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Benutzerhandbuch

1. unnnnnn 225 15 2 1 3 Einzelnen Datensatz l schen uuusussssseeeeeeeneeeene nennen 226 15 2 1 4 Suchen und Ersetzen ucssssssssnsssssnnnsnennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnn 226 15 2 1 5 Mehrere Datens tze l schen nnnnnnee nennen 228 19 22 D O OTENE AE liessen EET ht net klenskernengehssteneetegken 228 15 2 2 1 Dokumente ndern und neu archivieren uuseeeeeeeeeeeeneennnnnee nenn 229 15 2 2 2 Anmerkungen hinzuf gen Redlining u444r4 nenne ern 231 15 2 2 3 Dokumente l schen uuuusseeeeennennnnnnnennnn nennen 233 15 2 2 4 Dokumente nachtr glich neu archivieren uusrssneners ernennen 233 15 2 2 5 Bestehende Dokumente erweitern bei Ansicht Link Intern 234 15 2 2 6 Dokumente verschieben Dokumenten Ablage uusrs2nmnern een 235 15 2 2 7 Dokumentversionen verwalten Entwurf und Releases 237 158 Druckers nein ine nn TAT 239 15 3 1 Dr cker einrichten urm nase aeai 239 15 3 2 Profildaten drucken zu aennenetiinssenkenaine 240 15 3 3 Dokumente drucken 2222202020sssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenenenenenenenen 245 15 4 Dat n bergabe u u 2u22 o ers eH 247 15 5 Daten an Email Programm weitergeben uusrsssnnensnnnnensennnnnnennnnnen ernennen 253 15 6 D ten exporlieren naa ase ansehen 255 15 6 1 Export von Dokumenten als Datei uursssnnerssnennnennnnnnenennnnnn ernennen 256 TEE E
2. eagje a E D al T 22 Suchergebnisse Aktionen Auswahl Satz Nr 1 5von 5 33 29 1 Adressen NAME Name Tel privat Tel dienst 5 Huber Huber Franz 089 232323 M nchen Franz Huber Maria 089 232323 M nchen Maria Software House G Huber Martina 03127123123 03127129990 Hannover Marina Huher Walter NAA232373 inchen ei Walter Wemer Adressdaten erm Sonstiges nderungen r Adresse m Kontakt Firmal Telefon privat 089 232323 EI lt Dokumente Firma Teletondient Firma3 Handy or7z 890078 o Anrede r m Fax Oo y y Titel EMail franz huber web de 2 9 2 Dokumente NAME a Huber Franz Martina 2 9 3 Vereine NAME 5 Huber Franz Name Huber E Mail Vorname Franz Homepage Abt Position Geburtstag 19 12 1975 Passbild Visitenkarte 4 Stra e Falkenstrasse 12 PLZ Ort 80123 M nchen BEmBsbUhnen aA A 75 Postfach PLZ Ort Land weitere Ansprechpartner la Funkin Name cf vomome fretpivet rel escon femei E a 384 Teil 4 20 Einstellungen 20 3 Daten bergabe an Fremdprogramm vorbereiten Grunds tzlich ist die Verbindung mit jedem Programm m glich das eine Makro sprache hat Serienm ig enth lt Dr DOC Makros f r die Verbindung mit Microsoft Word f r WINDOWS 6 0 7 0 sowie 8 0 Office 97 und h
3. xj PFAD f r Verwaltungsdatei ICN DRDOCIARCHIVE Fl PFAD f r Archivdateien CADRDOCARCHIVE El PFAD f r Hilfsdateien coRDooaRcHvEe PFAD f r NCl Archiv coRDocaRcve S PFAD f r Cl Archiv coRDooaRcHvEe PFAD f r D Vorlagen coRDocworaceEn PFAD NAME f r D Archivierung CADRDOCARCHIVEBRIEFE PFAD f r lokales Arbeitsverzeichnis Rooma E PFAD f r Kommunikation CADRDOCITMP e max Anzahl an Listbox Eintr gen 100 max Containergr e MByte f r NCH Dokumente s00 max Containergr e MByte f r CH Dokumente soo IV Nach Programmstart ndern m glich I nderungsprotakoll IV Nach Neueingabe Maske l schen I Zugriffsprotokall F Quelldatei nach Archivierung l schen I Netzbetrieb IV Benutzerverwaltung Client Parametere OK Abbrechen Hilfe Kontrollieren Sie die vorgegebenen Eintragungen und korrigieren Sie diese gegebenenfalls Von Zeile zu Zeile gelangen Sie entweder mit der Tab Taste oder durch anklicken mit der linken Maustaste Teil 4 16 Archiv einrichten F r Verwaltungs Archiv und Hilfsdateien wird bei lokalen bzw Standardnetz Archiven in der Regel derselbe Pfad gew hlt Verwaltungsdatei Die Verwaltungsdatei enth lt s mtliche grunds tzliche Pfad Informationen zum Aufruf eines Archivs Das Archiv selbst wird immer mit dieser Verwaltungsdatei Erweiterung da aufgerufen Das bedeutet Der Pfad der hier angegeben wird ist der Pfad aus dem sp ter das Archiv g
4. Adressdaten RM Sonstiges nderungen E Maler GmbH W Sonstiges sen H Praxis Dr Zellerun Adressa somal P Schreinerei Otto Firmal Software House GmbH Telefon privat 0312 123123 EI Dokumente Karteikarten ean Sierens AG Firma Zweigstelle Nord Telefon dienst 0312 129990 5 amp Software House wia 8 8 Huber Firma3 Support Handy 61707200300 Q Martina Anrede Frau T Fox 5 Texas Instruments Titel EMail huber aol com Fon Name C Datenbankfeld Bild Vorname Marina m PEN i 3 Homepage OOO Pasian Kleinbild Preview Abt Position Hotline und Support Geburtstag 12 12 1962 Messestra e 2 30040 Hannover Bemerkungen Tabelle i n Statuszeile Abb 8 2 Datensatz Ansicht in Dr DOC 100 Beispiel Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden F r die bersichtliche Datensatz und Dokumentendarstellung verf gt das Dr DOC Programmfenster ber folgende drei Teilfenster e _Tree View virtuelle Ordner Ablage Struktur e Auswahlliste Einstellung hierzu siehe KAP 20 2 2 ANGABEN IN DER AUS WAHLLISTE e Detaillierte Datensatzdarstellung hier erscheint der Datensatz der in der Auswahlliste bzw im Tree View gerade markiert ist Die 3 Teilfenster k nnen ber den Men punkt Ansicht ein und ausgeblen det werden Die Konfiguration des Treeview Ansichtsmodus Suchergebnisse logische Ordner Ablage Struktur erfolg
5. cS A EA Suchergebrisse 3 Auswahl Satz Nr 1 39 von 39 vaw Aktionen Eimi Ne Vomame Telpiva Tec on Be Bes 089 232323 M nchen 9 89 Fischer 089 232323 M nchen Klaus Software House G 0312 123123 0312 129990 Hannover E Marie 083 232323 M nchen Max re noan 29132 warm Miinaben m Hirmer 3 3 Huber Adressdaten CRM Sonstiges nderungen rone rAdresse r Kontakt Martin Firmal Software House GmbH Telefon privat frames E e Dokumente a anl Firma2 Zweigstelle Nord Telefon dienst 0312 129990 E E Hummler Firma3 Support Handy 0170 300300 a Kal E Kirchinger Anrede Frau Fax H E Kistler Titel E Mail huber aol com a Lange m amp Q Lindner Name Huber E Mail2 huber shouse de E Ludwig Vorname Martina m Meier ee Passbild Visitenkarte Meiser Abt Position Hotline und Support Geburtstag 12 12 1962 He H M ller Stra e Messestra e 2 amp Otto 3 0 Rieger u PLZ Ort 30040 Hannover Bemerkungen mn HA gt Abb 5 2 Inhalt des Archivs Adressen Anzeige durch Doppelklick auf das Desktop Symbol Adressen Teil2 Schnelleinstieg 5 Starten von Dr DOC 59 Wenn Sie nun beispielsweise von Ihren Adressen direkt zu Ihren Fotos wechseln m chten dann m ssen Sie lediglich folgende zwei Schritte ausf hren e Aktivieren Sie Ihren Dr DOC Desktop ber das Symbol Desktop A ein ausschalt
6. uus444444nrnnnnnne nn ennnnn nennen nnnnnnnn ern 339 19 4 Gesamtes Dokument sperren freigeben 22044s24ons nen nnnennnnnnennnnnnennnnn 340 19 5 Neueingabe protokollieren uuusss244Hsrsennnnnnnnnnnnnnnnnnen nennen nnnnnnnnnnnn nennen 341 19 6 nderungen protokollieren uuneneneeneeeennnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnnnn 342 19 7 Fehlzugriffe protokollieren uusssrsnnnnnsennnnennnnnnnnnnnnnnnn nennen nnnnnnnnn nennen nenn 345 19 8 Meldungen erzeugen 22440u44n4nH0nnnnennnnennnnonnnnnnnnnnnnnnnnnennnnonnensnnnen nenn 347 20 EINSTELLUNGEN u 20u 2nenneeaanenln dead 349 20 1 Eingabekriterien festlegen ndern zunsserssnnnnersnnnnnensnnnnnnnnnnnnnn nennen ern 350 20 1 1 Datentypen i 22 2 aae a eaa a e a R ei E ea AE 351 20 1 1 1 Besonderheiten Datentyp Datum 351 10 Inhaltsverzeichnis 20 1 1 2 Besonderheiten Datentyp Datum und Uhrzeit 352 20 1 1 3 Besonderheiten Datentyp W hrung uesessseerssnenensennnnen nennen 352 20 1 1 4 Besonderheiten Bereichsdatentypen z2unseersenennne nennen nennen 353 20 1 1 5 Besonderheiten Datentyp Frist ensennnnnnnn 353 20 1 1 6 Besonderheiten Datentyp Gliederung u nn 354 20 12 Autofelder 2 s5s se es 355 20 1 2 1 Besonderheiten Autofelder Benutzer Datum und Zeit 355 20 1 2 2 Besonderheiten Bedingte Autofeld
7. Dr DOG Archive neuer Benutzer i x Anmeldename Vollst ndiger Name Bemerkung A I Anonymer Benutzer Passwort Passwortbest tigung Dieses Feld erscheint wenn Sie auf der I Benutzer mu Passwort bei der ersten Anmeldung ndern Registerkarte Gruppen bersicht eine Gruppe markieren und f r diese Gruppe einen neuen Benutzer eintragen wollen I Benutzer kann Passwort nicht ndern I Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen F Anmeldenemen identisch I Zugangsberechtigung f r Benutzer Manager I Benutzerverwaltung w hlen Eintrag mit Pfadang I Darf eigenen Vertreter bestimmen V Mitgliedschaft in Gruppe Verkauf sercan Welche Rechte der Benutzer hat bestimmen Sie unter Rechte Rechte Muster 318 Teil 4 18 Benutzerverwaltung Beschreibung Benutzergruppen Definitionen Archiv Verbindungen Rechte PUBLIC Bezeichner f r Archiv Rechte Archiv Rechte STANDARD Datensatz Rechte C Eeld Rlechte C Masken Rechte Archiv Rechte berechtigt Archiv Berechtigung lt nein gt Archiv einrichten lt nein gt Archiv l schen lt nein gt Archiv Parameter editieren lt nein gt lt nein gt lt nein gt nein Archiv Struktur kopieren lt nein gt Archiv w hlen Eintrag lt nein gt E rchiv w hlen Fintran mit Pfadannahe nein berechtigt JA NEIN lt durch Mitgliedschaften gt p Rechte Muster auswerten
8. 6 Wenn Sie in der Auswahlliste eine weitere Selektion vorgenom men haben kreuzen Sie hier an um nur die markierten Daten s tze zu exportieren 7 Wenn die exportierten Datens tze nach dem Exportvorgang ge l scht werden sollen kreuzen Sie hier an 8 Wenn Sie in Einzeldateien exportieren wollen kreuzen Sie hier an 9 Falls Sie nicht in ein Dr DOC Archiv exportieren rufen Sie nun den Befehl Trennzeichen auf und geben die entsprechenden ASCII Zahlenwerte f r die Trennzeichen zwischen Feldern und Datens tzen der Zieldatei ein 10 Das Verlagern von Dokumenten ist ein extra Arbeitsvorgang und wird in KAPITEL 25 PFADANGABEN NDERN beschrieben 11 Kreuzen Sie diese Option an wenn die Programmumgebung mit exportiert werden soll z B beim Archivieren auf CD gt Mit dem Befehl OK wird der Export gestartet M gliche Fehlerquellen vorher beseitigen Autofelder numerische Felder Datums Felder sowie Schl sselfelder und Pflicht Feld belegung des Zielarchivs sollten Ihnen bekannt sein und nicht mit Eintr gen in den zu exportierenden Daten kollidieren So erfolgt z B eine Fehlermeldung beim Versuch in ein Autofeld einen anderen Eintrag vorzunehmen oder beim Versuch einen Datensatz zu bernehmen der in einem Pflicht Feld keinen Eintrag hat 413 Tip 414 Teil 4 23 Datenaustausch 23 3 2 Export im Dbase Format Import Sm anderes mport ii CA jegicher Ant Prof
9. findet Mayer Maier Maser Mauer Mit Klassen M ae iy ler findet Mayer Maier Meier Meyer Mit Zwangszeichen M eifer findet Mayer Maier Meier Meyer Maxer Moper Mauer Kreuzen Sie an was Sie durchsuchen wollen Profildaten CI Dokumente oder Redlining Sie k nnen auch mehrere Datenbereiche zusammen durchsuchen Neben der Standard Suche kann eine phonetische oder eine fehlertolerante Suche durchgef hrt werden Die Einstellung phonetische Suche sucht nach phonetisch hnlichen also nach hnlich klingenden W rtern Bei der phonetischen Suche wird die Gro Kleinschreibung grunds tzlich ignoriert Wenn Sie z B nach Mayer suchen k nnen Sie als Ergebnis folgendes erhalten Mayer mAlEr Meir Moier Bei der fehlertoleranten Suche k nnen mit Hilfe der zul ssigen Fehleranzahl auch Datens tze gefunden werden bei denen einzelne Zeichen nicht mit dem eingegebenen Suchbegriff bereinstimmen Die zul ssige Fehleranzahl bestimmt die maximale Anzahl der Zeichen die falsch sein d rfen Diese fehlertolerante Volltextsuche mit der zul ssigen Suchbefehl Maier Fehleranzahl 2 findet alle Datens tze die Feldeintr ge wie z B Meier Bayer Baier Fayer Mayer ent Suchbereich V Profildaten halten Suchalgorithmus Fentertolerante Suche zul ssige Fehleranzahl 2 r Wenn die Option Dubletten entfernen aktiviert ist wird von Datens tzen die in definierten Bereichen
10. 272 Hinweis Teil 4 16 Archiv einrichten Das Kontextfeld 1 enth lt wenn nicht die Feldbezeichner editiert werden den Namen der gerade ausgew hlten Einstellung 4 also z B den Namen der aktuellen Suchvorlage Sortierung etc Das Feld Bild Name und Bezeichner ist standardm ig bereits in jedem Archiv vorhanden L schen Sie dieses Feld hier bitte nicht und benennen Sie es nicht um Hinweis nicht alle Felder m ssen auch angezeigt werden f r ein Archiv ohne Bilddokumente ist es also nicht st rend wenn das Feld Bild grunds tzlich existiert Ebenfalls bereits vorhanden sind die Felder ContentType und Extension die f r die Dokument Verbindung von Dr DOC intern ben tigt werden Diese Felder k nnen nicht in eine Maske eingef gt werden In obiger Abbildung sind bereits die Felder vorhanden die beim Neuerstellen des Archivs mit dem Dr DOC Assistenten automatisch angelegt werden k nnen Redlining Dokument gesperrt Ge ndert von am um 3 S paltenk pfe sind die berschriften der einzelnen Einstellungsm glichkeiten Klicken Sie a uf den entsprechenden Namen um die Spalte zu aktivieren und darin nderungen vornehmen zu k nnen 4 Konfigurationsnamen F r manche Einstellungen k nnen unterschiedliche Konfigurationen abgespeichert werden In 4 stehen diese dann in einer Drop Down Liste zur Verf gung 5 Befehlszeile Neu legt je nach ausgew hlter Spalte siehe 3
11. Dbase Datei dbf l t sich nicht ffnen Fehler Bei Import von Dbase Daten wurde eine Datei angegeben die das Programm nicht finden kann Vorgehen Eingabe kontrollieren und korrigieren Die Felder dieser dbase Datei sind mit der eingestellten Importauswahl unvertr glich Fehler Die Meldung kann beim dbase Import auftreten Vorgehen berpr fen Sie s mtliche Felder des Archivs und der dbase Datei auf gleichartige Datentypen und Feldtypen Bei manchen fr heren dbase Ver sionen kann die Meldung unter Umst nden an nicht zu importierenden Memo Feldern liegen Versuchen Sie in diesem Fall die dbase Datei zun chst in ein anderes Programm zu laden Wenn dies m glich ist inkl Memofelder spei chern Sie sie als ASCII oder ANSI Datei ab und importieren Sie sie in das Ar chiv per ASCI ANSI Import Wenn auch hier keine Abhilfe zu finden ist k nnen Sie alle Felder au er den Memo Feldern importieren Dubletten nicht zugelassen Fehler Es wurde festgelegt da eine Eingabedublettenpr fung durchgef hrt werden soll Bei der Neueingabe wurden nun Eintr ge vorgenommen die bereits in einem vorhandenen Datensatz existieren bzw ein Datensatz wurde dupliziert Vorgehen Eintrag der Neueingabe ver ndern Feldauswahl f r Eingabedublet tenpr fung kontrollieren und gegebenenfalls ver ndern oder festlegen da keine Dublettenpr fung durchgef hrt werden soll Eintr ge im Datensatz entsprechen nicht den Thesaurus Vorgaben
12. Email Statistik Zusatzinformationen Sie haben grunds tzlich folgende M glichkeiten zum Exportieren von Daten anderes Datei im ASCARI betreffenden Format Im folgenden beschrieben ist nur der Export von Dokumenten als Datei Der Export von Profildaten ohne bzw mit Dokument ist ausf hrlich im Systembe treuer Teil im KAPITEL 23 3 erl utert 255 256 Schritt f r Schritt Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 13 6 1 Export von Dokumenten als Datei Archivierte Dokumente k nnen jederzeit in eine Datei exportiert werden Die archivierten Dokumente selbst bleiben davon unber hrt P Rufen Sie den Datensatz auf der das zu exportierende Dokument ent h lt P Bei Dokumenten die mit interner Ansicht archiviert sind gibt es zwei M glichkeiten diese zu exportieren e Dokument seitenweise exportieren also eine Seite eine Datei Rufen Sie mit Dokument Anzeigen das Dokument auf und bl ttern Sie zu der Seite die exportiert werden soll aktivieren Sie den Befehl Dokument Gro bild exportieren kontrollieren Sie das Verzeichnis in dem die Datei angelegt werden soll und geben Sie den Dateinamen an Starten Sie den Export mit OK e Dokument in Multipage TIFF File exportieren alle Seiten eine Datei Rufen Sie mit Dokument Anzeigen das Dokument auf aktivieren Sie den Befehl Dokument Exportieren kontrollieren Sie das Verzeichnis in dem die Datei angelegt werden soll und g
13. Feld Satz Tabellenzeile Endlosfeld Absatz 13 10 11 Tips und Informationen finden Sie am Beispiel von Word im vorstehenden Kapitel Tip 392 Teil 4 20 Einstellungen 20 4 Archivspezifische Programmeinstellungen in Dr DOC Ansichts und Such Einstellungen waren bisher arbeitsplatzspezifisch und sind jetzt defaultm ig archiv arbeitsplatzspezifisch Folgende Einstellungen k nnen ber Archiv ini Eintrag gesteuert werden ob sie archiv oder arbeitsplatzspezifisch gespeichert werden sollen ARCHIV_SPEZIFISCH DOKUMENTE_VORSCHAUS 1 Kleinbild automatisch anzeigen DOKUMENTE_ANZEIGE 1 Gro bild automatisch anzeigen DOKUMENTE_VORDERGRUND 1 Gro bild im Vordergrund anzeigen DOKUMENTE_SCALETOGRAY 1 Graustufendarstellung f r SW Bilder DOKUMENTE _BildAnsicht_Ansicht 1 Gro bild an Fenstergr e anpassen an Fensterbreite anpassen an Fensterh he anpassen 100 benutzerdefiniert DOKUMENTE_ZOOMFAKTOR 1 Zoomfaktor Gro bild benutzerdefiniert DOKUMENTE_INTERPOLATION 1 Interpolation Gro bild benutzerdefiniert DOKUMENTE_REDLINING 0 Redlining FENSTEREINSTELLUNGEN_Symbolleiste 0 Symbolleiste FENSTEREINSTELLUNGEN_Statuszeile 0 Statuszeile FENSTEREINSTELLUNGEN _MaximizeMDI 0 maximize MDI FENSTEREINSTELLUNGEN_Eingabeposition 0 Eingabeposition beibehalten Sucheinstelluingen_Dubletten 0 Dublettenpr fung Suche Sucheinstellungen_GrossKlein 0 Gro Kleinschreibung beachten Sucheinstellung
14. Netz und Archivserver ein Ger t n drdoc komm server briefe dat Netz und Archivserver zwei Ger te e drdoc komm server briefe dat Folgende Optionen sind f r den Export anzuw hlen Ziel ist Dr DOC Archiv Quell und Zielformat identisch Dokumente exportieren Mit OK best tigen Die Abfragen ob das Ziel Archiv neu angelegt bzw zur ckgesetzt werden soll best tigen Sie jeweils mit Ja 3 Archiv beenden Abfrage nach Speichern der Einstellungen mit Ja beantworten 4 Wenn Netz und Archivserver ein Ger t sind Mit Hilfe eines Editors z B von Windows rufen Sie die da Datei auf n drdoc komm server briefe da und ndern die Pfade so da sie aus der Serversicht stimmen Im Beispiel wird also jedesmal das Laufwerk n ge ndertinc Wenn Netz und Archivserver zwei Ger te sind ist dieser Schritt nicht n tig 438 Teil4 26 Umwandlung von Archiven Nun arbeiten Sie am Archiv Server weiter Punkt 5 8 Bitte beachten das Serverprogramm docserv exe darf nicht laufen 5 Sie laden Dr DOC und rufen ber den Men punkt Archiv Archiv ff nen das Archiv Briefe im Verzeichnis c drdoc komm server briefe da bzw bei getrenntem Netz und Archivserver e auf Rufen Sie den Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren auf und kreuzen in den Archivparametern Netzbetrieb an Dann werden die Pfade f r die verschiedenen Dateien ge ndert und als Serverpfade eingerichte
15. Shift Posi Shift Ende Shift T bzw 4 Strg Shift Pos1 Ende Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste Rechte Maustaste Linke Maustaste Doppelklick links Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste Linke Maustaste 106 Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden SIE M CHTEN amp PER TASTATUR PER MAUS L schen Kopieren die aktuelle Karteikarte l schen Shift F4 einen Buchstaben vor Cursorposition R ckpfeil Backspace l schen einen Buchstaben an Cursorposition Entf Rechte bzw eine Markierung l schen Maustaste eine Markierung ausschneiden Strg X oder Shift Entf Rechte Maustaste eine Markierung in Zwischenablage Strg C oder Strg Einfg Rechte kopieren Maustaste den Eintrag eines einzeiligen Feldes ab Strg Entf Cursorposition l schen INNERHALB EINER LISTE Auswahlliste oder Listbox in einer Liste anw hlen markieren einen Eintrag Tbzw 4 Linke Maustaste mehrere aufeinander folgende Eintr ge Shift T bzw J Shift linke Maustaste mehrere nicht aufeinander folgende Strg T bzw 4 Leertast Strg linke Eintr ge Maustaste bis zum Ende bzw Anfang Shift Ende bzw Pos1 Shift linke Maustaste Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden Weitere Tastaturbefehle Alt F2 Zusatz Info Steuerung F2 oder Neueingabe Alt F3 oder Thesaurus Steuerung F3 oder
16. berblick ber s mtliche Einstellungen Aus der tabellarischen bersicht Datenbankeinstellungen heraus kann mit dem Befehl Editieren die aktuelle Maske zum Eintragen aufgerufen werden Der Cursor muss sich hierzu in der entsprechenden Spalte befinden Wenn noch keine Maske aktuell eingestellt ist ist der Befehl Editieren nicht vorhanden 350 Teil 4 20 Einstellungen Hinweis In den Men punkten Feldauswahl f r k nnen nat rlich nur Eintragungen in die Fel der vorgenommen werden die in der aktuellen Maske vorhanden sind amp WEITERE EINSTELLUNGEN F R EINZELNE FELDER DIE DIE ZUGRIFFSBERECHTIGUNG DARAUF REGELN WIE Z B EDITIERSPERRE NDERN SICHTBARKEIT ETC WERDEN BER KAPITEL 18 BENUTZERVERWALTUNG VORGENOMMEN 20 1 Eingabekriterien festlegen ndern Folgende Eingabekriterien k nnen festgelegt werden e Datentypen Numerisch Alphanumerisch Datum W hrung e Autofelder Benutzer Datum Zeit Nummerngenerator Dateiname e Rechendefinition e Pflicht Feldbelegung e Eintr ge bei Neueingabe erhalten e Schl sselfelder anlegen e Eingabedublettenpr fung e Daten bergabe Archivierung Teil 4 20 Einstellungen 351 20 11 Datentypen Einzelnen Feldern k nnen verschiedene Datentypen zugewiesen werden Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Datentyp aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Datentypen aktivieren gt Geben Sie ein S String f r Zeichenkett
17. klicken Sie auf die Schaltfl che Einrichten H Dokumenten Assistent Neueingabe ix EEE Symbole 17 Bilddatei intern i OJ 38 EXCEL Bild Datei Ansicht Dokument von Excel Neu D OCR Scanner Intern Datei archivieren ri POWERPNT WINWORD C Datei B Archive A W C DER Scanner m Dokumenten Quelle Dok t Dokumente PPT Neu Scannen WORD Neu Eremdprogramm C Keine OK Abbrechen di Klicken Sie anschlie end in dem Dialog Dokument Assistent Dokument Definitionen einrichten auf die Schaltfl che Neu um den Dialog Eigenschaf ten zu ffnen Teil 3 _ 13 Dokument Assistent EE Symbole amp Auto Link D Bilddatei intem EXCEL B OCR Scanner POWERPNT WINWORD E Archive Dokumente E Dokumenten Assistent Dokument Definitionen einrichten Alle Definitionen ey Bild Datei nsicht Dokument von Intern Datei archivieren Scannen Excel Neu att L schen T w WORD Neu aeee 185 186 Teil 3 13 Dokument Assistent Eigenschaften f x Dokument von Datei archivieren Archiv mei Dokument Quele Dokument ertindung gt pa Worktiow Typenarchiv Abb 13 1 Dialog Eigenschaften Tragen Sie in dem Dialog Eigenschaften einen Bezeichner f r Ihre Dokument Definition ein und w hlen Sie auf der ersten Karteikarte Archiv d
18. Ausf hrender Benutzer Druck Datum Uhrzeit Dokument ID und Versionsnummer der Versionsverwaltung 246 Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten a P Ausdruck Intern gt gt Aktivieren Sie den Befehl Dokument Gro bild Drucken Der aktuelle Drucker wird angezeigt Die Druckerwahl und einrichtung ndern Sie bei Bedarf mit dem Men punkt Einstellungen Druckereinrichtung W hlen Sie was gedruckt werden soll das aktuelle Bild alle Bilder Seiten oder ausgew hlte Seiten Im letzten Fall geben Sie die ge w nschten Seiten Nummern getrennt durch Semikolons an Eventuell vorhandene Redlining Eintr ge k nnen mitgedruckt werden wenn der Men punkt Ansicht Redlining anzeigen aktiviert ist Starten Sie den Druckvorgang mit OK b Ausdruck ber Fremdprogramm Dies betrifft alle Dokumente die mit einem anderen Ansicht Link als Bilddatei Intern archiviert sind Bei diesen Dokumenten wird das jeweilige Fremdprogramm zur Dokument Ansicht gestartet Zum Drucken stehen Ihnen dann die M glichkeiten dieses Programms zur Ver f gung Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 5 4 Daten bergabe Ansicht ndern L schen Drucken een Statistik Zusatzinformationen Als Daten bergabe wird das Einspielen von Daten Profildaten und oder Dokument aus Dr DOC in ein Formular oder eine Vorlage eines anderen Programms verstanden Mit eigenem Layout dru
19. Beispiel H Feldauswahl f r Spaltendruck Eingabe Bearbeiten Ansicht Workflow Fensi Dal Adressdaten rm Sonstiges nderungen r Adresse Firmal 110 Firma2 210 Firma3 poo oo Anrede 45 Titel 55 Name Vorname 10 Abt Position nn Stra e Be PLZ Ort es poo Um eine vorhandene Konfiguration zu ben tzen Men punkt aufrufen Eintrag markieren und mit OK best tigen Wenn Sie eine Tabelle f r den Spaltendruck bestimmen werden die Eintr ge von meh Hinweis reren Zeilen alle untereinander in der Spalte eingetragen Allgemeine Spaltendruckdefinitionen Tip Es kann sinnvoll sein Standardspaltendefinitionen die von allen Benutzern h ufiger ben tigt werden als allgemeine Konfiguration abzuspeichern Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und f hren Sie die oben angegebenen Schritte durch WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp 15 3 2 PROFILDATEN DRUCKEN 374 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 8 Hypersuche definieren 20 2 8 1 Suchdefinition neu anlegen Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche automatisch die Grundsucharten gem einer zuvor festgelegten Definition ent weder innerhalb eines Archivs weiterf hrend oder archiv bergreifend Dabei kann noch zus tzlich eine Schleifen Option gew hlt werden d h die Suche wird solange fortgef hrt bis kein Treffer mehr erfolgt rekursiv Die Definition einer
20. Hinweis auf weitere Informationen zu dem Thema in anderen Handbuch Kapiteln 18 Konventionen KONVENTIONEN In diesem Handbuch werden im allgemeinen die folgenden Schreibweisen ver wendet Namen von Befehlen Funktionen Fenstern Dialogen und Symbolen z B Dr DOC Desktop oder Archivieren Befehle die mit einer bzw mehreren Tasten ausgef hrt werden z B Strg F4 Text der eingegeben werden muss oder eingegeben werden kann und Dateinamen z B install c drdoc oder brieffor doc Men punkte die sie Schritt f r Schritt ausw hlen m ssen z B Archiv W hlen oder Bearbeiten Einf gen Platzhalter f r einen eigens gew hltenText der eingegeben werden muss z B auf S 43 lt Name gt BVP Names Platzhalter Wichtige Begriffe 19 WICHTIGE BEGRIFFE Einige Begriffe werden im Handbuch sehr h ufig verwendet Deshalb hier einige kurze Erl uterungen dazu Verweispfeile gt deuten auf Erkl rungen hin die auch umfangreicher im Glossar im Anhang beschrieben sind Archiv Eine Applikation innerhalb des Programms Dr DOC zum Beispiel eine Schriftgutsamm lung und das jeweils verf gbare Vorgangsbearbeitungspotential zum Beispiel die Schnittstelle zu einer Textverarbeitung Ein Archiv muss nicht unbedingt Dokumente enthalten es kann auch als einfache Datenbank z B f r Adre daten benutzt werden Client Server Eine besondere Art Netzbetrieb die vollparalleles Arbeiten erm glich
21. P DET E DRDOCATESTT DBANK TEST Neueingabe Dokumentenquelle WINWORD Datei D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe PLEITE Ars Belle IK a E aralle Seite Dokumenten Nr 1 Versions Status Entwurf Versions Nr 1 Release Datum pamo Dokument Status frei Zeit ps0 gesperrt ltig ab guitig EI Dokumenten Historie g ltig bis EI Vorg ngerdokument Lebensdauer EI Nachfolgerdokument gespemven fm fum Jommenter fregegebenvon fem fum kommen Ja Abrufbar ber i i Dokumenten Historie i Vorg ngerdokument i Nachfolgerdokument Teil4 18 Benutzerverwaltung 313 B _BENUTZERVERWALTUNG 18 1 Grunds tzliches Der Benutzermanager ist eine archiv bergreifende Funktion zum Einrichten und Verwalten von Benutzern und deren archivspezifischen Zugangs und Nutzungsrechten Berechtigungen k nnen f r Archive Masken Datens tze und Felder differenziert werden Sie k nnen individuell einem einzelnen Benutzer zugewiesen werden oder aber einer Benutzergruppe wobei die Berechtigungen dann f r alle Mitglieder der Gruppe gelten Benutzer sind in der Regel namentlich in der Benutzerverwaltung eingetragen Zus tzlich gibt es anonyme Benutzer denen ein vordefiniertes Benutzerprofil zugewiesen wird Zwei Benutzer sind immer automatisch in einer neuen Benutzerverwaltung vorhanden bzw werden mit neu eingetragenen Archiven auto
22. Scan Dokumente Abbrechen Dokument Quelle Dokument Verbindung Workflow m Neueingabe Vorbelegung f r Dokument zur Verbindung mit Workflow IV 0 Weiterleiten m Verf gbar in Workflow rchiven f r Verbindung Workflow mit neuem Dokument C Verbindung Workflow mit vorhandenem Dokument Suchvorlage Nicht verf gbar zur Verbindung mit Dokument Abb 36 35 Dokumentarchiv Die Workflow Eigenschaften einer Dokument Definition werden im Dokument Assistent auf der Karteikarte Workflow festgelegt u Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 499 Beschreibung der einzelnen Einstellungsoptionen in 1 Schalter an Der Dokument Definition soll ein Workflow Typ als Vorbe legung zugeordnet werden W hlen des zugeordneten Workflow Typs Definition ist verf gbar um aus einem laufenden Workflow heraus ein neues Dokument zu erfassen 4 Definition ist verf gbar um einen Workflow mit einem bereits archivier ten Dokument zu verbinden 5 Suchvorlage mit der nach bereits archivierten Dokumenten gesucht werden soll 6 Dokument Definition soll ausschlie lich zum Archivieren von Dokumen ten dienen 36 5 2 WF Hauptarchiv WF Dokument Definition Die Dokument Definition f r ein WF Hauptarchiv kann verwendet werden um e neue Workflows zu starten ohne Dokumentverbindungen e f r neu erstellte Dokumente neue Workflows zu starten e
23. Schi Endlosfeld Schalter Diese Felder unbedingt zus tzlich mit einer Editiersperre versehen Vorgehensweise e Aktivieren Sie im Benutzer Manager in der linken Spalte die Registerkarte Gruppen bersicht und markieren die gew nschte Benutzergruppe bzw den gew nschten Benutzer e In der mittleren Spalte aktivieren Sie die Registerkarte Archiv Verbindungen Hier markieren Sie unter Verbunden mit das gew nschte Archiv e Aktivieren Sie nun den Schalter Felder In der Tabelle unterhalb erscheinen alle Felder die Sie in diesem Archiv angelegt haben e W hlen Sie den Bezeichner f r Feld Rechte oder legen Sie einen neuen Bezeichner an und ordnen diesen den entsprechenden Feldern zu e Anschlie end w hlen Sie in der mittleren Spalte des Benutzer Managers die Registerkarte Rechte Markieren Sie den Schalter Feld Rechte und in dem Feld Bezeichner f r Feld Rechte den verwendeten Bezeichner e Legen Sie in dem Feld Feld Rechte unter berechtigt die Rechte fest e Vergessen Sie nicht Ihre Einstellungen zu speichern 342 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 19 6 nderungen protokollieren gt jeweilige Benutzer protokollieren Es k nnen Benutzer Datum und Uhrzeit protokolliert werden sobald der Daten satz gespeichert wird Wenn nur die jeweils letzte nderung eingetragen werden soll m ssen die gew nschten Felder als einzeil
24. amp RIERTEN SYMBOLEN ERFAHREN SIE IM KAPITEL 13 DOKUMENT ASSISTENT 60 Teil 2 Schnelleinstieg 5 Starten von Dr DOC 5 12 Hierarchische Ordnerstruktur Treeview Das Treeview Fenster bietet Ihnen in dem Anzeigemodus Aktionen wichtige Funktionsaufrufe in einer hierarchischen Ordnerstruktur Diese Konsole erm g licht Ihnen den schnellen Zugang zu h ufig verwendeten Dr DOC Funktionen Konsolen Ordner Dr DOC und zu Fremd Applikationen Konsolen Ordner Windows Desktop Die ausf hrbaren Dr DOC Funktionen in dem Ordner Dr DOC sind durch farbige Symbole dargestellt Durch Doppelklick auf das gew nschte Symbol k nnen Sie diese Dr DOC Funktion ausf hren Aktionen Dr DOC Bus Archive H a Funktionen Symbole Wi Windows Desktop H Dr DOC Desktop Abb 5 4 Konsolen Ordner Struktur MEHR INFORMATIONEN ZU DEM ZWEITEN TREEVIEW NZEIGEMODUS SUCHERGEB NISSE ERHALTEN SIE IN DEM KAPITEL 14 SUCHEN Y WEITERE INFORMATIONEN ZU KONFIGURATIONSM GLICHKEITEN F R DAS TREEVIEW FENSTER FINDEN SIE IN DEM KAPITEL 10 2 KONFIGURATION Teil 2 Schnelleinstieg 5 Starten von Dr DOC 61 5 2 bersicht Wichtige Dr DOC Funktionen Bei den nun folgenden ersten Schritten mit Dr DOC werden wir Ihnen wichtige Funktionen anhand folgender Symbole auf dem Dr DOC Desktop bzw aus der Symbol Leiste vorst
25. amp Client spezifisches lokales Arbeitsverzeichnis Das lokale Arbeitsverzeichnis kann Client spezifisch ber den Parameter IMP in der archiv ini eingestellt werden k Dokumente aus Auswahlliste drucken Aus der Auswahlliste k nnen jetzt alle Dokumente interne Dokumente und Fremdprogramme NCI und CI Dokumente auf einmal mit einem Befehl ausgedruckt werden kK Summe ber Tabellenspalte Alle Eintr ge einer Tabellenspalte k nnen aufsummiert werden Rechendefinition Ergebnisfeld Feldtyp Einzeiliges Feld Summand1 Summand2 Summand Summand2 Feldname f r gew nschte Tabellenspalte Neu ab Version 6 0 kK WIN Sockets C S Kommunikation Basierend auf Internet Standard TCP IP Protokoll Erh hte Performance und Sicherheit Benutzerverwaltung Datenbank Konfigurationsdateien und Kommunikations Ordner sind auf Explorer Ebene vom Client aus nicht mehr im Zugriff Teil 1 Ver nderung zu fr heren Versionen 53 e Client ben tigt zur Kommunikation lediglich Hostnamen oder IP Adresse Portnummer und Archivname e Effiziente Administration e Vereinfachte Archivstruktur Automatische Generierung neuer Dokument Container e Die Containergr e ist einstellbar bis maximal 2 GB e Die Default Gr e ist 600 MB dies erlaubt ein einfaches Auslagern von Containern auf CD e Bei Erreichen der vordefinierten Containergr e wird automatisch neuer Container erstellt e Optional ist eine Bildung eines
26. ert und verkleinert werden kann w hrend die Klein Ansicht fest auf der Karteikarte positioniert ist 16 6 3 Tabelle Bei Tabellen werden ein oder mehrere Felder als Spalten dargestellt Das bedeutet dass im Gegensatz zum einzeiligen Feld ein Datensatz in einem Tabellenfeld mehrere Eintr ge haben Wiederholfeld kann Als Tabelle vordefinierte Felder werden zu einer Tabelle zusammengefasst indem man diese gemeinsam markiert und in die gew nschte Karteikarte bernimmt 294 Teil4 16 Archiv einrichten Mit den Schaltern kann zwischen Klein und Gro ansicht des Endlosfeldes hin und Titelzeile Spalte Mn hergeschaltet werden Die Gro Ansicht ist ein eigenes Fenster dass auch bei der Bearbeitung bzw Neueingabe beliebig vergr ert und verkleinert werden kann w hrend die Klein Ansicht fest auf der Karteikarte positioniert ist In der Datensatzansicht springt der Cursor automatisch an das Tabellenende zum aktuellsten Eintrag Editor T ool Editieren des Elementes Teil 4 16 Archiv einrichten Folgende Einstellungen k nnen Sie vornehmen Titelzeile Text eingeben ndern Tabfolge Tabfolge der Tabelle erste Spalte erste Zeile innerhalb der Karteikarte Spalten berschriftt Entspricht den Bezeichnern der Felder Diese k nnen hier auch ge ndert werden KBreite Breite der Spalte in der Klein Ansicht GBreite Breite der Spalte in der Gro Ansicht Pos Position der Spalte in de
27. fest siehe unten Um eine Stoppwortliste zu editieren bzw zu erstellen gehen Sie auf Start Men Programme Dr DOC Die Stoppwortliste darf nie mit einem Windows Editor bearbeitet werden da sie reines Achtung ASCII Format haben muss Dialogbereich OCR Bearbeitung OCR Bearbeitung Schwellwert 50 erkannt Ergebnisse Nach erfolgter OCR Bearbeitung wird im Feld erkannt die Erkennungs qualit t in Prozent angegeben Unterschreitet diese Zahl den dar ber an gegebenen Schwellwert standardm ig auf 99 50 eingestellt wird mit ei nem Warnton darauf hingewiesen In diesem Fall kann der Scan und OCR Vorgang z B mit ver nderten Parametern wiederholt werden ber Ergebnisse erhalten Sie eine Liste der im Dokument erkannten Texte je nach Anzahl der aktuellen OCR Rahmen Durch markieren einer Zeile und klicken auf OCR Text Editieren erhalten Sie ein zweigeteiltes Fenster Im obe ren Teil sehen Sie das eingescannte Bild im Vergleich zum unteren Fenster das den erkannten Text enth lt 168 Teil 3 _ 12 Neueingabe Um das Vergleichen zu erleichtern wird der Text im Bild oberer Teil an der Stelle gelb markiert an der sich der Cursor im editierbaren Bereich unterer Teil befindet Dialogbereich Rotation Rotation 180 O 390 RO 270 Eine Vorlage kann in 90 Schritten gedreht werden Die Rotation kann schon vor dem Ei
28. neben Word auch an alle anderen MS Office Anwendungen Excel PowerPoint etc sowie beliebige Fremdapplikationen elegant anbinden Mehr Informationen dazu und wie Sie Ihr pers nliches Word Muster Dokument hinterlegen k nnen erfahren Sie im KAPITEL 13 DOKUMENT SSISTENT Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 81 6 6 2 Datei archivieren Um eine vorhandene Dokument oder Bild Datei die in einer beliebigen Appli kation erstellt wurde in dem Archiv Dokumente zu archivieren f hren Sie folgende Schritte aus e Aktivieren Sie den Dr DOC Desktop e Klicken Sie doppelt auf das Symbol Dokument von Datei archivieren Der Doppelklick auf das Symbol Dokument von Datei archivieren ffnet das Archiv Dokumente und den Dialog Dateiarchivierung PA Dr DOC DOKUMENTE Neueingabe Dokumentenquelle Datei gt Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe sajpien Reh Dokumente OCR Text nderungen Od a88Ha8 7 Funktionen EE Symbole Kur Windows Desktop 5 Di DOC Desktop Ay Adressen Dokumente und Einstellungen JRECYCLER boot ini ed Ahnentafel r C System volume Information bootfont t amp Aktien CONFIG S 7 Bild Datei Ansicht Inte M Nadj INCL_IN T SB B cher F il EJAUTOEXEC BAT 10 5Y5 Ei Bundesliga Spieler G a AUTOEXEC VIA liprefs js EN Bundesliga Vereine
29. 344 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle Das nderungsprotokoll wird automatisch fortgeschrieben in einer Datei mit der Namenserweiterung chg die im Verzeichnis das als Pfad f r Archivdateien angegeben ist abgelegt wird Eingesehen wird diese Datei mit einem Editor H EEMI Of Beispiel Datei Bearbeiten Suchen Benutzer Datum Uhrzeit der nderung Name des Feldes mit der nderung Text vorher Text nachher Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 345 19 7 _ Fehlzugriffe protokollieren Mit einem Zugriffsprotokoll k nnen Anmeldungen mit falschem Pa wort proto kolliert werden Die Funktion Zugriffsprotokoll wird aktiviert e entweder beim Neuerstellen im Dr DOC Assistenten DrDoc Assistent Archiv Name p DrDOCARCHIVE r Archiv Optionen IF Client Server Modus T Workflow C Workflow Hauptarchi C Worklow Typenarchi F Bedlining F Datensatzspezifische Berechtigungen I nderungsverwaltung I Yersionsverwaltung I nderungsprotokoll I Zugriffsprotokoll oK Hilfe Abbrechen e oder nachtr glich ber Organisation Archivparameter editieren 346 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle Beispiel Das Zugriffsprotokoll wird automatisch fortgeschrieben in einer Datei mit der Namenserweiterung acc die im Verzeichnis das als Pfad f r Archivdateien angegeben ist abgelegt wird Fehlgeschlagener Versuch
30. 37 WF Anwender Sicht Folgende Symbole stehen im Workflow Manager zur Verf gung Symbole des Workflow Managers Symbol Bezeichnung Bedeutung E Workflowstart Start des Workflows EEA Workflowende Ende des Workflows offen erledigt A Workflowschritt Workflowschritt Aufgabe A Aktueller aktueller Workflowschritt Workflowschritt aktuelle Aufgabe ar Workflowgruppe die Aufgabe ist von einem mehreren Mit glied ern einer Gruppe zu erledigen i Workflowuser die Aufgabe ist von einem speziellen Bearbeiter zu erledigen Er a Aktuelle aktuell angemeldeter Benutzer WF Gruppe User i Termin berschrei Benutzer hat seinen Bearbeitungstermin tung berschritten a A Aufgabe erledigt Benutzer hat Aufgabe erledigt Alle Funktionen des Workflow Managers werden ber ein Kontext Men gestar tet Die Verf gbarkeit der einzelnen Men punkte h ngt ab vom Rechteprofil des Benutzers und von der Klickposition innerhalb der Workflow Grafik Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Bearbeiter festlegen Bearbeiter hinzuf gen l schen R ckverweisen Workflow einf gen Workflowschritt einf gen Workflowschritt l schen Workflowschritt bearbeiten Eigenschaften Grafik Drucken als Email versenden Einstellungen Abb 37 3 Dr DOC Workflow Manager Men punkte des Kontextmen s Die Men punkte des Kontextmen s erm glichen die Ausf hrung folgender Workflow Manager Funktionen
31. 448 Teil 4 28 Archiv sichern 28 ARCHIV SICHERN Grunds tzliche berlegungen Eine pauschale Aussage wer wie oft zu sichern hat kann nicht getroffen wer den das ist je nach Datenanfall individuell zu entscheiden Das Duplizieren von Best nden ist nur als eine zus tzliche langfristige Siche rungsma nahme zu verstehen da dieses Duplizieren ja nicht kontinuierlich erfolgen wird sondern sinnvollerweise z B erst wenn eine WORM Platte voll ist Die mittelfristige Sicherung die einen Systemstand zu einem bestimmten Zeit punkt erfassen sollte muss u a ber cksichtigen da sich ein Fehler in das Sy stem eingeschlichen hat was auch und gerade durch menschliches Versagen bedingt sein kann Aber auch die Transaktionssicherheit in manchen Netz werken ist nicht so hoch wie man sich das gerne vorstellen w rde In aller Re gel sollte diese Sicherung am Ende eines Arbeitstages entweder auf MO Platten oder Magnetb nder erfolgen Das Restrisiko l t sich durch diese Ma nahme deutlich senken In gro en Archiven wird pausenlos ge ndert und erg nzt Um auch diese Arbei ten die vom Speicherbedarf her vielleicht v llig nebens chlich vom Inhalt her aber sehr wichtig sind z B Wiedervorlagetermine etc gesichert im System zu halten muss eine kontinuierliche Sicherung sowohl der Dokumente als auch insbesondere ihrer Verwaltungsdaten erfolgen gerade wenn ein gro er Benutzerkreis angebunden ist Am elegantesten ist woh
32. Administration gt Wiederholen Sie die Schritte 1 7 bis alle Ihre gew nschten Workflow Schritte festgelegt sind Workflow Manager x Nicht begonnen o MAC a WB Start Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Ende Z Abb 36 28 Dr DOC WF Typenarchiv Anzeige eines zwei WF Schritte enthaltenden Workflow Typen P Wechseln Sie in Ihrer Datensatz Eingabemaske auf die Karteikarte Workflowsteuerung und tragen Sie in das Feld Workflowtyp den Namen des Workflow Typs ein Auf dieser Karteikarte kann au erdem festgelegt werden ob es sich um eine Vorlage f r einen Streng Hierarchischen Workflow handelt Streng hierarchische Workflows laufen ausschlie lich im Hierarchiezweig des erstellenden Bearbeiters ab Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 491 Ed Dr DOC D WF DBANK WF_TYP Neueingabe Dokumentenquelle WINWORD Datei 9 Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstelungen Workflow Organisation Fenster bife laxi z gt A 22 EIS ea a l lD 5 B Pe leF Suchergebnisse TTA I Aufgabe Versionsverwaltung WorkflowSteuerung pn Worflow Typ Weiterleiten mit R ckmeldung 7 Streng hierarchisch Fi EA xD a aaaea aaa FA Aufgabe weiterleiten C A en Aufgabe bearbeiten _ 1T Eh Fe R ckmeldung AT Eh Normal 2B m Workflow Manager Nicht begonnen B Mitarbeiter B s
33. Aktionen Dr DOC Archive 27 Funktionen sy ff Windo ES Acrobat Reader gA ei AUL Instant Messenger TM Arbeitsplatz De Doc Abb 10 7 Konsolen Ordner Windows Desktop Wenn Sie ein Dr DOC Desktop Symbol ber die Konsole ausf hren m chten dann ffnen Sie den Konsolen Ordner Dr DOC Desktop j Aktionen Dr DOC Archive 2 Funktionen H Dr DOC Desktop 2 Adressen dr Alle Best nde w Best nde E Bibliothek Abb 10 8 Konsolen Ordner Dr DOC Desktop 120 Teil 3 10 Benutzer F hrun 10 2 Konfiguration Ihren pers nlichen Dr DOC Arbeitsplatz k nnen Sie mittels folgender Kompo nenten einrichten und gestalten Pr ar e Dr DOC Desktop e Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen Konsole e Men punkt Ansicht Diese Komponenten bieten Ihnen folgende Konfigurationsm glichkeiten 10 2 1 Dr DOC Desktop Auf Ihrem Dr DOC Desktop k nnen Sie Ihre pers nlichen Symbole f r h ufig ben tigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen Zum Anlegen Ihrer Symbole stehen Ihnen sowohl Standard Funktionalit ten als auch benutzerdefinierte Aktionen sogenannte Dokument Definitionen zur Verf gung Folgende Standard Funktionalit ten k nnen Sie als Symbol anlegen und aufru fen e Archiv w hlen e Suche Volltextsuche
34. Als Word Serienbriefvorlagen werden vorgefertigte Dokumente wie z B ein Gesch ftsbrief ein Fax ein Privatbrief etc bezeichnet Diese k nnen Sie selbst nach eigenen Bed rfnissen z B mit Firmenlogo erstellen Die Briefvorlage brieffor doc haben wir Ihnen bereits vorgefertigt Sie wird automatisch in dem Dialog Wahl der Vorlage in dem Pfad c drdoc vorlagen angezeigt Falls Sie wie unter Installation von Dr DOC beschrieben bei der Zielverzeichnis den Pfad c drdoc ausgew hlt haben e W hlen Sie nun aus der Vorlagenliste die Vorlage brieffor doc und best tigen Sie ihre Wahl mit OK 72 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte ahl der Vorlage xl Suchen in vorlagen_Icon BRIEFFOR DOT Brieffor97 doc DRDOTMAK DOT Dateiname BRIEFFOR DOC Dateityp oc v Abbrechen 4 Abb 6 7 Das Dialogfenster Wahl der Vorlage wird ge ffnet um den Datensatz an eine Briefvorlage zu bergeben Die Applikation Word wird ge ffnet und die Adressdaten der Software House GmbH werden automatisch in die betreffenden Seriendruckfelder eingespielt Word teilt Ihnen in folgender Meldung mit dass Sie nun den Brief editieren k n nen und anschlie end ber die Schaltfl che Dr DOC Archivierung archivieren k nnen Meldung x Gi Manuelle nderungen ausf hren dann Dr DOC Archivierung dr cken Abb 6 8 Meldung beim Einspielen der Daten in eine Briefvorlage Teil 2 Schnelleinstieg
35. Beispiel Teil 4 20 Einstellungen 361 WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS amp 20 1 1 5 BESONDERHEITEN DATENTYP FRIST 20 14 Pflicht Feldbelegung Pflichfelder Wenn in einem Feld immer ein Eintrag vorhanden sein muss z B ein Akten zeichen Eintrag in einer Schriftgutverwaltung Erfolgt bei Neueingabe kein Ein trag in ein solches Feld bzw wird der Eintrag beim ndern gel scht erfolgt eine Fehlermeldung gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Pflichtfelder aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Pflichtfelder akti vieren In die gew nschten Felder bzw bei Endlosfeldern an den Beginn ein beliebiges Zeichen eingeben und mit OK best tigen Beispiel H Feldauswahl f r Pflichtfelder In diesem Feld mu immer ein Eintrag vorhanden sein Eingabe Bearbeiten Ansicht Vorkflow Fensi ou Adressdaten orm Sonstiges nderungen r Adresse Firmal x Firma2 Firma3 Anrede O Titel D Name DOO O Vorname oO Abt Position S Stra e EEE ezoa T 362 Teil 4 20 Einstellungen 20 15 Schl sselfelder Index anlegen Die Schl sselverwaltung erleichtert den schnellen Zugriff beim feldorientierten Suchen bestimmter Eintr ge in Datens tzen wobei Sie beliebige Felder f r die sen Index bestimmen k nnen Zu Ihrer Information Dr DOC ben tigt f r einen Index keine Reorganisations l ufe oder hnliches gt
36. Benutzermanager Eigenschaften einer Rolle Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 483 Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Rollen des Organigramms in der Be nutzerverwaltung eingetragen sind Dr DOC POSTEINGANG Unbenannt Erweiterte Informationen E HAL Beschreibung Element vom Typ Rolle AL Hauptabteilungsleitung Abb 36 20 Dr DOC Benutzermanager Rollen des Beispielorganigramms 484 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 3 5 Zuordnung der Rollen zu den WF Gruppen W hlen Sie im linken Fenster des Benutzermanagers auf der Karteikarte Grup pen bersicht eine Gruppe und im mittleren Fenster auf der Karteikarte Rollendefinition die Rolle die Sie dieser Gruppe zuordnen wollen Klicken Sie dann auf hinzuf gen Dr DOC POSTEINGANG Unbenannt Ae Es Benutzerverwaltung Element Ansicht Fenster Hilfe lex Sud Rn aj Erweiterte Informationen Gruppen bersicht Archive Rolen 41 Archivertindungen Rechte RelenDeiniionen VerteterDefnionen LLAF 5 Leiter Buchhatung Rolen Definitionen bersis 2 Zugeordnete Rollen 2 nen oaee Leiter Buchhaltung E Firma X R Leitung E R Buchhaltun lt hinzuf gen i g R Ma F M DB RSB AA Leiter DB amp Mitarbeiter DB R Sachbearbeiter DB E RA KB Leiter Buchhaltung E EDV AA Leiter EDV AR Mitarbeiter EDV R Sachbearbeiter EDV B
37. Dateien bei verschiedenen Aktionen sowie benutzerspezifische Einstellungen Geben Sie diesen Pfad standardm ig c drdoc tmp hier ein Teil 4 16 Archiv einrichten Bei Netzbetrieb muss ein lokales Laufwerk der Workstation angegeben werden Dieses Verzeichnis muss unbedingt auf jeder Arbeitsstation identisch sein Maximale Anzahl an Listbox Eintr gen Diese Angabe betrifft die Auswahllisten die nach einer Suche bei mehreren Treffern angezeigt wird Die maximal gezeigte Anzahl der Eintr ge ist standardm ig auf 100 vorbelegt Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Anzahl der gefundenen Datens tze sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw beim Bl ttern in der Liste und in den Datens tzen Eine geringere Angabe kann also bei sehr gro en Datenbest nden sinnvoll sein Mit den Befehlen Vor und Zur ck werden die jeweils n chsten 100 bzw die angegebene Anzahl gefundenen Datens tze aktiviert Benutzerverwaltung Deaktivieren dieser Option veranlasst das Entfernen des Archivs aus der aktuellen Benutzerverwaltung Der erneute Eintrag des Archivs in eine Benutzerverwaltung ist nur ber den Men punkt Organisation Benutzermanager m glich nderungsprotokoll Um nderungen der Profildaten zu protokollieren Text vorher nachher muss ein nderungsprotokoll angelegt sein Zugriffsprotokoll Um Zugriffe mit falschen Passw rtern oder unberechtigte Zugriffe auf Dokumente zu protokollieren muss ein Zu
38. Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente editieren Tabfolge Kommentar Firmal a m Umrandung Zur cksetzen 7 Am Raster la ausrichten z L schen Nein wie Karteikarte Editieren des i k Bezeichners j Am Raster Yordergrund Oo e Fontname Ins Sans Serif nn Hintergrund Fontgr e ho W hlen Text und Umrandung k nnen ge ndert werden Bei beiden k nnen ge ndert werden unabh ngig voneinander Farben Schrift und Rasterausrichtung Einzeilige Felder sind horizontal scrollbar d h ein Eintrag kann l nger sein als das Element breit ist Der Maximaleintrag in ein einzeiliges Feld betr gt 128 Zeichen unabh ngig davon wie breit das Feld dargestellt ist 293 Teil 4 16 Archiv einrichten 16 6 2 Endlosfeld nderungsm glichkeiten siehe Abbildung im KAPITEL 16 6 1 EINZEILIGES FELD Sie k nnen bei Eingabe von Datens tzen in Endlosfelder fortlaufend Text schreiben der Zeilenumbruch erfolgt automatisch Au erdem ist keine bestimmte Zeilenanzahl vorgeschrieben Sind die sichtbaren Zeilen des Endlosfeldes gef llt wird der Text nach oben verschoben In ein Endlosfeld passen h chstens 655360 Zeichen 640KB Paf Textinhalt x A Mit dem Schalter kann zwischen Klein und Gro Ansicht des Endlostextes hin und hergeschaltet werden Die Gro Ansicht ist ein eigenes Fenster dass auch bei der Bearbeitung bzw Neueingabe beliebig vergr
39. Die Konfiguration des Dr DOC Serverprozess Icons muss wie folgt lauten Ziel lt Pfad gt docserv exe lt Pfad gt lt Name der Benutzerverwaltung gt bvd lt Pfad f r Dr DOC Kommunikationsverzeichnis gt Vor dem erstmaligen Start des Serverprozesses m ssen die Archive und die Benutzerverwaltung am Archiv Server angelegt werden Starten Sie dazu am Archiv Server das Programm drdoc exe im drdoc System Verzeichnis 43 Hinweis 44 Teil 1 2 Installation Client Server 2 2 Installation des Clients Grunds tzlich F r die Einrichtung der Dr DOC Clients gibt es grunds tzlich zwei M glichkeiten A Zentrale Einrichtung des Programms und der Hilfe Das Programm mit allen Dateien und Anwendungen muss zentral am Archiv Server oder im Netzlaufwerk zur Verf gung gestellt werden Zur Einrichtung des Clients muss Dr DOC einmal lokal installiert werden Anschlie end wird das lokale Verzeichnis drdoc system wieder entfernt B Teilweise lokale Einrichtung des Programms und der Hilfe Das Programm und oder Online Hilfe liegt zus tzlich lokal am Archiv Client Die lokale Installation des Programms am Client ist n tig wenn die Clients mit unterschiedlichen Betriebssystemen ausgestattet sind Bei der Konfiguration des Dr DOC Client Icons muss dann auf die drdoc exe Datei verwiesen werden Installation Start des Setups am Client wie unter Kapitel 2 1 INSTALLATION CLIENT SERVER beschrieben die Schritte 1
40. Einzeiliges Feld 134 Index 565 Einzeiliges Feld Feldtyp 292 Einzelplatz 33 Installation 34 Einzelschl ssel 362 Einzeltext 249 Elemente editieren 290 einf gen 286 l schen 290 Email 253 Endlosfeld 134 Endlosfeld Feldtyp 293 Erfasser Feld 341 Export ANSI 144 411 ASCII 144 411 bei Neueingabe 144 Dbase 414 Dokument 255 Feldauswahl 411 414 Zahlenfeld 414 Extension Feld 272 F Fehlertolerante Suche 206 Feld Begriff 19 Inhalt l schen 139 Feldauswahl Spaltendruck 242 371 Feldauswahl Ausgabedublettenpr fung 202 Auswahlliste 201 368 556 Autofelder 355 Datenexport 411 Datentyp 351 Daten bergabe 386 Daten bergabe Archivierung 365 Dbase Export 414 Einstellungen 276 Feldeintr ge erhalten 363 Import 409 Schl sselfelder 361 Sortierung 201 370 556 Spaltendruck 371 556 berschriften 369 Feldauswahl f r Suchvorlage 212 367 Feldeintrag erhalten 139 363 Feld Rechte 334 341 Feldsuche 200 208 Bereich relativ zum Systemdatum 210 Meldung 347 mit Vorlage 200 nach Schaltern 210 296 Systemdatum 210 Feldtypen 273 Bild 296 einzeiliges Feld 134 292 Endlosfeld 134 293 m gliche 102 Schalter 295 Tabelle 134 293 Formeln Statistik 257 Formeln 257 Freigeben Dokument 238 Freigeben Dokument 340 Fremdprogramm 155 Frist Datentyp 351 G Gliederung Datentyp 274 351 354 Glossar 548 wichtige Begriffe 19 Grafikunterst tzung 32 Gro Kleinschreibung 112 203 Gro bil
41. Konfiguration 100 Trefferanzahl begrenzen 207 Trennzeichen 403 407 413 daten txt 391 berschreibemodus 139 363 berschriften 369 U Umwandlung C S in lokales Archiv 442 CD ROM Recherchearchiv 443 lokales Archiv in C S 436 User Datentyp 351 V Verbindung 145 148 154 220 automatisch 148 Eingabe 150 Intern 157 Makro f r Daten bergabe 150 Winword 8 0 151 Versionsverwaltung 270 311 Videobilder 145 Viewer 148 157 Volltextsuche 157 200 204 Vorlagen Quelle 171 Vorlagensuche 212 367 Meldung 347 W W hrung Suchen 207 212 W hrung Datentyp 274 351 W hrungsbereich Datentyp 351 Wechselplattensystem 32 Winword 384 Workflow abbrechen 470 Administration 461 Aktivit tenliste anzeigen 462 513 Anwendersicht 512 anzeigen 471 523 Aufgabe erledigen 462 513 Befehle 461 513 Benutzeroberfl che 461 512 Datenbank Editor 476 Dokument f r laufenden Workflow 544 Dokumentarchiv 530 Dokument Assistent 497 Dokument Definition 498 Dr DOC 6 x Archive anpassen 511 Einstellungen 471 Einstellungen am Server 507 Existierende Archive anpassen 511 Feldauswahl f r Pflichtfelder 472 Grafik Drucken 466 Grafik Email 466 Hauptarchive einrichten 473 Hierarchische Struktur 480 neu anlegen und starten 529 Objekte 478 Organigramm 479 Push Funktionalit t 478 Push System 507 Rollen zuweisen 478 Schritte bearbeiten und erledigen 527 Schritte manuell erzeugen 539 starten 470 522 starten von 529 ToDo Liste 524 T
42. Quelldatei l schen 156 302 308 R Rahmen ndern 175 definieren 297 l schen 175 speichern 174 bersicht 174 Rahmenkonfiguration l schen 175 Rechendefinition 360 Rechtlicher Status 29 Redlinig drucken 232 Redlining 231 drucken 246 Suchen 200 204 Relationale Verbindung 259 398 Reorganisation Dokumente 446 Komplett 446 Profildaten 446 Protokolldatei 447 Schl ssel 446 Rotation 168 S Scanjobs 168 Scannen 158 Scanner 145 unterst tzte 32 Scanner Setup 177 Scannerwahl 177 Schalter Feldsuche 210 296 Schalter Feldtyp 295 Schl ssel anlegen 361 Dubletten 362 Einzel 362 Mehrfach 362 Reorganisation 446 Schnelleinstieg 56 Schreibweisen verwendete 18 Schwellwerterkennung 177 Serienbrief 249 Server Programm 110 Sortierung 370 Feldauswahl 201 Spalten Auswahlliste 201 berschrift 369 Spaltendruck 242 371 Speichermedien unterst tzte 32 Speicherplatz 553 Sperren Dokument 238 340 Splitten Kleinbild 296 Spooldaten 424 Spool Import ini Datei 418 Standardnetz 33 Stapelverarbeitung automatische Archivierung 147 164 Datei 146 154 164 Scanner 146 163 164 Statistik 257 Drucken 258 Formeln 257 steuer txt Word 384 Index 569 Stichwortverzeichnis 109 Stoppwortliste 166 180 String Datentyp 351 Suchen 63 560 ausschlie endes 210 Beispiele 213 Datum 207 212 eingrenzend 200 203 fehlertolerant 206 feldorientiert 200 208 feldorientiert mit Vorlage 200 feldunabh
43. Quelle 151 155 162 Redlining 231 reorganisieren 447 sperren 340 sperren 238 splitten Kleinbild 296 Stapelverarbeitung 146 163 Verbindung 145 148 154 163 220 verlagern 450 Versionsverwaltung 270 Zoom 223 Dokument Ablage 235 Dokument Assistent Dokument f r laufenden Workflow 544 Workflow Definitionen 497 Dokument Definition Dokumentarchiv 498 erstellen von 501 ohne Workflowtyp Belegung 533 WF Hauptarchiv 499 Workflowtyp Vorbelegung 530 Dokumenten Quelle 171 Dongle 41 Dr DOC beenden 110 Bildschirmaufbau 99 Datenformat 403 deinstallieren 456 Desktop 57 Installation 33 Men struktur 98 Neues 50 Philosophie 22 rechtlicher 29 starten 93 von Festplatte entfernen 456 Dr DOC Archive bersicht 90 DRDOC Benutzer 313 DrDocTv Makro 384 Druckbild Text Typ 181 Drucken auf Datei 241 bei Neueingabe 144 Dokument 245 Feldauswahl 242 371 Feldinhalt 243 Karteikarte 244 Karteikartendruck 372 Papiervorschub 372 Profildaten 240 Redlining 232 246 Spaltendruck 242 Statistik 258 Teilselektion 241 Drucker einrichten 239 unterst tzte 32 DTC Optionen 177 Dublettenpr fung 202 207 211 363 372 555 Eingabe 143 Dublettenschl ssel 362 E Eingabe Dublettenpr fung 363 Eingabedublettenpr fung 143 555 Eingabefeld Inhalt l schen 302 307 Eingabemaske drucken 372 Inhalt l schen 363 Eingrenzende Suche 200 203 Einstellungen Aufl sung 177 DTC Optionen 177 IPC Optionen 177 Schwellwerterkennung 177
44. Quelle Ansicht Link 1 DA MS3ZYWINWORD WI Link 2 O Link 3 Link 4 Link 5 Link 6 D 00000 00000 In dieser Rubrik das Programm anw hlen an das die Daten bergabe erfolgen soll Voraussetzung ist da f r dieses Programm ein Makro vorhanden ist 388 Teil 4 20 Einstellungen gt Die Auswahl mit OK best tigen P In Word Textvorlage Formular erstellen gt gt Neues Dokument aufrufen Men punkt Extras Seriendruck Hauptdokument erstellen w hlen Als Datenquelle daten txt mit Pfad bzw als Steuersatz steuer txt mit Pfad beif gen Achtung der Pfad muss derjenige sein der in der Datenbank als lokales Arbeitsverzeichnis angegeben ist Felder erstellen angegeben ist der einfachste Weg es gibt aber auch noch andere M glichkeiten An gew nschte Stelle im Dokument gehen den Befehl Datenfeld einf gen w hlen und aus der Listbox das gew nschte Feld ausw h len Bei Bedarf Es k nnen auch einzelne Seiten aus archivierten Doku menten bernommen werden Um dies fehlerlos zu erm glichen muss in der Vorlage ein Platzhalter f r die einzuspielende Grafik vor handen sein Grafik F gen Sie diesen Platzhalter an der gew nschten Stelle in der Vor lage manuell in genau dieser Form ein gt Wenn alles wie gew nscht ist k nnen Sie den Text abspeichern Teil 4 20 Einstellungen 389 MUSTER GmbH SERIENDRUCKFELD vorname SERIENDRU
45. Teil2 Schnelleinstieg 7 bersicht Dr DOC Archive 91 In der folgenden bersicht k nnen Sie sich ber alle Archiv L sungen detailliert informieren Archiv Beschreibung Adressen Management mit Customer Relation Management CRM Bankverbindungen Foto Vertriebsinformationen Adressen Mit Schnittstelle zu Word Serienbrief Funktionalit t und an schlie ender Archivierung in dem Archiv Dokumente Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente mit Verweism g C lichkeit auf die Empf nger bzw Absenderadressen Dokumente Geburtstags Management mit Erinnerungsfunktion f r Ge burtstagstermine Verkn pfung mit Adressen m glich Auflistung und Berechnung Ihrer einzelnen Haushaltskosten sortiert nach Personen oder speziellen Ausgabekategorien Haushaltskosten ker Verwaltung und Berechnung Ihrer Reisekosten mit detaillierter Auflistung der Einzelposten Reisekosten E Ihr pers nlicher Planer f r Einladungen zu Hochzeitsfeiern und f i Polterabenden mit Verweis zu den Adressen Hochzeit Einrichtung Ihrer pers nlichen Ahnentafel mit Verweism glich keit auf die Adressverwaltung Ahnentafel Verwaltung Ihrer B cher bibliographische Daten Schlagworte Archivierung von Buchausschnitten etc B cher amy Verwaltung Ihrer Zeitschriften bibliographische Daten Schlag worte Archivierung von Zeitungsausschnitten etc Zeitschrift Ihre Kochrezept Sammlung Rezepte Ihr digitales Foto Archiv mit Au
46. Versuchen Sie den Zugriff auf das Archiv mit einem anderen Ihnen bekannten Benutzernamen Wenn ein Benutzer bei nicht ordnungsgem em Verlassen des Programms registriert geblieben ist und deshalb die Meldung erscheint kann eine erneute Registrierung erfolgen Beachten Sie aber da Sie eine erneute Registrierung nur best tigen wenn wirklich sichergestellt ist da niemand mit diesem Be nutzernamen arbeitet Benutzer hat kein Zugriffsrecht Fehler Bei der Benutzeranmeldung wurde ein falscher Benutzername einge geben Vorgehen Korrigieren Sie die Eingabe und achten Sie auf Gro Kleinschrei bung Es kann auch sein da der angegebene Benutzer auf das betreffende Archiv keinen Zugriff hat F r welches Archiv die Abfrage erfolgt entnehmen Sie der Kopfzeile des Dialogs Bitte Speicher erh hen oder Aufl sung verringern Fehler Bei der Neuarchivierung einer Bilddatei sind Speicherprobleme aufge treten Vorgehen Kontrollieren ob gen gend freier Speicherplatz zur Verf gung steht und gegebenenfalls diesen erh hen und oder das Bilddokument mit geringerer Aufl sung dpi scannen 554 Anhang Fehlermeldungen Bitte Ziel Verzeichnis angeben Fehler Bei Installation wurde kein Verzeichnis eingegeben in das kopiert wer den soll Vorgehen Befehl nochmals vollst ndig eingeben mit Zielverzeichnis Datumsfelder nur zur Fristenberechnung zugelassen Fehler Ein Datumsfeld wurde innerhalb der Rechendefinition als Er
47. ber Einstellungen Feldauswahl f r Datentypen kann er nachtr glich auf XD ge ndert werden Dieses Feld kann automatisch gef llt werden ber Autofeld D oder manuell ber das Kontextmen der rechten Maustaste und Datum Uhrzeit Auf diese Art kann Datum und Uhrzeit auch in Felder mit Datentyp S f r String z B Endlosfelder eingetragen werden 20 113 Besonderheiten Datentyp W hrung Eingaben in ein W hrungsfeld werden automatisch auf zwei Nachkomma Stel len erg nzt Teil 4 20 Einstellungen 353 Eingegeben wurde 45583 das Ergebnis ist 45 583 00 Beispiel Besonderheiten bei Volltext und Feldsuche entnehmen Sie bitte den entspre chenden Kapiteln 20 114 Besonderheiten Bereichsdatentypen Die Bereichsdatentypen ZB DB und WB k nnen sowohl einen Eintrag wie Da tentypen Z D und W enthalten oder aber einen Bereich Damit die sp tere Su che in diesen Feldern korrekt ablaufen kann m ssen die beiden Grenzdaten durch lt gt getrennt eingegeben werden Der Eintrag in ein Bereichsfeld lautet also z B 58 lt gt 456 oder 02 06 2000 lt gt 05 07 2001 Bei der Suche in diesen Bereichsfeldern werden auch Zahlen oder Daten gefun den die innerhalb dieses Bereichs liegen Gesucht wird 08 12 2000 gefunden wird auch der Datensatz der obigen Bereich enth lt Beispiel 20 115 Besonderheiten Datentyp Frist Ein Fristenfeld dient zur Berechnung einer Datumstrist z B f
48. bergabe e Als Formular w hlen Sie die Briefvorlage in der Textverarbeitung die z B anfrage doc hei t e Die zwei Adressen werden nun automatisch eingespielt Sie erg nzen eventuell noch den Brieftext Dann drucken Sie den Brief zum Versand aus 252 Beispiel Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten e Nun schlie en und speichern Sie die Datei und wechseln zur ck zum Archiv Hier wird nun automatisch eine Schriftgutverwaltung gestartet e In die Schriftgutverwaltung tragen Sie noch ein paar Profildaten ein z B das Thema des Briefes ein Wiedervorlagedatum oder hnliches Sie m ssen nicht eine Schlagwortliste mit dem Briefinhalt eintragen da Sie sp ter ja mit der Volltextsuche direkt nach dem archivierten Brief durchsuchen k nnen Sie archivieren das neue Dokument Die Schriftgutverwaltung wird automatisch beendet und Sie befinden sich wieder in der Adressverwaltung Karteikarte erstellen aus einer Inventarisierung Aus einer Inventarisierung heraus soll eine Karteikarte mit den wesentlichen Daten und einem Bild des Gegenstandes z B als Packzettel f r den Leihverkehr erstellt werden e Inder Inventarisierung suchen Sie den Gegenstand z B mit der Inventarnummer e Im Datensatz rufen Sie Daten bergabe auf Darin bestimmen Sie Daten bergabe E Auswahl aktuellen Datensatz alle Datens tze Hier geben Sie an da die erste Dokumentseite bergeben werden soll Einspielen von Do
49. figurieren und in Dokument Definitionen abspeichern Mit diesen Dokument Definitionen k nnen Sie somit mehrere Neueingabe Arbeitsschritte zusammen fassen und sehr elegant unterschiedlichste Dokumente in Dr DOC erfassen Als besonders wichtige Anwendungsbeispiele k nnen folgende Dokument Definitionen genannt werden e Dateiarchivierung Erfassung vorhandener Dokument und Bilddateien aus beliebigen Applikationen e Erstellung und Archivierung neuer Dokumente anhand strukturierter Dokument Vorlagen aus beliebigen Applikationen e Scannen von Papierdokumenten Eingangspost e Workflow Verbindung zwischen Dokumenten und Workflows herstellen diese Option steht nur der Client Server Version der Dr DOC Software zur Verf gung Folgende Neueingabe Parameter k nnen Sie in Dokument Definitionen vor konfigurieren e Archiv indem das Dokument gespeichert werden soll e Neueingabe Feldvorbelegung e _Dokument Quelle e _Dokument Verbindung e _Muster Dokument zur Erstellung und Archivierung eines Dokumentes e Workflow Eigenschaften diese Option steht nur der Client Server Version der Dr DOC Software zur Verf gung 183 184 Teil 3 13 Dokument Assistent 231 Dokument Definition erstellen B 11 Allgemeine Beschreibung Rufen Sie den Dokument Assistent ber das gleichnamige Symbol in der Men leiste auf um eine Dokument Definition zu erstellen In dem Dialog Neueingabe
50. fung auf identische Eintr ge eintragen pfad testaw2 da G Fenster Feldwahl f r Verkettung mit OK schlie en Im Fenster Definition Hypersuche auf bernehmen klicken Das Folgearchiv testaw2 wird so in das Editierfeld 5 bernommen Verkettung von testaw2 nach testaw3 herstellen 1 2 Ausgangsarchiv f r die archiv bergreifende Weitersuche ausw hlen Archiv testaw2 Name f r Verkettungsvorschrift vergeben und auf Schaltfl che Editieren klicken Im Fenster Feldwahl f r Verkettung ins Feld Verteiler unerledigt das Archiv das nach testaw2 als n chstes durchsucht werden soll eintragen pfad testaw3 da G Fenster Feldwahl f r Verkettung mit OK schlie en Im Fenster Definition Hypersuche auf bernehmen klicken Das Folgearchiv testaw3 wird in das Editierfeld 5 bernommen Suchdefinition abspeichern 4 Einen Namen f r die Suchdefinition eintragen und mit Speichern diese Definition abspeichern B Auswahllisten definieren Die Felder der Archive die in der Auswahlliste nach Aufrufen der Hypersuche aufgelistet werden sollen im Men punkt Einstellungen Hypersuche Auswahllisten ausw hlen 380 Teil 4 20 Einstellungen C Hypersuche durchf hren Die Hypersuche wird gestartet indem die Volltextsuche f r das zuerst zu durchsuchenden Archiv Suchebene 0 in unserem Beispiel testaw aufgerufen wird und der Schalter Hypersuche mit Suchdefiniti
51. ge des Thesaurus bernommen werden sollen 393 Beispiele 394 Teil4 21 Thesaurus erstellen Thesaurus verbinden Den Dialog zur Verbindung des Thesaurus mit dem aktuellen Archiv erhalten Sie im aktuellen Archiv ber Einstellungen Thesaurus 11 Thesaurusdefinition E x r Thesaurusfeld Thesaurusarchiv DADRDOQARCHIVE THES1 W hlen 2 r Suchfelder r Importfelder 77 Archivfelder Anrede z Archivfelder AdressID z 6 Thesaurusfelder Anrede z Thesaurusfelder Anrede z 7 I Gro Kleinschreibung beachten Zuordnen Zuordnen l_ Anrede Anrede Anrede Anrede r Optionen Feldauswahl f r Auswahlliste Sortierung f r Auswahlliste ANREDE v ANREDE v manuelle bernahme Modus C berschreiben automatische bernahme C Anh ngen 10 C automatische Pr fung Ausw hlen L schen Hilfe Abbrechen 3 4 Hier werden die Feldnamen des aktuellen Archivs angezeigt W hlen Sie aus der Liste das Feld in dem der Thesaurus verkn pft werden soll d h aus diesem Feld wird der Thesaurus aufgerufen W hlen Sie hier das Archiv das mit diesem Feld verkn pft werden soll Suchfelder Verkn pfen Sie als erstes Archivfeld das ausgew hlte Thesaurusfeld wird standardm ig angezeigt Zus tzlich k nnen weitere Suchfelder miteinander verkn pft werden UND Verkn pfung In Archivfelder werden die Feldnamen des aktuellen Arch
52. glich an bestehende Datens tze angeh ngt werden Es besteht auch die M glichkeit zwei Archive miteinander zu verkn pfen So kann man sich z B den Schriftverkehr einer ausgew hlten Adresse in der Schriftgutverwaltung anzeigen lassen Wie Sie grunds tzliche Voreinstellungen vornehmen zur Neueingabe z B Da tentypen Pflicht Feldbelegung entnehmen Sie den entsprechenden Kapiteln amp WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL 20 1 EINGABEKRITERIEN FESTLEGEN NDERN Teil 3 12 Neueingabe 131 D1 Neueingabe Kurzinfo allgemein Einstellungen Stapelbetrieb Fremdprogramm beliebig Neueingabe Dok Neu Datei w hlen bzw OCR Modul neu erstellen Bild aufnehmen Dr DOC kann Daten aller Art verwalten z B Papiervorlagen die eingescannt und mit OCR und oder Barcode Erkennung bearbeitet werden Dateien beliebi ger Formate Objekte wie z B Aufnahmen mit Video usw 132 Teil 3 _12 Neueingabe Vorausplanung macht die Arbeit leichter Es ist sicher am effektivsten gleichartiges Archivgut in einem Arbeitsgang zu verarbei ten um dann zum n chsten Archivgut berzugehen Ein Beispiel hierf r zeigt die fol gende Abbildung Tip Papiervorlagen Bild Text 1 Vorgang gt Scannen evtl OCR Bearbeitung T i ahii 2 Vorgang ee Dateiarchivierung evtl mit Stapelverarbeitung 3 Vorgang nenn Dateiarchivierung evtl mit Stapelverarbeitung T
53. gt L schen Mit dem Men punkt Benutzerverwaltung L schen wird eine Benutzerverwal tung gel scht 324 Teil 4 18 Benutzerverwaltung 18 4 Benutzer und Benutzergruppen gt Neu anlegen In den meisten F llen ist es sinnvoll mehrere Benutzer zu Gruppen zusammen zufassen Das hat den Vorteil nicht jedem Benutzer extra seine Rechte zuwei sen zu m ssen Dar ber hinaus k nnen nat rlich auch einzelne Benutzer angelegt werden oder auch Benutzer aus Gruppen wieder herausgenommen werden Wie beschrieben hat f r jedes neue Archiv automatisch der Benutzer DRDOC ein Zu griffsrecht Wenn dieser Benutzer vorhanden ist erfolgt aber keine Benutzerabfrage beim Aufruf des Archivs F r Archive mit mehreren Benutzern muss deshalb in einem ersten Schritt der Benutzer DRDOC gel scht bzw durch einen anderen Supervisor der alle Rechte hat ersetzt werden Hinweis Schritt f r P In der linken Spalte des Benutzermanagers das Register Schritt Gruppen bersicht anklicken ie P Mit dem Symbol oder auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste zun chst eine neue Benutzergruppe erstellen Dr DOC Archive neue Benutzer Gruppe Gruppenname Bemerkung F Besitzer Gruppe F Berechtigungs Gruppe F Wiedervorlage Gruppe I Workflow Gruppe Gruppenname evtl eine Beschreibung dazu vergeben sowie bestimmen ob es sich um eine Besitzer Berechtigungs und oder Wiedervorlagegruppe handelt P Mi
54. nnen Bearbeiter hinzugef gt bzw entfernt werden Alternativ k nnen Sie dies auch durch Markieren eines Eintrages und Benutzen der Schalter hinzuf gen bzw entfernen erreichen Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Ansicht Benutzer Auswahl 7 Bedingung 7 Benutzergruppen A Ma MA 1 Fee Gruppen bersicht 2 8 Firma X C ale Buchhaltung C Anzahl amp EDV J a Einkauf amp GF Q Verkauf Rollen R T MA SB hinzufiigen gt lt entfemen Abbrechen Abb 36 26 Dr DOC WF Typenarchiv WF Manager Dialog Workflow zum Ausw hlen der Bearbeiter eines Workflowschrittes P Nachdem der Zuweisung aller f r den Workflowschritt vorgesehenen Bearbeiter beenden Sie den Dialog mit OK Die gew hlten Bearbeiter er scheinen dann in dem Feld zu erledigen von P Nach dem der Dialog Definition Workflowschritt gef llt ist klicken Sie auf den Schalter bernehmen Der eben definierte Workflowschritt wird im Workflow Manager angezeigt Im aktuellen Bespiel wurde dem Workflowschritt Aufgabe Bearbeiten als Bearbeiter die Rolle MA 1 zuge wiesen Workflow Manager Nicht begonnen a MACI a T Start Aufgabe bearbeiten Ende di Abb 36 27 Dr DOC WF Typenarchiv Anzeige eines WF Typen der einen WF Schritt enth lt 489 490 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36
55. r P Makro installieren Schritt Die Einzel und Serientexte werden von Dr DOC mit Hilfe eines Word Makros erstellt Dieses Makro mit Namen DrDocTv wird mit Dr DOC mitgeliefert und muss in der globalen Vorlagen Datei von Word eingerichtet werden Dazu rufen Sie in Word die mitgelieferte Datei drdocmak doc auf die bei der Installation des Programms in das Ver zeichnis von Word standardm ig c winword kopiert wurde Befolgen Sie die Anweisungen innerhalb dieser Datei Beachten Sie ins besondere da das Makro serienm ig vordefiniert ist f r den Pfad c drdoc tmp Stimmt dieser Pfad nicht mit dem von Ihnen gew hlten lokalen Arbeitsverzeichnis berein muss das Makro gem den Anweisungen ge ndert werden P In Word Steuersatz anlegen Grunds tzlich sucht das Programm beim Start der Daten bergabe einen Steuersatz mit Namen steuer txt im Pfad f r Textdateien und kopiert diese Datei in das lokale Arbeitsverzeichnis Wenn nun verschiedene Archive existieren z B eine Adressverwaltung und ein Literaturarchiv m ssen verschiedene applikationsspezifische Steuers tze vorhanden sein Um jeweils mit dem richtigen Steuersatz arbeiten zu k nnen stehen folgende M glichkeiten zur Verf gung e F r jedes Archiv wird ein eigener Pfad f r DATEN BERGABE Vorlagen angegeben z B f r die Adressverwaltung c winword adress und f r das Literaturarchiv c winword lit In dem jeweiligen Verzeichnis m ssen immer die
56. r oder f r nicht Teil 3 14 Suchen 211 Zur Verkn pfung von Operatoren und logischen Abgrenzungen verwenden Sie die Klammern Achten Sie darauf da zwischen den Suchbegriffen und den Verkn pfungs zeichen keine Leerzeichen stehen Bei der Feldsuche ist die Verkn pfung der logischen Operatoren mit dem Platzhalter notwendig Wenn Sie mit einem oder mehreren logischen Zeichen suchen wird nur dann der Begriff an beliebiger Stelle im betreffenden Feld gesucht wenn Sie den Platzhalter verwenden Logische Verkn pfungen k nnen bei einem Suchvorgang nur in einem einzigen Feld Hinweis angegeben werden Zur ausschlie enden Suche wird vor das betreffende Zeichen oder Wort ein gesetzt ohne Leerzeichen Das ausschlie Bende Suchen kann mit den anderen Suchm glichkeiten verkn pft werden Meier findet alle Datens tze die im betreffenden Feld nicht den Beispiel Eintrag Meier haben Meier findet alle Datens tze die an beliebiger Stelle im betref fenden Feld nicht den Eintrag Meier haben Meier amp Huber findet alle Datens tze die an beliebiger Stelle im betref fenden Feld nicht den Eintrag Meier aber den Eintrag Huber haben Meier amp Huber findet alle Datens tze die an beliebiger Stelle im betreffen den Feld nicht den Eintrag Meier und auch nicht den Eintrag Huber haben I findet alle Datens tze die im betreffenden Feld keinen Eintrag haben Geben Sie den oder die Suchbegriffe
57. r Sperrfrist Lauf zeiten etc Der Eintrag in ein Fristenfeld erfolgt nach dem Schema Zahl Einheit wobei als Einheit Tage T Wochen W Monate M und Jahre J gew hlt werden kann 10T bedeutet also Das zu berechnende Datum liegt zehn Tage nach dem be zogenen Datum Um eine Fristenberechnung durchf hren zu k nnen ist neben dem Fristenfeld selbst das Datumsfeld mit dem bezogenen Datum sowie das Datumsfeld f r das Ergebnisdatum n tig Durch folgende Rechendefinition wird das Ergebnis der Fristenberechnung beim Spei Beispiel chern des Datensatzes in das Feld Ende eingetragen 354 Teil 4 20 Einstellungen Rechenfeld Definition x Rechenvorschrift Nr Ergebnisfeld 1 Ende Anfang Dauer X Diese Felder werden bei der Neueingabe ausgef llt Seite 1 Seite 2 Datentypen Anfang TAC Datum Dauer wooo Frist Ende ron O Datum Nach Speichern wird das Ergebnis der Berechnung hier eingetragen 20 116 Besonderheiten Datentyp Gliederung Der Datentyp Gliederung betrifft die sp tere Sortierung Die Eingabe als Daten typ erfolgt nach dem Schema G alphanum num Trennzeichen alphanum num Trennzeichen usw Dabei geben die Optionen die Art der Gliederung an Beispiele Gliederungsart Eingabe bei Datentyp 1 5 5 6 G Z Z Z Z A a 1 G S S Z Wenn in das Feld mehr Gliederungsebenen eingetragen werden als hier ange geben ist dies zugelassen Nur die Sorti
58. tig sind Zum besseren Verst ndnis werden alle Schritte an einem vorgegebenen Bei spiel erl utert Selbstverst ndlich k nnen Sie auch andere Bezeichnungen ver wenden die dann nur entsprechend umgesetzt werden m ssen Da bei getrenntem Archiv und Netzserver teilweise andere Pfade angegeben werden m ssen wird auch dieser Fall an den entsprechenden Stellen behan delt Das Beispiel geht von folgenden Voraussetzungen aus Es besteht ein C S System in dem auf dem Archiv Server Dr DOC im Ver zeichnis c drdoc eingerichtet ist Auf dem lokalen Laufwerk eines Clients existiert im Verzeichnis d test ein Archiv mit dem Namen Briefe Dieses Archiv soll in Zukunft als C S Archiv allen Clients zug nglich sein Wenn Netz und Archivserver ein Ger t sind das entsprechende Archivserver Laufwerk ist aus der Client Sicht das Laufwerk n aus der Serversicht Lauf werk c Wenn Netz und Archivserver zwei Ger te sind das Netzserver Laufwerk aus Client Sicht e der Archivserver wird ber c angesprochen Teil4 26 Umwandlung von Archiven 437 Zun chst arbeiten Sie am Client Punkt 1 4 1 Sie ffnen das Archiv Briefe und rufen alle Datens tze auf z B durch die Eingabe von in einem Feld in dem in jedem Datensatz etwas steht 2 Die Datens tze dieser Auswahlliste exportieren Sie komplett in das Laufwerk bzw Verzeichnis in dem auch die anderen Archive am Server liegen In unserem Beispiel hei t es
59. tzen erl utern 6 3 1 Datensatz Ansicht Maske mit Datenbankfeldern In dem Archiv Adressen sind die Datenbankfelder auf den vier Karteikarten Adressdaten CRM Sonstiges und nderungen angeordnet Als Datenbankfeld Typen stehen Ihnen zur Verf gung e Einzeilige Felder z B Firma1 e Endlosfelder z B Bemerkungen e Tabellenfelder z B weitere Ansprechpartner e Bild Element Passbild Visitenkarte Das Layout f r die Datensatzmaske Feldpositionen Feldnamen Karteikarten Farben etc k nnen Sie auf Wunsch auch selbst bestimmen Wie Sie den Inhalt der Datenbankfelder ndern k nnen erfahren Sie im n chsten Abschnitt Teil2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte gA Dr Doc ADRESSENYERWALTUNG Dok Quelle WINWORD Datei D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe le x gt ah Fi dhr sa LE Dad 4 AESI B m gF Adressdaten CRM Horsts nderungen r Kontakt Firmal Software House GmbH Telefon privat joanaz Gi lt Dokumente Firma2 Zweigstelle Nord nen ozn 00 Firma3 Suppor Handy pro o Anrede Frau Fax Lie E Mail huber aol com Name Huber N Emaize huber shousede Vorname Martina DO Stra e Messestase2 PLZ Ort 20040 Hannover Bemerkungen M o Postfach Abb 6 3 Archiv Adressen Datensatzmaske mit Feldinhalten Erl uterungen zur
60. wiederum z B ber einen Namen weiterverbunden ist mit einer Projektverwaltung und umgekehrt Der Vorteil Die jeweiligen Daten sind thematisch getrennt in verschiedene Schubladen Schriftverkehr Adressdaten Projekt Texte geordnet die nicht mit f r die Thematik zun chst unwesentlichen Informationen belastet sind doch kann aus einer Schublade direkt eine andere ge ffnet werden und alle zusammengeh renden Informationen sind so verf gbar WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL 15 8 ZUSATZINFORMATIONEN AUFRUFEN 401 Tip 402 Tip Teil 4 23 Datenaustausch 23 DATENAUSTAUSCH Kurzinfo Im folgenden werden beschrieben e Import von Profildaten im ASCIV ANSI Format oder aus einem anderen Archiv e Import von Profildaten im Dbase Format e Export von Profildaten im ASCI ANSI Format wahlweise mit Dokumenten in ein anderes Archiv e Export von Profildaten im Dbase Format Import von Spool Dateien ber COLD Schnittstelle INFORMATIONEN ZUM IMPORT VON DOKUMENTEN ALLER ART ENTH LT DAS KAPITEL z 12 3 DOKUMENTE ARCHIVIEREN INFORMATIONEN ZUM EXPORT VON EINZEL DOKUMENTEN ENTH LT DAS KAPITEL z 15 6 1 EXPORT VON DOKUMENTEN ALS DATEI Anderes Format Wenn Ihre Import Datei in einem anderen Format abgelegt ist k nnen Sie sie trotzdem importieren In der Regel kann eine solche Datendatei entweder in ASCIV ANSI oder Dbase Format umgewandelt werden diese umgewandelte Datei wird dann im
61. 2 Name Mustermann Vorname Karl b Name 1 Vorname 2 Name Mustermann Vorname Karl c 1 xyz 2 Mustermann Karl 406 Achtung Hinweis Teil 4 23 Datenaustausch Wichtig f r den Import aus anderen Dr DOC Archiven 1 Die Feldreihenfolge f r die Numerierung ist die Reihenfolge in den Datenbankeinstellungen also unabh nging von Anordnungen in Masken 2 Die Numerierung beginnt bei 6 f r das erste Feld da die Feldnummern 1 bis 5 intern vergeben sind Falls Sie ein Archiv einspielen wollen m ssen Sie die Feldauswahl nur vornehmen wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind Bei gleichem Format entf llt die Feldauswahl P Rufen Sie den Men punkt Datenbank Import ASCI ANSI auf Datenimport i x 1 Name der Quelldatei cAdrdociimport dat Quelldatei 2 F Quelle ist Dr DOC Archiv F Quelle ist Spool Datei 9 3 F Quell und Zielformat identisch FF externe Definition f r Spool mport 4 7 I Quelle enth lt Feldnamen Format pDubletten Noi ANSI C verwerten i 2 C ASCII eT F Dokumente importieren 7 C MAB ndern Dateityp Dokumente 8 7777 Trennzeichen Hilfe Abbrechen 1 Geben Sie den Pfad und Namen der Datei ein die eingespielt werden soll z B c bestell huber dat Sie k nnen auch ber den Befehl Datei einen Dateiwahl Dialog aufrufen und hier die entsprechenden Datei anw hlen 2 Wenn Sie aus einem andere
62. 210 Teil 3 _14 Suchen Suche nach Datumsbereich relativ zum Systemdatum Mit D 1 lt gt D 1 werden alle Datens tze gefunden die einen Datumseintrag 1 Tag vor D 1 und 1 Tag nach D 1 dem aktuellen Datum enthalten Dies ist z B f r Wiedervorlage Zeitr ume hilfreich Wenn man nur nach D sucht findet man alle Datens tze die in diesem Feld das Systemdatum enthalten Suchen nach Schaltern Schalter ist grau Der Eintrag wird ignoriert Standard Schalter ist angekreuzt Alle Datens tze mit angekreuztem Schalter wer den gesucht Schalter ist nicht angekreuzt Alle Datens tze mit leerem Schalter werden gesucht Klicken Sie auf den Schalter um ihn zu aktivieren oder zu deaktivieren WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTH LT DAS KAPITEL z 20 1 1 DATENTYPEN Suchen nach Zahlen und Begriffskombinationen Sie haben die M glichkeit nach kombinierten Feldeintr gen zu suchen wo bei alle der eingegebenen Suchkriterien erf llt sein m ssen So k nnen Sie z B alle Datens tze suchen bei denen der Name mit Mai beginnt und deren Umsatz zwischen 100 DM und 200 DM liegt Geben Sie in die jeweiligen Felder die Wortteile oder Eintr ge die gegebenenfalls zwischen zwei eingegebenen Grenzen liegen ein und starten Sie den Suchvorgang mit OK Logische Operatoren Zur logischen Verkn pfung verschiedener Suchbegriffe in einem Feld stehen Ihnen folgende Zeichen zur Verf gung amp f r und f
