Benutzerhandbuch Office 1440
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1. Beachten Sie bitte dass Sie ein sicheres Passwort erstellen sollten welches aus mehreren unterschiedlichen Zeichen besteht Nach erfolgreichem Login erscheint gem ss der Standardeinstellung der Heute Bildschirm Sie k nnen einen Benutzer auch so konfigurieren das er direkt in der Kassenansicht startet statt des Heute Bildschirms Wenn Sie beispielsweise Kellner oder Kassierer besch ftigen welche nicht auf die Verwaltungsmaske zugreifen d rfen Sie k nnen auch abh ngig Ihres Ger tes die Startansicht nach dem einloggen festlegen Hinterlegen Sie in Ihrem Browser die gew nschten Parameter Kundencode F llt automatisch den Kundencode im Feld ein Login F llt automatisch den Login im Feld ein Passwort F llt automatisch das Passwort im Feld ein KasseStarten Wert 1 wenn automatisch Kasse gestartet werden soll OfficeStarten Wert 1 wenn automatisch die Verwaltung gestarten werden soll Untenstehend finden Sie ein Beispiel welches automatisch die Kassenansicht startet https www Office1440 ch Office 1440 Kundencode D76673K9 amp Login Admin amp Passwort IhrPasswo rt amp KasseStarten 1 Seite 6 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Heute Der Heute Bildschirm ist die Standardansicht wenn Sie sich einloggen in Office 1440 ber die Schnellwahltasten haben Sie direkten Zugriff auf wichtige Funktionn innerhalb Office 1440 Kontaktmanagement Rechnungswesen Mahnwesen Warenbewirtschaftung Planung kasse Da2. Bsp Telefon Fax Email etc Bsp Die hinterlegte Telefonnummer Die Korrespondez Deutsch Englisch etc Die Kundennummer Der Ort Die Postleitzahl Die Strasse Die Firmenbezeichnung oder der Namen Bsp Verk ufer Sektret rin CEO Bsp Telefon Fax Email etc Bsp Die hinterlegte Telefonnummer Bsp Sehr geehrter Herr Liebe Frau Bsp Sehr geehrter Herr Liebe Frau Bsp Peter Bsp Musterhofer W hlen Sie diesen Men punkt um neue Briefvorlagen zu erstellen oder zu bearbeiten Sie k nnen ebenfalls Kategorien zu den Vorlagen erfassen Dies erleichtert sp ter die bersicht wenn Sie viele Vorlagen verwenden Seite 10 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Rechnungswesen Innerhalb des Rechnungswesens k nnen Sie Rechnungen schreiben sowie auch Kassenbelege bearbeiten Beachten Sie bitte dass ab einem gewissen Zeitpunkt eine L schung von Rechnungen oder Rechnungspositionen nicht mehr m glich sind und sie storniert werden m ssen Office 1440 Das Kassensystem und Weboffice Kontaktmanagement Rechnungswesen Mahnwesen Warenbewirtschaftung Planung kasse Datensicherung Listen Administration Import Export Hilfe Abmelden Adressen D Suchen West Adresstyp Alle Adressgruppe Alle Adressen e Q AdressiDa Bezeichnung q PLZ or q Strasse a Kontakt Typ 1 a Kontakt 1 Av D Suchen Anzeigen Rechnungen nach Adresse sl Status Alle Rechnungen el von 31 bis 31 CO Rechnungsdatumx Status BelegID
3. Jeden Tag f r Ste da 8 Die Kopfzeile Sie wird von der Berichtkonfiguration Administration gt Rechnung BON Vorgaben amp Einstellungen als Vorgabe bernommen und kann auf dem Beleg noch angepasst werden Ihr Firmenlogo Es kann in der Berichtkonfiguration Administration gt Rechnung BON Vorgaben amp Einstellungen angepasst werden Ihre Firmenadresse Sie kann in der Berichtkonfiguration Administration gt Rechnung BON Vorgaben amp Einstellungen angepasst werden Der Empf nger Standardm ssig die Debitorenadresse auf dem Beleg k nnen jedoch zus tzlich noch Rechnungs und Lieferadresse hinterlegt werden Aktivieren Sie das H kchen beim Druck wenn die Rechnung als Kopie gedruckt werden soll Seite 12 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 6 Das Feld Betreff kann auf dem Beleg editiert werden Dient quasi als Einleitung 7 Bemerkungen k nnen ebenfalls auf dem Beleg erg nzt werden 8 Die Fusszeile Sie wird von der Berichtkonfiguration Administration gt Rechnung BON Vorgaben amp Einstellungen als Vorgabe bernommen und kann auf dem Beleg noch angepasst werden 9 Rechnungsdetails gem ss Ihren Angaben auf der Rechnung bzw Rechnungspositionen Eigene Rechnungsnummer Belegnummer brigens k nnen Sie die Belegnummer ebenfalls individualisieren Unter Administration gt Rechnung BON Vorgaben A Einstellungen klicken Sie auf das Tab Belegnummer Vorgabe Gebe
4. A KNR q Kunde Q PpLZz qtor q Strasse Q Sachbearbeitera Betrag inkl a Betrag exkl Ay Rechnungspositionen D amp Li Suchen O Pos q Artikelbezeichnung q Artikelpreis inkl amp Artikelpreis Exkl a Menge q Rabatt 3 Betrag inkl Av Seite 11 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Rechnung Nat rlich k nnen Sie in Office 1440 ganz einfach Rechnungen erstellen Anbei finden Sie eine bersicht der Felder welche Sie individuell anpassen k nnen Musterfirma Hauptstrasse 382 4002 Basel Jeden Tag f r Ste da 1 Gel officemo 2 KOPIE gt Absender Empf nger Musterfirms Willy Weber Hauptstrasse 382 Weberplatz 810A 4 4002 Basel 8000 Z rich Basel 28 04 2013 Sehr geehrter Herr Weber 6 Dies ist der Betreff Hier finden Sie die einzelnen Rechnungsposition Gem ss unserer Besprechnung haben wir Ihnen einen Rabatt suf den Multimixer Deluxe gew hrt Rechnung 8 Kundenummer ww Sachbearbeiter Peter Muster Rechnungsdatum 28 04 2013 9 Zahlungskondition Innert 10 Tagen Pos Artikelcode Artikelbezeichnung Preis inkl Menge Rabatt Betrag inkl 1 MULTMIX Multimixer Deluxe 49 90 1 20 39 92 2 WEISBRO 1 Kg Weissbrot 3 90 2 7 80 Mwst 19 6 35 7 0 52 Netto exkl 40 82 MwSt 6 90 Netto inkl EUR 47 72 Bemerkungen Besten Dank f r Ihren Einkauf 7 Beschten Sie bitte das unser Ladengesch ft am 01 01 2021 geschlossen ist Tel 0041 D 76 703 1440 Musterfirma Hauptstrasse 382 4002 Basel
