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(IMI) – Benutzerhandbuch

1. Um die Umsetzung von Artikel 28 Absatz 7 der Dienstleistungsrichtlinie zu unterst tzen wurde im IMI eine Registerdatenbank entwickelt Der genannte Artikel schreibt den Mitgliedstaaten verbindlich vor Dienstleisterregister zu erstellen auf die die zust n digen Beh rden anderer Mitgliedstaaten zugreifen k nnen Das Registerverzeichnis ist nicht auf Register beschr nkt die sich auf Dienstleister beziehen Zu dem Verzeichnis k nnen Informationen ber jedes beliebige Register hinzugef gt und es kann von jedem IMI Nutzer durchsucht werden Die Informationen ber die Register erm glichen es den Beh rden in anderen Mitgliedstaaten die Registersuche zu nutzen und nach Daten zu suchen die sie f r die Verwaltungszusammenarbeit ben tigen Auf diese Weise er brigen sich m glicherweise bestimmte Informationsanfragen Register Wer kann welche Aufgaben ausf hren In der folgenden Tabelle sind die Nutzerrechte in Bezug auf das Einsehen und Verwalten von Registern aufgef hrt Register einsehen Alle IMI Nutzer k nnen alle Register einsehen Register hinzuf gen Jeder LDV jeder Beh rde Daten bearbeiten einschlie lich der verwaltenden Beh rde LDV der verwaltenden Beh rde Register aus dem Verzeichnis l schen LDV der verwaltenden Beh rde Hinzuf gen von Registern Jeder Nutzer mit den Rechten eines lokalen Datenverwalters LDV kann Register zum Verzeichnis hinzuf gen Zum Hinzuf gen eines Registers m ssen Si
2. Das Binnenmarkt Informationssystem IMI Benutzerhandbuch Aktualisierung 2012 DE Das Binnenmarkt Informationssystem IMI Benutzerhandbuch Aktualisierung 2012 Europe Direct soll Ihnen helfen Antworten auf Ihre Fragen zur Europ ischen Union zu finden Geb hrenfreie Telefonnummer 00 80067891011 Einige Mobilfunkanbieter gew hren keinen Zugang zu OO 800 Nummern oder berechnen eine Geb hr Zahlreiche weitere Informationen zur Europ ischen Union sind verf gbar ber Internet Server Europa http europa eu Katalogisierungsdaten befinden sich am Ende der Ver ffentlichung Luxemburg Amt f r Ver ffentlichungen der Europ ischen Union 2012 ISBN 978 92 79 26038 4 doi 10 2780 75185 Europ ische Union 2012 Nachdruck mit Quellenangabe gestattet Inhaltsverzeichnis u 1 Einleitung 2 Die Grundlagen 2 1 Was ist das IMI 2 2 Wie funktioniert das IMI 2 3 Wer ist am IMI beteiligt 2 3 1 Zust ndige Beh rden 2 3 2 IMI Koordinatoren 2 3 3 Europ ische Kommission 2 4 Beh rdenrollen im IMI W 0 0 0 0 0 JJ N 2 5 Nutzerrollen 3 Zugang zum IMI 11 3 1 Registrierung im IMI 11 3 1 1 Registrierung durch einen IMI Koordinator 11 3 1 2 Selbstregistrierung Leitlinien f r zust ndige Beh rden 11 3 1 2 1 Aufforderung zur Registrierung im IMI 11 3 1 2 2 Selbstregistrierung Schritt f r Schritt 12 3 1 2 3 Registrierung abgeschlossen Wie geht e
3. Dienstleistungen k nnte beispielsweise eine regionale Architektenkammer sowohl der nationalen Architektenkammer als auch dem Wirtschaftsministerium angeschlossen sein Je nach Inhalt der betreffenden Anfrage k nnte die regionale Beh rde der Anfrage einen der beiden Koordinatoren anschlie en Angeschlossene Koordinatoren werden bei der Registrierung oder Validierung der Beh rde im IMI durch den validierenden Koordinator festgelegt Diese Zuordnungen k nnen auch sp ter noch durch den Zugangskoordinator der Beh rde f r den jewei ligen Rechtsbereich ge ndert werden Dar ber hinaus kann der lokale Datenverwalter der Beh rde angeschlossene Koordinatoren nach Bedarf hinzuf gen oder ndern Nutzerverwaltung Jede registrierte Beh rde muss mindestens eine Person als IMI Nutzer benennen Der erste Nutzer jeder Beh rde erh lt alle Nutzerrechte die f r die IMI Module verf gbar sind zu denen der Beh rde Zugang gew hrt wird Jeder zus tzliche Nutzer der f r die Beh rde registriert wird ist mindestens ein Normalnutzer Normalnutzern k nnen weitergehende Rechte erteilt werden damit sie Zugang zu zus tzlichen IMI Funktionen erhalten Normalnutzer k nnen nach einer zust ndigen im IMI registrierten Beh rde suchen und das im IMI verf gbare Registerverzeichnis durchsuchen Jeder Nutzer mit den Rechten eines lokalen Datenverwalters kann bei Bedarf zus tzliche Nutzer registrieren Die Nutzer erhalten bestimmte Nutzerrechte die regeln
4. gt Wenn Sie ein IMI Koordinator sind lesen Sie bitte die Leitlinien zur Selbstregistrierung zur Registrierung von Beh rden und zur Registrierung von IMI Koordinatoren in Kapitel 9 Selbstregistrierung Leitlinien f r zust ndige Beh rden Je nach Zust ndigkeitsbereich Ihrer Beh rde kann ein IMI Koordinator Sie auffordern sich f r einen oder mehrere der von ihm koordinierten Rechtsbereiche und Abl ufe im IMI zu registrieren Aufforderung zur Registrierung im IMI Sie erhalten eine E Mail in der Ihre Beh rde aufgefordert wird sich im IMI zu registrieren In dieser E Mail finden Sie den Namen und die E Mail Adresse des IMI Koordinators der Ihnen die Aufforderung geschickt hat Daneben finden Sie in dieser Aufforderungs E Mail einen Link zur Registrierungsseite des IMI und einen Registrierungscode den Sie einmalig ben tigen um die Registrierung vorzunehmen Bitte beachten Sie dass dieser Registrierungscode nur 30 Tage g ltig ist Haben Sie Ihre Beh rde f nf Tage vor Ablauf der G ltigkeitsdauer Ihres Registrierungscodes noch nicht registriert erhalten Sie eine entsprechende Erinnerung 11 3 1 2 2 3 1 2 3 3 2 Selbstregistrierung Schritt f r Schritt gt Sicherheitsabfrage Bevor Sie mit der Registrierung beginnen k nnen m ssen Sie aus Sicherheitsgr nden einen per Zufallsgenerator erstellten Code eingeben der Ihnen am Bildschirm angezeigt wird Captcha Au erdem m ssen Sie den Registrierungscode eingeben
5. Diese Profileinstellungen werden bei der Registrierung der Beh rde im IMI erstmals ausgew hlt Sobald die Beh rde registriert ist kann ihr Zugangskoordinator f r den Rechtsbereich der den Ablauf unterst tzt sie jederzeit ndern Ablaufeinstellungen f r zust ndige Beh rden Die nachstehenden drei Profileinstellungen beziehen sich auf den Ablauf f r Anfragen Sie k nnen nur vom Koordinator ge n dert werden nicht von der zust ndigen Beh rde selbst Bitte beachten Sie dass die Antworten auf die entsprechenden Fragen f r ein und dieselbe Beh rde je nach Rechtsbereich unterschiedlich ausfallen k nnen 1 Ben tigt die Beh rde die Genehmigung des Koordinators bevor sie f r diesen Rechtsbereich Informationsanfragen versenden oder beantworten kann STANDARD NEIN Einige Mitgliedstaaten m chten gegebenenfalls dass bestimmte zust ndige Beh rden IMI Anfragen in einem Rechtsbereich nur dann verschicken und beantworten k nnen wenn der entsprechende IMI Koordinator dies genehmigt hat Das Genehmigungsverfahren wird in Kapitel 5 3 7 erl utert 2 Ist die Beh rde in Ausnahmef llen befugt Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten abzulehnen STANDARD NEIN Mit dieser Einstellung wird festgelegt ob eine zust ndige Beh rde befugt ist eine Anfrage im Namen ihres Mitgliedstaats unmittelbar abzulehnen Erh lt eine zust ndige Beh rde eine Anfrage die sie nicht akzeptieren m chte weil sie in der Angelegenheit nicht zust ndig i
6. auf welche Informationen sie im IMI zugreifen und welche Operationen sie ausf hren k nnen Wenn Sie einen neuen Nutzer registrieren m chten m ssen Sie folgende Informationen eingeben gt Namen und Vornamen gt bevorzugte Arbeitssprache in der alle E Mail Benachrichtigungen vom System an den Nutzer verfasst werden gt E Mail Adresse diese wird f r alle E Mail Benachrichtigungen verwendet die vom System automatisch generiert werden und f r den Nutzer relevant sind jeder neu registrierte Nutzer muss ber eine eigene E Mail Adresse verf gen gt Telefonnummer fakultativ gt Nutzerrechte Rechte ber die der neue Nutzer in den einzelnen Rechtsbereichen und Abl ufen verf gen soll Die Nutzerrechte k nnen jederzeit ge ndert werden Wenn Sie der lokale Datenverwalter Ihrer Beh rde sind sind Sie f r die Verwaltung der Nutzerrechte s mtlicher Nutzer in Ihrer Beh rde verantwortlich Beachten Sie dass bestimmte Nutzerrollen je nach Rolle der Beh rde im IMI mindestens einem Nutzer in der Beh rde zugeteilt werden m ssen Nutzerrollen die sich speziell auf den Ablauf f r Informationsanfragen beziehen werden in Kapitel 5 beschrieben Informationen zu Nutzerrollen die an den Ablauf f r Vorwarnungen gebunden sind Artikel 29 und 32 der Dienstleistungsrichtlinie finden Sie in Kapitel 6 17 5 1 In diesem Kapitel wird erl utert wie eine Informationsanfrage im IMI bearbeitet wird Es enth lt eine Beschreibun
7. der Rolle einer zust ndigen Beh rde in den Rechtsbereichen registrieren und validieren f r die er verantwortlich ist gt Eine zust ndige Beh rde CA kann Zugang zu allen verf gbaren Abl ufen in dem Rechtsbereich erhalten zu dem sie Zugang hat Eine zust ndige Beh rde kann weder andere Beh rden registrieren noch die Zug nge zu Rechtsbereichen verwalten gt Bitte beachten Sie dass eine Beh rde in verschiedenen Rechtsbereichen verschiedene Rollen haben kann Beispielsweise kann ein Wirtschaftsministerium als DIMIC f r den Rechtsbereich Dienstleistungen fungieren und zugleich die Rolle der zust ndigen Beh rde im IMI Modul Berufsqualifikationen innehaben Unabh ngig von ihrer Rolle im Rechtsbereich k nnen IMI Koordinatoren eine oder beide der folgenden administrativen Rollen wahrnehmen Validierender Koordinator d h der Koordinator der eine Beh rde im IMI registriert und oder validiert und f r die Verwaltung der Daten dieser Beh rde verantwortlich ist Datenverwalter des validierenden Koordinators k nnen folgende Aufgaben ausf hren 6 In Mitgliedstaaten mit f deralen Strukturen k nnen SDIMICs in Ausnahmef llen einen LIMIC pro Region registrieren 46 9 1 2 9 1 2 1 9 1 2 2 Verwaltung von Beh rdennamen inoffizieller Bezeichnung Sprachen E Mail Kontaktadresse an die die meisten der automa tisch vom System generierten E Mails verschickt werden und Kontaktdaten Verwaltung der
8. r den Ablauf f r Vorwarnungen registrierte Beh rde eines Mitgliedstaats des EWR kann eine Vorwarnung initiieren wenn sie Kenntnis von einer gef hrlichen Dienstleistungst tigkeit in ihrem Zust ndigkeitsbereich erh lt Sie reicht die Vorwarnung bei einem Vorwarnkoordinator im eigenen Land ein Der Vorwarnkoordinator pr ft die Vorwarnung und ber mittelt sie an andere Mitgliedstaaten 2 In den Empf ngermitgliedstaaten best tigt jeweils ein Vorwarnkoordinator der als Posteingangsstelle vorgesehen wurde den Empfang der Vorwarnung Er leitet sie an die zust ndigen Vorwarnkoordinatoren und Vorwarnbeh rden in seinem Land weiter Vorwarnkoordinatoren k nnen auch weitere Empf nger hinzuf gen gt Beachten Sie dass sich einreichen und weiterleiten im Zusammenhang mit dem Vorwarnungsmechanismus im IMI stets auf Schritte beziehen die innerhalb eines Mitgliedstaats ausgef hrt werden bermitteln hingegen bedeutet das Versenden von Informationen von einem Mitgliedstaat an andere Mitgliedstaaten 3 Der Niederlassungsmitgliedstaat des betreffenden Dienstleisters ist zust ndig f r die Verwaltung der Schlie ung der Vorwarnung sobald das Risiko nicht mehr besteht Ist der Niederlassungsmitgliedstaat unbekannt liegt die Zust ndigkeit f r die Schlie ung bei dem Mitgliedstaat der die Vorwarnung initiiert hat Alle Beh rden im Niederlassungsmitgliedstaat die die Vorwarnung erhalten haben k nnen einen Vorschlag
9. Beh rden diesen t glichen Informationsaustausch zu erm glichen Es wurde von der Europ ischen Kommission in enger Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten entwickelt Das IMI ist ein System das in verschiedenen Rechtsbereichen zur Anwendung kommt darunter der Anerkennung von Berufsqualifikationen Richtlinie 2005 36 EG sowie der berwachung migrierender Dienstleister und der grenz berschreitenden Erbringung von Dienstleistungen Richtlinie 2006 123 EG Das IMI wird derzeit erweitert um zus tzliche Bereiche abzudecken Wie funktioniert das IMI Das IMI erleichtert den Informationsaustausch zwischen Beh rden Mithilfe des Systems k nnen die zust ndigen Beh rden die entsprechenden Stellen in anderen Mitgliedstaaten leicht finden und rasch und effizient mit ihnen kommunizieren Auf diese Weise werden praktische Kommunikationshindernisse berwunden insbesondere Unterschiede in den Verwaltungsstrukturen oder Sprachbarrieren So wird die Suche nach den richtigen Ansprechpartnern in den anderen Mitgliedstaaten erleichtert berwinden der Sprachbarriere die Kunst des M glichen Um die Kommunikation zwischen Beh rden in ganz Europa zu erleichtern kommen im IMI vorab festgelegte und vor bersetzte Fragen und Antworten in allen EU Amtssprachen zum Einsatz So kann beispielsweise ein Nutzer einer itali enischen Beh rde aus einer Reihe von Fragen auf Italienisch ausw hlen und die Anfrage nach Ungarn senden Dem ungarische
10. Datenverwalter Ihrer Beh rde einen Benutzernamen Sind Sie bei Ihrer Beh rde der erste Nutzer erhalten Sie Ihren Benutzernamen von dem IMI Koordinator der Ihre Beh rde registriert hat Sie erhalten Ihren Benutzernamen auf anderen Wegen als ber das System z B telefonisch oder pers nlich Registrieren Sie Ihre Beh rde auf Aufforderung eines IMI Koordinators hin selbst erhalten Sie Ihren Benutzernamen am Ende des Selbstregistrierungsverfahrens siehe auch Kapitel 3 1 2 2 Sobald Sie als Nutzer registriert wurden erhalten Sie zwei E Mails die vom IMI automatisch generiert werden Die erste E Mail enth lt Anweisungen f r die Anmeldung im System Die zweite E Mail die innerhalb von 48 Stunden nach der Registrierung verschickt wird enth lt Ihr vorl ufiges Passwort Sind Sie der erste Nutzer Ihrer Beh rde finden sich in dieser Mail auch Hinweise welche Daten und Einstellungen Sie aktualisieren sollten wenn Sie sich erstmals im IMI anmelden Erstmalige Anmeldung im IMI Um sich erstmalig im IMI anzumelden geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr vorl ufiges Passwort ein Daraufhin werden Sie aufgefordert ein eigenes Passwort zu w hlen Bitte bewahren Sie Ihr neues Passwort an einem sicheren Ort auf Nachdem Sie Ihr Passwort ge ndert haben fordert das System Sie auf einen zw lfstelligen Sicherheitscode zu w hlen und zur Best tigung erneut einzugeben Der Code sollte aus Buchstaben Ziffern und Symbolen bestehen Bitte bewahren Si
11. IMI Verwalter die Aufforderungen frei sodass sie ber Nacht verschickt werden k nnen der neue Status lautet dann Versandt Registrierung ausstehend Falls Sie eine oder mehrere Aufforderungen versehentlich eingereicht haben k nnen Sie den IMI Helpdesk der Kommission bitten die Aufforderungen zu blockieren Dies ist jedoch nur m glich solange sich eine Aufforderung noch im Status Eingereicht befindet im Status Versandt Registrierung ausstehend ist dies nicht mehr m glich Aufforderung abgelaufen Mit jeder Aufforderung wird ein individueller Registrierungscode verschickt der nur 30 Tage g ltig ist Wenn sich die zur Registrierung aufgeforderte zust ndige Beh rde nicht vor Ablauf der G ltigkeitsdauer des Registrierungscodes registriert erh lt die Aufforderung den Status Aufforderung abgelaufen Der Koordinator kann die Aufforderung dann gegebenenfalls erneut einreichen Aufforderung zur ckgezogen Der Koordinator der die Aufforderungen verschickt kann Aufforderungen mit Status Versandt Registrierung ausstehend oder Aufforderung abgelaufen zur ckziehen Eine zur ckgezogene Aufforderung verbleibt noch drei Monate in der Aufforderungsliste und wird danach automatisch gel scht Zur ckgezogene Aufforderungen k nnen vor Ablauf der dreimonatigen Aufbewahrungsfrist auch manuell gel scht werden Validierung abgelehnt Falls ein Koordinator es ablehnt die Registrierung einer Beh rde im IMI zu validier
12. Koordinator bermittelt Ebenso gehen alle Antworten einer Beh rde die dem Genehmigungsverfahren unterliegt und deren Anfragenkoordinator Antworten genehmigen muss nicht direkt an die andere Beh rde sondern zun chst zur Pr fung und Genehmigung an ihren Koordinator Beschlie t ein Koordinator eine neue Anfrage Antwort nicht zu genehmigen wird sie an die zust ndige Beh rde zur ckgesandt damit die von ihrem Koordinator vorgeschlagenen nderungen vorgenommen werden Anschlie end wird die aktualisierte Anfrage Antwort wieder zur Pr fung und Genehmigung an den Koordinator zur ckgesandt Kopieren von Anfragen Das IMI erm glicht es Ihnen auf Basis fr herer Anfragen neue Anfragen zu erstellen Dies kann beispielsweise n tzlich sein wenn Sie eine Anfrage an eine Beh rde senden m ssen die Sie bereits aufgrund desselben Gegenstands kontaktiert haben oder wenn Sie dieselben Fragen wie zuvor stellen m ssen Ebenso k nnen Sie neue Fragen zu einem zuvor angefragten Sachverhalt stellen wenn Sie weitere Informationen zu einer Anfrage ben tigen die Sie bereits im IMI geschlossen haben Um diese Funktion zu nutzen m ssen Sie die Anfrage ffnen die Sie als Basis f r die neue Anfrage verwenden m chten W hlen Sie anschlie end die Daten aus die in die neue Anfrage bertragen werden sollen z B die zu kontaktierende Beh rde die Fragen oder die Anh nge Sobald die neue Anfrage erstellt wurde k nnen Sie die restlichen Angaben h
13. auch im Entwurfstatus oder nach dem Schlie en genutzt werden 26 Es k nnen verschiedene Berichte erstellt werden gt Vollst ndiger Bericht einschlie lich personenbezogener Daten Dieser Bericht umfasst s mtliche Informationen die im Rahmen einer Anfrage im IMI erfasst wurden Dazu z hlen Angaben ber die anfragende und die antwortende Beh rde Einzelheiten ber die betroffene Person einschlie lich personenbezogener Daten gestellte Fragen und entsprechende Antworten Freitextkommentare oder auch Fragen und Anmerkungen zu beigef gten Dokumenten gt Vollst ndiger Bericht ohne personenbezogene Daten Dieser Bericht hnelt dem ersten nur dass er keine personenbezogenen Daten ber die betroffene Person enth lt gt Benutzerdefinierter Bericht M glicherweise m chten Sie einen Bericht erstellen der nur bestimmte Teile einer Anfrage enth lt Im System wird eine Liste mit Optionen angezeigt beispielsweise Angaben ber die anfragende und die antwortende Beh rde Einzelheiten ber die betroffene Person oder gestellte Fragen Nur die von Ihnen ausgew hlten Punkte werden in den Bericht aufgenommen gt Bericht f r die betroffene Person Dieser Bericht kann auf Ersuchen der betroffenen Person erstellt werden die Einsicht in die ber sie im IMI ausgetauschten Informationen verlangen kann gt Einverst ndniserkl rung der betroffenen Person Neben den Informationen die im Bericht f r die betroffene Person enthalten s
14. den Sie per E Mail erhalten haben Die Sicherheitsabfrage kann aus folgenden Gr nden fehlschlagen Der Registrierungscode ist ung ltig z B weil er abgelaufen ist die Aufforderung zur Registrierung wurde vom Koordinator zur ckgezogen oder aber ein anderer Nutzer in Ihrer Beh rde hat den Code bereits zur Registrierung verwendet Wird Ihr Registrierungscode nicht akzeptiert setzen Sie sich bitte mit dem Koordinator in Verbindung der die Aufforderung verschickt hat Er muss die Aufforderung m glicherweise erneut senden gt Eingabe von Daten ber Ihre Beh rde Nach erfolgreich durchlaufener Sicherheitsabfrage werden Sie vom System durch eine Reihe von Bildschirmseiten gef hrt auf denen Sie zur Eingabe von Daten ber Ihre Beh rde aufgefordert werden Dazu geh ren der Name der Beh rde ihre Kontaktdaten und Angaben zu ihren Zust ndigkeitsbereichen Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in Kapitel 4 gt Angaben zum ersten Nutzer Mit der Registrierung Ihrer Beh rde im IMI registrieren Sie auch den ersten Nutzer der sich im System anmelden kann sobald die Registrierung Ihrer Beh rde validiert wurde Bitte stellen Sie sicher dass Sie eine g ltige E Mail Adresse f r diesen Nutzer angeben da im Anschluss an die Registrierung wichtige Benachrichtigungen per E Mail an ihn verschickt werden Der erste Nutzer erh lt standardm ig die Rechte eines lokalen Datenverwalters sowie alle Rollen die sich speziell auf die Abl ufe be
15. die Kontaktadresse der Beh rde verschickt gt Die Beh rde wendet das Zuweisungsverfahren an Eine automatisch generierte E Mail wird an alle Nutzer der Beh rde mit Zuweiserrechten verschickt Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse der Beh rde Nachdem der Zuweiser die Anfrage einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern zugewiesen hat erhalten diese eine automatisch generierte E Mail mit der Benachrichtigung dass eine neue Anfrage eingetroffen und noch nicht akzeptiert ist Alle weiteren E Mail Benachrichtigungen in Bezug auf eine Anfrage werden an den zust ndigen Bearbeiter gesandt der als Letzter mit der Anfrage befasst war Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse der Beh rde Bei ausgehenden Anfragen wird die anfragende Beh rde beispielsweise benachrichtigt wenn ihre Anfrage ganz oder teilweise an eine andere antwortende Beh rde weitergeleitet wird oder beantwortet wurde Kommunizieren die beiden beteiligten Beh rden ber die Kommentarfunktion werden die Anfragenkoordinatoren per E Mail benachrichtigt wenn die andere Beh rde einen neuen Kommentar hinzugef gt hat Wird eine Anfrage erstmalig einem IMI Koordinator im Rahmen des Berufungsverfahrens vorgelegt gibt es zwei m gli che Szenarien gt Der Koordinator wendet das Zuweisungsverfahren nicht an Eine automatisch generierte E Mail wird an die Kontaktadresse des Koordinators verschickt Haben die zust ndigen Berufungsstellen beim Ko