63. 323 w hlen 95 Berechnung Definition 360 Berechnungen Frist 353 Statistik 257 Bereichsdatentyp 209 353 Bereichsuche 209 Besitzer Autofeld 355 Betriebssystem 32 Bezeichner Begriff 271 Bild Feldtyp 296 Bilddokument Preview 296 Bildschirmaufbau 99 Bl ttern in Auswahlliste 219 Brief schreiben 70 mit Briefvorlagen 71 brief txt 384 C CD ROM Dokument verlagern 450 Recherchearchiv 443 CI Archiv 299 304 Client Installation 44 Client Server 33 Archiv neu anlegen 268 Archiv w hlen 128 Archivumwandlung 436 Begriff 19 Clientparameter 308 in lokales Archiv 442 Installation 38 Kommunikationspfad 306 Pfadangaben 268 303 Server Programm 93 110 263 438 Systembetreuer 263 tempor res Verzeichnis 309 Clientparameter 308 COLD Ansichts ini Datei 420 Importdefinition 423 Link einstellen 421 Server einrichten 418 Spooldaten importieren 424 Spool Import ini Datei 418 bersicht 416 Containergr e C S Archive 305 lokale Archive 300 Containerpool C S Archive 305 lokale Archive 300 ContentType Feld 272 D Datei archivieren 155 Import 153 Dateiarchivierung Quelldatei l schen 302 308 Dateiname Autofeld 355 359 Datei P rchen 426 Daten eingeben 134 daten txt Winword 384 Datenaustausch 402 COLD 416 Datenbankeinstellungen 276 349 bersicht 276 Datenbankfelder definieren 271 Datenbankfeldname 271 Datenbank Replikation pt ini Einstellungen 432 Datenbank Replikationen 428 Datensa
64. 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 375 Neuen WF anlegen und starten Das Starten eines Workflows erfolgt in den allermeisten F llen mit Hilfe vordefi nierter Workflow Typen und Workflow Benutzergruppen Workflow Typen sind Muster f r Workflows Diese Muster k nnen Rollen und Fristen enthalten Rol len sind Platzhalter f r Bearbeiter Beim Starten eines Workflows werden den Workflow Typen manuell oder au tomatisch Benutzergruppen zugewiesen Dabei werden die Rollen und Fristen aufgel st Diese Vorgehensweise reduziert die Zahl der ben tigten Workflow Typen erheblich da ansonsten f r jede Benutzergruppen eigene Workflow Typen definiert werden m ten F r den Start von Workflows stehen Ihnen mehrere Varianten zur Auswahl Die Varianten h ngen zum Einen vom Ausgangspunkt und zum Anderen von der verwendeten Dokument Definition ab Hier gibt es folgende Unterschei dungsm glichkeiten e Ausgangspunkt Dokumentarchiv Dokument Definition mit Workflow Typ Vorbelegung Dokument Definition ohne Workflow Typ Vorbelegung e Ausgangspunkt Workflowarchiv Dokument Definition mit Workflow Typ Vorbelegung Dokument Definition ohne Workflow Typ Vorbelegung Manuelles Erzeugen von Workflow Schritten Im Folgenden werden die verschiedenen Varianten zum Starten von Work flows erl utert Bei den einzelnen Beispielen wird stets dasselbe Workflow Typ Beispiel Weiterleiten mit R ckmeldu
65. 6 Erste Schritte 73 6 5 3 Brief archivieren Mit Thesaurus arbeiten Wenn Sie Ihren Brief fertig gestellt haben und in Dr DOC archivieren m chten f hren Sie folgende Aktionen aus e Klicken Sie in der Word Symbolleiste auf die Schaltfl che Dr DOC Archivierung il archiv doc Microsoft Word Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Tabelle Compound Feng DEeB8sRFY I BBa lt 7o S e Standard CG Times W1 zu Frxuls er Dr DOC Archivierung REA e gt 0 E A Favoriten Wechseln zu gt FA c roocitmPlarchv doc ER eS E T B t SIO ze i3 iid lIs gt AEE MUSTERSTR 2 D 80000 M NCHEN TEL 089 123456 FAX 089 234567 Abschnittswechsel Fortlaufend Miser Misteret 2 0800 Mncier Software House GmbH Zweigstelle Nord Support Frau Martina Huber Ihre Nachricht Messestra e 2 Ihr Zeichen 30040 Hannover Unser Zeichen mm P 0000 M nchen den 05 01 2002 Sehr geehrte Frau Huber anbei bersenden wir Ihnen die gew nschten Informationen Ba 4 zeichnen amp auoromn N a TDOEAMd Z A S ERW seite 1 Ab 2 11 Bei 14 1cm ze 21 sSpss mar no Erw GE Deutsch 0e OX Abb 6 9 Archivieren eines Word Briefes ber die Schaltfl che Dr DOC Archivierung Nachdem Sie auf Dr DOC Archivierung geklickt haben ffnet Dr DOC automatisch das Archiv Dokumente Die Adressdaten des Empf ngers we
66. 8 durchgehen bis zu Installation des Archiv Servers Anschlie end fahren Sie wie folgt fort 9 Auswahl der Installationsart Hier w hlen Sie welche Aufgabe der zu installlerende Rechner bernehmen soll Markieren Sie Client und best tigen Sie mit OK 10 Wahl des Zielverzeichnisses Hier wird der Pfad des Zielverzeichnisses eingestellt in dem Dr DOC installiert wird Wir empfehlen ihnen den Pfad c drdoc falls Dr DOC lokal installiert werden soll Teil 1 2 Installation Client Server 11 Auswahl der Software Komponenten W hlen Sie in diesem Dialog D w die Software Komponenten aus die Sie installieren m chten Auswahl der Software Komponenten Dr DOC Systemdateien Programm und Systemdateien von Dr DOC Dieser Punkt muss zur Installation von Dr DOC angeklickt werden Daten bergabe an Word Wenn diese Funktion gew nscht wird muss Sie zur Installation des Clients aktiviert werden Compound Funktionalit t f r Word Zur Installation des Clients optional m glich Hilfe Dr DOC bietet eine umfangreiche editierbare Hilfe empfohlen Beispiel Archive Zur Installation des Clients deaktivieren Powerpoint Pr sentation Eine selbstablaufende Pr sentation die die wichtigsten Funktionalit ten von Dr DOC vorstellt zur Installation des Clients optional m glich Scannerunterst tzung Falls Sie einen Scanner einsetzen geben Sie an ob er ber einen Twain oder ber e
67. Aktien Bild Datei Ansicht Intern 9 B cher j Bundesliga Spieler Bundesliga Vereine EA Dividenden amp Dokument von Datei archivie A Dokumente Excel Neu Fotos E Geburtstage E Haushalts Kosten dr Hochzeit J Musik PPT Neu Reisekosten Rasanta Fr gt FT m Abb 10 1 Dr DOC Benutzeroberfl che mit der Dr DOC Konsole Aktionen linkes Teilfenster und dem Dr DOC Desktop rechtes Teilfenster Teil 3 _10 Benutzer F hrung 115 10 1 Navigation Alle Varianten die Ihnen die Dr DOC Benutzeroberfl che zum Aufruf der wich tigsten Funktionen bietet sind im Folgenden aufgelistet Als beispielhafter Dr DOC Funktionsaufruf wird Archiv w hlen f r das Archiv Adressen erl u tert e Men leiste Men punkt Archiv W hlen Da e Symbolleiste Symbol Archiv w hlen a e Dr DOC Desktop Archivsymbol Doppelklick e Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen Konsole mit folgender Konsolen Ordner Struktur Aktionen E Dr DOC Archive Funktionen w 2 28 Symbole f Windows Desktop W Dr DOC Desktop Abb 10 2 Konsolen Ordner Struktur 116 Teil 3 10 Benutzer F hrung Die Funktionsaufrufe ber Dr DOC Desktop und Dr DOC Treeview k nnen Sie wie folgt ausf hren P Dr DOC Desktop Die Symbole auf Ihrem Dr DOC Desktop k nnen Si
68. Archivstruktur kopieren im Men Organisation auf und geben Sie den Namen des neuen Archivs an 454 Teil 4 Weiter Tools 33 Hilfe w hlen und pflegen 33 HILFE W HLEN UND PFLEGEN R Das Men Hilfe k nnen Sie jederzeit aufrufen wenn Sie Informationen ben ti gen e zu bestimmten Stichw rtern Index e Themen Themen e oder zu dem Men punkt in dem Sie sich gerade befinden Kontext Die Standardhilfetexte k nnen vom Benutzer jederzeit ver ndert und so auch Archiv spezifische Hilfen erstellt werden 33 1 Archiv spezifische Hilfe Dr DOC enth lt umfangreiche Hilfetexte zu allen Men punkten die jederzeit aufgerufen werden k nnen Oft tritt aber auch der Fall ein da bei der Eingabe z B in ein Literaturarchiv bestimmte interne Konventionen beachtet werden sol len die nicht jeder der mit diesem speziellen Archiv arbeitet immer korrekt im Kopf haben kann Dr DOC l st dieses Problem damit da die Standard Hil fetexte nach Wunsch vom Benutzer selbst ver ndert werden k nnen und somit eine Archiv spezifische Hilfe erstellt werden kann So kann also f r das im Bei spiel genannte Literaturarchiv der Standardhilfetext zur Neueingabe erg nzt werden um speziell f r dieses Archiv wichtige Informationen Grunds tzlich ist beim Aufruf eines Archivs die Standard Hilfe WHILFE aktiviert Im Men punkt Hilfe Hilfe w hlen wird Pfad und Name einer anderen ge w nschten Hilfe gew hlt Soll eine Archiv spe
69. Bearbeiter festlegen Aktivierbar durch Klick auf ein Workflowgruppen Symbol Falls eine Aufgabe von einem oder mehreren Mitgliedern einer Gruppe zu erledigen ist k nnen ber diesen Men punkt explizit Bearbeiter zugewiesen werden Bearbeiter hinzuf gen l schen Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt Symbol Dem Workflowschritt k n nen weitere Bearbeiter hinzugef gt bzw entfernt werden R ckverweisen Aktivierrar durch Klick auf Workflowschritt Symbol eines erledigten Workflowschrittes Es wird auf den angeklickten Workflowschritt zur ckverwie sen Es m ssen dann alle Workflowschritte vom zur ckverwiesenen bis zum aktuellen erneut durchlaufen werden Workflow einf gen Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt Symbolen oder zwischen das Workflowstart und Workflowende Symbol Startet einen Dialog zum Ausw hlen einer Workflow Vorlage Siehe auch Befehl Workflow zuweisen 517 518 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Workflowschritt einf gen Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt Symbolen oder zwischen das Workflowstart und Workflowende Symbol Startet den Dia log Definition Workflowschritt Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften des einzuf genden Workflowschrittes festgelegt Mit Klick auf den Schalter U bernehmen wird der neu definierte Workflowschritt eingef gt Siehe auch Be fehl Workflowschritt definier
70. Beispiel 1 Rollenbasierender Workflow mit R ckmeldung nicht streng hierarchisch Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 4 3 2 Beispiel 2 streng hierarchisch Rollenbasierender streng hierarchischer Workflow mit R ckmeldung Als ein typisches Beispiel f r einen streng hierarchischen Workflow wird der Workflow Urlaubsantrag im Folgenden besprochen Da der streng hierarchische Workflow immer im Hierachiezweig des Ausstellers ablaufen soll muss beim Start des Workflows keine Gruppe zugeordnet wer den Der Urlaubsantrag soll nach der Erstellung automatisch an den Abteilungs leiter des Antragstellers weitergeleitet werden Nachdem dieser den Antrag be arbeitet hat soll der Antragsteller eine R ckmeldung erhalten Dieser Workflow Typ enth lt folgende Einstellungen Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Worflow Typ Urlaubsantrag M Streng hierarchisch WorkfonSchit Fot _ rem rat Einmemeb _ Proitt _ besbeie Uisubsontagbestelty fen foma frenon R ckmekiung fir fm Noms jzex Workflow Manager Urlaubsantrag Nicht begonnen Leitung 1 a B Urlaubsantrag bearbeiten R ckmeldung ET Abb 36 31 Workflow Typ Beispiel 2 Rollenbasierender streng hierarchischer Workflow mit R ckmeldung an den Workflow Ersteller 493 494 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 4 3 3 Beispiel 3 fest definiert Fest definierter Workflow ohne R
71. Benutzermanager aufgerufen fd Dr DOC ADRESSVERWALTUNG Benutzer Manager Archivverwaltung Messedemo lej x Benutzerverwaltung Element Ansicht Fenster Hife laj x Due O a R l Kein Benutzer Benutzergruppe oder Archiv ausgew hlt Der Benutzermanager Dialog ist in drei Spalten unterteilt Linke Spalte Hier werden Benutzer gruppen und Archive auf Karteikarten in Listen angezeigt Wenn ein Neueintrag ber Element erfolgt wird automatisch die entsprechende Liste aktualisiert Hier wird auch das entsprechende Element angew hlt f r das Einstellungen vorgenommen werden sollen Das Register Benutzer umfasst eine alphabetische Benutzer bersicht sowie eine alphabethische Gruppen bersicht in der wieder die Benutzer eingetragen sind Das Register Gruppen bersicht ist dagegen nur nach Gruppen angeordnet Das Register Archive schlie lich enth lt alle der Benutzerverwaltung zugeordneten Archive in alphabetischer Reihenfolge Mittlere Spalte In dieser Spalte k nnen die Einstellungen f r die verschiedenen Elemente vorgenommen werden Die Einstellungsm glichkeiten sind in mehrere Registerkarten unterteilt Teil4 18 Benutzerverwaltung 315 Rechte Spalte Eine Komplett bersicht ber s mtliche Benutzer und gruppen Archive und Einstellungen enth lt die rechte Spalte Sie dient nur zur bersichtlichen Information die Eintragungen werden vom Programm automatisch
72. Client Server Modus wie folgt durchgef hrt werden Schritt f r P ffnen Sie an einem Client Ihr WF Hauptarchiv Schritt P F hren Sie den Befehl Workflow Einstellungen aus Der Dialog Workflow Einstellungen wird gestartet Workflow Einstellungen x Archiv f r Workflow Typen IH OSTNAME IIISYWF_TYP w hlen IV bei Terminberechnung Wochenenden ber cksichtigen Abbrechen Abb 36 14 Dr DOC WF Hauptarchiv Dialog Workflow Einstellungen zur Verkn pfung von WF Hauptarchiv mit WF Typenarchiv P W hlen Sie mit dem Schalter W hlen aus der Liste Ihrer Archive Ihr WF Typenarchiv aus oa Best tigen Sie den Dialog Workflow Einstellungen mit OK um die Verbindung zwischen Ihrem WF Hauptarchiv und Ihrem Workflow Typen Archiv herzustellen 36 3 Benutzermanager WF Konfiguration Um betriebliche Vorg nge in Form von Dr DOC Workflows realisieren zu k nnen muss zun chst die betriebliche Organisations Stuktur Organigramm abgebildet werden F r Dr DOC Workflow wird die Organisations Struktur im Dr DOC Benutzermanager anhand von Workflow Objekten abgebildet 478 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 3 1 WF Objekte im Benutzermanager Im Benutzermanager stehen folgende Workflow Objekte zur Verf gung WF Gruppen Mit Hilfe der WF Gruppen kann die Abteilungs und Gruppenstruktur Organi gramm hierarchisch nachgebildet werden R
73. Cold Sw Pfaffcot R z x Link 4 Link 5 Link 6 0000060 Name der ini Datei Kennzeichnung da es sich um einen Name der BMP Datei sw bmp COLD Link handelt Das Formular Vorlagen Bild z B BMP Datei und die ini Datei m ssen in dem Ordner Cold liegen der eine Ebene unterhalb der archivspezifischen adm Datei liegen muss Bei C S Archiven muss der Ordner Cold also im Ordner Form liegen Mit dem Cold Viewer kann optional auch eine zweites Bild f r die Folgeseite angelegt werden Dazu muss ein zweites Vorlagen Bild definiert werden Der Name des 2 Vorlagen Bildes wird nach der ini Datei getrennt durch Komma eingetragen Cold name 1 Vorlagen Bild ext Name ini Datei name 2 Vorlagen Bild ext Der Cold Ordner muss unbedingt vom Systemadministrator angelegt werden Die Bildnamen werden mit Dateiextension angegeben Teil4 23 Datenaustausch P Importdefinition festlegen Legen Sie nun die Importdefinition f r die bernahme von Importdaten in die Profildaten fest Rufen Sie die Spool Datei zun chst z B im DOS Editor auf und bestimmen Sie die Lage des zu importierenden Feldes Zeilen und Spalten Nr wird im DOS Editor unten rechts angezeigt Rufen Sie dann im Archiv den Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r ASCII Import auf und tragen Sie in das Import Feld die Lage des Feldes in der Spool Datei nach folgendem Schema ein Zeilen Nr Spalten Nr Feldl nge
74. Containerpools mit fest vordefinierter Containerstruktur m glich Tree View e Durch eine bersichtlichere Programmoberfl che wird die Benutzerfreundlichkeit erh ht e Das Dr DOC Programmfenster ist zur bersichtlichen Daten und Dokument Darstellung in drei Teilfenster aufgeteilt 1 Treeview bzw virtuelle Ablage Ordnerstruktur 2 tabellarische Auswahlliste 3 detaillierte Datensatzansicht Neues Twain Modul e Der aktuelle TWAIN Standard 1 8 Treiber CFM TWAIN Treiber V 5 2 wird unterst tzt e Dadurch wird eine erh hte Kompatibilit t zu einer Vielzahl von Scannertypen erreicht Neues Scannmodul e Neues OCR und Barcode Modul wurde integriert Folgende Barcodes werden erkannt Check Code 39 Check Interleaved 25 Code 128 Code 39 EAN 13 EAN 8 und Interleaved 25 e Neue Funktion Barcode als Dokumententrenner e Beim Stapelbetrieb kann f r die automatische Archivierung der Barcode als Dokument Trenner verwendet werden 54 Teil 1 Ver nderung zu fr heren Versionen e Stapelbetrieb Stapelverarbeitung von Dateien Erfassung von NCI Dokumenten mit simultaner OCR Erkennung m glich Stapelverarbeitung von Dateien Multipage Dokumente k nnen komplett bernehmen werden k Erweiterte E Mail Schnittstelle e Kompatibel zu MS Outlook MS Outlook Express und Netscape Messenger e Senden von E Mails aus Dr DOC E Mail Typen Nachricht MS Outlook zus tzlich Aufgabe Termin Anhang Profildaten Dokumente MS Ou
75. Definition der ersten Zeile Die Zahlen werden durch Leerzeichen getrennt Die Definition der ersten Zeile ist nur n tig wenn der Parameter Dok Anfang definiert wird Dann bedeutet 0 1 Zeile beginnt nach Dokumenten Trenner 1 1 Zeile beginnt nach Dokumenten Anfang f Feldauswahl f r ASCIIl Import Adre daten Bankverbindung Vertrieb In der Spooldatei befindet sich das Feld Name in Zeile 31 Spalte 6e Name fires oS OE Das Feld ist maximal 15 Zeichen lang Yamane ma CC Name pes o E Name3 pa o SoS Wird f r die Feldl nge der Wert 0 Anrede 31630 eingegeben wird der Inhalt von der angegebenen Spalten Nr an bis zum rasse 5228 Zeilenende bernommen PLZ Ort 3226 423 Beispiel 424 Beispiel Teil4 23 Datenaustausch P Spooldaten importieren Men punkt Datenbank Import ASCII aufrufen und den Pfad f r die Spool Datei angeben F r die verschiedenen Import Modi die jeweiligen Einstellungen vornehmen ankreuzen Quelle ist Spool Datei Es sollen nur Felder aus Spooldaten in Profildaten eingetragen werden Eintr ge in Profildaten und zus tzlich Inhalt der Spool Datei als Textdokument angeh ngt werden nur Dokumente importiert werden Quelle ist Spool Datei Dokumente importieren Quelle ist Spool Datei Dokumente importieren Au erdem in diesem Fall eine ASCII Importdefinition ohne Eintr ge aktivieren Anschlie end den Befehl
76. Dialogbereich Rahmen Namen eintragen wenn Abspeichern legt wurden oder keiner gew hlt erw nscht ist war e Im Bild Fenster gew nschten Rahmen ziehen e Rahmentyp ausw hlen OCR Bild oder Barcode e Bei OCR und Barcode das Ziel Feld ausw hlen in das das Ergebnis eingetragen werden soll e Weitere Rahmen ziehen und Definition zuordnen dann Speichern e Gew nschte Bearbeitungsoption ankreuzen OCR Barcode e Als Quelle interne Ablage w hlen und mit Starten die Bearbeitung aktivieren OCR Ergebnis kontrollieren Das Ergebnis kann entweder direkt in den Profildaten oder ber Ergebnisse OCR Text editieren kontrolliert und ggf verbessert wer den e Wenn das Ergebnis gar nicht zufriedenstellend ist Verwerfen Im Dialogbereich Einstellungen auf Bearbeiten und in OCR Einstellung bzw Scanner Setup Anpassungen vornehmen z B Auf l sung Helligkeit Kontrast usw und erneut Starten Weitere Seiten einscannen Durch Starten wird die vorherige Seite automatisch archiviert und die Verarbeitung der neuen Seite gestartet Profildaten eingeben und speichern 162 Teil 3 _12 Neueingabe Tip Vorausplanung macht die Arbeit leichter Wie bei allen Arten von Dokument Archivierung ist es auch bei der OCR Bearbeitung sicher am effektivsten gleichartige Vorlagen in einem Arbeitsgang nacheinander zu verarbeiten um
77. Die individuelle Positionierung der Felder erfolgt sp ter siehe n chstes Kapitel 288 Teil 4 16 Archiv einrichten Sonderfall Auswahlschalter Editor Tool Elemente einf gen x Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen l Elemente Bezeichner ireigesperm Einf gen Einzeiliges Feld Datenbankfeld er Endlosfeld Tabelle Schalter Auswahlschalter Bild Dokument Rahmen Kommentar Vordergrund ee Fontname MS Sans Serif p Am Raster Hintergrund Fontgr e f0 W hlen ausrichten Auswahlschalter werden automatisch in der angegebenen Anzahl untereinander und umrahmt eingef gt Seite 1 O frei O gespent Sonderfall Tabelle Editor Tool Elemente einf gen x Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Geben Sie hier den Titel der Tabelle ein Elemente i Ki inf ontakt inf gen Bezeichner E 9 Markieren Sie die Felder C Einzeiliges Feld en Datenbankfelder die in eine Tabelle zusammen C Endlosfeld m Tabellengr e gefa t werden sollen mit der linken Maustaste Tabelle Spalten fo C Schalter Auswahlschalter C Bild Dokument C Rahmen C Kommentar Vordergrund eem Fontname Ms Sans Serif p Am Raster Hintergrund Fontgr e ho W hlen ausrichten Bezeichnun 3 Name 9 Zeilen E Vorname Se Die Anzahl der Spalten wird automatisch hochgez hlt Geben
78. Dokumenten nach bestimmten Begriffen bzw Textbestandteilen zu suchen Als Voreinstellung k nnen Sie bei der Volltextsuche zwischen Standardsuche phonetischer Suche und fehlertoleranter Suche w hlen sowie die Trefferanzahl begrenzen Diese Suchfunktionen k nnen auch in einer eingrenzenden Suche innerhalb der gefundenen Treffer und in einer Hypersuche eingesetzt werden Diese Suche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche automatisch die Grundsucharten gem einer zuvor festgelegten Definition entweder inner halb eines Archivs weiterf hrend oder archiv bergreifend Dabei kann noch zus tzlich eine Schleifen Option gew hlt werden d h die Suche wird solange fortgef hrt bis kein Treffer mehr erfolgt rekursiv WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 14 2 OPTIONEN F R ALLE GRUNDSUCHARTEN 14 5 _HYPERSUCHE Teil 3 14 Suchen 201 4 2 Optionen f r alle Grundsucharten Die zu suchenden Daten geben Sie wie in den nachfolgenden einzelnen Kapi teln beschrieben ein Ist der jeweilige Suchvorgang beendet erscheint wenn nur ein Datensatz gefunden wurde dieser auf Ihrem Bildschirm oder es wird eine Auswahlliste angezeigt wenn mehrere gefunden wurden In dem dreigeteilten Programmfenster von Dr DOC Treeview Auswahlliste Datensatz Karteikarte ist das Ergebnis in der Auswahlliste und der erste Datensatz des Ergebnisses in der Datensatz Karteikarte ersichtlich Voraussetzung f r dies
79. E Reisekosten 3 Rezepte B Scannen ER Taschengeld EA Transaktions Kosten z Vereinsverwaltung Video WORD Neu LJ Zeitschrift pem gt Abb 5 1 Dr DOC Startbildschirm mit dem Dr DOC Desktop und der hierarchischen Ordner struktur Treeview im Anzeigemodus Aktionen 58 Teil 2 Schnelleinstieg 5 Starten von Dr DOC 5 1 Navigation Der Dr DOC Desktop und die Treeview Ordnerstruktur Aktionen erleichtern Ihnen die Navigation beim Arbeiten mit Dr DOC 5 11 Dr DOC Desktop Auf dem Dr DOC Desktop Ihrem pers nlichen Arbeitsbereich finden Sie ap sowohl die ausf hrbaren Symbole f r Ihre Dr DOC Archiv L sungen als auch die Symbole zur Erfassung von Dokumenten und Bildern Diese Symbole sind aus jedem Arbeitsschritt heraus aufrufbar Sie k nnen ber den Dr DOC Desktop per Doppelklick von der Datensatzansicht in die Neueingabe des akti ven oder jedes anderen Archivs wechseln und umgekehrt Um den Inhalt eines Archivs anzuzeigen m ssen Sie lediglich auf das ge Jiz w nschte Archivsymbol auf Ihrem Desktop klicken Um beispielsweise alle Adressen anzuzeigen f hren Sie einen Doppelklick auf das Symbol Adressen aus Daraufhin werden Ihnen alle Adressen angezeigt PA Dr Doc ADRESSENYERWALTUNG Dok Quelle WINWORD Datei y D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe 181 xj
80. ENTHALTEN DIE KAPITEL amp n 20 1 2 AUTOFELDER m 20 1 7 FELDEINTR GE ERHALTEN BEI NEUEINGABE WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA BENUTZERVERWALTUNG ENTH LT KAPITEL A 18 3 BENUTZERVERWALTUNG 148 Teil 3 _ 12 Neueingabe P Dokument Verbindung Programmlink Grunds tzlich werden unterschieden e Dokumente die CI Programmen entstammen und in denen mit Volltextsu che direkt recherchiert werden kann z B Textverarbeitungs oder Tabellen kalkulationsprogramme e Dokumente die NCI Programmen entstammen bzw als Rasterbild vorlie gen also nicht f r Volltextsuche geeignet sind Men punkt Einstellungen Dok Verbindung aufrufen P 1 2 wahl der Verbindung m NCI Dokumente m Cl Dokumente Quelle Ansicht Bilddatei Intern Link E vono P C z O Y aAa SOS C inki O C Cinks ooo Cik eec E O O O C o aea S 4 D Quelle Ansicht U 2 ee oo a ea C Auto Link Verbindung abh ngig vom Dokumenttyp 3 Hilfe Abbrechen i In der Rubrik Cl Dokumente k nnen Textverarbeitungen Tabellenkalkulationen vektororien tierte Zeichenprogramme u angegeben werden 2 In der Rubrik NCI Dokumente steht die Dr DOC interne Bilddaten Darstellung Viewer zur Verf gung die auch zur Darstellung von ber einen Scanner archivierten Dokumenten be n tzt werden kann Daneben k nnen in dieser Rubrik noch weitere verschiedene Programme alle
81. Falls noch nicht geschehen Windows starten P Dr DOC starten Starten Sie Dr DOC indem Sie in der Windows Taskleiste auf die Schaltfl che Start klicken und dann in dem Men Programme Dr DOC den Men punkt Dr DOC ausw hlen Alternativ k nnen Sie Dr DOC durch Doppelklick auf das Dr DOC Symbol auf Ihrem Windows Desktop starten falls Sie die ses auf dem Windows Desktop bereits angelegt haben Bei aktiver Benutzerverwaltung muss ein berechtigter Benutzer mit Name und Kennwort angemeldet werden F r den C S Betrieb mu am Archivserver das Dr DOC Serverprogramm ge startet sein wird bei der Installation am Server eingerichtet Dieses Programm stellt die Kommunikation des Archiv Servers zu den einzelnen Clients her WEITERE INFORMATIONEN ZU DIESEM THEMA z TEIL 4 ADMINISTRATION 93 Schritt f r Schritt Hinweis 94 e Achtung Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden P Archiv w hlen Men punkt Archiv W hlen im Men Archiv aufrufen In der Listbox das ge w nschte Archiv markieren und mit Doppelklick oder mit dem Befehl OK auf rufen siehe auch KAPITEL 11 1 ARCHIV W HLEN Falls noch kein Archiv vorhanden ist bzw ein neues Archiv erstellt werDEN SOLL rufen Sie den Men punkt Archiv Neu auf genaue Informationen siehe KAPITEL 16 ARCHIV EINRICHTEN Das Programm ist mit der M glichkeit einer Benutzerverwaltung ausges
82. Fehler Bei der Neueingabe wurde in ein Feld manuell ein Eintrag vorgenom men der im Thesaurus nicht vorhanden ist Die Meldung tritt nur auf wenn im Men punkt Einstellungen Thesaurusdefinition die Option Automatische Pr fung mit Thesaurus aktiviert ist Vorgehen Wenn Sie nicht wissen welche Eintr ge vom Thesaurus zugelassen werden geben Sie in das entsprechende Feld ein ein und aktivieren den Be fehl Thesaurus 556 Anhang Fehlermeldungen Es wurden mehr als Zeichen ausgew hlt Fehler Bei Feldauswahl f r Auswahlliste bzw Spaltendruck wurde keine Zei chenanzahl eingegeben bzw eine zu gro e Vorgehen Eingabe berpr fen h chstens 253 Zeichen inklusive Leerzeichen zwischen den Spalten sind zugelassen Falscher Datentyp oder Formatfehler Fehler Eingabe stimmt in bestimmtem Feld nicht mit Vorbelegung des Daten typs als Datum oder Ziffer berein Vorgehen Eingabe kontrollieren und korrigieren Falls wiederholte Fehlermel dung auftritt berpr fen ob sich nicht m glicherweise ein Autofeld Eintrag mit einer Datentypbelegung widerspricht Fehler in Scannerparameter Fehler Die gew hlte Einstellung im Scanner Setup pa t nicht zum Scanner Vorgehen Die Meldung kann z B auftreten wenn bei einem A4 Scanner Papierformat A4 Querformat angew hlt wird Manche Scannertreiber produ zieren diese Meldung auch wenn f r die gew hlte Einstellung inkl Aufl sung zu wenig Speicher vorhanden ist F
83. Feldsuche und Feldsuche mit Vorlage e Neueingabe Neuer Datensatz e Neues Dokument e Hypersuche Archiv bergreifende Suche e Workflow Nur f r C S Archive und bei aktiver Workflow Umgebung Um Ihrem Dr DOC Desktop neue Symbole hinzuzuf gen f hren Sie folgende Schritte aus A Gp e Aktivieren Sie den Dr DOC Desktop durch Klick auf das Symbol Desktop ein aus Teil 3 _10 Benutzer F hrung 121 e Aktivieren Sie das Treeview Fenster ber den Men punkt Ansicht e W hlen Sie das gew nschte Symbol in dem Treeview Fenster Aktionen aus Ziehen Sie das Symbol mit der eingedr ckten linken Maustaste auf Ih ren Dr DOC Desktop und positionieren Sie dieses durch loslassen der Maustaste Die Eigenschaften Ihrer Desktop Symbole k nnen Sie wie folgt editieren ff nen Sie folgendes Kontextmen durch Einfachklick mit der rechten Maustaste auf das gew nschte Desktop Symbol Ausf hren Kopie einf gen L schen Umbenennen Eigenschaften Vorlage Bearbeiten Neu gt Symbole automatisch anordnen Am Raster ausrichten Aktualisieren DESKTOP INI Einstellungen Abb 10 9 Kontextmen f r Desktop Symbol Aufruf durch Klick mit rechter Maustaste auf Desktop Symbol ber diese Kontext Men punkte k nnen Sie folgende Funktionalit ten f r das Desktop Symbol aufrufen e Ausf hren Kopie einf gen L schen und Umbenennen e Eigenschaften Zuw
84. Hinweis Men punkt innerhalb des Datenexports siehe Kapitel 25 Auch f r diesen Fall gilt NIE mit dem Dateimanager verschieben e nderung der Angaben f r lokales Arbeitsverzeichnis Bei dieser Pfad nderung sollten um m glicherweise auftretende Fehler bei der Funktion Daten bergabe zu vermeiden die Dateien mit Namenserweite rung txt in das neue Verzeichnis kopiert werden Au erdem muss das Daten bergabe Makro auf den neuen Pfad eingestellt werden Wenn Sie das mitgelieferte Word Makro benutzen ist es am einfachsten wie bei der Neuinstallation die Datei drdocmak doc aufzurufen und hier die Angabe zu ndern e nderung der Angaben f r automatische Archivierung nach D Diese Angabe muss ge ndert werden wenn das angegebene Archiv auf einen neuen Pfad verlegt wurde oder eine neue Verbindung hergestellt wer den soll In jedem Fall ist darauf zu achten da das hier angegebene Archiv existiert Beachten Sie da das lokale Arbeitsverzeichnis an alle Arbeitsstationen und cos am Archivserver identisch lauten muss 436 Teil4 26 Umwandlung von Archiven 26 UMWANDLUNG VON ARCHIVEN 26 1 Umwandlung eines lokalen Archivs in ein C S Archiv M glicherweise haben Sie ein Archiv lokal erstellt und dort Daten eingegeben Dieses Archiv soll nun mehr Benutzern zug nglich sein und daher in einem be stehenden C S System in ein C S Archiv umgewandelt werden Im folgenden werden die einzelnen Schritte erl utert die daf r n
85. Ihre Eingaben durch Klicken auf das Symbol Speichern Strg S best tigen werden diese als neuer Datensatz in der Datenbank abgelegt Zugleich wird eine neue leere Datensatz Maske angezeigt damit Sie weitere Datens tze anlegen k nnen Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 69 Wenn Sie den Neueingabe Modus beenden und zum Grundmen zur ckkeh ren m chten dann klicken auf das STOP Symbol Sie gelangen zur ck ins Grundmen des Archivs Adressen Dr DOC ADRESSENVERWALTUNG Adressenverwaltung Abb 6 5 Grundmen des Archivs Adressen 6 4 2 Neu angelegten Datensatz suchen Wenn Sie Ihren neu angelegten Datensatz suchen m chten gehen Sie wie folgt vor e Aktivieren Sie den Dr DOC Desktop ber das Symbol Desktop ein aus und e klicken Sie doppelt auf das Symbol Adressen e W hlen Sie in der Trefferliste Ihren neu angelegten Datensatz aus Wenn Sie den Datensatz Ansichtsmodus beenden und zum Grundmen des Archivs zur ckkehren m chten klicken Sie auf das STOP Symbol in der Sym bolleiste 70 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 5 Brief schreiben und archivieren In diesem Abschnitt m chten wir Ihnen zeigen wie Sie e einen Brief an die Adresse Software House GmbH schreiben e diesen Brief in dem Archiv Dokumente archivieren und e diesen Brief wieder aufrufen k nnen Achtung Damit Sie die folgenden Schritte erfolgreich nachvollzi
86. Krusenann Dr Hubert Herr Dr Krus Lehnert Dr med Libris Buchhandlung Herr Schr ter Beispiel f r eine dazugeh rige Auswahlliste Im Beispiel sind die Felder Name Vorname und Anrede als Spalten f r die Auswahlliste bestimmt mit der entsprechenden Breite Die berschriften f r die Auswahlliste stellt man bei Feldauswahl f r berschriften ein Teil 4 20 Einstellungen 369 Um eine vorhandene Konfiguration zu ben tzen Men punkt aufrufen Eintrag markieren und mit OK best tigen Wenn Sie eine Tabellenspalte f r die Auswahlliste w hlen werden falls mehrere Zeilen Hinweis mit Eintr gen vorhanden sind diese Eintr ge mit einem Komma getrennt alle innerhalb der Spaltenbreite angezeigt Allgemeine Auswahllisten Tip Es kann sinnvoll sein Standardauswahllisten die von allen Benutzern h ufiger ben tigt werden als allgemeine Konfiguration abzuspeichern Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und f hren Sie die oben angegebenen Schritte durch 20 2 3 berschriften f r Spalten Bei Ausdruck von Datens tzen in Form von Spalten wird ber den Spalten eine berschrift angegeben Den Text dieser berschriften k nnen Sie frei w hlen gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Spalten berschriften aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte berschriften aktivieren In die einzelnen Felder die gew nschten berschriften eingeben und mit OK best tigen 37
87. Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Schl sselfelder aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Schl sselfelder akti vieren Es gibt drei Arten von Schl sseln Mehrfachschl ssel MS Ein Begriff kann beliebig oft in diesem Schl sselfeld stehen Dublettenschl ssel DS Ein Begriff kann grunds tzlich beliebig oft in diesem Schl sselfeld stehen Sobald zwei Datens tze denselben Eintrag in diesem Schl sselfeld haben untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder ob auch hier bereinstimmende Eintr ge vorhanden sind Wenn ja erfolgt eine Fehlermeldung Einzelschl ssel ES Dies ist die strengste Vorgabe f r Schl sselfelder Ein Begriff darf nur in eine Datensatz in diesem Schl sselfeld stehen Geben Sie in die gew nschten Felder die entsprechenden K rzel ein ES MS oder DS Tip Schl sseleintr ge begrenzen Es ist sinnvoll den Schl sseleintrag auf eine Maximall nge zu begrenzen durch Angabe der Zeichenanzahl nach dem K rzel Z B MS 25 verwendet nur die ersten 25 Zeichen des Feldeintrags zur Schl sselgenerierung Eine solche Angabe spart Platz Teil 4 20 Einstellungen 363 Ein Index kann jederzeit gel scht ver ndert oder neu generiert werden wenn sich kein weiterer Benutzer in diesem Archiv befindet Beachten Sie aber da beim nachtr glichen Schl sselaufbau keine Einzel und keine Dubletten schl ssel Pr fung stattfindet Diese Pr fu
88. Men punkt Organisation Archiv einrichten Masken Schaltfl che Bearbeiten Karteikarte Schaltfl che Neu Karteikarten f r Masken definieren Men punkt Organisation Archiv einrichten Elemente auf Karteikarten einf gen Masken Schaltfl che Bearbeiten Elemente einf gen Schaltfl che Einf gen Pfade etc festlegen Men punkt Organisation Archivparameter editieren Archiv in Benutzerverw eintragen und Benutzerrechte bestimmen Men punkt Organisation Benutzermanager Men punkte Einstellungen Feldauswahl f r bzw Einstellungen Feldauswahl Tabelle Evtl weitere Einstellungen Teil4 16 Archiv einrichten 267 16 1 Neues Archiv anlegen Rufen Sie den Men punkt Archiv Neu auf um ein neues Archiv zu erstellen Der Dr DOC Assistent bietet bereits grunds tzliche Einstellungen an DrDoc Assistent x Archiv Name CAdrdocArchive m Archiv Optionen T F Client Server Modus 5 i F Workflow Warkfiow Hauptarchi C Workflow penarcny F Bedlining T Datensatzspezifische Berechtigungen I nderungsverwaltung I Versionsverwaltung I nderungsprotokoll OoOO NOOA A I Zugriffsprotokoll OK Hilfe Abbrechen I Archiv Name Geben Sie hier das Verzeichnis und den Namen des neuen Archivs an Sie k nnen auch auf den Befehl Durchsuchen klicken um den Dateiwahl Dialog angezeigt zu bekommen 268 Teil 4 16 Archiv einrichte
89. Namen des Feldes ein Bei Meldungen bei der Dokumenten Ansicht muss Dokumente vor der Meldung eingetragen sein Zeilenumbruch innerhalb der Meldung wird mit einem gekennzeichnet auf keinen Fall innerhalb einer Meldung einen Absatz mit der ENTER Taste erzeu gen Das Meldungsfenster wird nach der angegebenen Zeit in Sekunden wieder aus geblendet Beispiel MELDUNGEN OCR Text Achtung m glicherweise fehlerhafte OCR Bearbeitung 5 Dokumente Dokument nicht freigegeben Herrn M ller fragen 10 Teil 4 20 Einstellungen 349 20 EINSTELLUNGEN Alle im Anschlu beschriebenen Einstellungsm glichkeiten finden Sie ber folgende zwei M glichkeiten e den Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r oder e im Men punkt Organisation Archiv einrichten Registerkarte Datenbank einstellungen Editor Tool Datenbankeinstellungen e Feldauswahl f r Auswahlliste Auswahlliste Allgemeines Tex Vorgang nderungsverwaltung Standard o Neu L schen Dru Bezeichner Suchvorlagen Auswahlliste berschriften Eigenes AZ hio o Nr Booo pe fsTanoaR majjta E Vorgang Titel po o MoO Poo Boo EEE AZ Einsender pooo Vorgang Tie pa ogar Datum rn ZEnsener EEE e Einser Einsender A In den Datenbankeinstellungen werden die Einstellungen in In der Feldauswahl werden die Einstellungen direkt Spalten vorgenommen Au erdem haben Sie hier einen in der Maske vorgenommen
90. O Belegarchiv u Bezeichner f r Masken Rechte Benutzerarchiv 320 Teil 4 18 Benutzerverwaltung gt zu 2b Rechte zuordnen Einfachster Fall Nur gruppenspezifische Differenzierung f r mehrere Archive werden gleiche Rechte vergeben also keine Unterscheidung innerhalb der Archive Im Register Rechte den Bezeichnern gruppenspezifisch durch Markierung der Gruppe im Register Gruppen bersicht und anschlie ender Definition und Zuweisung der Rechteeigenschaften anhand der Muster Rechtedefinitionen zuweisen FA Dr DOC TEST1 Benutzer Manager Verwaltung Demoarchive He TE nen Erweiterte Informationen amp berabteilung Rechte E Archivspezifische Rechte 2 Archiv Berechtigung Gesamt bersicht Muster Muster f r Archiv Rechte oDe j E e Muster f r Datensatz Rechte Ei G testgruppe Muster f r Feld Rechte Muster f r Masken Rechte Archiv einrichten Archiv l schen Archiv Parameter editieren Archiv Rechte sehen Archiv reorganisieren Archiv r cksetzen hiv Komplexe Differenzierung gruppenspezifisch und archiv gruppen spezifisch erfolgt anhand von Bezeichnern f r Rechtedefinitionen Teil4 18 Benutzerverwaltung 321 F r die beiden Archivkategorien Ver nderbare Archive enth lt Adressverwaltung Beispiel und Schriftgutverwaltung und Thesaurusarchive nicht ver nder
91. Programmfenster gehen Sie ber den Men punkt Bearbeiten auf Zeitsteuerung und tragen in das Feld des Parameters Spool Intervall in Minuten den gew nschten Wert ein P COLD Ansichts ini Datei Die ini Datei wird mit Hilfe eines Editors erstellt gem nachfolgendem Muster Die Festlegung der Fonts erfolgt durch frei definierbare Steuerzeichen Durch einen Steuerzeichen String werden zugleich Font Fontgr e und Zeilenabstand festgelegt ber das Standard Zeichenformat des Font Standard kursiv fett kursiv fett hinausgehende Formate werden nicht unterst tzt z B Stilmerkmale wie unterstrichen etc Unterst tzt werden alle Fixed True Type Fonts des Betriebssystems Die ini Datei kann w hrend der COLD Dokument Ansicht ge ffnet werden mit dem Shortcut Strg Shift C Definition der Formulargr e u des Textbeginns FORMULAR Einheit mm Startkoordinaten Grundlinie der 1 Zeile Def der Fonts mittels Steuerzeichen Kommentar zur erl uternden Dokumentation Eintrag unter 1 wird als Default Font verwendet Steuerzeichen ASCII Dezimal Breite 210 Hoehe 297 TextOben 53 00 t FONTS 7 9 13 CPI 1 Courier New 9a 9 9b 3 Courier New fett an fett aus EXTRAS Bei Dok Ansicht zu ignorierende Steuerzeichen Ignorieren Format ASCII TextLinks 32 00 2 Courier New 08 0 2 77 1 95 4 26 35 57 98 35 4 4 lei 5 d ZeilenTrenner 13 10 SeitenT
92. Schaltfl che i in der rechten Eckes des Feldes Gil Oder Bewegen Sie den Cursor in das Feld f r das die Verkn pfung angegeben ist W hlen Sie den Men befehl Bearbeiten Zusatz Info aufrufen Das verkn pfte Archiv wird mit den gew nschten Daten aufgerufen Werden Zusatz Infos in einer Tabellen Spalte aufgerufen werden die Infos zu dem Eintrag in der Tabellen Zeile gesucht in der der Cursor steht Wenn in dem verkn pften Archiv noch kein entsprechender Datensatz vorhanden ist haben Sie jetzt die M glichkeit diesen neu anzulegen Dazu wird in das Verbindungsfeld der Eintrag des Ausgangs Archivs gleich automatisch bernommen Eine Projektverwaltung enth lt unter anderem ein Feld mit Bearbeiter Namen sowie ein Feld f r betroffene Vorschriften und Gesetze F r diese Felder sind verschiedene Verkn pfungen eingerichtet 259 Hinweis Beispiel 260 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Bearbeiter Name gt Adress Verwaltung Gesetzes Kurztitel gt Gesetzverwaltung Z B k nnen diese Verkn pfungen wie folgt verwendet werden Der Bearbeiter Herr Kunert muss angerufen werden Die Telefon Nummer steht aber nur in der Adress Verwaltung Also wird der Cursor in das Feld Bearbeiter gesetzt und mit dem Befehl Zusatz Info die Adress Verwaltung mit dem betreffenden Adresseintrag aufgerufen Wenn nun auch noch ein Brief an Herrn Kunert geschrieben werden muss kann in der Adress Verwaltung die Daten bergabe ges
93. VE Release Datum rosas 090 Dokument Status frei Zeit pa C gesperrt ltig ab I guig E Dokumenteh Historie g ltig bis EI Vorg ngerdokument Lebensdauer Ei Nachfolgerdokument Dokumentsperren k nnen manuell Ein Release kann frei d h oder abh ngig von G ltigkeit und Zu Sperren und Freigaben kann sichtbar oder gesperrt sein Lebensdauer vergeben werden ein Kommentar verpflichtend verlangt werden Teil4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 341 9 55 Neueingabe protokollieren Es k nnen Erfasser Datum und Uhrzeit protokolliert werden Die gew nschten Felder werden als einzeilige Felder mit der entsprechenden Option angelegt Neues Datenbankfeld einf gen x Datenaankfeld Eraser OK Abbrechen r Feldtyoen p Daenypen p Sonstiges Textfeld Einzeiliges Feld Numerisch Datum Zeit M Autofeld Benutzer Endlosfeld n u I Su os Datenbankteia einf gen x Schalter Datenbankfeld Ertasstam OK Abbrechen p Feldtypen Datentypen r Sonstiges Textfeld Einzeiliges Feld g 9 Miei D Bereich o Datum Endlosfeld Sa m Aisia Tabellensnalte O _W hrunc Neues Datenbankfeld einf gen E Datenbankfeld Eresstn OK Abbrechen L p Feldtypen Datentypen pSonstiges Textfeld Einzeiliges Feld Numerisch Datum Zeit M Autofeld Tabellenspalte W hrung Frist Gliederung Bool
94. Vorlage erstellt werden Damit bei der Hypersuche der Name als Suchbegriff eingegeben werden kann muss f r das Feld Name der Platzhalter S eingegeben werden Die Suchvorlagen werden jeweils unter dem Namen Name abgespeichert Eingabe Bearbeiten Ansicht Workflow Fenster Hilfe Su Adressdaten orm Sonstiges nderungen r Adresse Firmal Firma2 Firma3 Anrede Titel Name Vorname 1 5 4 r Kontakt Telefon privat Telefon dienst Handy Fax E Mail E Mail2 Homepage Teil 4 20 Einstellungen 381 B Definition der Hyper Vorlagensuche Rufen Sie in einem der Archive zum Beispiel Adressen den Men punkt Einstellungen Hypersuche Suchdefinitionen auf F Definition Hypersuche x Archiv DADRDOCARCHIVEAVEREIN W hlen a 1 m Verkettungsworschrift SUCHVORLAGEN NAME mer I 2 DOKUMENTE_YOLLTEXT PROFILDATEN_YOLLTEXT L schen SUCHYORLAGEN ALLE SUCHYORLAGEN NAME bernehmen 3 m Suchdefinition ALLE_INFORMATIONE ALLE_INFORMATIONE L schen nl DA DRDOTIARCHIVENADRESS SUCHYO RLAGEN NAMEN D DRDOTIARCHIVENBRIEFE SUCHYOR LAGEN NAME D DRDOTIARCHIVENAYEREIN SUCHYO RLAGEN NAME OK Hilfe Verkettung von Adressen 1 Archiv f r archiv bergreifende Suche ausw hlen Archiv Adressen 2 Erstellte Suchvorlage Name f r Verkettungsvorschrift ausw hlen 3
95. W hlen bei Erledigung an W hlen bei Abbruch ar W hlen r Export bei Erledigung Format Exportdatei E portdefinition z B C Export Export dbf DBASEEXPORT bernehmen Abbrechen Abb 37 34 Eigenschaften eines benutzerdefinierten Workflows Legen Sie den Workflow Schritt ber die Schaltfl che bernehmen an Sie k nnen nun nach der gleichen Vorgehensweise weitere Workflow Schritte defi nieren oder ber Speichern des Workflow Datensatzes den Workflow starten toi Vervensvemalung Woktowsiuerna Betreft Zugewiesen am F llig bis Erinnerung ab Abb 37 35 WF Hauptarchiv Starten des Workflows durch Klicken auf Speichern 544 Hinweis Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 37 6 Dokument f r laufenden WF erstellen Um einem laufenden Workflow ein Dokument zuzuweisen wird zun chst der zu bearbeitende Workflow Schritt geladen gA DrDoc POSTEINGANG Dok Quelle OCR Scanner Ansicht Intern D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellunger Workflow Organisation Fenster Hilfe PETNE Suchergebnisse Aktionen y z O1 Worktiow TOE lt 2 F llig bis 24 12 2001 09 49 Aufgabe Versionsverwaltung Workflew Steuerung Betreff Aufgabe bearbeiten Zugewiesen am 21 12 2001 09 49 F llig bis 24 12 2001 09
96. Workflow Typ Beispiel 4 Workflow zur Umsetzung des Vier Augen Prinzips parallel 495 496 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 4 3 5 Beispiel 5 Vier Augen Prinzip sequentiell Workflow zur Umsetzung des Vier Augen Prinzips sequentiell Bei diesem Beispiel sollen die beiden zust ndigen Bearbeiter ihre Aufgabe in einer fest vordefinierten Reihenfolge erledigen Aufgabe Versionsverwaltung Weorkflow Steuerung Worflow Typ Pr fung auf Richtigkeit sequentiell 7 Streng hierarchisch orlowSchit fis Jremn fe Emens Pona JBeabeier ___ Jeiedat von P ng uchien 7 O m Moa Senora S P r suchten m nom form Te Workflow Manager Pr fung auf Richtigkeit sequentiell Nicht begonnen i Einkauf Leitung 1 i SF Pr fung durchf hren Pr fung durchf hren Abb 36 34 Workflow Typ Beispiel 5 Workflow zur Umsetzung des Vier Augen Prinzips sequentiell Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 5 Dokument Assistent WF Dokument Definitionen Im Folgenden werden ausschlie lich die Workflow spezifischen Einstellungen von Dokument Definitionen erl utert Mit dem Dokument Assistent k nnen Sie fest vordefinierte Verbindungsm g lichkeiten zwischen dem WF Hauptarchiv und einem oder mehreren Workflow Dokumentarchiven erstellen Diese Verbindungsm glichkeiten werden als Dokument Definitionen bezeich net und k
97. Zuweisen Als Muster speichern Erase 2 i keine Rechte Supervisor alle Rechte gt Nachtr gliches ndern von Benutzer und Archiveintr gen Benutzer bzw Archiv markieren im Register Gruppen bersicht bzw Archive und ber Register Beschreibung Eigenschaften editieren nderungen werden automatisch bernommen Beim Verlassen der Benutzerverwaltung m ssen Sie diese nat rlich speichern Teil4 18 Benutzerverwaltung 319 Dr DOC Archive neues Archiv eintragen BE xi gt zu 2a Benutzergruppen Benutzern Archive zuordnen Beispiel Die Archive Adressverwaltung und Schriftgutverwaltung sollen der Oberabteilung zugeordnet werden Im Register Gruppen bersicht Oberabteilung anklicken dann im Register Archiv Verbindungen im Fenster Andere Archive nacheinander die beiden Archive ausw hlen und per Doppelklick oder lt Verbindung hinzuf gen zuordnen C TESTI Benutzer Manager Verwaltung Demoarchive old 1 sa al 2 o Sue ee pS an berabteilung Archiv Verbindungen bersicht Bezeichner f r Rechte L Bezeichner f r Archiv Rechte Bezeichner f r Datensatz Rechte Bezeichner f r Feld Rechte i Bezeichner f r Masken Rechte Gesamt bersicht Bezeichner f r Rech x Bezeichner f r Archiv Rechte ke im i a Bezeichner f r Datensatz Rechte Verbindung hinzuf gen P E Aktenplan l e Bezeichner f r Feld Rechte
98. _Anwendungszweck z B Posteingang Neuerfassung von Papierdokumen ten Dokument Quelle OCR Scanner Dokument Verbindung Bilddatei intern e Bei der Erfassung des Dokumentes soll ein vorbelegter Workflow Typ z B Weiterleiten zugewiesen und gestartet werden k nnen e An einen laufenden Workflow sollen Papier Dokumente per Scanner ange h ngt werden k nnen 502 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration F hren Sie folgende Schritte zur Erstellung der Dokument Definition Scan Dokumente am Dr DOC Client im Client Server Modus aus Schritt f r Starten Sie den Dokument Assistenten ber das Symbol Doku Schritt ment Assistent oder ber den Befehl Dokument Assistent und klicken Sie zuerst auf den Schalter Einrichten und dann auf den Schalter Neu Der Dialog Eigenschaften zum Erstellen der Dokumenten Definition wird angezeigt Eigenschaften BE xi Scan Dokumentd M Dokumenten Archiv JE workflew Hauptarehiv F Workfiow Typenarchiv Abb 36 37 Dokumentarchiv Erstellen einer Dokument Definition mittels Dokument Assistent Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 503 oa Tragen Sie im Feld Bezeichner einen Namen f r Ihre Dokumenten Definition ein W hlen Sie dann auf der Karteikarte Archiv ber W hlen das betreffende Dokumenten Archiv aus in dem die Dokumente abgelegt werden sollen P Auf der Karteikarte Allgemein
99. aktivieren Die Anordnung der Karteikarten von links Nummer 1 bei Neuaufruf die oberste nach rechts ist hier festgehalten Die Vorgabe k nnen Sie manuell ndern Diese Einstellungen gelten nicht nur f r die Karteikarte selbst sondern auch als Voreinstellung f r die einzuf genden Elemente die dann noch individuell ver ndert werden k nnen Klicken Sie auf W hlen und stellen Sie Schriftart grad und weitere Optionen ein Teil4 16 Archiv einrichten 5 Die x y Koordinaten bestimmen den Abstand der Felder voneinander auf der Karteikarte Die X Koordinaten stehen f r den waagrechten Abstand und die Y Koordinaten f r den senkrechten Abstand in Bildpunkten Au erdem kann bestimmt werden ob die Felder am Raster ausgerichtet werden sollen oder nicht 6 Hier k nnen Vordergrundfarbe f r Beschriftungen z B Feldbezeichner Kommentare und Hintergrundfarbe der Karteikarte festgelegt werden Um eine neue Karteikarte anzulegen Namen vergeben und Einstellungen vornehmen dann mit Neu best tigen Um eine vorhandene Karte zu ndern diese anklicken nderungen vornehmen und mit ndern best tigen Beim Neuerstellen eines Archivs muss die erste Karteikarte die erstellt wird mit Andern best tigt werden da es eine Anderung der immer schon vorhandenen Karteikarte ist Weitere Befehle Zur cksetzen macht alle noch nicht eingetragenen Einstellungen sowohl neue Definitionen als auch nderungen r ckg n
100. bearbeiten m chten Diese Verbindung hat mehrere Vorteile e Bei der Ansicht der archivierten Dokumente haben Sie einen schnelleren Zugriff ber diesen internen Viewer da kein Fremdprogramm gestartet wird e Vielseitige Komprimierm glichkeiten stehen zur Verf gung e F r die Weiterbearbeitung und Neuarchivierung setzen Sie den Ansicht Link auf das entsprechende Programm und aktivieren den Befehl Dokument Anzeigen um das Dokument bzw die Dokumentseite in das Fremdprogramm zu laden Bei der Neuarchivierung des bearbeiteten Dokumentes verwendet das Programm die Verbindungen f r das Ursprungs Dokument das hei t auch das neue Doku ment wird standardm ig mit der internen Ansicht verbunden Bilder die Text enthalten durchsuchen Tip CI Dokumente k nnen mit der Volltextsuche direkt durchsucht werden Sie m ssen also keine weiteren Schlagworte oder Inhaltsangaben eingeben Dies betrifft neben Textdo kumenten z B Textverarbeitung Tabellenkalkulation etc auch z B Zeichnungen be stimmter Programme sofern diese Text enthalten Voraussetzung daf r ist dass das Ursprungsprogramm vektororientiert arbeitet im Gegensatz zu rasterorientierten Pro grammen Innerhalb von Dr DOC ist Voraussetzung dass das entsprechende Programm in der Rubrik CI Dokumente eingetragen ist und als Verbindung markiert ist Automatische Archivierung nach Daten bergabe Tip Falls Sie aus einem Archiv z B Adressverwaltung etc Daten z B
101. ckmeldung Bei diesem Workflow Typ ist bereits eine fest vorgegebene Gruppe f r die Be arbeitung des Workflow Schrittes vorgesehen Daher ist sp ter bei der Zuwei sung des Workflows eine Gruppenzuordnung nicht erforderlich Dieser Workflow Typ enth lt folgende Einstellungen Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Worflow Typ An Gesch ftsleitung zur Info F Streng hierarchisch WerkomScht rt emm riet Emene JProrist _ Jpeatetes ___Jeiedstven feeda E Era a Ca em CE EEE am Workflow Manager An Gesch ftsleitung zur Info x e Nicht begonnen 4 m mm zur Info Abb 36 32 Workflow Typ Beispiel 3 Workflow mit fest zugeordnetem Bearbeiter ohne R ckmel dung an den Workflow Ersteller Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 4 3 4 Beispiel 4 Vier Augen Prinzip parallel Workflow zur Umsetzung des Vier Augen Prinzips parallel Bei diesem Beispiel k nnen die beiden zust ndigen Bearbeiter ihre Aufgabe in beliebiger Reihenfolge erledigen Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Worflow Typ Pr fung auf Richtigkeit parallel 7 Streng hierarchisch onowSchnt erst lemn f JEnmmemeb na peatee _Jeiedtven foe P ungduchf uen 61 fm ___Inams jerkeusteiungtia a Workflow Manager Pr fung auf Richtigkeit parallel Nicht begonnen 8 Einkauf Leitung 1 i g Pr fung durchf hren Abb 36 33
102. darauf hingewiesen dass die Client Parameter noch aufgerufen werden m ssen Dies ist n tig um sicherzustellen dass die nderungen an den Clients verf gbar sein werden Rufen Sie in diesem Fall nur den Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren auf und darin den Befehl Clientparameter editieren Nehmen Sie hier keine nderungen vor sondern best tigen Sie nur mit OK 264 Teil 4 Archiv einrichten und organisieren ARCHIV EINRICHTEN UND ORGANISIEREN Vor berlegungen Bevor Sie ein Archiv neu einrichten sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen und Stichpunkte auf Papier kurz festhalten Diese Vor berlegungen tragen sehr dazu bei die eigentlichen Arbeiten schnell erledigen zu k nnen gt Sammeln Welche Daten sollen archiviert werden Handelt es sich bei den zu archivierenden Dokumenten um Bilder Dateien Sichten Sollen alle Daten in einem Archiv abgelegt werden oder ist es sinnvoller bersichtlicher bestimmte Eintr ge in einem eigenen Archiv abzulegen das relational verbunden wird Beispiel Bei einer Gem ldesammlung werden die K nstler Biographien extra in einem eigenen Archiv abgelegt und nicht bei jedem Gem lde Oder In einem Rechnungsausgangsarchiv werden die gesamten Adressdaten der Empf nger nicht bei jeder Rechnung sondern einmalig in einem Adressarchiv gespeichert Ordnen Reihenfolge der Datenfelder bestimmen Festlegen welche Felder thematisch auf einer Karteikarte zusa
103. das neue Archiv mit OK Anschlie end wird automatisch das Fenster Editor Tool angezeigt Klicken Sie zur Definition von Datenbankfeldern auf das Register Datenbankeinstellungen und fahren Sie wie im n chsten Kapitel beschrieben fort Teil4 16 Archiv einrichten 271 16 2 Datenbankfelder definieren Im Fenster Datenbankeinstellungen k nnen neue Datenbankfelder angelegt und bestehende Felder ver ndert oder gel scht werden sowie eine Vielzahl von Einstellungen getroffen werden Men punkt Organisation Archiv einrichten aufrufen und Karteikarte Datenbankeinstellungen anw hlen gt Grunds tzliche Erl uterungen Editor Tool Datenbankeinstellungen 1 Datenbarkfeld Name Bis Bezeichner dBASE Import ER balaues Datentypen Autofelder Pflichtfelder Enba vorschriften dubletten usmani a mm mom a Er l 1 2 Kontextfeld bzw Feldname und Feldbezeichner Der Datenbankfeldname 1 ist der interne Name des Feldes der sobald er vergeben wird nicht mehr ver ndert werden kann Die Bezeichnung des Feldes 2 so wie sie dann auf dem Bildschirm erscheint kann sich von diesem Datenbank Feldnamen also unterscheiden Die Feldnamen 1 werden bei einigen Einstellungen ben tigt z B Thesaurus Deshalb kann ein Feldname nur einmal vergeben werden Au erdem d rfen Feldnamen keine Umlaute enthalten Die Feldbezeichner 2 dagegen d rfen fter verwendet werden au erdem sind Umlaute zugelassen
104. dem Symbol bei interner Ansicht automatisch beim Aufruf des Datensatzes mit dem Men punkt Ansicht Gro bild automatisch anzeigen gt Externe Ansicht ber Fremdprogramm Wenn der Ansicht Link ein anderes Anwendungsprogramm ist wird immer das betreffende Fremdprogramm mit dem Dokument aufgerufen Dokumente immer schlie en Beachten Sie bitte da Sie diese Dokumente im Fremdprogramm immer wieder schlie Ben bevor Sie zu Dr DOC zur ckwechseln um eventuelle Meldungen beim n chsten Dokumentaufruf zu vermeiden Das Programm selbst muss wenn es DDE f hig ist nicht beendet werden So ersparen Sie sich den erneuten Programmstart f r ein weiteres Dokument dieses wird dann einfach in das bereits gestartete Programm geladen Bildschirmaufteilung Es kann sinnvoll sein verschiedene Anwendungen nebeneinander am Bildschirm anzu ordnen Wenn Sie z B mehrere Dokumente nacheinander einsehen wollen die alle mit einer Textverarbeitung verbunden sind so ordnen Sie die Fenster von Dr DOC und von der Textverarbeitung neben oder untereinander an um die Dokumente schneller einsehen zu k nnen gt Interne Ansicht Wenn das Dokument Intern abgelegt wurde z B eine Bilddatei oder eine einge scannte Vorlage stehen f r die Ansicht folgende Funktionen zur Verf gung Kleinbild Preview Anzeige automatisch bei markiertem Men punkt Ansicht Kleinbild automatisch anzeigen oder mit Doppelklick in das Bild Element Teil 3 15 Bearb
105. den Kontrast eher wegnehmen eine hohe Aufl sung w hlen sowie falls vom Scanner her m glich dithern Wenn die Text Bil der am Bildschirm optimal dargestellt werden sollen ist die Graustufen Komprimie rung zu empfehlen da am besten lesbar Der Nachteil gegen ber TIFF Komprimie rung beim Ausdruck leicht unscharfes Bild e Wenn Text Images am Bildschirm nur selten ben tigt werden bzw im Ausdruck optimal sein sollen ist TIFF Komprimierung empfehlenswert Hier sind im Ausdruck auch kleine Schriften relativ gut lesbar e Wenn Schwarz Wei Fotos archiviert werden sollen beachten Sie folgende Faust regeln je nach Scanner e Ein Graustufenscanner liest die Schwarz Wei Vorlage als Graustufenbild Gute Ergebnisse erzielen Sie z B mit 100 150 dpi kein Dither JFIF Komprimierung und G te nach Wahl e Ein Schwarz Wei Scanner nimmt die Vorlage als Schwarz Wei Bild Gute Ergeb nisse erzielen Sie z B mit 400 dpi Dither 2 3 und Dr DOC Graustufen Komprimierung 180 Teil 3 _ 12 Neueingabe e OCR Einstellungen F r die OCR Bearbeitung sollten Sie die entspre chenden Einstellungen berpr fen OCR Einstellungen 1 x p Texterkennung p Formatierung r Fehlererkennung I Textformatierung durch Leerzeichen Sprachen o Maximale W Zeilenwechsel und abst nde beibehalten 2 Standard Deutsch neue Recl Zeilenwechsel beibehalten A A er Aus Keine Fehlererkennung
106. der neuen Datens tze automatisch als Besitzer eingetragen werden Besitzer x Besitzer Besitz vergeben Besitz bernehmen I Zugriffssperte f r andere Benutzer Abbrechen Da der Besitzer nicht in jedem Fall das Recht dazu hat Berechtigungen anderer bzw aller anderen Benutzer zu ndern k nnen so mit Hilfe dieses Schalters Zugriffssperre f r andere Benutzer die Berechtigungen aller anderen Benutzer f r diesen Datensatz automatisch gesperrt werden Mit dem Befehl Datensatz Besitzer kann innerhalb der Neueingabe oder auch wenn der Datensatz ge ffnet ist der entsprechende Besitzer eingetragen werden Eine effiziente Dokument Besitzvergabe ist auch aus der Auswahlliste heraus m glich Wenn der Besitzer eines Datensatzes diesen f r andere freigeben m chte kann er das tun indem er den entsprechenden Datensatz in der Auswahlliste markiert und ber den Men punkt Datensatz Besitzer die Besitzer Rechte ver ndert 338 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle gt Arbeitsmodus Im Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren kann gew hlt werden ob grunds tzlich f r alle Benutzer das ndern vorhandener Datens tze m glich sein soll oder nicht u TMP 00 vtokoll M Nach Programmstart ndern m glich protokoll C Nach Neueingabe Maske l schen pn C Quelldatei nach Archivierung l schen K Abbrechen Hilfe gt Benutzerberechtigungen ber
107. die Eintr ge Kunert und Neustadt und Kostenabsch tzung enthalten Sie finden aber nicht die Datens tze die den Namen Kunert nur in den Profildaten vermerkt haben Eingabe in die Volltextsuche Suche in Profiidaten und in Dokumenten Kunert amp Neustadt amp Kostenabsch tzung Sie finden alle Datens tze die die drei Suchbegriffe in Profildaten oder Dokument enthalten F r diesen Fall ist die Volltextsuche nur in Profildaten bzw die Feldsuche nicht ausrei chend vor allem wenn die archivierten Texte nicht weiter verschlagwortet wurden Effektive Suchanfragen Generell gilt e Verwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf sich eine m glichst exakte Suchanfrage auszudenken um m glichst nur einen einzigen bestimmten Datensatz zu finden Machen Sie Gebrauch davon da Sie nur Teilbegriffe eingeben m ssen auch wenn Sie ganz genau den vollst ndigen Suchbegriff wissen beispielsweise gen gt es Kun bzw Kun bei der Feldsuche einzugeben um Kunert zu finden Im schlimmsten Fall erhalten Sie einige zus tzliche Treffer in der Auswahlliste die Sie eigentlich nicht finden wollten e Meistens ist es schneller zun chst etwas ungenauer zu suchen und gegebenenfalls durch eine eingrenzende Suche die Treffer noch einmal einzugrenzen e Statt nacheinander mehrere Suchanfragen zu starten da mit den jeweiligen Daten s tzen verschiedene Bearbeitungen gew nscht sind kann es schneller sein diese Suchanfragen miteinander zu verbinde
108. die Sie aufgerufen ha ben Wenn das Archiv noch in keiner Benutzerverwaltung eingetragen ist kann es ber den Men punkt Organisation Benutzermanager aufgenommen werden Be achten Sie dabei dass ein Archiv in genau eine Benutzerverwaltung eingetragen werden kann Bei C S Archiven bitte beachten Am Client werden C S Archive grunds tzlich ber Archiv W hlen ge ffnet Am Archiv Server k nnen C S Archive zus tzlich aus dem Unterverzeichnis komm server ber den Men punkt Archiv ffnen ge ffnet werden Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 97 8 2 Mit einem Archiv arbeiten Windows starten Dr Doc starten Archiv w hlen Dr Doc beenden Alle Arbeitsm glichkeiten mit Dr DOC sind in Teil 3 und 4 des Handbuchs aus f hrlich beschrieben Im folgenden erfahren Sie f r den ersten berblick e welche Men punkte Dr DOC bietet e wie die Benutzeroberfl che aussieht e wie Sie Dr DOC Funktionen per Tastatur und Maus aufrufen k nnen e wie die Online Hilfe ben tzt wird 98 Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 821 Men struktur im berblick Das Men bietet Archiv W hlen Neu ffnen Schlie en In Benutzerverwaltung eintragen Be nutzeranmeldung Beenden Bearbeiten gt R ckg ngig Ausschneiden Kopieren Einf gen L schen Alles markie ren Feldinhalt drucken Feldrechte Wiedervorlage Thesaurus aufrufen Zusatz Info aufrufen Datum U
109. dies bei nde rungen in einer gr eren Anzahl an Datens tzen nat rlich auch ge ndert Da dies nicht unbedingt erw nscht ist nehmen Sie am einfachsten im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder die jeweiligen Eintr ge vor der Anderung heraus Nach dem nderungsvorgang tragen Sie die jeweiligen Autofelder wieder ein SEHEN SIE HIERZU AUCH DAS KAPITEL 20 1 2 AUTOFELDER 227 Hinweis Beispiel Tip 228 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 15 2 15 Mehrere Datens tze l schen gt Sollen mehrere Datens tze gel scht werden inkl Dokument diese in der Auswahlliste markieren und den Befehl L schen aktivieren dann die Option Selektierte Datens tze l schen Wenn die gesamte Auswahlliste gel scht werden soll markieren Sie alle Datens tze darin 15 2 2 Dokumente Ansicht Drucken Profildaten Daten bergabe Email Exportieren Statistik Zusatzinformationen In Bezug auf Dokumente sind folgende nderungen m glich ndern und neu archivieren optional mit Versionsverwaltung Anmerkungen hinzuf gen Redlining L schen Dokumente nachtr glich neu archivieren Bestehende Dokumente erweitern Dokumente sperren bzw freigeben Versionsverwaltung Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 2 2 2 1 Dokumente ndern und neu archivieren Grunds tzlich k nnen einmal archivierte Dokumente aus Sicherheitsgr nden nicht
110. ein neues Datenbankfeld bzw eine neue Konfiguration an L schen l scht je nach ausgew hlter Spalte ein Datenbankfeld oder eine Konfiguration Drucken druckt die gesamten Datenbankeinstellungen Editieren bietet f r die ausgew hlte Spalte die M glichkeit direkt in der Maske die Eintragungen vorzunehmen entspricht den Men punkten Einstellungen Feldauswahl f r Der Befehl ist nicht bei allen Spalten verf gbar Wenn keine Maske aktiv oder noch keine vorhanden ist ist Editieren gar nicht m glich 273 Teil4 16 Archiv einrichten OK speichert alle Datenbankeinstellungen und schlie t das Fenster Abbrechen schlie t das Fenster ohne die Einstellungen bzw nderungen zu speichern Hilfe bietet Online Hilfe zum Thema 6 7 Scrollbars Mit dem horizontalen Scrollbar 6 werden weitere Spalten angezeigt Mit 7 kann vertikal gescrollt werden wenn mehr Felder als im Fenster sichtbar vorhanden sind gt Vorgehensweise e Neue Felder anlegen Cursor in die Feldbezeichner setzen und Befehl Neu aufrufen Neues Datenbankfeld einf gen 4 Datenbankfeid MRE Abbrechen m Feldtypen 7 7 Datentypen Sonstiges 2 Textfeld Einzeiliges Feld Numerisch Datum 3 Bi Mn C Zeit I Autofeld Benutzer C Tabellenspalte W hrung I Autofeld Besitzer Frist A C Schalter F Gliederung I Autofeld Importdatei 4 EE Tr Deo OT THT C
111. einspielen rufen Sie nun den Befehl Trennzeichen auf und geben die entsprechenden ASCII Zahlenwerte f r die Trennzeichen zwischen Feldern Da tens tzen und Dokumenten ein Die angegebene Voreinstellung Feld 9 Satz 14 gilt f r das Einspielen von Dr DOC Archiven 407 408 Beispiel Teil4 23 Datenaustausch H ufig werden au erdem folgende Trennzeichen verwendet Zeichen ASCI Code _Zeichen ASCII Code Sper oo a 13 oder Space 9 Um Spool Dateien zu archivieren kreuzen Sie diese Option an Wenn der Spool Import extern definiert wird kreuzen Sie die Option ebenfalls an und geben die entsprechende ini Datei an GENAUE INFORMATIONEN ZUM SPOOL DATEN IMPORT n 23 4 COLD SCHNITTSTELLE P Mit dem Befehl OK wird der Import gestartet Als Profildaten soll die Datei kunden dat mit Kunden Adressen eingespielt werden Au erdem exisitiert eine Datei kunden asc mit Rechnungen an diese Kunden Die Adressdatei und die Rechnungsdatei sind von der Reihenfolge her identisch aufgebaut Zur ersten Adresse geh ren also die ersten Rechnungen usw Teil4 23 Datenaustausch 409 Datenimport E xj Name der Quelldatei e ardociimport dat Quelldatei F Quelle ist Dr DOC Archiv T Quelle ist Spool Datei I Quell und Zielformat identisch F externe Definition f r Spool Import T Quelle enth lt Feldnamen Trennzeichendefinition d x INI Detei Feld Trennzeichen M Dokumente importieren Sa
112. grunds tzliche Formen annehmen Die Workflow Symbolleiste in WF Haupt und WF Typarchiven Ey PARAT Die Workflow Symbolleiste in WF Dokumentarchiven Di 37 2 Befehlsbeschreibung Bi Aktivit tenliste anzeigen Mit diesem Befehl wird die Aktivit ten bzw ToDo Liste aufgerufen 7 Aufgabe erledigt Mit diesem Befehl wird eine Aufgabe als erledigt gekennzeichnet Bas Workflow zuweisen Dieser Befehl startet den Dialog Workflow zuweisen 514 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Workflow zuweisen Abb 37 1 Dr DOC Workflow Dialog Workflow zuweisen Beim Zuweisen wird aus dem Kombinationslistenfeld Workflow Typ der ge w nschte Workflow Typ ausgew hlt Abh ngig von der Art des gew hlten Workflow Typen mu gegebenenfalls eine Benutzergruppe zugeordnet werden Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 515 Ed gain Workflow Manager Der Workflow Manager ist ein grafisches Tool zum Erstellen Andern und An zeigen von Workflows und WF Typen Der Workflow Manager wird ber ein Kontext Men bedient das ber die rechte Maustaste aufgerufen werden kann Workflow Manager E xl Nicht begonnen sr Benutzergruppe 2 Einzelbenutzer Start Name des WVorkflowschrittes Ende Abb 37 2 Dr DOC Workflow Manager 516 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul
113. ia Start Aufgabe weiterleiten Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Ende Abb 36 29 Dr DOC WF Typenarchiv Grafische Darstellung des WF Typen im WF Manager und tabellarische Auflistung der Eigenschaften der Workflow Schritte auf der Karteikarte Workflow Steuerung oo Speichern Sie Ihre Workflow Vorlage ber den Men punkt Datensatz speichern oder durch Klicken auf das Diskettensymbol 492 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 4 3 WF Typen Beispiele 36 4 3 1 Beispiel 1 nicht streng hierarchisch Rollenbasierender Workflow mit R ckmeldung nicht streng hierarchisch Dieser Workflow Typ sieht einen Mitarbeiter einer belieben Workflow Gruppe als Bearbeiter der Aufgabe vor Es soll keine strenge Hierachie vorliegen son dern beim Zuweisen des Workflows soll eine Workflow Gruppe zugeordnet werden Nach der Bearbeitung der Aufgabe soll der Ersteller des Workflows eine R ckmeldung erhalten Dieser Workflow Typ enth lt folgende Einstellun gen Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Worflow Typ Bearbeitung mit R ckmeldung 7 Streng hierarchisch orlowSchit Fit emn Frist JEimemeb_ prona _ beabeier foeda __ Jeiedstem Augabebeateten it fe fia mar Oooo T R ckmeldung a Im Noms E Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung Nicht begonnen E MAC T B Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Abb 36 30 Workflow Typ
114. ienah Name der Suchart Erl uterung Suche mit Suchvorschrift Name der Suchvorschrift ist bei Parameter Suchvorschrift anzugeben Die Suchvorschrift Feldsuchen Vorlage muss im Filial Archiv definiert werden Suche mit Datum Suche nach den Datens tzen die seit letztem Abgleich neu generiert oder ge ndert wurden Von bis Suche im Datum Suchfeld Datenbankfeldname bei Parameter Datumsfeld angeben Suche mit Suchvorschrift Kombination aus Suchart 1 und 2 und Datum kombiniert PT_ABGLEICH Anzahl n Anzahl der zu replizierenden Filial Archive Startzeit 02 01 Startzeit der Replikation Starttag 29 09 2001 Starttag des Replikations Programms Intervall 1 Zeitinkrement in Tagen f r Replikations Programm Suchart 1 Suche mit Suchvorschrift Suchart 2 Suche mit Datum Suchart 3 Suche mit Suchvorschrift und Datum kombiniert 11 Verbindung PCNAME Freigabe p Freigabename filiales Komm Laufwerk Quellarchiv 192 168 111 25 9995 Archiv1 Aufrufpfad Quellarchiv Filialarchiv Zielarchiv p archiv komm server Archiv2 Aufrufpfad Zielarchiv Zentrale Suchvorschrift TEST1 falls Suchart 1 oder 3 Suchvorlage Exportauswahl REPLIKATION falls Export mit Auswahl 1 f r Dubletten Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Reolikationen 433 Suchdatum 28 09 2001 Datum der letzten Replikation Datumsfeld Aenderdatum Datenbank Feldname Datum Suchfeld Suchart 2 Festlegung der Su
115. in etprvocssstem Tastenkombination Ken Ausf hren Normales Fenster H Kommentar Ziel suchen Anderes Symbol Abbrechen bernehmen Editieren Sie die Befehlszeile Ziel nach folgendem Schema lt Pfad gt drdoc exe lt Pfad gt lt Archivname gt c drdoc system drdoc exe c drdoc demo briefe Beispiel Best tigen Sie Ihre Eingabe mit OK Wenn Sie nun auf das Dr DOC Symbol doppelklicken wird beim Start automa tisch das angegebene Archiv aufgerufen INFORMATIONEN BEZ GLICH DER AUTOMATISCHEN ANMELDUNG VON BENUTZERN amp FINDEN SIE IN DEM KAPITEL 18 BENUTZERVERWALTUNG 96 TIP TIP C S Teil 2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden Beim Beenden des Programms werden Sie gefragt ob Sie Ihre Einstellungen speichern m chten Wenn Sie diese Abfrage mit Ja beantworten wird beim n chsten Pro grammstart automatisch das zuletzt ge ffnete Archiv wieder aufgerufen Ausnahme Wenn wie im vorherigen TIP beschrieben dem Dr DOC Symbol ein bestimmtes Archiv zugeordnet ist Wenn Sie ein vorhandenes Archiv in der Benutzerverwaltung nicht finden kann dies folgende Gr nde haben e Das Archiv ist in der Archivliste der Benutzerverwaltung unter einem anderen Be zeichner aufgef hrt Beispiel Das Archiv wurde mit dem Namen briefe angelegt In der Benutzerverwaltung ist aber der Bezeichner Schriftgutverwaltung zugeordnet e Das Archiv ist nicht in die Benutzerverwaltung eingetragen
116. in WF Dokument Archiven Liefert eine Liste von laufenden Workflows und stellt durch Doppelklick auf einen der angezeigten Workflows eine Verbindung zu diesem her uswa Workflow CO an a a chs begannen an EDY weiterleiten normal 42 bearbeiten In Bearbeitung an Abteilung weiterleiten normal 45 bearbeiten Nicht begonnen Abb 36 8 Dr DOC WF Dokument Archiv Workflow zuordnen Workflow anzeigen Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Liefert eine Liste der mit dem Doku ment verbundenen Workflows und zeigt durch Doppelklick auf einen der ange zeigten Workflows diesen an Auswahl lt Workfiom n Betett Status an GE HL KL mit R ckmeldung an GF HL KL mit R ckmeldung 41 zur Kenntnis In Bearbeitung an EDY weiterleiten normal 42 bearbeiten In Bearbeitung Abb 36 9 Dr DOC WF Dokument Archiv Workflow anzeigen Men punkt Workflow Einstellungen Nur verf gbar im WF Hauptarchiv Startet den Dialog Workflow Einstellungen zur Zuweisung des WF Typenarchivs am Dr DOC Client 472 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Workflow Einstellungen x m Archiv f r Workflow Typen HOSTNAME SSSSYWF_TYP w hlen IV bei Terminberechnung Wochenenden ber cksichtigen Abbrechen Abb 36 10 Dr DOC WF Hauptarchiv Dialog Workflow Einstellungen Men punkt Workflow Feldauswahl f r Pflichtfelder Nur verf gbar im WF Hauptarchi
117. in allen Benutzerver waltungen mit gleichem Namen bzw Kennwort AutoLogin 0 kein automatisches Anmelden DrdocLogin 1 automatisches Anmelden als DRDOC DrdocLogin 0 kein automatisches Anmelden als DRDOC Benutzer Info bei C S Betrieb Im Men punkt Organisation Benutzer Information werden die aktuell im Netz f r das aktuelle Archiv angemeldeten Benutzer angezeigt Wenn n tig kann hier auch ein Benutzer abgemeldet werden Teil4 18 Benutzerverwaltung 331 18 6 Archive eintragen Neue Archive werden zun chst grunds tzlich in die Benutzerverwaltung einge tragen in einem n chsten Schritt werden ihnen die Benutzer gruppen zuge ordnet Neu eintragen gt Mit dem Symbol ber das Men Organisation Benutzermanager Element Neue Archive oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste Neue Archive eintragen Dr DOC Archive neues Archiv eintragen j x Archivbezeichner Adresser Archivpfad Befehlszeile W hlen e Archivbezeichner angeben dieser Name erscheint dann in der Liste der Archive bei Archiv W hlen e Archivpfad und dateinamen angeben direkt eintragen oder ber W hlen e Bei C S Archiven auch Pfad vom Server aus eingeben 332 Teil 4 18 Benutzerverwaltung gt Mit bernehmen wird das neue Archiv in die Liste der Archive linke Spalte bernommen Benutzer Gruppen bersicht Archive E Archive F Adressverwaltung gt
118. ist dass im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r ASCIl Import angegeben ist in welches Feld bzw welche Felder die Import Daten eingespielt werden sollen gt Rufen Sie in der Neueingabe den Befehl Datensatz Import ASCII auf xl Name der Quelldatei M Quelle ist Dr DOC Archiv ANSI C ASCII gt Wenn die Daten aus einem anderen Archiv importiert werden sollen kreuzen Sie diese Option an Beim Import von Fremddaten geben Sie ASCII oder ANSI Format an Geben Sie den Dateinamen der Import Datei an Gegebenenfalls geben Sie mit dem Befehl Trennzeichen noch die AS Cll Werte f r die Feld Satz und Dokumententrennzeichen der Im portdatei an gt Mit OK wird der Import ausgef hrt Es wird nur ein Datensatz importiert auf diese Weise Zum Import von mehreren Daten Hinweis s tzen verwenden Sie den Men punkt Datenbank Import ASCIV ANSI WEITERE INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL amp 23 2 1 IMPORT ASCII ANSI DATEI ODER AUS EINEM ANDERN ARCHIV 142 Teil 3 _12 Neueingabe D 2 4 Eingabevereinfachung durch Duplizieren von Datens tzen Wenn ein neuer Datensatz angelegt werden soll der mit einem bereits vorhan denen in gro en Teilen identisch ist geschieht dies auf einfache Weise im Be arbeiten Modus Suchen Sie zun chst den vorhandenen Datensatz und dupli zieren Sie ihn mit dem Befehl Datensatz Kopieren Daraufhin erscheint ein Dialogfeld in dem Sie festlegen k nnen ob Sie den Datensatz als neues Do ku
119. keine Feldaus wahl aktiviert ist erfolgt eine Abfrage ob ein neues Archiv angelegt werden soll Wenn ein neues Archiv erstellt wird erh lt dieses automatisch den Namen der Dbase Datei Teil4 23 Datenaustausch 411 23 3 Export 233 1 Export im ASCII ANSI Format oder in ein anderes Archiv Import Datei jeglicher Art Der Export von Profildaten wahlweise mit Dokumenten in ein anderes Archiv bzw als ANSI Datei wird um eine Teilselektion zu erm glichen ber den Befehl Export nur innerhalb von Auswahllisten durchgef hrt gt Rufen Sie in dem Archiv aus dem Daten im ASCII ANSI Format exportiert werden sollen den Men punkt Feldauswahl f r ASCII Export im Men Einstellungen auf und geben Sie die Feldnamen des Zielarchivs an in den Feldern die exportiert werden sollen 1 Falls Sie in ein Dr DOC Archiv exportieren wollen m ssen Sie die Hinweis Feldauswahl nur vornehmen wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind Bei gleichem Format entf llt die Feldauswahl 2 Es werden nur die in der Maske angezeigten Felder exportiert gt Suchen Sie mit den Suchfunktionen die zu exportierenden Daten und rufen Sie innerhalb der Auswahlliste den Befehl Export auf 412 Teil 4 23 Datenaustausch _ oo o N oo ao 1 r DD Datenexport x Name der Zieldatei E draoctexport det I Ziel ist Dr DOC Archiv C NCH Dokumente verlagern W Quell und Zielformat identisch O Cl D
120. mit den Suchfunktionen ein Begriff gesucht der in den Daten nicht vorhanden ist oder es wurden bei der Eingabe von logischen Verbindun gen bzw Grenzdaten Fehler gemacht Vorgehen Eingabe kontrollieren und gegebenenfalls verbessern berpr fen Sie gegebenenfalls auch die Gro Kleinschreibungs Option Thesauruseintrag nicht eindeutig Fehler Die Optionen Thesauruspr fung und Automatische bernahme vom Thesaurus sind aktiviert In ein Feld das mit einem Thesaurus verkn pft ist wurde nichts oder ein mehrdeutiger Suchbegriff eingegeben Vorgehen Wenn eine automatische bernahme vom Thesaurus erfolgen soll muss der vorherige Eintrag in das Feld eindeutig einem einzigen Thesaurusein trag zuzuordnen sein INDEX ndern 226 nderungsprotokoll 270 301 307 335 343 nderungsverwaltung 269 342 355 A Anbindung andere Applikationen 78 Bild Datei 83 Scanner 86 Word 79 Anmerkungen Dokument 231 Ansicht Men punkt 89 ANSI Datei Export 411 Import 141 404 Arbeitsmodus 225 301 307 338 Archiv Archivparameter editieren 298 Begriff 19 einrichten 453 l schen 453 neu erstellen 267 neu in Ben verw 331 Pfadangaben ndern 303 Pfadangaben einstellen 303 Pfade einrichten 298 434 Rechte 334 reorganisieren 446 r cksetzen 453 schlie en 110 sichern 446 448 Struktur kopieren 453 bersicht 446 verbinden 398 Index 561 Vor berlegungen 264 w hlen 62 94 95 115 128 Archiv einric
121. ngig 200 204 global 200 204 Gro Kleinschreibung 203 Hypersuche 200 215 374 398 Index 361 kombiniertes 210 Kurzinfo 200 logisches 205 210 Meldung bei Feldsuche 347 mit 209 mit Joker 205 209 mit Klassen 205 mit Thesaurus 212 mit Vorlage 212 367 mit Zwangszeichen 205 nach Datum 203 nach Grenzdaten 209 nach Schaltern 210 296 nach Wortteilen 209 phonetisch 206 Redlining 200 204 Schl sselsuchen 361 Suchlimit 207 Tabelle 212 Trefferanzahl begrenzen 207 Volltext 200 204 W hrung 207 W hrung 212 Suchen und Ersetzen 226 570 Index Suchergebnis anzeigen 64 Suchmodus 225 Suchschl ssel 361 555 Suchvorlage 212 367 Symbolleiste 103 Systembetreuer 262 Systemdatum Feldsuche 210 T Tabelle 134 bei Daten bergabe 387 im Spaltendruck 373 Suchen 212 Tabelle Feldtyp 293 Tabellen in Auswahlliste 369 Tastaturbedienung 105 Tempor res Verzeichnis 309 Textfeld Datentyp 274 Textverarbeitung Dokument einspielen 388 Einzeltext bearbeiten 250 Serientext bearbeiten 250 Steuersatzdatei 388 Vorlage erstellen 388 Text Vorlage 554 erstellen 388 Thesaurus 73 135 393 557 automatische Pr fung 136 395 automatische bernahme 136 395 Begriff 19 551 Definition 393 Erstellen 393 manuelle bernahme 395 Suchen mit 212 verbinden 394 Verkn pfung l schen 396 Thumbnail 296 ToDo Intervall Definitonen 508 Einstellungen 507 Einstellungen am Client 509 Suchvorlagen Erstellen 510 Treeview 60 Ansicht 100
122. nnen f r beide Aufruf Richtungen also vom Workflow Dokumentarchiv zum WF Hauptarchiv und umgekehrt definiert werden Mittels dieser Dokument Definitionen kann der Anwender auf einfache Art und Weise logische Verbindungen zwischen Workflows und Dokumenten aufbauen Die Workflow spezifischen Einstellungen k nnen Sie im Dokument Assistent auf der Karteikarte Workflow vornehmen Die Einstellungsoptionen auf dieser Karteikarte werden automatisch in Abh ngigkeit von dem Typ des Archivs Ziel archiv gesteuert f r das die Dokument Definition erstellt werden soll Es wird zwischen den Archivtypen Workflowarchiv und Dokumentenarchiv unterschie den EINE ALLGEMEINE BESCHREIBUNG DES DIALOGES DOKUMENT SSISTENT FINDEN SIE IM KAPITEL 13 DOKUMENT ASSISTENT 497 498 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 5 1 Dokumentarchiv WF Dokument Definition Die Dokument Definition f r ein Dokumentenarchiv kann verwendet werden um e neue Dokumente anzulegen unabh ngig von Workflows e aus einem laufenden Workflow heraus ein neues Dokument anzulegen das Dokument wird automatisch mit dem Workflow verbunden e aus einem laufenden Workflow heraus ein bereits archiviertes Dokument mit diesem Workflow zu verbinden F r eine Dokument Definition f r ein Dokumentenarchiv werden folgende Optionen auf der Karteikarte Workflow angezeigt Eigenschaften x Bezeichner oK
123. oder aus dem Explorer aus dem Dr DOC System Verzeichnis P Option w hlen W hlen Sie die Deinstallationsmethode Willkommen beim Deinstallationsprogramm Dr DOC Die Software kann entweder automatisch entfernt werden oder Sie k nnen genau festlegen welche nderungen in Ihrem System vorgenommen werden sollen Klicken Sie auf Benutzerdefiniert um festzulegen welche nderungen w hrend der Deinstallation vorgenommen werden sollen Klicken Sie auf Automatisch um die Sana oponen f r die Deinstallation zu w hlen Klicken Sie auf Automatisch C Benutzerdefiniert N lt Zur ck f Weiters Abbrechen 1 2 1 Zur Deinstallation des kompletten Programms ohne weitere Abfragen w hlen Sie diese Option 2 Wenn nur ausgew hlte Komponenten deinstalliert werden sollen w hlen Sie diese Option Teil 4 Weitere Tools 34 Dr DOC deinstallieren 457 gt Zu entfernende Komponenten ausw hlen Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert gew hlt hatten k nnen Sie nun zun chst Dateien und Verzeichnisse zur Deinstallation ausw hlen x W hlen Sie die Privatdatei die Sie entfernen wollen Die folgenden Dateien m ssen gel scht werden um die Software aus dem System zu entfernen Klicken Sie auf Alles markieren um alle aufgef hrten Dateien zu entfernen oder w hlen Sie die zu entfernenden Dateien einzeln aus D DrDOC SYSTEMYUNWISE EXE D DrDOC SYSTEM DRDO
