User Manual - Universität Hamburg
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1. 0 Teilnehmer Zuletzt angelegte Experimente Statistik Aktive Poolteilnehmer 1923 Beispielexperiment 1 p p Neuanmeldungen in den letzten 30 Tagen 1 Experiment 5 Experiment 4 Experiment 3 Experiment 2 Eine detailliertere bersicht bietet der Kalender Dieser bietet Monats bersichten der geplanten Sessions wobei alle zu einem Experiment geh rigen Sessions in einer Farbe angezeigt werden Die Farbe des Experiments wird vom System automatisch vergeben und kann nicht ver ndert werden Das angelegte Experiment weist durch eine Ampelfunktion kleines Quadrat auf den Ausnutzungsgrad hin welcher folgendem Schema folgt Rot Teilnehmer innenzahl ist kleiner als die Anzahl der ben tigten Teilnehmer innen Gelb Teilnehmer innenzahl entspricht mindestens der Anzahl der ben tigten Teilnehmer innen ist aber noch kleiner als die Zahl der ben tigten Teilnehmer innen Reserveteilnehmer innen Gr n Session ist voll ausgebucht Zu jeder Session sind weiterf hrende Informationen mittels eines Tooltips verf gbar in welchem der Ort sowie die Anzahl der angemeldeten und ben tigten Teilnehmer angezeigt wird Wie auf dem Dashboard ist die Uhrzeit mit der Teilnehmerliste der Session und der Experimentname mit der Sessionliste des Experiments verlinkt Experimente Die Experimenteverwaltung unter Administration gt Experimente erlaubt das Verwalten der ber hroot erstellten Experimente Listenansicht Die Listenansicht zei2. Nutzungseinschr nkungen anderer Nutzergruppen werden im Folgenden detailliert beschrieben Poolmitglieder Poolmitglieder sind all diejenigen Nutzer welche sich f r die Teilnahme an Experimenten registrieren Poolmitglieder haben die M glichkeit sich zu Sessions von Experimenten anzumelden wenn sie diesem Experiment zugeordnet sind Zudem kann ein Poolmitglied sehen zu welchen ausstehenden Sessions er sich angemeldet hat Zus tzlich kann ein Poolmitglied eine Telefonnummer und eine alternative E Mail Adresse hinterlegen sein Passwort ndern und seine pers nlichen Daten einsehen letztere jedoch nicht selber ndern Die alternative E Mail Adresse wird sobald eingetragen und best tigt als alleinige Korrespondenz Adresse benutzt ein Login ist mit dieser jedoch nicht m glich Zudem kann unter den Account Optionen das eigene Passwort ge ndert werden Experimentatoren Experimentator innen sind all diejenigen Nutzer welche Experimente durchf hren und dazu eine teilweise Einsicht in das System ben tigen Experimentator innen k nnen einem Experiment als durchf hrende Person zugeordnet werden und in diesem k nnen ihr ihm flexibel spezifische Rechte zugewiesen werden z B das Notieren der Anwesenheit bis zum Hinzuf gen neuer Teilnehmer innen zu einem Experiment Detaillierte Erl uterungen zur Zuweisung von Rechten sind im Abschnitt Experimente nachzulesen Administratoren Die Administrator innen sind all diejenigen Nutz
3. Anlegen eines Nutzerkontos durch eine n Administrator in sondern lediglich bei dem Versuch eines potentiellen Nutzers sich ber die Registrierungsmaske zu registrieren Tab R ume Der Tab R ume gestattet es die R ume anzulegen in denen ein Experiment stattfindet Diese R ume k nnen danach beim Anlegen oder ndern eines Experimentes ausgew hlt werden sind als Tag verf gbar R ume k nnen auch gel scht werden aber nur solange der Raum nicht belegt wurde um die Konsistenz der Datenbank zu wahren Tab E Mails In diesem Men k nnen die Standard Vorlagen f r die Mails die hroot versendet hinterlegt oder ge ndert werden Diese Vorlagen werden standardm ig in das Mail Feld der einzelnen Experimente kopiert sodass spezielle Anforderungen f r ein einzelnes Experiment an dieser Stelle nicht ber cksichtigt