16. die die Vorwarnung erhalten haben in einer automatisch generierten 35 6 3 6 2 6 3 6 3 E Mail dar ber benachrichtigt dass sie jetzt die M glichkeit haben den SchlieBungsvorschlag zu kommentieren Wenn der f r die Schlie ung zust ndige Koordinator ber die Befugnis zur Freigabe verf gt kann er den Schlie ungsvorschlag jederzeit bearbeiten oder l schen gt Hinweis Da die Stellungnahmephase nur einen Mitgliedstaat betrifft besteht hier keine Notwendigkeit f r ein Verfahren in zwei Schritten unter Beteiligung des Vorwarnkoordinators Die Vorwarnung hat nun den Status Schlie ungsvorschlag offen f r Kommentare Kommentieren eines Schlie ungsvorschlags Der Schlie ungsvorschlag bleibt innerhalb des Niederlassungsmitgliedstaats f r eine von allen Mitgliedstaaten vereinbarte Frist offen f r Kommentare Innerhalb dieser Frist kann der Vorschlag entweder von der Vorwarnbeh rde die ihn eingereicht hat oder von dem f r die Schlie ung zust ndigen Koordinator sofern ihm die Befugnis zur Freigabe erteilt wurde noch bearbeitet oder annulliert werden Mit Ablauf der Stellungnahmefrist werden die bermittler von Vorwarnungen innerhalb des f r die Schlie ung zust ndigen Koordinators per E Mail dar ber benachrichtigt dass die Stellungnahmefrist abgelaufen ist Ab diesem Zeitpunkt k nnen keine weiteren Kommentare hinzugef gt werden Der Schlie ungsvorschlag selbst kann jedoch noch bearbeitet oder a
17. eine eigens daf r vorgesehene Funktion im Men unter Zus tzliche Infos Die Einreichung und bermittlung von Einw nden erfolgt wie das Versenden sonstiger zus tzlicher Informationen in zwei Schritten Ein bermittler von Vorwarnungen innerhalb eines Vorwarnkoordinators entscheidet ob der Einwand den brigen Mitgliedstaaten bermittelt werden sollte oder nicht Nach bermittlung des Einwands werden alle Empf nger der Vorwarnung in allen Mitgliedstaaten in einer automatisch generierten E Mail entsprechend benachrichtigt Nach Ablauf der Widerspruchsfrist werden die bermittler von Vorwarnungen innerhalb des f r die Schlie ung zust ndigen Koordinators im Niederlassungsmitgliedstaat in einer automatisch generierten E Mail benachrichtigt Schlie en einer Vorwarnung Unter Ber cksichtigung etwaiger Einw nde anderer Mitgliedstaaten entscheidet der f r die Schlie ung zust ndige Koordinator der schlie ende Koordinator im Niederlassungsmitgliedstaat anschlie end ob die Vorwarnung geschlossen werden sollte Um eine Vorwarnung schlie en zu k nnen muss ein Nutzer als bermittler von Vorwarnungen innerhalb des f r die Schlie ung zust ndigen Koordinators fungieren Die Vorwarnung erh lt den Status Vorwarnung geschlossen Sobald die Vorwarnung geschlossen ist sind f r alle Nutzer nur noch folgende Informationen einsehbar ein berblick ber die Vorwarnung ohne personenbezogene Daten die Liste der Empf
18. einer Beh rde im Ablauf f r Anfragen zu Berufsqualifikationen wahrnehmen und als Posteingangsstelle im Ablauf f r Vorwarnungen f r die Dienstleistungsrichtlinie fungieren Ebenso kann eine nationale Industrie und Handelskammer die Rolle des DIMIC f r die Dienstleistungsrichtlinie die Rolle des Anfragenkoordinators im Ablauf f r den Informationsaustausch Anfragen und die Rolle der Vorwarnbeh rde im Ablauf f r Vorwarnungen wahrnehmen Nutzerrollen Registrierte Beh rden Koordinatoren benennen eine oder mehrere nat rliche Personen innerhalb ihrer Einrichtung als IMI Nutzer Jeder Nutzer muss im System registriert sein und erh lt bestimmte Nutzerrechte die regeln welche Operationen er im System ausf hren kann Da sich die im IMI registrierten Beh rden hinsichtlich Gr e und Struktur erheblich voneinander unterscheiden ist das System flexibel aufgebaut So kann beispielsweise eine kleine Beh rde mit wenigen Anfragen nur einen oder zwei Nutzer benennen die zur Ausf hrung s mtlicher Operationen im System berechtigt sind es ist empfehlenswert mindestens zwei Nutzer zu regis trieren sodass eine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit gew hrleistet ist Eine gro e Beh rde z B eine rztekammer mit einer gro en Abteilung f r die Anerkennung von Berufsqualifikationen die eine betr chtliche Anzahl von Informationsanfragen verwaltet m sste hingegen mehrere IMI Nutzer mit klar definierten Zust ndigkeitsbereichen registrieren
19. f r Anfragen verf gbar einschlie lich Beh rden mit der Rolle eines Anfragenkoordinators Jede Beh rde ben tigt mindestens einen zust ndigen Bearbeiter mit Zugang zum Ablauf f r Anfragen Beobachter von Anfragen Beobachter von Anfragen k nnen s mtliche Einzelheiten von Anfragen auf die ihre Beh rde Zugriff hat einschlie lich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten einsehen speichern oder ausdrucken ohne jedoch andere Aufgaben ausf hren zu k nnen Zuweiser Gr ere zust ndige Beh rden mit zahlreichen Nutzern ziehen es eventuell vor eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zust ndiger Bearbeiter innerhalb der Beh rde zuzuweisen Beispielsweise k nnte es in einer gro en Beh rde die Berufst tige registriert verschiedene Teams f r Antr ge aus verschiedenen L ndern geben Mit Hilfe des Zuweisungsverfahrens ist es m glich bei der Beh rde neu eingehende IMI Anfragen dem richtigen Team zuzuweisen Der Zuweiser kann Anfragen zuweisen Wenn die Beh rde das Zuweisungsverfahren aktiviert muss sie ber mindestens einen Zuweiser innerhalb der Beh rde verf gen Die lokalen Datenverwalter der Beh rde erhalten automatisch die Rechte eines Zuweisers Sie k nnen dieses Profil an andere Nutzer bertragen Zust ndige Berufungsstelle Eine zust ndige Berufungsstelle ist ein Nutzer bei einem Anfragenkoordinator der am Berufungsverfahren beteiligt ist Kommt es w hrend ei
20. mehr als ein Wort in das Freitextfeld eingegeben erhalten Sie als Suchergebnis Register die mit allen W rtern bereinstimmen Die Suche wird in der auf dem Bildschirm angezeigten Sprache durchgef hrt Als Suchergebnis erhalten Sie W rter die wie die eingegebenen W rter buchstabiert werden oder sich wie diese anh ren Erweiterte Suche Bei dieser Suche k nnen Sie die Suchkriterien aus Drop down Listen ausw hlen Sie k nnen auch nach Register und Beh rdennamen suchen Die verschiedenen Kriterien sind ber eine UND Verkn pfung miteinander verbunden d h ein Register wird nur ange zeigt wenn alle Kriterien erf llt sind F r die Verwaltung des Verzeichnisses stehen einige erweiterte Kriterien zur Verf gung 43 9 Rolle der IMI Koordinatoren In diesem Kapitel werden die administrativen unterst tzenden und fachlich inhaltlichen Aufgaben von IMI Koordinatoren beschrieben Es wird erl utert wie Datenverwalter eines Koordinators eine Beh rde im IMI registrieren und validieren Dar ber hinaus werden die Einstellungen die bestimmen welche Aufgaben eine Beh rde im System ausf hren kann und ihre Verwaltung erkl rt Die IMI Koordinatoren spielen eine wesentliche Rolle f r Aufbau und Funktionieren des IMI Sie sind f r Verwaltungsaufgaben Unterst tzung und die fachlich inhaltliche Koordinierung zust ndig Dar ber hinaus k nnen IMI Koordinatoren auch als zust ndige Beh rde fungieren und als solche beispielsweise an
21. stellen erhalten Sie eine neue Antwort die Sie m glicherweise als zufriedenstellend erachten Dann k nnen Sie die Anfrage schlie en Wenn sich die antwortende Beh rde weigert weitere Informationen zur Verf gung zu stellen gibt es mehrere m gliche Szenarien Sie akzeptieren dass und warum keine weiteren Informationen verf gbar sind und beschlie en die Anfrage zu schlie en Oder Sie bleiben bei Ihrer Entscheidung dass Sie zus tzliche Informationen ben tigen In diesem Fall sollten Sie einen Anfragenkoordinator einschalten Dieses Szenarium wird in Kapitel 5 3 6 ausf hrlicher beschrieben Bearbeitung einer Anfrage wegen weiterer Informationen antwortende Beh rde Ist eine anfragende Beh rde mit der von Ihnen bermittelten Antwort unzufrieden kann sie Sie ersuchen weitere Informationen bereitzustellen Der zust ndige Bearbeiter Ihrer Beh rde der als letzter mit der Anfrage befasst war wird vom System per E Mail dar ber benachrichtigt Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Der zust ndige Bearbeiter kann die Anfrage zudem in seiner Aufgabenliste einsehen gt Akzeptieren einer Anfrage wegen weiterer Informationen Sind Sie Ihrer Auffassung nach in der Lage die angeforderten Informationen bereitzustellen sollten Sie die Anfrage akzep tieren Die Anfrage erscheint in Ihrer Aufgabenliste bis Sie die gew nschten zus tzlichen Informationen bermitteln Wenn die anfragende Beh rde Ihre Antwort
22. von Vorwarnungen innerhalb der ausgew hlten Vorwarnkoordinatoren k nnen anschlie end weitere Empf nger hinzuf gen Sobald eine Vorwarnung weitergeleitet wurde haben nur bermittler von Vorwarnungen in den Posteingangsstellen die M glichkeit Empf nger zu streichen Empf nger k nnen nur dann von der Liste gestrichen werden wenn sie in Bezug auf die Vorwarnung noch keine Ma nahmen ergriffen haben Eine Streichung k nnte vorgenommen werden wenn ein Empf nger der Auffassung ist dass eine Vorwarnung f r seine Beh rde nicht relevant ist und die Posteingangsstelle benachrichtigt Wenn die Beh rde von der Liste der Empf nger gestrichen wird erh lt sie keine Informationen ber nachfolgende Schritte im Lebenszyklus der Vorwarnung Hinweis Eine Weiterleitung erfolgt auch innerhalb des Mitgliedstaats der die Vorwarnung initiiert hat Die Posteingangsstelle in diesem Mitgliedstaat erh lt automatisch alle ausgehenden Vorwarnungen Sobald eine Vorwarnung bermittelt wurde kann die Posteingangsstelle im initiierenden Mitgliedstaat weitere Empf nger in ihrem Land ausw hlen und die Vorwarnung an diese weiterleiten Hinzuf gen zus tzlicher Informationen zu einer Vorwarnung Alle mit der Vorwarnung befassten Mitgliedstaaten k nnen in jeder Phase des Lebenszyklus einer Vorwarnung diesbez gliche Informationen hinzuf gen um z B andere Empf ngermitgliedstaaten ber Ma nahmen zu informieren die sie in Bezug auf den betreffenden Dienstl
23. weiterer Informationen antwortende Beh rde 5 3 5 Anwendung des Zuweisungsverfahrens 5 3 5 1 Zuweisung eingehender Anfragen 5 3 5 2 Zuweisung ausgehender Anfragen 5 3 5 3 Anwendung des Zuweisungsverfahrens bei IMI Koordinatoren 5 3 6 Das Berufungsverfahren 5 3 7 Das Genehmigungsverfahren 5 3 8 Kopieren von Anfragen 5 3 9 Mitverfolgen von Anfragen 5 3 9 1 Aufgabenliste f r Anfragen 5 3 9 2 Suche nach Anfragen 5 3 9 3 Automatisch generierte E Mails 5 3 10 Berichtsfunktion 6 Bearbeitung von Vorwarnungen 20 20 20 20 20 21 21 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24 24 24 25 25 25 25 26 26 26 Artikel 29 und 32 der Dienstleistungsrichtlinie 29 6 1 Lebenszyklus einer Vorwarnung 6 2 Akteure des Vorwarnungsmechanismus und ihre Rollen 6 2 1 Beh rdenrollen im Vorwarnungsmechanismus 6 2 1 1 Vorwarnbeh rde 6 2 1 2 Vorwarnkoordinator 6 2 1 3 Posteingangsstelle 6 2 2 Einstellung Befugnis zur Freigabe f r Vorwarnkoordinatoren 6 2 3 Nutzerrollen im Vorwarnungsmechanismus 6 2 3 1 Beobachter von Vorwarnungen 29 30 30 30 30 31 31 31 sI 6 2 3 2 Bearbeiter von Vorwarnungen 31 6 2 3 3 bermittler von Vorwarnungen nur f r Vorwarnkoordinatoren 31 6 2 3 4 Rollenkombinationen 32 6 3 Bearbeitung von Vorwarnungen im IMI 32 6 3 1 Versenden einer Vorwarnung 32 6 3 1 1 Initiieren und Einreichen einer Vorwarnung 32 6 3 1 2 bermitteln einer Vorwarnung
24. zum Ablauf f r Vorwarnungen im IMI hat auch Zugang zu der Liste der Vorwarnungen an denen seine Beh rde beteiligt ist Diese Liste enth lt folgende Angaben Nummern der Vorwarnungen die betreffende Dienstleistungst tigkeit den Niederlassungsmitgliedstaat des betreffenden Dienstleisters die Beh rde die die Vorwarnung initiiert hat den aktuellen Status der Vorwarnung das Datum der bermittlung Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden Je nach Nutzerprofil k nnen Nutzer Vorwarnungen aus dieser Liste heraus ffnen und Ma nahmen in Bezug auf diese Vorwarnungen ergreifen Ausdrucken von Vorwarnungen Gegebenenfalls m chten Vorwarnbeh rden und Vorwarnkoordinatoren ber das IMI versandte bzw empfangene Vorwarnungen f r die eigenen Akten dokumentieren Zu diesem Zweck k nnen sie in allen Phasen des Lebenszyklus einer Vorwarnung ein schlie lich der Entwurfsphase der Vorwarnung Berichte erstellen und ausdrucken Jeder Nutzer kann Vorwarnungen mit den f r ihn einsehbaren Einzelheiten ausdrucken Wenn eine Vorwarnung widerrufen oder geschlossen wurde kann nur noch ein eingeschr nkter berblick ausgedruckt werden Hinweis Bei einer etwaigen Weiterverarbeitung ausgedruckter Daten sind die nationalen und europ ischen Datenschutzbestimmungen einzuhalten Weitere Informationen zu Vorwarnungen Ausf hrlichere Informationen zu Vorwarnungen einschlie lich datenschutzrechtlichen Sicherheitsm
25. 33 6 3 2 Bearbeiten und Berichtigen einer Vorwarnung 33 6 3 3 Widerrufen einer Vorwarnung 34 6 3 4 Verwalten der Empf nger einer Vorwarnung 34 6 3 4 1 Best tigen des Empfangs einer Vorwarnung 34 6 3 4 2 Weiterleiten einer Vorwarnung 34 6 3 5 Hinzuf gen zus tzlicher Informationen zu einer Vorwarnung 34 6 3 6 Schlie en einer Vorwarnung 35 6 3 6 1 Vorschlagen eine Vorwarnung zu schlie en 35 6 3 6 2 Kommentieren eines Schlie ungsvorschlags 36 6 3 6 3 bermitteln eines Schlie ungsvorschlags 36 6 3 6 4 Erheben von Einw nden gegen einen Schlie ungsvorschlag 37 6 3 6 5 Schlie en einer Vorwarnung 37 6 4 Mitverfolgen von Vorwarnungen 38 6 4 1 Automatisch generierte E Mails 38 6 4 2 Suche nach Vorwarnungen 38 6 4 3 Ausdrucken von Vorwarnungen 38 6 5 Weitere Informationen zu Vorwarnungen 38 7 Bearbeitung von Ausnahmen im Einzelfall Artikel 35 der Dienstleistungsrichtlinie 39 7 1 Das normale Verfahren Artikel 35 Absatz 2 bis 5 39 7 2 Das Dringlichkeitsverfahren Artikel 35 Absatz 6 40 7 3 Verwaltung von Ausnahmen im Einzelfall im IMI 40 8 Das Registerverzeichnis 41 8 1 Register Wer kann welche Aufgaben ausf hren 41 8 2 Hinzuf gen von Registern 41 8 2 1 Allgemeine Angaben 41 8 2 2 Angaben zum Zugang 42 8 2 3 Angaben zum Inhalt 42 8 2 4 Angaben zur Beh rde 42 8 3 Aktualisieren von Registerdaten und L schen von Registern 42 8 4 bertragen des Rechts zum Verwalten eines Registers an eine ande
26. Bekanntheitsgrads des IMI bei Beh rden die das IMI m glicherweise ben tigen Zu Schulungszwecken k nnen die Koordinatoren die IMI Schulungsumgebung nutzen ein Duplikat des echten IMI ohne reale Dateninhalte auf das sie ber die IMI Website zugreifen k nnen NIMICs k nnen den Koordinatoren Anmeldedaten f r Schulungsleiter und teilnehmer zur Verf gung stellen Auf der Website ist zudem eine Vielzahl von Schulungsmaterialien und PowerPoint Pr sentationen verf gbar darunter auch ein ma geschneidertes Schulungspaket f r IMI Neulinge Benutzerleitf den IMI Brosch ren und kleine Werbegeschenke sind per E Mail unter markt imi ec europa eu bestellbar Fachlich inhaltliche Koordinierung IMI Koordinatoren haben des Weiteren wichtige fachlich inhaltliche Aufgaben bei speziellen Abl ufen innerhalb eines Rechtsbereichs Da das IMI mehrere Rechtsbereiche unterst tzt kann dies aufgrund der Bestimmungen einer konkreten Binnenmarktvorschrift zu einer Reihe verschiedener Abl ufe f hren Bez glich der Dienstleistungsrichtlinie beispielsweise unterst tzt das IMI den Standardinformationsaustausch einen Ablauf f r den Vorwarnungsmechanismus und die Ausnahme im Einzelfall 55 93 1 9 3 1 1 93 1 2 9 3 2 9 4 Im Rahmen des Standardinformationsaustauschs k nnen Koordinatoren gegebenenfalls auch als Schiedsrichter fungieren wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen von ihnen koordinierten zust ndigen Beh rden und Beh rden in ei
27. Gel scht Reaktivierung beantragt Wenn der Zugang zu einem Ablauf gel scht wurde kann die Beh rde bei ihrem Zugangskoordinator die Reaktivierung ihres Zugangs zum betreffenden Ablauf beantragen sofern der Status ihres Zugangs im zugeh rigen Rechtsbereich Aktiv lautet Entscheidet der Koordinator den Zugang zu reaktivieren wird der Status Gel scht zuerst auf Ausgesetzt zur ckgesetzt und erst dann wieder auf Aktiv gesetzt Lehnt der Koordinator den Antrag der Beh rde auf Reaktivierung ab erh lt der Ablauf wieder den Status Gel scht 9 Der Zugang zu einem Ablauf wird nach der Selbstregistrierung und vor der Validierung auf den Status Beantragt gesetzt 10 F r eine Beh rde mit Koordinatorrolle in einem Ablauf kann der Zugang zu diesem Ablauf nur unter ganz bestimmten Bedingungen ausgesetzt werden Falls dies in Ihrem Mitgliedstaat notwendig ist setzen Sie sich bitte mit dem IMI Helpdesk der Kommission in Verbindung 54 9 1 6 9 1 6 1 9 1 6 2 9 2 9 3 ndern der Rolle einer Beh rde Das IMI bietet die M glichkeit die Rollen der registrierten Beh rden zu ndern Je nach Status der Beh rde im System und Unterscheidung zwischen administrativen und fachlich inhaltlichen Rollen k nnen IMI Koordinatoren die Rolle einer Beh rde die sie auf Ebene des Ablaufs oder Rechtsbereichs koordinieren ndern Rolle im Ablauf ndern Ein Zugangskoordinator kann entscheiden die Rol
28. I Koordinator NIMIC in Verbindung der f r die Einf hrung und das reibungslose Funktionieren des IMI in Ihrem Land verantwortlich ist Je nachdem welche Organisationsstruktur in Ihrem Land f r das IMI gew hlt wurde hat der NIMIC gegebenenfalls einen nationalen IMI Helpdesk oder dezentrale Helpdesks eingerichtet Deren Kontaktdaten erhalten Sie auf der IMI Website und innerhalb der IMI Anwendung Die Europ ische Kommission hat ebenfalls einen zentralen IMI Helpdesk eingerichtet Kann ein Problem nicht vor Ort durch den NIMIC gel st werden kann dieser sich unter imi helpdesk ec europa eu oder telefonisch unter 32 2 29 55470 an den Helpdesk der Kommission wenden 2 2 1 2 2 Die Grundlagen BESSERE KOMMUNIKATION BESSERER SERVICE In diesem Kapitel erhalten Sie einen berblick ber die Funktionsweise des IMI und die beteiligten Akteure Es werden einige der Rollen die zust ndige Beh rden im IMI haben k nnen und die unter schiedlichen Nutzerprofile beschrieben Was ist das IMI Verschiedene Binnenmarktvorschriften schreiben den zust ndigen Beh rden im Europ ischen Wirtschaftsraum EWR verbindlich vor die zust ndigen Stellen in anderen L ndern durch Bereitstellung von Informationen zu unterst tzen Einige Vorschriften regeln auch die Kommunikation zwischen den Beh rden der Mitgliedstaaten und der Europ ischen Kommission Das IMI ist ein elekt ronisches Tool das konzipiert wurde um den zust ndigen
29. Informationsanfragen beteiligt sein siehe Kapitel 5 Die administrativen Aufgaben im IMI bestehen haupts chlich darin andere Beh rden zu registrieren und oder zu authentifizieren und die Zug nge zu den Rechtsbereichen und Abl ufen zu verwalten gt NMutzerrolle Datenverwalter Jede Beh rde die im IMI mit einer Koordinatorrolle registriert ist muss ber mindestens einen Nutzer mit den Rechten eines Datenverwalters verf gen Auf diese Weise kann der Koordinator die Aufgaben ausf hren die seiner Verwaltungsfunktion im IMI entsprechen Ein Datenverwalter ist f r die Verwaltung der Daten der von ihm koordinierten Beh rden verantwortlich im Gegensatz zu einem lokalen Datenverwalter der f r die Verwaltung der Daten seiner eigenen Beh rde verantwortlich ist Er hat das Recht im jeweiligen Rechtsbereich andere Beh rden im IMI zu registrieren zur Registrierung aufzufordern und zu verwal ten Datenverwalter eines Zugangskoordinators k nnen die Einstellungen f r Rechtsbereiche und Abl ufe koordinierter Beh rden aktualisieren Zudem k nnen Datenverwalter zus tzliche Nutzer registrieren Nutzerrechte verwalten und die Passw rter der Nutzer einer zust ndigen Beh rde f r die sie validierender oder Zugangskoordinator sind zur cksetzen Administrative Rollen im Zwei Arten von Koordinatoren haben eine breit gefasste Zust ndigkeit im IMI und daher standardm ig Zugang zu allen Rechtsbereichen und Abl ufen gt Nation
30. Jeder registrierte IMI Nutzer kann nur einer zust ndigen Beh rde oder einem Koordinator angeh ren Die folgende Tabelle gibt einen berblick ber alle im IMI verf gbaren Nutzerrollen Einige sind allgemein und nicht an einen bestimmten Ablauf gebunden Andere geh ren zu einem bestimmten Modul eines IMI Rechtsbereichs Lokaler Datenverwalter Beobachter von Anfragen Beobachter von Vorwarnungen Datenverwalter nur f r Zust ndiger Bearbeiter Bearbeiter von Vorwarnungen Koordinatoren je Rechtsbereich 7 j E i de nn Zuweiser bermittler von Vorwarnungen nur f r Normalnutzer e Koordinatoren es Zust ndige Berufungsstelle nur f r Koordinatoren Die allgemeinen Nutzerrollen sind in Kapitel 4 lokaler Datenverwalter und Normalnutzer und Kapitel 9 1 Datenverwalter erl utert Nutzerrollen die sich speziell auf den Ablauf f r Informationsanfragen beziehen werden in Kapitel 5 2 2 beschrieben Informationen zu Nutzerrollen die an den Ablauf f r Vorwarnungen gebunden sind erhalten Sie in Kapitel 6 2 3 3 1 34 1 3 1 2 3 1 2 1 HALLO KANN ICH AUCH REIN In diesem Kapitel wird die Registrierung im IMI erkl rt insbesondere die Registrierung auf Aufforderung eines IMI Koordinators hin Selbstregistrierung Ferner wird das IMI Anmeldeverfahren beschrieben das f r alle IMI Nutzer gleich ist Das IMI ist eine sichere Online Anwendung die nur registrierten zust ndigen Beh rden zur Verf gung steht D
31. Kopie der Dokumente verbleibt dabei stets bei der urspr nglichen Anfrage Sie werden aufgefordert eine Begr ndung f r die Aufteilung der Anfrage anzugeben Wenn Sie die Anfrage aufteilen sind Sie nicht mehr f r die weitergeleiteten Fragen verantwortlich und m ssen nur noch die verbleibenden Fragen beantworten Sie k nnen weiterhin auf alle Anlagen der urspr nglichen Anfrage zugreifen Die Fragen und Anh nge die Sie weiterleiten werden zu einer neuen eigenen Anfrage 22 3 2 3 5 3 4 5 3 4 1 5 3 4 2 Die anfragende Beh rde wird per E Mail benachrichtigt dass die Anfrage aufgeteilt wurde und nun eine neue antwortende Beh rde einige der Fragen bearbeiten wird Schlie en von Anfragen Als zust ndiger Bearbeiter einer Anfrage die von Ihrer Beh rde versandt wurde werden Sie per E Mail benachrichtigt dass die Anfrage beantwortet wurde Eine Kopie dieser E Mail geht an die Kontaktadresse Ihrer Beh rde Die Anfrage finden Sie auch in Ihrer Aufgabenliste f r Anfragen Sie k nnen die Antworten auf die in Ihrer Anfrage enthaltenen Fragen berpr fen und etwaige Kommentare lesen die von der antwortenden Beh rde in Form von Freitext hinzugef gt wurden Die Antwort kann zudem Anlagen enthalten die Sie einse hen k nnen Wenn Sie Anlagen zu Ihrer Anfrage hinzugef gt und diesbez glich Fragen gestellt haben denken Sie daran die jeweiligen Antworten und etwaige Kommentare zu pr fen Wenn Sie die Antwort gepr ft
