Kundenverwaltung Handbuch Version 7.0 - Instituts
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1. KUNDENMEN K rper Die Eingabemaske K rper wird in gleicher Weise ausgef llt wie die f r den Kopf ANAMNESE K RPER Bei den einzelnen Bereichen des K rpers k nnen Sie verschiedene Hauteigenschaften per Mausklick anw hlen h RUCKEN KUNDENMEN Unter K rpertyp k nnen der Typ Leptosom Pykniker Athletiker ausgew hlt werden und au erdem K rpergr e und Gewicht eingetragen werden KUNDENMEN Fu In der Eingabemaske Fu k nnen Sie viele Eigenschaften direkt ausw hlen JANAMNESE HAUTBILD F SSE v 2 ES Me Mke Mia Nhe pa WE Nur f r die linken und rechten Fu zehen gibt es zwei weitere Schaltfl chen Hier k nnen Sie Merkmale f r einzelne Zehen eingeben FUBZEHEN RECHTER FUB H nde Im Bereich H nde Nails k nnen Sie jeweils f r die rechte und die linke Nails Hand zun chst allgemeine Bemerkungen oben und dann speziell f r jeden Finger unten einzeln einen Kommentar eingeben KUNDENMEN H NDE 7 NAILS f HAND RECHTE HAND l T N Kartei In der Kartei k nnen Sie einen fortlaufenden Text zu einem Kunden erfassen W hrend die Textfelder sonst auf 255 Zeichen beschr nkt sind besteht diese Beschr nkung hier nicht Die Kundenkartei dient somit z B zum Erfassen ausf hrlicher Berichte Behandlungsverl ufen oder Beschreibungen W rterbuch Per Knopfdruck k nnen Sie2. Version 7 0 Benutzerhandbuch Copyright EINS GmbH 1995 2008 Alle Rechte vorbehalten Einschr nkung der Gew hrleistung Es wird keine Garantie f r die Richtigkeit des Inhaltes dieses Handbuches ber nommen Da sich Fehler trotz aller Bem hungen nie vollst ndig vermeiden lassen sind wir f r Hinweise jederzeit dankbar Herausgeber EINS GmbH Durlacher Allee 109 D 76137 Karlsruhe BITTE BEACHTEN SIE DIE FOLGENDEN SOFTWARE NUTZUNGSBEDINGUNGEN VOR DEM INSTALLIEREN DER SOFTWARE Das Recht zur Nutzung dieser Software wird Ihnen nur bertragen wenn Sie den nachfolgenden Software Nutzungsbedingungen zustimmen Mit Einlesen der Diskette und der Installation der Software erkl ren Sie Ihre Zustimmung zu diesen Bedingungen Software Nutzungsbedingungen Gegen Zahlung einer einmaligen Nutzungsgeb hr erh lt der Kunde von der EINS GmbH EINS ein nicht ausschlie liches nicht bertragbares und zeitlich nicht begrenztes Nutzungsrecht an der Software zu folgenden Bedingungen l Rechte an der Software 1 Die Software darf lediglich auf einem Computer genutzt werden 2 Jede zus tzliche Nutzung der Software auf einem weiteren Computer bedarf einer gesonderten Vereinbarung mit EINS und ist erst nach Zahlung der entsprechenden Nutzungsgeb hr zul ssig 3 S mtliche Rechte an der Software einschlie lich den Dokumentationen insbesondere das Recht zur Vervielf ltigung Verbreitung sowie bersetzung bleiben bei EINS
3. Datensicherung Wichtig CD Sicherung Alle von Ihnen eingegebenen Daten werden vom Programm SKIN in verschiedenen Dateien in mehreren Unter Verzeichnissen abgelegt Sichern Sie bitte regelm ig ihre Daten mit Hilfe des automatischen Skin Backups Systems welches Sie wenn Sie Skin schlie en nach einer Datensicherung fragt Sie k nnen auch w hrend des laufendes Betriebes die Backup Funktion starten in dem Sie im Men Konfiguration den Back Up Button dr cken Folgende Daten werden hierbei kopiert SKIN WOCHEN SKIN KUNDEN SKIN TERMINE SKIN BEHANDL SKIN ARTIKEL SKIN HAUTBILD und die Datei SKIN cfg die sich im Verzeichnis SKIN befindet Die Backup Dateien werden von Skin im Ordner Backup im Skin Hauptverzeichnis abgelegt In diesem Ordner liegen wenn Sie die Backup Funktion t glich durchf hren ihre t glichen Backups Skin berschreibt die Wochen d h Sie finden in diesem Ordner immer nur die von Ihnen aktuell gesicherten Wochentage Au erdem sichert Skin automatisch ein monatliches Back up am Ende jeden Monats f r Sie Sollte ein Fehler z B in einer Datei auftreten so m ssen Sie die Sicherung in das entsprechende Verzeichniss zur ckkopieren Brennen Sie Ihr gesamtes SKIN Verzeichnis in regelm ssigen Abst nden auf CD Markieren Sie ber den Windows Explorer das Verzeichnis SKIN bei Standardinstalltion unter C SKIN und kopieren Sie alles auf CD EINLEITUNG Wichtig Um Dateien wieder
4. Angestellte 29 6 1968 36 KUNDENMEN EXPORT Sie k nnen aus SKIN Textdateien erzeugen die Sie als Steuerdatei f r Serienbriefe usw verwenden k nnen Wie beim Import von Kundendaten wird beim Export in einer Textdatei f r jeden Kunden eine Zeile erzeugt in der die Felder des Kunden eingetragen sind Hierbei ist folgendes zu beachten e Der Name der von SKIN erzeugten Export Liste kann vom Benutzer vorgegeben werden Trennzeichen zwischen den Feldern ist e Die erste Zeile enth lt die notwendigen Steuerinformationen Feldbezeichner f r z B Serienbriefe Definition der Felder eines Kunden Datensatzes z B zur Verwendung f r Serienbriefe etc Feld e Anrede e Nachname e Vorname e Stra e e Postleitzahl e Wohnort e Telephon privat e Telephon gesch ftl e Fax Beruf e Geburtstag e letzter Besuch e Anlagedatum Beispiel einer von SKIN erzeugten Kundenexportdatei jeweils ein Absatz entspricht einer Zeile in der Exportdatei ANREDE NACHNAME VORNAME STRASSE PLZ WOHNORT TELPRIV TELGESCHAEFT FAX BERUF G EBURTSTAG LETZTERBESUCH ANLAGEDATUM Frau Meier Heidi Waldweg 23 D 56333 M nchen Ost 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 01 02 1954 02 09 2000 03 05 1999 Frau Wegmann Susann Am Hasenpfad 123 D 57123 Knielingen 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 01 06 1934 Frau Frierer Anke Karlstra e 12 D 36123 Walldorf 09876 65432 09876 65432 0