werden m ssen Es gibt Vorlagen f r die E Mail zur Experimente Einladung f r die Anmeldebest tigungs Mail die E Mail zur Session Erinnerung sowie auch f r die Mail zum Sessionabschluss mit dem die Experimentatoren daran erinnert werden Daten zur Teilnahme oder Nicht Teilnahme eines Poolmitgliedes nachzutragen Des Weiteren gibt es eine Vorlage f r die E Mail zur Aktivierungseinladung nach dem Import aus anderen Datenbanksystemen F r jede Mailvorlage k nnen Betreff und Text gew hlt werden sowie einige Variablen eingef gt werden welche beim Versenden durch den Namen des Empf ngers der Empf ngerin oder
4. Hroot Hamburg registration and organization online tool Universit t Hamburg School of Business Economics and Social Sciences WiSo Research Laboratory Von Melle Park 5 20146 Hamburg Germany User Manual ROLLEN VONINUTZERN aeaiee erite e EN EEEE ee feste coat eege dee egene 1 Poolmitglieder ua REER 1 Expernmentatore Ninais ear ania era anal 1 EES ere 1 DASHBOARD UND KALENDER SA een 2 EXPERIMENTE ae 3 LISTONQNSICNT an ana 3 Detail bersicht eines Experimentes i ciscccsssvscsssseisssscissssasssaszsonstasscsesonsacsoeteaisbsatoszvassbaszsosboade 4 TODE One ee ee 4 Tab Teilnehmer an e ee e Ee e ec 5 Tab Einladungen E 5 TAD Daten una Einstellungen ame un Een 5 ler EE 7 Tabellarische Ansicht a un een er 7 Detallansicht des Nutzers en area 7 Einen neuen N tzer anlegen a ahnen 8 ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN ee een 9 Tab Allgemein 9 Rei RAIN Baer een 9 TIS E Mails sunshine 10 PDD Bere nee 10 DGD EE 11 TOO Studiengangs ELEND 11 VDI PADS CAS SO ann Mashed nts ese hon ee Nase ra Nar dese 11 Tab ee ee en be ee Se Be ne SE 11 Rollen von Nutzern In hroot werden drei Nutzergruppen Poolmitglieder Experimentatoren Administratoren unterschieden wobei jede r Nutzer in genaue einer Gruppe zugeordnet werden kann Jede Nutzergruppe hat unterschiedliche Rechte innerhalb des hroot Systems Dieses Manual beschreibt alle Funktionen des Programms Diese sind allen Administrator innen uneingeschr nkt zug nglich
5. achen bei der Registrierung angeboten und auch nur nach diesen Sprachen ist eine filterbasierte Suche m glich Tab Studieng nge Hier besteht die M glichkeit ausw hlbare Studieng nge zu definieren Einer m Nutzer in werden nur die vordefinierten Studieng nge bei der Registrierung angeboten und auch nur nach diesen Studieng ngen ist eine filterbasierte Suche m glich Tab Abschl sse Hier besteht die M glichkeit ausw hlbare Abschl sse zu definieren Einer m Nutzer in werden nur die vordefinierten Abschl sse bei der Registrierung angeboten und auch nur nach diesen Abschl ssen ist eine filterbasierte Suche m glich Tab Texte In diesem Tab k nnen die Texte der Datenschutzerkl rung festgelegt werden der Teilnehmer innen bei der Registrierung zustimmen m ssen Zudem k nnen der Begr ungstext und das Impressum definiert werden die den Teilnehmer innen beim ersten Einloggen angezeigt werden F r alle drei Texte k nnen je eine deutsche und oder eine englische Version bearbeitet und hinterlegt werden 11
6. d 1 Das Tag System von to tag markieren erm glicht die freie Kategorisierung der Experimente Tags hier k nnen Tags f r das Experiment vergeben werden die eine eindeutige Zuordnung erm glichen Beschreibung Hier kann im Freitext eine Beschreibung des Experiments erfolgen Kontaktinfos An dieser Stelle k nnen Kontaktinformationen der Experimentator innen oder Experimentverantwortlichen hinterlegt werden E Mail Absender Hier kann ein E Mail Adresse hinterlegt werden die als Absender in den Einladungen angezeigt wird Sobald das Experiment angelegt ist k nnen Sessions angelegt sowie Teilnehmer und Experimentatoren zugeordnet werden Detail bersicht eines Experimentes