32. Nr 45 2001 des Europ ischen Parlaments und des Rates vom 18 Dezember 2000 zum Schutz nattirlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr ABL L 8 vom 12 1 2001 S 1 12 KOM 2011 522 endg 57 Europ ische Kommission Das Binnenmarkt Informationssystem IMI Benutzerhandbuch Aktualisierung 2012 Luxemburg Amt f r Ver ffentlichungen der Europ ischen Union 2012 57 S 21x 29 7 cm ISBN 978 92 79 26038 4 doi 10 2780 75185 WO ERHALTE ICH EU VER FFENTLICHUNGEN Kostenlose Ver ffentlichungen ber EU Bookshop http bookshop europa eu bei den Vertretungen und Delegationen der Europ ischen Union Die entsprechenden Kontaktdaten finden sich unter http ec europa eu oder k nnen per Fax unter der Nummer 352 2929 42758 angefragt werden Kostenpflichtige Ver ffentlichungen ber EU Bookshop http bookshop europa eu Kostenpflichtige Abonnements wie z B das Amtsblatt der Europ ischen Union oder die Sammlungen der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europ ischen Union ber eine Vertriebsstelle des Amts f r Ver ffentlichungen der Europ ischen Union http publications europa eu eu_bookshop index_de htm 5 w P N SQ un NE is i ISBN 978 92 79 26038 4 u 97 Amt f r Ver ffentlichungen doi 10 2780 75185 89279
33. U Sprachen bersetzt Damit andere Stellen die Beh rde leichter im System finden k nnen sollte die inoffizielle Bezeichnung kurz und eindeutig sein gt Beschreibung der Beh rde Die inoffizielle Bezeichnung allein reicht wahrscheinlich nicht aus um die T tigkeit Ihrer Beh rde umfassend zu beschreiben Deshalb k nnen Sie auch ein Kurzprofil der Beh rde in Ihrer Amtssprache eingeben das vom System bersetzt wird Hier k nnen Sie beispielsweise angeben ob Ihre Beh rde auf kommunaler regionaler oder nationaler Ebene t tig ist worin ihre Hauptt tigkeiten bestehen und welche Aufgaben sie in diesen Bereichen wahrnimmt Das Kurzprofil sollte nur Aspekte bein halten die f r die Zwecke der Rolle Ihrer Beh rde im IMI von Bedeutung sind 15 4 1 2 4 1 3 4 1 3 1 4 1 3 2 4 1 3 3 gt Verstandene Sprachen Im IMI k nnen Sie angeben welche Sprachen in Ihrer Beh rde verstanden werden Zwar bietet das IMI vor bersetzte Fragen und Antworten m glicherweise m chten IMI Nutzer in anderen L ndern jedoch eine Frage oder Anmerkung in Form von Freitext hinzuf gen In solchen F llen w re es u erst hilfreich f r sie wenn sie w ssten welche Sprachen in Ihrer Beh rde verstan den werden gt Kontaktdaten Sie werden zudem aufgefordert die allgemeinen Kontaktdaten Ihrer Beh rde anzugeben darunter Anschrift Telefonnummer und Internetadresse Au erdem m ssen Sie eine E Mail Kontaktadresse f r Ihre Beh rde nenne
34. Verfahren und das Dringlichkeitsverfahren Das normale Verfahren Artikel 35 Absatz 2 bis 5 Das normale Verfahren umfasst drei Schritte 1 Der Mitgliedstaat in dem die Dienstleistung erbracht wird sendet eine Anfrage an den Mitgliedstaat in dem der Dienstleister niedergelassen ist Niederlassungsmitgliedstaat und bittet ihn Ma nahmen in Bezug auf den Dienstleister zu ergreifen Dazu w hlen Sie die Men option Anfrage erstellen und den Rechtsbereich Dienstleistungsrichtlinie aus Nachdem Sie die antwortende zust ndige Beh rde im Niederlassungsmitgliedstaat ausgew hlt haben w hlen Sie den Fragenkomplex Anfrage an den Niederlassungsmitgliedstaat auf Ausnahme im Einzelfall aus Bitte lesen Sie die Bildschirmanweisungen sorgf ltig und f hren Sie die beschriebenen Schritte aus Sie werden durch eine Checkliste mit zehn Schritten gef hrt die alle zum Versenden der Anfrage erforderlichen Voraussetzungen beinhaltet Vor dem Versenden der Anfrage m ssen Sie auch die Freitextfelder ausf llen um den Sachverhalt zu beschreiben und eine Begr ndung f r die Anwendung der Ausnahme im Einzelfall angeben 2 Der Niederlassungsmitgliedstaat berpr ft den Sachverhalt beantwortet die Anfrage und teilt mit welche Ma nahmen er ergriffen hat oder ergreifen m chte Dazu akzeptiert und beantwortet die antwortende Beh rde die Anfrage Sieht der Niederlassungsmitgliedstaat keine Ma nahmen vor muss die Beh rde die
35. Zust ndigkeitsbereiche durch Hinzuf gen bzw Entfernen von Politikbereichen oder Bereichen wirtschaftli cher T tigkeit Verwaltung der Nutzer der koordinierten Beh rde einschlie lich Hinzuf gen und Entfernen von Nutzern Verwaltung des Zugangs der Beh rde zum System weitere Einzelheiten zum Lebenszyklus von Beh rden siehe Kapitel 9 1 5 Zugangskoordinator d h der Koordinator der f r die Gew hrung und Verwaltung des Zugangs einer Beh rde zu einem bestimmten Rechtsbereich und Ablauf verantwortlich ist Datenverwalter eines Zugangskoordinators k nnen zus tzlich folgende Aufgaben ausf hren Bearbeitung der allgemeinen Daten der Beh rde f r den Rechtsbereich Stichw rter Berufe angeschlossene Beh rden Verwaltung der Nutzer der koordinierten Beh rde einschlie lich Hinzuf gen und Entfernen von Nutzern Festlegung der ablaufbezogenen Einstellungen Profileinstellungen Festlegung und bei Bedarf nderung der Rolle im Ablauf f r die koordinierte Beh rde Anschluss anderer Koordinatoren an die Beh rde um diesen fachlich inhaltliche Eingriffe in allen Abl ufen zu erm glichen zu denen die Beh rde Zugang hat Registrierung einer zust ndigen Beh rde im IMI Vor der Registrierung Die IMI Koordinatoren sind daf r verantwortlich die zust ndigen Beh rden zu ermitteln die das IMI f r einen oder mehrere Rechtsbereiche verwenden sollten Vor der Registrierung einer Beh rde im IMI muss der Koordi
36. a nahmen und dem Aufbau der Strukturen zur Bearbeitung von Vorwarnungen in einem Mitgliedstaat erhalten Sie in den Leitlinien zum Vorwamungsmechanismus http ec europa eu internal_market imi net docs Alerts_DE pdf 38 7 1 Dieses Kapitel enth lt Erl uterungen zu den technischen Aspekten der Bearbeitung von Ausnahmen im Einzelfall im IMI gem Artikel 18 der Dienstleistungsrichtlinie Weitere Leitlinien zu den Voraussetzungen f r die Anwendung von Ausnahmen im Einzelfall und eine Beschreibung m glicher Szenarien finden Sie auf der IMI Website Das IMI Modul f r die Dienstleistungsrichtlinie unterst tzt zwei Abl ufe einen f r den Standardinformationsaustausch und einen f r den Vorwarnungsmechanismus Der Zugang zu den jeweiligen Abl ufen ist eigens hierf r registrierten Beh rden vorbehalten Ausnahmen im Einzelfall werden ber den Ablauf f r den Standardinformationsaustausch abgewickelt Dies bedeutet dass eine Beh rde die Ausnahmen im Einzelfall bearbeitet im IMI f r das Modul f r die Dienstleistungsrichtlinie und innerhalb dieses Moduls f r den Standardinformationsaustausch registriert sein muss Im Folgenden werden nur bestimmte Funktionen des Ablaufs f r Ausnahmen im Einzelfall behandelt Allgemeine Informationen zum Versenden und Beantworten von Anfragen finden Sie in Kapitel 5 Die Dienstleistungsrichtlinie sieht zwei verschiedene Verfahren zur Bearbeitung von Ausnahmen im Einzelfall vor das normale
37. agen aus anderen Mitgliedstaaten zufrieden stellend und rechtzeitig beantwortet werden administrative Rolle Die Koordinatoren k nnen ebenso wie die zust ndigen Beh rden Informationen mit anderen im IMI registrierten Beh rden austauschen Ferner kann das Eingreifen der IMI Koordinatoren bei bestimmten Abl ufen im IMI erforderlich sein Beispielsweise kann ein Mitgliedstaat festlegen dass Anfragen generell durch einen IMI Koordinator genehmigt werden m ssen bevor sie an einen anderen Mitgliedstaat verschickt werden k nnen fachlich inhaltliche Rolle Je Mitgliedstaat gibt es einen nationalen IMI Koordinator NIMIC Den Mitgliedstaaten steht es frei delegierte IMI Koordinatoren DIMICs zu benennen die die Koordinierung f r einen bestimmten Rechtsbereich einen Verwaltungsbereich oder eine geogra fische Region ganz oder teilweise bernehmen In dem Sonderfall in dem ein regionaler DIMIC f r alle Rechtsbereiche seiner Region zust ndig ist wird er als Super DIMIC bzw SDIMIC bezeichnet Ein IMI Koordinator der f r die Beaufsichtigung eines ganzen Rechtsbereichs im Namen des gesamten Landes oder eines Teilgebiets verantwortlich ist wird als LIMIC bezeichnet Europ ische Kommission Die Europ ische Kommission betreibt und unterh lt das IMI in ihrem Rechenzentrum in Luxemburg Sie ist f r die bersetzungen innerhalb des Systems verantwortlich und hat einen zentralen Helpdesk f r die Mitgliedstaaten eingerichtet Beh rdenrol
38. aler IMI Koordinator NIMIC Dies ist eine Beh rde die die Einf hrung und das reibungslose Funktionieren des IMI auf nationaler Ebene berwacht NIMICs k nnen alle anderen Arten von Beh rden registrieren und validieren und die Zug nge zu Rechtsbereichen und Abl ufen im System verwalten gt Superdelegierter IMI Koordinator SDIMIC Mitgliedstaaten mit f deralen Strukturen k nnen Beh rden benennen die f r das IMI in einer Region insgesamt verantwortlich sind Ein SDIMIC kann dieselben Funktionen wie ein NIMIC bernehmen jedoch keine anderen SDIMICs registrieren Alle anderen im IMI registrierten Beh rden haben Zugang zu mindestens einem Rechtsbereich und zugeh rigen Ablauf Die Rollen der Beh rden werden f r die einzelnen Rechtsbereiche und zugeh rigen Abl ufe gesondert festgelegt Die folgenden Rollen sind in einem Rechtsbereich verf gbar 45 Die folgende Tabelle zeigt eine bersicht ber die verschiedenen administrativen Funktionen die eine Beh rde abh ngig von ihrer Rolle im Rechtsbereich aus ben kann NIMIC SDIMIC LIMIC DIMIC Allgemeine administrative Rolle Validierender Koordinator Kann SDIMICs registrieren validieren Y Kann LIMICs registrieren validieren Y Y Kann DIMICs registrieren validieren Y Y Y Kann CAs registrieren validieren Y Y Y Y Administrative Rolle je Rechtsbereich Zugangskoordinator Kann Zugang zu Rechtsbereich und Ablauf Y f r SDIMICs verwal
39. bereich alle laufenden Anfragen Vorwarnungen in diesem Rechtsbereich geschlossen hat kann der Zugangskoordinator den Zugang der Beh rde zu dem Rechtsbereich l schen Dies ist jedoch erst m glich nachdem der Zugang zu allen Abl ufen in diesem Rechtsbereich auf den Status Gel scht gesetzt wurde Wenn der Zugang zum Rechtsbereich gel scht wurde kann der lokale Datenverwalter der Beh rde die Reaktivierung des Zugangs zum Rechtsbereich beantragen sofern sich die Beh rde im Status Aktiv befindet Auch der Zugangskoordinator kann entscheiden den Vorgang zur Reaktivierung des Zugangs zum Rechtsbereich einzuleiten Zugang zu Rechtsbereich Gel scht Reaktivierung beantragt Wenn der Zugang zu einem Rechtsbereich den Status Gel scht hat kann die Beh rde bei ihrem Zugangskoordinator bean tragen dass ihr Zugang zum Rechtsbereich reaktiviert wird sofern sie sich im Status Aktiv befindet Nach Antrag der Beh rde wird der Status des Rechtsbereichs dann auf Gel scht Reaktivierung beantragt gesetzt Entscheidet der Koordinator den Zugang zu reaktivieren wird ein gel schter Zugang zuerst auf Ausgesetzt zur ckgesetzt und kann erst dann wieder auf Aktiv gesetzt werden Lehnt der Koordinator den Antrag der Beh rde auf Reaktivierung ab wird der Status des Rechtsbereichs wieder auf Gel scht gesetzt 7 Der Zugang zu einem Rechtsbereich wird nach der Selbstregistrierung und vor der Validierung in de
40. dann als zufriedenstellend erachtet kann sie die Anfrage schlie en gt Ablehnen einer Anfrage wegen weiterer Informationen Ist es Ihnen nicht m glich die fehlenden Informationen bereitzustellen k nnen Sie die Anfrage ablehnen Sie werden aufge fordert eine Begr ndung f r Ihre Entscheidung anzugeben Die anfragende Beh rde beurteilt Ihre Begr ndung und akzeptiert m glicherweise dass die Informationen nicht vorliegen Dann schlie t sie die Anfrage Erachtet die anfragende Beh rde Ihre Begr ndung jedoch als unzureichend kann sie einen IMI Koordinator einschalten weitere Einzelheiten zum Berufungsverfahren erhalten Sie in Kapitel 5 3 6 23 5 3 5 9 3 2 1 9 3 3 2 5 355 5 3 6 Anwendung des Zuweisungsverfahrens ber das Zuweisungsverfahren k nnen gro e zust ndige Beh rden mit vielen IMI Nutzern oder einer gemischten Zust ndigkeit mit verschiedenen f r verschiedene Bereiche zust ndigen Nutzern Informationsanfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einem oder mehreren ihrer zust ndigen Bearbeiter zuweisen Die Einstellung f r das Zuweisungsverfahren kann von den lokalen Datenverwaltern der Beh rde aktiviert oder deaktiviert werden Um innerhalb einer Beh rde Anfragen zuweisen oder neu zuweisen zu k nnen muss ein Nutzer ber die Rechte eines Zuweisers verf gen Eine Anfrage kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt ihres Lebenszyklus zugewiesen werden Zuweisung eingehender Anfragen Wenn b
41. de Aktivit ten im System noch zu beenden Im ersten Schritt setzt der validierende Koordinator die Aktivit ten der Beh rde aus Hierzu muss der Status aller Abl ufe und Rechtsbereiche zu denen die Beh rde Zugang hat auf Ausgesetzt oder Gel scht gesetzt werden Eine Beh rde mit dem Status Ausgesetzt kann sich noch an einem laufenden Informationsaustausch oder an Vorwarnungen beteiligen jedoch keine neuen Informationsanfragen versenden oder empfangen Es kann kein Zugang mehr zu einem neuen Ablauf oder Rechtsbereich beantragt oder gew hrt werden Bitte beachten Sie dass eine Beh rde mit dem Status Ausgesetzt reaktiviert werden kann In diesem Fall wird der Status der Beh rde wieder auf Aktiv gesetzt Status der Beh rde Nicht aktiv Sobald alle Informationsanfragen an der eine zust ndige Beh rde im Status Ausgesetzt beteiligt ist geschlossen wurden kann der Zugang zu s mtlichen Abl ufen und Rechtsbereichen zu denen die Beh rde Zugang hatte gel scht werden Im letzten Schritt zum L schen einer Beh rde setzt der validierende Koordinator den Status der Beh rde auf Nicht aktiv Nach Ablauf von sechs Monaten wird die Beh rde dauerhaft aus dem System gel scht 52 9 1 5 2 Bis dahin k nnen sich die Nutzer der Beh rde weiterhin im IMI anmelden und es k nnen auch neue Nutzer registriert werden Die Beh rde kann ihre bisherigen Anfragen oder Vorwarnungen einsehen jedoch keine
42. derrufs zug nglich Ab diesem Zeitpunkt ist die Vorwarnung nicht mehr aktiv Es k nnen keine neuen Informationen mehr hinzugef gt werden und die Empf nger k nnen nur noch einen eingeschr nkten berblick ber die Vorwarnung einsehen Die Vorwarnung hat nun den Status Vorwarnung widerrufen Verwalten der Empf nger einer Vorwarnung Best tigen des Empfangs einer Vorwarnung bermittelte Vorwarnungen gehen jeweils bei der Posteingangsstelle aller Mitgliedstaaten ein die als Empf nger ausgew hlt wurden sowie bei der Europ ischen Kommission Es ist die Aufgabe der bermittler von Vorwarnungen in einer Posteingangsstelle den Empfang eingehender Vorwarnungen zu best tigen Sie werden in einer automatisch generierten E Mail benachrichtigt wenn eine neue Vorwarnung eingegangen ist die Vorwarnung hat den Status Empfangsbest tigung ausstehend Weiterleiten einer Vorwarnung bermittler von Vorwarnungen sind f r die erste Weiterleitung einer eingehenden Vorwarnung in der Posteingangsstelle zust n dig Sie w hlen die Vorwarnkoordinatoren und Vorwarnbeh rden aus die die Vorwarnung betrifft und leiten die Vorwarnung an sie weiter Wenn der initiierende Mitgliedstaat Beh rden vorgeschlagen hat die seines Wissens die Vorwarnung erhalten sollten pr fen die bermittler von Vorwarnungen diesen Vorschlag und tragen diese Beh rden ebenfalls in die Liste der Empf nger ein wenn sie dem Vorschlag zustimmen bermittler
43. des IMI Kontakt zur Vorwarnbeh rde aufnehmen und sie um nderung der Vorwarnung bitten Wenn er der Auffassung ist dass die Vorwarnung nicht versandt werden sollte kann er die Beh rde bitten sie zu l schen Unabh ngig davon ob er eine Befugnis zur Freigabe hat kann der bermittler von Vorwarnungen der Vorwarnung jederzeit Empf ngermitgliedstaaten hinzuf gen wenn dies erforderlich ist weil das Risiko seines Wissens auch in diesen Mitgliedstaaten bestehen k nnte Sobald sich der bermittler von Vorwarnungen vergewissert hat dass die Vorwarnung versandbereit ist bermittelt er sie an die ausgew hlten Mitgliedstaaten Laut Dienstleistungsrichtlinie ist vorgesehen dass alle Vorwarnungen automatisch auch der Kommission zugehen Die Vorwarnung erh lt den Status Vorwarnung bermittelt Bearbeiten und Berichtigen einer Vorwarnung Nach der bermittlung einer Vorwarnung k nnen darin enthaltene Informationen nur vom initiierenden Mitgliedstaat bearbeitet oder berichtigt werden Wenn dieser neue Informationen zum Gegenstand der Vorwarnung erh lt kann er einen Empf ngermitgliedstaat hinzuf gen den Niederlassungsmitgliedstaat des Dienstleisters ndern die Angaben zum Dienstleister ndern die Beschreibung des Sachverhalts ndern Nur der Vorwarnkoordinator der die Vorwarnung bermittelt hat kann einen Empf ngermitgliedstaat hinzuf gen und den Niederlassungsmitgliedstaat ndern Wenn dieser Vo
44. dschirm angezeigt Versenden einer Vorwarnung Initiieren und Einreichen einer Vorwarnung Nutzer k nnen eine Vorwarnung nur dann initiieren wenn sie als Bearbeiter von Vorwarnungen innerhalb einer Vorwarnbeh rde oder eines Vorwarnkoordinators fungieren Der erste Schritt den ein Bearbeiter von Vorwarnungen ausf hren muss ist die Beantwortung einer Checkliste mit Kriterien f r den Versand einer Vorwarnung N heres zu diesen Kriterien siehe Leitlinien zum 32 6 3 1 2 6 3 2 Vorwarnungsmechanismus auf der IMI Website Der Nutzer wird hierbei vom IMI automatisch durch den Prozess gef hrt Wenn alle Kriterien erf llt sind gibt er die Daten des Dienstleisters ein der die potenzielle Gefahr verursacht sowie eine Beschreibung des Sachverhalts Er hat auch die M glichkeit Anlagen beizuf gen Aus der Liste der seiner Beh rde angeschlossenen Koordinatoren w hlt er den Vorwarnkoordinator aus der f r die bermittlung der Vorwarnung zust ndig ist Er w hlt die Mitgliedstaaten aus denen die Vorwarnung bermittelt werden sollte Wenn er Informationen zu bestimmten Beh rden in den ausgew hlten Mitgliedstaaten hat die seines Wissens vorgewarnt werden sollten kann er diese in ein Freitextfeld eingeben Sobald der Entwurf einer Vorwarnung zu einem beliebigen Zeitpunkt gespeichert wird erh lt die Vorwarnung eine Nummer Sie hat nun den Status Vorwarnungsentwurf Hat der Bearbeiter von Vorwarnungen alle Schritte ausgef h
45. e f r Anfragen beinhaltet auch Anfragenentw rfe Ihrer Beh rde 9 gt Bitte berpr fen Sie Ihre Aufgabenliste f r Anfragen regelm ig So wird sichergestellt dass Sie die Anfragen rechtzeitig bearbeiten und Ihren Verpflichtungen zur Zusammenarbeit mit anderen Beh rden in der EU nachkommen Suche nach Anfragen Jede Beh rde kann jederzeit auf alle ihre eingehenden und ausgehenden Anfragen zugreifen auch auf Entw rfe sowie laufende und geschlossene Anfragen Dabei k nnen Sie nach Anfragen anhand verschiedener Suchkriterien wie Anfragenstatus Versand oder Empfangsdatum der Anfrage oder Herkunfts Zielland der Anfrage suchen Anfragenkoordinatoren k nnen auch nach Anfragen suchen f r die sie als angeschlossener Koordinator fungieren Automatisch generierte E Mails ber eine Funktion f r automatische E Mail Benachrichtigungen werden die an einer Informationsanfrage beteiligten Nutzer informiert wenn sie t tig werden m ssen oder sich bez glich der Anfrage nderungen ergeben In den automatisch generierten E Mails die einen Link f r den Zugang zum IMI enthalten wird dem Nutzer kurz mitgeteilt welche Ma nahmen zu ergreifen sind Die E Mails enthalten niemals Einzelheiten zur Anfrage selbst Bei neu eingehenden Anfragen gibt es zwei m gliche Szenarien gt Die Beh rde wendet das Zuweisungsverfahren nicht an Eine automatisch generierte E Mail wird an alle Nutzer mit den Rechten eines zust ndigen Bearbeiters sowie an
46. e bestimmte wirtschaftliche T tigkeit und in der Regel auch auf spezifische Dienstleistungen und oder Berufe beziehen Je nach ausgew hlter Art von Register werden unterschiedliche Registerkategorien aufgelistet Eine sorgf ltige Auswahl der Registerkategorien verbessert die Qualit t der Suchergebnisse f r Nutzer in anderen Mitgliedstaaten Geografische Abdeckung Die geografische Abdeckung eines Registers kann national regional oder lokal sein F r regionale und lokale Register von L ndern die im IMI als L nder mit regionalen Strukturen definiert sind m ssen Sie eine der vorab festgelegten Regionenlisten ausw hlen F r regionale oder lokale Register von L ndern die im IMI nicht als L nder mit regionalen Strukturen definiert sind sollte die inoffizielle Registerbezeichnung die betreffende Region oder Gegend beinhalten Angaben zum Zugang In den n chsten zwei Schritten werden Sie aufgefordert Informationen zum Registerzugang einzugeben darunter die Online Verf gbarkeit direkte Links zu Online Registern und Zugangsbedingungen Ist das Register online verf gbar m ssen Sie min destens einen Link zum Register anf hren F r jeden Link ist die Sprache der verkn pften Website anzugeben Angaben zum Inhalt In den n chsten zwei Schritten werden Sie aufgefordert Informationen zum Inhalt des Registers anzugeben darunter zu der Art der im Register enthaltenen Informationen der Verwendung berpr fung und Verwaltung der Registe