5. Bei der Erstellung dieser Datei m ssen die folgenden Bedingungen eingehalten werden Jeder Kunde wird durch genau eine Zeile einer Textdatei beschrieben Hierbei wird jedes Feld des Datensatzes durch das Zeichen getrennt Dieses Zeichen darf somit in keinem Feld als g ltiges Zeichen vorkommen Es wird sofort als Trennzeichen interpretiert Eventuelle Leerzeichen werden als g ltige Zeichen des Feldes gewertet Formatierungszeichen von Textverarbeitungsprogramen d rfen nicht vor kommen Die Aufteilung der Felder auf die Zeilen ist oben angegeben Reihenfolge der Felder Abk rzungen siehe unten AN NN VN ST PL WO TP TG FA BE GB AD Die erste Zeile der Textdatei darf KEINE Steuerinformationen ber die Datei z B Feldnamen etc enthalten Sie m ssen evtl diese Zeile l schen falls Ihr Programm diese erzeugt Der Name der Textdatei ist beliebig darf aber 8 Zeichen Windows 3 x nicht berschreiten Als Extension der Datei ist knd f r Kunden zu verwenden 6 Trennzeichen zwischen Tag Monat bzw Monat Jahr ist der Punkt Tag und Monat k nnen ein oder zweistellig auch mit f hrender 0 das Jahr muss immer vierstellig angegeben werden Definition der Felder eines Kunden Datensatzes zum Einlesen Feld L nge Wertebereich Anrede AN lt 10 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er Nachname NN lt 27 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er Vorname VN lt 27 Zeichen alle druckbaren Ze
6. ber Ihre Kunden durchf hren k nnen Beschr nken Sie sich deshalb auf eine kleine Menge von Eingabewerten die Sie dann immer wieder ausw hlen siehe auch Schaltfl che Filter Bei der Vergabe der Texte ist zu beachten da SKIN jeweils nur den identischen Text wiederfindet Das Programm unterscheidet beispielsweise zwischen Mailing und Mailingl KUNDENMEN Anlegedatum Letzter Besuch Laufkunde Anamnese Hautbild In das Feld Anlegedatum tr gt sich automatisch das aktuelle Datum ein als Zeitpunkt der Erfassung des Kunden Wird der Kunde ber die Belegungsplanung aufgerufen so wird er mit einem roten Hinweisfeld Neukunde markiert In der Statisktik und dem Kunden Filter k nnen Sie gezielt nach Neukunden suchen In diesem Feld wird automatisch das Datum der letzten abgerechneten Behandlung eingetragen Sie k nnen aber dieses Datum auch berschreiben oder neu eingeben wenn Sie einen Kunden neu anlegen f r den Sie bereits Behandlungen durchgef hrt haben Beachten Sie dass es dadurch aber auch zu Inkonsistenzen an Ihrer Datenbank kommen kann Hier haben Sie die M glichkeit einen Kunden als Laufkunden zu markieren Diesem k nnen dann alle Produktverk ufe zugeordnet werden welche von Laufkunden get tigt werden Bitte stellen Sie sicher da Sie immer nur einen Kunden als Laufkunden aktiviert haben Das Programm SKIN bietet Ihnen die M glichkeit detaillierte Informationen ber den Ha
7. Natriumdihydro hosphat Naturkosmetik Nephrotoxit t Neroli l Nerz l Durch einen weiteren Mausklick gelangen Sie dann zur Anzeige des von Ihnen gesuchten Begriffes 18 KUNDENMEN Pfegegewohn heiten Bemerkungen Krankheiten Operationen amp W rterbuch der Kosmetik olx Datei Bearbeiten Lesezeichen Optionen Nanoparts Transportsystem in die Zelle hnlich gt LIPOSOMEN jedoch f r ll sliche Wirkstoffe z B Yitamin A und E Mit Phospholipiden umh llte ltr pfchen in Nanometer Gr e Unter dem Men punkt Bearbeiten Anmerken k nnen Sie selbst Anmerkungen zu den Begriffen machen Sie sehen dann eine B roklammer oben links im Bild um einen Hinweis zu erhalten dass Sie eine Anmerkung zu diesem Begriff eingegeben haben amp W rterbuch der Kosmetik _ oJx Datei Bearbeiten Lesezeichen Optionen er Nanoparts Transportsystem in die Zelle hnlich gt LIPOSOMEN jedoch f r ll sliche Wirkstoffe z B Vitamin A und E Mit Phospholipiden umh llte ltr pfchen in Nanometer Gr e In die Textfelder Bisherige Pflegegewohnheiten und Bemerkungen k nnen Sie weitere l ngere Anmerkungen eingeben Klicken Sie auf das Textfeld damit der Cursor erscheint Jetzt K nnen Sie den Text editieren Einzelne Zeilen d rfen hier mit der Eingabetaste abgeschlossen werden Um Krankheiten Operationen Allergien Medikamente einzugeben dr cken Sie im entsprechenden Fel
