viewer verwendet werden um die Diagramme zu bearbeiten oder zu betrachten Seit Version 2010 enth
5. Nach dem ersten Start von Visio nach der Installation des Add Ins sind vier neue Befehle im Men band Ribbon unter dem Reiter Add Ins zu finden Bemerkung Das Ribbon wurde mit Visio 2010 eingef hrt in den lteren Visio Versionen 2003 und 2007 erscheint eine spezielle Toolbar Au erdem ffnet sich ein Fenster mit der Meldung Konfigura tions Datei Visio_Repository_Add In cfg angelegt Diese Datei beinhaltet die Konfigurationsdaten des Add Ins Normalerweise m ssen Sie diese Datei nicht manuell editieren Als n chstes erhalten Sie die Meldung dass noch kein Repository festgelegt worden ist Bevor Sie die Repository Funktionalit t nutzen k nnen ist es notwendig dass Sie dem Add In den genauen Spei cherort des Excel Repositories auf Ihrem System bzw im Netzwerk mitteilen Nach Klicken auf OK ffnet sich ein Dialog in dem Sie eine Repository Datei ausw hlen k nnen das Original Repository finden Sie im Ordner Repository Ihres Auslieferungs Archivs In der Grundeinstellung ist Englisch als Oberfl chensprache f r die Repository Funktionalit t eingestellt Unter Optionen k nnen Sie die Sprache f r die Befehle und die Dialoge bei Bedarf auf Deutsch umstellen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 10 Erforderliche System Fonts Die Diagramme der YaSM Prozesslandkarte nutzen den Font Calibri der auf den meisten Windows Sy
6. YaSM Prozesslandkarte die zur Darstellung von Informationsfl ssen zwischen den YaSM Prozessen verwendet werden F r jedes YaSM Datenobjekt gibt es eine Checkliste mit detaillierteren Informationen Prozess Inputs Outputs Diese Excel Datei prozess_inputs_outputs xIs enth lt zwei Tabellen mit den Inputs und Outputs f r jeden Prozess Mit Hilfe der Filter bzw Sortier Funktionen in Excel k nnen Sie sehr leicht spe zielle Sichten erzeugen um sich z B ausgew hlte Prozesse Inputs oder Outputs anzeigen zu lassen YaSM Rollenbeschreibungen Dieses PDF Dokument enth lt kurze Beschreibungen bzw Defini tionen aller YaSM Rollen Die Rollen Objekte werden in den Flow chart Diagrammen und der RACI Matrix verwendet um die Verant wortlichkeiten f r ganze Prozesse oder einzelne Arbeitsschritte fest zulegen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 16 Prozess Kennzahlen Um die Auswahl geeigneter Prozess Kennzahlen zu unterst tzen enth lt die YaSM Prozesslandkarte f r jeden Prozess eine Auf stellung gebr uchlicher Metriken im PDF Format mit kurzen Be schreibungen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 17 In den Visio Diagrammen verwendete Shape Typen Master Shapes und die Dokument schablone Alle in der YaSM Prozesslandkarte verwendeten Shapes wurden mit Hilfe von Master Shapes erstellt die in einer s
7. dem Shape angezeigt Note Attachment Beschreibung bzw definition UniquelD eindeutige ID des Attachments Dies ist der Prim r schl ssel zur Auswahl von Attachments aus dem Excel Repository Status Attachment Status Der voreingestellte Wert in diesem Feld ist Aktiv hier kann z B In Planung eingetragen werden um anzuzeigen dass ein Attachment erst im Planungsstadium ist ein anderer Wert als Aktiv in diesem Feld f hrt dazu dass das Shape grau dargestellt wird Ein gt Zeichen unten rechts im Shape weist ggf auf einen vor handenen Link hin es ist nur sichtbar wenn ein Hyperlink f r das Shape gesetzt ist Um ein verlinktes Dokument zu ffnen klicken Sie auf den Link im Kontext Men des Shapes oder in den neueren Visio Versionen klicken Sie bei gedr ckter STRG Taste auf das Shape Im Original Zustand der YaSM Prozesslandkarte ist f r diesen Shape Typ kein Link gesetzt Das Attachment Shape ist mit der Tabelle Attachment im Excel Repository verkn pft Diese wird vom Repository Add In verwendet um die Shape Datenfelder und den Hyperlink zu setzen im Original Zustand der YaSM Prozesslandkarte ist die Attachment Tabelle leer Start und End Ereignisse Start und End Ereignisse stellen die Ausl ser eines Prozesses dar ur f Start Ereignis bzw kennzeichnen dessen Endpunkte OO End Ereignis Ablauffluss Verbinder BPMN A
8. grau dargestellt wird Ein gt Zeichen unten rechts im Shape weist ggf auf einen vor handenen Link hin es ist nur sichtbar wenn ein Hyperlink f r das Shape gesetzt ist Um ein verlinktes Dokument zu ffnen klicken Sie auf den Link im Kontext Men des Shapes oder in den neueren Visio Versionen klicken Sie bei gedr ckter STRG Taste auf das Shape Im Original Zustand der YaSM Prozesslandkarte ist f r diesen Shape Typ kein Link gesetzt Das Rollen Shape ist mit der Tabelle Role im Excel Repository verkn pft Diese wird vom Repository Add In verwendet um die Shape Datenfelder und den Hyperlink zu setzen Anlagen Attachments Attachment Shapes werden in den Original Versionen der Prozess diagramme nicht verwendet sie k nnen von Ihnen optional ver Anlage wendet werden um Dokumente Ihrer eigenen Organisation zu repr sentieren Z B k nnen Attachments detaillierte Arbeitsan weisungen f r die Ausf hrung bestimmter Aufgaben darstellen wenn diese neben Aktivit ten in den Prozessdiagrammen platziert und mit den entsprechenden organisationsspezifischen Links kon figuriert werden ist es m glich diese Anweisungen direkt aus den Visio Diagrammen heraus zu ffnen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 22 Attachment Objekte sind mit vier Shape Datenfeldern konfiguriert Name Bezeichnung des Attachments Dieser Text wird auf
9. lt SharePoint jedoch die so genannten Visio Services mit einem Visio Web Access Web Part mit dem Visio Diagramme direkt im Browser dargestellt werden k nnen Mit dem Web Part ist keine lokal installierte Anwendung mehr erforderlich um lesend auf die Diagramme zuzugreifen lediglich zum ndern der Diagramme ist weiterhin Visio notwendig Somit wird das Visio Web Part oft genutzt um die Prozessdokumentation in der Organisation zu ver ffentlichen Entsprechende SharePoint Services und Web Parts gibt es auch f r Excel und Word F r die Verwendung mit den SharePoint Web Parts muss die YaSM Prozesslandkarte angepasst werden da die Web Parts nicht alle Funktionalit ten der vollen Microsoft Office Produkte unterst t zen bzw anders funktionieren Diese Anpassungen und die Einschr nkungen die mit dem Einsatz der Web Parts einhergehen werden im Folgenden beschrieben 4 Die Informationen in diesem Abschnitt beziehen sich auf die neueren SharePoint Versionen 2010 und 2013 IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 41 Anpassung der Visio Diagramme Umwandlung vom VSD ins VSDX oder VDW Format Um mit dem Visio Web Part verwendet werden zu k nnen m ssen alle Visio Dateien einmalig vom herk mmlichen VSD Format entwe der ins VSDX oder VDW Format umgewandelt werden VSDX ist das neue Format f r Visio Dateien das mit Visio 2013 eingef hrt wurde VDW ist das Visio
10. und somit neue Zeilen zum Repository hinzugef gt werden m ssen Nachdem Sie nderungen am Repository durchgef hrt haben speichern und schlie en Sie die Excel Datei Danach sind die neuen Inhalte sofort in Visio verf gbar d h Sie k nnen nun mit dem Aktua lisieren Befehl die ge nderten Daten in bestehende Prozess Dia gramme bernehmen oder mit Ausw hlen neue Shapes einf gen Tipp Beim ndern des Repositories empfiehlt es sich zun chst eine Kopie der Repository Datei anzulegen und mit dieser zu testen Sie k nnen mit dem Befehl Optionen jederzeit zwischen unterschied lichen Repository Dateien hin und herwechseln Erstellen eigener Objekt Typen mit Anbindung an das Repository Im Auslieferungszustand enth lt die YaSM Prozesslandkarte f nf Standard Objekt Typen die f r die Nutzung mit dem Excel Reposi tory konfiguriert sind Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Daten objekt Rollen und Attachment Shapes Zus tzlich zu diesen vordefinierten Objekt Typen k nnen Sie Ihre eigenen definieren und diese mit dem Repository zusammen verwen den Grunds tzlich bedeutet dies dass f r jeden eigenen Objekt Typ ein neues Master Shape zu erstellen ist und dass eine weitere Tabel le in das Excel Repository eingef gt werden muss IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 34 Die wichtigste Vorausset zung daf r dass das Master Shape und das Re
11. 2010 Web Drawing Format Dazu werden die Dateien im VSDX oder VDW Format abgespeichert und von diesem Zeitpunkt an immer im VSDX oder VDW Format bearbeitet d h die originalen VSD Dateien sind dann obsolet Anmerkung Die Umwandlung und nachfolgende Bearbeitung der Visio Dateien im VDW Format erfordert mindestens Visio 2010 Professional Anpassung der Hyperlinks Die YaSM Prozesslandkarte verwendet Hyperlinks um von einem Diagramm zum anderen zu navigieren oder um Dokumente zu ffnen Diese Links m ssen auf die SharePoint Umgebung angepasst werden ndern von Links mit dem Repository Add In Wir empfehlen zur nderung der Links das Excel Repository und das Repository Add In einzusetzen Nachdem die Link Informationen im Repository ge ndert wurden k nnen die Links in den Visio Dia grammen mit dem Befehl Datei aktualisieren neu gesetzt werden Das folgende Beispiel erl utert wie das Repository zu ndern ist Die erste Abbildung zeigt zun chst den Originalzustand des Repositories IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 42 G H l Hyperlink1 Descriptor Hyperlink1 Address Hyperlink1 SubAddress Wee d a en We E e eaaa en We E ee eeneneeeeeeeeeeeegeeeeeeeeeeeeeeeee von bersicht L sen von Service_Lifecycle_Prozesse Loesen_v bersicht L sen von Incidents und Incidents und Service on_Incidents_und_Service_Requests vs Service Requests Request