47. e diesen Code sicher auf Nachfolgende Anmeldungen Sobald Sie ber einen Benutzernamen ein Passwort und einen Sicherheitscode verf gen k nnen Sie jederzeit auf das IMI zugrei fen Bei jeder Anmeldung werden Ihr Benutzername Ihr Passwort und drei zuf llig ausgew hlte Zeichen Ihres Sicherheitscodes abgefragt Bitte beachten Sie dass das System Klein und Gro buchstaben unterscheidet Falsche Eingabe von Benutzernamen Passwort oder Sicherheitscode Sie haben bei der Anmeldung f nf Versuche Geben Sie auch beim f nften Versuch nicht die richtige Kombination aus Benutzernamen Passwort und Sicherheitscode ein wird Ihr Benutzerkonto gesperrt und das Passwort muss zur ckgesetzt werden gt Sie haben Ihren Benutzernamen vergessen Falls Sie sich nicht an Ihren Benutzernamen erinnern k nnen wenden Sie sich bitte an einen lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde Er wird Ihnen auf anderen Wegen als ber das System Ihren Benutzernamen mitteilen Haben Sie Ihren Benutzernamen vergessen sind jedoch bei Ihrer Beh rde der einzige lokale Datenverwalter oder k nnen sich aus welchen Gr nden auch immer nicht mit dem lokalen Datenverwalter in Verbindung setzen wenden Sie sich bitte an Ihren IMI Koordinator den Koordinator der f r den Zugang Ihrer Beh rde zum IMI verantwortlich ist Er kann Ihnen weiterhelfen gt Sie haben Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode vergessen Falls Sie sich nicht an Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitsc
48. e eine Reihe von Schritten ausf hren und folgende Informationen zur Verf gung stellen Allgemeine Angaben Zun chst m ssen Sie einige allgemeine Informationen angeben wie den Registernamen eine inoffizielle Bezeichnung die geo grafische Abdeckung die Art und Beschaffenheit des Registers Kategorien und die Sprachen in denen die Registerdaten bereit gestellt werden Zur weiteren Ausf hrung kann Freitext hinzugef gt werden Angabe einer inoffiziellen Bezeichnung des Registers Die inoffizielle Bezeichnung soll Nutzern dabei helfen beim Durchsuchen der Registerdatenbank das richtige Register zu finden Die inoffizielle Bezeichnung sollte die Art des Registers verdeutlichen sowie angemessen kurz jedoch keine Abk rzung sein Ist die offizielle Registerbezeichnung hinreichend klar und anschaulich kann diese Bezeichnung auch als inoffizielle Bezeichnung eingegeben werden Sie wird inoffizielle Bezeichnung genannt weil sie ohne formale berpr fung durch die Mitgliedstaaten von der Europ ischen Kommission in alle EU Amtssprachen bersetzt wird 41 8 2 2 8 2 3 8 2 4 8 3 8 4 Arten von Registern Es gibt zwei Hauptarten von Registern allgemeine und t tigkeitsspezifische Allgemeine Register beispielsweise Unternehmens oder Insolvenzregister enthalten Informationen die sich nicht auf eine bestimmte wirtschaftliche T tigkeit beziehen T tigkeitsspezifische Register enthalten Informationen die sich auf ein
49. eBung einer Vorwarnung bermitteln AuBerdem k nnen Vorwarnkoordinatoren alle Funktionen einer Vorwarnbeh rde aus ben Dies bedeutet beispielsweise dass sie eine Vorwarnung initiieren und sie anschlie end selbst ber mitteln k nnen Posteingangsstelle Ein als Posteingangsstelle fungierender Vorwarnkoordinator ist die zentrale Stelle seines Mitgliedstaats bei der Vorwarnungen eingehen Er best tigt den Empfang einer eingehenden Vorwarnung und ist f r die erste Weiterleitung der Vorwarnung an Vorwarnkoordinatoren und Vorwarnbeh rden in seinem Mitgliedstaat zust ndig Er stellt sicher dass die Vorwarnung nur den Akteuren Koordinatoren bzw Beh rden zugeleitet wird die f r ihre Bearbeitung zust ndig sind Dies setzt bei der Posteingangsstelle eine gute Kenntnis der Verwaltungsstrukturen des betreffenden Mitgliedstaats voraus Die Posteingangsstelle erh lt auch automatisch alle Vorwarnungen die von ihrem Mitgliedstaat versandt werden Sie hat somit berblick ber alle ein und ausgehenden Vorwarnungen Der Posteingangsstelle stehen alle Handlungsm glichkeiten zur Verf gung die Vorwarnkoordinatoren und Vorwarnbeh rden haben Dies bedeutet beispielsweise dass sie Vorwarnungen auch initiieren und anschlie end bermitteln kann Einstellung Befugnis zur Freigabe f r Vorwarnkoordinatoren Das IMI l sst den Mitgliedstaaten einen gewissen Spielraum bei der Ausgestaltung der Beziehung zwischen Vorwarnbeh rden und Vorwarnkoo
50. ebene E Mail Adresse der Beh rde ist im IMI bereits f r eine Beh rde registriert oder aber es wurde bereits eine Aufforderung zur Registrierung unter Nutzung derselben E Mail Adresse erstellt gt Ung ltige E Mail Adresse Das Format der E Mail Adresse ist nicht korrekt gt Kein Ablauf ausgew hlt Das System weist Aufforderungen zur ck die Sie mit der Funktion f r Sammelaufforderungen erstellt und f r die Sie nicht mindestens einen Ablauf ausgew hlt haben Wenn Sie die Aufforderungen zur Registrierung einreichen wird Sie das System umgehend dar ber informieren wie viele Aufforderungen eingereicht und gegebenenfalls zur ckgewiesen wurden F r jede zur ckgewiesene Aufforderung erhalten Sie eine Begr ndung Sie k nnen die Aufforderung entsprechend bearbeiten z B die E Mail Adresse berichtigen oder eine andere E Mail Adresse eingeben Anschlie end k nnen Sie die Aufforderungen erneut einreichen Sie k nnen auch bei der Bearbeitung zur ckgewiesener Aufforderungen Sammel nderungen vornehmen Aufforderung blockiert Wenn Sie an einem Tag 100 oder mehr Aufforderungen einreichen werden diese aus Sicherheitsgr nden vom System blockiert Die Aufforderungen erhalten in Ihrer Liste den Status Blockiert Ein IMI Verwalter der Europ ischen Kommission wird Sie kontaktieren und Sie bitten zu best tigen dass Sie absichtlich so viele Aufforderungen zur Registrierung eingereicht haben Sobald Ihre Best tigung vorliegt gibt der
51. ei einer Beh rde eine neue Anfrage eingeht werden die Zuweiser per E Mail benachrichtigt Sie sehen neue Anfragen au erdem in ihrer Aufgabenliste Zuweiser k nnen die Anfrage ffnen einsehen mit Ausnahme personenbezogener Daten der betroffenen Person und einem oder mehreren zust ndigen Bearbeitern innerhalb der Beh rde zuweisen Wenn eine Anfrage einem zust ndigen Bearbeiter zugewiesen oder einem anderen zust ndigen Bearbeiter neu zugewiesen wird erh lt der neue zust ndige Bearbeiter automatisch eine E Mail in der er ber die Zuweisung benachrichtigt wird Nur zust ndige Bearbeiter denen die Anfrage zugewiesen wurde k nnen sie auch bearbeiten Alle anderen zust ndigen Bearbeiter haben uneingeschr nkt Zugriff auf die Anfrage mit all ihren Einzelheiten sind jedoch nicht in der Lage im Namen ihrer Beh rde t tig zu werden Zuweisung ausgehender Anfragen Verfasst ein zust ndiger Bearbeiter eine neue Anfrage wird er dieser Anfrage automatisch als zust ndiger Bearbeiter zugewiesen Der Zuweiser der Beh rde kann die Anfrage zus tzlichen zust ndigen Bearbeitern zuweisen sobald sie als Entwurf gespeichert wurde Andernfalls bleibt der zust ndige Bearbeiter der die Anfrage erstellt hat der einzige zust ndige Bearbeiter und nur er kann die Anfrage bearbeiten Anwendung des Zuweisungsverfahrens bei IMI Koordinatoren IMI Koordinatoren k nnen das Zuweisungsverfahren auch anwenden um Anfragen zuzuweisen an denen sie selbst a
52. eister ergriffen haben ber diese Funktion k nnen Empf ngermitgliedstaaten den initiierenden Mitgliedstaat oder einen anderen Empf ngermitgliedstaat der bereits Informationen zur Vorwarnung mitgeteilt hat auch um Kl rung bitten Die Funktion zum Hinzuf gen zus tzlicher Informationen kann auch genutzt werden um dem f r die Schlie ung zust ndigen Mitgliedstaat vorzuschlagen die Vorwarnung zu schlie en Sowohl das Versenden als auch das Anfordern zus tzlicher Informationen erfolgt in zwei Schritten Ein Bearbeiter oder bermittler von Vorwarnungen reicht die Informationen bei einem Vorwarnkoordinator ein und ein bermittler von Vorwarnungen innerhalb des Vorwarnkoordinators pr ft und bermittelt sie 5 Aus Datenschutzgr nden ist es der Kommission nicht m glich in der Vorwarnung enthaltene personenbezogene Daten einzusehen 34 6 3 6 6 3 6 1 Versenden und Empfangen einer Vorwarnung Eine Ubermittlung der Empfang Weiterleitung im Vorwarnung initiieren Vorwarnung an MS einer Vorwarnung eigenen MS iN A 9000000 Mitgliedstaat 2 IN Mitgliedstaat 1 AN 60668068 Mitgliedstaat 3 Alle Bearbeiter und bermittler von Vorwarnungen in allen an der Vorwarnung beteiligten Beh rden werden in einer automatisch generierten E Mail dar ber benachrichtigt dass der Vorwarnung neue Informationen hinzugef gt wurden Schlie en einer Vorwarnung Wie in den Leitlinien zur Nutzung des Vorwarnungs
53. en erh lt die Aufforderung den Status Validierung abgelehnt Nach sechs Monaten wird sie automatisch aus dem System gel scht 50 9 1 3 4 9 1 4 9 1 4 1 Validierung von Registrierungen Sie werden per E Mail benachrichtigt wenn eine zust ndige Beh rde die Sie zur Registrierung im IMI aufgefordert hatten ihre Registrierung abgeschlossen hat Wenn Sie die Registrierung der Beh rde validieren erh lt die Beh rde im IMI den Status Aktiv und wird f r IMI Nutzer die im System nach Beh rden suchen sichtbar Bei der Validierung k nnen Sie die Daten der Beh rde berpr fen und gegebenenfalls bearbeiten Sie k nnen auch die Parameter f r den Zugang zu Rechtsbereichen und Abl ufen festlegen Beh rden erhalten nach ihrer Selbstregistrierung standardm ig die Rolle einer zust ndigen Beh rde auf Ebene des Rechtsbereichs und die Rolle einer Beh rde auf Ebene des Ablaufs nderungen an den Rollen der Beh rden k nnen noch vorgenommen werden bevor die Daten der Beh rde validiert werden Festlegung von Ablaufeinstellungen F r jeden Ablauf zu dem eine Beh rde im IMI Zugang hat muss eine Reihe von Einstellungen Profileinstellungen ausgew hlt werden Diese wirken sich darauf aus wie ein Informationsaustausch bei einer Beh rde bearbeitet wird Sie gew hrleisten somit eine gewisse Flexibilit t sodass den unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitgliedstaaten und ihrer Beh rden Rechnung getragen werden kann
54. end der Selbstregistrierung eingegebenen Daten aufbewah ren fordert das System Sie auf die Zusammenfassung der Registrierung auszudrucken oder als Word Dokument auf Ihrem Computer zu speichern Sie k nnen den Registrierungsvorgang erst beenden nachdem Sie die Zusammenfassung ausgedruckt oder gespeichert haben Registrierung abgeschlossen Wie geht es weiter Im Anschluss an Ihre Registrierung erhalten Sie eine E Mail in der Ihnen best tigt wird dass die Daten ber Ihre Beh rde erfolg reich im IMI erfasst wurden Diese E Mail enth lt eine Zusammenfassung der von Ihnen eingegebenen Daten au er dem Benutzernamen Gleichzeitig erh lt Ihr Koordinator eine Benachrichtigung dass Sie die Registrierung abgeschlossen haben und er die neu regis trierte Beh rde validieren muss Sobald Ihre Beh rde von Ihrem Koordinator validiert wurde erhalten Sie eine neue E Mail mit der Nachricht dass Ihre Beh rde jetzt Zugang zum IMI hat In dieser E Mail finden Sie eine ausf hrliche Erkl rung wie Sie sich im System anmelden k nnen sowie einen Link zum Online Schulungsmaterial auf der IMI Website Anmeldung im IMI Um Zugang zum IMI zu haben m ssen Sie ein registrierter Nutzer sein und ber drei Arten von Anmeldedaten verf gen einen Benutzernamen ein Passwort und einen Sicherheitscode 12 3 2 1 3 2 2 32 3 3 2 4 Benutzername und vorl ufiges Passwort Sobald Sie als IMI Nutzer registriert wurden erhalten Sie vom lokalen
55. er verwaltenden Beh rde durch eine automatisch generierte E Mail benachrichtigt bertragen des Rechts zum Verwalten eines Registers an eine andere Beh rde Ein lokaler Datenverwalter der verwaltenden Beh rde eines Registers kann alle Daten bearbeiten einschlie lich der Daten zur registerf hrenden Stelle und verwaltenden Beh rde Wird eine andere Beh rde als verwaltende Beh rde festgelegt werden die LDV der neuen verwaltenden Beh rde durch eine automatisch generierte E Mail dar ber informiert dass sie f r die Registerdaten im IMI verantwortlich sind ndert ein LDV die verwaltende Beh rde verf gt er nicht mehr ber das Recht zum Bearbeiten oder L schen des Registers 42 8 5 8 5 1 8 5 2 Registersuche im IMI Die Registersuche erfolgt ber zwei Optionen des Suchmen s Einzelne Register k nnen ausgew hlt und ber die Ergebnisliste angezeigt werden Alle IMI Nutzer haben Zugang zur Registersuche und k nnen Registerdaten einsehen Wenn Sie ein Register anzeigen k nnen Sie auf Funktionen zum Bearbeiten und L schen zugreifen sofem Sie ber die entsprechenden Nutzerrechte verfiigen Schnellsuche Mithilfe der Schnellsuche k nnen Sie Register suchen indem Sie ein Land ausw hlen und Freitext eingeben Anhand der Freitextsuche kann nach den offiziellen und den inoffiziellen Bezeichnungen Registerarten geografischen Gebieten und Kategorien von Registern sowie nach ausgew hlten Registerdaten gesucht werden Wird
56. ersonenbezogene Daten werden erst angezeigt wenn der Empf nger die Verantwortung f r eine Anfrage bernimmt Die antwortende Beh rde entscheidet ob sie f r die Anfrage zust ndig ist und akzeptiert sie sofern dies der Fall ist 3 Die antwortende Beh rde beantwortet alle im Rahmen der Anfrage gestellten Fragen und sendet die Antwort an die anfra gende Beh rde 4 Die anfragende Beh rde berpr ft die erhaltenen Antworten Ist sie mit der Antwort zufrieden schlie t sie die Anfrage Anfragende Beh rde Antwortende Beh rde Anfrage erstellen und versenden Anfrage akzeptieren Antwort akzeptieren und cias Anfrage schlieBen Der Lebenszyklus einer Anfrage kann zus tzliche Schritte umfassen beispielsweise wenn die anfragende Beh rde mit einer Antwort nicht zufrieden ist und weitere Informationen anfordert Sieht sich die antwortende Beh rde au erstande die erbetenen zus tzlichen Ausk nfte zu erteilen kann ein IMI Koordinator eingeschaltet werden In diesem Kapitel erhalten Sie auch ausf hr lichere Informationen zu den alternativen Abl ufen einer Informationsanfrage 19 5 2 3 2 1 5 2 1 1 9 2 1 2 5 2 2 5 2 2 1 5 2 2 2 5 2 2 3 5 2 2 4 3 3 5 5 1 Anfragenakteure und ihre Rollen Beh rdenrollen f r Anfragen Wenn Beh rden Zugang zum Ablauf f r Anfragen erteilt wird wird ihnen entweder die Rolle einer Beh rde Anfragen oder die eines Anfragenkoordinators zugewie
57. etzen Der Koordinator kann den Zugang zu diesem Ablauf dann entweder reaktivieren oder l schen Wenn der Zugang zu einem Ablauf den Status Ausgesetzt hat kann die zust ndige Beh rde laufende Aktivit ten zwar wei terhin bearbeiten jedoch in diesem Ablauf keine neuen Anfragen Vorwarnungen mehr versenden oder empfangen Der lokale Datenverwalter der zust ndigen Beh rde kann weiterhin Nutzer mit Zugang zu dem Ablauf registrieren und verwalten und einen Antrag auf Reaktivierung des Zugangs stellen Dies ist jedoch nur m glich wenn der Status des Zugangs zum zugeh rigen Rechtsbereich Aktiv lautet Zugang zu Ablauf Ausgesetzt Reaktivierung beantragt Wenn der Zugang zu einem Ablauf den Status Ausgesetzt hat kann die Beh rde bei ihrem Zugangskoordinator die Reaktivierung ihres Zugangs zu dem Ablauf beantragen Entscheidet der Koordinator den Zugang zu reaktivieren wird er wieder auf Aktiv gesetzt Lehnt der Koordinator den Antrag der Beh rde auf Reaktivierung ab wird der Status wieder auf Ausgesetzt gesetzt Zugang zu Ablauf Gel scht Sobald eine zust ndige Beh rde mit ausgesetztem Zugang zu einem Ablauf alle laufenden Anfragen in diesem Ablauf geschlos sen hat kann der Zugangskoordinator den Zugang der Beh rde zu dem Ablauf l schen Wenn der Zugang gel scht wurde kann der lokale Datenverwalter der Beh rde immer noch die Reaktivierung ihres Zugangs zum Ablauf beantragen Zugang zu Ablauf
58. g best tigen und weiterleiten Einwand gegen Schlie ungsvorschlag einreichen Schlie ung Schlie ungsvorschlag Vorschl gen bermitteln lt chiie ungsvorschlag kommentieren W hrend des gesamten Lebenszyklus einer Vorwarnung und bis zu ihrer Schlie ung k nnen alle beteiligten Mitgliedstaaten jederzeit zus tzliche Informationen zu der Vorwarnung hinzuf gen Akteure des Vorwarnungsmechanismus und ihre Rollen Beh rdenrollen im Vorwarnungsmechanismus Wenn Beh rden Zugang zum Ablauf f r Vorwarnungen im IMI erteilt wird wird ihnen entweder die Rolle einer Vorwarnbeh rde oder die eines Vorwarnkoordinators zugewiesen Mindestens ein Vorwarnkoordinator je Mitgliedstaat ist als Posteingangsstelle vorzusehen Diese Rollen sind unabh ngig von den anderen Rollen zu sehen die die betreffende Beh rde innerhalb des IMI wahrnehmen kann Beispiel Ein nationaler IMI Koordinator NIMIC kann als Vorwarnbeh rde fungieren und eine Beh rde die einem Koordinator im Rahmen des Standardinformationsaustauschs antwortet kann die Aufgabe eines Vorwarnkoordinators bernehmen Vorwarnbeh rde Vorwarnbeh rden sind in der Regel Beh rden mit Zust ndigkeit in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit von Personen oder im Umweltbereich Sie k nnen eine Vorwarnung initiieren und diese bei einem Vorwarnkoordinator dem sie angeschlossen sind einreichen Sie k nnen auch Vorwarnungen die ihnen von der Posteingangsstelle oder von eine
59. g der wichtigsten Schritte vom normalen Lebenszyklus einer Anfrage bis hin zu komplexeren Verfahren Zudem werden die an der Anfrage beteiligten Akteure ihre Rollen und die Einstellungen beschrieben die festlegen welche Operationen die einzelnen Akteure ausfiihren k n nen Finden Sie heraus wie Sie Anfragen verfolgen und erfahren Sie mehr ber die Berichtsfunktion und die Rolle der Koordinatoren Eine wesentliche Funktion des IMI besteht darin den Informationsaustausch zwischen Beh rden in verschiedenen Mitgliedstaaten des EWR zu erleichtern Das IMI Modul das die direkte Kommunikation zwischen den zust ndigen Beh rden erm glicht ist der Ablauf f r Anfragen Eine einzelne Frage die ber das System versandt wird wird als Informationsanfrage oder einfach als Anfrage bezeichnet Lebenszyklus einer Anfrage Der Lebenszyklus einer Anfrage besteht in der Regel aus vier Schritten 1 Eine im IMI f r den Ablauf f r Anfragen registrierte zust ndige Beh rde kann eine Anfrage erstellen und versenden um Informationen von der zust ndigen Stelle in einem anderen Mitgliedstaat zu ersuchen Der Inhalt der Anfrage h ngt von dem Rechtsbereich und der konkreten Situation ab Die Beh rde die die Anfrage verschickt wird als anfragende Beh rde bezeichnet 2 Die zust ndige Beh rde die die Informationsanfrage erh lt berpr ft die Einzelheiten der Anfrage beispielsweise die darin enthaltenen Fragen und bestimmte Angaben zum Gegenstand P
60. gt hat sowie der Status des Zugangs f r jeden Ablauf zu dem die Beh rde in einem Rechtsbereich bereits Zugang hat oder Zugang beantragt hat Status von Beh rden im IMI Status der Beh rde Registrierung beantragt Eine zust ndige Beh rde die sich selbst im IMI registriert erh lt den Status Registrierung beantragt In diesem Status ist die Beh rde nur f r die Datenverwalter des validierenden Koordinators der die Aufforderung zur Registrierung verschickt hat sichtbar Status der Beh rde Aktiv Eine zust ndige Beh rde erh lt den Status Aktiv sobald sie von einem IMI Koordinator registriert oder ihre Selbstregistrierung vom validierenden Koordinator validiert wurde Dies bedeutet dass der Beh rde Zugang zu allen Rechtsbereichen oder Abl ufen gew hrt werden oder sie entsprechenden Zugang beantragen kann Status der Beh rde Registrierung abgelehnt In Ausnahmef llen kann der validierende Koordinator die Selbstregistrierung einer zust ndigen Beh rde ablehnen In diesem Fall erh lt die Beh rde den Status Registrierung abgelehnt Eine Beh rde mit diesem Status kann noch innerhalb von sechs Monaten durch den Koordinator validiert werden Nach Ablauf dieser Frist wird die Registrierung automatisch gel scht Status der Beh rde Ausgesetzt Ein validierender Koordinator kann eine zust ndige Beh rde aus dem IMI entfernen Dies erfolgt in mehreren Schritten die es der Beh rde erm glichen laufen
61. h rden 9 3 2 Fachlich inhaltliche Aufgaben von Koordinatoren im Ablauf f r Vorwarnungen 9 4 Funktionen f r Koordinatoren 10 Datenschutz im IMI 42 43 43 43 45 45 45 47 47 47 48 48 48 49 51 51 51 51 52 52 53 54 55 55 55 55 56 56 56 56 56 57 Willkommen beim Binnenmarkt Informationssystem Internal Market Information system IMI Das IMI ist ein sicheres Online Tool das es nationalen regionalen und kommunalen Beh rden erm glicht schnell und einfach mit zust ndigen Beh rden in anderen L ndern zu kommunizieren Ob Sie sich bereits als IMI Nutzer registriert haben oder erst noch registrieren m chten dieses Handbuch wurde zu Ihrer Unterst tzung erstellt Das erste Kapitel enth lt eine allgemeine Einf hrung in das IMI und seine Funktionsweise Anschlie end werden alle wichtigen IMI Funktionen und ihre Anwendung erl utert Nicht alle Funktionen sind f r Ihre Arbeit von Belang Da das IMI modular aufgebaut ist l sst sich jede Funktion einzeln verwenden Daher m ssen Sie nicht das gesamte Handbuch lesen sondern k nnen direkt die Funktion nachschlagen die Sie ben tigen Im Zuge der Weiterentwicklung des IMI werden m glicher weise weitere Module und dementsprechend zus tzliche Kapitel zu diesem Handbuch hinzugef gt Das Kapitel ber die Rolle der Koordinatoren richtet sich vorwiegend an IMI Koordinatoren kann Ihnen jedoch einen Einblick in die Aufgaben eine
62. haben und als zufriedenstellend betrachten m ssen Sie dies best tigen Akzeptieren Sie die Antwort wird die Anfrage geschlossen Das Schlie en der Anfrage ist wichtig weil dadurch nach einer bestimmten Zeit alle in der Anfrage enthaltenen personenbezogenen Daten aus dem System entfernt werden Weitere Informationen zum Datenschutz im IMI erhalten Sie in Kapitel 10 Wenn Sie eine Anfrage schlie en und danach bemerken dass Sie zus tzliche Informationen zu demselben Sachverhalt ben tigen k nnen Sie die M glichkeit zum Kopieren von Anfragen nutzen die in Kapitel 5 3 8 erl utert wird Anfordern und Bereitstellen zus tzlicher Informationen Anfordern zus tzlicher Informationen anfragende Beh rde Als zust ndiger Bearbeiter einer anfragenden Beh rde stellen Sie m glicherweise fest dass eine Antwort die Sie erhalten haben nicht zufriedenstellend ist In diesem Fall k nnen Sie bei der antwortenden Beh rde zus tzliche Informationen anfordern Dabei m ssen Sie eine Begr ndung f r Ihre Entscheidung angeben gt Sie sollten nur zu den in Ihrer Anfrage enthaltenen urspr nglichen Fragen zus tzliche Ausk nfte anfordern Wenn Sie neue Fragen zum selben Gegenstand stellen m chten sollten Sie zun chst die urspr ngliche Anfrage schlie en und anschlie end die Funktion Anfrage kopieren ver wenden um eine neue Anfrage zu erstellen Wenn sich die antwortende Beh rde bereit erkl rt weitere Informationen zur Verf gung zu