8. das W rterbuch der Kosmetik von Dr Spiller Dr Spiller aufrufen und direkt on line Fachbegriffe der Kosmetik nachschlagen amp W rterbuch der Kosmetik L olxi Datei Be n Leieren Optionen W rterbuch d der Kosmetik W RTER BUCH KOSMETIK Das Programm wird parallel zu SKIN gestartet so dass Sie nach dem ffnen jederzeit auf das W rterbuch zugreifen k nnen 17 KUNDENMEN Suchen Sie zuerst den Anfangsbuchstaben des Begriffes den Sie nachschlagen m chten amp W rterbuch der Kosmetik l o Datei Bearbeiten Lesezeichen Optionen rren Don e fonter W rterbuch der Kosmetik K Kakaobutter bis Kupfer L Lactase bis Lymphdrainage M Macadami l bis Mykid N Nachf llpackung bis Nu schalenextrakte e is Ozonschicht P Palmitins ure bis Pyridoxin Q Qi Gong bis Quats R Radikale bis Rutin S Sabal Serrulata bis Synthese I Talgdr sen bis Tyrosin U Ulcus bis UV Strahlung Y Vaginalcandidosen bis Vorbr uner W Wachse bis Wollwachsalkohol X Xeroderma pigmentosum bis Xerodermie Per Mausklick auf eine der Zeilen gelangen Sie in die Anzeige aller Begriffe mit dem gew nschten Anfangsbuchstaben W rterbuch der Kosmetik JoIx Datei Bearbeiten Lesezeichen Optionen 2 Inat Suchen Zur ck Drucken N Nachf llpackung bis Nu schalenextrakte Nachf llpackungen Nachtkerzen l Nalidone Nanokapsel Nanometer Nanoparts Nanosomen Nanopartikel Natriumbenzoat
9. den Kundendaten abgespeichert haben gleiches gilt auch f r die Postleitzahlen Haben Sie z B bei einigen Kunden eingetragen Mailing 2 3 96 und bei anderen Mailing 3 4 96 dann k nnen Sie ber die Eingabe von Mailing in das Feld Geworben alle Kunden herausfiltern lassen die ber eine Mailing Aktion von Ihnen geworben wurden ber die Eingabe von Mailing 3 4 werden aber auch die Kunden angezeigt werden die evtl ber ein Maling vom 3 4 1995 geworben wurden Generell gilt je mehr Buchstaben eingegeben wurden desto kleiner ist die Menge von Kunden die herausgefiltert werden Bei der Eingabe eines Datums in das Feld GEBURTSTAG k nnen Sie w hlen zwischen dem Format TT MM z B 23 4 keine Jahresangabe z B Geburtstag und TT MM JJ z B 5 4 1956 mit Jahresangabe z B Alter Sie k nnen bei einer Suche allerdings nicht diese beiden Formate kombinieren Das H kchen im den K stchen GESETZT bei Kopf K rper Fu bedeutet dass Sie hier f r den Filter mindestens eine Hauteigenschaft gesetzt haben Um alle wieder zu l schen bet tigen Sie die Schaltfl che L SCHEN rechts daneben 28 KUNDENMEN WICHTIG Die Eingaben die Sie in die Felder der Filterfenster gemacht haben bleiben solange bestehen wie Sie mit SKIN arbeiten d h jedesmal wenn Sie das Filterfenster wieder ffnen sind die vorher von Ihnen eingegebenen Werte wieder eingetragen Verlassen Sie das Programm SKIN und s
10. 5432 02 02 1956 Frau zal Rosanna Hirschstra e 64 D 46137 M nster 0421 65432 0421 65432 0421 65432 06 01 1961 Frau Wegmann Susanna Dudenpfad 13 D 50623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 16 03 1954 Export und Serienbrief erstellung Die exportierten Daten k nnen Sie beispielsweise f r den Druck von Serienbriefen verwenden Anhand von Microsoft Word 2000 m chten wir Ihnen die einzelnen Schritte kurz erl utern Die mittels der Filterfunktion ausgew hlten Kunden werden durch Best tigen der Schaltfl che Export exportiert Es erscheint ein Fenster zur Eingabe eines Dateinamens und zur Definition des Speicherortes W hlen Sie einen Dateinamen Ihrer Wahl und merken Sie sich diesen wie auch den Ort bzw Verzeichnis ffnen Sie dann das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word und w hlen Sie aus dem Menu Extras den Men punkt Seriendruckr Zun chst wird das Hauptdokument erstellt Typ Serienbrief 31 KUNDENMEN Import Dann sollten Sie die Datenquelle definieren Die Datenquelle ist jene Datei aus der die variablen Daten abgerufen werden in Ihrem Fall die aus SKIN exportierte Datei mit den Kundenadressdaten W hlen Sie unter Datenquelle Daten abrufen den Menupunkt Datenquelle ffnen und w hlen Sie in dem sich ffnenden Fenster Ihre Exportdatei aus Im dritten Schritt gilt es das sogenannte Hauptdokument zu bearbeiten Das ist das Dokument mit den nicht variablen Daten Word bietet Ihnen
11. 9876 65432 Angestellte 11 02 1934 37 KUNDENMEN Frau Wegmann Susann Hirschpfad 13 D 57623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 06 03 1924 Frau Kaess Weiss Anne Waldenerstra e 23 D 63037 Berlin 030 65432 030 65432 030 65432 Angestellte 16 05 1946 Frau Odrey Annegret Roonstra e 13 D 46137 M nster 0421 65432 0421 65432 0421 65432 Angestellte 02 02 1956 Frau zal Rosanna Hirschstra e 64 D 46137 M nster 0421 65432 0421 65432 0421 65432 Angestellte 06 01 1961 Frau Wegmann Susanna Dudenpfad 13 D 50623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 16 03 1954 Frau Wessener Roswitha Dudenpfad 13 D 75623 Knittlingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 01 06 1964 Frau Stadlmeier Sabine Burgweg 28 D 06513 Berlin 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 01 02 1971 Frau Sassener Rosanna Dudenpfad 13 D 75523 Knittlingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 29 06 1968 38