12. Dateien k nnen in ein beliebiges Verzeichnis entpackt werden Die Dateinamen und die Struktur der Unterverzeichnisse sollten je doch nicht ohne guten Grund ver ndert werden da die Links in den Prozessdiagrammen auf diesen Namen basieren Wenn Dateinamen oder Unterverzeichnisse ge ndert werden sind alle Shapes die ber Links zu diesen Dateien oder Verzeichnissen ver f gen entsprechend anzupassen Verzeichnisse und Dateien die im ZIP Archiv enthalten sind Die nachfolgend genannten Verzeichnisse sind bei Lieferung im ZIP Archiv enthalten Verzeichnis Diagramme Visio Dateien die die Prozess diagramme enthalten diese sind in einer Reihe von Unterver zeichnissen angeordnet YaSM_Oberste_Ebene H Service_Lifecycle_Prozesse Unterstuetzende_Prozesse YaSM_Objekt_Lifecycles Ergaenzende_Diagramme YaSM_ISO20000_Bridge nur enthalten wenn die Produktlizenz die YaSM ISO 20000 Bridge mit einschlie t 1 YaSM ist eine registrierte Marke von IT Process Maps GbR 2 Microsoft Visio Word and Excel are trademarks of Microsoft Corp IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 5 Verzeichnis RACI RACI Matrix im Excel Format Verzeichnis Checklisten Checklisten im Word Format die die YaSM Datenobjekte im Detail erl utern Verzeichnis Begleitende_Dokumente Einf hrung in YaSM
13. Legen Sie nun den Objekt Typ des Master Shapes fest indem Sie das Shape Sheet des Masters ffnen und den Inhalt der benutzer definierten Zelle ObjectType auf AnwendungsSystem ndern hier ist zu beachten dass Sie das Shape Sheet der Gruppe ffnen und nicht das Shape Sheet eines Gruppenelements schlie en Sie dann das Shape Sheet ffnen Sie das Shape Daten Fenster des Masters und tragen Sie Anwendungs System in das Feld Name ein mit diesem Text werden neu erzeugte Shapes vom Typ AnwendungsSystem sp ter vorbelegt Speichern Sie die nderungen am Master Shape durch Schlie en des Bearbeitungsfensters Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Master Shape und w hlen Sie Master Shape Bearbeiten Eigenschaften aus dem Kontext Men aktivieren Sie im sich ffnenden Dialog Icon automatisch erstellen und klicken Sie auf OK damit wird ein neues Icon f r das Master Shape erzeugt welches dem neu er stellten Master Shape nachempfunden ist IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 36 Wiederholen Sie den vorigen Schritt aber deaktivieren Sie nun Icon automatisch erstellen wieder damit wird verhindert dass das gerade erstellte Icon unbeabsichtigt immer wieder neu erstellt wird Speichern Sie die Schablone durch Klick auf das Disketten Symbol in der Titelleiste der Schablone 3 Erstes V
14. Visio Version 18 Prozesse Das BPMN Prozess Shape BPMN Business Process Modeling Notation symbolisiert einen kompletten YaSM Prozess oder Sub Be Prozess Prozess Shapes sind mit sechs Shape Datenfeldern kon figuriert Name Bezeichnung des Prozesses Dieser Text wird auf dem Shape angezeigt Note Prozessziel bzw Kurzbeschreibung Reference Referenz bzw Gliederungsnummer des Prozesses AssignedTo Zuordnung zu einem bergeordneten Prozess Beispiel Der Incident L sungs Prozess ist dem Service Betrieb zugeordnet UniquelD eindeutige ID des Prozesses Dies ist der Prim r schl ssel zur Auswahl von Prozessen aus dem Excel Repository Status Prozess Status Der voreingestellte Wert in diesem Feld ist Aktiv hier kann z B In Planung eingetragen werden um anzuzeigen dass ein Prozess erst im Planungsstadium ist ein an derer Wert als Aktiv in diesem Feld f hrt dazu dass das Shape grau dargestellt wird Das Plus Zeichen im unteren Bereich des Prozess Shapes zeigt an dass das Shape einen Hyperlink auf das zugeh rige Prozess Dia gramm enth lt das Plus Zeichen ist nur sichtbar wenn ein Link f r das Shape gesetzt ist Um ein verlinktes Diagramm zu ffnen klicken Sie auf den Link im Kontext Men des Shapes oder in den neueren Visio Versionen klicken Sie bei gedr ckter STRG Taste auf das Shape
15. YaSM Objekte Dieses Diagramm stellt eine Liste aller YaSM Datenobjekte Prozessinputs und outputs zur Verf gung Die YaSM Datenobjekte sind geord net nach den Prozessen mit denen die jeweili gen Objekte am engsten in Beziehung stehen Jedes YaSM Datenobjekt verf gt ber ein Objekt Lifecycle Diagramm sowie ber eine zugeh rige Checkliste die das Objekt im Detail beschreibt Beide k nnen direkt per Link ge ffnet werden YaSM Datenobjekt Modell Das YaSM Datenobjekt Modell bietet eine komplette bersicht ber die wichtigsten Be ziehungen zwischen den YaSM Datenobjekten Es dient dazu die Bedeutung eines jeden Objekts innerhalb des YaSM Konzepts zu verstehen IT Process Maps GbR I Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version Ce u mr um wm Jege zeg p r mw e n En F a u bessi ses a a Cao Laj Cs Sal Cio E z c La r sm m z es jr BE m Ga 5 je oe je ee gt m ee n C Da ee Tase Fe Fr SE a j z a G a Fe m cmn DES SEH E 3 c je _ m Een e a Een e IC D s US gt DH m EE e Sen 2 ees a rn E DEn Een KI ed je gt gt m n per m gt US D USCH CH 3 CG zen mn am m nz WI Er o qo o sj ge gt a we ej ap m m u m m gt y ca ei det K at cis wg W i vr zen Kg air von ek pe an a u er u ado bn of er eu E z n m n
16. kann Jeder zus tzliche Benutzer der auf einem PC mit dem Add In arbeiten m chte muss das Setup erneut ausf h ren w hrend er mit Administrator Rechten in Windows angemeldet ist Falls Ihre Unternehmens Richtlinien untersagen dass normale User mit Administrator Rechten ausgestattet sind m ssen diese Benutzer zumindest kurzfristig mit entsprechenden Rechten ausge stattet werden w hrend sie das Setup ausf hren Vom Add In ben tigte zus tzliche Komponenten Neben dem Repository Add In wird das Setup auch die folgenden Microsoft Komponenten installieren die das Add In ben tigt Microsoft Office 2003 2007 2010 Primary Interop Assemblies abh ngig von Ihrer installierten Microsoft Office Version Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Second Edition Runtime W hrend des Setups wird unter Umst nden versucht das Installa tionspaket f r Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Second Edition Runtime vstor exe von der Microsoft Website nachzu laden Falls hierbei ein Fehler auftritt z B weil Ihre Sicherheitsricht linien dies nicht zulassen kann diese Komponente auch von der IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 9 Microsoft Website heruntergeladen und manuell installiert werden bevor das Setup f r das Add In gestartet wird URL http go microsoft com fwlink Linkld 100566 Erster Start von Visio nach der Add In Installation
17. keine Shape Datenfelder oder Links definiert Da sie berwiegend nur einmal im gesamten Prozessmodell vorkommen werden sie nicht ber das Excel Repository verwaltet Um eine Anmerkung zu ndern editieren Sie einfach den Text direkt im Shape Navigations Shapes Navigations Shapes werden in den Prozessmodellen verwendet um das Navigieren zu erleichtern Die H he desSchadens be denken die sich aus einer Verz gerung der Imple mentierung ergeben w rde Zur ck zur Startseite IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 24 Empfehlungen f r das Arbeiten mit den Prozessdiagrammen Generell k nnen alle Diagramme ohne Einschr nkungen abge n dert werden genau wie jedes Visio Diagramm das Sie selbst erstellt haben Die folgenden Empfehlungen sollen Ihnen jedoch dabei helfen Visio und die YaSM Prozesslandkarte bestm glich zu nutzen und langfristig f r Konsistenz und einheitliche Gestaltung in Ihrer YaSM Prozessdokumentation zu sorgen Hinzuf gen von Shapes zu bestehenden Prozess Diagrammen Nutzen Sie eines der folgenden Verfahren um neue Shapes zu er stellen Kopieren Sie ein vorhandenes Shape innerhalb eines Diagramms per Kopieren und Einf gen Ziehen Sie ein Master Shape aus der Dokumentschablone in das Diagramm Ver nderung von Shape Daten F r alle Shapes die f r die Verwendung mit dem Excel Repository konfigur