124. selbst ndig mit Stapelverarbeitung und automatischer Archivie rung entweder eine voreingestellte Anzahl von Vorlagenseiten wird zu einem Dokument zusammengefasst oder Barcodes werden als Dokumententrenner verwendet was eine gro e Zeitersparnis bedeuten kann kann z B f r Schriftgutverwaltung Pressearchiv Bibliotheksverwaltung In ventarisierung u s w eingesetzt werden Teil 3 _12 Neueingabe 161 Kurzinfo Vorgehensweise Befehle in Dr DOC Dok Quelle definieren Einstellungen Dok Quelle OCR Scanner Stapelverarbeitung Einstellungen Stapelverarbeitung auch sp ter m glich Neueingabe aufrufen ber Symbole Neueingabe Neues Dokument erfassen Yyyy Einstellungen kontrollieren e Im Dialogbereich Einstellungen vordefinierte Einstellungen oder Bearbeiten Komprimierung OCR Einstellungen Scannereinstellungen e Im Dialogbereich Rahmen vordefinierten w hlen F r Neudefinition eines Rahmens gt zuerst scannen e Auszuf hrende Optionen ankreuzen OCR Erkennung Stoppwortliste etc falls noch kein Rahmen defi niert wurde noch nichts ankreuzen e Im Dialogbereich Quelle Auswahl treffen ADF Flachbett Datei y Vorlage einscannen gt Starten gt Vorlage wird im Bild Fenster angezeigt Y Wenn Rahmen und Bearbeitungen schon gew hlt waren wird Bearbei tung sofort ausgef hrt Falls noch keine Rahmen ange e Im
125. termingerecht abgearbeitet werden k nnen e Maximaler Datenschutz Die Transparenz der Workflows kann stufenlos eingestellt werden Dem Benutzer kann beispielsweise Zugriff auf die Workflows und Dokumente anhand des Workflow Typs des Workflow Schritts der Zust ndigkeit Gruppenmitgliedschaft oder der Dokument Art erlaubt werden e Stellvertreter Konzept Zeitlich steuerbare automatische Weiterleitung der Bearbeitung an den zust ndigen Stellvertreter bei Verzug e Grafischer Workflow Manager zur komfortablen Erstellung und Visualisierung der Worklfows e Einfaches Starten von Workflows durch Zuweisung von vordefinierten Workflow Typen e Leichte Administrierbarkeit Die Zuweisung der zust ndigen Bearbeiter kann explizit oder auch ber Gruppen und Rollen erfolgen 52 Teil 1 Ver nderung zu fr heren Versionen k Dr DOC Internet Browser Anbindung Hohe Sicherheit durch Einbindung der Dr DOC Benutzerverwaltung Zwei L sungsvarianten verf gbar Browser Anbindung entweder HTML oder Java Applet basiert Systemvoraussetzung MS Internet Information Server IIS 4 oder 5 HTML basierte L sung Nur lesender Zugriff auf Dr DOC Archive m glich Java Applet Lesender und schreibender Zugriff auf Daten und Dokumente in Dr DOC Archiven mit automatischer dynamischer Formular Masken Generierung m glich Neu ab Version 6 1 k Sprache zur Laufzeit w hlbar Die gew nschte Sprachversion kann zur Laufzeit gew hlt werden
126. tze wer den in einer neuen Auswahlliste angezeigt Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden Bei Abbrechen oder ber das Stopschild Symbol gelangen Sie in die jeweils vorherige Auswahlliste zur ck Das System merkt sich allerdings nur die aktuelle und die vorherige Liste Wenn Sie also eine v llig neue Suche starten wollen klicken Sie 2x auf das Stop Symbol um zum Dr DOC Grundfenster gelangen gt Gro Kleinschreibung Bei der Suche kann Gro Kleinschreibung optional eingestellt werden Diese Einstellung kann bei der jeweiligen Suche innerhalb des Suchdialogs bzw mit dem entsprechenden Symbol ver ndert werden B Suche nach aktuellem Datum Mit Hilfe von Platzhaltern kann in der Feld Vorlagen und Volltextsuche nach dem aktuellen Systemdatum bzw Benutzer gesucht werden Der Eintrag f r den Autofeldtyp entsprechend Feldauswahl f r Autofelder wird durch eingeschlossen D wird durch das aktuelle Datum ersetzt Au er D Datum sind auch B Benutzer und T Zeit m glich 203 Hinweis 2P Beispiel 204 Teil 3 _14 Suchen 4 3 Volltextsuche Feldspezifisch Feld evtl mit Vorlage Mit der Volltextsuche k nnen Sie suchen e feldunabh ngig an beliebiger Stelle der Profildaten e innerhalb von CI Dokumenten e im Redlining von NCI Dokumenten Als Voreinstellung k nnen Sie bei der Volltextsuche zwischen Standardsuche phonetischer Suche und fehlert
127. unbedingt mit den Tip Optionen dieses Men punktes vertraut WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS FINDEN SIE IM KAPITEL 15 1 ANSICHT amp 90 Teil 2 Schnelleinstieg 7 bersicht Dr DOC Archive 7 BERSICHT Dr DOC ARCHIVE Dr DOC bietet Ihnen umfangreiche Archiv L sungen zur Auswahl an Diese Archiv L sungen erleichtern Ihnen die Organisation Ihrer privaten und berufli chen Aktivit ten Um Ihnen die Auswahl aus der Vielzahl von Archiv L sungen zu erleichtern finden Sie im Folgenden eine Einteilung der Archiv L sungen in beispielhafte Kategorien Kategorie Archiv L sungen Familie amp Freunde Adressen und Dokumente Geburtstage Hochzeit Ahnentafel Taschengeld Zensuren Freizeit amp Hobby B cher Zeitschrift Rezepte Fotos Video Musik Vereinsmitglieder Verwaltung Fu ball Bundesliga Spieler Bundesliga Vereine Beruf amp B ro Adressen und Dokumenten Management CRM Customer Relation Management Reisekosten Fach Literatur B cher Zeitschrift Finanzen Haushaltskosten Taschengeld Reisekosten B rse Transaktionskosten Dividenden Aktien Abb 7 1 W hlen Sie Ihre Dr DOC Archiv L sungen aus folgenden Kategorien aus Das Arbeiten mit diesen Archiven ist ganz einfach W hlen Sie Ihre Archiv L sungen aus und legen Sie sofort los Sie k nnen die einsatzbereiten Archive ohne weitere Anpassungen verwenden oder aber auch an Ihre pers nlichen Vorstellungen und Anforderungen anpassen
128. und mit dem Punkt Verkettungsvorschriften bernehmen fortfahren Standardm ig werden die Optionen Profildaten_Volltext Dokumente_ Volltext und Suchvorlagen bereits angezeigt 376 Teil 4 20 Einstellungen Manuelle Definition Beachten Sie unbedingt dass vordefinierte Optionen nicht in Verbindung mit manuell definierten Verkettungen m glich sind Das hei t Sie k nnen entweder in allen angegebenen Archiven nur Profildaten und oder Dokumente Volltext mit den bereits angef hrten Optionen durchf hren oder in allen angegebenen Archiven verschiedene Suchen auch Global und Volltext ausf hren die aber manuell definiert werden m ssen gt Bei den Optionen Profildaten und Dokumente Volltext wird ein Be griff bzw eine logische Verkn pfung von mehreren Begriffen ber alle Archive nur in Profildaten oder Dokumenten gesucht gt Bei der Option definierte Verkettung wird ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven auf verschiedene Art gesucht gt Geben Sie zun chst einen Namen f r die Definition ein und w hlen dann Editieren Es wird das Eingabeformular des gew hlten Archivs angezeigt Sie geben nun in ein bestimmtes Feld die Suchvorschrift ein Das be deutet Der Begriff den der gefundene Datensatz in diesem Feld enth lt wird f r die n chste Suche verwendet Wie diese n chste Suche durchgef hrt wird bestimmten Sie nach folgendem Sche
129. vorgenommen Dar ber hinaus hat der Benutzermanager eine eigene Symbolleiste Benutzermanager beenden speichern 5 Benutzerverwaltung ffnen neu anlegen y Benutzer Benutzergruppe Archiv neu anlegen seS E a Benutzer Benutzergruppe Archiv Gruppenmitgliedschaft IR GH l schen Hilfe Neue Rolle eintragen wird in der eigenen Beschreibung f r das Workflow Modul beschrieben BEE Die Registerkarte Rollen Definition mittlere Spalte und der Button Neue Rolle Hinweis eintragen werden in der separaten Beschreibung f r das Workflow Modul beschrieben Der Benutzermanager wird ber Organisation Benutzer Manager aufgerufen unabh ngig davon ob ein Archiv ge ffnet ist oder nicht wenn e noch keine Benutzerverwaltung geladen ist e der Benutzer in mindestes einer Benutzerverwaltung angemeldet ist in der er Zugangsberechtigung f r den Manager hat 316 Teil 4 18 Benutzerverwaltung 18 2 Kurzanleitung Benutzerverwaltung Vorgehensweise 1 Benutzergruppen erstellen Benutzer eintragen in Benutzergruppen und Archive eintragen 2 Den Benutzergruppen folgende Eigenschaften zuordnen a Archive b Rechte Archiv Datensatz Feld und Maskenrechte gt zu 1 Benutzer Benutzergruppen erstellen und Archive eintragen Register Gruppen bersicht in linker Spalte des Benutzer Managers anklicken Kontextmen ber rechte Maustaste aufrufen oder Icons verwenden fd Dr DOC ADRES
130. wird registrieren wollen richten Sie daf r eine Tabelle ein und geben hier die betreffenden 356 Teil 4 20 Einstellungen Autofeld Kennungen ein Dann wird bei jeder nderung automatisch eine neue Zeile angelegt mit den letzten Anderungsdaten 20 12 2 Besonderheiten Bedingte Autofelder Bedingte Autofelder werden nur gef llt wenn andere Felder einen Eintrag haben Die Namen der Datenbankfelder werden durch eingeschlossen und durch Leerzeichen getrennt Beispiel B feldi feld2 Das Autofeld Benutzer wird erst gef llt wenn ein Eintrag in feldi UND feld2 vorhanden ist 20 12 3 Besonderheiten Autofeld Nummerngenerator Ein Nummerngenerator bewirkt da jeder neu eingegebene Datensatz eine ei gene Nummer erh lt die Nummern etwaiger gel schter Datens tze werden nicht neu vergeben Schritt f r P Erstellen Schritt gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder aufrufen In das gew nschte Feld ein N eintragen und mit OK best tigen Alle ab jetzt neu eingegebenen Datens tze werden numeriert gt Wenn schon Datens tze vorhanden sind die nachtr glich numeriert werden sollen Men punkt Organisation Nummerngenerator neu aufrufen Alle bereits vorhandenen Datens tze werden in dem mit N markier ten Feld mit einer Nummer versehen Eventuell vorhandene Eintr ge in diesen Feldern werden bei dieser Aktion berschrieben cs Wenn ein Nummerngenerator nachtr glich neu erstellt wi
131. wird ja im Bild 176 Teil 3 12 Neueingabe D 3 2 4 Einstellungen global Einstellungen SCANNER Bearbeiten L schen Als Scankonfiguration speicherbar sind folgende grunds tzlichen Einstellungen e _Scannertyp Scannerwahl e _Scanner Einstellungen Scanner Setup e Komprimierung e OCR Einstellungen Es ist sinnvoll sich verschiedene Standardeinstellungen anzulegen Geben Sie dazu einen neuen Namen an und aktivieren Sie Bearbeiten Einstellungen F Dynamische Sc DTC Optionen Scannerwahl F z Scanner Setup Abbrechen Komprimierung OCR Einstellungen Aufl sung z IPC Optionen gre F Automatische Separation F Kontrasterhahung l z F Outline Extraction Kontrast A Helligkeit n Teil 3 _12 Neueingabe 177 Die direkten Einstellungen in diesem Dialog sind f r KOFAX Scanner F r Scanner mit TWAIN Treiber nehmen Sie Ihre Einstellungen unter Scanner Setup vor Die Bedienung dieses Dialogs ist in Ihrer Scanner Dokumentation beschrieben e Aufl sung In der Regel reicht f r OCR eine Aufl sung von 200 300dpi empfohlene Aufl sung 300 dpi aus Welche Aufl sungen zur Verf gung stehen h ngt vom eingesetzten Scanner ab Die Aufl sung kann au erdem meistens noch direkt im Scanner Setup festgelegt werden e Schwellwerterkennung nur bei entsprechend ausgestatteten Scanner typen Bei aktivierter Schwellwerterkennung wir
132. wollen muss dieses Pro gramm eine Makrosprache und eine Serientext Funktion besitzen Zur Daten bergabe und zum automatischen Einspielen in das Serienformular erstellen Sie ein Makro das folgende grunds tzliche Schritte enthalten muss 1 7 8 Falls im lokalen Arbeitsverzeichnis archiv erw vorhanden ist oder diese Datei ge ffnet ist die Datei schlie en und l schen Aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis die Datei daten txt laden umwandeln von ASCII in Format des Programms Aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis die Datei brief txt laden Serientext Funktion starten mit Datendatei daten txt und dazugeh rigem Steuersatz siehe oben aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis Suchen nach grafik grafik l schen und an dieser Stelle falls vorhanden aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis die Datei daten bmp einf gen Serientext speichern im lokalen Arbeitsverzeichnis als archiv erw daten txt undbrief txt schlie en F r den Dateinamen archiv erw verwenden Sie statt erw die Standardnamenserweiterung des Programms Teil 4 20 Einstellungen 391 F r die Serientext Funktion ben tigen Sie entsprechende Vorlagen die darauf eingerichtet sind die Daten aus der Datei daten txt im lokalen Arbeitsverzeichnis einzuspielen Die in daten txt exportierten Daten aus Dr DOC erhalten teilweise neue Trennzeichen Hinweis gegen ber der Ablage innerhalb von Dr DOC Trenner Dr DOC intern daten txt f r D
133. wollen z B als Thesaurus bzw f r Thesaurus bernahme f r Zusatz Info etc dann werden viele Definitionen nur ber die Feldnamen vorgenommen und eindeutige Zuordnungen w ren sonst nicht m glich Feldbezeichner dagegen k nnen Sie ohne weiteres gleich benennen So legen Sie z B die Feldnamen ErfassDatum und AenderDatum an als Bezeichner w hlen Sie aber beide Male Datum Durch das Anlegen eines neuen Datenbankfeldes werden die Feldbezeichner und die Feld Definitionen f r Datentypen und Autofelder automatisch in die entsprechenden Spalten der Tabelle Datenbankeinstellungen eingetragen Wenn Sie nachtr glich diese Definitionen ver ndern m chten tragen Sie sie in die Tabelle ein siehe Kapitel 20 1 EINGABEKRITERIEN FESTLEGEN NDERN 275 Hinweis Tip Hinweis 276 Tip Teil4 16 Archiv einrichten 16 2 1 Datenbankeinstellungen Im Fenster Datenbankeinstellungen werden nicht nur Datenbankfelder definiert sondern es k nnen auch grunds tzliche Einstellungen wie z B Suchvorlagen Auswahllisten Sortierungen Datentypen Import und Exportdefinitionen getroffen werden Diese Einstellungen k nnen Sie auch jederzeit nachtr glich vornehmen und ver ndern Wenn Sie ein Archiv neu anlegen wird empfohlen zun chst nur die grunds tzlichen Definitionen vorzunehmen z B Pflichtfeld und gleich die Maske n anzulegen Die restlichen Einstellungen und Definitionen k nnen Sie danach dann sowohl in der T
134. 0 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 4 Sortierung gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Sortierung aufrufen Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen ausw hlen und Editieren Oder In den Datenbankeinstellungen Spalte Sortierung aktivie ren neuen Namen eingeben mit Neu aufnehmen und nun Editieren oder direkt Eintragungen vornehmen gt Die Felder nach denen sortiert werden soll durchnumerieren Optio nal hinter der Nummer nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl eingeben nach der sortiert werden soll wenn hier keine Angabe er folgt wird nach der gesamten Zeichenanzahl des Feldes sortiert Beispiel Die Abbildung zeigt ein Beispiel f r Sortierung Adressdaten Bankverbindung 1 Sortierkriterium 2 Sortierkriterium E Auswahl Satz Nr 1 37 von 37 ALBISChL DET en HEET Andersen Consulting Arztpraxis Dr Pichl Martina Frau Dr Ausleihdienst Herr Pollinge Berger Helmut Herr Berger Feldmann AG Herr Althaus Franke amp Partner Herr Franke Heyde Partner Herr Pelz Institut f r Ornitologie Herr Eschmanr Die gefundenen Datens tze werden nach Namen und Vornamen sortiert aufgelistet Teil 4 20 Einstellungen 371 Um eine vorhandene Konfiguration zu ben tzen Men punkt aufrufen Eintrag markieren und mit OK best tigen Beachten Sie da die Zahl der angegebenen zu sortierenden Felder und die Anzahl der Sortierzeichen Speicherbedarf und Geschwindigkeit der
135. 001 14 5 17 12 2001 1449 Falls der angezeigte Workflow mit Dokumenten verbunden sind k nnen diese mit dem Symbol Dokument anzeigen aufgerufen werden Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht JDr DOC WORKFLOW Dok Ansicht WINWORD lalx Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster H aj x ZIEPIEELTIH ET IK aus r Suchergebnisse SEM RZ 40 Auswahl Satz Nr 1 2von2 Dokument anzeigen en 5 OV _ hoch nomalniedrig Nicht begonnenn Bearbeitung Eredi Benett F lig bis F normal X In Bearbeitung R ckmeldung 17 12 2001 12 04 amp normal E Nicht begonnen R ckmeldung 17 12 2001 14 49 1 Workflow TOC 3 Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung 8 MAS PUBLIC Ak Start Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Ende R ckmeldung In Bearbeitung Abb 37 9 WF Hauptarchiv Symbol Dokument anzeigen zur Anzeige der mit einem Workflow verbundenen Dokumente Falls mehrere Dokumente mit dem Workflow verbunden sind wird zun chst eine Auswahlliste angezeigt Ausgangsschreiben Eingangsschreiben Abb 37 10 WF Hauptarchiv Workflow Dokument Liste 525 526 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Durch Doppelklick auf des gew nschte Dokument werden dieses Dokument und die zugewiesenen Dokument Profildaten ang
136. 1 berschreibmodus 2 Anf gemodus Folgende Formate k nnen definiert werden 0 ASCII 4 DBASE Abh ngig vom gew hlten Exportformat mu entweder der Name einer ASCII oder einer DBASE Exportdefinition angegeben werden Die Parameter Modus und Format sind optional Werden sie nicht angegeben wird als Standard DBASE und Anf gemodus gew hlt 469 470 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration a Workflow abbrechen Nur verf gbar in WF Hauptarchiven Bricht einen laufenden Workflow ab N B s Workflow Assistent Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Startet den Workflow Assistenten Fd Dokumenten Assistent Neues Dokument anh ngen x EE Symbole Neuer Workflow Laufender workflow al El al a WONO Eigenschaften 2 ffJ Archive AN AN E Workflow an Abteilung an Abteilung Einrichten dringend normal Dokumenten Quelle C Datei Gz E er AA C OCR Scanner an Abteilung zur an GF HL KL Eremdproaremm Info C Keine ie E AA AS an GF HL KL mit WF Angebot an R ckmeldung EDY E ameen 4 Abb 36 7 Dr DOC WF Dokument Archiv Dialog Workflow Assistent 324 BAA Workflow starten Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Startet einen neuen Workflow und stellt eine Verbindung zum aktuellen Dokument her Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 471 AN Workflow zuordnen Nur verf gbar
137. 1 Summe2 4 k Hier werden zun chst alle Eintr ge im Feld Gewinn95 in den ausgew hlten Datens tzen addiert als Summe1 dann alle Eintr ge im Feld Gewinn96 Als Gesamt wird die Summe1 Gewinn95 addiert mit der Summe2 Gewinn96 P Berechnungen durchf hren gt Suchen Sie zun chst die Datens tze mit denen Berechnungen durchge f hrt werden sollen Sie erhalten eine Auswahlliste in der der Befehl Statistik aktiviert werden kann und mit dem die Berechnung ausgef hrt wird Die Berechnung wird immer in der gesamten Auswahlliste unabh ngig von Markierungen durchgef hrt gt Als Ergebnis erscheint eine Tabelle z B Statistik Name Minimum Mittelwert Maximum 6423 38 189000 00 4458 00 69307 79 2600 65 Summel Summe2 207923 38 Abbrechen gt _ Die angezeigte Liste k nnen Sie sich mit dem Befehl Drucken auch aus drucken lassen Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 1 8 Zusatz Informationen aufrufen Ansicht ndern L schen Drucken Daten bergabe Email Statistik Sie haben die M glichkeit zu einem bestimmten Datensatz Zusatz Informatio nen aus einem anderen Archiv aufzurufen Wie Sie die Grundlagen f r diese relationale Verkn pfung von Archiven schaf fen entnehmen Sie dem entsprechenden Kapitel 20 ARCHIVE RELATIONAL VERBINDEN Rufen Sie einen Datensatz auf Klicken Sie mit der Maus auf die
138. 34 Daten bergabe 144 Drucken 144 Export 144 Pflicht Feldbelegung 130 Profildaten 134 protokollieren 341 Stapelverarbeitung 146 163 Numerischer Bereich Datentyp 351 Nummerisch Datentyp 274 Nummerngenerator Autofeld 355 erstellen 356 l schen 357 358 ver nderbar 357 6 OCR Bearbeitung 166 Stoppwortliste 166 OCR Einstellungen 180 OCR Erkennung Benutzeralphabet 180 Bild anzeigen 168 Druckbild Text Typ 181 Ergebnis editieren 167 Ergebnisse bearbeiten 181 Erkennungsqualit t 167 Fehlererkennung 181 Index Formatierung 181 Rahmen definieren 172 Rahmenanalyse 182 Scanjob ndern 168 Scanjob Dialog 168 Scanjob erstellen 168 Scanjob l schen 168 Schriften Training 180 Seitenanalyse 181 Sprachen 180 Stoppwortliste 180 OCR Software 159 P Pa wort 112 559 Pfadangaben Archivparameter Client Server 303 Pfadangaben ndern 434 Archivdateien 299 304 ClI Archiv 299 304 Daten bergabe Archivierung 300 305 Daten bergabe Vorlage 300 305 Hilfsdateien 299 304 Lokales Arbeitsverzeichnis 300 305 NCI Archiv 299 304 Pfadangaben ndern 434 Pflicht Feldbelegung 130 phonetische Suche 206 Preview 221 222 296 Profildaten ndern 224 Ansicht 218 Begriff 19 drucken 240 Email 253 Karteikartendruck 244 l schen 224 Neueingabe 134 reorganisieren 447 Spaltendruck 242 Suchen und Ersetzen 226 Profildaten Reorganisation 446 Programm beenden 110 Programm starten 93 Protokolldatei 447 PUBLIC Benutzer 313 Q
139. 44444H0R nen nnAnnnnnnnnnnnnnnnannennnnnnnnnnnnnennn 461 36 1 2 Befehlsbeschreibung 4440umnnesannennnnnnnnnnnnnnennsnnnnnnnnnnnnnnnn 462 36 2 Erstellen von WF Archiven uuesssnsnserssnenenenennnnnnennnnnnnennnenennnnnne nennen nn 473 36 2 1 WF Hauptarchiv erstellen uussrs444ne ns nnnnenn ernennen nennnnenennnnnnn ernennen 473 36 2 2 WF Typenarchiv erstellen uussr44444Hen ernennen ennnnnnnennnnenennnnnnn ernennen 475 36 2 3 Verkn pfung von WF Haupt und WF Typenarchiv unnnnssessssnenereenen 477 36 3 Benutzermanager WF Konfiguration uuu 2224srsnnnnnen nenne nennen ernennen nn 477 36 3 1 WF Objekte im Benutzermanager 22usrsnennnnennnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn 478 36 3 2 Abbildung eines Organigramms 244rsnsensnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn 479 36 3 3 Erstellen der hierarchischen WF Gruppen Struktur enn 480 36 3 4 Erstellen der Rollen nnssum4444n nn nesannennnnnnennnnnnennnnonennennnen nenn 482 36 3 5 Zuordnung der Rollen zu den WF Gruppen uurssersneensnennnnnnnnen nn 484 36 4 WF Typen erstellen 420u44444444 HH HHH0HHnnnnnnnnnnnnnnen nennen ns snnnnnnnnnnen namen 486 36 4 1 Verf gbare WF Typen uuessssnsnersennnnnnnnnnnen nennen nennen nennen nennen nnnnnnnn nn 486 36 4 2 Erstellen eines WF Typen 2z0r nu44004nnrennnnnnensnnnnnnnannenennnnen nennen 486 36 4 3 WF Typen Beispiele u44
140. 49 Erinnerung ab 24 12 2001 03 49 Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung Aufgabe bearbeiten Nicht begonnen 7 Verkauf MA F PUBLIC Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Abb 37 36 WF Hauptarchiv Symbol Dokument Assistent zur Zuweisung eines neuen Dokuments an den ge ffneten Workflow Datensatz Starten Sie den Dokument Assistent ber das gleichnamige Symbol Laufenden Workflows k nnen grunds tzlich nur von den jeweils zust ndigen Bearbei tern Dokumente zugewiesen werden Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 545 H Dokumenten Assistent Neues Dokument anh ngen EE Symbole Neues Dokument BD DCR Scanner Eigenschaften WINWORD Datei 2 z Archive Scan Dokumente Posteingang Dokumenten Quelle Datei wj C OCRH Scanner Wword Dokumente Eremdprogramm Keine Abb 37 37 Dokument Assistent Auswahl der Dokument Definition Durch Doppelklick auf das gew nschte Symbol im Dokument Assistent wird automatisch die Neueingabemaske des entsprechenden Dokumenten Archivs ge ffnet EA Dr DOC POSTEINGANG Archi Bitte Datei w hlen gt Eingabe Bearbeiten Ansicht Dokument Fenster Hilfe a p aA Suchergebnisse AEE Erfassung OCR Text Bearbeitung e 1 Workflow TOL Eingangsschreiben Bret aixi Suchen in VORLAGEN z e 0 eem F ORDOCMAK DOC E Testt doc Abb 37 38 Dok
141. 8 Teil 4 20 Einstellungen Tip Falls keine Doppelvergabe von Nummern erw nscht ist sollte das betreffende Feld mit einer Eingabedublettenpr fung belegt werden Schritt f r P Erstellen Schritt gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder aufrufen In das gew nschte Feld Nv eintragen und mit OK best tigen Alle ab jetzt neu eingegebenen Datens tze erhalten im betreffenden Feld eine Nummer die ver ndert werden kann Wenn ein ver nderbarer Nummerngenerator nachtr glich neu erstellt wird m ssen zun chst am Server im Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren die Clientparameter aufgerufen und best tigt werden Au erdem muss an den Clients das Programm Dr DOC neu gestartet werden um die nderung wirksam zu machen P Numerierung beenden gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder aufrufen Den Eintrag NV l schen und mit OK best tigen Nachfolgend neu eingegebene Datens tze erhalten nun keinen Nummernvorschlag mehr Beachten Sie da beim Erstellen des Nummerngenerators das be treffende Feld automatisch mit dem Datentyp Z f r numerische Ein tr ge gekennzeichnet wird Diese Datentyp Einstellung bleibt erhal ten auch wenn Sie das Autofeld f r Nummerngenerator wieder l schen Teil 4 20 Einstellungen 359 20 12 5 Besonderheiten Autofeld Dateiname Das Autofeld Dateiname ist hilfreich wenn z B Altbest nde an Dateien nun per Stapelv
142. ARCHIV DOC joj xj p Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe 18j xj EJE Suchergebnisse Aktionen 01212723234 08167 12345 08167 87654 089 232323 089 232323 0 E 089 232323 089 123123 Einladung Kostenvoranschlag Mahnung privates Dokument Rechnung Eee Anfiigen Abbrechen F s gt Thesaurusi mE Abb 6 11 Thesaurus Liste Dokument Art Um Ihren Brief abzuspeichern f hren Sie folgenden Schritt aus e Archivieren Sie Ihren Brief indem Sie in der Dr DOC Men leiste auf das 1 Symbol Speichern klicken Nach dem Abspeichern des Briefes kehren Sie automatisch in die Adresse Software House GmbH zur ck 76 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Wie Sie Ihren Brief an die Adresse Software House GmbH wieder anzeigen k nnen zeigen wir Ihnen im n chsten Abschnitt 6 5 4 Archivierten Brief finden ber Infobutton Wollen Sie nun Ihren Brief an die Software House GmbH wiederfinden Ganz einfach Den von Ihnen geschriebenen Brief k nnen Sie einsehen indem Sie zun chst den Adress Datensatz der Software House GmbH aufrufen e Klicken Sie dann auf den Zusatz Info Schalter Dokumente Gi r Kontakt Telefon privat joa 0909090 Gl lt Dokumente Telefon dienst o312729990 Handy 0170300300 000 Fax Po E Mail huber aolcom E Mai
143. ATEN BERGABE DIE PROFILDATEN WAHLWEISE MIT DOKUMENT EXPORTIEREN MIT DEM BEFEHL DA TENSATZ EXPORTIEREN INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL 23 3 1 EXPORT IM ASCII ANSI FORMAT ODER IN EIN ANDERES ARCHIV DEN GESAMTEN DATENSATZ L SCHEN Z B BEI FEHLEINGABE MIT DEM BEFEHL DATENSATZ L SCHEN INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL 15 2 NDERN UND L SCHEN Beachten Sie dass diese Funktionen sich nur auf den letzten soeben gespei cherten Datensatz beziehen Teil 3 _12 Neueingabe 145 D 3 Dokumente archivieren Sie k nnen in Dr DOC Dokumente beliebiger Art archivieren e Dateien beliebiger Programme aller Art Texte Grafiken etc e beliebige Text und Bildvorlagen ber einen Scanner e Videoaufnahmen o ber eine Videokamera Dateien anderer Programme werden ber einen sogenannten Link Verbin dung der beim Archivieren angegeben wird mit dem jeweiligen Programm wie der aufgerufen Dieser Aufruf ber ein Dr DOC externes Programm hat den gro en Vorteil dass f r das archivierte Dokument s mtliche Bearbeitungsm g lichkeiten dieses Programms mit dem es in der Regel auch erstellt wurde zur Verf gung stehen Neu eingescannte Vorlagen oder ber eine Videokamera aufgenommene Standbilder werden normalerweise mit dem internen Viewer wieder aufgerufen ZUM IMPORT VON DOKUMENTEN BER DIE COLD SCHNITTSTELLE SIEHE 23 4 COLD SCHNITTSTELLE Legen Sie vor der Neueingabe fest welche Art von Dokumenten
144. Abbildung oben 1 Durch Klick mit der linken Maustaste auf den gew nschten Karteikarten Reiter k nnen Sie die Karteikarte anzeigen 2 Mit diesem Schalter k nnen Sie das Endlosfeld Bemerkungen oder die Tabelle weitere Ansprechpartner zur Gro ansicht in einem sepa raten Fenster ffnen 3 In diesem Bildfenster kann das Passbild angezeigt werden WIE SIE DAS LAYOUT DER DATENSATZMASKE INDIVIDUELL GESTALTEN K NNEN ER FAHREN SIE IM KAPITEL 16 3 ARCHIV EINRICHTEN MASKEN ERSTELLEN Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 67 6 3 2 ndern von Profildaten Um Ihnen das ndern von Profildaten also von Eintr gen in den Datenbank feldern zu zeigen w hlen wir folgendes Beispiel Die Postleitzahl f r die Adresse Software House GmbH hat sich ge ndert und diese nderung soll in den entsprechenden Datensatz in dem Adressarchiv eingetragen werden Gehen Sie dazu wie folgt vor e W hlen Sie die Adresse Software House GmbH aus e Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Datenbankfeld PLZ e Tragen Sie die ge nderte Postleitzahl ein e Speichern Sie Ihre nderungen indem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Datensatz speichern Strg S klicken 1 6 3 3 Beenden von Datensatz Ansicht Datensatz ndern Wenn Sie die nderung der Adresse Software House GmbH erfolgreich abge schlossen haben k nnen Sie den Datensatz Bearbeitungsmodus ber das STOP Symbol in der Sy
145. Archiv gefunden wird erh lt der Benutzer eine Auswahlliste aus der er den gew nschten Eintrag ber nehmen kann Automatische bernahme Beim Speichern des Datensatzes wird automatisch berpr ft ob im Thesaurus Archiv ein Datensatz mit einem bereinstimmenden Eintrag im Verbindungsfeld existiert Wenn ja darf der Datensatz abgespeichert werden Ansonsten kommt die Meldung Kein Thesauruseintrag f r Feld gefunden und Eintr ge im Datensatz entsprechen nicht den Thesaurusdefinitionen Automatische Pr fung Beim Speichern des Datensatzes wird der Feldinhalt des Verbindungsfeldes des aufrufenden Archivs mit dem Verbindungsfeld des Thesaurus Archivs verglichen Nur wenn im The saurus Archiv mindestens ein Datensatz mit identischem Eintrag vor handen ist darf gespeichert werden Dies gew hrleistet eine konsi stente Datenhaltung und verhindert die Eingabe fehlerhafter Daten 395 396 Teil4 21 Thesaurus erstellen 10 Wenn manuelle bernahme aktiviert ist k nnen unterschiedliche Modi gew hlt werden berschreiben Der gefundene Thesauruseintrag berschreibt den Sucheintrag ohne vorher eine Auswahlliste anzuzeigen Anh ngen Der gefundene Thesauruseintrag wird an den vorhande nen Eintrag angeh ngt ohne vorher eine Auswahlliste anzuzeigen Ausw hlen Es wird in jedem Fall eine Auswahlliste angezeigt 11 Speichern Sie die Thesaurus Definition mit Speichern F hren Sie die Schritte 1 9 f
146. Archive liegen also zentral auf dem Server Das Programm kann entweder ebenfalls zentral liegen Voraussetzung alle angeschlossenen Workstations haben dasselbe Betriebs system oder auf jeder Workstation lokal installiert werden Die Installation f r den Standardnetz Betrieb erfolgt in jedem Fall von einer Workstation aus F hren Sie folgende Arbeitsschritte aus 1 Legen Sie die Dr DOC Diskette mit der Aufschrift Disk1 bzw die Dr DOC CD in das entsprechende Laufwerk 2a Starten Sie Ihr Betriebssystem w hlen Sie im Explorer das CD oder Disketten Laufwerk aus und doppelklicken Sie die Datei setup exe ODER 2b Starten Sie Ihr Betriebssystem w hlen Sie im Explorer den START Button rufen Sie Ausf hren auf und geben Sie in das Ausf hren Fenster folgendes ein lt laufwerk gt setup Hinweis das Wort laufwerk ist ein Platzhalter und steht f r den Namen Ihres Laufwerks z B d 3 Beachten Sie die ausf hrlichen Anleitungen innerhalb der Installation und beantworten Sie die Abfragen entsprechend Ihren W nschen Bitte beachten Sie zur Installation auch die extra beiliegenden Installations Hinweise Teil 1 Update Informationen 49 UPDATE INFORMATIONEN Wenn Sie bereits mit Dr DOC 6 0 gearbeitet haben werden die vorhandenen Daten Felder und Masken bernommen Zum Anpassen der Daten wird nach einer entsprechenden Meldung eine Reorganisation durchgef hrt Beachten Sie die g
147. Au erdem muss der Dr DOC Serverprozess am Archiv Server gestartet sein 18 Beenden Sie Dr DOC und speichern dabei die Einstellungen ab 19 20 Teil 1 2 Installation Client Server 47 Optionale Konfiguration des Dr DOC Client Icons Direkter Archivaufruf ber IP Adresse oder Host Name Minimale Konfiguration lt Pfad gt drdoc exe lt Host oder IP Adresse des Archiv Servers gt lt Port Nr gt lt Archivname gt Erweiterte Konfiguration lt Pfad gt drdoc exe lt Host oder IP Adresse des Archiv Servers gt lt Port Nr gt lt Archivname gt lt Pfad gt whilfe lt Host oder IP Adresse des Archiv Servers gt lt Name der Dr DOC Benutzerverwaltung gt bvd Bei dem n chsten Dr DOC Aufruf erscheint automatisch der Anmeldedialog Umwandlung von Beispielarchiven in C S Anwendungen Wenn Sie die Beispiel Archive lokal am Archiv Server installiert haben und nun allen Clients zur Verf gung stellen wollen f hren Sie f r jedes Archiv die Um wandlung wie in Kapitel 24 beschrieben durch Umwandlung von lokaler Online Hilfe in zentrale Anwendung Wenn Sie die Online Hilfe zentral allen Clients zur Verf gung stellen wollen f hren Sie die Umwandlung wie in Kapitel 24 beschrieben durch 48 Tip Teil 1 3 Installation im Standardnetz 3 INSTALLATION IM STANDARDNETZ Sie m chten Dr DOC im Netz einrichten um den Zugriff auf die verschiedenen Archive mehreren Benutzern zu erm glichen Die
148. Auswahl 1 Feldnamen vergeben entspricht oben 1 2 Feldtyp w hlen Erl uterung der einzelnen Feldtypen siehe Kapitel 8 2 2 BILDAUFBAU BENUTZEROBERFL CHE und nachfolgend Kapitel 16 6 1 16 6 6 3 Je nach Feldtyp einen Datentyp w hlen Feldtypen k nnen nachtr glich nicht mehr ver ndert werden Datentypen und Sonstige Kennzeichnungen dagegen schon Achtung 274 Teil 4 4 Sonstige Kennzeichnung 16 Archiv einrichten nur bei einzeiligen und Tabellen Feldern m glich w hlen Je nach Datentyp stehen unterschiedliche Auswahlen zur Verf gung Datentyp M gliche sonstige Erl uterung Kennzeichnungen Textfeld Autofeld Benutzer Beim Speichern automatischer Eintrag des aktuellen Benutzers Autofeld Besitzer Bei aktiver datensatzspezifischer Besitzvergabe Zugriffsrecht automatischer Eintrag des aktuellen Besitzers Autofeld Importdatei Bei Datei Archivierung beim Speichern automatischer Eintrag des urspr nglichen Dateinamens der in diesem Datensatz archivierten Datei Numerisch Bereich Numerischer Bereich nach Werten innerhalb dieses Bereichs kann gesucht werden Nummerngenerator Automatische Z hlung der Datens tze Datum Bereich Datumsbereich nach Daten innerhalb dieses Bereichs kann gesucht werden Autofeld Beim Speichern automatischer Eintrag des aktuellen Datums Zeit Autofeld Beim Speichern automatischer Eintrag der aktuellen Uhrzeit W hrung Bereich W hrungsbereich nach Werten
149. Beenden Alt F4 oder daten auf allen Karteikar ten Strg U Strg 0 Zur ckbl ttern in Doku F8 Dokument neu Strg N fenster seiten Workflow chiv Dokument Ansicht Strg P Speichern F12 oder Redline Editor Strg R Strg S Strg D Dokument Assistent Strg Shift N 107 108 Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 8 2 5 Kontextmen Das Kontextmen wird mit der rechten Maustaste aufgerufen und enth lt die wichtigsten der gerade m glichen Funktionen Der Inhalt ist von Dialog zu Dialog verschieden 8 2 6 Hilfe ben tzen Wenn Sie bei der Arbeit im Programm einmal nicht weiter wissen sollten dann rufen Sie einfach das Men Hilfe auf Kontexthilfe Die Kontexthilfe bietet sofortige direkte Hilfestellung zum Men punkt in dem Sie sich gerade befinden Rufen Sie ohne den Men punkt zu verlassen im Hauptmen den Men punkt Hilfe Kontext auf w hlen Sie im jeweiligen Dialog die Schaltfl che Hilfe oder klicken Sie auf das Hilfesymbol in der Symbolleiste k xil Be xl fue ADRESSEN Thema Feldsuche mit Vorlage ALLE FIRMEN Die Feldsuche mit Vorlage bietet die M glichkeit Feldsuchen abzuspeichern ALLE WIEDERVORLAGEN Das ist besonders praktisch bei immer wiederkehrenden Suchen da Sie die einmal eingegebenen Suchkriterien nicht immer wieder neu eingeben m ssen sondern sie einfach ber den Namen der Suchvorlage abrufen k nnen H Feldsuche mit Vorlage
150. Bei Bedarf gleich weitere Archive aufnehmen oder den Dialog Schlie en In der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register Beschreibung die Daten des jeweiligen Archivs eingetragen Das Archiv ist jetzt grunds tzlich in die Benutzerverwaltung eingetragen und erscheint in der Liste bei Archiv w hlen Teil4 18 Benutzerverwaltung 333 3 7 Archive Benutzern und Benutzergruppen zuordnen gt In der Gruppen bersicht der linken Spalte des Managers auf die Gruppe oder die Einzelbenutzer klicken die dem Archiv zugeordnet werden sollen In der mittleren Spalte des Managers im Register Archiv Verbindungen im Fenster Andere Archive ein Archiv nach dem anderen ausw hlen und Verbindung hinzuf gen Benutzer Gruppen bersicht Archive Beschreibung Benutzergruppen Definitionen Archiv Verbindungen Rechte 3 Gruppen bersicht 8 DRDOC 5 t Oberabteilung gt amp Kunert i M ller Oberabteilung PUBLIC Indirekt verbunden mit Andere Archive ung E Schriftgutverwaltung lt Yerbindung hinzuf gen Verbindung entfemen gt Verbunden mit Archiv Rechte Datensatz Re Im Beispiel wird der Gruppe Oberabteilung das Archiv Adressverwaltung zugeordnet 334 Teil 4 18 Benutzerverwaltung 18 8 Rechte zuordnen Den Benutzern bzw Benutzergruppen m ssen Rechte zugeordnet werden Diese sind differenzierbar von grunds tzlichen Archiv Bearbeitungsrechten
151. Bildschirm angezeigt wurde aber nicht erw nscht ist d h sie bleibt in der Liste noch erhalten von der Festplatte Wenn die Konfiguration aus der Liste entfernt wer den soll e Rahmen m ssen nicht gespeichert werden Sie k nnen Rahmen auch f r eine ein Tips malige Aktion setzen ohne einen Namen zu vergeben Dies ist z B der Fall bei sehr unterschiedlichem Beleggut das differenziert erfasst werden soll e Allerdings empfiehlt es sich eine alles erfassende Konfiguration anzulegen z B mit dem Namen alles Setzen Sie dazu jeweils einen OCR und Bildrahmen ber die gesamte Vorlage e Scheuen Sie sich nicht davor dass im OCR Text dadurch zuviel bearbeitet werden k nnte Der Zeitaufwand f r jede Vorlage eigene Rahmen zu setzen kann unter Umst nden wesentlich mehr wiegen e Setzen Sie nicht zu enge OCR Rahmen Die Vorlagen werden vom Scanner immer etwas verschieden eingezogen die Schablone bleibt aber an der gleichen Stelle so kann leicht der gew nschte Text nur noch halb im Rahmen stehen und eine OCR Bearbeitung ist nicht mehr m glich Dasselbe gilt auch f r Barcode Rahmen e Verzichten Sie deshalb darauf zu versuchen bei eng aufeinanderfolgenden Zeilen f r jede Zeile einen eigenen Rahmen zu definieren um die Texte in verschiedene Felder zu platzieren Setzen Sie lieber einen gro en Rahmen ber mehrere Zeilen und tragen Sie das Ergebnis in ein Sammelfeld ein der Text kann genauso gefun den werden und gelesen
152. C S Archives in ein lokales Archiv ne 442 26 3 Erstellen eines DR DOC CD Recherchearchivs nenseenssennnnennennnnenn 443 le A d a i e au su aan aaa an an aan nam nennen anna nennen ange nne Tu ET denn un EEE 445 27 ARCHIV REORGANISIEREN uuueensnsnessnnnsnnnsnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnn nn 446 28 ARCHIV SICHERN ee ere AEn AEEA EEEE TE 448 WEITERE TOOLS aaa ae ann aan ann nee Aaaa aoaaa anino aandaa 450 29 DOKUMENTE VERLAGERN AUF CD uuuusnnnsnessnennnnnnnennnennnnnnn 450 30 ARCHIVE R CKSETZEN nnerenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnananannnnnnnnnn 453 31 ARCHIVE L SCHEN nn ag 453 32 ARCHIVSTRUKTUR KOPIEREN neiere 453 33 HILFE W HLEN UND PFLEGEN ananananenenenenennnonnnonnnnnnnnnnnnnanananannn 454 33 1 Archiv spezifische Hilfe 2 4444444HnHHHBnnennnannnennnannnnnnnsnnennnnnnn ern 454 33 2 Hilfstexte nderna 2 4 04 aa Ea ea aaao n AS TEA O EEEE R EA AE a 455 34 DrDOC DEINSTALLIEREN ioiii eri inna 456 11 12 Inhaltsverzeichnis TEIL5 Dr DOC WORKFLOW nnnnunnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn nun 459 DR DOC WORKFLOW MODUL uunuusansnnnnnnnannnnnannnnnnnnnnnnnnnannnnnannnnnannnnnnnnnnannnnnan 460 35 BERSICHT ae ee 460 36 ADMINISTRATION secarei aa ETa a eiaa 461 36 1 WF Benutzer Oberfl che 20u 2204444004nnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannannnnnnnn 461 36 1 1 Hauptkomponenten 2 442440
153. CICO D DrDOC SYSTEM wIm1_si msk D DrDOCYSYSTEM wIm_mastklist Ist D DrDOC SYSTEM m1_d msk D DrDOC SYSTEM mI_e msk D DrDOC SYSTEM mI_nl msk DAMMAMSYSTEMim n Alles markieren Nichts markieren Abbrechen lt Zur ck Markieren Sie in der Listbox die entsprechenden Eintr ge Um alle Eintr ge zu markieren w hlen Sie den Befehl Alles markieren Mit dem Befehl Weiter gelangen Sie zur n chsten Auswahl Nach der letzten Auswahl wird die Deinstallation ausgef hrt 458 TEILS Dr DOC WORKFLOW bersicht Workflow Administration Workflow Anwender Sicht 459 460 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 35 bersicht Dr DOC WORKFLOW MODUL 35 BERSICHT Mit Hilfe des Dr DOC Workflow Moduls WF Modul k nnen frei definierbare Arbeitsabl ufe gesteuert werden Das Dr DOC WF Modul weist als Push System den Benutzer auf anstehende Aufgaben hin und stellt so sicher da alle Aufgaben termingerecht abgearbeitet werden k nnen Mit dem Dr DOC WF Modul ist es kein Problem im t glichen Betriebsablauf unabdingbare Vorge hensweisen wie z B das Vier Augen Prinzip abzubilden Mit dem Rollen basier ten Dr DOC WF Modul verf gen Sie ber das ideale Werkzeug um auf einfa che Art und Weise eine effiziente und transparente Vorgangsbearbeitung zu realisieren F r den Einsatz des Dr DOC WF Moduls m ssen ein WF Hauptarchiv und ein WF Typenarchiv eingerichtet werden Das WF
154. CKFELD namel SERIENDRUCKFELD name2 SERIENDRUCKFELD name3 SERIENDRUCKFELD stra e SERIENDRUCKFELD ort Sehr geehrte r SERIENDRUCKFELD anrede Mit freundlichen Gr en Muster GmbH Jetzt haben Sie alle n tigen Vorbereitungen getroffen und k nnen die Arbeit mit der Daten bergabe beginnen Arbeit im Netz e F r die Arbeit im Netz m ssen die unter 1 aufgelisteten Dateien in einem zentralen Verzeichnis Netzlaufwerk vorhanden sein nderungen an den Dateien werden nur in diesem zentralen Verzeichnis vorgenommen e Um beim Erstellen von Formularen Fehler zu vermeiden ist es n tig die Dateien da ten txt und die Steuersatzdatei grunds tzlich mit Namen steuer txt vor dem Erstellen der Formulare in das lokale Arbeitsverzeichnis zu kopieren e WICHTIG Die Pfadangaben im Makro DrDocTv m ssen mit diesem lokalen Arbeits verzeichnis bereinstimmen Wenn dies nicht der Fall ist rufen Sie das Makro bitte noch einmal zur Installation auf Makro ver ndern Das Makro das innerhalb von Word f r das Einspielen der Daten abl uft k nnen Sie nat rlich auch ver ndern Es muss allerdings immer die Routinen enthalten die im nachfolgenden Kapitel beschrieben sind Zus tzlich k nnten Sie z B noch bestimmen da das neue Dokument sofort ausgedruckt wird Beispiel Hinweise Tip 390 Teil 4 20 Einstellungen 20 3 2 Daten bergabe an andere Programme Wenn Sie an ein Fremdprogramm Daten bergeben
155. Datensatz Ansicht wechseln ber das STOP Symbol gelan gen Sie von der Datensatz Ansicht zur ck in die Auswahlliste P In dem Men punkt Ansicht k nnen Sie ber den Men punkt Maske als Hintergrund definieren ob im Grundmen die Maske des ge ffneten Archivs als Hintergrund dargestellt werden soll P Auf der Hintergrund Maske k nnen Sie Ihr pers nliches Logo einblen den indem Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf diese Hinter grund Maske die Schaltfl che WORKSPACE INI aktivieren P Klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf diese Schaltfl che und tragen Sie f r den Parameter image_filename den Namen Ihrer Logo Datei ein Kopieren Sie anschlie end diese Logo Datei in das Dr DOC Systemverzeichnis HA Dr Doc ADRESSEN Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellung OCALA LA AE Suchergebnisse Aktionen Dr DOC Archive WORKSPACE INI 2 Funktionen EE Symbole Firmal fl Windows Desktop ff Dr DOC Desktop Firma F Firma3 Abb 10 15 Im Grundmen wird die Maske des ge ffneten Archivs als Hintergrundbild angezeigt Beispiel Archiv Adressen 128 Tip Teil 3 11 Archiv und Maske w hlen i ARCHIV UND MASKE W HLEN 11 Archiv w hlen ber die Funktion Archiv w hlen k nnen Sie a
156. Die dazu n tigen Felder ge ndert von ge ndert am und ge ndert um werden beim Ankreuzen der Option automatisch angelegt Die entsprechenden Felder k nnen auch nachtr glich manuell angelegt werden 269 Hinweis Hinweis 270 Hinweis Hinweis Teil4 16 Archiv einrichten 7 Versionsverwaltung Dokumente k nnen in verschiedenen Versionen Entwurf ver nderbar sowie Release nicht ver nderbar aber kopierbar abgelegt werden Als Release archivierte Dokumente k nnen dar ber hinaus auch optional in Verbindung mit einer Laufzeit gesperrt bzw freigegeben werden Bei Anw hlen dieser Option werden ca 20 Datenbankfelder automatisch generiert WEITERE INFORMATIONEN 5 17 VERSIONSVERWALTUNG 8 nderungsprotokoll Um nderungen der Profildaten zu protokollieren d h Text vorher nachher muss ein nderungsprotokoll angelegt sein Diese Datei wird beim Ankreuzen der Option angelegt Das nderungsprotokoll kann auch nachtr glich in einem bestehenden Archiv ber den Men punkt Organisation Archivparameter editieren eingerichtet werden 9 Zugriffsprotokoll Kreuzen Sie diese Option an wenn Sie mit einem Zugriffsprotokoll Anmeldungen mit falschem Passwort protokollieren wollen Das Zugriffsprotokoll kann auch nachtr glich in einem bestehenden Archiv ber den Men punkt Organisation Archivparameter editieren eingerichtet werden Sind alle Optionen entsprechend eingestellt erstellen Sie
157. Dr Doc Document Management Software Benutzerhandbuch Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages und der Verpflichtung sie nicht weiterzugeben geliefert Kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form Fotokopien Druck Mikrofilm oder andere Verfahren oder unter Verwendung elektronischer Systeme ohne schriftliche Genehmigung der Dr DOC GmbH vervielf ltigt werden Trotz gr ter Sorgfalt kann dieses Handbuch Unvollst ndigkeiten oder Fehler enthalten Es wird keinerlei Haftung f r Fehler oder Datenverlust als Folge hieraus bernommen Unsere Software wird st ndig weiterentwickelt Aus diesem Grunde sind neue Funktionen nicht immer im Handbuch beschrieben Kurzbeschreibungen dieser neuen Funktionen sind aber in der st ndig aktualisierten Datei README enthalten Stand 01 09 Copyright 1984 2009 Dr DOC GmbH Software aus Deutschland Dr DOC und DOC it sind eingetragene Warenzeichen der Dr DOC GmbH M nchen Bei s mtlichen Marken und Produktnamen kann es sich um eingetragene Warenzeichen handeln auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind Lieber Dr DOC Besitzer ich freue mich da Sie sich f r Dr DOC entschieden haben Mit Dr DOC haben Sie eine intelligente Software erhalten die Ablage und Suche von digital gespeicherten Informationen organisiert Dr DOC arbeitet mit allen Ihren Applikationen z B Word zu sammen so da Sie in Ihrer gewo
158. EA Dividenden amp Dokument von Datei arc s34 Dokumente Excel Neu E Foto s 1 Geburtstage 8 Haushalts Kosten 7 Hochzeit JA Musik PPT Neu d Reisekosten 3 Rezepte B Scannen z gt Abb 6 15 Archivieren einer Datei in dem Archiv Dokumente Die sp tere Ansicht des Dokumentes erfolgt in der Original Applikation 82 Teil2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Sie k nnen nun die gew nschte Datei ausw hlen und in dem Archiv Dokumen te wie folgt abspeichern wl W hlen Sie in dem Dialog Dateiarchivierung die zu archivierende Datei und klicken Sie auf OK Erg nzen Sie in Dr DOC die Profildaten Ihrer Datei Speichern Sie Ihr Dokument ber das Symbol Datensatz speichern Um Ihre archivierte Datei wieder aufzurufen f hren Sie in dem Archiv Doku mente folgende Schritte durch Klicken Sie in Dr DOC auf das STOP Symbol um zum Grundmen zur ckzukehren Klicken Sie auf das Symbol Feldsuche mit Vorlage W hlen Sie die Vorlage Alle Dokumente aus und starten Sie diese durch Klicken auf die Schaltfl che OK W hlen Sie aus der Liste der gefundenen Dokumente Ihre archivierte Datei und klicken Sie zur Ansicht Ihrer archivierten Datei auf das Symbol Dokument anzeigen Die Anzeige Ihrer archivierten Dokument oder Bilddatei erfolgt in der Original Applikation in der diese Datei erstellt wurde Wenn Sie die D
159. ER SUPERVISOR TEIL IMKAPITEL 19 ZUGRIFFSRECHTE UND ZUGRIFFSKONTROLLE Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 15 3 Drucken Grunds tzlich werden zun chst die Daten gesucht dann der gew nschte Druckvorgang ausgew hlt und die verschiedenen Optionen bestimmt 15 3 1 Drucker einrichten Im Men punkt Einstellungen Druckereinrichtung wird der aktuelle Drucker angezeigt Es k nnen hier e ein Drucker gew hlt werden e verschiedene Druckoptionen gew hlt werden Hoch Querformat Papier format zufuhr e verschiedene Druckereinstellungen ber Einstellungen vorgenommen werden je nach Drucker und Treiber unterschiedlich Druckereinrichtung Drucker Name Acrobat PDFiriter Eigenschaften Status Bereit Typ Acrobat PDFWriter Standort LETI Kommentar Papier Ausrichtung Gr e a4 21x 29 7 cm x Quelle C Querformat Netzwerk Abbrechen 239 240 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten B 3 2 Profildaten drucken Ansicht i ndern L schen i anime H C ew h L Eponisren H Statistik Zusatzinformationen Profildaten k nnen gedruckt werden e als Spaltendruck und e als Karteikartendruck Es ist auch der Ausdruck mit Daten bergabe an ein Fremdprogramm m glich Dies ist im nachfolgenden Kapitel beschrieben Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 241 P Suche Schritt f r gt
160. ERVER SERVER N Ra ERS I CLIENT SO ER f CLIENT N Pa Bei dieser Konfiguration ist die Datensicherheit wesentlich einfacher zu ge w hrleisten Der Archiv Server wird nicht freigegeben f r den direkten Zugriff sondern die Clients haben nur ber die WIN Sockets Funktionalit t und damit nur innerhalb des Programms Dr DOC Zugriff Somit ist eine Manipulation der Daten au erhalb von Dr DOC ausgeschlossen diese Sicherheit kann noch erh ht werden wenn das Ger t in einen abge schlossenen Raum gestellt wird Innerhalb von Dr DOC k nnen die Daten ebenfalls durch die differenzierte Benutzerverwaltung mit frei definierbaren Zu griffsrechten gesch tzt werden Teil 1 2 Installation Client Server 39 Dar ber hinaus k nnen weitere Serverprozesse f r ein abundantes ausfall sicheres und skalierbares System oder f r verteilte Datenhaltung eingesetzt werden 40 Teil 1 2 Installation Client Server B Der Netzwerk Server und der Archiv Server befinden sich auf dem selben Rechner Diese Konfiguration ist nur sinnvoll wenn kein eigener Rechner als Archiv Ser ver zur Verf gung steht der Netzwerk Server eine gen gend gro e Speicher kapazit t besitzt und nicht ohnehin schon ausgelastet ist Diese Betriebsart ist nicht m glich in Novell Netzen 41 Teil 1 2 Installation Client Server Installation 1 Zur Installation von Dr DOC legen Sie die Dr DOC CD in das CD L
161. EZIFIKATIONEN auununununununnnnnnnunnnnnnnnnununnnunnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnene 32 INSTALLATION ar r ae r a Da a A a eE AOA a daaa EVU Laas Hadari 33 1 INSTALLATION EINZELPLATZ nnanannnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 34 2 INSTALLATION CLIENT SERVER annanasssanssannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 38 2 1 Installation Archiv Server uananennunenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 42 22 Installationdes Glie ls 22H be seen 44 3 INSTALLATION IM STANDARDNETZ nassssasanssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 48 UPDATE INFORMATIONEN uuuuu0u0000000000000n0nunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 49 VER NDERUNGEN ZU FR HEREN VERSIONEN anaaunuununnunnnnnnnunuununnnnunannnnnnunnnnnnnnnnnnnn 50 6 Inhaltsverzeichnis TEIL2 SCHNELLEINSTIEG 222224 40 202002000a000n00n0nunnnananunnunnunnnnnnnannnnunnnnnn 55 4 INSTALLATION VON Dr DOC uuucnanunesssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnannnnnennn 56 5 STARTEN VON DEDOG n 2 222 Ze ar ae ae ieh 57 5 1 Navigation anne eier 58 5 11 Dr DOC Desktop nu ei een ae 58 5 1 2 Hierarchische Ordnerstruktur Treeview unuunnsessneensnennsnennnnnnnnnnnn 60 5 2 bersicht Wichtige Dr DOC Funktionen uneeeeennneennenennnennnennnnnnn 61 6 ERSTE SCHRITTE 2 22 2er aa Or aeae aA Era NN e AROGE 62 6 1 Archiv w hlen een nie ae eaaa Ea KE o AR 62 TOATE A E E E S A EAE E AE A E ETT 63 6 2 1 Such Funktionen ose r a a a
162. Einkauf Leiter Einkauf Mitarbeiter Einkauf 4 Sachbearbeiter Einkauf A GF E AR Verkauf AA Leiter Verkauf Mitarbeiter Verkauf AA Sachbearbeiter Verkauf R PUBLIC Abb 36 21 Dr DOC Benutzermanager Hinzuf gen einer Rolle zu einer WF Gruppe Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Die gew hlte Rolle ist nun dieser Gruppe und damit allen Gruppenmitgliedern zugewiesen DOC POSTEINGANG Unbenannt Benutzerverwaltung Element Ansicht Fenster Hilfe lejx SUN RR Gruppen bersicht Archive Rollen Archiv Vertindungen Rechte Ralen Defintionen Verteter Defintionen AL gt 5 Leiter Buchhaltung Rolen Definitionen E Zugeordnete Rollen 5 a pper ieisicht Leiter Buchhaltung Andere Rollen R HAL E R Fima X R Leitung 4 Buchhaltung R Ma 5 DB R sB AA Leiter DB F Miabeier DB Sachbearbeiter DB BA KB Leiter Buchhaltung 5 Ak EDV AA Leiter EDV R Mitarbeiter EDV R Sachbearbeiter EDV E AR Einkauf AA Leiter Einkauf Mitarbeiter Einkauf R Sachbearbeiter Einkauf Ar GF BR Vekaul AA Leiter Verkauf Mitarbeiter Verkauf Sachbearbeiter Verkauf PUBLIC entfernen gt Abb 36 22 Dr DOC Benutzermanager WF Gruppe mit zugewiesener Rolle Wiederholen Sie diesen Vorgang f r alle Gruppen denen Rollen zugewiesen werden m ssen 485 486 Schritt f r Schritt Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administrati
163. Einstellungen k nnen Sie Ihre pers nlichen Desktop Einstellungen bez glich Hintergrundfarbe Hintergrundbild Symbolbeschriftung und abstand vornehmen Einstellungen Abb 10 11 Desktop Kontextmen punkt Einstellungen Hinweis Die Funktion Farbverlauf steht f r die Betriebssysteme WIN98 WIN ME WIN2000 und WIN XP zur Verf gung 124 Teil 3 10 Benutzer F hrung 10 2 2 Dr DOC Konsole Die Konfiguration des Dr DOC Treeview Fensters Aktionen Konsole k n nen Sie wie folgt ausf hren Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein farbi ges Konsolen Symbol und w hlen Sie in dem Kontextmen eine der folgenden Funktionen aus e Ausf hren e Zum Dr DOC Desktop hinzuf gen e L schen und Umbenennen e Eigenschaften Zuweisung eines anderen Symbols e Vorlage bearbeiten Nur f r Feldsuche mit Vorlage Symbol e Neu Desktop Ordner Anlegen eines neuen Desktop Ordners zur logi schen Gruppierung von Funktions Symbolen Suchvorlage Erstellen einer neuen Suchvorlage Dokument Definition Neue Dokument Definition erstellen e Aktualisieren F r Anzeige neu erstellter Dokument Definitionen e Einstellungen Konfiguration von Ordner Struktur und Anzeigemodus Ausf hren Zum Desktop hinzuf gen L schen Umbenennen Eigenschaften Vorlage Bearbeiten Neu gt Aktualisieren Einstellungen Abb 10 12 Dr DOC
164. Geben Sie Laufwerk Verzeichnis und Name des Archivs an wenn Sie diese automatische Archivierung w nschen F r C S Archive muss dieser Pfad in dem Dialog Client Parameter editieren eingestellt werden Siehe unter entsprechendem Punkt in diesem Kapitel Lokales Arbeitsverzeichnis Das lokale Arbeitsverzeichnis ist f r die tempor re Zwischenlagerung von Dateien bei verschiedenen Aktionen und einigen benutzerspezifischen Einstellungen n tig Geben Sie diesen Pfad standardm ig c drdoc tmp hier ein 305 Achtung 306 Tip Teil4 16 Archiv einrichten Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind kann das Verzeichnis auf dem Netzwerk Server liegen Empfohlene Konfiguration auf Archivserver anlegen Pfad f r Kommunikation Dieser Pfad enth lt die verschiedenen Arbeitsauftr ge der Clients bei der gemeinsamen Arbeit im Archiv Das Unterverzeichnis muss KOMM hei en Dieses Verzeichnis wird auch ben tigt zum Aufruf eines Archivs am Archiv Server die betreffende Datei befindet sich im Uhnterverzeichnis KOMM SERVER Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind kann das Verzeichnis auf dem Netzwerk Server liegen also Netzlaufwerk Benennung aus Sicht des Clients Empfohlene Konfiguration lokal auf Archiv Server anlegen Maximale Anzahl an Listbox Eintr gen Diese Angabe betrifft die Auswahllisten die nach einer Suche bei mehreren Treffern angezeigt wird Die maximal gezeigte Anzahl der E
165. Hauptarchiv enth lt die eigentlichen Workflows und ist f r die gesamte Ablaufsteuerung zust ndig Die Workflows werden mit Hilfe der Workflow Vorlagen aus dem WF Typenarchiv Workflow Typenarchiv generiert Ein WF Workflow kann mit einem oder mehreren Dokumenten aus einem oder verschiedenen Dokumentarchiven ver kn pft sein siehe Abb 35 1 Workflow Hauptarchiv Workflow Typenarchiv Dokumenten Archiv Dokumenten Archiv Dokumenten Archiv Abb 35 1 Dr DOC Workflow Modul Archiv Architektur Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 ADMINISTRATION 36 1 VF Benutzer Oberfl che 36 11 Hauptkomponenten Die Benutzer Oberfl che des Dr DOC WF Moduls enth lt folgende Hauptkom ponenten e Symbole Symbol Aktivit tenliste anzeigen Workflow Symbol Leisten mit Symbol Workflow Manager e Men punkte Workflow zuweisen und Definition Workflowschritt Die wichtigsten Befehle von Dr DOC Workflow k nnen sowohl ber die Me n leiste als auch ber folgende Symbole aufgerufen werden hai Aktivit tenliste anzeigen amp i Aufgabe erledigt A RE k 2 z waaa Workflow zuweisen Eis Workflow Manager RR A E Workflowschritt definieren Da Workflow abbrechen X BAs Workflow Assistent 3 BAs Verbindung mit neuem Workflow g B s Verbindung mit laufendem Workflow Workflows anzeigen 461 462 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration F
166. Hypersuche kann je nach Anforderungen einfach oder sehr komplex ausfallen Schritt f r P Vor berlegung Schritt berlegen Sie sich im voraus was Sie in welchen Archiven finden wollen Es gibt zwei grunds tzliche M glichkeiten e Ein Begriff bzw mehrere logisch verkn pfte Begriffe werden in mehreren Archiven mit Volltextsuche in Profildaten und oder CI Dokumenten gesucht e Ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven werden gesucht Hier ist auch eine rekursive Suche m glich d h Schleife Teil 4 20 Einstellungen 375 P Archiv w hlen Men punkt Einstellungen Hypersuche aufrufen e Definition Hypersuche t x m Archiv E DRDOC DEMONADRESA0 W hlen m Verkettungsvorschrift Editieren A a DOKUMENTE_YOLLTEXT L schen PROFILDATEN_YOLLTEXT SUCHYORLAGEN ALLE DOKUMENTE bernehmen SUCHYORLAGEN NEU x m Suchdefinition L schen TEST IV rekursiv Speichern TEST2 C DRDOC DEMOYADRES40 PROFILDA TEN_VOLLTEXT C DRDOC DEMOYSGYERPROFILDAT EN_YOLLTEXT Unter der Rubrik Archiv 1 den Befehl W hlen aktivieren W hlen Sie den Namen des Archivs das in die Hypersuche miteinbezogen werden soll Best tigen Sie die Auswahl mit OK P Verkettungsvorschrift e Vordefinierte Unter der Rubrik Verkettungsvorschrift 2 k nnen Sie automatisch vordefinierte Volltext bzw Suchvorlagen Suchen ausw hlen
167. I Leerzeile zwischen Abs tzen einf gen X Nicht sehr unsicher erkannte Zeichen Nichtim Sprachw rterbuch enthaltene p Ergebnisse bearbeiten Unsicher arkannta I Fehlermarkierung Positionsanzeige Benutzeralphabet r Blockanalyse Stoppwortliste m Seitenanalyse male DRDOCSTP v I Seitenausrichtung erkennen E B Druckbild B menen mn Aus Keine Blockanalyse Automatisch ala Tex Tabellenbl cke erkennen Andere Bereiche ignorieren ok Hilfe een lt Tabellen Trennlinien entfernen Dialogbereich Texterkennung Stoppwortliste Geben Sie hier den Namen der Stoppwortliste an Ob eine Stoppwortlis teverwendet wird wird im OCR Modul Dialog selbst festgelegt Um eine Stopp wortliste zu editieren bzw zu erstellen rufen Sie Start Men Programme Dr DOC auf Teil 3 _12 Neueingabe 181 Die Stoppwortliste darf nie mit einem Windows Editor bearbeitet werden da sie reines Achtung ASCII Format haben muss Druckbild Bei den meisten Texten wird der Texttyp automatisch erkannt Hierf r wird Au tomatisch eingestellt F r Texte von Nadeldruckern und Schreibmaschinen k nnen Sie die Erkennungsqualit t erh hen wenn Sie hier Schreibmaschine bzw Matrixdrucker f r Nadeldrucker einstellen Diesbez gliche Einstellungen die dem Rahmen zugeordnet wurden berschreiben diese Einstellung Dialogbereich Forma
168. Im Fenster Definition Hypersuche auf bernehmen klicken Die Suchvorlage des Archivs Adressen wird so in das Editierfeld 5 bernommen Verkettung von Dokumente und Vereine herstellen F r die noch zu verkettenden Suchvorlagen bitte die Schritte 1 3 wiederholen 4 Einen Namen z B Alle Informationen f r die Suchdefinition eintragen mit Speichern diese Definition abspeichern und Maske mit OK verlassen 382 Teil 4 20 Einstellungen C Hypersuche durchf hren Datenbank Hypersuche ausw hlen und unter der Kategorie Suchbefehl den zu suchenden Namen eintragen Anschlie end die angelegte Suchdefinition z B Alle Informationen ausw hlen und mit OK die Suche beginnen Suchalgorithmus kann auf Standard Suche eingestellt bleiben Hypersuche mit Definition ALLE_INFORMATIONEN 3 ALLE_INFORMATIONEN j E e Standard Suche v zul ssige Tehleranzanl ereich Aia 2 Bereich ZEICHEN nsitiv SUCHEN Teil 4 20 Einstellungen 383 D Surchergebnis Die gefundenen Datens tze und Dokumente werden in dem Treeview Fenster nach Archiven sortiert angezeigt In unserem Beispiel werden die Treffer in den drei Archivordnern Adressen Dokumente und Vereine dargestellt BA Dr Doc VEREINE Dok Quelle WINWORD Datei D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstelungen Workfow Organisation Fenster Hilfe a x
169. Konsole Kontextmen Teil 3 _10 Benutzer F hrung 125 ber den Kontextmen punkt Einstellungen k nnen Sie Ihre pers nlichen Ein stellungen bez glich Konsolen Ordner Struktur und Anzeigemodus vornehmen Dieser Dialog bietet folgende Funktionalit ten e In dem Abschnitt Ordner k nnen Sie w hlen welche Konsolen Ordner angezeigt werden sollen e Die Option Einzelnes einblenden steuert den Anzeigemodus Aktivieren Sie diese Option wenn gleichzeitig nur ein Ordner ge ffnet werden soll Beim ffnen eines Ordners durch Einfachklick auf den Ordnernamen wird der bereits ge ffnete Ordner automatisch geschlossen e In dem Abschnitt Funktionen anzeigen k nnen Sie zwischen folgenden Optionen ausw hlen Alle Nur Standard Men Funktionen Nur Dokument Def Einstellungen i xi Ordner Diese Ordner anzeigen MZ Dr DOC Archive a Funktionen Mi Symbole FI Windows Desktop ME Dr DOC Desktop Einzelnes einblenden m Funktionen anzeigen Alle C Nur Standard Men Funktionen C Nur Dokument Definitionen Abbrechen Abb 10 13 Dr DOC Konsole Kontextmen punkt Einstellungen 126 Teil 3 10 Benutzer F hrung Beispiel Konfigurationsbeispiel Dokument Typ bezogene Benutzerf hrung Wenn Sie die Dokument Typ bezogene Benutzerf hrung gegen ber der Archiv bezoge nen in den Vordergrund stellen m chten dann sollten S
170. Kundenverwaltung Stand 10 12 1996 Auswahl A lt gt H Umsatz Kunde Berger Ehrensberger Huber ENDE gt Felder f r den Spaltendruck festlegen Welche Felder auf einem Ausdruck der Profildaten in Spalten erscheinen sollen legen Sie im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Spaltendruck im Hauptmen fest Geben Sie in der Feldauswahl in die betreffenden Felder die Reihenfolge der zu druckenden Felder und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen die gedruckt werden soll Achten Sie darauf da die Zeichenanzahl auf 253 begrenzt ist wobei Dr DOC f r jedes ausgew hlte Feld automatisch ein Zeichen dazuz hlt um die Spalten voneinander abzusetzen Best tigen Sie die Eingabe mit OK A EIN BEISPIEL FINDEN SIE IM KAPITEL 20 2 5 AUSWAHL F R SPALTENDRUCK gt In der Druckabfrage die Optionen speziell f r den Spaltendruck bestim men Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Druckabfrage Wahl des Ausdrucks M Mit berschrift M Mit Zeilenumbruch Markieren Sie die Option Spaltendruck W hlen Sie als zus tzliche Option Spaltendruck mit berschrift wenn Sie dies w nschen wie im obigen Beispiel Dabei wird die berschrift genommen die im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Spalten berschrift eingetragen ist W hlen Sie als zus tzliche Option Spaltendruck mit Zeilenumbruch wenn die gew hlte Spaltenbreite m glicherweise schm ler ist als die Textl nge und ein aut
171. La hate 63 6 2 2 Suchergebhlssun n nee mie 64 6 2 3 Bl ttern von Datensatz zu Datensatz uuuuusssnsnnnnnnnennnnnnennnnnnnn 65 6 3 Datensatz Ansicht Datensatz ndern 444444sssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 65 6 3 1 Datensatz Ansicht Maske mit Datenbankfeldern 65 6 3 2 ndern von Profildaten uuneaneenennnenennnnennnnnnnnnnnnennnannnnnnennnnnnnnnennn 67 6 3 3 Beenden von Datensatz Ansicht Datensatz ndern 67 6 4 Neueingabe u2 28 2 air ea 68 6 4 1 Neueingabe Modus Datensatz neu anlegen uueessnennersennnnen nennen 68 6 4 2 Neu angelegten Datensatz suchen uuurssssnensnnnnnnn nennen ee nnnnen nennen 69 6 5 Briefschreiben und archivieren ennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 70 6 5 1 Adresse suchen Daten bergabe an Word nuussessennenssnnnnersnnnnnnn nennen 70 6 5 2 Word Serienbriefvorlagen ausw hlen uus40ursnsnennnnennnnennnnennnn 71 6 5 3 Brief archivieren Mit Thesaurus arbeiten 244440snnnnnneeennnnnnn 73 6 5 4 Archivierten Brief finden ber Infobutton ussssensnnnnn 76 6 6 Anbindung an andere Applikationen uussrsnneneeennnnensennnnen nennen ernennen 78 6 6 1 Neues Word Dokument erstellen und archivieren 4 79 6 6 2 Datei archivieren ennassenenenenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
172. Oranisation Archivparameter editieren ent nommen werden P Aktuelles Archiv Dokumente verlagern Datens tze suchen ggf selektieren in der Auswahlliste die Schaltfl che Ex port anklicken und ClI oder NCI Dokumente verlagern ankreuzen und Verlagerungsverzeichnis angeben Beispiel Zielpfad O Ziel ist Dr DOC Archiv M NCH Dokumente verlagern C Quell und Zielformat identisch O Cl Dokumente verlagern O Datens tze anf gen C Dokumente exportieren r Teil 4 Weitere Tools 29 Dokumente verlagern auf CD 451 Die maximale Gr e des Dokument Auslagerungsvolumens kann durch folgenden Ein Hinweis trag in der archiv ini im Windows Verzeichnis an die Kapazit t des Auslagerungs speichermediums angepa t werden Gro schreibung beachten PEGASUS FREESPACE 500 Erl uterung FREESPACE 500 begrenzt das Dokument Auslagerungsvolumen auf 500MB Diese Gr e ist zu empfehlen da die automatisch mit den Dokumenten expor tierten Profildaten ebenfalls Speicherplatz belegen Bei Erreichen des maximalen Do kument Auslagerungsvolumens kann ein neues Verlagerungsverzeichnis eingegeben oder der Vorgang abgegebrochen werden P Aktuelles Archiv Komplettreorganisation F hren Sie im aktuellen Archiv nun eine Reorganisation der Profildaten und Dokumente durch P CD brennen Das Verlagerungsverzeichnis in obigem Beispiel c dokul wird nun mit einer CD Brenner Software auf die CD gebrannt Falls die Dokumente i
173. R Einstellungen vorgenommen siehe unten Der Barcode kann bei der Stapelverarbeitung als Dokumententrenner verwendet wer den siehe hierzu unter Stapelverarbeitung Als Barcode werden derzeit folgende Codes unterst tzt Check Code 39 Check Inter leaved 25 Code 128 Code 39 EAN 13 EAN 8 und Interleaved 25 Wenn der Barcode nicht erkannt werden kann erfolgt eine Meldung Oft gen gt es in diesem Fall den Barcode Rahmen etwas gr er zu setzen Stoppwortliste Eine Stoppwortliste dient dazu h ufige Worte die aber keine Suchworte sind aus dem erkannten Text herauszufiltern z B und mit durch ich du wenn aber au erdem Satzzeichen wie Punkt Kommata etc und die Profildaten nicht unn tig zu belasten was gerade bei gro en Datenmengen sinnvoll ist Die rest lichen Worte des Textes sind nat rlich auch bei Verwenden der Stoppwortliste frei recherchierbar Der gesamte Text kann wie berhaupt empfehlenswert im archivierten Abbild gelesen werden Teil 3 _12 Neueingabe 167 Es wird eine Standardstoppwortliste mitgeliefert die h ufig wiederkehrende Worte bereits enth lt Diese Liste kann weitergepflegt und erg nzt werden Es k nnen aber auch weitere Stoppwortlisten angelegt werden dies kann z B sinnvoll sein f r die Benutzung in verschiedenen Archiven Welche Stoppwortliste verwendet wird falls angekreuzt legen Sie im OCR Modul im Dialogbereich Einstellungen ber Bearbeiten OCR Einstellungen
174. Rand links jo 5 Abstand horizontal eo _ KER i Abstand vertikal 20 Abbrechen i Abb 36 5 Dr DOC Workflow Manager Dialog Einstel lungen Workflow Editor Der Dialog Einstellungen Workflow Editor legt das Erscheinungsbild des Workflow Managers fest Es k nnen der zu verwendende Font die Randab st nde sowie die Abst nde der einzelnen Symbole voneinander eingestellt wer den Au erdem kann zwischen gro en oder kleinen Symbolen ausgew hlt wer den Hier einige Beispiele f r gro e Symbole Hier einige Beispiele f r kleine Symbole g i ig 467 468 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration o Workflowschritt definieren Verf gbar in Workflow Haupt und Workflow Typenarchiven Startet den Dialog Definition Workflowschritt Definition Workflowschritt Abb 36 6 Dr DOC Workflow Manager Kontextmen punkt Workflowschritt definieren Die einzelnen Funktionen des Dialoges Definition Workflowschritt werden im Folgenden erl utert Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Funktionen des Dialoges Definition Workflowschritt Feld Bedeutung Betreff Name des WF Schrittes Bezeichnung der Aufgabe etc Zu erledigen von Hier werden die Bearbeiter Gruppen Rollen Einzeluser des Workflowschrittes eingetragen Die Bearbeiter k nnen ber den Schalter W h
175. SVERWALTUNG Benutzer Manager Archivverwaltung Messedemo p lal x Benutzerverwatung Element Ansicht Fenster Hife lel x Dals O a o al rroaeemamemanenamenemd Erweiterte Informationen Beschreibung Benutzer Gruppen bersicht 4 gt Benutzer Benutzergruppen Kein Benutzer Benutzergruppe oder Archiv ausgew hlt Neue Benutzer Neue Benutzergruppen Neue Archive Neue Rollen Gruppenmitgliedschaft entfernen Teil4 18 Benutzerverwaltung 317 gt Neuen Benutzer eintragen Der folgende Dialog erscheint beim Anlegen eines neuen Benutzers wenn wie oben beschrieben vorgegangen wird und im Kontextmen neuer Benutzer angeklickt wird Die L nge des Anmeldenamens kann mehr als 7 Zeichen betragen Wenn die Option Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen aktiviert ist muss sich der User beim Start von Dr DOC nicht extra in Dr DOC anmelden Falls sich der Netzwerk Anmelde Name von dem Dr DOC Anmelde Namen unterscheidet kann dies ber die Deaktivierung des Feldes Anmeldenamen identisch und eintragen des Netzwerk Anmeldenamens in das Feld gesteuert werden zur Anpassung vorhandener Benutzerverwaltungen Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen ist optional f r alle Benutzer oder benutzerspezifisch aktivierbar Men punkt Organisation Benutzer Manager und dann Benutzerverwaltung Eigenschaften
176. Schriftfarbe Redlining Editor DIE SYMBOLE F R DIE BENUTZERVERWALTUNG SIND IM ENTSPRECHENDEN KAPITEL GENAUER ERL UTERT Teil2 Arbeitsablauf 8 Arbeiten Starten Beenden 8 2 4 Tastatur und Maus Funktionen 105 SIE M CHTEN PER TASTATUR 5 PER MAUS Men punkt bzw Befehl aufrufen Abgeblendete Men punkte bzw Be fehle sind nicht verf gbar Alt unterstrichener Buchstabe Linke Maustaste des Men punktes bzw Befehls Men punkt abbrechen Alt F4 oder Strg A Linke Maustaste INNERHALB DER EINGABEMASKE an verschiedene Positionen gehen n chstes Feld gem Tabfolge vorheriges Feld n chste bzw vorherige Karteikarte Anfang bzw Ende der aktuellen Zeile an Anfang bzw Ende eines Endlos feldes einer Tabelle jede beliebige Stelle eines Endlos feldes Tabellen bearbeiten Zeilenwechsel oberhalb Cursorposition eine Zeile einf gen Einf gen Einf gemodus berschreibmodus ein bzw ausschalten Zeilenwechsel in Endlosfeld Text aus Zwischenablage einen Buchstaben ein Wort bis Zeilenanfang bis Zeilenende zeilenweise im Endlosfeld bis Endlosfeldanfang ende Tab Enter Shift Tab Strg Bild 4 bzw BildT oder Strg Tab bzw Strg Shift Tab Pos1 bzw Ende Strg Posi bzw Strg Ende T gt ef Strg Enter Einfg Enter Strg V oder Shift Einfg Markieren ab Cursorposition o Shift bzw gt Strg Shift bzw
177. Sie an wieviele Zeilen sichtbar sein sollen sollte die Tabelle l nger werde kann gescroltt werden W hlen Sie Farbe und Schrift der Tabelle Differenzierte Einstellungen innerhalb der Tabelle sind beim sp teren edtiieren m glich Die Spaltenbreite kann beim sp teren Editieren individuell ver ndert werden Tip Tabellen und Endlosfelder lassen sich bei der Dateneingabe ber eine Schaltfl che im rechten unteren Feldbereich gro schalten Sie k nnen sie dann in einem eigenen gro en Fenster einsehen Es ist also nicht n tig in der kleinen Ansicht schon m glichst viel unterzubringen Teil4 16 Archiv einrichten 289 Zus tzlich zu den definierten Datenbankfeldern gibt es als Elemente Bild F gt das sogenannte Kleinbild Element ein in dem als Preview die mit interner Ansicht archivierten Dokumente dargestellt werden Rahmen F gt einen Rahmen ein der auch einen Titel haben kann Der Rahmen kann um mehrere Felder positioniert werden Kommentar F gt einen Text ein der hier einzugeben ist der z B eine Erl uterung zur Eingabe in ein bestimmtes Feld enthalten kann Wenn Sie durch den Dr DOC Assistenten schon automatisch die Felder ge ndert Hinweis von am um erstellt haben Diese Felder sind als Tabellen Felder definiert die Sie in die Maske einf gen Wenn alle in der Maske ben tigten Elemente eingef gt sind sollten Sie speichern zwischenspeichern mit dem S
178. Starten Sie jetzt den Installationsvorgang im Dialog Ausf hren mit OK 2 Das Dr DOC Setup wird gestartet Im ersten Fenster k nnen Sie die gew nschte Sprache ausw hlen 3 Dr DOC Setup Hauptauswahl Hier w hlen Sie Dr DOC installieren 4 Dr DOC installieren markieren Sie Dr DOC Einzelplatzversion und best tigen Sie diesen Dialog mit OK 5 Willkommen zum Installationsprogramm von Dr DOC Best tigen Sie diesen Dialog mit OK 6 Software Lizenzvertrag Lesen Sie diesen eingehend und best tigen Sie Ihr Einverst ndnis mit dem Software Lizenzvertrag mit OK 7 Wahl des Zielverzeichnisses Hier wird der Pfad des Zielverzeichnisses eingestellt in dem Dr DOC installiert wird Wir empfehlen ihnen den Pfad c drdoc Bei diesem Pfad k nnen Sie die mitgelieferte Serienbriefvorlage brief for direkt verwenden Falls Sie Dr DOC in einem anderen Zielverzeichnis installieren ist zu beachten dass in der Word Serienbrief Vorlage der Pfad der Datenquelle und der Steuerdatei angepasst werden muss 8 Auswahl der Software Komponenten W hlen Sie im folgenden Dialog die Software Komponenten aus die Sie installieren m chten Teil 1 1 Installation Einzelplatzversion 35 Achtung wichtiger Update Hinweis Achtung Installieren Sie KEINESFALLS die Beispiel Archive falls Sie diese bereits zur Archivierung Ihrer wichtigen Daten und Dokumente verwenden Bei der Installation der Beispi
179. Suche be einflu t Allgemeine Sortierungen Tip Es kann sinnvoll sein Standardsortierungen die von allen Benutzern h ufiger ben tigt werden als allgemeine Konfiguration abzuspeichern Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und f hren Sie die oben angegebenen Schritte durch 20 2 5 Auswahl f r Spaltendruck gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Spaltendruck aufrufen Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen ausw hlen und Editieren Oder In den Datenbankeinstellungen Spalte Spaltendruck akti vieren neuen Namen eingeben mit Neu aufnehmen und nun Editieren oder direkt Eintragungen vornehmen gt Die Felder deren Inhalt gedruckt werden soll numerieren sowie nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl f r die Spaltenbreite ein geben Wenn Sie keine Zahl angeben wird die gesamte Zeichen anzahl des Feldes gedruckt Achten Sie darauf da die Zeichenanzahl auf 253 begrenzt ist wo bei Dr DOC f r jedes ausgew hlte Feld automatisch ein Zeichen dazuz hlt um die Spalten voneinander abzusetzen In unserem Bei spiel w ren es also 62 Zeichen 372 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 6 Karteikartendruck Wenn Sie Karteikarten wie sie auf dem Bildschirm erscheinen ausdrucken wollen rufen Sie in der Auswahlliste nach einer Suche den Befehl Drucken auf Beim Karteikartendruck k nnen Sie entweder alle Karteikarten die aktuelle Kar teikarte oder bestimmte Karteikarten z B 2
180. Suchen Sie die gew nschten Daten Schritt P Optionen festlegen gt Eine weitere Auswahl treffen s Aktivieren Sie dann den Befehl Drucken Wenn ein einzelner Datensatz zur Bearbeitung aufgerufen ist aktivieren Sie den Befehl Datensatz Drucken In jedem Fall erhalten Sie dieselbe Druckabfrage in der Sie zwischen Spalten und Karteikartendruck w hlen k nnen Bei beiden Ausdrucks Formaten sind die restlichen Abfragen des Druck Dialogs identisch Auswahl 177 Alle Datens tze 2 777 aktuellen Datensatz m Ziel 3 r Drucker 4 07 Datei W hlen Sie 1 Alle Datens tze f r den Ausdruck aller ausgew hlten Datens tze 2 Aktuellen Datensatz bzw Markierte Datens tze f r den Ausdruck der in der Auswahlliste markierten bzw des auf dem Bildschirm angezeigten Datensatzes 3 Drucker zur direkten Ausgabe an den angeschlossenen Drucker Es wird der Drucker verwendet der in Windows als aktueller Drucker gekennzeichnet ist nderungen an den Druckereinstellungen nehmen Sie ber Windows vor 4 Datei zur Ausgabe in eine Datei die dann z B ber ein Textverarbeitungssystem weiter bearbeitet werden kann Geben Sie in der folgenden Abfrage Laufwerk Verzeichnis und Name der gew nschten Datei ein 242 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten a P Spaltendruck Der Spaltendruck erm glicht einen Ausdruck in Spalten mit frei ausgew hlten Feldern z B DATENVERZEICHNIS Dr DOC
181. Symbol k nnen Sie sich die mit dem Workflow verbundenen Dokumente anzeigen lassen Eingangsschreiben Ausgangsschreiben Abb 37 40 Anzeige der Workflow Dokument Liste Durch Doppelklick auf ein Dokument in der Liste k nnen Sie dieses anzeigen lassen 547 ANHANG Glossar Fehlermeldungen Index 548 Anhang Glossar GLOSSAR Im Folgenden werden die im Buch benutzten Fachbegriffe kurz erl utert Quer verweise auf andere Begriffe innerhalb des Glossars sind mit einem Pfeil ge kennzeichnet ADF Automatic Document Feeder automatischer Dokumenteneinzug bei Scannern und Kopierern Archiv Unter dem Begriff Archiv ist der Datenbestand einer Archivierungsl sung zu ver stehen zum Beispiel eine Schriftgutsammlung und das jeweils verf gbare Vor gangsbearbeitungspotential zum Beispiel die Schnittstelle zu einer Text verarbeitung ASCII American Standard Code for Information Interchange Codierung von Buchsta ben Ziffern und Sonderzeichen in gt CI Dokumenten Aufl sung Scann bzw Druckqualit t eines Dokumentes die in dpi dots per inch Bild punkte pro Ma einheit angegeben wird Bit Kleinste Informationseinheit im Rechner die den Wert 0 oder den Wert 1 hat Acht Bits werden als Byte bezeichnet BMP Bitmap Picture Grafikformat unter Windows und OS 2 f r 1 4 8 und 24 Bit Farbtiefe Anhang Glossar 549 Byte Folge von 8 zusammengeh rigen Bits Folgende weitere Einheiten sin
182. Trennzeichen aufrufen und die Trennzeichen als ASCII Dezimal Wert eingeben Trennzeichendefinition x 1 PE return Zeilen Trenner 1310 Datenbereich f r Dokument Import 0 line fee 12 form feed Dokument Trenner Dokument Anfang Dokument Ende 12 r mehrseitige Dokumente Mehrere ASCII Werte SetemAntang in einem Feld mit Seiten Trenner Seiten Ende Leerzeichen trennen r Datei Datenbereich Anfang Ende Datei Header Datenbereich Ende wenn nicht Datei Ende In OK Teil4 23 Datenaustausch 425 Die Zuordnung der Trennzeichen zur Spool Datei erl utert folgende Abbildung Trennzeichendefinition x 1 Zailerr Trenner 1310 r Datenbereich f r Dokument Import 2 Dokument Trenner Dokument Anfang Dokument Ende ii Oo NOg r mehrseitige Dokumente Seiten Anfang 3 Seiten Trenner Seiten Ende r Datei Datenbereich Anfang Ende Datei Header RN 5 Datenbereich Ende wenn nicht Datei Ende OK SPOOL DATEI DATEI HEADER Dokument 2 EEE 4 Datenbereich Anfang Trenner Dokument Header 6 Dokument Anfang Seiten Trenner 3 8 Seiten Anfang 9 Seiten Ende 3 7 Dokumenten Ende 1 Zeilen Trenner Datenbereich 5 Ende 426 Teil 4 23 5 Automatischer Server ASCII Import 235 Automatischer Server ASCII Import Datei P rchen bestehend aus Datendatei mit zugeh riger gleichn
183. UMENT ASSISTENT Bevor Sie die folgenden Schritte ausf hren sollten Sie sicherstellen da Ihr Scanner angeschlossen und betriebsbereit ist Stellen Sie zun chst Ihre gew nschten Scan Parameter ein Gehen Sie dazu wie folgt vor e Klicken Sie auf das Dr DOC Desktop Symbol Scannen Daraufhin wird die Neueingabe Maske f r das Archiv Dokumente gestartet und der Dialog Neueingabe Bilddaten ge ffnet In diesem Dialog k nnen Sie Ihren Scanner ber die Schaltfl che Bearbeiten konfigurieren PB Neueingabe Bilddaten Bilder bernommen 0 Scanner Schnittstelle Twain Rotation eo Cw tarten r 90 270 Verwerfen I Stoppwortliste verwenden Schwellwert 95 50 erkannt l IV Bild anzeigen J Barcode Erkennung ash I Scanjob Dialog anzeigen IV OCR Bearbeitung Bars Rahmen A40CR RLT Speichern bersicht Quelle Gegen G Datei see C ScanADF Stepelbeticb Scan Flachbett Bee C interne Ablage Schie en Abb 6 19 ber die Schaltfl che Bearbeiten k nnen Sie Ihren Scanner anbinden Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 87 Einstellungen E Dynamische schwellwerterkennung E H pe F Automatische Separation E vorlagen kontrastreicti l Konti nung 7 Handschrift F Butine Extraction Abb 6 20 Konfiguration der Scanner Schnittstelle In dem Dialog Einstellungen k n
184. Um diese Daten zu erfassen bzw weiterzuverarbeiten werden wiederum die unterschiedlichsten Programme eingesetzt vom Lohn und Gehaltsprogramm ber Textverarbeitung bis hin zu Fakturier und Buchhaltungsprogrammen Dazu kommt eine fortschreitende Dezentralisierung im Unternehmen Die De zentralisierung reduziert nicht die Datenflut sondern verlagert sie mehr und mehr auf die Benutzerseite Der Benutzer ist damit in steigendem Ma e mit der Verwaltung der durch ihn produzierten Daten konfrontiert Wo liegt das Problem Einige wenige Aktenordner sind sicher noch ohne jede DV Hilfe zu bew ltigen Sobald aber z B die Schriftst cke die den Betrieb verlassen auf Disketten archiviert werden und nur noch die zust ndige Schreibkraft wei welches Schriftst ck auf welcher Diskette mit welcher Formatierung archiviert wurde wird jedem Vorgesetzten sp testens beim n chsten Urlaub dieser Schreibkraft schnell bewu t wie sehr diese Problematik ihn bereits betrifft wenn er selbst nichts findet 23 24 Warum Dr DOC Vorteile der elektronischen Datenverwaltung F r den Einsatz von Dokumentenmanagement spricht also vieles e _ Wachsende Suchzeiten f r das Auffinden von Dokumenten e Dezentralisierung im Unternehmen fordert standort bergreifenden Zugriff auf Daten und Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit e Kunden fordern schnellere Antwortzeiten e Reaktionszeiten bei Entscheidungen werden immer k rzer e _Vernetzte Unter