Mittels eines Klicks auf den Namen eines Experimentes gelangt man zur Detail bersicht Hier erh lt man einen detaillierten berblick ber das Experiment insbesondere Angaben zur Anzahl der Sessions des Experimentes und zu den genauen Zeitpunkten der Sessions Die Detail bersicht setzt sich zusammen aus den Tabs Session Teilnehmer Einladungen sowie Daten und Einstellungen Diese werden im Folgenden detailliert beschrieben Tab Session Der Tab Sessions gew hrt einen berblick ber die bereits angesetzten Sessions des Experimentes und gestattet es neue Sessions anzulegen oder die Daten bereits existierender Sessions zu ndern Neben Name Uhrzeit und Ort einer erstellten Session werden Informationen dar ber angezeigt wie viele Teiln
7. den Des Weiteren kann in diesem Tab ber eine Liste eingesehen werden welche Poolmitglieder dem Experiment bereits zugeordnet sind Zudem k nnen ber die Liste allen oder Teilen der bereits zugeordneten Poolmitgliedern Nachrichten gesendet werden Auch die Zuordnung oder Abmeldung einzelner Teilnehmer innen oder Gruppen zu von einer Session oder einem Experiment kann hier vorgenommen werden Selbstverst ndlich ist auch hier die Anwendung von Filtern m glich Ist ein Poolmitglied zu einer Session angemeldet so wird der Zeitpunkt der Session in dieser Liste angezeigt Unter dem Tab Teilnehmer besteht zudem die M glichkeit die Historie der bisherigen Teilnehmerzuordnung einzusehen Dabei wird angezeigt zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Such oder Filterkriterien wie viele Poolmitglieder dem Experiment zugeordnet oder wieder vom Experiment abgemeldet wurden Damit lassen sich fr here Teilnehmer innenzuordnungen zu Experimenten berpr fen und dokumentieren Tab Einladungen ber den Tab Einladungen k nnen die Einstellungsm glichkeiten f r die via E Mail verschickten Experimenteinladungen erreicht werden Hier ist es m glich eine Textvorlage f r die Einladungsmail zu definieren den Versand der E Mails auszul sen Dabei besteht die M glichkeit Einfluss auf den Versand zu nehmen indem ein Zeitintervall definiert und die Anzahl der in diesem Intervall zu verschickenden Mails eingestellt werden kann Standardm ig werden die Ein
8. der Experiment und Sessiondaten ersetzt werden Die m glichen Variablen sind dabei vom Typ der E Mail abh ngig Variablen die im Text verwendet werden k nnen Variable Bedeutung firstname Setzt den Vornamen des der Angeschriebenen ein lastname Setzt den Nachnamen des der Angeschriebenen ein sessionlist Setzt Datum und Beginn aller zugeh rigen Sessions ein link Setzt eine Verlinkung zu dem Experiment ein session_date session_start_time session_end_time session_location experiment_name activation_link Setzt das Datum der Session ein Setzt die Startzeit der Session ein Setzt die Endzeit der Session ein Setzt den Raum Ort der Session ein Setzt den Experimentnamen ein Setzt eine Verlinkung zur Accountaktivierung Die jeweiligen Daten m ssen f r das Experiment Session eingepflegt sein Der Inhalt der experiment oder sessionspezifischen Mails also Einladung Anmeldebest tigung und oder Sessionerinnerung kann bei jedem Experiment individuell angepasst werden Weitere Details sind dem Kapitel Experimente zu entnehmen Tab Berufe Hier besteht die M glichkeit ausw hlbare Berufe zu definieren Einer m Nutzer in werden nur die vordefinierten Berufe bei der Registrierung angeboten und auch nur nach diesen Berufen ist eine filterbasierte Suche m glich 10 Tab Sprachen Hier besteht die M glichkeit ausw hlbare Sprachen zu definieren Einer m Nutzer in werden nur die vordefinierten Spr