5. nicht unterst tzt wird das heisst alle aktuellen Daten werden gel scht und Ihre Sicherung wird wiederhergestellt W hlen Sie einfach Ihre Sicherungsdatei aus und klicken Sie auf Sicherung wiederherstellen die Daten werden anschliessend wiederhergestellt und entsprechen dem Zeitpunkt Ihrer Sicherung Datenbank zur cksetzen W hlen Sie diese Option um Ihre ganze Datenbank zur ckzusetzen Achtung Alle Daten werden gel scht Vergewissern Sie sich vorg ngig das Sie mindestens eine lokale Sicherung Ihrer Daten haben Um sich anschliessen wieder in Office 1440 einloggen zu k nnen ben tigen Sie die Administrator Zugangsdaten die Sie w hrend des Registrierungsprozesses angegeben haben Seite 19 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Listen Unter dem Men punkt Listen finden Sie verschiedene m gliche Auswertungen Seite 20 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Stammdaten Innerhalb der Stammdaten finden Sie die Grunddaten welche zum Betrieb von Office 1440 n tig sind Es empfiehlt sich vor der Inbetriebnahme hier alle Stammdaten sorgf ltig und korrekt zu hinterlegen Benutzer Bearbeiten Sie hier Ihre Mitarbeiter und erstellen Sie g ltige Logindaten W hlen Sie das H kchen Administrator f r spezielle und erweiterte Berechtigungen W hlen Sie ebenfalls eine assoziierte Person aus Diese Person k nnen Sie unter Personen erfassen Es empfiehlt sich eine Adresse mit Ihrem Firmennamen anzulegen und innerhalb die
6. tzlich keine Besonderheiten Seite 32 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Import Artikel In Office 1440 k nnen Sie ganz einfach Ihre Artikel importieren Klicken Sie das entsprechende Men im Verwaltungsbereich Import Export gt Artikelimport an W hlen Sie anschliessend Vorlage herunterladen um die Excel Vorlage zu erhalten Office 1440 erwartet die Daten in diesem Format Momentan sind bis zu 200 Artikel pro Import m glich Ver ndern Sie bitte nicht die Formatierung der Importvorlage Ansonsten k nnen m glicherweise Artikel nicht korrekt importiert werden Zwingende Felder sind Laufnummer Geben Sie hier eine fortlaufende Nummer an 1 2 3 4 5 etc Artikelcode Geben Sie hier den eindeutigen Artikelcode an Existiert bereits ein Artikel mit diesem Code wird er nicht importiert in Office1440 Beispielsweise TSHIRTXL Artikelbezeichnung Die Bezeichnung des Artikels Beispielsweise Herren T Shirt Artikelpreis exkl oder inkl Geben Sie den Inklusiv oder Exklusiv Preis an Wenn Sie nur einen Wert angeben berechnet Office 1440 den anderen automatisch Beispielsweise 21 5 Mwst Satz Diese Eingabe ist zwingend Beispielsweise 2 5 Andere Felder Alle anderen Felder sind nicht obligatorisch Seite 33 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Schnittstellen Rechnung erstellen und Artikel fakturieren Sie k nnen in Office 1440 halbautomatisiert Belege erzeugen rufen Sie die URL im angezeigten For
7. werden gem ss dem Drucker den Sie beim Artikel angegeben haben zusammengefasst und an den entsprechenden Drucker weitergeleitet Es werden Ihnen alle Drucker und Standorte angezeigt W hlen Sie Bestellung abschicken und warten Sie jeweils kurz bis der Vorgang abgeschlossen wurde Vermerk zur Position Hat der Gast spezielle W nsche k nnen diese direkt hinterlegt werden W hlen Sie diese Taste und geben Sie den Zusatztext ein beispielsweise Ohne Zwiebeln Der Vermerk wird direkt auf der Bestellung angezeigt Tischwechsel Hier k nnen Sie einen kompletten Tisch transferieren W hlen Sie diese Taste und anschliessend den Zieltisch um den kompletten Tisch zu transferieren M chten Sie nur Teile eines Tisches transferieren benutzen Sie bitte die Splitt Funktion Seite 28 von 34 Tischverwaltung Allgemeines In Office 1440 steht Ihnen eine komplexe und zugleich einfach zu bedienende Tischverwaltung zur Verf gung Tisch 9 Tisch 17 Tisch 18 Tisch 32 Eingang Tisch 47 Tisch 48 Resenierte Besetze Besettt Kellner Peter Musterhofer Besetzt seit 14 12 Tisch 19 Tisch 49 Bestellte Tisch 20 Tisch 50 Gesperrte Tisch 21 Tisch 22 Tisch 37 Tisch 51 Tisch 52 kassierte Tisch Info Tisch 9 Tisch 23 Langer Tisch Tisch 38 Tisch 39 Tisch 53 Tisch 54 Tischwechsel Tisch reservieren Tisch freigeben Tisch 10 Tisch 11 Tisch 8 Tisch 26 Tisch 40 Tisch 41 Tisch 55 sc
8. Benutzerhandbuch Office 1440 Gi Office id it s easy Adressverwaltung Aufgabenplanung Rechnungswesen Kassensystem Handel oder Gastronomie Lagerverwaltung Serienbriefe Statistiken Und vieles mehr Benutzerhandbuch Office 1440 www office1440 ch www office1440 de www office1440 at www office1440 com Seite 1 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Inhaltsverzeichnis lf Wee EE 2 Willkommen bei Office T440 u u e ee mean 4 EE tee 4 Erste Schritte mit Office HAAL ege aan aaia a andaa a 5 Symb lerkl rungen Aires eine a ent aa anaa 5 Bee Un HE 6 Komakimanago Tu 8 ee ll EE 8 7410 012121 EE 8 Allgemeine Datenaustausch eek 8 Kontaktdaten users ee Be ee anne 9 Ell e EEN 9 Personen zu dieser Adresse u2z0smnnns0onnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnonnnnnnnonnnnnnnennnnnnennnnnnenennnnn nennen 9 NU 9 ad Ce E E ET E E E T E 9 Senenbrie fE sireenin aieiaiei i aiaeei iaaeaie da dee 9 Platzhalter in der Briefvorlage assssesssseessrnessernnnssnnnesnnnnnrnnnntnnnnnnnnnnnttnnnnnnnnnntannnnnnnnnntannnanannnntan naana 10 etale ae TE E 10 DechptpoewEeett A A E E E A A N E O E OE 11 SC aie DEE 11 Eigene Rechnungsnummer Beleonummer nn 13 EK E 14 A EE i E FREE eege T E E ERLTSEE 14 Mahnungen E 14 Mahnung Tue CT EE 14 VUE Ee ue EE 15 Artikel und Lagerbewegungen nenn 15 Artikel bearbeiten re EEE nn nnen nn nnen nn nnen esse nnen ne 15 Ree ue EE 17 Lagereingang Ausgang manuell 17 Lagor poarDele 1 WRERSTE