18. De iD BAISAN vr Amwenchrng peter che zen A dir vodet oprecht werd 7 Sho da mee s An ge Benachrichiiger 8 etegenbt kenen Gergscheegg asie ew i Wien ibadan eschen ee Data und Tergenie der iranun Aen roere Dataa und Dpat resi edgen si ZS per tafona EM namen Zen Cert Uen ipenn Bo kaipe in a aber wa aag 33 anedig T Jegen ra Perectzgeg ipie ef dap Fe Ae RH em yr an Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version en un dainte Wr ul d il Ill m Hi d 15 Checklisten gibt es f r jedes YaSM Datenobjekt sie sind generisch d h f r die meisten Organisationen anwendbar Viele Checklisten k nnen als Templates f r Ihre YaSM Initiative dienen So k nnen Sie z B die Checklisten f r Service Vereinbarun gen als Ausgangsbasis verwenden um die entsprechenden Dokumen te f r Ihre Organisation zu erstellen Quick References bersichtliche druckfreundlich formatierte Dokumente Quick References bieten einen schnellen berblick ber die in den Pro zessmodellen verwendeten Objekte YaSM Prozessbeschreibungen Diese PDF Referenz enth lt eine Auflistung aller im Prozessmodell definierten Prozesse und Sub Prozesse mit kurzen Beschreibungen der Prozessziele YaSM Glossar Im YaSM Glossar sind die YaSM Schl sselbegriffe mit den entspre chenden Definitionen bzw mit kurzen Beschreibungen aufgelistet Viele dieser Begriffe entsprechen YaSM Datenobjekten in der
19. Einf gen Teile anderer Diagramme in das neue Zeichenblatt oder f gen Sie Master Shapes aus der Dokumentschablone bzw aus der mitgelieferten Visio Schablone in das Diagramm ein Erstellen Sie eine komplett neue Visio Datei durch Kopieren und Umbenennen einer existierenden Datei aus der YaSM Prozess landkarte L schen Sie nach Bedarf im Dokument enthaltene Zeichenbl tter Diagramme bzw benennen Sie die vorhandenen neu L schen Sie dann alle nicht ben tigten Shapes und starten Sie die Modellierung indem Sie Teile anderer Diagramme kopie ren oder Master Shapes aus der Dokumentschablone bzw aus der YaSM Schablone einf gen Container Shapes Mit Visio 2010 hat Microsoft so genannte Container Shapes ein gef hrt Rahmen um eine Anzahl von Shapes mit denen sich logi sche Gruppierungen definieren lassen In der YaSM Prozesslandkarte werden Container eingesetzt um die Prozessdiagramme bersichtlich zu gestalten Swimlanes sind z B IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 26 als Container konfiguriert genauso wie die gro en Rechtecke im zentralen Bereich der Prozess bersichten Sobald Sie Container Shapes bzw ein oder mehrere Shapes selek tieren die zu einem Container geh ren wird der Containertools Reiter im Visio Men band angezeigt DI E 7 Loesen_von_Incidents_und_Service_Requests vsd Kompatibilit tsmodus Visio Professional CONTA
20. INERTOOLS DATEI START EINFUGEN ENTWURF DATEN PROZESS UBERPRUFEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS ADD INS FORMAT e 5 fi m o o M A 4A A A H f n Inhalt anpassen L N x R nder W Automatische Gr enanpassung 7 berschriftenformat Container Inhalte Container X v sperren ausw hlen aufl sen Gr e Containerformatvorlagen Mitgliedschaft Die Shapes innerhalb eines Containers geh ren nicht zu einer Gruppe so dass Sie weiterhin direkt auf die Shapes zugreifen k nnen Shapes werden einfach durch Ziehen mit der Maus in den Container hinein bzw aus diesem heraus hinzugef gt bzw entfernt Wenn Sie ein Shape in den Container ziehen wird der Rahmen des Containers farblich hervorgehoben um anzuzeigen dass Visio das Shape in den Container aufnimmt Die in einem Container enthaltenen Shapes werden mit verscho ben und behalten ihre Position innerhalb des Containers wenn der Container verschoben wird Damit k nnen Sie z B einfach ganze Swimlanes verschieben Einf gen und Verschieben von Swimlanes Die Flowchart Diagramme auf der untersten Detailebene verwen den eine spezielle Art von Container Shape einen sog Listen Con tainer als u eren Rahmen sowie Swimlanes die ebenfalls Con tainer sind s Abb unten Ein Listen Container schafft automatisch Platz f r die enthaltenen Swimlanes und ordnet diese an IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 27 u
21. Le YaSM Prozesslandkarte u Benutzerhandbuch zur YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version amp YaSM Inhalt Instala Te EEN Entpackenides ZIP Archivscsusestesnniinn ee ann 5 Verzeichnisse und Dateien die im ZIP Archiv enthalten sind 5 Einrichten des Repository Add Ins uuscsesennennennnnnenenonnnnnnnnennnnnnonnennnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennnnennn 6 Installieren der aktuellen Version des Add Ins Visio 2010 oder 2013 auf Windows 7 8 oder Un E E E eeeegchk dr IE EEE ESUEEEE NEE ERESELTESERFERTEL ERBE H Installieren der Vorg nger Version 8 Erster Start von Visio nach der Add Jn Jnstallation nennen nenn 10 Erforderliche System Fonts ssssssssssssnnsissssssesrnressssrnernrnnssssrnerntssssssrnerntssssssrreennssnssnnneennssnnenenennn 11 Installation von De ie EE 11 Navigieren in der YaSM Prozesslandkarte 2222000000202200000n0nnnnnnennennnc L2 Komponenten der YaSM Prozesslandkarte u22e200220nnnonnnnnonnnnennnnee L3 dite DRETT lu E 13 Startseite ses 13 Prezess lbersichten a een 13 leet GERT ETC E 13 Prozess Strukt r DiagrammMm EEN 14 bersicht ber die YaSM Datenobjekte LvagM Oblekte 14 YasM Datenobjekt Modell 0sus 0 24000000 000 nnnen anna eaneannen nnnannnnnsnnen nennen 14 Oblekt Litecvcle Diagramme nennen 15 BUN IE Eet 15 Checklisten Dokumentvorlagen sssssssesssssrresrnssrrssrrssrrssrrssrissrissrissrisstisstin
22. Verifizierung des Herausgebers Abh ngig von den Sicherheits Einstellungen und Richtlinien in Ihrer Organisation wird das Setup u U mit einer Fehlermeldung abge brochen die besagt dass das Zertifikat des Add Ins oder dessen Lo kation nicht vertrauensw rdig ist Dies kann insbesondere dann auf treten wenn das Setup von einem Netzwerk Ordner aus gestartet wird Eine m gliche Umgehung des Problems besteht darin den Setup Ordner vor bergehend in ein lokales Verzeichnis zu kopieren z B den Windows Desktop und das Setup von dort zu starten Alternativ kann das Zertifikat des Add Ins zu jedem PC hinzugef gt werden auf dem das Add In installiert werden soll Das Zertifikat ist in der Datei setup exe zu finden ffnen Sie die Datei Eigenschaften der Datei im Kontextmen suchen Sie im Eigenschaften Dialog nach dem Reiter Digitale Signaturen von wo aus sich das Zertifikat an zeigen und installieren l sst entweder f r den aktuellen Benutzer oder systemweit Wenn Sie nach dem Speicherort f r das Zertifikat gefragt werden w hlen Sie Vertrauensw rdige Stammzertifizie rungsstellen Trusted Root Certification Authorities Installieren der Vorg nger Version Die Vorg nger Version Legacy Version des Repository Add Ins ist mit lteren Versionen von Visio und Windows kompatibel es sind mindestens Microsoft Visio 2003 und Windows XP erforderlich Einrichten der erforderlichen Version von NET Das A
23. a nur die ses Format mit dem Web Part verwendet werden kann Anschlie end m ssen die Links auf Prozess Diagramme in der ersten Spalte der Matrix modifiziert werden so dass diese auf die VSDX oder VDW Dateien auf dem SharePoint Server zeigen diese URLs sind dieselben wie im Repository s 0 Hinweis In Excel ist Optionen Erweitert Weboptionen Links beim Speichern aktualisieren zu deaktivieren ansonsten werden die Links evtl beim Speichern auf SharePoint unbeabsichtigt ge ndert und funktionieren nicht Einige in der RACI Matrix verwendete Excel Features sind zu entfernen da das Excel Web Part diese nicht unterst tzt werden die Features nicht entfernt erscheint u U eine Fehlermeldung im Web Part oder die Matrix wird vom Web Part gar nicht angezeigt Datenvalidierung Drop Down Listen in den Matrix Zellen zur Aus wahl von R A C oder I entfernen Vertikale Textausrichtung der Rollen Bezeichnungen in horizon tale Ausrichtung ndern ggf m ssen die Spalten verbreitert wer den Alle grafischen Objekte entfernen Schlie lich gibt es in der YaSM Prozesslandkarte noch einen Link vom Startseiten Diagramm auf die RACI Matrix Dieser muss ungef hr wie folgt aussehen damit sich die Matrix im Excel Web Part ffnet https YaSM_Prozesse _layouts 15 WopiFrame aspx amp sourced oc YaSM_Prozesse RACI Matrix RACI_Matrix xIsx IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch Y
24. aSM Prozesslandkarte MS Visio Version 46 IT Process Maps GbR Dipl Ing Stefan Kempter amp Dr Andrea Kempter Am H rnle 7 87459 Pfronten Germany Tel 49 8363 927396 Fax 49 8363 927703 Mitglied im itSMF IT Process Maps GbR 2015 info it processmaps com it processmaps com yasm com YaSM ist eine registrierte Marke von IT Process Maps GbR Microsoft Word Excel Visio und SharePoint sind registrierte Marken von Microsoft Corp Alle Verfahren und Vorgehensweisen in den Produkten wurden mit gr ter Sorgfalt zusammengestellt Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschlie en IT Process Maps GbR bernimmt daher keine Garantie oder irgendeine Haftung f r Folgen die auf fehlerhafte Angaben zur ckgehen Der Anwender muss im speziellen Fall selbst entscheiden ob die abgebildeten Verfahren f r ihn selbst bzw in seinem Unternehmen anwendbar sind IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 47