9. die den Benutzer in ausgew hlt werden wobei die Standardauswahl Poolmitglied ist Allgemeine Einstellungen Die Einstellungen unter Administration gt Einstellungen erlaubt es generelle Einstellungen in hroot zu ndern und festzulegen Die Allgemeinen Einstellungen setzen sich zusammen aus den Tabs Allgemein R ume E Mails Berufe Sprachen Studieng nge Abschl sse und Texte Diese werden im Folgenden detailliert beschrieben Tab Allgemein Unter dem Tab Allgemein k nnen die m glichen E Mail Domains zur Registrierung eingeschr nkt werden Dabei kann zum einen definiert werden welche Dom ne zul ssig ist aber auch welches Pr fix gefordert wird Beispiel einer Domaineinschr nkung studium uni hamburg de wiso uni hamburg de uni hamburg de ee physnet uni hamburg de En Mit der Minus Taste wird der letzte gesetzte Filter gel scht mittels der Plus Taste wird ein neues Feld f r eine weitere Einschr nkung erstellt Solange keine Einschr nkung definiert ist kann eine Anmeldung mit jeder Mail Adresse erfolgen Sobald die erste Einschr nkung gespeichert ist sind Anmeldungen nur noch m glich wenn die Mailadresse den Einschr nkungen entspricht Die M glichkeit zur Einschr nkung auf bestimmte Mail Adressen Pr fixe nach M glichkeit solche die nur eindeutig vergeben werden helfen Mehrfachregistrierungen von Poolmitgliedern zu unterbinden Die hier beschriebenen Beschr nkungen greifen nicht bei
10. ehmer sich bereits zu einer Session angemeldet haben und wie viele insgesamt ben tigt werden Zudem kann unter Ort aus einer Liste voreingestellter R ume ausgew hlt werden wo die Session stattfindet Diese Liste kann unter Administration gt Einstellungen vordefiniert werden ber die Schaltfl che Teilnehmer oder die Zeile mit den Teilnehmer Details kann auf die Teilnehmerliste der Session zugegriffen werden In dieser k nnen ausgew hlte Session Teilnehmer innen in andere Sessions verschoben oder komplett ausgetragen werden Zudem besteht innerhalb der Teilnehmerliste die M glichkeit anzugeben ob ein e Teilnehmer in zum Experiment erschienen ist oder nicht Zu jedem Nutzer gibt es die drei Checkboxen Erschienen Teilgenommen und Nicht Erschienen F r jeden Nutzer wird die Anzahl der Erschienen und Nicht erschienen Zuordnungen in hroot gez hlt und kann als Filterkriterium genutzt werden Unzuverl ssige Nutzer k nnen so bereits vorab von Sessions ausgeschlossen werden Tab Teilnehmer Der Tab Teilnehmer dient der Nutzerverwaltung f r das ganze Experiment So k nnen dort einem Experiment weitere Teilnehmer innen zugeordnet werden Dabei werden nur Teilnehmer innen aus dem Pool ber cksichtigt die dem Experiment noch nicht zugeordnet sind Analog zur Nutzer bersicht kann auch hier mittels Filtern das Feld auf die gew nschte Zielgruppe eingeschr nkt und so gezielt dem Experiment zugeordnet wer
11. er welche das System und den Datenbestand verwalten Administrator innen haben vollen Zugriff und nderungsm glichkeiten f r alle Nutzerdaten und generellen Einstellungen von hroot Dar ber hinaus sind die Administrator innen die einzige Benutzergruppe die neue Experimente oder Sessions anlegen k nnen Dashboard und Kalender Dashboard und Kalender bieten eine bersicht ber die Auslastung des Labors Sie erm glichen die Terminplanung der Experimente innerhalb der Software hroot Das Dashboard zeigt auf einen Blick die am aktuellen Tag anstehenden Sessions inklusive der Informationen ber Ort Zeit und angemeldete Teilnehmer Zudem beinhaltet das Dashboard eine Liste der letzten f nf angelegten Experimente und eine Statistik ber die Gr e des Teilnehmerpools Weitere Informationen sind direkt verlinkt jeder Experiment Name f hrt direkt zu der Sessionliste des Experiments Hier haben die Administrator innen die M glichkeit neue Sessions anzulegen Benutzer zuzuordnen und Erinnerungsmails zu versenden Eine genauere Beschreibung der M glichkeiten finden Sie im Bereich Detail bersicht eines Experiments in dieser Dokumentation Startansicht von hroot hroot amburg registration and organization online too Eingeloggt als joachim kieras wiso uni hamburg de E Logout Administration Account Optionen Dashboard Dashboard ege Heute anstehende Sessions Experimente Benutzer 17 15 18 45 Beispielexperiment 1 Einstellungen