12. Der Kunde hat sicherzustellen dass die Software und Dokumentationen ohne EINS vorherige schriftliche Zustimmung Dritten nicht zug nglich gemacht werden k nnen 4 Kopien d rfen lediglich f r Archivzwecke als Ersatz oder zur Fehlersuche angefertigt werden Ziff 3 gilt entsprechend Auf s mtlichen Kopien ist der am Original befindliche Urheberrechtsvermerk anzubringen 5 Der Kunde darf mit vorheriger Zustimmung von EINS das Nutzungsrecht an der Software an einen Dritten bertragen wenn jener die Nutzungsbedingungen anerkennt Mit der bertragung erl schen alle Nutzungsrechte des Kunden und zwar auch an etwaigen Kopien Diese sind dem Dritten zu bergeben soweit der Kunde Kopien dem Dritten nicht bergibt hat er sie zu vernichten 6 Bei einem Versto gegen diese Nutzungsbedingungen oder bei einer Ver nderung der Software seitens des Kunden kann EINS dem Kunden das Nutzungsrecht entziehen und unbeschadet etwaiger sonstiger Rechte die R ckgabe oder die Vernichtung der Software sowie s mtlicher etwaiger Kopien verlangen Il Gew hrleistung 1 EINS gew hrleistet dass die auf einem geeigneten Computer fachgerecht installierte Software mit den von EINS im betreffenden Handbuch ver ffentlichten Programmspezifikationen bereinstimmt 2 EINS bernimmt kein Gew hr daf r dass die Software Unterbrechungs und Fehlerfrei l uft dass alle Softwarefehler von EINS beseitigt werden k nnen und dass die in der Software enthalt
13. UNDENDATEN KUNDENMEN Kunden erfassen und ndern Bestehende Daten ndern Datensatz Neu Datensatz Speichern Pers nliche Daten Kunden Code Werbemittel Wenn Sie die Daten eines gespeicherten Kunden einsehen oder ndern wollen suchen Sie den Namen im Feld Nachname aus M chten Sie einen neuen Kunden aufnehmen dr cken Sie die Schaltfl che Neu Um alle Eingaben zu speichern dr cken Sie die Schaltfl che Speichern Wenn Sie nderungen an einem bestehenden Datensatz gemacht haben werden Sie gefragt ob diese gespeichert werden sollen Wenn Sie das Men verlassen einen neuen Kunden ausw hlen oder die Schaltfl che Neu dr cken ohne gespeichert zu haben gehen die letzten Eingaben ver loren Geben Sie zun chst die pers nlichen Daten ein Dabei k nnen Sie Felder freilassen wenn die entsprechenden Informationen fehlen Um von Feld zu Feld zu springen benutzen Sie bitte nur die Tab Taste oder klicken Sie mit der Maus in ein anderes Feld Die Eingabe in ein Feld darf nicht durch die Eingabetaste abgeschlossen werden dies beendet Ihre Eingabe in diesem Men In dem Feld k nnen Sie jedem Kunden einen Code Nummer zuordnen Dieser Code wird im Men Termineingabe genauso wie die Nach namen der Kunden in das Auswahlfenster der Nachnamen eingetragen In das Eingabefeld Werbemittel k nnen Sie einen beliebigen Text eingeben Beachten Sie aber dass Sie ber dieses Feld eine Filteroperation
14. arte in den Vordergrund zu bringen Farbpalette In der Rubrik Farbpalette klicken Sie auf den Pfeil neben der Anzahl der Farben und w hlen Sie 256 Farben oder mehr aus Aufl sung In der Rubrik Aufl sung befindet sich ein Schiebeschalter Schieben Sie diesen um eine Stufe nach rechts so dass 1024x768 Pixel oder mehr angezeigt werden Dr cken Sie auf OK Den folgenden Hinweis best tigen Sie ebenfalls mit OK Die Bildschirmdarstellung ndert sich nun Ist die Darstellung in Ordnung dr cken sie innerhalb von 15 Sekunden auf Ja Wenn Sie nicht auf Ja dr cken wird der alte Modus wiederher gestellt f r den Fall dass der neue Modus nicht korrekt dargestellt wird Der neue Bildschirmmodus ist installiert Sollte einer der oben aufgef hrten Schritte nicht wie beschrieben ausgef hrt werden k nnen m ssen die n tigen Dateien noch von CD EINLEITUNG installiert werden Dies sollte im Handbuch der verwendeten Grafikkarte beschrieben sein Eigenschaften von Anzeige KUNDENMEN KAPITEL 2 Kundenmem Durch Dr cken der Schaltfl che Kunden im Hauptmen gelangen Sie in die Kundenverwaltung Hier werden nicht nur die pers nlichen Daten Ihrer Kunden festgehalten sondern auch medizinische und kosmetische Merkmale die f r Ihre kosmetischen Behandlungen von Interesse sind Weiterhin k nnen Sie hier mit Hilfe mehrerer Filterfunktionen gezielt Ihren Kundenstamm auswerten K
15. au Lucas Annegret Roonstra e 13 D 76137 Karlsruhe 0721 65432 0721 65432 0721 65432 Architektin 2 12 1956 Frau Nagel Rosanna Hirschstra e 64 D 76137 Karlsruhe 0721 65432 0721 65432 0721 65432 Architektin 6 10 1961 Frau Weiss Roswita Plauenerstra e 123 D 73037 Karlsbad 07221 65432 07221 65432 07221 65432 Arbeiterin 16 9 1966 Frau Anselment Roswita Plauenerstra e 123 D 43037 M nster 04221 65432 04221 65432 04221 65432 Angestellte 1 9 1966 Herr Manfredi Hermann Beckstra e 23 D 82163 Haltern 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellter 3 12 1936 Frau Meierstadl Annegret Burgweg 28 D 16533 Berlin 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 1 9 1948 Frau Wegmann Susanna Dudenpfad 13 D 50623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 16 3 1954 Herr Groover Rainer B ckerstra e 11 D 42163 Aachen 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellter 3 12 1936 Frau Meierstadl Sabine Burgweg 28 D 36533 Berlin 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 2 12 1968 Frau Wessener Roswitha Dudenpfad 13 D 75623 Knittlingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 1 6 1964 Herr Bubeck Werner B ckerstra e 11 D 42163 Aachen 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellter 3 12 1936 Frau Stadimeier Sabine Burgweg 28 D 06513 Berlin 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 1 2 1971 Frau Sassener Rosanna Dudenpfad 13 D 75523 Knittlingen 030 65432 09876 65432 09876 65432