185. Um eine Suchvorlage zu definieren geben Sie zun chst den Namen f r die Suchvorlage ein klicken Sie auf die Schaltfl che Editieren Geben Sie die Suchkriterien in die Maske ein Best tigen Sie die Eingabe Editieren Speichern Sie die Vorlage und verlassen Sie den Dialog mit OK Zur Eingabe der Suchkriterien sh auch Hilfethema Feldsuche Andem Abb 8 4 Kontextsensitive Hilfe Feldname mit Vorlage Mit dem Befehl OK kehren Sie wieder zu dem angew hlten Men punkt zur ck Teil2 Arbeitsablauf 8 Arbeiten Starten Beenden Stichwortverzeichnis ber den Men punkt Hilfe Index gelangen Sie zu einem Stichwortverzeichnis aus dem Sie ein bestimmtes Stichwort w hlen k nnen Markieren Sie das ge w nschte Stichwort und aktivieren Sie den Befehl Ansicht um ausf hrliche Informationen ber dieses Stichwort zu erhalten Verlassen Sie den Men punkt mit dem Befehl OK Thematisches Verzeichnis Der Men punkt Hilfe Themen zeigt Ihnen verschiedene Themen des Pro gramms an Wenn Sie ein Thema ausw hlen erhalten Sie eine Stichwort ber sicht speziell zu diesem Themenbereich aus der Sie wieder eine Auswahl tref fen k nnen mit dem Befehl Ansicht Mit dem Befehl OK verlassen Sie den Men punkt Es kann f r jedes Archiv eine spezielle Hilfe eingerichtet werden in der die Standard texte beliebig ver ndert und erg nzt werden k nnen So k nnen z B in die Kontext Hilfe spezielle Inf
186. Wenn ja erfolgt eine Fehlermeldung Um eine Eingabedublettenpr fung ber festgelegte Felder durchf hren zu k nnen muss ein Schl sselfeld f r Dublettenschl ssel definiert sein Geben Sie dazu durchnumeriert die gew nschten Felder f r die Eingabedublettenpr fung ein Zusatz Info Zu einem bestimmten Feldeintrag k nnen Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv aufgerufen werden Voraussetzung daf r ist e dass in beiden Archiven ein Feld existiert das in beiden Archiven den gleichen Eintrag enth lt e und dass in Einstellungen Zusatz Info Definition die entsprechenden Definitionen getroffen wurden Eine Verzweigung in das Zusatz Info Archiv findet statt sobald Sie im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfl che i im Verbindungsfeld klicken Wird im Zusatz Info Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im Zusatzfeld gefunden so wird dieser eingeblendet Teil4 16 Archiv einrichten Thesaurus Um die Eingabe von Feldeintr gen zu erleichtern und Konsistenz dieser Eintr ge zu gew hrleisten besteht die M glichkeit mit dem Befehl Bearbeiten Thesaurus aufrufen im Neueingabe oder Bearbeiten Modus Eintr ge aus einem anderen Archiv in das aktuelle Archiv zu bernehmen Voraussetzung daf r ist e dass zun chst ein Archiv erstellt wurde das als Thesaurus Archiv dienen soll e dass im Dialog Einstellungen Thesaurusdefinition die entsprechenden Einstellungen getroffen wurden Feldt
187. abe m m i Abb 10 4 Konsolen Ordner Dr DOC Archive In dem Konsolen Ordner Dr DOC Funktionen finden Sie die wichtigsten Funk tionen nach Funktionen sortiert PA Dr Doc ADRESSYERWALTUNG Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Da Suchergebnisse Aktionen 22 Dr DOC r or 0 Aktenplar 0 Belegarchiv Abb 10 5 Konsolen Ordner Dr DOC Funktionen 118 Teil 3 10 Benutzer F hrung ber den Konsolen Ordner Dr DOC Symbole k nnen Sie benutzerdefinierte Funktionen Dokument Definitionen aufrufen INFORMATIONEN ZUR ERSTELLUNG VON DOKUMENT DEFINITIONEN FINDEN SIE IM KAPITEL 13 Dokument Assistent ZA Dr DOC ADRESSYERWALTUNG Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Dal ISE Suchergebnisse Aktionen Dr DOC El Archive Funktionen 3 Neues Dokumen 4 PDF Datei EXCEL 12 Neues Dokument Excel Neu EXCEL Datei B 0CR Scanner POWERPNT POWERPNT Datei kgj WINWORD WINWORD Datei HE Abb 10 6 Konsolen Ordner Dr DOCG Symbole Wenn Sie ein Windows Desktop Symbol ber die Dr DOC Konsole ausf hren m chten dann ffnen Sie den Konsolen Ordner Windows Desktop Teil 3 _10 Benutzer F hrung 119 Dr DOC ADRESSYERWALTUNG Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Dal Suchergebnisse
188. abelle als auch in der Maske ber Editieren oder ber die Men punkte Einstellungen Feldauswahl f r vornehmen Die folgende Tabelle dient zum schnellen berblick ber die verschiedenen Einstellungsm glichkeiten Genaue Informationen und Beispiele zu den einzelnen EINSTELLUNGEN FINDEN SIE IN KAPITEL 20 Suchvorlagen Auf Suchvorlagen wird zur ckgegriffen sobald Datenbank Feldsuche mit Vorlage aufgerufen wird Bestimmte Suchkriterien k nnen als Suchvorlagen abgespeichert werden Sie dienen dem schnellen und bequemen Aufruf von Suchabfragen die immer wieder gebraucht werden Auswahlliste Eine Auswahlliste ist die Trefferliste die nach einer Suchabfrage gezeigt wird Hier k nnen Sie definieren welche Felder und wie viele Zeichen pro Feld in der Auswahlliste gezeigt werden sollen Aufzulistende Felder der Reihe nach durchnumerieren und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen eingeben berschriften Ein beliebiger berschrifttext f r die Felder die in der Auswahlliste gezeigt werden kann hier eingegeben werden Sortierung Sortierkriterien nach denen die gefundenen Datens tze in der Auswahlliste sortiert werden sollen Geben Sie zun chst die Sortierfolge und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen ein die bei der Sortierung berpr ft werden sollen Wollen Sie beispielsweise zuerst nach dem Namen dann nach dem Vornamen und anschlie end nach dem Ort sortieren geben Sie bei den entsprech
189. ach links unten Sobald der untere Bildschirmrand erreicht ist werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmh lfte wiederum von oben nach unten eingef gt Daher empfiehlt es sich die Elemente gleich in der gew nschten Reihenfolge einzuf gen Sie k nnen die Position der Elemente zwar auch nachtr glich ver ndern sollten aber in Betracht ziehen da jedes Element nur einzeln verschoben werden kann da eine Mehrfachselektion nicht m glich ist WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 16 6 ELEMENTE EDITIEREN Teil4 16 Archiv einrichten 287 Editor Tool Elemente einf gen Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente Bezeichner or Einf gen FTERABEIEN Datenbankfelder f Tabelle A RESEISIRRDE C Schalter Stand C Auswahlschalter Telefon Bild Dokument Rahmen Kommentar Vordergrund za Fontname IMs Sans Serif v atace Hintergrund Fontgr e fio W hlen Bestimmen Sie zuerst den Elementtyp aus der Liste der Elemente In der Spalte daneben werden die f r diesen Typ vorhandenen Felder angezeigt Markieren Sie dann das gew nschte Datenbankfeld ndern bei Bedarf die Farb und Schriftvorgaben und klicken anschlie end auf die Schaltfl che Einf gen Der Feldbezeichner und das Feld werden in die Karteikarte bertragen und das Datenbankfeld wird aus der Liste der zur Verf gung stehenden Datenbankfelder entfernt
190. ahl kann auch manuell ver ndert werden ndern Sie dazu den Eintrag MAX_KLEINBILD_ANZAHL 1 auf die gew nschte Zahl 16 6 6 Weitere Elemente Neben den bereits aufgef hrten Elementen stehen au erdem zur Verf gung e Rahmen Zur optischen Gruppierung einzelner Elemente Hierf r k nnen Titel Farben Schrift und Ausrichtung am Raster ver ndert werden e Kommentar Zu den einzelnen Feldern k nnen feststehende also vom Benutzer nicht ver nderbare Kommentare angelegt werden Hierf r k nnen Text Farben Schrift Ausrichtung am Raster und Umrandung ge ndert werden Editor Tool Editieren des Elementes lt Dokumente x Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente editieren Tabfolge Kommentar Anem k Dokumente a e Zur cksetzen C Ja k Nein L schen wie Karteikerte wie Karteikerte p Am Raster Vordergrund er Fontname MS Sans Serif F ausrichten Hintergrund Fontgr e 8 W hlen 298 Teil 4 16 Archiv einrichten 16 7 _Archivparameter editieren 16 7 1 Pfade einrichten bei lokalen und bei Standardnetz Archiven Die Einrichtung f r C S Archive ist unter Punkt 16 7 2 extra beschrieben In dem neu eingerichteten Archiv bzw in dem Archiv in dem nderungen vorgenommen werden sollen den Men punkt Organisation Archivparameter editieren aufrufen Standardnetz Archive rufen Sie von einer Workstation aus auf also nicht am Server
191. ainergr e Die Containergr e f r NCI und CI Dokumente ist einstellbar Sobald die voreingestellte Containergr e erreicht ist werden automatisch neue Container von Dr DOC erstellt Die Container in der Verzeichnisstruktur stets auf gleicher Ebene gem Voreinstellung angelegt z B d drdoc dbank NCI00 NCIO1T A NCIO2 NCI0OO Verzeichnisname Standardm ig sind 600 MB voreingestellt Die maximale Gr e ist 2GB Optional ist es m glich einen Containerpool mit einer fest vordefinierten Containerstruktur zu bilden Die Pfadangaben f r NCI und Cl Archiv k nnen wie alle anderen Angaben auch jederzeit ver ndert werden Allerdings ist hier besonders darauf zu achten da bereits archivierte Dokumente grunds tzlich in dem zum Zeitpunkt der Archivierung angegebenen Pfad abgelegt bleiben Beachten Sie bei einer gew nschten nderung unbedingt das KAPITEL 25 PFADANGABEN NDERN D Vorlagen F r die Daten bergabe an andere Programme z B Adressdaten in ein Serienbriefdokument der Textverarbeitung m ssen in diesen Programmen Vorlagen Formulare angelegt sein Diese Vorlagen sollten in einem einzigen Verzeichnis abgelegt sein dessen Inhalt beim Aufruf von Daten bergabe immer angezeigt wird Geben Sie dieses Verzeichnis hier an D Archivierung Nach der Arbeit mit der Daten bergabe Schnittstelle aus einem Archiv heraus wird das hier angegebene Archiv zum Ablegen der erstellten Datei automatisch aufgerufen
192. alten 2 Archiv w hlen 3 Volltextsuche 4 Feldsuche 5 Feldsuche mit Vorlage 6 Dokument Assistent 7 Neueingabe Im Grundmen Neues Dokument In der Datensatzansicht Grundeinstellung f r Dokumentenquelle und Verbindung im Men punkt Ein stellungen Dokumenten Quelle 8 STOP Jeweiligen Vorgang abbrechen 9 Datensatz Dokument abspeichern Men punkt Datensatz Speichern 10 In der Auswahlliste um einen Datensatz zur ckbl ttern 11 In der Auswahlliste um einen Datensatz vorbl ttern 12 Dokument anzeigen Das archivierte Dokument im entsprechenden Fremdpro gramm anzeigen oder bei Bildern ber den internen Viewer darstellen 13 Vorige Dokumentenseite bei mehrseitigen Bilddokumenten 14 N chste Dokumentenseite bei mehrseitigen Bilddokumenten 15 Daten bergabe adhoc Workflow an Fremdprogramm starten 16 Email Funktion starten 17 Drucken 18 Einstellungen Dok Verbindung Die Dokumentverbindung f r neues Dokument einstellen Fremdprogramm Autolink oder interner Viewer 19 Hilfe aufrufen 103 104 Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden Au erdem k nnen weitere Funktionen ber folgende Symbole aufgerufen werden Suchvorgang starten Bei Suche Dublettenpr fung aktivieren deaktivieren Bei Suche Gro Kleinschreibung beachten ignorieren Hypersuche Hypersuche rekursiv Konfiguration speichern EE E zZ E ke Maske w hlen A Schriftart Redlining Editor
193. amiger Dokumentendatei k nnen Sie automatisch vom Server importieren lassen Die Konfiguration erfolgt gem KAPITEL 23 4 3 COLD SCHNITTSTELLE VERWENDEN wie unter Punkt COLD Server einrichten beschrieben nur Punkt Beachten Sie bitte da die Eintr ge f r die spoolimp ini folgende sind ASCII_IMPORT SectionName SectionName DATEINAME lt offset gt lt laenge gt SectionName EXTENSION lt offset gt lt laenge gt MaxAnzahl Default 0 gemeint ist hier die Anzahl der zu importierenden Datens tze pro Intervall O alle Datens tze werden abgearbeitet 1 ein Datensatz pro Intervall wird abgearbeitet 2 zwei Datens tze usw DEFAULT_ASCII Archiv C drdoc test import Feldauswahl AUTO_ASCII_ IMPORT LinkNr 1 LinkNr AutoLink LinkNr Bilddateilntern Dokumentelmportieren 1 DateiTypDokumente doc DateiTypDokumente xIs DateiTypDokumente Format ASCIl Format ANSI Teil 4 23 5 Automatischer Server ASCII Import 427 Dubletten verwerfen ersetzen oder aendern nur wenn Dokumentelmportieren 0 Dubletten ersetzen Dubletten aendern FeldTrenner 9 SatzTrenner 13 10 DokumentTrenner 12 Die weiteren Schritte f hren Sie wie in der ASCII Import Definition unter 23 2 beschrieben aus Die zu importierenden ASCII Dateien m ssen im Verzeichnis komm ASCII abgelegt werden die zugeh rigen Dokument Dateien im Verzeichnis komm ASCII Dokumente Die Pfad
194. anisation Archiv Parameter editieren und gem nachfolgenden Anweisungen vornehmen e nderung der Angaben f r Verwaltungs Archiv und Hilfsdateien Die betreffenden Dateien werden automatisch in den neu angegebenen Pfad kopiert und gleichzeitig im alten Pfad gel scht Eventuell vorhandene Cl und NCI Archive werden dabei nicht kopiert bzw gel scht siehe unten Bei C S Anwendungen M SSEN im neuen Pfad die Unterverzeichnisse die festgelegten Namen kommi server bzw client Verwaltungsdateien dbank Archivdateien und form Hilfsdateien behalten e nderung der Angaben f r Daten bergabe Vorlagen Diese Angabe betrifft das Verzeichnis das ge ffnet wird wenn Sie die Funktion Daten bergabe starten Die Dateien die im neuen Pfad zur Ver f gung stehen sollen m ssen vom Benutzer in das neu angegebene Ver zeichnis kopiert werden e nderung der Angaben f r NCI und CI Archiv Die neuen Angaben gelten f r alle ab diesem Zeitpunkt neu archivierten Do kumente Bereits vorhandene Dokumente bleiben grunds tzlich in dem zum Zeitpunkt der Archivierung angegebenen Pfad abgelegt Falls dieser Pfad bzw dieser Datentr ger bei der Ansicht eines Dokumentes nicht auffindbar ist kann das Dokument nicht angezeigt werden bzw erfolgt eine Meldung welcher Datentr ger ben tigt wird Teil4 25 Pfadangaben ndern 435 Wenn vorhandene Dokumente verlagert werden sollen erfolgt dies ber einen extra
195. ankeinstellungen verlassen Der Masken Editor wird automatisch aufgerufen e Oder Men punkt Organisation Archiv einrichten Registerkarte Masken aufrufen Editor Tool Masken tenbankeinstellungen Auswahlliste Weu einf gen Maskenbezeichner Erstellt am Adressen msk 0412 01 o Bearbeiten L schen Kopieren Umbenennen Ende Bez sn ee een EZ el hd Teil4 16 Archiv einrichten 283 Geben Sie den neuen Maskenbezeichner ein oder w hlen Sie einen vorhandenen Namen zum Bearbeiten aus Klicken Sie nun bei einer neuen Maske auf die Schaltfl che Neu einf gen Dann den Befehl Bearbeiten w hlen Als weitere Befehle stehen zur Verf gung L schen l scht die markierte Maske Kopieren kopiert die markierte Maske neuen Namen eingeben mit OK best tigen Umbenennen vergibt der markierten Maske einen neuen Namen neuen Namen eingeben mit OK best tigen Abbrechen bricht das Editiertool ab ohne zu Speichern Au erdem stehen hier und beim weiteren Editieren der Maske Befehle in der Befehlszeile am oberen Bildschirmrand zur Verf gung 1 2 3 4 5 6 V Edy z Xran pig PE F Editor OK masre ox Eisneichem Enitor Exi Maske Exit Blsross a klein Po Hite Editor und Maske verlassen mit Speichern der Einstellungen 2 Maske verlassen mit Speichern der Einstellungen neue Maske kann erstellt werden Zwischensp
196. as Archiv in dem Sie archivieren m chten ber die Schaltfl che W hlen aus Teil 3 _ 13 Dokument Assistent 187 W hlen Sie anschlie end die Karteikarte Allgemein aus Eigenschaften 3 x Bezeichner O a Dokument von Datei archivieren Abbrechen Archiv Allgemein o kument Quelle Dokumenterbindung 4 gt l Beschreibung pee oO IV Automatisches Symbol Anderes Symbol Verf gbar f r IV Neueingabe Neues Dokument I Archiv w hlen Suchfunktionen m Neueingabe Vorbelegung Feldworbelegung Abb 13 2 Auswahl der Karteikarte Allgemein Folgendes ist zu beachten Auf der Karteikarte Allgemein k nnen Sie in dem Feld Beschreibung einen beschreibenden Text zu dem Symbol eingeben und ber die Schaltfl che An deres Symbol ein Symbol Ihrer Wahl ausw hlen Schalter Automatisches Symbol deaktivieren In dem Abschnitt Verf gbar f r sollten Sie die vorbelegte Einstellung Neuein gabe Neues Dokument bernehmen damit das gew hlte Symbol f r diese Men punkte zur Verf gung steht 188 Teil 3 13 Dokument Assistent Wenn Sie Ihr Symbol f r die Funktionen Archiv w hlen und diverse Suchfunk tionen verwenden m chten dann aktivieren Sie zus tzlich in der Karteikarte Allgemein den Schalter Archiv w hlen Suchfunktionen Das Symbol steht nun im Treeview Fenster Aktionen f
197. ation ninne 22m HH RR 120 10 2717Dr DO6 Desklo i te ee E oa OA OAE s aa dera RE ehs 120 10 22 Dr DOCSKONSOlE girna a aa aieia 124 10 2 3 Men punkt Ansicht 2244000usnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 126 11 ARCHIV UND MASKE W HLEN aaeaeaeaeannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnanannnnnn 128 11 1 Archiv w hlen 5 04 ea e ii 128 11 2 Maske w hlen 2 2 2 482 2322 00eksiteleennkekeeeinlauetenn 129 12 NEUEING BE iodin an a an nern arena 130 12 1 Neueingabe Kurzinfo allgemein u 2444s4Hnnnnnn nennen ennnnnnn nennen nennen ern 131 12 2 Profildaten neu anlegen 2 444444444440RR sn nnHannnnnnnnnnnnnnnnnennnnonnnnnnnnnen nenn 134 12 21 Thesaufus n eseeene een 135 12 2 2 Erhalten der Eintr ge r 4440n4 4 Hnnnnnnnnnnnnennsnnnnnnnnnennenon nennen 139 12 2 3 ASCIV ANSI Daten importieren u 2 20ssnsennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nn 141 12 2 4 Eingabevereinfachung durch Duplizieren von Datens tzen 142 12 2 5 Eingabedublettenpr fung uuersssenersnnnnnnennnennenennnnennnnnnnnennnnnnn nennen 143 12 3 Dokumente archivieren 2220u4444440Rnnnenn onen nnnonennnnnnnnnnennnnennnnonennnnnnnnnnnn 145 12 3 1 Dateien archivieren saisaitia aa e I R A 153 12 3 2 Import von Dokumenten ber einen Scanner urseurssnnennenneennnnn 158 12 3 2 1 Grunds tzliches Warum OCR uesenssensnnen
198. atz angelegt Achten Sie deshalb darauf dass die Profildaten f r jeden Satz vorhanden und eindeutig sind Das Programm bietet hierzu verschiedene M glichkeiten Die Eintr ge in die Felder k nnen alle oder teilweise erhalten bleiben sobald ein Datensatz gespeichert ist Legen Sie Autofelder an z B einen Nummerngenerator und oder ein Feld in das automatisch der Dateiname eingetragen wird gt Wenn die Profildaten eingegeben sind aktivieren Sie den Befehl Spei chern Die gew hlte vorhandene bzw die neu erstellte Datei wird nun mit diesen Daten verkn pft und als Dokument abgelegt Bei Stapelverarbeitung von bereits vorhandenen Dateien wird nun auto matisch die n chste bereitgestellt f r die Archivierung Sie brauchen also nur noch die Profildaten eingeben Bei automatischer Archivierung von vorhandenen Dateien wird der Stapel ohne weitere Befehlseingabe automatisch abgearbeitet und gespeichert Quelldatei l schen Die Dateien die archiviert werden sind nach erfolgreicher Archivierung nicht mehr n tig da sie nun im Archiv Container verwaltet werden Es ist unter anderem auch eine Speicherplatz Ersparnis wenn diese Quelldateien gel scht werden Sie k nnen und sollten dies manuell von Zeit zu Zeit tun Automatisiert wird dieses L schen wenn das Archiv mit der Option Quelldatei nach Archivierung l schen eingerichtet ist ber den Men punkt Organisation Archivparameter editieren Dann wird grunds tzlich jed
199. auf welche Schritt f r Weise archiviert werden soll Diese Grundeinstellungen die Sie innerhalb ds Schritt Men s Einstellungen im Hauptmen vornehmen k nnen Sie sp ter jederzeit auch w hrend der Neueingabe ver ndern Folgende Punkte sollten vorab gekl rt und die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden 1 Stapelverarbeitung 2 Dokument Verbindung 3 Dokumentenquelle 146 Teil 3 _ 12 Neueingabe OP Stapelverarbeitung Men punkt Einstellungen Stapelbetrieb aufrufen Stapelbetrieb Fi 1 V Multipagedokumente komplett bernehmen 2 V Stapelverarbeitung Datei 3 I Stapelverarbeitung Scanner 4 I Automatische Archivierung 5 C Barcode als Dokument renner verwenden 6 C Anzahl Dokumente pro Datensatz 7 F Automatische Besitz bernahme 8 F Automatische Zugniffesperre Hilfe Abbrechen Erl uterung zur Abbildung oben 1 Multipagedokumente z B mehrseitige TIF Dateien werden vollst ndig bernommen an sonsten muss die Ubernahme jeder einzelnen Seite best tigt werden 2 Es k nnen beliebige Dateien als Stapel verarbeitet werden Dabei ist zu beachten e Ein Stapel kann nur aus Dateien gleichen Formats bestehen e Ein Dokument kann nur aus einer Datei erstellt werden Ausnahme NCI Dateien die mit dem internen Viewer verkn pft werden Die weiteren im Stapel angew hlten Dateien werden nach der Archivierung der jeweiligen vorherigen automatisch in der Tite
200. aufrufen bzw in der Auswahlliste markieren in der Datensatz Karteikarte erscheint der Datensatz gt Text erg nzen ndern l schen Eingabeerleichterung bei Profildaten nderungen und erg nzungen Thesaurus ver wenden Wie in der Neueingabe k nnen auch hier Thesaurus Eintr ge bernommen werden wenn die Voraussetzungen dazu erf llt sind Wie Sie dazu im einzelnen vorgehen ent nehmen Sie Kar 12 2 PROFILDATEN NEU ANLEGEN Tip gt _ nderungen mit Speichern bernehmen Ei 226 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 15 2 13 Einzelnen Datensatz l schen gt Gew nschten Datensatz aufrufen und den Befehl Datensatz L schen aktivieren gt Oder den Datensatz in der Auswahlliste markieren und den Befehl L schen aktivieren 15 2 14 Suchen und Ersetzen gt Datens tze an denen berall dieselben nderungen vorgenommen werden sollen in der Auswahlliste markieren gt Die Funktion Datensatz Ersetzen aufrufen E Suchen und Ersetzen Suchen in Modus C allen Datens tzen Ersetzen 4 markierten Datens tzen Anh ngen 2 Suchen nach str 3 Ersetzen durch stra e 5 Hilfe Abbrechen 1 Geben Sie an ob Sie alle Datens tze der Auswahlliste oder nur die markierten Datens tze bearbeiten wollen 2 Geben Sie den Suchbegriff an Au er der Eingabe von ganzen W rtern oder Wortteilen gibt es noch folgende Eingabem glichkeiten f r beliebigen Eintra
201. aufwerk ein Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch startet gehen Sie wie folgt vor e entweder im Explorer das CD Laufwerk ausw hlen und die Datei setup exe doppelklicken e oder den Start Button bet tigen und den Befehl Ausf hren aufrufen Klicken Sie im Dialog Ausf hren auf die Schaltfl che Durchsuchen und w hlen Sie die Datei setup exe im CD Laufwerk aus und klicken Sie auf die Schaltfl che ffnen Starten Sie jetzt den Installationsvorgang im Dialog Ausf hren mit OK Das Dr DOC Setup wird gestartet Im ersten Fenster k nnen Sie die gew nschte Sprache ausw hlen Dr DOC Setup Hauptauswahl Hier w hlen Sie Dr DOC installieren Zur Installation der Netzversion markieren Sie die entsprechende Zeile w hlen die Anzahl der Benutzer und best tigen mit OK F r eine N2 Lizenz ben tigen Sie zwei Schl ssel diese erhalten Sie bei Bestellung einer N2 Lizenz mit dem Lieferschein Bei N5 und h her ben tigen Sie den entsprechenden Dongle den Sie am Parallelport des Archiv Servers aufstecken Willkommen zum Installationsprogramm von Dr DOC Best tigen Sie diesen Dialog mit OK Software Lizenzvertrag Lesen Sie diesen eingehend und best tigen Sie Ihr Einverst ndnis mit dem Software Lizenzvertrag mit OK Bei einer N2 Version werden jetzt die beiden Schl ssel abgefragt geben Sie diese OHNE Leerzeichen ein und best tigen mit OK Auswahl der Installatio
202. ausdrucken Die entsprechende Einstellung nehmen Sie immer aktuell vor amp WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL d 15 3 2 PROFILDATEN DRUCKEN 20 2 7 Ausgabedublettenpr fung Dr DOC kann bei der Suche optional eine Dublettenpr fung vornehmen um die Ausgabe von Dubletten in der Auswahlliste zu unterbinden Ein Beispiel In einer Adressverwaltung sind jeweils zu einer Firmenadresse mehrere Datens tze mit verschiedenen Ansprechpartnern vorhanden In einer Auswahlliste soll jede Firma nun nur ein einziges Mal erscheinen gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Ausgabedubletten pr fung aufrufen Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen ausw hlen und Editieren Oder In den Datenbankeinstellungen Spalte Ausgabedubletten aktivieren neuen Namen eingeben mit Neu aufnehmen und nun Editieren oder direkt Eintragungen vornehmen gt Die gew nschten Felder durchnumerieren und mit OK best tigen Um eine vorhandene Konfiguration zu ben tzen Men punkt aufrufen Eintrag a markieren und mit OK best tigen Icon Dublettenpr fung muss aktiv sein Teil 4 20 Einstellungen 373 Allgemeine Ausgabedublettenpr fungen Tip Es kann sinnvoll sein Standardausgabedublettenpr fungen die von allen Benutzern h ufiger ben tigt werden als allgemeine Konfiguration abzuspeichern Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und f hren Sie die oben angegebenen Schritte durch
203. b Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 6 VF Push System aktivieren 36 6 1 Einstellungen am Dr DOC Server F r die Push Funktionalit t von Dr DOC Workflow mu der User SERVER in der Benutzerverwaltung eingetragen sein Dieser User mu auf jeden Fall mit dem WF Hauptarchiv verkn pft werden Zum Aktivieren der Push Systems von Dr DOC Workflow sind die folgenden zwei Einstellungen ber das Dr DOC Server Programmfenster vorzunehmen 36 6 11 Einstellen des ToDo Intervalles ber das ToDo Intervall wird festgelegt in welchen Zeitabst nden der Server seine ToDo Informationen aktualisiert F hren Sie dazu am Server den Befehl Bearbeiten Zeitsteuerung aus Der Dialog Zeitsteuerung wird ge ffnet Setzen Sie das ToDo Intervall auf einen Wert gr er Null Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Zeitsteuerung x Spool Intervall in Minuten Autojob Intervall in Minuten ToDo Intervall in Minuten Fast Job Faktor Abbrechen Abb 36 42 Dr DOC Server Dialog Zeitsteuerung Eingabe des To Do Intervalls f r die Push Funktionalit t I 507 508 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 6 12 Festlegen der ToDo Definition Mit der ToDo Definition wird festgelegt welche Archive der Server f r seine ToDo Informationen durchsuchen soll F r ToDo Informationen k nnen nur WF Hauptarchiv e ausgewertet werden F hren Sie f r d
204. bare Archive enth lt Thesaurusarchive mit festgelegtem Datenbestand sollen unterschiedliche Archivrechte definiert werden Dazu wird diesen Archivgruppen jeweils ein Archivrecht Bezeichner Ver nderbare Archive und Thesaurusarchive im Register Archiv Verbindungen zugeordnet Archiv markieren und Archiv Rechte Bezeichner eingeben Anschlie end werden im Register Rechte den Bezeichnern gruppenspezifische durch Markierung der Gruppe im Register Gruppen bersicht und anschlie ender Definition und Zuweisung der Rechteeigenschaften Rechtedefinitonen zugewiesen d h Archive k nnen virtuell ber Bezeichner zu Gruppen zusammengefa t werden Diesen Bezeichnern k nnen gruppenspezifische Rechte Definitionsinhalte zugewiesen werden Rechtemuster selbst sind unver nderbar vorgegeben k nnen aber unter anderem Namen in abge nderter Form abgespeichert werden Fer Rechte gruppe Archive wei alles BEE EEE BE ii ndern EEE SEE EEE SE alles Erfasser darf nur sehen nicht ndern oder neu eingeben 322 Teil 4 18 Benutzerverwaltung 3 3 Benutzerverwaltung Es k nnen mehrere Benutzerverwaltungen ben tzt werden Eine lokale Benut zerverwaltung wird automatisch angelegt Um eine neue Benutzerverwaltung zu erstellen Schritt f r gt Men punkt Organisation Benutzermanager aufrufen Schritt iz gt Befehl Benutzerverwaltung Neu oder das entsprechende Symbol anklicken N
205. bei tungsbeginn eine Benachrichtigung verschickt werden soll Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden an die bei Erledigung Erledigung des Workflow Schrittes eine Benachrichtigung verschickt werden soll Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden an die bei Abbruch Abbruch des Workflows eine Benachrichtigung verschickt werden soll Export bei Hier kann ein externes Ziel angegeben werden an das bei Erledigung Erledigung des Workflow Schrittes ein Datenexport durchgef hrt wird Das Ziel ist im Format lt Dateiname Exportportdefinition Modus For mat gt anzugeben Modus 1 berschreibmodus 2 Anf gmodus Format 0 ASCII 4 DBASE Abh ngig vom gew hlten Exportformt mu entweder der Name einer ASCII oder der einer DBASE Exportdefinition angegeben werden Der Parameter Modus und das Format sind optional Werden sie nicht angegeben wird als Standard DBASE und Anf gmodus gew hlt 521 822 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Workflow abbrechen Abbruch eines laufenden Workflows RR Workflow Assistent Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Startet den Workflow Assistenten Mit Hilfe des Workflow Assistenten k nnen zu einem Dokument neue Workflows gestartet werden bzw kann eine Verbindung zu einem bereits laufenden Work flow hergestellt werden Dies erfolgt mit Hilfe der im Workflow Assistenten verf gbaren Dokument Defini
206. ben Sie den Na men der Gruppe ein und aktivieren Sie den Schalter Workflow Gruppe Klicken Sie anschlie end auf bernehmen Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 481 Benutzerverwaltung neue Benutzer Gruppe Abb 36 16 Dr DOC Benutzermanager Eigenschaf ten einer WF Gruppe Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Benutzergruppen des Organigramms in der Benutzerverwaltung eingetragen sind WORKFLOW Uni ichner ichner f r Feld Rechte 2 Bezeichner f r Masken Rechte Gesamt bersicht Bezeichner f r Rechte Definitionen Archiv Rechte jeze JatensatzAechte 1 2 Bezeichner f r FeldRechte Bezeichner f r Masken Rechte i j Ak Mitarbeiter Einkauf A Sachbearbeiter Einkauf o AR GF EM Verkauf MR Leiter Verkauf AR Mitarbeiter Verkauf MR Sachbearbeiter Verkauf R PUBLIC Abb 36 17 Dr DOC Benutzermanager WF Gruppen des Beispielorganigramms 482 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 3 4 Erstellen der Rollen Klicken Sie zur Erstellung der Rollen mit der rechten Maustaste in die linke Spal te des Benutzermanagers und f hren Sie den Befehl Neue Rollen aus 3 Abb 36 18 Dr DOC Benutzermanager Erstellen einer Rolle Der Dialog zum Anlegen neuer Rollen erscheint Tragen Sie einen Rollenbe zeichner ein und klicken Sie anschlie end auf bernehmen Benutzerverwaltung neue Rolle Abb 36 19 Dr DOC
207. besonders wirtschaftlich Dr DOC kann als hybrides DMS in allen Arbeitsbereichen in denen elektroni sche Daten anfallen eingesetzt werden Die Wirtschaftlichkeit ist in der Regel dann am h chsten wenn Dr DOC in m glichst vielen Bereichen eingesetzt wird Nur ein kleiner Teil der gesamten anfallenden Kosten beim Einsatz eines bzw der Umstellung auf Dr DOC sind die Anschaffungskosten f r Soft und Hardware Kostenverteilung 55 50 45 40 Anschaffung Einf hrung Zugriff Software Anschaffung Erfassung Systempflege Ger te Den gr ten Teil der Betriebskosten machen die Erfassungskosten f r die Do kumente aus KOSTENASPEKTE Durch einen effizienten Ein satz von Dr DOC in vielen Anschaffungskosten Betriebskosten Aufgabenbereichen des Be abh ngig von triebs sowie einer effizienten Benutzerfreundlichkeit A one Arbeitsplatzgestaltung k n kurze Migrationsphase nen auch diese Betriebs Geschwindigkeit kosten vergleichsweise nied Leistungsumfang rig gehalten werden Zu einer ganzheitlichen Software wie Dr DOC geh rt auch ein ganzheitlicher organisatorischer Rahmen und zwar sowohl in technischer wie 28 Warum Dr DOC auch in arbeitsplatzphilosophischer Hinsicht Dr DOC sollte als zentraler Bestandteil der betrieblichen Infrastruktur als Anla und Instrument zur Optimierung von Gesch ftsprozessen gesehen werden Dr DOC ist nur zu ein
208. bis hin zu Rechten im einzelnen Feld Wie Sie im einzelnen vorgehen entnehmen Sie dem nachfolgenden Ablaufschema linke Spalte Register G ruppen bersicht Benutzer gruppe markieren mittlere Spalte Register Archiv Verbindungen ein Archiv in Verbunden mit markieren Bezeichner f r Archiv R w hlen Bezeichner f r Ds Rechte w hlen oder neu benennen und zuordnen oder neu benennen und zuordnen Option Felder markieren Option Masken markieren Maske n markieren Feld er markieren Bezeichner f r Feld Rechte w hlen oder neu benennen und zuordnen Option Feld Rechte markieren Bezeichner f r Masken Rechte w hle oder neu benennen und zuordnen Option Masken R echte markieren Rechte Muster w hlen und zuweisen mittlere Spalte Register Rechte aktivieren Option Ds Rechte markieren Option Archiv Rechte markieren oder Funktionen einzeln markieren und J N Rechte zuweisen evtl als Rechte Muster speichern 1 Gespeichert werden die Eingaben durch den Men punkt Benutzer verwaltung Speichern bzw durch klicken auf das Symbol Hinweis Pie Archiv Datensatz und Feld Rechte zur Information einsehen also nicht ndern k nnen Sie auch in folgenden Men punkten Organisation Archivrechte Datensatz Berechtigungen Bearbeiten Feldrechte Teil4 19 Zugriffsrechte und Zugriffs
209. c komm Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Reolikationen 429 24 3 _Grundvoraussetzung Eine Netzwerkverbindung zwischen Zentrale und Filialen muss unternehmensweit vorhanden sein 24 4 Erstellung der Replikations Archivstruktur Archivaufbau Die Replikations Archivstruktur wird wie folgt aufgebaut Zun chst wird die komplette C S Archivumgebung f r die Unternehmens Zentrale erstellt Dabei ist folgendes zu beachten e f r die datumsgesteuerte und die benutzerspezifische Replikation muss jedes Replikations Archiv zwei entsprechende Datenbankfelder Aenderdatum und Aenderuser enthalten in denen automatisch Datum und Benutzer der letzten Anderung beziehungsweise der Neueingabe dokumentiert werden Feldtyp Autofeld Editiersperre Aenderdatum einzeilig Do E O Aenderuser eig de da i e Anhand einer Kopie dieser Zentralarchiv Ungebung wird die lokale Archivumgebung erstellt indem der Laufwerksbuchstabe f r den Client Kommunikationspfad in folgenden Dateien editiert wird lt Name gt bvp lt Name gt Name der Benutzerverwaltung BV c q drdoc benutzer benutzer bvd s p drdoc benutzer benutzer bvd 1 c q drdoc client archivl da s p drdoc komm server archivl da 2 c q drdoc client archiv2 da sS p drdoc komm server archiv2 da 3 etc 430 Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Reolikationen e Alle da Dateien im Client Verzeichnis Mittels Editor ber suchen und erse
210. chart Export _mit_Auswahl 0 O aus 1 an Abgleichdatum 29 09 2001 archivspezifisches Replikationsdatum Intervall 1 archivspezifisch Zeitinkrement in Tagen 2 n am Ende pt ini 24 7 Start des Replikations Programms Das Replikations Programm wird am Zielarchivserver PC gestartet und repliziert den Inhalt der Quellarchive stets und ausschlie lich in Richtung Zentrale Start des Replikations Programms e Startart wahlweise automatisch oder manuell e _Benutzer Anmeldung Hier geben Sie Anmeldenamen und Kennwort des Replikations Benutzers ein Dieser Replikations Benutzer ist frei definierbar und muss folgende Eigenschaften haben Zugriffsberechtigung f r alle Quellarchive haben d h dieser User Supervisor Rechte muss in allen an der Replikation teilnehmenden Benutzerverwaltungen eingetragen sein Zugriffsberechtigung f r Zielarchiv Supervisor Rechte 434 Teil4 25 Pfadangaben ndern 25 _PFADANGABEN NDERN Die Pfadangaben eines Archivs k nnen jederzeit ver ndert werden Um weiterhin eine fehlerfreie Arbeit mit der ge nderten Anwendung zu ge w hrleisten sollten unbedingt folgende Hinweise beachtet werden Achtung S mtliche zu einem Archiv geh renden Dateien d rfen NIE mit dem Dateimanager oder Explorer verschoben werden da sonst die archivinterne Verwaltung nicht mehr zutrifft Pfad nderungen immer ber den Men punkt Org
211. cher Ei Bundesliga Spieler Bilddatei Import Bundesliga Yereine E Dividenden Suchen in DDOC amp Dokument von Datei arc 54 Dokumente Excel Neu Foto s Geburtstage E Haushalts Kosten dr Hochzeit JA Musik PPT Neu p Reisekosten 3 Rezepte B Scannen f gt Taschengeld E Transaktinns Kosten m gt Abb 6 16 Archivieren einer Bild Datei in dem Archiv Dokumente Die sp tere Anzeige des Bildes erfolgt ber den internen Dr DOC Viewer SEE 84 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Sie k nnen nun die gew nschte Bild Datei ausw hlen und in dem Archiv Dokumente wie folgt abspeichern e W hlen Sie die zu archivierende Datei und klicken Sie auf OK e Erg nzen Sie in Dr DOC die Profildaten Ihrer Datei e Speichern Sie Ihre Bild Datei ber das Symbol Datensatz speichern Um Ihr archiviertes Bild wieder aufzurufen f hren Sie in dem Archiv Dokumente folgende Schritte durch e Klicken Sie in Dr DOC auf das STOP Symbol um zum Grundmen zur ckzukehren e Klicken Sie auf das Symbol Feldsuche mit Vorlage e W hlen Sie die Vorlage Alle Bilder aus und starten Sie diese durch Kli cken auf die Schaltfl che OK e W hlen Sie aus der Liste der gefundenen Bilder Ihr Bild aus Das archivierte Bild wird automatisch auf der Karteikarte angezeigt PA Dr DoC DOKUMENTE p Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Ein
212. chivierende Dokument aus und f llen Sie die Profil daten des Dokumentdatensatzes EA Dr DOC POSTEINGANG Neueingabe Dokumentenquelle Datei 181x D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe la x JE ZEIT E SE Suchergebnisse kA ER dala 9 OCP Text Bearbeitung ma To oMi Eingangsschreiben Brief E Abb 37 20 Dokument Archiv WF Symbol Workflow Assistent zur Zuweisung eines Work flow Typen f r das neu angelegte Dokument ber einen Klick auf das Symbol Workflow Assistent gelangen Sie in den Dialog Workflow Assistent Neue Verbindung Durch Doppelklick auf die gew nschte Workflow Dokument Definition k nnen Sie einen neuen Workflow in dem WF Hauptarchiv anlegen 534 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht H Workflow Assistent Neue Verbindung xj E E Symbole Neuer Workflow B Workflow B Archive Eigenschaften Worktlow Neuer Workflow Weiterleiten Einrichten p Dokumenten Quele fC Datei 0 OCRScanner C Fremdprogramm C Kene Abb 37 21 Workflow Assistent Neue Verbindung Durch Doppelklick auf die gew nsch te Workflow Dokument Definition k nnen Sie einen neuen Workflow anlegen Ist der gew hlten Workflow Dokument Definition kein Workflow Typ hinterlegt startet der Dialog Workflow zuweisen ber das Kombinations
213. chte Feld Rechte Masken Rechte Feld Rechte berechtigt Feldinhalt ndern NEIN Feldinhalt drucken JA Feldinhalt exportieren JA Feldinhalt sehen NEIN Feldinhalt suchen JA Feldinhalt Daten bergabe JA Feldinhalt E Mail JA WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS 18 BENUTZERVERWALTUNG amp 340 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 19 4 Gesamtes Dokument sperren freigeben Um ein gesamtes Dokument sperren freigeben zu k nnen muss die Versionsverwaltung in dem Archiv eingerichtet sein Dies ist nur beim Neuanlegen eines Archivs m glich Die hierf r erforderlichen Felder werden automatisch definiert wenn Sie im Dr DOC Assistenten Versionsverwaltung aktivieren DrDoc Assistent Archiv Name p DIDOCYARCHIVE Archiv Optionen F Client Server Modus F Workflow Workflew Hauptarchiv E Warkliow Typenarch F Bedlining F Datensatzspezifische Berechtigungen I nderungsverwaltung F Yersionsverwaltung I nderungsprotokoll I Zugriffsprotokoll OK Hilfe Abbrechen In der Anwendung wird der Status des Dokuments dann ber die Aktivierung der entsprechenden Ein Entwurf kann noch ver ndert Felder gesteuert Dokument Status frei gesperrt Werden Das ver nderte Dokument berschreibt Die Dokumenten Historie ber verschiedene die Vorg gerversion Versionen kann verfolgt werden Dokumenten Nr BR oJ Versions Status Entwurf Versions Nr
214. cken Verwenden Sie die Daten bergabe Funktion wenn Sie z B einen mit Rahmen ver schiedenen Schriften etc gestalteten Ausdruck von Profildaten und oder Dokumenten ben tigen Zur Benutzung der Daten bergabe Funktion sind einige Vorarbeiten n tig Im Archiv muss angegeben werden aus welchen Feldern Profildaten bernommen werden sollen und im Fremdprogramm an das die Daten bergeben werden muss eine Vorlage zum Einspielen der Daten vorhanden sein Diese grunds tzlichen Arbeiten die in der Regel vom Systembetreuer nur ein mal durchzuf hren sind sind im TEIL 4 KAPITEL 20 3 DATEN BERGABE AN FREMDPROGRAMM VORBEREITEN detailliert beschrieben Diese Daten bergabe ist grunds tzlich m glich an alle Programme die eine Makrosprache haben wie z B Textverarbeitungen Standardm ig enth lt Dr DOC ein Makro f r Winword Word Auf diese Verbindung beziehen sich auch verschiedene Beispiele 247 Tip 248 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Kurzinfo markierte Datens tze aktueller Datensatz evtl Dokumentseite n angeben Formular w hlen Dateiwahl Daten werden automatisch in Formular eingespielt Seriendatei bearbeiten Text schreiben Drucken Seriendatei unter dem vorgegebenem Namen speichern In das Archiv wechseln Automatische Archivierung Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten P Suche gt gt Suchen Sie die gew nschten Daten gt Optionen festlegen Wenn Sie ei
215. d blich Kilobyte 1KB 1024 Bytes 210 Bytes Megabyte 1MB 1024KB 220 Bytes Gigabyte 1GB 1024MB 230 Bytes Terabyte 1TB 1024 GB 240 Bytes CAD Computer Aided Design Software f r Konstruktionszeichnungen CD ROM Compact Disc Read Only Memory Optischer Datenspeicher f r den PC Die Daten k nnen vom Anwender nur gelesen nicht ver ndert werden WORM Cl Coded Information Buchstaben Ziffern Zeichnungen etc werden in codierter Form gespeichert zum Beispiel Textverarbeitungsdokumente gt CAD Zeich nungen Tabellenkalkulationsdokumente und k nnen so vom Computer gele sen werden NCl Client Server Eine besondere Art Netzbetrieb die vollparalleles Arbeiten erm glicht Erl ute rungen und Empfehlungen zu verschiedenen Einsatzm glichkeiten enth lt das Installations Kapitel Datensatz Abgespeicherte Profildaten mit oder ohne Dokument Ein Archiv besteht aus einer bestimmten Anzahl von Datens tzen DDE Dynamic Data Exchange Schnittstelle zum Austausch von Daten zwischen ver schiedenen Anwendungsprogrammen Dekomprimierung Umkehrung der Komprimierung zum Beispiel beim Wiederaufruf von kompri mierten archivierten Dokumenten 550 Anhang Glossar Digitalisierung Umwandlung eines Papierdokuments in eine computerlesbare Form Scanner Dokument CVNCI Datei dpi dots per inch optische Aufl sung digitaler Bilder Image Abbild eines Dokumentes das zum Beispiel eingescannt und als
216. d 221 223 245 Gro schreibung 560 Index BEE H Handbuch Informationen 16 Hilfe 108 ndern 455 archivspezifisch 109 erstellen 454 Index 109 Kontexthilfe 108 reorganisieren 447 Themen 109 w hlen 454 Hilfsdateien 299 304 Hybridsystem 22 Hypersuche 200 215 398 definieren 374 Suchdefinition 215 Suchdefinition neu anlegen 374 l Import ANSI 141 404 ASCII 141 404 Datei 153 Dbase 409 Feldauswahl 409 Image 159 Papiervorlagen 158 Index 361 Infobutton 76 Installation 33 554 Archiv Server 42 Client 44 Client Server 38 Einzelplatz 34 Standardnetz 48 IPC Optionen 177 K Karteikarte 134 Begriff 19 drucken 244 Karteikarten anlegen 284 Karteikartendruck Auswahl 372 Kleinbild 221 222 Kleinschreibung 560 Kommentar Begriff 297 definieren 297 Kommunikation Pfad 306 Komprimierung 178 Kontexmen 108 Kontextfeld Begriff 271 Kontexthilfe 108 Korrigieren 226 L Link 145 148 154 automatisch 148 Eingabe 150 Listboxeintr ge max Anzahl 219 Lokales Arbeitsverzeichnis 300 305 L schen Datensatz 225 L schen Archiv 453 Datensatz 226 Elemente 290 Rahmenkonfiguration 175 M Maske Begriff 19 w hlen 129 erstellen 282 Masken Rechte 334 Maus 32 Mausbedienung 105 Index 567 Mehrfachschl ssel 362 Meldungen erzeugen 347 Men struktur 98 N NCI Archiv 299 304 Netzbetrieb C S 308 Netzbetrieb 302 Netzwerk Archivstruktur 429 Neueingabe 68 134 Bild anzeigen 168 Datensatz 1
217. d als Wert O empfohlen H here Werte 1 3 ver ndern die Helligkeit e _DTC Optionen nur bei entsprechend ausgestatteten Scannertypen Diese Optionen Dynamic Threshold Circuit gelten f r die Texterkennung und k nnen auch bei schlechten Vorlagen das OCR Ergebnis wesentlich verbessern Kreuzen Sie bei Bedarf DTC Optionen sowie weitere Optionen an e IPC Optionen nur bei entsprechend ausgestatteten Scannertypen Diese Optionen Image Processing Circuit gelten f r die Ablage als Image Kreu zen Sie bei Bedarf IPC Optionen an sowie weitere Optionen e Scannerwahl Klicken Sie mit der linken Maustaste den passenden Namen an bei TWAIN dann mit Selektion den Treiber w hlen und best tigen Sie die Wahl mit OK Falls keine CFM TWAIN Treiber eingesetzt werden und infolgedessen nicht alle Scan Hinweis nerfunktionen unterst tzt werden sollten Sie die Checkbox Scannen ber TWAIN Dia log Box aktivieren Anwendungsbeispiel mit dem HP TWAIN Treiber ist Farbscan nur mit Scannen ber TWAIN Dialog Box m glich e Scanner Setup Je nach Scannertyp und treiber unterschiedlich k nnen Sie hier Einstellungen vornehmen 178 Teil 3 _ 12 Neueingabe e Komprimierung Komprimierung ist bei Schwarz Wei Bildern und bei Farb und Graustufenbildern m glich Grunds tzlich sollten Sie beachten je h her die Komprimierung desto gr er ist der Qualit tsverlust beim Wie deraufruf des Dokuments Welche Komprimierart die beste
218. dann zum n chsten Stapel gleichartiger Vorlagen berzugehen Ordnen Sie also als ersten Schritt die einzuscannenden Vorlagen nach Qualit t Hellig keit des Hintergrundes und der Schrift etc Gr e der Vorlage und weiteren von Fall zu Fall verschiedenen Kriterien Es kann z B auch eine inhaltliche Sortierung der Vorlagen sinnvoll sein Ebenfalls vorsortiert werden kann nach der Art der Vorlagen f r den automatischen Einzug bzw das Flachbett des Scanners So sind d nne Lieferschein Durchschl ge oder Zeitungsausschnitte z B manchmal nicht f r den automatischen Einzug ADF des Scanners geeignet D 3 2 2 Voreinstellungen Legen Sie vor der Neueingabe einige Grundeinstellungen fest Diese Angaben die Sie innerhalb des Men s Einstellungen im Hauptmen vornehmen k nnen Sie sp ter jederzeit auch w hrend der Neueingabe ver ndern Folgende Punkte sollten vorab gekl rt bzw die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden 1 Dokument Quelle 2 Dokumenten Verbindung 3 Stapelverarbeitung Dokumenten Quelle festlegen Men punkt Einstellungen Dok Quelle aufrufen Es gibt verschiedene M glichkeiten f r die Herkunft eines Dokumentes Mit dem Men punkt Dok Quelle legen Sie diese Herkunft eines zu archivierenden Do kumentes fest Teil 3 12 Neueingabe 163 Dokumenten Quelle E xi C Datei 1 Die OCR Scanner Dokumenten Quelle gilt f r mit OCR Erkennung einscannen ohne OCR Erkennung e
219. das Element Kleinbild zu sehen Allgemeines Text Vorgang nderungsverwaltung Bild Dokument Seite 1 von 1 Lngeregt durch die vorn hiesigen Goethe Institut a nstaltete Ausstellung Gestaltete Umwelt sind wir an ten Informationen interessiert nen sehr verbunden wenn Sie uns mit Bild al ueber Ihre umweltfreundlichen Projekte und stuetzen koennten 1987 in Barcelona erscheinendes ich mit Oekologie und Innovationen st Wenn das Element Bild in der Maske nicht vorhanden ist kann es jederzeit nachtr glich Hinweis erg nzt werden Siehe hierzu KAPITEL 14 SUCHEN Um das Kleinbild sofort bei Aufruf des Datensatzes zu aktivieren muss die Op tion Ansicht Kleinbild automatisch anzeigen markiert sein Wenn diese Option nicht markiert ist muss zun chst in den leeren Kleinbildrahmen doppelgeklickt werden Das Kleinbild enth lt bei Dokumenten e die mit der internen Ansicht archiviert sind eine Vorschau Preview e die mit einem Fremdprogramm archiviert sind den Programm Namen Wenn das Kleinbild angezeigt wird wird mit einem Doppelklick in das Kleinbild Element e bei interner Ansicht das Gro bild eigenes Fenster e bei externer Ansicht das entsprechende Programm mit dem Dokument aufgerufen 222 Tip Tip Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Die Gro bild bzw externe Ansicht kann auch unabh ngig vom Kleinbild erfolgen e mit dem Men punkt Dokument nzeigen e mit
220. de Komponenten Hardware am Client oder am Einzelplatz e PC 32 BIT min 256 MB RAM Speicher empfohlen 512 MB RAM Achtung bei Einsatz des OCR Moduls mindestens 512 MB RAM e CD DVD Laufwerk Diskettenlaufwerk 3 5 Festplatte Hardware am Archiv Server e PC 32 BIT min 512 MB RAM Speicher abh ngig von Betriebssystem und Fragestellung e CD DVD Laufwerk Diskettenlaufwerk 3 5 Festplatte Betriebssystem e Windows 98 2000 Millenium NT XP oder Vista F r Dr DOC N bei getrenntem Archiv Netzserver Netzserver beliebig Archiv Server und Clients PC Betriebssystem s o Sonstiges Maus MS Windows kompatible Maus Drucker alle von MS Windows unterst tzten Drucker Scanner alle die ber Kofax oder TWAIN ansteuerbar sind Grafikkarten und Bildschirme alle vom Betriebssystem unterst tzten Datenspeicher beliebige Speichermedien z B Wechselplattensysteme CD MO WORM Jukeboxen Anwendungsprogramme aller Art Achtung f r eine Anbindung an andere Programme sollten Programm Makrofunktionalit ten haben z B Microsoft Word SAP etc Hinweis F r das mitgelieferte Daten bergabe Makro ben tigen Sie Microsoft Word 2000 2002 2003 oder 2007 Weiter k nnen entsprechende Makros zur Daten bergabe in allen Programmen mit Makrosprache erstellt werden Teil 1 Installation INSTALLATION Sie k nnen Dr DOC in zwei verschiedenen Variationen einsetzen Einzelplatz Bei Einsatz als Einzelplat
221. den Hinweis im Kapitel 20 3 DATEN BERGABE AN FREMDPROGRAMM VORBEREITEN im Teil 4 Wenn ein Dokument bergeben wird geben Sie bitte auch an wie gro der in der Vorlage daf r vorgesehene Platz ist damit das Bild optimal eingepa t werden kann 249 Schritt f r Schritt SE 250 Hinweis Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten gt Best tigen Sie Ihre Wahl mit OK PB Formular w hlen gt W hlen Sie nun den Namen der Vorlagen Datei Mit OK wird das Ein spielen der Daten in das Fremdprogramm gestartet Bei der Verbindung mit dem Textverarbeitungssystem Word erscheint m glicherweise die Abfrage Datei umwandeln von Hier muss die Option MS DOS Text gew hlt werden Sie haben nun die M glichkeit den Text mit Hilfe Ihres Textverarbeitungs systems eventuell weiter zu bearbeiten z B individuellen Brieftext einf gen auszudrucken und nat rlich auch abzuspeichern Ihre Texte werden in Word zun chst als archiv doc abgelegt P Optional automatische Archivierung nach Daten bergabe Die Archivierung der Datei mit den eingespielten Daten kann automatisiert wer den Wenn das Archiv entsprechend eingerichtet ist wird nach Beenden der Daten bergabe automatisch ein weiteres Archiv aufgerufen gt Um die automatische Archivierung zu erm glichen muss die Datei mit den eingespielten Daten unbedingt unter dem vorgegebenen Namen archiv erw erw z B doc f r Word im vorgegebenen Verzeichnis ge
222. dener Archive an Dr DOC WF nacunnnssnsensnenennnennnnn 511 Inhaltsverzeichnis 37 WORKFLOW ANWENDER SICHT uunnnsneeennnnneeennnnnnnennnnnennnnnnnnn 512 37 1 WF Benutzer Oberfl che 22444240444400nnnnnnnnnnnnnnennnnonnnnnnnnnnnnnnnannennnnnnnn 512 37 2 Befehlsbeschreibung 2 42444444H4HBRnnnnnnnnennnannennennnnnnnnnnnnennnnnnen nenn 513 37 3 ToDo Liste abfragen rem en Hin ann 524 37 4 WF Schritt bearbeiten und erledigen s42444 240er nnennsnnnnnnennnnnnnnnnn 527 37 5 Neuen WF anlegen und starten uusrssnesenssnnnnensennnnnnennnnnnnnennnen nennen nr 529 37 5 1 Ausgangspunkt Dokumentarchiv nnnessssnnnnensnnnnnnnnnnnnensennnnnn nennen 530 37 5 1 1 Dokument Definition mit WF Typ Vorbelegung uusrr seen gt 530 37 5 1 2 Dokument Definition ohne WF Typ Vorbelegung 533 37 5 2 Ausgangspunkt WF Archiv uesssssenenssnnnnensennnnenennnnnnnnnnnnenennnnnen ernennen 537 37 5 2 1 WF Archiv Dokument Definition mit WF Typ Vorbelegung 537 37 5 2 2 WF Archiv Dokument Definition ohne WF Typ Vorbelegung 538 37 5 2 3 WF Archiv manuelles Erzeugen von WF Schritten 539 37 6 Dokument f r laufenden WF erstellen 4uurr4 nennen n nennen nennen ernennen 544 ANHANG Runner 547 GLOSSAR rin En He 548 FEHLERMELDUNGEN 204020400000u0u0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
223. der Vorlage bearbeitet sowie in welches Profildaten Feld das Ergebnis bertragen werden soll F r die Archivierung des Abbilds muss ebenfalls ein Rahmen gesetzt werden Diese Rahmen k nnen unter einem Konfigurationsnamen gemeinsam abge speichert werden inklusive der eingestellten Rotation und sind so als Schab lone jederzeit wieder abrufbar Achtung Die Rotationseinstellung wird bei der Rahmenkonfiguration mit abgespeichert Zur Definition gehen Sie folgenderma en vor o gt Vorlage einscannen bzw Datei aufrufen eventuell rotieren Ein Rahmen wird zwischen gegen berliegenden Eckpunkten mit der linken Maustaste gezogen Wird die Maustaste losgelassen erscheint ein Dialog zur Definition Teil 3 12 Neueingabe Rahmen Definition x Rahmen Nr Rahmen Typ Sprachen mas a OoOo Bezeichner Text Typ G Testant angen C vorhandenen Tex ersetzen L schen Abbrechen Die Rahmen Nr wird automatisch vergeben Aus der Listbox der Rahmen Typen w hlen Sie OCR Barcode oder Bild Wenn der Rahmen Typ OCR oder Barcode ist m ssen Sie einen Ziel Bezeichner angeben d h ein Profildaten Feld in das die Daten eingespielt werden sollen In der Listbox werden Ihnen s mtliche Feldnamen angezeigt Wenn der Rahmen Typ OCR ist w hlen Sie im Sprachen Feld ber den Auswahlbutton die Sprache der Vorlage aus Das Feld Text Typ ist ebenfalls f r die OCR Erkennung relevant Bei den mei
224. der Workflow Grafik Bearbeiter festlegen Bearbeiter hinzuf gen l schen R ckverweisen Workflow einf gen Workflowschritt einf gen Workflowschritt l schen Workflowschritt bearbeiten Eigenschaften Grafik Drucken als Email versenden Einstellungen Abb 36 4 Dr DOC Workflow Manager Men punkte des Kontextmen s Die Men punkte des Kontextmen s erm glichen die Ausf hrung folgender Workflow Manager Funktionen Bearbeiter festlegen Aktivierbar durch Klick auf ein Workflowgruppen Symbol Falls eine Aufgabe von einem oder mehreren Mitgliedern einer Gruppe zu erledigen ist k nnen ber diesen Men punkt explizit Bearbeiter zugewiesen werden Bearbeiter hinzuf gen l schen Aktivierbar durch Klick auf Workflowschritt Symbol Einer Aufgabe k nnen wei tere Bearbeiter zugewiesen werden R ckverweisen Aktivierbrar durch Klick auf Workflowschritt Symbol eines erledigten Workflowschrittes Es wird auf den angeklickten Workflowschritt zur ckverwie sen Es m ssen dann alle Workflowschritte vom zur ckverwiesenen bis zum aktuellen erneut durchlaufen werden 465 466 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Workflow einf gen Aktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt Symbolen oder zwischen das Workflowstart und Workflowende Symbol Startet einen Dialog zum Ausw hlen einer Workflow Vorlage Siehe auch Befehl Workflow zuweisen Workflowschritt einf gen A
225. die Benutzerverwaltung k nnen die Bearbeiter grunds tzlich mit verschie densten Zugriffsrechten ausgestattet werden Dies bezieht sich z B auf Neu eingabe ndern L schen Drucken etc amp WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS 18 BENUTZERVERWALTUNG Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 339 19 3 Einzelne Profildaten Felder sperren Einzelne Profildaten Felder k nnen zum Bearbeiten gesperrt werden Dies ge schieht ber die Vergabe von Feldrechten f r den jeweiligen Benutzer bzw die Benutzergruppe innerhalb der Benutzerverwaltung Beispiel Beschreibung Benutzergruppen Definitionen Archiv Verbindungen Rechte Indirekt verbunden mit Abteilung B2 Verbindung entfernen gt Verbunden mit Archiv Rechte N E Adressverwaltung STANDARD P Aktenplan STANDARD 4E Schriftgutvervaltung STANDARD Bezeichner f r Archiv Rechte Datensatz Rechte Felder Masken Archiv Felder N A Datumken Die Gruppe Abteilung B2 Dokumentart n hat unter dem Bezeichner EigenesAZ Sicht Andersperre Sicht Andersperre eine Einsender Du Editier und Sichtbarkeitssperre auf dem Feld Eigenes AZ in der Schriftgutverwaltung Rechte Feld Rechte Bezeichner f r Feld Rechte Abteilung B2 Archiv Rechte Bezeichner f r Feld Rechte Sicht ndersperre STANDARD Datensatz Re
226. e e Auswahl f r Dokumenten Quelle Datei oder Fremdprogramm e _Anwendungsbeispiel Dokument Typ z B Word von Datei erfassen oder anhand einer Dokument Vorlage neu erstellen und erfassen 190 Teil 3 13 Dokument Assistent Wechseln Sie anschlie end zur Karteikarte Dokument Verbindung auf der Sie folgende Einstellungen vornehmen e W hlen Sie zun chst ber die Schaltfl che W hlen die gew nschte Do kument Verbindung aus e Indem Abschnitt Quelle k nnen Sie folgende Parameter einstellen Dateityp Editieren Sie ggf den Dateityp f r Link Autolink Dokument Vorlage f r Fremdprogramm nur aktiv f r Dokument Quelle Einstellung bei Archivierung von Fremdprogrammen Eoenschaten OO Bezeichner x Dokument von Datei archivieren Abbrechen Allgemein Dokument Q felle Dokument Verbindung ykr A r Quelle Link Auto Link Dateityp x Programm Dokumentvorlage fiir Fremdprogramm l m Ansicht Link Auto Lirk Programm Abb 13 4 Einstellungen von Dokumenten Verbindungen Um Ihre Dokument Definition abzuspeichern best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Teil 3 _ 13 Dokument Assistent 3 12 Beispiele Wir m chten Ihnen die Erstellung von Dokument Definitionen anhand folgen der vier Beispiele genauer erl utern Anwendungsbeispiel f r Dokument Definition WORD Neu Mi
227. e Quelldatei die archiviert wird sofort gel scht F r ein Projekt wurden mit einem CAD System viele Zeichnungen erstellt und als Da teien mit eindeutigen Dateinamen abgelegt Diese Dateien sollen nun mit m glichst wenig Arbeitsaufwand archiviert werden e Dazu werden im Men punkt Stapelbetrieb als Voreinstellung die Optionen Stapel verarbeitung Datei und automatische Archivierung angekreuzt e Als Dok Quelle wird die Option Datei gew hlt e Bei Dok Verbindung wird als Quelle und als Ansicht das CAD System gew hlt Teil 3 _12 Neueingabe 157 e Au erdem f ist das Archiv mit einem Autofeld f r die bernahme des jeweiligen Dateinamens eingerichtet werden die gesamten Profildateneintr ge am Bildschirm erhalten die Einstellung Nach Neueingabe Maske l schen ist also deaktiviert In der Neueingabe werden im Dateiwahl Dialog die gew nschten Dateien alle markiert und mit OK best tigt In die Profildaten werden nun f r alle Dateien gleichbleibende Daten z B der Projekttitel Datum etc eingetragen Mit Speichern wird nun automatisch jede Datei als Dokument archiviert Die Profildaten werden jeweils nur im Feld f r den Dateinamen Autofeld entsprechend ge ndert der Rest der Eintragungen Projekttitel etc ist berall gleichlautend Bilddateien mit Ansicht Intern archivieren Tip Archivieren Sie Bilddateien z B TIFF BMP mit dem Ansicht Link Intern auch wenn Sie diese eventuell sp ter weiter
228. e alphanumerisch U User f r Zeichenkette alphanumerisch wird nur f r Workflow verwendet Z f r Ziffer numerisch ZB f r numerischen Bereich D f r Datum DB f r Datumsbereich W f r W hrung WB f r W hrungsbereich G f r Gliederung F f r Frist XD f r Datum und Uhrzeit Nur f r das immer vorhandene Feld Bild ist entsprechend ein Datentyp BILD eingetra Hinweis gen der nicht ver ndert werden darf 20 111 Besonderheiten Datentyp Datum Beim Datentyp Datum sind als Eingabe zugelassen TT MM JJ TT MM JJJJ T M JJ T M JJJJ oder TTMMJJ Die Eingabe wird immer automatisch erg nzt auf TT MM JJJJ 352 Teil 4 20 Einstellungen Beispiel Eingegeben wurde 100801 das Ergebnis ist 10 08 2001 Neu ist da Sie in der Feldauswahl f r Datentypen D bzw DB die Jahrhundertgrenze eintragen k nnen D 50 Jahreszahl lt 50 n chstes Jahrhundert gt 50 aktuelles D 0 immer aktuelles Jahrhundert D 100 immer n chstes Jahrhundert Neben der Definitionsm glichkeit pro Feld gibt es auch die M glichkeit in der Archiv ini zu definieren AUTO_DATUM DEFAULT lt jahreszahl gt Default f r alle Felder die keine Definition in Feldauswahl haben GLOBAL lt jahreszahl gt berschreibt alle anderen Definitionen 20 112 Besonderheiten Datentyp Datum und Uhrzeit Ein einzeiliges Feld mit diesem Datentyp wird beim Neuanlegen vorerst mit dem Datentyp Datum angelegt
229. e mit der Maus mit der Bildlaufleiste arbeiten Angezeigt wird der Markierte Datensatz in der Datensatz Karteikarte unterhalb der Auswahlliste 219 220 Beispiel Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 15 12 Dokument ndern L schen E Drucken I A Datenorgebe H H ia L oone H Statistik Zusatzinformationen Profildaten Das zum Datensatz geh rige Dokument wird grunds tzlich ber den Befehl Dokument Anzeigen zur Ansicht aufgerufen F r diese Ansicht gilt nun die Verbindung die beim Archivieren des Dokumen tes festgelegt wurde Sie k nnen aber auch tempor r eine andere Verbindung f r das Dokument her stellen als die archivierte Ansicht Link ndern Eine Datei mit Me werten wurde beim Archivieren mit einem einfachen 2D Zeichenpro gramm verbunden Die Daten werden aber nun auch f r ein 3D Zeichenprogramm be n tig Dazu wird der Datensatz aufgerufen und im Hauptmen der Befehl Einstellungen Dok Verbindung aufgerufen Hier wird das 3D Programm als Ansicht Link angew hlt Mit Dokument Anzeigen wird nun das Dokument mit dieser tempor ren neuen Verbin dung aufgerufen Beachten Sie da das Dokument weiterhin mit dem urspr nglichen Programm verbunden bleibt d h die neu angew hlte Verbindung wird nicht gespeichert Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 221 gt Kleinbild Gro bild Wenn die Maske des Archivs entsprechend eingerichtet ist ist
230. e Benutzerregistrierung vornehmen e eine Benutzerverwaltung einrichten und organisieren e einen Thesaurus erstellen e Archive miteinander relational verkn pfen Zusatz Info e eine applikationsspezifische Hilfe einrichten und pflegen e Daten importieren und exportieren e den Datenbestand sichern Teil 4 Grunds tzliche Hinweise f r den C S Systembetreuer 263 GRUNDS TZLICHE HINWEISE F R DEN C S SYSTEMBETREUER Wenn Sie mit einem Client Server System arbeiten beachten Sie bitte unbedingt die jeweiligen Hinweise wenn Arbeitsschritte bei C S etwas anders ablaufen sowie die zus tzlichen speziellen Tips e Bei CG S Betrieb ist es n tig zus tzlich das Server Programm docserv exe am Archiv Server ablaufen zu lassen Dieses Programm stellt die Kommunikation zu den einzelnen Clients her unabh ngig vom Netzwerkprotokoll e Bei Pausieren oder Beenden des Server Programms werden s mtliche zu diesem Zeitpunkt in Bearbeitung befindlichen Arbeitsauftr ge von Clients angehalten nicht abgebrochen Bei Neustart bzw Aufheben der Pause des Server Programms wird die Bearbeitung fortgesetzt e Manche Einstellungen und Funktionen k nnen nur am Archiv Server vorgenommen bzw ausgef hrt werden siehe die entsprechenden Hinweise e Wenn der Systembetreuer am Server in einem Archiv nderungen vornimmt sollte grunds tzlich an keinem Client mit diesem Archiv gearbeitet werden e Bei manchen Einstellungen werden Sie beim Abspeichern
231. e Darstellung ist da unter dem Men punkt Ansicht die Punkte Treeview und Auswahlliste aktiviert sind Bevor Sie mit den Suchfunktionen arbeiten sollten Sie die nachfolgenden Hin weise beachten gt Auswahlliste w hlen Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Auswahlliste aufrufen gt Eine oder mehrere definierte Listen werden angezeigt Markieren Sie die gew nschte und best tigen Sie mit OK Sie k nnen mehrere Listen unter verschiedenen Namen vordefinieren Eine solche Liste Hinweis kann jederzeit angelegt bzw ver ndert werden WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL amp B 16 ARCHIV EINRICHTEN J 20 2 2 ANGABEN IN DER AUSWAHLLISTE gt Sortierung w hlen Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Sortierung aufrufen gt Eine oder mehrere definierte Sortierungen werden angezeigt Markieren Sie die gew nschte und best tigen Sie mit OK 202 Hinweis Beispiel Teil 3 _14 Suchen Sie k nnen mehrere Sortierungen unter verschiedenen Namen vordefinieren Eine sol che Liste kann jederzeit angelegt bzw ver ndert werden WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTH LT DAS KAPITEL 20 2 4 SORTIERUNG gt Ausgabedublettenpr fung Dr DOC kann bei der Suche optional eine Dublettenpr fung vornehmen um die Ausgabe von Dubletten in der Auswahlliste zu unterbinden In einer Adressverwaltung sind jeweils zu einer Firmenadresse mehrere Datens tze mit verschiedene
232. e Spool Datei enth lt nur den Text die Daten Dadurch kann zum einen die originalgetreue Wiedergabe des Dokumentes gew hrleistet zum ande ren der Speicherbedarf minimiert werden Die Festlegung des Fonts Fontart gr e und Zeilenabstand erfolgt durch einen eindeutigen Steuerzeichen String 417 418 Teil4 23 Datenaustausch 23 4 3 COLD Schnittstelle verwenden OB COLD Server einrichten Zum automatischen zeitgesteuerten Import von Spooldaten m ssen zus tzlich zu den nachfolgenden Einstellungen folgende Schritte vorgenommen werden e ASCII Import Definition am Client oder Archivserver als Benutzer SERVER vornehmen der Benutzer SERVER ist vom Systemadministrator anzulegen ber den Men punkt Organisation Benutzermanager siehe nach folgenden Schritt 4 e Spool Import Datei spoolimp ini anlegen gem nachfolgendem Muster Diese ini Datei muss im Unterverzeichnis komm liegen Beim Editieren der spoolimp ini ist zu beachten da der Name der ASCII Importdefinition in Gro buchstaben geschrieben ist und innerhalb der Parameterdefinition vor und nach dem Zeichen keine Leerzeichen vor kommen Teil4 23 Datenaustausch 419 SPOOL_IMPORT SectionName SectionName DATEIHEADER lt offset gt lt laenge gt SectionName DOKUMENTHEADER lt offset gt lt laenge gt SectionName DATEINAME lt offset gt lt laenge gt SectionName EXTENSION lt offset gt lt laenge gt MaxA
233. e angezeigt Ein Doppelklick auf einen der aufgelisteten Workflows zeigt diesen an an GF HL KL mit Ruckmeldung zur Kenntnis an GF HL KL mit R ckmeldung zur Kenntnis In Bearbeitung an EDY weiterleiten normal bearbeiten In Bearbeitung Abb 37 8 Dr DOC Workflow Dokument Archiv Workflow anzeigen 524 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 37 3 ToDo Liste abfragen Falls Aufgaben f r den angemeldeten Benutzer zur Erledigung anstehen wird dieser automatisch vom Push System von Dr DOC Workflow dar ber infor miert Hierbei gibt es drei verschiedene Informationsstufen 1 Hinweis Sie haben neue Aufgaben Diese Meldung erscheint wenn Aufgaben f r Sie zur Bearbeitung anstehen und Sie mit der Bearbeitung noch nicht begonnen haben 2 Erinnerung Sie haben neue Aufgaben die demn chst f lig sind Diese Meldung wird angezeigt sobald f r eine Ihrer Aufgaben der Erinnerungs termin berschritten ist und die Aufgabe von Ihnen noch nicht erledigt wurde 3 Achtung Sie haben Aufgaben bei denen der Termin berschritten wurde Diese Meldung erscheint sobald f r eine von Ihnen nicht erledigte Aufgabe der Termin berschritten wurde Zum Anzeigen der anstehenden Aufgaben klicken Sie auf das Symbol Aktivi t tenliste anzeigen Dr DOC zeigt Ihnen dann Ihre Aufgaben in der ToDo Liste an xl Eiro R ckmeldung A SE Nicht Pr R ckmeldung 13 12 2
234. e anschlie end die Einstellungen im Men punkt Einstellungen Dok Verbindung Als Quelle Link kann ein beliebiges Programm aus der NCI Rubrik angew hlt werden Als Ansicht Link wird f r das Anh ngen automatisch Bilddatei Intern genommen Wenn noch nicht geschehen Rufen Sie den Datensatz auf in dem das Dokument erweitert werden soll Aktivieren Sie den Befehl Dokument Bild anh ngen Je nachdem wel che Dok Quelle aktiviert ist kann eine Datei ausgew hlt oder erstellt oder eine Vorlage eingescannt werden Weitere Bearbeitungsm glichkeiten f r die neue Dokument Seite sind dieselben wie bei der Neueingabe Wenn Sie ein weiteres Bild anh ngen wollen aktivieren Sie wieder den Befehl Bild anh ngen Sie m ssen also nicht dazwischen speichern Zum Schlu nehmen Sie die nderung mit Datensatz Speichern auf Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 1 2 2 6 Dokumente verschieben Dokumenten Ablage Mit dieser Funktion k nnen Sie Datens tze bzw Dokumente von einem Quellarchiv in ein Zielarchiv verschieben Diese Funktion steht ausschlie lich f r C S Archive zur Verf gung Die Berechtigungen f r die Funktion Dokumenten Ablage k nnen in der Dr DOC Benutzerverwaltung ber das Archivrecht Dokumenten Ablage definieren Empfehlung Nur f r Administratoren erlauben und das Datensatzrecht Dokumenten Ablage zuweisen gesteuert werden Definieren Sie zun chst in dem Quellarchiv ber den Men pun
235. e durch Doppelklick aus f hren z B Symbol Adressen B Dr DOC ADRESSEN Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument 5 OS PASA A E Desktop Suchergebnisse Aktionen x Dr DOC a i Windows Desktop Dr DOC Desktop Abb 10 3 Dr DOC Desktop Ausf hren eines Symbols durch Doppelklick z B Archiv Adressen P Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen Konsole In dem Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen k nnen Sie Funktionen mittels Doppelklick auf die farbig hervorgehobenen Funktions Symbole ausf h ren Die Dr DOC Funktionen sind sortiert nach Archive Funktionen und Symbole in den gleichnamigen Konsolen Ordnern aufrufbar Dadurch k nnen Sie sehr zielstrebig zu der gew nschten Funktion navigieren Durch Einfachklick auf einen Knotenpunkt ffnen Sie den zugeh rigen Konso len Ordner Alternativ k nnen Sie diesen Ordner auch durch Doppelklick auf den Ordnernamen ffnen ffnen Sie den Konsolen Ordner Dr DOC Archive wenn Sie f r Ihren Funkti onsaufruf eine Sortierung der Funktionen nach Archiven w nschen Teil 3 _10 Benutzer F hrung 117 Pr IDr DOC ADRESSYERWALTUNG Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Dal Suchergebnisse Aktionen Archiv w hlen amp Adressverwaltung A Volltextsuche F Feldsuche H a Feldsuche mit Vorlage E Neueing
236. e k nnen auch ber einen Eintrag in der spoolimp ini definiert werden ORDNER LESEN 1 ASCII lt Pfad f ASCIl Import Dateien Profildaten gt DOKUMENT lt Pfad f ASCII Import Dateien Dokumente gt SPOOL lt Pfad f SPOOL Import Dateien Profildaten und oder Dokumente gt ARBEIT lt Arbeits Pfad gt 428 Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Reolikationen 24 _Dr DOC DATENBANK REPLIKATIONEN 24 1 Kurzbeschreibung Die Dr DOC Datenbank Replikationen erlauben unternehmensweit die automatische zentrale Archivierung dezentral generierter Dokumente Die Dr DOC Replikationen zeichnen sich nicht nur dadurch aus da sie die effiziente Abbildung komplexer Unternehmens Strukturen erm glichen sondern auch in der Zentrale die sofortige Verf gbarkeit aller unternehmensweit archivierten Daten garantieren 24 2 Begriffsdefinitionen Nr Begriff Beschreibung 1 Zentralarchiv Archiv in der Unternehmens Zentrale Dieses Replikations Zielarchiv Archiv ist das Ziel der Replikation und dient ausschlie lich der zentralen Archivierung Filialarchiv Replikationen Dezentrales Archiv in Unternehmens Filiale Quellarchiv Quellarchiv f r Replikationen und Arbeitsarchiv f r dezentrale Archivierung in Unternehmenstiliale Dr DO0 C S Pfad f r Dr DOC C S Kommunikation z B Kommunikationspfad p drdoc In diesem Pfad befinden sich alle kommunikationsrelevanten Unterordner wie z B das Kommunikations Verzeichnis p drdo
237. eben Sie den Dateinamen an Starten Sie den Export mit OK P Bei Dokumenten die mit einem Fremdprogramm zur Ansicht verbunden sind aktivieren Sie den Befehl Dokument Exportieren Kontrollieren Sie das Verzeichnis in dem die Datei abgelegt werden soll und geben Sie den Dateinamen an Starten Sie den Export mit OK Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 257 15 7 Statistik Ansicht ndern L schen Drucken Daten bergabe Email Zusatzinformationen Der Befehl Statistik bietet Ihnen die M glichkeit in k rzester Zeit in von Ihnen ausgew hlten Datens tzen mit bestimmten Eintr gen statistische Berechnungen durchzuf hren Dabei wird die im Men punkt Einstellungen Formeln f r Statistik festgelegte Berechnungsart durchgef hrt Diese Auswertungen sind nicht zu verwechseln mit den Rechenfelddefinitionen Schritt f r P Formeln festlegen Schritt Geben Sie in Einstellungen Formeln f r Statistik die Formeln in das Formular ein z B Summe a b Geben Sie dabei statt der Parameter a und b den Feldnamen des betreffenden Feldes ein aus dem berechnet werden soll G ltig sind als Operationszeichen Nicht g ltig sind und x Achten Sie darauf da innerhalb der Formeln keine Leerzeichen stehen 258 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Beispiel Formeln f r Statistik 1 Summe1 Gewinn95 gt Summe2 Gewinn96 3 Gesamt Summe
238. efinition eine Volltext oder eine Vorlagensuche ist Mit Ok wird die Suche gestartet WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 20 2 2 1 Suchdefinition neu anlegen P Zweite M glichkeit zum Starten einer Suche Im Men Datenbank eine Suchart w hlen Feld oder Volltextsuche Suchbegriff eingeben In der Volltextsuche die Option Hypersuche mit Suchdefinition und bei Bedarf rekursiv ankreuzen In der Feldsuche das Hypersuche Symbol und bei Bedarf das Hypersuche rekursiv Symbol aktivieren Die Suche mit OK starten Es wird nun nach der Grundsuche die definierte Hypersuche durchgef hrt und eine Ergebnisliste angezeigt Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 217 B BEARBEITEN UND AUSWERTEN Kurzinfo en one A Eponioren Ft Statistik Zusatzinformationen Profildaten Dokument 218 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 15 1 Ansicht 15 11 Profildaten ndern L schen Drucken Daten bergabe Dokument Email Exportieren Statistik Zusatzinformationen Die gefundenen Datens tzen werden in der Auswahlliste angezeigt amp WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 20 2 2 ANGABEN IN DER AUSWAHLLISTE momentan in der Liste verf gbare Datens tze Gesamtzahl der gefundenen Datens tze Spalten berschrift Auswahl Satz Nr 1 6 von 6 aac Andersen Consulting Frau Arzt
239. egebenenfalls beiliegenden gesonderten Update Informationen Hinweis 50 Teil 1 Ver nderung zu fr heren Versionen VER NDERUNGEN ZU FR HEREN VERSIONEN Wenn Sie bereits mit Vorg ngerversionen gearbeitet haben erhalten Sie hier einen berblick ber wichtige Neuerungen und nderungen Aber auch wenn Sie noch nie mit Dr DOC gearbeitet haben k nnen diese In formationen als erster Einblick f r Sie interessant sein Neu in Version 7 0 k Neue Benutzeroberfl che Die neue Dr DOC Benutzeroberfl che erlaubt Ihnen die Organisation Ihres pers nlichen Arbeitsplatzes zur effizienten Bearbeitung Ihrer t glichen Aufgaben F r die einfache und intuitive Bedienung stehen Ihnen der Dr DOC Desktop und die Dr DOC Konsole Treeview zur Verf gung Neben dem Desktop und dem Treeview k nnen Sie in Dr DOC selbstverst ndlich die gew nschten Funktionen wie gewohnt auch ber die Men leiste oder die Symbolleiste aufrufen K Dr DOC Desktop Auf dem Dr DOC Desktop k nnen Sie Ihre pers nlichen Symbole f r h ufig ben tigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen Mit diesen Desktop Symbolen k nnen Sie mehrere Arbeitsschritte mit einem Klick ausf hren und sehr elegant unterschiedlichste Dokumente in Dr DOC erfassen bzw recherchieren kK Dr DOC Konsole Treeview Falls Sie das Arbeiten ber Konsolen Ordner bevorzugen dann bietet Ihnen der Dr DOC Treeview in dem Ansichtsmodus Aktionen den schn
240. egriffe Kunert und Neustadt Eingabe in die Feldsuche Im Feld Projekt Neustadt Im Feld Bearbeiter Kunert Es werden nur die Datens tze gefunden die in beiden Feldern die entsprechenden Eintr ge haben e Frage Was hat Herr Kunert alles bearbeitet Eingabe in die Volltextsuche Suche in Profildaten Kunert Es werden auch die Daten s tze gefunden die Kunert nicht als Bearbeiter sondern z B in einem Kommentar ver merkt haben bzw Daten aus verschiedenen Projekten Eingabe in die Feldsuche im Feld Bearbeiter Kunert Sie finden nur die Datens tze in denen Kunert explizit als Bearbeiter im betreffenden Feld angegeben ist e Frage Was hat Herr Kunert alles bearbeitet und was liegt alles zum Projekt Neu stadt vor Sie suchen also nach Kunert oder Neustadt Eingabe in die Volltextsuche Suche in Profildaten KunertINeustadt Sie finden auch die Datens tze in denen Kunert oder Neustadt z B im Kommentar vermerkt ist Eingabe in die Feldsuche Im Feld Projekt Neustadt Sie finden zun chst alle Datens tze zum Projekt Neustadt mit verschiedenen Bearbei tern Wollen Sie nun weiter differenzieren z B und welche dieser Daten hat Herr Kunert bearbeitet dann w hlen Sie noch einmal im Hauptmen die Feldsuche und geben im Feld Bearbeiter Kunert ein Dann wird die Auswahlliste zum Projekt Neustadt weiter durchsucht und eine neue Auswahlliste mit allen Datens tzen angezeigt die Herr Kunert zum Projekt Neustadt bearbeite
241. ehen k nnen m ssen Sie die Installation von Dr DOC in den Pfad c drdoc vorgenommen haben Nur dann k nnen Sie die vom Setup installierte Word Serienbrief Vorlage ohne Anpassungen verwenden Falls Sie Dr DOC in einem anderen Zielverzeichnis installiert haben ist zu beachten da in der Word Serienbrief Vorlage brief for der Pfad der Datenquelle daten txt und der Steuerdatei steuer txt angepasst werden mu 6 5 1 Adresse suchen Daten bergabe an Word F hren Sie folgende Schritte aus um einen Brief an die Software House GmbH zu schreiben Jiz e Suchen Sie alle Adressen indem Sie doppelt auf das Symbol Adressen auf dem Dr DOC Desktop klicken Zegesssssennssonensenseg Adressen ee e W hlen Sie die Adresse Software House GmbH aus der Auswahlliste aus und EE e klicken Sie in der Men leiste auf das Symbol f r Daten bergabe Alt F11 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 71 Es ffnet sich das Daten bergabe Dialog Fenster Abb 6 6 W hlen Sie hier aktuellen Datensatz und dr cken Sie auf OK Auswahl C alle Datens tze Einspielen von Dokument Seite Gr e der Dok Darstellung mm H 100 x B 100 Abb 6 6 Dialogfenster Daten bergabe In dem Dialog Wahl der Vorlage k nnen Sie nun eine Briefvorlage zum Einspielen der Adresse Software House GmbH w hlen 6 5 2 Word Serienbriefvorlagen ausw hlen
242. ehler bei Feldauswahl Fehler Bei Sortierfeld Auswahl oder Druckfeld Auswahl wurde in Feldnumerie rung ein Fehler gemacht Vorgehen Eingabe kontrollieren Darauf achten da bei mehreren Karteikarten die Felder durchlaufend numeriert sind Fehler beim Scannen Fehler Der Import von Bilddokumenten ber einen Scanner wurde versucht ohne da eine korrekte Verbindung zum Scanner bestand Vorgehen Scanneranschlu kontrollieren Anhang Fehlermeldungen 557 Fehler beim Speichern Bitte Pfade berpr fen Fehler Beim Neueinrichten bzw ndern eines Archivs wurden falsche bzw nicht vorhandene Verzeichnispfade angegeben Vorgehen Eingabe kontrollieren Gegebenenfalls kontrollieren ob die angege benen Verzeichnisse wirklich existieren Feld auf Seite ist ein Datumsfeld Fehler In einer Eingabemaske wurde ein Feld mit Datentyp Datum belegt In dieses Feld erfolgte nun ein Eintrag der diesem Datentyp nicht entspricht Vorgehen Eingabe kontrollieren und korrigieren Beachten Sie die verschiede nen g ltigen Eingabem glichkeiten f r Datum im Kapitel DATENTYPEN Der Fehler kann auch auftreten wenn ein Datumsfeld als Ergebnisfeld einer normalen Berechnung definiert ist Datumsfeld nur m glich f r Fristenberech nung F r Ausschnittsrahmen kein Barcode gefunden Fehler Barcode Erkennung ist aktiviert aber kein passender Rahmen vorhan den Vorgehen M glicherweise ist der Rahmen zu klein setzen Sie i
243. ehmen Sie die Eintr ge wie bei der Neueingabe beschrieben und starten Sie dann die Suche Das erspart viel TIP Arbeit und vermeidet da durch fehlerhafte Einga ben ein Datensatz nicht gefunden wird Wiederkehrende Feldsuch Abfragen speichern Bestimmte Suchabfragen werden Sie immer wieder vornehmen In solchen F llen ist es eine wesentliche Erleichterung wenn Sie sich die Suchabfrage als Suchvorlage unter einem eindeutigen Namen abspeichern Sie speichern eine Suchabfrage im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Such vorlagen Geben Sie zun chst einen Namen f r die Suche an und aktivieren Sie dann den Befehl Editieren Geben Sie nun Ihre Suchbegriffe ein wie bei einer gew hnlichen Feldsuche Best tigen Sie mit OK Um die Suchvorlage zu ben tzen rufen Sie den Men punkt Datenbank Feldsuche mit Vorlage auf bzw klicken Sie auf das Symbol markieren den entsprechenden Namen und starten die Suche mit OK Beispiele zu allen Sucharten finden Sie am Ende des KAPITELS 14 SUCHEN Teil 3 14 Suchen Folgende Beispiele veranschaulichen anhand einer Projekteverwaltung verschiedenste Suchm glichkeiten e Frage Was hat der Bearbeiter Herr Kunert zum Projekt Neustadt archiviert Eingabe in die Volltextsuche Suche in Profildaten Kunert amp Neustadt Es werden auch die Datens tze gefunden die Kunert nicht als Bearbeiter sondern z B in einem Kommentar vermerkt haben In jedem Fall enth lt aber jeder Datensatz beide B
244. ei Pflichtfelder ein beliebiges Zeichen eingegeben wird Ein Datensatz kann dann nur abgespeichert werden wenn in dem Pflichtfeld ein Eintrag vorhanden ist 279 280 Teil4 16 Archiv einrichten Schl sselfelder Die Schl sselverwaltung Index erleichtert den schnellen Zugriff beim feldorientierten Suchen bestimmter Eintr ge in Datens tzen wobei beliebige Felder vom Benutzer als Schl sselfelder festgelegt werden k nnen Ein Schl ssel kann jederzeit angelegt und oder ver ndert werden Es kann unter drei Arten von Schl sseln gew hlt werden e _Mehrfachschl ssel MS Ein Begriff kann beliebig oft in diesem Schl sselfeld stehen e _Dublettenschl ssel DS Ein Begriff kann grunds tzlich beliebig oft in diesem Schl sselfeld stehen Sobald zwei Datens tze denselben Eintrag in diesem Schl sselfeld haben untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder ob auch hier bereinstimmende Eintr ge vorhanden sind Wenn ja erfolgt eine Fehlermeldung siehe auch Eingabedublettenpr fung e _ Einzelschl ssel ES Dies ist die strengste Vorgabe f r Schl sselfelder Ein Begriff darf nur einmal in diesem Schl sselfeld stehen Eingabedubletten pr fung Sobald zwei Datens tze denselben Eintrag in einem Schl sselfeld haben untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder ob auch hier bereinstimmende Eintr ge vorhanden sind