12. er ausgetragen werden Die Bearbeitung der Nutzerdaten erfolgt ber den Bearbeiten Button ber diesen wird ein Formular aufgerufen welches dem Registrierungsformular hnelt und die Anpassung aller Nutzerdaten erlaubt inklusive dem Setzen eines neuen Passwortes Des Weiteren k nnen nur in dieser Ansicht Nutzer innen als gel scht markiert werden Diese Markierung f hrt dazu dass die der Nutzer in keinen Zugang mehr zu hroot hat Es ist zu beachten dass die Felder Vorname Nachname und Geschlecht Pflichtfelder sind welche beim Speichern Werte enthalten m ssen nderungen werden ausschlie lich nach Klick auf den Speichern Button bernommen eine automatische Sicherung ist nicht eingerichtet Einen neuen Nutzer anlegen Aus der tabellarischen Ansicht der Nutzerverwaltung heraus ist es analog zur Selbstregistierung durch die Nutzer m glich neue Nutzer innen anzulegen ber die Schaltfl che Neuer Benutzer wird ein leeres Registrierungsformular aufgerufen mit dem neue Nutzer innen angelegt werden k nnen Folgende Felder sind Pflichtfelder und m ssen ausgef llt werden e Vorname e Name e E Mail Adresse e Geschlecht e Passwort e Passwort wiederholen F r das Passwort gelten bestimmte Restriktionen die zu beachten sind Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein Es m ssen mindestens eine Zahl ein Buchstabe und ein Sonderzeichen im Passwort enthalten sein Zudem muss eine Rolle f r
13. gt alle bisher angelegten Experimente Dabei werden neben dem Namen noch weitere Daten des Experimentes angezeigt z B die Anzahl der Sessions der Teilnehmerpool und der Zeitraum des Experiments Ein Tag System erlaubt es Experimente flexibel zu kategorisieren wobei Arten oder Gruppen den Experimenten zugeordnet werden k nnen Das dabei verwendete Tag System kann von den Administrator innen beim Anlegen eines neuen Experiments individuell gestaltet werden Des Weiteren wird angezeigt wer das Experiment durchf hrt die Anzahl der Sessions und in welchem Zeitraum diese liegen sowie die Gesamtanzahl der dem Experiment zugeordneten Poolmitglieder Zugeordnet bedeutet in diesem Zusammenhang dass die Poolmitglieder die Freigabe durch die Administrator innen bekommen haben sich zu Sessions des Experimentes anzumelden Au erdem wird angezeigt ob die Anmeldung zu einem Experiment f r die Poolmitglieder freigeschaltet ist oder nicht Die integrierte Suchfunktion erlaubt es ein Experiment nach seinem Namen zu suchen Ein Klick auf einen Tag zeigt alle Experimente mit diesem Tag an Ein neues Experiment anlegen Aus der Listenansicht heraus ist es m glich ber die Schaltfl che Neues Experiment ein neues Experiment anzulegen An dieser Stelle k nnen Basisdaten des Experiments eingegeben werden Dies wird nachfolgend n her beschrieben Name hier kann der Name des Experiments eingetragen werden es handelt sich um ein Pflichtfel
