VTX Conferencing Quick User Guide
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1. 1T gt FUNKTIONEN MODERATOR 0 Mit einem Operator sprechen 1 Eigene Leitung auf stumm sprechen schalten 2 Teilnehmerleitung auf stumm sprechen schalten 4 Konferenzzugang sperren entsperren 6 Anruf nach dem Trennen durch den Moderator beenden 8 Status der Konferenz ffnen Sie das Moderatormen und dr cken Sie dann die Ziffer 1 Alle Teilnehmer trennen Nummer bzw Name des Teilnehmers Option anh ren Q 3 Konferenz sperren entsperren 4 Nebenkonferenz mit dem letzten Anrufer Dr cken Sie 1 um beide zur Konferenz zur ckzukehren 5 Aufnahme beginnen Dr cken der 1 Pause Dr cken der 2 Aufnahme beenden Dr cken der 3 Referenznummer der Konferenz anh ren 6 Rechnungsnummer eingeben Dr cken Sie um zur Konferenz zur ckzukehren 2 Nehmen Sie eine pers nliche Begr ssung auf Dr cken der 1 Abspielen Dr cken der 2 Aufzeichnen Dr cken der 3 L schen Dr cken Sie eine beliebige Taste um das Men zu verlassen WIEDERGABE EINER KONFERENZ O O O O 2 DD 08 W hlen Sie Ihre Konferenz Wiedergabenummer Sie ist auf Ihrem Kundenblatt aufgef hrt Geben Sie Ihre Wiedergabe Referenznummer und ein Ihre letzten sechs Aufnahmen sind abrufbar Sie haben folgende Optionen dr cken Sie um das Men zu berspringen Durch Dr cken von k nnen Sie jederzeit zum Beginn der Konferenz zur ckkehren Zur ckspulen Vorspulen F r 1 Minute dr cken Sie 1 3 F2. Modus befindet sind automatisch alle Teilnehmer stumm geschaltet W hrend der Konferenz m ssen Sie Ihre Teilnehmer darauf hinweisen dass sie 01 auf ihrer Telefontastatur dr cken m ssen wenn sie eine Frage stellen wollen Durch Dr cken der 02 zieht der Teilnehmer die Frage zur ck und scheidet aus der Q amp A Reihe aus F r Sie als Moderator stellt sich die Q amp A Runde wie folgt dar QA 1 Jane Doe QA 2 John Doe QA 3 Tom Smith o Klicken Sie auf BIQ anda in der Moderator Steuerleiste um folgende Optionen aufzurufen Sprechm glichkeiten geben Teilnehmer die eine Frage stellen wollen werden automatisch auf sprechend geschaltet QBA Reihe l schen L scht die Anfragen aller Teilnehmer in der Q amp A Warteschleife o Mtt einem Klick auf den Teilnehmernamen k nnen Sie ihn aus der Q amp A Reihe entfemen Der Teilnehmer darf keine Fragen mehr stellen seine Fragen werden bersprungen ans Ende der Reihenfolge setzen Die Frage des Teilnehmers an die letzte Stelle setzen Reihenfolge ndem Die Reihenfolge der Teilnehmer in der Warteschleife wird ge ndert Nachdem eine Frage beantwortet wurde klicken Sie auf den Namen des n chsten Teilnehmers um mit der n chsten Frage weiterzufahren VTX Conferencing Userguide Audio Web interface 09 2009 Proche de vous In Ihrer N he VTX TELECOM GROUP Vicino a voi