63. ht werden erst in der Nacht des darauf folgenden Montags verschickt werden Aufforderung versandt Registrierung ausstehend Sobald die Aufforderung versandt wurde erh lt sie den Status Versandt Registrierung ausstehend Die Aufforderung besteht aus einer E Mail an die Beh rde in der diese aufgefordert wird sich im IMI zu registrieren siehe Kapitel 3 1 2 49 91 3 3 Registriert Validierung ausstehend Sobald die Beh rde die Selbstregistrierung abgeschlossen hat wird der Status der Aufforderung automatisch auf Registriert Validierung ausstehend gesetzt Gleichzeitig erh lt der Koordinator der die Aufforderung verschickt hat eine E Mail mit dem Hinweis dass die Validierung der Beh rde im IMI noch aussteht Beh rde validiert Nachdem Sie eine zust ndige Beh rde die sich selbst im System registriert hat validiert haben erh lt die Aufforderung den Status Beh rde validiert und verbleibt f r drei Monate in Ihrer Aufforderungsliste Lebenszyklus einer Aufforderung alternative Abl ufe und Statusangaben Eine Aufforderung zur Registrierung kann zuweilen einen anderen Verlauf nehmen und dann einen neuen Status erhalten Je nach Status k nnen Koordinatoren Aufforderungen bearbeiten zur ckziehen oder erneut einreichen Aufforderung zur ckgewiesen Eine Aufforderung zur Registrierung kann aus drei Gr nden zur ckgewiesen werden gt E Mail Adresse bereits in Gebrauch Die in Ihrer Aufforderung angeg
64. ickt Akzeptieren einer Anfrage Als zust ndiger Bearbeiter k nnen Sie neue an Ihre Beh rde gerichtete Anfragen akzeptieren Die neuen Anfragen erscheinen in Ihrer Aufgabenliste f r Anfragen mit dem Status Noch nicht akzeptiert Beim ersten ffnen einer neuen Anfrage sehen Sie eine bersicht der wesentlichen Einzelheiten allerdings keine personenbe zogenen Daten anhand deren Sie die Identit t des von der Anfrage Betroffenen beispielsweise des Berufsangeh rigen fest stellen k nnten Solange Sie nicht im Namen Ihrer Beh rde die Zust ndigkeit f r die Anfrage akzeptiert haben gelten Sie nicht als antwortende Beh rde und sollten deshalb nicht die Identit t des von der Anfrage Betroffenen erfahren Da personenbezogene 21 Daten in Anlagen die der Anfrage beigef gt sind z B Bescheinigungen oder Ausbildungsnachweise enthalten sein k nnen k nnen Sie Dateianh nge erst einsehen wenn Sie die Anfrage akzeptiert haben Alle in der Anfrage enthaltenen Fragen und Kommentare auch in Bezug auf Anlagen k nnen Sie jedoch bereits vor dem Akzeptieren der Anfrage einsehen Erachten Sie die von der anfragenden Beh rde gesetzte Frist f r unhaltbar k nnen Sie f r die Beantwortung der Anfrage einen neuen Termin vorschlagen Ist Ihre Beh rde mehreren Anfragenkoordinatoren angeschlossen m ssen Sie beim Akzeptieren einer neu eingehenden Anfrage den richtigen Koordinator ausw hlen Ist Ihre Beh rde beispielsweise sow
65. ie IMI Koordinatoren sind daf r verantwortlich die Beh rden zu ermitteln die das IMI verwenden sollten und diese im System zu registrieren Ein Koordinator ist berechtigt neue zust ndige Beh rden zu registrieren oder eine Beh rde dazu aufzufordern sich selbst zu registrieren Registrierung im IMI Die Registrierung im IMI erfolgt in mehreren Schritten in deren Rahmen Informationen ber die neue Beh rde zur Verf gung gestellt werden m ssen Das Verfahren zur Registrierung durch einen Koordinator unterscheidet sich nur in wenigen Punkten von dem der Selbstregistrierung durch die Beh rde F r die Selbstregistrierung sind die unten beschriebenen zus tzlichen Schritte erforderlich Registrierung durch einen IMI Koordinator In den meisten F llen wird Ihre Beh rde durch einen IMI Koordinator im System registriert Zuvor haben Sie sich wahrscheinlich mit Ihrem Koordinator in Verbindung gesetzt und bestimmte Daten angegeben darunter allgemeine Informationen ber Ihre Beh rde und die Person die als erster Nutzer f r Ihre Beh rde registriert werden soll Sobald der Koordinator die Registrierung Ihrer Beh rde abgeschlossen hat kontaktiert er Sie um Ihnen Ihren Benutzernamen mitzuteilen Anschlie end sollten Sie sich anmelden und berpr fen ob die im IMI erfassten Daten zu Ihrer Beh rde korrekt sind gt Wenn Sie der erste Nutzer Ihrer Beh rde sind lesen Sie bitte die Abschnitte zur lokalen Datenverwaltung Kapitel 4
66. ieren Er kann f r alle Nutzer seiner Beh rde die Nutzerrechte ndern und die Passw rter zur cksetzen Standardm ig erh lt der erste Nutzer einer zust ndigen Beh rde die Rolle des lokalen Datenverwalters Die Standardeinstellung kann ge ndert und die Rolle einem anderen Nutzer zugewiesen werden Es besteht auch die M glichkeit diese Rolle weiteren Nutzern zuzuweisen und so zwei oder mehr LDV zu ernennen 4 1 1 Allgemeine Informationen zu Ihrer Beh rde Es ist wichtig daf r zu sorgen dass die Informationen ber Ihre Beh rde im IMI so aktuell wie m glich sind Dies macht es IMI Nutzern in anderen Mitgliedstaaten leichter sich an die richtige Beh rde zu wenden Au erdem kann so gew hrleistet werden dass die vom IMI automatisch verschickten E Mails an die richtige E Mail Adresse versandt werden Folgende Informationen sind anzugeben gt Name der Beh rde und inoffizielle Bezeichnung Die Angabe der offiziellen Bezeichnung Ihrer Beh rde ist Bestandteil Ihrer Registrierung im IMI Nach der Registrierung k nnen Sie die offizielle Bezeichnung Ihrer Beh rde nicht mehr ndern Sollte hier ein Fehler aufgetreten sein wenden Sie sich bitte an den IMI Koordinator der Ihre Beh rde registriert hat Er kann die Bezeichnung ndern Zus tzlich kann jede Beh rde eine eigene inoffizielle Bezeichnung w hlen eine Version ihres Namens die Aufschluss ber die T tigkeit der Beh rde gibt Die inoffizielle Bezeichnung wird in alle E
67. ind umfasst dieser Bericht auch einen Hinweis auf den Haftungsausschluss und ein Formular durch dessen Unterzeichnung die betroffene Person ihr Einverst ndnis zum Austausch ihrer personenbezogenen Daten erkl rt Jeder Nutzer mit Zugang zum Ablauf f r Anfragen kann Berichte zu den Anfragen seiner Beh rde erstellen Haben Sie lediglich Rechte als Zuweiser oder Beobachter k nnen Sie nur Berichte ohne personenbezogene Daten erstellen Anfragenkoordinatoren k nnen auch Berichte zu den Anfragen zust ndiger Beh rden erstellen denen sie angeschlossen sind Diese Berichte enthalten niemals personenbezogene Daten Die Berichte stehen 30 Tage in einem eigens daf r vorgesehenen Abschnitt Ihres Aktionsfelds zur Verf gung 27 6 1 In diesem Kapitel werden die technischen Aspekte der Bearbeitung von Vorwarnungen im IMI behan delt Es enth lt eine Beschreibung der verschiedenen Rollen die Beh rden und einzelne Nutzer in Bezug auf den Vorwarnungsmechanismus aus ben k nnen sowie s mtlicher f r die einzelnen Stufen einer Vorwarnung verf gbaren Funktionen und ihrer Nutzung Au erdem wird erl utert wie das System f r die effektive Bearbeitung von Vorwarnungen einzurichten ist Auf der IMI Website erhalten Sie weitere Hinweise zu den Voraussetzungen f r den Versand von Vorwarnungen und zu m glichen Szenarien Lebenszyklus einer Vorwarnung Der Lebenszyklus einer Vorwarnung besteht in der Regel aus f nf Einzelschritten 1 Eine f
68. indestens einen angeschlossenen Koordinator festlegen d h den Koordinator der am Informationsaustausch z B Anfrage oder Vorwarnung beteiligt werden kann Sie k nnen f r unterschiedliche Rechtsbereiche unterschiedliche Koordinatoren anschlie en und f r ein und denselben Ablauf mehr als einen Koordinator bestimmen Sobald die Beh rde registriert ist k nnen Sie bei Bedarf ihre angeschlossenen Koordinatoren aktualisieren Standardm ig wird der Koordinator der die Beh rde registriert der validierende Koordinator der Beh rde und ihr Zugangskoordinator f r alle Rechtsbereiche zu denen der Beh rde Zugang gew hrt wird Wenn die Registrierung abgeschlossen ist k nnen Sie Ihre Rolle als validierender oder Zugangskoordinator ndern und sie an andere Koordinatoren in Ihrem Mitgliedstaat bertragen Bei der Registrierung eines IMI Koordinators muss der f r die Verwaltung der ihn betreffenden Daten oder Zugriffsrechte verant wortliche Koordinator einer h heren Ebene angeh ren z B muss es f r einen DIMIC ein LIMIC ein SDIMIC oder ein NIMIC sein 47 9 1 2 3 Nach der Registrierung Das IMI generiert automatisch einen Benutzernamen f r den ersten Nutzer der Beh rde die Sie registrieren Es liegt in Ihrer Verantwortung diesem ersten Nutzer seinen Benutzernamen zu bermitteln Dies darf nicht ber das System geschehen sondern auf dem Wege der unter den gegebenen Umst nden der sicherste und geeignetste ist Telefon ver
69. inzuf gen Zust ndige Beh rden k nnen alle Anfragen kopieren die sie versandt oder erhalten haben unabh ngig vom Status der Anfragen Mitverfolgen von Anfragen Im IMI k nnen Sie von Ihrer Beh rde versandte und empfangene Anfragen ganz einfach mit Hilfe der daf r vorgesehenen Aufgabenliste und automatisch generierten E Mails verfolgen Aufgabenliste f r Anfragen Die Aufgabenliste f r Anfragen enth lt Anfragen bei denen Sie als Nutzer t tig werden m ssen Zugang dazu haben die zust ndigen Bearbeiter bei zust ndigen Beh rden sowie die zust ndigen Bearbeiter bzw zust ndigen Berufungsstellen bei IMI Koordinatoren Nutzt Ihre Beh rde das Zuweisungsverfahren so erscheint eine Anfrage die neu eingegangen ist oder erstmals im Zuge des Berufungsverfahrens vorgelegt wird zun chst in der Aufgabenliste der Nutzer mit Rechten als Zuweiser Sobald der Zuweiser die Anfrage einem oder mehreren Nutzern mit Rechten als zust ndige Bearbeiter oder als zust ndige Berufungsstelle zugewiesen hat wird die Anfrage in deren Aufgabenlisten angezeigt 25 5 3 9 2 3 3 9 3 Je nach Status der Anfrage m ssen Sie unterschiedliche Schritte in Bezug auf unerledigte Anfragen ausf hren sie akzeptieren und beantworten eine Antwort abrufen eine Anfrage schlie en usw Als Koordinator m ssen Sie eine neue Anfrage m glicher weise genehmigen vor dem Versand eine Antwort senden oder im Rahmen des Berufungsverfahrens eingreifen Die Aufgabenlist
70. ispielsweise haben im IMI ausschlie lich die an einem Informationsaustausch unmittelbar beteiligten zust ndigen Beh rden Zugang zu personenbezogenen Daten Dar ber hinaus werden alle in einem Informationsaustausch enthaltenen personenbezo genen Daten sp testens sechs Monate nach dem formellen Schlie en des Vorgangs automatisch aus dem System gel scht Am 29 August 2011 hat die Kommission einen Vorschlag f r eine Verordnung ber die Verwaltungszusammenarbeit mithilfe des Binnenmarkt Informationssystems verabschiedet mit dem Ziel einen umfassenden Rechtsrahmen f r das IMI zu schaffen Schl sselelemente dabei sind gemeinsame Vorschriften die die Effizienz des IMI gew hrleisten darunter eine klare Aufteilung der Rollen der verschie denen am IMI beteiligten Akteure ein Rahmen f r die Verarbeitung personenbezogener Daten im IMI eine Liste der vom IMI unterst tzten Rechtsvorschriften die M glichkeit der flexiblen Erweiterung des Systems auf andere Politikbereiche Aktuelle Informationen zum Gesetzgebungsverfahren und zur endg ltigen Fassung finden Sie auf der IMI Website J http ec europa eu imi net 11 Richtlinie 95 46 EG des Europ ischen Parlaments und des Rates vom 24 Oktober 1995 zum Schutz nat rlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr ABl L 281 vom 23 11 1995 S 31 ge ndert durch die Verordnung EG Nr 1882 2003 ABL L 284 vom 31 10 2003 S 1 Verordnung EG
71. laubt diesen aber gleichzeitig insgesamt die Kontrolle ber das Verfahren zu behalten So wird sichergestellt dass nur relevante zust ndige Beh rden eine Selbstregistrierung im IMI vornehmen und dies nur f r die einschl gigen Rechtsbereiche und Abl ufe Je nach Anzahl der Beh rden die Sie zur Registrierung im IMI auffordern m chten k nnen Sie einzelne Aufforderungen oder Sammelaufforderungen erstellen Aufforderungen erstellen F r jede Aufforderung zur Registrierung im IMI sind folgende Informationen anzuftigen gt eine g ltige E Mail Adresse f r die Beh rde 48 9 1 3 2 gt einen Namen f r die Beh rde nicht unbedingt ihre offizielle Bezeichnung da es sich hier um einen Namen handelt der nur in Ihrer Aufforderungsliste erscheint gt Rechtsbereiche und zugeh rige Abl ufe f r die sich die Beh rde im IMI registrieren soll gt Wahlweise k nnen Sie eine individuelle Nachricht eingeben die der Aufforderungs E Mail an die Beh rde hinzugef gt wird Sie k nnen diese Nachricht beispielsweise nutzen um spezifische Anweisungen zu der inoffiziellen Bezeichnung der Beh rde oder der Selbstregistrierung allgemein zu geben Jede Aufforderung wird in einer Liste mit Aufforderungsentw rfen als Entwurf gespeichert Sie k nnen Ihre Aufforderungsentw rfe jederzeit bearbeiten und sie entweder einzeln oder gesammelt einreichen Sammelaufforderungen erstellen Das System erm glicht es Ihnen mehrere Aufforderu
72. lbst eine E Mail verfassen und sie an alle oder ausgew hlte Beh rden in Ihrem Mitgliedstaat gleichzeitig verschicken Auf diese Weise k nnen Sie zum Beispiel alle unl ngst im IMI registrierten Beh rden auffordern die ber sie gespeicherten Informationen zu aktualisieren Diese Funktion steht Nutzern mit den Rechten eines lokalen Datenverwalters zur Verf gung Damit Koordinatoren die koordinierten Beh rden leichter verwalten k nnen haben Nutzer mit den Rechten eines lokalen Datenverwalters die M glichkeit anhand der E Mail Adresse einer zust ndigen Beh rde oder eines ihrer Nutzer nach dieser Beh rde zu suchen 56 10 In diesem Kapitel wird das Thema Datenschutz im IMI kurz beleuchtet Da ber das IMI personenbezogene Daten ausgetauscht werden muss umfassender Datenschutz gew hrleistet werden Das IMI unterliegt uneingeschr nkt den geltenden Datenschutzvorschriften Es leistet einen Beitrag zur Einhaltung dieser Vorschriften indem es einen klaren Rahmen daf r vorgibt welche Informationen mit wem und unter welchen Voraussetzungen ausgetauscht werden k nnen Konkrete Mechanismen die f r die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen sind fester Bestandteil des IMI Der unsichere Ad hoc Austausch von Informationen zwischen den Mitgliedstaaten per Fax E Mail oder Post wird durch ein strukturiertes System ersetzt das aktiv die Einhaltung der einschl gigen Auflagen hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz f rdert Be
73. le einer koordinierten Beh rde in einem Ablauf zu ndern Beispielsweise kann eine Handwerkskammer urspr nglich als Beh rde im Ablauf f r Anfragen im Rechtsbereich Dienstleistungen registriert worden sein Diese Beh rde ist auf regionaler Ebene zust ndig und k nnte daher andere Handwerksbeh rden mit lediglich lokalen Zust ndigkeiten beaufsichtigen Der Zugangskoordinator der regionalen Handwerkskammer k nnte dieser Beh rde nun die Rolle des Anfragenkoordinators zuweisen die eine Beteiligung am Informationsaustausch mit anderen Beh rden gestattet Bei einer im System bereits aktiven Beh rde kann die Rolle im Ablauf nur ge ndert werden wenn der Status des Ablaufs Ausgesetzt lautet Diese nderung kann durch den Zugangskoordinator f r den betreffenden Rechtsbereich vorgenommen werden Die Rolle im Ablauf kann ebenfalls ge ndert werden wenn der Status f r den Zugang zum Ablauf Beantragt oder der Status der Beh rde Registrierung beantragt lautet d h bevor ihre Registrierung im IMI durch den validierenden Koordinator vali diert wird Rolle im Rechtsbereich ndern Es ist auch m glich die Rolle einer Beh rde auf Ebene des Rechtsbereichs zu ndern Beispielsweise k nnte ein nationaler IMI Koordinator als LIMIC f r den Rechtsbereich Dienstleistungen eine Beh rde benennen die im System bereits mit der Rolle eines DIMIC f r Dienstleistungen registriert ist Um die Rolle einer Beh rde f r ei
74. leinstellungen werden bei der Registrierung oder Validierung der Beh rde im IMI durch den validierenden Koordinator festgelegt Sie k nnen sp ter durch den Zugangskoordinator den Koordinator der f r den Zugang zu dem jeweiligen Rechtsbereich verantwortlich ist ge ndert werden Die Ablaufeinstellungen die von den IMI Koordinatoren verwaltet werden sind in Kapitel 9 1 4 ausf hrlich erl utert Jede Beh rde kann f r den Ablauf f r Informationsanfragen das Zuweisungsverfahren aktivieren sodass ein und ausgehende Anfragen an die richtigen Nutzer innerhalb der Beh rde verteilt werden k nnen Weitere Informationen zum Zuweisungsverfahren erhalten Sie in Kapitel 5 3 5 Angeschlossene Koordinatoren Jede zust ndige Beh rde ist f r jeden Ablauf zu dem sie Zugang hat einem oder mehreren fachlich inhaltlichen Koordinatoren angeschlossen Im Ablauf f r Anfragen kann ein angeschlossener Koordinator die Einzelheiten des Informationsaustauschs der 16 4 2 Beh rde einsehen allerdings keine personenbezogenen Daten Angeschlossene Koordinatoren k nnen auch im Berufungs oder im Genehmigungsverfahren eine Rolle spielen siehe Kapitel 5 3 6 und 5 3 7 Im Ablauf f r Vorwarnungen kann ein Koordinator der einer Vorwarnbeh rde angeschlossen ist die Rolle des Vorwarnkoordinators bernehmen weitere Informationen siehe Kapitel 6 2 Eine zust ndige Beh rde kann mehr als einem Koordinator in einem Rechtsbereich angeschlossen sein Im Modul
75. len im IMI Eine im IMI registrierte Beh rde kann unabh ngig von ihrer administrativen Rolle ob als IMI Koordinator oder zust ndige Beh rde verschiedene fachlich inhaltliche Rollen in einem Ablauf wahrnehmen f r den sie Zugang erhalten hat Die folgende Tabelle gibt einen berblick ber diese Rollen 2 3 Administrative Rolle Fachlich inhaltliche Rolle Koordinatorrolle NIMIC Vorwarnkoordinator SOMIL Anfragenkoordinator LIMIC Posteingangsstelle DIMIC Zust ndige Beh rde Beh rde Anfragen Vorwarnbeh rde Zus tzlich zu diesen Rollen k nnen IMI Koordinatoren eine oder beide der folgenden administrativen Rollen wahrnehmen vali dierender Koordinator d h der Koordinator der eine Beh rde im IMI registriert und oder validiert und Zugangskoordinator d h der Koordinator der f r die Gew hrung und Verwaltung des Zugangs einer Beh rde zu einem bestimmten Rechtsbereich und Ablauf verantwortlich ist Jede Beh rde verf gt ber einen validierenden Koordinator und einen Zugangskoordinator pro Rechtsbereich Einzelheiten zu den verschiedenen administrativen Rollen entnehmen Sie bitte Kapitel 9 1 1 Fachlich inhaltliche Rollen werden f r jeden Ablauf festgelegt und in den Kapiteln 5 und 6 ausf hrlich beschrieben Wichtig Die fachlich inhaltliche Rolle einer Beh rde ist nicht an ihre administrative Rolle gebunden Beispielsweise kann das Ministerium f r ffentliche Verwaltung als NIMIC fungieren es kann die Rolle
76. ler Vorwarnungen einsehen zu denen ihre Beh rde Zugang hat einschlie lich der in den Vorwarnungen enthaltenen personenbezogenen Daten Sie haben die M glichkeit die vollst ndigen Einzelheiten der Vorwarnungen zu speichern oder auszudrucken k nnen aber keine Aufgaben ausf hren beispielsweise eine Vorwarnung initiieren oder aktualisieren oder die Schlie ung einer Vorwarnung vorschlagen Bearbeiter von Vorwarnungen Die Aufgabe von Bearbeitern von Vorwarnungen ist es Vorwarnungen f r ihre Beh rde zu bearbeiten Sie k nnen Vorwarnungen initiieren und sie bei einem Vorwarnkoordinator zur bermittlung einreichen Sie k nnen Vorwarnungen empfangen und auf Vorwarnungen reagieren Sie k nnen zus tzliche Informationen zu einer Vorwarnung einreichen Sie k nnen einen Schlie ungsvorschlag einreichen Schlie ungsvorschl ge die von anderen Beh rden in ihrem eigenen Mitgliedstaat vorgelegt wurden kommentieren und im Falle eines Schlie ungsvorschlags eines anderen Mitgliedstaats Einw nde gegen die Schlie ung erheben Bearbeiter von Vorwarnungen innerhalb eines Vorwarnkoordinators k nnen Vorwarnungen jedoch nicht bermitteln oder weiterleiten bermittler von Vorwarnungen nur f r Vorwarnkoordinatoren Die Rolle des bermittlers von Vorwarnungen kann nur von Nutzern innerhalb eines Vorwarnkoordinators wahrgenommen werden bermittler von Vorwarnungen sind f r die Weiterleitung von Vorwarnungen in ihrem eigenen Mitgliedstaa
77. ligung zweier Koordinatoren wird unter Punkt 1 und Punkt 2 oben beschrieben 4 Keiner der Koordinatoren fungiert als Berufungsstelle In diesem Fall m ssen die zwei zust ndigen Beh rden den Sachverhalt ohne das Eingreifen ihrer Koordinatoren kl ren Wenn sich die antwortende Beh rde geweigert hat zus tzliche Informationen bereitzustellen kann die anfragende Beh rde noch ein weiteres Mal Informationen anfordern Die antwortende Beh rde kann ihre Entscheidung berdenken und einwilligen weitere Informationen bereitzustellen Oder sie beharrt auf ihrer urspr nglichen Ansicht und schlie t die Anfrage Das Genehmigungsverfahren Einige Mitgliedstaaten haben entschieden dass IMI Koordinatoren ein gewisses Ma an Kontrolle ber die Anfragen behalten sollten die von ihnen koordinierte Beh rden versenden und empfangen Dies kann nach Ma gabe nationaler Verwaltungsverfahren erforderlich sein In solchen F llen muss jeder Koordinator entscheiden ob er das Genehmigungsverfahren f r Anfragen und oder Antworten von koordinierten Beh rden verwendet und f r welche dieser Beh rden es gelten soll In Kapitel 9 1 4 werden die Einstellungen f r das Genehmigungsverfahren erl utert Wenn eine Beh rde dem Genehmigungsverfahren unterliegt und ihr Anfragenkoordinator Anfragen genehmigen muss werden neue von der Beh rde erstellte Anfragen nicht direkt an die antwortende Beh rde gesandt sondern zun chst zur Pr fung und Genehmigung an den
