NOVARTIS USER GUIDE AUDIO+WEB A5 DE.qxd
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1. Benutzerhandbuch WILLKOMMEN BEI GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center ist das perfekte Conferencing Tool f r die t glich anfallenden Aufgaben Unsere Technologie verbindet vollautomatische Telefonkonferenz mit benutzerfreundlicher Webkonferenz und macht so Ihren PC zu einem universellen Kommunikations Tool Sie k nnen PowerPoint Folien pr sentieren gemeinsam auf Anwendungen zugreifen Teilnehmer befragen oder eine Webtour durchf hren Konferenzen werden produktiver Zeit und Reisekosten werden gespart Setzen Sie Genesys Meeting Center ein f r a Verkaufspr sentationen Training und E Lernprogramme a Marketing Seminare Produkteinf hrungen Tipps f r ein erfolgreiches Meeting Im Folgenden einige hilfreiche Empfehlungen f r eine effiziente und produktive Konferenz mit Genesys Meeting Center Gute Planung im Vorfeld Um Verz gerungen Um den gemeinsamen Zugriff auf w hrend der Konferenz zu vermeiden stellen Anwendungen zu optimieren halten Sie die Sie vorher sicher dass alles ben tigte Anzahl der ge ffneten Fenster so gering wie Material einsatzbereit ist z B Pr sentationen m glich Umfragen Abstimmungen Hinweis Bitte l schen Sie Ihre Pr sentation en im Genesys Meeting Center nach Konferenzende Nur der Moderator verf gt ber dieses Recht Ber cksichtigen Sie die Bildschirmaufl sung Ihrer Teilnehmer berpr fen Sie die geeignete Aufl sung w hrend Sie Ihre Pr sentat2. F amp A Session einleiten in der die Teilnehmer mittels Tonwahlverfahren um Redeerlaubnis bitten 1 Klicken Sie auf den F amp A Ikon Ihre Teilnehmer werden informiert dass die Leitungen stumm geschaltet sind 2 Weisen Sie Ihre Teilnehmer an die Taste zu dr cken und so kenntlich zu machen dass sie eine Frage stellen m chten 3 Klicken Sie auf die erhobene Hand um dem Teilnehmer Redeerlaubnis zu erteilen Hinweis Bei dem ersten Teilnehmer in der Leitung ist die Hand markiert I Die Konferenz schlie en 1 Klicken Sie auf das X Ikon Konferenz schlie en oder w hlen Sie unter Datei Abmelden und schlie en 2 Best tigen Sie dass Sie die Konferenz beenden wollen Verbindung zu Technische Hilfe 1 Klicken Sie auf das Ikon Anrufen und wahlen Sie Kundenbetreuung anwahlen nur Konferenzleiter 2 Im Pop up Fenster klicken Sie auf die Schaltflache Kundenbetreuung Anwahlen ZUSAMMENARBEIT amp ANDERE ANWENDUNGEN Eine Prasentation zeigen Vor der Konferenz 1 Im Hauptmen unter Conferencing w hlen Sie Ressourcen dann Pr sentationen 2 Klicken Sie auf Eine Pr sentation hochladen 3 Geben Sie der Pr sentation einen Namen und suchen Sie dann die Pr sentation die Sie laden m chten Hinweis An den Moderator Bitte l schen Sie Ihre Pr sentation en im Genesys Meeting Center nach Konferenzende Erinnerung Aus Sicherheitsgr nden sollte der Moderator die Pr sentation nach der Ko
3. aktivieren oder deaktivieren Nach Aktivierung werden die Teilnehmer aufgefordert einen 4 stelligen Konferenz PIN Code einzugeben Diese k nnen nun am Audio Teil der Konferenz teilnehmen Der Code ist von den Teilnehmern mit vorangestellter und nachfolgender Sterntaste einzugeben Teilnehmer w hlen die Konferenznummer und geben den Konferenz PIN Code ein Kxxxx Roll Call Erfassung der Teilnehmernamen a Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion 74 m Meldung ber Beitritt Verlassen der Konferenz 73 m Ansage der Namen aller Teilnehmer w hrend der Konferenz 007 a 78 Fordert jene Teilnehmer auf die bereits der Konferenz beigetreten sind und noch nicht durch die Aktivierung der Funktion 74 erfasst wurden Ihre Namen aufzuzeichnen Teilnehmer stumm schalten Stummschaltung aufheben Stummschaltung Aufheben der Stummschaltung 51 Teilnehmer mit Hintergrundger uschen k nnen sich auch selbst stumm schalten a Sich selbst stumm schalten Aufhebung der Stummschaltung 6 Aufnahme Wiedergabe Der Konferenzleiter kann die Konferenz jederzeit aufnehmen Aufnahme Modus aktivieren deaktivieren 17 Wiedergabecode wird zugewiesen und die Aufnahme kann beginnen Aufnahme starten W hle 0 Auf eine Aufnahme kann jederzeit unter 0 30 20 31 50 zugegriffen werden Bei Aufforderung bitte die Konferenznummer und den Wiedergabecode eingeben Zum Beenden einfach auflegen Konferenz beenden