3. r 5 Minuten dr cken Sie 4 6 F r 20 Minuten dr cken Sie 7 9 Dr cken der 5 Anhalten Fortsetzen Dr cken der 2 Lautst rke erh hen Dr cken der 8 Lautst rke senken Dr cken der Konferenzaufnahme verlassen und eine andere Konferenzaufnahme ffnen gt VTX CONFERENCING WEBPORTAL Halten Proche de vous In Ihrer N he VTX TELECOM GROUP Vicino a voi Sie Ihre Audiokonferenz online ab oder planen Sie zuk nftige Konferenzen Loggen Sie sich im VTX Kiosk ein und klicken Sie dort auf den Link VTX Conferencing oder gehen Sie direkt zu http AMtx anywhereconference com Geben Sie Ihr Web Login ein Geben Sie Ihren Moderator PIN Code ein Klicken Sie auf Verbindung gt gt VTX Conferencing Userguide Audio Web interface 09 2009 iT gt gt VTX CONFERENCING BENUTZERHANDBUCH F R DIE AUDIOKONSOLE MODERATOR Greifen Sie auf die Audiokonsole von VTX Conferencing zu Halten Sie Ihre Audiokonferenz online und in Echtzeit ab HERSTELLUNG DER VERBINDUNG o Gehen Sie zur Audiokonsole VTX Conferencing http Atx anywhereconference com Geben Sie Ihr Web Login und Ihren Moderator PIN Code ein Klicken Sie auf Go Sie gelangen zum Webkonferenztool von VTX Conferencing das an Ihr Audiokonferenz Tool gekoppelt ist Klicken Sie auf Zur Audiokonferenz umschalten um auf die Audiokonsole zu gelangen Auf Ihrem Bildschirm werden die Teilnehmer und ihr Name angegeben sofem Sie diese zuvor in Ihrem Adressbuch eingetragen
4. bevor sie sprechen Informieren Sie alle Teilnehmer und vor allem Mobilfunk Teilnehmer ber die Stumm Funktion 1 Gehen Sie die auf der Tagesordnung stehenden Themen durch Wenn Sie Hilfe brauchen dr cken Sie O auf Ihrer Telefontastatur Der Kundendienst wird Ihnen weiterhelfen Am Schluss der Konferenz Fassen Sie die wichtigsten Punkte der Konferenz zusammen Besprechen Sie das Datum und die Uhrzeit der n chsten Telefonkonferenz Nach der Konferenz Versenden Sie das Sitzungsprotokoll einschliesslich Veroindungsinformationen f r die n chste Konferenz an die Teilnehmer N tzliche Hinweise f r Mobiltelefone Denken Sie an die Stumm Funktion 1 Ein und Ausschalten des Mikrofons wenn Sie in einer lauten Umgebung telefonieren Versuchen Sie in einem Gebiet mit stabiler Mobilfunkverbindung zu bleiben Um Zeit zu sparen geben Sie Ihre Zugangsnummer Ihren PIN Code und danach in Ihr Telefonverzeichnis ein BERBLICK BER DIE FUNKTIONEN AUF DEM TELEFON ZUGANG ZUR KONFERENZ W hlen Sie Ihre Zugangsnummer Geben Sie Ihren PIN Code ein und dr cken Sie Falls Sie aus irgendeinem Grund keinen Zugang zur Konferenz erhalten hilft Ihnen ein Operator online weiter hd FUNKTIONEN TEILNEHMER 0 Mit einem Operator sprechen 1 Eigene Leitung auf stumm sprechen schalten VTX Conferencing Userguide Audio Web interface 09 2009 Proche de vous In Ihrer N he VTX TELECOM GROUP Vicino a voi
5. en Damit k nnen Sie alle Teilnehmer stumm schalten Bei stummgeschalteten Mikrofonen befindet sich die Konferenz F im Anh rmodus Es kann nur der Moderator sprechen 8 G Sperren Entsperren Sperrt oder entsperrt die Konferenz VTX Conferencing Userguide Audio Web interface 09 2009 Proche de vous In Ihrer N he VTX TELECOM GROUP Vicino a vol wT gt Teilnehmer anrufen Damit k nnen Sie neue Teilnehmer anrufen und mit der Konferenz veroinden pE Audioaufnahme Mit diesem Button starten Sie die Aufnahme Ihrer Audiokonferenz Sie k nnen die Aufnahme jederzeit anhalten oder ganz stoppen Tr iD Paur ci Zur Webkonferenz umschalten Damit k nnen Sie auf den Webdienst von VTX Conferencing zugreifen sofern er f r Ihren Account aktiviert ist Ein Klick auf