25. allieren des Add Ins zu berpr fen ob die neueste Version von NET 4 x auf dem System installiert ist Falls erforderlich k nnen die neuesten Updates f r NET ber Windows Update eingespielt werden Installieren der neuesten Updates f r Windows und Visio Bitte beziehen Sie vor der Installation des Add Ins die neuesten Updates f r Windows und Visio ber Windows Update Dies ist besonders wichtig falls Sie Visio gerade eben frisch auf Ihrem PC installiert haben da das Update zus tzliche Visio Komponenten installiert je nachdem welche Versionen von Windows und NET auf Ihrem System vorhanden sind Installieren des Repository Add Ins Zur Einrichtung des Add Ins doppelklicken Sie auf setup exe im Verzeichnis Current_Version und befolgen die Anweisungen Das Ausf hren des Setups ist f r jeden Client PC erforderlich auf dem das Add In verwendet werden soll IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 7 Bitte beachten Sie dass das Setup das Add In nur f r den aktuellen Benutzer installiert Jeder zus tzliche Benutzer der auf einem PC mit dem Add In arbeiten m chte muss das Setup erneut ausf hren w h rend er mit seinen eigenen Benutzerdaten angemeldet ist Ein Stan dard User ohne Administrator Rechte kann das Setup starten in diesem Fall wird jedoch im Laufe der Installation m glicherweise das Passwort eines Administrators erfragt Sicherheitsrichtlinien und
26. apes oder in den neueren Visio Versionen klicken Sie bei gedr ckter STRG Taste auf das Shape Das YaSM Datenobjekt Shape ist mit der Tabelle YaSMObject im Excel Repository verkn pft Diese wird vom Repository Add In ver wendet um die Shape Datenfelder und die Hyperlinks zu setzen sonstige Datenobjekte Genauso wie die YaSM Datenobjekte stellen sonstige Daten objekte mit gestrichelter Umrandung versehen Informationen dar die zwischen den Prozessen flie en Im Gegensatz zu den YaSM Datenobjekten deren Inhalte YaSM genau spezifiziert handelt es sich bei den sonstigen Objekten jedoch um eher informelle Daten oder Informationen Es gibt aus diesem Grund keine zugeh rigen Lifecycle Diagramme oder Checklisten Sonstige Datenobjekt Shapes sind mit vier Shape Datenfeldern konfiguriert Name Bezeichnung des Objekts Dieser Text wird auf dem Shape angezeigt Note Objekt Beschreibung bzw definition UniquelD eindeutige ID des Objekts Dies ist der Prim rschl ssel zur Auswahl von Objekten aus dem Excel Repository Status Objekt Status Der voreingestellte Wert in diesem Feld ist Aktiv hier kann z B In Planung eingetragen werden um anzuzeigen dass ein Objekt erst im Planungsstadium ist ein ande rer Wert als Aktiv in diesem Feld f hrt dazu dass das Shape grau dargestellt wird Ein gt Zeichen unten rechts
27. blauffluss Verbinder Sequence Flows werden zur Dar 4 stellung der Abfolge von Aktivit ten verwendet Assoziationen BPMN Assoziationen Associations verkn pfen Prozesse mit TTTTTTT gt anderen Objekten Insbesondere werden Assoziationen zur Model lierung von Informationsfl ssen und Prozess Schnittstellen ver wendet IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 23 Entscheidungsknoten Ein Entscheidungsknoten exklusives Gateway leitet den Prozess ablauf zu genau einem ausgehenden Pfad Bedingungsausdr cke bestimmen welcher Pfad zu w hlen ist Sind keine expliziten Bedin gungen angegeben wird im Arbeitsablauf der im jeweiligen Zusam menhang zutreffende ausgehende Pfad durchlaufen ODER Verzweigungen Eine ODER Verzweigung inklusives Gateway leitet den Prozess ablauf zu einem oder mehreren ausgehenden Pfaden Sind keine expliziten Bedingungen angegeben werden im Arbeitsablauf alle zutreffenden ausgehenden Pfade durchlaufen UND Verzweigungen Eine UND Verzweigung paralleles Gateway gibt eine Verzweigung im Prozessablauf in zwei oder mehr Pfade an im Arbeitsablauf wer den alle ausgehenden Pfade durchlaufen Anmerkungen Anmerkungen werden verwendet um den Prozessmodellen wei tere Informationen hinzuf gen Dabei handelt es sich z B um not wendige erg nzende Erl uterungen zu einer Prozessaktivit t Anmerkungen sind einfache Shapes d h es sind
28. chenketten verwendet werden enthalten Texte im Repository solche Anf hrungszeichen werden diese beim Schreiben des Texts in die Shape Datenfelder herausgefiltert Einfache Anf h rungszeichen sind erlaubt Stellen Sie sicher dass jede einzelne Zeile innerhalb der Tabellen bl tter eine eindeutige ID enth lt jedes Tabellenblatt muss eine erste Spalte mit der Bezeichnung UniquelD aufweisen in der eindeutige Integer Zahlen Ds enthalten sind IDs m ssen lediglich innerhalb eines Tabellenblatts eindeutig sein nicht je doch ber alle Tabellenbl tter hinweg IDs m ssen nicht sortiert sein und nicht l ckenlos vergeben werden IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 33 Um festzustellen ob es nach nderungen eventuell doppelte IDs im Tabellenblatt gibt sortieren Sie die Inhalte nach der Spalte UniquelD und verwenden Sie die bedingte Formatierung um Zellen mit doppelt vorhandenen Werten hervorzuheben Jedes Tabellenblatt muss eine zweite Spalte mit der Bezeichnung Name aufweisen die den Objekt Namen enth lt Das ndern der IDs UniquelIDs im Repository ist erlaubt sollte aber mit gr ter Sorgfalt vorgenommen werden Generell ist die Idee beim Verwenden von IDs zum Identifizieren von Objekten dass diese sich nie ndern Wir empfehlen deshalb die eindeutigen IDs grund s tzlich beizubehalten und neue zu verwenden falls neue Objekte
29. dd In erfordert NET 2 3 oder 3 5 das in der Regel auf Windows Systemen vorhanden ist falls diese per Windows Update auf dem aktuellen Stand gehalten werden Falls NET 2 3 oder 3 5 nicht auf dem Zielsystem vorgefunden wird versucht die Setup Routine dieses zu installieren Wir empfehlen jedoch vor dem Installieren des Add Ins zu berpr fen ob die IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 8 erforderliche Version von NET auf dem System installiert ist In den neueren Versionen von Windows kann NET 3 5 bei Bedarf in der Systemsteuerung aktiviert werden Windows Funktionen ein oder ausschalten Installieren der neuesten Updates f r Windows und Visio Bitte beziehen Sie vor der Installation des Add Ins die neuesten Updates f r Windows und Visio ber Windows Update Dies ist besonders wichtig falls Sie Visio gerade eben frisch auf Ihrem PC installiert haben da das Update zus tzliche Visio Komponenten installiert je nachdem welche Versionen von Windows und NET auf Ihrem System vorhanden sind Installieren der Legacy Version des Repository Add Ins Zur Einrichtung des Add Ins doppelklicken Sie auf setup exe im Verzeichnis Legacy_Version und befolgen die Anweisungen Das Ausf hren des Setups ist f r jeden Client PC erforderlich auf dem das Add In verwendet werden soll Bitte beachten Sie dass das Setup das Add In nur f r den aktuellen Benutzer installieren
30. ektierten Shapes Ian wa reg Implementieren von Prozess Verbesserungen P Implementieren von Service Verbesserungen geschrieben Implementieren von Sicherheits Vorkehrungen Kategorisieren und Priorisieren von Problemen b Beispiel Selektieren Sie ein Prozess Shape Se und klicken Sie danach auf Ausw hlen Dies L schen zeigt die Liste aller Prozesse aus dem Reposi a WS Ga tory an W hlen Sie nun einen beliebigen Prozess aus dieser Liste aus um die Daten aus dem Repository in die Shape Daten und Link Attribute des Shapes zu laden IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 31 Sie k nnen auch ein Suchmuster eingeben um nur die berein stimmenden Prozesse im Repository anzuzeigen Gro und Klein schreibung bleiben dabei unber cksichtigt und Wildcards werden nicht unterst tzt Nach Klicken auf L schen wird wieder die voll st ndige Liste der Prozesse angezeigt Optionen Das Kommando Opti Optionen ES onen erm glicht den Ort der Repository Datei S Aktuelles Repository zu bestimmen klicken Sie auf Suc hen und Z yasm wisio de Repository Repository_YaSM_Prozesslandkarte_DE d Suchen w hlen Sie dann die ge Sprache f r Symbolleiste und Dialoge Geman v w nschte Excel Datei wl Zwischen Meldungen w hrend Aktualisierung anzeigen aus _ Datei aktualisieren aktualisiert alle offenen Dateien Es k nnen mehrere Versio
31. er benutzerdefinierten Zelle die im Shape Sheet definiert ist Beispiel Die Inhalte der Repository Spalte User ChangeDate werden in eine benutzerdefinierte Zelle eines Shapes mit der Bezeichnung User ChangeDate geschrieben Hinweis Benutzerdefinierte Zellen sind in Visio normalerweise nicht sichtbar sondern nur ber das Shape Sheet zug nglich Falls ShapeSheet anzeigen im Kontext Men der Shapes nicht zu IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 38 sehen ist aktivieren Sie Im Entwicklermodus ausf hren in den erweiterten Visio Optionen Feldnamen im Repository mit Pr fix Hyperlinkn entsprechen in Visio dem n ten Hyperlink eines Shapes Beispiel Die Inhalte der Repository Spalte mit der berschrift Hyperlink2 Address werden in das Address Attribut des zweiten Hyperlinks des Shapes geschrieben Hyperlink2 SubAddress entspricht dem SubAddress Attribut des zweiten Hyperlinks und Hyperlink2 Descriptor dem Description Attribut des zweiten Hyperlinks Im Originalzustand enth lt z B die Process Tabelle im Repository neun Spalten Datenfelder Die ersten sechs Spalten entsprechen dabei den folgenden Shape Datenfeldern UniquelD eindeutige ID des Prozesses im Repository Reference Referenz bzw Gliederungsnummer des Prozesses Name Name des Prozesses Note Prozessbe