245. eichern bei allen Arbeiten mit dem Editor Editor und Maske verlassen ohne Speichern Maske verlassen ohne Speichern 6 7 Editor Fenster einblenden bzw ausblenden hilfreich beim Positionieren der Elemente 8 Hilfe In einer Maske k nnen die Felder auf mehrere Karteikarten aufgeteilt und durch Rahmen zus tzlich optisch zusammengefasst werden 284 Teil 4 16 4 16 Archiv einrichten Karteikarten anlegen Die Felder werden in Karteikarten angeordnet Eine Karteikarte Default Name Seite gt 1 ist immer vorhanden Im Men punkt Organisation Archiv einrichten Register Masken eine Maske w hlen oder neu anlegen und Bearbeiten aktivieren A NO a Editor Tool Karteikarte Raster Standard Fon ndern 5 x 50 in Bildpunkten Name Ms Sans Serif EEE Farbe OK 6 1 Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen berschrift Adressdaten An fI Stelle Neu N fi in Bildpunkten Gr e ho W hlen EEE Vordergrund Hintergrund Abbrechen 4 6 Mit den verschiedenen Registerkarten k nnen Sie zwischen Datenbankeinstellungen Karteikarten Anlage und Elemente einf gen wechseln Geben Sie hier die berschrift f r die Karteikarte an Wenn eine bereits vorhandene Karteikarte bearbeitet werden soll klicken Sie auf den Karteikartennamen hinter dem Fenster Editier Tool Karteikarte um diese Karteikarte zu
246. eil 3 _ 12 Neueingabe 133 Dr DOC bietet Ihnen folgende Varianten zur Neueingabe e Men leiste Men punkt Datenbank Neueingabe e Symbolleiste Symbol Neueingabe e Dr DOC Desktop Doppelklick Falls Symbol eingerichtet e Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen Ordner Archive lt Archivname gt Neueingabe Ordner Funktionen Neueingabe Ordner Dr DOC Desktop Falls Symbol eingerichtet Doppelklick Wenn Sie ber eine dieser Varianten den Neueingabe Modus aufrufen er scheint ein Fenster mit einer leeren Eingabemaske des aktuellen Archivs zum Beispiel ein Archiv Schriftgutverwaltung auf dem Bildschirm Die Befehle und Funktionen f r die Neueingabe sind in den entsprechenden Men s und auf der Symbolleiste zu finden 9 Dr Doc DOKUMENTE Neueingabe Dokumentenquelle OCR Scanner b Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstelungen Workflow Organisation Eenster Hilfe BLOTED Dokumente OCR Text nderungen 134 Teil 3 _12 Neueingabe Die folgenden Kapitel zeigen Ihnen Schritt f r Schritt wie Sie 2 2 Profildaten neu anlegen Dokumente archivieren Dateien und Papierdokumente Profildaten neu anlegen Wenn Sie Datens tze ohne Dokumente anlegen wollen bzw Profildaten zu ei nem Dokument eingeben gehen Sie folgenderma en vor gt gt Der Cursor befindet sich zun chst immer im ersten Feld der Datensatz maske Geben Sie p
247. einer Besitzergruppe angeh ren die mit dem Archiv verbunden ist und Sie entsprechende Ar chivrechte besitzen 8 Mit der Aktivierung von Feld 8 kann auch die Automatische Zugriffssperre bet tigt werden 2323 Die Funktionen des OCR Dialogs EA Neueingabe Bilddaten Bilder bernommen 0 Scanner Schnittstelle Twain Rotation r OCR Bearbeitu V OCR Bearbeitung el eu ca I Stoppwortliste verwenden Schwellwert 80 0 CAS Je70 erkannt W Bild anzeigen I Barcode Erkennung Ergebnisse I Scanjob Dialog anzeigen m Rahmen Einstellungen Quelle zam OCR rit SCANNER r Datei Sean En Stapelbetrieb Speichen bersicht L schen Bearbeiten L schen ____ Soneberieh Schlie en 166 Teil 3 _ 12 Neueingabe p Bearbeitungs Optionen M OCR Bearbeitung M Stoppwortliste verwenden l Barcode Erkennung In dieser Spalte bestimmen Sie welche Bearbeitung durchgef hrt werden soll OCR Bearbeitung Barcode Erkennung Kreuzen Sie OCR Bearbeitung und oder Barcode Erkennung an wenn ge w nscht Sind diese Option en aktiviert werden sie sofort nach dem scannen ausgef hrt sofern entsprechende Rahmen definiert wurden Falls noch kein entsprechender Rahmen definiert wurde kann dies nachtr glich geschehen siehe unten Hinweis Weitere Optionen zur OCR Bearbeitung werden im OCR Modul im Dialogbereich Ein stellungen Bearbeiten OC
248. eisung eines anderen Symbols e Vorlage bearbeiten Nur f r Feldsuche mit Vorlage Symbol Die Eigenschaften Ihres Desktops k nnen Sie editieren indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige freie Stelle des Desktops klicken 122 Teil 3 10 Benutzer F hrung ber das daraufhin angezeigte Desktop Kontextmen k nnen Sie folgende Funktionen aufrufen e Neu Desktop Ordner Anlegen eines neuen Desktop Ordners zur logi schen Gruppierung von Funktions Symbolen Suchvorlage Erstellen einer neuen Suchvorlage Dokument Definition Neue Dokument Definition erstellen e Symbole automatisch anordnen e Am Raster ausrichten e Aktualisieren e desktop ini aufrufen Hier k nnen Sie Ihr pers nliches Logo oder Ihr Firmenlogo anstelle des Dr DOC Logos einblenden Tragen Sie f r den Parameter lmage_filename den Namen Ihrer Logo Datei ein Kopieren Sie an schlie end diese Logo Datei in das Dr DOC Systemverzeichnis e Einstellungen Konfiguration des Desktop Hintergrundes Ausf hren Kopie einf gen L schen Umbenennen Eigenschaften Vorlage Bearbeiten Suchvorlage Dokument Definition Symbole automatisch anordnen Am Raster ausrichten Aktualisieren DESKTOP INI Einstellungen Abb 10 10 Desktop Kontextmen Aufruf durch Klick mit rechter Maustaste auf Desktop Teil 3 10 Benutzer F hrung 123 ber den Kontextmen punkt
249. eiten und Auswerten 223 Mit der Scroll Leiste kann in den Seiten des Dokumentes gebl ttert werden Bild Dokument Seite 1 von 2 4 gt Gro bild Grunds tzlich kann im Men Ansicht eingestellt werden e ob das Gro bild automatisch angezeigt werden soll sobald der Datensatz aufgerufen wird e ob es automatisch im Vordergrund liegen soll unabh ngig davon kann im Men Fenster die Schichtung der Fenster bestimmt werden e ob Bild und Fenstergr e gleich sein sollen d h wenn das Fenster vergr Bert oder verkleinert wird wird auch das Bild entsprechend ver gr ert verkleinert Weitere Ansicht Funktionen sind im Men Dokument und teilweise als Symbol zu finden e Anzeigen Stellt das Gro bild dar wenn es nicht automatisch angezeigt wird amp e Gro bild Vor und Gro bild Zur ck Bl ttern bei mehreren Dokument seiten w m e Gro bild Drehen Die aktuelle Dokumentenseite kann um jeweils 90 gedreht werden e Gro bild Zoom Die Dokumentseite oder auch Ausschnitte daraus k nnen stufenlos gezoomt werden Geben Sie in die Abfrage die gew nschte Pro zentzahl ein Wenn ein Ausschnitt gezoomt werden soll m ssen Sie zuvor den Ausschnitt festlegen Klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke obere Ecke hal ten die Taste gedr ckt und ziehen Sie den Rahmen in die gew nschte Gr e Dr cken Sie dann die rechte Maustaste um nur noch den Ausschnitt darzust
250. el Archive werden die vorhandenen Daten berschrieben Auswahl der Software Komponenten Bitte w hlen Sie die f r Ihre Installationsart notwendigen bzw gew nschten Softwarekomponenten aus Plattenspeicher notwendig 30001 k M Dr DOC Systemdateien CADrDOC SYSTEMY 2 M Daten bergabe an WinWord CA MS32 Winword 3 PHife CADIDOCHHILFEN 4 M Beispiel Archive E DrDOC DEMOY 5 TiPowerpoint Pr sentation CADIDOC PRAESENT O Kofax 6 Scannerunterst tzung en Mi Twain 1 Dr DOC Systemdateien Programm und Systemdateien von Dr DOC Dieser Punkt muss zur Installation von Dr DOC angeklickt werden 2 Daten bergabe an Word ausw hlen wenn Sie Daten aus Dr DOC in Word Serientextdokumente bertragen wollen 3 Hilfe Dr DOC bietet eine umfangreiche editierbare Hilfe empfohlen Beispiel Archive Zum Kennenlernen von Dr DOC k nnen Sie Beispiel Archive die u a eine Adressverwaltung und eine Schriftgutverwaltung enthalten installieren bei der Erstinstallation empfohlen 5 Powerpoint Pr sentation Eine selbstablaufende Pr sentation die die wichtigsten Funktionalit ten von Dr DOC vorstellt 6 Scannerunterst tzung Falls Sie einen Scanner einsetzen geben Sie an ob er ber einen Twain oder ber einen Kofax Treiber angesteuert wird 36 Teil 1 1 Installation Einzelplatzversion 9 10 11 Folgender Hinweis e
251. eldvorbelegung Im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Feldvobelegung k nnen userspezifische Feldvorbelegungen definiert werden Diese Einstellung muss einmal f r jeden User separat durchgef hrt werden 20 19 Daten bergabe Archivierung Es besteht die M glichkeit nach der Daten bergabe z B an eine Textverarbei tung bestimmte Feldeintr ge aus einem Archiv z B aus einer Adresse den Firmennamen automatisch in das verbundene Archiv zur Archivierung des Tex tes zu bertragen gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Daten bergabe Archivie rung aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Daten bergabe Archivierung aktivieren In das Feld aus dem die Daten bernommen werden sollen den Feldnamen des Archivs eintragen in das die Daten eingespielt werden sollen Der Name des Archivs wird hier nicht angegeben es wird das Archiv aufgerufen das bei den Archivparametern als automatische Archivierung nach D angegeben wurde WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTH LT DAS KAPITEL amp J 16 7 ARCHIVPARAMETER EDITIEREN 366 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 Ausgabekriterien festlegen ndern Zur Ausgabe der Daten k nnen folgende Kriterien festgelegt werden e Suchvorlagen e Angaben in Auswahllisten e Spalten berschriften e Sortierung e Auswahl f r Spaltendruck e Ausgabedublettenpr fung e Hypersuche Konfigurationen Hinweis Die Einstellungen f r Suchvorlagen Auswahllisten Sort
252. elle Datei gt Im Dateiwahl Dialog die gew nschte Datei anw hlen Wenn Stapelverar beitung aktiviert ist k nnen mehrere Dateien in der Listbox markiert wer den Die Auswahl mit OK best tigen Bei neu zu erstellenden Dateien also Dok Quelle Fremdprogramm gt Das in der Verbindung angegebene Fremdprogramm wird automatisch gestartet Sie erstellen die gew nschte neue Datei und arbeiten wie ge wohnt mit dem betreffenden Programm Wenn die Datei abgeschlossen ist speichern Sie diese Um eine automatische Weiterverarbeitung Ar chivierung zu erm glichen muss die Datei im lokalen Arbeitsverzeichnis abgelegt werden standardm ig c drdoc tmp und den Na men archiv erw erhalten Statt erw geben Sie die f r das betreffende Pro gramm bliche Dateinamenserweiterung an gt Beenden Sie das Fremdprogramm bzw wechseln Sie zu Dr DOC zur ck mit Alt Tab 156 Teil 3 _12 Neueingabe Tip Beispiel Die folgenden letzten Schritte gelten wieder gemeinsam f r vorhandene und neu erstellte Dateien gt Geben Sie nun die Profildaten ein M glichkeiten zur Eingabeerleichte rung siehe KAP 12 2 PROFILDATEN NEU ANLEGEN Wenn bei vorhandenen Dateien Stapelverarbeitung und automatische Archivierung aktiviert sind sollten Sie unbedingt folgendes beachten Sobald Sie das erste Mal den Befehl Speichern anw hlen beginnt die Stapelverarbeitung und Archivierung Dabei wird f r jede Datei ein eige ner Datens
253. ellen 224 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 35 2 _ ndern und l schen 15 2 1 Profildaten ee onen 1 C Baenin M ma p i i Statistik Zusatzinformationen Die meisten Befehle stehen sowohl in der Auswahlliste als auch in einem ein zelnen zur Ansicht aufgerufenen Datensatz zur Verf gung Innerhalb der Aus wahlliste kann ber Anklicken und Markieren einzelner Datens tze mit der lin ken Maustaste eine weitere Auswahl f r die gew nschte Verarbeitung getroffen werden Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 225 15 2 11 Arbeitsmodus Es gibt mehrere M glichkeiten festzulegen inwieweit ein Benutzer Daten eines Archivs ver ndern darf e Eintrag im Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren bei der Option Nach Programmstart ndern m glich Bei nicht aktivierter Option k nnen Sie die Datens tze einsehen und f r Daten bergabe Ausdruck etc verwenden nderungen oder das L schen von Datens tzen k nnen von keinem Benutzer vorgenommen werden Bei aktivierter Option k nnen die Datens tze grunds tzlich ver n dert oder auch gel scht werden Je nach Zugangsberechtigung des Benutzers ist zus tzlich festgelegt wel che Eintr ge von dem Benutzer eingesehen und oder ge ndert werden d rfen WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp z 18 BENUTZERVERWALTUNG 15 2 12 ndern im einzelnen Datensatz Gew nschten Datensatz
254. ellen Funktion Archiv w hlen Beispiel Archiv Adressen Inhalt eines Archivs anzeigen Beispiel Archiv Adressen Brief schreiben und archivieren Daten bergabe Neueingabe WORD Neu Neue Word Dokumente erstellen und in dem Archiv Dokumente archivieren Dokument von Datei archivieren Dokument oder Bild Dateien aus einer beliebigen Applikation in dem Archiv Dokumente archivieren Bild Datei Ansicht Intern Bild Dateien in dem Dokumente archivieren Scannen Einf hrung in die OCR Scanner Schnittstelle zur Erfassung von Papierdokumenten 62 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 ERSTE SCHRITTE 6 1 Archiv w hlen Anhand des Archivs Adressen m chten wir Ihnen nun zeigen wie Sie in Dr DOC ein Archiv ausw hlen k nnen W hlen Sie das Archiv Adressen in dem Sie e in der Symbol Leiste das Symbol Archiv w hlen Alt F2 w hlen oder n e in der Men Leiste ber die Auswahl Archiv W hlen das gew nschte Ar chiv aus der Liste aller Archive ausw hlen Sie gelangen daraufhin in das Grundmen des Archivs Adressen In der Dr DOC Titelzeile wird das Archiv Adressen angezeigt Im Hauptfens ter wird die Maske des Archivs schematisch dargestellt Von diesem Grundmen aus k nnen Sie sowohl vorhandene Adressen suchen als auch neue Adressen eingeben BA Dr DOC ADRESSENVERWALTUNG Archiv Bearbeiten Ansicht Datenban
255. ellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen f r Ihre Vorgangsbearbeitung k Dokument Assistent Mit dem Dokument Assistent k nnen Sie sehr elegant Ihre Dokumenterfassung f r beliebige Dokument Arten konfigurieren Der Dokument Assistent erm glicht die Erstellung und Verwendung von vordefinierten Konfigurationen Dokument Definitionen f r die Neueingabe von Dokumenten In diesen Dokument Definitionen k nnen Sie alle Neueingabe Parameter Zielarchiv Feldvorbelegung Dokumentquelle und Verbindung etc zusammenfassen Teil 1 Ver nderung zu fr heren Versionen 51 e Ihre Dokument Definitionen k nnen Sie auch ber den Dr DOC Desktop und Dr DOC Treeview aufrufen MS Office XP Anbindung e Die neue Dr DOC Daten bergabe wurde f r den Serienbrief Manager von WORD XP erweitert Die Dr DOC Datenquelle daten2 txt enth lt f r WORD XP sowohl die Seriendruckfeldnamen als auch die Daten selbst Hochleistungs Scan Modul Das TWAIN Scan Modul wurde f r Hochleistungs Scanner mit sehr hohen Scanraten optimiert Workflow Modul e Das Dr DOC Workflowsystem sorgt f r die effiziente und transparente Vorgangsbearbeitung in Ihrem Unternehmen Das Workflow Modul erlaubt die Abbildung Ihrer betriebsinternen Arbeitsabl ufe und die Steuerung des Dokumentenflusses e Hohe Termintreue bei der Vorgangsbearbeitung durch Push Funktionalit t Der Benutzer wird automatisch auf anstehende Aufgaben hingewiesen damit alle Aufgaben
256. em kleinen Teil ein Ablagesystem es ist viel eher ein Wiederfinde und Bring System Ziel von Dr DOC ist es unabh ngig vom Dokumententyp die Gesch ftsabl ufe ber den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg zu automatisieren Dies f hrt automatisch zu h herer Produktivit t und Kosteneffizienz Je nach Gesch ftsbereich in welchem Dr DOC eingesetzt wird ergibt sich ein Amortisationszeitraum von 1 2 Jahren Wie werden die Dokumente abgelegt Dr DOC ist ein containerbasiertes System Das bedeutet Im Gegensatz zu dateibasierten Systemen wird in containerbasierten Systemen nur der Speicher platz f r die effektive Gr e der Dokumente ben tigt Hier ein Beispiel 288 KB File System DATEI basiert Gesamtspeicherbedarf 288 KB Cluster 32 64 96 128 160 192 224 256 288 Dr DOC CONTAINER basiert 85KB Gesamtspeicherbedarf gt 85 KB Bei einem containerbasierten System werden praktisch alle Dokumente in einen gro en Container gesteckt der sich f r das Betriebssystem als eine Datei dar stellt Dieses Ablageprinzip erlaubt unabh ngig vom Betriebssystem beliebig gro e Archive Ein weiterer Vorteil ist dass ein containerbasiertes System wie Dr DOC wesentlich effizienter sequentiell recherchieren kann und deswegen f r Volltextretrieval keine Indexb ume und damit auch keinen diesbez glichen Speicher ben tigt Und schlie lich ist damit auch eine erh hte Datensicherheit gew hrle
257. emame 6 Kennwort Abbrechen Anzeige voreingestelltes Archiv Bezeichnung der Benutzerverwaltung IP Adresse oder Name des Archivservers Port f r C S Kommunikation Eingabefeld Benutzername Gro und Kleinschreibung beachten Eingabefeld Passwort Gro Kleinschreibung beachten Die Passwort Eingabe wird im Gegensatz zur Eingabe des Benutzernamens verschl sselt angezeigt a N en Teil 3 _9 Benutzer Anmeldung 113 Der Benutzername bzw das Kennwort wird nicht akzeptiert Tip Haben Sie auf Gro Kleinschreibung geachtet e Versuchen Sie mit einem Namen bzw Kennwort zuzugreifen der bzw das in der aktuellen Benutzerverwaltung nicht eingerichtet ist e Wenn Sie keine L sung finden Der Systembetreuer kann im Benutzermanager die zugelassenen korrekten Eintr ge abgesehen vom Kennwort lesen und ggf ndern gt Beim Aufruf des Men punktes Archiv Benutzeranmeldung erscheint fol gender Dialog x Anmeldeinformationen Sie sind angemeldet als in Benutzerver 1 DRDOC Dr DOC Archive 4 Unter anderem Namen anmelden Abmelden Kennwort ndern 5 Weitere Anmeldung Uee Do Az DE 7 1 Anzeige des derzeitigen Benutzers kann nicht ver ndert werden 2 F r den derzeitigen Benutzer das Kennwort Passwort ndern Geben Sie das neue Kenn wort zweimal mit Best tigung an 3 Der derzeitige Benutzer wird abgemeldet 4 Aktuellen Benutzer abmelden und Neuen an
258. en Workflowschritt l schen Aktivierbar durch Klick auf einen zuk nftigen Workflowschritt L scht den ange klickten Workflowschritt Workflowschritt bearbeiten Startet den Dialog Definition Workflowschritt Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften des angeklickten Workflowschrittes festgelegt Mit Klick auf den Schalter bernehmen werden die ge nderten Eigenschaften des Workflowschrittes in die Workflowsteuertabellen bernommen Siehe auch Be fehl Workflowschritt definieren Eigenschaften Zeigt mit Hilfe des Dialogs Definition Workflowschritt die Eigenschaften des angeklickten Symbols an Es k nnen keine nderungen vorgenommen werden Grafik Drucken Aktiviert den Ausdruck der Workflowgrafik Grafik Email bergibt die Workflowgrafik an ein Email Programm Einstellungen Startet den Dialog Einstellungen Workflow Editor Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 519 Einstellungen Workflow Editor xj Font Arial I gro e Symbole verwenden Rand oben 50 _ a Rand links 0 Abstand horizontal eo Abstand vertikal 20 Abbrechen Abb 37 4 Einstellungen Workflow Editor Der Dialog Einstellungen Workflow Editor legt das Erscheinungsbild des Workflow Managers fest Es k nnen der zu verwendende Font die Randab st nde sowie die Abst nde der einzelnen Symbole voneinander vorgeschrieben werden Au erdem kann f r die Anzeige zwische
259. en e F hren Sie einen Doppelklick auf das Symbol Fotos aus Dr DOC zeigt Ihnen nun den Inhalt des Archivs Fotos an EA Dr DOC FOTOVERWALTUNG Dok Quelle WINWORD Datei Ansicht Intern E ioj x D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellingen Workflow Organisation Fenster hife leixi STEIF ERE IR ZEN rd Auswahl Satz Nr 1 3von3 EEE Kategorie Motiv Autgenommenin Aufgenommen am Urlaub Geb ude Toscana 1208 1999 a B Urlaub Urlaub Fiorde Norwegen 12 04 2000 a 1208 1999 Unaub Sonnenuntergang Sylt 10 08 2000 S 1204 2000 Fiorde 10 08 2000 Fotoverwaltung ausgeliehen an nderungen Aufnahme Kategorie 12 08 1999 9x13 Fundort Fotoalbum3 Urlaub je Abb 5 3 Inhalt des Archivs Fotos Anzeige durch Doppelklick auf das Desktop Symbol Fotos Ihren Dr DOC Desktop k nnen Sie selbst gestalten ber das Kontextmen Aufruf ber rechte Maustaste k nnen Sie die Eigenschaften Hintergrundfarbe Farbverlauf u a editieren Weiterhin k nnen Sie zus tzliche Symbole hinzuf gen oder nichtben tigte Symbole l schen Um beispielsweise ein Symbol hinzuf gen w hlen Sie das gew nschte Symbol in der Treeview Ordnerstruktur Aktionen aus und ziehen dieses mit der gedr ckten linken Maustaste auf das Dr DOC Desktop Fenster WEITERE INFORMATIONEN ZUM ERSTELLEN VON PERS NLICHEN SELBST KONFIGU
260. en Wenn ausgew hlte Karteikarten gedruckt werden sollen geben Sie die Karteikarten Seiten Nummern ein einzelne Seiten durch Semikola und Bereiche mit Bindestrich Y4 Wollen Sie die 1 4 5 6 und 8 Seite drucken geben Sie ein 1 4 6 8 gt Falls noch nicht geschehen Die restlichen Optionen in der Druckabfrage festlegen wie oben beschrieben gt Den Druckvorgang starten mit OK Der Ausdruck der Profildaten ber die Daten bergabe an ein anderes Anwendungs programm ist im nachfolgenden Kapitel 15 4 gesondert beschrieben da es Profildaten und Dokumente gleicherma en betrifft 5 3 3 Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten Dokumente drucken Ansicht ndern L schen Profildaten Daten bergabe Email Statistik Zusatzinformationen Dokumente k nnen je nach Verbindung ausgedruckt werden e b er die interne Verbindung und e berein Fremdprogramm Au erdem ist auch der Ausdruck mit der Daten bergabe an ein Fremdpro gramm m glich wie im nachfolgenden Kapitel beschrieben ist o gt gt Suche und Dokument Aufruf Suchen Sie zun chst die gew nschten Datens tze Rufen Sie dann einen Datensatz zur Ansicht auf da in einer Auswahlliste der Dokument Druck nicht m glich ist Rufen Sie das Dokument im Gro bild mit Dokument Anzeigen auf Optional k nnen Sie auf gescannten Bildern einen Druckstempel ausdrucken Der Druckstempel kann folgende Angaben enthalten
261. en Sie die Auswahl der Felder f r alle Formulare Brief berweisung etc gemeinsam fest Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der Steuersatzdatei Der erste Feldname der Steuersatzdatei muss also als erstes Druckfeld eingegeben werden usw D Archivierung Es besteht die M glichkeit nach Benutzen der Daten bergabe Schnittstelle bestimmte Feldeintr ge aus einem Archiv z B aus einer Adresse den Firmennamen automatisch in das verbundene Archiv zu bertragen Hierzu wird bei Daten bergabe Archivierung in das Feld aus dem die Daten bernommen werden sollen der Feldname des Archivs eingetragen in das die Daten eingespielt werden ASCII Import Mit dem Men punkt Import ASCIV ANSI Datei k nnen extern erstellte ASCIV ANSI Archivdateien oder auch andere Dr DOC Archive in das aktuelle Archiv eingespielt werden Nummerieren Sie dazu zun chst bei ASCIV ANSI Import die Felder in die die Daten eingetragen werden sollen fortlaufend HINWEIS Falls Sie ein Dr DOC Archiv einspielen wollen m ssen Sie die Auswahl nur vornehmen wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind Bei gleichem Format entf llt die Durchnummerierung der Felder 277 278 Teil4 16 Archiv einrichten ASCII Export Der Export von Daten in ein anderes Archiv bzw als ASCII Datei wird um eine Teilselektion zu erm glichen ber den Befehl Export innerhalb von Auswahl
262. en mit OK 476 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Der Dr DOC Datenbank Editor wird gestartet Dr DOC hat bereits die erfor derlichen Felder f r ein WF Typenarchiv angelegt und eine Standard Workflow Maske generiert Das WF Typenarchiv ist bereits vollst ndig vorkonfiguriert und mu nicht um weitere Felder erweitert werden Erd Dr DOC D WF DBANK WF_TYP Archiv einrichten Editor OK Maske ok speicher Editor Exit XMaske Exit E cross I klein Hilfe Editor Tool Masken Masken Datenbankeinstellungen Auswahlliste Neueint gen Maskenbezeichner Erstellt am Eee wfm1 msk 29 03 00 E Bearbeiten u u L schen Kopieren Umbenennen Ei Ende Abb 36 13 Dr DOC Datenbank Editior e Beenden Sie den Datenbank Editor mit Editor OK e F hren Sie den Befehl Organisation Archivparameter editieren aus Der Dialog Editieren Archivparameter wird gestartet e Klicken Sie auf den Schalter Client Parameter editieren Der Dialog Editie ren Clientparameter erscheint e Best tigen Sie den Dialog mit OK e Best tigen Sie den Dialog Editieren Archivparameter mit OK e F gen Sie Ihr WF Typenarchiv Ihrer Benutzerverwaltung hinzu Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 477 36 2 3 Verkn pfung von WF Haupt und WF Typenarchiv Das Verkn pfen der Workflow Archive mu an einem Dr DOC Client im
263. en_Hypersuche 0 Hypersuche Teil4 21 Thesaurus erstellen 21 THESAURUS ERSTELLEN Um die Eingabe von Feldeintr gen z B hierarchischer Ordnungen zu erleichtern und Konsistenz dieser Eintr ge zu gew hrleisten besteht die M glichkeit mit dem Befehl Bearbeiten Thesaurus aufrufen in Neueingabe oder Bearbeiten Modus Eintr ge aus einem anderen Archiv zu bernehmen Wichtig Jedes Archiv kann als Thesaurusarchiv verwendet werden Literaturarchiv Sie haben ein Literaturarchiv das s mtliche bibliographischen Informationen enth lt Zur Eingabe von Zeitschriften mit Verlagen und Erscheinungsorten haben Sie einen Thesaurus angelegt der f r jede Zeitschrift einen Datensatz mit den festen Daten also Name Verlag Ort enth lt Uber den Befehl Thesaurus werden diese Eintr ge in das Zielarchiv in diesem Fall das Literaturarchiv bernommen Rechnungseingang In ein Rechnungseingang Archiv werden s mtliche eingehenden Rechnungen einge scannt Der Name des Rechnungsstellers wird nicht manuell eingegeben sondern aus einem Adressarchiv bernommen das die komplette Anschrift und sonstige Daten des Lieferanten enth lt So ist auch gew hrleistet da der Name immer identisch geschrie ben ist Grunds tzliche Voraussetzung daf r ist da e ein weiteres Archiv besteht das als Thesaurus verwendet wird e eine Verkn pfung zu einem bestimmten Feld des Thesaurus angegeben wird e gew hlt wird in welches Feld welche Eintr
264. enden Feldern folgende Ziffern ein Name 110 Vorname 210 Ort 310 Teil4 16 Archiv einrichten Spaltendruck Nummerieren Sie die Felder die gedruckt werden sollen und geben Sie nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl f r die Spaltenbreite ein Feldeintr ge erhalten Dieser Befehl ist nur verf gbar wenn unter Organisation Archivparameter editieren das Kontrollk stchen f r Nach Neueingabe Maske l schen aktiviert ist Dann werden im Neueingabemodus beim Speichern eines neuen Datensatzes alle Felder der Eingabemaske f r den n chsten Datensatz geleert Es besteht aber auch die M glichkeit mit Hilfe der Funktion Feldeintrag erhalten einzelne Felder festzulegen in denen der Eintrag f r den n chsten Datensatz erhalten bleiben soll Geben Sie dazu in die betreffenden Feldern ein beliebiges Zeichen ein Ausgabedubletten pr fung Das Programm kann bei Global und Feldsuche eine Ausgabedublettenpr fung vornehmen um die Ausgabe von Dubletten Datens tze bei denen die Feldeintr ge in den hier angegebenen Feldern gleich sind in der Auswahlliste zu unterbinden Voraussetzung daf r ist da zuvor unter Ausgabedublettenpr fung die gew nschten Felder durchnumeriert werden Daten bergabe Daten bergabe D gilt f r das Einspielen von Daten in ein Formular z B Serienbriefdokument eines Fremdprogramms Nummerieren Sie die Felder die bertragen werden sollen fortlaufend Leg
265. enen Schriftarten und Farben angelegt werden e bei der Dokumenten Ansicht ein oder ausgeblendet werden e f r verschiedene Gruppen sichtbar gemacht werden d h die Sichtbarkeit ist f r Gruppen abgrenzbar und innerhalb einer Gruppe k nnen alle Eintr ge f r jeden sichtbar sein Die Einstellung legen Sie im Benutzer Manager Gruppen bersicht Recht Datensatz Rechte Redlining erstellen drucken sehen fest WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA BENUTZERVERWALTUNG FINDEN SIE IN DEN KAPITELN 18 Jeder Benutzer sollte eine eigene Schriftfaroe verwenden zur Abgrenzung der Eintr ge verschiedener Benutzer WIE DIE FUNKTION REDLINING GRUNDS TZLICH F R DAS BETREFFENDE ARCHIV AKTIVIERT WIRD ENTNEHMEN SIE DEM KAPITEL 18 OP Schalten Sie von dem Dokument das Sie mit Anmerkungen versehen wollen die Gro bild Ansicht ein P Starten Sie den Redline Editor mit dem Men punkt Dokument Redline Editor oder der Tastenkombination Strg R Die Men und die Symbol leiste ndern sich Redlinng Bearbeiten Ansicht Einstellungen _ D A g P W hlen Sie Schriftart und Farbe f r Ihre Anmerkung mit dem entspre chenden Symbol oder den Men punkten Einstellungen Schriftart bzw Einstellungen Schreibfarbe 231 Tip Schritt f r Schritt 232 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten P Setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle im Dokument an der die An merkung eingetragen werden soll und klicken S
266. eni leiste auf das STOP Symbol Um den Brief wiederzufinden k nnen Sie nat rlich auch direkt in dem Archiv Schriftgut Hinweis suchen Rufen Sie hierzu dieses Archiv auf und starten sie z B die Volltextsuche oder die Feldsuche mit Vorlagen mit der Vorlage Alle Dokumente ber das entsprechen de Symbol in der Symbolleiste 78 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 6 Anbindung an andere Applikationen Mit Dr DOC k nnen Sie an andere Applikationen anbinden Auf h ufig gestellte Fragestellungen zur Archivierung und Erfassung von elektronischen Dokumen ten aus unterschiedlichsten Applikationen haben Sie mit Dr DOC effiziente L sungen parat Wir m chten Ihnen die Anbindung an andere Applikationen f r typische Fra gestellungen anhand folgender Symbole auf dem Dr DOC Desktop zeigen Funktion Desktop Symbol WORD Neu Mit diesem Symbol k nnen Sie neue Word Dokumente erstellen und in dem Archiv Dokumente archivieren Nat rlich k nnen Sie mit Dr DOC auch an alle anderen MS Office Anwendungen Excel PowerPoint etc elegant anbinden Wie das erfahren Sie im Handbuch im KAPITEL 6 6 ANBINDUNG AN NDERE APPLIKATIONEN Dokument von Datei archivieren Mit diesem Symbol k nnen Sie Dokument oder Bild Dateien aus einer beliebigen Applikation in dem Archiv Dokumen te abspeichern Die Anzeige des Dokumentes oder der Bil der erfolgt in der Original Applikatio
267. enutzerverwaltung aktiv ist kann man sich ber Archiv Benutzerverwaltung weitere Anmeldung dort anmelden GRUNDS TZLICHES ZUR TRENNUNG VON ARCHIV UND NETZWERKSERVER J 2 INSTALLATION CLIENT SERVER Teil4 16 Archiv einrichten 3 Workflow Kreuzen Sie hier an wenn Sie ein Workflow Hauptarchiv oder ein Workflow Typenarchiv erstellen m chten 4 Redlining NCI Dokumenten die mit dem Ansicht Link Intern archiviert sind kann jeder Benutzer seine Anmerkungen als Redlining hinzuf gen Dieses Redlining kann sowohl in der Ansicht als auch beim Drucken ein und ausgeblendet werden und ist voll recherchierbar Wenn Sie die Option Redlining hier ankreuzen wird ein gleichnamiges Feld erstellt das nur programmintern ben tigt wird und nicht in die Maske eingef gt werden kann Die Redlining Funktion kann auch nachtr glich in ein bestehendes Archiv ber den Men punkt Organisation Archiv einrichten eingef gt werden indem ein neues einzeiliges Feld mit Namen Redlining angelegt wird WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL n 16 7 ARCHIVPARAMETER EDITIEREN 5 Datensatzspezifische Berechtigungen Diese Option erlaubt sp ter die Zuordnung von Datens tzen und oder Dokumenten zu bestimmten Besitzern sowie von Berechtigungen die von Datensatz zu Datensatz verschieden sein k nnen 6 nderungsverwaltung Es k nnen nderer Datum und Uhrzeit protokolliert werden sobald der Datensatz gespeichert wird
268. er nn 356 20 1 2 3 Besonderheiten Autofeld Nummerngenerator 356 20 1 2 4 Besonderheiten Autofeld Ver nderbarer Nummerngenerator 357 20 1 2 5 Besonderheiten Autofeld Dateiname 222222200000 359 20 1 2 6 Besonderheiten Autofeld Automatischer Eintrag 359 20 1 3 R8chendefinition 2 2 2 Here 360 20 1 4 Pflicht Feldbelegung Pflichfelder u 444s4444BBBe nen nnnnn nennen nennen 361 20 1 5 Schl sselfelder Index anlegen 2404424044240nnnnnnnnnnnnnensnnnnnnnnn nn 362 20 1 6 Eingabedublettenpr fung 2uusrsennnnnnennnnnnnnnnnnnn nennen nennnnnnnennnnen ern 363 20 1 7 Feldeintr ge erhalten bei Neueingabe uuurssunnersennnnensnnnnnnn nennen ern 363 20 1 8 Feldv rbelegung 2 sanieren 365 20 1 9 Daten bergabe Archivierung uussessnnnersennnnnnnennnen nennen nennnnnn ernennen 365 20 2 Ausgabekriterien festlegen ndern uurz22suensnnnnnen ernennen nennen nennen nennen 366 20 2 1 Suchvorlagen definieren 44urs40rsnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 367 20 2 2 Angaben in der Auswahlliste 24444444nBnn ern nnnen nennen nnnnnnnnnnnnnnnn ern 368 20 2 3 berschriften f r Spalten uunnaneeeeneennnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 369 20 2 4 Sortierung 21 4 22a Irre eier 370 20 2 5 Auswahl f r Spaltendruck 20422442 40er nnn
269. er Tastatur die Daten ein In das n chste Feld gelangen Sie mit Mausklick oder mit der Tab oder Enter Taste Die Tabulatorreihenfolge k nnen Sie im Masken Editor fest gelegen Ausnahme Bei Endlosfeldern erfolgt bei der Eingabe von Enter ein Zei lenumbruch Bei mehreren Karteikarten klicken Sie die n chste mit der Maus an oder bl ttern mit Strg Tab Zum Anlegen einer neuen Zeile in einer Tabelle oberhalb der Cursorposi tion dr cken Sie die Tastenkombination Strg Enter Beachten Sie dass einzeilige Felder in horizontaler Richtung scrollbar sind Die Eintr ge k nnen l nger als der sichtbare Bereich des Datenbankfeldes sein Maximal k nnen in ein einzeiliges Feld 128 Zeichen eingegeben werden amp DETAILLIERTE INFORMATIONEN ZU DEN FUNKTIONEN DER TASTATUR BEI DER DATEN EINGABE ENTNEHMEN SIE BITTE DEM KAPITEL 8 2 4 TASTATUR UND MAUS FUNKTIONEN Tip Wenn der Cursor beim n chsten Datensatz nicht in das erste Feld auf der ersten Kartei karte springen soll sondern die letzte Eingabeposition beibehalten werden soll muss dazu der Men punkt Ansicht Eingabeposition beibehalten aktiviert werden Teil 3 _12 Neueingabe 135 F r die Eingabe der Daten gibt es noch verschiedene hilfreiche Zusatzfunktio nen e Thesaurus e Erhalten der Eintr ge f r die n chste Eingabe e Import von ASCII ANSI Daten e Eingabevereinfachung durch duplizieren vorhandener Datens tze nur Pro fildaten e Eingabedublettenpr fu
270. er Workflow Dokument Auswahlliste angezeigt wenn die Dokumentansicht von einem Workflow Datensatz aus aufgerufen wird und mehrere Dokumente gefunden werden Dieses Feld sollte daher auf jeden Fall in die Standard Maske des Dokumentar chivs aufgenommen werden Ausgangsschreiben Eingangsschreiben Abb 36 45 Aufruf der WF Dokument Auswahlliste aus einem WF Hauptarchiv Der Inhalt des Feldes LinkDocumentName wird zur Auflistung der Dokumente angezeigt S11 512 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 37 _ WORKFLOW ANWEN DER SICHT 37 1 WF Benutzer Oberfl che F r den Workflow Anwender stehen alle Befehle von Dr DOC Workflow in Form von Symbolen zur Verf gung Er Aktivit tenliste anzeigen A Aufgabe erledigt Ka PE Workflow zuweisen G Workflow Mangager Rje Ae Workflowschritt definieren Ra Workflow abbrechen X BAs Workflow Assisten 3er BAs Verbindung mit neuem Workflow neuen Workflow starten er DAN Verbindung mit laufendem Workflow Workflows anzeigen Diese Befehle sind zu einer Workflow Symbolleiste zusammengefa t Die Verf gbarkeit der einzelnen Befehle h ngt zum Einen vom Berechtigungsprofil des Anwenders ab zum Anderen aber auch von der jeweiligen Programm Situation Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 513 Da ein Teil der Befehle nur in WF Haupt und WF Typarchiven der andere nur in WF Dokumentarchiven verf gbar ist kann die Workflow Symbolleiste zwei
271. er editieren Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben rufen Sie nun die Client Parameter auf Diese Pfadangaben dienen dazu das Archiv vom Client aus aufrufen zu k nnen Editieren Sie bitte nur die Pfade C und d Die brigen Pfade werden von Dr DOC automatisch festgelegt Teil 4 16 Archiv einrichten Editieren Clientparameter x a PFAD f r Verwaltungsdatei DADROOCSCLIENT Ej b gt PFAD f r Hilfsdateien I O C PraD f r D Vorlagen PDRoocwoRLaseEn d PFAD NAME f r D Archivierung SERvERTsS995500KkUM E e PFAD f r lokales Arbeitsverzeichnis D f PFAD f r Kommunikation Prorockomd El g mar Anzahl an Listbox Eintr gen 100 IV Nach Neueingabe Maske l schen J Quelldatei nach Archivierung l schen aitchen ke Verwaltungsdatei Konfigurationsdatei f r C S Archivaufruf Vorgegeben wird das Unterverzeichnis CLIENT Nicht Editieren b Hilfsdateien Datenbank Konfigurationsdateien Nicht Editieren c D Vorlagen Geben Sie hier an wo vom Client aus gesehen im Netz die Vorlagen Dateien f r Daten bergabe zu finden sind d Automatische Archivierung nach D Zum Aufruf der automatischen Archivierung im Anschluss an eine Daten bergabe D vom Client aus m ssen Sie hier angeben lt Hostname oder IP Adresse des Archiv Servers gt lt Port Nr gt lt Archivname gt z B SERVER1 9995 Archivl e Lokales Arbeitsver
272. er gew nschten nderung unbedingt das KAPITEL 25 PFADANGABEN NDERN Containergr e Die Containergr e f r NCI und Cl Dokumente ist einstellbar Sobald die voreingestellte Containergr e erreicht ist werden automatisch neue Container von Dr DOC erstellt Die Container in der Verzeichnisstruktur stets auf gleicher Ebene gem Voreinstellung angelegt z B D drdoc dbank NCIO0 NCIO1 NCIO2 NCIOO Verzeichnisname Standardm ig sind 600 MB voreingestellt Die maximale Gr e ist 2GB Optional ist es m glich einen Containerpool mit einer fest vordefinierten Containerstruktur zu bilden Pfad f r D Vorlagen F r die Daten bergabe an andere Programme z B Adressdaten in ein Briefformular der Textverarbeitung m ssen in diesen Programmen Vorlagen Formulare z B Word Serienbriefdokumente angelegt sein Diese Vorlagen sollten in einem einzigen Verzeichnis abgelegt sein dessen Inhalt beim Aufruf von Daten bergabe immer angezeigt wird Geben Sie dieses Verzeichnis hier an Pfad Name f r D Archivierung Nach der Arbeit mit der Daten bergabe Schnittstelle aus einem Archiv heraus wird automatisch zum Archivieren des erstellten Dokuments das hier angegebene Archiv aufgerufen Geben Sie Laufwerk Verzeichnis und Name des Archivs an wenn Sie diese automatische Archivierung w nschen Lokales Arbeitsverzeichnis Das lokale Arbeitsverzeichnis ist n tig f r die tempor re Zwischenlagerung von
273. er in ein anderes Archiv 411 23 3 2 Export im DBase Forma t uuuesrsnnnenssennnen nennen ennnnnnnnnnnner adani 414 23 4 COED Schniftstelle u 22 essentiellen 416 234 1 bersicht nen la dest essen aeg alerts 416 23 4 2 Beschreibung der Komponenten ezsnuerssnnnnensnnnnnnennnennn nennen nennen 417 23 4 3 COLD Schnittstelle verwenden 22244224044240n nenne nensnnennnnennnennnnnn 418 23 5 Automatischer Server ASCII Import 224s200snnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn nn 426 24 Dr DOC Datenbank Replikationen enennnnennennn 428 24 1 Kurzbeschreibung i RH HI 428 24 2 Begriffsdefinitionen 32 2 sehen 428 24 3 Grundvoraussetzung u 2224444004nnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnannennnnnnnn 429 24 4 Erstellung der Replikations Archivstruktur uussrssnunennennnnensnnnnnen nennen ernennen 429 24 5 Dr DOC Programm Dateien f r Replikationen nennen 431 24 6 Konfiguration Replikations Vorschrift ueesenenerssnnneensnnnnnnnnnnnner nennen ernnnne 431 24 7 Start des Replikations Programms 2 4 44snssnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnennn nn 433 25 PFADANGABEN NDERN ceesesnsnnnnnnnnnennnnnnnnnnnunnnnnunnnnnnnnnnnnananannnnn 434 26 UMWANDLUNG VON ARCHIVEN uuueunsssunssnsnsnnnsnnnnnnnennnnnnnennnnnn 436 26 1 Umwandlung eines lokalen Archivs in ein G S Archiv enn 436 26 2 Umwandlung eines
274. erarbeitung in Dr DOC bernommen werden sollen bernommen wird der vollst ndige Dateiname mit Namenserweiterung 20 12 6 Besonderheiten Autofeld Automatischer Eintrag Um Eintr ge eines Feldes desselben Archivs und desselben Datensatzes automatisch in ein anderes Feld zu bernehmen muss folgende Grundeinstel lung vorgenommen werden Das Feld in das die bernahme erfolgen soll wird nach dem folgenden Schema gekennzeichnet V feldname wobei statt feldname der Name des Feldes eingegeben wird aus dem der Ein trag bernommen werden soll Das Zielfeld Autofeld wird nur dann automatisch ausgef llt wenn es nicht schon einen anderen Eintrag enth lt Besonderheit in Tabellenspalten als Autofeld V es wird eine neue Zeile angelegt wenn Hinweis schon ein Eintrag vorhanden ist Soll das Zielfeld immer automatisch ausgef llt werden und ein gegebenenfalls bereits vorhandener Eintrag berschrieben werden kennzeichnen Sie das Feld als VU feldname wobei statt feldname der Name des Feldes eingegeben wird aus dem der Eintrag bernommen werden soll In einer Schriftgutverwaltung soll f r neue Dokumente immer standardm ig als erste Beispiel Wiedervorlage der Erfasser des Dokumentes eingetragen werden Dazu wird das Feld Wiedervorlage als Autofeld mit dem Eintrag V Erfasser definiert Bei der Neueingabe wird beim Speichern das Feld Wiedervorlage mit dem Eintrag des Feldes Erfasser ausgef llt 360 Te
275. erfolgreich ausf hren zu k nnen Wahl des Zielverzeichnisses x Bitte w hlen Sie ein Verzeichnis f r Dr DOC aus Als Vorschlag bieten wir Ihnen C DrDOC an In diesem Fall k nnen Sie die Serienbriefvorlage brief for zur Einspielung von Daten aus der Adressverwaltung nach Winword verwenden Zielyerzeichnis Bien drdoc C Benutzer EI compound E demo DocHilfe DocHilfeE DocHilfeH x Abb 4 1 Wahl des Zielverzeichnisses bei der Installation von Dr DOC Teil2 Schnelleinstieg 5 Starten von Dr DOC 57 5 STARTEN VON Dr DOC Starten Sie Dr DOC indem Sie in der Windows Taskleiste auf die Schaltfl Mstart che Start klicken und dann in dem Men Programme Dr DOC das Symbol Dr DOC ausw hlen Sie gelangen nun in den Dr DOC Desktop Startbildschirm mit dem Dr DOC Desktop und der Ordnerstruktur Treeview Aktionen In der Programm Titelzeile wird angezeigt dass noch Kein Archiv ge ffnet ist Treeview Anzeigemodus Aktionen Symbol Leiste A Dr DUL KEIN ARCHIY GEOFFNET Ele w Windows Desktop S f Dr DOC Desktop Adressen A Ahnentafel E Aktien A EN Bild Datei Ansicht Inte 2 i B cher amp Bundesliga Spieler H Bundesliga Vereine EA Dividenden 3 _ amp Dokument von Datei arc Dr DOC Desktop A Dokumente B Excel Neu E Foto s Geburtstage E Haushalts Kosten
276. erpr fen Sie jetzt ob Sie noch am Archivserver die Daten des Ar chivs aufrufen k nnen Starten Sie also eine beliebige Suche und kon trollieren Sie ob die Daten ohne Fehlermeldungen angezeigt werden k nnen Falls jetzt Fehlermeldungen erscheinen sollten berpr fen Sie noch einmal die obigen Schritte und s mtliche Pfadangaben insbeson dere die Laufwerkbenennungen 9 Wenn Sie die Daten einwandfrei einsehen k nnen verlagern Sie jetzt die bereits vorhandenen Dokumente Dies k nnen Sie tun bei identi schem Netz und Archivserver m ssen es aber tun bei getrenntem Netz und Archivserver da die Dokumente momentan noch auf dem Netzserver liegen Rufen Sie dazu alle Datens tze auf In der Auswahlliste aktivieren Sie den Befehl Export darin die Option NCI Dokumente verlagern Ge ben Sie den neuen Pfad an und starten Sie das Verlagern mit OK 440 Teil4 26 Umwandlung von Archiven Achtung Der Verlagerungspfad darf auf keinen Fall identisch mit dem Pfad f r Archivdateien sein also nicht dbank sondern z B doku Hinweis Die NCI und CI Dokumente sollten bei getrenntem Netz und Archivserver auf keinem Fall auf dem Netzserver bleiben wo sie sich momentan befinden Standardm ig wird der Archivserver daf r eingesetzt 10 11 Aktivieren Sie dann nochmals den Befehl Export und jetzt die Option Cl Dokumente verlagern Sie k nnen die ClI Dokumente im selben Pfad wie die NCI Dokumente ablegen Rufe
277. erung wird nur bis zu der als Datentyp definierten Ebene durchgef hrt Teil 4 20 Einstellungen 355 20 12 Autofelder Neben der Feldauswahl f r grunds tzliche Datentypen besteht auch noch die M glichkeit vom Programm automatische Eintragungen in ausgew hlte Felder vornehmen zu lassen Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Autofelder aktivieren Geben Sie in das vorgesehene Feld ein B f r Benutzer d i bei Verwendung der Benutzerverwaltung der aktuelle Benutzer D f r aktuelles Datum T f r aktuelle Zeit f r Besitzer Es wird der Name des aktuellen Besitzers eingetragen N f r Nummerngenerator automatische Numerierung siehe nachfolgendes KAPITEL 20 1 2 3 NV f r ver nderbaren Nummerngenerator siehe nachfolgendes KAPITEL 20 1 2 4 F f r Dateinamen File bei der Archivierung von Dateien wird der Dateiname eingetragen V f r bernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld 20 12 1 Besonderheiten Autofelder Benutzer Datum und Zeit In das Autofeld Benutzer wird bei Neueingabe oder nderung der Benutzer name eingetragen mit dem Sie sich in das Archiv eingeloggt haben In die Autofelder Datum und Zeit werden die jeweiligen aktuellen Daten des Rechners eingetragen Alle nderungen registrieren nderungsverwaltung Tip Wenn Sie alle nderungen an einem Datensatz also sobald Speichern aktiviert
278. erwaltung AZ 001 2 AZ AZ Lfd Nr Lfd Nr Lfd Nr Vorgangsbez Vorgangsbez Vorgangsbez Anfrage Anfrage Anfrage THESAURUS Aktenplan Auswahlliste f Az Vorgang Aktenplan Aktenplan Pei p rien 001 1 Beschaffung allgemein AZ 001 2 Pr IRnI 001 2 Beschaffung EDV Lfd Nr po perchi in al Lomein 001 3 Beschaffung B romaterial a 001 2 Beschaffung EDV a h 001 3 Beschaffung B romaterial Vorgangsbez Beschaffung EDV 002 1 Raumvergabe intern 002 2 Raumvergabe extern 003 1 Personalplanung Import Schriftgutverwaltung AZ 001 2 Lfd Nr Vorgangsbez Beschaffung EDV Teil 3 _12 Neueingabe 139 D 2 2 Erhalten der Eintr ge Nach dem Abspeichern eines Datensatzes werden die Eingaben der einzelnen Felder auf dem Bildschirm gel scht oder aber erhalten je nachdem wie das Archiv eingerichtet wurde Zu ndern ist dies im Men Organisation Archivparameter editieren durch Anw hlen der Option Nach Neueingabe Maske l schen e Wenn diese Option nicht angekreuzt ist bedeutet das dass alle Eintr ge in allen Feldern nach dem Speichern erhalten bleiben und f r den folgenden Datensatz verwendet werden k nnen Durch berschreiben oder L schen werden die neuen Profildaten entsprechend ge ndert e Wenn diese Option angekreuzt ist bedeutet das dass alle Eintr ge in allen Feldern nach dem Speichern gel sch
279. es Programm sollte nur beendet werden wenn keine C S Anwendung mehr aktiv ist Ordnungsgem beenden Sie diesen Prozess ber Server Beenden TEIL 3 ARBEITEN MIT Dr DOC Benutzer Anmeldung Benutzer F hrung Archiv und Maske w hlen Neueingabe Dokument Assistent Suchen Bearbeiten und Auswerten 111 112 Teil 3 _9 Benutzer Anmeldung 9 BENUTZER ANMELDUNG Das Programm ist mit einer Benutzerverwaltung mit Kennwort Schutz abgesi chert Der Benutzername und das jeweils dazugeh rige Kennwort werden von einem berechtigten Benutzer im Men punkt Organisation Benutzermanager festgelegt Grunds tzlich erfolgt die Abfrage nach Benutzer und Kennwort beim Aufruf des Programms Wenn dem User in der Benutzerverwaltung die Funktion Automatische Anmel dung mit Netzwerk Anmeldenamen zugeordnet wurde entf llt diese Abfrage ber Archiv Benutzer anmelden besteht zus tzlich die M glichkeit den Benut zer zu wechseln oder einen Benutzer abzumelden ohne das Programm verlas sen zu m ssen wenn z B mehrere Bearbeiter an einem Arbeitsplatz arbeiten amp WEITERE INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL 18 2 KURZANLEITUNG BENUTZERVERWALTUNG gt Wenn durch die Benutzerverwaltung beim Programmstart eine Abfrage vor gesehen ist erscheint folgender Dialog x 1 Achiv Adressverwaltung B ro in Benutzerverwaltung 2 Verwaltung B roarchive 3 Host 1921661111 4 ee E 5 Benute
280. es Sinne Betreff Aufgabe weiterleiten Zugewiesen am 18 12 2001 13 10 F llig bis fia12 2001 1310 Erinnerung ab 19 12 2001 07 10 Ole Abb 37 26 WF Hauptarchiv_ Starten des Workflows durch Klicken auf Speichern 537 538 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 37 5 2 2 WF Archiv Dokument Definition ohne WF Typ Vorbelegung In diesem Fall wird nach Auswahl der Dokument Definition im Dokument Assistenten zuerst der Dialog Workflow zuweisen gestartet W hlen Sie in diesem Dialog den Workflow Typ und eine Benutzergruppe und starten Sie ab schlie end den Workflow durch Speichern des Workflow Datensatzes Worktowzwesen r Workflow Typ Weiterleiten mit R ckmeldung Di m zugeordnete Benutzergruppe Verkauf i Zuweisen Abbrechen Abb 37 27 Dialog Workflow zuweisen Auswahl des Workflow Typs und der zugeordneten Benutzergruppe Betreff Aurgabe weiterleiten 18 12 2001 13 08 Fallig bis 91220011508 Erinnerung ab 19 12 2001 07 08 Abb 37 28 WF Hauptarchiv_ Starten des Workflows durch Klicken auf Speichern Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 539 37 5 2 3 WF Archiv manuelles Erzeugen von WF Schritten Dieses Beispiel zeigt die Vorgehensweise f r das Starten e
281. estartet wird Archivdateien In diesem Pfad werden die Profildaten und interne Verwaltungsdaten abgelegt Hilfsdateien Als Hilfsdateien gelten die verschiedenen archivspezifischen Einstellungen Werden in einem vorhandenen Archiv nachtr glich die Pfadangaben f r Verwaltungs Archiv und oder Hilfsdateien ver ndert so werden die betreffenden Dateien bei Verlassen des Men punktes Archivparameter editieren automatisch in das neu angegebene Verzeichnis kopiert und im alten Verzeichnis gel scht NCI und CI Archiv Die archivierten Dokumente werden in zwei Container Dateien abgelegt die von Dr DOC verwaltet werden Dabei wird getrennt in die Datei f r Cl Dokumente und diejenige f r NCI Dokumente Beide Dateien k nnen auf beliebigen Speichermedien angefangen bei der Festplatte bis zur Jukebox angelegt werden Welches Speichermedium Sie w hlen h ngt von der Anzahl und Gr e der zu archivierenden Dokumente ab Geben Sie hier das entsprechende Laufwerk bzw den Pfad an Beachten Sie dass auf Worm Medien nicht direkt archiviert werden kann 299 Tip Achtung 300 Achtung Teil4 16 Archiv einrichten Die Pfadangaben f r NCI und Cl Archive k nnen wie alle anderen Angaben auch jederzeit ver ndert werden Allerdings ist hier besonders darauf zu achten dass bereits archivierte Dokumente grunds tzlich in dem zum Zeitpunkt der Archivierung angegebenen Pfad abgelegt bleiben Beachten Sie bei ein
282. etzen l schen Nummerngenerator neu Archivstruktur kopieren Archivrechte Benutzer Information Benutzer Manager Workflow Aktivit tenliste Aufgabe erledigt Zuweisen Manager Schritt definieren Abbrechen Einstellungen Feldauswahl f r Pflichtfelder Assistent Star ten Zuordnen Anzeigen Fenster gt berlappend anordnen gt Index Themen Kontext Hilfe w hlen Info ber Dr DOC Teil2 Arbeitsablauf 8 Arbeiten Starten Beenden 99 8 2 2 Benutzeroberfl che Beim Aufruf eines Archivs ber Archiv w hlen wird das Dr DOC Grundmen angezeigt Die Symbolleiste und Statuszeile k nnen unter dem Men punkt Ansicht ein oder ausgeblendet werden Von dem Grundmen aus k nnen Sie eine Neueingabe oder eine Suche starten Nach dem Start einer Suche gelangen Sie in die Datensatz Ansicht In der Da tensatz Ansicht bietet Ihnen Dr DOC folgende Funktionalit ten Titelzeile Programm Symbolleiste Name der Karteikarte D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument tellungen Workflow ffganisation Fenster Hife la x I ojs a F OD l AE E laa aF Auswahlliste Auswahl Satz Nr 1 39 von 39 Suchergebnisse Aktionen Name ame Tel privat Tel dienst Ort Huber Werer 089 123123 089 222222 M M Istruments Lindner Ute 08161 882288 08161 123123 Freising v gt K fer S Linde AG
283. eue Benutzerverwaltung x Bezeichner Registratur I Client Server Modus oo E N W In Benutzeranmeldung sichtbar r Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen C Ja alle Benutzer Nein kein Benutzer Benutzerspezifisch Pfad Name der Benutzerverwaltung W hlen Piad Mame der Benutzerverwaltung vorm Server aus 6 ic asesor Bezeichner der neuen Benutzerverwaltung Dieser kann abweichend vom Dateinamen sein Ankreuzen f r Betrieb in Client Server Modus Ankreuzen wenn bei der Benutzeranmeldung angezeigt werden soll welche Benutzerverwaltung die Abfrage vornimmt Auswahl ob die Anmeldung automatisch mit dem Netzwerk Anmeldenamen stattfinden soll Pfad und Dateiname der Benutzerverwaltung angeben direkt eintragen oder ber W hlen Falls eine C S Benutzerverwaltung angelegt wird hier den Pfad und Dateinamen aus Sicht des Servers angeben Teil4 18 Benutzerverwaltun 323 gt Mit OK best tigen Nun ist die neue Benutzerverwaltung aktiv ffnen Zwischen verschiedenen Benutzerverwaltungen wechseln Sie mit dem Befehl Benutzerverwaltung ffnen bzw dem entsprechenden Symbol Markieren Sie ar in der Listbox die gew nschte und best tigen Sie mit OK gt Eigenschaften ber den Men punkt Benutzerverwaltung Eigenschaften wird der Beschrei bungs Dialog der aktuellen Benutzerverwaltung angezeigt an dem nderungen Namen Pfad vorgenommen werden k nnen
284. ezeigt r DOC WORKFLOW Dok Quelle OCR Scanner Ansicht Intern ioj xi Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe 18 x Z sla a FAOD NE ET AF X Auswaht Satz Nr 1 1 von 1 Dokument T Eingangsschreiben 2179 Posteingang Graf amp Co Bid Seite 1 von 1 gt ssrer12 Eingangsschreiben are Brief MALER STR 3 D 56546 M NCHEN TEL OB9 26B1458 FAK 083 6541362 Firma Bun 2 44 Herrn Heinrich Fost achzuagae 53100 Bonn Graf amp Co GmbH Monahan dan 28 06 1993 Sehr geehrter Marr Aainrich Malerstr 3 wir danken f r Thra traundiicne Anfrage bez glich Cemsuter Heinrich Sri runmassaiscn Wannan wir Tore Prag wie Felge Sakworien 85546 M nchen Ee yibt wel weaantlich varani Prinzipien dar ailderzeu pg du Cor dar vakte int Er jon a z Dagagan wird bei der Rastergraphik ertoprachend den Aufbau aines Perogehbildes jeden Rasterpunkt Pixel genannt ain Farkwarz zugewiesen Jada dar Tacbniken hat ihre Vor und Nachteile Wir w rden uno frauen Ihnen diene in siren pers nlichen Gespr ch erl utern zu gortan Mit freundlichen Gr en s gt Workflow gt Posteingang Abb 37 11 Anzeige eines WF Dokumentes nach Aufruf aus dem WF Hauptarchiv Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 374 WF Schritt bearbeiten und erledigen Um Aufgaben zu bearbeiten klicken Sie auf das Symbol Aktivi
285. f gbar machen 160 Teil 3 _12 Neueingabe Was leistet das OCR Modul von Dr DOC Das OCR Modul von Dr DOC unterst tzt die sogenannte dynamische Schwellwerterkennung sofern der Scanner dementsprechend ausgestattet ist kann Compound Dokumente verwalten also Dokumente mit Bild und Text gemischt kann Barcode erkennen derzeit Check Code 39 Check Interleaved 25 Co de 128 Code 39 EAN 13 EAN 8 und Interleaved 25 enth lt eine Formularbearbeitung Das hei t F r h ufig wiederkehrende Vorlagen z B Lieferscheine eines bestimmten Lieferanten kann eine Schablone erstellt werden in der festgelegt ist wo sich der zu erkennende Text befindet Auch f r einmalige Vorlagen kann auf diese Weise Text her ausgefiltert werden der nicht erkannt werden muss bernimmt den erkannten Text automatisch in die Profildaten des Datensatzes Dabei kann der Text in mehrere Bereiche aufgeteilt werden die verschiedenen Profildaten Feldern zugeordnet werden k nnen kann alle Einstellungen mit verschiedenen Konfigurationsnamen abspei chern sodass die f r die Vorlage jeweils optimale Konfiguration sofort abruf bar ist bearbeitet nicht nur neu eingescannte Vorlagen sondern auch vorhandene Bilddateien die Text enthalten verf gt ber eine interne Zwischenspeicherung der Vorlage so dass mehrere Arbeitsschritte auch nacheinander ausgef hrt werden k nnen ohne dass die Vorlage neu eingescannt werden muss arbeitet auch
286. figkeit der Ver nderung der Daten entsprechend oft gesichert werden Au erdem werden wenn mehrere Speichermedien verwendet werden von Zeit zu Zeit die Dokumente verlagert 446 Teil4 27 Archiv reorganisieren 27 ARCHIV REORGANISIEREN Den Men punkt Archiv reorganisieren im Men Organisation sollten Sie auf rufen e wenn Sie viele nderungen an Profildaten vorgenommen haben Die Pro fiidaten Reorganisation bewirkt unter anderem da der Platz den gel schte Datens tze noch einnehmen wieder frei wird Ob solche gel schte Daten s tze nicht benutzte Datenbl cke vorhanden sind erfahren Sie im Men punkt Info im Men Datenbank Wenn in dieser bersichtsinforma tion zum aktuellen Archiv eine gr ere Anzahl nicht benutzer Datenbl cke angegeben ist ist eine Profildaten Reorganisation empfehlenswert e wenn Dokumente verlagert oder gel scht wurden Die Reorganisation der Dokumente die dann durchgef hrt werden muss bewirkt da der Platz der noch von den verlagerten bzw gel schten Dokumenten im Ursprungscontainer reserviert ist wieder frei wird e wenn Schl ssel neu aufgebaut werden sollen Schritt f r P Archiv sichern Schritt Vor jeder Art von Reorganisation sollten Sie das gesamte Archiv oder zumindest die betreffenden Daten des Archivs sichern P Reorganisation starten Men punkt Organisation Archiv reorganisieren aufrufen Teil4 27 Archiv reorganisieren 447 Reorga
287. g u f r Suche nach dem Sternchen f r Suche nach n f r Suche nach ASCIl Werten Dabei statt n den entsprechenden Wert angeben z B 20 AN 3 Hier geben Sie den Begriff ein mit dem der Suchbegriff ersetzt werden bzw welcher an den Suchbegriff angeh ngt werden soll Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Neben der Eingabe von ganzen W rtern oder Wortteilen gibt es noch folgende Eingabem glichkeiten B f r Suchbegriff oder Feldinhalt l schen f r Ersetzen durch n f r Ersetzen durch einen ASCIl Wert Dabei statt n den entsprechenden Wert angeben z B 20 A 4 W hlen Sie ob der Suchbegriff ersetzt werden oder ob der ein getragene Ersatzbegriff angeh ngt werden soll Innerhalb einer Tabelle bewirkt Anh ngen da eine neue Zeile eingef gt wird 5 Klicken Sie nun auf OK In die betreffenden Felder f r die Sie den Vorgang ausf hren m chten tragen Sie in der daraufhin erscheinenden Maske ein beliebiges Zeichen z B X ein und starten den Vorgang dann mit Speichern In einer Adressverwaltung soll der Wortteil str durch stra e ersetzt werden Dazu werden Such und Ersatzbegriff wie in obiger Abbildung eingetragen Da der Vorgang nur im Feld Stra e durchgef hrt werden soll wird in der erscheinenden Eingabemaske im Feld Stra e ein beliebiges Zeichen eingetragen nderung von Autofeldern unterbinden Wenn ein Autofeld Benutzer Datum und oder Zeit eingerichtet ist wird
288. gebnisfeld definiert ohne da die Berechnung mit einem Fristenfeld erfolgt Vorgehen Rufen Sie den Men punkt Einstellungen Rechendefinition auf und korrigieren Sie die Eingabe Wenn ein Datumsfeld Ergebnisfeld ist muss eines der beiden Rechenfelder ein Fristenfeld sein Datei daten bmp nicht vorhanden Fehler Bei der Daten bergabe wurde auch die bernahme von Dokument seiten veranla t Die gew hlte Vorlage enth lt aber keinen Platzhalter f r das Einspielen von Dokumenten Vorgehen F r das Einspielen von Dokumenten muss in der Vorlage an der ge w nschten Stelle der Platzhalter Grafik vorhanden sein F gen Sie diesen manuell oder automatisch mit der Tastenkombination Strg Shift 0 ein Datei kann nicht ge ffnet werden Fehler Kann z B nach OCR mit Fremdprogramm auftreten wenn die Datei nicht im lokalen Arbeitsverzeichnis abgelegt wurde Vorgehen Archivieren Sie die Datei manuell Rufen Sie den Befehl Dokument Neu auf und suchen Sie die Datei in dem Verzeichnis in dem Sie sie abgelegt haben Grunds tzlich steht das Verzeichnis und der Dateiname den Dr DOC f r die automatische Archivierung ben tigt in der Kopfzeile des Neueingabe Dialogs Datensatz gesperrt Fehler Ein Datensatz wurde nicht ordnungsgem geschlossen und ist nun zum Bearbeiten gesperrt Vorgehen Rufen Sie im Men punkt Organisation Archiv reorganisieren die Option Datensatzsperre aufheben auf Anhang Fehlermeldungen 555
289. gig und stellt die Standardwerte ein L schen l scht die Karteikarte die sich im Vordergrund befindet Diese Schaltfl che ist nur w hlbar wenn es mehr als eine Karteikarte gibt OK speichert die getroffenen Definitionen aller Karteikarten ab der Dialog Masken erscheint wieder Abbrechen verwirft alle Neueinstellungen und Anderungen 285 Achtung 286 Tip Teil4 16 Archiv einrichten 16 5 Elemente einf gen Sobald Sie mindestens eine Karteikarte angelegt haben k nnen Sie die in Datenbankeinstellungen definierten Felder und andere Elemente wie Rahmen und Kommentare sowie berschriften in die Karteikarte aufnehmen Klicken Sie hierf r im Editor Fenster auf das Register Elemente einf gen Bestimmen Sie zun chst zu welcher Ihrer Karteikarten Elemente hinzugef gt werden sollen Falls die gew nschte Karteikarte von anderen Karteikarten berdeckt wird und Sie sie hinter dem Editor Fenster nicht sehen muss sie zuerst in den Vordergrund gebracht werden Hierf r klicken Sie auf den Namen der Karteikarte die Sie ver ndern wollen Jetzt wird hinter dem Editor Fenster die gew nschte Karteikarte gezeigt und Sie k nnen die Elemente darauf einf gen Es ist ratsam vor dem Einf gen der Datenbankfelder einige Vor berlegungen hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen Grunds tzlich platziert Dr DOC die Elemente auf der Karteikarte zun chst in der Reihenfolge von links oben n
290. gleiche Eintr ge haben nur jeweils einer angezeigt die Voraussetzungen f r eine solche Ausgabedublettenpr fung entnehmen Sie dem vorstehenden Kapitel Kreuzen Sie an wenn Gro Kleinschreibung beachtet werden soll Teil 3 14 Suchen 207 6 Die Suchzeit kann vor allem bei gro en Datenmengen verk rzt werden wenn ein Suchlimit angegeben wird In der Lagerverwaltung wird der Artikel Mountainbike gesucht der aber nur zweimal Beispiel vorhanden ist In der Volltextsuche wird die Trefferanzahl auf 2 beschr nkt Sobald das Programm zwei Datens tze mit Mountainbike gefunden hat stoppt es das Durchsu chen der restlichen Datens tze und spart damit Zeit ein Wenn mit einem Suchlimit gearbeitet wird und die angegebene maximale Trefferanzahl erreicht ist erhalten Sie eine entsprechende Meldung Hinweis Der Suchvorgang hat die von Ihnen festgelegte maximale Trefferanzahl erreicht Sie k nnen die Suche fortsetzen oder Ihre Suchanfrage pr zisieren Beenden Er zisieren Das Suchergebnis wird in Eine weitere Volltextsuche Die Suche durch den restlichen einer Auswahlliste angezeigt wird durchgef hrt Datenbestand wird fortgesetzt Eintr ge in W hrungs und Datumsfeldern werden nur gefunden wenn der Suchbegriff Hinweis so eingegeben wird wie die Daten abgespeichert sind im entsprechenden Feld d h es ist hier keine Kurzeingabe der W hrung bzw eines Datums m glich Starten Sie den S
291. griffskontrolle amp WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS 18 BENUTZERVERWALTUNG 19 1 Gesamtes Archiv sperren ber die Registerkarte Archivverbindungen im Men punkt Organisation Benutzermanager wird festgelegt welche Benutzer bzw Be nutzergruppen grunds tzlich Zugriff auf ein Archiv haben Beispiel Benutzer Kunert ist mit den Archiven Adressverwaltung und Schriftgutverwaltung grunds tzlich verbunden Beschreibung Benutzergruppen Definitionen rchiv Verbindungen Rechte Indirekt verbunden mit Kunert lt Verbindung hinzuf gen Verbindung entfemen gt Andere Archive j Aktenplan 8 Belegarchiv 9 Benutzerarchiv 8 Bibliotheks Schlagworte Verbunden mit Archiv Rechte Datensatz Re ka Adressverwaltung STANDARD STANDARD Schriftgutverwaltung STANDARD STANDARD Teil4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 337 19 2 _Gesamten Datensatz sperren Wenn ein Datensatz in Besitz ist kann nur der Besitzer wenn er entsprechende Rechte hat die Berechtigungen anderer Benutzer f r diesen Datensatz ndern Ein Datensatz wird in Besitz genommen um ihn z B f r andere Benutzer zum Bearbeiten ndern zu sperren oder nach dem Archivieren durch Stapel verarbeitung o erst nach einer Nachbearbeitung den Datensatz allgemein zug nglich zu machen in letzterem Fall kann der Benutzer bei entsprechender System Einstellung beim Speichern
292. griffsprotokoll angelegt sein Nach Programmstart ndern m glich Dr DOC bietet Ihnen verschiedene grunds tzliche Arbeitsmodi Mit dem Modus ndern m glich k nnen Sie Ihre Datens tze einsehen und auch Korrekturen vornehmen Mit dem Modus ndern gesperrt k nnen Sie die Datens tze grunds tzlich nur einsehen aber nicht ndern Aktivieren Sie die Option f r ndern m glich bzw deaktivieren Sie diese f r ndern gesperrt Diese Option gilt als grunds tzliche Einstellung Dar ber hinaus ist aber auch noch eine weitere Differenzierung ber die Benutzerverwaltung m glich 301 Hinweis 302 Hinweis Hinweis Teil4 16 Archiv einrichten Nach Neueingabe Maske l schen Aktivieren Sie die Option wenn Sie nach der Eingabe eines neuen Datensatzes wieder die leere Eingabemaske vor sich sehen wollen Deaktivieren Sie die Option wenn die eingegebenen Profildaten in der Maske stehen bleiben sollen Dies ist besonders von Vorteil wenn sich in mehreren Datens tzen nur geringe Detailangaben ndern und der Rest der Datens tze gleich ist Diese Option gilt als grunds tzliche Einstellung Dar ber hinaus ist mit dem Erhalten von Eintr gen nur von ausgew hlten Feldern auch eine weitere Differenzierung m glich WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 20 1 7 FELDEINTR GE ERHALTEN BEI NEUEINGABE Quelldatei nach Archivierung l schen Nach der erfolgreichen Archivierung einer vo
293. gt NCI Doku ment abgelegt wird Index Als Bin rbaum aufgebaute alphabetische Begriffsliste die einen sekunden schnellen Zugriff bei der Suche erm glicht JPEG Joint Photographic Experts Group Komprimierungsstandard zur Reduzierung des Speicherbedarfs von Bildern Jukebox Jukeboxen sind Aufbewahrungs und Verwaltungsort f r optische Speicherme dien Komprimierung Reduzierung des Datenvolumens eines zu archivierenden NCI oder CI Doku mentes Dekomprimierung MO MOD Magneto Optical Disc magneto optische Speicherplatten die im Gegensatz zu WORM Platten vom Anwender mehrfach beschrieben und wieder gel scht werden k nnen Multimedia Kombination von Text Grafik Video und Audio am Computer Anhang Glossar 551 NCI Non Coded Information Abspeicherung von Dokumenten als Image Bilddokument Von Computern nicht interpretierbar zum Beispiel als Image eingescannter Brief Cl OCR Optical Character Recognition Umwandlung von Bildinformationen NCI Doku ment in comuterinterpretierbare Textinformation Cl Dokument Schwarze Punkte werden umgesetzt in die Bedeutung des einzelnen Zeichens PCX PC Paintbrush Pixel Format zur Unterst tzung von 1 4 8 und 24 Bit Farb tiefe Profildaten Beschreibungsteil eines Datensatzes in dem meist Ordnungsmerkmale wie zum Beispiel Aktenzeichen Betreff Sachbearbeiter etc zum leichten Wieder finden des Dokumentes eingetragen werden Scanner Elekt
294. hen I Zugriffsprotokall I Quelldatei nach Archivierung l schen IV Netzbetrieb IV Benutzerverwaltung Abbrechen Hilfe Kontrollieren Sie die vorgegebenen Eintragungen und korrigieren Sie diese gegebenenfalls Von Zeile zu Zeile gelangen Sie entweder mit der Tab Taste oder durch anklicken mit der linken Maustaste Geben Sie im folgenden zun chst s mtliche Pfadangaben aus Sicht des Archiv Servers ein Das hei t Wenn Archiv und Netzwerk Server in einem Ger t zusammengefasst sind berall die lokale Laufwerksbezeichnung aus Sicht des Servers angeben 303 304 Achtung Teil4 16 Archiv einrichten Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind gelten manche Angaben f r ein Laufwerk auf dem Netzwerk Server das dann die Bezeichnung aus Sicht des Archiv Servers haben muss Dies ist an den betreffenden Stellen vermerkt Verwaltungsdatei Die Verwaltungsdatei enth lt s mtliche grunds tzliche Pfad Informationen zum Aufruf eines Archivs Das Archiv selbst wird immer mit dieser Verwaltungsdatei Erweiterung da aufgerufen Das bedeutet Der Pfad der hier angegeben wird ist der Pfad aus dem sp ter das Archiv gestartet wird Bei C S Betrieb werden f r ein Archiv zwei Verwaltungsdateien angelegt F r den Aufruf am Archiv Server und den Aufruf am Client Jetzt geben Sie den Pfad f r den Aufruf am Archiv Server an Vorgegeben ist hierf r das Unterverzeichnis KOMM SERVER Archivdateien In diesem Pfad
295. her Auf diese beispielhafte Verkn pfung beziehen sich auch die folgenden Ausf hrungen Um die Daten bergabe problemlos ben tzen zu k nnen sind einige wenige Vorarbeiten n tig Beachten Sie dazu die folgenden Schritte Das Programm ben tigt grunds tzlich e Das Makro DrDocTv das automatisch das Einspielen der Daten in die gew nschte Datei ausf hrt e Eine tempor re Datei brief txt in die die jeweilige ausgew hlte Vorlage der Textverarbeitung bertragen wird e Die Datenquelle daten txt in die die Daten aus dem Archiv zun chst in die Textverarbeitung bertragen werden e Den Steuersatz grunds tzlich Name steuer txt die die Namen der einzuspielenden Felder enth lt siehe Hinweis e Die Vorlagen Brief berweisungsformular etc in der Textverarbei tung Beim Neueinrichten des Archivs wurde unter den Pfadangaben ein Pfad f r Daten bergabe Vorlagen angegeben In diesem Pfad m ssen s mtliche oben angegebenen Dateien die bis auf die vom Benutzer individuell anzu legenden Formulare mit dem Programm mitgeliefert werden vorhanden sein Au erdem wurde beim Neueinrichten ein lokales Arbeitsverzeichnis angege ben Um ein fehlerfreies Erstellen der ersten Formulare in der Textverarbei tung zu erm glichen kopieren Sie zuvor am besten die oben genannten Da teien mit der Namenserweiterung txt in dieses lokale Arbeitsverzeichnis Teil 4 20 Einstellungen 385 20 3 1 Vorarbeiten bei Word Schritt f
296. hlen die in der aktiven Benutzerverwaltung eingetragen sind Wenn noch keine Benutzerverwaltung aktiv ist k nnen Sie sich ber Ar chiv Benutzerverwaltung weitere Anmeldung dort anmelden e Aufruf am Archivserver Hier k nnen ber den Men punkt Archiv ffnen Archive im Verzeichnis KOMM SERVER ge ffnet werden WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL 16 ARCHIV EINRICHTEN 112 Maske w hlen Die Eingabefelder des Archivs sind in sogenannten Masken am Bildschirm an geordnet In der Regel wird mit der Wahl des Archivs auch eine zugeh rige Maske aufgerufen Wenn keine Maske aktiv ist ist kein Zugriff auf die Daten m glich und das Symbol f r Maske w hlen erscheint in der Symbolleiste Um eine Maske auszuw hlen klicken Sie auf dieses Symbol bzw rufen Sie den Men punkt Einstellungen Maske w hlen auf W hlen Sie aus der Liste die gew nschte Maske aus und best tigen Sie mit OK Der Zugriff auf Masken ist abh ngig von dem jeweiligen Dr DOC Benutzer Profil 129 C S E Hinweis 130 Teil 3 _12 Neueingabe D NEUEINGABE Im Allgemeinen werden zu jedem Dokument auch sogenannte Profildaten abge speichert Es k nnen aber auch nur Profildaten ohne Dokument angelegt und gespeichert werden Ein einfaches Beispiel ist die Adressverwaltung Hier k nnen f r die Adressen Adressdaten mit und ohne Pa bild verwaltet werden Selbstverst ndlich k nnen Dokumente auch nachtr
297. hn gro z gig neu und versuchen Sie erneut F r dieses Feld ist kein Thesaurus angegeben Fehler Im Bearbeiten oder Neueingabemodus wurde der Befehl Thesaurus angew hlt Dabei steht der Cursor in einem Feld f r das kein Thesaurus defi niert ist Vorgehen Zur bernahme von Thesaurus Eintr gen m ssen im betreffenden Feld im Men punkt Einstellungen Thesaurusdefinition Pfad und Name sowie die Verbindungsfelder und Importfelder angegeben sein Beachten Sie dazu das Kapitel 21 THESAURUS ERSTELLEN Hilfe pfad name konnte nicht gestartet werden Fehler Mehrere M glichkeiten 1 Das Programm wurde gestartet ohne da im bei der Installation angegebe nen Pfad mit Unterverzeichnis HILFE die Standardhilfe vorhanden ist Dabei wurde auch beim Start des Archivs keine andere Hilfe angegeben 2 Das Programm wurde mit Angabe einer Hilfe gestartet die nicht verf gbar ist 558 Anhang Fehlermeldungen Vorgehen Grunds tzlich versucht Dr DOC immer die Standardhilfe im bei der Installation angegebenen Pfad mit Unterverzeichnis hilfe zu starten Aus nahme Das Archiv wurde zusammen mit einer speziellen Hilfe aufgerufen Kontrollieren Sie ob bei Verwendung der Standardhilfe diese im bei der Installa tion angegebenen Pfad mit Unterverzeichnis hilfe vorhanden ist und instal lieren Sie diese gegebenenfalls neu von der Installationsdiskette nicht aus anderen Verzeichnissen kopieren Oder Rufen Sie das Programm en
298. hnten Programmumgebung wei terarbeiten k nnen Damit Ihnen die Integration Ihrer alten Aufgaben mit den neuen M glichkeiten von Dr DOC leicht f llt besitzt Dr DOC einen Desktop auf dem Sie sich alles individuell zusammenstellen k n nen Damit wird Dr DOC f r Sie zur perfekten Front Office L sung Ziel von Dr DOC ist es die Bearbeitungsschritte ber den gesam ten Lebenszyklus eines Dokumentes bzw einer Information hin weg automatisieren und kontrollieren zu k nnen Ich w nsche Ihnen viel Erfolg mit Dr DOC Und wenn Sie Fragen haben wenden Sie sich bitte gerne an uns M nchen den 07 Januar 2009 Dr Thomas Pfaff Gesch ftsf hrer Dr DOC GmbH Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS INFORMATIONEN BER DAS HANDBUCH nannnansnnannsnnannannannannannnnnnnannennannn 15 HANDBUCH BERSICHT nannnnannsnnannannannannnnnanannannannannannannannnnnannannnnnanannannannannannannann 16 HANDBUCH SYMBOLE sn eaaeo 2440000000000 02 araR ange pietine aana eani dia iga name Hunden antenne eure 17 KONVENTIONEN os H sn e r a eaaa OKEn 18 WICHTIGE BEGRIFFE E AEA EEE ES A ETS AS E EEA a E 19 EINF HRUNG 2 een 21 DIE PHILOSOPHIE VON DR DOC u2na20000000000unanannnnnnunnnnnnnnnnunnnnnnnnnunnunnnnnnnnnnn 22 WARUM DR DOG Sr ee ae nenne 23 RECHTLICHER STATUS 3 2 sau a a anna ann anna wach dance 29 TEIL 1 INSTALLATION UND UPDATE 222222222200000000000n0nnnnnnn ann nn nn nn nnnnnnnnnnnn 31 TECHNISCHE SP
299. hrzeit W hlen Email Ansicht Symbolleiste Statuszeile TreeView Auswahlliste Maske als Hinter grund Workflow Manager Daten Favoriten Favoriten als Teilbild Klein bild automatisch anzeigen Gro bild automatisch anzeigen Gro bild frei schwebend anzeigen Gro bild im Vordergrund anzeigen Graustufen darstellung f r SW Bilder Gro bild an Fenstergr e breite h he anpas sen Gro bild 100 Gro bild benutzerdefiniert Redlining anzeigen Eingabeposition beibehalten Datenbank Neueingabe Volltextsuche Feldsuche Feldsuche mit Vorlage Hypersu che Import ASCIVANSI Import dBASE Export dBASE Info Datensatz gt Speichern Bearbeitung abbrechen Vorbl ttern Zur ckbl ttern Doku menten Ablage zuweisen Daten bergabe Email Drucken Import ASCII Export ASCII Statistik Kopieren L schen Ersetzen Berechtigungen Besitzer Dokument Assistent Neu Bild anh ngen Bild verwerfen Redlining Editor Gro bild drucken exportieren l schen zoomen drehen 90 180 270 zur ckbl t tern vorbl ttern Einstellungen gt Dokument Quelle Dokument Verbindung Versionsverwaltung Stapelbe trieb Videoansicht Komprimierung Druckereinrichtung Sprache w hlen Maske w hlen Feldauswahl f r Feldauswahl Tabelle Formel f r Statis tik Hypersuche Vorlagensuche Zusatz Info Thesaurus Rechendefini tion Dokumenten Ablage Organisation Archivparameter editieren Archiv einrichten reorganisieren r cks
300. hten Vorgehensweise 266 archiv doc Word 250 Archivdateien 299 Pfadangaben 304 Archiv Server Hardware 32 Installation 42 ASCII Tabelle 408 ASCII Datei Export 411 Import 141 404 ASCII Import Automatischer Server ASCII Import 426 Aufl sung 177 553 Ausgabe Dublettenpr fung 202 372 Ausgabedublettenpr fung 207 211 Ausschnitt setzen 223 Auswahl Datentyp 274 Auswahlliste 219 337 Feldauswahl 201 368 max Anzahl der Eintr ge 301 306 Schalter als Spalte 296 Sortierung 201 Autofeld 147 164 355 556 Automatischer Eintrag 359 bedingt 356 Besonderheiten 355 Dateiname 359 Nummerngenerator 356 Ver nderbarer Nummerngenerator 357 Auto Link 148 Automatischer Eintrag Autofeld 359 562 BEE Index B Barcode Dokumententrenner 147 165 Erkennung 166 unterst tzte 166 Benutzer ndern 328 anmelden automatisch 329 Archiv zuordnen 333 Dr DOC 313 Info bei C S 330 neu 324 PUBLIC 313 Rechte 334 Benutzer Autofeld 355 Benutzer Anmeldung nderung 318 Neu 317 NT Anmeldename 317 Benutzergruppe ndern 328 Archiv zuordnen 333 neu 324 Rechte 334 Benutzermanager 96 112 313 336 Workflow Konfiguration 477 Benutzer Manager Erstellen der Rollen 482 Neue Benutzergruppen anlegen 480 Rollen 478 Workflow Gruppen 478 Workflow Objekte 478 Zuordnung der Rollen 484 Benutzerverwaltung 94 112 225 313 Archiv einrichten 301 307 Archiv eintragen 331 Eigenschaften 323 Kurzanleitung 316 l schen 323 neu 322 ffnen
301. i TE EEEE A E E A E E 257 15 8 Zusatz Informationen aufrufen unnsesesenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 259 TEIL4 ADMINISTRATION 222222222222200200000000000000000n0n0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 261 VORBEMERKUNG 2 3222 ee een aa nenne nn dualen ner eanene 262 GRUNDS TZLICHE HINWEISE F R DEN C S SYSTEMBETREUER nunnnnnnnnnnnnnnnnnnennn 263 ARCHIV EINRICHTEN UND ORGANISIEREN znunuununnnnnnnnnnnununnnnannnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 264 16 ARCHIV EINRICHTEN uuensenseensennsnnnnennennnernnennnnenenerennrnnnnnnn nenn 266 Inhaltsverzeichnis 16 1 Neues Archiv anlegen 2 2224044444440R Henne en nnnonnnnnnnnnnnnennnnennnnonnnnnnnnnnnnen 267 16 2 Datenbankfelder definieren uurss444nrsennnnnennnnnnnnnnnne nennen nennnnnnnnnnnnnn nn 271 16 2 1 Datenbankeinstellungen usrssssnnensennnnnennnnnenennnnnnn ernennen ern 276 16 3 Masken erstellen u2 22 ee Bari 282 16 4 Karteikarten anlegen 22444444440RHnnnnann en nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnonennen nennen 284 16 5 Elemente einf gen irsinin einni anasaini iyana 286 16 6 Elemente editieren aeaa e e a aE aE e e E E EE EEn 290 16 64 Einzeiliges Feld ineton a ee 292 16 62 Endlosfeld 2 2 2 282er en 293 16 6 3 Tabelle 82 a2 ee ea a E EA 293 16 6 4 Schalter 24 222 rien a a a 295 16 86 52 o EEE a E E 296 16 6 6 Weitere Elementeinaiiinrnanin r a rE A ern 297 16 7 Archivparamete
302. icht existiert wird automatisch eine gleichlautende Dbase Datei neu angelegt Achten Sie darauf da beim berspielen gr erer Datenmengen Speicherplatz Pro bleme entstehen k nnen da die Daten im Dbase Format erheblich mehr Speicher ben tigen als in Dr DOC 415 Hinweis 416 Teil4 23 Datenaustausch 23 4 COLD Schnittstelle 234 1 bersicht Definition COLD Computer Output to Laserdisc steht f r speicherplatzsparende Ar chivierung von Dokumenten mit jeweils einheitliichem Formular aber unter schiedlichem Inhalt Formular und Inhalt werden dabei separat und in unter schiedliichem Format abgespeichert Das Formular nur einmal als Bitmap die ver nderlichen Daten im ASCII Format Anwendungsbereich Originalgetreue Archivierung von Dokumenten aus Lohnbuchhaltungs und Warenwirtschaftssystemen wie z B Lohnabrechnungen Lieferscheine Rechnungen Saldenlisten etc Funktionalit ts bersicht Import von Dokumenten F r den Import von Dokumenten mit optionaler automatischer Verschlagwortung f r schnelle Recherche bernahme von Daten aus der Spool Datei in die Profildaten des Archivs gibt es zwei Start modi Manueller Start der COLD Archivierung Automatischer Start durch im Hintergrund laufenden COLD Archivserver Darstellung der Dokumente Die COLD Dokumente k nnen sowohl am Bildschirm angezeigt als auch auf Drucker ausgegeben werden Unabh ngig von der Darstellungsgr e wird eine hohe Da
303. ie Konfiguration den Befehl Bearbeiten ToDo Definition aus Der Dialog ToDo Definition wird angezeigt ToDo Definition E xi Workflow Archive Archiv Auswahl lt lt Hinzuf gen lt lt gt gt Entfernen gt gt Abbrechen Abb 36 43 Dr DOC Server Dialog ToDo Definition Zuweisung eines WF Hauptarchivs f r die Push Funktionalit t Markieren Sie in dem Fenster Archiv Auswahl die WF Hauptarchiv e die f r die ToDo Information ausgewertet werden sollen und bernehmen Sie diese mit dem Schalter Hinzuf gen in die Liste der Workflow Archive Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 509 x Workflow Archive Archiv Auswahl WF_POST da gt gt Entfernen gt gt OK Abbrechen Abb 36 44 Dr DOC Server Dialog ToDo Definition F r das WF Hauptarchiv Archiv WF_POST da ist die Push Funktionalit t aktiviert Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Der Server ist nun f r das Push System von Dr DOC Workflow konfiguriert 36 6 2 Einstellungen am Dr DOC Client 36 6 2 1 Einstellen des ToDo Intervalls Das Push System von Dr DOC Workflow aktualisiert automatisch in bestimm ten Intervallen die Aufgabenliste Dieses Intervall kann ber folgenden Eintrag in der archiv ini am Dr DOC Client vorgegeben werden TODO TIME 60 Die Zeit wird hierbei in Sekunden angegeben Dieser Wert sollte nicht kleiner 60 Sekunden ge
304. ie Zusatz Info aufgerufen werden soll W hlen Sie hier das Archiv aus das mit diesem Feld verkn pft werden soll Suchfelder Verkn pfen Sie als erstes Archivfeld das ausgew hlte Zusatz Info Feld wird standardm ig angezeigt Zus tzlich k nnen weitere Suchfelder miteinander verkn pft werden UND Verkn pfung In Archivfelder werden die Feldnamen des aktuellen Archivs und in Zusatzfelder werden die Feldnamen des Zusatz Info Archivs angezeigt W hlen Sie aus den jeweiligen Listen die Verbindungsfelder Nach Anklicken des Buttons Zuordnen wird hier die getroffene Auswahl eingetragen Weitere Zuordnungen werden durch Semikolon getrennt Beim L schen von Zuordnungen muss darauf geachtet werden dass auch das Semikolon mit gel scht wird Die Sortierung und die Auswahlliste des Zusatz Info Archives kann f r jede Verbindung separat und unterschiedlich gew hlt werden Dies ist besonders praktisch wenn ein Archiv f r mehrere v llig unterschiedliche Zusatz Informationen verwendet wird Es stehen die Konfigurationen zur Verf gung die im Zusatz Info Archiv direkt angelegt wurden Teil4 22 Archive relational verbinden Daten aufteilen N tzen Sie die Verkn pfungs M glichkeit und trennen Sie Ihre Daten entsprechend thematisch in verschiedene Archive wenn dies sinnvoll ist So kann z B aus einer Schriftgutverwaltung eine Verbindung zu einer Adressverwaltung gelegt werden die
305. ie die Option nur Dokument Definitionen aktivieren und die Anzeige des Konsolen Ordners Archive deaktivieren Siehe auch Kapitel Dokument Assistent 10 2 3 Men punkt Ansicht ber den Men punkt Ansicht k nnen Sie die Anzeige der Dr DOC Programmfenster vorkonfigurieren Hier k nnen Sie einstellen ob der Dr DOC Desktop als Teilbild oder als Voll bild angezeigt werden soll Weiterhin k nnen Sie in dem Men punkt Ansicht die Anzeige der Teilfenster Treeview und Auswahlliste aktivieren bzw deaktivieren Um beispielsweise die Teilfenster Treeview und Auswahlliste zu aktivieren oder deaktivieren f hren Sie folgende Schritte aus OP Klicken Sie in dem Men Ansicht auf die Optionen Treeview und Auswahlliste Alternativ k nnen Sie die Teilfenster Treeview und Auswahlliste auch ber die Schaltfl che Schlie en deaktivieren Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstel v Symbolleiste v Statuszeile Treeview v Auswahlliste v Maske als Hintergrund v wWorkflow Manager v Daten Strg D Desktop Strg D Desktop als Teilbild Abb 10 14 Men Ansicht Teil 3 _10 Benutzer F hrung 127 Hinweis Das Deaktivieren des Men punktes Ansicht Auswahlliste bewirkt da nach einer Su che zun chst die Auswahlliste angezeigt wird Durch Doppelklick auf einen der Treffer k nnen Sie dann in die