4. m Konferenz beenden und die Verbindung zu Teilnehmern trennen 9 Verbindung zu Kundenbetreuung m Kundenbetreuung w hrend der Konferenz nur Konferenzleiter 10 m Kundenbetreuung au erhalb einer Konferenz Deutschland 0800 436 37 97 International 49 0 30 20 17 04 10 Web Konferenz Verwenden Sie das Nachfolgende als Richtlinie f r Ihre Audio und Web Konferenz VORGEHENSWEISE Eine Konferenz planen Uber Genesys Meeting Center 1 Gehen Sie zu http conferencing novartis com und klicken Sie auf Moderator LOG IN 2 Geben Sie Ihre Konferenznummer und Ihren PIN ein und klicken Sie auf Login Die Taste ist nicht erforderlich 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Eine Konferenz planen und folgen Sie allen Schritten die Ihnen angezeigt werden 4 Klicken Sie auf Fertig stellen und Ihre Teilnehmer erhalten per Email eine Einladung und gleichzeitig alle erforderlichen Informationen f r den Zugang zu Ihrer Webkonferenz Schedule a Meeting cartennansi N Zugang zu einem Meeting Konferenzleiter 1 Gehen Sie zu http conferencing novartis com und klicken Sie auf Moderator LOG IN 2 Geben Sie Ihre Konferenznummer und Ihren PIN ein und klicken Sie auf Login Die Sterntaste ist nicht erforderlich 3 Wenn Sie die Konferenz vorab geplant haben suchen Sie Ihre Konferenz unter Laufende Konferenzen und klicken Sie auf Start Fur ein spontanes Meeting klicken Si
5. Sie auf Datei dann ffnen und starten Sie Ihre Umfrage Quiz Anstimmung 4 Nach der Konferenz k nnen Sie die Ergebnisse der Umfrage Quiz Abstimmung unter Conferencing und Berichte abfragen Archivieren Gehen Sie auf Genesys Meeting Center in der Men leiste zu Datei Aufnehmen 1 Benennen Sie das Archiv und klicken Sie auf Start es dauert ca 30 Sekunden bis die Aufnahme anf ngt 2 Minimieren Sie das Aufnahme Fenster w hrend Ihres Meetings 3 Um die Aufnahme zu unterbrechen klicken Sie auf das Aufnahmefeld am unteren Ende der Navigationsleiste 4 Klicken Sie auf Stop 5 Nach der Konferenz finden Sie Ihr Archiv unter Conferencing Archive Beachten Sie dass die Verwendung der Aufnahmeoption zus tzliche Geb hren nach sich ziehen kann Hinweis Der Moderator kann auf eine der drei verschiedene Arten auf sein Archiv zur ckgreifen Hosted URL Link Zip Datei einer E Mail beigef gt CD Rom Es fallen zus tzliche Kosten an Berichte Genesys Meeting Center speichert detaillierte Berichte ber geplante und Schnell F Konferenzen Die Berichte enthalten Angaben ber die Dauer die Zahl der Teilnehmer sowi die Ergebnisse von Umfragen Quiz Zugang zu den Berichten im Hauptmen unter Conferencing Berichte s a Replay numbers Australia Belgium Lux Denmark Finland France Germany Hong Kong Ireland Israel Italy Japan Netherlands New Zealand Norway Portugal Russia Sing