32. erer Rahmen Listen Container Zum Einf gen neuer Swimlanes klicken Sie lediglich auf den blauen Einf gen Pfeil der eingeblendet wird sobald Sie den Mauszeiger ber einer Ecke einer Darenurre Swimlane positionieren Swim Lane Shape einf gen Sie k nnen auch ganze Swimlanes mit der Maus nach oben oder unten verschieben die Swimlanes werden dabei automatisch im Au enrahmen ange ordnet Bemerkung Obwohl Container Shapes mit Microsoft Visio 2010 neu eingef hrt wurden sind solche Shapes dennoch kompatibel mit lteren Visio Versionen Ein Container verh lt sich in Visio 2003 und 2007 wie ein normales Shape Die enthaltenen Shapes werden z B nicht mit dem Container verschoben zum Verschieben m ssen Sie deshalb wie in lteren Visio Versionen blich die Swimlane und alle darin enthaltenen Shapes selektieren IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 28 Verwenden des Repository Add Ins Einf hrung Das in der YaSM Prozesslandkarte enthaltene Excel Repository ist der zentrale Datenpool in dem alle beschreibenden Informationen und Link Daten zu f nf in den Visio Diagrammen verwendeten Ob jekt Typen verwaltet werden Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Datenobjekt Rollen und Attachment Objekte A B c D E F 1 UniquelD Reference Name Note AssignedTo Status WW 2 togar mar SSS chars mar DIS CANF unnnnnnn
33. ersion 43 F r die SubAddress Spalte gilt Links zu bersichts Diagrammen YaSM Hauptprozessen enthalten keine Sub Adresse Links zu Detail Diagrammen YaSM Sub Prozessen enthalten nur die Sub Adresse den lokalen Namen des Visio Diagramms Links auf Checklisten m ssen so angepasst werden dass sie mit dem Word Web Part zusammenarbeiten Hier ist ein Beispiel f r einen Link der eine Checkliste mit dem Web Part ffnet wie der Pfad tats chlich aussieht h ngt von Ihrer Umgebung ab https YaSM_Prozesse _layouts 15 WopiFrame aspx amp sourced oc YaSM_Prozesse Checklisten CL_Incident_Record doc Einschr nkungen bei der Verwendung von Hyperlink Subadressen mit dem Visio Web Part Im Originalzustand bestehen Links in der YaSM Prozesslandkarte die auf Visio Diagramme zeigen aus zwei Komponenten Einer Adresse die die zu ffnende Visio Datei bezeichnet und einer Sub Adresse die das Diagramm innerhalb der Visio Datei bestimmt das nach dem ffnen angezeigt werden soll Damit sind direkte Hyper links zu bestimmten Diagrammen in einer Visio Datei m glich z B ein Link direkt auf einen Sub Prozess im Incident Management Dies funktioniert gut mit Visio und dem Visio Viewer aber das Visio Web Part unterst tzt Sub Adressen nur unvollst ndig Das Web Part zeigt beim ffnen stets das erste Diagramm einer Visio Datei an auch wenn der Link eine Sub Adresse enth lt Lokale Links Links zwischen Diagra
34. erwenden des neuen Master Shapes Geben Sie einige Daten in das Tabellenblatt AnwendungsSystem des Repositories ein z B Namen von Anwendungs Systemen in die Spalte Name und kurze Beschreibungen in die Spalte Note stellen Sie sicher dass alle Zeilen ber eine eindeutige ID in der Spalte UniquelD verf gen das Eintragen von Werten in alle anderen Zellen ist optional aber Repository Eintr ge ohne Namen lassen sich kaum sinnvoll verwenden Speichern Sie das Excel Repository und schlie en Sie die Datei Sie k nnen nun Anwendungssystem Shapes zu Ihren Prozess Dia grammen hinzuf gen indem Sie das neu erstellte Anwendungs system Master Shape auf ein Diagramm ziehen und anschlie end auf Ausw hlen in der Symbolleiste klicken dies ffnet ein Aus wahl Fenster in dem die zuvor ins Repository eingetragenen An wendungs Systeme zu sehen sind W hlen Sie ein Anwendungs system aus der Liste aus Pr fen Sie anschlie end ob alle Daten aus dem Repository kor rekt in die Shape Daten Felder und Link Attribute des Shapes ein getragen wurden IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 37 Hinzuf gen von Datenfeldern Im Originalzustand enth lt Erfassen von Incidents die YaSM Prozesslandkarte ae f nf Standard Objekt Typen meee die f r die Nutzung mit dem S SHAPE DATEN PROCESS 225 x Excel Repository konfi
35. g nger Version Legacy Version ist mit lteren Versio nen von Microsoft Visio und Windows zu benutzen es sind min destens Visio 2003 und Windows XP erforderlich IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 6 Hinweis Die in Ihrem Auslieferungspaket enthaltenen Installations dateien sind kompatibel mit der 32 Bit Version von Visio die in den meisten F llen verwendet wird auch mit einer 64 Bit Version von Windows Bitte setzen Sie sich mit IT Process Maps in Verbindung wenn Sie die 64 Bit Version von Visio verwenden um ein zus tzliches Installationspaket zu erhalten Das Repository Add In ist nicht zwingend erforderlich denn die Visio Diagramme enthalten alle Informationen und die Links funk tionieren im Auslieferungszustand des Produkts Das Add In ist jedoch eine n tzliche Erweiterung der standardm igen Visio Funktionalit t mit der sich bestimmte Anpassungen an den Visio Diagrammen leichter vornehmen lassen Installieren der aktuellen Version des Add Ins Visio 2010 oder 2013 auf Windows 7 8 oder 10 Einrichten der erforderlichen Version von NET Das Add In erfordert NET 4 5 oder h her das in der Regel auf Windows Systemen vorhanden ist falls diese per Windows Update auf dem aktuellen Stand gehalten werden Falls NET 4 5 oder h her nicht auf dem Zielsystem vorgefunden wird versucht die Setup Routine dieses zu installieren Wir empfehlen jedoch vor dem Inst
36. guriert sind Prozess YaSM Daten i 2 Note Prozessziel Aufzeichnen aller relevanten Deta objekt Sonstige Daten Pe objekt Rollen und Attach AssignedTo L sen von Incidents und ST ice Requests ment Shapes F r jeden Typ nt Leinen S Status Aktiv v gibt es eine Tabelle im Repo sitory und entsprechende Master Shapes in Visio A B Die Spalten im Repository 1 UniquelD Reference Name 2 togo max 255 chars max BM chars mmnnnnnnnnnnnnnnun entsprechen bestimmten Shape Attributen Shape Datenfeldern in Visio Z B entspricht die Spalte Name Erfassen von Incidents und Service Requests Incidents bzw Service erforderlichen Geneh Priorisieren der Incid Prozessziel Bearbeite denen es sich typisch Informationen oder B Implementierung von Changes wie z B ein LP4 6 3 B Sermiceauftr gen im Repository dem Shape Datenfeld Name s Abb rechts Damit die Repository Funktion wie erwartet arbeitet m ssen die Feldnamen d h die Spalten berschriften im Repository be stimmten Regeln folgen und die Shapes in Visio m ssen richtig konfiguriert sein Feldnamen ohne Pr fix im Repository entsprechen einem Shape Datenfeld mit derselben Bezeichnung in Visio Beispiel Die Inhalte der Repository Spalte mit der berschrift Reference werden in das Shape Datenfeld Reference geschrie ben Feldnamen mit Pr fix User im Repository entsprechen in Visio ein
37. icht beim spezifischen Zustand eines Betrachten des Lifecycle Modells zu einem YaSM Objekt Die Varian YaSM Datenobjekts ten erm glichen es zu zeigen in welcher Weise sich der Zustand darstellt eines Objekts ndert w hrend es von verschiedenen YaSM Prozes sen erstellt ge ndert gelesen und archiviert wird YaSM Datenobjekt Shapes sind mit vier Shape Datenfeldern kon figuriert Name Bezeichnung des Objekts Dieser Text wird auf dem Shape angezeigt Note Objekt Beschreibung bzw definition UniquelD eindeutige ID des Objekts Dies ist der Prim rschl ssel zur Auswahl von YaSM Datenobjekten aus dem Excel Repository Status Objekt Status Der voreingestellte Wert in diesem Feld ist Aktiv hier kann z B In Planung eingetragen werden um anzuzeigen dass ein Objekt erst im Planungsstadium ist ein ande rer Wert als Aktiv in diesem Feld f hrt dazu dass das Shape grau dargestellt wird Das gt Zeichen unten rechts im Shape weist auf vorhandene Links hin es ist nur sichtbar wenn ein Hyperlink f r das Shape gesetzt ist Jedes YaSM Datenobjekt verf gt ber zwei Links Einen zu der zuge h rigen Checkliste und einen weiteren zum Objekt Lifecycle Dia IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 20 gramm Um ein verlinktes Diagramm oder Dokument zu ffnen klicken Sie auf den Link im Kontext Men des Sh