9. ERPERNTERFERESERER IE EURER IRELELSUERSELES T 17 Late Innen E EE 17 ad EIG ne E 18 BEWEIST WEE 19 Datensicherung ersiellenan zeigen 19 Datensicherung wiederherstellen ran 19 Datenbank zur cksetzen u een SSES ed SSES 19 BCEE 20 Stammdaten 2 a ee ea nn ae nn an anna iaaa aaa iaaii 21 BENUTZEN EE 21 Dru cker Konfigurieren 2 2 0 nennen nennen nn ahnen ENEE EE ed 21 Verwalhung nenn nah ernennen en een the 22 Zanlungskonditionen u eek ee ehr 22 Zahlungsarten EE 22 Banken und el EE 22 Wahbrungen und Kurse eek heran 22 EE 23 Kasseneinstellungen 2 He eek 23 Tish freigeben Gastrosericus aasia ee 23 Warnung bei Tischwahl Gaetro sriiieisiiicennii ansians naa aaa aaea anaa anaa a EER 23 Tischstatus ndern auf Reserviert Gastro 23 ER LE 24 RRE LL 24 2 Gastro Navigation EE 28 CNR EN Ate Ge TEE 31 5 Infodisplay EE 31 6 Direktwahlgruppen ur44400u4nnnnnannnnnnnannnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnannnnnnnannennnnannennnnannnnnnnannnn 31 B lleg nn ET 31 Ee E E A A A O EAA ENTE OE A A E 32 lee ET 32 Seite 2 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 FEEDS S AEEE gedeit dt ade 32 111 10 dE 33 AFtIKEl EE 33 Schnittstellen Beedle nie 34 Rechnung erstellen und Artikel fakturieren anne 34 Seite 3 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Willkommen bei Office 1440 Vielen Dank dass Sie sich f r Office 1440 entschieden haben Office 1440 ist ein Online System
10. Sie hier den EAN Code des Ger tes sowie Ger te oder Herstellerspezifische Seriennummern Sie k nnen bis zu 5 Seriennummern hinterlegen Artikelpreis Geben Sie hier den Artikelpreis Hinterlegen Sie ebenfalls einen MwSt Satz Der Preis wird automatisch berechnet Vorgabemenge Falls Sie eine Vorgabemenge hinterlegen wird bei einem Fakturierungsvorgang diese Menge verwendet Tippen Sie den Artikel in der Kasse wird diese Menge bernommen Gr ssen und Eigenschaften Geben Sie hier die g ngigsten Gr sseneigenschaften an Da in der Realit t tausende von Artikeleigenschaften m glich sind k nnen Sie in Office 1440 freie Eigenschaften definieren In der Tabelle rechts finden Sie diese Angaben Eine Eigenschaft setzt sich immer aus der Bezeichnung und dem Wert zusammen Beispielsweise f r ein Glas Mineral k nnen Sie hier eine Eigenschaft hinterlegen mit Bezeichnung Inhalt und Wert 2di Lieferanten Hinterlegen Sie bis zu 5 Lieferanten und geben Sie den Einkaufspreis an f r sp tere Kalkulationen Die Lagermenge bezieht sich auf die Lagermenge des Lieferanten Die Lieferzeit ist in Anzahl Tagen anzugeben Artikelgruppen Um Artikel besser zu filtrieren und f r detaillierte Auswertungen k nnen Sie dem Artikel bis zu 5 Artikelgruppen zuordnen Seite 15 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Bilder Hinterlegen Sie bis zu 5 Bilder G ngige Formate wie jpg oder bmp werden unterst tzt Lagerbewegungen Hier we
11. Standardm ssig wird immer die aktive angezeigt W hlen Sie die W hrung welche Sie abrechnen m chten falls Sie unterschiedliche W hrungen in der Kasse haben Office 1440 zeigt Ihnen automatisch die W hrungen an welche noch nicht abgerechnet wurden in der aktiven Periode W hlen Sie nichts kommen Sie automatisch immer zur n chsten W hrung Der Anfangsbestand zeigt Ihnen an wie viel Geld am Anfang Ihrer Abrechnungsperiode in der Kassen vorhanden war beispielsweise am Anfang des Tages Der Umsatzeingang zeigt Ihnen an wie viel Geld Sie eingenommen haben Innerhalb der Ein und Auslagen k nnen Sie zus tzlich angeben wie viel Bargeld Sie der Kasse entnommen bzw Sie reingelegt haben Aus diesen Angaben resultiert der Endbestand W hlen Sie abrechnen das System rechnet die Belege ab und schliesst diese Periode Beenden W hlen Sie Beenden um die Kasse zu verlassen Sie befinden sich wieder auf der Loginmaske Seite 27 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 2 Gastro Navigation Die Gastronavigation ist eine Erweiterung zur Standardnavigation und beinhaltet Gastrospezifische Funktionen welche im Alltag eines Gastronomischen Betriebs verwendet werden Tisch w hlen W hlen Sie diese Taste um zur Tischverwaltung zu gelangen Der ausgew hlte Tisch wird bernommen Sie k nnen nun auf diesen Tisch tippen Bestellen Wenn Sie Positionen getippt haben w hlen Sie die Taste Bestellen Alle Positionen
12. ahlgruppen zur Verf gung welche sich jeweils in 35 Direktwahlen unterteilt Dies bietet Ihnen maximale Flexibilit t im Alltagsgesch ft M chten Sie neue Direktwahlen hinterlegen oder bestehende bearbeiten w hlen Sie die Taste Direktwahlen prog Die Taste erscheint jetzt gr n Bis Sie die Taste wieder dr cken befinden sich in diesem Modus und k nnen Direktwahlen bearbeiten durch direktes anklicken W hlen Sie jetzt also eine Gruppe oder eine Direktwahl Die Bearbeitungsmaske ffnet sich W hlen Sie einen Artikel aus und geben Sie eine Kurzbezeichnung an Schliessen die Maske die Direktwahl wurde hinterlegt Sie k nnen Direktwahlen ebenfalls direkt in der Bearbeitungsmaske l schen In wenigen Minuten haben Sie so Ihre Ansicht ganz einfach und individuell an Ihre Filiale angepasst Direktwahlen und Gruppen lassen sich brigens auch innerhalb der Verwaltung bearbeiten Seite 26 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Abrechnung Um Ihr Tagesgesch ft abzuschliessen w hlen Sie Abrechnung In Office 1440 k nnen Sie auch in mehreren W hrungen abrechnen Beispielsweise eine separate Abrechnung f r den Euro Kassenabrechnung Kasse Gastro W hrung EUR el Umsatz nur bezahlte Belege Kassenabrechnungen drucken we Anfangsbestand BAR 490 20 Umsatzeingang BAR 250 00 Einlagen BAR Auslagen BAR O Endbestand BAR ee Falls Sie mehrere Kassen in Ihrer Filiale in Betrieb haben w hlen Sie die korrespondierende Kasse