das Symbol schaltet den Bildschirm automatisch um und erm glicht Ihnen die Sicht in die Webkonferenz Adressbuch Im Adressbuch werden alle Ihre Kontakte gespeichert fh HS dor Fr Be Voir les Grp fhs konac nnzutgen BP E owe Kontakt hinzuf gen Kontakt umbenennen Kontakt l schen t Ei Kontakt dazuw hlen 3 Kontakte importieren oder exportieren Format xls oder csv Gruppenansicht Gibt Ihnen die M glichkeit Gruppen anzulegen und auf diese Weise Kontakte zusammenzufassen Teilnehmeranzeige Hier kann festgelegt werden wie die Teilnehmerliste angezeigt werden soll Details Zwischenansicht oder Kompakt Liste detaill amp e Liste detaillde L
6. haben oder es wird ihre Telefonnummer angezeigt falls sie nicht unterdr ckt ist O O QO Q0 Kundendienst um Hilfe bitten Teilnehmer anw hlen oder Konferenz aufzeichnen a 4 is weoial record pij Susp to data Hf addrarr bssk Deti D curama Tevis x r himin maa Fi ar OT en he he rt io re A m gaj Euith to groups Th VA Ti Mee 74 Plaza Di Type Ti Amiya Th Commenk a i Hate 144632373 e ii dT a0 Jira Ferlab ie r Phiostisds De Meder Haer iiri dated ffentlicher oder privater Chat p a H ihlen En stenkonferenz Hf adressbuch Details DB Einstellungen E customer Service WTD 0 Konferenz 1 Hinweis Klicken Sie auf den Namen eines Teilnehmer um Weitere Optionen SnZzuze Synchronisierung TA 74 74 Name TA Telefon 15 Tup TA Ankunft 74 Kommentar Sore ynehroni ierdny irar Amdos uni d 41215667026 41215667026 W 10 05 43 D atenkonferenz dr cken Sie auf Ihrem Telefon 2839 Eh B balzu Sruppen Ti Name Aktione lt Geben Sie den Namen ein nach amp Suchen Hachrichtern 10 03 39 Gestartet 10 09 20 Sie Message chat MODERATOR STEUERLEISTE Als Moderator haben Sie vollen Zugriff auf alle Funktionen in der Steuerleiste Sie k nnen sich eine Beschreibung zu jedem Icon anzeigen lassen wenn Sie einige Sekunden den Mauszeiger dar berhalten vi s a gt w hlen gi Datenkonferenz AP Adressbuch Details amp Einstellungen customer Service E Beenden F Stumm Sprech
7. iste intermediaire Liste comp acte Plein cran iz Kostenstelle Hinzuf gen einer alphanumerischen Kostenstelle Diese Kostenstelle erscheint auf Ihren Rechnungen D Einstellungen Setzt die Rechte der Teilnehmer fest Chat Rechte aktiviert oder deaktiviert ffentliche oder private Chats Teilnehmeranzeige Bestimmt was die Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz sehen k nnen o Vollbildschinm oder Normalbildschirm o Vollst ndige Teilnehmerliste o Inhaltsverzeichnis und Miniaturbilder der einzelnen Dokumente E Mail Rechte Teilnehmerrepord Als Moderator k nnen Sie automatisch einen Teilnehmerreport in Form einer E Mail erhalten Wenn Sie diese Option aktivieren werden Sie aufgefordert Ihre E Mail Adresse und Zeitzone zu best tigen Anschliessend wird Ihnen der Report zugesandt Wenn Sie alle Optionen ausgew hlt haben klicken Sie auf Einstellungen best tigen Kundendienst Bitten Sie den Kundendienst um Hilfe Wenn Sie auf den Button klicken erscheint eine Meldung mit der Sie gebeten werden die Anfrage zu best tigen Sobald Sie die Anfrage best tigt haben wird das Icon des Kundendienstes rot und der Chat kann beginnen fx Beenden Mit dieser Funktion trenne Sie s mtliche Teilnehmerlinien Sie k nnen zwischen Beenden oder Konferenz schliessen w hlen o Beenden trennt nur Ihre eigene Linie o Beenden und Konferenz schliessen trennt alle Teilnehmer TEILNEHMERLISTE VERWALTEN o Um einzelne Teilnehmer zu ste