78. llungnahme des anfragenden Koordinators zur Unzul nglichkeit der Antwort Stimmt er zu dass die Antwort unbefriedigend ist sendet er die Anfrage zur ck an die antwortende Beh rde Diese kann ihre Entscheidung berdenken und einwilligen weitere Informationen bereitzustellen Oder sie beharrt auf ihrer bisherigen Ansicht zu dem Sachverhalt und schlie t die Anfrage Wenn der anfragende Koordinator die Ansicht der anfragenden Beh rde nicht teilt und die Antwort als zufriedenstellend erachtet kann er die Anfrage schlie en 2 Nur der antwortende Koordinator fungiert als Berufungsstelle In diesem Fall geht die Anfrage direkt an den antwortenden Koordinator 24 3 0 5 3 8 5 3 9 5391 Stimmt der antwortende Koordinator zu dass die Antwort unbefriedigend ist sendet er die Anfrage zur ck an die antwortende Beh rde Diese kann ihre Entscheidung berdenken und einwilligen weitere Informationen bereitzustellen Oder sie beharrt auf ihrer urspr nglichen Ansicht woraufhin das Berufungsverfahren von Neuem beginnt Wenn der antwortende Koordinator die Ansicht der anfragenden Beh rde nicht teilt und die Antwort als zufriedenstellend erachtet kann er die Anfrage schlie en 3 Beide Koordinatoren fungieren als Berufungsstelle Zun chst legt die anfragende Beh rde die Anfrage dem anfragenden Koordinator vor Stimmt er zu dass die Antwort unbe friedigend ist wird die Anfrage dem antwortenden Koordinator vorgelegt Die Betei
79. ls anfra gende oder antwortende Beh rde beteiligt sind Wenn sie als Anfragenkoordinator fungieren m ssen sie auch Anfragen zuweisen die der Genehmigung bed rfen oder ihnen im Rahmen des Berufungsverfahrens vorgelegt wurden F r die Zuweisung von Anfragen bei denen die Genehmigung oder das Einschreiten der Beh rde als Koordinator der Anfrage erforderlich ist kommen ausschlie lich Nutzer mit Rechten als zust ndige Berufungsstelle in Betracht Die zust ndigen Berufungsstellen sind dann in der Lage entsprechend t tig zu werden d h das Versenden einer Anfrage bzw Antwort zu geneh migen oder abzulehnen und bez glich der Nichtverf gbarkeit weiterer Informationen ihre Zustimmung oder ihren Widerspruch zu vermerken Alle anderen zust ndigen Berufungsstellen haben ebenfalls Zugriff auf die Anfragen k nnen sie aber nicht bearbeiten Das Berufungsverfahren Bleibt die anfragende Beh rde bei ihrer Entscheidung dass sie weitere Informationen ben tigt kann sie ihren Koordinator anfragender Koordinator und den Koordinator der anderen Beh rde antwortender Koordinator als Schiedsstellen hin zuziehen Dieses Verfahren wird als Berufungsverfahren bezeichnet Die Anfragenkoordinatoren entscheiden ob sie als Berufungsstellen fungieren m chten oder nicht Abh ngig von ihren Profileinstellungen gibt es folgende M glichkeiten 1 Nur der anfragende Koordinator fungiert als Berufungsstelle Die anfragende Beh rde erbittet eine Ste
80. m Rahmen des IMI ist es m glich dass Nutzer mehrere Rollen bernehmen Ein Nutzer innerhalb eines Vorwarnkoordinators der ber Rechte als bermittler von Vorwarnungen verf gt k nnte daher auch Rechte als Bearbeiter von Vorwarnungen erhalten Damit w re es ihm m glich Vorwarnungen zu initiieren einzureichen und zu bermitteln Hierbei ist jedoch zu beachten dass das Einreichen und das bermitteln gesonderte Schritte sind die getrennt ausgef hrt werden m ssen auch wenn dies durch ein und dieselbe Person erfolgt Unterschiede zwischen Bearbeitern von Vorwarnungen und bermittlern von Vorwarnungen Wer kann welche Aufgaben ausf hren Bearbeiter von bermittler von Vorwarnungen Vorwarnungen innerhalb einer Vorwarnbeh rde nur innerhalb von oder eines Vorwarnkoordinators Vorwarnkoordinatoren Hinzuf gen weiterer Informationen BER Y einschlie lich Informationsanfrage Einreichen und Einw nden gegen Schlie ung bermitteln K lt Einreichen Vorschlagen eine Vorwarnung zu schlieBen Kommentieren nur im Niederlassungsmitgliedstaat lt lt Ubermitteln Bearbeitung von Vorwarnungen im IMI Vorwarnungen haben einen klar vorgegebenen Lebenszyklus der aus einer Reihe von grundlegenden Einzelschritten besteht sowie in manchen Fallen aus weiteren optionalen Schritten Je nach Bearbeitungsschritt wird der Status einer Vorwarnung auto matisch aktualisiert und auf dem Bil
81. m Vorwarnkoordinator weiterge leitet wurden empfangen und auf diese Vorwarnungen reagieren Sie haben die M glichkeit Schlie ungsvorschl ge einzurei chen sowie zu kommentieren Schl gt ein anderer Mitgliedstaat eine Schlie ung vor k nnen sie bei ihrem Vorwarnkoordinator Einw nde einreichen Vorwarnkoordinator Die Aufgabe von Vorwarnkoordinatoren ist es sicherzustellen dass Vorwarnungen nur bermittelt werden wenn es unbedingt notwendig ist und dass sie ad quat bearbeitet werden In der Regel sind Vorwarnkoordinatoren f r die Bereiche Gesundheit und Sicherheit von Personen oder f r den Umweltbereich zust ndig Sie sollten ferner einen guten berblick ber die f r Vorwarnungen eingerichteten Verwaltungsstrukturen in ihrem Mitgliedstaat haben Vorwarnkoordinatoren k nnen anderen Mitgliedstaaten Vorwarnungen bermitteln sowie Vorwarnbeh rden und andere Vorwarnkoordinatoren als Empf nger eingehender Vorwarnungen hinzuf gen Sie k nnen zus tzliche Informationen bermitteln einschlie lich Einw nden gegen Schlie ungen 2 Im Interesse einer guten Koordinierung und aus Gr nden des Datenschutzes empfiehlt die Kommission eine einzige Posteingangsstelle je Mitgliedstaat vorzusehen Es ist aber technisch m glich mehrere Poststellen zu registrieren beispielsweise in einem f deral strukturierten Mitgliedstaat eine f r jede Region 30 6 2 1 3 6 2 2 6 2 3 6 2 3 1 6 2 3 2 6 2 3 3 und Vorschl ge zur Schli
82. mechanismus erkl rt ist der Mitgliedstaat in dem der Dienstleister nieder gelassen ist f r die Einleitung des Schlie ungsverfahrens zust ndig Die Schlie ung sollte eingeleitet werden sobald das Risiko nicht mehr besteht Wenn der Niederlassungsmitgliedstaat unbekannt ist liegt die Zust ndigkeit f r das SchlieBungsverfahren bei dem Mitgliedstaat der die Vorwarnung initiiert hat Das Schlie ungsverfahren umfasst zwei Phasen Zun chst haben alle Beh rden im Niederlassungsmitgliedstaat die M glichkeit sich dazu zu u ern ob die Schlie ung vorge schlagen werden sollte Stellungnahmefrist Anschlie end d h nach bermittlung des SchlieBungsvorschlags haben alle anderen beteiligten Mitgliedstaaten die M glichkeit Einw nde gegen die Schlie ung zu erheben wenn sie der Auffassung sind dass die Vorwarnung aktiv bleiben sollte Widerspruchsfrist Vorschlagen eine Vorwarnung zu schlie en Bearbeiter von Vorwarnungen in einer Empf ngerbeh rde im Niederlassungsmitgliedstaat k nnen die Schlie ung der Vorwarnung vorschlagen wenn sie feststellen dass das Risiko nicht mehr besteht Der Schlie ungsvorschlag kann bei jedem der Beh rde angeschlossenen Koordinator eingereicht werden der damit zum schlie enden Koordinator wird Sobald der Vorschlag eingereicht wurde und sofern der f r die Schlie ung zust ndige Koordinator nicht t tig wird werden alle brigen Beh rden im Niederlassungsmitgliedstaat
83. n Bitte stellen Sie sicher dass dieses E Mail Konto regelm ig auf neue Nachrichten berpr ft wird da es f r wichtige Mitteilungen des Systems an Ihre Beh rde genutzt wird Zust ndigkeitsbereiche Um IMI Nutzern die Suche nach der richtigen zust ndigen Beh rde in einem anderen Land zu erleichtern sollte jede Beh rde detaillierte Angaben zu ihren Zust ndigkeitsbereichen machen Diese k nnen Sie anhand von vorab festgelegten Listen mit Bereichen wirtschaftlicher T tigkeit und Politikbereichen ausw hlen Die Bereiche wirtschaftlicher T tigkeit beruhen auf der Statistischen Systematik der Wirtschaftszweige in der Europ ischen Gemeinschaft Statistical Nomenclature of Economic Activities in the European Community NACE In einer hierarchisch auf gebauten Struktur sind hier alle Wirtschaftst tigkeiten erfasst Die Politikbereiche sind ebenfalls in einer hierarchisch aufge bauten Struktur in einer Liste erfasst die alle f r Europa wichtigen Politikbereiche enth lt Sie k nnen aus jeder Liste einen oder mehrere Eintr ge ausw hlen um die Zust ndigkeiten Ihrer Beh rde zu beschreiben Es kann vorkommen dass Sie in diesen Listen keine genaue Entsprechung f r die Zust ndigkeitsbereiche Ihrer Beh rde finden Gehen Sie hier bitte pragmatisch vor und w hlen Sie die bestm gliche Kombination aus Bereichen wirtschaftlicher T tigkeit und Politikbereichen Sie k nnen auch angeben dass die Zust ndigkeit Ihrer Beh rde b
84. n Nutzer werden die Fragen auf Ungarisch angezeigt und er kann eine vor bersetzte Antwort ausw hlen Die italienische Beh rde erh lt die Antwort dann auf Italienisch Bei komplexeren Sachverhalten m ssen die Beh rden weitere Angaben in Form von Freitext machen Um Sprachproblemen in solchen F llen entgegenzuwirken hilft das IMI in zweierlei Hinsicht Es gibt die Sprachen an die von den Nutzern der jeweils zust ndigen Beh rde verstanden werden Es bietet eine online zur Verf gung gestellte maschinelle Ubersetzungshilfe f r bestimmte Sprachpaare zur Roh bersetzung von Freitext Als IMI Nutzer sollten Sie nach M glichkeit stets versuchen eine Sprache zu verwenden die von der kontaktierten Beh rde verstanden wird Dr cken Sie sich so deutlich wie m glich aus und verwenden Sie kurze S tze Beachten Sie dass maschinelle bersetzungen nur eine grobe Vorstellung vom Inhalt des bersetzten Textes vermitteln F r rechtliche Zwecke wird m glicherweise je nach Kontext eine offizielle bersetzung ben tigt 1 Der EWR besteht aus allen EU Mitgliedstaaten sowie Island Liechtenstein und Norwegen 2 3 2 3 1 2 3 2 2 3 3 2 4 Das IMI besteht aus einzelnen Bausteinen Modulen die unabh ngig voneinander verwendet werden k nnen Die wichtigsten Module sind Ein Verzeichnis zust ndiger Beh rden im gesamten EWR die mit der t glichen Anwendung des Binnenmarktrechts betraut sind Das Verzeichnis
85. n Status Beantragt gesetzt 8 F r eine Beh rde mit Koordinatorrolle kann der Zugang zu einem Rechtsbereich nur unter ganz bestimmten Bedingungen ausgesetzt werden Falls dies in Ihrem Mitgliedstaat notwendig ist setzen Sie sich bitte mit dem IMI Helpdesk der Kommission in Verbindung 53 9 1 5 3 Statusangaben f r den Zugang zu einem Ablauf Zugang zu Ablauf Beantragt Wenn eine Beh rde Zugang zu einem neuen Ablauf beantragt k nnen die Datenverwalter des ausgew hlten Zugangskoordinators f r den betreffenden Rechtsbereich die Einstellungen der Beh rde f r den Ablauf bearbeiten und festlegen welche Koordinatoren dieser Beh rde auf Ebene des Ablaufs angeschlossen werden Der Koordinator kann den beantragten Zugang gew hren oder ablehnen Auch die lokalen Datenverwalter der zust ndigen Beh rde die den Zugang beantragt hat k nnen die Daten der Beh rde f r den Ablauf bearbeiten Die Beh rde kann jedoch noch keine Anfragen Vorwamungen in diesem Ablauf versenden oder empfangen Zugang zu Ablauf Aktiv Sobald der Zugang zu einem Ablauf den Status Aktiv hat kann die Beh rde Nutzer registrieren und ihre Daten f r diesen Ablauf verwalten Die Beh rde kann jetzt Informationsanfragen und Vorwarnungen im betreffenden Rechtsbereich versenden und empfangen Zugang zu Ablauf Ausgesetzt In Ausnahmef llen kann der Zugangskoordinator entscheiden den Zugang einer Beh rde zu einem Ablauf in einem Rechtsbereich auszus
86. nator die Beh rde kontaktieren und ihre allgemeinen Kontaktdaten anfordern darunter die offizielle Bezeichnung der Beh rde die Telefonnummer die Anschrift und die Website Er muss sich nach dem Namen und der E Mail Adresse der Person erkundigen die als erster Nutzer der Beh rde registriert werden soll Registrierung wichtige Aspekte Um eine neue Beh rde zu registrieren m ssen Sie eine Reihe von Feldern mit grundlegenden Informationen zu der Beh rde ihrem Zugang zu Rechtsbereichen und Abl ufen sowie Einzelheiten zum ersten Nutzer ausf llen Das Registrierungsverfahren ist dem in Kapitel 3 1 2 2 beschriebenen sehr hnlich Kapitel 4 2 enth lt ausf hrlichere Hinweise zu den erforderlichen Beh rdendaten In Kapitel 9 1 4 werden die Ablaufeinstellungen erl utert die der Koordinator bei der Registrierung ausw h len muss Die zu einer neuen Beh rde eingegebenen Daten sollten aktuell und korrekt sein Dies gilt insbesondere f r die E Mail Adresse des ersten Nutzers da das System an diese Adresse das vorl ufige Passwort sendet mit dem sich der Nutzer im IMI anmel den kann Zudem m ssen Sie entscheiden zu welchen Rechtsbereichen und Abl ufen die neue Beh rde Zugang haben soll und in welcher Rolle siehe Kapitel 9 1 zu Rollen im Rechtsbereich und Kapitel 5 2 und 6 2 zu Rollen im Ablauf Ist die Rolle im Ablauf Beh rde m ssen Sie f r jeden Ablauf und Rechtsbereich zu dem der neuen Beh rde Zugang gew hrt wird auch m
87. ndelt sich dabei um die Bereiche die f r die entsprechende Beh rde bei der Registrierung ausgew hlt wurden Sie k nnen jedoch auch nach eigenen Stichw rtern suchen Bei der Freitextsuche wird nur nach exakten bereinstimmungen gesucht Dabei werden Sonderzeichen ber cksichtigt Wenn Sie beispielsweise nach einer franz sischen pr fecture suchen erhalten Sie kein Ergebnis wenn Sie als Suchbegriff prefecture eingeben Weitere Informationen zur Freitextsuche finden Sie im System unter dem entsprechenden Infopoint K nnen Sie die zust ndige Beh rde an die Ihre Anfrage Ihrer Auffassung nach zu richten ist nicht finden sollten Sie die Anfrage an einen IMI Koordinator im gew nschten Mitgliedstaat senden der f r den jeweiligen Rechtsbereich oder die jeweilige Region verantwortlich ist Sie werden bei jeder Anfrage aufgefordert Einzelheiten zum Sachverhalt anzugeben Einige Angaben sind zwingend erforderlich Zudem m ssen Sie m glicherweise eine Begr ndung f r die Anfrage und eine vorgesehene Frist angeben Die antwortende Beh rde kann diese Frist akzeptieren oder eine andere Frist vorschlagen bevor Sie Ihre Anfrage akzeptiert Im IMI sind vorab festgelegte Fragen verf gbar die in weitgefasste Kategorien unterteilt sind Fragenkomplexe Gibt es mehr als einen Fragenkomplex f r einen Rechtsbereich m ssen Sie den Komplex ausw hlen der die Fragen enth lt die Sie an die zust ndige Stelle senden m chten Pr
88. nem anderen Mitgliedstaat kommt Des Weiteren k nnen sie sich vorbehalten dass Anfragen der von ihnen koordinierten Beh rden ihrer Genehmigung bed rfen Fachlich inhaltliche Aufgaben von Koordinatoren im Ablauf f r Anfragen berwachung der Anfragen koordinierter Beh rden Eine der Hauptaufgaben von IMI Koordinatoren besteht darin sicherzustellen dass Anfragen rechtzeitig beantwortet werden Im Interesse eines reibungslosen Funktionierens des Systems sollten Koordinatoren regelm ig anhand der Suchfunktion f r Anfragen berpr fen ob Anfragen durch die von ihnen koordinieren Beh rden versandt und empfangen werden Auf diese Weise k nnen sie potenziell problematische Situationen erkennen etwa wenn eine Beh rde nicht binnen einer angemessenen Frist auf eine neue Anfrage reagiert und die erforderlichen Schritte einleiten Es kann verschiedene Gr nde geben warum zust ndige Beh rden eine eingehende Anfrage nicht rechtzeitig bearbeiten M glicherweise ist ihnen nicht bekannt dass ihnen eine neue Anfrage bermittelt wurde oder sie wissen eventuell nicht wie sie sie bearbeiten sollen Daher ist es wichtig dass ein Koordinator das Problem untersucht und die Beh rde unterst tzt Einschreiten bei einem Informationsaustausch zwischen zwei Beh rden Im IMI gibt es eine Reihe von Mechanismen die gew hrleisten sollen dass Anfragen angemessen beantwortet werden Beispielsweise k nnen IMI Koordinatoren beschlie en in einem Informati
89. nen Rechtsbereich zu ndern muss ihr Status in diesem Rechtsbereich auf Ausgesetzt gesetzt werden Damit der Zugang zu einem Rechtsbereich ausgesetzt werden kann muss der Zugangskoordinator zuerst den Zugang zu allen Abl ufen aussetzen auf die die Beh rde im betreffenden Rechtsbereich zugreifen kann F r eine Beh rde die die Selbstregistrierung im IMI gerade abgeschlossen hat kann der validierende Koordinator vor der Validierung ihrer Registrierung die Rolle der Beh rde f r einen Rechtsbereich ndern Die Rolle einer Beh rde f r einen Rechtsbereich kann auch ge ndert werden wenn sich der zugeh rige Zugang im Status Beantragt befindet Unterst tzende Aufgaben von Koordinatoren Zus tzlich zu den oben genannten Verwaltungsaufgaben k nnen IMI Koordinatoren auch eine wichtige Rolle dabei spielen das IMI bekannter zu machen Nutzer zu schulen und daf r zu sorgen dass Anfragen im Einklang mit den rechtlichen Verpflichtungen bez glich der Verwaltungszusammenarbeit behandelt werden Dies umfasst gt die Organisation von Schulungen f r zust ndige Beh rden gt die Bereitstellung von Hilfsmitteln und Unterst tzung f r die Nutzer in ihrem Mitgliedstaat gt die Unterst tzung von Nutzern in anderen Mitgliedstaaten bei der Suche nach einer zust ndigen Beh rde an die sie sich in einer bestimmten Frage wenden k nnen einschlie lich Weiterleitung von Anfragen an die zust ndige Beh rde gt die Steigerung des
90. nes Informationsaustauschs zu Unstimmigkeiten zwischen zust ndigen Beh rden k nnen die jeweiligen Koordinatoren hinzugezogen werden Die Anfragenkoordinatoren entscheiden ob sie als Berufungsstelle fungieren m chten oder nicht Falls ja pr ft die zust ndige Berufungsstelle Anfrage und Antwort und u ert sich dann ob sie die Antwort als zufriedenstellend betrach tet Eine zust ndige Berufungsstelle kann die Einzelheiten zu Anfragen einsehen an denen koordinierte Beh rden beteiligt sind allerdings keine personenbezogenen Daten Jede Beh rde die die Rolle eines Anfragenkoordinators innehat ben tigt mindestens eine zust ndige Berufungsstelle Bearbeitung von Anfragen im IMI Erstellen und Versenden von Anfragen Zum Erstellen und Versenden von Informationsanfragen im IMI ben tigen Sie die Rechte eines zust ndigen Bearbeiters f r den betreffenden Rechtsbereich 20 5 3 2 5 3 2 1 5 Bearbeitung von Anfragen Hat Ihre Beh rde Zugang zu mehreren Rechtsbereichen in denen das Modul f r Anfragen verwendet wird m ssen Sie f r jede Anfrage den richtigen Rechtsbereich ausw hlen gt Suche nach einer zust ndigen Beh rde Ein wichtiger Schritt bei der Erstellung von Anfragen ist die Ermittlung der Beh rde an die Sie sich wenden m ssen Hierf r sind verschiedene Suchkriterien verf gbar Sie k nnen beispielsweise Stichwortlisten verwenden die sich speziell auf die jeweiligen vom IMI erfassten Bereiche beziehen Es ha
91. neuen Anfragen oder Vorwarnungen mehr versenden oder empfangen Statusangaben f r den Zugang zu einem Rechtsbereich Einer zust ndigen Beh rde wird nach der Registrierung oder Validierung durch den validierenden Koordinator Zugang zu min destens einem Rechtsbereich und mindestens einem zugeh rigen Ablauf gew hrt AuBerdem kann ein Koordinator einer zust n digen Beh rde im Status Aktiv jederzeit Zugang zu einem Rechtsbereich und Ablauf gew hren zu dem sie keinen Zugang hat oder die Beh rde kann selbst Zugang zu einem neuen Bereich im IMI beantragen Zugang zu Rechtsbereich Beantragt Wenn eine Beh rde Zugang zu einem Rechtsbereich beantragt k nnen die Datenverwalter des ausgew hlten Zugangskoordinators die Einstellungen der Beh rde f r den betreffenden Rechtsbereich bearbeiten z B die Liste der Stichw rter f r den Rechtsbereich aktualisieren Auch die lokalen Datenverwalter der zust ndigen Beh rde die den Zugang beantragt k nnen die Daten der Beh rde f r den Rechtsbereich bearbeiten Die Beh rde kann jedoch noch keine Anfragen oder Vorwarnungen in diesem Rechtsbereich versen den oder empfangen Zugang zu Rechtsbereich Aktiv Sobald der Zugang zu einem Rechtsbereich den Status Aktiv hat kann die Beh rde Nutzer registrieren und ihre Daten f r dieses IMI Modul verwalten Der Beh rde kann dann Zugang zu allen Abl ufen in diesem Rechtsbereich gew hrt werden oder sie kann selbst entsprechenden Zuga
92. ng beantragen Zugang zu Rechtsbereich Ausgesetzt In Ausnahmef llen kann der Zugangskoordinator entscheiden den Zugang einer Beh rde zu einem Rechtsbereich im IMI aus zusetzen Der Koordinator kann den Zugang zu diesem Rechtsbereich dann entweder reaktivieren oder l schen Wenn der Zugang den Status Ausgesetzt hat kann die zust ndige Beh rde ihre laufenden Aktivit ten zwar weiterhin bear beiten jedoch keine neuen Anfragen oder Vorwarnungen in diesem Rechtsbereich mehr versenden oder empfangen Der lokale Datenverwalter der zust ndigen Beh rde kann weiterhin Nutzer mit Zugang zu dem Rechtsbereich registrieren und verwalten und die Reaktivierung des Zugangs beantragen Zugang zu Rechtsbereich Ausgesetzt Reaktivierung beantragt Wenn der Zugang zu einem Rechtsbereich den Status Ausgesetzt hat kann die Beh rde bei ihrem Zugangskoordinator bean tragen dass ihr Zugang zum Rechtsbereich reaktiviert wird sofern sie sich im Status Aktiv befindet Nach Antrag der Beh rde wird der Status des Rechtsbereichs dann auf Ausgesetzt Reaktivierung beantragt gesetzt Entscheidet der Koordinator den Zugang zu reaktivieren wird ein ausgesetzter Zugang wieder auf Aktiv gesetzt Lehnt der Koordinator den Antrag der Beh rde auf Reaktivierung ab ist der Status des Rechtsbereichs weiterhin Ausgesetzt Zugang zu Rechtsbereich Gel scht Sobald eine zust ndige Beh rde mit ausgesetztem Zugang zu einem Rechts