13. dere Daten werden bei der Generierung von der Rechnung bernommen Sie haben jedoch die M glichkeit hier noch Anpassungen zu machen Wenn Sie die Mahnung per Post versendet haben setzen Sie einen Haken bei Mahnung versendet Dies erleichtert Ihnen sp ter den berblick ber bereits versendete Mahnungen in der Hauptansicht Seite 14 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Warenbewirtschaftung Unter dem Men punkt Warenbewirtschaftung k nnen Sie neue Artikel erstellen oder bestehende anpassen Sie haben hier einen detaillierten Einblick ber alle Lagerbewegungen der jeweiligen Artikel Legen Sie hier Ihren Artikelstamm an Artikel und Lagerbewegungen In der unteren Ansicht finden Sie eine detaillierte Auflistung zu allen Lagerbewegungen des selektierten Artikels Office 1440 bietet die M glichkeit pro Artikel mehrere Lager zu f hren deshalb k nnen Sie die Ansichtsoptionen auf ein spezifisches Lager einschr nken Die Lagermenge welche in der Artikelansicht angegeben ist entspricht der Lagermenge aller Lager zusammen Artikel bearbeiten W hlen Sie das Bearbeitungs oder Neusymbol die Bearbeitungsmaske des Artikels ffnet sich Allgemeine Daten Speichern Sie hier die wichtigsten Daten zu Ihrem Artikel Artikelcode Der Code des Artikels muss eindeutig sein und wird von Ihnen vergeben Artikelzusatz 1 4 Detaillierte Angaben zum Artikel falls die Artikelbezeichnung nicht ausreicht Seriennummer 1 5 EAN Hinterlegen
14. em Kunden zugeordnet Artikel aus Liste W hlen Sie diese Taste falls Sie einen Artikel in der Direktwahlansicht nicht finden und Sie ihn innerhalb der Liste suchen m chte Der Artikel wird anschliessend direkt fakturiert Belege Wenn Sie wieder auf einen bestehenden Beleg tippen m chten ffen Sie diese Maske und w hlen Sie den entsprechenden aus Die Standardeinstellung filtriert alle Belege nach dem heutigen Datum bei ffnen der Maske den Datumsbereich k nnen Sie jedoch w hlen Seite 24 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Splitt Wenn Sie Positionen eines Belegs verschieben m chten auf einen anderen k nnen Sie dies in der Splittansicht machen Auf der linken Seite finden Sie den aktiven Beleg auf der rechten Seite k nnen Sie entweder einen neuen Beleg erzeugen oder einen bestehenden w hlen Haben Sie Gastrofunktionen aktiviert k nnen Sie ebenfalls den Tisch direkt w hlen Verschiebungen von Teilmengen werden nicht unterst tzt Das heisst die Position kann nur komplett verschoben werden Rechnung splitten Quittung Rechnung Quittung Rechnung R Bezeichnung A Preis Q MAQ Betrag X Y R Bezeichnung a Preis q Ma Betrag q Y Drucken Drucken Neuer Beleg Beleg w hlen er Belec Beleg w hlen Kassieren Kassieren Tisch w hlen Tisch w hlen Seite 25 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Direktwahlen programmieren In Office 1440 k nnen Sie bis zu 245 Direktwahlen hinterlegen Ihnen stehen 7 Direktw
15. en und Privatadressen Wenn Sie eine Adresse als Firmenadresse erfassen k nnen Sie zus tzlich Personen zu dieser Adresse erfassen Von der Sekret rin bis zum Gesch ftsf hrer k nnen s mtliche Personen hinterlegt werden Ebenfalls ffnet sich ein neuer Abschnitt in dem Sie detaillierte Angaben zur Firma machen k nnen Deklarieren Sie hingegen die Adresse als Privatadresse so k nnen Sie personspezifische Daten direkt in der Frontmaske eingeben Adresstyp Geben Sie an ob es sich bei der Adresse um einen Kunden oder einen Lieferant handelt Sie k nnen die Adresse als Kunde sowie auch als Lieferant deklarieren damit die Adresse nicht zweimal angelegt werden muss Korrespondenz Bevorzugt der Kunde eine andere Sprache beispielsweise spricht er nur Franz sisch k nnen Sie dies hier angeben Sie haben die Wahl zwischen Deutsch Englisch Italienisch Franz sisch und einer frei definierbaren Anhand der Korrespondenz k nnen Sie sprachspezifische Mahnungen oder Rechnungen generieren Das heisst Sie k nnen in den Berichtformatierungen oder in den Mahntexten pro Sprache verschiedene Texte hinterlegen Kundennummer Die Kundennummer sollte eindeutig sein und wird von Ihnen vergeben Wenn Sie keine vergeben m chten lassen Sie das Feld leer Office 1440 erstellt dann automatisch eine eindeutige Nummer bei speichern der Adresse Seite 8 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Kontaktdaten Sie k nnen pro Adresse und pro Person 10 Kontak
16. end falls Zahlungen in einer W hrung get tigt werden Seite 22 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Kasse Kasseneinstellungen In Office 1440 k nnen Sie mehrere Kassen erfassen falls Sie in Ihrer Filiale mehr als eine Kasse in Betrieb haben Geben Sie eine g ltige Kassenbezeichnung an Den Quittungsdrucker m ssen Sie hinterlegen damit Office 1440 weiss auf welchem Drucker standardm ssig gedruckt wird bei Verwendung dieser Kasse Der Standardkunde wird automatisch verwendet beim starten der Kasse In der Regel wird hier der Passant angegeben Falls Sie ein gastronomisches Unternehmen betreiben finden Sie unter Gastro diverse spezifische Einstellungen W hlen Sie innerhalb des Men s Aufl sung eine Option die Ihrem Ger t am besten entspricht Tisch freigeben Gastro Geben Sie hier die Zeit an wann der Tisch nach Kassieren automatisch freigegeben werden soll W hlen Sie automatisch falls der Kassierer Kellner nicht gefragt werden soll Wird beispielsweise ein Tisch kassiert und Sie haben 10 Minuten hinterlegt so wird nach 10 Minuten der Status des Tisches auf Frei ge ndert und der Tisch kann wieder f r neue G ste verwendet werden Ist keine Angabe hinterlegt wird der Tisch nie vom System freigegeben Warnung bei Tischwahl Gastro Hinterlegen Sie zum Beispiel eine Stunde Der Kellner nimmt die Bestellung bei den G sten auf und verschickt diese Wenn er sich jetzt eine Stunde sp ter die Tischwahl a