6. apore South Africa South America Spain Sweden Switzerland UK USA Canada 61 0 3 9221 4752 32 0 2 640 28 05 45 36 99 40 00 358 0 9 2313 7000 33 0 1 72 12 82 80 49 0 30 20 3150 852 21 10 1294 44 0 20 8401 9525 44 0 20 8401 9525 39 02 27 22 6001 852 21 10 1294 31 0 20 710 95 95 61 0 3 9221 4752 47 21 50 60 00 34 91 384 1211 44 0 20 8401 9525 65 6415 4533 44 0 20 8401 9525 34 91 384 1212 34 91 384 1212 46 0 8 598 09 000 49 0 3020 3150 44 0 20 8401 9525 Call Customer Service on 1 866 747 4357 m AU GENESYS MEETII Ie CENTER Customer Service Australia Belgium Denmark East Europe Finland France Germany Hong Kong India Italy Netherlands Norway Portugal S amp Central America Singapore Spain Sweden Switzerland UK Ireland USA Canada 61 0 3 9221 4777 32 0 2 404 88 00 45 0 36 91 02 00 49 0 30 20 17 04 0 358 0 9 2310 1100 33 0 1 45 15 45 16 49 0 30 20 17 04 0 852 2907 0788 44 0 20 8288 4444 39 02 303028328 31 0 20 710 95 05 47 2150 5650 351 21 032 12 00 34 91 768 00 00 65 6235 5168 34 91 768 00 00 46 0 8 505 20 120 0800 000 585 or 44 0 20 8288 4109 44 0 20 8288 4433 1 866 747 4357 lD NOVARTIS http conferencing novartis com
7. e auf Start unter dem Button Schnell Konferenz 4 W hrend des Hochladens der Plattform werden Sie aufgefordert sich f r die Audio Beteiligung einzuw hlen siehe Richtlinien Audiokonferenzen Teilnehmer 1 Falls die Konferenz vorab geplant war klicken die Teilnehmer den Link an der ihnen in der E mail Einladung mitgeteilt wurde 2 Bei spontanen Konferenzen gehen die Teilnehmer zu http conferencing novartis com und klicken Teilnehmer ZUGANG an Die Teilnehmer werden aufgefordert Ihre Konferenznummer und ihren Namen einzugeben 3 Wenn die Schnittstelle geladen ist werden die Teilnehmer aufgefordert sich f r die Audio Beteiligung einzuw hlen und die Konferenznummer sowie einen Sicherheitscode einzugeben Schnell Konferenz Sie k nnen im Genesys Meeting Center jederzeit eine Konferenz einberufen ber Genesys Meeting Center 1 Gehen Sie zu http conferencing novartis co und klicken Sie auf Moderator LOG IN 2 Geben Sie Ihre Konferenznummer und I PIN ein und klicken Sie auf Login 3 Klicken Sie im Haupmen unter dem F Schnell Konferenz auf Starten 1 Klicken Sie auf das Anwahl Ikon w hlen Sie Teilnehmer Anw hlen und geben Sie Name und Nummer der anzurufenden Person ein 2 Klicken Sie auf Teilnehmer Hinzuf gen markieren Sie den Namen und klicken Sie auf Anw hlen Der Konferenzleiter kann die Teilnehmer ber das Wartezimmer berpr fen und ihnen nacheinander Z
8. inwahlnummer verbinden 1 W hlen die FreeCall Einwahlnummer 2 Geben dann die Meetingnummer ein und dr cken die Taste vor und nach Eingabe wie z B 030123456789 3 Der Gespr chsleiter gibt nach der Meetingnummer noch den PIN ein Teilnehmer m ssen keinen PIN Code eingeben Teilnehmer anw hlen Telefonnummer des Teilnehmers w hlen vor und nach Eingabe die Taste dr cken m Inland Vorwahl Telefonnummer Ausland 00 L ndervorwahl Vorwahl Telefonnummer m Verbindung zu der zuletzt gew hlten Nummer unterbrechen 2 m Letzte Nummer erneut anw hlen 3 Zus tzliche Absicherung Konferenz schlie en Konferenzleiter kann die Konferenz jederzeit schliefsen und den Zugang zum Konferenzraum verhindern m Konferenz mit verschlossener T r ffnen xxxx7 dabei ist xxxx der vierstellige Konferenz PIN Code So ermitteln Sie die Anzahl der Teilnehmer im Konferenzraum 007 Konferenz T r schlie en ffnen 7 Teilnehmer einzeln aus dem Wartezimmer eintreten lassen 1 Drei akustische Signale informieren den Konferenzleiter dass ein Teilnehmer im Wartezimmer ist Konferenz PIN Code Wahlen Sie Ihre Konferenznummer Geben Sie Ihren PIN ein und dr cken die Taste vor und nach Eingabe W hlen Sie einen vierstelligen PIN Code aus m Geben Sie 4xxxx als Code ein dabei ist xxxx der vierstellige Konferenz PIN Code m Der Moderator kann mit 70 die Konferenz PIN Abfrage