93. ngen gleichzeitig zu erstellen Sammelaufforderungen Hierzu gehen Sie folgenderma en vor gt Exportieren Sie die im IMI bereitgestellte Formatvorlage durch einen rechten Mausklick auf das Excel Symbol das auf der Bildschirmseite Aufforderungen erstellen erscheint gt Geben Sie in dieser Datei einen Namen und eine g ltige E Mail Adresse f r jede einzelne Beh rde an die zur Registrierung aufgefordert werden soll Achten Sie beim Bearbeiten dieser Datei darauf dass Sie das Format nicht ver ndern vor allem wenn Sie Listen in die Formatvorlage importieren Speichern Sie die nderungen ab gt Laden Sie die Datei mit den Aufforderungen hoch Die aus Ihrer Datei importierten Aufforderungen werden in Ihrer Liste mit den Aufforderungsentw rfen angezeigt Bei per Sammelaufforderung erstellten Aufforderungsentw rfen werden standardm ig keine Rechtsbereiche oder Abl ufe angegeben Es ist Aufgabe des Koordinators die Aufforderungsentw rfe zu bearbeiten und die relevanten Rechtsbereiche und Abl ufe auszuw hlen Aufforderungsentw rfe k nnen entweder einzeln oder per Sammel nderung f r eine Gruppe von Aufforderungen bearbeitet werden siehe folgender Abschnitt Mehrere Aufforderungsentw rfe gleichzeitig ndern Das System bietet Ihnen die M glichkeit mehrere Aufforderungen gleichzeitig zu bearbeiten Sammel nderungen d h nderungen in allen oder ausgew hlten Aufforderungen k nnen bei einer gro en Zahl von A
94. nger der Verlauf der Vorwarnung Schlie en einer Vorwarnung Ubermittl ngsvorschlags offen f r Einw nde ande Schlie ungsvorschlag SchlieBungsvorschlag bermittlung des Schlie ungsvorschlag einreichen offen f r Kommentare Schlie u a E tor Mitgliedstaat 2 e o Ge Niederlassungs Mitgliedstaat NL MS under Mitgliedstaat 3 37 6 4 6 4 1 6 4 2 6 4 3 6 5 gt Sechs Monate nach der Schlie ung werden alle personenbezogenen Daten automatisch aus dem System entfernt Sollte ein Mitgliedstaat trotz der Schlie ung der Vorwarnung durch den Niederlassungsmitgliedstaat davon berzeugt sein dass das Risiko noch besteht kann er eine neue Vorwarnung initiieren Mitverfolgen von Vorwarnungen Automatisch generierte E Mails Das IMI schickt immer dann allen beteiligten Akteuren automatisch generierte E Mails zu wenn sie in Bezug auf eine Vorwarnung Ma nahmen ergreifen k nnen oder wenn neue Informationen vorliegen Diese E Mails werden nur an die pers nlichen E Mail Adressen derjenigen Nutzer verschickt die das entsprechende Nutzerprofil in Bezug auf Vorwarnungen haben Deshalb ist es wichtig die im IMI registrierten E Mail Adressen regelm ig zu berpr fen Alle E Mails sind standardisiert und enthalten weder Angaben zum Inhalt einer Vorwarnung noch personenbezogene Daten zu dem betreffenden Dienstleister Suche nach Vorwarnungen Jeder Nutzer mit Zugang
95. nnulliert werden Die Vorwarnung hat nun den Status bermittlung Schlie ungsvorschlag ausstehend bermitteln eines Schlie ungsvorschlags Ein bermittler von Vorwarnungen innerhalb des f r die Schlie ung zust ndigen Koordinators pr ft anschlie end alle eingegan genen Kommentare und entscheidet auf dieser Grundlage ob der Schlie ungsvorschlag den brigen Mitgliedstaaten bermittelt werden sollte oder nicht Gelangt er zu der Auffassung dass die Vorwarnung aktiv bleiben sollte kann er den Schlie ungsvorschlag annullieren sofern sein Vorwarnkoordinator die Befugnis zur Freigabe hat oder die Beh rde die den Schlie ungsvorschlag initiiert hat um die R cknahme dieses Vorschlags ersuchen Die Stellungnahme und die Widerspruchsfrist Schlie ender Mitgliedstaat Andere Empf nger MS Status der Vorwarnung Status der Vorwarnung Vorwarnung bermittelt Schlie ungsvorschlag offen f r Kommentare Vorwarnung bermittelt W hrend der Stellungnahmefrist k nnen Stellungnahmefrist nur Beh rden im schlie enden Mitgliedstaat den Schlie ungsvorschlag kommentieren Beh rden in anderen Empf nger MS werden ber den Schlie ungsvorschlag noch nicht unterrichtet Status der Vorwarnung Schlie ungsvorschlag offen f r Einw nde Widerspruchsfrist W hrend der Widerspruchsfrist kann jede Empf ngerbeh rde Einwand gegen den Schlie ungsvorschlag erheben Pr rr rr rr rro rr reer errr
96. nte beif gen und deren Bedeutung f r den Sachverhalt erl utern Weiterleitung einer Anfrage Bei der Pr fung der Angaben zu einer eingehenden Anfrage stellt sich m glicherweise heraus dass Ihre Beh rde nicht f r die Bearbeitung dieser Anfrage zust ndig ist In diesem Fall k nnen Sie die Anfrage an eine andere zust ndige Beh rde oder einen anderen IMI Koordinator in Ihrem Mitgliedstaat weiterleiten Sie werden aufgefordert eine Begr ndung f r Ihre Entscheidung anzugeben Wenn Sie eine Anfrage weitergeleitet haben sind Sie nicht mehr daf r verantwortlich Die anfragende Beh rde wird per E Mail benachrichtigt dass nun eine neue antwortende Beh rde die Anfrage bearbeiten wird Die Anfrage kann auch noch weitergeleitet werden wenn sie bereits akzeptiert wurde Leiten Sie eine akzeptierte Anfrage weiter gehen alle Antwortentw rfe oder Kommentare die Sie eingegeben haben verloren Aufteilung einer Anfrage In manchen F llen ist Ihre Beh rde m glicherweise nur zum Teil f r den Inhalt der eingehenden Anfrage verantwortlich Beispielsweise kann es vorkommen dass Sie eine in der Anfrage enthaltene Frage beantworten k nnen f r die restlichen Fragen jedoch nicht zust ndig sind In diesem Fall k nnen Sie die Anfrage aufteilen indem Sie eine oder mehrere Fragen an eine andere Beh rde oder einen IMI Koordinator in Ihrem Mitgliedstaat weiterleiten Sie k nnen auch der urspr nglichen Anfrage beigef gte Dokumente weiterleiten Eine
97. o Anfrage kann nur ein Fragenkomplex ausgew hlt werden Sie m ssen mindestens eine Frage aus dem ausgew hlten Fragenkomplex ausw hlen Bei Bedarf k nnen Sie Kommentare in Form von Freitext hinzuf gen Freitextkommentare Im IMI k nnen Sie zu jeder vorab festgelegten Frage Kommentare hinzuf gen Sie m ssen bei jedem Freitextkommentar die Sprache angeben in der Sie den Text eingegeben haben Auf diese Weise kann die andere Beh rde den maschinellen bersetzungsdienst nutzen um eine Roh bersetzung Ihres Kommentars zu erhalten Auf dem Bildschirm sehen Sie auch welche Sprachen in der anderen Beh rde gesprochen werden Es empfiehlt sich die Freitextkommentare m glichst in einer dieser Sprachen einzugeben Das erleichtert die Kommunikation und verringert den Bedarf an maschineller bersetzung Sie k nnen auch ein oder mehrere Dokumente als Anhang versenden und Fragen dazu stellen Eine neu erstellte Anfrage k nnen Sie jederzeit als Entwurf speichern und sp ter erneut bearbeiten Die Anfragenentw rfe finden Sie in Ihrer Aufgabenliste f r Anfragen Bearbeitung eingehender Anfragen Trifft eine Anfrage bei Ihrer Beh rde ein werden Sie dar ber per E Mail benachrichtigt Diese E Mail geht an alle Nutzer mit Rechten als zust ndige Bearbeiter bzw falls Ihre Beh rde das Zuweisungsverfahren anwendet siehe Kapitel 5 3 5 an alle Nutzer mit Rechten als Zuweiser Au erdem wird eine E Mail an die Kontaktadresse der Beh rde versch
98. ode erinnern k nnen wenden Sie sich bitte an einen lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde Dieser wird Ihr Passwort zur cksetzen Sie erhalten daraufhin eine automatisch generierte E Mail mit Ihrem neuen vorl ufigen Passwort Damit k nnen Sie sich wieder wie unter 3 2 2 beschrieben anmelden Haben Sie Ihr Passwort oder Ihren Sicherheitscode vergessen und sind der einzige lokale Datenverwalter Ihrer Beh rde wenden Sie sich bitte an Ihren IMI Koordinator Dieser wird Ihr Passwort zur cksetzen Sie erhalten daraufhin eine automatisch gene rierte E Mail mit Ihrem neuen vorl ufigen Passwort Damit k nnen Sie sich wie unter 3 2 2 beschrieben anmelden 13 4 Verwaltung Ihrer Beh rde im IMI In diesem Kapitel werden die Rolle des lokalen Datenverwalters und die Aktualisierung der Daten zu Ihrer Beh rde und ihren Nutzern erl utert Ferner finden Sie hier Informationen dar ber welche Beh rdendaten im IMI gespeichert und wie sie auf dem neuesten Stand gehalten werden sollten Nach ihrer Registrierung im IMI ist jede Beh rde selbst f r die Verwaltung ihrer Daten verantwortlich Die lokalen Datenverwalter sind f r diese Aufgabe entscheidend Ihre Rolle geh rt zu den allgemeinen Nutzerrollen die im IMI verf gbar sind gt Nutzerrolle Lokaler Datenverwalter Ein IMI Nutzer mit der Rolle eines lokalen Datenverwalters LDV kann die im IMI ber seine Beh rde gespeicherten Daten aktualisieren und weitere Nutzer f r seine Beh rde registr
99. ohl f r Fremdenverkehr als auch f r Verpflegungsdienste zust ndig und bezieht sich die Anfrage auf Verpflegungsdienste sollten Sie den Koordinator f r Verpflegungsdienste ausw hlen Sie k nnen den Anfragenkoordinator bei Bedarf in einer sp teren Phase des Lebenszyklus der Anfrage ndern 5 3 2 2 9 3 2 3 5 3 2 4 Beantwortung einer Anfrage Nachdem Sie eine Anfrage akzeptiert haben k nnen Sie s mtliche Einzelheiten und alle ihr beigef gten Dokumente einsehen Sie k nnen f r jede Frage vorab festgelegte Antworten aus einer Liste ausw hlen oder eigene Kommentare als Antwort eingeben Bitte beachten Sie dass die beiden an der Anfrage beteiligten Beh rden im IMI miteinander kommunizieren k nnen bevor eine Antwort erfolgt Beispielsweise kann die antwortende Beh rde zus tzliche Informationen oder weitere Unterlagen zum Sachverhalt anfordern oder bereits einige Informationen zur Verf gung stellen bevor sie die Anfrage beantwortet Die anfragende Beh rde m chte ihrerseits m glicherweise weitere Angaben machen oder R ckfragen der anderen Beh rde kl ren Diese Kommunikation erfolgt mit Hilfe strukturierter Nachrichten die zur Anfrage hinzugef gt werden k nnen Sobald eine der Beh rden eine neue Nachricht gespeichert hat wird die andere Beh rde per E Mail dar ber informiert dass neue Informationen zur Anfrage hinzu gef gt wurden Ferner k nnen die beiden zust ndigen Beh rden der laufenden Anfrage weitere Dokume
100. onsaustausch zwischen einer von ihnen koordinierten Beh rde und einer Beh rde aus einem anderen Mitgliedstaat als Schiedsrichter zu fungieren Berufungsverfahren Ausf hrliche Informationen dazu finden sich in Kapitel 5 3 6 IMI Koordinatoren k nnen sich auch vorbehalten dass von den von ihnen koordinierten Beh rden versandte Anfragen oder Antworten ihrer Genehmigung bed rfen Genehmigungsverfahren N here Informationen dazu finden sich in Kapitel 5 3 7 Es ist wichtig zu wissen dass der IMI Koordinator der in eine Anfrage eingreift niemals Zugang zu personenbezogenen Daten hat die in der Anfrage enthalten sind Der Koordinator kann bestimmte Einzelheiten der Anfrage einsehen beispielsweise gestellte Fragen und darauf bezogene Antworten kann jedoch nicht auf personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Gegenstand zugreifen Fachlich inhaltliche Aufgaben von Koordinatoren im Ablauf f r Vorwarnungen IMI Koordinatoren die Zugang zum Ablauf f r Vorwarnungen im Rechtsbereich Dienstleistungen haben spielen auch in diesem Ablauf eine wichtige Rolle da sie Vorwarnungen berwachen oder in sie eingreifen m ssen Vorwarnkoordinatoren sollen sicher stellen dass Vorwarnungen die von Beh rden in ihrem eigenen Land eingereicht werden vor der bermittlung alle Bedingungen erf llen und die richtigen Informationen enthalten Vorwarnkoordinatoren insbesondere als Posteingangsstelle fungierende Vorwarnkoordinatoren m ssen a
101. ordinator keinen Zugriff auf diese E Mail Adresse muss der f r den Posteingang Verantwortliche die zust ndigen Berufungsstellen informieren beispielsweise durch Weiterleiten der E Mail dass ihnen eine neue Anfrage zur Berufung vorgelegt wurde und ber die Aufgabenliste f r Anfragen der zust n digen Berufungsstelle abgerufen werden kann gt Der Koordinator wendet das Zuweisungsverfahren an Eine automatisch generierte E Mail wird an den Nutzer des Koordinators verschickt der ber Rechte als Zuweiser verf gt Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse des Koordinators Nachdem der Zuweiser die Anfrage einer oder mehreren zust ndigen Berufungsstellen zugewiesen hat erhalten diese eine automatisch generierte E Mail mit der Benachrichtigung dass ihnen eine neue Anfrage zur Berufung vorgelegt wurde Alle weiteren automatisch generierten E Mails in Bezug auf eine zur Berufung vorgelegte Anfrage werden an die zust ndige Berufungsstelle gesandt die als letzte mit der Anfrage befasst war Eine Kopie der Benachrichtigung geht an die Kontaktadresse des Koordinators 5 3 10 Berichtsfunktion Zust ndige Beh rden k nnen ein Interesse daran haben Protokoll ber Anfragen die sie ber das IMI verschickt oder erhalten haben zu f hren Das IMI bietet den Nutzern deshalb die M glichkeit Berichte ber IMI Anfragen zu erstellen elektronisch zu speichern und zu drucken Die Berichtsfunktion kann in allen Phasen einer Anfrage so
102. r sich an Berufungsverfahren f r einen Rechtsbereich beteiligt 2 Will der Koordinator Anfragen der von ihm koordinierten Beh rden genehmigen bevor sie versandt werden k nnen STANDARD NEIN Will der Koordinator Antworten der von ihm koordinierten Beh rden genehmigen bevor sie versandt werden k nnen STANDARD NEIN Einzelheiten zum Genehmigungsverfahren entnehmen Sie bitte Kapitel 5 3 7 Nach der Registrierung ist eine weitere Einstellung vorzunehmen die ebenfalls vom Koordinator ge ndert werden kann 3 Verwendet diese Beh rde das Zuweisungsverfahren um ihren Nutzern Anfragen zuzuweisen STANDARD NEIN Die Auswirkungen dieser Einstellung werden in Kapitel 5 3 5 3 n her erl utert F r den Ablauf f r Vorwarnungen ist die Einstellung Befugnis zur Freigabe f r Beh rden mit der Rolle eines Koordinators verf gbar N here Informationen dazu finden sich in Kapitel 6 2 2 Bei der Registrierung eines Koordinators im IMI k nnen Sie die Standardwerte f r die oben beschriebenen Profileinstellungen ausw hlen Der Koordinator kann diese Einstellungen ndern sobald er sich im System anmeldet Verwaltung des Lebenszyklus von Beh rden Rechtsbereichen und Abl ufen Jede Beh rde erh lt einen Status der Auskunft ber ihre Rechte hinsichtlich des Zugangs zum IMI und der Nutzung des IMI gibt Ferner ist der Status des Zugangs f r jeden Rechtsbereich ersichtlich zu dem die Beh rde bereits Zugang hat oder Zugang bean tra
103. rdaten und ob eine Anmeldung erforderlich ist Angaben zur Beh rde Die letzten Schritte betreffen die beiden Beh rden in deren Zust ndigkeit das Register f llt die registerf hrende Stelle und die verwaltende Beh rde Registerf hrende Stelle Dies ist die Beh rde oder Stelle die f r den Registerinhalt verantwortlich ist Die registerf hrende Stelle kann als IMI Beh rde registriert sein muss aber nicht Ein Nutzer kann ein Register hinzuf gen das von seiner Beh rde gef hrt wird Er kann aber auch im Namen einer anderen Beh rde ein Register hinzuf gen Verwaltende Beh rde Die verwaltende Beh rde ist standardm ig die Beh rde die ein Register zur IMI Datenbank hinzuf gt Diese Beh rde ist berech tigt das Register zu bearbeiten oder aus dem IMI zu l schen F gt ein Nutzer ein Register hinzu wird seine Beh rde als die verwaltende Beh rde angezeigt Dies kann zu diesem Zeitpunkt nicht ge ndert werden Sobald das Register hinzugef gt wurde kann das Recht zum Verwalten des Registers jedoch auf eine andere IMI Beh rde bertragen werden siehe 8 4 unten Aktualisieren von Registerdaten und L schen von Registern Nur ein lokaler Datenverwalter innerhalb der verwaltenden Beh rde kann Informationen ber das Register ndern oder das Register l schen Alle oben beschriebenen Registerdaten einschlie lich der Daten zur verwaltenden Beh rde k nnen aktualisiert werden Wird ein Register gel scht werden die LDV d
104. rdinatoren Vorwarnkoordinatoren auch den als Posteingangsstelle fungierenden kann die Befugnis bertragen werden den Inhalt von Vorwarnungen bzw Informationen zu Vorwarnungen vor der bermittlung zu bearbeiten oder zu l schen Soll ein Vorwarnkoordinator diese Befugnis haben muss bei den Einstellungen f r den Ablauf f r Vorwarnungen das entspre chende K stchen angekreuzt werden das anzeigt dass der betreffende Vorwarnkoordinator die Befugnis zur Freigabe Schreibrechte in Bezug auf Vorwarnungen hat die er im Namen seines Mitgliedstaats bermittelt Wenn ein Koordinator nicht ber diese Befugnis verf gt bleibt das Recht eingereichte und nicht bermittelte Vorwarnungen bzw Informationen zur Vorwarnung zu bearbeiten oder zu l schen bei der initiierenden Beh rde Nutzerrollen im Vorwarnungsmechanismus Wenn einer Beh rde Zugang zum Ablauf f r Vorwarnungen im IMI Modul Dienstleistungen erteilt wird werden dem Nutzer in dieser Beh rde der die Rolle des lokalen Datenverwalters innehat und der damit f r die Registrierung von Nutzern und die Datenverwaltung f r die Beh rde zust ndig ist automatisch alle Nutzerrechte in Bezug auf Vorwarnungen erteilt Dieser kann dann seinen Kollegen in Abh ngigkeit von der Gr e der Beh rde und ihren Zust ndigkeiten in Bezug auf Vorwarnungen ver schiedene Nutzerrollen zuweisen Beobachter von Vorwarnungen Beobachter von Vorwarnungen k nnen s mtliche Einzelheiten al
105. re Beh rde 8 5 Registersuche im IMI 8 5 1 Schnellsuche 8 5 2 Erweiterte Suche 9 Rolle der IMI Koordinatoren 9 1 Verwaltungsaufgaben 9 1 1 Administrative Rollen im IMI 9 1 2 Registrierung einer zust ndigen Beh rde im IMI 9 1 2 1 Vor der Registrierung 9 1 2 2 Registrierung wichtige Aspekte 9 1 2 3 Nach der Registrierung 9 1 3 Selbstregistrierung Leitlinien f r IMI Koordinatoren 9 1 3 1 Verwaltung der Aufforderungen zur Registrierung 9 1 3 2 Lebenszyklus einer Aufforderung typischer Ablauf 9 1 3 3 Lebenszyklus einer Aufforderung alternative Abl ufe und Statusangaben 9 1 3 4 Validierung von Registrierungen 9 1 4 Festlegung von Ablaufeinstellungen 9 1 4 1 Ablaufeinstellungen f r zust ndige Beh rden 9 1 4 2 Ablaufeinstellungen f r Koordinatoren 9 1 5 Verwaltung des Lebenszyklus von Beh rden Rechtsbereichen und Abl ufen 9 1 5 1 9 1 52 Status von Beh rden im IMI Statusangaben f r den Zugang zu einem Rechtsbereich 9 1 5 3 Statusangaben f r den Zugang zu einem Ablauf 9 1 6 ndern der Rolle einer Beh rde 9 1 6 1 Rolle im Ablauf ndern 9 1 6 2 Rolle im Rechtsbereich ndern 9 2 Unterst tzende Aufgaben von Koordinatoren 9 3 Fachlich inhaltliche Koordinierung 9 3 1 Fachlich inhaltliche Aufgaben von Koordinatoren im Ablauf f r Anfragen 9 3 1 1 berwachung der Anfragen koordinierter Beh rden 9 3 1 2 Einschreiten bei einem Informationsaustausch zwischen zwei Be
106. re rer rrr errr rere rere ee ere eer er Nach Ablauf der Widerspruchsfrist kann der Vorwarnkoordinator der den SchlieBungsvorschlag bermittelt hat die Vorwarnung SCHLIESSEN 36 6 3 6 4 6 3 6 5 Gelangt er zu der Auffassung dass die Vorwarnung geschlossen werden sollte bermittelt er den Vorschlag die Schaltfl che f r die bermittlung ist ber die Registerkarte Verwaltung der Schlie ung zug nglich Er hat die M glichkeit dem Vorschlag einzelne oder alle Kommentare die in seinem Mitgliedstaat eingegangen sind hinzuzuf gen Bei der bermittlung wird auto matisch eine E Mail generiert mit der alle Bearbeiter und bermittler von Vorwarnungen in allen beteiligten Mitgliedstaaten die die Vorwarnung erhalten haben dar ber benachrichtigt werden dass die Schlie ung vorgeschlagen wurde Die Vorwarnung erh lt den Status Schlie ungsvorschlag offen f r Einw nde Erheben von Einw nden gegen einen Schlie ungsvorschlag Alle anderen Mitgliedstaaten haben jetzt die M glichkeit eventuelle Einw nde gegen die Schlie ung der Vorwarnung zu erheben sofern ihnen Informationen dar ber vorliegen dass das Risiko fortbesteht Die Widerspruchsfrist wird ebenfalls einvernehmlich von allen Mitgliedstaaten festgelegt Innerhalb dieser Frist k nnen Bearbeiter und bermittler von Vorwarnungen innerhalb von Vorwarnbeh rden und Vorwarnkoordinatoren bei einem Vorwarnkoordinator Einw nde einreichen Dies erfolgt ber
107. reit gefasst ist d h dass sie f r s mtliche Bereiche wirtschaft licher T tigkeit und alle Politikbereiche in einem bestimmten geografischen Gebiet zust ndig ist In manchen Mitgliedstaaten ist dies beispielsweise bei Gemeinden der Fall Im IMI wird diese Einstellung standardm ig auf alle NIMICs und SDIMICs angewandt Einstellungen f r Rechtsbereiche und Abl ufe Angaben zu Rechtsbereichen Sie m ssen auch Angaben zu den Zust ndigkeiten Ihrer Beh rde f r die einzelnen Rechtsbereiche machen zu denen sie Zugang hat Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern sind f r jeden Rechtsbereich Stichwortlisten verf gbar Sie m ssen bei der Registrierung Ihrer Beh rde im IMI mindestens einen Eintrag ausw hlen Die lokalen Datenverwalter Ihrer Beh rde sollten pr fen ob die gew hlten Stichw rter zutreffend sind und sie n tigenfalls ndern F r NIMICs und SDIMICs sind standardm ig alle Stichw rter vermerkt da ihre Zust ndigkeit breit gefasst ist Eine nderung ist hier nicht m glich Ablaufeinstellungen Zust ndige Beh rden erhalten f r jeden Rechtsbereich zu dem sie Zugang haben auch Zugang zu ein oder mehreren zugeh rigen Abl ufen z B f r Dienstleistungen zum Ablauf f r Informationsanfragen und zum Ablauf f r Vorwarnungen Zus tzlich k nnen f r jeden Ablauf bestimmte Einstellungen Profileinstellungen aktiviert werden um die Ma nahmen festzulegen die die Beh rde ergreifen kann Die meisten dieser Profi
108. rt reicht er die Vorwarnung bei dem ausgew hlten Vorwarnkoordinator ein Die Vorwarnung erh lt den Status Zur bermittlung eingereicht bermitteln einer Vorwarnung Alle bermittler von Vorwarnungen innerhalb des ausgew hlten Vorwarnkoordinators werden durch eine automatisch generierte E Mail dar ber benachrichtigt dass sie eine Vorwarnung zur bermittlung erhalten haben Wenn sie der Auffassung sind dass ihre Beh rde nicht zust ndig ist f r die Entscheidung ob die Vorwarnung bermittelt werden sollte und dass die Vorwarnung einem anderen Vorwarnkoordinator bersandt werden sollte k nnen sie die Vorwarnung an diesen anderen Vorwarnkoordinator weiterleiten Sobald ein bermittler von Vorwarnungen die Vorwarnung akzeptiert hat erh lt diese den Status bermittlung ausstehend Der bermittler von Vorwarnungen sollte pr fen ob alle Kriterien erf llt sind und ob die Angaben richtig und vollst ndig sind Wenn der Vorwarnkoordinator mit der Befugnis zur Freigabe d h mit Schreibrechten ausgestattet ist kann der bermittler von Vorwarnungen den Inhalt der Vorwarnung bearbeiten Diese Befugnis gibt ihm auch die M glichkeit die Vorwarnung zu l schen wenn er der Auffassung ist dass sie nicht versandt werden sollte Ist die Einstellung f r die Befugnis zur Freigabe nicht aktiviert und stellt ein bermittler von Vorwarnungen beispielsweise fest dass wichtige Angaben fehlen kann er au erhalb