16. d auf Eingabe Es ffnet sich ein Fenster mit vier Textfeldern die Sie nach Belieben ausf llen k nnen 19 KUNDENMEN Lebensge Um die genaueren Lebensgewohnheiten eines Kunden einzugeben wohnheiten dr cken Sie dort auf Eingabe In verschiedenen Bereichen k nnen Sie nun jeweils eines von zwei Merkmalen ausw hlen 20 KUNDENMEN Anamnesedaten Podologie Anamnese Hautbild Allgemein Im Feld Anamnese Podologie befinden sich die vier Schaltfl chen Allgemein Fu Fu abdruck und Therapien Diese f hren zu weiteren Eingabemasken Bei allen Fenstern gilt Wollen Sie nderungen behalten um sie zu speichern dr cken Sie OK wollen Sie nderungen verwerfen dr cken Sie Abbruch oder Cancel Hier geben Sie allgemeine Informationen ber Ihren Kunden ein KUNDENDATEN ALLGEMEINE INFORMATIONEN Gr sse ME cm Gewicht 0 00 kg Fu l nge links rechts unbelastet 0 00 cm 0 00 cm belastet 0 00 cm 0 00 cm Beinl ngendifferenz 0 00 cm 0 00 cm k rzes Bein Schuhgr sse 0 BEMERKUNGEN EMPFEHLUNGEN 21 KUNDENMEN Fu Werden die K stchen mit einem H kchen versehen k nnen Sie jedes Merkmal aus oder abw hlen Ausgew hlte Merkmale werden mit einem weiteren Mausklick wieder abgew hlt rechts links Klicken Sie auf eine der Schaltfl chen Fu zehen links oder rechts ffnet sich ein weiteres Fenster Diese beinhalten verschiedene Anamnese Eigenscha
17. die M glichkeit die variablen Daten die sogenannten Seriendruckfelder also beispielsweise VORNAME NACHNAME ORT mit der Maus auszuw hlen und an die gew nschte Stelle im Text zu plazieren Bitte beachten Sie da der Text eventuell je nach Daten ver ndert werden sollte Z B Sehr geehrte Frau lt Schmidt gt aber Sehr geehrter Herr lt Schmidt gt Dieses k nnen Sie mit Hilfe von wenn dann Funktionen erreichen sogenannten Bedingungsfeldern Haben Sie Ihren Text unter Einf gen der Bedingungen und Seriendruck felder erstellt k nnen Sie mit der Funktion Vorschau im Seriendruck Manager die Daten probeweise f llen lassen sie haben die Wahl ob Sie diesen Test auf dem Bildschirm in die Datei oder aber auf den Drucker leiten lassen wollen Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden k nnen Sie mit der Funktion zusammenf hren Ihre endg ltigen Serienbriefe erstellen Haben Sie bereits Ihre Kundendaten in elektronischer Form gespeichert dann k nnen Sie hier Ihre Kundendaten importieren Der Austausch bzw das importieren erfolgt ber eine spezielle Textdatei Das genaue Datei format zum Import ist im Anhang angegeben 32 KUNDENMEN Import Kunden Datei Suchen in 3 skin El c E i Dateiname Dateityp EN z Abbrechen Dr cken Sie die Schaltfl che Import erscheint ein Auswahlfenster in dem Sie den Dateipfad Ihrer Kundendatei angeben k nnen Sie haben auch die M glichkeit hi
18. e Schaltfl che L schen L schen Filter oder Suchfunktionen Datensatz ber die Schaltfl che Filter erreichen Sie ein Eingabefenster in dem Sie Filter verschiedene Filterbedingungen setzen k nnen um Ihren Kundenstamm gezielt zu untersuchen 25 KUNDENMEN ben Sie die Filterbedingung f r die Kunden ein M chten Sie Rundschreiben Einladungen zu Seminaren oder Produktempfehlungen versenden so haben Sie die M glichkeit gezielt alle Kunden suchen zu lassen die spezielle Hauteigenschaften haben in einem bestimmten Postleitzahlenbereich wohnen in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben ein vorgegebenes Mindest oder Maximal alter haben oder in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr bei Ihnen in Behandlung waren Mit Hilfe des Feldes ANREDE k nnen sie auch Ihren Kundenstamm in Frauen und M nner trennen lassen Sie k nnen Ihren Kundenstamm filtern nach e Nachname e Geburtstag e Postleitzahl e letztem Besuch 26 KUNDENMEN Filtern nach Hauteigen schaften e Anrede e Mitarbeiter e der Art wie der Kunde geworben wurde und e Neukunden e allen Hauteigenschaften wie sie weiter oben aufgezeigt worden sind Geben Sie hierzu in die entsprechenden Eingabefelder die von Ihnen gew nschten Daten ein Sie k nnen die Filter aller Eingabefelder beliebig miteinander kom binieren UND Verkn pfung und somit die resultierende Menge mehr oder weniger stark einschr nken Die gefunden
19. en Kunden k nnen Sie dann in eine Textdatei exportieren um die Adressen z B gezielt f r Serienbriefe zu verwenden Wenn Sie nach Hauteigenschaften filtern wollen dann beachten Sie bitte folgendes Wurde f r einen Kunden nur einmal eine Anamnese durchgef hrt und das Ergebnis in den Kundendatensatz eingetragen so wird bei der Filtersuche in diesen Daten gesucht Anderenfalls wird in den Anamnesewerten des letzten von diesem Kunden abgerechneten Termins gesucht Es ist also sinnvoll schon beim ersten Termin eines Kunden alle wichtigen Hauteigenschaften nach denen Sie evtl sp ter filtern m chten in den Kundendatensatz einzugeben Diese Werte aus dem Kundendatensatz werden dann bei der Abrechnung des ersten Termins f r einen Kunden als Vorgabe bernommen siehe Abschnitt Dokumentation Sie sollten dann aber auch alle Ver nderungen am Hautbild eines Kunden wieder sofort eintragen so dass Sie jederzeit das aktuelle Hautbild Ihrer Kunden abgespeichert haben und die Filteroperationen dann auch wirk lich das richtige Ergebnis liefern 27 KUNDENMEN Geworben Anrede Geworben Im Feld Geworben k nnen Sie zwei M glichkeiten eingeben Diese Eingaben werden dann mit ODER verkn pft d h nur alle die jenigen Kunden werden angezeigt die entweder durch die Erste oder durch die Zweite Art geworben wurden Bitte beachten Sie dass Sie in das Feld ANREDE und GEWORBEN den genauen Wortlaut eingeben m ssen den Sie fr her bei