38. iert sind Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Daten objekt Rollen und Attachment Shapes empfehlen wir die Inhalte der Shape Datenfelder nicht direkt in Visio zu ndern Stattdessen ndern Sie die Name Notes AssignedTo und Reference Attribute im Repository und f hren eine Aktualisie rung der betroffenen Shapes mit dem Repository Add In durch Dies stellt sicher dass alle Objekte im Prozessmodell mit denselben Attri but Werten ausgestattet sind IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 25 nderung von Link Informationen F r alle Shapes die f r die Verwendung mit dem Excel Repository konfiguriert sind Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Daten objekt Rollen und Attachment Shapes empfehlen wir die Link Informationen nicht direkt in Visio zu ndern Stattdessen ndern Sie die Link Felder im Repository Hyperlink Descriptorn HyperlinkAddressn und HyperlinkSsubAddressn und f hren eine Aktualisierung der betroffenen Shapes mit dem Repo sitory Add In durch Erstellen neuer Prozess Diagramme Es gibt zwei empfohlene Prozeduren um neue Prozessdiagramme zu erstellen Erstellen Sie ein neues Zeichenblatt innerhalb einer bestehenden Visio Datei und benennen Sie das Zeichenblatt nach Wunsch in der Regel mit dem Namen eines neuen Sub Prozesses Kopieren Sie dann per Kopieren und
39. im Shape weist auf einen ggf vorhan denen Link hin es ist nur sichtbar wenn ein Hyperlink f r das Shape gesetzt ist Um ein verlinktes Dokument zu ffnen klicken Sie auf den Link im Kontext Men des Shapes oder in den neueren Visio Versionen klicken Sie bei gedr ckter STRG Taste auf das Shape Im Original Zustand der YaSM Prozesslandkarte ist f r diesen Shape Typ kein Link gesetzt Das Sonstige Datenobjekt Shape ist mit der Tabelle Other Object im Excel Repository verkn pft Diese wird vom Repository Add In verwendet um die Shape Datenfelder und den Hyperlink zu setzen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 21 Rollen Rollen Objekte werden verwendet um Verantwortlichkeiten f r Prozesse oder einzelne Prozess Aktivit ten anzuzeigen Change Manager Rollen Objekte sind mit vier Shape Datenfeldern konfiguriert Name Bezeichnung der Rolle Dieser Text wird auf dem Shape angezeigt Note Rollen Beschreibung bzw definition UniquelD eindeutige ID der Rolle Dies ist der Prim rschl ssel zur Auswahl von Rollen aus dem Excel Repository Status Rollen Status Der voreingestellte Wert in diesem Feld ist Aktiv hier kann z B In Planung eingetragen werden um anzuzeigen dass eine Rolle erst im Planungsstadium ist ein ande rer Wert als Aktiv in diesem Feld f hrt dazu dass das Shape
40. inalzustand f nf Arbeitsbl tter bzw Tabellen eines f r jeden Shape Typ der f r die Repository Funktionalit t vorbereitet ist Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Datenobjekt Rollen und Attachment Shapes In Visio verf gen alle Prozess YaSM Datenobjekt Sonstige Datenobjekt Rollen und Attachment Shapes ber eine benutzer definierte user defined Zelle im Shape Sheet mit dem Namen ObjectType Je nach Inhalt der ObjectType Zelle entscheidet das Add In welcher Shape Typ vorliegt und welche Datentabelle im Re pository die entsprechenden Daten enth lt Beispiel Wenn ObjectType den Wert Process enth lt wei das Add In dass es sich bei dem aktuell selektierten Shape um ein Pro zess Shape handelt dem entsprechend wird es Daten in dem Tabel lenblatt Process suchen Die Definition g ltiger Objekttypen erfolgt implizit ber das Defi nieren geeigneter Namen f r die Tabellenbl tter die Werte in den benutzerdefinierten Zellen ObjectType der Visio Shapes m ssen mit den Namen der Tabellenbl tter im Repository genau berein stimmen Dieser Mechanismus l sst sich zur Definition eigener Shape Typen nutzen wie oben beschrieben Die Spalten im Repository m ssen nicht in derselben Reihenfolge vorkommen wie die Shape Datenfelder in Visio da die Datenfelder ber ihre Bezeichner angesprochen werden Jede Tabelle im Repository muss jedoch eine erste Spalte mit der
41. mmen in derselben Visio Datei funktionieren nicht Bis diese Einschr nkungen in einer neuen Version des Visio Web Parts behoben werden empfehlen wir die Verwendung eines Work arounds Dieser besteht darin entweder die Sub Adresse oder die Adresse zu l schen wie im obigen Beispiel Die folgende Abbildung stellt dar welche Arten von Links mit dieser Konfiguration m glich sind IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 44 Diagramme in der Datei Loesen_von_Incidents_und_Service_Requests vsdx L sen von Incidents und Service Requests LP4 6 reene Erfassen von Incidents Bearbeiten von real ed L sen von Major L sen von Incidents im L sung von Incidents K von Benutzern und S A S und Service Requests Serviceauftr gen Incidents 1st Level Support und Serviceauftr gen Kunden 14 6 1 14 6 2 1P4 6 3 LP4 6 4 LP4 6 5 LP4 6 6 1 Link auf erstes Diagramm in der Datei v L sen von Problemen LP4 7 Proaktives Kategorisieren und Analysieren und L sen berwachen offener Schlie en von Identifizieren von Priorisieren von von Problemen Probleme Problemen Problemen Problemen LP4 7 4 LP4 7 5 rn 3 Link innerhalb derselben Datei Diagramme in der Datei Loesen_von_Problemen vsdx Links vom Typ 1 die auf das jeweils erste Diagramm in einer Visio Datei zeigen z B ein Link zum bersichts Diagramm f r den Incident L sungs Prozess Links v
42. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn EEA Le an DES LANS mmnnnnnnnnnnnn mar DIS CANS e az 3 Die ersten 3 Zeilen nur ndern falls unbedingt erforderlich IDs m ssen eindeutig sein 3 10000 0 YaSM Service Management Prozessziel Die Ressourcen des Service Providers Aktiv Prozesse effektiv und zum gr tm glichen Kundennutzen M einsetzen Bei der Bereitstellung der Services sind die Vereinbarungen hinsichtlich Qualit t Kosten und 4 1 Risiken einzuhalten j 10001 LP1 Festlegen der strategischen Prozessziel Festlegen einer Strategie f r die Service Lifecycle Aktiv Up Richtung Bereitstellung von Services f r Kunden Ausgehend von Prozesse st einer Bewertung der Kundenbed rfnisse und des Markts f r Services bestimmt der strategische Prozess welche Services die Organisation anbietet und welche 5 F higkeiten dazu erforderlich sind 10002 LP1 1 Durchf hren strategischer Prozessziel Die aktuelle Situation des Service Festlegen der Aktiv A D LE So enth lt das Repository u a ein Tabellenblatt mit dem Namen Process und jede Zeile innerhalb des Tabellenblatts entspricht einem in der YaSM Prozesslandkarte definierten Prozess Jede Zeile umfasst mehrere Zellen in denen die eindeutige ID des Prozesses sein Name die Prozessziele seine Zugeh rigkeit zu einem berge ordneten Prozess eine Gliederungsnummer und die jeweiligen Link Daten abgelegt sind Drei weitere Tabellenbl tter innerhalb des Repositories en
43. ns Info Visio Repository Addin 1 3 1 1 32 2014 IT Process Maps GbR Excel Dateien als Reposi tories verwendet wer Sard den z B wenn Sie Pro zessmodelle in unter schiedlichen Sprachen pflegen In diesem Fall k nnen Sie im Optionen Dialog jederzeit einfach zwischen den Repositories wechseln Ebenso k nnen Sie im Optionen Dialog auch die Oberfl chen sprache des Repository Add Ins einstellen Schlie lich l sst sich hier noch das Verhalten des Aktualisieren Befehls steuern Ist die Option Zwischen Meldungen w hrend Aktualisierung an zeigen deaktiviert wird nur am Ende eines Aktualisierungs Zyklus eine entsprechende Meldung angezeigt Ansonsten wer den zu Beginn der Verarbeitung jedes einzelnen Diagramms Zwischen Meldungen angezeigt mit denen Sie den Aktualisie rungszyklus abbrechen k nnen Mit der Option Datei aktualisieren aktualisiert alle offenen Dateien kann erreicht werden dass das Add In alle aktuell ge ff neten Visio Dateien mit Daten aus dem Repository aktualisiert Ist diese Option nicht gesetzt wird nur die aktuell aktive Visio Datei d h die sich im Vordergrund befindende Datei aktualisiert Anmerkung Ein Aktualisierungs Zyklus ber mehrere Dateien hin weg kann einige Minuten oder l nger dauern Diese Option sollte IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 32 dar ber hinaus mit Vorsicht angewendet we
44. om Typ 3 z B ein Link zwischen zwei Incident Manage ment Sub Prozessen Links vom Typ 2 die von au erhalb direkt auf ein bestimmtes Dia gramm in einer Visio Datei zeigen sind nicht m glich z B ein Link vom Problem Management zu einem bestimmten Incident Manage ment Sub Prozess Dies ist allerdings nur eine kleinere Einschr n kung da solche Links nur an wenigen Stellen im gesamtem Prozess modell vorkommen wie z B in den Prozess Struktur Diagrammen Vollst ndige Pfadnamen vs relative Links Im Originalzustand enth lt die YaSM Prozesslandkarte relative Links d h Visio bestimmt die Adresse der zu ffnenden Datei ausgehend vom Ort der aktuell ge ffneten Datei Relative Links sind von Vorteil da sie erlauben die gesamte Prozessdokumentation an einen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version Link auf Sub Prozess 45 anderen Speicherort auf der Festplatte oder im lokalen Netz zu verschieben ohne dass die Links angepasst werden m ssen Leider werden relative Links jedoch vom Visio Web Part nicht verstanden und m ssen durch absolute Pfade ersetzt werden die exakt auf die Ziel Dateien auf dem SharePoint Server zeigen Somit sind die Links auch jedes Mal entsprechend anzupassen wenn die Dateien und Dokumente an einen anderen Ort auf dem SharePoint Server verschoben werden Anpassungen an der RACI Matrix Zun chst ist die Matrix im XLSX Format abzuspeichern d