306. ie mit der linken Maustaste Wenn der Cursor blinkt k nnen Sie den Text eingeben P F r die n chste Anmerkung setzen Sie wieder den Cursor an die ge w nschte Stelle Die Eintr ge k nnen auch nachtr glich bearbeitet werden Klicken Sie mit der Maus in den Text Sobald dieser umrahmt ist k nnen Sie darin n dern bzw auch die Formatierung Schriftart Farbe Zum L schen einer Anmerkung markieren Sie sie und aktivieren den Men punkt Bearbeiten Zeile l schen Sollen alle Anmerkungen gel scht werden aktivieren Sie den Men punkt Bearbeiten Alle Eintr ge l schen P Zum Speichern des Redlinings klicken Sie auf das entsprechende Sym bol oder aktivieren den Men punkt Redlining Eintr ge speichern Au erdem gilt e Redlining Editieren und Ansicht ist nur in der Gro bild Ansicht m glich Im Kleinbild Preview wird vorhandenes Redlining also nicht angezeigt e Es gibt nur einzeilige Eintr ge Mit der Enter Taste wird automatisch in der n chsten Zeile ein neuer Eintrag angelegt e Ein einzelner Eintrag kann mit der rechten Maustaste beliebig verschoben werden e Pro Eintrag kann ein Font und eine Farbe gew hlt werden e Die Fontgr e ist eine absolute Punktgr e bezogen auf das Original Do kument wie es im Ausdruck erscheint e Jeder Benutzer kann nur seine eigenen Eintr ge editieren oder l schen e Das Redlining kann auch beim Drucken ein oder ausgeblendet werden mit dem Men punkt An
307. ie nun im Ausgangs Archiv wieder den Befehl Thesaurus aktivieren wird der neue Eintrag bernommen WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp n 21 THESAURUS ERSTELLEN Wenn die Option Automatische Pr fung aktiviert ist muss in ein Thesaurusfeld ein Hinweis Eintrag vorgenommen werden da kein Eintrag in diesem Fall gleichbedeutend ist mit einem falschen Eintrag In einer Schriftgutverwaltung k nnen z B in ein Feld Aktenzeichen beliebige v llig Beispiel unsinnige Zahlen eingetragen werden Die strukturelle Ordnung ist gewahrt nicht aber die inhaltliche Um eine inhaltliche Konsistenz der Daten zu gew hrleisten wird ein Aktenplan als Thesaurus hinterlegt Der Aktenplan enth lt die genauen Aktenzeichen mit der Vorgangsbezeichnung Schriftgutverwaltung Anfrage gt THESAURUS Aktenplan AZ Import AZ 01 4980 Lfd Nr oO a A Import 777 7 Vorgangsbez Beschaffung EDV Vorgangsbez lt 138 Teil 3 _ 12 Neueingabe Zur bernahme von Aktenzeichen aus dem Aktenplan wird in der Schriftgutverwaltung im Feld AZ der Thesaurus Aktenplan aufgerufen Dabei kann nach vollst ndigen Eintr gen z B 001 2 nach Teileintr gen z B 001 oder nach allen verf gbaren Ak tenzeichen gesucht werden In jedem Fall kann wenn vorhanden der selbe Eintrag bernommen werden wie die folgende Abbildung zeigt Schriftgutv
308. iert werden Dazu wird als Quelle Link Excel angekreuzt Beispiel Das archivierte Dokument soll beim sp teren Aufruf gleich in Word angezeigt werden und nicht in Excel dazu wird als Ansicht Link die Word Verbindung angekreuzt Diese Verbindung mit Word wird mit dem Dokument archiviert Wenn Sie bei einem sp teren Aufruf aber doch einmal die Tabelle z B wieder mit Excel oder mit einem anderen Text verarbeitungsprogramm aufrufen wollen k nnen Sie die Verbindung einfach wechseln kreuzen Sie statt der archivierten Verbindung mit Word diejenige an die Sie f r diesen Aufruf haben wollen Standardm ig ist eine Verbindung f r Word eingetragen da Dr DOC nicht wissen kann welche Programme beim jeweiligen Anwender zur Verf gung ste hen Am besten werden die Programme die f r zu archivierende Dateien bzw f r die Ansicht der Dokumente zur Verf gung stehen in einem Arbeitsgang eingege ben 150 Teil 3 _12 Neueingabe Beachten Sie zur Eingabe A a en a b C d e Angegeben werden grunds tzlich a Laufwerk Verzeichnis und Programmname Zus tzlich kann angegeben werden getrennt durch Kommata ohne Leerzei chen b Eine Dateinamenserweiterung Mit diesem Dateityp wird die Dateiwahl Listbox gef llt c Das Makro f r die Daten bergabe Standardm ig enth lt das Programm ein Makro f r Winword Word das in der oben angegebenen Weise einge tragen wird d Bei DDE f higen Programmen ein DDE Befehl zu
309. ierung und Ausgabedubletten pr fung sind benutzerspezifisch das hei t jeder Benutzer kann sich seine eigenen Ein stellungen festlegen Zus tzlich k nnen vom Systembetreuer auch allgemeine Einstel lungen angelegt werden die zwar jeder ben tzen aber nur der Benutzer PUBLIC n dern kann Wenn Sie also allgemeing ltige Einstellungen einrichten wollen registrieren Sie sich im Archiv als Benutzer PUBLIC und nehmen dann die Einstellungen vor G WEITERE INFORMATIONEN ZUM BENUTZER PUBLIC ENTH LT DAS KAPITEL 18 BENUTZERVERWALTUNG Teil 4 20 Einstellungen 367 20 2 1 Suchvorlagen definieren Bestimmte Suchabfragen werden immer wieder ben tigt In solchen F llen ist es eine wesentliche Erleichterung wenn Sie sich die Suchabfrage als Such vorlage unter einem eindeutigen Namen abspeichern Dieser Suchvorlagen m ssen dann alle zugeh rigen Ausgabeparameter z B Auswahlliste Sortierung zugeordnet werden gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Suchvorlagen oder Datenbank Feldsuche mit Vorlage aufrufen Neuen Vorlagennamen eingeben und Editieren anklicken Geben Sie nun Ihre Suchbegriffe wie bei einer gew hnlichen Feldsuche ein Best tigen Sie mit OK gt Unter Einstellungen Vorlagensuche werden die Ausgabeparameter Auswahlliste Sortierung usw zugeordnet und mit Speichern abgespeichert Um eine vorhandene Suchvorlage zu ben tzen Men punkt Datenbank N Feldsuche mit Vorlage a
310. ietet eine umfangreiche editierbare Hilfe Empfohlene Komponente 5 Beispiel Archive Zur Installation des Archiv Servers deaktivieren 6 Powerpoint Pr sentation Eine selbstablaufende Pr sentation die die wichtigsten Funktionalit ten von Dr DOC vorstellt zur Installation des Archiv Servers deaktivieren 7 Scannerunterst tzung Falls Sie einen Scanner einsetzen geben Sie an ob er ber einen Twain oder ber einen Kofax Treiber angesteuert wird zur Installation des Archiv Servers deaktivieren 12 13 14 Teil 1 2 Installation Client Server Folgender Hinweis erscheint wenn Sie die Komponente Daten bergabe an Word mitinstallieren Bitte berpr fen Sie beim n chsten Arbeiten mit Dr DOC Ihre Eintr ge in Dokument Verbindung Aufruf ber die Men leiste Einstellungen Dokument Verbindung Einen eventuell vorhandenen Eintrag WINWORD DOC DrDocTv DrDoc Datei ffnen s DrDocNeu ersetzen Sie bitte durch WINWORD DOC DrDocTv main DrDoc WEITERSUCHE s DrDocNeu main Best tigen Sie diesen Hinweis mit OK und berpr fen dies nach beenden der Installation Die Installation wird nun durchgef hrt 15 16 Programm Symbole installieren W hlen Sie ob Dr DOC dem Start Men hinzugef gt werden soll Die erfolgreiche Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgeschlossen Starten Sie anschlie end bei Aufforderung Windows neu
311. ige Felder mit der entsprechenden Option anleget werden s oben Wenn alle nderungen registriert bleiben sollen m ssen die Felder nicht einzeilig sondern als Tabellenfelder anlegen und in eine Tabelle auf der Maske zusammenfasst werden Diese nderungsverwaltung mit den entsprechenden Feldern kann bei neu zu erstellenden Archiven im Dr DOC Assistenten direkt angekreuzt werden DrDoc Assistent E x Archiv Name IDADFDOCARCHIVE Archiv Optionen F OlientServer Modus I Workflow Warkiow Hau Warkfiow Typenerch F Bedlining I Datensatzspezifische Berechtigungen I nderungsverwaltung F Versionsverwaltung I nderungsprotokoll I Zugriffsprotokoll OK Hilfe Abbrechen Beispiel 10 09 1997 30 09 1997 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 343 gt Text nderungen protokollieren Um nderungen der Profildaten zu protokollieren muss ein nderungsprotokoll angelegt sein Die Funktion nderungsprotokoll wird aktiviert e entweder beim Neuerstellen im Dr DOC Assistenten DrDoc Assistent i x Archiv Name p DrDOCARCHIVE r Archiv Optionen F Client Server Modus F Workflow F Bedlining F Datensatzspezifische Berechtigungen I nderungsverwaltung I Yersionsverwaltung I nderungsprotokoll IF Zugriffsprotokoll oK Hilfe Abbrechen e oder nachtr glich ber Organisation Archivparameter editieren
312. igt Dr DOC die Information aus welchen Datensatz feldern die Eintr ge in die Textverarbeitung bernommen werden sollen Dies ist frei vom Benutzer definierbar und auch jederzeit nderbar eine nderung dieser Auswahl ist z B n tig wenn Sie in Ihrer Steuersatzdatei nderungen vorgenommen haben Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Daten bergabe aufrufen gt Es ist zwar m glich mehrere Konfigurationen anzulegen doch ist es meist g nstiger wenn Sie die Auswahl f r alle Formulare gemeinsam festlegen Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben im Steuersatz Der erste Feldname des Steuersatzes muss also als erstes Feld eingegeben werden usw Teil 4 20 Einstellungen 387 Ein Beispiel f r den Steuersatz Beispiel vorname name name2 name3 gt stra e gt plzort gt anrede H Feldauswahl f r Daten bergabe Eingabe Bearbeiten Ansicht Workflow Fensi od Adressdaten crm Sonstiges nderungen r Adresse Firmal 1 Firma2 2 Firma3 3 Anrede 4 Titel 5 Name 6 Vorname Abt Position Stra e 8 PLZ Ort Pr I 1 Wenn Sie eine Tabellenspalte f r die Daten bergabe bestimmen werden die Eintr ge Hinweis von mehreren Feldern alle getrennt durch ein Blockende Zeichen bernommen P Programm f r Daten bergabe festlegen gt Im Archiv den Men punkt Einstellungen Dok Verbindung aufrufen Wahl der Verbindung r Cl Dokumente D
313. il 4 20 Einstellungen 20 13 Rechendefinition Es k nnen Felder definiert werden die mit Eintr gen anderer Felder eine Be rechnung durchf hren und das Ergebnis automatisch eintragen Die Berech nung erfolgt automatisch bei der Neueingabe sobald Speichern aktiviert wird Men punkt Einstellungen Rechendefinition aufrufen Rechenfeld Definition Rechenvorschrift Nr Ergebnisfeld Ende L schen Hie x 1 2 8 3 1 Die Rechendefinitionen eines Archivs werden vom Programm automatisch numeriert 2 W hlen Sie aus der Listbox das Feld in das das Ergebnis eingetragen wer den soll Ein Datumsfeld kann als Ergebnisfeld nur bei einer Fristenberechnung ben tzt werden Achtung 3 5 W hlen Sie das erste Rechenfeld den Operator und das zweite Rechen feld aus der jeweiligen Listbox 6 7 Legen Sie fest wann die Rechenoperation ausgef hrt werden soll 8 Hier speichern Sie die Rechendefinition ab Wiederholen Sie Schritt 2 8 f r alle Rechendefinitionen die Sie anlegen m ch ten Haben Sie alle Berechnungen definiert beenden Sie den Dialog mit OK Obige Definition bedeutet grunds tzlich In das Feld Ende soll die Summe aus den Feldern Anfang und Dauer eingetragen werden Es kann sich hierbei um Angaben in numerischem oder W hrungsformat handeln Auch eine Fristenberechnung ist m glich wenn die Felder Anfang und Ende als Datumsfelder definiert sind und das Feld Dauer ein Fristenfeld ist
314. ildaten ohne Dokumente k nnen im Dbase Format exportiert werden gt Geben Sie dazu zun chst mit dem Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Dbase Export die Reihenfolge ein in der die Felder exportiert werden sollen gt F r einen fehlerlosen Export in Dbase Format ist unbedingt zu be achten da falls in eine bereits vorhandene Dbase Datei importiert wird Datens tze in denen Felder die l nger sind als in der Dbase Datei vorgegeben nicht bertragen werden bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der bertragungsreihenfolge Gesamtl nge sowie die Nachkommastellen angegeben werden m ssen Das bedeutet Gesamtl nge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen 852 56 hat z B sechs Zeichen und zwei Nachkommastellen Dezimalstellen Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der Reihenfolge berspielt werden soll muss der Eintrag in dieses Feld lauten 362 Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt in der Bezeichnung der einzelnen Felder gem Dbase Kon ventionen nur Gro und Kleinbuchstaben sowie Unterstrich __ zugelassen sind Falls andere nicht bertragbare Zeichen Teil4 23 Datenaustausch wie Komma etc vorhanden sind werden Ersatzzeichen ber tragen gt Im Men punkt Datenbank Export Dbase geben Sie nun den Na men ein den die Datei im Dbase Format erhalten soll Die Namens erweiterung dbf wird automatisch erg nzt Wenn die Datei noch n
315. im selben Datensatz sondern nur als neuer Datensatz ver ndert abge speichert werden Ausnahme das Archiv ist mit Versionsverwaltung eingerichtet Dann kann jedes Dokument Entwurf und Release Zust nde haben Dieser spezielle Fall ist in KAPITEL 13 2 2 6 beschrieben gt Wenn der Ansicht Link intern ist m ssen Sie diesen zuvor auf einen an deren Ansicht Link f r ein Programm ndern das das Bild anzeigen und bearbeiten kann Rufen Sie das Dokument mit Dokument Anzeigen auf Im Fremdprogramm k nnen Sie nun die gew nschten nderungen vor nehmen Speichern Sie das ge nderte Dokument und zwar unbedingt unter dem vorgegebenen Namen dokument erw im vorgegebenen Ver zeichnis Wechseln Sie mit Alt Tab zum Archiv zur ck Hier wird zun chst der Datensatz des urspr nglichen Dokuments angezeigt und die Abfrage ob das ge nderte Dokument neu archiviert werden soll die Sie mit Ja be st tigen Es wird nun automatisch ein neuer Datensatz angelegt Dabei wird das Dokument mit dem selben Ansicht Link archiviert den das urspr ngliche Dokument hat wenn also beim urspr nglichen Dokument dieser Link In tern ist dann wird auch das neue Dokument so archiviert auch wenn es in einem anderen Programm bearbeitet wurde Die Profildaten werden ebenfalls bernommen Nehmen Sie darin noch nderungen vor wenn n tig Archivieren Sie den neuen Datensatz inkl Dokument mit Speichern 229 w 230 Tip Tei
316. in Ihr Textverarbei tungssystem eingespielt haben kann automatisch nach Verlassen der Textverarbeitung die Neueingabe eines Archivs zur Verwaltung des Textes z B Schriftgutverwaltung aufgerufen werden Sie geben wie beschrieben die Profildaten zum Dokument ein und best tigen die Eingabe mit Speichern Daraufhin wird ohne weitere Abfrage automa tisch das soeben in der Textverarbeitung erstellte Dokument archiviert 158 Teil 3 _12 Neueingabe op 2 3 2 Import von Dokumenten ber einen Scanner Papiervorlage Einstellungen Dokumentenquelle OCR Scanner Datenbank Neueingabe Dokument Neu Scannereinstellungen wie OCR Bearbeitung Komprimierung Barcode Erkennung Stapelbetrieb Ablage als Image Scan Job Scan Vorgang Starten Profildaten eingeben Textvorlagen k nnen sowohl nur als Image eingescannt werden als auch mit Texterkennung OCR und oder Barcode Erkennung bearbeitet werden Dr DOC generiert automatisch einen Bildrahmen der zun chst nicht definiert werden muss Der automatische Bildrahmen l sst sich auch ber einen archiv ini Eintrag aus schalten SCANNER AUTO_RAHMEN 0 Teil 3 _12 Neueingabe 159 Die Bearbeitung mit OCR hat den Vorteil dass der eingescannte Text bei sp te ren Suchvorg ngen direkt durchsucht werden kann also nicht weiter manuell verschlagwortet werden muss was bei der Ablage nur als Image n tig ist Das selbe trifft auch auf Barcode zu Der Strichcode kann automati
317. inen Kofax Treiber angesteuert wird an Scanner Erfassungspl tzen aktivieren 45 46 Hinweis Teil 1 2 Installation Client Server 12 Folgender Hinweis erscheint wenn Sie die Komponente Daten bergabe an Winword mitinstallieren Bitte berpr fen Sie beim n chsten Arbeiten mit Dr DOC Ihre Eintr ge in Dokument Verbindung Aufruf ber die Men leiste Einstellungen Dokument Verbindung 13 Einen eventuell vorhandenen Eintrag WINWORD DOC DrDocTv DrDoc Datei ffnen s DrDocNeu ersetzen Sie bitte durch WINWORD DOC DrDocTv main DrDoc WEITERSUCHE s DrDocNeu main Best tigen Sie diesen Hinweis mit OK und berpr fen dies nach Beenden der Installation Die Installation wird nun durchgef hrt 14 Programm Symbole installieren W hlen Sie ob Dr DOC dem Start Men hinzugef gt werden soll 15 Fertigstellen der Installation von Dr DOC Die erfolgreiche Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgeschlossen Starten Sie anschlie end bei Aufforderung Windows neu 16 Starten Sie Dr DOC 7 0 und melden Sie sich ber Archiv Benutzeranmeldung an Host Name oder IP Adresse des Archiv Servers und Anmeldename mit Kennwort eingeben 17 W hlen Sie anschlie end ein Archiv Men punkt Archiv W hlen Vor dem ersten Anmeldevorgang am Client m ssen die Archive und die Benutzerverwaltung am Archiv Server angelegt worden sein
318. ines benutzerdefi nierten Workflows der nicht auf einem vordefinierten Workflow Typ basiert Klicken Sie im WF Hauptarchiv auf das Symbol Neueingabe Beenden Sie den automatisch angezeigten Dialog Workflow zuweisen mit Abbrechen worktewzunisen m Workflow Typ m zugeordnete Benutzergruppe Zuweisen Abb 37 29 Dialog Workflow zuweisen Schlie en Sie diesen Dialog mit Abbrechen wenn Sie keinen vordefinierten WF Typ zuweisen m chten Starten Sie zur Erstellung eines benutzerdefinierten Workflows den Workflow Manager 540 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht EA Dr DOC WORKFLOW Neueingabe Dokumentenquelle Grafikdatei D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe eo 3 eiea Eee RENT a Suchergebnisse ER Aufoabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Zugewiesenam 02 F llig bis Erinnerung ab Workflow Manager Nicht begonnen Abb 37 30 WF Hauptarchiv Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows Durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Linie zwischen Start und Ende ffnen Sie das Kontext Men des Workflow Managers Hier w hlen Sie den Men punkt Workflowschritt einf gen um den Dialog Definition Work flowschritt zu ffnen Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 541 Definition Workflowschr
319. innerhalb dieses Bereichs kann gesucht werden Gliederung Format Per Datentypen K rzel das Format der Gliederung eintragen ist f r korrekte Sortierung n tig Auswahl Anzahl Nur bei Feldtyp Schalter mehrere Auswahlschalter Optionsschaltfl chen k nnen angelegt werden nur eine von den angegebenen kann jeweils aktiviert werden Die Namen der einzelnen Schalter werden durch Kommata getrennt bei Datenbankfeld angegeben z B frei gesperrt Teil4 16 Archiv einrichten GENAUE INFORMATIONEN UND BEISPIELE ZU TYPEN UND KENNZEICHNUNGEN 20 Einstellungen Mit OK die Definition verlassen und f r das n chste neue Feld wieder den Befehl Neu aufrufen Einstellungen f r die Felder vornehmen gt Feldbezeichner entspricht oben 2 eintragen wenn er nicht identisch mit dem Feldnamen sein soll gt Die grunds tzlichen Einstellungen f r jede Spalte vornehmen soweit schon bekannt Diese Einstellungen k nnen jederzeit auch wieder erg nzt oder ver ndert werden siehe KAPITEL 20 1 UND 20 2 Ein neues Archiv enth lt immer bereits das Datenbankfeld Bild Archivierte Bilddokumente k nnen mit Hilfe dieses Feldes als sogenanntes Kleinbild zu Previewzwecken auf einer Karteikarte dargestellt werden L schen Sie dieses Feld bitte nicht und benennen Sie es auch nicht um Feldnamen eindeutig vergeben Ein Feldname kann nur einmal vergeben werden denn wenn Sie das neue Archiv mit anderen Archiven zusammen n tzen
320. inscannen OCR Erkennung in Dateien Barcodeerkennung usw P Dokumenten Verbindung Men punkt Einstellungen Dok Verbindung aufrufen und als Quelle und An a sicht Link Bilddatei Intern anw hlen P Stapelverarbeitung Wenn eine gr ere Anzahl von Papiervorlagen auf die gleiche Weise archiviert werden soll sollten Sie berlegen ob diese e als Stapel verarbeitet werden sollen nur bei Scannern mit ADF m glich und oder e eine automatische Archivierung erfolgen soll Men punkt Einstellungen Stapelbetrieb aufrufen Die Stapelbetrieb Einstellungen k nnen auch direkt aus dem OCR Modul Dialog aufge Hinweis rufen werden 164 Teil 3 _12 Neueingabe Stapelbetrieb x 1 V Multipagedokumente komplett bernehmen 2 M Stapelverarbeitung Datei 3 I Stapelverarbeitung Scanner 4 P Automatische Archivierung 5 C Barcode als Dokument Irenner verwenden 6 C Anzahl Dokumente pro Datensatz 7 JE Automatische Besitz bernahme gs I Automatische Zugriffesperre Hilfe Abbrechen 1 Multipagedokumente z B mehrseitige TIFF Dateien werden vollst ndig bernommen ansonsten muss die Ubernahme jeder einzelnen Seite bes t tigt werden 2 Es k nnen beliebige Dateien als Stapel verarbeitet werden Dabei ist zu beachten e Ein Dokument kann nur aus einer Datei erstellt werden Ausnahme NCI Dateien die mit dem internen Viewer verkn pft werden Die weite ren im S
321. int 2 Platz f r Bemerkungen zum Benutzer 3 Ankreuzen wenn der Benutzer ein Anonymer Benutzer sein soll 4 Die Benutzeranmeldung ben tigt neben dem Benutzernamen auch ein Pa wort Das Pa wort wird immer verschl sselt dargestellt Um sicher zu gehen da bei der Eingabe kein Fehler unterl uft wird das Pa wort zweimal zur Best tigung eingegeben Achten Sie auf Gro und Kleinschreibung Als zus tzliche Option kann gew hlt werden da der Benutzer sein Pa wort selbst einmal ndern muss bzw da er dies nicht darf 5 Wenn die Option Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen aktiviert ist muss sich der User beim Start von Dr DOC nicht extra in Dr DOC anmelden Falls sich der Netzwerk Anmeldename von dem Dr DOC Anmeldenamen unterscheidet kann dies ber die Deaktivierung des Feldes Anmeldenamen identisch und eintragen des Netzwerk Teil4 18 Benutzerverwaltung 327 Anmeldenamens in das Feld gesteuert werden zur Anpassung vorhandener Benutzerverwaltungen Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen ist optional f r alle Benutzer oder benutzerspezifisch aktivierbar Men punkt Organisation Benutzer Manager und dann Benutzerverwaltung Eigenschaften 6 Soll der Benutzer Zugang zum Benutzermanager haben hier aktivieren 7 Soll dem Benutzer bei der Wahl einer Benutzerverwaltung auch der Pfad derselben angezeigt werden hier ankreuzen 8 Nur f r Dr DOC Workf
322. intr ge ist standardm ig auf 100 vorbelegt Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Anzahl der gefundenen Datens tze sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw beim Bl ttern in der Liste und in den Datens tzen Eine geringere Angabe kann also bei sehr gro en Datenbest nden sinnvoll sein Maximale Listboxeintr ge je nach Anforderung ndern Wenn bei einer gr eren Auswahlliste Markierungen vorgenommen werden ist zu bedenken dass die Markierungen gel scht werden wenn in der Liste mit Vor und Zur ck gebl ttert wird Deshalb ist es sinnvoll die Anzahl grunds tzlich nicht zu hoch zu legen und nur bei gr eren Anderungen kurzzeitig zu erh hen Teil 4 16 Archiv einrichten Nach Programmstart ndern m glich Dr DOC bietet Ihnen verschiedene grunds tzliche Arbeitsmodi Mit dem Modus ndern m glich k nnen Sie Ihre Datens tze einsehen und auch Korrekturen vornehmen Mit dem Modus ndern gesperrt k nnen Sie die Datens tze grunds tzlich nur einsehen aber nicht ndern Aktivieren Sie die Option f r ndern m glich bzw deaktivieren Sie diese f r ndern gesperrt Diese Option gilt als grunds tzliche Einstellung Dar ber hinaus ist aber auch ber die Benutzerverwaltung eine Differenzierung m glich Benutzerverwaltung Deaktivieren dieser Option veranlasst das Entfernen des Archivs aus der aktuellen Benutzerverwaltung Der erneute Eintrag des Archivs in eine Benutzerverwaltung ist nu
323. ion bootfont t 3 Aktien Etm CONFIG S EF Bild Datei Ansicht Inte Cwm INCLIN I H B cher s z EJAUTOEXEC BAT 10 5Y5 j Bundesliga Spieler i A AUTOEXEC VIA liprefs js EI Bundesliga Vereine E Dividenden Dokument von Datei arc 4 Dokumente Excel Neu H Foto s EA Geburtstage Haushalts Kosten Abb 13 11 ffnen des Dialogs Datei Archivierung nach Doppelklick vom Symbol Do kument von Datei archivieren P In dem Dialog Dateiarchivierung die zu archivierende Datei w hlen und mit OK best tigen er P Profildaten eingeben und Dokument speichern ber das Symbol Daten satz speichern Damit ist die Dokument Archivierung abgeschlossen 200 Teil 3 _14 Suchen M SUCHEN Al Kurzinfo allgemein Mit Hilfe der Feldsuche k nnen Sie feldorientiert nach allen Eintr gen des Ar chivs suchen Die Feldsuche kann ber indizierte und oder nichtindizierte Felder erfolgen Dabei k nnen auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern bzw lo gisch innerhalb eines Feldes verkn pft werden Bei der Feldsuche mit Vorlage wird die Feldsuche mit einer Vorlage in der Suchkriterien vordefiniert sind gestartet Dies ist hilfreich wenn man fters nach dem gleichen Datensatzkreis auf der Suche ist Mit der Volltextsuche haben Sie die M glichkeit im Gegensatz zur Feldsuche feldunabh ngig an beliebiger Stelle der Profildaten oder innerhalb von CI Do kumenten oder im Redlining von NCI
324. isen in der Rubrik Auswahl aus ob Sie f r Alle oder nur markierte Datens tze die Dokumenten Ablage zuweisen m chten Selektieren Sie dann den Ziel Bezeichner und best tigen Sie Ihre Auswahl mit OK Daraufhin werden die ausgew hlten Datens tze in das Zielarchiv verschoben und im Quellarchiv gel scht Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 237 2 2 2 7 Dokumentversionen verwalten Entwurf und Releases Die Dr DOC Versionsverwaltung erm glicht die Verwaltung von unterschied lichen Dokumentversionen Voraussetzung ist die Einrichtung der Versions verwaltung beim Neuanlegen des Archivs WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp n 17 VERSIONSVERWALTUNG Ein Dokument kann verschiedene Zust nde annehmen Entwurf frei Release lt gesperrt Eine Entwurfsversion kann in eine Releaseversion umgewandelt werden aber nicht umgekehrt d h eine Release kann nicht wieder in den Entwurfsstatus zur ckgesetzt werden Die grunds tzliche Konfiguration erfolgt ber den Men punkt Einstellungen Versionsverwaltung 238 Beispiel Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Einstellungen Yersionsverwaltung x F Neue Dokumente haben standardm ig Release Status I Ge nderte Dokumente haben standardm ig Release Status F Neue Release Versionen standardm ig freigeben V nur neueste Release Version kann freigegeben werden F pro Dokument
325. ist h ngt zum einen von der Art der Do kumente und zum anderen von den Anspr chen an Bildqualit t bzw Spei cherbedarf ab Einstellungen Komprimierung f i x m NCI Dokumente 4 T komprimieren m SW Bilder 1 Bit 1 Komprimierart Keine ARCHIV Graustufen TIFF COITT TIFF CCITTG3 FAX1D TIFF CCITTG3 FAX2D xl r Farb und Graustufenbilder 8 16 24 und 32 Bit 2 Komprimierart Komprimierg te 3 Pertekte Qualit t Option 2 Perfekte Qualit t Option 1 a Perfekte Qualit t Option 2 JFIF YUY 4 4 4 Qualit t viel wichtiger als Gr e JFIF YUY 4 2 2 Qualit t wichtiger als Gr e JFIF YUY 4 1 1 Qualit t und Gr e gleich wichtig x OK Abbrechen Hilfe gt Im Dialogbereich Einstellungen Bearbeiten Komprimierung aufrufen 1 Bei Schwarz Wei Vorlagen kann zwischen verschiedenen TIFF Kom primierungen und Dr DOC eigenen Einstellungen gew hlt werden 2 3 Bei Farb und Graustufenbildern wird die Einstellung ARCHIV empfohlen da hier zus tzlich die Komprimierg te eingestellt werden kann 4 Grunds tzlich werden nur Dokumente die mit dem internen Link archiviert werden komprimiert Zus tzlich k nnen auch NCI Dokumente mit Link zu Fremdprogrammen wahlweise komprimiert werden Kreuzen Sie die Option wenn gew nscht an Teil 3 _12 Neueingabe 179 Dokumente mit Cl Link in Einstellungen Dokument Verbindung werden nicht
326. istet Die Dokumente k nnen nur ber das Archiv aufgerufen werden das zus tzlich durch differenzierte Zugangsberechtigungen abgesichert werden kann Der Aufruf oder die Manipulation eines Dokuments ber einen Datei Manager ist ausgeschlossen Rechtlicher Status RECHTLICHER STATUS Das Handelsgesetzbuch HGB die Zivilproze ordnung ZPO die Abgaben ordnung AO und die Grunds tze ordnungsgem er Speicherbuchf hrung GoS regeln die Ablage aller elektronisch archivierten Daten und die entspre chenden Zugangskontrollen Das Bundesdatenschutzgesetz BDSG regelt bei personenbezogenen Daten die Zugangskontrollen und die Pflege der Daten noch enger Aufbewahrung nach Handels und Steuerrecht Der Gesetzgeber in Deutschland schreibt nur vor dass jeder Kaufmann ver pflichtet ist B cher zu f hren ber die Art der Datenhaltung schreibt der Ge setzgeber keine Technik vor er stellt nur gewisse Anforderungen an das Ver fahren e ordnungsgem e Transformation e ordnungsgem e Aufbewahrung e ordnungsgem e Wiedergabe Die bertragung von einem Medium auf ein gleiches oder anderes wird als Transformation bezeichnet Diese Transformation ist dann ordnungsgem wenn das Speicherverfahren zul ssig die Transformation vollst ndig richtig und nachvollziehbar ist und wenn die Methode definiert ist Das Verfahren muss dokumentiert und nachpr fbar sein Deshalb muss auch festgestellt werden k nnen wer welche Dokumente arch
327. itionsfeldes nicht enthalten P Verkettungsvorschrift bernehmen gt Aktivieren Sie dann den Befehl bernehmen Die angegebene Ver kettung wird in der Rubrik Suchdefinition 3 in der Definitionsanzeige eingetragen P Weitere Suchen definieren gt F hren Sie die Schritte 1 3 so oft aus bis alle von Ihnen gew nsch ten Suchen definiert sind P Suchdefinition speichern gt Wenn Sie alle Suchen definiert haben speichern Sie die Gesamt konfiguration in der Rubrik Suchdefinition ab Geben Sie ber der Listbox einen neuen Namen an und aktivieren Sie den Befehl Speichern 378 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 8 2 Suchdefinition ndern a P Suchdefinition w hlen gt Markieren Sie in der Rubrik Suchdefinition die Konfiguration die Sie ndern m chten P ndern gt In der Definitionsanzeige sehen Sie die einzelnen definierten Suchabfragen Sie k nnen eine Suchabfrage direkt in dieser Liste markieren und l schen gt Wenn Sie eine neue zus tzliche Suche definieren m chten gehen Sie wie im vorigen Kapitel beschrieben vor gt Wenn Sie eine definierte Verkettungsvorschrift l schen m chten markieren Sie den Namen in der Rubrik Verkettungsvorschrift und aktivieren den Befehl L schen Damit ist nur die Vorschrift an sich gel scht aus der Gesamtkonfi guration l schen Sie diese wie oben angegeben P Suchdefinition speichern gt Wenn Sie alle nderungen vorgenommen haben s
328. itt Abb 37 31 Dialog Definition Workflowschritt Deaktivieren Sie den Schalter Vorlage um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen Deaktivieren Sie nun den Schalter Vorlage Der Dialog ndert sich dahinge hend da anstelle von Fristen explizite Termine vorgegeben werden k nnen Beginnen Sie mit der Definition des Workflow Schritts indem Sie in das Feld Betreff den Namen Ihres Workflows eintragen 542 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Definition Workflowschritt Test WF Schritt jeram er 4 Abb 37 32 Dialog Definition Workflowschritt Erstellung eines benutzerdefinier ten Workflows ber den Schalter W hlen ffnen Sie den Dialog Workflow zum Ausw hlen der Benutzer und Benutzergruppen Abb 37 33 Dialog Workflow Zuweisung der zust ndigen Benutzer bzw Grup pen Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 543 Anschlie end k nnen Sie Ihre Termine und die Priorit t festlegen Die restlichen Felder des Dialogs k nnen optional gef llt werden Definition Workflowschritt r Aufgabe Betreff Test wF Schritt T ivodage FE zu erledigen von MAT F llg am i812 2001 um 31516 Priorit t Normal Erinnerung ab i812 2001 z um 31516 Pflichtfelddefinintion DT r eMail bei Instanzierung an I w hlen beiBearbsitungsbegn nz OO
329. iviert hat Dies kann entweder organisato risch oder einfacher ber entsprechende Funktionalit t des Dokumenten Ma nagement Systems DMS sichergestellt werden Die Aufbewahrung ist dann ordnungsgem wenn die Daten w hrend der Aufbewahrungsfrist vollst ndig und unver nderbar erhalten bleiben die Spei cherung geordnet ist die Daten jederzeit verf gbar sind und in angemessener Zeit wieder lesbar gemacht werden k nnen Die Archivierung der Daten sollte daher auf nur einmal beschreibbaren Datentr gern WORM CD erfolgen da bei diesen die Unver nderbarkeit per se garantiert ist Welches Ordnungs schema mit Hilfe des DMS realisiert wird bleibt dem Benutzer frei berlassen f r das Gesetz ist jede nachpr fbar fixierte Ordnung eine Ordnung Die Wiedergabe muss lesbar und bildlich bzw inhaltlich richtig sein um als ordnungsgem bezeichnet werden zu k nnen 29 30 Hinweis Rechtlicher Status Dar ber hinaus schreiben HGB und Abgabenordnung AO vor dass eine Reihe von Dokumentarten z B Briefe Frachtbriefe und Buchungsbelege bildlich wiedergegeben werden m ssen f r die anderen Dokumente gen gt die inhaltliche Wiedergabe Die Speicherung kann dabei sehr wohl auch f r Dokumente die bildlich wiedergegeben werden m ssen als Cl Dokument z B als Textverarbeitungstext erfolgen wenn mit Hilfe der Textverarbeitung ein bildlich identischer Ausdruck reproduziert werden kann und das ist ja bei den im Hause e
330. ivs und in Ihesaurusfelder werden die Feldnamen des Thesaurus Archivs angezeigt W hlen Sie aus den jeweiligen Listen die Verbindungsfelder Nach Anklicken des Buttons Zuordnen wird hier die getroffene Auswahl eingetragen Weitere Zuordnungen werden durch 6 7 Teil4 21 Thesaurus erstellen Semikolon getrennt Beim l schen von Zuordnungen muss darauf geachtet werden dass auch das Semikolon mit gel scht wird Importfelder Aus dem Thesaurus Archiv k nnen frei w hlbar Eintr ge bernommen werden Dazu w hlen Sie zun chst das Zielfeld das Feld in das der Eintrag bernommen werden soll und dann das Quellfeld das Thesaurusfeld aus dem der Eintrag bernommen wird Geben Sie jede Feldkombination zur bernahme extra an und best ti gen Sie jeweils mit Zuordnen Die Sortierung und die Auswahlliste des Thesaurus Archivs kann f r jede Verbindung separat und unterschiedlich gew hlt werden Dies ist besonders praktisch wenn ein Archiv f r mehrere v llig unterschiedliche Thesaurus Ubernahmen verwendet wird Es stehen die Konfigurationen zur Verf gung die im Thesaurus Archiv direkt angelegt wurden Bedeutung der unterschiedlichen Definitionsarten Manuelle bernahme Der Eintrag aus dem Thesaurus Archiv erfolgt manuell also per Mausklick auf die Schaltfl che T im Verbindungs feld oder Men Bearbeiten Thesaurus aufrufen Wenn mehr als ein passender Datensatz im Thesaurus
331. k Datensatz Dokument Einstellung a8 f I i ee 7 Neueingabe Suchergebnisse TTS Symbol 2 Dr DOC p iiia m ff Archive 2 Funktionen r Adresse ymbole Firmal H B Windows Desktop Firma2 nu End Pan Grundmen 2 Ahnentafel Fe E Aktien z FA des Archiv SB B cher 3 ail a B aai vaae Adressen fee bt Posiio Geburt Maske wird E Foos s DD R Geburtstage T Bemerkungen schematisch D Haushalts Kosten T Hochzsit Postfach io angezeigt 39 Musik PLZ Ort _ r oc Reisekosten A i Land EESE Abb 6 1 Grundmen f r Archiv Adressen Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 63 6 2 Suchen Zun chst zeigen wir Ihnen wie Sie beispielsweise Adressen gezielt suchen k nnen Folgende Dr DOC Funktionen werden besprochen e Unterschiedliche Such Arten e Suchergebnis Darstellungsm glichkeiten e Auswahl eines bestimmten Datensatzes aus einer Liste von Treffern 6 2 1 Such Funktionen F r die effiziente Suche stehen Ihnen in der Dr DOC Symbol Leiste folgende drei Suchsymbole zur Verf gung Feldsuche mit Volltextsuche Vorlage Alt F5 Alt F7 Feldsuche Alt F8 DETAILLIERTE INFORMATIONEN ZU DIESEN SUCH FUNKTIONEN FINDEN SIE IM KAPITEL amp 6 2 SUCHEN Eine elegante M glichkeit eine Suche ber alle Datens tze in einem Archiv zu starten steht auf dem Dr DOC Desktop in Form des jeweilige
332. kompri Hinweis miert da nur in unkomprimierten Dokumenten eine Volltextsuche durchgef hrt werden kann Falls Sie keine Volltextsuche ben tigen tragen Sie das entsprechende Programm z B eine Textverarbeitung in Einstellungen Dokument Verbindung zus tzlich in die Spalte der NCI Dokument Links ein Aktivieren Sie anschlie end die Komprimieroption NCI Dokumente komprimieren Nehmen Sie die gew nschte Einstellung vor durch Anklicken mit der Maus und spei chern Sie mit OK Komprimierung und Scannereinstellung Tip S e Experimentieren Es kann keine allgemeing ltige Empfehlung f r die richtige Kom primierung gegeben werden Am besten probieren Sie mit einer f r Ihre Anwendung typischen Vorlage verschiedene Komprimierungen aus und speichern die Einstel lungen unter eigenen Namen ab bevor Sie zur eigentlichen Archivierung bergehen e Grunds tzlich ist f r verschiedene Vorlagenarten auch eine unterschiedliche Scann Einstellung optimal e Au erdem sollten Sie wissen Die optimale Einstellung f r OCR ist nicht die optimale Einstellung f r das Abbild Beides gleichzeitig optimal einzuscannen ist nicht m g lich da der Scanner hier jeweils anders betrieben werden muss Wenn Sie trotzdem auf eine wirklich optimale Bildqualit t nicht verzichten k nnen oder wollen m ssen Sie die Vorlage zweimal scannen einmal mit den OCR Einstellungen einmal mit den Bild Einstellungen e F r optimale Text Abbilder sollten Sie
333. kontrolle 335 19 _ZUGRIFFSRECHTE UND ZUGRIFFSKONTROLLE Folgende M glichkeiten gibt es den Zugriff auf alle in Dr DOC enthaltenen Daten zu regeln Der Zugriff inkl nderungen auf wird geregelt durch Gesamtes Archiv Archivverbindungen in der Benutzerverwaltun 2 Gesamter Datensatz Profildaten Dokument e Besitzer verbunden mit Men punkt Datensatz Besitzer e Datensatzrechte in der Benutzerverwaltung e Arbeitsmodus Nach Programmstart ndern m glich nicht m glich e Grunds tzlich f r verschiedene Funktionen Benutzerverwaltung Erfasser Auswerter 3 Einzelne Profildaten Felder Feldrechte in der Benutzerverwaltung 4 Dokument Versionsverwaltung e frei gesperrt e Entwurf Release Au erdem kann der Zugriff und das Editieren von Daten kontrolliert werden Der Vorgang wird kontrolliert durch 5 Neueingabe Autofelder B D T verbunden mit Anderungssperre 6 nderungen an Profildaten Dokumenten bernommen mit Speichern e Jeweilige Benutzer Autofelder B D T in einer Tabelle Tabelle nicht n tig wenn nur die jeweils letzte Anderung registriert werden soll e Text nderung Eintrag in nderungsprotokoll Text vorher nachher 7 Anmeldung mit falschem Pa wort Eintrag in Zugriffsprotokoll Die meisten dieser Zugriffsregelungen sind nur in Verbindung mit einer Benutzerverwaltung m glich bzw sinnvoll 336 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zu
334. kt Einstellungen Dokumenten Ablage folgende Parameter Einstellungen Dokumenten blage x Ziel Bezeichner p okumenten Archiy Ziel Archiv fi 92 168 111 2649995 doku W hlen Exportdefinition p OKUMENTEN ARCHIV r Neu L schen Abbrechen _Speichem Erl uterungen e Ziel Bezeichner Legen Sie hier einen Bezeichner f r die Dokumenten Ablage Definition fest Dieser Bezeichner wird beim Zuweisen der Dokumenten Ablage f r den Benutzer zur Auswahl angezeigt e Ziel Archiv Weisen Sie hier ber die Schaltfl che W hlen das gew nschte Zielarchiv zu e Exportdefinition Ordnen Sie hier die gew nschte Exportdefinition f r die Dokument Profildaten zu In der Exportdefinition Vom User PUBLIC im Quellarchiv vorzunehmen m ssen die jeweiligen Feldnamen des Zielarchivs eingetragen sein 235 236 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Um Datens tze bzw Dokumente zu verschieben m ssen Sie zun chst die betreffenden Datens tze suchen Den Dialog Dokumenten Ablage zuweisen k nnen Sie ber folgende Varianten aufrufen e Kontextmen Klick mit rechter Maustaste auf Auswahlliste oder Datensatzmaske e Men punkt Datensatz Dokumenten Ablage zuweisen Dokumenten blage zuweisen x Auswahl Alle Datens tze Markierte Datens tze Ziel Bezeichner Dokumen Dokumenten Archiv Abbrechen W hlen Sie in dem Dialog Dokumenten Ablage zuwe
335. ktivierbar durch Klick auf die Linie zwischen zwei Workflowschritt Symbolen oder zwischen das Workflowstart und Workflowende Symbol Startet den Dia log Definition Workflowschritt Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften des einzuf genden Workflowschrittes festgelegt Mit Klick auf den Schalter U bernehmen wird der neu definierte Workflowschritt eingef gt Siehe auch Be fehl Workflowschritt definieren Workflowschritt l schen Aktivierbar durch Klick auf einen zuk nftigen Workflowschritt L scht den ange klickten Workflowschritt Workflowschritt bearbeiten Startet den Dialog Definition Workflowschritt Mit diesem Dialog werden die Eigenschaften des angeklickten Workflowschrittes festgelegt Mit Klick auf den Schalter bernehmen werden die ge nderten Eigenschaften des Workflowschrittes in die Workflowsteuertabellen bernommen Siehe auch Befehl Workflowschritt definieren Eigenschaften Zeigt mit Hilfe des Dialoges Definition Workflowschritt die Eigenschaften des angeklickten Symbols an Es k nnen keine nderungen vorgenommen werden Grafik Drucken Aktiviert den Ausdruck der Workflowgrafik Grafik Email bergibt die Workflowgrafik an ein Email Programm Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Einstellungen Startet den Dialog Einstellungen Workflow Editor Einstellungen Workflow Editor x Font Arial I gro e Symbole verwenden Rand oben 50
336. kument Seite a Gr e der Dok Darstellung mm H 100 xB fo Hier geben Sie an in welcher Gr e das Bild Hilfe Abbrechen auf der Karteikarte eingepa t werden soll e Als Formular w hlen Sie die Karteikarten Vorlage in der Textverarbeitung e Die Daten werden nun automatisch in die Vorlage eingespielt Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 135 5 Daten an Email Programm weitergeben Ansicht ndern L schen Drucken Daten bergabe Statistik Zusatzinformationen Profildaten Dokumente oder Verweise auf solche k nnen zum versenden an ein Email Programm weitergegeben und mit diesem versandt werden Anforderungen an Email Programm Das Programm muss MAPI F hig sein P Suche gt Suchen Sie die gew nschten Daten Optionen festlegen gt Gehen Sie in der Men leiste auf Einstellungen Feldauswahl f r ASCII Export und bestimmen Sie die Felder deren Inhalt in die Email bertragen werden soll gt Wenn Sie eine Auswahlliste erhalten k nnen Sie darin durch Markieren eine weitere Auswahl treffen Aktivieren Sie dann den Befehl Datensatz Email oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste 253 Hinweis Schritt f r Schritt 254 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten x Fr Anhang r E MailTyp 1 I Profildaten Nachricht 7 2 F Dokumente C Aufgabe 3 T Ve
337. l huber shouse de m Abb 6 12 Info Schalter Dokumente zur Anzeige der Dokumente Nach dem Aktivieren des Zusatz Info Symbols wird Ihnen die Liste der Briefe an die Software House GmbH angezeigt e W hlen Sie Ihren Brief aus der Auswahlliste aus und e klicken Sie auf das Symbol Dokument anzeigen um ihren Brief in Word zu ffnen Teil2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 77 A Dr DOC ADRESSENYERWALTUNG Dok Ansicht WINWORD AN D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe lal xi BPELLTEEFTTDE EEE TE O0 Suchergebnisse 3 Auswahl Satz Nr 1 2 von 2 AIEE Aktionen gang gi Martina Postausgang Anschreiben 1468 Dokumentdaten Byte p Export Statistik Ersetzen IT Dienstleistung Bg Anfrage 05 01 2001 W hlen Sie aus der Liste der Briefe Ihren Brief aus ber Dokument anzeigen k nnen Sie Ihren Brief in Word anzeigen lassen WINWORD Software House Gmb m Zweigstelle Nord Huber am Abb 6 13 Auflistung der Dokumente f r die Beispieladresse Software House GmbH Um das Archiv Dokumente wieder zu schlie en und in das Archiv Adressen zur ckzukehren f hren Sie folgende Aktionen aus e Schlie en Sie den ge ffneten Brief in Word und e klicken Sie in der Dr DOC M
338. l 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Programmaufru gt gt Fremdprogramm Y RE EEE NEO ENESEEESERLSLCEITSSEREFTE gt Bearbeitung von DOK1 Archivierung von eereseeesen ge ndertem Dokument Fehler durch Dublettenpr fung vermeiden Wenn in den Profildaten ein Einzel oder Dublettenschl ssel vorhanden ist ndern Sie die Profildaten f r das neue Dokument ohne Speichern bevor Sie das Dokument zur Bearbeitung aufrufen da sonst beim Versuch das neue Dokument zu archivieren eine berechtigte Meldung erscheint Wenn der Fehler doch einmal auftritt f hren Sie sofort folgende Schritte durch ndern Sie die Profildaten ohne Speichern rufen Sie den Befehl Datensatz Neu auf dann den Befehl Dokument Neu und archivieren Sie das ge nderte Dokument Sie finden das ge nderte Dokument im lokalen Arbeitsverzeichnis mit dem Namen dokument und Namenserweiterung des Fremdprogramms in dem es erstellt wurde Wenn Sie diese Namenserweiterung nicht wissen rufen Sie im Hauptmen ohne die Neueingabe zu verlassen den Men punkt Einstellungen Dok Verbindung auf Hier sollte hinter dem Programmnamen die entsprechende Erweiterung angegeben sein Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 3 2 2 2 Anmerkungen hinzuf gen Redlining Bei Dokumenten die mit dem Ansicht Link INTERN archiviert sind k nnen nachtr glich Anmerkungen hinzugef gt werden Diese Anmerkungen Redlining k nnen e in verschied
339. l der Einsatz von ausfallsicheren Festplatten Hier bieten sich entweder gespiegelte Platten oder RAID Systeme an die neben der Spiegelung auch ab und an speichern und automatisch Fehler erkennen und beheben k nnen Teil4 28 Archiv sichern 449 Welche Daten sichern Beim Sichern eines Archivs gibt es verschiedene M glichkeiten Gesichert werden sollen im Verzeichnis erweiterung Profildaten nur zum eventuellen f r Archivdateien Wieder Import Profildaten mit ihren Verwaltungs f r Archivdateien dateien NCI Dokumente nur zusammen f r Archivdateien mit Profildaten sinnvoll sdi sdo f r NOI Archiv CI Dokumente nur zusammen f r Archivdateien mit Profildaten sinnvoll tdi tdo f r CI Archiv das gesamte Archiv f r Archivdateien Hilfsdateien NCI Archiv Cl Archiv Bei Les in den Unterverzeichnissen dbank form komm server client 450 Teil 4 Weitere Tools 29 Dokumente verlagern auf CD WEITERE TOOLS 29 DOKUMENTE VERLAGERN AUF CD Wenn Sie gro e Dokumentenmengen zu verwalten haben ist es z B ein sinn volles Archivierungsverfahren die Dokumente zun chst auf der Festplatte des Archiv Servers abzulegen und nach einem bestimmten Zeitraum oder einer be stimmten Dokumentenanzahl die Dokumente auf optische Platten zu verlagern Schritt f r P Sichern Schritt Sichern Sie zun chst das Dr DOC Archiv Die zu sichernden Daten Verzeich nisse k nnen dem Men punkt
340. ldialog zur ckkehren Wenn die nderungen dem Scanjob nicht neu zugeordnet wurden gelten diese tempor r solange bis sie wieder ge ndert werden oder dieser Dialog neu gestartet wird Wenn die nderungen dem Scanjob neu zugeordnet wurden gelten diese f r die Zukunft Teil 3 _12 Neueingabe 171 e Schlie en Hier wird der Scanjob Auswahldialog beendet Wenn jedoch das n chste Mal das Symbol f r Dokument neu erstellen angeklickt wird startet die ser Scanjob Dialog anzeigen deaktiviert wird s o Vorlagenquelle Quelle Datei C Scan ADF Als Vorlagen Quelle stehen zur Verf gung Datei z B TIFF Scanner ADF oder Flachbett und interne Ablage Eine eingelesene Vorlage wird vom Programm zun chst in eine interne Zwi schenablage kopiert so dass f r eine weitere Bearbeitung kein erneutes Einle sen n tig ist D h wenn sie die Rahmen erst nach dem scannen festlegen markieren Sie Interne Ablage und klicken auf Starten Jetzt wird z B die OCR Erkennung ber die Daten im Zwischenspeicher durchgef hrt und das Dokument muss nicht noch einmal eingescannt werden 172 Teil 3 _12 Neueingabe Rahmen gt Rahmen definieren Rahmen rit v Speichern bersicht L schen Zu jeder Bearbeitung einer Vorlage ist es n tig entsprechende Rahmen zu set zen Das hei t F r OCR Bearbeitung und Barcode Erkennung muss definiert werden welcher Bereich
341. legen Sie fest wann diese Dokumenten Definition verf gbar ist und ob eine automatische Feldvorbelegung stattfin den soll Eigenschaften Fordern auch Erfassung Eingangspost STANDARD v Abb 36 38 Dokumentarchiv Allgemeine Eigenschaften einer Dokument Definition 504 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration P Legen Sie dann die Dokument Quelle fest Eigenschaften x I a KIL Abb 36 39 Dokumentarchiv Zuweisung der Dokument Quelle f r eine Dokument Definition Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 505 P Auf der Karteikarte Dokument Verbindung wird ber die Schaltfl che W hlen festgelegt f r welchen Dokumenttyp diese Definition verwendet werden soll Eigenschaften x Atem Abb 36 40 Dokumentarchiv Zuweisung der Dokument Verbindung f r eine Dokument Definition 506 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Auf der Karteikarte Workflow aktivieren Sie zun chst den Schalter Verbindung mit Workflow W hlen Sie dann die gew nschte Workflow Definition aus Aktivieren Sie au erdem den Auswahlschalter Verbindung Workflow mit neuem Dokument Eigenschaften x Fordern an Abb 36 41 Dokumentarchiv Zuweisung der Workflow Eigenschaften f r eine Doku ment Definition P Speichern Sie nun die Dokumenten Definition mit OK a
342. len aus der Benutzerverwaltung ausgew hlt werden max Dauer des Legt die Erledigungs Frist des Workflow Schrittes fest Schrittes Erinnerung vor Legt die Frist fest ab der Dr DOC Workflow den zust ndigen Bear F lligkeit beiter mahnen soll Bei zugewiesenem Stellvertreter wird nach ver g streichen dieser Frist der Stellvertreter aktiviert Priorit t Legt die Priorit t der Aufgabe fest Pflichtfeld Hier kann eine WF Schritt spezifische Pflichtfelddefinition gem soars Men punkt Workflow Feldauswahl f r Pflichtfelder zugewiesen Definition Werden Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden die bei Instanzzie Instanzzierung rung des Workflow Schrittes benachrichtigt werden sollen Email bei Bear beitungsbeginn Hier k nnen Email Adressen angegeben werden die bei Bearbei tungsbeginn benachrichtigt werden sollen Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden die bei Erledigung P des Workflow Schrittes benachrichtigt werden sollen Erledigung Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden die bei Abbruch Abbruch des Workflows benachrichtigt werden sollen Export bei Hier kann ein externes Ziel angegeben werden in das bei Erledigung Erledigung des Workflow Schrittes ein Datenexport durchgef hrt wird Das Ziel ist im Format lt Pfad mit Dateiname Exportportdefinition Modus Format gt anzugeben Folgende Schreib Modi sind m glich
343. len 852 56 hat z B die Zeichenanzahl 6 Nachkommastellen sind im vorausgehenden Beispiel 2 Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der Reihenfolge berspielt werden soll muss der Eintrag in dieses Feld lauten 36 2 Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt Verkettungsvor schrift Bitte beachten Sie die ausf hrlichen Anleitungen f r Verkettungsvorschriften von Hypersuchdefinitionen in Kapitel 14 5 HYPERSUCHE DEFINIEREN Teil4 16 Archiv einrichten Datentypen Geben Sie ein S f r Zeichenkette Buchstaben Ziffern U f r Zeichenkette Buchstaben Ziffern f r Workflow Z f r Ziffer ZB f r numerischen Bereich D f r Datum DB f r Datumsbereich W f r W hrung WB f r W hrungsbereich G f r Gliederung F f r Frist XD f r Datum Uhrzeit Bool f r Schalter an aktiviert 1 oder aus leer 0 Autofelder Neben der Festlegung von grunds tzlichen Datentypen f r die Datenbankfelder besteht auch noch die M glichkeit vom Programm automatische Eintragungen in ausgew hlte Felder vornehmen zu lassen Es stehen zur Verf gung f r Benutzername f r aktuelles Datum f r aktuelle Zeit f r Dateiname zn HH 00 f r Nummerngenerator NV f r ver nderbaren Nummerngenerator V f r bernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld Pflichtfelder Wenn in einem Feld immer ein Eintrag vorhanden sein muss kann dies definiert werden indem in die betreffenden Felder b
344. listen oder innerhalb eines einzelnen Datensatzes durchgef hrt Tragen Sie dazu zun chst in dem Archiv aus dem Daten im ASCII Format exportiert werden sollen bei ASCII Export folgendes ein e Bei Export in ein anderes Archiv die Feldnamen des Zielarchivs in das exportiert werden soll e Bei Export in ASCII Datei nummerieren Sie die zu exportierenden Felder fortlaufend Dbase Import Daten im Dbase Format k nnen mit Hilfe dieser Einstellung bernommen werden Nummerieren Sie dazu zun chst die Felder welche in die Daten eingetragen werden sollen fortlaufend Kontrollieren Sie unbedingt dass die f r die bertragung richtigen Datentypen z B Datum Zahlenfeld eingetragen sind Rufen Sie zu Importieren den Men punkt Datenbank Import DBASE auf und geben Sie Pfad und Namen der Dbase Datei ein die importiert werden soll Dbase Export F r den Export von Daten in das Dbase Format geben Sie hier zun chst die Reihenfolge ein in der die Felder bernommen werden sollen F r einen fehlerlosen Export ist unbedingt zu beachten dass e falls in eine bereits vorhandene Dbase Datei importiert wird Felder die l nger sind als in der Dbase Datei vorgegeben nicht bertragen werden e bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der bertragungsreihenfolge die Gesamtl nge sowie die Nachkommastellen angegeben werden m ssen Das bedeutet Gesamtl nge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastel
345. listenfeld Workflow Typ k nnen Sie den gew nschten Workflow Typ ausw hlen Workflow zuweisen X r Workflow Typ Weiterleiten mit R ckmeldung m zugeordnete Benutzergruppe Verkauf Zuweisen Abbrechen Abb 37 22 Dialog Workflow zuweisen Auswahl des WF Typs und der zugeordneten Benutzergruppe Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Mit Hilfe des Schalters W hlen k nnen Sie den Dialog zum Ausw hlen der Benutzer und Benutzergruppen starten Best tigen Sie anschlie end Ihre Workflow Zuweisung ber die Schaltfl che Zuweisen Durch das Abspei chern des Workflow Datensatzes wird der Workflow gestartet und automatisch mit dem noch zu archivierenden Dokument verkn pft EA Dr DOC POSTEINGANG Neueingabe Thesaurus WF_POST 101x1 p Eingabe Bearbeiten Ansicht Workflow Fenster Hilfe la xi a Suchergebnisse F Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Betreff Aufgabe weiterleiten Zugewiesen am 18 12 2001 13 00 F llig bis 19 12 2001 13 00 Erinnerung ab 19 12 2001 07 00 hoch Workflow Manager Weiterleiten mit R ckmeldung Aufgabe weiterleiten Nicht begonnen B ES B BA A Aufgabe weiterleiten Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Abb 37 23 WF Hauptarchiv Starten des Workflows durch Klicken auf Speichern 535 536 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF An
346. lle Archive aufrufen die in der aktiven Benutzerverwaltung eingetragen sind Sie m ssen zum W hlen eines Archivs also nicht jedes Mal Ihre Laufwerke und Verzeichnisse durchsuchen Dies erlaubt Ihnen das einfache Wiederfinden und Aufrufen Ihrer Einzelplatz oder C S Archive Dr DOC bietet Ihnen folgende Varianten zum W hlen eines Archivs e Men leiste Men punkt Archiv W hlen e Symbolleiste Symbol Archiv w hlen e Dr DOC Desktop Archivsymbol Doppelklick falls Symbol auf dem Desk top vorhanden e Dr DOC Treeview Ansichtsmodus Aktionen Ordner Archive lt Archivname gt Archiv w hlen Ordner Funktionen Archiv w hlen Ordner Dr DOC Desktop Archivsymbol Bei Aufruf des Men punktes Archiv W hlen oder des Symbols Archiv w hlen wird eine Auswahlliste der verf gbaren Archive angezeigt Markieren Sie das gew nschte Archiv und rufen Sie es mit Doppelklick der linken Maustaste oder mit dem Befehl OK auf Sie wollen ein Archiv aufrufen das nicht in der Benutzerverwaltung eingetragen ist ber den Men punkt Archiv ffnen w hlen Sie das betreffende Verzeichnis und den Namen des Archivs an Dies ist allerdings nur bei der Einzelplatzversion im Standard netzwerk und am Archiv Server im C S Betrieb m glich Teil 3 11 Archiv und Maske w hlen Bei C S Archiven muss folgendes beachtet werden e Aufruf am Client Hier k nnen ausschlie lich Archive gew hlt werden ber Archiv w
347. low verf gbar Hier wird festgelegt ob Benutzer seine Vertreter selbst bestimmen darf 9 Hier wird die Gruppe angezeigt die beim Neuanlegen des Benutzers mar kiert ist Falls die Mitgliedschaft doch nicht erw nscht ist kann die Option deaktiviert werden P Mit bernehmen wird der neue Benutzer in die Liste der Gruppen bersicht linke Spalte bernommen Benutzer Gruppen bersicht Archive E Gruppen bersicht DRDOC 2 Oberabteilung A Kunert amp PUBLIC OP Bei Bedarf gleich weitere Benutzer anlegen oder den Dialog Schlie en In der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register Beschreibung die Daten des jeweiligen Benutzers eingetragen 328 Teil 4 18 Benutzerverwaltung gt Nachtr glich ndern ber das Register Beschreibung in der mittleren Spalte des Managers werden die Grundeinstellungen einer Gruppe bzw eines Benutzers ge ndert Au erdem kann ber das Register Benutzergruppen Definition die Zugeh rigkeit zu einer Gruppe ge ndert werden Mitgliedschaft hinzuf gen entfernen Die aktuelle Anzeige der Karteikarte Benutzergruppen Definition bezieht sich immer auf die Gruppe bzw den Benutzer der in der linken Spalte des Managers markiert ist Tip Benutzer und gruppen k nnen auch kopiert werden Dies kann eine gro e Zeiterspar nis sein wenn z B eine weitere Gruppe angelegt werden soll die sich in ihren Rechten nur geringf gig von einer bereits vorhandenen un
348. lzeile des Eingabefensters angezeigt 3 Das automatische Einscannen eines Papierstapels ist nur bei Scannern mit automatischem Einzug ADF m glich Teil 3 _12 Neueingabe 147 4 Hier k nnen Sie den Archivierungsvorgang bei Stapel oder auch Einzelverarbeitung weiter automatisieren Dateien bzw Vorlagen Seiten werden im eingestellten Intervall siehe 5 und 6 archiviert e Autofelder f r Benutzer Datum Nummerngenerator und bei Dateien der Dateiname Vorsicht wenn mehrere Dateien f r den internen Viewer zu einem Dokument zusam men gefasst werden bleibt das Autofeld Dateiname leer e bernahme manueller Eintr ge die vor dem Start der Stapelverarbeitung in den ersten Datensatz eingegeben wurden evtl in Verbindung mit verschiedenen Autofeldern 5 Barcode als Dokumententrenner Wenn das System bei Verwendung der Stapelverarbeitung und der Barcodeerkennung im Barcode Rahmen einen Barcode erkennt wird ein neuer Da tensatz erzeugt 6 Hier geben Sie die Anzahl der Vorlagen Seiten an die zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen Diese Angabe ist relevant im Zusammenhang mit der automatischen Archivierung T Dieses Feld ist nur dann f r Sie anw hlbar wenn Sie einer Besitzergruppe angeh ren die mit dem Archiv verbunden ist und Sie entsprechende Archivrechte besitzen 8 Mit der Aktivierung von Feld 8 kann auch die Automatische Zugriffssperre bet tigt werden WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS
349. m ffnen von Dateien Diese Befehle sind abh ngig vom jeweiligen anzusprechenden Programm und stehen immer in eckigen Klammern In Winword kann grunds tzlich jeder Makro als DDE Befehl verwendet wer den Weitere Beispiele entsprechender DDE Befehle von anderen Pro grammen Excel ffnen s AmiPro FileOpen s 1 Die g ltigen DDE Befehle f r die von Ihnen verwendeten Programme ent nehmen Sie den jeweiligen Handb chern e Ein Makro das automatisch eine neue Datei im betreffenden Programm anlegt wenn dieses ber Dokument Neu gestartet wird Standardm ig wird ein solches Makro f r Word mitgeliefert Teil 3 _12 Neueingabe 151 Die Reihenfolge der Angabe dieser Argumente muss unbedingt eingehalten werden Wenn Sie z B kein Daten bergabe Makro angeben wollen aber einen DDE Befehl setzen Sie trotzdem die Kommata f r beide Argumente also vor dem DDE Befehl zwei Kommata Damit das ffnen von archivierten Word 8 0 Dokumenten reibungslos funktioniert n Hinweis dern Sie den Word Link wie folgt WINWORD DOC DrDocTv main DrDoc WEITERSUCHE s DrDocNeu main Wenn Sie einmal alle m glichen Programme festgelegt haben brauchen Sie nur noch f r die aktuelle Verbindung das jeweilige gew nschte Programm mit der linken Maustaste anklicken und die Eingabe mit OK best tigen P Dokumenten Quelle festlegen Men punkt Einstellungen Dok Quelle aufrufen Es gibt verschiedene M glichkeiten ei
350. ma pfad archivname Suchart Eintrag identisch oder nicht identisch pfad archivname der Pfad und der Name des Archivs in dem die n chste Suche mit dem hier gefundenen Feldeintrag durchgef hrt werden soll Suchart Profildaten Volltext oder Feldsuche Bei Profildaten Volltextsuche geben Sie ein G an bei Feldsuche ein F und dahinter den Namen des Feldes das durchsucht werden soll z B Fnachname Beachten Sie dass zwischen dem F und dem Feldnamen kein Leer zeichen bzw sonstiges Zeichen eingetragen wird Teil 4 20 Einstellungen 377 Eintrag identisch oder nicht identisch Der Eintrag der in die sem Definitionsfeld gefunden wird wird f r die weitere Suche ver wendet Sie geben hier an ob in dieser n chsten Suche derselbe Eintrag gefunden werden soll oder alles nur nicht dieser Eintrag Die Eingabe lautet f r Eintrag identisch Eintrag nicht identisch Zwischen den zwei Zeichen darf kein Leerzeichen eingetragen wer den Best tigen Sie den Eintrag mit OK c drdoc adress FNachnanme Beispiele bedeutet Im lokalen Adressarchiv soll im Feld Nachname eine Feldsuche durchgef hrt werden die alle Datens tze findet die den selben Eintrag haben wie der im Definiti onsfeld gefundene lt Hostname gt lt Portnummer gt lt Archivname gt G bedeutet Im C S Projektearchiv soll eine Profildaten Volltextsuche durchgef hrt wer den die alle Datens tze findet die den Eintrag des Defin
351. matisch verbunden DRDOC und PUBLIC Benutzer DRDOC Wenn dieser Benutzername mit dem dazugeh rigen Passwort vorhanden ist erfolgt beim Aufruf des Archivs keine Benutzerabfrage Falls also keine Benutzerverwaltung gew nscht wird sollte dieser Eintrag in einer Einzelplatzversion auf keinen Fall gel scht werden Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll oder aber mehrere Nutzungslizenzen vorhanden sind f r die gleichzeitige Arbeit von mehreren Benutzern muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag gel scht und sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor Benutzer mit Passwort eingerichtet werden Benutzer PUBLIC Verschiedene Einstellungen eines Archivs werden benutzerspezifisch gespeichert das hei t jeder Benutzer hat nur auf seine eigenen Einstellungen Zugriff Meistens sind aber auch allgemein verf gbare Einstellungen sinnvoll Daf r ist der Benutzer PUBLIC n tig Wenn Sie mit diesem Benutzernamen registriert sind und Einstellungen vornehmen k nnen diese von allen Benutzern des 314 Teil 4 18 Benutzerverwaltung Archivs verwendet werden Das ndern dieser allgemeinen Einstellungen ist nur dem Benutzer PUBLIC m glich Im Gegensatz zum Benutzer DRDOC ist beim Benutzer PUBLIC nur der Benutzername Gro schreibung beachten vorgegeben Das Passwort und die Zugriffsberechtigungen k nnen frei eingestellt werden Der Benutzermanager wird im Men punkt Organisation
352. mbol Leiste beenden und zum Grundmen zur ck kehren Beachten Sie bitte dass Sie nach der Ausf hrung von STOP entweder direkt zur ck zum Grundmen gelangen oder zun chst zur Auswahlliste falls im Men Ansicht der Men punkt Auswahlliste deaktiviert wurde In letzterem Fall klicken Sie erneut auf das STOP Symbol um zur ck zum Grundmen des Archivs Adressen zu gelangen 68 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 4 Neueingabe In diesem Abschnitt m chten wir Ihnen anhand des Archivs Adressen zeigen wie Sie einen neuen Datensatz also eine neue Adresse anlegen k nnen 6 4 1 Neueingabe Modus Datensatz neu anlegen F hren Sie zum Anlegen einer neuen Adresse folgende Schritte aus e W hlen Sie das Archiv Adressen i e Klicken Sie auf das Symbol Neueingabe e In die nun angezeigte leere Datensatz Maske geben Sie die Adressdaten Ihrer Wahl ein k le a a OD Datensatz speichern Im Adressdaten CRM Sonstiges nderungen Neueingabe Modus k nnen rAd r Kontakt N n re ee Sie mit diesem Symbol neue Firmal Telefon privat 5 Fima ante Datens tze anlegen Firma3 Handy Anrede Fax Titel E Mail Name E Mail vYomame Homepage Abt Position Geburtstag Stra e PLZ Ort Bemerkungen Passbild Visitenkarte Postfach Abb 6 4 Neueingabe Modus mit leerer Datensatz Maske f r die Eingabe neuer Profildaten Sobald Sie
353. melden Name und Kennwort 5 Derzeitigen oder anderen Benutzer in einer frei w hlbaren Benutzerverwaltung anmelden 6 Derzeitigen Benutzer in allen Benutzerverwaltungen abmelden 7 Benutzeranmeldung beenden und nderungen best tigen WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp 18 _BENUTZERVERWALTUNG 114 Teil 3 _10 Benutzer F hrung 10 BENUTZER F HRUNG Die Dr DOC Benutzeroberfl che erm glicht Ihnen die Organisation Ihres per s nlichen Arbeitsplatzes zur effizienten Bearbeitung Ihrer t glichen Aufgaben So k nnen Sie auf Ihrem pers nlichen Dr DOC Desktop Ihre Symbole f r h ufig ben tigte Arbeitsschritte griffbereit anlegen Falls Sie das Arbeiten ber Konsolen Fenster bevorzugen dann bietet Ihnen der Dr DOC Treeview in dem Ansichtsmodus Aktionen den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen f r Ihre Vorgangsbearbeitung Neben dem Desktop und dem Treeview k nnen Sie in Dr DOC selbstverst nd lich die gew nschten Funktionen wie gewohnt auch ber die Men oder die Symbolleiste aufrufen E Dr DOC ADRESSEN 20 7 PACEA uchergebnisse a Aktionen zl DARE SE ie pra dji EfealArchive u Se Funktionen S Archiv w hlen A Volltextsuche Feldsuche AF Feldsuche mit Vorlage amp Neueingabe 8 8 Neues Dokument BAR Workflow ffa Hypersuche Ei Symbole B Windows Desktop 2 4f Dr DOC Desktop JB Adressen 2 Ahnentafel amp
354. ment als neue Version mit oder ohne Dokumentdaten kopieren wollen Wenn Sie mit OK best tigen erscheint in der Dialog Titelzeile Duplizierter Datensatz Dieser kann nun weiter bearbeitet und ge ndert werden Zu beachten ist dass e nderungen im gefundenen Datensatz die noch nicht mit Speichern be st tigt wurden nur in dem neuangelegten vorhanden sind e vor dem Duplizieren nderungen vorgenommen werden m ssen ohne sie abzuspeichern wenn eine Eingabedublettenpr fung eingerichtet ist Anson sten erhalten Sie eine Fehlermeldung dass Dubletten nicht zugelassen sind e eventuell vorhandene Dokumente im gefundenen Datensatz nicht in den du plizierten bernommen werden Es k nnen jedoch im gleichen Arbeitsgang neue Dokumente an den duplizierten Datensatz angeh ngt werden e der duplizierte Datensatz erst bei einer erneuten Suchabfrage in der Aus wahlliste gezeigt wird Teil 3 _12 Neueingabe 143 2 2 5 Eingabedublettenpr fung F r viele F lle in denen verhindert werden soll dass ein Eintrag bei der Erfas sung aus Versehen doppelt erfolgt also als sogenannte Dublette abgelegt wird ist die Eingabedublettenpr fung ein hilfreiches Kontrollinstrument zur Steigerung der Erfassungsqualit t INFORMATIONEN ZUR DEFINITION ENTHALTEN DIE KAPITEL 6 20 1 5 SCHL SSELFELDER INDEX ANLEGEN 20 1 6 EINGABEDUBLETTENPR FUNG Sobald bei der Neueingabe zwei Datens tze in einem bestimmten Feld densel ben Eint
355. merk anlegen Am schnellsten geht das wenn Sie noch in der Auswahlliste die Funktion Ersetzen aktivieren und den Vermerk in alle Datens tze eintragen Hinweis Die grunds tzlichen Pfadangaben f r die CI NCI Dokumente bleiben vom Verlagern unber hrt Alle ab jetzt neu archivierten Dokumente werden weiterhin in dem unter Archiv Parameter editieren angegebenen Pfad abgelegt Teil 4 Weitere Tools 30 32 Archiv r cksetzen l schen kopieren 453 30 ARCHIVE R CKSETZEN Der Men punkt Organisation Archiv r cksetzen dient dazu alle Daten Profildaten und Dokumente aus einem Archiv zu l schen Die Archiv Struktur bleibt weiter bestehen und kann mit neuen Daten gef llt werden gt Rufen Sie den Men punkt Organisation Archiv r cksetzen auf Si cherheitshalber werden Sie gefragt ob Sie wirklich s mtliche Daten l schen wollen Best tigen Sie wenn Sie sich sicher sind 31 ARCHIVE L SCHEN Es kann vorkommen da ein Archiv mit allen Daten Masken etc nicht mehr ben tigt wird und gel scht werden soll gt Rufen Sie hierzu das betreffende Archiv zun chst wie gewohnt auf und aktivieren Sie dann den Men punkt Organisation Archiv l schen Nach einer Sicherheitsabfrage werden s mtliche zu die sem Archiv geh renden Dateien und Daten gel scht 32 ARCHIVSTRUKTUR KOPIEREN Wenn Sie die Datenbankeinstellungen Felder eines Archivs auch f r ein weite res verwenden m chten rufen Sie den Men punkt
356. mit den beschriebenen M glichkeiten ein gt Dublettenpr fung vornehmen Wenn Sie die Suche mit Dublettenpr fung Symbol starten wird von Datens tzen die in definierten Bereichen glei che Eintr ge haben nur jeweils einer angezeigt die Voraussetzungen f r eine solche Ausgabedublettenpr fung entnehmen Sie dem vorstehenden Kapitel gt Starten Sie den Suchvorgang mit dem Symbol oder mit Suche Starten Nach dem Suchvorgang wird eine Auswahlliste bzw ein gefundener Da tensatz angezeigt 212 Hinweis Tips Beispiel Teil 3 _14 Suchen Bei der Feldsuche in Tabellenzeilen wird in jeder der vorhandenen Zeilen der Spalte nach dem Suchbegriff gesucht Feldsuche im Datumsfeld Geben Sie das Datum in verk rzter Form an es ist nicht n tig das abgespeicherte Format TT MM JJJJ vollst ndig anzugeben Wenn Ihre Eingabe bei einer Bereichs suche z B lautet 020894 lt gt 010395 dann sucht Dr DOC nach allen Datumseintr gen vom 02 08 1994 bis 01 03 1995 Wenn Sie allerdings im Datumsfeld in Verbindung mit dem Sternchen suchen wollen m ssen Sie den Rest korrekt in Langform eingeben Feldsuche im W hrungsfeld Geben Sie den Betrag ohne Leerzeichen an Wenn Sie allerdings im W hrungsfeld in Verbindung mit dem Sternchen suchen wollen m ssen Sie den Rest korrekt mit Leer zeichen eingeben Feldsuche mit Thesaurus Wenn Sie mit einem Thesaurus arbeiten k nnen Sie diesen auch bei der Suche benut zen bern
357. mm aufgerufen werden soll entsteht diese Fehlermeldung Vorgehen Dokumente werden beim Aufruf ber ein Fremdprogramm immer als dokument erw aufgerufen erw steht f r die jeweilige f r das Programm definierte Namenserweiterung Diese Datei muss zuvor geschlossen werden wenn ein weiteres Dokument mit diesem Fremdprogramm aufgerufen werden soll Wechseln Sie mit Alt Tab in das Fremdprogramm in Dr DOC bleiben Sie in der Bearbeiten Ansicht und schlie en Sie die Datei das Programm selbst muss nicht beendet werden Kann Quelldatei nicht ffnen Import Fehler Bei Import einer ASCI ANSI Datei wurde eine Datei angegeben die das Programm nicht finden kann Vorgehen Eingabe kontrollieren und korrigieren Kein Speicher Fehler Die OCR Bearbeitung konnte nicht durchgef hrt werden Vorgehen Diese Meldung kann nach versuchter OCR Bearbeitung auftreten und bedeutet da die OCR Software gar nichts erkennen konnte ndern Sie die Einstellungen und versuchen Sie es erneut Pa wort falsch Fehler Bei der Benutzeranmeldung wurde ein falsches oder nicht zum aktuell angezeigten Benutzer geh riges Pa wort eingegeben Vorgehen Die Eingabe des Pa wortes wird am Bildschirm verschl sselt dar gestellt Den offensichtlich falschen Eintrag also l schen neue Eingabe versu chen Darauf achten da das Programm Gro Kleinschreibung ber cksichtigt 560 Anhang Fehlermeldungen Suchbegriff nicht gefunden Fehler Es wurde
358. mmengefasst werden sollen und welche Felder z B als Endlostext oder als Tabelle definiert werden Teil 4 Archiv einrichten und organisieren 265 gt Eventuell weitere Felder einplanen f r e Benutzerregistrierung Felder f r Erfasst am Erfasst von Tabellen Felder f r Ge ndert am Ge ndert von e Definition des Zugriffsrechts auf einen Datensatz mit Dokument ein Feld e Nummerngenerator ein Feld e Dateiname wenn bei der Archivierung von Dateien der urspr ngliche Dateiname automatisch eingetragen werden soll ein Feld e Fristenberechnung Ein Feld f r Ausgangsdatum ein Feld f r Fristangabe ein Feld f r Ergebnisdatum e OCR bearbeiteten Text besonders bei Einsatz des OCR Moduls ein Endlosfeld e Schalter Dieses Feld bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen an angekreuzt oder aus nicht angekreuzt gt Weitere Fragestellungen Sollte ein oder mehrere Thesaurus angelegt werden z B als hierarchischer Thesaurus zur Konsistenzpr fung bei der Eingabe etc Mit welchem Feld wird er am besten verbunden 266 Teil 4 16 Archiv einrichten 16 ARCHIV EINRICHTEN Kurzinfo Vorgehensweise f r das Einrichten neuer Archive Neues Archiv anlegen Men punkt Archiv Neu Men punkt Organisation Archiv einrichten Datenbankfelder definieren Datenbankeinstellungen Men punkt Organisation Archiv einrichten Masken Schaltfl che Neu einf gen l Masken erstellen
359. n Archiv neu anlegen i 2 x a Suchenin Archive e aaa briefe Reiseko Zeitsch ahnen lBuecher Rezepte Zensur I Aktien1 Bundes Termine ElAdress da aktien2 Foto OTseld BlAhnen da IAverein C Gebtage Thes1 lAktien1 da Benutzer Haushal OlThes2 BlAktien2 da BIBLIO Hoch Overein gt AVerein da P Musik video Elbiblio da gt c Dateiname Ok b Dateityp da r Abbrechen d a Hier ist das aktuelle Verzeichnis angegeben Wenn das neue Archiv nicht in diesem Verzeichnis angelegt werden soll w hlen Sie zun chst das gew nschte Verzeichnis aus b Der angezeigte Dateityp darf nicht ver ndert werden i Hier geben Sie den Namen des neuen Archivs an 2 Client Server Modus F r Client Server Archive hier ankreuzen Beachten Sie unbedingt dass C S Anwendungen nur am Archiv Server neu eingerichtet werden k nnen um richtige Pfadangaben zu erhalten Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind muss das Archiv zun chst auf dem Netzwerk Server im Unterverzeichnis KOMM SERVER angelegt werden Laufwerk Benennung aus Sicht des Clients Bei C S Archiven werden mehrere Unterverzeichnisse im angegebenen Pfad eingerichtet Der Aufruf von C S Anwendungen erfolgt dann am Archiv Server aus dem Unterverzeichnis kommi server im angegebenen Pfad am Client Hier k nnen nur Archive gew hlt ber Archiv W hlen werden die in der aktiven Benutzerverwaltung zugeordnet wurden Wenn noch keine B
360. n Bild Datei Ansicht Intern Mit diesem Symbol k nnen Sie Bild Dateien in dem Archiv Dokumente abspeichern Die Anzeige der Bild Datei erfolgt ber den internen Viewer von Dr DOC Scannen Hier erhalten Sie eine Einf hrung in die Scanner Schnittstelle zur Erfassung von Papierdokumenten Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 79 6 6 1 Neues Word Dokument erstellen und archivieren Um ein neues Word Dokument zu erstellen und anschlie end in dem Archiv Dokumente zu archivieren f hren Sie folgende Schritte aus e Aktivieren Sie den Dr DOC Desktop e Klicken Sie doppelt auf das Symbol WORD Neu Der Doppelklick auf das Symbol WORD Neu ffnet das Archiv Dokumente und ein vordefiniertes Word Musterdokument Sie k nnen nun dieses Doku ment editieren und in dem Archiv Dokumente wie folgt abspeichern e Klicken Sie in Word auf Speichern und schlie en Sie Word e Erg nzen Sie in Dr DOC die Profildaten Ihres Dokumentes e Speichern Sie Ihr Dokument in Dr DOC ber das Symbol Datensatz 1 speichern E9r poc DOKUMENTE Neueingabe Dokumentenquelle WINWORD l0lx p Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe 18j x BEC TEBR rEDFNEREERRERTAA arch v doc microsoft word 1 Dokumente OCR Text nderungen Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extra
361. n Zielfeld zusammenfassen dazu geben Sie die entsprechenden Feldnummern in das eine neue Zielfeld ein und trennen Sie durch ein beliebiges Trennzeichen das dann auch beim Import bernommen wird Teil4 23 Datenaustausch 405 F r Datens tze im Format Name Vorname gt Name2 m te folgende Feld Beispiel auswahl angegeben werden bad Feldauswahl f r ASCIl Import Adre daten Bankverbindung Vertrieb Name i Vorname 2 Name2 3 Wenn aber Vorname und Name in dieser Reihenfolge in ein Feld zusammengefa t werden sollten m te der Eintrag im Feld Name lauten 2 1 Als Trennzeichen gilt in diesem Fall ein Leerzeichen Beispiel f r Endlos Felder F r Datens tze im Endlosfeld kann folgende Feldauswahl getroffen werden Name 1 Vorname 2 Das Ergebnis sieht wie folgt aus Name Mustermann Vorname Karl Die Leerzeichen die als Trennzeichen eingegeben wurden werden bernommen Beispiel f r Tabellen Felder Bei Tabellen Feldern gibt es Besonderheiten bei den Trennzeichen Die Zeichenkette zwischen 2 Nummern kann folgenderma en aussehen a Zeichenkette Import in selbe Zeile wie vorige Nummer alle Zeichen au er werden bernommen b Zeichenkette Import in neue Zeile alle Zeichen au er werden bernommen c andere Zeichenkette Import in neue Zeile es wird KEIN Zeichen bernommen Feldauswahl Ergebnis a 1 2 Mustermann Karl Name 1 Vorname
362. n aber nicht gew hrleistet Warum Dr DOC Die L sung bringt Dr DOC Objektorientierte Technologien werden bei Dr DOC mit relationalen System eigenschaften verbunden Dieses Hybridsystem erf llt alle beschriebenen An forderungen an ein Dokumenten Management System DMS und Workflow System HYBRIDSYSTEM Dr Doc Objektorientiert Relationale F higkeiten Vorgangsbearbeitung Dr DOC ist zum Ersten wie jedes Programm das zugleich Daten Dokumente und Programme verwalten will und dabei zukunftsoffen ist objektorientiert Nur so kann die ben tigte Flexibilit t per se garantiert werden Zum Zweiten sind in Dr DOC relationale oder assoziative F higkeiten integriert die durch einen Hyperlink das Problem der Sektorierung berwinden helfen Durch die Verkn pfung von objektorientiertem Arbeiten und relationalen F higkeiten hat der Benutzer zudem unter anderem den Vorteil dass nicht zwingend hierarchisch gearbeitet werden muss Das ist insbesondere bei Recherchen quer zu etwaigen Hierarchien von gro em Vorteil f r den Benutzer da die Suchanfrage wesentlich einfacher zu formulieren ist und die Recherche in der Regel auch wesentlich schneller vonstatten geht Die dritte Komponente ist die sogenannte Workflow F higkeit worunter in die sem Fall eine Vorgangsbearbeitung im weitesten Sinne verstanden werden soll Aufgrund dieser Eigenschaften kann mit Dr DOC objekt und projektbez
363. n 400 Zum Schlu 573 ZUM SCHLUB Ausbaustufen Dr DOC gibt es in verschiedenen Ausbaustufen Dr DOC E Einzelplatzversion zur Verwaltung von beliebig vielen Doku menten pro Archiv Dr DOC N Netzversion inkl Client Server Beide Versionen beinhalten standardm ig ein lernf higes Profi OCR Modul mit DTC IPC Scannereinstellungen Linienalgorithmus Formularverwaltung Bar codeerkennung etc Zusatzmodul C Programmierschnittstelle f r Anwender die selbst auf der Basis von Dr DOC weiterentwickeln wollen Betreuung info drdoc com W nsche und Verbesserungsvorschl ge Ihre Meinung ist uns wichtig Bitte senden Sie uns Ihre Anregungen damit die n chste Programmversion von Dr DOC weiter optimiert werden kann Viel Spa
364. n Ansprechpartnern vorhanden In einer Auswahlliste soll jede Firma nun nur ein einziges Mal erscheinen Ein anderer Anwendungsfall f r Ausgabedubletten kommt zum Beispiel im wissen schaftlichen Bereich vor Ein Biologe der eine zoologische Sammlung betreut m chte wissen welche Tierarten in der Sammlung vorhanden sind um eine sogenannte Arten liste zu erstellen Obwohl die Sammlung 100 verschiedene Hunde und 100 verschie dene Katzen aufweist m chte er eine Liste erstellen in der Hund und Katze nur jeweils einmal aufgelistet sind Dadurch hat er einen berblick ber die thematischen Bereiche seiner Sammlung Um eine Ausgabendublettenpr fung zu verwenden Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Ausgabedublettenpr fung aufrufen Eine oder mehrere Konfigurationen werden angezeigt Markieren Sie die gew nschte und best tigen Sie mit OK Aktiviert wird die Dublettenpr fung beim Suchvorgang entweder mit der Option im Such Dialog oder mit dem entsprechenden Symbol WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTH LT DAS KAPITEL d 20 2 7 AUSGABEDUBLETTENPR FUNG Teil 3 14 Suchen gt Eingrenzende Suche Innerhalb der durch eine Recherche gefundenen Datens tze kann eine weitere einengende Suche durchgef hrt werden Rufen Sie dazu mit der Maus einfach noch einmal einen Suchbefehl aus dem Hauptmen auf ohne die Auswahlliste abzubrechen und geben weitere einen gende Suchbefehle an Die aus der Auswahlliste selektierten Datens
365. n Archivsym bols zur Verf gung Beispielsweise k nnen Sie alle Adressen suchen indem Sie folgende Schritte ausf hren 6 e Aktivieren Sie dazu zuerst den Dr DOC Desktop ber das Symbol Desk top ein aus und e klicken Sie doppelt auf das Symbol Adressen ir 64 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 2 2 Suchergebnis Die gefundenen Adressen werden in folgenden drei Teilfenstern dargestellt e Auswahlliste mit tabellarischer Anzeige aller Adressen e Treeview Anzeigemodus Suchergebnisse mit hierarchischer Darstellung aller Adressen e Datensatz Ansicht Anzeige der Adresse die in der Auswahlliste oder im Treeview ausgew hlt wurde Der Datensatz besteht aus der Maske mit den Datenbankfeldern und den darin eingetragenen Adressdaten Profildaten PA Dr DOC ADRESSENYERWALTUNG Dok Quelle WINWORD Datei ioj xi D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe la x asl pisa a FOD al NE E aal Suchergebnisse 7 Auswahl Satz Nr 1 39 von 39 gaw Aktionen Tel privat Tel dienst E Adressenve 089 232323 2 43 Fischer 969 Keus sotwae Hawes i 0312 123123 Auswahlliste Tabellarische E Marie 089 232323 Darstellung der Treffer z Tiana Ar we ianen noan GO Ma amp G Hirmer E Huber Adressdaten CRM Sonstiges nderungen Franz er GI Maria Adresse Kontakt a Martin Firmal S
366. n Bearbeitung versetzt 527 528 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Nicht begonnen Nicht begonnen In Bearbeitung In Bearbeitung Erledigt C Erledigt Angehalten C Angehalten Abb 37 13 Status eines WF Schrittes Der Ausgangs Status Nicht begonnen linke Abbil dung wird nach dem ersten Abspeichern der WF Aufgabe in den Status In Bearbeitung rechte Abbildung geschaltet Nachdem die Bearbeitung des Workflow Schrittes abgeschlossen ist kann er mit dem Befehl Workflow Aufgabe erledigt bzw ber des entsprechende Sym bol in den Status Erledigt versetzt werden Der Workflow Schritt wird damit automatisch aus der ToDo Liste gestrichen Im Workflow Manager wird f r den erledigten Schritt das Bearbeiter Symbol in gr ner F llfarbe dargestellt ee _ hoch nomal niedig Nicht begonnen In Bearbeitung Erledi F llig bis F normal amp In Bearbeitung R ckmeldung 17 12 2001 12 04 13 12 2001 13 01 212 2001 14 49 312 2001 14 55 Abb 37 14 Eine WF Aufgabe wird nach Erledigung in der Aktivit tenliste durchgestrichen darge stellt Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung R ckmeldung Aufgabe erledigt MA6 D PUBLIC Start Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Ende Abb 37 15 WF Manager F r erledigte Schritte wird das Bearbeiter Symbol in gr ner F llfarbe dargestellt Teil