17. ew hlten Datum zu einer definitiven Reservation bernommen Tisch kassieren M chten Sie direkt eine Zahlung vornehmen w hlen Sie diese Taste Tisch Info Unterhalb der Tischansicht steht Ihnen ein Informationsfenster zur Verf gung Dies erscheint wenn Sie mit der Maus ber den Tisch fahren Falls Sie mit einem Touchscreen arbeiten k nnen Sie die Infotaste w hlen und anschliessend den entsprechenden Tisch Seite 30 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 3 Tastenblock Der Tastenblock erm glicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Handhabung Geben Sie beispielsweise den Preis an und w hlen Sie Preis um den Preis einer Position direkt zu ver ndern Oder geben Sie die Menge an und w hlen Sie anschliessend die Direktwahl Des Weiteren stehen Ihnen allt gliche Funktionen zur Verf gung wie l schen stornieren bearbeiten Rabatt etc Rabatt k nnen Sie auf eine einzelne Position sowie auf den ganzen Beleg anwenden 4 Quittungsansicht In der Quittungsansicht sehen Sie bereits getippte Positionen 5 Infodisplay Das Infodisplay gibt Ihnen Auskunft ber relevante Daten Dr cken Sie Kundeninfo um detaillierte Informationen ber den aktuellen Kunden zu erfahren Umsatz etc 6 Direktwahlgruppen W hlen Sie eine der Direktwahlgruppen um die entsprechenden Direktwahlen anzeigen zu lassen Sie k nne bis zu 7 Gruppen definieren 7 Direktwahlen W hlen Sie eine der Direktwahlen um den korrespond
18. generieren k nnen Serienbriefe In Office 1440 k nnen Sie einfach und schnell Serienbriefe generieren Wenn Sie sich in der Adressmaske oder der Personenmaske befinden k nnen Sie die gew nschten Adressen Personen markieren und Serienbrief generieren w hlen unter weitere Aktionen W hlen Sie entweder eine Vorlage aus oder geben Sie den Pfad einer RTF Datei an Wenn Sie im Word ein Dokument bearbeiten speichern Sie es im RTF Format Integrierte Grafiken werden nicht unterst tzt Der Serienbrief wird generiert und angezeigt als PDF oder direkt gedruckt Beachten Sie bitte dass wenn Sie einen Serienbrief anhand markierter Personen erstellen Ihnen die Adresseigenschaften ebenfalls zur Verf gung stehen sofern die Person einer Adresse zugeordnet ist Seite 9 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Platzhalter in der Briefvorlage Geben Sie im Dokument die gew nschten Platzhalter an Bei der Generierung des Serienbriefes werden diese mit den Angaben der Adresse oder der Person ersetzt M gliche Platzhalter f r Adressen sind AdressenAdresstyp AdressenKontakttyp1 Bis 10 AdressenKontakt1 Bis 10 AdressenKorrespondenz AdressenKundennummer AdressenOrt AdressenPLZ AdressenStrasse AdressenAdressbezeichnung M gliche Platzhalter f r Personen sind PersonFunktion PersonKontakttyp1 Bis 10 PersonKontakt1 Bis 10 PersonBriefanrede PersonAnrede PersonVorname PersonName Briefvorlagen Kunde oder Lieferant
19. gt bei der Fakturierung eines Artikels Bedingung ist das Sie den Artikel als Lagerartikel gespeichert und einem Lagerort zugewiesen haben W hlen Sie das Neusymbol um eine manuelle Lagerbewegung zu erzeugen ohne Beleg Sie k nnen auch in der Hauptnavigation Lagereingang Ausgang manuell w hlen um schneller zum entsprechenden Men zu gelangen Sie k nnen w hlen zwischen Lagereingang und Lagerausgang W hlen Sie anschliessend das Bearbeiten Symbol wenn sie noch weitere Angaben machen wollen wie beispielsweise eine Lieferscheinnummer oder einen Kommentar Beachten Sie bitte dass die Lagerauswahl nur erscheint wenn Sie dem Artikel mehrere Lager zugewiesen haben ansonsten wird automatisch das einzig zugewiesene verwendet M chten Sie unabh ngig von dem zugewiesenen Lager immer das gleiche verwenden so k nnen Sie dies in den Kasseneinstellungen hinterlegen Bei jeder Lagerbewegung wird dann nur das angegebene Lager verwendet ausser nat rlich bei Stornoaktionen Lagereingang Ausgang manuell W hlen Sie diese Option um manuell einen Lagereingang oder einen Lagerausgang zu verbuchen Lager bearbeiten Innerhalb dieses Men s k nnen Sie neue Lager erfassen oder bestehende anpassen Wenn Sie ein Artikel bearbeiten k nnen Sie den Artikel dem entsprechenden Lager zuweisen Aktionen planen M chten Sie in einem gewissen Zeitraum einen Rabatt auf Artikel geben k nnen Sie dies unter diesem Men punkt erledigen Folgende O
20. hliessen Sie k nnen 55 Tische in 11 R umen hinterlegen Dies bietet Ihnen die M glichkeit bis 605 Tische zu programmieren Innerhalb der Ansicht k nnen Sie die angezeigten Tische nach Status eingrenzen Wurde hinter einem Tisch ein Kommentar hinterlegt k nnen Sie auch da Suchfeld unterhalb der Tischansicht nutzen Geben Sie den gew nschten Begriff ein und die Tische werden filtriert Dies kann unter anderem bei Reservationen hilfreich sein Neben der Ansicht stehen Ihnen diverse Aktionen zur Verf gung Tisch bearbeiten W hlen Sie diese Taste um dem Tisch zu bearbeiten Sie k nnen diverse Angaben wie beispielsweise Anzahl Pl tze Bezeichnung des Tisches einen Kommentar etc Tischwechsel W hlen Sie diese Taste um einen kompletten Tisch zu transferieren Tisch freigeben W hlen Sie diese Taste um den Tisch freizugeben falls er besetzt ist Office 1440 bietet Ihnen auch die M glichkeit den Tisch automatisch nach einer gewissen Zeit freizugeben Kasseneinstellungen Benutzerhandbuch Office 1440 Tisch reservieren W hlen Sie diese Taste um den Tisch zu reservieren M chten Sie den Tisch sofort reservieren ndern Sie einfach den Status auf reserviert und geben Sie den Namen an M chten Sie den Tisch momentan noch nutzen und die Reservation erst auf ein sp teres Datum legen w hlen Sie das Neusymbol im Reservationsfenster unten Die geplante Reservation wird gem ss Ihren Kasseneinstellungen automatisch am g