45. pe ziellen YaSM Visio Schablone Stencil enthalten sind s Abb rechts Die Datei YaSM_Prozesslandkarte vss befindet sich im Verzeichnis Vorlagen Ihres Auslieferungs Archivs Sobald ein Master Shape aus dieser Schablone einmal in einer Visio Zeichnung verwendet wird wird dieses Master Shape wie in Visio blich automatisch Bestandteil der Dokumentschablone Document Stencil Alle Master Shapes aus der YaSM Schablone sind demzufolge auch in den Dokumentschablonen jeder zur YaSM Prozesslandkarte geh renden Visio Datei enthalten Einige der Master Shapes sind so konfiguriert das sie mit dem Repository Add In zusammen verwendet werden k nnen N here Erl uterungen hierzu finden Sie ab Seite 29 Anmerkung Sie k nnen in die Prozessdiagramme ohne Ein schr nkungen beliebige Visio Shapes einf gen Wir stellen jedoch einen Satz von Master Shapes zur Verf gung der Ihnen hilft ein einheitliches Design der Prozessmodelle sicher zustellen Shapes Be SCHABLONEN SUCHEN Weitere Shapes gt Quick Shapes Dokumentschablone LH YaSM Prozesslandkarte Hier Quick Shapes ablegen Process Task BER Loi YaSM Object Other Object Esch Role Sequence Flow EH Association Annotation O O Start Event End Event QL Decision AND Gateway gt KA OR Gateway Attachment Frame Top Lane Swim Lane Center Box IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS
46. pository zusammenarbeiten sind genau identische Bezeichner f r den Objekt Typ in Visio und das Tabellenblatt im Excel Repository s Abb rechts Der Objekt Typ eines Visio Shapes wird durch den Wert der benutzer definierten Zelle User Objekt Typ spezifiziertineiner benutzerdefinierten ZelleimShape Sheet User defined Cells Value User ObjectType ist identisch mit YaSMObject BEREIT 3 Tabellenblatt Name im Excel Repository ObjectType festgelegt dieser Wert kann im Shape Sheet eingesehen und ge ndert werden Der Bezeichner f r ein Tabellenblatt im Repository ist der auf dem Reiter am unteren Fensterrand angezeigte Name dieser kann durch Doppelklick auf den Reiter ge ndert werden Der empfohlene Weg zum Hinzuf gen Ihrer eigenen Objekt Typen zum Prozessmodell ist das Kopieren und Anpassen bestehender Master Shapes und Repository Tabellen Das folgende Beispiel zeigt wie ein neuer Objekt Typ der Anwendungssysteme in den Prozess Diagrammen abbildet angelegt werden kann 1 Erstellen einer neuen Tabelle im Repository Kopieren Sie ein bestehendes Tabellenblatt im Repository und ndern Sie den Namen in AnwendungsSystem Bemerkung ltere Versionen von Excel schneiden Zellinhalte die l nger als 256 Zeichen sind beim Kopieren von Tabellenbl ttern ab Wenn Sie eine entsprechende Fehlermeldung erhalten erstel len Sie ein neues Tabellenblatt benennen es mit Anwendungs S
47. r H E bg m e m a _ a Objekt Lifecycle Diagramme Objekt Lifecycle Diagramme gibt es f r jedes YaSM Datenobjekt Sie verdeutlichen welche YaSM Prozesse bestimmte Objekte erzeugen aktualisieren lesen bzw archivieren und wie sich deren Status im Verlauf ihres Lifecycles ndert RACI Matrix Die RACI bzw Verantwortungs Matrix fasst die Verantwortlichkeiten der YaSM Rollen in den verschiedenen YaSM Prozessen zusammen Die RACI Matrix wird in Form einer Excel Tabelle bereitgestellt Die Prozessnamen in der linken Spalte sind mit Links ausgestattet so dass das Visio Diagramm f r einen bestimmten Prozess direkt aus der Matrix heraus ge ffnet werden kann Checklisten Dokumentvorlagen Die Checklisten im Microsoft Word Format erl utern die YaSM Schl sselbegriffe im Detail Typischerweise stellt eine YaSM Checkliste die Struktur der Daten oder Informationen die in einem Dokument oder Record enthalten sind exemplarisch dar Beispiel Die Checkliste f r den Incident Record erkl rt welche Informationen typischer weise f r Service Incidents aufgezeichnet werden IT Process Maps GbR dE I O Ae enert A je En D SR ES GA Ss er ven seo es Race JI f THII di HIT D D Crec sie aider He od Leireitsz Be Er ans onen a eg Ge Verla Ze nee ER deg er mer ee be ee ee er Matai emt ferichumn ren iau pepagi Leder ged Typhene Farate basap reien E oder Deeg ed
48. rden da das Add In ver sucht alle ge ffneten Dateien zu aktualisieren auch solche die nicht Teil der YasSM Prozesslandkarte sind dies kann unter Umst nden zu unerwarteten Ergebnissen f hren Einfache nderungen am Repository Das ndern bestehender Zell Inhalte und das Einf gen ganzer Zei len sind die einfachsten und h ufigsten nderungen am Repository Solche nderungen sind problemlos m glich solange Sie sicherstel len dass jede Zeile mit einer eindeutigen ID in der Spalte Unique ID beginnt Bitte beachten Sie die nachfolgenden Regeln damit die Reposi tory Funktionalit t so wie gew nscht funktioniert Bitte ndern Sie nicht das Format der Excel Datei das Format Microsoft Excel 97 2003 ist erforderlich ndern Sie niemals die ersten drei Zeilen innerhalb der Tabellen bl tter sie sind in der Datei blau hervorgehoben Vermeiden Sie leere Zeilen zwischen Zeilen die Daten enthalten Texte in Zellen der Spalte Note d rfen bis zu 2048 Zeichen lang sein Texte in allen anderen Feldern d rfen bis zu 256 Zeichen umfassen Zeilenumbr che innerhalb einzelner Zellen mit ALT Return ein gegeben sind nicht zu verwenden da diese von manchen Visio Versionen als Sonderzeichen in den Shape Datenfeldern darge stellt werden Doppelte Anf hrungszeichen innerhalb von Zellen des Reposi tories sind nicht erlaubt da diese Visio intern als Begrenzer von Zei
49. s d Unterst tzen der L sung von Service_Lifecycle_Prozesse Loesen_v Unterst tzen der L sung von Incidents und on_Incidents_und_Service_Requests vs Incidents und Serviceauftr gen Sermiceauftr gen d Erfassen von Incidents und Service_Lifecycle_Prozesse lLoesen_v Erfassen von Incidents und Service Service Requests on_Incidents_und_Service_Requests vs Requests d Diese Informationen sind wie folgt zu ndern wobei die hier gezeigte URL auf einen SharePoint Server nur ein Beispiel ist wie die URL tats chlich aussieht h ngt von Ihrer konkreten Einsatzumgebung ab G H l Hyperlink1 Descriptor Hyperlink1 Address Hyperlink1 SubAddress MX DSF eegen MX DSF eegend Wer DFF Cars oonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnan anne nnnennnnnnnn bersicht L sen von https YaSM_Prozesse _layouts 15 Incidents und Service VisioWebAccess VisioWebAccess aspx Requests id YaSM_Prozesse Diagramme Senvi ce_Lifecycle_Prozesse Loesen_von_Inci dents_und_Serice_Requests vsdx Unterst tzen der L sung von Unterst tzen der L sung von Incidents und Incidents und Serviceauftr gen Serviceauftr gen Vollst ndiger Erfassen von Incidents und Erfassen von Incidents und Service Service Requests Requests Sub Adresse Wichtig ist dass die Address Spalte die vollst ndigen Pfade zu den VSDX bzw VDW Dateien auf dem SharePoint Server enth lt IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio V
50. s wer den alle selektierten Shapes des Typs Deeg eer Prozess YaSM Datenobjekt Sonsti ges Datenobjekt Rolle oder Attach ment aktualisiert d h dass die SHAPE DATEN PROCESS 225 x jeweils aktuellen Daten aus dem Excel Repository automatisch in die Name Erfassen von Incidents und Service Requests Shape Datenfelder der entsprechen Note Prozessziel Aufzeichnen aller relevanten Deta den Shapes geladen werden Reference LP4 6 2 AssignedTo L sen von Incidents und Service Requests UniquelD 10028 Status Aktiv v Im Anschluss an dieses Update werden die aktualisierten Inhalte im Shape Daten Fenster angezeigt Es k nnen ein oder auch mehrere Shapes gleichzeitig selektiert und aktualisiert werden Sollten sich innerhalb der Auswahl graphische Objekte z B Verbindungslinien oder andere normale Visio Shapes befinden so werden diese bei der Aktualisierung bersprungen IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 30 Datei aktualisieren Mit diesem Befehl werden alle Shapes in allen Diagrammen inner halb der aktuell aktiven Visio Datei aktualisiert bzw in allen aktuell ge ffneten Visio Dateien falls die Option Datei aktualisieren aktua lisiert alle offenen Dateien ausgew hlt ist s u Dies ist das schnell ste Vorgehen um nach umfangreicheren nderungen am Excel Repository alle Shapes zu aktualisieren Beispiel Wenn Loesen_von_Incidents_und_Ser