109. rwarnkoordinator mit der Befugnis zur Freigabe ausgestattet ist kann er auch die Angaben zum Dienstleister und die Beschreibung des Sachverhalts ndern andernfalls hat nur die initiierende Vorwarnbeh rde dieses Recht 4 Dies ist nur m glich solange kein Schlie ungsvorschlag vorliegt 33 6 3 3 6 3 4 6 3 4 1 6 3 4 2 6 3 5 Die nderungen werden automatisch in die Vorwarnung bertragen und sind f r alle Empf nger sofort einsehbar Eine erneute bermittlung ist nicht erforderlich Wenn der Niederlassungsmitgliedstaat ge ndert wurde werden alle Empf nger der Vorwarnung in einer automatisch generierten E Mail hiervon in Kenntnis gesetzt Widerrufen einer Vorwarnung Trotz der eingebauten Sicherheitsma nahmen kann es vorkommen dass ein Mitgliedstaat eine Vorwarnung auf der Grundlage von falschen oder ungenauen Hinweisen oder Informationen versandt hat und diesen Irrtum erst zu einem sp teren Zeitpunkt bemerkt In einem solchen Fall sollte der initiierende Mitgliedstaat die Vorwarnung widerrufen Dies ist in jeder Phase des Lebenszyklus der Vorwarnung m glich Wie das Versenden einer Vorwarnung erfolgt der Widerruf in zwei Schritten Die initiierende Beh rde reicht einen Widerrufsvorschlag ein woraufhin die Vorwarnung den Status Zu bermittelnder Widerruf erh lt Der Vorwarnkoordinator bermittelt den Widerruf die Schaltfl che f r die bermittlung ist ber die Registerkarte Verwaltung des Wi
110. s Koordinators vermitteln auch wenn Sie selbst kein Koordinator sind Das letzte Kapitel beinhaltet einen berblick ber den Schutz personenbezogener Daten im IMI In diesem Handbuch geht es vor allem um die technischen Aspekte bei der Verwendung des IMI Es enth lt keine Leitlinien zu inhaltlichen Fragen wie dem Umfang Ihrer Verpflichtung zur Zusammenarbeit gem den verschiedenen Rechtsvorschriften in deren Zusammenhang das IMI eingesetzt wird oder zu den Szenarien in denen es verwendet werden soll Auf der IMI Website stehen verschiedene st rker inhaltsbezogene Schulungsdokumente zur Verf gung die solche Leitlinien enthalten z B der Benutzerleitfaden zum IMI und der Dienstleistungsrichtlinie oder die Leitlinien zum Vorwarnungsmechanismus im IMI Die IMI Website ist unter folgender Adresse abrufbar http ec europa eu imi net Die wichtigsten Inhalte der IMI Website sind der Link zum IMI System selbst und zur IMI Schulungsumgebung einem Duplikat des IMI ohne reale Dateninhalte Zudem sind auf der Website Schulungsmaterialien zu einzelnen IMI Funktionen ein Dokument mit Fragen und Antworten und ein IMI Glossar zu finden Hilfe zu einzelnen Schritten bei der Verwendung des IMI erhalten Sie im System selbst in Form von Infopoints klickbaren Symbolen zum Anzeigen zus tzlicher Informationen zu bestimmten Feldern Wenn Sie weitere Unterst tzung ben tigen oder Feedback zum IMI geben m chten setzen Sie sich mit Ihrem nationalen IM
111. s weiter 12 3 2 Anmeldung im IMI 12 3 2 1 Benutzername und vorl ufiges Passwort 13 3 2 2 Erstmalige Anmeldung im IMI 13 3 2 3 Nachfolgende Anmeldungen 13 3 2 4 Falsche Eingabe von Benutzernamen Passwort oder Sicherheitscode 13 4 Verwaltung Ihrer Beh rde im IMI 15 4 1 Daten und Zust ndigkeiten der Beh rde 15 4 1 1 Allgemeine Informationen zu Ihrer Beh rde 15 4 1 2 Zust ndigkeitsbereiche 16 4 1 3 Einstellungen f r Rechtsbereiche und Abl ufe 16 4 1 3 1 Angaben zu Rechtsbereichen 16 4 1 3 2 Ablaufeinstellungen 16 4 1 3 3 Angeschlossene Koordinatoren 16 4 2 Nutzerverwaltung 17 5 Bearbeitung von Anfragen 19 5 1 Lebenszyklus einer Anfrage 19 5 2 Anfragenakteure und ihre Rollen 20 5 2 1 Beh rdenrollen f r Anfragen 20 5 2 1 1 Beh rde Anfragen 20 5 2 1 2 Anfragenkoordinator 20 5 2 2 Nutzerrollen f r Anfragen 20 5 2 2 1 Zust ndiger Bearbeiter 5 2 2 2 Beobachter von Anfragen 5 2 2 3 Zuweiser 5 2 2 4 Zust ndige Berufungsstelle 5 3 Bearbeitung von Anfragen im IMI 5 3 1 Erstellen und Versenden von Anfragen 5 3 2 Bearbeitung eingehender Anfragen 5 3 2 1 Akzeptieren einer Anfrage 5 3 2 2 Beantwortung einer Anfrage 5 3 2 3 Weiterleitung einer Anfrage 5 3 2 4 Aufteilung einer Anfrage 5 3 3 Schlie en von Anfragen 5 3 4 Anfordern und Bereitstellen zus tzlicher Informationen 5 3 4 1 Anfordern zus tzlicher Informationen anfragende Beh rde 5 3 4 2 Bearbeitung einer Anfrage wegen
112. schl sselte E Mail oder pers nlich Sie d rfen unter keinen Umst nden vergessen dem ersten Nutzer der Beh rde seinen Benutzernamen mitzuteilen Sie sollten den Benutzernamen jedoch niemals per E Mail an die E Mail Adresse senden die im IMI f r den Nutzer registriert wurde Ein vorl ufiges Passwort wird binnen 48 Stunden automatisch vom System an die E Mail Adresse des Nutzers geschickt F r Sie ist das Passwort nicht sichtbar Sobald der neue Nutzer ber Benutzernamen und vorl ufiges Passwort verf gt kann er auf das IMI zugreifen 9 13 9 1 5 1 Selbstregistrierung Leitlinien fiir IMI Koordinatoren Dieser Abschnitt beinhaltet die Ma nahmen die Sie ergreifen m ssen wenn Sie ein IMI Koordinator sind und eine neue Beh rde zur Registrierung im IMI auffordern m chten Die Selbstregistrierung zust ndiger Beh rden umfasst drei Schritte Als Erstes erstellt und verschickt der Koordinator die Aufforderung zur Registrierung Nach Erhalt der Aufforderung registriert sich die zust ndige Beh rde unter Eingabe aller erfor derlichen Daten selbst im System eigentliche Selbstregistrierung Danach validiert der Koordinator die von der Beh rde ein gegebenen Daten AUFFORDERUNG SELBSTREGISTRIERUNG VALIDIERUNG Koordinator zust ndige Beh rde Koordinator Verwaltung der Aufforderungen zur Registrierung Die Selbstregistrierung von Beh rden nach Aufforderung verringert den Arbeitsaufwand f r IMI Koordinatoren er
113. se Entscheidung begr nden 3 Ist der anfragende Mitgliedstaat mit den vom Niederlassungsmitgliedstaat ergriffenen Ma nahmen unzufrieden benach richtigt er den Mitgliedstaat und die Kommission ber die von ihm vorgesehenen Ma nahmen In diesem Fall w hlt die anfragende Beh rde den Fragenkomplex Mitteilung ber die Absicht Ma nahmen im Rahmen der Einzelfallregelung zu ergreifen aus Sie beantwortet die Checkliste f llt die erforderlichen Freitextfelder aus und gibt an aus welchem Grund sie die vom Niederlassungsmitgliedstaat ergriffenen Ma nahmen als unangemessen oder unzureichend erachtet und warum sie der Auffassung ist dass die von ihr geplanten Ma nahmen gerechtfertigt und ange messen sind Nach Versand der Mitteilung pr ft die Kommission den Sachverhalt Trifft sie keine anderslautende Entscheidung kann der anfragende Mitgliedstaat 15 Tage nach erfolgter Mitteilung die angek ndigten Ma nahmen ergreifen 39 7 2 7 3 Das Dringlichkeitsverfahren Artikel 35 Absatz 6 Wenn die Sicherheit von Dienstleistungen unmittelbar gef hrdet ist kann der Mitgliedstaat in dem die Dienstleistung erbracht wird umgehend Ma nahmen ergreifen ohne den Niederlassungsmitgliedstaat zurate zu ziehen Er muss den Niederlassungsmitgliedstaat von diesen Ma nahmen in Kenntnis setzen und dazu den Fragenkomplex Mitteilung ber die Absicht Ma nahmen im Rahmen der Einzelfallregelung zu ergreifen verwenden In technischer Hin
114. sen Diese Rollen werden f r jeden Rechtsbereich festgelegt und sind unabh ngig von anderen Rollen die die betreffende Beh rde m glicherweise in anderen Bereichen im IMI spielt Beh rde Anfragen Eine zust ndige Beh rde mit der Rolle Beh rde Anfragen kann Informationsanfragen in Bezug auf einen bestimmten Rechtsbereich versenden und empfangen Sie muss mindestens einem Anfragenkoordinator angeschlossen sein Ist eine Beh rde mehreren Anfragenkoordinatoren angeschlossen muss sie f r jede Anfrage den richtigen Koordinator ausw hlen Anfragenkoordinator Ein Anfragenkoordinator kann einer zust ndigen Beh rde mit Zugang zum Ablauf f r Anfragen angeschlossen werden Der Anfragenkoordinator kann eingreifen wenn es Probleme bei der Bearbeitung einer Anfrage durch eine Beh rde gibt die er koor diniert Das Einschreiten des Koordinators h ngt von seinen Ablaufeinstellungen oder Profileinstellungen ab wie in den Kapiteln 5 3 6 und 5 3 7 beschrieben Zudem k nnen Anfragenkoordinatoren Anfragen senden und empfangen Nutzerrollen f r Anfragen Zust ndiger Bearbeiter Ein Nutzer mit den Rechten eines zust ndigen Bearbeiters kann im Namen seiner Beh rde Informationsanfragen senden und empfangen Dar ber hinaus kann er nach einer im IMI registrierten zust ndigen Beh rde suchen und umfassende Informationen zu Anfragen von anderen Beh rden in seinem Land abrufen Dieses Nutzerprofil ist f r jede Beh rde mit Zugang zum Ablauf
115. sicht erfolgt diese Benachrichtigung auf genau dieselbe Weise wie die Benachrichtigung in Schritt 3 des normalen Verfahrens Verwaltung von Ausnahmen im Einzelfall im IMI Jede Beh rde der Mitgliedstaaten die Zugang zum Ablauf f r den Standardinformationsaustausch im IMI Modul f r die Dienstleistungsrichtlinie hat kann auch auf die Fragenkomplexe f r Ausnahmen im Einzelfall zugreifen Die auf dem Bildschirm angezeigten Anweisungen bringen allerdings sehr deutlich zum Ausdruck dass Ausnahmen im Einzelfall nur unter besonderen Umst nden angewendet werden d rfen Bitte beachten Sie dass Schritt 3 des normalen Verfahrens in technischer Hinsicht nicht mit Schritt 1 und 2 zusammenh ngt Technisch stellt Schritt 3 eine neue Anfrage dar Dies bedeutet dass die Beh rde die die Anfrage in Schritt 1 versandt hat nicht unbedingt die Beh rde sein muss die die Mitteilung in Schritt 3 versendet Die Mitgliedstaaten haben demnach die M glichkeit die entsprechenden Zust ndigkeiten verschiedenen Beh rden zuweisen Damit die beteiligten Stellen allerdings eine Verbindung zur vorhergehenden Anfrage herstellen k nnen sollte die Mitteilung einen Verweis auf die Nummer dieser Anfrage enthalten 40 8 1 8 2 8 2 1 In diesem Kapitel wird das im IMI verf gbare Registerverzeichnis behandelt Es wird erl utert wie neue Register zum Verzeichnis hinzugef gt werden wie Registerdaten aktualisiert werden und wie das Verzeichnis durchsucht wird
116. st kann sie die Anfrage an eine andere Beh rde oder einen IMI Koordinator in ihrem Mitgliedstaat weiterleiten Der Koordinator m sste in der Lage sein die zust ndige Stelle zu ermitteln Unter besonderen Umst nden kann allerdings eine zust ndige Beh rde befugt sein eine Anfrage im Namen ihres Mitgliedstaats unmittelbar abzulehnen 3 Ist die Beh rde berechtigt aus anderen Mitgliedstaaten eingehende Anfragen zu akzeptieren STANDARD JA Es besteht die M glichkeit zust ndige Beh rden in einem bestimmten Rechtsbereich f r das Versenden von Anfragen an andere Mitgliedstaaten zu registrieren ohne dass sie Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten beantworten d rfen Beispielsweise k nnte ein Mitgliedstaat festlegen dass alle Anfragen aus anderen Mitgliedstaaten von seiner nationalen rztekammer zu beantworten sind die regionalen rztekammern aber eigene Anfragen selbst erstellen und versenden k nnen 9 1 4 2 Ablaufeinstellungen f r Koordinatoren F r den Ablauf f r Anfragen sind folgende Profileinstellungen verf gbar 1 Wirkt der Koordinator an Berufungsverfahren mit die von ihm koordinierte Beh rden betreffen STANDARD JA 51 9 25 9 1 5 1 Wie in Kapitel 5 3 6 beschrieben k nnen IMI Koordinatoren gegebenenfalls auch als Schiedsrichter fungieren wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen von ihnen koordinierten Beh rden und Beh rden in einem anderen Mitgliedstaat kommt Ein Koordinator kann festlegen ob e
117. t und f r die bermittlung von Vorwarnungen und von Informationen zu Vorwarnungen an andere Mitgliedstaaten zust ndig bermittler von Vorwarnungen in einer Posteingangsstelle best tigen den Empfang von Vorwarnungen und sind f r die erste Weiterleitung der Vorwarnung an Vorwarnkoordinatoren und Vorwarnbeh rden in ihrem Land zust ndig bermittler von Vorwarnungen innerhalb 3 Wenn es mehrere Nutzer mit den Rechten eines lokalen Datenverwalters gibt erhalten diese alle Nutzerrechte in Bezug auf Vorwarnungen 31 6 2 3 4 6 3 6 3 1 6 3 1 1 anderer Vorwarnkoordinatoren entscheiden welche weiteren Beh rden in ihrer Region bzw ihrem Zust ndigkeitsbereich die Vorwarnung erhalten sollten bermittler von Vorwarnungen k nnen anderen Mitgliedstaaten neue Vorwarnungen bermitteln Zudem k nnen sie zus tzliche Informationen zu offenen Anfragen einschlie lich Einw nden gegen Schlie ungen einreichen und bermitteln oder den Widerruf einer Vorwarnung und Schlie ungsvorschl ge bermitteln Falls der Vorwarnkoordinator ber die Befugnis zur Freigabe Schreibrechte verf gt k nnen die bei ihm angesiedelten bermittler von Vorwarnungen vor der bermittlung den Inhalt von Vorwarnungen und von Informationen zu Vorwarnungen bearbeiten Diese Befugnis gibt bermittlern von Vorwarnungen auch die M glichkeit die Vorwarnung bzw Informationen zur Vorwarnung vor der bermittlung zu l schen Rollenkombinationen I
118. ten Kann Zugang zu Rechtsbereich und Ablauf Y Y f r LIMICs verwalten Kann Zugang zu Rechtsbereich und Ablauf Y Y Y f r DIMICs verwalten Kann Zugang zu Rechtsbereich und Ablauf v Y Y Y f r CAs verwalten Ablauf Kann die Rolle einer Beh rde Y Y Y Y f r Anfragen Anfragen zuweisen Kann die Rolle eines Y Y Y Y Anfragenkoordinators zuweisen Ablauf Kann die Rolle einer Y Y Y Y f r Vor Vorwarnbeh rde zuweisen warnungen Kann die Rolle eines Y Y Y Vorwarnkoordinators zuweisen Kann die Rolle der Y Y Y Posteingangsstelle zuweisen Nur ein LIMIC je Rechtsbereich in der Region f r die der SDIMIC verantwortlich ist Nur wenn der LIMIC f r den Rechtsbereich Dienstleistungen verantwortlich ist gt F r einen Rechtsbereich zust ndiger IMI Koordinator LIMIC Dies ist ein Koordinator mit bergeordneter Zust ndigkeit f r einen Rechtsbereich Jeder Mitgliedstaat kann nur einen LIMIC pro Rechtsbereich haben Ein LIMIC kann andere Beh rden mit der Rolle eines delegierten IMI Koordinators DIMIC oder einer zust ndigen Beh rde in dem Rechtsbereich registrieren f r den er verantwortlich ist und deren Zugang zu diesem Rechtsbereich und den zugeh rigen Abl ufen verwalten gt Ein delegierter IMI Koordinator DIMIC ist in der Regel f r einen oder mehrere Rechtsbereiche in einem geografischen Gebiet oder f r einen bestimmten Zust ndigkeitsbereich in einem Rechtsbereich verantwortlich Ein DIMIC kann andere Beh rden mit
119. u erdem sicherstellen dass von anderen L ndern bermittelte Vorwarnungen die richtigen Empf nger in ihrem Land erreichen Vorwarnkoordinatoren im Niederlassungsmitgliedstaat des von einer Vorwarnung betrof fenen Dienstleisters m ssen sicherstellen dass die Vorwarnung geschlossen wird sobald das Risiko nicht mehr besteht N here Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 6 Funktionen f r Koordinatoren IMI Koordinatoren die Zugang zum Ablauf f r Anfragen haben k nnen spezifische Suchkriterien f r Anfragen verwenden um die Anfragen der von ihnen koordinierten Beh rden zu berwachen Auf diese Weise k nnen sie potenzielle Probleme erkennen und Beh rden bei der Suche nach einer L sung behilflich sein Das IMI erm glicht es Anfragenkoordinatoren auch alle Anfragen anzuzeigen an denen der Koordinator aus inhaltlichen Gr nden beteiligt ist z B im Rahmen des Genehmigungs oder Berufungsverfahrens Koordinatoren haben auch die M glichkeit ber das IMI E Mails an eine Liste von zust ndigen Beh rden zu versenden Standardm ig k nnen Sie alle Beh rden kontaktieren die Sie registriert haben oder denen Sie als Koordinator angeschlossen sind Sie k nnen auch eine Suche im System durchf hren und sich alle anderen zust ndigen Beh rden die f r Ihren Mitgliedstaat im IMI registriert sind anzeigen lassen Daf r stehen eine Reihe von Standard E Mails zur Verf gung Sie k nnen diese E Mails nach Bedarf anpassen oder se
120. ufforderungsentw rfen sinnvoll sein also vor allem dann wenn Sie die Aufforderungen anhand der Formatvorlage erstellt haben Beispiele f r solche nderungen sind das Hinzuf gen einer individuellen Nachricht oder die Auswahl der Rechtsbereiche und Abl ufe f r die sich die betref fenden Beh rden registrieren sollen gt Bitte beachten Sie dass der Ablauf f r Vorwarnungen f r den Rechtsbereich Dienstleistungen bei Sammel nderungen nicht ausgew hlt werden kann Um eine Beh rde die Zugang zu diesem Ablauf ben tigt zur Registrierung aufzufordern m ssen Sie die entsprechende Aufforderung einzeln bearbeiten Lebenszyklus einer Aufforderung typischer Ablauf Eine Aufforderung zur Registrierung wird immer als Entwurf erstellt und durchl uft dann folgende Etappen Aufforderung eingereicht Eine Aufforderung zur Registrierung beh lt so lange den Status Entwurf bis der Koordinator best tigt dass sie an die Beh rde verschickt werden kann Anschlie end erh lt die Aufforderung den Status Aufforderung eingereicht Die Aufforderung wird jedoch nicht sofort an die zust ndige Beh rde versandt gt Vor 10 Uhr vormittags eingereichte Aufforderungen werden ber Nacht an die Beh rde verschickt gt Nach 10 Uhr vormittags eingereichte Aufforderungen werden in der Nacht des folgenden Arbeitstages an die Beh rde verschickt Dies bedeutet dass Aufforderungen die an einem Freitag nach 10 Uhr vormittags eingereic
121. verf gt ber mehrsprachige Suchfunktionen Ein Ablauf f r den Informationsaustausch zwischen zust ndigen Beh rden Hierbei kommen Listen vor bersetzter Fragen und Antworten zum Einsatz wobei jede Liste auf einer bestimmten durch das IMI unterst tzten Rechtsvorschrift basiert die in allen EU Sprachen verf gbar sind Nutzer k nnen Dokumente als Anhang anf gen und unerledigte Informationsanfragen ber wachen und verfolgen Ein Ablauf f r das Versenden Empfangen und Weiterleiten von Vorwarnungen gem der Dienstleistungsrichtlinie Ein Verzeichnis mit Registern die von zust ndigen Beh rden im gesamten EWR gef hrt werden Dieses Verzeichnis verf gt ebenfalls ber eine mehrsprachige Suchfunktion Wer ist am IMI beteiligt Zust ndige Beh rden Die Hauptakteure im IMI sind die zust ndigen Beh rden im gesamten EWR die das System nutzen um Informationen auszu tauschen Bei diesen Beh rden kann es sich sowohl um ffentliche als auch um private Einrichtungen handeln denen der jeweilige Mitgliedstaat die Zust ndigkeit daf r bertragen hat bestimmte Funktionen bei der Anwendung des Binnenmarktrechts auszu ben Sie k nnen auf nationaler regionaler oder kommunaler Ebene t tig sein IMI Koordinatoren Am IMI sind auch eine Reihe von IMI Koordinatoren beteiligt Sie authentifizieren die zust ndigen Beh rden die auf das System zugreifen wollen bieten technische Unterst tzung und sorgen daf r dass die Anfr
122. ziehen f r die seine Beh rde zur Registrierung aufgefordert wurde gt Einstellungen f r Rechtsbereiche Das IMI ist so konzipiert dass es f r eine Vielzahl von Binnenmarktvorschriften eingesetzt werden kann Mit der Aufforderung zur Registrierung im IMI teilt Ihnen Ihr Koordinator mit zu welchen Rechtsbereichen Sie Zugang erhalten sollen Im Verlauf der Selbstregistrierung m ssen Sie bestimmte Angaben zu den Zust ndigkeiten Ihrer Beh rden f r jeden dieser Bereiche machen Das bedeutet dass Sie f r jeden Rechtsbereich aus einer Liste von Stichw rtern diejenigen ausw hlen m ssen die die Zust ndigkeiten Ihrer Beh rde am besten beschreiben Bitte beachten Sie dass das System Ihnen standardm ig die Rolle einer zust ndigen Beh rde auf der Ebene des Rechtsbereichs zuweist Vor der Validierung Ihrer Registrierung kann Ihr validie render Koordinator jedoch gegebenenfalls entscheiden dass Ihre Beh rde eine andere Rolle erhalten soll gt Abschluss der Selbstregistrierung Vor Abschluss der Selbstregistrierung zeigt Ihnen das System eine Zusammenfassung der Daten an die Sie zuvor eingegeben haben Diese Zusammenfassung enth lt auch einen vom System generierten Benutzernamen f r den ersten f r Ihre Beh rde registrierten Nutzer Sobald die Registrierung durch Ihren Koordinator validiert ist ben tigt der erste Nutzer diesen Benutzernamen um sich im System anzumelden Um sicherzustellen dass Sie diesen Benutzernamen und die w hr
123. zur Schlie ung der Vorwamung initiieren Alle brigen an der Vorwarnung beteiligten Beh rden in diesem Land k nnen den Schlie ungsvorschlag kommentieren Sobald sich die Beh rden geeinigt haben kann ein ausgew hlter Vorwarnkoordinator der schlie ende Koordinator allen beteiligten Mitgliedstaaten den Schlie ungsvorschlag bermitteln 4 Anschlie end haben alle brigen Mitgliedstaaten die die Vorwarnung erhalten haben die M glichkeit Einw nde gegen die Schlie ung zu erheben wenn ihnen Informationen vorliegen nach denen das Risiko fortbesteht Vorwarnbeh rden reichen diese Einw nde als zus tzliche Informationen bei einem Vorwarnkoordinator ein der sie allen anderen beteiligten Mitgliedstaaten bermitteln kann gt Beachten Sie dass Beh rden in dem Mitgliedstaat der die Schlie ung vorschl gt den Schlie ungsvorschlag kommentieren k nnen bevor er bermittelt wird Nach der bermittlung k nnen Beh rden anderer Mitgliedstaaten Einw nde dagegen erheben 5 Sobald festgestellt wurde dass das Risiko nicht mehr besteht kann der f r die Schlie ung zust ndige Koordinator der schlie Bende Koordinator im Niederlassungsmitgliedstaat die Vorwarnung schlie en 29 6 2 6 2 1 6 2 1 1 6 2 1 2 berblick ber den Lebenszyklus von Vorwarnungen Erstellen und einreichen Pr fen und bermitteln Einwand gegen SchlieBungsvorschlag bermitteln Empfan

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