14. inem oder mehreren vordefinierten Merkmalen anzuzeigen Um einen Filter auszuw hlen muss auf den entsprechenden Namen des Filters geklickt werden und die gew nschten Spezifikationen in den angezeigten Feldern vorgenommen werden Soll die Nutzerliste nach mehr als einem Kriterium gefiltert werden k nnen mehrere Filter nacheinander spezifiziert werden Um die ausgew hlten Filter anzuwenden muss abschlie end auf Filter anwenden und Ergebnis aktualisieren geklickt werden Daraufhin wird das gefilterte Ergebnis angezeigt Beispiel f r zwei gesetzte Filter Nur x Teilnehmer aus folgenden Studienfachern Informatik Nur Teilnehmer mit Kenntnissen in einer der folgenden Sprachen Deutsch Englisch Als gel scht markiere Nutzer innen werden in der Tabelle standardm ig ausgeblendet und m ssen wenn sie angezeigt werden sollen erst ber den Filter Gel schte Nutzer eingeblendet werden Detailansicht von Nutzern Weiterf hrende Details zu spezifischen Nutzer innen lassen sich durch Klick auf den Namen des Nutzers aufrufen Die so angezeigte Seite listet alle vom Nutzer von der Nutzerin hinterlegten Daten auf und erg nzt diese Informationen um eine Liste der bisherigen Experimente f r die sich die der Nutzer in registriert hat Des Weiteren wird ihr sein Teilnahmestatus angezeigt sobald dieser im System hinterlegt ist Zudem kann in dieser Ansicht im Bedarfsfall ein e Nutzer in aus einer Experimentsession wied
15. ladungen in zuf lliger Reihenfolge an die zugeordnete Poolmitglieder versendet Hiervon kann man jedoch optional abweichen und vorrangig Poolmitglieder mit wenigen Teilnahmen einladen Tab Daten und Einstellungen Die Einstellungen der Allgemeinen Daten unter dem Tab Daten und Einstellungen erlauben es jene Daten zu ndern die beim Erstellen des Experimentes angegeben wurden Der Unterpunkt Einladungen erm glicht die Einstellung eines automatischen Versands von Erinnerungsmails an die Sessionteilnehmer innen Es ist an dieser Stelle m glich zeitliche Einstellungen des Mailversandes zu definieren sowie den Text f r die Erinnerungsmail zu hinterlegen ber den Punkt Experimentatoren k nnen einem Experiment Experimentator innen zugeordnet und jeder jedem einzelnen Experimentator in durch die Zuordnung bestimmter Tags individuelle Rechte zugewiesen werden Die nachfolgende Tabelle zeigt die m glichen Tags f r die Experimentator innen Kombination vom Tags und den jeweiligen Rechten f r die Experimentator innen Datenpflege Experimentator in hat die M glichkeit die allgemeinen Daten des Experiments zu ndern Rechte bearbeiten Experimentator in kann weitere Experimentatoren zum Experiment hinzuf gen und deren Rechte ndern Sessiontermine verwalten Experimentator in kann Sessions erstellen l schen oder deren Zeitpunkt ver ndern Zugeordnete und Sessionteilnehmer verwalten Ex
16. perimentator in kann Sessionteilnehmern oder dem Experiment zugeordnete Poolmitglieder entfernen oder hinzuf gen Anwesenheit bearbeiten Experimentator in kann den Anwesenheitsstatus in der Teilnehmerliste der einzelnen Sessions bearbeiten Nachrichtenversand an Sessionteilnehmer Experimentator in kann Nachrichten an Sessionteilnehmer versenden Einladungsversand Experimentator in kann Einladungstexte ndern und den Einladungsversand starten Statusmails Experimentator in mit diesem Recht bekommt Statusmails ber das Experiment Es ist somit m glich Experimentator innen gezielt und flexibel die Rechte zu geben welche f r ihre seine T tigkeit bei der Durchf hrung eines Experimentes erforderlich sind Unabh ngig davon in welchem Tab oder Unterpunkt man sich befindet kann mittels eines Buttons die Anmeldung des Experiments freigeschaltet werden oder die Freischaltung r ckg ngig gemacht werden Benutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung unter Administration gt Benutzer erlaubt die Einsicht in die Daten aller Poolmitglieder sowie die Verwaltung der Nutzerdaten Tabellarische Ansicht Die tabellarische Ansicht kann durch einen Klick auf den entsprechenden Spaltennamen nach der jeweiligen Spalte sortiert werden Neben der integrierten Suchfunktion die eine Suche nach Vornamen Nachnamen oder Email Adresse erm glicht kann die Ansicht auch gefiltert werden um so nur Eintr ge mit e
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