21. ieren Wie bei der Aufgabenansicht k nnen sie den Ausdruck auch nach Kategorie und anderen Kriterien filtrieren Seite 18 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Datensicherung Office 1440 bietet Ihnen die M glichkeit Ihre Daten lokal zu sichern Die Daten sind nicht einsehbar und passwortgesch tzt Wir empfehlen dass Sie die Daten in regelm ssigen Abst nden sichern Office 1440 sichert Ihre Daten nicht Wenn Sie also Daten manuell l schen und keine Sicherung vorhanden ist sind diese Daten unwiderruflich verloren Datensicherung erstellen anzeigen Um eine neue Sicherung zu erstellen klicken Sie auf das Neusymbol Die Bearbeitungsmaske der Sicherung erscheint W hlen Sie Sicherung jetzt erstellen Office 1440 startet jetzt den Sicherungsprozess Ihrer Daten bitte warten Sie bis dieser Vorgang abgeschlossen ist Die Taste Sicherung herunterladen erscheint sobald der Prozess abgeschlossen ist bet tigen Sie diese Taste um anschliessend Ihre Sicherung lokal zu speichern Bewahren Sie diese Sicherungsdatei sorgf ltig auf In der Hauptansicht sehen Sie wer die Sicherung erstellt hat sowie weitere Angaben beispielsweise die Gr sser der Sicherung oder die Anzahl Datens tze welche gesichert wurden Datensicherung wiederherstellen Haben Sie versehentlich Daten gel scht k nnen Sie diese manuell anhand Ihrer letzten Datensicherung wiederherstellen Bitte beachten Sie das eine sequentielle Wiederherstellung der Daten
22. ierenden Artikel zu fakturieren Seite 31 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Export Generell sind alle Exporte in diesem Bereich nur als Excel Datei XLS verf gbar Umsatzexport In Office 1440 k nnen Sie ganz einfach Ihre Umsatzdaten exportieren Klicken Sie das entsprechende Men im Verwaltungsbereich Import Export gt Umsatzexport an In der Excel Umsatzliste finden Sie pro Zeile eine Rechnungsposition Um die Totale einfacher zu berechnen werden die Belegtotale nur einmal auf der letzten Rechnungsposition aufgef hrt Bitte beachten Sie hierbei dass bei Verwendung von Belegrabatten dies nicht zwingendermassen ber cksichtigt wird bei den Totalen der Rechnungsposition Daher sollten Sie in diesem Fall die Totalen der Belege verwenden f r Umsatzrelevante Auswertungen oder den Belegrabatt prozentual auf die Positionen verteilen Wenn Sie nicht mit Belegrabatten arbeiten und nur Rabatte auf Positionsebene verwenden k nnen Sie alle Spalten f r Umsatzrelevante Berechnungen verwenden Zus tzliche Artikelinformationen wie beispielsweise Artikelgruppe1 5 EAN Code etc sind nicht als Rechnungsinformation gespeichert sondern referenzieren auf den Artikel Das heisst wenn Sie den Artikel ndern k nnen sich diese Angaben in einem neuen Export ebenfalls ndern da sie sich ausserhalb des Snapshots befinden Adressexport Der Adressexport dient dazu Kunden oder Lieferanteninformationen zu extrahieren Hier gibt es grunds
23. mat auf https www Office1440 ch Office1440 Modus BelegErstellen amp Artikel SK SB amp Menge 2 3 amp KNR KU N1006 amp Referenz EXT002 Modus BelegErstellen Artikel Artikelcodes Semikolon getrennt Menge Menge des jeweiligen Artikels in Reihenfolge KNR Kundennummer von Ihnen vergeben im System Referenz Eindeutige externe Referenz um den Beleg zu identifizieren Wenn alle Angaben korrekt sind wird der Beleg mit den entsprechenden Positionen erzeugt Seite 34 von 34
24. n Sie den Text an beispielsweise BELEG XYZ Geben Sie den Inkrementierungswert an bsp 1000 Die System Belegnummer wird nun immer um den 1000 erh ht Die Belegnummer wird dementsprechend generiert wenn Sie eine neue Rechnung bzw Bon erstellen In diesem Beispiel f r Beleg 63 BELEG XYZ 1063 Die Nummer wird innerhalb der Rechnung BON angezeigt Seite 13 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Mahnwesen Mahntexte Hinterlegen Sie Mahntexte in verschiedenen Sprachen Anhand der gew hlten Korrespondenz und der Mahnstufe wird dann der entsprechende Mahntext verwendet wenn Sie eine Mahnung ausdrucken Sie k nnen dem Mahntexte eine Stufe von 1 bis 5 zuweisen Mahnungen Wenn Sie ber den Text Mahnungen mit der Maus fahren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verf gung Mahnungen drucken ffnet das Druckmen f r die selektierte Mahnung Mahnstufe f r markierte Erh ht die Mahnstufe f r alle markierten Mahnungen um eine Stufe erh hen Nichtbezahlte Rechnungen Pr ft alle Rechnungen mit Status Offen oder Teilbezahlt berschreitet pr fen das heutige Datum das Rechnungsdatum mit den hinterlegten Tagen der Zahlungskondition so wird automatisch eine Mahnung generiert welche die Stufe Eins erh lt In der Ansicht k nnen Sie alle Mahnungen filtrieren nach Stufe nach Versendet oder nach Verzug gr sser als X Tage Mahnung bearbeiten Editieren Sie hier manuell die Stufe und andere Daten Die Betr ge und an
25. nzeigen l sst erscheint automatisch eine Warnung dass dieser Tisch schon lange wartet Tischstatus ndern auf Reserviert Gastro In Office 1440 steht Ihnen ein Reservationsplan f r die Tische zur Verf gung Geben Sie hier die Zeit an in welcher eine zuk nftige Reservation f r den Tisch bernommen werden muss Angenommen heute ist Dienstag und Sie haben eine Reservation f r Mittwoch 12 00 Uhr So m chten Sie den Tisch heute eventuell noch nutzen Geben Sie also im Einstellungsfeld 2 Stunden an Der Tisch bleibt dann frei oder besetzt bis am Mittwoch um 10 00 Uhr Danach wechselt der Status automatisch auf Reserviert W hlen Sie automatisch falls der Kassierer Kellner nicht gefragt werden soll Seite 23 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Kasse starten W hlen Sie Kasse starten um die Office 1440 Kassenl sung zu starten Peter Musterhofer 28 04 2013 Gastro Kunde Kunde Ku Bezeichnung Preis Anz Total Pizza Quattro Stagioni Flammkuchen Antipasti Teller 1 4 7 Funghi 9 ze Tisch w hlen Bestellen Neuer Beleg Kunde w hlen Akel aus Leite 1 Navigation Neuer Beleg W hlen Sie diese Taste falls Sie einen neuen Beleg erzeugen m chten Kunde w hlen ei BE Le FLK K se Quattro Vermerk zur Position Splitt Direktwahlen prog Abrechnung W hlen Sie diese Tasten falls Sie einen anderen Kunden w hlen m chten Die anschliessend getippte Quittung wird dies