51. schreibung bzw Prozessziele AssignedTo wird verwendet um die Zugeh rigkeit eines Prozesses zu einem bergeordneten Prozess anzuzeigen Status zeigt zum Beispiel an ob ein Prozess aktiv oder erst in Planung ist Die letzten drei Spalten im Repository enthalten Link Informa tionen die in die Linkfelder des entsprechenden Shapes geladen werden Hyperlink1 Descriptor Hyperlink1 Address und Hyperlink1 SubAddress Mit Hilfe dieser Informationen k nnen Sie nun eigene Felder hinzu f gen F gen Sie zum Beispiel eine Spalte BusinessUnit zur Pro cess Tabelle im Repository hinzu und definieren Sie anschlie end in Visio ein neues Shape Datenfeld BusinessUnit f r das Prozess Master Shape Damit k nnen Sie ein BusinessUnit Attribut f r Pro zesse ber das Repository pflegen Technische Hintergrund Informationen zum Repository Add In Wenn Daten aus dem Repository in ein Visio Shape geladen wer den dann erfolgt die Speicherung der Daten in einer Reihe von Zellen des Shape Sheets IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 39 Datens tze Zeilen aus dem Repository werden ber das Daten feld UniquelD angesprochen das Feld UniquelD wird als Prim r schl ssel verwendet Dies ist der Grund daf r dass die Verwendung doppelter IDs im Repository nicht erlaubt ist Das Excel Repository enth lt im Orig
52. sitory Add Ins 222ss22200002200002200000nnnnn0nnnnnnnnnnnnnnne 29 Einf hrungs2 2 Ne e EE ee E ig 29 Die F hktionen des Addelnsa u se Bere E Ea eier 30 Akt alisiere ES ee ee e ea Se ne E E TER E E E Ea AESA 30 NEE EE 31 E EEN 31 B 0 110 101 0105 RR E SEO IE SERIE SEI E REN IEE EE E E A E A E E TE EAEAN 32 Einfache nderungen am Repository uuueseeosssessesnsnenensuunnenennnnnennnsensnenennnnnnenennnnnennenensnennnnennnnnene 33 Erstellen eigener Objekt Typen mit Anbindung an das Repository uuessssesessssssnnnneenennnnnnnnnnenn nenn 34 Hinz f gen von Datenfeldern u 2 8r 820 een oira E ee E aaiae i ar ARE aE EARE 38 Technische Hintergrund Informationen zum Reposttorv Add In 39 Einsatz der YaSM Prozesslandkarte mit SharePoint esesssesesesesesesesessses 41 Anpassung der Vislo Diagramme nennen 42 Umwandlung vom VSD ins VSDX oder VDW Format 42 IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 3 Anpassung der Hyperlinks Anpassungen an der RACI Matrix IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 4 Installation Die nachfolgenden Seiten enthalten Hinweise zur Verwendung der YaSM Prozesslandkarte f r Microsoft Visio Vorkenntnisse zu Visio werden hierbei vorausgesetzt Entpacken des ZIP Archivs Die YaSM Prozesslandkarte wird als ZIP Archiv ausgeliefert das alle Produktkomponenten enth lt Die
53. stemen vorhanden ist Ist der Calibri Font auf Ihrem System nicht vorhanden wird ein alternativer Font wie z B Arial verwendet Bitte installieren Sie in diesem Fall den Calibri Font damit die Diagramme bestm glich dar gestellt werden k nnen Installation von Updates Vor der Installation eines Updates muss zun chst die aktuell in stallierte Version des Repository Add Ins in der Windows System steuerung deinstalliert werden Anschlie end k nnen Sie das Setup f r die neue Version starten wie oben beschrieben IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 11 Navigieren in der YaSM Prozesslandkarte Die Startseite in der Datei Startseite_YaSM_Prozesslandkarte vsd ist der Haupteinstiegspunkt in die YaSM Prozesslandkarte Von hier aus gelangt man ber verlinkte Shapes zu den verschiede nen Komponenten des Prozessmodells Es ist selbstverst ndlich ebenso m glich alle Dateien und Dokumente direkt vom Windows Explorer aus zu ffnen Die wichtigsten Navigationspfade sind auf dieser Seite dargestellt RACI Matrix Sg Ebene 0 bersicht der YaSM Service Management Prozesse IT Process Maps GbR TR 24 Prozess Struktur i 4 u asoma aa 2 am a POP un au AAA un Aaaa IHI HH _ Zu zu Objekt Lifecycles
54. stisstnsstinstinsinsennneennnt 15 Quick References ins neh ee nenn eege eege ee 16 YaSM Prozessbeschreibungen ssssssssssssssssesrrssssssrrirnrssssssrrernrssssssrrernnssssssrrennnssssnrnennnsssnennt 16 EE EU TE 16 Prozesselnputs OUutp lst sie eege ee ee 16 YasSM Rollenbeschreibungen u0 GES nassen 16 Prozess Kennzahlen 2 u u einen een 17 In den Visio Diagrammen verwendete Shape Typen eene 18 Master Shapes und die Dokumentschablone nennen 18 Ne E 19 IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 2 E SEN E TARA EE e Ee EE EE 20 YaSM Datenobjekte vasM Obiekte k 20 sonstige Datenobjekte 5 2 reese egene Eeer EE dee 21 Rollen anreisen EE ENEE sterne 22 Anlagen Attachments h urn set a AR RE RE Rn 22 Start und End Ereignisses aun nat nee EEE EERTE E E Eako TEE a 23 Ee E Eine EE 23 ASSOZIATIONEN E 23 Entscheidungsknoten 4u 2 a een en nie unurierienebtiruien 24 ODER VEerzweig ungen at ee E e 24 HN EISE eege See se Eege 24 ANMERKUNGEN a a E E N 24 Navigati ns Shapes 32 4 2er rc a a REE E E AE AE EE 24 Empfehlungen f r das Arbeiten mit den Prozessdiagrammen N D dD Hinzuf gen von Shapes zu bestehenden Prozess Diagrammen nenn 25 Ver nderung von Shape Daten 25 nderune van Link Informationen EE 26 Erstellen neuer Prozess Diagramme nennen 26 n EE 26 Einf gen und Verschieben von Swimlanes nennen 27 Verwenden des Repo
55. thalten entsprechende Daten zu allen YaSM Datenobjekten Sonstigen Datenobjekten und Rollen die im Prozessmodell vorkommen Dane ben gibt es im Repository eine leere Tabelle f r Attachment Shapes in die Sie eigene Dokumente eintragen k nnen diese Dokumente k nnen dann mit Attachment Shapes in die Visio Prozessdiagramme eingebunden werden ein entsprechendes Attachment Shape ist im Visio Stencil enthalten der mit der YaSM Prozesslandkarte ausge liefert wird IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 29 Das Repository Add In erm glicht es Ihnen direkt in Visio Eintr ge aus dem Repository auszuw hlen und die entsprechenden Daten in die Shape Attribute eines selektierten Shapes zu schreiben Au er dem k nnen Sie ein oder mehrere selektierte Shapes z B nach einer nderung der Daten im Repository per Mausklick aktualisieren Die Funktionen des Add Ins Nach der Installa H 9 a Loesen_von_Incidents tion des Add Ins er START EINF GEN ENTWURF DATEN 4f RTOOLS ADD INS scheinen vier neue Aktualisieren Datei aktualisieren Ausw hlen Optionen Pi Kommandos im Visio P Men band Ribbon Benutzerdefinierte Symbolleisten unter dem Reiter Add Ins Diese Be fehle werden unten erl utert Anmerkung Das Men band wurde mit Visio 2010 eingef hrt In Visio 2003 und 2007 erscheint eine eigene Toolbar Aktualisieren Mit Hilfe dieses Kommando
56. vice_Requests vsd die aktuelle Visio Datei ist dann werden nach einem Klick auf Datei aktualisieren alle Prozesse YaSM Datenobjekte Sonstige Daten objekte und Rollen innerhalb aller Diagramme der Datei Loesen_von _Incidents_und_Service_Requests vsd aktualisiert Solange die Aktualisierung l uft wird eine Meldung f r jedes Dia gramm ausgegeben f r das die Aktualisierung beginnt In diesem Meldungsfenster l sst sich der Aktualisierungs Zyklus ggf auch ab brechen Die Anzeige von Zwischen Meldungen kann durch Abwahl der Option Zwischen Meldungen w hrend Aktualisierung anzeigen unterdr ckt werden s u Ausw hlen Wurde ein Prozess YaSM Datenobjekt Datensatz ausw hlen gt D E a sonstiges Datenobjekt oder Rollen Shape Datenquelle e selektiert so erscheint beim anschlie enden Tabelle Process Klicken auf Ausw hlen eine Liste der ent Feld Name sprechenden Eintr ge im Repository Wird ein Aswi Edd Eintrag aus dieser Liste ausgew hlt und die Auswohl Liste l R SN Erstellen von Finanzberichten Auswahl mit Doppelklick oder OK best tigt Erstellen von Service Qualit tsberichten b Eemer Supplier Prozess so werden die entsprechenden Daten aus dem Festlegen der strategischen Richtung Gew hlleisten der Sicherheit j j j l 2 Hinzuf g neuer bzw ge nd Services z Serviceportfolio Repository gelesen und in die Shape Datenfel Fee me ea der und Link Attribute des sel
57. ystem und kopieren alle Inhalte eines bestehenden Blatts in das neue Tabellenblatt L schen Sie die Inhalte aller Zellen des neuen Tabellenblatts aber lassen Sie die ersten drei Zeilen blau hinterlegt intakt da diese Zeilen genau so f r das Funktionieren der Repository Funktionali t t ben tigt werden IT Process Maps GbR Benutzerhandbuch YaSM Prozesslandkarte MS Visio Version 35 2 Erstellen eines neuen Visio Master Shapes ffnen Sie die Visio Schablone YaSM_Prozesslandkarte vss die sich im Verzeichnis Vorlagen Ihres Auslieferungs Archivs befin det oder erstellen Sie eine Kopie dieser Datei f r Experimentier Zwecke erlauben Sie das Bearbeiten der Schablone per Rechts Klick auf den Schablonen Titel und Auswahl des entsprechenden Befehls aus dem Kontext Men Erstellen Sie eine Kopie eines bestehenden Master Shapes per Kopieren und Einf gen kopieren Sie z B den bestehenden Attachment Master und geben Sie ihm den neuen Namen AnwendungsSystem ffnen Sie das neu erstellte Master Shape per Doppel Klick zur Bearbeitung ndern Sie das Aussehen des Master Shapes wie erforderlich die mit der YaSM Prozesslandkarte bereitgestellten Master Shapes sind aus gruppierten Basis Shapes aufgebaut bei der Anpassung ist deshalb darauf zu achten dass die Gruppe so wie gehabt erhalten bleibt und lediglich die Komponenten der Gruppe ange passt werden
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