367. n Dokument zu erstellen Mit dem Men punkt Dok Quelle legen Sie diese Herkunft eines zu archivierenden Do kumentes fest Dokumenten Quelle xX 1 Datei C ideo A OO N C Eremdprogramm Keine OK Hilfe Abbrechen 152 Teil 3 _12 Neueingabe W hlen Sie die gew nschte Option 1 2 bereits vorhandene Dateien aller Art Papier Vorlagen ber einen Scanner mit zus tzlicher OCR Bearbeitung Ablage als Abbild Aufnahmen aus Bewegt bzw Still Video mit einem beliebigen Fremdprogramm zun chst neu zu erstellende Datei im Gegensatz zu Nr 1 die dann sofort archiviert werden soll Teil 3 _ 12 Neueingabe 153 12 3 1 Dateien archivieren Kurzinfo vorhanden Stapelbetrieb Optionen Dok Verbindung Dok Quelle Datei Fremdprogramm Datenbank Neueingabe Dokument Neu neu erstellen Datei neu erstellen Datei en ausw hlen en i speichern und l zu ARCHIV wechseln Profildaten eingeben 154 Teil 3 _ 12 Neueingabe Schritt f r P Stapelbetrieb Schritt Wenn eine gr ere Anzahl vorhandener gleichartiger Dateien archiviert werden soll sollten Sie berlegen ob diese als Stapel verarbeitet werden sollen und oder eine automatische Archivierung erfolgen soll Men punkt Einstellungen Stapelbetrieb aufrufen und gt Option Stapelverarbeitung Datei gt und oder Option automatische Archivie
368. n Dr DOC Archiv Daten importie ren wollen kreuzen Sie hier an 3 Wenn die Reihenfolge der zu importierenden Daten und die Feldreihenfolge im Archiv bereinstimmen kreuzen Sie hier an Wenn diese Angabe nicht zutrifft muss zuvor eine Feldauswahl getroffen werden siehe oben Teil4 23 Datenaustausch Aktivieren Sie bitte dieses Feld wenn Ihre Quelle Feldnamen enth lt Geben Sie das Format der Quelldaten an ASCII oder ANSI Wenn im aktuellen Archiv schon Daten vorhanden sind k nnen sie mit Dubletten die m glicherweise in der Import Datei vor handen sind wahlweise verworfen ersetzt bzw ge ndert wer den Voraussetzung daf r ist da im aktuellen Archiv ein Dubletten schl ssel vorhanden ist Unter bestimmten Voraussetzungen k nnen auch mit den ein zelnen Datens tzen ebenfalls Dokumente importiert werden Dies k nnen nur ASCII bzw CI Dokumente sein die mit einem Fremdprogramm verbunden werden Beispiel siehe unten Um die Dokumentendatei identifizieren zu k nnen muss sie den gleichen Namen wie die Datendatei tragen mit entsprechend anderer Namenserweiterung Kreuzen Sie die Option Dokumente importieren an und geben Sie die Namenserweiterung der Dokumentendatei in das Feld ein Beachten Sie da die Dokumente mit dem aktuell eingestellten Programmlink archiviert werden berpr fen Sie die Einstellung sicherheitshalber im Men punkt Einstellungen Dok Ver bindung Falls Sie kein Dr DOC Archiv
369. n Filialarchiv erfolgt unternehmensweit ber den Filial Client Kommunikationspfad q drdoc Auf ein Zentral Archiv kann ein Dr DOC Client unternehmensweit ber den Client Kommunikationspfad der Zentrale zugreifen p drdoc Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Replikationen 431 24 5 Dr DOC Programm Dateien f r Replikationen Folgende Dr DOC Programm Dateien werden am Zielarchivserver ben tigt Nr Datei Beschreibung Replikations Programm Dr DOC System Ordner Replikations Vorschrift WINNT Betriebssystem 24 6 Konfiguration Replikations Vorschrift Die Replikations Vorschrift wird in der Konfigurationsdatei pt ini wie folgt definiert Erl uterungen sind kursiv hervorgehoben und mit runden Klammern eingefa t Erl uterungen zur pt ini e Die Konfigurationsdatei pt ini enth lt im ersten Teil allgemeine archiv bergreifende Steuerungsparamter f r das Replikations Programm Anzahl Startzeit Starttag und Intervall e Im zweiten Teil der pt ini folgen archivspezifische Steuerungsparameter f r die Replikations Archive 1 bis n Die wichtigsten archivspezifischen Steuerungsparameter werden in der nachfolgenden pt ini erl utert Suchart Die zu Beginn des Replikations Prozesses stehende Recherche nach zu replizierenden Daten kann mit einer der folgenden drei Sucharten gestartet werden Als Standard Konfiguration wird Suchart 2 empfohlen 432 Teil 4 24 Dr DOC Datenbank Reolikationen
370. n Sie jetzt wieder den Men punkt Organisation Archivparameter editieren auf um den Pfad f r die Dokumenten Archive zu ndern Diese nderung m ssen Sie vornehmen wenn Netz und Archivserver zwei Ger te sind Pfad f r Netz Archivserver Netz Archivserver EIN Ger t ZWEI Ger te NOI Archiv c drdoc doku c drdoc doku Cl Archiv c drdoc doku c drdoc doku Verlassen Sie dann Dr DOC Teil4 26 Umwandlung von Archiven 441 Nachdem Sie am Archiv Server das Serverprogramm gestartet haben ar beiten Sie wieder am Client weiter 12 Rufen Sie nun das Archiv Briefe ber den Men punkt Archiv Archiv ffnen auf n drdoc client briefe da Tragen Sie es an schlie end ber Organisation Benutzermanager in die Benutzerver waltung ein Im C S Betrieb ist in jedem Fall eine Benutzerverwaltung erforderlich Hatten Sie in dem lokalen Archiv keine Benutzer eingerichtet werden Sie bei dem Aufruf als Client trotzdem nach einem Pa wort gefragt Geben Sie als Benutzer DRDOC ein und als Pa wort drdoc Gro Kleinschreibung beachten Gleich anschlie end richten Sie in Organisation Benutzermanager mehrere Benutzer ein n heres siehe KAPITEL 18 BENUTZERVERWALTUNG Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten wie z B da dieses Archiv nicht vorhanden Hinweis sei kontrollieren Sie noch einmal alle Punkte der Reihe nach ob sie ordnungsgem durchgef hrt wurden Insbesondere kontrollieren Sie ob alle Pfada
371. n ein Unterverzeichnis verlagert werden mu die gesamte Achtung Verzeichnisstruktur gebrannt werden P Aktuelles Archiv Laufwerksbuchstaben anpassen Die Archivdateien mit den Erweiterungen svw NCI Dokumente oder tvw CI Dokumente mit einem Editor z B Notepad exe editieren und dort in der letz ten Zeile den Laufwerksbuchstaben ndern z B 2 c dokul ndernin 2 X dokul wobei X beispielhaft f r den Laufwerksbuchstaben des CD ROM Laufwerkes steht Bei Verwendung von Jukeboxen muss vor dem Verzeichnispfad noch die Datentr ger Hinweis bezeichnung eingef gt werden z B 2 c dokul ndernin 2 X disk1 dokul 452 Teil 4 Weitere Tools 29 Dokumente verlagern auf CD gt CD kennzeichnen Beschriften Sie nun unbedingt die CD mit der Datentr gernummer gt Ergebnis pr fen berpr fen Sie nun den Auslagerungsvorgang durch Dokument Ansicht von verlagerten Dokumenten Die Dokumente m ssen von CD gelesen werden Wenn keine Jukebox verwendet wird erscheint bei Dokument Ansicht die Mel dung welcher Datentr ger ben tigt wird Beispiel Bitte legen Sie Datentr ger Nr 2 in Laufwerk e ein gt Verlagerungsverzeichnis l schen L schen Sie nun auf dem Rechner das Verlagerungsverzeichnis im obigen Beispiel c dokul Tip Wo die archivierten Dokumente zu finden sind wird programmintern vermerkt Wenn Sie zus tzlich einen berblick m chten k nnen Sie sich in ein Feld der Profildaten einen Ver
372. n gro en oder kleinen Symbo len ausgew hlt werden 520 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Ki Workflowschritt definieren Startet den Dialog Definition Workflowschritt Definition Workflowschritt Aufgabe bearbeiten Abb 37 5 Dr DOC Workflow Manager Kontextmen punkt Workflowschritt definieren Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Bedeutung der einzelnen Felder Feld Bedeutung Betreff Name des WF Schrittes Bezeichnung der Aufgabe etc zu erledigen von hier werden die Bearbeiter Gruppen Rollen Einzeluser des Workflowschrittes eingetragen Die Bearbeiter k nnen ber den Schal ter W hlen aus der Benutzerverwaltung ausgew hlt werden F llig am Legt den Termin fest bis zu dem der WF Schritt erledigt werden soll Erinnerung ab Legt den Termin fest ab dem der zust ndige Bearbeiter von Dr DOC WF gemahnt wird Priorit t Legt die Priorit t der Aufgabe fest Pflichtfeld Hier kann eine WF Schritt spezifische Pflichtfelddefinition gem Definition Men punkt Workflow Feldauswahl f r Pflichtfelder zugewiesen wer den Email bei Hier k nnen Email Adressen angegeben werden an die bei Instanzzie Instanzzierung rung des Workflow Schrittes eine Benachrichtigung verschickt werden soll Email bei Bearbei tungsbeginn Hier k nnen Email Adressen angegeben werden an die bei Bear
373. n und dann in der Auswahlliste die jeweils zu bearbeitenden zu markieren Beispiel an Firma A und B soll eine Auftragsbest ti gung verschickt werden an Firma C und D eine Anfrage Suchen Sie gleich alle vier Firmen markieren Sie zun chst die Firmen A und B und erledigen Sie die Auftrags best tigung markieren Sie dann die Firmen C und D und erledigen Sie die An frage Teil3 14 Suchen 215 14 5 Hypersuche Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche au tomatisch die Grundsucharten gem einer zuvor festgelegten Definition entweder innerhalb eines Archivs weiterf hrend oder archiv bergreifend Dabei kann noch zus tzlich eine Schleifen Option gew hlt werden d h die Suche wird solange fortgef hrt bis kein Treffer mehr erfolgt rekursiv INFORMATIONEN ZUR DEFINITION ENTH LT DAS KAPITEL amp x 20 2 8 HYPERSUCHE DEFINIEREN Schritt f r P Suche starten Schritt ber den Men punkt Datenbank Hypersuche folgenden Dialog aufrufen Hypersuche mit Definition TEST1 Standard Suche zul ssige kehleranzahli 216 le Teil 3 _14 Suchen Suchbegriff eintragen Vordefinierte Suchdefinition ausw hlen Hier wird die Einstellung der ausgew hlten Suchdefinition angezeigt Gew nschte Suchalgorithmen ausw hlen Wenn eine Trefferbegrenzung erw nscht ist wird das Feld f r die Anzahl zum Eintrag freigegeben Hier wird angezeigt ob die ausgew hlte Suchd
374. nach Wortteilen Nach Wortteilen suchen Sie mit Hilfe des das Sie als Joker an jeder be liebigen Stelle einsetzen k nnen Mai findet alle Datens tze die im betreffenden Feld mit Mai beginnen aier findet alle Datens tze die im betreffenden Feld mit aier enden aier findet alle Datens tze die im betreffenden Feld an beliebiger Stelle den Ein trag aier aufweisen Suchen nach beliebigen Feld Eintr gen Wenn Sie in ein Feld nur eingeben werden s mtliche Datens tze selek tiert die im jeweiligen Feld einen beliebigen Eintrag enthalten Suchen nach Eintr gen zwischen zwei eingegebenen Grenzen Geben Sie die Grenzdaten getrennt durch lt gt ein So k nnen Sie z B nach Eintr gen eines bestimmten Zeitraumes suchen oder nach Zahlenein tr gen die z B einen Umsatz zwischen 1000 DM und 2000 DM aufweisen 1000 lt gt 2000 Es besteht aber auch die M glichkeit nach Zeichenketten zu suchen wobei Suchkombinationen wie in folgenden Beispielen zur Verf gung stehen Alfred lt gt Berta findet alle Namen von Alfred bis Berta D lt gt H findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von D bis H B lt gt findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von Bbis Z lt gt M findet alle Namen mit den Anfangsbuchstaben von A bis M F r die Bereichsuche bei Zahlen oder Datum ist es n tig da der Datentyp des betreffenden Feldes als Zahl bzw Datum definiert ist 209 Beispiel Beispiel Beispiel
375. name Sans Serif BlETENEN Hintergrund Fontgr e jo W hlen Pro Maske kann der Feldtyp Bild nur einmal zugeordnet werden Er muss nicht in den Datenbankeinstellungen vordefiniert werden sondern kann direkt ber den Punkt Bild Dokument in der Registerkarte Elemente einf gen der Maske hinzugef gt werden F r die Kleinbild Darstellung k nnen Farben und Schrift sowie Ausrichtung am Raster ver ndert werden Der Bezeichner ist hier fest vorgegeben Au erdem k nnen mit der Verwendung von Bildsplitting mehrere Seiten des Bilddokumentes gleichzeitig im Kleinbild Fenster als Preview dargestellt werden Thumbnail W hlen Sie durch Angabe der Spalten und Zeilen wie viele Seiten auf einen Blick zu sehen sein sollen Teil 4 16 Archiv einrichten 297 Speicherverwaltung beim Kleinbild Tip Je gr er die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Bild Seiten sein soll um so mehr Speicher wird ben tigt Um den Arbeitsspeicher nicht zu berlasten wird deshalb empfohlen nicht zu sehr zu splitten Die Anzahl der Previews die gleichzeitig in den Speicher geladen werden ist in einem Eintrag in der Dr DOC Initialisierungsdatei archiv ini festgelegt Default Wert ist 1 d h beim Bl ttern durch 250 Bilder bleibt nur ein Bild im Speicher Wenn Bilder gesplittet werden vergr ert sich der Wert entsprechend bei z B 3 Spalten und 3 Zeilen wird der Wert 12 eingetragen Die Maximale Kleinbild Anz
376. ndert Eigenschaften Dokument von Datei archivieren Abb 13 8 Auswahl der Dokumentenverbindung vom Dateityp Speichern Sie Ihre Dokument Definition mit OK 196 Teil 3 13 Dokument Assistent Bild Datei Ansicht Intern e Dokument Quelle Datei e Dokument Verbindung W hlen Sie als Link Bilddatei intern bernehmen Sie den Dateityp BMP unver ndert Eigenschaften x avae men ach Abb 13 9 Archivierung der Bild Datei im Dateityp BMP Speichern Sie Ihre Dokument Definition mit OK Teil 3 13 Dokument Assistent 197 Scannen e Dokument Quelle OCR Scanner e _Dokument Verbindung W hlen Sie als Link Bilddatei intern bernehmen Sie den Leereintrag in Dateityp unver ndert Eigenschaften Abb 13 10 bernahme des Dateityp ohne eine Ver nderung Speichern Sie Ihre Dokument Definition mit OK 198 Teil 3 13 Dokument Assistent 3 2 Arbeiten mit Dokument Definitionen Der Aufruf von Dokument Definitionen zur Archivierung von Dokumenten kann ber folgende 3 Varianten erfolgen e Dr DOC Desktop Doppelklick auf das gew nschte Symbol f r Doku ment Definition Richten Sie dazu das entsprechende Symbol auf dem Desktop ein e Dr DOC Treeview Fenster Aktionen Konsole W hlen Sie das ge w nschte Symbol f r Dokument Definition in ei
377. ne Auswahlliste erhalten k nnen Sie darin durch Markieren eine weitere Auswahl treffen Aktivieren Sie dann den Befehl Daten bergabe oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste Wenn ein einzelner Datensatz zur Bearbeitung aufgerufen ist aktivieren Sie den Befehl Datensatz Daten bergabe Daten bergabe 5 S Auswahl 1 aktuellen Datensatz 2 1 alle Datens tze 3 Einspielen von Dokument Seite 4 Gr e der Dok Darstellung mm H fi 00 xB 100 Hilfe __Abbrechen W hlen Sie aktuellen Datensatz bzw markierte Datens tze erscheint wenn Sie in der Auswahlliste mehrere Datens tze zur bergabe markiert haben F r das Einspielen feststehender Daten eines einzigen Datensatzes in eine Vorlage z B berweisungstr ger oder Einzelbrief Dr DOC spielt die von Ihnen festgelegten Profildaten in das Formular ein das Sie dann mit beliebigen Eintragungen erweitern und bearbeiten k nnen W hlen Sie alle Datens tze f r das Einspielen aller Datens tze der Auswahlliste in eine Seriendatei Das Einspielen einer Seite aus dem zum Datensatz geh renden Dokument ist nur m glich bei Bild Dokumenten die mit dem Dokument Link Intern archiviert sind Bitte beachten Sie da f r die Daten bergabe von Dokumentseiten gen gend Speicherplatz vorhanden ist die Vorlage einen entsprechenden Vermerk enthalten muss an welcher Stelle das Dokument eingef gt werden soll Beachten Sie dazu
378. nehmen brauchen Mehrfachzugriff auf Dokumente e Informationen kommen heute in sehr unterschiedlichen Formaten und Formen Leistungsmerkmal Benutzerfreundlichkeit Das wichtigste Leistungsmerkmal eines modernen Programms ist mit gro em Abstand seine Benutzerfreundlichkeit Denn durch die damit verbundene Erh hung der Akzeptanz kann der Nutzungsgrad eines Systems und damit seine Rentabilit t gesteigert werden Welche Konzepte gibt es zur Datenverwaltung Der Schl ssel zur Komplexit tsreduktion liegt in der Organisationsstruktur der Daten und der entsprechenden Zugriffsphilosophie dem sogenannten Daten bankkern Bei diesen Datenverwaltungskonzepten kann man zwei relevante Grundtypen unterscheiden gt hierarchische streng relationale Systeme gt objektorientierte Systeme Einfache objektorientierte Systeme im hier verstandenen Sinn besitzen nicht die Nachteile streng relationaler Systeme hinsichtlich der Komplexit t der Datenhaltung andererseits verf gen sie ber keine funktionalen F higkeiten zur berwindung der Sektorierung Trennung der verschiedenen Arbeitsbereiche W hrend hierarchische streng relationale Systeme den einzelnen Datensatz sehr kompliziert verwalten unterschiedliche Archive aber gut miteinander verbinden k nnen ist dies bei normalen objektorientierten Systemen genau umgekehrt Dort ist die Verwaltung des einzelnen Datensatzes sehr einfach die einfache Verbindung zwischen den unterschiedlichen Archive
379. nem der Konsolen Ordner e Rufen Sie den Dokument Assistent auf und w hlen Sie auf der Karteikarte Neues Dokument das gew nschte Symbol f r Dokument Definition aus Die Dokument Erstellung ber den Dokument Assistenten bietet ein hohes Ma an Benutzerf hrung Im Gegensatz zu den beiden anderen Aufrufvarianten wer den Ihnen im Dokument Assistenten nur die verf gbaren Symbole in Abh n gigkeit von dem ge ffneten Archiv und dem ge ffneten Men punkt angezeigt Beispielsweise stehen die Symbole die in dem vorangegangenem Abschnitt f r das Archiv Dokumente erstellt wurden im Dokument Assistenten zur Verf gung wenn das Archiv Dokumente auch w hlbar ist Teil 3 _ 13 Dokument Assistent 199 Im Folgenden wird die Vorgehensweise anhand der Dokument Definition Do kument von Datei archivieren erl utert Die Archivierung einer Datei besteht aus folgenden Schritten P Archiv Dokumente w hlen P Dokument Assistent aufrufen P Dokument Definition Dokument von Datei archivieren durch Doppel klick aufrufen Der Doppelklick auf das Symbol Dokument von Datei archivieren startet den Neueingabe Modus und ffnet automatisch den Dialog Dateiarchivierung EA Dr DOC DOKUMENTE Neueingabe Dokumentenquelle Datei Pa Suchergebnisse Aktionen E H Dr DOC Desktop JE Adressen Doku id Eig 5 5 boot ini A Ahnentafel _ Cl System Volume Informat
380. nen Sie ber folgende Schaltfl chen Ihre Scanner Konfiguration vornehmen e Scannerwahl Auswahl des TWAIN Treibers f r Ihren Scanner e Scanner Setup Konfiguration der Scanner Parameter e Komprimierung Aktivierung der Bild Komprimierung e OCR Einstellungen Einstellen der OCR Parameter Wenn Sie Ihre Konfiguration abgeschlossen haben schlie en Sie den Dialog Einstellungen ber die Schaltfl che OK Ihre Einstellungen werden daraufhin von Dr DOC gespeichert Diese Einstellungen werden bei jedem sp teren Auf ruf der Scanner Schnittstelle automatisch geladen 88 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Ei D Um den Scan Vorgang zu starten klicken Sie auf die Schaltfl che Starten EB Neueingabe Bilddaten Bilder bernommen 0 Scanner Schnittstelle Twain J Barcode Erkennung IV OCR Bearbeitung poe J Stoppwortliste verwenden Schwellwert 35 50 erkannt Bi Ergebnisse Speichern bersicht L schen Rahmen r Einstellungen As0CR RLT z SCANNER Bearbeiten L schen Starten x Verwerfen d co 270 IV Bild anzeigen I Scanjob Dialog anzeigen Quelle Euer Datei o Smbe C ScanADF Stapelbetrieb Schlie en Scan Flachbett C inteme Ablage Abb 6 21 Starten des Scanvorgangs Wenn der Scanvorgang abgeschlossen ist wird das Dokument in dem Dok
381. neu erstellte Dokumente mit laufenden Workflows zu verbinden e f r archivierte Dokumente neue Workflows zu starten e _archivierte Dokumente mit laufenden Workflows zu verbinden 500 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration F r eine Dokument Definition f r ein WF Hauptarchivarchiv werden folgende Optionen auf der Karteikarte Workflow angezeigt Eigenschaften x Waen a Dokument Quele DokumentVertindung Workfow 1 Abb 36 36 WF Hauptarchiv Die Workflow Eigenschaften einer Dokument Definition werden im Dokument Assistent auf der Karteikarte Workflow festgelegt Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 501 Beschreibung der einzelnen Einstellungsoptionen in Abb 36 36 1 W hlen der gew nschten Workflow Typ Vorbelegung 2 Definition ist verf gbar um vom Dokumentenarchiv aus f r ein Dokument einen neuen Workflow zu starten 3 Definition ist verf gbar um vom Dokumentarchiv aus ein Dokument mit ei nem laufenden Workflow zu verbinden 4 Suchvorlage f r die Suche nach laufenden Workflows 5 Definition dient ausschlie lich zum Starten von Workflows 36 5 3 Erstellen einer Dokument Definition Im Folgenden wird die Erstellung einer Dokument Definition f r ein Dokumen tenarchiv erl utert Diese Dokument Definition soll folgende Eigenschaften haben e Bezeichner Scan Dokumente e Zielarchiv ist ein Dokumentenarchiv e
382. ng verwendet um die unterschiedlichen Abl ufe zu verdeutlichen Bei diesem Workflow Typ handelt es sich um einen nicht streng hierarchischen Workflow Typ Das bedeutet da beim Workflow Start stets Benutzer bzw Benutzergruppe durch den Workflow Ersteller auszu w hlen sind 529 530 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 375 1 Ausgangspunkt Dokumentarchiv 375 11 Dokument Definition mit WF Typ Vorbelegung Durch Auswahl der gew nschten Dokument Definition ber den Dokument Assistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des Dokumentenar chivs W hlen Sie dann das zu archivierende Dokument und f llen Sie die Profildaten des Dokumentdatensatzes ber einen Klick auf das Symbol Verbindung mit neuem Workflow wird f r das Dokument anhand des vorbelegten Workflow Typs ein neuer Workflow in dem WF Hauptarchiv angelegt PA DrDoc POSTEINGANG Neueingabe C A_TMP VOLLAUSDRUCKA4 DOC lol xj D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Erasmo Workflow Organisation Fenster Hilfe 18 xj Br E Bild E Dokument Nr A a BAA Verbindung mit neuem workflow Weiterleiten Eingangsschreiben A Brief Abb 37 16 Dokument Archiv WF Symbol Verbindung mit neuem Workflow zum Starten eines Workflows f r das neu angelegte Dokument Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Bei nicht streng hierarchischen Wo
383. ng Diese Funktionen sind im folgenden erl utert D21 Thesaurus Um die Eingabe von Feldeintr gen z B hierarischer Ordnungen zu erleichtern und die Konsistenz dieser Eintr ge zu gew hrleisten besteht die M glichkeit mit dem Befehl Thesaurus Eintr ge aus einem anderen Archiv zu bernehmen Voraussetzung daf r ist dass e im Men punkt Einstellungen Thesaurusdefinition in dem Archiv in das die Daten bernommen werden sollen die Verkn pfung festgelegt wurde e dieser Thesaurus einen Datensatz mit einem gleichlautenden Profildaten Eintrag in dem betreffenden Referenz Feld enth lt WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA THESAURUS ENTH LT DAS KAPITEL amp 5 21 THESAURUS ERSTELLEN 136 Teil 3 _12 Neueingabe gt Geben Sie in das betreffende Feld den Begriff ein den das Referenz Feld des Thesaurus enth lt Es kann dies sein der gesamte Feldeintrag ein Wortteil in Verbindung mit dem wie bei Feldsuche oder ein bzw nichts d h nur der Cursor blinkt wenn Sie die ge samte Liste einsehen wollen oder ein K rzel wenn der Thesaurus hierf r definiert ist gt Aktivieren Sie den Befehl Bearbeiten Thesaurus aufrufen oder klicken Sie auf das Symbol in der rechten Ecke des Feldes Ausnahmen Wenn die Option Automatische bernahme vom Thesaurus aktiviert ist erfolgt die bernahme beim Speichern Wenn die Option Automatische Pr fung eingestellt ist erfolgt beim Speichern eine Konsistenz
384. ngaben in den Archiv und Client Parametern in Organisation Archiv Parameter editieren genau mit den bei Ihnen eingesetzten Laufwerken und Verzeichnissen bereinstimmen 442 Teil4 26 Umwandlung von Archiven 26 2 Umwandlung eines C S Archives in ein lokales Archiv Um ein G S Archiv in ein lokales Archiv umzuwandeln verwenden Sie am ein fachsten die Export Funktion Schritt f r P Archiv aufrufen Schritt Rufen Sie das Archiv das umgewandelt werden soll am Archivserver auf P Daten suchen Wenn Sie das Archiv inklusive aller Daten in ein lokales Archiv umwandeln m chten suchen Sie jetzt alle Datens tze Wenn Sie nur die Datenbankstruktur f r ein lokales Archiv zur Verf gung haben m chten suchen Sie nur einige wenige beliebige Datens tze Diese werden nur ben tigt um den Export berhaupt durchf hren zu k nnen und werden dann in dem neuen lokalen Archiv wieder gel scht P Export W hlen Sie dann in der Auswahlliste die Funktion Export und verfahren Sie wie in KAPITEL 20 3 1 DATEN BERGABE AN ANDERE APPLIKATIONEN beschrieben Geben Sie dabei als Ziel ein lokales Verzeichnis auf dem Archivserver an P Lokales Archiv einstellen Wenn der Export erfolgt ist kann das neue lokale Archiv auf einen anderen Rechner aber in ein gleichbenanntes Verzeichnis kopiert oder verlegt werden Au erdem sollten Sie falls erforderlich die Einstellungen f r Thesaurus Zu satz Info Definitionen etc ber
385. ngen werden an vorhandenen Daten s tzen erst dann aktiv wenn Sie sie wieder bearbeiten wollen 20 16 Eingabedublettenpr fung Diese Dublettenpr fung ist nur im Zusammenhang mit einem Dubletten schl ssel siehe vorstehender Abschnitt m glich Sobald zwei Datens tze den selben Eintrag im Schl sselfeld haben untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder ob auch hier bereinstimmende Eintr ge vorhanden sind Wenn ja erfolgt eine Fehlermeldung gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Eingabedubletten pr fung aufrufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Eingabedubletten aktivieren Die gew nschten Felder durchnumerieren und mit OK best tigen 20 17 Feldeintr ge erhalten bei Neueingabe Nach dem Abspeichern eines Datensatzes werden die Eingaben in der Bild schirmansicht der einzelnen Felder gel scht oder aber erhalten je nachdem wie das Archiv eingerichtet wurde Falls der Inhalt nicht gel scht wird k nnen Sie mit Hilfe des berschreibemodus Ihre Daten f r den n chsten Datensatz ver ndern und berschreiben Dies ist besonders praktisch bei Datens tzen die sich nur geringf gig unterscheiden Dar ber hinaus k nnen auch noch einzelne Felder ausgew hlt werden in de nen der Eintrag erhalten bleiben soll Sie k nnen verschiedene Konfigurationen abspeichern 364 Teil 4 20 Einstellungen Beispiel gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f
386. nisation I Dokumente I Redlining 7 Schl ssel M Datensatzsperre aufheben F Dokumenten Info aktualisieren T Hilfe OK Abbrechen W hlen Sie die gew nschten Reorganisationsl ufe aus Die Reorganisation von bewirkt Profildaten Platz von unbenutzten Datenbl cken innerhalb der Datei freigeben Dokumente Platz von verlagerten gel schten Dokumenten freigeben Redlining Platz von unbenutzten Datenbl cken in der Redlining Datei freigeben Schl ssel Aktualisierung und Freigabe von unbenutzten Datenbl cken in den Indices Datensatzsperre aufheben Die Meldung Datensatz gesperrt aufheben Dokument Info aktualisieren Die Angabe der Dokumentgr e in der Auswahlliste aktualisieren Hilfe In der aktuellen Hilfe unben tzte Datenbl cke freigeben wenn viele nderungen vorgenommen wurden Die Reorganisation wird nun durchgef hrt Bei einer Dokument Reorganisation entdeckt das Programm in seltenen F llen Doku Hinweis mente die nicht bearbeitet werden k nnen In diesem Fall erhalten Sie eine entspre chende Meldung Um welche Dokumente bzw Datens tze es sich handelt ist in einer Protokolldatei festgehalten die unter dem Namen prot 001 im lokalen Arbeitsverzeichnis erstellt wird und mit einem beliebigen Editor eingesehen werden kann In der Protokolldatei finden Sie die Profildaten des Datensatzes anhand derer Sie den entsprechenden Datensatz im Archiv suchen und die Fehlerquelle beseitigen k nnen
387. nnnnnnnn 553 13 14 INFORMATIONEN BER DAS HANDBUCH Handbuch bersicht Handbuch Symbole Konventionen Wichtige Begriffe 16 HANDBUCH BERSICHT In diesem Handbuch finden Sie alle Beschreibungen zur Installation und zum Arbeiten mit Dr DOC Das Handbuch gilt f r den Einsatz am Einzelplatz im konventionellen Standardnetz sowie im Client Server Betrieb F r Client Server C S sind bei manchen Funktionen ver nderte bzw erweiterte Arbeitsschritte auszuf hren Einen Hinweis dazu finden Sie an der jeweiligen Stelle Inhaltlich ist das Handbuch wie folgt gegliedert Einf hrung Teil 1 Teil 2 Teil 3 Teil 4 Teil 5 Anhang Philosophie von Dr DOC Auskunft zu rechtlichen Fragen Installation und Update Information Schnelleinstieg Arbeiten mit Dr DOC Administration Dr DOC Workflow Glossar Fehlermeldungen umfassender Index Handbuch Symbole 17 HANDBUCH SYMBOLE In diesem Handbuch finden Sie unter folgenden Symbolen am Seitenrand wichtige Hinweise und Tips Schritt f r Schritt Erkl rung des Ablaufs Schritt f r Schritt Konkrete Beispiele zum Thema Beispiel Weiterf hrende Informationen und Anregungen zum Thema TIP Wichtige Informationen oder Verdeutlichung eines wichtigen Sachverhalts Hinweis Zusatzinformationen speziell zu Client Server Anwendungen Information ber potentielle Probleme oder Gefahrenzonen die Sie vermeiden Achtung k nnen WEITERE INFORMATIONEN ZU W
388. nnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 371 20 2 6 K rteik rtendr ck 2 0 222 ee 372 20 2 7 Ausgabedublettenpr fung usrsssnnnnnsennnnnnnnnnen nennen nnnnnnnnnn nenn nn 372 20 2 8 Hypersuche definieren z r44404444HHARnnnnnnnnnennnnnnnnnenonnnnnnnnnnn nn 374 20 2 8 1 Suchdefinition neu anlegen 20srs0nnnnnnnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnn 374 20 2 8 2 Suchdefinition ndern sr20nnnnennnnnnnnnnnnnnensnnnnnnnnnnnnnn nn 378 20 2 8 3 Hypervorlagensuche uuurssnsnnnssnnnenennnnnen ernennen ernennen nennnnennnnnnnn 380 20 3 Daten bergabe an Fremdprogramm vorbereiten 384 20 3 1 Vorarbeiten bei Word rn44snmmnesnnnnnnennnnnnnnnnennnnnnnenrnnnennn nennen 385 20 3 2 Daten bergabe an andere Programme unnersnnnnersennnnensnnnnnnn nennen ern 390 20 4 Archivspezifische Programmeinstellungen in Dr DOC eeen 392 21 THESAURUS ERSTELLEN u u a2uunesnn auskennen 393 22 ARCHIVE RELATIONAL VERBINDEN Zusatz Informationen 398 23 DATENAUSTAUSCH 2 280 2er 402 23 1 Vorbemerkung Datenformat in Dr DOQ unnsensseensnnensnennnnnen nme 403 23 2 Impo ehe nl nee 404 Inhaltsverzeichnis 23 2 1 Import ASCIVANSI Datei oder aus einem anderen Archiv 404 23 2 2 Import von DBASE Daten ussssnsnsnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn nn 409 23 3 EXPOfl air ie iakinalehink en aie 411 23 3 1 Export im ASCII ANSI Format od
389. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 81 6 6 3 Bild Datei archivieren unnenesenenenennnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 83 6 7 Scannen Archivierung von Papier Dokumenten ssssunnneennnensnnnnnnnn 86 6 8 Men punkt Ansicht Konfiguration u 2meserrennnneesnnnnnenennnnnn nennen nennnnn nennen 89 7 BERSICHT Dr DOC ARCHIVE aananannnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 90 8 ARBEITSABLAUF STARTEN ARBEITEN BEENDEN 93 s PSE e 1 p E E E EE E E A EE E I AR EEE LEE TE 93 8 2 Mit einem Archiv arbeiten unssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 97 8 2 1 Men struktur im berblick uunnaenennannennannnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnenennnnnennn 98 8 2 2 Benutzeroberfl che 22222200000000n0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenenenenenenenenenenen 99 8 2 3 Symbolleiste ln een nie ensrkeede 103 8 2 4 Tastatur und Maus Funktionen 22222000eesnnsnsnnneeennnnnnnnnnenennnnnnnnn 105 Inhaltsverzeichnis 8 2 5 KonteXtmenl 2 ern Ra ara IH IR 109 82 6 Afe peN 74 1 0 aa a rta aee a aaa a Ea p araa eaa Ae Ea aAa aa n Eaei 109 8 3 Beenden kiisun hirn LH a N i 111 TEIL 3 ARBEITEN MIT Dr DOC nnnnnunennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nun 111 9 BENUTZER ANMELDUNG 2220u22222nnnenneennnenneennnennennnnenne essen 112 10 BENUTZER F HRUNG nissan ar 114 10 1 Navigationzasnesses nee een r 115 10 2 Konfigur
390. nsart Hier w hlen Sie welche Aufgabe der zu installierende Rechner bernehmen soll Ob er als Client oder als Archiv Server verwendet wird 42 Teil 1 2 Installation Client Server 2 1 Installation Archiv Server W hlen Sie den Punkt Archiv Server aus und best tigen Sie mit OK 10 Wahl des Zielverzeichnisses Hier wird der Pfad des Zielverzeichnisses eingestellt in dem Dr DOC installiert wird Wir empfehlen ihnen den Pfad c drdoc 11 Auswahl der Software Komponenten W hlen Sie in diesem Dialog die Software Komponenten aus die Sie installieren m chten Ej Bitte w hlen Sie die f r Ihre Installationsart notwendigen bzw gew nschten Softwarekomponenten aus Plattenspeicher notwendig 53149k 1 F Dr DOC Systemdateien Erprocisrstemn 2 I Daten bergabe an WinWord E Programme Microsoft Ofics Ofice 3 I Compound Funktionalit t f r Win Word 4 F Hilfe ErpoociHurer 5 I Beispiel Archive Erprpocipemor 6 I Powerpoint Pr sentation C DIDOC PRAESENTY I Kofax 7 Scannerunterst tzung F Twain Abbrechen 1 Dr DOC Systemdateien Programm und Systemdateien von Dr DOC Dieser Punkt muss zur Installation von Dr DOC angeklickt werden 2 Daten bergabe an Word Zur Installation des Archiv Servers deaktivieren 3 Compound Funktionalit t f r Word Zur Installation des Archiv Servers deaktivieren 4 Hilfe Dr DOC b
391. nscannen bzw dem Aufrufen der Datei festgelegt werden oder aber erst nachtr glich Die Rotation ist Bestandteil der Rahmeneinstellung und wird mit diesen Konfigu rationsnamen abgespeichert s unten Stapelbetrieb Bild anzeigen IV Bild anzeigen Erl uterungen zur Stapelbetrieb Funktion entnehmen Sie dem vorausgehenden KAPITEL 12 3 2 2 VOREINSTELLUNGEN Gerade bei Stapelbetrieb kann es sinnvoll sein das eingescannte Abbild nicht anzeigen zu lassen Die Verarbeitung erfolgt dann automatisch im Hintergrund Scanjobs neu erstellen ndern l schen Um einen neuen Scanjob zu definieren m ssen vorher alle Scan Einstellungen getroffen werden Wenn dies geschehen ist bet tigen Sie den Button Scan jobs Sie erhalten folgenden Dialog Teil 3 _12 Neueingabe 169 F r jeden Scanjob muss eine eigene separate Scan Einstellung definiert werden Achtung Scanjobs Definieren x Job Schalter Auswahl Schalter 2 lt lnaktiv gt z Job Name Belege_4587 Einstellungen anzeigen Einstellungen zuordnen L schen Schlie en e j ob Schalter Auswahl Suchen Sie sich zum Neuerstellen bzw ndern einen Schalter aus 5 m g liche Schalter e jJob Name ndern Sie den Namen bzw vergeben einen neuen Wenn Sie nur die Ein stellungen eines Jobs berpr fen bzw ge nderte Einstellungen zuordnen wollen ver ndern Sie hier nichts e Einstellungen anzeigen Hier k nnen Sie sich die Scan Ei
392. nstellungen des gew hlten Jobs anzeigen lassen e Einstellungen zuordnen Hier ordnen Sie dem oben gew hlten Job die aktuellen Scan Einstellungen ZU e L schen Hier wird der dem gew hlten Schalter zugeordnete Job wieder gel scht Der Schalter ist wieder frei f r einen neuen Job 170 Teil 3 _ 12 Neueingabe e _Scanjobs Starten Im Neueingabe Bilddaten Dialog aktivieren Sie Scanjob Dialog anzeigen und beenden mit Schlie en Wenn Sie jetzt erneut auf das Symbol f r Neues Dokument erfassen kli cken erhalten Sie den Auswahldialog f r Scanjobs Wenn Sie jetzt den Schalter f r den gew nschten Scanjob bet tigen startet der hinterlegte Job xl Jobs J Scanjob Verwerfen lt Inaktiv gt lt Inaktiv gt Einstellungen lt Inaktiv gt lt Inaktiv gt Schlie en e _ Scanjob Verwerfen Verwirft das aktuelle nicht gespeicherte Scanergebnis entspricht dem Verwerfen im Neueingabe Bilddaten Dialog e Einstellungen ber diese Funktion kommen Sie zu den Einstellungsm glichkeiten des Neueingabe Bilddaten Dialoges Dies bietet Ihnen 2 M glichkeiten fortzufahren Funktion Scanjob Dialog anzeigen deaktivieren Wenn Sie jetzt auf Schlie en gehen und erneut das Symbol f r Neues Dokument erfassen anklicken erhalten Sie wieder den normalen Neueingabe Bilddaten Dialog Einstellungen ndern und mit Schlie en in den Scanjob Auswah
393. nur die Rechnungsdaten auf dem Bildschirm auf Anforderung sofort die Adressdaten Die L sung mit Hypersuche Erste M glichkeit Suche im Rechnungseingangsarchiv und im Adressarchiv nach H bner Sie bekommen sofort aus beiden Archiven die Trefferliste angezeigt Allerdings bekommen Sie im Rechungseingangsarchiv s mtliche Rechnungen der Firma H bner angezeigt nicht nur diejenige vom M rz 1996 Eine Suche auch nach dem Rechnungsdatum w re aber nicht m glich gewesen da es auch im Adressarchiv im Zusammenhang mit H bner gesucht worden w re Teil4 22 Archive relational verbinden Zweite M glichkeit Eine Hypersuche im Rechnungseingangsarchiv ist so definiert da jeder Eintrag der im Feld Name gefunden wird auch sofort im Adressarchiv gesucht wird Sie suchen also im Rechnungseingangsarchiv nach H bner und 03 1996 Sie finden im Rechnungseingangsarchiv nur die gesuchte Rechnung und im Adress archiv automatisch sofort die Anschrift Diese Suche automatisiert zwar den Vorgang der bei Verwendung der Zusatz Info manuell durchgef hrt wird ben tigt aber etwas l ngere Suchzeit Da auch hier zun chst eine Trefferliste aus beiden Archiven angezeigt wird ist ein weiterer Mausklick zur Anzeige der Daten erforderlich Literaturarchiv Sie haben in einem Literaturarchiv das s mtliche bibliographische Informationen enth lt ein Literaturzitat von einem Autor M ller zu einem bestimmten Thema gefunden Dazu k nnen Sie n
394. nur eine Entwurfsversion zul ssig F automatisch Sperren wenn G ltigkeitsdatum Lebensdauer berschritten F standardm ig nur freigegebene Versionen anzeigen I Profildaten nderung hat neue Version zur Folge IV Freigaben m ssen kommentiert werden VW Sperrungen m ssen kommentiert werden F Abbruch Des weiteren ist zu beachten e Grunds tzlich wird pro Dokument nur ein freies Release erlaubt Die nde rung eines Releases f hrt immer zu einer neuen Version d i auch ein neuer Datensatz e Zur Option Neue Dokumente haben standardm ig Release Status Ist die Option deaktiviert bedeutet dies neue Dokumente haben Entwurfs Status Eine nderung eines Entwurfs f hrt zu keiner neuen Version es bleibt also bei einem Datensatz Ein nach Daten bergabe automatisch archivierter Brief ist nur Entwurf und wird erst nach berarbeitung versandt Mit Entwurf Status kann dieses Dokument nachtr glich editiert und korrigiert werden bis die versandfertige Fassung vorliegt und als gesperrtes Release archiviert werden kann H tte das Dokument von vornherein Release Status w rde bei jeder Anderung ein neuer Datensatz mit der jeweiligen Version angelegt DIE ZUR VERSIONSVERWALTUNG BEN TIGTEN FELDER WERDEN BEIM NEUERSTELLEN DES ARCHIVS IN DER MASKE ANGELEGT GENAUERE INFORMATIONEN HIERZU ENTNEHMEN SIE DEM ENTSPRECHENDEN KAPITEL 16 ARCHIV EINRICHTEN GENAUE INFORMATIONEN ZU SPERRUNG UND FREISCHALTUNG ENTH LT D
395. nzahl Default 0 gemeint ist hier die Anzahl der zu importierenden Datens tze pro Intervall 0 alle Datens tze werden abgearbeitet 1 ein Datensatz pro Intervall wird abgearbeitet 2 zwei Datens tze usw DEFAULT Archiv C DRDOC kommiserveritestx Feldauswahl SPOOL1 LinkNr 3 Format ASCIl Dokumentelmportieren 1 Dubletten verwerfen ersetzen oder aendern nur wenn Dokumentelmportieren 0 Dubletten ersetzen Dubletten aendern NCI_Komp 0 ZeilenTrenner 10 DokumentTrenner 35 49 36 35 SeitenTrenner 12 DokumentAnfang 35 50 36 35 DokumentEnde 35 57 36 35 SeitenAnfang SeitenEnde DateiAnfang 35 49 36 35 DateiEnde 420 Teil4 23 Datenaustausch Beispiel Vom Server werden im Verzeichnis komm automatisch zwei Unterverzeichnisse spool und arbeit angelegt Spool Zielordner f r Ablage der Druck Spool Datei arbeit Bearbeitungsverzeichnis des Servers f r Cold Archivierung die Druck Spool Datei wird vor der Archivierung aus dem Spool Verzeichnis hierhin verschoben Die Pfade k nnen auch ber einen Eintrag in der spoolimp ini definiert werden ORDNER LESEN 1 ASCIl lt Pfad f ASCIl Import Dateien Profildaten gt DOKUMENT lt Pfad f ASCII Import Dateien Dokumente gt SPOOL lt Pfad f SPOOL Import Dateien Profildaten und oder Dokumente gt ARBEIT lt Arbeits Pfad gt Um die Spool Funktionalit t zu aktivieren starten Sie den Server Prozess Im Server
396. oDo Intervall 507 Index 571 Typen 486 Typenarchiv erstellen 475 bersicht 460 Verkn pfen der Workflow Archive 477 Workflow abbrechen 522 Workflow zuweisen 462 513 Workflowarchiv 537 Workflow Assistent 522 Workflow Manager 463 515 Workflowschritt definieren 520 Workflowschritte zuweisen 489 Workflow Typen erstellen 486 zuordnen 471 522 Workflow Assistent 470 Workflow Editor Einstellungen 467 519 Workflow Kontextmen Bearbeiter festlegen 517 Bearbeiter hinzuf gen L schen 517 Eigenschaften 518 Einstellungen 518 Grafik Drucken 518 Grafik Email 518 r ckverweisen 517 Workflow einf gen 517 Workflowschritt bearbeiten 518 Workflowschritt einf gen 518 Workflowschritt l schen 518 Workflow Manager Bearbeiter festlegen 465 Bearbeiter l schen hinzuf gen 465 Kontextmen 517 R ckverweisen 465 Symbole 516 Typen Archiv 487 Workflow einf gen 466 Workflowschritt einf gen 466 Workflowschritt l schen 466 Workflow Typen erstellen 487 Workflowschritt 572 Index definieren 468 469 manuell erzeugen 539 Workflow Typen Beispiele 492 fest definiert 494 nicht streng hierarchisch 492 streng hierarchisch 493 Vier Augen Prinzip parallel 495 Vier Augen Prinzip sequentiell 496 Z Zahlenfeld 414 Zeit Autofeld 355 Zeit Datentyp 274 Zentrales Verzeichnis 389 Ziffer Datentyp 351 Zugriffsprotokoll 270 345 Archiv einrichten 301 307 Zusatz Info 76 259 Definition 398 verbinde
397. ofware House GmbH Telefon privat 0312 123123 Gi lt Dokumente Ga Were Firma aueigse Nord Teletondienst 0312123990 Suppor Handy 0170 300300 Treeview Frau Rs Datensatz E Mail huber aol com Ansicht Maske Anzeigemodus Huber E Mail2 huber shouse de mit den Daten Suchergebnisse Manne Homepage Hierarchische Hotline und Suppor Geburtstag 12 12 1962 bankfeldern Messestase2 Darstellung der 5004 Hannover Bemerkungen Treffer Abb 6 2 Dialogfenster Suchergebnis mit Anzeige der gefundenen Adressen amp MEHR BER DIE KONFIGURATION DER AUSWAHLLISTE UND DER TREEVIEW NSICHT SUCHERGEBNISSE FINDEN SIE IM KAPITEL 20 2 AUSGABEKRITERIEN FESTLE GEN NDERN Teil2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 65 6 2 3 Bl ttern von Datensatz zu Datensatz F r das Bl ttern von Treffer zu Treffer in Ihrem Suchergebnis stehen Ihnen fol gende Varianten zur Verf gung e Mausklick auf die blauen Pfeile in der Symbolleiste e Mausklick auf eine Zeile in der Auswahlliste e In der Auswahlliste k nnen Sie sich auch mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur nach oben oder unten bewegen e Mausklick auf einen der Ordner in Suchergebnisse Treeview 6 3 Datensatz Ansicht Datensatz ndern Im Folgenden m chten wir Ihnen f r das Archiv Adressen anhand des Such ergebnisses aus dem vorhergehenden Abschnitt kurz die Datensatz Ansicht und das ndern von Datens
398. ogen gearbeitet werden 25 26 Warum Dr DOC Wird ein Dokument wieder ben tigt kann der Sachbearbeiter rein projekt und themenbezogen anfragen ohne sich damit befassen zu m ssen wo welche Datei ist mit welchem Programm sie aufgerufen werden muss bzw in welchem Ordner die betreffende Information zu finden ist Frage Was wurde mit Firma XYZ zum Thema vereinbart 1 Mit Dr Doc Ohne Dr Doc Suche nach Firma XYZ und Thema Wann war Vorgang y Wo ist der Vorgang abgelegt Y Wo ist der Ordner y Ordner holen anfordern y Y Im Ordner bl ttern Y Dokument y Profildaten CINCI Daten Dokument E Vorgang Eingang 15 12 Des weiteren sollten alle bisherigen organisatorischen Abl ufe unter dem Aspekt der vielf ltigen M glichkeiten von Dr DOC berpr ft werden In vielen F llen k nnen Sie mit Hilfe von Dr DOC Arbeitsabl ufe effizienter als bisher gestalten Benutzert tigkeit automat T tigkeit von Dr Doc Adresse selektieren u i Textverarbeitung starten rn Adresse in Briefkopf eintragen Brief schreiben und drucken R Schriftgutverwaltung starten IAdressat Datum etc eintragen Brief archivieren y Bereit f r n chste Aktion Warum Dr DOC Wann ist Dr DOC
399. okument Ansicht beenden m chten f hren Sie folgende Schrit te aus Schlie en Sie das Dokument in der Original Applikation Klicken Sie in Dr DOC auf das STOP Symbol um zum Grundmen zur ckzukehren Hinweis Wie Sie ein Desktop Symbol zur Archivierung von vorhandenen Dokument oder Bild Datei die in einer Fremd Applikation erstellt wurden und nach der Archivierung in der Original Applikation angezeigt werden sollen erstellen oder editieren k nnen erfahren Sie im KAPITEL 13 DOKUMENT SSISTENT Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 83 6 6 3 Bild Datei archivieren Um eine vorhandene Bild Datei in dem Archiv Dokumente zu archivieren und mit dem Dr DOC Ansichtsmodus Interner Viewer zu verkn pfen f hren Sie folgende Schritte aus e Aktivieren Sie den Dr DOC Desktop e Klicken Sie doppelt auf das Symbol Bild Datei Ansicht Intern Der Doppelklick auf das Symbol Bild Datei Ansicht Intern ffnet das Archiv Dokumente und den Dialog Bilddatei Import PA Dr DOC DOKUMENTE Neueingabe Dokumentenquelle Grafikdatei E l0lxi Dp Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe la x OGLE EA AEEA Dokumente OCR Text nderungen EE Symbole m Windows Desktop 5 Dr DOC Desktop Ju Adressen a Ahnentafel m E Akten zaa 7 Bild Datei Ansicht Inte w B
400. okumente beziehen w hlen Sie wie unten abgebildet stets das Archiv Dokumente aus Eigenschaften E x Bezeichner OK Bid Datei Ansicht Intern Abbrechen Archiv Algemein Dokument Quelle Dokument Verbindung 4 E DRDOC ARCHIVENBRIEFE E o r Archiv Eigenschaften IF workfiow Typenarchiv Abb 13 5 Auswahl des Archivs Dokumente Teil 3 13 Dokument Assistent Auch die Einstellungen auf der Karteikarte Allgemein k nnen Sie f r alle vier Beispiele identisch vornehmen Eigenschaften x soacre men Atesen Abb 13 6 Einstellung der Karteikarte Allgemein Definieren Sie die Parameter Dokument Quelle und Dokument Verbindung f r die vier Beispiele wie folgt 193 194 Teil 3 _ 13 Dokument Assistent gt WORD Neu e Dokument Quelle Fremdprogramm rad e Dokument Verbindung W hlen Sie als Link Autolink Tragen Sie als Dateityp doc ein W hlen Sie von Datei Ihre Word Dokumentvorlage Eigenschaften Abb 13 7 Auswahl der Dokumentenverbindung vom Dateityp doc Speichern Sie Ihre Dokument Definition mit OK Teil 3 13 Dokument Assistent 195 gt Dokument von Datei archivieren e _Dokument Quelle Datei qQ e Dokument Verbindung W hlen Sie als Link Autolink Kec bernehmen Sie den Dateityp unver
401. okumente verlagern T Datens tze anf gen M Dokumente exportieren 7 nur markierte Datens tze exportieren T Datens tze nach Export l schen C Programmumgebung exportieren T Export in Einzeldateien Trennzeichen Datei Hilfe Abbrechen 11 Geben Sie den Pfad und Namen der Datei ein in die exportiert werden soll z B c bestell huber dat Sie k nnen auch ber den Befehl Datei einen Dateiwahl Dialog aufrufen und hier die entsprechenden Datei angeben Wenn Sie in ein anderes Archiv Daten exportieren wollen kreu zen Sie hier an Wenn das Ziel kein Dr DOC Archiv ist erscheint zus tzlich die Auswahlm glichkeit zwischen ASCII und ANSI Format Datenexport Name der Zieldatei MT Ziel ist Dr DOC Archiv C NCH Dokumente DO Quell untielformat identisch D Cl Dokumente verl CI Datens tze anf gen C Dokumente exportieren C nur markierte Datens tze exportieren O ASCI Format C Datens tze nach Export l schen Wenn die Reihenfolge der zu importierenden Daten und die Feldreihenfolge im Archiv bereinstimmen kreuzen Sie hier an Teil4 23 Datenaustausch Wenn diese Angabe nicht zutrifft muss zuvor eine Feldauswahl getroffen werden siehe oben 4 Kreuzen Sie hier an wenn die Exportdatei bereits existiert und die neuen Daten angeh ngt werden sollen 5 Wenn der Export in ein anderes Archiv erfolgt k nnen wahl weise auch die Dokumente mit exportiert werden
402. oleranter Suche w hlen sowie die Trefferanzahl begrenzen Auswahlliste Sortierung bestimmen In den meisten F llen bleiben Auswahlliste und Sortierung bestehen Wenn Sie eine nderung vornehmen wollen m ssen Sie dies vor dem Suchvorgang tun Wie Sie im einzelnen vorgehen entnehmen Sie dem vorstehenden Kapitel Suche Men punkt Datenbank Volltextsuche aufrufen oder auf das Symbol f r Volltextsuche klicken Teil 3 _ 14 Suchen 205 E Volltextsuche 2 3 4 5 3 f ZEGEN 6 M rekursiv o Hie abbrechen Erkl rung zur Abbildung oben ie Suchbegriff eingeben Sie k nnen dabei e nur nach Teilbegriffen suchen z B Kun statt Kunert oder stadt statt Neustadt mehrere Suchbegriffe eingeben und logisch verkn pfen Verwenden Sie zur Verkn pfung folgende Zeichen und achten Sie darauf da zwischen Suchbegriffen und Verkn pfungszeichen keine Leerzeichen stehen d rfen amp f r und f r oder f r nicht Zur Verkn pfung von Operatoren verwenden Sie die Klammern In Verbindung mit einer fehlertoleranten Suche siehe 3 sind au erdem folgende Eingaben m glich als Joker f r jeweils ein Zeichen f r Klassen eines der Zeichen in der Klammer sollte im Treffer an dieser Position stehen f r Zwangszeichen diese Zeichen m ssen trotz erlaubter Fehler unbedingt im Treffer vorkommen 206 Beispiel Beispiel 14 Suchen Mit Joker
403. olgende Befehle von Dr DOC Workflow k nnen nur ber Men punkte aufge rufen werden e Workflow Einstellungen e Workflow Feldauswahl f r Pflichtfelder 36 12 Befehlsbeschreibung Aktivit tenliste anzeigen In Archivumgebungen mit konfiguriertem Dr DOC Workflow ist die Aktivit ten liste archiv bergreifend verf gbar Startet eine Vorlagenhypersuche mit dem Namen TODOLISTE E Aufgabe erledigt Nur verf gbar in WF Hauptarchiven Mit diesem Befehl kann der zust ndige Bearbeiter eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen PETT 2 maaa Workflow zuweisen Nur verf gbar in WF Hauptarchiven Startet den Dialog Workflow zuweisen O r Workflow Typ an Abteilung weiterleiten normal m zugeordnete Benutzergruppe tEDV W hlen Abbrechen Abb 36 1 Dialog Workflow zuweisen Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Beim Zuweisen wird aus dem Kombinationslistenfeld Workflow Typ der ge w nschte Workflow Typ ausgew hlt Rollenbasierende nicht streng hierarchi sche Workflow Typen m ssen einer Benutzergruppe zugeordnet werden g da Workflow Manager Verf gbar in Workflow Haupt und Workflow Typenarchiven Startet den Workflow Manager Der Workflow Manager ist ein grafisches Tool zum Erstellen ndern und Anzeigen von Workflows und Workflow Vorlagen Der Workflow Manager wird ber ein Kontext Men bedient Workflow Manage
404. ollen Anhand der Rollen k nnen allgemeing ltige Workflow Typen definiert werden Folgende Platzhalter f r den zust ndigen Bearbeiter eines Workflow Schritts stehen zur Verf gung B Dieser Platzhalter wird beim Start eines Workflows automatisch durch den aktuellen Benutzer ersetzt F r alle Workflow Schritte die mit diesem Platzhalter belegt sind wird der den Workflow startende Benutzer als Bearbeiter vorgesehen z B Workflows mit R ckmel dung AW Dieser Platzhalter l st beim Starten eines Workflows die Abfrage nach den als Bearbeiter vorzusehenden Benutzern bzw Benutzer gruppen aus z B weiterleiten an Hinweis F r die Push Funktionalit t von Dr DOC Workflow mu der User SERVER in der Benutzerverwaltung eingetragen sein Dieser User mu auf jeden Fall mit dem WF Hauptarchiv verkn pft werden Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 3 2 Abbildung eines Organigramms Im Folgenden wird anhand eines Beispiel Organigramms eine entsprechende Workflow Benutzerverwaltung eingerichtet Beispiel Organigramm Firma X Gesch ftsf hrung Einkauf Verkauf EDV Buchhaltung Leitung Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sach Sach Sach bearbeiter bearbeiter bearbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Zur Abbildung dieses Beispiel Organigramms in der Dr DOC Benutzerverwaltung sind folgende Schritte notwendig e Erstellen der hierarchischen WF Gruppen St
405. omatischer Zeilenumbruch innerhalb der Spalte erfolgen soll gt Falls noch nicht geschehen Die restlichen Optionen in der Druckabfrage festlegen wie oben beschrieben gt Den Druckvorgang starten mit OK Der Drucker druckt nichts Kontrollieren Sie ob in der Feldauswahl f r Spaltendruck wirklich ein Eintrag vorhanden ist Wenn diese Feldauswahl leer ist dann kann Dr DOC nichts drucken b Feldinhalt drucken Gedruckt wird der Inhalt des Feldes in dem der Cursor steht ber Datensatz Drucken bzw das Drucker Icon wird der Feldinhalt gedruckt wie er im Datensatz abgespeichert ist das hei t bei Neueingabe der zuletzt gespeicherte Datensatz ber Bearbeiten Feldinhalt drucken bzw rechte Maustaste wird gedruckt was momentan im Feld ist 243 Tip 244 Beispiel Hinweis Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten c P Karteikartendruck Der Karteikartendruck dient zum Ausdruck der Eingabemaske mit dem Profildaten wie es auf dem Bildschirm erscheint Rufen Sie im Datensatz bzw in der Auswahlliste nach einer Suche den Befehl Drucken bzw Datensatz Drucken auf Karteikartendruck C Aktuelle Karteikarte C Karteikarten m Einzelne Karteikarten m ssen durch Semikola und Bereiche durch Bindestriche getrennt werden wie 2B 1 35 Markieren Sie die Option Karteikartendruck W hlen Sie ob alle Karteikarten nur die aktuelle oder bestimmte ge druckt werden soll
406. on 36 4 WF Typen erstellen 36 4 1 Verf gbare WF Typen Workflow Typen werden im WF Typenarchiv angelegt Workflow Typen dienen als immer wieder verwendbare Vorlagen f r das WF Hauptarchiv Dr DOC Workflow bietet Ihnen drei verschieden Grundarten von Workflow Typen e Fest definierte Workflow Typen sind bestimmten Benutzern bzw Benut zergruppen fest zugeordnet e Rollenbasierende Workflow Typen e Hierarchische Workflow Typen m ssen bei der Zuweisung des Workflow Typen einer Benutzergruppe zugeordnet werden Der Workflow l uft dann im Hierarchie Ast dieser Benutzergruppe e Streng hierarchische Workflow Typen werden bei der Zuweisung automa tisch von Dr DOC Workflow der Benutzergruppe des zuweisenden Bear beiters zugeordnet Der Workflow l uft dann streng im Hierarchie Ast dieser Benutzergruppe 36 4 2 Erstellen eines WF Typen P w hlen Sie Ihr WF Typenarchiv ber Archiv W hlen P Rufen Sie den Men punkt Datenbank Neueingabe auf Es erscheint die Eingabemaske Ihres WF Typenarchives Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 487 Dr DOC D WF DBANK WF_T uelle WINWORD Datei Abb 36 23 Dr DOC WF Typenarchiv Erstellen eines WF Typen P Starten Sie den Workflow Manager ber den Men punkt Work flow Manager Workflow Manager Nicht begonnen Abb 36 24 Dr DOC WF Typenarchiv Workflow Manager 488 Teil 5 Dr DOC Workfl
407. on aktiviert wird Nach der Eingabe des Suchbegriffes kann die Suche gestartet werden Die gefundenen Datens tze und Dokumente werden in dem Treeview Fenster nach Suchebenen sortiert angezeigt In unserem Beispiel werden die Treffer in den drei Archivordnern testaw testaw2 und testaw3 dargestellt Hinweis Wollen Sie die Hypersuche mit einer anderen Suchdefinition durchf hren als der angegebenen im Dialogfeld der Volltextsuche oder wenn Sie das Archiv wechseln m ssen Sie unter Einstellungen Hypersuche Suchdefinition die Suchdefinition anklicken und mit OK best tigen 20 2 8 3 Hypervorlagensuche gew nschte Die Hypervorlagensuche erlaubt archiv bergreifende Suchen anhand von vordefinierten Suchvorlagen Mit dieser Suche k nnen Sie sehr elegant alle Informationen zu einem Objekt z B Adresse Projekt etc recherchieren In dem folgenden Beispiel wird die Vorgehensweise erl utert Beispiel Ziel der Hypersuche Alle Informationen zu einer Adresse sollen in drei Archiven gesucht und angezeigt werden Zu einer Person liegen in drei verschiedenen Archiven Adressen Dokumente und Vereine Datens tze bzw Dokumente vor Alle Informationen zu dieser Person sollen nun in diesen drei Archiven gesucht und als Treffer angezeigt werden H Feldauswahl f r Suchvorlagen A Definition der Feldsuche mit Vorlage in den zu durchsuchenden Archiven F r jedes der drei Archive muss eine Feldsuche mit
408. ormationen zur Neueingabe eingetragen werden WEITERE INFORMATIONEN DAZU ENTH LT DAS KAPITEL 33 HILFE W HLEN UND PFLEGEN 109 TIP 110 Teil2 8 Arbeitsablauf Starten Arbeiten Beenden 8 3 Beenden Windows starten Dr Doc starten Archiv w hlen Mit dem Archiv arbeiten Offene Fenster schlie en Schlie en Sie zun chst ber das STOP Symbol alle offenen Dialoge und Me n punkte innerhalb von Dr DOC Ein Archiv schlie en Ein Archiv wird automatisch geschlossen sobald ein anderes aufgerufen wird z B nach der Adressverwaltung wird die Schriftgutverwaltung aufgerufen oder indem das Programm beendet wird Au erdem kann ein Archiv mit dem Men punkt Archiv Schlie en geschlossen werden Falls Sie sich als Benutzer abmelden wollen rufen Sie den Men punkt Ar chiv Benutzeranmeldung auf und aktivieren den Befehl Abmelden Programm beenden Das Programm selbst verlassen Sie ber das Men Archiv Beenden mit Dop pelklick auf das Systemmen feld oder durch klicken auf das STOP Symbol Die Abfrage ob die Archiv Einstellungen gespeichert werden sollen bezieht sich auf die Anordnung der einzelnen Fenster innerhalb von Dr DOC sowie auf das zuletzt aufgerufene Archiv die Benutzerverwaltung und die Hilfe Bei C S Betrieb ist am Archiv Server das Dr DOC Server Programm zur Kom munikation zwischen den einzelnen Arbeitsstationen permanent in Betrieb Die s
409. ortiertiefe f r die zweite Sortierebene 101 102 Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden Die Beschreibungsdaten Profildaten eines Datensatzes k nnen aus folgenden Feldtypen bestehen Endlosfeld durch Mausklick in die rechte untere Ecke kann die Feldansicht vergr ssert werden Titel 73 Untertitel jas Abstract a Autor Co Autor Sprache Jahr Verlag Ort Seiten In Zeitschrift Einzeiliges Feld horizontal scrollbar ber den sichtbaren Bereich hinaus Mehrere beliebige Felder k nnen mit Rahmen optisch zusammengefasst werden Signatur Standort Expl Nr F Ausleihbestand F Pr senzbestand Verfilmung Zustand Ausleihfrist max T Verl ngerung m glich Schlagw rter Ebene 1 EilEbene 2 es Ebene 3 Anordnung mehrerer Felder als Tabelle Schalter Ein Aus Au erdem k nnen zu den einzelnen Feldern feststehende also vom Benutzer nicht ver nderbare Kommentare angelegt werden WEITERE INFORMATIONEN ZU DIESEM T HEMENKREIS KAP 16 ARCHIV EINRICHTEN 5 KAP 20 2 AUSGABEKRITERIEN FESTLEGEN NDERN Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 8 2 3 Symbolleiste Die wichtigsten Befehle und Funktionen in Dr DOC k nnen auch ber die Symbolleiste ausgef hrt werden 2 3 4 5 6 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 SEI HP AC RE ZEN REES LG Erkl rung zu den Symbolen 1 Dr DOC Desktop ein aussch
410. ow Modul 36 Administration P Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie zwischen Start und Ende W hlen Sie aus dem angezeigten Kontext Men den Punkt Work flowschritt einf gen Es erscheint der Dialog Definition Workflowschritt Definition Workflowschritt x r Aufgabe Betreff aufgabe weiterleiten V Vorlage zu erledigen von amp w hlen J Mo Wo Tage Std Min max Dauer des Schrittes TI 1 Priorit t Normal 7 Erinnerung vor F lligkeit I IT 6 Pflichtfelddefinintion r eMail bei Instanzierung an N w hlen bei Bearbeitungsbeginn an w hlen bei Erledigung an o w hlen bei Abbruch an W hlen m Export bei Erledigung Format Exportdatei E xportdefinition z B C Export E xport dbf DBASEEXPORT Abb 36 25 Dr DOC WF Typenarchiv WF Manager Dialog Definition Workflowschritt F llen Sie die Felder des Dialogs Definition Workflowschritt Zum F l len des Feldes zu erledigen von benutzen Sie den Schalter W hlen Der Dialog Workflow zum Ausw hlen der Bearbeiter des Workflowschrittes erscheint Im linken Fenster des Dialoges sehen Sie eine Auswahl der im Benutzermanager definierten Benutzer Benutzergruppen und Rollen Im rechten Fenster des Dialoges sehen Sie die bereits f r die Aufgabe ausge w hlten Bearbeiter Gruppen oder Rollen Durch Doppelklick auf einem Eintrag im jeweiligen Fenster k
411. peichern Button in der oberen Befehlsleiste 290 Tip Teil 4 16 Archiv einrichten 16 6 Elemente editieren F r jedes einzelne Element kann mit Hilfe der Funktion Elemente editieren zwischen verschiedenen Darstellungsarten wie z B Schriftart Schriftgr e und Schriftfarbe Umrandung etc gew hlt werden Auch das nachtr gliche ndern oder L schen von Elementen ist hier m glich Sie gelangen zur Registerkarte Elemente editieren indem sie auf das betreffende Element auf der Karteikarte doppelklicken Blenden Sie das Editor Fenster immer wieder mit dem Befehl Tool klein a Mein in der oberen Befehlszeile aus um den Bildschirm frei zu haben f r die Positionierung der Elemente Achtung Klicken Sie nicht auf das Schlie symbol EJ im Editor Fenster da damit der Editor ganz geschlossen wird F r jede Feldart gibt es ein eigenes Editier Fenster die in den nachfolgenden Unterkapiteln beschrieben sind F r alle Elemente ist das Verfahren zum Positionieren gleich 1 Doppelklick auf das Element Das Element wird aktiviert was durch Ziehpunkte am Element Rand gekennzeichnet wird Der Mauszeiger erh lt folgende Form E 2 Klicken Sie auf das Element halten Sie die Maustaste gedr ckt und verschieben Sie es an die gew nschte Position auf der Karteikarte 3 Ver ndern Sie Breite und oder H he des Elements indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausf hren und den Mauszeiger an den Ziehpunkten bewegen De
412. peichern Sie die Gesamtkonfiguration in der Rubrik Suchdefinition ab Hinweis Die Option rekursiv wird nicht mit gespeichert sondern kann von Fall zu Fall ge ndert werden Gew nschter Suchablauf Beispiel in Archiv testaw soll nach allen Datens tzen gesucht werden die den Eintrag test im Feld Verteiler unerledigt enthalten Profildaten Volltextsuche oder Feldsuche F r alle Treffer aus testaw soll in Archiv testaw2 ebenfalls nach test gesucht werden F r alle Treffer aus testaw2 soll in Archiv testaw3 ebenfalls nach test gesucht werden A Definition der Hypersuche In Archiv testaw Men punkt Einstellungen Hypersuche Suchdefinitionen aufrufen Teil4 20 Einstellungen 379 Ei Definition Hypersuche x m Archiv D ARCHIMKOMMISERVER TESTAW2 W hlen m Verkettungsvorschrift TEST2 Editieren PROFILDATEN_VOLLTEXT TEST2 eechen DOKUMENTE_VOLLTEXT Dee 3 7 Suchdefinition L schen TESTI M rekursiv 7 Speichern TESTI D ARCHIMKOMM SERVERITESTA WTESTI D ARCHIVIKOMM SERVERITESTA W2TEST2 Verkettung von testaw nach testaw2 herstellen 1 2 Ausgangsarchiv f r archiv bergreifende Suche ausw hlen Archiv testaw Name f r Verkettungsvorschrift vergeben und auf Schaltfl che Editieren klicken Im Fenster Feldwahl f r Verkettung ins Feld Verteiler unerledigt das Folgearchiv die Suchart Profildaten_Volltext G sowie berpr
413. portiert Umgekehrt gilt dies auch f r den Export Exportieren Sie die Daten im ASCII oder Dbase Format und importieren Sie sie dann im zweiten Schritt in das andere System Teil4 23 Datenaustausch 23 1 Vorbemerkung Datenformat in Dr DOC F r den Import und Export innerhalb von Dr DOC ben tigen Sie von Dr DOC Daten als Trennzeichen Angaben nur diejenigen f r Felder und Datens tze Fol gende Trennzeichen werden in den Profildaten innerhalb von Dr DOC au er dem verwendet Trennzeichen ASCII Wert Feld 9 Satz 14 Absatz f innerhalb 13 10 eines Endlosfeldes Tabellenzeile 1 Absatzmarke 32 11 Dokumenttrenner 10 403 404 Teil 4 23 Datenaustausch 23 2 Import 23 2 1 Import ASCII ANSI Datei oder aus einem anderen Archiv Import jeglicher Art Mit dem Men punkt Import ASCIV ANSI k nnen Sie extern erstellte ASCII Datensatzdateien in ein Archiv einspielen zwei Dr DOC Archive zu einem einzigen zusammenf hren ohne Doku mentimport Spooldaten importieren dazu siehe Kapitel 23 4 3 COLD SCHNITTSTELLE Schritt f r F hren Sie dazu folgenden Arbeitsschritt aus Schritt P Rufen Sie in dem Archiv in das Daten im ASCII ANSI Format eingespielt werden sollen den Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Import ASCII auf und numerieren Sie die Felder in die die Daten eingetragen werden sollen fortlaufend Sie k nnen auch mehrere Quell Felder in ei
414. pr fen und gegebenenfalls berichtigen Teil4 26 Umwandlung von Archiven 443 26 3 Erstellen eines Dr DOC CD Recherchearchivs P Erstellen der CD am Originalarchiv PC e Erstellen des Recherchearchives Archivname z B cdarch durch Export der gew nschten Datens tze aus dem Originalarchiv in einen Zielordner im Root Verzeichnis z B c export Datenexport xj Name der Zieldatei etexporticdarch I Ziel ist Dr DOC Archiv F Ne Dokumente IV Quell und Zielformat identisch F e Dokumente M Datens tze anf gen F Dokumente exportieren M nurmerkierte Datens tze exportieren F Datens tze nach Export l schen 5 Diese Option mu u unbedingt aktiviert sein Hilfe Abbrechen I Export in Einzeldateien Fi Trennzeichen Datei e Exportarchiv ffnen also c export cdarch und die Einstellungen Feldauswahl f r Auswahlliste Sortierung und Spalten berschriften berpr fen e CD ROM brennen Mit einer CD ROM Brenner Software ist der gesamte Zielordner auf CD zu brennen im Beispiel der Ordner export e Falls f r die lokale CD Archiv Lesestation eine Dr DOC Hilfe zur Verf gung gestellt werden soll dann muss der Hilfe Ordner 1 1 auf CD gebrannt wer den Zu beachten ist da der Aufrufpfad f r die Hilfe am Originalarchiv PC und an der CD Archiv Lesestation identisch sein muss z B c drdoc hilfe e Auf der CD muss ein Ordner z B inidatei angelegt werden der die archiv
415. pr fung ob der gleiche Eintrag im Thesaurus archiv existiert Nur dann kann der Datensatz abgespeichert werden gt Wird nur ein zutreffender Thesaurus Eintrag gefunden m ssen Sie nun angeben ob der Eintrag an evtl bereits vorhandene Eintr ge angef gt werden soll oder ob diese berschrieben werden sollen Werden mehrere Eintr ge gefunden wird eine Auswahlliste angezeigt aus der der gew nschte mit dem Befehl Anf gen bzw berschreiben ausgew hlt wird Ausnahmen Wenn die Option Automatische bernahme vom Thesaurus aktiviert ist muss der Sucheintrag eindeutig einem Thesauruseintrag zuzuordnen sein Wenn die Option Anf gen bzw berschreiben schon bei der Definition gew hlt wurde wird keine Auswahlliste angezeigt Teil 3 _12 Neueingabe 137 Wird der eingetragene Begriff im Thesaurus nicht gefunden kann dies mehrere Gr nde Tip haben Der Cursor ist nicht in das betreffende Feld gesetzt Der Eintrag wurde fehlerhaft vorgenommen In diesem Fall beenden Sie die Anfrage ob ein neuer Thesauruseintrag vorgenommen werden soll mit Nein und korrigieren Sie die Eingabe e Der Eintrag existiert noch nicht soll aber neu im Thesaurus aufgenommen werden In diesem Fall best tigen Sie die Abfrage mit Ja Das Programm ruft nun den The saurus zur Neueingabe auf Nehmen Sie den neuen Thesaurus Eintrag vor und be st tigen Sie mit OK Mit Abbrechen verlassen Sie dann die Thesaurus Neuein gabe wieder Wenn S
416. praxis Dr Pichl Martin Herr Dr Pichl Berger Helmut Herr Berger Franke amp Partner Herr Franke Institut f r Ornitologie Herr Eschmann Pfaff Werner Herr Pfaff Profildaten Byte 4055 Dokumentdaten Byte jo Gr e der markierten Profil und Dokumentdaten in Byte Wird nur am Archivserver bzw Einzelplatz nicht am Client angezeigt z B zur berpr fung f r den Export Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten Die Ansicht Funktionen innerhalb der Auswahlliste A aus Abb oben 123 mACE 1 Schaltet die unten dargestellten Buttons ein und aus 2 Macht die Auswahlliste zu einem eigenst ndigen Fenster 3 Schlie t die Auswahlliste 1 2 B E e BES gt m D Drucken Export Statistik L schen Ersetzen 1 Mit lt und gt gelangen Sie zum Anfang bzw an das Ende der Auswahl liste 2 Die maximal gezeigte Anzahl der Eintr ge in die Auswahlliste ist standard m ig mit 100 vorbelegt Diese Angabe hat keinen Einflu auf die Anzahl der gefundenen Datens tze sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw beim Bl ttern in der Liste und in den Datens tzen Mit den Befehlen lt und gt werden die jeweils n chsten 100 bzw die angege bene Anzahl an gefundenen Datens tzen aktiviert Hinweis Die maximale Anzahl wird ge ndert im Men punkt Organisation Archiv Parameter editie ren Innerhalb dieser maximalen Anzahl k nnen Sie auch mit Bild T4 Pos1 und Ende sowi
417. r ber den Men punkt Organisation Benutzermanager m glich nderungsprotokoll Um nderungen der Profildaten zu protokollieren Text vorher nachher muss ein nderungsprotokoll angelegt sein Zugriffsprotokoll Um Zugriffe mit falschen Passwort oder unberechtigte Zugriffe auf Dokumente zu protokollieren muss ein Zugriffsprotokoll angelegt sein Nach Neueingabe Maske l schen Aktivieren Sie die Option wenn Sie nach der Eingabe eines neuen Datensatzes wieder die leere Eingabemaske vor sich sehen wollen Deaktivieren Sie die Option wenn die eingegebenen Profildaten in der Maske stehen bleiben sollen Dies ist besonders von Vorteil wenn sich in mehreren Datens tzen nur geringe Detailangaben ndern und der Rest der Datens tze gleich ist Diese Option gilt als grunds tzliche Einstellung Dar ber hinaus ist auch eine weitere Differenzierung m glich mit dem Erhalten von Eintr gen nur von ausgew hlten Feldern 307 Hinweis Hinweis 308 Achtung Teil4 16 Archiv einrichten WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL 20 1 7 FELDEINTR GE BEHALTEN BEI NEUEINGABE Netzbetrieb Diese Option muss aktiviert sein Quelldatei nach Archivierung l schen Nach der erfolgreichen Archivierung einer vorhandenen Datei wird diese in der urspr nglichen Form nicht mehr ben tigt und kann gel scht werden Dieses L schen kann mit der Option Quelldatei l schen automatisiert werden Clientparamet
418. r x Nicht begonnen i Benutzergruppe 2 Einzelbenutzer Start Name des Workflowschrittes Ende Abb 36 2 Dr DOC Workflow grafischer Workflow Manager 463 464 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Folgende Symbole stehen im Workflow Manager zur Verf gung Gro e Kleine Farbe Bezeichnung Bedeutung Symbole Symbole mi E Workflow Start Start des Workflows E E Workflow Ende Ende des Workflows amp offen erledigt A blau Workflowschritt Workflowschritt Aufgabe A orange Aktueller Work Aktueller Workflowschritt ak flowschritt tuelle Aufgabe a A grau Workflowgruppe Die Aufgabe ist von einem mehreren Mitglied ern einer Gruppe zu erledigen i grau Workflowuser Die Aufgabe ist von einem speziellen Bearbeiter zu erle digen Fo orange Aktuelle Aktuell angemeldeter Workflowgrup Benutzer pe User rot Termin ber Benutzer hat seinen Bearbei schreitung tungstermin berschritten Fi gr n Aufgabe erledigt Benutzer hat Aufgabe erledigt Abb 36 3 Symbole des Workflow Managers Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Alle Funktionen des Workflow Managers werden ber ein Kontext Men Auf ruf ber rechte Maustaste gestartet Die Verf gbarkeit der im folgenden aufge listeten Men punkte h ngt ab vom Rechteprofil des Benutzers und von der Klickposition innerhalb
419. r Art angegeben werden z B rasterorientierte Zeichenprogramme CAD Notation etc 3 Bei Anw hlen der Option Auto Link stellt Dr DOC automatisch den Link abh ngig vom Dateityp Datei Extension ein Teil 3 _12 Neueingabe 149 4 In der Rubrik D Daten bergabe Verbindung wird die Verbindung f r den Datenexport in Fremdprogramme z B Textverarbeitung angelegt Diese Verbindung wird nicht ben tigt zum Archivieren eines Dokumentes und wird hier deshalb nicht n her beschrieben Hat eine zum Archivieren ausgew hlte Datei den Namen auslagen xls w hlt Beispiel Dr DOC automatisch das Programm Excel als Verbindung In Archiven die mit einer Vorg ngerversion von Dr DOC 5 0 erstellt worden sind muss Hinweis die Auto Link Funktionalit t erst nachtr glich aktiviert werden Erstellen Sie dazu die folgenden zwei Felder neu beide Feldtyp einzeilig Datentyp Text ContentType und Extension Gro Kleinschreibung beachten Laden Sie anschlie end das Archiv neu Diese Felder k nnen nicht in die Maske eingef gt werden INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL amp 20 3 DATEN BERGABE AN FREMDPROGRAMM VORBEREITEN Dr DOC muss grunds tzlich wissen woher die zu archivierenden Daten stammen Auswahl Quelle und in welcher Art sie sp ter wieder aufrufbar sein sollen Auswahl Ansicht Die Quelle muss nicht identisch sein mit dem An sicht Link des dann archivierten Dokumentes Eine Excel Tabelle soll archiv
420. r Feldeintrag erhalten auf rufen oder in den Datenbankeinstellungen Spalte Feldeintr ge er halten aktivieren Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen ausw hlen und Editieren In die gew nschten Felder ein beliebiges Zeichen eingeben und mit OK best tigen 1 Datensatz H Neueingabe Dokumentenquelle OCR Sca Adressdaten orm Sonstiges nderungen Adresse Firmal Firma2 Firma3 Anrede Titel Name Vorname Abt Position Stra e PLZ Ort Herr E M ller Franz Mi r 2 Datensatz mAdresse H Neueingabe Dokumentenquelle OCR Sca Adressdaten orm Sonstiges nderungen Firmal Firma2 Firma3 Anrede Titel Name Vorname Abt Position Stra e PLZ Ort Heri m Diese Daten wurden bernommen Um eine vorhandene Konfiguration zu ben tzen Men punkt aufrufen Eintrag markieren und mit OK best tigen Teil 4 20 Einstellungen 365 Diese Einstellung ist benutzerspezifisch das hei t jeder Benutzer kann sich seine Hinweis eigenen Konfigurationen festlegen Zus tzlich k nnen vom Systembetreuer auch allge meine Einstellungen angelegt werden die zwar jeder ben tzen aber nur der Benutzer PUBLIC ndern kann Wenn Sie also allgemeing ltige Konfigurationen einrichten wollen registrieren Sie sich im Archiv als Benutzer PUBLIC und nehmen dann die Einstellungen vor 20 18 F
421. r Mauszeiger erh lt diese Form O Halten Sie die Maus gedr ckt und ver ndern Sie die Gr e durch Ziehen Teil 4 16 Archiv einrichten F r alle nachfolgend beschriebenen Editierm glichkeiten gilt e nderungen werden durchgef hrt sobald Sie auf ndern klicken e Der Befehl wie Karteikarte bernimmt die Formatierungseinstellungen der Karteikarte f r das aktuelle Element e Zur cksetzen macht die nderungen r ckg ngig e L schen entfernt das gew hlte Element von der Karteikarte und stellt es wieder in der Listbox der neu einzuf genden Elemente zur Verf gung e Am Raster ausrichten entscheidet dar ber ob das Element beim Verschieben an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird oder ob es frei verschoben werden kann e Tabfolge Hier k nnen Sie f r die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen in der die einzelnen Felder beim Dr cken der Tabulator Taste angesprungen werden nur editierbar wenn das Feld selbst also nicht der Bezeichner markiert ist e Feldbezeichner k nnen sowohl hier als auch in den Datenbank einstellungen ge ndert werden 291 292 Teil 4 16 Archiv einrichten 16 6 1 Einzeiliges Feld ditor Tool Editieren des Elementes Firma1 Editieren des Feldes Tabfolge kann ge ndert werden Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente editieren Tabfolge fi Bezeichner Firmat ditor Tool Editieren des Elementes Firmal
422. r Tabelle von links nach rechts gez hlt Farben Schrift F r Titelzeile berschriften und Zellen k nnen jeweils verschiedene Farben und Schriften gew hlt werden 16 6 4 Schalter Ein Schalter bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen an angekreuzt oder aus nicht angekreuzt Editor Tool Editieren des Elementes Einladung abgeschic Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente editieren Tabfolge j3 Bezeichner Einladung abgeschickt Zur cksetzen L schen wie Karteikarte Fontname MS Sans Serif Yordergrund F Am Raster sell Hintergrund Fontgr e fio W hlen Eingegeben bzw ge ndert werden k nnen Bezeichner Farben und Schrift sowie die Ausrichtung am Raster 295 296 Hinweis Teil 4 16 Archiv einrichten Es besteht auch die M glichkeit Schalter z B in die Auswahlliste aufzunehmen In diesem Fall wird ein angekreuzter Schalter mit 1 und ein leerer Schalter mit 0 gekennzeichnet Beachten Sie bitte auch die Besonderheiten beim Suchen nach Schaltereintr gen bei der Feldsuche 16 6 5 Bild Editor Tool Editieren des Elementes Passbild Visitenkar d x Datenbankeinstellungen Karteikarte Elemente einf gen Elemente editieren Tabfolge Bezeichner Passbild visitenkare m Bildsplitting Zur cksetzen Spalten 1 E Z L schen Zeilen f1 wie Karteikarte Alster Yordergrund Font
423. r das zugewiesene Archiv zum Aufruf von Archiv w hlen sowie der Suchfunktionen zur Verf gung Ziehen Sie dieses Symbol vom Treeview Fenster auf Ihren Dr DOC Desktop mit gedr ckter Maustaste um von dort Dokument Typ spezifisch die Funktionen Neueingabe Neues Dokument Archiv w hlen und beispiels weise Volltextsuche auszuf hren In dem Abschnitt Neueingabe Vorbelegung k nnen Sie eine Feldvorbele gung in Feldvorbelegung ausw hlen Wechseln Sie nun zur Karteikarte Dokument Quelle und w hlen Sie eine der folgenden Dokument Quellen aus e Datei OCR Scanner Fremdprogramm Keine Eigenschaften x Bezeichner x Dokument von Datei archivieren Abbrechen Allgemein Dokument Quelle Dokument Verbindung Workf_4 Datei C OCR Scanner Fremdprogramm C Keine I ver nderbar Abb 13 3 Auswahl der Dokumentenquelle Teil 3 _ 13 Dokument Assistent 189 Wenn Sie die Option Ver nderbar in der Karteikarte Dokument Quelle akti vieren k nnen Sie beim sp teren Aufruf dieser Dokument Definition ber den Dokument Assistenten die Dokument Quelle in Abh ngigkeit von der Doku ment Verbindung wie folgt w hlen Bilddatei intern e Auswahl f r Dokumenten Quelle Datei oder OCR Scanner e _Anwendungsbeispiel Bilder von Texte oder Scanner erfassen Autolink mit eindeutigem zugewiesenem Dateityp z B doc und Dokument Vorlag
424. r editieren eeeeessesesiressrrrtsrirrsrirnntitnnstiinnntinnnrinnnnrinnneene 298 16 7 1 Pfade einrichten bei lokalen und bei Standardnetz Archiven 298 16 7 2 Pfade einrichten bei C S Archiven urssnsneesnsnennsnnennnnensnnnnnn nennen 303 16 7 3 Zusammenfassender berblick f r C S Pfade nenn 310 17 VERSIONSVERWALTUNG uuuuuunsussesnnnenenennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnenn 311 18 BENUTZERVERWALTUNG uussssnsnensnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennn 313 18 1 Grunds tzliches 4 nen u a ie 313 18 2 Kurzanleitung Benutzerverwaltung usur222ssersnnnnnn nennen nennen nennen nnnenen ern 316 18 3 Benutzerverwaltung 224004442440RHHnHHRnnnnnnnonnenennnnnnnnnnnnnnnnnnensnnnensnnonnnnnn 322 18 4 Benutzer und Benutzergruppen uuneessnenersennnnnnsnnnnnnnnnnnnen ernennen ennnnnnnnnnnnnnn nen 324 18 5 Benutzeranmeldung automatisieren mnussnsnnnnnnnennnnensennnnnnnnnnnnnnnnennnn nn 329 18 6 Archive eintragen iit fassinerend iaa a a a ernennen 331 18 7 Archive Benutzern und Benutzergruppen ZuUordnen sseeeesrreerrrererrnene 333 18 8 Rechte zuordnen een ebene label 334 19 _ ZUGRIFFSRECHTE UND ZUGRIFFSKONTROLLE ennee 335 19 1 Gesamtes Archiv sperren uur suunsnsensnennnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnan anna 336 19 2 Gesamten Datensatz sperren zuuurssensnnensnnnnnnnnnsnnnennnnnnnnnnnnennnnnn nenn 337 19 3 Einzelne Profildaten Felder sperren
425. r formatierte codierte Textverarbeitungsdateien sog ClI Dokumente Dr DOC verwaltet dar ber hinaus auch noch die dazugeh rigen Programme und bietet Workflow Komponenten zur Automatisierung von Arbeitsabl ufen an Dr DOC ist ein Hybridsystem das die Vorteile von objektorientierten und relationalen Systemen verbindet objektorientiert Mit welchen Programmen arbeitet Dr DOC zusammen Dr DOC arbeitet mit allen Applikationen z B Word zusammen so da in der gewohnten Programmumgebung weitergearbeitett werden kann Beim Archivierungsvorgang werden die Dokumente mit einem Vermerk Programm Link versehen zu welchem Programm sie geh ren Beim erneuten Dokumentaufruf wird das Dokument automatisch im dazugeh rigen Programm ge ffnet und kann sofort bearbeitet werden ohne dass der Benutzer Pfad oder Programmnamen wissen muss Warum Dr DOC WARUM Dr DOC Information ist in unserer Wissensgesellschaft zu einem wichtigen Produktionsfaktor geworden Ein schneller und effizienter Zugriff auf Informationen kann f r ein Unternehmen ein erheblicher Wettbewerbsvorteil sein Auf der einen Seite w chst die Menge an gespeicherten Informationen an auf der anderen Seite dauert die Suche nach Informationen immer l nger Zus tzlich fallen in den einzelnen betrieblichen Aufgabenbereichen artm ig sehr unterschiedliche Daten an von Grafiken ber Schriftgut bis hin zu Belegen aller Art die erfa t werden m ssen
426. r jede Verbindung aus und vergessen Sie nicht da jede einzelne Verbindung gespeichert werden muss Schritt 9 Wenn ein Feld bereits verbunden ist wird sobald Sie es anw hlen die Ver kn pfung angezeigt Sie k nnen diese Verbindung ndern bzw die Importfelder neu bestimmen Die ge nderte Verbindung muss mit Speichern best tigt werden Wenn Sie die Verbindung f r dieses Feld ganz l sen m chten aktivieren Sie den Befehl L schen Teil4 21 Thesaurus erstellen 397 Rechnungseingang Beispiel In ein Rechnungseingangs Archiv werden die Namen des jeweiligen Empf ngers aus einem Adressarchiv bernommen Datum Betreff Empf nger Mst am Too _ F r das Feld Empf nger ist Absender Sl DI ein Thesaurus definiert Auswahlliste des gefunden Thesaurus alle Datens tze Nachnane Veran Anrede die im Verbindungsfeld mit Maschinen und Anl bau M i 5 Maschinenbau Walter Jahn S Masch beginnen Maschinenbau Meler Frau Tahler Maschinenteile AG Bremen Herr Sauer Der ausgew hlte Eintrag wird in das Importfeld bernommen Datumaus Betreff Empf nger Maschinenbau Meier mE Absender SB l 1 WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL amp 15 2 1 PROFILDATEN 398 Hinweis Teil4 22 Archive relational verbinden 22 ARCHIVE RELATIONAL VERBINDEN ZUSATZ INFORMATIONEN Dr DOC bietet die M glichkeit zu einem bestimmten Datensatzeintrag Zusa
427. rag haben untersucht das Programm weitere vorgegebene Felder ob auch hier bereinstimmende Eintr ge vorhanden sind Wenn ja erfolgt eine Fehlermeldung Ver ndern Sie den neuen Eintrag entsprechend um eine Ein deutigkeit zu erzielen Da z B ein Aktenzeichen f r mehrere Dokumente dasselbe sein kann sollte die Eingabedublettenpr fung auch f r mehrere Felder definiert werden In einer Adressverwaltung existiert ein Feld f r Name eines f r Ort und eines f r Beispiel Stra e Der Eintrag Herr Meier kann in M nchen durchaus mehrfach existieren eindeutig ist er erst durch die exakte Wohnadresse Die Eindeutigkeit ist in diesem Fall gegeben wenn Herr Meier in M nchen in der Lindwurmstra e wohnt Ein Herr Meier in M nchen in der Landsbergerstra e ist eindeutig unterschieden In der Neueingabe mit den Daten gleich arbeiten Tip Wenn ein Datensatz gespeichert ist k nnen Sie einige Bearbeitungsfunktionen gleich ausf hren ohne die Neueingabe zu verlassen Die Funktionen selbst sind genauso zu bedienen wie im Bearbeiten Modus deshalb ist hier nur auf die entsprechenden Kapitel verwiesen 144 Teil 3 _12 Neueingabe Sie k nnen DIE PROFILDATEN DRUCKEN MIT DEM BEFEHL DATENSATZ DRUCKEN INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL 15 3 DRUCKEN DIE PROFILDATEN WAHLWEISE MIT ODER OHNE BILD DOKUMENT MIT DEM BEFEHL DATENSATZ DATEN BERGABE AN EIN FREMDPROGRAMM BERGEBEN INFORMATIONEN ENTH LT DAS KAPITEL 15 4 _D