8. uern klicken Sie direkt auf deren Namen Umbenennen Stumm schalten in die Warteschleife stellen die Teilnehmer h ren Musik Kommentar hinzuf gen Unterkonferenz mit oder Trennen Klicken Sie auf einen Spaltenkopf um die Teilnehmer nach Ankunftszeit Name Typ Telefonnummer oder Kommentar zu sortieren o Bedeutung der Symbole 2 Moderator 8 Teinehmer g gt Eingehender Anruf d gt Ausgehender Anruf VTX Conferencing Userguide Audio Web interface 09 2009 Proche de vous In Ihrer N he VTX TELECOM GROUP Vicino a voi wT gt Konferenz 1 Hinweis X 7A JA 74 Mame 74 Telefon 74 Typ TA Ankunft a ascecnnas 41271566707276 je 10 05 43 umbenennen Stumm Warteschleife an Kommentar ndern Unterkonferenz mit In das Adressbuch hinzuf gen trennen VERSCHIEDENES Teilnehmer Steuerleiste Teilnehmer k nnen weder Dokumente hinzuf gen noch Einstellungen anpassen oder den Kundendienst um Hilfe bitten Sie k nnen auch die Teilnehmerliste nicht verwalten Nachrichtenfenster erm glicht es Teilnehmern Textnachrichten an alle anderen Teilnehmer oder privat an ausgesuchte Teilnehmer zu versenden Hachrichter 10 03 39 Gestartet lt Tippen Sie Ihre Chat Nachricht hier ein gt An alle Teilnehmer Osenden amp Eine Frage und Antwort Runde Q amp A Runde abhalten Sie k nnen das Buchungsinterface verwenden um Ihre Konferenz in Form einer Q amp A Runde zu gestalten o Wenn sich eine Konferenz im Q amp A
9. wT gt VIX Lonferencing Benutzerhandbuch f r Audiokonferenzen gt VORBEREITUNG EINER KONFERENZ Diese Hinweise werden Ihnen bei der Gliederung und Durchf hrung Ihrer Konferenzen helfen Bevor Sie zur Konferenz einladen Versuchen Sie die ungef hre Dauer der Sitzung einzusch tzen Ber cksichtigen Sie bei internationalen Sitzungen den Einfluss von Zeitzonen Mindestens drei Tage vor der Konferenz Laden Sie alle Teilnehmer zur Sitzung ein und teilen Sie ihnen das Datum den Beginn und das Ende sowie die Veroindungsinformationen Zugangsnummer und PIN f r Teilnehmer mit Senden Sie allen Teilnehmern die endg ltige Einladung 10 Minuten vor Beginn der Konferenz Achten Sie darauf dass Sie an einem ruhigen Ort sind an dem Sie niemand st ren kann und an dem die Klangqualit t optimal ist Wenn Sie ein Festnetztelefon benutzen legen Sie Ihr Mobiltelefon weiter weg um St rungen zu vermeiden Benutzen Sie m glichst keine Lautsprecher oder Freisprecheinrichtung da dadurch Hintergrundger usche verst rkt werden k nnen Laptops und Mobiltelefone in der N he einer Freisprecheinrichtung k nnen ebenfalls zu St rungen f hren Nehmen Sie keine Zweitanrufe entgegen w hrend der Konferenz wird eine Wartemusik eingespielt Halten Sie die Teilnehmerliste und die Tagesordnung bereit W hrend der Konferenz Begr ssen Sie alle Teilnehmer zur Sitzung Erinnern Sie die Teilnehmer daran sich vorzustellen
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