20. en gesuchten Merkmale haben Zum exportieren dieser Datei bet tigen Sie die Schaltfl che EXPORT d h eine Steuerdatei wird erzeugt Sie k nnen aber auch alle angezeigten Kunden sofort auf Ihrem Durcker ausdrucken lassen Wenn Sie einen Kunden in der am Bildschirm angezeigten Liste ausw hlen d h eine Zeile mit der Maus markieren dann wird dieser Kunde wenn Sie das Men verlassen im Kundenmen angezeigt 30 KUNDENMEN Export und Import Export Weiter unten finden Sie ein Beispiel f r eine Kunden Exportdatei die als Steuerdatei f r Serienbriefe und Rundschreiben verwendet werden kann s Anhang Die erste Zeile in dieser Datei gibt jeweils die Feldnamen an ein Abschnitt unten entspricht einer Textzeile in der Textdatei ANREDE NACHNAME VORNAME STRASSE PLZ WOHNORT TELPRIV TELGESCHAEFT FAX GEBURTSTAG LETZTERBESUCH Frau Meier Heidi Waldweg 23 D 56333 M nchen 0Ost 09876 65432 09876 65432 09876 65432 01 02 1954 Frau Wegmann Susann Am Hasenpfad 123 D57123 Knielingen 09876 65432 09876 65432 09876 65432 01 06 1934 Frau Frierer Anke Karlstra e 12 D 36123 Walldorf 09876 65432 09876 65432 09876 65432 11 02 1934 Frau Wegmann Susann Hirschpfad 13 D 57623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 06 03 1924 Frau Kaess Weiss Anne Waldenerstra e 23 D 63037 Berlin 030 65432 030 65432 030 65432 16 05 1946 Frau Odrey Annegret Roonstra e 13 D 46137 M nster 0421 65432 0421 65432 0421 6
21. enen Funktionen in allen vom Kundengew hlten Kombinationen ausf hrbar sind bzw seinen Anforderungen entsprechen 3 EINS verpflichtet sich Softwarefehler zu berichtigen welche die vertragsgem e Benutzung nicht nur unerheblich beeintr chtigen und zwar nach Wahl von EINS und je nach Bedeutung des Fehlers durch die Lieferung einer verbesserten Softwareversion oder durch Hinweise zur Beseitigung oder Umgehung der Auswirkungen des Fehlers zu berichtigen 4 Der Kunde gew hrt EINS zur etwaigen M ngelbeseitigung die nach billigem Ermessen von EINS erforderliche Zeit und Gelegenheit Verweigert der Kunde diese ist EINS von der Gew hrleistung befreit Jegliche Gew hrleistung ist ausgeschlossen soweit der Kunde oder ein Dritter Ver nderungen irgendwelcher Art an der Software oder dem Datentr ger vornimmt oder diese unsachgem behandelt 5 EINS gew hrleistet dass der Datentr ger frei von Material und Fabrikationsfehlern ist Etwaige fehlerhafte Datentr ger wird EINS durch fehlerfreie Datentr ger ersetzen 6 Die Gew hrleistungsfrist betr gt im kaufm nnischen Verkehr 3 Monate 7 EINS haftet nicht f r die Wiederbeschaffung von Daten es sei denn dass EINS deren Vernichtung grob fahrl ssig oder vors tzlich verursacht und der Kunde sichergestellt hat dass diese Daten aus Datenmaterial das in maschinenlesbarer Form bereitgehalten wird mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden k nnen Ill Haftung Schadensersatzanspr c
22. er direkt Ihr Diskettenlaufwerk anzugeben Doppelte Das Einlesen von Kunden die bereits in der SKIN Kundendatenbank Kunden vorhanden sind d h Nachname Vorname und Geburtstag sind gleich muss von Ihnen direkt beim Einlesen best tigt werden Hier k nnen Sie w hlen ob Sie doppelte Kunden erneut aufnehmen wollen oder nicht Druckfunktionen Drucken Beim Drucken k nnen Sie w hlen ob Sie leere Anamneseb gen Schaltfl che Bogen oder die Anamneseb gen von dem von Ihnen gew hlten Kunden Schaltfl che Daten ausdrucken m chten Nach dem Anklicken der Schaltfl che erscheint das Druckmen Wenn Sie nicht alle 4 Seiten drucken wollen k nnen Sie bei VON BIS jeweils die Seiten eingeben die Sie interessieren 33 KUNDENMEN Seite 1 Allgemeine Daten des Kunden Seite 2 Eingenschaften am Kopf s u Seite 3 Eigenschaften am K rper s u Seite 4 Eigenschaften an den F en s u ZUR CK Mit Zur ck gelangen Sie wieder in das Hauptmen von SKIN zur ck 34 ANHANG Anhang 1 Kundendaten IMPORT Kundendaten k nnen mit Hilfe einer Textdatei im Men Kunden in das Programm SKIN importiert werden In dieser Datei muss f r jeden Kunden eine Zeile angelegt sein in der die einzelnen Felder durch das Zeichen getrennt eingetragen sein m ssen Eine solche Datei muss das Programm erzeugen in dem Sie bisher Ihre Kundendaten verarbeiten Sie k nnen diese aber auch manuell erstellen
23. ften der Fu zehen Markieren diese durch anklicken der K stchen KUNDENMEN Fu abdruck Die Eingabemaske Fu abdruck wird in gleicher Weise ausge f llt rotviolett I 23 KUNDENMEN Therapien In der Eingabemaske Therapien f hren Sie Ihre Patienten Geschichte und f hren die Massnahmen auf die Sie angeordnet bzw ausgef hrt haben 12 12 2001 Abdruck f r Spange abgenommen 1 links 17 12 2001 Spange gesetzt 08 12 2001 Spange kontrolliert i o W rterbuch Durch klicken auf die Schaltfl che W rterbuch rufen das On line Fachw rterbuch f r die Podologie auf Suchen Sie zuerst den Anfangsbuchstaben des Begriffes den Sie nachschlagen m chten Sie k nne einzelne Begriffe ndern l schen oder auch neue eigene Begriffe eingeben W RTERBUCH JArthrosis deformans degenerative nicht akut entz ndliche Erkrankung eines Gelenkes als chronisches Leiden 24 KUNDENMEN Datensatz Um alle Eingaben zu speichern dr cken Sie die Schaltfl che Speichern Speichern Wenn Sie nderungen an einem bestehenden Datensatz gemacht haben werden Sie gefragt ob diese gespeichert werden sollen Wenn Sie das Men verlassen einen neuen Kunden ausw hlen oder die Schaltfl che Neu dr cken ohne gespeichert zu haben gehen die letzten Eingaben ver Es ist absolut wichtig nach einer nderung loren die Eingaben zu speichern Datensatz Um einen Datenstz zu l schen bet tigen Sie di