26. p wird ein spezifischer Dateityp erstellt den Sie mit dem jeweiligen Programm verkn pfen k nnen Ist die Verkn pfung erfolgreich wird vom Drucker eine Best tigung ausgedruckt Da Office 1440 eine Webbasierte Applikationen ist aus Sicherheitsgr nden ein direkter Druck nur auf diesem Weg m glich F hren Sie diese Aktion f r alle Ihre Drucker aus Seite 21 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Verwaltung Innerhalb der Verwaltung finden Sie Anreden Briefanreden und Kontakttypen Die Kontakttypen k nnen Sie innerhalb der Adressen und Personen verwenden Kontakttypen sind beispielsweise Telefon Email Homepage Fax etc Zahlungskonditionen Hinterlegen Sie hier Ihre Zahlungskonditionen f r Rechnungen W hlen Sie den Haken Vorgabekondition damit bei der Rechnungserstellung automatisch diese Kondition verwendet wird Das Skonto dient zur Information und wird vom System nicht berechnet Hinterlegen Sie bitte die korrekte Anzahl der Tage Mahnungen innerhalb des Mahnwesens werden anhand dieser Information generiert Zahlungsarten Hinterlegen Sie Ihre verwendeten Zahlungsarten f r den reibungslosen Kassen oder Rechnungsbetrieb Sie k nnen angeben auf welcher Taste die Zahlungsart erscheinen soll Es stehen 7 Schnelltasten zur Verf gung Banken und Konten Banken und Konten k nnen Sie unter diesem Men punkt hinterlegen W hrungen und Kurse Geben Sie hier Kurse und W hrungen an Dieser Kurs ist massgeb
27. ptionen stehen Ihnen zur Verf gung Datum von Datum bis Der G ltigkeitsbereich der Aktion Zeit von Zeit bis Die g ltige Zeit innerhalb des gew hlten Datumsbereiches wenn 0 hinterlegt ist gilt die Aktion 24 Stunden pro Tag Artikelgruppe W hlen Sie eine Gruppe um die Aktion f r alle Artikel einer Gruppe anzuwenden Artikel W hlen Sie einen Artikel falls die Aktion nur f r diesen Artikel g ltig sein soll Preis inkl Der Artikelpreis wird ersetzt mit diesem Preis Rabatt inkl Der Rabatt wird vom Artikelpreis abgezogen Rabatt Der Rabatt prozentual vom Artikelpreis abgezogen G ltig ab Menge Ab welcher Menge der Rabatt g ltig sein soll Rabatt ausweisen Falls Sie eine Ausweisung der Preisreduktion w nschen wird ein Rabatt automatisch angewendet Falls der Rabatt nicht ausgewiesen werden soll wird der Bruttopreis der fakturierten Position angepasst Seite 17 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Planung Innerhalb des Planungsmoduls k nnen Sie Aufgaben erfassen und bearbeiten Sie k nnen ebenfalls Aufgaben f r andere Personen Mitarbeiter erstellen Erstellen Sie eigene Kategorien f r eine bessere bersicht und filtrieren Sie Aufgaben nach gew nschten Kriterien Sie haben die M glichkeit Aufgaben als bersicht zu drucken oder als Checkliste W hlen Sie Checkliste erscheint die Vorschau im Hochformat mit einem leeren K stchen neben der Aufgabe Auf diese Weise k nnen Sie einfach verschiedene Pendenzen deleg
28. rden alle Bewegungen zum aktuellen Artikel aufgef hrt Das Lager ist einstellbar Lagerdaten W hlen Sie den Haken Lagerartikel an damit Bewegungen protokolliert werden ansonsten zeichnet Lager W hlen Sie eines der Lager die Sie im Lagerstamm hinterlegt haben Lagerort Geben Sie den Lagerort des Artikels an Beispiel Halle 1 Schrank Regal Geben Sie den Schrank oder das Regal an wo sich der Artikel befindet Beispiel Schrank 1 Ablage Geben Sie die Ablage des Artikels innerhalb des Schranks oder des Regals an Fach Geben Sie das Fach innerhalb der Ablage des Schranks oder des Regals an In den Auswertungen beispielsweise der Lagerinventur k nnen Sie die Artikel nach diesen Ebenen sortieren Die Bezeichnungen sind hier massgebend f r die Reihenfolge W hlen Sie unbedingt speichern um die Angaben zu speichern ansonsten wird die aktuelle Maske verworfen Gastro Wenn Sie ein Gastronomisches Unternehmen betreiben und Gastrofunktionen f r die Kasse aktiviert haben k nnen Sie hier angeben welcher Drucker bei einer Bestellung verwendet werden muss Handelt es sich beispielsweisse um eine Pizza so kann der Bondrucker der Pizzeria eingestellt werden handelt es sich um Spaghetti so kann der Bondrucker der K che eingestellt werden Dies gew hrleistet dass alle Bestellungen automatisch am richtigen Ort landen Seite 16 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Lagerbewegung Lagerbewegungen werden automatisch erzeu
29. ser Adresse alle Mitarbeiter detailliert zu erfassen Drucker konfigurieren W hlen Sie das Neu oder Bearbeitensymbol Die Bearbeitungsmaske des Druckers ffnet sich Hinterlegen Sie im Feld Bezeichnung den Windowsname des Druckers diese Bezeichnung darf keine Leer oder Spezialzeichen enthalten W hlen Sie den Standort des Druckers dies ist besonders wichtig falls Sie zus tzliche Gastrofunktionen nutzen Beispielsweise wird bei der Bestellung dieser Standort angegeben Falls es sich um einen Bondrucker handelt k nnen Sie beim Drucktyp das Format angeben Teilweise funktioniert der RTF Ausdruck schneller als der PDF Ausdruck Beim PDF Ausdruck stehen jedoch bessere Formatierungsoptionen zur Verf gung Testen Sie vorg ngig was bei Ihrem Drucker am besten unterst tzt wird Beim RTF Druck ben tigen Sie Micrsoft Windows und Wordpad f r einen Druck ohne Vorschau Beim PDF Druck ben tigen Sie Adobe Reader f r einen Druck ohne Vorschau Falls Sie diese Optionen w hlen hinterlegen Sie bitte den richtigen Pfad des Adobe Reades samt der EXE Datei Bsp C Program Files Adobe Reader 10 0 Reader AcroRd32 exe W hlen Sie Vorschau wird das PDF direkt am Bildschirm angezeigt Haben Sie alle diese Informationen vervollst ndigt klicken Sie auf weiter oder auf druck automatisieren Folgen Sie der Anweisung und laden Sie das Druckerspezifische Programm herunter speichern Sie es an einem zug nglichen Ort F r jeden Drucker und Druckty