428. rd m ssen zun chst am Server im Men punkt Organisation Archiv Parameter editieren die Clientparameter aufgerufen und best tigt werden Au erdem muss an den Clients das Programm Dr DOC neu gestartet werden um die nderung wirksam zu machen Teil 4 20 Einstellungen 357 P Automatische Nummerierung beenden gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Autofelder aufrufen Den Eintrag N l schen und mit OK best tigen Nachfolgend neu eingegebene Datens tze erhalten nun keine Num mer mehr Die Nummerierung der vor dem L schvorgang bereits vorhandenen Datens tze bleibt bestehen das Feld ist nun aber editierbar d h es kann darin ge ndert werden Beachten Sie da beim Erstellen des Nummerngenerators das be treffende Feld automatisch mit dem Datentyp Z f r numerische Ein tr ge gekennzeichnet wird Diese Datentyp Einstellung bleibt erhal ten auch wenn Sie das Autofeld f r Nummerngenerator wieder l schen 20 12 4 Besonderheiten Autofeld Ver nderbarer Nummerngenerator Ein ver nderbarer Nummerngenerator bewirkt dass f r jeden neu eingegebenen Datensatz eine eigene Nummer vorgeschlagen wird die aber im Gegensatz zum Nummerngenerator N ver ndert werden kann Die Nummern z hlen in der vorgeschlagenen Reihenfolge automatisch weiter d h eine Ver nderung bezieht sich nur auf den betreffenden Datensatz und hat keine Auswirkung auf die nachfolgend neu eingegebenen Datens tze 35
429. rden dabei automatisch in die entspre chenden Datenbankfelder eingetragen siehe Abb oben 6 9 Sie k nnen jetzt noch weitere Profildaten in die Maske eingeben z B Thema Dokumentart etc 74 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Sie k nnen diese Informationen manuell eingeben oder aus einer Liste von vor definierten Feldeintr gen ausw hlen und bernehmen Diese Thesaurus Lis ten k nnen Sie ber die Schaltfl che aufrufen Verwenden Sie diese Listen um Ihre Dokumente einheitlich abzulegen r Doc ADRESSENVERWALTUNG Neueingabe C DRDOC TMP ARCHIV DOC D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe laj x PEO A AEON A Auswahl Satz Nr 1 39 von 39 Suchergebnisse 01212 23234 08167 12345 08167 87654 089 232323 089 232323 03 123 089 232323 089 123123 OCR Text nderungen Thesaurus f r das N ug Feld Art Software House Gmb ge Zweigstelle Nord Support Huber am Abb 6 10 Archivierung eines Briefes im Archiv Dokumente Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 75 Um beispielsweise das Feld Art mittels Thesaurus zu f llen gehen Sie wie folgt vor e Klicken Sie im Feld Art auf den Thesaurus Schalter und w hlen Sie eine der vordefinierten Dokument Arten aus der Thesaurus Liste durch Doppelklick aus PA Dr DOC ADRESSENYERWALTUNG Neueingabe DRDOC TMP
430. renner 12 Teil4 23 Datenaustausch 0 0 2 77 1 95 3 46 35 57 35 0 0 2 77 1 95 3 86 35 57 97 35 35 70 35 35 102 35 bzw ANSI Reihenfolge eines Font Eintrags n Fontname fett kursiv unterstrichen Zeichenh helx xx Zeichenabstandf x xx Zeilenabstand x xx Steuerzeichen zur Font Definition Syntax f r Eingabe der Steuerzeichen f r Font Definition ZeilenTrenner SeitenTrenner und Ignorieren xx oder xx xx xx Steuerzeichen Sequenz oder xx yx zx zy zz d h mehrere Steuerzeichen und Steuerzeichen Sequenzen kombinier P Dokument Verbindung f r COLD Archivierung einstellen Men punkt Einstellungen Dokument Verbindung aufrufen Hier wird festgelegt e ob die Spool Dateien als Cl recherchierbar oder NCI Dokumente abgelegt werden sollen je nachdem erfolgt der Eintrag in der Spalte Cl oder NCI Dokumente e der Name des Beleg Formulars mit Dateiextension BMP Grafiken ohne Extension das in der Dokument Ansicht hinterlegt werden soll Erlaubt sind z B BMP TIFF JPEG usw e der Name der ini Datei f r die grafische Einspielung der archivierten Spool daten 421 Beispiel 422 Beispiel Teil 4 23 Datenaustausch Der Eintrag erfolgt nach dem Schema Cold name Grafik Name ini Datei Wahl der Verbindung CH Dokumente WF Quelle Ansicht Link 1 WINWORD DOC DrDacTv DrDo Olink2 Cold Coldrect Pfaffcod Link3
431. rhandenen Datei wird diese in der urspr nglichen Form nicht mehr ben tigt und kann gel scht werden Dieses L schen kann mit der Option Quelldatei l schen automatisiert werden Netzbetrieb Aktivieren Sie die Option f r Standardnetz Archive F r Standardnetz Archive m ssen keine weiteren Pfadangaben gemacht werden Der Befehl Clientparameter editieren soll also nicht aufgerufen werden au erdem muss auch der Kommunikations Pfad nicht ber cksichtigt werden Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen speichern Sie die Daten mit dem Befehl OK ab Teil 4 16 Archiv einrichten 16 7 2 Pfade einrichten bei C S Archiven In dem neu eingerichteten Archiv bzw in dem Archiv in dem nderungen vorgenommen werden sollen am Archiv Server den Men punkt Organisation Archivparameter editieren aufrufen PFAD f r Verwaltungsdatei D SDRDOCSKOMMSSERYER PFAD f r Archivdateien psDRDocwBank O O nf PFAD f r Hilfsdateien poRoocwonm O o PFAD f r NCI Archiv psoRDocweank O o nf PFAD f r Cl Archiv pDRDocwoBank OO PFAD f r D Vorlagen LO k PFAD NAME f r D Archivierung oo Y N PFAD f r lokales Arbeitsverzeichnis eooc PFAD f r Kommunikation poRoocomm nn l max Anzahl an Listbox Eintr gen 100 max Containergr e MByte f r NCI Dokumente 500 max Containergr e MByte f r Cl Dokumente sa IV Nach Programmstart ndern m glich I nderungsprotokoll IV Nach Neueingabe Maske l sc
432. rkflows werden Sie aufgefordert eine f r die Bearbeitung zust ndige Benutzergruppe zuzuweisen Worten Ansicht F Benutzer Benutzergruppen Gruppen bersicht 2 8 Firma X H Buchhaltung ER EDV amp Einkauf GF SERVER Abbrechen Abb 37 17 WF Start Manuelle Zuweisung einer Benutzergruppe Durch das Abspeichern des Workflow Datensatzes in dem WF Hauptarchiv wird der Workflow gestartet und automatisch mit dem Dokument verkn pft 531 532 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht Workflow Manager Weiterleiten mit R ckmeldung Aufgabe weiterleiten Nicht begonnen B C be B o i A Start Aufgabe weiterleiten Aufgabe bearbeiten Abb 37 18 WF Hauptarchiv Starten des Workflows durch Klicken auf Speichern Nach dem Start des Workflows gelangen Sie automatisch zur ck ins Dokumen tenarchiv Editieren Sie gegebenenfalls abschlie end die Profildaten des Doku ments und speichern Sie das Dokument ab Abb 37 19 Dokument Archiv Speichern des Dokuments mit Profildaten Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 533 375 12 Dokument Definition ohne WF Typ Vorbelegung Durch Auswahl der gew nschten Dokument Definition ber den Dokument Assistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des Dokumentena chivs W hlen Sie dann das zu ar
433. ronischer Kopierer der das erfa te Bild nicht auf Papier sondern digital als Image zur Verf gung stellt NCl Schlagwort Suchbegriffe zu einem Dokument die dessen Inhalt beschreiben Thesaurus W rterbuch der m glichen Eintr ge in Profildaten Felder auf das der Benut zer jederzeit zur ckgreifen kann TIFF Tagged Image File Format Format von Bitmap Dateien Unterst tzt wird 1 4 8 24 und 32 Bit Farbtiefe Dieses Format hat zahlreiche komprimierende Varian ten Trefferliste Ergebnis eines Recherchevorgangs in einem DMS 552 Anhang Glossar Volltextsuche Suche in einem fortlaufenden Text der nicht strukturiert ist Wildcard Platzhalter Joker f r nicht n her bestimmte Zeichen bei einer Suche Workflow Automatische Steuerung von Dokumenten bzw Vorg ngen WORM Write Once Read Many vom Anwender einmal beschreibbare optische Spei cherplatten CDs die beliebig oft wieder gelesen werden k nnen Anhang Fehlermeldungen 553 FEHLERMELDUNGEN dateiname konnte nicht geladen werden Fehler Bei Dokument Neu wurde eine Datei gew hlt die nicht zum Programm link pa t z B Word Datei zu Link Intern Vorgehen Im Hauptmen Men punkt Einstellungen Dok Verbindung aufrufen und die Angaben berichtigen Benutzer xxx hat bereits Zugriff auf Archiv Fehler Bei der Benutzeranmeldung wurde ein Benutzer mit Pa wort gew hlt der bereits auf das betreffenden Archiv Zugriff hat Vorgehen
434. rscheint wenn Sie die Komponente Daten bergabe an Word mitinstallieren Bitte berpr fen Sie beim n chsten Arbeiten mit Dr DOC Ihre Eintr ge in Dokument Verbindung Aufruf ber die Men leiste Einstellungen Dokument Verbindung Einen eventuell vorhandenen Eintrag WINWORD DOC DrDocTv DrDoc Datei ffnen s DrDocNeu ersetzen Sie bitte durch WINWORD DOG DrDocTv main DrDoc WEITERSUCHE s DrDocNeu main Best tigen Sie diesen Hinweis mit OK und berpr fen dies nach beenden der Installation Die Installation wird nun ausgef hrt 12 Programm Symbole installieren Sie k nnen w hlen ob das Dr DOC Programmsymbol dem Start Men hinzugef gt werden soll Wenn Sie mit MS Office 97 oder neueren Versionen arbeiten ist die Installation jetzt fertig Die Word Makros werden mit der Vorlagendatei drdoc dot installiert Bei lteren Versionen von MS Office werden die Makros wie folgt installiert Teil 1 1 Installation Einzelplatzversion 37 Zus tzlich notwendige Schritte bei der Installation von Dr DOC mit MS Office 95 und lter Textverarbeitungs Makro Bestimmen Sie ob die Word Makros f r Daten bergabe jetzt installiert werden sollen Wenn Sie die Frage mit Ja beantwortet haben wird anschlie end automa tisch Word gestartet und das Dokument drdocmak doc wird ge ffnet Falls Sie eine Word Abfrage erhalten ob das Dokument ohne Makros ge ffne
435. rstellten Dokumenten der Fall Eine Ausnahme von der Erlaubnis zur rein elektronischen Archivierung bilden Er ffnungsbilanzen Jahresabschl sse Konzernabschl sse und Belege im Zu sammenhang mit der Einfuhrumsatzsteuer wie Zollbelege Diese Dokumente m ssen auch in Papierform vorliegen Um den genannten Anforderungen zu gen gen ist es n tig den gesamten Ver fahrensablauf schriftlich zu fixieren Hierunter fallen auch die Lokalisierung der Daten die Datensicherung und Fehlerbehandlung Dr DOC erf llt die beschriebenen Anforderungen gem HGB ZPO AO und GoS und kann somit zu handels und steuerrechtlichen Zwecken eingesetzt werden Die langfristige Haltbarkeit von Datentr gern bei denen oft 30 Jahre garantiert werden ist von hoher Qualit t Trotzdem sollte auch wegen Diebstahl und Feu ergefahr auf eine zweite Sicherung nicht verzichtet werden Falls Sie sich tiefer in das Thema Aufbewahrungspflichten und fristen einarbeiten wollen oder m ssen empfehlen wir diesbez gliche Fachliteratur z B von der Arbeits gemeinschaft f r wirtschaftliche Verwaltung e V AWV Eschborn TEL 1 INSTALLATION UND UPDATE Technische Spezifikationen Installation Einzelplatz Installation Client Server Installation im Standartnetz Update Information Ver nderungen zu fr heren Versionen 31 32 Teil 1 Technische Spezifikationen TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN Um mit Dr DOC arbeiten zu k nnen ben tigen Sie folgen
436. rstellungsqualit t dadurch er reicht da die Daten nicht als Bitmap sondern als True Type Schriftzeichen dargestellt werden Die kundenspezifische Formulardarstellung wird durch Unterst tzung aller Fixed True Type Fonts des Betriebssystems gew hrlei stet Teil4 23 Datenaustausch 23 4 2 Beschreibung der Komponenten COLD Archivserver Automatischer zeitgesteuerter Import von Spool Dateien aus bestimmten Ver zeichnissen Diese Verzeichnisse und die zu archivierenden Spool Dateien k n nen in der spoolimp ini Datei eingetragen werden Belegspezifisches Formular Vorlage Die belegspezifischen Formular Vorlagen m ssen als Bild z B BMP TIFF oder JPEG Datei abgespeichert sein Diese Formular Vorlagen m ssen bereits alle Formatelemente z B Rahmen Firmenlogo usw enthalten Dokumentansicht Zur Dokumentansicht wird das belegspezifische Formular Bild geladen und die Daten darauf abgebildet Konventionen f r die Spool Dateien Druckdateien Der Dateiname muss stets gleich bleiben Die Profildatengenerierung automatische Verschlagwortung erfolgt ber die belegspezifische ASCII Import Definition Diese kann automatisch ber den Dateinamen die Datei Extension Beispiel daten 001 Lohnabrechnung daten 002 Krankenschein oder einen Headereintrag Dokument oder Dateiheader der die Belegart enth lt gesteuert werden Headeranfang und ende m ssen durch eindeutige Steuerzeichen definiert sein Di
437. ruktur Jede Abteilung und Unterabteilung wird als eine WF Gruppe abgebildet e Erstellen der Rollen Folgende beispielhafte Rollen werden erstellt HAL Hauptabteilungsleitung Leitung Abteilungsleitung SB Sachbearbeiter MA Mitarbeiter e Zuordnung der Rollen zu den entsprechenden WF Gruppen F hren Sie dazu den Befehl Organisation Benutzermanager aus Die Dr DOC Benutzerverwaltung wird geladen 479 480 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 3 3 Erstellen der hierarchischen WF Gruppen Struktur Klicken Sie zur Erstellung der WF Gruppen mit der rechten Maustaste in das linke Fenster des Benutzermanagers und f hren Sie den Befehl Neue Benut zergruppen aus e WORKFLOW TYPEN Benutzer Manager Benutzerverwaltung m jol xj e Benutzerverwaltung Element Ansicht Fenster Hilfe l8 x Dala O a a R lA l Benutzer Gruppen bersicht Archive all E e Benutzer 2 Benutzergruppen Erweiterte Informationen Beschreibung Gruppen Definitionen Archiv Verbindungen Rechte Real Beschreibung Neue Benutzer Kein Benutzer Benutzergruppe oder Archiv ausgew hlt ergruppen Neue Neue Rollen Kopieren L schen Gruppenmitaliedschaft entfernen Neue Benutzergruppen eintragen E Abb 36 15 Dr DOC Benutzermanager Erstellen einer WF Gruppe Der Dialog zum Anlegen neuer Benutzergruppen erscheint Ge
438. rung ankreuzen A WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMA ENTH LT DAS KAPITEL 12 3 DOKUMENTE ARCHIVIEREN P Dok Verbindung F Men punkt Einstellungen Dok Verbindung aufrufen gt als Quelle Link das Programm anw hlen mit dem die Datei erstellt wurde bzw neu erstellt werden soll gt als Ansicht Link das Programm anw hlen mit dem das archivierte Doku ment grunds tzlich verbunden werden soll f r den sp teren Aufruf Optional kann als Quelle Link und oder Ansicht Link auch der Auto Link markiert werden Dann nimmt Dr DOC als Quell bzw Ansichtspro gramm dasjenige das standardm ig mit der bei der Dateiarchivierung angegebenen Dateinamenserweiterung arbeitet Beispiel Sie wollen eine Datei aus einer Tabellenkalkulation archivieren Als Quelle legen Sie also die Tabellenkalkulation fest Als Ansichts Verbindung f r das archivierte Dokument w hlen Sie entweder auch die Tabellenkalkulation an oder aber ein anderes Programm z B eine Textverarbeitung Teil 3 _12 Neueingabe 155 P Dokument Quelle Men punkt Einstellungen Dok Quelle aufrufen gt F r die Archivierung von bereits vorhandenen Dateien die Option Datei anw hlen gt Wenn eine Datei zuerst mit einem anderen Programm neu erstellt werden soll die Option Fremdprogramm anw hlen P Dokument Neu In der Men leiste Datenbank Neueingabe aufrufen gt Den Befehl Dokument Neu aktivieren Bei vorhandenen Dateien also Dok Qu
439. rweis C Termin 9 4 Empf nger Wahl 10 5 Betreff 6 Text Hilfe Abbrechen 1 Die Profildaten der selektierten Datens tze werden versandt 2 Die Dokumente werden versandt 3 Verweise auf die selektierten Datens tze werden versandt bei mehreren Datens tzen wird f r jeden einzelnen Datensatz EIN Verweis erzeugt und versandt Voraussetzung hierf r ist dass der Empf nger mit Dr DOC ab Version 6 0 arbeitet Zugang zum gleichen Archivserver hat Inder gleichen Benutzerverwaltung angemeldet ist 4 6 Nur f r Dr DOC Workflow Modul Mailadresse des Empf ngers Betreff und Email Text eintragen 7 Markieren bei normaler Mail Nachricht 8 9 Hier kann eine Aufgabe Termin versandt werden Voraussetzung hierf r ist da Sender und Empf nger mit Outlook arbeiten Falls der Empf nger nicht mit Outlook arbeitet erh lt dieser eine normale Email 10 Nur f r Dr DOC Workflow Modul Hier ist als Empf nger ein Workflow User der aktuellen Benutzerverwaltung w hlbar Mit OK startet die bergabe der Daten Tragen Sie zum Versenden der Email in Ihrem Email Programm den Empf nger Betreff und ggf Email Text ein Die Daten werden im lokalen Arbeitsverzeichnis in einem Unterordner Email als dat Profildaten t i Dokument bzw arx Verweis abgelegt Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten B 6 Daten exportieren Ansicht ndern L schen Drucken Daten bergabe
440. s Tabelle Compound Fenster 2 DER sRYr KH nesne 8 BoBElBlAlT 9 Tmestenromn 10 Fxu E selS 8D A Seriendruckfeld einf gen Bedingungsfeldeinf gene gt E i Favorten wechsenzu T R EEE Ba Ba Dar Dar SEE Er Dar Er DEE Or Dar Der ur er Editieren Sie das Dokument und schlie en Sie anschlie end Word T Diesist ein Beispiel Dokumenti ar EnD Erw TE Deutsch De Bei 3 6cm Ze4 5p3l Abb 6 14 Archivieren eines neuen Word Dokumentes in dem Archiv Dokumente 80 Teil2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte Um Ihr neu angelegtes Word Dokument wieder aufzurufen f hren Sie in dem Archiv Dokumente folgende Schritte durch e Klicken Sie in Dr DOC auf das STOP Symbol um zum Grundmen zur ckzukehren Are e Klicken Sie auf das Symbol Feldsuche mit Vorlage e W hlen Sie die Vorlage Alle Dokumente aus und starten Sie diese durch Klicken auf die Schaltfl che OK e W hlen Sie aus der Liste der gefundenen Dokumente Ihr neu angelegtes Word Dokument und s e klicken Sie zur Ansicht Ihres Word Dokumentes auf das Symbol Doku aJ ment anzeigen Wenn Sie die Dokument Ansicht beenden m chten f hren Sie folgende Schritte aus e Schlie en Sie das Word Dokument e Klicken Sie in Dr DOC auf das STOP Symbol um zum Grundmen zu r ckzukehren Hinweis Nat rlich k nnen Sie mit Dr DOC
441. sch vom Pro gramm erkannt und umgesetzt in den alphanumerischen Code in ein Feld der Profildaten eingetragen werden Stellen Sie vor der Arbeit mit dem Scanner sicher dass der richtige Scannertyp ange Hinweis w hlt ist Rufen Sie dazu im OCR Modul in der Dialogbox Neueingabe Bilddaten den Befehl Einstellungen Bearbeiten auf um den richtigen Scannertyp zu bestimmen Klicken Sie mit der linken Maustaste den passenden Namen an bei TWAIN dann mit Selektion den Treiber w hlen und best tigen Sie die Wahl mit OK D 3 2 1 Grunds tzliches Warum OCR Mit Dr DOC k nnen Sie alle Arten von Dokumenten archivieren z B einzu scannende Vorlagen Dateien Audio und Videosequenzen Werden Texte wie z B eingehende Briefe Rechnungen Zeitungsausschnitte etc ber den Scanner eingelesen liegt f r das Archiv zun chst nur die Bildin formation vor es ist also eine digitale Kopie erstellt worden Dieses Bild kann archiviert werden doch um es auch wiederfinden zu k nnen m ssen zumindest Schlagworte dazu eingegeben werden da ein Computer eine Bild Information sog NCI nicht als Text erkennen kann Da das zus tzliche Eingeben von Schlagworten und kurzen Inhaltsangaben aber oft viel zu zeitaufwendig ist wird hier die sogenannte OCR Optical Cha racter Recognition eingesetzt Ein solches OCR Programm kann die Bild information NCI in computerlesbare Textinformation CI umwandeln und da mit f r Recherchen ver
442. setzt werden Au erdem sollte der Wert nicht kleiner als das am Server eingestellte ToDo Intervall sein Damit ist sichergestellt da nicht mehrmals der gleiche Informationsstand abgefragt wird 510 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 6 2 2 Erstellen der Vorlagen Hypersuche ToDo Liste Erstellen Sie f r Ihr WF Hauptarchiv die Vorlagen Hypersuche ToDo Liste unter Verwendung der gleichnamigen Suchvorlage Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 36 7 Anpassung vorhandener Archive an Dr DOC WF Damit bereits vorhandene Dr DOC Dokumentarchive die mit Dr DOC V 6 X erstellt wurden als Workflow Dokumenten Archive benutzt werden k nnen m ssen folgende Datenbankfelder neu erstellt werden Dr DOC 6 X Dokumentarchive Erforderliche Datenbankfelder zur nachtr gli chen Anpassung an Dr DOC Workflow Feldname Datentyp Feldtyp DrDocGUID Text einzeiliges Feld LinkArchiv Text Tabellenspalte LinkGUID Text Tabellenspalte LinkUser Text Tabellenspalte LinkDocumentName Text einzeiliges Feld Das Feld DrDocGUID ist ein Systemfeld und mu nicht in die Maske eingetra gen werden Die restlichen Felder m ssen in die Dr DOC Dokumentarchiv Maske eingetra gen werden Die Tabellenspalten LinkArchiv und LinkGUID sind zu einer Tabelle zusammenzufassen Die Tabellenspalte LinkUser ist als einspaltige Tabelle einzutragen Der Inhalt des Feldes LinkDocumentName wird in d
443. sich als Benutzer Kunert anzumelden EEE TI Ol x Datei Bearbeiten Suchen Kunert am 14 09 1997 um 14 16 Passwort falsch Teil4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle 347 19 8 Meldungen erzeugen Archivspezifische Meldungen mit eingeblendeter definierbarer Zeit k nnen erzeugt werden e f r Feldsuche bzw Vorlagensuche e f r fehlende Berechtigung f r die Dokument Ansicht OCR bearbeiteter Text wird in ein eigenes Feld OCR Text eingef gt Da er nicht Beispiel nachbearbeitet bzw kontrolliert wird bei der Neueingabe kann m glicherweise ein Be griff der gesucht wird nicht gefunden werden da er fehlerhaft erkannt wurde Falls ein Benutzer Feld oder Vorlagensuche in dem Feld OCR Text vornimmt soll deshalb die entsprechende Meldung erscheinen OCR kann fehlerbehaftet sein und damit auch das Suchergebnis Die Meldungen werden ber einen Eintrag in die archivspezifische ini Datei erzeugt Rufen Sie die Datei archivname ini mit einem Editor aus dem Verzeichnis auf das als Pfad f r Hilfsdateien angegeben ist bei C S form Erg nzen Sie am Ende der Datei die Rubrik MELDUNGEN Gro schreibung beachten und Ihre spezifischen Meldungen nach dem Schema F r Meldungen bei Feldsuche Feldname Meldung Einblendzeit in Sek F r Meldungen bei Dok Ansicht Dokumente Meldung Einblendzeit in Sek 348 Teil 4 19 Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle Statt Feldname setzen Sie den
444. sicht Redlining anzeigen Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 3 2 2 3 Dokumente l schen gt Suchen Sie die Datens tze deren Dokumente gel scht werden sollen Aktivieren Sie in der Auswahlliste den Befehl L schen und darin die Op tion Dokumente l schen Bei Dokumenten mit interner Ansicht k nnen dar ber hinaus auch einzelne Seiten gel scht werden gt Rufen Sie das Dokument mit Dokument Anzeigen auf und aktivieren Sie die Gro bild Ansicht gt Die jeweils aktuelle Seite wird mit dem Befehl Dokument Gro bild L schen gel scht 5 2 2 4 Dokumente nachtr glich neu archivieren In Datens tzen die bisher noch kein Dokument hatten kann auch nachtr glich ein Dokument angeh ngt werden gt gt Rufen Sie den Datensatz auf der um ein Dokument erg nzt werden soll Die weitere Vorgehensweise entspricht genau derjenigen die im KAP 12 3 DOKUMENTE ARCHIVIEREN beschrieben ist 233 234 Teil 3 _15 Bearbeiten und Auswerten 2 2 2 5 Bestehende Dokumente erweitern bei Ansicht Link Intern gt Kontrollieren Sie die Dokumenten Quelle mit dem Men punkt Einstellungen Dok Quelle im Hauptmen Sie k nnen mit der Option Datei eine vorhandene Bilddatei anh ngen mit der Option OCR Scanner ein Image neu einscannen und anh ngen mit der Option Fremdprogramm eine Datei in einem NCI Pro gramm neu erstellen und anh ngen Best tigen Sie die Wahl mit OK Kontrollieren Si
445. sionsverwaltung 311 V VERSIONSVERWALTUNG Die Dr DOC Versionsverwaltung erm glicht die Verwaltung von unterschiedlichen Dokumentversionen Ein Dokument kann verschiedene Stati annehmen e Entwurf e Release frei gesperrt Eine Entwurfsversion kann in eine Releaseversion umgewandelt werden aber nicht umgekehrt d h eine Release kann nicht wieder in den Entwurfsstatus zur ckgesetzt werden Die Konfiguration erfolgt ber den Men punkt Einstellungen Versionsverwaltung Einstellungen Yersionsverwaltung kummmmk m m m 312 Teil 4 17 Versionsverwaltung Erl uterungen e Grunds tzlich wird pro Dokument nur eine freies Release erlaubt e Erste Option deaktiviert bedeutet Neues Dokument hat Entwurfs Status nderung eines Entwurfs f hrt zu keiner neuen Version e Anwendung sehr h ufiges Problem bei Daten bergabe D Nach D archivierter Brief soll nachtr glich editiert korrigiert werden f hrte bislang zu neuem Dokument jetzt wird alte Version berschrieben nderung einer Release f hrt zu neuer Version Die Versionsverwaltung kann beim Anlegen eines neuen Archivs ber Archiv neu als Dr DOC Funktion aktiviert werden Dabei werden automatisch unten abgebildete Datenbankfelder generiert da ca 20 Datenbankfelder generiert werden sollte diese Option nur bei tats chlichem Bedarf aktiviert werden um die Datenbankstruktur klein zu halten Datenbankfelder Maskenelemente
446. sleih Verwaltung Fotos 92 Teil 2 Schnelleinstieg 7 bersicht Dr DOC Archive Fortsetzung Beschreibung der Dr DOC Archiv L sungen Archiv Video N Musik Bundesliga Spieler Fl eS Bundesliga Vereine E Vereins Verwaltung Transaktionskosten Dividenden Aktien S Zensuren Taschengeld Beschreibung Archivierung Ihrer Videob nder Verbleib und Aufbewah rungsort mit Ausleih Verwaltung Archivierung von Verbleib und Aufbewahrungsort Ihrer CD s oder Tontr ger mit Ausleih Verwaltung Digitale Sammlung f r Bundesliga Fu ballspieler mit Foto und pers nlichen Daten sowie einem Verweis auf den jewei ligen Fu ballverein Digitale Sammlung f r Fu ballvereine mit Foto und Vereins wappen Vereinsmitglieder Verwaltung mit Foto und Detaildaten so wie Verweism glichkeit auf die Adressverwaltung Auflistung Berechnung und Verwaltung von Transaktionskosten und Dividenden verschiedener Aktien aus den dazugeh rigen Depots Auflistung Berechnung und Verwaltung von Aktien und Fonds mit den dazugeh rigen Depots B rsenpl tzen und Fondsanbietern Verwaltung von Zensuren in verschiedenen Schulf chern sowie einzelnen Jahrgangsstufen Verwaltung von Taschengeldern Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 8 ARBEITSABLAUF STARTEN ARBEITEN BEENDEN 81 Starten Mit dem Archiv arbeiten are Dr Doc beenden P Windows starten
447. snnnnnnnnnnnnnn nn 159 12 3 2 2 Voreinstellungen uus4444444nnensnannenennnnnnnnnennennnnnen nn onnen 162 12 3 2 3 Die Funktionen des OCR Dialogs 22444220n nn nenennnenn nenn 165 12 3 2 4 Einstellungen global umussersnnnnersennnnenennnnennnnnnnen nennen ernennen 176 13 DOKUMENT ASSISTENT a NN R 183 13 1 Dokument Definition erstellen usur444nen nn nnnnnennnnnnnn nennen nennen nnnenen ern 184 13 1 1 Allgemeine Beschreibung ursssseersennnnnnennnnen ernennen ernennen nennen 184 13 12 Beispiele 2 22 2 2 82cm einleiten 191 13 2 Arbeiten mit Dokument Definitionen uusrs4nnsnre nennen nennen nennen nnnnnnn nenn 198 14 SUCHEN 2 22 2 sn T E OAN 200 14 1 Kurzinfo llgemein isinin a a 200 14 2 Optionen f r alle Grundsucharten 2 224444440nsnnnnnnnnnnnnnennnnensnnnnnnnnn nen 201 Inhaltsverzeichnis 14 3 Volltextsuche 2 2aen sen een nenn an an nanaa 204 14 4 Feldsuche 2 nie T 208 14 5 Aypersuche en s es hini 215 15 BEARBEITEN UND AUSWERTEN uuuusensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneneeeeen 217 TO KANSIEN Tn a aeaaea AIR nen alhranierie 218 151 1 Profildateni sr na raa e aSr ie aaaea 218 1o 2AB o AUTE aE A EEEE TEA E ATAT ATA A E 220 15 2 Andern undll schen a Aa ee 224 15 2 1 Profildaten a n ansessieaienentasentaieinanan ann 224 15 21 21 Arbeitsmodus 288 ee 225 15 2 1 2 ndern im einzelnen Datensatz
448. speichert werden Am einfachsten ist es wenn Sie nach Beenden der Arbeit an dieser Datei diese schlie en in Word der Men punkt Datei Schlie en und die Abfrage ob gespeichert werden soll mit Ja beantworten Teil 3 15 Bearbeiten und Auswerten 251 gt Das Fremdprogramm selbst muss nicht beendet werden Wechseln Sie mit Alt Tab direkt zur ck zu Dr DOC gt Den Daten bergabe Dialog im Archiv beenden Sie mit Abbrechen Es wird nun automatisch das Archiv zur Daten bernahme aufgerufen Geben Sie hier gegebenenfalls Profildaten ein Zur Archivierung aktivie ren Sie den Befehl Speichern gt Das Archiv zur Daten bernahme wird wieder automatisch beendet Sie befinden sich nun wieder im urspr nglichen Archiv Ab Word 95 und neuer erfolgt die Archivierung eines mit Daten bergabe erstellten Hinweis Dokuments ber Dr DOC Archivierung in der Men zeile von Winword Word INFORMATIONEN ZUM THEMA AUTOMATISCHE ARCHIVIERUNG ENTH LT DAS KAPITEL amp m 16 ARCHIV EINRICHTEN Brief erstellen und in Schriftgutverwaltung archivieren Be isp iel l Adre verwaltung Adresse y ENA Dokument An die Firmen XYZ und ABC soll ein Serien Brief geschrieben und sofort archiviert werden Briefkopf Brief e Der Arbeitsvorgang beginnt in der Adressverwaltung Sie suchen z B mit der Volltextsuche nach XYZ e In der Auswahlliste mit dem gefundenen Datensatz aktivieren Sie den Befehl Daten
449. spezifische n ini Dateifen aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis z B c drdoc tmp des Exportarchives enth lt im Beispiel cdarch ini Desweiteren muss dieser Ordner die Datei archiv ini enthalten die auf dem Originalarchiv PC im Betriebsystem Ordner liegt windows oder winnt 444 Teil4 26 Umwandlung von Archiven B Lokale CD Archiv Lesestation e Auf dem PC muss der Ordner f r das lokale Arbeitsverzeichnis z B c drdoc tmp vorhanden sein bzw angelegt werden e In dieses Verzeichnis kopieren Sie bitte alle archivspezifische n ini Datei en aus dem Ordner inidatei auf der CD e Die Datei archiv ini kopieren Sie in den Betriebssystem Ordner windows oder winnt e Anlegen eines Dr DOC Aufruf Icons auf dem Desktop mit der Befehlszeile laufwerkexport system drdoc exe laufwerk export archivname Statt Jaufwerk geben Sie den Laufwerksbuchstaben des CD ROM Laufwerks an statt archivname den Namen des Archivs Beispiel F r das Beispielarchiv cdarch im CD Laufwerk E w rde die Befehlszeile lauten e export system drdoc exe e export cdarch ffnen des Dr DOC CD Recherchearchives Doppelklick auf den Dr DOC Aufruf Icon auf dem Desktop Hinweis Zum einwandfreien Funktionieren sollten das Betriebssystem des Originalarchiv PCs und der CD Archiv Lesestation identisch sein Teil 4 Archiv Pflege 445 ARCHIV PFLEGE Grunds tzlich sollte ein Archiv e von Zeit zu Zeit reorganisiert werden e je nach H u
450. stellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe Bear A EEEE EAA Toskana Urlaub Bild Datei I m I DL For mm r __ Fischer Abb 6 17 Anzeige eines archivierten Bildes in dem Archiv Dokumente Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 85 Wenn Sie Ihr Bild in einem separaten Bild Fenster Gro bild Fenster ffnen m chten dann f hren Sie folgende Aktion aus e Klicken Sie auf das in der Karteikarte angezeigte Bild Die Anzeige Ihres Dokumentes erfolgt daraufhin in dem Gro bild Fenster Pue DOC DOKUMENTE iolx Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe la x BELTTPBETE AESC EI LER Abb 6 18 Gro bild Anzeige eines Bildes Wenn Sie die Dokument Ansicht beenden m chten dann schlie en Sie das Gro bild Fenster und e klicken auf das STOP Symbol Hinweis Achten Sie bei der Archivierung von Bilddateien stets darauf da die Bilder kompri miert abgelegt werden Wie Sie ein Desktop Symbol zur Archivierung von vorhandenen Bild Dateien erstellen k nnen erfahren Sie im KAPITEL 13 DOKUMENT ASSISTENT 86 Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 6 7 Scannen Archivierung von Papier Dokumenten In diesem Abschnitt m chten wir Ihnen eine kurze Einf hrung in das Thema Scannen von Papier Dokumenten geben Weiterf hrende Informationen finden Sie im Handbuch unter KAPITEL 13 DOK
451. sten Texten wird der Text Typ automatisch erkannt Hierf r wird Automatisch eingestellt F r Texte von Nadeldruckern und Schreibma schinen k nnen Sie die Erkennungsqualit t erh hen wenn Sie hier Schreibmaschine bzw Matrixdrucker f r Nadeldrucker einstellen Bei der Einstellung Standard erscheint in Klammern was bei den Einstellungen der OCR Erkennung voreingestellt ist Die Einstellungen hier berschreiben die Voreinstellungen Bei OCR und Barcode muss noch ausgew hlt werden ob der Text an den eventuell bereits vorhandenen Eintrag angeh ngt wird oder ob er diesen er setzen soll Anh ngen ist z B n tig bei einem OCR Text der aber auf meh rere Rahmen aufgeteilt ist aber in ein Endlosfeld s Tip eingetragen wer den soll Mit dem Button L schen wird der ganze Rahmen gel scht 173 174 Teil 3 _12 Neueingabe Tip Legen Sie sich in Ihrem Karteikartensatz als letzte Karteikarte ein Endlosfeld an das Sie z B OCR Text nennen Denn meistens wird ein ganzer Textkomplex mit OCR bearbeitet der dann hier eventuell noch verk rzt durch Anwendung der Stoppwortliste eingetragen wird Zum sp teren Lesen ist dieses Feld nicht gedacht deshalb kann es auch gut im Hintergrund liegen oa Best tigen Sie die Angaben mit OK Auf diese Art k nnen noch weitere Rahmen gesetzt werden Vergessen Sie nicht dass Sie um das Bild Image zu archivieren einen oder mehrere Bildrahmen se
452. sum4444nnnneHnnnnnnsnnnnnnnnnnenenannen nennen 492 36 4 3 1 Beispiel 1 nicht streng hierarchisch 492 36 4 3 2 Beispiel 2 streng hierarchisch 2244444444Be rennen nennen ennennn 493 36 4 3 3 Beispiel 3 fest definiert nunnssnenersennnennennnnnnnnnnnner nennen nennen 494 36 4 3 4 Beispiel 4 Vier Augen Prinzip parallel uu uusn een 495 36 4 3 5 Beispiel 5 Vier Augen Prinzip sequentiell uunesennenerenennnn 496 36 5 Dokument Assistent WF Dokument Definitionen seeen 497 36 5 1 Dokumentarchiv WF Dokument Definition zusrsesnnersnnnnnnnnnnnnen nenn 498 36 5 2 WF Hauptarchiv WF Dokument Definition 24444r4 BB ner re 499 36 5 3 Erstellen einer Dokument Definition uuusrssnenersennnnen ernennen nnnnnn nenn 501 36 6 WF Push System aktivieren ussssunnsneennnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnnn nn 507 36 6 1 Einstellungen am Dr DOC Server uunenssensneennnnensneennnnennnnnnnn nn 507 36 6 1 1 Einstellen des ToDo Intervalles uusrssssnere ernennen nennen ennenn 507 36 6 1 2 Festlegen der ToDo Definition muusrssmnnnersenenneneennen nennen 508 36 6 2 Einstellungen am Dr DOC Client ussssnnnneennnnensnnennnnennnenn nenn 509 36 6 2 1 Einstellen des ToDo Intervalls uu z22uuensnnnennsnnnnenn ernennen 509 36 6 2 2 Erstellen der Vorlagen Hypersuche ToDo Liste 510 36 7 Anpassung vorhan
453. t Eine Besonderheit ergibt sich wenn Sie bereits Dokumente archiviert haben ndern Sie diesen Pfad jetzt noch nicht da die vorhandenen Dokumente zuerst verlagert werden m ssen was in einem eigenen Schritt geschieht Die betroffenen Pfade ndern Sie folgenderma en anstelle von c drdoc w hlen Sie ggf das Laufwerk Verzeichnis in dem das Archiv liegen soll Pfad f r Netz Archivserver Netz Archivserver EIN Ger t ZWEI Ger te Verwaltungsdatei e drdoc komm server Archivdateien e drdoc dbank Hilfsdateien e drdoc form NCI Archiv NICHT NDERN Cl Archiv NICHT ANDERN NICHT NDERN Kommunikation c drdoc komm e drdoc komm Nun rufen Sie den Punkt Client Parameter editieren auf und ndern die dortigen Pfade so da sie aus der Sicht des Client stimmen In Be zug auf unser Beispiel m ssen dann die betroffenen Pfade folgender ma en ge ndert werden Teil4 26 Umwandlung von Archiven 439 Pfad f r Netz Archivserver Netz Archivserver EIN Ger t ZWEI Ger te Verwaltungsdatei e drdoc client Hilfsdateien n drdoc form e drdoc form Kommunikation n drdoc komm e drdoc komm Mit OK best tigen Sie die Client Parameter und anschlie end die Ar chiv Parameter Gegebenenfalls Fehlermeldung ber nicht kopierte Datei mit OK best tigen Ta Rufen Sie nun im Archiv Briefe den Men punkt Einstellungen Feld auswahl f r Schl sselfelder auf und best tigen mit OK 8 b
454. t bernehmen wird die neue Gruppe in die Liste der Gruppen bersicht linke Spalte bernommen Teil4 18 Benutzerverwaltung 325 Benutzer Gruppen bersicht Archive Gruppen bersicht DRDOC Oberabteilung PUBLIC P Bei Bedarf gleich weitere Gruppen anlegen oder den Dialog Schlie en In der mittleren Spalte des Managers sind nun im Register Beschreibung die Daten der jeweiligen Gruppe eingetragen P Indie jeweilige Gruppe werden nun die neuen Benutzer aufgenommen l Zun chst in der linken Spalte des Managers die Gruppe markieren Dann mit dem Symbol oder auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste Benutzer neu eintragen 326 Teil 4 18 Benutzerverwaltung r DOG Archive neuer Benutzer x Anmeldename l Vollst ndiger Name Bemerkung 2 3 I Anonymer Benutzer Passwort Passwortbest tigung I Benutzer mu Passwort bei der ersten Anmeldung ndern I Benutzer kann Passwort nicht ndern I Automatische Anmeldung mit Netzwerk Anmeldenamen F Anmeldensmenidentiech D P Zugangsberechtigung f r Benutzer Manager I Benutzerverwaltung w hlen Eintrag mit Pfadangabe I Darf eigenen Vertreter bestimmen oO oN O9 M Mitgliedschaft in Gruppe Verkauf Abbrechen 1 Der Anmeldename muss bei der Benutzerabfrage eingegeben werden ab weichend davon kann dies der vollst ndige Name sein der berall wo der Benutzername angezeigt wird ersche
455. t Erl uterungen und Empfehlungen zu verschiedenen Einsatzm glichkeiten enth lt das Installations Kapitel Datensatz Abgespeicherte Profildaten mit oder ohne Dokument Ein Archiv besteht aus einer bestimmten Anzahl von Datens tzen Dokument Verwaltungsobjekt bestehend aus Verwaltungsdaten und gt CI NCI Daten Feld Die Profildaten werden in frei festzulegende Felder einer Eingabemaske eingegeben Es gibt u a einzeilige Felder sogenannte Endlosfelder f r fortlaufenden Text d i Memofeld und Tabellen z B f r einen Verteiler Karteikarte Die Felder werden in Karteikarten auf dem Bildschirm angeordnet Maske Die Anordnung der Felder und Karteikarten auf dem Bildschirm Profildaten Beschreibungsteil eines Datensatzes in dem meist Ordnungsmerkmale wie zum Bei spiel Aktenzeichen Betreff Sachbearbeiter etc zum leichten Wiederfinden des Doku mentes eingetragen werden Thesaurus W rterbuch der m glichen Eintr ge in gt Profildaten Felder 20 EINF HRUNG Die Philosophie von Dr DOC Warum Dr DOC Rechtlicher Status 21 22 Die Philosophie von Dr DOC DIE PHILOSOPHIE VON Dr DOC Man kann Dr DOC stark vereinfacht als sehr leistungsf hige Datenbank be zeichnen die aber mehr als nur einfache Daten verwalten kann Dr DOC ver waltet Abbildungen sog NCI Dokumente und aktive Dokumente wie zum Beispiel CAD Zeichnungen Tabellen einer Tabellenkalkulation ode
456. t tenliste an zeigen und w hlen eine Workflow Aufgabe aus Erdor DOc WORKFLOW Dok Quelle OCR Scanner ioj xi 9 Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe la x ZIELT F OD al AN E E Baarle Suchergebnisse F t 2938 Aktionen f Auswahl Satz Nr 1 2von2 agemal nie Bet F lig bis Nicht begonnen In Bearbeitung Eiedi Zugewiesen am ea a AMorkfion EODDN In Bearbeitung R ckmeldung 17 12 2001 12 04 13 12 2001 1301 E i7 12200 1449 3 Nicht begonnen R ckmeldung 17 12 2001 14 49 1312 2001 14 55 Aufgabe Versionsverwaltung Workflow Steuerung Betreff R ckmeldung Zugewiesen am 13 12 2001 14 55 F llig bis 17 12 2001 14 49 Erinnerung ab 17 12 2001 13 49 C hoch normal niedrig Status WrSe o Nicht begonnen C In Bearbeitung Erledigt Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung 4 MAS Eoy PUBLIC R ckmeldung Nicht begonnen Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Abb 37 12 Bearbeitung eines WF Schrittes In dem dargestellten Beispiel steht der WF Schritt R ckmeldung f r den User PUBLIC zur Bearbeitung an Ein Workflow Schritt hat zun chst immer den Status Nicht begonnen Er wird mit dem ersten Speicher Vorgang Befehl Datensatz Speichern oder Klick auf das blaue Disketten Symbol automatisch in den Status I
457. t werden soll w hlen Sie unbedingt Nein Das Fenster Daten bergabe Makro Dr DOC enth lt einige grunds tzliche Informationen zur Daten bergabe Pfadangaben einstellen Standardm ig lautet das lokale Arbeitsverzeichnis c drdoc tmp Es wird empfohlen dieses zu bernehmen Ist die Installation der Makros vollst ndig beendet schlie en Sie bitte un bedingt das Programm Word wieder um die Dr DOC Installation fertig zustellen Die erfolgreiche Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgeschlossen Starten Sie anschlie end bei Aufforderung Windows neu Sollten Sie mit dem ger teeigenen Twain Treiber Ihres Scanners Probleme haben Hinweis beachten Sie beiliegende Installationshinweise Pr fen Sie gegebenenfalls auch die Demo Treiber unter www cfm de Die Verzeichnisse in die die einzelnen Komponenten installiert werden k nnen bei Bedarf ver ndert werden Es wird empfohlen die vorgeschlagenen Dr DOC Verzeich nisse zu bernehmen 38 Teil 1 2 Installation Client Server 2 INSTALLATION CLIENT SERVER Grunds tzlich F r die Konfiguration von Netzwerk Server Archiv Server und Clients gibt es zwei M glichkeiten Zur Gew hrleistung der optimalen Performance und Datensicherheit wird die Konfigurationsart A empfohlen A Empfohlene Konfiguration Der Archiv Server ist ein Netzwerk Client Be ER 3 R ee CLIENT ya xX PRN o CLIENT 2 N ee Z archiv T u S
458. t bereits die erforderlichen Felder f r ein WF Hauptarchiv angelegt und eine Standard Workflow Maske generiert Falls erforderlich k nnen Sie jetzt noch individuell ben tigte Felder anlegen und die Masken ihren Anforde rungen entsprechend erweitern Nach Abschlu Ihre Eingaben beenden Sie den Editor mit Editor OK F hren Sie anschlie end folgende Punkte aus e F hren Sie den Befehl Organisation Archivparameter editieren aus e Der Dialog Editieren Archivparameter wird gestartet e Klicken Sie auf den Schalter Client Parameter editieren e Der Dialog Editieren Clientparameter erscheint e Best tigen Sie den Dialog mit OK e Best tigen Sie den Dialog Editieren Archivparameter mit OK e F gen Sie Ihr WF Hauptarchiv Ihrer Benutzerverwaltung hinzu Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 475 36 2 2 WF Typenarchiv erstellen F hren Sie den Befehl Archiv Neu aus Der Dr DOC Assistent wird gestartet W hlen Sie entsprechend den Anforde rungen f r ein Client Server Archiv als Pfad f r Ihr WF Typenarchiv das Komm Server Verzeichnis Ihrer Dr DOC Archivumgebung aus Tragen Sie nun einen Namen f r Ihr WF Typenarchiv ein und setzen Sie die Schalter entspre chend der nachfolgenden Abbildung DrDoc Assistent D WF KOMM SERVERNWF_TYP Abb 36 12 Dr DOC Archiv Assistent Erstellen eines WF Typenarchives Best tigen Sie den Dr DOC Assistent
459. t diesem Symbol sollen neue Word Dokumente erstellt und in dem Archiv Dokumente archiviert werden Nat rlich k nnen Sie mit Dr DOC auch an alle anderen MS Office Anwendungen Excel PowerPoint Outlook etc ent sprechend elegant anbinden Dokument von Datei archivieren Mit diesem Symbol sollen Dokument oder Bild Dateien aus einer beliebigen Applikation in dem Archiv Dokumente ab speichert werden Die Anzeige des Dokumentes oder der Bilder soll in der Origi nal Applikation erfolgen Bild Datei Ansicht Intern Mit diesem Symbol sollen Bild Dateien in dem Archiv Dokumente abspeichert werden Die Anzeige der Bild Datei soll ber den internen Viewer von Dr DOC erfolgen Scannen ber dieses Symbol soll die Scanner Schnittstelle zur Erfassung von Papierdokumenten in dem Archiv Dokumente aufgerufen werden Standard Symbol 191 192 Teil 3 13 Dokument Assistent F hren Sie zum Erstellen der 0 9 Dokument Definitionen folgende Schritte Starten Sie den Dokument Assistent ber das gleichnamige Symbol Klicken Sie in dem Dialog Dokument Assistent Neueingabe auf die Schaltfl che Einrichten Klicken Sie anschlie end in dem Dialog Dokument Definitionen einrichten auf die Schaltfl che Neu Tragen Sie eins von den o g vier Beispielen ein Da sich alle vier Beispiele auf das Dr DOC Muster Archiv D
460. t hat Nat rlich ist auch der umgekehrte Fall m glich Sie geben im Feld Bearbeiter Kunert ein und finden zun chst alle Datens tze zu verschiedenen Projekten die Herr Kunert bear beitet hat e Frage Was haben Herr Kunert und Herr Huber bei dem Projekt Neustadt bearbeitet Sie suchen also Kunert oder Huber und das Projekt Neustadt Eingabe in die Volltextsuche KunertlHuber amp Neustadt Sie finden alle Datens tze die z B im Kommentar einen der drei Suchbegriffe enthal ten In jedem Fall aber enthalten die Datens tze entweder Kunert und Neustadt oder Huber und Neustadt Eingabe in die Feldsuche Im Feld Projekt Neustadt Im Feld Bearbeiter KunertlHuber Sie finden alle Datens tze zum Projekt Neustadt die entweder Kunert oder Huber bearbeitet haben 213 Beispiel f r alle Sucharten 214 Tip Teil 3 _14 Suchen e Frage Was hat Herr Kunert im ersten Halbjahr 1994 zum Projekt Neustadt beigetra gen Eingabe in die Feldsuche Im Feld Projekt Neustadt Im Feld Bearbeiter Kunert Im Feld Datum 01 01 1994 lt gt 31 06 1994 Dabei kann das Datum auch in verk rzter Form einge geben werden z B 010194 lt gt 310694 e Frage Was hat Herr Kunert zum Projekt Neustadt irgendwann in einem Bericht zum Thema Kostenabsch tzung geschrieben Eingabe in die Volltextsuche Suche in Dokumenten Kunert amp Neustadt amp Kostenabsch tzung Sie finden alle Datens tze die in einem archivierten Dokument
461. t in dem Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Sortierung Das nachfolgende Beispiel soll Ihnen die Funktionsweise das Treeviews verdeutlichen Generierung eines PLZ Registers anhand des Treeviews Die abgebildete Konfiguration in Einstellungen Feldauswahl f r Sortierung Linke Abbildung im Hintergrund f hrt zu einer Darstellung des Suchergebnisses in Form eines PLZ Registers rechte Abbildung im Vordergrund Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden F Feldauswahl f r Sortierung 0 Eingabe Bearbeiten Ansicht woi ETTR D g Q o Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Wor 2 j s Aa A eD Adressdaten cPm Sonstiges Suchergebnisse Adresse lt Alt onen Auswahl Satz Nr 1 2von2 Firmal ETA i Firma Or Sommer Maria RE E H Sommer Helmut ee OK Anrede OL Titel M Name Adressdaten orm Sonstiges nderungen Vorname rAdresse Abt Pasition ums Stra e Firma PLZ Ort Kibitzweg 12 Firma3 Postfach Ense m PLZ Ort an I Name Sommer Vomame Maria Abt Position 2 Zahl 3 Zahl Erl uterung der Sortierungs Einstellung Die erste Zahl legt die Sortier Reihenfolge der Felder in der ersten Sortierebene fest Die zweite Zahl definiert die Anzahl der in der ersten Sortierebene f r die Sortierung zu verwendenden Zeichen Die dritte Zahl beschreibt die S
462. t sind Empfehlenswert ist diese Vari ante dann wenn die einzugebenden Profildatens tze sehr verschieden sind bzw die Gefahr besteht dass bestimmte Eintr ge vom vorherigen Daten satz unbesehen und f lschlicherweise bernommen werden z B Eintr ge auf verdeckten Karteikarten Wenn Sie aber trotzdem einzelne Feldeintr ge erhalten m chten geben Sie im Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Feldeintrag erhalten in die betreffenden Felder ein beliebiges Zeichen ein Ein Beispiel sehen Sie auf der n chsten Seite 140 Teil 3 _ 12 Neueingabe 1 Datensatz Nameil Firma XYZ Name2 Abt Werbung Zu Hd Frau Meier Stra e Blumenstr 3 Ort 90809 Neustadt 2 Datensatz Name1 Firma XYZ Name1 Firma XYZ Name2 Name2 Abt Einkauf Zu Hd Zu Hd Herr Huber Stra e Blumenstr 3 Stra e Blumenstr 3 Ort 90809 Neustadt Ort 90809 Neustadt vor gt nach Bearbeitung A WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTH LT DAS KAPITEL 20 1 7 FELDEINTR GE ERHALTEN BEI NEUEINGABE Teil 3 _12 Neueingabe 141 2 2 3 ASCII ANSI Daten importieren ASCIVANSI Daten k nnen mit dem Befehl Datensatz Import ASCII in die Neu eingabe eines Datensatzes bernommen werden Zu Verkaufsartikeln liegen Beschreibungstexte vor die nicht noch einmal abgeschrie Beispiel ben sondern einfach in ein Endlosfeld in die Neueingabe importiert werden sollen Voraussetzung
463. tapel angew hlten Dateien werden nach der Archivierung der jeweils vorangegangenen automatisch in der Titelzeile des Eingabefens ters angezeigt 3 Das automatische Einscannen eines Papierstapels ist nur bei Scannern mit automatischem Einzug ADF m glich 4 Hier k nnen Sie den Archivierungsvorgang bei Stapel oder auch Einzelver arbeitung weiter automatisieren Dateien bzw Vorlagen Seiten werden im eingestellten Intervall siehe 5 und 6 archiviert e Autofelder f r Benutzer Datum Nummerngenerator und bei Dateien der Dateiname Vorsicht wenn mehrere Dateien f r den internen Viewer zu einem Dokument zusammengefa t werden bleibt das Autofeld Datei name leer Teil 3 _12 Neueingabe 165 e bernahme manueller Eintr ge die vor dem Start der Stapelverarbei tung in den ersten Datensatz eingegeben wurden evtl in Verbindung mit verschiedenen Autofeldern WEITERE INFORMATIONEN ZUM THEMENKREIS ENTHALTEN DIE KAPITEL amp 20 1 2 AUTOFELDER z 20 1 7 FELDEINTR GE ERHALTEN BEI NEUEINGABE 5 Barcode als Dokumententrenner Wenn das System bei Verwendung der Stapelverarbeitung und der Barco deerkennung im Barcode Rahmen einen Barcode erkennt wird ein neuer Datensatz erzeugt 6 Hier geben Sie die Anzahl der Vorlagen Seiten an die zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen Diese Angabe ist relevant im Zusam menhang mit der automatischen Archivierung 7 Dieses Feld ist nur dann f r Sie anw hlbar wenn Sie
464. tartet werden an eine Textverarbeitung Datensatz Daten bergabe Wenn der Vorgang abgeschlossen ist ist wieder die Projektverwaltung aktiv Oder Zu dem Gesetz Kurztitel WHG werden genauere Informationen ben tigt Dazu wird der Cursor in das Feld Gesetz gesetzt und hier die Zusatz Info gestartet Jetzt wird die Gesetzverwaltung mit dem entsprechenden Datensatz aufgerufen TEIL4 ADMINISTRATION Grunds tzliche Hinweise f r den C S Systembetreuer Archiv Einrichten und Organisieren Versionsverwaltung Benutzerverwaltung Zugriffsrechte und Zugriffskontrolle Einstellungen Thesaurus erstellen Archive relational verbinden Datenaustausch Dr DOC Datenbank Replikationen Pfadangaben ndern Umwandlung von Archiven Archiv reorganisieren Archiv sichern Weitere Tools Dr DOC deinstallieren 261 262 Teil 4 Vorbemerkung VORBEMERKUNG Es wird empfohlen f r den Einsatz von Dr DOC einen Systembetreuer zu bestimmen der sich mit dem Einrichten und der grundlegenden Organisation der Archive befasst Diese Empfehlung gilt sowohl f r den Einzelplatzbetrieb wenn hier mehrere Benutzer an dem einen Arbeitsplatz arbeiten sowie insbesondere f r Standardnetz und Client Server Netz Einsatz Dieser Teil 4 enth lt Informationen ber Funktionen f r den Systembetreuer und Supervisor die nicht bei der t glichen Arbeit mit Dr DOC ben tigt werden Sie erfahren wie Sie e ein Archiv einrichten und organisieren e di
465. tattet in der Benutzer mit verschiedenen Zugriffsrechten festgelegt werden k nnen Damit Sie mit der Dr DOC Einzelplatzversion Ihre Archive ohne Benutzeranmeldung aufrufen k nnen ist automatisch ein Supervisor Zugriff auf alle Men punkte festgelegt Falls Sie also keine explizite Benutzer Anmeldung w nschen dann sollten Sie keine Anderungen an Ihrer Dr DOC Benutzerverwaltung vornehmen Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll oder das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Benutzern m glich sein soll Dr DOC Netzversion dann muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag gel scht und sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor Benutzer mit Passwort eingerich tet werden Beachten Sie dazu das entsprechende KAPITEL 18 BENUTZERVERWALTUNG Teil2 8 Arbeitsablauf Arbeiten Starten Beenden 95 Ein bestimmtes Archiv gleich beim Programmaufruf automatisch starten TIP Optional kann auch mit dem Programmstart ein bestimmtes Archiv ge ffnet werden Markieren Sie dazu das Dr DOC Symbol auf Ihrem Windows Desktop mit der rechten Maustaste kein Doppelklick und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Eigen schaften aus Eigenschaften von Dr DOC 7 0 E x Allgemein Verkn pfung r ne Dr DOC 7 0 Zieltyp Anwendung Zielort SYSTEM Ziel C DrDOC SYSTEM drdoc exe M Getrennter Speicherbereich I Unter anderem Benutzernamen ausf hren Ausf hren
466. terscheidet Teil4 18 Benutzerverwaltung 329 18 5 Benutzeranmeldung automatisieren Die Benutzeranmeldung beim Programmstart kann ber einen Eintrag in der Befehlszeile des Dr DOC Icons automatisiert werden Wie bereits in Kapitel 10 1 beschrieben k nnen hier mehrere Parameter ber geben werden Neben den dort bereits angegebenen kann die Befehlszeile nach folgendem Schema erweitert werden drdoc pfad archiv pfad hilfe pfad benutzerverwaltung autologin drdoclogin Es ist zu beachten dass sich die Eintragungen f r lokale Archive und C S Archive unterscheiden Beim Client Icon muss f r die Angabe der Archive und der Benutzerverwaltung der pfad durch die Angabe lt Host Name oder IP Adresse des Archivservers gt lt Port Nr gt ersetzt werden Falls die Hilfe auch ber den Archivserver benutzt wird ist auch hier der Pfad durch obige Angaben zu ersetzen Beispiel minimale Konfigurtation c drdoc system drdoc exe_SERVER1 9995 Achivl_ Beispiel erweiterte Konfiguration c drdoc system drdoc exe_SERVER1 9995 Achivl_ c drdoc hilfe whilfe_SERVER1 benutzerl bvd_AutoLogin 0 330 Teil 4 18 Benutzerverwaltung Parameter drdoc pfadl archiv pfad hilfe pfad benutzerverwaltung autologin drdoclogin Erl uterung drdoc exe evtl mit Pfad Angabe Pfad und Name des Archivs Pfad und Name der Hilfe Pfad und Name der Benutzerverwaltung AutoLogin 1 automatisches Anmelden
467. tierung Hier k nnen Sie Einstellungen machen die die Formatierung des Ergebnisses betreffen Dialogbereich Ergebnisse bearbeiten Hier k nnen Sie einstellen ob Sie f r die direkte Ergebnisbearbeitung vom Sys tem vermutete Textfehler angezeigt haben m chten Dialogbereich Seitenanalyse Seitenausrichtung erkennen Dies ist hilfreich wenn die Vorlage nicht gerade ist Flecken entfernen Gedacht um bei lteren bzw nicht ganz wei en Vorlagen das Ergebnis zu ver bessern Strukturierter Hintergrund Hilft bei nicht wei en Hintergr nden das Ergebnis zu verbessern Dialogbereich Fehlererkennung Funktionen zur Ver nderung der Fehlererkennung Diese Funktion ist stufig schaltbar durch Klicken auf die Linie wird immer eine Stufe weiter geschaltet 182 Teil 3 _12 Neueingabe Dialogbereich Rahmenanalyse Diese Funktion hier kann das OCR Ergebnis ver ndern Welche Einstellung sinnvoll ist muss individuell entschieden werden Diese Funktion ist ebenfalls stufig schaltbar durch Klicken auf die Linie wird immer eine Stufe weiter geschaltet Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben best tigen Sie diese mit OK Teil 3 _ 13 Dokument Assistent B _DOKUMENT ASSISTENT Der Dokument Assistent unterst tzt Sie bei der Erfassung von Dokumenten und bei der Anbindung von Dr DOC an Fremd Applikationen Mit dem Dokument Assistent k nnen Sie Ihre Neueingabe Parameter vorkon
468. tions Symbole Jedes dieser Symbole entspricht einem bestimmten Workflow Typ Ei Dokumenten Assistent Neues Dokument anh ngen E xi EEF Symbole Neuer Workflow Laufender Workflow l El al 2 Workflow i m z sS E Eigenschaften 8 Archive AA AA Workflow an Abteilung an Abteilung Einrichten dringend normal Dokumenten Quelle f Datei IR eo an Abteilung zur an GF HL KL 7 Eremdpi Info f Keine E E AA AA an GF HL KL mit WF Angebot an R ckmeldung EDY xl DK Abbrechen Z Abb 37 6 Dr DOC WF Dokument Archiv Dialog Dokument Assistent Bart Workflow starten Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Startet einen neuen Workflow und stellt eine Verbindung zum aktuellen Dokument her Eu Workflow zuordnen Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Liefert eine Liste von laufenden Workflows und stellt durch Doppelklick auf einen der angezeigten Workflows eine Verbindung zu diesem her Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 523 an GF HL KL mit R ckmeldung 27 R ckmeldung Nicht begonnen an EDY weiterleiten normal 42 bearbeiten In Bearbeitung an Abteilung weiterleiten normal 45 bearbeiten Nicht begonnen Abb 37 7 Dr DOC Workflow Dokument Archiv Workflow zuordnen N Workflow anzeigen Nur verf gbar in WF Dokument Archiven Mit diesem Befehl werden alle mit dem aktuellen Dokument verbundenen Workflows in einer List
469. tlook zus tzlich Verweis Aufruf des Dr DOC Dokumentes aus MS Outlook E Mail K Automatisch Anmeldung mit NT Anmeldenamen e L nge des Anmeldenamens gr er 7 Zeichen e Optional f r alle User oder userspezifisch kann ein Abgleich mit dem Netzwerklogin eingestellt werden e Anpassungsm glichkeit f r vorhandene Benutzerverwaltungen kK COLD Viewer e Als Beleg Formular Bildvorlagen sind jetzt auch z B TIFF und JPEG zus tzlich zu BMP erlaubt K Neuer Datentyp XD f r Datum und Uhrzeit k Feldvorbelegung f r Neueingabe m glich INFORMATIONEN ZUM UMFANGREICHEN NEUEN WORKFLOW SYSTEM ENTNEHMEN SIE BITTE DEM TEIL 5 IN DIESEM HANDBUCH TEIL2 SCHNELLEINSTIEG Installation von Dr DOC Starten von Dr DOC Erste Schritte bersicht Dr DOC Archive Arbeitsablauf Starten Arbeiten Beenden 55 56 Teil 2 Schnelleinstieg 4 Installation von Dr DOC SCHNELLEINSTIEG 4 INSTALLATION VON Dr DOC Zur Installation von Dr DOC f hren Sie das Setup wie im Teil 1 INSTALLATION beschrieben von Ihrer Dr DOC CD oder von Ihrem Dr DOC Demo Download www drdoc de aus Beachten Sie bitte bei dem Setup Dialog Wahl des Zielverzeichnisses Pfad in dem Dr DOC und die Demo Archive installiert werden folgende Empfehlung W hlen Sie als Zielverzeichnis den Pfad c drdoc damit Sie das bungsbei spiel Brief Schreiben und Archivieren unten in Kapitel 6 5 BRIEF SCHREIBEN UND ARCHIVIEREN
470. tspre chend den Hinweisen im Kapitel 8 1 STARTEN gleich mit einer bestimmten Hilfe auf Beachten Sie grunds tzlich da neue Hilfen nur ber den Men punkt Hilfe w hlen angelegt werden da bei anderen Kopierm glichkeiten Pfadangaben falsch bernommen werden Ihre Netzwerklizenz gilt nur f r Benutzer Fehler Es wurde versucht mit mehr Benutzern als zul ssig gleichzeitig an ver schiedenen Arbeitspl tzen das Programm aufzurufen Vorgehen Die Maximalanzahl der gleichzeitig zugelassenen Benutzer Ihrer Programmlizenz entnehmen Sie dem Men punkt Hilfe Info ber Dr DOC Kein Thesauruseintrag f r Feld gefunden Fehler Die automatische bernahme aus dem Thesaurus ist f r ein oder mehrere Felder definiert Beim Speichern des Datensatzes konnte das Pro gramm keinen passenden Eintrag finden Vorgehen Eintr ge in den entsprechenden Feldern berpr fen Achtung Kein Eintrag gilt als falscher Eintrag Konnte Maske nicht ffnen Fehler Das Programm versucht eine Maske zu finden die noch nicht aktiviert ist Vorgehen W hlen Sie den Befehl Maske w hlen aus dem Men Einstellungen um die gew nschte Maske zu aktivieren Anhang Fehlermeldungen 559 Kann pfad dokument erw nicht ffnen Fehler Der Befehl Dokumente wurde aktiviert und das Fremdprogramm mit dem Dokument gestartet Dieses Dokument wurde nicht geschlossen Beim n chsten Datensatz in dem ein Dokument mit dem selben Fremdprogra
471. tz Index 563 ndern 65 225 226 269 342 Ansicht 65 Anzahl Info 446 Begriff 19 Berechtigungen 269 duplizieren 142 Erfasser 341 gesperrt 554 Karteikartendruck 244 372 kopieren 142 l schen 225 226 228 453 Neueingabe 134 Spaltendruck 371 Zusatz Info 259 Datens tze reorganisieren 446 Datensatz Rechte 334 Datentyp 351 410 556 557 Bereich 209 353 Datum 351 Datum Uhrzeit 352 Frist 353 Gliederung 354 W hrung 352 Datentypen 274 Daten bergabe an Word 70 Archivierung 250 300 305 bei Neueingabe 144 Definition 247 Dokument einspielen 249 Feldauswahl 386 Makro installieren 385 Makrobeschreibung 390 Verbindung 149 Verbindung mit Winword 250 Vorbereitungen 384 Vorlage 305 384 Daten bergabe Archivierung 157 300 305 365 564 Index Daten bergaben Vorlage 300 Datum Autofeld 355 Suchen 207 212 Datum Datentyp 274 351 Datum und Uhrzeit Datentyp 351 Datumsbereich Datentyp 351 Dbase Export 414 Import 409 555 DDE 150 Deinstallation 456 Dok Quelle Datei 155 Fremdprogramm 155 OCR Scanner 162 Dokument ndern 229 anh ngen 234 Anmerkungen hinzuf gen 231 Ansicht 220 222 Ansicht Meldung 347 archivieren 145 Ausschnitt setzen 223 Begriff 19 drehen 223 drucken 246 Email 253 erweitern 234 Export 255 freigeben 238 340 Gro bild 221 223 Import 233 Kleinbild 221 222 Komprimierung 178 Link 145 148 154 l schen 233 NCI 148 Preview 221 222
472. tz informationen aus einem anderen Archiv aufzurufen Was ist der Unterschied zwischen Thesaurus und Zusatz Info Archiven Jedes Archiv kann f r jedes andere Archiv grunds tzlich als Thesaurus verbunden und oder relational verkn pft werden Zusatz Info Aus einem Thesaurus werden Informationen bernommen das hei t ein Thesaurus liefert nicht Informationen zum Nachschlagen sondern eine Art Textbausteine die in das Archiv mit dem Sie gerade arbeiten eingetragen werden Ein relational verbundenes Archiv liefert weitere Informationen zum Stichwort das hei t Sie arbeiten mit vorhandenen Daten in beiden Archiven ohne diese Daten auszutau schen Man nennt dieses assoziative Suchverfahren auch Hypertext Was ist der Unterschied zwischen Zusatz Info und Hypersuche Gemeinsam ist Bei beiden Funktionen werden zusammengeh rende Informationen aus verschiedenen Archiven gesucht Bei der Hypersuche kann auch eine relationale Ver kn pfung als weiterer Schritt automatisch durchgef hrt werden Der Unterschied am Beispiel Das Problem Sie suchen eine Rechnung der Firma H bner vom M rz 1996 und haben dann eine telefonische Nachfrage bei H bner Die L sung mit Zusatz Info Suche im Rechnungseingangsarchiv nach H bner und 03 1996 Die Rechnung wird angezeigt ber die Schaltfl che i im Feld Name die Adressverwaltung aufrufen Die Adresse mit Telefonnummer wird angezeigt Vorteil Sie haben bersichtlich zun chst
473. tz Trennzeichen 4 Dateityp Dokumente Dokumenten Trenner Hilfe Abbrechen Absatzmarke 1310 il Als Dokumenten Verbindung wird ein Editor angegeben So wird jede Adresse mit den dazugeh rigen Rechnungen als jeweils ein Datensatz in das Archiv bernommen 23 2 2 Import von Dbase Daten anderes Import ASCIVANSI Archiv jeglicher Art Wie ASCIV ANSI Daten k nnen auch Daten im Dbase Format in ein Archiv importiert werden e Wenn die Dbase Daten in das aktuelle Archiv eingespielt werden sollen rufen Sie den Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Dbase Import auf 410 Teil4 23 Datenaustausch und numerieren Sie die Felder in die die Daten eingetragen werden sollen fortlaufend e Wenn die Dbase Daten in das aktuelle Archiv eingespielt werden sollen kontrollieren Sie unbedingt mit dem Men punkt Feldauswahl f r Daten typen im Men Einstellungen da die f r die bertragung richtigen Datentypen z B Datum Zahlenfeld eingetragen sind Wenn f r die Dbase Daten ein neues Archiv angelegt werden soll brauchen Sie die vorgenannten Schritte nicht auszuf hren gt Rufen Sie den Men punkt Datenbank Import Dbase auf gt Geben Sie den Pfad und Namen der Dbase Datei ein die importiert werden soll gt Mit dem Befehl OK wird der Importvorgang durchgef hrt Wenn eine Feldauswahl f r Dbase Import aktiviert ist wird der Import in das aktuelle Archiv ausgef hrt ohne Abfrage Wenn
474. tzen suche p drdoc ersetze durch q drdoc WICHTIG Wenn die Replikation nicht ausschlie lich im Standardmodus Dubletten ersetzen d h korrespondierender Datensatz im Zielarchiv wird durch aktualisierten Datensatz aus Quellarchiv berschrieben arbeiten soll Replikations Inhalt muss mittels ASCII Export Definition konfiguriert werden Anwendungsbeispiel Tabelleninhalt im Quellarchiv soll im Zielarchiv an vorhandenen Tabelleninhalt angeh ngt werden Diese ASCII Export Definition muss unter der Benutzeranmeldung des Abgleichbenutzers f r die Eilialarchivumgebung vorgenommen werden e Dr DOC C S Kommunikations Pfad Struktur Kern dieser Kommunikations Pfad Struktur ist der unternehmensweit identische Dr DOC Server Kommunikationspfad z B p drdoc d h dieser Kommunikationspfad gilt jeweils f r den Dr DOC Serverproze sowohl in der filialen als auch in der zentralen Archivumgebung Die Unterscheidung zwischen filialer und zentraler Archivumgebung erfolgt ber den Client Kommunikationspfad F r zentrale Archive ist der Client Kommunikationspfad identisch mit dem Dr DOC Server Kommunikationspfad z B p drdoc F r filiale Archive lautet der Client Kommunikationspfad dann beispielsweise q drdoc Dr DOC Kommunikations Pfad Struktur f r Netzwerke bersicht C S Komponente Kommunikationspfad Zentralarchiv Filialarchiv Dr DOC Server Proze Dr DOC Client Der Zugriff eines Dr DOC Clients auf ei
475. tzen m s sen Ohne Bildrahmen wird kein Bild archiviert Falls ein Rahmen nicht wie gew nscht platziert ist oder sp ter bearbeitet wer den soll setzen Sie den Mauszeiger in diesen Rahmen und dr cken die rechte Maustaste So wird die entsprechende Rahmendefinition wieder aufgerufen in der Sie nderungen vornehmen oder den Rahmen l schen k nnen gt Rahmen speichern Wenn Sie die Rahmenkonfiguration speichern m chten geben Sie im OCR Modul im Dialogbereich Rahmen einen Namen an und aktivieren Speichern Hier k nnen Sie sich im brigen auch mit bersicht die einzelnen Rahmen definitionen einer Konfiguration tabellarisch anzeigen lassen Teil 3 _12 Neueingabe 175 Eine Rahmenkonfiguration ist archivspezifisch und kann nicht auf ein anderes Archiv Hinweis bertragen werden gt Rahmen ndern l schen Soll eine Rahmenkonfiguration ge ndert werden rufen Sie diese aus der List box aus und klicken auf bersicht Sie erhalten eine tabellarische Ansicht der zugeordneten Rahmen Markieren Sie den Rahmen den Sie ndern m chten Im Rahmen Definitions Dialog k nnen Sie nun nderungen vornehmen bzw den gew hlten Rahmen l schen gt Rahmenkonfiguration l schen Um eine ganze Rahmenkonfiguration zu l schen w hlen Sie die gew nschte aus und markieren Sie diese Klicken Sie auf L schen es erscheint ein Aus wahldialog aus dem Arbeitsspeicher Wenn die Konfiguration geladen und am
476. u ment Fenster angezeigt Sie k nnen das gescannte Dokument wie folgt abspeichern e Erg nzen Sie in Dr DOC die Profildaten f r das gescannte Dokument e Speichern Sie Ihr Dokument ber das Symbol Datensatz speichern Sie k nnen nun weitere Dokumente einscannen oder ber das STOP Symbol den Neueingabe Modus beenden und in das Grundmen zur ckkehren Teil 2 Schnelleinstieg 6 Erste Schritte 89 6 8 Men punkt Ansicht Konfiguration Im Folgenden m chten wir Ihnen zeigen wie Sie in dem Men punkt Ansicht die Anzeige der Teilfenster Treeview und Auswahlliste steuern k nnen Rufen Sie den Men punkt Ansicht auf und aktivieren bzw deaktivieren Sie die gew nschten Teilfenster Treeview und Auswahlliste Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einste v Symbolleiste v Statuszeile Treeview v Auswahlliste v Maske als Hintergrund v wWorkflow Manager v Daten Strg D Desktop Strg D Desktop als Teilbild Abb 6 22 Konfiguration der Ansichtsoptionen in dem Men Ansicht Deaktivieren Sie im Men Ansicht die Anzeige der Auswahlliste und des Treeviews Hinweis wenn Sie die Gr e des Datensatzmasken Fensters maximieren m chten Verwenden Sie f r das Bl ttern von Datensatz zu Datensatz in der Datensatz Ansicht die blauen Pfeilsymbole in der Symbolleiste Der Men punkt Ansicht ist sehr hilfreich Machen Sie sich daher
477. uchvorgang mit OK Beispiele zu allen Sucharten finden Sie am Ende des KAPITELS 14 SUCHEN Hinweis 208 a Teil 3 _14 Suchen 44 Feldsuche Im archivierten CI Dokument Im Redlining des NCI Dokumentes Global ber alle Felder Volltext Mit Hilfe der Feldsuche k nnen Sie feldorientiert nach allen Eintr gen des Ar chivs suchen Die Feldsuche kann ber indizierte und oder nichtindizierte Felder erfolgen Dabei k nnen auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern bzw lo gisch innerhalb eines Feldes verkn pft werden Auswahlliste Sortierung bestimmen In den meisten F llen bleiben Auswahlliste und Sortierung bestehen Wenn Sie eine nderung vornehmen wollen m ssen Sie dies vor dem Suchvorgang tun Wie Sie im einzelnen vorgehen entnehmen Sie den vorstehenden Kapiteln Suche Men punkt Datenbank Feldsuche aufrufen bzw Symbol f r Feldsuche anklicken gt Suchbegriff e in die Felder eingeben Folgende Eingaben sind m glich Teil 3 14 Suchen Suchen nach bestimmten Eintr gen in einem Feld Geben Sie den Suchbegriff in das jeweilige Feld ein Sie suchen z B alle Datens tze die im Feld Name den Eintrag Maier enthalten Eine Besonderheit ergibt sich bei Feldern die als Bereichsdatentyp definiert sind hier k nnen Sie nach einem Wert suchen der innerhalb des angegebe nen Bereichs liegt Sie suchen nach 1830 und finden auch Datens tze die den Eintrag 1815 1864 enthalten Suchen
478. ufrufen Eintrag markieren und mit OK die Suche starten Allgemeine Suchvorlagen Tip Es kann sinnvoll sein Suchvorlagen die von allen Benutzern h ufiger ben tigt werden als allgemeine Suchvorlage abzuspeichern z B Alle Datens tze des Archivs suchen etc Registrieren Sie sich dazu als Benutzer PUBLIC und f hren Sie die oben angege benen Schritte durch 368 Teil 4 20 Einstellungen 20 2 2 Angaben in der Auswahlliste gt Men punkt Einstellungen Feldauswahl f r Auswahlliste aufrufen Neuen Konfigurationsnamen eingeben oder vorhandenen ausw hlen und Editieren Oder In den Datenbankeinstellungen Spalte Auswahlliste aktivie ren neuen Namen eingeben mit Neu aufnehmen und nun Editieren oder direkt Eintragungen vornehmen gt Die Felder die in der Auswahlliste aufgef hrt werden sollen durch numerieren Hinter der Nummer nach einem Leerzeichen mit einer Zeichenanzahl die Spaltenbreite bestimmen Die Zeichenanzahl ist auf 253 Zeichen begrenzt wobei die Liste ab ca 80 Zeichen gescrollt werden kann Me E Auswahl Satz Nr 1 37 von 37 Beispiel E Feldauswahl f r Auswahlliste Adressdaten Bankverbindung Andersen Consulting Frau Arztpraxis Dr Pichl Martina Frau Dr Ausleihdienst Herr Pollinge Berger Helmut Herr Berger Feldnann AG Herr Althaus Franke amp Partner Herr Franke Heyde Partner Herr Pelz Institut f r Ornitologie Herr Eschnanr Klapczinsky Heinrich Herr Klapczir
479. ument Archiv Neueingabe Maske zur Erfassung des Workflow Dokuments 546 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht ber den ebenfalls automatisch ge ffneten Dialog Dateiarchivierung k nnen Sie das zu archivierende Dokument ausw hlen Nachdem Sie das zu archivie rende Dokument ausgew hlt und die Profildaten eingegeben haben k nnen Sie das Dokument mit Hilfe des Befehls Datensatz speichern ablegen Sie k nnen nun dem Workflow noch weitere Dokumente zuweisen oder ber einen Klick auf das Stop Symbol zum Workflow Datensatz zur ckkehren EA Dr DOC POSTEINGANG Dok Quelle mspaint Datei Ansicht mspaint D Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisatio an A Baarle mem Aktionen m EEko Aufgabe bearbeiten 24 12 2001 09 49 21 12 2001 09 49 Aufgabe Versionsverwaltung Workfiow Steuerung Betreff Aufgabe bearbeiten fsan Zugewiesen am 21 12 2001 09 49 EEE HE EEE gt 2412 2001 00 40 Erinnerung ab 24 12 2001 03 49 TFT z Go Workflow Manager Bearbeitung mit R ckmeldung Aufgabe bearbeiten Nicht begonnen p Verkauf MA S PUBLIC Aufgabe bearbeiten R ckmeldung Abb 37 39 WF Hauptarchiv ber das Symbol Dokument anzeigen k nnen Sie die mit dem Workflow verbundenen Dokumente anzeigen lassen ber einen Klick auf des Dokument anzeigen
480. un in einem weiteren unabh ngigen Archiv das detaillierte Informationen bzw Kurzfassungen enth lt die betreffende Kurzfassung aufrufen Rechnungseingang Sie haben eine archivierte Rechnung eines Lieferanten eingesehen und ben tigen nun die Anschrift Telefonnummer des Lieferanten f r eine R ckfrage Dazu ist ber den Lieferanten Namen eine Adressverwaltung verbunden die die gew nschten Daten enth lt Dieselbe Adressverwaltung kann auch als Thesaurus verbunden sein siehe Beispiel im vorigen Kapitel Voraussetzung zum Ben tzen der Zusatz Info ist da Sie in beiden Archiven ein identisches Feld definiert haben d h ein Feld das in beiden Archiven den gleichen Eintrag enth lt 399 Beispiele 400 Teil4 22 Archive relational verbinden Zusatz Info verkn pfen Den Dialog zur Verbindung der Zusatz Info mit dem aktuellen Archiv erhalten Sie im aktuellen Archiv ber Einstellungen Zusatz Info Zus tze Definition F x Zus tze Feld Zus tze Archiv 1 _i v D DRDOCARCHIVE ADRESS W hlen 2 m Suchfelder 3 Aeneiden Fima 000 Adress_ID dressID 4 Zus tzefelder AdressID_weitere pr 5 Zuordnen Optionen Feldauswahl f r Auswahlliste Sortierung f r Auswahlliste 6 FIRMA X FIRMA v L schen Hite Abbrechen 3 4 Hier werden die Feldnamen des aktuellen Archivs angezeigt W hlen Sie aus der Liste das Feld in dem d
481. v Dr DOC Workflow erm glicht Workflow Schritt spezifische Pflichtfelddefinitionen Diese Pflichtfelddefinitionen k nnen hier definiert und im Dialog Workflowschritt definieren zugewiesen werden Siehe auch Beschreibung Einstellungen Feldauswahl f r Pflichtfelddefinition Das Aussehen der Workflow Symbolleiste h ngt ab von dem aktuellen Archiv und von dem jeweiligen Arbeitsschritt Die Workflow Symbolleiste im WF Hauptarchiv und WF Typenarchiv enth lt folgende Symbole aaia EA Die Workflow Symbolleiste im Workflow Dokumenten Archiv enth lt folgende Symbole 4 At uf A Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration 473 36 2 Erstellen von WF Archiven 36 2 1 WF Hauptarchiv erstellen F hren Sie den Befehl Archiv Neu aus um den Dialog Dr DOC Assistent zu starten W hlen Sie entsprechend den Anforderungen f r ein Client Server Archiv als Pfad f r Ihr WF Hauptarchiv das Komm Server Verzeichnis Ihrer Dr DOC Archivumgebung aus Tragen Sie einen Namen f r Ihr WF Hauptarchiv ein und setzen Sie die Schalter entsprechend der nachfolgenden Abbildung DrDoc Assistent u v CE Bu 1 Abb 36 11 Dr DOC Archiv Assistent Erstellen eines WF Hauptarchives 474 Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 36 Administration Best tigen Sie anschlie end den Dr DOC Assistenten mit OK Der Dr DOC Datenbank Editor wird gestartet Dr DOC ha
482. wender Sicht Nach dem Start des Workflows gelangen Sie automatisch zur ck ins Dokumen tenarchiv Editieren Sie gegebenenfalls abschlie end die Profildaten des Doku ments und speichern Sie das Dokument ab EA DrDoc POSTEINGANG Neueingabe C A_TMP YOLLAUSDRUCKA4 DOC gt Archiv Bearbeiten Ansicht Datenbank Datensatz Dokument Einstellungen Workflow Organisation Fenster Hilfe esz eA a Fe ODl NEEE Suchergebnisse IS Erfassung OCR Text Bearbeitung Posteingang xe i wia Eingangsschreiben Brief Mustermanr Abb 37 24 Dokument Archiv Speichern des Dokuments mit Profildaten Teil 5 Dr DOC Workflow Modul 37 WF Anwender Sicht 37 5 2 Ausgangspunkt WF Archiv 37 5 2 1 WF Archiv Dokument Definition mit WF Typ Vorbelegung Durch Auswahl der gew nschten Dokument Definition ber den Dokument Assistenten gelangen Sie automatisch in die Neueingabe des WF Hauptarchiv s W hlen Sie dann aus dem ebenfalls automatisch angezeigten Dialog Work flow die zust ndigen Benutzer bzw Benutzergruppen aus und starten Sie den Workflow durch Speichern des Workflow Datensatzes O Ansicht E e Benutzer E e Benutzergruppen E Gruppen bersicht 2 Fimax H Buchhaltung B EDV H R Einkauf Abbrechen Abb 37 25 Workflow Start Manuelle Zuweisung einer Benutzergruppe Es q Fenster Hie 1elxi BEER aF Ataa Veninseualim Wal
483. werden die Profildaten und interne Verwaltungsdaten abgelegt Vorgegeben ist hierf r das Unterverzeichnis DBANK Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind muss dieses Verzeichnis auf dem Archiv Server liegen also lokale Laufwerkbenennung Hilfsdateien Als Hilfsdateien gelten die verschiedenen archivspezifischen Einstellungen Vorgegeben ist hierf r das Unterverzeichnis FORM Wenn Archiv und Netzwerk Server getrennt sind kann das Verzeichnis auf dem Netzwerk Server liegen Empfohlene Konfiguration auf Archivserver anlegen Werden in einem vorhandenen Archiv nachtr glich die Pfadangaben f r Verwaltungs Archiv und oder Hilfsdateien ver ndert so werden die betreffenden Dateien bei Verlassen des Men punktes Archivparameter editieren automatisch in das neu angegebene Verzeichnis kopiert und im alten Verzeichnis gel scht NCI und CI Archiv Die archivierten Dokumente werden in zwei Container Dateien abgelegt die von Dr DOC verwaltet werden Dabei wird getrennt in die Datei f r Cl Dokumente und diejenige f r NCI Dokumente Beide Dateien k nnen auf beliebigen Speichermedien angefangen bei der Festplatte bis zur Jukebox angelegt werden Welches Speichermedium Sie w hlen h ngt von der Anzahl Teil 4 16 Archiv einrichten und Gr e der zu archivierenden Dokumente ab Geben Sie hier das entsprechende Laufwerk bzw den Pfad an Beachten Sie dass auf Worm Medien nicht direkt archiviert werden kann Cont
484. ypen Geben Sie ein E f r Einzeiliges Feld M f r Endlosfeld Memofeld T f r Tabelle S f r Schalter max bzw Feldl nge min Der hier eingegebene Zahlenwert gibt an wie viele Zeichen der Feldeintrag mindestens bzw maximal enthalten darf 281 282 Tip im Netz Teil 4 16 Archiv einrichten 16 3 Masken erstellen Die Datenbankfelder m ssen am Bildschirm angeordnet werden Mehrere unterschiedliche Anordnungen sind m glich und werden als Masken gespeichert Eine Maske muss nicht alle verf gbaren Datenbankfelder enthalten unabh ngig von den Daten die ein Datensatz enth lt Da der Zugriff auf eine Maske von den Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Benutzers abh ngt sind Masken neben dem Datensatz Zugriffsschutz durch die Benutzerverwaltung ein weiteres Mittel zur Geheimhaltung von Daten die nicht allgemein verf gbar sein sollen Wenn Sie Masken erstellen die an mehreren Arbeitspl tzen verwendet werden sollten Sie die gr te Bildschirmaufl sung verwenden die im Netz verwendet wird Nur so ist sichergestellt dass an allen Arbeitspl tzen die vollst ndige Maske ohne scrollen zu m ssen sichtbar ist Wenn sehr unterschiedliche Aufl sungen ben tzt werden sollten Sie auch berlegen ob nicht zwei verschiedene Masken sinnvoll sind z B eine f r die Aufl sung 800x640 eine f r die Aufl sung 1024x768 e Entweder beim Neueinrichen eines Archivs mit OK die Datenb
485. z System l uft das Programm unabh ngig vom eventuell vorhandenen Netz nur auf einem Rechner lokal Es kann von anderen Arbeitsstationen nicht darauf zugegriffen werden Netz Um mehreren Benutzern den vollparallelen Zugriff auf die gleichen Archive zu erm glichen setzen Sie Dr DOC im Netz ein Hier gibt es zwei M glichkeiten Standardnetz Die Daten werden zentral auf einem Netzserver gehalten Ein wesentlicher Nachteil ist die bis zu 1000fache Mehrbelastung des Netzwerks an sich Der Einsatz als Standardnetz sollte nur gew hlt werden wenn der Client Server Betrieb aus hardware technischen Gr nden nicht m glich ist Client Server Der Einsatz als C S System ist dem Standardnetz vorzuziehen Neben der so gering wie m glich gehaltenen Belastung des Netzwerks sind erh hter Zugriffsschutz und mehr Datensicherheit ein wichtiges Kriterium 33 34 Teil 1 1 Installation Einzelplatzversion 1 INSTALLATION EINZELPLATZ 1 Zur Installation von Dr DOC legen Sie die Dr DOC CD in das CD Laufwerk ein Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch startet gehen Sie wie folgt vor e entweder im Explorer das CD Laufwerk ausw hlen und die Datei Setup exe doppelklicken e oder den Start Button bet tigen und den Befehl Ausf hren aufrufen Klicken Sie im Dialog Ausf hren auf die Schaltfl che Durchsuchen und w hlen Sie die Datei Setup exe im CD Laufwerk aus und klicken Sie auf die Schaltfl che ffnen
486. zeichnis Das lokale Arbeitsverzeichnis muss auf jedem Client identisch und physikalisch verf gbar sein f Pfad f r Kommunikation Nicht Editieren Die Clientparameter best tigen Sie mit OK Die Client Parameter k nnen nur vom Supervisor und nur am Archiv Server editiert werden Wenn also f r die Clients z B eine Anderung der grunds tzlichen Nach Neueingabe Maske l schen Option n tig ist so muss dies am Archiv Server erledigt werden und gilt dann f r alle Hierbei ist zu beachten dass diese nderung am Archiv Server nur vorgenommen werden kann wenn der Serverprozess am Archiv Server vorher beendet wurde Sie speichern die Einstellungen nun mit dem Befehl OK 309 Tip 310 Teil4 16 Archiv einrichten 16 7 3 Zusammenfassender berblick f r C S Pfade Die angegebenen Pfad Konfigurations Beispiele gelten folgende zwei F lle 1 NETZ UND ARCHIV SERVER SIND EIN GER T 2 NETZ UND ARCHIV SERVER SIND ZWEI GER TE z B Novell Netz Pfad f r Ger t Serverparameter Clientparameter Verwaltungsdatei S c drdoc komm server c drdoc client Archivdateien S c drdoc dbank Hilfsdateien S c drdoc form c drdoc form NCI Archiv S c drdoc dbank NCIOO standardm ig oder Jukebox LW etc Cl Archiv S c drdoc dbank CI00 standardm ig oder Jukebox L W etc Lokales AV S CI cAdrdoc tmp c drdoc tmp Kommunikation S c drdoc komm c drdoc komm Teil 4 17 Ver
487. zifische Hilfe neu erstellt werden oder z B eine lokale Hilfe in eine zentrale umgewandelt werden geben Sie den gew nschten neuen Na men und Pfad an Im nachfolgenden Dateiwahl Dialog geben Sie Pfad und Na men der zu kopierenden Hilfedatei an Diese wird der Grundstock f r Ihre neue Hilfe sein Teil4 Weiter Tools 33 Hilfe w hlen und pflegen 455 Archivspezifische Hilfe f r alle Tip Wenn Sie eine archivspezifische Hilfe nicht nur an den Clients sondern auch am Server nutzen wollen wandeln Sie diese Hilfe in ein C S Archiv um Die einzelnen Schritte zur Umwandlung entnehmen Sie Kapitel 22 Der Aufruf einer vorhandenen speziellen Hilfe zu einem Archiv kann auch direkt mit Hinwei dem Programm bzw dem Archiv Aufruf erfolgen ee WEITERE INFORMATIONEN DAZU ENTHALTEN DIE KAPITEL amp 8 1 STARTEN 11 1 ARCHIV W HLEN 33 2 Hilfetexte ndern Zum ndern der Hilfetexte bewegen Sie den Cursor an die gew nschte Stelle und geben Ihren Text ein Beachten Sie da ein Absatz innerhalb eines Hilfetextes mit Strg erfolgt Mit dem Befehl ndern werden die gew nschten nderungen bernommen 456 Schritt f r Schritt Teil 4 Weitere Tools 34 Dr DOC deinstallieren 34 DR DOC DEINSTALLIEREN Falls Dr DOC komplett vom Rechner entfernt werden soll f hren Sie folgende Schritte aus gt Deinstallations Programm starten Starten Sie das Programm Dr DOC Uninstall aus dem Startmen
488. zum speziellen Archiv geh renden Da teien vorhanden sein Der Steuersatz erh lt in diesem Fall immer den Namen steuer txt oder e Die Steuers tze unterschiedlicher Archive werden verschieden benannt z B f r die Adressverwaltung steuer txt und f r das Literaturarchiv 386 Teil 4 20 Einstellungen steulit txt Der Pfad f r DATEN BERGABE Vorlagen kann in diesem Fall f r alle Archive derselbe sein Nur muss darauf geachtet werden da s mtliche ben tigten Steuersatzdateien vor dem Erstellen von Formularen in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert werden und dort vorhanden sind Winword Word aufrufen und den Steuersatz anlegen In dieser Datei stehen die Feldnamen des Archivs in der Auswahl und Reihenfolge wie im Archiv angegeben Diese Datei speichern im Verzeichnis das im Archiv als Pfad f r TV Vorlagen angegeben ist und im Verzeichnis das als lokales Arbeitsverzeichnis angegeben ist Legen Sie f r die Vorlagen eines Archivs z B f r die Adressverwaltung einen gemeinsamen Steuersatz an der die Feldnamen aller Vorlagen enth lt Sie m ssen jedoch unbedingt darauf achten da die Reihenfolge der Feldnamen mit der Reihenfolge der Feldauswahl im Archiv bereinstimmt Ein Steuersatz k nnte z B folgenderma en aufgebaut sein um f r Brief und berweisungsformular gemeinsam zu gelten name1 gt name2 gt name3 stra e ort gt anrede bank blz ktonr P Felder im Archiv ausw hlen Grunds tzlich ben t

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