24. h bevor sie SKIN t glich einsetzen mit allen M glichkeiten die Ihnen das Programm SKIN bietet vertraut zu machen Vergessen Sie auch nicht regelm ig Sicherungs kopien Ihrer Daten anzulegen siehe unten Testen Sie auch bevor Sie intensiv mit SKIN arbeiten wie Sie ein Backup Ihrer Daten erstellen und dieses auch wieder einspielen wiederstellen restore k nnen Sollte Ihr PC ber einen CD Brenner verf gen dann besteht die noch einfachere M glichkeit das gesamte Verzeichnis SKIN regelm ig auf CD zu kopieren Im Bedarfsfall k nnen Sie dann einzelne Dateien oder das ganze Programm von CD auf Ihren PC zur ck kopieren EINLEITUNG Inhalt des Handbuches Das Handbuch umfasst folgende Kapitel Kapitel 1 Installationshinweise Zur Installation der Software unter Windows finden Sie hier die notwendigen Hinweise Kapitel 2 Kundenmen Dieses Kapitel beschreibt wie Sie Ihre Kunden verwaltung k nnen Anhang Im Anhang werden die Import Formate auf Basis von Textdateien zum Einlesen der Kundendaten in das Programm angegeben Systemvoraussetzungen Windows 95 98 Windows NT Windows 2000 Windows ME oder Windows XP Windows XP Professional bei Netzwerkversionen Computer mit Pentium Prozessor oder gr er Pentium III Pentium IV empfohlen wird mindestens ein Pentium III 266 mit 128 MB Windows 95 98 Hauptspeicher Maus Grafikkarte mit mindestens 800x600 Bildpunkten und 256 Farben EINLEITUNG
25. he gegen EINS sowie deren Erf llungs oder Verrichtungsgehilfen gleich aus welchem Rechtsgrund z B aus Beratung positiver Vertragsverletzung unerlaubter Handlung oder Produzentenhaftung sind ausgeschlossen insbesondere ein Anspruch auf Ersatz von Sch den die nicht an der Soft Ware selbst entstanden sind Dies gilt nicht soweit wegen Vorsatzes oder grober Fahrl ssigkeit oder Fehlens zugesicherter Eigenschaften zwingend gehaftet wird Inhaltsverzeichnis Einleitung Inhalt des Handbuches Systemvoraussetzungen Datensicherung KAPITEL 1 Installationshinweise Installation Einstellen der Bildschirmaufl sung Bildschirmaufl sung N N OAA oO oo MN KAPITEL 2 Kundenmem Kunden erfassen und ndern Anamnesedaten Filter oder Suchfunktionen Export und Import Druckfunktionen Anhang 1 Kundendaten w w w N a a Q O 2AN oo EINLEITUNG Einleitung WICHTIG Daten sicherung SKIN ist ein leistungsf higes und dennoch einfach zu bedienendes Computer Programm das Sie bei der Pflege und Verwaltung Ihrer Kundendaten unterst tzt Das Programm besteht aus einer Reihe von Fenstern und Funktionen die Ihnen eine einfache Eingabe Weiterverarbeitung und Auswertung Ihrer Daten erm glicht Es wird dringend empfohlen bevor Sie mit SKIN arbeiten dieses Handbuch sorgf ltig durchzulesen und alle beschriebenen Funktionen ausgiebig zu testen um sic
26. herzustellen kopieren Sie die Erforderlichen Dateien oder Verzeichnisse von CD zur ck in das Verzeichnis SKIN auf Ihrem PC Wird von CD zur ckkopiert m ssen Sie anschlie end bei allen von CD kopierten Dateien und Verzeichnissen den Schreibschutz entfernen Ab Windows2000 k nnen Sie Attributs nderungen f r Unterordner und Dateien bernehmen Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner SKIN ffnen Sie die Eigenschaften und entfernen Sie das Attribut Schreibgesch tzt Klicken Sie auf bernehmen und w hlen Sie jetzt Anderungen f r diesen Ordner Unterordner und Dateien bernehmen Unterst tzt Ihre Windowsversion diese M glichkeit nicht m ssen die Schreibrechte der Verzeichnisse und Dateien per Hand ge ndert werden Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei oder das Verzeichnis ffnen Sie die Eigenschaften und deaktivieren Sie den Schreibschutz EINLEITUNG KAPITEL 1 Installationshinweise Das Programm SKIN wird auf CDRom ausgeliefert Um es benutzen zu k nnen m ssen Sie es zuerst auf Ihrem Computer installieren Installation Au Windows Starten Sie wie gewohnt Ihren Computer Legen Sie die CD in das CDRom Laufwerk Ihres Computers Die Installation wird automatisch gestartet und die Installationsroutine f hrt Sie durch alle notwendigen Schritte Sollte an Ihrem PC das automatische Ausf hren von CDs deaktiviert sein gehen Sie bitte wie folgt vor 1 ffnen S