9. ion starten und stellen Sie bei Beginnen Sie die Konferenz rechtzeitig gemeinsamen Zugriff ggf Ihren Monitor ein damit die Teilnehmer zum verabredeten Zeitpunkt Zugang zu Ihrer Konferenz haben Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit den Konferenzraum zu ffnen und vergewissern Sie sich dass alle technischen Hilfsmittel geladen sind Steigern Sie die Interaktivit t durch Kommentierungen Abstimmungen und F amp A Um Ihren Teilnehmern das Verst ndnis zu erleichtern beschr nken Sie sich auf 6 7 Zeilen pro Folie und verwenden Sie Er ni l gro formatige Buchstaben f r bessere Spezifizieren Sie in Ihren Konferenzeinladungen DB den zeitlichen Rahmen um Verz gerungen und Unklarheiten zu vermeiden Alle Teilnehmer sollten einen Browser Test durchf hren Hinweis in der Konferenzeinladung um sicher zu gehen dass keine Firewall Probleme vor der Konferenz auftauchen Um Hintergrundgerausche zu minimieren schalten Sie Teilnehmer stumm wenn die Konferenz keine Zusammenarbeit erfordert Die bermittlung ist nicht bei allen Teilnehmern gleich schnell Legen Sie eine kleine Pause zwischen den einzelnen Folien ein Audiokonferenz Richtlinien f r Audiokonferenzen Start Zugang zu einer Konferenz Moderator 1 W hlen Sie Ihre Meetingnummer 2 Teilnehmer geben die Meetingnummer ein Teilnehmer Teilnehmer geben die Meetingnummer ein Hinweis Konferenzleiter und Teilnehmer die sich ber eine FreeCall E
10. nferenz l schen 4 Wahlen Sie dann die Aufl sung f r Ihre Pr sentation aus und klicken Sie auf Pr sentation hochladen Hinweis Auch aus einer Genesys Meeting Center Web Konferenz k nnen Sie eine Pr sentation laden Einfach auf das Ikon Ef Pr sentation hochladen klicken me NOVARTIS Audio and Web Conferencing Wahrend der Konferenz Nach dem Einloggen in das Genesys Meeting Center wahlen Sie ihre Prasentation aus dem Pull down Men aus Sie wird automatisch geladen 1 Bewegen Sie sich mit Hilfe der Kursortasten vorw rts und r ckw rts durch die Pr sentation 2 Mit einem Doppelklick auf eine Folie gelangen Sie direkt zu einer bestimmten Seite Gemeinsam Dokumente bearbeiten Klicken Sie auf Freigeben in der Navigationsleiste 1 W hlen Sie die Anwendung en aus die Sie den Teilnehmern zeigen m chten Klicken Sie das entsprechende K stchen dazu an Hinweis Wenn der gemeinsame Zugriff aktiviert ist ist die Genesys Meeting Center Navigationsleiste durch das gemeinsam genutzte Dokument verdeckt Erinnerung Bitte teilen Sie keine vertraulichen Informationen mit da eine durchg ngige Verschl sselung nicht immer gew hrleistet werden kann Quiz Umfrage Abstimmung 1 Im Hauptmen unter Conferencing Ressourcen und dann Umfrage Quiz Abstimmung w hlen 2 Klicken Sie auf Neue Umfrage Quiz Abstimmung erstellen und treffen Sie Ihre Auswahl 3 Wahrend der Konferenz gehen
11. ugang zu der Konferenz gew hren a Klicken Sie im Hauptmenu auf das Ikon T r Schlie en ffnen 9 um die Konferenz f r Teilnehmer zu ffnen oder zu schliefsen Hinweis In der Standardeinstellung ist die T r zur Konferenz auf Offen nicht verschlossen eingestellt Dies k nnen Sie ndern indem Sie im Hauptmen auf Einrichten Einstellung gehen und den Eintrag Konferenzen stets mit geschlossener T r ffnen aktivieren Der Moderator wird jederzeit auf der Konferenzplattform ber den Audio Status der Teilnehmer informiert Status Ikons By Der Teilnehmer oder der Moderator befindet sich zurzeit im Hauptraum der Audiokonferenz Aktiv Sprecher Der Teilnehmer spricht zurzeit Es kann aber auch ein Hinweis f r Hintergrundger usche sein Ikon f r stumm geschaltete Leitung Der Teilnehmer kann nicht geh rt werden wenn seine Leitung stumm geschaltet ist Sub Konferenz Ikon Der Teilnehmer oder der Moderator befindet sich zurzeit im Sub Konferenz oder bergangsraum Geister Ikon Der Teilnehmer hat die Verbindung zur Konferenz unterbrochen Teilnehmer stumm schalten Stummschaltung aufheben 1 Klicken Sie auf Audio Ikon um jeden einzelnen Teilnehmer stumm zu schalten oder die Stummschaltung aufzuheben 2 Sie k nnen diesen Vorgang auch f r alle Teilnehmer gleichzeitig durchf hren W hlen Sie im Men Alle Stumm schalten Frage amp Antwort Der Konferenzleiter kann eine
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