30. tensicherung Listen Administration Import Export Hilfe Abmelden Starten Starten Sie direkt in Office 1440 mit den Schnellstart Tasten AR N i Rechnungen EN Mahnungen j Auswertungen und Listen CT Kasse starten Ip Aufgaben und Checklisten N Verwalten Verwalten Sie Ihre Daten einfach its easy bk AS Produkte e Kassen ee Drucker Lager EM Kunden amp Lieferanten amp i Mitarbeiter Benutzer wk be Seite 7 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Kontaktmanagement Innerhalb des Kontaktmanagements haben Sie die M glichkeit Ihren Kunden und Lieferantenstamm anzulegen sowie auch Adressgruppen zu verwalten Adressgruppen Legen Sie Adressgruppen an um Ihre Adressen einfacher und bersichtlicher zu verwalten Sie k nnen bereits erfasste Adressen auch nach Gruppen filtrieren Adressen Erfassen Sie neue Kunden und Lieferanten in der Adressverwaltung Um weitere Aktionen durchzuf hren klicken Sie auf Weitere Aktionen unterhalb des Suchfeldes Eine weitere Maske ffnet sich in der Sie Serienbriefe anhand markierter Adressen generieren k nnen W hlen Sie die Bearbeiten Taste um eine bestehende Adresse zu bearbeiten oder w hlen Sie das Neu Symbol um eine neue zu erfassen In beiden F llen ffnet sich die Bearbeitungsmaske in der Sie die Adresse bearbeiten k nnen Allgemeine Daten Firmenadresse Privatperson Differenzieren Sie zwischen Firmenadress
31. tm glichkeiten angeben Den Kontakttyp beispielsweise E Mail Telefonnummer Fax etc k nnen Sie in den Stammdaten unter Verwaltung hinterlegen Haben Sie ein Feld vervollst ndigt steht Ihnen ein weiteres zur Auswahl Gruppe W hlen Sie Gruppe um die Adresse einer oder mehreren Adressgruppen hinzuzuf gen Beachten Sie dass Sie eine Adresse maximal 5 Gruppen zuordnen k nnen Eine Filtrierung nach Gruppe ist in der Adressansicht ebenfalls m glich Personen zu dieser Adresse In diesem Men k nnen Sie Personen zu einer Adresse erfassen oder bearbeiten Diverses Geben Sie an ob der Kunde eine Mahnsperre hat Falls der Kunde eine Mahnsperre hat wird er nicht ber cksichtigt bei automatischer Generierung von Mahnungen gem ss den Zahlungskonditionen Personen Erfassen Sie hier Personen Diese k nnen einer Adresse zugeordnet werden Beachten Sie bitte dass wenn Sie als Administrator neue Benutzer erfassen Sie diese mit einer Person assoziieren k nnen um detaillierte Angaben zu speichern Das heisst pro Benutzer sollte eine korrespondierende Person hinterlegt sein Es empfiehlt sich daher eine Firmenadresse zu er ffnen und die Mitarbeiter dort zu hinterlegen Bei der Bearbeitung des Benutzers k nnen Sie die entsprechende Person verkn pfen Um weitere Aktionen durchzuf hren klicken Sie auf Weitere Aktionen unterhalb des Suchfeldes Eine weitere Maske ffnet sich in der Sie Serienbriefe anhand markierter Personen
32. welches Ihnen erm glicht diverse Gesch ftsprozesse im Arbeitsalltag zu erleichtern Office 1440 ist nur im Web verf gbar dadurch profitieren Sie von einer Plattform Installations sowie Ortsunabh ngigen Arbeitsumgebung Ihre erfassten Daten werden alle in einer eigens f r Sie angelegten Datenbank abgespeichert Sie haben die M glichkeit diese Daten lokal zu sichern zu l schen und wiederherzustellen Systemanforderungen PC mit Pentiume Klasse CPU 800 MHz oder schneller Mind 512 MB RAM 1 GB oder mehr insbesondere f r Windows Vista empfohlen Microsoft Windows 2000 XP Vista 7 oder Server 2003 2008 32 und 64 Bit Permanenter Internet Zugang Breitband und Flatrate empfohlen Google Chrome als Internet Browser wird empfohlen Eine Aufl sung von min 1280x1024 wird empfohlen Da Office 1440 im Web l uft und somit gr sstenteils Plattformunabh ngig ist kann die Arbeitsumgebung auch auf anderen Ger ten verwendet werden M gliche Ger te sind iPad Tablet PC MAC PC Android Tablets Und andere Falls Sie sich nicht sicher sind ob Office 1440 auf Ihrem Ger t l uft empfehlen wir Ihnen vorg ngig das Demokonto zu nutzen Seite 4 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Erste Schritte mit Office 1440 Bevor Sie mit Office 1440 starten empfehlen wir Ihnen zuerst die Symbolerkl rungen sowie den Abschnitt Stammdaten durchlesen Symbolerkl rungen Im Verlaufe der Benutzung von Office 1440 werden Sie immer
33. wieder auf gleiche Symbole und Standards treffen Eine kurze Erkl rung finden Sie in diesem Abschnitt D Das Symbol steht f r Neu und erm glicht es Ihnen einen neuen Datensatz zu erfassen N ine Das Symbol steht f r Bearbeiten und erm glicht es Ihnen einen bestehenden Datensatz zu bearbeiten Das Symbol steht f r L schen und erm glicht es Ihnen einen bestehenden Datensatz zu l schen Beachten Sie jedoch dass je nach Berechtigung nicht jedem Benutzer diese M glichkeit zur Verf gung steht Das Symbol steht f r Suchen und erm glicht es Ihnen die aktuelle Ansicht nach Ihrem Suchbegriff zu filtrieren Grunds tzlich weitet sich dich Suchfunktion immer ber mehrere Felder der betroffenen Tabelle Seite 5 von 34 Benutzerhandbuch Office 1440 Login Sie werden aufgefordert Ihren Kundencode Ihren Login sowie das Passwort anzugeben Bei der Neuer ffnung Ihres Kontos haben Sie alle notwendigen Angaben erhalten Check In Kundencode D76673K9 Login Admin Passwort W N e 1 Der eindeutige Code ihres Gesch ftes kann je nach Filiale variieren 2 Der eindeutige Name des Benutzer oder Systemadministrators 3 Das Passwort welches Sie zugewiesen haben oder beim Registrationsprozess erhalten haben Sollten Sie Ihre Datenbank zur cksetzen kann sich nur noch der Systemadministrator einloggen Diese Zugangsdaten haben Sie nach abschliessen des Registrationsprozesses per Mail erhalten
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