27. ichen au er Stra e ST lt 27 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er Postleitzahl PL lt 10 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er Wohnort WO lt 27 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er Telephon privat TP lt 10 Zeichen 0123456789 Telephon gesch ftl TG lt 10 Zeichen 0123456789 Fax FA lt 10 Zeichen 0123456789 Beruf BE lt 27 Zeichen alle druckbaren Zeichen au er 35 KUNDENMEN Geburtstag GB lt 20 Zeichen TT MM JJJJ Anlagedatum AD lt 20 Zeichen TT MM JJJJ Beispiel einer Kundenimportdatei jeweils ein Absatz entspricht einer Zeile in der Importdatei Frau Meier Heidi Waldweg 23 D 56333 M nchen Ost 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Kaufm Angestellte 1 2 1954 Frau Wegmann Susann Am Hasenpfad 13 D 57123 Knielingen 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 1 6 1934 Frau Frierer Anke Karlstra e 12 D 36123 W alldorf 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Kaufm Angestellte 11 2 1934 Frau Adamski Heike Waldweg 23 D 86123 Moosbach 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 10 12 1965 Herr Dichtl Hermann Schlo stra e 23 D 87163 Haltern 09876 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellter 1 12 1956 Frau Meierstadl Anna Burgweg 28 D 16333 Berlin 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 1 7 1945 Frau Wegmann Susann Hirschpfad 13 D 57623 Knielingen 030 65432 09876 65432 09876 65432 Angestellte 6 3 1924 Fr
28. ie den Ordner Arbeitsplatz Hier werden Ihnen alle Festplatten und Laufwerke angezeigt ffnen Sie per Doppelklick das CDRom Laufwerk und starten Sie jetzt per Doppelklick auf die Datei Setup exe oder install exe die Installationsroutine 2 Auf der linken Seite am unteren Bildschirmrand befindet sich die Schaltfl che Start Diese er ffnet den Zugang zu den Anwendungsprogrammen Gehen Sie also zuerst mit der Maus auf den Knopf Start Durch einen Klick auf Start ffnet sich ein Auswahlmen Gehen Sie dann auf Ausf hren Geben Sie jetzt in die Eingabezeile ein d setup oder d install Passen Sie gegebenenfalls den Laufwerksbuchstaben hier d f r Ihr CDRom Laufwerk an EINLEITUNG Das Installationsprogramm wird nun gestartet Nach erfolgreicher Installation befindet sich unter den Anwendungsprogrammen ein Eintrag ber den Sie dann das SKIN Programm aufrufen k nnen Einstellen der Bildschirmaufl sung SKIN arbeitet in den Aufl sungen 800x600 und 1024x768 Bildpunkten Pixel Um in SKIN eine bersichtliche Darstellung zu haben wird eine Aufl sung von 1024x768 Bildpunkten mit 256 Farben empfohlen Bildschirmaufl sung System ffnen Sie das Startmen bewegen Sie den Mauszeiger ber Ein steuerung stellungen Aus dem sich ffnenden Men w hlen Sie System steuerung Doppelklicken Sie auf Anzeige Klicken Sie auf Einstellungen um diese Karteik
29. tarten es erneut dann sind die Filterwerte alle wieder zur ck gesetzt leer Beispiele Untenstehend finden Sie mehrere Beispiele daf r wie die Eingabefelder Kundenfilter des Filtermen s zu belegen sind Sie m ssen hierbei alle Eingabefelder des Men s leer lassen bis auf die unten aufgef hrten Felder aktuelles Datum 20 10 1996 1 Sie wollen alle Kunden herausfiltern die seit mindestens einem halben Jahr nicht mehr zu Ihnen zur Behandlung gekommen sind Eingabe Feld LETZTER BESUCH von leer lassen bis 20 4 1996 2 Sie wollen alle Kunden herausfiltern die im November oder im Dezember Geburtstag haben Eingabe Feld GEBURTSTAG von 1 11 bis 31 12 3 Sie wollen alle weiblichen Kunden herausfiltern die lter als 50 Jahre sind Eingabe Feld GEBURTSTAG von pis 31 12 1946 Feld ANREDE Frau 4 Sie wollen alle m nnlichen Kunden herausfiltern die j nger als 50 Jahre sind 29 KUNDENMEN Eingabe Feld GEBURTSTAG von 1 1 1947 bis Feld ANREDE Herr 5 Sie wollen alle m nnlichen Kunden herausfiltern die j nger als 50 Jahre sind und im Postleitzahlgebiet 761 oder 762 wohnen Eingabe Feld GEBURTSTAG von 31 12 1946 bis Feld ANREDE Herr POSTLEITZAHL von 761 bzw D 761 bis 762 bzw D 762 SUCHEN Wenn Sie im den Filtermen die Schaltfl che SUCHEN bet tigen erscheint ein neues Fenster in dem alle gefundenen Kunden Ihres Kundenstamms angezeigt werden die genau die von Ihn
30. uttyp Ihrer Kunden abzuspeichern Im Feld Anamnese Hautbild befinden sich die drei Schaltfl chen Kopf K rper und Fu Diese f hren zu weiteren Eingabemasken Bei allen Fenstern gilt Wollen Sie nderungen behalten um sie zu speichern dr cken Sie OK wollen Sie Anderungen verwerfen dr cken Sie Abbruch oder Cancel KUNDENMEN Anamnesedaten Kosmetik Kopf In der Eingabemaske f r den Kopf befinden sich wieder Schaltfl chen f r die verschiedenen Bereiche ANAMNESE GESICHT STIRN Hauttyp Bestimmung gro porig normale Haut Turgor vermindert Biisin Tonus vermindert Dermogr sensibel AUGENPARTIE Komedos NASE altersbed Falten E Teleangiektasien KINN Xera HALS 7 DEKOLLET DUPPEN yx Klicken Sie auf einer der Schaltfl chen ffnet sich ein weiteres Fenster Dieses beinhaltet verschiedene Merkmale Klicken Sie auf die zutreffenden Merkmale um die entsprechenden Checkboxen die kleinen K stchen daneben zu markieren Wenn die K stchen mit einem Punkt markiert werden handelt es sich um Alternativauswahlen d h es kann nur ein Merkmal innerhalb eines Feldes ausgew hlt werden Bsp Hauttyp Bestimmung KUNDENMEN Bereich STIRN Werden die K stchen mit einem H kchen versehen k nnen Sie jedes Merkmal aus oder abw hlen Ausgew hlte Merkmale werden mit einem weiteren Mausklick wieder abgew hlt Beispiel der Bereich Stirn
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